(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信手段を介し、複数の画像形成装置を遠隔的に管理する遠隔集中管理装置であって、
前記画像形成装置で障害が発生したことを知らせる障害情報を受信する障害情報受信手段と、
前記障害情報を、障害が発生した画像形成装置を担当するサービス拠点別に分類、蓄積する障害情報蓄積手段と、
前記障害情報蓄積手段が蓄積した情報を、所定の時間が経過した後、一括して該当するサービス拠点に送信する送信手段と
を有することを特徴とする遠隔集中管理装置。
【請求項２】
前記所定の時間が０と設定された場合、前記障害情報蓄積手段が障害情報を分類、蓄積することを回避すると共に、前記送信手段が直ちに障害に関する情報を該当する拠点に送信することを特徴とする請求項１記載の遠隔集中管理装置。
【請求項３】
前記障害情報受信手段がサービスマンのサービス時間外に障害情報を受信した場合、前記障害情報蓄積手段が障害情報を分類、蓄積すると共に、前記送信手段は、サービス時間が来るのを待って障害情報を拠点に送信することを特徴とする請求項１記載の遠隔集中管理装置。
【請求項４】
拠点の営業開始時間に達すると、前記障害情報蓄積手段に蓄積された障害情報に基づいて、障害が発生した画像形成装置の状態を読み取る装置状態読取手段と、
前記装置状態読取手段が読み取った結果が、障害が解消したことを示すものであった場合、前記障害情報蓄積手段から該当する障害情報を消去する一方、障害が継続しているものを示すものであった場合、前記障害情報蓄積手段に該当する障害情報を残す蓄積制御手段とをさらに有してなり、
前記送信手段は、前記障害情報蓄積手段に残った障害情報を、前記所定の時間が経過した後、一括して該当するサービス拠点に送信することを特徴とする請求項３記載の遠隔集中管理装置。
【請求項５】
前記装置状態読取手段は、画像形成装置に対し、自機の状態を送信するように指令する状態読取指令を送信し、この送信内容に基づいて画像形成装置の状態を判断することを特徴とする請求項４記載の遠隔集中管理装置。
【請求項６】
前記装置状態読取手段および前記蓄積制御手段は、前記障害情報蓄積手段に蓄積されているすべての障害情報について処理を行うことを特徴とする請求項４〜５のいずれか一つに記載の遠隔集中管理装置。
【請求項７】
前記障害情報蓄積手段は、障害情報を、さらに拠点の担当地域別、担当ビル、さらにはビル内の担当フロア別に分類して蓄積することを特徴とする請求項１〜６のいずれか一つに記載の遠隔集中管理装置。
【請求項８】
前記障害情報蓄積手段は、さらに任意に設定されたキーワードに基づいて障害情報を分類し、蓄積することを特徴とする請求項１〜６のいずれか一つに記載の遠隔集中管理装置。
【請求項９】
複数の画像形成装置と、前記画像形成装置を遠隔的に管理する遠隔集中管理装置と、を通信手段で接続して構成される遠隔集中管理システムであって、
前記遠隔集中管理装置は、
前記画像形成装置で障害が発生したことを知らせる障害情報を受信する障害情報受信手段と、
前記障害情報を、障害が発生した画像形成装置を担当するサービス拠点別に分類、蓄積する障害情報蓄積手段と、
前記障害情報蓄積手段が蓄積した情報を、所定の時間が経過した後、一括して該当するサービス拠点に送信する送信手段と
を有することを特徴とする遠隔集中管理装置システム。
【請求項１０】
通信手段を介し、複数の画像形成装置を遠隔的に管理する遠隔集中管理方法であって、
前記画像形成装置で障害が発生したことを知らせる障害情報を受信する障害情報受信ステップと、
前記障害情報を、障害が発生した画像形成装置を担当するサービス拠点別に分類、蓄積する障害情報蓄積ステップと、
前記障害情報蓄積ステップが蓄積した情報を、所定の時間が経過した後、一括して該当するサービス拠点に送信する送信ステップと
を有することを特徴とする遠隔集中管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、集中管理装置に係り、特に複数の画像形成装置を集中的に管理する遠隔集中管理装置、遠隔集中管理装置システムおよび遠隔集中管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
現在、ユーザ側に設置されたコピー装置やファクシミリ装置といった画像形成装置を、一つの遠隔集中管理装置と公衆通信回線網やＬＡＮ（Local Area Network）などで接続し、管理するシステムがある。このようなシステムでは、画像形成装置の障害をメンテナンスするサービスマンが常駐するサービス拠点を適当な間隔で複数設け、障害が発生した画像形成装置の設置場所に最も近いサービス拠点からサービスマンを送るようにしている。このような処置により、サービスマンがユーザ側に向かう時間および経費が節減でき、システムの効率を高めることができる。
【０００３】
このようなシステムに関する先行例としては、例えば、特開平７−１７０３５７号が掲げられる。この発明では、ファクシミリ装置で発生した障害の内容を画像形成装置側で判断し、この障害がサービスマンの手配を要請（サービスマンコール）するべきものか否か判断してサービス拠点に報告するようにすることができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、サービス拠点に対し、単にサービスマンの手配を要請する上記した発明では、手配の要請があるたびにサービスマンが出動することになる。このため、一つのユーザで複数回サービスマンコールがなされた場合、あるいは同じビルにある複数のユーザでサービスマンコールがなされた場合にもサービスマンがその都度サービス拠点とユーザの事業所とを往復することになる。したがって、このようなシステムは、サービス効率の点でさらに検討の余地を残すものであった。
【０００５】
本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであり、画像形成装置で発生した障害に対して充分に対処しながら、よりサービス効率を高めることができる遠隔集中管理装置を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記した課題は、以下の手段によって解決できる。すなわち、
請求項１記載の発明は、通信手段を介し、複数の画像形成装置を遠隔的に管理する遠隔集中管理装置であって、前記画像形成装置で障害が発生したことを知らせる障害情報を受信する障害情報受信手段と、前記障害情報を、障害が発生した画像形成装置を担当するサービス拠点別に分類、蓄積する障害情報蓄積手段と、前記障害情報蓄積手段が蓄積した情報を、所定の時間が経過した後、一括して該当するサービス拠点に送信する送信手段とを有することを特徴とするものである。
【０００７】
このように構成することにより、画像形成装置に障害が発生したとき、障害情報を自動的に判断し、これをサービス拠点ごとに分類して記憶しておくことができる。また、さらに分類された障害情報をまとめて該当する拠点に送信することができる。
【０００８】
請求項２記載の発明は、所定の時間が０と設定された場合、障害情報蓄積手段が障害情報を分類、蓄積することを回避すると共に、送信手段が直ちに障害に関する情報を該当する拠点に送信することを特徴とするものである。
【０００９】
このように構成することにより、必要に応じて障害情報を直ちに拠点に送信するようにすることができる。
【００１０】
請求項３記載の発明は、障害情報受信手段がサービスマンのサービス時間外に障害情報を受信した場合、障害情報蓄積手段が障害情報を分類、蓄積すると共に、送信手段は、サービス時間が来るのを待って障害情報を拠点に送信することを特徴とするものである。
【００１１】
このように構成することにより、サービス時間外でも障害情報を自動的に判断し、さらに障害情報を拠点ごとに分類してサービス時間の開始まで蓄積しておくことができるようになる。
【００１２】
請求項４記載の発明は、拠点の営業開始時間に達すると、障害情報蓄積手段に蓄積された障害情報に基づいて、障害が発生した画像形成装置の状態を読み取る装置状態読取手段と、装置状態読取手段が読み取った結果が、障害が解消したことを示すものであった場合、障害情報蓄積手段から該当する障害情報を消去する一方、障害が継続しているものを示すものであった場合、障害情報蓄積手段に該当する障害情報を残す蓄積制御手段とをさらに有してなり、送信手段は、障害情報蓄積手段に残った障害情報を、所定の時間が経過した後、一括して該当するサービス拠点に送信することを特徴とするものである。
【００１３】
このように構成することにより、サービス時間外に発生した障害について、サービス時間開始後に障害が継続しているか否かを自動的に判断することができる。また、解消した障害については拠点への通達を避け、障害情報の不要な送信がなされることを防ぐことができる。
【００１４】
請求項５記載の発明は、装置状態読取手段は、画像形成装置に対し、自機の状態を送信するように指令する状態読取指令を送信し、この送信内容に基づいて画像形成装置の状態を判断することを特徴とするものである。
【００１５】
このように構成することにより、比較的簡単な処理で画像形成装置側の状態を読み取ることができる。
【００１６】
請求項６記載の発明は、装置状態読取手段および蓄積制御手段は、障害情報蓄積手段に蓄積されているすべての障害情報について処理を行うことを特徴とするものである。
【００１７】
このように構成することにより、サービス時間外に着信した障害情報のすべてについて、自動的にサービス時間開始時の状態を判断することができる。
【００１８】
請求項７記載の発明は、障害情報蓄積手段は、障害情報を、さらに拠点の担当地域別、担当ビル、さらにはビル内の担当フロア別に分類して蓄積することを特徴とするものである。
【００１９】
このように構成することにより、障害情報をさらに障害の発生場所別に細かく分類して蓄積し、まとめて送信することができるようになる。
【００２０】
請求項８記載の発明は、障害情報蓄積手段は、さらに任意に設定されたキーワードに基づいて障害情報を分類し、蓄積することを特徴とするものである。
【００２１】
このように構成することにより、障害情報をさらに必要に応じて細かく分類して蓄積し、まとめて送信することができるようになる。
【００２２】
請求項９記載の発明は、複数の画像形成装置と、画像形成装置を遠隔的に管理する遠隔集中管理装置と、を通信手段で接続して構成される遠隔集中管理システムであって、記遠隔集中管理装置は、画像形成装置で障害が発生したことを知らせる障害情報を受信する障害情報受信手段と、障害情報を、障害が発生した画像形成装置を担当するサービス拠点別に分類、蓄積する障害情報蓄積手段と、障害情報蓄積手段が蓄積した情報を、所定の時間が経過した後、一括して該当するサービス拠点に送信する送信手段とを有することを特徴とするものである。
【００２３】
このように構成することにより、画像形成装置に障害が発生したとき、障害情報を自動的に判断し、これをサービス拠点ごとに分類して記憶しておくことができる。また、さらに分類された障害情報を一括して該当する拠点に送信することができる。
【００２４】
請求項１０記載の発明は、通信手段を介し、複数の画像形成装置を遠隔的に管理する遠隔集中管理方法であって、画像形成装置で障害が発生したことを知らせる障害情報を受信する障害情報受信ステップと、障害情報を、障害が発生した画像形成装置を担当するサービス拠点別に分類、蓄積する障害情報蓄積ステップと、障害情報蓄積ステップが蓄積した情報を、所定の時間が経過した後、一括して該当するサービス拠点に送信する送信ステップとを有することを特徴とするものである。
【００２５】
このように構成することにより、画像形成装置に障害が発生したとき、障害情報を自動的に判断し、これをサービス拠点ごとに分類して記憶しておくことができる。また、さらに分類された障害情報を一括して該当する拠点に送信することができる。
【００２６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施の形態について説明する。
図１は、本発明の遠隔集中管理装置を説明するためのブロック図である。なお、図１では、説明の簡単のため、ユーザ側にある交換器などについては省略するものとする。図示した構成は、遠隔集中管理装置（センタシステム）１と、センタシステム１に管理されるユーザ側の画像形成装置群３ａ、画像形成装置群３ｂを有し、センタシステム１と画像形成装置群３ａ、画像形成装置群３ｂとは、電話などの公衆通信回線網５を介して情報を送信、受信している。
【００２７】
画像形成装置群３ａ、画像形成装置群３ｂは、それぞれ異なるユーザに設置されたもので、複数の画像形成装置を指している。このうち、画像形成装置群３ａは、専用のインターフェイス線３０で通信アダプタ３２と接続されたファクシミリ装置３１、複写装置３３、プリンタ３４、３５を有している。また、画像形成装置群３ｂでは、ファクシミリ装置３１、通信アダプタ３２、無線装置３６を有線接続し、この無線装置３６でさらに複写装置３３、プリンタ３４と情報を授受している。
【００２８】
一方、センタシステム１は、それぞれ専用のコンピュータ１２ａ、コンピュータ１２ｂを備えたクライアント１、クライアント２（図中コンピュータ１２ａ、１２ｂで示す）と、画像形成装置群３ａ、３ｂから送信されてくる情報を処理するサーバ１４とをＬＡＮケーブル７で接続している。そして、サーバ１４は、サーバ１４で行われる処理を制御するコンピュータ１２ｃを有していて、さらにコンピュータ１２ｃの制御に必要なデータである顧客データベース１６、情報コードファイル１８、サービス時間外障害情報受信ファイル２０を取り出せるように構成されている。
【００２９】
図１に示したクライアント１、クライアント２、サーバ１４は、より詳細には図２のように構成されている。図示したように、クライアント１（クライアント２については、クライアント１と同様に構成されているため、図２中には、ＬＡＮのインターフェイスユニット２８ｃだけを示すものとする）とサーバ１４とは、ほぼ同様の装置で構成されている。ただし、クライアント１には公衆通信回線網５を介してユーザ側から画像形成装置の情報を受信する受信手段である通信制御ユニット６、通信制御ユニット８とが備えられていて、受信した情報をサーバ１４に送信するようにしている。
【００３０】
クライアント１は、コンピュータ１２ａを備えていて、ユーザ側から送信されてきた情報を処理するＣＰＵ（Central Processing Unit）２ａ、ＣＰＵ２ａの処理に使用される記憶装置であるＲＯＭ（Read Only Memory）２１ａおよびＲＡＭ（Random Access Memory）２２ａ、ハードディスクドライブ（ＨＤＤと表記）２４ａ、ハードディスクドライブ２４ａを制御するための外部メモリ制御ユニット２３ａ、クロック信号を発生するリアルタイムクロック４ａを有している。そして、以上の装置に対し、必要に応じて指示を入力したり処理状況を表示させるためのＣＲＴ（Cathode Ray Tube）ディスプレイ２６ａおよび表示制御ユニット２５ａ、キーボード２９ａを有している。以上の構成は、すべてＬＡＮケーブル７に接続されていて、クライアント１には、このためのキーボードインターフェイス回路部２７ａ、ＬＡＮインターフェイスユニット２８ａが備えられている。
【００３１】
また、サーバ１４は、コンピュータ１２ｃを備えていて、クライアント側から送信されてきた情報を処理するＣＰＵ２ｂ、ＣＰＵ２ｂの処理に使用されるＲＯＭ２１ｂ、ＲＡＭ２２ｂ、ハードディスクドライブ２４ｂ、外部メモリ制御ユニット２３ｂ、リアルタイムクロック４ｂを有している。そして、以上の装置に対し、必要に応じて指示を入力したり処理状況を表示させるためのＣＲＴディスプレイ２６ｂ、表示制御ユニット２５ｂ、キーボード２９ｂを有している。以上の構成は、すべてＬＡＮケーブル７に接続されていて、サーバ１４には、このためのキーボードインターフェイス回路部２７ｂ、ＬＡＮインターフェイスユニット２８ｂが備えられている。
【００３２】
クライアント１の通信制御ユニット６、通信制御ユニット８に受信される情報には、画像形成装置で障害が発生したことを知らせる情報（障害情報）が含まれている。上記した構成のうち、ＣＰＵ２ａ、ＣＰＵ２ｂ、ＲＯＭ２１ａ、ＲＯＭ２１ｂおよびＲＡＭ２２ａ、ＲＡＭ２２ｂ、ハードディスクドライブ２４ａ、ハードディスクドライブ２４ｂ、リアルタイムクロック４ａ、リアルタイムクロック４ｂは、通信制御ユニット６、通信制御ユニット８が受信した情報が障害情報であるか否かを判断し、さらにサービスマンを手配することが必要であるか否かを判断する。そして、サービスマンの手配が必要であると判断された場合には、この障害情報を、障害が発生した画像形成装置を担当するサービスマンのサービス拠点別に蓄積すると共に、予め設定された待機時間が経過した後、該当する各サービス拠点に自動的に送信するよう機能するもので、このための障害情報蓄積手段、送信手段となる。
【００３３】
以上述べたセンタシステム１は、以下のように動作する。
ユーザ側に設置された画像形成装置のいずれかに障害が発生すると、この情報が、公衆回線網５を介してクライアントの通信制御ユニット６、通信制御ユニット８に受信される。この情報は、例えば、図３に示すような形でフォーマットされたデータである。このようなデータには、画像形成装置の機種・機番を示す機種コードａ、障害発生、画像形成の処理数といった情報の種別を示す情報分類コードｂ、情報の詳細な内容を示す情報コードｃが含まれている。
【００３４】
情報分類コードｂでは、例えば、図中のＸＸ＝１１であれば、この情報が障害情報であることを示すように設定する。そして、この詳細な内容を続く情報コードが表すようにする。情報コードは、例えば、ＸＸ…Ｘが５１２００であった場合に電圧センサの異常を示すというように、障害の箇所、あるいは状況に応じて数字を設定するようにできる。なお、このような設定は、障害の箇所や状況に応じた数値をセンタシステム側の情報コードファイル１８に入力することによって任意に設定できる。
【００３５】
以上のようなデータは、クライアント側からサーバ側へ送られ、例えば、ＣＰＵ２ｂで認識され、情報分類コードｂにより障害情報であるか否かが判断される。この結果、障害情報であると判断されると、ＣＰＵ２ｂは、例えば、ＲＡＭ２２ｂに障害情報を蓄積する。ＲＡＭ２２ｂには、図４のような障害情報受信テーブルが設定されていて、着信した順番で付されるシークェンスＮｏ（ＳＥＱ  Ｎｏ）、画像形成装置機種・機番コードａの種別、情報コードｂの種別、さらにはリアルタイムクロック４ａ、リアルタイムクロック４ｂに基づいて認識される着信時間が記入される。
【００３６】
また、通常、サービス拠点には、特定の顧客などの例外を除き、例えば８：００〜１８：００といったサービス時間が設定されている。障害情報受信テーブルには、このようなサービスマンのサービス拠点の営業時間内、サービス時間外について着信時間の区分が設けられている。サービス時間内では、さらに時間帯に応じて待機時間（図４ではｔ１、ｔ２共に１０分とした）が設定されている。なお、ここでいうサービス時間とは、サービス拠点がユーザに対してサービスマンを送るサービスを行う時間範囲を指す。また、待機時間とは、障害情報を各サービス拠点に送信する時間間隔をいい、予めサーバ側で設定しておくものである。障害情報受信テーブルに記入された障害情報のうち、サービス時間内に着信したものと、サービス時間外に着信したものとでは、以降の処理が相違する。以下、この処理を、サービス時間内、サービス時間外の別に分けて具体的に説明する。
【００３７】
（サービス時間内）
ＣＰＵ２ｂは、先ず、情報コードｃを情報コードファイル１８に対照する。情報コードファイルには、情報コードｃに対応した障害の箇所、さらにサービスマンを手配することが必要であるか否かが記録されている。ＣＰＵ２ｂは、このような情報コードファイル１８からサービスマンの手配の要否を判断する。この結果、サービスマンの手配が必要である場合には、障害情報の画像形成装置機種・機番コードａを顧客データベース１６に対照して障害情報を送信してきたユーザを特定する。
【００３８】
図５（ａ）、（ｂ）は、顧客データベース１６の構成を例示する図である。図５によれば、顧客データベース１６には、画像形成装置機種・機番と、これに対応する顧客ＩＤ、顧客名、顧客の住所、その住所がどの地区に属するのかを示す地区コード、顧客が入っているビルの名前、画像形成装置が設置されているフロア、顧客の担当者名および電話番号、画像形成装置に接続されている通信アダプタの機種・機番、メンテナンスを担当する区分であるサービス区に係る情報（サービス拠点の拠点名、連絡先、サービスマン（Customer Engineer）の氏名）、サービス拠点に情報を送信する時間間隔の設定値、つまり待機時間が記録されている。
【００３９】
なお、この待機時間は、所定の時間Ｔが設定できることはもちろんのこと、０値として設定することも可能である。待機時間が所定の時間Ｔとして設定された障害情報は、いったん例えばＲＡＭ２２ｂに蓄積され、待機時間が経過するごとに該当するサービス拠点に送信される。一方、待機時間０として設定された障害情報は、蓄積されることなく直ちにサービス拠点に送信される。
【００４０】
以下、待機時間が所定の時間Ｔに設定された障害情報の蓄積処理について説明する。
本実施の形態のセンタシステムでは、このような障害情報を該当するサービス拠点で分類して蓄積するようにしている。また、サービス拠点で分類された障害情報を、例えば、サービス拠点の担当地域別、担当ビル、さらにはビル内の担当フロア別に分類して蓄積するようにしても良い。さらに、任意に設定されたキーワードに基づいて分類し、蓄積するようにするものであっても良い。
【００４１】
図６は、サービス拠点別に分類した障害情報を、さらにビル名で分類して記憶した例を示すものである。図６の例によれば、新横浜ビル、ＮＮビル、ＮＹビルといったビル名ごとに障害情報が蓄積されていて、蓄積された情報は、顧客データベース１６に設定された待機時間ごとにそのビルを担当するサービス拠点に送信される。送信された障害情報のデータは、ＲＡＭ２２ｂから消去される。したがって、図６に示す障害情報は、いずれも待機時間の例えば１０分間に着信したものである。なお、図６のような例では、障害情報にビル名が存在しない場合、デフォルトとして該当するサービス拠点内のさらに細分化された地区コード分類としても良い。
【００４２】
次に、以上の処理をフローチャートにして図７に示し、説明する。
先ず、ＣＰＵ２ａは、通信制御ユニット６、通信制御ユニット８がユーザ側からの情報を受信したか否か判断し（Ｓ１）、サーバ側に送る。続いてＣＰＵ２ｂは、この情報を情報コードファイル１８に照会し、障害情報であるか否か判断する（Ｓ２）。この判断の結果、障害情報であると判断された場合には（Ｓ２：Ｙｅｓ）、さらにサービスマンの手配が必要か否か判断し（Ｓ３）、顧客データベース１６を検索してこの障害情報に関するサービス拠点などの情報を収集する。一方、受信した情報が障害情報でない場合（Ｓ２：Ｎｏ）、また、サービスマンの手配が不要な情報であった場合（Ｓ３：Ｎｏ）には、このルーチンとは他のサブルーチンで受信した情報を処理するようにする（Ｓ７）、（Ｓ８）。
【００４３】
次に、検索した顧客データベース１６から待機時間ｔを読み出し、この値が０、あるいは所定の時間Ｔであるか否か判断する（Ｓ５）。この判断の結果、待機時間ｔが０であった場合には（Ｓ５：Ｙｅｓ）、この障害情報を蓄積することなく直ちに顧客データベース１６で設定されているサービス拠点に自動的に送信し、サービスマンを手配するように要請する（Ｓ６）。一方、待機時間ｔが所定の時間Ｔであった場合には（Ｓ５：Ｎｏ）、ＲＡＭ２２ｂに障害情報を分類して蓄積（Ｓ９）する。そして、ＲＡＭ２２ｂに障害情報が蓄積されていることを示す分類処理フラグをたてて（１として）、以降の処理に使用する情報とする（Ｓ１０）。
【００４４】
次に、待機時間Ｔが経過したか否か判断し、経過した場合には（Ｓ１１：Ｙｅｓ）、先のステップＳ１０でたてた分類処理フラグを参照して分類・蓄積されている障害情報があるか否か判断する（Ｓ１２）。この結果、蓄積されている障害情報がある場合には（Ｓ１２：Ｙｅｓ）、その分類に応じて該当するサービス拠点に障害情報を送信し、サービスマンを手配するように要請する（Ｓ１３）。そして、この後に送信した障害情報をＲＡＭ２２ｂから消去すると共に分類処理フラグを０にしておいて（Ｓ１４）、再びユーザ側からの情報が受信されたか否かの判断に戻る（Ｓ１）。なお、ステップＳ１２の判断で、ＲＡＭ２２ｂに蓄積された障害情報が無いと判断された場合には（Ｓ１２：Ｎｏ）、ステップＳ１に戻って次の障害情報が送信されてくるのを待つ。
【００４５】
なお、ステップＳ１３で行う送信では、サービスマン手配の要請と共に情報コードを送信し、障害のおおよその内容をサービス拠点に知らせておくようにすることもできる。この際、情報コードは、そのまま送信されるものであっても良いし、例えば、電圧センサの異常といった情報コードが示す内容に変換するようにしても良い。また、送信内容のフォーマットは、例えば、図６に示すようにフォーマットされた障害情報の一件ごとのものであっても良い。
【００４６】
以上のようにすることにより、本実施の形態では、サービス拠点側に待機時間内に同一のビル内で発生した障害情報が一括して送信されることになる。このため、一度そのビルに出向くことによって少なくとも待機時間内に発生した障害に対してすべてメンテナンスができるようになり、障害情報が送信されてくるたびに同じビルを往復するといったことを避けることができる。また、一度情報を送信するだけで複数の障害情報に関するメンテナンスの依頼ができ、ファクシミリ、メールといったサービス拠点に情報を送信する処理に係る費用や手間を低減することができる。このような効果は、いずれもサービスの効率化を高めることに有効である。
【００４７】
さらに、このような本実施の形態の処理では、待機時間を０と設定することもでき、例え短時間であっても画像形成装置の停止が業務に大きく影響するユーザに対し、障害が発生する度に直ちにサービス拠点に通達するようにすることもできる。このため、待機時間を設けることによるメンテナンスの遅れは問題とならない。
【００４８】
（サービス時間外）
サービス時間外に着信した障害情報は、サービス時間内に着信した障害情報と同様に分類され、ＲＡＭ２２ｂに蓄積され、サービス時間が来るのを待ってサービス拠点に送信される。このとき、本実施の形態では、サービス拠点の営業開始時間に達すると、先ず、センタシステム１が、蓄積された障害情報に基づいて障害が発生した画像形成装置の状態を読み取る。そして、この結果が、障害が解消したことを示すものであった場合、ＲＡＭ２２ｂから該当する障害情報を消去する。一方、障害が継続しているものを示すものであった場合、該当する障害情報を残す残しておいて、残った障害情報を待機時間が経過した後に該当する各サービス拠点に自動的に送信するようにしている。
【００４９】
すなわち、ＣＰＵ２ｂは、サービス時間外に着信した障害情報についても、その情報コードｃを情報コードファイル１８に対照する。そして、サービスマンの手配の要否を判断し、サービスマンの手配が必要である場合には、障害情報の画像形成装置機種・機番コードａを顧客データベース１６に対照して障害情報を送信してきたユーザを特定する。さらにＣＰＵ２ｂは、特定したユーザ名に該当するサービス拠点を顧客データベース１６で判別し、サービス拠点で分類して蓄積するようにする。なお、このとき、分類された障害情報を、例えば、サービス拠点の担当地域別、担当ビル、ビル内の担当フロアといった他の情報でさらに分類するようにしても良い。
【００５０】
該当するサービス拠点のサービス時間が来ると、サーバ側のＣＰＵ２ｂは、障害が発生した画像形成装置に対し、自機の状態を送信するように指令する状態読取指令を送信する。この状態読取指令は、蓄積された障害情報をサービス拠点に送信するのに先立って、ＬＡＮを通じて行われる。クライアント側からは、状態読取指令に応じ、該当する画像形成装置の状態、すなわち障害が解消したか、あるいは依然として障害が発生した状態が継続しているかを知らせる信号が送信されてくる。ＣＰＵ２ｂは、この送信内容に基づいて画像形成装置の状態を判断する。
【００５１】
そして、この送信内容が、障害が解消したことを知らせるものであった場合には、当然サービスマンの手配は必要ないものとしてこの情報をＲＡＭ２２ｂから消去する。一方、依然として障害が発生したままである場合には、この情報をＲＡＭ２２ｂに蓄積したままにしておく。ＲＡＭ２２ｂに蓄積された障害情報は、リアルタイムクロック４ａ、リアルタイムクロック４ｂによる待機時間の計時が終了した時点で該当するサービス拠点に送信される。
【００５２】
以上述べた処理は、サービス時間になった時点でＲＡＭ２２ｂに蓄積されているすべての障害情報のすべてについてなされる。なお、本実施の形態では、ＣＰＵ２ｂが、このような処理を行う装置状態読取手段、蓄積制御手段として機能する。
【００５３】
次に、以上の処理をフローチャートにして図８に示し、説明する。
先ず、ＣＰＵ２ａは、通信制御ユニット６、通信制御ユニット８がユーザ側からの情報を受信したか否か判断し（Ｓ１１）、サーバ側に送る。続いてＣＰＵ２ｂは、この情報が障害情報であるか否か判断する（Ｓ１２）。この判断の結果、障害情報であると判断された場合には（Ｓ１２：Ｙｅｓ）、さらにサービスマンの手配が必要か否か判断し（Ｓ１３）、顧客データベース１６を検索してこの障害情報に関するサービス拠点などの情報を収集する。一方、受信した情報が障害情報でない場合（Ｓ１２：Ｎｏ）、また、サービスマンの手配が不要な情報であった場合（Ｓ１３：Ｎｏ）には、このルーチンとは他のサブルーチンで受信した情報を処理するようにする（Ｓ２１）、（Ｓ２２）。
【００５４】
次に、ＣＰＵ２ｂは、ＲＡＭ２２ｂに障害情報を分類して蓄積し（Ｓ１４）、サービス時間に到達したか否か判断する（Ｓ１５）。この判断の結果、サービス時間に達していない場合には（Ｓ１５：Ｎｏ）、再びステップＳ１１に戻り、ユーザ側から情報が送信されたか否か判断する（Ｓ１１）。一方、ステップＳ１５の判断で、サービス時間に達した場合には（Ｓ１５：Ｙｅｓ）、蓄積されている障害情報を検索し、すべての障害情報の検索がなされたか否か判断する（Ｓ１６）。
【００５５】
ステップＳ１６の判断の結果、蓄積されている情報のすべてについて検索がなされていない場合には（Ｓ１６：Ｎｏ）、検索した障害情報を送信してきた画像形成装置に対して自機の情報を読み取るように指令する読取指令を送信する（Ｓ１７）。そして、この送信に対する返信を受信し（Ｓ１８）、返信の内容から画像形成装置で発生した障害が継続しているか否か判断する（Ｓ１９）。この判断の結果、発生した障害が解消していると判断された場合には（Ｓ１９：Ｎｏ）、この障害情報をＲＡＭ２２ｂから削除すると共に（Ｓ２０）、ログ情報として別の箇所に記憶する。また、ステップＳ１９の判断で、発生した障害が継続していた場合には（Ｓ１９：Ｙｅｓ）、この障害情報をＲＡＭ２２ｂに蓄積したままで再びステップＳ１６に戻り、蓄積された障害情報がすべて検索されたか否か判断する（Ｓ１６）。
【００５６】
さらにステップＳ１６の判断で、蓄積されている障害情報のすべてについて検索がなされたと判断された場合には（Ｓ１６：Ｙｅｓ）、待機時間Ｔが経過したか否か判断する（Ｓ２３）。この結果、待機時間Ｔに達していなかった場合には待機時間Ｔに達するまで待ち（Ｓ２３：Ｎｏ）、待機時間に達すると（Ｓ２３：Ｙｅｓ）、ステップＳ１４でなされた分類に応じて該当するサービス拠点に障害情報を送信し、サービスマンを手配するように要請し（Ｓ２４）、すべての処理を終了する。なお、サービス時間内、この処理を行っている間に着信したサービスマンの手配が必要な障害情報があれば、この障害情報と共に、該当する各サービス拠点に送信する。
【００５７】
以上のようにすることにより、本実施の形態は、サービス時間外に着信した障害情報についても自動的にサービスマン要請の要否を判断することができる。そして、サービスマンの要請が必要である障害情報については、サービス拠点別に分類して蓄積しておき、サービス時間の開始後に該当するサービス拠点に一括して送信することができる。このため、サービス時間外に発生した障害情報のサービス拠点側への送信回数を最小限にすると共に、オペレータがサービス時間外に着信したサービスマンの手配の要請を分類する手間を省くことができる。
【００５８】
さらに、このような処理では、サービス時間外に蓄積された障害情報を送信するのに先立って、障害情報を送信してきた画像形成装置の状態を読み取り、障害が継続しているものに関する障害情報だけをサービス拠点に送信するようにしている。このため、本実施の形態では、サービス拠点への送信を必要最小限に抑え、いっそう送信に係る処理や費用を省くことができる。このような効果は、いっそうサービスの効率化を高めることに有効である。
【００５９】
なお、本発明は、以上説明した実施の形態に限定されるものではない。すなわち、上記した実施の形態では、障害情報蓄積手段、送信手段として主にサーバ側のＣＰＵ２ｂ、ＲＯＭ２１ｂおよびＲＡＭ２２ｂ、ハードディスクドライブ２４ｂ、リアルタイムクロック４ｂを使うようにしているが、このように機能する構成としては、クライアント側、サーバ側のいずれのもの、あるいは両方であっても良い。本実施の形態で述べたクライアントは、ユーザの数に応じてＬＡＮケーブル７にいくつ接続されるものであっても良い。
【００６０】
【発明の効果】
以上述べた本発明は、以下の効果を奏する。すなわち、
請求項１記載の発明は、画像形成装置に障害が発生したとき、障害情報をサービス拠点ごとに分類して記憶し、さらにまとめて該当するサービス拠点に送信する。このため、画像形成装置で発生した障害に対して充分に対処しながら、効率的にサービス業務を遂行でき、ひいては障害の処理時間を短縮することができる。
【００６１】
請求項２記載の発明は、必要に応じて障害情報を直ちにサービス拠点に送信することにより、特に短時間であってもユーザに大きな影響を与える障害については、即座に対処することができる。
【００６２】
請求項３記載の発明は、サービス時間外でも障害情報をサービス拠点ごとに分類してサービス時間の開始まで蓄積しておくことにより、サービス時間開始時のオペレータの負荷を軽減することができる。
【００６３】
請求項４記載の発明は、障害情報の不要な送信がなされることを防ぎ、いっそう効率的にサービス業務を遂行でき、障害の処理時間を短縮することができる。
【００６４】
請求項５記載の発明は、比較的簡単な処理で画像形成装置側の状態を読み取ることができ、画像形成装置の状態を読み取る機能を有しながらも遠隔集中管理装置の構成を簡易化することができる。
【００６５】
請求項６記載の発明は、サービス時間外に着信した障害情報のすべてについて、自動的にサービス時間開始時の状態を判断することができ、より確実に障害が発生した画像形成装置に対応することができる。
【００６６】
請求項７記載の発明は、障害情報をさらに障害の発生場所別に細かく分類して蓄積することにより、いっそう効率的にサービス業務を遂行でき、障害の処理時間を短縮することができる。
【００６７】
請求項８記載の発明は、任意に設定されたキーワードに基づいて障害情報を分類することにより、いっそう効率的にサービス業務を遂行でき、障害の処理時間を短縮することができる。
【００６８】
請求項９記載の発明は、遠隔集中管理システムに接続された画像形成装置に障害が発生したとき、障害情報をサービス拠点ごとに分類して記憶し、さらに一括して該当するサービス拠点に送信する。このため、画像形成装置で発生した障害に対して充分に対処しながら、効率的にサービス業務を遂行でき、ひいては障害の処理時間を短縮することができる。
【００６９】
請求項１０記載の発明は、画像形成装置に障害が発生したとき、障害情報をサービス拠点ごとに分類して記憶し、さらに一括して該当するサービス拠点に送信する。このため、画像形成装置で発生した障害に対して充分に対処しながら、効率的にサービス業務を遂行でき、ひいては障害の処理時間を短縮することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  本発明の一実施の形態の遠隔集中管理装置を説明するためのブロック図である。
【図２】  図１に示したクライアント、サーバの構成をより詳細に説明するための図である。
【図３】  本発明の一実施の形態で用いられる、障害情報のフォーマットを示す図である。
【図４】  本発明の一実施の形態で用いられる、障害情報受信テーブルを示す図である。
【図５】  本発明の一実施の形態で用いられる、顧客データベースを示す図である。
【図６】  本発明の一実施の形態で用いられる、障害情報を分類、蓄積した例を示すものである。
【図７】  本発明の一実施の形態の処理を示すフローチャートである。
【図８】  本発明の一実施の形態の処理を示す他のフローチャートである。
【符号の説明】
１  遠隔集中管理装置（センタシステム）
２ａ、２ｂ  ＣＰＵ
３ａ、３ｂ  画像形成装置群
４ａ、４ｂ  リアルタイムクロック
６、８  通信制御ユニット
７  ＬＡＮケーブル
１２ａ、１２ｂ、１２ｃ  コンピュータ
１４  サーバ
１６  顧客データベース
１８  情報コードファイル
２０  サービス時間外障害情報受信ファイル
２１ａ、２１ｂ  ＲＯＭ
２２ａ、２２ｂ  ＲＡＭ
２３ａ、２３ｂ  外部メモリ制御ユニット
２４ａ、２４ｂ  ハードディスクドライブ
２５ａ、２５ｂ  表示制御ユニット
２６ａ、２６ｂ  ＣＲＴディスプレイ
２７ａ、２７ｂ  キーボードインターフェイス回路部
２８ａ、２８ｂ、２８ｃ  ＬＡＮインターフェイスユニット
２９ａ、２９ｂ  キーボード
ａ  機種コード
ｂ  情報分類コード
ｃ  情報コード
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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