(57)【要約】【課題】機密文書を操作性良く共有可能とすること。【解決手段】文書管理装置１００が、チェックアウト時にユーザが所有者テーブルに所有者として格納されているかにより文書操作可否チェックを行う文書操作可否チェック処理機能と、ユーザがチェックイン時に文書ステータステーブルに格納したチェックアウトユーザとして格納されているか又は入力パスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかにより該ユーザが当該文書をチェックイン可能か否かの判定を行う文書操作可否チェック処理機能と、ユーザがダウンロードした文書を開く時に該ユーザがクライアント制御テーブルにクライアントとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかにより文書管理対象下有無チェック処理機能を行う文書管理システム。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザによりクライアント機器に接続されたネッワーク上に配置され、文書を格納するデータベースと、該データベースに格納した文書を管理する文書管理装置と、ユーザ情報を管理するユーザ情報管理装置と、制御情報を前記クライアント機器に付与する制御情報付与装置とを備え、前記データベースが、文書の所有者名を表す所有者及び該文書に対してチェックアウトが許可されたユーザを表すチェックアウト許可ユーザを格納する所有者テーブルと、文書がチェックインかチェックアウトかの状態を表すステータスと該文書に対するチェックアウトユーザと操作許可ユーザとを格納する文書ステータステーブルと、文書毎に設定されたクライアント及びパスワードを格納したクライアント制御テーブルとを有する文書管理システムであって、
前記文書管理装置が、
ユーザが指定した文書を前記データベースからダウンロードを行うチェックアウトを試みたとき、前記ユーザが所有者テーブルに所有者又はチェックアウト許可ユーザとして格納されているか否かを判定することによって文書操作可否チェックを行う文書操作可否チェック処理機能と、
ユーザが変更を加えた文書をデータベースに反映するチェックインを試みたとき、前記チェックインを試みたユーザが文書ステータステーブルに格納したチェックアウトユーザとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかを判定することによって、当該ユーザが当該文書をチェックイン可能か否かの判定を行う文書操作可否チェック処理機能と、
ユーザがダウンロードした文書を開くことを試みたとき、該ダウンロードした文書を開くことを試みたユーザがクライアント制御テーブルにクライアントとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかを判定することによって、当該文書が管理対象下か否かの判定を行う文書管理対象下有無チェック処理機能とを実行することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書操作可否チェック処理機能によってチェックアウトしたユーザのクライアント機器へ制御情報付与装置が一意の制御情報をダウンロードし、クライアント機器が前記制御情報がダウンロードされているか否かによって前記文書管理対象下有無チェック処理機能を実行することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
任意の文書が前記文書操作可否チェック処理機能によってチェックアウトし且つ文書管理システム管理対象下から外れたとき、該文書管理システム管理対象下から外れたことを前記文書管理装置へ通知すると共に、当該文書をチェックアウトしたときの文書の状態で自動的にチェックインする機能を実行することを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理システム。
【請求項４】
ユーザによりクライアント機器に接続されたネッワーク上に配置され、文書を格納するデータベースと、該データベースに格納した文書を管理する文書管理装置と、ユーザ情報を管理するユーザ情報管理装置と、制御情報を前記クライアント機器に付与する制御情報付与装置とを備え、前記データベースが、文書の所有者名を表す所有者及び該文書に対してチェックアウトが許可されたユーザを表すチェックアウト許可ユーザを格納する所有者テーブルと、文書がチェックインかチェックアウトかの状態を表すステータスと該文書に対するチェックアウトユーザと操作許可ユーザとを格納する文書ステータステーブルと、文書毎に設定されたクライアント及びパスワードを格納したクライアント制御テーブルとを有するコンピュータシステムの文書管理方法であって、
前記文書管理装置に、
ユーザが指定した文書を前記データベースからダウンロードを行うチェックアウトを試みたとき、前記チェックインを試みたユーザが所有者テーブルに所有者又はチェックアウト許可ユーザとして格納されているか否かを判定することによって文書操作可否チェックを行う文書操作可否チェック処理機能と、
ユーザが変更を加えた文書をデータベースに反映するチェックインを試みたとき、文書ステータステーブルにチェックアウトユーザとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかを判定することによって、当該ユーザが当該文書をチェックイン可能か否かの判定を行う文書操作可否チェック処理機能と、
ユーザがダウンロードした文書を開くことを試みたとき、該ダウンロードした文書を開くことを試みたユーザがクライアント制御テーブルに格納されたクライアントとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかを判定することによって、当該文書が管理対象下か否かの判定を行う文書管理対象下有無チェック処理機能とを実行させることを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
前記文書操作可否チェック処理機能によってチェックアウトしたユーザのクライアント機器へ制御情報付与装置が一意の制御情報をダウンロードし、クライアント機器が前記制御情報がダウンロードされているか否かによって前記文書管理対象下有無チェック処理機能を実行することを特徴とする請求項４記載の文書管理方法。
【請求項６】
任意の文書が前記文書操作可否チェック処理機能によってチェックアウトし且つ文書管理システム管理対象下から外れたとき、該文書管理システム管理対象下から外れたことを前記文書管理装置へ通知すると共に、当該文書をチェックアウトしたときの文書の状態で自動的にチェックインする機能を実行することを特徴とする請求項４又は５記載の文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、一定の機密保持レベルを維持しながら操作性に優れたコンピュータシステムにおける文書管理システム及び文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、例えば、保険会社等においてパンフレットや約款等の文書をコンピュータにより管理する文書管理システムが採用され、この文書管理システムにおいては、作成した文書を管理者等がチェックするための文書をやり取りする際、不要な人が文書を操作できないようセキュリティを保つ仕組みが必要である。この機密保持のために従来技術による文書管理システムは、チェックイン・チェックアウトによって第三者による文書の改竄を保護する機能が知られている。
【０００３】
この文書管理におけるチェックインとは、一般に変更を加えた文書ファイルをバージョン管理システムのリポジトリに反映する操作のことであり、チェックアウトとは、一般にバージョン管理システムのリポジトリから、自分のコンピュータ上にファイルをコピーする操作のことである。
【０００４】
なお、このようなチェックイン・チェックアウトを管理する文書管理システムに関する技術が記載された文献としては、下記の特許文献が挙げられ、特許文献１には、ユーザの指示に基づいて文書データを他のユーザに対して排他状態にする工程と、文書データの排他状態を解除するパスワードを生成する工程と、排他状態を指示したユーザの指示又はパスワードを伴う他のユーザの指示に基づいて文書データの排他状態を解除し、文書データを更新する工程とを実行することによって、チェックアウトされた文書が、作業者がチェックアウトの解除またはチェックインしない限り、他の作業者による更新を不可能とすると共に文書の更新作業の遅れを防止した文書管理技術が記載され、特許文献２には、文書管理装置が、クライアントＰＣから文書のダウンロード要求を受信したとき、該文書をデータベースから検索して操作制限情報による操作制限を施したカプセル化文書として要求元のクライアントＰＣに送信し、アクセスチケット管理装置に該操作制限情報と文書との対応関係を登録し、該アクセスチケット管理装置がクライアントＰＣからのアクセスチケット発行要求に基づいて登録した対応関係を元にアクセスチケットを発行し、クライアントＰＣが発行されたアクセスチケットを用いてカプセル化文書を操作することによって、文書管理装置で管理する文書に参照要求して文書が操作される場合と、文書管理装置から文書ダウンロードされた状態で文書が操作される場合とで異なる操作制限情報を適用できるようにした文書管理技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−２０７０３６号公報
【特許文献２】特開２００９−１６３５０２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
前述の特許文献に記載の技術は、チェックアウトしたユーザ以外は操作制限し、チェックアウトしたユーザの指示又は他ユーザのパスワードを伴う指示に基づいて操作制限を解除することや、文書管理システムから文書をダウンロードする場合に文書を操作可能にするチケットを合わせ送信し、ダウンロードした文書が管理対象下から対象外となった場合に操作制限情報に基づいて文書の操作を制限することによって機密性を保持することができるものの、文書管理システムにサインインしているチェックアウトユーザ以外の他のユーザにとっては、何度もパスワードを入力する作業が繁雑となる課題と、文書が管理対象下から対象外となった場合にも文書の操作を制限されるため、再度文書を操作可能とするために文書所有者に連絡するなど復旧作業を強いられる可能性があるという課題があった。即ち、従来技術による文書管理システムは、機密性を保持することができるものの、文書を複数人で共有するシステムにおいてはパスワード入力操作が多数回必要となり、煩雑であるという課題があった。
【０００７】
本発明の目的は、前述の従来技術による課題を解決しようとするものであり、一定のセキュリティ水準を保ちつつ機密文書を操作性良く共有可能な文書管理システム及び文書管理方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
前記目的を達成するため本発明は、ユーザによりクライアント機器に接続されたネッワーク上に配置され、文書を格納するデータベースと、該データベースに格納した文書を管理する文書管理装置と、ユーザ情報を管理するユーザ情報管理装置と、制御情報を前記クライアント機器に付与する制御情報付与装置とを備え、前記データベースが、文書の所有者名を表す所有者及び該文書に対してチェックアウトが許可されたユーザを表すチェックアウト許可ユーザを格納する所有者テーブルと、文書がチェックインかチェックアウトかの状態を表すステータスと該文書に対するチェックアウトユーザと操作許可ユーザとを格納する文書ステータステーブルと、文書毎に設定されたクライアント及びパスワードを格納したクライアント制御テーブルとを有する文書管理システムであって、
前記文書管理装置が、
ユーザが指定した文書を前記データベースからダウンロードを行うチェックアウトを試みたとき、前記ユーザが所有者テーブルに所有者又はチェックアウト許可ユーザとして格納されているか否かを判定することによって文書操作可否チェックを行う文書操作可否チェック処理機能と、
ユーザが変更を加えた文書をデータベースに反映するチェックインを試みたとき、前記チェックインを試みたユーザが文書ステータステーブルに格納したチェックアウトユーザとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかを判定することによって、当該ユーザが当該文書をチェックイン可能か否かの判定を行う文書操作可否チェック処理機能と、
ユーザがダウンロードした文書を開くことを試みたとき、該ダウンロードした文書を開くことを試みたユーザがクライアント制御テーブルにクライアントとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかを判定することによって、当該文書が管理対象下か否かの判定を行う文書管理対象下有無チェック処理機能とを実行することを第１の特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、前記第１の特徴の文書管理システムにおいて、前記文書操作可否チェック処理機能によってチェックアウトしたユーザのクライアント機器へ制御情報付与装置が一意の制御情報をダウンロードし、クライアント機器が前記制御情報がダウンロードされているか否かによって前記文書管理対象下有無チェック処理機能を実行することを第２の特徴とし、前記何れかの特徴の文書管理システムにおいて、任意の文書が前記文書操作可否チェック処理機能によってチェックアウトし且つ文書管理システム管理対象下から外れたとき、該文書管理システム管理対象下から外れたことを前記文書管理装置へ通知すると共に、当該文書をチェックアウトしたときの文書の状態で自動的にチェックインする機能を実行することを第３の特徴とする。
【００１０】
更に、本発明は、ユーザによりクライアント機器に接続されたネッワーク上に配置され、文書を格納するデータベースと、該データベースに格納した文書を管理する文書管理装置と、ユーザ情報を管理するユーザ情報管理装置と、制御情報を前記クライアント機器に付与する制御情報付与装置とを備え、前記データベースが、文書の所有者名を表す所有者及び該文書に対してチェックアウトが許可されたユーザを表すチェックアウト許可ユーザを格納する所有者テーブルと、文書がチェックインかチェックアウトかの状態を表すステータスと該文書に対するチェックアウトユーザと操作許可ユーザとを格納する文書ステータステーブルと、文書毎に設定されたクライアント及びパスワードを格納したクライアント制御テーブルとを有するコンピュータシステムの文書管理方法であって、
前記文書管理装置に、
ユーザが指定した文書を前記データベースからダウンロードを行うチェックアウトを試みたとき、前記チェックインを試みたユーザが所有者テーブルに所有者又はチェックアウト許可ユーザとして格納されているか否かを判定することによって文書操作可否チェックを行う文書操作可否チェック処理機能と、
ユーザが変更を加えた文書をデータベースに反映するチェックインを試みたとき、文書ステータステーブルにチェックアウトユーザとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかを判定することによって、当該ユーザが当該文書をチェックイン可能か否かの判定を行う文書操作可否チェック処理機能と、
ユーザがダウンロードした文書を開くことを試みたとき、該ダウンロードした文書を開くことを試みたユーザがクライアント制御テーブルに格納されたクライアントとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかを判定することによって、当該文書が管理対象下か否かの判定を行う文書管理対象下有無チェック処理機能とを実行させることを第４の特徴とする。
【００１１】
また、本発明は、前記第４の特徴の文書管理方法において、前記文書操作可否チェック処理機能によってチェックアウトしたユーザのクライアント機器へ制御情報付与装置が一意の制御情報をダウンロードし、クライアント機器が前記制御情報がダウンロードされているか否かによって前記文書管理対象下有無チェック処理機能を実行することを第５の特徴とすし、前記何れかの特徴の文書管理方法において、任意の文書が前記文書操作可否チェック処理機能によってチェックアウトし且つ文書管理システム管理対象下から外れたとき、該文書管理システム管理対象下から外れたことを前記文書管理装置へ通知すると共に、当該文書をチェックアウトしたときの文書の状態で自動的にチェックインする機能を実行することを第６の特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明による文書管理システム及び文書管理方法は、文書管理装置が、ユーザが指定した文書をデータベースからダウンロードを行うチェックアウトを試みたとき、前記ユーザが所有者テーブルに所有者又はチェックアウト許可ユーザとして格納されているか否かを判定することによって文書操作可否チェックを行う文書操作可否チェック処理機能と、ユーザが変更を加えた文書をデータベースに反映するチェックインを試みたとき、前記チェックインを試みたユーザが文書ステータステーブルに格納したチェックアウトユーザとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかを判定することによって、当該ユーザが当該文書をチェックイン可能か否かの判定を行う文書操作可否チェック処理機能と、ユーザがダウンロードした文書を開くことを試みたとき、該ダウンロードした文書を開くことを試みたユーザがクライアント制御テーブルにクライアントとして格納されているか又は入力されたパスワードがクライアント制御テーブルに格納されたパスワードと一致しているかを判定することにより当該文書が管理対象下か否かの判定を行う文書管理対象下有無チェック処理機能とを実行することによって、一定のセキュリティ水準を保ちつつ機密文書を操作性良く共有可能とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の一実施形態による文書管理システムの構成を示す図。
【図２】本実施形態による所有者テーブルを示す図。
【図３】本実施形態による文書ステータステーブルを示す図。
【図４】本実施形態によるクライアント制御ステータステーブルを示す図。
【図５】本実施形態によるチェックアウト際のユーザチェック処理フローを示す図。
【図６】本実施形態によるローカル文書を開く際の文書操作可否チェック処理フローを示す図。
【図７】本発明実施形態によるローカル文書を開く際の文書管理対象下有無チェック処理フローを示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明による文書管理方法を採用した文書管理システムの一実施形態を図面を参照して詳細に説明する。
［構成］
本実施形態による文書管理システムは、図１に示す如く、文書ユーザによりクライアント制御装置６００を用いて操作されるクライアント機器５００が接続される保険会社等の企業のネッワーク上に配置され、文書の実データ及び各種テーブルを格納するデータベース２００と、該データベース２００に格納した文書を管理する文書管理装置１００と、ユーザ情報を管理するユーザ情報管理装置３００と、制御情報を前記クライアント機器５００のクライアント制御装置６００に付与する制御情報付与装置４００とを備える。
【００１５】
前記データベース２００に格納した各種テーブルは、所有者テーブルと文書ステータステーブルとクライアント制御テーブルとを含み、前記所有者テーブルは図２に示す如く、項番が付与された文書毎に一意に付与された文書ＩＤと、該文書ＩＤが付与された文書の所有者名を表す所有者と、該文書に対してチェックアウト（自己のクライアント機器に文書をコピー・ダウンロードすること）が予め許可されたユーザを表すチェックアウト許可ユーザの各項目情報とから成り、例えば、項番１の文書ＩＤ「０００００１」が付与された文書の所有者が「ｕｓｅｒ１」、チェックアウト許可ユーザが「ｕｓｅｒ３」であり、項番２の文書ＩＤ「０００００１」が付与された文書の所有者が「ｕｓｅｒ１」、チェックアウト許可ユーザが「ｕｓｅｒ４」であり、項番３の文書ＩＤ「００００２」が付与された文書の所有者が「ｕｓｅｒ２」、チェックアウト許可ユーザが「ｕｓｅｒ５」であり、項番４の文書ＩＤ「００００２」が付与された文書の所有者が「ｕｓｅｒ２」、チェックアウト許可ユーザが「ｕｓｅｒ６」の如く、所有者「ｕｓｅｒ１」が所有する文書ＩＤ「０００００１」の文書に対するチェックアウト許可ユーザが「ｕｓｅｒ３」及び「ｕｓｅｒ４」であり、所有者「ｕｓｅｒ２」が所有する文書ＩＤ「０００００２」の文書に対するチェックアウト許可ユーザが「ｕｓｅｒ５」及び「ｕｓｅｒ６」であることを格納している。
【００１６】
前記文書ステータステーブルは、図３に示す如く、項番が付与された文書毎に一意に付与された文書ＩＤと、該文書ＩＤが付与された文書がチェックインかチェックアウトかの状態を表すステータスと、該文書に対するチェックアウトユーザ（自己のクライアント機器に文書コピーが許可されたユーザ）と、操作許可ユーザとの各項目情報とから成り、例えば、項番１の文書ＩＤ「０００００１」の文書の「ステータス」が「チェックアウト」（校正済み等で閲覧可能）、チェックアウトユーザが「ｕｓｅｒ１」、操作許可ユーザが「ｕｓｅｒ１」であり、項番２の文書ＩＤ「０００００２」の文書の「ステータス」が「チェックイン」（未校正等のため変更を加えた文書をデータベースに反映することが許可可能）、チェックアウトユーザが「ｕｓｅｒ２」、操作許可ユーザ「ｕｓｅｒ２」であり、項番３の文書ＩＤ「０００００３」の文書の「ステータス」が「チェックイン」（閲覧可能）、チェックアウトユーザが「ｕｓｅｒ３」、操作許可ユーザ「ｕｓｅｒ３」の如く、文書ＩＤ「０００００１」の文書が未校正で「ｕｓｅｒ１」に操作許可が与えられていること並びに文書ＩＤ「０００００２」及び「０００００３」の文書が校正済みで各文書のチェックアウトユーザに操作許可が与えられていることを格納している。
【００１７】
前記クライアント制御テーブルは、図４に示す如く、項番が付与された文書毎に一意に付与された文書ＩＤと、該文書ＩＤが付与された文書に対して設定されたクライアント（Ｍａｃｈｉｎｅ０１、Ｍａｃｈｉｎｅ０２）と、該クライアントがアクセスする際のパスワードの各項目情報とから構成される。
【００１８】
［動作］
さて、前述のように構成した文書管理システムは、文書をユーザ情報管理装置３００に記録されたユーザのみがチェックイン・チェックアウト・閲覧・操作を可能とし、文書へのチェックイン・チェックアウトをユーザが文書管理装置１００により管理し、文書がチェックアウトされたとき、その文書がチェックアウトしたユーザのクライアント機器５００へ制御情報付与装置４００により付与された制御情報と共にダウンロード可能（以下、ダウンロードした文書をローカル文書とも呼ぶ）なように構成されている。また、文書管理システム上の文書は、最初にチェックインしたユーザがその文書の所有者となり、文書管理装置１００上の文書は、所有者ユーザまたは所有者ユーザが指示したユーザ（チェックアウトユーザ）のみがその文書をチェックアウト可能としている。
【００１９】
まず、本実施形態による文書管理システムは、ユーザが文書に対してチェックアウト（自己のクライアント機器に文書をコピー・ダウンロードすること）を試みたとき、当該ユーザ文書をチェックアウト可能か否かの判定を行うように動作し、この動作は、図５に示す如く、チェックアウトしようとしているユーザのユーザ情報の確認を開始するステップＳ０１と、前記所有者テーブルの所有者列（レコード）又は「チェックアウト許可ユーザ」列に当該ユーザ名が登録されているか否かを判定し、登録されていない（該当しない）と判定したときに処理を終了するステップＳ０２と、前記所有者テーブルの所有者列（レコード）又は「チェックアウト許可ユーザ」列に当該ユーザ名が登録されていると判定したとき、チェックアウトしようとするユーザの認証を開始するステップＳ０３と、当該ユーザがサインイン（ログイン）しているか否かを判定するステップＳ０４と、該ステップＳ０４においてユーザがサインインしていないと判定したときにサインインを要求して前記ステップＳ０３に戻るステップＳ０６と、前記ステップＳ０４においてユーザがサインインしていると判定したとき、チェックアウト処理を実行して処理を終了するステップＳ０５を実行することによって、ユーザが文書をチェックアウト可能か否かを当該ユーザが文書の所有者又は所有者ユーザが指示したユーザであるか否かを所有者テーブルを参照して判定することができる。
【００２０】
また、本システムは、文書が一度チェックアウトされたとき、その文書を再度チェックアウト（クライアントへダウンロード）不可とし、文書がチェックアウトされたか否かは、文書ステータステーブルを用いて判定し、チェックアウトされたローカル文書は、チェックアウトしたユーザ本人のみがチェックイン可能なように動作する。
【００２１】
次いで、本実施形態による文書管理システムは、ユーザが文書に対してチェックイン（変更を加えた文書をデータベースに反映すること）を試みたとき、当該ユーザが当該文書をチェックイン可能か否かの判定を行うように動作し、この文書操作可否チェック処理動作は、図６に示す如く、文書を操作しようとしているユーザのユーザ情報を取得するステップＳ１１と、該ステップＳ１１により取得したユーザが文書ステータステーブルの「チェックアウトユーザ」列に該当するか否かを判定するステップＳ１２と、該ステップＳ１２において文書ステータステーブルの「チェックアウトユーザ」列に該当すると判定したとき、文書の閲覧・操作を許可して処理を終了するステップＳ１３と、前記ステップＳ１２において文書ステータステーブルの「チェックアウトユーザ」列に該当しないと判定したとき、文書ステータステーブルの「操作許可ユーザ」列に該当するユーザか否かを判定し、該当するユーザと判定したとき、前記ステップＳ１３に移行するステップＳ１４と、該ステップＳ１４において文書ステータステーブルの「操作許可ユーザ」列に該当しないユーザであると判定したとき、パスワードを要求するステップＳ１６と、該ステップＳ１６により入力されたパスワードがクライアント制御テーブルの「パスワード」列のデータと一致するか否かを判定し、一致すると判定したときに前記ステップＳ１３に移行し、一致しないと判定したときにエラー通知を行って処理を終了するステップＳ１７とを実行するように動作する。
【００２２】
このように操作制限（チェックアウト）された文書に対してチェックインを試みたユーザが当該文書をチェックイン可能か否かの判定を行うとき、本文書管理システムは、ユーザ名及びチェックアウトユーザが指定したパスワードの入力を必要とすることによって、パスワードによる認証に成功したユーザは、以降パスワードを入力することなく当該文書が操作でき、その文書をチェックイン・チェックアウトしたユーザ本人であっても閲覧及び操作制限されるが、パスワード入力が成功すれば再度閲覧及び操作が可能となる。なお、指定のクライアントマシン以外に文書が渡ると、その文書は管理対象外となり操作制限される。
【００２３】
次いで、本実施形態による文書管理システムは、クライアント機器情報を基にクライアント制御装置６００が文書が管理対象下か否かの判定を行うように動作し、この文書管理対象下有無チェック処理動作は、図７に示す如く、文書を開いているクライアント機器の情報を取得するステップＳ２１と、該ステップＳ２１により取得したクライアント機器情報（クライアント名）とクライアント制御テーブルの開こうとしている文書の文書ＩＤに対応する「クライアント」列とが一致するか否かを判定するステップＳ２２及びステップＳ２３と、該ステップＳ２２及びＳ２３においてクライアント機器情報とクライアント制御テーブルの「クライアント」列とが一致すると判定したときに文書を開いて処理を終了するステップＳ２４と、該ステップＳ２２及びＳ２３においてクライアント機器情報とクライアント制御テーブルの「クライアント」列とが一致しないと判定したとき、ユーザにパスワードを要求するステップＳ２５と、該ステップＳ２５によりユーザが入力したパスワードがクライアント制御テーブルの「パスワード」と一致するか否かを判定し、一致しないと判定したときにエラー通知を行って処理を終了し、ユーザが入力したパスワードがクライアント制御テーブルの「パスワード」と一致すると判定したとき、前記ステップＳ２４に移行するステップＳ２６とを実行するように動作する。
【００２４】
このように本文書管理システムは、ユーザが開こうとしている文書が管理対象下か否かをクライアント制御装置６００が制御情報内に記録されたクライアント機器情報に基づいて判断し、文書がチェックアウト状態にあるとき文書管理システム管理対象下から外れると、クライアント制御装置６００から文書管理装置１００へ通知され、その文書をチェックアウトしたときの文書の状態で自動的にチェックインすることができる。
【００２５】
このように本実施形態による文書管理システム及び方法は、ユーザが指定した文書をチェックアウト（自己のクライアント機器に文書をダウンロードすること）するときにユーザを認証するユーザチェック処理機能と、ローカル文書を開く際の文書操作可否チェック処理機能と、ローカル文書を開く際の文書管理対象下有無チェック処理機能とを実行することによって、文書をユーザ情報管理装置３００に記録されたユーザのみがチェックイン・チェックアウト・閲覧・操作を可能とすることによって、一定のセキュリティ水準を保ちつつ機密文書を操作性良く共有することができる。
【符号の説明】
【００２６】
１００  文書管理装置、２００  データベース、３００  ユーザ情報管理装置、
４００  制御情報付与装置、５００  クライアント機器、
６００  クライアント制御装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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