(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
分類し管理しようとする管理対象物がファイリング用具とともに使用するものであって、
実際のファイリング用具の種類に対応させて用意された所定表示してある仮想ファイリング用具のうちから前記管理対象物に利用しようとするファイリング用具の種類を選択し、且つ、実際のファイリング用具に添付するラベルに印字すべきタイトルを入力することを少なくとも要求するとともに、これら入力されたファイリング用具の種類及びタイトルを含む個別レコードを形成する入力支援手段と、
前記入力支援手段で形成した個別レコードを書き換え可能な管理データベースに保存するとともに、この管理データベースに記憶されている各個別レコードにそれぞれ含まれているファイリング用具の種類データに応じて、管理対象物を自動的に分類して体系化する管理手段と、
前記ラベルにタイトルを印字して出力可能な出力手段とを具備し、
前記タイトルを入力する際に、管理データベースにおいて管理対象物がどのように分類され体系化されているかを、入力されたタイトルを用いて示すツリー図化したウインドウを表示するようにし、且つ、
前記出力手段で印字したラベルを前記ファイリング用具に添付して使用することを特徴とする分類管理装置。
【請求項２】
分類し管理しようとする管理対象物がファイリング用具とともに使用するもの、及びファイリング用具とは独立して使用するものであって、
前記管理対象物がファイリング用具とともに使用するものである場合には、実際のファイリング用具の種類に対応させて用意された所定表示してある仮想ファイリング用具のうちから前記管理対象物に利用しようとするファイリング用具の種類を選択し、且つ、実際のファイリング用具に添付するラベルに印字すべきタイトルを入力することを少なくとも要求するとともに、これら入力されたファイリング用具の種類及びタイトルを含む個別レコードを形成する入力支援手段と、
前記入力支援手段で形成した個別レコードを書き換え可能な管理データベースに保存するとともに、この管理データベースに記憶されている各個別レコードにそれぞれ含まれているファイリング用具の種類データに応じて、管理対象物を自動的に分類して体系化する管理手段と、
前記ラベルにタイトルを印字して出力可能な出力手段とを具備し、
前記タイトルを入力する際に、管理データベースにおいて管理対象物がどのように分類され体系化されているかを、入力されたタイトルを用いて示すツリー図化したウインドウを表示するようにし、且つ、
前記出力手段で印字したラベルを前記ファイリング用具に添付して使用することを特徴とする分類管理装置。
【請求項３】
分類し管理しようとする管理対象物が、コンピュータ内に存在する電子書類データ等の仮想のものであって、
実際のファイリング用具に対応させて用意された所定表示してある複数種の仮想ファイリング用具のうちから前記管理対象物に利用しようとする仮想ファイリング用具を選択し入力すること、及び実際のファイリング用具に添付するラベルに印字すべきタイトルを入力することを少なくとも要求するとともに、これら入力されたファイリング用具及びタイトルを含む個別レコードを形成する入力支援手段と、
前記入力支援手段で形成した個別レコードを書き換え可能な管理データベースに保存するとともに、この管理データベースに記憶されている各個別レコードにそれぞれ含まれているファイリング用具の種類データに応じて、管理対象物を自動的に分類して体系化する管理手段とを具備し、
前記タイトルを入力する際に、管理データベースにおいて管理対象物がどのように分類され体系化されているかを、入力されたタイトルを用いて示すツリー図化したウインドウを表示するようにしたことを特徴とする分類管理装置。
【請求項４】
分類し管理しようとする管理対象物がファイリング用具とともに使用するもの及びコンピュータ内における電子書類データ等の仮想のものであって、
管理対象物がファイリング用具とともに使用するものである場合には、実際のファイリング用具の種類に対応させて用意された所定表示してある仮想ファイリング用具のうちから前記管理対象物に利用しようとするファイリング用具の種類を選択し、且つ、実際のファイリング用具に添付するラベルに印字すべきタイトルを入力することを少なくとも要求し、これら入力されたファイリング用具及びタイトルを含む個別レコードを形成する一方、管理対象物が電子書類データ等である場合には、入力し得る前記実際のファイリング用具の種類と一致させて設けた所定表示してある仮想ファイリング用具のうちからその管理対象物に利用しようとする仮想ファイリング用具を選択し、実際のファイリング用具に添付するラベルに印字すべきタイトルを入力することを少なくとも要求するとともに、これら入力されたファイリング用具及びタイトルを含む個別レコードを形成する入力支援手段と、
前記入力支援手段で形成した個別レコードを書き換え可能な管理データベースに保存するとともに、この管理データベースに記憶されている各個別レコードにそれぞれ含まれているファイリング用具の種類データに応じて、管理対象物を自動的に分類して体系化する管理手段とを具備し、
前記タイトルを入力する際に、管理データベースにおいて管理対象物がどのように分類され体系化されているかを、入力されたタイトルを用いて示すツリー図化したウインドウを表示するようにしたことを特徴とする分類管理装置。
【請求項５】
分類し管理しようとする管理対象物がファイリング用具とともに使用するもの、及びファイリング用具とは独立して使用するもの、及びコンピュータ内における電子書類データ等の仮想のものであって、
管理対象物がファイリング用具とともに使用するものである場合には、実際のファイリング用具の種類に対応させて用意された所定表示してある仮想ファイリング用具のうちから前記管理対象物に利用しようとするファイリング用具の種類を選択し、且つ、実際のファイリング用具に添付するラベルに印字すべきタイトルを入力することを少なくとも要求し、これら入力されたファイリング用具及びタイトルを含む個別レコードを形成する一方、管理対象物が電子書類データ等である場合には、入力し得る前記実際のファイリング用具の種類と一致させて設けた所定表示してある仮想ファイリング用具のうちからその管理対象物に利用しようとする仮想ファイリング用具を選択し、実際のファイリング用具に添付するラベルに印字すべきタイトルを入力することを少なくとも要求するとともに、これら入力されたファイリング用具及びタイトルを含む個別レコードを形成する入力支援手段と、
前記入力支援手段で形成した個別レコードを書き換え可能な管理データベースに保存するとともに、この管理データベースに記憶されている各個別レコードにそれぞれ含まれているファイリング用具の種類データに応じて、管理対象物を自動的に分類して体系化する管理手段とを具備し、
前記タイトルを入力する際に、管理データベースにおいて管理対象物がどのように分類され体系化されているかを、入力されたタイトルを用いて示すツリー図化したウインドウを表示するようにしたことを特徴とする分類管理装置。
【請求項６】
管理手段が、ファイリング用具の種類に対応させて予め設定してある階層構造的な区分にしたがって各個別レコードを分類し体系化するものである請求項１、２、３、４または５記載の分類管理装置。
【請求項７】
複数のユーザが共用可能に構成されたものであって、管理データベースがユーザー毎に作成された個別管理データベースと、全ユーザ共用に作成された共用管理データベースとから少なくとも構成されている請求項１、２、３、４、５または６記載の分類管理装置。
【請求項８】
管理データベースの内容を表形式で表示しこれを参照して書き換え得るように構成している請求項１、２、３、４、５、６または７記載の分類管理装置。
【請求項９】
すでに入力され管理データベースに保存されている既存のタイトルと同一または類似のタイトルを入力された場合にその旨を表示する警告手段を具備するものである請求項１、２、３、４、５、６、７または８記載の分類管理装置。
【請求項１０】
警告手段が、前記既存のタイトルと類似のタイトルが入力された場合にその類似のタイトルをすべて表示するリスト表示機能を具備したものである請求項９記載の分類管理装置。
【請求項１１】
入力支援手段により形成された個別レコードに、より詳細な情報を入力するための詳細入力手段を具備している請求項１、２、３、４、５、６、７、８、９または１０記載の分類管理装置。
【請求項１２】
個別レコードに、その作成者及びその作成日を、作成者データ及び作成日データとしてそれぞれ自動付加するデータ自動付加手段を具備したものである請求項１、２、３、４、５、６、７、８、９、１０または１１記載の分類管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、種々の管理対象物を管理し分類する際に好適に用いられる分類管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
大企業等で作成される書類等は、その規模が膨大なものとなるため、その分類管理のためにファイリング管理者等が予めファイリングの体系を定め、その体系に沿って作成した資料等をファイリングするといったことが行われている。そして、このようなファイリングを支援するためのシステムも提案されている。一方個人的なオフィス等では、封筒式ファイリングなどに代表される小規模用ファイリング方法を採用している場合が少なくない。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、大企業と個人的オフィスとの間に位置する中小企業等にとっては、前者の方法、すなわち予めファイリング体系を作る方法では、導入の際の煩雑さや、維持、管理コスト等の観点から難しく、一方で、後者の小規模用ファイリング方法では間に合わないという問題点があった。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上述した課題に鑑み、作成された書類等が通常それぞれの内容やボリュームに応じたファイリング用具を用いて分類整理され管理されていること、そしてそのファイリング用具にはタイトルを示すラベルが貼り付けられることに着目してなされたものであって、このラベリング行為に付随するファイリング用具の選択行為を利用して、書類や資料等を管理分類するためのファイリング体系をバックグラウンドで自動的に生成するようにし、ユーザが意識せずとも書類等の増大に応じて自然にファイリング体系が出来上がるようにすべく図ったものである。また、このような発想を発展させて、管理対象物がファイリング用具を用いない物品や資料であったり、あるいはコンピュータ内のデジタルデータであったりしても、管理分類のための一元的な体系が自然に出来上がっていくようにすることも目的としている。
【０００５】
【発明の実施の形態】
すなわち、本発明に係る分類管理装置は、図１に示すように、分類し管理しようとする管理対象物１がファイリング用具２とともに使用するものであって、実際のファイリング用具２の種類に対応させて用意された所定表示してある仮想ファイリング用具のうちから前記管理対象物１に利用しようとするファイリング用具２の種類を選択し、且つ、実際のファイリング用具２に添付するラベル３に印字すべきタイトルを入力することを少なくとも要求するとともに、これら入力されたファイリング用具２の種類及びタイトルを含む個別レコードを形成する入力支援手段４と、前記入力支援手段４で形成したこれら個別レコードを書き換え可能な管理データベース７として保存するとともに、この管理データベース７に記憶されている各個別レコードにそれぞれ含まれているファイリング用具２の種類データに応じて、管理対象物１を自動的に分類して体系化する管理手段６と、前記ラベル３にタイトルを印字して出力可能な出力手段５とを具備し、前記タイトルを入力する際に、管理データベース７において管理対象物１がどのように分類され体系化されているかを、入力されたタイトルを用いて示すツリー図Ｔ７１化したウインドウＷ７を表示するようにし、且つ、前記出力手段５で印字したラベル３を前記ファイリング用具２に添付して使用することを特徴とする。
【０００６】
このようなものであれば、ユーザが書類等の管理対象物１について、単にファイリング用具２を選択しラベリング作業を行なっていくだけで、その他のことを何ら意識せずとも、管理対象物１の分類と体系化が自然に行われることとなる。そして、このように自動生成されたファイリング体系はそのまま用い続けることもできるし、管理データベース７が書き換え可能であることから、例えばある程度管理対象物１が増大し所望のファイリング体系が具現化してきた時点で、前記自動生成されたファイリング体系をたたき台にするなどして、ユーザ独自のファイリング体系を作成することも容易にできる。すなわち、本発明は、従来のファイリング体系を作ってから作成した書類の分類をするというトップダウン的な発想ではなく、書類を作成してそのファイリング用具２を選択していくことによってファイリング体系を生成していくというボトムアップ的な発想を基礎としているので、ファイリング体系をいわば進化させることができ、必要に応じて状況が変化しやすい個人や小中規模のオフィス用にとって導入し易く、しかも種々のファイリング要求やその変化に柔軟に対応できるといった維持面、あるいはコスト面において極めて有利なファイリングシステムを提供することができる。
【０００７】
管理対象物１としては、上述したファイリング用具２とともに使用する書類等に限られず、ファイリング用具２とは独立して使用する物品や、コンピュータ内に存在する電子書類データ等、あるいはこれらを混在させたものでも構わない。そして、このような構成に拡張することで、書類や物品あるいは電子データ等の一元管理が可能になる。
【０００８】
自動生成されるファイリング体系をユーザにとって理解し易く有用なものとするためには、管理手段６が、ファイリング用具の種類に対応させて予め設定してある階層構造的な区分にしたがって各個別レコードを分類し体系化するものであることが望ましい。
複数のユーザが共用可能に構成されたものにおいて好ましい管理データベース７の具体的態様としては、管理データベース７がユーザー毎に作成された個別管理データベースと、全ユーザ共用に作成された共用管理データベースとから少なくとも構成されてなるものを挙げることができる。
【０００９】
ファイリング体系を変更する際など、管理データベース７の内容に変更、追加を加えるための有効な具体的実施態様としては、管理データベース７の内容を表形式で表示しこれを参照して書き換え得るように構成したものが挙げられる。
管理対象物１に重複したタイトルや似たタイトルを有するものが生じることを防止するには、すでに入力され管理データベース７に保存されている既存のタイトルと同一または類似のタイトルを入力された場合にその旨を表示する警告手段を設けることが好ましい。
【００１０】
この警告手段をユーザにとって使いやすいものとするには、警告手段に、前記既存のタイトルと類似のタイトルが入力された場合にその類似のタイトルをすべて表示するリスト表示機能を具備させておくことが望ましい。
管理対象物１の分類や管理をよりきめ細やかにかつ円滑に行なえるようにするには、入力支援手段により形成された個別レコードに、より詳細な情報を入力するための詳細入力手段を具備しているものが好ましい。
【００１１】
出力したラベルに作成者やその作成日を自動的に印字するといったことを可能にするには、各個別レコードにその作成者及びその作成日を作成者データ及び作成日データとしてそれぞれ自動付加するデータ自動付加手段を具備したものが好適である。
【００１２】
【実施例】
以下、本発明の一実施例を、図面を参照して説明する。
本実施例に係る分類管理装置は、書類等の管理対象物１に添付するラベル３を作成する機能を基本的に具備し、ラベル３の作成の際にその管理対象物１に使用するファイリング用具２の種類を指定することにより、この指定されたファイリング用具２の種類に応じてバックグラウンドで管理対象物１を管理分類するための体系を自動的に作成するもので、図２に示すように、入力支援手段４や管理手段６、あるいは出力手段５等を具備する。そして、本実施例では複数のユーザが共用できるように、図３に示すとおり、イーサネット等によりネットワークを形成する複数のパーソナルコンピュータ（以下パソコンと称する）ＰＣと、各パソコンＰＣから使用可能なラベル作成専用のラベルプリンタ５１とを利用し、これらパソコンＰＣに所定のソフトウェアをインストールすることにより構成している。なお、例えば図４に示すように１つのパソコンＰＣとラベルプリンタ５１とを利用したスタンドアローン的な構成にもできるし、パソコンに限らずワークステーション等を利用しても構成できる。
【００１３】
次に前記各手段について概述する。
入力支援手段４は、予め設定された複数種の仮想ファイリング用具（例えばボックスファイルやリングファイル、インデックスカード等）のうちから実際に使用するファイリング用具２と同種のものを選択すること、及びこのファイリング用具２に添付するラベル３に印字すべきタイトルを入力することを少なくとも要求するとともに、これら入力されたファイリング用具２の種類及びタイトルを含む個別レコードを形成する。具体的に、各個別レコードには、複数のフィールドが設定してあり、各フィールドにそれぞれタイトルやファイリング用具２の種類に係るデータが書き込まれる。この個別レコードにはその他のフィールドに、詳細入力手段８を介してそれ以外の詳細データを入力したり、データ自動付加手段１１によってその作成者及びその作成日を作成者データ及び作成日データとしてそれぞれ自動付加したりすることができるようになっている。
【００１４】
管理手段６は、これら個別レコードを書き換え可能な管理データベース７として保存するとともに、この管理データベース７に記憶されている各個別レコードにそれぞれ含まれているファイリング用具２の種類データに応じて予め設定してある階層構造的な区分にしたがって管理対象物１を自動的に分類して体系化するものである。具体的に、この区分とは、本実施例では大分類、中分類、小分類の３つであり、各個別レコードに、これら各分類に対応して設けられた大分類フィールド、中分類フィールド、小分類フィールドのいずれかにタイトルが入力されることで管理対象物１の分類体系化が行われる。すなわち、例えば、ファイリング用具２としてボックスファイルを選択するとその書類は中分類であると認識され、入力された当該書類のタイトルが自動的に中分類フィールドに書き込まれ、また例えばインデックスカードを選択するとその書類は小分類であると認識され、入力された当該書類のタイトルが小分類フィールドに自動的に書き込まれるように設定してある。なお、分類はこのような区分に限定されないのはもちろんである。
【００１５】
管理データベース７は、例えばサーバとなるパソコンＰＣ（Ｓ）の記憶装置に設けられているもので、ユーザー毎に作成された個別管理データベース７１と、全ユーザ共用に作成された共用管理データベース７２とを少なくとも具備し、各個別レコードが、どの管理データベース７１、７２に格納されるかをユーザが設定できるようにしている。この管理データベース７は、この他に登録者データベース７３、ロケーション管理データベース７４、リテンション管理データベース７５、ファイルツールデータベース７６、類似ファイル名検索用辞書７７等の単位データベースを具備しており、個別レコード内のフィールドデータが、これら単位データベースを利用して管理保存されている。
【００１６】
さらに本実施例では、すでに入力された既存のタイトルと同一または類似のタイトルを入力された場合にその旨を表示する警告手段１０を具備し、タイトルが重複することを防止している。この警告手段１０は、前記既存のタイトルと類似のタイトルが入力された場合にその類似のタイトルをすべて表示するリスト表示機能と、前記既存のタイトルと同一のタイトルが入力された場合に再入力を促すアラート表示機能を具備したものである。
【００１７】
次に、このように構成した分類整理装置によって、特に新規ラベル３を作成する際の使い方及びそれに伴ってバックグラウンドで行われる分類管理動作を、図５〜図７に示すフローチャート、及びユーザの操作に伴って実際にパソコンＰＣのディスプレイ画面に表示されるウィンドウ（図８〜図１５に示す）を参照しつつ詳細に説明する。
【００１８】
まずステップＳ１において、ファイリングラベル３を作成するか、通常のラベル３を作成するかの選択入力をユーザに要求する。これは図８に示すようなウィンドウＷ１が画面に表示されることで行われる。ファイリングラベル３を作成する場合、すなわちこのウィンドウＷ１内でファイリングラベルボタンＢ１１をユーザがクリックすると、ステップＳ２に進み、通常ラベルボタンＢ１２をクリックすると、通常のラベル３を作成する図示しないフローに進む。
【００１９】
ステップＳ２ではログイン作業を行なうための図示しないウィンドウを画面に表示する。この際、ユーザはＩＤや必要であればパスワード等を入力する。この入力が適正に行なわれるとステップＳ３に進む。
ステップＳ３では、ユーザ名、日付等を所定のレジストリに格納する。このステップＳ３は、ユーザには表示されず内部において自動的に行われる。
【００２０】
ステップＳ４では、ユーザに管理レベル、すなわち作成するファイリングラベル３が自分用のものであるか、共用のものであるか、他のユーザのものであるかの選択入力を要求する。これは図９に示すようなウィンドウＷ２が画面に表示されることで行われる。自分用ボタンＢ２１、共用ボタンＢ２２、他の人用ボタンＢ２３のいずれかをクリックするとそれぞれステップＳ５、ステップＳ６、ステップＳ７に進む。
【００２１】
ステップＳ５では、当該使用者専用に予め用意されている個別管理データベース７１が開かれ、その後ステップＳ９に進む。
ステップＳ６では、予め用意されている共用管理データベース７２が開かれ、その後ステップＳ９に進む。
ステップＳ７では、誰のファイリングラベル３を作成するかの入力をユーザに要求する。これは図１０に示すようなウィンドウＷ３が画面に表示されることで行われる。そしてステップＳ８に進む。
【００２２】
ステップＳ８では、ステップＳ７において選択されたユーザ用に予め用意されている個別管理データベース７１が開かれ、その後ステップＳ９に進む。
ステップＳ９では、管理対象物１、すなわち作成ラベル３の添付対象が書類、資料、物品のいずれであるかの選択をユーザに要求する。ファイリング用具２とともに使用するもの、すなわち書類を選択するとステップＳ１０以降の書類ファイリングフローに進む。ファイリング用具２とは独立して使用するもの、すなわち資料または物品を選択した場合は、それぞれ図示しない資料ファイリングフローまたは物品ファイリングフローに進む。なお、このステップＳ９において表示されるウィンドウについては省略する。
【００２３】
ステップＳ１０〜Ｓ１２では、書類ファイリングフローにおける初期設定、すなわち新規レコードを開くとともに、この新規レコードに作成者、作成日を自動入力するというデータ自動付加手段１１としての作業を行なう。そしてステップＳ１３に進む。
ステップＳ１３では、図１１に示すようなウィンドウＷ４を画面に表示し、当該書類をとともに実際に使用するファイリング用具２と同種のものを、このウィンドウ内のファイリング用具リスト欄Ｒ４１にリスト表示してある複数種の仮想ファイリング用具のうちから選択することを要求する。本実施例において、選択し得る仮想ファイリング用具とは、チューブファイル、リングファイル、レターファイル、フラットファイル、ボックスファイル、フォルダー、ケースファイル、インデックスカード、クリヤファイル、レバーファイル等である。これら選択し得る仮想ファイリング用具は予め分類がなされており、例えば、ボックスファイルや、チューブファイル等を選択すると、その書類は中分類であると自動的にみなされる。一方、例えばインデックスカードやフォルダを選択するとその書類は小分類であると自動的にみなされる。そして、中分類であるとみなされた場合にはステップＳ１４に進み、小分類であるとみなされた場合にはステップＳ２１に進む。
【００２４】
まずステップＳ１４〜ステップＳ２０、すなわち書類が中分類であるとみなされた場合のフローについて説明する。
ステップＳ１４では、入力すべきタイトルが中分類フィールドに書き込まれるように自動設定する。そしてステップＳ１５に進む。
ステップＳ１５では、ラベル３に表示すべきタイトル名を、ステップＳ１３において表示された図１１に示すウィンドウＷ４の左上に設定されたタイトル記入欄Ｒ４２に入力することを要求する。ユーザがタイトル記入欄Ｒ４２に入力した後、同ウィンドウＷ４のＯＫボタンＢ４１をクリックするとステップＳ１６に進む。
【００２５】
ステップＳ１６では、ステップＳ１５において新たに入力されたタイトル名と、ステップＳ４において選択された個別管理データベース７１（共用の場合は共用管理データベース７２）に記録されているすでに入力されたタイトル名との比較を行なう。そして、新たに入力されたタイトル名と同一または類似のものが既存のタイトル名の中に存在しなければ、ステップＳ２０に進む。一方、新たに入力されたタイトル名と類似のものが既存のタイトル名の中に存在すれば、ステップＳ１７に進む。また、新たに入力されたタイトル名と同一のものが既存のタイトル名の中に存在すれば、ステップＳ１９に進む。
【００２６】
ステップＳ１７では、図１２に示すようなウィンドウＷ５を画面に表示し、このウィンドウＷ５内に設けたリスト欄Ｒ５１に、既存のタイトル名の中に存在する新たに入力されたタイトル名と類似のものを一覧表示する。そしてステップＳ１８に進む。
ステップＳ１８は、ステップＳ１７において表示されたウィンドウＷ５の下部に設定してある名前変更ボタンＢ５１及び変更なしボタンＢ５２によってタイトルを変更するか否かの入力を要求する。ユーザが名前変更ボタンＢ５１をクリックすると、タイトル名の再入力できるようにステップＳ１５に戻る。変更なしボタンＢ５２をクリックすると、ステップＳ２０に進む。
【００２７】
ステップＳ１９では、図１３に示すようなウィンドウＷ６を画面に表示し、同一名称のタイトルが存在する旨の警告を行なう。そして、タイトル名の再入力を促すべくステップＳ１５に戻る。
ステップＳ２０では、入力されたタイトルを当該レコードの中分類フィールドに書き込む。そしてステップ３２に進む。
【００２８】
次に、ステップＳ１３において書類が小分類であるとみなされた場合のフロー（ステップＳ２１〜ステップＳ３１）を説明する。
ステップＳ２１では、入力すべきタイトルが小分類フィールドに書き込まれるように設定する。そしてステップＳ２２に進む。
ステップＳ２２では、小分類用のファイリング用具２とともに使用する当該書類を、中分類用のファイリング用具２に収容するかどうかの選択を要求する。これは、例えばフォルダ（小分類用ファイリング用具）に収容している書類を、フォルダごとチューブファイル（中分類用ファイリング用具）に収容するかどうかということである。収容しない場合には、ステップＳ１３において表示されたウィンドウＷ４（図１１に示す）内に設定された非収容ボタンＢ４２をクリックする。この結果、ステップＳ２６に進む。一方、収容する場合には、ステップＳ２３、Ｓ２４、Ｓ２５に示されているように、同ウィンドウＷ４内に設けられているタイトルリスト欄Ｒ４３から収容すべき既存の中分類レコードのタイトルを選択するか、その左に示されているタイトル入力欄Ｒ４４にタイトルを入力する。そしてステップＳ２６に進む。
【００２９】
ステップＳ２６では、ラベル３に表示すべきタイトル名を、同ウィンドウＷ４の左上に設定されたタイトル記入欄Ｒ４２に入力することを要求する。入力後、同ウィンドウＷ４のＯＫボタンがクリックされるとステップＳ２７に進む。
ステップＳ２７では、ステップＳ２６において新たに入力されたタイトル名と、ステップＳ４において選択された個別管理データベース７１（共用の場合は共用管理データベース７２）に記録されているすでに入力されたタイトル名との比較を行なう。そして、新たに入力されたタイトル名と同一または類似のものが既存のタイトル名の中に存在しなければ、ステップＳ３１に進む。一方、新たに入力されたタイトル名と類似のものが既存のタイトル名の中に存在すれば、ステップＳ２８に進む。また、新たに入力されたタイトル名と同一のものが既存のタイトル名の中に存在すれば、ステップＳ３０に進む。
【００３０】
ステップＳ２８では、図１２に示すようなウィンドウＷ５を画面に表示し、このウィンドウＷ５内に設けたリスト欄Ｒ５１に、既存のタイトル名の中に存在する新たに入力されたタイトル名と類似のものを一覧表示する。そしてステップＳ２９に進む。
ステップＳ２９は、ステップＳ２８において表示されたウィンドウＷ５の下部に設定してある名前変更ボタンＢ５１及び変更なしボタンＢ５２によってタイトルを変更するか否かの入力を要求する。名前変更ボタンＢ５１をクリックすると、タイトル名の再入力できるようにステップＳ２７に戻る。変更なしボタンをクリックすると、ステップＳ３１に進む。
【００３１】
ステップＳ３０では、図１３に示すようなウィンドウＷ６を画面に表示し、同一名称のタイトルが存在する旨の警告を行なう。そして、名前変更ボタンＢ６１のクリックによりタイトル名の再入力を促すべくステップＳ２６に戻る。
ステップＳ３１では、入力されたタイトルを当該レコードの小分類フィールドに書き込む。そしてステップ３２に進む。
【００３２】
ステップＳ３２では、図示しないウィンドウを表示し、詳細入力をするか否かの入力を要求する。詳細入力することを選択した場合には、ステップＳ３３に進み、そうでない場合にはステップＳ３４に進む。
ステップＳ３３では、図１４に示すようなウィンドウＷ７を画面に表示し個別レコード毎の詳細入力を行なうことができるようにする。具体的にこのウィンドウＷ７では、入力欄Ｒ７１〜Ｒ７６において、書類の保存されている場所を示すロケーションや、保管・保存期間（リテンションスケジュール）、あるいは前述したフローの中では設定することのできなかった大分類を入力することができるうえ、中分類、小分類またはファイリング用具２の種類に関しても変更入力や追加入力ができる。そして入力後、ＯＫボタンＢ７１をクリックされることで、ステップＳ３４に進む。なお、このウィンドウＷ７内では、当該個別管理データベース７１において、書類がどのように分類され体系化されているかを示すツリー図Ｔ７１が示されるようになっている。
【００３３】
ステップＳ３４では、当該個別管理データベース７１に上述したフローにしたがって作成された新規レコードが追加される。そしてステップＳ３５に進む。
ステップＳ３５では、図示しないウィンドウを表示し、続けて新しいファイリングラベル３を作成するか否かの選択を要求する。作成することを選択した場合にはステップＳ１１に戻り、そうでない場合にはステップＳ３６、ステップＳ３７に進む。
【００３４】
ステップＳ３６、Ｓ３７では、プリントアウトするラベル３の印刷プレビューを表示し、確認入力を要求する。修正したい場合には、図示しない修正ボタンをクリックすることで修正フローに進み、修正後再びステップ３７に戻る。修正しない場合には、図示しないＯＫボタンをクリックすることでステップＳ３８に進む。
【００３５】
ステップＳ３８では、印刷ダイアログを表示する。そしてステップＳ３９に進む。
ステップＳ３９では、ラベルプリンタドライバを介してプリントデータをラベルプリンタ５１に送信する。出力手段５の機能は、このラベルプリンタドライバとラベルプリンタ５１が担う。
【００３６】
以上で、新規ラベル作成時に係る作業を終了する。
本実施例では、この他に、前記フローチャートには図示されていないが、管理データベース７の内容に変更・追加を加えるための変更手段９（図２に示す）と、管理データベース７の中から所望の個別レコードを検索するための検索手段１２（図２に示す）とを設けている。
【００３７】
変更手段９は、個別管理データベース７１（共用の場合は共用管理データベース７２）の内容を、図１５に示すようにウィンドウＷ８内において管理表Ｈ８１として表示するとともに、この管理表Ｈ８１において選択した個別レコードの詳細情報を、その下方に設けた変更ボタンＢ８３をクリックすることで、表示させ（そのウィンドウは図示しない）、書類の保存されている場所を示すロケーションや、保管・保存期間、大分類、中分類、小分類、あるいはファイリング用具２の種類に関して変更入力や追加入力をできるようにしたものである。なお、ウィンドウＷ８に示される管理表Ｈ８１において、行が固有レコードを示し、列がフィールドを示している。また、このウィンドウＷ８には、当該管理データベース７１において、書類がどのように分類され体系化されているかを示すツリー図Ｔ８１が示されるようになっている。
【００３８】
検索手段１２は、図１５に示すウィンドウＷ８内に設けられたキーワード入力欄Ｒ８１に検索したいキーワードを入力し、検索ボタンＢ８１をクリックすることで、所望の固有データを探し出す際の補助を行なうためのものであり、ワイルドカード検索やブーリアン検索もできるように設定してある。
このように構成した本実施例によれば、タイトル入力というラベリングとファイリング用具の選択のみを少なくとも行なえば、書類や資料等を管理分類するためのファイリング体系をバックグラウンドで自動的に生成することとなるので、ユーザが意識せずとも書類等の増大に応じて自然にファイリング体系が出来上がることとなる。したがって、従来のように最初にファイリング体系を作るといった手間暇をかけることなく、しかもそのファイリング体系がいわば進化して業務変化に追随していくので、必要に応じて状況が変化しやすい個人や小中規模のオフィス用にとって導入し易く、しかも維持面あるいはコスト面に負担を強いることのないファイリングシステムを提供できる。そのうえ、このように自動生成されたファイリング体系はそのまま用い続けることもできるし、変更手段９を利用して管理データベース７内の個別レコードを書き換えることにより、例えばある程度管理対象物１が増大し所望のファイリング体系が具現化してきた時点で、前記自動生成されたファイリング体系をたたき台とするなどして、ユーザ独自のファイリング体系を作成することが容易にできる。
【００３９】
さらに本実施例では、詳細入力手段８や警告手段１０、データ自動付加手段１１等を具備しているので、タイトル同士の重複防止や、よりきめ細やかな分類などを行なうことができ、ファイリングシステムのより円滑な運用を実現できる。
その他本実施例特有の効果としては、パソコンＰＣを用いて構成している点が挙げられる。このことにより、コンピュータ内の電子書類データ等を分類管理するデジタルファイリングシステムに容易に移行できるうえ、このような電子書類データ等と、実在の書類や物品等を混在させて分類管理するファイリングシステムを構築することも容易にできるようになる。
【００４０】
なお、本発明は、上記実施例に限られず種々の変形が可能である。例えば、上記フローやウィンドウは、図示例に限られないのはもちろんである。また、資料ファイリングフローや物品ファイリングフローについては、詳述していないが、同様の考え方で分類管理を実現するように構成すればよい。
その他各部の具体的な構成は、上述した実施例に限定されるものでなく本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形が可能である。
【００４１】
【発明の効果】
以上に詳述した本発明によれば、ユーザが書類等の管理対象物について、単にファイリング用具を選択しラベリング作業を行なっていくだけで、その他のことを何ら意識せずとも、管理対象物の分類と体系化が自然に行われることとなる。そして、このように自動生成されたファイリング体系はそのまま用い続けることもできるし、管理データベースが書き換え可能であることから、例えばある程度管理対象物が増大し所望のファイリング体系が具現化してきた時点で、前記自動生成されたファイリング体系をたたき台として、ユーザ独自のファイリング体系を作成することもできる。すなわち、本発明は、従来のファイリング体系を作ってから作成した書類の分類をするというトップダウン的な発想ではなく、書類を作成してそのファイリング用具を選択していくことによってファイリング体系を生成していくというボトムアップ的な発想を基礎としているので、ファイリング体系をいわば進化させることができ、必要に応じて状況が変化しやすい個人や小中規模のオフィス用にとって導入し易く、しかも種々のファイリング要求やその変化に柔軟に対応できるといった維持面、あるいはコスト面において極めて大きな効果を得ることができる。
【００４２】
また、管理対象物を、上述したファイリング用具とともに使用する書類等に限られず、ファイリング用具とは独立して使用する物品や、コンピュータ内に存在する電子書類データ等、あるいはこれらを混在させたものに拡張することで、書類や物品あるいは電子データ等の一元管理が可能になる。
管理手段が、仮想ファイリング用具の種類に対応させて予め設定してある階層構造的な区分にしたがって各個別レコードを分類し体系化するものであれば、自動生成されるファイリング体系を理解し易く有用なものとすることができる。
【００４３】
管理データベースがユーザー毎に作成された個別管理データベースと、全ユーザ共用に作成された共用管理データベースとから少なくとも構成されてなるものであれば、複数のユーザが共用可能に構成されたものにおいて、使い勝手よく管理も容易な管理データベースを実現することができる。
管理データベースの内容を表形式で表示しこれを参照して書き換え得るように構成したものであれば、ファイリング体系を変更する際など、管理データベースの内容に変更、追加を加える際に全体を把握し易くなる。
【００４４】
すでに入力され管理データベースに保存されている既存のタイトルと同一または類似のタイトルを入力された場合にその旨を表示する警告手段を設けておけば、管理対象物に重複したタイトルや似たタイトルを有するものが生じることを防止でき、分類管理の円滑化を促進できる。特にこの警告手段に、前記既存のタイトルと類似のタイトルが入力された場合にその類似のタイトルをすべて表示するリスト表示機能を具備させておけば、ユーザにとって使いやすいものとなる。
【００４５】
入力支援手段により形成された個別レコードに、より詳細な情報を入力するための詳細入力手段を具備しているものであれば、管理対象物の分類や管理をよりきめ細やかにかつ円滑に行うことができる。
各個別レコードにその作成者及びその作成日を作成者データ及び作成日データとしてそれぞれ自動付加するデータ自動付加手段を具備したものであれば、出力したラベルに作成者やその作成日を自動的に印字するといったことが可能になり、ユーザの入力の手間も削減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の構成を示す機能ブロック図。
【図２】本発明の一実施例における構成を示す機能ブロック図。
【図３】同実施例における装置構成例を示す全体模式図。
【図４】同実施例における他の装置構成例を示す全体模式図。
【図５】同実施例におけるラベル作成にかかる流れを示すフローチャート。
【図６】同実施例におけるラベル作成にかかる流れを示すフローチャート。
【図７】同実施例におけるラベル作成にかかる流れを示すフローチャート。
【図８】同実施例においてユーザの操作の際に示されるウィンドウ画面。
【図９】同実施例においてユーザの操作の際に示されるウィンドウ画面。
【図１０】同実施例においてユーザの操作の際に示されるウィンドウ画面。
【図１１】同実施例においてユーザの操作の際に示されるウィンドウ画面。
【図１２】同実施例においてユーザの操作の際に示されるウィンドウ画面。
【図１３】同実施例においてユーザの操作の際に示されるウィンドウ画面。
【図１４】同実施例においてユーザの操作の際に示されるウィンドウ画面。
【図１５】同実施例においてユーザの操作の際に示されるウィンドウ画面。
【符号の説明】
１…管理対象物
２…ファイリング用具
３…ラベル
４…入力支援手段
５…出力手段
６…管理手段
７…管理データベース
７１…個別管理データベース
７２…共用管理データベース
８…詳細入力手段
１０…警告手段
１１…データ自動付加手段
【図１】
0003700468.tif 000002
【図２】
0003700468.tif 000003
【図３】
0003700468.tif 000004
【図４】
0003700468.tif 000005
【図５】
0003700468.tif 000006
【図６】
0003700468.tif 000007
【図７】
0003700468.tif 000008
【図８】
0003700468.tif 000009
【図９】
0003700468.tif 000010
【図１０】
0003700468.tif 000011
【図１１】
0003700468.tif 000012
【図１２】
0003700468.tif 000013
【図１３】
0003700468.tif 000014
【図１４】
0003700468.tif 000015
【図１５】
0003700468.tif 000016