(57)【要約】【課題】稟議を含む案件の終了予定日を仮設定でき、案件の進行前に決済スケジュールの確認又は見直しを可能とするスケジュール管理装置、方法及びプログラムを提供すること。【解決手段】管理サーバ１０は、ワークフローにおける案件の担当者に対応して、当該案件に伴う稟議の承認者を特定する特定部１１１と、特定された承認者のスケジュールデータから、承認可能日を抽出する抽出部１１２と、抽出された承認可能日を、稟議の承認予定日として設定する設定部１１３と、を備える。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフローにおける案件の担当者に対応して、当該案件に伴う稟議の承認者を特定する特定部と、
前記特定部により特定された承認者のスケジュールデータから、承認可能日を抽出する抽出部と、
前記抽出部により抽出された承認可能日を、前記稟議の承認予定日として設定する設定部と、を備えるスケジュール管理装置。
【請求項２】
前記特定部は、前記案件の依頼データに含まれる区分に基づいて、前記承認者を特定する請求項１に記載のスケジュール管理装置。
【請求項３】
過去の作業時間の実績を、案件区分と対応付けて記憶する記憶部を備え、
前記設定部は、前記担当者の作業見込み時間を前記実績に基づいて算出し、当該算出した作業見込み時間に基づいて前記稟議の開始日を設定する請求項１又は請求項２に記載のスケジュール管理装置。
【請求項４】
前記設定部により設定された承認予定日に応じた前記案件の終了見込み日が前記案件の依頼データに含まれる期限日を超える場合、前記担当者へ警告データを通知する通知部を備える請求項１から請求項３のいずれかに記載のスケジュール管理装置。
【請求項５】
前記案件毎の稟議の進行段階を示す表示データを出力する出力部を備え、
前記表示データは、前記案件それぞれに対応する所定の画像を含み、当該所定の画像が前記進行段階に応じた領域に配置される請求項１から請求項４のいずれかに記載のスケジュール管理装置。
【請求項６】
前記進行段階に応じた領域は、前記案件の依頼元毎に設けられる請求項５に記載のスケジュール管理装置。
【請求項７】
前記所定の画像は、前記担当者毎に区別して設けられる請求項５又は請求項６に記載のスケジュール管理装置。
【請求項８】
前記所定の画像は、前記案件の作業量の大きさ毎に区別して設けられる請求項５から請求項７のいずれかに記載のスケジュール管理装置。
【請求項９】
ワークフローにおける案件の担当者に対応して、当該案件に伴う稟議の承認者を特定する特定ステップと、
前記特定ステップにおいて特定された承認者のスケジュールデータから、承認可能日を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップにおいて抽出された承認可能日を、前記稟議の承認予定日として設定する設定ステップと、をコンピュータが実行するスケジュール管理方法。
【請求項１０】
ワークフローにおける案件の担当者に対応して、当該案件に伴う稟議の承認者を特定する特定ステップと、
前記特定ステップにおいて特定された承認者のスケジュールデータから、承認可能日を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップにおいて抽出された承認可能日を、前記稟議の承認予定日として設定する設定ステップと、をコンピュータに実行させるためのスケジュール管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローシステムにおける案件のスケジュールを管理する装置、方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子化された申請書や通知書をあらかじめ決められた決裁ルートに従い、集配信するワークフローシステムが利用されている。ワークフローシステムでは、稟議・報告書・届出申請等の承認手続きが電子化され、業務効率が図られる。
【０００３】
また、一連の承認手続きの中で承認者が出張、休暇又は会議等で不在にしていると、案件の処理期限を超過してしまう場合がある。そこで、スケジュールを確認し、不在となる処理担当者の代理を設定するシステムが提案されている（例えば、特許文献１を参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００４−０１３３２１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、稟議の承認者を設定する際に、組織の構成又は稟議の内容等によっては、処理期限に間に合わせるために、代理を設けられない又は好ましくない場合もある。
【０００６】
本発明は、稟議を含む案件の終了予定日を仮設定でき、案件の進行前に決済スケジュールの確認又は見直しを可能とするスケジュール管理装置、方法及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係るスケジュール管理装置は、ワークフローにおける案件の担当者に対応して、当該案件に伴う稟議の承認者を特定する特定部と、前記特定部により特定された承認者のスケジュールデータから、承認可能日を抽出する抽出部と、前記抽出部により抽出された承認可能日を、前記稟議の承認予定日として設定する設定部と、を備える。
【０００８】
前記特定部は、前記案件の依頼データに含まれる区分に基づいて、前記承認者を特定してもよい。
【０００９】
前記スケジュール管理装置は、過去の作業時間の実績を、案件区分と対応付けて記憶する記憶部を備え、前記設定部は、前記担当者の作業見込み時間を前記実績に基づいて算出し、当該算出した作業見込み時間に基づいて前記稟議の開始日を設定してもよい。
【００１０】
前記スケジュール管理装置は、前記設定部により設定された承認予定日に応じた前記案件の終了見込み日が前記案件の依頼データに含まれる期限日を超える場合、前記担当者へ警告データを通知する通知部を備えてもよい。
【００１１】
前記スケジュール管理装置は、前記案件毎の稟議の進行段階を示す表示データを出力する出力部を備え、前記表示データは、前記案件それぞれに対応する所定の画像を含み、当該所定の画像が前記進行段階に応じた領域に配置されてもよい。
【００１２】
前記進行段階に応じた領域は、前記案件の依頼元毎に設けられてもよい。
【００１３】
前記所定の画像は、前記担当者毎に区別して設けられてもよい。
【００１４】
前記所定の画像は、前記案件の作業量の大きさ毎に区別して設けられてもよい。
【００１５】
本発明に係るスケジュール管理方法は、ワークフローにおける案件の担当者に対応して、当該案件に伴う稟議の承認者を特定する特定ステップと、前記特定ステップにおいて特定された承認者のスケジュールデータから、承認可能日を抽出する抽出ステップと、前記抽出ステップにおいて抽出された承認可能日を、前記稟議の承認予定日として設定する設定ステップと、をコンピュータが実行する。
【００１６】
本発明に係るスケジュール管理プログラムは、ワークフローにおける案件の担当者に対応して、当該案件に伴う稟議の承認者を特定する特定ステップと、前記特定ステップにおいて特定された承認者のスケジュールデータから、承認可能日を抽出する抽出ステップと、前記抽出ステップにおいて抽出された承認可能日を、前記稟議の承認予定日として設定する設定ステップと、をコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、担当者は、進行前に案件の終了予定日を確認できる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】実施形態に係るワークフローシステムの構成を示す概略図である。
【図２】実施形態に係る管理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図３】実施形態に係る案件処理手順を示す業務フロー図である。
【図４】実施形態に係るスケジュールの設定例を示す図である。
【図５】実施形態に係る案件処理状況を表す画面例を示す図である。
【図６】実施形態に係る通知処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、本発明の実施形態の一例について説明する。
図１は、本実施形態に係るワークフローシステム１の構成を示す概略図である。
【００２０】
本実施形態のワークフローシステム１では、スケジュール管理装置としての管理サーバ１０により依頼案件それぞれのスケジュール及び進捗状況が管理される。管理サーバ１０には、各担当者が利用する端末２０が所定のネットワークを介して接続され、端末２０から予定又は実績の入力、並びに端末２０へ進捗状況の出力が行われる。
【００２１】
また、管理サーバ１０は、ユーザのスケジュールデータを記憶するスケジュールＤＢ（データベース）３０を参照可能であり、このスケジュールデータに基づいて、依頼案件の稟議スケジュールを自動設定し、端末２０へ通知する。
【００２２】
図２は、本実施形態に係る管理サーバ１０の機能構成を示すブロック図である。
管理サーバ１０は、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３と、入力部１４と、表示部１５とを備える。
【００２３】
制御部１１は、管理サーバ１０の全体を制御する部分であり、記憶部１２に記憶された各種プログラムを適宜読み出して実行することにより、本実施形態における各種機能を実現している。制御部１１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）であってよい。
【００２４】
記憶部１２は、ハードウェア群を管理サーバ１０として機能させるための各種プログラム、及び各種データ等の記憶領域であり、ＲＯＭ、ＲＡＭ、フラッシュメモリ又はハードディスク（ＨＤＤ）等であってよい。具体的には、記憶部１２は、本実施形態の各機能を制御部１１に実行させるプログラムを記憶する他、案件の処理実績を蓄積する実績ＤＢ１２１を格納する。
【００２５】
通信部１３は、管理サーバ１０が他の装置と通信する場合のネットワーク・アダプタである。具体的には、通信部１３は、制御部１１の制御に従い、所定のプロトコルを用いて端末２０と通信する。
【００２６】
入力部１４は、管理サーバ１０に対するユーザからの指示入力を受け付けるインタフェース装置である。入力部１４は、例えば、キーボード及びマウス等により構成される。
【００２７】
表示部１５は、制御部１１による表示制御に従って、ユーザにデータの入力を受け付ける画面を表示したり、制御部１１による処理結果の画面を表示したりする。表示部１５は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）又は有機ＥＬディスプレイ等のディスプレイ装置であってよい。
【００２８】
また、制御部１１は、特定部１１１と、抽出部１１２と、設定部１１３と、通知部１１４と、出力部１１５とを備える。
【００２９】
特定部１１１は、ワークフローにおける案件の担当者に対応して、この案件に伴う稟議の承認者を特定する。具体的には、特定部１１１は、案件の依頼データに含まれる区分に基づいて、承認者を特定する。なお、特定部１１１は、案件の担当者から指定入力を受け付けて、承認者を設定又は変更してもよい。
また、特定部１１１は、複数の承認者、及びこれら複数の承認者の承認順序を特定する。
【００３０】
抽出部１１２は、スケジュールＤＢ３０を参照し、特定部１１１により特定された承認者のスケジュールデータから、承認可能日を抽出する。
【００３１】
設定部１１３は、抽出部１１２により抽出された承認可能日を、稟議の承認予定日として設定する。このとき、設定部１１３は、実績ＤＢ１２１に記憶されている作業実績から算出される担当者の作業見込み時間に基づいて稟議の開始日を設定する。実績ＤＢ１２１には、作業実績として、過去の作業時間の実績が案件の区分と対応付けて記憶されている。したがって、設定部１１３は、担当者本人又は前任者による同種の案件に対する作業実績を統計処理することで、作業見込み時間を算出する。
【００３２】
図３は、本実施形態に係るワークフローシステム１における案件処理手順を示す業務フロー図である。
【００３３】
依頼元の担当者Ａから依頼先の管理者ａへ案件の依頼メールが送信されると（ステップ１）、依頼メールを受信した管理者ａが担当者ｂを決定し（ステップ２）、担当者ｂへ作業依頼を行う（ステップ３）。
【００３４】
担当者ｂが稟議の承認者を確定すると、管理サーバ１０により、一次承認者ｃ及び最終承認者ｄのスケジュールに基づいて承認予定日が設定される（ステップ４、５）。
【００３５】
担当者ｂが稟議前の事前作業を終えて稟議を開始すると（ステップ６）、一次承認者ｃに承認依頼が通知され、一次承認者ｃが承認すると、最終承認者ｄへ承認依頼が通知される。
【００３６】
最終承認者ｄが承認すると（ステップ７）、担当者ｂが依頼元の担当者Ａへ回答メールを送信する（ステップ８）。
【００３７】
図４は、本実施形態に係るスケジュールの設定例を示す図である。
設定データは、管理サーバ１０により生成され、記憶部１２に記憶される。
【００３８】
ステップ１で依頼メールが送信されると、依頼元情報（依頼元組織、依頼元担当者、依頼日、期限日、手法）及び依頼先情報の組織が設定される。この依頼メールがステップ２で受信されると、依頼先情報の受領日が設定される。
【００３９】
ステップ３で依頼先の管理者ａが担当者ｂへ作業依頼を行うと、依頼先情報の担当者が設定され、承認状況は未承認に初期設定される。
【００４０】
ステップ４で一次承認者ｃのスケジュールから一次承認予定日が設定され、続いて、ステップ５で最終承認者ｄのスケジュールから最終承認予定日が設定される。
【００４１】
ステップ６で担当者ｂが作業を終えて稟議を開始すると、承認状況が承認中に変更される。その後、ステップ７で最終承認者ｄが承認すると、承認日が設定され、承認状況が承認済みに変更される。
そして、ステップ８で担当者ｂが回答メールを依頼元へ送信すると、回答日が設定される。
【００４２】
通知部１１４は、設定部１１３により設定された承認予定日に応じた案件の終了見込み日が案件の依頼データに含まれる期限日を超える場合、担当者及び承認者へ警告データを通知する。これにより、端末２０で警告データを受け取った担当者が期限日又は承認者の再設定を行ったり、承認者がスケジュールを調整したりといった対策を事前に取ることができる。
【００４３】
出力部１１５は、案件毎の稟議の進行段階を示す表示データを出力し、端末２０に表示させる。
表示データは、案件それぞれに対応する所定の画像を含み、この所定の画像が案件の進行段階に応じた領域に配置される。進行段階に応じた領域は、案件の依頼元毎に設けられる。また、所定の画像は、案件の担当者毎、及び作業量の大きさ毎に区別して設けられる。
【００４４】
図５は、本実施形態に係る案件処理状況を表す画面例を示す図である。
端末２０は、ユーザからの要求に応じて、又は所定のタイミングで管理サーバ１０からデータを受信し、画面表示を行う。
【００４５】
この画面例では、案件の依頼元（例えば、総務部、企画部）及び進行段階（例えば、稟議開始前、一次承認中、最終承認中）に応じた領域が設けられている。
【００４６】
例えば、総務部から依頼された案件それぞれに対応する画像は、まず進行段階によらず領域４１に表示され、これらの案件のうち、承認待ちの案件は、承認段階に応じた領域４２又は領域４３に表示される。
【００４７】
案件に対応する画像は、作業量の大きさ（例えば、「大」、「中」、「小」）に応じた大きさで、さらに、案件の担当者毎に色分けして表示される。
【００４８】
また、例えば、図５（Ａ）における案件Ｂ−２が承認されると、図５（Ｂ）のように、総件数及び最終承認中に配置されていた案件Ｂ−２の画像が削除される。このようにして、依頼元毎の案件数と、それぞれの担当者、作業量及び進行段階とがグラフ表示される。
【００４９】
図６は、本実施形態に係る承認予定日及び警告の通知処理を示すフローチャートである。
【００５０】
ステップＳ１１において、特定部１１１は、案件の区分又は担当者による指定入力に基づいて、稟議の承認者を特定する。
【００５１】
ステップＳ１２において、抽出部１１２は、ステップＳ１１で特定された承認者の行動予定が格納されたスケジュールデータを、スケジュールＤＢ３０から読み込む。
【００５２】
ステップＳ１３において、抽出部１１２は、作業量、作業区分に応じた稟議の開始日以降で、承認者が承認可能な日を抽出し、承認予定日として設定する。
【００５３】
ステップＳ１４において、通知部１１４は、ステップＳ１３で設定された承認予定日に基づいて、案件が期限内に終了するか否かを判定する。この判定がＹＥＳの場合、処理はステップＳ１５に移り、判定がＮＯの場合、処理はステップＳ１６に移る。
【００５４】
ステップＳ１５において、通知部１１４は、稟議の承認予定日を含む案件スケジュールを端末２０へ通知する。
【００５５】
ステップＳ１６において、通知部１１４は、案件の終了予定日が期限日を超える旨の警告を端末２０へ通知する。
【００５６】
以上のように、本実施形態によれば、ワークフローシステム１において、管理サーバ１０は、稟議の承認者が特定されると、この承認者のスケジュールに基づいて承認予定日を設定する。したがって、管理サーバ１０は、稟議を含む案件の終了予定日を仮設定できるので、担当者は、案件の進行前に稟議スケジュールを確認又は見直しができる。
【００５７】
また、管理サーバ１０は、案件の依頼データに含まれる区分に基づいて、１又は複数の承認者を承認順序と共に承認者を特定できるので、担当者の負担を軽減して稟議スケジュールを自動設定できる。
【００５８】
また、管理サーバ１０は、担当者の作業見込み時間に基づいて稟議の開始日を設定できるので、より正確に承認予定日を設定できる。
さらに、管理サーバ１０は、過去の作業時間の実績を案件区分と対応付けて記憶することにより、実績に基づいて作業見込み時間を算出できるので、稟議スケジュールの精度を向上できる。
【００５９】
また、管理サーバ１０は、案件の終了見込み日が依頼データに含まれる期限日を超える場合、担当者へ警告データを通知するので、端末２０で警告データを受け取った担当者は、期限日又は承認者を見直す等の対策を事前に行うことができる。
【００６０】
また、管理サーバ１０は、案件それぞれに対応する画像を稟議の進行段階を示す領域に配置した表示を行うことにより、管理者や担当者に、処理待ちの総件数とその進行段階とを容易に把握させることができる。
さらに、表示データは、案件の依頼元、担当者及び作業量の大きさを区別して生成されるので、管理サーバ１０は、稟議の状況をより詳細に報知できる。
【００６１】
以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は前述した実施形態に限るものではない。また、本実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本実施形態に記載されたものに限定されるものではない。
【００６２】
管理サーバ１０は、ネットワークに接続可能な情報処理装置の一例であり、サーバ装置又はＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等、様々な情報処理装置（コンピュータ）であってよく、前述の各機能は、ソフトウェアにより実現される。ソフトウェアによって実現される場合には、このソフトウェアを構成するプログラムが、上記情報処理装置にインストールされる。また、これらのプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭのようなリムーバブルメディアに記録されてユーザに配布されてもよいし、ネットワークを介してユーザのコンピュータにダウンロードされることにより配布されてもよい。
【００６３】
また、管理サーバ１０及びスケジュールＤＢ３０は、一体の情報処理装置であってもよいし、機能毎にさらに複数の情報処理装置に分散されてもよい。
【符号の説明】
【００６４】
１  ワークフローシステム
１０  管理サーバ（スケジュール管理装置）
１１  制御部
１２  記憶部
２０  端末
３０  スケジュールＤＢ
１１１  特定部
１１２  抽出部
１１３  設定部
１１４  通知部
１１５  出力部
１２１  実績ＤＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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