(57)【要約】【課題】本発明は、電子文書を自動分類して配信するとともに、利用性の向上と出力時のセキュリティの向上を図る。【解決手段】複合装置１０は、画像入出力部１１が取り込んだ電子文書から特徴量解析部１２が、その特徴量を抽出して、配信先決定部１３が、該特徴量に基づいて電子文書の配信先を決定し、文書管理部１６が、文書提供元情報を取得して、該電子文書の文書提供元情報、該特徴量及び該配信先に関連する配信先関連情報を文書関連情報として該電子文書に関連付けて配信情報記憶部１２に記憶させるとともに、送受信部１５から該電子文書を該配信先へ配信する。電子文書の出力要求が出力要求元機器からあると、文書管理部１６が、該出力要求元機器の出力要求元情報を取得し、該出力要求元情報と文書関連データ記憶部１２の出力要求のあった電子文書の文書関連情報及び要求において入力された文書関連情報に基づいて電子文書の出力許可／不許可を制御する。【選択図】          図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書提供元から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出手段と、
前記電子文書の提供元を特定する文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得手段と、
前記電子文書に関連する文書関連情報を記憶する文書関連情報記憶手段と、
前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定手段と、
前記電子文書の前記文書提供元情報、前記配信先に関連する文書配信先情報及び前記特徴量を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて前記文書関連情報記憶手段に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理手段と、
前記文書関連情報を指定して前記電子文書の一覧要求があると、該文書関連情報に対応する電子文書の一覧を前記文書関連情報記憶手段の前記文書関連情報から生成して提示する文書情報提示手段と、
前記文書情報提示手段の提示する電子文書一覧から電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得手段と、
前記出力要求された電子文書の前記文書関連情報記憶手段の前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得手段の取得した前記出力要求元情報及び前記一覧要求において指定された前記文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御手段と、
を備えていることを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項２】
前記文書提供元情報取得手段及び前記出力要求元情報取得手段は、
前記文書提供元情報及び前記出力要求元情報として、前記文書提供元のＩＰアドレス及び前記出力要求元のＩＰアドレスを取得し、
前記文書配信管理手段は、
前記文書提供元の前記ＩＰアドレスに変更が発生すると、前記文書関連情報記憶手段に記憶されている該文書提供元情報の該ＩＰアドレスを前記文書配信管理手段に更新させることを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
【請求項３】
前記文書提供元情報取得手段及び前記出力要求元情報取得手段は、
前記文書提供元情報及び前記出力要求元情報として、前記文書提供元のＭＡＣアドレス及び前記出力要求元のＭＡＣアドレスを取得し、
前記文書配信管理手段は、
前記文書提供元の前記ＭＡＣアドレスに変更が発生すると、前記文書関連情報記憶手段に記憶されている該文書提供元情報の該ＭＡＣアドレスを前記文書配信管理手段に更新させることを特徴とする請求項１または請求項２記載の電子文書管理装置。
【請求項４】
前記特徴量抽出手段は、
前記特徴量の１つとして、前記電子文書の作成者名を抽出し、
前記出力要求元情報取得手段は、
前記電子文書の出力要求を行っているユーザ名を前記出力要求元情報として取得し、
前記出力制御手段は、
前記出力要求のあった前記電子文書に対応して前記文書関連情報記憶手段に記憶されている前記文書関連情報としての該電子文書の作成者名と前記出力要求元情報取得手段の取得した前記ユーザ名が一致することを該電子文書の出力許可条件の１つとして、該電子文書の出力の許可／不許可を制御することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の電子文書管理装置。
【請求項５】
前記出力制御手段は、
前記文書関連情報と前記出力要求元情報のそれぞれ対応する複数の情報に基づいて前記電子文書の出力の許可／不許可を制御することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の電子文書管理装置。
【請求項６】
前記電子文書管理装置は、
前記電子文書を所定の暗号化方式で、暗号化し、また、暗号化された電子文書を復号化する暗号化・復号化手段を備え、
前記出力制御手段は、
前記文書配信管理手段が前記配信先から取り出した前記電子文書が暗号化されているか否か検査して、暗号化されている場合にのみ、前記文書関連情報記憶手段の該電子文書の前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得手段の取得した前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御することを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかに記載の電子文書管理装置。
【請求項７】
文書提供元から提供される電子文書を、その特徴量に基づいて配信先を決定して、該配信先に配信するとともに、出力要求元から前記電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力の許可／不許可を制御する電子文書管理システムであって、
文書提供元から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出手段と、
前記電子文書の提供元を特定する文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得手段と、
前記電子文書に関連する文書関連情報を記憶する文書関連情報記憶手段と、
前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定手段と、
前記電子文書の前記文書提供元情報、前記配信先に関連する文書配信先情報及び前記特徴量を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて前記文書関連情報記憶手段に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理手段と、
前記文書関連情報を指定して前記電子文書の一覧要求があると、該文書関連情報に対応する電子文書の一覧を前記文書配信管理手段の前記文書関連情報から生成して提示する文書情報提示手段と、
前記文書情報提示手段の提示する電子文書一覧から電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得手段と、
前記出力要求された電子文書の前記文書関連情報記憶手段の前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得手段の取得した前記出力要求元情報及び前記一覧要求において指定された前記文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御手段と、
を備えていることを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項８】
文書提供元から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出処理ステップと、
前記電子文書の提供元を特定する文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得処理ステップと、
前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定処理ステップと、
前記電子文書の前記文書提供元情報、前記配信先に関連する文書配信先情報及び前記特徴量を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて所定の文書関連情報記憶手段に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理処理ステップと、
前記文書関連情報を指定して前記電子文書の一覧要求があると、該文書関連情報に対応する電子文書の一覧を前記文書関連情報記憶手段の前記文書関連情報から生成して提示する文書情報提示処理ステップと、
前記文書情報提示処理ステップの提示する電子文書一覧から電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得処理ステップと、
前記出力要求された電子文書の前記文書関連情報記憶手段の前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得処理ステップで取得された前記出力要求元情報及び前記一覧要求において指定された前記文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御処理ステップと、
を有していることを特徴とする電子文書管理方法。
【請求項９】
制御プロセッサに、
文書提供元から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出処理と、
前記電子文書の提供元を特定する文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得処理と、
前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定処理と、
前記電子文書の前記文書提供元情報、前記配信先に関連する文書配信先情報及び前記特徴量を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて所定の文書関連情報記憶手段に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理処理と、
前記文書関連情報を指定して前記電子文書の一覧要求があると、該文書関連情報に対応する電子文書の一覧を前記文書関連情報記憶手段の前記文書関連情報から生成して提示する文書情報提示処理と、
前記文書情報提示処理の提示する電子文書一覧から電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得処理と、
前記出力要求された電子文書の前記文書関連情報記憶手段の前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得処理で取得された前記出力要求元情報及び前記一覧要求において指定された前記文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御処理と、
を実行させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理装置、電子文書管理システム、電子文書管理方法及び電子文書管理プログラムに関し、詳細には、電子文書を自動分類して配信するとともに、配信した電子文書の利用性を向上させつつ該電子文書の出力時のセキュリティを向上させた電子文書管理装置、電子文書管理システム、電子文書管理方法及び電子文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、情報化が進み、各種データが電子化されて各種利用に供されている一方で、電子化されたデータの機密保持が重要な課題となってきている。
【０００３】
また、電子文書の分類配信においては、効率的で利用しやすい分類配信が要望されている。
【０００４】
そこで、従来から、電子文書の記述内容に基づいて該電子文書の特徴量、例えば、文書名、頻出用語、作成者名、作成日時等を抽出し、該特徴量に基づいて電子文書を分類する文書管理装置がある。
【０００５】
そして、従来、文書管理装置は、分類した電子文書を、ネットワークで接続されている複数のサーバに、それぞれ分けて保管、または、ネットワークで接続されている１つのサーバを複数に領域区分等によって分割して、それぞれの分割領域に、分類した電子文書をそれぞれ分けて保管し、保管されている文書の中から一定条件を満たす文書を取り出せるようにしている（特許文献１、特許文献２等参照）。
【０００６】
また、従来の文書管理においては、一般的に、保管した文書の出力を、保管先のサーバ等の保管装置へのアクセス用のパスワードを予め登録しているユーザが、該パスワードを入力することで、許可するようになっていたり、文書自体に設定された実行権限によって許可するようになっている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上記従来技術にあっては、電子文書の分類・管理において、保管された文書の実行権限が文書の保管先であるサーバ等の保管装置に対するパスワードかファイルに設定されている実行権限によって許可されるようになっているため、電子文書を分類して配信する側の装置にとっては、配信した電子文書のセキュリティに関与することができず、セキュリティの向上と利用性の向上を図る上で、改良の必要があった。
【０００８】
そこで、本発明は、電子文書を自動的に分類配信するとともに、該電子文書の利用性を向上させつつ、該電子文書の出力時のセキュリティを向上させることを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項１記載の電子文書管理装置は、文書提供元から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出手段と、前記電子文書の提供元を特定する文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得手段と、前記電子文書に関連する文書関連情報を記憶する文書関連情報記憶手段と、前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定手段と、前記電子文書の前記文書提供元情報、前記配信先に関連する文書配信先情報及び前記特徴量を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて前記文書関連情報記憶手段に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理手段と、前記文書関連情報を指定して前記電子文書の一覧要求があると、該文書関連情報に対応する電子文書の一覧を前記文書関連情報記憶手段の前記文書関連情報から生成して提示する文書情報提示手段と、前記文書情報提示手段の提示する電子文書一覧から電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得手段と、前記出力要求された電子文書の前記文書関連情報記憶手段の前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得手段の取得した前記出力要求元情報及び前記一覧要求において指定された前記文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御手段と、を備えていることを特徴としている。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、電子文書を自動的に分類配信することができるとともに、該電子文書の利用性を向上させつつ、該電子文書の出力時のセキュリティを向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の一実施例を適用した電子文書管理システムの構成図。
【図２】複合装置のブロック構成図。
【図３】特徴量の一例を示す図。
【図４】文書配信情報の一例を示す図。
【図５】文書補完処理のシーケンス図。
【図６】文書出力処理のシーケンス図。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明の好適な実施例を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるので、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明によって不当に限定されるものではなく、また、本実施の形態で説明される構成の全てが本発明の必須の構成要件ではない。
【実施例１】
【００１３】
図１〜図６は、本発明の電子文書管理装置、電子文書管理システム、電子文書管理方法及び電子文書管理プログラムの一実施例を示す図であり、図１は、本発明の電子文書管理装置、電子文書管理システム、電子文書管理方法及び電子文書管理プログラムの一実施例を適用した電子文書管理システム１のシステム構成図である。
【００１４】
図１において、電子文書管理システム１は、複合装置１０、電子文書管理装置２０、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎ等が有線または無線のＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークＮＷによって接続されており、ネットワークＮＷには、その他に、電子文書を配信したり、取り出したりするその他の機器、例えば、複写装置、複合装置、プリンタ装置、コンピュータ、携帯端末装置４０等が接続される。
【００１５】
複合装置１０は、紙原稿を主走査及び副走査して該紙原稿の画像を読み取るスキャナ部、画像データに基づいて用紙に画像を印刷出力するプリンタ部、操作表示部、ネットワークＮＷを介して電子文書管理装置２０、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎ及びその他の装置と接続してデータと信号の授受を行う通信部及び各部の動作を制御する制御部等を備え、スキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能等の複数の機能を実行する。
【００１６】
複合装置１０は、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable and Programmable Read Only Memory ）、ＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリ、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory ）、ＣＤ−ＲＷ（Compact Disc Rewritable ）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＳＤ（Secure Digital）カード、ＭＯ（Magneto-Optical Disc）等のコンピュータが読み取り可能な記録媒体に記録されている本発明の電子文書管理方法を実行する電子文書管理プログラムを読み込んで制御部のＲＯＭやハードディスク等に導入されることで、後述する電子文書を自動的に分類して配信するとともに、電子文書の利用性を向上させつつ、出力時のセキュリティを向上させる電子文書管理方法を実行する電子文書管理装置として構築されている。この電子文書管理プログラムは、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｃ＃、Ｊａｖａ（登録商標）等のレガシープログラミング言語やオブジェクト指向ブログラミング言語等で記述されたコンピュータ実行可能なプログラムであり、上記記録媒体に格納して頒布することができる。
【００１７】
そして、複合装置１０は、ＲＯＭまたはハードディスク等に、複合装置１０としての基本プログラム（ファームウェア等）及び上記本発明の電子文書管理プログラムの複合装置１０で実行する部分のプログラムが導入されることで、図１では、少なくとも、複合装置１０としての基本機能を実行する図示しない各部が構築されるとともに、電子文書の入出力を行う画像入出力部１１、本発明の電子文書を解析して該電子文書から文書の特徴量を抽出する特徴量解析部１２、画像入出力部１１が入力した電子文書の配信先を決定する配信先決定部１３、配信情報を記憶する配信情報記憶部１４、電子文書等の送受信を行う送受信部１５及び文書管理部１６等が構築されるとともに、これらの各部１１〜１６からの要求を処理するプラットフォームが構築されている。
【００１８】
画像入出力部１１は、例えば、スキャナとプリンタ、あるいは、スキャナとディスプレイ等のように、画像データ等の電子文書を提供する画像入力部と、電子文書を用紙等に記録出力または表示出力する画像出力部と、を備えている。
【００１９】
特徴量解析部（特徴量抽出手段）１２は、電子化された文書からその電子文書の特徴量、例えば、図３に示すように、頁数（２０頁、１５０頁等）、解像度（３００ｄｐｉ、６００ｄｐｉ等）、サイズ（Ａ４、Ａ３等）、ＱＲコード（登録商標）情報（印刷制限有、送信制限有、制限なし等）及び画像をＯＣＲ（Optical Character Reader）処理した結果から得られた文字列を解析して取得したＯＣＲ結果（例えば、頻出単語、特定種類文字列等であって、社外秘、配信、日付等）等を抽出し、該電子文書を特定する電子文書情報、例えば、文書ＩＤ、文書名等とともに、配信先決定部１３及び配信情報記憶部１４に渡す。
【００２０】
文書管理部１６は、電子文書の提供元である画像入出力部１１（複合装置１０）を特定する文書提供元情報、例えば、電子文書を提供する機器（複合装置１０の画像入出力部１１）の機器名（スキャナ、ポート番号等）、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等の文書提供元情報、及び、後述する配信先決定部１３が決定した該電子文書の配信先（保管先）の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎを特定する文書配信先情報、例えば、機器名（サーバ名）、ＭＡＣアドレス、ＩＰアドレス等を、図４に示すように、文書配信情報として取得し、取得した文書配信情報と上記特徴量を合わせて文書関連情報として、該電子文書と関連付けて配信情報記憶部１４に記憶させる。
【００２１】
また、文書管理部１６は、電子文書の入力を行った文書提供元機器、例えば、画像入出力部１１（複合装置１０）が、機器自体は変更にならなくても、ＩＰアドレスやＭＡＣアドレスが変更になることがあり、このような場合には、配信情報記憶部１４に記憶されている文書配信情報のうち、該当する電子文書の文書提供元情報のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスを更新する。
【００２２】
配信先決定部（配信先決定手段）１３は、特徴量解析部１２が抽出した電子文書の特徴量に基づいて、該電子文書の保管先の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎを決定し、決定した保管先の該文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎを特定する機器名（サーバ名）、ＭＡＣアドレス、ＩＰアドレス等の配信先関連情報及び電子文書を特定する電子文書情報（例えば、文書ＩＤ、文書名等）を、文書配信先情報として、文書管理部１６に渡すとともに、送受信部１５に渡す。
【００２３】
文書管理部１６は、配信先決定部１３から渡された文書配信先情報を、図４に示したように、配信情報記憶部１４の文書配信情報に記憶させる。図４では、文書配信情報として、電子文書情報としての文書ＩＤと文書名及び配信先関連情報として、文書提供元情報である送信元ＩＰ、送信先（配信先）ＩＰ、ユーザ名、配信方法（ｆｔｐ、ｓｍｔｐ、ｓｍｂ等）が示されている。
【００２４】
配信情報記憶部（文書関連情報記憶手段）１４は、ハードディスク等の不揮発性メモリで構築され、特徴量解析部１２が抽出した電子文書の特徴量と配信先決定部１３の決定した配信先に関する上記文書配信先情報及び文書管理部１６が取得した文書提供元情報を、該電子文書に関連付けて、文書関連情報として記憶する。すなわち、配信情報記憶部１４は、文書提供元情報と文書配信先情報から成る文書配信情報と特徴量を、電子文書に関連付けて文書関連情報として記憶する。
【００２５】
送受信部１５は、電子文書を、特徴量解析部１２が解析した特徴量とともに、配信先決定部１３が決定した文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎにネットワークＮＷを介して配信して、該文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに保管させる。
【００２６】
また、送受信部１５は、電子文書を文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに配信すると、配信情報記憶部１４に記憶されている該電子文書の文書関連情報を、ネットワークＮＷを介して電子文書管理装置２０に送信する。
【００２７】
さらに、送受信部１５は、電子文書を指定した電子文書の取得指示があると、文書管理部１６の制御下で、ネットワークＮＷを介して指定の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎにアクセスして、指定の電子文書を受信する。
【００２８】
文書管理部１６は、操作表示部やネットワークＮＷ上の機器から文書関連情報を指定して電子文書の一覧要求があると、該文書関連情報に対応する電子文書の一覧を配信情報記憶部１４の文書関連情報から生成して、操作表示部のディスプレイへの表示や要求元の機器への送信等の方法で提示し、また、提示した電子文書一覧から電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力要求元（例えば、複合装置１０、その他の機器である携帯端末装置４０等）を特定する出力要求元情報を取得する。
【００２９】
また、文書管理部１６は、出力要求された電子文書の配信情報記憶部１４の文書関連情報と、取得した出力要求元情報及び上記一覧要求において指定された文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する。
【００３０】
したがって、文書管理部１６は、文書情報提示手段、出力要求元情報取得手段及び出力制御手段として機能している。
【００３１】
電子文書管理装置２０は、通常のハードウェアとソフトウェアを搭載するとともに、本発明の電子文書管理プログラムが搭載されたコンピュータやサーバ等が用いられている。そして、電子文書管理装置２０は、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリ、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ、ＳＤカード、ＭＯ等のコンピュータが読み取り可能な記録媒体に記録されている本発明の電子文書管理方法を実行する電子文書管理プログラムのうち、電子文書管理装置２０が実行する部分の電子文書管理プログラムを読み込んでＲＯＭやハードディスク等に導入されることで、後述する電子文書を自動的に分類して配信するとともに、電子文書の利用性を向上させつつ、出力時のセキュリティを向上させる電子文書管理方法を実行する電子文書管理装置として構築されている。この電子文書管理プログラムは、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｃ＃、Ｊａｖａ（登録商標）等のレガシープログラミング言語やオブジェクト指向ブログラミング言語等で記述されたコンピュータ実行可能なプログラムであり、上記記録媒体に格納して頒布することができる。
【００３２】
そして、電子文書管理装置２０は、上記電子文書管理プログラムが導入されることで、図１に示すように、配信情報記憶部１１、文書管理部１２及び送受信部１３等が構築される。
【００３３】
送受信部１３は、ネットワークＮＷに接続される複合装置１０、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎ及び携帯端末装置４０等のその他の機器と通信して、データ及び信号の授受を行う。
【００３４】
文書管理部２２は、送受信部２３が複合装置１０から受信した文書関連情報を配信情報記憶部（文書関連情報記憶手段）２１に記憶させる。
【００３５】
また、文書管理部２２は、送受信部２３が、ネットワークＮＷに接続された機器から文書関連情報を指定して電子文書の一覧要求があると、該文書関連情報に対応する電子文書の一覧を配信情報記憶部２１の文書関連情報から生成して、要求元の機器へ送信して提示し、また、提示した電子文書一覧から電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力要求元（例えば、携帯端末装置４０等）を特定する出力要求元情報を取得する。
【００３６】
また、文書管理部２１は、出力要求された電子文書の配信情報記憶部２１の文書関連情報と、取得した出力要求元情報及び上記一覧要求において指定された文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する。
【００３７】
そして、文書管理部２２は、出力要求された電子文書の出力が可能であると判断すると、該電子文書の受信指示を送受信部２３に渡し、送受信部２３は、電子文書の受信が許可されると、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎから該電子文書を受信して一旦配信情報記憶部２１等に保管した後、出力要求してきた機器へ該電子文書を送信する。
【００３８】
そして、複合装置１は、図１に示した各部１１〜１６が、図２に示すように、ブロック構成されており、画像処理部１ａと配信管理部１ｂとに大きく分けることができる。画像処理部１ａは、画像入出力部１１と特徴量解析部１２を備え、配信管理部１ｂは、配信先決定部１３、配信情報記憶部１４、送受信部１５及び文書管理部１６を備えている。操作部１は、その各部の機能動作は、上述のとおりである。
【００３９】
なお、上記説明においては、電子文書の配信元である複合装置１０が、画像入出力部１１、特徴量解析部１２、配信先決定部１３、配信情報記憶部１４、送受信部１５及び文書管理部１６を備えて、配信対象の電子文書の特徴量の抽出、文書関連情報の取得と記憶、電子文書の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎへの配信、電子文書出力要求に係る電子文書の検索と出力制御を行なっているが、複合装置１０は、電子文書の入出力のみを行ない、その他の処理を電子文書管理装置２０が行なってもよい。
【００４０】
この場合、複合装置１０は、少なくとも画像入出力部１１と送受信部１５のみを備え、電子文書管理装置２０は、配信情報記憶部２１、文書管理部２２、送受信部２３の他に、特徴量解析部、配信先決定部を備えることとなる。
【００４１】
また、複合装置１０及び電子文書管理装置２０は、電子文書を暗号化し、また、暗号化された電子文書を復号化する暗号化・復号化部を備えていてもよい。
【００４２】
文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎは、通常の大容量のハードディスク等の文書データ記憶部を備えたサーバ、コンピュータ、または、他の画像処理装置等が用いられ、電子文書管理装置２０からネットワークＮＷを介して送られてきた暗号化された電子文書や非暗号化の電子文書を該文書データ記憶部に保管し、また、複合装置１０や電子文書管理装置２０等から電子文書の取得要求があると、指定された電子文書を文書データ記憶部３１ａ〜３１ｎから読み出して、取得要求してきた複合装置１０や電子文書管理装置２０等へ送信する。
【００４３】
次に、本実施例の作用について説明する。本実施例の電子文書管理システム１は、電子文書を自動的に分類配信するとともに、該電子文書の利用性を向上させつつ、出力時のセキュリティを向上させる。
【００４４】
まず、電子文書を分類配信する際の文書保管処理を、図４に基づいて説明する。電子文書保管管理システム１は、図５に示すように、ユーザＵが、複合装置１０の操作表示部から、電子文書の保管を行なうために画像読み取り指示操作を行うと（Ｓ１）、画像入出力部１１が、原稿の画像を読み取った電子文書や他の装置から受信して保管している電子文書を処理対象の電子文書として入力し（Ｓ２）、特徴量解析部１２に渡して読み取り完了を通知して特徴量解析を依頼する（Ｓ３）。
【００４５】
特徴量解析部１２は、電子文書を解析して、図３に示したような特徴量（頁数、解像度、サイズ、ＱＲコード情報、ＯＣＲ結果等）を抽出し（Ｓ４）、抽出した特徴量を配信先決定部１３に渡す（Ｓ５）。また、このとき、文書管理部１６は、電子文書の文書提供元情報（ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等）を取得する。
【００４６】
配信先決定部１３は、電子文書の特徴量に基づいて、予め設定されているアルゴリズムに基づいて、該電子文書の配信先（保管先）を決定して（Ｓ６）、決定した配信先と電子文書を送受信部１５に渡して送信要求（配信要求）を行ない（Ｓ７）、送受信部１５は、配信先決定部１３から送信要求があると、受け取った電子文書を、該配信先の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに送信して記憶要求して、保管させる（Ｓ８）。
【００４７】
送受信部１５は、電子文書を文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに電子文書を配信すると、配信結果通知を配信先決定部１３に行ない（Ｓ９）、配信先決定部１３は、送受信部１５から配信結果通知を受け取ると、該電子文書の配信情報と特徴量を配信情報記憶部１４に送って記憶させる（Ｓ１０）。この配信情報には、上述のように、文書管理部１６の取得した電子文書の文書提供元情報である送信元ＩＰ、ＭＡＣアドレス等が含まれており、また、電子文書の配信先情報である送信先ＩＰ等が含まれている。
【００４８】
また、配信先決定部１３は、配信結果を配信情報記憶部１４に記憶させると、操作表示部等に配信結果を表示させる等の方法で、ユーザＵに配信結果を通知する（Ｓ１１）。
【００４９】
さらに、複合装置１０は、電子文書を符号化（暗号化）／復号化する符号化・復号化部を備えているときには、例えば、文書管理部１６が、電子文書が暗号化の必要のある電子文書であるかを、例えば、ユーザＵの暗号化要求操作の有無、または、電子文書を解析した結果、丸秘等の文字があるか等によって暗号化（符号化）処理の必要性の有無を判断して、必要な符号化を行なって送信してもよい。
【００５０】
そして、文書管理システム１は、上述のようにして、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに電子文書が保管されている状態で、画像出力要求があると、図６に示すように、利用性の向上とセキュリティの確保を行ないつつ、指定の電子文書の出力を行う。
【００５１】
すなわち、文書管理システム１は、ユーザＵによって、出力要求元、例えば、複合装置１０の操作表示部を操作して、文書関連情報、特に、文書名、送信日時、ＯＣＲ結果等の配信先情報と特徴量が入力されて、配信データ照合要求操作（一覧要求操作）が行われると（Ｓ２１）、文書管理部１６が、該入力された文書関連情報に基づいて、配信情報記憶部１４を検索して、該文書関連情報に対応する文書情報の一覧を、例えば、文書ＩＤの一覧として取得・生成し、文書情報一覧を操作表示部のディスプレイに表示出力する等の方法で文書情報のユーザＵに通知を行う（Ｓ２３）。
【００５２】
ユーザＵが、文書情報の通知によって、文書の選択と文書の出力指示を、複合装置１０の操作表示部等で行うと（Ｓ２４）、文書管理部１６が、配信情報記憶部１４から指示された電子文書の文書関連情報を取得し（Ｓ２５）、該文書関連情報、特に、文書提供元情報と出力要求元固有情報（出力要求元情報）及び一覧要求で指定された文書関連情報（例えば、文書配信先情報や特徴量）に基づいて、出力要求されている電子文書の出力が可能であるか否か判断する（Ｓ２６）。
【００５３】
文書管理部１６は、電子文書の出力可否判断を、出力要求された電子文書の配信情報記憶部１４の文書関連情報と、取得した出力要求元情報及び一覧要求において指定された文書関連情報に基づいて行うが、特に、電子文書の出力可否判断を、出力要求を行なってきた機器（出力要求元）の機器名、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等の出力要求元を特定する出力要求元情報を取得して、該出力要求元情報を、配信情報記憶部１４に該電子文書に対応して登録されている配信情報及び特徴量と比較して、該電子文書の出力の許可・不許可を制御する。すなわち、文書管理部１６は、出力要求元情報と配信情報を比較して、一致するときには、該電子文書の出力を許可し、不一致のときには、該電子文書の出力を不許可とする。
【００５４】
例えば、文書管理部１６は、この出力可否判断を、具体的には、以下のように行う。すなわち、文書管理部１６は、ＩＰアドレスで出力可否判断を行う場合、例えば、提供元機器Ａ（ＩＰ：１９２.１６８.１１.１２)から文書(文書名：機能仕様書.ｄｏｃ)の文書保管要求があって、文書名：機能仕様書.ｄｏｃの電子文書を文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに送って保管していて、出力要求元機器Ｂ(ＩＰ：１９２.１６８．１１．３０)から文書(文書名：機能仕様書.ｄｏｃ)の出力要求があったときには、出力要求元機器ＢのＩＰアドレスが、電子文書の提供元機器ＡのＩＰアドレスと異なるため、該電子文書の出力を不許可とするが、機器Ａから文書出力要求があったときには、文書の文書提供元と出力要求元のＩＰアドレスが同じ機器Ａであるので、該電子文書の出力を許可する。また、文書管理部１６は、ＩＰアドレスだけでなく、ＭＡＣアドレスについても、上記同様に適用して、電子文書の出力の許可／不許可を制御する。
【００５５】
また、文書管理部１６は、上記一覧要求において指定された文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を判断する。例えば、文書管理部１６は、出力要求元が、過去において、今回出力要求している電子文書の特徴量と近い特徴量の電子文書を、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに保管したことがあるときには、今回要求されている電子文書の出力を許可する。
【００５６】
そして、文書管理部１６は、電子文書の出力を許可するときには、送受信部１５に文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎと電子文書を特定して受信要求を行ない（Ｓ２７）、送受信部１５が、指定された文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎから指定された電子文書を取得する（Ｓ２８）。
【００５７】
送受信部１５は、取得した電子文書を画像入出力部１１に渡し（Ｓ２９）、画像入出力部１１が、該電子文書を複合装置１０の操作表示部のディスプレイに表示出力、プリント出力、転送出力等の出力を行なって、ユーザＵに提示する（Ｓ３０）。
【００５８】
なお、文書管理部１６は、電子文書の出力を不許可とするときには、画像入出力部１１に、出力不許可（出力不可）の理由を通知し、操作表示部のディスプレイにその旨を表示出力する等によってユーザに通知する。
【００５９】
そして、文書管理部１６は、文書提供元のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスに変更が発生すると、配信情報記憶部１４の該当する電子文書のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスを更新する。
【００６０】
したがって、ＤＨＣＰ（Dynamic Host Configuration Protocol）等のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスが不定となるネットワーク環境においても、提供元機器のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスを適切に判別して、電子文書の出力の許可／不許可を制御することができ、正確で利用性の良好なセキュリティ環境を構築することができる。
【００６１】
また、電子文書管理システム１が、電子文書の処理要求に、ユーザの認証を要求している場合、文書管理部１６は、ユーザ認証を行ってログインしたユーザが電子文書出力要求を行うと、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎから取得した電子文書の特徴量の１つである文書作成者名を、該文書出力要求を行っているユーザ名と比較して、一致すると、該電子文書の出力を許可し、不一致であると、該電子文書の出力を不許可とする。
【００６２】
したがって、ログインの許可されているユーザであっても、電子文書の文書作成者でないときには、出力を不許可とすることができ、ログインユーザのアクセスロールに応じて電子文書へのアクセス可否（出力可否）を判定することができる。
【００６３】
さらに、文書管理部１６は、電子文書の出力要求があって、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎから電子文書を取得すると、該電子文書が暗号化・復号化部によって暗号化されている電子文書であるか否か判定し、暗号化されている電子文書であるときにのみ、上記配信情報記憶部１４の該電子文書の前記文書関連情報と、前記出力要求元情報に基づく該電子文書の出力の許可／不許可を制御するようにしてもよい。
【００６４】
このようにすると、機密性が要求されることから暗号化されている電子文書に対してのみ、セキュリティ制御を向上させることができるとともに、電子文書の利用性を向上させることができる。
【００６５】
また、文書管理部１６は、電子文書の出力要求に対して、該電子文書の出力の許可／不許可を、１つの出力要求元情報と１つの文書関連情報で決定するだけでなく、複数の出力要求元情報と文書関連情報、例えば、ＩＰアドレスとＭＡＣアドレスを組み合わせたり、さらには、文書作成者と出力要求のユーザをも組み合わせて、判断してもよい。この場合、例えば、各電子文書にもセキュリティの程度を設定し、複数の出力要求元情報と文書関連情報に優先度を設定して、優先度の高い情報で一致するが、優先度の低い情報では、一致しない場合、電子文書のセキュリティ程度に応じて出力の許可／不許可を制御、例えば、セキュリティ程度の高い電子文書では、出力を不許可とするが、セキュリティ程度の低い電子文書では、出力を許可するようにしてもよい。
【００６６】
このように、複数の情報に基づいて電子文書の出力制御を行うと、セキュリティをより一層向上させることができるとともに、優先度を採用することで、セキュリティを確保しつつ利用性の向上と細かなセキュリティ管理を行うことができる。
【００６７】
さらに、電子文書管理システム１は、文書保管先である複数の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎを、ネットワークＮＷ上の配置として、イントラネット上とインターネット上とに分けて配置し、出力要求された電子文書がいずれのネットワークに配置されている文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに保管されているかによって、電子文書の出力制御を行うようにしてもよい。例えば、文書管理部１６は、出力要求された電子文書の保管先として、配信情報記憶部１４に登録されている保管先の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎのアドレスがインターネット上のアドレスであると、画電子文書の取り込み自体を禁止する。
【００６８】
このようにすると、ネットワークの相違によってセキュリティを確保することができ、また、電子文書の取り込み自体を禁止することで、不要な電子文書の読み込みを省いて、ネットワークトラフィックを向上させることができる。
【００６９】
また、複合装置１０は、文書管理部１６が電子文書の出力可否を判定した場合、判定結果を内部の不揮発性メモリに記憶し、文書管理部１６が、所定時期に不揮発性メモリに記憶した判定結果を解析して、電子文書の出力判定条件を算出して、算出した該出力判定条件を用いて以降の電子文書の出力可否判断に用いてもよい。
【００７０】
このようにすると、蓄積した電子文書の出力可否の判定結果から新たな出力判定条件を自動的に設定することができる。
【００７１】
例えば、複数の電子文書の出力が制限された際に、その電子文書の共通する頻出単語が「重要文書」であった場合、「重要文書」を頻出単語に含む文書について、出力を制限する条件を新たに設定することができる。
【００７２】
なお、上記説明では、複合装置１０が、電子文書の配信と出力要求に対する電子文書の出力管理を行う場合について説明したが、本実施例の電子文書管理システム１は、複合装置１０が、電子文書の配信と出力要求に対する電子文書の出力管理を行う場合に限るものではなく、電子文書管理装置２０が電子文書の配信と出力要求に対する電子文書の出力管理を行ってもよい。電子文書管理システム１は、特に、電子文書の一覧要求と出力要求が、複合装置１０以外の他の機器、例えば、携帯端末装置４０から行われるときには、電子文書管理装置２０が処理する方が電子文書管理システム１全体の効率を向上させることができる。すなわち、複合装置１０が、他の機器からの電子文書の配信要求と出力要求を処理するときには、複合装置１０にかかる負荷が多くなるが、電子文書管理装置２０が、処理すると、複合装置１０は、複合装置１０自体のコピー処理、スキャナ処理等を実行することができ、電子文書管理システム１全体の効率を向上させることができる。
【００７３】
このように、本実施例の電子文書管理システム１は、その電子文書管理装置２０と複合装置１０が、文書提供元機器である画像入出力部１１から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量解析部（特徴量抽出手段）２２と、前記電子文書の提供元である画像入出力部１１を特定する文書提供元機器情報を含む文書提供元情報を取得する文書管理部（文書提供元情報取得手段）１６と、前記電子文書に関連する文書関連情報を記憶する配信情報記憶部（文書関連情報記憶手段）１４と、前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定部（配信先決定手段）１３と、前記電子文書の前記文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて配信情報記憶部１４に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書管理部（文書配信管理手段）１６と、前記文書関連情報を指定して前記電子文書の一覧要求があると、該文書関連情報に対応する電子文書の一覧を配信情報記憶部１４の前記文書関連情報から生成して提示する文書管理部（文書情報提示手段）１６と、提示する該電子文書一覧から電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する文書管理部（出力要求元情報取得手段）１６と、前記出力要求された電子文書の配信情報記憶部１４の前記文書関連情報と上記取得した前記出力要求元情報及び前記一覧要求において指定された前記文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する文書管理部（出力制御手段）１６と、を備えている。
【００７４】
したがって、電子文書をその特徴量に基づいて自動的に分類配信することができるとともに、配信した電子文書に対する出力要求に対して、該電子文書の文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報である前記文書関連情報と該出力要求元に関する出力要求元情報及び一覧要求で指定された文書関連情報に基づいて出力可否を制御して、電子文書の利用性を向上させつつ、電子文書の出力時のセキュリティを向上させることができる。
【００７５】
また、本実施例の電子文書管理システム１は、その複合装置１０が、文書提供元機器である画像入出力部１１から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出処理ステップと、前記電子文書の提供元である画像入出力部１１を特定する文書提供元機器情報を含む文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得処理ステップと、前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定処理ステップと、前記電子文書の前記文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて、所定の配信情報記憶部１４に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理処理ステップと、前記文書関連情報を指定して前記電子文書の一覧要求があると、該文書関連情報に対応する電子文書の一覧を配信情報記憶部１４の前記文書関連情報から生成して提示する文書情報提示処理ステップと、提示する該電子文書一覧から電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得処理ステップと、前記出力要求された電子文書の配信情報記憶部１４の前記文書関連情報と上記取得した前記出力要求元情報及び前記一覧要求において指定された前記文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御手段処理ステップと、を有する電子文書管理方法を実行している。
【００７６】
したがって、電子文書をその特徴量に基づいて自動的に分類配信することができるとともに、配信した電子文書に対する出力要求に対して、該電子文書の文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報である前記文書関連情報と該出力要求元に関する出力要求元情報及び一覧要求で指定された文書関連情報に基づいて出力可否を制御して、電子文書の利用性を向上させつつ、電子文書の出力時のセキュリティを向上させることができる。
【００７７】
さらに、本実施例の電子文書管理システム１は、その複合装置１０が、制御プロセッサに、文書提供元機器である画像入出力部１１から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出処理と、前記電子文書の提供元である画像入出力部１１を特定する文書提供元機器情報を含む文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得処理と、前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定処理と、前記電子文書の前記文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて、所定の配信情報記憶部１４に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理処理と、前記文書関連情報を指定して前記電子文書の一覧要求があると、該文書関連情報に対応する電子文書の一覧を配信情報記憶部１４の前記文書関連情報から生成して提示する文書情報提示処理と、提示する該電子文書一覧から電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得処理と、前記出力要求された電子文書の配信情報記憶部１４の前記文書関連情報と上記取得した前記出力要求元情報及び前記一覧要求において指定された前記文書関連情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御手段処理と、を実行させる電子文書管理プログラムを搭載している。
【００７８】
したがって、電子文書をその特徴量に基づいて自動的に分類配信することができるとともに、配信した電子文書に対する出力要求に対して、該電子文書の文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報である前記文書関連情報と該出力要求元に関する出力要求元情報及び一覧要求で指定された文書関連情報に基づいて出力可否を制御して、電子文書の利用性を向上させつつ、電子文書の出力時のセキュリティを向上させることができる。
【００７９】
また、本実施例の複合装置１０は、前記文書提供元情報取得手段及び前記出力要求元情報取得手段としての文書管理部１６が、前記文書提供元機器情報及び前記出力要求元機器情報として、前記文書提供元機器のＩＰアドレス及び前記出力要求元機器のＩＰアドレスを取得し、前記文書提供元機器の前記ＩＰアドレスに変更が発生すると、前記配信情報記憶部１４に記憶されている該文書提供元機器の該ＩＰアドレスを更新する。
【００８０】
したがって、文書提供元機器のＩＰアドレスと出力要求元機器のＩＰアドレスに基づいて、簡単かく適切にセキュリティを確保することができるとともに、文書提供元機器のＩＰアドレスが変更になった場合にも、適切にセキュリティを確保することができる。
【００８１】
さらに、本実施例の複合装置１０は、前記文書提供元情報取得手段及び前記出力要求元情報取得手段としての文書管理部１６が、前記文書提供元機器情報及び前記出力要求元機器情報として、前記文書提供元機器のＭＡＣアドレス及び前記出力要求元機器のＭＡＣアドレスを取得し、前記文書提供元機器の前記ＭＡＣアドレスに変更が発生すると、前記配信情報記憶部１４に記憶されている該文書提供元機器の該ＭＡＣアドレスを更新する。
【００８２】
したがって、文書提供元機器のＭＡＣアドレスと出力要求元機器のＭＡＣアドレスに基づいて、簡単かく適切にセキュリティを確保することができるとともに、文書提供元機器のＭＡＣアドレスが変更になった場合にも、適切にセキュリティを確保することができる。
【００８３】
また、本実施例の複合装置１０は、特徴量解析部１２が、前記特徴量の１つとして、前記電子文書の作成者名を抽出し、文書管理部１６が、前記電子文書の出力要求を行っているユーザ名を前記出力要求元情報として取得して、前記出力要求のあった前記電子文書に対応して配信情報記憶部１４に記憶されている前記文書関連情報としての該電子文書の作成者名と取得した前記ユーザ名が一致することを該電子文書の出力許可条件の１つとして、該電子文書の出力の許可／不許可を制御している。
【００８４】
したがって、電子文書の出力要求にログインが必要な場合であっても、電子文書を作成した作成者と同じユーザがログインして出力要求していることを条件として、印刷出力を許可することができ、電子文書のセキュリティをより一層確保することができる。
【００８５】
さらに、本実施例の複合装置１０は、文書管理部１６が、前記文書関連情報と前記出力要求元情報のそれぞれ対応する複数の情報に基づいて前記電子文書の出力の許可／不許可を制御している。
【００８６】
したがって、複数の情報に基づいて電子文書の出力制御を行うことができ、セキュリティをより一層向上させることができる。また、この場合、上布に優先度を設定すると、セキュリティを確保しつつ利用性を向上させることができる。
【００８７】
また、本実施例の複合装置１０は、電子文書を所定の暗号化方式で、暗号化し、また、暗号化された電子文書を復号化する暗号化・復号化部（暗号化・復号化手段）１４を備え、文書管理部１６が、配信先から取り出した電子文書が暗号化されているか否か検査して、暗号化されている場合にのみ、配信情報記憶部１４の該電子文書の前記文書関連情報と前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御してもよい。
【００８８】
このようにすると、機密性が要求されることから暗号化されている電子文書に対してのみ、セキュリティ制御を向上させることができるとともに、処理を簡素化して利用性を向上させることができる。
【００８９】
そして、上述のように、上記複合装置１０が行なっている特徴量解析部１２、配信先決定部１３、配信情報記憶部１４及び文書管理部１５の行っていた処理を、電子文書管理装置２０が、行なってもよい。この場合、複合装置１０は、少なくとも画像入出力部１１と送受信部１５のみを備え、電子文書管理装置２０は、配信情報記憶部２１、文書管理部２２、送受信部２３の他に、特徴量解析部、配信先決定部を備える。
【００９０】
以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は上記実施例で説明したものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。
【符号の説明】
【００９１】
１  電子文書管理システム
１０  複合装置
１１  画像入出力部
１２  特徴量解析部
１３  配信先決定部
１４  配信情報記憶部
１５  送受信部
１６  文書管理部
２０  電子文書管理装置
２１  配信情報記憶部
２２  文書管理部
２３  送受信部２３
３０ａ〜３０ｎ  文書保管サーバ
４０  携帯端末装置
ＮＷ  ネットワーク
【先行技術文献】
【特許文献】
【００９２】
【特許文献１】特開２００４−２３４７０８号公報
【特許文献２】特開２０１１−２５７７８６号公報
【図１】
2014115748.tif 000003
【図２】
2014115748.tif 000004
【図３】
2014115748.tif 000005
【図４】
2014115748.tif 000006
【図５】
2014115748.tif 000007
【図６】
2014115748.tif 000008