(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定アプリケーションソフトにより作成された文書の描画コードから文字コードを抽出することによりテキスト情報を生成するテキスト情報生成ステップと、
前記文書の描画コードに基づいて文書画像を作成する文書画像作成ステップと、
前記文書画像作成ステップで作成された文書画像と前記テキスト情報生成ステップで生成されたテキスト情報とを関連付けてデータベースに登録する登録ステップと、
前記データベースに登録されているテキスト情報を用いて検索を行う検索ステップと、
前記検索ステップでの検索結果に対応する文書画像を前記データベースから取得して表示する画像表示ステップと
を備えていることを特徴とする電子ファイリング方法。
【請求項２】
前記検索ステップでの検索結果に対応する文書画像を通信端末に画像伝送することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項３】
前記検索ステップでの検索結果に対応する文書画像をプリンタに出力することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項４】
前記文書画像作成ステップでは、階層的に圧縮した文書画像を作成し、
前記登録ステップでは、前記文書画像作成ステップで階層的に圧縮された文書画像と前記テキスト情報生成ステップで生成されたテキスト情報とを関連付けて前記データベースに登録し、
前記画像表示ステップでは、前記検索ステップでの検索結果の数に応じて表示サイズを定め、前記階層的に圧縮されている文書画像を伸長して表示することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項５】
前記所定アプリケーションソフトを起動させて前記検索ステップでの検索結果に対応する文書画像を編集することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項６】
前記電子ファイリング方法は、前記所定アプリケーションソフトにより作成された文書に加えて、画像入力手段により入力された文書画像又はファクシミリ装置により受信した文書画像を処理可能な電子ファイリング方法であり、
前記画像入力手段により入力された文書画像又はファクシミリ装置により受信した文書画像からテキスト領域を抽出し、該テキスト領域の文字を認識することによりテキスト情報を生成する文字認識ステップを更に有し、
前記登録ステップでは、前記画像入力手段により入力された文書画像又はファクシミリ装置により受信した文書画像と、前記文字認識ステップで生成されたテキスト情報とを関連付けて前記データベースに登録することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項７】
前記文書画像のレイアウトを解析するレイアウト解析ステップを更に有し、
前記登録ステップでは、更に、前記レイアウト解析ステップで解析されたレイアウトの情報を前記データベースに登録し、
前記検索ステップでは、更に、前記データベースに登録されているレイアウトの情報に基づいて検索することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項８】
前記登録ステップでは、前記文書画像作成ステップで作成された文書画像と前記テキスト情報生成ステップで生成されたテキスト情報と前記所定アプリケーションソフトにより作成された文書のファイルを識別するための情報とを関連付けて前記データベースに登録することを特徴とする請求項１に記載の電子ファイリング方法。
【請求項９】
所定アプリケーションソフトにより作成された文書の描画コードから文字コードを抽出することによりテキスト情報を生成するテキスト情報生成手段と、
前記文書の描画コードに基づいて文書画像を作成する文書画像作成手段と、
前記文書画像作成手段により作成された文書画像と前記テキスト情報生成手段により生成されたテキスト情報とを関連付けてデータベースに登録する登録手段と、
前記データベースに登録されているテキスト情報を用いて検索を行う検索手段と、
前記検索手段による検索結果に対応する文書画像を前記データベースから取得して表示する画像表示手段と
を備えていることを特徴とする電子ファイリング装置。
【請求項１０】
前記検索手段による検索結果に対応する文書画像を通信端末に画像伝送することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
【請求項１１】
前記検索手段による検索結果に対応する文書画像をプリンタに出力することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
【請求項１２】
前記文書画像作成手段は、階層的に圧縮した文書画像を作成し、
前記登録手段は、前記文書画像作成手段により階層的に圧縮された文書画像と前記テキスト情報生成手段により作成されたテキスト情報とを関連付けて前記データベースに登録し、
前記画像表示手段は、前記検索手段による検索結果の数に応じて表示サイズを定め、前記階層的に圧縮されている文書画像を伸長して表示することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
【請求項１３】
前記所定アプリケーションソフトを起動させて前記検索手段による検索結果に対応する文書画像を編集することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
【請求項１４】
前記電子ファイリング装置は、前記所定アプリケーションソフトにより作成された文書に加えて、画像入力手段により入力された文書画像又はファクシミリ装置により受信した文書画像を処理可能な電子ファイリング装置であり、
前記画像入力手段により入力された文書画像又はファクシミリ装置により受信した文書画像からテキスト領域を抽出し、該テキスト領域の文字を認識することによりテキスト情報を生成する文字認識手段を更に有し、
前記登録手段は、前記画像入力手段により入力された文書画像又はファクシミリ装置により受信した文書画像と、前記文字認識手段により生成されたテキスト情報とを関連付けて前記データベースに登録することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
【請求項１５】
前記文書画像のレイアウトを解析するレイアウト解析手段を更に有し、
前記登録手段は、更に、前記レイアウト解析手段により解析されたレイアウトの情報を前記データベースに登録し、
前記検索手段は、更に、前記データベースに登録されているレイアウトの情報に基づいて検索することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
【請求項１６】
前記登録手段は、前記文書画像作成手段により作成された文書画像と前記テキスト情報生成手段により生成されたテキスト情報と前記所定アプリケーションソフトにより作成された文書のファイルを識別するための情報とを関連付けて前記データベースに登録することを特徴とする請求項９に記載の電子ファイリング装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は電子ファイリング方法及び電子ファイリング装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、パーソナルコンピュータによる文書作成や表計算等、所定アプリケーションソフトで作成された文書ファイルを管理する文書管理システムの存在やスキャナ等で入力された文書を管理する電子ファイリングシステムの存在が知られている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来技術においては、文書管理システムにより管理されている文書内容を確認するためには当該文書を作成したアプリケーションソフトを起動させる必要があるため、文書内容の確認に時間がかかり、また多数の文書を同時に確認することができないという問題点があった。
【０００４】
また、従来技術においては、所定アプリケーションソフトで作成された文書とスキャナ等から入力された文書画像とを同様の操作で検索、確認をすることができず、別々のシステムで検索、確認しなければならないため、操作に時間と手間がかかるという問題点があった。
【０００５】
本発明は上記問題点に鑑みなされたものであって、所定アプリケーションソフトで作成された文書やスキャナ等で入力された文書画像等を簡単な操作で検索、確認することができる電子ファイリング方法及び電子ファイリング装置を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために本発明に係る電子ファイリング方法は、所定アプリケーションソフトにより作成された文書の描画コードから文字コードを抽出することによりテキスト情報を生成するテキスト情報生成ステップと、前記文書の描画コードに基づいて文書画像を作成する文書画像作成ステップと、前記文書画像作成ステップで作成された文書画像と前記テキスト情報生成ステップで生成されたテキスト情報とを関連付けてデータベースに登録する登録ステップと、前記データベースに登録されているテキスト情報を用いて検索を行う検索ステップと、前記検索ステップでの検索結果に対応する文書画像を前記データベースから取得して表示する画像表示ステップとを備えていることを特徴としている。
【００１０】
また、本発明に係る電子ファイリング装置は、所定アプリケーションソフトにより作成された文書の描画コードから文字コードを抽出することによりテキスト情報を生成するテキスト情報生成手段と、前記文書の描画コードに基づいて文書画像を作成する文書画像作成手段と、前記文書画像作成手段により作成された文書画像と前記テキスト情報生成手段により生成されたテキスト情報とを関連付けてデータベースに登録する登録手段と、前記データベースに登録されているテキスト情報を用いて検索を行う検索手段と、前記検索手段による検索結果に対応する文書画像を前記データベースから取得して表示する画像表示手段とを備えていることを特徴としている。
【００１４】
【作用】
上記電子ファイリング方法及び電子ファイリング装置によれば、所定アプリケーションソフトで作成された文書情報がテキスト情報で検索され、画像表示され、相手先通信端末に送信され、或いはプリンタから出力される。
【００１５】
画像圧縮手段と画像伸長手段とを有することにより、圧縮された画像情報がデータベースに登録され、伸長されて画像表示等される。
【００１６】
前記文書画像を作成した所定アプリケーションソフトを起動させることにより、画像表示された文書画像の編集を行うことができる。
【００１７】
また、所定アプリケーションで作成された文書情報と画像入力手段やファクシミリ伝送により得られた文書情報とを同様の操作で検索して画像表示することができる。
【００１８】
また、文書情報のレイアウトを解析することにより、テキスト情報を有さない文書も同様にして検索、画像表示等がなされる。
【００１９】
【実施例】
以下、本発明の実施例を図面に基づいて詳説する。
【００２０】
図１は本発明に係る電子ファイリング装置の一実施例（第１の実施例）を示すブロック構成図であって、該電子ファイリング装置は、所定アプリケーションソフトにより作成された文書情報に対しテキスト情報を解析し文書画像を作成する文書情報処理手段１と、データベース２と、テキスト情報と文書画像情報とをデータベース２に登録するデータベース登録手段３と、データベース２に対してテキスト情報の検索を行うデータベース検索手段４と、該データベース検索手段４によりテキスト情報を検索し文書画像を表示する画像表示手段５とから構成されている。
【００２１】
また、前記文書情報処理手段１は、テキスト情報を解析するテキスト解析手段６と、文書画像を作成する画像形成手段７とからなり、所定アプリケーションソフトにおいて印刷と同様の処理によって起動される。
【００２２】
テキスト解析手段６は、具体的には、オペレーティング・システム（例えば、米マイクロソフト社のウィンドウズ）によって発行される描画コード（例えば、ウィンドウズではＧＤＩ(Graphical Device Interface)からテキスト情報、すなわち文字コードを抽出する。また、画像形成手段７は、前記描画コードから文書画像を作成する。そして、テキスト情報及び文書画像は、前記アプリケーションソフトで作成したファイル名と関連付けられて前記データベース登録手段３によりデータベース２に登録される。さらに、データベース検索手段４はオペレータから所定の文字列が指定されたときはデータベースに登録されている前記テキスト情報を全文検索し、前記所定の文字列を含むテキスト情報に関連付けられた文書画像及びファイル名を出力し、画像表示手段５に表示する。
【００２３】
図２は文書情報処理手段１でデータベース２に登録する登録手順を示すフローチャートを示している。
【００２４】
すなわち、ステップＳ１ではテキスト解析手段６で描画コードからテキスト情報を解析してテキスト情報を生成し、ステップＳ２では画像形成手段７で文書画像を生成し、続くステップＳ３ではデータベース登録手段３によりテキスト情報と文書画像データとファイル名とを関連付けてデータベース２に登録し、処理を終了する。
【００２５】
図３は画像表示手段５の動作を示すフローチャートであって、ステップＳ１１画像表示手段５により文書画像を表示して処理を終了する。
【００２６】
このように本第１の実施例によれば、所定アプリケーションソフトで作成された文書情報に対して、オペレータは印刷と同様の処理を行い、テキスト解析手段６を起動するだけで文書情報を登録することができるので、煩わしい処理を行う必要がない。また、テキスト情報の検索では文書情報のテキストの全文検索が行われるので、指定した所定の文字列を含む文書を確実に検索することができる。さらに、検索結果に応じて文書画像が表示されるので、文書内容を簡単に確認することができ、文書情報を作成したアプリケーションソフトを起動して検索する場合に比較し、高速で確認することが可能となる。特に検索結果として多数の文書が出力された場合には多数のアプリケーションソフトを同時に起動することが困難であるのに対し、本第１の実施例では文書画像を同時に多数表示することができるので、所望文書を容易に確認することができる。さらに、文書画像を作成したアプリケーションソフトを使用できない装置やアプリケーションソフトを操作することができないオペレータでも文書画像を表示することにより、文書の検索、確認を容易にすることができる。
【００２７】
図４は第２の実施例を示したブロック構成図であって、本第２の実施例に係る電子ファイリング装置８は、上記第１の実施例に加えて通信制御手段９が設けられ、ファクシミリ装置１０に接続されている。
【００２８】
すなわち、本第２の実施例は、通信制御手段９に接続されたファクシミリ装置１０により公衆網等の通信回線を介して文書画像を遠隔地に送信することができる。
【００２９】
本第２の実施例では画像形成手段７で既に文書画像が作成されているので、検索結果である文書情報に対し、ファクシミリ装置１０を介して直ちに文書画像を遠隔地に送信することができる。
【００３０】
また、図５は第３の実施例を示したブロック図であって、本第３の実施例に係る電子ファイリング装置８は、上記第１の実施例に加えてプリンタ制御手段１１が設けられ、プリンタ１２に接続されている。
【００３１】
本第３の実施例では画像形成手段７で既に文書画像が作成されているので、検索結果である文書情報に対し、プリンタ１２を介して直ちに文書画像を出力することができる。
【００３２】
また、図６は第４の実施例を示したブロック図であって、本第４の実施例に係る電子ファイリング装置は、文書処理情報手段１３がテキスト解析手段６及び画像形成手段７に加えて階層的な画像圧縮を行う画像圧縮手段１４を有し、さらに該画像圧縮手段１４により圧縮された圧縮画像を伸長して画像表示手段５に表示する画像伸長手段１５を備えている。画像を階層的に圧縮する方法としては、ＪＢＩＧ、ＪＰＥＧ等の標準化された静止画像符号化方式を使用することにより、圧縮画像に対して面積比で１／４、１／１６、１／６４等の画像を再現することができる。
【００３３】
本第４の実施例では画像データを圧縮してデータベース登録手段３によりデータベース２に登録することができるので、必要メモリ量を小さくすることができる。また、例えば、検索結果が少ない場合は各文書画像を大きく画像表示することができ、検索結果が多い場合は各文書画像を小さく表示することにより、簡単且つ高速に検索結果を確認することができる。
【００３４】
また、図７は第５の実施例を示したブロック図であって、本第５の実施例に係る電子ファイリング装置は、前記第４の実施例に加えてアプリケーション起動手段１６が設けられ、該アプリケーション起動手段１６により文書情報を作成したアプリケーションソフトを起動している。
【００３５】
本第５の実施例によれば、検索結果の確認を画像表示で行い、さらに検索した文書画像を修正して編集したい場合はアプリケーションソフトを起動させて編集することができる。例えば、画像表示のメニューボタン（不図示）中に「編集」を設け、オペレータが該メニューボタンをクリックすることによりアプリケーションソフトを起動するようにするのも好ましい。
【００３６】
また、図８は第６の実施例を示したブロック図であって、本第６の実施例に係る電子ファイリング装置８は、スキャナ１７により入力された文書画像やファクシミリ装置１０から受信した文書画像の構造を解析する文書構造解析手段１８と、該文書構造解析手段１８により解析された文字を認識してテキスト情報である文字コードを生成する文字認識手段１９とを有している。
【００３７】
文書構造解析手段１８は、スキャナ１７により入力された文書画像やファクシミリ装置１０で受信した文書画像に対してテキスト領域、図形領域、イメージ領域等に領域分割を行い、テキスト領域を文字認識手段１９に送る。そして、データベース登録手段３では文字コード列と文書画像データとが関連付けられてデータベース２に登録される。
【００３８】
このように本第６の実施例によれば、オペレータは文書が所定アプリケーションソフトで作成された文書であるか、或いはスキャナ１７で入力した文書やファクシミリ装置１０で受信した文書であるかを意識することなく、文書画像の検索、確認を行うことができる。
【００３９】
また、図９は第７の実施例を示すブロック図であって、本第７の実施例に係る電子ファイリング装置８は、上記第６の実施例に加え、文書レイアウト解析手段２１が文書情報処理手段２０に備えられている。すなわち、該文書レイアウト解析手段２１は、所定アプリケーションソフトにより作成された文書情報に基づいて生成された文書画像に対し、段組み、イメージの有無、図形の有無等の文書レイアウト情報を登録し、検索することができる。
【００４０】
そして、これにより、テキスト情報のない文書でも容易に検索、確認をすることができる。
【００４１】
【発明の効果】
以上詳述したように本発明に係る電子ファイリング方法及び電子ファイリング装置によれば、所定アプリケーションソフトで作成された文書に対して煩わしい操作を要することなく精度の高いデータベースの検索を行うことができ、さらに文書画像を表示することにより、高速且つ簡易に所望文書の検索・確認を行うことができる。また、多数の文書を同時に確認することができ、確認のためにわざわざアプリケーションソフトを起動させる必要もなくなり、当該アプリケーションソフトを起動させることができない装置でも所望文書の確認を行うことができる。
【００４２】
また、所望文書をファクシミリで伝送したり、プリンタに出力することもでき、用途に応じて様々な応用が可能となる。
【００４３】
また、画像圧縮手段と画像伸長手段とを有することにより、データベースに登録するための必要メモリをできるだけ少なくすることができ、さらに必要に応じて大きさの異なる文書画像を表示することができ、所望文書を高速且つ簡易に確認することができる。
【００４４】
また、所望文書の確認後、必要に応じて所定アプリケーションソフトを起動させることにより、文書編集や文書の更新を行うことができる。
【００４５】
画像入力手段により入力された文書画像又はファクシミリ装置により受信した文書画像に対してテキスト領域を抽出し、該テキスト領域の文字を認識してテキスト情報を生成することにより、所定アプリケーションソフトで作成された文書画像か、又は画像入力手段やファクシミリ伝送により得られた文書画像かを意識することなく、同一の操作でもって検索・確認することができる。
【００４６】
前記所定アプリケーションソフトで作成された文書情報のレイアウトを解析することにより、テキスト情報を有さない文書でも検索・確認することができ、しかも画像圧縮手段を有することにより、検索条件や検索結果に基づいて表示形態を変更し、且つ高速・簡易に文書確認を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る電子ファイリングの一実施例（第１の実施例）を示すブロック構成図である。
【図２】本発明に係る電子ファイリング方法の動作手順を示すフローチャート（１／２）である。
【図３】本発明に係る電子ファイリング方法の動作手順を示すフローチャート（２／２）である。
【図４】第２の実施例のブロック構成図である。
【図５】第３の実施例のブロック構成図である。
【図６】第４の実施例のブロック構成図である。
【図７】第５の実施例のブロック構成図である。
【図８】第６の実施例のブロック構成図である。
【図９】第７の実施例のブロック構成図である。
【符号の説明】
２    データベース
３    データベース登録手段
４    データベース検索手段
５    画像表示手段
６    テキスト解析手段
７    画像形成手段
９    通信制御手段
１０  ファクシミリ装置
１１  プリンタ制御手段
１２  プリンタ
１４  画像圧縮手段
１５  画像伸長手段
１６  アプリケーション起動手段
１７  スキャナ（文書画像入力手段）
１８  文書構造解析手段
１９  文字認識手段
２１  文書レイアウト解析手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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