(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力装置、表示装置および記憶装置を有する情報処理装置によって実現される電子出張旅費精算方法であって、
該情報処理装置は、該記憶装置に設定され出張月日、出張先、用件及び旅費の入力領域を有する出張旅費精算伝票の書式データを該表示装置の表示画面に表示し、
該入力装置を介してスケジュールデータが指示されたとき、前記情報処理装置が、該記憶装置に格納され出張月日、出張先及び用件についてのデータを有する該スケジュールデータと、該スケジュールデータに対応して該記憶装置に格納され旅費精算済か否かを示すフラグとを抽出し、該フラグが旅費精算済でないと判定した場合には該データを該書式データの該当する入力領域に格納し、
該表示装置に表示された検索の指示を該入力装置を介して指定されたとき、前記情報処理装置が、該記憶装置に格納され出張先と旅費との対応情報を含むデータについてデータ入力済の該出張先をキーとして該当するデータを検索し、該当する旅費のデータを該書式データの該当する入力領域に格納し、出張旅費精算伝票のデータ入力とすることを特徴とする電子出張旅費精算方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、出張時の旅費の精算を電子計算機によって行う出張旅費精算方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
出張旅費の精算を電子計算機によって行うシステムが知られている。例えば特開平１−２１４９７２号公報「出張旅費精算システム」は、パーソナルコンピュータへ出張旅費を入力して記憶装置に格納し、この出張旅費データを別コンピュータへ転送して出張旅費の振り込み処理を行うシステムを開示する。また特開平１−２３２４７０号公報「出張旅費精算システム」は、パーソナルコンピュータなど出張旅費精算を行うコンピュータに旅費の金額テーブルを記憶しておき、このテーブルに基づいて入力された出張旅費の金額を決定し、これを精算データとして記憶装置に格納し、この精算データを別コンピュータへ転送して出張旅費の振り込み処理を行うシステムを開示する。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
電子計算機によって出張旅費の精算を行うときには、出張月日、出張先、用件、旅費などいくつかのデータを電子計算機に入力する必要があり、このデータ入力操作はかなり面倒なものである。それは単に機械的にデータを入力する手間という問題だけでなく、過去に行った出張についての記憶を呼び戻しながらデータを入力する場合には、出張者にとってある種の困惑を伴うとともに不正確なデータを入力し勝ちとなる。特開平１−２１４９７２号公報のシステムは、出張月日、出張先、出張経路、用件、旅費などすべてのデータをパソコンの操作者が入力しなければならず、特開平１−２３２４７０号公報のシステムも出張先があらかじめ定められたものである場合の旅費を除いてパソコンの操作者がデータを入力しなければならない。
【０００４】
また一度作成された出張旅費精算伝票は出張者の捺印の必要があり、捺印された出張旅費精算伝票は改ざんされてはならず、また出張旅費の振り込み処理を行う前に上長等の承認が必要である。しかし上記従来技術にはこのようなセキュリティ及び承認の処理が考慮されていない。
【０００５】
本発明の目的は、例えばスケジュール管理表などに登録された出張スケジュールデータをデータ入力源として利用し、データ入力操作の負担を軽減することにある。
【０００６】
また本発明の他の目的は、出張者が過去に作成した出張旅費精算伝票をデータ入力源として利用し、データ入力操作の負担を軽減することにある。
【０００７】
また本発明の他の目的は、作成された出張旅費精算伝票の改ざん防止と承認を行うような電子出張旅費精算方法を提供することにある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明は、出張月日、出張先及び用件についてのデータを有するスケジュールデータを読み込んで、各データに対応する入力領域を有する出張旅費精算伝票の書式データの該当する入力領域に入力し、別の入力源から旅費についてのデータを入力して出張旅費精算伝票を作成する電子出張旅費精算方法を特徴とする。
【０００９】
また本発明は、出張先をキーにして出張月日、出張先、用件及び旅費についてのデータを含む過去の出張旅費精算伝票を検索し、各データに対応する入力領域を有する出張旅費精算伝票の書式データの該当する入力領域に入力し、別の入力源から出張月日などのデータを修正して出張旅費精算伝票を作成する電子出張旅費精算方法を特徴とする。
【００１０】
また本発明は、出張旅費精算伝票を作成する端末装置、この出張旅費精算伝票を承認する端末装置及びこの出張旅費精算伝票を管理・登録する端末装置を分離し、各端末装置の間は電子メールを介して出張旅費精算伝票を転送する。すなわち第１の端末装置によって出張旅費精算伝票を作成して電子的に捺印するとともに改ざん防止の電子ロックを施して第２の端末装置へ送信し、第２の端末装置によって承認の捺印をしてから第３の端末装置へ送信し、第３の端末装置によって承認の捺印をした後、データベースに登録する電子出張旅費精算方法を特徴とする。
【００１１】
なお本明細書の特許請求の範囲に示す方法に従って機能するプログラムを情報処理装置によって読み取り可能な記憶媒体に格納し、この記憶媒体を頒布することが可能である。
【００１２】
【作用】
出張スケジュールデータ及び過去の出張旅費精算伝票をデータ入力源として利用することによって必要なデータ入力がほぼ達成され、操作者によるデータの追加・修正が少なく、データ入力操作の負担を軽減することができる。
【００１３】
また作成された出張旅費精算伝票は、各端末装置を経由して電子的に回覧され承認・管理されるので、出張旅費精算伝票の用紙が不要となり、ペーパレスの望ましい環境が構築される。
【００１４】
【実施例】
以下本発明の一実施例について図面を用いて説明する。
【００１５】
図１は、電子出張旅費精算を行うシステムの構成を示す図である。システムは出張旅費の電子伝票を作成する伝票作成端末１、旅費精算伝票のチェックと承認を行う承認端末２及び旅費精算伝票の再度のチェックを行ってからデータベースに登録する管理端末３から構成される。これら端末１，２，３の間は例えばＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）のようなネットワーク２０によって接続され、伝票作成端末１で作成された電子伝票はネットワーク２０を介して承認端末２へ送られ、承認端末２で承認された電子伝票はネットワーク２０を介して管理端末３へ送られ、管理端末３のチェックを通過した電子伝票が精算伝票データベース３５に登録される。伝票作成端末１、承認端末２及び管理端末３はパソコン、ワークステーションを含む情報処理装置である。
【００１６】
伝票作成端末１のスケジュールデータ１１は、出張月日、出張先を含む出張のスケジュールである。書式データ１２は出張旅費精算伝票の書式を格納する。標準データ１３は標準的な出張先と出張経路について旅費を設定するファイルである。過去事例データ１４は過去の出張について出張先、出張経路、旅費などを登録し、新しい旅費精算伝票のデータ入力に利用するためのファイルである。表示装置１５は書式データ１２及びデータ入力された旅費精算伝票を表示する装置、入力装置１６は書式データ１２にデータ入力したり指令を入力するためのキーボードなどの装置である。スケジュール入出力部４はスケジュールデータ１１上の各出張スケジュールデータを読み込むとともに精算済フラグを書き込む処理部である。伝票作成部５は書式データ１２を表示装置１５上に表示し、スケジュールデータ１１、標準データ１３及び過去事例データ１４のうち指定されたデータを入力して電子伝票を作成する処理部である。事例検索部１８は伝票作成部５から与えられたキーに基づいて過去事例データ１４を検索し検索結果の過去事例を伝票作成部５へ送る処理部、事例登録部１９は作成された電子伝票を過去事例として過去事例データ１４に登録する処理部である。送信部１７は作成された電子伝票を承認端末２に送信する電子メールの送信部である。スケジュールデータ１１、書式データ１２、標準データ１３及び過去事例データ１４は情報処理装置の記憶装置に格納されるファイルである。スケジュール入出力部４、伝票作成部５、事例検索部１８及び事例登録部１９はこの情報処理装置の記憶装置に格納するプログラムを実行することによって実現される。送信部１７は電子メールを送受信するためのハードウェア／ソフトウェアによって実現される。なお伝票作成端末１の枠内に図示していないが、電子メールを受信するための受信部も存在する。
【００１７】
承認端末２の受信部２１は、電子メールを介して伝票作成端末１から送られた電子伝票を受信する処理部である。表示装置２２は受信した電子伝票を表示する装置、入力装置２３は電子伝票に追記するメッセージを入力したり指令を入力するためのキーボードなどの装置である。精査部２４は受信した電子伝票を表示装置２２に表示し、入力装置２３を介して入力される指令に応じてチェックの結果として電子伝票を管理端末３へ送るか否かの判定を行う処理部である。送信部２５は承認された電子伝票を管理端末３に送信する電子メールの送信部である。
【００１８】
管理端末３の受信部３１は、電子メールを介して承認端末２から送られた電子伝票を受信する処理部である。表示装置３２は受信した電子伝票を表示する装置、入力装置３３は指令を入力するためのキーボードなどの装置である。精査部３４は受信した電子伝票を表示装置３２に表示し、入力装置３３を介して入力される指令に応じてチェックの結果として電子伝票を精算伝票データベース３５に登録するか否かの判定を行う処理部である。ＤＢ登録部３６はチェックを通過した電子伝票を精算伝票データベース３５に登録する処理部である。精算伝票データベース３５は情報処理装置の記憶装置に格納されるデータベースである。精査部２４、精査部３４及びＤＢ登録部３６は情報処理装置の記憶装置に格納するプログラムを実行することによって実現される。受信部２１、送信部２５及び受信部３１は電子メールを送受信するためのハードウェア／ソフトウェアによって実現される。
【００１９】
図２は、表示装置１５に表示された書式データ１２のデータ形式の例を示す図である。標準検索９１から終了９９までは操作のために表示されるボタンであり、「出張旅費精算書」以下が書式データ１２の内容を示す。標準検索９１は標準データ１３の検索を指示するボタン、過去検索９２は過去事例データ１４の検索を指示するボタン、日当計算９３は日当の欄の計算を指示するボタン、届出日９４は届出日の欄に日付を入力するよう指示するボタン、送信９５は電子伝票を承認端末２へ送信するよう指示するボタン、事例登録９６は作成された電子伝票を事例として過去事例データ１４に登録するよう指示するボタン、印刷９７は作成された電子伝票を図示しないプリンタで印刷して出力するよう指示するボタン、伝票保存９８は作成された電子伝票を過去事例データ１４とは別の記憶装置に格納するよう指示するボタン、終了９９は伝票作成部５の処理終了を指示するボタンである。
【００２０】
出張旅費精算書は、届出日、上長印１２２、所属、氏名及び印１２１についてのデータを入力する１行の入力行と「月日」から「合計」までのデータ項目を入力する複数の明細行、備考１２４の欄、会計課の捺印欄などから構成される。各明細行について「月日」から「その他」までがデータを入力するための入力領域であり、「合計」欄は各明細行の費用の合計及び全明細行について縦方向の費用の合計が自動的に計算され、出力される領域である。伝票作成端末１の記憶装置には図２のデータ項目名及び入力／出力領域に対応する記憶領域を設ける。印１２１は出張者が捺印する欄、上長印１２２は承認端末２の操作者が捺印する欄、会計課主任１２３は管理端末３の操作者が捺印する欄である。備考１２４は承認端末２の操作者及び管理端末３の操作者が追記事項を記入する欄である。
【００２１】
図３は、スケジュールデータ１１の各レコードの内容を示すものであり、旅費精算用に編集されたスケジュールデータのデータ形式の例を示す図である。精算済フラグ１１２は当出張スケジュールについて旅費精算が済んだか否かを示すフラグである。スケジュールデータ１１は会議予定などを含む一般のスケジュール管理表であってもよいが、その場合には出張のスケジュールであるか否か区別できる必要がある。なおスケジュールデータ１１は、その性格上個人のスケジュールに限られている。すなわち各個人についてスケジュールデータ１１を保有することになる。従って各レコードの「氏名」及び「所属」がなくともよい。
【００２２】
図４は、標準データ１３の各レコードのデータ形式の例を示す図である。標準データは出張先が特定されたときの典型的な出張経路と旅費のモデルケースを設定するものであり、多くの人に共通の出張先について標準データを設定するとよい。標準データ１３を検索するときの基本的なキーは「出張先」である。
【００２３】
図５は、過去事例データ１４の各レコードのデータ形式の例を示す図である。過去事例データは過去の出張旅費精算伝票を登録するものであり、個人が過去に出張した出張先についてのデータを再利用するために保存するデータである。改ざんチェック１４２は出張者が印１２１に捺印したときオンに設定される。初期値はオフである。なお精算伝票データベース３５に登録されるデータも図５に示すデータ形式をもつ。標準データ１３に設定されている「出張先」と同一の出張先について過去事例データを登録しても問題は生じない。過去事例データ１４を検索するときの基本的なキーは「出張先」である。なお過去事例データ１４もその性格上各個人ごとに設定するのが原則である。従って過去事例データ１４上のデータ形式としては「氏名」及び「所属」がなくともよい。
【００２４】
図６は、伝票作成部５を中心とする伝票作成端末１の処理の流れの概略を示すフローチャートである。伝票作成端末１を操作して伝票作成処理を行う人は原則的には出張者本人である。伝票作成部５を例えば毎週月曜日、毎月１５日のように定期的に起動するように設定しておいてもよいし、必要な都度操作者が起動するようにしてもよい。伝票作成部５が起動されると、伝票作成部５は表示装置１５上に初期画面を表示し、操作者に起動オプションの入力を促す。起動オプションはスケジュールデータ１１を利用するか否かの選択である。起動オプションが入力され（ステップ３８）、スケジュールデータ利用が選択されなければ（ステップ３９ＮＯ）、直接伝票作成処理に移る（ステップ５０）。スケジュールデータ利用が選択されれば（ステップ３９ＹＥＳ）、スケジュールデータ１１の入力を行って（ステップ４０）から伝票作成処理に移る（ステップ５０）。
【００２５】
図７は、スケジュール入出力部４の処理の流れを示すフローチャートである。伝票作成部５から起動されたとき、スケジュール入出力部４はスケジュールデータ１１から１レコードのデータを入力し（ステップ４１）、ファイルの終端でなければ（ステップ４２ＮＯ）、スケジュールデータの月日をチェックする。月日が精算日当日より後であれば（ステップ４３ＮＯ）、まだ出張を実行していないのであるからステップ４１に戻る。月日が精算日当日以前であれば（ステップ４３ＹＥＳ）、精算済フラグ１１２をチェックする。精算済フラグ１１２がオンであれば（ステップ４４オン）、精算済であるからステップ４１に戻る。精算済フラグ１１２がオフであれば（ステップ４４オフ）、スケジュールデータに氏名を追加するなど図３のデータ形式に編集し（ステップ４５）、内部的なバッファに格納する。未精算のスケジュールデータが旅費精算伝票の枠内に入る所定件数に達していなければ（ステップ４６ＮＯ）、件数をカウントアップしてステップ４１に戻る。ファイルの終端に達した（ステップ４２ＹＥＳ）か所定件数に達したとき（ステップ４６ＹＥＳ）、伝票作成部５に戻り、伝票作成処理を起動する。なおスケジュールデータ１１が出張以外のスケジュールデータを含んでいるときには、出張以外のスケジュールデータをスキップすればよい。
【００２６】
図８は、伝票作成処理５０の処理の流れを示すフローチャートである。伝票作成部５は、書式データ１２から伝票書式をとり出し、図２に示す表示画面を作成して表示装置１５上に表示し、イベント入力を待つ（ステップ５１）。以下イベント入力があったとき（ステップ５２）、各イベントに応じた処理を行った後に図示するようにステップ５１に戻る。スケジュールデータの入力があったときには自動的にイベント入力となり（ステップ５２）、スケジュールデータ中の氏名及び所属のデータを伝票に入力し、各レコードの月日、開始時刻、終了時刻、用件及び出張先のデータをそれぞれ伝票上の該当する欄に入力する（ステップ５３）。スケジュールデータが２件以上あるときには、伝票の各明細行に対応してそれぞれ１件ずつスケジュールデータを入力する。入力装置１６からキー入力があつたとき、入力されたデータを現在のカーソルの位置から入力するか又は既入力データを更新して表示する（ステップ５４）。伝票上の「電車バス」から「その他」までの金額欄に変更があったとき、合計計算を行って合計欄を更新する（ステップ５５）。届出日９４のボタンが押下されたとき、届出日の欄に現在日付を入力する（ステップ５６）。日当計算９３が押下されたとき、伝票上の現在カーソルのある行のデータについて日当計算を行って計算結果を日当の欄に入力する（ステップ５７）。標準検索９１が押下されたとき、伝票上の現在カーソルのある行の「出張先」のデータをキーにして標準データ１３を検索し（ステップ５８）、該当するレコード中のデータをそれぞれ伝票上の対応する欄に入力する（ステップ５９）。なお「出張先」と「用件」の両方のデータが入力されていれば、両方のキーのアンド条件で標準データ１３を検索する。「出張先」と「用件」の両方のデータが入力されていて該当するレコードがみつからなければ、「出張先」のみをキーにして再検索する。伝票保存９８が押下されたとき、作成された電子伝票をフロッピィディスクなどの記憶装置に保存する（ステップ６０）。印刷９７が押下されたとき、作成された電子伝票を図示しないプリンタ上に出力する（ステップ６１）。承認端末２及び管理端末３を使用せず、以後の印１２１への押印、上長の承認及び上長印１２２への捺印等の処理を紙の伝票を介して行うときには、電子伝票を作成した段階で伝票を印刷すればよい。過去検索９２が押下されたとき、事例検索部１８を起動し伝票上の現在カーソルのある行の「出張先」のデータをキーにして過去事例データ１４を検索し（ステップ６２）、該当するレコード中のデータをそれぞれ伝票上の対応する欄に入力する（ステップ６３）。該当するレコードが２件以上あるときには「月日」が最新のレコードを抽出する。また検索のキーの扱いは標準データ１３を検索する場合と同じである。なおスケジュールデータを利用するなどしてすでに「月日」「開始時刻」「終了時刻」などの欄にデータが入力されていれば、これを優先し、空欄（スペースの欄）となっているデータ項目についてのみ過去事例データ１４から取得したデータを伝票上に入力する。事例登録９６が押下されたとき、事例登録部１９を起動し作成された電子伝票の明細１行を１レコードとしてデータを編集し過去事例データ１４に登録する（ステップ６４）。これらのレコードの改ざんチェック１４２の欄はオフになっている。送信９５が押下されたとき、スケジュールデータを入力していれば明細の各行について精算済フラグ１１２をオンにするようスケジュール入出力部４に要求する（ステップ６５）。次に作成された電子伝票に電子ロックをかける（ステップ６６）。電子ロック処理は、電子伝票上の印１２１に当出張者の電子捺印を押下し、電子伝票の内部データについて改ざんチェック１４２のフラグをオンにする。電子捺印はビットマップの印影を印１２１の欄に記録することである。また改ざんチェック１４２をオンにすると電子伝票中の上長印１２２、会計課主任１２３及び備考１２４の欄以外の部分にロックがかかり、書き込みができなくなる。最後に電子メールに出張旅費精算伝票を添付して送信するよう送信部１７に要求し（ステップ６７）、処理を終了する。送信部１７はこの電子メールを送信する。終了９９が押下されたとき、伝票作成部５の処理を終了する。
【００２７】
上記のようにスケジュールデータ１１を利用すれば、いくつかのデータ項目が自動的に電子伝票上に入力される。スケジュールデータを入力した後にさらに標準データ１３又は過去事例データ１４を利用すれば、出張経路や旅費など不足しているデータを自動的に入力することができる。スケジュールデータ１１を利用しないときには、各明細行について「出張先」又は「出張先」と「用件」を入力した後に標準データ１３又は過去事例データ１４を利用すれば不足しているデータを自動的に入力することができる。この後で「月日」「開始時刻」「終了時刻」など必要なデータ項目をキー入力によって修正すれば電子伝票を作成できる。すなわちスケジュールデータ１１、標準データ１３、過去事例データ１４、日当計算及びキー入力は、電子伝票の入力領域にデータを入力するときの入力源となり得る。
【００２８】
図９は、ステップ５７の日当計算の処理の流れを示すフローチャートである。現在カーソルのある明細行について出張先が同一市内でなければ（ステップ７１ＮＯ）、所定の日当に地域手当を加算し（ステップ７２）、用件が教育でなければ（ステップ７３ＮＯ）、出張日（月日）が休日か否か判定する（ステップ７４）。休日であれば（ステップ７４ＹＥＳ）、日当に休日手当を加算し（ステップ７５）、開始時刻が６時以降でなければ（ステップ７６ＮＯ）、日当に早朝手当を加算し（ステップ７７）、終了時刻が２０時前でなければ（ステップ７８ＮＯ）、日当に深夜手当を加算する（ステップ７９）。用件が教育の場合（ステップ７３ＹＥＳ）には、ステップ７４〜７９の処理をスキップする。このようにして計算した日当を現在の明細行の日当の欄に入力する（ステップ８０）。日当の欄がすでにデータ入力されている場合には計算結果によってこれを更新する。
【００２９】
承認端末２の受信部２１は電子メールを介して伝票作成端末１が送信した電子伝票を受信する。精査部２４はこの電子伝票を表示装置２２上に表示する。電子伝票が承認されるとき、精査部２４は承認の操作によって電子伝票上の上長印１２２の欄に電子捺印し、電子メールに電子伝票を添付して管理端末３宛てに送信するよう送信部２５に要求する。送信部２５はこの電子メールを送信する。電子伝票の修正が必要であって入力装置２３を介して備考１２４の欄にコメントが入力されたとき、精査部２４は電子メールに電子伝票を添付して伝票作成端末１宛てに送信するよう送信部２５に要求する。送信部２５はこの電子メールを送信する。
【００３０】
管理端末３の受信部３１は電子メールを介して承認端末２が送信した電子伝票を受信する。精査部３４はこの電子伝票を表示装置３２上に表示する。電子伝票が承認されるとき、精査部３４は承認の操作によって電子伝票上の会計課主任１２３の欄に電子捺印し、この電子伝票をＤＢ登録部３６を介して精算伝票データベース３５に格納する。このとき精算伝票データベース３５の各レコードの改ざんチェック１４２はオンとなっている。さらに会計課課長が電子伝票をチェックし、会計課課長の欄に電子捺印してもよい。電子伝票が承認されず入力装置３３を介して備考１２４の欄にコメントが入力されたとき、精査部３４は電子メールにこの電子伝票を添付して承認端末２宛てに送信するよう図示しない送信部に要求する。送信部はこの電子メールを送信する。
【００３１】
【発明の効果】
本発明によれば、電子計算機によって出張旅費精算伝票を作成するに際して出張スケジュールデータ、過去の出張旅費精算伝票など信頼性の高いデータを入力源として利用できるので、データ入力操作の負担を軽減できるとともにデータの誤入力を防止できる。
【００３２】
また本発明によれば、電子ロックのかかった出張旅費精算伝票を電子メールを介して承認端末及び管理端末へ送るので、セキュリティの高いペーパレスシステムを構築できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例の出張旅費精算を行うシステムの構成図である。
【図２】実施例の書式データ１２のデータ形式及び表示画面のデータ形式を示す図である。
【図３】実施例のスケジュールデータ１１のデータ形式を示す図である。
【図４】実施例の標準データ１３のデータ形式を示す図である。
【図５】実施例の過去事例データ１４のデータ形式を示す図である。
【図６】実施例の伝票作成部５を中心とする伝票作成端末１の処理の流れを示すフローチャートである。
【図７】実施例のスケジュール入出力部４の処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】実施例の伝票作成部５の処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】実施例の日当計算の処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
１・・・伝票作成端末、２・・・承認端末、３・・・管理端末、５・・・伝票作成部、１１・・・スケジュールデータ、１３・・・標準データ、１４・・・過去事例データ、２４，３４・・・精査部、３５・・・精算伝票データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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