(57)【要約】【課題】電子帳票システムにおいて帳票を効率良く管理できるようにする。【解決手段】電子帳票システム１の帳票管理サーバ３には、帳票の電子データである帳票データ２６が一組だけ記録装置１３に記憶されている。記録装置１３には、帳票データ２６毎にアクセス権を設定したファイルヘッダ２７が設けられており、ユーザからのアクセス要求があったときには、ユーザグループ情報２８を検索してユーザのアクセス権を特定すると共に、特定したアクセス権でファイルヘッダ２７を検索してユーザがアクセス権限を有する帳票データ２６を抽出する。【選択図】図１
2014013470.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
帳票のデータを取得し、
前記帳票毎のアクセス権を区別するために前記帳票のデータに付与された識別子を用いて、前記帳票のデータとアクセス権とを関連付けた関連情報を作成し、
記録装置に前記帳票のデータを１つずつ記録し、かつ前記関連情報を前記帳票のデータに対応付けて前記記録装置に記録することを特徴とする電子帳票の管理方法。
【請求項２】
ユーザのアクセス要求に対し、前記ユーザが属するグループ毎に設定されているアクセス権を取得し、
前記アクセス権で前記関連情報を検索して前記ユーザがアクセス可能な前記帳票のデータを抽出することを特徴とする請求項１に記載の電子帳票の管理方法。
【請求項３】
前記ユーザの前記アクセス権を変更するときには、前記ユーザの属するグループと前記アクセス権の対応を変更することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の電子帳票の管理方法。
【請求項４】
帳票を電子化したデータであって、前記帳票毎のアクセス権を区別する識別子を含む帳票データと、
前記帳票データと、前記帳票データに対するアクセス権を関連付けた関連情報と、
前記帳票データと前記関連情報を保存する記録装置と、
ユーザからアクセスがあったときに、前記ユーザに与えられたアクセス権で前記関連情報を検索し、前記ユーザがアクセス可能な前記帳票データを特定するアクセス権管理部と、
特定された前記帳票データを前記記憶装置から抽出する閲覧制御部と、
を含むことを特徴とする電子帳票システム。
【請求項５】
帳票のデータから前記帳票毎のアクセス権を区別する識別子の情報を抽出する工程と、
前記識別子で特定される前記帳票のデータとアクセス権とを関連付けて関連情報を作成する工程と、
前記アクセス権とユーザの情報と関連応付けたユーザグループ情報を作成する工程と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする電子帳票の管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子帳票の管理方法及び電子帳票システム並びに電子帳票の管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
商取引の記録などに用いられる帳票を電子データとして保存し、必要に応じて検索できるような電子帳票システムが開発されている。例えば、帳票が、売上伝票である場合には、会社名や、帳票を作成した日付、商品名、数量、金額などの帳票項目毎にデータが入力される。帳票のデータは、帳票管理サーバに登録され、端末からアクセスすることによって特定の帳票を検索し、閲覧することが可能になる。また、例えば、電子帳票システムでは、帳票を印刷して複数の配布先に分配するときに、予め設定した配布先情報に応じて配布先毎に帳票を分割して印刷するようになっている。配布先の組織が変更になったときには配布先情報を変更することによって対応する。
【０００３】
ここで、帳票は、社内の全ての人間が閲覧できるようにする場合もあるが、例えば、本社部門と、複数の営業課で、閲覧可能な帳票の範囲を異ならせる場合がある。このようなケースでは、端末から帳票のデータを入力する際に、部署毎のコードを入力することでアクセス権を管理する。帳票管理サーバは、帳票のデータが入力されると、帳票を物理的に仕分けて、複数のフォルダに分割して保管する。例えば、３つの営業課と１つの本社部門のそれぞれで閲覧可能な帳票の範囲を異ならせる場合には、帳票管理サーバに部署の数に合わせて４つの保管フォルダを作成する。そして、営業１課の保管フォルダには、営業１課のコードが付与された帳票のデータを保管する。同様に、営業２課及び営業３課の保管フォルダには、営業２課及び営業３課のそれぞれのコードが付与された帳票のデータを保管する。本社部門が全ての帳票を閲覧可能にする場合には、本社管理部門の保管フォルダに全ての帳票のデータを複写して保管する。
【０００４】
ここで、営業１課の社員が帳票を閲覧する場合には、端末から帳票管理サーバにアクセスし、検索キーワードなどを用いて帳票を検索する。このとき、帳票管理サーバは、社員が電子帳票システムにログインするときに端末から入力したＩＤに基づいて閲覧可能な保管フォルダを選択し、その保管フォルダ、この場合には営業１課用の保管フォルダに保管されている帳票のみの閲覧を許可する。そして、営業１課の社員は、営業１課用の保管フォルダに格納されている帳票のデータにアクセスし、検索等の作業を行う。そして、この社員は、営業２課などの他の保管フォルダのデータを閲覧することはできない。
【０００５】
また、例えば、本社管理部門の社員が帳票を閲覧するときは、本社管理部門の保管フォルダのみにアクセス権が付与される。本社管理部門の社員は、全ての帳票のデータにアクセスできるが、そのデータは本社管理部門の保管フォルダに格納されているデータであり、例えば営業１課の保管フォルダに格納されているデータにアクセスすることはできない。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開平７−９３４２５号公報
【特許文献２】特開２００７−４７９３５
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
このように、上記した電子帳票システムでは、帳票管理サーバ上に部署毎に保管フォルダを作成する必要があった。さらに、その各々の保管フォルダに帳票のデータを個別に保存していたので、帳票管理サーバに保管する帳票のデータ量が多かった。例えば、営業１課の帳票は、営業１課用の保管フォルダと、本社管理部門用の保管フォルダの２つに保管されるので、２倍のデータ容量が必要になる。
【０００８】
また、例えば、営業１課に営業２課が統合された場合には、営業１課の保管フォルダに営業２課のデータを移動させる必要がある。このために、社内の組織変更があった場合の対応作業が煩雑であった。
１つの側面では、本発明は、帳票を効率良く管理できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
一態様の、電子帳票の管理方法は、帳票のデータを取得し、前記帳票毎のアクセス権を区別するために前記帳票のデータに付与された識別子を用いて、前記帳票のデータとアクセス権とを関連付けた関連情報を作成し、記録装置に前記帳票のデータを１つずつ記録し、かつ前記関連情報を前記帳票のデータに対応付けて前記記録装置に記録する。
【００１０】
また、一態様の電子帳票システムは、帳票を電子化したデータであって、前記帳票毎のアクセス権を区別する識別子を含む帳票データと、前記帳票データと、前記帳票データに対するアクセス権を関連付けた関連情報と、前記帳票データと前記関連情報を保存する記憶装置と、ユーザからアクセスがあったときに、前記ユーザに与えられたアクセス権で前記関連情報を検索し、前記ユーザがアクセス可能な前記帳票データを特定するアクセス権管理部と、特定された前記帳票データを前記記憶装置から抽出する閲覧制御部と、を含む。
【００１１】
また、一態様の電子帳票の管理プログラムは、帳票のデータから前記帳票毎のアクセス権を区別する識別子の情報を抽出する工程と、前記識別子で特定される前記帳票のデータとアクセス権とを関連付けて関連情報を作成する工程と、前記アクセス権とユーザの情報と関連応付けたユーザグループ情報を作成する工程と、をコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１２】
一態様によれば、記憶装置に帳票データを１つずつ保管することによってデータ量を少なくできる。また、関連情報を用いて多数の帳票データのアクセス権を管理するので、高速なアクセスが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】図１は、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムの概略構成の一例を示すブロック図である。
【図２】図２は、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムで使用される帳票の一例を示す図である。（その１）
【図３Ａ】図３Ａは、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムで使用される帳票の一例を示す図である。（その２）
【図３Ｂ】図３Ｂは、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムで使用されるファイルヘッダの一例を示す図である。
【図３Ｃ】図３Ｃは、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムで使用されるファイルヘッダの変形例を示す図である。
【図３Ｄ】図３Ｄは、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムで使用される仕分け定義体の一例を示す図である。
【図３Ｅ】図３Ｅは、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムで使用されるユーザグループ情報の一例を示す図である。
【図４】図４は、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムの仕分け処理の一例を示すフローチャートである。
【図５】図５は、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムの仕分け処理の具体例を説明する図である。
【図６】図６は、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムの閲覧処理の一例を示すフローチャートである。
【図７】図７は、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムの閲覧処理の具体例を説明する図である。
【図８】図８は、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムで使用されるユーザグループ情報を変更した例を示す図である。
【図９】図９は、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムの変形例を示すブロック図である。（その１）
【図１０】図１０は、本発明の実施の形態に係る電子帳票システムの変形例を示すブロック図である。（その２）
【発明を実施するための形態】
【００１４】
発明の目的及び利点は、請求の範囲に具体的に記載された構成要素及び組み合わせによって実現され達成される。
前述の一般的な説明及び以下の詳細な説明は、典型例及び説明のためのものであって、本発明を限定するためのものではない。
【００１５】
図１に電子帳票システムの概略構成の一例を示す。電子帳票システム１は、帳票を作成する入力用端末２と、入力用端末２で作成した帳票のデータを管理する帳票管理サーバ３と、帳票管理サーバ３のデータを閲覧可能な閲覧用端末４とを含んで構成されている。
【００１６】
入力用端末２は、例えば、店舗や会社の管理部門、営業所などに少なくとも１つ設置されており、商品名や金額などを入力可能に構成された帳票データ作成装置である。入力用端末２は、例えば、図示を省略する入力フォーマットにユーザが商品名や金額などを入力するように構成しても良いし、紙で作成した帳票をＯＣＲ機能によって電子データ化する装置でも良い。
【００１７】
閲覧用端末４は、例えば、店舗や会社の管理部門、営業所などに少なくとも１つ設置されており、帳票管理サーバ３に登録されている帳票を閲覧したり、商品名や金額などで特定の帳票を検索したりする帳票データ閲覧装置である。ここで、入力用端末２と閲覧用端末４は、同じ店舗や管理部門、営業所に設置しても良い。さらに、入力用端末２と閲覧用端末４は、１つのコンピュータにそれぞれのプログラムを実行させることで実現させても良い。
【００１８】
帳票管理サーバ３は、入力用端末２や閲覧用端末４との間でデータの授受が可能に構成され、例えば電子帳票の管理プログラムを実行させることによって各種の処理が可能になるコンピュータである。具体的には、帳票管理サーバ３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、メモリ１２と、ＨＤＤ（Hard disk drive）などの記録装置１３と、表示制御部１４及び表示装置１５と、出力装置１６と、入力装置１７と、外部記録装置１８と、通信制御部１９とがバス接続された構成を有する。
【００１９】
ＣＰＵ１１は、メモリ１２に記録装置１３からプログラムやデータを読み出して実行することによって、各種の機能を実現する。この実施の形態において、ＣＰＵ１１は、帳票データを管理するデータ管理部２０と、帳票毎のアクセス権を制御する関連部２１と、アクセス権とユーザとを関連付けるユーザグループ設定部２２と、ユーザのアクセス権を設定するアクセス権管理部２３と、所定条件に合致する帳票を検索する閲覧制御部２４とに機能分割される。
【００２０】
メモリ１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などを有し、データやアプリケーション・プログラムが一時的に格納される。
記録装置１３は、帳票管理サーバ３のオペレーティング・システム（ＯＳ）やアプリケーション・プログラムを保存したり、帳票の電子データである帳票データ２６や、帳票のデータとアクセス権とを対応づけたアクセス権設定情報（関連情報）であるファイルヘッダ２７を格納する保管フォルダ２５と、ユーザグループ情報２８が格納されたりする。アプリケーション・プログラムには、この実施の形態における帳票の管理処理を実行させる電子帳票の管理プログラムが含まれる。
【００２１】
表示制御部１４は、ディスプレイなどの表示装置１５の表示処理を制御する。出力装置１６としては、例えばプリンタなどがある。入力装置１７は、キーボードやマウスなど、システム管理者がデータを入力するために使用する機器である。入力装置１７は、タッチパネル式のディスプレイでも良い。外部記録装置１８は、リムーバブル・ディスクなどの外部記録媒体２９にデータを読み書きするための装置である。外部記録媒体２９には、例えば、電子帳票の管理プログラムや、その他のアプリケーション・プログラムが予め格納されており、必要に応じてアプリケーション・プログラムを記録装置１３にインストール可能になっている。
【００２２】
通信制御部１９は、ネットワークを介して入力用端末２や閲覧用端末４との間の通信を制御する。また、ネットワークを介してアプリケーション・プログラムをダウンロードして記録装置１３にインストールすることも可能である。ネットワークは、専用回線を用いて構築しても良いし、公衆の回線を利用しても良い。
【００２３】
ここで、通信制御部１９や外部記録装置１８は、帳票のデータを帳票管理サーバ３に入力するための入力装置として機能する。また、表示制御部１４及び表示装置１５、出力装置１６、入力装置１７、外部記録装置１８は、実施形態に必須の構成要素ではない。また、帳票管理サーバ３は、図１に示す構成要素以外の装置を含んでも良い。
【００２４】
次に、記録装置１３に保管されるデータと、それらデータを作成するために使用されるデータについて説明する。
記録装置１３には、保管フォルダ２５と、ユーザグループ情報２８とが格納されている。さらに、保管フォルダ２５は、電子化した帳票のデータである帳票データ２６と、電子化した帳票のページ毎のアクセス権を管理するアクセス権設定情報（関連情報）であるファイルヘッダ２７とを有する。
【００２５】
帳票データ２６は、帳票のフォーマットや帳票に入力された文字や数字のデータを含んで形成されている。ここで、帳票データ２６は、帳票に入力された各種のデータのみで形成しても良い。帳票データ２６の基になる帳票は、例えば図２に示すような形状になっている。
【００２６】
図２に示すように、帳票３１は、請求書、発注書、受注書、売上伝票などの帳簿類又は伝票類である。帳票３１は、上側の中央に帳票の種類を示すタイトル３２が配置されている。この例におけるタイトルは、「売上伝票」である。また、帳票３１の右上には、帳票３１毎のアクセス権を区別する識別子として、部署コード４０が設けられている。さらに、タイトル３２の下には、相手先の情報欄３３と、自社の情報欄３４とが左右に分かれて配列されている。これらの情報欄３３，３４には、住所や会社名などが入力又は表示される。左側の自社の情報欄３４の下には、売上日の項目３５と、伝票番号の項目３６と、担当者の項目３７が順番に配置される。
【００２７】
また、各項目３５〜３７の下方には、リスト欄３８が配置されている。リスト欄３８は、売上として計上される商品の情報が１行ずつ配置される。リスト欄３８の項目は、左側から配列順に、行番号の項目４１、商品コードの項目４２、商品名の項目４３、数量の項目４４、単価の項目４５、金額の項目４６がある。その下には、一列毎に、売上として計上される商品の具体的な情報が配列される。ここで、図２の例では、帳票３１のリスト欄３８は、最大で７種類までの商品をリストアップできる。そして、商品が８種類以上あるときには、２ページ目以降が形成される。
【００２８】
さらに、図３Ａには、帳票３１が６枚ある場合が例示されている。これら複数の帳票３１のそれぞれにも識別子である部署コード４０が１つずつ付与されている。例えば、１ページ（１Ｐ）目の帳票データ２６の部署コード４０は、営業１課を示す「０００１」になっている。２ページ（２Ｐ）目の帳票データ２６の部署コード４０は、営業２課を示す「０００２」になっている。３ページ（３Ｐ）目の帳票データ２６の部署コード４０は、営業３課を示す「０００３」になっている。以降は、４ページ（４Ｐ）目、５ページ（５Ｐ）目、６ページ（６Ｐ）目の帳票データ２６の部署コード４０が、それぞれ「０００１」、「０００２」、「０００３」に設定されている。このように、帳票データ２６は、１枚の帳票３１に対応するデータ毎に部署コード４０が付与される。そして、これらの帳票３１のデータは、電子データとして、図１に示す帳票管理サーバ３の記録装置１３の保管フォルダ２５に保管される。
【００２９】
また、図３Ｂに、各帳票３１とアクセス権を関連付けるアクセス権設定情報の一例として、ファイルヘッダ２７の概略構成を示す。ファイルヘッダ２７は、帳票３１のページ番号毎に、アクセス権を格納した構成を有する。例えば、１ページ目「１Ｐ」と４ページ目「４Ｐ」には、アクセス権「Ｘ」が割り当てられている。これは、１ページ目の帳票３１と４ページ目の帳票３１には、「Ｘ」の属性を有するユーザがアクセスできることを示す。また、２ページ目「２Ｐ」と５ページ目「５Ｐ」には、アクセス権「Ｙ」が割り当てられている。３ページ目「３」と６ページ目「６」には、アクセス権「Ｚ」が割り当てられている。
【００３０】
さらに、図３Ｃに、ファイルヘッダ２７の変形例を示す。ファイルヘッダ２７Ｎは、同一のアクセス権を有する帳票３１のページをグループ化した構成を有する。例えば、アクセス権「Ｘ」には、１，４ページが割り当てられている。アクセス権「Ｙ」には、２，５ページが割り当てられている。アクセス権「Ｚ」には、３，６ページが割り当てられている。
【００３１】
そして、図３Ｄを参照して、ファイルヘッダ２７の作成時に使用される仕分け定義体５０について説明する。仕分け定義体５０は、例えば、ファイルヘッダ２７の作成時にシステム管理者によって入力される。
【００３２】
仕分け定義体５０は、部署コード４０と、アクセス権とを対応付けた構成を有する。図３Ｄに例示する仕分け定義体５０の条件１には、部署コード「０００１」に対してアクセス権「Ｘ」を割り当てることが指示されている。条件２では、部署コード「０００２」にアクセス権「Ｙ」を割り当てることが指示されている。条件３では、部署コード「０００３」にアクセス権「Ｚ」を割り当てることが指示されている。さらに、条件４では、部署コード「全ページ」にアクセス権「ＡＬＬ」を割り当てることが指示されている。ここで、部署コード「全ページ」は、全ての部署コードを包含し、全ての帳票３１にアクセス可能であることを示している。
【００３３】
さらに、帳票管理サーバ３の記録装置１３に記憶されるデータであるユーザグループ情報２８の一例について図３Ｅを参照して説明する。ユーザグループ情報２８は、アクセス権とユーザグループを対応付けた構成を有し、記録装置１３に保管される。アクセス権「Ｘ」には、ユーザグループ「eigyou1」が割り当てられている。「eigyou1」は、例えば営業１課の社員を構成員とするグループである。アクセス権「Ｙ」には、ユーザグループ「eigyou2」が割り当てられている。「eigyou2」は、例えば営業２課の社員を構成員とするグループである。アクセス権「Ｚ」には、ユーザグループ「eigyou3」が割り当てられている。「eigyou3」は、例えば営業３課の社員を構成員とするグループである。そして、アクセス権「ＡＬＬ」には、ユーザグループ「honsya」が割り当てられている。「honsya」は、本社管理部門の社員を構成員とするグループである。
【００３４】
次に、この実施の形態に作用について説明する。
最初に、図４のフローチャートを参照して仕分け処理について説明する。
まず、ステップＳ１０１で、データ管理部２０が帳票データ２６を入力用端末２から読み込む。ステップＳ１０２では、アクセス権設定部２１が仕分け定義体５０に定義されたアクセス権条件を抽出する。ステップＳ１０３では、データ管理部２０がアクセス権を管理するページの存在を確認する。さらに、アクセス権設定部２１は、帳票管理サーバ３に入力された全ての帳票データ２６に対して、アクセス権付与の必要があるか調べる。例えば、アクセス権設定部２１は帳票データ２６に部署コード４０に番号が含まれている場合には、アクセス権の管理が必要な帳票３１であると判定する。ここで、帳票データ２６に新たにアクセス権の管理の有無を選択する管理情報欄を設け、アクセス権設定部２１は管理情報欄に入力されたデータに基づいてアクセス権の要否を判定しても良い。
【００３５】
続いて、ステップＳ１０４でアクセス権設定部２１が、アクセス権を帳票データ２６のページ毎に設定し、ファイルヘッダ２７を作成する。このとき、図３Ｃに示すように、ファイルヘッダ２７のアクセス権を同一のアクセス権を有するページでグループ化しても良い。ステップＳ１０５でデータ管理部２０が帳票データ２６及びファイルヘッダ２７を記録装置１３の保管フォルダ２５に登録する。
【００３６】
ここで、図１及び図５を参照して、仕分け処理の具体例について説明する。
帳票データ２６の仕分け時には、入力用端末２から帳票管理サーバ３に帳票データ２６が入力される。この例において帳票データ２６は、６枚（ページ）分の帳票３１のデータ量に相当する。
【００３７】
また、これと同時に、又は前もって、仕分け定義体５０が帳票管理サーバ３に入力される。仕分け定義体５０は、帳票管理サーバ３の入力装置１７を用いて管理者が入力しても良いし、ネットワークを介して通信制御部１９から帳票管理サーバ３に入力しても良い。
【００３８】
ここで、各帳票データ２６には、それぞれの帳票データ２６のアクセス権を設定するための部署コード４０が含まれている。そこで、アクセス権設定部２１は、仕分け定義体５０の情報と、部署コード４０とを関連付けることによってファイルヘッダ２７を作成する。一組の帳票データ２６と、それら帳票データ２６のアクセス権を設定するファイルヘッダ２７は、関連付けられて保管フォルダ２５に登録される。
【００３９】
ここで、６枚分の帳票データ２６を登録した後から、別の帳票データ２６を追加する場合には、新たに追加する帳票データ２６に対して新しいファイルヘッダ２７を作成し、新しい帳票データ２６及びファイルヘッダ２７を対応付けて保管フォルダ２６に保管する。保管フォルダ２６は、最初の帳票データ２６を格納したフォルダと同じものを使用する。この場合には、１つの保管フォルダ２６に帳票データ２６とファイルヘッダ２７の組み合わせが複数形成される。
【００４０】
また、別の方法として、アクセス権設定部２１が新たに追加する帳票データ２６のアクセス権の情報を既に作成したファイルヘッダ２７に追加しても良い。この場合には、１つの保管フォルダ２６に一組の帳票データ２６とファイルヘッダ２７形成される。
【００４１】
次に、図６を参照して帳票３１の閲覧時の処理について説明する。
閲覧用端末４からユーザが電子帳票システム１にログインすると、ステップＳ２０１でアクセス権管理部２３がユーザの認証を行うと共に、ユーザの情報、例えば、ユーザが入力したログインＩＤを用いてユーザグループ情報２８を検索し、そのユーザが登録されているユーザグループを抽出する。続いて、ステップＳ２０２で、アクセス権管理部２３がユーザグループ情報２８からユーザに与えられるアクセス権を抽出する。さらに、ステップＳ２０３で、閲覧制御部２４がファイルヘッダ２７に定義されているアクセス権で帳票データ２６を検索し、ユーザが閲覧可能なページを決定する。参照可能なページは、先頭ページのみを特定しても良いし、全てのページを特定しても良い。
【００４２】
この後、ステップＳ２０４で、対象ページの帳票データ２６を閲覧可能に抽出する。例えば、アクセス権を有する帳票データ２６のアクセス要求、例えば閲覧要求があった場合には、そのアクセス権で閲覧可能な帳票のデータ２６を抽出し、先頭ページから全て、又は順番に閲覧用端末４の表示装置に表示させる。一方、閲覧用端末４からアクセス要求として検索要求があった場合には、閲覧制御部２４が検索対象となる文字列を用いてアクセス権を有する帳票データ２６の先頭から検索し、検索結果を閲覧用端末４の画面に表示させる。
【００４３】
さらに、図１及び図７を参照して閲覧時の処理の具体例を説明する。
例えば、営業１課（eigyou1）に属するユーザが帳票Ａとしてグループ化して保存されている帳票３１を参照する場合について説明する。帳票Ａは、保管フォルダ２５に保管されている複数組の帳票Ａ、帳票Ｂ、・・・、帳票ｎのうちの１つである。このような帳票３１の保管方法としては、例えば、帳票３１を月次毎に保管することがある。この場合、データ管理部２０は、各営業課から入力された帳票３１を売上が形状された月を特定するデータと関連付けて保管フォルダ２５に保管する。
【００４４】
ユーザが閲覧用端末４から電子帳票システム１にアクセスしてログインする。帳票管理サーバ３のアクセス権管理部２３は、ユーザ認証の一環として予め登録されているユーザグループ「eigyou11」を取得する。そして、ユーザグループ「eigyou11」でユーザグループ情報２８を検索し、そのユーザに許可されるアクセス権「Ｘ」を取得する。さらに、閲覧制御部２４がアクセス権「Ｘ」で帳票Ａのファイルヘッダ２７Ａを検索し、閲覧可能なページとして、「１Ｐ」、「４Ｐ」を抽出する。これによって、帳票Ａの帳票データ２６Ａの１ページ目と、４ページ目が抽出され、閲覧用端末４の画面に表示される。このようにして、ユーザは、自身がアクセス権を有するページの帳票データ２６のみを閲覧できるようになる。
【００４５】
ここで、職場の組織変更によって部署が変更になった場合には、システム管理者によって新たな仕分け定義体５０が帳票管理サーバ３に入力されるので、これに従ってアクセス権管理部２３がユーザグループ情報２８を更新する。図８に一例を示すように、営業１課に営業２課の人員が追加される場合には、アクセス権「Ｘ」に営業２課「eigyou2」が追加される。これによって、営業２課のＩＤを有するユーザもアクセス権「Ｘ」に設定されている帳票３１の閲覧が可能になる。また、新設された営業４課が旧営業２課の業務を引き継ぐ場合には、アクセス権「Ｙ」が営業４課「eigyou4」に変更される。このように、組織変更に伴うアクセス権の変更は、ユーザグループ情報２８を変更することによって簡単に変更できる。
【００４６】
以上、説明したように、この実施の形態では、記録装置１３に１つの保管フォルダ２５を形成し、保管フォルダ２５に帳票データ２６を１つずつ蓄積するようにしたので、従来のように複数のフォルダに帳票データが重複して保管される場合に比べてデータ量を少なくできる。また、保管フォルダ２５に１つずつ保管されている帳票データ２６からアクセス権を有するデータのみを抽出するようにしたので、高速なアクセスが可能になる。
【００４７】
さらに、ユーザが属するグループ、例えば職場組織などで帳票データ２６へのアクセス権を管理するようにしたの、組織やユーザの変動、異動に迅速に対応できる。ユーザグループ情報２８で定義されるグループは、職場毎に限定されない。役職やその他の資格に応じてアクセス権を分類するように構成しても良い。
【００４８】
また、この実施の形態には、電子帳票の管理プログラムも含まれる。電子帳票の管理プログラムは、コンピュータを、帳票のデータ２６とアクセス権とを対応付けたファイルヘッダ２７を作成するアクセス権設定部２１と、ユーザグループ情報２８を作成するユーザグループ設定部２２と、ユーザのアクセスに対し、ユーザが属するグループで、帳票データ２６に対するアクセス権を検索するアクセス権管理部２３と、アクセス権を有する前記帳票データ２６を抽出する閲覧制御部２４として機能させる。さらに、電子帳票の管理プログラムを実行可能に記録装置１３に保存することや、コンピュータにインストール可能に保存した記録媒体や、ダウンロード可能な状態におくことも実施の形態に含まれるものとする。
【００４９】
また、実施形態の変形例について説明する。
図９に示すように、保管フォルダ２５は、外部記録媒体２９に記録したものを用いても良い。これは、この電子帳票システム１では、組織が変更になったり、ユーザが異動したりしたときであっても、そのような変更にユーザグループ情報２８を変更するだけで対応でき、帳票データ２６は変更する必要がないためである。例えば、別の帳票管理サーバ３で作成した帳票データ２６及びファイルヘッダ２７を、帳票管理プログラムを実行したコンピュータに読み込ませることによって、前記と同様の処理を行うことが可能になる。この場合、コンピュータは、ユーザ認証が可能で、ユーザグループ情報２８を有するものが使用される。この電子帳票システム１では、外部で作成された帳票データ２６を利用した帳票３１の管理が可能になる。
【００５０】
さらに、図１０に示すように、帳票データ２６のみを外部記録媒体２９に記録させても良い。例えば、別の帳票管理サーバ３で作成した帳票データ２６を、帳票管理プログラムを実行したコンピュータに読み込ませることによって、前記と同様の処理を行うことが可能になる。この場合、コンピュータは、ユーザ認証が可能で、ファイルヘッダ２７及びユーザグループ情報２８を有するものが使用される。
【００５１】
ここで挙げた全ての例及び条件的表現は、発明者が技術促進に貢献した発明及び概念を読者が理解するのを助けるためのものであり、ここで具体的に挙げたそのような例及び条件に限定することなく解釈するものであり、また、明細書におけるそのような例の編成は本発明の優劣を示すこととは関係ない。本発明の実施形態を詳細に説明したが、本発明の精神及び範囲から逸脱することなく、それに対して種々の変更、置換及び変形を施すことができる。
【００５２】
以下に、前記の実施の形態の特徴を付記する。
（付記１）  帳票のデータを取得し、前記帳票毎のアクセス権を区別するために前記帳票のデータに付与された識別子を用いて、前記帳票のデータとアクセス権とを関連付けた関連情報を作成し、記録装置に前記帳票のデータを１つずつ記録し、かつ前記関連情報を前記帳票のデータに対応付けて前記記録装置に記録することを特徴とする電子帳票の管理方法。
（付記２）  ユーザのアクセス要求に対し、前記ユーザが属するグループ毎に設定されているアクセス権を取得し、前記アクセス権で前記関連情報を検索して前記ユーザがアクセス可能な前記帳票のデータを抽出することを特徴とする付記１に記載の電子帳票の管理方法。
（付記３）  前記ユーザの前記アクセス権を変更するときには、前記ユーザの属するグループと前記アクセス権の対応を変更することを特徴とする付記１又は付記２に記載の電子帳票の管理方法。
（付記４）  ユーザからアクセスがあったときに、前記ユーザの情報からユーザに設定されているアクセス権を取得し、帳票を電子化した帳票データとアクセス権を対応付けた関連情報を前記ユーザの前記アクセス権で検索して、前記ユーザがアクセス可能な前記帳票のデータを特定し、特定した前記帳票のデータを抽出することを特徴とする電子帳票の管理方法。
（付記５）  帳票を電子化したデータであって、前記帳票毎のアクセス権を区別する識別子を含む帳票データと、前記帳票データと、前記帳票データに対するアクセス権を関連付けた関連情報と、前記帳票データと前記関連情報を保存する記録装置と、ユーザからアクセスがあったときに、前記ユーザに与えられたアクセス権で前記関連情報を検索し、前記ユーザがアクセス可能な前記帳票データを特定するアクセス権管理部と、特定された前記帳票データを前記記憶装置から抽出する閲覧制御部と、を含むことを特徴とする電子帳票システム。
（付記６）  前記アクセス権とユーザの情報とを関連付けたユーザグループ情報を有し、前記アクセス権管理部は、ユーザからアクセスがあったときに前記ユーザグループ情報を参照して前記ユーザのアクセス権を取得することを特徴とする付記５に記載の電子帳票システム。
（付記７）  前記関連部は、アクセス権の設定を変更するときに、前記ユーザグループ情報を書き換えるように構成されていることを特徴とする付記６に記載の電子帳票システム。
（付記８）  前記記録装置が取り外し可能な外部記録媒体であり、前記外部記録媒体には、前記帳票のデータ、又は前記帳票のデータ及び前記関連情報が保管されていることを特徴とする付記５乃至付記７のいずれか一項に記載の電子帳票システム。
（付記９）  帳票のデータから前記帳票毎のアクセス権を区別する識別子の情報を抽出する工程と、前記識別子で特定される前記帳票のデータとアクセス権とを関連付けて関連情報を作成する工程と、前記アクセス権とユーザの情報と関連応付けたユーザグループ情報を作成する工程と、をコンピュータに実行させることを特徴とする電子帳票の管理プログラム。
（付記１０）  ユーザのアクセスに対し、前記ユーザが属するグループで、帳票に対するアクセス権を検索する工程と、前記アクセス権を有する前記帳票のデータを抽出する工程と、をコンピュータに実行させることを特徴とする付記９に記載の電子帳票の管理プログラム。
【符号の説明】
【００５３】
１３  記録装置
１８  外部記録装置
２１  アクセス権設定部
２３  アクセス権管理部
２４  検索制御部
２６  帳票データ
２７  ファイルヘッダ（関連情報）
２８  ユーザグループ情報
２９  磁気記録媒体
４０  部署コード（識別子）
【図１】
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【図２】
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【図３Ａ】
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【図３Ｂ】
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【図３Ｃ】
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【図３Ｄ】
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【図３Ｅ】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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