(57)【要約】【課題】  画面が小さい携帯端末や、PC上であっても画面の一部分に情報を表示するようなケースで新着文書の一覧を表示する画面では、特定期間内に登録もしくは更新された文書だけが表示され、期限を過ぎた文書は表示されなくなる。従って、特定の期間内に参照しなかった場合、ユーザーが新着文書を見逃してしまう。【解決手段】  文書管理装置は、文書の属性情報に基づいて、保管された複数の文書のうち、特定の期間内に登録された文書の一覧を取得する手段と、前記取得した文書の一覧における各文書に対して、前記特定の期間内に登録された状況と、現在における状況との差分を、前記文書への操作履歴から解析する手段と、前記取得した文書の一覧を前記解析した差分とともに表示する手段とを有する。【選択図】  図１２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の属性情報に基づいて、保管された複数の文書のうち、特定の期間内に登録された文書の一覧を取得する手段と、
前記取得した文書の一覧における各文書に対して、前記特定の期間内に登録された状況と、現在における状況との差分を、前記文書への操作履歴から解析する手段と、
前記取得した文書の一覧を前記解析した差分とともに表示する手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記特定の期間は変更できることを特徴とする、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記特定の期間は複数の期間を指定できることを特徴とする、請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記取得した文書一覧から文書を表示する際に、文書のバージョンを指定できることを特徴とする、請求項１から３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記差分は文書の削除、移動、バージョン、属性情報の更新の少なくとも１つを示すことを特徴とする、請求項１から４のいずれか1項に記載の文書管理装置。
【請求項６】
取得手段により、文書の属性情報に基づいて、保管された複数の文書のうち、特定の期間内に登録された文書の一覧を取得する工程と、
解析手段により、前記取得した文書の一覧における各文書に対して、前記特定の期間内に登録された状況と、現在における状況との差分を、前記文書への操作履歴から解析する工程と、
表示手段により、前記取得した文書の一覧を前記解析した差分とともに表示する工程とを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
前記特定の期間は変更できることを特徴とする、請求項６記載の文書管理方法。
【請求項８】
前記特定の期間は複数の期間を指定できることを特徴とする、請求項７記載の文書管理方法。
【請求項９】
前記取得した文書一覧から文書を表示する際に、文書のバージョンを指定できることを特徴とする、請求項６から８のいずれか１項に記載の文書管理方法。
【請求項１０】
前記差分は文書の削除、移動、バージョン、属性情報の更新の少なくとも１つを示すことを特徴とする、請求項６から９のいずれか1項に記載の文書管理方法。
【請求項１１】
請求項６から１０のいずれか1項に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムにおける新着文書の表示方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムでは、新規に登録もしくは更新された文書がユーザーに認識しやすいように、新着文書の一覧を表示する機能を設けていることが多い。新着文書一覧の表示機能では、最近の特定期間を限定し、特定期間の範囲内に登録もしくは更新された文書が表示される。さらに、新着文書と既読文書の判定などを行うような処理が工夫されてきている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００６−１４６６３５
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
近年、スマートフォンの普及によって、どこの場所からでも文書情報にアクセスできるようになってきた。これらスマートフォンのような画面が小さい携帯端末や、PC上であっても画面の一部分に情報を表示するようなケースでは、情報が絞られた新着文書一覧が情報確認の手段として有効になっており、タスク管理も兼ねて利用されることがある。一方で、画面の制約や操作性の低さから、保管されている大量文書の一覧を参照したり、文書の検索を行ったりする機会は減ってきている。
【０００５】
しかし、新着文書の一覧を表示する機能画面では、特定期間内に登録もしくは更新された文書だけが表示され、期限を過ぎた文書は表示されなくなる。従って、特定の期間内に参照しなかった場合、ユーザーが新着文書を見逃してしまうという問題がある。既存の検索機能で過去の文書を表示しようとしても、画面の制約や操作性の低さという課題がある。また、タスク管理の観点からすると、検索機能では現在の状態との比較ができないため、管理しにくいといった課題がある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するため、本発明は、文書の属性情報に基づいて、保管された複数の文書のうち、特定の期間内に登録された文書の一覧を取得する手段と、前記取得した文書の一覧における各文書に対して、前記特定の期間内に登録された状況と、現在における状況との差分を、前記文書への操作履歴から解析する手段と、前記取得した文書の一覧を前記解析した差分とともに表示する手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
【発明の効果】
【０００７】
特定の時点での新着文書を表示することで、参照漏れを防ぐことができる。また、現在との差異を明示することで、誤認識や古い文書を参照することによる無駄な作業が行われることを防ぎ、タスク管理としても有効的に機能する。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の一実施形態におけるコンピュータの構成内容を示す図
【図２】本発明の一実施形態としてのネットワーク構成図
【図３】アプリケーションプログラムの機能ブロック図
【図４】電子文書の保管形態を示す概念図
【図５】電子文書の更新履歴を示す図
【図６】操作履歴を示す図
【図７】クライアント端末での新着文書一覧の表示例
【図８】新着文書一覧で表示される文書の表示期間を示す図
【図９】特定の日時点における新着文書一覧を示す図
【図１０】日時の指定方法を示す例
【図１１】文書表示のバージョン選択ダイアログ
【図１２】特定の日時点における新着文書一覧を作成するフローチャート
【図１３】複数の日時点で新着文書一覧を参照する場合の例
【図１４】複数の日時点で新着文書一覧を参照する場合の表示期間算出フローチャート
【図１５】未読文書の表示例
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。図１は、本実施形態に係る情報処理装置の構成を示す図である。図１において、情報処理装置は、ＣＰＵ１０２、メモリ１０３、記憶装置１０４、ビデオインタフェース１０５、Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ（以下「Ｉ／Ｏ」と略称）インタフェース１０６、通信インタフェース１０７を備えている。これらの各構成要素はシステムバス１０１を介して互いに接続されている。
【００１０】
ＣＰＵ１０２は、システムバス１０１を介して各構成要素を制御したり、データの計算や加工を行ったりする中央処理装置である。メモリ１０３は、データやプログラムを記憶する装置で、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）やＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）から構成される。記憶装置１０４は、記憶されたデータの書き込み／読み出しを行う。記憶装置１０４には、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１１、不揮発性のデータソースとして利用されるＣＤ−ＲＯＭドライブ１１２、フロッピー（登録商標）ディスクドライブ（ＦＤＤ）１１３がある。また、磁気テープドライブ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリなども使用されることがある。本実施形態に係るプログラムは、記憶装置１０４に保存されており、そこから読み込まれてメモリ１０３に格納され、ＣＰＵ１０２によって実行される。なお、本実施形態ではプログラムを記憶装置１０４から読み込む構成としているが、ＲＯＭ（不図示）から読み込んだり、通信インタフェース１０７を介して外部から読み込んだりする構成としてもよい。
【００１１】
ビデオインタフェース１０５は、ディスプレイ装置１１４への表示出力を制御する。ディスプレイ装置１１４には、ＣＲＴや液晶等の方式を用いたものがある。Ｉ／Ｏインタフェース１０６には、キーボード１１５やポインティングデバイス１１６等の入力装置が接続される。操作者は、キーボード１１５を操作することにより情報処理装置に対する動作指令等を行う。ポインティングデバイス１１６は、ディスプレイ装置１１４上のカーソルを移動させてメニューやオブジェクトの選択や操作等を行う。また、ディスプレイ装置１１４には、タッチパネル等による操作の入力を行えるものもある。この場合、ディスプレイ装置１１４は出力装置と入力装置を兼ねることになる。
【００１２】
通信インタフェース１０７は、コンピュータネットワーク１１７を通して外部機器との通信を行う。接続先のネットワークには、ＬＡＮやＷＡＮ、インターネットのような公衆回線等がある。また、通信インタフェース１０７は、ローカルプリンタ１１８などの出力機器との通信も行う。
【００１３】
図２は、本実施形態に係るネットワーク構成図である。コンピュータネットワーク２０１には、サーバーコンピュータ（以下「サーバー」と略称）２０２、クライアント端末２０３および２０４が接続されている。クライアント端末には、クライアントパーソナルコンピュータ（以下「クライアントＰＣ」と略称）２０３やスマートフォン２０４等の形態がある。コンピュータネットワーク２０１には、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット等がある。クライアント端末２０３および２０４は、コンピュータネットワーク２０１を通じてサーバー２０２と通信を行う。なお、本実施形態において、クライアント端末２０３、２０４およびサーバー２０２はいずれも、図１に示した情報処理装置の構成を有するものとする。ただし、図１の構成に限定するものではなく、他の機能を備えていても構わない。
【００１４】
本実施形態に係る文書管理システムは、サーバー２０２で動作する形態を想定している。ただし、文書管理システムがクライアント端末２０３、２０４で動作する形態も可能である。また、サーバー２０２とクライアント端末２０３、２０４で処理を分担して行う形態もありえる。
【００１５】
本実施形態に係る文書管理システムがサーバー２０２で動作する形態の一例では、サーバー２０２上に、データベース、アプリケーションサーバー、Ｗｅｂサーバーといったサーバーアプリケーションがインストールされる。クライアント端末２０３、２０４上には、Ｗｅｂブラウザあるいは専用のクライアントアプリケーションがインストールされる。クライアント端末２０３、２０４から、サーバー２０２へデータの取得リクエストが発信されると、サーバー２０２上のＷｅｂサーバーがクライアントからのリクエストを受信する。そして、アプリケーションサーバーがリクエスト内容を解釈して必要なデータをデータベースから取得する。そして、アプリケーションサーバーは、Ｗｅｂサーバーを通して、取得したデータをクライアント端末２０３、２０４へ送信する。クライアント端末２０３、２０４では、データを受信すると、Ｗｅｂブラウザあるいは専用のクライアントアプリケーションが、取得したデータをクライアント端末のディスプレイ装置１１４に表示する。
【００１６】
図３は、本実施形態に係る文書管理システムの機能ブロック図である。文書データ管理部３０１は、データベースに保管された電子文書の管理を行う。文書バージョン管理部３０２は、文書データ管理部３０１で保管される文書のうち、文書の更新履歴を時系列的に管理する。操作履歴管理部３０３は、文書管理システムに対して行われた操作、つまり文書管理システムへのリクエストの履歴を管理する。文書データ取得部３０４は、文書データ管理部３０１から要求された電子文書を取得する。差分解析部３０５は、後述する２時点間の文書の差分を解析する。アクセス管理部３０６は、後述の文書管理システムへのアクセス管理を行う。
【００１７】
次に図４、図５、図６を用いて、文書管理システムの概要を説明する。図４は、文書管理システムにおける電子文書の保管形態を示す概念図である。電子文書は、サーバー２０２内の記憶装置１０４に保管されているが、電子文書へのアクセスをし易くするために、仮想的な階層構造で表される位置で表現される。４０１はキャビネットと呼ばれ、複数の電子文書をまとめておく保管庫のような位置づけを持つ概念である。キャビネットは文書管理システム内に複数存在し、組織やグループ単位で利用したりすることが可能である。キャビネットには電子文書やフォルダを格納することができる。キャビネット４０１の下にはフォルダ４０２、フォルダ４０３が格納されている。フォルダは電子文書をまとめる役割や、配下に下位のフォルダを持つことで階層構造を表す役割を持つ。フォルダ４０３の下にはフォルダ４０４、フォルダ４０５が格納されており階層構造をつくっている。フォルダ４０５の配下には電子文書４０６、４０７、４０８があり、フォルダ４０５は文書をまとめる役割をしている。
【００１８】
図５は、バージョン管理部３０２で行われる、電子文書の更新履歴を示す図である。５０１はバージョン番号を表し、１から始まって、更新されるたびに１ずつ増加してゆく。文書データは各バージョン毎に保管され、各バージョン時点の文書データを取得することができる。作成日時５０２は、そのバージョンの文書が新規登録あるいは更新された日時を表す。属性更新日時５０３は、各バージョンの文書の属性情報が更新された日時を表す。例えば、電子文書自体の更新は行っていないが、文書に付随するインデックス等の属性情報が更新された場合に、属性更新日時５０３の値が更新される。アクセス日時５０４は、各バージョンの文書にアクセスされた最終日時が保管される。作成者５０５、サイズ５０６、ページ数５０７は、それぞれ各バージョン文書の作成者、データサイズ、ページ数を示している。コメント５０８は、文書が新規登録あるいは更新される際に付記される文字列情報である。
【００１９】
図６は、操作履歴管理部３０３で行われる、操作履歴を示す図である。操作内容６０１は操作された内容を示す。図６では便宜上操作内容を文字列で表しているが、データ上は、操作に対応するＩＤが格納されている。操作者６０２は操作を行ったユーザーＩＤが格納される。文書管理システムにアクセスするために事前にユーザー認証を行っており、操作したユーザーのＩＤを識別することができる。操作対象ＩＤ６０３は操作対象のＩＤである。保管される電子文書は、ユニークなＩＤで管理されており、ＩＤによって電子文書を一意に特定することができる。なお、図６では文書のみの例を扱っているが、キャビネットやフォルダ、あるいはユーザーや組織情報などの場合もある。操作日時６０４は操作が行われた日時である。バージョン６０５は、図５に示した電子文書のバージョン番号５０１を表している。操作対象ＩＤ６０３とバージョン６０５によって、電子文書のバージョンまで特定することができる。操作元ＩＤ６０６、操作先ＩＤ６０７は、それぞれ操作対象ＩＤ６０３が操作された元の位置と先の位置を示している。移動やコピーのように位置移動を伴う操作が行われた場合に操作元ＩＤ６０６、操作先ＩＤ６０７の両方に値が格納される。位置移動が無い場合は、操作先ＩＤ６０７にだけ値が格納される。この値は格納位置を示しており、例えば１行目のＣａｂ１／Ｆｏｌ７は、ＩＤが１のキャビネット内にあるＩＤが７のフォルダに、ＩＤが１のドキュメントが格納されていることを示す。また、４行目のｒｅｃｙｃｌｅは、ゴミ箱を示す予約された識別子である。
【００２０】
図７は、クライアント端末での新着文書一覧の表示例である。図７（Ａ）は、クライアント端末２０４での表示例で、７００がクライアント端末であるスマートフォンを表している。７０１はスマートフォンの画面に表示される新着文書一覧である。新着文書一覧は、文書管理システムにおける特定の範囲に限定して取得される場合もある。例えば、図４におけるキャビネット４０１を取得範囲として新着文書を表示する場合が考えられる。図７（Ｂ）は、クライアント端末２０３での表示例で、７１０はクライアントＰＣ端末のディスプレイ装置に表示された画面を表している。画面右下のペイン７１１が文書一覧を示す。図７（Ｂ）のように、クライアントＰＣでは複数の作業を俯瞰できるようにするため、複数のペインを用いて１画面上に様々な情報を表示することも多い。図７（Ａ）、図７（Ｂ）の新着文書一覧の中から文書を選択すると、該当する文書を参照することができる。
【００２１】
図７で示すように、スマートフォンのような画面が小さい携帯端末での参照や、PC上であっても画面の一部分に情報を表示するようなケースでは、情報を表示する領域が限られている。そのため、限られた領域の中で情報を絞って表示する、新着文書一覧のような情報提供方法が多くなってきており、タスク管理を兼ねて利用されている。このような利用環境においては、領域を多く必要とする大量の保管文書を俯瞰する画面や、大量の検索結果を伴う文書検索は減ってきている。図７で示したように、表示される領域が限られている場合、新着文書一覧のような表示方法が有効である。しかし、新着文書一覧は、特定期間内に登録もしくは更新された文書だけを表示する機能であり、期限が過ぎた文書は表示されなくなる。そのため、特定の期間内に参照しなければ、新着文書を見逃してしまうという問題がある。
【００２２】
以下、図８から図１２で、本実施形態に係る新着文書の表示に関する説明を行う。図８は、新着文書一覧で表示される文書の表示期間を示す図である。８０１は通常の新着文書一覧の表示期間を示す。新着文書一覧は通常、現在を起点として特定の期限内に登録あるいは更新された文書を表示している。８０１では、現在から１日前までに登録あるいは更新された文書を表示することを意味している。図８の例では、表示期限は１日間となっているが、この期限は予め設定された値である。表示期限は、登録あるいは更新される文書量や登録される文書の特性、クライアント端末で表示される画面サイズ等を考慮して設定される。設定間隔の単位も日単位に限る必要はなく、時間単位や分単位で設定が行われてもよい。８０２は、特定の日時を起点とした場合の新着文書一覧の表示期間を示す。図８の例では、８０２は５月２５日の１０時３７分を起点とし１日前までに登録あるいは更新された文書の表示期間を示す。つまり、５月２５日の１０時３７分時点での新着文書の表示期間となる。
【００２３】
特定の日時点での新着文書一覧を表示する場合も、通常の新着文書一覧の表示と類似する表示になるが、動作は異なる。通常の新着文書一覧では、文書管理システムにおいて、表示期間内の更新日時の属性を持つ文書を取得するのが一般的である。例えば本実施例の場合、図５において、最新バージョンの文書の作成日時５０２が表示期間内にある文書が表示対象となる。しかし、過去の日時を起点とした場合、移動や削除操作によって文書が既に存在しないケースがある。また、登録や更新履歴の情報から文書一覧を表示した場合、現状の保管データと状態が異なることになる。また、利用者は、新着文書一覧をタスク管理としても利用している。そのため、利用する側からすると、単に過去の時点における新着文書を表示しても、現在の状態との差異がわからず有用な情報になりえない。従って、特定の日時点での新着文書一覧を表示する場合は、登録や更新履歴と現在のデータベースの両方の情報を考慮し、現時点と特定の日時点の差異を示す必要がある。
【００２４】
図９は、図８の８０２で示されるような、特定の日時点における新着文書一覧を表示した画面の例である。また、図９は通常の新着文書一覧を表示した図７（Ａ）と対応している。図９において、９０１は起点となる日時を示している。９０１以下は、文書の一覧を示しているが、現状態との差異を示す情報が付記される。９０２は文書が削除されたことを示す。即ち、９０１で示した日時点では新着文書として、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ０２が存在していたが、現時点では削除されていることを示している。９０２では、削除されたことを示すアイコンと、文字がグレーアウトされることで文書が存在しないことを直感的に表している。なお、削除された文書を選択した場合、文書がごみ箱に残っている場合は削除された文書を表示することも可能である。９０３は文書が更新されていることを示す。数字の２は２回の更新を示しており、９０１の日時点から現時点まで、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ０４が２回更新されていることを示す。９０４は文書が移動されたことを示す。９０４では移動を示すアイコンと文字がグレーアウトされているが、文書が別のキャビネット等、文書の取得範囲を越えた場所へ移動されたことを示している。文書が取得範囲内で移動された場合は、移動を示すアイコンのみを表示し文字はグレーアウトしないことで、取得範囲内に文書が存在することを示すことができる。なお、移動された文書を選択した場合、アクセス権限があれば文書を表示することも可能である。ただし、アクセス権が無いキャビネットあるいはフォルダに移動された場合には、文書を表示することはできない。９０５は括弧を用いて属性の変更を示している。例えば、文書の表示名が変更されている場合、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ０６は９０１の日時点の表示名であるが、現在は異なっていることを示す。９０６は、日時を指定するボタンである。ボタン９０６を押すと、図１０（Ａ）に示されるような日時選択の画面が表示され、指定された日時を起点とした新着文書一覧が表示される。
【００２５】
このように、現状との差異を示すことで、古い文書の参照や不要な文書の参照を防ぎ、次に現在の新着文書を参照した場合との繋がりも推し量ることができるため、タスク管理として利用する場合にも有用になる。なお、図９ではスマートフォンでの表示例であるが、クライアントＰＣなどで表示される場合も同様の機能が考えられる。また、表示形式もリスト形式に限らず、アイコンなどを使った表示であってもよい。
【００２６】
図１０は、日時の指定方法を示す例である。図１０（Ａ）は、スマートフォンにおける設定画面の例である。１００１は日にちの選択、１００２は時の選択、１００３は分の選択を示すコントロールで、それぞれをスクロールさせて、１００４で示す選択位置に設定した値が指定日時となる。図１０（Ａ）は、スマートフォンによる日時指定の一例であるが、スマートフォンの機種やクライアントＰＣのＯＳやアプリケーション構成に応じて様々な指定方法がある。図１０（Ｂ）は、Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ（以下「ＵＲＬ」と略称）による日時指定である。文書管理システムでは、文書の登録や更新を行った場合に電子メールで関係者に通知を行う機能がある。図１０（Ｂ）は電子メールの本文を示しており、本文にＵＲＬが記載されている。ＵＲＬのｄａｔｅｔｉｍｅ引数に日時を示す数字が記載されており、このＵＲＬを参照することで、特定の日時点における新着文書一覧情報を表示することができる。
【００２７】
図１１は、文書表示のバージョン選択ダイアログである。図９では、過去の日時点における新着文書一覧を表示しているが、文書を表示する場合に、その時点での文書を参照したいのか、最新の文書を参照したいのかは、状況によって異なる。そのため、どのバージョンの文書を表示するのか選択するダイアログを表示する。例えば、図９、９０３のＤｏｃｕｍｅｎｔ  ０４を選択した場合に、バージョン選択ダイアログが表示され、表示する文書のバージョンを選択することができる。ボタン１１０１を押下すると最新バージョンの文書が、ボタン１１０２を押下すると、９０１の日時点で新着として表示されたバージョンの文書が表示される。１１０３を押下すると、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ０４のバージョン一覧が表示され、表示されたバージョンの中から文書を選択することができる。
【００２８】
図１２は、特定の日時点における新着文書一覧を作成するフローチャートである。新着文書一覧機能で特定の日時が指定された場合、まず、指定された日時情報と設定された表示期限から、表示期間を算出する（Ｓ１２０１）。この表示期間とは、図８の８０２で例示している期間に該当する。次に期間内に登録あるいは更新された文書の情報を操作履歴から取得する（Ｓ１２０１）。取得した文書一覧の各文書を参照して行き（Ｓ１２０３）、キャビネットやフォルダの所定の場所にデータが存在するかどうかを確認する（Ｓ１２０４）。存在する場合は、現在も存在するデータであることになる。所定のバージョンが最新かどうかを判定し（Ｓ１２０５）、最新でない場合は最新バージョンまでの更新数を取得し（Ｓ１２０６）、図９の９０３に示すようなバージョン更新表示処理を行う（Ｓ１２０７）。また、図５の５０３にある属性情報の更新状況を確認し（Ｓ１２０８）、属性情報に変更があれば、図９の９０５に示すような属性情報変更表示処理を行う（Ｓ１２０９）。Ｓ１２０４において、データが存在しなかった場合は、移動もしくは削除されている場合がある。従って、所定文書の操作履歴を追跡して取得し（Ｓ１２１０）、削除されたのか移動されたのかを判定する（Ｓ１２１１）。削除された場合は、図９の９０２に示すような削除表示処理を行い（Ｓ１２１２）、移動された場合には図９の９０４に示すような移動表示処理を行う（Ｓ１２１３）。以上の処理を文書一覧の全文書に対して行う。
【００２９】
以上のように、特定の日時点における新着文書一覧を表示することで、限られた画面内でも過去の状況を確認することができる。また、現状態との差異も示すことで、新着文書一覧をタスク管理として利用した場合にも有効である。
【００３０】
上記のように、新着文書を見逃した場合は、過去の時点に遡って、過去の時点における新着文書を参照することができるようになる。利用者は、過去の時点における新着文書を参照した後、徐々に現在の新着文書に向かって参照を続けてゆくことが考えられる。しかし、ユーザーは表示される文書の表示期間を意識してはいない。そのため、上記の処理では同じ文書が表示される可能性がある。
【００３１】
図１３、図１４を用いて、複数の日時点で新着文書一覧を参照した場合について説明する。
図１３は、複数の日時点で新着文書一覧を参照した場合の例である。図１３には文書とその登録された日時を示している。なお、時刻の記載は省略する。１３０１は、５月２９日１７時５６分時点における新着文書一覧を表示したことを示す。このとき、該当する文書は、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ０１からＤｏｃｕｍｅｎｔ  ０４までであり、４文書が表示される。次に、１３０２で、５月３０日１６時２１分時点における新着文書一覧を表示したとする。ここで、表示期限を考慮するとＤｏｃｕｍｅｎｔ  ０３からＤｏｃｕｍｅｎｔ  ０６までの４文書が該当する。ここで、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ０３、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ０４は、１３０１によって既に表示されたため、表示を行わないとすることもできる。利用者ごとのアクセス情報は、図３のアクセス管理部３０６で管理することができる。新着文書の最新の指定日時を取得し、最新の指定日時から表示期限を調整して表示することで、１３０２でアクセスした際にＤｏｃｕｍｅｎｔ  ０５、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ０６の２文書を表示する。また、１３０３は、１３０１のアクセス後、５月３１日１０時０５分時点における新着文書一覧を表示した場合を示している。１３０３では、表示期限を考慮すると、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ０６からＤｏｃｕｍｅｎｔ  ０９までの４文書が該当するが、最新の指定日時情報を考慮して表示期限を延長し、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ０５からＤｏｃｕｍｅｎｔ  ０９までの５文書を表示することもできる。
【００３２】
図１４は、図１３で示した複数の日時点で新着文書一覧を参照する場合の表示期間算出フローチャートである。フローチャート１４は、図１２のＳ１２０１の表示期間算出処理を変更するものである。まず、Ｓ１２０１と同様に表示期間を算出する（Ｓ１４０１）。次に最新の指定日時を取得し（Ｓ１４０２）、表示期間と最新の指定日時を比較する（Ｓ１４０３）。そして、最新の指定日時が表示期間内にある場合は（Ｓ１４０４）、表示期間の古い方の端点である開始日時を指定日時に変更し（Ｓ１４０５）、表示期間を短縮することで表示文書の重複を避ける。また、Ｓ１４０４で最新の指定日時が表示期間内にない場合は、最新の指定日時が表示期間よりも古いかどうかを確認する（Ｓ１４０６）。古い場合は表示期間の開始日時を指定日時に変更し（Ｓ１４０７）、表示期間を延長することで表示文書の参照漏れを防ぐ。ただし、延長する期間が長くなる場合は、新着文書一覧で表示される文書も多くなってしまう。この場合は、表示を継続するかどうかのダイアログボックスを表示する等の表示を行ったりすることで大量の文書が表示されることを防ぐ。Ｓ１４０６で最新の指定日時が表示期間よりも新しい場合は、すでに参照済みと判断して表示期間をクリアする（Ｓ１４０８）。表示期間が無いため、図１２のフローチャートにより、新着文書一覧には何も表示されなくなる。
【００３３】
なお、ここでは、既読されたと判断する文書を、新着文書一覧に表示しない処理について記載したが、未読と既読で表示を変えて区別できるようにし、既読されたと判断する文書も新着文書一覧に表示してもよい。図１５は未読文書の表示例である。１５０１は未読を示すアイコンである。このように文書一覧に未読を示すことで、未読か既読かを判定できるようにして、既読文書も表示してもよい。
【００３４】
これらの処理によって、文書の重複した表示や参照漏れを防ぐことができ、より効率的な運用が可能となる。
【００３５】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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