(57)【要約】【課題】複数人に配布される印刷データの印刷作業を効率化すること。【解決手段】情報処理装置は、印刷要求に指定されている印刷データを、当該印刷要求に指定されているユーザ識別情報に対応付け、ユーザ識別情報に対応するアドレス情報宛に、印刷データの印刷指示を送信し、画像形成装置からの印刷データの識別情報の一覧の取得要求に応じ、当該取得要求に指定されている第一のユーザ識別情報に対応付いている印刷データの識別情報の一覧を返信し、画像形成装置において選択された第一の印刷データの識別情報の受信に応じ、第一の印刷データに対応付いているユーザ識別情報のうち、印刷実績が記録されていないユーザ識別情報の一覧を返信し、画像形成装置からの、第ユーザ識別情報の一覧に含まれるいずれかの第二のユーザ識別情報に関する印刷完了の通知に応じ、当該第二のユーザ識別情報に関して第一の印刷データの印刷実績を記録する。【選択図】図４
2014035572.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して印刷要求を受信する受信部と、
前記印刷要求に指定されている印刷データを、当該印刷要求に指定されている一以上のユーザ識別情報に対応付けて記憶する第一の記憶部と、
前記ユーザ識別情報に対応するアドレス情報宛に、前記印刷データの印刷指示を送信する第一の送信部と、
画像形成装置からの印刷データの識別情報の一覧の取得要求に応じ、当該取得要求に指定されている第一のユーザ識別情報に対応付けられて前記第一の記憶部に記憶されている印刷データの識別情報の一覧を返信する第一の返信部と、
前記画像形成装置からの、前記一覧の中から選択された第一の印刷データの識別情報の受信に応じ、前記第一の記憶部が前記第一の印刷データに対応付けて記憶するユーザ識別情報のうち、前記第一の印刷データに関して印刷実績が記録されていないユーザ識別情報の一覧を返信する第二の返信部と、
前記画像形成装置からの、前記第ユーザ識別情報の一覧に含まれるいずれかの第二のユーザ識別情報に関する印刷完了の通知に応じ、当該第二のユーザ識別情報に関して前記第一の印刷データの印刷実績を記録する記録部とを有する情報処理装置。
【請求項２】
前記印刷完了の通知に応じ、前記第二のユーザ識別情報に対応するアドレス情報宛に、前記第一の印刷データの印刷完了を示す情報を送信する第二の送信部を有する請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
ユーザ識別情報ごとに、場所の識別情報を記憶する第二の記憶部を有し、
前記第二の返信部は、前記第一の印刷データに関して印刷実績が記録されていないユーザ識別情報であって、かつ、前記第二の記憶部において、前記第一のユーザ識別情報に対する場所の識別情報との間で所定の条件を満たす場所の識別情報に対応付けられているユーザ識別情報を返信する請求項１又は２記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第一の記憶部は、前記印刷要求に指定されている印刷データを、当該印刷要求に指定されている一以上のユーザ識別情報と、当該印刷要求に指定されている期限情報とに対応付けて記憶し、
前記期限情報が示す時期又は当該時期から所定時間前の時期が到来したときに、当該期限情報に対応付けられているユーザ識別情報に対応するアドレス情報宛に、前記印刷データの印刷指示を送信する第三の送信部を有する請求項１乃至３いずれか一項記載の情報処理装置。
【請求項５】
情報処理装置と画像形成装置とを含む情報処理システムであって、
前記情報処理装置は、
ネットワークを介して印刷要求を受信する受信部と、
前記印刷要求に指定されている印刷データを、当該印刷要求に指定されている一以上のユーザ識別情報に対応付けて記憶する第一の記憶部と、
前記ユーザ識別情報に対応するアドレス情報宛に、前記印刷データの印刷指示を送信する第一の送信部と、
前記画像形成装置からの印刷データの識別情報の一覧の取得要求に応じ、当該取得要求に指定されている第一のユーザ識別情報に対応付けられて前記第一の記憶部に記憶されている印刷データの識別情報の一覧を返信する第一の返信部と、
前記画像形成装置からの、前記一覧の中から選択された第一の印刷データの識別情報の受信に応じ、前記第一の記憶部が前記第一の印刷データに対応付けて記憶するユーザ識別情報のうち、前記第一の印刷データに関して印刷実績が記録されていないユーザ識別情報の一覧を返信する第二の返信部と、
前記画像形成装置からの、前記第ユーザ識別情報の一覧に含まれるいずれかの第二のユーザ識別情報に関する印刷完了の通知に応じ、当該第二のユーザ識別情報に関して前記第一の印刷データの印刷実績を記録する記録部とを有する情報処理システム。
【請求項６】
ネットワークを介して印刷要求を受信する受信手順と、
前記印刷要求に指定されている印刷データを、当該印刷要求に指定されている一以上のユーザ識別情報に対応付けて第一の記憶部に記憶する記憶手順と、
前記ユーザ識別情報に対応するアドレス情報宛に、前記印刷データの印刷指示を送信する第一の送信手順と、
画像形成装置からの印刷データの識別情報の一覧の取得要求に応じ、当該取得要求に指定されている第一のユーザ識別情報に対応付けられて前記第一の記憶部に記憶されている印刷データの識別情報の一覧を返信する第一の返信手順と、
前記画像形成装置からの、前記一覧の中から選択された第一の印刷データの識別情報の受信に応じ、前記第一の記憶部が前記第一の印刷データに対応付けて記憶するユーザ識別情報のうち、前記第一の印刷データに関して印刷実績が記録されていないユーザ識別情報の一覧を返信する第二の返信手順と、
前記画像形成装置からの、前記第ユーザ識別情報の一覧に含まれるいずれかの第二のユーザ識別情報に関する印刷完了の通知に応じ、当該第二のユーザ識別情報に関して前記第一の印刷データの印刷実績を記録する記録手順とをコンピュータが実行する情報処理方法。
【請求項７】
情報処理装置と画像形成装置とを含む情報処理システムにおいて、
前記情報処理装置が、
ネットワークを介して印刷要求を受信する受信手順と、
前記印刷要求に指定されている印刷データを、当該印刷要求に指定されている一以上のユーザ識別情報に対応付けて第一の記憶部に記憶する記憶手順と、
前記ユーザ識別情報に対応するアドレス情報宛に、前記印刷データの印刷指示を送信する第一の送信手順と、
画像形成装置からの印刷データの識別情報の一覧の取得要求に応じ、当該取得要求に指定されている第一のユーザ識別情報に対応付けられて前記第一の記憶部に記憶されている印刷データの識別情報の一覧を返信する第一の返信手順と、
前記画像形成装置からの、前記一覧の中から選択された第一の印刷データの識別情報の受信に応じ、前記第一の記憶部が前記第一の印刷データに対応付けて記憶するユーザ識別情報のうち、前記第一の印刷データに関して印刷実績が記録されていないユーザ識別情報の一覧を返信する第二の返信手順と、
前記画像形成装置からの、前記第ユーザ識別情報の一覧に含まれるいずれかの第二のユーザ識別情報に関する印刷完了の通知に応じ、当該第二のユーザ識別情報に関して前記第一の印刷データの印刷実績を記録する記録手順とを実行する情報処理方法。
【請求項８】
ネットワークを介して印刷要求を受信する受信手順と、
前記印刷要求に指定されている印刷データを、当該印刷要求に指定されている一以上のユーザ識別情報に対応付けて第一の記憶部に記憶する記憶手順と、
前記ユーザ識別情報に対応するアドレス情報宛に、前記印刷データの印刷指示を送信する第一の送信手順と、
画像形成装置からの印刷データの識別情報の一覧の取得要求に応じ、当該取得要求に指定されている第一のユーザ識別情報に対応付けられて前記第一の記憶部に記憶されている印刷データの識別情報の一覧を返信する第一の返信手順と、
前記画像形成装置からの、前記一覧の中から選択された第一の印刷データの識別情報の受信に応じ、前記第一の記憶部が前記第一の印刷データに対応付けて記憶するユーザ識別情報のうち、前記第一の印刷データに関して印刷実績が記録されていないユーザ識別情報の一覧を返信する第二の返信手順と、
前記画像形成装置からの、前記第ユーザ識別情報の一覧に含まれるいずれかの第二のユーザ識別情報に関する印刷完了の通知に応じ、当該第二のユーザ識別情報に関して前記第一の印刷データの印刷実績を記録する記録手順とをコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項９】
請求項８記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法、プログラム、及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、印刷データが所定のサーバに登録された後、画像形成装置に対するユーザによる操作に応じて、当該画像形成装置が当該印刷データをダウンロードし、印刷を実行するといった印刷形態が存在する。
【０００３】
このような印刷形態を利用する場合、例えば、或る文書の印刷データを所定のサーバに登録したユーザＡが、当該文書を必要とする各ユーザに、当該文書の所定のサーバへの登録を通知することで、各ユーザは、当該文書の印刷を行うことができる。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
但し、各自が画像形成装置を操作して印刷を行うのは非効率である。換言すれば、いずれかのユーザが他人の分まで印刷を代行するようにすれば、効率的である。
【０００５】
しかしながら、他人の分まで印刷を行うようにする場合、印刷の代行者は、自分以外の誰が当該文書を必要としているのかを知らなければ、印刷を代行することができない。また、お互いに、相手の分まで重複して印刷をしてしまい、印刷用紙やトナー等を浪費してしまう可能性もある。
【０００６】
本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、複数人に配布される印刷データの印刷作業を効率化することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
そこで上記課題を解決するため、情報処理装置は、ネットワークを介して印刷要求を受信する受信部と、前記印刷要求に指定されている印刷データを、当該印刷要求に指定されている一以上のユーザ識別情報に対応付けて記憶する第一の記憶部と、前記ユーザ識別情報に対応するアドレス情報宛に、前記印刷データの印刷指示を送信する第一の送信部と、画像形成装置からの印刷データの識別情報の一覧の取得要求に応じ、当該取得要求に指定されている第一のユーザ識別情報に対応付けられて前記第一の記憶部に記憶されている印刷データの識別情報の一覧を返信する第一の返信部と、前記画像形成装置からの、前記一覧の中から選択された第一の印刷データの識別情報の受信に応じ、前記第一の記憶部が前記第一の印刷データに対応付けて記憶するユーザ識別情報のうち、前記第一の印刷データに関して印刷実績が記録されていないユーザ識別情報の一覧を返信する第二の返信部と、前記画像形成装置からの、前記第ユーザ識別情報の一覧に含まれるいずれかの第二のユーザ識別情報に関する印刷完了の通知に応じ、当該第二のユーザ識別情報に関して前記第一の印刷データの印刷実績を記録する記録部とを有する。
【発明の効果】
【０００８】
複数人に配布される印刷データの印刷作業を効率化することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施の形態における印刷管理システムの構成例を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態における印刷管理装置のハードウェア構成例を示す図である。
【図３】本発明の実施の形態における画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。
【図４】本発明の実施の形態における印刷管理装置及び画像形成装置の機能構成例を示す図である。
【図５】ユーザＡによる印刷ジョブの登録時の処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。
【図６】ユーザ情報記憶部の構成例を示す図である。
【図７】ジョブ情報記憶部の構成例を示す図である。
【図８】ジョブ状態管理テーブルの構成例を示す図である。
【図９】印刷実行時の処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。
【図１０】ユーザＣに関するジョブリスト画面の表示例を示す図である。
【図１１】ユーザＣに関する候補者リスト画面の表示例を示す図である。
【図１２】ジョブ状態管理テーブルの更新例を示す図である。
【図１３】印刷期限管理処理の処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、本発明の実施の形態における印刷管理システムの構成例を示す図である。図１の印刷管理システム１において、印刷管理装置１０は、ＬＡＮ（Local Area Network）又はインターネット等のネットワークを介して、事業所Ａ及び事業所ＢのそれぞれのＬＡＮ等のネットワークに通信可能に接続されている。
【００１１】
印刷管理装置１０は、事業所Ａ又は事業所Ｂにおいて発生する印刷ジョブの管理を実行するコンピュータである。例えば、印刷管理装置１０は、各ユーザ端末３０より印刷要求を受信し、当該印刷要求に係る印刷ジョブを蓄積する。印刷管理装置１０は、画像形成装置２０からの印刷ジョブの取得要求に応じ、取得要求に係る印刷ジョブ画像形成装置２０に返信する。なお、本実施の形態において、印刷ジョブとは、印刷データそのもの、又は印刷データとそれに付随する属性情報を含む情報をいう。印刷データは、印刷対象の電子データをいい、そのデータ形式は、所定のものに限定されない。
【００１２】
事業所Ａ及びＢにおいて、一以上の画像形成装置２０及び一以上のユーザ端末３０は、ＬＡＮ等のネットワークを介して通信可能に接続されている。
【００１３】
画像形成装置２０は、印刷、スキャン、コピー、及びＦＡＸ送受信等のうちの二以上の機能を一台の筐体によって実現する複合機である。但し、本実施の形態において、画像形成装置２０は、印刷機能を有していればよい。したがって、プリンタが、画像形成装置２０として用いられてもよい。
【００１４】
ユーザ端末３０は、マウス及びキーボード等の入力手段、並びに液晶ディスプレイ等の表示手段等を備え、画像形成装置２０２０に対する遠隔的なユーザインタフェースとして機能するコンピュータである。携帯電話、スマートフォン、タブレット型端末、又はＰＤＡ（Personal Digital Assistance）等の携帯型の通信機器が、ユーザ端末３０として用いられてもよい。
【００１５】
本実施の形態の理解を容易にするために、便宜上、状況設定を行う。具体的には、ユーザ端末３０ａのユーザ（以下、「ユーザＡ」という。）は、会議資料の電子文書（以下、単に「会議資料Ａ」という。）の作成者である。ユーザＡは、当該会議資料Ａの印刷ジョブを印刷管理装置１０に登録する。ユーザＡは、会議前までに、ユーザ端末３０ｂ、３０ｃ、又は３０ｄのユーザである、ユーザＢ、Ｃ、及びＤが会議資料Ａの紙文書を印刷して用意していることを期待している。なお、会議は、事業所Ａと事業所Ｂとの間で、例えば、テレビ会議システム等を用いて遠隔的に行われる。すなわち、ユーザＡ及びＢは、事業所Ａに所在したまま会議に出席し、ユーザＣ及びＤは、事業所Ｂに所在したまま会議に出席する。
【００１６】
図２は、本発明の実施の形態における印刷管理装置のハードウェア構成例を示す図である。図２の印刷管理装置１０は、それぞれバスＢで相互に接続されているドライブ装置１００、補助記憶装置１０２、メモリ装置１０３、ＣＰＵ１０４、及びインタフェース装置１０５等を有する。
【００１７】
印刷管理装置１０での処理を実現するプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体１０１によって提供される。プログラムを記憶した記録媒体１０１がドライブ装置１００にセットされると、プログラムが記録媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体１０１より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。補助記憶装置１０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。
【００１８】
メモリ装置１０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２からプログラムを読み出して格納する。ＣＰＵ１０４は、メモリ装置１０３に格納されたプログラムに従って印刷管理装置１０に係る機能を実行する。インタフェース装置１０５は、ネットワークに接続するためのインタフェースとして用いられる。
【００１９】
図３は、本発明の実施の形態における画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。図３において、画像形成装置２０は、コントローラ２１、スキャナ２２、プリンタ２３、モデム２４、操作パネル２５、ネットワークインタフェース２６、及びＳＤカードスロット２７等のハードウェアを有する。
【００２０】
コントローラ２１は、ＣＰＵ２１１、ＲＡＭ２１２、ＲＯＭ２１３、ＨＤＤ２１４、及びＮＶＲＡＭ２１５等を有する。ＲＯＭ２１３には、各種のプログラムやプログラムによって利用されるデータ等が記憶されている。ＲＡＭ２１２は、プログラムをロードするための記憶領域や、ロードされたプログラムのワーク領域等として用いられる。ＣＰＵ２１１は、ＲＡＭ２１２にロードされたプログラムを処理することにより、各種の機能を実現する。ＨＤＤ２１４には、プログラムやプログラムが利用する各種のデータ等が記憶される。ＮＶＲＡＭ２１５には、各種の設定情報等が記憶される。
【００２１】
スキャナ２２は、原稿より画像データを読み取るためのハードウェア（画像読取手段）である。プリンタ２３は、印刷データを印刷用紙に印刷するためのハードウェア（印刷手段）である。モデム２４は、電話回線に接続するためのハードウェアであり、ＦＡＸ通信による画像データの送受信を実行するために用いられる。操作パネル２５は、ユーザからの入力の受け付けを行うためのボタン等の入力手段や、液晶パネル等の表示手段等を備えたハードウェアである。液晶パネルは、タッチパネル機能を有していてもよい。この場合、当該液晶パネルは、入力手段の機能をも兼ねる。ネットワークインタフェース２６は、ＬＡＮ等のネットワーク（有線又は無線の別は問わない。）に接続するためのハードウェアである。ＳＤカードスロット１７は、ＳＤカード８０に記憶されたプログラムを読み取るために利用される。すなわち、画像形成装置２０では、ＲＯＭ２１３に記憶されたプログラムだけでなく、ＳＤカード８０に記憶されたプログラムもＲＡＭ２１２にロードされ、実行されうる。なお、他の記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ又はＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等）によってＳＤカード８０が代替されてもよい。すなわち、ＳＤカード８０の位置付けに相当する記録媒体の種類は、所定のものに限定されない。この場合、ＳＤカードスロット２７は、記録媒体の種類に応じたハードウェアによって代替されればよい。
【００２２】
図４は、本発明の実施の形態における印刷管理装置及び画像形成装置の機能構成例を示す図である。
【００２３】
図４において、印刷管理装置１０は、ユーザリスト提供部１１、印刷要求受信部１２、印刷要求通知部１３、ジョブリスト提供部１４、候補者リスト提供部１５、ジョブ状態更新部１６、代行通知部１７、及び期限管理部１８等を有する。これら各部は、印刷管理装置１０にインストールされた一以上のプログラムがＣＰＵ１０４に実行させる処理により実現される。
【００２４】
印刷管理装置１０は、また、ユーザ情報記憶部１１１、ジョブ情報記憶部１１２、及びジョブ状態記憶部１１３等を利用する。これら各記憶部は、補助記憶装置１０２、又はネットワークを介して印刷管理装置１０と通信可能な記憶装置等を用いて実現可能である。
【００２５】
ユーザリスト提供部１１は、印刷要求元のユーザ端末３０に、ユーザリストを提供する。ユーザリストとは、印刷管理システム１の利用者として登録されているユーザのユーザ名の一覧である。当該ユーザ名の一覧は、ユーザ情報記憶部１１１より取得される。ユーザ情報記憶部１１１は、印刷管理システム１のユーザごとに、その属性情報等を記憶する。
【００２６】
印刷要求受信部１２は、ユーザ端末３０より印刷要求を受信する。印刷要求には、印刷ジョブの他に、当該印刷ジョブの配布先、当該印刷ジョブの印刷の期限を示す情報等が含まれている（指定されている）。印刷ジョブの配布先とは、印刷ジョブに係る文書の配布先のユーザをいう。印刷要求に含まれている情報は、ジョブ情報記憶部１１２に記憶される。
【００２７】
印刷要求通知部１３は、印刷要求において配布先として指定されたユーザに対応付けられているアドレス情報に対して、配布先として指定された印刷要求が受信されたことの通知を送信する。本実施の形態においてアドレス情報としては、メールアドレスが利用される。但し、特定のユーザ端末３０のＩＰアドレス及びポート番号等、ユーザごとに異なる情報であり、通信における識別情報として利用かのうな情報であれば、他の情報がアドレス情報として利用されてもよい。
【００２８】
ジョブリスト提供部１４は、画像形成装置２０からの要求に応じ、ジョブリストを提供する。ジョブリストとは、ジョブ情報記憶部１１２に記憶されている印刷ジョブの情報の一覧である。候補者リスト提供部１５は、画像形成装置２０においてジョブリストの中から選択された印刷ジョブに関して、候補者リストを画像形成装置２０に提供する。候補者リストとは、当該印刷ジョブに関して配布先として指定されているユーザ名のうち、当該画像形成装置２０の操作者以外のユーザ名であって、当該印刷ジョブに関して印刷実績が記録されていないユーザ名の一覧をいう。「候補者」とは、「被代行候補者」の略である。「被代行候補者」とは、画像形成装置２０の操作者によって、印刷の代行を受けることが可能なユーザをいう。
【００２９】
ジョブ状態更新部１６は、画像形成装置２０における印刷処理の実行に応じて、印刷実績をジョブ状態記憶部１１３に記憶する。ジョブ状態記憶部１１３は、印刷ジョブごとに、当該印刷ジョブに関して配布先として指定された各ユーザの印刷実績を記憶する。
【００３０】
代行通知部１７は、印刷が代行されたことを、被代行者に通知する。
【００３１】
期限管理部１８は、印刷ジョブごとに期限管理を行う。具体的には、期限管理部１８は、各印刷ジョブに関して、期限が到来しても印刷を行っていないユーザに対して、当該印刷ジョブに関する印刷の実行の督促を行う。
【００３２】
一方、画像形成装置２０は、ジョブリスト取得部２２１、候補者リスト取得部２２２、印刷制御部２２３、及び印刷完了通知部２２４等を有する。これら各部は、画像形成装置２０にインストールされた一以上のプログラムがＣＰＵ２１１に実行させる処理により実現される。
【００３３】
ジョブリスト取得部２２１は、画像形成装置２０の操作者からの指示に応じ、ジョブリストを印刷管理装置１０より取得する。ジョブリスト取得部２２１は、取得されたジョブリストを操作パネル２５に表示させる。
【００３４】
候補者リスト取得部２２２は、ジョブリストの中から選択された印刷ジョブに関して、候補者リストを印刷管理装置１０より取得する。候補者リスト取得部２２２は、取得された候補者リストを操作パネル２５に表示させる。
【００３５】
印刷制御部２２３は、ジョブリストの中から選択された印刷ジョブに関して、印刷処理を画像形成装置２０に実行させる。この際、印刷制御部２２３は、候補者リストにおいて、いずれかの被代行候補者が選択されている場合は、当該被代行候補者の分についても印刷処理を画像形成装置２０に実行させる。
【００３６】
印刷完了通知部２２４は、印刷ジョブに関する印刷処理の完了を、印刷管理装置１０に通知する。
【００３７】
以下、印刷管理システム１において実行される処理手順について説明する。図５は、ユーザＡによる印刷ジョブの登録時の処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。
【００３８】
ステップＳ１０１において、ユーザ端末３０ａは、ユーザＡによって入力される、会議資料Ａの印刷指示に応じ、ユーザリストの取得要求を印刷管理装置１０に送信する。印刷管理装置１０のユーザリスト提供部１１は、当該取得要求の受信に応じ、ユーザ情報記憶部１１１よりユーザリストを抽出する。ユーザリスト提供部１１は、抽出されたユーザリストを、ユーザ端末３０ａに返信する（Ｓ１０２）。
【００３９】
図６は、ユーザ情報記憶部の構成例を示す図である。図６において、ユーザ情報記憶部１１１は、印刷管理システム１関して登録されているユーザごとに、ユーザ名、所属事業所、及びメールアドレス等を記憶する。
【００４０】
ユーザ名は、ユーザ識別情報の一例である。所属事業所は、ユーザが所属している事業所の識別情報である。メールアドレスは、ユーザ宛のメールアドレスである。なお、所属事業所は、場所の識別情報の一例であり、各ユーザが、相互に印刷物を容易に手渡し可能な関係に有るか否かを判定するために用いられる情報である。したがって、同様の目的を達成可能な情報であれば、所属事業所は、フロア名、ビル名、又は所属部署名等、他の情報によって置き換えられてもよい。
【００４１】
ステップＳ１０２では、少なくとも、ユーザ名の一覧がユーザリストとして抽出されればよい。
【００４２】
ユーザ端末３０ａは、ユーザリストを受信すると、ユーザリストの各ユーザ名を選択可能なように表示させる。ユーザＡは、表示されたユーザリストの中から、会議資料Ａの配付先としたいユーザ名として、ユーザＢ、Ｃ、及びＤを選択する。ユーザＡは、また、会議資料Ａを印刷する期限を入力する。期限としては、例えば、会議の前日、又は会議が始まる３０分前等を示す日時が指定される。
【００４３】
続いて、ユーザ端末３０ａは、会議資料Ａの印刷ジョブと、当該印刷ジョブの印刷の要求元のユーザ名（ユーザＡ）と、配布先として指定されたユーザ名の一覧と、期限とを含む印刷要求を印刷管理装置１０に送信する（Ｓ１０３）。印刷管理装置１０の印刷要求受信部１２は、当該印刷要求を受信すると、当該印刷要求に含まれている情報を、ジョブ情報記憶部１１２に記憶する。
【００４４】
図７は、ジョブ情報記憶部の構成例を示す図である。図７において、ジョブ情報記憶部１１２は、印刷ジョブごとに、ジョブ名、要求元、配布先、期限、及びジョブ実体等を記憶する。ジョブ名は、印刷ジョブの識別情報である。要求元は、印刷ジョブの印刷要求元のユーザのユーザ名である。配布先は、印刷要求において配布先として指定されたユーザ名の一覧である。期限は、印刷要求において指定された期限である。ジョブ実体は、印刷ジョブの実体である。なお、ジョブ実体は、例えば、ジョブ名に関連付けられて、別途管理されてもよい。以下、ジョブ情報記憶部１１２における各レコードに記憶された情報を、「ジョブ情報」という。
【００４５】
印刷要求受信部１２は、また、新たにジョブ情報記憶部１１２に記憶されたジョブ情報（印刷ジョブ）に関して、ジョブ状態管理テーブル１１３Ｔを、ジョブ状態記憶部１１３に生成する。
【００４６】
図８は、ジョブ状態管理テーブルの構成例を示す図である。ジョブ状態管理テーブル１１３Ｔは、印刷ジョブごとに生成され、当該印刷ジョブの配布先のユーザ名に対応付けて、印刷ジョブに関する印刷実績を記憶する。ジョブ状態管理テーブル１１３Ｔが生成された時点では、まだ、いずれの配布先のユーザに関しても印刷処理は実行されていないため、印刷実績には、印刷処理が完了していないことを示す「無」が記憶される。
【００４７】
続いて、印刷要求通知部１３は、印刷要求受信部１２によって受信された印刷要求に配布先として指定されている各ユーザ名に対応するメールアドレス宛に、印刷要求通知メールを送信する（Ｓ１０４、Ｓ１０５、Ｓ１０６）。本実施の形態では、ユーザＢ、Ｃ、及びＤのそれぞれのメールアドレス宛に、印刷要求通知メールが送信される。印刷要求通知メールは、当該メールの受信者が配布先として指定された印刷要求が受信されたことを通知するメールである。例えば、印刷要求通知メールには、当該印刷要求に係る印刷ジョブのジョブ名及び期限が記述されている。すなわち、印刷要求通知メールは、受信者に対して、期限までにジョブ名に係る印刷ジョブの印刷の指示を通知するメールであるといえる。
【００４８】
ユーザＢ、Ｃ、及びＤは、印刷要求通知メールを閲覧して、会議資料Ａを印刷すべきことを認識する。
【００４９】
続いて、印刷要求通知メールを閲覧したユーザＣによる画像形成装置２０ｂの操作に応じて実行される処理手順について説明する。
【００５０】
図９は、印刷実行時の処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。なお、図９の開始時において、ユーザＣは、事業所Ｂにおける画像形成装置２０ｂの操作パネル２５を操作して、ユーザＣのユーザ名等を入力し、画像形成装置２０ｂにログイン済みであるとする。
【００５１】
ユーザＣによる指示入力に応じ、画像形成装置２０ｂのジョブリスト取得部２２１は、ユーザＣに関するジョブリストの取得要求を印刷管理装置１０に送信する（Ｓ２０１）。当該取得要求には、ユーザＣのユーザ名が指定される。印刷管理装置１０のジョブリスト提供部１４は、当該取得要求の受信に応じ、ジョブ情報記憶部１１２を参照して、ユーザＣに関するジョブリストを生成する（Ｓ２０２）。具体的には、ジョブリスト提供部１４は、ジョブ情報記憶部１１２において、当該取得要求に指定されているユーザ名（ユーザＣ）を「配布先」に含むジョブ情報の一覧を、ジョブリストとして生成する。なお、印刷要求元のユーザＡが、会議資料Ａに関して自らの分を印刷しようとする場合を考慮して、当該取得要の要求元のユーザ名を「要求元」に含むジョブ情報が、生成されたジョブリストに含まれてもよい。なお、ジョブ実体は、ジョブリストに含まれなくてもよい。
【００５２】
続いて、ジョブリスト提供部１４は、生成されたジョブリストを、画像形成装置２０ｂに返信する（Ｓ２０３）。画像形成装置２０ｂのジョブリスト取得部２２１は、返信されたジョブリストを含む画面（以下、「ジョブリスト画面」という。）、操作パネル２５に表示させる。
【００５３】
図１０は、ユーザＣに関するジョブリスト画面の表示例を示す図である。図１０において、ジョブリスト画面５１０は、配布先にユーザＣのユーザ名を含むジョブ情報の一覧が表示されている。なお、ジョブリスト画面５１０には、必ずしも配布先は表示されなくてもよい。
【００５４】
ユーザＣが、ジョブリスト画面５１０において一以上のジョブ情報を選択し、ＯＫボタン５１１を押下又はタッチすると、画像形成装置２０ｂの候補者リスト取得部２２２は、選択されたジョブ情報に係る候補者リストの取得要求を、印刷管理装置１０に送信する（Ｓ２０４）。当該取得要求には、たとえば、選択されたジョブ情報に含まれているジョブ名が指定される。なお、ここでは、会議資料Ａに係るジョブ情報が選択されたこととする。
【００５５】
続いて、印刷管理装置１０の候補者リスト提供部１５は、当該取得要求に指定されているジョブ名に係るジョブ情報に基づいて、当該ジョブ名に係る印刷ジョブの候補者リストを生成する（Ｓ２０５）。具体的には、まず、当該ジョブ情報において、配布先に含まれているユーザ名であって、画像形成装置２０ｂの操作者であるユーザＣ以外のユーザ名が特定される。更に、特定されたユーザ名の中から、ユーザＣと所属事業所が同じユーザ名が抽出される。但し、所属事業所、すなわち、場所の識別情報の完全一致が、候補者リストに含まれる条件でなくてもよい。比較される二つの場所の識別情報が、ユーザＣが容易に手渡しできることを示す所定の条件が満たされていればよい。当該所定の条件の一例として、同じビル内であること、又は同一フロア内であること等が挙げられる。このような条件が適用される場合、場所の識別情報としては、所属部署等、ビルやフロアによって限定されるスペースよりも、細分化されたスペースに割り当てられる概念が好適である。なお、所定の条件は、例えば、補助記憶装置１０２に記憶されていてもよい。更に、抽出されたユーザ名の中から、当該ジョブ情報に関するジョブ状態管理テーブル１１３Ｔ（図８）に記憶されている印刷実績が「無」であるユーザ名が抽出される。抽出されたユーザ名の一覧が、候補者リストである。すなわち、会議資料Ａの配布先であって、ユーザＣが容易に手渡し可能なユーザのうち、未だ会議資料Ａの印刷を行っていないユーザのユーザ名の一覧が、候補者リストとなる。なお、ユーザＣとの所属事業所の異同は、ユーザ情報記憶部１１１（図６）を参照して判定することができる。
【００５６】
続いて、候補者リスト提供部１５は、生成された候補者リストを、画像形成装置２０ｂに返信する（Ｓ２０６）。画像形成装置２０ｂの候補者リスト取得部２２２は、返信された候補者リストを含む画面（以下、「候補者リスト画面」という。）、操作パネル２５に表示させる。
【００５７】
図１１は、ユーザＣに関する候補者リスト画面の表示例を示す図である。図１１において、候補者リスト画面５２０は、被代行候補者ごとに、当該被代行候補者に関して印刷を代行するか否かを選択させるチェックボタンを含む。会議資料Ａについて、ユーザＣの被代行候補者はユーザＤであるため、図１１では、ユーザＤのユーザ名が被代行候補者として示されている。
【００５８】
ユーザＣは、候補者リスト画面５２０を閲覧して、ユーザＤも会議資料Ａを印刷する必要が有ることを認識することができる。ユーザＣは、ユーザＤの分もついでに印刷を行う場合、候補者リスト画面５２０において、ユーザＤに対するチェックボタンをチェックする。
【００５９】
なお、ジョブリスト画面５１０において、いずれかのジョブ情報が選択されたときに、画像形成装置２０ｂ側の処理において、候補者リスト画面が表示されてもよい。この場合、ジョブリストには、ジョブ情報ごとに、ユーザＣの被代行候補者が含まれていればよい。
【００６０】
ユーザＣが、候補者リスト画面５２０において、印刷の代行をするか否かを選択し、ＯＫボタン５２０を押下又はタッチすると、印刷制御部２２３は、会議資料Ａの印刷ジョブに関する印刷処理を画像形成装置２０ｂに実行させる（Ｓ２０７）。この際、印刷制御部２２３は、候補者リスト画面５２０のチェックボタンがチェックされた被代行候補者の数分だけ、印刷部数を追加する。本実施の形態では、ユーザＣの分と、被代行者であるユーザＤの分との２部が印刷される。なお、印刷対象の印刷ジョブのジョブ実体は、例えば、ステップＳ２０６において印刷管理装置１０より返信されていてもよいし、ステップＳ２０７の実行前に、印刷管理装置１０よりダウンロードされてもよい。
【００６１】
続いて、印刷完了通知部２２４は、会議資料Ａのジョブ名と、印刷実行者であるユーザＣのユーザ名と、被代行者であるユーザＤのユーザ名とを指定して、印刷完了通知を印刷管理装置１０に送信する（Ｓ２０８）。
【００６２】
印刷管理装置１０のジョブ状態更新部１６は、印刷完了通知の受信に応じ、当該印刷完了通知において、印刷実行者又は被代行者として指定されているユーザ名に関して、会議資料Ａの印刷ジョブに係るジョブ状態管理テーブル１１３Ｔに記憶されている印刷実績を更新する（Ｓ２０９）。
【００６３】
図１２は、ジョブ状態管理テーブルの更新例を示す図である。図１２では、自らの分を印刷したユーザＣと、ユーザＣによって印刷を代行してもらったユーザＤに関して、印刷実績が「有」に更新されている。なお、印刷を代行してもらったユーザＤについては、代行によって印刷が完了した旨も記録されている。但し、印刷が代行されたことの記録は、必ずしも必要ではない。
【００６４】
なお、例えば、印刷実行者又は被代行者として指定されているユーザ名を含む行（レコード）が、ジョブ状態管理テーブル１１３Ｔから削除されることにより、印刷実績の記録が実現されてもよい。この場合、ジョブ状態管理テーブル１１３Ｔにユーザ名が含まれているユーザを、印刷実績の無いユーザとして特定可能である。したがって、この場合、印刷実績の列は必須ではない。
【００６５】
また、印刷実行者又は被代行者として指定されているユーザ名が、ジョブ情報記憶部１１２における要求元又は配布先から削除されることにより、印刷実績の記録が実現されてもよい。
【００６６】
このように、印刷実績の記録は、ジョブ状態管理テーブル１１３Ｔの印刷実績の列を更新するといったような、積極的な方法のみでなく、配布先から除去されるような消極的な方法によって実現されてもよい。
【００６７】
続いて、代行通知部１７は、被代行者であるユーザＤのメールアドレス宛に、会議資料Ａの印刷ジョブに関してユーザＣによって印刷が代行されたことを通知するメール（代行通知メール）を送信する（Ｓ２１０）。代行通知メールには、例えば、代行された印刷ジョブのジョブ名、印刷代行者（ユーザＣ）のユーザ名等が記述されている。
【００６８】
ユーザＤは、代行通知メールを閲覧して、会議資料Ａについては、自らが印刷する必要はないこと、ユーザＣから会議資料Ａの紙文書を受け取れること等を認識することができる。したがって、ユーザＣによって印刷されているにも拘わらず、ユーザＤによって改めて印刷されてしまうといった重複印刷が回避される。
【００６９】
なお、候補者リスト画面５２０（図１１）において、被代行候補者以外のユーザのユーザ名が、印刷の代行対象として選択可能とされてもよい。このような構成は、例えば、ユーザＢが、事業所Ｂに出張してきており、ユーザＣがユーザＢに手渡すことができる場合等に、便利である。
【００７０】
ところで、ユーザによっては、印刷要求通知メールの受信後、当該印刷要求通知メールに係る印刷ジョブに関する印刷の実行について、失念してしまっている場合もある。また、他のユーザが代行して印刷してくれることを期待していたところ、誰も印刷を代行してくれていない場合もある。このような場合を考慮して、印刷管理装置１０は、図１３に示されるような処理を実行する。
【００７１】
図１３は、印刷期限管理処理の処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。
【００７２】
印刷管理装置１０の期限管理部１８は、ジョブ情報記憶部１１２に期限が記憶されている印刷ジョブの中で、当該期限が到来した印刷ジョブの存否を、例えば、定期的に確認する（Ｓ３０１）。または、期限管理部１８は、例えば、印刷管理装置１０の非図示のタイマーを監視して、いずれかの印刷ジョブの期限が到来したことを検知してもよい。また、期限が示す日時ではなく、当該日時から所定時間前の日時の到来が検知されてもよい。
【００７３】
期限管理部１８は、いずれかの印刷ジョブに関して期限又は期限の所定時間前の到来を検知すると、当該印刷ジョブに関するジョブ状態管理テーブル１１３Ｔを参照して、当該印刷ジョブに関して印刷実績の無いユーザの有無を確認する（Ｓ３０２）。具体的には、ジョブ状態管理テーブル１１３Ｔにおいて、当該印刷ジョブの印刷実績が「無」であるユーザの有無が確認される。例えば、会議資料Ａに関して期限が到来した時点において、ジョブ状態管理テーブル１１３Ｔの内容が図１２に示される通りである場合、ユーザＢが、印刷実績の無いユーザであると判定される。
【００７４】
印刷実績の無いユーザが存在する場合、期限管理部１８は、当該ユーザのメールアドレス宛に、印刷督促メールを送信する（Ｓ３０３）。例えば、ユーザＢのメールアドレス宛に、会議資料Ａの印刷督促メールが送信される。印刷督促メールには、例えば、督促対象の印刷ジョブのジョブ名及び期限等が記述されている。
【００７５】
ユーザＢは、印刷督促メールを閲覧することにより、会議資料Ａを印刷すべきことを改めて認識し、印刷作業を行う。
【００７６】
上述したように、本実施の形態によれば、同じ文書（例えば、会議資料Ａ）を必要としている他ユーザ（被代行候補者）の存在を、当該文書を印刷しようとしているユーザに通知することができる。したがって、当該ユーザに他ユーザの分まで印刷作業を代行させることができる。また、当該文書の印刷が完了しているユーザ（当該文書に関して印刷実績の有るユーザ）については、被代行候補者には含まれないため、例えば、二人のユーザが、同一のユーザの分を重複して印刷してしまうといった事態の発生を回避することができる。その結果、複数人に配布される印刷データの印刷作業を効率化することができる。
【００７７】
また、印刷の被代行者に対しては、印刷が代行されたことが通知される。したがって、被代行者による、重複印刷を回避することができる。
【００７８】
また、被代行候補者とされるユーザは、印刷操作を行っているユーザと同じ事業所に所属するユーザに限定される。すなわち、印刷操作を行っているユーザが容易に手渡しできる可能性の高いユーザに限定される。したがって、実際に手渡しするのが困難なユーザの分まで無駄に印刷してしまうといった事態の発生を回避することができる。
【００７９】
また、期限が到来しても印刷実績の無いユーザには、印刷督促メールが送信される。したがって、配布先の各ユーザに関して紙文書が印刷される可能性を高めることができる。また、他人が印刷してくれることを期待して、誰も印刷を行わないといった事態の発生を回避することができる。
【００８０】
なお、本実施の形態において、印刷要求受信部１２は、受信部の一例である。ジョブ情報記憶部１１２は、第一の記憶部の一例である。印刷要求通知部１３は、第一の送信部の一例である。ジョブリスト提供部１４は、第一の返信部の一例である。候補者リスト提供部１５は、第二の返信部の一例である。ジョブ状態更新部１６は、記録部の一例である。代行通知部１７は、第二の送信部の一例である。ユーザ情報記憶部１１１は、第二の記憶部の一例である。期限管理部１８は、第三の送信部の一例である。
【００８１】
以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【符号の説明】
【００８２】
１            印刷管理システム
１０          印刷管理装置
１１          ユーザリスト提供部
１２          印刷要求受信部
１３          印刷要求通知部
１４          ジョブリスト提供部
１５          候補者リスト提供部
１６          ジョブ状態更新部
１７          代行通知部
１８          期限管理部
２０          画像形成装置
２１          コントローラ
２２          スキャナ
２３          プリンタ
２４          モデム
２５          操作パネル
２６          ネットワークインタフェース
２７          ＳＤカードスロット
３０          ユーザ端末
８０          ＳＤカード
１００        ドライブ装置
１０１        記録媒体
１０２        補助記憶装置
１０３        メモリ装置
１０４        ＣＰＵ
１０５        インタフェース装置
１１１        ユーザ情報記憶部
１１２        ジョブ情報記憶部
１１３        ジョブ状態記憶部
２１１        ＣＰＵ
２１２        ＲＡＭ
２１３        ＲＯＭ
２１４        ＨＤＤ
２１５        ＮＶＲＡＭ
２２１        ジョブリスト取得部
２２２        候補者リスト取得部
２２３        印刷制御部
２２４        印刷完了通知部
Ｂ            バス
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８３】
【特許文献１】特開２０１０‐２４０９１３号公報
【図１】
2014035572.tif 000003
【図２】
2014035572.tif 000004
【図３】
2014035572.tif 000005
【図４】
2014035572.tif 000006
【図５】
2014035572.tif 000007
【図６】
2014035572.tif 000008
【図７】
2014035572.tif 000009
【図８】
2014035572.tif 000010
【図９】
2014035572.tif 000011
【図１０】
2014035572.tif 000012
【図１１】
2014035572.tif 000013
【図１２】
2014035572.tif 000014
【図１３】
2014035572.tif 000015