(57)【要約】【課題】作業者により作成された文書を正本として効率的に管理するとともに、不要となった関連文書の整理を支援するための文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供する。【解決手段】作業エリア２２１に保管された文書ファイルについて承認申請を行なう場合、申請エリア２２２にコピーする。この場合、文書管理サーバ２０の制御部２１は、承認権限者を特定して回付を行なう承認支援処理を実行する。管理者によって承認された場合、制御部２１は、タイムスタンプを付して、正本保管エリア２２３に保管する。ここで、旧版文書の文書ファイルが記録されている場合、制御部２１は、旧版文書ファイルを過去文書保管エリア２２４に移動させる。また、制御部２１は、正本登録状況を特定して出力する。更に、制御部２１は、正本の関連文書を作業エリア２２１において特定し、退避エリア２２５に移動させる。そして、保存期限に基づいて削除する。【選択図】図１
2014182603.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
作業エリアと正本保管エリアとを備えた文書記憶部と、
作業者端末及び管理者端末に接続された制御部とを備えた文書管理システムであって、
前記制御部が、
前記作業者端末において作成された文書ファイルを前記作業エリアに登録し、
前記作業エリアに登録された文書ファイルについて、前記管理者端末から承認情報を取得した場合、前記文書ファイルのタイムスタンプを生成し、
前記タイムスタンプとともに、前記文書ファイルを正本として前記正本保管エリアに登録し、
前記正本保管エリアに登録された文書ファイルの関連ファイルを前記作業エリアにおいて検索し、前記関連ファイルの削除を支援する整理支援処理を実行することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記整理支援処理において、前記正本保管エリアに正本として登録された文書ファイルの関連ファイルを退避エリアに移動させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記整理支援処理において、前記関連ファイルを期限に関連付けて保存し、前記期限が到来した場合に削除することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記整理支援処理において、前記正本保管エリアに正本として登録された文書ファイルの関連ファイルを前記作業エリアにおいて検索し、前記作業者端末に検索結果を通知することを特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記整理支援処理において、前記関連ファイルへのアクセス履歴に基づいて作業者を特定し、前記作業者の作業者端末に通知することを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書記憶部には、過去の正本を記録する過去文書エリアが更に設けられており、
前記正本保管エリアに正本の文書ファイルが登録された場合、前記正本保管エリアにおいて、前記登録された正本の旧版文書ファイルを特定して、前記過去文書エリアに移動させることを特徴とする請求項１〜５のいずれか一つに記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記正本保管エリアに登録される文書ファイルの登録予定文書情報を前記文書記憶部に記録しておき、
前記登録予定文書情報を用いて、前記正本保管エリアに正本として登録された文書ファイルを検索し、
前記登録予定文書情報に記録されている正本の登録状況を、前記管理者端末に出力することを特徴とする請求項１〜６のいずれか一つに記載の文書管理システム。
【請求項８】
作業エリアと正本保管エリアとを備えた文書記憶部と、
作業者端末及び管理者端末に接続された制御部とを備えた文書管理システムを用いて、文書を管理する方法であって、
前記制御部が、
前記作業者端末において作成された文書ファイルを前記作業エリアに登録し、
前記作業エリアに登録された文書ファイルについて、前記管理者端末から承認情報を取得した場合、前記文書ファイルのタイムスタンプを生成し、
前記タイムスタンプとともに、前記文書ファイルを正本として前記正本保管エリアに登録し、
前記正本保管エリアに登録された文書ファイルの関連ファイルを前記作業エリアにおいて検索し、前記関連ファイルの削除を支援する整理支援処理を実行することを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
作業エリアと正本保管エリアとを備えた文書記憶部と、
作業者端末及び管理者端末に接続された制御部とを備えた文書管理システムを用いて、文書を管理するためのプログラムであって、
前記制御部を、
前記作業者端末において作成された文書ファイルを前記作業エリアに登録し、
前記作業エリアに登録された文書ファイルについて、前記管理者端末から承認情報を取得した場合、前記文書ファイルのタイムスタンプを生成し、
前記タイムスタンプとともに、前記文書ファイルを正本として前記正本保管エリアに登録し、
前記正本保管エリアに登録された文書ファイルの関連ファイルを前記作業エリアにおいて検索し、前記関連ファイルの削除を支援する整理支援処理を実行することを特徴とする手段
として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、作業者により作成された文書を正本として管理するための文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等において、稟議や決裁が行なわれている。ここで、管理者の承認のために、申請書を提出し、ワークフローに基づいて回付を行なう。このようなワークフローに基づいて承認が必要な起案文書の回付を支援するための申請管理システムが検討されている（例えば、特許文献１参照）。この文献に記載された申請管理システムにおいては、ファイルサーバに、各部署の部署単位フォルダを設け、この中に申請中フォルダ、回付中フォルダ、最終承認フォルダを設ける。申請管理サーバの制御部は、クライアント端末から起案文書ファイルを取得した場合、ワークフローに応じてファイル名を設定し、申請中フォルダに格納する。申請中フォルダに格納された起案文書ファイルについて、中間承認者が承認入力を行なった場合、制御部は、起案文書ファイルのファイル名を修正し、回付中フォルダに格納する。回付中フォルダに格納された起案文書ファイルについて、最終承認者が承認入力を行なった場合、制御部は、起案文書ファイルのファイル名を修正し、最終承認フォルダに格納する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１２−１６８７２１号公報（第１頁、図１）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
文書を作成する場合、内容の追加や修正を繰り返しながら、文書ファイルを完成させる。このような文書作成作業においては、文章構成や表現等について試行錯誤を行なうことがあり、各作成段階の文書ファイルを残しながら、最終的な文書ファイルを完成させることがある。そして、承認申請された文書ファイルが管理者によって承認されて、正本となった場合、作成途中の文書ファイルは、本来不要となる。しかしながら、このようなファイルの管理を怠ると、作成段階の文書ファイルと正本の文書ファイルとが混在し、混乱することがある。更に、作成段階の文書ファイルの残存により、システムリソースを圧迫する場合もある。
【０００５】
本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、その目的は、作業者により作成された文書を正本として効率的に管理するとともに、不要となった関連文書の整理を支援するための文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
（１）上記課題を解決する文書管理システムは、作業エリアと正本保管エリアとを備えた文書記憶部と、作業者端末及び管理者端末に接続された制御部とを備える。そして、前記制御部が、前記作業者端末において作成された文書ファイルを前記作業エリアに登録し、前記作業エリアに登録された文書ファイルについて、前記管理者端末から承認情報を取得した場合、前記文書ファイルのタイムスタンプを生成し、前記タイムスタンプとともに、前記文書ファイルを正本として前記正本保管エリアに登録し、前記正本保管エリアに登録された文書ファイルの関連ファイルを前記作業エリアにおいて検索し、前記関連ファイルの削除を支援する整理支援処理を実行する。これにより、正本保管エリアにおいて、正本として文書ファイルを管理することができる。更に、作業エリアから関連ファイルを削除できるので、作業エリアの整理や作成途中の文書ファイルの管理を行なうことができる。
【０００７】
（２）更に、前記文書管理システムにおいて、前記整理支援処理において、前記正本保管エリアに正本として登録された文書ファイルの関連ファイルを退避エリアに移動させることが好ましい。これにより、退避エリアにおいて、削除予定の関連ファイルを確認することができる。
【０００８】
（３）更に、前記文書管理システムにおいて、前記整理支援処理において、前記関連ファイルを期限に関連付けて保存し、前記期限が到来した場合に削除することが好ましい。これにより、所定の期限が到来した場合に、関連ファイルを削除することができる。
【０００９】
（４）更に、前記文書管理システムにおいて、前記整理支援処理にて、前記正本保管エリアに正本として登録された文書ファイルの関連ファイルを作業エリアにおいて検索し、前記作業者端末に検索結果を通知することが好ましい。これにより、作業者は、関連ファイルの削除予定を把握することができる。
【００１０】
（５）更に、前記文書管理システムにおいて、前記整理支援処理において、前記関連ファイルへのアクセス履歴に基づいて作業者を特定し、前記作業者の作業者端末に通知することが好ましい。これにより、アクセス履歴に基づいて、作業者を特定して通知することができる。
【００１１】
（６）更に、前記文書管理システムにおいて、前記文書記憶部には、過去の正本を記録する過去文書エリアが更に設けられており、前記正本保管エリアに正本の文書ファイルが登録された場合、前記正本保管エリアにおいて、前記登録された正本の旧版文書ファイルを特定して、前記過去文書エリアに移動させることが好ましい。これにより、旧版文書ファイルを過去文書エリアにおいて、効率的に管理することができる。
【００１２】
（７）更に、前記文書管理システムにおいて、前記正本保管エリアに登録される文書ファイルの登録予定文書情報を前記文書記憶部に記録しておき、前記登録予定文書情報を用いて、前記正本保管エリアに正本として登録された文書ファイルを検索し、前記登録予定文書情報に記録されている正本の登録状況を出力することが好ましい。これにより、正本の登録状況を把握することができる。そして、この登録状況に応じて、文書作成の進捗状況を特定することができる。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、作業者により作成された文書を正本として効率的に管理するとともに、不要となった関連文書の整理を支援することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本実施形態のシステム概略図。
【図２】本実施形態で用いるデータの説明図であって、（ａ）はユーザ情報記憶部、（ｂ）はテンプレート情報記憶部、（ｃ）は業務管理情報記憶部、（ｄ）は申請情報記憶部に記録されたデータの説明図。
【図３】本実施形態の処理手順の説明図。
【図４】本実施形態の処理手順の説明図。
【図５】本実施形態の処理手順の説明図。
【図６】本実施形態の処理手順の説明図。
【図７】本実施形態の処理手順の説明図。
【図８】本実施形態の処理手順の説明図。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明を具体化した一実施形態を、図１〜図８に従って説明する。本実施形態では、作業者によって作成され、管理者によって承認された文書ファイルを正本として管理するために用いる文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムとして説明する。
【００１６】
図１に示すように、本実施形態では、文書の管理を支援するために、文書管理サーバ２０を用いる。この文書管理サーバ２０は、ネットワークを介して、作業者や管理者が利用するユーザ端末１０（作業者端末及び管理者端末）に接続される。
【００１７】
ユーザ端末１０は、ディスプレイ等から構成された表示部や、キーボードやポインティングデバイス等から構成された入力部を備える。作業者は、ユーザ端末１０を用いて、プロジェクトやシステム管理などの業務に必要な文書ファイルを作成する。作成途中の文書ファイルを、文書管理サーバ２０にアップロードして保管する。目的の文書ファイルを完成した場合、作業者は、管理者に対して承認申請を行なう。管理者は、ユーザ端末１０を用いて、作業者によって承認申請された文書ファイルの内容を確認し、承認を行なう。管理者によって承認が行なわれた場合、この文書ファイルは正本として管理される。この場合、新たな正本に対して、旧版の文書ファイル（旧版文書ファイル）の差し替えを行なう。また、正本を作成するために作成され、蓄積されていた関連ファイルを整理する。
【００１８】
文書管理サーバ２０は、作業者によって作成された文書の管理や、管理者による承認処理を支援するためのサーバコンピュータである。この文書管理サーバ２０は、制御部２１、文書記憶部２２、ユーザ情報記憶部２３、テンプレート情報記憶部２４、業務管理情報記憶部２５、申請情報記憶部２６を備えている。
【００１９】
本実施形態においては、作業者によって作成された文書ファイルや、承認された文書（正本）を文書記憶部２２において管理する。この文書記憶部２２には、作業エリア２２１、申請エリア２２２、正本保管エリア２２３、過去文書保管エリア２２４、退避エリア２２５が設けられている。
【００２０】
作業エリア２２１は、作業者によって作成途中の文書ファイル等の関連ファイルが保管されるデータ領域である。この文書ファイルには、予め定められたファイル名ルールに基づいたファイル名が設定される。本実施形態では、ファイル名ルールにおいて、業務名、文書種類を特定することができる情報を含めることが定められている。更に、作成日や版（バージョン）を特定する情報を付加することも可能である。
【００２１】
申請エリア２２２は、承認申請を行なう文書ファイルが保管されるデータ領域である。
正本保管エリア２２３は、管理者によって承認された文書ファイルを正本として保管するデータ領域である。この正本保管エリア２２３には、業務名毎に業務管理スペースが設けられている。更に、各業務管理スペースには、業務において作成する文書の文書エリアが設けられている。
【００２２】
過去文書保管エリア２２４は、正本保管エリア２２３に新たに登録された正本について、旧版文書ファイルを保管するデータ領域である。この過去文書保管エリア２２４には、変更履歴ファイルも記録される。この変更履歴ファイルには、正本保管エリア２２３から過去文書保管エリア２２４に移動させた文書ファイルの変更履歴（移動年月日、ファイル名）に関するデータが記録される。
退避エリア２２５は、新たに登録された正本について、この正本の文書ファイルの作成に用いられた関連ファイルを整理するために一時保管するデータ領域である。
【００２３】
また、制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ（図示せず）等から構成された制御手段を備えており、後述する処理（ユーザ認証段階、業務管理段階、承認支援段階、正本登録段階、履歴管理段階、正本管理段階、整理支援段階、メンテナンス段階等の各処理）を行なう。そして、制御部２１は、図１に示すように、文書管理プログラムにより、ユーザ認証部２１０、業務管理部２１１、承認管理部２１２、正本登録部２１３、履歴管理部２１４、正本管理部２１５、整理支援部２１６、メンテナンス部２１７として機能する。
【００２４】
ユーザ認証部２１０は、文書管理サーバ２０にアクセスしたユーザを認証する処理を実行する。
業務管理部２１１は、新たな業務の登録を管理する処理を実行する。
承認管理部２１２は、文書記憶部２２の申請エリア２２２に文書が登録された場合、管理者に対して承認依頼を行なう処理を実行する。
【００２５】
正本登録部２１３は、承認依頼された文書ファイルについて承認された場合、正本保管エリア２２３に正本として登録する処理を実行する。
履歴管理部２１４は、新たに登録された正本について、旧版文書ファイルの整理を支援する処理を実行する。
【００２６】
正本管理部２１５は、文書記憶部２２の正本保管エリア２２３における正本の登録状況を確認する処理を実行する。
整理支援部２１６は、新たに登録された正本について、この正本の文書ファイルの作成に用いられた関連ファイルの整理を支援する処理を実行する。この整理支援部２１６は、各ユーザが閲覧可能な掲示板を備えている。
メンテナンス部２１７は、文書記憶部２２の作業エリア２２１に残存している関連ファイルを検索して、この文書ファイルの整理を支援する処理を実行する。
【００２７】
図２（ａ）に示すように、ユーザ情報記憶部２３は、文書管理サーバ２０を利用するユーザを管理するためのユーザ管理レコード２３０を記憶する。このユーザ管理レコード２３０は、各ユーザの登録が行なわれた場合に記録される。このユーザ管理レコード２３０は、ユーザＩＤ、パスワード、所属、役職、権限、連絡先に関するデータを含んで構成される。
【００２８】
ユーザＩＤデータ領域には、各ユーザを特定するための識別子に関するデータが記録される。
パスワードデータ領域には、このユーザを認証するためのパスワードに関するデータが記録される。
【００２９】
所属データ領域には、このユーザが属する組織（部署）を特定するための識別子に関するデータが記録される。
役職データ領域には、このユーザの役職を特定するための識別子に関するデータが記録される。
【００３０】
権限データ領域には、このユーザの保有する権限を特定するためのデータが記録される。本実施形態では、作業者に対しては、作業エリア２２１、申請エリア２２２への文書ファイルの登録、正本保管エリア２２３に記録された文書ファイルの閲覧等を許可する権限が設定される。一方、管理者に対しては、承認申請された文書ファイルの承認、正本保管エリア２２３に記録された文書ファイルの閲覧等を許可する権限が設定される。
連絡先データ領域には、このユーザの連絡先（電話番号やメールアドレス）に関するデータが記録される。
【００３１】
図２（ｂ）に示すように、テンプレート情報記憶部２４は、業務の登録や文書ファイルの作成に用いるテンプレートに関するデータを記憶する。このテンプレートは、管理者によって登録された場合に記録される。本実施形態では、業務テンプレート２４０と文書テンプレート２４１とが記録される。
【００３２】
業務テンプレート２４０には、業務タイプに対して、業務名、要否、文書種類に関するデータを記録するためのデータ領域が設けられている。
業務タイプデータ領域には、このテンプレートを用いて文書ファイルを作成する業務のタイプを特定するための識別子に関するデータが記録される。業務タイプとしては、例えば、「プロジェクトタイプ」や「システムタイプ」などがある。「プロジェクトタイプ」においては、プロジェクト（案件）単位に、プロジェクトで作成されるべき制定ドキュメント類を管理する。「システムタイプ」においては、システム単位に、当該システムが保有すべき設計資料類を管理する。
【００３３】
業務名データ領域は、管理対象の業務を特定するための識別子（名称）を記録するデータ領域である。この業務テンプレート２４０においては、この業務名データ領域は空欄となっている。
【００３４】
要否データ領域は、各業務において作成する文書種類を特定するためのフラグを記録するデータ領域である。この業務テンプレート２４０においては、この要否データ領域は空欄となっている。
文書種類データ領域には、この業務タイプにおいて、作成される可能性がある文書の種類を特定するための識別子（文書種類名）に関するデータが記録される。
【００３５】
更に、文書テンプレート２４１は、文書種類別に、文書ファイルの作成に用いるテンプレートが記録されている。この文書テンプレート２４１には、各文書種類の文書ファイルにおいて、記載すべき項目等が例示されている。
【００３６】
図２（ｃ）に示すように、業務管理情報記憶部２５は、文書を作成する業務を管理するための業務管理レコード２５０を記憶する。業務管理レコード２５０は、管理者によって業務が登録された場合に記録される。業務管理レコード２５０は、業務タイプ、業務名、管理者、要否、文書種類に関するデータを含んで構成される。
【００３７】
業務タイプデータ領域には、業務テンプレート２４０を用いて文書ファイルを作成する業務の種類（業務タイプ）を特定するための識別子に関するデータが記録される。
業務名データ領域には、管理対象の業務を特定するための識別子（名称）を記録するデータ領域である。
【００３８】
管理者データ領域には、この業務を管理する管理者を特定するための識別子に関するデータが記録される。本実施形態では、このデータ領域に記録された管理者が、この業務名において作成された文書ファイルを承認する承認権限者となる。この承認権限者としては、例えば、特定所属の特定役職を指定する情報や、ユーザＩＤに関するデータが記録される。
【００３９】
要否データ領域には、この業務において、後述する文書種類の要否を指定するためのフラグを記録するデータ領域である。本実施形態では、この業務において作成する文書種類については、「要」フラグが記録される。
【００４０】
文書種類データ領域には、この業務タイプにおいて、作成される可能性がある文書種類を特定するための識別子に関するデータが記録される。「要」フラグが記録された文書種類が、登録予定文書情報として機能する。
【００４１】
図２（ｄ）に示すように、申請情報記憶部２６は、作成された文書についての承認申請を管理するための申請管理レコード２６０を記憶する。この申請管理レコード２６０は、作業者によって承認申請が行なわれた場合に記録される。この申請管理レコード２６０は、申請番号、ファイル名、業務名、文書種類、申請者、申請日、承認権限者、回付結果、承認日に関するデータを含んで構成される。
【００４２】
申請番号データ領域には、各承認申請を特定するための識別子に関するデータが記録される。
ファイル名データ領域には、承認申請された文書ファイルを特定するための識別子に関するデータが記録される。
【００４３】
業務名データ領域には、承認申請された文書に関わる業務を特定するための識別子（名称）が記録される。
文書種類データ領域には、承認申請された文書の種類を特定するための識別子に関するデータが記録される。
申請者データ領域には、承認申請を行なった作業者を特定するための識別子（ユーザＩＤ）に関するデータが記録される。
【００４４】
申請日データ領域には、承認申請された時期を特定するための年月日に関するデータが記録される。
承認権限者データ領域には、この承認申請を承認する管理者を特定するための識別子（ユーザＩＤ）に関するデータが記録される。
【００４５】
回付結果データ領域には、承認結果を特定するための識別子に関するデータが記録される。本実施形態では、「承認」、「否認」、「保留」、「承認取消」のいずれかを特定するためのフラグが記録される。
承認日データ領域には、管理者によって承認結果が登録された時期を特定するための年月日に関するデータが記録される。
【００４６】
上記のように構成されたシステムを用いて、業務において作成される文書ファイルを管理する場合の処理手順について、図３〜図８を用いて説明する。ここでは、全体の概要、業務登録支援処理、承認支援処理、履歴管理処理、正本登録状況の確認処理、作業エリアの整理支援処理の順番に説明する。
【００４７】
（全体の概要）
図３を用いて、全体の概要を説明する。
まず、文書管理サーバ２０の制御部２１は、業務登録支援処理を実行する（ステップＳ１−１）。ここでは、管理者は、ユーザ端末１０を用いて、文書管理サーバ２０にアクセスする。管理者のユーザ認証後、新たな文書を作成する業務の登録を支援する。この処理については、図４を用いて後述する。
【００４８】
次に、作業者は、ユーザ端末１０を用いて、文書登録処理を実行する（ステップＳ１−２）。具体的には、文書を作成する作業者は、ユーザ端末１０を用いて、文書管理サーバ２０にアクセスする。作業者のユーザ認証後、テンプレート情報記憶部２４から、業務において作成する文書種類の文書テンプレート２４１を、作業者のユーザ端末１０にダウンロードする。そして、作業者は、ダウンロードした文書テンプレート２４１を用いて文書ファイルを作成する。この場合、作業者は、文書ファイルに対して、ファイル名ルールに基づいて、業務名や文書種類を特定することができるファイル名を設定する。この場合、作成作業中の文書については、版（バージョン）を示す識別子を付与することができる。そして、作業者は、ユーザ端末１０を用いて、作成途中の文書ファイルを、文書記憶部２２の作業エリア２２１にアップロードする。
【００４９】
次に、作業者は、文書ファイルを完成したと判断した場合、ユーザ端末１０を用いて、文書ファイルの選択処理を実行する（ステップＳ１−３）。具体的には、作業者は、文書記憶部２２の作業エリア２２１に記録されている文書ファイルの中で、完成と判断した文書ファイルを選択する。
【００５０】
次に、作業者は、ユーザ端末１０を用いて、コピー処理を実行する（ステップＳ１−４）。具体的には、作業者は、選択した文書ファイルのコピーを、文書記憶部２２の申請エリア２２２に保管する。
【００５１】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、承認支援処理を実行する（ステップＳ１−５）。具体的には、制御部２１の承認管理部２１２は、文書記憶部２２の申請エリア２２２において、新たな文書ファイルの保管を検知した場合、この文書ファイルについての承認申請を行なう。この場合、業務の管理者に対して、承認申請された文書ファイルの回付が行なわれる。この承認支援処理については、図５を用いて後述する。
【００５２】
そして、回付された承認申請において「承認」フラグが登録された場合、文書管理サーバ２０の制御部２１は、正本登録処理を実行する。
この正本登録処理においては、まず、文書管理サーバ２０の制御部２１は、ダイジェスト作成処理を実行する（ステップＳ１−６）。具体的には、制御部２１の正本登録部２１３は、文書記憶部２２の申請エリア２２２から、承認された文書ファイルを取得する。そして、正本登録部２１３は、取得した文書ファイルを、所定の関数に導入してダイジェストを作成する。
【００５３】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプ作成処理を実行する（ステップＳ１−７）。具体的には、制御部２１の正本登録部２１３は、生成したダイジェストに対して、現在日時を含めた署名生成を行なうことにより、タイムスタンプを生成する。
【００５４】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、保存場所への登録処理を実行する（ステップＳ１−８）。具体的には、制御部２１の正本登録部２１３は、文書ファイルのファイル名の業務名、文書種類名に基づいて、文書記憶部２２の正本保管エリア２２３内に設けられた業務管理スペースを特定する。そして、正本登録部２１３は、ダイジェスト、タイムスタンプに関連付けて、正本である文書ファイルを業務管理スペースに登録する。
【００５５】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、履歴管理処理を実行する（ステップＳ１−９）。ここでは、旧版の正本を整理する。この処理については、図６を用いて後述する。
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、正本登録状況の確認処理を実行する（ステップＳ１−１０）。ここでは、文書記憶部２２の正本保管エリア２２３における正本の登録状況の確認を支援する。この処理については、図７を用いて後述する。
【００５６】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、作業エリアの整理支援処理を実行する（ステップＳ１−１１）。ここでは、文書記憶部２２の作業エリア２２１における関連ファイルの整理を支援する。この処理については、図８を用いて後述する。
【００５７】
（業務登録支援処理）
次に、図４を用いて、業務登録支援処理を説明する。
ここでは、文書管理サーバ２０の制御部２１は、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ２−１）。具体的には、管理者は、ユーザ端末１０を用いて、文書管理サーバ２０にアクセスする。この場合、文書管理サーバ２０の制御部２１は、ユーザ端末１０から、ユーザＩＤ、パスワードを含むログイン要求を取得する。そして、制御部２１のユーザ認証部２１０は、ユーザ端末１０から取得したユーザＩＤ、パスワードが記録されたユーザ管理レコード２３０を、ユーザ情報記憶部２３において検索する。ＩＤ、パスワードが記録されたユーザ管理レコード２３０を抽出できた場合には、ユーザ認証を完了する。一方、ＩＤ、パスワードが記録されたユーザ管理レコード２３０を抽出できない場合には、ユーザ認証部２１０は、ログインできないことを示すメッセージをユーザ端末１０に出力する。
【００５８】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、業務テンプレートの提供処理を実行する（ステップＳ２−２）。具体的には、管理者は、ユーザ端末１０を用いて、業務タイプを指定する。この場合、制御部２１の業務管理部２１１は、テンプレート情報記憶部２４から、指定された業務タイプの業務テンプレート２４０を抽出する。そして、業務管理部２１１は、ユーザ認証を完了した管理者のユーザ端末１０に対して、業務テンプレート２４０を提供する。そして、管理者は、ユーザ端末１０を用いて、文書管理サーバ２０から取得した業務テンプレート２４０において、業務名を設定する。更に、業務テンプレート２４０に記録されている文書種類の中から、業務で作成する文書種類を特定して、「要」フラグを記録する。そして、管理者は、ユーザ端末１０を用いて、文書管理サーバ２０に登録指示を送信する。
【００５９】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、業務の登録処理を実行する（ステップＳ２−３）。具体的には、制御部２１の業務管理部２１１は、業務管理レコード２５０を生成し、業務管理情報記憶部２５に記録する。この業務管理レコード２５０には、業務テンプレート２４０において指定された業務名、文書種類に対して設定された「要」フラグを記録する。更に、管理者データ領域には、ユーザ認証された管理者のユーザＩＤに関するデータを記録する。
【００６０】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、業務管理スペースの確保処理を実行する（ステップＳ２−４）。具体的には、制御部２１の業務管理部２１１は、業務管理レコード２５０において「要」フラグが記録された文書について、文書記憶部２２の正本管理エリアにおいて、正本管理スペースを生成する。この正本管理スペースには、業務名が付与される。更に、正本管理スペースには、「要」フラグが記録された文書種類について、それぞれの文書を保管する文書保管エリアを生成する。生成された各文書保管エリアの名称には、文書種類を設定する。
【００６１】
（承認支援処理）
次に、図５を用いて、承認支援処理を説明する。
まず、文書管理サーバ２０の制御部２１は、申請文書の特定処理を実行する（ステップＳ３−１）。具体的には、制御部２１の承認管理部２１２は、文書記憶部２２の申請エリア２２２において、新たに登録された文書ファイルを特定する。
【００６２】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、管理者に回付処理を実行する（ステップＳ３−２）。具体的には、制御部２１の承認管理部２１２は、申請エリア２２２に登録された文書のファイル名に基づいて業務名、文書種類を特定する。次に、承認管理部２１２は、申請番号を付与した申請管理レコード２６０を生成し、申請情報記憶部２６に登録する。この申請管理レコード２６０には、申請された文書のファイル名、業務名、文書種類、申請日（現在年月日）に関するデータを含める。更に、ユーザ認証したユーザＩＤを申請者として申請管理レコード２６０に記録する。次に、承認管理部２１２は、特定した業務名が記録された業務管理レコード２５０を、業務管理情報記憶部２５から抽出する。そして、承認管理部２１２は、業務管理レコード２５０に記録された管理者を承認権限者として申請管理レコード２６０に記録する。
【００６３】
次に、承認管理部２１２は、ユーザ情報記憶部２３から、承認権限者のユーザＩＤに関連付けられた連絡先を取得する。そして、承認管理部２１２は、この連絡先に対して、承認申請があったことを示すメッセージを送信する。このメッセージには、文書記憶部２２の申請エリア２２２に登録された文書ファイルを取得するための情報（例えばリンク情報）を含める。
【００６４】
管理者は、ユーザ端末１０を用いて、承認申請された文書ファイルを取得し、内容を確認する。そして、管理者は、確認した結果（承認、否認、保留）を文書管理サーバ２０に通知する。なお、既に一度、承認した文書ファイルについて、承認を取り消す場合には、承認取消を文書管理サーバ２０に通知する。
【００６５】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、回付結果の取得処理を実行する（ステップＳ３−３）。具体的には、制御部２１の承認管理部２１２は、管理者のユーザ端末１０から回付結果を取得し、申請管理レコード２６０の回付結果データ領域に記録する。以下の処理は、回付結果に対応して異なる処理が実行される。
【００６６】
申請管理レコード２６０において回付結果として「承認」フラグが記録されている場合には、文書管理サーバ２０の制御部２１は、正本登録処理を実行する（ステップＳ３−４）。ここでは、前述したダイジェスト作成処理（ステップＳ１−６）〜保存場所への登録処理（ステップＳ１−８）を実行する。
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、作業者に「承認」の通知処理を実行する（ステップＳ３−５）。具体的には、制御部２１の承認管理部２１２は、申請管理レコード２６０に記録されている申請者（作業者）のユーザＩＤを取得する。そして、承認管理部２１２は、ユーザ情報記憶部２３から、このユーザＩＤが記録されているユーザ管理レコード２３０を取得し、作業者の連絡先を特定する。そして、承認管理部２１２は、この連絡先に対して、承認申請が承認されたことを示すメッセージを送信する。
【００６７】
申請管理レコード２６０において回付結果として「否認」フラグが記録されている場合には、文書管理サーバ２０の制御部２１は、作業者に「否認」の通知処理を実行する（ステップＳ３−６）。具体的には、制御部２１の承認管理部２１２は、申請管理レコード２６０に記録されている申請者（作業者）のユーザＩＤを取得する。そして、承認管理部２１２は、ユーザ情報記憶部２３から、このユーザＩＤが記録されているユーザ管理レコード２３０を取得し、作業者の連絡先を特定する。そして、承認管理部２１２は、この連絡先に対して、承認申請が否認されたことを示すメッセージを送信する。
【００６８】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、文書の差戻し処理を実行する（ステップＳ３−７）。具体的には、制御部２１の承認管理部２１２は、文書記憶部２２の申請エリア２２２に記録されている文書ファイルを特定して作業エリア２２１に戻す。この場合、承認管理部２１２は、否認された文書ファイルを識別できるようにして戻す。例えば、承認管理部２１２が、作業エリア２２１に差し戻し用フォルダを生成し、このフォルダに戻す。また、承認管理部２１２が、ファイル名に、否認されたことを示すフラグを設定するようにしてもよい。そして、承認管理部２１２は、申請エリア２２２に記録されている文書ファイルを削除する。この場合、作業者は、否認された文書ファイルを確認して、修正作業を行ない、承認申請を再度行なう。
【００６９】
また、申請管理レコード２６０において回付結果として「保留」フラグが記録されている場合には、文書管理サーバ２０の制御部２１は、作業者に「保留」の通知処理を実行する（ステップＳ３−８）。具体的には、制御部２１の承認管理部２１２は、申請管理レコード２６０に記録されている申請者のユーザＩＤを取得する。そして、ユーザ情報記憶部２３から、このユーザＩＤが記録されているユーザ管理レコード２３０を取得し、連絡先を特定する。そして、承認管理部２１２は、この連絡先に対して、申請が保留されたことを示すメッセージを送信する。
【００７０】
申請管理レコード２６０において回付結果として「承認取消」フラグが記録されている場合には、作業者に「承認取消」の通知処理を実行する（ステップＳ３−９）。具体的には、制御部２１の承認管理部２１２は、申請管理レコード２６０に記録されている申請者（作業者）のユーザＩＤを取得する。そして、承認管理部２１２は、ユーザ情報記憶部２３から、このユーザＩＤが記録されているユーザ管理レコード２３０を取得し、作業者の連絡先を特定する。そして、承認管理部２１２は、この連絡先に対して、承認が取り消されたことを示すメッセージを送信する。
【００７１】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、文書の差戻し処理を実行する（ステップＳ３−１０）。具体的には、制御部２１の承認管理部２１２は、文書記憶部２２の正本保管エリア２２３に記録されている文書ファイルを特定して作業エリア２２１に戻す。この場合、承認管理部２１２は、承認取消された文書ファイルを識別できるようにして戻す。例えば、承認管理部２１２が、作業エリア２２１に差し戻し用フォルダを生成し、このフォルダに戻す。また、承認管理部２１２が、ファイル名に、承認取消を示すフラグを設定するようにしてもよい。そして、承認管理部２１２は、正本保管エリア２２３に記録されている文書ファイルを削除する。この場合、作業者は、承認取消された文書ファイルを確認して、修正作業を行ない、承認申請を再度行なう。
【００７２】
（履歴管理処理）
次に、図６を用いて、履歴管理処理を説明する。
まず、文書管理サーバ２０の制御部２１は、承認された文書について旧版文書の特定処理を実行する（ステップＳ４−１）。具体的には、制御部２１の履歴管理部２１４は、承認された文書ファイル（正本）を保管した業務管理スペースにおいて、旧版文書の文書ファイル（旧版文書ファイル）が記録されているかどうかを確認する。
【００７３】
旧版文書の文書ファイルが記録されている場合、文書管理サーバ２０の制御部２１は、旧版文書の移動処理を実行する（ステップＳ４−２）。具体的には、制御部２１の履歴管理部２１４は、旧版文書ファイルのファイル名に対して、旧版であることを示す識別子を付与する。そして、履歴管理部２１４は、旧版文書ファイルを、ダイジェスト、タイムスタンプとともに、文書記憶部２２の過去文書保管エリア２２４に移動させる。更に、履歴管理部２１４は、変更履歴ファイルにおいて、移動させた旧版文書ファイルについて、履歴情報を記録する。この履歴情報には、文書ファイルを移動した年月日、ファイル名に関するデータを含める。
【００７４】
（正本登録状況の確認処理）
次に、図７を用いて、正本登録状況の確認処理を説明する。この処理は、処理対象の業務名を順次特定し、正本保管エリア２２３の業務管理スペース毎に、定期的に実行される。
【００７５】
まず、文書管理サーバ２０の制御部２１は、必要文書種類の特定処理を実行する（ステップＳ５−１）。具体的には、制御部２１の正本登録部２１３は、文書記憶部２２の正本保管エリア２２３において、処理対象の業務名が記録された業務管理スペースを特定する。そして、正本管理部２１５は、業務管理スペース内に生成された文書保管エリアに基づいて、業務において生成される文書種類（必要文書種類）を特定する。
【００７６】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、正本登録状況の検索処理を実行する（ステップＳ５−２）。具体的には、制御部２１の正本管理部２１５は、文書保管エリア毎に、ダイジェスト、タイムスタンプが付与された文書ファイルの保管の有無を特定する。そして、正本管理部２１５は、文書保管エリアの文書種類に対して登録状況を仮記憶する。
【００７７】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、正本登録状況の出力処理を実行する（ステップＳ５−３）。具体的には、制御部２１の正本管理部２１５は、この正本管理スペースの業務名が記録された業務管理レコード２５０を、業務管理情報記憶部２５から取得する。そして、正本管理部２１５は、業務管理レコード２５０に記録されている管理者を特定する。そして、正本管理部２１５は、この管理者のユーザＩＤが記録されたユーザ管理レコード２３０をユーザ情報記憶部２３から取得し、このユーザ管理レコード２３０に記録されている連絡先を特定する。そして、正本管理部２１５は、この連絡先に対して、正本登録状況に関するメッセージを送信する。このメッセージには、正本が登録されている文書種類と、正本が登録されていない文書種類に関する情報を含める。
【００７８】
（作業エリアの整理支援処理）
次に、図８を用いて、作業エリアの整理支援処理を説明する。以下の実施形態では、制御部２１の整理支援部２１６が正本登録された関連文書についての整理を行なう場合を説明する。
【００７９】
まず、文書管理サーバ２０の制御部２１は、正本登録された関連文書の検索処理を実行する（ステップＳ６−１）。具体的には、制御部２１の整理支援部２１６は、正本登録された文書ファイルのファイル名を特定する。次に、整理支援部２１６は、ファイル名に基づいて、業務名、文書種類を特定する。そして、整理支援部２１６は、特定した業務名、文書種類がファイル名として設定された関連文書の文書ファイルを、文書記憶部２２の作業エリア２２１において検索する。
【００８０】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、退避エリアへの移動処理を実行する（ステップＳ６−２）。具体的には、制御部２１の整理支援部２１６は、作業エリア２２１において特定した関連文書の文書ファイルを、文書記憶部２２の退避エリア２２５に移動させる。この場合、整理支援部２１６は、作業エリア２２１から関連文書の文書ファイルを削除する。
【００８１】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、移動文書のリンク情報の生成処理を実行する（ステップＳ６−３）。具体的には、制御部２１の整理支援部２１６は、退避エリア２２５に移動させた関連文書の文書ファイルの保管場所を特定し、この文書ファイルにアクセスするためのリンク情報を生成する。
【００８２】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、移動文書の通知処理を実行する（ステップＳ６−４）。具体的には、制御部２１の整理支援部２１６は、掲示板において、退避エリア２２５に移動させた文書のファイル名を表示する。更に、整理支援部２１６は、このファイル名に対して、移動文書のリンク情報を関連づけて記録しておく。作業者は、掲示板を確認して、保存を希望する文書がある場合には、リンク情報を利用して、退避エリア２２５から文書ファイルを回収して、個別に保存する。
【００８３】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、保存期限の決定処理を実行する（ステップＳ６−５）。具体的には、制御部２１の整理支援部２１６は、移動年月日に保存日数を加算して保存期限を算出する。そして、整理支援部２１６は、ファイル名に関連付けて保存期限を記録する。
【００８４】
次に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、保存期限に基づいて削除処理を実行する（ステップＳ６−６）。具体的には、制御部２１の整理支援部２１６は、定期的に退避エリア２２５に記録されている文書ファイルを順次、特定して、ファイル名に関連付けられている保存期限を特定する。そして、整理支援部２１６は、保存期限と現在日付とを比較し、保存期限を経過している文書ファイルを退避エリア２２５から削除する。
【００８５】
なお、作業エリアの整理支援処理は、制御部２１のメンテナンス部２１７においても実行される。この場合には、作業エリア２２１に登録された文書ファイルにおいて、最後の更新日から基準日数以上経過した文書を検索して、この文書を退避エリアに移動させる。そして、退避エリアへの移動処理（ステップＳ６−２）〜保存期限に基づいて削除処理（ステップＳ６−７）を実行する。
【００８６】
本実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
（１）本実施形態では、文書管理サーバ２０の制御部２１は、業務登録支援処理を実行する（ステップＳ１−１）。ここでは、文書管理サーバ２０の制御部２１は、管理者のユーザ端末１０に、業務テンプレート２４０を提供する。この業務テンプレート２４０には、業務タイプ、業務名、要否、文書種類に関するデータが記録される。この業務テンプレート２４０を用いることにより、管理者は、業務タイプに応じて必要になる可能性がある文書種類を特定することができる。更に、この文書種類において、必要な文書種類を選択することができる。そして、業務テンプレート２４０を用いることにより、文書ファイルの標準化を図ることができる。
【００８７】
更に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、業務の登録処理（ステップＳ２−３）、業務管理スペースの確保処理（ステップＳ２−４）を実行する。これにより、文書作成する業務を登録するとともに、作成された文書を保管するデータ領域を確保することができる。
【００８８】
（２）本実施形態では、文書管理サーバ２０の制御部２１は、承認支援処理を実行する（ステップＳ１−５）。ここでは、文書管理サーバ２０の制御部２１は、申請文書を特定し（ステップＳ３−１）、管理者への回付処理を実行する（ステップＳ３−２）。これにより、作業エリア２２１から申請エリア２２２に文書ファイルを移動させるだけで、効率的に承認申請を行なうことができる。
【００８９】
更に、回付結果において、「否認」や「承認取消」の場合には、文書管理サーバ２０の制御部２１は、文書の差戻し処理を実行する（ステップＳ３−７、Ｓ３−１０）。これにより、作業者は、ユーザ端末１０を用いて、差し戻された文書ファイルを修正して、再度、承認申請を行なうことができる。
【００９０】
（３）本実施形態の正本登録処理においては、文書管理サーバ２０の制御部２１は、ダイジェスト作成処理（ステップＳ１−６）、タイムスタンプ作成処理（ステップＳ１−７）を実行する。そして、文書管理サーバ２０の制御部２１は、保存場所に対する正本登録処理を実行する（ステップＳ１−８）。これにより、予め定められた場所において、真正性を担保した正本である文書ファイルを管理することができる。
【００９１】
（４）本実施形態では、文書管理サーバ２０の制御部２１は、履歴管理処理を実行する（ステップＳ１−９）。ここでは、制御部２１は、承認された文書について旧版文書の特定処理（ステップＳ４−１）、旧版文書の移動処理（ステップＳ４−２）を実行する。これにより、文書記憶部２２の正本保管エリア２２３において保管されていた旧版文書ファイルを、過去文書保管エリア２２４において効率的に管理することができる。
【００９２】
（５）本実施形態では、文書管理サーバ２０の制御部２１は、正本登録状況の確認処理を実行する（ステップＳ１−１０）。ここでは、文書管理サーバ２０の制御部２１は、正本登録状況の検索処理（ステップＳ５−２）、正本登録状況の出力処理（ステップＳ５−３）を実行する。これにより、正本の登録状況に応じて、業務の進捗状況を把握することができる。
【００９３】
（６）本実施形態では、文書管理サーバ２０の制御部２１は、作業エリアの整理支援処理を実行する（ステップＳ１−１１）。ここでは、文書管理サーバ２０の制御部２１は、正本登録された関連文書の検索処理（ステップＳ６−１）、退避エリアへの移動処理（ステップＳ６−２）を実行する。作業エリア２２１においては、正本登録された後にも、完成前の文書ファイルが残っていることがある。このような場合においても、不要と思われる文書ファイルを移動させることにより、作業エリア２２１の容量を確保して、効率的にデータ記憶領域を活用することができる。
【００９４】
更に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、移動文書のリンク情報の生成処理（ステップＳ６−３）、移動文書の通知処理（ステップＳ６−４）を実行する。これにより、リンク情報を用いて、退避エリア２２５に移動された文書ファイルを確認することができる。
【００９５】
更に、文書管理サーバ２０の制御部２１は、保存期限の決定処理（ステップＳ６−５）、保存期限に基づいて削除処理（ステップＳ６−６）を実行する。これにより、退避エリア２２５に登録されている文書ファイルを整理することができる。
【００９６】
（７）本実施形態では、文書管理サーバ２０の制御部２１は、メンテナンス部２１７を備える。このメンテナンス部２１７は、文書記憶部２２の作業エリア２２１に残存している関連ファイルを検索して、この文書ファイルの対応を支援する処理を実行する。これにより、作業エリア２２１の整理支援処理において、整理しきれなかった文書についても整理を支援することができる。
【００９７】
なお、上記各実施形態は以下のように変更してもよい。
・  上記実施形態では、正本登録処理においては、まず、文書管理サーバ２０の制御部２１は、ダイジェスト作成処理（ステップＳ１−６）、タイムスタンプ作成処理（ステップＳ１−７）、保存場所に対する正本登録処理（ステップＳ１−８）を実行する。正本の登録方法はこれに限定されるものではない。例えば、まとめて正本を作成するようにしてもよい。この場合には、予め定められた文書種類の文書ファイルが揃った段階で、まとめてダイジェストを生成し、タイムスタンプを付与する。これにより、複数の文書ファイルによって構成される文書についても、一括して正本登録することができる。
【００９８】
・  上記実施形態では、作業者は、ユーザ端末１０を用いて、コピー処理を実行する（ステップＳ１−４）。ここで、文書ファイルに他のファイルを添付して申請できるようにしてもよい。例えば、承認申請する文書ファイルに対して別紙（添付ファイル）を合わせて、文書記憶部２２の申請エリア２２２に保管する。この場合にも、文書管理サーバ２０の制御部２１は、申請文書の特定処理（ステップＳ３−１）、管理者に回付処理（ステップＳ３−２）を実行する。
また、文書管理サーバ２０の制御部２１が、文書ファイルの内容において別紙の要否を判定するようにしてもよい。例えば、文書ファイル内に別紙の要否を記録しておく。そして、文書管理サーバ２０の制御部２１は、文書ファイルの内容に基づいて別紙があると判定したときに、申請エリア２２２において別紙を検索する。この別紙を検知できない場合、文書管理サーバ２０の制御部２１は、作業者のユーザ端末１０に、注意を喚起するためのメッセージを出力する。
【００９９】
・  上記実施形態では、作業エリアの整理支援処理では、文書管理サーバ２０の制御部２１は、移動文書の通知処理を実行する（ステップＳ６−４）。ここでは、掲示板を用いての告知を行なう。通知方法は、これに限定されるものではない。例えば、各作業者に通知するようにしてもよい。この場合には、文書ファイルに設定されているプロパティ情報（作成者や作成日等の属性情報）を用いて、作業者を特定する。また、文書記憶部２２の作業エリア２２１におけるアクセス履歴（アクセス者のユーザＩＤ、アクセス先の文書ファイルのファイル名）を記録しておき、このアクセス履歴に基づいて、通知先を特定するようにしてもよい。
【０１００】
また、プロパティ情報やアクセス履歴に基づいて、掲示板上の優先順位を変更するようにしてもよい。この場合には、移動文書のファイル名に関連付けて、プロパティ情報やアクセス履歴により特定されたユーザＩＤを記録しておく。そして、掲示板にアクセスしたユーザを特定して、このユーザのユーザＩＤに関連付けられた移動文書のファイル名を、掲示板において優先的に表示する。
【０１０１】
・  上記実施形態では、業務管理情報記憶部２５は、文書を作成する業務を管理するための業務管理レコード２５０を記憶する。この業務管理レコード２５０の管理者データ領域には、この業務を管理する管理者に関するデータが記録される。ここで、この承認権限者としては、業務を管理する管理者に限定されるものではない。例えば、文書種類毎に承認権限者を登録するようにしてもよい。この場合には、業務管理情報記憶部２５の業務管理レコード２５０において、文書種類毎に管理者（承認権限者）を登録しておく。この場合も、特定所属の特定役職を指定する情報や、ユーザＩＤに関するデータを用いることが可能である。
【０１０２】
・  上記実施形態では、文書管理サーバ２０の制御部２１は、正本登録された関連文書の検索処理を実行する（ステップＳ６−１）。ここでは、ファイル名に基づいて、関連文書の文書ファイルを検索する。ここで、関連文書の検索方法は、ファイル名に基づく方法に限定されるものではない。例えば、文書ファイルのプロパティ情報に、各文書ファイルの元ファイルを特定する情報を記録しておくようにしてもよい。この場合には、プロパティ情報を用いて、順次、元ファイルを遡り、文書ファイルを検索する。また、文書記憶部２２に、文書ファイルの更新履歴を記録しておき、正本の文書ファイルの作成時に生成された文書ファイルを検索するようにしてもよい。
【０１０３】
・  上記実施形態では、正本登録状況の確認処理を定期的に実行する。これに代えて、ユーザ端末１０から確認要求を取得した文書管理サーバ２０の制御部２１が、正本登録状況の確認処理（ステップＳ１−１０）を実行するようにしてもよい。この場合には、ステップＳ５−３において、文書管理サーバ２０の制御部２１は、要求者のユーザ端末１０に正本登録状況を出力する。
【符号の説明】
【０１０４】
１０…ユーザ端末、２０…文書管理サーバ、２１…制御部、２１０…ユーザ認証部、２１１…業務管理部、２１２…承認管理部、２１３…正本登録部、２１４…履歴管理部、２１５…正本管理部、２１６…整理支援部、２１７…メンテナンス部、２２…文書記憶部、２２１…作業エリア、２２２…申請エリア、２２３…正本保管エリア、２２４…過去文書保管エリア、２２５…退避エリア、２３…ユーザ情報記憶部、２４…テンプレート情報記憶部、２５…業務管理情報記憶部、２６…申請情報記憶部。
【図１】
2014182603.tif 000003
【図２】
2014182603.tif 000004
【図３】
2014182603.tif 000005
【図４】
2014182603.tif 000006
【図５】
2014182603.tif 000007
【図６】
2014182603.tif 000008
【図７】
2014182603.tif 000009
【図８】
2014182603.tif 000010