(57)【要約】【課題】機密情報等を含む文書の持ち出しを未然に確実に防止する。【解決手段】会議資料を印刷する印刷手段１３４と、会議資料を読み取って回収する会議資料回収手段１３５と、を有する複合機１３０と、会議資料を記録した文書サーバ２３０と、複合機のユーザを認証するユーザ認証サーバ２２０と、エリア間の入退出を可能な状態と不可能な状態とに切り替えるゲート１１１〜１１３と、各ゲートを制御して、認証したユーザについて入退出の可能な状態と不可能な状態とを切り替え制御する入退管理サーバ２１０と、がネットワーク１６０〜１６５により接続された文書管理システムであって、印刷手段１３４により会議資料が印刷される際に、入退管理サーバ２１０は各ゲート１１１〜１１３を制御して、ユーザについて所定のエリアからの退出を不可能な状態とし、会議資料回収手段１３５により会議資料が回収される際に、退出が不可能な状態を解除する。【選択図】図２
2014049001.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を印刷する印刷部と、印刷後の前記文書を読み取って回収する回収部と、を有する画像形成装置と、
該画像形成装置が印刷する前記文書を記録した文書記録手段と、
前記画像形成装置の操作者を認証する認証手段と、
一のエリアから他のエリアへの入退出を可能な状態と不可能な状態とに切り替える入退出手段と、
前記入退出手段を制御して、前記認証手段が認証した前記操作者について入退出の可能な状態と不可能な状態とを切り替え制御する入退出管理手段と、がネットワークにより接続された文書管理システムであって、
前記画像形成装置の前記印刷部により前記文書が印刷される際に、前記入退出管理手段は前記入退出手段を制御して、前記操作者について所定のエリアからの退出を不可能な状態とし、
前記画像形成装置の前記回収部により前記文書が回収される際に、前記入退出管理手段は前記入退出手段を制御して、退出が不可能な状態を解除することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記画像形成装置の前記印刷部は、前記入退出管理手段による前記入退出手段の制御によって、前記操作者について前記所定のエリアからの退出を不可能な状態とした後に、前記文書の印刷を実行することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書には、機密度に応じたセキュリティレベルが設定され、
前記入退出管理手段は、前記セキュリティレベルに応じて、いずれの前記入退出手段を制御するかを決定することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書には、機密度に応じたセキュリティレベルが設定され、
前記入退出管理手段は、機密度が高く、前記セキュリティレベルが高いほど、前記操作者について前記所定のエリアが狭くなるように、前記入退出手段を制御することを特徴とする請求項１から３までのいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書を印刷する前記画像形成装置の配置位置が、前記所定のエリアに含まれない場合、
前記画像形成装置は、前記文書の印刷を実行しないことを特徴とする請求項１から４までのいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
機密度が高く、前記文書のセキュリティレベルが高い場合に、
前記画像形成装置の前記印刷部は、該文書の機密度を下げてセキュリティレベルを低くした文書を印刷するようにして、前記操作者についての前記所定のエリアを広くすることを特徴とする請求項３から５までのいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記画像形成装置の前記印刷部は、前記文書に前記操作者の特定情報を印刷し、
前記画像形成装置の前記回収部は、前記特定情報を読み取って、前記文書が前記操作者により印刷された文書であることを判別することを特徴とする請求項１から６までのいずれかに記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関する。さらに詳述すると、会議などで配布される会議資料等の文書の印刷および回収を行う文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
会議の出席者に配付される会議資料などの文書を、無駄がないように、かつ、配布の手間をかけずに出席者に適切に配布することは、会議の円滑な進行において重要である。
【０００３】
このような会議資料などの文書を適切に配布するための技術として、例えば、特許文献１には、センサを用いて会議出席者の認識を行い、実際の会議出席者数を把握することにより、不要な会議資料を作成することなく、会議資料の配付作業における負担を軽減することができる会議資料配付支援システムが開示されている。
【０００４】
会議資料に関する管理は、配布に関する管理とともに、配布した資料の返却・回収に関する管理についても適切に行うことが重要である。例えば、学術的な会議や研究会などのカンファレンス、あるいは重要な会議などにおいて、会議資料が機密性の高い文書である場合、機密情報の漏洩を防止するために配布資料の持ち帰りを制限したい場合がある。
【０００５】
このような場合、会議の終了後の退場時において、配布資料の返却を求めて回収を行うどの作業が人手で行われることが多いが、回収部数や資料のページ数が多くなると作業が煩雑になり、回収漏れも起こりやすくなるという問題がある。
【０００６】
会議資料などの文書を適切に回収するための技術として、例えば、特許文献２には、印刷物を回収した際に、すべての印刷物が回収されたかどうかを確認する目的で、複写機の自動給紙装置とスキャナを用い、すべての印刷出力が回収できたかどうかを確認し、未回収の場合はメール等で警告を行うことができる配布資料管理システムが開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献２の技術は、会議終了後に会議資料を回収できたかどうかを確認するのみであるので、例えば、会議資料を回収できていない参加者が持ち帰ってしまうといった事態を会議後に検出することはできるが、未然に会議資料の持ち出しを防止することはできないという問題があった。
【０００８】
特に、会議資料の持ち出しをした者が悪意のある場合などにおいては、たとえ、後に回収することができたとしても、持ち出されている間に複製等がなされて、機密情報の漏えいにつながってしまうおそれもある。
【０００９】
そこで本発明は、文書の印刷時に当該文書の印刷者を所定のエリア内から退出不可とし、文書の回収時に退出不可を解除することで、機密情報等を含む文書の持ち出しを未然に確実に防止することができる文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
かかる目的を達成するため、本発明に係る文書管理システムは、文書を印刷する印刷部と、印刷後の前記文書を読み取って回収する回収部と、を有する画像形成装置と、該画像形成装置が印刷する前記文書を記録した文書記録手段と、前記画像形成装置の操作者を認証する認証手段と、一のエリアから他のエリアへの入退出を可能な状態と不可能な状態とに切り替える入退出手段と、前記入退出手段を制御して、前記認証手段が認証した前記操作者について入退出の可能な状態と不可能な状態とを切り替え制御する入退出管理手段と、がネットワークにより接続された文書管理システムであって、前記画像形成装置の前記印刷部により前記文書が印刷される際に、前記入退出管理手段は前記入退出手段を制御して、前記操作者について所定のエリアからの退出を不可能な状態とし、前記画像形成装置の前記回収部により前記文書が回収される際に、前記入退出管理手段は前記入退出手段を制御して、退出が不可能な状態を解除するものである。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、機密情報等を含む文書の持ち出しを未然に確実に防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】文書管理システムが設けられる企業のフロア構成と、当該フロアに配置される複合機、情報処理端末を示す模式図である。
【図２】文書管理システムの全体構成図である。
【図３】文書サーバの構成を示す機能ブロック図である。
【図４】エリア管理テーブルの一例である。
【図５】文書サーバに記録される各情報を模式的に示した図である。
【図６】複合機の構成を示す機能ブロック図である。
【図７】会議資料を印刷する際の処理フローチャートの一例である。
【図８】会議資料を回収する際の処理フローチャートの一例である。
【図９】ロック失敗を表示するエラー画面の一例である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明に係る構成を図１から図９に示す実施の形態に基づいて詳細に説明する。
【００１４】
本実施形態に係る文書管理システムは、文書（会議資料）を印刷する印刷部（印刷手段１３４）と、印刷後の文書を読み取って回収する回収部（会議資料回収手段１３５）と、を有する画像形成装置（複合機１３０）と、該画像形成装置が印刷する文書を記録した文書記録手段（文書サーバ２３０）と、画像形成装置の操作者（ユーザ）を認証する認証手段（ユーザ認証サーバ２２０）と、一のエリアから他のエリアへの入退出を可能な状態と不可能な状態とに切り替える入退出手段（ゲート１１１〜１１３）と、入退出手段を制御して、認証手段が認証した操作者について入退出の可能な状態と不可能な状態とを切り替え制御する入退出管理手段（入退管理サーバ２１０）と、がネットワーク（ネットワーク１６０〜１６５）により接続された文書管理システムであって、画像形成装置の印刷部により文書が印刷される際に、入退出管理手段は入退出手段を制御して、操作者について所定のエリアからの退出を不可能な状態とし、画像形成装置の回収部により文書が回収される際に、入退出管理手段は入退出手段を制御して、退出が不可能な状態を解除するものである。なお、括弧内は実施形態での符号、適用例を示す。
【００１５】
本実施形態において、画像形成装置は、例えば、プリンタ機能、スキャナ機能、ファクシミリ機能、コピー機能、スキャナ・コピーについての自動給紙機能、等を備え、ネットワーク接続可能な複合機である（Multifunction Peripheral、以下、ＭＦＰとも称す）。なお、少なくとも、プリンタ機能、スキャナ機能および通信機能を備えているものとする。
【００１６】
（文書管理システムの全体構成）
図１は、本実施形態に係る文書管理システムが設けられるある企業のフロア構成と、当該フロアに配置される複合機（ＭＦＰ）、情報処理端末（以下、ＰＣとも称す）を示す模式図である。
【００１７】
エリアＡは、企業の本社１００の一部を示しており、会議室共用エリア１０１とオフィスエリア１０２とに分かれている。会議室共用エリア１０１とオフィスエリア１０２との間には第二ゲート１１２が設けられている。また、本社１００と社外との入退出は、第一ゲート１１１から可能となっている。なお、第一ゲート１１１へは、会議室共用エリア１０１から直接行くことはできず、オフィスエリア１０２からのみ行くことができるものとする。
【００１８】
会議室共用エリア１０１は、本社１００の各社員および来客が打ち合わせ、会議等を行う共用スペースであって、図１に示す例では、６つの会議室１４０（会議室Ａ〜Ｆ）が設けられている様子を示している。また、会議室Ｃ，ＦにはそれぞれＭＦＰ１３０が設けられ、会議室共用エリア１０１の廊下部分１４１にもＭＦＰ１３０が１台設けられ、３台のＭＦＰ１３０が第一ネットワーク（ＬＡＮ）１６１により接続されている。また、本社１００の入退出口である第一ゲート１１１についても第一ネットワーク１６１に接続されている。
【００１９】
一方、オフィスエリア１０２は、本社１００の各社員が平常時に業務を行うエリアであって、各社員の使用する複数台のＰＣ１２０と、ＭＦＰ１３０が第二ネットワーク１６２により接続されている。なお、図１に示す例では、説明を簡易にするために３台のＰＣ１２０と２台のＭＦＰ１３０が設けられている様子を示している。また、第二ゲート１１２についても第二ネットワーク１６２に接続されている。
【００２０】
エリアＢは、企業の支社１５０の一部を示しており、本社１００と同様に、会議室共用エリア１５１とオフィスエリア１５２とに分かれている。会議室共用エリア１５１とオフィスエリア１５２は、本社１００と同様に構成されている。会議室共用エリア１５１において、各ＭＦＰ１３０が接続されるネットワークを第三ネットワーク１６３とし、オフィスエリア１５２において、各ＰＣ１２０、ＭＦＰ１３０が接続されるネットワークを第四ネットワーク１６４とする。
【００２１】
なお、支社１５０は、本社１００と異なり、会議室共用エリア１５１とオフィスエリア１５２との間にゲートが設けられておらず、第三ゲート１１３が支社１５０への入退出口となっている。この第三ゲート１１３は、第三ネットワーク１６３に接続されている。
【００２２】
また、本社１００と支社１５０は、遠隔地に存在するものである。したがって、第一ゲート１１１と第三ゲート１１３との間は、公共の交通経路で結ばれている。
【００２３】
また、第一〜第三ゲート１１１〜１１３の各ゲートは、既存の入退室管理システムで管理されており、通常時（後述する入退管理サーバ２１０によるロック／アンロック制御のない場合をいう）は、各社員が所有する社員証や、来客に一時的に配布される来客証などを用いた認証によりゲートの開閉（ドアの施錠／解除）がなされるものである。
【００２４】
次に、図１に示したフロア構成において配置される各装置と各ネットワーク１６１〜１６４と管理本部２００のネットワーク構成図を図２に示す。なお、ネットワーク１６１〜１６４を区別しない時はネットワーク１６０と記す。また、本社１００と支社１５０間の広域ネットワークをネットワーク１６５としている。
【００２５】
管理本部２００は文書管理システム全体を制御する各サーバが配置されており、各ネットワーク１６１〜１６４は管理本部２００の各サーバに接続されている。管理本部２００は本社１００および支社１５０の双方のネットワークに接続していれば、その場所は限られないが、本実施形態では、本社１００に設けられているものとして説明する。
【００２６】
管理本部２００には、各ゲート１１１〜１１３を制御して社員および来客の入退室管理を行う入退管理サーバ２１０、ＭＦＰ１３０を使用するユーザを認証するユーザ認証サーバ２２０および会議資料等が記録されている文書サーバ２３０が設けられている。
【００２７】
（文書管理システムの各構成）
以下に、本実施形態に係る文書管理システムを構成する各装置について説明する。先ず管理本部２００に設けられる各サーバについて説明する。
【００２８】
入退管理サーバ２１０、ユーザ認証サーバ２２０および文書サーバ２３０の各サーバに共通する基本ハードウェア構成について説明する。ここでは、文書サーバ２３０を例に説明する。
【００２９】
［各サーバの基本構成］
図３は、文書サーバ２３０の機能ブロック図を示している。図３に示すように文書サーバ２３０は、ＣＰＵ（中央演算処理装置）２３１、ＲＯＭ２３２、ＲＡＭ２３３、入力装置２３４、記憶装置２３５、記憶媒体駆動装置２３６および通信制御部２３７からなり、各々がバスライン２３８を介して接続されている。
【００３０】
ＣＰＵ２３１は、ＲＯＭ２３２に格納されている各種プログラムに基づいて演算処理や制御を行う中央演算処理装置である。ＲＯＭ２３２は、ＣＰＵ２３１が演算や制御を行うための各種プログラム、データおよびパラメータなどを格納した読み出し専用メモリである。ＲＡＭ２３３は、ＣＰＵ２３１にワーキングメモリとして使用されるデータの書き込みおよび読み出しが可能なメモリであり、ＣＰＵ２３１は、ＲＡＭ２３３にプログラムやデータなどを書き込んだり消去したりすることができる。
【００３１】
入力装置２３４は、キーボードやマウスなどの装置から構成され、これらの装置から文書２３０へコマンド（実行命令）やデータが入力される。記憶装置２３５は、読み書き可能な記憶媒体と、その記憶媒体に対してプログラムやデータを読み書きするための駆動装置によって構成されている。記憶媒体として主にハードディスクが使用される。記憶媒体駆動装置２３６は、着脱可能な記憶媒体を駆動してデータの読み書きを行うための駆動装置である。
【００３２】
通信制御部２３７は、ネットワーク（ＬＡＮ）１６０，１６５に接続され、管理本部２００の他のサーバおよび上記第一〜第四ネットワーク１６１〜１６４と接続されている。通信制御部２３７は、ＣＰＵ２３１によって制御され、例えば、ＴＣＰ／ＩＰなどの所定のプロトコルに従って信号およびデータの送受信を行う。
【００３３】
以下、管理本部２００に設けられる各サーバの固有の機能について説明する。なお、本実施形態では、各サーバが異なるハードウェアである例について説明するが、これに限られるものではなく、複数のサーバ機能を一つのハードウェアで実現するようにしても良いのは勿論である。また、オフィスエリア１０２，１５２に設けられるＰＣも同様のハードウェア構成を有し、それぞれネットワーク１６０に接続されている。
【００３４】
［入退管理サーバ］
入退出管理手段である入退管理サーバ２１０は、本社１００および支社１５０に設けられる各ゲート１１１〜１１３を制御して、社員等の入退出を可能な状態と不可能な状態とに切り替えるものである。
【００３５】
具体的には、複合機１３０の入退設定手段１３６からロック要求またはアンロック要求を受けて、該当するゲートについてのロック（施錠）またはアンロック（解除）を行うものである。なお、入退管理サーバ２１０によるゲートのロック／アンロックはユーザ単位で管理されるものである。通常時においては、エリア内の人員のゲート間の移動は、ユーザ認証サーバ２２０による認証に基づいてなされているが、入退管理サーバ２１０により所定のユーザについてのロック／アンロック制御がなされると、この制御が優先される。
【００３６】
入退管理サーバ２１０は、記憶手段に図４に示すようなエリア管理テーブル２１１を有している。エリア管理テーブル２１１は、文書サーバ２３０が有する会議資料および議事録について設定されるセキュリティレベルと、保持可能エリアとの対応関係を示すテーブルである。
【００３７】
なお、セキュリティレベルは、会議資料等についての機密度を示す値であって、本実施形態では、レベル１（機密度：低）〜レベル３（機密度：高）の間で設定されているが、設定方法は特に限られるものではない。また、保持可能エリアとは、セキュリティレベルが設定された会議資料等を持ち出し可能な範囲を示している。この保持可能エリアとゲートの位置関係に基づいて、各ゲート１１１〜１１３のロック／アンロックが制御される。
【００３８】
［ユーザ認証サーバ］
認証手段であるユーザ認証サーバ２２０は、複合機１３０のユーザ認証手段１３２からユーザ識別のための情報を受けて、認証結果を返すものである。ユーザの認証方法は、特に限られるものではなく、公知または新規の認証方法を適用することができる。例えば、ＩＤカードによる認証、ユーザＩＤとパスワードを入力することによる認証、顔認証、指紋認証などの認証方法を用いることができる。
【００３９】
また、各ゲート１１１〜１１３についても同様に、ユーザ識別のための情報（ユーザＩＤとパスワードとの組み合わせなど）を受けて、認証結果を返すものである。通常時には、ユーザ認証サーバ２２０に認証して認証ＯＫであれば施錠が一時的に解除されて、各ゲートからの入退室が可能な構成となっている。
【００４０】
［文書サーバ］
図５は、文書サーバ２３０に記録される各情報を模式的に示した図である。文書サーバ２３０の記憶手段には、予め、少なくとも、会議情報、会議参加者、会議資料、議事録が登録されている。ここで、会議情報は、会議に関する基本情報であって、例えば、会議について一意に付与される会議ＩＤ、会議名、会議会場、会議日時等である。
【００４１】
会議参加者は、当該会議の参加者に関する情報であって、例えば、参加者名または参加者に付加されるＩＤ（社員コードなど）等が登録されている。
【００４２】
会議資料は、当該会議で配布される配布資料の文書データである。また、同じ会議についての会議資料であっても、機密情報を含む資料（オリジナル）や、オリジナル資料から機密情報を削除して会議エリア外や社外への持ち出しを想定した資料などがあるものとする。
【００４３】
また、議事録は、当該会議の開催時に記録される会議議事録であって会議の開催前は空白であり、会議の開催時に登録される文書データである。
【００４４】
上述のように、会議資料および議事録の文書データには、セキュリティレベルを設定するものとしている。このセキュリティレベルは、文書データの機密度を数段階で評価したものである（本実施形態では、３段階）。
【００４５】
セキュリティレベルは、例えば、会議の主催者、システムの管理者等により会議ごとに個別に設定されるものである。また、文書サーバ２３０がセキュリティレベル設定手段（図示しない）を備え、会議情報や会議参加者等の文書サーバ２３０内の該当する会議についての情報（会議名や会議参加者の属性）を判断基準として、所定のアルゴリズムでセキュリティレベルを設定するようにしても良い。
【００４６】
［複合機］
次に、複合機１３０について説明する。図６は、複合機１３０の機能ブロック図を示している。
【００４７】
操作表示手段１３１は、ユーザからの操作を受け付け、必要な情報を他手段に通知するとともに、他手段からの通知に従い表示を行うものである。例えば、液晶パネル（ＬＣＤ）により構成される。
【００４８】
ユーザ認証手段１３２は、操作表示手段１３１等から入力されるユーザ識別のため情報を、ユーザ認証サーバ２２０に通知する。
【００４９】
会議資料取得手段１３３は、ユーザ認証サーバ２２０からの認証結果をユーザ認証手段１３２から受けると、文書サーバ２３０にアクセスして、認証を受けた該当ユーザが会議参加者に含まれている会議の会議資料を取得し、操作表示手段１３１にリスト表示を要求する。なお、ここでは文書サーバ２３０からすべての会議資料の文書データを取得するようにしても良いし、会議資料の一覧のみ取得するようにして、印刷の実行が指定された際に、該当する会議資料の文書データを取得するようにしても良い。
【００５０】
印刷手段１３４は、操作表示手段１３１からの印刷指示に従って会議資料の印刷を実行する。なお、この際に、会議資料には、操作しているユーザを特定するための情報も併せて印字される。また、その際、ユーザ情報と印刷をする会議についての情報（会議資料のセキュリティレベルを少なくとも含む）も入退設定手段１３６へ通知される。
【００５１】
入退設定手段１３６は、ユーザ情報と印刷をする会議についての情報に基づいて、当該ユーザについて、入退管理サーバ２１０にロックもしくはアンロックを要求する。なお、図４に示したセキュリティレベルと保持可能エリアとの対応を示すエリア管理テーブル２１１は、入退管理サーバ２１０が記憶するようにしているが、各複合機１３０の入退設定手段１３６で保持し、入退管理サーバ２１０に対してロックするエリア（ロックするゲート）を直接指示するようにしても良い。
【００５２】
会議資料回収手段１３５は、操作表示手段１３１からの回収指示に従い、会議資料を読取って、会議資料に印字されているユーザ情報の読み取りによりユーザの認証を行って、この識別後に回収処理を行う。なお、会議資料の読み取りは、自動給紙機能とスキャナ機能により実行される。また、会議資料の回収処理は、特に限られるものではないが、例えば、鍵などで施錠されて開封することのできない回収ボックスに収容され、その後に廃棄するようにしても良いし、またはシュレッダーに案内されて廃棄処理されるものであっても良い。
【００５３】
通信手段１３７は、入出力インタフェースであって、ネットワーク１６０を介して各サーバ等の他の機器との通信を行う。
【００５４】
（文書管理システムの制御例）
以上説明した文書管理システムの制御例について以下に説明する。会議情報（会議ＩＤ＝１）の会議参加者であるユーザＡが、本社１００の会議室Ｃにおいて、当該会議の会議資料（オリジナル）を印刷する際の処理フローチャートを図７に示す。
【００５５】
先ず、ユーザＡは、本社１００の会議室Ｃにある複合機１３０を操作する際にユーザ認証を行う。ここでは、ユーザＩＤとパスワードで認証を行うものとする。
【００５６】
複合機１３０のユーザ認証手段１３２は、操作表示手段１３１においてユーザＡによりユーザＩＤとパスワードの入力（ユーザ認証操作）がなされると（Ｓ１０１）、ユーザ認証サーバ２２０に問い合わせをして、操作者がユーザＡであることを認証する（Ｓ１０２）。
【００５７】
次に、複合機１３０の会議資料取得手段１３３は、文書サーバ２３０にアクセスして、ユーザＡが会議参加者となっている会議の会議資料をダウンロードして、その一覧を操作表示手段１３１に表示する（Ｓ１０３）。
【００５８】
ユーザＡは、操作表示手段１３１に表示された会議資料の内、印刷を希望する会議（ここでは、会議ＩＤ＝１）についての会議資料（オリジナル）の印刷指示を操作表示手段１３１から行う（Ｓ１０４）。
【００５９】
ここで、会議資料（オリジナル）は、セキュリティレベルがレベル３（Ｌ３）に設定されている。ユーザＡのユーザ情報と会議の情報（セキュリティレベル３）が、入退設定手段１３６から入退管理サーバ２１０に送られ、入退管理サーバ２１０は、エリア管理テーブル２１１（図４）と印刷を実行する複合機１３０の設置位置に基づいて、ロックするゲートを決定し、該当するゲートに対してロック指令を出す（Ｓ１０５）。
【００６０】
本実施形態では、本社１００の会議室共用エリア１０１の会議室Ｃの複合機１３０からのセキュリティレベル３での退出禁止であるので、ユーザＡについて第二ゲート１１２がロックされる（Ｓ１０６）。このように、第二ゲート１１２についてのロックがなされると、ユーザＡは、会議室共用エリア１０１からの退出が不可となる。
【００６１】
第二ゲート１１２のロックが成功すると（Ｓ１０６：Ｙ）、複合機１３０の印刷手段１３４により当該会議資料（オリジナル）の印刷がなされる（Ｓ１０７）。この際、印刷手段１３４は、ユーザＡであることを示す特定情報（ユーザＩＤなど）についても、会議資料の余白部分等に印字する。
【００６２】
第二ゲート１１２のロックが何らかの理由により失敗した場合（Ｓ１０６：Ｎ）はエラーとなって、当該会議資料（オリジナル）の印刷はなされない（Ｓ１０８）。なお、本実施形態では、ロック指令の後にロックの成否を確認した後、会議資料の印刷を実行しているが、ロックの成功を前提としてロック指令と同時に印刷を実行するようにしても良い。
【００６３】
このようにして会議資料を印刷することで、ユーザＡは、印刷された会議資料を手にしている状態では、ゲートで管理された所定のエリアから退出することはできない状態となる。この状態でユーザＡは会議に参加することができる。
【００６４】
次に、会議終了後における会議資料の回収について説明する。図８は、ユーザＡが会議終了後に会議室Ｃの複合機１３０において印刷された会議資料（オリジナル）の回収処理を行った際の処理フローチャートである。
【００６５】
先ず、ユーザＡは、本社１００の会議室Ｃにある複合機１３０を操作する際にユーザ認証を行う。ここでは、ユーザＩＤとパスワードで認証を行うものとする。
【００６６】
複合機１３０のユーザ認証手段１３２は、操作表示手段１３１においてユーザＡによりユーザＩＤとパスワードの入力（ユーザ認証操作）がなされると（Ｓ２０１）、ユーザ認証サーバ２２０に問い合わせをして、操作者がユーザＡであることを認証する（Ｓ２０２）。
【００６７】
次に、複合機１３０の会議資料回収手段１３５は、会議資料の回収を受け付ける（Ｓ２０３）。具体的には、自動給紙機能およびスキャナ機能により、会議資料を読み取り、当該会議資料がユーザＡ用の該当する会議の正しい会議資料（オリジナル）であることを判別する（Ｓ２０４）。この判別は、会議資料の印刷時に印刷されている特定情報を検知することで判別できる。
【００６８】
ユーザＡの正しい会議資料（オリジナル）であることを判別すると、ユーザＡのユーザ情報が、入退設定手段１３６から入退管理サーバ２１０に送られ、入退管理サーバ２１０は、ロックされている第二ゲート１１２についてアンロック指令を出す（Ｓ２０５）。
【００６９】
第二ゲート１１２のアンロックが成功すると（Ｓ２０６：Ｙ）、会議資料が回収、破棄される（Ｓ２０７）。なお、会議資料の回収時に、高セキュリティ部分を取り除いた、当該会議資料に対応する持ち帰り用の会議資料を印刷することも好ましい。また、議事録についても、会議中における作成時にセキュリティレベルを設定し、このセキュリティレベルに応じて、持ち帰り可能な資料を作成するようにしても良い。
【００７０】
一方、第二ゲート１１２のアンロックが何らかの理由により失敗した場合（Ｓ２０５：Ｎ）はエラーとなって、当該会議資料（オリジナル）は返却される（Ｓ２０８）。
【００７１】
以上説明したように、本実施形態に係る文書管理システムによれば、複合機が入退出管理システムに対し、会議資料の印刷時に退出禁止を通知して、複合機のユーザを所定のエリアから退出不可とし、会議資料の読取回収時にこの退出禁止の解除を通知して、所定のエリアからの退出を可能としているので、機密情報等を含む会議資料の持ち出しを未然に確実に防止することができる。また、文書の機密度に応じて、持ち出し可能なエリアを変動させることで、機密度に応じて適切な持ち出し範囲を設定することができる。
【００７２】
以下、文書管理システムの他の制御例について説明する。ユーザＡが図５に示した会議（会議ＩＤ＝２）についての会議資料（オリジナル）を、本社１００の会議室共用エリア１０１の廊下１４１に設置された複合機１３０から印刷する例について説明する。この会議資料のセキュリティレベルは２に設定されている。
【００７３】
この場合、複合機１３０は、セキュリティレベル２でのユーザＡについてのロック要求を入退管理サーバ２１０に要求する。セキュリティレベル２は社外への持ち出しが禁止されるレベルであるため（図４）、入退管理サーバ２１０は、第一ゲート１１１をロック制御する。第一ゲート１１１がロックされた後、当該会議資料（オリジナル）は印刷される。
【００７４】
この場合、ユーザＡは会議室共用エリア１０１とオフィスエリア１０２との移動は可能であるが、本社１００から外部へ退出することはできないこととなる。
【００７５】
次に、支社１５０に勤務するユーザＣが、支社１５０の会議室共用エリア１５１の会議室Ｂでの会議（会議ＩＤ＝３）についての会議資料（オリジナル）を、会議室Ｃに設置された複合機１３０から印刷する例について説明する。この会議資料のセキュリティレベルは２に設定されている。
【００７６】
この場合、複合機１３０は、セキュリティレベル２でのユーザＣについてのロック要求を入退管理サーバ２１０に要求する。セキュリティレベル２は社外への持ち出しが禁止されるレベルであるため（図４）、入退管理サーバ２１０は、第三ゲート１１３をロック制御する。第三ゲート１１３がロックされた後、当該会議資料（オリジナル）は印刷される。
【００７７】
この場合、ユーザＣは会議室共用エリア１５１とオフィスエリア１５２との移動は可能であるが、支社１５０から外部へ退出することはできないこととなる。
【００７８】
ここで、ユーザＣが支社１５０において、例えばセキュリティレベル３の会議資料について印刷をしようとした場合、支社１５０には会議室共用エリア１５１とオフィスエリア１５２との間にゲートがなく、会議室共用エリア外への持ち出しが可能な状態となるため、ロックが失敗となり（図７のＳ１０６：Ｎ）、複合機１３０は会議資料を印刷しない。
【００７９】
この場合、例えば、図９に示すようなエラー画面が複合機１３０の操作表示手段１３１に表示される。この場合において、ユーザＣの要求に応じて、機密部分を塗りつぶすなどしてセキュリティレベルが低くなっている会議資料を印刷するようにすることも好ましい。セキュリティレベルを低くした会議資料については、予めオリジナルの会議資料とともに作成し、文書サーバ２３０に登録しておいても良いし、機密情報を示す所定のキーワード等を検索して、該キーワードを黒塗り処理するなどの処理を行って作成するようにしても良い。
【００８０】
尚、上述の実施形態は本発明の好適な実施の例ではあるがこれに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において種々変形実施可能である。
【符号の説明】
【００８１】
１００  本社
１０１  会議室共用エリア
１０２  オフィスエリア
１１１  第一ゲート（入退出手段）
１１２  第二ゲート（入退出手段）
１１３  第三ゲート（入退出手段）
１２０  情報処理端末（ＰＣ）
１３０  複合機（ＭＦＰ）
１３１  操作表示手段
１３２  ユーザ認証手段
１３３  会議資料取得手段
１３４  印刷手段（印刷部）
１３５  会議資料回収手段（回収部）
１３６  入退設定手段
１３７  通信手段
１４０  会議室
１４１  廊下部分
１５０  支社
１５１  会議室共用エリア
１５２  オフィスエリア
１６０，１６５  ネットワーク
１６１  第一ネットワーク
１６２  第二ネットワーク
１６３  第三ネットワーク
１６４  第四ネットワーク
２００  管理本部
２１０  入退管理サーバ（入退出管理手段）
２１１  エリア管理テーブル
２２０  ユーザ認証サーバ（認証手段）
２３０  文書サーバ（文書記録手段）
２３１  ＣＰＵ
２３２  ＲＯＭ
２３３  ＲＡＭ
２３４  入力装置
２３５  記憶装置
２３６  記憶媒体駆動装置
２３７  通信制御部
２３８  バスライン
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８２】
【特許文献１】特開２００４−  ３８８８６号公報
【特許文献２】特開２０１０−２２４６７４号公報
【図１】
2014049001.tif 000003
【図２】
2014049001.tif 000004
【図３】
2014049001.tif 000005
【図４】
2014049001.tif 000006
【図５】
2014049001.tif 000007
【図６】
2014049001.tif 000008
【図７】
2014049001.tif 000009
【図８】
2014049001.tif 000010
【図９】
2014049001.tif 000011