(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
不特定多数の相手からセクションアドレス宛に送られて来たメールを受信するメールサーバと、このメールサーバに通信接続された複数のメール受付端末とを含むメール受信システムであって、前記メールサーバは、セクションメールボックスと、受信したメール毎に、付与した通番、タイトル、処理ステータスを管理情報として保持する管理情報ファイルと、前記メールを受信しセクションメールボックスに逐次格納し、このメールの前記管理情報を生成し管理情報ファイルに格納する受信手段と、メール受付端末から管理情報取得要求を受けると管理情報ファイルを読出し処理ステータスが未配信の管理情報一覧を返す管理情報アクセス手段と、メール受付端末から配信要求を受けると、要求にメールの通番が付随していればそのメールを、メールの通番がなければ最古のメールをセクションメールボックスより取出し配信し、このメールをセクションメールボックスより削除し、前記管理情報ファイルのこのメールに対応するエントリの処理ステータスを未配信から配信済みに更新する配信手段と、メール受付端末から送信メールを受け、指定された宛先に送信する送信手段とを有し、前記メール受付端末は、メールボックスと、操作指示用の入力手段と、入力手段の指示に呼応し前記管理情報取得要求を前記アクセス手段に送信する管理情報インタフェース手段と、表示された前記管理情報一覧の内から入力手段の指示に呼応しメールの通番を選択し、これを受付手段に渡す選択手段と、前記配信手段に対して電子メールの配信を要求し、受信した電子メールを前記メールボックスに格納する受付手段と、格納された電子メールを表示する表示手段とを有し、前記受付手段は、通番を渡されていればこれを伴って配信を要求することを特徴とする電子メール受信システム。
【請求項２】
前記メール受付端末は、前記メールボックスに格納され表示されたメールに対する返信メール作成をサポートし、返信メールをメールサーバに送信する返信手段も有し、前記返信手段は、返信メールに元のメールの通番を付加し、前記メールサーバの送信手段は、受信した返信メールを宛先に送信すると対応する前記管理情報をクリアし、対応する受付者の実績情報をインクリメントすることを特徴とする請求項１記載の電子メール受信システム。
【請求項３】
前記メール受付端末が、前記メールボックスに格納され表示されたメールに関し、前記入力手段の指示に呼応し、メールサーバに返却する返却手段を有し、前記返却手段は対象メールを、宛先をセクションアドレスとし、返却を示すパラメータと共にメールサーバに送信し、メールサーバの前記受信手段は返却されたメールを受信し、セクションメールボックスに格納し、管理情報の処理ステータスを返却、未配信に更新し、返却者識別と共に管理情報ファイルに格納し、前記配信手段は、配信要求に対し、要求者識別に一致する返却者識別を伴う管理情報に対応するメールを、除いて配信することを特徴とする請求項１記載の電子メール受信システム。
【請求項４】
不特定多数の相手からセクションアドレス宛に送られて来たメールを受信するメールサーバと、このメールサーバに通信接続された複数のメール受付端末とを含むメール受信方法であって、前記メールサーバは、セクションメールボックスと、受信したメール毎に、付与した通番、タイトル、処理ステータスを管理情報として保持する管理情報ファイルと、前記メールを受信しセクションメールボックスに逐次格納し、このメールの前記管理情報を生成し管理情報ファイルに格納する受信手順と、メール受付端末から管理情報取得要求を受けると管理情報ファイルを読出し処理ステータスが未配信の管理情報一覧を返す管理情報アクセス手順と、メール受付端末から配信要求を受けると、要求にメールの通番が付随していればそのメールを、メールの通番がなければ最古のメールをセクションメールボックスより取出し配信し、このメールをセクションメールボックスより削除し、前記管理情報ファイルのこのメールに対応するエントリの処理ステータスを未配信から配信済みに更新する配信手順と、メール受付端末から送信メールを受け、指定された宛先に送信する送信手順とを有し、前記メール受付端末は、メールボックスと、操作指示用の入力手段と、入力手段の指示に呼応し前記管理情報取得要求を前記アクセス手順に送信する管理情報インタフェース手順と、表示された前記管理情報一覧の内から入力手段の指示に呼応しメールの通番を選択し、これを受付手順に渡す選択手順と、前記配信手順に対して電子メールの配信を要求し、受信した電子メールを前記メールボックスに格納する受付手順と、格納された電子メールを表示する表示手順とを有し、前記受付手順は、通番を渡されていればこれを伴って配信を要求することを特徴とする電子メール受信方法。
【請求項５】
前記メール受付端末は、前記メールボックスに格納され表示されたメールに対する返信メール作成をサポートし、返信メールをメールサーバに送信する返信手順も有し、前記返信手順は、返信メールに元のメールの通番を付加し、前記メールサーバの送信手順は、受信した返信メールを宛先に送信すると対応する前記管理情報をクリアし、対応する受付者の実績情報をインクリメントすることを特徴とする請求項４記載の電子メール受信方法。
【請求項６】
前記メール受付端末が、前記メールボックスに格納され表示されたメールに関し、前記入力手段の指示に呼応し、メールサーバに返却する返却手順を有し、前記返却手順は対象メールを、宛先をセクションアドレスとし、返却を示すパラメータと共にメールサーバに送信し、メールサーバの前記受信手順は返却されたメールを受信し、セクションメールボックスに格納し、管理情報の処理ステータスを返却、未配信に更新し、返却者識別と共に管理情報ファイルに格納し、前記配信手順は、配信要求に対し、要求者識別に一致する返却者識別を伴う管理情報に対応するメールを、除いて配信することを特徴とする請求項４記載の電子メール受信方法。
【請求項７】
セクションメールボックスと、受信したメール毎に、付与した通番、タイトル、処理ステータスを管理情報として保持する管理情報ファイルと、前記メールを受信しセクションメールボックスに逐次格納し、このメールの前記管理情報を生成し管理情報ファイルに格納する受信手段と、通信接続されたメール受付端末から管理情報取得要求を受けると管理情報ファイルを読出し処理ステータスが未配信の管理情報一覧を返す管理情報アクセス手段と、前記メール受付端末から配信要求を受けると、要求にメールの通番が付随していればそのメールを、メールの通番がなければ最古のメールをセクションメールボックスより取出し配信し、このメールをセクションメールボックスより削除し、前記管理情報ファイルのこのメールに対応するエントリの処理ステータスを未配信から配信済みに更新する配信手段と、メール受付端末から返信メールを受け、指定された宛先に送信する送信手段とを有することを特徴とするメールサーバ。
【請求項８】
前記送信手段は、メール受付端末から受信した返信メールを宛先に送信すると、その返信メールに付加された元のメールの通番に対応する前記管理情報をクリアし、対応する受付者の実績情報をインクリメントすることを特徴とする請求項７記載のメールサーバ。
【請求項９】
前記受信手段は、返却を示すパラメータを伴ったメールをメール受付端末より受信すると、このメールをセクションメールボックスに格納し、管理情報の処理ステータスを返却、未配信に更新し、前記メール受付端末に対応の返却者識別と共に管理情報ファイルに格納し、前記配信手段は、配信要求に対し、要求者識別に一致する返却者識別を伴う管理情報に対応するメールを、除いて配信することを特徴とする請求項７記載のメールサーバ。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は電子メールの受信方法と受信方法、並びにメールサーバに関し、特に不特定多数の相手からセクションアドレス宛に送られて来た電子メールを複数の受付担当者が分担して受信し処理するシステム、及び受信し処理する方法、並びにメールサーバに関する。
【０００２】
【従来の技術】
不特定多数の相手から一つのセクションアドレス宛てに送られて来た電子メールを受信し、処理する従来のシステムを図９に示す。メールサーバ５０は、メール配信装置５１と、セクション用メールボックス５２、個人用メールボックス（Ａ１）５３、・・個人用メールボックス（Ａｎ）５５、送信バッファ５６を備えている。
【０００３】
不特定多数のユーザからセクション宛のメール３０を受けると、メール配信装置５１によりセクション用メールボックス５２に格納される。セクション管理者は、端末６０からこれらのメールを読出し、一葉づつ要求される処理内容を判定し、対応する受付担当者に転送する。
【０００４】
即ち、送信バッファ５６、メール配信装置５１を通じ個人用メールボックス（Ａ１）５３、・・・個人用メールボックス（Ａｎ）５５に転送し、このメールは操作者Ａ１、・・Ａｎにより端末６１、・・６３に読み出され処理される。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
この様にセクション管理者が、毎回メール内容をチェックし複数の受付担当者への振り分け処理を行っていた。従って、受信する電子メールが大量になるにつれて、振り分け管理者の作業が膨大になり迅速に対応しきれないという問題があった。
【０００６】
上記問題に鑑み、セクション用メールボックス５２の各メールを読出し、管理者により予め設定された振り分け先判定テーブルに従がい自動的に振り分け先を判定し、対応する個人用メールボックスに格納する方式が考案されている。
【０００７】
この方式では、管理者の振り分け判定作業は削減され、この作業が処理のネックとなる点は改善されるが、メールを受付処理する担当者の増減や、入れ替え、各担当者の処理範囲の変動（新人の担当者がスキルを拡張する場合やそれに伴う各担当の分担見直し等）が発生する都度、振り分け先判定テーブルのキーワード、振り分けアドレスを更新する必要があり、これら管理工数が掛かるという別の課題が発生することがある。
【０００８】
又、自動振り分け方式は受付担当者（実際の処理者）のその日、その時の状況に拘わらず固定的且つ一方的に振り分けるものであり、状況に応じた処理が出来るものではなかった。
【０００９】
又、他の方法としてメーリングリストを利用して複数の受付担当者に同一の電子メールを送付する方法も考えられるが、この方法では、電子メールの内容を検討して実際に処理を行う受付担当者の決定方法があいまいであった（担当者から見ても分担が不明確で、各メールを誰が処理するのか毎回協議する必要があった）。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明による第１の電子メール受信システムは、不特定多数の相手からセクションアドレス宛に送られて来たメールを受信するメールサーバと、このメールサーバに通信接続された複数のメール受付端末とを含むメール受信システムであって、前記メールサーバは、セクションメールボックスと、受信したメール毎に、付与した通番、タイトル、処理ステータスを管理情報として保持する管理情報ファイルと、前記メールを受信しセクションメールボックスに逐次格納し、このメールの前記管理情報を生成し管理情報ファイルに格納する受信手段と、メール受付端末から管理情報取得要求を受けると管理情報ファイルを読出し処理ステータスが未配信の管理情報一覧を返す管理情報アクセス手段と、メール受付端末から配信要求を受けると、要求にメールの通番が付随していればそのメールを、メールの通番がなければ最古のメールをセクションメールボックスより取出し配信し、このメールをセクションメールボックスより削除し、前記管理情報ファイルのこのメールに対応するエントリの処理ステータスを未配信から配信済みに更新する配信手段と、メール受付端末から送信メールを受け、指定された宛先に送信する送信手段とを有し、前記メール受付端末は、メールボックスと、操作指示用の入力手段と、入力手段の指示に呼応し前記管理情報取得要求を前記アクセス手段に送信する管理情報インタフェース手段と、表示された前記管理情報一覧の内から入力手段の指示に呼応しメールの通番を選択し、これを受付手段に渡す選択手段と、前記配信手段に対して電子メールの配信を要求し、受信した電子メールを前記メールボックスに格納する受付手段と、格納された電子メールを表示する表示手段とを有し、前記受付手段は、通番を渡されていればこれを伴って配信を要求することを特徴とする。
【００１２】
本発明による第２の電子メール受信システムは、前記メール受付端末は、前記メールボックスに格納され表示されたメールに対する返信メール作成をサポートし、返信メールをメールサーバに送信する返信手段も有し、前記返信手段は、返信メールに元のメールの通番を付加し、前記メールサーバの送信手段は、受信した返信メールを宛先に送信すると対応する前記管理情報をクリアし、対応する受付者の実績情報をインクリメントすることを特徴とする。
【００１５】
本発明による第３の電子メール受信システムは、前記メール受付端末が、前記メールボックスに格納され表示されたメールに関し、前記入力手段の指示に呼応し、メールサーバに返却する返却手段を有し、前記返却手段は対象メールを、宛先をセクションアドレスとし、返却を示すパラメータと共にメールサーバに送信し、メールサーバの前記受信手段は返却されたメールを受信し、セクションメールボックスに格納し、管理情報の処理ステータスを返却、未配信に更新し、返却者識別と共に管理情報ファイルに格納し、前記配信手段は、配信要求に対し、要求者識別に一致する返却者識別を伴う管理情報に対応するメールを、除いて配信することを特徴とする。
【００１７】
本発明による第１の電子メール受信方法は、不特定多数の相手からセクションアドレス宛に送られて来たメールを受信するメールサーバと、このメールサーバに通信接続された複数のメール受付端末とを含むメール受信方法であって、前記メールサーバは、セクションメールボックスと、受信したメール毎に、付与した通番、タイトル、処理ステータスを管理情報として保持する管理情報ファイルと、前記メールを受信しセクションメールボックスに逐次格納し、このメールの前記管理情報を生成し管理情報ファイルに格納する受信手順と、メール受付端末から管理情報取得要求を受けると管理情報ファイルを読出し処理ステータスが未配信の管理情報一覧を返す管理情報アクセス手順と、メール受付端末から配信要求を受けると、要求にメールの通番が付随していればそのメールを、メールの通番がなければ最古のメールをセクションメールボックスより取出し配信し、このメールをセクションメールボックスより削除し、前記管理情報ファイルのこのメールに対応するエントリの処理ステータスを未配信から配信済みに更新する配信手順と、メール受付端末から送信メールを受け、指定された宛先に送信する送信手順とを有し、前記メール受付端末は、メールボックスと、操作指示用の入力手段と、入力手段の指示に呼応し前記管理情報取得要求を前記アクセス手順に送信する管理情報インタフェース手順と、表示された前記管理情報一覧の内から入力手段の指示に呼応しメールの通番を選択し、これを受付手順に渡す選択手順と、前記配信手順に対して電子メールの配信を要求し、受信した電子メールを前記メールボックスに格納する受付手順と、格納された電子メールを表示する表示手順とを有し、前記受付手順は、通番を渡されていればこれを伴って配信を要求することを特徴とする。
【００１８】
本発明による第２の電子メール受信方法は、前記メール受付端末は、前記メールボックスに格納され表示されたメールに対する返信メール作成をサポートし、返信メールをメールサーバに送信する返信手順も有し、前記返信手順は、返信メールに元のメールの通番を付加し、前記メールサーバの送信手順は、受信した返信メールを宛先に送信すると対応する前記管理情報をクリアし、対応する受付者の実績情報をインクリメントすることを特徴とする。
【００２１】
本発明による第３の電子メール受信方法は、前記メール受付端末が、前記メールボックスに格納され表示されたメールに関し、前記入力手段の指示に呼応し、メールサーバに返却する返却手順を有し、前記返却手順は対象メールを、宛先をセクションアドレスとし、返却を示すパラメータと共にメールサーバに送信し、メールサーバの前記受信手順は返却されたメールを受信し、セクションメールボックスに格納し、管理情報の処理ステータスを返却、未配信に更新し、返却者識別と共に管理情報ファイルに格納し、前記配信手順は、配信要求に対し、要求者識別に一致する返却者識別を伴う管理情報に対応するメールを、除いて配信することを特徴とする。
本発明による第１のメールサーバは、セクションメールボックスと、受信したメール毎に、付与した通番、タイトル、処理ステータスを管理情報として保持する管理情報ファイルと、前記メールを受信しセクションメールボックスに逐次格納し、このメールの前記管理情報を生成し管理情報ファイルに格納する受信手段と、通信接続されたメール受付端末から管理情報取得要求を受けると管理情報ファイルを読出し処理ステータスが未配信の管理情報一覧を返す管理情報アクセス手段と、前記メール受付端末から配信要求を受けると、要求にメールの通番が付随していればそのメールを、メールの通番がなければ最古のメールをセクションメールボックスより取出し配信し、このメールをセクションメールボックスより削除し、前記管理情報ファイルのこのメールに対応するエントリの処理ステータスを未配信から配信済みに更新する配信手段と、メール受付端末から返信メールを受け、指定された宛先に送信する送信手段とを有することを特徴とする。
本発明による第２のメールサーバは、前記送信手段は、メール受付端末から受信した返信メールを宛先に送信すると、その返信メールに付加された元のメールの通番に対応する前記管理情報をクリアし、対応する受付者の実績情報をインクリメントすることを特徴とする。
本発明による第３のメールサーバは、前記受信手段は、返却を示すパラメータを伴ったメールをメール受付端末より受信すると、このメールをセクションメールボックスに格納し、管理情報の処理ステータスを返却、未配信に更新し、前記メール受付端末に対応の返却者識別と共に管理情報ファイルに格納し、前記配信手段は、配信要求に対し、要求者識別に一致する返却者識別を伴う管理情報に対応するメールを、除いて配信することを特徴とする。
【００２２】
【発明の実施の形態】
先ず本発明のメール受信システム及び方法が適用される例について説明する。図１は、ネットワーク４を通じ、不特定多数のユーザのパーソナルコンピュータ等のユーザ端末１、・・３から電子メールによる各種問い合わせを受け、電子メールで回答する情報提供システムを示す。
【００２３】
情報提供サイトは、セクションメールボックス１０３を持つメールサーバ１０と、これにＬＡＮ５で接続されたメール受付端末２０、・・４０を含む。各メール受付端末は、回答能力のある複数の受付担当者のそれぞれにより使用される。
【００２４】
次に、本発明の第１実施形態について図面を参照して詳細に説明する。図２を参照すると、本実施形態の電子メール受信システムは、メールサーバ１０、メール受付端末２０、・・４０から構成される。
【００２５】
メールサーバ１０は、受信手段１０１、配信手段１０２、セクションメールボックス１０３、送信手段１０５、及び送信バッファ１０６から構成されている。
【００２６】
メール受付端末２０は、受付手段２０１、キーボードなどの入力手段２０２、ディスプレイなどの表示手段２０３、メールボックス２０４、及び返却手段２０７から構成されている。
【００２７】
メール受付端末４０は、メール受付端末２０と同様の構成であり、１台のメールサーバ１０に対してメール受付クライアントは任意の複数台で構成される。
【００２８】
これらの手段はそれぞれ次の様に動作する。受信手段１０１は、メールサーバ１０に送信されてきた電子メール３０をセクションメールボックス１０３に格納する。
【００２９】
配信手段１０２は、メール受付端末２０の受付手段２０１からの配信要求に対して、セクションメールボックス１０３から最古の電子メールを検索し、受付手段２０１に配信する。
【００３０】
受付手段２０１は、入力手段２０２を介して受付担当者から呼び出され、メールサーバ１０の配信手段１０２に対して電子メールの配送を要求し、受信した電子メールをメールボックス２０４へ格納する。
【００３１】
メールボックス２０４に格納された電子メールは表示手段２０３で表示される。返却手段２０７は、配信されたメールを処理出来ない場合、これを返却する為に使用される。
【００３２】
次に、図２及び図３を参照して本実施形態の動作について説明する。不特定多数の相手から送信されてきたセクションアドレス宛ての電子メール３０は、メールサーバ１０の受信手段１０１で受信し、セクションメールボックス１０３へ格納する。
【００３３】
受付担当者は入力手段２０２を操作し、メール受付端末２０の受付手段２０１に処理開始を通知する。メール受付端末２０の受付手段２０１は、メールサーバ１０の配信手段１０２に対して電子メールの配信要求を行う（図２のステップＡ１）。
【００３４】
メールサーバ１０の配信手段１０２は、配信要求を受け付けると（ステップＡ２）、セクションメールボックス１０３から最古の電子メールを１件検索する。但し、返却メールで、且つ返却者ＩＤが要求者ＩＤと同一のメールは対象としない（ステップＡ３）。
【００３５】
検索したメールをメール受付端末２０へ配信し（ステップＡ４）、配信した電子メールをセクションメールボックス１０３から削除する（ステップＡ５）。
【００３６】
メール受付端末２０の受付手段２０１は、電子メールを受信し、メールボックス２０４へ格納する（ステップＡ６）。受付担当者は表示手段２０３により、メールボックス２０４に格納した電子メールの内容を表示させる（ステップＡ７）。
【００３７】
受付担当者の処理不可能の判断に基づいた返却指示の有無を判定し（ステップＡ８）、指示がなければこのメールを受付け処理する。指示があれば、返却手段２０７がこのメールをメールボックス２０４から取出し、返却パラメータを付けて、セクションメールボックス１０３宛に送信する（ステップＡ９）。
【００３８】
これを受信した送信手段１０５は、宛先アドレスがセクションアドレスとなっているのでメールを受信手段１０１に渡し、受信手段１０１は、差し出し人アドレスより、返却者ＩＤを抽出し、このメールに返却フラグ、返却者ＩＤを付与してセクションメールボックス１０３に格納する（ステップＡ１０）。
【００３９】
尚、本実施形態の他の実施例では、メール受付端末２０は、返却手段２０７を含まず、上記ステップＡ３では、セクションメールボックス１０３内の全メールを対象として最古の電子メールを１件検索する。又、上記ステップＡ８、Ａ９、Ａ１０も含まない。
【００４０】
次に、本発明の第２実施形態について図面を参照して詳細に説明する。図４は本実施形態のメール受信システムの全体構成を示したブロック図である。メールサーバ１０Ａが、前記メールサーバ１０の構成要素の他に管理情報ファイル１０４と監視手段１０７も備え、メール受付端末２０Ａが、前記メール受付端末２０の構成要素の他に、管理情報Ｉ／Ｆ（インタフェース）手段２０５と選択手段２０６と返信手段２０８も備えている。
【００４１】
管理情報ファイル１０４の内容を図５に示す。本図の（Ａ）を参照し、管理情報ファイル１０４は、セクションメールボックス１０３に受信するメール単位で、管理情報として通番、タイトル、着信日付−時刻、ステータスを保持している。ステータスは、受付担当者に配信済み／否を示す配信フラグ、返却履歴の有無を示す返却フラグ、配信先ＩＤ、返却者ＩＤを含む。又、本図（Ｂ）に示す期日単位の受付担当者別実績情報も含む。
【００４２】
図４に戻り、監視手段１０７はセクション宛のメールを受信してから所定時間内に返信メールが送信されたかを監視し、遅れていれば警告メッセージを対応するメール受付端末に送る。
【００４３】
管理情報Ｉ／Ｆ手段２０５は、受付担当者により配信要求前に、指示されると管理情報の読出し要求をメールサーバ１０Ａに送信し、管理情報を取得し、表示させる。又前記警告メッセージの受信先にもなっている。
【００４４】
選択手段２０６は、表示された管理情報の一つを、入力手段からの指示により選択する。
【００４５】
返信手段２０８は、配信されたメールの差出人メールアドレス（ユーザアドレス）、ユーザ名、タイトル、通番を返信用テンプレートに埋め込み、それに入力手段２０２からの返信内容であるテキスト情報を追記し、又必要に応じ添付ファイルを付加し、メールサーバ１０Ａの送信手段１０５に送る。
【００４６】
次に、図面を参照して本実施形態の動作について説明する。図８（Ａ）はメールサーバ１０Ａのセクション宛のメール受信時の動作を示したフローチャートである。受信手段１０１Ａは、ユーザから送られたセクション宛のメール３０を受信すると、通番を付与してセクションメールボックス１０３に格納する（ステップＣ１）。
【００４７】
次に、このメールのタイトルを抽出し、これに前記通番、着信日付−時刻、ステータス初期値（配信、返信の各フラグオフ）を管理情報として、管理情報ファイル１０４の最新エントリに書き込む（ステップＣ２）。
【００４８】
図６、７は、受付担当者が管理情報の読出し要求をし、表示された管理情報の一つを選択し、これに対する返信メールを送る、或いは返却する一連の処理について各手段が行う動作を示したフローチャートである。
【００４９】
図６を参照し、受付担当者に起動された管理情報Ｉ／Ｆ手段２０５は、メールサーバ１０へ管理情報を要求する（ステップＢ１）。要求を受けたアクセス手段１０４１は、管理情報ファイル１０４より、配信フラグがオフの管理情報を全て読み出し（ステップＢ２）、読出した管理情報を返す（ステップＢ３）。
【００５０】
管理情報Ｉ／Ｆ手段２０５は、管理情報を受信し、表示手段２０３に表示させる（ステップＢ４）。選択手段２０６は、受付担当者に指定された管理情報の通番を受付手段２０１へ渡す（ステップＢ５）。
【００５１】
受付手段２０１は、通番をパラメータとしメールサーバ１０へ配信要求し（ステップＢ６）、配信手段１０２Ａはこれを受付、渡された通番のメールをセクションメールボックス１０３より読出し、配信する（ステップＢ８）。又、セクションメールボックス１０３から配信したメールを削除し、管理情報ファイル１０４の通番対応のエントリの配信フラグをオンに更新する（ステップＢ９）。
【００５２】
尚、配信手段１０２Ａは、上記配信要求のパラメータとして通番が指定されてなければ、管理情報のステータスが未配信となっているメールの内、最古のメールを検索し、配信する。
【００５３】
一方、受付手段２０１は、メールを受信しメールボックス２０４へ格納し（ステップＢ１０）、このメールは表示される。入力手段２０２を通じ返却指示有無を判定し（ステップＢ１２）、有れば返却手段２０７は、返却パラメータを付けてセクションメ―ルボックス１０３宛に送信する（ステップＢ１３）。
【００５４】
受信手段１０１Ａは、返却されたメールを送信手段１０５から受取りセクションメールボックス１０３へ格納する（ステップＢ１４）。次に通番をキーとし管理情報ファイル１０４の対応エントリを探し、このエントリの返却フラグをオンとし、差出人アドレスより返却者ＩＤを抽出しこれをセットし、又配信フラグをオフにする（ステップＢ１５）。
【００５５】
受付担当者が配信されたメールを受け入れた場合には、返信手段２０８により返信メールを作成する。表示されているメールボックス２０４のメールを指定し、「返信」アイコンを選択すると、該メール中の差出人アドレス、タイトル、差出人名、通番を、返信用テンプレートメールの宛先アドレス部、タイトル枠、本文所定枠、ヘッダー内の所定行に設定する。
【００５６】
即ち、テンプレートのタイトル枠の「ＸＸＸＸへの御回答」のＸＸＸＸ部分に配信されたメールのタイトルを埋め込み、テンプレートの本文中の「○○様へ」の○○の部分に差出人名を埋め込む。そしてテンプレート本文中に入力手段２０２を通じ回答内容を追記し、通番をヘッダーの所定行に追記し、返信メールを作成する（ステップＢ１６）。そして返信メールをサーバ１０へ送信する（ステップＢ１７）。
【００５７】
送信手段１０５は、返信メールをユーザへ送信し、管理情報ファイル１０４の通番に対応するエントリのステータスをクリアし、このメールの差出人アドレスより、受付担当者ＩＤを抽出し、実績情報中の対応エントリのカウントを＋１する（ステップＢ１８）。
【００５８】
次に図８（Ｂ）を参照し、監視手段１０７の動作を説明する。監視手段１０７はタイマー割込により、所定の周期（例えば数時間周期）で起動され、先ず管理情報ファイル１０４の各エントリを順次読出し、着信日付−時刻が、起動されたときの日付−時刻より所定時間以上前かをチェックする（ステップＤ１）。
【００５９】
所定時間（リードタイム）を超えるエントリが有るかを判定し（ステップＤ２）、有れば、該エントリの通番、タイトル、配信先ＩＤを取得し、配信先ＩＤ対応端末の管理情報Ｉ／Ｆ手段２０５に、通番、タイトルを付随して警告メッセージを送信する（ステップＤ３）。
【００６０】
管理情報Ｉ／Ｆ手段２０５は、警告メッセージを受信するとこれを、表示させる（ステップＤ４）。
【００６１】
警告メッセージは、例えば、「ＳＣＳＩ−ＨＤ増設の問合せ（通番：０１）への返信期限が過ぎています。至急処理して下さい」の様に生成され送信される。
【００６２】
この様にすれば、各受付担当者の状況を考慮しつつ、セクション宛のメールの処理速度を良好に保てる。
【００６３】
【発明の効果】
本発明による電子メール受信システム及び受信方法は、メールサーバに蓄積された電子メールを最古の電子メールから受付担当者の処理状況などに応じて１件ずつ配信して処理する為、不特定多数の相手からセクションアドレス宛てに送信されてきた電子メールを複数の受付担当者が簡単な操作で到着順に受付け、処理することが出来る効果を有す。
【００６４】
又、振り分けに関する制御情報、受付担当者状況情報をメールサーバに登録し、管理することなく、メール受付担当者、端末の増減、各受付担当者の処理範囲の変動に柔軟に対応出来る。
【００６５】
即ち、受信メールが大量になった場合などにメール受付端末、及び受付担当者を増やす場合は、増やしたメール受付端末で入力手段を操作するだけで対応出来る。受付担当者を減らす場合には、減らすメール受付端末を操作しないことで対応出来る。
【００６６】
又、受付担当者の処理可能な範囲が変動した場合にも、その都度振り分け情報を更新する必要もない。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のメール受信システム及び方法が適用されるシステム例を示す図。
【図２】本発明のメール受信システムの第１実施形態の全体構成を示すブロック図。
【図３】本発明のメール受信システムの第１実施形態の動作及び、本発明のメール受信方法の第１実施形態の処理手順を示すフローチャート。
【図４】本発明のメール受信システムの第２実施形態の全体構成を示すブロック図。
【図５】図４の管理情報ファイル１０４の内容例を示した図で、（Ａ）は管理情報の内容を示し、（Ｂ）は実績情報の内容を示す。
【図６】本発明のメール受信システムの第２実施形態の動作及び、本発明のメール受信方法の第２実施形態の処理手順を示すフローチャート。
【図７】本発明のメール受信システムの第２実施形態の動作及び、本発明のメール受信方法の第２実施形態の処理手順を示すフローチャート。
【図８】本発明のメール受信システムの第２実施形態の動作及び、本発明のメール受信方法の第２実施形態の処理手順を示すフローチャートで、（Ａ）はメールサーバ１０Ａのメール受信時の動作、処理手順を示し、（Ｂ）は、監視手段１０７の動作、処理手順を示す。
【図９】不特定多数ユーザのセクションアドレス宛の電子メールを受信し、処理する従来のシステムを説明する為の図。
【符号の説明】
１、３    ユーザ端末
１０、１０Ａ    メールサーバ
１０１、１０１Ａ    受信手段
１０２、１０２Ａ    配信手段
１０３    セクションメールボックス
１０４    管理情報ファイル
１０４１    アクセス手段
１０５    送信手段
１０６    送信バッファ
１０７    監視手段
２０、２０Ａ、４０、４０Ａ    メール受付端末
２０１    受付手段
２０２    入力手段
２０３    表示手段
２０４    メールボックス
２０５    管理情報Ｉ／Ｆ手段
２０６    選択手段
２０７    返却手段
２０８    返信手段
３０、３１    電子メール
４    ネットワーク
【図１】
0003667600.tif 000002
【図２】
0003667600.tif 000003
【図３】
0003667600.tif 000004
【図４】
0003667600.tif 000005
【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
0003667600.tif 000009
【図９】
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