(57)【要約】【課題】会議等で配布した機密性の高いドキュメントを、物理的に持ち帰れないようにする。【解決手段】ネットワークを介して入退管理サーバ１００と接続するＭＦＰ１０は、会議のための資料である文書を読み取る読取部１９と、前記文書を回収する回収手段１９ａと、前記文書の回収後、前記入退管理サーバ１００に退出用コードのダウンロードを要求する制御管理部１４と、前記退出用コードの画像形成を行う記録部１８と、を有する。前記退出用コードは、前記会議の開かれていた場所から外部に出る際に通る入退場ゲート２０を開けるためのものである。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して入退管理サーバと接続する画像形成装置であって、
会議のための資料である文書を読み取る読取手段と、
前記文書を回収する回収手段と、
前記文書の回収後、前記入退管理サーバに退出用コードのダウンロードを要求する制御手段と、
前記退出用コードの画像形成を行う記録手段と、を有し、
前記退出用コードは、前記会議の開かれていた場所から外部に出る際に通る入退場ゲートを開けるためのものである
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記画像形成装置は、ネットワークを介して文書サーバに接続し、
前記記録手段は、前記文書サーバから前記文書をダウンロードし、前記会議を特定するための会議情報を付加して画像形成を行い、
前記制御手段は、前記読取手段により読み取られた前記会議情報に基づいて読み取った文書の会議を特定して、回収すべき会議の資料との同一性を確認し、
ことを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記画像形成装置は、ネットワークを介してユーザ認証サーバに接続し、
前記ユーザ認証サーバに問い合わせてユーザを認証する認証手段を有し、
前記制御手段は、前記文書から読み取った認証コードにより特定されるユーザと、前記認証手段により認証されたユーザとが、一致するか否かを確認する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記制御手段は、前記記録手段が前記退出用コードの画像形成を２回行うと、前記入退管理サーバに退出用コードの無効化を要求することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記入退管理サーバは、前記回収手段が回収した文書が同一のものである場合でも、異なる退出用コードを発行することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置に関し、特に、機密性の高い文書を確実に回収する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
機密性の高いドキュメントが会議で配布されたあと、配布された会議資料を会議終了時に確実に回収するために、配布された会議資料をスキャナで読み取らせることで、回収が確実に行われたかどうかを確認する技術が知られている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
特許文献１には、配布した印刷物を回収した際に、すべての印刷物が回収されたかどうかを確認するために、複写機の自動給紙装置とスキャナを用い、資料から識別情報を読み取ることが記載されている。特許文献１は、読み取った識別情報と、別に記憶されている識別情報とを比較して、配付資料の返却状態を検出する。すべての印刷出力が回収できたかどうかを容易に確認でき、未回収の場合はメール等で警告を行うことができる。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１では、会議後の回収を確認するのみにとどまっていた。回収されていないことが確認できたとしても、回収できていない参加者に物理的に持ち帰られてしまう可能性があるという問題があった。
【０００５】
本発明は、上記実情に鑑みてなされたものであって、会議等で配布した機密性の高いドキュメントを、物理的に持ち帰れないようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するためになされた本発明によれば、ネットワークを介して入退管理サーバと接続する画像形成装置であって、会議のための資料である文書を読み取る読取手段と、前記文書を回収する回収手段と、前記文書の回収後、前記入退管理サーバに退出用コードのダウンロードを要求する制御手段と、前記退出用コードの画像形成を行う記録手段と、を有し、前記退出用コードは、前記会議の開かれていた場所から外部に出る際に通る入退場ゲートを開けるためのものであることを特徴とする画像形成装置が提供される。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、会議等で配布した機密性の高いドキュメントを、物理的に持ち帰れないようにすることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明による実施形態のネットワークシステムの構成例である。
【図２】図１のＭＦＰ１０の機能構成を示すブロック図である。
【図３】図１の入退管理サーバ１００及び入退場ゲート２０の機能構成を示すブロック図である。
【図４】図１のユーザ認証サーバ２００の機能構成を示すブロック図である。
【図５】図４のユーザ情報データベースの構成例を示す図である。
【図６】図１の文書サーバ３００の機能構成を示すブロック図である。
【図７】図６の会議情報データベースの構成例を示す図である。
【図８】上記実施形態における処理の流れを示すフローチャート（その１）である。
【図９】上記実施形態における処理の流れを示すフローチャート（その２）である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明による実施形態について図面を参照しながら説明する。
【００１０】
＜実施形態１＞
図１は、本発明の実施形態にかかわるネットワークシステムの構成例である。図１に示した構成例においては、本社、支社ともにオフィスエリアと会議室、及び会議室共有エリアで構成されているものとし、各々のＰＣ（パーソナルコンピュータ）やＭＦＰ（多機能複合型プリンタ）１０はＬＡＮや公衆回線網などのネットワーク回線にて接続されている。これらのネットワーク上には、図７に示すような形態でひも付けされる会議情報を登録する文書サーバ３００と、アクセス管理を行うユーザ認証サーバ２００が構築されている。
【００１１】
なお、図１の構成図において、実施例を実現するためのソフトウェア（ファームウェア）が、ＭＦＰ１０、文書サーバ３００、ユーザ認証サーバ２００、入退管理サーバ１００に搭載されており、それぞれのソフトウェア（ファームウェア）が本実施例を実現するように協調しながら動作する。
【００１２】
以下、図１に示した各部の詳細な構成について説明する。
【００１３】
図２は、本実施形態で使用するＭＦＰ１０の構成例を説明する図である。配布資料を印刷する記録部１８、会議参加者であることを識別するためのＩＤカードや社員番号を入力する操作表示部１３、入力されたＩＤカード情報や社員番号などにより認証を行う認証部１２、回収資料を読み取る読取部１９、読み取った回収資料から手書きメモと配布資料のオリジナル文書を区分けする画像処理部１７、文書サーバ３００との通信を行う通信制御部１１を有し、これらの制御を執り行う制御管理部１４、プログラムを格納しているＲＯＭ１５とワークメモリ等として使用するＲＡＭ１６により構成される。
【００１４】
ＭＦＰ１０は、さらに回収部１９ａを備える。回収部１９ａは、会議が終わった後でその会議で配布された文書を回収する機能を備える。ここで、本実施形態における回収とは、文書を入退場ゲート２０を超えて外部に持ち出せないようにするような態様であればどのようなものでもよい。その実現手段は施錠付の破棄箱に自動的に入るでも良いし、シュレッダー処理を行うでも良い。
【００１５】
なお、「回収後」の定義については、外部に持ち出せないようにする処理が始まった時点で「回収後」であると定義することにする。例えばシュレッダー処理が始まった時点で既に、シュレッダーにかけた文書が外部に持ち出せないようになっていれば、その時点を「回収後」であるとみなす。
【００１６】
図３は、本実施形態で使用する入退管理システムの構成例を説明する図である。入退場管理システムは、入退管理サーバ１００と入退場ゲート２０を含んで構成される。入退管理サーバ１００と、ゲートの通信は、公衆回線やＬＡＮなどが考えられるが、直接配線などで通信を行っても良い。
【００１７】
入退管理サーバ１００は、各ゲートとの通信を行う通信制御部１０１を有し、これらの制御を執り行う制御管理部１０４、プログラムを格納しているＲＯＭ１０５とワークメモリ等として使用するＲＡＭ１０６、ゲート開閉情報を管理しそれらのデータを保持するためのデータベースを蓄積するＨＤＤ等の蓄積媒体により実現されるゲート開閉情報データベース部１０７により構成される。表示部１０３、操作部１０２は、入退管理サーバ１００を直接操作するためのものであり、直接操作する必要がなければ、備えなくても良い。
【００１８】
入退場ゲート２０は、入退場者のＩＤや退出用コードを読み取る読取部２５、ゲートの開閉情報を通信するための通信制御部２１、ソフトウェアを実行するＣＰＵ２４、プログラムを格納しているＲＯＭ２２とワークメモリ等として使用するＲＡＭ２３により構成される。退出用コードを読み取る読取部２５は、ＬＡＮ等で通信が可能な最寄のＭＦＰの読み取り部を代用することも考えられる。
【００１９】
なお、退出用コードは、退場コード、退場認証コードと呼んでもよい。退出用コードは、会議の開かれていた場所から外部に出る際に通る入退場ゲート２０を開けるためのものである。
【００２０】
図４は、ユーザ認証サーバ２００の構成例を示す図である。ユーザ認証サーバ２００は、図４に示すようなモニタやキーボード、或いはタッチパネルなどの操作部２０２や表示部２０３、ＭＦＰ１０やユーザ認証サーバ２００との通信を行う通信制御部２０１を有し、これらの制御を執り行う制御管理部２０４、プログラムを格納しているＲＯＭ２０５とワークメモリ等として使用するＲＡＭ２０６、及び図５に示すような各種データをユーザ情報として管理し、それらのデータを保持するためのデータベースを蓄積するＨＤＤ等の蓄積媒体により実現されるユーザ情報データベース部２０７により構成される。
【００２１】
図５に例を示すユーザ情報データベースでは、ＭＦＰ１０を使用するユーザ情報と在籍情報が登録されており、ユーザ情報として、ユーザ名、社員番号、勤務地、及びメールアドレスにより構成されている。ユーザ認証サーバ２００は、文書サーバ３００に接続されており、会議ごとに存在する会議資料（オリジナル）や会議資料（持ち帰り用）や回収資料（ｐｒｉｖａｔｅ用）をアクセスするための認証に使用している。
【００２２】
図６は、文書サーバ３００の構成例を示す図である。文書サーバ３００は、図６に示すようなモニタやキーボード、或いはタッチパネルなどの操作部３０２や表示部３０３、ＭＦＰ１０やユーザ認証サーバ２００との通信を行う通信制御部３０１を有し、これらの制御を執り行う制御管理部３０４、プログラムを格納しているＲＯＭ３０５とワークメモリ等として使用するＲＡＭ３０６、及び図７に示すような各種データを会議情報として管理し、それらのデータを保持するためのデータベースを蓄積するＨＤＤ等の蓄積媒体により実現される会議情報データベース部３０７により構成される。
【００２３】
図７に例を示す会議情報データベースは、予め会議情報、会議参加者、配布資料がひも付けされて登録されている。会議情報では、その会議を示す識別子（ＩＤ）、会議名、会議会場、会議日時などの情報が登録される。配布資料は、会議時に配布するオリジナル文書が蓄積されており、会議開催時に閲覧、及び印刷が可能となる。
【００２４】
以下、本実施形態の処理動作について説明する。
【００２５】
図８は、本実施形態の処理の流れを示すフローチャートである。図８では、ＩＤ＝１の参加者であるＡさんが本社会議室Ｃで会議資料（オリジナル）を印刷し、会議室エリアを退出するまでの流れを示す。
【００２６】
ＡさんがＭＦＰ１０に対して印刷指示をすると（Ｓ１０１）、ＭＦＰ１０は、文書サーバ３００に問い合わせる。文書サーバ３００は、本社会議室Ｃにおいて当該時間帯に行われている会議を検索する（Ｓ１０２）。ＭＦＰ１０は、検索結果として得られた会議ＩＤの会議資料（オリジナル）を文書サーバ３００からダウンロードする（Ｓ１０３）。会議資料（オリジナル）とは、会議のための資料である文書のことである。
【００２７】
次に、ＭＦＰ１０は、ダウンロードした会議資料（オリジナル）を印刷する（Ｓ１０４）。このときＭＦＰ１０は、前記会議ＩＤを指し示すようなマークも印刷する文書に付加して印刷する。このようなマークとしては、好適には例えばバーコードを用いることができる。
【００２８】
参加者がそれぞれ会議資料を手に入れると会議が行われる（Ｓ１０５）。本実施形態の要部は、会議後の文書回収に関係する。各参加者は、マークが付加された文書をＭＦＰ１０の読取部１９に読み取らせる。ＭＦＰ１０は、会議資料（オリジナル）をスキャンする（Ｓ１０６）。
【００２９】
ＭＦＰ１０は、会議ＩＤ＝１であることをバーコードを読み取ることで認識し、退出用コードを印刷する。このとき文書サーバ３００から会議室ＩＤ＝１の会議資料（持ち帰り用）をダウンロードし、退出用コードとともに印刷するようにしてもよい。退出用コード印刷時に会議資料を破棄するが、その実現手段は施錠付の破棄箱に自動的に入るでも良いし、シュレッダー処理を行うでも良い。
【００３０】
Ｓ１０７，Ｓ１０８において、ＭＦＰ１０は、読み取った文書が、確かにその会議で配付された資料に該当する文書であることを、文書に付加されたマークにより特定される会議ＩＤと、文書サーバ３００に問い合わせて開催されていたことが確認される会議の会議ＩＤと同一であるか否かを確認することによって確認する（Ｓ１０７）。
【００３１】
次に、ＭＦＰ１０は、入退管理サーバ１００に退出用コードの発行を要求する。入退管理サーバ１００が発行した退出用コードをダウンロードして、何らかの記録媒体に印刷する（Ｓ１０８）。
【００３２】
Ａさんは、会議室エリアの入退場ゲートＡにおいて、上記で印刷した退出用コードを読み取らせる。ここで、退出用コードの読み取りは、ＭＦＰやカメラ、バーコード読み取り装置などが考えられる。
【００３３】
入退場ゲートＡは、入退場管理システムに退出用コードの有効性を問い合わせ、コードの有効性が確認できた場合に、ゲートを開放しＡさんが退出できるようにする。このとき、退出するときには通常ロックしているものとする。また、会議室エリアの入場は自由にさせてもよいし、別途個人認証により入場できる人物を設定してもよい。またゲート解放後、一人が通りぬけた時点でゲートをロックするようにしてもよいし、時間経過で再びロックするようにしてもよい（Ｓ１０９，Ｓ１１０，Ｓ１１１）。
【００３４】
本実施形態においては、会議資料の回収確認の技術において、画像形成装置（ＭＦＰ１０）が、回収確認をするとともに、セキュリティエリアの入退場システムとリンクし、回収したことを証明する退場用コードがないと退出を不可にして、回収が確認できない人物に物理的に持ち帰れないようにしている。特に、会議資料の印刷物の回収時に、ＭＦＰに印刷物（配布物）をスキャンさせ会議資料ＩＤを読み取り、退場用の認証コードを印刷することが特徴になっている。
【００３５】
本本実施形態においては、ＭＦＰ１０が、オリジナルの会議資料を読み取って回収されたことを確認してから、セキュリティエリアを退出するための認証情報を出力するのでセキュリティの高い会議資料の物理的な持ち出しを防ぐことができる。
【００３６】
＜実施形態２＞
本実施形態においては、入退場管理システムが、ユーザ認証により入退場を管理できる。図８のいくつかのステップにおいて、下記のように動作させると、ユーザごとに、機密性の高い文書を確実に回収することを可能にする。
【００３７】
すなわち、図８のＳ１０１においてユーザ認証を行ってから、会議資料（オリジナル）の印刷を指示する。図８のＳ１０４においてユーザの認証コードも会議資料に印刷する。図８のＳ１０７において会議資料からユーザの認証コードも読み取る。図８のＳ１０８において退出用コードと共に認証用コードも印刷する。このとき、それぞれ別々のコードとして印刷してもよいし、両方の情報を併せ持ったコードとして、印刷してもよい。
【００３８】
図８のＳ１０９において、退出用コードと認証用コードを読み取ると共に、社員証などのＩＤを別に読み取ることにより、認証サーバ２００へ問い合わせを行い、退出の本人確認を行う。退出用コードと、ユーザ認証において、認証されたユーザと読み取り結果のユーザが一致したときに退出ＯＫと判断する。
【００３９】
なお、ユーザ認証はＩＤカード、ユーザＩＤ＆パスワード、顔認証など認証手段は問わない。ユーザ認証サーバ２００では、ＭＦＰ１０が使えるユーザと在籍情報が登録されている。
【００４０】
＜実施形態３＞
図９は実施形態３の動作に関係するフローチャートである。図９においては、Ｓ２０１で、オフィスエリアにあるＭＦＰ１０にログインする（ＩＣカードによる認証、社員番号による認証等）。Ｓ２０２で、ＭＦＰ１０はユーザ認証サーバ２００に問い合わせ、認証し、使用可能状態にする。Ｓ２０３で、ユーザは、ＭＦＰ１０で会議資料（持ち帰り用）をスキャンする。Ｓ２０４で、ＭＦＰ１０は会議ＩＤが同一であることをマークを読み取ることによって確認する。Ｓ２０５で、ＭＦＰ１０は前記会議ＩＤの会議資料（オリジナル）のダウンロードを、文書サーバ３００に依頼。同時にユーザ情報も送付する。Ｓ２０６で、文書サーバ３００は前記ユーザ情報に基づきユーザ認証サーバ２００に問い合わせ、在籍確認する。Ｓ２０７で、文書サーバ３００はＭＦＰ１０に前記会議ＩＤの会議資料（オリジナル）を送付する。Ｓ２０８で、ＭＦＰ１０は前記会議ＩＤの会議資料（オリジナル）を印刷する。Ｓ２０９で、ＭＦＰ１０は入退管理サーバ１００に退出用コードの無効化を要求する。
【００４１】
換言すれば、ＭＦＰ１０は、一度退出用コードを画像形成すると、入退管理サーバ１００に当該退出用コードの無効化を要求する。したがって、同じ退出用コードを使って複数のユーザが入退場ゲート２０を通ることはできないという効果がある。
【００４２】
実施形態１のように、Ａさんが会議室エリアの入退場Ａゲートから退出し、オフィスエリアで会議資料（オリジナル）を印刷したとする。この場合、ＭＦＰ１０は、Ａさんが会議室エリアのＭＦＰ１０で印刷した退出用コードの無効化を要求する。入退場管理システムは、実施形態１でＡさんが会議室エリアで印刷した退出用コードでは、入退場ゲートのロックを解放しない。
【００４３】
＜実施形態４＞
実施形態３の構成に加えてさらに、以下のように構成するとさらにセキュリティが高まる。Ａさんが実施形態１で得た退出用コードが無効化されているものとする。Ａさんが、オフィスエリアにおいてＭＦＰで会議資料（オリジナル）の回収処理を行うと、ＭＦＰ１０は入場管理システムから新たな退出用コードをダウンロードして、印刷する。このとき、退出用コードは一度発行したものとは別のものである。Ａさんは、新たに印刷した退出用コードを使って、オフィスエリアの入退場Ｂのゲートから退出が可能となる。
【００４４】
上記実施形態においては、会議資料の回収確認の技術において、画像形成装置（ＭＦＰ１０）が、回収確認をするとともに、セキュリティエリアの入退場システムとリンクし、回収したことを証明する退場用コードがないと退出を不可にして、回収が確認できない人物に物理的に持ち帰れないようにしている。特に、会議資料の印刷物の回収時に、ＭＦＰに印刷物（配布物）をスキャンさせ会議資料ＩＤを読み取り、退場用の認証コードを印刷することが特徴になっている。
【００４５】
上記本実施形態においては、ＭＦＰ１０が、オリジナルの会議資料を読み取って回収されたことを確認してから、セキュリティエリアを退出するための認証情報を出力するのでセキュリティの高い会議資料の物理的な持ち出しを防ぐことができる。
【符号の説明】
【００４６】
１０    ＭＦＰ
１９    読取部
１９ａ    回収部
１４    制御管理部
１８    記録部
２０    入退場ゲート
１００    入退管理サーバ
２００    ユーザ認証サーバ
３００    文書サーバ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００４７】
【特許文献１】特開２０１０−２２４６７４号公報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2014078811.tif 000009
【図８】
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【図９】
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