(57)【要約】【課題】  複数の電話機が設置されている構内において、従業員に着信した電話機の位置を認識させて、速やかに応答させることができる監視システムを提供する。【解決手段】  本発明の監視システム３０は、電話機１０に対する着信から応答までの応答待ち時間を監視するものであって、監視システム３０は、表示手段４０と接続され、電話機１０の応答待ち時間が設定された応答許容時間を超過すると判定した際、表示手段４０に電話機１０の位置を表示させることを特徴とする。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電話機に対する着信から応答までの応答待ち時間を監視する監視システムであって、
前記監視システムは、表示手段と接続され、
前記電話機の応答待ち時間が設定された応答許容時間を超過すると判定した際、
前記表示手段に前記電話機の位置を表示させることを特徴とする監視システム。
【請求項２】
前記応答許容時間は、構内回線からの着信よりも、公衆回線からの着信の方が、短時間に設定されていることを特徴とする請求項１に記載の監視システム。
【請求項３】
応答待ち時間が応答許容時間を超過した回数を、電話機及び日時毎に蓄積する記憶手段を備えたことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の監視システム。
【請求項４】
前記応答許容時間は、前記超過回数に応じて前記電話機毎に設定することを特徴とする請求項３に記載の監視システム。
【請求項５】
前記応答許容時間は、前記超過回数に応じて曜日毎または時間帯毎に設定することを特徴とする請求項３に記載の監視システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電話機に対する着信から応答までの応答待ち時間を監視する監視システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、複数台の電話機を構内に設置し、従業員各々がどの電話機を利用するかを決めて使用することにより、電話の取り次ぎ等を減らして利便性を向上させている。
【０００３】
このような環境において、特定の電話機に着信が生じ、該電話機を使用する従業員が会議中又は外出中であると、即座に着信に応答できずに、発信者に不快感を与えてしまう可能性があった。
【０００４】
このような課題に対し、例えば特許文献１に記載されるシステムコードレス電話装置のように、応答の無い電話機に対する着信を、予め記憶されている別の電話機に転送する転送機能が設けられていることは知られている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平５−２７６１０７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、設置コストを削減する等の理由から、複数の電話機を構内に設置する場合、同じ機種の電話機が一括購入され設置されるため、各々の電話機の着信音は個別に設定されることなく、購入時の設定のままになっている場合が多く、又、仮に着信音を個別に設定していたとしても、設定可能な着信音の種類数は限られている。
【０００７】
このため、複数の電話機が構内に設置されている環境では、特定の電話機に着信が生じたとしても、該電話機から離れた場所で作業を行う従業員が、即座に該電話機を見つけ出すことが困難となる場合があった。つまり、該電話機を使用する従業員が会議中又は外出中等により応答できない場合、代わりの従業員が即座に応答できずに、発信者に不快感を与える可能性があった。
【０００８】
これは、特許文献１に記載されるシステムコードレス電話装置のように、転送機能によって別の電話機に着信が転送されたとしても同様である。
【０００９】
本発明は、このような課題に鑑みてなされたものであり、着信が生じた電話機の位置を即座に認識することができる監視システムを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記課題を解決するため、本発明は、電話機に対する着信から応答までの応答待ち時間を監視する監視システムであって、監視システムは、表示手段と接続され、電話機の応答待ち時間が設定された応答許容時間を超過すると判定した際、表示手段に電話機の位置を表示させることを特徴とする。
【００１１】
また、応答許容時間は、構内回線からの着信よりも、公衆回線からの着信の方が、短時間に設定されていることを特徴とする。
【００１２】
また、応答待ち時間が応答許容時間を超過した回数を、電話機及び日時毎に蓄積する記憶手段を備えたことを特徴とする。
【００１３】
また、応答許容時間は、超過回数に応じて電話機毎に設定することを特徴とする。
【００１４】
また、応答許容時間は、超過回数に応じて曜日毎または時間帯毎に設定することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明の監視システムによれば、複数の電話機が設置されている構内において、従業員に着信した電話機の位置を認識させて、速やかに応答させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の監視システムに係る実施形態１の構成図である。
【図２】監視システムにより表示手段に表示される電話着信画面の概略図である。
【図３】監視システムの処理手順を示すフローチャートである。
【図４】本発明の監視システムに係る実施形態２の構成図である。
【図５】記憶手段に蓄積される電話機の履歴情報である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
本発明の実施形態について、図を参照しながら以下に説明する。なお、本発明の図面において、同一の参照符号は、同一部分または相当部分を表わすものとする。
【００１８】
〔実施形態１〕
図１は、本発明の監視システム３０に係る実施形態１の構成図である。図１に示すように構内には、構内回線、複数の電話機１０、交換機２０、監視システム３０、表示手段４０が備えられている。交換機２０は、発信者の要求に従って伝送路間の接続を切り替え、通信回線を構成する通信機器である。電話機１０は、構内回線を介して接続される固定電話、ＩＰ電話、ＰＨＳ等である。また、電話機５０は、公衆回線を介して接続される構外の電話機である。
【００１９】
交換機２０は、構外の電話機５０から発信された着信要求を、構内の指定された電話機１０に接続を切り替えて着信させることや、構内の電話機１０から発信された着信要求を、同じ構内の他の電話機１０に接続を切り替えて着信させることを行う。
【００２０】
監視システム３０は、ＰＣユニットで構成され、交換機２０と有線や無線で通信しながら、電話機１０に着信があると、応答されるまでの応答待ち時間を計測し、応答待ち時間が予め設定した応答許容時間内であるか監視する。そして、応答待ち時間が応答許容時間を超える場合は、他の従業員を電話機１０に応答させる必要があるため、表示手段４０に該電話機１０の位置を表示させることにより該電話機１０への応答を促す。
【００２１】
表示手段４０は、ＩＤＰユニット（インフォメーションディスプレイ）で構成され、監視システム３０と接続されている。なお、監視システム３０と表示手段４０は、一体となったものであってもよい。
【００２２】
図２は、表示手段４０に表示される電話着信画面４１である。表示手段４０は、通常、掲示板などの予定表や連絡事項を表示しており、監視システム３０から電話機１０の応答待ち時間が応答許容時間を超過したことを通知されると、該電話機１０の位置を示す電話着信画面４１に表示態様を変更する。
【００２３】
電話着信画面４１には、図２に示すように、構内の机、ＰＣ、ＩＤＰ等のレイアウトに加えて、構内に配置された複数の電話機１０の各電話番号と、該電話機１０の位置を示す位置マーク４２が表示される。例えば、電話番号（6666）の電話機１０が応答許容時間を超過すると、図２に示すように、該電話機１０の位置マーク４２がハイライト表示等で強調される。このため、電話着信画面４１を見た従業員は、電話番号（6666）の電話機１０が応答許容時間を超過していることと該電話機１０の構内の位置とを即座に認識することができ、該電話機１０に速やかに応答することができる。
【００２４】
図３は、監視システム３０の処理手順を説明するフローチャートである。なお、以下の処理内容の説明においては、「ステップ」を「Ｓ」で表わし、各々の処理を数字で区別している。
【００２５】
まず、Ｓ１において、交換機２０は、電話機１０への着信要求を検出する。
【００２６】
電話機１０への着信要求があると、Ｓ２において、交換機２０は、着信先の該電話機１０を呼び出すとともに、該電話機１０への着信要求があったことを監視システム３０に通知する。
【００２７】
次いで、Ｓ３〜Ｓ５において、監視システム３０は、設定された応答許容時間内で、該電話機１０への着信要求が接続成立または接続不成立となるか監視する。応答許容時間は、管理者により構内の運用状況を考慮して設定されるが、例えば、発信者に不快感を与えない時間として７秒間に設定されている。
【００２８】
つまり、Ｓ３において、応答許容時間内で、構内の従業員が着信要求中の電話機１０に応答して接続成立した場合は、該電話機１０の応答を促す必要が無くなるため、監視システム３０は、該電話機１０の監視を中止する。そして、Ｓ１に戻り、交換機２０は電話機１０の新たな着信要求を検出する。
【００２９】
また、Ｓ４において、応答許容時間内で、発信者側が電話機１０への着信要求を切断して接続不成立となった場合も、該電話機１０の応答を促す必要が無くなるため、監視システム３０は、該電話機１０の監視を中止する。そして、Ｓ１に戻り、交換機２０は電話機１０の新たな着信要求を検出する。
【００３０】
このように、応答許容時間内で該電話機１０への着信要求が接続成立または接続不成立となり、構内の従業員に該電話機１０への応答を促す必要がなくなると、監視システム３０は、該電話機１０の監視を中止して、表示手段４０に電話着信画面４１を表示させない。このため、表示手段４０が打合せ等で使用中の場合に、突然、電話着信画面４１が表示されて、業務が頻繁に妨げられるようなことが防止される。
【００３１】
一方、Ｓ３およびＳ４で接続成立または接続不成立とならず、Ｓ５において、応答許容時間を超えて該電話機１０の着信要求が継続すると、監視システム３０は、構内にいる従業員に該電話機１０への応答を促すために、次のＳ６の処理を実行する。
【００３２】
Ｓ６において、監視システム３０は、構内の従業員に該電話機１０への応答を促すために、表示手段４０に表示態様の変更を指示して電話着信画面４１を表示させる。
【００３３】
次いで、Ｓ７において、表示手段４０は、会議や掲示板等で使用されていた通常の表示画面から、該電話機１０の位置を示す電話着信画面４１に表示態様を変更する。
【００３４】
ここで、図２に示すように、表示手段４０の電話着信画面４１には、応答許容時間を超過した電話機１０が、位置マーク４２をハイライト表示等で強調して表示される。これにより、電話着信画面４１を見た構内の従業員に、複数の電話機１０の中から、応答が遅れている着信要求中の電話機１０の位置を瞬時に認識させて、該電話機１０への応答を促すことができる。
【００３５】
表示手段４０に電話着信画面４１が表示された後、構内の従業員が電話着信画面４１を見て着信要求の電話機１０に応答して接続成立（Ｓ８）となるか、発信者側があきらめて該電話機１０への着信要求を切断して接続不成立（Ｓ９）となると、構内の従業員に該電話機１０の応答を促す必要が無くなるため、監視システム３０は、該電話機１０の監視を中止する。
【００３６】
次いで、Ｓ１０において、監視システム３０は、表示手段４０に電話着信画面４１から通常の表示画面に切り替えるように指示し、Ｓ１１において、表示手段４０は、電話着信画面４１から通常の表示画面に表示態様を戻す。
【００３７】
以上で、監視システム３０は、表示手段４０の表示態様の変更を終了させて、Ｓ１に戻り、交換機２０により電話機１０への新たな着信要求を検出する。
【００３８】
上記のとおり、本発明の監視システム３０は、電話機１０に対する着信から応答までの応答待ち時間を監視するものであって、表示手段４０に接続されている。そして、電話機１０の応答待ち時間が、設定された応答許容時間を超過すると判定した際、表示手段４０に該電話機１０の位置を示す電話着信画面４１を表示させるものである。
【００３９】
したがって、表示手段４０の電話着信画面４１を見た構内の従業員は、応答を要する電話機１０の位置を即座に認識して、該電話機１０に速やかに応答することができるため、発信者を待たせて不快感を与えることが防止できる。
【００４０】
なお、表示手段４０を通常画面として使用する会議等など、電話着信画面４１に切り替えると支障が生じる場合もある。このため、監視システム１００には、表示手段４０を通常画面のまま電話着信画面４１に切り替えないモードを設けて選択可能にしてもよい。
【００４１】
また、電話着信画面４１を表示させる際の応答許容時間は、公衆回線からの着信要求時と構内回線からの着信要求時で異なる時間に変更することが望ましい。例えば、公衆回線からの着信要求は、発信者が重要な顧客等である可能性が高いため、構内回線からの着信要求よりも応答許容時間を短くして、早めに電話着信画面４１を表示することにより、構内の従業員に速やかに応答を促すことができる。
【００４２】
〔実施形態２〕
図４は、本発明の監視システム３１に係る実施形態２の構成図である。実施形態２の監視システム３１は、記憶手段３２と接続されたことを特徴としており、他の構成は実施形態１と同じであるため詳細な説明は省略する。
【００４３】
記憶手段３２は、フラッシュメモリやＨＤＤなど書き換え可能の不揮発性記憶装置で構成されている。監視システム３１は、応答許容時間を超過した電話機１０の電話番号や応答許容時間を超過した曜日または時間帯を記憶手段３２に通知し、記憶手段３２に履歴情報として蓄積してデータベースを構築する。
【００４４】
図５は、記憶手段３２に蓄積される電話機の履歴情報であり、応答許容時間を超過した電話機１０の電話番号と曜日または時間帯毎に超過回数が蓄積されている。
【００４５】
図５に示す履歴情報において、応答許容時間の超過回数を電話機１０毎に比較すると、電話番号（1111）と（1113）の電話機１０がそれぞれ１５回と１６回で多いことが判る。したがって、監視システム３１により記憶手段３２の履歴情報を定期的に参照し、これらの電話機１０は応答許容時間を短く設定することにより、電話着信画面４１に早めに切り替えるようにする。
【００４６】
これにより、応答許容時間を超過しやすい電話機１０に対しては、他の電話機１０よりも優先的に応答を促すことができ、特定の電話機１０で応答が遅れてしまうことが改善される。また、記憶手段３２に蓄積された履歴情報から応答許容時間を超過しやすい電話機１０を特定できるので、記憶手段３２の履歴情報を参考にして、管理者が構内に配置する電話機１０のレイアウトを検討することもできる。
【００４７】
また、記憶手段３２に蓄積された履歴情報から、応答許容時間の超過回数を曜日毎や時間帯毎に参照し、超過回数が多くなる曜日や時間帯で、構内全体の電話機１０への応答許容時間を短く設定してもよい。これにより、応答許容時間を超過しやすい曜日や時間帯は早めに応答を促すことができ、特定の曜日や時間帯で応答が遅れることを改善することができる。
【符号の説明】
【００４８】
１０  電話機
２０  交換機
３０、３１  監視システム（ＰＣ）
３２  記憶手段（データベース）
４０  表示手段（ＩＤＰ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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