(57)【要約】【課題】ファクス受信した文書に適切な優先度を付与し、ファクス受信に関する処理を行うためのユーザの手間を軽減する仕組みを提供する。【解決手段】画像処理装置は、外部から文書を受信し、受信した文書の送信元の情報を用いて、管理サーバから文書に関する情報を取得し、取得した文書に関する情報から文書を処理する優先度を決定し、受信した複数の文書の履歴とともに、決定した各文書の優先度を表示する。【選択図】  図１１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
案件ごとに区別して費用を管理する管理サーバと通信可能な画像処理装置であって、
外部から文書を受信する受信手段と、
前記受信手段によって受信した文書の送信元の情報を用いて、前記管理サーバから該文書に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得した該文書に関する情報から該文書を処理する優先度を決定する決定手段と、
前記受信手段によって受信した複数の文書の履歴とともに、前記決定手段によって決定した各文書の優先度を表示する表示手段と
を備えることを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
前記取得手段は、
前記送信元の情報として、送信元の番号を前記管理サーバに送信して、該管理サーバから該送信元の名前と種別とを取得し、
前記送信元の名前を前記管理サーバに送信して、該管理サーバから該名前に関連する案件の情報を含む案件情報リストを取得することにより該当する案件を絞り込み、
絞りこんだ前記案件の案件ＩＤを前記管理サーバに送信して、該管理サーバから各案件ＩＤに対応する案件ごとのイベントの情報を取得することを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項３】
前記決定手段は、
案件情報リストに含まれる案件ごとのステータス情報、前記イベントの情報、及び前記送信元の種別を用いて前記優先度を決定することを特徴とする請求項２に記載の画像処理装置。
【請求項４】
前記決定手段は、
前記画像処理装置で保持している、同一の送信元から文書を受信した受信間隔及び同一の送信元から受信した文書の廃棄率をさらに用いて前記優先度を決定することを特徴とする請求項３に記載の画像処理装置。
【請求項５】
案件ごとに区別して費用を管理する管理サーバと、外部から文書を受信する画像処理装置と通信可能な情報処理装置であって、
前記画像処理装置から転送された文書を受信する受信手段と、
前記受信手段によって受信した文書の送信元の情報を用いて、前記管理サーバから該文書に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得した該文書に関する情報から該文書を処理する優先度を決定する決定手段と、
前記受信手段によって受信した複数の文書の履歴とともに、前記決定手段によって決定した各文書の優先度を表示する表示手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項６】
案件ごとに区別して費用を管理する管理データベースを有する画像処理システムであって、
外部から文書を受信する受信手段と、
前記受信手段によって受信した文書の送信元の情報を用いて、前記管理データベースから該文書に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得した該文書に関する情報から該文書を処理する優先度を決定する決定手段と、
前記受信手段によって受信した複数の文書の履歴とともに、前記決定手段によって決定した各文書の優先度を表示する表示手段と
を備えることを特徴とする画像処理システム。
【請求項７】
案件ごとに区別して費用を管理する管理サーバと通信可能な画像処理装置の制御方法であって、
受信手段が、外部から文書を受信する受信ステップと、
取得手段が、前記受信ステップにおいて受信した文書の送信元の情報を用いて、前記管理サーバから該文書に関する情報を取得する取得ステップと、
決定手段が、前記取得ステップにおいて取得した該文書に関する情報から該文書を処理する優先度を決定する決定ステップと、
表示手段が、前記受信ステップにおいて受信した複数の文書の履歴とともに、前記決定ステップにおいて決定した各文書の優先度を表示する表示ステップと
を実行することを特徴とする画像処理装置の制御方法。
【請求項８】
案件ごとに区別して費用を管理する管理サーバと、外部から文書を受信する画像処理装置と通信可能な情報処理装置の制御方法であって、
受信手段が、前記画像処理装置から転送された文書を受信する受信ステップと、
取得手段が、前記受信ステップにおいて受信した文書の送信元の情報を用いて、前記管理サーバから該文書に関する情報を取得する取得ステップと、
決定手段が、前記取得ステップにおいて取得した該文書に関する情報から該文書を処理する優先度を決定する決定ステップと、
表示手段が、前記受信ステップにおいて受信した複数の文書の履歴とともに、前記決定ステップにおいて決定した各文書の優先度を表示する表示ステップと
を実行することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項９】
案件ごとに区別して費用を管理する管理データベースを有する画像処理システムの制御方法であって、
受信手段が、外部から文書を受信する受信ステップと、
取得手段が、前記受信ステップにおいて受信した文書の送信元の情報を用いて、前記管理データベースから該文書に関する情報を取得する取得ステップと、
決定手段が、前記取得ステップにおいて取得した該文書に関する情報から該文書を処理する優先度を決定する決定ステップと、
表示手段が、前記受信ステップにおいて受信した複数の文書の履歴とともに、前記決定ステップにおいて決定した各文書の優先度を表示する表示ステップと
を実行することを特徴とする画像処理システムの制御方法。
【請求項１０】
請求項７に記載された画像処理装置の制御方法における各ステップを、コンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１１】
請求項８に記載された情報処理装置の制御方法における各ステップを、コンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
請求項９に記載された画像処理システムの制御方法における各ステップを、コンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクス受信した文書に関する費用の登録を行う画像処理装置、情報処理装置、画像処理システム、それらの制御方法、及びプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
特許事務所や法律事務所（以下、事務所と称する。）などでは、顧客のために行った作業で発生した費用を顧客に請求することが行われている。この場合の請求は、顧客から依頼された案件単位で行われる場合が多い。この場合の案件とは、例えば、ある会社が他の会社と契約を締結することに関する契約案件や、ある会社が原告又は被告となっている訴訟に関する訴訟案件などが含まれる。事務所では、案件単位での請求を行うために、案件毎に区別して費用を管理している。この場合の費用とは、例えば、ある作業を行うために掛かった人件費や、コピーやプリントで消費した用紙代、又は、ファクス送受信に掛かった通信費などが含まれる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００８−１６０５３１号公報
【特許文献２】特開２０１２−０５８９３５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来技術には以下に記載する問題がある。例えば、上述した案件毎の費用管理を行うにあたり、ファクス受信に関する費用を登録するのに手間が掛かるという問題がある。従来、ファクス受信に関する費用を登録するには、ユーザが、受信したファクス文書のページ数などから受信費用を計算し、受信したファクス文書がどの案件に関連するものかを特定し、更に、これらの作業に要した人件費を計算しなければならなかった。
【０００５】
特許文献１には、ファクス文書を受信したことをユーザに通知するシステムが開示されている。また、ファクス受信した文書を自動的にファイル化し、文書管理サーバに登録することも知られている。しかしながら、ファクス受信に関する費用の登録の手間を軽減する方法は知られておらず、ファクス受信に関する費用の登録には依然としてユーザによる面倒な作業が必要となっている。特に、ファクス受信した文書は、事務所が抱える複数の案件に関わる、顧客（依頼人）・被告・原告・相手側弁護士・警察関係者など様々な連絡先から送信される。案件によっては、早急に費用登録処理をしなければならないファクス受信であっても、様々な連絡先からファクス受信した文書の中から該当するファクス受信した文書を探し当てるのが困難である。
【０００６】
特許文献２には、ファクス受信した文書にＯＣＲ処理を行い、文書の内容に応じて優先度を付与するシステムが開示されている。しかしながら、事務所が抱える案件の状況は日々刻々と変化しており、文書の内容からだけで、ファクス受信した文書に優先度を付与すると適切な優先度が付与されない可能性がある。
【０００７】
本発明は、上述の問題に鑑みて成されたものであり、ファクス受信した文書に適切な優先度を付与し、ファクス受信に関する処理を行うためのユーザの手間を軽減する仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、案件ごとに区別して費用を管理する管理サーバと通信可能な画像処理装置であって、外部から文書を受信する受信手段と、前記受信手段によって受信した文書の送信元の情報を用いて、前記管理サーバから該文書に関する情報を取得する取得手段と、前記取得手段によって取得した該文書に関する情報から該文書を処理する優先度を決定する決定手段と、前記受信手段によって受信した複数の文書の履歴とともに、前記決定手段によって決定した各文書の優先度を表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、案件ごとに区別して費用を管理する管理サーバと、外部から文書を受信する画像処理装置と通信可能な情報処理装置であって、前記画像処理装置から転送された文書を受信する受信手段と、前記受信手段によって受信した文書の送信元の情報を用いて、前記管理サーバから該文書に関する情報を取得する取得手段と、前記取得手段によって取得した該文書に関する情報から該文書を処理する優先度を決定する決定手段と、前記受信手段によって受信した複数の文書の履歴とともに、前記決定手段によって決定した各文書の優先度を表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【００１０】
また、本発明は、案件ごとに区別して費用を管理する管理データベースを有する画像処理システムであって、外部から文書を受信する受信手段と、前記受信手段によって受信した文書の送信元の情報を用いて、前記管理データベースから該文書に関する情報を取得する取得手段と、前記取得手段によって取得した該文書に関する情報から該文書を処理する優先度を決定する決定手段と、前記受信手段によって受信した複数の文書の履歴とともに、前記決定手段によって決定した各文書の優先度を表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明は、例えば、管理サーバから情報取得することでファクス受信した文書に適切な優先度を付与し、ファクス受信に関する処理を行うためのユーザの手間を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】第１の実施形態に係る費用登録システムの全体図。
【図２】第１の実施形態に係るＭＦＰ１０１の構成を示すブロック図。
【図３】第１の実施形態に係る案件管理サーバ１０３の構成を示すブロック図。
【図４】第１の実施形態に係るファクス受信管理リスト４００を示す図。
【図５】第１の実施形態に係る案件管理リスト５００を示す図。
【図６】第１の実施形態に係る文書管理リスト６００を示す図。
【図７】第１の実施形態に係る費用管理リスト７００を示す図。
【図８】第１の実施形態に係る連絡先リスト８００を示す図。
【図９】第１の実施形態に係るスケジュールリスト９００を示す図。
【図１０】第１の実施形態に係る費用登録システムの動作を示すシーケンス図。
【図１１】第１の実施形態に係るＭＦＰ１０１のフローチャートを示す図。
【図１２】第１の実施形態に係るＰＣ１０２の操作画面を示す図。
【図１３】第２の実施形態に係る費用登録システムの全体図。
【図１４】第２の実施形態に係る費用登録システムの動作を示すシーケンス図。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、添付図面を参照して本発明の実施形態を詳しく説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１４】
＜第１の実施形態＞
＜画像処理システムの構成＞
以下では、図１乃至図１２を参照して、本発明の第１の実施形態について説明する。まず、図１を参照して、画像処理システムについて説明する。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００上には、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０１、ＰＣ１０２、案件管理サーバ１０３が互いに通信可能に接続されている。ＭＦＰ１０１は、画像処理装置の一例である。ＰＣ１０２は、情報処理装置の一例である。案件管理サーバ１０３は、管理サーバの一例である。
【００１５】
また、ＭＦＰ１０１は、ＰＳＴＮ（公衆電話回線網）１１０に接続され、図示しないファクシミリ装置（以下、ファクス装置と称する。）との間でファクス送受信を行うことができる。また、ＭＦＰ１０１は、Ｗｅｂサーバを有し、ＰＣ１０２は、Ｗｅｂブラウザを有する。これにより、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバが提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）に基づく画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザで表示し、ＭＦＰ１０１に対する操作指示をＰＣ１０２のユーザから受け付けることができる。また、ＭＦＰ１０１は、案件管理サーバ１０３が提供するＷｅｂサービスに対して、ＨＴＴＰ／ＨＴＴＰＳを用いて通信を行う。図１では、案件管理サーバ１０３がＬＡＮ１００上に存在する例を示したが、本発明はこれに限定されず、案件管理サーバ１０３は、外部のインターネット上に存在してもよい。また、案件管理サーバ１０３を、複数のサーバが連携して処理を行うクラウドサーバとして構成してもよい。なお、ここではＭＦＰ１０１を費用登録システムと称するものとするが、ＭＦＰ１０１及びＰＣ１０２を費用登録システムと称してもよい。或いは、ＭＦＰ１０１、ＰＣ１０２、及び案件管理サーバ１０３を費用登録システムと称してもよい。この場合、費用登録システムは、画像処理システムと同義であり、後述する案件管理サーバ１０３が管理している情報を格納した管理データベースを備える。
【００１６】
＜ＭＦＰの構成＞
次に、図２を参照して、画像処理装置であるＭＦＰ１０１の構成例について説明する。ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して読取制御や送信制御などの各種制御を行う。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０１の場合は、１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３又はＨＤＤ２１４）を用いて後述するフローチャートに示す各処理を実行するものとするが、他の態様であっても構わない。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭ又はＨＤＤを協働させて後述するフローチャートに示す各処理を実行するようにすることもできる。ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。
【００１７】
操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２２０と制御部２１０を接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられている。プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２１と制御部２１０を接続する。プリンタ２２１で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２１において記録媒体上に印刷される。スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２２と制御部２１０を接続する。スキャナ２２２は、原稿上の画像を読み取って画像データ（画像ファイル）を生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０１は、スキャナ２２２で生成された画像データ（画像ファイル）をファイル送信又はメール送信することができる。
【００１８】
モデムＩ／Ｆ２１８は、モデム２２３と制御部２１０を接続する。モデム２２３は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＰＳＴＮ１１０に接続する。モデム２２３は、ＰＳＴＮ１１０上のファクス装置との間でファクス通信を実行する。ネットワークＩ／Ｆ２１９は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ２１９は、ＬＡＮ１００上の外部装置（ＰＣ１０２や案件管理サーバ１０３など）に画像データや各種情報を送信したり、ＬＡＮ１００上の外部装置から各種情報を受信したりする。
【００１９】
＜案件管理サーバの構成＞
次に、図３を参照して、案件管理サーバ１０３の構成例について説明する。ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、案件管理サーバ１０３全体の動作を制御する。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（案件管理サーバ１０３）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、ＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００２０】
＜ファクス受信管理リスト＞
次に、図４を参照して、ＭＦＰ１０１のＨＤＤ２１４に記憶されるファクス受信管理リスト４００について説明する。ＭＦＰ１０１が文書をファクス受信すると、ファクス受信管理リスト４００に新たなレコードが追加され、ファクス受信に関する情報が管理される。
【００２１】
受信ＩＤ４０１は、各々のファクス受信を一意に示す情報である。保存場所４０２は、ファクス受信した文書が保存されている場所及び保存場所において文書に付与された文書ＩＤを示す情報である。保存場所４０２が「Ｓｅｒｖｅｒ＿０３０２」となっている場合は、ファクス受信した文書が案件管理サーバ１０３（のＨＤＤ３１４）に保存され、「０３０２」という文書ＩＤで管理されていることを示している。また、保存場所４０２が「Ｌｏｃａｌ＿０００１」となっている場合は、ファクス受信した文書がＭＦＰ１０１（のＨＤＤ２１４）に保存され、「０００１」という文書ＩＤで管理されていることを示している。更に、保存場所４０２が「廃棄」となっている場合は、ファクス受信した文書の内容が広告など案件に関係ないものとして廃棄されていることを示している。
【００２２】
受信日時４０３は、文書をファクス受信した日時を示す情報である。受信費用４０４は、文書をファクス受信するのに掛かった費用を示す情報である。枚数４０５は、ファクス受信した文書の枚数を示す情報である。ＭＦＰ１０１では、１枚の文書をファクス受信するのに掛かる費用の単価（通信費や装置使用料を含む）が予め決められており、この単価と枚数４０５が示す枚数から受信費用４０４が得られる。なお、ＭＦＰ１０１が複数の電話回線に接続されている場合、回線毎に異なる単価を設定できるようにしてもよい。送信元番号４０６は、ファクス受信した文書の送信元のアドレス、例えば電話番号を示す情報である。優先度４０７は、ファクス受信に対する優先度を示す情報である。ここで、優先度とは、ファクス受信した文書を処理する優先度を示し、例えば、費用登録処理を行う優先度を示す。
【００２３】
＜案件管理リスト＞
次に、図５を参照して、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶される案件管理リスト５００について説明する。ＭＦＰ１０１が設置されている事務所に対して顧客から新たな案件の依頼があると、案件管理リスト５００に新たなレコードが追加され、案件に関する情報が管理される。
【００２４】
案件ＩＤ５０１は、各々の案件を一意に示す情報である。案件名５０２は、案件の名称を示す情報である。顧客名５０３は、案件を依頼した顧客（会社）の名称を示す情報である。電話番号５０４は、顧客の電話番号を示す情報である。担当者５０５は、事務所の所員（ＭＦＰ１０１のユーザ）のうち、各案件を担当する担当者を示す情報である。関係者５０６は、案件に関係する連絡先の名称を示す情報である。例えば、訴訟の案件については、原告、被告、相手側弁護士、警察関係者などが関係者として挙げられる。ステータス５０７は、案件のステータス情報を示す。例えば、調査中、裁判中、清算済みなどが設定される。
【００２５】
＜文書管理リスト＞
次に、図６を参照して、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶される文書管理リスト６００、６１０について説明する。文書ＩＤ６０１は、各々の文書を一意に示す情報である。文書名６０２は、文書の名称を示す情報である。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書には、ファクス受信した日時及びファクスの送信元番号に基づく文書名が自動付与される。例えば、「２０１２０３０１１２３０１０＿０３１１１１１１１１」は、０３−１１１１−１１１１の電話番号から送信され、２０１２年３月１日１２時３０分１０秒に受信されたことを意味する。
【００２６】
種別６０３は、文書の種別を示す情報である。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書には、「ファクス受信文書」という種別が付与される。案件ＩＤ６０４は、文書が関連する案件を示す情報である。例えば、文書ＩＤが「０３０１」の文書の案件ＩＤは「０２０３」となっており、図５を参照すると、この文書がＤ社の「訴訟」案件に関連するものであることが分かる。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書のうち、どの案件に関連するものであるかが特定されていない文書は、案件ＩＤが「‐」となっている。
【００２７】
顧客名６０５は、文書が関連する案件の顧客を示す情報である。文書に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の顧客が顧客名６０５によって示されている。また、文書がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合であっても、文書がどの顧客に関連するかが特定されていれば、顧客名６０５に顧客を示す情報が格納される。
【００２８】
担当者６０６は、文書が関連する案件を担当する担当者を示す情報である。文書に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の担当者が担当者６０６によって示されている。また、文書がＭＦＰ１０１から転送されたものであって、文書がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合は、担当者６０６にＭＦＰ１０１を示す情報が格納される。
【００２９】
なお、文書管理リスト６００で管理される文書は、ＭＦＰ１０１がファクス受信したものに限らない。例えば、ＭＦＰ１０１のスキャナ２２２で原稿を読み取って生成された画像データも文書管理リスト６００で管理される。更には、ＰＣ１０２にインストールされた文書作成アプリケーションで作成されたアプリケーションデータも文書管理リスト６００で管理される。
【００３０】
＜費用管理リスト＞
次に、図７を参照して、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶される費用管理リスト７００、７１０について説明する。費用ＩＤ７０１は、各々の費用を一意に示す情報である。日時７０２は、費用が発生した日時を示す情報である。種別７０３は、費用の種別（費用が発生した作業の内容）を示す情報である。
【００３１】
費用７０４は、費用の請求金額を示す情報である。案件ＩＤ７０５は、費用が関連する案件を示す情報である。この情報により、費用が案件毎に区別して管理される。例えば、費用ＩＤが「０４０１」の費用の案件ＩＤは「０２０３」となっており、図５を参照すると、この費用がＤ社の「訴訟」案件に関連するものであることが分かる。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書のうち、どの案件に関連するものであるかが特定されていない文書のファクス受信費用は、案件ＩＤが「‐」となっている。
【００３２】
顧客名７０６は、費用が関連する案件の顧客を示す情報である。費用に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の顧客が顧客名７０６によって示されている。また、費用がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合であっても、費用がどの顧客に関連するかが特定されていれば、顧客名７０６に顧客を示す情報が格納される。
【００３３】
担当者７０７は、費用が関連する案件を担当する担当者を示す情報である。費用に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の担当者が担当者７０７によって示されている。また、文書がＭＦＰ１０１から転送されたものであって、費用がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合は、担当者７０７にＭＦＰ１０１を示す情報が格納される。
【００３４】
関連文書ＩＤ７０８は、費用が発生した作業に関連する文書を示す情報である。例えば、費用ＩＤが「０４０２」となっている費用には、関連文書ＩＤとして「０３０２」が格納されており、図６の文書管理リスト６００において「０３０２」の文書ＩＤで管理される文書をファクス受信したことにより発生した費用であることが分かる。「打合せ」のように、関連する文書が存在しない場合は、関連文書ＩＤに「‐」が格納される。
【００３５】
＜連絡先リスト＞
次に、図８を参照して、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶される連絡先リスト８００について説明する。連絡先ＩＤ８０１は、各々の連絡先を一意に示す情報である。名前８０２は、連絡先の名称を示す情報である。連絡先８０３は、連絡先の電話番号及びファクス番号を示す情報である。
【００３６】
＜スケジュールリスト＞
次に、図９を参照して、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶されるスケジュールリスト９００について説明する。イベントＩＤ９０１は、各々のイベントを一意に示す情報である。予定日９０２は、イベントが発生する予定日を示す情報である。開始時刻９０３は、イベントの開始時刻を示す情報である。終了時刻９０４は、イベントの終了時刻を示す情報である。要件９０５は、イベントの内容及び名称を示す情報である。案件ＩＤ９０６は、イベントが関連する案件の案件ＩＤを示す情報である。
【００３７】
＜ファクス受信時の動作シーケンス＞
次に、図１０を参照して、費用登録システムがファクス受信した場合の一連の動作シーケンスについて説明する。図１０のシーケンス図に示す各動作（シーケンス）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１と案件管理サーバ１０３のＣＰＵ３１１がそれぞれのＨＤＤ２１４及びＨＤＤ３１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００３８】
Ｓ１００１において、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１は、ＰＳＴＮ１１０を介して送信されてきた文書をファクス受信する。続いて、Ｓ１００２において、ＣＰＵ２１１は、ファクス受信した際にＰＳＴＮ１１０を介して送信されてきた情報の中から送信元番号を取得する。Ｓ１００３において、ＣＰＵ２１１は、取得した送信元番号とともに、案件管理サーバ１０３に対して連絡先情報の問い合わせ要求を送信する。
【００３９】
Ｓ１００４において、案件管理サーバ１０３のＣＰＵ３１１は、受信した連絡先情報の問い合わせ要求に含まれる送信元番号を検索キーとして連絡先リスト８００を検索し、受信したファクス文書を送信した連絡先を特定する。案件管理サーバ１０３は、特定した連絡先の名前８０２を連絡先情報としてＭＦＰ１０１へ返信する。Ｓ１００５において、ＣＰＵ２１１は、受信した連絡先情報とともに、案件管理サーバ１０３に対して案件情報の問い合わせ要求を送信する。
【００４０】
Ｓ１００６において、ＣＰＵ３１１は、受信した案件情報の問い合わせ要求に含まれる連絡先情報を検索キーとして、案件管理リスト５００の顧客名５０３列及び関係者５０６列を検索する。ＣＰＵ３１１は、該当する案件情報のリストを案件情報としてＭＦＰ１０１へ返信する。案件情報のリストの各要素には、案件管理リスト５００にある案件ＩＤ５０１、案件名５０２、顧客名５０３、電話番号５０４、担当者５０５、関係者５０６、及びステータス５０７の情報が含まれる。
【００４１】
Ｓ１００７において、ＣＰＵ２１１は、受信した案件情報リストの各要素の案件ＩＤのリストとともに、案件管理サーバ１０３に対してイベント情報の問い合わせ要求を送信する。Ｓ１００８において、ＣＰＵ３１１は、受信したイベント情報の問い合わせ要求に含まれる案件ＩＤのリストの各案件ＩＤを検索キーとして、スケジュールリスト９００の案件ＩＤ９０６列を検索する。ＣＰＵ３１１は、該当するイベント情報のリストをイベント情報としてＭＦＰ１０１へ返信する。イベント情報のリストの各要素には、スケジュールリスト９００にあるイベントＩＤ９０１、予定日９０２、開始時刻９０３、終了時刻９０４、要件９０５、及び案件ＩＤ９０６の情報が含まれる。
【００４２】
Ｓ１００９において、ＣＰＵ２１１は、Ｓ１００３〜Ｓ１００８で取得した情報に基づいて、ファクス受信した文書に対して費用登録処理を実行するための優先度を決定し、ファクス受信管理リスト４００にファクス受信を新規登録する。ＣＰＵ２１１は、新規登録するファクス受信情報として、受信日時４０３、受信費用４０４、枚数４０５、送信元番号４０６、及び優先度４０７をファクス受信管理リスト４００に登録する。続いて、Ｓ１０１０において、ＣＰＵ２１１は、Ｓ１００９において決定した優先度に基づいて、ファクス受信管理リスト４００のファクス受信履歴を一覧表示する際に利用する情報を用意する。例えば、ファクス受信した文書のサムネイル画像の生成などを実行する。
【００４３】
＜ＭＦＰの動作＞
次に、図１１を参照して、ＭＦＰ１０１がファクス受信した場合の一連の動作について説明する。図１１に示す各ステップは、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００４４】
Ｓ１１０１において、ＣＰＵ２１１は、ＰＳＴＮ１１０を介して送信されてきた文書をファクス受信したか否かを判定する。ファクス受信していればＳ１１０２へ進み、ファクス受信していなければＳ１１０１へ戻り、ファクス受信を待つ。Ｓ１１０２において、ＣＰＵ２１１は、ファクス受信した際にＰＳＴＮ１１０を介して送信されてきた情報の中から送信元番号を取得し、取得した送信元番号とともに、案件管理サーバ１０３に対して連絡先情報の問い合わせ要求を送信する。その後、ＣＰＵ２１１は、案件管理サーバ１０３からの連絡先情報の問い合わせ要求に対する返信を受信し、送信元番号に対応した連絡先（送信元）の名前及び連絡先（送信元）の種別（依頼人か、原告か、被告かなど）情報を取得する。ＣＰＵ２１１は、取得した連絡先の名前及び連絡先の種別情報をＨＤＤ２１４又はＲＡＭ２１３に格納する。
【００４５】
次に、Ｓ１１０３において、ＣＰＵ２１１は、案件管理サーバ１０３から受信した連絡先情報に含まれる連絡先（送信元）の名前とともに、案件管理サーバ１０３に対して案件情報の問い合わせ要求を送信する。その後、ＣＰＵ２１１は、案件管理サーバ１０３からの案件情報の問い合わせ要求に対する返信を受信し、顧客又は関係者として連絡先の名前が登録されている案件について案件ＩＤを含む案件情報リストを取得する。ＭＦＰ１０１は、取得した案件情報リストをＨＤＤ２１４又はＲＡＭ２１３に格納する。
【００４６】
次に、Ｓ１１０４において、ＣＰＵ２１１は、案件管理サーバ１０３から受信した案件情報に含まれる案件ＩＤとともに、案件管理サーバ１０３に対してイベント情報の問い合わせ要求を送信する。このとき、イベント情報の問い合わせ要求に含まれる案件ＩＤは、Ｓ１１０３で取得した案件情報リストに含まれる案件全ての案件ＩＤを含む。続いて、ＣＰＵ２１１は、案件管理サーバ１０３からのイベント情報の問い合わせ要求に対する返信を受信し、Ｓ１１０３で取得した案件情報リストに含まれる案件全ての案件ＩＤに関連するイベントリストを取得する。なお、このイベントリストには、スケジュールリスト９００に含まれる全ての項目９０１〜９０６の情報が含まれる。さらに、ＣＰＵ２１１は、取得したイベントリストをＨＤＤ２１４又はＲＡＭ２１３に格納する。
【００４７】
次に、Ｓ１１０５において、ＣＰＵ２１１は、ファクス受信した文書に対する優先度を決定（算出）する。ここでは、下記の数式１を用いた優先度の算出方法について述べる。
【００４８】
【数１】
2014127880.tif 000003
【００４９】
数式１におけるＡ（ｓｔａｔｕｓ）は、案件のステータスによって値を算出する計算式である。案件には調査中、裁判中などのステータスがある。ここでは、裁判中が最も緊急度が高いと考えられるため、下記のようにＡ（ｓｔａｔｕｓ）の値を算出するものとする。以下の数値は一例であり本発明を限定することを意図するものではない。
【００５０】
・裁判中：Ａ（“裁判中”）＝１００
・調査中：Ａ（“調査中”）＝６０
・その他：Ａ（“その他”）＝１０
ＣＰＵ２１１は、ＨＤＤ２１４又はＲＡＭ２１３から上記Ｓ１１０３で取得した案件情報リストを取得し、案件情報リストの各要素（案件）のステータスを入力値としてＡ（ｓｔａｔｕｓ）を算出する。ＣＰＵ２１１は、全ての要素に対するＡ（ｓｔａｔｕｓ）の総和を算出し、算出したＡ（ｓｔａｔｕｓ）の総和を案件数で割る。
【００５１】
数式１におけるＢ（ｅｖｅｎｔ）は、イベントの種別及び開催日の近さによって値を算出する計算式である。イベントとしては、裁判、面会、打ち合わせなどが考えられる。ここでは、裁判、面会、打ち合わせの順で優先度が高く、かつ、開催日の近いものの優先度が高いと考え、下記の数式２のようにＢ（ｅｖｅｎｔ）の値を算出するものとする。
Ｂ（ｅｖｅｎｔ）＝（イベント種別＋開催日の近さ）／２・・・・（数式２）
なお、数式２における「イベントの種別」及び「開催日の近さ」の値は次のようなものとする。以下の数値は一例であり本発明を限定することを意図するものではない。
【００５２】
イベントの種別
・裁判：１００
・面会：５０
・打ち合わせ：３０
・その他：１０
開催日の近さ
・１週間以内：１００
・２週間以内：５０
・４週間以内：３０
・４週間以上：５
ＣＰＵ２１１は、ＨＤＤ２１４又はＲＡＭ２１３から上記Ｓ１１０４で取得したイベント情報リストを取得し、イベント情報リストの各要素（イベント）の種別（要件）及び開催日の近さを入力値としてＢ（ｅｖｅｎｔ）を算出する。ＣＰＵ２１１は、全ての要素に対するＢ（ｅｖｅｎｔ）の総和を算出し、算出したＢ（ｅｖｅｎｔ）の総和をイベント数で割る。
【００５３】
数式１におけるＣ（ｃｏｎｔａｃｔｓ）は、ファクス送信してきた相手（ファクス送信元）によって値を算出する計算式である。ファクス送信元として、依頼人、被告、原告、相手側弁護士、警察関係者などが考えられる。ここでは、依頼人、相手側弁護士、被告、原告、警察関係者の順に対応する優先度が高いと考え、下記のようにＣ（ｃｏｎｔａｃｔｓ）の値を算出するものとする。以下の数値は一例であり本発明を限定することを意図するものではない。
【００５４】
・依頼人：Ｃ（“依頼人”）＝１００
・相手側弁護士：Ｃ（“相手側弁護士”）＝８０
・被告：Ｃ（“被告”）＝６０
・原告：Ｃ（“原告”）＝４０
・警察関係者：Ｃ（“警察関係者”）＝２０
・その他：Ｃ（“その他”）＝５
ＣＰＵ２１１は、ＨＤＤ２１４又はＲＡＭ２１３から上記Ｓ１１０２で取得した連絡先と上記Ｓ１１０３で取得した案件情報リストを取得し、案件情報リストの各要素における連絡先の種別を入力値としてＣ（ｃｏｎｔａｃｔｓ）を算出する。ＣＰＵ２１１は、全ての要素に対するＣ（ｃｏｎｔａｃｔｓ）の総和を算出し、算出したＣ（ｃｏｎｔａｃｔｓ）の総和を案件数で割る。更に、ＣＰＵ２１１は、数式１で示すように、上記説明した各要素の値の和に対して正規化のため１／３を乗算することにより、優先度を算出する。
【００５５】
以上のように、ＭＦＰ１０１は、数式１に従いファクス受信した文書に対して優先度を算出し、ファクス受信管理リスト４００にファクス受信を新規登録する。ＭＦＰ１０１は、ファクス受信管理リスト４００に新規登録するファクス受信情報として、受信日時４０３、受信費用４０４、枚数４０５、送信元番号４０６、及び優先度４０７を登録する。このとき、優先度４０７には、算出した値を格納する。
【００５６】
なお、ここで説明する優先度の算出方法は、案件管理サーバ１０３から取得した情報を用いた優先度の算出方法の一例であって、本発明を限定するものでなく、発明の解決手段に必須のものとは限らない。例えば、数式１においては、優先度を算出する際に、案件情報やイベント情報、連絡先などの得られた情報に対する算出値（Ａ（ｓｔａｔｕｓ）、Ｂ（ｅｖｅｎｔ）、Ｃ（ｃｏｎｔａｃｔｓ））毎の平均値を算出している。一方で、算出値（Ａ（ｓｔａｔｕｓ）、Ｂ（ｅｖｅｎｔ）、Ｃ（ｃｏｎｔａｃｔｓ））それぞれの値の最大値の平均を優先度として算出してもよい。この算出値は、算出値（Ａ（ｓｔａｔｕｓ）、Ｂ（ｅｖｅｎｔ）、Ｃ（ｃｏｎｔａｃｔｓ））それぞれの値の中で高いものがあれば、優先度が高いと想定する場合の算出値となる。
【００５７】
また、数式１においては、優先度を算出する際に、案件情報やイベント情報、連絡先などを案件管理サーバ１０３から取得しているが、その他の案件管理サーバから取得可能な情報に基づいて、優先度を算出してもよい。また、例えば、下記の数式３のように、優先度にいくつかの係数を乗算して、優先度を上げたり、下げたりするように重み付けしてもよい。なお、当該係数については、ＭＦＰ１０１で保持している情報を用いてもよい。
【００５８】
【数３】
2014127880.tif 000004
【００５９】
数式３におけるＤ（ｉｎｔｅｒｖａｌ）は、同一の送信元番号からファクス受信した間隔によって算出される値である。同一の送信元番号からファクス受信した間隔が短いと算出値が大きくなり、同一の送信元番号からファクス受信した間隔が長いと算出値が小さくなる。以下の数値は一例であり本発明を限定することを意図するものではない。
【００６０】
・ファクス受信間隔５分以内：Ｄ（０ｍｉｎ＜ｉｎｔｅｒｖａｌ＜５ｍｉｎ）＝１
・ファクス受信間隔６０分以内：Ｄ（０ｍｉｎ＜ｉｎｔｅｒｖａｌ＜５ｍｉｎ）＝０．９
・ファクス受信間隔１８０分以内：Ｄ（０ｍｉｎ＜ｉｎｔｅｒｖａｌ＜５ｍｉｎ）＝０．６
・ファクス受信間隔３００分以上：Ｄ（０ｍｉｎ＜ｉｎｔｅｒｖａｌ＜５ｍｉｎ）＝０．５
ＣＰＵ２１１は、送信元番号を検索キーとしてファクス受信管理リスト４００の送信元番号４０６を検索し、該当したファクス受信情報の中から受信日時４０３が最も新しいものを取得する。続いて、ＣＰＵ２１１は、取得したファクス受信情報の受信日時４０３（前回ファクス受信した日時）と今回ファクス受信した受信日時の差分を算出し、Ｄ（ｉｎｔｅｒｖａｌ）への入力値（ｉｎｔｅｒｖａｌ値）とする。
【００６１】
また、数式３におけるＥ（ｆａｘ＿ｎｕｍｂｅｒ）は、同一の送信元番号からのファクス受信の中で不要と判断した文書が送られてきた確率である。ＣＰＵ２１１は、送信元番号を検索キーとしてファクス受信管理リスト４００の送信元番号４０６を検索し、該当したファクス受信情報の総数と、その中で廃棄した文書の数を取得する。更に、ＣＰＵ２１１は、取得した廃棄した文書の数（廃棄率）を該当したファクス受信情報の総数で除算することでＥ（ｆａｘ＿ｎｕｍｂｅｒ）値とする。数式３に示すように、案件管理サーバ１０３から取得した情報からだけでなく、ＭＦＰ１０１で取得・管理される情報も用いることで更に精度の高い優先度を算出することも可能となる。
【００６２】
図１１の説明に戻る。Ｓ１１０６において、ＣＰＵ２１１は、Ｓ１１０５で算出した優先度に基づいて、ファクス受信管理リスト４００で管理されているファクス受信履歴の一覧を表示する際の準備を行う。具体的には、「優先度の表示をＳ１１０５で算出した値ではなく、３段階の星マークで表示する」といった処理を行ってもよい。或いは、「ファクス受信した文書のサムネイル画像を作成し、更にサムネイル画像作成時に、優先度情報を重ねあわせてユーザが視覚的に優先度を認識しやすくする」といった処理を行ってもよい。
【００６３】
＜ファクス受信文書リスト＞
次に、図１２を参照して、ファクス受信管理リスト４００で管理されているファクス受信の一覧について説明する。ユーザが任意のファクス受信を選択して削除ボタン１２０１を操作すると、ファクス受信した文書をＨＤＤ２１４又はＲＡＭ２１３から削除することができる。また、更新ボタン１２０２を操作すると、最新のファクス受信管理リスト４００を読み込んで、図１２の画面が更新される。なお、図１２の画面において、各行には、ファクス受信した文書のプレビュー表示や費用登録を行うための画面を表示させるためのリンク（ＵＲＬ）が埋め込まれており、図１２の画面から遷移させることができる。また、図１２では、各ファクス受信の行にファクス受信した文書のサムネイル画像に優先度情報を重ねあわせて表示している様子を示している。
【００６４】
以上説明したように、本実施形態では、ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書に対して、案件管理サーバ１０３から情報を取得して費用登録処理を実行するための優先度を付与することができる。付与した優先度をファクス受信の一覧時に表示させることで、ユーザはファクス受信した文書の内容の確認、及び、案件、種別、ファイル名、費用の登録に際し、効率的に文書を選択することができる。
【００６５】
＜第２の実施形態＞
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。第２の実施形態では、ファクス受信を行うＭＦＰ１０１とは別のファクス管理サーバ１０４が存在する構成について説明する。ファクス管理サーバ（情報処理装置）１０４が、ファクス受信の管理、案件管理サーバ１０３への文書の転送、ＰＣ１０２への画面の提供、案件管理サーバ１０３への文書情報及び費用の登録を行うとともに、ファクス受信した文書に対して優先度の付与を行う。
【００６６】
＜画像処理システムの構成＞
まず、図１３を参照して、画像処理システムの構成例について説明する。図１に示す画像処理システムとの違いは、ＬＡＮ１００上にファクス管理サーバ１０４が備えられている点である。ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書は、全てファクス管理サーバ１０４に転送される。ファクス管理サーバ１０４の構成は、図３に示したものと同様である。
【００６７】
なお、ここではファクス管理サーバ１０４を費用登録システムと称するものとするが、ファクス管理サーバ１０４及びＭＦＰ１０１を費用登録システムと称してもよい。或いは、ファクス管理サーバ１０４、ＭＦＰ１０１、及びＰＣ１０２を費用登録システムと称してもよい。更には、ファクス管理サーバ１０４、ＭＦＰ１０１、ＰＣ１０２、及び案件管理サーバ１０３を費用登録システム（画像処理システム）と称してもよい。
【００６８】
＜ファクス受信時の動作シーケンス＞
次に、図１４を参照して、ＭＦＰ１０１がファクス受信した場合のファクス管理サーバ１０４の一連の動作について説明する。当該シーケンスは、図１０のシーケンス図に対応するものである。図１４のシーケンスに示すファクス管理サーバ１０４の各動作（シーケンス）は、ファクス管理サーバ１０４のＣＰＵ３１１がＨＤＤ３１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００６９】
図１４のシーケンス図を図１０のシーケンス図と対比すると、Ｓ１４０１が追加されていることが分かる。Ｓ１４０１において、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１は、ファクス受信した文書及び受信情報（受信枚数や送信元番号など、ファクス受信管理リスト４００で管理される情報）を、ファクス管理サーバ１０４へ転送する。Ｓ１００２乃至Ｓ１０１０については、図１０で説明した処理と同様の処理をＭＦＰ１０１の代わりにファクス管理サーバ１０４が実行する。つまり、ファクス管理サーバ１０４は、ＭＦＰ１０１が転送したファクス受信した文書及び受信情報を受け取って図１１で説明した処理と同様の処理をＭＦＰ１０１の代わりに実行する。
【００７０】
以上説明したように、本実施形態では、ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書に対して、ファクス管理サーバ１０４が案件管理サーバ１０３から情報を取得して優先度を付与することができる。付与した優先度をファクス受信の一覧時に表示させることで、ユーザはファクス受信した文書の内容の確認、及び、案件、種別、ファイル名、費用の登録に際し、効率的に文書を選択することができる。
【００７１】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
2014127880.tif 000005
【図２】
2014127880.tif 000006
【図３】
2014127880.tif 000007
【図４】
2014127880.tif 000008
【図５】
2014127880.tif 000009
【図６】
2014127880.tif 000010
【図７】
2014127880.tif 000011
【図８】
2014127880.tif 000012
【図９】
2014127880.tif 000013
【図１０】
2014127880.tif 000014
【図１１】
2014127880.tif 000015
【図１２】
2014127880.tif 000016
【図１３】
2014127880.tif 000017
【図１４】
2014127880.tif 000018