(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
提供情報をファクシミリ受信機に送信するファクシミリシステムであって、
前記提供情報を送信先に対応付けて格納する提供情報データベースと、
前記提供情報データベースに格納されている前記提供情報を前記送信先毎に画像データに変換する変換部と、
前記変換部が変換した前記画像データを、対応する前記送信先のファクシミリ受信機に送信するファクシミリ送信部と、
前記ファクシミリ送信部が送信した前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった旨を示すエラー情報を、予め定められた担当送信先に送信するエラー情報送信部と、
前記送信先を識別する送信先情報を、前記担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて格納する送信先データベースと、
前記送信先情報に対応付けて前記送信先データベースに格納されている前記担当送信先に、前記提供情報に関連する関連情報の要求を送信する関連情報要求送信部と、
前記関連情報を前記担当者送信先から取得する関連情報取得部と
を備え、
前記変換部は、前記関連情報取得部が取得した前記関連情報及び前記提供情報を画像データに変換するファクシミリシステム。
【請求項２】
前記関連情報取得部は、前記関連情報要求送信部により前記要求が送信されてから所定期間が経過する前に、前記担当者送信先から前記関連情報を取得した場合に、受信した前記関連情報を前記変換部に送り、
前記関連情報取得部は、前記関連情報要求送信部により前記要求が送信されてから所定期間が経過する前に、前記担当者送信先から前記関連情報を取得しなかった場合に、その旨を示す未受信情報を前記変換部に送り、
前記変換部は、前記関連情報を受け取った場合に前記関連情報及び前記提供情報を変換した前記画像データをファクシミリ送信部に送り、前記未受信情報を受け取った場合に前記提供情報を変換した前記画像データをファクシミリ送信部に送る
る請求項１に記載のファクシミリシステム。
【請求項３】
提供情報をファクシミリ受信機に送信するファクシミリシステムであって、
前記提供情報を送信先に対応付けて格納する提供情報データベースと、
前記提供情報データベースに格納されている前記提供情報を前記送信先毎に画像データに変換する変換部と、
前記変換部が変換した前記画像データを、対応する前記送信先のファクシミリ受信機に送信するファクシミリ送信部と、
前記ファクシミリ送信部が送信した前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった旨を示すエラー情報を、予め定められた担当送信先に送信するエラー情報送信部と、
前記ファクシミリ送信部が送信した前記画像データに、所定情報が書き込みされた返信画像データを受信するファクシミリ受信部と、
前記ファクシミリ受信部が受信した前記返信画像データから前記所定情報を読み取る読み取り部と、
前記読み取り部が読み取った前記所定情報に基づいて、前記提供情報データベースを更新する更新部と、
前記送信先を識別する送信先情報を、前記担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて格納する送信先データベースと、
前記送信先情報に対応付けて前記送信先データベースに格納されている前記担当送信先識別情報により特定される担当送信先に、前記読み取り部が読み取った前記所定情報を送信する返信情報送信部と
を備えることを特徴とするファクシミリシステム。
【請求項４】
前記送信先のファックス番号を、前記送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースをさらに備え、
前記提供情報データベースは、前記提供情報を前記送信先情報に対応付けて格納し、
前記ファクシミリ送信部は、前記画像データを前記送信先情報に対応付けて前記送信先データベースに格納されている前記ファックス番号により特定される前記ファクシミリ受信機に送信することを特徴とする請求項１または３に記載のファクシミリシステム。
【請求項５】
前記送信先のファックス番号または電子メールアドレスを、前記送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースをさらに備え、
前記提供情報データベースは、前記提供情報を前記送信先情報に対応付けて格納し、
前記送信先データベースにおいて前記送信先情報に対応付けてファックス番号が格納されている場合には、前記ファクシミリ送信部は、前記画像データを当該ファックス番号により特定される前記ファクシミリ受信機に送信し、前記送信先データベースにおいて前記送信先情報に対応付けて電子メールアドレスが格納されている場合には、前記提供情報を添付した電子メールを、当該電子メールアドレス宛に送信するメール送信部をさらに備えることを特徴とする請求項１または３に記載のファクシミリシステム。
【請求項６】
前記送信先を識別する送信先情報を、前記担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて格納する送信先データベースをさらに備え、
前記エラー情報送信部は、前記送信先に対応付けて前記送信先データベースに格納されている前記担当送信先に、前記エラー情報を送信することを特徴とする請求項請求項１または３に記載のファクシミリシステム。
【請求項７】
前記エラー情報送信部は、前記予め定められた担当送信先のファクシミリ受信機宛に前記エラー情報を送信することを特徴とする請求項請求項１または３に記載のファクシミリシステム。
【請求項８】
前記エラー情報送信部は、前記変換部が変換した前記画像データを前記エラー情報として前記担当送信先のファクシミリ受信機宛に送信することを特徴とする請求項７に記載のファクシミリシステム。
【請求項９】
前記送信先の電話番号を、前記送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースと、
前記変換部が変換した前記画像データに、前記送信先に対応付けて前記送信先データベースに格納されている前記電話番号を合成する電話番号合成部と
をさらに備え、
前記エラー情報送信部は、前記電話番号合成部が電話番号を合成した画像データを前記エラー情報として前記担当送信先のファクシミリ受信機宛に送信することを特徴とする請求項８に記載のファクシミリシステム。
【請求項１０】
前記送信先の電話番号と、前記送信先のファクシミリ受信機のファックス番号とを前記送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースと、
前記ファクシミリ送信部が送信した前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、前記変換部は、前記送信先を識別する送信先情報に対応付けて前記送信先データベースに格納されている前記ファックス番号及び前記電話番号を、前記送信先情報に対応付けた画像データに変換し、
前記エラー情報送信部は、前記変換部が変換した前記画像データを前記エラー情報として前記担当送信先のファクシミリ受信機宛に送信することを特徴とする請求項７に記載のファクシミリシステム。
【請求項１１】
前記エラー情報送信部は、前記予め定められた担当送信先のメールアドレス宛に前記エラー情報を送信することを特徴とする請求項１または３に記載のファクシミリシステム。
【請求項１２】
前記エラー情報送信部は、前記提供情報を添付した電子メールを前記エラー情報として、前記担当送信先の前記メールアドレス宛に送信することを特徴とする請求項１１に記載のファクシミリシステム。
【請求項１３】
前記送信先の電話番号と、前記送信先のファクシミリ受信機のファックス番号とを前記送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースと、
前記ファクシミリ送信部が送信した前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、前記エラー情報送信部は、前記送信先情報に対応付けて前記送信先データベースに格納されている前記電話番号と前記ファックス番号を、前記送信先情報とともに記載した電子メールを、前記エラー情報として、前記担当送信先の前記メールアドレス宛に送信することを特徴とする請求項１１に記載のファクシミリシステム。
【請求項１４】
前記送信先のファックス番号及び電子メールアドレスを、前記送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースと、
前記ファクシミリ送信部が送信した前記画像データを、前記ファックス番号により特定される前記ファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、前記ファックス番号に対応付けて前記送信先データベースに対応付けて格納されている前記電子メールアドレス宛に前記エラー情報を送信するメール送信部と
をさらに備えることを特徴とする請求項１または３に記載のファクシミリシステム。
【請求項１５】
前記メール送信部は、前記提供情報をエラー情報として前記電子メールアドレス宛に送信することを特徴とする請求項１４に記載のファクシミリシステム。
【請求項１６】
前記変換部は、定期的に前記提供情報データベースに格納されている前記提供情報を前記送信先毎に画像データに変換することを特徴とする請求項１または３に記載のファクシミリシステム。
【請求項１７】
前記送信先を識別する送信先情報を、前記担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて格納する送信先データベースと、
前記送信先情報に対応付けて前記送信先データベースに格納されている前記担当送信先に、前記提供情報に関連する関連情報の要求を送信する関連情報要求送信部と、
前記関連情報を前記担当者送信先から取得する関連情報取得部と
をさらに備え、
前記変換部は、前記関連情報取得部が取得した前記関連情報及び前記提供情報を画像データに変換することを特徴とする請求項３に記載のファクシミリシステム。
【請求項１８】
提供情報をファクシミリ受信機に送信するファクシミリ方法であって、
前記提供情報を送信先に対応付けて管理して、
前記送信先を識別する送信先情報を、前記担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて送信先データベースに格納し、
前記送信先情報に対応付けて前記送信先データベースに格納されている前記担当送信先に、前記提供情報に関連する関連情報の要求を送信し、
前記関連情報を前記担当者送信先から取得し、
取得した前記関連情報及び管理している前記提供情報を前記送信先毎に画像データに変換し、
変換した前記画像データを、対応する前記送信先のファクシミリ受信機に送信して、
送信した前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった旨を示すエラー情報を、予め定められた担当送信先に送信することを特徴とするファクシミリ方法。
【請求項１９】
提供情報をファクシミリ受信機に送信するファクシミリ方法であって、
前記提供情報を送信先に対応付けて管理して、
管理している前記提供情報を前記送信先毎に画像データに変換し、
変換した前記画像データを、対応する前記送信先のファクシミリ受信機に送信して、
送信した前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった旨を示すエラー情報を、予め定められた担当送信先に送信し、
前記画像データに前記ファクシミリ受信機により所定情報が書き込みされた返信画像データを受信し、
受信した前記返信画像データから前記所定情報を読み取り、
読み取った前記所定情報に基づいて、前記提供情報を更新し、
前記送信先を識別する送信先情報を、前記担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて送信先データベースに格納し、
前記送信先情報に対応付けて前記送信先データベースに格納されている前記担当送信先識別情報により特定される担当送信先に、読み取った前記所定情報を送信することを特徴とするファクシミリ方法。
【請求項２０】
提供情報をファクシミリ受信機に送信するコンピュータ用のプログラムであって、
コンピュータに、
前記提供情報を送信先に対応付けて管理する提供情報管理機能と、
前記送信先を識別する送信先情報を、前記担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて格納する送信先格納機能と、
前記送信先情報に対応付けて前記送信先格納機能に格納されている前記担当送信先に、前記提供情報に関連する関連情報の要求を送信する関連情報要求送信機能と、
前記関連情報を前記担当者送信先から取得する関連情報取得機能と、
前記関連情報取得機能が取得した前記関連情報及び前記提供情報管理機能が管理している前記提供情報を前記送信先毎に画像データに変換する変換機能と、
変換した前記画像データを、対応する前記送信先のファクシミリ受信機に送信するファクシミリ送信機能と、
送信した前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった旨を示すエラー情報を、予め定められた担当送信先に送信するエラー情報送信機能と
を実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項２１】
提供情報をファクシミリ受信機に送信するコンピュータ用のプログラムであって、
コンピュータに、
前記提供情報を送信先に対応付けて管理する提供情報管理機能と、
管理している前記提供情報を前記送信先毎に画像データに変換する変換機能と、
変換した前記画像データを、対応する前記送信先のファクシミリ受信機に送信するファクシミリ送信機能と、
送信した前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、前記画像データを前記ファクシミリ受信機が受信しなかった旨を示すエラー情報を、予め定められた担当送信先に送信するエラー情報送信機能と、
前記画像データに前記ファクシミリ受信機により所定情報が書き込みされた返信画像データを受信するファクシミリ受信機能と、
前記ファクシミリ受信機能が受信した前記返信画像データから前記所定情報を読み取る読み取り機能と、
前記読み取り機能が読み取った前記所定情報に基づいて、前記提供情報を更新する更新機能と、
前記送信先を識別する送信先情報を、前記担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて格納する送信先格納機能と、
前記送信先情報に対応付けて前記送信先各脳機能に格納されている前記担当送信先識別情報により特定される担当送信先に、前記読み取り機能が読み取った前記所定情報を送信する返信情報送信機能と
を実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ファクシミリシステム、ファクシミリ方法、及びプログラムに関する。特に本発明は、ファクシミリ送信エラーを検知するファクシミリシステム、ファクシミリ方法、及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、即時性を有する連絡手段としては、ファクシミリ、電話、及びパソコン通信を挙げることができる。特にファクシミリは、画像データの送受信を容易に行うことができる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしファクシミリを用いてデータを送信する場合には、送信者は、送信すべき画像データを一旦印刷し、印刷用紙に記載された画像をファクシミリに読み込ませなければならなかった。
【０００４】
そこで本発明は、上記の課題を解決することのできるファクシミリシステム、ファクシミリ方法、及びプログラムを提供することを目的とする。この目的は特許請求の範囲における独立項に記載の特徴の組み合わせにより達成される。また従属項は本発明の更なる有利な具体例を規定する。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
即ち、本発明の第１の形態によると、提供情報をファクシミリ受信機に送信するファクシミリシステムであって、提供情報を送信先に対応付けて格納する提供情報データベースと、提供情報データベースに格納されている提供情報を送信先毎に画像データに変換する変換部と、変換部が変換した画像データを、対応する送信先のファクシミリ受信機に送信するファクシミリ送信部と、ファクシミリ送信部が送信した画像データをファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、画像データをファクシミリ受信機が受信しなかった旨を示すエラー情報を、予め定められた担当送信先に送信するエラー情報送信部とを備える。
【０００６】
送信先のファックス番号を、送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースをさらに備え、提供情報データベースは、提供情報を送信先情報に対応付けて格納し、ファクシミリ送信部は、画像データを送信先情報に対応付けて送信先データベースに格納されているファックス番号により特定されるファクシミリ受信機に送信してもよい。
【０００７】
送信先のファックス番号または電子メールアドレスを、送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースをさらに備え、提供情報データベースは、提供情報を送信先情報に対応付けて格納し、送信先データベースにおいて送信先情報に対応付けてファックス番号が格納されている場合には、ファクシミリ送信部は、画像データを当該ファックス番号により特定されるファクシミリ受信機に送信し、送信先データベースにおいて送信先情報に対応付けて電子メールアドレスが格納されている場合には、提供情報を添付した電子メールを、当該電子メールアドレス宛に送信するメール送信部をさらに備えてもよい。
【０００８】
送信先を識別する送信先情報を、担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて格納する送信先データベースをさらに備え、エラー情報送信部は、送信先に対応付けて送信先データベースに格納されている担当送信先に、エラー情報を送信してもよい。
【０００９】
エラー情報送信部は、予め定められた担当送信先のファクシミリ受信機宛にエラー情報を送信してもよい。エラー情報送信部は、変換部が変換した画像データをエラー情報として担当送信先のファクシミリ受信機宛に送信してもよい。
【００１０】
送信先の電話番号を、送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースと、変換部が変換した画像データに、送信先に対応付けて送信先データベースに格納されている電話番号を合成する電話番号合成部とをさらに備え、エラー情報送信部は、電話番号合成部が電話番号を合成した画像データをエラー情報として担当送信先のファクシミリ受信機宛に送信してもよい。
【００１１】
送信先の電話番号と、送信先のファクシミリ受信機のファックス番号とを送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースと、ファクシミリ送信部が送信した画像データをファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、変換部は、送信先を識別する送信先情報に対応付けて送信先データベースに格納されているファックス番号及び電話番号を、送信先情報に対応付けた画像データに変換し、エラー情報送信部は、変換部が変換した画像データをエラー情報として担当送信先のファクシミリ受信機宛に送信してもよい。
【００１２】
エラー情報送信部は、予め定められた担当送信先のメールアドレス宛にエラー情報を送信してもよい。エラー情報送信部は、提供情報を添付した電子メールをエラー情報として、担当送信先のメールアドレス宛に送信してもよい。
【００１３】
送信先の電話番号と、送信先のファクシミリ受信機のファックス番号とを送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースと、ファクシミリ送信部が送信した画像データをファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、エラー情報送信部は、送信先情報に対応付けて送信先データベースに格納されている電話番号とファックス番号を、送信先情報とともに記載した電子メールを、エラー情報として、担当送信先のメールアドレス宛に送信してもよい。
【００１４】
送信先のファックス番号及び電子メールアドレスを、送信先を識別する送信先情報に対応付けて格納する送信先データベースと、ファクシミリ送信部が送信した画像データを、ファックス番号により特定されるファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、ファックス番号に対応付けて送信先データベースに対応付けて格納されている電子メールアドレス宛にエラー情報を送信するメール送信部とをさらに備えてもよい。
【００１５】
メール送信部は、提供情報をエラー情報として電子メールアドレス宛に送信してもよい。変換部は、定期的に提供情報データベースに格納されている提供情報を送信先毎に画像データに変換してもよい。
【００１６】
提供情報に関連する関連情報を取得する関連情報取得部をさらに備え、変換部は、関連情報取得部が取得した関連情報及び提供情報を画像データに変換してもよい。
【００１７】
送信先を識別する送信先情報を、担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて格納する送信先データベースと、送信先情報に対応付けて送信先データベースに格納されている担当送信先に、関連情報の要求を送信する関連情報要求送信部とをさらに備え、関連情報取得部は、関連情報を担当送信先から受信してもよい。
【００１８】
ファクシミリ送信部が送信した画像データに、所定情報が書き込みされた返信画像データを受信するファクシミリ受信部と、ファクシミリ受信部が受信した返信画像データから所定情報を読み取る読み取り部と、読み取り部が読み取った所定情報に基づいて、提供情報データベースを更新する更新部とを備えてもよい。
【００１９】
送信先を識別する送信先情報を、担当送信先を識別する担当送信先識別情報に対応付けて格納する送信先データベースと、送信先情報に対応付けて送信先データベースに格納されている担当送信先識別情報により特定される担当送信先に、読み取り部が読み取った所定情報を送信する返信情報送信部とをさらに備えてもよい。
【００２０】
本発明の第２の形態によると、提供情報をファクシミリ受信機に送信するファクシミリシステムであって、画像データをファクシミリ受信機に送信するファクシミリ送信装置と、ファクシミリ送信装置と通信可能なデータ変換装置とを備え、データ変換装置は、提供情報を送信先に対応付けて格納する提供情報データベースと、提供情報データベースに格納されている提供情報を送信先毎の送信情報に変換する変換部と、変換部が変換した送信情報をファクシミリ送信装置に送信する送信情報送信部とを有し、ファクシミリ送信装置は、送信情報をデータ変換装置から受信する送信情報受信部と、送信情報受信部が受信した送信情報を用いて画像データを作成する画像データ作成部と、画像データ作成部が作成した画像データを、対応する送信先のファクシミリ受信機に送信するファクシミリ送信部と、ファクシミリ送信部が送信した画像データをファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、画像データをファクシミリ受信機が受信しなかった旨を示すエラー情報を、予め定められた担当送信先に送信するエラー情報送信部とを有する。
【００２１】
本発明の第３の形態によると、提供情報をファクシミリ受信機に送信するファクシミリ方法であって、提供情報を送信先に対応付けて管理して、管理している提供情報を送信先毎に画像データに変換し、変換した画像データを、対応する送信先のファクシミリ受信機に送信して、送信した画像データをファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、画像データをファクシミリ受信機が受信しなかった旨を示すエラー情報を、予め定められた担当送信先に送信する。
【００２２】
本発明の第４の形態によると、提供情報をファクシミリ受信機に送信するコンピュータ用のプログラムであって、コンピュータに、提供情報を送信先に対応付けて管理する提供情報管理機能と、管理している提供情報を送信先毎に画像データに変換する変換機能と、変換した画像データを、対応する送信先のファクシミリ受信機に送信するファクシミリ送信機能と、送信した画像データをファクシミリ受信機が受信しなかった場合に、画像データをファクシミリ受信機が受信しなかった旨を示すエラー情報を、予め定められた担当送信先に送信するエラー情報送信機能とを備える。
【００２３】
なお上記の発明の概要は、本発明の必要な特徴の全てを列挙したものではなく、これらの特徴群のサブコンビネーションも又発明となりうる。
【００２４】
【発明の実施の形態】
以下、発明の実施の形態を通じて本発明を説明するが、以下の実施形態はクレームにかかる発明を限定するものではなく、又実施形態の中で説明されている特徴の組み合わせの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。なお、本実施の形態に係る「代理店」は、本発明に係る「送信先」の一例である。
【００２５】
図１は、本実施の形態に係るファクシミリシステムの全体を示す概略図である。本ファクシミリシステムは、保険会社３０と複数の代理店６０を備える。保険会社３０は、複数の担当者端末５０と、ファクシミリ装置５２を有する。担当者端末５０を使用する担当者の各々は、代理店６０の管理を担当し、担当者端末５０及びファクシミリ装置５２を用いて、担当した代理店６０と連絡をとる。
【００２６】
代理店６０は、代理店端末６２とファクシミリ受信機６４の双方、またはいずれか一方のみを有する。代理店端末６２は、ネットワーク１０を介してデータ変換装置４０とデータを送信または受信する。また代理店端末６２は、ネットワーク１０及びネットワーク３２を介して、担当者端末５０とデータを送信または受信する。ファクシミリ受信機６４は、ファクシミリ送信装置２０からファクシミリ受信する。
【００２７】
本ファクシミリシステムは、ファクシミリ送信装置２０と、データ変換装置４０とをさらに備える。データ変換装置４０は、一例として保険会社３０に設置される。データ変換装置４０は、代理店６０に提供すべき送信情報を、ファクシミリ送信装置２０に送信する。ファクシミリ送信装置２０は、受信した送信情報を画像データに変換してファクシミリ受信機６４にファクシミリ送信する。ファクシミリ送信装置２０は、送信した画像データをファクシミリ受信機６４が正常に受信しなかった場合に、画像データをファクシミリ受信機６４が受信しなかった旨を示すエラー情報を、ファクシミリ装置５２にファクシミリ送信する。
【００２８】
本実施の形態に係るファクシミリ送信装置２０は、データ変換装置４０と物理的に異なる装置であるが、他の例としては、ファクシミリ送信装置２０は、データ変換装置４０と一体の装置であってもよい。またデータ変換装置４０は、ファクシミリ装置５２を一体に備えてもよい。
【００２９】
なお、ネットワーク１０は、インターネット、ＰＳＴＮ（公衆交換電話網）、ＬＡＮ、ＷＡＮ等を含む。ネットワーク３２は、例えば保険会社内イントラネットを含む。
【００３０】
図２は、データ変換装置４０の機能構成を示すブロック図である。データ変換装置４０は、時計部４００と、フォーマット格納部４０２と、変換部４０４と、関連情報要求送信部４０６と、関連情報取得部４０８と、送信情報格納部４１０と、送信情報送信部４１２と、ファクシミリ受信部４１４と、読み取り部４１６と、返信情報送信部４１７と、更新部４１８と、提供情報データベース４２０と、担当者データベース４２２とを有する。
【００３１】
提供情報データベース４２０は、代理店６０に提供すべき提供情報を、代理店６０を識別する情報である代理店コードに対応付けて格納する。提供情報データベース４２０は、例えば未更改契約リストである。この場合、提供情報とは、例えば契約している保険が未更改契約である契約者を識別する契約者コード、契約者氏名、契約保険を識別する保険情報、証券番号、保険の満期日等である。担当者データベース４２２は、代理店６０を担当する担当者を識別する情報である担当者コードと、担当者端末５０のメールアドレスと、ファクシミリ装置５２のファックス番号とを、代理店６０の代理店コードに対応付けて格納する。フォーマット格納部４０２は、定型フォーマットを格納する。
【００３２】
時計部４００は、現在の日時を測定する。時計部４００は、予め定められた日時であると判断すると、予め定められた日時になった旨を示す日時情報を変換部４０４に送る。ここで予め定められた日時とは、例えば毎月２日の１０時というように定期的な日時であることが望ましい。変換部４０４は、日時情報を受け取ると、提供情報データベース４２０に格納されている提供情報を読み出す。次に変換部４０４は、フォーマット格納部４０２に格納されている定型フォーマットを読み出す。次に変換部４０４は、読み出した定型フォーマットに提供情報を書き込むことで、提供情報を、代理店コード毎の送信情報に変換し、代理店コードとともに関連情報要求送信部４０６に送る。
【００３３】
関連情報要求送信部４０６は、受け取った代理店コードに対応付けて担当者データベース４２２に格納されている担当者のメールアドレスを抽出する。次に関連情報要求送信部４０６は、受け取った送信情報に対するコメントの要求を示す要求情報を、送信情報とともに、抽出したメールアドレスに対応する担当者端末５０に送信する。また関連情報要求送信部４０６は、送信情報を代理店コード毎に送信情報格納部４１０に格納する。また関連情報要求送信部４０６は、要求情報を担当者端末５０に送信した旨を示す情報を関連情報取得部４０８に送る。
【００３４】
関連情報取得部４０８は、要求情報を担当者端末５０に送信した旨を示す情報を受け取ってから所定期間が経過するか否かを判断する。所定期間とは、例えば時計部４００が判断する際に用いる予め定められた日時と、提供情報として提供情報データベース４２０に格納されている満期日とに基づいて定められる。関連情報取得部４０８は、要求情報を担当者端末５０に送信した旨を示す情報を受け取ってから所定期間が経過する前に、担当者端末５０からコメントを受信すると、受信したコメントを送信情報送信部４１２に送る。一方、関連情報取得部４０８は、要求情報を担当者端末５０に送信した旨を示す情報を受け取ってから所定期間が経過する前にコメントを受信しなかった場合に、その旨を示すコメント未受信情報を送信情報送信部４１２に送る。
【００３５】
送信情報送信部４１２は、未受信情報を受け取ると、送信情報を送信情報格納部４１０から読み出し、代理店コードに対応付けてファクシミリ送信装置２０に送信する。一方、送信情報送信部４１２は、コメントを関連情報取得部４０８から受け取ると、送信情報を送信情報格納部４１０から読み出す。送信情報送信部４１２は、読み出した送信情報にコメントを添付し、代理店コードに対応付けてファクシミリ送信装置２０に送信する。
【００３６】
図２におけるファクシミリ受信部４１４、読み取り部４１６、返信情報送信部４１７、及び更新部４１８の動作は、後で説明する。
【００３７】
図３は、提供情報データベース４２０のデータフォーマットの一例を示す。提供情報データベース４２０は、代理店コードフィールドと、提供情報フィールドと、更改情報フィールドとを有する。
【００３８】
代理店コードフィールドは、代理店６０を識別する代理店コードを格納する。提供情報フィールドは、未更改契約者に関する情報である提供情報を格納する。提供情報フィールドは、契約者コードフィールドと、契約者氏名フィールドと、保険情報フィールドと、証券番号フィールドと、満期日フィールドとを含む。契約者コードフィールドは、契約者を識別する契約者コードを格納する。契約者氏名フィールドは、契約者の氏名を格納する。保険情報フィールドは、契約者が契約している保険を識別する情報を格納する。証券番号フィールドは、証券番号を示す情報を格納する。
【００３９】
満期日フィールドは、契約者の保険の満期日を格納する。変換部４０４は、満期日に基づいて、更改手続きをすべき期限を示す年月日を送信情報に含めてもよい。更改情報フィールドは、対応する契約者が契約を更改したか否かを示す情報を格納する。変換部４０４は、提供情報データベース４２０に格納されている提供情報のうち、対応する更改情報が更改済みではない提供情報のみを抽出する。
【００４０】
このように提供情報データベース４２０は、提供情報を、未更改契約者を担当する代理店６０の代理店コードに対応付けて格納することができる。また提供情報データベース４２０は、一の契約者コードに複数の証券番号を対応付けて格納することができる。
【００４１】
図４は、担当者データベース４２２のデータフォーマットの一例を示す。担当者データベース４２２は、代理店コードフィールドと、メールアドレスフィールドと、ファックス番号フィールドと、担当者コードフィールドとを有する。
【００４２】
代理店コードフィールドは、代理店６０を識別する代理店コードを格納する。メールアドレスフィールドは、担当者のメールアドレス、即ち担当者端末５０を特定を格納する。ファックス番号フィールドは、担当者のファックス番号を格納する。担当者コードフィールドは、代理店６０を担当する担当者を識別する担当者コードを格納する。
【００４３】
このように担当者データベース４２２は、代理店を担当する担当者の担当者コードを、代理店コードに対応付けて格納することができる。また提供情報データベース４２０は、一の担当者コードに複数の代理店コードを対応付けて格納することができる。
【００４４】
図５は、ファクシミリ送信装置２０の機能構成の概略を示すブロック図である。ファクシミリ送信装置２０は、情報提供部２００と、エラー処理部２５０と、送信先データベース２３０と、送信情報データベース２４０とを有する。
【００４５】
情報提供部２００は、データ変換装置４０から送信情報を受信する。次に情報提供部２００は、受信した送信情報を画像データに変換し、ファクシミリ受信機６４にファクシミリ送信する。
【００４６】
エラー処理部２５０は、情報提供部２００がファクシミリ送信した画像データをファクシミリ受信機６４が受信しなかった場合に、その旨を示すエラー情報を代理店端末６２または保険会社３０のファクシミリ装置５２に送信する。
【００４７】
送信先データベース２３０は、代理店６０の代理店端末６２を識別するメールアドレス、ファクシミリ受信機６４のファックス番号及び電話番号と、担当者のファックス番号を、代理店コードに対応付けて格納する。送信情報データベース２４０は、送信情報を代理店コードに対応付けて格納する。
【００４８】
図６は、送信先データベース２３０のデータフォーマットの一例を示す。送信先データベース２３０は、代理店コードフィールドと、ファックス番号フィールドと、メールアドレスフィールドと、電話番号フィールドと、担当者ファックス番号フィールドとを含む。
【００４９】
代理店コードフィールドは、代理店６０を識別する代理店コードを格納する。ファックス番号フィールドは、代理店６０に設置されているファクシミリ受信機６４のファックス番号を格納する。メールアドレスフィールドは、代理店端末６２を識別するメールアドレスを格納する。電話番号フィールドは、代理店６０の電話番号を格納する。担当者ファックス番号フィールドは、保険会社３０のファクシミリ装置５２のファックス番号を格納する。
【００５０】
図７は、送信情報データベース２４０のデータフォーマットの一例を示す。送信情報データベース２４０は、送信情報ＩＤフィールドと、送信情報フィールドと、代理店コードフィールドとを含む。
【００５１】
送信情報ＩＤフィールドは、送信情報を識別する送信情報ＩＤを格納する。送信情報フィールドは、送信情報を格納する。代理店コードフィールドは、代理店６０を識別する代理店コードを格納する。
【００５２】
図８は、情報提供部２００の機能構成を示すブロック図である。情報提供部２００は、送信情報受信部２０２と、送信先取得部２０４と、画像データ作成部２０６と、ファクシミリ送信部２１０とを含む。
【００５３】
送信情報受信部２０２は、代理店コード及び送信情報をデータ変換装置４０から受信する。送信情報受信部２０２は、受信した送信情報を識別する送信情報ＩＤを送信情報に付与する。送信情報受信部２０２は、送信情報を送信情報ＩＤ及び代理店コードに対応付けて送信情報データベース２４０に格納する。また送信情報受信部２０２は、送信情報ＩＤと、送信情報と、代理店コードを送信先取得部２０４に送る。
【００５４】
送信先取得部２０４は、受け取った代理店コードに対応付けて送信先データベース２３０に格納されているファクシミリ受信機６４のファックス番号を抽出する。送信先取得部２０４は、抽出したファックス番号と、送信情報と、送信情報ＩＤとを画像データ作成部２０６に送る。
【００５５】
画像データ作成部２０６は、受け取った送信情報をファクシミリ用の画像データに変換し、送信情報ＩＤと、ファックス番号とともにファクシミリ送信部２１０に送る。ファクシミリ送信部２１０は、受け取った画像データ及び送信情報ＩＤを、ファックス番号により特定されるファクシミリ受信機６４にファクシミリ送信する。
【００５６】
図９は、エラー処理部２５０の機能構成を示すブロック図である。エラー処理部２５０は、エラー検知部２５２と、再送先抽出部２５４と、エラー情報作成部２５６と、エラー情報送信部２５８とを含む。
【００５７】
エラー検知部２５２は、ファクシミリ送信部２１０がファクシミリ送信した画像データをファクシミリ受信機６４が受信しなかった場合に、送信情報ＩＤ及びファクシミリ受信機６４のファックス番号を取得する。エラー検知部２５２は、取得した送信情報ＩＤ及びファックス番号を再送先抽出部２５４に送る。
【００５８】
再送先抽出部２５４は、受け取ったファックス番号に対応付けて格納されているメールアドレスと、電話番号と、担当者ファックス番号とを送信先データベース２３０から抽出する。ここで再送先抽出部２５４は、送信先データベース２３０にメールアドレスが格納されていない場合には、メールアドレスを抽出しなくてもよい。次に再送先抽出部２５４は、抽出したメールアドレスと、電話番号と、担当者ファックス番号とを、送信情報ＩＤとともにエラー情報作成部２５６に送る。
【００５９】
エラー情報作成部２５６は、受け取った送信情報ＩＤに対応付けて送信情報データベース２４０に格納されている送信情報を抽出する。次にエラー情報作成部２５６は、抽出した送信情報を添付した電子メールを作成し、受け取ったメールアドレスとともにエラー情報送信部２５８に送る。
【００６０】
またエラー情報作成部２５６は、抽出した送信情報と、再送先抽出部２５４から受け取った電話番号とをファクシミリ用の画像データに変換し、担当者ファックス番号とともにエラー情報送信部２５８に送る。
【００６１】
エラー情報送信部２５８は、受け取った電子メールを、メールアドレスにより特定される代理店端末６２に送信する。またエラー情報送信部２５８は、受け取った画像データを担当者ファックス番号により特定されるファクシミリ装置５２にファクシミリ送信する。
【００６２】
本実施の形態に係るエラー検知部２５２は、ファクシミリ送信部２１０がファクシミリ送信した画像データをファクシミリ受信機６４が受信しなかった場合に、送信情報ＩＤを取得しているが、これに代えて送信情報そのものを取得してもよい。
【００６３】
図２にもどり、ファクシミリ送信部２１０がファクシミリ受信機６４にファクシミリ送信した送信情報に対して、ファクシミリ受信部４１４が返信画像データを受信した際のデータ変換装置４０の動作を説明する。ファクシミリ受信部４１４は、ファクシミリ送信部２１０が送信した画像データに所定情報が書き込みされた返信画像データをファクシミリ受信し、読み取り部４１６に送る。
【００６４】
読み取り部４１６は、受け取った返信画像データから、所定情報を読み取り、更新部４１８に送る。ここで所定情報は、契約者が更改手続きを行ったか否かを示す更改情報と、対応する証券番号を含む。具体的には、読み取り部４１６は、ＯＣＲ（光学式文字読み取り装置）のような入力装置を用いて所定情報を読み取る。更新部４１８は、受け取った所定情報に基づいて提供情報データベース４２０を更新する。具体的には、更新部４１８は、所定情報が、契約者が更改手続きを行った旨を示す更改情報を含む場合に、証券番号に対応する更改情報フィールドに「済み」を記載する。
【００６５】
このように更新部４１８は、未更改契約リストに記載されている契約者が更改した旨を示す所定情報を取得した場合に、提供情報データベース４２０を更新することによって、消し込みを行うことができる。
【００６６】
また読み取り部４１６は、所定情報を返信情報送信部４１７に送る。返信情報送信部４１７は、所定情報を担当者端末５０に送信する。これにより、返信情報送信部４１７は、代理店６０の担当者に所定情報を通知することができる。
【００６７】
ここで更新部４１８は、提供情報データベース４２０に「済み」を記載しているが、契約者コードに対応する提供情報そのものを提供情報データベース４２０から削除してもよい。この場合、提供情報データベース４２０は、更改情報フィールドを含まない。
【００６８】
図１０は、データ変換装置４０の動作を示すフローチャートである。まず、変換部４０４は、予め定められた日時になった旨を示す日時情報を時計部４００から受け取ると（Ｓ１００）、提供情報を代理店コード毎の送信情報に変換する（Ｓ１０２）。ここで変換部４０４は、予め定められたフォーマットに、代理店コード毎の提供情報を書き込むことで、送信情報を作成する。ここで提供情報は、未更改契約者の一覧である。このようにして変換部４０４は、未更改契約を取り扱う代理店毎に、複数の未更改契約者を分類することができる。
【００６９】
次に関連情報要求送信部４０６は、送信情報に添付すべきコメントの要求を、担当者端末５０に送信する（Ｓ１０４）。ここでコメントとは、関連情報の一例であり、例えば未更改契約者から更改契約を取り付けるための代理店６０に対するアドバイスや、送信情報の返信期限や、更改契約を取り付けた場合の代理店６０の評価等、代理店６０、保険会社３０の担当者に関する情報である。
【００７０】
次に関連情報取得部４０８が、担当者端末５０からコメントを受信すると（Ｓ１０６）、送信情報送信部４１２は、受信したコメントを送信情報に添付する（Ｓ１１０）。一方、関連情報要求送信部４０６がコメントの要求を担当者端末５０に送信してから、所定期間が経過しても関連情報取得部４０８がコメントを受信しない場合に（Ｓ１０８）、Ｓ１１２に進む。次に送信情報送信部４１２は、送信情報をファクシミリ送信装置２０に送信する（Ｓ１１２）。
【００７１】
本実施の形態に係るデータ変換装置４０は、コメントの要求を担当者端末５０に送信してから、所定期間が経過してもコメントを受信しない場合に、コメントを添付しないで、送信情報をファクシミリ送信装置２０に送信しているが、これに代えて、データ変換装置４０は、コメントの要求を担当者端末５０に送信してから、所定期間が経過してもコメントを受信しない場合に、再度コメントを要求してもよい。また提供情報データベース４２０が予めコメントを格納してもよい。この場合、データ変換装置４０は、コメントを提供情報とともに抽出し、送信情報に変換する。
【００７２】
図１１は、情報提供部２００の動作を示すフローチャートである。まず、送信情報受信部２０２は、送信情報をデータ変換装置４０から受信する（Ｓ２００）。次に送信先取得部２０４は、送信先データベース２３０からファクシミリ受信機６４のファックス番号を送信先データベース２３０から抽出する（Ｓ２０２）。次に画像データ作成部２０６は、送信情報をファクシミリ用の画像データに変換する（Ｓ２０４）。次にファクシミリ送信部２１０は、画像データ作成部２０６が変換した画像データを、送信先取得部２０４が送信先データベース２３０から抽出したファックス番号により特定されるファクシミリ受信機６４に送信する（Ｓ２０６）。
【００７３】
このように、情報提供部２００は、送信情報毎にファクシミリ受信機６４のファックス番号を送信先データベース２３０から抽出することができる。従って情報提供部２００は、送信先毎に異なる画像データをファクシミリ送信することができる。
【００７４】
図１２は、エラー処理部２５０の動作を示すフローチャートである。まず、エラー検知部２５２が、ファクシミリ送信部２１０がファクシミリ送信した画像データをファクシミリ受信機６４が受信しなかったと判断した場合に（Ｓ３００）、再送先抽出部２５４は、送信先データベース２３０に代理店端末６２のメールアドレスが格納されているか否かを判断する（Ｓ３０２）。
【００７５】
再送先抽出部２５４は、送信先データベース２３０に代理店端末６２のメールアドレスが格納されていると判断した場合に、送信先データベース２３０から代理店端末６２のメールアドレスを抽出する（Ｓ３０４）。次にエラー情報作成部２５６は、送信情報を添付した電子メールを作成する（Ｓ３０６）。次にエラー情報送信部２５８は、エラー情報作成部２５６が作成した電子メールをエラー情報として代理店端末６２に送信する（Ｓ３０８）。
【００７６】
一方、再送先抽出部２５４は、送信先データベース２３０に代理店端末６２のメールアドレスが格納されていないと判断した場合に、送信先データベース２３０から担当者ファックス番号を送信先データベース２３０から抽出する（Ｓ３１０）。次にエラー情報作成部２５６は、送信情報と、代理店６０の電話番号を含むファクシミリ用の画像データを作成する（Ｓ３１２）。次にエラー情報送信部２５８は、エラー情報作成部２５６が作成した画像データをエラー情報として、担当者ファックス番号により特定されるファクシミリ装置５２にファクシミリ送信する（Ｓ３１４）。
【００７７】
このようにエラー処理部２５０は、ファクシミリ送信部２１０がファクシミリ送信した画像データをファクシミリ受信機６４が受信しなかったと判断した場合に、その旨を示すエラー情報を保険会社３０のファクシミリ装置５２または代理店端末６２に送信することができる。
【００７８】
本実施の形態に係るエラー処理部２５０は、送信先データベース２３０に代理店端末６２のメールアドレスが格納されていない場合には、送信情報をファクシミリ装置５２にファクシミリ送信しているが、これに代えて、エラー処理部２５０は、担当者端末５０にエラー情報を送信してもよい。
【００７９】
またＳ３１４においてエラー情報作成部２５６は、画像データに代理店６０の電話番号を付加することにより、担当者は、担当者端末５０に表示された電話番号を、エラー情報とともに閲覧することができる。これにより、担当者は、ファクシミリ送信部２１０がファクシミリ送信した画像データをファクシミリ受信機６４が受信しなかった旨を代理店６０に電話で即座に伝えることができる。
【００８０】
またここでエラー情報は、送信情報を含むが、これに代えて、送信情報を含まず、ファクシミリ送信部２１０がファクシミリ送信した画像データをファクシミリ受信機６４が受信しなかった旨を示す情報のみを含んでもよい。またエラー情報作成部２５６は、ファクシミリ送信部２１０がファクシミリ送信した画像データを受信しなかったファクシミリ受信機６４を有する代理店６０の一覧を含む電子メールまたはファクシミリ用画像データを作成してもよい。ここでエラー情報作成部２５６は、例えば代理店６０の電話番号、ファックス番号、メールアドレス等の代理店６０を示す情報の一覧を、担当者毎に作成する。エラー情報送信部２５８は、エラー情報作成部２５６が作成した一覧を対応する担当者にファクシミリ送信またはメール送信する。
【００８１】
また本実施の形態では、Ｓ３０２において、エラー処理部２５０は、送信先データベース２３０に代理店端末６２のメールアドレスが格納されていると判断した場合に、ファクシミリ装置５２にエラー情報を送信していないが、これに代えて、エラー処理部２５０は、送信先データベース２３０に代理店端末６２のメールアドレスが格納されていると判断した場合においても、ファクシミリ装置５２にエラー情報を送信してもよい。
【００８２】
図１３は、ファクシミリ送信装置２０のハードウェア構成を示すブロック図である。ファクシミリ送信装置２０は、ＣＰＵ７００と、ＲＯＭ７０２と、ＲＡＭ７０４と、通信インターフェース７０６と、専用線インタフェース７０９とを備える。ＣＰＵ７００は、ＲＯＭ７０２及びＲＡＭ７０４に格納されたプログラムに基づいて動作する。通信インターフェース７０６は、ネットワーク１０を介してファクシミリ装置５２、代理店端末６２、及びファクシミリ受信機６４と通信する。専用線インタフェース７０９は、データ変換装置４０と通信する。格納装置の一例としてのハードディスクドライブ７１０は、設定情報及びＣＰＵ７００が動作するプログラムを格納する。
【００８３】
フロッピーディスクドライブ７１２はフロッピーディスク７１４からデータまたはプログラムを読み取りＣＰＵ７００に提供する。ＣＤ−ＲＯＭドライブ７１６はＣＤ−ＲＯＭ７１８からデータまたはプログラムを読み取りＣＰＵ７００に提供する。通信インターフェース７０６は、ネットワーク１０に接続してデータを送受信する。
【００８４】
ＣＰＵ７００が実行するソフトウエアは、フロッピーディスク７１４またはＣＤ−ＲＯＭ７１８等の記録媒体に格納されて利用者に提供される。記録媒体に格納されたソフトウエアは圧縮されていても非圧縮であっても良い。ソフトウエアは記録媒体からハードディスクドライブ７１０にインストールされ、ＲＡＭ７０４に読み出されてＣＰＵ７００により実行される。
【００８５】
記録媒体に格納されて提供されるソフトウエア、即ちハードディスクドライブ７１０にインストールされるソフトウエアは、機能構成として、送信情報受信機能、送信先取得機能、画像データ作成機能、ファクシミリ送信機能、エラー検知機能、再送先抽出機能、エラー情報作成機能、及びエラー情報送信機能を備える。これらの各モジュールがコンピュータに働きかけて、ＣＰＵ７００に行わせる処理は、それぞれ本実施の形態におけるファクシミリ送信装置２０における、対応する部材の機能及び動作と同一であるから説明を省略する。
【００８６】
図１３に示した、記録媒体の一例としてのフロッピーディスク７１４またはＣＤ−ＲＯＭ７１８には、本出願で説明する全ての実施形態におけるファクシミリ送信装置２０の動作の一部または全ての機能を格納することができる。
【００８７】
これらのプログラムは記録媒体から直接ＲＡＭに読み出されて実行されても、一旦ハードディスクドライブにインストールされた後にＲＡＭに読み出されて実行されても良い。更に、上記プログラムは単一の記録媒体に格納されても複数の記録媒体に格納されても良い。また記録媒体に格納されるモジュールは、オペレーティングシステムとの共同によってそれぞれの機能を提供してもよい。例えば機能の一部または全部を行うことをオペレーティングシステムに依頼し、オペレーティングシステムからの応答に基づいて機能を提供するものであってもよい。
【００８８】
以上に示したプログラムまたはモジュールは、外部の記録媒体に格納されてもよい。記録媒体としては、フロッピーディスク、ＣＤ−ＲＯＭの他にも、ＤＶＤやＰＤ等の光学記録媒体、ＭＤ等の光磁気記録媒体、テープ媒体、磁気記録媒体、ＩＣカードやミニチュアーカードなどの半導体メモリ等を用いることができる。
【００８９】
図１４は、データ変換装置４０のハードウェア構成を示すブロック図である。データ変換装置４０は、ＣＰＵ８００と、ＲＯＭ８０２と、ＲＡＭ８０４と、通信インターフェース８０６と、専用線インタフェース８０９とを備える。ＣＰＵ８００は、ＲＯＭ８０２及びＲＡＭ８０４に格納されたプログラムに基づいて動作する。通信インターフェース８０６は、ネットワーク１０を介してファクシミリ装置５２、代理店端末６２、及びファクシミリ受信機６４と通信する。専用線インタフェース８０９は、データ変換装置４０と通信する。格納装置の一例としてのハードディスクドライブ８１０は、設定情報及びＣＰＵ８００が動作するプログラムを格納する。
【００９０】
フロッピーディスクドライブ８１２はフロッピーディスク８１４からデータまたはプログラムを読み取りＣＰＵ８００に提供する。ＣＤ−ＲＯＭドライブ８１６はＣＤ−ＲＯＭ８１８からデータまたはプログラムを読み取りＣＰＵ８００に提供する。通信インターフェース８０６は、ネットワーク１０に接続してデータを送受信する。
【００９１】
ＣＰＵ８００が実行するソフトウエアは、フロッピーディスク８１４またはＣＤ−ＲＯＭ８１８等の記録媒体に格納されて利用者に提供される。記録媒体に格納されたソフトウエアは圧縮されていても非圧縮であっても良い。ソフトウエアは記録媒体からハードディスクドライブ８１０にインストールされ、ＲＡＭ８０４に読み出されてＣＰＵ８００により実行される。
【００９２】
記録媒体に格納されて提供されるソフトウエア、即ちハードディスクドライブ８１０にインストールされるソフトウエアは、機能構成として、時計機能、フォーマット管理機能、変換機能、関連情報要求送信送信機能、関連情報取得機能、送信情報管理機能、送信情報送信機能、ファクシミリ受信機能、読み取り機能、更新機能、及び返信情報送信機能を備える。これらの各モジュールがコンピュータに働きかけて、ＣＰＵ８００に行わせる処理は、それぞれ本実施の形態におけるデータ変換装置４０における、対応する部材の機能及び動作と同一であるから説明を省略する。
【００９３】
図１４に示した、記録媒体の一例としてのフロッピーディスク８１４またはＣＤ−ＲＯＭ８１８には、本出願で説明する全ての実施形態におけるデータ変換装置４０の動作の一部または全ての機能を格納することができる。
【００９４】
これらのプログラムは記録媒体から直接ＲＡＭに読み出されて実行されても、一旦ハードディスクドライブにインストールされた後にＲＡＭに読み出されて実行されても良い。更に、上記プログラムは単一の記録媒体に格納されても複数の記録媒体に格納されても良い。また記録媒体に格納されるモジュールは、オペレーティングシステムとの共同によってそれぞれの機能を提供してもよい。例えば機能の一部または全部を行うことをオペレーティングシステムに依頼し、オペレーティングシステムからの応答に基づいて機能を提供するものであってもよい。
【００９５】
以上に示したプログラムまたはモジュールは、外部の記録媒体に格納されてもよい。記録媒体としては、フロッピーディスク、ＣＤ−ＲＯＭの他にも、ＤＶＤやＰＤ等の光学記録媒体、ＭＤ等の光磁気記録媒体、テープ媒体、磁気記録媒体、ＩＣカードやミニチュアーカードなどの半導体メモリ等を用いることができる。
【００９６】
図１５は、本実施の形態の変更例に係る情報提供部２００の機能構成を示すブロック図である。変更例に係る情報提供部２００は、メール作成部２０８及びメール送信部２１２をさらに備える点で本実施の形態に係る情報提供部２００と異なる。
【００９７】
本実施の形態に係る送信先データベース２３０は、ファックス番号についてはすべての代理店コードに対応付けて格納しているが、メールアドレスについては、一部の代理店コードに対応付けて格納している。これは代理店６０が、ネットワーク１０と通信可能な代理店端末６２を設置していない場合を想定している。一方、変更例に係る送信先データベース２３０は、ファックス番号及びメールアドレスのいずれか一方を格納する。これは代理店６０が、代理店端末６２及びファクシミリ受信機６４のいずれか一方を設置していない場合を想定している。
【００９８】
本実施の形態に係る送信先取得部２０４は、送信先データベース２３０からファックス番号を抽出しているが、変更例に係る送信先取得部２０４は、ファックス番号及びメールアドレスのうち、送信先データベース２３０に格納されているデータを抽出する。次に送信先取得部２０４は、ファックス番号を抽出した場合には、送信情報と、ファックス番号と、送信情報ＩＤとを画像データ作成部２０６に送る。変更例に係る画像データ作成部２０６及びファクシミリ送信部２１０の動作は、本実施の形態に係る画像データ作成部２０６及びファクシミリ送信部２１０の動作と同様であるので、説明を省略する。
【００９９】
一方、送信先取得部２０４は、送信先データベース２３０からメールアドレスを抽出した場合に、メールアドレスと、送信情報とをメール作成部２０８に送る。メール作成部２０８は、送信情報を添付した電子メールを作成し、メールアドレスとともにメール送信部２１２に送る。メール送信部２１２は、受け取った電子メールを、受け取ったメールアドレスにより特定される代理店端末６２に送信する。
【０１００】
以上、本発明を実施の形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、多様な変更又は改良を加えることができる。その様な変更又は改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれ得ることが、特許請求の範囲の記載から明らかである。
【０１０１】
【発明の効果】
上記説明から明らかなように、本発明によればファクシミリ受信者に提供すべき提供情報を、ファクシミリ用の画像データに変換し、ファクシミリ送信することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係るファクシミリシステムの全体を示す概略図である。
【図２】データ変換装置４０の機能構成を示すブロック図である。
【図３】提供情報データベース４２０のデータフォーマットの一例を示す図である。
【図４】担当者データベース４２２のデータフォーマットの一例を示す図である。
【図５】ファクシミリ送信装置２０の機能構成の概略を示すブロック図である。
【図６】送信先データベース２３０のデータフォーマットの一例を示す図である。
【図７】送信情報データベース２４０のデータフォーマットの一例を示す図である。
【図８】情報提供部２００の機能構成を示すブロック図である。
【図９】エラー処理部２５０の機能構成を示すブロック図である。
【図１０】データ変換装置４０の動作を示すフローチャートである。
【図１１】情報提供部２００の動作を示すフローチャートである。
【図１２】エラー処理部２５０の動作を示すフローチャートである。
【図１３】ファクシミリ送信装置２０のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図１４】データ変換装置４０のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図１５】変更例に係る情報提供部２００の機能構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
１０  ネットワーク
２０  ファクシミリ送信装置
３０  保険会社
３２  ネットワーク
４０  データ変換装置
５０  担当者端末
５２  ファクシミリ装置
６０  代理店
６２  代理店端末
６４  ファクシミリ受信機
２００  情報提供部
２０２  送信情報受信部
２０４  送信先取得部
２０６  画像データ作成部
２０８  メール作成部
２１０  ファクシミリ送信部
２１２  メール送信部
２３０  送信先データベース
２４０  送信情報データベース
２５０  エラー処理部
２５２  エラー検知部
２５４  再送先抽出部
２５６  エラー情報作成部
２５８  エラー情報送信部
４００  時計部
４０２  フォーマット格納部
４０４  変換部
４０６  関連情報要求送信部
４０８  関連情報取得部
４１０  送信情報格納部
４１２  送信情報送信部
４１４  ファクシミリ受信部
４１６  読み取り部
４１７  返信情報送信部
４１８  更新部
４２０  提供情報データベース
４２２  担当者データベース
【図１】
0003662548.tif 000002
【図２】
0003662548.tif 000003
【図３】
0003662548.tif 000004
【図４】
0003662548.tif 000005
【図５】
0003662548.tif 000006
【図６】
0003662548.tif 000007
【図７】
0003662548.tif 000008
【図８】
0003662548.tif 000009
【図９】
0003662548.tif 000010
【図１０】
0003662548.tif 000011
【図１１】
0003662548.tif 000012
【図１２】
0003662548.tif 000013
【図１３】
0003662548.tif 000014
【図１４】
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【図１５】
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