(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示するための文書管理システムにおいて、
前記複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator )とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブルを格納するデータベース、前記クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに前記開示対象を特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段、特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段及び前記テキストのＵＲＬとともに開示対象を特定する識別情報を開示対象へ送信する送信手段を有するサーバコンピュータと、
前記送信手段よりＵＲＬとともに開示対象を特定する識別情報を受信する手段、前記ＵＲＬ及び識別情報の選択指示入力を受け付ける手段、前記サーバコンピュータまたは前記文書サーバコンピュータへ、ＵＲＬにより特定されるテキストまたは文書の開示要求とともに前記開示対象を特定する識別情報を送信する手段並びに開示されたテキストから形成した文書メニュー画面または文書を表示する手段を有するクライアントコンピュータと、
前記ＵＲＬとともに該クライアントコンピュータより受信した開示対象を特定する識別情報に基いて開示対象者を認証する手段、該認証があった場合、前記クライアントコンピュータにおける文書メニュー画面において受け付けたＵＲＬにより特定される文書を前記クライアントコンピュータへ送信する手段を有する複数の文書サーバコンピュータと
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示するための文書管理システムにおいて、
前記複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator )とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブル及び前記文書の前記開示対象への開示順序を表す開示対象リストを格納するデータベース、前記クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに前記開示対象を特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段、特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段、前記開示要求に応じて前記テキストを開示し、開示が終了する都度、開示対象を前記開示対象リストを用いて順次設定する手段及び設定された開示対象へ前記テキストのＵＲＬとともに開示対象を特定する識別情報を送信する手段を有するサーバコンピュータと、
前記送信手段よりＵＲＬとともに開示対象を特定する識別情報を受信する手段、前記ＵＲＬ及び識別情報の選択指示入力を受け付ける手段、前記サーバコンピュータまたは前記文書サーバコンピュータへ、ＵＲＬにより特定されるテキストまたは文書の開示要求とともに前記開示対象を特定する識別情報を送信する手段並びに開示されたテキストから形成した文書メニュー画面または文書を表示する手段を有するクライアントコンピュータと、
前記ＵＲＬとともに該クライアントコンピュータより受信した開示対象を特定する識別情報に基いて開示対象者を認証する手段、該認証があった場合、前記クライアントコンピュータにおける文書メニュー画面において受け付けたＵＲＬにより特定される文書を、前記開示対象へ前記開示順序に基づいて、前記クライアントコンピュータへ送信する手段とを有する複数の文書サーバコンピュータと
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示して、承認を得るための文書管理システムにおいて、
前記複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator )とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブル及び前記文書の前記開示対象への開示順序を表す開示対象リスト並びに前記文書を前記文書サーバコンピュータに登録した発端を示す文書情報を格納するデータベース、前記クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに前記開示対象を特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段、特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段、承認／否認の入力を受け付ける手段、前記開示要求に応じてテキストを開示し、クライアントコンピュータからの承認の入力を受け付ける都度、開示対象を前記開示対象リストを用いて順次設定し、また否認の入力を受け付けたとき、開示対象を前記文書情報に示される発端に設定する手段及び設定された開示対象へ前記テキストのＵＲＬとともに開示対象を特定する識別情報を送信する送信手段を有するサーバコンピュータと、
前記送信手段より受信したＵＲＬとともに前記開示対象を特定する識別情報を受信する手段、前記ＵＲＬ及び識別情報の選択指示入力を受け付ける手段、前記サーバコンピュータまたは前記文書サーバコンピュータへ、ＵＲＬにより特定されるテキストまたは文書の開示要求とともに前記開示対象と特定する識別情報を送信する手段並びに開示されたテキストから形成した文書メニュー画面または文書を表示する手段を有するクライアントコンピュータと、
前記ＵＲＬとともに該クライアントコンピュータより受信した開示対象を特定する識別情報に基いて開示対象者を認証する手段、該認証手段があった場合、前記クライアントコンピュータにおける文書メニュー画面において受け付けたＵＲＬにより特定される文書を、前記開示対象へ前記開示順序に基づいて、前記クライアントコンピュータへ送信する手段及び受け付けた入力が承認／否認によってその開示順序を制御する手段とを有する複数の文書サーバコンピュータと
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示するためのサーバコンピュータであって、
複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator ）とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブルを格納するデータベースと、
クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに開示対象と特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段と、特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段とを備えることを特徴とするサーバコンピュータ。
【請求項５】
複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示するためのサーバコンピュータであって、
複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator ）とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブル及び前記文書の前記開示対象への開示順序を表す開示対象リストを格納するデータベースと、
クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに開示対象と特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段と、
特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段と、
前記開示要求に応じてテキストを開示し、開示が終了する都度、開示対象を前記開示対象リストを用いて順次設定する手段とを備えることを特徴とするサーバコンピュータ。
【請求項６】
複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示するためのサーバコンピュータであって、
複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator ）とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブル及び前記文書の前記開示対象への開示順序を表す開示対象リスト並びに前記文書を前記文書サーバコンピュータに登録した発端を示す文書情報を格納するデータベースと、
クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに開示対象と特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段と、
特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段と、
クライアントコンピュータからの承認／否認の入力を受け付ける手段と、
前記開示要求に応じて文書メニューを開示し、クライアントコンピュータからの承認の入力を受け付ける都度、開示対象を前記開示対象リストを用いて順次設定し、また否認の入力を受け付けたとき、開示対象を前記文書情報に示される発端に設定する手段とを備えることを特徴とするサーバコンピュータ。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書に開示制限を設けてこれを管理するためのシステムに関するものであって、具体的には文書サーバコンピュータに格納してある未承認の文書を、特定ユーザへ回覧してその承認を得るための文書管理システム及びそれを構成するサーバコンピュータに関する。
【０００２】
【従来の技術】
ISO(国際標準化機構）により制定されたISO 9000シリーズは、製品の品質保証に関する規格である。企業は、この規格に従って製品の品質保証システムを文書に明記し、この文書に従って前記品質保証システムを運用することにより製品の品質を継続的かつ確実に保持することを目指す。
また企業は、その品質管理活動が前記文書に従って行われていることを、国際的な審査登録機関によって審査及び登録を受けることにより、その顧客及び第三者から一定の信頼を得ることができる。
【０００３】
品質保証システムを明記した文書は、ピラミッド型構造を形成する複数の文書からなり、夫々の内容に基づいて３種類に分別される。品質マニュアルと呼ばれる文書はそのピラミッド型構造の頂点に位置する文書であって、前記システムの目的、工程における製品の流れ及び企業内の責任と権限並びに文書管理体系などを表したものである。
手順書または規定と呼ばれる文書は前記品質マニュアルの下位に位置する文書であって、工程における作業，識別などの業務の流れ及び前記システムの機能に関する説明などを表したものである。
また、指示書または作業標準と呼ばれる文書は前記手順書または規定の更に下位に位置する文書であって、業務に関する、より具体的な指示を表したものである。その指示範囲には、業務の遂行に付随して発生する配布文書及び伝票などの書類の運用についての取決めをも含む。
【０００４】
一般に、配布文書及び伝票などの書類はその配布の責任者又は会計責任者により作成されるとは限らない。即ち、責任者が定めた方針に従って、前記責任者とは異なる者が書類を作成しているのが実状である。
従って業務上、このような書類の承認及び配布を含む文書管理を行うためのプロセスが必要である。承認及び配布に関する文書管理プロセスは略以下のように進められる。
【０００５】
文書管理プロセスを担当する管理者は、内容の承認を受けていない文書の配布要請を受け付けたとき、前記文書をその内容について責任を有する責任者（以下承認者という）へ回覧して承認を求める。前記管理者は承認者から承認の回答を受けたとき、その文書を所定の配布先へ配布する。
なお、一つの文書において承認者は一人であるが、その他に文書の内容を審査する審査者が複数存在する場合がある。この審査者は承認を与える権限は有しないが、承認者より先に回覧文書を検定してその内容に対するコメントを添付することができる。そして、このコメントは承認者へ送信され、その意志決定の参考にされる。
このような文書管理プロセスを含む品質保証システムの実状を、前述のISO 9000シリーズの規格に従って文書に明示することにより、その確実な運用の便を得ることができる。
【０００６】
前述の如き文書管理プロセスの遂行を支援するコンピュータシステムがある。このようなコンピュータシステムは、管理すべき文書を格納した一つのサーバコンピュータ（以下、サーバという）と複数のクライアントコンピュータ（以下、クライアントという）とを接続してなる。クライアントは業務上、文書を取り扱うユーザの元に設置してある。文書管理プロセスに従事するユーザは定期的に前記サーバへログインすることになっており、前記サーバはログイン時に受け付けたユーザのID情報によって、開示する文書を制限すべくなしてある。また、文書の回覧ルートはその文書の使用目的に応じて定めてあり、その回覧ルートの各メンバは自分の次に回覧すべきユーザのID情報を管理している。以下に、このコンピュータシステムによる文書の承認プロセスの概略を説明する。
【０００７】
図17は、文書の承認プロセスを説明する説明図である。図において、文書の作成者１は、作成した文書をサーバへアップロードする。サーバは管理者２のログインを受け付けたときに承認を受けていない文書がアップロードされたことを通知する。
管理者２は、文書アップロードの通知を受けて回覧ルートを選択し、該回覧ルートの先頭メンバ、例えば審査者３を前記文書の開示対象としてそのID情報を前記サーバに設定し、その審査を要請する。サーバは審査者３のログインを受け付けたときに審査者３に対する審査要請が設定されているか否かを調べて、設定されている場合はこれを通知する。
審査者３は審査要請の通知を受けて、審査対象の文書の内容を審査して審査結果を登録し、次に回覧すべき承認者４（又は他の審査者）を前記文書の開示対象として設定し、その承認（又は審査）を要請する。また審査者３は、その文書に対するコメントを前記審査結果と併せて登録することができる。サーバは承認者４のログインを受け付けたときに承認者４に対する承認要請が設定されているか否かを調べて、設定されている場合はこれを通知する。
【０００８】
承認者４は承認要請の通知を受けて、承認対象の文書の内容を検定し、また審査者３のコメントを参考にして検定結果を確定し、この検定結果を登録し、次に回覧すべき登録者５を前記文書の開示対象として設定し、その文書を配布文書として登録することを要請する。また承認者４は、その文書に対するコメントを前記検定結果と併せて登録することができる。
サーバは承認者４から登録を受けた検定結果が承認を表す場合、承認者４が指定する登録者５のログインを受け付けたときに、その文書の登録を要請する。サーバはまた、検定結果が否認を表す場合、作成者１のログインを受け付けたときに、承認者４が登録したコメントを開示してその文書の改版を要請する。
登録者５は登録の要請を受けて、コンピュータシステムに回覧された文書を配布文書として登録する。これによって、前記文書が回覧メンバ以外のユーザに開示される。
以上の如きコンピュータシステムは、既に多くの企業において採用されており、前記ISO 9000シリーズの規格に基づく品質保証システムの運用に成果を挙げている。
【０００９】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、企業において流通する文書は、その流通範囲から工場内又は支社内においてのみ流通するものと、全社に流通するものとに分類することができる。前者は工場内又は支社内に構築されたＬＡＮにより管理され、また後者は本社社屋等に設置された本社サーバ及び各工場又は支社に設置されたクライアントからなるネットワークシステムにより管理される。
前述のコンピュータシステムが管理できる文書は、そのサーバに格納されているものに限定される。つまり、管理すべき文書が複数あって、しかもその夫々が異なるサーバ（工場サーバと本社サーバ）に格納されているときは、その管理のために個々のサーバにログインしなければならなかった。
【００１０】
本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであって、複数のサーバからなるネットワークシステムにおいて、ＵＲＬ（ Uniform Resouce Locator )を用いたハイパーリンクによって文書を読み出すことにより、個々のサーバにログインする煩雑さを解消した文書管理システム及びそれを構成するサーバコンピュータの提供を目的とする。
また、開示対象への開示順序を表す開示対象リストに基づいて文書を順次開示することにより、文書の回覧を行うことができる文書管理システム及びそれを構成するサーバコンピュータの提供を他の目的とする。
また、開示した文書が承認されたか否かに応じて文書の開示対象を選択することにより、文書の承認プロセスを支援することができる文書管理システム及びそれを構成するサーバコンピュータの提供を更に他の目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
第１発明に係る文書管理システムは、複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示するための文書管理システムにおいて、前記複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator )とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブルを格納するデータベース、前記クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに前記開示対象を特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段、特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段及び前記テキストのＵＲＬとともに開示対象を特定する識別情報を開示対象へ送信する送信手段を有するサーバコンピュータと、前記送信手段よりＵＲＬとともに開示対象を特定する識別情報を受信する手段、前記ＵＲＬ及び識別情報の選択指示入力を受け付ける手段、前記サーバコンピュータまたは前記文書サーバコンピュータへ、ＵＲＬにより特定されるテキストまたは文書の開示要求とともに前記開示対象を特定する識別情報を送信する手段及び開示されたテキストから形成した文書メニュー画面または文書を表示する手段を有するクライアントコンピュータと、前記ＵＲＬとともに該クライアントコンピュータより受信した開示対象を特定する識別情報に基いて開示対象者が認証されたとき、前記クライアントコンピュータにおける文書メニュー画面において受け付けたＵＲＬにより特定される文書を前記クライアントコンピュータへ送信する手段を有する複数の文書サーバコンピュータとを備えることを特徴とする。
【００１２】
第２発明に係る文書管理システムは、複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示するための文書管理システムにおいて、前記複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator )とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブル及び前記文書の前記開示対象への開示順序を表す開示対象リストを格納するデータベース、前記クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに前記開示対象を特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段、特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段、前記開示要求に応じて前記テキストを開示し、開示が終了する都度、開示対象を前記開示対象リストを用いて順次設定する手段及び設定された開示対象へ前記テキストのＵＲＬとともに開示対象を特定する識別情報を送信する手段を有するサーバコンピュータと、前記送信手段よりＵＲＬとともに開示対象を特定する識別情報を受信する手段、前記ＵＲＬ及び識別情報の選択指示入力を受け付ける手段、前記サーバコンピュータまたは前記文書サーバコンピュータへ、ＵＲＬにより特定されるテキストまたは文書の開示要求とともに前記開示対象を特定する識別情報を送信する手段及び開示されたテキストから形成した文書メニュー画面または文書を表示する手段を有するクライアントコンピュータと、前記ＵＲＬとともに該クライアントコンピュータより受信した開示対象を特定する識別情報に基いて開示対象者が認証されたとき、前記クライアントコンピュータにおける文書メニュー画面において受け付けたＵＲＬにより特定される文書を、前記開示対象へ前記開示順序に基づいて、前記クライアントコンピュータへ送信する手段とを有する複数の文書サーバコンピュータとを備えることを特徴とする。
【００１３】
第３発明に係る文書管理システムは、複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示して、承認を得るための文書管理システムにおいて、前記複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（ Uniform Resource Locator )とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブル及び前記文書の前記開示対象への開示順序を表す開示対象リスト並びに前記文書を前記文書サーバコンピュータに登録した発端を示す文書情報を格納するデータベース、前記クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに前記開示対象を特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段、特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段、承認／否認の入力を受け付ける手段、前記開示要求に応じてテキストを開示し、クライアントコンピュータからの承認の入力を受け付ける都度、開示対象を前記開示対象リストを用いて順次設定し、また否認の入力を受け付けたとき、開示対象を前記文書情報に示される発端に設定する手段及び設定された開示対象へ前記テキストのＵＲＬとともに開示対象を特定する識別情報を送信する送信手段を有するサーバコンピュータと、前記送信手段より受信したＵＲＬとともに前記開示対象を特定する識別情報を受信する手段、前記ＵＲＬ及び識別情報の選択指示入力を受け付ける手段、前記サーバコンピュータまたは前記文書サーバコンピュータへ、ＵＲＬにより特定されるテキストまたは文書の開示要求とともに前記開示対象と特定する識別情報を送信する手段並びに及び開示されたテキストから形成した文書メニュー画面または文書を表示する手段を有するクライアントコンピュータと、前記ＵＲＬとともに該クライアントコンピュータより受信した開示対象を特定する識別情報に基いて開示対象者が認証されたとき、前記クライアントコンピュータにおける文書メニュー画面において受け付けたＵＲＬにより特定される文書を、前記開示対象へ前記開示順序に基づいて、前記クライアントコンピュータへ送信する手段及び受け付けた入力が承認／否認によってその開示順序を制御する手段とを有する複数の文書サーバコンピュータとを備えることを特徴とする。
【００１４】
第４発明に係るサーバコンピュータは、複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示するためのサーバコンピュータであって、複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator ）とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブルを格納するデータベースと、クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに開示対象と特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段と、特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段とを備えることを特徴とする。
【００１５】
第５発明に係るサーバコンピュータは、複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示するためのサーバコンピュータであって、複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator ）とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブル及び前記文書の前記開示対象への開示順序を表す開示対象リストを格納するデータベースと、クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに開示対象と特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段と、特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段と、前記開示要求に応じてテキストを開示し、開示が終了する都度、開示対象を前記開示対象リストを用いて順次設定する手段とを備えることを特徴とするサーバコンピュータ。
【００１６】
第６発明に係るサーバコンピュータは、複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書をクライアントコンピュータへ開示するためのサーバコンピュータであって、複数の文書サーバコンピュータに格納してある文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator ）とその文書の開示対象を識別するための識別情報とを対応付けたテーブル及び前記文書の前記開示対象への開示順序を表す開示対象リスト並びに前記文書を前記文書サーバコンピュータに登録した発端を示す文書情報を格納するデータベースと、クライアントコンピュータから、テキストの開示要求とともに開示対象と特定する識別情報を受信したとき、受信した識別情報と対応する文書のＵＲＬを前記テーブルを用いて特定する手段と、特定した文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成する手段と、クライアントコンピュータからの承認／否認の入力を受け付ける手段と、前記開示要求に応じて文書メニューを開示し、クライアントコンピュータからの承認の入力を受け付ける都度、開示対象を前記開示対象リストを用いて順次設定し、また否認の入力を受け付けたとき、開示対象を前記文書情報に示される発端に設定する手段とを備えることを特徴とする。
【００１７】
これらの文書管理システムは承認要請及び審査要請を電子メールにより送信する。この電子メールには文書のＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストのＵＲＬが記載されてあって、前記電子メールを受信したユーザはこのテキストから形成した文書メニュー画面において文書のＵＲＬを指定することにより、複数のサーバに分散して格納されている文書を容易に読み出すことができる。以下に、この文書管理システムの概略を説明する。
【００１８】
図18及び19は、この文書管理システムによる承認プロセスの手順を示すフローチャートである。まず、回覧文書の作成者による承認依頼を受け付ける(S1)。図20はこの承認依頼処理の表示画面であって、この画面において前記作成者は回覧文書の格納場所，文書コード，文書名及び回覧すべきメンバのメールアドレスを指定しておく。文書コードと文書名との対応は以下に示す表１の通りである。
【００１９】
【表１】
0003635364.tif 000002
【００２０】
文書管理システムのサーバは図20に示す内容の承認依頼を受けたとき、指定された審査者『長谷真由美』へ審査依頼の電子メール（図21参照）を送信する(S2)。この電子メールには受信者のID情報を予め含ませてある。審査者『長谷真由美』が前記電子メールを受信して(S3)、添付ファイル（図22参照) を選択後「審査処理はこちらです」というアンダーラインを施された文字列上でマウスをクリックすることにより、審査者『長谷真由美』が操作するクライアントは前記サーバへ審査者『長谷真由美』のID情報を与えて文書メニュー画面を形成するテキストの開示を要求する。
【００２１】
サーバにおいて審査者『長谷真由美』が認証されたとき(S4)、前記サーバは審査者『長谷真由美』に審査を依頼されている文書を検索して、文書メニュー画面を形成するテキストを作成し、これを前記クライアントに開示する。テキストの開示を受けて、クライアントはその表示装置に図23に示すような文書メニュー画面を表示させる。審査者『長谷真由美』は図23に示す表示画面おいて、アンダーラインを施された文字列をクリックすることにより、ＵＲＬにより前記文字列と予め関連付けて（リンクさせて）ある回覧文書を閲覧することができる。
サーバは審査者『長谷真由美』による回覧文書の審査結果の入力を受けて(S5)、その審査結果が合格であるか否かを判別し(S6)、合格であるとき次に回覧すべきメンバ、即ち承認者『新田浩』へ承認依頼の電子メール（図24参照）を送信する(S7)。この電子メールには受信者のID情報を予め含ませてある。また、不合格であるときは審査者『長谷真由美』のコメントの登録を受け付け(S8)、Ｓ７に処理を移して前記コメントを前記承認依頼の電子メールと合わせて承認者『新田浩』へ送信する。
【００２２】
承認者『新田浩』が前記電子メールを受信して(S9)、添付ファイル（図25参照）を選択後「承認処理はこちらです」というアンダーラインを施された文字列上でマウスをクリックすることにより、承認者『新田浩』が操作するクライアントは文書管理システムのサーバへ承認者『新田浩』のID情報を与えて文書メニュー画面を形成するテキストの開示を要求する。
サーバにおいて承認者『新田浩』が認証されたとき(S10) 、前記サーバは承認者『新田浩』に承認を依頼されている文書を検索して、文書メニュー画面を形成するテキストを作成し、これを前記クライアントに開示する。テキストの開示を受けて、クライアントはその表示装置に図26に示すような文書メニュー画面を表示させる。承認者『新田浩』は図26に示す表示画面おいて、文書名を表す文字列をクリックすることにより、ＵＲＬにより前記文字列と予め関連付けてある回覧文書を閲覧することができる。
【００２３】
サーバは承認者『新田浩』による回覧文書の承認結果の入力を受けて(S11) 、その承認結果が承認であるか否かを判別し(S12) 、承認であるとき次に回覧すべきメンバ、即ち登録者『高橋洋二』へ登録依頼の電子メールを送信する(S13) 。また、Ｓ12において承認結果が否認であるときは承認者『新田浩』のコメントの登録を受け付け(S17) 、否認を通知する電子メール及び前記コメントを回覧文書の作成者『高橋洋二』へ承認結果を送信する(S18) 。
【００２４】
登録者『高橋洋二』が前記電子メールを受信して、登録依頼（承認済み）文書の格納場所を示す文字列上でマウスをクリックすることにより、登録者『高橋洋二』が操作するクライアントは文書管理システムのサーバへ登録者『高橋洋二』のID情報を与えて文書メニュー画面を形成するテキストの開示を要求する。
サーバにおいて登録者『高橋洋二』が認証されたとき(S15) 、前記サーバは登録者『高橋洋二』に登録を依頼されている文書を検索して、文書メニュー画面を形成するテキストを作成し、これを前記クライアントに開示する。テキストの開示を受けて、クライアントはその表示装置に文書メニュー画面を表示させる。登録者『高橋洋二』は前記文書メニュー画面おいて、文書名を表す文字列をクリックすることにより、ＵＲＬににより前記文字列と予め関連付けてある回覧文書を閲覧することができる。
そして、登録者『高橋洋二』がこの閲覧画面に設けられた登録指令ボタンをクリックしたとき、サーバは前記閲覧画面に開示している登録依頼文書を正本文書として登録する(S16) 。また、前記正本文書の更新履歴を記録しておく。
【００２５】
【発明の実施の形態】
図１は本発明の文書管理システムの構成を示すブロック図である。図において11は本社に設置してあるWWW サーバであって、本発明システムとして動作させるためのプログラムを実装してなる。WWW サーバ11はネットワークを介してクライアント12及び13と接続されている。また、WWW サーバ11には管理すべき文書を格納するデータベース14が接続されている。
データベース14は具体的には、承認を得べき文書を格納する未承認文書データベース26，承認プロセスの進捗状況を管理するための承認情報管理データベース27，承認済の文書を格納する正本文書データベース28，文書の改版履歴を管理するための文書情報データベース29及び改版して無用になった旧版の文書を格納する履歴文書データベース30を備えており、WWW サーバ11とオンライン状態になしたクライアント12又は13からアクセスすることができる。
また、WWW サーバ11はそれと同様の構成を有する、本社内の部門に設置したWWW サーバ15及び支店からのアクセスポイントとして設けたWWW サーバ16とネットワーク間のデータ伝送手段により接続されている。
【００２６】
WWW サーバ15は、ネットワークを介してクライアント17及び18と接続してある。また、データベース14と同様のデータベース19と接続してあって、データベース19はWWW サーバ15とオンライン状態になしたクライアント17又は18からアクセスすることができる。WWW サーバ16は、ネットワークを介してクライアント20，21及び22と接続してある。また、データベース14と同様のデータベース23と接続してあって、データベース23はWWW サーバ16とオンライン状態になしたクライアント20，21又は22からアクセスすることができる。
また、WWW サーバ15のネットワークには企業外からのアクセスポイントとしてのWWW サーバ24が接続してある。WWW サーバ24はインターネット25と接続してあって、ファイアウォールとしての役割を持たせてある。
【００２７】
表２は承認情報管理データベース27に格納してあるテーブルを表す。テーブルには回覧文書毎にその文書コードと、その文書を回覧すべきメンバの各ID情報と、その各メンバによる処理が完了した処理日を記憶するためのフィールドが設けられている。例えば、文書コードA001の文書は作成者による処理、即ち文書の承認依頼処理が1997年 6月19日に完了したことを表している。
【００２８】
【表２】
0003635364.tif 000003
【００２９】
文書管理システムは文書管理に係る処理が完了する都度、該当するフィールドにその処理日を記憶すべくなしてあって、このテーブルを参照することにより次の回覧者（前記文書においては審査者）による処理が完了していないという情報を得る。そして、審査者，承認者又は登録者のアクセス要求を許可したときに、この情報に基づいて開示すべき文書を選択する。
また前記情報に基づいて、既に処理を完了した文書が同じメンバに再び開示されることがないように管理する。例えば前記テーブルにおいて、文書コードC001の文書は審査者による審査処理が既に完了していることがその記憶内容から判明するので、開示を要求するユーザが前記審査者であったとしても、前記文書は開示しない。
【００３０】
図２は本発明のWWW サーバ11,15,16の夫々の処理手順を示すフローチャートである。各WWW サーバはまず、クライアントからのアクセスを受け付けたか否かを判別し、アクセスを受け付けるまで待ち受ける(S21) 。そしてアクセスを受け付けたとき、ＵＲＬ及びユーザのID情報を受け付け(S22) 、そのＵＲＬが表すリンク先によって処理を分岐させる(S23) 。
ＵＲＬが文書メニュー画面を形成するテキストを指している場合、受け付けたID情報と対応する文書のＵＲＬを、表２に示したテーブルを用いて特定する(S24) 。そして特定したＵＲＬを選択するための文書メニュー画面を形成するテキストを作成し(S25) 、このテキストを前記クライアントへ送信する(S26) 。
【００３１】
またＳ23において、ＵＲＬが承認処理に係るテキストを指している場合、パスワードの入力要求画面を形成するテキストを前記クライアントへ送信する(S27) 。そして前記クライアントから与えられたパスワードの認証を行い(S28) 、承認者のものであると認証できたとき、文書の承認を受理する(S29) 。即ち前記テーブルの該当するフィールドに承認処理日を格納する。WWW サーバは承認を受理することにより、登録者へ承認通知メールを送信し、その文書の登録を要請する(S30) 。
【００３２】
またＳ23において、ＵＲＬが否認処理に係るテキストを指している場合、パスワードの入力要求画面を形成するテキストを前記クライアントへ送信する(S31) 。そして前記クライアントから与えられたパスワードの認証を行い(S32) 、承認者のものであると認証できたとき、コメントの入力受付画面を形成するテキストを前記クライアントへ送信する(S33) 。WWW サーバはコメントの入力を受け付けたとき、作成者へ前記コメントを含む否認通知メールを送信し、その文書の再提出を要請する(S34) 。
【００３３】
またＳ23において、ＵＲＬが登録処理に係るテキストを指している場合、パスワードの入力要求画面を形成するテキストを前記クライアントへ送信する(S35) 。そして前記クライアントから与えられたパスワードの認証を行い(S36) 、登録者のものであると認証できたとき、文書の登録を受理する(S37) 。即ち前記テーブルの該当するフィールドに登録処理日を格納する。WWW サーバは登録を受理することにより、作成者へ登録通知メールを送信する(S38) 。
【００３４】
図３は本発明システムの表示画面のリンク構成を示す説明図である。図において31は文書管理メニュー画面を示している。図４は文書管理メニュー画面31の一例を示す説明図である。図に示すように文書管理メニュー画面31には文書登録ボタン31a ，文書配布ボタン31b 及び未承認文書検索ボタン31c を設けてある。またその外に、文書削除，文書改版，文書廃止の夫々を指令するためのボタンを設けてある。
【００３５】
文書管理メニュー画面31において文書登録ボタン31a をマウスによってクリックすることにより、登録先のフォルダを選択すべくなした、図５に示すような登録先選択画面32が表示される。登録先選択画面32中のフォルダを表すアイコンを選択することにより、図６に示すような文書登録メニュー画面33が表示される。図においてアップロードボタン33a は回覧文書の作成者が回覧すべき文書をサーバへ登録するためのボタンである。未承認登録ボタン33b はアップロードボタン33a により登録した文書に回覧ルート等を指定するためのボタンである。また、承認済登録ボタン33c は本発明システムを使用しないで承認を受けた文書を正本文書データベース28へ登録するためのボタンである。
【００３６】
また文書管理メニュー画面31において、文書配布ボタン31b をマウスによってクリックすることにより、配布すべき文書を選択すべくなした、図７に示すような文書配布メニュー画面34が表示される。文書配布メニュー画面34中において文書を選択し配布指示ボタン34a をクリックすることにより、関係各部門の他の文書管理システム、即ち本社内の部門毎に設置した文書管理システム及び支店からのアクセスポイントに設けた文書管理システムの管理者へ文書配布メールが送信されて文書の配布が実行される。
【００３７】
また文書管理メニュー画面31において、未承認文書検索ボタン31c をマウスによってクリックすることにより、承認を依頼すべき文書を登録してあるフォルダを選択すべくなした、図８に示すような階層検索画面35が表示される。階層検索画面35中のフォルダを表すアイコンを選択することにより、図９に示すような検索結果一覧画面36を表示する。検索結果一覧画面36中の文書を表すアイコンを選択することにより、回覧文書の承認プロセスを管理するための図10に示すような未承認文書検索画面37が表示される。
【００３８】
図に示すように、未承認文書検索画面37にはダウンロードボタン37a ，アップロードボタン37b ，承認依頼ボタン37c ，承認登録ボタン37d 及び承認取消ボタン37e を設けてある。ダウンロードボタン37a 及びアップロードボタン37b は夫々、回覧文書が承認者により否認された場合にそれをその作成者がダウンロードするため、又は手直しした回覧文書をアップロードするためのボタンであって、排他的な処理を行う。具体的には、作成者がダウンロードした回覧文書は、そのダウンロード処理が完了した時点から前記回覧文書を手直ししたものが前記作成者によりアップロードされるまで、他のユーザがダウンロードすることをできない様になしてある。
【００３９】
また承認依頼ボタン37c は、作成者による回覧文書の登録を受けたときに、文書管理に従事する者（管理者）がその承認を得るべく回覧を依頼するためのボタンである。この承認依頼ボタン37c をクリックすることにより、回覧すべきメンバへ承認依頼メールが送信される。
また承認登録ボタン37d は、回覧を実行した結果、承認が得られたときにその回覧文書を正本文書データベース28へ登録するためのボタンである。承認取消ボタン37e は回覧の中止を指令するためのボタンである。
【００４０】
図11は本発明システムの他の表示画面のリンク構成を示す説明図である。図11(A) において38は図24／図21に示すような承認／審査依頼メールの表示画面を示している。承認依頼メールにおいて、承認者が図25に示すような添付ファイルを選択後「承認処理はこちらです」というアンダーラインを施された文字列上でマウスをクリックすることにより、承認者が操作するクライアントは本発明システムのサーバへ文書メニュー画面を形成するテキストの開示を要求する。ユーザ認証を得て前記テキストが開示されたとき、その表示装置に図12に示すような承認対象一覧画面39が表示される。承認対象一覧画面39中の文書を表すアイコンを選択することにより、承認または否認の意思表示のための図13に示すような承認処理画面40が表示される。
【００４１】
図に示すように、承認対象一覧画面40はユーザが承認者及び審査者であるときのみ有効になる承認ボタン40a 及び否認ボタン40b 並びにユーザが登録者であるときのみ有効になる登録ボタン40c を設けてある。承認ボタン40a 及び否認ボタン40b は承認者が承認または否認の意思表示をするためのボタンである。承認ボタン40a をクリックしたとき、図14に示すような承認確認画面41が表示される。承認確認画面41中の入力欄に受け付けたパスワードを認証したとき、承認者による承認を受理して、登録者へ承認済みを通知する電子メールを送信する。登録ボタン40c は回覧文書の登録を指示するためのボタンである。
【００４２】
図11(B) において42は文書配布メールの表示画面を示している。ネットワークにより互いに接続されている文書管理システム（例えば各工場内に構築された文書管理システム）の各管理者が文書配布メール42の受信処理を行うことにより、図15に示すような受領メニュー画面43が表示される。受領メニュー画面43中の受領ボタンのクリックを受けたとき、図16に示すような受領確認画面44が表示される。受領確認画面44中の入力欄に受け付けたパスワードを認証したとき、配布文書の配布を完了する。このように文書の配布を登録と分けて行うのは、その文書の適用開始（発効）時期を調整するためである。
なお前述の実施例においては、本発明の文書管理システムのサーバが文書を格納してある文書サーバを兼ねているが、夫々異なるコンピュータシステムを用いて、その両者を接続したネットワークシステムにより構築しても構わない。
【００４３】
【発明の効果】
以上の如き本発明の文書管理システム及びサーバコンピュータによっては、文書を格納するサーバが複数存在するネットワークシステムにおいて、異なるサーバに格納されている文書の文書管理のために、各サーバへアクセスする煩雑さを解消することができる。
【００４４】
また第２発明の文書管理システム及び第５発明のサーバコンピュータによっては、サーバコンピュータが開示対象の管理を行うことにより、文書の管理者が文書を回覧するために行うべき操作を軽減することができる。
【００４５】
また第３発明の文書管理システム及び第６発明のサーバコンピュータによっては、サーバコンピュータが受け付けた入力が承認か否かによってその開示順序を制御することにより、文書の承認プロセスに必要な文書の管理者の操作を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明のWWW サーバの処理手順を示すフローチャートである。
【図３】本発明システムの表示画面のリンク構成を示す説明図である。
【図４】文書管理メニュー画面の一例を示す説明図である。
【図５】登録先選択画面の一例を示す説明図である。
【図６】文書登録メニュー画面の一例を示す説明図である。
【図７】文書配布メニュー画面の一例を示す説明図である。
【図８】階層検索画面の一例を示す説明図である。
【図９】検索結果一覧画面の一例を示す説明図である。
【図１０】未承認文書検索画面の一例を示す説明図である。
【図１１】本発明システムの他の表示画面のリンク構成を示す説明図である。
【図１２】承認対象一覧画面の一例を示す説明図である。
【図１３】承認処理画面の一例を示す説明図である。
【図１４】承認確認画面の一例を示す説明図である。
【図１５】受領メニュー画面の一例を示す説明図である。
【図１６】受領確認画面の一例を示す説明図である。
【図１７】文書の承認プロセスを説明する説明図である。
【図１８】文書管理システムによる承認プロセスの手順を示すフローチャートである。
【図１９】文書管理システムによる承認プロセスの手順を示すフローチャートである。
【図２０】承認依頼処理の表示画面の一例を示す説明図である。
【図２１】審査依頼の電子メールの一例を示す説明図である。
【図２２】添付ファイルの一例を示す説明図である。
【図２３】文書メニュー画面の一例を示す説明図である。
【図２４】承認依頼の電子メールの一例を示す説明図である。
【図２５】添付ファイルの一例を示す説明図である。
【図２６】文書メニュー画面の一例を示す説明図である。
【符号の説明】
11,15,16,24  WWWサーバ
12,13,17,18,20,21,22  クライアント
14,19,23  データベース
26  未承認文書データベース
27  承認情報管理データベース
28  正本文書データベース
29  文書情報データベース
30  履歴文書データベース
【図１】
0003635364.tif 000004
【図２】
0003635364.tif 000005
【図３】
0003635364.tif 000006
【図４】
0003635364.tif 000007
【図５】
0003635364.tif 000008
【図６】
0003635364.tif 000009
【図７】
0003635364.tif 000010
【図８】
0003635364.tif 000011
【図９】
0003635364.tif 000012
【図１０】
0003635364.tif 000013
【図１１】
0003635364.tif 000014
【図１２】
0003635364.tif 000015
【図１３】
0003635364.tif 000016
【図１４】
0003635364.tif 000017
【図１５】
0003635364.tif 000018
【図１６】
0003635364.tif 000019
【図１７】
0003635364.tif 000020
【図１８】
0003635364.tif 000021
【図１９】
0003635364.tif 000022
【図２０】
0003635364.tif 000023
【図２１】
0003635364.tif 000024
【図２２】
0003635364.tif 000025
【図２３】
0003635364.tif 000026
【図２４】
0003635364.tif 000027
【図２５】
0003635364.tif 000028
【図２６】
0003635364.tif 000029