(57)【要約】【課題】ユーザが直接案件管理サーバにアクセスできない場合であっても、文書に関わる属性情報を選択し案件管理サーバに登録する仕組みを提供する。【解決手段】本画像処理装置は、外部から文書を受信し、案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得し、受信した文書と、取得した案件ごとの属性情報とを文書管理サーバに送信する。また、文書管理サーバは、外部装置からの要求に従って、送信された文書の情報と、送信された案件の属性情報とを外部装置に提示し、提示した情報に従って選択された、文書と案件とを関連付ける関連付け情報を外部装置から受信し、案件管理サーバに対して、関連付け情報とともに、該当する文書を登録する。【選択図】  図１０
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像処理装置と、該画像処理装置が受信した文書を管理する文書管理サーバと、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバとを含む画像処理システムであって、
前記画像処理装置は、
外部から文書を受信する受信手段と、
前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得手段と、
前記受信手段によって受信した前記文書と、前記取得手段によって取得した案件ごとの前記属性情報とを前記文書管理サーバに送信する送信手段と、を備え、
前記文書管理サーバは、
外部装置からの要求に従って、前記送信手段によって送信された文書の情報と、前記送信手段によって送信された案件の属性情報とを該外部装置に提示する提示手段と、
前記提示手段によって提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記画像処理装置を介して前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録手段と
を備えることを特徴とする画像処理システム。
【請求項２】
画像処理装置と、該画像処理装置が受信した文書を管理する文書管理サーバと、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバとを含む画像処理システムであって、
前記画像処理装置は、
外部から文書を受信する受信手段と、
前記受信手段によって受信した前記文書を前記文書管理サーバに送信する送信手段と、を備え、
前記文書管理サーバは、
前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得手段と、
外部装置からの要求に従って、前記送信手段によって送信された文書の情報と、前記取得手段によって取得した案件ごとの属性情報とを該外部装置に提示する提示手段と、
前記提示手段によって提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録手段と
を備えることを特徴とする画像処理システム。
【請求項３】
前記取得手段は、前記受信手段によって文書を受信したタイミングで、前記案件管理サーバから前記属性情報を取得することを特徴とする請求項１又は２に記載の画像処理システム。
【請求項４】
前記取得手段は、前記外部装置の要求に従って前記文書管理サーバから文書に関する詳細情報が要求されたタイミングで、前記案件管理サーバから前記属性情報を取得することを特徴とする請求項１又は２に記載の画像処理システム。
【請求項５】
前記提示手段は、前記外部装置からの要求に従って、管理している文書の一覧を表示する画面情報を前記外部装置に送信し、該画面情報に対応する画面を介して文書が選択されると、該選択された文書に関する属性情報を表示する画面情報を前記外部装置に送信することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の画像処理システム。
【請求項６】
文書を管理する文書管理サーバと、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な画像処理装置であって、
外部から文書を受信する受信手段と、
前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得手段と、
前記受信手段によって受信した前記文書と、前記取得手段によって取得した案件ごとの前記属性情報とを前記文書管理サーバに送信する送信手段と、を備え、
外部装置からのユーザ入力に従って、前記文書管理サーバにおいて、文書と所定の案件とが関連付けられて前記案件管理サーバに登録されることを特徴とする画像処理装置。
【請求項７】
文書を受信する画像処理装置と、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な文書管理サーバであって、
外部装置からの要求に従って、前記画像処理装置から送信された文書の情報と、前記画像処理装置から送信された案件の属性情報とを該外部装置に提示する提示手段と、
前記提示手段によって提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記画像処理装置を介して前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録手段と
を備えることを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項８】
文書を受信する画像処理装置と、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な文書管理サーバであって、
前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得手段と、
外部装置からの要求に従って、前記画像処理装置から送信された文書の情報と、前記取得手段によって取得した案件ごとの属性情報とを該外部装置に提示する提示手段と、
前記提示手段によって提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録手段と
を備えることを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項９】
画像処理装置と、該画像処理装置が受信した文書を管理する文書管理サーバと、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバとを含む画像処理システムの制御方法であって、
前記画像処理装置において、
受信手段が、外部から文書を受信する受信ステップと、
取得手段が、前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得ステップと、
送信手段が、前記受信ステップにおいて受信した前記文書と、前記取得ステップにおいて取得した案件ごとの前記属性情報とを前記文書管理サーバに送信する送信ステップと、を実行し、
前記文書管理サーバにおいて、
提示手段が、外部装置からの要求に従って、前記送信ステップにおいて送信された文書の情報と、前記送信ステップにおいて送信された案件の属性情報とを該外部装置に提示する提示ステップと、
登録手段が、前記提示ステップにおいて提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記画像処理装置を介して前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録ステップと
を実行することを特徴とする画像処理システムの制御方法。
【請求項１０】
画像処理装置と、該画像処理装置が受信した文書を管理する文書管理サーバと、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバとを含む画像処理システムの制御方法であって、
前記画像処理装置において、
受信手段が、外部から文書を受信する受信ステップと、
送信手段が、前記受信ステップによって受信した前記文書を前記文書管理サーバに送信する送信ステップと、を実行し、
前記文書管理サーバにおいて、
取得手段が、前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得ステップと、
提示手段が、外部装置からの要求に従って、前記送信ステップにおいて送信された文書の情報と、前記取得ステップにおいて取得した案件ごとの属性情報とを該外部装置に提示する提示ステップと、
登録手段が、前記提示ステップにおいて提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録ステップと
を実行することを特徴とする画像処理システムの制御方法。
【請求項１１】
文書を管理する文書管理サーバと、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な画像処理装置の制御方法であって、
受信手段が、外部から文書を受信する受信ステップと、
取得手段が、前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得ステップと、
送信手段が、前記受信ステップにおいて受信した前記文書と、前記取得ステップにおいて取得した案件ごとの前記属性情報とを前記文書管理サーバに送信する送信ステップと、を実行し、
外部装置からのユーザ入力に従って、前記文書管理サーバにおいて、文書と所定の案件とが関連付けられて前記案件管理サーバに登録されることを特徴とする画像処理装置の制御方法。
【請求項１２】
文書を受信する画像処理装置と、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な文書管理サーバの制御方法であって、
提示手段が、外部装置からの要求に従って、前記画像処理装置から送信された文書の情報と、前記画像処理装置から送信された案件の属性情報とを該外部装置に提示する提示ステップと、
登録手段が、前記提示ステップにおいて提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記画像処理装置を介して前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録ステップと
を実行することを特徴とする文書管理サーバの制御方法。
【請求項１３】
文書を受信する画像処理装置と、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な文書管理サーバの制御方法であって、
取得手段が、前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得ステップと、
提示手段が、外部装置からの要求に従って、前記画像処理装置から送信された文書の情報と、前記取得ステップにおいて取得した案件ごとの属性情報とを該外部装置に提示する提示ステップと、
登録手段が、前記提示ステップにおいて提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録ステップと
を実行することを特徴とする文書管理サーバの制御方法。
【請求項１４】
請求項９又は１０に記載された画像処理システムの制御方法における各ステップを、コンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１５】
請求項１１に記載された画像処理装置の制御方法における各ステップを、コンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１６】
請求項１２又は１３に記載された文書管理サーバの制御方法における各ステップを、コンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクス受信した文書を案件管理サーバに登録する画像処理システム、画像処理装置、文書管理サーバ、それらの制御方法、及びプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
特許事務所や法律事務所（以下、事務所と称する。）などでは、顧客や裁判所などから受信したファクス文書を案件毎に管理している。ここで、ファクス文書は弁護士や事務員（以下、ユーザと称する。）からの参照を容易にするため、画像データとして案件と共に案件管理サーバに登録される。ファクス文書を管理サーバに登録する仕組みは広く知られており、文書の画像データのみならず、文書に関わる属性情報を併せて登録することで文書の検索・管理効率を上げるといった工夫もなされている。
【０００３】
特許文献１には、文書登録の際に手動で入力を行う代わりに、管理サーバが保持する属性情報の候補から選択して登録することが開示されている。また、特許文献２には、文書をファクス受信したことをユーザに通知し、ユーザが文書に対する処理を指示する仕組みが開示されている。これにより、例えばユーザがファクス文書を受信した装置の近くにいなくても、ファクス文書を案件管理サーバへ登録するよう指示することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平１０―２５４７４５号公報
【特許文献２】特開２００８―１６０５３１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記従来技術には以下に記載する問題がある。例えば、案件管理サーバが事務所のローカルエリアネットワーク内に構築されている場合に発生する。ユーザがローカルエリアネットワーク外（例えば、外出先など）でファクス文書の受信通知を受けるなどして、ファクス文書の登録を行う場合、ユーザと案件管理サーバの間には事務所のセキュリティの観点からファイアウォールが存在する可能性がある。その場合、ユーザは案件管理サーバにアクセスできず、案件管理サーバが保持する属性情報の候補（例えば、案件情報など）を取得することができない。さらに、文書を登録する際にも案件管理サーバにアクセスできないため、結果として、ユーザは一度事務所に戻らないと受信した文書を案件管理サーバに登録できないという事態が発生してしまう。
【０００６】
本発明は、上述の問題に鑑みて成されたものであり、ユーザが直接案件管理サーバにアクセスできない場合であっても、文書に関わる属性情報を選択し案件管理サーバに登録する仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、画像処理装置と、該画像処理装置が受信した文書を管理する文書管理サーバと、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバとを含む画像処理システムであって、前記画像処理装置は、外部から文書を受信する受信手段と、前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得手段と、前記受信手段によって受信した前記文書と、前記取得手段によって取得した案件ごとの前記属性情報とを前記文書管理サーバに送信する送信手段と、を備え、前記文書管理サーバは、外部装置からの要求に従って、前記送信手段によって送信された文書の情報と、前記送信手段によって送信された案件の属性情報とを該外部装置に提示する提示手段と、前記提示手段によって提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記画像処理装置を介して前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録手段とを備えることを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、画像処理装置と、該画像処理装置が受信した文書を管理する文書管理サーバと、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバとを含む画像処理システムであって、前記画像処理装置は、外部から文書を受信する受信手段と、前記受信手段によって受信した前記文書を前記文書管理サーバに送信する送信手段と、を備え、前記文書管理サーバは、前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得手段と、外部装置からの要求に従って、前記送信手段によって送信された文書の情報と、前記取得手段によって取得した案件ごとの属性情報とを該外部装置に提示する提示手段と、前記提示手段によって提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、文書を管理する文書管理サーバと、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な画像処理装置であって、外部から文書を受信する受信手段と、前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得手段と、前記受信手段によって受信した前記文書と、前記取得手段によって取得した案件ごとの前記属性情報とを前記文書管理サーバに送信する送信手段と、を備え、外部装置からのユーザ入力に従って、前記文書管理サーバにおいて、文書と所定の案件とが関連付けられて前記案件管理サーバに登録されることを特徴とする。
【００１０】
また、本発明は、文書を受信する画像処理装置と、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な文書管理サーバであって、外部装置からの要求に従って、前記画像処理装置から送信された文書の情報と、前記画像処理装置から送信された案件の属性情報とを該外部装置に提示する提示手段と、前記提示手段によって提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記画像処理装置を介して前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
また、本発明は、文書を受信する画像処理装置と、該文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な文書管理サーバであって、前記案件管理サーバから案件に関する情報を示す属性情報を取得する取得手段と、外部装置からの要求に従って、前記画像処理装置から送信された文書の情報と、前記取得手段によって取得した案件ごとの属性情報とを該外部装置に提示する提示手段と、前記提示手段によって提示した情報に従って選択された、前記文書と前記案件とを関連付ける関連付け情報を前記外部装置から受信し、前記案件管理サーバに対して、該関連付け情報とともに、該当する文書を登録する登録手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明は、ユーザが直接案件管理サーバにアクセスできない場合であっても、文書に関わる属性情報を選択し案件管理サーバに登録する仕組みを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】第１の実施形態に係る画像処理システムの全体図。
【図２】第１の実施形態に係るＭＦＰ１０１の構成を示すブロック図。
【図３】第１の実施形態に係る案件管理サーバ１０２の構成を示すブロック図。
【図４】第１の実施形態に係るファクス管理サーバ１０４の構成を示すブロック図。
【図５】第１の実施形態に係るファクス受信管理リスト５００を示す図。
【図６】第１の実施形態に係る案件管理リスト６００を示す図。
【図７】第１の実施形態に係る画像処理システム全体の動作を示すシーケンス図。
【図８】第１の実施形態に係るＰＣ１０５の操作画面を示す図。
【図９】第１の実施形態に係るＰＣ１０５の操作画面を示す図。
【図１０】第１の実施形態に係る画像処理システム全体の動作を示すシーケンス図。
【図１１】第２の実施形態に係る画像処理システム全体の動作を示すシーケンス図。
【図１２】第３の実施形態に係る画像処理システム全体の動作を示すシーケンス図。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、添付図面を参照して本発明の実施形態を詳しく説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１５】
＜第１の実施形態＞
＜画像処理システムの構成＞
以下では、図１乃至図１０を参照して、本発明の第１の実施形態について説明する。まず、図１を参照して、画像処理システムの全体構成について説明する。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００には、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０１、案件管理サーバ１０２が互いに通信可能に接続されている。また、ＬＡＮ１００は、ファイアウォール１０３を通じてインターネットと通信が可能である。インターネット上にはファクス管理サーバ１０４が公開されている。ファクス管理サーバ１０４には、ＰＣ１０５を用いてアクセスが可能である。ＭＦＰ１０１は、画像処理装置の一例である。ファクス管理サーバ１０４は、文書管理サーバの一例である。また、ファクス管理サーバ１０４はｗｅｂサービスを公開するＷｅｂサーバの役割を含むことを想定するが、別にユーザからのアクセスを受け付けるＷｅｂサーバを用意してもよい。ＰＣ１０５は、情報処理装置の一例である。
【００１６】
また、ＭＦＰ１０１は、ＰＳＴＮ（公衆電話回線網）１１０に接続され、不図示のファクシミリ装置（ファクス装置）との間でファクス送受信を行うことができる。ＰＣ１０５は、Ｗｅｂブラウザを有する。これにより、ファクス管理サーバ１０４のＷｅｂサーバが提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）に基づく画面をＰＣ１０５のＷｅｂブラウザで表示し、ファクス管理サーバ１０４に対する操作指示をＰＣ１０５のユーザから受け付けることができる。
【００１７】
図１では、ＰＣ１０５がインターネットに直接接続している例を示したが、不図示のファイアウォール越しに接続していてもよい。また、ＬＡＮ１００上に接続されていてもよい。また、ＭＦＰ１０１は、案件管理サーバ１０２が提供するＷｅｂサービスに対して、ＨＴＴＰ／ＨＴＴＰＳを用いて通信を行う。また、案件管理サーバ１０２を複数のサーバが連携して処理を行うクラウドサーバとして構成してもよい。
【００１８】
なお、ここではＭＦＰ１０１を文書登録システムと称するものとするが、ＭＦＰ１０１及びファクス管理サーバ１０４を文書登録システムと称してもよい。或いは、ＭＦＰ１０１、ファクス管理サーバ１０４、及び案件管理サーバ１０２を文書登録システムと称してもよい。
【００１９】
＜画像処理装置の構成＞
次に、図２を参照して、画像処理装置であるＭＦＰ１０１の構成例について説明する。ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して実行することにより、読取制御や送信制御などの各種制御を行う。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０１の場合は、１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３又はＨＤＤ２１４）を用いて後述するシーケンス図に示す各処理を実行するものとするが、他の態様であっても構わない。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭ又はＨＤＤを協働させて後述するシーケンス図に示す各処理を実行するようにすることもできる。ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。
【００２０】
操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２２０と制御部２１０を接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられている。プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２１と制御部２１０を接続する。プリンタ２２１で印刷すべき画像データは、プリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２１において記録媒体上に印刷される。スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２２と制御部２１０を接続する。スキャナ２２２は、原稿上の画像を読み取って画像データ（画像ファイル）を生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０１は、スキャナ２２２で生成された画像データ（画像ファイル）をファイル送信又はメール送信することができる。
【００２１】
モデムＩ／Ｆ２１８は、モデム２２３と制御部２１０を接続する。モデム２２３は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＰＳＴＮ１１０に接続する。モデム２２３は、ＰＳＴＮ１１０上のファクス装置との間でファクス通信を実行する。ネットワークＩ／Ｆ２１９は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＬＡＮ１００に接続する。ＬＡＮ１００上の外部装置（案件管理サーバ１０２やファイアウォール１０３を通じてのインターネット上のファクス管理サーバ１０４、ＰＣ１０５など）に画像データや各種情報を送信したり、ＬＡＮ１００上の外部装置から各種情報を受信したりする。
【００２２】
＜案件管理サーバの構成＞
次に、図３を参照して、案件管理サーバ１０２の構成例について説明する。ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、案件管理サーバ１０２全体の動作を制御する。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（案件管理サーバ１０２）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、ＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００２３】
＜ファクス管理サーバの構成＞
次に、図４を参照して、ファクス管理サーバ１０４の構成例について説明する。ＣＰＵ４１１を含む制御部４１０は、ファクス管理サーバ１０４全体の動作を制御する。ＣＰＵ４１１は、ＲＯＭ４１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ４１３は、ＣＰＵ４１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ４１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ４１５は、制御部４１０（ファクス管理サーバ１０４）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ４１５は、ＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００２４】
＜ファクス受信管理リスト＞
次に、図５を参照して、ファクス管理サーバ１０４のＨＤＤ４１４に記憶されるファクス受信管理リスト５００について説明する。ＭＦＰ１０１が文書をファクス受信すると通信処理が行われ、ファクス管理サーバ１０４に文書が転送される。その後、文書のファクス受信管理リスト５００に新たなレコードが追加され、ファクス受信に関する情報が管理される。ファクス受信管理リスト５００には、受信ＩＤ５０１、保存場所５０２、受信日時５０３、枚数５０４、及び送信元番号５０５の情報が含まれる。
【００２５】
受信ＩＤ５０１は、各々のファクス受信を一意に示す情報である。保存場所５０２は、ファクス受信した文書が保存されている場所及び保存場所において文書に付与された文書ＩＤを示す情報である。保存場所５０２が「Ｓｅｒｖｅｒ＿０１０１」となっている場合は、ファクス受信した文書がファクス管理サーバ１０４（のＨＤＤ４１４）に保存され、「０１０１」という文書ＩＤで管理されていることを示している。ここでは、一例としてファクス管理サーバ１０４の場所が示されているが、本発明はこれに限定されず、他の装置、例えば、ＭＦＰ１０１やネットワーク上のその他の装置の保存場所を示すようにしてもよい。受信日時５０３は、文書をファクス受信した日時を示す情報である。枚数５０４は、ファクス受信した文書の枚数を示す情報である。送信元番号５０５は、ファクス受信した文書の送信元の電話番号を示す情報である。
【００２６】
＜案件管理リスト＞
次に、図６を参照して、案件管理サーバ１０２のＨＤＤ３１４に記憶される案件管理リスト６００について説明する。なお、本実施形態や後述する他の実施形態では属性情報として案件管理リスト６００に記載の情報を用いるが、当然属性情報として案件管理リスト６００以外の情報を用いてもよい。ＭＦＰ１０１が設置されている事務所に対して顧客から新たな案件の依頼があると、案件管理リスト６００に新たなレコードが追加され、案件に関する情報が管理される。案件管理リスト６００には、属性情報として、案件ＩＤ６０１、案件名６０２、顧客名６０３、電話番号６０４、及び担当者６０５の情報が含まれる。
【００２７】
案件ＩＤ６０１は、各々の案件を一意に示す情報である。案件名６０２は、案件の名称を示す情報である。顧客名６０３は、案件を依頼した顧客（会社）の名称を示す情報である。電話番号６０４は、顧客の電話番号を示す情報である。担当者６０５は、事務所の所員（ＭＦＰ１０１のユーザ）のうち、各案件を担当する担当者を示す情報である。
【００２８】
＜文書管理リスト＞
次に、図７を参照して、案件管理サーバ１０２のＨＤＤ３１４に記憶される文書管理リスト７００、７１０について説明する。文書と案件の紐付け処理が指示されると、文書管理リスト７００に新たなレコードが追加され、ファクス受信した文書が指定された案件に対して紐付けられる。文書管理リスト７００、７１０には、文書ＩＤ７０１、文書名７０２、及び案件ＩＤ７０３の情報が含まれる。
【００２９】
文書ＩＤ７０１は、各々の文書を一意に示す情報である。文書名７０２は、文書の名称を示す情報である。案件ＩＤ７０３は、文書が紐付けられた対象の案件を一意に示す情報であり、案件管理リスト６００における案件ＩＤ６０１と対応する。
【００３０】
＜操作画面＞
次に、図８及び図９を参照して、ＰＣ１０５のディスプレイに表示される操作画面の一例について説明する。図８の画面８００は、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバが提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔに基づきＰＣ１０５のＷｅｂブラウザによって表示される。
【００３１】
画面８００には、ファクス受信管理リスト５００で管理されているファクス受信の一覧が示される。ユーザが任意のファクス受信を選択して削除ボタン８０１を操作すると、ファクス受信した文書を削除することができる。また、更新ボタン８０２を操作すると、最新のファクス受信管理リスト５００を読み込んで、読み込んだ情報が画面８００に更新される。なお、画面８００において、各行には、図９の画面９００を表示させるためのリンクが埋め込まれており、画面８００から画面９００に遷移させることができる。また、ファクス受信管理リスト５００の送信元番号５０５及び案件管理リスト６００の担当者６０５に基づき、操作ユーザに関連するレコードのみをファクス受信管理リスト５００から抽出し、画面８００に表示するようにしてもよい。
【００３２】
画面９００は、ファクス管理サーバ１０４のＷｅｂサーバが提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔに基づきＰＣ１０５のＷｅｂブラウザによって表示される。案件名９０１は、取得された案件管理リスト６００から得られる文書の案件名６０２を示す。文書名９０２は、案件管理サーバ１０２に登録する文書の名称を示す。文書名９０２は、文書の受信ＩＤ５０１や受信日時５０３、送信元番号５０５などを組み合わせて作成し表示する。例えば、「２０１２１００１１２３０００＿０３１１１１１１１１」などのように表示される。ここで、文書名９０２は、受信ＩＤ５０１、受信日時５０３、送信元番号５０５を全て組み合わせてもよいし、また指定したいくつかの要素のみを組み合わせて作成してもよい。また、ここで示した以外の文書に付随する情報を組み合わせてもよい。また、ユーザは、不図示のキーボードを用いて任意の文字列を入力し、文書名を変更することができる。
【００３３】
登録ボタン９０５は、画面８００を介してユーザが入力した情報を案件管理サーバ１０２に登録する場合に操作する。削除ボタン９０６は、ファクス受信した文書を削除し、文書登録も行わない場合に操作する。印刷ボタン９０７は、取得したファクス文書を印刷する場合に操作する。領域９０３には、取得したファクス文書がプレビュー表示される。操作キー９０４は、プレビュー表示する文書のページを切り替える場合に使用される。
【００３４】
＜登録処理時の動作シーケンス＞
次に、図１０を参照して、各管理リストが図５、図６、図７の７００に示す状態にあるときに、ユーザが、画面８００、９００を用いて案件、ファイル名の登録を行った場合の処理シーケンスについて説明する。以下で説明する各動作は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１と案件管理サーバ１０２のＣＰＵ３１１、ファクス管理サーバ１０４のＣＰＵ４１１がそれぞれのＨＤＤ２１４、ＨＤＤ３１４、ＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００３５】
まず、ＭＦＰ１０１がファクス文書を受信した際の処理の流れを記載する。Ｓ１００１において、ＭＦＰ１０１は、ファクス文書を受信する。ファクス文書を受信すると、Ｓ１００２において、ＭＦＰ１０１は、案件管理サーバ１０２に対して案件管理リスト６００、即ち、案件ごとの属性情報を要求する。Ｓ１００３において、案件管理サーバ１０２は、要求された案件管理リスト６００をＭＦＰ１０１に応答する。この際、応答する案件管理リスト６００（属性情報）は、案件管理サーバ１０２が保持するものを全て返してもよいし、例えばファクス文書の送信元の番号などを用いて、関連する項目のみを抜き出して構成し応答してもよい。
【００３６】
次に、Ｓ１００４において、ＭＦＰ１０１は、Ｓ１００１で受信したファクス文書と、Ｓ１００３において案件管理サーバ１０２より受信した案件管理リスト６００を併せてファクス管理サーバ１０４に送信する。ファクス管理サーバ１０４は、案件管理リスト６００を受信すると、ＨＤＤ４１４に保存する。以上の流れにより、ファクス管理サーバ１０４は、ＭＦＰ１０１が受信したファクス文書と、ファクス文書受信時点での最新の案件管理リスト６００を取得・保持することになる。
【００３７】
続いて、ユーザがＰＣ１０５を用いてファクス文書を閲覧し、案件管理サーバ１０２に登録する際の処理の流れを記載する。Ｓ１００５において、ＰＣ１０５のＷｅｂブラウザは、ファクス管理サーバ１０４に対して現在受信済みのファクス文書の一覧を表示するよう要求する。Ｓ１００６において、ファクス管理サーバ１０４は、提示手段として機能し、Ｓ１００４で受信済みのファクス文書の一覧画面の画面情報をＰＣ１０５に応答する。ＰＣ１０５は、Ｗｅｂブラウザ上で取得した画面情報に従って一覧画面を表示する。Ｓ１００７において、ＰＣ１０５は、Ｗｅｂブラウザ上で表示された受信済みのファクス文書の一覧画面より、案件管理サーバ１０２に登録するファクス文書を指定する。それを受け、Ｓ１００８において、ファクス管理サーバ１０４は、提示手段として機能し、ＰＣ１０５に対してファクス文書の詳細画面（詳細情報）の画面情報をＰＣ１０５に応答する。この際、ファクス管理サーバ１０４は、Ｓ１００４で受信した案件管理リスト６００より案件名６０２を案件の候補とし、詳細画面の案件名９０１のプルダウンから選択できるようにしておく。ＰＣ１０５では、Ｗｅｂブラウザにおいて画面情報に従って表示された詳細画面より登録する案件名９０１がユーザ入力により選択され、文書名が入力された状態で登録ボタン９０５の押下を受け付ける。受け付けると、Ｓ１００９において、ＰＣ１０５は、登録指示をファクス管理サーバ１０４に通知する。
【００３８】
Ｓ１００９の通知を受け、Ｓ１０１０において、ファクス管理サーバ１０４は、指定されたファクス文書と、選択された案件名６０２より導かれる案件ＩＤ６０１（関連付け情報）をセットにしてＭＦＰ１０１に送信する。ここで、関連付け情報とは、案件管理サーバ１０２に管理するファクス文書と関連付ける案件を示す情報である。なお、ここでは、関連付け情報の一例として案件ＩＤを適用しているが、本発明を限定する意図はなく、登録するファクス文書と関連付ける所定の案件を示す情報であればよい。この送信時においてはＳ１００４の接続時にＷｅｂＳｏｃｋｅｔを用いて接続を行うことでコネクションを維持し、そのコネクションを用いてもよい。また、ＭＦＰ１０１側でファクス管理サーバ１０４からの送信処理をポーリングしてもよい。いずれかの方法を用いることでファクス管理サーバ１０４からＭＦＰ１０１に対するファクス文書と案件ＩＤ６０１の送信を可能にする。
【００３９】
次に、Ｓ１０１１において、ＭＦＰ１０１は、案件管理サーバ１０２に対して受信したファクス文書と案件ＩＤ６０１を送信し、文書管理リスト７００に文書を登録する。これにより、選択されたファクス文書と所定の案件とが関連付けて登録される。さらに、Ｓ１０１２において、ＭＦＰ１０１は、ファクス管理サーバ１０４に対して登録完了を通知する。それを受け、Ｓ１０１３において、ファクス管理サーバ１０４は、ＰＣ１０５に対して登録完了画面を応答する。
【００４０】
以上の処理を行った結果、図７の７００に示す文書管理リスト７００は、図７の７１０に示す状態へと変化する。具体的には、文書管理リスト７００に対して、新たに文書ＩＤ３０３のレコードが追加される。文書ＩＤ３０３のレコードの文書名７０２は、図９の文書名９０２と同一であり、また文書ＩＤ３０３のレコードの案件ＩＤ７０３は、図９の案件名９０１において選択された案件が示す案件ＩＤ６０１と同一である。
【００４１】
以上説明したように、第１の実施形態では、ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書と、ファクス受信した際に案件管理サーバ１０２より取得した案件管理リスト６００を自動的にファクス管理サーバ１０４に転送する。また、ＰＣ１０５を用いてファクス管理サーバ１０４にアクセスし受信したファクス文書と案件を紐付けて登録する際には、予めファクス管理サーバ１０４がＭＦＰ１０１から受け取った案件管理リスト６００を用いる。ファクス文書と紐付ける案件が指定され登録指示を受けたファクス管理サーバ１０４は、ＭＦＰ１０１にファクス文書と案件の情報を送信する。その後、ＭＦＰ１０１は、ファクス管理サーバ１０４から受信したファクス文書と案件の情報を案件管理サーバ１０２に送付して登録する。これにより、ファクス管理サーバ１０４による案件候補の取得、またファクス管理サーバ１０４から案件管理サーバ１０２に対してのファクス文書の案件登録を可能にする。
【００４２】
＜第２の実施形態＞
次に、図１１を参照して、本発明の第２の実施形態について説明する。本実施形態では、ＭＦＰ１０１が案件管理サーバ１０２から案件管理リスト６００（属性情報）を受け取るタイミングが異なる。具体的には、ＰＣ１０５がファクス管理サーバ１０４にファクス文書の詳細表示を要求した際に都度取得する。以下で説明する各動作は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１と案件管理サーバ１０２のＣＰＵ３１１、ファクス管理サーバ１０４のＣＰＵ４１１がそれぞれのＨＤＤ２１４、ＨＤＤ３１４、ＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００４３】
図１１のシーケンスを図１０のシーケンスと比較すると、Ｓ１００２とＳ１００３との動作がなくなり、Ｓ１００２において、ＭＦＰ１０１は、ファクス文書のみをファクス管理サーバ１０４に送信する。その後、新たにファクス管理サーバ１０４からＭＦＰ１０１への案件管理リストの要求処理が追加されている。この要求には第１の実施形態と同様にＳ１１０２の接続時にＷｅｂＳｏｃｋｅｔを用いて接続を行うことでコネクションを維持し、そのコネクションを用いてもよい。また、ＭＦＰ１０１側でファクス管理サーバ１０４からの送信処理をポーリングしていてもよい。
【００４４】
具体的には、Ｓ１１０５において、ＰＣ１０５は、ユーザ入力に選択された文書の詳細表示（詳細情報）を、ファクス管理サーバ１０４に要求する。続いて、Ｓ１１０６において、ファクス管理サーバ１０４は、ＭＦＰ１０１に対して案件管理リストを要求し、Ｓ１１０７でＭＦＰ１０１が案件管理サーバ１０２に案件管理リストを要求する。Ｓ１１０８において、案件管理サーバ１０２は、案件管理リストをＭＦＰ１０１に応答する。Ｓ１１０９において、ＭＦＰ１０１は、案件管理リストをファクス管理サーバ１０４に送信する。その後、Ｓ１１１０において、ファクス管理サーバ１０４は、提示手段として機能し、ＰＣ１０５に詳細画面の情報を応答する。なお、Ｓ１１１１乃至Ｓ１１１５の処理は、図１０のＳ１００９乃至Ｓ１０１３の処理と同様であるため説明を省略する。これにより、ＰＣ１０５がファクス管理サーバ１０４にファクス文書の詳細表示を要求した際に、要求時点での最新の案件管理リスト６００を取得・表示することが可能になる。
【００４５】
＜第３の実施形態＞
次に、図１２を参照して、本発明の第３の実施形態について説明する。本実施形態では、案件管理リスト６００（属性情報）をファクス管理サーバ１０４が案件管理サーバ１０２から直接取得する。以下で説明する各動作（シーケンス）は、案件管理サーバ１０２のＣＰＵ３１１、ファクス管理サーバ１０４のＣＰＵ４１１がそれぞれのＨＤＤ３１４、ＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００４６】
図１２において、ＭＦＰ１０１を図示していないが、ファクス文書はＭＦＰ１０１が受信した段階で適宜ファクス管理サーバ１０４に送信されているものとする（図１１におけるＳ１１０１、Ｓ１１０２と同様）。図１２のシーケンスと図１０のシーケンスを比較すると、ＭＦＰ１０１がファクス管理サーバ１０４と案件管理サーバ１０２の通信を仲介しなくなり、ファクス管理サーバ１０４と案件管理サーバ１０２が直接通信を行っていることがわかる。
【００４７】
まず、案件管理サーバ１０２がファクス管理サーバ１０４に案件管理リスト６００を送信する際の処理の流れを記載する。Ｓ１２０１において、案件管理サーバ１０２は、案件情報の追加を受ける。これを受けて案件管理サーバ１０２は、Ｓ１２０２において、ファクス管理サーバ１０４に対して案件を追加した最新の案件管理リスト６００を送信する。ファクス管理サーバ１０４ではＨＤＤ４１４に案件管理リスト６００を保存する。以上の流れにより、ファクス管理サーバ１０４は受信時点での最新の案件管理リスト６００を取得・保持することになる。
【００４８】
続いて、ユーザがＰＣ１０５を用いてファクス文書を閲覧し、案件管理サーバ１０２に登録する際の処理の流れを記載する。Ｓ１２０３乃至Ｓ１２０７は図１０におけるＳ１００５乃至Ｓ１００９と同様の処理であるため説明を省略する。その後、Ｓ１２０８において、ファクス管理サーバ１０４は、案件管理サーバ１０２に対して、指定されたファクス文書と選択された案件名６０２より導かれる案件ＩＤ６０１をセットにして送信する。この送信時においては、Ｓ１０１０と同様の仕組みを採用し、Ｓ１２０２接続時にＷｅｂＳｏｃｋｅｔを用いて接続を行うことでコネクションを維持し、そのコネクションを用いてもよい。また、案件管理サーバ１０２側でファクス管理サーバ１０４からの送信処理をポーリングしていてもよい。
【００４９】
いずれかの方法を用いることでファクス管理サーバ１０４から案件管理サーバ１０２に対するファクス文書と案件ＩＤ６０１（関連付け情報）の送信を可能にする。その後、Ｓ１２０９において、案件管理サーバ１０２は、登録完了通知をファクス管理サーバ１０４に通知する。続いて、Ｓ１２１０において、ファクス管理サーバ１０４は、ＰＣ１０５に対して登録完了画面を応答する。以上の処理を行った結果、図７の文書管理リスト７００は、文書管理リスト７１０に示す状態へと変化する。変化の内容に関しては第１の実施形態と同様である。
【００５０】
以上説明したように、本実施形態によれば、ファクス管理サーバ１０４は、案件管理リスト６００を案件管理サーバ１０２から直接受信する。また、ファクス文書と紐付ける案件が指定され登録指示を受けたファクス管理サーバ１０４は、案件管理サーバ１０２に対して直接ファクス文書と案件の情報を送信し、案件管理サーバ１０２は受信したファクス文書と案件の情報（関連付け情報）に基づいて登録処理を行う。これにより、ＭＦＰ１０１を仲介せずに、ファクス管理サーバ１０４での案件候補の表示、またファクス管理サーバ１０４から案件管理サーバ１０２に対しての案件登録を可能にする。このように、本実施形態においても、上記第１の実施形態と同様に、選択されたファクス文書と所定の案件とが関連付けて登録される。
【００５１】
また、本実施形態においても、上記第２の実施形態と同様に案件管理リスト６００の取得タイミングは、ＰＣ１０５からファクス管理サーバ１０４へ文書の詳細表示を要求したタイミングでもよい。具体的には、Ｓ１２０５の後にファクス管理サーバ１０４が案件管理サーバ１０２に対して案件管理リスト６００の要求を行い、案件管理サーバ１０２が案件管理リスト６００をファクス管理サーバ１０４へ送信する処理となる。
【００５２】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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