(57)【要約】【課題】  本発明は、利便性の高い議事録を効率よく作成できる議事録作成システムを提供することを目的とする。【解決手段】  本発明に係る議事録作成システムは、会議情報を登録する会議情報保存手段と、登録された会議情報に対応付けて会議音声データ又は会議映像データを保存する会議情報保存手段と、保存された会議音声データ又は会議映像データをテキストデータに変換し、テキストデータに基いて、読者にとって最適な関連情報を引き当てるとともにテキストデータに関連付けることにより議事録を作成する議事録作成手段と、を有することを特徴とする。【選択図】図1
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議情報を登録する会議情報保存手段と、
前記登録された会議情報に対応付けて会議音声データ又は会議映像データを保存する会議情報保存手段と、
前記保存された会議音声データ又は会議映像データをテキストデータに変換し、前記テキストデータに基いて、関連情報を引き当てるとともに前記テキストデータに関連付けることにより議事録を作成する議事録作成手段と、
を有することを特徴とする議事録作成システム。
【請求項２】
前記議事録作成手段は、前記登録された会議情報に対応する参照資料を引き当て、前記テキストデータに対応付けることを特徴とする請求項１に記載の議事録作成システム。
【請求項３】
前記議事録作成手段は、前記テキストデータに含まれるキーワードに基いて、関連情報を引き当てることを特徴とする請求項1又は２に記載の議事録作成システム。
【請求項４】
予め決められたキーワードに基いて、所定の出力項目を前記テキストデータに関連付ける手段を有し、
前記議事録作成手段は、
前記関連付けられた所定の出力項目に基いて、前記テキストデータを所定箇所に出力することにより議事録を作成する請求項１〜３のいずれかに記載の議事録作成システム。
【請求項５】
読者にとって最適な情報のリンクをはることで議事録を作成する議事録作成手段と、
会議音声あるいは映像データをテキスト化するデータ変換手段と、
会議音声あるいは映像データからキーワードを抽出する辞書ツールを備え、
前記議事録作成手段は、クライアント端末から議事録作成指示を受けた場合、会議情報保存サーバから指定された会議情報を検索し、前以て登録されている参加者情報や特有キーワードの情報から、読者にとって最適な情報のリンクをはることで議事録を作成することを特徴とするシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議等の議事録を作成する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の議事録作成支援システムは、入力された会議の進行内容を受け付け、この会議の進行内容を音声あるいは映像に関連付け、その関連付けを保持した状態で議事録を作成する構成をとっていた。例えば、特許文献１には、会議中の音声を音声認識することによって書き起こしテキスト（議事録）を作成すること、また会議の進行内容の会議映像への関連付け保持した状態で議事録を作成するため、議事録の記述内容と会議映像との間にリンクを貼ることができ、記述内容が会議のどのシーンに対応するのかを後で確認することができることが開示されている。
【０００３】
さらに、特許文献２には、会議の参加者が使用する個人用装置により、参加者の発言を逐次音声データである発言データに変換し議事録作成支援サーバに送信すること、さらに、議事録作成支援サーバは、送信された発言データに発言の時刻を示す時刻情報と、当該発言データを送信した個人用装置のアドレスとを付して蓄積しておき、前記蓄積した発言データを発言文にそれぞれ変換するとともに、当該発言データの送信元である個人用装置のアドレスに対応づけて予め当該議事録作成支援サーバが記憶しておいた参加者名を得て、当該変換された各発言文及び参加者名を時系列に並べて議事録を作成することが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開2006-268800号公報
【特許文献２】特開2003-150767号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、従来技術の議事録作成支援システムは、会議音声あるいは映像を議事録に関連付けたり、会議中における各発言の話者特定方法と出力方法を言及するに留まり、自動的に議事録を完成させることはできない。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る議事録作成システムは、会議情報を登録する会議情報保存手段と、登録された会議情報に対応付けて会議音声データ又は会議映像データを保存する会議情報保存手段と、保存された会議音声データ又は会議映像データをテキストデータに変換し、テキストデータに基いて、関連情報を引き当てるとともにテキストデータに関連付けることにより議事録を作成する議事録作成手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、利便性の高い議事録を効率よく作成することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の実施例に係る議事録作成支援システムの構成図
【図２】本発明の実施例に係る議事録作成支援システムの処理フロー図
【図３】本発明の実施例に係るラベル貼付機能を搭載した議事録作成支援システムの構成図
【図４】本発明の実施例に係るラベル貼付機能の処理フロー図
【図５】本発明の実施例に係る議事録表示機能の処理フロー図
【図６】本発明の実施例に係る付加情報最適化機能を示すシステム構成図
【図７】本発明の実施例に係る最適な諸情報付加の動作を示すフローチャート
【発明を実施するための形態】
【０００９】
（実施例１）
以下、図面を参照して本発明における諸情報負荷機能の実施の形態を説明する。まず、図1は本発明に係る議事録作成支援システムの一実施例を示すシステム構成図である。このシステムは、前以て登録される会議情報と会議音声あるいは映像データおよびその他の諸情報を関連付けて議事録を作成する議事録作成支援サーバ0110と、会議音声あるいは映像データを一定期間保持するデータ保存DB0120と、会議情報を登録して保持する会議情報登録サーバ0130と、会議情報を登録および議事録を表示するクライアント端末0140から構成されている。
【００１０】
議事録作成支援サーバ0110は参照資料引当部0111と、会議情報引当部0112と、関連情報引当部0113と、会議データ変換部0114とから構成されている。議事録作成支援サーバ0110は前以て登録された会議情報および会議音声あるいは映像データを基に、参照資料、参加者情報、関連Webページを検索し、会議音声あるいは映像データをテキスト化した議事録の該当箇所にリンクを貼ることで議事録を作成する。データ保存DB0120は会議音声データ保存部0121と、会議映像データ保存部0122とから構成されている。データ保存DB0120は議事録に関連付けられる会議音声あるいは映像データを一定期間保持するものである。また会議情報登録サーバ0130は会議情報登録部0131と、会議情報保存部0132と、参加者情報保存部0133とから構成される。会議情報登録サーバ0130は議事録に関連付けられる会議情報と参加者情報を保持するものである。さらに、クライアント端末0140は日時や場所などの会議情報と参加者情報を登録するものであり、議事録作成支援サーバ0110により作成された議事録を表示するものである。
【００１１】
次に、実施例１に係る議事録作成支援システム全体の動作について説明する。図2は本発明の実施例に係る議事録作成支援システムの処理を説明するフロー図である。議事録作成者はクライアント端末0140を用いて、議事録作成を行う対象の会議を指定し、議事録の作成を指示する(0201)。議事録作成指示を受信した議事録作成サーバ0110は(0202)、会議情報を保持する会議情報登録サーバ0130から該当する会議情報を引き当て、指定された会議情報が存在するかを確認する(0203)。このとき、指定された会議情報が存在すると判断した場合(0204:Yes)、この会議データが音声であるか映像であるかを確認する(0205)。このとき、この会議データが音声であると判断した場合(0205:Yes)、議事録作成サーバ0130はデータ保存DB0150から該当する会議音声データを引き当て(0206)、あるいはこの会議データが映像であると判断した場合(0205:No)、議事録作成サーバはデータ保存DBから該当する会議映像データを引き当てる(0207)。
【００１２】
次に会議データをテキスト化し(0209)、その出現ワードから参加者のプロフィール、配布資料、議題に挙がった製品や市場の動向、会場などの関連情報をネットワーク検索して引き当てる(0210)。次に議事録上の記述に引き当てた会議データ、関連情報のリンクを貼ることで議事録を作成する(0211)。作成された議事録は、クライアント端末0140に表示される(0212)。このように、会議情報を登録する会議情報保存手段、登録された会議情報に対応付けて会議音声データ又は会議映像データを保存する会議情報保存手段、保存された会議音声データ又は会議映像データをテキストデータに変換し、テキストデータに基いて、関連情報を引き当てるとともにテキストデータに関連付けることにより議事録を作成する議事録作成手段を有する議事録作成システムによれば、議事録を自動的に作成できるだけでなく、議事録に関連情報のリンクを自動的に貼ることで関連する資料を参照することも可能となり、議事録作成の効率はもちろんのこと、質を向上させることが可能となる。
【００１３】
また、登録された会議情報に対応する参照資料を引き当てて変換したテキストデータに対応付けることにより、該当する会議で使用された資料を参照することが可能であり、テキストデータに含まれるキーワードに基いて関連情報を引き当てることにより、より詳細な議事録を作成することが可能となる。
【００１４】
(実施例２)
続いて、本発明の実施例に係るラベル貼付機能の実施の形態を説明する。図3は当該ラベル貼付機能を搭載した議事録作成支援システムの一実施例を示すシステム構成図である。このシステムはクライアント端末での操作により貼り付けられたラベルを利用して議事録を作成する議事録作成支援サーバ0310と、会議音声あるいは映像データを一定期間保持するデータ保存DB0320と、アジェンダや決定事項など議事録の出力項目を登録して保持する会議情報登録サーバ0330と、議事録の出力項目の登録・ラベル貼り付け指示・議事録の表示を行うクライアント端末0340と、会議音声あるいは映像データを一時的に保存し、クライアント端末0340からの要求に応じてラベル貼付を行うデータ一時保存サーバ0350と、会議音声データあるいは映像データを採取する会議データ採取装置0360から構成されている。
【００１５】
議事録作成支援サーバ0310は議事録作成部0311と、データ変換部0312と、話者特定部0313とから構成されている。議事録作成支援サーバ0310は、会議音声あるいは映像データをテキストに変換するとともに、会議音声あるいは映像データに含まれる話者特定情報から各発言の話者を特定し、会議データに貼り付けられたラベル種別からテキスト化された会議音声あるいは映像データを特定箇所に出力することで議事録を作成する。データ保存DB0320は会議音声データ保存部0321と、会議映像データ保存部0322とから構成されている。データ保存DB0320は議事録に関連付けられる会議音声あるいは映像データを一定期間保持するものである。会議情報登録サーバ0330は出力項目登録部0331と、出力項目保存部0332と、参加者情報保存部0333とから構成される。会議情報登録サーバ0330は議事録の出力項目情報(アジェンダ、決定事項、今後の予定など)と参加者情報を保持するものである。
【００１６】
クライアント端末0340は日時や場所などの会議情報や参加者情報と、議事録の出力項目を登録するものである。また議事録作成支援サーバ0310により作成された議事録を表示するものである。データ一時保存サーバ0350は一時的に会議音声あるいは映像データを保存するものである。またクライアント端末0340からのラベル貼付指示をきっかけとして、会議音声あるいは映像データにアジェンダ種別や決定事項など議事録の出力項目のラベルを貼り付けるものである。また、会議データ採取装置0360は会議音声あるいは映像を採取するものである。
【００１７】
次に、図4を用いて本発明の実施例に係るラベル貼り付けの処理について説明する。会議データ採取指示を受信(0401)した会議データ採取装置0360は、会議音声もしくは映像データの採取を開始し(0402)、データ一時保存サーバ0350へ会議データを保存する(0403)。予め決められた出力項目と対応させたキーワードが抽出された場合は、その発言を議事録の出力項目として抽出すべきと判断し(0404:Yes)、データ一時保存サーバ0350に対して該当ラベル貼り付けが指示される(0405)。そして、データ一時保存サーバ0350は会議データに該当ラベルを貼り付ける(0406)。会議進行に伴い、アジェンダ(議題)が変更となった場合(0407:Yes)、アジェンダの変更に対応したキーワードの発言を契機に、会議データ採取装置0360に対してアジェンダ変更を指示される(0408)。そして、会議データ採取装置0360は会議データのアジェンダ種別を変更する(0409)。データ一時保存サーバに保存されて一定時間経過した会議データは(0410:Yes)、データ保存DB0320に転送され(0411)、保存される(0412)。
【００１８】
次に、図5は本発明の実施例２に係る議事録作成支援システムの処理を説明するフロー図である。議事録作成者はクライアント端末0340を用いて、議事録作成を行う対象の会議を指定し、議事録の作成を指示する(0501)。議事録作成指示を受信した議事録作成サーバ0310は(0502)、会議情報を保持する会議情報登録サーバ0330から該当会議情報を引き当て、指定された会議情報が存在するかを確認する(0503)。このとき、指定された会議情報が存在すると判断した場合(0504:Yes)、この会議データが音声であるか映像であるかを確認する(0505)。このとき、この会議データが音声であると判断した場合(0505:Yes)、議事録作成サーバ0310はデータ保存ＤＢ0350から該当する会議音声データを引き当て(0506)、あるいはこの会議データが映像であると判断した場合(0505:No)、議事録作成サーバはデータ保存ＤＢ0350から該当する会議映像データを引き当てる(0507)。次に会議データをテキスト化し(0509)、会議データのアジェンダ種別を確認し(0510)、該当アジェンダの出力箇所へ出力する(0511)。次に会議データに出力項目ラベルが貼付されている場合(0512:Yes)、ラベル種別を確認し(0513)、該当ラベル項目の出力箇所へ会議データを出力することで議事録を作成する(0514)。作成された議事録は、クライアント端末0340に表示される(0515)。このように、予め決められたキーワードに基いて、所定の出力項目をテキストデータに関連付ける手段を有し、関連付けられた所定の出力項目に基いて、テキストデータを所定箇所に出力することにより議事録を作成する構成により、会議音声あるいは映像データが議事録の出力項目別に記載された、利便性の高い議事録を提供することが可能となる。なお、本実施例は実施例１と組合せて実現することが可能である。
【００１９】
（実施例３）
以下、図面を参照して本発明における付加情報最適化機能の実施の形態を説明する。図6は本発明の議事録作成支援システムの一実施例を示すシステム構成図である。このシステムは会議音声あるいは映像データと辞書ツールを利用して抽出したキーワードを検索し、読者にとって最適な情報を引き当ててリンクをはることで議事録を作成する議事録作成支援サーバ0610と、会議音声あるいは映像データと議事録のバックナンバーを一定期間保持するデータ保存DB0620と、日時や参加者などの会議情報や該当会議特有のキーワードを前以て登録しておくことのできる会議情報登録サーバ0630と、会議情報を登録・議事録の表示を行うクライアント端末0640と、会議音声データあるいは映像データを採取する会議データ採取装置0650と、社員情報や関連会社の関係者プロフィールを保存する電子電話帳DB0660から構成されている。
【００２０】
議事録作成支援サーバ0610は議事録作成部0611と、データ変換部0612と、辞書ツール0624とから構成されている。議事録作成支援サーバ0610は、会議音声あるいは映像データをテキストに変換するとともに、テキスト化された会議音声あるいは映像データと会議参加者の所属部署情報や前以て登録されるキーワードにより、インターネットと議事録バックナンバーから読者にとって最適なキーワードを検索し、該当キーワード箇所にリンクをはり出力することで議事録を作成する。
【００２１】
データ保存DB0620は会議音声データ保存部0621と、会議映像データ保存部0622と、議事録保存部0623とから構成されている。データ保存DB0620は議事録に関連付けられる会議音声あるいは映像データを一定期間保持するものである。また過去に作成した議事録のバックナンバーを一定期間保持するものである。会議情報登録サーバ0630は会議情報保存部0631と、キーワード保存部0632とから構成される。会議情報登録サーバ0630は前以て登録される、プロジェクト名・日時・場所・参加者などの会議情報と、該当会議特有のキーワードを保持するものである。
【００２２】
クライアント端末0640はプロジェクト名・日時・場所・参加者などの会議情報と、該当会議特有のキーワードを前以て登録するものである。また議事録作成支援サーバ0610により作成された議事録やデータ保存ＤＢに保存してある議事録のバックナンバーを表示するものである。会議データ採取装置0650は会議音声あるいは映像を採取するものである。電子電話帳DB0660は社員や関連会社の関係者などの会社名・部署名・氏名・電話番号・メールアドレスなどプロフィールを保存するものである。
【００２３】
次に、実施例３に係る負荷情報最適化機能の動作について説明する。図7は本発明の付加情報最適化の処理を説明するフローチャートである。議事録作成者はクライアント端末0640を用いて、議事録作成を行う対象の会議を指定し、議事録の作成を指示する(0701)。議事録作成指示を受信した議事録作成サーバ0610は(0702)、会議情報を保持する会議情報登録サーバ0630から該当会議情報を引き当て、指定された会議情報が存在するかを確認する(0703)。ことのき、指定された会議情報が存在すると判断した場合(0704：Yes)、該当会議情報に登録されている参加者情報を電子電話帳DBから検索し(0705)、参加者の情報がヒットした場合(0706：Yes)、該当箇所へ該当参加者のプロフィールのリンクをはる(0707)。次に、この会議データが音声であるか映像であるかを確認する(0708)。このとき、この会議データが音声であると判断した場合(0708:Yes)、議事録作成サーバ0610はデータ保存DB0650から該当する会議音声データを引き当て(0709)、あるいはこの会議データが映像であると判断した場合(0708:No)、議事録作成サーバはデータ保存DB0650から該当する会議映像データを引き当てる(0710)。次に会議データをテキスト化し(0712)、辞書ツールを用いて発見したキーワードを参加者の所属情報や前以て登録される該当会議特有のキーワードから検索 (0713)、キーワードがヒットした場合(0714:Yes)、ヒットした全URLの上から3つめまでの候補を該当キーワードの出力箇所へリンクをはる(0715)。次にデータ保存DB0650に同プロジェクトの議事録バックナンバーが保存されている場合 (0716:Yes)、保存されている議事録のバックナンバーからインターネットで検索したキーワードの記述を検索し(0717)、検索中のキーワードがヒットした場合(0718:Yes)、議事録のバックナンバーでの記述を、作成中の議事録における該当キーワードの出力箇所へリンクをはる(0719)。
【００２４】
上記実施形態によれば、読者に最適な情報のリンクをはることで、確認したい事項を即座に確認できるといった効果を期待することが可能である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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