(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のグループ内の複数の利用者のアドレス情報を記憶するアドレス情報記憶部と、前記アドレス情報を含むデータをアドレス情報メールとして送信するアドレス情報送信部と、アドレス情報メールを受信するアドレス情報受信部と，前記アドレス情報記憶部に記憶されたアドレス情報の中に、受信されたアドレス情報メールに含まれたアドレス情報の一部分と一致するものがある場合、その一致したアドレス情報を、受信されたアドレス情報に更新するアドレス情報更新部と、前記アドレス情報記憶部に記憶されたアドレス情報を削除するアドレス情報削除部とを備え、定期的に他者のアドレス情報が送信されてくることが予めわかっている場合において、ある利用者のアドレス情報が所定の期間以上更新されなかった場合に、前記アドレス情報削除部がその更新されなかったアドレス情報をアドレス情報記憶部から削除することを特徴とする情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は，情報処理装置及び電子メールシステムに関し、特に、ネットワークを介して接続された複数の情報処理装置間でその装置の利用者に関するアドレス情報を常に統一的に更新することのできる情報処理装置及び電子メールシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来からインターネットを介して、パソコンなどの各情報処理装置間で電子メールの送受信を行う電子メールシステムや、電子メール送受信機能を内蔵した電話機が盛んに利用されている。
【０００３】
一般に、電子メールシステムを利用して電子メールの送受信を行うためには、まず利用者の情報処理装置側で、予めその利用者のアドレス情報の設定登録を行う必要がある。利用者のアドレス情報としては、たとえば、その利用者の固有のメールアドレス（xxx@abcd.co.jpなど）、個人識別コード（AB1111,03-3333-1234など）、利用者の名前（鈴木一郎）、利用者の住所（大阪市北区……）などがある。
また、電子メールを第三者に送信する場合には、その第三者の情報、少なくともその第三者のメールアドレスをその都度入力するかあるいは予め登録しておき、それを選択する必要がある。
【０００４】
電子メールの送受信を行うプログラムは、このような利用者自身のアドレス情報と、通常メール交換をよく行う第三者のアドレス情報を予め登録あるいは更新する機能、いわゆるアドレス帳管理機能を有している。
【０００５】
また、利用者名やメールアドレスなどのネットワーク上のリソースを検索できる技術（ディレクトリーサービスと呼ぶ技術）が、ＩＳＯのｘ．５００や、ＩＥＴＦのＲＦＣ２２５１で規定されたＬＤＡＰに準拠する通信システム上で、開発され、現在利用されている。
これらの通信システムは、ネットワークを介したいわゆるクライアント・サーバ・モデルに基づいて開発されており、このシステムのサービスを利用するためには、ｘ．５００サーバあるいはＬＤＡＰサーバが必要となる。しかし、現在、このようなサーバを個人向けの電子メール送受信に提供しているプロバイダは存在しない。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
前記した利用者のアドレス情報は、一度登録しておくと、その後の電子メールの送受信の際には、いつでも容易に利用できる。しかし、利用者の住所などに変更が生じたときは、利用者自身が自分の情報処理装置でその内容を更新すると共に、メールの交換をよく行う他の利用者にも更新してもらうよう、電子メールや電話などの手段により連絡する必要がある。そして、連絡を受けた他の利用者は、それぞれ自分自身の手作業で自分の情報処理装置に登録してある情報を更新する必要があった。
【０００７】
すなわち、従来の電子メールシステムや多機能電話機において、アドレス帳管理機能を備えていたとしても、１つのグループ内の利用者のメールアドレス等の情報を新規登録または更新しようとする場合、そのグループ内の全利用者が、それぞれ独自に同じような入力作業をする必要があった。また、そのグループ内のある利用者が、更新があったことを知らなかった場合、更新を忘れてしまった場合、誤った情報に更新してしまった場合などでは、電子メールの送受信ができなくなるなどの不都合が生じていた。
【０００８】
また、前記したようなｘ．５００サーバを利用できない場合、電子メールの交換を頻繁に行う複数の利用者同士が、１つのグループを組んで、気軽にディレクトリサービスを運用することは困難であった。
【０００９】
そこで、この発明は、以上のような事情を考慮してなされたものであり、アドレス情報の更新の必要が生じた利用者が、自己の情報処理装置でそのアドレス情報の更新を行うだけで、その利用者と同じグループ内の他の利用者の情報処理装置においては、更新操作を行わなくても自動的に、対応するアドレス情報が更新される情報処理装置及び電子メールシステムを提供することを課題とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
この発明は、所定のグループ内の複数の利用者のアドレス情報を記憶するアドレス情報記憶部と、前記アドレス情報を含むデータをアドレス情報メールとして送信するアドレス情報送信部と、アドレス情報メールを受信するアドレス情報受信部と，前記アドレス情報記憶部に記憶されたアドレス情報の中に、受信されたアドレス情報メールに含まれたアドレス情報の一部分と一致するものがある場合、その一致したアドレス情報を、受信されたアドレス情報に更新するアドレス情報更新部と、前記アドレス情報記憶部に記憶されたアドレス情報を削除するアドレス情報削除部とを備え、定期的に他者のアドレス情報が送信されてくることが予めわかっている場合において、ある利用者のアドレス情報が所定の期間以上更新されなかった場合に、前記アドレス情報削除部がその更新されなかったアドレス情報をアドレス情報記憶部から削除することを特徴とする情報処理装置を提供するものである。
これによれば、１つのグループ内の利用者は、個々に他の利用者のアドレス情報の更新操作を行わなくても、現在グループ内に属する利用者のアドレス情報を常に同じ状態に保つことができる。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下、図面に示す実施の形態に基づいてこの発明を詳述する。なお、これによってこの発明が限定されるものではない。
図１に、この発明の情報処理装置を含む通信システムの一実施例の構成図を示す。
この発明の情報処理装置（PC1,PC2,…,PCn）は、ネットワークを介して、アドレス情報交換用メーリングリストＭＬに接続される。ネットワークはたとえばインターネットに代表されるようなグローバルネットワークの他、ＬＡＮなどの種々のネットワークを用いることができる。
【００１７】
アドレス情報交換用メーリングリストＭＬは、パソコン通信やインターネットのプロバイダによって提供される電子メールシステムであるが、たとえばプロバイダのホストコンピュータの中に構築されるものである。
【００１８】
メーリングリストとは、これに参加している者全員に同じ電子メールを一斉同報通信するシステムであるが、特にこの発明の「アドレス情報交換用」メーリングリストＭＬは、ある参加者の情報処理装置ＰＣ１から送られてきたアドレス情報の変更等を通知するための電子メール（以下、アドレス情報メールと呼ぶ）を、他の参加者全員に配信するものである。
【００１９】
情報処理装置（PC1,PC2,…,PCn；以下、「端末」とも呼ぶ）は、たとえば、パソコン、ワークステーションあるいは電子メール送受信機能付きの電話機等が利用できる。ここでは、説明のためにある端末を利用する利用者は、メーリングリストＭＬを利用するにあたってその個人専用の１つのメールアカウントを持っているものとする。ただし、これに限るものではなく、１人で複数のメールアカウントを持っていてもよい。
【００２０】
図１に示した構成の通信システムの基本的動作を説明すると、ある端末ＰＣ１を所有する利用者Ａによって作成されてネットワークに送信されたアドレス情報メールは、アドレス情報交換用メーリングリストＭＬに受信された後、メーリングリストＭＬはその利用者が参加しているメーリングリストの他の参加者（端末PC2,…,PCnの所有者）に対して、このアドレス情報メールを配信するというものである。
【００２１】
次に、情報処理装置（PC1,…,PCn）の主要な構成・機能について説明する。情報処理装置としては、一般に市販されているパソコンを利用することができるが、ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ，ハードディスク，マウス，キーボード，ＣＲＴ，ＣＤ−ＲＯＭ，ＦＤドライブなどのハードウェアと、文字入力や表示、印刷、インターネット接続、データ送受信などのソフトウェアとから構成される。
【００２２】
そして、この発明のアドレス情報の送受信、登録及び更新のために必要な機能（アドレス情報交換機能と呼ぶ）が、上記ハードウェアとソフトウェアによって実現される。この情報処理装置のアドレス情報交換機能は、少なくとも図１に示すような４つの機能ブロックによって実現される。
【００２３】
図１では、端末ＰＣ１の機能ブロックのみ示しているが、メーリングリストＭＬに参加している他の端末ＰＣ２，…ＰＣｎも同様の機能ブロックを備えているものとする。
【００２４】
端末ＰＣ１のアドレス情報送信部１は、後述する処理によってアドレス情報記憶部４に格納されているアドレス情報を含むアドレス情報メールをネットワーク、すなわちアドレス情報交換用メーリングリストＭＬへ向けて送信する部分である。アドレス情報受信部２は、メーリングリストＭＬから送られてきたアドレス情報メールを受信する部分である。
【００２５】
アドレス情報更新部３は、後述するような処理によって、アドレス情報記憶部４に格納されているアドレス情報を更新、あるいは新規登録する部分である。
【００２６】
アドレス情報記憶部４は、後述するようなデータを含むアドレス情報を記憶する部分であり、たとえば、不揮発性半導体メモリや、ハードディスクなどの書き換え可能な記憶装置が用いられる。
【００２７】
図２に、アドレス情報記憶部４に格納されるアドレス情報の内容の一実施例を示す。この内容は少なくとも必要と思われるデータを例示したものであって、これに限るものではなく、メーリングリストの必要に応じて、データの付加、削除、変更をしてもよい。
【００２８】
メールアドレス１１は、メーリングリストの参加者である端末の利用者ごとに付与された「メーリングリストのメールアドレス」である。たとえば、AAAA@BBB.CC.jpのようなデータである。個人識別コード１２は、個人を識別することのできる独自のデータであり、たとえば、電話番号、会員番号などが利用できる。
【００２９】
名前１３は、文字どうり利用者の氏名、ニックネームなどであり、住所１４は現住所などである。更新日時１５は、上記データ１１〜１４を更新した日時を格納したものであり、新規に登録した場合は、その登録日時が格納されている。
図２に示したアドレス情報（11〜15）は、１人の利用者分のデータであるが、アドレス情報記憶部４は、このアドレス情報をメーリングリストの参加者分だけ記憶したものである。
【００３０】
図３に、各端末（PC1,…,PCn）のアドレス情報記憶部４に格納されているアドレス情報のデータ内容の説明図を示す。このデータ内容全体を「アドレス帳」と呼ぶ。
ここで、ある端末ＰＣ１の利用者が「名前Ａ」の者であるとすると、一行のメールアドレスＡから更新日時Ａまでがこの端末ＰＣ１の利用者自身のデータであり、その行より下のデータが、他の端末の利用者のデータである。
【００３１】
この発明では、ある端末においてアドレス情報記憶部４の中の利用者自身のデータの一部又は全部が更新されたとき、「アドレス情報メール」がアドレス情報交換用メーリングリストＭＬに送信され、アドレス情報交換用メーリングシステムＭＬ及び他の端末においてアドレス情報記憶部４の中に記憶されている利用者のアドレス情報の一部又は全部が変更されているような「アドレス情報メール」を受信したときに、その変更のあった端末の利用者のデータが更新されることを特徴とする。
【００３２】
アドレス帳は、原則として、全参加者が同じものを共有すべきであり、また同じアドレス帳がアドレス情報交換メーリングリストＭＬにも所有されることが好ましい。
【００３３】
以下に、この発明の特徴となるアドレス情報メールの送受信及びアドレス情報の登録更新処理の一実施例を説明する。
端末ＰＣ１の利用者Ａが、キーボード等を用いて文字入力をすることにより、自己のアドレス情報、たとえば「住所Ａ」を変更したとする。このとき、端末ＰＣ１内のアドレス情報記憶部４の住所１４欄の「住所Ａ」が「住所Ａ’」に更新される。アドレス情報送信部１は常にアドレス情報記憶部４の中の利用者Ａのデータが変更されたか否かを監視しているものとする。
【００３４】
アドレス情報送信部１は、「住所Ａ’」に更新されたことを検出すると、アドレス情報記憶部４の中の利用者Ａのアドレス情報（11〜15）をその本文内容とする「アドレス情報メール」を作成し、宛先をメーリングリストＭＬとしてネットワークに送信する。ここで、アドレス情報（11〜15）は、本文内容ではなく、一般の電子メールに対する「ヘッダ情報」として、あるいはその電子メールについての「添付ファイル」として送信してもよい。
【００３５】
また、アドレス情報送信部１は、自己のアドレス情報の変更がない場合でも定期的に（たとえば毎日一回）、アドレス情報メールを送信するようにしてもよい。
【００３６】
さらに、アドレス情報（11〜15）のうち特定のデータが変更されたときのみアドレス情報メールを送信するようにしてもよく、重要でない特定のデータが変更されてもアドレス情報メールを送信しないようにしてもよい。また、アドレス情報のうち参加者全員で共有すべきデータのみを含めて送信するようにしてもよい。
以上が「アドレス情報メール」の送信処理である。
【００３７】
次に、ネットワークへ送出された「アドレス情報メール」は、アドレス情報交換用メーリングリストＭＬに受信される。メーリングリストＭＬは、ここで必要な所定の処理を実行した後、利用者Ａを含むメーリングリストのグループの他の参加者全員の端末（PC2,…,PCn）に対して、受信したアドレス情報メールと同じ内容あるいは、この同一内容を一部に含む電子メールを作成して、配信する。
【００３８】
メーリングリストＭＬの所定の処理とは、たとえば、メーリングリストＭＬ内に所有しているアドレス帳の中のデータの更新などである。
【００３９】
次に、端末ＰＣ２のアドレス情報受信部２が、配信された電子メールを受信したとすると、この電子メールの中のヘッダ部や本文等を確認して、「アドレス情報（11〜15）」を含むものであると判断した場合には、この電子メールそのものあるいは、その内容の「アドレス情報」の部分を、アドレス情報更新部３へ引き渡す。ＰＣ１から送られてきた「アドレス情報」を受け取った端末のアドレス情報更新部３は、次のような処理を行う。
【００４０】
(1)受け取った「アドレス情報」の中のメールアドレス１１または個人識別コード１２のいずれか一方が、その端末のアドレス情報記憶部４に記憶されていた自己の「アドレス情報」の中のメールアドレス１１または個人識別コード１２と一致している場合には、アドレス情報記憶部４の中の自己の利用者のアドレス情報は更新しない。これは、自己のアドレス情報が送られてきたにすぎないからである。
【００４１】
(2)受け取った「アドレス情報」の中のメールアドレス１１または個人識別コード１２のいずれか一方が、その端末のアドレス情報記憶部４に記憶されていた他の利用者の「アドレス情報」の中のメールアドレス１１または個人識別コード１２と一致している場合には、アドレス情報記憶部４の中のこの他の利用者についての「アドレス情報（11〜14）」を、受け取った「アドレス情報（11〜14）」に更新し、かつ、現在の日時を更新日時１５として記憶する。
この(2)の更新処理は、その端末の利用者の手作業を全く介さずに自動的に行われるので、従来行われていたような他の利用者の更新作業が全く不要である。
【００４２】
(3)受け取った「アドレス情報」の中のメールアドレス１１および個人識別コード１２の両方ともが、その端末のアドレス情報記録部４に記憶されたアドレス情報のいずれとも一致しない場合は、新規の登録データであると判断して、受け取ったアドレス情報（11〜14）を、アドレス情報記憶部４に新規登録し、かつその登録日時を更新日時１５に記憶する。この(3)の登録処理は、その端末の利用者の手作業を全く介さずに自動的に行われるので、従来行われていたような他の利用者の新規登録作業が全く不要である。
【００４３】
この発明の登録・更新処理によれば、従来利用者自身が行っていたアドレス情報の更新作業の負担を大きく軽減できる。すなわち、アドレス情報の更新が必要となった利用者自身が、その更新を行うだけで、他の利用者は自ら更新を行う必要がなく、重複した手作業を省くことができる。
なお、定期的なアドレス情報メールの受信がある場合には、上記(1)の場合でも、更新日時１５のみは、その受信日時に更新する。
【００４４】
また、前記したように、アドレス情報送信部１が定期的に自己のアドレス情報をメーリングリストＭＬに送信する場合には、アドレス情報交換用メーリングリストＭＬ及びメーリングリストの利用者の端末において、アドレス情報の削除処理を行うことが可能である。
【００４５】
たとえば１日１回、定期的にアドレス情報メールが送信されてくることがわかっている場合、逆にこの定期的なアドレス情報メールの受信がなくなったということを確認できれば、このアドレス情報メールを送信していた端末の利用者がメーリングリストの使用を中止したかあるいは参加を取り消したという判断をすることができる。
【００４６】
このアドレス情報の削除処理は、次のようなアドレス情報削除部を各端末及びメーリングリストＭＬに設ければ実現できる。アドレス情報削除部は、アドレス情報記憶部４に格納されている各利用者ごとの更新日時１５の欄の内容を常に監視し、定期的に更新されているか否かを判断する。
【００４７】
ここで、１日１回とか１週間に１回というように更新の周期が予めわかっている場合は、その周期を記憶しておく。そして最近の更新日時からこの周期を加算して求められる次に予想される更新日時を過ぎても、更新日時１５の更新がされていないと判断した場合には、アドレス情報削除部は、その定期的に更新があるはずの利用者のアドレス情報を、アドレス情報記憶部４から削除する。このようなアドレスの情報の削除を行えば、常に現実にメーリングリストに参加状態にある利用者に、電子メールを配信することができ、その利用者のアドレス帳を同じ状態に保つことができる。
【００４８】
なお、実施例では、アドレス情報交換用メーリングリストを用いた通信システムについて説明したが、メーリングリストを介さずに、直接複数の端末どうし間でアドレス情報メールを交換してもよく、この場合も同様に、アドレス情報の更新作業を省力化することができる。
【００４９】
【発明の効果】
この発明によれば、更新されなかったアドレス情報を削除しているので、常に現実にグループに参加している利用者に、電子メールを配信することができ、その利用者のアドレス帳を同じ状態に保つことができる。
【００５０】
また、一利用者がアドレス情報を更新あるいは新規登録した場合に、その更新内容が他の利用者の情報処理装置にも配信され、自動的に更新または新規登録されるので、そのグループ内の利用者の更新・登録作業が軽減される。さらに、アドレス情報の削除も自動的に行えるので、実際にメール交換の可能な利用者のみのアドレス情報をグループ内の利用者相互間で共有できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の情報処理装置を含む通信システムの構成図である。
【図２】この発明のアドレス情報の一実施例の説明図である。
【図３】この発明の情報処理装置のアドレス情報記憶部の一実施例の説明図である。
【符号の説明】
１  アドレス情報送信部
２  アドレス情報受信部
３  アドレス情報更新部
４  アドレス情報記憶部
１１  メールアドレス
１２  個人識別コード
１３  名前
１４  住所
１５  更新日時
ＰＣ１  情報処理装置
ＭＬ  アドレス情報交換用メーリングリスト
【図１】
0003676229.tif 000002
【図２】
0003676229.tif 000003
【図３】
0003676229.tif 000004