(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを受信可能であって、受信した電子メールの内容または添付ファイルを電子メールの題名に対応したフォルダに格納する情報管理端末装置と、
短縮キーに対応する電子メールの題名および送信の宛先を記憶する記憶手段と、短縮キーが押下された場合に短縮キーに対応する題名および送信の宛先を電子メールに付加する付加手段と、電子メールを送信する電子メール送信手段とを備えた情報送信装置とを含み、
前記情報管理端末装置は、ユーザに題名に付加する文字列の入力を要求し、入力された文字列を電子メールの題名に付加して生成した文字列をファイル名として、受信した電子メールの内容または添付ファイルを前記フォルダに格納する
ことを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
前記付加手段により付加された電子メールの題名に文字列を追加する題名編集手段を備えた請求項１記載の情報管理システム。
【請求項３】
画像データを入力する画像データ入力手段を備え、前記電子メール送信手段は、前記画像データ入力手段によって入力された画像データを電子メールに添付されるファイルとして送信する請求項１または請求項２記載の情報管理システム。
【請求項４】
ファクシミリ通信によって情報を送信するファクシミリ送信手段を備えた請求項１から請求項３のうちのいずれか１項に記載の情報管理システム。
【請求項５】
短縮キーが押下された場合に短縮キーに対応してメールアドレスが記憶されているならば電子メールで情報を送信し、ファクシミリ通信の宛先が記憶されているならばファクシミリ通信によって情報を送信する送信選択手段を備えた請求項４記載の情報管理システム。
【請求項６】
前記短縮キーはワンタッチキーにより構成される請求項１から請求項５のうちのいずれか１項に記載の情報管理システム。
【請求項７】
電子メールで送信する文字情報を入力する文字情報入力手段を備えた請求項１から請求項６のうちのいずれか１項に記載の情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、簡易な操作で電子メールに題名およびメールアドレスを付加する情報送信装置に関し、また、電子メールで受信した情報をフォルダに格納する情報管理端末装置と情報送信装置とを含む情報管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、電話やファクシミリとならぶ情報伝達手段として電子メールの普及が著しい。電子メールは、文字情報からなるメッセージを送信するだけでなくパーソナルコンピュータで処理することができるファイルを添付することができ、また複数のメールアドレスに向けて同時にデータを送信することができるという利点がある。さらに、送信する電子メールに題名を付すこともでき、受信者はその題名からどのような内容に関する情報を受信したのかを把握することができる。
【０００３】
電子メールを同じメールアドレスに頻繁に送信する場合、短縮キーに対応するメールアドレスをあらかじめ登録しておき、短縮キーが押下されるとそのメールアドレスに送信することでユーザがメールアドレスを入力する手間を省く方法が知られている。しかし、題名については装置に保持する特定の文字列を使用していたため、同じ装置から送信される電子メールは宛先にかかわらず全て同じ題名となり、送信先や目的に応じてユーザが題名を選択できなかった。ユーザが題名を入力できる場合であっても送信の度に題名を入力する必要があり、メールアドレスを入力する場合のような簡易性はなかった。
【０００４】
また、受信者としては、類似する内容の電子メールを頻繁に受信する場合は同一または類似の題名で情報が送信されれば受信後の情報管理をしやすくなる。特に電子メールを受信する端末装置のフォルダを情報の内容に対応させ、受信した情報を対応するフォルダに格納することができれば、情報管理が非常に容易になる。
【０００５】
そこで、特定の者に頻繁に情報を伝達する場合、その伝達情報に定型的な情報を付加する装置や、ファイルをパーソナルコンピュータに送信し、そのパーソナルコンピュータのフォルダにファイルを格納するファイル管理装置が提案されている。例えば、特開平４−２１５３６４号公報には、電話やファクシミリで情報を伝えるときに挨拶等の定型化したメッセージを音声信号や画像信号として付加するファクシミリ装置が記載されている。
【０００６】
また、特開平１１−１５０６６２号公報では、スキャナから画像データを読み取り、格納すべきフォルダを指定してパーソナルコンピュータに画像データを送信することで画像データのファイル管理を容易にする装置が記載されている。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、特開平４−２１５３６４号公報記載のファクシミリ装置は、電話やファクシミリには対応するが電子メールの送信機能がない。また、特開平１１−１５０６２２号公報記載のファイル管理装置では、ＳＣＳＩ等のインタフェースを介してデータを送信するため、パーソナルコンピュータを配置できる範囲は狭い範囲に限られ、パーソナルコンピュータの台数にも制限があった。さらに、画像データを送信する装置は、パーソナルコンピュータからデータ送信を許可する信号を受け取る必要があるので、パーソナルコンピュータの電源が切られているときは送信できなかった。
【０００８】
本発明は、短縮キーが押下されると登録した題名およびメールアドレスを自動的に付加して電子メールを送信する情報送信装置および受信した電子メールの題名に対応したフォルダに情報を格納する自由度の大きい情報管理システムを提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明による情報送信装置は、短縮キーに対応する電子メールの題名および送信の宛先を記憶する記憶手段と、短縮キーが押下された場合に短縮キーに対応する題名および送信の宛先を電子メールに付加する付加手段と、電子メールを送信する電子メール送信手段とを備えたことを特徴とする。
【００１０】
付加手段により付加された電子メールの題名に文字列を追加する題名編集手段を備えていてもよい。このような構成によれば、類似の内容の電子メールを複数送信する場合に、題名に整理番号等を付加することができ、受信者の情報管理がより容易になる。
【００１１】
画像データを入力する画像データ入力手段を備え、電子メール送信手段は、画像データ入力手段によって入力された画像データを電子メールに添付されるファイルとして送信する構成であってもよい。このような構成によれば、最初から記憶している情報だけでなく、新たに入力した画像データも送信することができる。
【００１２】
ファクシミリ通信によって情報を送信するファクシミリ送信手段を備えていてもよい。このような構成によれば、電子メールだけでなくファクシミリによる情報送信も行うことができる。
【００１３】
短縮キーが押下された場合に短縮キーに対応してメールアドレスが記憶されているならば電子メールで情報を送信し、ファクシミリ通信の宛先が記憶されているならばファクシミリ通信によって情報を送信する送信選択手段を備えていてもよい。このような構成によれば、ユーザが電子メールとファクシミリの機能を切り替える負担を軽減することができる。
【００１４】
短縮キーはワンタッチキーにより構成されていてもよい。短縮キーには短縮ボタンと短縮ダイアルの組合せやワンタッチキー等があるが、ワンタッチキーによる構成とすれば、電子メールの題名およびメールアドレスの選択の操作をより簡略化することができる。
【００１５】
電子メールで送信する文字情報を入力する文字情報入力手段を備えていてもよい。このような構成によれば、入力した文字情報を電子メールで送信することができる。
【００１６】
また、本発明による情報管理システムは、電子メールを受信可能であって、受信した電子メールの内容または添付ファイルを電子メールの題名に対応したフォルダに格納する情報管理端末装置と、短縮キーに対応する電子メールの題名および送信の宛先を記憶する記憶手段と、短縮キーが押下された場合に短縮キーに対応する題名および送信の宛先を電子メールに付加する付加手段と、電子メールを送信する電子メール送信手段とを備えた情報送信装置とを含むシステムである。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
図１は、本発明による情報送信装置の実施の一形態を示すブロック図である。図１に示す情報送信装置は、制御部１により制御される。制御部１は記憶装置２のＲＯＭ３に記憶されたプログラムにしたがい各部を制御する。ＲＡＭ４は、後述するワンタッチキーに対応して登録された電子メールの題名と送信の宛先とを記憶する。送信の宛先とは、メールアドレスまたはファクシミリ通信の宛先である。ＲＡＭ４にバックアップ用電源を用意することで、ＲＡＭ４は情報送信装置の電源を切としても記憶を保持することができる。
【００１８】
操作部５は、キー入力部６と表示部７とからなる。操作部５は例えば図２に示すような構成である。表示部７は液晶ディスプレイ３１等で構成され、画面にはワンタッチキー、装置の設定状態、ユーザの入力情報等が表示される。キー入力部６は機能選択キー３２、コピー部数やファクシミリの宛先番号等を入力するテンキー３３、各動作の開始を指示するスタートキー３４、設定中の値を初期値に戻すパネルリセットキー３５、ワンタッチキーの登録受付状態等の装置の状態を切り替えるユーティリティーキー３６、ユーザが入力する情報の確定を示す設定確認キー３７を有する。さらに、キー入力部６はメールアドレスや題名を入力するためのキーボード（図面において図示せず）を有する。
【００１９】
表示部７に表示されたワンタッチキーの例を図３に示す。ユーザは、ワンタッチキーごとに対応する題名およびファクシミリ通信の宛先またはメールアドレスを登録する。制御部１は、ワンタッチキーごとにユーザが入力した情報をＲＡＭ４に記憶し、記憶した題名をワンタッチ名としてワンタッチキーに表示する。題名が記憶されていないワンタッチキーにはワンタッチ名を表示しない。また、制御部１は、インデックスにワンタッチ名を対応させて、インデックスごとに複数のワンタッチ名を表示するように制御してもよい。この場合、ユーザはワンタッチ名とインデックスとの対応も入力し、制御部１はこの対応もＲＡＭ４に記憶する。ワンタッチキーを画面に表示する場合、制御部１はユーザが指定したインデックスに対応するワンタッチキーを表示する。
【００２０】
図３に示すインデックス１には、「議事録」および「回覧」というワンタッチ名が表示されている。例えば、「議事録」キーが押下され、ＲＡＭ４がこのキーに対応してメールアドレスを記憶していれば、制御部１は「議事録」という題名の電子メールを、記憶したメールアドレスに向けて送信する。ＲＡＭ４がファクシミリ通信の宛先を記憶していれば、制御部１はファクシミリデータを送信する。
【００２１】
原稿読み取り部８は、例えばＣＣＤ９と変換部１０とからなる。ＣＣＤ９は原稿を読み取り、変換部１０は読み取った画像データを電子メールに添付できるファイル形式に変換する。電子メールに添付できる画像データのファイル形式には、ＢＭＰ形式、ＪＰＥＧ形式、ＴＩＦＦ形式等がある。
【００２２】
プリンタ部１１は、ファクシミリデータとして受信した画像データや、原稿読み取り部８が読み取った情報を印刷する。
【００２３】
回線インタフェース部１２は、モデム１３と、データ通信モデム１４と、ＮＣＵ１５とで構成される。モデム１３は、読み取った原稿の画像データをファクシミリで送信するためのモデムである。データ通信モデム１４は、電子メールを送信するためのモデムである。ＮＣＵ１５は、ダイヤル信号の送出等を行い電話網を制御する。
【００２４】
次に、ワンタッチキーへの題名および宛先の登録手順の例について説明する。ユーザが電子メールやファクシミリデータを送信するときには、制御部１は表示部７にワンタッチキーを表示している。新規にワンタッチキーへ題名および宛先を登録する場合、ユーザは、ユーティリティーキー３６を押下する。制御部１は、ユーティリティーキー押下信号を受信するとワンタッチキーの登録を受付けるように装置の状態を切り替え、インデックス番号の指定を入力するようにリクエストを表示部７に表示する。
【００２５】
ユーザがリクエストに応じてキー入力部６からインデックス番号を入力すると、制御部１はそのインデックス番号に対応する複数のワンタッチキーを表示する。すでに登録済みのワンタッチキーについては、制御部１はワンタッチ名を表示し、ユーザに登録できないことを示す。ユーザがワンタッチ名の表示されていないワンタッチキーを押下すると、制御部１はその押下信号を受信し、表示部７に題名および宛先を入力するようにリクエストを表示する。
【００２６】
ユーザがキー入力部６から題名および宛先を入力すると、制御部１はユーザが入力した情報を表示部７に表示する。ユーザは、表示された情報に誤りがなければ設定確認キー３７を押下する。表示された情報に誤りがあれば、ユーザはパネルリセットキー３５を押下して初期状態としてから再度入力する。
【００２７】
制御部１は、設定確認キー押下信号を受信すると、ワンタッチキー、インデックス番号、題名および宛先の組合せをＲＡＭ４に記憶する。ここで、ユーザがユーティリティーキー３６を押下すると、ユーティリティーキー押下信号を受信した制御部１は登録の受付を終了する。
【００２８】
次に、情報を送信する場合の制御部１の動作について説明する。
図４は、原稿読み取り部８が読み込んだ画像データを送信するときの電子メール送信制御の例を示すフローチャートである。制御部１は、まず表示部７にワンタッチキーを表示する（ステップＳ１０１）。次に、制御部１は、ワンタッチキーが押下されたことを示す信号を受信すると（ステップＳ１０２）、そのワンタッチキーにはメールアドレスとファクシミリ通信の宛先のうちどちらが登録されているのかを判断する（ステップＳ１０３）。ステップＳ１０３では、制御部１は、例えばＲＡＭ４が数字のみからなる文字列を記憶しているならばファクシミリ通信の宛先が登録されており、ＲＡＭ４がユーザ名、＠マーク、ドメイン名からなる文字列を記憶しているならばメールアドレスが登録されていると判断すればよい。
【００２９】
メールアドレスが登録されているならば、制御部１は、スタートキー押下信号を受信すると（ステップＳ１０４）、ワンタッチキーに対応して記憶されたメールアドレスを電子メールの宛先フィールドに挿入する（ステップＳ１０５）。さらに制御部１は、ワンタッチ名を電子メールの題名フィールドに挿入し（ステップＳ１０６）、画像データを電子メールに添付して（ステップＳ１０７）電子メールを送信する（ステップＳ１０８）。
【００３０】
ファクシミリ通信の宛先が登録されているならば、制御部１は、スタートキー押下信号を受信すると（ステップＳ１０９）、画像データをファクシミリ通信として送信する（ステップＳ１１０）。
【００３１】
また、制御部１は、電子メールの題名に文字列を付加できるように制御してもよい。題名に文字列を付加する送信制御の例を示すフローチャートを図５に示す。図５において、ステップＳ２０１からステップＳ２０３までの制御およびステップＳ２１２からステップＳ２１３までの制御は図４に示した場合と同様である。
【００３２】
制御部１は、ステップＳ２０３でメールアドレスが登録されていると判断したならば、テンキー押下信号を受信したかどうかを判断する（ステップＳ２０４）。テンキー押下信号を受信した場合は、制御部１はテンキー押下信号に対応するテンキーの文字列を題名に追加すべき文字列として記憶する（ステップＳ２０５）。
【００３３】
スタートキー押下信号受信以降のステップＳ２０６からステップＳ２０８までの制御は図４に示した場合と同様である。制御部１は、ステップＳ２０８でワンタッチ名を題名フィールドに挿入した後に、ステップＳ２０５で記憶した追加文字列を題名フィールドに追加挿入する（ステップＳ２０９）。以降のステップＳ２１０からステップＳ２１１までの制御は図４に示した場合と同様である。
【００３４】
上記の発明の実施の形態ではワンタッチキーを用いたが、制御部１が短縮ボタンと短縮ダイアルの組合せに送信の宛先や電子メールの題名を対応させてＲＡＭ４に記憶し、短縮ボタンと短縮ダイアルの押下信号を受信した場合に対応する宛先に電子メールやファクシミリを送信する形態であってもよい。
【００３５】
また、ユーザが入力および送信する情報は画像データに限らず、文字情報であってもよい。文字情報は、キー入力部６のキーボードから入力することができる。文字情報はファイルとして添付する必要がなく、そのまま電子メールで送信することが可能である。文字情報と画像データを同時に送信することも可能である。また、原稿読み取り部８を備えず、別の装置で作成された各種形式のファイルをフロッピディスク等を介して入力する形態であってもよい。
【００３６】
上記の情報送信装置を用いて、情報管理システムを構築することが可能である。図６は、本発明による情報管理システムの実施の一形態を示したものである。情報送信装置５１はファイルを添付した電子メールまたは文字情報を有する電子メールをパーソナルコンピュータ５２、５３、５４等に送信する。
【００３７】
パーソナルコンピュータ５２は制御部６１により制御される。制御部６１は記憶装置６２のＲＯＭ６３またはＲＡＭ６４に記憶されたプログラムにしたがい各部を制御する。
【００３８】
電子メール受信部６３は、データ通信モデム６４とＮＣＵ６５とで構成される。データ通信モデム６４は、電子メールを受信するためのモデムである。ＮＣＵ６５は、ダイヤル信号の送出等を行い電話網を制御する。
【００３９】
補助記憶装置６６は、一つまたは複数のフォルダを有する。制御部６１は、受信した電子メールの情報を対応するフォルダに格納する。補助記憶装置６６は、パーソナルコンピュータ５２の内部に設置されるものに限らず、光磁気ディスクのような外部記憶装置であってもよい。また、ユーザインタフェース部６７は、ディスプレイ等の表示部とキーボード等の入力部とからなる。
パーソナルコンピュータ５３、５４の構成および動作は、パーソナルコンピュータ５２と同様である。
【００４０】
次に、制御部６１の動作について説明する。
制御部６１は、題名に特定の文字列を有する電子メールの情報を格納するフォルダをあらかじめ補助記憶装置６６に作成する。例えば、「議事録」や「回覧」という名称のフォルダを作成する。
【００４１】
情報送信装置５１が、例えば「議事録」という題名で類似する内容の電子メールを頻繁に送信する場合、電子メール受信部６３がその電子メールを受信すると、制御部６１は添付ファイルまたは電子メールの内容を補助記憶装置６６の「議事録」フォルダに格納する。ここで、同一のフォルダに複数の同一名称のファイルを格納することはできないので、制御部６１は題名に受信日時や通し番号を付加したファイル名で格納する。また、制御部６１は、題名に付加する文字列を入力するようにユーザにリクエストを出し、ユーザが入力した文字列を題名に付加したファイル名で格納してもよい。
【００４２】
情報送信装置５１が、例えば「議事録０１」、「議事録０２」のように特定の文字列に他の文字列を付加した題名で複数の類似する電子メールを送信し、電子メール受信部６３がその電子メールを受信すると、制御部６１は添付ファイルまたは電子メールの内容を補助記憶装置６６の「議事録」のフォルダに格納する。このフォルダの名称は、題名に含まれる特定の文字列である「議事録」に対応するものである。
【００４３】
上記の「議事録」「回覧」という名称は例であり、本発明の実施の形態におけるフォルダ名や、メールの題名、ワンタッチ名はこれらに限定されるものではない。
【００４４】
【発明の効果】
本発明の情報送信装置によれば、短縮キー押下信号を受信すると短縮キーに対応する電子メールの題名とメールアドレスを付加して送信する構成にしたので、ユーザが送信先や目的に応じた題名を簡単に選択することができ、ユーザが題名やメールアドレスを入力する手間を省ける効果がある。
【００４５】
また、本発明の情報管理システムによれば、情報管理端末装置は電子メールにより情報を受信するので、情報管理端末装置を配置する位置や台数の自由度が大きな情報管理システムを実現でき、さらに情報管理端末装置の電源が投入されていないときでも、情報送信装置は情報を送信することができる効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】  本発明による情報送信装置の実施の一形態を示すブロック図である。
【図２】  操作部の一形態を示す説明図である。
【図３】  ワンタッチキーの一形態を示す説明図である。
【図４】  本発明の電子メール送信制御の例を示すフローチャートである。
【図５】  本発明の電子メール送信制御の他の例を示すフローチャートである。
【図６】  本発明による情報管理システムの実施の一形態を示すブロック図である。
【符号の説明】
１    制御部
２    記憶装置
３    ＲＯＭ
４    ＲＡＭ
５    操作部
６    キー入力部
７    表示部
８    原稿読み取り部
９    ＣＣＤ
１０  変換部
１１  プリンタ部
１２  回線インタフェース部
１３  モデム
１４  データ通信モデム
１５  ＮＣＵ
５１  情報送信装置
５２〜５４  パーソナルコンピュータ
【図１】
0003674403.tif 000002
【図２】
0003674403.tif 000003
【図３】
0003674403.tif 000004
【図４】
0003674403.tif 000005
【図５】
0003674403.tif 000006
【図６】
0003674403.tif 000007