(57)【要約】【課題】承認者によるメールの承認作業を軽減することが可能な承認支援プログラム、承認支援装置及び承認支援方法を提供することを目的としている。【解決手段】コンピュータに、記憶部を参照して承認対象のメール情報に含まれる送信先情報を取得する処理と、前記送信先情報と対応する役職情報のうち最上位の役職情報を含む承認画面データを情報端末に送信する処理と、を実行させる。【選択図】図１１
2014225207.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータに、
記憶部を参照して承認対象のメール情報に含まれる送信先情報を取得する処理と、
前記送信先情報と対応する役職情報のうち最上位の役職情報を含む承認画面データを情報端末に送信する処理と、を実行させる承認支援プログラム。
【請求項２】
前記情報端末から前記最上位の役職情報の選択指示を受けて、前記記憶部から選択された前記役職情報が前記送信先情報において最上位であるメール情報の一部を取得する処理と、
取得した前記メール情報の一覧を表示させる一覧画面データを前記情報端末に送信する処理と、を実行させる請求項１記載の承認支援プログラム。
【請求項３】
前記一覧画面データにおいて前記メール情報の選択指示を受けて、前記記憶部から選択された前記メール情報を取得する処理と、
前記メール情報の承認結果を入力させる承認作業画面データを前記情報端末に送信する処理と、を実行させる請求項２記載の承認支援プログラム。
【請求項４】
承認対象のメール情報が格納された記憶部と、
前記記憶部を参照して前記メール情報に含まれる送信先情報を取得する取得部と、
前記送信先情報と対応する役職情報のうち最上位の役職情報を含む承認画面データを情報端末に送信する送信部と、を有する承認支援サーバ。
【請求項５】
コンピュータによる承認支援方法であって、該コンピュータが、
記憶部を参照して承認対象のメール情報に含まれる送信先情報を取得し、
前記送信先情報と対応する役職情報のうち最上位の役職情報を含む承認画面データを情報端末に送信する承認支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メールの承認作業を支援する承認支援プログラム、承認支援装置及び承認支援方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年では、誤送信防止機能、承認機能、メールの蓄積及び検索機能等を有するビジネスユースのメールシステムが知られており、メールシステムの利用者間において社内外問わず数多くのメールの送受信が日常的に行われている。このメールシステムでは、メールの誤送信を防ぐために、上司等の承認者により送信メールの宛先や内容が承認された後にメールが送信される仕組みを採用したものがある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平９−８１４７７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上述したメールシステム等では、メールの宛先に含まれるアドレスの数が膨大になることがある。またビジネス上のメールでは、宛先に含まれる部署名や役職名によって、承認者によるメール内容のチェックの度合が異なる場合がある。
【０００５】
例えば宛先に含まれるアドレスの数が多くなると、承認者は宛先に誰が含まれているかを判断してからメール内容をチェックしなければならず、作業が煩雑になる。
【０００６】
1つの側面では、本発明は、承認者によるメールの承認作業を軽減することが可能な承認支援プログラム、承認支援装置及び承認支援方法を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
一様態によれば、コンピュータに、記憶部を参照して承認対象のメール情報に含まれる送信先情報を取得する処理と、前記送信先情報と対応する役職情報のうち最上位の役職情報を含む承認画面データを情報端末に送信する処理と、を実行させる。
【０００８】
上記各処理は、上記各処理を実現する機能部、上記各処理を手順としてコンピュータにより実行させる方法、プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体とすることもできる。
【発明の効果】
【０００９】
承認者によるメールの承認作業を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】メール制御システムの構成の例を示す図である。
【図２】承認支援サーバのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】利用者データベースの一例を示す図である。
【図４】役職データベースの一例を示す図である。
【図５】メールデータベースの一例を示す図である。
【図６】承認データベースの一例を示す図である。
【図７】承認支援サーバの機能を説明する図である。
【図８】承認支援サーバの動作を説明する第一のフローチャートである。
【図９】利用者の情報端末に表示されるメールの一覧表示画面の例を示す図である。
【図１０】承認依頼者の情報端末に表示されるメッセージ作成画面の一例を示す図である。
【図１１】承認支援サーバの動作を説明する第二のフローチャートである。
【図１２】承認者の情報端末に表示された役職別エリアを含む承認画面の一例である。
【図１３】承認者の情報端末に表示された承認メール一覧画面の一例を示す図である。
【図１４】承認者の情報端末に表示された承認作業画面の一例を示す図である。
【図１５】承認支援サーバの動作を説明する第三のフローチャートである。
【図１６】承認依頼者の情報端末に表示される承認結果一覧画面の一例を示す図である。
【図１７】承認依頼者の情報端末に表示される承認結果表示画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下に図面を参照して実施例について説明する。図１は、メール制御システムの構成の例を示す図である。
【００１２】
本実施例のメール制御システム１００は、承認支援サーバ２００と複数の情報端末３００とを有する。本実施例の承認支援サーバ２００と複数の情報端末３００とは、ネットワークを介して接続されている。
【００１３】
本実施例のメール制御システム１００は、例えば複数の情報端末３００のうち情報端末３００Ａにおいて作成されたメールに対し、情報端末３００Ｂで行われる承認作業を支援する。本実施例のメール制御システム１００は、例えばオフィス内等に設けられても良い。以下の説明では、情報端末３００Ａにおいて承認対象のメールを作成した利用者を承認依頼者と呼び、情報端末３００Ｂにおいてメールの承認を行う利用者を承認者と呼ぶ。本実施例において、例えば承認者は承認依頼者の上司等である。尚以下の本実施例の説明では、複数の情報端末３００を区別する必要がない場合には情報端末３００と呼ぶ。
【００１４】
本実施例の承認支援サーバ２００及び複数の情報端末３００は、それぞれがデスクトップ型あるいはノートブック型のコンピュータであっても良いし、タブレット端末であっても良い。
【００１５】
本実施例の承認支援サーバ２００は、利用者データベース２１０、役職データベース２２０、メールデータベース２３０、承認データベース２４０を有し、メール制御プログラム２５０がインストールされている。本実施例のメール制御プログラム２５０は、承認支援プログラムを含む。
【００１６】
また本実施例の情報端末３００は、表示プログラム３１０がインストールされており、この表示プログラム３１０により実現されるブラウザ機能を有する。
【００１７】
本実施例のメール制御システム１００では、情報端末３００Ａにおいて作成されたメールの宛先が複数あり、宛先に対応するメールアドレスに対応する役職に異なるものが存在するとき、情報端末３００Ｂに宛先に含まれる最上位の役職を表示させることで、承認者によるメールの承認作業を軽減する。
【００１８】
図２は、承認支援サーバのハードウェア構成の一例を示す図である。本実施例の承認支援サーバ２００は、それぞれバスＢで相互に接続されている入力装置２１，ドライブ装置２２，補助記憶装置２３，メモリ装置２４，出力装置２５，演算処理装置２６及びインターフェース装置２７を有する。
【００１９】
入力装置２１は、キーボードやマウス等であり、各種信号の入力のために用いられる。出力装置２５は、ディスプレイ等であり、各種情報の出力のために用いられる。
【００２０】
インターフェース装置２７は、モデム，ＬＡＮカード等を含み、ネットワークに接続する為に用いられる。
【００２１】
メール制御プログラム２５０は、承認支援サーバ２００を制御する各種プログラムの少なくとも一部である。メール制御プログラム２５０は例えば記録媒体２８の配布やネットワークからのダウンロードなどによって提供される。メール制御プログラム２５０を記録した記録媒体２８は、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、光磁気ディスク等の様に情報を光学的，電気的或いは磁気的に記録する記録媒体、ＲＯＭ、フラッシュメモリ等の様に情報を電気的に記録する半導体メモリ等、様々なタイプの記録媒体を用いることができる。
【００２２】
またメール制御プログラム２５０を記録した記録媒体２８がドライブ装置２２にセットされると、メール制御プログラム２５０は記録媒体２８からドライブ装置２２を介して補助記憶装置２３にインストールされる。ネットワークからダウンロードされたメール制御プログラム２５０は、インターフェース装置２７を介して補助記憶装置２３にインストールされる。
【００２３】
補助記憶装置２３は、インストールされたメール制御プログラム２５０を格納すると共に、必要なファイル，データ等を格納する。メモリ装置２４は、コンピュータの起動時に補助記憶装置２３からメール制御プログラム２５０を読み出して格納する。そして、演算処理装置２６はメモリ装置２４に格納されたメール制御プログラム２５０に従って、後述するような各種処理を実現している。
【００２４】
本実施例の情報端末３００のハードウェア構成は、承認支援サーバ２００と同様であるから説明を省略する。
【００２５】
以下に図３乃至図６を参照して承認支援サーバ２００に格納された各データベースについて説明する。本実施例の各データベースは、例えば承認支援サーバ２００の補助記憶装置２３やメモリ装置２４等の所定の記憶領域に格納される。
【００２６】
図３は、利用者データベースの一例を示す図である。本実施例の利用者データベース２１０は、例えばメール制御システム１００の管理者等により予め登録されている。
【００２７】
利用者データベース２１０は、利用者毎のメールアドレス、パスワード、利用者名、役職ＩＤ（識別子）、承認者のメールアドレス、承認者名が対応付けられている。
【００２８】
本実施例の利用者データベース２１０において、例えば利用者ＡＡがメールの承認依頼者となった場合には、ＡＡが作成したメールを承認する承認者はＤＤであることがわかる。
【００２９】
図４は、役職データベースの一例を示す図である。本実施例の役職データベース２２０は、役職ＩＤ、役職名、役職順位が対応付けられている。役職ＩＤは、役職名を示す識別子である。役職順位は、役職のランクを示す役職順位情報である。
【００３０】
例えば本実施例の役職データベース２２０において、課長の役職ＩＤは１であり、役職順位は５位である。また役職データベース２２０において、取締役の役職ＩＤは５であり、役職順位は１位である。よって本実施例の役職データベース２２０において、取締役は役職のランクで最上位となる。
【００３１】
図５は、メールデータベースの一例を示す図である。本実施例のメールデータベース２３０は、利用者を識別する利用者ＩＤ毎に設けられている。本実施例では、利用者のメールアドレスを利用者ＩＤとした。図５では、利用者ＡＡのメールアドレスと対応したメールデータベースの例を示している。
【００３２】
メールデータベース２３０では、利用者ＡＡが受信した受信メールと送信した送信メールとに分けられている。受信メールと送信メールのそれぞれは、受信メールと送信メールのそれぞれに付与されたメッセージＩＤ、発信者アドレス、宛先、最新承認依頼日時、承認日時、メール情報が対応付けられて格納されている。
【００３３】
本実施例の発信者アドレスとは、メッセージＩＤにより特定されるメールを送信した利用者のメールアドレスである。宛先とは、メッセージＩＤにより特定されるメールの送信先のメールアドレスを示す宛先情報である。最新承認依頼日時は、承認依頼を行った直近の日時を示す最新承認依頼日時情報である。承認日時は、承認依頼を受けて承認者が承認を行った日時を示す承認日時情報である。本実施例のメール情報は、メッセージＩＤにより特定されるメールの件名と、本文とを対応付けた情報である。
【００３４】
図６は、承認データベースの一例を示す図である。本実施例の承認データベース２４０は、承認者のメールアドレス毎に設けられている。図６では、利用者ＡＡの承認者である利用者ＤＤのメールアドレスと対応した承認データベースの例を示している。
【００３５】
図６の承認データベース２４０では、承認ＩＤ、メッセージＩＤ、承認結果、発信者ＩＤ、宛先、承認依頼日時、承認日時、メール情報、上位役職情報、コメント欄が対応付けられている。
【００３６】
承認ＩＤは、承認依頼者から受けた承認依頼毎に付与されるものであり、承認対象のメールを特定する識別子である。上位役職情報とは、宛先に含まれるメールアドレスのうち、最上位の役職の利用者のメールアドレスと、最上位の役職の役職ＩＤとを含む。コメント欄は、承認者が承認対象となっているメールに対してコメントを付与した際に、そのコメントデータが格納される。
【００３７】
次に図７を参照して本実施例の承認支援サーバ２００の機能について説明する。以下に説明する各部の処理は、メール制御プログラム２５０に含まれる承認支援プログラムを実行することで実現される。図７は、承認支援サーバの機能を説明する図である。
【００３８】
本実施例の承認支援サーバ２００は、要求受付部２７１、認証処理部２７２、画面生成部２７３、画面送信部２７４、利用者データベース参照部２７５、メールデータベース更新部２７６、承認データベース更新部２７７を有する。
【００３９】
本実施例の要求受付部２７１は、情報端末３００からの各種要求を受け付ける。本実施例の認証処理部２７２は、利用者がメール制御システム１００にログインする際の認証処理を行う。本実施例の画面生成部２７３は、情報端末３００に表示させる各種画面の画面データを生成する。画面送信部２７４は、画面生成部２７３が生成した画面データを情報端末３００へ送信する。
【００４０】
利用者データベース参照部２７５は、利用者データベース２１０を参照する。メールデータベース更新部２７６は、利用者がメールの送受信を行う度にメールデータベース２３０を更新する。承認データベース更新部２７７は、承認依頼者がメールの承認依頼をした際や、承認者が承認対象メールに対して承認作業を行った際等に承認データベース２４０を更新する。
【００４１】
以下に図８を参照して本実施例の承認支援サーバ２００の動作を説明する。図８は、承認支援サーバの動作を説明する第一のフローチャートである。図８は、情報端末３００からメールを受信したときの承認支援サーバ２００の処理を示す。
【００４２】
本実施例の承認支援サーバ２００は、要求受付部２７１により、情報端末３００からメール表示要求を受信したか否かを判断する（ステップＳ８０１）。ステップＳ８０１においてメール表示要求を受信しない場合、承認支援サーバ２００はメール表示要求を受信するまで待機する。
【００４３】
ステップＳ８０１においてメール表示要求を受け付けると、承認支援サーバ２００は、画面生成部２７３により、利用者ＩＤとパスワードとを入力するログイン画面の画面データを生成し、メール表示要求を行った情報端末３００へ画面データを画面送信する（ステップＳ８０２）。続いて承認支援サーバ２００は、認証処理部２７２により、利用者ＩＤとパスワードを受信したか否かを判断する（ステップＳ８０３）。ステップＳ８０３において利用者ＩＤとバスワードを受信しない場合、承認支援サーバ２００は受信するまで待機する。
【００４４】
ステップＳ８０３において利用者とパスワードを受信すると、認証処理部２７２は利用者データベース２１０を用いて利用者の認証を行い（ステップＳ８０４）、利用者が認証されたか否かを判断する（ステップＳ８０５）。ステップＳ８０５で利用者が認証されない場合、承認支援サーバ２００は、画面生成部２７３により認証エラー画面の画面データを生成し、画面送信部２７４による生成した画面データを情報端末３００へ送信し（ステップＳ８０６）、処理を終了する。
【００４５】
ステップＳ８０５で利用者が認証された場合、承認支援サーバ２００は、画面生成部２７３により、メールデータベース２３０を参照して利用者ＩＤと対応したメールの一覧表示画面の画面データを生成する。そして承認支援サーバ２００は、画面送信部２７４により、生成された画面データを情報端末３００へ送信する（ステップＳ８０７）。
【００４６】
続いて承認支援サーバ２００は、要求受付部２７１がメッセージ作成要求を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ８０８）。
【００４７】
ステップＳ８０８においてメッセージ作成要求を受信していない場合、後述する図１１のステップＳ１１０１へ進む。
【００４８】
ステップＳ８０８においてメッセージ作成要求を受信した場合、画面生成部２７３は、メッセージ作成画面の画面データを生成し、画面送信部２７４は生成された画面データを情報端末３００へ送信する（ステップＳ８０９）。
【００４９】
続いて承認支援サーバ２００は、情報端末３００からメール情報と宛先情報とを受信したか否かを判断する（ステップＳ８１０）。ステップＳ８１０で該当する情報を受信しない場合、承認支援サーバ２００は該当する情報を受信するまで待機する。
【００５０】
ステップＳ８１０で該当する情報を受信すると、承認支援サーバ２００は、受信したメール情報にメッセージＩＤを付与し、ヘッダを作成する（ステップＳ８１１）。続いて承認支援サーバ２００は、利用者データベース参照部２７５により利用者データベース２１０を参照し、メール情報を送信した利用者の利用者ＩＤと対応する承認者のメールアドレスを取得する（ステップＳ８１２）。
【００５１】
続いて承認支援サーバ２００は、承認データベース更新部２７７により、ステップＳ８１２で取得した承認者のメールアドレスと対応した承認データベース２４０に、ステップＳ８１０で受信したメール情報を格納する。そして承認データベース更新部２７７は、承認データベース２４０において、格納したメール情報と対応する承認結果を未承認とする（ステップＳ８１３）。
【００５２】
続いて利用者データベース参照部２７５は、ステップＳ８１０で取得した宛先情報に含まれる宛先と対応する役職ＩＤを利用者データベース２１０より取得する（ステップＳ８１４）。続いて承認データベース更新部２７７は、役職データベース２２０を参照し、取得した役職ＩＤのうち役職順位が最上位の役職ＩＤと、この役職ＩＤのメールアドレスとを、上位役職情報として承認データベース２４０の上位役職欄に格納する（ステップＳ８１５）。続いて承認支援サーバ２００は、後述する図１１のステップＳ１１０１へ進む。
【００５３】
図９は、利用者の情報端末に表示されるメールの一覧表示画面の例を示す図である。図９に示す一覧表示画面９１は、例えば利用者ＡＡのメールデータベース２３０に対応した一覧表示画面である。一覧表示画面９１では、利用者ＡＡが受信したメールの一覧を表示している。また一覧表示画面９１では、利用者ＡＡが承認者として承認依頼者からの承認を行うための承認画面に移行させる承認ボタン９２が用意されている。本実施例では、承認ボタン９２に、未承認のメールの数が表示される。図９の承認ボタン９２では、利用者ＡＡが未承認のメールがないことを示している。
【００５４】
また、一覧表示画面９１には、利用者自らが承認を依頼した結果を表示するための承認結果一覧画面に移行させる承認結果表示ボタン９３が表示されている。
【００５５】
図１０は、承認依頼者の情報端末に表示されるメッセージ作成画面の一例を示す図である。図１０に示すメッセージ作成画面１０１は、メールを送信する承認依頼者の情報端末３００Ａに表示される。メッセージ作成画面１０１において、メールの送信先である宛先とメール本文であるメッセージとが入力され送信ボタン１０２が操作されると、情報端末３００Ａは、メッセージ作成画面１０１で作成されたメールの承認依頼の要求を承認支援サーバ２００へ送信する。
【００５６】
次に図１１を参照して本実施例の承認支援サーバ２００の動作をさらに説明する。図１１は、承認支援サーバの動作を説明する第二のフローチャートである。図１１は、承認者の情報端末３００Ｂにおいて承認対象のメールの承認作業を行う場合の承認支援サーバ２００の処理を示す。
【００５７】
本実施例の承認支援サーバ２００において、要求受付部２７１は、情報端末３００Ａから承認依頼の要求を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ１１０１）。具体的には、図９のメール一覧画面９１より承認ボタン９２が押下されたことを示す情報を受信したか判断することになる。ステップＳ１１０１において該当する要求を受け付けない場合、後述するステップＳ１１１６へ進む。
【００５８】
ステップＳ１１０１において該当する要求を受け付けると、画面生成部２７３は、承認者（情報端末Ｂの利用者）と対応する承認データベース２４０を参照し、承認結果が未承認であるメール情報、宛先情報及び上位役職情報を取得する（ステップＳ１１０２）。
【００５９】
次に画面生成部２７３は、ステップＳ１１０２で取得した上位役職情報に基づき、役職毎の情報を表示する役職別エリアを含む承認画面の画面データを生成する（ステップＳ１１０３）。続いて画面生成部２７３は、役職別エリアに表示させる情報として、役職が付いた利用者名と、役職が付いた利用者毎の未承認のメールの数とを表示させるように、承認画面の画面データを生成する（ステップＳ１１０４）。続いて画面送信部２７４は、画面生成部２７３が生成した承認画面の画面データを承認者の情報端末３００Ｂに送信する（ステップＳ１１０５）。尚承認画面の詳細は後述する。
【００６０】
続いて要求受付部２７１は、情報端末３００Ｂに表示された承認画面において、役職別エリアの選択要求を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ１１０６）。ステップＳ１１０６において選択要求を受け付けていない場合、要求受付部２７１は該当する要求を受け付けるまで待機する。
【００６１】
ステップＳ１１０６において該当する要求を受け付けた場合、画面生成部２７３は、ステップＳ１１０２で取得した上位役職情報にステップＳ１１０６で選択された役職別エリアと対応する役職が含まれるメール情報を取得する（ステップＳ１１０７）。続いて画面生成部２７３は、ステップＳ１１０７で取得したメール情報の一覧を表示させる承認メール一覧画面の画面データを生成し、画面送信部２７４は生成した画面データを情報端末３００Ｂへ送信する（ステップＳ１１０８）。尚承認メール一覧画面の詳細は後述する。
【００６２】
続いて画面生成部２７３は、情報端末３００Ｂに表示された承認メール一覧画面において承認対象のメールが選択されたか否かを判断する（ステップＳ１１０９）。ステップＳ１１０９においてメールが選択されない場合、選択されるまで待機する。
【００６３】
ステップＳ１１０９においてメールが選択された場合、画面生成部２７３は、選択されたメールのメール情報と宛先情報とを取得して承認作業画面の画面データを生成し、画面送信部２７４は生成した画面データを情報端末３００Ｂへ送信する（ステップＳ１１１０）。尚承認作業画面の詳細は後述する。
【００６４】
続いて承認支援サーバ２００は、情報端末３００Ｂから承認情報を受信したか否かを判断する（ステップＳ１１１１）。本実施例の承認情報とは、承認対象のメールを承認したことを示す情報である。
【００６５】
ステップＳ１１１１において承認情報を受信した場合、メールデータベース更新部２７６は、承認されたメール情報を、メール情報の宛先情報にメールアドレスが含まれる利用者と対応したメールデータベース２３０に格納する（ステップＳ１１１２）。続いて承認データベース更新部２７７は、承認データベース２４０において承認されたメール情報と対応する承認結果欄の未承認を承認済に更新する（ステップＳ１１１３）。
【００６６】
ステップＳ１１１１において承認情報を受信しない場合、承認支援サーバ２００は、情報端末３００Ｂから却下情報を受信したか否かを判断する（ステップＳ１１１４）。本実施例の却下情報とは、承認対象のメールを承認せずに却下したことを示す情報である。
【００６７】
ステップＳ１１１４において却下情報を受信しない場合、承認支援サーバ２００はステップＳ１１１１へ戻る。
【００６８】
ステップＳ１１１４において却下情報を受信した場合、承認データベース更新部２７７は、承認データベース２４０において却下されたメール情報と対応する承認結果欄の未承認を却下に更新する（ステップＳ１１１５）。
【００６９】
ステップＳ１１１３及びステップＳ１１１５に続いて要求受付部２７１は、情報端末３００Ａからメール一覧表示の要求を受けたか否かを判断する（ステップＳ１１１６）。ステップＳ１１１６において該当する要求を受けた場合、承認支援サーバ２００は図８のステップＳ８０７へ進む。
【００７０】
ステップＳ１１１６において該当する要求を受け付けなかった場合、要求受付部２７１は、ログアウト要求を情報端末３００から受け付けたか否かを判断する（ステップＳ１１１７）。ステップＳ１１１７において該当する要求を受けた場合、承認支援サーバ２００は、処理を終了する。ステップＳ１１１７において該当する要求を受け付けない場合、承認支援サーバ２００は図１５のステップＳ１５０１へ進む。
【００７１】
以下に図１２乃至図１５を参照して情報端末３００Ｂに表示される画面について説明する。
【００７２】
図１２は、承認者の情報端末に表示された役職別エリアを含む承認画面の一例である。図１２に示す承認画面１２１は、承認者が利用者ＤＤである場合に、利用者ＤＤの情報端末３００Ｂに表示される承認画面の例である。利用者ＤＤと対応した承認データベース２４０は、図６に示す通りである。
【００７３】
承認データベース２４０において、未承認であるメールは、承認ＩＤが０６ＣＣ，０７ＨＨ，０８ＧＧ，０９ＨＨの４通である。承認データベース２４０において、承認ＩＤ０６ＣＣの宛先に含まれる最上位の役職の利用者のメールアドレスは、利用者ＥＥのメールアドレスであり、役職ＩＤは５である。すなわち承認ＩＤ０６ＣＣの宛先に含まれる最上位の役職の利用者はＥＥさんであり、ＥＥさんの役職は取締役である。
【００７４】
よって本実施例の画面生成部２７３は、承認画面１２１において取締役である利用者が表示される役職別エリアとして、取締役エリア１２２を生成する。そして画面生成部２７３は、取締役エリア１２２内に、取締役である利用者ＥＥの名前を選択させるための選択ボタン１２２ａを表示させる。また本実施例では、選択ボタン１２２ａ内には、利用者ＥＥさんの名前と、利用者ＥＥさんが宛先に含まれる最上位の役職となっているメールの送信者とメールの数も表示させる。
【００７５】
例えば承認データベース２４０において、承認ＩＤ０７ＨＨのメールの宛先に含まれる最上位の役職の利用者はＥＥである。よって画面生成部２７３は、承認画面１２１の選択ボタン１２２ａ内に表示されるメールの送信者を承認ＩＤ０６ＣＣのメールと承認ＩＤ０７ＨＨのメールの送信者とし、メールの数を２通として表示させる。
【００７６】
また承認データベース２４０において、承認ＩＤ０８ＧＧのメールの宛先に含まれる最上位の役職の利用者はＪＪであり、ＪＪの役職は役職ＩＤ２の部長である。よって画面生成部２７３は、承認画面１２１において部長である利用者が表示される役職別エリアとして、部長エリア１２４を生成する。また画面生成部２７３は、承認画面１２１の選択ボタン１２４ａ内に表示されるメールの送信者を承認ＩＤ０８ＧＧのメールの送信者とし、メールの数を１通として表示させる。
【００７７】
また承認データベース２４０において、承認ＩＤ０９ＨＨのメールの宛先に含まれる最上位の役職の利用者はＤＤであり、ＤＤの役職は役職ＩＤ４の本部長である。よって画面生成部２７３は、承認画面１２１において本部長である利用者が表示される役職別エリアとして、本部長エリア１２３を生成する。また画面生成部２７３は、承認画面１２１の選択ボタン１２３ａ内に表示されるメールの送信者を承認ＩＤ０９ＨＨのメールの送信者とし、メールの数を１通として表示させる。
【００７８】
また本実施例の画面生成部２７３は、例えば承認データベース２４０内の他の未承認のメールの宛先に含まれる最上位の役職の利用者がＸＸさんであり、役職が部長である場合、部長エリア１２４内にＸＸの名前が表示される選択ボタン１２４ｂを生成する。
【００７９】
本実施例では、承認画面１２１において、各役職別エリア内の選択ボタンが操作されると、選択ボタンに表示された利用者が宛先に含まれる役職の最上位である未承認のメールが情報端末３００Ｂに表示される。
【００８０】
図１３は、承認者の情報端末に表示された承認メール一覧画面の一例を示す図である。
図１３に示す承認メール一覧画面１３１は、図１２の承認画面１２１において、利用者ＥＥの役職と名前が表示された選択ボタン１２２ａが選択された場合の例を示している。
【００８１】
情報端末３００Ｂに表示された承認画面１２１において、選択ボタン１２２ａを選択する操作が行われると、本実施例の画面生成部２７３は、承認データベース２４０から上位役職情報にＥＥさんのメールアドレスが含まれる未承認のメールを取得する。そして画面生成部２７３は、取得したメールの一覧を表示させる承認メール一覧画面１３１を生成し、画面送信部２７４により生成した画面のデータを情報端末３００Ｂへ送信する。
【００８２】
承認メール一覧画面１３１では、上位役職情報にＥＥのメールアドレスが含まれる未承認のメールの一覧が表示される。
【００８３】
本実施例の画面生成部２７３は、承認メール一覧画面１３１においてメールが選択されると、承認データベース２４０を参照し、選択されたメールを承認するための承認作業画面を生成する。
【００８４】
図１４は、承認者の情報端末に表示された承認作業画面の一例を示す図である。図１４に示す承認作業画面１４１は、図１３に示す承認メール一覧画面１３１において発信者がＣＣのメールが選択された場合の例を示している。
【００８５】
本実施例の承認作業画面１４１では、選択されたメールの発信者、宛先、件名が表示される。尚承認作業画面１４１では、メールの発信者は承認依頼をした者であるから、依頼者として表示されているが、メールの送信者（発信者）のことである。また本実施例の承認作業画面１４１には、メールの送信を承認する承認ボタン１４２、承認を却下する返却ボタン１４３、メール本文が表示される記事画面１４４、承認者のコメントが入力されるコメント欄１４５が表示される。
【００８６】
本実施例では、承認ボタン１４２が操作されると、承認作業画面１４１に表示されたメールが承認され、宛先に送信される。また本実施例では、返却ボタン１４３が操作されると、承認作業画面１４１に表示されたメールは不承認となり、送信を却下される。
【００８７】
本実施例の承認データベース更新部２７７は、承認作業画面１４１において承認ボタン１４２又は返却ボタン１４３が操作されると、承認データベース２４０の承認結果欄を更新する。
【００８８】
次に本実施例の承認支援サーバ２００が、メールの発信者、すなわち承認依頼者から承認結果の表示要求を受けた場合について説明する。図１５は、承認支援サーバの動作を説明する第三のフローチャートである。
【００８９】
本実施例の承認支援サーバ２００において、要求受付部２７１は、情報端末３００Ａから承認結果の表示要求を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ１５０１）。本実施例の承認結果の表示要求は、承認を依頼した承認依頼者の情報端末３００Ａから入力される。具体的には要求受付部２７１は、メール一覧画面９１の承認結果表示ボタン９３を押下した場合に、承認結果の表示要求を受け付けたと判断する。
【００９０】
ステップＳ１５０１において要求受付部２７１が該当する要求を受け付けない場合、承認支援サーバ２００は後述するステップＳ１５０８へ進む。ステップＳ１５０１において該当する要求を受け付けた場合、利用者データベース参照部２７５により利用者データベース２１０を参照し、利用者データベース２１０から情報端末３００Ａの承認者を取得する（ステップＳ１５０２）。
【００９１】
続いて画面生成部２７３は、ステップＳ１５０２で取得した承認者と対応する承認データベース２４０から、利用者（この場合は承認依頼者）が発信したメールの承認結果と件名とを取得し、承認結果一覧画面を生成する（ステップＳ１５０３）。続いて画面送信部２７４は、ステップＳ１５０３で生成した画面データを情報端末３００Ａに送信する（ステップＳ１５０４）。
【００９２】
続いて承認支援サーバ２００は、情報端末３００Ａにおいて表示された承認結果一覧画面において、メールが選択されたか否かを判断する（ステップＳ１５０５）。ステップＳ１５０５においてメールが選択されていない場合、選択されるまで待機する。ステップＳ１５０５においてメールが選択された場合、画面生成部２７３は、承認データベース２４０とメールデータベース２３０とを参照し、承認結果表示画面を生成する（ステップＳ１５０６）。続いて画面送信部２７４は、情報端末３００ＡにステップＳ１５０６で生成した画面データを送信する（ステップＳ１５０７）。
【００９３】
続いて要求受付部２７１は、情報端末３００からログアウト要求を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ１５０８）。ステップＳ１５０８において、該当する要求を受け付けない場合、図８のステップＳ８０８へ戻る。ステップＳ１５０８において該当する要求を受け付けたとき、承認支援の処理を終了する。
【００９４】
以下に図１６、１７を参照して本実施例の承認結果の表示について説明する。図１６は、承認依頼者の情報端末に表示される承認結果一覧画面の一例を示す図である。図１６は、利用者ＣＣが承認依頼者であった場合の承認結果一覧画面である。
【００９５】
本実施例の利用者データベース参照部２７７は、利用者データベース２１０を参照し、
利用者ＣＣの承認者を特定する。図３に示す利用者データベース２１０において、ＣＣの承認者はＤＤである。よって画面生成部２７３は、ＤＤと対応する承認データベース２４０から、発信者がＣＣで、且つ承認結果が未承認となっていないメールを抽出し、承認結果一覧画面１６１に表示させる。
【００９６】
図１７は、承認依頼者の情報端末に表示される承認結果表示画面の一例を示す図である。図１７に示す承認結果表示画面１７１は、図１６の承認結果一覧画面１６１において、承認結果が却下とされたメールの承認結果を表示した例である。
【００９７】
本実施例の承認結果表示画面１７１では、承認結果一覧画面１６１で選択されたメールの宛先、件名及びメール本文の内容等が表示される。また本実施例の承認結果表示画面１７１では、例えば承認者が承認作業画面１４１のコメント欄１４５に入力したコメントの内容が承認者コメント欄１７２に表示される。
【００９８】
さらに本実施例の承認結果表示画面１７１では、メールの内容を修正した後に再度承認依頼要求を行うための操作ボタン１７３が表示される。承認結果表示画面１７１において操作ボタン１７３が操作されると、承認依頼の要求と共に承認結果表示画面１７１から入力されたメールの内容が利用者ＤＤの承認データベース２４０に格納される。
【００９９】
以上のように本実施例では、承認依頼者が使用する情報端末３００Ａにおいて作成されたメールの宛先にランクが異なる役職が含まれるとき、宛先に含まれる最上位の役職名を承認者が使用する情報端末３００Ｂに表示させる。よって本実施例では、宛先に含まれるアドレスの数が多い場合でも、宛先に含まれる最上位の役職の人物を容易に特定でき、承認者によるメールの承認作業の負荷を軽減することができる。
【０１００】
開示の技術では、以下に記載する付記のような形態が考えられる。
（付記１）
コンピュータに、
記憶部を参照して承認対象のメール情報に含まれる送信先情報を取得する処理と、
前記送信先情報と対応する役職情報のうち最上位の役職情報を含む承認画面データを情報端末に送信する処理と、を実行させる承認支援プログラム。
（付記２）
前記情報端末から前記最上位の役職情報の選択指示を受けて、前記記憶部から選択された前記役職情報が前記送信先情報において最上位であるメール情報の一部を取得する処理と、
取得した前記メール情報の一覧を表示させる一覧画面データを前記情報端末に送信する処理と、を実行させる付記１記載の承認支援プログラム。
（付記３）
前記一覧画面データにおいて前記メール情報の選択指示を受けて、前記記憶部から選択された前記メール情報を取得する処理と、
前記メール情報の承認結果を入力させる承認作業画面データを前記情報端末に送信する処理と、を実行させる付記２記載の承認支援プログラム。
（付記４）
他の情報端末からの表示要求を受けて、前記記憶部から前記承認結果が入力された前記メール情報の一部と、前記承認結果とを取得する処理と、
取得した前記メール情報の一部と、前記承認結果とを一覧表示する結果一覧表示画面データを前記他の情報端末に送信する処理と、を実行させる付記３記載の承認支援プログラム。
（付記５）
前記役職情報は、
前記送信先情報と、前記送信策情報と対応する利用者の役職を識別する識別情報とを含む付記１乃至４の何れか一項に記載の承認支援プログラム。
（付記６）
承認対象のメール情報が格納された記憶部と、
前記記憶部を参照して前記メール情報に含まれる送信先情報を取得する取得部と、
前記送信先情報と対応する役職情報のうち最上位の役職情報を含む承認画面データを情報端末に送信する送信部と、を有する承認支援サーバ。
（付記７）
コンピュータによる承認支援方法であって、該コンピュータが、
記憶部を参照して承認対象のメール情報に含まれる送信先情報を取得し、
前記送信先情報と対応する役職情報のうち最上位の役職情報を含む承認画面データを情報端末に送信する承認支援方法。
【０１０１】
本発明は、具体的に開示された実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲から
逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。
【符号の説明】
【０１０２】
１００  承認支援システム
２００  承認支援サーバ
２１０  利用者データベース
２２０  役職データベース
２３０  メールデータベース
２４０  承認データベース
２５０  メール制御プログラム
３００、３００Ａ、３００Ｂ  情報端末
３１０  表示プログラム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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