(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を作成、編集、表示するための画面を表示して、文書の作成、編集、表示を行う作成・編集・表示手段と、
前記作成・編集・表示手段で作成・編集・表示された文書を記憶する第１の記憶手段と、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書について生成されたインデックス情報を記憶する第２の記憶手段と、
を備えた文書管理装置における文書管理方法であって、
前記作成・編集・表示手段が前記画面を閉じるときと、前記作成・編集・表示手段が前記画面上で作成・編集・表示されている文書を前記第１の記憶手段に記憶するときと、前記作成・編集・表示手段が新たな文書を表示するときとを含む複数のタイミングのうちの少なくとも１つを、前記画面上で作成、編集、表示されている文書のインデックス情報を登録する登録タイミングとして設定する第１のステップと、
前記作成・編集・表示手段で発生した前記登録タイミングを検知する第２のステップと、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書からキーワードを抽出する第３のステップと、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書のファイル名及び当該文書が記憶される前記第１の記憶手段での記憶位置を含む属性情報を取得する第４のステップと、
前記登録タイミングが検知されたとき、前記画面上で作成・編集・表示されている文書について、前記第３のステップで抽出されたキーワード及び前第４のステップで取得された属性情報を含むインデックス情報を生成する第５のステップと、
前記インデックス情報を前記第２の記憶手段に記憶する第６のステップと、
を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
キーワード及びＵＲＬ（Uniform Resource Locator）のうちの少なくとも１つを含むプロファイル情報を入力する入力ステップと、
前記文書管理装置が具備する第３の記憶手段に、入力された前記プロファイル情報を当該プロファイル情報が入力された時刻とともに記憶するステップと、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書のうち、前記プロファイル情報に含まれるＵＲＬを有する文書及び前記プロファイル情報に含まれるキーワードと同一のキーワードの抽出された文書を選択する選択ステップと、
をさらに含み、
前記第５のステップは、前記登録タイミングが検知されたとき、前記選択ステップで選択された文書について、前記第３のステップで抽出されたキーワード及び前記第４のステップで取得された属性情報を含むインデックス情報を生成することを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項３】
所望の文書を検索するための検索式を入力する入力ステップと、
前記検索式と前記第２の記憶手段に記憶されているインデックス情報を用いて、前記第１の記憶手段から文書を検索する検索ステップと、
検索された各文書のインデックス情報と、前記第１の記憶手段での当該検索された文書の記憶位置を示す階層構造とを前記文書管理装置が具備する表示手段で表示するステップと、
前記表示手段で表示されたインデックス情報のうちの１つが選択されると、前記表示手段で表示された階層構造上の当該選択されたインデックス情報に対応する文書の記憶位置をハイライト表示するステップと、
をさらに含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項４】
前記第３の記憶手段には、前記入力手段で時系列に入力された複数のプロファイル情報を各プロファイル情報が入力された時刻とともに記憶され、
前記選択ステップは、前記第３の記憶手段に記憶された複数のプロファイル情報のうち前記時刻が最新のプロファイル情報を用いて文書を選択することを特徴とする請求項２記載の文書管理方法。
【請求項５】
前記第３の記憶手段に記憶された各プロファイル情報に含まれる各キーワード及び各ＵＲＬと、各プロファイル情報の入力された時刻を基に各キーワード及び各ＵＲＬがプロファイル情報として用いられていた期間とを前記文書管理装置が具備する表示手段で表示するステップと、
前記表示手段で表示されたキーワード及びＵＲＬのうちの少なくとも１つを選択するステップと、
をさらに含み、
前記検索ステップは、選択されたキーワード及びＵＲＬのうちの少なくとも１つ含む検索式を用いて、前記第２の記憶手段からインデックス情報を検索し、前記第１の記憶手段から当該検索されたインデックス情報に対応する文書を検索することを特徴とする請求項４記載の文書管理方法。
【請求項６】
前記検索ステップで検索されたインデックス情報及び当該インデックス情報に対応する文書を前記第１及び第２の記憶手段から削除するステップをさらに含むことを特徴とする請求項５記載の文書管理方法。
【請求項７】
文書を作成、編集、表示するための画面を表示して、文書の作成、編集、表示を行う作成・編集・表示手段と、
前記作成・編集・表示手段で作成・編集・表示された文書を記憶する第１の記憶手段と、
前記作成・編集・表示手段が前記画面を閉じるときと、前記作成・編集・表示手段が前記画面上で作成・編集・表示されている文書を前記第１の記憶手段に記憶するときと、前記作成・編集・表示手段が新たな文書を表示するときとを含む複数のタイミングのうちの少なくとも１つを、前記画面上で作成、編集、表示されている文書のインデックス情報を登録する登録タイミングとして設定する設定手段と、
前記作成・編集・表示手段で発生した前記登録タイミングを検知する検知手段と、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書からキーワードを抽出する抽出手段と、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書のファイル名及び当該文書が記憶される前記第１の記憶手段での記憶位置を含む属性情報を取得する取得手段と、
前記登録タイミングが検知されたとき、前記画面上で作成・編集・表示されている文書について、前記抽出手段で抽出されたキーワード及び前記取得手段で取得された属性情報を含むインデックス情報を生成する生成手段と、
前記インデックス情報を記憶する第２の記憶手段と、
を具備したことを特徴とする文書管理装置。
【請求項８】
キーワード及びＵＲＬ（Uniform Resource Locator）のうちの少なくとも１つを含むプロファイル情報を入力する手段と、
前記プロファイル情報を当該プロファイル情報が入力された時刻とともに記憶する第３の記憶手段と、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書のうち、前記プロファイル情報に含まれるＵＲＬを有する文書及び前記プロファイル情報に含まれるキーワードと同一のキーワードの抽出された文書を選択する選択手段と、
をさらに具備し、
前記生成手段は、前記登録タイミングが検知されたとき、前記選択手段で選択された文書について、前記抽出手段で抽出されたキーワード及び前記取得手段で取得された属性情報を含むインデックス情報を生成することを特徴とする請求項７記載の文書管理装置。
【請求項９】
所望の文書を検索するための検索式を入力する入力手段と、
前記検索式と前記第２の記憶手段に記憶されているインデックス情報を用いて、前記第１の記憶手段から文書を検索する検索手段と、
検索された各文書のインデックス情報と、前記第１の記憶手段での当該検索された文書の記憶位置を示す階層構造とを表示手段で表示する第１の表示制御手段と、
前記表示手段で表示されたインデックス情報のうちの１つが選択されると、前記表示手段で表示された階層構造上の当該選択されたインデックス情報に対応する文書の記憶位置をハイライト表示することを特徴とする請求項７記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記第３の記憶手段は、前記入力手段で時系列に入力された複数のプロファイル情報を各プロファイル情報が入力された時刻とともに記憶し、
前記選択手段は、前記第３の記憶手段で記憶された複数のプロファイル情報のうち前記時刻が最新のプロファイル情報を用いて文書を選択することを特徴とする請求項８記載の文書管理装置。
【請求項１１】
前記第３の記憶手段で記憶された各プロファイル情報に含まれる各キーワード及び各ＵＲＬと、各プロファイル情報の入力された時刻を基に各キーワード及び各ＵＲＬがプロファイル情報として用いられていた期間とを表示手段で表示する第２の表示制御手段と、
前記表示手段で表示されたキーワード及びＵＲＬのうちの少なくとも１つを選択する手段と、
をさらに具備し、
前記検索手段は、選択されたキーワード及びＵＲＬのうちの少なくとも１つ含む検索式を用いて、前記第２の記憶手段からインデックス情報を検索し、前記第１の記憶手段から検索されたインデックス情報に対応する文書を検索することを特徴とする請求項１０記載の文書管理装置。
【請求項１２】
前記検索手段で検索されたインデックス情報のうち、前記プロファイル情報に含まれるキーワード及びＵＲＬのうち、前記検索式に含まれるキーワード及びＵＲＬのみを含むインデックス情報と、当該インデックス情報に対応する文書を前記第１及び第２の記憶手段から削除する手段をさらに具備したことを特徴とする請求項１１記載の文書管理装置。
【請求項１３】
文書を作成、編集、表示するための画面を表示して、文書の作成、編集、表示を行う作成・編集・表示手段と、
前記作成・編集・表示手段で作成・編集・表示された文書を記憶する第１の記憶手段と、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書について生成されたインデックス情報を記憶する第２の記憶手段と、
を備えたコンピュータに、
前記作成・編集・表示手段が前記画面を閉じるときと、前記作成・編集・表示手段が前記画面上で作成・編集・表示されている文書を前記第１の記憶手段に記憶するときと、前記作成・編集・表示手段が新たな文書を表示するときとを含む複数のタイミングのうちの少なくとも１つを、前記画面上で作成、編集、表示されている文書のインデックス情報を登録する登録タイミングとして設定する第１のステップと、
前記作成・編集・表示手段で発生した前記登録タイミングを検知する第２のステップと、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書からキーワードを抽出する第３のステップと、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書のファイル名及び当該文書が記憶される前記第１の記憶手段での記憶位置を含む属性情報を取得する第４のステップと、
前記登録タイミングが検知されたとき、前記画面上で作成・編集・表示されている文書について、前記第３のステップで抽出されたキーワード及び前第４のステップで取得された属性情報を含むインデックス情報を生成する第５のステップと、
前記インデックス情報を前記第２の記憶手段に記憶する第６のステップと、
を実行させるためのプログラムを記録した機械読み取り可能な記録媒体。
【請求項１４】
前記プログラムは、
キーワード及びＵＲＬ（Uniform Resource Locator）のうちの少なくとも１つを含むプロファイル情報を入力する入力ステップと、
前記コンピュータが備える第３の記憶手段に、入力された前記プロファイル情報を当該プロファイル情報が入力された時刻とともに記憶するステップと、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書のうち、前記プロファイル情報に含まれるＵＲＬを有する文書及び前記プロファイル情報に含まれるキーワードと同一のキーワードの抽出された文書を選択する選択ステップと、
をさらに含み、
前記第５のステップは、前記登録タイミングが検知されたとき、前記選択ステップで選択された文書について、前記第３のステップで抽出されたキーワード及び前記第４のステップで取得された属性情報を含むインデックス情報を生成することを特徴とする請求項１３記載の記録媒体。
【請求項１５】
文書を作成、編集、表示するための画面を表示して、文書の作成、編集、表示を検出する作成・編集・表示手段と、
前記作成・編集・表示手段で作成・編集・表示された文書を記憶する第１の記憶手段と、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書について生成されたインデックス情報を記憶する第２の記憶手段と、
を備えた文書管理装置における文書管理方法であって、
前記作成・編集・表示手段が前記画面を閉じるときと、前記作成・編集・表示手段が前記画面上で作成・編集・表示されている文書を前記第１の記憶手段に記憶するときと、前記作成・編集・表示手段が新たな文書を表示するときとを含む複数のタイミングのうちの少なくとも１つを、前記画面上で作成、編集、表示されている文書のインデックス情報を登録する登録タイミングとして設定する第１のステップと、
前記作成・編集・表示手段で発生した前記登録タイミングを検知する第２のステップと、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書からキーワードを抽出する第３のステップと、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書のファイル名及び当該文書が記憶される前記第１の記憶手段での記憶位置を含む属性情報を取得する第４のステップと、
前記登録タイミングが検知されたとき、前記画面上で作成・編集・表示されている文書について、前記第３のステップで抽出されたキーワード及び前第４のステップで取得された属性情報を含むインデックス情報を生成する第５のステップと、
前記インデックス情報を前記第２の記憶手段に記憶する第６のステップと、
を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１６】
文書を作成、編集、表示するための画面を表示して、文書の作成、編集、表示を検出する作成・編集・表示手段と、
前記作成・編集・表示手段で作成・編集・表示された文書を記憶する第１の記憶手段と、
前記作成・編集・表示手段が前記画面を閉じるときと、前記作成・編集・表示手段が前記画面上で作成・編集・表示されている文書を前記第１の記憶手段に記憶するときと、前記作成・編集・表示手段が新たな文書を表示するときとを含む複数のタイミングのうちの少なくとも１つを、前記画面上で作成、編集、表示されている文書のインデックス情報を登録する登録タイミングとして設定する設定手段と、
前記作成・編集・表示手段で発生した前記登録タイミングを検知する検知手段と、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書からキーワードを抽出する抽出手段と、
前記画面上で作成・編集・表示されている文書のファイル名及び当該文書が記憶される前記第１の記憶手段での記憶位置を含む属性情報を取得する取得手段と、
前記登録タイミングが検知されたとき、前記画面上で作成・編集・表示されている文書について、前記抽出手段で抽出されたキーワード及び前記取得手段で取得された属性情報を含むインデックス情報を生成する生成手段と、
前記インデックス情報を記憶する第２の記憶手段と、
を具備したことを特徴とする文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えば、ＷＷＷブラウザで閲覧されるＷＷＷページや、ワードプロセッサ、エディタ、表計算ソフトその他のアプリケーションで作成される文書などを記憶・管理する文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年のＰＣやワードプロセッサの普及によりオフィス内での文書の電子化が進んでいる。加えてインターネットやイントラネットの発達で電子メールの利用が急増し上記電子化をいっそう加速している。この結果多くのオフィスが大量の電子化されたデータで溢れかえるようになり、これらを効率良く整理し管理することの重要性が高まってきている。
【０００３】
このためこれら電子化された文書を効率良く管理する様々な文書管理装置が開発されてきた。ある装置では文書の登録方法に特徴があり、デスクトップ上のアイコンに対してファイルをドラッグ＆ドロップするだけでデータベースに登録することができる。またある装置では文書の検索方法に特徴があり、例えば「昨日の会議で配布された資料」の様に日常使っている自然言語で文書を検索することができる。また電子メイルに特化したある装置では、受け取った電子メールを自動的に取り込み、差出人ごとのフォルダに仕分けてくれる他、後から全文検索などで検索を行うことができる。また最近はこれらの特徴を兼ね備えた装置も出てきている。
【０００４】
このように従来、文書管理装置として様々な装置が開発されてきたが、その登録機能はユーザが直接登録操作をしなければならないか、電子メールのように特定の文書だけを対象として自動登録できるシステムであった。
【０００５】
また、インターネットとＷＷＷ（World  Wide  Web）の発達により、ＷＷＷブラウザを通して情報を入手する割合が増大しており、ＷＷＷページを管理することの重要性が高まっている。予め登録しておいたＵＲＬに従ってＷＥＢサイトを自動巡回し、ＷＷＷページのコピーを収集するソフトが開発されている。しかし自分が見たページを対象として登録するものではない。
【０００６】
また、ＷＷＷブラウザがディスク上に残しているＷＷＷページのキャッシュを登録する機能を備えた装置がある。この機能を用いれば自分が見たページだけをデータベースに登録できるが、キャッシュがクリアされてしまうと登録できない問題がある。またキャッシュは短時間のうちに膨大な数になるため、登録前に適切なフィルタリングを行う必要があるが、今までにこのようなフィルタリング機能を備えた装置は登場していない。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
このように従来の文書管理装置の登録機能は、ユーザ自身が作成、編集、閲覧したもの、即ち自分が直接操作したもの全てを対象とした自動登録機能を備えたものではなく、ユーザ自身が直接登録操作をしなければならないか、あるいは前記メールのように特定の文書だけを対象としていた。
【０００８】
またＷＷＷブラウザを通して得られる膨大な情報に対し、実際に自分が見たページの中からフィルタリングで絞り込んだ物を自動的に登録する機能を備えた装置は存在しなかった。
【０００９】
そこで、本発明は、上記問題点に鑑み、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書を後に検索可能にするインデックス情報を自動的に作成することにより、文書管理が容易に行える文書管理方法およびそれを用いた文書管理装置を提供することを目的とする。
【００１０】
また本発明は、ＷＷＷブラウザを通して得られる膨大な文書の中から、予め設定したプロファイル情報にヒットするものだけを閲覧時に自動的にローカルマシン上にコピーし、さらにこのコピーしたデータに対するインデックス情報を自動的に作成することにより、文書管理が容易に行える文書管理方法およびそれを用いた文書管理装置を提供することを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
本発明の文書管理方法は、記憶されている文書を検索するためのインデックス情報を作成するタイミングを設定して、その設定されたタイミングに従って該文書に関する属性情報を抽出してインデックス情報を作成して該文書に対応付けて記憶することにより、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書に対するインデックス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報を用いて文書を容易に検索できる。
【００１２】
また、本発明の文書管理方法は、閲覧された文書から抽出した属性情報と、選択すべき文書の属性を定めたプロファイル情報とに基づき、閲覧された文書のうち該文書を検索するためのインデックス情報を作成する文書を選択し、この選択された文書から抽出された属性情報から前記インデックス情報を作成して、前記選択された文書と前記インデックス情報とを対応付けて記憶することにより、ＷＷＷブラウザを通して得られる膨大な文書（ＷＷＷページ）の中から、予め設定したプロファイル情報にヒットするものだけを閲覧時に自動的に記憶し、さらにこの記憶したデータに対するインデックス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報を用いて記憶したＷＷＷページを容易に検索できる。
【００１３】
本発明の文書管理装置は、記憶された文書を検索するためのインデックス情報を作成するタイミングを設定するタイミング設定手段と、前記設定されたタイミングで前記文書に関する属性情報を抽出してインデックス情報を作成する作成手段と、前記インデックス情報を該文書に対応付けて記憶する記憶手段とを具備したことにより、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書に対するインデックス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報を用いて文書を容易に検索できる。
【００１４】
好ましくは、前記インデックス情報に基づき文書を検索する検索手段と、この検索手段での検索結果を少なくとも前記インデックス情報とともに呈示する呈示手段とを具備する。
【００１５】
また、本発明の文書管理装置は、閲覧された文書から属性情報を抽出する抽出手段と、前記抽出された属性情報と、選択すべき文書の属性を定めたプロファイル情報とに基づき、閲覧された文書のうち該文書を検索するためのインデックス情報を作成する文書を選択する選択手段と、前記選択された文書から抽出された属性情報から前記インデックス情報を作成する作成手段と、前記選択された文書と前記インデックス情報とを対応付けて記憶する記憶手段とを具備したことにより、ＷＷＷブラウザを通して得られる膨大な文書（ＷＷＷページ）の中から、予め設定したプロファイル情報にヒットするものだけを閲覧時に自動的に記憶し、さらにこの記憶したデータに対するインデックス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報を用いて記憶したＷＷＷページを容易に検索できる。また、ＷＷＷページのように日々更新される情報に対しても有効なインデックス情報を生成することが可能になる。
【００１６】
好ましくは、前記インデックス情報に基づき文書を検索する検索手段と、この検索手段での検索結果を少なくとも前記インデックス情報とともに呈示する呈示手段とを具備する。例えば、ツリー形式と表形式とで呈示して、双方が互いに連携し合って表示することにより、検索結果から所望の文書を見つける場合など、ユーザにとって使い勝手がよくなる。
【００１７】
好ましくは、前記プロファイル情報に基づき指定された属性情報を有する文書を検索する検索手段をさらに具備する。また、前記記憶手段で記憶された文書およびインデックス情報のうち、前記プロファイル情報に基づき指定された属性情報を有する文書およびそのインデックス情報を削除する削除手段をさらに具備する。これにより、文書の検索、削除がより合理的に行え、文書管理の上で利便性が向上する。
【００１８】
なお、上記各手段は、コンピュータに実行させるプログラムとして、フロッピーディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に記録して頒布することができる。例えば、図１、図１１のユーザインタフェース部１５、ファイル記憶部８、インデックスデータベース９はコンピュータの持つハードウエア資源を利用して構成し、その他の構成部はコンピュータに実行させるプログラムで実現可能である。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。
【００２０】
（第１の実施形態）
図１は本発明の第１の実施形態にかかる文書管理装置の構成例を示したものである。
【００２１】
閲覧部１は、ファイル記憶部８に保存されている例えば、テキスト文書、ＨＴＭＬ文書等の電子化された文書を閲覧あるいは作成、編集するものである。閲覧部１は、この文書管理装置専用に作られたものの他、エディタやワープロなどの既存のアプリケーションなどによって構成される。
【００２２】
登録動作設定部２は、閲覧部１で作成、編集、閲覧された文書に対するインデックス情報の作成を開始するタイミングとなる閲覧部１の動作を設定するものである。
【００２３】
登録動作定義テーブル３は登録動作設定部２での設定内容を記録保管するためのもので、登録制御部４は、この登録動作定義テーブル３を参照しながら登録制御を行うようになっている。登録動作定義テーブル３は例えば、ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合、レジストリやＩＮＩファイルなどを利用する。他のシステム、例えばＵＮＩＸやＭａｃＯＳなどにおいても同様のものを用いる。
【００２４】
登録制御部４は登録動作定義テーブル３の設定値を元に閲覧部１の動作を検知したら、キーワード抽出部５、属性取得部６、インデックス情報作成部７を制御してインデックス情報の作成、登録を実行する。
【００２５】
キーワード抽出部５は閲覧部１で閲覧、作成、編集されている文書からキーワードを抽出するものである。キーワードの抽出方法、既存のものでよく、例えば、文書中のテキスト部分を形態素解析して、名詞等の単語を抽出し、その名詞の出現頻度を求めて、出現頻度の高いいくつかの名詞をキーワードとしてもよい。また、予め各分野毎にキーワードとなり得る単語が登録されている辞書を用いて、文書とこの辞書とのマッチングを行って、一致した単語を当該文書のキーワードとしてもよい。
【００２６】
属性取得部６は、閲覧部１で閲覧、作成、編集されている文書のキーワード以外の属性を取得するものである。
【００２７】
インデックス情報作成部７は、キーワード抽出部５および属性取得部６で得られたキーワードと各種属性値を基に、閲覧部１で閲覧あるいは作成編集された文書に対するインデックス情報を生成する。
【００２８】
ファイル記憶部８は、文書の各種ファイルを保存するもので、ハードディスクや各種リムーバブルメディアで構成される。
【００２９】
インデックスデータベース９はインデックス情報作成部７で作られたインデックス情報を保存管理するものであり、検索部１０はこのインデックス情報により検索を行う。
【００３０】
検索部１０はユーザからの検索要求を基にインデックスデータベース９に対して検索を行い、その結果を検索結果呈示部１４に伝える。
【００３１】
検索結果呈示部１４は、表形式呈示部１１、ツリー形式呈示部１２、連携制御部１３の３つで構成され、検索部１０での検索結果をユーザに呈示するものである。
【００３２】
表形式呈示部１１は、検索結果を１件につき１行の表にして呈示する。類似度やキーワードなどで結果を一覧しやすいように呈示する。
【００３３】
ツリー形式呈示部１２は、検索された文書ファイルがファイル記憶部８のどこに保存されているかをわかりやすく呈示するためにディレクトリ構造をツリー状に呈示する。
【００３４】
連携制御部１３は、表形式呈示部１１とツリー形式呈示部１２に対して行うユーザの文書選択操作に応じて両方の表示を連携させる制御を行う。
【００３５】
ユーザインタフェース部１５は、ディスプレイ装置等の出力装置、キーボード、マウス等の各種入力装置から構成され、ユーザが各種指示入力を行ったり、検索式を入力したり、また、文書の表示や、文書検索結果の表示等を行うようになっている。
【００３６】
次に、図１の文書管理装置による登録タイミングとその設定について説明する。なお、ここで登録とは、ファイル記憶部８に既に記憶されている文書ファイルについてインデックス情報を作成して、そのインデックス情報をインデックスデータベースに登録することで、このことを「文書の登録」と呼ぶこともある。
【００３７】
登録タイミングとして設定される閲覧部１の動作としては、例えば、
▲１▼閲覧部１の終了あるいは閲覧ウインドウのクローズ
▲２▼ユーザ操作によるファイルのセーブ
の２つがあり、ユーザは登録動作設定部２を通して、これら２つのいづれか１つ、あるいは両方を選択すればよい。例えば、▲１▼だけを設定すると閲覧、編集等された文書の全てが登録される。▲２▼だけを設定すると編集した文書だけが登録される。なお、閲覧部１が自動セーブの機能を有する場合、自動セーブ時の登録を▲２▼のオプションとして追加することができる。▲１▼と▲２▼の両方を設定すると▲１▼だけの設定と同じく閲覧された文書、編集された文書の全てが登録されるが、編集時の登録のタイミングが▲１▼だけの設定とは異なる。セーブ時の登録が基本になり、セーブ後に編集を行わずに終了した場合、終了時の登録は行われない。
【００３８】
設定内容は登録動作定義テーブル３に書き込まれ、登録制御部４から参照される。
【００３９】
以上が登録タイミングの設定手順である。
【００４０】
図２は、文書管理装置で用いられるインデックス情報の構造を示した図で、文書ファイルに関する属性情報（例えば、ＩＤ番号、ファイル名、パス名、ファイルの種類、メディアの種類、作成日時、タイトル、作者等）と、該文書から抽出されたキーワードをから構成されていて、文書１つに対しこのインデックス情報が１つ作成される。
【００４１】
ＩＤ番号は、インデックス情報の作成順に「１」、「２」、「３」…と順番に発番され、インデックスデータベース９に格納されている全てのインデックス情報においてユニークな整数値データである。
【００４２】
ファイル名は、当該文書ファイルのファイル記憶部８上でのファイル名を表す文字列データである。
【００４３】
パス名は、同じく当該文書ファイルのファイル記憶部８上でのパス名を表す文字列データである。
【００４４】
ファイル名とパス名の表現方法は、この文書管理装置が動作するＯＳに依存し、例えばＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合、それぞれ「Ｄｏｃｕｍｅｎｔ．ｔｘｔ」、「ｃ：￥ｈｏｍｅ￥Ｍｙ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ￥ｄｏｃｕｍｅｎｔ．ｔｘｔ」などの文字列データとなる。
【００４５】
ファイルの種類は、図３に示すように、ファイルの種類を表す予め定義された数値データであり、例えば、この文書管理装置が動作するＯＳと利用するアプリケーションと対象とするファイルの種類とに依存する。例えばＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓ上でＭＳ−Ｏｆｆｉｃｅの各アプリケーションのファイルとリッチテキストフォーマット（ＲＴＦ）ファイル、標準テキストファイルを対象とする場合、図３に示す定義値を利用する。
【００４６】
メディアの種類は、図４に示すように、ファイルの保存場所の種類を表す予め定義された数値データであり、例えば、この文書管理装置が動作するＯＳに依存する。例えば、ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合は図４に示すような定義値を利用する。
【００４７】
作成日時は、当該文書ファイルが作成された日時、あるいは最終更新日時を表す日付型のデータである。
【００４８】
タイトルは、当該文書ファイルのタイトルを表す文字列データである。
【００４９】
作者は、当該文書ファイルを作成した作者を表す文字列データである。
【００５０】
キーワードは、キーワード抽出部５で当該文書のテキスト部分から抽出したキーワードを値とするリスト型のデータである。
【００５１】
次に、図５に示すフローチャートを参照して、登録制御部４によるインデックス情報の作成および登録の処理動作について説明する。
【００５２】
登録制御部４は、閲覧部１で登録動作定義テーブル３に設定された動作、即ちファイルのセーブもしくは閲覧部１の終了動作の実行を監視する（ステップＳ１）。動作の実行を監視する方法には、システムに常駐するアプリケーションで標準的に用いられている方法を利用する。例えば、ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合では、当該動作が行われる際に発生するＷｉｎｄｏｗｓメッセージを監視し、該メッセージに対してフックをかけることで当該動作の監視が行える。また、他の方法として、閲覧部１に既存のアプリケーションが利用された場合、該アプリケーション自身の機能として該設定された動作を検知し、さらにその動作に応じた処理を実行することも可能である。例えばＭＳ−ＷｉｎｄｏｗｓのアプリケーションであるＭＳ−Ｗｏｒｄや  ＭＳ−Ｅｘｃｅｌの場合、マクロ言語ＶＢＡ（Ｖｉｓｕａｌ  Ｂａｓｉｃ  ｆｏｒ  Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ）を用いてアプリケーションのコマンド自体を書き換えることによりアプリケーションの動作をカスタマイズすることが可能で、セーブコマンドに手を加えることでセーブ時の一連の登録処理を実行させることができる。また当該動作時に自動的に実行するマクロを作ることもできる。例えば、Ａｕｔｏ＿Ｃｌｏｓｅ（）マクロで任意のファイルをクローズした際の処理を、Ａｕｔｏ＿Ｅｘｉｔ（）マクロでＷｏｒｄ自体を終了する際の処理をそれぞれ記述することができるため、これらを用いて終了時の一連の登録処理を実行させることができる。
【００５３】
予め設定したセーブあるいは終了の動作が検知された場合（ステップＳ２）、登録制御部４は、キーワード抽出部５を起動し、キーワード抽出部５は、閲覧部１で閲覧、編集、作成等されていた文書からキーワードを抽出する（ステップＳ３）。
【００５４】
続いて、属性取得部６を起動し、閲覧部１よりファイル名、パス名、ファイルの種類、メディア種別、ファイル作成日時、タイトル、作者の各属性値を取得する（ステップＳ４）。
【００５５】
続いてインデックス情報作成部７を起動し、キーワード抽出部５で抽出されたキーワードと属性取得部６で取得された各属性値を元に図２に示したインデックス情報を作成する（ステップＳ５）。
【００５６】
続いてインデックス情報作成部７は、作成したインデックス情報をインデックスデータベース９に登録する（ステップＳ６）。
【００５７】
属性取得部６での各属性値の取得方法、インデックス情報作成部７でのインデックス情報の作成方法、及びインデックス情報作成部でのインデックス情報のインデックスデータベース９への登録方法については後で改めて説明する。
【００５８】
続いて、閲覧部１が引き続き動作しているかを調べる（ステップＳ７）。セーブ時の登録や、ウインドウを閉じての登録などで閲覧部１が引き続き動作中の場合は、再び（ステップＳ１）の監視状態に戻り、以上の動作が継続して行われる。
【００５９】
以上の様に登録制御部４においてインデックス情報の作成および登録が行われる。
【００６０】
次に、属性取得部６における各属性値の取得方法について説明する。
【００６１】
ファイル名、パス名は閲覧部１から直接取得する。閲覧部１に既存のアプリケーションを利用する場合は、ＯＳ及びアプリケーションの機能から属性を取得する。例えばＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓ上のアプリケーションの場合、ＯＬＥオートメーションなどによって属性を取得することができる。
【００６２】
ファイルの種類はファイル名から取得する。例えば  ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合、ファイル名の拡張子部分からファイルの種類を取得することができる。
【００６３】
メディア種別はパス名からドライブ名を取り出し、ＯＳの機能からドライブの種類を調べることによって取得する。
【００６４】
ファイル作成日時はＯＳの機能を用いて取得する。例えば  ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合ＷｉｎｄｏｗｓＡＰＩの各関数を用いて実装する。
【００６５】
タイトルは、当該文書ファイルが例えばＭＳ−Ｗｏｒｄの文書ファイルのようにファイル自身の属性としてタイトルを持っている場合には、このタイトルをそのまま利用する。当該文書ファイルが属性としてタイトル持っていない場合、あるいは属性の取得方法がわからない文書ファイルである場合には、例えば、当該文書ファイルのテキスト部分の最初の１文をタイトルとして利用する。この１文が文字列フィールドの大きさを越える場合には、その大きさまでをタイトルとして利用する。
【００６６】
作者は、当該文書ファイルが自分の属性として作者の情報を持っている場合には、その値をそのまま利用する。当該文書ファイルが属性として作者の情報を持っていない場合、あるいは属性の取得方法がわからない文書ファイルである場合には、この文書管理装置が動作するＯＳが文書ファイルの作者を取り出すＡＰＩを備えている場合、このＡＰＩ関数によって作者を取得する。ＡＰＩが無い場合、あるいは値の取得に失敗した場合には、空の文字列を値とする。
【００６７】
なお、閲覧部１に既存のアプリケーションを適用する場合、アプリケーションの機能として上記したような属性値を取得することが可能な場合にはこの機能によってその属性値を取得する。例えば ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓのアプリケーションの場合、ＯＬＥオートメーションの機能で属性値の多くをアプリケーションから取得することが可能である。
【００６８】
以上のように属性取得部６において各属性値を取得する。
【００６９】
次に、インデックス情報作成部７におけるインデックス情報の作成方法について説明する。
【００７０】
まず、新しいインデックスを１つ生成し、
（ＩＤ番号）＝（直前に作られたインデックスのＩＤ番号）＋１
で定まるＩＤ番号を設定する。ＩＤ番号としては各インデックスにユニークな値が設定できれば上記方法でなくてもかまわない。例えばインデックス先のデータが無くなったような不要なインデックスの削除で欠番となったＩＤ番号を小さい物から優先的に割り当てるような方法でも良い。
【００７１】
続いて、キーワード抽出部５で抽出された各キーワードを設定する。キーワードが抽出されなかった場合、本フィールドは空のリスト型となる。またキーワードの数が予めリスト型としてサポートしている最大要素数の上限を越える場合には、キーワードとして検出された順番に最大要素数分のリスト型を形成するものとする。
【００７２】
最後に、属性取得部６で取得されたファイル名、パス名、ファイルの種類、メディア種別、ファイル作成日時、タイトル、作者の各属性値を設定する。
【００７３】
以上のようにインデックス情報作成部７においてインデックス情報を作成する。
【００７４】
次に、図６を参照して、インデックス情報作成部７がインデックスデータベース９にインデックス情報を登録する動作についてを説明する。
【００７５】
インデックス情報作成部７は、その作成したインデックス情報と同じ文書のインデックス情報がインデックスデータベース９に既にあるかどうかを調べるために、当該インデックス情報にあるパス名と同じパス名を持ったインデックス情報がインデックスデータベース９にあるかを調べる（ステップＳ１１）。
【００７６】
同じパス名のインデックス情報が無い場合、当該作成したインデックス情報をインデックスデータベース９に新規登録する（ステップＳ１２）。
【００７７】
同じパス名のインデックス情報が既に存在する場合、この既に登録されたインデックス情報と作成したインデックス情報の各属性値を比較し、異なる属性値が１つ以上存在する場合には（ステップＳ１３）、既にあるインデックス情報を今回作成したインデックス情報で更新する（ステップＳ１４）。
【００７８】
異なる属性値が１つも存在しない場合には、変更が無いので今回作成したインデックス情報を破棄し（ステップＳ１５）、登録をしないで終了する。
【００７９】
以上のようにして、インデックス情報作成部７においてインデックス情報がインデックスデータベース９へ登録される。
【００８０】
次に、図７を参照して、検索部１０における文書検索処理動作について説明する。
【００８１】
ユーザインタフェース部１５を介して、検索部１０にインデックスデータベース９に対する検索式を入力する（ステップＳ２１）。この検索式の中身はインデックスデータベース９に依存する。例えばインデックスデータベース９がＳＱＬ（Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅｄ  Ｑｕｅｒｙ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）ベースのデータベースの場合にはＳＱＬ文での検索式が用いられる。
【００８２】
続いて、検索部１０では、この検索式を用いてインデックスデータベース９からインデックス情報を検索し（ステップＳ２２）、その検索結果を受け取って検索結果呈示部１４に送る（ステップＳ２３）。検索結果呈示部１４では、検索されたインデックス情報をユーザインタフェース部１５に呈示する。
【００８３】
検索結果呈示部１４に呈示された検索結果に所望の文書がない場合、ユーザは引き続き現在の検索結果を破棄してステップＳ２１から検索をやり直すことができる。検索結果が多く所望の文書を見つけられない場合、現在の検索結果に対しての追加の検索を実行することができる（ステップＳ２４）。追加の検索を行う場合には、現在の検索結果即ち検索された文書のすべてのインデックス情報のＩＤ番号をメモリ上にデータとして蓄えておき（ステップＳ２５）、追加の検索によってインデックスデータベース９からインデックス情報を取得する際に、当該メモリ上のＩＤ番号と一致したものだけを取り出すようにすれば良い。また、それぞれの検索での検索結果を保存しておくことで、以前の検索結果に立ち戻ったり、追加の検索を複数平行して行うこともできる。
【００８４】
以上のように検索部１０において文書検索が実行される。
【００８５】
次に、図８を参照して、検索結果呈示部１４での検索結果の取得の動作を説明する。
【００８６】
まず、ユーザインタフェース部１５に呈示されたインデックス情報の中から、ユーザが所望の文書を選択する（ステップＳ３１）。次に、選択された文書のインデックス情報からファイル名とパス名を抽出し（ステップＳ３２）、ファイル名とパス名とが閲覧部１に伝えられる（ステップＳ３３）。閲覧部１は当該ファイル名とパス名とからファイル記憶部８から該当する文書ファイルを読み込んで呈示する（ステップＳ３４）。
【００８７】
以上のように検索結果呈示部１４における検索結果の取得が実行される。
【００８８】
次に、検索結果呈示部１４での検索結果の呈示方法について説明する。検索結果呈示部１４では、図９に示すように、検索結果をディスプレイ装置の表示画面に、表形式呈示ウインドウとツリー形式呈示ウインドウとにそれぞれ呈示する。表形式呈示ウインドウには、各文書のインデックス情報の内容をその検索スコアの上位から順に表形式の呈示を行う。ツリー形式呈示ウインドウには、検索されたインデックス情報に含まれているパス情報を基にツリー状に呈示する。
【００８９】
これら２つの呈示ウインドウは、連携制御部１３によって互いに連携して動作し合う。例えば表形式呈示ウインドウに呈示された任意の文書をマウスなどでクリックして選択すると、ツリー形式呈示ウインドウ上の当該文書の部分が選択されハイライト表示などによって一目でわかるようになる。同様にツリー形式呈示ウインドウに呈示された任意の文書を選択すると、表形式呈示ウインドウ上の当該文書が選択されるようになる。
【００９０】
このために連携制御部１３では、一方の呈示ウインドウで選択された文書に対するインデックス情報のＩＤ番号を他方の呈示ウインドウに伝える働きをする。
【００９１】
また、ツリー形式呈示ウインドウには、各フォルダ内の検索されなかった文書ファイルも同時に呈示するようにしてもよい（図１０参照）。この場合は、検索されたファイルはハイライト表示を行うなどして検索されなかったファイルと一目で区別ができるようにする。
【００９２】
以上のように検索結果呈示部１４で検索結果の呈示を行う。
【００９３】
（第２の実施形態）
本発明の第２の実施形態にかかる文書管理装置は、図１の閲覧部１に、ＷＷＷブラウザアプリケーションを適用した例で、管理対象の文書としての、ユーザ自身が閲覧したＷＷＷページ（ＷＷＷブラウザ上に表示されているページ）に対し、後に当該ＷＷＷページを検索するために必要なインデックス情報を自動的に作成し、そのインデックス情報を用いて所望のＷＷＷページを検索するためのものである。
【００９４】
ところで、ＷＷＷページの場合、閲覧している実体は通常ローカルマシンの外にある。また、その実体は日々更新されることが多く、実体に対してのインデックス情報をファイリングしても後日の役に立たないケースが多い。このため、第２の実施形態では上記ＷＷＷページのコピーをローカルマシン上のファイルシステムに作成する機能を追加し、そのコピーに対するインデックス情報を作成してインデックスデータベースに登録する方式をとっている。
【００９５】
また、日常ＷＷＷブラウザを通してＷＷＷページを閲覧していると、知らず知らずのうちに膨大な数のページを閲覧していることに気がつく。第１の実施形態のように閲覧した文書（のインデックス情報）全てを登録する方式の場合、登録数が膨大になってしまうという問題が生じる。そこで第２の実施形態では、予めプロファイル情報を登録し、閲覧したＷＷＷページに対して、このプロファイル情報によるフィルタリング処理を行う機能が追加されている。なお、第２の実施形態に係る文書管理装置の閲覧部は、図１１に示すように、ＷＷＷブラウザ１０３に限定するものではなく、エディタやワープロなどの既存のアプリケーションを適用してもかまわない。前者のローカルマシン外にある実体をコピーしてインデックスを生成する機能は、エディタやワープロなどのアプリケーションでフロッピーディスクや光磁気ディスクなどの各種リムーバブルメディア上にある文書ファイルに対する閲覧や編集を行う際に適用することができる。また後者のプロファイル情報によるフィルタリング処理は、そのまま文書ファイルに対して適用することが可能である。
【００９６】
図１１は、第２の実施形態にかかる文書管理装置の構成例を示したものである。なお、図１１において、図１と同一部分には同一符号を付し、異なる部分について説明する。すなわち、図１１では、図１の閲覧部１をＷＷＷブラウザ１０３に置き換え、図１の登録動作設定部２、登録動作定義テーブル３が、プロファイル設定部１０１、プロファイル登録テーブル１０２、フィルタリング部１０６、ＷＷＷページ取得・保存部１１７に置き換わり、さらに、プロファイル情報呈示部１１７が追加されてた構成となっている。
【００９７】
ＷＷＷブラウザ１０３は、既存のブラウザアプリケーションで構成されるが、専用に作り込んだ物であっても構わない。
【００９８】
プロファイル設定部１０１は、フィルタリング部１０６で行われる文書のフィルタリング処理を行う際に用いるプロファイル情報（図１２参照）を設定するためのもので、図１２に示すように、例えば、複数のキーワードと複数のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）をそれぞれ設定することができる。
【００９９】
プロファイル登録テーブル１０２は、プロファイル設定部１０１で設定された図１２に示したようなプロファイル情報を、設定された時間とともに、図１３に示すテーブル形式で保存するものである。
【０１００】
フィルタリング部１０６は、キーワード抽出部５で抽出されたキーワードと属性取得部６で取得された属性値とプロファイル登録テーブル１０２に設定された最新のプロファイル情報とを比較し、登録を行うか否かを登録制御部４に伝える。閲覧中のＷＷＷページから抽出されたキーワードおよび属性値がプロファイル情報と一致しているときは、登録制御部４は、当該ＷＷＷページの登録を行う。
【０１０１】
ＷＷＷページ取得保存部１０７は、ＷＷＷブラウザ１０３で閲覧されたページを構成している各オブジェクトを１つのフォルダにまとめてファイル記憶部８上にコピーする。
【０１０２】
プロファイル情報呈示部１１７は、プロファイル登録テーブル１０２の内容を時系列でグラフィカルに呈示するためのもので、呈示したプロファイル情報を基にＷＷＷページの検索と削除を行うこともできる（後述）。
【０１０３】
図１４は、インデックス情報の構造を示したもので、ＩＤ番号、ＵＲＬ、フォルダ名、先頭ファイル名、タイトル、作成日時、キーワード、フィルタリング種別、ヒットしたキーワードの各項目によって構成され、登録されるＷＷＷページごとに１つ作成される。
【０１０４】
ＩＤ番号はインデックス情報の作成順に「１」、「２」、「３」…と順番に発番され、インデックスデータベース９の全てのインデックス情報においてユニークな整数値データである。
【０１０５】
ＵＲＬは、登録するＷＷＷページのＵＲＬを表す文字列データである。
【０１０６】
フォルダ名はファイル記憶部８上にコピーしたＷＷＷページを保存しているフォルダのパス名を表す文字列データである。
【０１０７】
先頭ファイル名は、フォルダ内の各ファイルの中で、先頭ページのＨＴＭＬ文書をコピーしたファイルのファイル名を表す文字列データである。
【０１０８】
タイトルは登録するＷＷＷページに付けられたタイトルを表す文字列データである。
【０１０９】
作成日時は、コピーしたファイルが作成された日時、あるいは最終更新日時を表す日付型のデータである。
【０１１０】
キーワードは、キーワード抽出部５においてＷＷＷページのテキスト部分に対して抽出したキーワードを値とするリスト型のデータである。キーワードが抽出されなかった場合、本フィールドは空のリスト型となる。またキーワードの数がリスト型として予め定められた最大要素数の上限を越える場合には、キーワードとして検出された順番に最大要素数分のリスト型を形成するものとする。
【０１１１】
フィルタリング種別は、登録するＷＷＷページに対するフィルタリング処理がプロファイルに定義されたＵＲＬで行われたのか、キーワードで行われたのか、その両方で行われたのか、あるいはフィルタリングが行われなかったのかを表す予め定義された数値のデータで、図１５に示す各定義値のいずれかの値を取る。
ヒットしたキーワードは、登録するＷＷＷページに対するフィルタリング処理がキーワードで行われた際に、そのＷＷＷページから抽出されたキーワードのうち、プロファイル情報のキーワードと一致したキーワードを値とするリスト型のデータである。キーワードによるフィルタリングが行われなかった場合、本フィールドは空のリスト型となる。
【０１１２】
次に、図１６を参照して、登録制御部４におけるインデックス情報の作成および登録の処理動作について説明する。
【０１１３】
ＷＷＷブラウザ１０３で新たなＷＷＷページが表示されたかを監視する（ステップＳ４１）。この監視方法としては、システムに常駐するアプリケーションで標準的に用いられている方法を利用する。例えば、ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合では、新たなＷＷＷページが表示された際に発生するＷｉｎｄｏｗｓメッセージを監視し、そのメッセージに対してフックをかけることで新たなＷＷＷページの表示されたこと検知する。
【０１１４】
新たなＷＷＷページの表示が検知された場合（ステップＳ４２）、プロファイル登録テーブル１０２を参照し、プロファイルとしてＵＲＬが登録されているかを調べる（ステップＳ４３）。
【０１１５】
プロファイルにＵＲＬが登録されていない場合、ステップＳ４６へ進む。一方、プロファイルにＵＲＬが登録されている場合、ステップＳ４４へ進み、属性取得部６を起動し、属性取得部６がＷＷＷページのＵＲＬをＷＷＷブラウザ１０３から取得する（ステップＳ４４）。
【０１１６】
次に、フィルタリング部１０６を起動し、プロファイルとして登録されているＵＲＬと、現在のＷＷＷページのＵＲＬとを比較し、同じＵＲＬがあるかを調べる（ステップＳ４５）。同じＵＲＬがある場合は、以下の処理を実行し、同じＵＲＬがない場合は登録処理を中断し、ステップＳ４１へ戻り、ＷＷＷブラウザの監視を行う。
【０１１７】
次に、プロファイル登録テーブル１０２を参照し、プロファイルとしてキーワードが登録されているかを調べる（ステップＳ４６）。プロファイルにキーワードが登録されていない場合、ステップＳ４９へ進む。一方、プロファイルにキーワードが登録されている場合、すて４７へ進み、キーワード抽出部５を起動し、ＷＷＷページ内のテキスト情報からキーワードを抽出する（ステップＳ４７）。なお、キーワードの抽出は前述したように、通常のファイリングシステムや検索システムにおいて通常使われている方法によって行われるものとする。
【０１１８】
続いて、フィルタリング部１０６を起動し、当該ＷＷＷページから抽出されたキーワードとプロファイル登録テーブル１０２にプロファイルとして登録されたキーワードとを比較し照合を行う（ステップＳ４８）。一致するキーワード存在しない場合、すなわち、プロファイルとして登録されたキーワードと同じキーワードが当該ＷＷＷページに存在しない場合、そのＷＷＷページの登録を中断し、ステップＳ４１へ戻り、再びＷＷＷブラウザの監視を行う。
【０１１９】
続いて、インデックスデータベース９に当該ＷＷＷページと同じＵＲＬを持ったインデックス情報があるか否かを調べる（ステップＳ４９）。同じＵＲＬのインデックス情報が無い場合は、ステップＳ５１へ進み、以降の登録処理を実行する。インデックスデータベース９に当該ＷＷＷページと同じＵＲＬを持ったインデックス情報が存在する場合、そのインデックス情報が指しているフォルダにあるＷＷＷページのコピーと閲覧されている当該ＷＷＷページを構成している各ファイルとの間でファイル名及びファイルの中身を比較し、異なるファイルが１つも存在しないときは（ステップＳ５０）、その閲覧されているＷＷＷページと同じものが既に登録されていると判断できるので、現在の登録処理を終了して、ステップＳ４１へ戻り、再び、ＷＷＷブラウザの監視を行う。一方、異なるファイルが１つでも存在する場合、ステップＳ５１へ進み、以降の登録処理を実行する。
【０１２０】
ＷＷＷページの登録処理では、まず、ＷＷＷページ取得・保存部１０７を起動し、当該ＷＷＷページのコピーをファイル記憶部８に作成する（ステップＳ５１）。コピーの作成は、ＷＷＷページの自動巡回機能を持ったアプリケーションなどで一般的に行われている方法を用いて行う。
【０１２１】
次に、属性取得部６を起動して、当閲覧中のＷＷＷページとそのＷＷＷページのコピーから、フォルダ名、先頭ファイル名、タイトル、作成時間の各属性値を取得する（ステップＳ５２）。このうちタイトルはＷＷＷブラウザ１０３から直接取得する。フォルダ名と先頭ファイル名はコピーの作成時に情報を残しておき、これを読み出すことで取得する。作成時間はコピー先となるフォルダの作成時間を第１の実施形態の場合と同じ方法で取得する。あるいはＯＳの時計機能で現在の時間を求めてこれを作成時間としても良い。また、ＵＲＬは先に処理（ステップＳ４４）で取得してあるものを利用する。
【０１２２】
続いて、インデックス情報作成部７を起動し、キーワード抽出部５で抽出されたキーワードと、属性取得部６で取得された各属性値を基にインデックス情報を作成する（ステップＳ５３）。インデックス情報の作成方法は第１の実施形態と同様である。作成したインデックス情報は、インデックスデータベース９に新規登録する（ステップＳ５４）。その後、ステップＳ４１へ戻り、ＷＷＷブラウザ１０３の監視を行い、以下ブラウザが終了するまで上記処理を継続して行う。
【０１２３】
次に、登録されたＷＷＷページの検索処理動作について説明する。図１１の文書管理装置には、検索部１０に対して入力された検索式によって行う第１の実施形態と同様の検索機能と、プロファイル情報呈示部１１７からの検索機能の２つの検索機能がある。
【０１２４】
まず、検索部１０に対して入力された検索式によって行う検索処理動作について説明する。ここでは、検索結果呈示部１４の動作が第１の実施形態の場合と異なる。検索結果呈示部１４は、図１７に示すように検索されたＷＷＷページを表形式呈示ウインドウとツリー形式呈示ウインドウとにそれぞれ呈示する。表形式呈示ウインドウでは、各ＷＷＷページのインデックス情報内容をその検索スコアの上位から順に表形式で呈示を行う。ツリー形式呈示ウインドウでは、各ＷＷＷページの中でＵＲＬが同じものを１つの階層にまとめ、図１７に示すように、全体で２階層のツリー構造にした呈示を行う。これら２つの呈示ウインドウは連携制御部１３によって第１の実施形態と同様に互いに連携して動作し合う。
【０１２５】
なお、ツリー形式呈示ウインドウでは、ＵＲＬのドメイン表示部分を右側の要素、すなわち第１ドメインから順番に階層的にまとめた図１８に示すようなツリー表示を行うこともできる。
【０１２６】
次に、プロファイル情報呈示部１１７からの検索処理動作について、図１９と図２０を参照して説明する。
【０１２７】
図１９にプロファイル情報呈示部１１でディスプレイ装置に表示された表示画面の一例を示す。プロファイル情報呈示部１１は、プロファイル登録テーブル１０２の内容を時間軸２０１に従ってグラフィック表示したもので、プロファイルとして設定された全てのＵＲＬとキーワードを、それぞれの期間（プロファイル情報として設定されている、使われる期間）を表した線分で、ＵＲＬの表示領域２０４、キーワードの表示領域２０５の各領域に表示する。例えば、ＵＲＬ「ｗｗｗ．ａａａ．ｄｄｄ．ｅｄｕ」は１９９９年１１月中旬から２０００年１月末まで、キーワード「ネットワーク」は２０００年１月末までそれぞれ有効なプロファイル情報であることが図１９の表示から確認できる。また、表示領域２０４、２０５は時間軸２０１の左右に付けられたスクロールボタン２０２、２０３をマウスなどのポインティングデバイスでクリックすることで左右に（時間軸で）スクロールさせることができる。
【０１２８】
以下、図２０に示すフローチャートを参照して、プロファイル情報呈示部１１７からの検索処理動作について説明する。
【０１２９】
まず、ユーザは、プロファイル情報呈示部１１７より表示された図１９に示した表示画面から任意のＵＲＬ、キーワードを選択する（ステップＳ６１）。以下、ＵＲＬとキーワードをともに選択する場合を例にとり説明するが、いずれか一方のみを選択する場合も同様である。選択方法としては、ポインティングデバイスでＵＲＬ、キーワードを表す線分をそれぞれクリックして選択する方法と、図１９に示すように、縦の点線で示す時間を指定する線分２０６をポインティングデバイスによって左右に移動させ、所望のＵＲＬ、キーワードの線分に重ねることで選択する方法の２種類の選択方法がある。なお後者では線分２０６を２本にして、両方の線分で囲んだ矩形領域でＵＲＬ、キーワードを選択することも可能である。
【０１３０】
次に、検索ボタン２０７を押下する（ステップＳ６２）。続いて、選択されたＵＲＬ、キーワードが検索部１０に伝えられると（ステップＳ６３）、ＵＲＬとキーワードとで行われたフィルタリング処理によって、既に登録されているＷＷＷページのインデックス情報が、フィルタリング種別、ＵＲＬ、ヒットしたキーワードの各フィールドに対するフィールド検索によって検索される（ステップＳ６４）。
【０１３１】
続いて、検索結果が検索結果呈示部１４に伝えられ、図１７、図１８に示したような、検索結果を検索式での検索結果と同様に呈示する（ステップＳ６５）。
【０１３２】
以下、第１の実施形態の検索と同様に、検索結果からＷＷＷページを選択し（ステップＳ６６）、対応するインデックス情報からファイル名とパス名を取得する（ステップＳ６７）。続いてファイル名とパス名をＷＷＷブラウザに１０３通知し（ステップＳ６８）、ＷＷＷブラウザ１０３がファイル記憶部８から対応するＷＷＷページを読み込んで呈示する（ステップＳ６９）。
【０１３３】
次に、プロファイル情報呈示部１１７における、インデックス情報、ＷＷＷページのコピーファイル、プロファイル情報を削除する処理について説明する。
【０１３４】
プロファイル情報呈示部１１７は、先に説明したプロファイル情報からのＷＷＷページの検索機能に加え、検索されたインデックス情報とＷＷＷページのコピーファイルとをそれぞれインデックスデータベース９とファイル記憶部８から、さらにプロファイル情報をプロファイル登録テーブル１０２からそれぞれ削除する機能を有する。この機能により、既に不要となった過去に設定したプロファイル情報とこれに対応したＷＷＷページのコピーファイルとインデックス情報とを効果的に削除することができる。以下、図２１に示すフローチャートを参照して削除処理について説明する。
【０１３５】
まず、ユーザは、プロファイル情報呈示部１１７に表示された任意のＵＲＬ、キーワードを選択する（ステップＳ７１）。以下、ＵＲＬとキーワードをともに選択する場合を例にとり説明すが、いずれか一方のみを選択する場合も同様である。選択方法としては、ポインティングデバイスでＵＲＬ、キーワードを表す線分をクリックして選択する方法と、図１９に示すように縦の点線で示す時間を指定する線分２０６をポインティングデバイスによって左右に移動させ、所望のＵＲＬ、キーワードを表す線分に重ねることで選択する方法の２種類の選択方法がある。なお、後者においては、指定時間より以前に有効であった、即ち時間を示指定する線分２０６よりも左側の領域にのみ存在するＵＲＬ、キーワードを表す線分を選択することや、あるいは、時間を指定する線分２０６を２本にして、両方の線分で囲んだ矩形領域でＵＲＬ、キーワードを選択することもできる。
【０１３６】
次に、削除ボタン２０８を押下する（ステップＳ７２）。このとき、選択されたＵＲＬ、キーワードと同じものが、選択されたもの以外に存在しないかをチェックする（ステップＳ７３）。存在する場合、これらのＵＲＬ、キーワードは選択から外される（ステップＳ７４）。そして、選択されたＵＲＬ、キーワードが残っているかを調べる（ステップＳ７５）。残っている場合には、ステップＳ７６に進み、残っていない場合には削除を行わずに処理を終了する。
【０１３７】
続いて、ＵＲＬとキーワードが検索部１０に伝えられ（ステップＳ７６）、ＵＲＬとキーワードで行われたフィルタリング処理によって、登録されたＷＷＷページのインデックス情報が、フィルタリング種別、ＵＲＬ、ヒットしたキーワードの各フィールドに対するフィールド検索によって検索される（ステップＳ７７）。
【０１３８】
次に、プロファイル情報呈示部１１７では、この検索された全てのインデックス情報のそれぞれについて、フィルタリング種別、ＵＲＬ、ヒットしたキーワードの各フィールド値から、そのインデックス情報が選択した以外のＵＲＬ、キーワードでフィルタリングされているか調べる（ステップＳ７８）。他のＵＲＬ、キーワードでフィルタリングされている場合、そのインデックス情報を削除対象から外す（ステップＳ７９）。以上の処理の結果、削除対処となるインデックス情報が残っている場合は（ステップＳ８０）、ステップＳ８１へ進み、残っていない場合にはステップＳ８４へ進む。
【０１３９】
プロファイル情報呈示部１１７は、削除対象のインデックス情報からファイル名とパス名を取得する（ステップＳ８１）。プロファイル情報呈示部１１７では、ファイル記憶部８から対応するＷＷＷページのコピーファイルを削除し（ステップＳ８２）、続いて、インデックスデータベース９から対応するインデックス情報を削除し（ステップＳ８３）、最後にプロファイル登録テーブル１０２から削除されたＷＷＷページのファイルのプロファイル情報であるＵＲＬ、キーワードを削除する（ステップＳ８４）。
【０１４０】
なお、上記実施形態のみ限定されず、要旨を変更しない範囲で、例えば、第１の実施形態と第２の実施形態とを組み合わせる等して、適宜変形して実施できる。
【０１４１】
以上説明したように、上記実施形態によれば、閲覧部１での動作を検知して、予め設定した動作時に自動的にインデックス情報を作成することで、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書に対するインデックス情報を自動的に作成し、このインデックス情報を用いて後に簡単に文書を検索して呼び出すことが可能になる。
【０１４２】
また、予め設定したプロファイルを基に閲覧した文書（例えば、ＷＷＷページ）をフィルタリングし、閲覧した文書ファイルをコピーすることで、例えば、ＷＷＷブラウザを通して得られる膨大な文書のうち、予め設定したプロファイル情報にマッチするものだけを閲覧時に自動的にファイル記憶部８上にコピーし、さらにこのコピーしたデータに対するインデックス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報を用いて簡単に文書を検索して呼び出すことが可能になる。
【０１４３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書を後に容易に検索可能にして、文書管理が容易に行える。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書管理装置の構成例を示した図。
【図２】インデックス情報の構造を示した図。
【図３】ファイルの種類を示す値の具体例を示した図。
【図４】メディアの種類を示す値の具体例を示した図。
【図５】インデックス情報作成処理動作を説明するためのフローチャート。
【図６】インデックス情報のインデックスデータベースへの登録処理動作を説明するためのフローチャート。
【図７】検索処理動作を説明するためのフローチャート。
【図８】検索結果呈示部の検索結果取得処理動作を説明するためのフローチャート。
【図９】検索結果の呈示例を示した図。
【図１０】検索結果の他の呈示例を示した図。
【図１１】本発明の第２の実施形態にかかる文書管理装置の構成例を示した図。
【図１２】プロファイル情報の構造を示した図。
【図１３】プロファイル登録テーブルの構造を示した図。
【図１４】インデックス情報の構造を示した図。
【図１５】フィルタリング種別を表す値の具体例を示した図。
【図１６】インデックス情報の作成処理動作を説明するためのフローチャート。
【図１７】検索結果の呈示例を示した図。
【図１８】検索結果の他の呈示例を示した図。
【図１９】プロファイル情報呈示部の処理動作を説明するためのもので、プロファイル登録テーブルの内容を時間軸に従ってグラフィック表示したもので、プロファイルとして設定された全てのＵＲＬとキーワードを、それぞれの有効期間を表した線分で表示する様子を示した図。
【図２０】図１９に示した表示内容から文書の検索を行う場合の処理動作を説明するためのフローチャート。
【図２１】図１９に示した表示内容から文書、インデックス情報の削除を行う場合の処理動作を説明するためのフローチャート。
【符号の説明】
１…閲覧部
２…登録動作設定部
３…登録動作定義テーブル
４…登録制御部
５…キーワード抽出部
６…属性取得部
７…インデックス情報作成部
８…ファイル記憶部
９…インデックスデータベース
１０…検索部
１１…表形式呈示部
１２…ツリー形式呈示部
１３…連携制御部
１４…検索結果呈示部
１５…ユーザインタフェース部
１０１…プロファイル設定部
１０２…プロファイル登録テーブル
１０３…ＷＷＷブラウザ
１０６…フィルタリング部
１０７…ＷＷＷページ取得・保存部
１１７…プロファイル情報呈示部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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