(57)【要約】      （修正有）【課題】添付ファイルおよび期限を有する電子メールを受信し、期限までに添付ファイルの印刷がなされない場合に、関連する電子メールを特定し電子メールを受信したユーザに対して通知を行う。【解決手段】印刷管理装置は、印刷すべき期限が設定された電子ファイルが添付され、複数の宛先が同報宛先として設定された電子メールを受信する電子メール受信手段と、添付された添付ファイル情報および電子メールの宛先情報を対応付けてメール情報として記憶する記憶手段と、印刷すべき期限が近い電子ファイルを特定する電子ファイル特定手段と、特定された電子ファイルが、印刷済みか否かを判定する印刷済み判定手段と、電子ファイルが印刷されていないと判定された場合、電子メール特定手段によって特定された電子メールに同報宛先として設定された宛先に対して、電子ファイルが印刷された旨を通知する通知手段と、を有する。【選択図】図１
2014109861.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のクライアント端末および印刷管理装置がネットワークを介して通信可能に接続された印刷管理システムにおいて、
印刷すべき期限が設定された電子ファイルが添付された電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記受信した電子メールに添付された添付ファイル情報および当該電子メールの宛先情報を対応付けてメール情報として記憶する記憶手段と、
前記設定された印刷すべき期限が近い電子ファイルを特定する電子ファイル特定手段と、
前記電子ファイル特定手段によって特定された電子ファイルが、印刷済みか否かを判定する印刷済み判定手段と、
前記印刷済み判定手段により前記電子ファイルが印刷されていないと判定された場合、前記電子メール特定手段によって特定された電子メールに設定された宛先に対して、前記電子ファイルが印刷された旨を通知する通知手段と、
を有することを特徴とする印刷管理システム。
【請求項２】
前記通知手段は、前記電子ファイルを印刷したユーザに対応する宛先には、前記通知を行わないことを特徴とする請求項１記載の印刷管理システム。
【請求項３】
前記通知手段は、前記添付ファイルの印刷に関する期限が過ぎている場合は、前記宛先に対して通知を行わないとことを特徴とする請求項１または２記載の印刷管理システム。
【請求項４】
前記印刷済み判定手段は、前記印刷すべき期限に対して所定の期間前に設定可能なことを特徴とする請求項1乃至３のいずれか１項に記載の印刷管理システム。
【請求項５】
前記添付ファイル情報に設定された印刷すべき期限とは、前記電子ファイルの印刷期限または印刷した電子ファイルの提出期限であることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の印刷管理システム。
【請求項６】
複数のクライアント端末とネットワークを介して通信可能に接続された印刷管理装置において、
印刷すべき期限が設定された電子ファイルが添付された電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記受信した電子メールに添付された添付ファイル情報および当該電子メールの宛先情報を対応付けてメール情報として記憶する記憶手段と、
前記設定された印刷すべき期限が近い電子ファイルを特定する電子ファイル特定手段と、
前記電子ファイル特定手段によって特定された電子ファイルが、印刷済みか否かを判定する印刷済み判定手段と、
前記印刷済み判定手段により前記電子ファイルが印刷されていないと判定された場合、前記電子メール特定手段によって特定された電子メールに設定された宛先に対して、前記電子ファイルが印刷された旨を通知する通知手段と、
を有することを特徴とする印刷管理装置。
【請求項７】
複数のクライアント端末とネットワークを介して通信可能に接続された印刷管理装置の制御方法において、
印刷すべき期限が設定された電子ファイルが添付された電子メールを受信する電子メール受信ステップと、
前記受信した電子メールに添付された添付ファイル情報および当該電子メールの宛先情報を対応付けてメール情報として記憶する記憶ステップと、
前記設定された印刷すべき期限が近い電子ファイルを特定する電子ファイル特定ステップと、
前記電子ファイル特定ステップによって特定された電子ファイルが、印刷済みか否かを判定する印刷済み判定ステップと、
前記印刷済み判定ステップにより前記電子ファイルが印刷されていないと判定された場合、前記電子メール特定ステップによって特定された電子メールに設定された宛先に対して、前記電子ファイルが印刷された旨を通知する通知ステップと、
を有することを特徴とする印刷管理装置の制御方法。
【請求項８】
複数のクライアント端末とネットワークを介して通信可能に接続された印刷管理装置を、
印刷すべき期限が設定された電子ファイルが添付された電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記受信した電子メールに添付された添付ファイル情報および当該電子メールの宛先情報を対応付けてメール情報として記憶する記憶手段と、
前記設定された印刷すべき期限が近い電子ファイルを特定する電子ファイル特定手段と、
前記電子ファイル特定手段によって特定された電子ファイルが、印刷済みか否かを判定する印刷済み判定手段と、
前記印刷済み判定手段により前記電子ファイルが印刷されていないと判定された場合、前記電子メール特定手段によって特定された電子メールに設定された宛先に対して、前記電子ファイルが印刷された旨を通知する通知手段と、
を有することを特徴とする印刷管理装置として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書ファイルの印刷が実行されたことにより、関係するユーザ通知を行う印刷管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業などでは、管理職が部下に記入して提出してもらいたいドキュメントをメールなどに添付して送信することがある。メールを受けとったユーザはそれぞれ印刷を行って管理職にドキュメントを提出するが、ユーザによっては印刷・提出を忘れてしまう。そのため、近年、これをシステムで通知することが考えられている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、処理期限付き電子メール等の文書の処理技術が提案されており、詳細には、文書に付与された処理期限を抽出し、緊急を要するメールの緊急度を算出する技術が提案されている。また、処理期限を過ぎた文書にはその旨を通知する技術について開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−１７１３６４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら特許文献１のシステムにおいては、電子メールの内容から処理期限を取得し、緊急度を算出するものであって、実際に処理されたかどうかを判定することはできない。また、通知をすることはできるが、処理期限を過ぎている者に対して通知を行っているだけであり、この場合も実際に処理を行ったかどうかを判定することはできない。
【０００６】
そこで、本願発明では、上記問題に鑑み、添付ファイルおよび期限を有する電子メールを受信し、当該期限までに添付ファイルの印刷がなされない場合に、当該添付ファイルと関連する電子メールを特定し当該電子メールを受信したユーザに対して通知を行うことが可能な印刷管理装置を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
印刷すべき期限が設定された電子ファイルが添付され、複数の宛先が同報宛先として設定された電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記受信した電子メールに添付された添付ファイル情報および当該電子メールの宛先情報を対応付けてメール情報として記憶する記憶手段と、前記設定された印刷すべき期限が近い電子ファイルを特定する電子ファイル特定手段と、前記電子ファイル特定手段によって特定された電子ファイルが、印刷済みか否かを判定する印刷済み判定手段と、前記印刷済み判定手段により前記電子ファイルが印刷されていないと判定された場合、前記電子メール特定手段によって特定された電子メールに前記同報宛先として設定された宛先に対して、前記電子ファイルが印刷された旨を通知する通知手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
添付ファイルおよび期限を有する電子メールを受信し、当該期限までに添付ファイルの印刷がなされない場合に、当該添付ファイルと関連する電子メールを特定し当該電子メールを受信したユーザに対して通知を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施形態に係る印刷管理システムのシステム構成の一例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係るクライアント端末、メールサーバに適用可能なハードウェア構成の一例を示すハードウェア構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの機能構成の一例を示す機能構成図である。
【図４】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第１の実施形態におけるメー受信信処理の流れの一例を示すイメージ図である。
【図５】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第１の実施形態における通知処理の流れの一例を示すイメージ図である。
【図６】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの印刷ジョブ、及び電子メールのデータ構造の一例を示す構成図である。
【図７】本発明の実施形態に係る印刷管理システムのメール情報データベース、及びユーザ情報データベースの一例を示す構成図である。
【図８】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第１の実施形態における管理者が送信するメール本文、及びデバイスが送信するメール本文の一例を示す構成図である。
【図９】本発明の実施形態に係る印刷管理システムのメールを受信した際の処理を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第１の実施形態における印刷デバイスで印刷ジョブを受信した際の処理を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第１の実施形態におけるメール情報データベースから対象レコードをメモリに保存する際の処理を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第２の実施形態におけるメール受信処理の一例を示すイメージ図である。
【図１３】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第２の実施形態における期限が近づいた際の処理の一例を示すイメージ図である。
【図１４】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第２の実施形態における管理者が送信するメール本文、及びデバイスが送信するメール本文の一例を示す構成図である。
【図１５】本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第２の実施形態における期限が近づいた際の処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
［第１の実施形態］
【００１１】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１２】
図１は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムのシステム構成の一例を示すシステム構成図である。
【００１３】
クライアント端末（情報処理装置）２００、印刷デバイス（印刷管理装置）３００、メールサーバ４００がＬＡＮ（ネットワーク）１００を介して通信可能に接続されている。
【００１４】
クライアント端末２００は、ユーザＡからユーザＤがそれぞれ、端末Ａから端末Ｄを利用するものとする。本実施例は、ユーザＤおよび端末Ｄを管理者が利用するものとして説明する。
【００１５】
印刷デバイス３００は、メールアドレスが設定されており、ユーザ宛てに送信される電子メールに宛先が含まれていた場合受信することができる。
【００１６】
メールサーバ４００は、例えば管理者から送信された電子メールを、宛先であるユーザＡからユーザＣ、および印刷デバイス３００に送信する。（宛先がユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣ、印刷デバイスと指定されていた場合）
【００１７】
なお、各ユーザは宛先として指定される電子メールアドレスと対応しており、どのクライアント端末を利用するかは自由であるが、実施例では、便宜上ユーザＡ（Ｂ，Ｃ）が端末Ａ（Ｂ，Ｃ）を利用するものとしている。
【００１８】
図２本発明の実施形態に係るメール管理装置、クライアント端末、メールサーバに適用可能なハードウェア構成の一例を示すハードウェア構成図である。
【００１９】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００２０】
２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２１】
また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００２２】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２３】
２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２４】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２５】
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【００２６】
図３は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの機能構成の一例を示す機能構成図である。
【００２７】
印刷管理装置３００は、主にメール受信部３０１、条件判定部３０２、印刷検知部３０３、およびメッセージ通知部３０４の機能で構成される。また、メール情報ＤＢ３０５およびユーザ情報ＤＢ３０６を記憶している。
【００２８】
メール受信部３０１は、管理者などから添付ファイル付きの電子メールを受信する。条件判定部３０２では、受信した電子メールを解析し、メール本文に書かれたメッセージを通知する条件や、同じメールを受信した同報送信の宛先から、通知メッセージを送信する宛先などを判定する。受信したメールを解析した内容は、メール情報ＤＢ３０５に保存される。
【００２９】
印刷検知部３０３は、電子メールに添付されたファイルが誰によって印刷されたのかを検知する。メッセージ通知部３０４は、印刷検知部３０３で検知した印刷状況および条件判定部３０２で判定した条件に従って、通知メッセージを作成し送信先を決定してメッセージを通知する。
【００３０】
ユーザ情報ＤＢ３０６は、印刷装置を利用可能なユーザと該ユーザの電子メールアドレスを対応付けて記憶している。これにより、本来は別々のシステムである印刷システムと電子メールシステムの連携を行うことができる。
【００３１】
図４は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第１の実施形態におけるメール受信信処理の流れの一例を示すイメージ図である。
【００３２】
管理者によって添付ファイル付きの電子メールが送信されると（１）、メールサーバ４００が宛先に含まれアドレスに送信する。メールサーバ４００から送信された電子メールは、クライアント端末２００および印刷デバイス３００で当該アドレスを利用して電子メールを受信する（２）流れとなっている。
【００３３】
図５は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第１の実施形態における通知処理の流れの一例を示すイメージ図である。
【００３４】
図４で受信した電子メールの添付ファイルをあるユーザ（ここではユーザＣ）が印刷をすると（３）、印刷を行った印刷デバイス３００が、ユーザＣが印刷を行った旨を、当該電子メールを同報受信していたユーザに対して通知（メール送信）する（４）。このとき、同報メールに含まれる全ユーザに対して送信するようにしてもよいし、印刷を行ったユーザ（本実施形態では、ユーザＣ）を宛先に含めないようにしてもよいし、印刷デバイス３００が利用するアドレスを宛先に含めないようにしてもよい。
【００３５】
通知を受けたメールサーバ４００は、通知先として指定されている宛先に対して電子メールを送信する。送信されたメールをクライアント端末２００は受信する。（５）
【００３６】
送信された電子メールは、メール情報ＤＢとして印刷デバイス３００に記憶される。また、印刷デバイス３００には、ユーザ名と電子メールアドレスが記憶されたユーザ情報ＤＢも記憶されている。ＤＢ（データベース）の詳細については後述する。
【００３７】
これにより、添付ファイル付きのメールを受信していたユーザに対して、同じメールを受信したユーザが印刷したことを通知することができる。特に、印刷することを忘れていたユーザが存在していた場合に有効である。
【００３８】
図６は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの印刷ジョブ、及び電子メールのデータ構造の一例を示す構成図である。
【００３９】
印刷ジョブデータイメージ６０１は、図５（３）にてクライアント端末２００のプリンタドライバが作成するものである。
【００４０】
印刷ジョブ名、印刷実行日時、印刷実行ユーザ名、および印刷データが記憶されている。印刷実行ユーザ名は、印刷されたことを通知するユーザを指定する際に利用される。
【００４１】
印刷データは、電子メールに添付された添付ファイルを印刷する際のデータのことであり、添付ファイル名をキーに対応付けされる。
【００４２】
メールデータイメージ６０２は、管理者から送信される電子メールの構造を模式的に示している。
【００４３】
メールデータは、ヘッダ部分とボディ部分から構成されており、ヘッダには、「Ｔｏ：宛先」「Ｆｒｏｍ：送信者」「Ｄａｔｅ：送信日時」および「Ｔｉｔｌｅ」が記載されている。Ｔｏは本電子メールの宛先情報で、複数設定が可能である。また、宛先の種別をｃｃ（カーボンコピー）やｂｃｃ（ブラインドカーボンコピー）として設定することも可能である。
【００４４】
Ｆｒｏｍは送信者であり、図４、５に示す実施形態では、管理者（ａｄｍｉｎ＠ｔｅｓｔ．ｃｏ．ｊｐ）のものが設定される。Ｄａｔｅにはメールの送信日時が設定され、Ｔｉｔｌｅには本電子メールの件名（タイトル）が設定される。
【００４５】
ボディには、電子メールの本文および添付ファイルが記憶されている。本文は、電子メールの本文であり、添付ファイルは、管理者がユーザに印刷させるために添付する電子ファイルである。
【００４６】
本実施形態では、後述する、通知に関する処理フローを実行する電子メールであるか否かを、タイトルまたは本文中の記載内容から判定することができるように設定される。
【００４７】
図７は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムのメール情報データベース、及びユーザ情報データベースの一例を示す構成図である。
【００４８】
メール情報ＤＢ７００は、メールデータイメージ６０２に設定された内容を記憶したデータベースであり、添付ファイル情報として添付ファイル１つに対して１レコードが印刷デバイス３００に記憶される。例えば１つのメールに２つ添付ファイルがあった場合は、２つのレコードが記憶される。１レコードは、メール送信日時７０１、メール添付ドキュメント７０２、メール送信者７０３、メール宛先７０４、および期限７０５が記録されている。
【００４９】
メール送信日時７０１、メール送信者７０３、およびメール宛先７０４は、メールデータイメージのヘッダ部分に設定された内容である。メール宛先７０４にメールアドレスが複数記憶されているのは、当該添付ファイル付きメールが同報で送信された同報送信の宛先が記録されている。
【００５０】
メール添付ドキュメント７０２は、ボディに設定された添付ファイル名のことであり、印刷ジョブデータイメージ６０１では、印刷データとして利用される。期限７０５は、ボディの本文に記載されている内容で、添付ファイルの提出期限や、閲覧のための印刷期限などが設定される。この設定は管理者がメールを送信するときに選択可能であり、選択された内容を印刷デバイスが解析可能なようになっている。
【００５１】
ユーザ情報ＤＢ７１０には、ユーザ名７１１とメールアドレス７１２が対応付いた状態で記憶されている。印刷デバイス用のメールアドレスも設定されている。このアドレスに送信してもユーザが添付ファイルの印刷するわけではないが、印刷デバイスを宛先に含めることによって、印刷対象となるどの添付ファイルが、どのユーザ宛てに送信されているのかを知ることができる。
なお、メール情報ＤＢ７００およびユーザ情報ＤＢ７１０印刷デバイス３００に記憶されるようになっているが、印刷デバイスが複数存在する場合には、他のデバイスのＤＢを共有するようにしてもよいし、管理サーバなどを設けて保存させるようにしてもよい。
【００５２】
図８は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第１の実施形態における管理者が送信するメール本文、及びデバイスが送信するメール本文の一例を示す構成図である。
【００５３】
管理者が送信するメール本文イメージ８０１は、管理者（例えば上司など）がユーザ（課員など）に送信する電子メールである。メール本文から添付ファイルを印刷して回覧することが指示されていることがわかる。また、ヘッダには、ユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣが宛先に含まれている。印刷デバイス宛てにもメールが送信されるが、本文には表示されないようになっている。
【００５４】
デバイスが送信するメール本文イメージ８０２は、図５（５）でメールサーバ４００から送信（通知）されるメール本文の例である。本実施形態では、ユーザＣが印刷を行ったので、同じ添付ファイル付きの電子メールを同報で受信したユーザＡさんとユーザＢさんにメッセージが通知される。
【００５５】
これにより、例えば先のメールの受信に失敗したようなケースでも、添付ファイル付きのメールが送信されたこと、およびユーザＣさんが印刷したことを知ることができる。
【００５６】
図９は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムのメールを受信した際の処理を示すフローチャートである。
【００５７】
印刷デバイス３００が図４（２）でメールを受信した際の処理に対応する。本処理における各ステップは、ＣＰＵ２０１の制御下の元に制御され実行される。
【００５８】
ステップＳ９０１において、受信したメールに添付ファイルがあるかどうかを確認する。添付ファイルが存在しない場合は以降の処理を行わない。
【００５９】
添付ファイルが添付されていた場合は、ステップＳ９０２において、受信したメールのボディ部分から「添付ファイル名」を取得する。
【００６０】
ステップＳ９０３において、受信したメールのヘッダ部分から”Ｔｏ””Ｆｒｏｍ””Ｄａｔｅ”の項目を取得する。
【００６１】
ステップＳ９０４において、受信したメールの本文から「印刷対象ファイル」の値を取得する。メール本文イメージ８０１の例の場合、「ＴｅｓｔＤｏｃｕｍｅｎｔ１．ｄｏｃ」が取得される。このドキュメントがクライアント端末２００から印刷された場合は、印刷されたことを他ユーザに通知する。
【００６２】
ステップＳ９０６において、ステップＳ９０２で取得した「添付ファイル名」がステップＳ９０４で取得した「印刷対象ファイル」に含まれているかチェックする。含まれていなければ、ステップＳ９０７の処理を行わない。
【００６３】
含まれていた場合、ステップＳ９０７において、ステップＳ９０２で取得した「添付ファイル名」、ステップＳ９０３で取得した”Ｔｏ””Ｆｒｏｍ””Ｄａｔｅ”の項目をメール情報データベース７００に保存する。
【００６４】
ステップＳ９０６〜Ｓ９０７の処理をメールに添付されている添付ファイル数分繰り返し処理を終了する。
【００６５】
図１０は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第１の実施形態における印刷デバイスで印刷ジョブを受信した際の処理を示すフローチャートである。
【００６６】
印刷デバイス３００が図５（３）でクライアント端末が実行した印刷ジョブを受信した際の処理に対応する。本処理における各ステップは、ＣＰＵ２０１の制御下の元に制御され実行される。
【００６７】
ステップＳ１００１において、印刷ジョブ６０１からジョブを実行したユーザ名を取得する。
【００６８】
ステップＳ１００３において、ユーザ情報データベースのレコードを１つ取得し、そのレコードの「ユーザ名」とステップＳ１００１で取得したジョブを実行したユーザ名を比較する。一致すれば、ステップＳ１００４の処理を行う。
【００６９】
ステップＳ１００４において、レコードから「メールアドレス」を取得してＲＡＭ３０２に記憶し、ステップＳ１００６の処理を行う。
【００７０】
ステップＳ１００３の処理をユーザ情報データベース７１０のレコード数分繰り返す。
【００７１】
ステップＳ１００６において、ＲＡＭ３０２に「メールアドレス」を記憶できたかどうか確認する。記憶できなかった場合はステップＳ１０１４、記憶できた場合はステップＳ１００７の処理に進む。
【００７２】
ステップＳ１００７では、印刷された印刷ドキュメントがどのメール情報ＤＢのどのテーブルのものかを特定し、ＲＡＭ３０２に記憶する。この処理は図１１を用いて後述する。
【００７３】
ステップＳ１００８において、ステップＳ１００７で特定したレコードに記憶された「メール宛先」に図８の８０２のようなメールを送信する。この時の送信先は、印刷したユーザや印刷デバイスを除くように構成することも可能である。
【００７４】
ステップＳ１００９において、メールによる通知を行ったレコードをメール情報データベースから削除する。
【００７５】
ステップＳ１００６でメールアドレスが取得できなかったと判定された場合は、通常の印刷であると判定できるので、ステップＳ１０１０において、受信した印刷ジョブを実行して処理を終了する。
【００７６】
図１１は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第１の実施形態におけるメール情報データベースから対象レコードをメモリに保存する際の処理を示すフローチャートである。
【００７７】
本処理は図１０のステップＳ１００７メール情報特定処理に対応する。本処理における各ステップは、ＣＰＵ２０１の制御下の元に制御され実行される。
【００７８】
ステップＳ１１０１において、印刷ジョブ６０１から印刷ジョブ名を取得する。
【００７９】
ステップＳ１１０２において、メール情報データベースからレコードを１つ取得し、そのレコードの「メール添付ドキュメント名」とＳ１１０１にて取得した「印刷ジョブ名」が一致するかどうか確認する。一致する場合は、ステップＳ１１０３の処理に進む。
【００８０】
ステップＳ１１０３において、ステップＳ１１０２で取得したレコードをＲＡＭ３０２に記憶して処理を終了する。ここで、メール情報期限ＤＢ７００の期限７０５が設定されていた場合、期限を過ぎている場合は、レコードに記憶しないようすることもできる。これにより、期限を過ぎてからユーザが印刷した場合は、印刷していない他のユーザに通知をするのを防ぐことができる。
【００８１】
本処理により、印刷されたドキュメントがメール情報ＤＢのどのレコードに対応するのかを特定する。
［第２の実施形態］
本発明の第２の実施の形態に係る印刷管理システムは、その構成が上記第１の実施の形態に係る印刷管理システムと同じであり、第１の実施の形態と同様の部分については、同一の符号を用いてその説明を省略する。以下に、上記第１の実施の形態と異なる点を説明する。
【００８２】
第１の実施形態では、添付ファイル付きの電子メールを受信したユーザが、添付ファイルを印刷した際に、印刷していないユーザに対して当該添付ファイルが印刷された旨を通知する処理について説明した。
【００８３】
第２の実施形態では、添付ファイルに期限（例えば、閲覧期限や印刷期限）などが設定されている場合に、期限近くになっても印刷がなされない場合に、印刷デバイスがそれを判定し、印刷していないユーザに対して通知する処理について説明する。
【００８４】
図１２は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第２の実施形態におけるメール受信処理の一例を示すイメージ図である。
【００８５】
管理者によって添付ファイル付きの電子メールが送信されると（１）、メールサーバ４００が宛先に含まれアドレスに送信する。メールサーバ４００から送信された電子メールは、クライアント端末２００および印刷デバイス３００で当該アドレスを利用して電子メールを受信する（２）流れとなっている。管理者は添付ファイルの提出期限や閲覧期限を設定して電子メールを送信する。（２）で電子メールを受信した後の流れについて図１３を利用して説明する。
【００８６】
図１３は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第２の実施形態における通知処理の流れの一例を示すイメージ図である。
【００８７】
印刷デバイス３００は、図１２で受信した電子メール設定された提出期限や閲覧期限などの期限が近付いたか否かを判定し、当該電子メールを受信したユーザに対して、その旨を通知する。通知するユーザは、当該電子メールを受信した全ユーザに対して通知するようにしてもよいし、印刷をしていなユーザに対して通知するようにしてもよい。
【００８８】
前者の場合、例えば提出期限が設定されている場合で、印刷だけはしたものの提出を忘れているユーザが存在する場合に有効である。後者の場合、例えば閲覧期限が設定されている場合で、印刷済みのユーザへは通知をすることを防ぎたい場合に有効である。
【００８９】
通知されるメッセージであるメールの例を、図１４を用いて説明する。
【００９０】
図１４は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第２の実施形態における管理者が送信するメール本文、及びデバイスが送信するメール本文の一例を示す構成図である。
【００９１】
管理者が送信するメール本文イメージ１４０１は、管理者（例えば上司など）がユーザ（例えば課員など）に送信する電子メールである。メール本文から添付ファイルを印刷して期限までに提出することが指示されているのがわかる。また、ヘッダには、ユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣが宛先に含まれている。印刷デバイス宛てにもメールが送信されるが、本文には表示されないようになっている。
【００９２】
印刷対象ファイル名および提出期限はメール本文の下方の所定の場所に記載されている。
【００９３】
デバイスが送信するメール本文イメージ１４０２は、図１３（４）でメールサーバ４００から送信（通知）されるメール本文の例である。
【００９４】
本実施形態では、期限に提出期限が設定されている場合には、当該管理者からの電子メールを受信した全ユーザに対して通知が行われ、期限に閲覧期限が設定される場合には、電子メールを受信したユーザのうち、印刷を行っていないユーザに対して通知が行われる。なお、期限の種類に関わらず、どのユーザに対して通知を行うのかは自由に設定が可能となっている。
【００９５】
図１５は、本発明の実施形態に係る印刷管理システムの第２の実施形態における期限が近づいた際の処理を示すフローチャートである。
【００９６】
印刷デバイス３００が図１３（３）で印刷期限が近付いたと判定した際に実行される処理である。本処理における各ステップは、ＣＰＵ２０１の制御下の元に制御され実行される。また、本処理は定期的に起動するよう設定されたタイマーにより処理が開始される。また開始時間は、提出や閲覧の期限の近くにセットするようにしてもよい。
【００９７】
ステップＳ１５０１において、現在時刻を取得する。
【００９８】
ステップＳ１５０３において、メール情報データベース７００のレコードを１つ取得し、そのレコードの「期限」とステップＳ１５０１で取得した現在時刻を比較する。現在時刻が「期限」に近づいていれば、ステップＳ１５０４の処理を行う。なお、どの程度の時間差で近づいていると見なすかは、内部的に事前に設定した値を利用してもよいし、外部から指定するようにしてもよい。
【００９９】
ステップＳ１５０４において、ステップＳ１５０３で取得したレコードに含まれる「メール宛先」に図１４の１４０２のようなメールを送信する。メールの本文は、期限が提出期限であった場合と閲覧期限であった場合にメッセージを変えることもできる。
【０１００】
また、提出期限が設定されていた場合、印刷を行っていないユーザに対しては、図１４の１４０２に書いてあるように、「まだ印刷していないようであれば、早めに提出してください。」というように印刷を促すメッセージを通知する。一方、印刷は済んでいるユーザに対しては、「印刷した文書を期限までに提出してください。」というように、提出を促すメッセージを通知する。このように、提出期限が設定されている場合、ユーザの印刷状況に応じて異なるメッセージを表示することによりユーザに有益な通知を行うことができる。
【０１０１】
また、閲覧期限であった場合は、閲覧期限が近付いたときには、ユーザに通知する際、「間もなく閲覧期限です。印刷をするか、○○さん（例えばＣさん）が印刷済みですので、回覧してもらってください。」などと、印刷済みのユーザに回覧してもらうよう通知してもよい。印刷済みのユーザを特定する方法については、不図示の印刷履歴を利用することができるし、特許文献１に示した技術を利用するようにしてもよい。
【０１０２】
ステップＳ１５０５において、ステップＳ１５０３で取得したレコードをメール情報データベースから削除する。
【０１０３】
ステップＳ１５０３の処理を、メール情報データベースに保存されているレコード数分繰り返し処理を終了する。
【０１０４】
これにより、期限付きの添付ファイルを受信して、印刷が行われない場合に、印刷デバイスはユーザに対して通知を行うことができる。
【０１０５】
また、第１の実施形態および第２の実施形態について説明したが、それぞれの実施形態を組み合わせて処理させることも可能である。
【０１０６】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１０７】
また、本発明におけるプログラムは、本発明に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体はコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１０８】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１０９】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１１０】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【０１１１】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１２】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１３】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１１４】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１１５】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１１６】
１００        ＬＡＮ
２００        クライアント端末
３００        印刷デバイス
４００        メールサーバ
２０１        ＣＰＵ
２０２        ＲＯＭ
２０３        ＲＡＭ
２０４        システムバス
２０５        入力コントローラ
２０６        ビデオコントローラ
２０７        メモリコントローラ
２０８        通信Ｉ／Ｆコントローラ
２０９        キーボード（ＫＢ）
２１０        ディスプレイ（ＣＲＴ）
２１１        外部メモリ（ＨＤ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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