(57)【要約】【課題】途中でユーザーの作業が必要な処理フローにおいて、ユーザー操作が簡単なシステムを提供する。【解決手段】複数のタスクから構成される処理フローを管理する情報処理装置と、タスクを実行する画像処理装置と、ユーザー操作が行われるユーザー端末とを含むシステムであって、前記情報処理装置は、処理フローの実行の要求を受け付けた場合、当該処理フローの処理の途中で、前記画像処理装置にて処理されたタスクの処理結果に対してユーザー操作を行うか否かを判定し、ユーザー操作を行うと判定された場合、当該処理フローに対応付けてメールアドレスを発行し、前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにおいて、前記ユーザー端末が前記発行手段にて発行したメールアドレスにユーザー操作後のデータを送信するように設定し、前記処理フローに含まれるタスクを前記画像処理装置に送信する。【選択図】  図１１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のタスクから構成される処理フローを管理する情報処理装置と、処理フローに含まれるタスクを実行する画像処理装置と、ユーザー操作が行われるユーザー端末とを含むシステムであって、
前記情報処理装置は、
処理フローの実行の要求を受け付けた場合、当該処理フローの処理の途中で、前記画像処理装置にて処理されたタスクの処理結果に対してユーザー操作を行うか否かを判定する判定手段と、
ユーザー操作を行うと判定された場合、当該処理フローに対応付けてメールアドレスを発行する発行手段と、
前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにおいて、前記ユーザー端末が前記発行手段にて発行したメールアドレスにユーザー操作後のデータを送信するように設定する設定手段と、
前記処理フローに含まれるタスクを前記画像処理装置に送信する送信手段と
を有することを特徴とするシステム。
【請求項２】
前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにおいて、当該ユーザー端末のメールアドレスと、当該ユーザー端末におけるユーザー操作後のデータの送信先となるメールアドレスとが指定されることを特徴とする請求項１に記載のシステム。
【請求項３】
前記情報処理装置は、
電子メールを受信する受信手段と、
前記受信手段が前記発行手段にて発行したメールアドレスに従って送信されたユーザー操作後のデータを含む電子メールを受信した場合、当該メールアドレスに対応する処理フローの実行を継続する実行手段と
を更に有することを特徴とする請求項１または２に記載のシステム。
【請求項４】
前記実行手段は、前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにて指定されたユーザー端末のメールアドレスと、受信した電子メールの送信元のメールアドレスとが一致しない場合、前記処理フローの実行を中止することを特徴とする請求項３に記載のシステム。
【請求項５】
前記実行手段は、前記受信した電子メールの送信元を電子署名を用いて認証することを特徴とする請求項３または４に記載のシステム。
【請求項６】
前記処理フローを実行が終了した場合、当該処理フローの実行の結果を、前記受信した電子メールの送信元のメールアドレス宛てに送信することを特徴とする請求項３乃至５のいずれか一項に記載のシステム。
【請求項７】
前記情報処理装置は、処理フローの設定を受け付ける受付手段を更に有し、
前記受付手段は、当該処理フローの処理の途中に前記ユーザー操作を行うか否かの設定、および当該ユーザー操作を行うユーザー端末のメールアドレスを受け付けることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか一項に記載のシステム。
【請求項８】
前記送信手段は、前記処理フローに含まれるタスクのうち、前記画像処理装置が実行するタスクのみを当該画像処理装置へ送信することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか一項に記載のシステム。
【請求項９】
複数のタスクから構成される処理フローを管理する情報処理装置と、処理フローに含まれるタスクを実行する画像処理装置と、ユーザー操作が行われるユーザー端末とを含むシステムであって、
前記情報処理装置は、
処理フローの実行の要求を受け付けた場合、当該処理フローの処理の途中で、前記画像処理装置にて処理されたタスクの処理結果に対してユーザー操作を行うか否かを判定する判定手段と、
ユーザー操作を行うと判定された場合、当該処理フローに対応付けて電子メールのサブジェクトを発行する発行手段と、
前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにおいて、前記ユーザー端末がユーザー操作後のデータを電子メールにて所定のメールアドレスへ送信する際に、前記発行手段にて発行したサブジェクトを当該電子メールのサブジェクトとするように設定する設定手段と、
前記処理フローに含まれるタスクを前記画像処理装置に送信する送信手段と
を有することを特徴とするシステム。
【請求項１０】
前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにおいて、当該ユーザー端末のメールアドレスと、当該ユーザー端末におけるユーザー操作後のデータの送信先となるメールアドレスと、電子メールにてユーザー操作後のデータを送信する際のサブジェクトとが指定されることを特徴とする請求項９に記載のシステム。
【請求項１１】
前記情報処理装置は、
電子メールを受信する受信手段と、
前記受信手段がユーザー操作後のデータを含む電子メールを受信した場合、当該電子メールのサブジェクトに対応する処理フローの実行を継続する実行手段と
を更に有することを特徴とする請求項９または１０に記載のシステム。
【請求項１２】
複数のタスクから構成される処理フローに含まれるタスクを実行する画像処理装置と、ユーザー操作が行われるユーザー端末とに接続された、処理フローを管理する情報処理装置であって、
処理フローの実行の要求を受け付けた場合、当該処理フローの処理の途中で、前記画像処理装置にて処理されたタスクの処理結果に対してユーザー操作を行うか否かを判定する判定手段と、
ユーザー操作を行うと判定された場合、当該処理フローに対応付けてメールアドレスを発行する発行手段と、
前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにおいて、前記ユーザー端末が前記発行手段にて発行したメールアドレスにユーザー操作後のデータを送信するように設定する設定手段と、
前記処理フローに含まれるタスクを前記画像処理装置に送信する送信手段と
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項１３】
複数のタスクから構成される処理フローに含まれるタスクを実行する画像処理装置と、ユーザー操作が行われるユーザー端末とに接続された、処理フローを管理する情報処理装置であって、
処理フローの実行の要求を受け付けた場合、当該処理フローの処理の途中で、前記画像処理装置にて処理されたタスクの処理結果に対してユーザー操作を行うか否かを判定する判定手段と、
ユーザー操作を行うと判定された場合、当該処理フローに対応付けて電子メールのサブジェクトを発行する発行手段と、
前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにおいて、前記ユーザー端末がユーザー操作後のデータを電子メールにて所定のメールアドレスへ送信する際に、前記発行手段にて発行したサブジェクトを当該電子メールのサブジェクトとするように設定する設定手段と、
前記処理フローに含まれるタスクを前記画像処理装置に送信する送信手段と
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項１４】
複数のタスクから構成される処理フローに含まれるタスクを実行する画像処理装置と、ユーザー操作が行われるユーザー端末とに接続された、処理フローを管理する情報処理装置の制御方法であって、
処理フローの実行の要求を受け付けた場合、当該処理フローの処理の途中で、前記画像処理装置にて処理されたタスクの処理結果に対してユーザー操作を行うか否かを判定する判定工程と、
ユーザー操作を行うと判定された場合、当該処理フローに対応付けてメールアドレスを発行する発行工程と、
前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにおいて、前記ユーザー端末が前記発行工程にて発行したメールアドレスにユーザー操作後のデータを送信するように設定する設定工程と、
前記処理フローに含まれるタスクを前記画像処理装置に送信する送信工程と
を有することを特徴とする制御方法。
【請求項１５】
複数のタスクから構成される処理フローに含まれるタスクを実行する画像処理装置と、ユーザー操作が行われるユーザー端末とに接続された、処理フローを管理する情報処理装置の制御方法であって、
処理フローの実行の要求を受け付けた場合、当該処理フローの処理の途中で、前記画像処理装置にて処理されたタスクの処理結果に対してユーザー操作を行うか否かを判定する判定工程と、
ユーザー操作を行うと判定された場合、当該処理フローに対応付けて電子メールのサブジェクトを発行する発行工程と、
前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにおいて、前記ユーザー端末がユーザー操作後のデータを電子メールにて所定のメールアドレスへ送信する際に、前記発行工程にて発行したサブジェクトを当該電子メールのサブジェクトとするように設定する設定工程と、
前記処理フローに含まれるタスクを前記画像処理装置に送信する送信工程と
を有することを特徴とする制御方法。
【請求項１６】
コンピュータを、
処理フローの実行の要求を受け付けた場合、当該処理フローの処理の途中で、画像処理装置にて処理されたタスクの処理結果に対してユーザー操作を行うか否かを判定する判定手段、
ユーザー操作を行うと判定された場合、当該処理フローに対応付けてメールアドレスを発行する発行手段、
前記画像処理装置が処理するタスクの結果をユーザー操作が行われるユーザー端末に送信するタスクにおいて、前記ユーザー端末が前記発行手段にて発行したメールアドレスにユーザー操作後のデータを送信するように設定する設定手段、
前記処理フローに含まれるタスクを前記画像処理装置に送信する送信手段
として機能させるためのプログラム。
【請求項１７】
コンピュータを、
処理フローの実行の要求を受け付けた場合、当該処理フローの処理の途中で、画像処理装置にて処理されたタスクの処理結果に対してユーザー操作を行うか否かを判定する判定手段、
ユーザー操作を行うと判定された場合、当該処理フローに対応付けて電子メールのサブジェクトを発行する発行手段、
前記画像処理装置が処理するタスクの結果をユーザー操作が行われるユーザー端末に送信するタスクにおいて、前記ユーザー端末がユーザー操作後のデータを電子メールにて所定のメールアドレスへ送信する際に、前記発行手段にて発行したサブジェクトを当該電子メールのサブジェクトとするように設定する設定手段、
前記処理フローに含まれるタスクを前記画像処理装置に送信する送信手段
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、処理フローを扱うシステム、情報処理装置およびその制御方法、並びにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書データに対して実行可能な処理であるタスクを、複数組み合わせて一連の処理の流れとして予め定義しておき、ユーザーの指示によりその定義を呼び出して実行するシステムがある。ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）などの画像処理装置が有するタスクとは、原稿のスキャン、文書データのプリント、送信(電子メール、ファクス、ファイル転送等)などである。例えばＭＦＰでスキャンした文書データをあるＰＣに送信し、そのＰＣ上でフォーマット変換などの画像処理を行ったあと、文書管理システムに変換後の文書データを登録するといった、各装置で実行すべきタスクを定義することができる。各装置で処理するタスクをつなぎ合わせることで、ワークフローを実現することができる。本明細書ではこのようにタスクを複数組み合わせて一連の処理の流れとしたものを「処理フロー」と定義する。
【０００３】
処理フローを扱うシステムにおいては、ユーザーは例えばＭＦＰのＵＩに表示されるボタンを押下するだけで、そのあとはすべて自動的に所望の処理が実行され目的の文書管理システムに文書データを登録することができる。
【０００４】
一方で、すべて自動的に処理を行うのではなく、処理フローの処理の途中でユーザーが文書データに対して作業したいユースケースがある。例えば、スキャンしてＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）処理された文書データに対して、ユーザーがＯＣＲ結果の確認と修正を行った後、文書管理システムに登録する場合などである。このような場合に、システムに含まれる装置間でのやり取りや処理の最中にユーザー操作を含めることとなり、その結果、ユーザー操作が煩雑になるという課題があった。
【０００５】
また、ユーザー間の作業の連携を、電子メールを用いて実現するものがある（例えば、特許文献１参照）。特許文献１によれば、次々工程にて作業を行う人のメールアドレスを電子メールの“Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”に設定し、次工程にて作業を行う人に該電子メールを送信する。次工程の人は電子メールの返信指示を行うだけで、該電子メールの“Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”に設定されている次々工程の人宛てのメールを作成することができ、次々工程の人に工程（作業）を移すことが可能となる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１１−６０２８７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上述した従来技術においては次々工程の人宛てに電子メールを送信することはできるが、該メールの受信者（または受信装置）は次々工程において何をすべきかがわからない。そのため、処理フローを扱うシステムにおいて、処理フローを一元的に管理するサーバは文書データを受け取ったとしても、その後の処理を継続することができない。したがって、ユーザーは、電子メールを送信するだけでなく、電子メールを送信する際にサーバが実行すべき処理フローを特定する必要がある。
【０００８】
本発明は、上記課題に鑑み、途中でユーザーの作業が必要な処理フローにおいても、ユーザー操作が簡単なシステムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本願発明は上記課題を解決するために以下の構成を有する。すなわち、複数のタスクから構成される処理フローを管理する情報処理装置と、処理フローに含まれるタスクを実行する画像処理装置と、ユーザー操作が行われるユーザー端末とを含むシステムであって、前記情報処理装置は、処理フローの実行の要求を受け付けた場合、当該処理フローの処理の途中で、前記画像処理装置にて処理されたタスクの処理結果に対してユーザー操作を行うか否かを判定する判定手段と、ユーザー操作を行うと判定された場合、当該処理フローに対応付けてメールアドレスを発行する発行手段と、前記画像処理装置が処理するタスクの結果を前記ユーザー端末に送信するタスクにおいて、前記ユーザー端末が前記発行手段にて発行したメールアドレスにユーザー操作後のデータを送信するように設定する設定手段と、前記処理フローに含まれるタスクを前記画像処理装置に送信する送信手段とを有する。
【発明の効果】
【００１０】
電子メールを返信するだけで所望の処理が実行され、途中でユーザーの作業が必要な処理フローにおいてもユーザー操作が簡単になる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本実施形態のシステムのシステム構成の一例を示す図。
【図２】ＭＦＰ１１０のハードウェア構成の一例を示す図。
【図３】処理フロー管理サーバ１２０のハードウェア構成を示す図。
【図４】本実施形態における装置のソフトウェア構成を示す図。
【図５】処理フローアプリケーション４２０で管理する情報の一例を示す図。
【図６】ＵＩの一例を示す図。
【図７】処理フローの定義ファイルの一例を示す図。
【図８】処理フローの実行における処理のシーケンスの一例を示す図。
【図９】返信先設定に係るフローチャートの一例を示す図。
【図１０】編集後の処理フローの定義ファイルの一例を示す図。
【図１１】電子メール受信に係るフローチャートの一例を示す図。
【図１２】処理フロー管理サーバ１２０のソフトウェア構成を示す図。
【図１３】処理フローの定義ファイルの一例を示す図。
【図１４】処理フローの実行における処理のシーケンスの一例を示す図。
【図１５】サブジェクト設定に係るフローチャートの一例を示す図。
【図１６】編集後の処理フローの定義ファイルの一例を示す図。
【図１７】電子メール受信に係るフローチャートの一例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。
【００１３】
＜実施形態１＞
まず、実施形態１について説明する。
【００１４】
（システム構成図）
図１は、本実施形態の画像処理システムのシステム構成の一例を示す図である。本システムは、ＭＦＰ１１０、処理フロー管理サーバ１２０、ＰＣ１３０、および文書管理サーバ１４０を含み、これらはネットワーク１００を介して接続される。ネットワーク１００は、各装置間で通信を行うための基盤であって、イントラネット、インターネットもしくはその他のネットワークシステムであっても構わない。
【００１５】
ＭＦＰ１１０は、コピー機能を有する。また、ＭＦＰ１１０は、読み取った原稿画像の文書データを、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）やＳＭＢ(Server Message Block)などのプロトコル等を用いて指定した装置に送信する送信機能を有する。また、ＭＦＰ１１０は、文書データを添付ファイルとして電子メールを作成し、電子メールサーバ（不図示）を利用して電子メールを送信することができる。
【００１６】
処理フロー管理サーバ１２０は、情報処理装置であり、処理フローを一元管理しているサーバである。ユーザー端末であるＰＣ１３０には電子メールクライアントがインストールされている。文書管理サーバ１４０は、情報処理装置であり文書データを管理するサーバである。また、文書管理サーバ１４０は、外部装置に対して文書データの登録や参照、削除といった処理を行うサービスを提供している。なお、本実施形態では、上述した装置の数に限られることはない。また、各種サーバの機能を複数台の装置で実現するようにしても構わない。
【００１７】
（ハードウェア構成）
図２は、ＭＦＰ１１０のハードウェア構成の一例を示す図である。ＭＦＰ１１０は、図２に示すように、画像入力デバイスであるスキャナ部１１２、画像出力デバイスであるプリンタ部１１３、ＭＦＰ１１０の制御を司るコントローラー２００、及び操作部１１１を有する。
【００１８】
スキャナ部１１２は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成するデバイスである。原稿は原稿フィーダ（不図示）にセットされた後、コントローラー２００からスキャナ部１１２に原稿読み取り指示が与えられる。スキャナ部１１２は、この指示を受けると原稿フィーダから原稿を１枚ずつフィードして、原稿の読み取り動作を行う。なお、原稿の読み取り方法は原稿フィーダによる自動送り方式に限定するものではなく、原稿をガラス面（不図示）上に載置し、露光部（不図示）を移動させることで原稿の走査を行う方法であってもよい。
【００１９】
プリンタ部１１３は、コントローラー２００から受け取った画像データを用紙上に画像として形成する画像形成デバイスである。本実施形態では、画像形成方式として感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式を例にとって説明するが、これ以外にもインクジェット方式等であってもよい。
【００２０】
コントローラー２００は、操作部１１１、スキャナ部１１２、およびプリンタ部１１３と電気的に接続されている。また、コントローラー２００は、ネットワーク１００にもＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ２０６を介して接続されている。即ち、コントローラー２００は、ネットワーク１００を経由して他の機器と接続されている。これによりＭＦＰ１１０は、ＨＴＴＰ(Hyper Text Transfer Protocol)などのプロトコルによる通信が可能である。
【００２１】
ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２に記憶された制御プログラム等に基づいて、接続中の各種デバイスへのアクセス及び他のデバイスからのアクセスを統括的に制御する。また、ＣＰＵ２０１は、コントローラー２００内部で行われる各種処理についても統括的に制御する。この制御には、後述のフローチャートを実現するためのプログラムの実行も含む。
【００２２】
ＲＯＭ２０２は記憶部であり、装置のブートプログラムが格納されている。ＲＡＭ２０３はＣＰＵ２０１が動作するためのシステムワークメモリであり、かつ、画像データを一時記憶するためのメモリでもある。ＲＡＭ２０３は、電源のバックアップ等により記憶した内容を装置本体の電源オフ後も保持しておく領域と、電源オフ後には記憶した内容が消去されてしまう領域と、により構成されている。ＨＤＤ２０４はハードディスクドライブであり、システムソフトウェアや画像データを格納することが可能である。
【００２３】
操作部Ｉ／Ｆ２０５は、システムバス２１１と操作部１１１とを接続するためのインターフェース部である。操作部Ｉ／Ｆ２０５は、操作部１１１に表示するための画像データをシステムバス２１１から受け取って操作部１１１に出力すると共に、操作部１１１から入力された情報をシステムバス２１１へと出力する。
【００２４】
ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ２０６は、ネットワーク１００及びシステムバス２１１に接続し、情報の入出力を行う。
【００２５】
スキャナＩ／Ｆ２０７は、スキャナ部１１２から受け取った画像データに対して、補正、加工、及び編集を行う。また、スキャナＩ／Ｆ２０７は、受け取った画像データがカラー原稿か白黒原稿か、文字原稿か写真原稿か等を判定する機能を備える。
【００２６】
画像形成部２０８は、画像データの方向変換、画像圧縮、伸張処理等を行う。また、画像形成部２０８は、ＨＤＤ２０４に保存されている画像同士を合成して一枚の画像にすることが可能である。
【００２７】
プリンタＩ／Ｆ２０９は、画像形成部２０８から送られた画像データを受け取り、この画像データに付随させられている属性データを参照しながら画像データに画像形成を施す。画像形成後の画像データは、プリンタ部１１３に出力される。
【００２８】
本実施形態において、ＭＦＰはＵＩ（ユーザーインターフェース）表示を実行するネットワークＭＦＰを用いて説明するが、汎用スキャナや汎用プリンタ等を接続した汎用コンピュータ等、これ以外の画像処理装置であってもよい。
【００２９】
図３は、処理フロー管理サーバ１２０、ＰＣ１３０、および文書管理サーバ１４０のハードウェア構成の一例を示す図である。
【００３０】
図３において、ＣＰＵ３０１、ＲＡＭ３０２、ＲＯＭ３０３、ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ３０５、およびハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３０６がシステムバス３０９を介して互いに通信可能に接続されている。
【００３１】
また、ＣＲＴ等の表示装置３０７、キーボード等の入力装置３０４、及びマウス等のポインティングデバイス３０８が、システムバス３０９を介して互いに通信可能に接続されている。
【００３２】
ＲＯＭ３０３或いはＨＤＤ３０６には、オペレーティングシステム（ＯＳ）等の制御プログラムが格納されている。ＣＰＵ３０１は、制御プログラムを必要に応じてＲＯＭ３０３或いはＨＤＤ３０６からＲＡＭ３０２上へ読み出して実行することで、各種機能を実現する。
【００３３】
また、ＣＰＵ３０１は、表示装置３０７を介して各種情報の表示を行うと共に、入力装置３０４やポインティングデバイス３０８からユーザー指示等を受け付ける。更に、ＣＰＵ３０１は、ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ３０５を介してネットワーク１００上の他の装置との通信を行う。
【００３４】
（ソフトウェア構成）
図４（Ａ）は、ＭＦＰ１１０を処理フロー実行アプリケーション４００の各処理部として機能させるためのソフトウェアのモジュール構成の一例を示す図である。ＨＤＤ２０４に記憶されているプログラムは、ＭＦＰ１１０のＣＰＵ２０１にて実行されることにより、処理フロー実行アプリケーション４００の各処理部として機能し、後述のフローチャートが実行される。なお、ＭＦＰにおける処理部、後述するフローチャートに係る処理の一部、又は全部を専用のハードウェアを用いて構成してもよい。
【００３５】
ＭＦＰ１１０は、処理フロー実行アプリケーション４００を有する。処理フロー実行アプリケーション４００は、通信部４０１、処理フロー制御部４０２、タスク実行部４０３、及びＵＩ部４０４を含む。
【００３６】
通信部４０１は、ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ２０６を介して、各装置の通信部と通信を行う。通信部４０１は、処理フロー管理サーバ１２０の通信部４２１に対して処理フローの要求を送信する。また、通信部４０１は、処理フロー管理サーバ１２０の通信部４２１から処理フローの一覧を受信し、処理フロー制御部４０２に渡す。
【００３７】
処理フロー制御部４０２は、処理フローの解析を行う。処理フロー制御部４０２は、ＵＩ部４０４から処理フローの実行が指示されると、通信部４０１を介して処理フロー管理サーバ１２０から処理フローの詳細を取得する。そして、処理フロー制御部４０２は、取得した処理フローの解析を行い、各タスクに分割する。更に処理フロー制御部４０２は、各タスクを処理フローで指定されている順に実行するようにタスク実行部４０３に通知する。
【００３８】
タスク実行部４０３は、処理フロー制御部４０２から渡されたタスクを実行する。タスク実行部４０３で実行するタスクとは、原稿のスキャン、文書データのプリント、送信（電子メール、ファクス、ファイル等）等である。
【００３９】
ＵＩ部４０４は、操作部Ｉ／Ｆ２０５を介して操作部１１１に表示を行ったり、操作部１１１からのユーザーの入力を処理したりする。ＵＩ部４０４は、通信部４０１を介して処理フロー管理サーバ１２０から取得した処理フローを実行するためのボタンとして表示する。更に、ＵＩ部４０４は、ユーザーの操作によりボタンが押下されると、処理フロー制御部４０２に処理フローの実行を指示する。
【００４０】
図４（Ｂ）は、処理フロー管理サーバ１２０を処理フローアプリケーション４２０の各処理部として機能させるためのソフトウェアのモジュール構成の一例を示す図である。ＨＤＤ３０６に記憶されているプログラムは、処理フロー管理サーバ１２０のＣＰＵにて実行されることにより、処理フローアプリケーション４２０の各処理部として機能し、後述のフローチャートが実行される。
【００４１】
処理フロー管理サーバ１２０は、処理フローアプリケーション４２０を有する。処理フローアプリケーション４２０は、通信部４２１、処理フロー制御部４２２、処理フロー管理部４２３、ＵＩ生成部４２４、認証部４２５、タスク実行部４２６、およびメールサービス部４５０を含む。尚、本実施形態では処理フローアプリケーション４２０がメールサービス部４５０を有しているが、メールサービス部４５０を別のアプリケーションとして構成してもよい。また、メールサービス部４５０を処理フロー管理サーバ１２０とは独立した別のサーバに配置するように構成してもよい。
【００４２】
通信部４２１は、ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ３０５を介して、各装置の通信部と通信を行う。処理フロー制御部４２２は、処理フローに関する処理を制御する。処理フロー制御部４２２は、処理フロー管理部４２３を介して処理フローを取得する。そして、処理フロー制御部４２２は、取得した処理フローの解析を行い、各タスクに分割する。更に処理フロー制御部４２２は、処理フローアプリケーション４２０で実行すべき各タスクを、処理フローで指定されている順に実行するようにタスク実行部４２６に通知する。また、処理フロー制御部４２２は、取得した処理フローの編集、加工を行う。
【００４３】
処理フロー管理部４２３は、処理フロー管理テーブル５００を管理する。処理フロー管理テーブル５００の詳細については図５（Ａ）を用いて後述する。処理フロー管理部４２３は、処理フロー制御部４２２からの指示を受けて、処理フロー管理テーブル５００から処理フローを取得する。また、処理フロー管理部４２３は、処理フロー制御部４２２からの指示を受けて、処理フローを処理フロー管理テーブル５００に登録する。
【００４４】
ＵＩ生成部４２４は、ＰＣ１３０上などで動作するＷｅｂブラウザー（不図示）からの要求を、通信部４２１を介して受け取り、処理フローを作成する画面をＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）などで生成する。ＵＩ生成部４２４は、生成した画面を、通信部４２１を介してＷｅｂブラウザーに送信する。
【００４５】
認証部４２５は、処理フローアプリケーション４２０の認証を行う。認証部４２５では、処理フローアプリケーション４２０にログイン可能な認証情報（ユーザー名とパスワード）を管理する（不図示）。認証部４２５は、Ｗｅｂブラウザーから受信した認証情報と認証部４２５で管理する認証情報を照合し、ログイン可能であるかを判断する。
【００４６】
タスク実行部４２６は、処理フロー制御部４２２から渡されたタスクを実行する。タスク実行部４２６が実行するタスクとは、フォーマット変換などの画像処理や文書管理サーバ１４０への文書データの登録などである。尚、各タスクの実際の処理は、必ずしもタスク実行部４２６で実行されなくてもよい。例えば、タスク実行部４２６は、外部のサーバ（不図示）が公開する画像処理のＷｅｂサービスなどに文書データの処理を依頼し、処理後の文書データを受け取ることでタスクを実行するような構成でもよい。
【００４７】
メールサービス部４５０は、メールサーバの機能を備える。メールサービス部４５０は、メール送受信部４５１、メール処理部４５２、メール管理部４５３、及びメールアドレス管理部４５４を含む。メール送受信部４５１は、メールの送受信を行う。メール処理部４５２は、メールの解析を行う。また、メール処理部４５２は、メール管理部４５３にメールの保存を依頼する。
【００４８】
メール管理部４５３は、メールを管理する。メール管理部４５３は、メール処理部４５２からの保存の指示を受け、メールの保存を行う。また、メール管理部４５３は、メール処理部４５２からの指示を受け、メールに添付されている文書データをメール処理部４５２に渡す。
【００４９】
メールアドレス管理部４５４は、メールアドレス管理テーブル５５０を管理する。メールアドレス管理テーブル５５０の詳細については、図５（Ｂ）を用いて後述する。メールアドレス管理部４５４は、メール処理部４５２からの登録指示を受け、メールアドレスを発行し、メールアドレス管理テーブル５５０に登録する。また、メール管理部４５３は、メール処理部４５２からの削除指示を受け、メールアドレス管理テーブル５５０からメールアドレスを削除する。
【００５０】
図４（Ｃ）は、文書管理サーバ１４０を各処理部として機能させるためのソフトウェアのモジュール構成の一例を示す図である。文書管理サーバ１４０が有しているＨＤＤ３０６に記憶されているプログラムは、文書管理サーバ１４０のＣＰＵに実行されることにより、文書管理サービス４７０の各処理部として機能させる。
【００５１】
文書管理サーバ１４０は、文書管理サービス４７０を有する。文書管理サービス４７０は、Ｗｅｂアプリケーションである。文書管理サービス４７０は、通信部４７１、制御部４７２、およびファイル管理部４７３を有する。通信部４７１は、処理フロー管理サーバ１２０などのリクエストを受信して、制御部４７２にリクエスト内容を送信する。更に、通信部４７１は、制御部４７２からリクエストに対する処理結果を受け取り、リクエストに対するレスポンスデータを作成し、処理フロー管理サーバ１２０などにレスポンスを送信する。
【００５２】
制御部４７２は、通信部４７１から送信されるリクエスト内容に従って、送信されたファイルの格納、削除、移動および管理されているファイルのリスト取得等の処理をファイル管理部４７３に依頼する。
【００５３】
ファイル管理部４７３は、制御部４７２から送信される処理依頼に応じて、送信されたファイルの格納、削除、移動および管理されているファイルのリスト取得を実行して制御部４７２に処理結果を送信する。
【００５４】
図５（Ａ）は、処理フロー管理部４２３で管理する処理フロー管理テーブルの一例である。本実施形態では、模式的にテーブル形式にて示しているが、ＣＳＶ形式や、ＸＭＬ等でのテキストファイルでもよい。処理フロー管理テーブル５００は、カラム５０１〜５０４により構成される。１レコードが１つの処理フローに対応する。
【００５５】
カラム５０１は、処理フローＩＤを表している。処理フローＩＤは、処理フローを一意に識別するための識別子である。例えば、図５（Ａ）に示す最初のレコードの処理フローＩＤは“７５３０１９３８”である。カラム５０２は、処理フローの名称を表している。例えば、最初のレコードの処理フローの名称は“帳票データ送信”である。カラム５０３は、処理フローの公開先を表している。例えば、最初のレコードの処理フローの名称は“ｔｓａｔｏ”である。これはユーザー名が“ｔｓａｔｏ”であるユーザーがＭＦＰ１１０にログインしているときに、表示される処理フローであることを示している。カラム５０４は、処理フローの定義ファイルを示している。処理フローの定義ファイルについては、図７を用いて後述する。
【００５６】
図５（Ｂ）は、メールアドレス管理部４５４で管理するメールアドレス管理テーブルの一例である。実施形態では、模式的にテーブル形式にて示しているが、ＣＳＶ形式や、ＸＭＬ等でのテキストファイルでもよい。メールアドレス管理テーブル５５０は、カラム５５１〜５５４で構成される。１レコードが１つのメールアドレスデータに対応する。
【００５７】
カラム５５１は、メールアドレス管理部４５４が発行したメールアドレスを表す。カラム５５２は、メールアドレスに対応付けられた処理フローＩＤを表す。例えば、メールアドレス管理テーブル５５０の最初のレコードの処理フローＩＤは“７５３０１９３８”であり、処理フロー管理テーブル５００の最初のレコードの処理フローと対応付けられている。
【００５８】
カラム５５３は、ＭＦＰ１１０から処理フローを要求された日時を示す。詳細は後述するが、本実施形態ではＭＦＰ１１０から処理フローの定義ファイルを要求されたときに、メールアドレスの発行を行う。その発行された日時が本カラムに登録される。カラム５５４は、メールアドレスが有効であるかを示す。“ｔｒｕｅ”が設定されている場合、メールアドレスは有効である。“ｆａｌｓｅ”が設定されている場合、メールアドレスは無効である。
【００５９】
（処理フローの作成）
まず、ユーザーはＰＣ１３０上などで動作するＷｅｂブラウザー（不図示）に処理フローアプリケーションのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を入力するなどして、リクエストの指示を行う。Ｗｅｂブラウザーはリクエストの指示を受け付けると、処理フローアプリケーション４２０に画面のリクエストを行う。処理フローアプリケーション４２０は、Ｗｅｂブラウザーからのリクエストを受け付けるとＵＩ生成部４２４でログイン画面を生成する。処理フローアプリケーション４２０はレスポンスとしてＷｅｂブラウザーにログイン画面を送信する。
【００６０】
ユーザーは、Ｗｅｂブラウザーに表示されたログイン画面（不図示）にユーザー名およびパスワードを入力し、所定のボタンを押下するなどして、ログイン指示をＷｅｂブラウザーに行う。Ｗｅｂブラウザーは、ログインの指示を受け付けると、処理フローアプリケーション４２０にユーザー名およびパスワードを送信する。処理フローアプリケーション４２０の認証部４２５は、Ｗｅｂブラウザーから受信したユーザー名およびパスワードを用いて認証を行う。認証が成功すると、処理フローアプリケーション４２０のＵＩ生成部４２４は処理フローを作成する画面を生成し、通信部４２１を介してＷｅｂブラウザーに送信する。そしてＷｅｂブラウザーは、処理フロー作成画面を表示する。
【００６１】
図６は、処理フローアプリケーション４２０のＵＩ生成部４２４で生成した画面を、ＰＣ１３０上などで動作するＷｅｂブラウザーで表示しているＵＩの一例である。これにより処理フローに対する受付手段を実現する。Ｗｅｂブラウザーは処理フロー作成画面６００を表示する。入力フィールド６０１は、処理フロー名の設定を行うための、文字列の入力を受け付ける入力フィールドである。領域６０２は、スキャンの設定を行うための入力フィールドが配置した領域である。処理フロー作成画面６００の例では“ドキュメントサイズ”、“カラーモード”、“解像度”、“倍率”の設定を行うことができる。
【００６２】
チェックボックス６０３は、処理フローの途中でユーザーが文書の編集を行うかを設定するためのチェックボックスである。処理フロー作成画面６００においてチェックボックス６０３がチェックされると、入力フィールド６０４、チェックボックス６０５、入力フィールド６０６、およびチェックボックス６０７が有効化し、入力を可能にする。
【００６３】
入力フィールド６０４は、電子メールアドレスの設定するための文字列の入力を受け付ける入力フィールドである。ＭＦＰ１１０は、処理フローを実行すると入力フィールド６０４で設定された電子メールアドレスに対して、文書データを添付ファイルとして電子メール送信する。ユーザーは添付された文書データを編集することで、処理フローの途中で文書データの編集を行うことができる。ここでの文書データは、例えば画像形成装置であるＭＦＰ１１０によるタスクの処理結果として生成されたものである。尚、本実施形態では電子メールアドレスを設定するための入力フィールドとして文字列を受け付ける入力フィールドとしているが別の入力方法でもよい。例えば、処理フローアプリケーション４２０が管理する電子メールアドレスの一覧から選択するような選択式の入力フィールドでもよい。
【００６４】
チェックボックス６０５は、処理フローを実行したときに電子メールアドレスの設定を行うかを設定するためのチェックボックスである。例えばチェックボックス６０５にチェックを入れて処理フローを作成したとする。その処理フローをＭＦＰ１１０で実行すると、ＭＦＰ１１０は電子メールアドレスを設定する画面を表示する。このように処理フローの実行時に電子メールアドレスの設定を可能とすることで、ＭＦＰ１１０で管理する宛先表（不図示）などにある電子メールアドレスを使用することができる。
【００６５】
入力フィールド６０６は、電子メールの添付ファイルとして送信する文書データのファイル形式を設定するための選択形式の入力フィールドである。例えば入力フィールド６０６では“ＰＤＦ”（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）が選択されている。ここでのファイル形式は、ユーザーが利用するＰＣ１３０の機能等に応じて選択できるようにしても構わない。
【００６６】
チェックボックス６０７は、処理フローアプリケーション４２０が電子メールの返信を受け取った際に、電子署名のチェックを行うかを設定するためのチェックボックスである。電子メールの返信を受信した際の処理フローアプリケーション４２０の処理については後述する。
【００６７】
領域６０８は、処理フローアプリケーション４２０のタスク実行部４２６で実行する画像処理を設定するための入力フィールドを配置した領域である。領域６０８に配置した入力フィールドに入力を行うことで画像処理に関する設定を行うことができる。領域６０９は、処理フロー管理アプリケーションのタスク実行部４２６で実行する文書管理サーバ１４０への送信の設定を行うための入力フィールドを配置した領域である。文書管理サーバ１４０へのパスや認証情報の設定を行うことができる。
【００６８】
ボタン６１０は、処理フローの作成を指示するためのボタンである。ボタン６１０が押下されると、Ｗｅｂブラウザーは、処理フロー作成画面６００で入力された情報を処理フローアプリケーション４２０に送信する。処理フローアプリケーション４２０は、受け取った情報を処理フロー制御部４２２が解析し、処理フローの定義ファイルを作成する。そして、処理フロー制御部４２２の指示により、処理フロー管理部４２３は作成した処理フローの定義ファイルを処理フロー管理テーブル５００に登録する。ボタン６１１は、処理フローの作成をキャンセルするためのボタンである。
【００６９】
図７は、処理フロー管理テーブル５００のカラム５０４に格納される処理フローの定義ファイルの一例である。処理フロー定義ファイル７００は、処理フローアプリケーション４２０および処理フロー実行アプリケーション４００が処理できる形式であればそのフォーマットは問わない。処理フロー定義ファイル７００は、複数のタスクの設定がなされている。そして、処理フロー定義ファイル７００に記載されているタスクの設定の順番が、タスクを実行する順番を示している。
【００７０】
タグ７０１は、“ＪｏｂＳｃｒｉｐｔ”タグであり、１つの処理フローを示している。本タグ内に処理フローに関する属性７０２〜７０４が記載されている。属性７０２は、“ｎａｍｅ”属性であり、処理フローの名称を示している。本処理フローの名称は、“帳票データ送信”である。属性７０２の値は、入力フィールド６０１で入力された内容が記載される。属性７０３は、“ｕｓｅｒ”属性であり、処理フローの公開先を示している。本処理フローは、“ｔｓａｔｏ”である。属性７０４は、“ｉｄ”属性であり、処理フローのＩＤを示している。本処理フローのＩＤは、“７５３０１９３８”である。つまり、本処理フローの定義ファイルは、図５（Ａ）に示す処理フロー管理テーブル５００の最初のレコードにある“２３１５３．ｘｍｌ”である。
【００７１】
タグ７０５は、“Ｓｃａｎ”タグであり、スキャンに関するタスクであることを示している。本タグ内にスキャンに関するタスクの設定が記載されている。本タグ内には、領域６０２で入力された内容が記載される。つまり、ここでは領域６０２にて設定した４つの設定値が記述される。
【００７２】
タグ７０６は、“Ｓｅｎｄ”タグであり、電子メール送信に関するタスクであること示している。本タグ内に電子メール送信に関するタスクの設定が記載されている。タグ７０７は、“ＥｍａｉｌＡｄｄｒｅｓｓ”タグであり、電子メールのアドレスが記載される。本処理フローでは“ｕｓｅｒ＿ｔｓａｔｏ@ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ”に対して電子メール送信することを示している。本タグの値には入力フィールド６０４に入力した内容が記載される。
【００７３】
タグ７０８は“ＳｅｔｔｉｎｇＭＦＰ”であり、ＭＦＰ１１０で処理フローを実行したときに電子メールアドレスの設定を行うかが記載される。本処理フローでは“ｔｒｕｅ”が設定されており、処理フローの実行時に電子メールアドレスを設定する画面を表示することを示している。本タグの値には、チェックボックス６０５で入力された内容が記載される。
【００７４】
タグ７０９は、“ＦｉｌｅＦｏｒｍａｔ”タグであり、電子メールの添付ファイルとして送信する文書データのファイル形式を示している。本処理フローでは“ＰＤＦ”が設定されており、文書データのファイル形式がＰＤＦであることを示している。タグ７１０は、“Ｓｉｇｎａｔｕｒｅ”タグであり、処理フローアプリケーション４２０が電子メールの返信を受け取った際に、電子署名のチェックを行うかを示している。本処理フローでは“ｔｒｕｅ”が設定されており、電子署名のチェックを行うことを示している。本タグ内には、チェックボックス６０７で入力された内容が記載される。
【００７５】
タグ７１１は、“Ｉｍａｇｉｎｇ”タグであり、処理フローアプリケーション４２０のタスク実行部４２６で実行する画像処理に関するタスクの設定であることを示している。本タグ内には、領域６０８で入力された内容が記載される。タグ７１２は、“Ｃｏｎｎｅｃｔｏｒ”タグであり、処理フローアプリケーション４２０のタスク実行部４２６で実行する文書管理サーバ１４０への送信に関するタスクの設定であることを示している。本タグ内には、領域６０９で入力された内容が記載される。
【００７６】
（ＭＦＰ１１０での処理フローの実行）
まず、ユーザーはＭＦＰ１１０のＵＩに表示された処理フロー実行アプリケーション４００を起動するためのボタンを押下する。ＭＦＰ１１０はボタンの押下を受け付けると、処理フロー実行アプリケーション４００を起動する。そして処理フロー実行アプリケーション４００のＵＩ部４０４は認証情報の入力を受け付ける画面を表示する（不図示）。ＵＩ部４０４は、ユーザーにより認証情報が入力された後、所定のボタン押下などにより処理フローアプリケーション４２０へのアクセス指示を受け付ける。以降は図８を用いて説明する。
【００７７】
図８は、ＭＦＰ１１０で処理フローを実行する際のＭＦＰ１１０、処理フロー管理サーバ１２０、およびＰＣ１３０の処理のシーケンスである。
【００７８】
ＭＦＰ１１０は、処理フローアプリケーション４２０へのアクセス指示を受け付けるとＳ８０１に遷移する。Ｓ８０１にて、ＭＦＰ１１０の処理フロー実行アプリケーション４００は、処理フロー管理サーバ１２０に対して処理フローアプリケーション４２０へのログイン要求を行う。この際、処理フロー実行アプリケーション４００は、前述した認証情報の入力を受け付ける画面にて入力された認証情報を送信する。そして、処理フロー管理サーバ１２０の処理フローアプリケーション４２０は、通信部４２１を介してログイン要求を受信する。
【００７９】
Ｓ８０２にて、処理フローアプリケーション４２０の認証部４２５は、Ｓ８０１にて受信したログイン要求に含まれる認証情報と認証部４２５で管理する認証情報の照合を行うことで認証処理を行う。認証に成功するとＳ８０３に遷移する。認証に失敗した場合は、ＵＩ生成部４２４が認証エラー画面を生成し、通信部４２１を介してＭＦＰ１１０に送信する。
【００８０】
Ｓ８０３にて、処理フロー制御部４２２は、処理フロー管理部４２３に対して認証情報に含まれるユーザー名に紐づけられた処理フローの一覧の取得を依頼する。処理フロー管理部４２３は、受け取ったユーザー名と処理フロー管理テーブル５００のカラム５０３とを比較することでユーザー名に紐づけられた処理フローの特定を行う。
【００８１】
Ｓ８０４にて、処理フロー制御部４２２は、処理フロー管理部４２３から受け取った処理フローの一覧を、通信部４２１を介してＭＦＰ１１０に送信する。ＭＦＰ１１０の処理フロー実行アプリケーション４００は、通信部４０１を介して処理フローの一覧を受信する。尚、処理フロー一覧には処理フロー名や処理フローＩＤなどが含まれていればよく、特にカラム５０４に格納されている処理フローの定義ファイルは含まれてなくてもよい。
【００８２】
Ｓ８０５にて、処理フロー実行アプリケーション４００のＵＩ部４０４は、受信した処理フローを実行するためのボタンを一覧表示する（不図示）。ここで処理フローを実行するためのいずれかのボタンがユーザーにより押下されると、ＵＩ部４０４は、押下されたボタンに関連付けられた処理フローの実行指示として受け付け、Ｓ８０６に遷移する。
【００８３】
Ｓ８０６にて、ＵＩ部４０４は、通信部４０１を介して処理フロー管理サーバ１２０に処理フローの要求を行う。この際、ＵＩ部４０４は実行指示として受け付けた処理フローのＩＤも送信する。処理フローアプリケーション４２０の通信部４２１が処理フローの要求を受信してＳ８０７に遷移する。
【００８４】
Ｓ８０７にて、処理フローアプリケーション４２０は、要求された処理フローに電子メールの返信先を設定する処理を行う。詳細について図９を用いて説明する。図９は、Ｓ８０７における処理の一例を示す処理フローアプリケーション４２０によるフローチャートである。
【００８５】
Ｓ９０１にて、処理フロー制御部４２２は、Ｓ８０６で受信した処理フロー要求に含まれる処理フローＩＤに紐づいた処理フローの特定を行う。具体的には、処理フロー制御部４２２は処理フロー管理部４２３に処理フローＩＤを渡し、処理フローの特定を指示する。処理フロー管理部４２３は処理フロー管理テーブル５００のカラム５０１と処理フロー制御部４２２から受け取った処理フローＩＤとを比較することで処理フローの特定を行う。処理フロー管理部４２３は、特定した処理フローの定義ファイルをカラム５０４から取得し、処理フロー制御部４２２に渡す。処理フロー制御部４２２は処理フローの定義ファイルを受け取ると、Ｓ９０２に遷移する。
【００８６】
Ｓ９０２にて、処理フロー制御部４２２は、Ｓ９０１で受け取った処理フローの定義ファイルを解析し、処理フローのタスクに「ユーザーが文書の編集を行う」設定（図６のチェックボックス６０３に対応）がなされているかを判定する。具体的には処理フロー制御部４２２は“Ｓｅｎｄ”タグがあるかを探す。“Ｓｅｎｄ”タグがある場合は、ユーザー宛てに文書を送信して確認や編集を行えるようにするので、「ユーザーが文書の編集を行う」設定がなされていると判定し（Ｓ９０２にてＹＥＳ）、Ｓ９０３に遷移する。“Ｓｅｎｄ”タグがない場合は「ユーザーが文書の編集を行う」設定がなされていないと判定し（Ｓ９０２にてＮＯ）、Ｓ９０５に遷移する。例えば、処理フロー定義ファイル７００の例であれば、タグ７０６が“Ｓｅｎｄ”タグであるため、「ユーザーが文書の編集を行う」設定がなされていると判定される。
【００８７】
Ｓ９０３にて、処理フロー制御部４２２は、処理フローに紐づけたメールアドレスの発行を、メール処理部４５２を介してメールアドレス管理部４５４に依頼する。その際、処理フロー制御部４２２は、紐づける処理フローＩＤを渡す。メールアドレス管理部４５４は、メールアドレス管理テーブル５５０には存在しないメールアドレスを発行する。これにより同じ電子メールアドレスは発行されず、処理フローと１対１の関係となる。次に、メールアドレス管理部４５４は、メールアドレス管理テーブル５５０の各カラムに、発行したメールアドレス、処理フロー制御部４２２から受け取った処理フローＩＤ、現在の日時、およびメールアドレスが有効である旨（“ｔｒｕｅ”）の設定を登録する。そしてメールアドレス管理部４５４は、発行したメールアドレスを、メール処理部４５２を介して処理フロー制御部４２２に渡す。
【００８８】
Ｓ９０４にて、処理フロー制御部４２２は、Ｓ９０３で受け取ったメールアドレスを電子メールの“Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”の設定として、処理フローの定義ファイル内の該当するタスクに追加し、Ｓ９０５に遷移する。
【００８９】
Ｓ９０５にて、処理フロー制御部４２２は、処理フロー管理サーバ１２０の処理フローアプリケーション４２０のタスク実行部４２６で実行すべきタスクの設定を処理フローの定義ファイルから削除し、本処理フローを終了する。例えば、処理フロー定義ファイル７００の場合、タグ７０５とタグ７０６に含まれるタグはＭＦＰ１１０で実行するタスクであり、タグ７１１とタグ７１２に含まれるタグは処理フローアプリケーション４２０が実行するタスクである。そのため、処理フロー制御部４２２は、タグ７１１とタグ７１２のタスクの設定を削除する。なお、本実施形態では、処理フロー制御部４２２が、タスク実行部４２６で実行できるタスクを内部的に管理することで上記の削除を実現する。Ｓ９０５にてタスクの設定を削除することで、ＭＦＰ１１０が実行するタスクの設定のみを残す。これにより、ＭＦＰ１１０で実行すべきタスクの情報のみがＭＦＰ１１０に渡され、不必要な情報（サーバ側で実行するタスクの情報）がネットワーク１００上を流れない。
【００９０】
図１０は、図９で示したフローチャートの処理後の処理フローの定義ファイルの一例である。尚、図１０で示す処理フロー定義ファイルは図７に示す処理フロー定義ファイル７００を処理したものである。そのため、変更点のみ説明する。
【００９１】
タグ１００１は“ＲｅｐｌｙＴｏ”タグであり、電子メールの返信先を示している。本タグが記載されていると、ＭＦＰ１１０の処理フロー実行アプリケーション４００は電子メールを送信する際、電子メールの“Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”ヘッダに本タグに記載されている電子メールアドレスを設定する。タグ１００１では“ｄｈａ９ａｐｃｇａｐ１ｈｖ@ｆｌｏｗｓｅｒｖｉｃｅ．ｂｃｄ．ｃｏｍ”である。これはメールアドレス管理テーブル５５０の最初のレコードのメールアドレスである。
【００９２】
タグ１００２は“／ＪｏｂＳｃｒｉｐｔ”タグであり、処理フローの定義が終了することを示している。処理フロー定義ファイル７００と比較すると、タグ７１１、およびタグ７１２に含まれるタグが削除されて処理フローの定義が終了している。これはタグ７１１とタグ７１２は、処理フローアプリケーション４２０で実行するタスクの設定であるため、Ｓ９０５で削除されている。こうすることにより、ＭＦＰ１１０にはＭＦＰ１１０が実行する処理フローのタスクのみが渡される。そのため、例えば、タグ７１２内に記載されている文書管理サーバ１４０への認証情報などの情報が不必要にネットワーク１００上を流れることがなくなる。
【００９３】
図８の説明に戻る。Ｓ８０８にて、処理フロー制御部４２２は、図９で示したフローチャートの処理後の処理フローの定義ファイル（例えば図１０）をＭＦＰ１１０に送信する。ＭＦＰ１１０の処理フロー実行アプリケーション４００は、通信部４０１を介して処理フロー定義ファイルを受信する。
【００９４】
Ｓ８０９にて、処理フロー実行アプリケーション４００の処理フロー制御部４０２は処理フローの解析を行い、タスクごとに分割する。尚、解析の結果、「処理フローの実行時に電子メールアドレスを設定する」設定（図６のチェックボックス６０５、“ＳｅｔｔｉｎｇＭＦＰ”タグに対応）がされている場合、ＵＩ部４０４は、電子メールアドレスの設定を受け付けるためのＵＩ（不図示）を表示する。その際の初期値は“ＥｍａｉｌＡｄｄｒｅｓｓ”タグに設定されているメールアドレスである。ユーザーのボタン押下等の操作により、メールアドレスの確定の指示を受け付けると、Ｓ８１０に遷移する。「処理フローの実行時に電子メールアドレスを設定する」設定がなされていない場合、ＵＩ部４０４は、特にＵＩを表示せずにＳ８１０に遷移する。
【００９５】
Ｓ８１０にて、処理フロー制御部４０２は、タスク実行部４０３に処理フローに定義されている設定を用いてスキャンのタスクを実行するように指示する。タスク実行部４０３は、処理フローに設定されている設定を用いてスキャンを実行する。なお、ここでの処理は図１０に示す処理フローに定義されたタスクであり、他のタスクが定義されている場合にはその設定に従ってタスクを実行するものとする。
【００９６】
Ｓ８１１にて、処理フロー制御部４０２は、タスク実行部４０３に処理フローに定義されている設定を用いて電子メール送信のタスクを実行するように指示する。タスク実行部４０３は、処理フローに記載されている設定を用いて電子メールの送信を実行する。実際にはタスク実行部４０３は、電子メールサーバ（不図示）に電子メールを送信する。そして、ＰＣ１３０上で動作する電子メールクライアントがユーザーの指示により、電子メールサーバから電子メールを受信することでＰＣ１３０に電子メールが保存される。尚、前述したとおり、“ＲｅｐｌｙＴｏ”タグが処理フローに記載されている場合、タスク実行部４０３は、電子メールの“Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”ヘッダに“ＲｅｐｌｙＴｏ”タグ内に記載されているメールアドレスを設定する。
【００９７】
Ｓ８１２にて、処理フロー制御部４０２は、通信部４０１を介して、処理フロー管理サーバ１２０に処理フローの完了通知を送信する。尚、Ｓ８０９で送信先の電子メールアドレスの変更などを行った場合、変更された電子メールアドレスを処理フローの完了通知に含める。処理フロー管理サーバ１２０の処理フローアプリケーション４２０は、通信部４２１を介して処理フローの完了通知を受信する。処理フロー完了通知に電子メールアドレスが含まれる場合、処理フローアプリケーション４２０は、一時的にその電子メールアドレスを記憶する。このとき記憶する電子メールアドレスは、ユーザー操作が行われるＰＣ１３０のメールアドレスに相当する。ここで電子メールアドレスを記憶するのは、返信された電子メールを受信した際に送信元の確認として使用するためであり、詳細は後述する。
【００９８】
（電子メールの返信）
次にユーザーは、ＰＣ１３０上で動作する電子メールクライアント等で、電子メールの確認を行う。そして、ユーザーは文書データを編集するツールなどを操作することで、Ｓ８１１で受信した電子メールに添付されている文書データの編集を行う。ユーザーは編集を終えると再びＰＣ１３０上で動作する電子メールクライアントを操作し、Ｓ８１１で受信した電子メールに対して返信するメールを作成し、編集後（ユーザー操作後）の文書データを添付する。そして電子メールクライアントは、ユーザーの指示を受け付けて電子メールの返信を行う。ここで返信先として設定されている電子メールアドレスは、処理フローの定義ファイルの“ＲｅｐｌｙＴｏ”タグに記載されているものである。そのため、処理フロー管理サーバ１２０の処理フローアプリケーション４２０に対して電子メールが送信される。このように本実施形態では、ＰＣ１３０にはＷｅｂブラウザーや電子メールクライアント、文書データを編集するツールなどの標準的なアプリケーションがインストールされていればよく、特に処理フローに関するアプリケーションなどは必要ない。
【００９９】
図１１は、ユーザーによる操作の後、ＰＣ１３０から電子メールを受信したときの処理の一例を示す処理フローアプリケーション４２０のフローチャートである。
【０１００】
Ｓ１１０１にて、メール送受信部４５１は電子メールを受信する。受信した電子メールをメール処理部４５２に渡す。尚、サイズが大きく電子メールが分割されている場合、メール処理部４５２は分割された電子メールの結合を行う。
【０１０１】
Ｓ１１０２にて、メール処理部４５２は、電子メールに添付されている文書データがあるかを確認する。ここでの文書データは、ＰＣ１３０におけるユーザー操作後のデータとなる。添付されている文書データがある場合（Ｓ１１０２にてＹＥＳ）、メール管理部４５３は受信した電子メールを保存する。そして、メール処理部４５２は保存したことを処理フロー制御部４２２に通知し、Ｓ１１０３に遷移する。添付されている文書データがない場合（Ｓ１１０２にてＮＯ）、Ｓ１１１２に遷移する。
【０１０２】
Ｓ１１０３にて、処理フロー制御部４２２は、メール処理部４５２を介して、メール管理部４５３に電子メールに添付されている文書データと送信先メールアドレスの取得を依頼する。メール管理部４５３は、保存している電子メールから、添付されている文書データと送信先メールアドレスを取得し、メール処理部４５２を介して、メール管理部４５３に渡す。
【０１０３】
Ｓ１１０４にて、処理フロー制御部４２２は、メール処理部４５２を介して送信先メールアドレスをメールアドレス管理部４５４に渡し、処理フローの特定を依頼する。メールアドレス管理部４５４は、受け取った送信先メールアドレスから処理フローＩＤの特定を行う。具体的には、メールアドレス管理部４５４は、メールアドレス管理テーブル５５０のカラム５５１と送信先メールアドレスとを比較する。比較した結果、一致するレコードがない場合（Ｓ１１０４にてＮＯ）、Ｓ１１１２に遷移する。一致するレコードがあった場合、メールアドレス管理部４５４は、そのレコードのカラム５５４の使用可否を確認する。カラム５５４が“ｆａｌｓｅ”である場合（Ｓ１１０４にてＮＯ）、Ｓ１１１２に遷移する。カラム５５４が“ｔｒｕｅ”である場合（Ｓ１１０４にてＹＥＳ）、メールアドレス管理部４５４は、カラム５５２の処理フローＩＤを取得する。その際、メールアドレス管理部４５４は、カラム５５４の使用可否を“ｆａｌｓｅ”に設定し、Ｓ１１０５に遷移する。このようにカラム５５４を操作することで、Ｓ１１０５〜Ｓ１１０９の処理を実行している際に、同じメールアドレス宛てに電子メールが送信された場合でも二重に処理フローを実行することがなくなる。
【０１０４】
Ｓ１１０５にて、処理フロー制御部４２２は、Ｓ１１０４で受け取った処理フローＩＤに紐づいた処理フローの定義ファイルを処理フロー管理部４２３から取得する。そして、処理フロー制御部４２２は、取得した処理フローの解析を行う。
【０１０５】
Ｓ１１０６にて、処理フロー制御部４２２は、処理フローに設定されている電子メールアドレス（“ＥｍａｉｌＡｄｄｒｅｓｓ”タグ）と返信された電子メールの送信元アドレス（“Ｆｒｏｍ”ヘッダ）とを比較する。例えば、処理フロー定義ファイル７００であれば、処理フロー制御部４２２は、“ｕｓｅｒ_ｔｓａｔｏ．ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ”と電子メールの送信元アドレスとを比較する。このとき、Ｓ８１２で記憶した電子メールアドレスがある場合、処理フロー制御部４２２は、記憶した電子メールアドレスと電子メールの送信元アドレスとを比較する。
【０１０６】
アドレスが一致する場合（Ｓ１１０６にてＹＥＳ）、Ｓ１１０７に遷移する。アドレスが一致しない場合（Ｓ１１０６にてＮＯ）、Ｓ１１１２に遷移する。尚、処理フロー定義ファイル７００のように“Ｓｉｇｎａｔｕｒｅ”タグに“ｔｒｕｅ”が設定されている場合、さらに処理フロー制御部４２２は、メール処理部４５２に電子メールの電子署名の検証を依頼する。電子署名が正しければ、Ｓ１１０７に遷移する。電子署名が付与されていない場合や不正である場合、Ｓ１１１２に遷移する。これにより、なりすましや電子メールの改ざんによる不正の防止を実現することができる。
【０１０７】
Ｓ１１０７にて、処理フロー制御部４２２は、処理フロー定義ファイルに記述されている処理を継続するために、タスク実行部４２６にタスクの実行を依頼する。タスク実行部４２６は、処理フロー制御部４２２に依頼されたタスクを実行する。処理フローに定義されている処理フローアプリケーションが実行すべきタスクをすべて実行するか、もしくはタスクの処理の途中でエラーが発生した場合、Ｓ１１０８に遷移する。例えば、処理フロー定義ファイル７００であれば、タグ７１１内に記述された画像処理のタスクと、タグ７１２に記載された文書管理サーバ１４０への送信のタスクを実行すると、Ｓ１１０８に遷移する。
【０１０８】
Ｓ１１０８にて、処理フロー制御部４２２はタスクがすべて成功したかを確認する。すべて正常に終了していれば（Ｓ１１０８にてＹＥＳ）、Ｓ１１０９に遷移する。失敗していれば（Ｓ１１０８にてＮＯ）、Ｓ１１１２に遷移する。Ｓ１１０９で、処理フロー制御部４２２は、処理結果に成功した旨をセットし、Ｓ１１１０に遷移する。
【０１０９】
Ｓ１１１０にて、処理フロー制御部４２２は、実行が完了した処理フローに紐づけられているメールアドレスの削除を、メール処理部４５２を介してメールアドレス管理部４５４に依頼する。メールアドレス管理部４５４は、メールアドレス管理テーブル５５０から、削除依頼を受けたメールアドレスのレコードを削除し、Ｓ１１１１に遷移する。このように、発行したメールアドレスを削除することで、二重で処理フローが実行されることを防止することができる。
【０１１０】
Ｓ１１１１にて、処理フロー制御部４２２は、処理結果の電子メール送信をメール処理部４５２に依頼する。メール処理部４５２は処理結果の電子メールを作成し、メール送受信部４５１を介して送信する。尚、このとき、電子メールの宛先は、Ｓ８１１で受信した電子メールの送信元（“Ｆｒｏｍ”ヘッダ）に設定されていた電子メールアドレスである。これにより、ユーザーに対して処理結果を通知することができる。
【０１１１】
Ｓ１１１２にて、処理フロー制御部４２２は、処理フローを中止させ、処理結果にエラーした旨をセットし、Ｓ１１１１に遷移する。尚、この際、無効化（カラム５５４の“ｆａｌｓｅ”）されている電子メールアドレスを有効にするためのＵＲＬをセットするようにしてもよい。これにより、ユーザーはエラーとなった原因を解決した後、再度処理フローを実行することができる。また、発行した電子メールを削除するためのＵＲＬなどもセットするようにしてもよい。これにより、不必要な電子メールアドレスをメールアドレス管理テーブルから削除することができる。
【０１１２】
以上のように本実施形態によれば、処理フローごとに電子メールアドレスを発行して、電子メールの返信先に設定する。これによりユーザーは電子メールを返信するだけで所望の処理が実行されるため、途中でユーザーの作業が必要な処理フローにおいてもユーザー操作が簡単になる。
【０１１３】
＜実施形態２＞
次に実施形態２を説明する。実施形態１では処理フローごとに電子メールアドレスを発行する処理について説明した。実施形態２では、処理フローを実行するための電子メールアドレスを１つだけ有する場合について処理を説明する。システム構成、ハードウェア構成、ＭＦＰ１１０、および文書管理サーバ１４０のソフトウェア構成は実施形態１と同じであるため、重複する説明は省略する。なお、本明細書において「サブジェクト」とは、電子メールを作成する際に設定される件名を意味する。
【０１１４】
（処理フロー管理サーバ１２０のソフトウェア構成）
処理フロー管理サーバ１２０のソフトウェア構成について、実施形態１と異なる部分のみを説明する。図１２（Ａ）は、処理フロー管理サーバ１２０を処理フローアプリケーション１２２０の各処理部として機能させるためのソフトウェアのモジュール構成の一例を示す図である。処理フロー管理サーバ１２０が有しているＨＤＤ３０６に記憶されているプログラムは、処理フロー管理サーバ１２０のＣＰＵに実行されることにより、処理フローアプリケーション１２２０の各処理部として機能させる。
【０１１５】
処理フロー管理サーバ１２０は、処理フローアプリケーション１２２０を有する。処理フローアプリケーション１２２０は、通信部１２２１、処理フロー制御部１２２２、処理フロー管理部１２２３、ＵＩ生成部１２２４、認証部１２２５、タスク実行部１２２６、およびメールサービス部１２５０を含む。尚、本実施形態では処理フローアプリケーション１２２０がメールサービス部１２５０を有しているが、メールサービス部１２５０を別のアプリケーションとして構成してもよい。また、メールサービス部１２５０を処理フロー管理サーバ１２０とは独立した別のサーバに配置するように構成してもよい。
【０１１６】
通信部１２２１、処理フロー制御部１２２２、および処理フロー管理部１２２３はそれぞれ、実施形態１の通信部４２１、処理フロー制御部４２２、および処理フロー管理部４２３と同じである。また、ＵＩ生成部１２２４、認証部１２２５、およびタスク実行部１２２６はそれぞれ、実施形態１のＵＩ生成部４２４、認証部４２５、およびタスク実行部４２６と同じである。
【０１１７】
メールサービス部１２５０は、メール送受信部１２５１、メール処理部１２５２、メール管理部１２５３、およびサブジェクト管理部１２５４を含む。メール送受信部１２５１、メール処理部１２５２、およびメール管理部１２５３はそれぞれ、実施形態１のメール送受信部４５１、メール処理部４５２、およびメール管理部４５３と同じである。
【０１１８】
サブジェクト管理部１２５４は、サブジェクト管理テーブル１２７０を管理するソフトウェアモジュールである。サブジェクト管理テーブル１２７０の詳細については、図１２（Ｂ）を用いて後述する。サブジェクト管理部１２５４は、メール処理部１２５２からの発行指示を受け、処理フローに紐づいたサブジェクトの発行を行い、サブジェクト管理テーブル１２７０に登録する。また、メール処理部１２５２からの削除指示を受け、サブジェクト管理テーブル１２７０からメールアドレスを削除する。
【０１１９】
図１２（Ｂ）は、サブジェクト管理部１２５４で管理するサブジェクト管理テーブルの一例である。実施形態では、模式的にテーブル形式を用いて説明するが、ＣＳＶ形式や、ＸＭＬ等でのテキストファイルでもよい。
【０１２０】
サブジェクト管理テーブル１２７０は、カラム１２７１〜１２７４を含む。１レコードが１つのサブジェクトデータを表す。カラム１２７１は、サブジェクト管理部１２５４が発行したサブジェクトを表す。カラム１２７２は、サブジェクトに紐づけられた処理フローＩＤを表す。例えば、サブジェクト管理テーブル１２７０の最初のレコードであれば、処理フローＩＤは“７５３０１９３８”であり、処理フロー管理テーブル５００の最初のレコードの処理フローと紐づけられている。
【０１２１】
カラム１２７３は、ＭＦＰ１１０から処理フローを要求された日時を示す。詳細は後述するが、本実施形態ではＭＦＰ１１０から処理フローの定義ファイルを要求された際に、メールアドレスの発行を行う。その要求された際の日時を本カラムに登録する。カラム１２７４は、サブジェクトと処理フローの紐づけが有効であるかを示す。“ｔｒｕｅ”が設定されている場合、処理フローとの紐づけは有効である。“ｆａｌｓｅ”が設定されている場合、処理フローとの紐づけは無効である。
【０１２２】
（処理フローの作成）
処理フローの作成について、実施形態１と異なる部分のみを説明する。処理フローを作成するまでのシーケンスは実施形態１と同じである。また、処理フローを作成する画面は、図６と同じである。実施形態１と異なるのは作成される処理フローの定義ファイルである。
【０１２３】
図１３は、図６の処理フロー作成画面でユーザーによりボタン６１０の押下された後、作成する処理フローの定義ファイルである。また、この処理フロー定義ファイルは処理フロー管理テーブル５００のカラム５０４に格納される。処理フロー定義ファイル１３００は、処理フロー定義ファイル７００とほぼ同じであるため、異なる部分のみを説明する。
【０１２４】
タグ１３０１は、“ＲｅｐｌｙＴｏ”タグであり、電子メールの返信先を示している。本タグが記述されていると、ＭＦＰ１１０の処理フロー実行アプリケーション４００は電子メールを送信する際、電子メールの“Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”ヘッダに本タグに記述されている電子メールアドレスを設定する。タグ１３０１では“ｆｌｏｗｓｅｒｖｉｃｅ@ｆｌｏｗｓｅｒｖｉｃｅ．ｂｃｄ．ｃｏｍ”の電子メールアドレスが設定されている。
【０１２５】
処理フローアプリケーション１２２０は、本電子メールアドレスを固定的に保持し、本電子メールアドレス宛の電子メールを受信すると、処理フローの実行を開始する。尚、実施形態１では、処理フローを作成した時点では“Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”タグは記載していない。
【０１２６】
（ＭＦＰ１１０での処理フローの実行）
ＭＦＰ１１０での処理フローの実行の処理について実施形態１と異なる部分のみを説明する。処理フローアプリケーションのアクセス指示を受け付けるまでの処理シーケンスは同じである。
【０１２７】
図１４は、ＭＦＰ１１０で処理フローを実行する際のＭＦＰ１１０、処理フロー管理サーバ１２０、およびＰＣ１３０の処理のシーケンスである。Ｓ１４０１〜Ｓ１４０６までの処理は、実施形態１にて示した図８のＳ８０１〜Ｓ１４０６と同じである。
【０１２８】
Ｓ１４０７にて、処理フローアプリケーション１２２０は、処理フローにサブジェクトの設定を行う。詳細については図１５を用いて説明する。図１５は、Ｓ１４０７における処理の一例を示す処理フローアプリケーション１２２０のフローチャートである。
【０１２９】
Ｓ１５０１〜Ｓ１５０２の処理は、実施形態１にて示した図９のＳ９０１〜Ｓ９０２の処理と同じである。Ｓ１５０３にて、処理フロー制御部１２２２は、処理フローに紐づけたサブジェクトの発行を、メール処理部１２５２を介してサブジェクト管理部１２５４に依頼する。その際、処理フロー制御部１２２２は対象となる処理フローＩＤを渡す。サブジェクト管理部１２５４は処理フロー制御部１２２２からの依頼に従って、サブジェクトを発行する。そしてサブジェクト管理部１２５４は、サブジェクト管理テーブル１２７０の各カラムに、発行したサブジェクト、処理フロー制御部１２２２から受け取った処理フローＩＤ、現在の日時、およびサブジェクトが有効である旨（“ｔｒｕｅ”）の設定を登録する。そしてサブジェクト管理部１２５４は、メール処理部１２５２を介して発行したサブジェクトを処理フロー制御部１２２２に渡す。
【０１３０】
Ｓ１５０４にて、処理フロー制御部１２２２は、Ｓ１５０３で受け取ったサブジェクトを電子メールの“Ｓｕｂｊｅｃｔ”の設定として、処理フロー定義ファイル１３００に追加し、Ｓ１５０５に遷移する。Ｓ１５０５の処理は、図９のＳ９０５と同じである。
【０１３１】
図１６は、図１５で示したフローチャートの処理後の処理フローの定義ファイルの一例である。尚、図１６で示す処理フロー定義ファイル１６００は図１３に示した処理フロー定義ファイル１３００を処理したものである。そのため、変更点のみ説明する。
【０１３２】
タグ１６０１は“Ｓｕｂｊｅｃｔ”タグであり、電子メールのサブジェクトを示している。タグ１６０１が記述されていると、ＭＦＰ１１０の処理フロー実行アプリケーション４００は電子メールを送信する際、電子メールの“Ｓｕｂｊｅｃｔ”ヘッダにタグ１６０１に記述されているサブジェクトを設定する。タグ１６０１では“ｄｈａ９ａｐｃｇａｐ１ｈｖ”である。これは図１２（Ｂ）に示すサブジェクト管理テーブル１２７０の最初のレコードのサブジェクトである。
【０１３３】
図１４の説明に戻る。Ｓ１４０８にて、処理フロー制御部１２２２は、図１５で示したフローチャートの処理後の処理フローの定義ファイル（例えば図１６）をＭＦＰ１１０に送信する。ＭＦＰ１１０の処理フロー実行アプリケーション４００は、通信部４０１を介して処理フロー定義ファイルを受信する。Ｓ１４０９〜Ｓ１４１０の処理は、実施形態１の図８に示すＳ８０９〜Ｓ８１０と同じである。
【０１３４】
Ｓ１４１１にて、処理フロー制御部１２２２は、タスク実行部１２２６に処理フローに定義されている設定を用いて電子メール送信のタスクを実行するように指示する。タスク実行部１２２６は、処理フローに記述されている設定を用いて電子メールの送信を実行する。実際にはタスク実行部１２２６は、電子メールサーバ（不図示）に電子メールを送信する。そして、ＰＣ１３０上で動作する電子メールクライアントがユーザーの指示により、電子メールサーバから電子メールを受信することでＰＣ１３０に電子メールが保存される。尚、前述したとおり、“ＲｅｐｌｙＴｏ”タグが処理フローに記載されている場合、タスク実行部１２２６は、電子メールの“Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”ヘッダに“ＲｅｐｌｙＴｏ”タグ内に記載されているメールアドレスを設定する。さらに、タスク実行部１２２６は、電子メールの“Ｓｕｂｊｅｃｔ”ヘッダに、処理フローの定義ファイルに記載されている“Ｓｕｂｊｅｃｔ”タグ（タグ１６０１）の値を設定する。Ｓ１４１２の処理は、図８のＳ８１２と同じである。
【０１３５】
（電子メールの返信）
実施形態２における電子メールの返信における処理について、実施形態１と異なる部分のみを説明する。ＰＣ１３０上で電子メールを返信する処理については実施形態１と同じである。処理フローアプリケーション１２２０が電子メールを受信したときの処理が実施形態１と異なる。
【０１３６】
図１７は、電子メールを受信したときの処理の一例を示す処理フローアプリケーション１２２０のフローチャートである。Ｓ１７０１〜Ｓ１７０２の処理は、実施形態１にて述べた図１１のＳ１１０１〜Ｓ１１０２と同じである。
【０１３７】
Ｓ１７０３にて、処理フロー制御部１２２２は、メール処理部１２５２を介してメール管理部１２５３に電子メールに添付されている文書データとサブジェクトの取得を依頼する。メール管理部１２５３は、保存している電子メールから添付されている文書データおよびサブジェクトを取得し、メール処理部１２５２を介してメール管理部１２５３に渡す。
【０１３８】
Ｓ１７０４にて、処理フロー制御部１２２２は、メール処理部１２５２を介してサブジェクト管理部１２５４にサブジェクトを渡し、処理フローの特定を依頼する。サブジェクト管理部１２５４は、受け取ったサブジェクトから処理フローＩＤの特定を行う。具体的には、サブジェクト管理テーブル１２７０のカラム１２７１とサブジェクトとを比較する。尚、サブジェクト管理部１２５４は、比較する前にサブジェクトに含まれる不必要な文字を削除する。例えば、電子メールの返信を行った際、電子メールのサブジェクトには“Ｒｅ：”が付与される場合が考えられる。サブジェクト管理部１２５４は、このような文字列を削除してから比較を行う。なお、比較の方法はこれに限定するものではなく、例えば、前方一致／後方一致などにより比較してもよい。
【０１３９】
比較の結果、一致するレコードがない場合（Ｓ１７０４にてＮＯ）、Ｓ１７１２に遷移する。一致するレコードがある場合、サブジェクト管理部１２５４は、そのレコードのカラム１２７４の使用可否を確認する。カラム１２７４が“ｆａｌｓｅ”である場合、Ｓ１７１２に遷移する。カラム１２７４が“ｔｒｕｅ”である場合、サブジェクト管理部１２５４は、カラム１２７２の処理フローＩＤを取得する。その際、サブジェクト管理部１２５４は、カラム１２７４の使用可否を“ｆａｌｓｅ”に設定し、Ｓ１７０５に遷移する。このようにカラム１２７４を操作することで、Ｓ１７０５〜Ｓ１７０９の処理を実行しているときに、同じサブジェクトで電子メールが送信された場合でも二重に処理フローを実行することがなくなる。
【０１４０】
Ｓ１７０５〜Ｓ１７０９の処理は、図１１のＳ１１０５〜Ｓ１１０９と同じである。Ｓ１７１０にて、処理フロー制御部１２２２は、実行が完了した処理フローに紐づけられているサブジェクトの削除を、メール処理部１２５２を介してサブジェクト管理部１２５４に依頼する。サブジェクト管理部１２５４は、サブジェクト管理テーブル１２７０から削除依頼を受けたサブジェクトのレコードを削除し、Ｓ１７１１に遷移する。このように発行したサブジェクトを削除することで、二重で処理フローが実行されることを防止することができる。
【０１４１】
Ｓ１７１１の処理は、図１１のＳ１１１１の処理と同じである。Ｓ１７１２にて、処理フロー制御部１２２２は、処理結果にエラーをセットする。尚、この際、Ｓ１７０４で無効化（カラム１２７４の“ｆａｌｓｅ”）したサブジェクトと処理フローの紐づけを有効にするためのＵＲＬをセットするようにしてもよい。これにより、ユーザーはエラーとなった原因を解決した後、再度処理フローを実行することができる。また、発行したサブジェクトを削除するためのＵＲＬなどもセットするようにしてもよい。これにより、不必要なサブジェクトをサブジェクト管理テーブルから削除することができる。
【０１４２】
以上のように本実施形態によれば、処理フローを実行する電子メールアドレスを固定的に１つ保持し、それを電子メールの返信先に設定する。また、処理フローごとにサブジェクトを発行し、それを電子メールのサブジェクトに設定する。これによりユーザーは電子メールを返信するだけで所望の処理が実行されるため、途中でユーザーの作業が必要な処理フローにおいてもユーザー操作が簡単になる。
【０１４３】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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