(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信された電子メールを自動的に他の利用者に回送する電子メール自動回送システムであって、
利用者毎に利用者が任意に設定した宛先名とメールアドレスとの複数の対応付けを管理するアドレスブックと、
回送用の宛先名を変更可能な態様で管理する回送宛先名記憶手段と、
メール発信処理に際して、回送宛先名記憶手段に記憶されている宛先名をキーにメール受信者のアドレスブックを検索し、登録されている場合はその宛先名に対応付けられているメールアドレスに電子メールを回送するメールハンドラー
とからなる電子メール自動回送システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の利用分野】
本発明は、電子計算機の応用技術である電子メールシステムにおける電子メールの自動回送に関する。電子メールの利用者（仮に利用者Ａ）が長期に渡り不在等の理由により電子メールを読めずに業務が遂行出来ない場合等に、業務の別の代行者である別の利用者（仮に利用者Ｂ）に、利用者Ａ宛のメールを自動的に回送することによって業務を遂行することが要求される。電子メールシステムにおいてメールを業務の代行者に回送するためには何らかの形で回送のための情報を設定する必要がある。
【０００２】
【従来の技術】
従来の電子メールシステムでは自動回送を行う為の操作を他の操作と兼ねることは出来ず、利用者が設定する場合には、自動回送設定専用のメニューを操作して設定していた。また、システム管理者が設定する場合には、システム管理の管理者用のコマンド等を使用して、個々の利用者別に設定する必要があった。
【０００３】
【従来技術の問題点】
一般に、電子メールの自動回送の設定を行うことは頻度が低く、自動回送宛先を設定したことのない利用者が自動回送を設定するためには、その操作方法を新たに習得する必要があり困難であった。またシステム管理者が設定を行う場合は、多くのユーザデータを設定する必要があり、システム管理者の負荷が非常に高くなってしまう。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
そこで、本発明では、利用者が新たな操作を習得することなく、またシステム管理者が少ない負荷でメールの自動回送の設定・変更を行うことができる電子メールシステムを構築することを目的としている。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
そこで本発明では、利用者毎に宛先名とメールアドレスとを対応付けて管理するアドレスブックと、回送用の宛先名を管理する回送宛先名記憶手段と、メール発信処理に際して、回答宛先名記憶手段に記憶されている宛先名をキーにメール受信者のアドレスブックを検索し、登録されている場合はその宛先名に対応付けられているメールアドレスに電子メールを回送するメールハンドラーとからなる電子メール自動回送システムによって課題を解決する。
【０００６】
【発明の実施の形態】
図１は本発明のシステム構成を表す図である。図中、１はメールサーバであってメールの処理を行う為の計算機、２はメールハンドラであって、メールサーバ１上で動作しメールの処理を行うプログラム、３は各種情報を記憶するための外部記憶装置、４は外部記憶装置３に記憶されシステム管理者によって変更可能な自動回送宛先名、５は外部記憶装置３上に記憶されるシステムアドレスブック、６は外部記憶装置３に利用者別に管理されるユーザアドレスブック、７は外部記憶装置３で利用者毎に受信メールを管理するメールボックス、８−１，８−２，・・・８−ｎは回線を経由してメールサーバ１に接続されるメールクライアントである。
【０００７】
メールを他の利用者に発信する場合には、先ず、メール処理を行う計算機であるメールサーバ１にメールクライアント８からログインする。なお、各利用者毎にユニークなログイン名が割り当てられ、これが利用者のメールアドレスとして使用される。
次に利用者はメールをメールクライアント８からメールサーバ１に送付することでメールの発信をメールサーバに依頼する。メールクライアント８からメールサーバ１に送付されるメールはメールの発信者に関する情報、受信者に関する情報等を含んだメールヘッダーと発信者が受信者に対して通知したい情報を記述したメールボディとから構成される。
【０００８】
メールヘッダの一例を図２に示す。図中、第１行目に示す、「Ｔｏ：」で始まる行は、メールの宛先を指定する行で、「Ｔｏ：」に続く文字列が宛先を示す。宛先は、受信者のメールアドレスであるログイン名または、後述するアドレスブックに登録されている宛先名を一つ又は複数指定する。
第２行目に示す「Ｆｒｏｍ：」で始まる行は、メールの発信者を指定する行で、「Ｆｒｏｍ：」に続く文字列が、メール発信者のメールアドレス即ちログイン名を示す。
【０００９】
第３行目に示す「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」で始まる行は、メールの表題を示す。
なお、図２に示した例は、メールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−ａ」の利用者から、アドレスブックに定義されている「総務部長」へ「特許出願について」という表題のメールを発信する場合のものである。
アドレスブックは、利用者が任意に設定した宛先名とメールアドレス（ログイン名）を対応付けるもので、各利用者が個別に使用するユーザアドレスブックと、メールシステムを利用する全ての利用者が共通に使用するシステムアドレスブックの２種類がある。
【００１０】
図３にシステムアドレスブックの一例を、図４にユーザアドレスブックの一例を示す。システムアドレスブックもユーザアドレスブックも、同じ書式で宛先名情報を管理する。各行のコロン（「：」）の左側は宛先名を示し、右側は、宛先名に対応するメールアドレスを表す。一つの宛先名に対して複数のメールアドレスを対応付ける事もできる。また、メールアドレス代わりに同じアドレスブック内で定義されている他の宛先名を対応付けることもできる。また、ユーザアドレスブックではシステムアドレスブックで定義されている宛先名を使用することもできる。
【００１１】
例えば、図３に示すシステムアドレスブックでは、宛先名「社長」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−００１」が、宛先名「人事部長」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−００２」が、宛先名「総務部長」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−００３」が、宛先名「開発部長」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−００５」が、宛先名「営業部長」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−００５」が対応付けられている。
【００１２】
また、図４に示すユーザアドレスブックでは、第１行〜第６行で、宛先名「鈴木」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−２０」が、宛先名「本田」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−２１」が、宛先名「田中」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−２２」が、宛先名「守衛」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−４２」が、宛先名「山本」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−５２」が、宛先名「山田」に対してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−３２」が対応付けられている。
【００１３】
第７行では、宛先名「プロジェクトＡ」に対して、宛先名「鈴木」、「田中」、「本田」を使用して、メールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−２０」、「ｕｓｅｒ−２２」、「ｕｓｅｒ−２１」が対応付けられている。
第８行では、宛先名「旅行」に対しては、宛先名「山本」、「山田」を使用して間接的に、メールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−５２」、「ｕｓｅｒ−３２」が対応付けられている。
【００１４】
さらに、宛先名「回送」に対して、システムアドレスブックで定義されている宛先名「開発部長」を使用して、間接的にメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−００５」が対応付けられている。
次にメールハンドラーの処理について説明する。
メールクライアント８からメールの発信依頼を受け付ける（ステップＳ１１）と以下に示すメール発信処理を行う。
【００１５】
まず、メールヘッダの「Ｆｒｏｍ：」の行からメール発信者のメールアドレス（ログイン名）を認識し、対応するユーザアドレスブックを特定する。特定されたユーザアドレスブックとシステムアドレスブックに基づいて、メールヘッダの「Ｔｏ：」の行で指定されている宛先名を全てメールアドレス（ログイン名）に展開する。メールアドレス（ログイン名）が指定されている場合には展開処理は行わない（ステップＳ１２）。
【００１６】
次に、外部記憶装置３から自動回送宛先名４を読み込む（ステップＳ１３）。
次に、ステップＳ１２で展開して得られた全ての受信者のメールアドレス（ログイン名）毎に、メールアドレス（ログイン名）に対応するアドレスブックを、ステップＳ１３で読み込んだ自動回送宛先名をキーに検索する（ステップＳ１４）。
【００１７】
自動回送宛先名と一致する宛先名が登録されていなかった場合には、メールアドレス（ログイン名）に対応するメールボックスにメールを格納し（ステップＳ１６）、一致する宛先名が登録されていた場合には、自動回送宛先名に対応付けられている宛先にメールを回送する（ステップＳ１７）。なお、回送処理はメール発信処理（ステップＳ１２移行の処理）と同様の処理を行う。
【００１８】
次に、システムアドレスブックが図３に示した通りに定義され、メールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−ａ」に対応するユーザアドレスブックには何も定義されておらず、メールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−００３」に対応するユーザアドレスブックが図４に示した通りに定義されている状態で、利用者ｕｓｅｒ−ａが、図２に示すメールヘッダのメールを発信する場合のメールハンドラーの動作を説明する。
【００１９】
まず、自動回送宛先名として「回送」が登録されている場合を説明する。
利用者ｕｓｅｒ−ａがメールクライアント８から図２に示すメールヘッダを備えたメールをメールサーバ１に対して発信の依頼する。
メールハンドラー２は、依頼を受け付けると（ステップＳ１１）、システムアドレスブックを用いて、宛先名「総務部長」を展開してメールアドレス（ログイン名）「ｕｓｅｒ−００３」を得る。（ステップＳ１２）。
【００２０】
次に自動回送宛先名を読み込み、「回送」を得る（ステップＳ１３）。
次に「回送」をキーに、ステップＳ１２で得たログイン名「ｕｓｅｒ−００３」に対応するユーザアドレスブックを検索する。ログイン名「ｕｓｅｒ−００３」のユーザアドレスブックには、「回送：総務部長」が登録されているのて、「総務部長」に対してメールを回送する。（ステップＳ１７）。
【００２１】
次に、自動回送宛先名として「守衛」が登録されている場合を説明する。
利用者ｕｓｅｒ−ａがメールクライアント８から図２に示すメールヘッダを備えたメールをメールサーバ１に対して発信の依頼すると、メールハンドラー２が、依頼を受け付け（ステップＳ１１）、システムアドレスブックを用いて、宛先名「総務部長」を展開してログイン名「ｕｓｅｒ−００３」を得る。（ステップＳ１２）。
【００２２】
次に「守衛」をキーに、ステップＳ１２で得たログイン名「ｕｓｅｒ−４２」に対応するユーザアドレスブックを検索する。「ｕｓｅｒ−００３」のユーザアドレスブックには、「守衛：ｕｓｅｒ−４２」が登録されているのて、メールアドレス「ｕｓｅｒ−４２」に対してメールを回送する。（ステップＳ１７）。
ここでは、メールの受信者としてｕｓｅｒ−００３のみを説明したが、自動回送宛先名が変更されれば、他の全ての利用者のメールの自動回送先も一斉に変更されることは言うまでもない。すなわち、上の例では、例えばログイン名「ｕｓｅｒ−１２３」のユーザアドレスブックに「守衛：ｕｓｅｒ−２３４」が登録されていれば、ｕｓｅｒ−１２３宛のメールはｕｓｅｒ−２３４に回送される。
【００２３】
また、メールアドレスとしてログイン名を使用したが、利用者毎にユニークなものであればログイン名以外のものであってもよい。
また、アドレスブック設定用の操作画面等は、任意に設計すればよく、本願発明とは直接は関係無いことは言うまでもない。
【００２４】
【発明の効果】
本発明によると、利用者がメールの自動回送先を設定する際に、自動回送設定の為の専用の操作を行う必要が無く、使い慣れたアドレスブックの設定操作でメールの自動回送先を登録することができ、新たな操作を習得する必要が無くなる。また、自動回送宛先名を変更するだけでメールシステムの利用者全ての自動回送先を一瞬にして変更することが可能となり、メールシステムの管理者の負荷が軽減され、運用効率が向上する。
【図面の簡単な説明】
【図１】システム構成図
【図２】メールヘッダの一例を示す図
【図３】システムアドレスブックの一例を示す図
【図４】ユーザアドレスブックの一例を示す図
【図５】メールハンドラーのショリフローを示す図
【符号の説明】
１  メールサーバ
２  メールハンドラー
３  外部記憶装置
４  自動回送宛先名
５  システムアドレスブック
６  ユーザアドレスブック
７  メールボックス
８−１〜ｎ  メールクライアント
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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