(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
社内事務申請を行おうとする社員がユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、当該申請社員の上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う方法であって、
社内事務申請の申請事項を証明する確証書類の画像と社員番号とを含む確証書類イメージデータを確証書類格納手段が受け付けて格納する確証資料受付ステップと、
前記ユーザ端末から社員番号とパスワードとが入力されて前記申請サーバへのログインが行われ、申請事項の内容を記述した申請情報が入力されたときに、入力された社員番号が付されている確証書類イメージデータを前記確証書類格納手段から前記ユーザ端末へ送信する確証書類イメージデータ送信ステップと、
前記ユーザ端末において前記申請情報に当該確証書類イメージデータがリンクされて、前記申請情報と当該確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データが生成され、その生成された申請データが前記ユーザ端末から前記申請サーバへ送信されてきたときに、その送信されてきた申請データを前記申請サーバが受け付けて登録する申請受付ステップと、
前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバからそれら端末に前記申請データが取り込まれ、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認が行われ、これに対応する申請判定情報がそれら端末から送信されてきたときに、その送信されてきた申請判定情報を前記申請サーバが受け付けて登録する認証ステップと、
を備えることを特徴とする社内事務申請方法。
【請求項２】
前記確証書類イメージデータはＦＡＸ端末により生成され、前記ＦＡＸ端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを受け付けて格納する前記確証書類格納手段は、確証資料受付サーバから成ることを特徴とする請求項１記載の社内事務申請方法。
【請求項３】
前記確証書類イメージデータはＦＡＸ端末により生成され、前記ＦＡＸ端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを受け付けて格納する前記確証書類格納手段は、前記申請サーバから成ることを特徴とする請求項１記載の社内事務申請方法。
【請求項４】
前記確証資料受付サーバまたは前記申請サーバは、前記ＦＡＸ端末から送信されたＦＡＸ送信票および確証資料をイメージデータとして受信し、ＦＡＸ送信票と確証資料イメージデータとに切り分け、ＦＡＸ送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージデータを社員別に格納し保管することを特徴とする請求項２または３記載の社内事務申請方法。
【請求項５】
前記ユーザ端末と前記申請サーバのログインに際し、前記ユーザ端末から前記申請サーバへのアクセスにより前記申請サーバから前記ユーザ端末へログイン画面情報を送信して該ユーザ端末にログイン画面を表示し、このログイン画面を参照して入力された申請社員の社員番号及びパスワード等の識別情報を前記申請サーバに送信し、該申請サーバで正規の申請社員であると識別された時は前記申請サーバから前記ユーザ端末へ申請メニュー情報を送信して該ユーザ端末に申請メニュー画面を表示し、この申請メニュー画面から申請項目を選択して該申請項目情報を前記申請サーバに送信することにより該申請項目情報に応じた入力フォームを前記申請サーバから前記ユーザ端末に送信して表示し、この入力フォームに従い必要な申請情報を入力するように構成されていることを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項記載の社内事務申請方法。
【請求項６】
前記申請サーバは、前記ユーザ端末から受け取った申請データの内容に不備がないかどうかを検査し、不備がなければ該申請データを格納するとともに申請受付情報を前記ユーザ端末に送出し、かつ判定依頼情報を前記上位者の端末に送出することを特徴とする請求項１または４記載の社内事務申請方法。
【請求項７】
前記申請サーバは、前記上位者の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請承認情報を管理部門の端末に送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項１または４記載の社内事務申請方法。
【請求項８】
社員情報を更新する業務サーバを備え、前記申請サーバは、前記管理部門の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請データをもとに更新データを生成して前記業務サーバに更新データを送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項１または４記載の社内事務申請方法。
【請求項９】
社内事務申請を行おうとする社員がユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、当該申請社員の上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う社内事務申請システムであって、
社内事務申請の申請事項を証明する確証書類の画像と社員番号とを含む確証書類イメージデータを受け付けて格納すると共に、前記ユーザ端末から社員番号とパスワードとが入力されて前記申請サーバへのログインが行われ、申請事項の内容を記述した申請情報が入力されたときに、入力された社員番号が付されている確証書類イメージデータを前記ユーザ端末へ送信する確証資料格納手段とを備え、
前記申請サーバは、前記ユーザ端末において前記申請情報に当該確証書類イメージデータがリンクされて、前記申請情報と当該確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データが生成され、その生成された申請データが前記ユーザ端末から前記申請サーバへ送信されてきたときに、その送信されてきた申請データを前記申請サーバが受け付けて登録し、
前記申請サーバは、前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバからそれら端末に前記申請データが取り込まれ、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認が行われ、これに対応する申請判定情報がそれら端末から送信されてきたときに、その送信されてきた申請判定情報を前記申請サーバが受け付けて登録する、
ことを特徴とする社内事務申請システム。
【請求項１０】
前記確証資料格納手段は、前記申請事項を証明する書類を確証書類イメージデータに生成して送信するＦＡＸ端末と、前記ＦＡＸ端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを受け付けて格納する確証資料受付サーバとから構成されていることを特徴とする請求項９記載の社内事務申請システム。
【請求項１１】
前記確証資料格納手段は、前記申請事項を証明する書類を確証書類イメージデータに生成して送信するＦＡＸ端末と、前記ＦＡＸ端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを受け付けて格納する前記申請サーバとから構成されていることを特徴とする請求項９記載の社内事務申請システム。
【請求項１２】
前記確証資料受付サーバまたは前記申請サーバは、前記ＦＡＸ端末から送信されたＦＡＸ送信票および確証資料をイメージデータとして受信し、ＦＡＸ送信票と確証資料イメージデータとに切り分け、ＦＡＸ送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージデータを社員別に格納し保管することを特徴とする請求項１０または１１記載の社内事務申請システム。
【請求項１３】
前記ユーザ端末と前記申請サーバのログインに際し、前記ユーザ端末から前記申請サーバへのアクセスにより前記申請サーバから前記ユーザ端末へログイン画面情報を送信して該ユーザ端末にログイン画面を表示し、このログイン画面を参照して入力された申請社員の社員番号及びパスワード等の識別情報を前記申請サーバに送信し、該申請サーバで正規の申請社員であると識別された時は前記申請サーバから前記ユーザ端末へ申請メニュー情報を送信して該ユーザ端末に申請メニュー画面を表示し、この申請メニュー画面から申請項目を選択して該申請項目情報を前記申請サーバに送信することにより該申請項目情報に応じた入力フォームを前記申請サーバから前記ユーザ端末に送信して表示し、この入力フォームに従い必要な申請情報を入力するように構成されていることを特徴とする請求項９乃至１２の何れか１項記載の社内事務申請システム。
【請求項１４】
前記申請サーバは、前記ユーザ端末から受け取った申請データの内容に不備がないかどうかを検査し、不備がなければ該申請データを格納するとともに申請受付情報を前記ユーザ端末に送出し、かつ判定依頼情報を前記上位者の端末に送出することを特徴とする請求項９または１３記載の社内事務申請システム。
【請求項１５】
前記申請サーバは、前記上位者の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請承認情報を管理部門の端末に送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項９または１３記載の社内事務申請システム。
【請求項１６】
社員情報を更新する業務サーバを備え、前記申請サーバは、前記管理部門の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請データをもとに更新データを生成して前記業務サーバに更新データを送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項９または１３記載の社内事務申請システム。
【請求項１７】
社内事務申請を行おうとする社員がユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、当該申請社員の上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う社内事務申請用プログラムであって、
社内事務申請の申請事項を証明する確証書類の画像と社員番号とを含む確証書類イメージデータを確証書類格納手段が受け付けて格納する確証資料格納処理と、
前記ユーザ端末から社員番号とパスワードとが入力されて前記申請サーバへのログインが行われ、申請事項の内容を記述した申請情報が入力されたときに、入力された社員番号が付されている確証書類イメージデータを前記確証書類格納手段から前記ユーザ端末へ送信する確証書類イメージデータ送信処理と、
前記ユーザ端末において前記申請情報に当該確証書類イメージデータがリンクされて、前記申請情報と当該確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データが生成され、その生成された申請データが前記ユーザ端末から前記申請サーバへ送信されてきたときに、その送信されてきた申請データを前記申請サーバが受け付けて登録する申請受付処理と、
前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバからそれら端末に前記申請データが取り込まれ、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認が行われ、これに対応する申請判定情報がそれら端末から送信されてきたときに、その送信されてきた申請判定情報を前記申請サーバが受け付けて登録する認証処理と、
をコンピュータに実行させるための社内事務申請用プログラム。
【請求項１８】
前記確証書類イメージデータはＦＡＸ端末により生成され、前記ＦＡＸ端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを確証資料受付サーバで受け付けて格納することを特徴とする請求項１７記載の社内事務申請用プログラム。
【請求項１９】
前記確証書類イメージデータはＦＡＸ端末により生成され、前記ＦＡＸ端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを前記申請サーバで受け付けて格納することを特徴とする請求項１７記載の社内事務申請用プログラム。
【請求項２０】
前記確証資料受付サーバまたは前記申請サーバは、前記ＦＡＸ端末から送信されたＦＡＸ送信票および確証資料をイメージデータとして受信し、ＦＡＸ送信票と確証資料イメージデータとに切り分け、ＦＡＸ送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージデータを社員別に格納し保管することを特徴とする請求項１８または１９記載の社内事務申請用プログラム。
【請求項２１】
前記ユーザ端末と前記申請サーバのログインに際し、前記ユーザ端末から前記申請サーバへのアクセスにより前記申請サーバから前記ユーザ端末へログイン画面情報を送信して該ユーザ端末にログイン画面を表示し、このログイン画面を参照して入力された申請社員の社員番号及びパスワード等の識別情報を前記申請サーバに送信し、該申請サーバで正規の申請社員であると識別された時は前記申請サーバから前記ユーザ端末へ申請メニュー情報を送信して該ユーザ端末に申請メニュー画面を表示し、この申請メニュー画面から申請項目を選択して該申請項目情報を前記申請サーバに送信することにより該申請項目情報に応じた入力フォームを前記申請サーバから前記ユーザ端末に送信して表示し、この入力フォームに従い必要な申請情報を入力するように構成されていることを特徴とする請求項１７乃至２０の何れか１項記載の社内事務申請用プログラム。
【請求項２２】
前記申請サーバは、前記ユーザ端末から受け取った申請データの内容に不備がないかどうかを検査し、不備がなければ該申請データを格納するとともに申請受付情報を前記ユーザ端末に送出し、かつ判定依頼情報を前記上位者の端末に送出することを特徴とする請求項１７または２１記載の社内事務申請用プログラム。
【請求項２３】
前記申請サーバは、前記上位者の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請承認情報を管理部門の端末に送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項１７または２１記載の社内事務申請用プログラム。
【請求項２４】
社員情報を更新する業務サーバを備え、前記申請サーバは、前記管理部門の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請データをもとに更新データを生成して前記業務サーバに更新データを送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項１７または２１記載の社内事務申請用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
本発明は、社員がユーザ端末からネットワークを介し申請サーバにアクセスして社内事務申請を行い、上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し申請サーバにアクセスして社内事務申請に対するの承認を行うようにした社内事務申請方法及びシステム並びに社内事務申請用プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年の社内事務システムにおいては、各社員が個人のパソコンから個人情報のオンライン申請を行うことができるようになっている。
以下、従来の社内事務申請システムについて、図１５を参照して説明する。
図１５において、社内事務申請システムは、ユーザ端末４１０及び４２０と、管理部門に置かれた申請サーバ４３０、業務端末４４０及び業務サーバ４５０と、これらを相互に接続する社内ＬＡＮ５００とから構成されている。
【０００３】
社内事務申請に際しては、例えば社員がユーザ端末４１０を使用して、社内ＬＡＮ５００を通して申請サーバ４３０にアクセスし、申請情報をユーザ端末４１０から入力して申請サーバ４３０へ送信する。また、申請事項を証明する確証資料としては、別途の紙からなる書類が上位上司に手渡される。
上位上司は、自身のユーザ端末４２０を使用して、申請サーバ４３０にアクセスし、申請データを参照する。ここで、上位上司は別途に手渡れた紙書類の確証資料を参照して、申請データに対する承認を行うと、ユーザ端末４２０から申請サーバ４３０に対して、申請承認情報が送信される。そして、上位上司は、確証資料としての紙書類を別途に管理部門に手渡す。
管理部門の申請サーバ４３０は、管理部門の業務端末４４０に、管理部門の判定依頼情報が送信する。業務端末４４０では、申請サーバ４３０にアクセスして申請データを参照し、別途に手渡された紙書類をもとに承認を行い、申請サーバ４３０に対して申請承認情報を送信し、更新データを作成して、業務サーバ４５０に送信する。業務サーバ４５０で更新データを受け取ると、現在のデータを更新する。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上記のような従来の社内事務申請システムでは、次のような問題点があった。
すなわち、従来の申請情報の確証は、紙資料で手渡れた書類を確認することで行われ、しかも、申請情報に対する管理部門承認は、紙資料でまわってきた書類を確認した上で行われるため、承認までに多くの時間がかかる。その結果、古い個人情報のままでおかれる時間が長くなり、場合によっては古い情報を参照した他の処理が行われ、誤りが生じることがある。
また、各社員及び上位上司はそれぞれ、上位上司、管理部門まで直接紙資料を届ける必要があるため、無駄な労力を必要とするとともに、申請の事務手続及び事務処理が非能率となっていた。
【０００５】
本発明の目的は、紙ベースでの書類確認を不要にして、申請の事務手続及び事務処理の効率化を可能にした社内事務申請方法及びシステム並びに社内事務申請用プログラムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するために本発明は、社内事務申請を行おうとする社員がユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、当該申請社員の上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う方法であって、社内事務申請の申請事項を証明する確証書類の画像と社員番号とを含む確証書類イメージデータを確証書類格納手段が受け付けて格納する確証資料格納ステップと、前記ユーザ端末から社員番号とパスワードとが入力されて前記申請サーバへのログインが行われ、申請事項の内容を記述した申請情報が入力されたときに、入力された社員番号が付されている確証書類イメージデータを前記確証書類格納手段から前記ユーザ端末へ送信する確証書類イメージデータ送信ステップと、前記ユーザ端末において前記申請情報に当該確証書類イメージデータがリンクされて、前記申請情報と当該確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データが生成され、その生成された申請データが前記ユーザ端末から前記申請サーバへ送信されてきたときに、その送信されてきた申請データを前記申請サーバが受け付けて登録する申請受付ステップと、前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバからそれら端末に前記申請データが取り込まれ、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認が行われ、これに対応する申請判定情報がそれら端末から送信されてきたときに、その送信されてきた申請判定情報を前記申請サーバが受け付けて登録する認証ステップとを備えることを特徴とする。
【０００７】
また、本発明は、社内事務申請を行おうとする社員がユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、当該申請社員の上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う社内事務申請システムであって、社内事務申請の申請事項を証明する確証書類の画像と社員番号とを含む確証書類イメージデータを受け付けて格納すると共に、前記ユーザ端末から社員番号とパスワードとが入力されて前記申請サーバへのログインが行われ、申請事項の内容を記述した申請情報が入力されたときに、入力された社員番号が付されている確証書類イメージデータを前記ユーザ端末へ送信する確証資料格納手段とを備え、前記申請サーバは、前記ユーザ端末において前記申請情報に当該確証書類イメージデータがリンクされて、前記申請情報と当該確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データが生成され、その生成された申請データが前記ユーザ端末から前記申請サーバへ送信されてきたときに、その送信されてきた申請データを前記申請サーバが受け付けて登録し、前記申請サーバは、前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバからそれら端末に前記申請データが取り込まれ、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認が行われ、これに対応する申請判定情報がそれら端末から送信されてきたときに、その送信されてきた申請判定情報を前記申請サーバが受け付けて登録することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、社内事務申請を行おうとする社員がユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、当該申請社員の上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う社内事務申請用プログラムであって、社内事務申請の申請事項を証明する確証書類の画像と社員番号とを含む確証書類イメージデータを確証書類格納手段が受け付けて格納する確証資料格納処理と、前記ユーザ端末から社員番号とパスワードとが入力されて前記申請サーバへのログインが行われ、申請事項の内容を記述した申請情報が入力されたときに、入力された社員番号が付されている確証書類イメージデータを前記確証書類格納手段から前記ユーザ端末へ送信する確証書類イメージデータ送信処理と、前記ユーザ端末において前記申請情報に当該確証書類イメージデータがリンクされて、前記申請情報と当該確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データが生成され、その生成された申請データが前記ユーザ端末から前記申請サーバへ送信されてきたときに、その送信されてきた申請データを前記申請サーバが受け付けて登録する申請受付処理と、前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバからそれら端末に前記申請データが取り込まれ、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認が行われ、これに対応する申請判定情報がそれら端末から送信されてきたときに、その送信されてきた申請判定情報を前記申請サーバが受け付けて登録する認証処理とをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【０００９】
本発明の社内事務申請方法では、確証資料受付ステップにおいて、社内事務申請の申請事項を証明する確証書類の画像と社員番号とを含む確証書類イメージデータを確証書類格納手段が受け付けて格納する。
確証書類イメージデータ送信ステップにおいて、ユーザ端末から社員番号とパスワードとが入力されて申請サーバへのログインが行われ、申請事項の内容を記述した申請情報が入力されたときに、入力された社員番号が付されている確証書類イメージデータを確証書類格納手段から前記ユーザ端末へ送信する。
申請受付ステップにおいて、ユーザ端末において前記申請情報に当該確証書類イメージデータがリンクされて、前記申請情報と当該確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データが生成され、その生成された申請データがユーザ端末から申請サーバへ送信されてきたときに、その送信されてきた申請データを申請サーバが受け付けて登録する。
認証ステップにおいて、上位者及び管理部門のそれぞれの端末から申請サーバへアクセスすることにより申請サーバからそれら端末に申請データが取り込まれ、該申請データにリンクされた確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認が行われ、これに対応する申請判定情報がそれら端末から送信されてきたときに、その送信されてきた申請判定情報を申請サーバが受け付けて登録する。
【００１０】
本発明の社内事務申請システムでは、確証資料格納手段が、社内事務申請の申請事項を証明する確証書類の画像と社員番号とを含む確証書類イメージデータを受け付けて格納すると共に、ユーザ端末から社員番号とパスワードとが入力されて申請サーバへのログインが行われ、申請事項の内容を記述した申請情報が入力されたときに、入力された社員番号が付されている確証書類イメージデータを前記ユーザ端末へ送信する。
申請サーバは、ユーザ端末において前記申請情報に当該確証書類イメージデータがリンクされて、前記申請情報と当該確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データが生成され、その生成された申請データがユーザ端末から申請サーバへ送信されてきたときに、その送信されてきた申請データを受け付けて登録する。
また、申請サーバは、上位者及び管理部門のそれぞれの端末から申請サーバへアクセスすることにより申請サーバからそれら端末に申請データが取り込まれ、この申請データにリンクされた確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認が行われ、これに対応する申請判定情報がそれら端末から送信されてきたときに、その送信されてきた申請判定情報を受け付けて登録する、
【００１１】
また、本発明の社内事務申請用プログラムでは、確証資料格納処理において、社内事務申請の申請事項を証明する確証書類の画像と社員番号とを含む確証書類イメージデータを確証書類格納手段が受け付けて格納する。
確証書類イメージデータ送信処理において、ユーザ端末から社員番号とパスワードとが入力されて申請サーバへのログインが行われ、申請事項の内容を記述した申請情報が入力されたときに、入力された社員番号が付されている確証書類イメージデータを前記確証書類格納手段から前記ユーザ端末へ送信する。
申請受付処理において、ユーザ端末において前記申請情報に当該確証書類イメージデータがリンクされて、前記申請情報と当該確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データが生成され、その生成された申請データがユーザ端末から申請サーバへ送信されてきたときに、その送信されてきた申請データを申請サーバが受け付けて登録する。
認証処理において、上位者及び管理部門のそれぞれの端末から申請サーバへアクセスすることにより申請サーバからそれら端末に申請データが取り込まれ、この申請データにリンクされた確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認が行われ、これに対応する申請判定情報がそれら端末から送信されてきたときに、その送信されてきた申請判定情報を申請サーバが受け付けて登録する。
【００１２】
したがって、本発明によれば、紙ベースでの書類確認を不要になり、申請の事務手続を効率化することができるとともに、申請内容と確証資料は常にリンクされているため、多数の申請の中の特定の申請に対し、簡単に確証資料を見つけることができ、事務処理をより効率化することができる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
図１は本発明にかかる社内事務申請システムの第１の実施の形態を示すブロック図、図２〜図５は本発明の第１の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
以下では、これらの図面を参照しながら本発明の社内事務申請システムの一例について説明し、同時に本発明の社内事務申請方法並びに社内事務申請用プログラムの実施例についても説明する。
【００１４】
図１において、社内事務申請システムは、ユーザ端末１０，２０と、申請サーバ３０と、業務端末４０と、確証資料受付サーバ５０と、ＦＡＸ端末６０と、業務サーバ７０と、これらユーザ端末１０，２０、申請サーバ３０、業務端末４０、確証資料受付サーバ５０、業務サーバ７０を相互に接続するローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）等の通信ネットワーク１００と、確証資料受付サーバ５０とＦＡＸ端末６０を接続する構内電話回線等の通信ネットワーク１１０とから構成されている。
【００１５】
ユーザ端末１０は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成される。このユーザ端末１０は、ネットワーク１００を介して申請サーバ３０に事務申請情報を登録するために、申請情報入力用のフォームを画面に表示し、このフォームに従い入力されたデータ（即ち、申請情報）を基に申請データを作成する機能を備えている。
事務申請を必要とする申請事項としては、例えば住所変更時の旧住所・新住所、結婚・出産時の扶養家族、それに、氏名変更時の旧氏名・新氏名などがある。これら申請事項の内容を記述した情報が、申請情報であり、また、これら申請事項を証明する確証資料としては、例えば住民票の写しなどが挙げられる。
また、ユーザ端末１０は、確証資料受付サーバ５０に格納されている確証書類イメージデータ（この「確証書類イメージデータ」については後に説明する）をネットワーク１００を介して取り込み、この確証書類イメージデータを、社内事務申請を行おうとする社員が入力した申請情報にリンクする。ここで「リンクする」というのは、当業界における慣用の手段であり、その確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報を、その申請情報に付加することをいう。また、本願においては、確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報を申請情報に付加したものを、特に「生成データ」と称する。ユーザ端末１０は、かかる申請データを、ネットワーク１００を介して申請サーバ３０にデータ登録させる機能を有している。
【００１６】
ユーザ端末２０は、ユーザ端末１０と同様にパーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成され、事務申請を行おうとする社員の上位上司が使用する端末であり、当該社員のユーザ端末１０から入力された申請情報を含む申請データを、申請サーバ３０からネットワーク１００を介して取り込む機能を備えている。上位上司は、その申請データの内容を確認の上、このユーザ端末２０から申請判定情報を送出することができる。
【００１７】
申請サーバ３０は、ワークステーション・サーバ等の情報処理装置によって構成され、各社員の社員番号、氏名、パスワード、所属、上位上司等の社員識別情報を管理する。
また、この申請サーバ３０は、社員がユーザ端末１０により申請を行う際に、社員を識別するためのログイン画面情報をユーザ端末１０に送出し、ユーザ端末１０から入力された識別情報により、社員の識別を行う。
また、申請サーバ３０は、社員の操作によりユーザ端末１０が送出した申請データを受け取り、その申請データの内容に不備がないかどうかの検査を行い、問題がなければその申請データを格納するとともに、申請受付情報を当該社員のユーザ端末１０に送出し、判定依頼情報を当該社員の上位上司のユーザ端末２０に送出する。
ここで、申請受付情報は、申請を受け付けたことを端末に示すための情報であり、判定依頼情報は申請された情報に対する承認・否認を行うよう依頼するための情報である。
【００１８】
さらに、申請サーバ３０は、上位上司の操作によりユーザ端末２０が送出した申請判定情報を受け取り、その申請判定情報の判定内容が承認であった場合には、判定依頼情報を業務端末４０に送出し、それが否認であった場合には申請否認情報をユーザ端末１０に送出する。ここで、申請判定情報は、承認か否認かを示す情報であり、申請否認情報は、否認を行ったことを示す情報である。
また、申請サーバ３０は、管理部門の担当者の操作により業務端末４０が送出した申請判定情報を受け取り、その申請判定情報の判定内容が承認であった場合には、申請データをもとに更新データを生成し、ネットワーク１００を介して業務サーバ７０に更新データを送出する。
【００１９】
業務端末４０は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成されるもので、申請事務業務を行う管理部門の担当者が使用し、申請サーバ３０から判定依頼情報を受け付けると、社員の申請データを申請サーバ３０からネットワーク１００を介して取り込む機能を備えている。管理部門の担当者は、その申請データの内容を確認の上、この業務端末４０から申請判定情報を送出することができる。
ＦＡＸ端末６０は、ファクシミリ送受信装置から構成され、申請を行う社員のオフィス内に設置されているものであり、確証資料イメージデータをネットワーク１１０を介して確証資料受付サーバに送信する。
【００２０】
確証資料受付サーバ５０は、ワークステーション・サーバ等の情報処理装置によって構成される。この確証資料受付サーバ５０は、ＦＡＸ端末６０から送信されてきた確証資料イメージデータを自動受信するとともにＦＡＸ送信票に書かれた文字を識別して格納し、ユーザ端末１０からのリクエストに応じて、ネットワーク１００を介して確証資料イメージデータを提供する機能を有する。なお、ＦＡＸ送信票に書かれた文字はワープロ文字であり、決められたフォーマットに従って書かれたものである。
【００２１】
次に、上記のように構成された本実施例の動作について図２〜図９を参照して詳細に説明する。なお、以下の説明では、ネットワーク１００は社内ＬＡＮであり、ネットワーク１１０は構内電話回線網とする。
まず、図２において、社員は、最寄りのＦＡＸ端末６０に定められた形式のＦＡＸ送信票を表紙として確証資料をセットし、社内管理部門が管理する確証資料受付サーバ５０への確証資料の送信を指示する。これにより、ＦＡＸ端末６０はこれらの資料を読み取り、その読み取り情報（即ち、ＦＡＸ送信表の画像及び確証資料の画像）を構内電話回線網１１０を介して確証資料受付サーバ５０に送信する（ステップＡ１）。ここで、確証資料としては、例えば、住所が変わったときの住民票の写しなどである。
【００２２】
確証資料受付サーバ５０では、送信されてきたＦＡＸ送信票および確証資料の画像を受信し（ステップＡ２）、ＦＡＸ送信票の画像と確証資料の画像とに切り分け、ＦＡＸ送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して、確証資料の画像とそれら認識文字情報とを含んで成る「確証資料イメージデータ」を社員別に格納し、保管する（ステップＡ３）。
次に、社員は自分のユーザ端末１０を使用して、社内ＬＡＮ１００を介して申請サーバ３０にアクセスする（ステップＡ４）。これにより、申請サーバ３０では、社員を識別するためのログイン画面情報をユーザ端末１０に送出する（ステップＡ５）。このログイン画面情報を受け取ったユーザ端末１０では、例えば図６に示すような社員番号、パスワードを入力するログイン画面をユーザ端末１０の表示部に表示する（ステップＡ６）。
【００２３】
申請社員は、ユーザ端末１０を利用して図６に示す画面に従い、自身の社員番号と、予め登録されているパスワードを入力する。入力された社員番号、パスワード情報は、ユーザ端末１０から社内ＬＡＮ１００を介して申請サーバ３０に送信される（ステップＡ７）。
なお、各社員の社員番号、氏名、パスワード、所属、上位上司の情報は、図７に示すようにデータベースとして構築され、このデータベースは申請サーバ３０により管理される構成になっている。
したがって、申請サーバ３０では、送信された社員番号、パスワードをデータベースに格納された情報と突き合わせ、チェックする（ステップＡ８）。ここで、誤りがあれば、エラーメッセージをユーザ端末１０に送信し、再入力を促す。また、正しければ、図８に示すような申請メニュー情報をユーザ端末１０に送信する（ステップＡ９）。ユーザ端末１０では、受信した申請メニュー画面をユーザ端末１０の表示部に表示する（ステップＡ１０）。
【００２４】
次に、図３において、ユーザ端末１０では、当該社員が、ユーザ端末１０に表示されたメニュー画面から、自分が申請しようとする申請事項に該当する項目を選択する（ステップＡ１１）。例えば、住所変更の場合は、図８に示すメニュー画面から「住所変更」ボタンをクリックする。ユーザ端末１０で申請項目が選択されると、その情報は申請サーバ３０に送信される。
申請サーバ３０は、ユーザ端末１０で選択された申請項目の申請に必要な入力フォームをユーザ端末１０に送信する（ステップＡ１２）。ユーザ端末１０は、申請サーバ３０から送られてきた入力フォームをユーザ端末１０の表示部に表示し、この入力フォームに従い、当該社員は必要事項を入力する（ステップＡ１３）。さらに、当該社員はユーザ端末１０から確証受付サーバ６０に対しアクセスし、確証資料のイメージデータの取得を依頼する（ステップＡ１４）。これにより、確証受付サーバ６０では、社員番号、日付をもとに最新のイメージデータをユーザ端末１０に送信する（ステップＡ１５）。
【００２５】
ユーザ端末１０は、当該社員により入力された申請情報に、確証受付サーバ６０から送信されてきた確証資料イメージデータをリンクして、その申請情報とその確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データを作成し（ステップＡ１６）、この申請データを社内ＬＡＮ１００を介して申請サーバ３０に送信する（ステップＡ１７）。
申請サーバ３０は、送信されてきた申請データの入力項目の形式審査を行い（ステップＡ１８）、しかる後、申請データの入力項目に間違いがなければ申請受付情報をユーザ端末１０に送信する（ステップＡ１９）。また、当該社員の上位上司に承認・否認行為を促進するため、社内ＬＡＮ１００を介して当該社員の上位上司のユーザ端末２０に判定依頼情報を送信する（ステップＡ２０）。
【００２６】
次に、図４において、当該社員の上位上司が使用するユーザ端末２０は、判定依頼情報を受け取ったならば、社内ＬＡＮ１００を介して申請サーバ３０にアクセスし（ステップＡ２１）、申請サーバ３０から当該社員の事務申請に関する申請データを取得する（ステップＡ２２）。そして、この申請データをユーザ端末２０の表示部に、図９に示すような「社内申請承認業務メニュー」として表示する。その後、当該社員の上位上司は、この社内申請承認業務メニュー画面上の「確証イメージ参照」ボタン９２をクリックして、その申請データに含まれるリンク情報により特定されている確証資料のイメージデータと申請内容の確認を行う（ステップＡ２３）。
例えば、申請内容が住所変更である場合、変更後の新住所が確証資料のイメージデータと一致しているかを判定する。ここで、一致する場合は社内申請承認業務メニュー画面上の「承認」ボタン９４をクリックし、一致しない場合は「否認」ボタン９６をクリックする。この「承認」または「否認」は申請判定情報として、ユーザ端末２０から申請サーバ３０に送信される（ステップＡ２４）。
【００２７】
申請サーバ３０は、ユーザ端末２０から申請判定情報を受信したならば、その申請判定情報の内容が否認の場合には、その旨が記載された申請否認情報を当該社員のユーザ端末１０に送信し（ステップＡ２５）、必要に応じて、再申請を促す。また、その申請判定情報の内容が承認の場合には、その旨が記載された申請承認情報を社内ＬＡＮ１００を介して社内管理部門の業務端末４０に送信する（ステップＡ２６）。この申請承認情報を受けた業務端末４０では、社内ＬＡＮ１００を介して申請サーバ３０にアクセスし（ステップＡ２７）、上位上司と同様な処理を行う。
すなわち、業務端末４０は、申請サーバ３０へのアクセスにより、申請サーバ３０から申請データを取得する（ステップＡ２８）。そして、業務端末４０を操作する管理部門の担当者は、この申請データを判定し（ステップＡ２９）、その判定結果である申請判定情報を申請サーバ３０に送信する（ステップＡ３０）。
【００２８】
次に、図５において、申請サーバ３０は、業務端末４０から申請判定情報を受信したならば、その内容が否認の場合には、その旨が記載された申請否認情報をユーザ端末１０に送信し（ステップＡ３１）、必要に応じて、再申請を促す。また、その申請判定情報の内容が承認の場合には、現在業務サーバ５０に登録されている社員情報を更新するための更新データを作成し（ステップＡ３２）、この更新データを社内ＬＡＮ１００を介して業務サーバ５０に送信する（ステップＡ３３）。業務サーバ５０は、受信した更新データに基づき社員情報の更新を行う（ステップＡ３４）。
【００２９】
このような第１の実施の形態によれば、社内事務申請に際し、事務申請を希望する社員は、申請事項を証明するための確証書類を最寄りのＦＡＸ端末６０から確証書類イメージデータとしてネットワーク１１０を通じ確証資料受付サーバ５０に送信して格納し、次いで、社員自身のユーザ端末１０を用いて、届出を行いたい事務申請情報を入力し、この申請情報に確証資料受付サーバ５０からネットワーク１００を通して読み込んだ確証書類イメージデータをリンクして、その申請情報とその確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データを申請サーバ３０に送信する。また、上位上司のユーザ端末２０においては、上位上司が、申請サーバ３０上に当該申請データがあることを確認し、当該申請データに対して、当該申請データに含まれるリンク情報により特定されている確証書類イメージデータを参照して承認を与える。さらに、管理部門の業務端末４０では、管理部門の担当者が、ネットワーク１００を通して申請サーバ３０上に上位上司の承認済み申請データがあることを確認したならば、その上位上司承認済み申請データに含まれるリンク情報により特定されている確証書類イメージデータを参照して、当該申請データに承認を与える。そして、この承認された申請データを基にして業務サーバ７０上の既存の当該社員に関するデータの内容が更新されるように構成したので、上位上司や管理部門等の確証書類が必要な部門に紙ベースの確証書類を次々にまわしていく必要がなくなり、申請の事務手続を効率化することができる。しかも、申請内容と確証資料は常にリンクされているため、多数の申請の中の特定の申請に対し、簡単に確証資料を見つけることができ、事務処理をより効率化することができる。
【００３０】
次に、図１０〜図１４により本発明にかかる社内事務申請システムの第２の実施の形態について説明する。
図１０は本発明にかかる社内事務申請システムの第２の実施の形態を示すブロック図、図１１〜図１４は本発明の第２の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
【００３１】
この第２の実施の形態における社内事務申請システムは、図１０に示すように、ユーザ端末２１０，２２０と、申請サーバ２３０と、業務端末２４０と、ＦＡＸ端末２５０と、業務サーバ２６０と、これらユーザ端末２１０，２２０、申請サーバ２３０、業務端末２４０、業務サーバ２６０を相互に接続するローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）等の通信ネットワーク３００と、申請サーバ２３０とＦＡＸ端末２５０を接続する構内電話回線等の通信ネットワーク３１０とから構成されている。
なお、この第２の実施の形態において、第１の実施の形態と異なる点は、申請サーバ２３０が確証資料受付機能も備えているところにある。
【００３２】
ユーザ端末２１０は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成される。このユーザ端末２１０は、ネットワーク３００を介して申請サーバ２３０に社内事務申請を必要とする情報を登録するために、申請情報入力用のフォームを画面に表示し、このフォームに従い入力されたデータを基に申請データを作成する機能を備えている。
この場合の事務情報の申請事項としては、例えば住所変更時の旧住所・新住所、結婚・出産時の扶養家族、氏名変更時の旧氏名・新氏名などの項目があり、これら申請事項の確証資料としては、例えば住民票の写しなどが挙げられる。
また、ユーザ端末２１０は、申請サーバ２３０に登録されている確証書類イメージデータをネットワーク３００を介して取り込み、この確証書類イメージデータを上記表示および作成された申請データにリンクし、そして、その申請情報とその確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データを、ネットワーク３００を介して申請サーバ２３０にデータ登録させる機能を有している。
【００３３】
ユーザ端末２２０は、ユーザ端末２１０と同様にパーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成され、事務申請を行った社員の上位上司が使用し、当該社員のユーザ端末２１０から入力された申請情報を含む申請データを、申請サーバ２３０からネットワーク３００を介して取り込む機能を備えている。当該社員の上位上司は、その申請データの内容を確認の上、このユーザ端末２２０から申請判定情報を送出することができる。
【００３４】
申請サーバ２３０は、ワークステーション・サーバ等の情報処理装置によって構成され、各社員の社員番号、氏名、パスワード、所属、上位上司等の社員識別情報を管理する。
また、この申請サーバ２３０は、社員がユーザ端末２１０により申請を行う際に、社員を識別するためのログイン画面情報をユーザ端末２１０に送出し、ユーザ端末２１０から入力された識別情報により、社員の識別を行う。
また、申請サーバ２３０は、社員の操作によりユーザ端末２１０が送出した申請データを受け取り、その申請データの内容に不備がないかどうかの検査を行い、問題がなければその申請データを格納するとともに、申請受付情報を当該社員のユーザ端末２１０に送出し、判定依頼情報を当該社員の上位上司のユーザ端末２２０に送出する。
ここで、申請受付情報は、申請を受け付けたことを端末に示すための情報であり、判定依頼情報は申請された情報に対する承認・否認を行うよう依頼するための情報である。
【００３５】
さらに、申請サーバ２３０は、上位上司の操作によりユーザ端末２２０が送出した申請判定情報を受け取り、その申請判定情報の判定内容が承認の場合には、判定依頼情報を業務端末２４０に送出し、否認の場合には申請否認情報をユーザ端末２１０に送出する。ここで、申請判定情報は、承認または否認かを示す情報であり、申請否認情報は、否認を行ったことを示す情報である。
また、申請サーバ２３０は、管理部門の担当者の操作により業務端末２４０が送出した申請判定情報を受け取り、その申請判定情報の判定内容が承認の場合には申請データをもとに更新データを生成し、ネットワーク３００を介して業務サーバ２６０に更新データを送出する。
さらにまた、申請サーバ２３０は、構内回線網用のインタフェースを備え、ＦＡＸ端末２５０が送信した確証資料イメージデータを受け取った場合、送信された送信票および確証資料のイメージデータを受信し、送信票と確証資料イメージデータとに切り分け、ＦＡＸ送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージデータを社員別に格納、保管する機能を有するほか、ユーザ端末２１０からの確証資料イメージ参照に対し、イメージデータを送出する機能を有する。
【００３６】
業務端末２４０は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成されるもので、申請事務業務を行う管理部門の担当者が使用し、申請サーバ２３０から判定依頼情報を受け付けると、社員の申請データを申請サーバ２３０からネットワーク３００を介して取り込む機能を備えている。管理部門の担当者は、その申請データの内容を確認の上、この業務端末４０から申請判定情報を送出することができる。
ＦＡＸ端末２５０は、ファクシミリ送受信装置から構成され、申請を行う社員のオフィス内に設置されているものであり、確証資料をネットワーク３１０を介して確証資料受付サーバに送信する。
【００３７】
次に、上記のように構成された本実施例の動作について図１１〜図１４を参照して詳細に説明する。なお、以下の説明では、ネットワーク３００は社内ＬＡＮであり、ネットワーク３１０は構内電話回線網とする。
まず、図１１において、社員は、最寄りのＦＡＸ端末２５０に定められた形式のＦＡＸ送信票を表紙として確証資料をセットし、申請サーバ２３０への確証資料の送信を指示する。これにより、ＦＡＸ端末２５０はこれらの資料を読み取り、その読み取り情報を構内電話回線網３１０を介して申請サーバ２３０に送信する（ステップＢ１）。ここで、確証資料としては、例えば、住所が変わったときの住民票の写しなどである。
【００３８】
申請サーバ２３０では、送信された送信票および確証資料をイメージ情報として受信し（ステップＢ２）、送信票と確証資料イメージとに切り分け、ＦＡＸ送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージデータを社員別に格納、保管する（ステップＢ３）。
次に、社員は自分のユーザ端末２１０を使用して、社内ＬＡＮ３００を介して申請サーバ２３０にアクセスする（ステップＢ４）。これにより、申請サーバ２３０では、社員を識別するためのログイン画面情報をユーザ端末２１０に送出する（ステップＢ５）。このログイン画面情報を受け取ったユーザ端末２１０では、図６に示すような社員番号、パスワードを入力するログイン画面をユーザ端末２１０の表示部に表示する（ステップＢ６）。
【００３９】
申請社員は、ユーザ端末２１０を利用して図６に示す画面に従い、自身の社員番号と、予め登録されているパスワードを入力する。入力された社員番号、パスワード情報は、ユーザ端末２１０から社内ＬＡＮ３００を介して申請サーバ２３０に送信される（ステップＢ７）。
なお、各社員の社員番号、氏名、パスワード、所属、上位上司の情報は、図７に示すようにデータベースとして構築され、このデータベースは申請サーバ２３０により管理される構成になっている。
したがって、申請サーバ２３０では、送信された社員番号、パスワードをデータベースに格納された情報と突き合わせ、チェックする（ステップＢ８）。ここで、誤りがあれば、エラーメッセージをユーザ端末２１０に送信し、再入力を促す。また、正しければ、図８に示すような申請メニュー情報をユーザ端末１０に送信する（ステップＢ９）。ユーザ端末２１０では、受信した申請メニュー画面をユーザ端末２１０の表示部に表示する（ステップＢ１０）。
【００４０】
次に、図１２において、ユーザ端末２１０では、当該社員が、ユーザ端末２１０に表示されたメニュー画面から、自分が申請したい内容の申請項目を選択する（ステップＢ１１）。例えば、住所変更の場合は、図８に示すメニュー画面から「住所変更」ボタンをクリックする。ユーザ端末２１０で申請項目が選択されると、その情報は申請サーバ２３０に送信される。
申請サーバ２３０は、ユーザ端末２１０で選択された選択項目の申請に必要な入力フォームをユーザ端末２１０に送信する（ステップＢ１２）。ユーザ端末２１０は、申請サーバ２３０から送られてきた入力フォームをユーザ端末２１０の表示部に表示し、この入力フォームに従い、当該社員は必要事項を入力する（ステップＢ１３）。さらに、当該社員はユーザ端末２１０から申請サーバ２３０に対しアクセスし、確証資料のイメージデータの取得を依頼する（ステップＢ１４）。これにより、申請サーバ２３０では、社員番号、日付をもとに最新の確証資料イメージデータをユーザ端末２１０に送信する（ステップＢ１５）。
【００４１】
ユーザ端末２１０は、当該社員により入力された申請情報に、申請サーバ２１０から送信されてきた確証資料イメージデータをリンクして、その申請情報とその確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データを作成し（ステップＢ１６）、この申請データを社内ＬＡＮ３００を介して申請サーバ２３０に送信する（ステップＢ１７）。
申請サーバ２３０は、送信されてきた申請データの入力項目の形式審査を行い（ステップＢ１８）、しかる後、申請データの入力項目に間違いがなければ申請受付情報をユーザ端末２１０に送信する（ステップＢ１９）。また、上位上司に承認・否認行為を促進するため、社内ＬＡＮ３００を介して上位上司のユーザ端末２２０に判定依頼情報を送信する（ステップＢ２０）。
【００４２】
次に、図１３において、社員の上位上司が使用するユーザ端末２２０は、判定依頼情報を受け取ったならば、社内ＬＡＮ３００を介して申請サーバ２３０にアクセスし（ステップＢ２１）、申請サーバ２３０から当該社員の事務申請に関する申請データを取得する（ステップＢ２２）。そして、この申請データをユーザ端末２２０の表示部に、図９に示すような「社内申請承認業務メニュー」として表示する。その後、当該社員の上位上司は、この社内申請承認業務メニュー画面上の「確証イメージ参照」ボタン９２をクリックして、その申請データに含まれるリンク情報により特定されている確証資料のイメージデータと申請内容の確認を行う（ステップＢ２３）。
例えば、申請内容が住所変更である場合、変更後の新住所が確証資料のイメージデータと一致しているかを判定する。ここで、一致する場合は社内申請承認業務メニュー画面上の「承認」ボタン９４をクリックし、一致しない場合は「否認」ボタン９６をクリックする。この「承認」または「否認」は申請判定情報として、ユーザ端末２２０から申請サーバ２３０に送信される（ステップＢ２４）。
【００４３】
申請サーバ２３０は、ユーザ端末２２０から申請判定情報を受信したならば、その申請判定情報の内容が否認の場合には、その旨が記載された申請否認情報をユーザ端末２１０に送信し（ステップＢ２５）、必要に応じて、再申請を促す。また、その申請判定情報の内容が承認の場合には、その旨が記載された申請承認情報を社内ＬＡＮ３００を介して社内管理部門の業務端末２４０に送信する（ステップＢ２６）。この申請承認情報を受けた業務端末２４０では、社内ＬＡＮ３００を介して申請サーバ２３０にアクセスし（ステップＢ２７）、上位上司と同様な処理を行う。
すなわち、業務端末２４０は、申請サーバ２３０へのアクセスにより、申請サーバ２３０から申請データを取得する（ステップＢ２８）。そして、業務端末２４０を操作する管理部門の担当者は、この申請データを判定し（ステップＢ２９）、その判定結果である申請判定情報を申請サーバ２３０に送信する（ステップＢ３０）。
【００４４】
次に、図１４において、申請サーバ２３０は、業務端末２４０から申請判定情報を受信したならば、その内容が否認の場合には、その旨が記載された申請否認情報がユーザ端末２１０に送信し（ステップＢ３１）、必要に応じて、再申請を促す。また、その申請判定情報の内容が承認の場合には、現在業務サーバ２６０に登録されている社員情報を更新するための更新データを作成し（ステップＢ３２）、この更新データを社内ＬＡＮ３００を介して業務サーバ２６０に送信する（ステップＢ３３）。業務サーバ２６０は、受信した更新データに基づき社員情報の更新を行う（ステップＢ３４）。
【００４５】
このような第２の実施の形態によれば、社内事務申請に際し、事務申請を希望する社員は、先ず、申請事項を証明するための確証書類を最寄りのＦＡＸ端末２５０から確証書類イメージデータとしてネットワーク３１０を通じ申請サーバ２３０に送信して格納し、次いで、社員自身のユーザ端末２１０を用いて、届出を行いたい事務申請情報を入力し、この申請情報に申請サーバ２３０からネットワーク３００を通して読み込んだ確証書類イメージデータをリンクして、その申請情報とその確証書類イメージデータを特定しているリンク先情報とから成る申請データを申請サーバ３０に送信する。また、上位上司のユーザ端末２２０においては、上位上司が、申請サーバ２３０上に当該申請データがあることを確認し、当該申請データに対して、当該申請データに含まれるリンク情報により特定されている確証書類イメージデータを参照して承認を与える。さらに、管理部門の業務端末２４０では、管理部門の担当者が、ネットワーク３００を通して申請サーバ２３０上に上位上司の承認済み申請データがあることを確認したならば、その上位上司承認済み申請データに含まれるリンク情報により特定されている確証書類イメージデータを参照して、当該申請データに承認を与える。そして、この承認された申請データを基にして業務サーバ２６０上の既存の申請データの内容が更新されるように構成したので、上位上司や管理部門等の確証書類が必要な部門に紙ベースの確証書類を次々にまわしていく必要がなくなり、申請の事務手続を効率化することができる。
しかも、申請内容と確証資料は常にリンクされているため、多数の申請の中の特定の申請に対し、簡単に確証資料を見つけることができ、事務処理をより効率化することができる。
また、この第２の実施の形態においては、申請サーバ２３０が確証資料受付機能を備えているため、第１の実施の形態に示す確証資料受付サーバ５０を省略することができる。
【００４６】
【発明の効果】
以上のように本発明の社内事務申請方法及び社内事務申請システム並びに社内事務申請用プログラムによれば、紙ベースでの書類確認を不要になり、申請の事務手続を効率化することができるとともに、申請内容と確証資料は常にリンクされているため、多数の申請の中の特定の申請に対し、簡単に確証資料を見つけることができ、事務処理をより効率化することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明にかかる社内事務申請システムの第１の実施の形態を示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
【図３】本発明の第１の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
【図４】本発明の第１の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第１の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
【図６】本発明の実施の形態におけるログイン画面の表示例を示す説明図である。
【図７】本発明の実施の形態における社員情報データベースの一例を示す説明図である。
【図８】本発明の実施の形態における社内申請業務メニューの一例を示す説明図である。
【図９】本発明の実施の形態における社内申請承認業務メニューの一例を示す説明図である。
【図１０】本発明にかかる社内事務申請システムの第２の実施の形態を示すブロック図である。
【図１１】本発明の第２の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の第２の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の第２の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の第２の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
【図１５】従来における社内事務申請システムのブロック図である。
【符号の説明】
１０、２０……ユーザ端末、３０……申請サーバ、４０……業務端末、５０……確証資料受付サーバ、６０……ＦＡＸ端末、７０……業務サーバ、１００……通信ネットワーク、１１０……通信ネットワーク、２１０、２２０……ユーザ端末、２３０……申請サーバ、２４０……業務端末、２５０……ＦＡＸ端末、２６０……業務サーバ、３００……通信ネットワーク、３１０……通信ネットワーク。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
0003620589.tif 000013
【図１３】
0003620589.tif 000014
【図１４】
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【図１５】
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