【手続補正書】
【提出日】令和3年10月6日(2021.10.6)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像形成装置と文書管理サーバーとメールサーバーとがネットワークを介して接続された文書承認管理システムであって、
前記画像形成装置は、
操作部と、
申請者によりワークフローの作成指示を前記操作部が受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する画像取得部と、
前記画像取得部が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字を文字認識する文字認識部と、
前記文字認識部が文字認識した文字情報の中から、承認者の電子メールアドレスを含むワークフロー情報を取得するワークフロー情報取得部と、
前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報と、前記画像取得部が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像を作成するコード画像作成部と、
前記コード画像作成部が作成したコード画像を前記画像取得部が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する生成部と、
前記生成部が生成した前記コード画像付き画像と前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成するワークフロー作成部と、
前記ワークフロー作成部が作成したワークフローの前記コード画像付き画像を前記文書管理サーバーに出力する出力部と、
前記コード画像を添付した電子メールを、前記ワークフロー情報に含まれる前記承認者の電子メールアドレスを送信宛先として前記メールサーバーに送信する電子メール送信部と、
予め認証情報を記憶する認証情報記憶部と、
前記電子メールを受信した承認者が前記操作部に入力した入力情報と、前記認証情報記憶部に予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に承認者によるログインであると判断する認証部と、
前記電子メールに添付された前記コード画像の読み取りがあった場合、又は、前記認証部にて承認者によるログインであると判断された状態において前記コード画像付き画像についての印刷指示を受け付けた場合に、前記文書管理サーバーに保管された前記コード画像付き画像を読み出す読出制御部と、
前記読出制御部により読み出された前記コード画像付き画像を記録紙に画像形成する画像形成部と、
前記認証部にて承認者によるログインであると判断された場合に、前記画像形成部により前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容についての承認の可否を受け付ける承認受付部と、
前記承認受付部において承認可を受け付けた場合に、前記画像形成部により前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が署名した署名付き画像を取得する署名付き画像取得部と、を備え、
前記出力部は、前記署名付き画像取得部が取得した署名付き画像を前記文書管理サーバーに出力する、文書承認管理システム。
【請求項２】
前記電子メール送信部は、前記承認受付部において承認の可否を受け付けた場合に、当該承認の可否を通知する電子メールを、前記認証情報記憶部に記憶された前記申請者の電子メールアドレスを送信宛先として前記メールサーバーに送信する、請求項１に記載の文書承認管理システム。
【請求項３】
前記文書管理サーバーは、文書のステータスを管理するステータス管理部を備え、
前記ステータス管理部は、前記文書管理サーバーに保管された前記コード画像付き画像
が前記画像形成部にて記録紙に画像形成されると、当該コード画像付き画像にかかる文書のステータスを「審査中」に更新し、前記承認受付部において承認可を受け付けた場合に、当該文書のステータスを「承認済み」に更新し、前記承認受付部において承認の拒否を受け付けた場合に、当該文書のステータスを「拒否済み」に更新する、請求項１又は請求項２に記載の文書承認管理システム。
【請求項４】
前記認証部は、前記操作部に入力された入力情報と、前記認証情報記憶部に予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に正規の申請者によるログインであると判断し、
前記ワークフロー作成部は、前記認証部にて当該正規の申請者によるログインであると判断され、かつ、正規の申請者によりワークフローの作成指示を受け付けた場合に、前記生成部が生成した前記コード画像付き画像と前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する、請求項１乃至請求項３の何れか１つに記載の文書承認管理システム。
【請求項５】
前記ワークフロー情報取得部は、前記文字認識部が文字認識した文字情報の中から、前記ワークフロー情報として、マニュアルサイン、デジタルサイン、及びその両方の何れかであるかを示す承認者による署名の種類を取得し、
前記署名付き画像取得部は、
（１）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサインを示す場合には、前記画像取得部にて取得された画像を前記署名付き画像として取得し、
（２）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてデジタルサインを示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致すると判定されると、前記コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得し、
（３）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサイン及びデジタルサインの両方を示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致すると判定されると、前記画像取得部にて取得された画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得する、請求項１乃至請求項４の何れか１つに記載の文書承認管理システム。
【請求項６】
前記画像形成装置は、前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して手書きで署名されたマニュアルサインと、前記認証情報記憶部に予め記憶された当該承認者のマニュアルサインとが一致するか否かを判断する署名判定部を、更に備え、
前記署名付き画像取得部は、
（１）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサインを示す場合には、前記署名判定部において一致すると判定されると、前記画像取得部にて取得された画像を前記署名付き画像として取得し、前記署名判定部において一致しないと判定されると、前記署名付き画像として取得せずに、前記承認受付部における承認可を承認の拒否に変更させ、
（２）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてデジタルサインを示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致するときに、前記コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得し、当該正しい署名データと一致しないと判定されると、前記署名付き画像として取得せずに、前記承認受付部における承認可を承認の拒否に変更させ、
（３）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサイン及びデジタルサインの両方を示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致し、かつ、前記署名判定部において一致すると判定されると、前記コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加し
た画像を前記署名付き画像として取得し、前記署名判定部において一致しないと判定された場合、又は、当該正しい署名データと一致しないと判定された場合に、前記署名付き画像として取得せずに、前記承認受付部における承認可を承認の拒否に変更させる、請求項５に記載の文書承認管理システム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００５４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００５４】
電子メール通信部９５は、承認受付部１０８において承認の可否を受け付けた場合に、当該承認の可否を通知する電子メールを、認証情報記憶部９Ａに記憶された申請者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー２０３に送信する。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００９５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００９５】
そして、電子メール通信部９５は、承認受付部１０８において承認可を受け付けた場合に、当該承認可を通知する電子メールを、認証情報記憶部９Ａに記憶された申請者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー２０３に送信する（Ｓ３１）。そして、Ｓ３１のあと、制御部１００は本処理を終了させる。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００９６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００９６】
一方、承認者は、コード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容、つまり、申請者が承認を求める文書の内容について承認を拒否する場合には、表示部４７３に表示された図１３（Ａ）に示す拒否の選択ボタンＫ３２をタッチ操作する（Ｓ２７「ＮＯ」）。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、選択ボタンＫ３２のタッチ操作を示す検出信号が制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいて、文書のステータスを拒否済みに更新する指示をステータス管理部２０２Ａに出力する。すなわち、ステータス管理部２０２Ａは、承認受付部１０８において承認の拒否を受け付けた場合に、当該文書のステータスを拒否済みに更新する（Ｓ３２）。そして、電子メール通信部９５は、承認受付部１０８において承認の拒否を受け付けた場合に、当該承認の拒否を通知する電子メールを、認証情報記憶部９Ａに記憶された申請者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー２０３に送信する（Ｓ３３）。そして、Ｓ３３のあと、制御部１００は本処理を終了させる。