(57)【要約】【課題】会議資料の取得を容易にする会議資料配信システムを提供する。【解決手段】会議主催者から会議の会議名、会議日程を含む会議予定情報の登録要求を受付ける毎に、会議の会議資料を格納する格納領域を確保して会議資料を格納する会議資料管理装置と、登録要求に係る会議予定情報の一覧画面を会議参加者の端末装置に表示させて、端末装置から、前記参加者が一覧画面から選択した会議予定情報の通知を受付ける予定管理サーバーとを備える会議資料配信システムであって、会議資料管理装置は登録要求を受付ける毎に、登録要求に係る会議予定情報と、会議予定情報に係る会議資料の格納先を示す格納先情報と、を予定管理サーバーに送信し、予定管理サーバーは、送信された会議予定情報と格納先情報とを対応付けて記憶し、前記端末装置から、前記通知を受付ける毎に、前記通知がされた会議予定情報に対応付けられている格納先情報を端末装置に通知する。【選択図】図１０
2014109811.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議主催者から会議の参加者の端末装置へ会議資料を配信する会議資料配信システムであって、
前記主催者から前記参加者が参加する会議の会議名、会議日程を含む会議予定情報の登録要求を受付ける毎に、当該会議の会議資料を格納する格納領域を確保して当該会議資料を格納する会議資料管理装置と、
前記登録要求に係る会議予定情報の示す会議日程の順に、会議予定情報を一覧する一覧画面を前記端末装置に表示させて、当該端末装置から、前記参加者が前記一覧画面から選択した会議予定情報の通知を受付ける予定管理サーバーと、を備え、
前記会議資料管理装置はさらに、前記登録要求を受付ける毎に、当該登録要求に係る会議予定情報と、当該会議予定情報に係る会議資料の格納先を示す格納先情報とを前記予定管理サーバーに送信する送信手段を有し、
前記予定管理サーバーは、
前記会議資料管理装置から送信された会議予定情報と格納先情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記端末装置から、前記通知を受付ける毎に、前記記憶手段において前記通知がされた会議予定情報に対応付けられている格納先情報を、前記端末装置に通知する格納先情報通知手段と、
を有することを特徴とする会議資料配信システム。
【請求項２】
前記会議資料管理装置は、前記端末装置から、前記格納先情報通知手段によって通知された格納先情報を受信する受信手段と、
受信した格納先情報の示す格納先に格納されている会議資料を出力させる出力制御手段と、
を有することを特徴とする請求項１に記載の会議資料配信システム。
【請求項３】
前記会議資料管理装置は、画像形成装置であり、
前記出力制御手段は、前記会議資料を印刷出力させる
ことを特徴とする請求項２に記載の会議資料配信システム。
【請求項４】
前記会議資料管理装置は、表示部を有し、
前記出力制御手段は、前記会議資料を前記表示部に表示させる
ことを特徴とする請求項２に記載の会議資料配信システム。
【請求項５】
前記出力制御手段は、前記会議資料を前記端末装置へ送信させる
ことを特徴とする請求項２に記載の会議資料配信システム。
【請求項６】
前記会議資料管理装置は、前記会議資料を出力させるのに先立って、出力させるべき前記会議資料を選択するための選択画面を前記端末装置に送信して前記端末装置に当該選択画面を表示させ、当該端末装置から前記参加者が選択した会議資料の通知を受付ける通知受付け手段を有し、
前記出力制御手段は、受信した格納先情報の示す格納先から、前記端末装置から通知された会議資料を出力させる
ことを特徴とする請求項２に記載の会議資料配信システム。
【請求項７】
前記予定管理サーバーは、前記端末装置から前記記憶手段に記憶されている会議予定情報に係る会議への出欠の通知を受取る通知受取手段と、
前記端末装置から前記出席の通知を受取った会議予定情報について、前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供する提供手段と、
を有することを特徴とする請求項１〜６の何れかに記載の会議資料配信システム。
【請求項８】
前記記憶手段はさらに、記憶されている格納先情報の示す格納先に格納されている会議資料が更新されたか否かを示す更新フラグを、当該格納先情報及び当該格納先情報に係る会議予定情報と対応付けて記憶し、
前記会議資料管理装置は、確保した格納領域に新たに会議資料が格納される毎に、前記予定管理サーバーに当該会議資料の格納先を示す格納先情報を通知し、当該格納先の会議資料が更新されたことを示す更新通知を行う更新通知手段を有し、
前記予定管理サーバーは、
前記記憶手段において、更新通知がされた格納先情報に対応付けられている更新フラグをオンに設定し、オンに設定されている更新フラグに対応付けられている格納先情報に係る会議予定情報についての前記通知を前記端末装置から受付けた場合に、当該更新フラグをオフに設定する設定手段と、
前記端末装置に前記一覧画面を表示させる際に、オンに設定されている更新フラグに対応付けられている会議予定情報が含まれる場合に、当該会議予定情報を他の会議予定情報と識別できるように前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供する提供手段と、
を有することを特徴とする請求項１〜６の何れかに記載の会議資料配信システム。
【請求項９】
前記会議予定情報は、会議参加者名、会議主催者名を含み、
前記格納先情報通知手段は、前記通知がされた場合に、会議名、会議参加者名、会議主催者名の内の少なくとも１つ以上の一致度に基づいて前記記憶手段に記憶されている会議予定情報の中から、前記通知がされた会議予定情報と関連する会議予定情報を検索し、関連する会議予定情報が検索できた場合に、関連する会議予定情報に対応付けられている格納先情報を前記端末装置に通知する
ことを特徴とする請求項1〜６の何れかに記載の会議資料配信システム。
【請求項１０】
前記記憶手段はさらに、記憶されている会議予定情報に係る会議への出欠を示す出欠フラグを、当該会議予定情報と対応付けて記憶し、
前記予定管理サーバーは、前記端末装置から前記記憶手段に記憶されている会議予定情報に係る会議への出欠の通知を受取る通知受取手段と、
前記記憶手段において、前記出欠の通知において出席の通知がされた会議予定情報に対応付けられている出欠フラグを出席に設定し、前記出欠の通知において欠席の通知がされた会議予定情報に対応付けられている出欠フラグを欠席に設定する設定手段と、
を有し、
前記格納先情報通知手段は、前記通知がされた場合に、前記記憶手段に記憶されている会議予定情報の中から、会議予定情報の会議日程が、現在時刻の前後所定期間内に該当し、欠席に設定されている出欠フラグに対応付けられている会議予定情報を検索し、当該会議予定情報が検索できた場合に、検索できた会議予定情報に対応付けられている格納先情報を前記端末装置に通知する
ことを特徴とする請求項１〜６の何れかに記載の会議資料配信システム。
【請求項１１】
前記予定管理サーバーは、前記登録要求とは別に、会議主催者から前記参加者が参加する会議の会議名、会議日程を含む会議予定情報の登録要求を受付ける登録要求受付手段を有し、
前記記憶手段は、前記登録要求を受付ける毎に、当該登録要求に係る会議予定情報を記憶し、
前記予定管理サーバーは、前記一覧画面に、前記登録要求受付手段が受付けた前記登録要求に係る予定情報を含めて当該一覧画面を前記端末装置に表示させ、
前記端末装置に前記一覧画面を表示させる際に、前記会議資料管理装置が受付けた前記登録要求に係る予定情報を、前記登録要求受付手段が受付けた前記登録要求に係る予定情報と識別できるように前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供する
ことを特徴とする請求項１〜６の何れかに記載の会議資料配信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議に関連する情報を管理及び配信する会議資料配信システムに関し、特に会議に関する資料の配信を制御する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、会社などで行われる会議に関連する情報を、ネットワークに接続されている、ハ
ードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置を有する機器（例えば、プリンター、複写
機等の画像形成装置）に記憶させておき、会議の参加者の端末装置へネットワークを介
して当該情報を配信することが可能な会議情報配信システムが利用されている。
上記のような会議情報配信システムでは、会議主催者の端末装置からの要求に応じて、
会議に関連する情報を記憶するための記憶領域が画像形成装置のＨＤＤ内に確保される。
当該記憶領域は、フォルダー或いはディレクトリーと呼ばれるものであり、これ以降、
「会議ＢＯＸ」と呼ぶこととする。
【０００３】
確保された会議ＢＯＸには、会議主催者の端末装置から送信される、会議の予定を示す
予定情報、会議資料等の情報が、会議主催者の端末装置から送信されて格納される。ここ
で、予定情報には、会議の開催日時、開催場所、会議主催者名、会議参加者名等の情報が
含まれる。又、会議資料には、会議開催時に使用される資料、会議の議事録等の情報が含
まれる。
【０００４】
予定情報が会議ＢＯＸに格納されると、画像形成装置は、予定情報と確保された会議Ｂ
ＯＸの格納場所を示す格納先情報（ここでは、会議ＢＯＸのＵＲＬ（Uniform Resource  
Locater）を示す情報）と、を含む電子メールを作成して、当該電子メールを当該予定  情
報に含まれる会議参加者名のユーザーの各端末装置へ送信する。
【０００５】
これにより、会議参加者は、送信された電子メールを介して、会議が開催されることを
知ることができると共に、格納先情報の示すＵＲＬにアクセスして、会議ＢＯＸに格納さ
れている会議資料を画像形成装置から取得することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００８−１５２５２６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上記の場合には、会議毎に別々の電子メールで格納先情報が会議参加者に通知されるため、会議参加者は、複数の会議資料を取得するために、受信された電子メールのリストから該当する会議に係る電子メールを１つ１つ選択し、選択した電子メールを端末装置に表示させて格納先情報を取得する操作を行うことが必要となる。
このため、受信された電子メールのリストに会議とは無関係の電子メールが多く混在しているような場合に、会議参加者が当該リストから会議に関わる所望の電子メールを見つけ出すのに時間がかかり、その結果、会議資料を取得するのに時間や労力がかかってしまうという問題が生じる。
【０００８】
本発明は、上述のような問題に鑑みて為されたものであって、会議資料を容易に取得することが可能な会議資料配信システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る会議資料配信システムは、会議主催者から会議の参加者の端末装置へ会議資料を配信する会議資料配信システムであって、前記主催者から前記参加者が参加する会議の会議名、会議日程を含む会議予定情報の登録要求を受付ける毎に、当該会議の会議資料を格納する格納領域を確保して当該会議資料を格納する会議資料管理装置と、前記登録要求に係る会議予定情報の示す会議日程の順に、会議予定情報を一覧する一覧画面を前記端末装置に表示させて、当該端末装置から、前記参加者が前記一覧画面から選択した会議予定情報の通知を受付ける予定管理サーバーと、を備え、前記会議資料管理装置はさらに、前記登録要求を受付ける毎に、当該登録要求に係る会議予定情報と、当該会議予定情報に係る会議資料の格納先を示す格納先情報とを前記予定管理サーバーに送信する送信手段を有し、前記予定管理サーバーは、前記会議資料管理装置から送信された会議予定情報と格納先情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、前記端末装置から、前記通知を受付ける毎に、前記記憶手段において前記通知がされた会議予定情報に対応付けられている格納先情報を、前記端末装置に通知する格納先情報通知手段と、を有することを特徴とする。
【００１０】
前記会議資料管理装置は、前記端末装置から、前記格納先情報通知手段によって通知された格納先情報を受信する受信手段と、受信した格納先情報の示す格納先に格納されている会議資料を出力させる出力制御手段と、を有することとすることができる。
前記会議資料管理装置は、画像形成装置であり、前記出力制御手段は、前記会議資料を印刷出力させることとすることができる。又、前記会議資料管理装置は、表示部を有し、
前記出力制御手段は、前記会議資料を前記表示部に表示させることとすることができる。又、前記出力制御手段は、前記会議資料を前記端末装置へ送信させることとすることができる。
【発明の効果】
【００１１】
上記構成を備えることにより、会議参加者の端末装置において会議予定情報を一覧する一覧画面から会議予定情報が選択される毎に、予定管理サーバーにおいて当該会議予定情報に対応付けられている格納先情報が、会議参加者の端末装置に通知されるので、会議参加者は、当該一覧画面から所望の会議予定情報を容易に見つけ出して選択することができ、会議予定情報の選択後、所望の格納先情報を取得して当該格納先情報の示す格納先から会議資料を容易に取得することができる。
【００１２】
ここで、前記会議資料管理装置は、前記会議資料を出力させるのに先立って、出力させるべき前記会議資料を選択するための選択画面を前記端末装置に送信して前記端末装置に当該選択画面を表示させ、当該端末装置から前記参加者が選択した会議資料の通知を受付ける通知受付け手段を有し、前記出力制御手段は、受信した格納先情報の示す格納先から、前記端末装置から通知された会議資料を出力させることとすることとしてもよい。
【００１３】
これにより、会議参加者は、格納先情報の示す格納先に格納されている会議資料を、自己の端末装置に表示される選択画面を介して確認した上で、当該選択画面から出力する必要がある会議資料を選択できるので、会議資料を取得する操作における会議参加者の利便性を向上させることができる。
ここで、前記予定管理サーバーは、前記端末装置から前記記憶手段に記憶されている会議予定情報に係る会議への出欠の通知を受取る通知受取手段と、前記端末装置から前記出席の通知を受取った会議予定情報について、前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供する提供手段と、を有することとしてもよい。
【００１４】
これにより、出席の通知をした会議に係る会議予定情報と当該会議予定情報に係る格納先情報が、予定管理サーバーから会議参加者の端末装置に提供されるので、会議参加者が出席する会議に係る会議資料を容易に取得することができる。
ここで、前記記憶手段はさらに、記憶されている格納先情報の示す格納先に格納されている会議資料が更新されたか否かを示す更新フラグを、当該格納先情報及び当該格納先情報に係る会議予定情報と対応付けて記憶し、前記会議資料管理装置は、確保した格納領域に新たに会議資料が格納される毎に、前記予定管理サーバーに当該会議資料の格納先を示す格納先情報を通知し、当該格納先の会議資料が更新されたことを示す更新通知を行う更新通知手段を有し、前記予定管理サーバーは、前記記憶手段において、更新通知がされた格納先情報に対応付けられている更新フラグをオンに設定し、オンに設定されている更新フラグに対応付けられている格納先情報に係る会議予定情報についての前記通知を前記端末装置から受付けた場合に、当該更新フラグをオフに設定する設定手段と、前記端末装置に前記一覧画面を表示させる際に、オンに設定されている更新フラグに対応付けられている会議予定情報が含まれる場合に、当該会議予定情報を他の会議予定情報と識別できるように前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供する提供手段と、を有することとしてもよい。
【００１５】
これにより、更新された会議資料に係る会議予定情報が、会議参加者の端末装置において表示される一覧画面において他の会議予定情報と識別されるので、会議参加者は、当該一覧画面から会議資料が更新された会議予定情報を容易に特定し、当該会議予定情報を選択することにより、更新された会議資料の格納先を示す格納先情報を予定管理サーバーから取得して、当該格納先情報の示す格納先から更新された会議資料を容易に取得することができる。
【００１６】
ここで、前記会議予定情報は、会議参加者名、会議主催者名を含み、前記格納先情報通知手段は、前記通知がされた場合に、会議名、会議参加者名、会議主催者名の内の少なくとも１つ以上の一致度に基づいて前記記憶手段に記憶されている会議予定情報の中から、前記通知がされた会議予定情報と関連する会議予定情報を検索し、関連する会議予定情報が検索できた場合に、関連する会議予定情報に対応付けられている格納先情報を前記端末装置に通知することとしてもよい。
【００１７】
これにより、選択された会議予定情報に係る格納先情報に加えて、当該会議予定情報に関連する会議予定情報に係る格納先情報が通知されるので、会議参加者は、通知された各格納先情報の示す格納先から、選択した会議予定情報に係る会議の会議資料だけでなく、当該会議予定情報に関連する会議予定情報に係る会議の会議資料を容易に取得することができる。例えば、参加予定の会議と同一名の会議で、過去に行われた会議の議事録等を会議資料として取得し、参加予定の会議について十分な予備知識を容易に得ることができる。
【００１８】
ここで、前記記憶手段はさらに、記憶されている会議予定情報に係る会議への出欠を示す出欠フラグを、当該会議予定情報と対応付けて記憶し、前記予定管理サーバーは、前記端末装置から前記記憶手段に記憶されている会議予定情報に係る会議への出欠の通知を受取る通知受取手段と、前記記憶手段において、前記出欠の通知において出席の通知がされた会議予定情報に対応付けられている出欠フラグを出席に設定し、前記出欠の通知において欠席の通知がされた会議予定情報に対応付けられている出欠フラグを欠席に設定する設定手段と、を有し、前記格納先情報通知手段は、前記通知がされた場合に、前記記憶手段に記憶されている会議予定情報の中から、会議予定情報の会議日程が、現在時刻の前後所定期間内に該当し、欠席に設定されている出欠フラグに対応付けられている会議予定情報を検索し、当該会議予定情報が検索できた場合に、検索できた会議予定情報に対応付けられている格納先情報を前記端末装置に通知することとしてもよい。
【００１９】
これにより、選択された会議予定情報に係る格納先情報に加えて、出欠フラグが欠席に設定されている会議予定情報に係る格納先情報が通知されるので、会議参加者は、通知された各格納先情報の示す格納領域から、選択した会議予定情報に係る会議の会議資料だけでなく、自己が会議参加者となっているが、出席できない会議に係る会議資料を容易に取得することができる。
【００２０】
ここで、前記予定管理サーバーは、前記登録要求とは別に、会議主催者から前記参加者が参加する会議の会議名、会議日程を含む会議予定情報の登録要求を受付ける登録要求受付手段を有し、前記記憶手段は、前記登録要求を受付ける毎に、当該登録要求に係る会議予定情報を記憶し、前記予定管理サーバーは、前記一覧画面に、前記登録要求受付手段が受付けた前記登録要求に係る予定情報を含めて当該一覧画面を前記端末装置に表示させ、
前記端末装置に前記一覧画面を表示させる際に、前記会議資料管理装置が受付けた前記登録要求に係る予定情報を、前記登録要求受付手段が受付けた前記登録要求に係る予定情報と識別できるように前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供することとしてもよい。
【００２１】
これにより、予定情報の利用におけるユーザーの利便性を向上させることができる。例えば、公式な会議については、会議主催者が、会議資料管理装置を介して予定情報の登録を行い、非公式の会議（例えば、社員旅行やクラブの行事に関する会議等）については、会議主催者が、会議資料管理装置を介さず予定管理サーバーに予定情報の登録を行うこととし、ユーザーが携帯端末装置に予定情報の一覧画面を表示させた場合に、公式な会議の予定と非公式な会議の予定とを容易に識別でき、会議予定の確認動作を効率よく行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２２】
【図１】本実施の形態に係る会議資料配信システムの構成の概略を示す図である。
【図２】画像形成装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図３】会議予定通知メールの具体例を示す。
【図４】予定管理サーバーの構成を示す機能ブロック図である。
【図５】予定管理テーブルの具体例を示す。
【図６】携帯端末装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図７】図３に示す会議予定通知メールに対する返信メールの具体例を示す。
【図８】会議予定通知処理の動作を示すフローチャートである。
【図９】会議予定登録処理の動作を示すフローチャートである。
【図１０】会議予定提供処理の動作を示すフローチャートである。
【図１１】携帯端末装置の操作部の表示部に表示される予定情報の一覧画面の具体例を示す。
【図１２】会議資料出力処理の動作を示すフローチャートである。
【図１３】携帯端末装置の操作部の表示部に表示される予定情報の一覧画面の変形例を示す。
【発明を実施するための形態】
【００２３】
(実施の形態)
［１］会議資料配信システムの構成
図１は、本実施の形態に係る会議資料配信システムの構成の概略を示す図である。本実施の形態に係る会議資料配信システムは、画像形成装置１、予定管理サーバー２、携帯端末装置３、４、５等から構成される。各構成要素の数は、図１の例に限定されない。例えば、画像形成装置、予定管理サーバーの数は、複数であってもよいし、携帯端末装置の数は、説明の便宜上、３つとしているが、３つに限定されるものではなく、会議主催者、又は会議参加者となるユーザーの数だけ存在するものとする。
【００２４】
画像形成装置１、予定管理サーバー２、携帯端末装置３〜５は、ＬＡＮ（Local Area Network）６で接続されている。なお、携帯端末装置３〜５は、無線でＬＡＮ６に接続されている。
図２は、画像形成装置の構成を示す機能ブロック図である。画像形成装置１は、印刷
処理を実行するとともに、後述する会議予定通知処理を行う。画像形成装置１は、制御部
１０、画像プロセス部３０、給紙部４０、定着装置５０、ハードディスクドライブ（Ｈ
ＤＤ）６０、画像読取部７０、操作パネル８０等から構成される。
【００２５】
制御部１０は、ＣＰＵ１００、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、画像データ記憶部１０４等から構成され、画像形成装置１の全体の動作を制御する。
通信Ｉ／Ｆ部１０１は、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮに接続するためのインターフェースである。ＲＯＭ１０２には、画像プロセス部３０、給紙部４０、定着装置５０、ＨＤＤ６０、画像読取部７０、操作パネル８０を制御するための制御プログラムや後述する会議予定通知処理を実行するための通知プログラム等が格納されている。
【００２６】
ＲＡＭ１０３は、ＣＰＵ１００のプログラム実行時のワークエリアとして用いられる。画像データ記憶部１０４は、通信Ｉ／Ｆ部１０１や画像読取部７０を介して入力された、印刷用の画像データを記憶している。
ＣＰＵ１００は、制御プログラムを実行することにより、画像プロセス部３０、給紙部４０、定着装置５０、ＨＤＤ６０、画像読取部７０、操作パネル８０を制御したり、通知プログラムを実行することにより、後述する会議予定通知処理を実行したりする。
【００２７】
画像プロセス部３０は、制御部１０又は画像読取部６０から入力された印刷用の画像データに基づき、給紙部４０から供給される記録シートとしての用紙に画像を形成することにより印刷処理を実行する。給紙部４０は、制御部１０からの指示に応じて記録シートとしての用紙を画像プロセス部３０に供給する。定着装置５０は、制御部１０からの指示に応じて記録シートとしての用紙に形成された画像を当該用紙に熱定着させる。
【００２８】
ＨＤＤ６０の記憶領域内には、会議に関連する情報を記憶するための記憶領域である会議ＢＯＸが確保される。会議ＢＯＸは、ファイルを分類して管理するために設けられ、ＯＳ（Operating System）によって提供されるフォルダー又はディレクトリーに相当するものであり、会議毎に確保される。
会議ＢＯＸには、予定情報や会議資料等の情報が格納される。ここで、「予定情報」とは、会議の予定と会議の参加者に関する情報を含む情報のことをいう。具体的には、予定情報を識別する予定情報識別番号、開催しようとする会議の開催日時、開催場所、会議主催者名、会議参加者名等の情報が予定情報に含まれる。なお、予定情報識別番号は、予定情報を会議ＢＯＸに格納する際に、制御部１０により付加される。
【００２９】
ＨＤＤ６０には、さらにメールアドレステーブル、ユーザー認証情報、ＬＡＮ６に接続されている予定管理サーバー２や各携帯端末装置と通信するためのＩＰアドレス等の通信設定情報等が記憶されている。ここで、「メールアドレステーブル」とは、ユーザーＩＤと当該ユーザーＩＤのユーザーのメールアドレスとの対応関係を示すテーブルのことをいう。又、「ユーザー認証情報」とは、ユーザーＩＤと当該ユーザーが設定したパスワードとの対応関係を示す情報のことをいう。ユーザー認証情報は、画像形成装置１にユーザーがログインする際に、当該ユーザーの携帯端末装置又は操作パネル８０からユーザーによって入力されるユーザーＩＤ及びパスワードと照合するために用いられる。
【００３０】
入力されたパスワードが、入力されたユーザーＩＤと対応するユーザー認証情報のパスワードと一致する場合には、ログインが許可され、不一致の場合には、ログインが不許可とされる。
会議主催者が、携帯端末装置又は操作パネル８０を介して予定情報の登録要求を画像形成装置１に対して行うことにより、当該予定情報を格納する会議ＢＯＸが、制御部１０によってＨＤＤ６０の記憶領域内に確保される。そして、当該会議ＢＯＸに当該予定情報が格納されると、制御部１０は、当該予定情報に基づいて、会議の予定を会議参加者に通知するための会議予定通知メールを会議参加者毎に作成する。
【００３１】
会議予定通知メールのヘッダー情報には、送信元、送信日時、宛先、メール種別等を示す情報が含められる。送信元としては、予定情報に係る会議の会議主催者のメールアドレスが用いられ、宛先としては、予定情報に係る会議の各参加者のメールアドレスが用いられる。又、メール種別としては、「会議予定通知メール」を示す識別子が記述される。
会議予定通知メールの本文には、会議参加者の端末装置の識別情報、予定情報、会議ＢＯＸの格納先を示す格納先情報（ここでは、ＵＲＬを格納先情報として用いることとする。）等が含められる。ここで、「携帯端末装置の識別情報」とは、当該携帯端末装置を特定するための情報のことをいい、ここでは、ユーザーＩＤを携帯端末装置の識別情報として用いることとする。なお、会議参加者のユーザーＩＤは、予定情報の登録要求時に会議主催者により入力されるものとする。
【００３２】
なお、会議予定通知メールを構成する各情報には、それぞれ当該情報を識別するためのデータフィールドが設定されている。さらに、会議予定通知メールの本文には、当該会議予定通知メールに対する返信メールで使用される、会議への出欠を通知するための出欠通知用のデータフィールドが設定されている。
図３は、会議予定通知メールの具体例を示す。同図の符号３１は、ヘッダー情報を、符号３２は、携帯端末装置の識別情報であるユーザーＩＤを、符号３３は予定情報を、符号３４は、格納先情報を、符号３５は、出欠通知用のデータフィールドをそれぞれ示す。
【００３３】
制御部１０は、メールアドレステーブルを参照して、各会議参加者のメールアドレスを特定し、会議予定通知メールを、特定した各メールアドレス宛に予定管理サーバー２を経由して送信する。
図２の説明に戻って、画像読取部７０は、スキャナなどの画像入力装置から構成され、用紙等の記録シートに記載されている文字や図形などの情報を読取り、画像データを形成する。操作パネル８０は、複数の入力キーと液晶表示部を備え、液晶表示部の表面にはタッチパネルが積層されている。タッチパネルからのタッチ入力又は入力キーからのキー入力により、ユーザーからの指示を受取り、制御部１０に通知する。
【００３４】
図４は、予定管理サーバーの構成を示す機能ブロック図である。予定管理サーバー２は、電子メールの送受信の管理を行うとともに、後述する会議予定登録処理及び会議予定提供処理を行う。予定管理サーバー２は、ＣＰＵ２００、通信Ｉ／Ｆ部２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０４、操作部２０５等から構成される。
【００３５】
通信Ｉ／Ｆ部２０１は、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮに接続するためのインターフェースである。ＲＯＭ２０２には、電子メールの送受信処理を行う送受信プログラムや後述する会議予定登録処理を実行する登録プログラム、後述する会議予定提供処理を実行する管理プログラム等が記憶されている。
送受信プログラムは、画像形成装置１や携帯端末装置から送信された電子メールが受信された場合等に起動される。登録プログラムは、会議予定通知メールが受信された場合に起動される。管理プログラムは、携帯端末装置から予定情報の提供要求がされた場合に起動される。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２００のプログラム実行時のワークエリアとして用いられる。ＣＰＵ２００が、ＲＯＭ２０２に記憶されている各プログラムを実行することにより、予定管理サーバー２としての機能が実現される。
【００３６】
ＨＤＤ２０４は、各携帯端末装置のユーザーのメールアドレス毎に、受信された当該メールアドレス宛の電子メールを格納するメールボックスや予定管理テーブル、ＬＡＮ６に接続されている画像形成装置１や各携帯端末装置と通信するためのＩＰアドレス等の通信設定情報等を記憶している。ここで、「予定管理テーブル」とは、携帯端末装置のユーザーの会議の予定を示すテーブルのことをいい、具体的には、携帯端末装置の識別情報（ユーザーＩＤ）と、当該ユーザーＩＤのユーザーが会議参加者となる会議の予定情報と、当該予定情報に係る格納先情報と、出欠フラグとを対応付けたテーブルのことをいう。
【００３７】
「出欠フラグ」は、予定管理テーブルにおいて、対応する予定情報に係る会議への当該ユーザーの出欠を示すフラグのことをいい、後述する会議予定登録処理において、当該ユーザーの携帯端末装置から、当該会議への出席を通知する返信メールが受信された場合に、出欠フラグは「出席」に設定される。
一方、当該ユーザーの携帯端末装置から、当該会議への欠席を通知する返信メールが受信された場合又は当該返信メールが未受信の場合には、出欠フラグは、「欠席」に設定される。
【００３８】
予定管理テーブルは、画像形成装置１から会議予定通知メールが受信された場合に、ＣＰＵ２００が登録プログラムを実行することにより、作成される。具体的には、受信された会議予定通知メールから、ＣＰＵ２００が携帯端末装置の識別情報（ユーザーＩＤ）、予定情報、格納先情報を取得することにより、作成される。なお、この時、出欠フラグは、「欠席」に設定される。図５は、予定管理テーブルの具体例を示す。同図に示すように、予定管理テーブルにおいては、携帯端末装置の識別情報（ユーザーＩＤ）と、予定情報（予定情報識別番号、会議の会議名、開催時期、開催場所、会議主催者名、会議参加者名（会議主催者名及び会議参加者名の記載は、スペースの都合上、省略記載されている。）の各情報）と、当該予定情報に係る格納先情報と、出欠フラグとがそれぞれ対応付けられている。同一の予定情報（予定情報識別番号が同一の予定情報）には、同一の格納先情報が対応付けられて記録されている。
【００３９】
なお、予定管理テーブルに記録されている情報は、会議の開催時期が経過しても所定期間（例えば、会議の開催時期経過後、６ヶ月間）は、消去されないものとする。
操作部２０５は、キーボード又はマウス等から構成され、ユーザーからの指示の入力を受付ける。
図６は、携帯端末装置の構成を示す機能ブロック図である。携帯端末装置は、何れも同一の構成を備えるので、以下、携帯端末装置の構成を、携帯端末装置３を例にして説明する。携帯端末装置としては、例えば、タブレット型のＰＣ（パーソナルコンピューター）やスマートフォン、ノート型のＰＣ等を用いることができる。携帯端末装置３は、ＣＰＵ３００、通信Ｉ／Ｆ部３０１、ＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３０４、操作部３０５等から構成される。
【００４０】
通信Ｉ／Ｆ部３０１は、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮに接続するためのインターフェースである。通信Ｉ／Ｆ部３０１は、無線でＬＡＮ６に接続される。ＲＯＭ３０２には、パーソナルコンピューターとしての機能を実現するための各種プログラムが格納されている。ＲＡＭ３０３は、ＣＰＵ３００のプログラム実行時のワークエリアとして用いられる。
【００４１】
ＨＤＤ３０４には、電子メールの送受信を行うメールプログラム、後述する会議資料出力処理を実行する出力処理プログラムや画像形成装置１及び予定管理サーバー２と通信するためのＩＰアドレス等の通信設定情報等が格納されている。
ＣＰＵ３００は、ＲＯＭ３０２に格納されている各種プログラムを実行することにより、パーソナルコンピューターとしての機能を実現し、ＨＤＤ３０４に格納されている出力処理プログラムを実行することにより、後述する会議資料出力処理を実行する。又、ＣＰＵ３００は、ＨＤＤ３０４に格納されているメールプログラムを実行することにより、予定管理サーバー２のメールボックスにアクセスして、自装置のユーザーのメールアドレス宛に送信された会議予定通知メールを予定管理サーバー２から受信したり、受信した会議予定通知メールに対する返信メールを作成して予定管理サーバー２に送信したりする。
【００４２】
当該返信メールは、受信した会議予定通知メールのヘッダー情報において、送信元と宛先のメールアドレスを入れ替え、メール種別の情報を、会議予定通知メールに対する返信メールであることを示す識別子である「会議予定通知返信メール」に書き換え、さらに、会議予定通知メールの本文における出欠通知用のデータフィールドに携帯端末装置３のユーザーである会議参加者から、出席又は欠席を示す情報の入力を受取ることにより作成される。図７は、図３に示す会議予定通知メールに対する返信メールの具体例を示す。同図の符号７１は、ヘッダー情報を、符号７２は、携帯端末装置３の識別情報であるユーザーＩＤを、符号７３は、予定情報を、符号７４は、格納先情報を、符号７５は、出欠通知用のデータフィールドをそれぞれ示す。
【００４３】
図３に示す会議予定通知メールと、図７に示す返信メールを比較すると、図７の返信メールでは、ヘッダー情報７１の送信元メールアドレスが、図３のヘッダー情報３１の宛先のメールアドレスに書き換えられ、図７のヘッダー情報７１の宛先のメールアドレスが、図３のヘッダー情報の送信元のメールアドレスに書き換えられている。
そして、図７の返信メールでは、ヘッダー情報７１のメール種別を示す情報が、会議予定通知メールに対する返信メールであることを示す識別子である「会議予定通知返信メール」に書き換えられている。さらに、図７の返信メールでは、出欠通知用のデータフィールドに出欠を示す情報（同図では、「出席」）が追加されている。
【００４４】
図６の説明に戻って、操作部３０５は、表示部と、キーボード又はマウス等から構成され、ユーザーからの指示の入力を受付ける。又、操作部３０５をタッチパネルで構成し、タッチパネルからのタッチ入力により、ユーザーからの指示の入力を受付けることとしてもよい。
［２］会議予定通知処理
図８は、制御部１０が行う会議予定通知処理の動作を示すフローチャートである。制御部１０は、携帯端末装置又は操作部８０を介して会議主催者からの予定情報の登録要求を受付けると（ステップＳ８０１）、制御部１０は、通知プログラムを起動し、当該予定情報を格納する会議ＢＯＸをＨＤＤ６０の記憶領域内に確保する（ステップＳ８０２）。
【００４５】
携帯端末装置又は操作部８０を介して会議主催者から予定情報が入力され、さらに、携帯端末装置又は画像読取部７０を介して当該予定情報に係る会議の資料が入力されると、制御部１０は、当該予定情報及び会議資料を確保した会議ＢＯＸに格納する（ステップＳ８０３）。
ここで、会議資料としては、様々な方法により作成されたものが含まれる。例えば、会議資料は、文字、図形、記号等を示す文書ファイルや描画ファイルであってもよいし、記録シートに印刷した情報を画像読取部７０に読み込ませて生成した画像データであってもよい。
【００４６】
次に、制御部１０は、会議ＢＯＸに格納された予定情報に基づいて、当該予定情報の示す会議の各参加者のメールアドレス宛の会議予定通知メールを作成し（ステップＳ８０４）、作成した各会議予定通知メールを予定管理サーバー２のＩＰアドレスに送信し、予定管理サーバー２を介して各会議参加者の端末装置に会議予定通知メールを送信する（ステップＳ８０５）。
【００４７】
上記の会議予定通知処理は、携帯端末装置又は操作部８０を介して会議主催者からの予定情報の登録要求を受付ける毎に繰り返し実行される。
［３］会議予定登録処理
図９は、予定管理サーバー２が行う会議予定登録処理の動作を示すフローチャートである。予定管理サーバー２は、画像形成装置１から送信された会議予定通知メールを受信すると（ステップＳ９０１）、登録プログラムを起動し、当該会議予定通知メールから、携帯端末装置の識別情報（ユーザーＩＤ）、予定情報、格納先情報を取得した後、当該会議予定通知メールをＨＤＤ２０４のメールボックスに格納する（ステップＳ９０２）。メールボックスに格納された会議予定通知メールは、会議参加者の携帯端末装置からの受信電子メールの取得要求に応じて、予定管理サーバー２から当該携帯端末装置のＩＰアドレスに送信される。
【００４８】
なお、ステップＳ９０１において受信した電子メールが会議予定通知メールであるか否かは、当該電子メールのヘッダー情報のメール種別の示す情報により判定される（当該情報の示す識別子が、「会議予定通知メール」である場合に、受信した電子メールが、会議予定通知メールであると判定されてステップＳ９０２の処理が行われる。）。
次に、予定管理サーバー２は、取得した携帯端末装置の識別情報（ユーザーＩＤ）、予定情報及び格納先情報を予定管理テーブルに記録し、記録した携帯端末装置の識別情報（ユーザーＩＤ）、予定情報及び格納先情報に対応する出欠フラグを初期状態の「欠席」に設定する（ステップＳ９０３）。
【００４９】
予定管理サーバー２は、会議参加者の携帯端末装置から会議予定通知メールに対する返信メールを受信すると（ステップＳ９０４：ＹＥＳ）、当該返信メールから、会議参加者の携帯端末装置の識別情報（ユーザーＩＤ）、予定情報の識別番号を取得し、返信メールの出欠通知用のデータフィールドから会議への出欠を示す情報を取得する（ステップＳ９０５）。
【００５０】
なお、ステップＳ９０４において受信したメールが、会議予定通知メールに対する返信メールであるか否かは、返信メールのヘッダー情報のメール種別の示す情報により判定される（当該情報の示す識別子が、「会議予定通知返信メール」である場合に、受信した電子メールが、会議予定通知返信メールであると判定されてステップＳ９０５の処理が実行される。）。
【００５１】
取得した会議への出欠を示す情報が、出席することを示す場合（ステップＳ９０６：ＹＥＳ）、予定管理サーバー２は、予定管理テーブルにおいて、取得した携帯端末装置の識別情報（ユーザーＩＤ）及び予定情報の識別番号に対応付けられている出欠フラグを「出席」に設定する（ステップＳ９０７）。
上記の会議予定登録処理は、会議予定通知メールを受信する毎に繰り返し実行される。
［４］会議予定提供処理
図１０は、予定管理サーバー２が行う会議予定提供処理の動作を示すフローチャートである。予定管理サーバー２は、携帯端末装置から、当該携帯端末装置の識別情報であるユーザーＩＤを指定した予定情報の提供要求を受信すると（ステップＳ１００１）、管理プログラムを起動し、予定管理テーブルから、指定された携帯端末装置の識別情報に対応づけられており、さらに「出席」に設定されている出欠フラグに対応付けられている予定情報を取得し、取得した予定情報を一覧する一覧画面を作成して当該携帯端末装置のＩＰアドレスに送信する（ステップＳ１００２）。当該一覧画面の表示データは、例えば、ＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）で作成することができる。当該一覧画面において、各予定情報は、ユーザーからの選択を受付けることが可能なＧＵＩ（Graphical User Interface）で表示される。図１１は、携帯端末装置の操作部の表示部に表示される予定情報の一覧画面の具体例を示す。同図においては、図５の予定管理テーブルにおける、携帯端末装置の識別情報（ユーザーＩＤ）が「Ａ００１」を示す予定情報の一覧画面を示している。
【００５２】
さらに、予定管理サーバー２は、当該携帯端末装置から、一覧画面から選択された予定情報の識別番号を受信すると（ステップＳ１００３：ＹＥＳ）、予定管理テーブルから、選択された予定情報の識別番号に対応づけられている格納先情報を特定して、当該携帯端末装置のＩＰアドレスに送信して当該格納先情報を当該携帯端末装置に通知する（ステップＳ１００４）。
【００５３】
そして、予定管理サーバー２は、当該携帯端末装置から、会議予定提供処理の終了指示を受信すると（ステップＳ１００５：ＹＥＳ）、会議予定提供処理を終了し、ステップＳ１００５の判定結果が否定的である場合には（ステップＳ１００５：ＮＯ）、ステップＳ１００３の処理に移行する。又、ステップＳ１００３の判定結果が否定的である場合には（ステップＳ１００３：ＮＯ）、予定管理サーバー２は、ステップＳ１００５の処理に移行する。
【００５４】
上記の会議予定提供処理は、携帯端末装置から、当該携帯端末装置の識別情報であるユーザーＩＤを指定した予定情報の提供要求を受信する毎に繰り返し実行される。
［５］会議資料出力処理
図１２は、携帯端末装置が行う会議資料出力処理の動作を示すフローチャートである。携帯端末装置は、ユーザーから出力処理プログラムの起動指示を受け付けると、出力処理プログラムを起動し、自装置の識別情報（当該携帯端末装置のユーザーＩＤ）を指定した予定情報の提供要求を予定管理サーバー２のＩＰアドレスに送信する（ステップＳ１２０１）。携帯端末装置は、当該提供要求に応じて、予定管理サーバー２が図１０のステップＳ１００２の処理を実行することにより作成した予定情報の一覧画面を予定管理サーバー２から受信し、当該一覧画面を操作部の表示部に表示させて予定情報の選択を受け付ける（ステップＳ１２０２）。当該一覧画面から予定情報が選択されると、携帯端末装置は、選択された予定情報の識別番号を予定管理サーバー２のＩＰアドレスに送信して予定管理サーバー２に当該識別番号を通知し、当該識別番号の通知を受けた予定管理サーバー２が、図１０のステップＳ１００４の処理を実行することにより送信した、当該識別番号に係る格納先情報を受信し（ステップＳ１２０３）、受信した格納先情報を画像形成装置１のＩＰアドレスに送信して画像形成装置１に対して格納先情報の示す会議ＢＯＸに格納されている会議資料の印刷指示を行い、画像形成装置１に当該会議資料を印刷出力させる（ステップＳ１２０４）。
【００５５】
このように、本実施の形態に係る会議資料配信システムにおいては、会議参加者の端末装置において予定情報を一覧する一覧画面から予定情報が選択される毎に、予定管理サーバーにおいて当該予定情報に対応付けられている格納先情報が、会議参加者の端末装置に通知されるので、会議参加者は、当該一覧画面から所望の予定情報を容易に見つけ出して選択することができ、予定情報の選択後、所望の格納先情報を取得して当該格納先情報の示す会議ＢＯＸに格納されている会議資料を容易に取得することができる。
（変形例）
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明が上述の実施の形態に限定されないのは勿論であり、以下のような変形例を実施することができる。
【００５６】
（１）本実施の形態では、図１２の会議資料出力処理において、格納先情報を画像形成装置１のＩＰアドレスに送信して当該格納先情報の示す会議ＢＯＸに格納されている会議資料を印刷出力させることとしたが、印刷出力させる代わりに、格納先情報を画像形成装置１のＩＰアドレスに送信して画像形成装置１に対して当該格納先情報の示す会議ＢＯＸに格納されている会議資料の表示指示を行い、画像形成装置１に当該会議資料を操作パネル８０の液晶表示部に出力させて表示させることとしてもよいし、画像形成装置１から自装置の操作部の表示部に会議資料の表示データを送信させることとしてもよい。
【００５７】
（２）本実施の形態では、図１０の会議予定提供処理において、「出席」に設定されている出欠フラグに対応付けられている予定情報について一覧画面を作成して予定情報の提供を要求した携帯端末装置に送信することとしたが、「欠席」に設定されている出欠フラグに対応付けられている予定情報も含めて一覧画面を作成し、当該携帯端末装置に送信することとしてもよい。本変形例は、変形例（１）の場合についても同様に適用することとしてもよい。
【００５８】
（３）本実施の形態において作成した予定管理テーブルにおいてさらに、格納先情報の示す会議ＢＯＸに格納されている会議資料が更新されたか否かを示す更新フラグを予定情報毎に対応付けることとしてもよい。具体的には、会議ＢＯＸに新たに会議資料が格納される毎に、画像形成装置１が、当該格納先情報に係る会議資料が更新されたことを示す更新通知を当該格納先情報とともに予定管理サーバー２に通知することとし、当該通知を受信した予定管理サーバー２は、予定管理テーブルにおいて、通知された格納先情報に対応する更新フラグを更新されたことを示す「更新」に設定し、図１２の会議資料出力処理において、当該更新フラグに対応づけられている予定情報が一覧画面から選択される毎に更新フラグを更新されていないことを示す「未更新」に設定することとしてもよい。
【００５９】
そして、図１０の会議予定提供処理において、予定管理サーバー２が作成する、予定情報の一覧画面において、更新フラグが「更新」に設定されている更新フラグに対応付けられている予定情報を、更新フラグが「未更新」に設定されている予定情報と識別できるようにすることとしてもよい。例えば、両者の予定情報が異なる色で表示されるように一覧画面を作成するようにしてもよいし、更新フラグが「更新」に設定されている予定情報にマークが付与されるように一覧画面を作成するようにしてもよい。
【００６０】
これにより、携帯端末装置のユーザーは、予定情報の一覧画面が、予定管理サーバー２から提供された際に、当該一覧画面から会議資料が更新された予定情報を特定し、当該予定情報を選択することにより、会議資料が更新された会議ＢＯＸに係る格納先情報を予定管理サーバー２から取得して、画像形成装置１に更新された会議資料を容易に出力させることができる。
【００６１】
本変形例は、変形例（１）、（２）の場合についても同様に適用することとしてもよい。
（４）本実施の形態では、図１０の会議予定提供処理において、予定情報の一覧画面から選択された予定情報の識別番号に対応付けられている格納先情報を携帯端末装置に送信することとしたが、関連する予定情報に対応付けられている格納先情報も合わせて当該携帯端末装置に送信し、選択された予定情報に係る会議資料だけでなく、当該予定情報に関連する予定情報に係る会議資料も画像形成装置１に印刷出力させることとしてもよい。
【００６２】
具体的には、会議名、会議主催者名、会議参加者名の内、少なくとも１つ以上が、選択された予定情報のものと一致する予定情報を、当該選択された予定情報と関連する予定情報として特定し、特定した予定情報に対応付けられている格納先情報も合わせて当該携帯端末装置に送信することとしてもよい。
なお、関連する予定情報の特定方法は、上記の方法に限定されず、例えば、会議名、会議主催者名、会議参加者名について、選択された予定情報に含まれるものとの一致率をそれぞれ算出し、算出した一致率の平均値が所定値を超える予定情報を当該選択された予定情報と関連する予定情報として特定することとしてもよい。又、平均値を用いる代わりに、少なくとも1つ以上の一致率が所定値を超える予定情報を当該選択された予定情報と関連する予定情報として特定することとしてもよい。
【００６３】
一致率の算出は、例えば、選択された予定情報に含まれる上記の各項目名を構成する文字の総数に対する、当該項目名を構成する文字と一致する文字の総数の比率（百分率）を算出することにより行うことができる。
これにより、会議参加者は、選択した予定情報に係る会議の会議資料だけでなく、当該予定情報に関連する予定情報に係る会議の会議資料を容易に取得することができる。例えば、参加予定の会議と同一名の会議で、過去に行われた会議の議事録等を会議資料として取得し、参加予定の会議について十分な予備知識を容易に得ることができる。
【００６４】
本変形例は、変形例（１）〜（３）の場合についても同様に適用することとしてもよい。
（５）本実施の形態では、図１０の会議予定提供処理において、「出席」に設定されている出欠フラグに対応付けられている予定情報の一覧画面から選択された予定情報に係る格納先情報を携帯端末装置に送信することとしたが、選択された予定情報に係る格納先情報だけでなく、指定されたユーザーＩＤに対応付けられている予定情報の内、開催時期が現在時刻の前後の所定期間内（例えば、１週間以内）に該当し、「欠席」に設定されている出欠フラグに対応付けられている予定情報に係る格納先情報も当該携帯端末装置に送信することとし、選択された予定情報に係る会議資料だけでなく、欠席を通知した予定情報に係る会議の会議資料も画像形成装置１に印刷出力させることとしてもよい。
【００６５】
これにより、会議参加者は、選択した予定情報に係る会議の会議資料だけでなく、自己が会議参加者となっているが、出席できない会議に係る会議資料を容易に取得することができる。
本変形例は、変形例（１）〜（４）の場合についても同様に適用することとしてもよい。
【００６６】
（６）本実施の形態では、図１２の会議資料出力処理において、格納先情報を画像形成装置１のＩＰアドレスに送信後、当該格納先情報の示す会議ＢＯＸに格納されている会議資料を全て印刷出力させることとしたが、会議資料を印刷出力させる前に、当該会議ＢＯＸに格納されている会議資料の選択画面を携帯端末装置の操作部の表示部に表示させ、当該選択画面において印刷出力すべき会議資料の選択を受付けた後、選択された会議資料を画像形成装置１に印刷出力させることとしてもよい。
【００６７】
具体的には、携帯端末装置から格納先情報を受信すると、画像形成装置１の制御部１０が当該格納先情報の示す会議ＢＯＸに格納されている会議資料の選択画面を作成して、当該携帯端末装置のＩＰアドレスに送信し、当該携帯端末装置の操作部の表示部に当該選択画面を表示させることとし、当該携帯端末装置が、当該選択画面から選択された会議資料を画像形成装置１に通知して当該会議資料の印刷指示をし、画像形成装置１に当該会議資料を印刷出力させることとしてもよい。
【００６８】
これにより、会議参加者は、会議ＢＯＸに格納されている会議資料を、選択画面を介して確認した上で、取得する必要がある会議資料を選択できるので、会議資料を取得する操作における会議参加者の利便性を向上させることができる。
本変形例は、変形例（１）〜（５）の場合においても同様に適用することとしてもよい。
【００６９】
（７）本実施の形態では、図１２の会議資料出力処理において、予定情報に含まれる項目を全て予定情報の一覧画面に表示させることとしたが、当該選択画面において予定情報の一部のみ（例えば、会議名、開催時期、開催場所のみ）を表示させることとしてもよい。
本変形例は、変形例（１）〜（６）の場合においても同様に適用することとしてもよい。
【００７０】
（８）本実施の形態では、会議資料配信システムに用いる端末装置として、携帯型の端末装置を用いることとしたが、当該端末装置は、携帯型の端末装置に限定されず、非携帯型の端末装置、例えば、ディスクトップのパーソナルコンピューターを用いることとしてもよい。
本変形例は、変形例（１）〜（７）の場合においても同様に適用することとしてもよい。
【００７１】
（９）本実施の形態では、予定管理サーバー２が電子メールの送受信の管理を行うこととしたが、予定管理サーバー２とは、別に、電子メールの送受信の管理を行うメールサーバーを別に設けることとしてもよい。そして、画像形成装置１が会議予定通知メールをメールサーバーに送信するとともに、会議参加者の携帯端末装置の識別情報と予定情報と当該予定情報に係る格納先情報を予定管理サーバー２に送信することとしてもよい。さらに、予定管理サーバー２が、予定情報に係る会議への出欠通知をメールサーバー又は携帯端末装置から受信することとしてもよい。
【００７２】
本変形例は、変形例（１）〜（８）の場合においても同様に適用することとしてもよい。
（１０）本実施の形態では、画像形成装置１が図８の会議予定通知処理を行うこととしたが、画像形成装置１とは別にサーバーを設け、当該サーバーが会議予定通知処理を行うこととしてもよい。そして、図１２の会議資料出力処理において、当該サーバーが、携帯端末装置から格納先情報を受信して、当該格納先情報の示す会議ＢＯＸに格納されている会議資料を画像形成装置１に送信して当該会議資料を印刷出力させることとしてもよい。
【００７３】
本変形例は、変形例（１）〜（９）の場合においても同様に適用することとしてもよい。
（１１）本実施の形態では、予定情報の登録要求を画像形成装置１が受付け、当該予定情報を画像形成装置１から予定管理サーバー２に送信し、予定管理テーブルに記録することとしたが、会議主催者が予定情報の登録要求を予定管理サーバー２に直接行い（会議主催者が、会議主催者の携帯端末装置又は予定管理サーバー２の操作部２０５を介して予定情報の登録要求を行い）、当該予定情報を予定管理テーブルに記録することとし、会議予定提供処理において、両者の予定情報（画像形成装置１が受付けた予定情報と、予定管理サーバー２が会議主催者から直接受付けた予定情報）を一覧する一覧画面を作成して、当該一覧画面において両者の予定情報を識別できるようにすることとしてもよい。
【００７４】
具体的には、予定管理サーバー２は、会議主催者から予定情報の登録要求を受付ける際に、会議主催者から会議主催者の携帯端末装置の識別情報（ユーザーＩＤ）と登録要求に係る予定情報を取得し、当該識別情報と当該予定情報とを対応付けて予定管理テーブルに記録することとし、予定管理テーブルにおいて、予定情報が格納先情報と対応付けられているか否かにより、両者の予定情報を識別し、図１０の会議予定提供処理において、予定管理サーバー２が作成する、予定情報の一覧画面において、予定情報が格納先情報と対応付けられている予定情報を、予定情報が格納先情報と対応付けられていない予定情報と識別できるようにすることとしてもよい。例えば、図１３に示すように、予定情報が格納先情報と対応付けられている予定情報にマーク（符号１３１で示すマーク）が付与されるように当該一覧画面を作成することとしてもよいし、両者の予定情報が異なる色で表示されるように一覧画面を作成するようにしてもよい。
【００７５】
図１３においては、図１１の予定情報の一覧画面とは異なる表示態様（予定情報が図１３では、一部のみ表示され、会議の開催時期の表示形式が異なる。又、項目名が省略されている。）の一覧画面を示しているが、本変形例で提供される一覧画面は、図１３の示す例に限定されない。図１１に示すような表示態様で、両者の予定情報がマーク等で識別できるようにしてもよい。
【００７６】
これにより、予定情報の利用におけるユーザーの利便性を向上させることができる。例えば、公式な会議については、会議主催者が、画像形成装置１を介して予定情報の登録を行い、非公式の会議（例えば、社員旅行やクラブの行事に関する会議等）については、会議主催者が、画像形成装置１を介さず予定管理サーバー２に予定情報の登録を行うこととし、ユーザーが携帯端末装置に予定情報の一覧画面を表示させた場合に、公式な会議の予定と非公式な会議の予定とを容易に識別でき、会議予定の確認動作を効率よく行うことができる。本変形例は、変形例（１）〜（１０）の場合においても同様に適用することとしてもよい。
【産業上の利用可能性】
【００７７】
本発明は、会議に関連する情報を管理及び配信する会議資料配信システムに関し、特に会議に関する資料の配信を制御する技術として利用できる。
【符号の説明】
【００７８】
１                      画像形成装置
２                      予定管理サーバー
３〜５                  携帯端末装置
１０                    制御部
３０                    画像プロセス部
４０                    給紙部
５０                    定着装置
６０                    ＨＤＤ
７０                    画像読取部
８０                    操作パネル
１００、２００、３００  ＣＰＵ
１０１、２０１、３０１  通信Ｉ／Ｆ部
１０２、２０２、３０２  ＲＯＭ
１０３、２０３、３０３  ＲＡＭ
１０４                  画像データ記憶部
【図１】
2014109811.tif 000003
【図２】
2014109811.tif 000004
【図３】
2014109811.tif 000005
【図４】
2014109811.tif 000006
【図５】
2014109811.tif 000007
【図６】
2014109811.tif 000008
【図７】
2014109811.tif 000009
【図８】
2014109811.tif 000010
【図９】
2014109811.tif 000011
【図１０】
2014109811.tif 000012
【図１１】
2014109811.tif 000013
【図１２】
2014109811.tif 000014
【図１３】
2014109811.tif 000015