(57)【要約】【課題】従来の電話環境を利用して、連絡先の更新を漏れなく実施することが可能な連絡先管理システムを提供する。【解決手段】識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得する一覧取得部と、一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立する接続部と、前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得する連絡先取得部と、当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付ける更新部と、を備えたことを特徴とする連絡先管理システム。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得する一覧取得部と、
一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立する接続部と、
前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得する連絡先取得部と、
当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付ける更新部と、
を備えたことを特徴とする連絡先管理システム。
【請求項２】
前記更新部は、前記識別情報に関連付けられた前記連絡先を、取得された前記新たな連絡先で更新することで、当該識別情報と当該新たな連絡先とを関連付けることを特徴とする請求項１に記載の連絡先管理システム。
【請求項３】
前記連絡先取得部は、前記端末との接続が確立された場合に、連絡先の入力に係るガイダンスを当該端末に送信し、当該端末を介して入力された前記新たな連絡先の情報を取得することを特徴とする請求項１または２に記載の連絡先管理システム。
【請求項４】
前記更新部は、前記一覧中における、取得された前記新たな連絡先が関連付けられた前記識別情報に、前記新たな連絡先が関連付けられたことを示すフラグを設定することを特徴とする請求項１または２に記載の連絡先管理システム。
【請求項５】
前記一覧は、更新対象として指定された前記識別情報ごとに前記連絡先が関連付けられた一覧であり、
あらかじめ登録された前記識別情報全てについて、当該識別情報ごとに前記連絡先を関連付けて記憶する記憶部を備えることを特徴とする請求項１〜４のいずれか一項に記載の連絡先管理システム。
【請求項６】
前記更新部は、前記記憶部に記憶された前記連絡先を、取得された前記新たな連絡先で更新することを特徴とする請求項５に記載の連絡先管理システム。
【請求項７】
前記更新部は、前記記憶部に記憶された前記連絡先が前記新たな連絡先で更新された前記識別情報に関する前記一覧中の情報を、当該一覧から削除することを特徴とする請求項６に記載の連絡先管理システム。
【請求項８】
前記一覧は、前記識別情報に、時間軸上の位置を示す時間情報が関連付けられており、
前記更新部は、前記時間情報が示す時間軸上の位置を経過した場合に、前記記憶部に記憶された前記連絡先を前記新たな連絡先で更新することを特徴とする請求項６または７に記載の連絡先管理システム。
【請求項９】
識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得するステップと、
一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立するステップと、
前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得するステップと、
当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付けるステップと、
を含むことを特徴とする連絡先管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、連絡先管理システム及び連絡先管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業のように複数の従業員や複数の部署が存在する場合には、交換機（ＰＢＸ：Ｐｒｉｖａｔｅ  Ｂｒａｎｃｈ  ｅＸｃｈａｎｇｅ）を用いて、外部の公衆電話回線を内線電話網と接続して運用するシステムを利用する場合がある。このようなシステムでは、例えば、従業員ごとや、部署ごと、または、部署内のグループごとに内線電話番号が割り当てられ、外部の公衆電話回線または内線電話網を介した着信を、ＰＢＸを介して所望の内線電話番号宛に転送可能に構成されている。このようなシステムの具体的な一例として、コールセンタシステムでは、外部の公衆電話回線を介した着信は、まずコールセンタのオペレータに接続され、そのオペレータが、当該着信の宛先となる従業員にその着信を転送する。これにより、着信の宛先である従業員は、外部の公衆電話回線を介した着信に対して、内線電話網内の端末を用いて応答することが可能となる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−２８２４０号公報
【特許文献２】特開平９−２７０８５１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
一方で、企業では、人事異動による人的配置やオフィスレイアウトの変更により、各内線電話端末と、その内線電話端末に関連付けられる従業員（具体的には、従業員、部署、または部署内のグループ）との組み合わせが変更される場合がある。特に、部署ごとや部署内のグループごとに設置されている各電話機の電話番号は、座席表等を確認しないとわからない場合が多く、その座席表についても、人事異動やオフィスレイアウトの変更にあわせて速やかに更新されるとは限らない。そのため、人事異動やオフィスレイアウトの変更に伴う各従業員の連絡先の更新を、漏れなく実施できる仕組みが求められている。
【０００５】
このような問題を解決する手段の一例として、特許文献１には、内線電話端末に従業員情報が記憶されたＩＣカードを挿入することにより、内線電話番号と従業員とを対応させて電番号リストを作成する技術が開示されている。
【０００６】
しかしながら、特許文献１に示す発明のように、ＩＣカードを利用するような場合には、電話機のような端末側に対して、特別な装置の導入や、特別な端末への変更が必要となる。そのため、特許文献１に示す発明は、従来の端末を利用した電話環境下で連絡先を更新することが現実的には困難である。
【０００７】
また、他の一例として、特許文献２には、リストに登録された電話番号に対して順次発信を行い、交換機からの応答によって新たな連絡先の番号を把握する技術が開示されている。具体的には、特許文献２に係る発明は、発信を行った番号が使用されていない場合に流れるアナウンスを音声解析することで、そのアナウンス中から新たな連絡先を取得する。
【０００８】
しかしながら、例えば、部署ごとや部署内のグループごとに内線電話番号が割り当てられている場合のように、電話機を一人で占有できない場合には、対応する従業員が異動した後においても、その連絡先は使用されていることになる。そのため、その番号に発信を行ったとしても、新たな連絡先を示すアナウンスを受けることができないため、連絡先の更新を行えず、対応する従業員の連絡先について更新漏れが生じる場合がある。
【０００９】
そこで、本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、本発明の目的とするところは、従来の電話環境を利用して、連絡先の更新を漏れなく実施することが可能な、新規かつ改良された連絡先管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記課題を解決するために、本発明のある観点によれば、識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得する一覧取得部と、一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立する接続部と、前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得する連絡先取得部と、当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付ける更新部と、を備えたことを特徴とする連絡先管理システムが提供される。
【００１１】
前記更新部は、前記識別情報に関連付けられた前記連絡先を、取得された前記新たな連絡先で更新することで、当該識別情報と当該新たな連絡先とを関連付けてもよい。
【００１２】
前記連絡先取得部は、前記端末との接続が確立された場合に、連絡先の入力に係るガイダンスを当該端末に送信し、当該端末を介して入力された前記新たな連絡先の情報を取得してもよい。
【００１３】
前記更新部は、前記一覧中における、取得された前記新たな連絡先が関連付けられた前記識別情報に、前記新たな連絡先が関連付けられたことを示すフラグを設定してもよい。
【００１４】
前記一覧は、更新対象として指定された前記識別情報ごとに前記連絡先が関連付けられた一覧であり、あらかじめ登録された前記識別情報全てについて、当該識別情報ごとに前記連絡先を関連付けて記憶する記憶部を備えてもよい。
【００１５】
前記更新部は、前記記憶部に記憶された前記連絡先を、取得された前記新たな連絡先で更新してもよい。
【００１６】
前記更新部は、前記記憶部に記憶された前記連絡先が前記新たな連絡先で更新された前記識別情報に関する前記一覧中の情報を、当該一覧から削除してもよい。
【００１７】
前記一覧は、前記識別情報に、時間軸上の位置を示す時間情報が関連付けられており、前記更新部は、前記時間情報が示す時間軸上の位置を経過した場合に、前記記憶部に記憶された前記連絡先を前記新たな連絡先で更新してもよい。また、上記課題を解決するために、本発明の別の観点によれば、識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得するステップと、一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立するステップと、前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得するステップと、当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付けるステップと、を含むことを特徴とする連絡先管理方法が提供される。
【発明の効果】
【００１８】
以上説明したように本発明によれば、従来の電話環境を利用して、連絡先の更新を漏れなく実施することが可能な連絡先管理システム及び連絡先管理方法を提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の実施形態に係る連絡先管理システムの構成図である。
【図２】連絡先更新サーバ、音声応答部、及び人事情報サーバの構成に着目したブロック図である。
【図３】連絡先管理テーブルのデータ形式の一例を示した図である。
【図４Ａ】連絡先管理テーブル中の連絡先情報を参照するための管理画面の一例を示した図である。
【図４Ｂ】連絡先管理テーブルを更新するための管理画面の一例を示した図である。
【図５】本発明の実施形態に係る連絡先管理システムにおける、連絡先の更新に係る一連の動作の流れを示した図である。
【図６】連絡先管理テーブルのデータ形式の他の一例を示した図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下に添付図面を参照しながら、本発明の好適な実施の形態について詳細に説明する。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略する。
【００２１】
まず、図１を参照して、本発明の実施形態に係る連絡先管理システムの構成について説明する。図１は、本発明の実施形態に係る連絡先管理システムの構成図である。本実施形態に係る連絡先管理システムは、コールセンタシステムＷ２０と、人事情報管理システムＷ３０と、支店システムＷ４０とを含む。コールセンタシステムＷ２０の具体的な一例として、コールセンタ等のような企業側のシステムが挙げられる。また、支店システムＷ４０の具体的な一例として、コールセンタシステムＷ２０を運営する企業の営業店のシステムが挙げられる。
【００２２】
コールセンタシステムＷ２０と、支店システムＷ４０とは、電話網Ｎ１を介して端末１１と接続されている。端末１１の具体的な一例として、顧客の電話機が挙げられる。また、コールセンタシステムＷ２０と人事情報管理システムＷ３０とは、電話網Ｎ１とは異なるネットワークＮ２２（例えば、ＬＡＮ：Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）を介して接続されている。人事情報管理システムＷ３０の具体的な一例として、電算室などのように、コールセンタシステムＷ２０よりもセキュリティレベルの高いエリアで管理されるシステムが挙げられる。
【００２３】
コールセンタシステムＷ２０は、交換機２１と、オペレータ端末２２と、連絡先更新サーバ２３と、音声応答部２４と、ローカル端末２５と、連絡先ＤＢ２６とを含む。また、人事情報管理システムＷ３０は、人事情報サーバ３１と、人事情報ＤＢ３２とを含む。また、支店システムＷ４０には、交換機４１と、端末４２とが含まれる。
【００２４】
本実施形態に係る連絡先管理システムは、ユーザごとに連絡先を関連付けて管理し、端末１１からの架電を受けて、端末１１との間の電話回線を確立した場合（以降では、「電話接続」と呼ぶ）に、端末１１からの電話接続を所望のユーザの端末に転送する機能を有する。また、この連絡先管理システムは、管理されている各ユーザの連絡先を、あらかじめ決められたタイミングで更新する機能を有する。さらに、この管理システムは、管理されている各ユーザの連絡先を参照し、連絡先の更新を指示するためのＩ／Ｆを提供する機能を有する。以降では、本実施形態に係る連絡先管理システムの各構成について、「電話接続の転送」に係る機能、「連絡先の更新」に係る機能、及び「連絡先の参照及び更新Ｉ／Ｆ」に係る機能に分けて、各機能に関連する構成に着目して説明する。
【００２５】
＜電話接続の転送＞
まず、「電話接続の転送」に係る構成に着目して説明する。コールセンタシステムＷ２０の交換機２１は、電話網Ｎ１に接続されている。また、交換機２１とオペレータ端末２２とは内線電話網Ｎ２１を介して接続されている。オペレータ端末２２の具体的な一例として、コールセンタのオペレータが使用する電話機が挙げられる。
【００２６】
また、支店システムＷ４０の交換機４１は、電話網Ｎ１に接続されている。また、交換機４１と端末４２とは、内線電話網Ｎ４１を介して接続されている。端末４２の具体的な一例として、支店システムＷ４０に対応する営業店に設置された電話機が挙げられる。
【００２７】
端末１１から電話網Ｎ１を介してコールセンタシステムＷ２０に架電された場合、端末１１からの架電は、まず交換機２１につながる。交換機２１は、端末１１からの架電を受けると、端末１１とオペレータ端末２２との間で電話回線を確立する（即ち、電話接続させる）。これにより、端末１１とオペレータ端末２２との間で通話が開始される。なお、オペレータ端末２２を複数設けてもよい。この場合には、交換機２１に、各オペレータ端末２２の回線の空き状況に応じて、いずれのオペレータ端末２２に接続するかを決定するための制御データを記憶させておくとよい。
【００２８】
また、交換機２１は、オペレータ端末２２のように、内線通信網Ｎ２１に接続された端末への電話接続を、内線通信網Ｎ２１に接続された他の端末や、電話網Ｎ１を介して接続された支店システムＷ４０内の端末４２に転送可能に構成されている。例えば、オペレータ端末２２への電話接続を、端末４２に転送する場合には、交換機２１は、オペレータ端末２２への電話接続を、電話網Ｎ１を介して交換機４１に転送する。交換機４１は、転送された電話接続を、内線通信網Ｎ４１を介して端末４２に転送する。これにより、オペレータ端末２２への電話接続が、端末４２に転送される。
【００２９】
＜連絡先の更新＞
次に、「連絡先の更新」に係る構成に着目して説明する。本実施形態に係る連絡先管理システムでは、例えば、人事異動やオフィスレイアウトの変更に伴い連絡先が変更されるユーザ（例えば、従業員）と、そのユーザの連絡先とが関連付けられた情報の一覧をあらかじめ作成しておく。連絡先管理システムは、この一覧中の各ユーザの連絡先に架電し、その応答として新たな連絡先を取得し、そのユーザの連絡先を取得した新たな連絡先で更新する。以降では、この連絡先の更新に係る動作に関連する各構成の詳細について説明する。
【００３０】
交換機２１と、連絡先更新サーバ２３と、音声応答部２４と、ローカル端末２５と、連絡先ＤＢ２６と、人事情報サーバ３１と、人事情報ＤＢ３２とは、ネットワークＮ２２を介して接続されている。
【００３１】
（人事情報ＤＢ３２）
人事情報ＤＢ３２は、登録されたユーザごとに、そのユーザの人事情報を関連付けて記憶する記憶部である。この人事情報には、例えば、「社員ＩＤ」のように、そのユーザを特定するための情報や、「連絡先」、「所属部部署」、「拠点所在地」等のように、そのユーザの所在を示す情報が含まれる。
【００３２】
（連絡先ＤＢ２６）
連絡先ＤＢ２６は、人事情報ＤＢ３２に記憶された各ユーザの人事情報のうち、少なくとも、ユーザごとに「連絡先」を示す情報が記憶されている。なお、連絡先ＤＢ２６には、「連絡先」を示す情報に加えて、例えば、「所属部部署」及び「拠点所在地」のように、「連絡先」以外の情報を関連付けて記憶してもよい。連絡先ＤＢ２６に記憶された各情報は、ローカル端末２５を介して参照可能に構成されている。このような構成により、例えば、コールセンタのオペレータは、転送先となるユーザの連絡先を調べる場合には、ローカル端末２５を介して連絡先ＤＢ２６を検索し、所望のユーザの連絡先を取得することができる。
【００３３】
連絡先ＤＢ２６に記憶された各情報は、人事情報ＤＢ３２に記憶された情報を基に作成される。連絡先ＤＢ２６への各情報の登録は、例えば、人事情報ＤＢ３２から必要な情報をデータとしてあらかじめ抽出しておき、このデータを連絡先ＤＢ２６に挿入することで行えばよい。また、連絡先ＤＢ２６と人事情報ＤＢ３２との間で、情報を同期するための仕組みを設けてもよい。また、本実施形態では、連絡先ＤＢ２６と人事情報ＤＢ３２とを分けて説明するが、連絡先ＤＢ２６及び人事情報ＤＢ３２を単一の記憶部として構成してもよい。
【００３４】
次に、図２を参照しながら、連絡先更新サーバ２３、音声応答部２４、及び人事情報サーバ３１の詳細な構成について説明する。図２は、連絡先更新サーバ、音声応答部、及び人事情報サーバの構成に着目したブロック図である。
【００３５】
（人事情報サーバ３１）
まず、人事情報サーバ３１の構成について説明する。図２に示すように、人事情報サーバ３１は、一覧作成部３１１と、一覧送信部３１２とを含む。
【００３６】
一覧作成部３１１は、人事異動やオフィスレイアウトの変更に伴い連絡先が変更されるユーザ（例えば、従業員）の連絡先を示す情報（例えば、連絡先ＤＢ２６に管理された情報）を更新するための連絡先管理テーブルＤ１０を作成するための作成部である。図３は、連絡先管理テーブルＤ１０のデータ形式の一例を示した図である。図３に示すように、連絡先管理テーブルＤ１０は、連絡先を更新するための連絡先情報Ｄ１０１を１以上含む。連絡先情報Ｄ１０１は、例えば、更新対象の連絡先ごと、または、ユーザごとに作成される。連絡先情報Ｄ１０１は、登録ＩＤｃ１１と、社員ＩＤｃ１２１と、氏名ｃ１２２と、連絡先ｃ１３と、所属部署ｃ１４１と、拠点所在地ｃ１４２と、異動発令日ｃ１５と、異動日ｃ１６と、入力結果ｃ１７と、備考ｃ１８とを含む。
【００３７】
登録ＩＤｃ１１は、連絡先管理テーブルＤ１０に登録された連絡先情報Ｄ１０１それぞれを一意に特定するための識別情報である。登録ＩＤｃ１１は、連絡先情報Ｄ１０１が作成されたとき、例えば、連絡先管理テーブルＤ１０が作成されたときに、作成された連絡先情報Ｄ１０１に割り振られる。
【００３８】
社員ＩＤｃ１２１及び氏名ｃ１２２は、ユーザを特定するための情報である。社員ＩＤｃ１２１は、ユーザを一意に特定するための識別情報である。また、氏名ｃ１２２は、社員ＩＤｃ１２１で示されたユーザの氏名を示している。
【００３９】
連絡先ｃ１３は、社員ＩＤｃ１２１で示されたユーザの連絡先を示す情報である。連絡先ｃ１３の具体的な一例として、外線番号や内線番号のような電話番号が挙げられる。
【００４０】
所属部署ｃ１４１及び拠点所在地ｃ１４２は、社員ＩＤｃ１２１で示されたユーザの所在を示す情報の一例である。所属部署ｃ１４１は、ユーザが所属する部署を特定するための情報を示している。また、拠点所在地ｃ１４２は、ユーザが勤務する拠点の所在地を特定するための情報を示している。
【００４１】
社員ＩＤｃ１２１、氏名ｃ１２２、連絡先ｃ１３、所属部署ｃ１４１、及び拠点所在地ｃ１４２は、人事情報ＤＢ３２に記憶されている人事情報を基に作成される。
【００４２】
異動発令日ｃ１５及び異動日ｃ１６は、連絡先の更新に係る時間軸上の位置（タイミング）を示す情報である。異動発令日ｃ１５は、人事異動やオフィスレイアウトの変更に伴い連絡先の変更が発令されたタイミングを示している。また、異動日ｃ１６は、人事異動やオフィスレイアウトが完了し、ユーザの連絡先が更新後の新しい連絡先に切り替わるタイミングを示している。異動発令日ｃ１５及び異動日ｃ１６は、例えば、連絡先情報Ｄ１０１が作成されたときに入力される。なお、異動発令日ｃ１５及び異動日ｃ１６が、「時間情報」の一例に相当する。
【００４３】
入力結果ｃ１７は、社員ＩＤｃ１２１で示されたユーザの新たな連絡先が既に取得されているか否かを示すフラグである。図３に示す例では、登録ＩＤｃ１１が「ｘ００００１」で示された連絡先情報Ｄ１０１の入力結果ｃ１７には「ＯＫ」が設定されている。これは、社員ＩＤｃ１２１が「ｙ０００１１」であるユーザの新たな連絡先が、既に取得されていることを示している。また、登録ＩＤｃ１１が「ｘ００００２」で示された連絡先情報Ｄ１０１の入力結果ｃ１７には「ＮＧ」が設定されている。これは、社員ＩＤｃ１２１が「ｙ０００１２」であるユーザの新たな連絡先が、まだ取得されていないことを示している。入力結果ｃ１７は、最初に情報が登録された時には「ＯＫ」以外の情報（例えば、「ＮＧ」）が設定され、新たな連絡先が取得された場合に、「ＯＫ」に更新される。
【００４４】
備考ｃ１８は、連絡先の更新にあたり、コメント等のその他の情報を示している。
【００４５】
一覧作成部３１１は、人事情報ＤＢ３２に記憶された各ユーザの人事情報に基づき、連絡先が更新されるユーザに対応した連絡先情報Ｄ１０１を含む連絡先管理テーブルＤ１０を作成するためのインタフェースを提供する。また、別の一例として、一覧作成部３１１は、連絡先情報Ｄ１０１を作成するための各情報が所定のフォーマットで記述されたデータを受けて、このデータを基に連絡先管理テーブルＤ１０を作成するように構成してもよい。このように、連絡先管理テーブルＤ１０を作成するための手段が提供されれば、一覧作成部３１１の態様は限定されない。
【００４６】
ここで、再び図２を参照する。一覧作成部３１１は、作成された連絡先管理テーブルＤ１０を一覧送信部３１２に出力する。一覧送信部３１２は、この連絡先管理テーブルＤ１０を、後述する連絡先更新サーバ２３の一覧受信部２３１に送信する。
【００４７】
（連絡先更新サーバ２３）
次に、連絡先更新サーバ２３の構成について説明する。図２に示すように、連絡先更新サーバ２３は、一覧受信部２３１と、一覧記憶部２３２と、架電制御部２３３と、連絡先更新部２３４と、連絡先管理部２３５とを含む。
【００４８】
一覧受信部２３１は、一覧送信部３１２から連絡先管理テーブルＤ１０を受ける。一覧受信部２３１は、この連絡先管理テーブルＤ１０を一覧記憶部２３２に記憶させる。一覧記憶部２３２は、連絡先管理テーブルＤ１０を記憶するための記憶部である。なお、一覧受信部２３１が、「一覧取得部」の一例に相当し、連絡先管理テーブルＤ１０が、「識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧」の一例に相当する。
【００４９】
架電制御部２３３は、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０から、連絡先情報Ｄ１０１を読み出し、読み出された連絡先情報Ｄ１０１から連絡先ｃ１３を抽出する。架電制御部２３３は、抽出された連絡先ｃ１３を交換機２１に通知する。この通知を受けて、交換機２１は、連絡先ｃ１３に架電する。また、架電制御部２３３は、読み出された連絡先情報Ｄ１０１を、後述する音声応答部２４に通知する。これにより、音声応答部２４は、架電先のユーザに対応する情報を通知された連絡先情報Ｄ１０１から認識することが可能となる。
【００５０】
また、架電制御部２３３は、交換機２１の架電により確立された電話接続が切断されると、連絡先管理テーブルＤ１０から、他の連絡先情報Ｄ１０１を読み出す。なお、架電制御部２３３は、電話接続が切断されたことを、音声応答部２４からの通知により認識するとよい。また、別の一態様として、架電制御部２３３は、電話接続が切断されたことを、交換機２１からの通知により認識してもよいし、交換機２１の動作（架電の状況）を逐次監視することで認識してもよい。このように、電話接続が切断されたことを架電制御部２３３が認識できれば、その構成や方法は特に限定されない。このようにして、架電制御部２３３は、連絡先管理テーブルＤ１０に記憶された一連の連絡先情報Ｄ１０１について、上述した処理を実行する。このような構成により、連絡先情報Ｄ１０１ごと、即ち、登録ＩＤｃ１１ごとに、登録ＩＤｃ１１に関連付けられた連絡先ｃ１３宛てに交換機２１から架電され、その連絡先ｃ１３が示す宛先の端末（例えば、端末４２）と交換機２１との間で電話接続が確立される。なお、架電制御部２３３及び交換機２１が、「接続部」の一例に相当する。
【００５１】
なお、架電制御部２３３は、連絡先情報Ｄ１０１の入力結果ｃ１７を参照し、入力結果ｃ１７に「ＯＫ」が設定されていない場合に、連絡先ｃ１３を抽出して、その連絡先ｃ１３を交換機２１に通知するようにしてもよい。
【００５２】
また、架電制御部２３３は、連絡先管理テーブルＤ１０に含まれる一連の連絡先情報Ｄ１０１に基づく一連の処理を、あらかじめ決められたタイミングで開始するように動作させるとよい。また、別の一態様として、架電制御部２３３は、操作者からの指示を受けて、この一連の処理を開始するように動作させてもよい。
【００５３】
連絡先更新部２３４は、音声応答部２４から、更新対象となる連絡先情報Ｄ１０１を特定するための情報と、新たな連絡先を示す情報とを受ける。更新対象となる連絡先情報Ｄ１０１を特定するための情報の具体的な一例として、登録ＩＤｃ１１が挙げられる。以降では、連絡先情報Ｄ１０１を特定するための情報が、登録ＩＤｃ１１であるものとして説明する。
【００５４】
連絡先更新部２３４は、音声応答部２４から通知された登録ＩＤｃ１１を基に、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０から、更新対象となる連絡先情報Ｄ１０１を特定する。連絡先更新部２３４は、特定された連絡先情報Ｄ１０１中の連絡先ｃ１３を、音声応答部２４から通知された新たな連絡先を示す情報で更新する。
【００５５】
また、連絡先更新部２３４は、あらかじめ決められたタイミングで、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０から、入力結果ｃ１７に「ＯＫ」が設定された連絡先情報Ｄ１０１を抽出する。連絡先更新部２３４は、抽出された連絡先情報Ｄ１０１に含まれる社員ＩＤｃ１２１を基に、連絡先ＤＢ２６を検索し、その社員ＩＤｃ１２１に対応する人事情報を連絡先ＤＢ２６から特定する。連絡先更新部２３４は、特定された人事情報中の「連絡先」を示す情報を、連絡先情報Ｄ１０１に含まれる連絡先ｃ１３（即ち、新たな連絡先を示す情報）で更新する。なお、連絡先ＤＢ２６に社員ＩＤｃ１２１で示されたユーザの情報が存在しない場合には、連絡先更新部２３４は、この連絡先情報Ｄ１０１に基づき、その社員ＩＤｃ１２１が示すユーザの連絡先を連絡先ＤＢ２６に登録するように動作させてもよい。これにより、例えば、既存のユーザの連絡先の更新に加えて、新規ユーザの連絡先の登録を行うことも可能となる。
【００５６】
なお、連絡先更新部２３４は、連絡先情報Ｄ１０１を抽出したときに、この連絡先情報Ｄ１０１に含まれる異動日ｃ１６に基づき、連絡先ＤＢ２６中の人事情報を更新するか否かを判断するように動作させてもよい。具体的な一例として、連絡先更新部２３４は、抽出された連絡先情報Ｄ１０１中の異動日ｃ１６が示す情報を参照した場合に、この異動日ｃ１６が示す情報を、現時点（例えば、異動日ｃ１６を参照したタイミング）を示す情報と比較する。そして、連絡先更新部２３４は、現時点が、異動日ｃ１６が示すタイミングを経過して後の場合に、連絡先ＤＢ２６中の人事情報を更新するように動作させるとよい。
【００５７】
また、連絡先更新部２３４は、抽出された連絡先情報Ｄ１０１に基づき、連絡先ＤＢ２６中の対応する人事情報を更新した場合には、この抽出された連絡先情報Ｄ１０１を連絡先管理テーブルＤ１０から削除するように動作させてもよい。
【００５８】
また、連絡先更新部２３４の他の一態様として、音声応答部２４から、更新対象となる連絡先情報Ｄ１０１の登録ＩＤｃ１１と、新たな連絡先を示す情報とを受けた場合に、連絡先ＤＢ２６中の情報を更新するように動作させてもよい。この場合には、連絡先更新部２３４は、音声応答部２４から通知された登録ＩＤｃ１１に基づいて連絡先情報Ｄ１０１を特定し、特定された連絡先情報Ｄ１０１に含まれる社員ＩＤｃ１２１を基に、連絡先ＤＢ２６中の人事情報を特定すればよい。また、連絡先更新部２３４は、連絡先ＤＢ２６中の人事情報の更新が成功した場合に、対応する連絡先情報Ｄ１０１を一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０から削除するように動作させてもよい。このように動作させる場合には、必ずしも連絡先情報Ｄ１０１中に入力結果ｃ１７を設ける必要はない。
【００５９】
連絡先管理部２３５は、音声応答部２４から、新たな連絡先を示す情報の取得が完了したこと旨を示す通知と、その連絡先に対応する連絡先情報Ｄ１０１に対応する登録ＩＤｃ１１とを受ける。連絡先管理部２３５は、登録ＩＤｃ１１を基に、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０を検索し、この登録ＩＤｃ１１に対応する連絡先情報Ｄ１０１を特定する。連絡先管理部２３５は、特定された連絡先情報Ｄ１０１の入力結果ｃ１７を「ＯＫ」に更新する。
【００６０】
なお、連絡先管理部２３５は、音声応答部２４からの通知に替えて、連絡先の更新が完了した旨の通知を連絡先更新部２３４から受けて、この通知に基づき、連絡先情報Ｄ１０１中の入力結果ｃ１７を更新するように動作させてもよい。この場合には、連絡先管理部２３５は、更新対象となる連絡先情報Ｄ１０１を識別するための情報（例えば、登録ＩＤｃ１１）を、連絡先更新部２３４から取得すればよい。
【００６１】
また、上記では、連絡先管理部２３５が連絡先情報Ｄ１０１中の入力結果ｃ１７を更新しているが、連絡先更新部２３４が入力結果ｃ１７を更新するように動作させてもよい。この場合には、連絡先更新部２３４は、連絡先情報Ｄ１０１中の連絡先ｃ１３を、音声応答部２４から通知された新たな連絡先を示す情報で更新した場合に、入力結果ｃ１７を「ＯＫ」に更新すればよい。
【００６２】
また、連絡先更新部２３４及び連絡先管理部２３５が、更新対象となる連絡先情報Ｄ１０１が特定できれば、その態様は、上述したような音声応答部２４から通知された登録ＩＤｃ１１に基づいて特定する態様には限定されない。例えば、別の一態様として、架電制御部２３３が、交換機２１に連絡先ｃ１３を通知したときに、この連絡先ｃ１３の抽出元である連絡先情報Ｄ１０１の登録ＩＤｃ１１を、連絡先更新部２３４及び連絡先管理部２３５に通知するようにしてもよい。また、更新対象となる連絡先情報Ｄ１０１が一意に特定できれば、連絡先情報Ｄ１０１中の登録ＩＤｃ１１以外の情報を用いてもよい。なお、連絡先更新部２３４と連絡先管理部２３５とをあわせて「更新部」と呼ぶ場合がある。
【００６３】
（交換機２１）
交換機２１は、架電制御部２３３から連絡先ｃ１３の通知を受ける。この通知を受けると、交換機２１は、通知された連絡先ｃ１３に架電する。なお、以降では、この連絡先ｃ１３は、端末４２の連絡先を示しているものとして説明する。なお、この場合には、交換機２１は、交換機４１を介して端末４２に架電することとなる。この架電制御部２３３からの通知に基づく架電に対して端末４２から応答があった場合に、交換機２１は、端末４２と後述する音声応答部２４とを電話接続させる。なお、あらかじめ決められた時間経過しても応答が無かった場合には、交換機２１は、端末４２への架電を中止し、応答が無かった旨を架電制御部２３３に通知してもよい。これにより、架電制御部２３３は、この通知をトリガとして、次の連絡先情報Ｄ１０１に対する処理を開始することが可能となる。
【００６４】
（音声応答部２４）
音声応答部２４は、架電先のユーザに対応する連絡先情報Ｄ１０１を架電制御部２３３から受ける。また、交換機２１による架電に対して端末４２から応答があった場合に、交換機２１により、音声応答部２４と端末４２とが電話接続される。この電話接続が確立すると、音声応答部２４は、新たな連絡先を取得するための一連の動作を開始する。以降では、この音声応答部２４による、新たな連絡先を取得するための一連の動作の一例について説明する。
【００６５】
端末４２との電話接続が確立すると、まず音声応答部２４は、電話接続を介して、端末４２への音声ガイダンスの出力を開始する。この音声ガイダンスでは、一例として、まず音声ガイダンスの説明を流す。この音声ガイダンスの説明として、例えば、人事異動やオフィスレイアウトの変更により連絡先が変更されるユーザの新たな連絡先を確認することを目的としていることが説明される。
【００６６】
音声ガイダンスの説明が終了すると、音声応答部２４は、音声メッセージにより、端末４２を操作するユーザに本人確認のための情報を促す。この応答として、ユーザにより端末４２を介して入力された本人確認のための入力情報を、例えば、ＰＢトーンにより取得する。なお、本人確認のための情報としては、例えば、社員ＩＤが挙げられる。以降では、社員ＩＤが入力されたものとして説明する。また、音声応答部２４が、ユーザにより端末４２を介して入力された入力情報が取得できれば、その方法はＰＢトーンに限定されない。例えば、音声応答部２４に音声認識の機能を持たせ、端末４２を介して入力されたユーザの音声を解析することで、入力情報を取得してもよい。
【００６７】
音声応答部２４は、端末４２からの応答として取得された社員ＩＤを、架電制御部２３３から受けた連絡先情報Ｄ１０１内の社員ＩＤｃ１２１と比較する。音声応答部２４は、取得された社員ＩＤと連絡先情報Ｄ１０１内の社員ＩＤｃ１２１とが一致する場合には、端末４２を操作するユーザが、連絡先情報Ｄ１０１に対応するユーザ本人であるものと認識する。なお、取得された社員ＩＤと連絡先情報Ｄ１０１内の社員ＩＤｃ１２１とが一致しなかった場合には、音声応答部２４は、音声ガイダンスを終了し、端末４２との間の電話接続を切断する。
【００６８】
端末４２を操作するユーザが、連絡先情報Ｄ１０１に対応するユーザ本人であることが確認できた場合に、音声応答部２４は、音声メッセージにより、端末４２を操作するユーザに新たな連絡先の入力を促す。この応答として、音声応答部２４は、ユーザにより端末４２を介して入力された、新たな連絡先を示す情報を受ける。
【００６９】
新たな連絡先の入力を受けると、音声応答部２４は、入力された情報の内容を音声メッセージにより読み上げ、この情報を登録するか否かを確認するための入力を促す。この応答として、音声応答部２４は、ユーザにより端末４２を介して入力された、情報の登録に係る可否を示す情報を受ける。
【００７０】
端末４２を介してユーザから情報の登録が指示されると、音声応答部２４は、連絡先情報Ｄ１０１から登録ＩＤｃ１１を抽出し、抽出された登録ＩＤｃ１１と、ユーザにより入力された新たな連絡先を示す情報とを連絡先更新部２３４に送信する。連絡先更新部２３４は、この登録ＩＤｃ１１に対応する連絡先情報Ｄ１０１を、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０から特定し、特定された連絡先情報Ｄ１０１の連絡先ｃ１３を、新たな連絡先で更新する。
【００７１】
また、登録ＩＤｃ１１と新たな連絡先を示す情報とを連絡先更新部２３４に送信したら、音声応答部２４は、交換機２１に、端末４２との間の電話接続を切断させる。電話接続が切断されたら、音声応答部２４は、端末４２との間の電話接続を切断した旨を架電制御部２３３に通知する。また、音声応答部２４は、抽出された登録ＩＤｃ１１とあわせて、新たな連絡先を示す情報の取得が完了したこと旨を連絡先管理部２３５に通知する。この通知を受けて、連絡先管理部２３５は、この登録ＩＤｃ１１に対応する連絡先情報Ｄ１０１を、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０から特定し、特定された連絡先情報Ｄ１０１の入力結果ｃ１７に「ＯＫ」を設定する。なお、音声応答部２４が、「連絡先取得部」の一例に相当する。
【００７２】
＜連絡先の参照及び更新Ｉ／Ｆ＞
次に、「連絡先の参照及び更新Ｉ／Ｆ」に係る構成に着目して説明する。本実施形態に係る連絡先管理システムでは、コールセンタのオペレータのような操作者が、ローカル端末２５を介して、連絡先ＤＢ２６に記憶されているユーザの連絡先を参照できるように構成してもよい。また、連絡先の参照に加えて、連絡先が変更されるユーザや新たに連絡先を登録するユーザの連絡先情報Ｄ１０１を連絡先管理テーブルＤ１０に登録できるようにしてもよい。この場合には、連絡先管理部２３５は、ユーザの連絡先や参照や、連絡先の登録または更新のためのＩ／Ｆ（インタフェース）を生成し、生成されたＩ／Ｆをローカル端末２５に表示させるとように動作させるとよい。以降では、この連絡先の参照及び更新Ｉ／Ｆに関連し、このＩ／Ｆの画面構成や、このＩ／Ｆの表示に係る連絡先管理部２３５の動作に着目して説明する。
【００７３】
例えば、図４Ａ及び図４Ｂは、このＩ／Ｆの一例を示している。図４Ａは、連絡先ＤＢ２６に記憶されているユーザの連絡先を参照するため連絡先情報参照画面Ｖ１０の画面構成の一例を示した図である。また、図４Ｂは、連絡先ＤＢ２６に新たなユーザの連絡先を登録する、または、既存のユーザの連絡先を更新するために、連絡先情報Ｄ１０１を連絡先管理テーブルＤ１０に登録するための連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０の画面構成の一例を示した図である。
【００７４】
まず、図４Ａ及び図２を参照しながら、連絡先情報参照画面Ｖ１０の画面構成と、連絡先情報参照画面Ｖ１０を表示させるための連絡先管理部２３５の動作について説明する。図４Ａに示すように、連絡先情報参照画面Ｖ１０は、連絡先情報表示部Ｖ１１と、新規登録ボタンＶ１２と、更新ボタンＶ１３と、終了ボタンＶ１４とを含む。
【００７５】
連絡先情報表示部Ｖ１１は、連絡先ＤＢ２６に記憶されている各ユーザの連絡先を表示するための表示部である。ここで、図２を参照する。連絡先管理部２３５は、連絡先ＤＢ２６から各ユーザの連絡先を示す情報を抽出し、抽出された情報を連絡先情報表示部Ｖ１１に表示させる。このとき、連絡先管理部２３５は、所望の検索条件に合致するユーザの連絡先のみを抽出できるように動作させてもよい。この場合には、例えば、連絡先情報参照画面Ｖ１０に、検索条件を指定するためのＩ／Ｆを設けてもよい。
【００７６】
また、連絡先管理部２３５は、連絡先情報表示部Ｖ１１中に、連絡先が更新される予定のユーザを、他のユーザと識別可能に表示させてもよい。この場合には、連絡先管理部２３５は、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０に連絡先情報Ｄ１０１が登録されているユーザを、連絡先が更新される予定のユーザとして認識すればよい。なお、ユーザの特定は、連絡先情報Ｄ１０１中の社員ＩＤｃ１２１に基づき行えばよい。
【００７７】
再度、図４Ａを参照する。新規登録ボタンＶ１２及び更新ボタンＶ１３は、連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０を表示させるためのボタンである。新規登録ボタンＶ１２は、連絡先ＤＢ２６に新たなユーザの連絡先を登録するために、連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０を表示させるボタンである。また、更新ボタンＶ１３は、連絡先情報表示部Ｖ１１中に表示されたユーザの選択を受けて、このユーザの連絡先を更新するために、連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０を表示させるボタンである。新規登録ボタンＶ１２が選択された場合と更新ボタンＶ１３が選択された場合との違いについては、連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０の構成とあわせて後述する。
【００７８】
終了ボタンＶ１４は、ユーザの連絡先の参照や登録・更新に係る処理を終了するためのボタンである。連絡先管理部２３５は、終了ボタンＶ１４が選択されると、ユーザの連絡先の参照や登録・更新に係る一連の処理を終了させ、連絡先情報参照画面Ｖ１０を閉じる。
【００７９】
次に、図４Ｂ及び図２を参照しながら、連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０の画面構成と、連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０を表示させるための連絡先管理部２３５の動作について説明する。図４Ｂに示すように、連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０は、社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１と、社員氏名入力欄Ｖ２１２と、連絡先入力欄Ｖ２２と、検索ボタンＶ２３と、異動対象者指定部Ｖ２４と、備考入力欄Ｖ２５と、登録・更新ボタンＶ２６と、中止ボタンＶ２７とを含む。
【００８０】
社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１及び社員氏名入力欄Ｖ２１２は、連絡先を登録または更新するユーザを特定するための情報を入力するための入力欄である。社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１は、そのユーザの社員ＩＤを入力するための入力欄である。この社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１に入力された情報は、連絡先情報Ｄ１０１中の社員ＩＤｃ１２１に入力される。また、社員氏名入力欄Ｖ２１２は、そのユーザの氏名を入力するための入力欄である。この社員氏名入力欄Ｖ２１２に入力された情報は、連絡先情報Ｄ１０１中の氏名ｃ１２２に入力される。
【００８１】
連絡先入力欄Ｖ２２は、連絡先を登録または更新するユーザの新たな連絡先を示す情報を入力するための入力欄である。この連絡先入力欄Ｖ２２に入力された情報は、連絡先情報Ｄ１０１中の連絡先ｃ１３に入力される。
【００８２】
なお、連絡先管理部２３５は、更新ボタンＶ１３（図４Ａ参照）の選択により連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０を表示させた場合には、社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１、社員氏名入力欄Ｖ２１２、及び連絡先入力欄Ｖ２２に選択されたユーザの情報を表示させてもよい。これに対して、新規登録ボタンＶ１２（図４Ａ参照）の選択により連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０を表示させた場合には、社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１、社員氏名入力欄Ｖ２１２、及び連絡先入力欄Ｖ２２は空欄のまま表示させればよい。
【００８３】
検索ボタンＶ２１３は、社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１、社員氏名入力欄Ｖ２１２、及び連絡先入力欄Ｖ２２への入力補助として、連絡先ＤＢ２６に記憶されているユーザの情報、即ち、「社員ＩＤ」、「氏名」、「連絡先」を入力するためのボタンである。この検索ボタンＶ２１３が選択されると、連絡先管理部２３５は、検索条件の入力画面（図示しない）を表示させ、入力された検索条件を基に連絡先ＤＢ２６を検索する。そして、連絡先管理部２３５は、検索結果として特定されたユーザの情報を、社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１、社員氏名入力欄Ｖ２１２、及び連絡先入力欄Ｖ２２のそれぞれに表示させる。
【００８４】
異動対象者指定部Ｖ２４は、入力対称のユーザが人事異動に基づき連絡先が変更されるユーザか否かを指定するための指定部である。このような指定部を設けることにより、例えば、対象となるユーザの連絡先の変更が、人事異動に基づくものか否かを識別することができる。連絡先管理部２３５は、この異動対象者指定部Ｖ２４の入力結果に基づき、連絡先情報表示部Ｖ１１（図４Ａ参照）にユーザごとに連絡先を表示させるときに、各ユーザが、人事異動の対象者か否かを識別可能に表示させてもよい。また、異動対象者指定部Ｖ２４に入力された入力結果を、連絡先情報Ｄ１０１中に専用の欄を設けて記憶できるようにしてもよい。人事異動の対象者か否かを識別する情報を連絡先情報Ｄ１０１に記憶させることで、例えば、人事異動の対象者を識別して、他のユーザとは別に追加の処理を実行できるように構成することも可能である。
【００８５】
備考入力欄Ｖ２５は、連絡先の登録または更新にあたり、コメント等のその他の情報を入力するための入力欄である。この備考入力欄Ｖ２５に入力された情報は、連絡先情報Ｄ１０１中の備考ｃ１８に入力される。
【００８６】
登録・更新ボタンＶ２６は、社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１、社員氏名入力欄Ｖ２１２、連絡先入力欄Ｖ２２、備考入力欄Ｖ２５に入力された情報に基づき、社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１に入力された情報に対応するユーザの連絡先を登録または更新するためのボタンである。登録・更新ボタンＶ２６が選択されると、連絡先管理部２３５は、社員ＩＤ入力欄Ｖ２１１、社員氏名入力欄Ｖ２１２、連絡先入力欄Ｖ２２、備考入力欄Ｖ２５に入力された情報それぞれを読み出す。連絡先管理部２３５は、読み出された情報に基づき連絡先情報Ｄ１０１を作成する。連絡先管理部２３５は、作成された連絡先情報Ｄ１０１を、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０に登録する。これにより、連絡先管理テーブルＤ１０に登録されたこの連絡先情報Ｄ１０１が、所定のタイミングで、架電制御部２３３に読み出され、この連絡先情報Ｄ１０１の内容に基づき、対応するユーザの連絡先が登録または更新される。
【００８７】
中止ボタンＶ２７は、ユーザの連絡先の登録・更新に係る処理を中止するためのボタンである。連絡先管理部２３５は、中止ボタンＶ２７が選択されると、連絡先情報登録・更新画面Ｖ２０を閉じて、連絡先情報参照画面Ｖ１０を再度表示させる。
【００８８】
＜動作＞
次に、図５を参照しながら、本実施形態に係る連絡先管理システムにおいて、特に連絡先の更新に係る動作に着目し、一連の処理の流れについて説明する。図５は、連絡先管理システムにおける、連絡先の更新に係る一連の動作の流れを示した図である。
【００８９】
（ステップＳ２３１）
一覧作成部３１１は、人事情報ＤＢ３２に記憶された各ユーザの人事情報に基づき作成された連絡先管理テーブルＤ１０を一覧送信部３１２に出力する。一覧送信部３１２は、この連絡先管理テーブルＤ１０を、後述する連絡先更新サーバ２３の一覧受信部２３１に送信する。
【００９０】
一覧受信部２３１は、一覧送信部３１２から連絡先管理テーブルＤ１０を受ける。一覧受信部２３１は、この連絡先管理テーブルＤ１０を一覧記憶部２３２に記憶させる。
【００９１】
（ステップＳ２３２）
架電制御部２３３は、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０から、連絡先情報Ｄ１０１を読み出し、読み出された連絡先情報Ｄ１０１から連絡先ｃ１３を抽出する。架電制御部２３３は、抽出された連絡先ｃ１３を交換機２１に通知する。また、架電制御部２３３は、読み出された連絡先情報Ｄ１０１を、後述する音声応答部２４に通知する。これにより、音声応答部２４は、架電先のユーザに対応する情報を通知された連絡先情報Ｄ１０１から認識することが可能となる。
【００９２】
（ステップＳ２１１）
交換機２１は、架電制御部２３３から連絡先ｃ１３の通知を受ける。この通知を受けると、交換機２１は、通知された連絡先ｃ１３に架電する。なお、以降では、この連絡先ｃ１３は、端末４２の連絡先を示しているものとして説明する。この場合には、交換機２１は、まず交換機４１に向けて架電する。
【００９３】
（ステップＳ４１１、Ｓ４２１）
交換機４１は、交換機２１から架電を受ける。交換機４１は、この交換機２１からの架電を端末４２に転送する（Ｓ４１１）。これにより、交換機２１からの架電が、端末４２に着呼する。
【００９４】
（ステップＳ２１２）
架電制御部２３３からの通知に基づく架電に対して端末４２から応答があった場合に、交換機２１は、端末４２と音声応答部２４とを電話接続させる。なお、あらかじめ決められた時間経過しても応答が無かった場合には、交換機２１は、端末４２への架電を中止し、応答が無かった旨を架電制御部２３３に通知してもよい。
【００９５】
（ステップＳ２４１）
音声応答部２４は、架電先のユーザに対応する連絡先情報Ｄ１０１を架電制御部２３３から受ける。また、交換機２１による架電に対して端末４２から応答があった場合に、交換機２１により、音声応答部２４と端末４２とが電話接続される。
【００９６】
端末４２との電話接続が確立すると、まず音声応答部２４は、電話接続を介して、端末４２への音声ガイダンスの出力を開始する。この音声ガイダンスでは、一例として、まず音声ガイダンスの説明を流す。この音声ガイダンスの説明として、例えば、人事異動やオフィスレイアウトの変更により連絡先が変更されるユーザの新たな連絡先を確認することを目的としていることが説明される。
【００９７】
（ステップＳ２４２、ステップＳ４２２）
音声ガイダンスの説明が終了すると、音声応答部２４は、音声メッセージにより、端末４２を操作するユーザに本人確認のための情報を促す。この応答として、ユーザにより端末４２を介して入力された本人確認のための入力情報を、例えば、ＰＢトーンにより取得する。なお、本人確認のための情報としては、例えば、社員ＩＤが挙げられる。以降では、社員ＩＤが入力されたものとして説明する。また、音声応答部２４が、ユーザにより端末４２を介して入力された入力情報が取得できれば、その方法はＰＢトーンに限定されない。例えば、音声応答部２４に音声認識の機能を持たせ、端末４２を介して入力されたユーザの音声を解析することで、入力情報を取得してもよい。
【００９８】
音声応答部２４は、端末４２からの応答として取得された社員ＩＤを、架電制御部２３３から受けた連絡先情報Ｄ１０１内の社員ＩＤｃ１２１と比較する。音声応答部２４は、取得された社員ＩＤと連絡先情報Ｄ１０１内の社員ＩＤｃ１２１とが一致する場合には、端末４２を操作するユーザが、連絡先情報Ｄ１０１に対応するユーザ本人であるものと認識する。なお、取得された社員ＩＤと連絡先情報Ｄ１０１内の社員ＩＤｃ１２１とが一致しなかった場合には、音声応答部２４は、音声ガイダンスを終了し、端末４２との間の電話接続を切断する。
【００９９】
（ステップＳ２４３、ステップＳ４２３）
端末４２を操作するユーザが、連絡先情報Ｄ１０１に対応するユーザ本人であることが確認できた場合に、音声応答部２４は、音声メッセージにより、端末４２を操作するユーザに新たな連絡先の入力を促す。この応答として、音声応答部２４は、ユーザにより端末４２を介して入力された、新たな連絡先を示す情報を受ける。
【０１００】
（ステップＳ２４４、ステップＳ４２４）
新たな連絡先の入力を受けると、音声応答部２４は、入力された情報の内容を音声メッセージにより読み上げ、この情報を登録するか否かを確認するための入力を促す。この応答として、音声応答部２４は、ユーザにより端末４２を介して入力された、情報の登録に係る可否を示す情報を受ける。
【０１０１】
（ステップＳ２３３）
端末４２を介してユーザから情報の登録が指示されると、音声応答部２４は、連絡先情報Ｄ１０１から登録ＩＤｃ１１を抽出し、抽出された登録ＩＤｃ１１と、ユーザにより入力された新たな連絡先を示す情報とを連絡先更新部２３４に送信する。連絡先更新部２３４は、この登録ＩＤｃ１１に対応する連絡先情報Ｄ１０１を、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０から特定し、特定された連絡先情報Ｄ１０１の連絡先ｃ１３を、新たな連絡先で更新する。
【０１０２】
（ステップＳ２１３）
また、登録ＩＤｃ１１と新たな連絡先を示す情報とを連絡先更新部２３４に送信したら、音声応答部２４は、交換機２１に、端末４２との間の電話接続を切断させる。電話接続が切断されたら、音声応答部２４は、端末４２との間の電話接続を切断した旨を架電制御部２３３に通知する。また、音声応答部２４は、抽出された登録ＩＤｃ１１とあわせて、新たな連絡先を示す情報の取得が完了したこと旨を連絡先管理部２３５に通知する。この通知を受けて、連絡先管理部２３５は、この登録ＩＤｃ１１に対応する連絡先情報Ｄ１０１を、一覧記憶部２３２に記憶された連絡先管理テーブルＤ１０から特定し、特定された連絡先情報Ｄ１０１の入力結果ｃ１７に「ＯＫ」を設定する。
【０１０３】
（ステップＳ２３４）
架電制御部２３３は、交換機２１の架電により確立された電話接続が切断されると、連絡先管理テーブルＤ１０から、他の連絡先情報Ｄ１０１を読み出す。このようにして、架電制御部２３３は、連絡先管理テーブルＤ１０に記憶された一連の連絡先情報Ｄ１０１について、上述した処理を実行する。このような構成により、連絡先情報Ｄ１０１ごと、即ち、登録ＩＤｃ１１ごとに、登録ＩＤｃ１１に関連付けられた連絡先ｃ１３宛てに交換機２１から架電され、その連絡先ｃ１３が示す宛先の端末（例えば、端末４２）と交換機２１との間で電話接続が確立される。そして、確立された電話接続を介して新たな連絡先が取得され、連絡先管理テーブルＤ１０に記憶された一連の連絡先情報Ｄ１０１について、連絡先ｃ１３が取得された新たな連絡先で更新される。
【０１０４】
なお、上述した一連の動作は、連絡先更新サーバ２３、交換機２１、及び音声応答部２４の各構成を動作させる装置のＣＰＵを機能させるためのプログラムによって構成することができる。このプログラムは、その装置にインストールされたＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）を介して実行されるように構成してもよい。また、このプログラムは、上述した処理を実行する構成が含まれる装置が読み出し可能であれば、記憶される位置は限定されない。例えば、このプログラムは、装置の外部から接続される記録媒体に格納されていてもよい。この場合には、この記録媒体を装置に接続することによって、その装置のＣＰＵに当該プログラムを実行させるように構成するとよい。
【０１０５】
以上のように、本実施形態に係る連絡先管理システムでは、連絡先管理テーブルＤ１０に基づき、連絡先が変更されるユーザの端末に荷電し、その応答として新たな連絡先を取得し、取得された連絡先で連絡先ＤＢ２６に記憶された連絡先が更新される。このような構成により、交換機２１、交換機４１、及び端末４２のように既存の電話環境を利用して連絡先の更新を行うことが可能となる。また、対象となるユーザの端末に荷電し、そのユーザから新たな連絡先の入力を受け、この入力結果を基に連絡先を更新する。そのため、電話機を一人で占有できない場合においても、新たな連絡先を取得することができ、結果として連絡先の更新を漏れなく実施することが可能となる。
【０１０６】
なお、上述した実施形態では、例えば電話番号のような連絡先ｃ１３を更新する例について説明したが、例えば、所属部署ｃ１４１または拠点所在地ｃ１４２のように、そのユーザの所在を示す情報を更新できるようにしてもよい。この場合には、例えば、音声応答部２４に音声認識機能を設け、接続先の端末（例えば、端末４２）を介したユーザの音声を解析して、所属部署ｃ１４１または拠点所在地ｃ１４２として更新する情報を取得してもよい。また、所属部署ｃ１４１または拠点所在地ｃ１４２に入力される情報の選択肢が限られている場合には、各選択肢を所定の番号にあらかじめ関連付けておき、ＰＢトーンによりユーザに選択させるようにしてもよい。なお、この場合には、連絡先ｃ１３、所属部署ｃ１４１、及び拠点所在地ｃ１４２等を総じたものが「連絡先」の一例に相当する。
【０１０７】
また、連絡先情報Ｄ１０１に、異動発令日ｃ１５とあわせて、対応するユーザの連絡先が最後に更新された最終更新日を示す情報を含めてもよい。これにより、例えば、最終更新日と異動発令日ｃ１５とを比較することで、そのユーザの連絡先が、新たな連絡先に更新されているか否かを判断することが可能となる。例えば、最終更新日が異動発令日ｃ１５以前の場合には、そのユーザの連絡先が、新たな連絡先に更新されていないと判断することが可能となる。
【０１０８】
また、上述した実施形態では、図３に示す連絡先管理テーブルＤ１０及び連絡先情報Ｄ１０１に基づき、連絡先ｃ１３を新たに取得された連絡先で更新する場合の例について説明した。これに対して、更新前の連絡先と、更新後の連絡先（即ち、新たに取得された連絡先）とを別々に管理・記憶させるように動作させてもよい。例えば、図６は、更新前の連絡先と、更新後の連絡先とを別々に管理できるように構成した、連絡先管理テーブルＤ１０ａのデータ形式の一例を示した図である。
【０１０９】
図６に示すように、連絡先情報Ｄ１０１ａは、連絡先情報Ｄ１０１（図３参照）における連絡先ｃ１３に替えて、連絡先（更新前）ｃ１３１と、連絡先（更新後）ｃ１３２とを含む。この場合には、架電制御部２３３は、連絡先（更新前）ｃ１３１を架電先として交換機２１に通知する。また、連絡先更新部２３４は、音声応答部２４から取得した新たな連絡先を、連絡先（更新後）ｃ１３２として登録すればよい。
【０１１０】
このように、連絡先（更新前）ｃ１３１と、連絡先（更新後）ｃ１３２とを別々に記憶させることで、例えば、新たな連絡先が取得された後でも、連絡先（更新後）ｃ１３２として更新前の連絡先を取得することが可能となる。これにより、例えば、異動日ｃ１６以前は、連絡先（更新前）ｃ１３１を、社員ＩＤｃ１２１で示されたユーザの連絡先として抽出し、異動日ｃ１６以前は、連絡先（更新後）ｃ１３２を抽出するといった運用が可能となる。
【０１１１】
また、連絡先（更新後）ｃ１３２に情報が入力されているか否かに基づき、新たな連絡先が取得されたか否かを判断することが可能となる。この場合には、必ずしも入力結果ｃ１７を設ける必要はない。
【０１１２】
以上、添付図面を参照しながら本発明の好適な実施形態について詳細に説明したが、本発明はかかる例に限定されない。本発明の属する技術の分野における通常の知識を有する者であれば、特許請求の範囲に記載された技術的思想の範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、これらについても、当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。
【符号の説明】
【０１１３】
１１  端末
Ｗ２０  コールセンタシステム
２１    交換機
２２    オペレータ端末
２３    連絡先更新サーバ
２３１  一覧受信部
２３２  一覧記憶部
２３３  架電制御部
２３４  連絡先更新部
２３５  連絡先管理部
２４    音声応答部
２５    ローカル端末
２６    連絡先ＤＢ
Ｗ３０  人事情報管理システム
３１    人事情報サーバ
３２    人事情報ＤＢ
Ｗ４０  支店システム
４１    交換機
４２    端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４Ａ】
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【図４Ｂ】
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【図５】
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【図６】
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