(57)【要約】【課題】ファクス受信に関する費用を登録するためのユーザの手間を軽減する仕組みを提供することを目的とする。【解決手段】ファクス受信を識別する識別情報を含む、文書のファクスに係る費用の登録画面を特定する特定情報を、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置に通知し、特定情報を介して情報処理装置より画面の表示要求を受け取った場合、特定情報に含まれる識別情報に基づき、文書を特定し、文書を取得し取得した文書の送信元番号に基づいて、文書のファクスの送信元が同じ文書の一覧を取得し、取得した一覧の含まれる文書分、情報処理装置に対して画面を表示し、画面を介して費用の登録要求を受け取る毎に、文書のファクスに係る費用を加算し、一覧に含まれるすべての文書に対する処理が終了した場合に、加算した費用を、ネットワークを介して通信可能なサーバ装置に登録する。【選択図】図１０
2014123922.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファクス受信を識別する識別情報を含む、文書のファクスに係る費用の登録画面を特定する特定情報を、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置に通知する通知手段と、
前記特定情報を介して前記情報処理装置より前記画面の表示要求を受け取った場合、前記特定情報に含まれる前記識別情報に基づき、前記ファクス受信に係る文書を特定し、前記文書を取得する文書取得手段と、
前記文書取得手段により取得された文書の送信元番号に基づいて、文書のファクスの送信元が同じ文書の一覧を取得する文書一覧取得手段と、
前記文書一覧取得手段により取得された前記一覧の含まれる文書分、前記情報処理装置に対して前記画面を表示し、
前記画面を介して費用の登録要求を受け取る毎に、文書のファクスに係る費用を加算し、前記一覧に含まれるすべての文書に対する処理が終了した場合に、前記加算した費用を、ネットワークを介して通信可能なサーバ装置に登録する登録手段と、
を有するファクス管理装置。
【請求項２】
ファクス送信を識別する識別情報を含む、文書のファクスに係る費用の登録画面を特定する特定情報を、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置に通知する通知手段と、
前記特定情報を介して前記情報処理装置より前記画面の表示要求を受け取った場合、前記特定情報に含まれる前記識別情報に基づき、前記ファクス送信に係る文書を特定し、前記文書を取得する文書取得手段と、
前記文書取得手段により取得された文書の送信先番号に基づいて、文書のファクスの送信先が同じ文書の一覧を取得する文書一覧取得手段と、
前記文書一覧取得手段により取得された前記一覧の含まれる文書分、前記情報処理装置に対して前記画面を表示し、
前記画面を介して費用の登録要求を受け取る毎に、文書のファクスに係る費用を加算し、前記一覧に含まれるすべての文書に対する処理が終了した場合に、前記加算した費用を、ネットワークを介して通信可能なサーバ装置に登録する登録手段と、
を有するファクス管理装置。
【請求項３】
前記通知手段は、前記特定情報を含むメールを前記情報処理装置に送信することで、前記特定情報を前記情報処理装置に通知する請求項１又は２記載のファクス管理装置。
【請求項４】
前記ファクス管理装置は、前記文書のファクスに係る処理を実行する画像処理装置である請求項１乃至３何れか１項記載のファクス管理装置。
【請求項５】
ファクス管理装置が実行する情報処理方法であって、
ファクス受信を識別する識別情報を含む、文書のファクスに係る費用の登録画面の特定情報を、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置に通知する通知ステップと、
前記特定情報を介して前記情報処理装置より前記画面の表示要求を受け取った場合、前記特定情報に含まれる前記識別情報に基づき、前記ファクス受信に係る文書を特定し、前記文書を取得する文書取得ステップと、
前記文書取得ステップにより取得された文書の送信元番号に基づいて、文書のファクスの送信元が同じ文書の一覧を取得する文書一覧取得ステップと、
前記文書一覧取得ステップにより取得された前記一覧の含まれる文書分、前記情報処理装置に対して前記画面を表示し、
前記画面を介して費用の登録要求を受け取る毎に、文書のファクスに係る費用を加算し、前記一覧に含まれるすべての文書に対する処理が終了した場合に、前記加算した費用を、ネットワークを介して通信可能なサーバ装置に登録する登録ステップと、
を含む情報処理方法。
【請求項６】
ファクス管理装置が実行する情報処理方法であって、
ファクス送信を識別する識別情報を含む、文書のファクスに係る費用の登録画面の特定情報を、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置に通知する通知ステップと、
前記特定情報を介して前記情報処理装置より前記画面の表示要求を受け取った場合、前記特定情報に含まれる前記識別情報に基づき、前記ファクス送信に係る文書を特定し、前記文書を取得する文書取得ステップと、
前記文書取得ステップにより取得された文書の送信先番号に基づいて、文書のファクスの送信先が同じ文書の一覧を取得する文書一覧取得ステップと、
前記文書一覧取得ステップにより取得された前記一覧の含まれる文書分、前記情報処理装置に対して前記画面を表示し、
前記画面を介して費用の登録要求を受け取る毎に、文書のファクスに係る費用を加算し、前記一覧に含まれるすべての文書に対する処理が終了した場合に、前記加算した費用を、ネットワークを介して通信可能なサーバ装置に登録する登録ステップと、
を含む情報処理方法。
【請求項７】
コンピュータに、
ファクス受信を識別する識別情報を含む、文書のファクスに係る費用の登録画面の特定情報を、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置に通知する通知ステップと、
前記特定情報を介して前記情報処理装置より前記画面の表示要求を受け取った場合、前記特定情報に含まれる前記識別情報に基づき、前記ファクス受信に係る文書を特定し、前記文書を取得する文書取得ステップと、
前記文書取得ステップにより取得された文書の送信元番号に基づいて、文書のファクスの送信元が同じ文書の一覧を取得する文書一覧取得ステップと、
前記文書一覧取得ステップにより取得された前記一覧の含まれる文書分、前記情報処理装置に対して前記画面を表示し、
前記画面を介して費用の登録要求を受け取る毎に、文書のファクスに係る費用を加算し、前記一覧に含まれるすべての文書に対する処理が終了した場合に、前記加算した費用を、ネットワークを介して通信可能なサーバ装置に登録する登録ステップと、
を実行させるためのプログラム。
【請求項８】
コンピュータに、
ファクス送信を識別する識別情報を含む、文書のファクスに係る費用の登録画面の特定情報を、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置に通知する通知ステップと、
前記特定情報を介して前記情報処理装置より前記画面の表示要求を受け取った場合、前記特定情報に含まれる前記識別情報に基づき、前記ファクス送信に係る文書を特定し、前記文書を取得する文書取得ステップと、
前記文書取得ステップにより取得された文書の送信先番号に基づいて、文書のファクスの送信先が同じ文書の一覧を取得する文書一覧取得ステップと、
前記文書一覧取得ステップにより取得された前記一覧の含まれる文書分、前記情報処理装置に対して前記画面を表示し、
前記画面を介して費用の登録要求を受け取る毎に、文書のファクスに係る費用を加算し、前記一覧に含まれるすべての文書に対する処理が終了した場合に、前記加算した費用を、ネットワークを介して通信可能なサーバ装置に登録する登録ステップと、
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクス管理装置、情報処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許事務所や法律事務所（以下、事務所）等では、顧客のために行った作業で発生した費用を顧客に請求することが行われている。この場合の請求は、顧客から依頼された案件単位で行われる場合が多い。この場合の案件とは、例えば、ある会社が他の会社と契約を締結することに関する契約案件や、ある会社が原告又は被告となっている訴訟に関する訴訟案件等が含まれる。
事務所では、案件単位での請求を行うために、案件毎に区別して費用を管理している。この場合の費用とは、例えば、ある作業を行うためにかかった人件費や、コピーやプリントで消費した用紙代、或いは、ファクス送受信にかかった通信費等が含まれる。
上述した案件毎の費用管理を行うにあたり、特に、ファクス受信に関する費用を登録するのに手間がかかるという問題がある。従来、ファクス受信に関する費用を登録するには、ユーザが、受信したファクス文書のページ数等から受信費用を計算し、受信したファクス文書がどの案件に関連するものかを特定し、更に、これらの作業に要した人件費を計算しなければならなかった。
特許文献１には、ファクス文書をユーザが振り分ける際の属性入力画面に直前で入力した属性を初期値に設定するシステムが開示されている。ファクス受信した文書を自動的にファイル化し、文書管理サーバに登録することも知られている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００１−２８２８１４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、ファクス受信等に関する費用の登録の手間を軽減する方法は知られておらず、ファクス受信等に関する費用の登録には依然としてユーザによる面倒な作業がファクス受信毎に必要となっている。
【０００５】
本発明はこのような問題点に鑑みなされたもので、ファクス受信又はファックス送信に関する費用を登録するためのユーザの手間を軽減する仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
そこで、本発明のファクス管理装置は、ファクス受信を識別する識別情報を含む、文書のファクスに係る費用の登録画面を特定する特定情報を、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置に通知する通知手段と、前記特定情報を介して前記情報処理装置より前記画面の表示要求を受け取った場合、前記特定情報に含まれる前記識別情報に基づき、前記ファクス受信に係る文書を特定し、前記文書を取得する文書取得手段と、前記文書取得手段により取得された文書の送信元番号に基づいて、文書のファクスの送信元が同じ文書の一覧を取得する文書一覧取得手段と、前記文書一覧取得手段により取得された前記一覧の含まれる文書分、前記情報処理装置に対して前記画面を表示し、前記画面を介して費用の登録要求を受け取る毎に、文書のファクスに係る費用を加算し、前記一覧に含まれるすべての文書に対する処理が終了した場合に、前記加算した費用を、ネットワークを介して通信可能なサーバ装置に登録する登録手段と、を有する。
【０００７】
また、本発明のファックス管理装置は、ファクス送信を識別する識別情報を含む、文書のファクスに係る費用の登録画面を特定する特定情報を、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置に通知する通知手段と、前記特定情報を介して前記情報処理装置より前記画面の表示要求を受け取った場合、前記特定情報に含まれる前記識別情報に基づき、前記ファクス送信に係る文書を特定し、前記文書を取得する文書取得手段と、前記文書取得手段により取得された文書の送信先番号に基づいて、文書のファクスの送信先が同じ文書の一覧を取得する文書一覧取得手段と、前記文書一覧取得手段により取得された前記一覧の含まれる文書分、前記情報処理装置に対して前記画面を表示し、前記画面を介して費用の登録要求を受け取る毎に、文書のファクスに係る費用を加算し、前記一覧に含まれるすべての文書に対する処理が終了した場合に、前記加算した費用を、ネットワークを介して通信可能なサーバ装置に登録する登録手段と、を有する。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、ファクス受信又はファックス送信に関する費用を登録するためのユーザの手間を軽減する仕組みを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】第１の実施形態の画像処理システムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】案件管理サーバのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】ＭＦＰのＨＤＤに記憶されるファクス受信管理リストの一例を示す図である。
【図５】案件管理サーバのＨＤＤに記憶される案件管理リストの一例を示す図である。
【図６Ａ】案件管理サーバのＨＤＤに記憶される文書管理リストの一例を示す図（その１）である。
【図６Ｂ】案件管理サーバのＨＤＤに記憶される文書管理リストの一例を示す図（その２）である。
【図７Ａ】案件管理サーバのＨＤＤに記憶される費用管理リストの一例を示す図（その１）である。
【図７Ｂ】案件管理サーバのＨＤＤに記憶される費用管理リストの一例を示す図（その２）である。
【図８】ＭＦＰがファクス受信した場合の一連の動作を説明するフローチャートである。
【図９】ステップＳ８１０で送信される通知メールの内容の一例を示す図である。
【図１０】ファクス受信した文書の内容をユーザが確認し、案件、種別、ファイル名、費用の登録を行う場合の、ＭＦＰの動作を説明するフローチャートである。
【図１１Ａ】ＰＣのディスプレイに表示される操作画面の一例を示す図（その１）である。
【図１１Ｂ】ＰＣのディスプレイに表示される操作画面の一例を示す図（その２）である。
【図１１Ｃ】ＰＣのディスプレイに表示される操作画面の一例を示す図（その３）である。
【図１２】一時費用情報リストの一例を示す図である。
【図１３】ＰＣのディスプレイに表示される操作画面の一例を示す図である。
【図１４】画像処理システムにおけるシーケンスの一例を示す図である。
【図１５】第２の実施形態の画像処理システムのシステム構成の一例を示す図である。
【図１６】ＭＦＰがファクス受信した場合のファクス管理サーバの一連の動作を説明するフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。
【００１１】
＜第１の実施形態＞
図１は、画像処理システムのシステム構成の一例を示す図である。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００上には、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０１、ＰＣ１０２、案件管理サーバ１０３が互いに通信可能に接続されている。ＭＦＰ１０１は、ファクス管理装置の一例である。ＰＣ１０２は、情報処理装置の一例である。案件管理サーバ１０３は、サーバ装置の一例である。
また、ＭＦＰ１０１は、ＰＳＴＮ（公衆電話回線網）１１０に接続され、図示しないファクス装置との間でファクス送受信を行うことができる。また、ＭＦＰ１０１は、Ｗｅｂサーバを有する。ＰＣ１０２は、Ｗｅｂブラウザを有する。これにより、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバが提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）に基づく画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザで表示する。そして、ＭＦＰ１０１は、ＭＦＰ１０１に対する操作指示を、Ｗｅｂブラウザを介してＰＣ１０２のユーザから受け付けることができる。また、ＭＦＰ１０１は、案件管理サーバ１０３が提供するＷｅｂサービスに対して、ＨＴＴＰ／ＨＴＴＰＳを用いて通信を行う。図１では、案件管理サーバ１０３がＬＡＮ１００上に存在する例を示したが、案件管理サーバ１０３はインターネット上に存在してもよい。また、案件管理サーバ１０３を、複数のサーバが連携して処理を行うクラウドサーバとして構成してもよい。
【００１２】
図２は、ＭＦＰ１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して読取制御や送信制御等の各種制御を行う。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０１の場合は、１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３又はＨＤＤ２１４）を用いてプログラムに基づき後述するフローチャートに示す各処理を実行するものとするが、他の態様であってもよい。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭ又はＨＤＤを協働させてプログラムに基づき後述するフローチャートに示す各処理を実行するようにすることもできる。
ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２２０と制御部２１０とを接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボード等が備えられている。
【００１３】
プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２１と制御部２１０とを接続する。プリンタ２２１で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２１において記録媒体上に印刷される。
スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２２と制御部２１０とを接続する。スキャナ２２２は、原稿上の画像を読み取って画像データ（画像ファイル）を生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０１は、スキャナ２２２で生成された画像データ（画像ファイル）をファイル送信又はメール送信することができる。
モデムＩ／Ｆ２１８は、モデム２２３と制御部２１０とを接続する。モデム２２３は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＰＳＴＮ１１０に接続する。モデム２２３は、ＰＳＴＮ１１０上のファクス装置との間でファクス通信を実行する。
ネットワークＩ／Ｆ２１９は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ２１９は、ＬＡＮ１００上の外部装置（ＰＣ１０２や案件管理サーバ１０３等）に画像データや各種情報を送信したり、ＬＡＮ１００上の外部装置から各種情報を受信したりする。
【００１４】
図３は、案件管理サーバ１０３のハードウェア構成の一例を示す図である。ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、案件管理サーバ１０３全体の動作を制御する。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。
ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（案件管理サーバ１０３）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、ＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００１５】
図４は、ＭＦＰ１０１のＨＤＤ２１４に記憶されるファクス受信管理リスト４００の一例を示す図である。ＭＦＰ１０１が文書をファクス受信すると、ファクス受信管理リスト４００に新たなレコードが追加され、ファクス受信に関する情報が管理される。
受信ＩＤ４０１は、各々のファクス受信を一意に示す情報である。受信ＩＤは、ファクス受信を識別する識別情報の一例である。保存場所４０２は、ファクス受信した文書が保存されている場所及び保存場所において文書に付与された文書ＩＤを示す情報である。保存場所４０２が「Ｓｅｒｖｅｒ＿０３０２」となっている場合は、ファクス受信した文書が案件管理サーバ１０３（のＨＤＤ３１４）に保存され、「０３０２」という文書ＩＤで管理されていることを示している。また、保存場所４０２が「Ｌｏｃａｌ＿０００１」となっている場合は、ファクス受信した文書がＭＦＰ１０１（のＨＤＤ２１４）に保存され、「０００１」という文書ＩＤで管理されていることを示している。
受信日時４０３は、文書をファクス受信した日時を示す情報である。受信費用４０４は、文書をファクス受信するのにかかった費用を示す情報である。枚数４０５は、ファクス受信した文書の枚数を示す情報である。ＭＦＰ１０１では、１枚の文書をファクス受信するのにかかる費用の単価（通信費や装置使用料を含む）が予め決められており、この単価と枚数４０５が示す枚数とから受信費用４０４が得られる。なお、ＭＦＰ１０１が複数の電話回線に接続されている場合、回線毎に異なる単価を設定できるようにしてもよい。送信元番号４０６は、ファクス受信した文書の送信元の電話番号を示す情報である。なお、送信元の電話番号毎に異なる単価が設定されていてもよい。
【００１６】
図５は、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶される案件管理リスト５００の一例を示す図である。ＭＦＰ１０１が設置されている事務所に対して顧客から新たな案件の依頼があると、案件管理リスト５００に新たなレコードが追加され、案件に関する情報が管理される。
案件ＩＤ５０１は、各々の案件を一意に示す情報である。案件名５０２は、案件の名称を示す情報である。顧客名５０３は、案件を依頼した顧客（会社、個人）の名称を示す情報である。電話番号５０４は、顧客の電話番号を示す情報である。担当者５０５は、事務所の所員（ＭＦＰ１０１のユーザ）のうち、各案件を担当する担当者を示す情報である。
【００１７】
図６Ａ、図６Ｂは、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶される文書管理リスト６００の一例を示す図である。文書ＩＤ６０１は、各々の文書を一意に示す情報である。文書名６０２は、文書の名称を示す情報である。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書には、ファクス受信した日時及びファクスの送信元番号に基づく文書名が自動付与される。例えば、「２０１２０３０１１２３０１０＿０３１１１１１１１１」は、０３−１１１１−１１１１の電話番号から送信され、２０１２年３月１日１２時３０分１０秒に受信されたことを意味する。
種別６０３は、文書の種別を示す情報である。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書には、「ファクス受信文書」という種別が付与される。案件ＩＤ６０４は、文書が関連する案件を示す情報である。例えば、文書ＩＤが「０３０１」の文書の案件ＩＤは「０２０３」となっており、図５を参照すると、この文書がＤ社の「訴訟」案件に関連するものであることが分かる。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書のうち、どの案件に関連するものであるかが特定されていない文書は、案件ＩＤが「‐」となっている。
【００１８】
顧客名６０５は、文書が関連する案件の顧客を示す情報である。文書に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の顧客が顧客名６０５によって示されている。また、文書がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合であっても、文書がどの顧客に関連するかが特定されていれば、顧客名６０５に顧客を示す情報が格納される。
担当者６０６は、文書が関連する案件を担当する担当者を示す情報である。文書に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の担当者が担当者６０６によって示されている。また、文書がＭＦＰ１０１から転送されたものであって、文書がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合は、担当者６０６にＭＦＰ１０１を示す情報が格納される。
なお、文書管理リスト６００で管理される文書は、ＭＦＰ１０１がファクス受信したものに限らない。例えば、ＭＦＰ１０１のスキャナ２２２で原稿を読み取って生成された画像データも文書管理リスト６００で管理される。更には、ＰＣ１０２にインストールされた文書作成アプリケーションで作成されたアプリケーションデータも文書管理リスト６００で管理される。
【００１９】
図７Ａ、図７Ｂは、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶される費用管理リスト７００の一例を示す図である。費用ＩＤ７０１は、各々の費用を一意に示す情報である。日時７０２は、費用が発生した日時を示す情報である。種別７０３は、費用の種別（費用が発生した作業の内容）を示す情報である。
費用７０４は、費用の請求金額を示す情報である。案件ＩＤ７０５は、費用が関連する案件を示す情報である。この情報により、費用が案件毎に区別して管理される。例えば、費用ＩＤが「０４０１」の費用の案件ＩＤは「０２０３」となっており、図５を参照すると、この費用がＤ社の「訴訟」案件に関連するものであることが分かる。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書のうち、どの案件に関連するものであるかが特定されていない文書のファクス受信費用は、案件ＩＤが「‐」となっている。
【００２０】
顧客名７０６は、費用が関連する案件の顧客を示す情報である。費用に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の顧客が顧客名７０６によって示されている。また、費用がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合であっても、費用がどの顧客に関連するかが特定されていれば、顧客名７０６に顧客を示す情報が格納される。
担当者７０７は、費用が関連する案件を担当する担当者を示す情報である。費用に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の担当者が担当者７０７によって示されている。また、文書がＭＦＰ１０１から転送されたものであって、費用がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合は、担当者７０７にＭＦＰ１０１を示す情報が格納される。
関連文書ＩＤ７０８は、費用が発生した作業に関連する文書を示す情報である。例えば、費用ＩＤが「０４０２」となっている費用には、関連文書ＩＤとして「０３０２」が格納されており、図６の文書管理リスト６００において「０３０２」の文書ＩＤで管理される文書をファクス受信したことにより発生した費用であることが分かる。「打合せ」のように、関連する文書が存在しない場合は、関連文書ＩＤに「‐」が格納される。
【００２１】
図８は、ＭＦＰ１０１がファクス受信した場合の一連の動作を説明するフローチャートである。上述したように図８のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶されたプログラムを実行することにより実現される。
ステップＳ８０１では、ＣＰＵ２１１は、ＰＳＴＮ１１０を介して送信されてきた文書をファクス受信する。ステップＳ８０２では、ＣＰＵ２１１は、ファクス受信した文書の枚数に基づき、受信費用を算出する。受信費用の算出は、１枚あたりの単価に枚数を乗じる方法や、枚数と費用を対応付けたテーブルから枚数に応じた費用を取得する方法が考えられるが、これらの方法以外の方法を採用してもよい。例えば、ＣＰＵ２１１は、枚数に関係なく、通話時間の長さに応じて受信費用を算出するようにしてもよい。
ステップＳ８０３では、ＣＰＵ２１１は、案件管理サーバ１０３に対して案件管理リスト５００を要求し、案件管理サーバ１０３から案件管理リスト５００を取得する。ステップＳ８０４では、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ８０１でファクス受信した文書の送信元番号が、ステップＳ８０３で取得した案件管理リスト５００の電話番号５０４に含まれるか否かを判定する。
ＣＰＵ２１１は、判定の結果、含まれる場合はステップＳ８０５に進み、含まれない場合はステップＳ８０８に進む。ステップＳ８０５では、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ８０１でファクス受信した文書を案件管理サーバ１０３に転送し、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に保存する。ステップＳ８０６では、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ８０５での文書の転送が成功したか否かを判定し、成功した場合はステップＳ８０７に進み、成功しなかった（失敗した）場合はステップＳ８０８に進む。
【００２２】
ステップＳ８０７では、ＣＰＵ２１１は、ファクス受信にかかった費用を費用管理リスト７００に登録する。より具体的に説明すると、ＣＰＵ２１１は、案件管理サーバ１０３に対して次の処理を行うように要求する。まず、ＣＰＵ２１１は、費用管理リスト７００に新たなレコードを追加するよう要求する。そして、ＣＰＵ２１１は、日時７０２にファクス受信の日時を、種別７０３に「ファクス受信」を、費用７０４にステップＳ８０２で算出した受信費用を、それぞれ格納するよう要求する。また、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ８０４の判定で一致した電話番号を基に、その電話番号に対応する顧客名を案件管理リスト５００から取得し、取得した顧客名を顧客名７０６に格納するよう要求する。なお、案件管理リスト５００からの顧客名の取得は、ＭＦＰ１０１が行ってもよいし、ＭＦＰ１０１から送信元番号を通知された案件管理サーバ１０３が行ってもよい。また、ＣＰＵ２１１は、顧客名７０６が示す顧客の案件が案件管理リスト５００に１件しかない場合は、その案件の案件ＩＤを案件ＩＤ７０５に格納するよう要求する。ＣＰＵ２１１は、顧客名７０６が示す顧客の案件が複数存在する場合は、この段階ではまだ案件を特定することができないため、案件ＩＤ７０５に「‐」を格納するよう要求する。また、ＣＰＵ２１１は、顧客名７０６が示す顧客の案件が案件管理リスト５００に１件しかない場合は、その案件の担当者を担当者７０７に格納するよう要求する。ＣＰＵ２１１は、顧客名７０６が示す顧客の案件が案件管理リスト５００に複数存在し、かつ、各案件の担当者が同一である場合も、その担当者を担当者７０７に格納するよう要求する。ＣＰＵ２１１は、顧客名７０６が示す顧客の案件が複数存在し、かつ、各案件の担当者が異なる場合は、この段階ではまだ担当者を特定することができないため、担当者７０７に「ＭＦＰ１０１」を格納するよう要求する。また、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ８０５で文書を転送した際に案件管理サーバ１０３が発行した文書ＩＤを、関連文書ＩＤ７０８に格納するよう要求する。
【００２３】
一方、ステップＳ８０８では、ＣＰＵ２１１は、ファクス受信した文書をＭＦＰ１０１のＨＤＤ２１４に保存する。なお、ファクス受信文書は、案件管理サーバ１０３やＭＦＰ１０１に保存される前にＰＤＦファイルに変換されるものとするが、他のフォーマットに変換するようにしてもよい。
ステップＳ８０９では、ＣＰＵ２１１は、ファクス受信管理リスト４００に新たなレコードを追加し、保存場所４０２、受信日時４０３、受信費用４０４、枚数４０５、送信元番号４０６の情報をそれぞれ格納する。
ステップＳ８１０では、ＣＰＵ２１１は、文書をファクス受信したことをユーザに通知するため、及び、案件、種別、ファイル名、費用の登録を行うようにユーザに促すための通知メールを作成し、送信する。
【００２４】
図９は、ステップＳ８１０で送信される通知メールの内容の一例を示す図である。Ｆｒｏｍ９０１には、通知メールを送信するＭＦＰ１０１のメールアドレスが記述される。Ｔｏ９０２には、通知メールの宛先となるメールアドレスが記述される。通知メールの宛先は、以下のように決定される。
ステップＳ８０４において、ＣＰＵ２１１は、ファクス受信した文書の送信元番号が案件管理リスト５００に含まれると判定した場合は、一致した電話番号を基に、その電話番号に対応する顧客の案件を担当する担当者を案件管理リスト５００から取得する。そして、ＣＰＵ２１１は、取得した担当者のメールアドレスを図示しないテーブルから取得し、取得したメールアドレスをＴｏ９０２に記述する。なお、一致した電話番号に対応する顧客の案件が複数存在し、それらの担当者が異なる場合は、各担当者のメールアドレスがＴｏ９０２にそれぞれ記述される。一方、ＣＰＵ２１１は、ファクス受信した文書の送信元番号が案件管理リスト５００に含まれないと判定した場合は、管理者のメールアドレス又は事務所内のメーリングリストのメールアドレスをＴｏ９０２に記述する。
【００２５】
Ｓｕｂｊｅｃｔ９０３には、ファクス受信通知である旨のメッセージとファクス受信日時とが記述される。
ＵＲＬ９０４は、ファクス受信した文書の内容を確認し、案件、種別、ファイル名、費用の登録を行う場合に使用するＵＲＬである。ＵＲＬの文字列のうち、「ｍｆｐ１０１．ｘｘｘ．ｃｏｍ」がＭＦＰ１０１を示し、「ｓｅｔＥｘｐｅｎｓｅＦｏｒＦａｘ／ｖｉｅｗ．ｃｇｉ」が確認画面の表示を示している。確認画面は、登録画面の一例である。ＵＲＬは、特定情報の一例である。また、クエリ部分の「ｉｄ＝０１０１」は、ファクス受信管理リスト４００において「０１０１」の受信ＩＤで管理されているファクス受信を示している。ＵＲＬ９０５は、ファクス受信した文書の一覧を表示させる場合に使用するＵＲＬである。ＵＲＬの文字列のうち、「ｍｆｐ１０１．ｘｘｘ．ｃｏｍ」がＭＦＰ１０１を示し、「ｓｅｔＥｘｐｅｎｓｅＦｏｒＦａｘ／ｌｉｓｔ．ｃｇｉ」が一覧画面の表示を示している。添付ファイル９０６は、ステップＳ８０１でファクス受信した文書のサムネイル画像である。
【００２６】
図１０は、ファクス受信した文書の内容をユーザが確認し、案件、種別、ファイル名、費用の登録を行う場合の、ＭＦＰ１０１の動作を説明するフローチャートである。図１０のフローチャートは、図９の通知メールを受け取ったＰＣ１０２のユーザが、ＵＲＬ９０４を選択した場合に開始される。
ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザから確認画面の要求を受けたＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１は、ステップＳ１００１において、ＰＣ１０２のユーザの認証が済んでいるか否かを判定する。ＣＰＵ２１１は、ＷｅｂブラウザからのＨＴＴＰヘッダ含まれるセッション情報に基づいて判定を行う。ＣＰＵ２１１は、認証済みであればステップＳ１００５に進み、認証済みでなければステップＳ１００２に進む。ステップＳ１００２では、ＣＰＵ２１１は、ユーザからの認証情報の受け付けを行うための認証画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザに応答する。認証画面には、ユーザから認証情報を受け付けるためのＧＵＩコントロールが含まれる。
ステップＳ１００３では、ＣＰＵ２１１は、認証画面を介してユーザが入力した認証情報をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザから受信する。ステップＳ１００４では、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ１００３で受信した認証情報を案件管理サーバ１０３に送信し、案件管理サーバ１０３による認証が成功したか否かを判定する。ＣＰＵ２１１は、認証が成功した場合はステップＳ１００５に進み、認証が成功しなかった（失敗した）場合はステップＳ１００２に戻る。
【００２７】
ステップＳ１００５では、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ８０１でファクス受信した文書を取得する（文書取得）。例えば、図９のＵＲＬ９０４の場合、クエリ部分の「ｉｄ＝０１０１」がファクス受信管理リスト４００の受信ＩＤが「０１０１」であることを示している。そのため、ＣＰＵ２１１は、これに対応する保存場所４０２の情報「Ｓｅｒｖｅｒ＿０３０２」を取得する。そして、ＣＰＵ２１１は、この情報に従って、文書ＩＤが「０３０２」の文書を案件管理サーバ１０３に要求する。また、ＣＰＵ２１１は、図９のＵＲＬ９０４のクエリ部分が「ｉｄ＝０１０２」であれば、これに対応する保存場所４０２の情報「Ｌｏｃａｌ＿０００１」を取得する。そして、ＣＰＵ２１１は、この情報に従って、文書ＩＤが「０００１」の文書をＭＦＰ１０１のＨＤＤ２１４から読み出す。
ステップＳ１００６では、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ１００５で取得した文書の送信元番号４０６が同一のファクス受信の受信文書リストを取得する（文書一覧取得）。例えば、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ１００５で取得した文書の受信ＩＤが「０１０３」であれば、受信ＩＤ「０１０１」「０１０４」「０１０５」の受信文書リストを取得する。
【００２８】
ステップＳ１００７では、ＣＰＵ２１１は、案件管理サーバ１０３に対して案件管理リスト５００を要求し、案件管理サーバ１０３から案件管理リスト５００を取得する。ここでは、ＣＰＵ２１１は、案件管理リスト５００の全てを取得してもよいし、ステップＳ１００４で認証されたユーザが担当する案件のレコードのみを取得してもよい。ステップＳ１００８では、ＣＰＵ２１１は、図１１Ａ〜図１１Ｃに示すような確認画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザに応答する。後述するＳ１０１１の判定の処理、Ｓ１０１２、Ｓ１００８の処理により受信文書リストに含まれる文書分、確認画面が表示されることになる。
図１１Ａ、図１１Ｂ、図１１Ｃは、ＰＣ１０２のディスプレイに表示される操作画面の一例を示す図である。これらの画面は、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバが提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔに基づきＰＣ１０２のＷｅｂブラウザによって表示される。
案件名１１０１は、ステップＳ１００５で取得した文書の案件名を示す。例えば、ファクス受信管理リスト４００の受信ＩＤが「０１０３」のファクス受信は、送信元番号４０６が「０３−１１１１−１１１１」となっている。この電話番号を基に、案件管理リスト５００の電話番号５０４を参照すると、案件ＩＤが「０２０１」「０２０２」「０２０４」の案件が該当する。ここで、ステップＳ１００４で認証されたユーザが「ＵｓｅｒＡ」であるとすると、このユーザが担当する案件は「０２０１」と「０２０４」となる。この場合、図１１の画面の案件名１１０１では、「Ａ社との契約」「Ｅ社との契約」がプルダウン形式で選択可能となる。ファクス受信した文書が案件管理サーバ１０３に転送されていない場合は、案件管理リスト５００に含まれる案件のうち、ステップＳ１００４で認証されたユーザが担当する案件のすべてが選択可能となる。
【００２９】
種別１１０２は、ステップＳ１００５で取得された文書の種別を示す。種別１１０２は、案件管理サーバ１０３又はＭＦＰ１０１で予め決められている種別候補がプルダウン形式で選択可能となる。
文書名１１０３は、ステップＳ１００５で取得された文書の名称を示す。図１１の画面を最初に表示したときは、ステップＳ１００５で取得した文書に付与されている文書名が表示される。例えば、文書管理リスト６００の文書ＩＤ６０１が「０３０２」の文書がステップＳ１００５で取得された場合、文書名１１０３には「２０１２０３０１１２３０１０＿０３１１１１１１１１」が記述される。ユーザは、キーボード等を用いて任意の文字列を入力し、文書名を変更することができる。
受信費用１１０４は、ステップＳ１００５で取得した文書をファクス受信するためにかかった費用を示す。例えば、ファクス受信管理リスト４００の受信ＩＤが「０１０３」のファクス受信は受信費用４０４が「￥３０」となっているため、図１１の画面を最初に表示したときは、受信費用１１０４に「￥３０」が表示される。ユーザは、キーボード等を用いて金額を入力し、費用を変更することができる。
【００３０】
確認費用１１０５は、図１１の画面を用いたファクス確認作業のためにかかった費用を示す。確認費用１１０５の下方には、図１１の画面が表示されたときからの経過時間（作業時間）が示されており、時間が経過するにつれて確認費用１１０５が更新（加算）されていく。なお、作業時間を一時的に止めることができるようにしてもよい。
受信費用合計１１０６は、ステップＳ１０１２で加算された受信費用の合計を示す。例えば、ファクス受信管理リスト４００の受信ＩＤが「０１０３」の文書登録を実行した後、受信ＩＤ「０１０４」が図１１Ｂの画面に表示される。この場合、受信ＩＤ「０１０３」の受信費用「￥３０」（図１１Ａの１１０４）と受信ＩＤ「０１０４」の受信費用「￥５０」（図１１Ｂの１１０４）との合計「￥８０」が表示される。その後、登録ボタン１１１０が押下され、次の受信ＩＤ「０１０４」を表示した確認画面が図１１Ｃである。
確認費用合計１１０７は、ステップＳ１０１２で加算された確認費用の合計を示す。
登録ボタン１１１０は、図１１の画面を介してユーザが入力した情報を案件管理サーバ１０３に登録し次の文書を確認する場合に操作される。削除ボタン１１１１は、ファクス受信した文書を削除し、費用登録も行わない場合に操作される。印刷ボタン１１１２は、ステップＳ１００５で取得した文書を印刷する場合に操作される。領域１１０８には、ステップＳ１００５で取得した文書がプレビュー表示される。操作キー１１０９は、プレビュー表示する文書のページを切り替える場合に使用される。
【００３１】
図１０の説明に戻り、ステップＳ１００９では、ＣＰＵ２１１は、ユーザからの指示が「登録」であるか否かを判定する。つまり、ＣＰＵ２１１は、ユーザから登録要求があったか否かを判定する。ＣＰＵ２１１は、登録ボタン１１１０が操作された場合は、ユーザからの指示が「登録」であると判定してステップＳ１０１０に進み、そうでなければステップＳ１０１５に進む。
ステップＳ１０１０では、ＣＰＵ２１１は、図１１の画面で指定された案件名１１０１、種別１１０２、文書名１１０３の文書情報を案件管理サーバ１０３に送信する。これを受けた案件管理サーバ１０３は、案件名１１０１が示す案件の案件ＩＤを文書管理リスト６００の案件ＩＤ６０４に格納する。また、案件管理サーバ１０３は、種別１１０２及び文書名１１０３を、文書管理リスト６００の種別６０３及び文書名６０２にそれぞれ格納する。また、案件管理サーバ１０３は、案件名１１０１が示す案件の案件ＩＤを、費用管理リスト７００の案件ＩＤ７０５に格納する。また、案件管理サーバ１０３は、ステップＳ１００４で行われた認証により特定された担当者を、費用管理リスト７００の担当者７０７に格納する。なお、ファクス受信した文書が、案件管理サーバ１０３に転送されていない（ＭＦＰ１０１に保存されている）場合は、ステップＳ１０１０で、ＣＰＵ２１１は、前記文書を案件管理サーバ１０３に転送する。
【００３２】
ステップＳ１０１１では、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ１００６で取得した送信元番号が同一な受信文書リストの次の文書が存在するかどうか判断する。次の文書が存在する場合、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ１０１２へ移る。すべての文書の操作を終了した場合、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ１０１３へ移る。
ステップＳ１０１２では、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ１０１０でユーザが確認した受信費用１１０４の情報（受信費用情報）をユーザが選択した案件ＩＤに紐づけて一時保存する。このとき同案件ＩＤが存在する場合は、ＣＰＵ２１１は、受信費用情報を加算する。同様にＣＰＵ２１１は、確認費用についても案件名毎に合計を加算し一時保存する。ファクス受信管理リスト４００の受信ＩＤが「０１０３」「０１０４」「０１０５」の確認画面を確認した直後の一時費用情報リストが図１２である。複数のファクス受信を確認した後、登録する費用情報をまとめることができる。ステップＳ１０１２の処理が終わると、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ１００８の処理に進む。
ステップＳ１０１３では、ＣＰＵ２１１は、図１２の一時費用情報リストに加算された受信費用合計１６０２及び確認費用合計１６０３を案件管理サーバ１０３に送信する。これを受けた案件管理サーバ１０３は、費用管理リスト７００に「ファクス受信」として既に作成されているレコードの費用７０４を削除する。そして、案件管理サーバ１０３は、「ファクス受信」として再度レコードを作成し、一時費用情報の案件ＩＤ１６０１を案件ＩＤ７０５に受信費用合計１６０２の金額を費用７０４に格納する。また、案件管理サーバ１０３は、費用管理リスト７００に「ファクス確認」のレコードを新たに作成し、一時費用情報の案件ＩＤ１６０１を案件ＩＤ７０５に確認費用合計１６０３の金額を費用７０４に格納する。なお、このレコードの日時７０２には、ステップＳ１０１３が実行された日時が格納される。
ステップＳ１０１４では、ＣＰＵ２１１は、登録が完了したことを示す登録完了画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザに応答する。
【００３３】
ステップＳ１０１５では、ＣＰＵ２１１は、ユーザからの指示が「削除」であるか否かを判定する。ＣＰＵ２１１は、削除ボタン１１１１が操作された場合、ユーザからの指示が「削除」であると判定してステップＳ１０１６に進み、そうでない場合、ステップＳ１０１８に進む。
ステップＳ１０１６では、ＣＰＵ２１１は、案件管理サーバ１０３又はＭＦＰ１０１に保存されている文書を削除する。このとき、ＣＰＵ２１１は、ファクス受信管理リスト４００、文書管理リスト６００、及び費用管理リスト７００に含まれるレコードのうち、削除された文書に関連するものを全て削除するようにしてもよい。ステップＳ１０１７では、ＣＰＵ２１１は、削除が完了したことを示す削除完了画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザに応答する。
ステップＳ１０１８では、ＣＰＵ２１１は、ユーザからの指示が「印刷」であるか否かを判定する。ＣＰＵ２１１は、印刷ボタン１１１２が操作された場合はユーザからの指示が「印刷」であると判定してステップＳ１０１９に進み、そうでなければステップＳ１００９に戻る。
ステップＳ１０１９では、ＣＰＵ２１１は、ステップＳ１００５で取得した文書をプリンタ２２１で印刷する。なお、ＣＰＵ２１１は、このとき印刷にかかった費用を案件管理サーバ１０３に通知し、費用管理リスト７００に新たなレコードを作成するようにしてもよい。
【００３４】
図１３は、ＰＣ１０２のディスプレイに表示される操作画面の一例を示す図である。図１３の画面は、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバが提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔに基づきＰＣ１０２のＷｅｂブラウザによって表示される。また、図１３の画面は、図９の通知メールを受け取ったＰＣ１０２のユーザが、ＵＲＬ９０５を選択した場合に表示される。なお、図１３の画面を表示する場合にも、図１０のステップＳ１００１からＳ１００４までの認証処理は必要である。
図１３の画面には、ファクス受信管理リスト４００で管理されているファクス受信の一覧が表示される。ユーザが任意のファクス受信を選択して削除ボタン１２０１を操作すると、ファクス受信した文書が削除される。また、ユーザが更新ボタン１２０２を操作すると、最新のファクス受信管理リスト４００が読み込まれ、図１３の画面が更新される。なお、図１３の画面において、各行には、図１１の画面を表示させるためのリンク（ＵＲＬ９０４）が埋め込まれており、図１３の画面から図１１の画面に遷移させることができる。ＣＰＵ２１１は、ファクス受信管理リスト４００の送信元番号４０６及び案件管理リスト５００の担当者５０５に基づき、ステップＳ１００４で認証されたユーザに関連するレコードのみをファクス受信管理リスト４００から抽出する。そして、ＣＰＵ２１１は、図１３の画面に表示されるようにしてもよい。更に、ＣＰＵ２１１は、送信元番号を基に案件管理リスト５００から顧客名を取得し、リスト表示をグループ化してもよい。また、ユーザが確認ボタン１２０３を操作すると各グループの先頭文書に対する図１１の画面に遷移される。
【００３５】
次に、各管理リストが図４、図５、図６Ａ、図７Ａに示す状態にあるときに、ユーザが、図９のＵＲＬ９０４を用いて案件、種別、ファイル名、費用の登録を行った場合の全体動作を、図１４のシーケンス図を用いて説明する。
ステップＳ１３０１では、図９のＵＲＬ９０４に基づきＰＣ１０２のＷｅｂブラウザがＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバに確認画面を要求する。この要求は画面の表示要求の一例である。これを受けたＭＦＰ１０１は、ＰＣ１０２のユーザが認証済みでないと判定し、ステップＳ１３０２で認証画面を応答する（Ｓ１００２）。ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザにより表示された認証画面を介してユーザが入力した認証情報は、ステップＳ１３０３においてＭＦＰ１０１に送信される（Ｓ１００３）。
ステップＳ１３０４において、ＭＦＰ１０１は、ＰＣ１０２から受信した認証情報を案件管理サーバ１０３に送信する。ステップＳ１３０５において、案件管理サーバ１０３は、受信した認証情報に基づいて認証を行い、認証結果（認証成功の旨）をＭＦＰ１０１に送信する（Ｓ１００４）。
【００３６】
ＭＦＰ１０１は、ＵＲＬ９０４のクエリ部分「ｉｄ＝０１０１」に基づき、ファクス受信管理リスト４００のレコードのうち、受信ＩＤ４０１が「０１０１」のものを特定する。そして、ＭＦＰ１０１は、特定したレコードの保存場所４０２の情報「Ｓｅｒｖｅｒ＿０３０２」を取得する。この情報は、文書に「０３０２」という文書ＩＤが付与され、案件管理サーバ１０３に保存されていることを示している。そのため、ステップＳ１３０６において、ＭＦＰ１０１は、「０３０２」という文書ＩＤの文書を案件管理サーバ１０３に要求する（Ｓ１００５）。
ステップＳ１３０７では、案件管理サーバ１０３が、指定された文書をＭＦＰ１０１に応答する。ステップＳ１３０８では、ＭＦＰ１０１が、案件管理サーバ１０３に対して案件管理リスト５００を要求する（Ｓ１００７）。ステップＳ１３０９では、案件管理サーバ１０３が案件管理リスト５００をＭＦＰ１０１に応答する。
【００３７】
ステップＳ１３１０では、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバが、ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザに対して確認画面を応答する（Ｓ１００８）。ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザは、図１１に示す確認画面を表示する。ユーザが図１１に示した内容を入力した状態で登録ボタン１１１０を操作すると、ステップＳ１３１１では、ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザは、登録の指示及び入力内容をＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバに送信する。これを受けたＭＦＰ１０１は、ステップＳ１３１２で、案件管理サーバ１０３に対する文書情報の登録を行う（Ｓ１０１０）。また、ステップＳ１３１３で、ＭＦＰ１０１は、案件管理サーバ１０３に対する費用の登録を行う（Ｓ１０１３）。また、ステップＳ１３１４で、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバは、ＰＣ１０２のＷｅｂサーバに登録完了画面を応答する。
【００３８】
以上の処理を行った結果、図６Ａに示す文書管理リスト６００及び図７Ａに示す費用管理リスト７００は、図６Ｂ及び図７Ｂに示す状態へとそれぞれ変化する。より具体的には、文書管理リスト６００では、文書ＩＤ６０１が「０３０２」となっているレコードの文書名６０２が、「２０１２０３０１１２３０１０＿０３１１１１１１１１」から「Ｃｏｎｔｒａｃｔ＿２０１２０３０１」へと変更される。また、同レコードの種別６０３が「ファクス受信文書」から「契約書」へと変更される。また、同レコードの案件ＩＤ６０４が「‐」から「０２０１」へと変更される。また、同レコードの担当者６０６が「ＭＦＰ１０１」から「ＵｓｅｒＡ」へと変更される。文書管理リスト６００では、文書ＩＤ６０１が「０３０３」となっているレコードの文書名６０２が、「２０１２０３０１１７３０２０＿０３１１１１１１１１」から「Ｃｏｎｔｒａｃｔ＿２０１２０３０１」へと変更される。また、同レコードの種別６０３が「ファクス受信文書」から「契約書」へと変更される。また、同レコードの案件ＩＤ６０４が「‐」から「０２０１」へと変更される。また、同レコードの担当者６０６が「ＭＦＰ１０１」から「ＵｓｅｒＡ」へと変更される。文書ＩＤ６０１が「０３０４」となっているレコードの文書名６０２が、「２０１２０３０２１８２５１０＿０３１１１１１１１１」から「Ｓｈｅｅｔ＿２０１２０３０２」へと変更される。また、同レコードの種別６０３が「ファクス受信文書」から「資料」へと変更される。また、同レコードの案件ＩＤ６０４が「‐」から「０２０１」へと変更される。また、同レコードの担当者６０６が「ＭＦＰ１０１」から「ＵｓｅｒＡ」へと変更される。文書ＩＤ６０１が「０３０５」となっているレコードの文書名６０２が、「２０１２０３０２２０１００５＿０３１１１１１１１１」から「Ｃｏｎｔｒａｃｔ＿２０１２０３０２」へと変更される。また、同レコードの種別６０３が「ファクス受信文書」から「契約書」へと変更される。また、同レコードの案件ＩＤ６０４が「‐」から「０２０２」へと変更される。また、同レコードの担当者６０６が「ＭＦＰ１０１」から「ＵｓｅｒＡ」へと変更される。
【００３９】
費用管理リスト７００では、費用ＩＤが「０４０２」となっているレコードの案件ＩＤ７０５が「‐」から「０２０１」へと変更される。また、同レコードの担当者７０７が「ＭＦＰ１０１」から「ＵｓｅｒＡ」へと変更される。また、費用ＩＤ７０１「０４０３」「０４０５」「０４０６」が削除され、費用ＩＤ７０１「０４０７」「０４０９」が新たに作成される。新たに作成されたレコード「０４０７」の案件ＩＤ７０５には「０２０１」、費用７０４には、受信費用合計１６０２の「￥８０」が格納される。
更に、費用管理リスト７００では、費用ＩＤ７０１が「０４０８」「０４１０」のレコードが新たに作成される。新たに作成されたレコード「０４０８」の日時７０２には、登録処理が行われた日時が格納される。また、同レコードの種別７０３には「ファクス確認」が格納される。また、同レコードの費用７０４には、確認費用合計１６０３の「￥７０」が格納される。また、同レコードの案件ＩＤ７０５には「０２０１」が格納される。また、同レコードの顧客名７０６には「Ｃ社」が格納される。また、同レコードの担当者７０７には「ＵｓｅｒＡ」が格納される。また、同レコードの関連文書ＩＤ７０８には「０３０３」「０３０４」が格納される。
【００４０】
以上説明したように、第１の実施形態では、ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書のうち、送信元番号が案件管理リスト５００に含まれるものを、自動的に案件管理サーバ１０３に転送する。ＭＦＰ１０１は、ファクス受信した文書の送信元番号から顧客を特定すると共に、特定した顧客に対応するユーザを特定し、特定したユーザに通知メールを送信する。通知メールを受け取ったユーザは、送信元番号毎に確認する文書順序、図１１の画面遷移を決定することでファクス受信した文書の内容の確認、及び、案件、種別、ファイル名、費用の登録を簡単に行うことができる。更に、ＭＦＰ１０１は、ユーザの選択した案件情報を基に、連続した費用情報を加算し、すべての文書を確認後、まとめて費用情報を登録することで、費用請求作業を容易に行うことができる。
本実施形態では、ファクス受信した文書の費用情報登録を例に示したが、ファクス送信の費用情報登録においても適用することができる。
つまり、ＭＦＰ１０１がファクス送信した文書のうち、送信先番号が案件管理リストに含まれるものを、自動的に案件管理サーバ１０３に転送する。ＭＦＰ１０１は、ファクス送信した文書の送信先番号から顧客を特定すると共に、特定した顧客に対応するユーザを特定し、特定したユーザに通知メールを送信する。通知メールを受け取ったユーザは、送信先番号毎に確認する文書順序、図１１のような画面遷移を決定することでファクス送信した文書の内容の確認、及び、案件、種別、ファイル名、費用の登録を簡単に行うことができる。更に、ＭＦＰ１０１は、ユーザの選択した案件情報を基に、連続した費用情報を加算し、すべての文書を確認後、まとめて費用情報を登録することで、費用請求作業を容易に行うことができる。
【００４１】
＜第２の実施形態＞
次に、第２の実施形態について説明する。第２の実施形態では、ファクス受信を行うＭＦＰ１０１とは別のファクス管理サーバ１０４が、ファクス受信の管理、案件管理サーバ１０３への文書の転送、ＰＣ１０２への画面の提供、案件管理サーバ１０３への文書情報及び費用の登録を行う。ファクス管理サーバ１０４は、ファクス管理装置の一例である。
図１５は、画像処理システムのシステム構成の一例を示す図である。図１に示す画像処理システムとの違いは、ＬＡＮ１００上にファクス管理サーバ１０４が備えられている点である。ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書は、すべてファクス管理サーバ１０４に転送される。ファクス管理サーバ１０４のハードウェア構成は、図３に示した案件管理サーバ１０３のハードウェア構成と同様である。ファクス管理サーバ１０４のＣＰＵが、ファクス管理サーバ１０４のＨＤＤ等に記憶されているプログラムに基づき処理を実行することによって、ファクス管理サーバ１０４の機能及び後述するファクス管理サーバ１０４のフローチャートに係る処理が実現される。
【００４２】
図１６は、ＭＦＰ１０１がファクス受信した場合のファクス管理サーバ１０４の一連の動作を説明するフローチャートである。図１６のフローチャートは、図８のフローチャートに対応するものである。上述したように、図１６のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ファクス管理サーバ１０４のＣＰＵ３１１がＨＤＤ３１４に記憶されたプログラムを実行することにより実現される。
図１６のフローチャートを図８のフローチャートと対比すると、ステップＳ８０１の代わりにステップＳ１５０１が含まれていることが分かる。
ステップＳ１５０１では、ＣＰＵ３１１は、ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書及び受信情報（受信枚数や送信元番号等、ファクス受信管理リスト４００で管理される情報）を、ＭＦＰ１０１から受信する。ステップＳ８０２乃至Ｓ８１０については、図８で説明した処理と同様の処理をＭＦＰ１０１の代わりにファクス管理サーバ１０４が実行する。
また、第２の実施形態において、ファクス受信した文書の内容をユーザが確認し、案件、種別、ファイル名、費用の登録を行う場合は、図１０で説明した処理と同様の処理をＭＦＰ１０１の代わりにファクス管理サーバ１０４が実行する。但し、ステップＳ１０１９における文書の印刷については、ファクス管理サーバ１０４がＭＦＰ１０１に文書を送信し、ＭＦＰ１０１のプリンタ２２１で印刷させるようにしている。
【００４３】
以上説明したように、第２の実施形態では、ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書のうち、送信元番号が案件管理リスト５００に含まれるものを、ファクス管理サーバ１０４が自動的に案件管理サーバ１０３に転送する。ファクス管理サーバ１０４は、ファクス受信した文書の送信元番号から顧客を特定すると共に、特定した顧客に対応するユーザを特定し、特定したユーザにファクス管理サーバ１０４が通知メールを送信する。通知メールを受け取ったユーザは、送信元番号毎に確認する文書順序、図１１の画面遷移を決定することでファクス受信した文書の内容の確認、及び、案件、種別、ファイル名、費用の登録を簡単に行うことができる。更に、ファクス管理サーバ１０４は、ユーザの選択した案件情報を基に、連続した費用情報を加算し、すべての文書を確認後、まとめて費用情報を登録することで、費用請求作業を容易に行うことができる。
本実施形態では、ファクス受信した文書の費用情報登録を例に示したが、更に、ファクス送信の費用情報登録においても適用することができる。
なお、第１及び第２の実施形において、顧客によっては１つ１つの作業にかかる費用を計上するのではなく、特定期間（例えば１年）を定額で契約している場合もある。このような場合は、案件管理リスト５００の案件に「費用登録しない」旨のフラグを付けて管理させ、ＭＦＰ１０１又はファクス管理サーバ１０４は、このフラグが付されている案件については、案件管理サーバ１０３への費用登録を行わないようにしてもよい。
【００４４】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【００４５】
以上、上述した各実施形態によれば、ファクス受信又はファックス送信に関する費用を登録するためのユーザの手間を軽減する仕組みを提供することができる。
【００４６】
以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６Ａ】
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【図６Ｂ】
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【図７Ａ】
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【図７Ｂ】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１Ａ】
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【図１１Ｂ】
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【図１１Ｃ】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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