(57)【要約】【課題】メール承認の根拠を容易に確認できるようにする。【解決手段】メール処理部４０は、クライアント２０から送信された承認が必要なメールを承認ＤＢ３３に記憶し、メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信を開始するボタンとメールの内容とを含む承認画面のデータを承認者のクライアント２０に送信し、承認画面内のボタンが承認者によって押されたことを検出すると、承認者のクライアント２０とメールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信を開始し、送受信された情報をメールに関連付けてチャットＤＢ３５に記憶する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信元端末から送信された承認が必要なメールをメール記憶部に記憶し、
該メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信を開始するボタンと該メールの内容とを含む承認画面の情報を承認者端末に送信し、
前記承認画面内の前記ボタンが前記承認者端末において押されたことを検出すると、前記承認者端末と該メールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信を実行し、
送受信された情報を前記メールに関連付けて情報記憶部に記憶する、
処理をコンピュータに実行させるメール処理プログラム。
【請求項２】
確認端末から承認処理を確認する要求があったときに、前記メール記憶部に記憶されているメールの内容と前記情報記憶部に記憶されている前記情報とを含む確認画面の情報を前記確認端末に出力する処理をコンピュータに更に実行させることを特徴とする請求項１に記載のメール処理プログラム。
【請求項３】
前記メールに関連する利用者の端末は、前記メールの送信者及び宛先の少なくとも一方が利用する端末を含むことを特徴とする請求項１又は２に記載のメール処理プログラム。
【請求項４】
前記承認画面は、前記メールの送信者及び／又は宛先との間において情報の送受信ができるか否かの情報を含むことを特徴とする請求項１〜３のいずれか一項に記載のメール処理プログラム。
【請求項５】
送信元端末から送信された承認が必要なメールをメール記憶部に記憶する工程と、
該メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信を開始するボタンと該メールの内容とを含む承認画面の情報を承認者端末に送信する工程と、
前記承認画面内の前記ボタンが前記承認者端末において押されたことを検出すると、前記承認者端末と該メールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信を実行する工程と、
送受信された情報を前記メールに関連付けて情報記憶部に記憶する工程と、
をコンピュータが実行することを特徴とするメール処理方法。
【請求項６】
送信元端末から送信された承認が必要なメールを記憶するメール記憶部と、
該メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信を開始するボタンと該メールの内容とを含む承認画面の情報を承認者端末に送信する送信部と、
前記承認画面内の前記ボタンが前記承認者端末において押されたことを検出すると、前記承認者端末と該メールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信を実行する実行部と、
送受信された情報を前記メールに関連付けて記憶する情報記憶部と、を備えるメール処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メール処理プログラム、メール処理方法及びメール処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ビジネス用途等で利用されるメールシステムには、メールの誤送信を防止するため、承認機能が設けられている場合がある。承認機能は、送信者から宛先に対してメールを送信する場合に、上司などの承認者にメールの宛先や内容をチェックさせ、承認者による承認がなされた段階で、送信メールが宛先に対して送信される機能である。
【０００３】
このような場合において、承認者は、承認依頼者（メール送信者）が記載した内容を確認するため、関係者に意見を求めたい場合がある。従来は、承認者は、メールや電話で関係者に意見を求めることとしていた。このため、後で承認の根拠を確認するには、メールの場合、メールの検索等を行わなければならず、また、電話の場合には、通話履歴を残すなどする必要があった。
【０００４】
なお、ホームページ閲覧中のユーザと企業側応答者との情報の伝達をほぼリアルタイムに行うとともに、伝達された情報の内容を記憶する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−１０８７９４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
メール承認においてもチャットを利用した情報のやり取りを行うことは考えられる。しかしながら、承認依頼者等が後で承認の根拠を確認する場合、チャットのログを見つけ出したり、ログ内を検索するなどする必要があり、手間がかかる。
【０００７】
１つの側面では、本発明は、メール承認の根拠を確認する作業を容易化することが可能なメール処理プログラム、メール処理方法及びメール処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本明細書に記載のメール処理プログラムは、送信元端末から送信された承認が必要なメールをメール記憶部に記憶し、該メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信を開始するボタンと該メールの内容とを含む承認画面の情報を承認者端末に送信し、前記承認画面内の前記ボタンが前記承認者端末において押されたことを検出すると、前記承認者端末と該メールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信を実行し、送受信された情報を前記メールに関連付けて情報記憶部に記憶する、処理をコンピュータに実行させるメール処理プログラムである。
【０００９】
本明細書に記載のメール処理方法は、送信元端末から送信された承認が必要なメールをメール記憶部に記憶する工程と、該メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信を開始するボタンと該メールの内容とを含む承認画面の情報を承認者端末に送信する工程と、前記承認画面内の前記ボタンが前記承認者端末において押されたことを検出すると、前記承認者端末と該メールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信を実行する工程と、送受信された情報を前記メールに関連付けて情報記憶部に記憶する工程と、をコンピュータが実行するメール処理方法である。
【００１０】
本明細書に記載のメール処理装置は、送信元端末から送信された承認が必要なメールを記憶するメール記憶部と、該メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信を開始するボタンと該メールの内容とを含む承認画面の情報を承認者端末に送信する送信部と、前記承認画面内の前記ボタンが前記承認者端末において押されたことを検出すると、前記承認者端末と該メールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信を実行する実行部と、送受信された情報を前記メールに関連付けて記憶する情報記憶部と、を備えている。
【発明の効果】
【００１１】
１側面では、実施態様によるメール承認の根拠を確認する作業を容易化することができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】一実施形態に係る電子メールシステムの構成を概略的に示す図である。
【図２】図２（ａ）は、サーバのハードウェア構成を示す図であり、図２（ｂ）は、クライアントのハードウェア構成を示す図である。
【図３】サーバ及びクライアントの機能ブロック図である。
【図４】利用者認証ＤＢのデータ構造の一例を示す図である。
【図５】承認者ＤＢのデータ構造の一例を示す図である。
【図６】メールＤＢのデータ構造の一例を示す図である。
【図７】承認ＤＢのデータ構造の一例を示す図である。
【図８】図８（ａ）はチャットメンバーＤＢのデータ構造の一例を示す図であり、図８（ｂ）はチャットＤＢのデータ構造の一例を示す図である。
【図９】メール処理部の実行する処理を示すフローチャート（その１）である。
【図１０】メール処理部の実行する処理を示すフローチャート（その２）である。
【図１１】図１０のステップＳ４４の処理を示すフローチャートである。
【図１２】図１１のステップＳ６６の処理を示すフローチャートである。
【図１３】図１０のステップＳ４７の処理を示すフローチャートである。
【図１４】図１０のステップＳ４９の処理を示すフローチャートである。
【図１５】図１５（ａ）は、ＩＤ（メールアドレス）、パスワード入力画面の一例を示す図であり、図１５（ｂ）は、認証エラー画面の一例を示す図である。
【図１６】受信メール一覧画面の一例を示す図である。
【図１７】図１７（ａ）、図１７（ｂ）は、メッセージ作成画面の一例を示す図である。
【図１８】承認一覧画面の一例を示す図である。
【図１９】承認画面の一例（ボタンが押される前）を示す図である。
【図２０】承認画面の一例（ボタンが押された後）を示す図である。
【図２１】画面Ｇｃ’がポップアップ表示された状態を示す図である。
【図２２】承認結果一覧画面の一例を示す図である。
【図２３】承認結果確認画面の一例を示す図である。
【図２４】図２４（ａ）は、図２０の画面の変形例を示す図であり、図２４（ｂ）は、図２１の画面の変形例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、電子メールシステムの一実施形態について、図１〜図２３に基づいて詳細に説明する。図１には、一実施形態に係る電子メールシステム１００が概略的に示されている。
【００１４】
本実施形態の電子メールシステム１００は、図１に示すように、メール処理装置としてのサーバ１０と、端末としてのクライアント２０と、を備える。サーバ１０とクライアント２０は、インターネットやＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク８０に接続されている。この電子メールシステム１００は、クライアント２０においてブラウザ上に表示されるＷＥＢメールの画面（サーバ１０から提供）内で利用者が入力や操作を行うことで、クライアント２０間における電子メールのやり取りを可能にするシステムである。なお、本実施形態では、あるクライアント２０の利用者が他のクライアントの利用者に対して電子メールを送信する場合、予め定められた承認者（上司等）による電子メールのチェックが行われるものとする。承認者は、上記クライアント２０の利用者が承認する立場に立つ場合に、その利用者を呼ぶ名称であり、承認にはクライアント２０を用いる。そして、承認者によって電子メールの送信が承認された場合にのみ、電子メールが送信先に送信されるものとする。なお、電子メールシステム１００では、承認者は、必要に応じて、電子メールの内容に関連する利用者との間で、チャットを利用して、電子メールの内容について議論することができるようになっている。なお、以下においては、電子メールを「メール」と略述するものとする。
【００１５】
図２（ａ）には、サーバ１０のハードウェア構成が示されている。図２（ａ）に示すように、サーバ１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）９０、ＲＯＭ（Read Only Memory）９２、ＲＡＭ（Random Access Memory）９４、記憶部（ここではＨＤＤ（Hard Disk Drive））９６、ネットワークインタフェース９７、及び可搬型記憶媒体用ドライブ９９等を備えている。これらサーバ１０の構成各部は、バス９８に接続されている。サーバ１０では、ＲＯＭ９２あるいはＨＤＤ９６に格納されているプログラム（メール処理プログラムを含む）、或いは可搬型記憶媒体用ドライブ９９が可搬型記憶媒体９１から読み取ったプログラム（メール処理プログラムを含む）をＣＰＵ９０が実行することにより、図３に示すメール処理部４０としての機能が実現される。メール処理部４０は、メールの送受信、承認処理に関する各種処理を実行する。なお、図３には、サーバ１０のＨＤＤ９６等に格納されている利用者認証ＤＢ（database）３０、承認者ＤＢ３１、メールＤＢ３２、メール記憶部としての承認ＤＢ３３、チャットメンバーＤＢ３４、情報記憶部としてのチャットＤＢ３５も図示されている。なお、各ＤＢ３０〜３５の具体的なデータ構造等については後述する。
【００１６】
図２（ｂ）には、クライアント２０のハードウェア構成が示されている。図２（ｂ）に示すように、クライアント２０は、ＣＰＵ１９０、ＲＯＭ１９２、ＲＡＭ１９４、記憶部（ＨＤＤ）１９６、ディスプレイ１９３、入力部１９５、ネットワークインタフェース１９７、及び可搬型記憶媒体用ドライブ１９９等を備えており、クライアント２０の構成各部は、バス１９８に接続されている。ディスプレイ１９３は、液晶ディスプレイ等を含み、入力部１９５は、キーボードやマウス、タッチパネル等を含む。クライアント２０においては、ＣＰＵ１９０がプログラムを実行することで、図３に示す表示処理部５０及び入力処理部５２としての機能が実現される。表示処理部５０は、サーバ１０のメール処理部４０からの指示に応じて、クライアント２０のディスプレイ１９３上にメール作成、送受信に関する画面を表示したり、メールの承認に関する画面を表示したりする。入力処理部５２は、クライアント２０の利用者が入力部１９５を介して入力した情報を受け付け、当該情報をサーバ１０のメール処理部４０に対して送信する。
【００１７】
ここで、サーバ１０が有する各種ＤＢについて説明する。
【００１８】
図４には、利用者認証ＤＢ３０のデータ構造の一例が示されている。利用者認証ＤＢ３０は、利用者がログインする際の認証に用いる情報を格納するデータベースである。この利用者認証ＤＢ３０は、図４に示すように、「利用者ＩＤ（メールアドレス）」と、利用者ＩＤに対応する「パスワード」、「利用者名称」、「部署名」、及び「ログイン状況」の各フィールドを有している。例えば、図４からは、利用者「田中」、「佐藤」、「山田」がログイン中であることがわかる。
【００１９】
図５には、承認者ＤＢ３１のデータ構造の一例が示されている。承認者ＤＢ３１は、利用者に対して予め対応付けられている承認者の情報を格納するデータベースである。承認者ＤＢ３１は、図５に示すように、利用者の「利用者アドレス」と、利用者に対して予め対応付けられている承認者のアドレス（「承認者アドレス」）及び「承認者名称」の各フィールドを有している。図５からは、利用者「田中」、「佐藤」、「鈴木」の承認者が「黒田」であること等が分かる。
【００２０】
図６には、メールＤＢ３２のデータ構造の一例が示されている。メールＤＢ３２は、クライアント２０間で送受信されたメールの情報を格納するデータベースであり、利用者ごとに用意される。なお、図６は、利用者「田中」に対応するメールＤＢである。
【００２１】
メールＤＢ３２は、図６に示すように、「利用者アドレス」、「受送信区分」、「メッセージＩＤ」、「発信者アドレス（利用者アドレス）」、「宛先」、「発信日時（承認日時）」、「メール情報（件名、本文）」の各フィールドを有する。
【００２２】
「利用者アドレス」のフィールドには、メールの送信又は受信を行った利用者の利用者ＩＤ（メールアドレス）が入力される。「受送信区分」のフィールドには、メールが利用者ＩＤに対応する利用者によって送信されたのか受信されたのかの情報が入力される。「メッセージＩＤ」のフィールドには、メール毎に定義されるユニークなＩＤが入力される。図６ではメールと対応づけがしやすいような文字列としているが、実際には英数字が無意味に並んだ文字列となる。「発信者アドレス（利用者アドレス）」のフィールドには、メールの差出人のメールアドレスが入力される。なお、「受送信」のフィールドが「送信」である場合には、発信者アドレスとして利用者ＩＤが入力される。「宛先」のフィールドには、メールの宛先のメールアドレスが入力される。なお、「受送信」のフィールドが「受信」である場合には、宛先に利用者ＩＤが含まれることになる。「発信日時（承認日時）」は、メールが送信先に対して送信された日時であり、承認が必要なメールの場合には承認者によって承認された日時が入力される。「メール情報（件名、本文）」のフィールドには、メールの件名及び本文そのものが入力される。なお、本実施形態では、利用者ごとにメールＤＢ３２を作成し、管理することとしているが、これに限らず、１つのメールＤＢにて、複数の利用者の送受信メール情報を管理することとしてもよい。
【００２３】
図７には、承認ＤＢ３３の一例が示されている。承認ＤＢ３３は、メールの承認依頼が出された場合に、そのメールの情報や承認結果などを格納するためのデータベースである。なお、承認ＤＢ３３は、承認者ごとに用意されるものとする（図７は、承認者「黒田」の承認ＤＢ３３を示している）。承認ＤＢ３３は、「承認ＩＤ」、「メッセージＩＤ」、「承認結果」、「発信者アドレス（利用者アドレス）」、「宛先」、「承認依頼日時」、「承認／差戻日時」、「メール情報（件名、本文）」の各フィールドを有する。
【００２４】
「承認ＩＤ」のフィールドには、承認依頼ごとに定義されるユニークなＩＤが入力される。なお、図７の下から１行目と下から２行目には同一のメールに対する承認依頼の情報が格納されているが、承認ＩＤは承認依頼ごとに定義されるＩＤであるので、これらの承認ＩＤは異なっている。「メッセージＩＤ」のフィールドには、メール毎に定義されるユニークなＩＤが入力される。「承認結果」のフィールドには、承認者によって承認される前か否か、承認されたか承認されなかったかが入力される。図７では、「承認結果」のフィールドに、「承認依頼中」、「送信（承認）」、「差戻（不承認）」のいずれかが入力される。「発信者アドレス（利用者アドレス）」のフィールドには、メールの差出人のメールアドレスが入力される。「宛先」のフィールドには、メールの宛先のメールアドレスが入力される。「承認依頼日時」のフィールドには、メールの発信者がメールを送信するために承認者に対して承認依頼を出した日時が入力される。「承認／差戻日時」のフィールドには、承認者がメールの承認又は差戻しのいずれかを行うことを入力した日時が入力される。「メール情報（件名、本文）」のフィールドには、メールの件名、本文が入力される。
【００２５】
図８（ａ）には、チャットメンバーＤＢ３４のデータ構造の一例が示されている。チャットメンバーＤＢ３４は、承認者ごとに用意されるＤＢであり、メールの承認に関するチャットに参加するメンバー（承認者を除く）の情報が格納される。なお、チャットメンバーＤＢ３４は、「承認ＩＤ」及び「利用者アドレス」の各フィールドを有している。「承認ＩＤ」のフィールドには、チャット会話空間が生成された承認のＩＤ（承認ＩＤ）が格納され、「利用者アドレス」のフィールドには、チャットに参加する利用者のＩＤ（メールアドレス）が格納される。
【００２６】
図８（ｂ）には、チャットＤＢ３５のデータ構造の一例が示されている。チャットＤＢ３５は、チャットにおいて発言された内容（チャットに参加する利用者から入力された内容）を格納するＤＢである。チャットＤＢ３５は、「発言日時」、及び「会話内容」の各フィールドを有する。なお「会話内容」のフィールドには、発言者を示す情報（<kuroda>、<satou>等）と、入力内容とが格納される。なお、チャットＤＢ３５は承認ＩＤ毎に作成される。
【００２７】
次に、本実施形態におけるメール処理部４０の処理について、図９〜図１４のフローチャートに沿って、その他図面を適宜参照しつつ詳細に説明する。
【００２８】
図９の処理では、まず、ステップＳ１０において、メール処理部４０は、メール表示要求をクライアント２０から受信するまで待機する。クライアント２０の利用者は、クライアント２０のディスプレイ１９３上に表示されているブラウザ上でＷＥＢメールサービスのアドレスに対してアクセスすることによりメール表示要求を出すことができる。なお、メール表示要求は、クライアント２０の入力処理部５２から送信される。
【００２９】
メール処理部４０は、入力処理部５２から送信されてきたメール表示要求を受信すると（ステップＳ１０の判断が肯定されると）、ステップＳ１２に移行する。ステップＳ１２では、メール処理部４０は、ＩＤ（メールアドレス）、パスワード入力画面のデータをクライアント２０（表示処理部５０）に対して送信する。クライアント２０においては、表示処理部５０が、ＩＤ（メールアドレス）、パスワード入力画面のデータを受信した段階で、該画面（図１５（ａ））をディスプレイ１９３上に表示する。
【００３０】
次いで、ステップＳ１４では、メール処理部４０が、ＩＤ（メールアドレス）、パスワードをクライアント２０から受信するまで待機する。なお、利用者がＩＤとパスワードを図１５（ａ）の画面上で入力し、送信ボタンを押すと、入力処理部５２は、ＩＤとパスワードをメール処理部４０に送信する。
【００３１】
入力処理部５２からメール処理部４０に対して利用者ＩＤとパスワードが送信されると（ステップＳ１４の判断が肯定されると）、ステップＳ１６に移行する。ステップＳ１６では、メール処理部４０が、利用者認証ＤＢ３０（図４）を用いて利用者の認証を実行する。次いで、ステップＳ１８では、メール処理部４０が、認証がＯＫであったか否かを判断する。ここでの判断が否定された場合、ステップＳ２０に移行し、メール処理部４０は、認証エラー画面のデータを作成して、クライアント２０（表示処理部５０）に対して送信する。表示処理部５０は、該データを受信した段階で、認証エラー画面（図１５（ｂ））をディスプレイ１９３上に表示する。その後は、メール処理部４０は、図９〜図１４の全処理を終了する。
【００３２】
一方、ステップＳ１８の判断が肯定された場合、すなわち認証がＯＫであった場合には、ステップＳ２２に移行する。ステップＳ２２では、メール処理部４０は、メールＤＢ３２（図６）を用いて、入力された利用者ＩＤに対応する受信メール一覧画面のデータを生成して、クライアント２０に送信する。この場合の受信メール一覧画面は、図１６に示すような画面であるものとする。なお、ステップＳ２２では、メール処理部４０は、入力された利用者ＩＤに対応するメールＤＢ３２より、受送信区分が「受信」であるメール情報を取得し、発信者アドレスを「差出人」、発信日時を「日付」、メール情報の件名を「件名」として、受信メール一覧画面を生成する。クライアント２０の表示処理部５０は、画面のデータを受信した段階で、図１６の受信メール表示画面をディスプレイ１９３上に表示する。その後は、図１０のステップＳ３０に移行する。
【００３３】
図１０のステップＳ３０に移行すると、メール処理部４０は、メッセージ作成要求（新規作成又は返信）をクライアント２０から受信したか否かを判断する。この場合、メール処理部４０は、図１６の受信メール表示画面上の「新規作成」ボタンや「返信」ボタンが利用者によって押されたという情報を入力処理部５２から受信したか否かを判断する。ここでの判断が肯定された場合には、ステップＳ３２に移行するが、否定された場合には、ステップＳ４２に移行する。
【００３４】
ステップＳ３０の判断が肯定されてステップＳ３２に移行すると、メール処理部４０は、メッセージ作成画面のデータを作成し、クライアント２０（表示処理部５０）に送信する。クライアント２０（表示処理部５０）は、メッセージ作成画面のデータを受信した段階で、例えば、図１７（ａ）に示すようなメッセージ作成画面を表示する。なお、図１７（ａ）の画面は、利用者によって「新規作成」ボタンが押された場合に表示されるメッセージ作成画面である。なお、利用者によって「返信」ボタンが押された場合には、メール処理部４０は、返信元メールの内容を引用したメッセージ作成画面（返信用）のデータを作成し、クライアント２０に送信する。メッセージ作成画面（返信用）では、宛先、件名の欄にアドレス（返信元メールの送受信者のうち、メール送信しようとしている利用者を以外の利用者のアドレス）や件名（返信元メールの件名の先頭に「Re:」を付加したもの）が入力され、本文の欄に返信元メールの本文が引用形式にて入力される。なお、メールの返信は、例えば、図１６のような受信メール一覧画面において、ある件名がマウスなどのポインティングデバイスのシングルクリックにて選択された後に、「返信」ボタンの押下があった場合に行われる。具体的には、その選択メールに対応するメッセージＩＤと返信を示す情報がサーバ１０のメール処理部４０に送信される。その場合に、選択していたメールのメッセージＩＤを使い、メールＤＢ３２の受信欄からそのメールの情報（件名、本文など）が取得され、その件名にRe:を付加し、本文に引用符が付加されることで、返信時のメール送信画面が生成される。なお、図示しないが、図１６の受信メール一覧画面より、件名をポインティングデバイスのダブルクリックなどで、メールの内容を表示させ、その後で「返信」ボタンを押下しても、メッセージ作成画面が表示される。
【００３５】
次いで、ステップＳ３４では、メール処理部４０は、クライアント２０から本文などのメール情報を受信するまで待機する。なお、利用者が図１７（ａ）の画面上で図１７（ｂ）に示すように宛先や件名、メール本文を入力するなどして、「送信（承認依頼）」ボタンを押すと、入力処理部５２は、該画面上に入力されている情報をメール処理部４０に送信する。
【００３６】
入力処理部５２からメール処理部４０に対してメール本文等の情報が送信されると（ステップＳ３４の判断が肯定されると）、ステップＳ３８に移行する。ステップＳ３８に移行すると、メール処理部４０は、承認者ＤＢ３１（図５）から、メッセージの発信者に対応する承認者のアドレスを取得する。メッセージの発信者が「田中」の場合、図５より、承認者「黒田」のアドレスが取得される。次いで、ステップＳ４０では、メール処理部４０は、承認者（黒田）のアドレスに対応する承認ＤＢ３３（図７）に、メール情報を記録する（図７の１番上の情報参照）。
【００３７】
次いで、ステップＳ４２では、メール処理部４０は、承認処理要求をクライアント２０（承認者のクライアント２０）から受信したか否かを判断する。ここでの判断が肯定された場合には、ステップＳ４４のメール承認処理（後述する）に進む。具体的には、図１１のステップＳ４４０に移行するが、否定された場合には、ステップＳ４６に移行する。ステップＳ４６に移行した場合、メール処理部４０は、クライアント２０の利用者ＩＤがチャットメンバーＤＢに含まれているか否かを判断する。ここでの判断が肯定された場合は、ステップＳ４７に移行し、チャット画面表示処理（後述する）を実行する。具体的には、図１３のステップＳ４９０に移行するが、否定された場合には、ステップＳ４８に移行する。ステップＳ４８に移行した場合、メール処理部４０は、クライアント２０（メールを送信した利用者のクライアント２０）から承認結果一覧表示要求を受信したか否かを判断する。ここでの判断が肯定された場合には、ステップＳ４９に移行し、メール処理部４０は、承認結果表示処理（後述する）を実行する。具体的には、図１４のステップＳ４６０に進む。一方、ステップＳ４８の処理が否定された場合は、ステップＳ５０に移行する。
【００３８】
ステップＳ５０に移行すると、メール処理部４０は、ログアウト要求を受信したか否かを判断する。ここでの判断が否定された場合には、ステップＳ３０に戻るが、肯定された場合には、図９〜図１４の全処理を終了する。
【００３９】
以下、ステップＳ４４、Ｓ４７、Ｓ４９の処理の詳細について説明する。
【００４０】
（メール承認処理（Ｓ４４））
ステップＳ４４の処理では、まず、図１１のステップＳ４４０において、メール処理部４０は、利用者ＩＤに対応する承認ＤＢ３３から、未承認のメール情報を取得し、承認一覧メール画面のデータを作成し、クライアント２０へ送信する。クライアント２０（表示処理部５０）では、承認一覧メール画面のデータを受信した段階で、図１８に示すような承認一覧画面をディスプレイ１９３上に表示する。なお、図１８の承認一覧画面には、未承認のメールの発信者、承認依頼日時、件名が表示される。また、承認一覧画面には、「ログアウト」ボタンも設けられている。
【００４１】
次いで、ステップＳ４４２では、メール処理部４０は、図１８の承認一覧画面上で、承認者によってメールが選択されるまで待機する。なお、ここでは、承認者が、図１８の件名「○○システムについて」のメール（メッセージＩＤ：system5@xxx.ww）を選択したものとする。承認者によってメールが選択されると、ステップＳ４４４に移行し、メール処理部４０は、承認ＤＢ３３内のメール情報を用いて、承認画面のデータを作成する。
【００４２】
次いで、ステップＳ４４６では、メール処理部４０は、利用者認証ＤＢ３０を用いて、承認依頼者（送信者）と宛先に含まれる利用者ＩＤのログイン状況を取得する。なお、利用者認証ＤＢ３０に登録されていない利用者については、ログイン状況を「社外不明」とする。次いで、ステップＳ４４８では、メール処理部４０は、ログイン状況を含めた承認画面（図１９参照）のデータを承認者のクライアント２０に送信する。クライアント２０では、当該データを受信した段階で、図１９に示す承認画面をディスプレイ１９３上に表示する。
【００４３】
なお、図１９の承認画面には、「送信（承認）」、「差戻（不承認）」、「ログアウト」ボタンや、承認依頼者及び宛先の情報（ログイン状況も含む）、メールの件名及び本文、チャット会話を行うためのボタンが設けられているものとする。チャット会話を行うためのボタンには、「依頼者と会話」、「同部メンバーと会話」、「同課メンバーと会話」、「社内メンバーと会話」ボタンが含まれており、どのボタンが押されるかによって、どの利用者をチャットメンバーとするかが決まる。
【００４４】
次いで、ステップＳ４５０では、メール処理部４０は、チャット会話要求を受信したか否かを判断する。すなわち、承認者によって「依頼者と会話」、「同部メンバーと会話」、「同課メンバーと会話」、「社内メンバーと会話」ボタンのいずれかが押されたか否かを判断する。ここでの判断が否定された場合には、ステップＳ４５２に移行し、メール処理部４０は、承認結果（送信あるいは差戻）を受信したか否かを判断する。すなわち、承認者によって、「送信（承認）」、「差戻（不承認）」ボタンが押されたか否かを判断する。ここでの判断が否定された場合には、ステップＳ４５０に戻るが、肯定された場合には、ステップＳ４５４に移行する。
【００４５】
ステップＳ４５４に移行した場合、メール処理部４０は、承認ＤＢ３３に、承認結果を記録する。例えば、承認者によって「送信（承認）」ボタンが押された場合には、メール処理部４０は、承認ＤＢ３３の承認結果のフィールドを「送信（承認）」に変更する。また、承認者によって「差戻（不承認）」ボタンが押された場合には、メール処理部４０は、承認ＤＢ３３の承認結果のフィールドを「差戻（不承認）」に変更する。
【００４６】
次いで、ステップＳ４５６では、メール処理部４０は、承認結果が承認（送信）か否かを判断する。ここでの判断が否定された場合（差戻（不承認）であった場合）には、図１１の全処理を終了し、図１０のステップＳ４６に移行する。一方、ステップＳ４５６の判断が肯定された場合には、ステップＳ４５８に移行する。
【００４７】
ステップＳ４５８に移行すると、メール処理部４０は、メールの宛先のメールＤＢ３２に、メール情報（件名、本文など）を追加する。この場合、受送信区分は「受信」とする。なお、このステップＳ４５８の処理により、承認されたメールが宛先に対して送信されたことになる。
【００４８】
次いで、ステップＳ４５９では、メール処理部４０は、利用者のメールＤＢにメール情報（件名、本文など）を追加する。この場合、受送信区分は「送信」とする。ステップＳ４５９の後は、図１０のステップＳ４６に移行する。
【００４９】
ところで、ステップＳ４５０の判断が肯定された場合、すなわち、チャット会話要求があった場合には、ステップＳ６６に移行し、メール処理部４０は、チャット会話処理のサブルーチンを実行する。
【００５０】
（チャット会話処理（Ｓ６６））
以下、チャット会話処理（ステップＳ６６）について、図１２のフローチャートに沿って説明する。
【００５１】
図１２の処理では、まず、ステップＳ６６０において、メール処理部４０は、同じ属性（同課、同部、社内）メンバー宛ての会話要求であるか否かを判断する。ここでの判断が肯定された場合、すなわち、承認者によって「同部メンバーと会話」、「同課メンバーと会話」、「社内メンバーと会話」ボタンが押された場合には、ステップＳ６６２に移行する。
【００５２】
ステップＳ６６２に移行すると、メール処理部４０は、宛先に含まれ、選択された属性を有するメンバー（ログイン中のみ）を、利用者認証ＤＢ３０を用いて取得する。例えば、承認者が「社内メンバーと会話」ボタンを押した場合には、宛先に含まれる社内のメンバーのうちログイン中のメンバー（佐藤、山田）を利用者認証ＤＢ３０を用いて取得する。
【００５３】
次いで、ステップＳ６６４では、メール処理部４０は、チャット会話空間を生成するため、同じ属性メンバーのアドレスと承認対象メールを基にチャットメンバーＤＢ３４に登録する。本実施形態では、図８（ａ）のようなチャットメンバーＤＢ３４となる。
【００５４】
次いで、ステップＳ６６６では、メール処理部４０は、承認画面に、チャット画面を追加した画面のデータを作成し、承認者のクライアント２０に送信する。承認者のクライアント２０（表示処理部５０）では、該データを受信した段階で、図２０に示すようなチャット画面Ｇｃが追加された承認画面をディスプレイ１９３上に表示する。なお、画面のデータをクライアント２０が受信された直後の段階では、図２０のチャット画面内にてやりとりしている会話の文字は記載されていない。
【００５５】
一方、ステップＳ６６０の判断が否定された場合、すなわち、承認者が「依頼者と会話」ボタンを押した場合には、メール処理部４０は、ステップＳ６６８に移行する。ステップＳ６６８では、メール処理部４０は、チャット会話空間を生成するため、承認依頼者のアドレスをチャットメンバーＤＢ３４に登録する。そして、ステップＳ６６６では、上記と同様、メール処理部４０は、承認画面に、チャット画面Ｇｃを追加した画面のデータを作成し、承認者のクライアント２０に送信する。
【００５６】
ステップＳ６６６の後は、ステップＳ６７０に移行する。ステップＳ６７０では、メール処理部４０は、クライアント２０からチャット画面内での文字入力を受信したか否かを判断する。ここでの判断が否定されると、ステップＳ６７４において、メール処理部４０は、チャットＤＢ３５が前回表示時から更新されたか否かを判断する。ここでの判断が否定されると、ステップＳ６７８に移行し、メール処理部４０は、承認結果(承認あるいは差戻)を受信したか否かを判断する。ここでの判断が否定されると、ステップＳ６７０に戻る。すなわち、ステップＳ６７０、Ｓ６７４、Ｓ６７８の判断が否定されている間は、ステップＳ６７０、Ｓ６７４、Ｓ６７８の判断を繰り返す。そして、ステップＳ６７０の判断が肯定された場合には、ステップＳ６７２に移行する。ステップＳ６７２では、メール処理部４０は、受信した文字列をチャットＤＢ３５（図８（ｂ））に登録し、その後は、ステップＳ６７６に移行する。また、ステップＳ６７４の判断が肯定された場合にも、ステップＳ６７６に移行する。
【００５７】
ステップＳ６７６に移行すると、メール処理部４０は、チャットＤＢ３５から会話内容を取得し、承認者のクライアント２０に送信する。クライアント２０（表示処理部５０）は、会話内容を取得した段階で、図２０のチャット画面に会話内容を表示する。
【００５８】
以降、ステップＳ６７０〜Ｓ６７８の処理を繰り返し、ステップＳ６７８の判断が肯定された段階（承認結果(承認あるいは差戻)を受信した段階）で、ステップＳ６８０に移行する。ステップＳ６８０に移行すると、メール処理部４０は、チャットを終了するため、チャットメンバーＤＢ３４から承認対象のメールに関連する情報を削除する。例えば、図８（ａ）の全ての情報を削除する。以上により、ステップＳ６６の全処理が終了すると、図１１のステップＳ４５６に移行する。
【００５９】
そして、メール処理部４０は、前述したのと同様に、ステップＳ４５６〜Ｓ４５９の処理を実行し、図１０のステップＳ４６に移行する。ステップＳ４６では、チャットメンバーＤＢに利用者のＩＤ（アドレス）があるかを判断し、肯定された場合は、図１３のステップＳ４９０に移行する。なお、図１３の処理は、利用者が承認者以外である場合を想定した処理である。
【００６０】
（チャット画面表示処理（Ｓ４７））
以下、チャット画面表示処理（Ｓ４７）について、図１３のフローチャートに沿って説明する。ステップＳ４７の処理では、まず、図１３のステップＳ４９０において、メール処理部４０は、チャットメンバーＤＢ３４から利用者に関連する承認ＩＤを取得し、その承認ＩＤを基にチャットＤＢ３５から会話内容を取得する。次いで、ステップＳ４９２では、メール処理部４０は、会話内容を含んだチャット画面のデータを生成し、クライアント２０に送信する。クライアント２０の表示処理部５０は、当該データを受信した段階で、図２１に示すようなチャット画面Ｇｃ’をポップアップ表示する。
【００６１】
次いで、ステップＳ４９４では、メール処理部４０は、クライアント２０から、チャット画面Ｇｃ’内での文字入力を受信したか否かを判断する。ここでの判断が否定された場合には、ステップＳ４９８に移行するが、肯定された場合には、メール処理部４０は、ステップＳ４９６において受信した文字列をチャットＤＢ３５に登録した後、ステップＳ４９８に移行する。
【００６２】
ステップＳ４９８では、メール処理部４０は、チャットＤＢ３５が前回表示時から更新されたか否かを判断する。ここでの判断が否定された場合には、ステップＳ４９４に戻るが、肯定された場合には、ステップＳ５００に移行する。ステップＳ５００では、メール処理部４０は、チャットＤＢ３５から承認対象メールに関連する会話内容を取得し、クライアント２０に送信する。クライアント２０（表示処理部５０）は、会話内容を取得した段階で、図２１のチャット画面Ｇｃ’の会話内容を更新する。
【００６３】
次いで、ステップＳ５０２では、メール処理部４０は、チャットメンバーＤＢ３４に利用者のアドレスがあるか否かを判断する。ここでの判断が肯定された場合には、ステップＳ４９４に戻るが、否定された場合には、ステップＳ４７の全処理を終了し、図１０のステップＳ４８に移行する。
（承認結果表示処理（Ｓ４９））
以下、承認結果表示処理（Ｓ４９）について、図１４のフローチャートに沿って説明する。
【００６４】
図１４の処理では、まず、ステップＳ４６０において、メール処理部４０は、利用者（承認依頼者（例えば「田中」とする））に対応する承認者（例えば、「黒田」）を、利用者認証ＤＢ３０から取得する。次いで、ステップＳ４６２では、メール処理部４０は、承認者（田中）の承認ＤＢ３３から、利用者が発信者であるメールの承認結果と、メール件名とを取得し、承認一覧画面のデータを作成する。次いで、ステップＳ４６４では、メール処理部４０は、承認一覧画面のデータをクライアント２０（表示処理部５０）に送信する。クライアント２０（表示処理部５０）は、当該データを受信した段階で、図２２に示すような承認一覧画面を表示する。
【００６５】
次いで、ステップＳ４６６では、メール処理部４０は、図２２の承認一覧画面上においてメールが選択されるまで待機する。利用者によってメールが選択されると、メール処理部４０は、ステップＳ４６８に移行し、承認ＤＢ３３内のメール情報を用いて、承認結果確認画面のデータを作成する。この場合、メール処理部４０は、選択されたメールに関し、承認ＤＢ３３に格納されている情報のほか、チャットＤＢ３５に格納されている情報も用いて、承認結果確認画面のデータを作成する。次いで、ステップＳ４７０では、メール処理部４０は、クライアント２０に対して承認結果確認画面のデータを送信する。クライアント２０では、当該データを受信した段階で、図２３に示すような承認結果確認画面をディスプレイ１９３上に表示する。図２３の承認結果確認画面には、送信したメールの内容や承認結果のほか、チャット画面が含まれている。これにより、承認依頼者は、送信したメールの内容と、承認結果と、承認に至るまでの承認者の検討履歴（承認の根拠）を確認することができる。
【００６６】
以上のようにして、承認結果表示処理（ステップＳ４９）が終了すると、図１０のステップＳ５０に移行する。
【００６７】
なお、上記説明から分かるように、本実施形態では、サーバ１０のメール処理部４０により、承認画面を送信する送信部、端末間で情報の送受信（チャットに関する処理）を実行する実行部、承認結果確認画面をクライアント２０に対して出力する出力部としての機能が実現されている。
【００６８】
以上、詳細に説明したように、本実施形態によると、メール処理部４０は、クライアント２０から送信された承認が必要なメールを承認ＤＢ３３に記憶し（Ｓ４０）、メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信（チャット会話）を開始するボタン（「依頼者と会話」、「同部メンバーと会話」、「同課メンバーと会話」、「社内メンバーと会話」ボタン）とメールの内容とを含む承認画面のデータを承認者のクライアント２０に送信し（Ｓ４４８）、承認画面内のボタンが承認者によって押されたことを検出すると、承認者のクライアント２０とメールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信（チャット会話）を開始し（Ｓ６６）、送受信された情報（会話内容）をメールに関連付けて（本実施形態では承認ＩＤに対応付けて）チャットＤＢ３５に記憶する（Ｓ６７２，Ｓ４９６）。このように、本実施形態では、チャット会話内容が承認ＩＤに対応付けられた状態でチャットＤＢ３５に記憶されるため、承認ＩＤに基づいて、承認結果の根拠となるチャット会話内容を特定することが可能となる。これにより、利用者（承認依頼者）によるメール承認の根拠の確認作業を容易化することができる。
【００６９】
また、本実施形態では、メール処理部４０は、承認結果確認画面（図２３）上に承認結果とともにチャット画面（承認前に行ったチャット会話の内容）を表示するので、利用者（承認依頼者）は、単一画面において、メールの承認結果とその根拠を確認することができる。したがって、この点からも、利用者（承認依頼者）によるメール承認の根拠の確認作業を容易化することができる。
【００７０】
また、本実施形態では、チャットメンバーになり得る「メールに関連する利用者」が、メールの送信者や宛先の利用者であるため、適切な利用者をチャットメンバーとすることができる。なお、「宛先」には、「ＣＣ（Carbon Copy）」、「ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）」の利用者も含まれることとしてもよい。
【００７１】
また、本実施形態では、承認画面において、送信者や宛先のログイン状況（チャット可能か否かの情報）も表示する。これにより、承認者は、チャット会話したい利用者のログイン状況に基づいて、「依頼者と会話」、「同部メンバーと会話」、「同課メンバーと会話」、「社内メンバーと会話」ボタンを押すことができるので、承認者の利便性を向上することができる。
【００７２】
なお、上記実施形態では、メールの送信者や宛先の利用者とチャット会話ができる場合について説明したが、これに加えて、いずれかのチャットメンバーが、メール内容に詳しい利用者をチャットに招待することができるようにしてもよい。この場合、図２４（ａ）や図２４（ｂ）に示すように、承認画面やチャット画面（ポップアップ画面）に「チャットに招待」ボタンを設けておき、利用者によって「チャットに招待」ボタンが押されたときに、招待する利用者を選択できる画面を表示するようにしてもよい。そして、招待する利用者が選択された段階で、該利用者をチャットメンバーに加えるようにしてもよい。
【００７３】
なお、上記実施形態では、承認結果確認画面（図２３）上に承認結果と承認の根拠（チャット画面）を表示する場合について説明したが、これに限られるものではない。例えば、承認結果確認画面（図２３）上に「チャット確認」ボタンを設けておき、該ボタンが利用者によって押された段階で、メール処理部４０が承認ＩＤに対応するチャット会話内容をチャットＤＢ３５から取得して、承認者のクライアント２０に対して送信するようにしてもよい。
【００７４】
なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、処理装置が有すべき機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体（ただし、搬送波は除く）に記録しておくことができる。
【００７５】
プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）などの可搬型記録媒体の形態で販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。
【００７６】
プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、サーバコンピュータからプログラムが転送されるごとに、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。
【００７７】
上述した実施形態は本発明の好適な実施の例である。但し、これに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変形実施可能である。
【００７８】
なお、以上の実施形態の説明に関して、更に以下の付記を開示する。
（付記１）  送信元端末から送信された承認が必要なメールをメール記憶部に記憶し、
該メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信を開始するボタンと該メールの内容とを含む承認画面の情報を承認者端末に送信し、
前記承認画面内の前記ボタンが前記承認者端末において押されたことを検出すると、前記承認者端末と該メールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信を実行し、
送受信された情報を前記メールに関連付けて情報記憶部に記憶する、処理をコンピュータに実行させるメール処理プログラム。
（付記２）  確認端末から承認処理を確認する要求があったときに、前記メール記憶部に記憶されているメールの内容と前記情報記憶部に記憶されている前記情報とを含む確認画面の情報を前記確認端末に出力する処理をコンピュータに更に実行させることを特徴とする付記１に記載のメール処理プログラム。
（付記３）  前記メールに関連する利用者の端末は、前記メールの送信者及び宛先の少なくとも一方が利用する端末を含むことを特徴とする付記１又は２に記載のメール処理プログラム。
（付記４）  前記承認画面は、前記メールの送信者及び／又は宛先との間において情報の送受信ができるか否かの情報を含むことを特徴とする付記１〜３のいずれかに記載のメール処理プログラム。
（付記５）  送信元端末から送信された承認が必要なメールをメール記憶部に記憶する工程と、
該メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信を開始するボタンと該メールの内容とを含む承認画面の情報を承認者端末に送信する工程と、
前記承認画面内の前記ボタンが前記承認者端末において押されたことを検出すると、前記承認者端末と該メールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信を実行する工程と、
送受信された情報を前記メールに関連付けて情報記憶部に記憶する工程と、
をコンピュータが実行することを特徴とするメール処理方法。
（付記６）  確認端末から承認処理を確認する要求があったときに、前記メール記憶部に記憶されているメールの内容と前記情報記憶部に記憶されている前記情報とを含む確認画面の情報を前記確認端末に出力する工程をコンピュータが更に実行することを特徴とする付記５に記載のメール処理方法。
（付記７）  前記メールに関連する利用者の端末は、前記メールの送信者及び宛先の少なくとも一方が利用する端末を含むことを特徴とする付記５又は６に記載のメール処理方法。
（付記８）  前記承認画面は、前記メールの送信者及び／又は宛先との間において情報の送受信ができるか否かの情報を含むことを特徴とする付記５〜７のいずれかに記載のメール処理方法。
（付記９）  送信元端末から送信された承認が必要なメールを記憶するメール記憶部と、
該メールに関連する利用者の端末との間で情報の送受信を開始するボタンと該メールの内容とを含む承認画面の情報を承認者端末に送信する送信部と、
前記承認画面内の前記ボタンが前記承認者端末において押されたことを検出すると、前記承認者端末と該メールに関連する利用者の端末との間における情報の送受信を実行する実行部と、
送受信された情報を前記メールに関連付けて記憶する情報記憶部と、を備えるメール処理装置。
（付記１０）  確認端末から承認処理を確認する要求があったときに、前記メール記憶部に記憶されているメールの内容と前記情報記憶部に記憶されている前記情報とを含む確認画面の情報を前記確認端末に出力する出力部を更に備える付記９に記載のメール処理装置。
（付記１１）  前記メールに関連する利用者の端末は、前記メールの送信者及び宛先の少なくとも一方が利用する端末を含むことを特徴とする付記９又は１０に記載のメール処理装置。
（付記１２）  前記承認画面は、前記メールの送信者及び／又は宛先との間において情報の送受信ができるか否かの情報を含むことを特徴とする付記９〜１１のいずれかに記載のメール処理装置。
【符号の説明】
【００７９】
１０  サーバ（メール処理装置）
２０  クライアント（端末）
３３  承認ＤＢ（メール記憶部）
３５  チャットＤＢ（情報記憶部）
４０  メール処理部（送信部、実行部、出力部）
【図１】
2014186666.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
2014186666.tif 000018
【図１７】
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【図１８】
2014186666.tif 000020
【図１９】
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【図２０】
2014186666.tif 000022
【図２１】
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【図２２】
2014186666.tif 000024
【図２３】
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【図２４】
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