(57)【要約】      （修正有）【課題】参加者に応じた柔軟な会議参加時間管理をすることが可能な会議システムを提供する。【解決手段】会議サーバで実施されている会議に参加する参加者の参加者識別情報と、当該参加者の制限時刻と、を含む参加者情報と、参加者の当該制限時刻を延長することが可能な参加者を特定可能な延長指示権限情報とを記憶し、現在時刻と参加者情報の制限時刻に基づき、制限時刻を超える参加者がいる場合に、制限時刻を延長することが可能な参加者に対して、参加者が制限時刻を越えることを通知し、通知に対応する延長指示に従って、参加者を会議に継続して参加させるべく、当該参加者の前記制限時刻を延長する。【選択図】図１６
2014096782.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント装置とネットワークを介して接続可能であって、会議に参加している参加者の情報に基づいて参加時刻を管理する会議サーバであって、
前記会議サーバで実施されている会議に参加する参加者の参加者識別情報と、当該参加者の制限時刻と、を含む参加者情報と、参加者の当該制限時刻を延長することが可能な参加者を特定可能な延長指示権限情報と、を記憶する記憶手段と、
現在時刻と前記参加者情報の前記制限時刻に基づき、当該制限時刻を超える参加者がいる場合に、前記延長指示権限情報から特定される当該制限時刻を延長することが可能な参加者に対して、参加者が当該制限時刻を越えることを通知する警告通知手段と、
前記警告通知手段で通知された当該制限時刻を延長することが可能な参加者の延長指示に従って、前記参加者を会議に継続して参加させるべく、当該参加者の前記制限時刻を延長する制限時刻延長手段と、
を備えることを特徴とする会議サーバ。
【請求項２】
前記会議は前記会議サーバにより管理される仮想会議室において開催され、前記記憶手段は、当該仮想会議室を利用可能な開始時間と終了時間を記憶し、
現在時刻と、前記仮想会議室に対応して予約した終了時刻とに基づいて、当該仮想会議室の終了時刻を通知する場合には、当該仮想会議室の予約時間を変更する権限を有する参加者のクライアント装置に、当該終了時刻を延長するか否かを問い合わせる終了時刻延長問い合わせ手段と、
前記終了時刻延長問い合わせ手段に対するクライアント装置からの応答に従って、前記仮想会議室の終了時刻を延長する終了時刻延長手段と、
を備えることを特徴とする請求項１に記載の会議サーバ。
【請求項３】
前記制限時刻延長手段は、前記仮想会議室の終了時間まで延長可能に制御することを特徴とする請求項２に記載の会議サーバ。
【請求項４】
前記警告通知手段は、現在時刻が、前記参加者の前記制限時刻に達する前に、前記延長指示権限情報において前記延長指示権限を有すると特定された参加者の前記クライアント装置に制限時刻を延長するための問い合わせるための通知をすることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の会議サーバ。
【請求項５】
前記記憶手段には、更に、前記警告通知手段により通知する警告時間を記憶し、
前記警告通知手段は、現在時刻と、前記参加者の制限時刻と、前記警告時間に従って、通知をすることを特徴とする請求項４に記載の会議サーバ。
【請求項６】
前記記憶手段には、更に、前記参加者の前記制限時刻を延長する際の、所定の延長可能時間を記憶し、
前記制限時刻延長手段は、前記参加者の前記制限時刻に前記所定の延長可能時間を加算して、新たな制限時刻とすることを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載の会議サーバ。
【請求項７】
前記延長指示権限情報における前記延長指示権限を有すると特定される参加者は、前記参加者ごとに１または複数指定されることが可能であることを特徴とする請求項１乃至請求項６のいずれか１項に記載の会議サーバ。
【請求項８】
前記延長指示権限情報における前記延長指示権限を有する参加者は、当該参加者が属する組織における当該参加者の権限を示す役割に応じて特定されることを特徴とする請求項１乃至請求項６のいずれか１項に記載の会議サーバ。
【請求項９】
前記制限時刻延長手段により前記制限時刻を延長されない参加者は、現在時刻が当該制限時刻を経過した後、前記記憶手段から削除される参加者情報削除手段と、
を備えることを特徴とする請求項１乃至請求項８のいずれか１項に記載の会議サーバ。
【請求項１０】
クライアント装置とネットワークを介して接続可能であって、会議に参加している参加者の情報に基づいて参加時刻を管理する会議サーバの制御方法であって、
登録手段が、前記会議サーバで実施されている会議に参加する参加者の参加者識別情報と、当該参加者の制限時刻と、を含む参加者情報と、参加者の当該制限時刻を延長することが可能な参加者を特定可能な延長指示権限情報と、を記憶手段に記憶させる登録ステップと、
警告通知手段が、現在時刻と前記参加者情報の前記制限時刻に基づき、当該制限時刻を超える参加者がいる場合に、前記延長指示権限情報から特定される当該制限時刻を延長することが可能な参加者に対して、参加者が当該制限時刻を越えることを通知する警告通知ステップと、
制限時刻延長手段が、前記警告通知ステップで通知された当該制限時刻を延長することが可能な参加者の延長指示に従って、前記参加者を会議に継続して参加させるべく、当該参加者の前記制限時刻を延長する制限時刻延長ステップと、
を含むことを特徴とする会議サーバの制御方法。
【請求項１１】
コンピュータを、クライアント装置とネットワークを介して接続可能であって、会議に参加している参加者の情報に基づいて参加時刻を管理する会議サーバとして機能させるためのプログラムであって、
前記コンピュータを、
前記会議サーバで実施されている会議に参加する参加者の参加者識別情報と、当該参加者の制限時刻と、を含む参加者情報と、参加者の当該制限時刻を延長することが可能な参加者を特定可能な延長指示権限情報と、を記憶手段に記憶させる登録手段、
現在時刻と前記参加者情報の前記制限時刻に基づき、当該制限時刻を超える参加者がいる場合に、前記延長指示権限情報から特定される当該制限時刻を延長することが可能な参加者に対して、参加者が当該制限時刻を越えることを通知する警告通知手段、
前記警告通知手段で通知された当該制限時刻を延長することが可能な参加者の延長指示に従って、前記参加者を会議に継続して参加させるべく、当該参加者の前記制限時刻を延長する制限時刻延長手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子会議の参加者に応じた会議参加時間を制御する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ネットワークを介して接続された複数の端末装置を利用して、会議をする電子会議システムが知られている。電子会議システムにより、遠隔地にいるユーザ同士が、１つの“会議室”に入室し、参加者の様子を撮影した画像や、音声データを送受信し、移動時間を無駄にすることなく会議を行うことができる。
【０００３】
しかしながら、電子会議システムにおいては、会議室を予約した時間が完了すると、使用できなくなるという問題があった。勝手な会議室使用の延長は、後続の会議グループに迷惑をかけるという問題があるためである。
【０００４】
特許文献１においては、会議に出席している端末が会議時間を管理し、会議終了予定時刻に所定の警告を行って会議の終了を促して、端末から会議延長の通知がなければ、会議室の使用を終了させる技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平６−１２１０６０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１に記載の技術は、あくまで会議室の予約の終了時間に基づき、会議室使用終了、および延長を管理するものであって、参加者の役割に応じた参加時間の管理をできるものではない。
【０００７】
実際の企業などの組織においては、例えば、管理職ではない一般職などの就業時間は制限されており、所定時間外の業務には管理職（上司）の許可が必要となる。また、契約社員、派遣社員なども契約により所定時間外の業務が制限される場合がある。
【０００８】
例えば、管理職（上司）と一般職（部下）の従業員が、電子会議システムを用いて遠隔地にて会議を行っており、会議が所定時間に終わらないと判断された場合に、管理職（上司）は何らかの方法で、参加者単位で所定時間外勤務の許可を与えなければならない。この場合、参加者である従業員の役割、あるいは参加者個人の設定に応じて、各々に異なる判断が必要となる。
【０００９】
しかしながら、特許文献１に記載の技術は、あくまで会議室自体の使用時間を延長するか否かを判断するものであって、参加者毎の時間延長をするものではない。
【００１０】
本発明は、上記問題を解決するものであり、参加者に応じた柔軟な会議参加時間の管理をすることが可能な会議システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明は、クライアント装置とネットワークを介して接続可能であって、会議に参加している参加者の情報に基づいて参加時刻を管理する会議サーバであって、前記会議サーバで実施されている会議に参加する参加者の参加者識別情報と、当該参加者の制限時刻と、を含む参加者情報と、参加者の当該制限時刻を延長することが可能な参加者を特定可能な延長指示権限情報と、を記憶する記憶手段と、現在時刻と前記参加者情報の前記制限時刻に基づき、当該制限時刻を超える参加者がいる場合に、前記延長指示権限情報から特定される当該制限時刻を延長することが可能な参加者に対して、参加者が当該制限時刻を越えることを通知する警告通知手段と、前記警告通知手段で通知された当該制限時刻を延長することが可能な参加者の延長指示に従って、前記参加者を会議に継続して参加させるべく、当該参加者の前記制限時刻を延長する制限時刻延長手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明により、参加者に応じた柔軟な会議参加時間の管理をすることが可能な会議システムを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態に係わるシステム構成の一例を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係わる会議サーバ、クライアント装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態に係る会議システムにおける構成要素を示す図である。
【図４】本発明の実施形態に係わるクライアント装置に表示される会議室を登録する画面の一例である。
【図５】本発明の実施形態に係わるクライアント装置に表示される会議室を予約する画面の一例である。
【図６】本発明の実施形態に係わるクライアント装置に表示される会議に参加する画面の一例である。
【図７】本発明の実施形態に係わる会議室の情報を管理する会議室情報テーブルの構成の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係わる従業員の役割の情報を管理する役割情報テーブルの構成の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態に係わる参加者の情報を管理する参加者情報テーブルの構成の一例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態に係わる参加する時間の延長、または退出のダイアログをクライアント装置の画面に表示するＧＵＩの一例である。
【図１１】本発明の実施形態に係わる会議室へのログイン時の処理を示すフローチャートの一例である。
【図１２】本発明の実施形態に係わる時間延長を管理する処理を示すフローチャートの一例である。
【図１３】本発明の実施形態に係わる時間延長を管理する処理のうち、１参加者に着目した処理を示すフローチャートの一例である。
【図１４】本発明の実施形態に係わる会議室の予約時間完了時に予約延長をするために延長権限があるユーザのクライアント装置に表示される画面の一例である。
【図１５】本発明の第２の実施形態に係わる会議情報を管理する会議情報テーブルの構成の一例を示す図である。
【図１６】本発明の第２の実施形態に係わる時間延長を管理する処理を示すフローチャートの一例である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して詳細に説明する。
【００１５】
（第１の実施形態）
図１は、本発明の実施形態に係わるシステム構成の一例を示す図である。
本発明のクライアント装置１０２は、例えば、パーソナルコンピュータであり、ネットワーク通信機能を備え、ネットワーク１０３（ＬＡＮ、ＷＡＮなど）を介して会議サーバ１０１（会議支援サーバ、テレビ会議サーバ）とデータ通信が可能である。
【００１６】
会議サーバ１０１は、クライアント装置１０２同士での会議を実現するためのサーバである。クライアント装置１０２は会議サーバ１０１へアクセスすることにより、会議画面（インターフェース）を取得して会議を行うことができる。
【００１７】
クライアント装置１０２は、会議システム（会議支援システム、テレビ会議システム）を利用するユーザが操作するパーソナルコンピュータ、タブレット端末、携帯端末などであり、会議サーバ１０１へアクセスするためのクライアント側アプリケーション、および専用のモジュール（アプリケーション）がインストールされている。また、会議システムがウェブを利用したウェブ会議システムである場合には、クライアント側アプリケーションはウェブブラウザを用いるように構成されていてもよい。すなわち、専用のモジュールは、例えば、ウェブブラウザを介して、会議サーバ１０１からダウンロードするＡｃｔｉｖｅＸ（登録商標）コンポーネントであってもよい。なお、会議システムにおいてクライアント装置１０２から動画像を、会議サーバ１０１を通じて会議の会議参加者が利用する他のクライアント装置１０２（自身も含んでもよい）に配信する場合は、撮像装置（不図示）を、音声を送信する場合は、マイクロフォン（不図示）を接続する。また、相手の音声を視聴するためにはスピーカ（不図示）を接続する。
【００１８】
また、クライアント装置１０２のうちの１台が、会議サーバ１０１を兼ねるよう、会議サーバ１０１とクライアント装置１０２が同一筐体に構成可能であってもよい。
【００１９】
図２は、会議サーバ１０１およびクライアント装置１０２に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【００２０】
図２に示すように、会議サーバ１０１およびクライアント装置１０２は、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８等が接続された構成を採る。
【００２１】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２２】
また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や、各サーバあるいは各ＰＣが実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。また、本発明を実施するために必要な情報が記憶されている。なお外部メモリはデータベースであってもよい。
【００２３】
ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。
【００２４】
また、入力コントローラ２０５は、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。
【００２５】
ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。尚、表示器は液晶ディスプレイ等の表示器でもよい。これらは、必要に応じて管理者が使用する。
【００２６】
メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、あるいは、ＰＣＭＣＩＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ  Ｍｅｍｏｒｙ  Ｃａｒｄ  Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ  Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）カードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２７】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク１０３を介して外部機器と接続・通信し、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いた通信等が可能である。
【００２８】
尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上に表示することが可能である。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上のマウスカーソル（図示しない）等によるユーザ指示を可能とする。
【００２９】
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイルおよび各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明についても後述する。
【００３０】
図３は、本発明の実施形態に係る会議システムにおける構成要素を示す図である。図３で示すとおり、すべてのユーザとルーム（会議室）は、グループに所属する（３０１、３０３）。
【００３１】
システム管理者３０２は、会議システム全体の管理者であって、グループおよびグループ管理者の登録、変更、削除を行うと共に、会議システムに関する各種設定を行う。
【００３２】
グループ管理者３０４は、会議システム内の管理者であって、グループ内の一般ユーザと傍聴ユーザ、ルーム、タグの登録、変更、削除を行う。
【００３３】
一般ユーザ３０５は、グループ内で、実際に会議を行うユーザであって、会議室の予約、変更、削除を行うと共に、予約した会議への参加、フリースペースへの参加を行うことができる。なお、グループ管理者は、一般ユーザと同様に、会議室の予約や会議への参加を行うことができる。
【００３４】
その他、例えば電子メールにて招待された会議にのみ参加できるユーザである「ゲストユーザ」や、グループ内で実施されている会議を傍聴する「傍聴ユーザ」がある。また、会議を行うためには、ルームを登録する必要があり、ルームの登録は、グループ管理者が行う。
【００３５】
ルームには、日時、会議参加者を制限して参加するルームであって、会議を行う前に予約が必要な会議室３０６と、日時、会議参加者を問わず会議の予約を行わなくても、いつでも会議を行うことができる「フリースペース」３０７の２種類ある。ユーザは、会議の内容に応じて「会議室」と「フリースペース」を使い分けることができる。
【００３６】
図４は、本発明の実施形態に係わるクライアント装置に表示される会議室を登録する画面の一例である。
本願発明の実施形態で会議を実施する仮想会議室（本明細書では、「ルーム」という。）の設定方法について説明する。図４は、本実施の形態において会議を行うための会議室の設定を行うルーム登録画面である。本図のルーム登録画面は、クライアント装置１０２を操作する会議システムの管理者ユーザ（アドミニストレーター）のアカウントでシステムにログインをし、画面左側のルーム管理の領域を押下することにより、ルーム登録画面がディスプレイに表示される。
【００３７】
ルーム名４０１に、任意のルーム名の名称入力を受け付ける。ルームタイプ４０２は、「会議室」として設定するのか、「フリースペース」として設定するのかの選択を受け付ける。本発明の実施形態において「会議室」とは、会議の参加者や、開始時刻などを定めて予約をする必要があるルームのことを指す。また「フリースペース」とは会議を行うのに予約を必要とせず、参加者などの設定を特に設ける必要のない、誰でも会議に参加可能なルームのことをいう。
【００３８】
定員４０３は、ルーム定員の設定を受け付ける。傍聴機能４０４の設定は、会議に招待されるユーザとは別に、会議の傍聴ユーザを許可するか否かの設定を受け付ける。会議を傍聴するユーザは、定員に空きがあればルームに入室することが可能であるが、発言権限などは制限される。
【００３９】
録画機能４０５の設定は、当該ルームで実施される会議の録画を許可するか否かの設定を受け付ける。録画が許可されたルームであれば、会議中に「録画開始」ボタンの押下を受け付けることで、当該会議を録画することができる。
【００４０】
プロファイル４０６では、ルームに適用させるプロファイルの選択を受け付ける。具体的には、右側の呼出ボタン押下を受け付けると、前述の図３のプロファイル登録画面で登録したプロファイルの一覧が表示され、現在詳細設定を行っているルームに適用するプロファイルの選択を受け付けることができる。４０７の登録ボタンの押下を受け付けると、ルームとルームの詳細設定を会議サーバ１０１の管理テーブル（不図示）に登録する。
【００４１】
図５は、本発明の実施形態に係わるクライアント装置１０２に表示される会議室を予約する画面の一例である。
会議を行うために、会議室の予約をすることができる。これは、前述の「会議室」もしくは「フリースペース」という本発明の実施形態で想定するルームの種類のうち、会議の参加者や開始時間などを決めて予約する必要のある「会議室」タイプのルームを利用する場合に必要な予約処理である。
【００４２】
会議システムの予約画面は、本実施形態の会議システムの一般ユーザアカウントでシステムにログインをし、画面左側の「会議室予約５０１」の領域を押下することにより、クライアント装置１０２の表示装置に表示される。
【００４３】
会議室名５０２は、前述の図４のルーム登録画面で登録をしたルーム（会議室、もしくはフリースペース）の選択を受け付け、会議タイトル５０３の項目で、会議名を設定する。利用日付５０４、利用時間５０５で、該当のルームの利用スケジュールを設定する。参加者５０６は、本実施形態の会議システムに登録されているユーザ情報を呼出し、会議の参加者（会議に招待する者）を選択する。５０６で、「限定する」が選択されている場合には、招待（参加）ユーザの選択画面が表示され、ユーザ情報を検索して招待するユーザの選択をする。参加者を限定しない場合には、特に参加者の設定は受け付けない。なお、会議への参加者を限定しない場合とは、例えば、フリースペース形式のルームで実施する意見交換会のような会議のことをいう。
【００４４】
ゲスト参加者５０７の招待設定は、会議に参加してほしいユーザに招待通知（例えば、ユーザ情報と紐づくメールアドレスを宛先として送信される）を送信する場合に設定をする。ゲスト参加者を招待する場合には、ユーザ選択画面（不図示）が表示され、ユーザ情報を検索して招待するユーザの選択をする。
【００４５】
会議の録画設定５０８は、予約する会議の録画を許可するか否かの設定を受け付ける。なお図４のルーム登録画面において４０５で録画機能を「許可しない」に設定していた場合には、５０８の各項目はグレーアウトをして選択ができない状態となる。
【００４６】
予約ボタン５０９の押下を受け付けると、会議の予約が完了する。会議の予約が完了すると、会議サーバ１０１は、会議の予約情報をサーバの記憶部に記憶し、会議予約データテーブル（不図示）を更新する。また、予約ボタン５０９の押下を受け付けると、予約をしたユーザおよび会議に招待されたユーザのメールアドレスに対して、会議予約メールが送信されるようにしてもよい。
【００４７】
図６は、本発明の実施形態に係わるクライアント装置１０２に表示される会議に参加する画面の一例である。本画面を通して、クライアント装置１０２のユーザは、予約している会議に参加することができる。本実施の形態において会議参加画面は、本実施形態の会議システムの一般ユーザアカウントでシステムにログインをし、画面左側の「会議参加６０１」の領域を押下することにより、会議参加画面がディスプレイに表示される。図６で表示されている会議室は、ログイン中のユーザアカウントが、会議の参加者として登録されている会議の一覧である。図６では、ルームＡとルームＢの２つの会議室が予約されており、参加ボタン６０２の押下を受け付けることにより選択した会議室の会議に参加することが可能である。
【００４８】
図７から図９により、本発明の実施形態に係わるデータベースの構成について説明する。後述する３つのテーブルをあわせて会議情報記憶部と呼ぶ。すなわち、会議情報記憶部は、会議室情報テーブル７００（会議室情報記憶部）、役割情報テーブル８００（役割情報記憶部）、参加者情報テーブル９００（参加者情報記憶部）から構成されるデータベースである。
【００４９】
図７は、本発明の実施形態に係わる会議室の情報を管理する会議室情報テーブルの構成の一例を示す図である。会議室の予約状況を記憶するデータベースであり図５のＧＵＩで設定されたデータを格納することに対応する。
【００５０】
会議室情報テーブル７００（会議室情報記憶部）は、会議室番号７０１、予約者７０２、予約時間７０３等のデータ項目から構成される。
【００５１】
会議室番号７０１は、電子会議室システムにおいて管理される仮想の会議室に割り振られる番号である。特定の会議に参加するために、会議室は予め予約され、参加者に通知される。この会議室番号７０１により、参加者はいずれの会議室に入室すればよいかを把握できる。
【００５２】
予約者７０２は、会議室を予約した従業員である。予約した従業員が会議に参加するとは限らない。会議が始まれば、図９で説明する参加者情報テーブル９００により参加者が把握可能であるが、会議が始まる前に参加者の情報が必要であれば、会議室情報テーブル７００の１つのデータ項目として、例えば主催者などのデータ項目を用意し、登録するようにしてもよい。
【００５３】
予約時間７０３は、会議室を予約した開始時刻、終了時刻から構成されるデータ項目である。前述の通り、会議室は仮想のものであるが、ライセンスやハードウェアの性能上、システム管理者の設定により数が制限することが可能な構成であってもよい。この場合は、ユーザが際限なく自由に作成できるわけではなく、従って、実際の会議室のように他の従業員も使用できるように会議室を使用する時間を予約し、次の会議が始まる前には退出しなければならない。
【００５４】
なお、以下の説明で退出、退室、退席などの文言を使用するが、全て同じ意味とする。また、後述の実施形態では、会議システム内で「会議室を用いずに」会議をする場合も想定するが、その場合であっても「会議に参加している状態から抜ける」という意味で、同じ文言を用いる。
【００５５】
図８は、本発明の実施形態に係わる従業員の役割の情報を管理する役割情報テーブルの構成の一例を示す図である。従業員の役割（管理職、一般職、その他契約社員、派遣社員など）に応じて、所定時間外の電子会議システム使用の権限に関する情報を登録するデータベースである。
【００５６】
役割情報テーブル８００（役割情報記憶部）は、役割８０１、所定時間８０２（終了）、警告時刻８０３、延長時間８０４、延長指示権限８０５、所定時間外入室権限８０６、会議室予約時間延長権限８０７等のデータ項目から構成される。
【００５７】
役割８０１は、ユーザの役割を示すデータ項目である。例えば前述のように管理職、一般職などの役職や、雇用形態、その他、本発明の実施形態に係わる会議システムの運用に応じて、自由に分類した役割を格納可能である。
【００５８】
所定時間８０２（終了）は、会議システムを使用可能であると組織として認めた時間を記載する。本発明の実施形態では、一般職については通常の意味での管理職（上司）の指示なく業務をしない所定の終了時刻を記載している。しかし、会議システムの運用として、例えば管理職のように“２２：００”まで認めるように設定してもよい。また、図８には所定の終了時刻しか記載していないが、開始時刻が記載されていてもよい。更に、図８の例では、具体的な時間が書かれているが、例えば“一般職所定時間（終了）”等のように記載され、不図示のタイムテーブルと対応付けて、“一般職所定時間（終了）”は“１７：３０”であるという情報に関連付けられてもよい。
また、参加者の制限時刻は、必ずしも本実施形態の所定時刻８０２のように会議システム内で指定するものではなく、例えば社員（通常の時間勤務の正社員、短時間勤務正社員、契約社員など）毎の勤務時間を定義するデータベース（例えば人事データベースなど）に記憶されている「勤務時間」であってもよい。これも、この情報も、本願発明の請求項における記憶部に登録されているデータであるとする。
【００５９】
警告時刻８０３は、所定時間８０２が終了する時刻、あるいは延長時間８０４により参加者の参加可能な終了時刻が変更されその時刻（以下、両者を総称して“制限時刻”と呼ぶ）、のどの程度前に警告するかを設定するデータ項目である。例えば、一般職の場合、“所定時間８０２（１７：３０）”−“警告時刻８０３（０：２０）”＝１７：１０となるため、１７：１０を過ぎると管理職に対して、一般職の参加制現時刻が後２０分しかないことを警告する。
【００６０】
ここで警告時刻８０３は、所定時間８０２に達する前に、事前に参加可能な終了時刻を変更するためのものであるが、警告時刻８０３のようなデータ項目をなくして、所定時刻８０２（あるいは制限時刻）に達した時点で延長するか否かを確認するようにしてもよい。また、その場合、延長するか否かを確認してから一定時間経っても回答がない場合には、延長しないものとみなして、対応する参加者の参加を終了させるようにしてもよい。
また、会議の参加者ごとに警告時刻８０３が定義されるものではなく、１つの会議に対応して警告時刻８０３が定義される、あるいは会議システム内に固定の警告時刻（あるいはシステム管理者のみが設定変更できる警告時刻）が１つ定義されている構成であってもよい。
【００６１】
延長時間８０４は、役割８０１に対応する役割の参加者が、１回の延長指示で参加時間を延長される時間である。例えば図８の一般職の例では、会議が“１７：３０”を超える際に、延長指示をすると“３０分延長”、すなわち“１８：００”までの会議参加が可能となる。
【００６２】
延長指示権限８０５は、会議が所定時間外まで延長される際に会議への参加権限がなくなる参加者に対して、参加可能な時間を延長指示する権限を持つか否かを指定するデータ項目である。権限“あり”または権限“なし”で指定される。例えば、役割８０１が管理職である場合には権限が“あり”、他の一般職の参加者などが会議に延長して参加できるよう、会議システムに指示する。
【００６３】
なお、第２の実施形態における図１５で説明するように、役割８０１に対して延長指示権限８０５を付与するのではなく、図９の参加者に対して、誰が延長指示をする権限を保有するかを個別に指定してもよい（図１５の１５０２）。
【００６４】
所定時間外入室権限８０６は、業務の所定時間外（具体的には所定時間８０２（終了）以降）であっても、会議室に入室可能であるか否かを設定するデータ項目である。
【００６５】
会議室予約時間延長権限８０７は、会議室の予約時間が終了する際に、次の会議予約時間の開始前の範囲で、現在進行中の会議を延長するための権限である。実際には、参加者の参加時間のように、予約時間の終了時に権限のある参加者のクライアント装置１０２に問い合わせてもよいし、少量時間よりも一定の時間前に問い合わせてもよい。一定時間前に問い合わせるのであれば、どの程度前に問い合わせるかを設定ファイルなどで記憶しておいてもよい（不図示）。この場合、会議の予約毎に、予約者などが設定してもよいし、会議システムとして１つの固定した値が設定されていてもよい。また、システム管理者などが変更可能としてもよい。
【００６６】
図１４は、本発明の実施形態に係わる会議室の予約時間完了時に予約延長をするために延長権限があるユーザのクライアント装置１０２に表示される画面の一例である。前述のように、会議室の予約時間の終了時に、会議室の予約の延長権限があるユーザのクライアント装置１０２にダイアログ１４００を提示させて問い合わせてもよいし、あるいは一定時間前に問い合わせてもよい。図１４の例は、終了時に問い合わせる例である。
【００６７】
次の会議予約の開始時間を取得して、ダイアログ１４００に当会議の終了時刻である旨と、何時まで延長できるかをメッセージとして表示している。延長権限のあるユーザは、時間指定１４０１にて新たな終了時間を指定して、予約時点の終了時間を変更する。延長するボタン１４０２が押下されると、変更を会議室情報テーブルの予約時間７０３（終了）に反映する。延長するボタン１４０２が押下されると、延長をしない。
【００６８】
本発明の実施形態においては、役割情報テーブル８００に記載されているのは時間のみであるが、あくまで１例であり、例えば、平日と週末に関する権限を設定するための曜日に関する情報、祝日に関する権限の情報、等が登録されていてもよい。
【００６９】
また、本発明の実施形態では、所定の終了時刻を用いている。これは、前述の通り指示のない残業を防止することを、１つの意図として含むものである。しかしながら、
“会議時間を短くする”ということを目的として、例えば会議が始まってから一定時間経過すると、または予約時の会議終了時間を過ぎると、延長指示がなくては後続の会議が入っていなくとも延長できないようにするものであってもよい。
【００７０】
図９は、本発明の実施形態に係わる参加者の情報を管理する参加者情報テーブル９００（参加者情報記憶部）の構成の一例を示す図である。参加者９０１、社員ＩＤ９０２、役割９０３、参加中会議室９０４等のデータ項目から構成されるデータベースである。
【００７１】
９０１、９０３等の項目は、実際には人事データベースやＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ  Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等、会議システムの外部データベースを参照するものであってもよい。すなわち、会議システムの運用に必要な情報、例えば図９の参加者９０１が、いずれの会議室に参加しているか（参加中会議室９０４）が特定できれば、他の情報は、図９の社員ＩＤ９０２等に基づき、役割９０３の情報も人事データベースなどから取得するような構成としてもよい。
【００７２】
図１０は、本発明の実施形態に係わる参加する時間の延長、または退出のダイアログをクライアント装置の画面に表示するＧＵＩの一例である。
延長確認ダイアログ１０００は、会議への参加時刻が、制限時刻に近づいたユーザの参加時刻を延長するか否かを問い合わせる画面である。図８で説明したとおり、制限時刻に対して、警告時刻８０３で指定された時間を遡った時刻に、延長指示権限８０５が“あり”になっている参加者（でログインされているクライアント装置１０２）に、警告が通知される。延長指示権限８０５が“あり”の参加者（管理職など）は、延長するボタン１００１、または延長しないボタン１００２ボタンを押下する。
【００７３】
延長するボタン１００１を押下した場合には、延長確認ダイアログ１０００に表示されている参加者（例では、山田一郎さん、鈴木花子さん）の制限時刻が延長される。
【００７４】
延長しないボタン１００２を押下した場合には、延長されない。本ダイアログで延長しないと指示した場合には、その指示を最終判断として、それ以降表示しないように実装されてもよい。その場合には、後述のフローチャートにおいて、一度指示した時点で、“指示済フラグ”を“ｔｒｕｅ”とすることにより実装可能である。ただし、延長する指示をした場合には、延長した制限時刻が過ぎた時点で、“指示済みフラグ”を“ｆａｌｓｅ”に戻しておく。あるいは、延長確認ダイアログ１０００をモーダレスダイアログとして、一度指示がされた後も表示したままにしておき、指示を変更可能にする実装でもよい。また、ＧＵＩのステータスバーなどに、再度指示できるボタンなどを表示してもよい。
【００７５】
退室指示メッセージ１０１０は、参加者の制限時刻が延長されておらず、その制限時刻に達した場合に、参加不可となる参加者のクライアント装置の画面に表示される。その参加者は、強制的にログアウトされることになり、参加者情報テーブルから削除される。
【００７６】
ただし、強制ログアウト直前に、再度、延長確認ダイアログ１０００により確認されるよう実装されてもよい。
【００７７】
延長確認ダイアログ１０００ｂは、基本的には延長確認ダイアログ１０００ａと同じである。ただし、延長確認ダイアログ１０００ａが、図８の所定時間８０２に対する一定時間前（警告時間８０３で設定される）に、当該ダイアログを延長権限があるユーザのクライアント装置１０２に表示するのに対して、図８の説明でも述べたように、所定時刻８０２に達した時点で延長するか否かを確認するものである。人事管理などの運用上問題がなければ、いずれの方法で実施してもよい。
【００７８】
以上で、図７から図１０を用いて、関連するデータベースの構成、参加者の参加時間を延長するダイアログなどを説明した。
【００７９】
次に図１１から図１３のフローチャートを用いて、本発明の実施形態に係わる処理を説明する。
【００８０】
図１１は、本発明の実施形態に係わる会議室へのログイン時の処理を示すフローチャートの一例である。図１１の各ステップは、会議サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって実行される。
【００８１】
Ｓ１１０１においては、クライアント装置から入力されたログイン情報（アカウント（本例では社員ＩＤ）、パスワードなど）を取得する。
【００８２】
Ｓ１１０２においては、前述のログイン情報に基づき、人事データベースなどからログイン情報（会議に参加しようとするユーザの情報）を取得し、更にそのユーザ情報に記載された役割に基づいて、役割情報テーブルから役割情報を取得する。
【００８３】
Ｓ１１０３においては、前記役割情報の所定時間外入室権限８０６に基づいて、入室権限があるか否かを判定する。入室権限が“ある”場合には、Ｓ１１０７に進む。“ない”場合には、Ｓ１１０４に進む。
【００８４】
Ｓ１１０４においては、会社（ユーザが所属する組織など）の営業日に関するカレンダー情報を取得する。すなわち、営業日、休日（定休日、夏期休暇、祝日などを含む）、営業日の所定時間（開始、終了、休憩時間）などである。また、シフト勤務や役割（管理職、一般職、裁量労働制の従業員など）毎に複数のカレンダーがあってもよい。いずれにしても、前記取得したユーザ情報（とその役割）に基づき、所定時間内か否かの判定ができる情報が含まれていればよい。
【００８５】
Ｓ１１０５においては、現在の時刻（システム日付、時刻）を取得する。
【００８６】
Ｓ１１０６においては、Ｓ１１０４で取得したユーザの役割に対応する勤務時間と、Ｓ１１０５で取得した現在の時刻に基づき、所定時間内か否かを判定する。所定時間内である場合（ＹＥＳの場合）にはＳ１１０７に進む。所定時間内ではない場合（ＮＯの場合）にはＳ１１０８に進む。
【００８７】
Ｓ１１０７においては、ログインしたユーザに会議室を選択させ、入室させる。具体的には、図９の参加者情報テーブルに該当するユーザを参加者として登録する（参加者情報登録部）。
【００８８】
Ｓ１１０８においては、ログインしたクライアント装置１０２に対して、ログインしたユーザは、（その時刻には）会議室に入室権限がない旨を通知する。
以上で、図１１のフローチャートの説明を完了する。
【００８９】
図１２は、本発明の実施形態に係わる時間延長を管理する処理を示すフローチャートの一例である。図１２の各ステップは、会議サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって実行される。図１２の処理では、１つの会議の参加者を随時、あるいは一定時間毎に監視する。そのため、会議システムの本来の機能である、会議を推進する処理（音声、画像の各端末からの送受信など）とは、別のプロセス（監視用プロセス）で実行されていてもよい。
【００９０】
例えば、会議システムが起動された際に存在する会議室や後に追加された各会議室に対して、前述の監視用プロセスを予め起動しておく、あるいは、予約開始時間（またはその一定時間前）に、監視用プロセスを起動しておくなどの実装が考えられる。監視用プロセスは、各々がどの会議室を監視するかを記憶しており、その会議室の参加者の入退室を監視する。１つの監視用プロセスで複数の会議室を監視してもよい。これらの方式はあくまで１例であり、その他の監視方法をとってもよい。
【００９１】
Ｓ１２０１においては、時間を監視する会議室番号を取得する。前述の例の通り、本例の監視用プロセスは、どの会議室を監視しているかを記憶しているので、その会議室番号を取得する。
【００９２】
Ｓ１２０２においては、前述の会議室番号に対応する会議室情報を取得する。具体的には、会議室番号に基づいて、図７の会議室情報テーブル７００から取得する。
【００９３】
Ｓ１２０３においては、前述の会議室番号に対応する参加者情報を取得する。具体的には、会議室番号に基づいて、図９の参加者情報テーブル９００から取得する。
【００９４】
Ｓ１２０４においては、参加者全員が会議室から退出したか否か、また会議の予約時間が終了したかを判定する。全員が退出した場合、または会議の予約時間が終了した場合には、図１２のフローチャートを完了する。退出していない参加者がいる場合、また会議の予約時間が終了していない場合には、Ｓ１２０５に進む。ここで、例えば、何らかの事情で会議の開始が遅れ、実際には会議が開始された直後（開始の予約時間に達した直後）に監視しても誰も入室していない可能性もある。そのように“退室したわけではないが、まだ誰も入室していない”状態と、全員が退室した状態を区別する必要がある。さらに、一旦入室したが、接続がうまくいかずに一度退室して再接続する、という場合も区別する必要がある。これらのケースは、例えば、会議開始の開始予約後、一定時間は参加者がいなくても、また入退出が繰り返されても会議を完了しない、などの実装により解決可能である。この実装はあくまで一例である。
【００９５】
Ｓ１２０５においては、会議室情報テーブル７００に基づき、同じ会議室で次の会議が予約されており、その開始時間を過ぎていないかを判定する。過ぎている場合（ＹＥＳの場合）には、会議室の使用を完了し、図１２のフローチャートを完了する。過ぎていない場合（ＮＯの場合）には、Ｓ１２０６に進む。
【００９６】
Ｓ１２０６においては、この会議のための予約時間が、終了時間を経過しているか否かを判定する。具体的には、会議室情報テーブル７００の予約時間７０３（終了）の時間と、現在の時刻（システム時刻など）を比較する。終了時刻を経過していない場合（ＮＯの場合）には、Ｓ１２１１に進む。終了時刻を経過している場合には、Ｓ１２０７に進む。すなわち、Ｓ１２０７〜Ｓ１２１０の処理は、次の会議の予約時間（開始）までは余裕があるが、現在進行中の会議の予約時間は終了している場合に、現在の会議の終了時間を延長するか否かをユーザに決定させるための処理である。
【００９７】
Ｓ１２０７においては、会議室延長権限があるユーザを取得する。具体的には、役割情報テーブル８００の会議室予約時間延長権限８０７に（権限が）「あり」と記載されている役職８０１を取得し、参加者情報テーブル９００における役割９０３が一致するユーザを権限があるユーザとみなす。さらに当該ユーザがログインしているクライアント装置１０２に、図１４の会議室延長確認ダイアログ１４００を通知し表示させる。
【００９８】
Ｓ１２０８においては、権限のあるユーザのクライアント装置１０２から図１４の会議室延長確認ダイアログ１０００によるユーザの応答を受け付ける。応答は図１４の例では「延長する」「延長しない」のいずれかである。また、延長する場合には、延長時間（新たな終了時間）をも受け付ける。具体的には、図１４の１４０１で指定された時間である。
【００９９】
Ｓ１２０９においては、Ｓ１２０８で受け付けた応答について「延長する」か否か判定する。「延長する」場合（ＹＥＳ）の場合には、Ｓ１２１０に進む。「延長しない」場合（ＮＯの場合）には、Ｓ１２１１に進む。
【０１００】
Ｓ１２１０においては、会議の予定時間（終了）を延長する。具体的には、会議室情報テーブル７００における予約時間７０３（終了）の時間を更新する。
【０１０１】
Ｓ１２１１からＳ１２１５のループ処理では、参加者全員に対する処理を繰り返す。前述の通り図１２のフローチャートは、例えば一定時間毎に繰り返すため、その時に参加者の入退出があった場合には、参加者の数もかわり得る。通常は、１人の参加者が１つのクライアント装置からログインして会議に参加するため、参加者の数をクライアント装置としてもよい。
Ｓ１２１２においては、１人の参加者に着目する。
【０１０２】
Ｓ１２１３においては、着目中の参加者の役割に対応する役割情報を、役割情報テーブル８００から取得する。
【０１０３】
Ｓ１２１４においては、着目中の参加者の時間チェックを行う。詳細は、図１３のフローチャートを用いて説明する。
以上で、図１２のフローチャートの説明を完了する。
【０１０４】
図１３は、本発明の実施形態に係わる時間延長を管理する処理のうち、１参加者に着目した処理を示すフローチャートの一例である。着目中の参加者の権限（例では役割に応じて決定される）と、制限時刻などに基づいて、判断時点以降も会議室に継続して参加できるか否かを判定する処理である。図１３のフローチャートの説明における“着目中の参加者”とは、図１２のフローチャートのループ処理内で着目した参加者と同一のユーザである。図１３の各ステップは、会議サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって実行される。
【０１０５】
Ｓ１３０１においては、着目中の参加者の役割情報において所定時間外入室権限８０６があるか否かを判定する。“ある”場合には、他の項目の確認をする必要がないので、図１３のフローチャートを完了する。“ない”場合には、Ｓ１３０２に進む。
【０１０６】
Ｓ１３０２においては、着目中の参加者に対応する“制限時刻”が設定されているか否かを判定する。設定されている場合（「あり」の場合）には、設定する必要がないので、Ｓ１３０４に進む。設定されていない場合（「なし」の場合）には、設定するためＳ１３０３に進む。
【０１０７】
Ｓ１３０３においては、着目中の参加者の所定時間（終了）を、会議の制限時刻（その参加者特有の退室時間）の初期値として設定する。この“制限時刻”は、あくまで参加者毎に異なる値を記憶するものであって、従って、本ステップの説明においては、着目中の参加者に特有の“制限時刻”である。なお、次の会議が別のユーザに予約されている場合への対応は、前述の図１２のＳ１２０５での対応となるため、図１３のフローチャートでは説明しない。
【０１０８】
Ｓ１３０４においては、現在時刻（ハードウェアやＯＳの時刻。システム現在時刻）が制限時刻を超えているか否かを判定する。図においては、便宜上“＜”（小なり）としているが、“≦”（小なりイコール）であってもよい。超えている場合（ＹＥＳ）には、Ｓ１３０５に進む。超えていない場合には、Ｓ１３０８に進む。
【０１０９】
Ｓ１３０５においては、着目中の参加者（がログインしたクライアント装置１０２）に、強制的に退室させる旨を通知する。あわせて他のクライアント装置１０２にも、誰が（どのクライアント装置１０２が）退室するかを通知してもよい。クライアント装置１０２における表示例は、図１０の退室指示メッセージ１０１０となる。
【０１１０】
Ｓ１３０６においては、着目中の参加者を会議システムから強制的にログアウトさせる。
【０１１１】
Ｓ１３０７においては、参加者情報テーブル９００から着目中の参加者情報を削除する（参加者情報削除部）。
【０１１２】
Ｓ１３０８においては、着目中の参加者の退室を警告すべき時間に達しているか否かを判定する（警告判定部）。すなわち、退室すべき時間である“制限時刻”から、どれだけ前に通知するかを示す“警告時刻”の差が、“現在時刻”よりも小さいか否かを判定する。式では、“制限時刻−警告時刻＜現在時刻”である。図においては、便宜上“＜”（小なり）としているが、“≦”（小なりイコール）であってもよい。小さい場合（ＹＥＳ）には、Ｓ１３０９に進む。大きいかまたは等しい場合（ＮＯの場合）には、まだ警告すべき時間に達していないと判定し、図１３のフローチャートを完了する。
【０１１３】
Ｓ１３０９においては、着目中の参加者の制限時刻を延長するか否かを確認する（警告通知部）。具体的には、参加者の中で延長指示権限がある参加者がログインしているクライアント装置１０２に通知する。延長指示権限がある参加者のクライアント装置１０２には、例えば図１０の延長確認ダイアログ１０００が表示される。
【０１１４】
Ｓ１３１０においては、前記延長指示権限がある参加者のクライアント装置１０２から、着目中の参加者の制限時刻を延長するか否かの判断結果を受信する（延長確認受付部）。
【０１１５】
Ｓ１３１１においては、前記受信した判断結果が制限時刻を延長するものであるか否かを判定する（延長許可判定）。延長する場合（ＹＥＳの場合）には、Ｓ１３１２に進む。延長しない場合（ＮＯの場合）には、図１３のフローチャートを完了する。
【０１１６】
Ｓ１３１２においては、制限時刻を延長する（制限時刻延長部）。延長する時間は、参加者の役割に応じて既に役割テーブルから取得している。新しい制限時刻は、従来の“制限時刻”に“延長時間”を足した時刻である。また、制限時刻が、次の会議の予約時間（開始）を超えている場合には、延長しないようにしてもよい。この場合は、従来の“制限時刻”と“延長時間”の和と、会議室情報テーブル７００に登録された同じ会議室の次の会議の予約時間（開始）と、を比較して判定する（延長可否判定部）。また、別の方法として、フローチャートには示していないが、次の会議の予約時間（開始）を超えない範囲で延長する、ことも可能である。具体的には、次の会議の予約時間（開始）または会議室をあけわたすのに必要な時間など、一定の猶予を考慮して、制限時刻を設定することで実現可能である。
【０１１７】
なお、図１３のフローチャートでは、実際の制限時刻よりも「警告時刻」で示されるだけ、先にユーザに制限時刻の警告を行うが、図８で前述した通り、所定時刻８０２（あるいは制限時刻）に達した段階で警告の通知を行うようにしてもよい。
以上により、図１３のフローチャートの説明を完了する。
【０１１８】
図１２、図１３のフローチャートの処理により、個々の参加者について参加時刻を延長するか否かを判定することができるという効果を得られる。また、会議室の使用可能時間の制限や延長とは別に、各参加者の参加時刻を、権限のある参加者（上司など）が判断し、その判断に基づき会議システムが参加の制御をするという効果が得られる。
【０１１９】
また、本発明の実施形態においては、制限時刻を所定時間（業務時間）としてきたが、必ずしも所定時間ではなくともよい。例えば、組織単位で使用できる曜日、時間帯に制限があり、会議室の利用を平等に割り振るものであってもよい。具体的には、役割テーブルの所定時間として、組織単位で使用できる曜日、時間帯を設定するようにすればよい。これにより、例えばＡ部門が午前中にしか使用できないように設定されている場合であっても、権限が“管理職”より強い“役員権限”を定義し、会議を午後まで延長する、という設定をすることも可能となる。
【０１２０】
従って、本発明においては、所定時間など含め、（延長前の初期の）制限時刻と同一の意味をものとする。
【０１２１】
（第２の実施形態）
第１の実施形態においては、会議システムにおける仮想の会議室を予約し、その予約時間の範囲で会議を行い、終了時間を延長する場合であっても、同一の会議室にて次の会議が予約されている場合には、次の会議の予約時間の開始時間が、延長時間の制限になるとして説明した。第２の実施形態においては、会議室を用いずに会議することを説明する。そのため、会議室の予約時間（あるいは次の会議の予約時間）の制限はないものとする。
【０１２２】
図１５は、本発明の第２の実施形態に係わる会議情報を管理する会議情報テーブル１５００の構成の一例を示す図である。第２の実施形態では、テーブルは１つである。すなわち会議情報テーブル１５００が、会議情報記憶部である。会議室情報テーブル７００は不要である。後述するように、特定の参加者がグループを形成して、会議ＩＤで指定される会議に参加する。すなわち、第２の実施形態における会議情報テーブル１５００（会議情報記憶部）は、役割情報テーブル８００（役割情報記憶部）、参加者情報テーブル９００（参加者情報記憶部）として、実施形態１のように２つのテーブルで構成されていてもよい。
【０１２３】
実際に、図１５で示すデータのうち、下記のものは役割情報テーブル８００（役割情報記憶部）、参加者情報テーブル９００（参加者情報記憶部）に含まれるデータ項目と同一である。
所定時間８０２（終了）、警告時刻８０３、延長時間８０４、会議室予約時間延長権限８０７（以上、図８の役割情報テーブル８００と同一の情報を示すデータ項目）、参加者９０１、社員ＩＤ９０２（以上、図９の参加者情報テーブル９００と同一の情報を示すデータ項目）については説明を省略する。
【０１２４】
図１５の会議情報テーブル１５００（会議情報記憶部）には、更に、会議ＩＤ１５０１、延長指示権限保有者１５０２が第１の実施形態に対して追加されている。
会議ＩＤ１５０１は、参加者９０１で示される参加者が、いずれの会議に参加しているかを特定するためのＩＤである。従って、同一の会議ＩＤ１５０１を有する参加者が、開催されている１つの会議に参加するグループを構成する。
【０１２５】
延長指示権限保有者１５０２は、参加者９０１に示された会議の参加者に対して、参加時間の制限時刻を延長する権限をもつ参加者である。図には、１名または２名が記載されているが、１名に限定してもよいし、図のように複数名が指定可能であってもよい。また、実際には会議情報テーブル１５００（会議情報記憶部）には対応するデータ項目を持たず、組織の人事データベースなどを参照して、例えば「上司は部下の延長権限を有する」、あるいは「役割（役職など）が上位のものは下位のものの延長権限を有する」などと実装してもよい。これらの構成については、第１の実施形態でも同様に様々なデータ構成および実装が可能であり、実施形態に記載している以外の方式であっても本発明の構成に含むものとする。
【０１２６】
なお、第２の実施形態であっても、第１の実施形態と同様に会議情報テーブル１５００（会議情報記憶部）に各参加者の役割（不図示）を設定し、さらに当該役割に応じて第１の実施形態における役割情報テーブル８００（役割情報記憶部）を参照し、他の参加者の制限時刻を延長する権限があるか否かを示すようにしてもよい。
【０１２７】
図１６は、本発明の第２の実施形態に係わる時間延長を管理する処理を示すフローチャートの一例である。図１６の各ステップは、会議サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって実行される。また、図１２のフローチャートの説明は、本フローチャートでも当てはまる。図１２のフローチャートと同一の番号を付与しているステップは、同一の処理を行うものであり説明を省略する。また、図１２においても説明したように、図１６の処理では、１つの会議の参加者を随時、あるいは一定時間毎に監視する。そのため、会議システムの本来の機能である、会議を推進する処理（音声、画像の各端末からの送受信など）とは、別のプロセス（監視用プロセス）で実行されていてもよい。
【０１２８】
Ｓ１６０１においては、時間を監視するための会議ＩＤを取得する。具体例としては、会議情報テーブル１５００の更新を監視し、新しい会議ＩＤ１５０１が追加された場合に、監視を開始する。具体的には、その会議の参加者（会議ＩＤ１５０１が、新たに追加された当該会議ＩＤと同一の参加者）が監視対象となる。
【０１２９】
Ｓ１６０２においては、会議情報テーブル１５００における会議ＩＤが一致する参加者の情報を取得する。
【０１３０】
Ｓ１６０３からＳ１２１６の繰り返し処理は、全参加者が退席した時点で完了する。図１２においては会議室の時間的制約があったが、第２の実施形態では会議室の時間的制約がないため、全参加者の退席により判断する。
【０１３１】
図１６のフローチャートにおいては、Ｓ１２１１からＳ１２１６においては、図１２と同一の処理であるため、説明を省略する。以上で、図１６のフローチャートの説明を完了する。
【０１３２】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１３３】
以上、本発明に係る実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１３４】
また、本発明におけるプログラムは、図１１〜図１３、図１６に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図１１〜図１３、図１６の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図１１〜図１３、図１６の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１３５】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１３６】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１３７】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【０１３８】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１３９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４０】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１４１】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１４２】
１０１  会議サーバ
１０２  クライアント装置
１０３  ネットワーク
３０１  会議システム
３０２  システム管理者
３０３  グループ
３０４  グループ管理者
３０５  一般ユーザ
３０６  会議室
３０７  フリースペース
【図１】
2014096782.tif 000003
【図２】
2014096782.tif 000004
【図３】
2014096782.tif 000005
【図４】
2014096782.tif 000006
【図５】
2014096782.tif 000007
【図６】
2014096782.tif 000008
【図７】
2014096782.tif 000009
【図８】
2014096782.tif 000010
【図９】
2014096782.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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