(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
識別番号が付与された文書を記憶する記憶部と、
上記識別番号および該識別番号が付与された文書の内容を表す要約情報を含む画像の入力を受け付ける入力部と、
上記入力部に入力された入力画像から上記識別番号および上記要約情報を抽出する抽出機能、上記記憶部を検索して該抽出機能が抽出した識別番号が付与されている文書を獲得する文書獲得機能、および上記文書獲得機能が獲得した文書に対して上記抽出機能が抽出した要約情報が適正であるかどうかを判定する適正判定機能を有する制御部と、
上記適正判定機能が適正であると判定したときに、上記文書獲得機能が獲得した文書を出力する出力部と、を備えた文書管理装置。
【請求項２】
上記入力部は、ネットワークを介して接続された外部装置から送信されてきた画像を入力画像として受け付け、
上記出力部は、上記ネットワークを介して接続された外部装置に上記文書獲得機能が獲得した文書を送信する請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
上記適正判定機能は、上記文書獲得機能が獲得した文書内に上記抽出機能が抽出した要約情報と一致する画像が存在したときに、適正であると判定する請求項１または２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
上記出力部は、上記文書獲得機能が該当する文書を獲得できなかったときに、上記記憶部に該当する文書が記憶されていない旨の出力を行う請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項５】
上記入力画像には、文書のバージョンを示す情報が含まれている請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項６】
上記制御部は、入力画像に所定のマークがあるかどうかを判定するマーク有無判定機能を有し、
上記出力部は、上記マーク有無判定機能が入力画像に所定のマークがあると判定したとき、上記文書獲得機能が獲得した文書の最新版を送信する請求項５に記載の文書管理装置。
【請求項７】
上記制御部は、上記入力画像に適正な認証情報が含まれているかどうかを判定する認証機能、および上記入力画像に適正な認証情報画像が含まれていなかったときに上記出力部に対して文書の出力を禁止する文書出力禁止機能を有する請求項１〜６のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項８】
上記記憶部に記憶する文書毎に上記認証情報を付与した請求項７に記載の文書管理装置。
【請求項９】
上記制御部は、上記入力画像に含まれる認証情報に所定の情報が付加されているとき、上記文書出力禁止機能を有効にする請求項７または８に記載の文書管理装置。
【請求項１０】
上記出力部は、上記入力画像に適正な認証情報画像が含まれていなかったときに、適正な認証情報画像がない旨を出力する請求項７〜９のいずれかに記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、入力画像に応じて管理している文書を出力する文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、公衆回線網を介して接続された装置間での画像通信技術が様々な形で利用されている。
【０００３】
例えば、公衆回線網を介して接続されたファックス装置から送信されてきた画像を受信すると、データベースを検索して受信した画像に応じた文書を取り出し、画像を送信してきた上記ファックス装置にデータベースから取り出した文書を送信する文書管理装置があった（特開平２−２４６１号公報）。この装置を利用すれば、ユーザは任意のファックス装置から適当な画像（文書管理装置に所望の文書の送信を要求する画像）を送信するだけで、上記文書管理装置において管理されている所望の文書を得ることができる。したがって、ユーザは自分のいる場所に係わらず、公衆回線網に接続されたファックス装置が利用できれば、何処からでも文書管理装置において管理されている所望の文書を得ることができる。
【０００４】
また、画像通信に使用されるファックス装置本体に、送信する原稿に記載されている送信先の回線番号を読み取って、読み取った回線番号の局に対して自動的に回線の接続要求を行い、回線が接続されると原稿画像を送信する機能を設けることが提案されている（特開平７−２３６０４７号公報）。このファックス装置は、上記機能を設けたことでユーザによる送信先の回線番号の入力が不要となり、発信時の操作性が向上できるというものである。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、特開平２−２４６１号公報に記載された文書管理装置は公衆回線網を介して送信されてきた画像、すなわち本体で管理している文書の送信要求、を受信すると、要求された文書を無条件でデータベースから取り出して送信するものであった。このため、文書管理装置において管理されている文書を誰もが自由に取り出せるという問題があった。したがって、従来の文書管理装置では、例えば特定の人にしか開示しない文書、すなわち開示を制限する文書、を管理することができなかった。このように、従来の文書管理装置は、本体における文書管理のセキュリティが十分でないという問題があった。
【０００９】
この発明の目的は、入力された文書の出力要求に対して、該出力要求が予め定めた条件を満たすものであったときに要求された文書を出力することで、本体における文書管理のセキュリティを向上させ、セキュリティが高い文書についても十分管理できる文書管理装置を提供することにある。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
この発明の文書管理装置は、上記課題を解決するために以下の構成を備えている。
【００１３】
（１）識別番号が付与された文書を記憶する記憶部と、
上記識別番号および該識別番号が付与された文書の内容を表す要約情報を含む画像の入力を受け付ける入力部と、
上記入力部に入力された入力画像から上記識別番号および上記要約情報を抽出する抽出機能、上記記憶部を検索して該抽出機能が抽出した識別番号が付与されている文書を獲得する文書獲得機能、および上記文書獲得機能が獲得した文書に対して上記抽出機能が抽出した要約情報が適正であるかどうかを判定する適正判定機能を有する制御部と、
上記適正判定機能が適正であると判定したときに、上記文書獲得機能が獲得した文書を出力する出力部と、を備えている。
【００１４】
この構成では、入力された画像から文書を識別する識別番号および該識別番号が付与された文書の内容を表す要約情報を抽出し、抽出した識別番号が付与されている文書を記憶部から獲得すると、獲得した文書に対して入力された画像から抽出した要約情報が適正であるかどうかを判定し、適正であったときに記憶部から獲得した文書の出力を実行する。
【００１５】
したがって、適正な要約情報を知らない者、言い換えれば文書の内容を知らない者、に本体で管理している文書が取り出されてしまうことを抑えることができるので、文書管理のセキュリティが向上され、セキュリティが高い文書についても管理することができる。
【００１６】
（２）上記入力部は、ネットワークを介して接続された外部装置から送信されてきた画像を入力画像として受け付け、
上記出力部は、上記ネットワークを介して接続された外部装置に上記文書獲得機能が獲得した文書を送信する。
【００１７】
この構成では、本体に対する画像の入力が公衆回線網等のネットワークを介して接続した外部装置で行えるので、文書管理装置本体から離れた場所にいても、該文書管理装置本体から所望の文書が取り出せる。
【００１８】
（３）上記適正判定機能は、上記文書獲得機能が獲得した文書内に上記抽出機能が抽出した要約情報と一致する画像が存在したときに、適正であると判定する。
【００１９】
この構成では、上記要約情報を該当する文書の一部または全部の画像とすることで、入力された画像から抽出した要約情報と、記憶部に記憶している文書の画像とが一致しているかどうかという簡単な画像処理によって、入力された画像から抽出した要約情報が適正であるかどうかを判定できる。
【００２０】
（４）上記出力部は、上記文書獲得機能が該当する文書を獲得できなかったときに、上記記憶部に該当する文書が記憶されていない旨の出力を行う。
【００２１】
この構成では、出力が要求された文書が記憶部に記憶されていなかったとき、その旨の出力を行うようにしたので、出力要求された文書が装置本体で管理していないことを知らせることができる。
【００２２】
（５）上記入力画像には、文書のバージョンを示す情報が含まれている。
【００２３】
この構成では、上記入力画像に文書のバージョンを示す情報も含まれるように構成したので、本体において文書をバージョン別に管理させることで、ユーザが古いバージョンの文書も取り出せるようになる。
【００２４】
（６）上記制御部は、入力画像に所定のマークがあるかどうかを判定するマーク有無判定機能を有し、
上記出力部は、上記マーク有無判定機能が入力画像に所定のマークがあると判定したとき、上記文書獲得機能が獲得した文書の最新版を送信する。
【００２５】
この構成では、入力画像に所定のマークがあると出力が要求された文書の最新バージョンが出力される。したがって、最新バージョンの文書がどれであるかを知らない者でも、上記所定のマークを付けた画像を入力することで、簡単に最新バージョンの文書が得られる。
【００２６】
（７）上記制御部は、上記入力画像に適正な認証情報が含まれているかどうかを判定する認証機能、および上記入力画像に適正な認証情報画像が含まれていなかったときに上記出力部に対して文書の出力を禁止する文書出力禁止機能を有する。
【００２７】
この構成では、入力画像に適正な認証情報が含まれていなかったときには、要約情報が適正であっても、文書の出力が禁止される。したがって、装置本体における文書管理のセキュリティを一層向上させることができる。
【００２８】
なお、認証情報としては、文字列（パスワード）であってもよいし、画像であってもよい。
【００２９】
（８）上記記憶部に記憶する文書毎に上記認証情報を付与した。
【００３０】
この構成では、装置本体で管理されている文書毎に認証情報を設定することができる。したがって、装置本体で管理されている文書毎に出力を制限することができ、本体における文書管理のセキュリティが一層向上される。
【００３１】
（９）上記制御部は、上記入力画像に含まれる認証情報に所定の情報が付加されているとき、上記文書出力禁止機能を有効にする。
【００３２】
この構成では、装置本体から所望の文書を獲得する際に画像の入力に用いた原稿における認証情報に対して所定の情報を付加することによって、例えば認証情報の上に線を引く等することで、原稿を拾った者がこの原稿を使用しても本体から文書が取り出されることがない。したがって、装置本体における文書管理のセキュリティが一層向上される。
【００３３】
（１０）上記出力部は、上記入力画像に適正な認証情報画像が含まれていなかったときに、適正な認証情報画像がない旨を出力する。
【００３４】
この構成では、入力画像に適正な認証情報が含まれていなかったときにその旨を出力するようにしたので、認証情報の記入を忘れていることを知らせることができ、ユーザに迅速な対応を促すことができる。
【００４８】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施形態である文書管理装置について説明する。
図１は、この実施形態の文書管理装置の構成を示すブロック図である。文書管理装置１は、本体の動作を制御する制御部２と、識別番号（以下、文書ＩＤと言う。）が付与された文書を記憶する記憶部３と、公衆回線網６を介して接続されたファックス装置等の画像の送受信が行える通信端末装置７から送信されてきた画像の受信処理を行う受信部４と、公衆回線網６を介して接続された上記通信端末装置７に画像を送信する送信部５と、を備えている。上記受信部４がこの発明で言う入力部に相当し、上記送信部５がこの発明言う出力部に相当する。また、通信端末装置７がこの発明で言う外部装置に相当する。
【００４９】
制御部２は、受信部４が受信した画像を処理して、該画像から文書ＩＤおよびサムネイル情報を抽出する抽出機能１１、記憶部３を検索して前記抽出機能１１が抽出した文書ＩＤが付与されている文書を取り出す文書取得機能１２、および、前記抽出機能１１が抽出した上記サムネイル情報が該文書取得機能１２によって取り出された文書に対して適正であるかどうかを判定する判定機能１３を有している。なお、上記文書ＩＤがこの発明で言う識別番号に相当し、上記サムネイル情報がこの発明で言う要約情報に相当する。また、ここで言うサムネイル情報とは該当する文書を縮小した画像であり、上記判定機能１３は前記抽出機能１１が抽出した上記サムネイル情報が該文書取得機能１２によって取り出された文書内に一致する画像が存在するかどうかを判定する。
【００５０】
記憶部３には、文書ＩＤと該文書ＩＤが付与されている文書の記憶部３における記憶位置を示す情報（ファイルパス）とを対応づけた図２に示す文書管理テーブル２０が記憶されている。上記ファイルパスは、該当する文書の記憶位置を示すアドレスである。
【００５１】
また、この発明の実施形態である文書管理装置１に対してアクセスが許可されているユーザには図３に示す文書請求用紙２１が事前に配付されている。この文書請求用紙２１は、記憶部３に記憶されている文書毎に作成された用紙である。文書請求用紙２１は、図３に示すように対応する文書のタイトル（Ｔｉｔｌｅ）、該文書の作成日付（日付）、該文書のサムネイル情報（１〜６ページのサムネイル）、該文書の文書ＩＤ（ドキュメントＩＤ）、および文書管理装置１の回線番号（通信番号）がそれぞれ所定の位置に印刷された用紙である。文書作成日付が、この発明で言う文書のバージョンを示す情報である（詳細については後述する。）。なお、各ユーザに配付される文書請求用紙２１は該ユーザが記憶部３から取り出してもよい文書に対応するものだけであり、記憶部３から取り出すことが禁止されている文書に対応する文書請求用紙２１については配付されていない。すなわち、事前に配付される上記文書請求用紙２１の種類はユーザ毎に決められている。
【００５２】
以下、この実施形態の文書管理装置１の動作について説明する。図４はこの実施形態の文書管理装置の動作を示すフローチャートである。ユーザは記憶部３から取り出す文書に対応する文書請求用紙２１を準備する。上述したように、文書請求用紙２１は事前にユーザに配付されている。ユーザは公衆回線網６に接続されている通信端末装置７を使用して、用意した文書請求用紙２１に印字されている画像を文書管理装置１に送信する。
【００５３】
なお、一般的な通信端末装置７では画像の送信（ファックス通信）が完了すると文書管理装置１との回線を切断する。しかし、一般的な通信端末装置７は画像を送信する際、読みとった原稿画像に自機の回線番号を含むヘッダを付けて送信するので、文書管理装置１では受信した画像における上記ヘッダ部分の画像に対して公知の画像認識処理技術を利用した認識処理を実行することで、画像を送信してきたユーザが使用した通信端末装置７の回線番号が認識できる。また、周知の発信者番号通知サービスを利用して、上記ユーザが使用した通信端末装置７の回線番号を認識する構成であってもよい。このように、文書管理装置１はユーザが文書請求用紙２１に印字されている画像の送信に使用した通信端末装置７の回線番号を認識できるので、該通信端末装置７に対して回線の接続要求を行って、回線の接続後に適当な画像を送信することができる。
【００５４】
文書管理装置１は、受信部４において公衆回線網６を介して送信されてきた文書請求用紙２１の画像を受信すると（ｎ１）、受信した画像（以下、受信画像と言う。）から文書ＩＤおよびサムネイル情報を抽出する抽出処理を実行する（ｎ２）。この抽出処理は、制御部２が備える抽出機能１１によって実行される。文書管理装置１はｎ２において受信画像から文書ＩＤおよびサムネイル情報の少なくとも一方が抽出できなかったときには、その旨を示す画像を作成して送信部５から作成した画像を受信画像を送信してきた通信端末装置７に返信する（ｎ３〜ｎ５）。なお、上述したように文書管理装置１ではユーザが使用した通信端末装置７の回線番号を認識できるので、受信画像を送信してきた通信端末装置７との回線を接続してｎ４で作成した画像を返信することができる。
【００５５】
一方、文書管理装置１は受信画像から文書ＩＤおよびサムネイル情報の両方の抽出に成功すると、ここで抽出した文書ＩＤをキーにして文書管理テーブル２０を検索し、記憶部３から該当する文書ＩＤが付与されている文書を獲得する（ｎ６）。ｎ６で記憶部３から該当する文書ＩＤが付与された文書が獲得できなかったとき（記憶部３に該当する文書ＩＤが付与された文書が記憶されていなかったとき）、文書管理装置１はその旨を示す画像を作成して送信部５から作成した画像を受信画像を送信してきた通信端末装置７に返信する（ｎ７〜ｎ９）。
【００５６】
また、文書管理装置１は記憶部３から該当する文書ＩＤが付与されている文書を獲得した場合、受信画像から抽出したサムネイル情報がｎ６で獲得した文書の縮小画像であるかどうか（適正なサムネイル情報であるかどうか）を判定する（ｎ１０）。ｎ１０で受信画像から抽出したサムネイル情報が適正でないと判定すると、その旨を示す画像を作成して、作成した画像を送信部５から作成した画像を受信画像を送信してきた通信端末装置７に返信する（ｎ１１、ｎ１２）。
【００５７】
文書管理装置１は、受信画像から抽出したサムネイル情報が適正であると判定すると、ｎ６で記憶部３から獲得した文書を通信端末装置７に返信する（ｎ１３）。
【００５８】
したがって、ユーザは事前に配付されている文書請求用紙２１の画像を通信端末装置７を使用して文書管理装置１に送信することによって、文書管理装置１で管理されている所望の文書が入手できる。また、
▲１▼受信画像から文書ＩＤやサムネイル情報が抽出できなかったとき、
▲２▼請求された文書が記憶部３に存在しなかったとき、
▲３▼受信画像から抽出したサムネイル情報が適正でなかったとき、には、
その旨を示す画像を作成して返信するようにしているので、ユーザに文書の請求が適正に行われていないことを知らせることができ、該ユーザが文書管理装置１から請求した文書が返信されてくるのをいつまでも待ち続けることがない。したって、ユーザは文書請求用紙２１の再送信を実行する等、適正な処置を迅速に行って、文書管理装置１から所望の文書を獲得することができる。
【００５９】
また、上記構成により文書請求用紙２１を所有していない者、すなわち文書管理装置１が管理している文書の取り出しが許可されていない者、が文書管理装置１に対して文書の出力を要求しても、文書管理装置１から該当する文書が返信されてくることがない。これにより、文書管理装置１における文書管理のセキュリティを向上できる。なお、受信画像から抽出したサムネイル情報が適正でなければ文書を出力しないように構成しており、またサムネイル情報は文書の縮小画像であることから、文書の内容を知らない者が偽造することは殆ど不可能であるので、文書請求用紙２１が偽造されて文書管理装置１から不正に文書が取り出されるという問題も抑えることができる。
【００６０】
さらに、ユーザが画像の送信に使用した通信端末装置７は、文書管理装置１への文書請求用紙２１の画像の送信を完了すると回線を切断するので、文書管理装置１が内部処理を実行している時間については、通信費がかからない。したがって、通信費の無駄も抑えることができる。
【００６１】
なお、ユーザが画像の送信に使用した通信端末装置７が、文書管理装置１への文書請求用紙２１の画像の送信を完了しても回線を切断しないようにすると、上記文書管理装置１における内部処理の時間も回線が接続されているので通信費がかかることになるが、文書管理装置１が通信端末装置７の回線番号を認識する処理や、該通信端末装置７との回線を接続する回線接続処理等が不要になるため、文書管理装置１の負荷が低減されることになり、文書請求用紙を送信したユーザが所望の文書の画像を入手するまでの時間を短縮することができる。
【００６２】
また、図３に示した文書請求用紙２１では、対応する文書の６ページ分のサムネイル情報が印刷されている用紙を例として示したが、フロントページのサムネイル情報だけを印字した用紙とすることもできるし、また、フロントページの一部領域のサムネイル情報を印字した用紙としてもよい。このように、文書請求用紙２１に形成されるサムネイル情報は、適正な請求であるかどうかを判定することができる画像情報であればよい。
【００６３】
次に、この発明の文書管理装置１の別の実施形態について説明する。この実施形態の文書管理装置１も図１に示した構成である。上記実施形態の文書管理装置１と異なる点は、記憶部３に記憶している文書が更新されたときに、更新前の文書を記憶部３から削除するのではなく、残すようにした点である。これにより、この実施形態の文書管理装置１では記憶部３に同一の文書ＩＤが付与されている文書をバージョン別に記憶するようにしている。そこで、記憶部３には図２に示した文書管理テーブルにかえて、図５に示す文書管理テーブル２０を記憶させた。この文書管理テーブル２０は、同一の文書ＩＤが付与されている複数の文書を文書の作成日付（更新日）で管理するテーブルである。この作成日付がこの発明で言うバージョン情報として機能する。
【００６４】
図６はこの発明の実施形態である文書管理装置の動作を示すフローチャートである。なお、この図６では図４で示した処理と同様の処理については図４と同じステップ番号（ｎ番号）を付している。この実施形態の文書管理装置１は、ｎ１で受信した受信画像から文書ＩＤ、サムネイル情報に加えて作成日付情報を抽出し（ｎ２１）、文書ＩＤ、サムネイル情報および作成日付が抽出できたかどうかを判定する（ｎ２２）。文書管理装置１は文書ＩＤ、サムネイル情報および作成日付が全て抽出できていれば、ｎ２３に進んで受信画像から抽出した文書ＩＤが付与されている文書で、且つ受信画像から抽出した作成日付が一致している文書を記憶部３から獲得する（ｎ２４）。なお、その他の処理については上記した実施形態と同様であるのでここでは説明を省略する。
【００６５】
このように、この実施形態の文書管理装置１は、記憶部３において文書をバージョン別に管理できるようにし、図４に示したｎ２、ｎ３、ｎ６の処理に換えてｎ２１、ｎ２２、ｎ２３の処理を実行させることで、バージョンが最新でない文書も請求できるようにした。
【００６６】
また、文書請求用紙２１における作成日付欄をユーザが自由に変更（書換え）できるようにしてもよい。このようにすれば、ユーザは同一の文書ＩＤが付与されている複数の文書（バージョンの異なる文書）を１枚の文書請求用紙２１で請求できる。
【００６７】
但し、このように構成した場合には、文書管理装置１は図７に示すようにｎ２５で受信画像から抽出した付与されている全ての文書を取り出す。そして、ｎ２５で取り出した文書の中に、受信画像から抽出した作成日付の文書があるかどうかを判定し（ｎ２６）、無ければｎ８に進む。一方、受信画像から抽出した作成日付の文書があれば、ｎ２５で取り出した文書の中に、受信画像から抽出したサムネイル情報が適正である文書が存在しているかかどうかを判定し（ｎ２７）、適正である文書が１つでもあれば通信端末装置７に対して指定された文書ＩＤが付与されている文書で且つ、作成日付が一致する文書を返信する（ｎ２８）。
【００６８】
このように、文書請求用紙２１における作成日付欄をユーザが自由に書き換えられるようにすると、受信画像から抽出した文書ＩＤが付与されている全ての文書の中にサムネイル情報が適正である文書が存在するかどうかを判定するようにしたので、受信画像から抽出したサムネイル情報が適正であるかどうかを、正確に判定することができる。
【００６９】
さらに、文書請求用紙２１の右上に最新バージョン要求欄２２を設けてもよい（図８参照）。以下、図８に示す文書請求用紙２１の使用に適した文書管理装置１の動作について図９を参照しなら説明する。図９は、この実施形態にかかる文書管理装置の動作を示すフローチャートである。この実施形態の文書管理装置１は、図７に示した処理と略同様の処理を行うのであるが、ｎ２７で受信画像から抽出したサムネイル情報が適正であると判定すると、受信画像から上記最新バージョン要求欄２２に所定のマークが記入されていたかどうかを判定する（ｎ３１）。最新バージョン要求欄２２に所定のマークが記入されていると、最新バージョンの文書を返信し（ｎ３２）、所定のマークが記入されていなければ受信画像から抽出した作成日付の文書を返信する（ｎ３３）。
【００７０】
したがって、最新バージョンの文書を希望するユーザは、最新バージョン要求欄２２に所定のマークを記入して、文書管理装置１に文書請求用紙２１の画像を送信すればよい。このため、最新バージョンがいつ更新された文書であるか知らなくても（作成日付を知らなくても）、最新バージョンの文書が簡単に入手できる。
【００７１】
なお、文書請求用紙２１の最新バージョン要求欄２２に記入する所定のマークとしては、例えば図８に示すような『○』等のユーザが簡単に記入できるマークとすればよい。また、作成日付欄が未記入の画像が送信されてきたときには、最新バージョン要求欄に所定のマークが記載されているかどうかにかかわらず、最新バージョンの文書を返信するようにしてもよいし、またサムネイル情報が一致した文書を返信するようにしてもよい。
【００７２】
また、この発明の文書管理装置１の別の実施形態について説明する。図１０はこの発明の実施形態である文書管理装置１の構成を示すブロック図である。図１に示した構成と異なる点は、制御部２に後述する認証マークが適正であるかどうかを判定する認証機能１４を設けた点である。
【００７３】
図１１は、この実施形態の文書管理装置に対する文書の請求に適した文書請求用紙を示す図である。この文書請求用紙２１は図８に示したものと略同一であるが、用紙の右下に認証マーク記入欄２３が設けられている。さらに、文書管理装置１の記憶部３には図１２に示す文書管理テーブル２０が記憶されている。この文書管理テーブル２０は、図示するように文書ＩＤと該文書ＩＤが付与されている文書が記録されている位置を示すファイルパスに対して複数の認証情報を対応づけて記憶するテーブルである。
【００７４】
ここで、上記認証機能１４は受信した文書請求用紙２１の画像から抽出した認証マークが、請求された文書に対して対応づけられている複数の認証マークのいずれかと一致するかどうかを判定する機能であり、いずれかの認証マークと一致すれば適正であると判定し、全ての認証マークと一致しなければ適正でないと判定する機能である。また、認証マークとしては、管理者によって定められるパスワード（文字列）だけでなく、管理者の印章等の画像を用いることもできる。
【００７５】
以下、この実施形態の文書管理装置１の動作について説明する。図１３は、この実施形態の文書管理装置の動作を示すフローチャートである。なお、上記実施形態の装置と同様の処理について説明を省略する。この実施形態の文書管理装置１は、図２に示したｎ１〜ｎ７と同様の処理を行い、ｎ７で該当文書があると判定すると、受信画像から抽出した認証マークが、該当文書に対応づけられている認証マークのいずれかと一致するかどうかを判定する（ｎ４１）。ここで、該当する文書に対応づけられている認証マークのいずれかとも一致しなければ、文書請求装置１は通信端末装置７にその旨を示す画像を作成し、該画像を送信する（ｎ４２、ｎ４３）。一方、該当する文書に対応づけられているいずれかの認証マークと一致していれば、図２に示したｎ１０以降の処理を実行する。
【００７６】
このように、この実施形態の文書管理装置１では適正な認証マークが記入された文書請求用紙２１を使用しなければ、文書を取り出すことができないので、文書管理装置１における文書管理のセキュリティを一層向上させることができる。
【００７７】
また、各文書に複数の認証情報が設定でき、且つ受信画像から抽出された認証マークが設定されている認証情報のいずれかと一致すれば、文書を返信するようにしているので、一時的に文書の取り出しを許可したり、装置本体で管理している一部の文書について取り出しを許可することもできる。
【００７８】
また、受信した画像から抽出した認証マークに適当なマークが付加されていた場合、文書の出力を禁止するようにしてもよい。例えば、図１４に示すように認証マーク上に上記適当なマークとして線が引かれている場合、文書の出力を禁止する。図１５はこの構成による文書管理装置の動作を示すフローチャートである。
【００７９】
文書管理装置１は、受信画像から抽出した認証マークに上記適当なマークが付されているかどうかを判定し（ｎ４５）、適当なマークが付されていなければ図１３に示したｎ４１以降の処理を実行し、適当なマークが付されていればｎ４１以降の処理を実行する。
【００８０】
このように、この実施形態の文書管理装置１は受信画像から抽出した認証マークに適当なマーク、例えば認証マーク上に線が引かれていれば、請求された文書を返信しない。したがって、文書管理装置１から文書を取り出したユーザは、該文書を取り出す時に使用した文書請求用紙２１の認証マーク記入欄に記入した認証マークの上に線を引いて該文書請求用紙２１を処分することによって、この文書請求用紙２１を拾った他人によって文書管理装置１から文書が取り出されることを防止することができるので、文書管理装置１における文書管理のセキュリティを一層向上できる。
【００８１】
なお、この実施形態の文書管理装置１に上述したバージョン別の管理が行える機能を加えることもできる。
【００８２】
次に、通信端末装置について説明する。図１６は、通信端末装置の構成を示す図である。通信端末装置３０は、本体の動作を制御する制御部３１と、セットされた原稿から原稿画像を読み取る画像読取部３２と、画像読取部３２で読み取った画像を公衆回線網６を介して回線が接続された局に送信する送信部３３と、公衆回線網６を介して回線が接続された局に送信されてきた画像を受信する受信部３４と、受信部３４で受信した画像を用紙に印字する印字部３５と、を備えている。制御部３１には、画像読取部３２で読み取った原稿画像から回線の接続要求を行う回線番号を抽出する回線番号抽出機能４１、自局の回線番号を用いて回線番号抽出機能４１によって抽出された複数の回線番号から１つを選択する回線番号選択機能４２および、画像読取部３２で読み取った原稿画像を加工する読取画像加工機能４３が設けられている。
【００８３】
画像読取部３２は、原稿から画像を読み取るスキャナ等を有しており、例えば周知のＡＤＦ（自動原稿送り装置）やＲＡＤＦ（両面自動原稿送り装置）を備え、セットされた原稿を１枚ずつ読取位置に搬送して該原稿の画像を読み取るものである。なお、周知のようにＲＡＤＦを備えることで、セットされた原稿の両面の画像が読み取れる。
【００８４】
以下、この通信端末装置３０の動作について説明する。
なお、この通信端末装置３０における受信処理については従来の装置と略同じであり、公衆回線網６を介して接続された局から受信した画像を印字部３５において用紙に印字する。受信処理の詳細な説明については省略する。
【００８５】
図１７は、この通信端末装置の送信処理を示すフローチャートである。この通信端末装置３０が最初（または最後）に画像を読み取る原稿の所定の位置に送信先の局の回線番号が記入されている。例えば、図１８に示す原稿５１（以下、回線番号入力用紙５１と言う。）の画像が最初（または最後）に読み取られる。図１８において破線で囲んだ領域が送信先の局の回線番号を記入した領域である。この領域に記入される回線番号は１つであってもよいし、複数であってもよい。但し、ユーザは所定領域に記入されている複数の回線番号の局のいずれかの局と通信できればよい（画像が送信できればよい。）。
【００８６】
通信端末装置３０は、画像読取部３２にセットされた原稿の画像を１枚ずつ読み取る（ｎ５１）。制御部３１は最初（または最後）に読み取った回線番号入力用紙５１の画像から、送信先の回線番号を抽出する回線番号抽出処理を実行する（ｎ５２）。ｎ５２の処理は回線番号抽出機能４１が、周知の画像認識処理技術を利用して、回線番号入力用紙５１の読取画像から送信先の回線番号を抽出する処理である。制御部３１は送信先の回線番号を抽出すると、回線を接続する局の回線番号を選択する回線番号選択処理を実行する（ｎ５３）。ｎ５３の処理は回線番号選択機能４２が実行する処理である。
【００８７】
以下、回線番号選択処理について詳細に説明する。図１９は回線番号選択処理を示すフローチャートである。制御部３１は、自機の回線番号の市外局番を６桁化する（ｎ６１）。自機の回線番号は制御部３１に設けられているＲＡＭ（不図示）に記憶されている。また市外局番を６桁化するとは、市外局番の桁数が６桁未満であるときに、該市外局番の下桁側に『０』を付けて６桁にすることである。例えば、自機の市外局番が『０３』であれば『０』を４つ付けて『０３００００』とし、自機の市外局番が『０１２３』であれば『０』を２つ付けて『０１２３００』する処理である。
【００８８】
次に、上記ｎ５２の回線番号抽出処理において抽出した回線番号を１つ取り出し（ｎ６２）、取り出した回線番号の市外局番を６桁化し（ｎ６３）、自機の６桁化した市外局番との差を求める（ｎ６４）。この差が『０』であれば、このときの回線番号を送信先として選択する（ｎ６５、ｎ６６）。一方、差が『０』でなければ、ｎ５２で抽出した回線番号の全てについて上記ｎ６２以降の処理が完了したかどうかを判定し（ｎ６７）、終了していなければｎ６２に戻って上記処理を繰り返す。ｎ６７でｎ５２で抽出した回線番号の全てについて上記ｎ６２以降の処理が完了したと判定すると、ｎ６４で算出した差の絶対値が最小である回線番号を送信先として選択する（ｎ６８）。なお、差の絶対値が最小の回線番号が複数存在するときには、その中から適当な１つを送信先として選択する。
【００８９】
制御部３１は上記処理で送信先の局の選択を完了すると、送信部３４を制御して送信先として選択した局との回線を接続する回線接続処理を実行する（ｎ５４）。そして、送信先として選択した局との回線が接続されると、回線が接続された局にｎ５１で読みとった原稿画像を送信し本処理を終了する（ｎ５５、ｎ５６）。
【００９０】
ここで、公衆回線網における隣接する市の市外局番はよく似た番号である。したがって、自機の市外局番との差の絶対値が最小であった市外局番の局が、自機から最も近い市に存在する局である可能性が高い。また、回線の接続に対して課金される通信費の料金体系は、通常、回線が接続された両装置間の距離が近いほど安く、離れているほど高くなる。したがって、殆どの場合上記回線番号選択処理で選択された局が通信料金が最も安価となる局である可能性が高い。
【００９１】
このように、この通信端末装置３０では回線の接続にともなって課金される通信費が最も安価となる局を送信先として選択し、選択した局と回線を接続して通信するようにしたので、通信費を確実に低減することができる。また、自機の市外局番との差が『０』である局が見つかると、該局を送信先として選択するようにしたので、処理時間の無駄も防止できる。なお、上記差が０になった局は自機と同一市内に存在する局であり、市外通話ではなく市内通話となるので通信費が最も安価になる局である。
【００９２】
次に、別の通信端末装置３０について説明する。図２０は、この通信端末装置３０の構成を示すブロック図である。この通信端末装置は、自機との回線の接続にともなう単位時間当たりの料金を市外局番毎に対応づけた、接続料金テーブル５２（図２１参照）を記憶させた料金データベース３６を備えている点で異なる。接続料金テーブル５２は単位時間当たりに課金される料金が安い順に市外局番を並べたものである。
【００９３】
以下、この通信端末装置３０の動作について説明する。この通信端末装置３０が上述の通信端末装置と異なる点は、ｎ５３にかかる回線番号選択処理である。この通信端末装置３０の回線番号選択処理について説明する。図２２はこの通信端末装置における回線番号選択処理を示すフローチャートである。この通信端末装置３０は、接続料金テーブル５２から単位時間当たりに課金される料金が安い順に市外局番を１つずつ取り出し（ｎ７１）、取り出した市外局番と一致する回線番号の局がｎ５２で抽出されているかどうを判定し（ｎ７２）、抽出されていれば該局を送信先の局として選択する（ｎ７３）。一方、取り出した市外局番と一致する局が抽出されていなければ、接続料金テーブル５２に登録されている次に単位時間当たりに課金される料金が安い市外局番を取り出し上記処理を繰り返す。
【００９４】
したがって、この通信端末装置３０では確実に通信料金が最も安くなる局を送信先として選択することができる。また、通信端末装置３０は単位時間当たりに課金される料金が安い順に市外局番の比較を行っており、該当する局番が抽出されたときに、送信先の局として処理を終了するようにしたので、回線番号選択処理にかかる時間の無駄も防止できる。
【００９５】
また、この通信端末装置３０では、回線が接続された局に対して画像読取部３２で読み取った原稿画像をそのまま送信するとしたが、読取画像加工機能４３において回線番号を抽出した領域の画像を削除した画像を作成し、この画像を送信するようにしてもよい。このようにすると、削除した領域については画像の送信にかかる時間が短縮されることになり、通信費をさらに低減することができる。
【００９６】
また、最初または最後に画像を読み取らせる原稿については、回線番号のみを記入した回線番号入力用紙５１（図２３参照）とし、この原稿画像については回線が接続された局に送信しないようにしてもよい。
【００９７】
さらに、両面原稿の一方の面に回線番号のみを記入し、他方の面に通信内容を記入した原稿をＲＡＤＦを用いて原稿両面の画像を読み取らせ、一方の面については回線が接続された局に送信しないようにすることもできる。
【００９８】
このように、この通信端末装置３０では回線の接続にともなって課金される通信費が最も安価となる局を送信先として選択し、選択した局と回線を接続して通信するようにしたので、通信費を確実に低減することができる。
【００９９】
図２４は、この発明の実施形態である文書管理装置を適用した文書管理システムの構成を示す図である。この文書管理システムは、図２４に示すように公衆回線網１００に上記実施形態の文書管理装置１が複数接続されている。なお、この文書管理装置１は、先に説明したいずれのタイプであってもよい。また、これらの文書管理装置１は全国に設置されており、ユーザはどの文書管理装置１に対してアクセスしても同様のサービス、すなわち文書の取り出しが行える。また、公衆回線網１００には上述した通信端末装置３０が接続されている。この通信端末装置３０も先に説明したいずれのタイプのものであってもよい。また、ユーザが文書管理装置１に対して文書の取り出しを要求する際に使用する装置がこの通信端末装置３０である。
【０１００】
このシステムでは、ユーザに対して文書請求用紙２１だけでなく、回線番号入力用紙５１も事前に配付されている。この回線番号入力用紙５１には、全国に設置されている文書管理装置１の回線番号が記入されている。なお、ユーザに配付されている文書請求用紙２１は、公衆回線網１００に接続されている文書管理装置１に応じたものである。
【０１０１】
これにより、ユーザがこの回線番号入力原稿５１と、所望の文書に対応する文書請求用紙２１を通信端末装置３０にセットすることで、該通信端末装置３０が通信費の最も安い文書管理装置１を選択し、該文書管理装置１との回線を接続して文書請求用紙２１の画像を送信する。文書管理装置１では、上述したように記憶部３において管理している文書から、請求された文書を取り出して通信端末装置３０に返信する。
【０１０２】
このように、ユーザはどの通信端末装置３０を使用しても、常に通信費が最も安くなる文書管理装置１から文書を取り出すことができる。また、上述したように文書管理装置１における文書管理のセキュリティも十分に向上されているので、非常に有効な文書管理システムが構築できる。
【０１０３】
また、通信端末装置３０が原稿読取部３２にＲＡＤＦを備えたタイプのものであれば、図３、図８または図１１に示した文書請求用紙２１が裏面に全国に設置されている文書管理装置１の回線番号が記入されたものであってもよい。このようにすれば、ユーザは１枚の用紙を取り扱うだけでよくなるので、操作性も向上される。
【０１０４】
【発明の効果】
以上のように、この発明の文書管理装置は入力画像から抽出した文書の内容を表す要約情報が適正でなければ、請求された文書を出力しないように構成したので、装置本体における文書管理のセキュリティを向上させることができる。
【０１０５】
また、本体に対する画像の入力を公衆回線網等のネットワークを介して接続された通信端末装置において実行できるようにしたので、装置本体から離れた場所にいるときでも本体から文書の取り出しが行え、本体の利便性が向上できる。
【０１０６】
さらに、要約情報を本体で管理されている文書の縮小画像としたことで、文書の内容を知らない者が本体に対する入力画像を偽造することは殆ど不可能であることから、本体における文書管理のセキュリティを一層向上できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施形態である文書管理装置の構成を示すブロック図である。
【図２】この発明の実施形態である文書管理装置が有する文書管理テーブルの構成を示す図である。
【図３】この発明の実施形態である文書管理装置に使用される文書請求用紙を示す図である。
【図４】この発明の実施形態である文書管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図５】この発明の別の実施形態である文書管理装置が有する文書管理テーブルの構成を示す図である。
【図６】この発明の別の実施形態である文書管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図７】この発明の別の実施形態である文書管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図８】この発明の別の実施形態である文書管理装置に使用される文書請求用紙を示す図である。
【図９】この発明の別の実施形態である文書管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図１０】この発明の別の実施形態である文書管理装置の構成を示すブロック図である。
【図１１】この発明の別の実施形態である文書管理装置に使用される文書請求用紙を示す図である。
【図１２】文書管理テーブルの構成を示す図である。
【図１３】この発明の別の実施形態である文書管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図１４】この発明の別の実施形態である文書管理装置に使用される文書請求用紙を示す図である。
【図１５】この発明の別の実施形態である文書管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図１６】通信端末装置の構成を示すブロック図である。
【図１７】通信端末装置の動作を示すフローチャートである。
【図１８】通信端末装置で使用される回線番号入力原稿を示す図である。
【図１９】通信端末装置における回線番号処理を示すフローチャートである。
【図２０】別の通信端末装置の構成を示すブロック図である。
【図２１】別の通信端末装置に記憶された接続料金テーブルを示す図である。
【図２２】別の通信端末装置における回線番号処理を示すフローチャートである。
【図２３】通信端末装置で使用される回線番号入力原稿を示す図である。
【図２４】この発明の実施形態である文書管理装置を適用した文書管理システムの構成を示す図である。
【符号の説明】
１−文書管理装置
２−制御部
３−記憶部
４−受信部
５−送信部
６−公衆回線網
７−通信端末装置
１１−抽出機能
１２−文書取得機能
１３−判定機能
１４−認証機能
２０−文書管理テーブル
２１−文書請求用紙
２２−最新バージョン要求欄
２３−認証マーク記入欄
３０−通信端末装置
３１−制御部
３２−画像読取部
３３−送信部
３４−受信部
３５−印字部
４１−回線番号抽出機能
４２−回線番号選択機能
４３−読取画像加工機能
５１−回線番号入力用紙
５２−接続料金テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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