(57)【要約】【課題】会議を開催する際に確認すべき資料を容易に把握することができる情報処理装置を提供する。【解決手段】第１の会議の第１識別情報と、前記第１の会議に使用される参照情報とを対応付けて記憶する会議情報記憶部と、記憶されている第１識別情報が選択された際に、第１識別情報と対応付けられた前記参照情報への共有処理を受けつける共有受付部と、共有処理された前記参照情報を前記第１識別情報とともに記憶する共有情報記憶部と、前記第１の会議の後に開催される第２の会議の第２識別情報を、前記第１の会議を関連会議として対応付けて前記会議情報記憶部に記憶する際に、前記第１識別情報と対応付けられた前記参照情報が前記共有情報記憶部に存在するか否かを判定し、存在する場合には、前記参照情報を取得する取得部と、を備える。【選択図】図１
2014022985.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１の会議の第１識別情報と、前記第１の会議に使用される参照情報とを対応付けて記憶する会議情報記憶部と、
記憶されている第１識別情報が選択された際に、第１識別情報と対応付けられた前記参照情報への共有処理を受けつける共有受付部と、
共有処理された前記参照情報を前記第１識別情報とともに記憶する共有情報記憶部と、
前記第１の会議の後に開催される第２の会議の第２識別情報を、前記第１の会議を関連会議として対応付けて前記会議情報記憶部に記憶する際に、前記第１識別情報と対応付けられた前記参照情報が前記共有情報記憶部に存在するか否かを判定し、存在する場合には、前記参照情報を取得する取得部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記会議情報記憶部は、前記取得部が取得した前記参照情報を前記第２識別情報と対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記会議情報記憶部は、前記第１識別情報、又は第２識別情報と対応付けて前記会議に出席する参加者を記憶し、
前記共有情報記憶部は、前記共有処理された前記参照情報に対応する前記第１の会議と対応付けられた前記参加者を、前記参照情報とともに記憶し、
前記取得部は、前記第２識別情報を、前記関連会議、及び前記第２の会議の前記参加者と対応付けて記憶する際に、前記第２の会議の前記参加者のうち、前記関連会議である前記第１の会議に参加していない前記参加者が存在する場合に、前記関連会議と対応付けられた前記参照情報を取得する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第２識別情報を前記会議情報記憶部に記憶する際に、前記取得部が取得した前記参照情報を、前記第２の会議の前記参加者のうち、前記関連会議である前記第１の会議に参加していない前記参加者に対して送信する送信部、
を更に備えることを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記共有情報記憶部は、記憶された前記参照情報を前記参加者が閲覧した場合に、前記参加者を前記参照情報と対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記参加者の会議における役割と、前記役割に対応した前記共有処理の種別とを記憶する共有種別記憶部を更に備え、
前記共有情報記憶部は、前記共有処理を行った前記参加者の役割と、行った前記共有処理の種別との組み合わせが、前記共有種別記憶部に記憶されている場合に、前記共有処理された前記参照情報を前記第１識別情報とともに記憶する
ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記共有情報記憶部は、前記参照情報と対応付けて、共有処理された前記参照情報に対応する前記第１の会議と対応付けられた前記参加者、及び前記参加者の前記会議における役割を記憶し、
前記会議情報記憶部は、第２の会議を、前記関連会議、及び前記第２の会議の前記参加者と対応付けて記憶する際に、前記第２の会議の前記参加者のうち、前記参加者の前記共有情報記憶部に記憶された前記役割が予め定められた共有対象役割と異なる場合に、前記関連会議と対応付けられた前記参照情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記取得部は、前記第１の会議の後に開催される第２の会議を、前記第１の会議を関連会議として対応付けて記憶する際に、前記第１の会議より以前の会議であって、かつ、前記第１の会議の前記関連会議として記憶された第３の会議と対応付けられた前記参照情報が前記共有情報記憶部に存在するか否かを判定し、存在する場合には、更に前記第３の会議の前記参照情報を取得する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項９】
情報処理端末と、情報処理装置とを備えた会議システムであって、
前記情報処理端末は、
会議情報と、参照情報の前記情報処理装置への登録を受け付ける登録部を備え、
前記情報処理装置は、
前記情報処理端末より送信された第１の会議の第１識別情報と、前記第１の会議に使用される参照情報とを対応付けて記憶する会議情報記憶部と、
記憶されている第１の会議が前記情報処理端末からの操作により選択された際に、第１識別情報と対応付けられた前記参照情報への共有処理を受けつける共有受付部と、
共有処理された前記参照情報を前記第１識別情報とともに記憶する共有情報記憶部と、
前記第１の会議の後に開催される第２の会議を、前記第１の会議を関連会議として対応付けて前記会議情報記憶部に記憶する際に、前記第１の会議と対応付けられた前記参照情報が前記共有情報記憶部に存在するか否かを判定し、存在する場合には、前記参照情報を取得する取得部と、
を備えることを特徴とする会議システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、会議システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、グループウェアなどとして用いられる会議システムにあっては、開催される会議に対して、参加者や資料などを設定し、参加者が事前に情報を閲覧することができるようにされていた。このような会議システムにおいては、利用者はグループウェアに記憶された情報から、過去の会議の参加者や資料などを把握することができ、会議にかかる情報の共有を行うことができる。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、従来の会議システムにおいては、過去の資料を確認するのは、利用者がいずれの会議を見るかを把握しておく必要があり、利用者の自主性に依存する部分が大きく、確実に共有すべき資料を利用者が把握できるとは限らない。また、一人一人の利用者ではなく、会議の主催者が必要な資料を調べて告知するようにするにしても、今度は主催者の負担が大きくなってしまっていた。
【０００４】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、会議を開催する際に確認すべき資料を容易に把握することができる情報処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、第１の会議の第１識別情報と、前記第１の会議に使用される参照情報とを対応付けて記憶する会議情報記憶部と、記憶されている第１識別情報が選択された際に、第１識別情報と対応付けられた前記参照情報への共有処理を受けつける共有受付部と、共有処理された前記参照情報を前記第１識別情報とともに記憶する共有情報記憶部と、前記第１の会議の後に開催される第２の会議の第２識別情報を、前記第１の会議を関連会議として対応付けて前記会議情報記憶部に記憶する際に、前記第１識別情報と対応付けられた前記参照情報が前記共有情報記憶部に存在するか否かを判定し、存在する場合には、前記参照情報を取得する取得部とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、会議を開催する際に確認すべき資料を容易に把握することができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】図１は、第１の実施形態の会議システムの機能構成を示すブロック図である。
【図２−１】図２−１は、第１の実施形態の会議情報のデータの一例を示す図である。
【図２−２】図２−２は、第１の実施形態の共有情報のデータの一例を示す図である。
【図２−３】図２−３は、第１の実施形態の会議情報のデータの一例を示す図である。
【図３】図３は、第１の実施形態の会議システムにおける会議情報の登録にかかる処理の流れを示すシーケンス図である。
【図４】図４は、第１の実施形態の会議システムにおける共有情報の登録にかかる処理の流れを示すフロー図である。
【図５】図５は、第１の実施形態の会議システムにおける第２の会議の会議情報の登録にかかる処理の流れを示すフロー図である。
【図６−１】図６−１は、第２の実施形態の会議情報のデータの一例を示す図である。
【図６−２】図６−２は、第２の実施形態の共有情報のデータの一例を示す図である。
【図６−３】図６−３は、第２の実施形態の会議情報のデータの一例を示す図である。
【図７】図７は、第２の実施形態の会議システムにおける会議情報の登録にかかる処理の流れを示すシーケンス図である。
【図８】図８は、第２の実施形態の会議システムにおける第２の会議の会議情報の登録にかかる処理の流れを示すフロー図である。
【図９】図９は、第３の実施形態の会議システムにおける共有情報の更新にかかる処理の流れを示すフロー図である。
【図１０−１】図１０−１は、第３の実施形態の共有情報のデータの一例を示す図である。
【図１０−２】図１０−２は、第３の実施形態の共有情報のデータの一例を示す図である。
【図１０−３】図１０−３は、第３の実施形態の共有情報のデータの一例を示す図である。
【図１１】図１１は、第４の実施形態の会議システムの機能構成を示すブロック図である。
【図１２】図１２は、第４の実施形態の共有種別情報のデータの一例を示す図である。
【図１３】図１３は、第４の実施形態の参加者が行った行動の履歴の一例を示す図である。
【図１４】図１４は、第４の実施形態の会議情報のデータの一例を示す図である。
【図１５】図１５は、第４の実施形態の会議システムにおける共有情報の更新にかかる処理の流れを示すフロー図である。
【図１６】図１６は、第５の実施形態の会議システムにおける共有対象役割の一例を示す図である。
【図１７】図１７は、第５の実施形態の会議情報のデータの一例を示す図である。
【図１８】図１８は、第５の実施形態の共有情報のデータの一例を示す図である。
【図１９】図１９は、第５の実施形態の共有情報のデータの一例を示す図である。
【図２０】図２０は、第５の実施形態の会議システムにおける会議情報の登録にかかる処理の流れを示すフロー図である。
【図２１】図２１は、第６の実施形態の会議システムの機能構成を示すブロック図である。
【図２２】図２２は、第６の実施形態の会議システムの参加者ごとの送信先の一例を示す図である。
【図２３】図２３は、第６の実施形態の会議システムにおける会議情報の登録にかかる処理の流れを示すシーケンス図である。
【図２４】図２４は、各実施形態の会議システムにおいて、過去の会議にさかのぼって資料を取得する例を説明する図である。
【図２５】図２５は、各実施形態の会議システムにおいて、過去の会議にさかのぼって資料を取得する例を説明する図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下に添付図面を参照して、本発明の情報処理装置の実施形態を詳細に説明する。
【０００９】
（第１の実施形態）
図１は、第１の実施形態にかかる会議システムの構成を示すブロック図である。図１に示されるように、会議システム１は、情報処理端末１００と、情報処理装置２００とを含んでおり、サーバである情報処理装置２００は、ＭＦＰ３００やプロジェクタ４００とネットワークを通じて接続されている。本実施形態においては、会議システムは、利用者ごとに割り当てられたＰＣなどの情報処理端末１００から操作を行い、サーバである情報処理装置２００に記憶された会議情報の閲覧や編集などを行うことのできるものを想定している。
【００１０】
情報処理端末１００は、操作受付部１０１、資料受付部１０２、Ｉ／Ｆ１０３を備えている。操作受付部１０１は、利用者が操作用のインタフェースなどから入力した、開催する会議情報や、参加者情報などを受け付ける。また、情報処理装置２００に保存されている資料を閲覧したり、編集したり、出力したりといった各種操作も受け付ける。また、資料受付部１０２は、受け付けた会議情報において利用される資料や資料のページ情報（以下、参照情報という）の入力を受け付ける。操作受付部１０１、及び資料受付部１０２が登録部に相当する。操作受付部１０１、及び資料受付部１０２が受け付けた会議情報、及び参照情報は、Ｉ／Ｆ１０３を通じて情報処理装置２００へと送信される。
【００１１】
情報処理装置２００は、Ｉ／Ｆ２０１、会議情報記憶部２０２、共有情報記憶部２０３、共有受付部２０４、資料制御部２０５、取得部２０６を備えている。Ｉ／Ｆ２０１は、情報処理端末１００から送信された会議情報などを受信する。会議情報記憶部２０２は、利用者から入力された会議情報を記憶する。図２−１は、本実施形態における会議情報の例を示している。図２−１に示されるように、会議情報は、会議の識別情報と、資料情報、関連会議情報とからなる。識別情報は、会議毎に割り当てられた会議名称である。資料情報は、会議に利用される資料のデータ自体、もしくはデータへのリンクである。関連会議は、登録した会議情報に対して、本会議よりも以前に開催された会議の識別情報のうち、関連する会議を指し示す値である。なお、資料情報や関連会議情報には、一つの識別情報に対して複数の値を対応付けて記憶することができる。また、資料情報としては、資料のファイル名を指定してもよいし、ファイルのうちの該当するページまで指定したり、資料のＵＲＬを指定したりするようにすることもできる。図２−１に示される例においては、会議Ａが第１の会議に相当し、会議Ｂが第２の会議に相当する。
【００１２】
共有情報記憶部２０３は、会議情報に対応付けられた資料のうち共有処理がなされた資料の履歴を記憶する。図２−２は、共有情報記憶部２０３に記憶されたデータの形式の一例を示している。図２−２に示されるように、本実施形態においては、共有情報記憶部２０３には、会議の識別情報と、資料情報とが記憶される。共有処理とは、資料を参加者に対して共有するために行われる各種行動を意味しており、例えば資料をＭＦＰ３００から印刷したり、プロジェクタ４００から投影したりする行動である。
【００１３】
共有受付部２０４は、情報処理端末１００から受け付けられた共有処理の指示があった場合に、共有情報記憶部２０３を更新するよう指示を出す。資料制御部２０５は、情報処理端末１００から指示があった共有処理を実行すべく、ＭＦＰ３００や、プロジェクタ４００に対して処理内容を送信する。また、資料制御部２０５は、情報処理端末１００から送信された共有処理の内容を共有受付部２０４にも送信する。取得部２０６は、新たに会議情報を登録する際に、関連会議として指定した会議の資料に対する共有処理がなされているかを共有情報記憶部２０３から把握し、共有処理がされた資料がある場合に資料を取得し、会議情報記憶部２０２にその旨を送信する。会議情報記憶部２０２は、取得部２０６が取得した資料を会議の識別情報と対応付けて記憶する。図２−３は、取得部２０６によって取得された資料が記憶された後のデータの状態を示している。図２−３に示されるように、第２の会議である会議Ｂは、関連会議として会議Ａを指定しており、会議Ａの資料である資料（１）の１〜４Ｐは共有処理がなされていることから、会議Ｂの資料としても会議情報記憶部２０２に記憶される。
【００１４】
図３は、情報処理装置における各処理の流れを示すシーケンス図である。図３に示されるように、まずユーザは、情報処理端末１００を通じて第１回目の会議情報を入力する（ステップＳ１０１）。情報処理端末１００は、入力された第１回目の会議情報（会議の会議名（識別情報）と資料）とを情報処理装置２００へと送信する（ステップＳ１０２）。会議情報記憶部２０２は、受信した第１回目の会議情報から、記憶する会議情報を生成する（ステップＳ１０３）。
【００１５】
この状態で、ユーザが情報処理端末１００を通じて第１回目の会議の資料について印刷指示を送ると（ステップＳ１０４）、情報処理端末１００は、資料名、及び会議名を指定して印刷指示を情報処理装置２００へと送信する（ステップＳ１０５）。この際は、情報処理端末１００からは実際の資料のデータが送られるのではなく、情報処理装置２００に記憶されている資料名を送信する。資料制御部２０５は、受信した資料名、及び会議名から、会議情報記憶部２０２に資料を問い合わせる（ステップＳ１０６）。会議情報記憶部２０２は、問い合わせのあった資料名、及び会議名と一致する資料のデータを資料制御部２０５に返信する（ステップＳ１０７）。資料制御部２０５は、資料のデータをＭＦＰ３００に対して送信し印刷条件などを指定して印刷指示を行う（ステップＳ１０８）。
【００１６】
また、資料制御部２０５は、印刷処理、すなわち共有処理を行った資料名と会議名とを共有受付部２０４へと送信する（ステップＳ１０９）。共有受付部２０４は、共有処理がなされた資料名と会議名とを共有情報記憶部２０３に記憶する（ステップＳ１１０）。
【００１７】
次いで、第１の会議より後に第２の会議の開催が決定されると、ユーザは、第２の会議の会議情報を情報処理端末１００へ入力する（ステップＳ１１１）。情報処理端末１００は、会議名、関連会議名、及び資料名を指定して、会議情報記憶部２０２と、取得部２０６へと会議情報を送信する（ステップＳ１１２）。取得部２０６は、共有情報記憶部２０３に対して、関連会議名を指定して関連する資料の取得要求を送信する（ステップＳ１１３）。共有情報記憶部２０３は、関連会議名が一致するデータから対応する資料名を取得し、取得部２０６を介して会議情報記憶部２０２に返信する（ステップＳ１１４）。会議情報記憶部２０２は、取得した資料名を第２の会議情報と対応付けて記憶する（ステップＳ１１５）。
【００１８】
次いで、資料に対して共有処理が行われる際の処理の流れについて図４を用いて説明する。図４に示されるように、まずユーザが情報処理端末１００を操作して資料の利用を行う（ステップＳ２０１）。ユーザからの操作は、情報処理装置２００へと送信され、資料制御部２０５は、ユーザの操作内容に基づき、資料に対して印刷や投影などの共有処理を行う（ステップＳ２０２）。この際、共有受付部２０４は、資料制御部２０５が行った資料に対する操作の処理内容が印刷、又は投影であるかを判定する（ステップＳ２０３）。資料制御部２０５が行った資料に対する操作の処理内容が印刷、又は投影であると判定された場合（ステップＳ２０３：Ｙｅｓ）、共有情報記憶部２０３は、印刷、又は投影された資料（、及びそのページ）を、会議の識別情報とともに記憶する（ステップＳ２０４）。一方、資料制御部２０５が行った資料に対する操作の処理内容が印刷、又は投影ではないと判定された場合（ステップＳ２０３：Ｎｏ）、処理は終了する。なお、共有処理としては、印刷やプロジェクタによる投影を例としてあげたが、会議への参加者が資料を何らかの形で確認する方法であればよく、例えば会議システムを通じて会議の参加者へ資料を送付する処理であってもよい。
【００１９】
次に、２回目以降の会議で、関連会議を指定して会議情報を登録する場合の処理について図５を用いて説明する。本処理は図３におけるステップＳ１１３、ステップＳ１１４の処理について詳細に説明するものである。図５に示されるように、ユーザが情報処理端末１００から２回目の会議情報を入力すると、取得部２０６は、ユーザが指定した関連会議と共有情報記憶部２０３に記憶されている各会議の識別情報（会議名）を比較し、一致するか否かを判定する（ステップＳ３０１）。一致すると判定された場合（ステップＳ３０１：Ｙｅｓ）、取得部２０６は、共有情報記憶部２０３に記憶された一致する会議名（識別情報）と対応する資料を新たに登録する会議において必要な資料と判断し、会議情報記憶部２０２に対して送信し、ステップＳ１１５へと戻る（ステップＳ３０２）。
【００２０】
以上に示した本実施形態の会議システム１においては、共有処理がなされている資料と対応する会議を関連会議として指定して新たに会議情報を登録することで、登録者はどの資料が既に参加者にとって共有されているのかを知らなくても、システムが自動的に情報を取得し、必要な資料を判断してくれることから、会議を開催する際に確認すべき資料を容易に把握することができるようになる。
【００２１】
（第２の実施形態）
次に、会議システムの第２の実施形態について説明する。第２の実施形態においては、参加者のうち資料を既に共有している参加者と、していない参加者とを判別し、共有していない参加者がいる場合に、資料を取得する点が第１の実施形態と異なる。以下、その処理について説明する。
【００２２】
図６−１は、会議情報記憶部２０２に記憶されている会議情報の一例である。本実施形態では、会議Ａ〜Ｃの会議情報が既に登録されており、新たに会議Ｄの会議情報を登録する場合を想定している。新たに登録する情報は、関連会議として会議Ａ、及び会議Ｂを指定している。また、会議Ｄの参加者はａ、ｂ、ｃの３名である。
【００２３】
図６−２は、共有情報記憶部２０３に記憶されている共有情報の一例である。会議Ａの資料は、ａ，ｂ，ｃの参加者に対して共有処理がなされている。また、会議Ｂの資料は、ａ、ｂに対して共有処理がなされている。この場合、図６−３に示されるように、会議Ｄの資料として取得されるのは、会議Ａ、Ｂに対応する資料のうち、会議Ｄの参加者であるｃがまだ共有されていない会議Ｂの資料の資料（２）１〜４Ｐが、ｃに対する資料として取得される。なお、共有できていない参加者がｃである旨の情報は、取得した場合、ｃのみに対して別途資料を送信するなどといった処理を行う場合に利用することができるが、必ずしも取得する必要はない。
【００２４】
以下、具体的な処理の流れを図７を用いて説明する。図７に示されるように、まずユーザは、情報処理端末１００を通じて第１回目の会議情報を入力する（ステップＳ４０１）。情報処理端末１００は、入力された第１回目の会議情報（会議の会議名（識別情報）と資料、及び参加者情報）とを情報処理装置２００へと送信する（ステップＳ４０２）。会議情報記憶部２０２は、受信した第１回目の会議情報から、記憶する会議情報を生成する（ステップＳ４０３）。
【００２５】
この状態で、ユーザが情報処理端末１００を通じて第１回目の会議の資料について印刷指示を送ると（ステップＳ４０４）、情報処理端末１００は、資料名、及び会議名を指定して印刷指示を情報処理装置２００へと送信する（ステップＳ４０５）。この際は、情報処理端末１００からは実際の資料のデータが送られるのではなく、情報処理装置２００に記憶されている資料名を送信する。資料制御部２０５は、受信した資料名、及び会議名から、会議情報記憶部２０２に資料を問い合わせる（ステップＳ４０６）。会議情報記憶部２０２は、問い合わせのあった資料名、及び会議名と一致する資料のデータを資料制御部２０５に返信する（ステップＳ４０７）。資料制御部２０５は、資料のデータをＭＦＰ３００に対して送信し印刷条件などを指定して印刷指示を行う（ステップＳ４０８）。
【００２６】
また、資料制御部２０５は、印刷処理、すなわち共有処理を行った資料名と会議名とを共有受付部２０４へと送信する（ステップＳ４０９）。共有受付部２０４は、資料を利用している参加者がいずれであるかを把握するために、会議名を指定して会議情報記憶部２０２に対して参加者情報の問い合わせを行う（ステップＳ４１０）。会議情報記憶部２０２は、一致する会議の参加者情報を共有受付部２０４へと送信する（ステップＳ４１１）。共有受付部２０４は、共有処理がなされた資料名、会議名、及び取得した参加者情報を共有情報記憶部２０３に記憶する（ステップＳ４１２）。
【００２７】
次いで、第１の会議より後に第２の会議の開催が決定されると、ユーザは、第２の会議の会議情報を情報処理端末１００へ入力する（ステップＳ４１３）。情報処理端末１００は、会議名、関連会議名、資料名、及び参加者情報を指定して、会議情報記憶部２０２と、取得部２０６へと会議情報を送信する（ステップＳ４１４）。取得部２０６は、共有情報記憶部２０３に対して、関連会議名を指定して関連する資料の取得要求を送信する（ステップＳ４１５）。共有情報記憶部２０３は、関連会議名が一致するとともに、第２の会議の参加者が参加していない会議のデータから対応する資料名を取得し、取得部２０６を介して会議情報記憶部２０２に返信する（ステップＳ４１６）。会議情報記憶部２０２は、取得した資料名を第２の会議情報と対応付けて記憶する（ステップＳ４１７）。
【００２８】
次に、２回目以降の会議で、関連会議を指定して会議情報を登録する場合の処理について図８を用いて説明する。本処理は図７におけるステップＳ４１５、ステップＳ４１６の処理について詳細に説明するものである。図８に示されるように、ユーザが情報処理端末１００から２回目の会議情報を入力すると、取得部２０６は、ユーザが指定した関連会議と共有情報記憶部２０３に記憶されている各会議の識別情報（会議名）を比較し、一致するか否かを判定する（ステップＳ５０１）。一致すると判定された場合（ステップＳ５０１：Ｙｅｓ）、取得部２０６は第２の会議の参加者のうち、共有情報記憶部２０３の一致した会議の参加者に含まれているか否かを判定する（ステップＳ５０２）。
【００２９】
共有情報記憶部２０３の一致した会議の参加者に含まれていないと判定された場合（ステップＳ５０２：Ｎｏ）、取得部２０６は、共有情報記憶部２０３に記憶された一致する会議名（識別情報）と対応する資料を新たに登録する会議の参加者のうち、一致した会議に参加していない参加者にとって必要な資料と判断し、会議情報記憶部２０２に対して送信し、ステップＳ１１５へと戻る（ステップＳ５０３）。一致しないと判定された場合（ステップＳ５０１：Ｎｏ）、または、共有情報記憶部２０３の一致した会議の参加者に全て含まれていると判定された場合（ステップＳ５０２：Ｙｅｓ）、処理は終了する。
【００３０】
本実施形態の会議システム１においては、新たに登録される会議の参加者のうち、過去の関連会議に参加していない参加者がいる場合に、資料を新たに確認する参加者を特定して資料を取得することができるようになる。
【００３１】
なお、第２回目の会議への参加者は登録時ではなく、登録した後に参加者を追加することも出来る。その場合には、追加した参加者が共有情報記憶部２０３の対応する会議の参加者として共有処理の対象となっているか否かにより、上述した処理が行われる。
【００３２】
（第３の実施形態）
本発明の会議システムの第３の実施形態について説明する。第３の実施形態においては、既に共有処理がなされた資料に対して、その際に参加していない別の参加者が閲覧などを行った場合に、共有情報記憶部２０３に記憶されている情報を更新することができる。以下、処理の内容を説明する。
【００３３】
図９は、共有情報記憶部２０３に記憶されている資料を参加者が閲覧した際の処理の流れを示すフロー図である。図９に示されるように、あるユーザが情報処理端末１００を操作して、情報処理装置２００に記憶されている資料を閲覧することにより処理が開始される（ステップＳ６０１）。共有受付部２０４は、閲覧処理がなされると、閲覧要求された資料が共有情報記憶部２０３に記憶されているか否かを判定する（ステップＳ６０２）。閲覧要求された資料が共有情報記憶部２０３に記憶されていると判定された場合（ステップＳ６０２：Ｙｅｓ）、共有情報記憶部２０３は、閲覧された資料と対応する参加者情報に、閲覧要求をした参加者を追加する（ステップＳ６０３）。閲覧要求された資料が共有情報記憶部２０３に記憶されていない場合（ステップＳ６０２：Ｎｏ）、そのまま処理は終了する。
【００３４】
例えば、図１０−１に示されるように、会議Ａ、資料（１）１〜４Ｐ、参加者ａ、ｂが記憶されているとする。この資料に対して、図１０−２に示される閲覧行動、すなわち会議Ａの資料（１）１〜２Ｐに対してｃが閲覧する操作を情報処理端末１００から行ったとする。この場合、図１０−３に示されるように、共有情報記憶部２０３には、会議Ａの資料（１）１〜２Ｐについては、ａ、ｂ、ｃが共有済み、資料（１）３〜４Ｐはａ、ｂのみが共有済みの状態が記憶される。
【００３５】
（第４の実施形態）
本発明の第４の実施形態について説明する。第４の実施形態においては、資料に対する共有処理を行ったユーザが権限を有する者である場合に限り、資料を共有済みであると判定し記憶する点が異なっている。以下、詳細な処理について説明する。
【００３６】
図１１は、第４の実施形態における会議システム１の機能構成図である。図１１に示されるように、情報処理装置２００には、新たに共有種別記憶部２０７が設けられている。図１２は共有種別記憶部２０７に記憶されている情報の一例を示した図である。図１２に示されるように、共有種別記憶部２０７は、共有種別と役割を対応付けて記憶している。共有種別とは、共有処理の種類を示す。また、役割とは、利用者の会議における役割を示しており、会議情報を登録する際に参加者情報に対して付加的に付け加えることのできる情報である。図１２に示されるように、本実施形態においては、「印刷」と「発表者」、「投影」と「発表者」、及び「編集」と「議事係」の３つのパターンのみが、記憶されている。なお、共有種別記憶部２０７に記憶される情報は、システムの管理者などが予め設定しておくことのできるものである。
【００３７】
図１３は、会議Ａにおける各参加者（ａ、ｂ、ｃの３名）が資料に対して行った行動を示している。図１３に示されるように、ａは、資料（１）１〜４Ｐに対して、発表者として印刷を行っている。また、ｂは、資料（２）１〜４Ｐに対して、議事係として印刷を行っている。ｃは、資料（３）１〜２Ｐに対して、議事係として編集を行っている。このうち、図１２で示した共有種別記憶部２０７に記憶されている共有種別と役割の組み合わせと一致するのは、ａ、及びｃによる行動である。したがって、図１４に示されるように、共有情報記憶部２０３には、会議Ａの資料（１）１〜４Ｐと、資料（３）１〜２Ｐが共有処理が行われた資料として記憶される。
【００３８】
次いで、資料に対して共有処理が行われる際の処理の流れについて図１５を用いて説明する。図１５に示されるように、まずユーザが情報処理端末１００を操作して資料の利用を行う（ステップＳ７０１）。ユーザからの操作は、情報処理装置２００へと送信され、資料制御部２０５は、ユーザの操作内容に基づき、資料に対して印刷や投影などの共有処理を行う（ステップＳ７０２）。この際、共有受付部２０４は、共有処理を行ったユーザの共有種別と役割との組み合わせが共有種別記憶部２０７に記憶されているものと一致するかを判定する（ステップＳ７０３）。共有処理を行ったユーザの共有種別と役割との組み合わせた共有種別記憶部２０７に記憶されているものと一致すると判定された場合（ステップＳ７０３：Ｙｅｓ）、共有情報記憶部２０３は、資料（、及びそのページ）を、会議の識別情報、及び会議の参加者とともに記憶する（ステップＳ７０４）。一方、共有処理を行ったユーザの共有種別と役割との組み合わせが共有種別記憶部２０７に記憶されているものと一致しないと判定された場合（ステップＳ７０３：Ｎｏ）、処理は終了する。
【００３９】
本実施形態の会議システム１においては、共有種別記憶部２０７に実際に参加者が資料を共有可能な役割のユーザと、共有処理の種別の組みあわせを適正に記憶しておくことで、例え共有処理をおこなっていても、参加者が資料を共有することのできないユーザによる操作によるものであった場合に、この操作に基づく共有情報記憶部２０３への資料の記憶を防止することができるようになる。
【００４０】
（第５の実施形態）
次に本発明の会議システム１の第５の実施形態について説明する。第５の実施形態にあっては、新たに会議情報を登録する際に、その参加者ごとに予め決められた役割が所定の役割であるか否かにより、資料を取得するか否かを決定することができる。以下、詳細について説明する。
【００４１】
図１６は、本実施形態における共有対象役割を示しており、参加者が発表者かレビュアの場合に限り、共有処理により資料などの参照情報が共有されることを示している。図１７は、新たに会議Ｃの会議情報を登録した場合の会議情報記憶部２０２の情報を示している。また、図１８は、会議Ｃを登録する時点の共有情報記憶部２０３の情報を示している。図１８に示されるように、会議Ｂにおけるｃの役割は議事係であり、会議Ｂの資料（２）の１〜４Ｐは共有対象ではないｃには、共有処理がされても共有されていないことになる。したがって、図１９に示されるように、会議Ｃの会議情報が登録される際には、関連会議である会議Ｂの資料（２）１〜４Ｐがｃにとって新たに参照する必要がある参照情報として取得される。
【００４２】
次に、２回目以降の会議で、関連会議を指定して会議情報を登録する場合の処理について図２０を用いて説明する。図２０に示されるように、ユーザが情報処理端末１００から２回目の会議情報を入力すると、取得部２０６は、ユーザが指定した関連会議と共有情報記憶部２０３に記憶されている各会議の識別情報（会議名）を比較し、一致するか否かを判定する（ステップＳ８０１）。一致すると判定された場合（ステップＳ８０１：Ｙｅｓ）、取得部２０６は第２の会議の参加者のうち、共有情報記憶部２０３の一致した会議の参加者に含まれているか否かを判定する（ステップＳ８０２）。
【００４３】
共有情報記憶部２０３の一致した会議の参加者に含まれていないと判定された場合（ステップＳ８０２：Ｎｏ）、取得部２０６は、共有情報記憶部２０３に記憶された一致する会議名（識別情報）と対応する資料を新たに登録する会議の参加者のうち、一致した会議に参加していない参加者にとって必要な資料と判断し、会議情報記憶部２０２に対して送信し、処理を終了する（ステップＳ８０４）。一方、共有情報記憶部２０３の一致した会議の参加者に全て含まれていると判定された場合（ステップＳ８０２：Ｎｏ）、共有情報記憶部２０３に記憶された参加者の役割が共有対象役割と一致するか否かを判定する（ステップＳ８０３）。共有情報記憶部２０３に記憶された参加者の役割が共有対象役割と一致すると判定された場合（ステップＳ８０３：Ｙｅｓ）、全ての参加者に資料は既に共有済みであることから、改めて情報を取得する必要はないとされて処理は終了する。一方、共有情報記憶部２０３に記憶された参加者の役割が共有対象役割と一致しないと判定された場合（ステップＳ８０３：Ｎｏ）、共有処理が資料に対してされていたとしても、その時点では共有対象役割ではない参加者に対しては実際には共有されていないため、取得部２０６は関連会議に対応する資料とページを必要な資料として判断し会議情報記憶部２０２に対して送信する(ステップＳ８０４)。
【００４４】
以上に示した本実施形態の会議システム１によれば、役割的に共有処理がされても実際には情報が共有されていない可能性のある参加者がいた場合であっても、自動的に必要な資料を把握することができるようになる。
【００４５】
（第６の実施形態）
次に、本発明の会議システムの第６の実施形態について説明する。第６の実施形態においては、第１〜第５の実施形態とは異なり、取得部２０６が取得した資料を記憶するのではなく、参加者に対して送信する点が異なっている。以下、詳細について説明する。
【００４６】
図２１は、本実施形態の会議システム１の機能構成を示したブロック図である。図２１に示されるように、情報処理装置２００には、送信部２０８、及び参加者／端末情報記憶部２０９が新たに設けられている。送信部２０８は、参加者／端末情報記憶部２０９に記憶されている端末毎の送信先に基づき、取得された資料を送信する。
【００４７】
図２２は、参加者／端末情報記憶部２０９に記憶された情報の一例を示している。図２２に示されるように、ユーザＩＤには、上述した各参加者のＩＤが記憶されており、ユーザごとに使用している端末のＩＰアドレスが対応付けられて記憶されている。なお、ＩＰアドレスではなく、メールアドレスなどであってもよい。
【００４８】
図２３は、会議情報の登録にかかる処理を示すシーケンス図である。図２３の処理は図７で示した処理とステップＳ９１６までは同じであるため、同じ処理については説明を省略する。取得部２０６により取得された資料を受信すると、会議情報記憶部２０２は、送信部２０８に対して資料のデータと、参加者情報を送信する（ステップＳ９１７）。送信部２０８は、参加者／端末情報記憶部２０９に対して参加者情報を送り、端末情報の取得要求を出す（ステップＳ９１８）。参加者／端末情報記憶部２０９は、送信部２０８に対して該当する参加者の端末情報を返信する（ステップＳ９１９）。そして、送信部２０８は、該当する利用者の情報処理端末１００に対して取得した資料を送信する（ステップＳ９２０）。
【００４９】
なお、上記に示した各実施形態においては、直接関連会議として登録した会議の資料のみを取得するようにしたが、関連会議として指定された会議が、会議情報記憶部２０２において関連会議に指定している別の会議からも資料を取得するようにしてもよい。例えば図２４や図２５に示されるように、会議Ｄを登録する際に、会議Ｃを関連会議として指定したとする。この場合、会議Ｃに対しては会議Ｂが関連会議として指定され、会議Ｂには会議Ａが関連会議として指定されている。そのため、会議Ｄは、会議Ａ、会議Ｂ、及び会議Ｃのそれぞれに対応付けられた資料（１）〜（３）が取得候補となる。
【符号の説明】
【００５０】
１  会議システム
１００  情報処理端末
１０１  操作受付部
１０２  資料受付部
２００  情報処理装置
２０２  会議情報記憶部
２０３  共有情報記憶部
２０４  共有受付部
２０５  資料制御部
２０６  取得部
２０７  共有種別記憶部
２０８  送信部
２０９  参加者／端末情報記憶部
４００  プロジェクタ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００５１】
【特許文献１】特開２００８−２５７４４１号公報
【図１】
2014022985.tif 000003
【図２−１】
2014022985.tif 000004
【図２−２】
2014022985.tif 000005
【図２−３】
2014022985.tif 000006
【図３】
2014022985.tif 000007
【図４】
2014022985.tif 000008
【図５】
2014022985.tif 000009
【図６−１】
2014022985.tif 000010
【図６−２】
2014022985.tif 000011
【図６−３】
2014022985.tif 000012
【図７】
2014022985.tif 000013
【図８】
2014022985.tif 000014
【図９】
2014022985.tif 000015
【図１０−１】
2014022985.tif 000016
【図１０−２】
2014022985.tif 000017
【図１０−３】
2014022985.tif 000018
【図１１】
2014022985.tif 000019
【図１２】
2014022985.tif 000020
【図１３】
2014022985.tif 000021
【図１４】
2014022985.tif 000022
【図１５】
2014022985.tif 000023
【図１６】
2014022985.tif 000024
【図１７】
2014022985.tif 000025
【図１８】
2014022985.tif 000026
【図１９】
2014022985.tif 000027
【図２０】
2014022985.tif 000028
【図２１】
2014022985.tif 000029
【図２２】
2014022985.tif 000030
【図２３】
2014022985.tif 000031
【図２４】
2014022985.tif 000032
【図２５】
2014022985.tif 000033