(57)【要約】【課題】有効期限の経過した文書情報の再承認を効率化すること。【解決手段】新たに管理するべき対象の文書情報を取得し、取得された文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認ＩＤを、文書ＩＤ及び承認の有効期限と関連付けて記憶媒体に記憶させ、文書情報の内容が承認されたことを示す印判画像を、文書情報の画像に重畳して記憶媒体に記憶させ、出力が要求された文書情報に関連付けられている有効期限を確認し、有効期限内であれば要求に応じて前記文書情報を出力し、有効期限の延長が要求された場合、承認者ＩＤに基づいて延長可否を判断して有効期限を延長することを特徴とする。【選択図】図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して文書情報を管理する文書管理システムにおいて、文書の有効性を管理する文書管理装置であって、
新たに管理するべき対象の文書情報を取得する文書情報取得部と、
取得された前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認識別子を、前記文書情報を識別するための文書識別子及び承認の有効期限と関連付けて記憶媒体に記憶させる承認情報処理部と、
取得された前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認画像を、前記文書情報の画像に重畳して記憶媒体に記憶させる文書情報記憶処理部と、
出力が要求された文書情報に関連付けられている前記有効期限を確認し、有効期限内であれば要求に応じて前記文書情報を出力する文書情報出力部とを含み、
前記承認情報処理部は、記憶媒体に記憶された文書情報についての前記承認の有効期限の延長が要求された場合、延長が要求された文書の文書識別子に関連付けられている承認識別子に基づき、延長が要求された文書の承認者によって再度文書情報が承認されたことを確認して前記有効期限を延長することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記承認情報処理部は、承認者を識別する承認者識別子と共に前記承認の有効期限の延長要求を取得し、延長が要求された文書の文書識別子に関連付けられている承認識別子に基づいて延長が要求された文書の承認者を判断し、取得した承認者識別子によって識別される承認者と、延長が要求された文書の承認者とが一致した場合に、前記有効期限を延長することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記文書情報記憶処理部は、新たに管理するべき対象の文書情報を承認した承認者を識別するための承認者識別子を取得し、承認者識別子と前記承認画像とが関連付けられている承認画像記憶部において前記承認者識別子に関連付けられている承認画像を取得し、取得した前記承認画像を前記文書情報の画像に重畳して記憶媒体に記憶させることを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記承認画像記憶部は、一の承認画像に対して複数の承認者識別子及び夫々の承認者識別子によって識別される承認者が承認可能な文書の種類を示す情報を記憶しており、
前記承認情報処理部は、新たに管理するべき対象の文書情報を承認した承認者を識別するための承認者識別子を取得し、新たに管理するべき対象の文書の情報の種類が、前記承認画像記憶部において、前記承認者識別子によって識別される承認者に関連付けられている場合に、前記承認識別子を新たに管理するべき対象の文書の文書識別子と関連付けて記憶媒体に記憶させることを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
【請求項５】
ネットワークを介して文書情報を管理すると共に文書の有効性を管理する文書管理システムであって、
新たに管理するべき対象の文書情報及び前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認識別子の登録要求を送信する承認登録要求部と、
新たに管理するべき対象の文書情報を取得する文書情報取得部と、
前記承認識別子を、前記文書情報を識別するための文書識別子及び承認の有効期限と関連付けて記憶媒体に記憶させる承認情報処理部と、
取得された前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認画像を、前記文書情報の画像に重畳して記憶媒体に記憶させる文書情報記憶処理部と、
出力が要求された文書情報に関連付けられている前記有効期限を確認し、有効期限内であれば要求に応じて前記文書情報を出力する文書情報出力部と、
前記有効期限が過ぎた文書情報の承認の有効期限の延長を要求する延長要求部とを含み、
前記承認情報処理部は、記憶媒体に記憶された文書情報についての前記承認の有効期限の延長が要求された場合、延長が要求された文書の文書識別子に関連付けられている承認識別子に基づき、延長が要求された文書の承認者によって再度文書情報が承認されたことを確認して前記有効期限を延長することを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
ネットワークを介して文書情報を管理する文書管理システムにおいて、文書の有効性を管理する文書管理プログラムであって、
新たに管理するべき対象の文書情報を取得するステップと、
取得された前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認識別子を、前記文書情報を識別するための文書識別子及び承認の有効期限と関連付けて記憶媒体に記憶させるステップと、
取得された前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認画像を、前記文書情報の画像に重畳して記憶媒体に記憶させるステップと、
出力が要求された文書情報に関連付けられている前記有効期限を確認し、有効期限内であれば要求に応じて前記文書情報を出力するステップと、
記憶媒体に記憶された文書情報についての前記承認の有効期限の延長が要求された場合、延長が要求された文書の文書識別子に関連付けられている承認識別子に基づき、延長が要求された文書の承認者によって再度文書情報が承認されたことを確認して前記有効期限を延長するステップとを情報処理装置に実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理システム及び文書管理プログラムに関し、特に、文書の有効性の承認処理に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、情報の電子化が推進される傾向にあり、電子化された情報とインターネットなどのネットワーク及びノートＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等のモバイル端末を利用することにより、オフィスに出勤することなく業務を遂行するテレワークが広まっている。このようなテレワークにより、移動時間の短縮や交通費の削減といったメリットを得ることができる。
【０００３】
但し、ビジネス上の慣例として、外部に提示する書類には、管理者の認印や企業の社判を押す場合がある。このような場合、各担当者は押印済みの書類を得るためにオフィスに出勤する必要が生じるため、上述したテレワークのメリットが低下してしまう。
【０００４】
他方、電子化された情報の漏えいを抑止するための技術として、文書を出力したユーザを示す識別情報を文書に重畳することにより、情報の伝達経路の追跡を可能とする技術が既に提案されている（例えば、特許文献１参照）。このような電子上での押印処理を用いることにより、上述した押印済みの書類を得る際のテレワークのメリット低下を防ぐことができる。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
業務における書類のやり取りの慣例として、提示した書類に有効期限を設定しておく場合がある。例えば、顧客に対して見積書を送付する場合、その見積もりによる金額で業務を請け負う有効期限を設定する場合等である。このような見積書には、見積もり内容を承認した管理者の認印や、見積もりを行った企業の社判が押されることが一般的であり、上述したような有効期限は、書類に押された印の有効期限としての意味も有する。
【０００６】
特許文献１においては、文書にスタンプを重畳するための技術が開示されているが、上述したような有効期限については言及されていない。提示した書類の有効期限が経過した後に、その書類に基づいて業務を遂行しようとする場合、担当者は、その書類について再度承認を得る必要がある。
【０００７】
その場合、再度電子上での押印処理を管理者に対して依頼する等の処理を行うことになるが、そのためには、以前に作成した印の押されていない文書を再度管理者に対して送信する等、煩雑な操作が必要となる。その結果、オフィスへの出勤が必要となり、テレワークのメリットが失われることになり得る。
【０００８】
本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、有効期限の経過した文書情報の再承認を効率化することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために、本発明の一態様は、ネットワークを介して文書情報を管理する文書管理システムにおいて、文書の有効性を管理する文書管理装置であって、新たに管理するべき対象の文書情報を取得する文書情報取得部と、取得された前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認識別子を、前記文書情報を識別するための文書識別子及び承認の有効期限と関連付けて記憶媒体に記憶させる承認情報処理部と、取得された前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認画像を、前記文書情報の画像に重畳して記憶媒体に記憶させる文書情報記憶処理部と、出力が要求された文書情報に関連付けられている前記有効期限を確認し、有効期限内であれば要求に応じて前記文書情報を出力する文書情報出力部とを含み、前記承認情報処理部は、記憶媒体に記憶された文書情報についての前記承認の有効期限の延長が要求された場合、延長が要求された文書の文書識別子に関連付けられている承認識別子に基づき、延長が要求された文書の承認者によって再度文書情報が承認されたことを確認して前記有効期限を延長することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の他の態様は、ネットワークを介して文書情報を管理すると共に文書の有効性を管理する文書管理システムであって、新たに管理するべき対象の文書情報及び前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認識別子の登録要求を送信する承認登録要求部と、新たに管理するべき対象の文書情報を取得する文書情報取得部と、前記承認識別子を、前記文書情報を識別するための文書識別子及び承認の有効期限と関連付けて記憶媒体に記憶させる承認情報処理部と、取得された前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認画像を、前記文書情報の画像に重畳して記憶媒体に記憶させる文書情報記憶処理部と、出力が要求された文書情報に関連付けられている前記有効期限を確認し、有効期限内であれば要求に応じて前記文書情報を出力する文書情報出力部と、前記有効期限が過ぎた文書情報の承認の有効期限の延長を要求する延長要求部とを含み、前記承認情報処理部は、記憶媒体に記憶された文書情報についての前記承認の有効期限の延長が要求された場合、延長が要求された文書の文書識別子に関連付けられている承認識別子に基づき、延長が要求された文書の承認者によって再度文書情報が承認されたことを確認して前記有効期限を延長することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の更に他の態様は、ネットワークを介して文書情報を管理する文書管理システムにおいて、文書の有効性を管理する文書管理プログラムであって、新たに管理するべき対象の文書情報を取得するステップと、取得された前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認識別子を、前記文書情報を識別するための文書識別子及び承認の有効期限と関連付けて記憶媒体に記憶させるステップと、取得された前記文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認画像を、前記文書情報の画像に重畳して記憶媒体に記憶させるステップと、出力が要求された文書情報に関連付けられている前記有効期限を確認し、有効期限内であれば要求に応じて前記文書情報を出力するステップと、記憶媒体に記憶された文書情報についての前記承認の有効期限の延長が要求された場合、延長が要求された文書の文書識別子に関連付けられている承認識別子に基づき、延長が要求された文書の承認者によって再度文書情報が承認されたことを確認して前記有効期限を延長するステップとを情報処理装置に実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、有効期限の経過した文書情報の再承認を効率化することを回避することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態に係るシステムの運用形態を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態に係る文書管理サーバの機能構成を示す図である。
【図４】本発明の実施形態に係る承認者端末の昨日構成を示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係る印判登録情報の例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係る文書管理データベースの例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態に係る承認管理データベースの例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係るシステムの動作を示すシーケンス図である。
【図９】本発明の実施形態に係るシステムにおいて管理される文書の例を示す図で
【図１０】本発明の実施形態に係る押印済み文書の例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態に係るシステムの動作を示すシーケンス図である。
【図１２】本発明の実施形態に係る印判登録情報の例を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態に係る文書承認登録動作の例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。本実施形態においては、文書情報に対する承認をネットワークを介して行い、情報として押印処理を行う文書管理システムを例として説明する。図１は、本実施形態に係る文書管理システムの運用形態を示す図である。
【００１５】
図１に示すように、本実施形態に係る文書管理システムは、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークを介して接続された文書管理サーバ１及び承認者端末２と、インターネット等の広域通信回線を介して接続された担当者端末３とを含む。尚、図１においては、承認者端末２及び担当者端末３が夫々１つ示されているが、実際には、承認者及び担当者の数に応じた端末が接続されている。
【００１６】
文書管理サーバ１は、本実施形態に係るシステムにおいて文書の蓄積及び管理を行う文書管理装置ある。また、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、承認者端末２を操作する承認者の権限において押印される認印や社判等の印判の情報や、蓄積された文書の承認に関する情報を管理している。
【００１７】
承認者端末２は、承認が依頼された文書の承認処理を行う承認者が操作する端末である。また、担当者端末３は、様々な文書を作成して承認者に承認依頼を行う担当者が操作する端末である。承認者端末２及び担当者端末３は、夫々ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の情報処理装置によって実現される。
【００１８】
尚、本実施形態においては、図１に示すように文書管理サーバ１及び承認者端末２がオフィス等に設置されたＬＡＮに接続され、テレワークを行う担当者の担当者端末３がインターネットを介して接続される場合を例として説明する。この他、承認者がテレワークを行う場合には承認者端末２がインターネットを介して接続される場合もある。また、文書管理サーバ１の機能がクラウドサービスとして提供される場合には、文書管理サーバ１がインターネットを介して接続される。
【００１９】
次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１、承認者端末２及び担当者端末３等の情報処理装置のハードウェア構成について図２を参照して説明する。図２に示すように、本実施形態に係る情報処理装置は、一般的なサーバやＰＣ等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る情報処理装置は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。
【００２０】
ＣＰＵ１０は演算手段であり、情報処理装置全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
【００２１】
Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、ユーザが情報処理装置の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス等、ユーザが情報処理装置に情報を入力するためのユーザインタフェースである。尚、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、ユーザが直接操作することの無いサーバとして運用されるため、ＬＣＤ６０や操作部７０等のユーザインタフェースは省略可能である。
【００２２】
このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０がＲＡＭ２０にロードされたプログラムに従って演算を行うことにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る文書管理サーバ１、承認者端末２及び担当者端末３の機能を実現する機能ブロックが構成される。
【００２３】
次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能構成について説明する。図３は、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能構成を示す図である。図３に示すように、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、コントローラ１００及びネットワークＩ／Ｆ１０１を有する。また、コントローラ１００は、入出力制御部１１０、文書管理アプリケーション１２０、文書記憶部１３０、承認記憶部１４０及び印判記憶部１５０を含む。
【００２４】
ネットワークＩ／Ｆ１０１は、文書管理サーバ１がネットワークを介して承認者端末２や担当者端末３等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。
【００２５】
コントローラ１００は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ３０や不揮発性メモリ並びにＨＤＤ４０や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたプログラムが、ＲＡＭ２０等の揮発性メモリ（以下、メモリ）にロードされ、ＣＰＵ１０がそのプログラムに従って演算を行うことにより構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ１００が構成される。コントローラ１００の機能を構成するためのソフトウェア・プログラムが、文書管理プログラムとして用いられる。コントローラ１００は、文書管理サーバ１全体を制御する制御部として機能する。
【００２６】
入出力制御部１１０は、ネットワークＩ／Ｆ１０１を介してのネットワーク通信を制御する。文書管理アプリケーション１２０は、文書管理サーバ１が実現する文書管理機能を担うソフトウェアモジュールであり、ネットワークを介して入力される文書情報を文書記憶部１３０に格納する機能や、承認者端末２からの承認登録処理に応じて承認記憶部１４０に承認情報を格納する機能等を担う。
【００２７】
文書記憶部１３０は、ＨＤＤ４０等の不揮発性の記憶媒体によって実現され、文書管理サーバ１において、文書情報を記憶する記憶媒体としての機能を担う。承認記憶部１４０は、文書記憶部１３０に蓄積されている文書の承認に関する情報を記憶する機能を担う。印判記憶部１５０は、承認者端末２を操作する承認者が押印する認印や社判等の印判についての情報を記憶する機能を担う。
【００２８】
ここで、文書記憶部１３０、承認記憶部１４０及び印判記憶部１５０夫々において記憶されている情報について説明する。図４は、印判記憶部１５０において記憶されている情報の例を示す図である。印判記憶部１５０は、複数の承認者夫々の認印や、社判等の様々な印判の情報（以降、「印判情報」とする）を記憶指定管理している承認画像記憶部である。そして、図４に示すように、１つの印判情報には、夫々の印判を一意に識別する“印判登録ＩＤ”、その印判を押す権限を有している承認者を識別する“承認者ＩＤ”、およびその印判の画像である“印判画像”の情報を含む。この印判画像が、文書情報の内容が承認者によって承認されたことを示す承認画像として用いられる。また、承認者ＩＤが、承認者識別子として用いられる。
【００２９】
文書記憶部１３０に記憶されている情報は文書そのものの情報及び文書を管理するための情報（以降、「文書管理情報」とする）である。図５は、文書記憶部１３０において記憶されている文書管理情報の例を示す図である。図５に示すように、本実施形態に係る文書管理情報は、文書を一意に識別する“文書ＩＤ”、文書を作成した作成者を一意に識別する“作成者ＩＤ”及びその文書が格納されている記憶領域を示す“ファイルパス”の情報が関連付けられた情報である。
【００３０】
図６は、承認記憶部１４０において記憶されている承認管理情報の例を示す図である。図５に示すように、本実施形態に係る承認管理情報は、夫々の承認処理、即ち、承認者による押印と同義の処理を一意に識別する“承認ＩＤ”、その承認処理において承認された文書を一意に識別する“文書ＩＤ”、その承認処理が効果を発する期間を示す“有効期限”、その承認処理において用いられた印判を示す“印判登録ＩＤ”の情報が関連付けられた情報である。図６の“文書ＩＤ”は、図５の“文書ＩＤ”と対応しており、図６の“印判登録ＩＤ”は、図４の“印判登録ＩＤ”と対応している。
【００３１】
次に、本実施形態に係る承認者端末２及び担当者端末３の機能構成について、図７を参照して説明する。図７においては、承認者端末２を例として説明するが、担当者端末３についても概ね同様の構成を有する。図７に示すように、本実施形態に係る承認者端末２は、図２において説明したＬＣＤ６０、操作部７０に加えて、コントローラ２００及びネットワークＩ／Ｆ２１０を含む。また、コントローラ２００は、入出力制御部２０１、操作制御部２０２、表示制御部２０３及び端末用アプリケーション２０４を含む。
【００３２】
ネットワークＩ／Ｆ２１０は、承認者端末２がネットワークを介して他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）等のインタフェースが用いられる。また、無線通信の場合には、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、Ｗｉ−Ｆｉ（Ｗｉｒｅｌｅｓｓ  Ｆｉｄｅｌｉｔｙ）等のインタフェースが用いられる。ネットワークＩ／Ｆ２１０は、図２に示すＩ／Ｆ５０によって実現される。
【００３３】
コントローラ２００は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。コントローラ２００は、承認者端末２全体を制御する制御部である。入出力制御部２０１は、ネットワークＩ／Ｆ２１０を介して入力される情報を取得すると共に、ネットワークＩ／Ｆ２１０を介して他の機器に情報を送信する。
【００３４】
操作制御部２０２は、操作部７０に対するユーザによる操作内容の信号を取得し、端末用アプリケーション２０４等の承認者端末２において動作するモジュールに入力する。表示制御部２０３は、端末用アプリケーション２０４のＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ  Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）等、承認者端末２の状態をＬＣＤ６０に表示させる。
【００３５】
端末用アプリケーション２０４は、本実施形態に係る文書管理システムの機能を承認者端末２において利用するために、承認者端末２にインストールされて動作するソフトウェア・プログラムによって構成される。端末用アプリケーション２０４は、承認者や担当者が本実施形態に係るシステムを利用する際のユーザインタフェースとしての機能を担う。
【００３６】
例えば、承認者端末２であれば、端末用アプリケーション２０４は、担当者端末３からの文書の承認依頼に応じて文書の承認処理を行うためのＧＵＩを表示する機能や、承認処理によって文書管理サーバ１に格納されることにより発行された承認ＩＤを転送する機能等を担う。また、担当者端末３であれば、端末用アプリケーション２０４は、承認者端末２への文書の承認依頼や、文書管理サーバ１への承認済み文書の要求処理を行う機能等を担う。
【００３７】
このような構成において、本実施形態に係るシステムは、図６において説明した“有効期限”が経過した文書の再承認のために要する処理を簡略化することにより、テレワークを行う担当者の業務効率を向上することがその要旨である。以下、本実施形態に係るシステムの動作について説明する。
【００３８】
図８は、本実施形態に係るシステムにおいて、文書管理サーバ１による新たな文書の承認動作及び承認済み文書を担当者端末３において取得する際の動作を示すシーケンス図である。図８に示すように、文書管理サーバ１において承認されて蓄積される文書の情報は、担当者端末３において担当者の操作により作成される（Ｓ８０１）。図９は、Ｓ８０１において生成された文書の例を示す図である。
【００３９】
担当者端末３においては、担当者の操作に応じて、端末用アプリケーション２０４が、作成された文書の承認依頼を承認者端末２に送信する（Ｓ８０２）。Ｓ８０２においては、文書の承認依頼であることを示すヘッダ情報と共に承認対象の文書の情報が送信される。
【００４０】
承認依頼を受け付けた承認者端末２においては、端末用アプリケーション２０４のＧＵＩを介して承認対象の文書がＬＣＤ６０に表示され、その文書を省にするか否かを入力するためのインタフェースが同じく端末用アプリケーション２０４のＧＵＩによって提供される。承認者が文書を承認する旨の操作を行い、その操作を受け付けると（Ｓ８０３）、端末用アプリケーション２０４は、文書管理サーバ１に対して承認情報の登録依頼を行う（Ｓ８０４）。即ち、承認者端末２の端末用アプリケーション２０４が、承認登録要求部として機能する。
【００４１】
Ｓ８０４においては、承認情報の登録依頼であることを示すヘッダ情報に加えて、承認対象の文書の情報及び承認者を識別する承認者ＩＤが文書管理サーバ１に通知される。即ち、文書管理サーバ１の文書管理アプリケーション１２０が、新たに管理するべき対象の文書情報を取得する文書情報取得部として機能する。
【００４２】
承認情報の登録依頼を受け付けた文書管理サーバ１においては、文書管理アプリケーション１２０が、文書情報の格納処理や承認情報の生成処理を含む情報蓄積処理を行う（Ｓ８０５）。Ｓ８０５において、文書管理アプリケーション１２０は、図６において説明した“承認ＩＤ”を、受信した文書情報に割り当て、承認記憶部１４０に承認情報を登録するためのレコードを生成する。この“承認ＩＤ”が、管理対象の文書情報が承認者によって承認されたことを示す承認識別子として用いられる。そして、文書管理アプリケーション１２０は、承認者の指定や予め定められた期間に従って図６において説明した“有効期限”を設定する。即ち、文書管理アプリケーション１２０が、承認識別子を文書ＩＤ及び有効期限と関連付けて記憶媒体に記憶させる承認情報処理部として機能する。
【００４３】
また、Ｓ８０５において、文書管理アプリケーション１２０は、受け付けた登録依頼に含まれる承認者ＩＤに基づいて図４において説明した印判記憶部１５０の情報を検索し、その承認者ＩＤが登録されている印判情報を抽出する。そして、文書管理アプリケーション１２０は、そのようにして抽出した印判情報の“印判登録ＩＤ”を、図６において説明した“印判登録ＩＤ”として、承認ＩＤに関連付ける。
【００４４】
更に、文書管理アプリケーション１２０は、Ｓ８０５において、抽出した印判情報の印判画像を印判記憶部１５０から取得し、登録依頼と共に受信した文書情報に印判画像を重畳して文書記憶部１３０に格納する。即ち、文書管理アプリケーション１２０は、文書情報記憶処理部として機能する。図１０は、印判画像が重畳された文書の例を示す図である。このような文書が文書記憶部１３０に記憶されファイルパスが確定すると、文書管理アプリケーション１２０は、図５において説明した文書管理情報のレコードを生成する。このような処理により、Ｓ８０５の処理が完了する。
【００４５】
このようにして承認情報を承認記憶部１４０に格納した文書管理アプリケーション１２０は、Ｓ８０４の登録依頼に対する応答として、Ｓ８０５において割り振った承認ＩＤを承認者端末２に通知する（Ｓ８０６）。承認者端末２においては、文書管理サーバ１から受信した承認ＩＤを、文書の承認依頼元である担当者端末３に転送する（Ｓ８０７）。これにより、担当者端末３が、文書管理サーバ１において登録された文書の承認情報を識別するための承認ＩＤを取得する。
【００４６】
承認ＩＤを取得した担当者端末３においては、承認された文書の顧客への提示の必要が生じた場合等、担当者の操作に応じて、端末用アプリケーション２０４が、承認ＩＤに基づいた承認済み文書の要求を行う（Ｓ８０８）。担当者端末３から承認済み文書の要求を受けた文書管理サーバ１においては、文書管理アプリケーション１２０が、指定された承認ＩＤのレコードを承認記憶部１４０から取得し、有効期限を確認する（Ｓ８０９）。
【００４７】
Ｓ８０９の処理の結果、有効期限内であることが確認されると、文書管理アプリケーション１２０は、有効期限を確認したレコードの文書ＩＤを取得し、更にその文書ＩＤに関連付けられているファイルパスを文書記憶部１３０から取得する。そして、そのファイルパスに格納されている文書の情報を担当者端末３に送信する（Ｓ８１０）。即ち、文書管理アプリケーション１２０が、文書情報出力部として機能する。これにより、担当者端末３が図１０に示すような承認済み文書の情報を取得する。
【００４８】
図８に示すような処理により、承認の有効期限内であれば何度でも、担当者端末３においてネットワークを介して承認済み文書を取得することが可能であり、テレワークによる業務効率の向上を妨げることなく、承認済みの文書をやり取りすることが可能である。また、本実施形態に係るシステムにおいては、図６において説明したような文書の承認に関する情報が文書管理サーバ１において管理されているため、外部に提示される文書が誰によって承認され、いつまで有効なのかが明確に管理されている。これにより、文書の承認についての信頼性を向上することが可能である。
【００４９】
図８のＳ８０９において有効期限が確認された結果、承認の有効期限が過ぎている場合、文書管理アプリケーション１２０は、Ｓ８１０の承認済み文書の送信処理を行わず、有効期限が過ぎていることを担当者端末３に通知する。これにより、担当者端末３を操作する担当者は、文書の再承認が必要であることを認識する。図１１を参照して、本実施形態に係る文書の再承認に係る動作を説明する。
【００５０】
担当者端末３を操作する担当者は、上述したような処理により文書の再承認が必要であることを認識すると、再承認が必要な承認ＩＤを指定して、再承認依頼のための操作を行う。このような操作は、担当者端末３において、端末用アプリケーション２０４のＧＵＩに対して行われる。担当者による操作を受け付けることにより、端末用アプリケーション２０４は、指定された承認者の承認者端末２に対して再承認依頼を送信する（Ｓ１１０１）。
【００５１】
再承認依頼を受け付けた承認者端末２においては、端末用アプリケーション２０４が、図８のＳ８０３と同様の処理により承認操作を受け付け、文書管理サーバ１に対して、指定された承認情報の延長登録依頼を行う（Ｓ１１０３）。即ち、承認者端末２の端末用アプリケーション２０４が、延長要求部として機能する。Ｓ１１０３の処理においては、延長登録依頼であることを示すヘッダ情報に加えて、延長登録対象の承認情報を示す承認ＩＤ及び依頼元である承認者を示す承認者ＩＤ並びに、再承認依頼の依頼元である担当者を示す担当者ＩＤが通知される。
【００５２】
尚、Ｓ１１０３の処理に際して、文書の再承認を行う承認者は、場合によっては再承認の対象の文書の内容を確認する必要がある。その場合、承認者端末２の端末用アプリケーション２０４は、再承認対象として指定された承認ＩＤを指定して、文書管理サーバ１に文書の要求を行う。図６において説明したように、承認ＩＤは、承認対象の文書を識別するための文書ＩＤと関連付けられているため、文書管理サーバ１は、承認ＩＤが指定された文書の要求に応じて、文書記憶部１３０から一の文書を識別して取得し、承認者端末２に返信することができる。
【００５３】
延長登録依頼を受け付けた文書管理サーバ１においては、文書管理サーバ１が、指定された承認ＩＤに基づいて承認記憶部１４０からレコードを抽出すると共に、抽出したレコードから“印判登録ＩＤ”を抽出する。そして、抽出した“印判登録ＩＤ”の印判登録情報を印判記憶部１５０から抽出し、その印判情報の“承認者ＩＤ”が延長登録依頼に際して通知された承認者ＩＤと一致するか否か確認する。その結果、承認者ＩＤが一致した場合には、文書管理アプリケーション１２０は、抽出した承認情報のレコードの“有効期限”を延長してレコードを更新する（Ｓ１１０４）。換言すると、文書管理アプリケーション１２０は、延長が要求された文書の文書識別子に関連付けられている承認識別子に基づき、延長が要求された文書の承認者によって再度文書情報が承認されたことを確認して前記有効期限を延長する。
【００５４】
レコードの更新処理が完了すると、文書管理アプリケーション１２０は、延長登録依頼に際して通知された担当者ＩＤに対応する担当者端末３に対して、延長登録がされたことを通知する（Ｓ１１０５）。これにより、再承認依頼を発信した担当者端末３においては、端末を操作する担当者が、外部に提示するために必要な書類の有効期限が延長されたことを認識する。
【００５５】
その後、担当者端末３においては、担当者の操作に応じて、端末用アプリケーション２０４が、承認ＩＤに基づいた承認済み文書の要求を行う（Ｓ１１０６）。承認済み文書の要求を受けた文書管理サーバ１においては、図８のＳ８１０と同様に、要求された承認済み文書を担当者端末３に送信する（Ｓ１１０７）。
【００５６】
このように、本実施形態に係るシステムにおいては、図６に示すような承認情報を、承認者による承認処理毎にレコードを生成して蓄積し、有効期限が過ぎた後も、明示の削除操作が行われない限りレコードとして保持する。そして、有効期限が過ぎた文書の再承認依頼に際しては、図６に示すレコード、即ち、承認処理を一意に識別する承認ＩＤが指定されるため、承認者の承認処理によって有効期限を更新するのみで良く、承認態様の文書の情報等、承認に対して必要となる情報を再度用意する必要がなく、煩雑な処理を回避して文書の再承認処理を完了することができる。
【００５７】
以上説明したように、本実施形態に係る文書管理システムにおいては、有効期限の経過した文書情報の再承認を効率化することが可能となる。尚、上記実施形態においては、図４に示すように、承認者の認印を例として説明した。この他、印判としては、企業の社判を用いる場合もあり得る。そのような場合について以下に説明する。
【００５８】
図１２は、社判の場合における印判情報の例を示す図である。図１２に示すように、社判の場合の印判情報は、図４において説明した印判情報と同様に、“印判登録ＩＤ”及び“印判画像”の情報を含む。他方、図４において説明した承認者の認印の場合における印判情報とは異なり、社判の場合、同一の印判について、複数の承認者が押印の権限を有しているため、複数の承認者ＩＤが登録されている。
【００５９】
しかしながら、複数の承認者夫々は権限が異なるため、承認者夫々について、社判を押印することが可能な対象の文書の種類に制限が設けられている。そのため、図１２の例に係る印判情報は、“承認者ＩＤ”と“承認可能文書種別”とが関連付けられた情報を含む。例えば、図１２の例の場合、「ｕｓｅｒ０６４」の承認者は、「見積書」及び「注文書」について社判を押印する権限を有している。
【００６０】
このような印判情報が印判記憶部１５０に格納されている前提において、文書管理サーバ１の文書管理アプリケーション１２０が、図８のＳ８０５において特定の処理を行うことにより、社判の場合における情報蓄積の処理が実行される。図１３は、社判の場合においてＳ８０５において文書管理アプリケーション１２０が実行する処理を示すフローチャートである。
【００６１】
図１３に示す動作の前提として、文書管理アプリケーション１２０は、承認者端末２から承認対象の文書の種類を示す情報を取得する。この種類の情報とは、図１２に示す“承認可能文書種別”に対応する情報であり「見積書」や「注文書」等の情報である。図１３に示すように、文書管理アプリケーション１２０は、承認者端末２から承認登録を受け付けると（Ｓ１３０１）、通知された承認者ＩＤに基づいて図１２に示す印判登録の情報を参照し、通知された承認者ＩＤに対応する承認者の権限を確認する（Ｓ１３０２）。
【００６２】
Ｓ１３０２の処理により、文書管理アプリケーション１２０は、図１２において説明した“承認可能文書種別”の情報を取得する。そのように指定取得した“承認可能文書種別”の情報に、承認者端末２から通知された文書の種類の情報が含まれていれば、文書管理アプリケーション１２０は、依頼元の承認者による対象の文書の承認が可能であると判断し（Ｓ１３０３／ＹＥＳ）、図８のＳ８０５において生成した情報蓄積処理を実行する（Ｓ１３０４）。
【００６３】
他方、“承認可能文書種別”の情報に、承認者端末２から通知された文書の種類の情報が含まれていなければ、文書管理アプリケーション１２０は、依頼元の承認者による対象の文書の承認が不可能であると判断し（Ｓ１３０３／ＮＯ）、承認者端末２に対してエラー通知を行って、処理を終了する。このような処理により、印判を用いる場合であっても、上記と同様のシステムにおける効果を得ることができる。
【００６４】
上記実施形態においては、図８のＳ８０２、Ｓ８０７、Ｓ８１０等、担当者端末３や承認者端末２に対して直接情報が通知されるような態様でシステムの動作を説明した。このような情報のやり取りは、例えば文書管理アプリケーション１２０や端末用アプリケーション２０４の機能によって実現される。他方、端末間の情報のやり取りには、電子メールや、システムによって提供されるメッセージ機能等が用いられる場合もあり得る。
【００６５】
そのような場合、端末間の情報のやり取りに際しては、一の端末から他の端末に対して直接情報が送信されるのではなく、送信元の装置は、送信先の端末やサーバが指定された情報を、情報のやり取りを実現する機能を提供するサーバ（以降、「情報伝達サーバ」とする）に格納し、送信先の端末やサーバが、そのサーバの情報を確認することによって情報がやり取りされる。また、情報伝達サーバが、情報の送信先として指定された端末やサーバに対してプッシュ通信を行うことにより、情報の伝達を実現しても良い。
【００６６】
また、図１１において、文書の再承認を依頼する担当者端末３は、承認者端末２に対して再承認依頼を行う場合を例として説明した。しかしながら、これは一例であり、承認ＩＤをして文書管理サーバ１に再承認依頼を行う態様も考えられる。この場合、担当者端末３の端末用アプリケーション２０４が延長要求部として機能する。この場合、再承認依頼を受け付けた文書管理サーバ１は、承認記憶部１４０において、指定された承認ＩＤに関連付けられている印判登録ＩＤから承認者を確認し、確認した承認者の承認者端末２に対して再承認依頼を行う。この際、再承認対象の文書の情報も同時に送信することにより、承認者端末２においては、再承認が必要な文書の情報と共に再承認操作のためのインタフェースを表示させることが可能となる。
【００６７】
また、文書管理サーバ１に格納される情報は、必要に応じて適宜暗号化され、若しくは改ざん検知のための手段が施されることが好ましい。例えば、図１０に示すように印判の画像が重畳された文書の情報において文書の一部が改変されてしまうと、改変された内容に印判が押されている状態となってしまう。そのため、例えば文書管理アプリケーション１２０は、図８のＳ８０５において文書情報を文書記憶部１３０に格納する際、文書の全体に地紋を重畳することができる。
【００６８】
文書の全体に地紋が重畳されることにより、その後に文書が改変された場合、重畳されている地紋が乱れるため、改変を検知することが可能となる。また、図８のＳ８１０や、図１１のＳ１１０７において、承認済み文書を送信する際、文書管理アプリケーション１２０は、承認済み文書のデジタル署名を生成して承認済み文書と共に送信することにより、改ざんの検知を可能とすることもできる。
【符号の説明】
【００６９】
１  文書管理サーバ
２  承認者端末
３  担当者端末
１０  ＣＰＵ
２０  ＲＡＭ
３０  ＲＯＭ
４０  ＨＤＤ
５０  Ｉ／Ｆ
６０  ＬＣＤ
７０  操作部
８０  バス
１００  コントローラ
１０１  ネットワークＩ／Ｆ
１１０  入出力制御部
１２０  文書管理アプリケーション
１３０  文書記憶部
１４０  承認記憶部
１５０  印判記憶部
２００  コントローラ
２０１  入出力制御部
２０２  操作制御部
２０３  表示制御部
２０４  端末用アプリケーション
２１０  ネットワークＩ／Ｆ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００７０】
【特許文献１】特開２００７−１１６５５７号公報
【図１】
2014164684.tif 000003
【図２】
2014164684.tif 000004
【図３】
2014164684.tif 000005
【図４】
2014164684.tif 000006
【図５】
2014164684.tif 000007
【図６】
2014164684.tif 000008
【図７】
2014164684.tif 000009
【図８】
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【図９】
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【図１０】
2014164684.tif 000012
【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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