(57)【要約】【課題】  電子メールの内容を過去に送信した電子メールと比較することで、誤送信の可能性がある場合に警告を発する。【解決手段】  メールサーバ１０１はクライアント通信部３０１を介してクライアント端末１０２から電子メールを受信すると、その受信メールの内容を解析することにより、その電子メールが属すると分野と当該分野に属する度合を示す分野組成を算出する。そして、メールサーバ１０１の送信可否判定部３０３は、算出した分野組成と、過去に送信された電子メールの分野組成との類似度を算出し、予め設定された閾値とを比較し、受信した電子メールの送信の可否を判定する。その電子メールの送信が否と判定された場合、メールサーバ１０１は、その電子メールを保留にし、送信元に所定の警告メールを送信する。【選択図】  図３
2014087023.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送信を制御する情報処理装置であって、
送信指示された電子メールの内容を解析することにより、当該電子メールが属する分野と当該分野に属する度合を示す分野組成を算出する分野組成算出手段と、
前記分野組成算出手段により算出された前記送信指示がされた電子メールの分野組成と、過去に送信された電子メールの分野組成との類似度を算出する分野組成類似度算出手段と、
前記分野組成類似度算出手段により算出された類似度と予め設定された閾値とを比較して、前記送信指示された電子メールの送信の可否を判定する送信可否判定手段と、
前記送信可否判定手段により前記送信指示された電子メールの送信が否と判定された場合は、前記送信指示された電子メールを保留にし、警告する警告手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
電子メールの引用部分を識別するための情報を記憶する、引用部分識別情報の記憶手段を更に備え、
前記分野組成算出手段は、電子メールの本文から前記引用部分識別情報の記憶手段に記憶された情報により識別される引用部分を除いた部分に基づき、当該電子メールの分野組成を算出することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
電子メールの署名部分を識別するための情報を記憶する、署名部分識別情報の記憶手段を更に備え、
前記分野組成算出手段は、電子メールの本文から前記署名部分識別情報の記憶手段に記憶された情報により識別される署名部分を除いた部分に基づき、当該電子メールの分野組成を算出することを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記送信可否判定手段は、さらに、送信が指示された電子メールの予め定められた分野に属する度合いを、予め定められた閾値と比較することで、前記送信指示された電子メールの送信の可否を判定することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
送信が指示された電子メールが、過去に送信された電子メールと同一のスレッドに属するか否かを判定するスレッド判定手段を更に備え、
前記送信可否判定手段は、前記スレッド判定手段により、過去に送信された電子メールと同一のスレッドに属すると判定された電子メールについて送信可と判定することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
ユーザそれぞれの異動日時を含む人事情報を記憶する、人事情報の記憶手段を更に備え、
前記分野組成類似度算出手段は、前記人事情報の記憶手段に記憶された人事情報に含まれる異動日時以降に送信された電子メールと、送信指示がされた電子メールとの類似度を算出することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記警告手段は、前記送信指示された電子メールの送信元に、所定の警告メールを送信することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項８】
ユーザから前記送信可否判定手段により送信不可と判定された電子メールに対する指示を受け付ける受け付け手段と、
前記受け付け手段により受け付けた指示が、当該電子メールを送信する旨の指示である場合、および前記送信可否判定手段により送信可と判定された場合に、当該電子メールを送信する送信手段と、
を更に備えることを特徴とする請求項１乃至７の何れか１項に記載の情報処理装置。
【請求項９】
電子メールの送信を制御する情報処理装置の制御方法であって、
分野組成算出手段が、送信指示された電子メールの内容を解析することにより、当該電子メールが属する分野と当該分野に属する度合を示す分野組成を算出する分野組成算出工程と、
分野組成類似度算出手段が、前記分野組成算出工程により算出された前記送信指示がされた電子メールの分野組成と、過去に送信された電子メールの分野組成との類似度を算出する分野組成類似度算出工程と、
送信可否判定手段が、前記分野組成類似度算出工程により算出された類似度と予め設定された閾値とを比較して、前記送信指示された電子メールの送信の可否を判定する送信可否判定工程と、
警告手段が、前記送信可否判定工程により前記送信指示された電子メールの送信が否と判定された場合は、前記送信指示された電子メールを保留にし、警告する警告工程と
を有することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項１０】
コンピュータが読み込み実行することで、前記コンピュータを、電子メールの送信を制御する情報処理装置として機能させるためのプログラムであって、
前記コンピュータを、
送信指示された電子メールの内容を解析することにより、当該電子メールが属する分野と当該分野に属する度合を示す分野組成を算出する分野組成算出手段と、
前記分野組成算出手段により算出された前記送信指示がされた電子メールの分野組成と、過去に送信された電子メールの分野組成との類似度を算出する分野組成類似度算出手段と、
前記分野組成類似度算出手段により算出された類似度と予め設定された閾値とを比較して、前記送信指示された電子メールの送信の可否を判定する送信可否判定手段と、
前記送信可否判定手段により前記送信指示された電子メールの送信が否と判定された場合は、前記送信指示された電子メールを保留にし、警告する警告手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子メールの送信制御を行う情報処理装置及びその制御方法並びにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子メールの送信を行う際に、送信先の確認を怠ることなどによる誤送信が発生し、情報の漏洩が起こるケースが増えている。
【０００３】
このような情報漏洩への対策として、電子メールの送信時に確認画面を表示して送信先等の確認を義務付けるようにすることがある。しかし、常に確認画面を表示していると確認画面による確認も疎かになってしまうという弊害が発生する。
【０００４】
係る点に鑑み、電子メールを解析して誤送信を防止するための提案が特許文献１に開示されている。
【０００５】
この技術は送信される電子メールと最も類似する過去に送信された電子メールのグループを決定し、当該グループに属する電子メールの送信先と、送信される電子メールに設定された送信先とを比較し、送信先の補正提案することで、誤った送信先に電子メールが送信されることを防止するものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００７−２９３６３５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、上記特許文献１に記載された技術は、電子メール中の単語に基づき分析を行い、過去の送信済みメールと比較し、誤送信の可能性を判定している。
【０００８】
このように単語に基づいて文書の内容を分析する場合、電子メールの内容はよく似た内容であるものの、過去にあまり使用しなかった単語で文書が構成されている場合には、適切な判定ができない可能性が高くなる。
【０００９】
本発明は係る点に鑑みなされたものであり、電子メールの内容から当該電子メールの分野を特定し、過去に送信した電子メールと比較することで、誤送信の可能性がある場合に警告を発する仕組みを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
この課題を解決するため、例えば本発明の情報処理装置は以下の構成を備える。すなわち、
電子メールの送信を制御する情報処理装置であって、
送信指示された電子メールの内容を解析することにより、当該電子メールが属する分野と当該分野に属する度合を示す分野組成を算出する分野組成算出手段と、
前記分野組成算出手段により算出された前記送信指示がされた電子メールの分野組成と、過去に送信された電子メールの分野組成との類似度を算出する分野組成類似度算出手段と、
前記分野組成類似度算出手段により算出された類似度と予め設定された閾値とを比較して、前記送信指示された電子メールの送信の可否を判定する送信可否判定手段と、
前記送信可否判定手段により前記送信指示された電子メールの送信が否と判定された場合は、前記送信指示された電子メールを保留にし、警告する警告手段とを備える。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、電子メールの内容を過去に送信した電子メールと比較することで、誤送信の可能性がある場合に警告を発することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】実施形態における構成の一例を示すシステム構成図である。
【図２】図１に示したメールサーバ１０１、クライアント端末１０２のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】図１に示したメールサーバ１０１、クライアント端末１０２が備える機能の一例を示したブロック図である。
【図４】メールサーバ１０１における電子メール送信処理の一例を示すフローチャートである。
【図５】メールサーバ１０１における送信可否判断処理の一例を示すフローチャートである。
【図６】メールサーバ１０１におけるクラスタ更新処理の一例を示すフローチャートである。
【図７】メールサーバ１０１に記憶される送受信者間分野組成テーブルの一例を示す図である。
【図８】メールサーバ１０１に記憶される分野制限設定テーブルの一例を示す図である。
【図９】メールサーバ１０１に記憶される送信済み電子メール情報テーブルの一例を示す図である。
【図１０】メールサーバ１０１に記憶される保留メール情報テーブルの一例を示す図である。
【図１１】実施形態においてメールサーバ１０１がクライアント端末１０２に送信する電子メールの一例を示す図である。
【図１２】実施形態における保留メール一覧画面の一例を示す図である。
【図１３】実施形態における分野組成のクラスタリングを説明するための図である。
【図１４】人事情報と連携して異動日時以降の電子メール情報の取得処理を示すフローチャートである。
【図１５】人事情報テーブルの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、添付図面に従って本発明に係る実施形態を詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態における電子メール誤送信警告システムの構成を示す図である。尚、図１のネットワーク１０３上に接続される各種機器の数や構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることはいうまでもない。
【００１５】
図中、１０１は電子メールサーバである。この電子メールサーバは電子メールの解析・送信・保留機能を有している。１０２はクライアント端末である。このクライアント端末は電子メールの作成・送信機能及び電子メールサーバ１０１との通信機能を有している。１０３は組織のＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）である。１０４はインターネットである。
【００１６】
図２は、図１で示した電子メールサーバ１０１及びクライアント端末１０２として機能するための情報処理装置のハードウェア構成を示す図である。
【００１７】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。
【００１８】
２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００１９】
また、２０５は入力コントローラで、入力装置２０９等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、液晶ディスプレイ等のディスプレイ装置２１０への表示を制御する。なお、ディスプレイ装置は、液晶ディスプレイに限られず、ＣＲＴディスプレイなどであっても良い。これらは必要に応じてクライアントが使用するものである。
【００２０】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２１】
２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ４００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２２】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２３】
ハードウエア上で動作する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。
【００２４】
なお、全ての装置がこれらの構成を備えているわけではなく、必要なものを夫々備えていればよい。
【００２５】
図３は、図１で示した電子メールサーバ１０１及びクライアント端末１０２の機能を示すブロック図である。
【００２６】
図中、３０１はクライアント通信部で、クライアント端末１０２と各種情報のやりとりを制御する。３０２は電子メール送信部で、電子メールの送信を制御する。３０３は送信可否判断部で、電子メール送信時の送信可否の判断を行う。３０４はクラスタ更新部で、電子メールのクラスタリングを行う。
【００２７】
３０５はサーバ通信部で、電子メールサーバ１０１と各種情報のやりとりを制御する。３０６は電子メール作成部で、電子メールの作成機能を提供する。
【００２８】
次に図４を用いて、電子メールサーバ１０１で行われる電子メール送信処理（ＣＰＵ２０１について説明する。本処理は電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１が電子メール送信部３０２の制御に従って行うものである。なお、電子メールサーバ１０１の外部メモリ２１１には、過去に送信したメールに関する情報等、様々なデータ格納領域が確保されている。
【００２９】
ステップＳ４０１では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント端末１０２より送信指示された電子メールを取得する（ステップＳ４０１）。ステップＳ４０２では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、当該電子メールの送信可否を判断する（ステップＳ４０２）。
【００３０】
ここで、ステップＳ４０２における電子メールの送信可否判断処理について、図５を用いて説明する。
【００３１】
本処理は電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１が送信可否判断部３０３の制御に従って行うものである。
【００３２】
ステップＳ５０１では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０１で取得した送信メールが、以前に送信が許可された電子メールと同一のスレッドに属する電子メールであるか否かの判定であるスレッド判定を行う。さらに、当該電子メールと送信先が変わっていないかどうかを判断する。
【００３３】
以前に送信が許可された電子メールと同一のスレッドの電子メールか否かの判断は、該送信メールのＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓヘッダに記載のメッセージＩＤが、図９に示す送信済み電子メールテーブルに含まれるか否かにより判断可能である。
【００３４】
条件を満たす場合（ステップＳ５０１のＹｅｓ）、該電子メールは送信可として決定し、本フローチャートの処理を終了する（ステップＳ５１３）。条件を満たさない場合（ステップＳ５０２のＮｏ）、処理をステップＳ５０２へ進める。
【００３５】
過去に送信が許可された電子メールと同一のスレッドに属し、送信先も変更されていない電子メールについては、当該過去に送信された電子メールと内容的にも類似していると考えられる。そのため、過去のメールについて送信が許可されたことをもって今回送信対象の電子メールの送信を許可しても、特段の問題は生じないと考えられる。また、このように、全てのメールについて内容に基づく送信制御を行わないようにすることで、送信制御処理の処理負荷を軽減させることが可能となる。
【００３６】
ステップＳ５０２では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０１で取得した電子メールについて、分野組成の算出を行う（分野組成算出手段）。分野組成とは、電子メールが属する分野と、その分野に属する度合いとの組で表される値である。
【００３７】
分野組成の算出は該電子メールの本文と類似する文書を、分野分類済み文書集合から公知の類似文書検索技術を用いて検索することで行う。すなわち、該電子メールの本文に類似する文書を分野分類済み文書集合から検索し、該当する文書の分野との類似度を用いて分野組成を決定する。
【００３８】
分野組成の算出については、例えば、単純ベイズ分類器などの既存の方法を用いることで実現することが可能である。単純ベイズ分類器では、電子メールを構成する単語が、ある分野に属する文書集合において出現する頻度から、その電子メールが当該文書集合に属する確率を求めることができる。この確率に基づき、分野に属する度合いを数値化し、分野組成として取得する。
【００３９】
分野分類済み文書集合には、Ｗｉｋｉｐｅｄｉａのような広範に分野が定義されている文書集合を用いてもよいし、本システムの利用者が利用実態に即した文書集合を用意してもよい。
【００４０】
ここで、電子メールの分野組成を算出する際に利用するのは、電子メールの本文であるが、その中の送信者の氏名や住所、電話番号などが記載されたいわゆる署名部分を除外した部分をもとに算出する。
【００４１】
署名部分を除外する理由は、電子メールの内容に関係なく、一律に付される文字列であるためである。また、より適切に電子メールの内容を反映した分野組成を算出するためでもある。署名部分を表わす署名部分識別情報（文字列）は、予め電子メールサーバ１０１の記憶領域に記憶しておき、当該記憶された文字列と同一の文字列を署名部分として判断し、当該署名部分を除外した電子メール本文について分野組成の算出を行う。
【００４２】
また、返信メールについては、元となった電子メールに記載された内容である引用部分も除外対象とする。引用部分を表わす引用部分識別情報は、予め電子メールサーバ１０１の記憶領域に引用部分であることを識別するための記号（例えば「＞」）として登録しておき、当該記号が行頭に付された行を引用部分として判断する。引用部分については、送信者が自ら作成した文面ではなく、送信先から受信した電子メールに記載されていた内容であるため、送信者が作成した電子メールの内容を分野組成として表すためには、除外することが望ましいといえる。
【００４３】
このように電子メールから署名部分や引用部分を除外した上で分野組成を算出することで、送信者が自らの意思で作成した部分についてその内容を示す分野組成を算出することが可能となり、適切な送信制御処理が実現できるようになる。
【００４４】
ステップＳ５０３では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、該電子メールから全ての送信先を取得し、それぞれの送信先について後述するステップＳ５１２までの処理を行う。
【００４５】
ステップＳ５０４では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、分野による送信可否判定を行うか否かを判断する。
【００４６】
具体的な判断方法としては、電子メールサーバに予め記憶された設定情報を用いても良いし、分野設定テーブルに該当するエントリが存在するか否かによって判断してもよい。分野による送信可否判定を行う場合（ステップＳ５０４：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ５０５に進める。分野による送信可否判定を行わない場合（ステップＳ５０４：ＮＯ）は、処理をステップＳ５０７に移行する。
【００４７】
ステップＳ５０５では図８に示す分野設定テーブルから該電子メールの送信者と合致するエントリを取得する。
【００４８】
そして、ステップＳ５０６では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、該電子メールに含まれる分野の度合が該エントリの許可閾値を超えているか否かを判断する。許可閾値を超えている場合（ステップＳ５０６のＹｅｓ）はステップＳ５０７へ処理を進める。超えていない場合（ステップＳ５０６のＮｏ：許可閾値以下の場合）は、送信不可と判断して処理を終了する（ステップＳ５１４）。
【００４９】
例えば、送信者がｓｎｄ１＠ｅｘａｍｐｌｅ．ｃｏ．ｊｐ、受信者がｒｃｖ２＠ｂｂｂｂ．ｃｏｍ、分野組成が（Ａ：５０、Ｂ：３０、Ｃ：２０）の場合、図８の８０５の条件である必須分野：Ｃ、許可閾値４０以上を満たしていないため、ステップＳ５０６ではＮｏと判断される。
【００５０】
このような、分野による送信可否判定によれば、特定の分野に対する固定値を用いて判断するため、過去の送信メールの内容に関わらず、特定の分野に所定の度合いで属する電子メールについて送信制御を行うことが可能となる。
【００５１】
これに対して、後述する分野組成の類似度による送信可否判定においては、判断基準となる分野組成がクラスタの更新により変化していくため、過去の送信メールの内容に応じた送信制御処理が可能となる。
【００５２】
ステップＳ５０７では電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、図７に示す送受信者間分野組成テーブルから該電子メールの送信者と合致するエントリを全て取得する。
【００５３】
そして、該エントリ全てに対してステップＳ５０９からステップＳ５１０の処理を実行する（ステップＳ５０８）。
【００５４】
ステップＳ５０９では該電子メールの分野組成と該エントリの分野組成の類似度を計算する（分野組成類似度算出手段）。類似度の計算は、例えば余弦類似度などを用いることで可能である。今、分野組成Ｘ［Ａ：５０、Ｂ：３０、Ｃ：２０］、分野組成Ｙ［Ｂ：４０、Ｃ：６０、Ｄ：１０］について考察する。この場合、２つの分野組成Ｘ、Ｙに出現する分野は｛Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ｝の４種類となる。そこで、この４種類の分野のうち、存在しなかった分野の度合は「０」と見なし、分野組成Ｘ，Ｙを以下のようにＸ’、Ｙ’と再定義する。
Ｘ’＝［Ａ：５０、Ｂ：３０、Ｃ：２０、Ｄ：０］
Ｙ’＝［Ａ：０、Ｂ：４０、Ｃ：６０、Ｄ：１０］
そして、分野組成Ｘ’，Ｙ’はそれぞれ同一の４次元座標（分野数が４であるので）のベクトルを表わしているものとし、余弦類似度を求める。余弦類似度は０乃至１の範囲の実数の値を取るが、１に近いほど類似度が高いことを示すことになる。なお、実施形態では、余弦類似度を用いる例で説明を続けるが、これは一例であって、上記の目的を達成できる計算方法であれば異なる計算方法を用いても構わない。
【００５５】
ステップＳ５１０では、ステップＳ５０９で計算した類似度と管理者が事前に定めた閾値と比較し、計算した類似度がその閾値よりも大きいか否かを判断する。大きい場合（ステップＳ５１０のＹｅｓ）は、ステップＳ５１２に処理を進め、大きくない場合（ステップＳ５１０のＮｏ）はステップＳ５１１に処理を進め、次のエントリに対して処理を行う。
【００５６】
全てのエントリの閾値に対して、ステップＳ５０９で計算した類似度が閾値を超えない場合、該電子メールは送信不可と判断し、処理を終了する（ステップＳ５１４）。該電子メールの全ての送信先に対して、類似度が閾値を超えるエントリが１つ以上存在する場合は、該電子メールは送信可であると判断し処理を終了する（ステップＳ５１３）。
【００５７】
以上が送信可否判断部２０３における送信可否判断処理の説明である。
【００５８】
図４の説明に戻る。ステップＳ４０２で該電子メールが送信可能と判断された場合（ステップＳ４０３のＹｅｓ）は、ステップＳ４１０へ処理を進め、送信不可と判断された場合（ステップＳ４０３のＮｏ）はステップＳ４０４へ処理を進める。
【００５９】
ステップＳ４０４に処理が進むと、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、該電子メールを保留し、図１０で示す保留メールテーブルに該電子メールに係る情報を追加する。この際、保留になった理由を示す情報も合わせて格納する。
【００６０】
ステップＳ４０５では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、該電子メールの送信者（送信元の端末）に対して、当該電子メールが保留された旨を通知する。通知にあたっては、例えば図１１に示すような警告メールを用いて通知する。
【００６１】
ステップＳ４０６では、クライアント端末１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０５で電子メールサーバ１０１から送信された保留された旨の通知を受信する。
【００６２】
ステップＳ４０７では、クライアント端末１０２のＣＰＵ２０１は、保留された電子メールを送信するか削除するかの指示を、例えば図１２に示すような保留メール管理画面を介して受け付け、当該受け付けた指示を電子メールサーバ１０１へ送信する。
【００６３】
ステップＳ４０８では、電子メールサーバ１０１はクライアント端末１０２からの指示を受信する。そして、ステップＳ４０９にて、クライアント端末から受信した指示の内容を判断する。指示の内容が「送信」を示す内容であった場合（ステップＳ４０９：送信）は、処理をステップＳ４１０に移行する。また、指示の内容が「削除」を示す内容であった場合（ステップＳ４０９：削除）は、処理をステップＳ４１３に移行する。
【００６４】
ステップＳ４１０では電子メールサーバ１０１は、該電子メールを送信先に対して送信する。ステップＳ４１１では、電子メールサーバ１０１は、該電子メールの情報を図９に示す送信済み電子メールテーブルへ追加する。ステップＳ４１２では、電子メールサーバ１０１は、電子メールのクラスタを更新し、処理を終了する。
【００６５】
ここで、ステップＳ４１２におけるクラスタ更新処理について、図６を用いて説明する。本処理は電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１がクラスタ更新部３０４の制御に従って行うものである。
【００６６】
電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、全ての送信者について、本フローチャートに示す処理を実行する（ステップＳ６０１）。尚、送信者とは例えば組織内から電子メールを送信した電子メールアドレスのことをいう。
【００６７】
ステップＳ６０２では、電子メールサーバ１０１は、該送信者が送信した電子メール情報を図９に示す送信済み電子メールテーブルから取得する。尚、ここでは該送信者が過去に送信した全ての電子メール情報を取得してもよいし、人事情報などと連携して、一定期間内に送信した電子メール情報のみを取得するなど、条件に応じて取得する電子メール情報を制限してもよい。
【００６８】
ここで、人事情報と連携して異動日時以降の電子メール情報のみを取得する一例について、図１４および図１５を用いて説明する。
【００６９】
ステップＳ１４０１では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、図１５に示すような人事情報テーブルから該送信者の人事情報を取得する。人事情報の格納にはＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ  Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＡｃｔｉｖｅ  Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙなどのディレクトリサービスが用いられる。
【００７０】
ステップＳ１４０２では、電子メールサーバ１０１は、該送信者が送信した電子メール情報を図９に示す送信済み電子メールテーブルから取得する。
【００７１】
ステップＳ１４０３では、電子メールサーバ１０１は、ステップＳ１４０２で取得した人事情報に異動日時が設定されているか否かを判断する。
【００７２】
該人事情報に異動日時が設定されていない場合（ステップＳ１４０３のＮｏ）は、過去に異動を行っていないと判断し、全ての電子メール情報を取得し（ステップＳ１４０７）、処理を終了する。
【００７３】
一方、人事情報に異動日時が設定されている場合（ステップＳ１４０３のＹｅｓ）は、該送信者が送信した電子メールすべてに対して、ステップＳ１４０５からステップＳ１４０６の処理を実行する（ステップＳ１４０４）。
【００７４】
ステップＳ１４０５では、該人事情報の異動日時より該電子メールの送信日時のほうが新しい場合（異動後に送信された電子メールである場合）（ステップＳ１４０５のＹｅｓ）は、処理をステップＳ１４０６に移行する。ステップＳ１４０６では、該電子メールを利用する電子メールとして記録する。また、異動前に送信された電子メールである場合（ステップＳ１４０５：ＮＯ）は、次の電子メールに処理対象を移行する。
【００７５】
以上が人事情報と連携して取得する電子メール情報を制限する処理の一例である。
【００７６】
人事異動などにより、送信者の業務内容が変わった場合には、送信メールの内容も変化することが考えられる。そのため、異動前の送信メールとの分野組成の類似度により送信制御をしたのでは、適切な制御とならない場合がある。
【００７７】
そこで上述したように人事情報と連携させ、異動後に送信したメールとの類似度により送信制御をすることで、適切な送信制御が可能となる。
【００７８】
図６の説明に戻る。ステップＳ６０３では、電子メールサーバ１０１は、該電子メール情報群に含まれる全ての送信先について、それぞれステップＳ６０４〜Ｓ６０６の処理を実行する。
【００７９】
ステップＳ６０４では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、該送信先が含まれる電子メール群に対してクラスタリングを行う。
【００８０】
ステップＳ６０４におけるクラスタリングとは、分野組成の近い電子メール群をひとまとめにする処理のことで、ひとまとめにした一群をクラスタと呼ぶ。図１３の１３０１や１３０２がそれぞれクラスタである。例えば、ある一定の類似度よりも分野組成の近い電子メールは同じクラスタに属するなどという定義で、クラスタの割り当てを行っていく。このクラスタリング処理は、公知の技術を用いることで可能な処理である。
【００８１】
ステップＳ６０５では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クラスタの代表ベクトルを算出する。代表ベクトルの算出方法としては、例えばクラスタに所属する全ての電子メールの平均ベクトルを計算しこれを代表ベクトルとする方法などがある。
【００８２】
ステップＳ６０６では、電子メールサーバ１０１のＣＰＵ２０１は、図７に示す送受信者間分野組成テーブルの該当するエントリを更新する。
【００８３】
なお、電子メールの分布によって、電子メール群を複数のクラスタに分けてもよい。この場合、例えば、図１３に示すようにステップＳ６０５における代表ベクトルの算出で各クラスタの代表ベクトルを算出し、それぞれを送受信者間分野組成テーブルに登録することになる。
【００８４】
以上が電子メールサーバ１０１の電子メール送信部２０２が行う電子メール送信処理についての説明である。
【００８５】
図７に示すように、送受信者間分野組成テーブルは、送信者７０１、受信者７０２、分野組成７０３等の情報から構成される。
【００８６】
分野組成７０３は分野とその重みの集合からなるベクトルであり、前述の通り、複数の分野組成の集合であっても構わない。
【００８７】
図８に示すように、分野設定テーブルは送信者８０１、受信者８０２、必須分野８０３、許可閾値８０４等の情報から構成される。受信者８０２には実際の受信者アドレスのほかにアスタリスク（＊）を指定することもでき、この場合、該送信者から送信される電子メールは全て分野による送信可否判定を行うことになる。なお、図示の場合、必須分野は１つのみで示しているが、複数分野の記述を許容しても良い。複数の必須分野を記述する場合には、分野を適当なデリミタで区切り、許可閾値もその数分の値をデリミタで区切れば良いであろう。
【００８８】
図９に示すように、送信済みメールテーブルはＭｅｓｓａｇｅ−ｉｄ９０１、送信者９０２、受信者９０３、送信日時９０４、関連Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄ９０５、分野組成９０６等の情報から構成される。
【００８９】
関連Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄ９０５は電子メール間のスレッド関係を示すもので、例えば９０８で示す行の電子メールは、９０７で示す行のメールのスレッドに含まれることを意味している。
【００９０】
図１０に示すように、保留メールテーブルはＭｅｓｓａｇｅ−iｄ１００１、送信者１００２、受信者１００３、送信日時１００４、分野組成１００５、保留理由１００６等の情報から構成される。
【００９１】
図１５は人事情報テーブルの一例であり、氏名１５０１、電子メールアドレス１５０２、所属１５０３、異動日時１５０４等の情報から構成される。
【００９２】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【００９３】
また、本発明におけるプログラムは、図４〜図６、図１４の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムである。なお、本発明におけるプログラムは図４〜図６、図１４に示す処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【００９４】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００９５】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００９６】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。
【００９７】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９８】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９９】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１００】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１０１】
１０１  メールサーバ
１０２  クライアント端末
１０３  ＬＡＮ
【図１】
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【図２】
2014087023.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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