(57)【要約】【課題】会議資料の漏洩防止を図りつつ、突発的に発生した紙媒体の資料を会議出席者が迅速に閲覧することができる画像形成装置を提供する。【解決手段】ユーザが、会議一覧表示手段に表示された検索結果から、状態情報が会議中であって会議参加者情報が会議資料にアクセスするユーザの情報である会議情報を選択したとき、アクセスレベル設定手段において、少なくともユーザが参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するアクセスレベルに設定する。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶する会議情報記憶手段と、
個人を識別する個人識別情報を記憶する個人識別情報記憶手段と、
前記個人識別情報に基づいて個人認証を行う個人認証手段と、
ユーザごとの会議資料への２以上のアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、
前記個人認証手段によりユーザが認証されたときに、前記会議情報記憶手段からユーザが参加する１以上の会議の会議情報を検索する会議検索手段と、
前記会議検索手段により検索された１以上の会議の会議情報の検索結果を表示する会議一覧表示手段とを備える画像形成装置であって、
ユーザが、前記会議一覧表示手段に表示された検索結果から、状態情報が会議中であって会議参加者情報が前記会議資料にアクセスするユーザの情報である会議情報を選択したとき、前記アクセスレベル設定手段において、少なくともユーザが参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するアクセスレベルに設定することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記２以上のアクセスレベルは、少なくとも、前記会議資料の複製を制限する第１のアクセスレベルと、前記会議資料の複製を常に許可する第２のアクセスレベルであることを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記アクセスレベル設定手段により前記第２のアクセスレベルに設定されたとき、前記会議情報記憶手段から、前記会議参加者情報に基づく会議参加者人数を取得し、前記会議参加者人数に相当する前記会議資料の複製部数として設定することを特徴とする請求項２記載の画像形成装置。
【請求項４】
会議ごとに議事録データを保存する議事録保存手段と、
前記会議資料の複製データを前記議事録保存手段に転送し、前記議事録データに添付する議事録添付手段とをさらに備えることを特徴とする請求項３記載の画像形成装置。
【請求項５】
サーバと、画像形成装置とがネットワークを介して接続された電子会議システムであって、
前記サーバは、
少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶する会議情報記憶手段と、
個人を識別する個人識別情報を記憶する個人識別情報記憶手段とを備え、
前記画像形成装置は、
前記個人情報記憶手段から取得した前記個人識別情報に基づいて個人認証を行う個人認証手段と、
ユーザごとの会議資料への２以上のアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、
前記個人認証手段によりユーザが認証されたときに、前記会議情報記憶手段からユーザが参加する１以上の会議の会議情報を検索する会議検索手段と、
前記会議検索手段により検索された１以上の会議の会議情報の検索結果を表示する会議一覧表示手段とを備え、
ユーザが、前記会議一覧表示手段に表示された検索結果から、状態情報が会議中であって会議参加者情報が前記会議資料にアクセスするユーザの情報である会議情報を選択したとき、前記アクセスレベル設定手段において、少なくともユーザが参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するアクセスレベルに設定することを特徴とする電子会議システム。
【請求項６】
前記サーバは、１種以上の会議室の設備情報を記憶する会議室情報記憶手段をさらに備え、
複数の会議室で会議を行う場合であって、前記複数の会議室それぞれに設置された複数の前記画像形成装置において前記会議資料の出力処理を行うとき、前記会議室情報記憶手段に記憶された前記１種以上の会議室の設備情報に基づいて、前記会議情報記憶手段から前記複数の会議室ごとの会議参加人数を取得し、前記会議参加人数分の前記会議資料を出力することを特徴とする請求項５記載の電子会議システム。
【請求項７】
画像形成装置とネットワークを介して接続されたサーバであって、
少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶する会議情報記憶手段と、
個人を識別する個人識別情報を記憶する個人識別情報記憶手段と、
１種以上の会議室の設備情報を記憶する会議室情報記憶手段とを備えることを特徴とするサーバ。
【請求項８】
少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶するステップと、
個人を識別する個人識別情報を記憶するステップと、
個人認証を行うステップと、
ユーザごとの会議資料への２以上のアクセスレベルを設定するステップと、
前記個人認証を行うステップにおいてユーザが認証されたときに、前記会議参加者情報からユーザが参加する１以上の会議の会議情報を検索するステップと、
前記１以上の会議の会議情報の検索結果を表示するステップとを備える会議資料準備方法であって、
ユーザが、前記表示された検索結果から、状態情報が会議中であって会議参加者情報が前記会議資料にアクセスするユーザの情報である会議情報を選択したとき、少なくともユーザが参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するアクセスレベルに設定することを特徴とする会議資料準備方法。
【請求項９】
少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶する処理と、
個人を識別する個人識別情報を記憶する処理と、
個人認証を行う処理と、
ユーザごとの会議資料への２以上のアクセスレベルを設定する処理と、
前記個人認証を行う処理においてユーザが認証されたときに、前記会議参加者情報からユーザが参加する１以上の会議の会議情報を検索する処理と、
前記１以上の会議の会議情報の検索結果を表示する処理と、
ユーザが、前記表示された検索結果から、状態情報が会議中であって会議参加者情報が前記会議資料にアクセスするユーザの情報である会議情報を選択したとき、少なくともユーザが参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するアクセスレベルに設定する処理とをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議資料を出力するための画像形成装置、サーバ、電子会議システム、会議資料準備方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
プロジェクタ、ホワイトボード、会議拠点接続装置などで構成される会議運営システムにおいて、インターネットやクラウドコンピューティングの技術を活用したシステムが既に知られている。また、従来の会議運営システムにおいて、会議への出席者を管理する出欠管理の技術も既に知られている。
【０００３】
特許文献１には、紙資源の無駄使いを削減する目的で、会議などの資料を必要とする者にのみ配付することができる資料配布システムが開示されている。
【０００４】
特許文献２には、会議の出席者に対応する属性情報に基づいて資料を出力することができる資料配布システムについて、開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、特許文献１に記載の資料配付システムでは、会議中突発的に発生した配布資料が紙媒体である場合、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌｓ）で当該資料を出席者の人数分コピーし、さらに、当該資料をプロジェクタに投影するために、プロジェクタに接続されているパーソナルコンピュータ（ＰＣ）へ、紙の資料を電子データとして送る必要がある。
【０００６】
電子データを送る方法としては、ＵＳＢなどの外部記憶媒体へＭＦＰから資料をスキャンして保存するか、ＰＣからもＭＦＰからもアクセスができるネットワーク上の共有場所に電子データを保存する等、いくつかの手順を踏むという操作手順の複雑さの問題がある。
【０００７】
よって、上述のように会議中に突然資料が必要な場合に、上記の複雑で工数の多い操作手順により当該資料のコピー等の作業を行っていては、時間がかかり会議の進行を遅延させる。
【０００８】
また、特許文献２に記載のマルチファンクションシステムのように、個人が自身の分のみ資料を印刷する場合を想定したシステムにおいては、会議資料の漏洩防止の観点から通常はコピー制限がかけられているため、会議中突発的に発生した配布資料が紙媒体である場合、会議出席者に閲覧させるため当該資料をすぐにコピーすることができない。
【０００９】
そこで本発明は、会議資料の漏洩防止を図りつつ、突発的に発生した紙媒体の資料を会議出席者が迅速に閲覧することができる画像形成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記の課題を解決するため、本発明の画像形成装置は、少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶する会議情報記憶手段と、個人を識別する個人識別情報を記憶する個人識別情報記憶手段と、個人識別情報に基づいて個人認証を行う個人認証手段と、ユーザごとの会議資料への２以上のアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、個人認証手段によりユーザが認証されたときに、会議情報記憶手段からユーザが参加する１以上の会議の会議情報を検索する会議検索手段と、会議検索手段により検索された１以上の会議の会議情報の検索結果を表示する会議一覧表示手段とを備える画像形成装置であって、ユーザが、会議一覧表示手段に表示された検索結果から、状態情報が会議中であって会議参加者情報が会議資料にアクセスするユーザの情報である会議情報を選択したとき、アクセスレベル設定手段において、少なくともユーザが参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するアクセスレベルに設定することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、会議資料の漏洩防止を図りつつ、突発的に発生した紙媒体の資料を会議出席者が迅速に閲覧することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態の電子会議システムの構成図の一例である。
【図２】本発明の実施形態のサーバのハードウェア構成図である。
【図３】本発明の実施形態のＭＦＰのハードウェア構成図である。
【図４】本発明の実施形態のサーバ又はＭＦＰにおいて管理する会議情報の一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態のサーバ及びＭＦＰにおける各処理を示すブロック図である。
【図６】本発明の実施形態におけるアクセスレベル設定手順を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態に係るサーバから取得する会議情報の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態におけるコピー実行処理手順を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態における議事録添付処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態における印刷処理手順を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
本発明の実施の形態を説明する。本発明は、会議運営システムと連動して動作する画像形成装置としてのＭＦＰに関し、以下の特徴を有する。要するに、ＭＦＰにログインしたときにログインユーザが出席中でかつ会議中の会議から出席者人数を会議システムから取得し、資料をＡＤＦにセットして「スタート」キーを押下したら、そのユーザに特別なセキュリティ権限を付与し、出席者の人数分の印刷を許可して実行するとともに、読み取った資料の電子データをプレゼンターであるユーザへ送信し、かつ会議システムで記録している議事録文書として添付することが特徴になっている。
【００１４】
本発明の実施形態の電子会議システムについて、図１を用いて以下説明する。本実施形態の電子会議システムは、サーバ１と、ＭＦＰ２とが、会議室１０及び会議室２０のそれぞれに設置されるＬＡＮ１１及びＬＡＮ２１とネットワーク接続される構成をとる。本実施形態では、２つの会議室を例にとって説明しているが、これに限定されず、３つ以上の会議室に適用されるものであってよい。
【００１５】
会議室１０には、プリンタ１２と、プロジェクタ１３と、ノートＰＣ１４ａ及び１４ｂと、テレビ会議装置としてのパーソナルコンピュータ１５とが、ＬＡＮ１１に接続された状態で設置されている。同様に、会議室２０には、プリンタ２２と、プロジェクタ２３と、ノートＰＣ２４ａ及び２４ｂと、テレビ会議装置としてのパーソナルコンピュータ２５とが、ＬＡＮ２１に接続された状態で設置されている。なお、テレビ会議装置は、別の会議室と接続し音声や映像を共有する装置である。
【００１６】
各会議室に設置された上述の機器と上述したサーバ１やＭＦＰ２との間において、上述の各ＬＡＮを介して印刷情報などのデータが送受信される。なお、上述のプリンタ１２やプリンタ２２はＭＦＰであってもよく、また、本実施形態の電子会議システムにおける上述したＬＡＮに代えてＷＡＮ（Ｗｉｄｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）を介して上述の各種機器とサーバ等とが接続される構成であってもよい。さらに、上記ＬＡＮやＷＡＮ等によるネットワークは有線に限らず、無線により構築されるものであってもよい。
【００１７】
本実施形態に係るサーバ１において、例えば、会議情報、ユーザ情報、会議ごとの参加者の出席情報、会議の議事録データなど会議にかかわる情報が管理される。
【００１８】
また、本実施形態において、フロア全体で共有するＭＦＰ２は各会議室の外に設置されているが、設置場所を限定するものではない。ＭＦＰ２がサーバ機能を有し、上述のサーバ１に代えて上述の各種情報を管理する構成としてもよい。
【００１９】
次に、本発明の実施形態のサーバ１のハードウェア構成について図２を用いて以下説明する。図に示すように、本実施形態のサーバ１は、制御部５１と、主記憶部５２と、補助記憶部５３と、ネットワークＩＦ５５と、外部記憶装置ＩＦ５６と、外部装置ＩＦ５７と、出力装置ＩＦ５８と、入力装置ＩＦ５９とから構成されている。
【００２０】
制御部５１としてのＣＰＵは、主記憶部５２としてのＲＯＭに記憶されたプログラムを実行する装置で、同じく主記憶部５２としてのＲＡＭに展開（ロード）されたデータを、プログラムの命令に従って演算処理し、その演算結果を出力装置や記憶装置に出力する。
【００２１】
主記憶部５２は、制御部５１において実行されるプログラムやデータを記憶するＲＯＭ等の記憶装置や、制御部５１において上記ＲＯＭに記憶されたプログラムが実行される際に、実行されるプログラムやデータが展開（ロード）され、演算される間、演算データを一時保持するＲＡＭ等の記憶装置である。また、補助記憶部５３は、ＯＳなどの基本ソフトウェアやプリンタユーティリティなどのアプリケーションソフトウェアを関連データとともに記憶するＨＤＤ等の記憶装置である。
【００２２】
上述した各記憶部における記憶領域は、ＯＳなどの基本ソフトウェアや必要なデータなどを格納するシステム領域と、サーバ１が有する各機能の設定値を格納する設定記憶領域とから構成され、これらの領域にサーバ１を動作させるのに必要なプログラムやデータが格納されている。
【００２３】
ネットワークＩＦ５５は、ネットワークを介して接続された他の通信制御装置を備えた周辺機器と情報（データ）をやり取りするインタフェースである。
【００２４】
また、外部記憶装置ＩＦ５６は、ＵＳＢなどのデータ伝送路を介して接続された、例えば、記憶メディアドライブ等の外部記憶装置とサーバ１との間でデータをやり取りするインタフェースである。
【００２５】
外部装置ＩＦ５７は、データ伝送路を介して接続された、例えば、デジタルカメラやスキャナ等の外部入力装置からサーバ１にデータを受信するインタフェースである。
【００２６】
出力装置ＩＦ５８は、サーバ１からデータ伝送路を介して接続された、例えば、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等の出力装置へデータを送信するインタフェースである。
【００２７】
入力装置ＩＦ５９は、データ伝送路を介して接続された、例えば、キーボードやマウス等の入力装置からサーバ１にデータを受信するインタフェースである。
【００２８】
次に、本発明の実施形態のＭＦＰ２のハードウェア構成について図３を用いて以下説明する。図に示すように、本実施形態のＭＦＰ２は、ＭＦＰ２全体の制御を行うコントローラ部１１５と、ユーザがパネル上でプリンタの操作を行う操作パネル１０８と、画像データを出力し印刷するプリンタエンジン１１０と、原稿を読み取るスキャナエンジン１１８とで構成される。
【００２９】
コントローラ部１１５は、外部インタフェースとしてのＵＳＢ_ＩＦ１１１と、ｎｅｔｗｏｒｋ_ＩＦ１１２と、メモリＩＦ１１３と、入出力バッファ１０１と、プログラムＲＯＭ１０２と、ＲＡＭ１０３と、ＮＶＲＡＭ１０４と、ＨＤＤ１０５と、ＣＰＵ１０６と、パネルＩＦ１０７と、エンジンＩＦ１０９とで構成される。これら各ハードウェアはシステムバス１１４により接続され、各ハードウェア間でのデータのやり取りが可能である。
【００３０】
外部インタフェースとしてのＵＳＢ_ＩＦ１１１やｎｅｔｗｏｒｋ_ＩＦ１１２において、ＵＳＢやネットワークなどの通信媒体により例えばＰＣ２００等の他の装置とのデータのやり取りが行われる。また、メモリＩＦ１１３において、ＳＤカード等の外部メモリ３０１の検知、外部メモリ３０１とのデータのやり取りが行われる。外部メモリ３０１は、印刷データや、ＭＦＰ２の本体機器情報の設定用データ、アップデート用データを保存、或いはＭＦＰ２の各データや外部より入力されたデータを保存するための記憶メモリである。
【００３１】
入出力バッファ１０１は、他の装置から入力される印刷に関する制御コードや各種データ、通信媒体に関する制御コードやＭＦＰ２のデータの送受信を行う。
【００３２】
ＣＰＵ１０６は、各種データの演算処理などＭＦＰ２全体を制御する。プログラムＲＯＭ１０２は、ＣＰＵ１０６の動作制御、各モジュールのデータ管理や制御を行うためのプログラムを記憶する。ＲＡＭ１０３は、ＣＰＵ１０６のワークメモリ、画像データをページ単位に管理・記憶するバッファや、バッファのデータを印字データパターンに変換したビデオデータを記憶するビットマップメモリとして使用される。
【００３３】
ＮＶＲＡＭ１０４は、本体電源が遮断されても保持したいデータを格納するための記憶メモリである。ＨＤＤ１０５は、画像データなどの容量の大きいデータを格納するための記憶メモリである。
【００３４】
また、パネルＩＦ１０７において、コントローラ部１１５と操作パネル１０８の間のデータがやり取りされる。また、エンジンＩＦ１０９において、コントローラ部１１５とプリンタエンジン１１０の間のデータがやり取りされる。プリンタエンジン１１０では印刷処理における動作制御が行われる。さらに、スキャナＩＦ１１７において、コントローラ部１１５とスキャナエンジン１１８の間のデータがやり取りされる。スキャナエンジン１１８では原稿の読取制御が行われる。
【００３５】
また、ＭＦＰ２は、個人認証を行うための装置として、例えばカード認証装置３０２と接続される。カード認証装置３０２は、ＩＤカード３５０との間で接触または非接触で通信を行い、ＩＤカード３５０に記憶されているユーザＩＤの入力を受け付け、受け付けられたユーザＩＤがカード認証ＩＦ１１６を介してＣＰＵ１０６に送信される。
【００３６】
ここで、カード認証ＩＦ１１６は、ＩＤカード３５０と通信するための磁場を発生させるアンテナおよび無線回路、ＩＤカード３５０からの受信情報を復調し復号する回路を備えるものとする。なお、カード認証装置３０２に代えて、指紋認証や静脈認証などの生体認証や、操作パネル１０８を用いたパスワード入力認証としてもよい。また、本実施形態では、ＭＦＰ２とカード認証装置３０２とを接続する構成としているが、ＭＦＰ２がカード認証装置３０２を内蔵する構成としてもよい。
【００３７】
次に、本実施形態のサーバ１又はＭＦＰ２において管理される（ａ）会議情報、（ｂ）会議室情報、（ｃ）個人識別情報について図４を用いて以下説明する。
【００３８】
（ａ）会議情報は、会議ごとに作成されるデータであって、例えば、会議ごとの会議ＩＤ、会議の開催日、開始時刻、終了時刻、会議状態、会議名称、主催者情報（ユーザＩＤ）、利用会議室ＩＤ、会議室ごとの参加者ＩＤ、議事録が保管されている場所を特定する議事録ＩＤの各情報がある。
【００３９】
ここでは、図のように、会議ＩＤとして「１」が、開催日として「２０１１／１０／０３」が、開始時刻として「１０：００」が、終了時刻として「１２：００」が、会議状態として「会議中」が、会議名称として「設計レビュー」が、主催者（ユーザＩＤ）情報として「山田太郎」が、利用会議室ＩＤとして「０００１」及び「０００２」が、参加者ＩＤとして、利用会議室ＩＤ「０００１」につき、「０００１」、「０００２」及び「１００１」が、利用会議室ＩＤ「０００２」につき、「１００９」及び「２０２０」が、議事録ＩＤとして「２０１１１００３＿１０００＿０００１」が、取得される会議情報として例示されている。
【００４０】
（ｂ）会議室情報は、会議室ごとに作成されるデータであって、例えば、会議室ＩＤ、当該会議室近接に設置されるプリンタのＩＰアドレス情報、当該会議室に設置されているテレビ会議装置のＩＰアドレス情報、会議室名称の各情報がある。
【００４１】
ここでは、図のように、会議室ＩＤとして「０００１」が、プリンタのＩＰアドレス情報として「１１１．１１．２２．３３」が、テレビ会議装置のＩＰアドレス情報として「１１１．１１．９９．３３」が、会議室名称として「Ａ会議室」が、取得される会議室情報として例示されている。
【００４２】
（ｃ）個人識別情報は、ユーザごとに作成されるデータであって、例えば、ユーザＩＤ、ユーザ名、Ｅ−ｍａｉｌアドレス、ユーザが配布資料にアクセスできるアクセスレベルの各情報がある。なお、アクセスレベルは、「一般」、「主催者」、「特別」の３レベル用意される。例えば「一般」は会議参加者のユーザに対して配付資料へのアクセスが制限されるレベルを、「主催者」は配布資料に常にアクセス可能なレベルを、「特別」は会議中における会議参加者としてのユーザに対して配付資料にアクセス可能なレベルをいう。
【００４３】
また、これらのアクセスレベルは、一例であってこれらに限定されるものではない。例えば、アクセスレベル「特別」については、議長などの会議代表者によって会議参加者人数分の会議資料の複製を許可するレベルとしてもよく、また、会議開催時間以内であれば常に会議資料の複製を許可するレベルとしてもよい。また、「一般」の場合のアクセス制限とは、例えばユーザによる配付資料のコピーが１回のみに制限される場合を言うが、複製回数に限定されず、自身のノートＰＣにおける配布資料の閲覧可能時間が一定時間（例えば会議開催時間内）に制限される場合も含まれる。
【００４４】
ここでは、図のように、ユーザＩＤ「０００１」につき、ユーザ名として「山田太郎」が、Ｅ−ｍａｉｌアドレスとして「ｔａｒｏ．ｙａｍａｄａ＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」が、アクセスレベルとして「主催者」が例示され、ユーザＩＤ「０００２」につき、ユーザ名として「佐藤次郎」が、Ｅ−ｍａｉｌアドレスとして「ｊｉｒｏ．ｓａｔｏ＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」が、アクセスレベルとして「一般」が例示されている。
【００４５】
次に、本実施形態のサーバ１とＭＦＰ２における各処理部について図５を用いて以下説明する。図のように、本実施形態のサーバ１とＭＦＰ２は、ＬＡＮ５００を介してネットワーク接続されている。まず、サーバ１は、ネットワークＩＦ４０１と、会議情報処理部４０２と、会議室情報処理部４０３と、ユーザ認証処理部４０４と、議事録情報処理部４０５と、アクセスレベル設定部４０６と、データベース４０７の各処理部を備える。
【００４６】
データベース４０７には、図のように会議情報、会議室情報、個人識別情報、議事録情報が格納されている。ネットワーク４０１は、後述するＭＦＰ２へ読み取った画像データ等を転送するインタフェースである。
【００４７】
会議情報処理部４０２は、ＭＦＰ２からの問い合わせに応じて、問い合わせに該当する会議情報をデータベース４０７から検索・取得し、ネットワーク４０１を介してＭＦＰ２へ送信する処理を行う。会議室情報処理部４０３は、ＭＦＰ２からの問い合わせに応じて、問い合わせに該当する会議室情報をデータベース４０７から検索・取得し、ネットワーク４０１を介してＭＦＰ２へ送信する処理を行う。
【００４８】
ユーザ認証処理部４０４は、ＭＦＰ２からの問い合わせに応じて、ユーザ認証を行い、認証が完了したとき、データベース４０７から検索・取得した個人識別情報をネットワーク４０１を介してＭＦＰ２へ送信する。
【００４９】
議事録情報処理部４０５は、ＭＦＰ２からの問い合わせに応じて、問い合わせに該当する議事録情報をデータベース４０７から検索・取得し、ネットワーク４０１を介してＭＦＰ２へ送信する処理を行う。また、議事録情報処理部４０５は、ＭＦＰ２で読み取られた会議資料データをデータベース４０７に記録されている議事録情報に添付する処理を行う。
【００５０】
なお、上述した会議情報処理部４０２、会議室情報処理部４０３、ユーザ認証処理部４０４、議事録情報処理部４０５によるデータベース４０７への各情報の検索ならびにデータベース４０７からの各情報の取得は、検索条件やデータ参照時の条件などをパラメータとして行う。
【００５１】
また、アクセスレベル設定部４０６は、ユーザごとに会議資料へのアクセスレベルを設定する。また、アクセスレベル設定部４０６は、ユーザ認証処理部４０４にて認証されたユーザが、会議情報処理部４０２により取得する会議情報から、自身が参加する会議情報を選択し、かつ当該会議の会議状態が「会議中」のとき、アクセスレベルを「特別」に設定する。つまり、通常はアクセスレベルが「一般」であるユーザに対して、会議中に突発的に発生した会議資料配布時における特別はセキュリティ権限が付与される。
【００５２】
次に、本実施形態のＭＦＰ２は、ネットワークＩＦ４５１と、会議情報処理部４５２と、コピー実行処理部４５３と、ユーザ認証処理部４５４と、印刷処理部４５５と、アクセスレベル設定部４５６の各処理部を備える。
【００５３】
会議情報処理部４５２は、ネットワーク４５１を介して、サーバ１へ会議情報、会議室情報を問い合わせ、議事録へ添付する会議資料データのサーバ１への転送処理を行う。コピー実行処理部４５３はコピー部数の設定や原稿の読み取り制御を行う。印刷処理部４５５は、読み取った画像を印刷するか、または別のプリンタへ画像データを転送し、当該プリンタに対して印刷指示を行う。
【００５４】
ユーザ認証処理部４５４により、ＭＦＰ２を利用するユーザに対する個人認証が行われる。ユーザ認証処理部４５４により、ユーザにより入力されたユーザＩＤやパスワードからユーザがＭＦＰ２を利用できるかどうかについてや、ユーザの個人識別情報がサーバ１に問い合わせられる。また、サーバ１を介さず、ＭＦＰ２自体において認証が行われる構成としてもよい。
【００５５】
アクセスレベル設定部４５６により、サーバ１におけるアクセスレベル設定部４０６において例えばアクセスレベルが「特別」に設定された場合、コピー実行処理部４５３における、会議参加中のユーザによる会議資料の会議参加者人数分の部数の複製が許可される。なお、サーバ１を介さずに、アクセスレベル設定部４５６自体によりアクセスレベルを設定する構成としてもよい。
【００５６】
次に、本発明の実施形態におけるアクセスレベル設定手順について図６を用いて以下説明する。まず、ユーザによりＭＦＰ２が備える上述した操作パネル１０８からユーザＩＤ及びパスワードが入力される（ステップＳ６０１）。ユーザＩＤとパスワードの入力方法は、上記操作パネル１０８から入力する方法に限定されず、ユーザＩＤとパスワードが記録された非接触ＩＤカードを用いる方法や、指紋などの生体情報により入力する方法などであってよい。
【００５７】
次に、ユーザ認証処理部４５４において、ユーザＩＤとパスワードが事前にＭＦＰ２における登録情報と合致するか判断する（ステップＳ６０２）。このとき、ＭＦＰ２が認証情報を保持し、認証処理そのものを行ってもよいが、外部の認証サーバを使用した認証方法をとってもよい。
【００５８】
ユーザ認証処理部４５４において認証がＮＧの場合（ステップＳ６０３、Ｎｏ）、再度ユーザＩＤ及びパスワードの入力につき、ステップＳ６０１へ戻る。一方、認証がＯＫの場合（ステップＳ６０３、Ｙｅｓ）、会議情報処理部４５２により、会議情報を保持しているサーバ１に対して、認証されたユーザが参加する会議情報が問い合わせられ、サーバ１から会議情報を取得する（ステップＳ６０４）。
【００５９】
その後、ＭＦＰ２が備える不図示の表示パネル等に取得した画像情報の一覧を表示する（ステップＳ６０５）。このとき、表示される画像情報一覧の例を図７に示す。ここでは、例えば、会議ＩＤ「１」の会議情報として、開催日「２０１１／１０／０３」、開始時刻「１０：００」、終了時刻「１２：００」、会議状態「会議中」、会議名称「設計レビュー」を取得し、会議ＩＤ「２」の会議情報として、開催日「２０１１／１０／１０」、開始時刻「１０：００」、終了時刻「１２：００」、会議状態「会議前」、会議名称「開発検討会議」を取得し、会議ＩＤ「３」の会議情報として、開催日「２０１１／１０／０３」、開始時刻「１３：３０」、終了時刻「１５：００」、会議状態「会議前」、会議名称「説明会」を取得している。
【００６０】
その後、表示された画像情報の一覧から所定の会議情報を選択する（ステップＳ６０６）。そして、選択した会議情報の会議状態が「会議中」のとき（ステップＳ６０７、Ｙｅｓ）、アクセスレベル設定部４５６において、ユーザのアクセスレベルが「特別」に設定される（ステップＳ６０８）。続いて、コピー実行処理部４５３によりコピー実行処理が行われる（ステップＳ６０９）。このときのコピー実行処理は、会議資料の複製が許可された処理である。
【００６１】
一方、選択した会議情報の会議状態が「会議中」以外のとき（ステップＳ６０７、Ｎｏ）、コピー実行処理部４５３によりコピー実行処理が行われる（ステップＳ６０９）。このときのコピー実行処理は、例えばユーザのアクセスレベルが「一般」の場合に、会議資料の複製が１部のみ許可される処理である。
【００６２】
次に、本発明の実施形態のコピー実行処理手順（図６におけるステップＳ６０９の処理）について、図８を用いて以下説明する。まず、アクセスレベル設定部４５６においてユーザのアクセスレベルを確認する（ステップＳ７０１）。アクセスレベルが「特別」ではない場合は（ステップＳ７０１、Ｎｏ）、コピー可能な部数を「１」に設定する（ステップＳ７０３）。本実施形態では、例えばアクセスレベルが「一般」であるユーザは自分用のコピーしかできないものとして、アクセスレベルが「一般」であるときのコピー可能部数を「１」として設定する。
【００６３】
一方、アクセスレベルが「特別」である場合（ステップＳ７０１、Ｙｅｓ）、会議情報処理部４５２により、サーバ１の会議情報処理部４０２を介して取得した会議情報から会議参加人数を取得する（ステップＳ７０２）。この場合、単に会議参加人数を取得してもよいが、当該会議で使用する会議室ごとに、参加人数を取得してもよい。その後、会議情報処理部４５２から会議参加人数のデータがコピー実行処理部４５３へ渡され、会議資料の会議参加人数分のコピー部数が設定される（ステップＳ７０３）。
【００６４】
その後、ユーザが原稿を原稿台にセットしてコピーボタンを押下したかを確認する（ステップＳ７０４）。ユーザによるコピーボタンの押下を確認すると（ステップＳ７０４、Ｙｅｓ）、スキャナエンジン１１８によって原稿が読み取られる（ステップＳ７０５）。読み取られた原稿は、ＭＦＰ２のＨＤＤ１０５やＲＡＭ１０３に保持される。その後、読み取られたデータの議事録添付処理が会議情報処理部４５２により行われ、かつ印刷処理部４５５により印刷処理が行われる（ステップＳ７０６）。一方、コピーボタンの押下が確認されないときは（ステップＳ７０４、Ｎｏ）、引き続きコピーボタンの押下を確認する。
【００６５】
次に、本発明の実施形態の議事録添付処理手順について図９を用いて以下説明する。まず、会議情報処理部４５２はサーバ１から会議情報を取得し、議事録データの保存先情報を記憶する（ステップＳ８０１）。ここで、保存先情報とは保存するディレクトリ情報や添付ファイルの名称などである。
そして、会議情報処理部４５２から、ネットワークＩＦ４０１を介してサーバ１へ議事録データの保存先情報と読み取られた画像データが転送される（ステップＳ８０２）。転送された議事録データの保存先情報に基づいて、議事録情報処理部４０５により画像データが議事録データに添付される。
【００６６】
会議で発生した資料は最終的には議事録として参加者へ配布する必要がある。上述の議事録配付処理によれば、電子化された資料の議事録への添付作業の迅速化を図ることができる。
【００６７】
次に、本発明の実施形態の印刷処理手順について図１０を用いて以下説明する。印刷処理においては、原稿を読み取ったＭＦＰ２にて印刷を行う方法もあるが、それ以外に、会議室に設置されているプリンタで印刷を行う方法もある。さらに、会議が多拠点で行われる場合、複数の会議室が位置的に離れている場合も想定される。本実施形態では、複数の会議室で会議を行う場合で、かつ会議室に設置されているプリンタで印刷を行う処理手順について説明する。
【００６８】
印刷処理部４５５により会議情報処理部４５２へ会議参加人数の取得及び出力先情報の取得が依頼される。そして、これを受けた会議情報処理部４５２によりサーバ１へ会議室情報が問い合わせられ、会議室情報に含まれている会議室ＩＤから会議室情報（会議参加人数と出力先データ）が取得される（ステップＳ９０１）。そして、取得された会議参加人数と出力先データが印刷処理部４５５へ渡される。
【００６９】
また、図４で示したように、会議室情報には各会議室に設置されているプリンタのＩＰアドレス情報が記録されている。また、会議情報には会議室ごとの参加人数情報が含まれている。これらの情報を取得し、どのプリンタで何部出力するかを決定する。そして、印刷処理部４５５から、会議資料の複製データが複製部数データと共に各プリンタへ転送される（ステップＳ９０２）。
【００７０】
以上のように、上述した本実施形態の画像形成装置は、少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶する会議情報記憶手段と、個人を識別する個人識別情報を記憶する個人識別情報記憶手段と、個人識別情報に基づいて個人認証を行う個人認証手段と、ユーザごとの会議資料への２以上のアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、個人認証手段によりユーザが認証されたときに、会議情報記憶手段からユーザが参加する１以上の会議の会議情報を検索する会議検索手段と、会議検索手段により検索された１以上の会議の会議情報の検索結果を表示する会議一覧表示手段とを備える画像形成装置であって、ユーザが、会議一覧表示手段に表示された検索結果から、状態情報が会議中であって会議参加者情報が会議資料にアクセスするユーザの情報である会議情報を選択したとき、アクセスレベル設定手段において、少なくともユーザが参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するアクセスレベルに設定する。
【００７１】
これにより、会議資料の漏洩防止を図りつつ、突発的に発生した紙媒体の資料を会議出席者が迅速に閲覧することができる。
【００７２】
また、上述した本実施形態の画像形成装置は、２以上のアクセスレベルは、少なくとも、前記会議資料の複製を制限する第１のアクセスレベルと、前記会議資料の複製を常に許可する第２のアクセスレベルである。これにより、機密情報としての会議資料をむやみに複製させることを防止することが可能となる。
【００７３】
また、上述した本実施形態の画像形成装置は、アクセスレベル設定手段により第２のアクセスレベルに設定されたとき、会議情報記憶手段から、会議参加者情報に基づく会議参加者人数を取得し、会議参加者人数に相当する会議資料の複製部数として設定する。これにより、会議参加者の人数を計数することなく、会議参加者人数分の会議資料を迅速に複製することができる。
【００７４】
また、上述した本実施形態の画像形成装置は、会議ごとに議事録データを保存する議事録保存手段と、会議資料の複製データを議事録保存手段に転送し、議事録データに添付する議事録添付手段とをさらに備える。これにより、電子化された資料の議事録への添付作業の迅速化を図ることができる。
【００７５】
また、上述した本実施形態の電子会議システムは、サーバと、画像形成装置とがネットワークを介して接続された電子会議システムであって、サーバは、少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶する会議情報記憶手段と、個人を識別する個人識別情報を記憶する個人識別情報記憶手段とを備え、画像形成装置は、個人情報記憶手段から取得した個人識別情報に基づいて個人認証を行う個人認証手段と、ユーザごとの会議資料への２以上のアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、個人認証手段によりユーザが認証されたときに、会議情報記憶手段からユーザが参加する１以上の会議の会議情報を検索する会議検索手段と、会議検索手段により検索された１以上の会議の会議情報の検索結果を表示する会議一覧表示手段とを備え、ユーザが、会議一覧表示手段に表示された検索結果から、状態情報が会議中であって会議参加者情報が会議資料にアクセスするユーザの情報である会議情報を選択したとき、アクセスレベル設定手段において、少なくともユーザが参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するアクセスレベルに設定する。
【００７６】
これにより、会議資料の漏洩防止を図りつつ、突発的に発生した紙媒体の資料を会議出席者が迅速に閲覧することができる。
【００７７】
また、上述した本実施形態の電子会議システムは、１種以上の会議室の設備情報を記憶する会議室情報記憶手段をさらに備え、複数の会議室で会議を行う場合であって、複数の会議室それぞれに設置された複数の画像形成装置において会議資料の出力処理を行うとき、会議室情報記憶手段に記憶された１種以上の会議室の設備情報に基づいて、会議情報記憶手段から複数の会議室ごとの会議参加人数を取得し、会議参加人数分の会議資料を出力する。これにより、複数の会議室で会議が行われる場合でも、各会議室における会議参加者全員が会議資料を迅速に閲覧することができる。
【００７８】
また、上述した本実施形態のサーバは、画像形成装置とネットワークを介して接続されたサーバであって、少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶する会議情報記憶手段と、個人を識別する個人識別情報を記憶する個人識別情報記憶手段と、１種以上の会議室の設備情報を記憶する会議室情報記憶手段とを備える。会議情報などの機密情報をサーバで一括管理することにより、情報漏えいを防止することができる。
【００７９】
また、上述した本実施形態の会議資料準備方法は、少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶するステップと、個人を識別する個人識別情報を記憶するステップと、個人認証を行うステップと、ユーザごとの会議資料への２以上のアクセスレベルを設定するステップと、個人認証を行うステップにおいてユーザが認証されたときに、会議参加者情報からユーザが参加する１以上の会議の会議情報を検索するステップと、１以上の会議の会議情報の検索結果を表示するステップとを備える会議資料準備方法であって、ユーザが、表示された検索結果から、状態情報が会議中であって会議参加者情報が会議資料にアクセスするユーザの情報である会議情報を選択したとき、少なくともユーザが参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するアクセスレベルに設定する。
【００８０】
これにより、会議資料の漏洩防止を図りつつ、突発的に発生した紙媒体の資料を会議出席者が迅速に閲覧することができる。
【００８１】
また、上述した本実施形態のプログラムは、少なくとも、１種以上の会議ごとの状態情報と、会議参加者情報とを記憶する処理と、個人を識別する個人識別情報を記憶する処理と、個人認証を行う処理と、ユーザごとの会議資料への２以上のアクセスレベルを設定する処理と、個人認証を行う処理においてユーザが認証されたときに、会議参加者情報からユーザが参加する１以上の会議の会議情報を検索する処理と、１以上の会議の会議情報の検索結果を表示する処理と、ユーザが、表示された検索結果から、状態情報が会議中であって会議参加者情報が会議資料にアクセスするユーザの情報である会議情報を選択したとき、少なくともユーザが参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するアクセスレベルに設定する処理とをコンピュータに実行させる。
【００８２】
これにより、会議資料の漏洩防止を図りつつ、突発的に発生した紙媒体の資料を会議出席者が迅速に閲覧することができる。
【符号の説明】
【００８３】
１    サーバ
２    ＭＦＰ
１１、２１、５００    ＬＡＮ
５５、４０１、４５１    ネットワークＩＦ
４０２、４５２    会議情報処理部
４０３    会議室情報処理部
４０４、４５４    ユーザ認証処理部
４０５    議事録情報処理部
４０６、４５６    アクセスレベル設定部
４０７    データベース
４５３    コピー実行処理部
４５５    印刷処理部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８４】
【特許文献１】特許第４０３３１８２号公報
【特許文献２】特開２００９−０７０１０２号公報
【図１】
2014022991.tif 000003
【図２】
2014022991.tif 000004
【図３】
2014022991.tif 000005
【図４】
2014022991.tif 000006
【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
2014022991.tif 000012