(57)【要約】【課題】出力データを記憶手段に蓄積する場合に、利便性の低下を抑えつつ、記憶手段の容量圧迫を軽減できるようにする。【解決手段】出力データに対する保持期間の設定を受け付けるか否かを判断するときに用いる条件情報を、全体条件テーブル４０４及び個別条件テーブル４０５に登録しておき、出力データを出力データ記憶部４０７に蓄積する場合に、その登録してある条件情報に基づき、蓄積する出力データに対する保持期間の設定を制御するようにした。このとき、条件情報に基づき、出力データに対する保持期間の設定を受け付けるか否かを判断し、その結果に応じて制御を行うようにするとよい。【選択図】      図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
出力データを第１の記憶手段に記録する記録手段と、
前記第１の記憶手段が保持する前記出力データの保持期間を管理する管理手段と、
前記出力データの保持期間を設定する設定手段と、
を備える情報処理装置であって、
前記出力データに対する保持期間の設定を受け付けるか否かを判断するときに用いる条件情報を記憶する第２の記憶手段と、
前記出力データに対する保持期間の設定要求を受け付ける受付手段と、
前記設定要求に応じて、前記条件情報に基づき、前記設定手段による前記出力データに対する保持期間の設定を制御する設定制御手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の情報処理装置であって、
前記設定要求に応じて、前記条件情報に基づき、前記出力データに対する保持期間の設定を受け付けるか否かを判断する判断手段を備え、
前記設定制御手段は、前記判断手段により前記条件情報に基づき判断された判断結果に応じて、前記設定手段による前記出力データに対する保持期間の設定を制御することを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の情報処理装置であって、
前記条件情報は、前記第１の記憶手段に記録する出力データのデータ量を規定する条件の情報であることを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
前記条件情報を、ユーザ又はユーザのグループと対応付けて設定可能であることを特徴とする情報処理装置。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
前記設定制御手段が前記保持期間の設定を行わない制御を行った出力データについては、予め登録されている保持期間を適用することを特徴とする情報処理装置。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
設定された保持期間が経過した出力データを前記第１の記憶手段から削除する手段を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項７】
複数の情報処理装置がネットワークを介して接続し、データの送受信を行う情報処理システムであって、前記情報処理システムを構成する複数の情報処理装置のいずれかにおいて、
出力データを第１の記憶手段に記録する記録手段と、
前記第１の記憶手段が保持する前記出力データの保持期間を管理する管理手段と、
前記出力データの保持期間を設定する設定手段と、
前記出力データに対する保持期間の設定を受け付けるか否かを判断するときに用いる条件情報を記憶する第２の記憶手段と、
前記出力データに対する保持期間の設定要求を受け付ける受付手段と、
前記設定要求に応じて、前記条件情報に基づき、前記設定手段による前記出力データに対する保持期間の設定を制御する設定制御手段と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項８】
請求項７に記載の情報処理システムであって、
前記複数の情報処理装置のいずれかにおいて、さらに、
前記設定要求に応じて、前記条件情報に基づき、前記出力データに対する保持期間の設定を受け付けるか否かを判断する判断手段を備え、
前記設定制御手段は、前記判断手段により前記条件情報に基づき判断された判断結果に応じて、前記設定手段による前記出力データに対する保持期間の設定を制御することを特徴とする情報処理システム。
【請求項９】
請求項７又は８に記載の情報処理システムであって、
前記条件情報は、前記第１の記憶手段に記録する出力データのデータ量を規定する条件の情報であることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１０】
請求項７乃至９のいずれか一項に記載の情報処理システムであって、
前記条件情報を、ユーザ又はユーザのグループと対応付けて設定可能であることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１１】
請求項７乃至１０のいずれか一項に記載の情報処理システムであって、
前記設定制御手段が前記保持期間の設定を行わない制御を行った出力データについては、予め登録されている保持期間を適用することを特徴とする情報処理システム。
【請求項１２】
請求項７乃至１１のいずれか一項に記載の情報処理システムであって、
前記複数の情報処理装置のいずれかにおいて、さらに、
設定された保持期間が経過した出力データを前記第１の記憶手段から削除する手段を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１３】
コンピュータを、請求項１乃至６のいずれか一項に記載の情報処理装置として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、出力データを記憶手段に記録する情報処理装置及び情報処理システム、並びにコンピュータを上記のような情報処理装置として機能させるためのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）等のクライアント装置から、出力用のデータ（出力データ）を、画像形成装置、投影装置、表示装置等の出力装置へ送信し、その出力データに従った出力を行わせることが知られている。この出力は、画像形成装置の場合には印刷出力、投影装置の場合にはスクリーンへの画像の投影、表示装置の場合にはディスプレイによる文書や画像の表示が考えられる。
【０００３】
そして、このうち画像形成装置に対して出力データとして印刷ジョブを送信する場合においては、一旦印刷ジョブを蓄積してユーザの指示に応じて出力を行う保留印刷機能（オンデマンド印刷機能）が知られている。画像形成装置が印刷ジョブの受信後直ちにその出力を行うと、出力した印刷物が放置される場合があるためである。
【０００４】
しかし、この保留印刷機能において印刷ジョブを無制限に蓄積可能とすると、記憶手段の容量を圧迫することから、保持期間を経過したジョブを装置から自動的に削除することが提案されている。
例えば、特許文献１には、プリントジョブデータを登録する際に、保存期間の設定を行い、保存期間が経過するとそのプリントジョブデータを削除することが記載されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、保持期間の設定に際し、ユーザにジョブ単位で保持期間を設定させるとすると、不要に長い期間を設定される可能性があり、十分に記憶手段の容量削減効果が得られないという問題があった。
一方、管理者が一律に保持期間を設定できるようにすることも考えられるが、これでは、ユーザが後で出力しようと思っている予定の印刷ジョブもユーザの意志に反して削除されてしまい、利便性の低下を招く恐れがある。
【０００６】
このような問題は、印刷ジョブ以外の出力データを蓄積しようとする場合にも、また、蓄積を出力装置の外部の記憶手段に蓄積する場合にも、同様に発生するものである。
この発明は、このような事情を鑑みてなされたものであり、出力データを記憶手段に蓄積する場合に、利便性の低下を抑えつつ、記憶手段の容量圧迫を軽減できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、この発明の情報処理装置は、出力データを第１の記憶手段に記録する記録手段と、前記第１の記憶手段が保持する前記出力データの保持期間を管理する管理手段と、前記出力データの保持期間を設定する設定手段と、を備える情報処理装置において、前記出力データに対する保持期間の設定を受け付けるか否かを判断するときに用いる条件情報を記憶する第２の記憶手段と、前記出力データに対する保持期間の設定要求を受け付ける受付手段と、前記設定要求に応じて、前記条件情報に基づき、前記設定手段による前記出力データに対する保持期間の設定を制御する設定制御手段と、を備えるものである。
【発明の効果】
【０００８】
以上のような構成によれば、複数のモジュール間の通信に不具合が生じた場合でも、その原因を容易に特定できるようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】この発明の情報処理装置の第１の実施形態である出力実行装置を含む情報処理システムの構成を示す図である。
【図２】この発明の情報処理装置の第２の実施形態である画像処理サーバを含む情報処理システムの構成を示す図である。
【図３】図２に示したプリントサーバのハードウェア構成を示す図である。
【図４】同じく画像形成装置のハードウェア構成を示す図である。
【図５】図２に示したプリントサーバにおける出力データの蓄積に関連する機能の構成を示す図である。
【図６】全体条件テーブルに登録するデータの例を示す図である。
【図７】個別条件テーブルに登録するデータの例を示す図である。
【図８】出力データ情報テーブルに登録するデータの例を示す図である。
【図９】図２に示したプリントサーバのＣＰＵが実行する、出力データを受信した場合の処理のフローチャートである。
【図１０】同じく保持期限変更要求を受信した場合の処理のフローチャートである。
【図１１】同じく定期的に実行する出力データの削除に関する処理のフローチャートである。
【図１２】変形例におけるグループデータの例を示す図である。
【図１３】変形例において個別条件テーブルに登録するデータの例を示す図である。
【図１４】変形例において出力データ情報テーブルに登録するデータの例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、この発明を実施するための形態を図面に基づいて具体的に説明する。
図１は、この発明の情報処理装置の第１の実施形態である出力実行装置を含む情報処理システムの構成を示す図である。
図１に示す情報処理システム１は、出力要求装置１０と出力実行装置２０を備える。
【００１１】
このうち出力要求装置１０は、出力実行装置２０に対して出力を要求する情報処理装置である。このとき、出力データ蓄積要求を出力実行装置２０に送信して、出力内容を示す出力データを一旦出力実行装置２０に蓄積させ、その後別途の指示によりその出力データに係る出力を実行させることができる。この別途の指示は、ユーザが出力実行装置２０を直接操作してのものであっても、出力要求装置１０をはじめとする外部装置からデータを送信してのものであってもよい。
【００１２】
一方、出力実行装置２０は、出力データ蓄積部２１と出力実行部２２とを備える。
このうち出力データ蓄積部２１は、記憶手段を備え、出力要求装置１０をはじめとする外部装置から受信した出力データ蓄積要求に従って出力データをその記憶手段に蓄積する。このとき、出力データ蓄積要求における指定及び予め出力データ蓄積部２１においてなされている各種設定に基づき、出力データの保持期間の設定を制御する。この機能が、この発明の情報処理装置の実施形態としての機能である。
【００１３】
また、出力実行部２２は、上記「別途の指示」に従い、出力データ蓄積部２１に蓄積されている出力データに係る出力を行う出力手段である。具体的にどのような出力を行うかは、出力実行装置２０の機能に依存する。出力の形態としては、出力実行装置２０をプリンタ等の画像形成装置として構成する場合には印刷出力、プロジェクタ等の投影装置として構成する場合にはスクリーンへの画像の投影、タブレット端末やディスプレイ等の表示装置として構成する場合にはディスプレイによる文書や画像の表示が考えられる。そして、出力実行部２２は、その出力のためのエンジンを備える。
【００１４】
以上の出力実行装置２０において、出力データ蓄積部２１は、出力データに対する保持期間の設定を受け付けるか否かを判断するときに用いる条件情報を予め記憶している。そして、保持期間の設定を伴う出力データ蓄積要求を受けた場合、その要求による保持期間の設定を受け付けるか否かを、上記条件情報に従って判断する。そして、その判断結果に従い、要求に従って蓄積する出力データに対する保持期間の設定を制御する。
より具体的には、条件情報が示す条件が満たされる場合には要求に従った保持期間を設定し、そうでない場合には保持期間を設定しない。後者の場合、予め登録してある一律の保持期間を適用する。
【００１５】
以上により、一定の条件を満たす場合には、ユーザによる自由な保持期間の設定を許容しつつ、その範囲を超えた場合には管理者の定めた一律の保持期間を適用できる。従って、条件を適切に設定すれば、利便性の低下を抑えつつ、記憶手段の容量圧迫を軽減できるようにすることができる。
【００１６】
この条件としては、出力データのデータ量に関する条件を定めることが好ましい。蓄積する出力データの合計サイズ、蓄積数、今回蓄積しようとする出力データのサイズ等である。このようにすれば、記憶手段の容量を圧迫するような大サイズの出力データが、管理者の想定を超える長期間蓄積されることを防止でき、容量圧迫軽減に効果的である。また、ユーザ毎、あるいは１以上のユーザを含むグループ毎にこのような条件を設定可能とすると、より柔軟な対応が可能である。
なお、保持期間の設定は、出力データを蓄積する際だけでなく、蓄積後にも行うことができるようにするとよい。
【００１７】
次に、より具体的な第２の実施形態について説明する。
図２は、この発明の情報処理装置の第２の実施形態である画像処理サーバを含む情報処理システムの構成を示す図である。
図２に示す情報処理システム１は、ＰＣ３０，７０、プリントサーバ４０、および画像形成装置５０を備え、これらの装置はネットワーク８０を介して相互に通信可能である。なお、ネットワーク８０は、例えばＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）とすることが考えられるが、有線、無線を問わず任意の方式のものを採用可能である。
【００１８】
また、ＰＣ３０は、図１の出力要求装置１０と対応する機能を備える。ただし、出力データ蓄積要求の送信先はプリントサーバ４０である。
プリントサーバ４０は、画像形成装置５０に実行させるジョブを管理する機能を備え、図１に示した出力データ蓄積部２１と対応する出力データの蓄積機能を備える。また、画像形成装置５０に出力を実行させるべき出力データを、自発的に送信先を選択して、あるいは画像形成装置５０からの要求に応じて、画像形成装置５０に送信して実行させる機能も備える。なお、この実施形態において、出力データは、画像形成装置５０に実行させる印刷の内容を示す印刷ジョブのデータである。
【００１９】
画像形成装置５０は、プリントサーバ４０から送信される出力データに従い、用紙に画像を形成する機能を備え、図２に示した出力実行部２２と対応する出力機能を備える。また、プリントサーバ４０に対して蓄積されている出力データのリストを要求してユーザに提示し、その中からユーザが選択した出力データをプリントサーバ４０に要求して取得する機能も備える。
この機能を利用することにより、ユーザがＰＣ３０を操作してプリントサーバ４０に蓄積させた出力データに係る印刷の実行を、ユーザが画像形成装置５０を直接操作して指示することができる。すなわち、保留印刷機能を実現することができる。
【００２０】
ＰＣ７０は、プリントサーバ４０の管理装置として機能し、プリントサーバ４０に対して設定変更を要求する機能を備える。この設定には、出力データ蓄積の際に保持期間の設定を受け付けるか否かの判断に用いる条件情報や、保持期間を設定しない場合に適用する一律の保持期間の設定を含む。
ただし、ＰＣ７０をＰＣ３０と別の装置として設ける必要はなく、これらが同じ装置であってもよい。この意味で、ＰＣ７０は破線で示した。
【００２１】
ここで、図３に、プリントサーバ４０のハードウェア構成を示す。
プリントサーバ４０は、ハードウェアとしては公知のコンピュータを適宜採用できる。例えば、図３に示すように、ＣＰＵ４１、ＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３、通信Ｉ／Ｆ４４、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）４５、ＵＩ（ユーザインタフェース）部４６をシステムバス４７により接続した構成とすることができる。
【００２２】
そして、ＣＰＵ４１がＲＡＭ４３をワークエリアとしてＲＯＭ４２あるいはＨＤＤ４５に記憶されたプログラムを実行することにより、プリントサーバ４０全体の動作を制御し、後述する出力データの蓄積の制御をはじめとする種々の機能を実現することができる。
また、ＨＤＤ４５は、出力データを保持する第１の記憶手段及び条件情報を記憶する第２の記憶手段として機能する。
通信Ｉ／Ｆ４４は、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）等のネットワークを介してＰＣ３０や画像形成装置５０等の外部装置と通信するためのインタフェースである。
【００２３】
ＵＩ部４６は、ユーザの操作を受け付けるための操作部や、ユーザに情報を提示するための表示部を含む操作受付手段である。外付けの操作部や表示部を用いてもよいことはもちろんである。
なお、ユーザの操作は、外部装置から操作内容を示すデータを受信することにより受け付けてもよい。また、ユーザへの情報の提示は、画面の表示内容を示すデータや画面に表示させるべきデータを外部装置へ送信することによって行ってもよい。
なお、ＰＣ３０ハードウェアの構成も、図３に示す範囲ではプリントサーバ４０と同様である。
【００２４】
次に、図４に、画像形成装置５０のハードウェア構成を示す。
画像形成装置５０も、ハードウェアとしては公知の画像形成装置と同様な構成を適宜採用できる。例えば、図４に示すように、ＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２、ＲＡＭ５３、通信Ｉ／Ｆ５４、ＨＤＤ５５、エンジンＩ／Ｆ（インタフェース）５６、ＵＩ部Ｉ／Ｆ５７をシステムバス５８により接続した構成とすることができる。また、エンジンＩ／Ｆ５６にはエンジン部６１を、ＵＩ部Ｉ／Ｆ５７にはＵＩ部６２をそれぞれ接続する。
【００２５】
そして、ＣＰＵ５１がＲＡＭ５３をワークエリアとしてＲＯＭ５２あるいはＨＤＤ５５に記憶されたプログラムを実行することにより、画像形成装置５０全体の動作を制御し、後述する出力データに基づく出力の実行やプリントサーバ４０に対する出力データの要求をはじめとする種々の機能を実現することができる。
通信Ｉ／Ｆ５４は、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）等のネットワークを介してプリントサーバ４０等の外部装置と通信するためのインタフェースである。
【００２６】
エンジン部６１は、画像形成エンジン等の、外部に対して通信及び表示以外の物理的な出力を行う手段を示す。
エンジンＩ／Ｆ５６は、エンジン部６１とＣＰＵ５１とを接続してエンジン部６１をＣＰＵ５１から制御可能とするためのインタフェースである。
【００２７】
ＵＩ部Ｉ／Ｆ５７は、ＵＩ部６２とＣＰＵ５１とを接続してＵＩ部６２をＣＰＵ５１から制御可能とするためのインタフェースである。
ＵＩ部６２は、ユーザの操作を受け付けるための操作部や、ユーザに情報を提示するための表示部を含む操作受付手段である。外付けの操作部や表示部を用いてもよいことはもちろんである。
【００２８】
なお、ユーザの操作は、外部装置から操作内容を示すデータを受信することにより受け付けてもよい。また、ユーザへの情報の提示は、画面の表示内容を示すデータや画面に表示させるべきデータを外部装置へ送信することによって行ってもよい。
以上の情報処理システム２において、特徴的な点の１つは、プリントサーバ４０における出力データの蓄積に関する機能である。そこで、以下この点について説明する。
【００２９】
まず図５に、プリントサーバ４０における出力データの蓄積に関連する機能の構成を示す。
図５に示すように、プリントサーバ４０は、出力データ受信部４０１、出力データ蓄積処理部４０２、上限取得部４０３、全体条件テーブル４０４、個別条件テーブル４０５、出力データ情報テーブル４０６、出力データ記憶部４０７、機器通信部４０８、定期処理部４０９、上限設定部４１０を備える。
【００３０】
これらのうち出力データ受信部４０１は、ＰＣ３０等の外部装置から送信される出力データ蓄積要求及び蓄積すべき出力データを受信する機能を備える。この出力データ蓄積要求には、その出力データの保持期間の設定要求が含まれることがある。そして、この設定要求を受け付ける受付手段としての機能を備える。
【００３１】
出力データ蓄積処理部４０２は、出力データ蓄積要求の受信に応じて出力データを出力データ記憶部４０７に記録する記録手段としての機能を備える。合わせて、その出力データに保持期間を設定する設定手段と、上限取得部４０３が取得した容量上限の条件に基づき、保持期間の設定を制御する設定制御手段との機能を備える。なお、この例では出力データ毎の保持期間は保持期限という形で設定する。また、この制御に際し、保持期間の設定可否を判断する判断手段の機能も備える。これらの機能については後に詳述する。
【００３２】
上限取得部４０３は、出力データ蓄積処理部４０２が蓄積しようとする出力データ、あるいは機器通信部４０８が保持期限を変更しようとする出力データにつき、その出力データのユーザに関するサイズ上限の条件を取得する機能を備える。この取得は、全体条件テーブル４０４又は個別条件テーブル４０５から行う。
【００３３】
このうち全体条件テーブル４０４は、個別の設定がないユーザについて共通に適用する条件情報を記憶する。個別条件テーブル４０５は、ユーザ毎に適用する条件情報を記憶する。これらはそれぞれ第２の記憶手段に該当する。また、これらのテーブルの内容は、プリントサーバ４０及び画像形成装置５０の管理者が設定すべきものである。
【００３４】
全体条件テーブル４０４が記憶する情報は図６に示す通りであり、出力データサイズ上限と保持期間を記憶する。
出力データサイズ上限は、出力データ記憶部に蓄積するユーザ１人当たりのデータサイズの条件である。各ユーザに対し、そのユーザが蓄積した出力データのサイズ合計がこの出力データサイズ上限を超えるまでは、自由に保持期限を設定することを許可する。
【００３５】
保持期間は、蓄積した出力データのサイズ合計が出力データサイズ上限を超える場合に、自動で適用する保持期間である。出力データサイズ上限を超える場合には、ユーザによる自由な保持期間の設定は許可せず、蓄積時点から固定の保持期間だけ後の時点を保持期限とし、それを過ぎた出力データは自動的に削除する。
【００３６】
一方、個別条件テーブルが記憶する情報は図７に示す通りであり、ユーザ毎に出力データサイズ上限を記憶する。
データの用途は全体条件テーブル４０４の出力データサイズ上限と同じであるが、こちらに個別の条件が登録されているユーザについては、全体条件テーブル４０４の条件ではなく、個別条件テーブル４０５の条件を適用する。
従って、上限取得部４０３は、蓄積あるいは保持期限を変更しようとする出力データのユーザに関する条件が個別条件テーブル４０５に登録されている場合にはその条件を、そうでない場合には全体条件テーブル４０４に登録されている条件を取得する。
【００３７】
次に、出力データ情報テーブル４０６は、出力データ記憶部４０７に蓄積する出力データの情報を記憶する機能を備える。
出力データ情報テーブル４０６が記憶する情報は、図８に示すものであり、各出力データについて、出力データＩＤ、ユーザ名、サイズ、出力データ名、蓄積時刻及び保持期限を記憶する。
【００３８】
このうち出力データＩＤは、蓄積する出力データに対してプリントサーバ４０が付す識別情報である。ユーザ名は、出力データの蓄積を要求したユーザの識別情報である。サイズは、出力データのサイズである。出力データ名は、出力データのファイル名である。蓄積時刻は、出力データを蓄積した時刻である。保持期限は、出力データの保持期限であり、これを過ぎた出力データは随時削除する。ユーザの要求に従って設定する場合には具体的な時刻を設定し、全体条件テーブル４０４の保持期間を適用する場合には、保持期限は未設定とする。
【００３９】
次に、機器通信部４０８は、画像形成装置５０等の外部装置から、出力データ記憶部４０７に蓄積されている出力データについて、保持期限の変更（新規設定も含む）及び削除の要求を受け付ける受付手段の機能を備える。また、この要求に応じて保持期間を設定する設定手段、設定制御手段、及び判断手段の機能も備える。また、蓄積されている出力データの一覧の要求や、出力に用いる出力データの送信要求も受け付け、これに応じて出力データ情報テーブル４０６及び出力データ記憶部４０７から必要なデータを読み出して要求元装置に送信する機能も備える。
【００４０】
定期処理部４０９は、定期的に、保持期限が過ぎている出力データがないか調査し、過ぎているものがあれば、そのデータを出力データ情報テーブル４０６及び出力データ記憶部４０７から削除する機能を備える。
上限設定部４１０は、ＰＣ７０等の外部装置から、全体条件テーブル４０４及び個別条件テーブル４０５が記憶している各種設定の変更要求を受け付け、それに従って設定の変更を行う機能を備える。
【００４１】
次に、上述した各部の機能と対応する処理について説明する。以下の各フローチャートに示す処理は、プリントサーバ４０のＣＰＵ４１が、所要のプログラムを実行することにより行うものである。
まず図９に、出力データを受信した場合の処理を示す。この処理は、出力データ蓄積処理部４０２及び上限取得部４０３の機能と対応する処理である。
【００４２】
ＣＰＵ４１は、出力データ受信部４０１の機能によりＰＣ３０等の外部装置から出力データ及びその蓄積要求を受信したことを検出すると、図９のフローチャートに示す処理を開始する。
そして、まず受信した出力データに保持期限が設定されているか否か判断する（Ｓ１１）。また、設定されている場合、受信した出力データの蓄積を要求しているユーザについて、個別条件テーブル４０５に出力データサイズ上限の設定が記憶されているか否か判断する（Ｓ１２）。そして、設定が記憶されていれば、個別条件テーブル４０５から、該当ユーザについての出力データサイズ上限の情報を取得する（Ｓ１３）。設定が記憶されていない場合、全体条件テーブル４０４から、出力データサイズ上限の情報を取得する（Ｓ１４）。
【００４３】
いずれの場合も、その後、受信した出力データを登録すると、その出力データの蓄積を要求しているユーザについて合計の出力データサイズが取得した出力データサイズ上限を超えるか否か判断する（Ｓ１５）。
超えない場合、ユーザに保持期限を設定させてよいと判断し、受信した出力データを、その出力データにおける設定に従って保持期限を設定して蓄積し（Ｓ１６）、処理を終了する。より具体的には、出力データ情報テーブル４０６に該当の出力データに関する情報を登録すると共に、出力データ記憶部４０７に出力データを記録する。出力データの送信元にその旨の応答を返してもよい。
【００４４】
一方、ステップＳ１５で上限を超える場合、ユーザに保持期限を設定させることはできないと判断し、出力データに保持期限を設定できないことを送信元に通知する（Ｓ１７）。そして、受信した出力データを、保持期限を設定せずに蓄積し（Ｓ１８）、処理を終了する。
また、ステップＳ１１で保持期限が設定されていない場合も、同様に保持期限を設定せずに蓄積し（Ｓ１８）、処理を終了する。
【００４５】
以上の処理において、ステップＳ１６及びＳ１８の処理が記録手段の機能と、ステップＳ１６の処理が設定手段の機能と、ステップＳ１２乃至Ｓ１８の処理が設定制御手段の機能と、ステップＳ１５の処理が判断手段の機能とそれぞれ対応する。
そして、以上の処理を行うことにより、出力データサイズ上限の範囲内であれば、ユーザに自由に保持期限を設定させる一方、それを超える場合には管理者が設定した保持期間を適用できる。
【００４６】
従って、ユーザが長期間保持を望むものについてはその要望に応えて利便性の低下を抑えつつ、大量の出力データが長期間蓄積されることは防止し、記憶手段の容量圧迫を軽減することができる。すなわち、ユーザから見れば印刷頻度の高い又は印刷可能性の高い出力データを何度もＰＣ３０から蓄積し直さなければいけない手間を省くメリットが生まれ、管理者にとってはＨＤＤ４５のような記憶手段の導入、運用コストをセーブできるメリットが生まれる。
【００４７】
また、ユーザ毎に出力データサイズの条件を設定可能であるので、ユーザ個別の事情を考慮した細やかな対応が可能である。また、サイズ上限を超えた場合の保持期間は管理者が設定可能であるため、記憶手段の容量を考慮して適切に管理を行うことができる。
なお、図９の処理で蓄積した出力データは、保持期限が来る前でも、ユーザの指示により削除することができる。
【００４８】
次に、図１０に、保持期限変更要求を受信した場合の処理を示す。この処理は、機器通信部４０８及び上限取得部４０３の機能と対応する処理である。
ＣＰＵ４１は、機器通信部４０８の機能により画像形成装置５０等の外部装置から保持期限変更要求を受信したことを検出すると、図１０のフローチャートに示す処理を開始する。この保持期限変更要求は、出力データの蓄積後に行う保持期間の設定要求である。
【００４９】
そして、まず受信した保持期限変更要求により要求されたのが保持期限の設定か解除かを判断する（Ｓ２１）。そして、設定である場合、保持期限の変更を要求された出力データのユーザ（その出力データと対応してユーザＩＤが出力データ情報テーブル４０６に登録されているユーザ）について、個別条件テーブル４０５に出力データサイズ上限の設定が登録されているか否か判断する（Ｓ２２）。そして、設定が登録されていれば、個別条件テーブル４０５から、該当ユーザについての出力データサイズ上限の情報を取得する（Ｓ２３）。設定が登録されていない場合、全体条件テーブル４０４から、出力データサイズ上限の情報を取得する（Ｓ２４）。
【００５０】
いずれの場合も、その後、設定変更の要求に係る出力データのユーザについて蓄積中出力データの合計サイズがステップＳ２３又はＳ２４で取得した上限を超えているか否か判断する（Ｓ２５）。
そして、ステップＳ２５でＹＥＳの場合、ユーザに保持期限を設定させることはできないと判断し、出力データに保持期限を設定できないことを送信元に通知して（Ｓ２６）、処理を終了する。
【００５１】
一方、ステップＳ２５でＮＯの場合、ユーザに保持期限を設定させてよいと判断し、要求に従って出力データ情報テーブル４０６が記憶している出力データの保持期限を変更し（Ｓ２７）、その旨を要求の送信元に通知して（Ｓ２８）、処理を終了する。なお、保持期限の設定には、既に設定されている保持期限の変更も含む。
【００５２】
また、ステップＳ２１で保持期限の解除であった場合、これは蓄積中出力データの合計サイズによらず許可できるので、そのままステップＳ２７へ進み、出力データの保持期限の削除（Ｓ２７）及びその旨の通知（Ｓ２８）を行って、処理を終了する。保持期限の設定を削除すると、その出力データについては保持期限は未設定となり、全体条件テーブル４０４に登録されている保持期間が適用されることになる。
【００５３】
以上の処理において、ステップＳ２７の処理が設定手段の機能と、ステップＳ２２乃至Ｓ２７の処理が設定制御手段の機能と、ステップＳ２５の処理が判断手段の機能とそれぞれ対応する。
そして、以上の処理を行うことにより、一旦出力データを蓄積した後でも、出力データサイズ上限の設定に従って、ユーザに保持期間の設定を変更させることができる。
【００５４】
次に、図１１に、定期的に実行する出力データの削除に関する処理のフローチャートを示す。この処理は、定期処理部４０９の機能と対応する処理である。
ＣＰＵ４１は、定期的に図１１のフローチャートに示す処理を開始する。
そして、まず出力データ情報テーブル４０６に登録されている１つめの出力データを処理対象とする（Ｓ３１）。
【００５５】
次に、処理対象の出力データに保持期限が設定されているか否か判断する（Ｓ３２）。そして、設定されていれば、その設定された保持期限が過ぎているか否か判断する（Ｓ３３）。過ぎていない場合には、その出力データは削除する必要がないと判断し、処理対象の出力データに関する処理を終了する。
一方、ステップＳ３３で保持期限を過ぎていれば、処理対象の出力データを削除する必要があると判断し、出力データ情報テーブル４０６及び出力データ記憶部４０７から、処理対象の出力データの情報を削除して（Ｓ３５）、処理対象の出力データに関する処理を終了する。
【００５６】
また、ステップＳ３２で保持期限が設定されていなければ、全体条件テーブル４０４に登録されている保持期間と、出力データ情報テーブル４０６に登録されている蓄積時刻とから、処理対象の出力データの保持期限を算出し、その保持期限が過ぎているか否か判断する（Ｓ３６）。この保持期限は、蓄積時刻から保持期間だけ後の時刻である。
【００５７】
そして、過ぎていた場合、やはり処理対象の出力データを削除する必要があると判断し、出力データ情報テーブル４０６及び出力データ記憶部４０７から、処理対象の出力データの情報を削除して（Ｓ３５）、処理対象の出力データに関する処理を終了する。
ステップＳ３６で保持期限を過ぎていなければ、その出力データは削除する必要がないと判断し、処理対象の出力データに関する処理を終了する。
【００５８】
そして、ステップＳ３３でＮＯ、ステップＳ３５の実行後、ステップＳ３６でＮＯのいずれの場合も、出力データ情報テーブル４０６にまだ処理対象としていない出力データがあるか否か判断する（Ｓ３４）。そして、あれば、次の出力データを処理対象として（Ｓ３５）、ステップＳ３２に戻って処理を繰り返す。なければ処理を終了する。
【００５９】
以上の処理により、設定された保持期間が経過した出力データを削除することができる。従って、記憶手段の記憶領域を、保持期間の過ぎた出力データが無用に占有することがなく、記憶手段の効率的な利用に資する。この場合において、ユーザの指定した保持期限のない出力データについては、全体条件テーブル４０４に登録されている保持期間を適用することができる。
【００６０】
以上で実施形態の説明を終了するが、この発明において、各装置の具体的な構成や、具体的な処理の手順、データ形式等は、実施形態で説明したものに限るものではない。
例えば、上述した実施形態では、個別条件テーブル４０５において、ユーザ毎に出力データサイズ上限を設定するようにした。しかし、１以上のユーザを含むグループについて、出力データサイズ上限を設定するようにしてもよい。
【００６１】
図１２に、このグループを定義するグループデータの例を示す。
このグループデータは、グループの識別情報であるグループ名と、そのグループに属するユーザの識別情報であるユーザ名とを、対応付けて登録したものである。
図１３に、グループ毎に出力データサイズ上限を設定する場合に個別条件テーブル４０５に登録する情報の例を示す。これは、ユーザ名に代えてグループ名を登録する点が、図７の例と異なるのみである。
【００６２】
図１４に、グループ毎に出力データサイズ上限を設定する場合に出力データ情報テーブル４０６に登録する情報の例を示す。
図１４に示す項目のうち、ユーザ名、出力データＩＤ及びサイズについては、図８の例と同様である。また、図８に示した出力データ名、蓄積時刻及び保存期限については、図８の例と同様であるので図示を省略した。図１４の例では、グループ名の項目が増え、出力データの情報を、その出力データの蓄積を要求したユーザのグループ毎に登録している点が、図８の例と異なる。
【００６３】
そして、グループ毎の設定の場合、図９のステップＳ１２及び図１０のＳ２２においては、該当の出力データのユーザが属するグループについて出力データサイズ上限が設定されているか否か判断する。また、図９のステップＳ１５及び図１０のＳ２５では、該当のユーザが属するグループのユーザが登録している出力ファイルの合計サイズが、該当グループについて設定された（又は全体条件テーブル４０４の）出力ファイルサイズ上限を超えるか否か判断する。すなわち、今回登録や変更等をしようとしているユーザだけでなく、同じグループの他のユーザが登録した出力データのサイズも考慮して、グループ毎の上限サイズと比較する。
【００６４】
このようにすれば、個人毎よりも少ない数の設定で記憶手段の容量圧迫を防止できる。また、グループ内で容量を融通し合うこともでき、ユーザ毎に条件を設定するよりも柔軟な運用が可能である。
なお、グループは、部門毎、組織毎、企業毎、地域毎など、任意の区分で作成できる。もちろん、このような区分と関係なく任意にユーザをグループ化してもよいことは言うまでもない。
【００６５】
また、以上の実施形態では、保存期限の設定可否を判断するための条件として登録する出力データの合計サイズを用いる例について説明した。しかし、これに代えて、またはこれに加えて、登録する出力データの数、登録しようとする出力データ１つのサイズ等について条件を定めても構わない。また、データ量以外の内容を規定する条件を定めることも妨げられない。
【００６６】
また、ユーザ毎又はグループ毎の出力データサイズ上限は、月単位等、所定の期間を単位として設定できるようにするとさらに良い。
出力量は時期によって変動する可能性があるため、このようにすれば、予め出力量の減少が見込まれる月がある場合に特定時期の記憶手段の使用量をセーブできる効果が期待できる。特に、出力データを外部の記憶手段を使って蓄積し、その使用量に応じて課金されているようなケースでは、このことによるコスト削減効果が期待できる。
【００６７】
また、ユーザ毎又はグループ毎の出力データサイズ上限は、過去の利用実績を元に動的に設定されるようにしても良い。
上限をユーザ毎に設定するのは管理者の手間となるが、例えば、ほとんど記憶領域を使用しないユーザの上限を縮小し、その分を上限ぎりぎりで運用しているユーザの上限の拡張に回すといった調整を自動化することで、管理者の管理コスト低減が期待できる。
【００６８】
また、保存期限が設定された出力データは、画像形成装置５０においてその印刷を行う場合に、操作画面において保存期限を表示する等して、保存期限をユーザに通知するようにするとよい。また、プリントサーバ４０に蓄積した出力データのリストを表示する場合には、保持期限が設定されている出力データと設定されていない出力データとを区別して表示できるようにするとよい。
【００６９】
保存期限を設定した出力データは、定期的に再出力したいもの、または将来的に出力する可能性の高いものと考えられ、設定していない出力データは、出力が一度きりのもの、または出力可能性の低いものであると考えられる。そして、これらが同一リストに混在してしまうと、保存期限を設定した出力データを再印刷する際に該当データの発見が困難になると考えられるからである。通常は蓄積日時が古い出力データはリストの後方に位置してしまうためである。
【００７０】
また、蓄積済み出力データの保持期限の変更は、画像形成装置５０からのみでなくＰＣ３０等の任意のクライアント装置からも行えるようにするとよい。
すぐ出力するつもりで保持期限を設定せずに蓄積してしまったが、会議や外出ですぐに取りに行けなくなってしまった等の場合に、画像形成装置５０の前まで行って変更したり、再度蓄積し直したりするのは手間となるためである。
【００７１】
また、出力データ情報テーブル４０６における出力データの蓄積時刻は、その出力データに係る出力を実行する度に、その実行時刻に自動的に更新するようにするとよい。
上述の実施形態では、保持期限が設定されていない出力データは蓄積時刻を基点として、一律で設定された保持期間を経過したか否かで削除するか否か判断してしまう。しかし、保持期限が設定されていない出力データであっても定期的に出力されている出力データは再利用可能性が高いと考えられるためである。そして、このような場合に、ユーザが手動で保持期限を設定し直す手間が省けるためである。
【００７２】
また、この発明における出力データは、印刷ジョブに限られず、投影や表示等の任意の手法で出力可能な任意の形式のデータについて適用可能である。
また、上述したプリントサーバ４０の機能、ＰＣ３０，７０の機能、及び画像形成装置５０（出力実行装置２０の機能）は、上述した実施形態とは異なる装置構成によって実現することも可能である。
例えば、ＰＣ３０や画像形成装置５０がプリントサーバ４０の機能の全部又は一部を担ってもよい。また、プリントサーバ４０の機能を、複数の装置が協働して実現してもよい。特に、出力データ記憶部４０７をはじめとする各種記憶部やテーブルは、プリントサーバ４０の外部に用意される記憶手段に設けてもよい。
【００７３】
また、この発明によるプログラムの実施形態は、コンピュータに上述したプリントサーバ４０の機能を実現させるためのプログラムである。
このようなプログラムは、はじめからコンピュータに備えるＲＯＭ等の記憶手段に格納しておいてもよいが、記録媒体であるＣＤ−ＲＯＭあるいはフレキシブルディスク，ＳＲＡＭ，ＥＥＰＲＯＭ，メモリカード等の不揮発性記録媒体（メモリ）に記録して提供することもできる。
【００７４】
さらに、ネットワークに接続され、プログラムを記録した記録媒体を備える外部機器あるいはプログラムを記憶手段に記憶した外部機器からダウンロードして実行させることも可能である。
また、以上説明してきた各実施形態及び変形例の構成は、相互に矛盾しない限り任意に組み合わせて実施可能であることは勿論である。
【符号の説明】
【００７５】
１０：出力要求装置、２０：出力実行装置、２１：出力データ蓄積部、２２：出力実行部、３０，７０：ＰＣ、４０：プリントサーバ、４１，５１：ＣＰＵ、４２，５２：ＲＯＭ、４３，５３：ＲＡＭ，４４，５４：通信Ｉ／Ｆ、４５，５５：ＨＤＤ、４６，６２：ＵＩ部、４７，５８：システムバス、５０：画像形成装置、５６：エンジンＩ／Ｆ、５７：ＵＩ部Ｉ／Ｆ、６１：エンジン部、４０１：出力データ受信部、４０２：出力データ蓄積処理部、４０３：上限取得部、４０４：全体条件テーブル、４０５：個別条件テーブル、４０６：出力データ情報テーブル、４０７：出力データ記憶部、４０８：機器通信部、４０９：定期処理部、４１０：上限設定部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００７６】
【特許文献１】特開２００３−３９７７１号公報
【図１】
2014059688.tif 000003
【図２】
2014059688.tif 000004
【図３】
2014059688.tif 000005
【図４】
2014059688.tif 000006
【図５】
2014059688.tif 000007
【図６】
2014059688.tif 000008
【図７】
2014059688.tif 000009
【図８】
2014059688.tif 000010
【図９】
2014059688.tif 000011
【図１０】
2014059688.tif 000012
【図１１】
2014059688.tif 000013
【図１２】
2014059688.tif 000014
【図１３】
2014059688.tif 000015
【図１４】
2014059688.tif 000016