(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータと少なくとも１台のクライアントコンピュータと有するコンピュータシステムを用いて、会議の議事録を管理する議事録管理方法であって、
前記サーバコンピュータに、会議において検討すべき項目を登録した標準レビュー項目テーブルを記憶し、
前記クライアントコンピュータにおいて、実施された会議毎に、当該会議における前記標準レビュー項目テーブルに登録された各項目の検討内容を表す議事録の入力を利用者より受け付け、入力された議事録の登録をサーバコンピュータに依頼し、
前記サーバコンピュータにおいて、各クライアントコンピュータから登録を依頼された議事録を蓄積し、
前記クライアントコンピュータから、前記標準レビュー項目テーブルに登録された各項目の検討状況の問い合わせをサーバコンピュータに発行し、
前記サーバコンピュータにおいて、前記クライアントコンピュータから発行された前記問い合わせに応答して、前記標準レビュー項目テーブルに登録された全ての項目を表示し、かつ、前記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの蓄積した議事録に対応する会議において検討された項目の表示に対応づけて、当該項目の蓄積した議事録から定まる検討状況を表示した表示画面をクライアントコンピュータにおいて生成するための表示情報を生成し、前記問い合わせを発行したクライアントコンピュータに送り、
前記問い合わせを発行したクライアントコンピュータにおいて、サーバコンピュータから送られた前記表示情報に従って前記表示画面を表示することを特徴とする議事録管理方法。
【請求項２】
請求項１記載の議事録管理方法であって、
前記議事録は、会議が対象としているプロジェクト名を含み、
前記クライアントコンピュータから発行する問い合わせは、前記標準レビュー項目テーブルに登録された各項目の検討状況の問い合わせの対象とするプロジェクト名の指定を含み、
前記サーバコンピュータは、前記クライアントコンピュータから発行された前記問い合わせに応答して、前記標準レビュー項目テーブルに登録された全ての項目を表示し、かつ、前記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの、蓄積した議事録のうちの指定されたプロジェクト名を含む議事録に対応する会議において検討された項目の表示に対応づけて、当該項目の指定されたプロジェクト名を含む議事録から定まる検討状況を表示した表示画面をクライアントコンピュータにおいて生成するための、前記表示情報を生成することを特徴とする議事録管理方法。
【請求項３】
請求項１または２記載の議事管理方法であって、
前記議事録は、前記検討内容として、会議において検討した項目の記述を含み、
クライアントコンピュータにおいて、前記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの次回会議で検討する項目の選択を、表示した前記表示画面上で利用者より受け付け、選択された項目の指定を含めた議事録作成要求をサーバコンピュータに発行し、
サーバコンピュータにおいて、前記議事録作成要求に応答して、指定された項目を、前記会議において検討した項目の記述として含めた、次回会議用の議事録の雛形、または、次回会議用資料を作成し、前記議事録作成要求を発行したクライアントコンピュータに送ることを特徴とする議事録管理方法。
【請求項４】
請求項３記載の議事録管理方法であって、
前記標準レビュー項目テーブルには、当該標準レビュー項目テーブルに登録された項目に関連する関連事項が登録されており、
前記議事録は、会議において検討した項目に関連する関連事項の記述を含み、前記サーバコンピュータは、前記議事録作成要求に応答して、指定された項目を、前記会議において検討した項目の記述として含め、かつ、前記標準レビュー項目テーブルに登録された指定された項目に関連する関連事項を、会議において検討した項目に関連する関連事項の記述として含めた次回会議用の議事録の雛形、または、次回会議用資料として作成することを特徴とする議事録管理方法。
【請求項５】
ネットワークを介して少なくとも１台のクライアント装置に接続され、議事録管理サーバ装置であって、
会議において検討すべき項目を登録した標準レビュー項目テーブルを記憶する手段と、
前記クライアント装置から登録を依頼された、実施された会議毎に、当該会議における前記標準レビュー項目テーブルに登録された各項目の検討内容を表す議事録を蓄積する手段と、
前記クライアント装置から発行された問い合わせに応答して、前記標準レビュー項目テーブルに登録された全ての項目を表示し、かつ、前記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの蓄積した議事録に対応する会議において検討された項目の表示に対応づけて、当該項目の蓄積した議事録から定まる検討状況を表示した表示画面を生成するための表示情報を生成し、前記問い合わせを発行したクライアント装置に送付する手段とを有することを特徴とする議事録管理サーバ装置。
【請求項６】
請求項５記載のサーバ装置と、当該サーバ装置と前記ネットワークを介して接続する前記少なくとも１台のクライアント装置を有する議事録管理システムであって、
前記クライアント装置は、前記議事録の入力を利用者より受け付け、入力された議事録の登録をサーバ装置に依頼する手段と、前記問い合わせをサーバ装置に発行する手段と、サーバ装置から送られた前記表示情報に従って前記表示画面を表示する手段とを有することを特徴とする議事録管理システム。
【請求項７】
電子計算機によって読み取られ実行されるプログラムを記憶した記憶媒体であって、
前記プログラムは、前記電子計算機に、
会議において検討すべき項目を登録した標準レビュー項目テーブルを記憶する手段と、
登録を依頼された、実施された会議毎に、当該会議における前記標準レビュー項目テーブルに登録された各項目の検討内容を表す議事録を蓄積する手段と、
発行された問い合わせに応答して、前記標準レビュー項目テーブルに登録された全ての項目を表示し、かつ、前記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの蓄積した議事録に対応する会議において検討された項目の表示に対応づけて、当該項目の蓄積した議事録から定まる検討状況を表示した表示画面を生成するための表示情報を生成し、前記問い合わせの発行元に送付する手段とを形成することを特徴とする記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、議事録を電子的に管理する議事録管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
作業の標準化や完全化のために、プロジェクト遂行に際して検討すべきレビュー項目を、標準として予め設定しておくことがある。このような場合、プロジェクト遂行に際しては、適宜、会議（議事録が作成される打ち合わせ、その他の各種会合を含む）を繰り返し、標準として定められたレビュー項目の全てについて検討し、結論を出すことが求められる。そして、従来は、このような会議の議事録は、次のように管理されていた。
【０００３】
（１）会議毎にワープロなどで議事録を作成する。（２）電子メールなどの通信手段によって関係者へ議事録を配布するか、または紙に印刷して議事録を配布する。（３）文書ファイルサーバなどのコンピュータ機器に電子的な議事録ファイルとして議事録を保管するか、または、紙に印刷した状態でファイルに綴じて議事録を保管する。（４）文書ファイルサーバに保管された電子的な議事録ファイルを一つずつ参照するか、または、紙に印刷された議事録を一枚ずつ手捲りで参照し、過去の会議で議題として検討されたレビュー項目や、その検討状況を確認し、これに応じて、予め設定されたレビュー項目の中から次回の会議の議題とするレビュー項目を決定し、その一覧をワープロなどにより作成し、次回の会議に臨む。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、以上のような従来の議事録の管理の方法では、標準として定められたレビュー項目が実際に過去の会議においての議題として検討されたかどうかの確認は、利用者は、文書ファイルサーバに保管された電子的な議事録ファイルを一つずつ参照するか、または、紙に印刷された議事録を一枚ずつ手捲りで参照することにより行わなければならなかった。このため、標準として定められたレビュー項目が実際に過去の会議においての議題として検討されたかどうかを効率的に確認することができなかった。
【０００５】
また、従来の議事録の管理の方法では、次回の会議の議題の一覧を作成するためには、利用者が、過去の会議においての議題として検討されたレビュー項目と、標準として定められたレビュー項目とを比較し、標準として定められたレビュー項目の中から、既に議題として検討されたレビュー項目を除外した後に、残されたレビュー項目のなかから、次回の会議の議題とするレビュー項目を抽出し、その一覧をワープロなどにより作成する必要があった。そして、会議の実施後は、その一覧に従って議事録を作成することになる。このために、効率的に次回の会議の議題の一覧を作成したり、議事録を作成することができなかった。
【０００６】
すなわち、従来の議事録の管理の方法によれば、利用者が、議事録を用いた作業を充分に効率的に行うことができないという問題があった。
【０００７】
そこで、本発明は、利用者の議事録を用いた作業をより効率的に行えるように、利用者の議事録の利用を支援することを課題とする。
【０００８】
より具体的には、本発明は、たとえば、利用者が、より効率的に、標準として定められたレビュー項目の、過去の会議における実際の検討状況を確認することができる議事録管理システムや、利用者が、より効率的に次回の会議の議題の一覧の作成や議事録の作成を行うことがができる議事録管理システムを提供することを課題とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
前記課題達成のために、本発明は、たとえば、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータと少なくとも１台のクライアントコンピュータと有するコンピュータシステムを用いて、会議の議事録を管理する議事録管理方法であって、
前記サーバコンピュータに、会議において検討すべき項目を登録した標準レビュー項目テーブルを記憶し、
前記クライアントコンピュータにおいて、実施された会議毎に、当該会議における前記標準レビュー項目テーブルに登録された各項目の検討内容を表す議事録の入力を利用者より受け付け、入力された議事録の登録をサーバコンピュータに依頼し、
前記サーバコンピュータにおいて、各クライアントコンピュータから登録を依頼された議事録を蓄積し、
前記クライアントコンピュータから、前記標準レビュー項目テーブルに登録された各項目の検討状況の問い合わせをサーバコンピュータに発行し、
前記サーバコンピュータにおいて、前記クライアントコンピュータから発行された前記問い合わせに応答して、前記標準レビュー項目テーブルに登録された全ての項目を表示し、かつ、前記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの蓄積した議事録に対応する会議において検討された項目の表示に対応づけて、当該項目の蓄積した議事録から定まる検討状況を表示した表示画面をクライアントコンピュータにおいて生成するための表示情報を生成し、前記問い合わせを発行したクライアントコンピュータに送り、
前記問い合わせを発行したクライアントコンピュータにおいて、サーバコンピュータから送られた前記表示情報に従って前記表示画面を表示することを特徴とする議事録管理方法を提供する。
【００１０】
なお、以上の議事録管理方法において、前記議事録は、会議の実施日を含み、前記表示画面は、前記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの蓄積した議事録に対応する会議において検討された項目の表示に対応づけられた、当該項目が検討された会議の実施日の表示を、前記検討状況の表示として含むようにしてもよい。
【００１１】
また、前記表示画面は、前記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの蓄積した議事録に対応する会議において検討された項目の表示に対応づけられた、当該項目が検討された会議の回数の表示を、前記検討状況の表示として含むようにしてもよい。
【００１２】
このような議事録管理方法によれば、クライアントコンピュータの利用者に、実施した会議の中で検討された項目の検討状況を、前記標準レビュー項目テーブルに登録された全ての項目の表示と関連づけた形態で表示することができる。したがって、利用者は、この表示より、前記標準レビュー項目テーブルに登録された全ての項目との関係において、項目の検討状況を即座に把握することができるようになる。また、これより直ちに、次回の会議で議題とすべき項目を選択することができるようになる。
【００１３】
また、さらに、このような議事録管理方法において、前記議事録に、前記検討内容として、会議において検討した項目の記述を含め、クライアントコンピュータにおいて、前記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの次回会議で検討する項目の選択を、表示した前記表示画面上で利用者より受け付け、選択された項目の指定を含めた議事録作成要求をサーバコンピュータに発行し、サーバコンピュータにおいて、前記議事録作成要求に応答して、指定された項目を、前記会議において検討した項目の記述として含めた、次回会議用の議事録の雛形、または、次回会議用資料を作成し、前記議事録作成要求を発行したクライアントコンピュータに送るようにしてもよい。
【００１４】
また、このような議事録管理方法において、前記標準レビュー項目テーブルには、当該標準レビュー項目テーブルに登録された項目に関連する関連事項が登録されており、
前記議事録は、会議において検討した項目に関連する関連事項の記述を含み、前記サーバコンピュータは、前記議事録作成要求に応答して、指定された項目を、前記会議において検討した項目の記述として含め、かつ、前記標準レビュー項目テーブルに登録された指定された項目に関連する関連事項を、会議において検討した項目に関連する関連事項の記述として含めた次回会議用の議事録の雛形、または、次回会議用資料として作成するようにしてもよい。また、この場合において、関連事項は、項目の検討結果に影響を受けるドキュメントの名称としてよい。
【００１５】
このような方法によれば、クライアントコンピュータの利用者は、前記表示画面上で項目を選択するだけで、ただちに、選択した項目や、その関連事項を含んだ次回会議用の議事録の雛形、または、次回会議用資料を得ることができるようになる。
【００１６】
以上のように、本発明によれば、利用者は、議事録を用いた各種作業をより効率的に行えるようになる。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施形態について説明する。
【００１８】
図１に、本実施形態に係る議事録管理システムの構成を示す。
【００１９】
図１において、１０１はサーバコンピュータであり、中央処理装置１０４、主記憶装置１０６、ハードディスクなどの外部記憶装置１０５を備える。ここで、主記憶装置１０６には、中央処理装置１０４の実行により、議事録情報登録部１１６、処理結果出力部１１７、レビュー実施状況表作成部１１８、レビュー項目一覧作成部１１９などをプロセスとしてサーバコンピュータ上に具現化するプログラムが格納されている。また、外部記憶装置１０５には、会議情報テーブル１１３、議事内容テーブル１１４、標準レビュー項目テーブル１１５が格納されている。
【００２０】
また、１０２−１〜１０２−ｎは、利用者からの入力の受け付けや、ネットワーク１０３を介してサーバコンピュータ１０１と情報の送受や、サーバコンピュータ１０１から送られた情報の表示などを行うクライアントコンピュータである。クライアントコンピュータ１０２−１〜１０２−ｎは、中央処理装置１０７、主記憶装置１０８、マウス１１１やキーボード１１０などの入力装置、ディスプレー１０９などの表示装置を備える。主記憶装置１０８には、中央処理装置１０７の実行により、利用者との間の入出力やサーバコンピュータ１０１との情報の送受を担うＵＩ部１１２を、プロセスとしてクライアントコンピュータ１０２−１〜１０２−ｎ上に具現化するプログラムが格納されている。
【００２１】
ここで、サーバコンピュータ１０１の主記憶装置１０６やクライアントコンピュータ１０２−１〜１０２−ｎの主記憶装置１０８に格納されるプログラムは、必要に応じて、CD-ROMなどの可搬型の記憶媒体からサーバコンピュータ１０１やクライアントコンピュータ１０２−１〜１０２−ｎに提供されるものであってもよい。
【００２２】
次に、本議事録管理システムが取り扱う議事録について説明する。
【００２３】
ただし、以下では、クライアントコンピュータ１０２−１〜１０２−ｎに共通の事項を説明するときは、クライアントコンピュータ１０２−１〜１０２−ｎを、単に、クライアントコンピュータ１０２として示す。
【００２４】
まず、図２に、各クライアントコンピュータ１０２のＵＩ部１１２によって表示される議事録入力フォーマットを示す。本議事録入力フォーマットに入力された内容を記述したものが一つの議事録となる。
【００２５】
図示するように、この議事録入力フォーマットには、会議のタイトルであるタイトル５０１、会議が対象とするプロジェクトの名前であるプロジェクト名５０２、会議を行なった日付である実施日５０３、会議の出席者である出席者５０４、議事内容を表す内容５０５、対象ドキュメントの名称を表す対象ドキュメント５０６が入力される。また、内容５０５には、大項目、小項目、結論、理由を入力する。
【００２６】
ここで、小項目が会議で検討した個々のレビュー項目を表し、この小項目に対して結論と理由が記述される。大項目は、小項目を分類したものである。議事内容には、大項目を複数記述することができ、各大項目に対して小項目を複数記述することができる。内容５０５には、大項目、小項目、結論、理由の識別とこれらの対応を認識可能な形態で、これらを入力する。図２は、大項目を「１」、「２」、...のように番号を付けて入力し、小項目を「１.1」、「1.2」、「１.3」、...のように、その小項目が属する大項目の直後にその大項目に付けた番号に枝番を付した枝番付き番号を付けて入力し、小項目の直後にその小項目に対して記述する結論と理由を「結論」、「理由」の名称と共に入力することとすることにより、これらの識別とこれらの対応を認識可能とした例を表している。
【００２７】
なお、対象ドキュメントが表す名称は、小項目の検討結果によって影響を受けるドキュメントの名称である。
【００２８】
次に、サーバコンピュータ１０１の外部記憶装置１０５に、格納される会議情報テーブル１１３、議事内容テーブル１１４、標準レビュー項目テーブル１１５について説明する。
【００２９】
まず、図３に、会議情報テーブル１１３の内容を示す。
【００３０】
図３の、会議情報テーブル１１３は、過去に作成された議事録毎のレコード（図中各行）を有する。各レコードにおいて、２０１は議事録を識別するための議事録ＩＤ、２０２は議事録に記述されたプロジェクト名５０２、２０３は議事録に記述されたタイトル５０１、２０４は議事録に記述された実施日５０３、２０５は議事録に記述された出席者５０４、２０６は議事録に記述された対象ドキュメント５０５である。
【００３１】
次に、図４に議事内容テーブル１１４の内容を示す。
【００３２】
議事内容テーブル１１４は、過去に作成された議事録に含まれる小項目の記述毎のレコード（図中各行）を有する。
【００３３】
図４において、３０１は小項目が内容５０５に記述された議事録の議事録ＩＤ２０１、３０２は小項目の議事録内の識別番号、３０３は小項目に対応する大項目として議事録の内容５０５内に記述された大項目、３０４は小項目に対して議事録の内容５０５内に記述された結論、３０６は小項目に対して議事録の内容５０５内に記述された理由である。
【００３４】
次に、図５に、標準レビュー項目テーブル１１５の内容を示す。
【００３５】
標準レビュー項目テーブル１１５は、プロジェクトの会議中において検討しなければならないレビュー項目である標準レビュー項目を規定する、標準レビュー項目の一覧である。ここで、個々の標準レビュー項目は、議事録の小項目に対応しており、標準レビュー項目テーブル１１５は標準レビュー項目ごとのレコードを有する。
【００３６】
図５において、４０１は標準レビュー項目を識別するための標準レビュー項目ＩＤである。４０４は標準レビュー項目である小項目であり前述した議事録の内容５０５に記述される小項目として用いられる。４０３は標準レビュー項目である小項目が分類される大項目であり前述した議事録の内容５０５に記述される大項目として用いられる。４０２は大項目が分類される分類である。また、４０５は標準レビュー項目である小項目の検討結果を反映させる対象ドキュメントであり、前述した議事録の対象ドキュメント５０６として用いられる。たとえば、標準レビュー項目ＩＤが「１」のレビュー項目は、システム構成設計時に検討すべき項目で、大項目として機器構成について、小項目としてはクライアント仕様について検討し、検討結果はアプリケーション処理方式図に記載すべきことを示している。
【００３７】
以下、本議事録管理システムの動作について説明する。
【００３８】
まず、予め、図５に示した標準レビュー項目テーブル１１５が作成され、サーバコンピュータ１０１の外部記憶装置１０５に記憶される。
【００３９】
この状態において、クライアントコンピュータ１０２のUI部１１２が起動されると、UI部１１２は、図６に示すレビュー実施状況表示画面を表示する。ただし、この状態において、レビュー実施状況表示画面のプロジェクト名入力欄６０１、レビュー実施状況表示欄６２０は空白の状態で表示される。
【００４０】
ここで、利用者はクライアントコンピュータ１０２に表示されているレビュー実施状況表示画面のプロジェクト名入力欄６０１に、レビュー実施状況を出力させたいプロジェクトの名前を入力し表示ボタン６０２を選択すると、本議事録管理システムは、図７に示した処理を行う。
【００４１】
すなわち、まず、クライアントコンピュータ１０２のUI部１１２は、プロジェクト名入力欄６０１に入力されたプロジェクト名をサーバコンピュータ１０１に送信する（ステップ９０１）。
【００４２】
一方、サーバコンピュータ１０１では、レビュー実施状況表作成部１１８が、送信されたプロジェクト名を受け取り、受け取ったプロジェクト名と一致するプロジェクト名２０２が登録されている会議情報テーブル１１３のレコードの議事録ID２０１を取得し、取得した議事録ID２０１と同じ議事録ID３０１を持つ議事内容テーブル１１４のレコードを抽出し、抽出したレコードよりなる抽出議事内容テーブルを作成する（ステップ９０２）。
【００４３】
次に、レビュー実施状況表作成部１１８は、標準レビュー項目テーブル１１５のすべてのレコードに順次着目し、ステップ９０４からステップ９０７の処理を行う（ステップ９０３）。
【００４４】
すなわち、ステップ９０４では、標準レビュー項目テーブル１１５の着目したレコードの大項目４０３及び小項目４０４と、一致する大項目３０３及び小項目３０４を持つ抽出議事内容テーブルのレコードが存在するかどうかを調べ、存在する場合には、ステップ９０５に進む。一方、存在しない場合には、ステップ９０３に戻り、標準レビュー項目テーブル１１５に着目していないレコードが残っていれば、標準レビュー項目テーブル１１５の次のレコードに着目し、ステップ９０４に進む。
【００４５】
次に、ステップ９０５では、標準レビュー項目テーブル１１５の着目したレコードのレビュー項目ＩＤを取得する。
【００４６】
次にステップ９０６では、ステップ９０４の判定で、標準レビュー項目テーブル１１５の着目したレコードの大項目４０３及び小項目４０４と大項目３０３及び小項目３０４が一致すると判定された、抽出議事内容テーブルのレコードの議事録ID３０１を取得する。そして、取得した議事録ＩＤと同じ議事録ＩＤをもつ会議情報テーブル１１３上のレコードから実施日２０４を取得する。
【００４７】
次に、ステップ９０５で取得したレビュー項目ＩＤとステップ９０６で取得した実施日を記述したレコードを、一時的に主記憶装置１０４上に生成したレビュー実施状況集計テーブルに追加し、ステップ９０３に戻り、標準レビュー項目テーブル１１５に着目していないレコードが残っていれば、標準レビュー項目テーブル１１５の次のレコードに着目し、ステップ９０４に進む。ここで、実施状況集計テーブルは、図８に示すように、ステップ９０５で取得したレビュー項目ＩＤ７０１とステップ９０６で取得した実施日７０２を記述したレコードの集合となる。
【００４８】
以上のステップ９０４からステップ９０７の処理を、標準レビュー項目テーブル１１５のすべてのレコードについて終了したならば、ステップ９０８に進み、標準レビュー項目テーブル１１５と、ステップ９０３からステップ９０７の繰り返しによって作成されたレビュー実施状況集計テーブルを用いて、レビュー実施状況表示欄画面を表す表示情報を作成し、処理結果出力部１１７によりクライアントコンピュータ１０２に送信する。
【００４９】
クライアントコンピュータ１０２のＵＩ部１１２は、ステップ９０８によって送信された表示情報に従って、レビュー実施状況表示欄画面を、図６のレビュー実施状況表示画面のレビュー実施状況表示欄６２０中に表示する。
【００５０】
ここで、サーバコンピュータ１０１のレビュー実施状況表作成部１１８は、図６のレビュー実施状況表示欄６２０中に示したレビュー実施状況表示欄画面を表す表示情報を作成する。
【００５１】
すなわち、レビュー実施状況表示欄６２０中において、６０４には標準レビュー項目テーブル１１５の分類４０２の値を、６０５には標準レビュー項目テーブル１１５の大項目４０３の値を、６０６には標準レビュー項目テーブル１１５の小項目４０４の値を、これらの分類関係に従って表示する。すなわち、標準レビュー項目テーブル１１５に含まれる分類４０１の値を、同じ値が複数ある場合には一つに代表させて一覧表示し、各分類の値の表示に対応した位置に、各分類に分類された大項目４０３の値を、同じ大項目４０３の値が複数ある場合には一つに代表させて一覧表示し、各大項目の値の表示に対応した位置に、各大項目に分類された各小項目４０４の値を一覧表示する。
【００５２】
また、レビュー実施状況表示欄６２０中において、６０７は、６０６に表示した小項目４０４に対応して記述される回数であり、ここには、対応する小項目４０４が記述された標準レビュー項目テーブル１１５のレコードのレビュー項目ID４０１と同じ、レビュー項目ID７０１を持つレビュー実施状況集計テーブルのレコード数を表示する。これは、対応する小項目（標準レビュー項目）を議題に含む会議が何回行われたか、すなわちその小項目（標準レビュー項目）を含む議事録が何件作成されているかを表す。また、６０８は、６０６に表示した小項目４０４に対応して記述される日付であり、ここには、対応する小項目４０４が記述された標準レビュー項目テーブル１１５のレコードのレビュー項目ID４０１と同じ、レビュー項目ID７０１を持つレビュー実施状況集計テーブルのレコードに登録された実施日を表示する。これは、対応する小項目（標準レビュー項目）を議題に含む会議が、いつ行われたかを示す。なお、この実施日の選択により、選択された実施日と小項目とプロジェクト名に対応する議事録を、サーバコンピュータ１０１からクライアントコンピュータ１０２に読み出し、表示するように本議事録管理システムを構成してもよい。また、小項目の選択により、選択された小項目とプロジェクト名に対応する議事録を、サーバコンピュータ１０１からクライアントコンピュータ１０２に読み出し、表示させるようにに本議事録管理システムを構成してもよい。
【００５３】
また、レビュー実施状況表示欄６２０中では、分類６０４、大項目６０５、小項目６０６の各値の表示の先頭に丸、ばつ、三角の図形を付す。小項目６０６の値の先頭には、その小項目６０６の値に対応して１以上の回数を表示する場合に丸を、その他の場合にはばつを付す。また、大項目６０５の値の先頭には、その大項目６０５の値に対応する小項目６０６の値の全てに丸が付される場合に丸を、一部にのみ丸が付される場合に三角を、全く丸が付されていない場合にばつを付す。また、分類６０４の値の先頭には、その分類６０４の値に対応する大項目６０５の値の全てに丸が付される場合に丸を、一部にのみ丸が付される場合に三角を、全く丸が付されていない場合にばつを付す。ただし、その小項目の検討の完了を議事録中に利用者が記述するようにし、この記述に従って、小項目の各値の表示の先頭に付す丸、ばつ、三角を決定するようにしてもよい。
【００５４】
さて、レビュー実施状況表示欄６２０中では、分類６０４、大項目６０５、小項目６０６の各値の表示の先頭には、四角のチェックボックス６０９を設けておく。また、サーバコンピュータ１０１のレビュー実施状況表作成部１１８は、小項目６０６の各値に対応づけた、その小項目が登録された標準レビュー項目テーブル１１５のレコードのレビュー項目ID４０１を、非表示の情報として表示情報に含め、クライアントコンピュータ１０２に送る。
【００５５】
以上のような表示によれば、指定されたプロジェクトで実施した会議の中で検討された項目を、その項目について検討した会議の回数、会議の実施日などの情報と共に、予め設定された標準レビュー項目一覧と対応づけた形態で表示することができる。したがって、利用者は、この表示より、予め設定された標準レビュー項目全体との関係において、レビューの実施状況を即座に把握することができるようになる。また、これより直ちに、次回の会議で議題とすべき項目を選択することができるようになる。
【００５６】
さて、以上のようにして、レビュー実施状況表示欄６２０中にレビュー実施状況が表示された状態において、利用者は、レビュー実施状況表示欄６２０中の表示より、次回の会議で議題に含める小項目または大項目または分類を、チェックボックス６０９をマウス１１１などの入力装置を用いてチェックすることにより選択する。また、利用者は、必要に応じてプロジェクト名５０２を変更する。そして、利用者が、チェックボックス６０９をチェックした後、新規議事録作成ボタン６０３を選択すると、本議事録管理システムは、図９に示す、新規議事録を作成するための処理を行う。
【００５７】
すなわち、チェックボックス６０９をチェックされ、新規議事録作成ボタン６０３が選択されると（ステップ１００１）と、クライアントコンピュータ１０２のUI部１１２は、プロジェクト名５０２と、サーバコンピュータ１０１から送られた表示情報に含まれている、チェックボックスがチェックされた全ての小項目に対応づけられたレビュー項目ID４０１とをサーバコンピュータ１０１に送信する（ステップ１００２）。ここで、チェックされたチェックボックスが大項目のものである場合には、その大項目に対応する全ての小項目に対応づけられたレビュー項目ID４０１を、チェックされたチェックボックスが分類のものである場合には、その分類に対応する全ての大項目に対応するすべての小項目に対応づけられたレビュー項目ID４０１を送信する。
【００５８】
一方、サーバコンピュータ１０１の、レビュー項目一覧作成部１１９は、レビュー項目ＩＤ４０１とプロジェクト名を受け取る（ステップ１００３）。
【００５９】
そして、受け取ったレビュー項目ＩＤ４０１に順次着目し、着目したレビュー項目ＩＤ４０１についてステップ１００５、ステップ１００６の処理を行う（ステップ１００４）。
【００６０】
ステップ１００５では、標準レビュー項目テーブル１１５から、着目したレビュー項目ＩＤ４０１と同じ値を持つレコードの大項目４０３と小項目４０４を取得し、一時的に主記憶装置１０８内に作成された議事録内容用バッファにコピーする。
【００６１】
同様に、標準レビュー項目テーブル１１５から、着目したレビュー項目ＩＤ４０１と同じ値をもつレコードの対象ドキュメント４０５を取得し、一時的に主記憶装置１０８内に作成された対象ドキュメント用バッファにコピーする（ステップ１００６）。
【００６２】
受け取ったレビュー項目ＩＤの全てについて、ステップ１００５、ステップ１００６の処理が終了したならば、ステップ１００７で、作成した議事内容用バッファの内容と、ステップ１００６で作成した対象ドキュメント用バッファの内容と、クライアントコンピュータ１０２から受信したプロジェクト名を、それぞれ、図２に示した議事録入力フォーマットの対応する箇所に前述のように入力したものを作成し、処理結果出力部１１７によってクライアントコンピュータ１０２へ送信する。
【００６３】
そして、クライアントコンピュータ１０２のＵＩ部１１２は、ステップ１００７によって送信された議事録入力フォーマットを受信し表示する。
【００６４】
なお、この場合、図２に示した議事録入力フォーマットは、途中まで情報が入力されたものとなり、タイトル５０１と実施日５０３と出席者５０４は空欄となる。また、内容５０５では結論と理由は空欄で大項目と小項目のみが表示される。
【００６５】
したがって、利用者は、図６のレビュー実施状況表示画面で次回の会議の議題として分類や大項目や小項目を選択するたけで、選択した分類や大項目や小項目に対応する大項目や小項目が内容５０５の欄に、選択した分類や大項目や小項目に対応する対象ドキュメントが対象ドキュメント５０６の欄に、プロジェクト名がプロジェクト名５０２の欄に入力した議事録入力フォーマットを得ることができる。そして、利用者は、このようにして途中まで情報が入力された議事録入力フォーマットが表す議事録を、次回実施される会議の議題の一覧として使用することができると共に、会議実施後は、議事録の雛形として会議の議事録作成に使用することができる。
【００６６】
以下、このようにして途中まで情報が入力された議事録入力フォーマットを用いて議事録を作成し、サーバコンピュータ１０１に登録する際の動作を説明する。なお、利用者の選択に応じて、図９示す処理を経ずに、情報が全く入力されていない直接議事録入力フォーマットを呼び出し、議事録を作成し登録するようにしてもよい。この場合の、議事録作成、登録の動作も以下と同様である。
【００６７】
図１０に示すように、クライアントコンピュータ１０２のUI部１１２は、図２の議事録入力フォーマットへの、利用者各欄の入力を受け付ける（ステップ８０１）。そして、議事録入力フォーマットの登録ボタン５０７が利用者によって選択されると、入力された情報を議事録としてサーバコンピュータ１０１に送信する（ステップ８０２）。
【００６８】
一方、サーバコンピュータ１０１の議事録登録部１１６は、議事録を受け取り（ステップ８０３）、会議情報テーブル１１３の議事録ＩＤ２０１が一意になるように、新たな議事録ＩＤを決定する（ステップ８０４）。
【００６９】
次に、議事録登録部１１６によって、ステップ８０４で決定した議事録ＩＤ、議事録に記述されたタイトル５０１、プロジェクト名５０２、実施日５０３及び出席者５０４の内容を、議事録ＩＤ２０１、タイトル２０３、プロジェクト名２０２、実施日２０４、出席者２０５として設定したレコードを、会議情報テーブル１１３に追加する（ステップ８０５）。
【００７０】
次に、受け取った議事録の内容５０５から、各小項目を切り出し、各小項目について、小項目に対応する大項目、小項目、結論、理由を切り出し、大項目３０３、小項目３０４、結論３０５、理由３０６に設定したレコードを議事内容テーブル１１４に追加する。その際、ステップ８０４で決定した議事録ＩＤを議事内容テーブル１１４に追加するレコードの議事録ＩＤ３０１に格納する。また、議事録の内容５０５中に小項目が複数存在する場合は、同じ議事録ＩＤの議事録内で一意になるような番号を、議事内容テーブル１１４に追加するレコードの番号３０２に格納する（ステップ８０６）。
【００７１】
なお、大項目や小項目の切り出しや対応づけは、例えば「１．」や「１．１」の、番号、枝番付き番号に従って行なう。また、結論や理由の切り出しや、小項目との対応付けは、例えば「結論」や「理由」の記述と、その記述位置に従って行う。
【００７２】
以上、本発明の一実施形態について説明した。
【００７３】
なお、本議事録管理システムの、サーバコンピュータ１０１とクライアントコンピュータ１０２は、同じコンピュータであってもかまわない。
【００７４】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、利用者の議事録を用いた作業をより効率的に行えるように、利用者の議事録の利用を支援することができる。
【００７５】
より具体的には、利用者が、より効率的に、標準として定められたレビュー項目の、過去の会議における実際の検討状況を確認することができる議事録管理システムや、利用者が、より効率的に次回の会議の議題の一覧の作成や議事録の作成を行うことがができる議事録管理システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係る議事録管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態に係る議事入力フォーマットを示す図である。
【図３】本発明の実施形態に係る会議情報テーブルの内容を示す図である。
【図４】本発明の実施形態に係る議事内容テーブルの構成を示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係る標準レビュー項目テーブルの内容を示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係るレビュー実施状況表示画面を示す図である。
【図７】本発明の実施形態に係る議事録管理システムの動作を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態に係るレビュー実施状況集計テーブルの内容を示す図である。
【図９】本発明の実施形態に係る議事録管理システムの動作を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態に係る議事録管理システムの動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０１…サーバコンピュータ、１０２…クライアントコンピュータ、１０３…ネットワーク、１１３…会議情報テーブル、１１４…議事内容テーブル、１１５…標準レビュー項目テーブル、１１６…議事情報登録部、１１７…処理結果出力部、１１８…レビュー実施状況表作成部、１１９…レビュー項目一覧作成部、１１２…ＵＩ部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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