(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザ識別コードにそれぞれ登録情報を対応付けて登録する登録手段と、
メールデータを送信するときに、前記ユーザ識別コードが指定されているか否かを判断する識別コード判断手段と、
該手段が前記ユーザ識別コードが指定されていると判断した場合には、該ユーザ識別コードに対応付けて登録されている登録情報を用いて前記メールデータを送信する電子メールに付す件名を作成する作成手段とを有する通信装置。
【請求項２】
前記登録情報がユーザコード名称であることを特徴とする請求項１記載の通信装置。
【請求項３】
前記登録情報が、通信相手が前記ユーザ識別コードを指定して送信を行った場合に配信するための配信先アドレスであることを特徴とする請求項１記載の通信装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子メールの仕組みを用いてデータを送信する際にその電子メールの件名を自動的に設定して使い勝手を良好にした通信装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ファクシミリ装置は文字や図形などの画像データを手軽に送受信することができるため、身近なＯＡ機器として広く普及している。従来のファクシミリ装置の中には、インターネットを介した電子メール（ｅメールともいう）のデータ（以下「メールデータ」という）を送受信するデータ通信機能を備えたネットワークファクシミリ装置（以下「ファクシミリ装置」という）がある。
このような従来のファクシミリ装置の中には、例えば特開２０００−３４１４６５号公報に開示されているファクシミリ装置がある。このファクシミリ装置は、送信相手先のアドレスや電子メールの送信タイトルの少なくとも一方を送信履歴データとして記憶するとともに、操作者が予め入力して記憶しておき、操作者がアドレスや送信タイトルを入力する際、その過去の送信履歴データや、入力しておいたデータを活用して、所望のアドレスや送信タイトルを選択可能とし、操作性を向上させている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、この従来の装置の場合、操作者がアドレスや送信タイトルを入力する際、必ず送信タイトル、すなわち、電子メールの件名（以下「件名」という）を指定するための入力操作を行わねばならない。したがって、毎回同じ件名でかまわない場合（同じ件名で足りる場合）でも、件名を指定する入力操作を行わねばならず、そのための入力操作が煩わしいという問題点があった。
【０００４】
この発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、メール送受信機能を備えた通信装置において、件名を自動的に指定して使い勝手を良好にすることを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
この発明の通信装置は、上記の目的を達成するため、複数のユーザ識別コードにそれぞれ登録情報を対応付けて登録する登録手段と、メールデータを送信するときに、上記ユーザ識別コードが指定されているか否かを判断する識別コード判断手段と、その手段が上記ユーザ識別コードが指定されていると判断した場合には、そのユーザ識別コードに対応付けて登録されている登録情報を用いて上記メールデータを送信する電子メールに付す件名を作成する作成手段とを設けたものである。
【０００６】
このような通信装置において、上記登録情報をユーザコード名称とするとよい。
あるいは、上記登録情報を、通信相手が上記ユーザ識別コードを指定して送信を行った場合に配信するための配信先アドレスとするとよい。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照してこの発明の実施の形態について説明する。
図２は、この発明の一実施形態であるファクシミリ装置を用いてデータ通信を行う通信ネットワーク１００の構成図である。図２において、通信ネットワーク１００は、ファクシミリ装置２０，３０と、パーソナルコンピュータ（以下「パソコン」といい、図面ではＰＣと表記する）２１，３１とをインターネット１５を介して接続して構成されている。この通信ネットワーク１００では、ファクシミリ装置２０又はパソコン２１がメールデータの送信元となり、ファクシミリ装置３０がそのメールデータを受信する。また、パソコン３１はメールデータの送信宛先となる。
【０００９】
ファクシミリ装置２０又はパソコン２１から電子メールが送信されると、そのメールデータがインターネット１５を経由して送信され、そのメールデータをファクシミリ装置３０が受信する。ファクシミリ装置３０は、受信したメールデータを所定の用紙に印刷して出力するが、通信ネットワーク１００を介して送受信される電子メールは、メッセージとして送信される文書情報を主体として構成され、その文書情報に画像情報や音声情報等の情報が添付ファイルとして添付されている。なお、電子メールはインターネット１５を経由する間、その文書情報がテキスト形式に変換され、画像情報や音声情報等の添付されている情報もテキスト形式に変換されている。
【００１０】
次に、図２に示したファクシミリ装置内部の基本的な構成について、上述したファクシミリ装置２０を例にとって図１を参照して説明する。図１はファクシミリ装置２０の基本的な内部構成を示すブロック図である。図１において、ファクシミリ装置２０は、ＣＰＵ(Central Processing Unit：中央処理装置)１と、ＲＯＭ(Read Only Memory)２と、ＲＡＭ(Random Access Memory)３と、操作表示部４と、画情報読取部５と、画情報出力部６とを有し、符号化復号化部７と、画情報蓄積部８と、モデム９と、ＰＳＴＮ制御部１０と、ＬＡＮ制御部１１とを有し、これらの構成要素がデータバス１２に接続されている。
ＣＰＵ１は、ＲＯＭ２に記憶されているプログラムにしたがってファクシミリ装置２０全体の動作を制御し、この発明の特徴となる各種の手段として作動するユニットである。
【００１１】
ＲＯＭ２はＣＰＵ１が実行するファクシミリ装置の基本プログラム及びこの発明の特徴とする機能を実現させるためのプログラム、通信制御手順、ネットワーク制御手順、メールデータの転送手順及び恒久的なデータ等を記憶しておく読出し専用の記憶手段である。ＲＡＭ３はプログラムのデータ領域として使用され、後述するユーザコード毎に件名を登録する件名登録手段として作動する。
操作表示部４は、所定のテンキー及び文字入力キーを備えたメカニカルキーやタッチパネルキーなどからなる操作キーを有し、データバス１２を介してＣＰＵ１とのデータのやり取りを行う操作入力手段であって、画像情報のファクシミリ送信やメールデータの送信に必要な操作（例えば、相手先ファクシミリ番号の入力やスタート／ストップ、件名の設定、送信宛先のメールアドレスの入力など）や送受信の状況確認等、ファクシミリ装置の使用に必要な情報を操作キーの操作入力により入力してＣＰＵ１に入力する。操作キーは、ファクシミリ番号等を入力するテンキーと、ファクシミリ送信時の一連の操作にて使用するスタートキー、ストップキー、リダイヤルキー、ワンタッチキーと、短縮番号を選択するための短縮キーなどがある。
【００１２】
また、操作表示部４は、ＬＥＤ表示装置と、操作キーから操作入力される件名や送信宛先のメールアドレス、現在の動作状態及び時刻等を表示する液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等の表示装置と、ブザー等の鳴動装置とを有する表示手段でもあり、ＣＰＵ１から指示を入力して作動する。
画情報読取部５は、用紙に文字や図形が記載された原稿の画像をイメージセンサで読み取り電気信号に変換して画像データを入力する画像情報読取手段であり、スキャナ部ともいわれる。例えば、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)を利用したイメージスキャナである。
画情報出力部６は、受信した画像データ、メールデータ及び受信結果を表す画像情報（例えば、送信元のファクシミリ番号、受信時刻などの情報）を入力して用紙に画像を形成し、印刷するための機構を備えた書込手段である。この画情報出力部６は、たとえば、電子写真方式、インクジェット方式、トナージェット方式など、用紙に画像イメージを記録できるもので良い。
【００１３】
符号化復号化部７は、入力する画像データを符号化・復号化するとともに圧縮し、その圧縮した画像データを画情報蓄積部８に記憶する。また、入力される圧縮した画像データの伸張処理を行い生データとして、画情報出力部６に入力する。
画情報蓄積部８は、原稿を読み取って送信するための画像データや受信した画像データ、メールデータを記憶する画像情報記憶手段であって、画像データを少なくとも一時的に記憶できるようになっていて、複数の受信メッセージデータと送信メッセージデータをファイルとして蓄積する。画情報蓄積部８には、例えば磁気ディスク装置が利用される。モデム９は、画像データ及びメールデータを送受信する際に必要な変調又は復調処理を実行する。
【００１４】
ＰＳＴＮ制御部１０は、ＣＰＵ１の指示を受けてＮＣＵ（Network Control Unit）部を制御し、加入電話回線ＰＳＴＮ網と接続して相手側通信端末との画像データのファクシミリ送受信での通信を制御する。また、ＰＳＴＮ制御部１０は、モデム９を作動させて相手側通信端末からの受信データ（変調されている）を復調し、送信データを変調する。さらに、ＮＣＵ部にて検出されたリンギング電圧のパルスの検出や、ＤＴＭＦ信号の検出とともにトーン信号を検出し、送信時の発呼を行う。
ＬＡＮ制御部１１は、ネットワーク（インターネット１５）を介してメールデータの送受信を行い、受信したデータのデコード又はネットワークへ送信するデータのエンコードを行ったり、送信フレームや受信フレームのバッファリングを行うＬＳＩ等からなるネットワーク制御手段である。
【００１５】
次に、以上のような構成を有するファクシミリ装置の機能について、上述したファクシミリ装置２０を例にとり、図１のブロック図と図３に示すフローチャートを参照して具体的に説明する。なお、図３に示したフローチャートにおいてステップをＳと略記している。
ファクシミリ装置２０は、ＣＰＵ１がＲＯＭ２に記憶されている所定の処理プログラムを読み込み各構成要素を作動させてこの発明の特徴とする各種の機能を実現する。図３は、図２に示したファクシミリ装置２０の特徴とする件名決定処理に係る動作の手順を示すフローチャートである。
【００１６】
ファクシミリ装置２０は、図３に示すフローチャートによる件名決定処理を実行するとともに、ＣＰＵ１が画情報読取部５を作動させて、セットされた原稿の画像情報の読み取り、その読み取った画像データを添付ファイルとして添付したメールデータを作成する。そして、操作者がそのメールデータを送信するファクシミリ装置３０又はパソコン３１の送信宛先を指定するための各種指定操作を実行したうえで、スタートキーを押し下げして送信動作を起動した際、ＣＰＵ１がＲＯＭ２に記憶されているプログラムにしたがい、作成したメールデータについての件名決定処理を起動する。
その件名決定処理が起動すると、ステップ１に進み、ＣＰＵ１が件名判断手段として作動し、その前に実行された各種指定操作の中で、操作者により件名の指定が行われたか否かを判断する。ここで、操作者により件名の指定が行われていたと判断した場合は件名決定処理を終了し、既に行われた各種指定操作の中で指定された件名そのものが付されることになる。
【００１７】
また、ステップ１で件名の指定が行われていなかったと判断した場合には、ステップ２に進み、ＣＰＵ１が識別コード判断手段として作動し、ユーザコードが指定されているか否かを判断する。このユーザコードは、ユーザ（操作者）固有の識別コードであって、操作者がメールデータの送信時に指定したときに、その指定から通信履歴を管理するために使用し、例えば、誰が何回通信（送信）を行ったのかを把握するために使用する。このユーザコードは、それぞれに複数の件名を登録するとともに、登録された複数の件名の内どの件名を使用するのか、すなわち、件名の優先使用指定を登録して特定の件名が後述の送信件名となるようにすることが可能であり、また名称も登録可能である。さらに、送信相手が送信時にユーザコードをＦコードとして指定した場合に配信するための配信先も登録することが可能である。なお、ユーザコードは、これらの情報とともにＲＡＭ３に記憶されている。また、操作者は操作表示部４を操作すると、登録されている件名の中から優先使用指定を行う件名を選択できる。
【００１８】
ステップ２において、このユーザコードが指定されていると判断した場合はステップ３に進み、ＣＰＵ１が登録可否判断手段として作動して、ステップ２で指定されたユーザコードに対応して、件名が登録されているか否かを判断し、登録されていればステップ４に進み、未登録ならばステップ５に進む。ステップ４に進むと、ＣＰＵ１が件名指定手段として作動して、登録されている件名をメール送信時の件名（以下このメール送信時に使用する件名を「送信件名」という）として採用するための処理を実行してステップ１９に進む。
このように、ファクシミリ装置２０は、メールデータを送信する際に件名が指定されなかった場合は、予め登録された複数の件名の１つを自動的に件名に指定するので、例えば、“回覧文書”や、“週報”等といった、毎回同じ件名でよい場合には、ファクシミリ送信の度にその都度同じ件名を指定する操作入力の必要が無く、使い勝手がよい。
【００１９】
一方、ステップ５に進むと、ユーザコードに対応してどれを使用するのか、すなわち、件名の優先使用指定がなされているのかＣＰＵ１が判断し、その指定がなされている場合はステップ６に進み、なされていない場合はステップ８に進む。ステップ６に進むと、件名の優先使用指定がされている件名が登録されているか否かを判断し、登録されていればステップ７に進み、未登録ならばステップ８に進む。ステップ７に進むと、その登録されている件名を送信件名として採用するための処理を実行してステップ１９に進む。
このように、ファクシミリ装置２０は、自動的に採用される件名をユーザコード毎に複数登録されたものの中から予め操作者が選択することができ、自動的に採用される件名の優先順位を指定することもできるので、操作者の自由度が増し、使い勝手がよいものとなっている。また、自動的に採用される件名をユーザコードに対応して登録しておくことができるので、その件名を同一のファクシミリ装置を使用する複数の操作者毎に自由に使い分けることができ、この点でも使い勝手が良好である。
【００２０】
ステップ８に進むと、この場合は、ユーザコードが指定されていない場合か、ユーザコードが指定されていても、件名の登録がなく件名の優先使用指定もなされていない場合、件名の優先使用指定はなされているが、その指定された件名が未登録の場合である。この場合は、予め登録されている複数の件名の中から、送信件名として採用する件名（採用件名）を検索する検索処理を実行する。この検索処理の方法としては、複数の件名の中で１件目（先頭）の件名を採用件名としてもよいし、事前に何番目の件名を採用するのかを操作者が決定しておき、それに対応する件名を採用件名にしてもよい。また、事前に複数の件名の中から、採用する件名の優先順位を操作者が決定しておき、その優先順位に従って件名を検索し、最初に検索された登録済みの件名を採用件名にしてもよい。
【００２１】
このような検索処理を実行後ステップ９に進み、採用件名が検索できたか否かを判断する。採用可能な件名、すなわち採用件名が検索できた場合には、ステップ１０に進んでその採用件名を送信件名として採用するための処理を実行してステップ１９に進む。採用件名が検索できなかった場合はステップ１１に進み、再度ユーザコードが指定されているか否かを判断し、ユーザコードが指定されていればステップ１２に進み、指定されていなければステップ１６に進む。ステップ１２に進むと、ＣＰＵ１がアドレス登録手段として作動して、指定されたユーザコードに対応してメールアドレスが配信先として登録されているかどうかを判断し、メールアドレスが配信先として登録されている場合は、ステップ１３に進んで、そのメールアドレスを用いて件名を作成し、その件名を送信件名として採用するための処理を実行してステップ１９に進む。ここで、メールアドレスを用いた件名としては、例えば、“Ｆｒｏｍ配信先メールアドレス”などが考えられる。
【００２２】
一方、ステップ１２でメールアドレスが配信先として登録されていないと判断した場合はステップ１４に進み、ＣＰＵ１が名称登録手段として作動して、ユーザコード名称がユーザコードに対応して登録されているか否かを判断する。ここで、ユーザコード名称が登録されていればステップ１５に進み、未登録ならばステップ１６に進む。ステップ１５に進むと、その登録されているユーザコード名称を用いて件名を作成し、その件名を送信件名として採用するための処理を実行してステップ１９に進む。ここで、ユーザコード名称を用いた件名としては、例えば、“Ｆｒｏｍ ユーザコード名称”などが考えられる。
【００２３】
ステップ１６に進む場合は、ユーザコード名称が未登録の場合或いは予め登録されている複数の件名から採用件名を決定することができず、かつユーザコードも指定されていなかった場合である。ここでは、発信元ファックス番号や発信元名称の発信元情報が登録されているか否かを判断する。ここで、発信元情報が登録されている場合はステップ１７に進み、発信元情報が未登録ならばステップ１８に進む。ステップ１７に進むと、ここは、発信元情報が登録されている場合であるから、その登録されている発信元情報を用いて件名を作成し、その件名を送信件名として採用するための処理を実行してステップ１９に進む。ここで、発信元情報を用いた件名の例としては、例えば次のようなものが考えられる。発信元ファックス番号と発信元名称が共に登録されていれば、“Ｆｒｏｍ発信元ファックス番号（発信元名称）”、発信元ファックス番号のみ登録されている場合は、“Ｆｒｏｍ発信元ファックス番号”、発信元名称のみ登録されている場合は、“Ｆｒｏｍ発信元名称”となる。発信元情報が未登録の場合はステップ１８に進み、例えば、“ＦａｘＭｅｓｓａｇｅ”等のような登録情報を用いない件名を作成して、その件名を送信件名として採用するための処理を実行してステップ１９に進む。
【００２４】
このように、ファクシミリ装置２０は、登録されている複数の件名を検索しても採用される件名が決定されない場合、件名をユーザコードに対応して登録されている配信先のメールアドレスを用いて作成することができるので、特に件名を指定する必要が無い場合でも、受信した側が、誰からのメールなのかをメールアドレスを含むその件名で確認することができる。また、たとえメールアドレスが未登録でも、件名をユーザコードに対応して登録されているユーザコード名称を用いて作成することができるので、受信した側では、誰からのメールなのかユーザコード名称を含んだメール件名で確認することができ、必ずしも名称情報を含まないメールアドレスを含んだ件名と比較して、さらに送信先の特定がしやすく、便利である。
【００２５】
以上の処理により、図２に示したファクシミリ装置２０では、操作者が件名を指定する操作を行わなくても、自動的に送信件名が決定される。そして、送信件名が決定された場合には、その決定後にステップ１９に進み、ＣＰＵ１が、それまでのステップで決定された送信件名を操作表示部４に表示させる。すると、操作者は送信件名の内容を確認することができる。操作者は、操作表示部４に表示された送信件名の内容を確認して、妥当か否かを判断する。その判断の結果、編集（訂正）が必要か否かを判断して、編集（訂正）要否を示す情報を操作表示部４を操作して入力する。その情報の入力を受けてＣＰＵ１は、処理をステップ２０に進め、送信件名の編集要求があるか否かを判断し、編集要求があればステップ２１に進んで、操作表示部４に表示された送信件名について操作表示部４の操作入力による編集処理を実行し、なければステップ２１を実行することなく処理を終了する。よって、最終的な送信件名は、操作者の編集処理結果を反映した内容となる。
【００２６】
件名を指定する場合の操作としては、次のものがある。まず、一から新規に入力して指定する方法がある。これは毎回送信するメールデータの件名を変更したい場合に利用するとよい。２番目として、予め登録された件名の中から１つを引用してそのまま採用する方法がある。これは、毎回送信するメールデータの内容がほとんど同じで、そのような場合に同じ件名を使用したい場合に利用するとよい。３番目としては、予めＲＡＭ３に登録された件名の中から１つを引用し、その内容を適宜編集して件名とする方法がある。これは、“月報(2001/11/30)”とか“日報(2001/12/01)”などといった、一部固定的な内容の件名としたい場合に利用する。
このように、ファクシミリ装置２０は、送信動作を起動した際に件名の指定が無くて自動的に件名を決定する場合には、送信スタートのためのスタートキーを押下した後に決定された件名を操作表示部４に表示するので、操作者が送信件名として採用される件名を確認することができるから便利である。また、その件名は必要に応じて編集することができるので、件名の入力忘れなどで件名が所望の内容では無かった場合でも、再指定することが可能であり、この点でも便利である。
さらに、送信操作時のメール件名指定時に、予め記憶された複数の件名を引用することが可能であり、引用後も編集することが可能であるので、例えば、“回覧文書(2001/12/01)” や、“週報(2001/12/07)”など、一部毎回同じ内容であるような件名の場合でも、必要最低限の編集にて件名を入力することができ、使い勝手がよい。
【００２７】
【発明の効果】
以上説明してきたように、この発明による通信装置は、操作者が件名を指定するための操作を行わなくても、件名が自動的に指定されるので使い勝手が良好である。
【図面の簡単な説明】
【図１】  この発明の一実施の形態であるファクシミリ装置の主要な構成を示すブロック図である。
【図２】ファクシミリ装置を用いてデータ通信を行う通信ネットワークの構成図である。
【図３】ファクシミリ装置の件名決定処理に係る動作の手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１：ＣＰＵ                        ２：ＲＯＭ
３：ＲＡＭ                        ４：操作表示部
５：画情報読取部                ６：画情報出力部
７：符号化復号化部              ８：画情報蓄積部
９：モデム                  １０：ＰＳＴＮ制御部
１１：ＬＡＮ制御部          １２：データバス
２０，３０：ファクシミリ装置
２１，３１：パソコン（ＰＣ）
１５：インターネット        １００：通信ネットワーク
【図１】
0003725847.tif 000002
【図２】
0003725847.tif 000003
【図３】
0003725847.tif 000004