(57)【要約】【課題】確認及び振り分け予定のない文書についての無駄な通知を行わないようにすることを目的とする。【解決手段】システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知手段と、文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定手段と、通知判定手段によりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知手段と、を有することによって課題を解決する。【選択図】図１３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知手段と、
文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定手段と、
前記通知判定手段によりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、前記ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知手段と、
を有する情報処理装置。
【請求項２】
前記通知判定手段によりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、前記ユーザが処理対象の文書を確認済みか否か判定する確認判定手段を更に有し、
前記システム外通知手段は、前記確認判定手段により処理対象の文書を確認済みでないと判定された場合、前記ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行う請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記通知判定手段は、処理対象の文書に関するユーザを識別するユーザ識別情報と、システム外通知を行っているか否かを示す通知情報と、が対応付けられた通知データに基づいて、前記システム外通知を行っているか否かを判定する請求項１又は２記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記確認判定手段は、ユーザに関する文書の一覧を表示する一覧画面において、文書に対して確認済みを示すことが選択されているか否かに基づいて、前記ユーザが処理対象の文書を確認済みか否か判定する請求項２記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記通知手段は、前記処理対象の文書の振り分けに関する画面を表示可能な情報を含むメールを前記ユーザに対して送信する請求項１乃至４何れか１項記載の情報処理装置。
【請求項６】
情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知ステップと、
文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定ステップと、
前記通知判定ステップによりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、前記ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知ステップと、
を含む情報処理方法。
【請求項７】
コンピュータに、
システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知ステップと、
文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定ステップと、
前記通知判定ステップによりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、前記ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知ステップと、
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えばＦＡＸのように外部から届いた文書を、ユーザが内容を確認し、フォルダ振り分けを行なったり、外部のシステムへ振り分け保存を行なったりする文書管理システムがある。
振り分けについては、キーワードと振り分け先の定義とに基づき、定型又は非定型フォーマットの文書や画像から、検索やＯＣＲ技術を用いてキーワード抽出し、自動的に振り分けるシステムもある。しかし、例えば複数の送信者が、任意のフォーマットで送信してくるＦＡＸのように、不特定多数が作成する文書を前提とした場合、作成時の制約や、振り分け定義の柔軟性の問題があり、ユーザによる手動振り分けを採用している文書管理システムも多々ある。
ユーザによる手動振り分けを行なう文書管理システムにおいては、システムに文書が到着した時点で、振り分け処理を行なうユーザに対して、処理対象文書の到着を示す通知を行なうのが一般的である。例えば、ＦＡＸを振り分けるシステムの場合、ＦＡＸを受信した時点でユーザに対して通知を行なう。また、ＦＡＸに限定しなければ、文書管理システムの特定の領域に文書が格納された時点でユーザに対して通知を行なう。
通常、ユーザに対して行なう通知は、文書管理システムにログインしているユーザには、システム内のポップアップメッセージ、文書管理システムにログインしていないユーザには電子メールを用いられる。このような通知方法の切り換えは、文書管理システムにログイン中のユーザが、文書管理システムでの作業を中断し、わざわざシステム外である携帯端末等でメールを受信し、その端末から別途、文書管理システムへアクセスする煩わしさを解消するためである。
【０００３】
一方、メールで通知を受けたユーザは、メール内容（通常、文書管理システム内の振り分け処理対象とする文書の振り分け作業用ページへのＵＲＬが記載されている）に従い、文書管理システムにログインして振り分け処理を行なう。
ここで、文書処理システムにログイン中に通知を受けたユーザ、メール通知を受けた後に振り分け処理のために文書管理システムにログインしたユーザ、共に、ユーザ自身が処理すべき文書全てを処理しないで、文書管理システムからログアウトすることがある。この場合、ログアウトしたユーザにとって、まだ処理すべき文書が存在することを、ユーザに対して通知する技術が、特許文献１で公開されている。特許文献１では、ログアウト時に通知するユーザは、ログアウトしたユーザに加え、他のユーザにも通知する構成としている。ただし、ログアウト時の通知先に関しては、ログアウトしたユーザを含める／含めない、他の通知先メンバ構成をシステム内で予め設定した情報として、一意に保持している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１２−１１８２２７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ユーザによる手動振り分けを採用している文書管理システムにおいて、文書到着の通知を受けたユーザが、通知を受けた文書、即ち振り分け処理をすべきであろう文書を残して文書管理システムからログアウトするケースとして、下記二つのケースが想定される。
一つは、何らかの事情で文書管理システムから離れ、後で外部からモバイル端末等を用いて文書管理システムにアクセスして、振り分け処理をしたいケースである。この場合、文書到着時には、システム内で通知を受けたのみであり、メール通知を受けておらず、外部から振り分け文書にダイレクトにアクセスする手段として、メールでの通知が必要となる。
もう一つは、文書処理システムで文書内容を確認したが、自身が振り分けるべきものではないと判断し、他の人に振り分け処理を任せるケースである。この場合、判断したユーザ自身は、ログアウト後にモバイル端末等からその文書にアクセスする必要はないため、ログアウト時にメール通知は不要である。もし、このケースで、文書確認後ログアウトしたユーザが通知メールを受けると、そのメールはユーザにとって不必要なメールである。
さらに、文書内容の確認時点で、文書内容に応じて、特定の人のみに振り分け処理をするケースもある。
文書毎に文書内容を確認したユーザの意思を反映した通知は、ログアウト時の通知先をシステム内で一意に保持する特許文献１の構成では実現できない。
【０００６】
本発明はこのような問題点に鑑みなされたもので、確認及び振り分け予定のない文書についての無駄な通知を行わないようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
そこで、本発明の情報処理装置は、システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知手段と、文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定手段と、前記通知判定手段によりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、前記ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知手段と、を有する。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、確認及び振り分け予定のない文書についての無駄な通知を行わないようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】ＦＡＸ文書を管理するシステムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】画像処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】各種サービスを提供するサーバーのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】画像処理装置のソフトウェア構成の一例を示す図である。
【図５】アプリケーションの機能構成の一例を示す図である。
【図６】Ｗｅｂブラウザの機能構成の一例を示す図である。
【図７】サーバーにおいてプログラムを実行する際、プログラムをＲＡＭ上にロードした際のメモリマップの構造の一例を示す図である。
【図８】サーバー上で提供されるＦＡＸサービスと、利用するユーザのアクション、及び連携する画像処理装置、文書管理システムを含めたデータの流れを示すシーケンス図である。
【図９】サーバーが提供するＦＡＸサービスが利用するＦＡＸ受信通知先テーブルの一例を示す図である。
【図１０】サーバーが提供するＦＡＸサービスが利用する文書固有の通知テーブルの一例を示す図である。
【図１１Ａ】サーバーが提供するＦＡＸサービスが、ＰＣやモバイル端末のＷＥＢブラウザ上に表示する、ユーザがＦＡＸ受信文書の確認、及び文書管理システムへの振り分け処理を行なうための画面の一例を示す図である。
【図１１Ｂ】ＦＡＸ文書詳細画面の一例を示す図である。
【図１２】サーバーが提供するＦＡＸサービスが、画像処理装置からのＦＡＸ文書を受信した際の処理のフローチャートである。
【図１３】サーバーが提供するＦＡＸサービスにログインしているユーザが、ログアウトした際の処理の一例を示すフローチャートである。
【図１４】受信ＦＡＸ一覧画面においてユーザが確認済チェックボックスを操作した際の処理の一例を示すフローチャートである。
【図１５】ユーザがＦＡＸ文書詳細画面において、「振り分け」ボタンにより、振り分け処理を行なった際の処理の一例を示すフローチャートである。
【図１６】ＦＡＸ文書を管理するシステムのシステム構成の一例を示す図である。
【図１７】サーバー上で提供される文書管理サービスと、利用するユーザのアクション、及び連携するＰＣと、モバイル端末と、を含めたデータの流れを示すシーケンス図である。
【図１８Ａ】サーバーが提供する文書管理サービスが、ＰＣやモバイル端末のＷＥＢブラウザ上に表示する、ユーザが受信文書の確認、通知先の設定処理を行なうための画面の一例を示す図である。
【図１８Ｂ】通知設定画面の一例を示す図である。
【図１９】通知設定画面において、ユーザが通知先を設定したとき、即ち「設定」ボタンを指示した際の処理のフローチャートである。
【図２０】サーバーが提供する文書管理サービスにログインしているユーザが、ログアウトした際の処理のフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。
【００１１】
＜第一実施形態＞
図１は、ＦＡＸ文書を管理するシステムのシステム構成の一例を示す図である。
まず、本システムの全体像を説明する。ＦＡＸ機能を持つ画像処理装置１０５は、受信したＦＡＸ画像をサーバー１０２上で提供されるＦＡＸサービスに送信する。サーバー１０２は、ＦＡＸ画像を一時保管する。ユーザは、ＰＣ１０６やモバイル端末１０８のＷＥＢブラウザを用いて、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスにアクセスし、一時保管している受信ＦＡＸ文書の内容を確認する。ユーザは、確認後、適当な属性情報の付与を指示し、保管場所を指定し、ＦＡＸ画像を、各種業務文書を一元管理する文書管理システム１０９に保管するよう指示する。
サーバー１０２は、情報処理装置の一例である。
【００１２】
次に、本システムを構成する各アクターについて、個別に説明する。
サーバー１０２は、インターネット１０１上に公開されたサーバーであり、各種データの保存場所としてデータベース１０３とＬＡＮ１０４とが接続されている。なお、図１では説明の便宜上サーバーを一つ記載しているが、複数のサーバーが存在することもある。またデータベース１０３を１つ記載しているが、サーバー１０２内にデータベースを持つことも可能であり、また役割に応じて複数のデータベースが存在することもある。
サーバー１０２上では、ＣＰＵがプログラムに基づき処理を実行することによって、実施形態に関わるＦＡＸサービスを提供している。サーバー１０２は、画像処理装置１０５経由で受信したＦＡＸ画像をデータベース１０３に一時保管する。また、サーバー１０２は、ＦＡＸサービスのユーザインターフェースとして、一時保管したＦＡＸ画像を閲覧、文書管理システムに振り分け格納するユーザインターフェースを提供する。
データベース１０３は、ＦＡＸ画像の一時保管場所である他、ＦＡＸサービスを提供するプログラムに基づき処理を実行するＣＰＵが利用する各種データの保管場所でもある。なお、本実施形態では、データベースとは、単にデータの集合体ではなく、複数のデータを記憶する記憶装置として説明を行う。
【００１３】
ＬＡＮ１０７で接続された画像処理装置１０５、ＰＣ１０６は、本システムのユーザのオフィス環境を示す。
画像処理装置１０５は、複合機であり、公衆回線やインターネット回線を通じて、ＦＡＸを送受信する。また、画像処理装置１０５は、受信したＦＡＸ画像の蓄積、画像処理装置１０５自身への印刷も可能である。さらに、画像処理装置１０５は、インターネット１０１上に公開されているサーバー１０２上で提供されるＦＡＸサービスに対し、ＦＡＸ画像を送信する。
ＰＣ１０６は、インターネット１０１に接続可能であり、ＷＥＢブラウザを介して、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスのユーザインターフェースを利用可能である。
なお、本実施形態では詳述しないが、画像処理装置１０５がＷＥＢブラウザを持ち、画像処理装置１０５の画面から直接、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスのユーザインターフェースを利用することもできる。
また、本実施形態では画像処理装置１０５として複合機を使用しているが、ＦＡＸ装置でもよい。ＦＡＸ装置が、画像処理装置１０５同様にサーバー１０２が提供するＦＡＸサービスに対し、受信したＦＡＸ画像を直接転送する機能を持ってもよい。もしも、ＦＡＸ装置が、受信したＦＡＸ画像を直接転送する機能を持たない場合は、ＰＣ１０６上のプログラムに基づき処理を実行するＣＰＵが、以下の処理を行うこともできる。即ち、ＰＣ１０６上のプログラムに基づき処理を実行するＣＰＵは、画像処理装置１０５からＬＡＮ１０７を経由してＦＡＸ画像を受け取り、サーバー１０２上で提供されるＦＡＸサービスに対し送信することもできる。
【００１４】
モバイル端末１０８は、インターネット１０１に接続可能であり、ＷＥＢブラウザを介して、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスのユーザインターフェースを利用可能である。
文書管理システム１０９は、インターネット１０１上に存在するサーバー上に構築されたシステムである。文書管理システム１０９は、ユーザの業務文書を整理／保管可能であり、文書データの検索、閲覧といった機能を持つ。ユーザは、ＰＣ１０６、モバイル端末１０８のＷＥＢブラウザを介して文書管理システム１０９の各機能を使用する。
文書管理システム１０９は、インターネット１０１上に公開されたサーバー上で、ユーザの業務文書を分類、管理する。文書管理システム１０９は、インターネット１０１を介して、ＷＥＢサービス等の通信手段を利用し、文書データ及びその属性値を受け付け、指定されたフォルダへ格納することができる。また、文書管理システム１０９は、格納された文書データを閲覧、管理するユーザインターフェースを持つが、本実施形態では詳述しない。なお、文書管理システム１０９は、ＬＡＮ１０７のユーザ環境や、ＬＡＮ１０４で構築されたサーバー環境、或いは、サーバー１０２上のアプリケーションとして存在してもよい。
【００１５】
図２は、画像処理装置１０５のハードウェア構成の一例を示す図である。ＣＰＵ２０２を含む制御部２０１は、画像処理装置１０５全体の動作を制御する。ＣＰＵ２０２は、ＲＯＭ２０３に記憶された制御プログラムを読み出して読取制御や送信制御等の各種制御を行う。ＣＰＵ２０２が、ＲＯＭ２０３又はＨＤＤ２０５等に記憶されたプログラムに基づき処理を実行することによって、後述する画像処理装置１０５のソフトウェア構成等が実現される。ＲＡＭ２０４は、ＣＰＵ２０２の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。
ＨＤＤ２０５は、画像データや各種プログラム、或いは各種情報テーブルを記憶する。操作部Ｉ／Ｆ２０６は、操作部２１２と制御部２０１とを接続する。操作部２１２には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボード等が備えられている。後述する画像処理装置１０５のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、処理に応じてＡＰＩ４０３、仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによって操作画面を操作部２１２の液晶表示部に表示する。
【００１６】
プリンタＩ／Ｆ２０７は、プリンタ２１３と制御部２０１とを接続する。プリンタ２１３で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２０７を介して制御部２０１から転送され、プリンタ２１３において記録媒体上に印刷される。後述する画像処理装置１０５のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、処理に応じてＡＰＩ４０３、仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによって印刷処理を実行する。
スキャナＩ／Ｆ２０８は、スキャナ２１４と制御部２０１とを接続する。スキャナ２１４は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナＩ／Ｆ２０８を介して制御部２０１に入力する。後述する画像処理装置１０５のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は処理に応じてＡＰＩ４０３、仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによってスキャン処理を実行し、画像データを受信する。
【００１７】
アクセサリＩ／Ｆ２０９は、フィニッシャ２１５と制御部２０１とを接続する。本図では、接続するアクセサリの代表としてフィニッシャ２１５を示したが、他のアクセサリを１つ、又は複数接続することもできる。アクセサリとしては、パンチ穴を空けるパンチャー、ステープルを行なうステープラー、製本を行う製本ユニット、出力物のソートを行うソーター等がある。
モデムＩ／Ｆ２１０は、モデム２１６と制御部２０１（画像処理装置１０５）とを接続する。モデム２１６は、公衆回線に接続し、外部からのＦＡＸの受信、及び、外部へのＦＡＸの送信を行なう。
ネットワークＩ／Ｆ２１１は、制御部２０１（画像処理装置１０５）をＬＡＮ１０７に接続する。ネットワークＩ／Ｆ２１１は、ＬＡＮ１０７上の外部装置に画像データや情報を送信したり、ＬＡＮ１０７上の外部装置から各種情報を受信したりする。
【００１８】
図３は、各種サービスを提供するサーバー１０２のハードウェア構成の一例を示す図である。ＣＰＵ３０２を含む制御部３０１は、サーバー１０２全体の動作を制御する。ＣＰＵ３０２は、ＲＯＭ３０３に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３０４は、ＣＰＵ３０２の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３０５は、画像データや各種プログラム、或いは後述する各種情報テーブルを記憶する。ＣＰＵ３０２が、ＲＯＭ３０３又はＨＤＤ３０５等に記憶されているプログラムに基づき処理を実行することによって、後述するサーバー１０２のＦＡＸサービスの機能やサーバー１０２におけるフローチャートに係る処理が実現される。
ネットワークＩ／Ｆ３０６は、制御部３０１（サーバー１０２）をＬＡＮ１０４に接続する。ネットワークＩ／Ｆ３０６は、ＬＡＮ１０４上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００１９】
図４は、画像処理装置１０５のソフトウェア構成の一例を示す図である。オペレーティング・システム４０１は、画像処理装置１０５全体を制御する実行環境の一例である。一般的にオペレーティング・システム４０１は、画像処理装置１００の各種機能をリアルタイムに制御可能なリアルタイムＯＳの各モジュールから構成される。或いは、オペレーティング・システム４０１は、ＣＰＵに命令してクリティカルに複写機のオプション装置、拡張カードを含む各機能を制御することが可能なライブラリ群から構成される。更に、オペレーティング・システム４０１はその上位で動作するアプリケーションに対して、インターフェース・コマンドを提供するモジュール群を含む。オペレーティング・システム４０１を以下、ＯＳと略記する。
コントローラ制御部４０２は、ＯＳ４００上で動作し、前述のスキャナ２１４、プリンタ２１３等を制御するモジュールにより構成されるものである。
アプリケーション・プログラミング・インターフェース４０３（以下、ＡＰＩと略記する）４０３は、アプリケーションからの命令の入力の命令列に応答して、コントローラ制御部４０２にアクセスするための処理を実行する。また、ＡＰＩ４０３は、ネットワークＩ／Ｆ２１１を介してネットワークに接続された機器等に制御コマンドを送る処理を実行する。
Ｗｅｂブラウザ４０４は、ＯＳ４０１上で動作するアプリケーションの１つであるＷｅｂブラウザである。Ｗｅｂブラウザ４０４は、ＡＰＩ４０３を使用しコントローラ制御部４０２に各種処理を依頼するものである。
【００２０】
仮想マシン４０５は、特定のアプリケーションを実行するために最適な実行環境であり、例えば、Ｊａｖａ（登録商標）の仮想マシン等により実現されるものである。
仮想マシンＡＰＩ４０６は、仮想マシン４０５上のアプリケーションがＯＳ４０１上で動作するコントローラ制御部４０２にアクセスするためのＡＰＩであり、本実施形態においてはＡＰＩ４０３を呼び出すための変換モジュールの機能を有するものである。なお、本実施形態の説明においては、アプリケーションとしてアプリケーション４０９、４１０のようなアプリケーションを想定して説明するが、Ｗｅｂブラウザ４０４のようなアプリケーションであってもよい。
Ｆｒａｍｅｗｏｒｋ（フレームワーク）４０７は、仮想マシン４０５上のアプリケーションを統括的に制御する機能を有するフレームワークモジュールである。
アプリケーション管理アプリケーション４０８は、仮想マシン４０５上の他のアプリケーションを管理するためのアプリケーションである。アプリケーション管理アプリケーション４０８は、フレームワーク４０７と協調し、アプリケーション４０９、４１０のダウンロード、アップロード、消去、無効化を行う。
【００２１】
アプリケーション４０９、４１０は、仮想マシン４０５上で動作するアプリケーションであり、仮想マシンＡＰＩ４０６を使用しコントローラ制御部４０２に各種処理を依頼するものである。本実施形態において、画像処理装置１０５が受信したＦＡＸ画像を、サーバー１０２上で提供されるＦＡＸサービスに対し送信するアプリケーションは、以下、アプリケーション４０９として説明する。
リソース管理部４１１は、仮想マシン４０５が使用する資源を管理し、ＯＳ４０１上で動作する。リソース管理部４１１は、仮想マシン４０５自身、仮想マシンＡＰＩ４０６、フレームワーク４０７、或いはＯＳ４０１上の全アプリケーションがメモリ等のリソース資源を使用する際、予め決められた以上の資源が使用できないように制限するものである。例えば、リソース管理部４１１は、操作部２１２に画面を表示するアプリケーションについて、予め決められたアプリケーション上限数を超えた場合には、ＵＩ表示を行わない等の処理を行う。
【００２２】
図５は、アプリケーション４０９、４１０の機能構成の一例を示す図である。
ＵＩ制御部５０１は、画像処理装置が処理を行うための設定をユーザに促すためのＵＩを表示する。例えば、スキャン処理を行う際には、ＵＩ制御部５０１は、画像処理装置自体が生成可能なスキャンデータを設定させるためのＵＩを表示する。また、印刷処理を行う際には、ＵＩ制御部５０１は、画像処理装置自体が印刷可能なデータの取得を設定させるためのＵＩを表示する。また、ＵＩ制御部５０１は、後述のＷｅｂブラウザ連携部５０５からの依頼により、アプリケーション４０９、４１０の画面を操作部２１２の前面に表示するといった制御を行う。
スキャン処理制御部５０２は、ＵＩ制御部５０１での設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体の処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。
印刷処理制御部５０３は、ＵＩ制御部５０１での設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体の処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。
通信部５０４は、サーバー１０２と通信しデータの送受信や、ＦＴＰ、ＳＭＢ、ＷｅｂＤＡＶ等にしたがってファイルの送受信を行う処理を行う。
Ｗｅｂブラウザ連携部５０５は、Ｗｅｂブラウザ４０４と通信し、Ｗｅｂブラウザ４０４の呼び出しや、Ｗｅｂブラウザ４０４からの操作終了の通知を受け取るといった処理を行う。Ｗｅｂブラウザ連携部５０５は、Ｗｅｂブラウザ４０４から操作終了の通知を受け取った場合、アプリケーション４０９、４１０の画面を操作部２１２の前面に表示するようＵＩ制御部５０１に依頼する。
【００２３】
図６は、Ｗｅｂブラウザ４０４の機能構成の一例を示す図である。
通信部６０１は、ＨＴＴＰプロトコル／ＨＴＴＰＳプロトコルにしたがって、サーバー１０２と通信する。また、通信部６０１は、アプリケーション４０９のような画像処理装置内部のアプリケーションの通信部５０４とも通信可能である。より具体的には、通信部６０１は、Ｗｅｂブラウザ４０４のＵＩ制御部６０２で表示した操作画面を介して入力される情報をサーバー１０２等のアプリケーションに対するリクエストとして送信する。また、通信部６０１は、サーバー１０２等で実行されているアプリケーションから送信されるレスポンス（処理結果）を受信する。
ＵＩ制御部６０２は、通信部６０１が受信したレスポンス中に含まれるＨＴＭＬファイルを解析し、解析結果に基づいて操作部２１２に操作画面を表示する。また、ＵＩ制御部６０２は、後述のアプリケーション連携部６０４からの依頼により、Ｗｅｂブラウザ４０４の画面を操作部２１２の前面に表示するといった制御を行う。
セッション管理部６０３は、サーバー１０２とＷｅｂブラウザ４０４とが通信を行う際のセッション情報を管理する。
アプリケーション連携部６０４は、アプリケーション４０９と通信し、アプリケーション４０９からのＷｅｂブラウザ４０４の呼び出し要求を受信する、アプリケーション４０９への操作終了の通知を送信する、といった処理を行う。アプリケーション連携部６０４は、アプリケーション４０９からのＷｅｂブラウザ４０４の呼び出し要求を受信すると、Ｗｅｂブラウザ４０４の画面を操作部２１２の前面に表示するようＵＩ制御部６０２に依頼する。
【００２４】
図７は、サーバー１０２においてプログラムを実行する際、プログラムをＲＡＭ３０４上にロードした際のメモリマップの構造の一例を示す図である。また、画像処理装置１０５、１０７においてプログラムを実行する際、プログラムをＲＡＭ２０４上にロードした際のメモリマップの構造の一例を示す図にも相当する。
メモリマップは、装置上の入出力を司る基本Ｉ／Ｏプログラム７０１、各処理プログラムに動作環境を提供するシステム・プログラム７０２、本実施形態の処理プログラムを初めとする各種処理プログラム７０３、関連データを格納するエリア７０４を含む。また、メモリマップは、各種プログラムが動作する際に一時的に利用するワークエリア７０５も含む。なお、容量の制約により７０１〜７０５として利用する領域が足りなくなった場合、ＨＤＤ３０５をＲＡＭ３０４の、又は、ＨＤＤ２０５をＲＡＭ２０４の領域の一部として扱うこともできる。
【００２５】
図８は、サーバー１０２上で提供されるＦＡＸサービスと、利用するユーザ８０１、８０２のアクション、及び連携する画像処理装置１０５、文書管理システム１０９を含めたデータの流れを示すシーケンス図である。
まず、ユーザ８０１は、８０３において、サーバー１０２上で提供されるＦＡＸサービスにログインしている。
画像処理装置１０５は、８０４において、公衆回線経由でＦＡＸを受信する。そして、画像処理装置１０５は、８０５において、受診したＦＡＸをＦＡＸ文書データとして、サーバー１０２上で提供されるＦＡＸサービスに転送する。サーバー１０２上で提供されるＦＡＸサービスでは、画像処理装置１０５から受信したＦＡＸ文書データを、８０６においてデータベース１０３に一時保管する。
次に、サーバー１０２上で提供されるＦＡＸサービスでは、ＦＡＸ文書が届いたことを、８０７において、ユーザに通知する。本実施形態では、ＦＡＸサービスは、後述する図９に示すＦＡＸ受信通知先テーブルに従い、後述する図１２の手順で、８０７において、ログインしているユーザ８０１にのみ通知する。ここでの通知は、サーバー１０２上で提供されるＦＡＸサービスシステム内の通知方式を採る。本実施形態におけるシステム内の通知は、ＦＡＸサービスの提供する画面内に、ポップアップやステータスバーに、後述する図１１Ａに示す文書振り分け画面へのリンクを含むメッセージ出す方式である。この通知方法は、ＦＡＸサービスにログインしているユーザが、メールプログラムに移る等、ＦＡＸサービス内での処理を中断することなく、ＦＡＸ受信通知を処理可能としている。さらに、ログインしているユーザに限定して通知しているのは、振り分け処理を実施し易い、ＦＡＸサービスシステム内で作業中のユーザに、優先して振り分けを行なってもらうためである。なお、本図では８０１一名のみを記しているが、複数人であってもよい。
【００２６】
８０７で、ＦＡＸ受信通知を受け取った後のシーケンスは、ユーザ８０１のアクションにより、８１０、８２０、８３０のシーケンスに分かれる。
シーケンス８１０は、ユーザ８０１が、ログイン中に振り分け処理を実施したケースである。
振り分け処理は、文書保存に係る振り分け処理の一例である。
ユーザ８０１は、８１１において、後述する図１１Ａに示すＦＡＸサービスの振り分け画面にアクセスし、振り分け指示を行なう。振り分け指示に呼応し、ＦＡＸサービスは、８１２において、文書管理システム１０９にＦＡＸ文書データを格納する。
文書振り分け後、ユーザ８０１が、８１３において、ＦＡＸサービスからログアウトした場合は、メールによるＦＡＸ受信通知は、誰にも送信されない。
【００２７】
シーケンス８２０は、ユーザ８０１が、ログイン中にＦＡＸ受信文書内容の確認も行なわず、ログアウトしたケースである。例えば、ユーザ８０１は、外出予定時間が来たため、後で振り分け処理を行なうという意思で、処理しなかったケースである。
ユーザ８０１は、ＦＡＸサービスシステム内で受け取ったＦＡＸ受信通知に対応することなく、８２１において、ＦＡＸサービスからログアウトする。すると（つまりログアウトが検知されると）、ＦＡＸサービスは、後述する図１３に示す手順で、メールによるＦＡＸ受信通知を実施する。このメールによるＦＡＸ受信通知は、８２２において、ログアウトしたユーザ８０１に対して、及び、８２３において、処理対象ＦＡＸ文書用の後述する図１０に示す通知テーブル内の未通知ユーザに対して行なわれる。本図では、ユーザ８０２が未通知ユーザである。
メールによるＦＡＸ受信通知は、システム外通知の一例である。
メールによるＦＡＸ受信通知には、前記メールにＦＡＸサービスへのＵＲＬが記載されている。ＵＲＬには、通知先ユーザのＦＡＸサービスへのユーザＩＤ（パスワードを含めることも可能）、処理対象文書の識別子が含まれており、ユーザは１クリックで処理対象文書の後述する図１１ＢのＦＡＸ文書詳細画面まで辿り着くことができる。
【００２８】
シーケンス８３０は、ユーザ８０１が、ログイン中にＦＡＸ受信文書内容を確認し、自分は処理しないで、他のメンバに任せるという意思表示をして、ログアウトしたケースである。
なお、ログイン中にＦＡＸ受信文書内容を確認したが、何らかの理由で、後で、自分で処理するという意思を示した場合は、シーケンス８２０と同等のシーケンスとなる。
システム内でＦＡＸ受信通知を受け取ったユーザ８０１は、８３１において、後述する図１１ＡのＦＡＸサービスの振り分け画面にアクセスし、文書内容を確認する。次に８３２において、自身が振り分けるべきものではないという判断を行ない、確認済みであること示すＵＩを操作する。
ユーザ８０１が、８３３において、ＦＡＸサービスからログアウトをする。すると、後述する図１３の手順で、ＦＡＸサービスは、８３４において、メールによるＦＡＸ受信通知を実施する。ＦＡＸサービスは、後述する図１０の処理対象ＦＡＸ文書用の通知テーブル内の、未通知ユーザに対してＦＡＸ受信通知を実施する。本図では、ユーザ８０２が未通知ユーザである。
なお、本実施形態では詳述しないが、ＦＡＸサービスにログインしているユーザが複数人であった場合、システム内へのＦＡＸ受信通知を行なったユーザ全員がログアウトしたことをもって、ＦＡＸサービスは、後述する図１３の手順を実行することもできる。
【００２９】
図９は、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスが利用するＦＡＸ受信通知先テーブル９０１の一例を示す図である。本実施形態ではＦＡＸ受信通知先テーブル９０１は、データベース１０３に格納されている。
本テーブルは、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービス内に、１テーブルのみ存在し、予め設定されているデータである。本実施形態では、不特定多数が、様々な目的で送信してくる画像データであるＦＡＸ文書を処理対象としている。また、同じ送信元から、異なる案件でＦＡＸが送付されてくることもある。そのため、文書内容をＯＣＲ等の技術を用いて十分に解析しなと、振り分け処理をすべきユーザを特定できない。そのため、ＦＡＸサービス内に、１テーブルのみを用意し、振り分け処理を行なう可能性のあるユーザ、即ち、文書管理システム１０９に文書を格納できるユーザ全員がＦＡＸ受信通知先テーブル９０１に登録されている。
ＦＡＸ受信通知先テーブル９０１は、ユーザのＦＡＸサービスへのログインＩＤ９０２、ユーザのメールアドレス９０３、ユーザのログイン状態９０４で構成されている。ユーザのログイン状態９０４は、ＦＡＸサービスへのログイン／ログアウト時に更新される。
なお、本テーブルは、ＦＡＸサービスのユーザにより任意に変更可能となっている。
【００３０】
図１０は、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスが利用する文書固有の通知テーブル１００１の一例を示す図である。本テーブルは、ＦＡＸサービスが、画像処理装置１０５からＦＡＸデータを受信したときに生成（後述する図１２のＳ１２０２参照）される後述する図１１Ａの振り分け画面が操作されることより、随時自動的に更新される。本実施形態では本テーブルは、データベース１０３に格納されている。
文書固有の通知テーブル１００１は、ユーザのＦＡＸサービスへのログインＩＤ１００２、ユーザへのメール通知実施／非実施を判断するメール通知１００３で構成されている。
ユーザのＦＡＸサービスへのログインＩＤは、ユーザ識別情報の一例である。
ユーザへのメール通知実施／非実施を判断するメール通知は、通知情報の一例である。
通知テーブル１００１のデータは、ユーザ識別情報と、通知情報と、が対応付けられた通知データの一例である。
【００３１】
図１１Ａは、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスが、ＰＣ１０６やモバイル端末１０８のＷＥＢブラウザ上に表示する、ユーザがＦＡＸ受信文書の確認、及び文書管理システム１０９への振り分け処理を行なうための画面の一例を示す図である。図１１Ｂは、ＦＡＸ文書詳細画面の一例を示す図である。
ＦＡＸ文書一覧画面１１０１は、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスが一時保管しているＦＡＸ文書の一覧画面である。
１１０２は、ログイン中ユーザのユーザ名を表示している。受信しているＦＡＸ文書一覧としては、確認済みを示すチェックボックス１１０３、ＦＡＸの受信日時１１０４、送信元ＦＡＸ番号１１０５、顧客名１１０６が表示される。顧客名は、ＦＡＸサービスが、送信元ＦＡＸ番号と顧客名の対応表をＦＡＸサービスが利用するデータとして予め保持することで、導き出されている。ＦＡＸの受信日時１１０４にはリンク情報が含まれ、ユーザがマウスクリックすることで、ＦＡＸサービスは、ＦＡＸ文書詳細画面１１１０を表示する。
１１０７は、確認済みを示すチェックボックス１１０３に確認済みを示すチェックが入れられている状態を示している。
【００３２】
本実施形態では、ＦＡＸ文書詳細画面１１１０は、ＦＡＸ文書一覧画面１１０１とは別ウィンドウで表示される。８２２、８２３、８３４でのメール通知のＵＲＬが指示された場合には、ＦＡＸ文書一覧画面１１０１に重ねて、処理対象ＦＡＸ文書のＦＡＸ文書詳細画面１１１０が表示される。
ＦＡＸ文書詳細画面１１１０は、ＦＡＸ文書のプレビュー画像領域１１１１と、振り分け設定を行なう領域１１１２とで構成される。ユーザは、プレビュー画像領域１１１１で文書内容を確認し、領域１１１２でカテゴリ、緊急度、文書管理システム１０９内の保存先を指定する。
「振り分け」ボタン１１１３が選択されることにより、文書管理システム１０９への転送が実行され、ＦＡＸ文書詳細画面１１１０が閉じられると共に、文書一覧から処理対象であった文書行を削除した状態で、ＦＡＸ文書一覧画面１１０１が再描画される。また、本実施形態においては、ＦＡＸ文書の文書管理システム１０９への振り分け処理が行なわれた時点で、この振り分け処理により、データベース１０３に一時保管したＦＡＸ文書実体が削除される。さらに、このＦＡＸ文書用の通知テーブル１００１が削除される。
「キャンセル」ボタン１１１４が選択されることにより、ＦＡＸ文書詳細画面１１１０が閉じられ、画面はＦＡＸ文書一覧画面１１０１に戻る。
【００３３】
図１２は、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスが、画像処理装置１０５からのＦＡＸ文書を受信した際の処理のフローチャートである。
Ｓ１２０１において、ＦＡＸサービスは、ＦＡＸ受信通知先テーブル９０１を取得する。
Ｓ１２０２において、ＦＡＸサービスは、ＦＡＸ受信通知先テーブル９０１をコピーし、受信したＦＡＸ文書用の通知テーブル１００１を生成する。このとき、ＦＡＸサービスは、メール通知１００３は、全て未通知「未」を設定しておく。
Ｓ１２０３において、ＦＡＸサービスは、Ｓ１２０２で生成した受信したＦＡＸ文書用の通知テーブル１００１のユーザ全てに対し、Ｓ１２０４からＳ１２０５までの処理を行なう。
【００３４】
Ｓ１２０４において、ＦＡＸサービスは、Ｓ１２０１で取得したＦＡＸ受信通知先テーブル９０１を参照し、そのユーザがログイン中かどうかを判断する。ログイン中ではない場合、ＦＡＸサービスは、何も行なわずＳ１２０３に戻る。ログイン中の場合、Ｓ１２０５において、ＦＡＸサービスは、ＦＡＸサービスシステム内の通知手段で、そのユーザに対してＦＡＸ受信通知を行なう。
なお、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスが、画像処理装置１０５からのＦＡＸ文書を受信した際に、ログイン中ユーザへの通知を優先することなく、ログインしていないユーザにはメール通知をしておくこともできる。また、通知テーブル１００１内のユーザが一人もサーバー１０２が提供するＦＡＸサービスにログイン中でないケースでは、ログインしていないユーザにはメール通知をしておくこともできる。その際は、ＦＡＸサービスは、本フローチャート同様、Ｓ１２０４でログインしていないと判断したときにメール通知し、受信したＦＡＸ文書用の通知テーブル１００１のメール通知１００３に「済」を設定しておく。
【００３５】
図１３は、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスにログインしているユーザが、ログアウトした際の処理の一例を示すフローチャートである。
Ｓ１３０１において、ＦＡＸサービスは、ＦＡＸサービスに存在する各通知テーブル１００１を処理対象とし、各通知テーブル１００１について、Ｓ１３０２からＳ１３０５までの処理を行なうための判断を行なう。なお、通知テーブル１００１が存在しない文書は、既に文書管理システム１０９への振り分け処理が完了している文書である。
Ｓ１３０２において、ＦＡＸサービスは、処理対象とする各通知テーブル１００１を特定し、参照する。
ここで、Ｓ１３０３とＳ１３０４とは、本実施形態のロジック上は１シーケンスで処理しているが、説明の都合上、個別に記載する。
Ｓ１３０３において、ＦＡＸサービスは、システム内通知したユーザであるかどうかを判断する。即ちＦＡＸサービスは、システム内通知したユーザでない場合、Ｓ１３０１に進み、次のＦＡＸ用文書の通知テーブル１００１の処理を行なう。一方、ＦＡＸサービスは、システム内通知したユーザであると判断した場合、Ｓ１３０４に進む。例えば、本実施形態の例の場合、ＦＡＸサービスは、該当するユーザの通知テーブル１００１のメール通知１００３が「未」の状態である場合、システム内通知はされているが、システム外通知はされていないと判断する。
つまり、ＦＡＸサービスは、Ｓ１３０３の判定において、処理対象のユーザに対して、後述するメール通知をしていないと判定した場合、Ｓ１３０４に処理を進める。
Ｓ１３０３の処理は、通知判定の処理の一例である。
【００３６】
Ｓ１３０４において、ＦＡＸサービスは、処理対象のユーザが、処理対象ＦＡＸ文書を確認済みか否か判断する。本実施形態においては、ＦＡＸ文書一覧画面１１０１においてユーザがチェックボックス１１０３をチェックすると、通知テーブル１００１のメール通知１００３が「済」に変更される。したがって、本実施形態においては、ＦＡＸサービスが、Ｓ１３０４でシステム内通知したユーザではないと判断していることが、ユーザが「確認済み」であるという判断を含んでいる。この場合、Ｓ１３０１に進み、ＦＡＸサービスは、次のＦＡＸ用文書の通知テーブル１００１の処理を行なう。一方、ＦＡＸサービスは、ユーザが確認済みのＦＡＸ文書でないと判断した場合、Ｓ１３０５に進む。
Ｓ１３０４の処理は、確認判定の一例である。
Ｓ１３０５において、ＦＡＸサービスは、ＦＡＸ受信通知先テーブル９０１のログインユーザとメールアドレス９０３とを参照し、ログアウトしようとしているユーザに対し、メール通知を行なう。このメール通知は、本実施形態においては、シーケンス８２０で説明した内容である。
Ｓ１３０５の処理は、システム外通知の処理の一例である。
【００３７】
図１４は、ＦＡＸ文書一覧画面１１０１においてユーザがチェックボックス１１０３を操作した際の処理の一例を示すフローチャートである。
Ｓ１４０１において、ＦＡＸサービスは、ユーザが操作対象としたＦＡＸ文書用の通知テーブル１００１を参照する。
Ｓ１４０２において、ＦＡＸサービスは、「確認済」チェックボックス１１０３の状態を判断する。「確認済」チェックボックス１１０３がチェックされている場合、Ｓ１４０３において、ＦＡＸサービスは、ログアウト時にメール通知を行なわないように、通知テーブル１００１のメール通知を「済」に書き換える。一方、「確認済」チェックボックス１１０３がチェックされていない場合、Ｓ１４０４において、ＦＡＸサービスは、ログアウト時にメール通知を行なえるように、通知テーブル１００１のメール通知を「未」に書き換える。
【００３８】
図１５は、ユーザがＦＡＸ文書詳細画面１１１０において、「振り分け」ボタン１１１３により、振り分け処理を行なった際の処理の一例を示すフローチャートである。
Ｓ１５０１において、ＦＡＸサービスは、処理対象ＦＡＸ文書用の通知テーブル１００１を取得する。
Ｓ１５０２において、ＦＡＸサービスは、処理対象ＦＡＸ文書を、ＦＡＸ文書詳細画面１１１０の設定に従い、文書管理システム１０９に送信する。
Ｓ１５０３においては、ＦＡＸサービスは、処理対象ＦＡＸ文書を、データベース１０３から削除する。
Ｓ１５０４において、ＦＡＸサービスは、Ｓ１５０１で参照している処理対象ＦＡＸ文書用の通知テーブル１００１を削除する。本実施形態においては、この通知テーブル１００１の削除により、このＦＡＸ文書が振り分け済みであることを示すと共に、ＦＡＸ文書一覧画面１１０１に表示されなくなる。
【００３９】
以上のように、本実施形態では、シーケンス８３０に示した、ユーザが受信ＦＡＸ文書を確認の上、敢えて自身は振り分け処理を行なわないケースで、ログアウトしても、不要なメール通知を受け取らないようになった。一方、シーケンス８２０に示した、ユーザがログイン中にＦＡＸ受信文書内容の確認を行なわなかったケース、即ち、ログアウト後にモバイル端末から振り分け処理を行なう可能性があるケースのみ、メール通知を受け取るようになった。
【００４０】
＜第二実施形態＞
第一実施形態では、サーバー１０２が提供するＦＡＸサービスが一時保管したＦＡＸ文書を、ユーザ操作により、インターネット１０１上に公開された文書管理システム１０９に振り分け保管するシステムを示した。
本実施形態では、不特定多数から仮置きされた文書をユーザが内容を確認し、サーバー１６０２が提供する文書管理サービスがファイル管理するデータベース１６０３内のフォルダに格納するシステムを示す。
図１６は、ＦＡＸ文書を管理するシステムのシステム構成の一例を示す図である。
サーバー１６０２は、インターネット１６０１上に公開されたサーバーであり、各種データの保存場所としてデータベース１６０３とＬＡＮ１６０４で接続されている。なお、図１６では説明の便宜上サーバーを一つ記載しているが、複数のサーバーが存在することもある。またデータベース１６０３を１つ記載しているが、サーバー１６０２内にデータベースを持つことも可能であり、また役割に応じて複数のデータベースが存在することもある。
サーバー１６０２上では、ＣＰＵがプログラムに基づき処理を実行することによって文書管理サービスを提供している。サーバー１６０２は、ＰＣ１６０５、１６０６、モバイル端末１６０８から送信された各種ファイルをデータベース１６０３に一時保管する。また、サーバー１６０２は、文書管理サービスのユーザインターフェースとして、一時保管した文書を閲覧、フォルダに振り分け格納するユーザインターフェースを提供する。
【００４１】
データベース１６０３は、前記文書の一時保管場所である他、文書管理サービスを提供するプログラムに基づき処理を実行するＣＰＵが利用する各種データの保管場所でもある。
ＬＡＮ１６０７で接続されたＰＣ１６０５、ＰＣ１６０６は、本システムのユーザのオフィス環境を示す。ＰＣ１６０５、ＰＣ１６０６のユーザは、文書管理サービスに文書を一時保管するユーザでもあり、また、文書管理サービスを用いて一時保管文書を適当なフォルダに振り分けるユーザでもある。モバイル端末１６０８のユーザも、同様に、一時保管ユーザでも、振り分けユーザでもあり得る。
ＰＣ１６０５、１６０６は、インターネット１０１に接続可能であり、ＷＥＢブラウザを介して、サーバー１６０２が提供する文書管理サービスのユーザインターフェースを利用可能である。
モバイル端末１６０８は、インターネット１６０１に接続可能であり、ＷＥＢブラウザを介して、サーバー１６０２が提供する文書管理サービスのユーザインターフェースを利用可能である。
なお、サーバー１６０２の構成は図３と同様である。
また、サーバー１６０２のＣＰＵが本実施形態に係るプログラムを実行する際、プログラムをＲＡＭ３０４上にロードした際のメモリマップの構造は、図７と同様である。
【００４２】
図１７は、サーバー１６０２上で提供される文書管理サービスと、利用するユーザ１７０１、１７０２のアクション、及び連携するＰＣ１６０５と、モバイル端末１６０８と、を含めたデータの流れを示すシーケンス図である。ＰＣ１６０６もＰＣ１６０５と同じ役目を果たすが、本図では省略する。なお、説明の便宜上、図１７上、サーバー１６０２は「未処理フォルダ」と「任意のフォルダ」と、に分けて、２つ記載している。
まず、１７０３において、ユーザ１７０１は、サーバー１６０２上で提供される文書管理サービスにログインする。
１７０４において、ファイルアップロードの指示がなされると、１７０５において、ＰＣ１６０５、モバイル端末１６０８は、インターネット１６０１を介して、サーバー１６０２上で提供される文書管理サービスにファイルを送信する。１７０６において、ファイルを受け取った文書管理サービスは、そのファイルをデータベース１７０３内の「未処理」フォルダに保存する。
次に、１７０７において、サーバー１６０２上で提供される文書管理サービスでは、格納先が決まっていない文書が届いたことを、ログイン中のユーザ１７０１に通知する。この通知処理については、図１２と同様の処理であり、フローチャート内の「ＦＡＸ」が「文書」となる。また、処理に利用する通知テーブルは図１０の構成である。
１７０７で文書受信通知を受け取った後のシーケンスは、ユーザ１７０１のアクションにより、１７１０、１７２０、１７３０のシーケンスに分かれる。
シーケンス１７１０は、ユーザ１７０１が、ログイン中に振り分け処理を実施したケースである。
ユーザ１７０１は、１７１１において文書管理サービスの振り分け画面（図１８で詳述）にアクセスし、振り分け指示を行なう。振り分け指示に呼応し、１７１２において、文書管理サービスが管理する任意のフォルダにＦＡＸ文書データを格納する。
文書振り分け後、１７１３において、ユーザ１７０１が文書管理サービスからログアウトした場合は、メールによる文書受信通知は、誰にも送信されない。
【００４３】
シーケンス１７２０は、ユーザ１７０１が、ログイン中に受信文書内容の確認も行なわず、ログアウトしたケースである。例えば、外出予定時間が来たため、後で振り分け処理を行なうという意思で、処理しなかったケースである。
１７２１において、ユーザ１７０１は、文書管理サービスシステム内で受け取った文書受信通知に対応することなく、文書管理サービスからログアウトする。すると、後述する図２０の手順で、メールによる文書受信通知が実施される。このメールによる文書受信通知は、１７２２において、ログアウトしたユーザ１７０１に対して、及び、１７２３において、処理対象文書用の通知テーブル１００１内の、未通知ユーザに対して行なわれる。本図では、ユーザ１７０２が未通知ユーザである。
メールによる文書受信通知では、メールに文書サービスへのＵＲＬが記載されている。ＵＲＬには、通知先ユーザの文書サービスへのユーザＩＤ（パスワードを含めることも可能）、処理対象文書の識別子が含まれており、ユーザは１クリックで処理対象文書の振り分け画面（１１１０とほぼ同様）まで辿り着くことが可能となっている。
メールに記載されているＵＲＬは、処理対象の文書の振り分けに関する画面を表示可能な情報の一例である。
【００４４】
シーケンス１７３０は、ユーザ１７０１が、ログイン中に受信文書内容を確認し、自分は処理しないで、他のメンバに任せるという意思表示をして、ログアウトしたケースである。
なお、ログイン中に受信文書内容を確認したが、何らかの理由で、後で自分が処理するという意思を示した場合は、シーケンス１７２０と同等のシーケンスとなる。
１７３１において、システム内でＦＡＸ受信通知を受け取ったユーザ１７０１は、文書管理サービスの振り分け画面（１１１０とほぼ同様）にアクセスし、文書内容を確認する。次に１７３２において、ユーザ１７０１は、誰に通知するべきか、自身への通知の要否を判断し、通知設定を行なう。
ユーザ１７０１が、１７３３において文書管理サービスからログアウトをすると、後述する図２０の手順で、メールによる文書受信通知が実施される。このメールによる文書受信通知は、１７２３において処理対象文書用の通知テーブル１００１内の、未通知ユーザに対して行なわれる。本図では、ユーザ１７０２が未通知ユーザである。
【００４５】
図１８Ａは、サーバー１６０２が提供する文書管理サービスが、ＰＣ１６０５、１６０６やモバイル端末１６０８のＷＥＢブラウザ上に表示する、ユーザが受信文書の確認、通知先の設定処理を行なうための画面の一例を示す図である。なお、振り分けを行なう画面は、図１１の１１１０とほぼ同様である。
１８０１は、サーバー１６０２が提供する文書管理サービスが「未処理」フォルダに一時保管している文書の一覧画面である。
１８０２は、ログイン中ユーザのユーザ名を表示している。受信している文書一覧としては、通知設定画面１８１０を開くための「依頼」ボタン１８０３、文書の受信日時１８０４、格納したユーザ１８０５、文書ファイル名１８０６が表示される。文書の受信日時１８０４にはリンク情報を持ち、ユーザがマウスクリックすることで、文書振り分け画面（１１１０とほぼ同様）が表示される。
【００４６】
図１８Ｂは、通知設定画面の一例を示す図である。
通知設定画面１８１０は、処理対象文書名１８１１、自身への通知設定を行なうチェックボックス１８１２、追加通知先を編集する１８１３から１８１６までのＵＩ、設定を完了する「設定ボタン」１８１７を含む。また、通知設定画面１８１０は、通知設定画面１８１０での編集を無効とする「キャンセル」ボタン１８１８を含む。
自身への通知設定を行なうチェックボックス１８１２がチェックされると、操作しているユーザ１８０２にもメール通知されることとなる。
入力エリア１８１３では、ＦＡＸ受信通知先テーブル９０１に記載のあるユーザから選択したユーザを指定可能である。そのユーザを通知先とする場合、「追加」ボタン１８１４を指示することで、リスト１８１５に追加表示される。リスト１８１５から通知先ユーザを削除したい場合は、ユーザは、リスト１８１５内でユーザを選択の上、「削除」ボタン１８１６を指示する。
最終的に、「設定」ボタン１８１７が指示された時点で、リスト１８１５に表示されているユーザ、及びチェックボックス１８１２によって操作しているユーザ自身が、通知先となる。この通知先の情報は、処理対象文書用の通知テーブル１００１として保管される。
「キャンセル」ボタン１８１８が選択されると、通知設定画面１８１０が閉じられ、文書一覧画面１８０１に戻る。
【００４７】
ここで、本画面での設定について、別の実施形態を説明する。
通知設定画面１８１０において、「自分で振り分ける」チェックボックス１８１２が指定されたとき、文書管理サービスは、ログアウト時にはそのユーザ（本図では１８０２に示す「ｕｓｅｒ０１」）に対してのみ通知する。「自分で振り分ける」チェックボックス１８１２が指定されていないとき、文書管理サービスは、予めシステム内で決めておいた通知先を、リスト１８１５に表示する。そして、文書管理サービスは、そのユーザ（本図では１８０２に示す「ｕｓｅｒ０１」）のログアウト時に、リスト１８１５設定されているメンバへメール通知する。
なお、上記では設定したユーザのログアウト時としたが、文書管理サービスは、「設定」ボタン１８１７の押下時にメール通知を実行することもできる。
【００４８】
図１９は、通知設定画面１８１０において、ユーザが通知先を設定したとき、即ち「設定」ボタン１８１７を指示した際の処理のフローチャートである。
Ｓ１９０１では、文書管理サービスは、処理対象文書用の通知テーブル１００１を参照する。
Ｓ１９０２では、文書管理サービスは、Ｓ１９０１で参照した処理対象文書用の通知テーブル１００１内の全ユーザに対して、Ｓ１９０３からＳ１９０４、又はＳ１９０５までの処理を行なうようにし、全ユーザを処理し終えたと判断した場合、処理を終了する。
Ｓ１９０３では、文書管理サービスは、処理対象ユーザがリスト１８１５に入っているか否かを判断する。リスト内に入っていなかった場合、Ｓ１９０４において、文書管理サービスは、メール通知を行なわないようにメール通知１００３に「済」を設定する。一方、リスト内に入っていた場合、Ｓ１９０５において、文書管理サービスは、メール通知を行なうようにメール通知１００３に「未」を設定する。
【００４９】
図２０は、サーバー１６０２が提供する文書管理サービスにログインしているユーザが、ログアウトした際の処理のフローチャートである。
Ｓ２００１において、文書管理サービスは、文書管理サービスに存在する各通知テーブル１００１を処理対象とし、各通知テーブル１００１について、Ｓ２００２からＳ２００５までの処理を行なうための判断を行なう。全文書について処理し終えた場合は、文書管理サービスは、処理を終了する。
Ｓ２００２において、文書管理サービスは、処理対象とする各通知テーブル１００１を特定し、参照する。
Ｓ２００３では、通知テーブル１００１内の全ユーザについて処理をしたか否かを判断する。文書管理サービスは、全ユーザを処理したと判断した場合は、Ｓ２００１に戻り、次の文書を処理対象とする。
Ｓ２００４において、文書管理サービスは、通知テーブル１００１内の、処理対象ユーザのメール通知１００３の状態を判断する。図１９の処理において、メール通知を行なうケースでは、メール通知１００３が「未」となっている。この場合、文書管理サービスは、Ｓ２００５に進み、メール通知を行なった上で、Ｓ２００３に戻る。Ｓ２００４において、メール通知１００３が「未」でない場合、即ち、「済」である場合、文書管理サービスは、メール通知は実行せずに、Ｓ２００３に戻り、次のユーザを処理する。
なお、第一実施形態に示した画像処理装置１０５の機能を用いて、ファイルを本実施形態のサーバー１６０２が提供する文書管理サービスへアップロードすることもできる。
【００５０】
以上のように、本実施形態では、振り分け前の文書を確認したユーザが、自身を含めてメール通知先を設定できるようになった。そのため、振り分け処理を行なう必要のないことが明らかになったユーザには、無駄な受信通知メールを送信しないようになった。
【００５１】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【００５２】
以上、上述した各実施形態によれば、ログアウトするユーザは、自身がログアウト後に振り分けるべき、又は、確認及び振り分ける予定のある文書についてのみ、システム外への通知を受け取ることができるようになった。言い換えれば、確認及び振り分け予定のない文書についての無駄な通知は、受け取らなくなった。
【００５３】
以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１Ａ】
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【図１１Ｂ】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８Ａ】
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【図１８Ｂ】
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【図１９】
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【図２０】
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