(57)【要約】【課題】ファイルにアクセスするユーザーの利便性確保とファイルのセキュリティ確保との両立が可能な電子機器を提供する。【解決手段】第１の割当部５０１は、蓄積部(ドキュメントボックス７０１)に蓄積されるファイルに対して、予め定められた第１の基準に従ってファイル種類を割り当てる。蓄積部に蓄積されているファイルにアクセスをリクエストしたユーザーをアクセスユーザーとする。アクセス制御部５０９は、蓄積部に蓄積されているファイルに対して、アクセスユーザーからアクセスがリクエストされたとき、リクエストされたファイルに割り当てられたファイル種類に応じて異なる長さのアクセス許可時間を設定し、アクセス許可時間が経過するまでリクエストされたファイルへのアクセスを許可し、アクセス許可時間が経過するとリクエストされたファイルへのアクセスを終了する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルを蓄積する蓄積部と、
前記蓄積部に蓄積される前記ファイルに対して、予め定められた第１の基準に従ってファイル種類を割り当てる第１の割当部と、
前記蓄積部に蓄積されている前記ファイルにアクセスをリクエストしたユーザーをアクセスユーザーとし、前記蓄積部に蓄積されている前記ファイルに対して、前記アクセスユーザーからアクセスがリクエストされたとき、リクエストされた前記ファイルに割り当てられた前記ファイル種類に応じて異なる長さのアクセス許可時間を設定し、前記ファイルに対するアクセスがリクエストされてから前記アクセス許可時間が経過するまで、リクエストされた前記ファイルへのアクセスを許可し、前記アクセス許可時間が経過するとリクエストされた前記ファイルへのアクセスを終了させるアクセス制御部と、を備える電子機器。
【請求項２】
前記蓄積部に前記ファイルを蓄積する操作をしたユーザーである蓄積ユーザーに対して、予め定められた第２の基準に従って蓄積ユーザー種類を割り当てる第２の割当部を備え、
前記アクセス制御部は、前記ファイル種類と前記蓄積ユーザー種類との組み合わせに応じて異なる長さの前記アクセス許可時間を設定する請求項１に記載の電子機器。
【請求項３】
前記アクセスユーザーに対して、予め定められた第３の基準に従ってアクセスユーザー種類を割り当てる第３の割当部を備え、
前記アクセス制御部は、前記ファイル種類、前記蓄積ユーザー種類、及び、前記アクセスユーザー種類の組み合わせに応じて、リクエストされた前記ファイルへのアクセスの可否を判断する請求項２に記載の電子機器。
【請求項４】
前記蓄積部に前記ファイルを蓄積する操作をしたユーザーである蓄積ユーザーに対して、予め定められた第２の基準に従って蓄積ユーザー種類を割り当てる第２の割当部と、
前記アクセスユーザーに対して、予め定められた第３の基準に従ってアクセスユーザー種類を割り当てる第３の割当部と、を備え、
前記アクセス制御部は、前記ファイル種類、前記蓄積ユーザー種類、及び、前記アクセスユーザー種類の組み合わせに応じて、リクエストされた前記ファイルへのアクセスの可否を判断する請求項１に記載の電子機器。
【請求項５】
前記アクセス処理部は、前記アクセス許可時間が経過するまでに、リクエストされた前記ファイルを閉じる操作がされていなければ、前記電子機器とネットワーク接続された予め定められた管理者用の情報処理装置に報知する請求項１〜４のいずれか一項に記載の電子機器。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子機器(例えば、画像形成装置)に蓄積されたファイルのセキュリティを管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ＭＦＰ(Multi Function Peripheral)のような画像形成装置が有する機能の一つとして、ドキュメントボックスがある。ドキュメントボックスには、ファクシミリ送信した原稿の画像や印刷した画像等の画像データをファイル形式で蓄積することができる。
【０００３】
ドキュメントボックスに蓄積されたファイルのセキュリティ対策として、例えば、以下の技術が提案されている。データファイルを蓄積する蓄積機能をそれぞれ備えた複数の画像形成装置が互いに接続されてなる画像形成システムにおいて、各画像形成装置は、自装置で作成したデータファイル及び外部の装置から送信されてきたデータファイルを蓄積する蓄積手段と、該蓄積手段に蓄積されたデータファイルのセキュリティ信頼度をあらわすセキュリティレベル情報を含む各画像形成装置の管理情報を、他の画像形成装置との間で共有する情報共有手段と、該情報共有手段により共有されるセキュリティレベル情報に基づき、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置を特定する特定手段と、該特定手段により特定された画像形成装置が他の画像形成装置であった場合に、特定された画像形成装置へデータファイルを送信する送信手段と、を備える(例えば、特許文献１参照)。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−３３４８８７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ドキュメントボックスに蓄積されているファイルにアクセスするユーザーが様々であり(例えば、役員職、管理職、一般職)、また、蓄積されているファイルが様々な場合がある(例えば、機密性の高いファイル、機密性の低いファイル、機密性を有しないファイル)。この場合、ファイルにアクセスするユーザーの利便性向上とファイルのセキュリティ確保との両立が課題となる。
【０００６】
本発明は、ファイルにアクセスするユーザーの利便性確保とファイルのセキュリティ確保との両立が可能な電子機器を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成する本発明の一局面に係る電子機器は、ファイルを蓄積する蓄積部と、前記蓄積部に蓄積される前記ファイルに対して、予め定められた第１の基準に従ってファイル種類を割り当てる第１の割当部と、前記蓄積部に蓄積されている前記ファイルにアクセスをリクエストしたユーザーをアクセスユーザーとし、前記蓄積部に蓄積されている前記ファイルに対して、前記アクセスユーザーからアクセスがリクエストされたとき、リクエストされた前記ファイルに割り当てられた前記ファイル種類に応じて異なる長さのアクセス許可時間を設定し、前記ファイルに対するアクセスがリクエストされてから前記アクセス許可時間が経過するまで、リクエストされた前記ファイルへのアクセスを許可し、前記アクセス許可時間が経過するとリクエストされた前記ファイルへのアクセスを終了させるアクセス制御部と、を備える。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、ファイルにアクセスするユーザーの利便性確保とファイルのセキュリティ確保との両立が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本実施形態に係る画像形成装置の内部構造の概略を説明する説明図である。
【図２】図１に示す画像形成装置の構成を示すブロック図である。
【図３】画像形成装置に接続されたパソコンのユーザー名とそのユーザーの役職との関係を示すテーブルである。
【図４】ファイルのセキュリティ確保のレベルを示すテーブルである。
【図５】アクセスユーザーレベルの値を示すテーブルである。
【図６】本実施形態において、ドキュメントボックスにファイルを蓄積する動作を説明するフローチャートである。
【図７】本実施形態において、ドキュメントボックスに蓄積されたファイルへのアクセス動作を説明するフローチャートである。
【図８】ファイルへのアクセスが許可された場合に表示される画面を説明する説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、電子機器の一例として、画像形成装置に基づいて本発明の実施形態を詳細に説明する。図１は、本発明の一実施形態に係る画像形成装置１の内部構造の概略を説明する説明図である。画像形成装置１は、例えば、コピー、プリンター、スキャナー及びファクシミリの機能を有するデジタル複合機(ＭＦＰ)に適用することができる。画像形成装置１は、装置本体１００、装置本体１００の上に配置された原稿読取部２００、原稿読取部２００の上に配置された原稿給送部３００及び装置本体１００の上部前面に配置された操作部４００を備える。
【００１１】
原稿給送部３００は、自動原稿送り装置として機能し、原稿載置部３０１に置かれた複数枚の原稿を連続的に原稿読取部２００で読み取ることができるように送ることができる。
【００１２】
原稿読取部２００は、露光ランプ等を搭載したキャリッジ２０１、ガラス等の透明部材により構成された原稿台２０３、不図示のＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサー及び原稿読取スリット２０５を備える。原稿台２０３に載置された原稿を読み取る場合、キャリッジ２０１を原稿台２０３の長手方向に移動させながらＣＣＤセンサーにより原稿を読み取る。これに対して、原稿給送部３００から給送された原稿を読み取る場合、キャリッジ２０１を原稿読取スリット２０５と対向する位置に移動させて、原稿給送部３００から送られてきた原稿を、原稿読取スリット２０５を通してＣＣＤセンサーにより読み取る。ＣＣＤセンサーは読み取った原稿を画像データとして出力する。
【００１３】
装置本体１００は、用紙貯留部１０１、画像形成部１０３及び定着部１０５を備える。用紙貯留部１０１は、装置本体１００の最下部に配置されており、用紙の束を貯留することができる用紙トレイ１０７を備える。用紙トレイ１０７に貯留された用紙の束において、最上位の用紙がピックアップローラー１０９の駆動により、用紙搬送路１１１へ向けて送出される。用紙は、用紙搬送路１１１を通って、画像形成部１０３へ搬送される。
【００１４】
画像形成部１０３は、搬送されてきた用紙にトナー画像を形成する。画像形成部１０３は、感光体ドラム１１３、露光部１１５、現像部１１７及び転写部１１９を備える。露光部１１５は、画像データ(原稿読取部２００から出力された画像データ、パソコンから送信された画像データ、ファクシミリ受信の画像データ等)に対応して変調された光を生成し、一様に帯電された感光体ドラム１１３の周面に照射する。これにより、感光体ドラム１１３の周面には、画像データに対応する静電潜像が形成される。この状態で感光体ドラム１１３の周面に現像部１１７からトナーを供給することにより、周面には画像データに対応するトナー画像が形成される。このトナー像は、転写部１１９によって先ほど説明した用紙貯留部１０１から搬送されてきた用紙に転写される。
【００１５】
トナー像が転写された用紙は、定着部１０５に送られる。定着部１０５において、トナー像と用紙に熱と圧力が加えられて、トナー像は用紙に定着される。用紙はスタックトレイ１２１又は排紙トレイ１２３に排紙される。
【００１６】
操作部４００は、操作キー部４０１と表示部４０３を備える。表示部４０３は、タッチパネル機能を有しており、ソフトキーを含む画面が表示される。ユーザーは、画面を見ながらソフトキーを操作することによって、コピー等の機能の実行に必要な設定等をする。
【００１７】
操作キー部４０１には、ハードキーからなる操作キーが設けられている。具体的には、スタートキー４０５、テンキー４０７、ストップキー４０９、リセットキー４１１、及び、機能切換キー４１３等が設けられている。
【００１８】
スタートキー４０５は、コピー、ファクシミリ送信等の動作を開始させるキーである。テンキー４０７は、コピー部数、ファクシミリ番号等の数字を入力するキーである。ストップキー４０９は、コピー動作等を途中で中止させるキーである。リセットキー４１１は、設定された内容を初期設定状態に戻すキーである。
【００１９】
機能切換キー４１３は、コピーキー、プリンターキー、スキャナーキー、ファクシミリ送信キー及びドキュメントボックスキーにより構成され、これらの機能を切り換えるキーである。例えば、コピーキーを操作すれば、コピーの初期画面が表示部４０３に表示される。ドキュメントボックスキーを操作すれば、ドキュメントボックスの初期画面が表示部４０３に表示される。
【００２０】
図２は、図１に示す画像形成装置１の構成を示すブロック図である。画像形成装置１は、装置本体１００、原稿読取部２００、原稿給送部３００、操作部４００、制御部５００、通信部６００、及び、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)７００がバスによって相互に接続された構成を有する。装置本体１００、原稿読取部２００、原稿給送部３００及び操作部４００に関しては既に説明したので、説明を省略する。
【００２１】
制御部５００は、ＣＰＵ(Central Processing Unit)、ＲＯＭ(Read Only Memory)、ＲＡＭ(Random Access Memory)及び画像メモリー等を備える。ＣＰＵは、画像形成装置１を動作させるために必要な制御を、装置本体１００等の画像形成装置１の上記構成要素に対して実行する。ＲＯＭは、画像形成装置１の動作の制御に必要なソフトウェアを記憶している。ＲＡＭは、ソフトウェアの実行時に発生するデータの一時的な記憶及びアプリケーションソフトの記憶等に利用される。画像メモリーは、画像データ(原稿読取部２００から出力された画像データ、パソコンから送信された画像データ、ファクシミリ受信の画像データ等)を一時的に記憶する。
【００２２】
制御部５００は、機能ブロックとして、第１の割当部５０１、第２の割当部５０３、第３の割当部５０５、蓄積制御部５０７、アクセス制御部５０９、ユーザー認証部５１１、及び、表示制御部５１３を備える。これらのブロックの詳細は後で説明する。
【００２３】
通信部６００は、ファクシミリ通信部６０１及びネットワークＩ／Ｆ部６０３を備える。ファクシミリ通信部６０１は、相手先ファクシミリとの電話回線の接続を制御するＮＣＵ(Network Control Unit)及びファクシミリ通信用の信号を変復調する変復調回路を備える。ファクシミリ通信部６０１は、電話回線６０５に接続される。
【００２４】
ネットワークＩ／Ｆ部６０３は、ＬＡＮ(Local Area Network)６０７に接続される。ネットワークＩ／Ｆ部６０３は、ＬＡＮ６０７に接続されたパソコン１０等の端末装置との間で通信を実行するための通信インターフェイス回路である。図２には、ＬＡＮ６０７に接続されたパソコン１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄが示されている。これらのパソコンを区別する必要がない場合、パソコン１０と記載する。
【００２５】
ＨＤＤ７００は、原稿読取部２００から出力された画像データ、通信部６００を介してパソコン１０から送信された画像データ、通信部６００を介してファクシミリ受信された画像データ等の記憶に利用される。ＨＤＤ７００の記憶領域の一部がドキュメントボックス７０１(蓄積部の一例)として利用される。ドキュメントボックス７０１では、上記画像データ等をファイル形式で蓄積することができる。
【００２６】
第１の割当部５０１は、ドキュメントボックス７０１に蓄積されるファイルに対して、予め定められた第１の基準に従ってファイル種類を割り当てる。ウォーターマークの種類を、「マル秘」の文字及び「回覧」の文字の二種類として、ファイル種類及び第１の基準の具体例を説明する。
【００２７】
第１の基準は、ドキュメントボックス７０１に蓄積されるファイルが、印刷した画像に「マル秘」の文字のウォーターマークが含まれるファイルの場合、そのファイルのファイル種類を「マル秘ウォーターマークファイル」とするルールを含む。また、第１の基準は、ドキュメントボックス７０１に蓄積されるファイルが、印刷した画像に「回覧」の文字のウォーターマークが含まれるファイルの場合、そのファイルのファイル種類を「回覧ウォーターマークファイル」とするルールを含む。さらに、第１の基準は、ドキュメントボックス７０１に蓄積されるファイルが、印刷した画像にウォーターマークが含まれないファイルの場合、そのファイルのファイル種類を「ウォーターマークなしファイル」とするルールを含む。
【００２８】
第２の割当部５０３は、ドキュメントボックス７０１にファイルを蓄積する操作をしたユーザーである蓄積ユーザーに対して、予め定められた第２の基準に従って蓄積ユーザー種類を割り当てる。蓄積ユーザーを、役員職ユーザー、管理職ユーザー、一般職ユーザーの三種類とする。第２の割当部５０３は、画像形成装置に接続されたパソコン１０のユーザー名とそのユーザーの役職との関係を示すテーブルを予め記憶している。図３は、このテーブルの具体例を説明する説明図である。
【００２９】
第２の基準は、蓄積ユーザーのユーザー名が「○○○○」であれば、役員職ユーザーを割り当て、蓄積ユーザーのユーザー名が「△△△△」であれば、管理職ユーザーを割り当て、蓄積ユーザーのユーザー名が「□□□□」や「××××」であれば、一般職ユーザーを割り当てるルールを含む。ユーザー名「××××」の人は、画像形成装置１の管理者である。
【００３０】
第３の割当部５０５は、アクセスユーザーに対して、予め定められた第３の基準に従ってアクセスユーザー種類を割り当てる。アクセスユーザーとは、ドキュメントボックス７０１に蓄積されているファイルにアクセスをリクエストしたユーザーである。アクセスユーザーが、蓄積ユーザーと同様に、役員職ユーザー、管理職ユーザー、一般職ユーザーの三種類を例に説明するが、アクセスユーザーの種類は、蓄積ユーザーの種類と一致していなくてもよい。
【００３１】
第３の割当部５０５は、図３と同じテーブルを予め記憶している。第３の基準は、アクセスユーザーのユーザー名が「○○○○」であれば、役員職ユーザーを割り当て、アクセスユーザーのユーザー名が「△△△△」であれば、管理職ユーザーを割り当て、アクセスユーザーのユーザー名が「□□□□」や「××××」であれば、一般職を割り当てるルールを含む。
【００３２】
蓄積制御部５０７は、ドキュメントボックス７０１に蓄積するファイルを、第１の割当部５０１及び第２の割当部５０３によって、そのファイルに割り当てられたファイル種類及び蓄積ユーザー種類と対応づけて、ドキュメントボックス７０１に蓄積する。
【００３３】
アクセス制御部５０９は、ドキュメントボックス７０１に蓄積されているファイルに対して、アクセスユーザーからアクセスがリクエストされたとき、所定のアクセス許可時間を設定し、そのファイルに対するアクセスがリクエストされてからアクセス許可時間が経過するまで、そのファイルへのアクセスを許可し、アクセス許可時間が経過するとそのファイルへのアクセスを終了させる。本実施形態では、ファイル種類と蓄積ユーザー種類との組み合わせに応じて異なる長さのアクセス許可時間を設定する。
【００３４】
アクセス制御部５０９は、ファイルのセキュリティ確保のレベルを示すテーブルを予め記憶している。図４は、このテーブルの具体例を説明する説明図である。
【００３５】
このテーブルは、ファイルのセキュリティ確保の大きさを示す複数のレベルのうち、いずれのレベルに該当するかを、蓄積ユーザー種類とファイル種類との組み合わせに応じて定めている。
【００３６】
役員職ユーザーには、蓄積ユーザーレベル３が割り当てられ、管理職ユーザーには、蓄積ユーザーレベル２が割り当てられ、一般職ユーザーには、蓄積ユーザーレベル１が割り当てられている。蓄積ユーザーの地位が高くなるにしたがって、蓄積ユーザーレベルの値が大きくされている。蓄積ユーザーレベルの値は、具体例であり、それらに限定されない。
【００３７】
「マル秘ウォーターマークファイル」は、上述したように、ドキュメントボックス７０１に蓄積されるファイルが、印刷した画像に「マル秘」の文字のウォーターマークが含まれるファイルの種類である。この種類には、ファイル種類レベル４が割り当てられている。
【００３８】
「回覧ウォーターマークファイル」は、上述したように、ドキュメントボックス７０１に蓄積されるファイルが、印刷した画像に「回覧」の文字のウォーターマークが含まれるファイルの種類である。この種類には、ファイル種類レベル２が割り当てられている。
【００３９】
「ウォーターマークなしファイル」は、上述したように、ドキュメントボックス７０１に蓄積されるファイルが、印刷した画像にウォーターマークが含まれないファイルの種類である。この種類には、ファイル種類レベル１が割り当てられている。ファイル種類レベルの値は、具体例であり、それらに限定されない。
【００４０】
蓄積ユーザーレベルの値とファイル種類レベルの値とを乗算して、セキュリティ確保レベルが定められる。セキュリティ確保レベル１〜１２まであり、数字が大きくなるに従ってセキュリティ確保の必要性が大きくなる。このため、ファイルにアクセスを許可する時間であるアクセス許可時間の長さは、セキュリティ確保レベルが大きくなるにしたがって、短くなるように定められている。
【００４１】
例えば、役員職ユーザーが、印刷した画像に「マル秘」の文字のウォーターマークが含まれるファイルを、ドキュメントボックス７０１に蓄積する操作した場合、セキュリティ確保レベル１２となり、一番大きくなる。セキュリティ確保レベル１２のファイルに対するアクセス許可時間は、最も短く、例えば、３分である。
【００４２】
また、一般職ユーザーが、印刷した画像にウォーターマークが含まれないファイルを蓄積する操作をした場合、セキュリティ確保レベル１となり、一番小さくなる。セキュリティ確保レベル１のファイルに対するアクセス許可時間は、最も長く、例えば、９分である。
【００４３】
ファイル種類が同じファイルでも、ドキュメントボックス７０１にそのファイルを蓄積する操作をしたユーザー(蓄積ユーザー)の種類に応じて、セキュリティ確保のレベルが異なることが考えられる。例えば、印刷した画像に「マル秘」の文字のウォーターマークが含まれるファイルをドキュメントボックス７０１に蓄積したユーザーが、一般職ユーザーである場合と管理職ユーザーである場合とを考える。管理職ユーザーのほうが一般職ユーザーよりも地位が高いので、印刷した画像に「マル秘」の文字のウォーターマークが含まれるファイルのセキュリティ確保のレベルが高いと考えられる。本実施形態によれば、ファイル種類と蓄積ユーザー種類との組み合わせに応じて、アクセス許可時間を異ならせており、アクセス許可時間について、蓄積ユーザー種類も考慮して設定することができる。
【００４４】
セキュリティ確保レベルの算出方法やアクセス許可時間の値は、具体例であり、それらに限定されない。
【００４５】
アクセス制御部５０９は、アクセスユーザーレベルの値を示すテーブルを予め記憶している。図５は、このテーブルの具体例を説明する説明図である。アクセスユーザーとは、上述したように、ドキュメントボックス７０１に蓄積されているファイルにアクセスをリクエストしたユーザーである。
【００４６】
役員職ユーザーには、アクセスユーザーレベル１２が割り当てられ、管理職ユーザーには、アクセスユーザーレベル８が割り当てられ、一般職ユーザーには、アクセスユーザーレベル６が割り当てられている。アクセスユーザーの地位が高くなるしたがって、アクセスユーザーレベルの値が大きくされている。アクセスユーザー種類、及び、アクセスユーザーレベルの値は、具体例であり、それらに限定されない。
【００４７】
役員職ユーザーは、アクセスユーザーレベル１２である。これは、図４に示すテーブルにおいて、セキュリティ確保レベル１２以下のファイルであれば、アクセスが可能であることを示す。よって、役員職ユーザーは、全てのファイルに対して、アクセスが可能となる。
【００４８】
管理職ユーザーは、アクセスユーザーレベル８である。これは、図４に示すテーブルにおいて、セキュリティ確保レベル８以下のファイルであれば、アクセスが可能であることを示す。従って、管理職ユーザーは、セキュリティ確保レベル８より大きいファイルにはアクセスできない。図３に示すテーブルでは、セキュリティ確保レベル１２のファイルに対しては、アクセスができない。
【００４９】
一般職ユーザーは、アクセスユーザーレベル６である。これは、図４に示すテーブルにおいて、セキュリティ確保レベル６以下のファイルであれば、アクセス可能であることを示す。従って、セキュリティ確保レベル６より大きいファイル(図４に示すテーブルでは、セキュリティ確保レベル８，１２)のファイルにはアクセスできない。
【００５０】
ユーザー認証部５１１は、所定のユーザー認証情報を利用して画像形成装置１のユーザーを認証する。所定のユーザー認証情報としては、生体認証の場合、各ユーザーの生体情報であり、ＩＤカード認証の場合、ＩＤカードに記録された各ユーザーを特定する情報であり、パスワード認証の場合、各ユーザーに対して予め設定されたパスワードの情報である。
【００５１】
表示制御部５１３は、表示部４０３に各種画面を表示する制御をする。
【００５２】
ドキュメントボックス７０１にファイルを蓄積する動作について、図２に示すパソコン１０Ａに保存されている文書ファイルをドキュメントボックス７０１に蓄積する場合を例に説明する。図６は、その動作を説明するフローチャートである。
【００５３】
パソコン１０Ａにおいて、パスワード認証を利用してユーザー認証がされる(ステップＳ１)。これにより、パソコン１０Ａのユーザーは、パソコン１０Ａの使用が可能となる。ユーザー認証後、パソコン１０Ａのユーザーが、パソコン１０Ａを操作することにより、パソコン１０Ａに保存された文書ファイルのうち、ドキュメントボックス７０１に蓄積したい文書ファイルを選択し、その文書ファイルを印刷する場合に「マル秘」の文字のウォーターマークを付加する設定をする。そして、パソコン１０Ａのユーザーが、パソコン１０Ａを操作することにより、その文書ファイルをドキュメントボックス７０１に蓄積するジョブを画像形成装置１に命令する(ステップＳ２)。
【００５４】
パソコン１０Ａは、パソコン１０Ａのユーザーにより選択された文書ファイルを、付加データ(文書ファイルを送信したパソコン１０Ａのユーザー名、及び、「マル秘」の文字のウォーターマークを付加する設定等)と一緒に、画像形成装置１に送信する(ステップＳ３)。
【００５５】
画像形成装置１のネットワークＩ／Ｆ部６０３(図２)は、パソコン１０Ａから送信された文書ファイルと付加データとを受信する(ステップＴ１)。
【００５６】
第１の割当部５０１は、付加データを参照し、文書ファイルのファイル種類を割り当てる。ここでは、ファイル種類として、「マル秘ウォーターマークファイル」を割り当てる(ステップＴ２)。
【００５７】
第２の割当部５０３は、付加データ及び図３のテーブルを参照して、パソコン１０Ａのユーザーのユーザー種類(蓄積ユーザー種類)を割り当てる(ステップＴ３)。パソコン１０Ａのユーザー名は「○○○○」なので、蓄積ユーザー種類として、役員職ユーザーを割り当てる。
【００５８】
蓄積制御部５０７は、ステップＴ１で受信した文書ファイルを、蓄積ユーザー種類及びファイル種類と対応づけて、ドキュメントボックス７０１に蓄積する(ステップＴ４)。
【００５９】
次に、ドキュメントボックス７０１に蓄積されたファイルへのアクセス動作について説明する。図７は、その動作を説明するフローチャートである。ここでは、画像形成装置１の操作部４００を操作してアクセスする場合で説明するが、パソコン１０を操作してアクセスすることも可能である。
【００６０】
ユーザー認証部５１１が、ユーザーを認証する(ステップＵ１)。
【００６１】
ユーザーが機能切換キー４１３(図１)を操作して、ドキュメントボックス７０１を選択する指示を操作部４００に入力する(ステップＵ２)。
【００６２】
第３の割当部５０５は、図３に示すテーブルを参照して、ユーザー認証部５１１で認証されたユーザ(アクセスユーザー)に対して、アクセスユーザー種類を割り当てる(ステップＵ３)。
【００６３】
ユーザーは操作部４００を操作して、ドキュメントボックス７０１に蓄積されているファイルのうち、アクセスするファイルを選択し、確定キーを操作する(ステップＵ４)。
【００６４】
アクセス制御部５０９は、図４及び図５に示すテーブルを参照し、ステップＵ３で割り当てられたアクセスユーザー種類のアクセスユーザーが、ステップＵ４で確定されたファイルにアクセスが許可されるか否かを判定する(ステップＵ５)。図５に示すアクセスユーザー種類レベルが、図４に示すそのファイルのセキュリティ確保レベル以下であれば、アクセスが許可され、そのファイルのセキュリティ確保レベルより大きければ、アクセスが許可されない。例えば、アクセスユーザー種類が管理職ユーザーであれば、図４においてセキュリティ確保レベル１２のファイルに対してアクセスを許可されないが、それ以外のファイルに対してアクセスを許可される。
【００６５】
アクセス制御部５０９が、アクセスを許可する判定をしない場合(ステップＵ５でＮｏ)、表示制御部５１３は、アクセスを許可しない、すなわちそのファイルを開けることができない旨を示す画像を表示部４０３に表示させる(ステップＵ６)。これにより、ドキュメントボックス７０１に蓄積されたファイルへのアクセス動作が終了する。
【００６６】
アクセス制御部５０９が、アクセスを許可する判定をした場合(ステップＵ５でＹｅｓ)、図４に示すテーブルを参照して、アクセス許可時間を設定する(ステップＵ７)。例えば、セキュリティ確保レベル６のファイルにアクセスする場合、アクセス許可時間が５分となる。ファイルへのアクセスが許可されることにより、アクセスユーザーは、そのファイルを開いたり、そのファイルを印刷したり、そのファイルをメールに添付して送信したりすることができる。
【００６７】
そして、表示制御部５１３は、図８に示す画面２０を表示部４０３に表示させる(ステップＵ８)。画面は、表示領域２１、文字画像２３、及びキー２５，２７が含まれる。表示領域２１には、ステップＵ４で確定されたファイルが開かれた状態で表示される。文字画像２３では、「ファイルにアクセスが許可された時間は、５分です。許可時間内にファイルを閉じなければ、管理者に報知します」と説明されている。
【００６８】
キー２５は、表示領域２１に開かれたファイルを印刷する場合に、ユーザーによって押下されるソフトキーである。キー２５が押下されると、画像形成部１０３は、表示領域２１に開かれたファイルを印刷する。キー２７は、表示領域２１に開かれたファイルを閉じる場合に、ユーザーによって押下されるソフトキーである。
【００６９】
表示制御部５１３が画面２０を表示部４０３に表示させると(ステップＵ８)、アクセス制御部５０９は、アクセス制御部５０９に備えられるタイマーをスタートさせる(ステップＵ９)。これにより、アクセス許可時間(ここでは、５分)のカウントが開始される。
【００７０】
アクセス制御部５０９は、表示領域２１に開かれているファイルが閉じられたか否かを判断する(ステップＵ１０)。
【００７１】
アクセス制御部５０９が、ファイルが閉じられたと判定した場合(ステップＵ１０でＹｅｓ)、ドキュメントボックス７０１に蓄積されたファイルへのアクセス動作が終了する。
【００７２】
アクセス制御部５０９が、ファイルが閉じられていると判定しない場合(ステップＵ１０でＮｏ)、ステップＵ７で設定したアクセス許可時間が経過したか判定する(ステップＵ１１)。
【００７３】
アクセス制御部５０９が、アクセス許可時間を経過したと判定しない場合(ステップＵ１１でＮｏ)、ステップＵ１０へ戻る。
【００７４】
アクセス制御部５０９が、アクセス許可時間を経過したと判定した場合(ステップＵ１１でＹｅｓ)、アクセス制御部５０９は、図２のネットワークＩ／Ｆ部６０３を利用して管理者のパソコン１０Ｄに報知する(ステップＵ１２)。これにより、ドキュメントボックス７０１に蓄積されたファイルへのアクセス動作が終了する。
【００７５】
本実施形態の主な効果を説明する。本実施形態では、図４に示すように、ドキュメントボックス７０１に蓄積されているファイルにアクセスを許可する時間(アクセス許可時間)の長さを一律にするのでなく、ファイル種類と蓄積ユーザー種類との組み合わせに応じてアクセス許可時間の長さを異ならせている。ドキュメントボックス７０１に蓄積されているファイルにアクセスをリクエストしたユーザー(アクセスユーザー)に対して、ファイルへのアクセスを許可することにより、アクセスユーザーの利便性を確保している。一方、ファイル種類と蓄積ユーザー種類との組み合わせに応じてアクセス許可時間の長さを異ならせることにより、例えば、ファイルの機密性が高くなるに従ってアクセス許可時間を短くすることにより、ファイルのセキュリティを確保している。従って、本実施形態によれば、アクセスユーザーの利便性確保とファイルのセキュリティ確保との両立が可能となる。
【００７６】
本実施形態によれば、ステップＵ５で説明したように、アクセス制御部５０９は、ファイル種類、蓄積ユーザー種類、及び、アクセスユーザー種類の組み合わせに応じて、リクエストされたファイルへのアクセスの可否を判定する。
【００７７】
このように、本実施形態によれば、アクセスユーザーに対して一律にアクセス許可を与えるのではなく、ファイル種類、蓄積ユーザー種類、及び、アクセスユーザー種類の組み合わせに応じて、ファイルへのアクセスの可否を判定する。従って、セキュリティ確保の必要性が高い場合、ファイルへのアクセス許可時間を設けてアクセスを許可するのではく、ファイルへのアクセスを許可しないようにすることができる。
【００７８】
また、本実施形態によれば、ステップＵ１１でＹｅｓ及びステップＵ１２で説明したように、アクセス制御部５０９は、アクセス許可時間が経過するまでに、表示領域２１に開かれているファイル(ステップＵ４で確定された、アクセスをリクエストされたファイル）を閉じる操作がされていなければ、画像形成装置１とネットワーク接続された予め定められた管理者用のパソコン１０Ｄに報知する。
【００７９】
アクセスユーザーは、アクセス許可時間内で作業を終了させようとするので、通常、アクセス許可時間内にファイルを閉じる操作をする。従って、表示領域２１にファイルが開かれている状態で、アクセス許可時間を経過することにより、ファイルへのアクセスが強制的に終了された場合、悪意のユーザーによりアクセスされた可能性もあるので、管理者用のパソコン１０Ｄに報知するようにする。
【００８０】
本実施形態において、アクセス制御部５０９は、図４に示すように、ファイル種類と蓄積ユーザー種類との組み合わせに応じて、異なる長さのアクセス許可時間を設定している。しかしながら、蓄積ユーザー種類を問わずに、ファイル種類だけで、異なる長さのアクセス許可時間を設定してもよい。
【００８１】
また、本実施形態において、アクセス制御部５０９は、ステップＵ５で説明したように、アクセスユーザー種類に応じて、ファイルにアクセスできる場合とアクセスできない場合とを判定している。しかしながら、アクセスユーザー種類を設けない態様も可能である。この態様では、如何なるユーザーでもドキュメントボックス７０１に蓄積されたファイルにアクセスでき、アクセスしたいファイルに割り当てられたアクセス許可時間(図４)内だけアクセスが許可される。
【符号の説明】
【００８２】
１  画像形成装置(電子機器)
７０１  ドキュメントボックス(蓄積部)
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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