(57)【要約】【課題】出力を許可した端末に出力実行画面を表示させることが可能なサーバ装置、出力管理方法、プログラム、およびシステムを提供する。【解決手段】業務データを記憶する記憶部と、制御部と、を備え、前記制御部は、前記記憶部に記憶された前記業務データに第２の端末がアクセスするために必要な接続情報を生成して第１の端末に送信し、前記接続情報を前記第２の端末から受信すると、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する前記業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行い、前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、前記第２の端末に対して前記業務データの出力実行画面を表示させる通知を行う、サーバ装置。【選択図】図１
2014191710.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務データを記憶する記憶部と、
制御部と、
を備え、
前記制御部は、
前記記憶部に記憶された前記業務データに第２の端末がアクセスするために必要な接続情報を生成して第１の端末に送信し、
前記接続情報を前記第２の端末から受信すると、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する前記業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行い、
前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、前記第２の端末に対して前記業務データの出力実行画面を表示させる通知を行う、サーバ装置。
【請求項２】
前記第２の端末は、前記サーバ装置から前記出力実行画面の表示通知を受信することにより、前記業務データの出力が可能となる、請求項１に記載のサーバ装置。
【請求項３】
前記制御部は、
前記接続情報を前記第２の端末から受信すると、前記業務データを前記第２の端末に送信し、
前記第２の端末から前記業務データの閲覧通知を受信した場合に、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する前記業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行う、請求項１または２に記載のサーバ装置。
【請求項４】
前記出力実行画面は、出力実行ボタンを含む画面である、請求項１〜３のいずれか１項に記載のサーバ装置。
【請求項５】
前記制御部は、前記第２の端末に対して、前記第２の端末で表示されている業務データ一覧において、前記第１の端末から出力が許可された前記業務データを明示する表示を表示させる通知を行う、請求項１〜４のいずれか１項に記載のサーバ装置。
【請求項６】
前記制御部は、前記第２の端末から受信した前記接続情報に基づいて、所定の閲覧範囲内の業務データを前記第２の端末に送信するよう制御する、請求項１〜５のいずれか１項に記載のサーバ装置。
【請求項７】
前記制御部は、前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、当該業務データを前記第２の端末に送信するよう制御する、請求項１〜５のいずれか１項に記載のサーバ装置。
【請求項８】
前記制御部は、前記第２の端末から出力実行依頼を受信すると、所定の出力装置に対して、前記業務データの出力を実行するよう指示する、請求項１〜６のいずれか１項に記載のサーバ装置。
【請求項９】
前記業務データの出力は、前記業務データの印刷出力、または前記業務データの電話回線への送信出力である、請求項１〜８のいずれか１項に記載のサーバ装置。
【請求項１０】
前記制御部は、前記第２の端末に、前記業務データを処理するために必要なアプリケーションを送信する、請求項１〜９のいずれか１項に記載のサーバ装置。
【請求項１１】
前記制御部は、前記業務データを表示するための表示画面情報を前記第２の端末に送信する、請求項１〜９のいずれか１項に記載のサーバ装置。
【請求項１２】
サーバ装置の記憶部に記憶された業務データに第２の端末がアクセスするために必要な接続情報を生成して第１の端末に送信するステップと、
前記接続情報を前記第２の端末から受信すると、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行うステップと、
前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、前記第２の端末に対して前記業務データの出力実行画面を表示させる通知を行うステップと、
を含む、出力管理方法。
【請求項１３】
コンピュータに、
当該コンピュータの記憶部に記憶された業務データに第２の端末がアクセスするために必要な接続情報を生成して第１の端末に送信する処理と、
前記接続情報を前記第２の端末から受信すると、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する前記業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行う処理と、
前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、前記第２の端末に対して前記業務データの出力実行画面を表示させる通知を行う処理と、
を実行させるためのプログラム。
【請求項１４】
業務データを記憶する記憶部と、制御部と、を有し；
前記制御部は；
前記記憶部に記憶された業務データに第２の端末がアクセスするために必要な接続情報を生成して第１の端末に送信し；
前記接続情報を前記第２の端末から受信すると、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する前記業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行い；
前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、前記第２の端末に対して前記業務データの出力実行画面を表示させる通知を行う、サーバ装置と、
表示部と、表示制御部と、を有し；
前記表示制御部は、前記サーバ装置からの出力実行画面の表示通知に応じて、前記業務データの出力実行画面を前記表示部に表示させるよう制御する、第２の端末と、
を備える、システム。
【請求項１５】
前記第２の端末は、前記サーバ装置から前記出力実行画面の表示通知を受信することにより、前記業務データの出力が可能となる、請求項１４に記載のシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、サーバ装置、出力管理方法、プログラム、およびシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、モバイル端末が急速に普及し、営業先や出張先等の訪問先でもモバイル端末が利用されている。例えば、ノートＰＣ（パーソナルコンピュータ）、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｃｅ）、タブレット端末、スマートフォン、携帯電話等のモバイル端末が業務用として利用されている。
【０００３】
このようなモバイル端末で、会社内の個人ＰＣまたは社内サーバにアクセスすることにより、利用者は、会社内の個人ＰＣやサーバに格納されている業務データを訪問先でも閲覧することができる。
【０００４】
また、モバイル端末で閲覧可能となった業務データの印刷管理に関して、以下のような技術が開示されている。
【０００５】
例えば下記特許文献１では、訪問先で利用者が自身の携帯端末から自らのＩＤやパスワードを指定してゲートウェイにログインし、訪問先のホストＰＣ（プリントサーバ）に対して、自社サーバに記憶保存されている文書ファイを訪問先に設置されているプリンタで印刷するよう指示できるシステムが開示されている。
【０００６】
また、下記特許文献２では、配信対象の文書ファイルをダウンロードするためのワンタイムＵＲＬを作成し、当該ワンタイムＵＲＬを外部端末にメールで送信して、外部端末に文書ファイルをダウンロードさせるシステムが開示されている。特許文献２において、文書ファイルの管理は配信サーバで行われ、各文書ファイルには、閲覧期限（ダウンロード有効期限）や、ダウンロード回数、編集、印刷、転記等の制限が設定される。
【０００７】
また、下記特許文献３の資料提示システムでは、資料閲覧終了後にクライアント端末の内蔵記憶部に記憶保存されている会議用資料データを強制的に消去する技術が開示されている。
【０００８】
また、下記特許文献４では、利用者に一時的に印刷を許可する文書権限管理システムが開示されている。
【０００９】
また、下記特許文献５では、印刷指示が行なわれた後、プリンタ側で利用者により認証等が行われてから印刷出力を実行する留め置きプリントに関する技術が開示されている。
【００１０】
また、下記特許文献６では、依頼者が所定の文書データ（印刷対象データ）に対する印刷の承認依頼を行ない、承認者が承認すると印刷が行なわれる承認印刷システムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１１】
【特許文献１】特開２００３−３３７６７２号公報
【特許文献２】特開２００６−２６８４１２号公報
【特許文献３】特開２０１２−１２３７３６号公報
【特許文献４】特開２００７−２００１４０号公報
【特許文献５】特開２００７−１２２２１５号公報
【特許文献６】特開２００８−２７６５９８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１２】
しかしながら、モバイル端末で外部から会社内の個人ＰＣまたは社内サーバに直接アクセスすることは、セキュリティ上好ましくなく、社内ネットワーク上の業務データを安全に外部から閲覧できるためのシステムが求められる。
【００１３】
また、上記特許文献１に記載のシステムでは、訪問先の顧客が自らの意思やタイミングで文書ファイルを印刷出力することはできない。
【００１４】
また、上記特許文献２に記載のシステムでは、閲覧期限（ダウンロード有効期限）が過ぎた文書ファイルは、配信サーバ上からは削除されるが、外部端末にダウンロードされた文書ファイルは削除されず、セキュリティ上好ましくない。また、外部端末側で文書ファイルの印刷を行う際、ダウンロードした文書ファイルの印刷が許可されているのか否かの確認や、文書ファイルの展開、印刷実行画面の呼び出し等、印刷を実行するまでの手間が生じる。
【００１５】
また、上記特許文献３、５では、訪問先のクライアント端末から閲覧データを印刷出力することに関しては何ら考慮されていない。
【００１６】
また、上記特許文献４では、文書管理サーバと、利用者の携帯端末およびプリンタが予め接続されているネットワークにおける処理であって、文書データの場所（ＵＲＬ）が分からない訪問先等のクライアント端末から印刷を行う場合については何ら考慮されていない。
【００１７】
また、上記特許文献６の印刷承認システムは、依頼者端末が印刷対象データにアクセスできることを前提としており、印刷対象データにアクセスできない訪問先のクライアント端末から閲覧データを印刷出力する際の処理については何ら記載されていない。
【００１８】
そこで、本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、本発明の目的とするところは、出力を許可した端末に出力実行画面を表示させることが可能な、新規かつ改良されたサーバ装置、出力管理方法、プログラム、およびシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１９】
上記課題を解決するために、業務データを記憶する記憶部と、制御部と、を備え、前記制御部は、前記記憶部に記憶された前記業務データに第２の端末がアクセスするために必要な接続情報を生成して第１の端末に送信し、前記接続情報を前記第２の端末から受信すると、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する前記業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行い、前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、前記第２の端末に対して前記業務データの出力実行画面を表示させる通知を行う、サーバ装置が提供される。
【００２０】
また、前記第２の端末は、前記サーバ装置から前記出力実行画面の表示通知を受信することにより、前記業務データの出力が可能となってもよい。
【００２１】
また、前記制御部は、前記接続情報を前記第２の端末から受信すると、前記業務データを前記第２の端末に送信し、前記第２の端末から前記業務データの閲覧通知を受信した場合に、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する前記業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行ってもよい。
【００２２】
また、前記出力実行画面は、出力実行ボタンを含む画面であってもよい。
【００２３】
また、前記制御部は、前記第２の端末に対して、前記第２の端末で表示されている業務データ一覧において、前記第１の端末から出力が許可された前記業務データを明示する表示を表示させる通知を行ってもよい。
【００２４】
また、前記制御部は、前記第２の端末から受信した前記接続情報に基づいて、所定の閲覧範囲内の業務データを前記第２の端末に送信するよう制御してもよい。
【００２５】
また、前記制御部は、前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、当該業務データを前記第２の端末に送信するよう制御してもよい。
【００２６】
また、前記制御部は、前記第２の端末から出力実行依頼を受信すると、所定の出力装置に対して、前記業務データの出力を実行するよう指示してもよい。
【００２７】
また、前記業務データの出力は、前記業務データの印刷出力、または前記業務データの電話回線への送信出力であってもよい。
【００２８】
また、前記制御部は、前記第２の端末に、前記業務データを処理するために必要なアプリケーションを送信してもよい。
【００２９】
また、前記制御部は、前記業務データを表示するための表示画面情報を前記第２の端末に送信してもよい。
【００３０】
また、上記課題を解決するために、本発明の別の観点によれば、サーバ装置の記憶部に記憶された業務データに第２の端末がアクセスするために必要な接続情報を生成して第１の端末に送信するステップと、前記接続情報を前記第２の端末から受信すると、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行うステップと、前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、前記第２の端末に対して前記業務データの出力実行画面を表示させる通知を行うステップと、を含む、出力管理方法が提供される。
【００３１】
また、上記課題を解決するために、本発明の別の観点によれば、コンピュータに、当該コンピュータの記憶部に記憶された業務データに第２の端末がアクセスするために必要な接続情報を生成して第１の端末に送信する処理と、前記接続情報を第２の端末から受信すると、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する前記業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行う処理と、前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、前記第２の端末に対して前記業務データの出力実行画面を表示させる通知を行う処理と、を実行させるためのプログラムが提供される。
【００３２】
また、上記課題を解決するために、本発明の別の観点によれば、業務データを記憶する記憶部と、制御部と、を有し、前記制御部は、前記記憶部に記憶された業務データに第２の端末がアクセスするために必要な接続情報を生成して第１の端末に送信し、前記接続情報を前記第２の端末から受信すると、前記第１の端末に対して、前記第２の端末に対する前記業務データの出力許可を求める画面を表示させる通知を行い、前記第１の端末から前記業務データの出力が許可されると、前記第２の端末に対して前記業務データの出力実行画面を表示させる通知を行う、サーバ装置と、表示部と、表示制御部と、を有し、前記表示制御部は、前記サーバ装置からの出力実行画面の表示通知に応じて、前記業務データの出力実行画面を前記表示部に表示させるよう制御する、第２の端末と、を備える、システムが提供される。
【００３３】
また、前記第２の端末は、前記サーバ装置から前記出力実行画面の表示通知を受信することにより、前記業務データの出力が可能となってもよい。
【発明の効果】
【００３４】
以上説明したように本発明によれば、出力を許可した端末に出力実行画面を表示させることが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明の一実施形態による業務データ管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】本実施形態による情報処理装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本実施形態による管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図４】本実施形態による共有ＤＢに記憶されている業務データの一例を説明するための図である。
【図５】本実施形態による認証処理を示すシーケンス図である。
【図６】本実施形態による一時利用者登録画面の一例を示す図である。
【図７】利用者端末から認証情報がメール送信された場合のメール画面の一例を示す図である。
【図８】第１の実施例による印刷処理を示すシーケンス図である。
【図９】第１の実施例による印刷許可設定画面の一例を示す図である。
【図１０】第１の実施例による印刷実行画面の一例を示す図である。
【図１１】第２の実施例による印刷処理を示すシーケンス図である。
【図１２】第２の実施例による印刷許可設定画面の一例を示す図である。
【図１３】第２の実施例による印刷実行画面の一例を示す図である。
【図１４】公共の場所に設置されているプリンタから業務データを印刷出力する場合の動作処理を示すシーケンス図である。
【図１５】利用者端末において業務データ毎に任意の一時利用者に対して印刷許可を設定する場合について説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００３６】
以下に添付図面を参照しながら、本発明の実施の形態について詳細に説明する。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略する。
【００３７】
＜１．業務データ管理システムの概要＞
図１は、本発明の一実施形態による業務データ管理システムの全体構成を示す図である。図１に示すように、本実施形態による業務データ管理システムは、訪問先等に持ち運べる携帯型の利用者端末１（第１の端末）、および管理サーバ２（サーバ装置）を含む。
【００３８】
管理サーバ２は、ファイアーウォール３を介して社内ネットワーク５０（内部ネットワーク）と接続できる。社内ネットワーク５０は、例えば複数の社内ＰＣ（社内で利用する個人用ＰＣ）４Ａ、４Ｂ、および社内サーバ５を含む。なお、以下複数の社内ＰＣ４Ａ、４Ｂを個々に区別する必要がない場合、社内ＰＣ４と称する。図１に示すように、ファイアーウォール（ＦＷ）３は、外部との通信を制御し、内部のコンピュータネットワーク（社内ネットワーク５０）の安全を維持している。社内ネットワーク５０内では、社内ＰＣ４により業務データが処理され、社内ＰＣ４または社内サーバ５に業務データが格納される。利用者は、社内ＰＣ４を操作して、社内ＰＣ４や社内サーバ５に格納されている業務データを、ファイアーウォール３を介して外部の管理サーバ２にアップロードすることができる。
【００３９】
一方、利用者端末１は、例えば３Ｇ公衆網およびＶＰＮサーバを介して、または無線ＬＡＮ通信により管理サーバ２と接続することができる。この際、利用者端末１は、本システムを利用するためのアプリケーションを起動し、予め登録されているＩＤやパスワードを指定したり、またはＩＤやパスワードが埋め込まれているＵＲＬを用いたりして、本システムにログインし、管理サーバ２と接続する。そして、利用者端末１は、予め管理サーバ２にアップロードされた業務データを取得し、表示部１２に表示することができる。これにより、利用者は、訪問先等において、外部から社内ネットワーク５０に接続することなく業務データを閲覧することができ、利便性が確保されるとともに、社内ネットワーク５０のセキュリティも保たれる。また、取得された業務データは、アプリケーションが起動して本システムにログインしている間に閲覧することができ、ログアウトした場合、アプリケーションが終了した場合、利用者端末１の電源がＯＦＦされた場合等は、当該業務データは削除される。
【００４０】
なお、図１では、利用者端末１としてタブレット端末を示しているが、本実施形態による利用者端末１はこれに限定されず、例えばノートＰＣ、ＰＤＡ、スマートフォン、または携帯電話等であってもよい。
【００４１】
このようにして、本システムでは、外部に持ち出される業務データを管理サーバ２が一元管理することができる。また、管理サーバ２は、業務データへの操作履歴（閲覧操作、印刷操作等）を記憶できる。
【００４２】
ここで、訪問先（客先）において、管理サーバ２に格納されている業務データの閲覧または印刷出力を客先端末７（第２の端末）に対して一時的に許可できれば、利便性がさらに向上する。例えば、業務データを客先に設置されているプリンタ８から印刷出力したい場合、当該プリントのホストＰＣである客先端末７に対して業務データの印刷出力を許可する必要がある。一方、業務データは機密性の高いデータであるので、セキュリティ上第三者による業務データの保存、編集、コピー等は制限することが求められる。
【００４３】
例えば、上記特許文献２では、配信対象の文書ファイルをダウンロードするためのワンタイムＵＲＬを作成し、当該ワンタイムＵＲＬを外部端末にメールで送信して、外部端末に文書ファイルをダウンロードさせている。また、この際、閲覧期限（ダウンロード有効期限）や、ダウンロード回数、編集、印刷、転記等の制限が設定され得る。しかしながら、上記特許文献２では、外部端末にダウンロードされた文書ファイルは削除されず、セキュリティ上好ましくない。さらに、外部端末側で文書ファイルの印刷を行う際、印刷可否の確認や、文書ファイルの展開、印刷実行画面の呼び出し等、印刷を実行するまでの手間が生じてしまう。
【００４４】
そこで、本実施形態による業務データ管理システムでは、管理サーバ２が、利用者端末１により出力を許可された客先端末７の表示部７２に出力実行画面を表示させることで、第三者（クライアント）は、速やかに実行開始指示を行うことができる。
【００４５】
以上、本発明の一実施形態による業務データ管理システムの概要について説明した。続いて、このような業務データ管理システムに含まれる利用者端末１、管理サーバ２、客先端末７の基本構成について図２〜図４を参照して具体的に説明する。
【００４６】
＜２．基本構成＞
［２−１．利用者端末１および客先端末７］
本実施形態による利用者端末１は、訪問先に持ち運べる携帯型の情報処理装置であって、例えばタブレット端末、スマートフォン、ノートＰＣ、ＰＤＡ等の様々な形態が想定される。また、本実施形態による客先端末７は、第三者（クライアント）が利用している情報処理装置であって、例えばノートＰＣ、デスクトップＰＣ、タブレット端末、スマートフォン、ＰＤＡ等の様々な形態が想定される。
【００４７】
このように、本実施形態による利用者端末１および客先端末７は、いずれも基本的な構成が同様の情報処理装置１００により実現される。したがって、ここでは、利用者端末１および客先端末７に共通する情報処理装置１００のハードウェア構成について、図２を参照して説明する。
【００４８】
図２は、本実施形態による情報処理装置１００のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。図２に示すように、情報処理装置１００（利用者端末１、客先端末７）は、制御部１１０、表示制御部１１１、表示部１１２、操作入力部１１３、通信部１１４、および記憶部１１５を有する。
【００４９】
（制御部）
制御部１１０は、情報処理装置１００の各構成を制御する。制御部１１０は、例えばマイクロプロセッサにより実現される。本実施形態による制御部１１０は、操作入力部１１３から入力されたユーザ操作に応じて、表示部１１２に表示される画面を制御したり、所定の処理を実行したり、通信部１１４から所定の通知を行ったりする。
【００５０】
（表示制御部）
表示制御部１１１は、制御部１１０の制御にしたがって、表示部１１２に各種画面を表示するよう制御する。具体的には、表示制御部１１１は、記憶部１１５から抽出したデータや、生成したデータ、または通信部１１４により外部から受信したデータに基づいて、表示部１１２に各種画面を表示するよう制御する。
【００５１】
（表示部）
表示部１１２（表示部１２、７２）は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）、ＯＬＥＤ（Ｏｒｇａｎｉｃ  Ｌｉｇｈｔ−Ｅｍｉｔｔｉｎｇ  Ｄｉｏｄｅ）またはＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ  Ｒａｙ  Ｔｕｂｅ）などにより実現され、表示制御部１１１の制御により各種画面を表示する。
【００５２】
（操作入力部）
操作入力部１１３は、ユーザによる操作を検出するためのデバイスであって、例えば、タッチパネル、ボタン、スイッチ等により実現される。検出したユーザ操作は、制御部１１０に供給される。
【００５３】
（通信部）
通信部１１４は、外部装置と無線または有線接続してデータを送信および受信する機能を有する。例えば、通信部１１４は、無線ＬＡＮやＷｉ−Ｆｉ（登録商標）により無線ルータと接続し、無線ルータを介してインターネット上の管理サーバ２に接続する。
【００５４】
（記憶部）
記憶部１１５は、制御部１１０が各処理を実行するためのプログラムを記憶する。また、記憶部１１５は、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）およびＨＤＤ（ハードディスクドライブ）等により実現される。
【００５５】
以上、本実施形態による利用者端末１および客先端末７に共通する情報処理装置１００のハードウェア構成の一例について説明した。次に、本実施形態による管理サーバ２の構成について図３および図４を参照して説明する。
【００５６】
［２−２．管理サーバ］
図３は、本実施形態による管理サーバ２の構成を示すブロック図である。図３に示すように、管理サーバ２は、制御部２０、通信部２２、および記憶部２４を有する。
【００５７】
（通信部）
通信部２２は、外部装置と無線、有線接続してデータを送信および受信する機能を有する。より具体的には、通信部２２は、ＦＷ３を介して社内ネットワーク５０と接続し、社内ＰＣ４から業務データを受信する。また、通信部２２は、利用者端末１または客先端末７に業務データの閲覧画面を送信したり、印刷許可設定画面や印刷実行画面の表示通知を行ったりする。
【００５８】
（制御部）
制御部２０は、管理サーバ２の各構成を制御する。より具体的には、本実施形態による制御部２０は、図３に示すように、業務データ管理部２０１、認証管理部２０３、および出力管理部２０５として機能する。
【００５９】
・業務データ管理部
業務データ管理部２０１は、記憶部２４に格納保存されている業務データの管理を行う。具体的には、業務データ管理部２０１は、通信部２２を介して社内ＰＣ４から送信された業務データを記憶部２４に新たに格納したり、管理者の指示に応じて記憶部２４に格納されている業務データを更新または削除したりする。また、業務データ管理部２０１は、利用者端末１や社内ＰＣ４からの要求に応じて、所定の業務データを記憶部２４から検索することもできる。また、業務データ管理部２０１は、管理者や利用者端末１からの指示に応じて、記憶部２４に格納される各業務データの権限を設定する。さらに、業務データ管理部２０１は、記憶部２４に格納される各業務データに対する閲覧操作や印刷操作をログとして記録する。
【００６０】
・認証管理部
認証管理部２０３は、利用者端末１からの要求に応じて、第三者が管理サーバ２にアクセスするために必要な認証情報（接続情報）を生成する。認証情報は、例えばワンタイムＩＤおよびパスワード、またはワンタイムＩＤおよびパスワードが埋め込まれたＵＲＬである。また、認証管理部２０３は、第三者端末（客先端末７）からアクセスがあった場合、客先端末７から送信されたワンタイムＩＤおよびパスワードが有効か否かの判断（認証処理）を行う。
【００６１】
・出力管理部
出力管理部２０５は、記憶部２４に記憶されている業務データの出力（印刷出力またはＦＡＸ出力等）を管理する。具体的には、例えば出力管理部２０５は、客先端末７（第２の端末）から認証情報（ワンタイムＩＤおよびパスワード）が送信され、業務データに対するアクセスがあった場合、利用者端末１（第１の端末）に対して、当該業務データの印刷許可を求める画面（印刷許可設定画面）を表示させる通知を行う。若しくは、出力管理部２０５は、客先端末７からのアクセスに応じて業務データを送信した後、客先端末７から閲覧通知を受信した場合に、利用者端末１に対して、当該業務データの印刷許可設定画面を表示させる通知を行ってもよい。
【００６２】
また、利用者端末１により業務データの印刷が許可されると、出力管理部２０５は、客先端末７に対して、業務データの印刷を実行するための画面（印刷実行画面）を表示させる通知を行う。出力実行画面は、例えば出力実行ボタンを含む画面であって、当該出力実行ボタンが選択されるだけで、客先端末７は所定のプリンタに対して印刷を実行することができる。かかる通知は、客先端末７で業務データの一覧が表示されている場合、利用者端末１により印刷許可された業務データに対応する位置に、印刷許可を示すマーク等を表示させる通知であってもよく、当該印刷許可マークが選択されると、印刷実行画面が表示される。
【００６３】
また、出力管理部２０５は、客先端末７から印刷実行依頼を受信した場合、所定のプリンタに対して、業務データの印刷を実行するよう指示することもできる。例えば、プリンタが公共の場所（コンビニエンスストア、プリント店、喫茶店、レンタル会議室等）に設置され、ネットワークに接続している場合、管理サーバ２から当該プリンタに印刷指示を行う。
【００６４】
以上、制御部２０の各種機能について説明した。なお本実施形態による制御部２０は、上述した機能に限定されない。例えば制御部２０は、客先端末７に対して、本システムを利用して業務データを閲覧するためのアプリケーション（閲覧専用アプリケーション）を送信する機能を有するようにしてもよい。
【００６５】
（記憶部）
記憶部２４は、制御部２０が各処理を実行するためのプログラムを記憶する。また、記憶部１１５は、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）およびＨＤＤ（ハードディスクドライブ）等により実現される。
【００６６】
また、本実施形態による記憶部２４は、図３に示すように、利用者毎に割り当てられた記憶領域２４０ａ、２４０ｂを有する。
【００６７】
例えば記憶領域２４０ａは、利用者Ａ用の領域であって、個人用ＤＢ（データベース）２４１ａと、共有ＤＢ（データベース）２４２ａが格納されている。個人用ＤＢ２４１ａと、共有ＤＢ２４２ａには、それぞれ業務データが記憶されている。また、個人用ＤＢ２４１ａへのアクセスは、利用者Ａに許可されている。また、共有ＤＢ２４２ａへのアクセスは、利用者Ａと、登録された共有者（または所定のグループ）に許可されている。共有ＤＢ２４２ａは複数あってもよい。
【００６８】
また、記憶領域２４０ｂは、利用者Ｂ用の領域であって、個人用ＤＢ（データベース）２４１ｂと、共有ＤＢ（データベース）２４２ｂが格納されている。個人用ＤＢ２４１ｂと、共有ＤＢ２４２ｂには、それぞれ業務データが記憶されている。また、個人用ＤＢ２４１ｂへのアクセスは、利用者Ｂに許可されている。また、共有ＤＢ２４２ｂへのアクセスは、利用者Ｂと、登録された共有者（または所定のグループ）に許可されている。共有ＤＢ２４２ｂは複数あってもよい。
【００６９】
各利用者Ａ、Ｂは、外部に持ち出したい業務データを、社内ＰＣ４Ａ、４Ｂから管理サーバ２の各記憶領域２４０ａ、２４０ｂにアップロードし、訪問先において利用者端末１からアクセスして閲覧することができる。
【００７０】
ここで、図４に、共有ＤＢ２４２ａに記憶されている業務データの一例を説明するための図を示す。図４に示すように、共有ＤＢ２４２ａには、各業務データ「○○プレスリリース」（業務データＤ１）、「○○説明会資料」、「□□商品説明資料」が、日付情報（更新日時）や印刷可否情報と対応付けて記憶されている。印刷可否情報は、業務データ管理部２０１により設定されるものであって、通常は全て「不可」に設定され、利用者により第三者への印刷が一時的に許可された場合に「可」に設定される。また、利用者が、一時的な業務データの利用（閲覧、印刷等）を複数の第三者に許可している場合（認証管理部２０３で複数の認証情報が生成された場合）、図４に示す印刷可否は、複数の第三者毎に設定される。
【００７１】
＜３．動作処理＞
以上、本実施形態による業務データ管理システムの各構成について詳細に説明した。続いて、本実施形態による業務データ管理システムの動作処理について図５〜図１５を参照して説明する。
【００７２】
［３−１．認証処理］
図５は、本実施形態による認証処理を示すシーケンス図である。図５に示すように、まず、ステップＳ１０３において、社内ＰＣ４は、利用者Ａの操作に応じて、所定の業務データを管理サーバ２に送信（アップロード）する。これにより利用者Ａは、業務データを社外に持ち出すことができる。
【００７３】
次に、ステップＳ１０６において、管理サーバ２の業務データ管理部２０１は、社内ＰＣ４からアップロードされた業務データを指定された記憶領域に格納する。具体的には、利用者Ａには記憶領域２４０ａが割り当てられているので、利用者Ａは、業務データのアップロード先に、記憶領域２４０ａの個人用ＤＢ２４１ａまたは共有ＤＢ２４２ａを指定することができる。管理サーバ２は、指定された個人用ＤＢ２４１ａまたは共有ＤＢ２４２ａに、業務データを格納する。
【００７４】
次いで、ステップＳ１０９において、利用者端末１は、管理サーバ２から業務データを取得する。具体的には、訪問先において、利用者Ａが利用者端末１で本システムを利用するためのアプリケーションを起動し、管理サーバ２の自分の個人用ＤＢ２４１ａまたは共有ＤＢ２４２ａにアクセスして各ＤＢに格納されている業務データを閲覧する場面が想定される。
【００７５】
次に、ステップＳ１１２において、利用者端末１は、管理サーバ２から取得した業務データを展開して表示部１２に表示し、閲覧状態とする。このように、利用者Ａは、社内ネットワーク５０の外である訪問先等から、利用者端末１を用いて管理サーバ２に接続し、予め社内ネットワーク５０上からアップロードした業務データを閲覧することができ、社内ネットワーク５０の安全性を保ちつつ、利便性が向上する。そして、利用者Ａは、利用者端末１の表示部１２に表示された業務データを見ながら打合せや商談を行ったり、表示画面を訪問先の第三者（クライアント）に見せながら打合せや商談を行ったりすることができる。
【００７６】
ここで、訪問先の客先端末７（訪問先の第三者が利用しているノートＰＣ等）で当該業務データを閲覧したり、当該業務データを訪問先に設置されているプリンタ８で印刷したりすることができると、本システムの利便性がさらに向上する。
【００７７】
そこで、まず、ステップＳ１１５において、利用者端末１は、利用者Ａの操作に応じて、管理サーバ２に対して認証情報の生成依頼を行う。具体的には、本システムを第三者が一時的に利用できるよう、利用者Ａが一時利用者の登録操作を行い、管理サーバ２により当該一時利用者に対してワンタイムＩＤとパスワードを発行させる。以下、一時利用者として登録される第三者（クライアント）を利用者Ｘと称する。
【００７８】
ここで、利用者Ａによる一時利用者の登録操作について図６を参照して説明する。図６は、本実施形態による一時利用者登録画面の一例を示す図である。図６に示す一時利用者登録画面Ｐ１は、利用者端末１の表示部１２に表示される。一時利用者登録画面Ｐ１は、閲覧対象のフォルダ名を入力する入力欄３１ａ、一時利用者名を入力する入力欄３１ｂ、一時利用のためのパスワードを入力する入力欄３１ｃ、および一時利用者のメールアドレスを入力する入力欄３１ｄを含む。また、一時利用者登録画面Ｐ１は、ワンタイムＩＤ生成ボタン３３を含む。
【００７９】
図６に示す例では、入力欄３１ａに、一例として「共有フォルダ」（利用者Ａ自身が閲覧権限を有する共有ＤＢ２４２ａ）が入力されているが、客先端末７に業務データの閲覧はさせず、所定の業務データの印刷指示だけを行わせる場合、この欄は空欄にされる。
【００８０】
また、入力欄３１ｃには、利用者Ａにより任意のパスワードが入力されてもよいし、空欄であってもよい。空欄の場合、パスワードは、管理サーバ２において自動的に生成される。
【００８１】
また、入力欄３１ｄには、管理サーバ２により生成された認証情報（ワンタイムＩＤおよびパスワード）を、客先端末７に通知する場合に利用されるメールアドレスが入力される。なお、通知方法は、メール以外であってもよく、この場合、入力欄３１ｄは空欄となる。例えば、利用者端末１から赤外線通信やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等により客先端末７に認証情報を送信してもよい。
【００８２】
そして、ワンタイムＩＤ生成ボタン３３が選択されると、利用者端末１は、入力された情報を管理サーバ２に送信し、認証情報生成依頼を行う。
【００８３】
次いで、ステップＳ１１８において、管理サーバ２の認証管理部２０３は、利用者端末１からの依頼に応じて、本システムの一時利用、すなわち管理サーバ２に一時的に接続（アクセス）するための認証情報（接続情報）を生成する。認証情報は、例えばワンタイムＩＤおよびパスワード、またはワンタイムＩＤおよびパスワードが埋め込まれたＵＲＬである。当該ＵＲＬには、例えば閲覧対象として「共有フォルダ」が指定されている場合、管理サーバ２内の「共有フォルダ」（共有ＤＢ２４２ａ）の場所を示すＵＲＬが含まれる。また、閲覧対象が指定されていない場合（入力欄３１ａが空欄だった場合）は、当該ＵＲＬに、管理サーバ２の場所（アクセス先、トップページ）を示すＵＲＬが含まれる。
【００８４】
続いて、ステップＳ１２１において、管理サーバ２は、生成した認証情報を利用者端末１に送信する。
【００８５】
次に、ステップＳ１２４において、利用者端末１は、生成された認証情報を、メール等により客先端末７に送信する。例えば、利用者端末１では、図６に示すワンタイムＩＤ生成ボタンを押した後、メール送信画面が自動的に立ち上がる。そして、当該メール送信画面には、送信先に上記入力欄３１ｄに入力したメールアドレスが入力され、件名に「ワンタイムＩＤ通知」と入力され、メール本文に管理サーバ２から受信した認証情報（ＵＲＬ）が入力されている。これにより利用者Ａは、メール送信画面の送信ボタンを選択するだけで、客先端末７に認証情報を送信することができる。
【００８６】
次いで、ステップＳ１２７において、客先端末７は、利用者端末１から送信された認証情報に基づいて、管理サーバ２にアクセスを行う。ここで、図７に、利用者端末１から認証情報がメール送信された場合のメール画面の一例を示す。
【００８７】
図７に示すように、客先端末７の表示部７２には、利用者端末１から送信されたメールのメール画面Ｐ３が展開され、メール本文には、「『利用者Ａ』からワンタイムＩＤとパスワードが付与されました。下記ＵＲＬにアクセスして下さい。」という文言と共に、ワンタイムＩＤおよびパスワードが埋め込まれたＵＲＬが表示されている。利用者Ｘがメール本文に含まれるＵＲＬを選択すると、客先端末７においてブラウザが自動的に立ち上がり、当該ＵＲＬで示される管理サーバ２に対してアクセスが行われる。
【００８８】
そして、ステップＳ１３０において、管理サーバ２の認証管理部２０３は、客先端末７からのアクセスに応じて、認証を行う。具体的には、客先端末７から送信されたワンタイムＩＤおよびパスワードが有効か否かの判断を行う。なお客先端末７は、上記Ｓ１２７において、ワンタイムＩＤとパスワードが埋め込まれたＵＲＬに基づいて管理サーバ２にアクセスすることで、客先端末７のブラウザにより当該ワンタイムＩＤとパスワードが自動的に管理サーバ２に送信される。また、管理サーバ２は、客先端末７からのアクセスに応じてログイン画面を客先端末７に表示させ、利用者Ｘの操作により客先端末７から入力されたワンタイムＩＤとパスワードに基づいて認証を行ってもよい。
【００８９】
以上、本実施形態による業務データのアップロードから認証処理までを説明した。上記Ｓ１３０で管理サーバ２による認証が成功し、客先端末７の正当性が認められた後の処理については、以下に示す複数の実施例が想定される。
【００９０】
［３−２．第１の実施例］
まず、第１の実施例について、図８〜図１０を参照して説明する。第１の実施例では、利用者端末１で業務データが閲覧され（上記Ｓ１１２）、客先端末７では業務データが閲覧されていない場合を想定する。具体的には、例えば利用者Ａが、訪問先で利用者端末１の表示画面（業務データが表示されている画面）を利用者Ｘに見せながら打ち合わせや商談を行っている場合が想定される。
【００９１】
図８は、第１の実施例による印刷処理を示すシーケンス図である。図８に示すように、まず、ステップＳ１３３において、管理サーバ２の出力管理部２０５は、上記Ｓ１３０で利用者Ｘの認証が成功した後、利用者Ｘを一時利用者として登録した利用者端末１に対して印刷許可設定画面を表示させるための通知を行う。
【００９２】
次いで、ステップＳ１３６において、利用者端末１は、管理サーバ２からの通知に従って、表示部１２に印刷許可設定画面を表示する。ここで、印刷許可設定画面について図６を参照して説明する。
【００９３】
図９は、第１の実施例による印刷許可設定画面の一例を示す図である。図９に示す印刷許可設定画面Ｐ５は、利用者端末１の表示部１２に表示される。表示部１２では、上記Ｓ１１２で業務データＤ１が展開されているので、印刷許可設定画面Ｐ５は、図９に示すように業務データＤ１上に表示される。印刷許可設定画面Ｐ５は、図９に示すように、「『○○プレスリリース』の印刷を『ユーザＸ』に許可しますか？」との文言と、「Ｙｅｓ」ボタン３５および「Ｎｏ」ボタン３６を含む。
【００９４】
次に、ステップＳ１３９において、利用者端末１は、利用者Ａにより表示部１２に表示した印刷許可設定画面Ｐ５の「Ｙｅｓ」ボタン３５が選択されることにより、印刷許可を受け付ける。
【００９５】
次いで、ステップＳ１４２において、利用者端末１は、管理サーバ２に対して業務データＤ１の印刷を許可する旨の通知を行う。
【００９６】
続いて、ステップＳ１４５において、管理サーバ２は、利用者端末１から印刷許可通知を受信すると、客先端末７に対して印刷実行画面を表示させるための通知を行う。
【００９７】
次に、ステップＳ１４８において、客先端末７は、管理サーバ２からの通知に従って、表示部７２に印刷実行画面を表示する。ここで、印刷実行画面について図１０を参照して説明する。
【００９８】
図１０は、第１の実施例による印刷実行画面の一例を示す図である。図１０に示す印刷実行画面Ｐ７は、客先端末７の表示部７２に表示される。表示部７２では、上述したように業務データは展開されていないが、管理サーバ２からの通知にしたがって、印刷実行画面Ｐ７が表示される。印刷実行画面Ｐ７は、図１０に示すように、「『○○プレスリリース』の印刷許可がなされました。印刷を実行しますか？」との文言と、「実行」ボタン３８を含む。また、図１０に示すように、「実行」ボタン３８の付近には、プリンタの各種設定を行う操作画面を呼び出すためのリンクが貼られている。
【００９９】
次に、ステップＳ１５１において、客先端末７は、利用者Ｘにより表示部７２に表示した印刷実行画面Ｐ７の「実行」ボタン３８が選択されることにより、印刷実行指示を受け付ける。
【０１００】
このように、客先端末７に、管理サーバ２からの通知に応じて印刷実行画面Ｐ７が表示され、利用者Ｘは印刷実行画面Ｐ７の「実行」ボタン３８を選択するだけで印刷実行を指示することができ、業務データの印刷を行うまでの手間が省かれる。
【０１０１】
次に、ステップＳ１５２において、管理サーバ２は、印刷対象の業務データＤ１を客先端末７に送信する。業務データＤ１を送信するタイミングは、上記Ｓ１５１で客先端末７において印刷実行指示が受け付けられた後でもよいし、上記Ｓ１４５で印刷実行画面表示通知を行うと同時であってもよいし、上記Ｓ１４５で印刷実行画面表示通知を行った後であってもよい。また、管理サーバ２が客先端末７に送信する業務データＤ１は、業務データＤ１の印刷用のデータ（印刷データ）であってもよい。かかる印刷データは、管理サーバ２において業務データＤ１から変換して生成される。
【０１０２】
次いで、ステップＳ１５４において、客先端末７は、管理サーバ２から受信した業務データＤ１の印刷データをプリンタ８に送信して印刷を実行させる。なお管理サーバ２から業務データＤ１を受信した場合、客先端末７は当該業務データＤ１を印刷用のデータに変換した上でプリンタ８に送信する。プリンタ８は、訪問先に設置され、客先端末７と接続するプリンタであって、客先端末７が当該プリンタ８のホストＰＣ（プリントサーバ）となる。
【０１０３】
そして、ステップＳ１５７において、プリンタ８は、客先端末７からの指示に従って、業務データＤ１を印刷する。
【０１０４】
以上説明したように、第１の実施例によれば、客先端末７に業務データを閲覧させない（業務データをダウンロードさせない）状態においても、客先端末７で印刷実行指示を行わせることができる。これにより、業務データが客先端末７に保存されることを防止し、セキュリティが向上する。また、印刷実行時には、管理サーバ２から業務データの印刷用のデータを客先端末７に送信することも可能であって、業務データそのものが客先端末７に保存されることを防止し、セキュリティが向上する。
【０１０５】
また、客先端末７は業務データを閲覧（表示）する必要がないので、本システムを利用して業務データを表示するための専用アプリケーションを有していなくともよい。しかしながら、専用アプリケーションを用意してそのアプリケーションが管理サーバ２と通信するように構成してもよい。この場合、管理サーバ２と専用アプリケーションが印刷のための業務データを暗号化して通信するようにすれば、よりセキュリティが向上する。専用アプリケーションはブラウザのプラグインとして動作しても良い。
【０１０６】
［３−３．第２の実施例］
次に、第２の実施例について図１１〜図１３を参照して説明する。第２の実施例では、客先端末７で業務データが閲覧される場合を想定する。具体的には、図５のＳ１３０において利用者Ｘ（客先端末７）の認証が成功したことにより、客先端末７においても管理サーバ２に格納されている所定範囲の業務データ（例えば共有ＤＢ２４２ａに格納されている業務データ）を閲覧することができる。この場合、利用者Ａが訪問先に実際に訪れている場合の他、遠隔地から利用者Ｘと電話会議やテレビ会議を行っている際に、利用者Ｘの客先端末７に会議で利用する業務データを表示させたり、客先端末７と接続するプリンタから業務データを印刷させたりする場面が想定される。
【０１０７】
図１１は、第２の実施例による印刷処理を示すシーケンス図である。図１１に示すように、まず、ステップＳ２２４において、管理サーバ２の出力管理部２０５は、上記Ｓ１３０で利用者Ｘ（客先端末７）の認証が成功した後、客先端末７に対して、閲覧対象として設定された業務データまたは業務データ閲覧画面を送信する。例えば図６を参照して説明したように、閲覧対象として「共有フォルダ」（共有ＤＢ２４２ａ）が設定された場合、管理サーバ２の出力管理部２０５は、客先端末７に対して共有フォルダに格納されている業務データの一覧画面を送信する。
【０１０８】
次いで、ステップＳ２２７において、客先端末７は、管理サーバ２から受信（取得）した業務データを展開して表示部７２に表示し、閲覧状態とする。また、管理サーバ２から業務データ一覧画面が送信された場合、客先端末７は当該一覧画面を表示部７２に表示し、利用者Ｘに選択された業務データを展開して表示し、閲覧状態とする。ここでは、例えば共有ＤＢ２４２ａに格納されている業務データ（図４参照）のうち、「○○プレスリリース」（業務データＤ１）が客先端末７で閲覧されている（表示部７２に表示されている）として説明する。
【０１０９】
客先端末７が取得（受信）した業務データは、アプリケーションが起動して本システムにログインしている間に閲覧することができ、ログアウトした場合、アプリケーションが終了した場合、客先端末７の電源がＯＦＦされた場合等は、当該業務データは削除される。また、一時利用者として登録された利用者Ｘには、当該業務データに対する編集、コピー、印刷等の権限は与えられておらず、後述する利用者端末１からの印刷許可および印刷許可に応じた管理サーバ２からの通知（Ｓ２３６〜Ｓ２４５）があった場合に客先端末７からの印刷（出力）が可能となる。
【０１１０】
また、客先端末７は、本システムを利用して業務データを表示するための専用アプリケーションを有していない場合、管理サーバ２から必要なアプリケーションをダウンロードした上で、上記業務データを展開して表示部７２に表示する。若しくは、客先端末７は、管理サーバ２から業務データの表示画面情報（描画情報）を受信した場合、汎用的な（無料で一般的に配布されている）アプリケーション（例えばＰＤＦ  ＶｉｅｗｅｒやＦｌａｓｈ  Ｐｌａｙｅｒ（登録商標）など）により、当該表示画面情報に基づいて表示画面を表示することができる。
【０１１１】
次に、ステップＳ２３０において、客先端末７は、閲覧状態となっている（表示部７２に表示されている）業務データを示す情報（例えば業務データのタイトル）を管理サーバ２に通知する。
【０１１２】
そして、ステップＳ２３３において、管理サーバ２の出力管理部２０５は、客先端末７から閲覧通知を受信すると、客先端末７で閲覧されている業務データの印刷許可を求めるための印刷許可設定画面を表示させるための通知を、利用者端末１に対して行う。
【０１１３】
次いで、ステップＳ２３６において、利用者端末１は、管理サーバ２からの通知に従って、表示部１２に印刷許可設定画面を表示する。ここで、印刷許可設定画面について図１２を参照して説明する。
【０１１４】
図１２は、第２の実施例による印刷許可設定画面の一例を示す図である。図１２に示す印刷許可設定画面Ｐ５’は、利用者端末１の表示部１２に表示される利用者Ａの共有フォルダ（共有ＤＢ２４２ａ）の業務データ一覧画面Ｐ８上に表示される。また、業務データ一覧画面Ｐ８では、客先端末７で現在閲覧されている業務データ（ここでは、一例として「○○プレスリリース」（業務データＤ１））を明示するための閲覧マーク４１が、一覧中の該当する業務データのタイトル表記付近に表示される。これにより、利用者Ａは、一時利用者として登録した利用者Ｘが現在どの業務データを閲覧しているかを直感的に把握することができる。
【０１１５】
印刷許可設定画面Ｐ５’は、一例として、図１２に示すように閲覧マーク４１に対応するよう表示される。印刷許可設定画面Ｐ５’は、「『○○プレスリリース』の印刷を『ユーザＸ』に許可しますか？」との文言と、「Ｙｅｓ」ボタン３５および「Ｎｏ」ボタン３６を含む。
【０１１６】
次に、ステップＳ２３９において、利用者端末１は、利用者Ａにより表示部１２に表示した印刷許可設定画面Ｐ５’の「Ｙｅｓ」ボタン３５が選択されることにより、印刷許可を受け付ける。
【０１１７】
次いで、ステップＳ２４２において、利用者端末１は、管理サーバ２に対して業務データの印刷を許可する旨の通知を行う。
【０１１８】
続いて、ステップＳ２４５において、管理サーバ２の出力管理部２０５は、利用者端末１から印刷許可通知を受信すると、客先端末７に対して印刷実行画面を表示させるための通知を行う。
【０１１９】
次に、ステップＳ２４８において、客先端末７は、管理サーバ２からの通知に従って、表示部７２に印刷実行画面を表示する。ここで、印刷実行画面について図１３を参照して説明する。
【０１２０】
図１３、第２の実施例による印刷実行画面の一例を示す図である。図１３に示す印刷実行画面Ｐ７’は、客先端末７の表示部７２に表示される。表示部７２では、上記Ｓ２２７で説明したように業務データＤ１が展開されているので、印刷実行画面Ｐ７’は、図１３に示すように業務データＤ１上に表示される。印刷実行画面Ｐ７’は、図１３に示すように、「『○○プレスリリース』の印刷許可がなされました。印刷を実行しますか？」との文言と、「実行」ボタン３８を含む。また、図１３に示すように、「実行」ボタン３８の付近には、プリンタの各種設定を行う操作画面を呼び出すためのリンクが貼られている。
【０１２１】
次いで、ステップＳ２５１において、客先端末７は、利用者Ｘにより表示部７２に表示した印刷実行画面Ｐ７’の「実行」ボタン３８が選択されることにより、印刷実行指示を受け付ける。
【０１２２】
このように、客先端末７で業務データを閲覧すると、管理サーバ２により自動的に利用者端末１に対して印刷許可設定画面表示通知が送信され、利用者端末１により客先端末７で閲覧している業務データの印刷可否が設定される。そして、客先端末７の表示部７２には、管理サーバ２からの通知に応じて印刷実行画面Ｐ７’が表示され、利用者Ｘは印刷実行画面Ｐ７’の「実行」ボタン３８を選択するだけで印刷実行を指示することができ、業務データの印刷を行うまでの手間が省かれる。
【０１２３】
次に、ステップＳ２５４において、客先端末７は、業務データＤ１の印刷データをプリンタ８に送信して印刷を実行させる。印刷データは、客先端末７により、管理サーバ２から受信した業務データＤ１を変換して生成される。
【０１２４】
そして、ステップＳ２５７において、プリンタ８は、客先端末７からの指示に従って、業務データＤ１を印刷する。
【０１２５】
以上説明したように、第２の実施例によれば、客先端末７で閲覧している業務データに対して利用者端末１により印刷可否が設定され、印刷が許可された場合、管理サーバ２の通知により客先端末７で印刷実行指示を行わせることができる。
【０１２６】
［３−４．外部プリンタ］
以上、第１、第２の実施例について詳細に説明した。なお上記各実施例において、プリンタ８は、訪問先に設置され、客先端末７と接続するプリンタであるが、本実施形態による出力先プリンタは、かかるプリンタ８に限定されず、例えば公共の場所（コンビニエンスストア、プリント店、喫茶店、レンタル会議室等）に設置され、ネットワークに接続するプリンタ８’であってもよい。例えば、利用者Ａと利用者Ｘが、公共の場所で打ち合わせや商談を行っている場合、公共の場所に設置されているプリンタ８’から業務データを印刷出力することができれば、利便性がさらに向上する。以下、公共の場所に設置されているプリンタ８’（外部プリンタ）から印刷出力する場合の動作処理について、図１４を参照して説明する。
【０１２７】
図１４は、公共の場所に設置されているプリンタ８’から業務データを印刷出力する場合の動作処理を示すシーケンス図である。図１４に示すように、まず、ステップＳ３４８において、客先端末７は、表示部７２に印刷実行画面を表示する。Ｓ３４８に示す処理は、上記第１の実施例におけるＳ１４８または第２の実施例におけるＳ２４８と同様である。
【０１２８】
次いで、ステップＳ３５１において、客先端末７は、利用者Ｘにより表示部７２に表示した印刷実行画面の「実行」ボタンが選択されることにより、印刷実行指示を受け付ける。Ｓ３５１に示す処理は、上記第１の実施例におけるＳ１５１または第２の実施例におけるＳ２５１と同様である。
【０１２９】
続いて、ステップＳ３５２において、客先端末７は、管理サーバ２に対して印刷実行依頼を行う。具体的には、客先端末７は、印刷対象の業務データＤ１を示す情報（例えば業務データＤ１のタイトル）と、プリンタ８’を指定する情報（例えばプリンタ８’のＩＰアドレス）と、印刷出力の実行依頼とを、管理サーバ２に送信する。
【０１３０】
次に、ステップＳ３５３において、管理サーバ２は、客先端末７から印刷実行依頼を受信することにより、印刷実行を受け付ける。
【０１３１】
次いで、ステップＳ３５４において、管理サーバ２の出力管理部２０５は、印刷実行依頼に基づいて、印刷対象の業務データＤ１の印刷データを、プリンタ８’に送信する。
【０１３２】
そして、ステップＳ３５７において、プリンタ８’は、管理サーバ２からの指示に従って、業務データＤ１を印刷する。
【０１３３】
以上説明したように、本システムでは、訪問先において客先端末７に接続されているプリンタ８の他、公共の場所に設置されているプリンタ８’からも業務データを印刷出力することができる。
【０１３４】
［３−４．補足］
上記各実施例では、管理サーバ２からの通知に応じて、利用者端末１の表示部１２に印刷許可設定画面Ｐ５、Ｐ５’が表示され、業務データに対する印刷許可の設定が行われているが、本システムによる印刷許可の設定方法はこれに限定されない。以下、図１５を参照して説明する。
【０１３５】
図１５は、利用者端末１において業務データ毎に任意の一時利用者に対して印刷許可を設定する場合について説明するための図である。利用者端末１は、管理サーバ２にアクセスして利用者Ａの共有フォルダ（共有ＤＢ２４２ａ）の業務データ一覧画面Ｐ８’を管理サーバ２から取得し、図１５に示すように表示部１２に業務データ一覧画面Ｐ８’を表示する。
【０１３６】
この場合、例えば利用者Ａが「共有フォルダ」に格納されている「○○プレスリリース」を選択（右クリック、プレス＆ホールド、プレス＆タップ）すると、図１５に示すようにメニュー画面４３が表示される。メニュー画面４３には、選択した業務データに対する処理メニュー（ショートカットメニュー）として、例えば「削除」や「印刷許可」の項目が表示される。
【０１３７】
そして、利用者Ａが「印刷許可」を選択すると、当該業務データの印刷を許可できる一時利用者の一覧画面４４が表示される。ここでは、一例として利用者Ｘ、利用者Ｙ、利用者Ｚが、本システムの一時利用者として予め登録されている利用者Ｘ、利用者Ｙ、利用者Ｚの認証情報が生成されている）。利用者Ａは、利用者Ｘに対して当該業務データの印刷を許可する場合、一覧画面４４の「利用者Ｘ」の項目を選択する。これにより、利用者端末１は、当該業務データの印刷が利用者Ｘに対して許可された旨（印刷許可）を受け付ける（上記Ｓ１３９）。その後は、例えば上記Ｓ１４２〜Ｓ１５７の処理が行われる。
【０１３８】
＜４．まとめ＞
以上説明したように、本実施形態による業務データ管理システムによれば、管理サーバ２が、利用者端末１により業務データの出力（印刷またはＦＡＸ等）を許可された客先端末７の表示部７２に対して出力実行画面を表示させることで、利用者Ｘ（客先端末７の利用者）は、速やかに実行開始指示を行うことができる。また、かかる管理サーバ２は、社内ネットワーク５０から外部に持ち出される業務データを一元管理し、業務データの出力も管理することで、社内ネットワーク５０のセキュリティが保たれるとともに、本システムの利便性をさらに向上させる。
【０１３９】
なお、添付図面を参照しながら本発明の好適な実施形態について詳細に説明したが、本発明はかかる例に限定されない。本発明の属する技術の分野における通常の知識を有する者であれば、特許請求の範囲に記載された技術的思想の範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、これらについても、当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。
【０１４０】
例えば、本明細書の利用者端末１、管理サーバ２、および客先端末７の処理における各ステップは、必ずしも添付した各シーケンス図において開示された順序に沿って時系列に処理する必要はない。例えば、利用者端末１、管理サーバ２、および客先端末７の処理における各ステップは、フローチャートとして記載した順序と異なる順序で処理されても、並列的に処理されてもよい。具体的には、図５に示すＳ１０９〜Ｓ１１２と、Ｓ１１５〜Ｓ１３０は、逆の順序で処理されてもよいし、並列的に処理されてもよい。また、図８に示すＳ１４５〜Ｓ１５１と、Ｓ１５２は、並列的に処理されてもよい。
【０１４１】
また、利用者端末１、管理サーバ２、および客先端末７にそれぞれ内蔵されるＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭなどのハードウェアを、上述した利用者端末１、管理サーバ２、および客先端末７の各構成と同等の機能を発揮させるためのコンピュータプログラムも作成可能である。また、該コンピュータプログラムを記憶させたコンピュータ読み取り可能な記憶媒体も提供される。ここで、記録媒体とは、例えばＣＤ−ＲＯＭ、フラッシュメモリ等の非一過性の記録媒体である。
【符号の説明】
【０１４２】
１    利用者端末（第１の端末）
１２    表示部
１００    情報処理装置
１１０    制御部
１１１    表示制御部
１１２    表示部
１１３    操作入力部
１１４    通信部
１１５    記憶部
２    管理サーバ
２０    制御部
２０１    業務データ管理部
２０３    認証管理部
２０５    出力管理部
２２    通信部
２４    記憶部
２４０ａ、２４０ｂ    記憶領域
２４１ａ、２４１ｂ    個人用ＤＢ
２４２ａ、２４２ｂ    共有ＤＢ
３    ファイアーウォール
４    社内ＰＣ
５    社内サーバ
７    客先端末（第２の端末）
７２    表示部
８、８’    プリンタ
５０    社内ネットワーク
Ｐ１    一時利用者登録画面
Ｐ３    メール画面
Ｐ５、Ｐ５’    印刷許可設定画面
Ｐ７、Ｐ７’    印刷実行画面
Ｐ８、Ｐ８’    業務データ一覧画面
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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