(57)【要約】【課題】ユーザ情報の管理対象となる画像形成装置の数が増加する場合でも、管理者等のユーザ情報についての管理負担を効果的に低減させること。【解決手段】情報取得部１５ａが、画像形成装置に登録されているユーザ情報を取得し、記憶部１４が、情報取得部１５ａが取得したユーザ情報を記憶し、選択受付部１５ｂが、上記ユーザ情報を登録する少なくとも１台以上の他の画像形成装置の選択を受け付け、通信部１３が、他の画像形成装置に上記ユーザ情報を送信する。【選択図】図１
2014010528.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも１台以上の画像形成装置を利用する少なくとも１人以上のユーザの情報を管理する情報管理装置であって、
前記画像形成装置に登録されている前記ユーザの情報を取得する情報取得部と、
該情報取得部が取得した前記ユーザの情報を記憶する記憶部と、
前記ユーザの情報を登録する少なくとも１台以上の他の画像形成装置の選択を受け付ける選択受付部と、
前記他の画像形成装置に前記ユーザの情報を送信する通信部と、
を備えることを特徴とする情報管理装置。
【請求項２】
前記ユーザの情報を一覧表示する表示部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
【請求項３】
前記選択受付部は、前記ユーザの情報を登録する複数の他の画像形成装置の選択を一括して受け付けることを特徴とする請求項１または２に記載の情報管理装置。
【請求項４】
前記画像形成装置を選択する基準の指定を受け付ける基準受付部をさらに備え、前記情報取得部は、該基準に従って選択された画像形成装置に登録されているユーザの情報のみを取得することを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報管理装置。
【請求項５】
前記基準は、前記画像形成装置により利用されるアプリケーションソフトウェアであることを特徴とする請求項４に記載の情報管理装置。
【請求項６】
前記基準は、前記画像形成装置が属する部門であることを特徴とする請求項４に記載の情報管理装置。
【請求項７】
前記基準は、属性が共通する複数の画像形成装置を選択する際の該複数の画像形成装置のうちの１つの画像形成装置であることを特徴とする請求項４に記載の情報管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報管理装置に関し、詳しくは、少なくとも１台以上の画像形成装置を利用する少なくとも１人以上のユーザの情報を管理する情報管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワークに対応したプリンタや複合機（ＭＦＰ：Multifunction Peripheral）などの画像形成装置が一般に普及している。ネットワークに接続された画像形成装置は部外者により容易に利用されてしまうため、画像形成装置の利用を特定のユーザに制限する技術が開発されている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、予め複合機のユーザの情報を保持しておき、その中から複合機の利用を許可するユーザを操作者が選択し、その選択結果に基づいて複合機の利用制限情報を生成し、生成した利用制限情報を複合機に送信する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−１２２３６６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１の従来技術は、複合機のユーザの情報を予め保持していることを前提としているが、特許文献１には、その情報をどのようにして入力するかについては何ら記載がない。
【０００６】
ネットワークに接続される複合機の数が増えると、複合機を利用するユーザの数が増大するが、各ユーザの情報の入力を管理者等が手入力で行うこととすると、その作業に費やされる労力が非常に大きくなる。
【０００７】
本発明は、上記実情に鑑み、ユーザ情報の管理対象となる画像形成装置の数が増加する場合でも、管理者等のユーザ情報についての管理負担を効果的に低減させることが可能な情報管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決する為に、本発明の第１の技術手段は、少なくとも１台以上の画像形成装置を利用する少なくとも１人以上のユーザの情報を管理する情報管理装置であって、前記画像形成装置に登録されている前記ユーザの情報を取得する情報取得部と、該情報取得部が取得した前記ユーザの情報を記憶する記憶部と、前記ユーザの情報を登録する少なくとも１台以上の他の画像形成装置の選択を受け付ける選択受付部と、前記他の画像形成装置に前記ユーザの情報を送信する通信部と、を備えることを特徴とする。
【０００９】
本発明の第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記ユーザの情報を一覧表示する表示部をさらに備えることを特徴とする。
【００１０】
本発明の第３の技術手段は、第１または第２の技術手段において、前記選択受付部は、前記ユーザの情報を登録する複数の他の画像形成装置の選択を一括して受け付けることを特徴とする。
【００１１】
本発明の第４の技術手段は、第１〜第３のいずれかの技術手段において、前記画像形成装置を選択する基準の指定を受け付ける基準受付部をさらに備え、前記情報取得部は、該基準に従って選択された画像形成装置に登録されているユーザの情報のみを取得することを特徴とする。
【００１２】
本発明の第５の技術手段は、第４の技術手段において、前記基準は、前記画像形成装置により利用されるアプリケーションソフトウェアであることを特徴とする。
【００１３】
本発明の第６の技術手段は、第４の技術手段において、前記基準は、前記画像形成装置が属する部門であることを特徴とする。
【００１４】
本発明の第７の技術手段は、第４の技術手段において、前記基準は、属性が共通する複数の画像形成装置を選択する際の該複数の画像形成装置のうちの１つの画像形成装置であることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、画像形成装置に登録されているユーザの情報を取得し、取得したユーザの情報を記憶し、ユーザの情報を登録する少なくとも１台以上の他の画像形成装置の選択を受け付け、選択された他の画像形成装置にユーザの情報を送信することとしたので、ユーザ情報の管理対象となる画像形成装置の数が増加する場合でも、管理者等のユーザ情報についての管理負担を効果的に低減させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の実施形態に係る情報管理システムについて説明する図である。
【図２】登録ユーザデータの一例を示す図である。
【図３】複合機データの一例を示す図である。
【図４】ユーザ情報の追加、編集、登録、削除処理の実行指示を受け付ける受付画面の一例を示す図である。
【図５】各複合機にユーザ情報が登録されているユーザの強調表示の一例を示す図である。
【図６】ユーザ情報を登録している各複合機の強調表示の一例を示す図である。
【図７】ユーザ情報を登録する複合機の選択をユーザから受け付ける処理について説明する図である。
【図８】ユーザ情報の登録後の登録ユーザデータの一例を示す図である。
【図９】ユーザ情報を登録する複数の複合機の選択を一括して受け付ける処理について説明する図である。
【図１０】ユーザ情報の入力を受け付ける受付画面の一例を示す図である。
【図１１】ユーザ情報の編集を受け付ける編集画面の一例を示す図である。
【図１２】複合機を選択する基準の指定を受け付ける受付画面の一例を示す図である。
【図１３】複合機を選択する基準の指定を受け付ける受付画面の別の例を示す図である。
【図１４】本実施形態に係る情報管理処理の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１５】本実施形態に係る情報管理処理の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１６】本実施形態に係る情報管理処理の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、本発明の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。図１は、本発明の実施形態に係る情報管理システムについて説明する図である。情報管理システムは、情報管理装置１０と１台以上の複合機２０ａ〜２０ｃとがネットワーク３０を介して接続されている。
【００１８】
なお、ここでは、情報管理装置１０によりユーザ情報が管理される画像形成装置の例として、複合機２０ａ〜２０ｃを取り上げるが、ユーザ情報が管理される画像形成装置はこれに限定されず、プリンタやＦＡＸ送受信装置などの他の画像形成装置であってもよい。
【００１９】
複合機２０ａ〜２０ｃは、コピーや印刷、スキャン、ファクシミリ送信などの機能を有する装置である。複合機２０ａ〜２０ｃは、複合機２０ａ〜２０ｃを利用するユーザを認証する機能を有する。
【００２０】
具体的には、複合機２０ａ〜２０ｃは、複合機２０ａ〜２０ｃを利用可能なユーザのユーザ情報（例えば、ユーザ名やパスワードなどの情報）を登録しており、ユーザが複合機２０ａ〜２０ｃを利用する際にユーザからユーザ情報の入力を受け付け、そのユーザ情報が登録しているユーザ情報と一致した場合にのみ複合機２０ａ〜２０ｃの利用を許可する。
【００２１】
情報管理装置１０は、複合機２０ａ〜２０ｃを利用するユーザのユーザ情報を管理する装置である。情報管理装置１０は、入力部１１、表示部１２、通信部１３、記憶部１４、制御部１５を備える。
【００２２】
入力部１１は、キーボードやマウスなどの入力デバイスである。表示部１２は、液晶ディスプレイなどの表示デバイスである。通信部１３は、複合機２０ａ〜２０ｃとの間でネットワーク３０を介して通信を行う処理部である。記憶部１４は、ハードディスク装置やメモリなどの記憶デバイスである。
【００２３】
記憶部１４は、登録ユーザデータ１４ａ、複合機データ１４ｂなどを記憶する。登録ユーザデータ１４ａは、各複合機２０ａ〜２０ｃに登録されているユーザ情報を、各複合機２０ａ〜２０ｃの情報と対応付けて記憶したデータである。
【００２４】
図２は、登録ユーザデータ１４ａの一例を示す図である。登録ユーザデータ１４ａには、管理対象複合機、ＩＰアドレス、ユーザ名、パスワード、メールアドレス、利用可能な機能、検索文字の情報が記憶されている。
【００２５】
管理対象複合機、および、ＩＰアドレスはそれぞれ、情報管理装置１０がユーザ情報を管理する管理対象とする複合機２０ａ〜２０ｃの名称、および、ＩＰアドレスの情報である。ユーザ名、パスワード、メールアドレスの情報はそれぞれ、複合機２０ａ〜２０ｃの利用が許可されたユーザのユーザ名、パスワード、メールアドレスの情報である。
【００２６】
利用可能な機能は、ユーザがその複合機２０ａ〜２０ｃにおいて利用可能な機能の情報である。複合機２０ａ〜２０ｃは、複合機２０ａ〜２０ｃに登録しているこの情報を参照して、ユーザが利用する機能を制限する。検索文字は、複合機２０ａ〜２０ｃにおいてユーザ情報の検索を行う際に参照される検索文字の情報である。
【００２７】
本実施形態におけるユーザ情報には、上述したユーザ名、パスワード、メールアドレス、利用可能な機能、検索文字の情報が含まれる。
【００２８】
図１の説明に戻ると、複合機データ１４ｂは、各複合機２０ａ〜２０ｃの機器のデータである。図３は、複合機データ１４ｂの一例を示す図である。複合機データ１４ｂは、管理対象複合機、所属部門、利用可能なアプリケーションの情報が記憶されている。
【００２９】
管理対象複合機は、情報管理装置１０がユーザ情報を管理する管理対象とする複合機２０ａ〜２０ｃの名称の情報である。所属部門は、各複合機２０ａ〜２０ｃが所属している部門の情報である。
【００３０】
利用可能なアプリケーションは、各複合機２０ａ〜２０ｃが利用可能なアプリケーションソフトウェアの情報である。このアプリケーションソフトウェアには、各複合機２０ａ〜２０ｃに導入されているものだけでなく、ネットワークを介して接続されたアプリケーションサーバにより提供されるＷｅｂアプリケーションなどのリモートアプリケーションも含まれる。
【００３１】
図１の説明に戻ると、制御部１５は、情報管理装置１０の各部を制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）などの制御デバイスである。制御部１５は、情報取得部１５ａ、選択受付部１５ｂ、基準受付部１５ｃを備える。
【００３２】
情報取得部１５ａは、複合機２０ａ〜２０ｃに登録されているユーザ情報を複合機２０ａ〜２０ｃから取得し、記憶部１４に登録ユーザデータ１４ａとして記憶させる処理部である。ユーザ情報には、上述したように、ユーザ名、パスワード、メールアドレス、利用可能な機能、検索文字の情報が含まれる。
【００３３】
なお、情報取得部１５ａは、後に説明する基準受付部１５ｃが情報管理装置１０の管理者等から受け付けた基準に適合する複合機２０ａ〜２０ｃからのみ、ユーザ情報を取得する。
【００３４】
選択受付部１５ｂは、ユーザ情報の追加、編集、登録、削除処理の実行指示を情報管理装置１０の管理者等から受け付ける処理部である。図４は、ユーザ情報の追加、編集、登録、削除処理の実行指示を受け付ける受付画面４０の一例を示す図である。
【００３５】
受付画面４０には、ユーザ情報が取得された各複合機２０ａ〜２０ｃを示す複合機ノード４１ａ〜４１ｃ、取得されたユーザ情報に情報が含まれる各ユーザを示すユーザノード４２ａ〜４２ｃが一覧表示され、さらに、ユーザ情報追加ボタン４３ａ、ユーザ情報編集ボタン４３ｂ、登録ボタン４３ｃ、削除ボタン４３ｄ、ＯＫボタン４４ａ、キャンセルボタン４４ｂが表示される。
【００３６】
なお、以下の説明では、複合機ノード４１ａは複合機２０ａ（複合機１）に対応し、複合機ノード４１ｂは複合機２０ｂ（複合機２）に対応し、複合機ノード４１ｃは複合機２０ｃ（複合機３）に対応するものとする。
【００３７】
ユーザ情報が取得された複合機２０ａ〜２０ｃが複数ある場合には、複数の複合機ノード４１ａ〜４１ｃが表示され、複合機２０ａ〜２０ｃから複数のユーザ情報が取得された場合には、複数のユーザノード４２ａ〜４２ｃが表示される。
【００３８】
このように、複数の複合機ノード４１ａ〜４１ｃ、および、複数のユーザノード４２ａ〜４２ｃを一覧表示することにより、情報管理装置１０の管理者等は容易に所望の複合機ノード４１ａ〜４１ｃ、および、ユーザノード４２ａ〜４２ｃを選択することができる。
【００３９】
図５は、各複合機２０ａ〜２０ｃにユーザ情報が登録されているユーザの強調表示の一例を示す図である。複合機２０ａ〜２０ｃを示す複合機ノード４１ａ〜４１ｃのうち、１つの複合機ノード４１ａを情報管理装置１０の管理者等がマウス等の操作により選択すると、選択受付部１５ｂは、登録ユーザデータ１４ａを参照し、表示部１２を制御して、選択された複合機ノード４１ａ、および、その複合機ノード４１ａに対応する複合機２０ａにユーザ情報が登録されているユーザのユーザノード４２ａ、４２ｃの表示色を変化させる。
【００４０】
さらに、選択受付部１５ｂは、選択された複合機ノード４１ａと、その複合機ノード４１ａに対応する複合機２０ａにユーザ情報が登録されているユーザのユーザノード４２ａ、４２ｃとをつなぐエッジ４５ａ、４５ｂを表示部１２に表示させる。
【００４１】
このような表示により、情報管理装置１０の管理者等は、複合機２０ａ〜２０ｃにユーザ情報が登録されているユーザを容易に把握することができる。
【００４２】
図６は、ユーザ情報を登録している各複合機２０ａ〜２０ｃの強調表示の一例を示す図である。ユーザ情報を示すユーザノード４２ａ〜４２ｃのうち、１つのユーザノード４２ｃを情報管理装置１０の管理者等がマウス等の操作により選択すると、選択受付部１５ｂは、登録ユーザデータ１４ａを参照し、表示部１２を制御して、選択されたユーザノード４２ｃ、および、そのユーザノード４２ｃに対応するユーザ情報を登録している複合機２０ａ、２０ｂの複合機ノード４１ａ、４１ｂの表示色を変化させる。
【００４３】
さらに、選択受付部１５ｂは、選択されたユーザノード４２ｃと、そのユーザノード４２ｃに対応するユーザ情報を登録している複合機２０ａ、２０ｂの複合機ノード４１ａ、４１ｂとをつなぐエッジ４５ｂ、４５ｃを表示部１２に表示させる。
【００４４】
このような表示により、情報管理装置１０の管理者等は、各ユーザに対応するユーザ情報を登録している複合機２０ａ〜２０ｃを容易に把握することができる。
【００４５】
図７は、ユーザ情報を登録する複合機２０ａ〜２０ｃの選択をユーザから受け付ける処理について説明する図である。情報管理装置１０の管理者等がマウス等の操作により登録ボタン４３ｃを押下すると、選択受付部１５ｂは、ユーザ情報を登録する複合機２０ａ〜２０ｃの選択をユーザから受け付ける。
【００４６】
具体的には、複合機２０ａ〜２０ｃを示す複合機ノード４１ａ〜４１ｃのうち、ユーザ情報を登録したい複合機ノード４１ｃを情報管理装置１０の管理者等が選択すると、選択受付部１５ｂは、表示部１２を制御して、選択された複合機ノード４１ｃの表示色を変化させる。
【００４７】
また、ユーザ情報を示すユーザノード４２ａ〜４２ｃのうち、複合機ノード４１ｃに登録したいユーザ情報に対応するユーザのユーザノード４２ａ〜４２ｃを情報管理装置１０の管理者等が選択すると、選択受付部１５ｂは、表示部１２を制御して、ユーザノード４２ａ〜４２ｃの表示色を変化させる。
【００４８】
さらに、選択受付部１５ｂは、選択された複合機ノード４１ｃと、ユーザノード４２ａ〜４２ｃとをつなぐエッジ４５ｄ〜４５ｆを表示部１２に表示させる。
【００４９】
その後、情報管理装置１０の管理者等のマウス等の操作によりＯＫボタン４４ａが押下された場合、選択受付部１５ｂは、選択されたユーザノード４２ａ〜４２ｃに対応するユーザのユーザ情報を図２に示した登録ユーザデータ１４ａに登録する。
【００５０】
具体的には、選択受付部１５ｂは、選択されたユーザノード４２ａ〜４２ｃに対応するユーザのユーザ情報を登録ユーザデータ１４ａから読み出し、読み出したユーザ情報を、選択された複合機ノード４１ｃに対応する複合機２０ｃの情報に対応付けて登録ユーザデータ１４ａに登録する。なお、キャンセルボタン４４ｂが押下された場合、選択受付部１５ｂは、ユーザ情報の登録ユーザデータ１４ａへの登録をキャンセルする。
【００５１】
図８は、ユーザ情報の登録後の登録ユーザデータ１４ａの一例を示す図である。図８には、図２の登録ユーザデータ１４ａにおいて、図７で説明した処理により選択されたユーザノード４２ａ〜４２ｃに対応するユーザのユーザ情報（図８の「複合機３」における「ユーザ情報」、「パスワード」、「メールアドレス」、「利用可能な機能」、「検索文字」の情報）が、複合機２０ｃの情報に対応付けて新たに登録されている。
【００５２】
新たに登録された情報は、複合機２０ａ、２０ｂから取得したユーザ情報に含まれていた情報である。その後、このユーザ情報は、通信部１３により複合機２０ｃに送信され、複合機２０ｃにも登録される。
【００５３】
なお、図７では、選択受付部１５ｂが、複数のユーザのユーザ情報を登録する１台の複合機２０ｃの選択を受け付けることとしたが、ユーザ情報を登録する複数の複合機２０ａ〜２０ｃの選択を一括して受け付けることとしてもよい。これにより、複合機２０ａ〜２０ｃを選択する同様の操作を繰り返す必要がなくなり、情報管理装置１０の管理者等の作業効率が向上する。
【００５４】
図９は、ユーザ情報を登録する複数の複合機２０ａ〜２０ｃの選択を一括して受け付ける処理について説明する図である。情報管理装置１０の管理者等がマウス等の操作により登録ボタン４３ｃを押下すると、選択受付部１５ｂは、ユーザ情報を登録する複数の複合機２０ａ〜２０ｃの選択を情報管理装置１０の管理者等から受け付ける。
【００５５】
例えば、複合機２０ａ〜２０ｃを示す複合機ノード４１ａ〜４１ｃのうち、ユーザ情報を登録したい１つ目の複合機２０ｂの複合機ノード４１ｂを情報管理装置１０の管理者等がマウス等の操作により選択すると、選択受付部１５ｂは、表示部１２を制御して、選択された複合機ノード４１ｂの表示色を変化させる。
【００５６】
また、ユーザ情報を示すユーザノード４２ａ〜４２ｃのうち、複合機ノード４１ｂに登録したいユーザ情報に対応するユーザのユーザノード４２ａを情報管理装置１０の管理者等が選択すると、選択受付部１５ｂは、表示部１２を制御して、選択されたユーザノード４２ａの表示色を変化させる。
【００５７】
さらに、選択受付部１５ｂは、選択された複合機ノード４１ｂと、ユーザノード４２ａとをつなぐエッジ４５ｇを表示部１２に表示させる。
【００５８】
その後、ユーザ情報を登録したい複合機２０ｃの複合機ノード４１ｃを情報管理装置１０の管理者等がさらに選択し、複合機２０ｃに登録したいユーザ情報に対応するユーザのユーザノード４２ａ〜４２ｃを情報管理装置１０の管理者等が選択すると、選択受付部１５ｂは、表示部１２を制御して、選択された複合機ノード４１ｃおよびユーザノード４２ａ〜４２ｃの表示色を変化させる。
【００５９】
さらに、選択受付部１５ｂは、選択された複合機ノード４１ｃと、ユーザノード４２ａ〜４２ｃとをつなぐエッジ４５ｄ〜４５ｆを表示部１２に表示させる。
【００６０】
その後、情報管理装置１０の管理者等のマウス等の操作によりＯＫボタン４４ａが押下された場合、選択受付部１５ｂは、選択されたユーザノード４２ａ〜４２ｃに対応するユーザのユーザ情報を図２に示した登録ユーザデータ１４ａに複合機２０ｂ、２０ｃの情報に対応付けて登録する。
【００６１】
具体的には、選択受付部１５ｂは、選択されたユーザノード４２ａに対応するユーザのユーザ情報を登録ユーザデータ１４ａから読み出し、読み出したユーザ情報を、選択された複合機ノード４１ｂに対応する複合機２０ｂの情報に対応付けて登録する。
【００６２】
また、選択受付部１５ｂは、選択されたユーザノード４２ａ〜４２ｃに対応するユーザのユーザ情報を登録ユーザデータ１４ａから読み出し、読み出したユーザ情報を、選択された複合機ノード４１ｃに対応する複合機２０ｃの情報に対応付けて登録ユーザデータ１４ａに登録する。なお、キャンセルボタン４４ｂが押下された場合、選択受付部１５ｂは、ユーザ情報の登録ユーザデータ１４ａへの登録をキャンセルする。
【００６３】
その後、通信部１３により、複合機２０ｂに対応付けて登録されたユーザ情報が複合機２０ｂに送信され、複合機２０ｂにより登録される。同様に、通信部１３により、複合機２０ｃに対応付けて登録されたユーザ情報が複合機２０ｃに送信され、複合機２０ｃにより登録される。
【００６４】
なお、複合機２０ａ〜２０ｃに登録されたユーザ情報を複合機２０ａ〜２０ｃから削除する場合、削除ボタン４３ｄが用いられる。情報管理装置１０の管理者等がマウス等の操作により削除ボタン４３ｄを押下すると、選択受付部１５ｂは、ユーザ情報を削除する複合機２０ａ〜２０ｃの選択を情報管理装置１０の管理者等から受け付ける。
【００６５】
例えば、複合機２０ａ〜２０ｃを示す複合機ノード４１ａ〜４１ｃのうち、ユーザ情報を削除したい複合機ノード４１ｂを情報管理装置１０の管理者等がマウス等の操作により選択すると、選択受付部１５ｂは、表示部１２を制御して、図９の場合と同様に、選択された複合機ノード４１ｂの表示色を変化させる。
【００６６】
また、ユーザ情報に対応するユーザを示すユーザノード４２ａ〜４２ｃのうち、複合機ノード４１ｂから削除したいユーザ情報に対応するユーザのユーザノード４２ａを情報管理装置１０の管理者等が選択すると、選択受付部１５ｂは、表示部１２を制御して、選択されたユーザノード４２ａの表示色を変化させる。
【００６７】
さらに、選択受付部１５ｂは、選択された複合機ノード４１ｂと、ユーザノード４２ａとをつなぐエッジ４５ｇを表示部１２に表示させる。
【００６８】
その後、ユーザ情報を削除したい複合機ノード４１ｃを情報管理装置１０の管理者等がさらに選択し、複合機ノード４１ｃから削除したいユーザ情報に対応するユーザのユーザノード４２ａ〜４２ｃを情報管理装置１０の管理者等が選択すると、選択受付部１５ｂは、表示部１２を制御して、選択された複合機ノード４１ｃおよびユーザノード４２ａ〜４２ｃの表示色を変化させる。
【００６９】
さらに、選択受付部１５ｂは、選択された複合機ノード４１ｃと、ユーザノード４２ａ〜４２ｃとをつなぐエッジ４５ｄ〜４５ｆを表示部１２に表示させる。
【００７０】
その後、情報管理装置１０の管理者等のマウス等の操作によりＯＫボタン４４ａが押下された場合、選択受付部１５ｂは、選択されたユーザノード４２ａに対応し、登録ユーザデータ１４ａに複合機２０ｂに対応付けて記憶されているユーザのユーザ情報を削除する。
【００７１】
また、選択受付部１５ｂは、選択されたユーザノード４２ａ〜４２ｃに対応し、登録ユーザデータ１４ａに複合機２０ｃに対応付けて記憶されているユーザのユーザ情報を削除する。
【００７２】
なお、キャンセルボタン４４ｂが押下された場合、選択受付部１５ｂは、ユーザ情報の登録ユーザデータ１４ａからの削除処理をキャンセルする。
【００７３】
その後、通信部１３により、ユーザノード４２ａに対応するユーザのユーザ情報を削除するよう要求する制御データが複合機２０ｂに送信され、そのユーザ情報が複合機２０ｂから削除される。
【００７４】
また、通信部１３により、ユーザノード４２ａ〜４２ｃに対応するユーザのユーザ情報を削除するよう要求する制御データが複合機２０ｃに送信され、そのユーザ情報が複合機２０ｃから削除される。
【００７５】
また、ユーザ情報追加ボタン４３ａは、新たなユーザのユーザ情報を追加するために用いられるボタンである。ユーザ情報が追加されると、図４に示した受付画面４０に新たなユーザのユーザノードが表示され、図５〜図９で説明したようなユーザ情報の編集や登録、削除処理が実行される。
【００７６】
具体的には、ユーザ情報追加ボタン４３ａを情報管理装置１０の管理者等がマウス等の操作により押下した場合、選択受付部１５ｂは、ユーザ情報の入力を受け付ける受付画面を表示する。図１０は、ユーザ情報の入力を受け付ける受付画面５０の一例を示す図である。
【００７７】
この受付画面５０には、図２や図８で説明したユーザ名、パスワード、メールアドレス、利用可能な機能、検索文字の入力を受け付ける入力受付欄５１ａ〜５１ｅが表示され、情報管理装置１０の管理者等による上記情報の入力が受け付けられる。
【００７８】
入力されたユーザ情報は、そのユーザ情報を登録する複合機２０ａ〜２０ｃが図７や図９で説明したような処理により決定されるまで、記憶部１４に一時的に記憶される。また、ユーザ情報が追加された場合、そのユーザ情報に対応するユーザノードが図４に示した受付画面４０に新たに表示される。
【００７９】
そして、新たなユーザのユーザ情報を登録する複合機２０ａ〜２０ｃが指定された場合、選択受付部１５ｂは、入力受付欄５１ａ〜５１ｅに入力された情報を、ユーザ情報を登録する複合機２０ａ〜２０ｃの情報に対応付けて、登録ユーザデータ１４ａに記憶する。
【００８０】
さらに、登録ユーザデータ１４ａに記憶されたユーザ情報は、通信部１３により、ユーザ情報の登録先として指定された複合機２０ａ〜２０ｃに送信され、ユーザ情報を受信した複合機２０ａ〜２０ｃにより登録される。
【００８１】
また、ユーザ情報編集ボタン４３ｂは、複合機２０ａ〜２０ｃに登録されているユーザ情報を編集するために用いられるボタンである。ユーザ情報が編集されると、複合機２０ａ〜２０ｃに登録されているユーザ情報が編集後のユーザ情報により更新される。
【００８２】
具体的には、図４に一例を示した受付画面４０において、情報管理装置１０の管理者等がマウス等を操作してユーザノード４２ａ〜４２ｃのうちのいずれかを選択し、さらにユーザ情報編集ボタン４３ｂを押下した場合、選択受付部１５ｂは、表示部１２を制御して、選択されたユーザノード４２ａ〜４２ｃに対応するユーザのユーザ情報の編集を受け付ける編集画面を表示部１２に表示させる。
【００８３】
図１１は、ユーザ情報の編集を受け付ける編集画面６０の一例を示す図である。この編集画面６０には、図２や図８で説明したユーザ名、パスワード、メールアドレス、利用可能な機能、検索文字の入力の編集を受け付けるが表示される。
【００８４】
編集受付欄６１ａ〜６１ｅには、選択されたユーザノード４２ａ〜４２ｃに対応するユーザのユーザ名、パスワード、メールアドレス、利用可能な機能、検索文字の情報が表示され、その編集を受け付けることができるようになっている。
【００８５】
そして、選択受付部１５ｂは、上記ユーザ情報の編集を受け付けた場合、編集後のユーザ情報で登録ユーザデータ１４ａに登録されているユーザ情報を更新する。さらに、編集後のユーザ情報は、通信部１３により、編集前のユーザ情報を登録している複合機２０ａ〜２０ｃに送信され、そのユーザ情報を受信した複合機２０ａ〜２０ｃにより編集前のユーザ情報が編集後のユーザ情報で更新される。
【００８６】
図１の説明に戻ると、基準受付部１５ｃは、複合機２０ａ〜２０ｃを選別する基準の指定を情報管理装置１０の管理者等から受け付ける処理部である。ここで指定された基準に適合する複合機２０ａ〜２０ｃのみが、前述の情報取得部１５ａによるユーザ情報の取得処理、および、選択受付部１５ｂによるユーザ情報の登録処理や削除処理の対象となる。
【００８７】
図１２は、複合機２０ａ〜２０ｃを選択する基準の指定を受け付ける受付画面７０の一例を示す図である。基準受付部１５ｃは、図３に示した複合機データ１４ｂを参照し、表示部１２を制御して、受付画面７０を表示部１２に表示させる。
【００８８】
この受付画面７０には、各複合機２０ａ〜２０ｃが所属している部門の指定を受け付ける受付領域７１、各複合機２０ａ〜２０ｃが利用可能なアプリケーションソフトウェアの指定を受け付ける受付領域７２、ＯＫボタン７３ａ、キャンセルボタン７３ｂが表示される。
【００８９】
受付画面７１には、所属部門の指定を行わない場合に押下される無指定ボタン７１ａ、営業部、経理部等を指定する場合にそれぞれ押下される指定ボタン７１ｂ、７１ｃが表示される。
【００９０】
また、受付画面７２には、アプリケーションソフトウェアの指定を行わない場合に押下される無指定ボタン７２ａ、名刺管理アプリケーション、文書管理アプリケーション、ＦＡＸ転送アプリケーション等を指定する場合にそれぞれ押下される指定ボタン７２ｂ、７２ｃ、７２ｄが表示される。
【００９１】
そして、基準受付部１５ｃは、複合機２０ａ〜２０ｃの所属部門についての基準、複合機２０ａ〜２０ｃが利用可能なアプリケーションソフトウェアについての基準を受け付ける。
【００９２】
図１２の例では、所属部門についての基準として営業部を指定する指定ボタン７１ｂがユーザのマウス等の操作により押下され、さらにアプリケーションソフトウェアについての基準として文書管理アプリケーションを指定する指定ボタン７２ｃが押下されている。
【００９３】
そして、ＯＫボタン７３ａが情報管理装置１０の管理者等により押下されると、情報取得部１５ａは、図３に一例を示した複合機データ１４ｂを参照し、所属部門が営業部であって、利用可能なアプリケーションソフトウェアに文書管理アプリケーションを含む複合機２０ａ、２０ｃを抽出し、抽出した複合機２０ａ、２０ｃからのみユーザ情報を取得する。
【００９４】
その結果、図４に一例を示した受付画面４０には、複合機２０ａ、２０ｃに対応する複合機ノード４１ａ、４１ｃと、複合機２０ａ、２０ｃに登録されているユーザに対応するユーザノード４２ａ、４２ｃのみが表示されることになる。図１２のキャンセルボタン７３ｂが情報管理装置１０の管理者等により押下された場合、上記基準の指定を受け付ける処理はキャンセルされる。
【００９５】
また、基準受付部１５ｃは、所属部門や利用可能なアプリケーションなどの複合機２０ａ〜２０ｃの属性の指定と、基礎とする複合機２０ａ〜２０ｃの指定を複合機２０ａ〜２０ｃを抽出するための基準として受け付けることとしてもよい。
【００９６】
基礎とする複合機２０ａ〜２０ｃと、所属部門や利用可能なアプリケーションなどの属性が共通する複合機２０ａ〜２０ｃのみが、前述の情報取得部１５ａによるユーザ情報の取得処理、および、選択受付部１５ｂによるユーザ情報の登録処理や削除処理の対象となる。
【００９７】
図１３は、複合機２０ａ〜２０ｃを選択する基準の指定を受け付ける受付画面８０の別の例を示す図である。基準受付部１５ｃは、図３に示した複合機データ１４ｂを参照し、表示部１２を制御して、受付画面７０を表示部１２に表示させる。
【００９８】
この受付画面８０には、基礎となる複合機２０ａ〜２０ｃの指定を受け付ける受付領域８１、複合機２０ａ〜２０ｃの属性の指定を受け付ける受付領域８２、ＯＫボタン８３ａ、キャンセルボタン８３ｂが表示される。
【００９９】
受付画面８１には、図３に示した複合機データ１４ｂに登録されている複合機２０ａ〜２０ｃを指定するための指定ボタン８１ａ〜８１ｃが表示される。また、受付画面８２には、複合機２０ａ〜２０ｃを選択する際に参照される属性として所属部門を指定するための指定ボタン８２ａ、および、上記属性として利用可能なアプリケーションを指定するための指定ボタン８２ｂが表示される。そして、基準受付部１５ｃは、この受付画面８１において、基礎となる複合機２０ａ〜２０ｃ、および、複合機２０ａ〜２０ｃの属性の指定を受け付ける。
【０１００】
図１３の例では、基礎となる複合機として複合機２０ａを指定する指定ボタン８１ａが情報管理装置１０の管理者等のマウス等の操作により押下され、さらに複合機２０ａ〜２０ｃの属性として所属部門を指定する指定ボタン８２ａと、アプリケーションを指定する指定ボタン８２ｂの両方が押下されている。
【０１０１】
そして、ＯＫボタン８３ａが情報管理装置１０の管理者等により押下されると、情報取得部１５ａは、図３に一例を示した複合機データ１４ｂを参照し、所属部門が複合機２０ａと同じ営業部であって、利用可能なアプリケーションソフトウェアに文書管理アプリケーションを含む複合機２０ｃを抽出し、複合機２０ａ、２０ｃからのみユーザ情報を取得する。
【０１０２】
ここで、複合機２０ａにはユーザ名が「ユーザ１」、「ユーザ３」であるユーザのユーザ情報が登録され、複合機２０ｃにはユーザ情報が登録されていなかったとすると、図４に示した受付画面４０には、複合機２０ａ、２０ｃに対応する複合機ノード４１ａ、４１ｃと、複合機２０ａ、２０ｃに登録されている「ユーザ１」、「ユーザ３」に対応するユーザノード４２ａ、４２ｃだけが表示されることになる。
【０１０３】
なお、図１３に示すキャンセルボタン８３ｂが情報管理装置１０の管理者等により押下された場合、上記基準の指定を受け付ける処理はキャンセルされる。
【０１０４】
複合機の数が多くなってくると、ユーザ情報を登録する複合機や、複合機に登録するユーザ情報を選択するのに時間がかかるようになるが、図１２、図１３で説明したような処理によってユーザ情報を取得する複合機の数を減らすことにより、情報管理装置１０の管理者等は容易にそれらを選択できるようになり、作業時間の短縮が可能となる。
【０１０５】
また、複合機２０ａ〜２０ｃが利用可能なアプリケーションソフトウェアに基づいて複合機２０ａ〜２０ｃを選択することとしたので、あるアプリケーションソフトウェアを頻繁に利用するユーザがそのアプリケーションソフトウェアを利用できない複合機２０ａ〜２０ｃに登録されるといった状況を回避することができる。また、複合機２０ａ〜２０ｃが属する部門に基づいて複合機２０ａ〜２０ｃを選択することとしたので、部門ごとに適切にユーザ情報の登録を行うことができる。
【０１０６】
つぎに、本実施形態に係る情報管理処理の処理手順について説明する。図１４〜図１６は、本実施形態に係る情報管理処理の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【０１０７】
まず、情報管理装置１０の基準受付部１５ｂは、図１２、または、図１３で説明したようにしてユーザから複合機２０ａ〜２０ｃを選択する基準の入力を受け付ける（ステップＳ１０１）。そして、情報取得部１５ａは、その基準に適合する複合機２０ａ〜２０ｃを選択する（ステップＳ１０２）。
【０１０８】
その後、情報取得部１５ａは、選択された複合機２０ａ〜２０ｃから、その複合機２０ａ〜２０ｃに登録されているユーザ情報を取得する（ステップＳ１０３）。そして、情報取得部１５ａは、取得したユーザ情報を、複合機２０ａ〜２０ｃの情報に対応付けて登録ユーザデータ１４ａに記憶する（ステップＳ１０４）。
【０１０９】
そして、選択受付部１５ｂは、図４に示したようなユーザ情報についての各種操作を受け付ける受付画面４０の表示指示を、情報管理装置１０の管理者等から受け付けたか否かを判定する（ステップＳ１０５）。
【０１１０】
表示指示を受け付けていない場合（ステップＳ１０５においてＮＯの場合）、ステップＳ１０５の判定処理が継続される。表示指示を受け付けた場合（ステップＳ１０５においてＹＥＳの場合）、選択受付部１５ｂは、表示部１２を制御して、図４に示したような各種操作の受付画面４０を表示部１２に表示させる（ステップＳ１０６）。
【０１１１】
その後、選択受付部１５ｂは、情報管理装置１０の管理者等から新たなユーザ情報の追加指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ１０７）。具体的には、選択受付部１５ｂは、上記受付画面４０において、情報管理装置１０の管理者等のマウス等の操作によりユーザ情報追加ボタン４３ａが押下されたか否かを判定する。
【０１１２】
新たなユーザ情報の追加指示を受け付けた場合（ステップＳ１０７においてＹＥＳの場合）、選択受付部１５ｂは、ユーザ情報の追加処理を実行する（ステップＳ１０８）。具体的には、選択受付部１５ｂは、図１０に示したようなユーザ情報の入力を受け付ける受付画面５０を表示部１２に表示させ、情報管理装置１０の管理者等から新たなユーザのユーザ情報の入力を受け付ける。そして、入力されたユーザ情報を記憶部１４に一時的に記憶する。
【０１１３】
その後、ステップＳ１０６以降の処理が再度実行される。なお、ステップＳ１０６において表示される図２に一例を示した受付画面４０には、新たに追加されたユーザ情報に対応するユーザのユーザノードがさらに表示される。
【０１１４】
ステップＳ１０７において、新たなユーザ情報の追加指示を受け付けていない場合（ステップＳ１０７においてＮＯの場合）、図１５に示すように、選択受付部１５ｂは、情報管理装置１０の管理者等からユーザ情報の編集指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ１０９）。
【０１１５】
具体的には、選択受付部１５ｂは、上記受付画面４０において、情報管理装置１０の管理者等のマウス等の操作により、編集対象となるユーザ情報に対応するユーザノード４２ａ〜４２ｃが指定され、さらにユーザ情報編集ボタン４３ｂが押下されたか否かを判定する。
【０１１６】
ユーザ情報の編集指示を受け付けた場合（ステップＳ１０９においてＹＥＳの場合）、選択受付部１５ｂは、図１１に示したような編集画面６０を表示部１２に表示させ、情報管理装置１０の管理者等によるユーザ情報の編集操作を受け付ける（ステップＳ１１０）。
【０１１７】
そして、選択受付部１５ｂは、登録ユーザデータ１４ａにおける編集前のユーザ情報を編集後のユーザ情報で更新する（ステップＳ１１１）。さらに、通信部１３は、登録ユーザデータ１４ａを参照し、編集前のユーザ情報を登録している複合機２０ａ〜２０ｃに編集後のユーザ情報を送信する（ステップＳ１１２）。
【０１１８】
複合機２０ａ〜２０ｃに登録されている編集前のユーザ情報は、複合機２０ａ〜２０ｃにより、編集後のユーザ情報で更新される。ステップＳ１１２の処理の後、図１４のステップＳ１０６以降の処理が実行される。
【０１１９】
図１５のステップＳ１０９において、ユーザ情報の編集指示を受け付けていない場合（ステップＳ１０９においてＮＯの場合）、選択受付部１５ｂは、情報管理装置１０の管理者等からユーザ情報の登録指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ１１３）。具体的には、選択受付部１５ｂは、図４に示した受付画面４０において、情報管理装置１０の管理者等のマウス等の操作により、登録ボタン４３ｂが押下されたか否かを判定する。
【０１２０】
ユーザ情報の登録指示を受け付けた場合（ステップＳ１１３においてＹＥＳの場合）、選択受付部１５ｂは、図７、図９で説明したようにして、ユーザ情報を登録する複合機２０ａ〜２０ｃ、及び、登録するユーザ情報の指定を受け付ける（ステップＳ１１４）。
【０１２１】
その後、選択受付部１５ｂは、指定されたユーザ情報を、指定された複合機２０ａ〜２０ｃの情報に対応付けて登録ユーザデータ１４ａに記憶する（ステップＳ１１５）。そして、通信部１３は、指定されたユーザ情報を、指定された複合機２０ａ〜２０ｃに送信する（ステップＳ１１６）。
【０１２２】
送信されたユーザ情報は、そのユーザ情報を受信した複合機２０ａ〜２０ｃにより登録される。そして、ステップＳ１１６の処理の後、図１４のステップＳ１０６以降の処理が実行される。
【０１２３】
ステップＳ１１３において、ユーザ情報の登録指示を受け付けていない場合（ステップＳ１１３においてＮＯの場合）、図１６に示すように、選択受付部１５ｂは、情報管理装置１０の管理者等からユーザ情報の削除指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ１１７）。具体的には、選択受付部１５ｂは、図４に示した受付画面４０において、情報管理装置１０の管理者等のマウス等の操作により、削除ボタン４３ｄが押下されたか否かを判定する。
【０１２４】
ユーザ情報の削除指示を受け付けた場合（ステップＳ１１７においてＹＥＳの場合）、選択受付部１５ｂは、情報管理装置１０の管理者等から、ユーザ情報を削除する複合機２０ａ〜２０ｃ、及び、削除するユーザ情報の指定を受け付ける（ステップＳ１１４）。
【０１２５】
具体的には、選択受付部１５ｂは、図４に示す受付画面４０において、情報管理装置１０の管理者等がマウス等の操作により複合機ノード４１ａ〜４１ｃを押下したことを検出することにより、ユーザ情報を削除する複合機２０ａ〜２０ｃの指定を受け付ける。
【０１２６】
同様に、選択受付部１５ｂは、図４に示す受付画面４０において、情報管理装置１０の管理者等がマウス等の操作によりユーザノード４２ａ〜４２ｃを押下したことを検出することにより、削除するユーザ情報の指定を受け付ける。
【０１２７】
その後、選択受付部１５ｂは、指定された複合機２０ａ〜２０ｃの情報に対応付けて登録ユーザデータ１４ａに記憶されている指定されたユーザ情報を、登録ユーザデータ１４ａから削除する（ステップＳ１１９）。
【０１２８】
そして、通信部１３は、指定されたユーザ情報の削除を指示する制御データを、指定された複合機２０ａ〜２０ｃに送信する（ステップＳ１２０）。その制御データを受信した複合機２０ａ〜２０ｃは、登録しているユーザ情報を削除する。ステップＳ１２０の処理の後、図１４のステップＳ１０６以降の処理が実行される。
【０１２９】
ステップＳ１１７において、ユーザ情報の削除指示を受け付けなかった場合（ステップＳ１１７においてＮＯの場合）、選択受付部１５ｂは、この情報管理処理の終了指示を情報管理装置１０の管理者等から受け付けたか否かを判定する（ステップＳ１２１）。
【０１３０】
情報管理処理の終了指示を受け付けていない場合（ステップＳ１２１においてＮＯの場合）、図１４のステップＳ１０６以降の処理が実行される。情報管理処理の終了指示を受け付けた場合（ステップＳ１２１においてＹＥＳの場合）、この情報管理処理は終了する。
【０１３１】
なお、本発明は上述した実施形態に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲内で各種の変形、修正が可能である。
【０１３２】
例えば、本実施形態では、図１４のステップＳ１０１〜ステップＳ１０３で説明したように、複合機の選択基準の入力を受け付け、選択された複合機からのみユーザ情報を取得することとしたが、すべての複合機からユーザ情報を取得することとしてもよい。
【０１３３】
また、本実施形態では、選択受付部１５ｂは、情報管理装置１０の表示部１２に、図４に示したような受付画面４０を表示して、ユーザの追加やユーザ情報の編集、ユーザ情報の登録、ユーザ情報の削除の指示を情報管理装置１０の管理者等から受け付け、また、図１２、図１３に示したような受付画面７０、８０を表示して、複合機２０ａ〜２０ｃを選択する基準の指定を情報管理装置１０の管理者等から受け付けることとした。
【０１３４】
しかし、本発明はこれに限定されず、選択受付部１５ｂにＷｅｂサーバ機能を持たせ、ネットワーク３０を介して接続された複合機２０ａ〜２０ｃなどの画像形成装置や、パーソナルコンピュータなどの端末装置から、Ｗｅｂブラウザの操作により上述した各指示または基準の指定を受け付けることとしてもよい。
【０１３５】
この場合、選択受付部１５ｂは、ネットワーク３０を介して接続された画像形成装置の表示部や端末装置のモニタなどにＷｅｂブラウザを介して上記受付画面４０、７０、８０を表示させ、上述した各指示または基準の指定を受け付ける。これにより、情報管理装置１０の管理者等が情報管理装置１０から離れた場所にいたとしても、容易にユーザ情報の管理を行うことができる。
【符号の説明】
【０１３６】
１０…情報管理装置、１１…入力部、１２…表示部、１３…通信部、１４…記憶部、１４ａ…登録ユーザデータ、１４ｂ…複合機データ、１５…制御部、１５ａ…情報取得部、１５ｂ…選択受付部、１５ｃ…基準受付部、２０ａ〜２０ｃ…複合機、３０…ネットワーク、４０，５０，７０，８０〜８２…受付画面、４１ａ〜４１ｃ…複合機ノード、４２ａ〜４２ｃ…ユーザノード、４３ａ…ユーザ情報追加ボタン、４３ｂ…ユーザ情報編集ボタン、４３ｃ…登録ボタン、４３ｄ…削除ボタン、４４ａ，７３ａ，８３ａ…ＯＫボタン、４４ｂ，７３ｂ，８３ｂ…キャンセルボタン、４５ａ〜４５ｇ…エッジ、５１ａ〜５１ｅ…入力受付欄、６０…編集画面、６１ａ〜６１ｅ…編集受付欄、７１，７２…受付領域、７１ａ，７２ａ…無指定ボタン、７１ｂ，７１ｃ，７２ｂ〜７２ｄ，８１ａ〜８１ｃ，８２ａ，８２ｂ…指定ボタン。
【図１】
2014010528.tif 000003
【図２】
2014010528.tif 000004
【図３】
2014010528.tif 000005
【図４】
2014010528.tif 000006
【図５】
2014010528.tif 000007
【図６】
2014010528.tif 000008
【図７】
2014010528.tif 000009
【図８】
2014010528.tif 000010
【図９】
2014010528.tif 000011
【図１０】
2014010528.tif 000012
【図１１】
2014010528.tif 000013
【図１２】
2014010528.tif 000014
【図１３】
2014010528.tif 000015
【図１４】
2014010528.tif 000016
【図１５】
2014010528.tif 000017
【図１６】
2014010528.tif 000018