(57)【要約】【課題】委任元である処理者が不在中に、代行処理者によって処理された案件の処理状況を容易に把握することが可能なワークフローシステムを提供すること。【解決手段】案件の代行処理を委任設定可能なワークフローシステムであって、前記代行処理の委任元ユーザの不在期間を記憶する不在期間記憶手段と、前記不在期間が開始された場合に、前記不在期間開始時点での委任元ユーザの未処理案件を、委任先ユーザに通知する未処理案件通知手段と、前記不在期間が終了した場合に、前記不在期間終了時点での委任先ユーザが行った前記代行処理の状況を前記委任元ユーザに通知する処理状況通知手段とを有する。【選択図】図１
2014049104.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
案件の代行処理を委任設定可能なワークフローシステムであって、
前記代行処理の委任元ユーザの不在期間を記憶する不在期間記憶手段と、
前記不在期間が開始された場合に、前記不在期間の開始時点での委任元ユーザの未処理案件を、委任先ユーザに通知する未処理案件通知手段と、
前記不在期間が終了した場合に、前記不在期間の終了時点での委任先ユーザが行った前記代行処理の状況を前記委任元ユーザに通知する処理状況通知手段と、
を有することを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
処理すべき案件が新たに登録された場合に新着の案件があることを通知する新着通知手段を更に有し、
前記新着通知手段は、前記委任元ユーザが前記不在期間記憶手段に記憶されて不在期間中に、前記処理すべき案件が新たに登録された場合、前記委任先ユーザに前記新着通知を行い、一方、
不在期間中ではない時に前記処理すべき案件が新たに登録された場合、前記委任元ユーザに前記新着通知を行うことを特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
【請求項３】
前記処理状況通知手段は、前記委任元ユーザの未処理案件を、前記委任元ユーザに更に通知することを特徴とする請求項１または２記載のワークフローシステム。
【請求項４】
前記案件の進捗状況を一覧で表示可能な進捗状況表示手段を有し、
前記進捗状況表示手段は、前記案件のうち、前記代行処理が行われたものと行われなかったものを識別可能に表示制御することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項５】
案件の代行処理を委任設定可能で、前記代行処理の委任元ユーザの不在期間を記憶する不在期間記憶手段を有するワークフローシステムの制御方法であって、
前記不在期間が開始された場合に、前記不在期間の開始時点での委任元ユーザの未処理案件を、委任先ユーザに通知する未処理案件通知ステップと、
前記不在期間が終了した場合に、前記不在期間の終了時点での委任先ユーザが行った前記代行処理の状況を前記委任元ユーザに通知する処理状況通知ステップと、
を有することを特徴とするワークフローシステムの制御方法。
【請求項６】
案件の代行処理を委任設定可能で、前記代行処理の委任元ユーザの不在期間を記憶する不在期間記憶手段を有するワークフローシステムに適用可能なプログラムであって、
前記不在期間が開始された場合に、前記不在期間の開始時点での委任元ユーザの未処理案件を、委任先ユーザに通知する未処理案件通知手段と、
前記不在期間が終了した場合に、前記不在期間の終了時点での委任先ユーザが行った前記代行処理の状況を前記委任元ユーザに通知する処理状況通知手段と、
を有することを特徴とするワークフローシステムとして機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローの処理を代行承認者に委任することができ、委任に関する内容を電子的に通知可能なワークフローシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ワークフローシステムにおいては、不在などの理由により案件の処理（承認や否認や投票など）を出来ない場合、予め設定された代行処理者に処理を委任するようなことが行われている。
【０００３】
特許文献１では、承認者と代理承認者の在籍状況を把握することにより、その時点での最適な承認者を自動選択するシステムが提案されており、最適な承認者に対して、電子メールを利用した承認依頼メールが送付されるようになっている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１１−１１３３３１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１によれば、承認者不在時に最適な他の承認者に自動的に処理が遷移し、また承認者の在席状態が変更になった際に自動的に処理が遷移することが可能となる。これにより、案件が承認者に回覧された時点、或いは承認者の在席状態が変更になった時点で最適な回覧者を自動的に選択でき、ワークフロー回覧の滞留による業務処理遅延を防止することが可能となる。
【０００６】
特許文献１の技術においては、その時点での最適な承認者を自動選択し、その旨の通知をメールで通知するようになっているので、メールを受信した処理者は、自分が処理すべき案件を知ることは可能になっている。
【０００７】
しかしながら、委任元である処理者が戻った際に、自分が不在の間に代行処理者がどれだけの処理を行ったのか、また、代行処理者が未処理の案件がどのくらいあるのかといった案件の処理状況が容易には分からないという問題あった。
【０００８】
そこで、本願発明では、委任元である処理者が不在中に、代行処理者によって処理された案件の処理状況を容易に把握することが可能なワークフローシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
案件の代行処理を委任設定可能なワークフローシステムであって、前記代行処理の委任元ユーザの不在期間を記憶する不在期間記憶手段と、前記不在期間が開始された場合に、前記不在期間開始時点での委任元ユーザの未処理案件を、委任先ユーザに通知する未処理案件通知手段と、前記不在期間が終了した場合に、前記不在期間終了時点での委任先ユーザが行った前記代行処理の状況を前記委任元ユーザに通知する処理状況通知手段とを有する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、委任元である処理者が不在中に、代行処理者によって処理された案件の処理状況を容易に把握することが可能なワークフローシステムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの構成の一例である。
【図２】本発明の実施形態におけるワークフローサーバのハードウエア構成図である。
【図３】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの機能構成図である。
【図４】本発明の実施形態におけるワークフローのアクティビティの一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの委任に係るタイムチャートの一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの委任設定画面の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの不在期間設定画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの不在開始時点での処理待ち案件一覧画面の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの購入に関する案件画面の一例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの不在終了時点での処理待ち案件一覧画面の一例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態におけるワークフローシステムのトラッキング案件の一覧画面の一例を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの個別案件進捗画面の一例を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの不在期間開始時の処理の一例を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの不在期間終了時の処理の一例を示すフローチャートである。
【図１５】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの処理依頼メールの送信処理の一例を示すフローチャートである。
【図１６】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの代行依頼メールの一例を示す図である。
【図１７】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの代行処理状況の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの構成を示す図である。
【００１４】
図１において、ワークフローシステムは少なくとも１つのワークフローサーバ１０１とワークフロークライアント１０２がネットワークを介して接続されている。本実施例においては、ワークフロークライアント１０２は複数台で構成されている。
【００１５】
ユーザは、たとえばウェブブラウザやクライアントソフトウェアなどを利用して、ワークフロークライアント１０２から、ワークフローサーバ１０１に対して、ワークフロー進行の要求などを行う。
【００１６】
ワークフローサーバ１０１は、ワークフロークライアント１０２からの要求に応じた処理、案件の管理をおこない、必要があればワークフロークライアント１０２に対して結果などを送信する。ワークフローサーバ１０１とワークフロークライアント１０２の間の通信は、通常のＨＴＴＰのリクエストでもよいし、ＳＯＡＰなどを利用したウェブサービスのリクエストでもよい。
【００１７】
図２は、本発明の実施形態における各種端末のハードウエア構成を示す図である。
【００１８】
ワークフローシステムを構成するワークフローサーバ１０１やワークフロークライアント１０２に適応可能である。
【００１９】
図２において、ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるオペレーティングシステム（ＯＳ）や、各サーバあるいは各クライアントの後述する各種機能を実現するためのプログラムが記憶されている。
【００２０】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア、一時待避領域等として機能する。
【００２１】
入力コントローラ２０５は、入力部２０９からの入力を制御する。この入力部２０９としては、特に、サーバやクライアント等の端末では、キーボード、マウス等のポインティングデバイスが挙げられる。
【００２２】
外部メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、プリンタドライバ等を記憶する外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。加えて、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するための各種テーブル、パラメータが記憶されている。この外部メモリ２１１としては、ハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）、ＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディア等が挙げられる。
【００２３】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク２１３を介して外部機器との通信制御処理を実行する。
【００２４】
本発明を実現するためのプログラム２１２は外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。
【００２５】
図３は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの機能構成図である。
【００２６】
ワークフローシステム３００は、マスタデータおよび機能構成を備える。マスタデータは以下のとおりである。不在マスタ３３１は、本来の処理を行うべき処理者が設定した不在期間を記憶したマスタデータである。委任マスタ３３２は、代行処理として、どのユーザがどのユーザに処理を委任したのかが記憶されたマスタデータである。
【００２７】
ユーザマスタ３３３には、本実施形態におけるワークフローシステムを利用可能なユーザが記憶されている。案件マスタ３３４には、ワークフローシステムで利用する案件が記憶されている。
【００２８】
機能構成は以下のとおりである。在・不在確認部３１１は、処理を行う時点が委任元の不在期間中であるかいなかを判定する。通知先設定部３１２は、案件の状態から委任元にメッセージを通知するのか、委任先にメッセージを通知するのかを設定する。ここで、委任元ユーザとは、本来の処理を行うべきユーザで、委任先ユーザとは、委任元ユーザから代行処理を委任されたユーザをさす。
【００２９】
案件データ集計部３１３は、委任元ユーザが不在期間中に処理された案件などを集計する。ＵＲＬリンク生成部３１４は、案件データ集計部３１３で集計した内容を表示可能なＵＲＬリンクを作成する。作成されたリンクは、通知先設定部３１２により決定されたユーザに通知される。通知の方法は電子メールなどメッセージ送信などが利用される。
【００３０】
図４は、本発明の実施形態におけるワークフローのアクティビティの一例を示す図である。
【００３１】
従来から行われている処理であり、ユーザによりワークフローが開始４０１され、申請４０２、承認４０３のアクティビティが処理され、終了４０４するワークフロー工程が実行されるものである。各ワークフローの工程に承認者の条件を設定しておくことができる。
【００３２】
表では、承認者２０００−ａが２０００−ｂに委任した時の処理の流れを時系列に示した例を示している。委任とは、案件の代行処理を委任させたいユーザ（委任先）に委任設定可能な機能であり、ワークフローシステムでは一般的に利用される機能である。
【００３３】
（１）事前に承認者であるユーザ２０００−ａが２０００−ｂに委任設定を行う。（２）ユーザ２０００−ｘが申請アクティビティで、案件を起票、申請する。（３）委任元と委任先の両方に承認依頼メールが送信され、（４）委任を受けている２０００−ｂが案件を承認し、（５）案件が完了する。
【００３４】
この例では、委任された場合、委任元が本来委任先に処理を行ってもらいたい、不在期間中か否かに関わらず依頼メールが送信されてしまう。これを解決したのが、引用文献１で提案されている技術である。図５を利用して、特許文献１と本願発明との差について説明する。
【００３５】
図５は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの委任に係るタイムチャートの一例を示す図である。
【００３６】
タイムチャート５０１は特許文献１のタイムチャートであり、タイムチャート５０２は、本発明実施例におけるタイムチャートである。共に、本来の処理者である委任元をＡさん、委任を受ける委任先をＢさんとして説明する。
【００３７】
タイムチャート５０１では、（１）Ａさんが委任設定を行い、（２）不在開始期間が始まり、（３）案件Ａの申請があると、不在であるＡさんには処理依頼メールが送信されず、Ｂさんに案件Ａの処理依頼メールが送信される。（４）Ｂさんが案件Ａの処理を行い、（５）不在期間が終了すると、（６）案件Ｂの申請があると、Ａさんに案件Ｂの処理依頼メールが送信され、Ｂさんには処理依頼メールが送信されない。（７）Ａさんが案件Ｂの処理を行う。といった処理が時系列に行われる。
【００３８】
タイムチャート５０２では、（１）Ａさんが委任設定を行い、（２）不在期間の設定を行い、（３）不在期間が開始されると、不在期間開始時点での未処理案件通知メールがＢさんに通知される。（４）未処理案件があれば処理を行う。（５）案件Ａの処理依頼メールを受信し、（６）案件Ａの処理を行う。（７）案件Ｂの処理依頼メールを受信したところで、（８）不在期間が終了すると、（９）Ａさんが不在にしていた時に代行処理された内容がメールにて通知され、それ以降、Ｂさんには処理依頼メールが送信されなくなる。（１０）Ａさんは未処理案件を確認し、（１１）処理済み案件の処理内容を確認する。といった処理が時系列に行われる。
【００３９】
なお、これらのタイムチャートの処理は、ユーザによる処理と情報処理装置による処理が混在したものである。
【００４０】
図６は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの委任設定画面の一例を示す図である。
【００４１】
委任設定画面６０１は、ユーザがワークフローシステムにログインし、画面上の委任設定６１１を選択することで表示される。委任設定６２１では、部門名６２２で委任先の部門名、氏名６２３で委任先の氏名、委任６２４では委任する業務内容、委任開始日６２５で委任の開始日、メール通知６２６では、委任に関する通知をメールに行うかの項目を入力し、選択６２７を押下することで、委任の内容が委任マスタ３３２内に記憶される。なお、委任開始日以降に委任先は代行処理が可能となる。
【００４２】
委任状況６３１は、委任マスタに記憶されている委任内容が表示されており、解除６３２にチェックを入れ、解除実行６３３を押下することで委任設定が解除される。
【００４３】
画面の左ペインに表示されている内容はワークフローシステム共通の内容である。
【００４４】
ログインユーザ６０２には、現在ワークフローシステムにログインしているユーザの情報が表示される。表示される内容は、ＩＤ６０３、氏名６０４、部門／役割６０５が表示される。
【００４５】
メニュー６０６には、各種メニューが選択可能なように表示されており、業務一覧６０７、処理待ち一覧６０８、トラッキング６０９のメニューを選択することが可能である。
【００４６】
代行委任６１０からは、委任設定６１１、委任状況一覧６１２、不在期間設定６１３のメニューを選択することが可能である。
【００４７】
ログイン管理６１４からは、ログアウト６１５、パスワード変更６１６が選択可能であり、ログアウト６１５が選択されると本システムからログアウトし、パスワード変更６１６が選択されるとパスワードの変更などの管理を行うことができる。メニューの詳細については、後述する。
【００４８】
図７は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの不在期間設定画面の一例を示す図である。
【００４９】
不在期間設定７０１は、画面上の不在期間設定６１３が選択された時に表示される画面である。ログインユーザ６０２に示されるようにユーザＡが自身の不在期間を設定する。
【００５０】
不在期間設定７０２で、不在に関する詳細について設定を行う。追加７０３または詳細７０４を押下すると不在設定詳細７０６が表示され、不在期間の追加や編集、削除などを行うことができる。設定された不在期間は７０５に示すように一覧表示される。
【００５１】
不在期間設定画面で設定されたデータは不在マスタ３３１に保存される。
【００５２】
図８は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの不在開始時点での処理待ち案件一覧画面の一例を示す図である。
【００５３】
処理待ち案件一覧８０１は、画面上の処理待ち案件一覧６０８が選択された時に表示される画面である。委任開始時点で委任先に送信される未処理案件通知内にあるＵＲＬよりアクセスすることで、その時点での状況が表示される。ログインユーザ６０２に示されるように委任先であるユーザＢが処理すべき未処理案件の一覧が表示される。表示される内容は、委任元の不在期間が開始された時点での、委任先が処理すべき案件である。
【００５４】
処理待ち案件一覧８０２では、対象ユーザ選択８０３を選択することができる。ここでは、委任元であるユーザＡが選択されている。
【００５５】
処理待ち一覧８０４には、委任元であるユーザＡから委任先であるユーザＢに処理が委任された案件のうち未処理の案件が表示されている。
【００５６】
これにより、委任前のため、ユーザＢが処理依頼メールを受け取っていない場合であっても、この画面を見ることにより、現時点で処理するべき案件を知ることができる。
【００５７】
処理待ち一覧には、案件名、案件ＩＤ、申請者、申請日時、および、前工程処理日時が表示される。業務名には、委任された業務名が表示され、案件ＩＤには、案件を一意に特定できるＩＤが付与されている。申請者は、このワークフローの申請をしたユーザであり、ここではユーザＸとなっている。
【００５８】
申請日時は、ユーザＸが申請を行った日時が表示されており、前工程処理日時は、現在の工程の１つ前の工程が処理された日時が表示されている。
【００５９】
ここで案件を選択する案件の詳細画面が開かれる。案件の選択は、キーボードなどで選択し、エンターを実行するようにしてもよいし、マウスなどで案件を選択して、ダブルクリックにより実行するようにしてもよい。図９に、案件ＩＤ「００２」が選択された場合に購入に関する案件画面の一例を示す。
【００６０】
図９は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの購入に関する案件画面の一例を示す図である。
【００６１】
図８の案件一覧画面から案件が選択された場合に表示される。購入申請書９０１には、ワークフローで申請すべき内容が表示されている。
【００６２】
業務９０２では、業務ＩＤと業務名「購入申請書」と記載され、申請者９０３は、２０００−ｘ（ユーザＸ）、申請者の所属９０４が表示されている。
【００６３】
購入区分９０５や購入先９０６および詳細が下の欄に記入され、申請９０７が押下されることで記入された内容が申請される。申請されると、次の工程である承認工程へワークフローが進行する。
【００６４】
図１０は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの不在終了時点での処理待ち案件一覧画面の一例を示す図である。
【００６５】
処理待ち一覧１００１は、画面上の処理待ち案件一覧６０８が選択された時に表示される画面である。委任元の不在期間完了時点で委任元に送信される代行処理状況通知内にあるＵＲＬよりアクセスすることで、その時点での状況が表示される。
【００６６】
処理待ち案件一覧１００２では、対象ユーザ選択１００３を選択することができる。ここでは、委任元（本人）であるユーザＡが選択されている。
【００６７】
処理待ち一覧１００４には、委任元であるユーザＡが不在期間完了時に処理すべき案件、すなわち委任先により処理されずに残っている案件が表示されている。図８に示す処置待ち一覧８０４に表示されていて、処理待ち一覧１００４に表示されていない案件ＩＤ「００１」「００２」は、委任先であるユーザＢによって代行処理がなされたことがわかる。
【００６８】
ただし、不在期間中に申請者が申請撤回した、というケースでは、「代行処理がなされたか、申請者が撤回されたため、ユーザＡが処理すべき案件ではなくなっている」ということだけがわかる。
【００６９】
図１１は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムのトラッキング案件の一覧画面の一例を示す図である。
【００７０】
画面上のトラッキング６０９が選択された時に表示される画面である。委任元の不在期間完了時点で委任元に送信される代行処理状況通知内にあるＵＲＬよりアクセスすることで、その時点での状況が表示される。
【００７１】
トラッキング案件一覧画面では、対象ユーザ１１０２としてユーザが選択できるようになっており、図ではユーザＡが入力されている。
【００７２】
処理実行者１１０３では、実際に案件を処理したユーザ（「本人」または「代理」）を選択できるようになっており、図の例では、名義人がユーザＡであって、かつ本人以外のユーザによって「代理」処理された件を検索するようになっている。
【００７３】
処理日１１０４には、検索対象として処理日を入力できるようになっている。なお、ここで入力されている内容は、委任元の不在期間完了時点で委任元に送信される代行処理状況通知内にあるＵＲＬよりアクセスすることで、検索条件がセットされた状態で表示される。
【００７４】
検索結果１１０５には、対象の期間内（処理日）に代理処理された案件「００１」「００２」が検索結果として表示されている。案件を選択して実行することで、図１２に示す案件ごとの個別案件進捗が表示される。
【００７５】
図１２は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの個別案件進捗画面の一例を示す図である。
【００７６】
個別案件１２０１には、案件進捗一覧１２０２として、交通費申請（ＩＤ「００１」）の案件の進捗状況が表示される。
【００７７】
ワークフローのアクティビティ一覧１２０３が表示されており、一覧画面では、各工程での処理状況が表示される。
【００７８】
申請工程および承認工程は完了していることがわかる。また、責任者（名義人）１２０５には、本来処理をすべきユーザが書かれており、申請アクティビティは申請者であるユーザＸ、承認アクティビティには、本来の承認処理者であるユーザＡが名義人として記載されている。
【００７９】
実行者１２０６には、実際に処理を実行したユーザが記録されており、承認アクティビティにおいては、ユーザＢが処理、すなわち代理者が処理したことがわかる。
【００８０】
処理日時１２０７には、各工程が実行者によって処理された日時が記載されている。なお、日時に関しては、処理された時間まで記録、表示しておくことも可能である。（他の画面でも同様。）
【００８１】
このように委任先によって代理処理されたアクティビティは、一覧画面上で他の案件と区別できるように表示することができる。例えば、背景色を別の色にすることや、図に示すようにフォントをななめにし、アンダーラインを表示することで、処理状況を識別可能に表示制御することもできる。
【００８２】
これにより、案件の進捗を表示する際に、例えば委任元である名義人が処理を行ったのか、代理人が処理を行ったのが、識別が容易になるよう視覚的に表現することができる。
【００８３】
図１３は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの不在期間開始時の処理の一例を示すフローチャートである。
【００８４】
不在マスタ３３１に設定された不在期間が開始されたかどうかをタイマーなどで定期的に取得しているものである。
【００８５】
ステップステップＳ１３０１で、不在マスタに設定されている不在期間を取得する。ここでは全てのユーザの不在期間を取得してもよいし、ユーザごとに所定のタイミングで別々に取得するようにしてもよい。
【００８６】
ステップＳ１３０２で、不在期間が開始されるまで（されたと判定されるまで）ステップＳ１３０１との処理を繰り返す。不在期間が開始された場合は、ステップＳ１３０３に進む。
【００８７】
ステップＳ１３０３では、不在期間開始時点での、対象ユーザ（不在ユーザ）の未処理案件を取得する。例えばユーザＡの不在期間が開始されたのであれば、ユーザＡの未処理案件を取得する。
【００８８】
ステップＳ１３０４では、未処理案件通知メールを作成する。未処理案件通知メールとは、委任先に代行依頼のメールが通知される時に、その時点での未処理案件が記載されているものである。一例を図１６に示す。
【００８９】
図１６は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの代行依頼メールの一例を示す図である。
【００９０】
代行依頼メール１６０１は、ワークフローシステムよりＢさん宛てに送られる。メールによる通知に限る必要はなく、ポップアップによる通知や、その他内容が伝わるような通知方法であればよい。
【００９１】
代行依頼メール１６０１で通知される内容として、（１）依頼元ユーザの不在期間の通知、（２）不在期間中の代行処理の依頼、（３）本通知送信時点での未処理案件、および（４）閲覧のためのＵＲＬである。
【００９２】
（１）不在期間は、不在マスタ３３１より、対象ユーザの不在期間を取得し表示する。（２）代行処理の依頼は、あらかじめ登録されている定型文が利用される。（３）未処理案件は、処理待ち案件一覧８０１に表示されている内容が通知される。（４）ＵＲＬは、図８の処理待ち案件一覧６０８に対応したＵＲＬが通知される。
【００９３】
図１３の説明に戻る。ステップＳ１３０５では、委任マスタ３３２から委任先情報を取得し、ステップＳ１３０６で、通知メールを委任マスタから取得した委任先に送信して処理を終了する。
【００９４】
図１４は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの不在期間終了時の処理の一例を示すフローチャートである。
【００９５】
不在マスタ３３１に設定された不在期間が終了したかどうかをタイマーなどで定期的に取得しているものである。
【００９６】
ステップＳ１４０１で、不在マスタに設定されている不在期間を取得する。全てのユーザの不在期間を取得してもよいし、ユーザごとに所定のタイミングで別々に取得するようにしてもよい。
【００９７】
ステップＳ１４０２で、不在期間が終了されるまで（されたと判定されるまで）ステップＳ１４０１との処理を繰り返す。不在期間が終了した場合は、ステップＳ１４０３に進む。
【００９８】
ステップＳ１４０３では、不在期間終了時点での、対象ユーザ（委任元ユーザ）の未処理案件を取得する。例えば、ユーザＡの不在期間が終了したのであれば、ユーザＡの未処理案件を取得する。
【００９９】
ステップＳ１４０４では、代行処理状況通知メールを作成する。代行処理状況通知メールとは、委任元に代行解除のメールが通知される時に、その時点での未処理案件が記載されているものである。一例を図１７に示す。
【０１００】
図１７は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの代行処理状況の一例を示す図である。
【０１０１】
代行処理状況メール１７０１で通知される内容として、（１）不在期間終了の通知および未処理案件の処理依頼、（２）不在期間の通知、（３）本通知送信時点での未処理案件、および（４）閲覧のためのＵＲＬである。
【０１０２】
（１）不在期間完了の通知および未処理案件の処理依頼は、あらかじめ登録されている定型文が利用される。（２）不在期間は、不在マスタ３３１より、対象ユーザの不在期間を取得し表示する。（３）未処理案件は、処理待ち一覧１００１に表示されている内容が通知される。（４）ＵＲＬには、図１０の処理待ち案件一覧６０８に対応したＵＲＬが表示される。
【０１０３】
図１４の説明に戻る。ステップＳ１４０５では、作成した通知メールを委任元に送信して処理を終了する。
【０１０４】
図１５は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの処理依頼メールの送信処理の一例を示すフローチャートである。
【０１０５】
ワークフローシステムにて案件の処理依頼が新たに登録された時に処理が開始される。通常、新たに案件の処理依頼が登録されると、処理者に対して、新着案件登録通知がなされる。ステップＳ１５０１で、案件の承認者情報を取得する。承認者情報は、業務ごとに記憶される経路情報に記憶されている。また、ワークフローの申請時に承認者を指定することも可能になっている。
【０１０６】
ステップＳ１５０２では、取得した承認者に委任設定があるかいなかを判定する。委任マスタ３３２を参照する。委任設定がなければ、ステップＳ１５０７に進む。委任設定されていた場合、ステップＳ１５０３に進み、委任元である承認者の不在期間を参照する。不在期間は、不在マスタ３３１に記憶されている。
【０１０７】
ステップＳ１５０４では、不在期間中でないと判定された場合、（すなわち、委任設定はあるが不在期間中ではないので、委任しない場合）ステップＳ１５０７に進み、新着通知メールを委任元に送信し処理を終了する。
【０１０８】
一方、不在期間中であると判定された場合、ステップＳ１５０５に進み、委任先情報を委任マスタ３３２から取得し、ステップＳ１５０６で、新着通知メールを委任先に送信して処理を終了する。
【０１０９】
これにより、代行（委任）設定をしており、委任元が不在期間中の場合は、委任先に新着通知メールが送信され、委任元が不在でない場合は、委任元に新着通知メールが送信されるように制御される。
【０１１０】
なお、新着通知メールとは、処理者（承認者）に対して、処理対象の案件が新規に登録されたことを通知する内容のメールである。
【０１１１】
また、不在期間は、不在期間設定７０１画面で設定された内容を利用してもよいし、委任元が一時的に不在にする場合などは、都度手動で、不在／在席を設定できるようにしてもよい。
【０１１２】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１１３】
また、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１１４】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１１５】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１６】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１７】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１１８】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１１９】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１２０】
１０１  ワークフローサーバ
１０２  ワークフロークライアント
１０３２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  出力コントローラ
２０７  外部メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆコントローラ
２０９  入力部
２１０  出力部
２１１  外部メモリ
２１２  外部プログラム
【図１】
2014049104.tif 000003
【図２】
2014049104.tif 000004
【図３】
2014049104.tif 000005
【図４】
2014049104.tif 000006
【図５】
2014049104.tif 000007
【図６】
2014049104.tif 000008
【図７】
2014049104.tif 000009
【図８】
2014049104.tif 000010
【図９】
2014049104.tif 000011
【図１０】
2014049104.tif 000012
【図１１】
2014049104.tif 000013
【図１２】
2014049104.tif 000014
【図１３】
2014049104.tif 000015
【図１４】
2014049104.tif 000016
【図１５】
2014049104.tif 000017
【図１６】
2014049104.tif 000018
【図１７】
2014049104.tif 000019