(57)【要約】【課題】本構成を用いない場合に比べて、定期的な要求の際に文書管理サーバに対するネットワーク帯域の負荷を軽減する文書管理システム及び文書管理プログラムを提供する。【解決手段】文書管理システム４は、フォルダ構造において文書情報を管理するとともに、当該文書情報及び当該フォルダ構造に対する操作履歴を管理する文書管理サーバ１と、文書管理サーバ１に文書情報及びフォルダ構造のうち更新の通知を要求する対象を指定する端末装置２ａ‐２ｄとを有し、文書管理サーバ１は、端末装置２ａ‐２ｄからの対象の指定に応じて当該端末装置２ａ‐２ｄの識別情報を送信し、端末装置２ａ‐２ｄは、更新の通知を定期的に要求する際に識別情報を送信し、文書管理サーバ１は、識別情報を受信すると、指定された対象の最終更新日時を送信し、端末装置２ａ‐２ｄは、最終更新日時に基づいて指定された対象に更新があるか否かを判断する。【選択図】図１
2014134909.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
フォルダ構造において文書情報を管理するとともに、当該文書情報及び当該フォルダ構造に対する操作履歴を管理するサーバ装置と、
前記サーバ装置に前記文書情報及び前記フォルダ構造のうち更新の通知を要求する対象を指定する端末装置とを有し、
前記サーバ装置は、前記端末装置からの前記対象の指定に応じて当該端末装置の識別情報を生成し、前記指定された対象と対応づけて記憶して、前記識別情報を送信し、
前記端末装置は、更新の通知を定期的に要求する際に前記識別情報を送信し、
前記サーバ装置は、前記識別情報を受信すると、前記識別情報に対応する前記指定された対象の最終更新日時を送信し、
前記端末装置は、前記最終更新日時に基づいて前記指定された対象に更新があるか否かを判断する文書管理システム。
【請求項２】
前記サーバ装置は、前記識別情報を受信した際に前記端末装置に送信する前記指定された対象の最終更新日時は、前記操作履歴から予め取得して一時的に記憶されている情報を用いる請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記サーバ装置は、前記一時的に記憶されている情報を、前回の取得から予め定めた期間が経過し、かつ前記端末装置が前記更新の通知を要求してきた際に取得する請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記端末装置は、前記指定された対象に更新があると判断した場合、前記指定された対象又はフォルダ構造上で当該対象に含まれる対象の最終更新日時を前記サーバ装置に要求し、
前記サーバ装置は、前記指定された対象又はフォルダ構造上で当該対象に含まれる対象の最終更新日時を前記端末装置に送信し、
前記端末装置は、前記指定された対象又はフォルダ構造上で当該対象に含まれる対象の最終更新日時に基づいて更新された対象を表示処理する請求項１−３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記サーバ装置は、前記端末装置から前記文書情報及び前記フォルダ構造から対象を指定された際に、当該指定された対象にフォルダ構造上含まれる対象の数及び更新回数の少なくとも一つが予め定めた値より大きい場合、前記端末装置から前記更新の通知を定期的に要求された場合に、前記操作履歴を送信する請求項１−４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記サーバ装置は、前記操作履歴のうち前記端末装置から更新の通知を前回要求された日時以降の操作履歴であって、予め取得して一時的に記憶されている操作履歴を送信する請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記サーバ装置は、前記一時的に記憶されている操作履歴を予め定めた時間が経過した場合に削除する請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
コンピュータを、
フォルダ構造において文書情報を管理するとともに、当該文書情報及び当該フォルダ構造に対する操作履歴を管理する手段と、
外部装置から前記文書情報及び前記フォルダ構造のうち更新の通知を要求する対象の指定を受信する手段と、
前記外部装置からの前記対象の指定に応じて当該外部装置の識別情報を生成し、前記指定された対象と対応付けて記憶して、前記識別情報を送信する手段と、
前記外部装置から定期的な更新の通知の要求とともに前記識別情報を受信する手段と、
前記識別情報を受信した場合に、前記識別情報に対応する前記指定された対象の最終更新日時を前記外部装置に送信する手段として機能させるための文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
端末装置から文書管理サーバへの定期的な要求に応じて最新情報を自動配信する文書管理システムが提案されている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
特許文献１に開示された文書管理システムは、文書情報を管理する文書管理サーバと、文書管理サーバへ定期的に要求（ポーリング）する端末装置とを有し、端末装置はポーリングの際に最後に文書情報の受信を完了した更新日時と前回の受診の成否を示すフラグとを含めて送信し、文書管理サーバはフラグが成功を示す場合は更新日時以降の文書情報を端末装置に送信し、フラグが失敗を示す場合は更新日時より後の文書情報を端末装置に送信する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１１−９０４５５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明の目的は、本構成を用いない場合に比べて、定期的な要求の際に文書管理サーバに対するネットワーク帯域の負荷を軽減する文書管理システム及び文書管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
［１］フォルダ構造において文書情報を管理するとともに、当該文書情報及び当該フォルダ構造に対する操作履歴を管理するサーバ装置と、
前記サーバ装置に前記文書情報及び前記フォルダ構造のうち更新の通知を要求する対象を指定する端末装置とを有し、
前記サーバ装置は、前記端末装置からの前記対象の指定に応じて当該端末装置の識別情報を生成し、前記指定された対象と対応づけて記憶して、前記識別情報を送信し、
前記端末装置は、更新の通知を定期的に要求する際に前記識別情報を送信し、
前記サーバ装置は、前記識別情報を受信すると、前記識別情報に対応する前記指定された対象の最終更新日時を送信し、
前記端末装置は、前記最終更新日時に基づいて前記指定された対象に更新があるか否かを判断する文書管理システム。
【０００７】
［２］前記サーバ装置は、前記識別情報を受信した際に前記端末装置に送信する前記指定された対象の最終更新日時は、前記操作履歴から予め取得して一時的に記憶されている情報を用いる前記［１］に記載の文書管理システム。
【０００８】
［３］前記サーバ装置は、前記一時的に記憶されている情報を、前回の取得から予め定めた期間が経過し、かつ前記端末装置が前記更新の通知を要求してきた際に取得する前記［２］に記載の文書管理システム。
【０００９】
［４］前記端末装置は、前記指定された対象に更新があると判断した場合、前記指定された対象又はフォルダ構造上で当該対象に含まれる対象の最終更新日時を前記サーバ装置に要求し、
前記サーバ装置は、前記指定された対象又はフォルダ構造上で当該対象に含まれる対象の最終更新日時を前記端末装置に送信し、
前記端末装置は、前記指定された対象又はフォルダ構造上で当該対象に含まれる対象の最終更新日時に基づいて更新された対象を表示処理する前記［１］−［３］のいずれかに記載の文書管理システム。
【００１０】
［５］前記サーバ装置は、前記端末装置から前記文書情報及び前記フォルダ構造から対象を指定された際に、当該指定された対象にフォルダ構造上含まれる対象の数及び更新回数の少なくとも一つが予め定めた値より大きい場合、前記端末装置から前記更新の通知を定期的に要求された場合に、前記操作履歴を送信する前記［１］−［４］のいずれかに記載の文書管理システム。
【００１１】
［６］前記サーバ装置は、前記操作履歴のうち前記端末装置から更新の通知を前回要求された日時以降の操作履歴であって、予め取得して一時的に記憶されている操作履歴を送信する前記［５］に記載の文書管理システム。
【００１２】
［７］前記サーバ装置は、前記一時的に記憶されている操作履歴を予め定めた時間が経過した場合に削除する前記［６］に記載の文書管理システム。
【００１３】
［８］コンピュータを、
フォルダ構造において文書情報を管理するとともに、当該文書情報及び当該フォルダ構造に対する操作履歴を管理する手段と、
外部装置から前記文書情報及び前記フォルダ構造のうち更新の通知を要求する対象の指定を受信する手段と、
前記外部装置からの前記対象の指定に応じて当該外部装置の識別情報を生成し、前記指定された対象と対応付けて記憶して、前記識別情報を送信する手段と、
前記外部装置から定期的な更新の通知の要求とともに前記識別情報を受信する手段と、
前記識別情報を受信した場合に、前記識別情報に対応する前記指定された対象の最終更新日時を前記外部装置に送信する手段として機能させるための文書管理プログラム。
【発明の効果】
【００１４】
請求項１又は８に係る発明によれば、本構成を用いない場合に比べて、定期的な要求の際に文書管理サーバに対するネットワーク帯域の負荷を軽減することができる。
【００１５】
請求項２に係る発明によれば、端末装置に送信する指定された対象の最終更新日時として、操作履歴から予め取得して一時的に記憶されている情報を用いることで、本構成を用いない場合に比べて、定期的な要求の際に文書管理サーバに対するＣＰＵ負荷を軽減することができる。
【００１６】
請求項３に係る発明によれば、一時的に記憶されている情報を、前回の取得から予め定めた期間が経過し、かつ端末装置が前記更新の通知を要求してきた際に取得することで、ポーリングの際に文書管理サーバに対するＣＰＵ負荷を軽減することができる。
【００１７】
請求項４に係る発明によれば、指定された対象及びフォルダ構造上で当該対象に含まれる対象の最終更新日時に基づいて更新された対象を表示処理することができる。
【００１８】
請求項５に係る発明によれば、指定された対象にフォルダ構造上含まれる対象の数及び更新回数の少なくとも一つが予め定めた値より大きい場合、端末装置から更新の通知を定期的に要求された場合に、操作履歴を送信することができる。
【００１９】
請求項６に係る発明によれば、サーバ装置が操作履歴のうち端末装置から更新の通知を前回要求された日時以降の操作履歴であって、予め取得して一時的に記憶されている操作履歴を送信することで、ポーリングの際に文書管理サーバに対するＣＰＵ負荷を軽減することができる。
【００２０】
請求項７に係る発明によれば、サーバ装置が一時的に記憶されている操作履歴を予め定めた時間が経過した場合に削除することで、ポーリングの際に文書管理サーバに対するメモリ負荷を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】図１は、本発明の文書管理システムの構成例を示す概略図である。
【図２】図２は、文書管理サーバの構成例を示すブロック図である。
【図３】図３は、端末装置の構成例を示すブロック図である。
【図４】図４（ａ）及び（ｂ）は、利用者の前提動作の一例を示す概略図である。
【図５】図５は、操作履歴情報の構成の一例を示す概略図である。
【図６】図６（ａ）及び（ｂ）は、更新情報の構成の一例を示す概略図である。
【図７】図７（ａ）及び（ｂ）は、更新情報の構成の一例を示す概略図である。
【図８】図８（ａ）及び（ｂ）は、更新内容が表示部に表示された場合の表示画面の構成例を示す概略図である。
【図９Ａ】図９Ａは、文書管理システムの動作の一例を示すフローチャートである。
【図９Ｂ】図９Ｂは、文書管理システムの動作の一例を示すフローチャートである。
【図１０】図１０は、図９ＡのステップＳ１０７のキャッシュの更新の詳細動作の一例を示すフローチャートである。
【図１１】図１１は、文書管理サーバの構成の変形例を示すブロック図である。
【図１２】図１２（ａ）及び（ｂ）は、利用者の前提動作の一例を示す概略図である。
【図１３】図１３は、ポーリング方式設定手段及びハイブリッド方式使用時間設定手段の設定内容を示す概略図である。
【図１４】図１４は、操作履歴情報の構成の一例を示す概略図である。
【図１５】図１５（ａ）及び（ｂ）は、更新情報の構成の一例を示す概略図である。
【図１６Ａ】図１６Ａは、文書管理システムの動作の他の例を示すフローチャートである。
【図１６Ｂ】図１６Ｂは、文書管理システムの動作の他の例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００２２】
（文書管理システムの構成）
図１は、本発明の文書管理システムの構成例を示す概略図である。
【００２３】
この文書管理システム４は、文書管理サーバ１と、端末装置２ａ‐２ｄとをネットワーク３によって互いに通信可能に接続することで構成される。端末装置２ａ‐２ｄは利用者Ａ−Ｄに利用され、利用者Ａ−ＤのユーザＩＤで利用されるものである。
【００２４】
文書管理サーバ１は、文書情報をツリー構造等により構成されたフォルダ構造に格納し、管理して、端末装置２ａ‐２ｄからの定期的な要求（例えば、ポーリング）に応じて内容が変更された場合に更新内容を通知するものであって、情報を処理するための機能を有するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）やＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）等の電子部品を備える。
【００２５】
なお、フォルダ構造の一例として、複数のフォルダ及び文書情報を格納するドロワー、複数のドロワーを格納するキャビネットが存在するものとする。キャビネットは、例えば、会社等の団体によって管理される単位であり、１つの会社に１つのキャビネットを割り当てて運用する。図１の例では、利用者Ａ−Ｄは同一のキャビネットを利用する同一の会社に属するユーザであるとする。
【００２６】
また、ここで「文書情報」とは、例えば、ワープロソフト、表計算ソフト、画像処理ソフト等で作成された文書であり、その種類は限定されない。
【００２７】
端末装置２ａ‐２ｄは、ＣＰＵや記憶部等の電子部品を有する本体部と、液晶ディスプレイ等の画像を表示する表示部と、キーボード、マウス、タッチパッド等の操作に応じて操作信号を発する操作部とを備える。
【００２８】
端末装置２ａ‐２ｄは、文書管理サーバ１に定期的に要求を送信し（ポーリング）、その要求に対する応答を受信して、受信した内容を本体部で処理し処理結果（特に文書管理サーバ１から通知された更新内容）を表示部に表示する。なお、端末装置２ａ‐２ｄは、例えば、パーソナルコンピュータであり、その他にＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、携帯電話機等を用いることもできる。
【００２９】
ネットワーク３は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の通信網であり、有線、無線は問わない。
【００３０】
本実施の形態において、文書管理サーバ１は、特定のサーバ装置に限らずクラウドコンピューティングによって提供されるものであってもよい。
【００３１】
図２は、文書管理サーバ１の構成例を示すブロック図である。
【００３２】
文書管理サーバ１は、ＣＰＵ等から構成され、各部を制御するとともに、各種のプログラムを実行する制御部１０と、ＨＤＤやフラッシュメモリ等の記憶媒体から構成され情報を記憶する記憶部１１と、ネットワーク３を介して外部と通信する通信部１２とを備える。
【００３３】
制御部１０は、後述する文書管理プログラム１１０を実行することで、文書管理手段１００、操作履歴管理手段１０１、監視対象管理手段１０２及びポーリング要求管理手段１０３等として機能する。
【００３４】
文書管理手段１００は、文書情報１１１を上述したフォルダ構造において管理し、当該フォルダ構造及びこれらに関する情報を文書管理情報１１２として記憶する。
【００３５】
操作履歴管理手段１０１は、文書情報１１１及び文書管理情報１１２のキャビネット、ドロワー及びフォルダ（以下、これらを「コンテナ」という。）に対してなされた追加、変更、削除、移動等の操作履歴を日時とともに管理し、操作履歴情報１１３として記憶する。
【００３６】
監視対象管理手段１０２は、端末装置２ａ‐２ｄから監視対象としてコンテナを、コンテナの識別情報（以下、「コンテナ識別子」という。）によって指定されて追加要求された場合に、要求した端末装置の識別情報（以下、「クライアント識別子」という。なお、クライアント識別子はユーザに対して与えられるものであってもよい）とともに監視対象を管理し、監視対象情報１１４として記憶する。また、監視対象管理手段１０２は、端末装置２ａ‐２ｄから監視対象の追加要求を受け付けた後、クライアント識別子を端末装置２ａ‐２ｄに送信する。
【００３７】
ポーリング要求管理手段１０３は、端末装置２ａ‐２ｄからクライアント識別子とともにポーリング要求を受信した場合に、更新情報１１５に基づいてポーリング要求を送信した端末装置に対して更新内容を送信する。ここで、更新情報１１５とは、クライアント識別子に対応づけられて監視対象となっているコンテナ毎の最終更新日時を示すものであり、操作履歴情報１１３に基づいて一時的なキャッシュとして作成されるものである。
【００３８】
また、ポーリング要求管理手段１０３は、更新情報１１５が前回の更新日時から予め定められた時間が経過している場合に、操作履歴情報１１３の内容に基づいて更新情報１１５の内容を更新する。
【００３９】
記憶部１１は、制御部１０を上述した各手段１００〜１０３として動作させる文書管理プログラム１１０、文書情報１１１、文書管理情報１１２、操作履歴情報１１３、監視対象情報１１４及び更新情報１１５等を記憶する。なお、更新情報１１５は、図示しない揮発性のメモリに記憶されるものであってもよい。
【００４０】
図３は、端末装置２ａ‐２ｄの構成例を示すブロック図である。端末装置２ａ‐２ｄの構成は共通するため、代表して端末装置２ａについて説明する。
【００４１】
端末装置２ａは、ＣＰＵ等から構成され、各部を制御するとともに、各種のプログラムを実行する制御部２０と、ＨＤＤやフラッシュメモリ等の記憶媒体から構成され情報を記憶する記憶部２１と、ネットワーク３を介して外部と通信する通信部２２と、液晶ディスプレイ等の画像を表示する表示部２３と、キーボード、マウス、タッチパッド等の操作に応じて操作信号を発する操作部２４とを備える。
【００４２】
制御部２０は、後述する文書管理プログラム２１０を実行することで、監視対象追加要求手段２００、ポーリング要求手段２０１、クライアント情報更新管理手段２０２、子一覧要求手段２０３及び更新内容表示手段２０４等として機能する。
【００４３】
監視対象追加要求手段２００は、コンテナのうち、利用者Ａによって監視する対象として選択されたコンテナを監視対象として追加するよう文書管理サーバ１へ要求する。また、当該要求の応答としてクライアント識別子を受信する。
【００４４】
ポーリング要求手段２０１は、定期的に文書管理サーバ１にポーリングを行うものであり、ポーリング要求とともにクライアント識別子を送信する。なお、クライアント識別子は、監視対象追加要求手段２００が監視対象の追加要求をした際に応答として文書管理サーバ１から受信したものである。
【００４５】
また、ポーリング要求手段２０１は、文書管理サーバ１からポーリングの応答として監視対象としたコンテナの最終更新日時を受信する。当該最終更新日時は、後述するクライアント情報２１１に記録される。
【００４６】
クライアント情報更新管理手段２０２は、ポーリング要求手段２０１が受信した最終更新日時と、監視対象としたコンテナの最終更新日時を管理するクライアント情報２１１とを比較し、クライアント情報２１１の最終更新日時以降のものがあれば子一覧要求手段２０３に後述する子オブジェクト一覧の取得を要求させる。また、子オブジェクト一覧の取得後にクライアント情報２１１の最終更新日時をポーリング要求手段２０１が受信した最終更新日時で更新する。
【００４７】
子一覧要求手段２０３は、監視対象としたコンテナのコンテナ識別子を文書管理サーバ１に送信することにより、監視対象としているコンテナより下位に属するフォルダ及び文書情報等のオブジェクトの識別子や最終更新日時（以下、「子オブジェクト一覧」という。）を文書管理サーバ１に要求する。
【００４８】
更新内容表示手段２０４は、子一覧要求手段２０３が受信した子オブジェクト一覧に基づいて更新内容を表示部２３に表示する。
【００４９】
記憶部２１は、制御部２０を上述した各手段２００〜２０４として動作させる文書管理プログラム２１０及びクライアント情報２１１等を記憶する。
【００５０】
（文書管理システムの動作）
以下に、文書管理システム４の動作を図１〜図１０を参照しつつ、（１）利用者の前提動作、（２）文書管理システムの基本動作及び（３）更新情報の更新動作に分けて説明する。
【００５１】
（１）利用者の前提動作
図４（ａ）及び（ｂ）は、利用者の前提動作の一例を示す概略図である。
【００５２】
まず、利用者Ａは、監視対象を追加要求するために端末装置２ａの操作部を操作する。端末装置２ａは、操作部２４の発する操作信号に応じて文書管理サーバ１と通信して監視対象の追加を要求する。一例として、利用者Ａは、図４（ａ）に示すフォルダ構造のコンテナのうち「Ｆｏｌｄｅｒ−１」を監視対象とする。なお、監視対象とした日時は、図４（ｂ）に示すように、２０１２年１１月６日の１０：００である。
【００５３】
文書管理サーバ１は、端末装置２ａの要求を受け付けて「Ｆｏｌｄｅｒ−１」を監視対象とする。
【００５４】
同様に利用者Ｂは、監視対象を追加要求するために端末装置２ｂの操作部を操作する。一例として、利用者Ｂは、図４（ａ）に示すフォルダ構造のコンテナのうち「Ｆｏｌｄｅｒ−２」を監視対象とする。なお、監視対象とした日時は、図４（ｂ）に示すように、２０１２年１１月６日の１０：０２である。
【００５５】
次に、利用者Ｄは、新規の文書「Ｄｏｃ−３」を追加するために端末装置２ｄの操作部を操作する。一例として、利用者Ｄは、図４（ａ）に示すフォルダ構造のコンテナのうち「Ｆｏｌｄｅｒ−１」に文書「Ｄｏｃ−３」を追加する。なお、文書を追加した日時は、図４（ｂ）に示すように、２０１２年１１月６日の１０：０４である。
【００５６】
次に、利用者Ｃは、新規の文書「Ｄｏｃ−４」を削除するために端末装置２ｃの操作部を操作する。一例として、利用者Ｃは、図４（ａ）に示すフォルダ構造のコンテナのうち「Ｆｏｌｄｅｒ−２」から文書「Ｄｏｃ−４」を削除する。なお、文書を削除した日時は、図４（ｂ）に示すように、２０１２年１１月６日の１０：０６である。
【００５７】
次に、端末装置２ａは、コンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」を監視対象として追加してから８分が経過した２０１２年１１月６日の１０：０８にポーリングを実行する。なお、予め定められたポーリングの間隔を８分としたものである。
【００５８】
また、同様に端末装置２ｂは、コンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−２」を監視対象として追加してから８分が経過した２０１２年１１月６日の１０：１０にポーリングを実行する。
【００５９】
上記の動作を前提として、以下の動作について説明する。
【００６０】
（２）文書管理システムの基本動作
図９Ａ及び図９Ｂは、文書管理システムの動作の一例を示すフローチャートである。簡単のため、代表して利用者Ａ（端末装置２ａ）の動作について説明するが他の利用者（端末装置）についても同様である。
【００６１】
まず、端末装置２ａの監視対象追加要求手段２００は、コンテナのうち、利用者Ａによって監視する対象として選択されたコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」を監視対象として追加するようコンテナ識別子とともに文書管理サーバ１へ要求する（Ｓ２００）。なお、本実施の形態ではキャビネットが１つだけの例を示しているが、キャビネットが複数存在して、コンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」が一意に指定できない場合は、監視対象追加要求手段２００はコンテナ識別子とともにキャビネットを識別するキャビネット識別子を文書管理サーバ１に送信する必要がある。
【００６２】
文書管理サーバ１の監視対象管理手段１０２は、監視対象の追加要求を受信し（Ｓ１００）、要求した端末装置２ａの識別情報としてクライアント識別子「０００１」を生成し（Ｓ１０１）、コンテナ識別子とともに監視対象情報１１４として記憶する（Ｓ１０２）。
【００６３】
次に、文書管理サーバ１の監視対象管理手段１０２は、クライアント識別子「０００１」とともに監視対象を追加した旨の応答を端末装置２ａに送信する（Ｓ１０３）。
【００６４】
なお、文書管理サーバ１は、正当ユーザにのみアクセスを認めるようにするため、監視対象の追加要求を受け付ける前に、端末装置２ａからユーザ識別子やパスワード等のクレデンシャル情報を受け付けて認証を行い、認証が成功した場合にのみ監視対象追加要求に対する応答としてクライアント識別子を送信するようにしてもよい。
【００６５】
また、文書管理サーバ１は、クライアント識別子と当該クライアント識別子がアクセス可能なコンテナ識別子とを対応付けたアクセス権情報をさらに有し、当該アクセス権情報に基づいてアクセス可能なコンテナ識別子に対する監視対象追加要求のみ受け付けるようにしてもよい。
【００６６】
また、文書管理サーバ１は、メモリ容量確保のため、監視が不要になったコンテナについて監視対象情報１１４から削除する手段をさらに有してもよい。また、当該コンテナの削除の際に、更新情報１１５から当該コンテナに関する情報を削除する手段をさらに有してもよい。
【００６７】
端末装置２ａの監視対象追加要求手段２００は、監視対象追加要求の応答としてクライアント識別子「０００１」を受信する（Ｓ２０１）。また、クライアント識別子「０００１」をクライアント情報２１１に記録する。
【００６８】
この後、利用者Ｄが端末装置２ｄを介して文書「Ｄｏｃ−３」をコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」に追加するように文書管理サーバ１に要求すると、文書管理サーバ１の文書管理手段１００は、文書情報１１１に「Ｄｏｃ−３」を追加し、文書管理情報１１２を更新する。また、同様に利用者Ｃが端末装置２ｃを介して文書「Ｄｏｃ−４」をコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−２」から削除するように文書管理サーバ１に要求すると、文書管理サーバ１の文書管理手段１００は、文書情報１１１から「Ｄｏｃ−４」を削除し、文書管理情報１１２を更新する。
【００６９】
また、文書管理サーバ１の操作履歴管理手段１０１は、上記の文書管理手段１００の操作履歴を図５に示す操作履歴情報１１３ａとして記録する。
【００７０】
図５は、操作履歴情報の構成の一例を示す概略図である。
【００７１】
操作履歴情報１１３ａは、操作の対象（以下、「オブジェクト」という。）の識別子を示すオブジェクト識別子と、当該オブジェクトに対して行われた操作内容と、操作日時とを有する。なお、操作履歴情報１１３は、キャビネット毎に管理される情報であり、図５に示す例では、「Ｃａｂｉｎｅｔ−１」の操作履歴情報を示すものである。
【００７２】
次に、端末装置２ａのポーリング要求手段２０１は、文書管理サーバ１にポーリング要求を、クライアント識別子「０００１」とともに送信する（Ｓ２０２）。なお、端末装置２ａは、文書管理サーバ１に対してコンテナ識別子及び当該コンテナ識別子に対応するコンテナの最終更新日時を送信する必要はない。
【００７３】
次に、文書管理サーバ１のポーリング要求管理手段１０３は、端末装置２ａからクライアント識別子「０００１」とともにポーリング要求を受信し（Ｓ１０４）、当該クライアント識別子「０００１」が更新情報１１５に登録されているか否か確認する（Ｓ１０５）。なお、更新情報１１５に登録されていない場合は、クライアント識別子が不正である旨をポーリング応答として送信する。
【００７４】
また、文書管理サーバ１は、アクセス数の増加を防止するため、クライアント識別子が更新情報１１５に登録されているか確認する際に、端末装置２ａからのポーリングの要求回数を確認し、予め定めた回数以上である場合は要求の受付を制限するようにしてもよい。
【００７５】
図６（ａ）及び（ｂ）は、更新情報の構成の一例を示す概略図である。
【００７６】
更新情報１１５ａ１は、２０１２年１１月６日１０：０７時点での更新情報であり、キャビネット番号、監視対象と最終更新日時のペア、クライアント識別子とを有する。
【００７７】
図６（ａ）に示す例では、クライアント識別子が「０００１」である端末装置２ａは、キャビネット番号が「１」、つまり、「Ｃａｂｉｎｅｔ−１」に属するコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」を監視対象としており、監視対象として追加した後に未だ内容変更が行われていないため更新日時は「ｎｕｌｌ」となっている。また、クライアント識別子が「０００２」である端末装置２ｂは、キャビネット番号が「１」、つまり、「Ｃａｂｉｎｅｔ−１」に属するコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−２」を監視対象としており、監視対象として追加した後に未だ内容更新が行われていないため更新日時は「ｎｕｌｌ」となっている。
【００７８】
また、図６（ｂ）に示すように、当該更新情報１１５ａ１及び１１５ｂ１の最終更新日時の初期値は、「Ｃａｂｉｎｅｔ−１」に属する対象に対して初めて監視対象追加が行われた「２０１２年１１月６日１０：００」である。
【００７９】
次に、文書管理サーバ１のポーリング要求管理手段１０３は、更新情報１１５が前回キャッシュされた日時から予め定められた時間が経過している場合（Ｓ１０６；Ｙｅｓ）、操作履歴情報１１３の内容に基づいて更新情報１１５の内容を新たなキャッシュに更新する（Ｓ１０７）。なお、キャッシュ更新の動作については後に詳細に述べる。
【００８０】
図７（ａ）及び（ｂ）は、更新情報の構成の一例を示す概略図である。
【００８１】
更新情報１１５ａ２は、キャッシュが更新された場合の更新情報１１５の一例であり、２０１２年１１月６日１０：０９時点での更新情報であり、キャビネット番号、監視対象と最終更新日時のペア、クライアント識別子とを有する。
【００８２】
図７（ａ）に示す例では、クライアント識別子が「０００１」である端末装置２ａは、キャビネット番号が「１」、つまり、「Ｃａｂｉｎｅｔ−１」に属するコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」を監視対象としており、監視対象として追加した後に利用者Ｄにより１０：０４に「Ｄｏｃ−３」が追加されたため更新日時は「２０１２年１１月６日１０：０４」となっている。また、クライアント識別子が「０００２」である端末装置２ｂは、キャビネット番号が「１」、つまり、「Ｃａｂｉｎｅｔ−１」に属するコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−２」を監視対象としており、監視対象として追加した後に利用者Ｃにより１０：０６に「Ｄｏｃ−４」が削除されたため更新日時は「２０１２年１１月６日１０：０６」となっている。
【００８３】
また、図６（ｂ）に示すように、当該更新情報１１５ａ２及び１１５ｂ２の最終更新日時は「２０１２年１１月６日１０：０８」である。
【００８４】
ステップＳ１０７の次に又はステップＳ１０６において更新情報１１５が前回キャッシュされた日時から予め定められた時間が経過していない場合（Ｓ１０６；Ｎｏ）に、文書管理サーバ１のポーリング要求管理手段１０３は、更新情報１１５から、監視対象であるコンテナの最終更新日時「２０１２年１１月６日１０：０４」を取得し、応答のための情報を作成し（Ｓ１０８）、端末装置２ａに対してポーリング応答を送信する（Ｓ１０９）。
【００８５】
次に、端末装置２ａのポーリング要求手段２０１は、文書管理サーバ１からポーリングの応答として監視対象としたコンテナの最終更新日時「２０１２年１１月６日１０：０４」を受信する（Ｓ２０３）。
【００８６】
端末装置２ａのポーリング要求手段２０１は、複数のコンテナを監視対象としている場合は、すべてのコンテナ識別子についてステップＳ２０４−Ｓ２０９、Ｓ２１１を繰り返す。
【００８７】
まず、ポーリング要求手段２０１は、ポーリングの応答として受信したｉ番目のコンテナの最終更新日時と、クライアント情報２１１に前回記録されたｉ番目のコンテナの最終更新日時とを比較し、ポーリングの応答の最終更新日時が最新である場合（Ｓ２０５；Ｙｅｓ）、子一覧要求手段２０３に子オブジェクト一覧を要求させる。
【００８８】
端末装置２ａの子一覧要求手段２０３は、子オブジェクト一覧を要求するためにｉ番目のコンテナ識別子を送信する（Ｓ２０６）。
【００８９】
文書管理サーバ１の文書管理手段１００は、ｉ番目のコンテナ識別子とともに子オブジェクト一覧の要求を受信し（Ｓ１１０）、子オブジェクト一覧としてコンテナ識別子に該当するコンテナに含まれるオブジェクトの識別子及びこれらの最終更新日時を送信する（Ｓ１１１）。
【００９０】
端末装置２ａの子一覧要求手段２０３は、子オブジェクト一覧を受信し（Ｓ２０７）、クライアント情報更新管理手段２０２は、受信した子オブジェクト一覧と、クライアント情報２１１の子オブジェクト一覧の情報とを比較し、新着を確認する（Ｓ２０８）。新着は、以下のように確認する。
【００９１】
一例として、クライアント情報２１１の子オブジェクト一覧に含まれるオブジェクトであり、受信した子オブジェクト一覧の最終更新日時が最新である場合、このオブジェクトに更新があると判断する。また、クライアント情報２１１の子オブジェクト一覧に含まれないオブジェクトがある場合、このオブジェクトは追加された新着文書であると判断する。また、クライアント情報２１１の子オブジェクト一覧に含まれるオブジェクトであり、受信した子オブジェクト一覧に含まれないオブジェクトがある場合、このオブジェクトは削除されたと判断する。なお、子オブジェクトの最終更新日時が更新される場合として、子オブジェクトに対する属性変更、バージョン追加、バージョン削除、ロック、アクセス権変更等がある。
【００９２】
ここでは利用者の前提動作に基づいて、クライアント情報更新管理手段２０２は、利用者Ａの監視対象である「Ｆｏｌｄｅｒ−１」にオブジェクト「Ｄｏｃ−３」が新着文書として追加されたと判断する。また、利用者Ｂの監視対象である「Ｆｏｌｄｅｒ−２」からオブジェクト「Ｄｏｃ−４」が削除されたと判断する。
【００９３】
次に、端末装置２ａの子一覧要求手段２０３は、受信した子一覧の情報で、クライアント情報２１１の子一覧の情報を書き換える。
【００９４】
次に、端末装置２ａの更新内容表示手段２０４は、子一覧要求手段２０３が上記した方法で確認した更新内容を表示部２３に表示する。
【００９５】
図８（ａ）及び（ｂ）は、更新内容が表示部２３に表示された場合の表示画面の構成例を示す概略図である。
【００９６】
利用者Ａが使用する端末装置２ａの表示部２３の表示部には、図８（ａ）に示すように、更新内容表示画面２０４ａが表示される。更新内容表示画面２０４ａは、新着文書のコンテナ名、新着数及び最終更新日時を示す新着内容表示欄２０４ａ１と、新着内容表示欄２０４ａ１をクリアするためのボタン２０４ａ２と、新着内容表示欄２０４ａ１に表示されたオブジェクトの内容を確認するためのボタン２０４ａ３と、更新内容表示画面２０４ａを閉じるためのボタン２０４ａ４とを有する。
【００９７】
ここで、新着内容表示欄２０４ａ１は、利用者Ａの監視対象である「Ｆｏｌｄｅｒ−１」にオブジェクト「Ｄｏｃ−３」が「２０１２年１１月６日１０：０４」に新着文書として追加された旨を示す。
【００９８】
また、利用者Ｂが使用する端末装置２ｂの表示部２３の表示部には、図８（ｂ）に示すように、更新内容表示画面２０４ｂが表示される。更新内容表示画面２０４ｂは、更新のあった文書のコンテナ名、文書名、更新内容及び最終更新日時を示す更新内容表示欄２０４ｂ１と、更新内容表示欄２０４ｂ１をクリアするためのボタン２０４ｂ２と、更新内容表示欄２０４ｂ１に表示されたオブジェクトの内容を確認するためのボタン２０４ｂ３と、更新内容表示画面２０４ｂを閉じるためのボタン２０４ｂ４とを有する。
【００９９】
ここで、更新内容表示欄２０４ｂ１は、利用者Ｂの監視対象である「Ｆｏｌｄｅｒ−２」からオブジェクト「Ｄｏｃ−４」が「２０１２年１１月６日１０：０６」に削除された旨を示す。
【０１００】
（３）更新情報の更新動作
図１０は、図９ＡのステップＳ１０７のキャッシュの更新の詳細動作の一例を示すフローチャートである。
【０１０１】
文書管理サーバ１のポーリング要求管理手段１０３は、操作履歴情報１１３から管理対象としたコンテナが属する管理単位（キャビネット）の操作履歴を取得する（Ｓ１０）。この際、操作履歴を取得する日時の起点は、図６（ｂ）や図７（ｂ）の更新情報１１５ｂ１や１１５ｂ２に示す最終更新日時としてもよいし、更新検知漏れを防ぐために予め定めた時間だけ前を起点としてもよい。また、取得する操作履歴は、オブジェクトの追加や削除等の更新系の操作だけにしてもよい。また、フォルダに対する操作は無視して文書に対する操作だけを取得してもよい。
【０１０２】
操作履歴のすべての操作に対して以下のステップＳ１２−Ｓ１６を実行する。
【０１０３】
ｊ番目の操作が監視対象としているコンテナ又はコンテナに含まれるオブジェクトに対してされたものであって（Ｓ１２；Ｙｅｓ）、操作日時が更新情報１１５の最終更新日時と比べて最新のものである場合（Ｓ１３；Ｙｅｓ）、更新情報１１５の監視対象の最終更新日時を操作日時に更新する（Ｓ１４）。
【０１０４】
［変形例］
（構成）
以下では変形例として、ポーリングの方式として上記した実施の形態に示した基本形式と、基本方式と直接方式とのハイブリッド方式とを利用者が選択できる例を説明する。直接方式とは、ポーリング要求の応答としてキャッシュしておいた操作履歴を端末装置に送信するものである。これは、更新頻度が高いコンテナや子オブジェクトの数の多いコンテナにおいては、子オブジェクト一覧を応答として送信する処理が負担となるため、有効な手段である。
【０１０５】
図１１は、文書管理サーバの構成の変形例を示すブロック図である。なお、実施の形態と同一の構成については特に断りのない限り同一の符号を付している。
【０１０６】
文書管理サーバ１Ａの制御部１０は、文書管理プログラム１１０を実行することで、さらにポーリング方式設定手段１０４、ハイブリッド方式使用時間設定手段１０５、ポーリング方式切替手段１０６及び更新情報クリア手段１０７等として機能する。
【０１０７】
ポーリング方式設定手段１０４は、端末装置２ａ‐２ｄの表示画面に、ポーリングの方式として上記した実施の形態に示した基本方式を用いるか、基本方式と直接方式とのハイブリッド方式を用いるかを選択するための画面を表示させ、当該画面においてキャビネットの管理者が方式を選択すると、キャビネットごとに、当該選択された方式に設定を変更する。
【０１０８】
ハイブリッド方式使用時間設定手段１０５は、端末装置２ａ‐２ｄの表示画面に、ポーリングの方式としてハイブリッド方式を用いる場合に、ハイブリッド方式を用いる時間帯を入力するための画面を表示させ、当該画面においてキャビネットの管理者が時間帯を入力すると当該入力された時間帯に設定を変更する。
【０１０９】
ポーリング方式切替手段１０６は、ハイブリッド方式が選択された場合に、監視対象となっているコンテナに基づいて基本方式を用いるか、直接方式を用いるかを切り替える。
【０１１０】
更新情報クリア手段１０７は、ハイブリッド方式使用時間設定手段１０５によってハイブリッド方式を用いる時間帯が設定されている場合、当該時間帯が終了した後に操作履歴情報１１３のキャッシュをクリア（削除）する。
【０１１１】
（文書管理システムの動作）
以下に、文書管理システム４の動作を図１１〜図１６Ｂを参照しつつ、（１）利用者の前提動作及び（２）文書管理システムの基本動作に分けて説明する。
【０１１２】
（１）利用者の前提動作
図１２（ａ）及び（ｂ）は、利用者の前提動作の一例を示す概略図である。
【０１１３】
まず、利用者Ａは、図１２（ａ）に示すフォルダ構造のコンテナのうち「Ｄｏｃ−４」−「Ｄｏｃ−１００３」の１０００のオブジェクトを含む「Ｆｏｌｄｅｒ−１」並びに「Ｆｏｌｄｅｒ−４」及び「Ｄｏｃ−３」を含む「Ｆｏｌｄｅｒ−２」を監視対象とする。なお、監視対象とした日時は、図１２（ｂ）に示すように、２０１２年１１月６日の１０：００である。
【０１１４】
文書管理サーバ１は、端末装置２ａの要求を受け付けて「Ｆｏｌｄｅｒ−１」及び「Ｆｏｌｄｅｒ−２」を監視対象とする。
【０１１５】
次に、利用者Ｄは、新規の文書「Ｄｏｃ−１００４」を追加するために端末装置２ｄの操作部を操作する。一例として、利用者Ｄは、図１２（ａ）に示すフォルダ構造のコンテナのうち「Ｆｏｌｄｅｒ−１」に文書「Ｄｏｃ−１００４」を追加する。なお、文書を追加した日時は、図１２（ｂ）に示すように、２０１２年１１月６日の１０：０４である。
【０１１６】
次に、利用者Ｃは、新規の文書「Ｄｏｃ−３」を削除するために端末装置２ｃの操作部を操作する。一例として、利用者Ｃは、図１２（ａ）に示すフォルダ構造のコンテナのうち「Ｆｏｌｄｅｒ−２」から文書「Ｄｏｃ−３」を削除する。なお、文書を削除した日時は、図１２（ｂ）に示すように、２０１２年１１月６日の１０：０６である。
【０１１７】
次に、端末装置２ａは、コンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」を監視対象として追加してから８分が経過した２０１２年１１月６日の１０：０８にポーリングを実行する。なお、予め定められたポーリングの間隔を８分としたものである。
【０１１８】
図１３は、ポーリング方式設定手段１０４及びハイブリッド方式使用時間設定手段１０５の設定内容を示す概略図である。
【０１１９】
端末装置２ａは、ポーリング方式設定手段１０４及びハイブリッド方式使用時間設定手段１０５によって表示部２３に表示された画面に基づいてポーリング方式を「Ｃａｂｉｎｅｔ−１」に関して「ハイブリッド」に設定し、ハイブリッド方式を使用する時間を「毎日１：００〜２４：００」に設定したものとし、当該情報１０４ａは文書管理サーバ１Ａの図示しないメモリ等に保存されているものとする。
【０１２０】
上記の動作を前提として、以下の動作について説明する。
【０１２１】
（２）文書管理システムの基本動作
図１６Ａ及び図１６Ｂは、文書管理システムの動作の他の例を示すフローチャートである。なお、図９Ａ及び図９Ｂに示すフローチャートの動作と同一の動作には同一のステップ番号を付している。以下では異なる部分について説明する。
【０１２２】
まず、端末装置２ａの監視対象追加要求手段２００は、コンテナのうち、利用者Ａによって監視する対象として選択されたコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」及び「Ｆｏｌｄｅｒ−２」を監視対象として追加するようコンテナ識別子とともに文書管理サーバ１へ要求する（Ｓ２００）。
【０１２３】
文書管理サーバ１の監視対象管理手段１０２は、監視対象の追加要求を受信し（Ｓ１００）、ポーリング方式切替手段１０６に、当該コンテナ識別子「Ｆｏｌｄｅｒ−１」及び「Ｆｏｌｄｅｒ−２」のそれぞれについてコンテナに含まれる子オブジェクトの数及び更新頻度に基づいてポーリング形式を切り替える（Ｓ１５０）。ここで、コンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」は１０００のオブジェクトを有するため直接方式に、コンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−２」は２のオブジェクトを有するため基本方式でポーリングの応答を行う（この例において、両者とも更新頻度は少ないものとする）。
【０１２４】
次に、基本方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−２」については要求した端末装置２ａの識別情報としてクライアント識別子「０００１」を生成し（Ｓ１０１）、コンテナ識別子とともに監視対象情報１１４として記憶する（Ｓ１５１）。また、直接方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−１」については、直接方式である旨とコンテナ識別子とを監視対象情報１１４に記憶する。
【０１２５】
次に、文書管理サーバ１の監視対象管理手段１０２は、基本方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−２」についてはクライアント識別子「０００１」とともに監視対象を追加した旨の応答を端末装置２ａに送信する（Ｓ１５２）。また、直接方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−１」については、直接方式である旨及び監視対象を追加した旨の応答を端末装置２ａに送信する。
【０１２６】
次に、端末装置２ａの監視対象追加要求手段２００は、基本方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−２」については、監視対象追加要求の応答としてクライアント識別子「０００１」を受信し（Ｓ２５０）、クライアント識別子「０００１」をクライアント情報２１１に記録する。また、直接方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−１」については、直接方式である旨をクライアント情報２１１に記録する。
【０１２７】
この後、利用者Ｄが端末装置２ｄを介して文書「Ｄｏｃ−３」をコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」に追加するように文書管理サーバ１に要求すると、文書管理サーバ１の文書管理手段１００は、文書情報１１１に「Ｄｏｃ−３」を追加し、文書管理情報１１２を更新する。また、同様に利用者Ｃが端末装置２ｃを介して文書「Ｄｏｃ−４」をコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−２」から削除するように文書管理サーバ１に要求すると、文書管理サーバ１の文書管理手段１００は、文書情報１１１から「Ｄｏｃ−４」を削除し、文書管理情報１１２を更新する。
【０１２８】
また、文書管理サーバ１の操作履歴管理手段１０１は、上記の文書管理手段１００の操作履歴を図５に示す操作履歴情報１１３ａとして記録する。
【０１２９】
図１４は、操作履歴情報の構成の一例を示す概略図である。
【０１３０】
操作履歴情報１１３ｂは、「Ｃａｂｉｎｅｔ−１」の操作履歴を示すものであり、操作日時「２０１２年１１月６日１０：０４」にオブジェクト「Ｆｏｌｄｅｒ−１」に対し操作内容として「Ｄｏｃ−１００４」が追加された旨及び操作日時「２０１２年１１月６日１０：０６」にオブジェクト「Ｆｏｌｄｅｒ−２」から操作内容として「Ｄｏｃ−３」が削除された旨を示す。
【０１３１】
次に、端末装置２ａのポーリング要求手段２０１は、基本方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−２」については、文書管理サーバ１にポーリング要求を、クライアント識別子「０００１」とともに送信する（Ｓ２５１）。また、直接方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−１」については、文書管理サーバ１に更新の起点日時を送信する。なお、初回のポーリング時（１０：０８（ポーリング間隔を８分とした場合））については前回の更新がないため、更新の起点日時は「ｎｕｌｌ」を送信する。
【０１３２】
また、次回のポーリング時（１０：１６）については、今回のポーリング（１０：０８）から予め定めた時間、例えば、１分を引いた「１０：０７」を更新の起点日時として送信する。
【０１３３】
次に、文書管理サーバ１のポーリング要求管理手段１０３は、基本方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−２」については、端末装置２ａからクライアント識別子「０００１」とともにポーリング要求を受信し（Ｓ１５３）、当該クライアント識別子「０００１」が更新情報１１５に登録されているか否か確認する（Ｓ１０５）。なお、更新情報１１５に登録されていない場合は、クライアント識別子が不正である旨をポーリング応答として送信する。
【０１３４】
また、直接方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−１」については、更新の起点日時として「ｎｕｌｌ」を受信する。
【０１３５】
次に、文書管理サーバ１のポーリング要求管理手段１０３は、基本方式については更新情報１１５が前回キャッシュされた日時から予め定められた時間が経過している場合（Ｓ１５４；Ｙｅｓ）、操作履歴情報１１３の内容に基づいて更新情報１１５の内容を新たなキャッシュに更新する（Ｓ１５５）。また、直接方式については更新の起点日時から予め定められた時間が経過している場合に、キャッシュを更新する。
【０１３６】
なお、直接方式用の更新情報１１５は、更新の起点日時より後の操作履歴情報１１３からキャッシュが作成されるが、初回は起点日時が「ｎｕｌｌ」であるため、２０１２年１１月６日の１０：００以降の操作履歴情報１１３からキャッシュが作成される。
【０１３７】
図１５（ａ）及び（ｂ）は、更新情報の構成の一例を示す概略図である。
【０１３８】
図１５（ａ）に示すように、更新情報１１５ａ３は、図１４に示す操作履歴情報１１３ｂのうち、直接方式を採用するべきコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」に関する情報から作成されたものであって、コンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」の内容を有するものである。
【０１３９】
また、図１５（ｂ）に示すように、更新情報１１５ａ４は、基本方式又は直接方式を問わず作成される情報であり、キャビネット番号、監視対象と最終更新日時のペア、クライアント識別子とを有する。
【０１４０】
図１５（ｂ）に示す例では、クライアント識別子が「０００１」である端末装置２ａは、キャビネット番号が「１」、つまり、「Ｃａｂｉｎｅｔ−１」に属するコンテナ「Ｆｏｌｄｅｒ−１」及び「Ｆｏｌｄｅｒ−２」を監視対象としており、監視対象として追加した後に利用者Ｄにより１０：０４に「Ｄｏｃ−３」が追加されたため更新日時は「２０１２年１１月６日１０：０４」、監視対象として追加した後に利用者Ｃにより１０：０６に「Ｄｏｃ−４」が削除されたため更新日時は「２０１２年１１月６日１０：０６」となっている。
【０１４１】
ステップＳ１５５の次に又はステップＳ１５４において更新情報１１５が前回キャッシュされた日時から予め定められた時間が経過していない場合（Ｓ１５４；Ｎｏ）に、文書管理サーバ１のポーリング要求管理手段１０３は、更新情報１１５から、基本方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−２」についての最終更新日時「２０１２年１１月６日１０：０６」を取得し、応答のための情報を作成し（Ｓ１５６）、直接方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−１」についての更新情報１１５ａ３を取得して応答のための情報を作成し、端末装置２ａに対してポーリング応答を送信する（Ｓ１０９）。
【０１４２】
次に、端末装置２ａのポーリング要求手段２０１は、文書管理サーバ１からポーリングの応答として基本方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−２」についての最終更新日時「２０１２年１１月６日１０：０６」を受信する（Ｓ２０３）。また、直接方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−１」についての更新情報１１５ａ３を取得する。
【０１４３】
次に、端末装置２ａの更新内容表示手段２０４は、直接方式である「Ｆｏｌｄｅｒ−１」についての更新情報１１５ａ３に、更新起点日時以降の操作を受信した場合は、ステップＳ２１０において当該操作を更新内容として表示する。例えば、初回のポーリング時においては、更新起点日時が「２０１２年１１月６日１０：００」であり、更新情報１１５ａ３には操作の日時が「２０１２年１１月６日１０：００」である「Ｄｏｃ−１００４追加」が存在するため、この情報が更新内容として表示される。
【０１４４】
なお、更新情報クリア手段１０７は、ハイブリッド方式を用いる時間帯「１：００〜２４：００」が終了した後に操作履歴情報１１３のキャッシュをクリア（削除）する。
【０１４５】
［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。
【０１４６】
また、上記文書管理プログラム１１０をＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納して提供することも可能であり、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ装置等から装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。また、各手段１００−１０３及び各手段２００−２０４の一部又は全部をＡＳＩＣ等のハードウェアによって実現してもよい。なお、上記実施の形態の動作説明で示した各ステップは、順序の変更、ステップの省略、追加が可能である。
【符号の説明】
【０１４７】
１、１Ａ      文書管理サーバ
２ａ‐２ｄ    端末装置
３     ネットワーク
４     文書管理システム
１０   制御部
１１   記憶部
１２   通信部
２０   制御部
２１   記憶部
２２   通信部
２３   表示部
２４   操作部
１００ 文書管理手段
１０１ 操作履歴管理手段
１０２ 監視対象管理手段
１０３ ポーリング要求管理手段
１０４ ポーリング方式設定手段
１０４ａ      情報
１０５ ハイブリッド方式使用時間設定手段
１０６ ポーリング方式切替手段
１０７ 更新情報クリア手段
１１０ 文書管理プログラム
１１１ 文書情報
１１２ 文書管理情報
１１３、１１３ａ、１１３ｂ  操作履歴情報
１１４ 監視対象情報
１１５、１１５ａ１−１１５ａ４     更新情報
１１５ｂ１    更新情報
２００ 監視対象追加要求手段
２０１ ポーリング要求手段
２０２ クライアント情報更新管理手段
２０３ 子一覧要求手段
２０４ 更新内容表示手段
２０４ａ      更新内容表示画面
２０４ａ１    新着内容表示欄
２０４ａ２−２０４ａ４      ボタン
２０４ｂ      更新内容表示画面
２０４ｂ１    更新内容表示欄
２０４ｂ２−２０４ｂ４      ボタン
２１０ 文書管理プログラム
２１１ クライアント情報
Ａ−Ｄ 利用者
【図１】
2014134909.tif 000003
【図２】
2014134909.tif 000004
【図３】
2014134909.tif 000005
【図４】
2014134909.tif 000006
【図５】
2014134909.tif 000007
【図６】
2014134909.tif 000008
【図７】
2014134909.tif 000009
【図８】
2014134909.tif 000010
【図９Ａ】
2014134909.tif 000011
【図９Ｂ】
2014134909.tif 000012
【図１０】
2014134909.tif 000013
【図１１】
2014134909.tif 000014
【図１２】
2014134909.tif 000015
【図１３】
2014134909.tif 000016
【図１４】
2014134909.tif 000017
【図１５】
2014134909.tif 000018
【図１６Ａ】
2014134909.tif 000019
【図１６Ｂ】
2014134909.tif 000020