(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末とネットワークを介して接続され、
前記端末が表示する会議資料の会議資料情報を記憶する会議資料記憶手段と、
会議の参加者が属するグループを記述した体制表を記憶する体制表記憶手段と、
参加者識別情報に対応づけて、会議と参加者の結びつき強度情報が登録された参加者情報を記憶する参加者情報記憶手段と、を参照する情報処理装置であって、
第１の会議の第１の参加者情報に含まれる第１の参加者の前記結びつき強度情報が、該第１の参加者の属するグループと前記第１の会議とが結びついていることを示す場合、
前記第１の参加者と、第２の会議の第２の参加者情報に含まれる第２の参加者とが一致するか否かを、前記体制表を参照して同じグループに属するか否かに基づき判定する判定手段と、
前記第１の参加者と前記第２の参加者が一致する場合、前記結びつき強度情報に応じた重み付けを決定し、前記第1の会議の前記第１の参加者の重み付けを統計処理して前記第１の会議と前記第２の会議との関連度を算出する関連度算出手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記体制表記憶手段は、グループの改編によるバージョンの異なる前記体制表を記憶しており、
前記参加者情報記憶手段は、参加者が属するグループを特定するために参照すべき前記バージョンを前記参加者情報ごとに記憶しており、
前記判定手段は、前記参加者情報の前記バージョンと一致する前記バージョンの前記体制表を参照して、前記第１の参加者と前記第２の参加者とが同じグループに属するか否かを判定する、ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記関連度算出手段は、前記関連度が閾値未満の場合、前記第１の会議と前記第２の会議とが関連していないと判定する、ことを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
【請求項４】
会議識別情報に対応づけて、前記会議資料情報及び前記参加者情報が登録された会議情報を記憶する会議情報記憶手段を参照し、
前記関連度算出手段は、前記会議情報に含まれる会議名、又は、前記会議資料情報に含まれ会議名が記述された議事録を参照し、前記第１の会議の会議名と前記第２の会議の会議名が同じか否かを判定し、会議名が同じ場合、前記関連度の算出を行わずに関連があると判定する、ことを特徴とする請求項１〜３いずれか１項記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記判定手段は、前記参加者情報記憶手段の前記参加者情報に登録されていない前記バージョンの前記体制表を前記体制表記憶手段から削除する、
ことを特徴とする請求項２記載の情報処理装置。
【請求項６】
会議の開始から終了までの間に使用された前記会議資料の前記会議資料情報を前記会議情報に登録する会議情報生成手段、を有することを特徴とする請求項４記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記会議情報に登録された作成日時に基づき該会議情報が生成されてからの経過時間を算出し、前記経過時間が該会議情報に予め登録されている該会議情報の保有期間を超えている場合、該会議情報を前記会議情報記憶手段から削除する会議情報管理手段、を有することを特徴とする請求項４記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記関連度が所定値以上の場合、前記会議情報管理手段は、前記第２の会議の会議情報に登録されている参照回数を大きくし、
前記経過時間が前記保有期間を超えていても、前記参照回数が一定以上の場合、該会議情報を前記会議情報記憶手段から削除することなく、前記保有期間を延長する、
ことを特徴とする請求項７記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記関連度が所定値以上の場合、前記会議情報管理手段は、前記第２の会議の会議情報に前記第1の会議との前記関連度が所定値以上であること及び前記第２の会議を参照する会議の会議名である参照会議名に前記第１の会議の前記会議識別情報を登録し、
前記会議情報管理手段が前記会議情報記憶手段から前記第１の会議の前記会議情報を削除することで、前記参照会議名から前記会議識別情報が全てなくなった前記第２の会議の会議情報に、前記第1の会議との前記関連度が所定値以上でないことを登録し、
前記会議情報管理手段は、前記経過時間が前記保有期間を超えていても、前記第1の会議との前記関連度が所定値以上であることが登録された前記第２の会議の会議情報を前記会議情報記憶手段から削除せず、前記第１の会議との前記関連度が所定値以上であることが登録されていない前記第２の会議の会議情報のみを前記会議情報記憶手段から削除する、ことを特徴とする請求項７記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記参加者情報には、前記会議情報に登録されている会議の開催日時が含まれる期間に有効であった前記体制表のバージョンが登録されており、
前記判定手段は、前記参加者情報の前記バージョンと一致する前記バージョンの前記体制表を参照して、前記第１の参加者と前記第２の参加者とが同じグループに属するか否かを判定する、ことを特徴とする請求項４記載の情報処理装置。
【請求項１１】
前記結びつき強度情報は、会議における参加者の重要度であり、
前記関連度算出手段は、前記重要度が高いほど大きな重み付けを決定する、
ことを特徴とする請求項１〜１０いずれか１項記載の情報処理装置。
【請求項１２】
前記結びつき強度情報は、会議への参加者が必須の参加者か、任意の参加者か、又は、同じグループ内の参加者かを区別する参加者タイプであり、
前記関連度算出手段は、必須の参加者には、任意の参加者よりも大きな重み付けを決定する、ことを特徴とする請求項１〜１０いずれか１項記載の情報処理装置。
【請求項１３】
ネットワークを介して端末と情報処理装置が接続された情報処理システムであって、
前記端末が表示する会議資料の会議資料情報を記憶する会議資料記憶手段と、
会議の参加者が属するグループを記述した体制表を記憶する体制表記憶手段と、
参加者識別情報に対応づけて、会議と参加者の結びつき強度情報が登録された参加者情報を記憶する参加者情報記憶手段と、
第１の会議の第１の参加者情報に含まれる第１の参加者の前記結びつき強度情報が、前記第１の参加者の属するグループと前記第１の会議とが結びついていることを示す場合、
前記第１の参加者と、第２の会議の第２の参加者情報に含まれる第２の参加者とが一致するか否かを、前記体制表を参照して同じグループに属するか否かに基づき判定する判定手段と、
前記第１の参加者と前記第２の参加者が一致する場合、前記結びつき強度情報に応じた重み付けを決定し、前記第１の参加者の重み付けを統計処理して前記第１の会議と前記第２の会議との関連度を算出する関連度算出手段と、を有することを特徴とする情報処理システム。
【請求項１４】
端末とネットワークを介して接続され、
端末が表示する会議資料の会議資料情報を記憶する会議資料記憶手段と、
会議の参加者が属するグループを記述した体制表を記憶する体制表記憶手段と、
参加者識別情報に対応づけて、会議と参加者の結びつき強度情報が登録された参加者情報を記憶する参加者情報記憶手段と、を参照する情報処理装置に、
第１の会議の第１の参加者情報に含まれる第１の参加者の前記結びつき強度情報が、前記第１の参加者の属するグループと前記第１の会議とが結びついていることを示すか否かを判定するステップと、
前記結びつき強度情報が前記第１の参加者の属するグループと前記第１の会議とが結びついていることを示す場合、前記第１の参加者と、第２の会議の第２の参加者情報に含まれる第２の参加者とが一致するか否かを、前記体制表を参照して同じグループに属するか否かに基づき判定するステップと、
前記第１の参加者と前記第２の参加者が一致する場合、前記結びつき強度情報に応じた重み付けを決定するステップと、
前記第１の参加者の重み付けを統計処理して前記第１の会議と前記第２の会議との関連度を算出するステップと、を実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議同士の関連度を検出する情報処理装置に関し、特に、会議の参加者の共通性に基づき会議同士の関連度を検出する情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
参加者が各自の端末からサーバにアクセスしてネットワーク上で会議を行う会議システムが知られている。このような会議システムにおいて、会議の説明者がサーバや端末に事前に会議資料をアップロードしておき、会議の開催時に端末にダウンロードして、プロジェクタなどの投影装置により投影するなどの会議進行支援が一般的になってきている。
【０００３】
サーバや端末には会議が開催される毎に会議資料が蓄積されるが、この会議資料を後に会議の参加者が参照したり、後の会議で使用したりしたい場合がある。このため、サーバや端末に蓄積された会議資料について、参加者の現在の会議と過去の会議の関連度を算出し、関連の高い会議の会議資料をサーバや端末から取得できるようにする技術が考案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
特許文献１には、会議情報同士の関係を示す属性を会議情報同士の関係毎に関連付けておき、任意の会議の会議情報に関連している会議情報を取得した場合、会議情報同士の関係度を会議情報の属性毎に予め設定された基準に基づき算出する情報処理装置が開示されている。属性は例えば前回の会議、参加、会議資料等であるため、基準を設定しておけば、任意の会議に関連性の高い他の会議を推定することができる。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１に開示された情報処理装置では、同じ人物が会議に参加している場合には、２つの会議が高い関連性を示すことが期待できるが、参加者が異なると会議に関係性があっても会議同士の関連性を検出することができないという問題がある。
【０００６】
例えば、開発チームや営業チームなどある特定のグループの中から任意の一人が参加すればよい会議において、その会議が定例会議のように関連が高い会議であっても次回開催時に別の人が参加することがある。このようなケースでは、実際には関連が高い会議であるのに参加者が異なることによって、関連があることが検出されない状況が生じる。
【０００７】
本発明は、上記課題に鑑み、参加者の共通性を利用して会議同士の関連性を検出する会議システムにおいて、参加者が異なっても関連のある会議を検出することができる情報処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題に鑑み、本発明は、端末とネットワークを介して接続される情報処理装置であって、前記端末が表示する会議資料の会議資料情報を記憶する会議資料記憶手段と、会議の参加者が属するグループを記述した体制表を記憶する体制表記憶手段と、参加者識別情報に対応づけて、会議と参加者の結びつき強度情報が登録された参加者情報を記憶する参加者情報記憶手段と、会議識別情報に対応づけて、前記会議資料情報及び前記参加者情報が登録された会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、第１の会議の第１の参加者情報に含まれる第１の参加者の前記結びつき強度情報が、第1の参加者の属するグループと前記第１の会議とが結びついていることを示す場合、前記第１の参加者と、第２の会議の第２の参加者情報に含まれる第２の参加者とが一致するか否かを、前記体制表を参照して同じグループに属するか否かに基づき判定する判定手段と、前記第１の参加者と前記第２の参加者が一致する場合、前記結びつき強度情報に応じた重み付けを決定し、前記第１の参加者の重み付けを統計処理して前記第１の会議と前記第２の会議と関連度を算出する関連度算出手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
参加者が異なっても関連のある会議を検出することができる情報処理装置を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】会議システムの概略を説明する図の一例である。
【図２】会議システムの全体構成図の一例である。
【図３】会議管理サーバのハードウェア構成図の一例である。
【図４】電子会議システムの概略構成図の一例である。
【図５】会議情報の一例を示す図である。
【図６】関連度計算を説明する図の一例である。
【図７】関連度計算を説明する図の一例である。
【図８】関連度を計算するための重み付けテーブルの一例を示す図である。
【図９】関連度が登録された会議情報の一例を示す図である。
【図１０】会議管理サーバが関連度を算出して会議情報を生成する手順を示すフローチャート図の一例である。
【図１１】会議管理サーバが関連度を算出して会議情報を生成する手順を示すフローチャート図の一例である（実施例２）。
【図１２】会議管理サーバが関連度を算出して会議情報を生成する手順を示すフローチャート図の一例である（実施例３）。
【図１３】会議情報の一例を示す図である。
【図１４】会議管理サーバが体制表を削除する手順を示すフローチャート図の一例である（実施例４）。
【図１５】会議システムの全体構成図の一例である。
【図１６】操作端末又は投影装置が会議資料の情報を送信する手順を示すシーケンス図の一例である。
【図１７】会議システムの概略構成図の一例である。
【図１８】会議情報の一例を示す図である。
【図１９】会議管理サーバが会議情報を削除する手順を示すフローチャート図の一例である。
【図２０】会議情報の一例を示す図である。
【図２１】会議管理サーバが会議情報を削除する手順を示すフローチャート図の一例である。
【図２２】会議情報の一例を示す図である。
【図２３】会議管理サーバが会議情報を削除する手順を示すフローチャート図の一例である。
【図２４】会議情報の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明を実施するための形態について図面を参照しながら説明する。
図１は、本実施形態の会議システムの概略を説明する図の一例である。本実施形態の会議システムは、２つの会議１，２の関連度を参加者の共通性に基づき算出する。
【００１２】
まず、会議１の参加者Ｂと会議２の参加者Ｂは一致しているので、会議システムは、予め定められた重み付けを参加者Ｂに付与する。しかし、参加者Ｂが共通しても、その会議において、必須の人物か、任意の参加か等により、参加者Ｂと会議１の結びつきの強さは異なると考えられる。そこで、本実施形態では会議１における参加者の参加タイプ（その会議において、その人でなくてはいけないのか、同程度の知識保持者でもよいのか等）を、参加者毎に会議システムに登録しておく。
【００１３】
そして、会議１，２の参加者Ｂが一致した場合、会議システムは、参加タイプに応じて定められた重み付けを参加者Ｂに付与する。こうすることで、参加者が一致するか否かだけでなく、参加者Ｂと会議の結びつきの強さを考慮して会議１，２の関連度を算出できる。
【００１４】
これに対し、会議１の参加者Ａと会議２の参加者Ｃは一致していないので、従来であれば、予め定められた低い重み付け（例えばゼロ）が参加者Ａに付与される。しかし、参加者が異なっても、参加者Ａと参加者Ｃが同じチームからの参加者の場合、チームと会議の結びつきが深いためチームの代表として参加している場合があり、この場合は参加者Ａと参加者Ｃを同一視すべきであると考えられる。一方、参加者Ａと参加者Ｃが同じチームであっても、自主的に参加するような場合、参加者Ａと会議１，２の結びつきは弱い。そこで、会議システムは、参加者Ａの上記の参加タイプを参照して、２つの会議１，２において異なる参加者Ａと参加者Ｃを同一視すべきか否かを判定する。
【００１５】
図示する例では、会議システムは、参加者Ａの参加タイプを参照し、チーム内から一人などある特定のグループから任意で参加という参加タイプの場合に、体制表を参照する。体制票には、参加者Ａや参加者Ｃを含む各参加者が所属するチームなどが記述されており、参加者Ａと参加者Ｃが同じチームに属するかどうかを判別できるようになっている。
【００１６】
そして、参加者ＡとＣが同じチームの場合、会議システムは参加者Ａと参加者Ｃを同一視できるとして、参加タイプに応じて予め定められた重み付けを参加者Ａに付与する。しかし、参加者Ｂのように人物が一致したわけではないので、参加者Ａに付与される重み付けは参加者Ｂよりも小さくするなど、重み付けは適宜、調整できる。
【００１７】
最終的に、会議システムは参加者ＡとＢの重み付けを合計して、会議１と会議２の関連度を算出する。
【００１８】
このように、本実施形態の会議システムは、参加者が一致するかどうかだけでなく、参加者と会議の結びつきを参加タイプから判定して、参加タイプに応じた重み付けを算出することができ、参加者の共通性に基づく会議同士の関連度を精度よく決定できる。また、参加者が一致しない場合でも、所定の参加タイプの場合には、体制表に基づき二人の参加者を同一視できる否かを判定するので、チームと会議の結びつきを考慮して会議同士の関連度を決定できる。
【実施例１】
【００１９】
図２は、会議システム５００の全体構成図の一例である。ＬＡＮ４００を介して会議管理サーバ１００、複数の操作端末（以下、区別する場合、操作端末Ａ〜Ｄという）２００、及び、投影装置２５０が接続されている。なお、会議管理サーバ１００にはピアツーピアで体制管理サーバ３００が接続されているが、操作端末２００と同様にＬＡＮ経由に接続されていてもよい。また、会議管理サーバ１００は会議資料にアクセスできるようになっている。会議資料は、会議管理サーバ内の不揮発メモリに記憶されてもよいし、ＬＡＮ４００に接続されたＮＡＳ（Network Attached Storage）に記憶されていてもよい。また、会議資料の全てが物理的に同じ記憶装置に記憶されていなくてもよい。
【００２０】
また、図ではＬＡＮ４００をネットワークとしたが、ＬＡＮスイッチを介して接続された複数のＶＬＡＮ、ＬＡＮ同士が専用線を介して接続されたＷＡＮ、又は、インターネット等のネットワークの一例である。
【００２１】
会議管理サーバ１００は、会議管理サーバ１００を介して行われる会議を管理する。例えば、会議毎に、会議室、参加者、操作端末Ａ〜Ｄ、使用された会議資料、会議の開始時刻と終了時刻、議事リスト、等を記憶している。また、体制管理サーバ３００は、後述する体制表を蓄積している。
【００２２】
操作端末Ａ〜Ｄは会議管理サーバ１００と通信して、会議参加者が各自利用する端末である。投影装置２５０は、会議資料をホワイトボードなどに投影する。投影装置２５０が会議資料を投影する方法は２つあり、操作端末Ａ〜Ｄのいずれかがディスプレイに表示した画面を投影装置２５０に分配する方法と、投影装置２５０が操作端末Ａ〜Ｄを介することなく会議資料を投影する方法がある。本実施形態ではどちらの態様でもよい。
【００２３】
また、投影装置２５０により会議資料の画面を投影するのでなく、操作端末Ａ〜Ｄが会議資料の画面データを各操作端末Ａ〜Ｄに配信し各操作端末Ａ〜Ｄの画面に表示することで、参加者が会議資料を目視することもできる。この場合、投影装置２５０は不要になる。
【００２４】
会議を開催したり進行するにあたり、各操作端末Ａ〜Ｄは会議管理サーバ１００から会議資料を取得し、投影装置２５０にて投影する。本実施形態の会議システム５００は、このような形態で実施される会議にて、関連性が高い会議で使用された過去の会議資料を適切に見つけ出すことができる。
【００２５】
図３は、会議管理サーバ１００のハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ１００は、コンピュータと同様、それぞれバスで相互に接続されているＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、外部Ｉ／Ｆ１４、通信装置１５、入力装置１６、表示制御部１７及び記憶装置１８を有する。ＣＰＵ１１は、ＯＳ（Operating  System）及びプログラム２１を記憶装置１８から読み出して、ＲＡＭ１３を作業メモリにして実行する。
【００２６】
プログラム２１は、会議システム５００の一般的な機能として、操作端末Ａ〜Ｄと通信するサーバアプリケーションである。また、プログラム２１は後述する関連度の算出機能などの特徴的な機能を提供する。
【００２７】
ＲＡＭ１３は必要なデータを一時保管する作業メモリ（主記憶メモリ）になり、ＲＯＭ１２にはＢＩＯＳや初期設定されたデータ、起動用のプログラム等が記憶されている。
【００２８】
外部Ｉ／Ｆ１４はＵＳＢケーブル等のケーブルや、可搬型の記憶媒体２０を装着するインタフェースである。記憶媒体２０は、ＵＳＢメモリ等のフラッシュメモリ、ＣＤ−ＲＯＭ等の光記憶媒体等である。
【００２９】
通信装置１５は、ＬＡＮカードやイーサネット（登録商標）カードと呼ばれ、ＣＰＵ１１からの指示によりネットワークを介して接続された操作端末Ａ〜Ｄにデータを送信し、また、受信する。
【００３０】
入力装置１６は、キーボード、マウスなど、ユーザの様々な操作指示を受け付けるユーザインターフェイスである。
【００３１】
表示制御部１７は、プログラム２１が指示する画面情報に基づき所定の解像度や色数等でディスプレイ１９に画面情報を出力している。記憶装置１８は、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）やフラッシュメモリなどの不揮発メモリを実体とし、ＯＳ及びプログラム２１等を記憶している。プログラム２１は、記憶媒体２０に記憶された状態又は不図示のサーバからダウンロードされる態様で配布される。
【００３２】
なお、操作端末Ａ〜Ｄ及び体制管理サーバ３００のハードウェア構成図は、会議管理サーバ１００に準じたものになるので説明は省略する。なお、投影装置２５０は、ディスプレイなどの表示装置の一種なので、表示制御部と投影部を置き換えればハードウェア構成はほぼ同じである。投影部には、ＬＣＤ、ＬＣＯＳ、ＤＭＤＴＭなどの表示方式がある。
【００３３】
図４は、会議システム５００の概略構成図の一例を示す。まず、会議管理サーバ１００は、会議情報記憶部１０１、体制表記億部１０２、体制表取得部１０３、会議情報生成部１０４、会議資料記憶部１０５、関連度算出部１０６、判断部１０７、及び、参加者情報記憶部１０９を有する。これらの各機能ブロックはＣＰＵ１１がプログラム２１を実行することで実現される。
【００３４】
会議情報記憶部１０１は、参加者情報や会議資料情報など、後述する会議情報（次項目の表を参照）を蓄積する。体制表記憶部１０２は、ユーザが所属する部署やチーム等の体制をユーザー毎に登録した体制表を記憶している。体制表は、組織改編などで随時、バージョンが更新される。
【００３５】
体制表取得部１０３は、体制管理サーバ３００から体制表を取得する。会議情報生成部１０４は、新たな会議の会議情報を生成して会議情報記憶部１０１に記憶する。会議資料記憶部１０５は、会議で使用された（及び関連する）会議資料を特定するための会議資料情報を蓄積する。関連度算出部１０６は、任意の会議と過去の会議との関連度を計算する。判断部１０７は、参加者が過去の参加者と一致しているか否か及び参加者が体制表で同一チームか否か等を判断する。参加者情報記憶部１０９は、会議に参加した参加者の参加者情報を蓄積する。
【００３６】
操作端末Ａ〜Ｄは会議資料送信部２０１、参加者情報送信部２０２、及び、入力受け付け部２０３を有する。会議資料送信部２０１は、会議資料情報を外部（例えば、会議管理サーバ１００）に送信する。会議資料情報は会議資料そのものの場合も、会議資料を特定しアクセスするための情報の場合もある。
【００３７】
参加者情報送信部２０２は会議の参加者を特定する参加者情報を外部（例えば、会議管理サーバ１００）に送信する。入力受け付け部２０３は端末装置Ａ〜Ｄに参加者が入力した操作を受け付ける。なお、投影装置２５０は、端末装置と同様であるが、会議資料を投影するため投影部を有する。
【００３８】
体制管理サーバ３００は、体制表記億部３０１と体制表送信部３０２を有する。体制表記億部３０２は、会議管理サーバ１００と同様に体制表を記憶する。体制表送信部３０２は、体制表を外部（例えば、会議管理サーバ１００）に送信する。なお、体制管理サーバ３００と会議管理サーバ１００が一体でもよいし（例えば、１つの物理サーバに２つの仮想サーバを配置する）、体制管理サーバ３００と会議管理サーバ１００の区別をなくし、会議管理サーバ１００が体制管理サーバ３００の全ての機能を有していてもよい。
【００３９】
〔各種の情報について〕
＜会議情報＞
図５（ａ）は会議情報の一例を示す図である。会議情報は、会議を識別する重複しない「会議ＩＤ」、会議に参加した参加者の一覧である「参加者情報」、会議と関連のある資料の一覧である「会議資料情報」、その会議と関連の高い会議情報を示す「関連会議」、関連の大きさを示す「関連度」の各項目を有する。
【００４０】
会議情報の１レコードは、会議の参加者の一人が操作端末Ａ〜Ｄから会議管理サーバ１００に会議情報の登録要求を送信したり、会議の予約をしたりすることで、会議情報生成部１０４が生成する。参加者情報や会議資料情報はレコード作成後であれば適宜、参加者が操作端末Ａ〜Ｄを操作して修正することができる。例えば、参加者情報送信部２０２が参加者情報を送信すると、会議情報生成部１０４が参加者情報を登録し、会議資料送信部２０１が会議資料情報を送信すると、会議情報生成部１０４が会議資料情報に会議資料を登録する。
【００４１】
図５（ｂ）は参加者情報の一例を示す。参加者情報は、参加者を識別する重複しない「参加者ＩＤ」、「参加者名」、参加者の「所属」、参加者の「チーム名」、会議に対する参加者の重要度を示す「参加タイプ」、会議が行われた時点での体制表のバージョンである「体制表Ｖｅｒ」の項目を有する。なお、各参加者情報は会議ＩＤにより会議情報と紐付けられている。
【００４２】
参加者が会議に参加する際、操作端末Ａ〜Ｄを操作し会議ＩＤ（又は会議名）を指定して、会議管理サーバ１００にログインする。ログインの際、参加者名が特定されるため、参加者名をキーに体制表を参照することで、会議情報生成部１０４が所属、チームを特定できるようになっている。参加タイプは参加者が操作端末Ａ〜Ｄを操作して入力する。体制表Ｖｅｒは、会議が行われた際の体制表の時点のバージョンである。このような入力方法は一例であって、各参加者が参加者情報の全体を会議管理サーバに送信してもよいし、代表の参加者が予め参加者情報を会議情報に登録しておくこともできる。
【００４３】
図５（ｃ）は会議資料情報の一例を示す。会議資料情報は、資料の「ファイル名」、会議管理サーバ１００又は会議管理サーバ以外の記憶場所への資料の「ファイルパス」、資料の「ファイルサイズ」、資料の「作成者」、資料の「更新日時」の各項目を有する。なお、各会議資料情報は会議ＩＤにより会議情報と紐付けられている。
【００４４】
会議資料情報の登録方法には種々の方法がある。例えば、参加者が、会議の前、又は、会議中に操作端末Ａ〜Ｄを操作して、ファイル名とファイルパスを会議管理サーバ１００に通知する。会議情報生成部１０４は、ファイルパスを辿ってファイルを特定し、ファイル情報に含まれるファイルサイズ、作成者及び更新日時を読み出し、ファイル名とファイルパスに対応づけて会議資料情報に登録する。このような登録方法は一例であって、参加者が使用した会議資料が会議管理サーバ１００に通知してもよいし、参加者が会議資料情報の各項目を会議管理サーバ１００に通知してもよいし、会議資料そのものを送信することもできる。
【００４５】
〔関連度計算〕
図６，７を用いて関連度計算について説明する。図６（ａ）は過去のある会議１の参加者情報の一例を、図６（ｂ）は過去のある会議２の参加者情報の一例を、図６（ｃ）は会議１と会議２の開催時の体制表の一例をそれぞれ示す。会議１と会議２の間では体制表に変更はなかったものとする（体制表のバージョンは"１．００"のまま）。
【００４６】
体制表は、図示するように、「名前」「所属」「チーム」の各項目を有する。「名前」は、会議に参加しうる者の氏名、ユーザＩＤ、ニックネーム、アバターなどである。「所属」は、参加者が組織上属する部署である。２つ以上の部署に所属していてもよい。また、「チーム」は、参加者が属する業務のチーム名である。業務には例えば「ＯＳチーム」「アプリチーム」「商品Ａチーム」「α地区担当」などが例示される。一人の参加者が２つ以上のチームに属していてもよく、チームのメンバは一人だけでもよい。
【００４７】
体制表は、人事部又は部署の人事担当者が組織や業務の変更（以下、単に体制変更という）に応じて、適宜、更新する。更新することで体制表には新しいバージョンが付与される。
【００４８】
図７（ａ）は、新しい会議Ａの参加者情報の一例を示す。会議Ａは会議１と同じ定例会議として開催された最新の会議である。したがって、会議１との関連度が大きくなることが予想される。
【００４９】
図７（ｂ）は、新しい体制表の一例を示す。会議１，２の開催時から会議Ａの開催時までの間に、体制表が更新されたため、体制表は図６（ｃ）と異なっている。このため、体制表のバージョンは"１．０１"になっている。
ユーザー１  ：開発１Ｇから開発２Ｇに移動
ユーザー５  ：開発１Ｇから開発３Ｇに移動
ユーザー１とユーザー５はそれまでは同一チームに属していたが、体制変更により、ユーザー１とユーザー５は別チームに属することになった。
【００５０】
会議Ａが開催された場合、関連度算出部１０６は以下のようにして関連度を計算する。まず、重み付けについて説明する。図８は関連度を計算するための重み付けテーブルの一例を示す。重み付けテーブルには、２つの会議の参加者が一致するか否かにより、及び、一致する場合には「参加タイプ」に応じて関連度が登録されている（図の関連度が重み付けであり、最終的には重み付けを合計した値が会議同士の関連度になる。）。なお、次述するように、「一致」する場合には、参加者の名前が一致する場合だけでなく、一致するとみなされる場合（同一視できる場合）が含まれる。
【００５１】
「参加タイプ」は、会議における参加者の重要度（結びつきの強さ）を示す。「参加タイプ」には"チームで任意""ＷＡＮＴ""ＭＵＳＴ"等があるが、これらの参加タイプは一例である。また、４つ以上に分類してもよい。
【００５２】
そして、重み付けテーブルには、会議との結びつきの強い態様で参加する参加タイプほど大きな関連度が対応づけられている。例えば"チームで任意"は、その会議に、同じチーム内から任意に選抜された者が参加すればよいことを意味し、チームが同じ参加者同士なら異なる参加者同士でも参加者が一致したとみなすことができる。"ＭＵＳＴ"は、その会議に参加が必須であることを意味し、会議と参加者の結びつきが大きいことを意味する。"ＷＡＮＴ"は、参加者がその会議に参加が任意に参加したことを意味し、会議と参加者の結びつきが小さいことを意味する。
【００５３】
重み付けテーブルを用いた関連度の算出について説明する。まず、関連度算出部１０６は会議Ａの参加者と会議１の参加者の比較を行い、一致する参加者がいるかどうか判定する。
・会議Ａのユーザー５と会議１のユーザー１を比較し、不一致と判定する。不一致の場合、参加タイプが"チームで任意"かどうかを判定する。
【００５４】
参加タイプが"チームで任意"のため、ユーザー５とユーザー１が同一チームか否かを判定する。会議１が開催された時点の体制表Ｖｅｒは"１．００"なので、関連度算出部１０６は体制表Ｖｅｒ１．００の体制表にて、ユーザー５とユーザー１が同一チームかどうかを判定する。体制表Ｖｅｒ１．００ではユーザー５とユーザー１は同一チームのため、"チームで任意"の参加タイプであること考慮して、会議Ａと会議１においてユーザー５とユーザー1は同一参加者とみなすことができる。そのため、図７の重み付けテーブルの「参加者」が"一致"、かつ、"チームで任意"の関連度である「５」を関連度とする。
・同様に、関連度算出部１０６は、会議Ａのユーザー５と会議１のユーザー２を比較し、不一致と判定する。また、参加タイプが"チームで任意"であるので、同一参加者とみなすことが可能か否かを判定するが、体制表Ｖｅｒ１．００ではユーザー５とユーザー２は同一チームでない。このため、関連度は「０」である。会議Ａのユーザー５と会議１のユーザー３を比較した場合も同様である。
【００５５】
・次に、関連度算出部１０６は、会議Ａのユーザー２と会議１のユーザー１を比較し、不一致と判定する。不一致のため参加タイプを参照するが、参加タイプは"ＷＡＮＴ"であるため、ユーザー２とユーザー１が同一チームであったか否かを考慮する必要はない。このため、会議Ａのユーザー２と会議１のユーザー１の関連度は「０」となる。
・また、関連度算出部１０６は、会議Ａのユーザー２と会議１のユーザー２を比較し、一致すると判定する。ユーザー名が一致するため、図７の重み付けテーブルの「参加者」が"一致"、かつ、"ＷＡＮＴ"の関連度である「３」を関連度とする。
・また、関連度算出部１０６は、会議Ａのユーザー２と会議１のユーザー３を比較し、不一致と判定する。不一致のため参加タイプを参照するが、参加タイプは"ＷＡＮＴ"であるため、ユーザー２とユーザー３が同一チームであったか否かを考慮する必要はない。このため、会議Ａのユーザー２と会議１のユーザー３の関連度は「０」となる。
【００５６】
・次に、関連度算出部１０６は、会議Ａのユーザー３と会議１のユーザー１を比較し、不一致と判定する。不一致のため参加タイプを参照するが、参加タイプは"ＷＡＮＴ"であるため、ユーザー３とユーザー１が同一チームであったか否かを考慮する必要はない。このため、会議Ａのユーザー３と会議１のユーザー１の関連度は「０」となる。
・また、関連度算出部１０６は、会議Ａのユーザー３と会議１のユーザー２を比較し、不一致と判定する。不一致のため参加タイプを参照するが、参加タイプは"ＷＡＮＴ"であるため、ユーザー３とユーザー２が同一チームであったか否かを考慮する必要はない。このため、会議Ａのユーザー３と会議１のユーザー２の関連度は「０」となる。
・また、関連度算出部１０６は、会議Ａのユーザー３と会議１のユーザー３を比較し、一致と判定する。ユーザー名が一致するため、図７の重み付けテーブルの「参加者」が"一致"、かつ、"ＭＵＳＴ"の関連度である「７」を関連度とする。
【００５７】
関連度算出部１０６は、会議Ａの参加者毎に決定した全ての関連度を合計し、会議Ａと会議１の関連度は「15」と算出する。
【００５８】
会議Ａと会議２についても同様に計算すると、関連度は「10」となる。以上から、会議Ａについて会議情報生成部１０４が生成する会議情報は図９に示すようになる。
【００５９】
図９（ａ）は会議１の会議情報を、図９（ｂ）は会議２の会議情報を、図９（ｃ）は会議Ａの会議情報を、それぞれ示す。会議１，２から見た他の会議との関連度の算出は省略している。会議Ａについて、関連会議を会議１（ＩＤ：００１）とした場合の関連度は「１５」、関連会議を会議２（ＩＤ：００２）とした場合の関連度は「１０」となっている。これから、会議２に比べ定例会議の前回の会議である会議1の方が会議Ａとの関連度が大きくなることが分かる。
【００６０】
〔動作手順〕
図１０は、会議管理サーバ１００が関連度を算出して会議情報を生成する手順を示すフローチャート図の一例である。
【００６１】
会議管理サーバ１００の判断部１０７は、会議情報を生成する対象の会議（以下、現在の会議という）の参加者情報を読み出し、各参加者を一人ずつ抽出する。
【００６２】
判断部１０７は、参加者情報記憶部１０９から参加者情報を読み出し、現在の会議の参加者名と、会議情報記憶部１０１に蓄積されている過去の会議の会議情報に関連付けられている参加者情報の参加者名を比較する（Ｓ１００）。
【００６３】
過去の会議の参加者情報に一致した参加者がいる場合（Ｓ１００のＹｅｓ）、関連度算出部１０６は参加者の参加タイプに対応する関連度を、重み付けテーブルから特定する（Ｓ１０３）。関連度算出部１０６は、関連度を累積加算する。
【００６４】
ステップＳ１００にて、現在の会議の参加者と過去の会議の参加者が一致しない場合（Ｓ１００のＮｏ）、判断部１０７は、現在の会議の参加者情報を参照して、参加タイプが"チームで任意"か否かを判定する（Ｓ１０１）。
【００６５】
参加タイプが"チームで任意"ではない場合（Ｓ１０１のＮｏ）、同一チームでも参加者が一致するとみなすことがないので、関連度算出部１０６は参加者が不一致であると判定し、重み付けテーブルから「不一致」に対応づけられた関連度を読み出す（Ｓ１０３）。
【００６６】
参加タイプが"チームで任意"である場合（Ｓ１０１のＹｅｓ）、同一チームなら参加者が一致すると判定することができるので、関連度算出部１０６は、体制表を参照して現在の会議の参加者と過去の会議の参加者が同じチームか否かを判定する（Ｓ１０２）。体制表は、体制表取得部１０３が体制管理サーバ３００から取得して体制表記億部１０２に記憶されている。参照する体制表は過去の会議の開催時の体制表なので、関連度算出部１０６は、過去の会議情報の参加者情報に保持されている体制表の体制表Ｖｅｒと同一の体制表を体制表記憶部１０２から読み出す。
【００６７】
関連度算出部１０６は、現在の会議の参加者と過去の会議の参加者が同一チームの場合、重み付けテーブルから「一致」で"チームで任意"に対応づけられた関連度を読み出す（Ｓ１０３）。現在の会議の参加者と過去の会議の参加者が同一チームでない場合、重み付けテーブルから「不一致」に対応づけられた関連度を読み出す（Ｓ１０３）。
【００６８】
次に、判断部１０７は現在の会議に他に参加者がいるかどうかを判定し（Ｓ１０４）、他にも参加者がいる場合は（Ｓ１０４のＹｅｓ）、ステップＳ１００以降の処理を、現在の会議の参加者がいなくなるまで繰り返す。
【００６９】
他に参加者がいない場合は（Ｓ１０４のＮｏ）、会議情報生成部１０４は算出された関連度を現在の会議の会議情報に登録する（Ｓ１０５）。
【００７０】
なお、過去に開催された他の会議がある場合、会議管理サーバ１００は図１０の関連度の算出を全ての過去の会議について行い、現在の会議の会議情報に登録する。こうすることで、関連度の大小を比較できる。
【００７１】
以上説明したように、本実施例の会議管理サーバ１００は、参加タイプに応じて関連度に重み付けをすることができる。会議の参加者が一致しなくても、参加者のグループを考慮することで、２つの会議の関連性を検出できる。また、体制に変更があっても、会議開催時の体制表に基づき参加者が同じグループか否かを考慮することで、体制変更に影響されずに２つの会議の関連性を検出できる。
【実施例２】
【００７２】
本実施例では、関連度の算出方法の変形例を説明する。
図１１は、会議管理サーバ１００が関連度を算出して会議情報を生成する手順を示すフローチャート図の一例である。図１１において図１０と同一ステップには同一の付しその説明は省略する。
【００７３】
図１１のステップＳ１０４までは図１０と同じである。判断部１０７が現在の会議に他に参加者がいないと判定すると（Ｓ１０４のＮｏ）、判断部１０７は、関連度算出部１０６が算出した関連度が、閾値以上か否かを判定する（Ｓ２００）。この閾値は、会議管理サーバ１００の管理者が設定してもよいし、ユーザーが操作端末Ａ〜Ｄを使用して会議管理サーバ１００に送信したものでもよい。
【００７４】
閾値は、現在の会議と関連がある会議かどうかを選別するための値になるので、管理者やユーザーが関連のある会議を幅広く抽出したければ小さい値に、関連のある会議を精度よく抽出したければ大きい値に設定することができる。また、閾値を、過去の会議情報に登録されている関連度の統計値（平均値、−２σ〜＋２σなど）とすれば、判断部１０７が自動的に更新することができる。
【００７５】
関連度算出部１０６は、閾値より関連度が低い場合（Ｓ２００のＮｏ）、関連度を"０"に置き換える。なお、関連度が"０"であることは、関連度の算出の結果、現在の会議と過去の会議の関連度が低かったということを意味すればよく、数値の"１〜９"など"０"である必要はない。また、"Ｌｏｗ"のように数値でなくてもよい。
【００７６】
関連度が閾値以上の場合（Ｓ２００のＹｅｓ）、関連度算出部１０６は算出した関連度を会議情報に登録する（Ｓ１０５）。
【００７７】
本実施例の会議システム５００によれば、会議情報生成部１０４は関連度が高い場合にだけ会議情報に関連度を登録できるので、会議システムが関連性の高い会議を抽出しやすくなる。また、関連度の低い会議の関連度を会議情報に登録することを回避することができる。
【実施例３】
【００７８】
本実施例では、関連度の算出方法の変形例を説明する。
図１２は、会議管理サーバ１００が関連度を算出して会議情報を生成する手順を示すフローチャート図の一例である。図１２において図１０と同一ステップには同一の付しその説明は省略する。
【００７９】
図１２のフローチャート図はステップＳ３００を有する。判断部１０７は、最初に、現在の会議の会議名と過去の会議の会議名が一致するか否かを判定する（Ｓ３００）。会議名が一致する場合、現在の会議と過去の会議の関連性が高いことが予想されるため、会議名が一致する場合には関連度を算出する必要をなくすことができ、会議管理サーバ１００の計算負荷を低減できる。
【００８０】
図５（ａ）の会議情報には「会議名」が登録されていないので、好ましくは会議情報に「会議名」を登録しておく。
図１３は、会議情報の一例を示す図である。図５（ａ）と比較して「会議名」として"ＯＳ会議"が登録されている。なお、「会議名」は、ユーザが操作端末Ａ〜Ｄを操作して入力し、操作端末Ａ〜Ｄが会議管理サーバ１００に送信することで登録される。
【００８１】
また、会議情報に「会議名」が登録されていない場合、判断部１０７は、会議情報の「会議資料情報」を参照して、会議資料情報に含まれる議事録に記載された会議名と、現在の会議の議事録に記載された会議名とを比較する。現在の会議名と議事録に記載された会議名とは、省略して記載された場合に対応するため、完全に一致しなくても一部一致で一致したと判定することができる。
【００８２】
そして、判断部１０７が、現在の会議の会議名と過去の会議の会議名が一致しないと判定した場合にのみ（Ｓ３００のＮｏ）、関連度算出部１０６が関連度を算出する。
【００８３】
判断部１０７が、現在の会議の会議名と過去の会議の会議名が一致すると判定した場合（Ｓ３００のＹｅｓ）、過去の会議が関連の高い会議であるとして、関連度算出部１０６が関連度を算出することなく、会議情報生成部１０４は会議情報を生成する（Ｓ１０５）。この場合、会議名が同じ会議の会議ＩＤが「関連会議」に登録される。
【００８４】
本実施例の会議管理サーバ１００は、関連度を算出することなく関連度の高い会議を見つけ出すことができる。
【実施例４】
【００８５】
本実施例では、どの会議情報からも関連付けられていないバージョンの体制表を自動削除する会議管理サーバ１００について説明する。
【００８６】
会議管理サーバ１００の体制表記億部１０２には体制表取得部１０３が体制管理サーバ３００から取得した体制表が記憶されている。しかし、原本の（オリジナルの）体制表は体制管理サーバ３００が体制表記億部３０２に記憶しているため、会議管理サーバ１００から削除しても不都合はない。また、会議管理サーバ１００から体制表を削除することで、記憶装置１８に生じる無駄を低減できる。
【００８７】
図１４は、会議管理サーバ１００が体制表を削除する手順を示すフローチャート図の一例である。判断部１０７は、任意のタイミングで図１４の手順を実行する。任意のタイミングは、例えば、一定間隔、会議管理サーバ１００に何らかの変化（新たな会議情報が登録された、会議情報が削除された、ある会議の会議情報が更新された、体制表が体制表記億部１０２に記憶された、会議資料情報が記憶された等）が生じた場合、指定された日時等である。
【００８８】
まず、判断部１０７は、会議管理サーバ１００が保持している体制表が会議情報と関連付けられているか否かを確認するために、体制表記億部１０２から１つずつ体制表を読み出す（Ｓ４００）。
【００８９】
判断部１０７は、会議情報記憶部１０１に記憶された会議情報と関連付いた参加者情報を特定し、体制表のバージョンと一致する「体制Ｖｅｒ」が登録された参加者情報があるか否かを判定する。（Ｓ４０１）。体制表のバージョンと一致する参加者情報の「体制Ｖｅｒ」は、会議情報がこのバージョンの体制表を参照していることを意味する。
【００９０】
よって、体制表のバージョンと一致する「体制Ｖｅｒ」が登録された参加者情報がない場合（Ｓ４０１のＮｏ）、会議情報がこのバージョンの体制表を参照していないので、判別部は体制表記億部１０２から読み出した体制表を体制表記億部１０２から削除する（Ｓ４０２）。
【００９１】
体制表のバージョンと一致する「体制Ｖｅｒ」が登録された参加者情報がある場合（Ｓ４０１のＹｅｓ）、判別部は体制表記億部１０２から読み出した体制表を体制表記億部１０２から削除せず、別の体制表があるか否かを判定し（Ｓ４０３）、ある場合にステップＳ４００以降の処理を実行する（Ｓ４０２）。
【００９２】
本実施例によれば、使用されなくなった体制表を自動削除することで、会議管理サーバ１００の記憶装置１８の容量を圧迫することを抑制できる。
【実施例５】
【００９３】
本実施例では操作端末Ａ〜Ｄ又は投影装置２５０による会議資料の会議管理サーバ１００への登録について説明する。
【００９４】
図１５は、会議システム５００の全体構成図の一例である。図１５において図２と同一部には同一の符号を付しその説明は省略する。また、図１５では説明に用いない装置を省略した。
【００９５】
本実施例の会議情報生成部１０４は、会議の開始から終了までの間にユーザーが使用した会議資料を特定し、その会議資料のリストを会議で使用された会議資料として会議資料情報に登録する。
【００９６】
このため、会議資料送信部２０１は、ユーザーが操作端末Ａ〜Ｄを操作して使用した会議資料のファイルを特定する。ここでは、会議の開催中に使用されたファイルは会議資料のファイルであるとする。また、使用とはファイルがオープンされたことであるとする。ファイルがオープンされたことは、ＯＳが提供するファイルシステムのドライバ（ファイルシステムドライバ）を用いて検出する。すなわち、ユーザーがファイルをオープンすると、それをファイルシステムドライバが検出してイベントログなどに書き出す。
【００９７】
会議資料送信部２０１はイベントログを監視して記録された会議資料そのもの、又は、会議資料のリスト（ファイル名、ファイルパス、ファイルサイズ、作成者、更新日時、等のうち少なくともファイル名、ファイルパスを有する）を会議管理サーバ１００に送信する。会議管理サーバ１００は、このようにして受信した会議資料そのものや会議資料のリストから会議資料情報を生成して会議情報に登録することができる。
【００９８】
図１６は、操作端末Ａ〜Ｄ又は投影装置２５０が会議資料の情報を送信する手順を示すシーケンス図の一例である。なお、会議システム５００を利用するユーザーは会議への参加者であるとする。
【００９９】
参加者は操作端末Ａ〜Ｄ又は投影装置２５０を操作して会議を開始する操作を入力する（Ｓ１）。入力受け付け部２０３はこの操作を受け付ける。
【０１００】
入力受け付け部２０３は、会議ＩＤ（又は会議名）を指定して、会議管理サーバ１００の会議情報生成部１０４に会議の開始を通知する（Ｓ２）。また、入力受け付け部２０３は、参加者情報送信部２０２に会議の開始を通知する（Ｓ３）。
【０１０１】
参加者情報送信部２０２は、参加者情報を会議情報生成部１０４に送信する（Ｓ４）。参加者情報は、会議に参加する全ての参加者の参加者情報でもよいし、参加する個人の参加者情報でもよい。
【０１０２】
これにより、会議が開催される。会議資料送信部２０１は、上記のイベントログなどを利用して、会議の開始から終了までの間に使用された会議資料を検知する（Ｓ５）。そして、会議資料送信部２０１は会議資料そのものやそのリストを会議情報生成部１０４に送信する（Ｓ６）。
【０１０３】
会議が終了すると、参加者は操作端末Ａ〜Ｄ又は投影装置２５０を操作して会議を終了する操作を入力する（Ｓ７）。入力受け付け部２０３はこの操作を受け付ける。
【０１０４】
入力受け付け部２０３は、会議ＩＤ（又は会議名）を指定して、会議管理サーバ１００の会議情報生成部１０４に会議の終了を通知する（Ｓ８）。
【０１０５】
会議情報生成部１０４は受け取った参加者情報と会議資料情報を用いて、会議情報を生成する（Ｓ９）。会議情報生成部１０４は生成した会議情報を会議情報記憶部１０１に、参加者情報を参加者情報記憶部１０９にそれぞれ記憶する（Ｓ１０）。なお、関連度の算出は省略した。
【０１０６】
本実施例によれば、参加者が意識したり特別な操作をすることなく、会議資料情報を会議管理サーバ１００に送信し、会議情報に登録することができる。
【実施例６】
【０１０７】
本実施例では、会議情報を管理する会議システム５００について説明する。会議情報を管理して、使用されなくなった会議情報を自動削除することにより、記憶装置１８の容量を圧迫することを防止できる。
【０１０８】
図１７は、会議システム５００の概略構成図の一例を示す。図１７において図４と同一部の説明は省略する。
【０１０９】
図示するように、本実施例の会議管理サーバ１００は、会議情報管理部１０８を有する。会議情報管理部１０８は、任意のタイミングで、会議情報記憶部１０１に蓄積されている古い会議情報を会議情報記憶部１０１から削除する。任意のタイミングとは、一定間隔、会議管理サーバ１００に何らかの変化（新たな会議情報が登録された、会議情報が削除された、ある会議の会議情報が更新された、体制表が体制表記億部１０２に記憶された、会議資料が記憶された等）が生じた場合、指定された日時等である。
【０１１０】
また、古い会議情報か否かは、会議情報の作成日時から現在までの経過時間が、予め定められた保有期間を過ぎているかどうかにより判定される。このため、本実施例の会議情報には「作成日時」と「保有期間」が登録される。
【０１１１】
図１８は本実施例の会議情報の一例を示す。「作成日時」と「保有期間」が登録されている。「作成日時」は、会議情報生成部１０４が会議情報の生成時にＯＳ等から取得する。図では"１９９９／０９／０１"となっている。「保有期間」は、会議情報生成部１０４が固定の数値又は参加者が入力した数値を設定する。図では"３年"となっている。
【０１１２】
図１９は、会議管理サーバ１００が会議情報を削除する手順を示すフローチャート図の一例である。会議情報管理部１０８は、任意のタイミングで図１９の手順を実行する。
【０１１３】
会議情報管理部１０８は、会議情報記憶部１０１に記憶された会議情報を読み出す（Ｓ５００）。そして、会議情報に登録されている「作成日時」から現在までの経過時間を計算する。
【０１１４】
会議情報管理部１０８は、経過時間が会議情報に登録されている「保有期間」を超えているか否かを判定する（Ｓ５０１）。
【０１１５】
経過時間が会議情報に登録されている「保有期間」を超えている場合（Ｓ５０１のＹｅｓ）、会議情報管理部１０８は会議情報記憶部１０１から会議情報を削除する（Ｓ５０２）。
【０１１６】
経過時間が会議情報に登録されている「保有期間」を超えていない場合（Ｓ５０１のＮｏ）、会議情報管理部１０８は会議情報記憶部１０１から読み出した会議情報を削除せず、別の会議情報があるか否かを判定し（Ｓ５０３）、ある場合にステップＳ５００以降の処理を実行する。
【０１１７】
本実施例によれば、保有期間を超えた会議情報を自動削除することにより、会議管理サーバ１００の記憶装置１８の容量を圧迫することを抑制できる。
【実施例７】
【０１１８】
実施例６の会議管理サーバ１００では、保有期間を超えた全ての会議情報が削除されてしまう。しかし、会議情報には、他の会議と関連の大きい会議の会議情報もあり、そのような会議情報は参加者が共通することが多い重要な会議であると推定される。このため、他の会議と関連度の大きい会議の会議情報は保存しておくことが好ましい。
【０１１９】
そこで、本実施例の会議情報管理部１０８は、他の会議との関係において所定値以上の関連度が算出された会議の会議情報に、「参照回数」を累積する。補足すると、他の会議が実施例１の現在の会議Ａに、所定値以上の関連度が算出された会議が実施例１の会議1、２に相当する。
【０１２０】
そして、会議情報管理部１０８は、「参照回数」が一定回数以上になった会議情報の「保有期間」を延長する。こうすることで、重要な会議の会議情報を自動削除の対象から除外することができる。
【０１２１】
図２０は本実施例の会議情報の一例を示す。図１８と比べ、「参照回数」が登録されている。関連度算出部１０６が関連度を算出すると、会議情報生成部１０４が他の会議の会議情報に関連度を登録する。この際、会議情報管理部１０８は、関連度が所定値以上か否かを判定し、所定値以上の場合に過去の会議の「参照回数」をカウントアップする。こうすることで、過去の会議の会議情報の「参照回数」は、過去の会議と関連度が大きい他の会議が開催されるほど大きくなる。
【０１２２】
図２１は、会議管理サーバ１００が会議情報を削除する手順を示すフローチャート図の一例である。会議情報管理部１０８は、任意のタイミングで図２１の手順を実行する。
【０１２３】
図２１において図１９と異なるのは、ステップＳ５０１-２において、会議情報管理部１０８が、参照回数が一定値以上か否かを判定している点である（Ｓ５０１-２）。
【０１２４】
会議情報管理部１０８は、参照回数が一定値以上でない場合（Ｓ５０１-２のＮｏ）、会議情報記憶部１０１から会議情報を削除する（Ｓ５０２）。
【０１２５】
参照回数が一定値以上である場合（Ｓ５０１-２のＹｅｓ）、会議情報管理部１０８は会議情報記憶部１０１から読み出した会議情報を削除せず、別の会議情報があるか否かを判定し（Ｓ５０３）、ある場合にステップＳ５００以降の処理を実行する。
【０１２６】
本実施例によれば、保有期間を超えた会議情報でも、他の会議との関連度が高い重要な会議の会議情報が自動的に削除されることを防止できる。
【実施例８】
【０１２７】
実施例７では「参照回数」が一定値を超えると会議情報が削除されなくなるが、過去の会議と関連度の大きい会議の会議情報が削除されれば、過去の会議の「参照回数」は低下するはずである。
【０１２８】
そこで、本実施例では、他の会議との関連度が高い重要な会議情報の自動削除を防止しながら、重要な会議と関連度が大きいとされた他の会議の会議情報が削除された場合、重要な会議の会議情報に、該会議と関連度が大きいとされた他の会議の会議情報が削除されたことを反映させる会議システム５００について説明する。
【０１２９】
本実施例の会議情報管理部１０８は、他の会議との関係において所定値以上の関連度が算出された過去の会議の会議情報に、「他からの参照」"あり"を登録する。そして、会議情報管理部１０８は、「他からの参照」が"あり"の会議情報は、会議情報の経過時間が「保有期間」を超えても削除しない。こうすることで、他の会議との関連度の大きい会議の会議情報が自動削除されることを防止できる。
【０１３０】
図２２は本実施例の会議情報の一例を示す。図２０と比べ、「参照回数」が「他からの参照」に変更されている。また、「参照会議ＩＤ」の項目を有する。関連度算出部１０６が関連度を算出すると、会議情報生成部１０４が会議情報に関連度を登録する。この際、会議情報管理部１０８は、他の会議（現在の会議）の関連度が所定値以上か否かを判定し、所定値以上の場合に、過去の会議の会議情報の「他からの参照」に"あり"を登録する。また、会議情報管理部１０８は、過去の会議の会議情報の「参照会議ＩＤ」に、過去の会議との関連度が所定値以上となった他の会議の会議ＩＤを登録する。「参照会議ＩＤ」には複数の会議ＩＤが登録されることがある。
【０１３１】
また、会議情報管理部１０８は、会議情報記憶部１０１から会議情報が削除されると、削除された会議情報の会議ＩＤが「参照会議ＩＤ」に登録されている会議情報を会議情報記憶部１０１から検索する。そして、会議情報管理部１０８は、該会議情報の「参照会議ＩＤ」から、削除された会議情報の会議ＩＤを削除する。
【０１３２】
この削除で「参照会議ＩＤ」から全ての会議ＩＤが削除された場合、会議情報管理部１０８は「他からの参照」に"なし"を登録する。これにより、会議情報管理部１０８は、会議情報記憶部１０１からこの会議情報を参照する会議情報がなくなったことを検出できる。
【０１３３】
図２３は、会議管理サーバ１００が会議情報を削除する手順を示すフローチャート図の一例である。会議情報管理部１０８は、任意のタイミングで図２３の手順を実行する。
【０１３４】
図２３において図２１と異なるは、ステップＳ５０１-３において、会議情報管理部１０８が、「他からの参照」が"なし"か否かを判定している点である（Ｓ５０１-３）。
【０１３５】
会議情報管理部１０８は、「他からの参照」が"なし"の場合（Ｓ５０１-２のＹｅｓ）、会議情報記憶部１０１から会議情報を削除する（Ｓ５０２）。
【０１３６】
「他からの参照」が"なし"でない場合（Ｓ５０１-２のＮｏ）、会議情報管理部１０８は会議情報記憶部１０１から読み出した会議情報を削除せず、別の会議情報があるか否かを判定し（Ｓ５０３）、ある場合にステップＳ５００以降の処理を実行する。
【０１３７】
本実施例によれば、保有期間を超えた会議情報でも、他の会議との関連度高い重要な会議情報の自動削除を防止することができる。また、当該会議と関連度の大きい会議の会議情報が削除されると、当該会議の会議情報を削除することができる。
【実施例９】
【０１３８】
本実施例では、参加者情報に登録される「体制表Ｖｅｒ」について説明する。「体制表Ｖｅｒ」に登録される体制表のバージョンがいつのものかについて実施例１では詳述していない。
【０１３９】
しかし、体制表は会議の開催日時におけるバージョンの体制表が体制を正確に表していると考えられる。しかしながら、会議情報生成部１０４が会議の開催の後から会議情報を生成したり、開催の前に会議情報を生成することがあるので、「体制表Ｖｅｒ」に登録されるバージョンが会議の開催日時におけるバージョンとは限らない。
【０１４０】
そこで、本実施例の会議情報生成部１０４は会議情報を生成する際に、会議の開催日時を参照し、開催日時における体制表のバージョンを参加者情報の「体制表Ｖｅｒ」に登録する。
【０１４１】
図２４（ａ）は、会議情報の一例である。図２４（ａ）の会議情報は「作成日時」に加え「開催日時」の項目を有する。図２４（ａ）では、"1999/03/01"に開催された会議情報が"1999/09/01"に会議管理サーバ１００に登録されている。なお、会議情報生成部１０４は、会議の開始の通知を受け付けた場合に、その開催日時をＯＳやタイムサーバから取得して会議情報に登録する。
【０１４２】
図２４（ｂ）は体制表の更新履歴テーブルの一例を示す。更新履歴テーブルは、体制管理サーバ３００が体制表記億部３０２に記憶している。会議情報が登録された"1999/09/01"時点ではVer1.02が最新の（有効な）体制表のバージョンであるが、会議が開催された"1999/03/01"時点では体制表のバージョンはVer1.01である。このため、会議情報生成部１０４は、参加者情報の「体制表Ｖｅｒ」に"１．０１"を登録する。
【０１４３】
図２４（ｃ）は参加者情報の一例を示す図である。参加者情報の「体制表Ｖｅｒ」に"１．０１"が登録されている。
【０１４４】
このように、会議情報生成部１０４が、体制表の更新履歴テーブルを参照して、参加者情報の「体制表Ｖｅｒ」にバージョンを登録することで、関連度算出部１０６は、会議情報が後から追加された場合でも開催時の体制表を用いて正しく会議の関連度を算出することができる。
【符号の説明】
【０１４５】
１００    会議管理サーバ
１０１    会議情報記憶部
１０２    体制表記億部
１０３    体制表取得部
１０４    会議情報生成部
１０５    会議資料記憶部
１０６    関連度算出部
１０７    判断部
１０８    会議情報管理部
１０９    参加者情報記憶部
２００    操作端末
２０１    会議資料送信部
２０２    参加者情報送信部
２０３    入力受け付け部
２５０    投影装置
３００    体制管理サーバ
３０１    体制表記億部
３０２    体制表送信部
５００    会議システム
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１４６】
【特許文献１】特開２０１０−１２８９９６号公報
【図１】
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【図２】
0005640739.tif 000003
【図３】
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【図４】
0005640739.tif 000005
【図５】
0005640739.tif 000006
【図６】
0005640739.tif 000007
【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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