(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して相互に接続された複数のノードにより、電子化された回覧文書を回覧させる電子回覧システムにおいて、
ロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧、及び複数のユーザ情報の識別子のそれぞれに対応付けられた未処理文書の文書管理情報の識別子の一覧が格納されるロール定義情報格納部と、
回覧制御情報として、各ノードにおける、次の送信先のノード情報の識別子、送信先のロール、及び当該ロールに属するユーザの中から回覧文書の送信先ユーザを選択するための選択基準である送信先ユーザ選定基準が格納される回覧制御情報格納部と、
前記回覧制御情報格納部、及び前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、指定された回覧文書を前記回覧経路にしたがって回覧させる回覧制御部とを具備する構成とし、
前記回覧制御部は、
ユーザが回覧制御情報の識別子、回覧を開始するノード情報の識別子及びサーバ上の文書のパス名をそれぞれ指定して文書の回覧開始を要求すると、指定された文書をサーバに転送し、文書管理情報に、回覧制御情報の識別子、回覧を開始するノード情報の識別子及びサーバ上の文書のパス名を設定後、文書管理情報の識別子を送信要求キューに登録する手段と、
送信要求キューに登録されている文書管理情報の識別子と一致する文書管理情報内の回覧制御情報の識別子と回覧を開始するノード情報の識別子を取得する手段と、
前記回覧制御情報の識別子と回覧を開始するノード情報の識別子とにより、回覧制御情報を検索して対応する次の送信先のノード情報の識別子、送信先のロール、送信先ユーザ選定基準を取得する手段と、
前記ロール定義情報格納部から前記送信先のロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧を取得する手段と、
次の送信先のノード識別子、送信先のロール、前記送信先ユーザ選定基準に基づいて、前記ユーザ情報の識別子の一覧から選択した次の送信先ユーザの識別子で特定される未処理文書の文書管理情報の識別子の一覧に、送信要求キューに登録されている前記文書管理情報の識別子を追加し、送信要求キューから前記文書管理情報の識別子を削除する手段とを備え、
前記送信先ユーザ選定基準を取得する手段により取得された送信先ユーザ選定基準が負荷であった場合、送信先のロールの各ユーザの未処理の文書数に基づいて求められた負荷の値と、前記送信先のロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧に予め定義されている各ユーザの負荷情報の値とを比較して、当該ロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧の中から、送信先ユーザを選定することを特徴とする電子回覧システム。
【請求項２】
ネットワークを介して相互に接続された複数のノードにより、電子化された回覧文書を回覧させる電子回覧システムにおける電子回覧方法において、
前記電子化された回覧文書を回覧させる電子回覧システムを、
ロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧、及び複数のユーザ情報の識別子のそれぞれに対応付けられた未処理文書の文書管理情報の識別子の一覧が格納されるロール定義情報格納部と、
回覧制御情報として、各ノードにおける、次の送信先のノード情報の識別子、送信先のロール、及び当該ロールに属するユーザの中から回覧文書の送信先ユーザを選択するための選択基準である送信先ユーザ選定基準が格納される回覧制御情報格納部と、
前記回覧制御情報格納部、及び前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、指定された回覧文書を前記回覧経路にしたがって回覧させる回覧制御部とを具備する構成とし、
前記回覧制御部は、
ユーザが回覧制御情報の識別子、回覧を開始するノード情報の識別子及びサーバ上の文書のパス名をそれぞれ指定して文書の回覧開始を要求すると、指定された文書をサーバに転送し、文書管理情報に、回覧制御情報の識別子、回覧を開始するノード情報の識別子及びサーバ上の文書のパス名を設定後、文書管理情報の識別子を送信要求キューに登録し、
送信要求キューに登録されている文書管理情報の識別子と一致する文書管理情報内の回覧制御情報の識別子と回覧を開始するノード情報の識別子を取得し、
前記回覧制御情報の識別子と回覧を開始するノード情報の識別子とにより、回覧制御情報を検索して対応する次の送信先のノード情報の識別子、送信先のロール、送信先ユーザ選定基準を取得し、
前記ロール定義情報格納部から前記送信先のロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧を取得し、
次の送信先のノード識別子、送信先のロール、前記送信先ユーザ選定基準に基づいて、前記ユーザ情報の識別子の一覧から選択した次の送信先ユーザの識別子で特定される未処理文書の文書管理情報の識別子の一覧に、送信要求キューに登録されている前記文書管理情報の識別子を追加し、送信要求キューから前記文書管理情報の識別子を削除すると共に、
前記送信先ユーザ選定基準を取得する手段により取得された送信先ユーザ選定基準が負荷であった場合、送信先のロールの各ユーザの未処理の文書数に基づいて求められた負荷の値と、前記送信先のロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧に予め定義されている各ユーザの負荷情報の値とを比較して、当該ロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧の中から、送信先ユーザを選定することを特徴とする電子回覧方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
本発明は電子回覧システム及び電子回覧方法に係り、特に、ネットワークシステム上の通信管理システムやファイル共用システムを利用する回覧システム及び電子回覧方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、いずれの文書からも利用できるように“「作成」−「審査」−「承認」”などの職務で文書の回覧経路を定義するとともに、上記回覧経路の定義とは別個の職務テーブルに「作成」，「審査」，「承認」のそれぞれに対応する処理作業を行う複数のユーザをあらかじめ定義した上で、例えば「審査」に対応する処理作業を行うユーザに文書を送信しようとする際には、あらかじめ定義された回覧先決定ルールにしたがって自動的に決定された送信先のユーザの回覧先リストの指定を送信者が必要に応じて変更した後にシステムに応答することによって、当該文書の送信が完了する電子化文書送付システムが知られている（特開平２−２７８４５８号公報記載の発明）。ここで、回覧先決定ルールとは、文書内の契約金額に応じて回覧先の指定を変更したり、文書の種類や作成者の所属部署と職務テーブル中の識別子とが一致するユーザを回覧先ユーザとして決定したりすることを可能とするための情報である。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来技術では、文書の送信に際して送信者が送信先ユーザの指定について特に確認する必要がない場合や、送信先のユーザを一意に限定する必然性がない場合などについて、何も配慮されていない。例えば、一日に数千件の契約文書を査定しなければならない契約査定業務を円滑に行うことを想定した場合には、一日に一人が査定できる文書量が数百件であったとすると、同等の権限を持ち同等の査定処理を行う査定担当者が１０人必要となる。このケースにおいて、査定の対象となる契約文書の作成者は当該契約文書の送信先の査定担当者が誰であるのかをあえて確認する必要はない。しかしながら上記従来技術では、回覧先ルールを用いることにより、回覧先ユーザを一意に決定できるように文書に付与した番号で１０人に振り分けるなどの処理を行わなければならなかったため、このような回覧先ルールを作成する手間がかかるとともに、送信者が送信先ユーザの指定を不必要に確認する手間がかかってしまうという問題点があった。
【０００４】
また、送信者が送信先ユーザの指定を変更する際に、当該送信先ユーザにどのような配分や負荷で文書が送信されているか知ることができないとともに、以前に文書の処理を担当した送信先ユーザに対して再び文書を送信したいときは、そのとき処理を行ったユーザの履歴を確認してから送信先ユーザの指定を変更しなければならないという問題点があった。
【０００５】
さらに、文書の回覧中に回覧リストに含まれない他のユーザに何らかの相談を行おうとする際には、例えば、当該文書の送信先のリストに相談先のユーザを挿入するとともに再度送信者に戻るように送信者自身を挿入するなど、複雑な指定を行う必要がある上、相談先のユーザに送信先リストを変更する権限が与えられている場合には、送信した当該文書が送信者自身に戻らないように指定が変更されてしまう危険性があるという問題点があった。
【０００６】
この他、送信先ユーザが不在であるなどの理由で文書の処理ができないときの代行者を必ず定義しておかなければならないという問題点があった。
【０００７】
したがって本発明の目的は、上記の問題点を解決して、以下に示すような作用によって送信者の操作手順の簡略化および文書の一時的な送付（以下、回覧ということとする）の容易化を図ることのできる電子回覧システム及び電子回覧方法を提供することにある。
(1) 電子化文書（以下、回覧文書ということとする）の送信に際して送信者が送信先        ユーザの指定について確認しなくても、あらかじめ定義された回覧制御情報にし        たがって特定の送信先ユーザが自動的に決定される。
(2) (1) において、所定の選択基準や送信履歴などに応じて特定の送信先ユーザが自        動的に決定される。
(3) 送信者が送信先ユーザの指定を確認せずにロール宛に送信した回覧文書について        、当該ロールに属するいずれかのユーザからの要求に応じて回覧文書の送信が行        われる。
(4) 回覧文書について別のユーザに相談する際に、相談先に対する一時的な回覧が行        われた後に、あらかじめ定義された本来の回覧経路に戻って正常な回覧が行われ        る。
(5) ロールまたはユーザに対して個別に設定された運用状態に応じて、回覧文書の送        信先が適宜選択される。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
(1) 上記の目的を達成するため、本発明の電子回覧システムは、ネットワークを介して相互に接続された複数のノードにより、電子化された回覧文書を回覧させる電子回覧システムにおいて、ロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧、及び複数のユーザ情報の識別子のそれぞれに対応付けられた未処理文書の文書管理情報の識別子の一覧が格納されるロール定義情報格納部と、回覧制御情報として、各ノードにおける、次の送信先のノード情報の識別子、送信先のロール、及び当該ロールに属するユーザの中から回覧文書の送信先ユーザを選択するための選択基準である送信先ユーザ選定基準が格納される回覧制御情報格納部と、前記回覧制御情報格納部、及び前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、指定された回覧文書を前記回覧経路にしたがって回覧させる回覧制御部とを具備する構成とし、
前記回覧制御部は、ユーザが回覧制御情報の識別子、回覧を開始するノード情報の識別子及びサーバ上の文書のパス名をそれぞれ指定して文書の回覧開始を要求すると、指定された文書をサーバに転送し、文書管理情報に、回覧制御情報の識別子、回覧を開始するノード情報の識別子及びサーバ上の文書のパス名を設定後、文書管理情報の識別子を送信要求キューに登録する手段と、送信要求キューに登録されている文書管理情報の識別子と一致する文書管理情報内の回覧制御情報の識別子と回覧を開始するノード情報の識別子を取得する手段と、前記回覧制御情報の識別子と回覧を開始するノード情報の識別子とにより、回覧制御情報を検索して対応する次の送信先のノード情報の識別子、送信先のロール、送信先ユーザ選定基準を取得する手段と、前記ロール定義情報格納部から前記送信先のロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧を取得する手段と、次の送信先のノード識別子、送信先のロール、前記送信先ユーザ選定基準に基づいて、前記ユーザ情報の識別子の一覧から選択した次の送信先ユーザの識別子で特定される未処理文書の文書管理情報の識別子の一覧に、送信要求キューに登録されている前記文書管理情報の識別子を追加し、送信要求キューから前記文書管理情報の識別子を削除する手段とを備え、
前記送信先ユーザ選定基準を取得する手段により取得された送信先ユーザ選定基準が負荷であった場合、送信先のロールの各ユーザの未処理の文書数に基づいて求められた負荷の値と、前記送信先のロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧に予め定義されている各ユーザの負荷情報の値とを比較して、当該ロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧の中から、送信先ユーザを選定することを特徴とする。
【０００９】
(1) また、上記の目的を達成するため、本発明の電子回覧方法は、ネットワークを介して相互に接続された複数のノードにより、電子化された回覧文書を回覧させる電子回覧システムにおける電子回覧方法において、
前記電子化された回覧文書を回覧させる電子回覧システムを、
ロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧、及び複数のユーザ情報の識別子のそれぞれに対応付けられた未処理文書の文書管理情報の識別子の一覧が格納されるロール定義情報格納部と、
回覧制御情報として、各ノードにおける、次の送信先のノード情報の識別子、送信先のロール、及び当該ロールに属するユーザの中から回覧文書の送信先ユーザを選択するための選択基準である送信先ユーザ選定基準が格納される回覧制御情報格納部と、
前記回覧制御情報格納部、及び前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、指定された回覧文書を前記回覧経路にしたがって回覧させる回覧制御部とを具備する構成とし、
前記回覧制御部は、
ユーザが回覧制御情報の識別子、回覧を開始するノード情報の識別子及びサーバ上の文書のパス名をそれぞれ指定して文書の回覧開始を要求すると、指定された文書をサーバに転送し、文書管理情報に、回覧制御情報の識別子、回覧を開始するノード情報の識別子及びサーバ上の文書のパス名を設定後、文書管理情報の識別子を送信要求キューに登録し、
送信要求キューに登録されている文書管理情報の識別子と一致する文書管理情報内の回覧制御情報の識別子と回覧を開始するノード情報の識別子を取得し、
前記回覧制御情報の識別子と回覧を開始するノード情報の識別子とにより、回覧制御情報を検索して対応する次の送信先のノード情報の識別子、送信先のロール、送信先ユーザ選定基準を取得し、
前記ロール定義情報格納部から前記送信先のロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧を取得し、
次の送信先のノード識別子、送信先のロール、前記送信先ユーザ選定基準に基づいて、前記ユーザ情報の識別子の一覧から選択した次の送信先ユーザの識別子で特定される未処理文書の文書管理情報の識別子の一覧に、送信要求キューに登録されている前記文書管理情報の識別子を追加し、送信要求キューから前記文書管理情報の識別子を削除すると共に、
前記送信先ユーザ選定基準を取得する手段により取得された送信先ユーザ選定基準が負荷であった場合、送信先のロールの各ユーザの未処理の文書数に基づいて求められた負荷の値と、前記送信先のロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧に予め定義されている各ユーザの負荷情報の値とを比較して、当該ロールに関連付けられたユーザ情報の識別子の一覧の中から、送信先ユーザを選定することを特徴とする。
【００１２】
【作用】
上記構成に基づく作用を説明する。
【００１３】
(1) 本発明の電子化文書送付システムでは、ネットワークを介して相互に接続された複数の計算機端末装置により、電子化された回覧文書を回覧させる電子化文書送付システムにおいて、あらかじめ回覧文書の回覧経路を特定する回覧制御情報が格納される回覧制御情報格納部と、同等のユーザのいずれかに対して送信された回覧文書を管理するためのロールを定義するロール定義情報が格納されるロール定義情報格納部と、前記回覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、指定された回覧文書を前記回覧経路にしたがって回覧させる回覧制御部とを具備する構成としたことにより、文書の送信者は送信先としてロールを指定することで特定の送信先ユーザの指定について確認・変更の必要がなくなり、文書送信に関わる送信者の操作手順の簡略化を図ることができる。
【００１４】
(2) また、(1)において、前記回覧制御部は、特定のロールに回覧文書が送信されたとき、所定の送信先ユーザ選定基準に基づいて前記ロール内から選定した特定のユーザに対して当該回覧文書を送信することにより、あらかじめ送信先ユーザ選定基準で定めた配分割合や負荷となるように、当該ロールに属する同等の送信先ユーザの指定が自動的に行われるので、文書送信に関わる送信者の操作手順の簡略化を図るとともに、文書回覧を含む全体的な処理効率の最適化などを図ることができる。
【００１５】
(3) また、(1)において、前記回覧制御部は、特定のロールに対して当該ロールに属さないユーザから回覧文書が送信された場合または当該ロールに属するユーザから未処理の回覧文書が送信された場合に当該ロールに属するユーザに当該回覧文書の着信を通知し、当該ロールに属するいずれかのユーザからの当該回覧文書に対する受取要求に応じて当該ユーザに当該回覧文書を送信することにより、当該ロールに属する各々のユーザが当該ロールに送信された文書の中から自己の能力や負荷に応じた文書を任意に選択可能となるので、文書送信に関わる送信者の操作手順の簡略化を図るとともに、文書回覧を含む全体的な処理効率の最適化などを図ることができる。
【００１６】
(4) さらに、(1)〜(3) のいずれかにおいて、一時的な回覧経路を特定する一時回覧制御情報が格納される一時回覧制御情報格納部を具備し、前記回覧文書の回覧中に一時的な回覧経路が指定されたとき、前記回覧制御部は、前記一時回覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、前記回覧文書を前記一時回覧経路にしたがって回覧させた後に、前記回覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、前記回覧文書を当初の回覧経路にしたがって回覧させることにより、当初の回覧経路に手を加えることなく一時的な回覧経路を指定して回覧文書を任意のユーザに送信し、当該ユーザに対する相談や質疑応答などを行ってから、当該回覧文書を確実に当初の回覧経路に戻すことが可能となるので、文書回覧を含む全体的な処理効率を低下させることなく処理の品質を向上させることができる。
【００１７】
【実施例】
最初に、本発明の電子化文書送付システムについて概略的に説明する。
【００１８】
本発明の電子化文書送付システムの第１実施例は、電子化された回覧文書の回覧経路を指定する回覧制御情報があらかじめ格納された回覧制御情報格納部と、同一業務を行う同等の複数のユーザによって共用される文書受信用トレー（以後、“ロール”と記述する）と複数のユーザとを関連付けるためのロール定義情報があらかじめ格納されたロール定義情報格納部と、回覧制御情報およびロール定義情報に基づいて決定された次の送信先に回覧文書を送信する回覧制御部と、によって構成されている。
【００１９】
ユーザが特定の文書の回覧を開始させる際には、文書本体と文書管理情報によって回覧文書を作成し、文書管理情報内には、回覧制御情報の識別子（あらかじめ定義された複数組の回覧制御情報のいずれに基づいて回覧を行うかの指定），ノード識別子（回覧経路中のどの位置（以後“ノード”と記述する）から回覧を開始するかの指定），ロール名，ユーザ識別子などを設定する。回覧制御情報には、当該ロールに属するユーザの中から回覧文書の送信先ユーザを選択するための選択基準（送信先ユーザ選定基準）が含まれている。回覧制御情報は、ユーザがテキストエディタなどを用いて回覧情報をテキスト形式で作成した後に、専用の登録手段によって回覧制御情報格納部に登録される。ロール定義情報には、当該ロール内のユーザごとに配分割合を定義することが可能である。ロール定義情報格納部には、ロール情報，ユーザ情報，ロールおよびユーザの関連付け情報が格納されており、これらの情報は、関数やＧＵＩなどで提供される専用の登録手段によってテーブル形式で格納される。
【００２０】
回覧制御情報内のノード識別子で特定されるノード情報には、当該ノードにおける送信先のロール名と、送信先ユーザ選定基準と、次の送信先のノード識別子とが含まれている。また、上記選定基準として後述する「順序」が指定されている場合、当該ノード情報には前回の当該ノードにおける回覧文書の送付先であった特定のユーザの識別子が含まれている。なお、文書本体についてはワープロソフト，表計算ソフト，イメージデータ作成ソフトなどを用いてユーザが作成し、文書管理情報についてはクライアントからの回覧開始要求を受付けたときに回覧制御部が作成する。
【００２１】
最初に回覧制御部は、回覧文書を構成する文書管理情報内に設定された回覧制御情報の識別子で特定される回覧制御情報を取得し、文書管理情報内に設定されたノード識別子で特定されるノード情報を上記回覧制御情報内から検索する。次に、上記ノード情報内に設定されている次の送信先のノード識別子を取得し、当該ノード識別子で特定されるノード情報を上記回覧制御情報内から検索する。最後に、検索された上記ノード情報から送信先のロール名および送信先ユーザ選定基準を取得した後、当該ロール名で特定されるロール定義情報をロール定義情報格納部から検索し、当該ロールに関連付けられたユーザの一覧を取得する。
【００２２】
なお、送信先ユーザ選定基準として、以下に示す６通りがある。
【００２３】
▲１▼「ランダム」
回覧制御部は、当該ロールに関連付けられたユーザの一覧の中から、
ランダマイズによってひとりのユーザを送信先ユーザとして選択する。
【００２４】
▲２▼「順序」
回覧制御部は、前回の当該ノードにおける回覧文書の送付先であった  特定のユーザ（前回送付先ユーザ）の識別子を当該ノード情報から取得  した後、当該ロールに関連付けられたユーザの一覧の中から前回送付先  ユーザの識別子を検索して、上記一覧において当該前回送付先ユーザの  次に登録されているユーザを送信先ユーザとして選択する。
【００２５】
▲３▼「配分割合」
回覧制御部は、当該ロールに関連付けられたユーザの一覧の中から、  所定の配分割合にしたがって重みづけしたランダマイズによってひとり  のユーザを送信先ユーザとして選択する。
【００２６】
▲４▼「負荷」
回覧制御部は、当該ロールに関連付けられたユーザの一覧の中から、  各ユーザに送信された未処理の回覧文書数を取得し、この値に基づいて  現状での当該ロール内の各ユーザの負荷を求める。そして、求められた  負荷の値と上記一覧中にあらかじめ定義されている負荷係数の値を比較  して、負荷のマイナス割合が最大となるユーザを送信先ユーザとして選  択する。
【００２７】
▲５▼「再帰」
回覧制御部は、回覧文書を構成する文書管理情報を参照して、以前に  当該ロールで上記回覧文書を処理したユーザを特定するユーザ識別子を  取得し、当該ロールに関連付けられたユーザの一覧の中から上記ユーザ  識別子で特定されるユーザを送信先ユーザとして選択する。なお、上記  文書管理情報内には、回覧制御部による送信に際して送信先のロール名  およびユーザ識別子が取得されているものとする。
【００２８】
▲６▼「優先順位」
回覧制御部は、回覧文書を構成する文書管理情報を参照して、優先的  に送信先とするユーザ（優先送信先ユーザ）を特定するユーザ識別子を  取得し、当該ロールに関連付けられたユーザの一覧の中から上記ユーザ  識別子で特定されるユーザを送信先ユーザとして選択する。なお、上記  文書管理情報内には、回覧文書の送信者が優先送信先ユーザを指定した  場合にそのユーザ識別子が設定されるものとする。
【００２９】
以上のように、回覧制御部は、指定された回覧制御情報内に設定されている送信先ユーザ選定基準に基づいて送信先ユーザを選択し、当該送信先ユーザに回覧文書を送信する。そして、送信に際して当該回覧文書を構成する文書管理情報の識別子を、送信先ユーザの識別子で特定されるユーザ情報における未処理文書の一覧に追加する。回覧制御部は、上記送信先ユーザが送信された回覧文書の処理を完了し、次のユーザへ送信するかまたは回覧終了するとき、上記未処理文書の一覧から該当する文書管理情報の識別子を削除する。
【００３０】
本発明の電子化文書送付システムの第２実施例では、第１実施例と同様に回覧制御部が参照する送信先のノード情報中に、送信先のロール名および当該ロール内の特定のユーザに対する送付を抑止する指定が含まれる。また、ロールに送信された未処理の回覧文書については、ロール情報中の未処理文書のリストに当該回覧文書を構成する文書管理情報の識別子が設定される。さらにユーザ情報には、当該ユーザがシステムの管理者であるか一般のユーザであるかを示すユーザ権限属性が設定される。
【００３１】
回覧制御部は、ロール名の一致するロール定義情報をロール定義情報格納部から検索し、文書管理情報の識別子をロール定義情報の未処理文書の一覧に追加する。当該ロールに属するいずれかのユーザが当該ロールから未処理の文書を取り出す要求を行うと、回覧制御部は、ロール定義情報中の未処理文書の一覧から当該文書管理情報の識別子を削除し、要求を行った当該ロール内のユーザについてのユーザ情報における未処理文書の一覧に当該文書管理情報の識別子を追加する。また、上記ユーザがロールに回覧文書を戻す要求を行うと、回覧制御部は、要求を行ったユーザについてのユーザ情報における未処理文書の一覧から当該文書管理情報の識別子を削除し、当該回覧文書の文書管理情報内のロール名を取得してロール名の一致するロール定義情報の未処理文書の一覧にその文書管理情報の識別子を追加する。
【００３２】
なお、ロールから未処理の回覧文書を取り出すことができるのは当該ロールに属するユーザのみであり、ロールに回覧文書を戻すことができるのは、未処理文書のリスト中に当該回覧文書が登録されているユーザのみである。ただし、システムの管理者権限を有するユーザは、他のユーザの未処理の文書をロールに戻したり、ロールから取り出して当該ロールに属するいずれかのユーザに送信したりすることができる。この場合、システム管理者の権限を持つユーザであるかどうかは、上述したユーザ情報内のユーザ権限属性によってチェックされる。
【００３３】
本発明の電子化文書送付システムの第３実施例では、ユーザＡが回覧文書について他のユーザＢに相談する要求を行うと、回覧制御部は、当該回覧文書を構成する文書管理情報中の相談者リストに相談元のユーザＡの識別子および相談先のユーザＢの識別子を一組にして追加した後、要求元のユーザＡについてのユーザ情報の未処理文書の一覧から当該文書管理情報の識別子を削除するとともに、相談先のユーザＢについてのユーザ情報の未処理文書の一覧に当該文書管理情報の識別子を追加する。ユーザＢがさらに他のユーザＣに相談する要求を行うと、上記と同様に回覧制御部は、当該回覧文書を構成する文書管理情報中の相談者リストに相談元のユーザＢの識別子および相談先のユーザＣの識別子を一組にして追加した後、要求元のユーザＢについてのユーザ情報の未処理文書の一覧から当該文書管理情報の識別子を削除するとともに、相談先のユーザＣについてのユーザ情報の未処理文書の一覧に当該文書管理情報の識別子を追加する。ユーザＣ（Ｂ）が処理を完了してさらに他のユーザに相談しない場合、回覧制御部は、当該文書管理情報の相談者リストから最後に登録された相談元のユーザＢ（Ａ）の識別子および相談先のユーザＣ（Ｂ）の識別子の組を削除した後、相談先のユーザＣ（Ｂ）についてのユーザ情報の未処理文書の一覧から当該文書管理情報の識別子を削除するとともに、相談元のユーザ識別子と一致するユーザ情報の未処理文書の一覧に当該文書管理情報の識別子を追加する。以上のようにして、相談者リストの最初に登録された相談元および相談先のユーザの識別子が削除された後、回覧文書は当初指定された回覧経路のユーザＡ（最初の相談元）に戻り、この後は当初の回覧経路にしたがって回覧される。
【００３４】
本発明の電子化文書送付システムの第４実施例では、ユーザ情報，ロール定義情報，ロールおよびユーザを関連づける情報のそれぞれに運用属性が設定可能であり、一般のユーザは自身の運用属性のみを、前述したシステムの管理者権限を有するユーザはすべてのユーザの運用属性を、変更することができる。回覧文書の送信先としてユーザが指定されている場合、回覧制御部は、当該ユーザについてのユーザ情報に設定された運用属性を参照して、運用可ならば当該ユーザに回覧文書を送信し、運用不可ならば送信しない。回覧文書の送信先としてロールが指定されるとともに当該ロール内のユーザに自動送信する定義であれば、回覧制御部は、ロール定義情報に設定された運用属性を参照し、運用可ならば所定の送信先ユーザ選定基準にしたがって送信先のユーザを決定し、運用不可ならばユーザへの送信を行わない。このとき、ユーザの決定に際しては、ロールおよびユーザを関連づける情報に設定された運用属性とユーザ情報に設定された運用属性の両方を参照して、どちらも運用可のユーザを送信先のユーザとして選択し、どちらも運用可のユーザが存在しないときは、ユーザへの送信を行わない。なお、“送信を行わない”に相当する処理は、回覧文書を構成する文書管理情報を送信元のユーザについてのユーザ情報における未処理文書の一覧から削除し、システムの管理者についてのユーザ情報の未処理文書の一覧に追加する処理であるものとする。
【００３５】
システムの管理者は、すべてのユーザについて運用属性を変更したり、回覧経路の任意のノードに文書を送信する権限を有する。また、別の処理方法として、送信要求元のユーザについてのユーザ情報における未処理文書の一覧に当該回覧文書の登録を残す処理方法や、送信先のユーザ情報またはロール定義情報における未処理文書の一覧に追加するが運用可の状態に再設定されるまで当該回覧文書に対する処理を抑止する処理方法などを採用してもよい。
【００３６】
以下、本発明の電子化文書送付システムの実施例を図面を用いて詳細に説明する。
【００３７】
図１は、本発明の電子化文書送付システムの第１実施例の機能構成を示すブロック図である。同図中、電子化された回覧文書を誰が受信するか、受信後誰に送信するかなどを制御するための回覧制御情報があらかじめ格納される回覧制御情報格納部１１と、同じ役割が同等に割当てられている複数の受信ユーザに共用される文書受信用トレー（以後、“ロール”と記述する）と複数のユーザとを具体的に関連付けるためのロール定義情報があらかじめ格納されるロール定義情報格納部１２と、回覧される文書を管理する文書管理情報が格納される文書管理情報格納部１３とが、上記回覧制御情報およびロール定義情報を参照して次の送信先を決定し、回覧文書を送信する回覧制御部１４に接続されている。
【００３８】
図２は、本発明の電子化文書送付システムの第１実施例におけるクライアントからの文書回覧開始要求に伴う処理動作を示すフローチャートである。図２において、ユーザはクライアントから電子化文書送付システムに対してログインを要求する（ステップ２１）と、クライアントの回覧制御部は、サーバの回覧制御部に通信管理システムを利用してログインを通知する（ステップ２２）。続くステップ２３において、サーバの回覧制御部は、クライアントからの要求を処理するための子プロセスを起動する。このときに子プロセスでは、ロール定義情報格納部のユーザ情報から要求元のユーザのユーザ情報を検索して、該当するユーザ情報が見つからなかった場合には利用権限がないものとしてログインを拒否する。一方、該当するユーザ情報が見つかった場合には、ロール定義情報格納部のユーザ情報とロール情報の間の関連情報から要求元のユーザのユーザ情報識別子と一致する関連情報を検索して、これをメモリ上に記憶する。これ以後、クライアントから行われるすべての要求は、通信管理システムを利用してサーバの回覧制御部の子プロセスに通知され、子プロセス上で処理される。
【００３９】
次に、あらかじめ定義された回覧制御情報のうち当該ユーザ自身が回覧経路に含まれている回覧制御情報の一覧をユーザが要求する（ステップ２４）と、サーバの回覧制御部の子プロセスは、回覧制御情報格納部の回覧制御情報とロール定義情報格納部のユーザ情報との間であらかじめ定義された関連情報から要求元ユーザのユーザ情報の識別子と一致する関連情報を検索し、さらに、回覧制御情報とロール定義情報格納部のロール情報との間であらかじめ定義された関連情報から要求元のユーザの属するロールのロール情報の識別子と一致する関連情報を検索することにより、当該ユーザが回覧経路に含まれる回覧制御情報の一覧として当該ユーザに返す（ステップ２５）。
【００４０】
次に、ユーザが回覧制御情報のひとつを選択して、回覧開始できるノードの一覧を要求する（ステップ２６）と、サーバの回覧制御部の子プロセスは、回覧制御情報内のノード情報から、ノード情報内の処理者が要求元ユーザのユーザ名又はロール名と一致しかつ回覧開始できるノード属性をもつノード情報を検索し、回覧開始できるノードの一覧として当該ユーザに返す（ステップ２７）。
【００４１】
最後に、回覧制御情報の識別子，ノード情報の識別子，あらかじめ作成した文書のパス名をそれぞれ指定して、ユーザが文書の回覧開始を要求する（ステップ２８）と、続くステップ２９において、クライアントの回覧制御部は、指定された文書をサーバに転送する。サーバの回覧制御部の子プロセスは、回覧制御情報格納部から指定された回覧制御情報の識別子と一致する回覧制御情報を入力してから、当該回覧制御情報からノードの識別子と一致するノード情報を入力して、ノード情報から当該ノードでユーザが文書を作成できることを確認する。そして、回覧制御部は、文書管理情報を作成してサーバ上の文書のパス名を文書管理情報に設定して、文書管理情報に回覧制御情報の識別子，ユーザ情報の識別子，ノード情報の識別子を設定する。この後、回覧制御部は、文書管理情報の識別子を送信要求キューに追加する。
【００４２】
以上の処理動作により、クライアントからサーバに対する文書回覧開始の動作が完了する。
【００４３】
図３は、本発明の電子化文書送付システムの第１実施例における文書送信処理の動作を示すフローチャートである。同図中、回覧制御部のデーモンは、送信要求キューから文書管理情報の識別子を入力する（ステップ３１）と、上記識別子と一致する文書管理情報を入力し、その中の回覧制御情報格納部から文書管理情報内の回覧制御情報の識別子と一致する回覧制御情報を入力する（ステップ３２）。そして、回覧制御部のデーモンは、文書管理情報内のノード情報の識別子と一致するノード情報を回覧制御情報から検索して、次のノード情報の識別子を取得して（ステップ３３）、次のノード情報を回覧制御情報から検索し、送信先のロール名およびロール内ユーザの選択方法を取得する（ステップ３４）。続くステップ３５において、回覧制御部のデーモンは、ロール名と一致するロール情報をロール定義情報格納部から入力して、当該ロール情報とユーザ情報の間の関連情報から当該ロール情報に関連付けられたユーザの一覧を検索する。
【００４４】
ステップ３６では、ステップ３４で取得された選択方法にしたがって、回覧制御部のデーモンが上記ユーザの一覧からユーザ情報のひとつを以下に示すように選択する。
【００４５】
▲１▼選択方法として「ランダム」が取得された場合
回覧制御部は、上記ユーザの一覧の中からランダマイズによってひと  つのユーザ情報を選択する。
【００４６】
▲２▼選択方法として「順序」が取得された場合
回覧制御部は、前回の当該ノードで回覧文書を送信したユーザ（前回  送付先ユーザ）に対応するユーザ情報の識別子をステップ３４で入力し  たノード情報から取得した後に、上記ユーザの一覧の中から前回送付先  ユーザの識別子を検索して、上記一覧において当該前回送付先ユーザの  次に登録されているユーザに対応するユーザ情報を選択する。さらに、  選択されたユーザ情報の識別子をステップ３４で入力したノード情報に  設定する。
【００４７】
▲３▼選択方法として「配分割合」が取得された場合
回覧制御部は、上記ユーザの一覧の中からロールとユーザの関連情報  の属性にあらかじめ定義されている配分割合にしたがって重みづけした  ランダマイズによってひとつのユーザ情報を選択する。
【００４８】
▲４▼選択方法として「負荷」が取得された場合
回覧制御部は、上記ユーザ一覧中のユーザ情報を順次入力してロール  内の個々のユーザの未処理文書の数を取得してから、個々のユーザの負  荷を（未処理文書数）／（未処理文書数の総和）により計算する。そし  て、ロールとユーザの関連情報の属性にあらかじめ定義されている負荷  情報と、上記計算により求められた負荷を比較し、マイナス割合が最大  となるユーザ情報を選択する。
【００４９】
▲５▼選択方法として「再帰」が取得された場合
回覧制御部は、文書管理情報から以前に当該ロールで処理したユーザ  の識別子を取得し、上記ユーザの一覧から直前に当該ロールで処理した  ユーザの識別子と一致するユーザ情報を選択する。
（別の選択方法として、同じノードに２度目以降に送信するとき以前  そのノードで処理したユーザを選択する方法や、回覧制御部のノー  ドの再帰の定義にグループを定義した場合に、回覧制御部が文書の  送信時にこのグループ識別子またはノード識別子を文書管理情報内  に記録し、再帰指定のノードで回覧制御部は、同じグループ識別子  のノードで以前に処理したユーザを取得してそのユーザを選択する  方法などがある。）
▲６▼選択方法として「優先順位」が取得された場合
回覧制御部は、文書管理情報から優先して文書を送信すべきユーザ  （優先送信先ユーザ）の識別子を取得した後、上記ユーザの一覧から  上記識別子と一致するユーザを選択する。なお、優先送信先ユーザの  識別子は、あらかじめ文書の送信者が優先送信先ユーザ名の設定要求  を行ったときに回覧制御部によって設定される。
【００５０】
最後に、回覧制御部のデーモンは、選択したユーザ情報の識別子，当該ロールの識別子，次ノードの識別子を文書管理情報に設定した後、ユーザ情報の未処理文書のリストに上記文書管理情報の識別子を設定して、送信要求キューから上記文書管理情報を削除する（ステップ３７）。
【００５１】
以降は、上記ステップ３１〜３７の処理を送信要求キューがなくなるまで繰り返してから、その後は例えば１秒間隔で送信要求キューの監視を行う。
【００５２】
以上の処理動作により、文書送信処理の動作が完了する。
【００５３】
図４は、本発明の電子化文書送付システムの第１実施例における文書送信要求の動作を示すフローチャートである。同図中、最初にステップ４１において、ユーザはクライアントから電子化文書回覧システムに対してログインする（このログイン処理は図２中のステップ２１〜２３と同様なので、その説明を省略する）。そして、ユーザが未処理の文書の一覧を取得する要求を行う（ステップ４２）と、サーバの回覧制御部の子プロセスは、ロール定義情報格納部から要求元のユーザの識別子と一致するユーザ情報の未処理文書の一覧を取得してユーザに返す（ステップ４３）。
【００５４】
次に、ユーザが未処理文書の一覧から一文書を選択し、当該文書の取得要求を行う（ステップ４４）と、サーバの回覧制御部の子プロセスは、選択された文書管理情報の識別子と一致する文書管理情報を文書管理情報格納部から入力し、サーバ上の選択された文書のパス名を取得して、これをユーザに返す（ステップ４５）。ここで、サーバ上の文書はネットワークドライブとしてクライアント側で定義されたディレクトリ上に存在しており、ユーザがクライアントから直接的に参照できるものとする。なお、別の方法として、サーバ上の文書のパスをユーザから直接的に参照することができないが、ユーザから参照可能なネットワークドライブに選択された文書をコピーした上で、そのパスを返す方法もある。
【００５５】
最後に、ユーザが上述したパスで指定された文書を参照して必要な処理を行った後、送信要求を行う（ステップ４６）と、サーバの回覧制御部の子プロセスは、当該文書管理情報の識別子をユーザ情報の未処理文書リストから削除し、送信要求キューに当該文書管理情報の識別子を追加する（ステップ４７）。
【００５６】
以上の処理動作により、クライアントからの文書送信要求の動作が完了する。
【００５７】
図５は、本発明の電子化文書送付システムの第１実施例における回覧情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。
【００５８】
図５に示すように、回覧制御情報５１は固有の識別子“C0000008”を有するとともに、それぞれ「ノード１」，「ノード２」，「ノード３」のノード識別子を有するノード情報がノード情報リスト５２に記憶されている。そして、「ノード１」にはロール名「作成」およびノード種別「回覧開始」が、「ノード２」にはロール名「審査」およびノード種別「処理」が、「ノード３」にはロール名「承認」およびノード種別「処理」が、それぞれ記憶されており、回覧先にユーザ名を定義した際にはユーザ名が記憶される。また、各々のノード情報には、前回当該ノードで送信したユーザ情報の識別子が設定されるユーザ情報識別子属性が含まれる。
【００５９】
回覧制御情報５１には回覧情報ファイル５３のパス名が含まれる。回覧情報ファイルには、あらかじめユーザがテキストエディタなどを用いて定義したすべての回覧制御情報（上述したノード情報の元となる情報や、回覧経路の定義，文書管理情報中の属性の更新命令，文書管理情報中の属性の参照による回覧経路の分岐を示す情報など）が格納されている。例えば図５では、送信先のユーザの選択方法として、ノード１には「再帰（“#autodeliver #recursive グループ１”）」が、ノード２には「ランダム（#autodeliver #randam）」が、ノード３には「順序（#autodeliver #sequence）」が、それぞれ定義されている。また、図示しないが、「配分」，「負荷」，「優先順位」についても、同様に定義される。ここで、「再帰」の定義に付加される「グループ１」は、ノードのグループを定義するグループ識別子である。例えば図５では、特に「グループ１」の定義はなくてもよいが、グループ識別子は、別のノードのロール名の異なるロールとの間でユーザの再帰を可能としたり、回覧経路内に同一ロール名を定義したノードが複数あるときにそのうちのいずれかのノードを再帰の対象外にすることを可能にするためのものである。すなわち、文書の送信時に回覧制御部がこのグループ識別子またはノード識別子を文書管理情報内に記録しておくことにより、再帰指定のノードにおいて、回覧制御部は、同一グループ識別子のノードで以前に処理したユーザの取得・選択を行う。例えば図５で「#role ロール名」の部分を「#user ユーザ名」に変更すれば、ロール内の任意のユーザへの送信ではなく指定されたユーザへの送信となる。
【００６０】
回覧制御ファイルの形式は、テキスト形式かあるいはプログラムから利用しやすいテーブル形式に変換しておくものとする。また、ノード情報内における前回当該ノードで送信したユーザ情報の識別子を設定する属性情報以外の情報は、回覧制御ファイル内に含まれる情報と同じとなるので、これらの情報は、ノード情報リスト内または回覧情報ファイル内のどちらかに記憶させれば十分である。図５の例では、ロール内ユーザの選択方法などの回覧制御部のデーモンのみによって参照される情報を回覧制御内に格納し、クライアントから参照要求されるノード識別子，ロール名，ユーザ名をノード情報リストに記憶することによって、クライアントへの応答の高速化を図っている。
【００６１】
図６は、本発明の電子化文書送付システムの第１実施例におけるロール定義情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。
図７は、本発明の電子化文書送付システムの第１実施例における文書管理情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。
【００６２】
図６に示すように、ロール定義情報は、ロール情報６１，ユーザ情報６２，ロールに属するユーザ情報の関連情報６４から構成されている。ロール情報６１は識別子“C0000015”,“C0000020”,“C0000021”を有しており、各識別子に対応して「作成」，「審査」，「承認」のロール名を有するロール情報が記憶されている。ユーザ情報６２は識別子“C0000025”,“C0000026”,“C0000027”,“C0000028”,“C0000029”を有しており、各識別子に対応して「kawasaki」,「itou」,「yamada」,「maeda」,「tanaka」 のユーザ名を有するユーザ情報が記憶されている。そして、各々のユーザ情報には、未処理の文書の文書管理情報の識別子のリスト６３が記憶されている。ロールに属するユーザ情報の関連情報６４は上述したロール情報の識別子およびユーザ情報の識別子の組からなり、配分割合の属性と負荷の属性が設定される。また、ロール情報と回覧情報の間の関連情報６５，ユーザ情報と回覧情報の間の関連情報６６を有している。ロール定義情報は、関数またはＧＵＩを提供することでロール定義情報格納部のロール名，ユーザ名，ロールとユーザの関連を入力させて、これらをロール定義情報格納部に記憶させる。
【００６３】
図７は、本発明の電子回覧システムの第１実施例における文書管理情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。
【００６４】
図７に示すように、文書管理情報７１は識別子“C0000048”，“C0000055”を有しており、各識別子に対応して、文書ファイルのパス名のリスト７３，現在のノード情報の識別子，ロール情報の識別子，ユーザ情報の識別子，優先送付すべきユーザのユーザ情報の識別子，回覧済みのノード情報の識別子とロール情報の識別子とユーザ情報の識別子の組のリスト７２，その他の任意属性が記憶されている。これらのうち、任意属性は回覧制御内に任意属性の定義をすることで文書管理情報作成時に回覧制御部が付加する属性であり、例えば、回覧経路を分岐させるときの条件の設定に使用したり、ユーザが回覧中に文書以外に受け渡したい情報の設定に使用することができる。また、回覧済みのノード，ロール，ユーザのリストは、前述した「再帰」に際して使用される。上記情報に履歴情報を代用することもできるが、「再帰」のみのために上記情報を利用する場合、同一ノードに対して２度目以降に送信する際に前の情報を上書きすることにより、記憶すべき情報量を低減させることができる。さらに、「再帰」のための情報として、ノードとユーザのみ，前記のノードのグループとユーザのみ，ロールとユーザのみなどとすることにより、情報量を少なくすることもできる。
【００６５】
以上のように本実施例によれば、送信者は特定の送信先ユーザを確認することなく、あらかじめ定義された回覧制御情報にしたがって、あらかじめ定義された負荷や割合で、あるいは以前に回覧文書の処理を行ったユーザの選択指定に応じて、送信先ユーザがシステムによって自動的に決定されるので、文書送信に関わる送信者の操作手順を簡略化することができる。
【００６６】
図８は、本発明の電子化文書送付システムの第２実施例の機能構成を示すブロック図である。同図中、電子化された回覧文書を誰が受信するか、受信後誰に送信するかなどを制御するための回覧制御情報があらかじめ格納される回覧制御情報格納部８１と、同じ役割が同等に割当てられている複数の受信ユーザに共用される文書受信用トレー（以後、“ロール”と記述する）と複数のユーザとを具体的に関連付けるためのロール定義情報があらかじめ格納されるロール定義情報格納部８２と、回覧される文書を管理する文書管理情報が格納される文書管理情報格納部８３とが、上記回覧制御情報およびロール定義情報を参照して次の送信先を決定し、回覧文書を送信する回覧制御部８４に接続されている。
【００６７】
本実施例におけるクライアントからの文書回覧開始要求に伴う処理動作は図２のフローチャートと同様なので、その説明を省略する。
【００６８】
次に、本実施例における文書送信処理の動作について説明する。
【００６９】
回覧制御部は、送信要求キューから文書管理情報の識別子を入力してから、該当する文書管理情報内の回覧制御情報の識別子と一致する回覧制御情報を回覧制御情報格納部から入力する。そして、文書管理情報内のノード情報の識別子と一致するノード情報を回覧制御情報から検索して、次のノード情報の識別子を取得した後、次のノード情報を回覧制御情報から検索して、送信先のロール名と当該ロール内ユーザに文書を送信しない旨の定義を取得する。さらに、回覧制御部は、送信先のロール名と一致するロール定義情報をロール定義情報格納部から入力すると、ロールの識別子と次ノードの識別子を文書管理情報に設定するとともに、ロール情報の未処理文書のリストにその文書管理情報の識別子を設定した後、送信要求キューからその文書管理情報を削除する。以降、送信要求キューがなくなるまで上述の処理を繰り返した後に、例えば１秒間隔で送信要求キューの監視を行う。以上の処理動作により、文書送信処理の動作が完了する。
【００７０】
次に、本実施例におけるクライアントからのロール内文書の取り出し要求に対する処理動作について説明する。
【００７１】
ユーザがクライアントからロールの一覧を要求すると、サーバの回覧制御部は、ロール定義情報格納部から要求元のユーザの識別子と一致するユーザ情報を入力した後、ユーザ情報に関連するロール情報の一覧を関連情報を検索することによって取得し、これを要求元のユーザに返す。続いて、ユーザがロール情報の一覧中からロールをひとつ選択し、当該ロール内の未処理文書の一覧を要求すると、サーバの回覧制御部は指定されたロール情報を検索して未処理文書のリストを入力して、当該未処理文書の一覧をユーザに返す。さらに、ユーザが未処理文書の一覧から一文書を選択してロールから取り出す要求を行うと、サーバの回覧制御部は、選択された文書に対応する文書管理情報の識別子を、ロール情報の未処理文書のリストから削除するとともにユーザ情報の未処理文書のリストに追加した後、当該文書管理情報に要求元のユーザ名を設定する。最後に、ユーザはロールから取り出した文書に対する取得要求を行う。この取得要求に対応する処理動作は、図４中のステップ４４〜４７の処理動作と同様なので、説明を省略する。以上の処理動作により、クライアントからのロール内文書の取り出し要求に対する処理動作が完了する。
【００７２】
次に、本実施例におけるクライアントからのロール内文書の返却要求に対する処理動作について説明する。
【００７３】
ユーザが取得した文書を処理せずロールに戻す要求を行うと、サーバの回覧制御部は、指定された文書の文書管理情報からロールの識別子を入力し、当該文書管理情報の識別子をユーザ情報の未処理文書のリストから削除するとともにロール情報の未処理文書のリストに追加して、文書管理情報のユーザ情報の識別子を初期化する。以上の処理動作により、クライアントからのロール内文書の返却要求に対する処理動作が完了する。
【００７４】
上述において、回覧情報格納部に記憶されている回覧情報の構成は第１実施例の場合と同様であるが、回覧情報ファイル中には、ユーザの選択方法として少なくとも「ユーザへの送信なし（#autodeliver #no）」が設定されているものとする。なお、「ユーザへの送信なしかつ再帰（#autodeliver #no #recursive グループ１）」が設定されている場合には、ノードの１回目は送信先のユーザによる取り出しにより、２回目以降は１回目に取り出したユーザに直接送信することができる。
【００７５】
図９は、本発明の電子化文書送付システムの第２実施例におけるロール定義情報格納部に格納されるロール定義情報のうちのロール情報の一例を示す図である。図９に示すように、ロール情報９１は識別子“C0000015”,“C0000020”,“C0000021”を有しており、各識別子に対応して「作成」，「審査」，「承認」のロール名を有するロール情報が記憶されている。そして、各識別子に対応して、未処理の文書の文書管理情報の識別子のリスト９２が記憶されている。
【００７６】
図１０は、本発明の電子化文書送付システムの第２実施例におけるロール定義情報格納部に格納されるロール定義情報のうちのユーザ情報の一例を示す図である。図１０に示すように、ユーザ情報１０１にはユーザ情報の識別子，ユーザ名，未処理文書の文書管理情報の識別子のリストに加えて、当該ユーザがシステム管理者であるか一般ユーザであるかを区別するユーザ種別が記憶されている。
【００７７】
そして、ロール定義情報格納部に記憶されているその他の情報と、文書管理情報格納部に記憶されている文書管理情報は、第１実施例と同様の構成である。
【００７８】
以上のように本実施例によれば、送信者は特定の送信先ユーザを確認することなく、あらかじめ定義された回覧制御情報にしたがって、文書がロールに送信されるとともに、ロール内の任意のユーザの要求に応じて当該文書の取り出しおよび返却が行われる。
【００７９】
図１１は、本発明の電子化文書送付システムの第３実施例の機能構成を示すブロック図である。同図中、回覧される文書を管理する文書管理情報が格納される文書管理情報格納部１１３に一時回覧制御情報格納部１１５が接続されるとともに、電子化された回覧文書を誰が受信するか、受信後誰に送信するかなどを制御するための回覧制御情報があらかじめ格納される回覧制御情報格納部１１１と、同じ役割が同等に割当てられている複数の受信ユーザに共用される文書受信用トレー（以後、“ロール”と記述する）と複数のユーザとを具体的に関連付けるためのロール定義情報があらかじめ格納されるロール定義情報格納部１１２と、上述の文書管理情報格納部１１３とが、上述の一時回覧制御情報格納部１１５中の一時回覧制御情報と上記回覧制御情報およびロール定義情報を参照して次の送信先を決定し、回覧文書を送信する回覧制御部１１４に接続されている。
【００８０】
本実施例におけるクライアントからの文書回覧開始要求に伴う処理動作は図２のフローチャートと同様であり、文書送信処理動作は図３のフローチャートと同様なので、それぞれ説明を省略する。
【００８１】
次に、本実施例におけるクライアントから別のユーザへの相談要求に対する処理動作について説明する。
【００８２】
相談要求を行う際には、ユーザ（相談元ユーザ）が未処理文書の一覧から一文書を取得し、その文書について別のユーザに相談するためにユーザの一覧を要求すると、回覧制御部は、ロール定義情報格納部に格納されているすべてのユーザ情報を検索し、ユーザの一覧を返す。そこで、相談元ユーザは提示されたユーザの一覧から相談相手とする特定のユーザ（相談先ユーザ）を選択して、その相談先ユーザに対する相談要求を行う。これに応じて、回覧制御部は、一時回覧制御情報中のリストに指定された相談先ユーザおよび相談元ユーザのユーザ情報の識別子を追加し、さらに、相談の対象とする文書の文書管理情報の識別子を相談元ユーザの未処理文書のリストから削除するとともに相談先ユーザの未処理文書のリストに追加する。このとき、回覧制御部は削除・追加する文書管理情報中にユーザ名，ノード名，ロール名などを設定しない。また、第２実施例で説明したロールへの返却要求が誤って相談先ユーザから行われた場合、これを検知するために一時回覧制御情報格納部へのポインタの有無をチェックし、ポインタが存在しないときだけロールに戻すように制御する方法がある。
【００８３】
相談先ユーザは、通常の未処理文書の一覧を取得する操作により、相談の対象とする文書を取得する。そして、さらに別のユーザに相談要求を行う場合には、上述と同様にユーザの一覧から次の相談先ユーザを選択する。また、相談に関連する処理を終了したときには、文書を相談元ユーザに戻す要求を行う。
【００８４】
相談先ユーザが文書を相談元ユーザに戻す要求を行うと、回覧制御部は、一時回覧制御情報中のリストの最後に記録された情報を入力して、直前の相談元ユーザのユーザ情報を調べる。そして、上記文書の文書管理情報の識別子を相談先ユーザの未処理文書のリストから削除するとともに直前の相談元ユーザの未処理文書のリストに追加し、一時回覧制御情報中のリストの最後に記録された情報を削除する。
【００８５】
以上の処理動作により、クライアントから別のユーザへの相談要求に対する処理動作が完了する。なお、回覧情報格納部に記憶されている回覧情報およびロール定義情報格納部に格納されている情報の構成は第１実施例と同様なので、その説明を省略する。
【００８６】
図１２は、本発明の電子化文書送付システムの第３実施例における文書管理情報格納部および一時回覧制御情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。
【００８７】
図１２に示すように、文書管理情報１２１には図７に示した文書管理情報の構成に加えて、一時回覧制御情報格納部１１５中の一時回覧制御情報１２２へのポインタが記録されている。一時回覧制御情報１２２は、相談元のユーザ情報の識別子と相談先のユーザ情報の識別子から構成されるリストである。
【００８８】
以上のように本実施例によれば、文書の回覧中に他のユーザに相談するために一時回覧制御情報を定義して別のユーザに回覧させた後、確実に相談元に戻して本来の回覧経路の定義にしたがって回覧処理を続けることができる。
【００８９】
図１３は、本発明の電子化文書送付システムの第４実施例の機能構成を示すブロック図である。同図中、電子化された回覧文書を誰が受信するか、受信後誰に送信するかなどを制御するための回覧制御情報があらかじめ格納される回覧制御情報格納部１３１と、同じ役割が同等に割当てられている複数の受信ユーザに共用される文書受信用トレー（以後、“ロール”と記述する）と複数のユーザとを具体的に関連付けるためのロール定義情報があらかじめ格納されるロール定義情報格納部１３２と、回覧される文書を管理する文書管理情報が格納される文書管理情報格納部１３３とが、上記回覧制御情報およびロール定義情報を参照して次の送信先を決定し、回覧文書を送信する回覧制御部１３４に接続されている。
【００９０】
上記構成の電子化文書回覧システムのクライアントからの文書回覧開始要求は実施例１の図２のフローチャートと同様であるため、その説明を省略する。
【００９１】
次に、本実施例におけるユーザの運用属性の変更処理動作について説明する。
【００９２】
ユーザが当該ユーザ自身の運用属性の変更要求を行ったとき、あるいは、システムの管理者権限を持つユーザが他のユーザの運用属性の変更要求を行ったときには、サーバの回覧制御手段の子プロセスは、要求元のユーザのユーザ情報を入力し、権限が一般ユーザの権限の場合には指定されたユーザがユーザ自身であることを確認した後、当該ユーザの運用属性を指定された通りに変更する。以上の処理動作により、ユーザの運用属性の変更処理動作が完了する。
【００９３】
次に、本実施例における文書送信処理の動作について説明する。
【００９４】
回覧制御部のデーモンは、送信キューから文書管理情報の識別子を入力し、前記と同様に送信先をノード情報から取得する。そして、文書の送信先がユーザのとき、回覧制御部のデーモンは、送信先のユーザ情報の運用属性を参照し、「運用可」ならユーザ情報の未処理文書のリストに文書管理情報の識別子を追加し、「運用不可」なら、システム管理者権限を持つユーザのユーザ情報の未処理文書のリストに文書管理情報の識別子を追加し、送信キューから削除する。
【００９５】
また、文書の送信先がロールでユーザに自動送付しない定義であれば、回覧制御部のデーモンは、ロール情報の運用属性を参照し、「運用可」ならロール情報の未処理文書のリストに文書管理情報の識別子を追加し、「運用不可」ならシステム管理者権限を持つユーザのユーザ情報の未処理文書のリストに文書管理情報の識別子を追加し、送信キューから削除する。さらに、文書の送信先がロールでロール内のユーザに自動送信する定義であれば、回覧制御部のデーモンはロール情報の運用属性を参照し、「運用可」なら選択方法にしたがって決定したユーザ情報の未処理文書のリストに文書管理情報の識別子を追加し、「運用不可」ならシステム管理者権限を持つユーザのユーザ情報の未処理文書のリストに文書管理情報の識別子を追加し、送信キューから削除する。選択方法にしたがってユーザを決定する際、ロールとユーザを関連づける情報の運用属性とユーザ情報の運用属性を参照し、どちらも「運用可」のユーザを選択する。どちらも「運用可」のユーザが存在しないときは、前記と同様にシステム管理者のリストへ追加する。ここで、システム管理者のリストに追加する代わりに、送信要求元のユーザ情報のリストに戻す方法，送信先のユーザ情報又はロール情報の未処理文書の一覧に追加するが「運用可」の状態になるまで文書の取得処理はできないようにする方法がある。
【００９６】
なお、システム管理者のユーザ情報の未処理文書の一覧に追加した場合、システム管理者は、送信すべきユーザ又はロールを「運用可」に変更し、回覧経路のノードを指定して、文書の送信要求をする。
【００９７】
以上の処理動作により、文書送信処理の動作が完了する。
【００９８】
回覧制御情報格納部１３１中の回覧制御情報の構成は図５と同様なので、その説明を省略する。
【００９９】
図１４は、本発明の電子化文書送付システムの第４実施例におけるロール定義情報格納部に格納される情報の一例を示す図であり、ロール定義情報格納部１３２中のロール情報，ユーザ情報，ロールとユーザの関連情報を示す。この他の情報については図６と同一構成なので、その説明を省略する。図１４に示すように、ロール情報１４１，ユーザ情報１４２，ロールとユーザの関連情報１４３には、第２実施例と同様の構成に加えて、それぞれ運用属性が含まれている。また、文書管理情報格納部１３３に記憶されている文書管理情報の構成は図７と同一構成なので、その説明を省略する。
【０１００】
以上のように本実施例によれば、都合で文書を処理できないユーザが代行者を定義せずに当該ユーザのユーザ情報を「運用不可」の状態に設定しておくことにより、ロールを送付先とする文書が送信された場合にはロール内の他のユーザに送信され、当該ユーザを送付先とする文書が送信された場合には当該ユーザに送信されないように制御することができる。また、ロール全体を「運用不可」の状態に設定しておくことにより、当該ロールに文書が送信されないように制御したり、あるユーザを特定のロールに対してのみ「運用不可」の状態に設定しておくことにより、別のロール宛の文書や当該ユーザ宛の文書についてのみ当該ユーザに送信されるように制御することができる。
【０１１７】
【発明の効果】
(1) 以上詳しく説明したように、本発明の電子化文書送付システムによれば、ネットワークを介して相互に接続された複数の計算機端末装置により、電子化された回覧文書を回覧させる電子化文書送付システムにおいて、あらかじめ回覧文書の回覧経路を特定する回覧制御情報が格納される回覧制御情報格納部と、同等のユーザのいずれかに対して送信された回覧文書を管理するためのロールを定義するロール定義情報が格納されるロール定義情報格納部と、前記回覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、指定された回覧文書を前記回覧経路にしたがって回覧させる回覧制御部とを具備する構成としたことにより、文書の送信者は送信先としてロールを指定することで特定の送信先ユーザの指定について確認・変更の必要がなくなり、文書送信に関わる送信者の操作手順の簡略化を図ることができるという効果が得られる。
【０１１８】
(2) また、(1)において、前記回覧制御部は、特定のロールに回覧文書が送信されたとき、所定の送信先ユーザ選定基準に基づいて前記ロール内から選定した特定のユーザに対して当該回覧文書を送信することにより、あらかじめ送信先ユーザ選定基準で定めた配分割合や負荷となるように、当該ロールに属する同等の送信先ユーザの指定が自動的に行われるので、文書送信に関わる送信者の操作手順の簡略化を図るとともに、文書回覧を含む全体的な処理効率の最適化などを図ることができるという効果が得られる。
【０１１９】
(3) また、(1)において、前記回覧制御部は、特定のロールに対して当該ロールに属さないユーザから回覧文書が送信された場合または当該ロールに属するユーザから未処理の回覧文書が送信された場合に当該ロールに属するユーザに当該回覧文書の着信を通知し、当該ロールに属するいずれかのユーザからの当該回覧文書に対する受取要求に応じて当該ユーザに当該回覧文書を送信することにより、当該ロールに属する各々のユーザが当該ロールに送信された文書の中から自己の能力や負荷に応じた文書を任意に選択可能となるので、文書送信に関わる送信者の操作手順の簡略化を図るとともに、文書回覧を含む全体的な処理効率の最適化などを図ることができるという効果が得られる。
【０１２０】
(4) さらに、(1)〜(3) のいずれかにおいて、一時的な回覧経路を特定する一時回覧制御情報が格納される一時回覧制御情報格納部を具備し、前記回覧文書の回覧中に一時的な回覧経路が指定されたとき、前記回覧制御部は、前記一時回覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、前記回覧文書を前記一時回覧経路にしたがって回覧させた後に、前記回覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、前記回覧文書を当初の回覧経路にしたがって回覧させることにより、当初の回覧経路に手を加えることなく一時的な回覧経路を指定して回覧文書を任意のユーザに送信し、当該ユーザに対する相談や質疑応答などを行ってから、当該回覧文書を確実に当初の回覧経路に戻すことが可能となるので、文書回覧を含む全体的な処理効率を低下させることなく処理の品質を向上させることができるという効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の電子化文書送付システムの第１実施例の機能構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の電子化文書送付システムの第１実施例におけるクライアントからの文書回覧開始要求に伴う処理動作を示すフローチャートである。
【図３】本発明の電子化文書送付システムの第１実施例における文書送信処理の動作を示すフローチャートである。
【図４】本発明の電子化文書送付システムの第１実施例における文書送信要求の動作を示すフローチャートである。
【図５】本発明の電子化文書送付システムの第１実施例における回覧情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。
【図６】本発明の電子化文書送付システムの第１実施例におけるロール定義情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。
【図７】本発明の電子化文書送付システムの第１実施例における文書管理情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。
【図８】本発明の電子化文書送付システムの第２実施例の機能構成を示すブロック図である。
【図９】本発明の電子化文書送付システムの第２実施例におけるロール定義情報格納部に格納されるロール定義情報のうちのロール情報の一例を示す図である。
【図１０】本発明の電子化文書送付システムの第２実施例におけるロール定義情報格納部に格納されるロール定義情報のうちのユーザ情報の一例を示す図である。
【図１１】本発明の電子化文書送付システムの第３実施例の機能構成を示すブロック図である。
【図１２】本発明の電子化文書送付システムの第３実施例における文書管理情報格納部および一時回覧制御情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。
【図１３】本発明の電子化文書送付システムの第４実施例の機能構成を示すブロック図である。
【図１４】本発明の電子化文書送付システムの第４実施例におけるロール定義情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。
【符号の説明】
１１，８１，１１１，１３１  回覧制御情報格納部
１２，８２，１１２，１３２  ロール定義情報格納部
１３，８３，１１３，１３３  文書管理情報格納部
１４，８４，１１４，１３４  回覧制御部
１１５  一時回覧制御情報格納部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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