(57)【要約】【課題】コメントの依頼先の端末装置にドキュメントの編集用のアプリケーションがインストールされていない場合であっても、従来よりも簡単にかつ確実にドキュメントへコメントを追記することができるようにする。【解決手段】画像形成装置は、  電子データ化された原稿５０の中の記入欄５０Ｋのうちの情報を書き加える必要がある記入依頼欄５０ＫＲの指定を受け付ける。記入依頼欄５０ＫＲへ情報を書き加えるように要求するメッセージを依頼先へ送信する。そして、メッセージに対する返信のメッセージである第二のメッセージを受信し、第二のメッセージの中の特定の位置に示されるコンテンツを記入依頼欄５０ＫＲに合成する。【選択図】図３
2014053769.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子データ化されたドキュメントの中の、情報を書き加える必要がある領域を指定する、領域指定を受け付ける、受付手段と、
前記領域へ前記情報を書き加えるように要求するメッセージを依頼先へ送信する、送信手段と、
前記メッセージに対する返信のメッセージである第二のメッセージを受信する受信手段と、
前記第二のメッセージの中の特定の位置に示されるコンテンツを前記情報として前記ドキュメントの中の前記指定に係る前記領域に合成する合成手段と、
を有することを特徴とするドキュメント編集装置。
【請求項２】
前記第一のメッセージおよび前記第二のメッセージには、前記領域を表わす共通のラベルが含まれており、
前記合成手段は、前記第二のメッセージの中の前記ラベルの直後に示されるコンテンツを前記情報として合成する、
請求項１に記載のドキュメント編集装置。
【請求項３】
前記送信手段は、前記領域に対して文字認識処理を施すことによって得られた文字列を前記ラベルとして含むメッセージを前記第一のメッセージとして送信する、
請求項２に記載のドキュメント編集装置。
【請求項４】
前記領域を識別する領域識別子を、前記メッセージを識別するメッセージ識別子と対応付けて記憶する、対応関係記憶手段、を有し、
前記第二のメッセージには、当該第二のメッセージに対応する第一のメッセージの前記メッセージ識別子が対応付けられており、
前記合成手段は、前記第二のメッセージの前記コンテンツを、当該第二のメッセージに対応付けられている前記メッセージ識別子に対応付けられている前記領域識別子に係る前記領域に合成する、
請求項１ないし請求項３のいずれかに記載のドキュメント編集装置。
【請求項５】
前記受付手段は、前記領域指定を複数受け付け、かつ、当該複数の領域指定それぞれに係る前記領域について前記依頼先を指定する依頼先指定を受け付け、
前記送信手段は、それぞれの前記領域に係る前記依頼先へ前記メッセージを送信し、
前記対応関係記憶手段は、前記領域の前記領域識別子を、当該領域についての前記メッセージの前記メッセージ識別子と対応付けて記憶する、
請求項４に記載のドキュメント編集装置。
【請求項６】
電子データ化されたドキュメントの中の、情報を書き加える必要がある領域を指定する、領域指定を受け付ける処理と、
前記領域へ前記情報を書き加えるように要求するメッセージを依頼先へ送信する処理と、
前記メッセージに対する返信のメッセージである第二のメッセージを受信する処理と、
前記第二のメッセージの中の特定の位置に示されるコンテンツを前記情報として前記ドキュメントの中の前記指定に係る前記領域に合成する処理と、
をコンピュータに実行させる、
ことを特徴とするドキュメント編集方法。
【請求項７】
電子データ化されたドキュメントの中の、情報を書き加える必要がある領域を指定する、領域指定を受け付ける処理と、
前記領域へ前記情報を書き加えるように要求するメッセージを依頼先へ送信する処理と、
前記メッセージに対する返信のメッセージである第二のメッセージを受信する処理と、
前記第二のメッセージの中の特定の位置に示されるコンテンツを前記情報として前記ドキュメントの中の前記指定に係る前記領域に合成する処理と、
をコンピュータに実行させる、
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化されたドキュメントに情報を追記する装置および方法などに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、用紙に記載されたドキュメントをスキャンして画像データに変換し、電子メールに添付して送信する技術が普及している。この技術は、一般に、「Ｓｃａｎ＿Ｔｏ＿Ｅ−Ｍａｉｌ」と呼ばれることがある。受信者は、自分の端末装置にインストールされている閲覧用のアプリケーション（いわゆるビューワ）によって画像データを開きドキュメントを確認することができる。
【０００３】
さらに、この画像データから電子メールのタイトルおよび本文に相当する部分のテキストを抽出し、これらを用いて電子メールを生成し送信する技術が提案されている（特許文献１）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−３２４５７４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、ドキュメントの作成者は、送信したドキュメントへコメントを受信者に書き加えてもらい、送信元へ返信してもらいたいことがある。
【０００６】
しかし、ドキュメントの編集用のアプリケーションが受信者の端末装置にインストールされていなければ、コメントを書き加えることができない。
【０００７】
そこで、このような場合は、ドキュメントの作成者は、コメントを記載した電子メールを受信者から作成者へ返信してもらい、自らコメントをドキュメントに書き加えなければならない。
【０００８】
ドキュメントの作成者にとって、このような作業は、手数が掛かるので、面倒である。しかも、ミスが生じやすい。
【０００９】
本願発明は、このような問題点に鑑み、コメントの依頼先の端末装置にドキュメントの編集用のアプリケーションがインストールされていない場合であっても、従来よりも簡単にかつ確実にドキュメントへコメントを追記することができるようにすることを、目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の一形態に係るドキュメント編集装置は、電子データ化されたドキュメントの中の、情報を書き加える必要がある領域を指定する、領域指定を受け付ける、受付手段と、前記領域へ前記情報を書き加えるように要求するメッセージを依頼先へ送信する、送信手段と、前記メッセージに対する返信のメッセージである第二のメッセージを受信する受信手段と、前記第二のメッセージの中の特定の位置に示されるコンテンツを前記情報として前記ドキュメントの中の前記指定に係る前記領域に合成する合成手段と、を有する。
【００１１】
好ましくは、前記第一のメッセージおよび前記第二のメッセージには、前記領域を表わす共通のラベルが含まれており、前記合成手段は、前記第二のメッセージの中の前記ラベルの直後に示されるコンテンツを前記情報として合成する。
【００１２】
または、前記送信手段は、前記領域に対して文字認識処理を施すことによって得られた文字列を前記ラベルとして含むメッセージを前記第一のメッセージとして送信する。
【００１３】
または、前記領域を識別する領域識別子を、前記メッセージを識別するメッセージ識別子と対応付けて記憶する、対応関係記憶手段、を有し、前記第二のメッセージには、当該第二のメッセージに対応する第一のメッセージの前記メッセージ識別子が対応付けられており、前記合成手段は、前記第二のメッセージの前記コンテンツを、当該第二のメッセージに対応付けられている前記メッセージ識別子に対応付けられている前記領域識別子に係る前記領域に合成する。
【００１４】
または、前記受付手段は、前記領域指定を複数受け付け、かつ、当該複数の領域指定それぞれに係る前記領域について前記依頼先を指定する依頼先指定を受け付け、前記送信手段は、それぞれの前記領域に係る前記依頼先へ前記メッセージを送信し、前記対応関係記憶手段は、前記領域の前記領域識別子を、当該領域についての前記メッセージの前記メッセージ識別子と対応付けて記憶する。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によると、コメントの依頼先の端末装置にドキュメントの編集用のアプリケーションがインストールされていない場合であっても、従来よりも簡単にかつ確実にドキュメントへコメントを追記することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】ドキュメント管理システムの全体的な構成の例を示す図である。
【図２】画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】原稿の例を示す図である。
【図４】コメントを収集し原稿と合成する全体的な処理の流れの例を説明するための図である。
【図５】画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。
【図６】ユーザ個人データの例を示す図である。
【図７】原稿プレビュー画面の例を示す図である。
【図８】記入依頼欄の指定の仕方の例を説明するための図である。
【図９】ダイアログボックスの例を示す図である。
【図１０】ユーザリストの例を示す図である。
【図１１】原稿プレビュー画面の例を示す図である。
【図１２】送信設定データの例を示す図である。
【図１３】テンプレートデータの例を示す図である。
【図１４】電子メール生成処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１５】電子メールの本文の例を示す図である。
【図１６】電子メールプレビュー画面の例を示す図である。
【図１７】合成設定データの例を示す図である。
【図１８】電子メールの本文の例を示す図である。
【図１９】コメント記入済ドキュメントの例を示す図である。
【図２０】コメントを収集し合成する全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図２１】受信者アドレスの指定の仕方の変形例を説明するための図である。
【図２２】原稿プレビュー画面の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
図１は、ドキュメント管理システム１ＤＭの全体的な構成の例を示す図である。図２は、画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図である。図３は、原稿５０の例を示す図である。図４は、コメントを収集し原稿５０と合成する全体的な処理の流れの例を説明するための図である。
【００１８】
図１に示すように、ドキュメント管理システム１ＤＭは、画像形成装置１、複数台の端末装置２、および通信回線３などによって構成される。
【００１９】
ドキュメント管理システム１ＤＭは、役所または企業などの組織に設けられ、その組織のメンバによってドキュメントの管理のために使用される。以下、ある企業において使用されるドキュメント管理システム１ＤＭを例に説明する。この企業の社員を「ユーザ」と記載する。ユーザには、ユーザコードが１つずつ与えられている。さらに、電子メールアドレスが１つずつ与えられている。
【００２０】
画像形成装置１および各端末装置２とは、通信回線３を介して通信を行うことができる。通信回線４として、公衆回線、専用線、インターネット、または、いわゆるＬＡＮ（Local Area Network）回線などが用いられる。
【００２１】
画像形成装置１は、一般に複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれる画像処理装置であって、コピー、ファックス、およびスキャナなどの機能を集約した装置である。
【００２２】
端末装置２は、画像形成装置１の種々のサービスをユーザが利用するためのクライアントである。また、端末装置２には、メーラが備わっている。これにより、電子メールの生成および送受信を行うことができる。さらに、端末装置２には、電子メールに添付されているファイルを開くためのアプリケーションが備わっている。このアプリケーションには、ファイルを編集する機能が備わっている必要がない。つまり、ビューワでよい。このビューワの一例は、Ａｄｏｂｅ  Ｓｙｓｔｅｍｓ社のＡｄｏｂｅ  Ｒｅａｄｅｒである。
【００２３】
端末装置２として、パーソナルコンピュータ、スマートフォン、タブレットＰＣ、または携帯電話端末などが用いられる。
【００２４】
画像形成装置１は、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０ａ、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０ｂ、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０ｃ、ハードディスク１０ｄ、タッチパネルディスプレイ１０ｅ、ＮＩＣ（Network Interface Card）１０ｆ、モデム１０ｇ、ＡＤＦ（Auto Document Feeder）１０ｈ、スキャンユニット１０ｉ、およびプリントユニット１０ｊなどによって構成される。
【００２５】
タッチパネルディスプレイ１０ｅは、ユーザに対してメッセージを与えるための画面、処理の結果を示す画面、またはユーザが画像形成装置１に対して指示を入力するための画面などを表示する。また、適宜、文字および数字を入力するためのキーボードの画面（いわゆるソフトウェアキーボード）を表示する。さらに、タッチパネルディスプレイ１０ｅは、タッチされた（押された）位置を検知し、ＣＰＵ１０ａにその位置を通知する。
【００２６】
ＮＩＣ１０ｆは、通信回線３を介してＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）によって端末装置２などの装置と通信を行う。
【００２７】
モデム１０ｇは、固定電話網を介してＧ３のプロトコルによって他のファックス端末と通信を行う
ＡＤＦ１０ｈは、セットされた原稿の用紙を１枚ずつスキャンユニット１０ｉへ送り出す。
【００２８】
スキャンユニット１０ｉは、ＡＤＦ１０ｉから送られてきた用紙または直接セットされた用紙に記されている文書、写真、絵、図表などの原稿を読み取って原稿の画像データを生成する。
【００２９】
プリントユニット１０ｊは、プリントユニット１０ｊによって読み取られた画像または他の装置から受信した画像データに示される画像を白紙である用紙に印刷する。
【００３０】
ＲＯＭ１０ｃまたはハードディスク１０ｄには、コメント収集合成ソフトウェア１ＳＷがインストールされている。コメント収集合成ソフトウェア１ＳＷは、コメントを複数のユーザから収集し１つの原稿に合成（マージ）するためのソフトウェアである。コメント収集合成ソフトウェア１ＳＷを構成する各モジュールは、必要に応じてＲＡＭ１０ｂにロードされ、ＣＰＵ１０ａによって実行される。
【００３１】
以下、図３に示すような、幾つかの記入欄５０Ｋが設けられているドキュメントの原稿５０にコメントを合成する場合を例に説明する。ここで、図４を参照しながら、コメント収集合成ソフトウェア１ＳＷによる画像形成装置１の処理の概要を説明する。
【００３２】
コメントの依頼者であるユーザ（以下、「依頼元ユーザＵｒ」と記載する。）は、原稿５０の用紙を用意する。さらに、記入欄５０Ｋのうち、他のユーザにコメントを記入してもらう必要のある記入欄５０Ｋ（以下、「記入依頼欄５０ＫＲ」と記載する。）を決めておく。
【００３３】
画像形成装置１は、この用紙から原稿５０を読み取って原稿５０の画像データ６０を生成し記憶する（＃１１）。記入依頼欄５０ＫＲの指定およびコメントを書くべきユーザの指定を受け付け、指定された各ユーザへコメントを依頼する（＃１２、＃１３）。この際に、依頼文を記しかつ画像データ６０を添付した電子メール７Ａを各ユーザへ送信する。
【００３４】
そして、画像形成装置１は、各ユーザからのコメントが記された電子メール７Ｂを受け付け（＃１４、＃１５）、各ユーザのコメントを原稿５０に合成する（＃１６）。
図５は、画像形成装置１の機能的構成の例を示す図である。図６は、ユーザ個人データ７Ｊの例を示す図である。図７は、原稿プレビュー画面ＷＮ１の例を示す図である。図８は、記入依頼欄５０ＫＲの指定の仕方の例を説明するための図である。図９は、ダイアログボックスＤＧ１１の例を示す図である。図１０は、ユーザリストＬＴ１２の例を示す図である。図１１は、原稿プレビュー画面ＷＮ１の例を示す図である。図１２は、送信設定データ７Ｋの例を示す図である。図１３は、テンプレートデータ７Ｌの例を示す図である。図１４は、電子メール生成処理の流れの例を説明するフローチャートである。図１５は、電子メール７Ａの本文の例を示す図である。図１６は、電子メールプレビュー画面ＷＮ２の例を示す図である。図１７は、合成設定データ７Ｍの例を示す図である。図１８は、電子メール７Ｂの本文の例を示す図である。図１９は、コメント記入済ドキュメント５１の例を示す図である。
【００３５】
さらに、コメント収集合成ソフトウェア１ＳＷによる画像形成装置１の処理について詳細に説明する。
【００３６】
コメント収集合成ソフトウェア１ＳＷは、図５に示す指定受付処理部１０１、電子メール生成部１０２、電子メールプレビュー処理部１０３、電子メール送信処理部１０４、原稿画像記憶部１２１、アドレス帳記憶部１２２、テンプレート記憶部１２３、電子メール送信設定記憶部１２４、電子メール受信処理部１３１、コメント合成処理部１３２、および合成設定記憶部１４１などを実現する。
【００３７】
アドレス帳記憶部１２２には、図６に示すように、ユーザごとの、ユーザコード、名前、および電子メールアドレスを示すユーザ個人データ７Ｊが、予め記憶されている。
【００３８】
依頼元ユーザＵｒは、自分のユーザコードで画像形成装置１にログインする。そして、用紙から原稿５０を読み取って画像データ６０を生成する処理をスキャンユニット１０ｉに実行させる。
【００３９】
すると、原稿画像記憶部１２１に、この画像データ６０が記憶される。なお、原稿５０を表計算ソフトまたはワープロソフトなどで作成し、この原稿５０のファイルを画像データ６０として用いてもよい。
【００４０】
指定受付処理部１０１は、記入欄５０Ｋの指定およびコメントを書くべきユーザの指定などを受け付けるための処理を、例えば次のように行う。
【００４１】
指定受付処理部１０１は、原稿プレビュー画面ＷＮ１をタッチパネルディスプレイ１０ｅに表示させる。原稿プレビュー画面ＷＮ１には、図７に示すように、原稿５０の、いわゆるプレビュー画像のほか、他のユーザにコメントを記入してもらう領域つまり記入依頼欄５０ＫＲを指定するためのオブジェクトおよびコメントを記入すべきユーザを指定するためのオブジェクトなどが配置されている。
【００４２】
依頼元ユーザＵｒは、記入依頼欄５０ＫＲを次のように指定する。開始ボタンＢＮ１１をタッチし、図８（Ａ）のように、原稿５０のプレビュー画像の中の、記入依頼欄５０ＫＲとする矩形の領域の対角線を指でなぞる。そして、指定ボタンＢＮ１２をタッチする。
【００４３】
すると、指定受付処理部１０１は、図８（Ｂ）のような、なぞられた対角線の領域を、記入依頼欄５０ＫＲの指定として受け付ける。さらに、この記入依頼欄５０ＫＲに対してユニークなＩＤ（以下、「コメントコード」と記載する。）を発行する。また、この記入依頼欄５０ＫＲに文字列がある場合は、この文字列を、文字認識すなわちＯＣＲ（Optical Character Recognition）の技術によって認識する。
【００４４】
そして、さらに、指定受付処理部１０１は、図９のように、ダイアログボックスＤＧ１１を原稿プレビュー画面ＷＮ１に重ねて表示させる。ダイアログボックスＤＧ１１は、この記入依頼欄５０ＫＲに合成するコメントの文字のフォントなどを指定するためのオブジェクトである。
【００４５】
依頼元ユーザＵｒは、プルダウンメニューＰＤ１３およびＰＤ１４それぞれに対して、コメントの文字のフォントの名前（フォント名）およびサイズ（フォントサイズ）を指定する。
【００４６】
テキストボックスＴＸ１１には、この記入依頼欄５０ＫＲから文字列を認識することができた場合は、この文字列が、この記入依頼欄５０ＫＲのラベル名としてデフォルトで指定されている。ユーザは、任意に指定し直すことができる。文字列が認識されなかった場合は、依頼元ユーザＵｒがラベル名を任意に決めて指定する。そして、依頼元ユーザＵｒは、指定ボタンＢＮ１６をタッチする。
【００４７】
すると、指定受付処理部１０１は、指定されたフォント名、フォントサイズ、およびラベル名を受け付ける。そして、ダイアログボックスＤＧ１１を閉じる。さらに、指定受付処理部１０１は、この記入依頼欄５０ＫＲに配置することができる文字の個数（以下、「制限文字数」と記載する。）を算出する。例えば、この記入依頼欄５０ＫＲの面積を、受け付けたフォント名およびフォントサイズの文字が内接する矩形の領域の面積で割ることによって、制限文字数を算出すればよい。プロポーショナルフォントの場合は、内接する矩形の領域の面積が文字によって異なるので、平均的な面積で割ればよい。または、最も大きい文字が内接する矩形の領域の面積で割ってもよい。この記入依頼欄５０ＫＲにラベル名がある場合は、ラベル名の分の面積を除外して制限文字数を算出すればよい。
【００４８】
依頼元ユーザＵｒは、さらに、直近に指定した記入依頼欄５０ＫＲにコメントを記入すべきユーザの電子メールアドレスを次のように指定する。プルダウンメニューＰＤ１２（図７参照）をタッチする。すると、指定受付処理部１０１は、アドレス帳記憶部１２２に記憶されている各ユーザ個人データ７Ｊ（図６参照）に基づいて、図１０のように、プルダウンメニューＰＤ１２の近傍にユーザリストＬＴ１２を表示させる。ここで、ユーザは、コメントを記入すべきユーザの行をタッチして指定する。複数指定することもできる。
【００４９】
すると、指定受付処理部１０１は、タッチされた行に対応するユーザの電子メールアドレスを、記入依頼欄５０ＫＲにコメントを記入すべきユーザの電子メールアドレスとして受け付ける。
【００５０】
プルダウンメニューＰＤ１１は、依頼元の電子メールアドレスを指定するためのオブジェクトであって、予め、ログインしたユーザつまり依頼元ユーザＵｒがデフォルトで設定されている。しかし、任意に変更することができる。変更の仕方は、プルダウンメニューＰＤ１２と同様、プルダウンメニューＰＤ１１をタッチしてユーザリストを表示させ、任意の行をタッチすればよい。
【００５１】
これらの、依頼元ユーザＵｒによる操作および指定受付処理部１０１による処理によって、１つの記入依頼欄５０ＫＲについての種々の指定が完了する。指定受付処理部１０１は、指定が完了した記入依頼欄５０ＫＲを、図１１のように、着色して表示させる。
【００５２】
他の記入欄５０Ｋについても他のユーザによるコメントの記入が必要な場合は、依頼元ユーザＵｒは、同様の操作を行うことによって、当該他の記入欄５０Ｋを記入依頼欄５０ＫＲとして指定し、さらに、フォントおよび受信者アドレスなどを指定すればよい。
【００５３】
指定受付処理部１０１は、指定が完了したそれぞれの記入依頼欄５０ＫＲを、受信者アドレスに応じた色で塗り分けてもよい。ただし、送信者アドレスは、すべての記入依頼欄５０ＫＲについて、同一の電子メールアドレスを指定しなければならない。
【００５４】
そして、依頼元ユーザＵｒは、すべての指定が完了したら、完了ボタンＢＮ１３をタッチする。
【００５５】
以下、「上司所感」、「技術のポイント」、および「総評」の記入欄５０Ｋが記入依頼欄５０ＫＲとして指定された場合を例に説明する。
【００５６】
なお、原稿５０が複数の用紙から読み取られた場合つまり複数のページによって構成される場合は、指定受付処理部１０１は、次ページボタンＢＮ１４がタッチされるたびに１つ先のページを表示させ、前ページボタンＢＮ１５がタッチされるたびに１つ前のページを表示させる。依頼元ユーザＵｒは、次ページボタンＢＮ１４および前ページボタンＢＮ１５を適宜操作して、各ページから記入依頼欄５０ＫＲを指定することができる。
【００５７】
電子メール送信設定記憶部１２４には、図１２のように、依頼元ユーザＵｒによって指定された記入依頼欄５０ＫＲごとの送信設定データ７Ｋが記憶される。送信設定データ７Ｋは、電子メール７Ａの送信のために用いられる。
【００５８】
送信設定データ７Ｋには、指定受付処理部１０１によって受け付けられ、発行され、または算出されたコメントコード、ラベル名、コメントを記入すべきユーザの電子メールアドレス（受信者アドレス）、依頼元ユーザＵｒの電子メールアドレス（送信者アドレス）、および制限文字数が示される。ただし、受信者アドレスが複数ある場合は、制限文字数として「なし」が示される。
【００５９】
テンプレート記憶部１２３には、テンプレートデータ７Ｌが予め記憶されている。テンプレートデータ７Ｌは、図１３のように、電子メール７Ａの本文のテンプレートが示されている。テンプレートデータ７Ｌの使い方は、後に説明する。
【００６０】
電子メール生成部１０２は、送信設定データ７Ｋおよびテンプレートデータ７Ｌなどに基づいて電子メール７Ａの本文（メッセージ）を例えば図１４に示す手順で生成する。
【００６１】
電子メール生成部１０２は、いずれかの送信設定データ７Ｋ（図１２参照）に示される、１つ目の受信者アドレスを抽出する（図１４の＃８０１、＃８０２）。以下、抽出した受信者アドレスを「注目受信者アドレス」と記載する。注目受信者アドレスを示すユーザ個人データ７Ｊをアドレス帳記憶部１２２から検索し、このユーザ個人データ７Ｊに示される名前を抽出する（＃８０３）。そして、抽出した名前をテンプレートの「＜Ａ＞」のタグに当て嵌める（＃８０４）。つまり、タグを名前に置き換える。
【００６２】
さらに、電子メール生成部１０２は、注目受信者アドレスとともに送信設定データ７Ｋに示される送信者アドレスを示すユーザ個人データ７Ｊをアドレス帳記憶部１２２から検索し、このユーザ個人データ７Ｊに示される名前を抽出する（＃８０５）。そして、テンプレートの「＜Ｂ＞」のタグに当て嵌める（＃８０６）。
【００６３】
電子メール生成部１０２は、注目受信者アドレスを示す１つ目の送信設定データ７Ｋからラベル名および制限文字数を抽出し（＃８０７）、それぞれをテンプレートの「＜Ｃｘ＞」および「＜Ｄｘ＞」のタグに当て嵌める（＃８０８）。ただし、制限文字数が「なし」である場合は、「（１８０文字以内）」の部分を「文字数の制限なし」に置き換える。または、この部分を削除する。
【００６４】
注目受信者アドレスを示す送信設定データ７Ｋが残っていれば（＃８０９でＹｅｓ）、電子メール生成部１０２は、テンプレートに「［＜Ｃｘ＞］（＜Ｄｘ＞文字以内）」の行および空白行を、残っている送信設定データ７Ｋの個数分だけ追加する。そして、それぞれの送信設定データ７Ｋからラベル名および制限文字数を抽出し、追加した「＜Ｃｘ＞」および「＜Ｄｘ＞」のタグに当て嵌める（＃８１０、＃８０７、＃８０８）。
【００６５】
以上の処理によると、例えば、注目受信者アドレスが「１２３＠ｅｘａｍｐｌｅ．ｃｏｍ」である場合は、図１５のような電子メール７Ａの本文（メッセージ）が生成される。図１２の例の場合は、「１２３＠ｅｘａｍｐｌｅ．ｃｏｍ」を示す送信設定データ７Ｋが２つあるので、２つの記入依頼欄５０ＫＲへのコメントの依頼が、この電子メール７Ａの本文に示される。
【００６６】
同様に、電子メール生成部１０２は、残りの受信者アドレスがあれば（＃８１１でＹｅｓ）、それを抽出し、注目受信者アドレスとして上述の処理を行う（＃８１２、＃８０２〜＃８１０）。
【００６７】
なお、電子メール生成部１０２は、電子メール７Ａの本文だけでなくタイトルもテンプレートに基づいて生成する。例えば、「＜Ｅ＞の確認事項」というテンプレートを予め用意しておき、「＜Ｅ＞」のタグにラベル名を当て嵌めることによってタイトルを生成すればよい。ラベル名が複数ある場合は、これらをカンマで区切って並べて当て嵌めればよい。
【００６８】
以上の操作および処理によって、電子メール７Ａの内容、つまり、本文、送信先の電子メールアドレス（受信者アドレス）、送信元の電子メールアドレス（送信者アドレス）、およびタイトルが生成されまたは指定される。
【００６９】
図１２の例の場合は、２つの受信者アドレスが示されているので、電子メール生成部１０２によって２通の電子メール７Ａが生成される。
【００７０】
電子メールプレビュー処理部１０３は、電子メール７Ａの内容（本文、受信者アドレス、送信者アドレス、およびタイトル）を依頼元ユーザＵｒが確認できるように、これらを示す電子メールプレビュー画面ＷＮ２をタッチパネルディスプレイ１０ｅに表示させる。
【００７１】
電子メールプレビュー画面ＷＮ２には、一度に１つの電子メール７Ａの内容しか示されない。電子メールプレビュー処理部１０３は、進ボタンＢＮ２１がタッチされると次の電子メール７Ａの内容を電子メールプレビュー画面ＷＮ２として表示させ、戻ボタンＢＮ２２がタッチされると、１つ前の電子メール７Ａの内容を電子メールプレビュー画面ＷＮ２として表示させる。
【００７２】
依頼元ユーザＵｒは、電子メール７Ａの内容に問題がないことを確認したら、送信ボタンＢＮ２３をタッチする。なお、問題がある場合は、電子メールプレビュー画面ＷＮ２において適宜、修正すればよい。
【００７３】
送信ボタンＢＮ２３がタッチされると、電子メール送信処理部１０４は、各電子メール７Ａを、画像データ６０を添付してそれぞれの宛先（受信者アドレス）へ宛てて送信する。
【００７４】
合成設定記憶部１４１には、図１７のように、記入依頼欄５０ＫＲごとの合成設定データ７Ｍが記憶される。合成設定データ７Ｍは、端末装置２から受信したコメントを原稿５０に合成する際に用いられる。
【００７５】
合成設定データ７Ｍには、指定受付処理部１０１によって受け付けられ、発行され、または算出されたコメントコード、ラベル名、受信者アドレス、送信者アドレス、制限文字数、および指定領域位置（対角線の始点および終点）のほか、この受信者アドレス宛ての電子メール７ＡのメッセージＩＤおよびドキュメントＩＤが示される。なお、受信者アドレスが複数ある場合は、それぞれに対応するメッセージＩＤおよびドキュメントＩＤが示される。
【００７６】
端末装置２は、電子メール７Ａを受信すると、メーラを起動し、メール７Ａの内容を表示する。さらに、ビューワなどのアプリケーションを起動し、画像データ６０に基づいて原稿５０を表示する。
【００７７】
ここで、受信者であるユーザは、電子メール７Ａの本文および原稿５０を見る。そして、所定の形式に従ってコメントを記入する。例えば、図１８のように、本文をそのまま引用し、所定の欄にコメントを追記する。
【００７８】
そして、端末装置２は、記入されたコメントを本文に含む電子メールを電子メール７Ｂとして送信者アドレスへ送信（返信）する。
【００７９】
画像形成装置１において、電子メール受信処理部１３１は、送信者アドレス宛ての電子メール７Ｂをメールサーバなどから受信する。
【００８０】
コメント合成処理部１３２は、電子メール７Ｂの本文の中からコメントをラベル名とともに抽出し、原稿５０の中の所定の記入依頼欄５０ＫＲに合成する。
【００８１】
抽出の処理は、例えば、次のように行うことができる。コメント合成処理部１３２は、電子メール７Ｂの本文の中から、「［上司所感］」のように特定の括弧で囲われた部分をラベル名として抽出する。そして、この直後の行から空白行の直前までの部分をコメントとして抽出する。
【００８２】
そして、コメント合成処理部１３２は、合成の処理を次のように行う。コメント合成処理部１３２は、抽出したラベル名を示す合成設定データ７Ｍを合成設定記憶部１４１から読み出す。そして、この合成設定データ７Ｍに示されるフォント名およびフォントサイズのフォントを用いて、抽出したコメントをラスタライズする。そして、この合成設定データ７Ｍに示される指定領域位置の記入依頼欄５０ＫＲに、ラスタライズしたコメントの画像を合成する。
【００８３】
原稿５０への画像の合成は、原稿５０の画像データ（つまり、画像データ６０）フォーマットに応じて公知の方法によって行うことができる。例えば、画像データ６０のフォーマットがＰＤＦ（Portable Document Format）である場合は、Ａｃｒｏｂａｔ  ＳＫＤ（Software Development Kit）の技術によってコメントの画像を原稿５０に書き込めばよい。
【００８４】
コメント合成処理部１３２は、複数の電子メール７Ｂが受信された場合は、それぞれの電子メール７Ｂについて上述の処理を行う。
【００８５】
以上の処理によって、図１９に示すように、原稿５０にコメントが合成される。すべての電子メール７Ａについて、返信つまり電子メール７Ｂが受信され、上記の合成の処理が成功すれば、原稿５０の編集が完了する。以下、編集が完了した原稿５０を「コメント記入済ドキュメント５１」と記載する。
【００８６】
コメント記入済ドキュメント５１は、プリントユニット１０ｊによって印刷され、または、画像データとして他の装置または依頼元ユーザＵｒの電子メールアドレスへ送信されることによって、出力される。
【００８７】
図２０は、コメントを収集し合成する全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【００８８】
次に、画像形成装置１の全体的な処理の流れを、図２０のフローチャートを参照しながら説明する。
【００８９】
画像形成装置１は、用紙から原稿５０を読み取って画像データ６０を生成し記憶する（図２０の＃８１、＃８２）。さらに、記入依頼欄５０ＫＲおよび依頼先のユーザの指定を受け付け（＃８３）、指定された内容に基づいて送信設定データ７Ｋを生成し記憶する（＃８４）。
【００９０】
そして、画像形成装置１は、電子メール７Ａを生成し（＃８５）、各依頼先の電子メールアドレスへ送信する（＃８６）。なお、電子メール７Ａの本文の生成の手順は、前に図１４で説明した通りである。また、送信に関する情報に基づいて、合成設定データ７Ｍを生成し記憶する（＃８７）。
【００９１】
その後、画像形成装置１は、電子メール７Ｂを受信すると（＃８８）、電子メール７Ｂの本文からコメントを抽出し、合成設定データ７Ｍに基づいて原稿５０の中の所定の記入依頼欄５０ＫＲに合成する（＃８９）。
【００９２】
本実施形態によると、コメントの依頼先の端末装置にドキュメントの編集用のアプリケーションがインストールされていない場合であっても、従来よりも簡単にかつ確実にドキュメントへコメントを追記することができる。
【００９３】
特に、社外に居る人は、編集用のアプリケーションがインストールされていない端末装置を使用することが多いので、画像形成装置１は、社外に居る人にコメントを依頼する場合に好適に用いられる。
【００９４】
図２１は、受信者アドレスの指定の仕方の変形例を説明するための図である。図２２は、原稿プレビュー画面ＷＮ１の例を示す図である。
【００９５】
本実施形態では、記入依頼欄５０ＫＲの指定を、タッチパネルディスプレイ１０ｅ上で対角線をなぞることによって行ったが、他の方法によって行うように構成してもよい。
【００９６】
例えば、記入依頼欄５０ＫＲを指で塗り潰すようにタッチパネルディスプレイ１０ｅ上を擦り、擦られた部分が内接する矩形の領域を記入依頼欄５０ＫＲとして抽出するように構成してもよい。または、対角線の２つの端点をタッチすることによって行うように構成してもよい。マウスなどのポインティングデバイスで対角線をドラッグしまたは対角線の２つの端点をクリックすることによって行うように構成してもよい。テンキーまたは矢印キーなどで対角線を指定するように構成してもよい。または、描画ソフトにおける閉空間の塗り潰しと同様に、指定された白の画素を含む閉空間を記入依頼欄５０ＫＲとして抽出するように構成してもよい。
【００９７】
本実施形態では、依頼元ユーザＵｒは、受信者アドレスを、アドレス帳記憶部１２２に記憶されている各ユーザ個人データ７Ｊに示される電子メールアドレスから選択することによって指定したが、キーボードなどで直接、受信者アドレスとする電子メールアドレスを入力することによって指定してもよい。
【００９８】
または、次のように記入依頼欄５０ＫＲおよび受信者アドレスを指定してもよい。依頼元ユーザＵｒは、原稿５０の用紙の中の記入欄５０Ｋのうちの記入依頼欄５０ＫＲにする領域に、この記入依頼欄５０ＫＲへコメントを記入すべきユーザの電子メールアドレスを書き込む。そして、この用紙を画像形成装置１にスキャンさせる。
【００９９】
画像形成装置１は、スキャンした原稿５０の中からＯＣＲの技術および文字検索の技術によって、電子メールアドレスおよびその位置を特定する。そして、電子メールアドレスが書かれている位置を含む閉空間を記入依頼欄５０ＫＲとして抽出する。また、この電子メールアドレスを受信者アドレスとして認識する。なお、抽出および認識が完了したら、原稿５０から電子メールアドレスを削除する。
【０１００】
本実施形態では、コメントの依頼およびコメントのやり取りを電子メールによって行ったが、メッセンジャまたはＳＮＳ（Social Networking Service）のメッセージなどによって行ってもよい。
【０１０１】
電子メール７Ｂに本文に含まれるコメントの文字数が、このコメントが記入されるべき記入依頼欄５０ＫＲの制限文字数（図１７参照）を超える場合がある。この場合は、画像形成装置１は、この電子メール７Ｂを廃棄するとともに、制限文字数に収まるようにコメントを修正して再度送信するように伝えるメッセージ（電子メール）をこの電子メール７Ｂの送信元に対して送信してもよい。この際に、超過した文字数をメッセージに含めてもよい。
【０１０２】
電子メール７Ａに対する返信つまり電子メール７Ｂが、本来のユーザ以外のユーザから送信されてくる場合がある。そこで、画像形成装置１は、次のように処理を行ってもよい。
【０１０３】
画像形成装置１は、電子メール７Ｂを受信すると、この電子メール７Ｂの本文からラベル名を抽出し、このラベル名を示す合成設定データ７Ｍ（図１７参照）を読み出す。この電子メール７Ｂの送信元の電子メールアドレスが、合成設定データ７Ｍに示される受信者（Ｒｅｃｉｐｉｅｎｔ）と同一であるか否かをチェックする。そして、同一であれば、合成の処理を行う。しかし、相違する場合は、合成の処理を中止する。または、電子メール７Ｂのヘッダまたはフッタに示される元の電子メールのメッセージＩＤ（Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ）またはドキュメントＩＤ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−ＩＤ）が、合成設定データ７Ｍに示されるか否かをチェックする。そして、示されていれば、合成の処理を行う。しかし、示されていない場合は、合成の処理を中止する。
【０１０４】
本実施形態では、必要な事項の指定が完了した記入依頼欄５０ＫＲの背景色を、受信者アドレスに応じて色分けしたが（図１１参照）、１つの記入依頼欄５０ＫＲに対して複数の受信者アドレスを指定することがある。この場合は、図２２のように、それぞれの受信者アドレスに対応する色をストライプにして背景色として用いればよい。
【０１０５】
その他、ドキュメント管理システム１ＤＭ、画像形成装置１の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、データの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【符号の説明】
【０１０６】
１  画像形成装置（ドキュメント編集装置）
１０１  指定受付処理部（受付手段）
１０４  電子メール送信処理部（送信手段）
１３１  電子メール受信処理部（受信手段）
１３２  コメント合成処理部（合成手段）
１４１  合成設定記憶部（対応関係記憶手段）
７Ａ  電子メール（第一のメッセージ）
７Ｂ  電子メール（第二のメッセージ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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