(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像文書を入力して登録、管理する画像文書管理装置において、
入力した前記画像文書を格納し、前記画像文書に外部から指定された外部指定処理を施す画像文書処理手段と、
前記外部指定処理された前記画像文書を登録し、管理する画像文書登録管理手段と、
前記画像文書処理手段と前記画像文書登録管理手段が、前記画像文書に行った一連の登録処理に対して、登録処理毎に、前記画像文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと前記画像文書の属性とを含む履歴情報を生成し、前記画像文書が登録処理された順番に前記履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、前記画像文書の管理制御を行う画像文書管理制御手段と、
を有することを特徴とする画像文書管理装置。
【請求項２】
前記画像文書処理手段は、あらかじめ設定された前記外部指定処理を自動的に前記画像文書に施すことを特徴とする請求項１記載の画像文書管理装置。
【請求項３】
前記画像文書管理制御手段は、前記画像文書の管理制御として、前記画像文書の確認、差し替え及び編集の少なくとも１つを行うことを特徴とする請求項１記載の画像文書管理装置。
【請求項４】
文書を入力して登録、管理する文書管理方法において、
文書処理手段は、入力した前記文書を格納し、前記文書に外部から指定された外部指定処理を施し、
文書登録管理手段は、前記外部指定処理された前記文書を登録して管理し、
前記文書処理手段と前記文書登録管理手段が、前記文書に行った一連の登録処理に対して、登録処理毎に、前記文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと前記文書の属性とを含む履歴情報を生成し、前記文書が登録処理された順番に前記履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、文書管理制御手段は、前記文書の管理制御を行うことを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は画像文書管理装置及び文書管理方法に関し、特に画像文書を入力して登録、管理する画像文書管理装置及び文書を入力して登録、管理する文書管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
電子ファイリングシステムは、画像文書を読み込んで登録し、検索するシステムである。近年では、ワークステーションやパソコンにイメージスキャナや光磁気ディスク等を接続したシステムが安価に提供されてきている。
【０００３】
また、登録に際しては、登録日時や登録成否を示す登録ステータスが登録履歴情報として管理され、ユーザによって確認することができる。
電子ファイリングシステムで登録された画像文書の差し替えや、編集等を容易にする従来技術としては、例えば特開平９−６９４８号公報では、画像文書のページ番号を文字認識して登録し、差し替えたい文書を再度登録して、ページ番号をもとに自動的に差し替えて、処理効率を上げるといったものがある。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上記で説明したような従来技術では、画像文書がすべて正しく登録されていることが前提となっており、登録してある画像文書が必ずしもユーザが意図する画像文書であるかどうかはわからない。
【０００５】
例えば、画像文書が傾いて入力されたり、画像文書の表裏を間違えて入力してしまったり、またはページ番号等の属性を間違えたりした場合には、誤った画像文書の差し替えを行ってしまうことになる。
【０００６】
したがって、このようなミスが起きないように絶えずチェックしながら、スキャナに読みとらせる必要があるが、これは、ユーザにとって負担となる作業である。
【０００７】
特に、図面ファイリングシステムのような、Ａ０やＡ１サイズといった大きなサイズの原稿を扱う電子ファイリングシステムでは、ユーザの負担は多大なものになる。
【０００８】
また、従来の登録履歴情報では、登録日時や登録ステータス程度の情報しか管理していないので、実際にどのように登録されたか、どんな画像文書が登録されたか等を、即座に知ることができず、利便性に欠けると言った問題があった。
【０００９】
本発明はこのような点に鑑みてなされたものであり、詳細な登録履歴情報を管理して、操作性の向上を図った画像文書管理装置を提供することを目的とする。
また、本発明の他の目的は、詳細な登録履歴情報を管理して、操作性の向上を図った文書管理方法を提供することである。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明では上記課題を解決するために、画像文書を入力して登録、管理する画像文書管理装置において、入力した前記画像文書を格納し、前記画像文書に外部から指定された外部指定処理を施す画像文書処理手段と、前記外部指定処理された前記画像文書を登録し、管理する画像文書登録管理手段と、前記画像文書処理手段と前記画像文書登録管理手段が、前記画像文書に行った一連の登録処理に対して、登録処理毎に、前記画像文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと前記画像文書の属性とを含む履歴情報を生成し、前記画像文書が登録処理された順番に前記履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、前記画像文書の管理制御を行う画像文書管理制御手段と、を有することを特徴とする画像文書管理装置が提供される。
【００１１】
ここで、画像文書処理手段は、入力した画像文書を格納し、画像文書に外部から指定された外部指定処理を施す。画像文書登録管理手段は、外部指定処理された画像文書を登録し、管理する。画像文書管理制御手段は、画像文書処理手段と画像文書登録管理手段が、画像文書に行った一連の登録処理に対して、登録処理毎に、画像文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと画像文書の属性とを含む履歴情報を生成し、画像文書が登録処理された順番に履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、画像文書の管理制御を行う。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。図１は本発明の画像文書管理装置の原理図である。画像文書処理手段１１は、入力した画像文書２を格納し、画像文書２に外部から指定された外部指定処理３を施す。画像文書登録管理手段１２は、外部指定処理された画像文書２ａを登録し、管理する。
【００１３】
画像文書管理制御手段１３は、画像文書処理手段１１と、画像文書登録管理手段１２と、が画像文書２に行った一連の処理の履歴情報を管理し、履歴情報にもとづいて、登録された画像文書２ａの管理制御を行う。
【００１４】
次に動作について説明する。図２は本発明の画像文書管理装置１０の動作手順を示すフローチャートである。
〔Ｓ１〕画像文書処理手段１１は、画像入力装置２０から入力した画像文書２を一時格納し、画像文書２に外部から指定された外部指定処理３を施す。例えば端末３０から外部指定処理３として、ページ番号を付加する。
〔Ｓ２〕画像文書登録管理手段１２は、外部指定処理３としてページ番号が付加された画像文書２ａを登録し、管理する。
〔Ｓ３〕画像文書管理制御手段１３は、画像文書処理手段１１と、画像文書登録管理手段１２と、が画像文書２に行った一連の処理の履歴情報を管理し、これら履歴情報にもとづいて、登録された画像文書２ａの管理制御を行う。
【００１５】
例えば、画像文書処理手段１１が行った処理の履歴情報としては、画像文書２の画像加工や付加属性等の履歴情報がある。また、画像文書登録管理手段１２が行った処理の履歴情報としては、登録日時や登録ステータス等の履歴情報がある。履歴情報の詳細は後述する。
【００１６】
次に本発明を図面ファイリングシステムに適用した際の実施の形態について説明する。図３は図面ファイリングシステムの概要を示す図である。なお、以降の説明では画像文書処理手段１１を画像入力サービス１１ａ、画像文書登録管理手段１２を画像図面管理サービス１２ａ、画像文書管理制御手段１３を履歴情報管理サービス１３ａとする。
【００１７】
ネットワーク１上にクライアント３０ａと、画像入力サービス１１ａと、履歴情報管理サービス１３ａと、が接続する。履歴情報管理サービス１３ａには画像図面管理サービス１２ａが接続する。また、画像入力装置２０と画像入力サービス１１ａが接続する。
【００１８】
このような構成に対し、まず図面２ｂを画像入力装置２０に読み取らせる。そして、クライアント３０ａから画像入力サービス１１ａに、読み取った図面２ｂの入力指示を行う。画像入力サービス１１ａは図面２ｂを入力して一時格納する。そして、クライアント３０ａから外部指定処理の指示があれば、この処理を行う。
【００１９】
画像入力サービス１１ａは、画像図面管理サービス１２ａに登録要求を行う。履歴情報管理サービス１３ａは、図面２ｂの入力から登録までの一連の履歴情報を管理する。画像図面管理サービス１２ａは、図面２ｂを登録、管理する。
【００２０】
次に画像入力サービス１１ａが外部指定処理の１つとして、入力した図面に属性を付加する場合の処理について説明する。図４は属性付加の処理の流れを示す図である。
【００２１】
まず、画像入力装置２０から図面２ｂが読み取られる。画像入力サービス１１ａは図面２ｂを一時格納する。そして、画像入力サービス１１ａは、属性３ａの各項目である図面番号、図面名を図面２ｂの１枚目から順に付加していく。
【００２２】
この属性３ａは、あらかじめユーザが作成しておいたＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ  Ｓｅｐａｒａｔｅｄ  Ｖａｌｕｅ）フォーマットから自動的に図面２ｂに付加していく。または、ユーザが属性３ａを逐一入力してもよい。
【００２３】
そして、属性３ａが付加された図面２ｂ−１は，画像図面管理サービス１２ａに登録される。
次に画像入力サービス１１ａの内部構成について説明する。図５は画像入力サービス１１ａの内部構成を示す図である。画像入力手段１１ｂはクライアント３０ａからの入力指示を受けて、画像入力装置２０が読み取った図面を入力する。
【００２４】
画像加工手段１１ｃは、入力した画像文書にクライアント３０ａからの読み取りパラメータにもとづいて、回転処理や解像度設定等の画像加工を施す。
属性追加手段１１ｄは、図４で説明したような属性の付加を行う。文書登録手段１１ｅは、画像加工手段１１ｃや属性追加手段１１ｄで外部指定処理を施した画像文書を画像図面管理サービス１２ａへ登録要求を行う。
【００２５】
履歴登録手段１１ｆは、履歴情報管理サービス１３ａに対し、画像文書を入力してから登録までの一連の履歴情報の登録要求を行う。
次に履歴情報管理サービス１３ａが管理する履歴情報１３０について説明する。図６は履歴情報１３０の一例を示す図である。
【００２６】
履歴情報１３０は履歴ＩＤ１３０−１毎に区別して管理する。履歴情報１３０の各項目として、操作順番１３１は、図面が操作された順番を示す。登録ステータス１３２は、登録が正常終了か、異常終了かを示す。読み取りパラメータ１３３は、画像を入力する際のパラメータを示し、例えば図ではａｕｔｏ  ９０ｒｏｔａｔｉｏｎ  となっていて、自動用紙サイズ認識で９０°回転を示している。
【００２７】
図面番号１３４は、図面番号を示す。図面バージョン１３５は、図面の版数を示す。格納先１３６は、画像図面管理サービス１２ａ内の格納先を示す。画像図面管理サービス１２ａはＣａｂｉｎｅｔ  単位で区切られているため、格納先としてこれらＣａｂｉｎｅｔ  が示される。縮小画像１３７は、縮小した画像を示す。
【００２８】
次に履歴情報管理サービス１３ａがクライアント３０ａに提示する履歴参照ウインドウについて説明する。図７は履歴参照ウインドウの一例を示す図である。
履歴参照ウインドウ３０ｂは、ユーザが履歴ＩＤ１３０−１を指定することで履歴情報１３０ａの一覧を提示するためのウインドウである。また、履歴参照ウインドウ３０ｂ上に表示されているファイル３０ｂ−１、操作３０ｂ−２及び編集３０ｂ−３の各セルを選択して、それぞれの処理を行うことができる、
図８は操作３０ｂ−２が選択された際の履歴参照ウインドウ３０ｂを示す図である。図では、操作３０ｂ−２をマウス等でクリックすると「再登録」、「再読み込み」、「画像の取り出し」の操作内容が表示される。そして、これらの処理を行うことができる。
【００２９】
図９は編集３０ｂ−３が選択された際の履歴参照ウインドウ３０ｂを示す図である。図では、操作３０ｂ−３をマウス等でクリックすると「行の挿入」、「行の削除」の操作内容が表示される。
【００３０】
ここで、図７の履歴情報１３０ａの操作順番２と操作順番３との間に、新しい行１３０ｂを挿入すると、自動的に以降の行の操作順番とページ番号がインクリメントされて、新たな履歴情報１３０ａ−１が作成される。
【００３１】
次に履歴情報管理サービス１３ａの内部構成について説明する。図１０は履歴情報管理サービス１３ａの内部構成を示す図である。要求受け付け手段１３ａ−１は、クライアント３０ａからの要求を受け付ける。例えば、属性／画像取得、画像差し替え、属性編集、画像編集などの処理要求を受け付ける。
【００３２】
画像入力依頼手段１３ａ−２は、画像入力サービス１１ａに差し替え図面等の入力依頼を行う。履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、履歴情報の管理、更新を行う。登録依頼手段１３ａ−４は、画像図面管理サービス１２ａに登録依頼を行う。画像取得依頼手段１３ａ−５は、画像図面管理サービス１２ａから画像の取得依頼を行う。
【００３３】
次に登録した画像文書の確認処理について説明する。図１１は登録した画像文書の確認処理の処理手順を示すフローチャートである。
要求受け付け手段１３ａ−１はクライアント３０ａから、登録した画像文書の確認処理要求を受け付ける。
〔Ｓ１０〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、要求受け付け手段１３ａ−１から要求された画像文書の履歴ＩＤ１３０−１と、操作順番１３１から該当する画像文書が存在するかどうかを判断する。あればステップＳ１１へ、なければ終了する。
〔Ｓ１１〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、登録ステータスが正常かどうかを判断する。正常ならステップＳ１２へ、異常ならステップＳ１３へ行く。
〔Ｓ１２〕画像取得依頼手段１３ａ−５は、画像図面管理サービス１２ａから該当する画像文書を取得する。
〔Ｓ１３〕画像取得依頼手段１３ａ−５は、画像入力サービス１１ａで一時的に格納している、該当する画像文書を取得する。
〔Ｓ１４〕クライアント３０ａに画像文書が表示される。
【００３４】
次に登録した画像文書の差し替え処理について説明する。図１２は登録した画像文書の差し替え処理の処理手順を示すフローチャートである。
要求受け付け手段１３ａ−１はクライアント３０ａから、登録した画像文書の差し替え処理要求を受け付ける。
〔Ｓ２０〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、要求受け付け手段１３ａ−１から要求された画像文書の履歴ＩＤ１３０−１と、操作順番１３１から該当する画像文書が存在するかどうかを判断する。あればステップＳ２１へ、なければ終了する。
〔Ｓ２１〕画像入力依頼手段１３ａ−２は、画像入力サービス１１ａに読み取りパラメータ１３３を送信して、画像入力装置２０での読み取りを依頼する。
〔Ｓ２２〕画像入力依頼手段１３ａ−２は、読み取りが正常に行われたかどうかを判断する。正常に読み取れた場合はステップＳ２３、そうでなければ終了する。
〔Ｓ２３〕登録依頼手段１３ａ−４は、入力した画像文書を該当する画像文書と差し替えて、画像図面管理サービス１２ａに登録する。
〔Ｓ２４〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、登録ステータス１３２を履歴情報１３０に保存する。
【００３５】
次に登録した画像文書の付加属性編集処理について説明する。図１３は登録した画像文書の付加属性編集処理の処理手順を示すフローチャートである。
要求受け付け手段１３ａ−１はクライアント３０ａから、登録した画像文書の付加属性編集処理の処理要求を受け付ける。
〔Ｓ３０〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、要求受け付け手段１３ａ−１から要求された画像文書の履歴ＩＤ１３０−１と、操作順番１３１から該当する画像文書が存在するかどうかを判断する。あればステップＳ３１へ、なければステップＳ３７へ行く。
〔Ｓ３１〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、付加属性を編集する。
〔Ｓ３２〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、登録ステータス１３２が正常かどうかを判断する。正常ならステップＳ３３へ、異常ならステップＳ３４へ行く。
〔Ｓ３３〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、画像図面管理サービス１２ａで管理されている該当する画像文書へ属性の上書きを行う。
〔Ｓ３４〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、画像入力サービス１１ａで一時格納している画像文書を取得する。
〔Ｓ３５〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、属性を編集し、登録依頼手段１３ａ−４は、属性が編集された画像文書を画像図面管理サービス１２ａに新規に登録する。
〔Ｓ３６〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、登録ステータス１３２を履歴情報１３０に保存する。
〔Ｓ３７〕要求受け付け手段１３ａ−１は、クライアント３０ａにエラー表示を行う。
【００３６】
次に登録した画像文書の編集処理について説明する。図１４は登録した画像文書の編集処理の処理手順を示すフローチャートである。
要求受け付け手段１３ａ−１はクライアント３０ａから、登録した画像文書の編集処理の処理要求を受け付ける。
〔Ｓ４０〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、要求受け付け手段１３ａ−１から要求された画像文書の履歴ＩＤ１３０−１と、操作順番１３１から該当する画像文書が存在するかどうかを判断する。あればステップＳ４１へ、なければステップＳ４６へ行く。
〔Ｓ４１〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、登録ステータス１３２が正常かどうかを判断する。正常ならステップＳ４２へ、異常ならステップＳ４３へ行く。
〔Ｓ４２〕画像取得依頼手段１３ａ−５は、画像図面管理サービス１２ａから画像文書を取得する。
〔Ｓ４３〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、画像入力サービス１１ａで一時格納している画像文書を取得する。
〔Ｓ４４〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、画像文書の編集を行う。
〔Ｓ４５〕登録依頼手段１３ａ−４は、画像図面管理サービス１２ａに編集後の画像文書を登録する。
〔Ｓ４６〕要求受け付け手段１３ａ−１は、クライアント３０ａにエラー表示を行う。
【００３７】
次に自動属性更新について説明する。図１５は自動属性更新の処理手順を示すフローチャートである。
要求受け付け手段１３ａ−１はクライアント３０ａから自動属性更新の処理要求を受け付ける。
〔Ｓ５０〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、自動更新したい属性に順序関係があるかどうかを判断する。あればステップＳ５１へ、なければステップＳ５３へ行く。
〔Ｓ５１〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、挿入する前後の自動更新したい属性を見て、挿入番号以降の履歴の属性をインクリメントする。
〔Ｓ５２〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、操作順番以降の属性を上書きする。
〔Ｓ５３〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、挿入した操作順番の属性及び読み取りパラメータを編集する。
〔Ｓ５４〕画像入力依頼手段１３ａ−２は、画像入力サービス１１ａへ画像入力を依頼する。
〔Ｓ５５〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、挿入した操作順番の属性及び読み取りパラメータを編集する。
〔Ｓ５６〕履歴情報管理／更新手段１３ａ−３は、登録ステータス１３２を履歴情報１３０に保存する。
【００３８】
以上説明したように、本発明の画像文書管理装置１０は、登録された画像文書の一連の履歴情報を管理して、この履歴情報にもとづいて画像文書の管理制御を行う構成とした。
【００３９】
これにより、登録内容の詳細が即座にわかるので、利便性の向上を図ることが可能になる。また、登録された画像文書の確認、差し替え及び編集等が容易に行えるので、操作性の向上を図ることが可能になる。
【００４０】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明の画像文書管理装置は、画像文書の登録処理毎に、画像文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと画像文書の属性とを含む履歴情報を生成し、画像文書が登録処理された順番に履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、画像文書の管理制御を行う構成とした。これにより、画像文書の登録処理を行う毎に、ユーザは正常に登録されたか否か、及び画像文書の登録状態を容易に認識することができ、かつ登録変更ボタンの操作により、登録された画像文書の差し替え及び編集等が容易に行えるので、操作性及び利便性の向上を図ることが可能になる。
また、本発明の文書管理方法は、文書の登録処理毎に、文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと文書の属性とを含む履歴情報を生成し、文書が登録処理された順番に履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、文書の管理制御を行う構成とした。これにより、文書の登録処理を行う毎に、ユーザは正常に登録されたか否か、及び文書の登録状態を容易に認識することができ、かつ登録変更ボタンの操作により、登録された文書の差し替え及び編集等が容易に行えるので、操作性及び利便性の向上を図ることが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の画像文書管理装置の原理図である。
【図２】本発明の画像文書管理装置の動作手順を示すフローチャートである。
【図３】図面ファイリングシステムの概要を示す図である。
【図４】属性付加の処理の流れを示す図である。
【図５】画像入力サービスの内部構成を示す図である。
【図６】履歴情報の一例を示す図である。
【図７】履歴参照ウインドウの一例を示す図である。
【図８】操作が選択された際の履歴参照ウインドウを示す図である。
【図９】編集が選択された際の履歴参照ウインドウを示す図である。
【図１０】履歴情報管理サービスの内部構成を示す図である。
【図１１】登録した画像文書の確認処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１２】登録した画像文書の差し替え処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１３】登録した画像文書の付加属性編集処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１４】登録した画像文書の編集処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１５】自動属性更新の処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
２  画像文書
２ａ  外部指定処理された画像文書
３  外部指定処理
１０  画像文書管理装置
１１  画像文書処理手段
１２  画像文書登録管理手段
１３  画像文書管理制御手段
２０  画像入力装置
３０  端末
１３０  履歴情報
【図１】
0003632399.tif 000002
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
0003632399.tif 000012
【図１２】
0003632399.tif 000013
【図１３】
0003632399.tif 000014
【図１４】
0003632399.tif 000015
【図１５】
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