(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信ネットワークにより、所定の組織に所属する構成員が使用する送信者端末及び受信者端末と互いに通信可能なメール優先度判定装置であって、
前記構成員の業務分担情報を記憶する業務分担情報記憶手段と、
前記送信者端末から送信された送信メールを解析し、前記送信メールから前記業務分担情報に含まれるキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
抽出された前記キーワードの数を集計する集計手段と、
前記集計手段の集計結果に応じて前記送信メールの優先度を判定する優先度判定手段と、
前記優先度判定手段が判定した前記優先度の情報を前記送信メールとともに受信者端末に送信する送信手段と、
前記送信者端末から同時に複数人に送信された送信メールの受信者の前記受信者端末から前記送信メールの開封時刻をそれぞれ受け付ける開封情報受付手段と、
前記送信メールの受信時刻及び前記開封時刻を記憶する開封情報記憶手段と、を備え、
前記開封情報受付手段は、前記受信者端末から前記開封時刻を受け付けた数と当該送信メールの同時受信者数との割合が所定割合に達しているか否かを判別し、
前記集計手段は、前記開封情報受付手段が前記所定割合に達したと判別した場合に、前記開封情報記憶手段に記憶された複数の前記開封時刻及び前記受信時刻に基づいて平均開封時間を算出し、当該平均開封時間に基づいて前記送信メールの優先度を判定し、当該優先度の情報を、全ての受信者の受信側端末に送信するメール優先度判定装置。
【請求項２】
請求項１に記載のメール優先度判定装置であって、
前記送信メールで使用され、前記キーワードとは異なる共通キーワードを記憶する共通キーワード記憶手段をさらに備え、
前記キーワード抽出手段は、前記送信メールから、前記業務分担情報に含まれるキーワードを抽出すると共に、前記共通キーワードを抽出し、
前記集計手段は、前記キーワード及び前記共通キーワードの数を集計するメール優先度判定装置。
【請求項３】
請求項１又は２に記載のメール優先度判定装置であって、
前記受信者端末において設定された個別優先度を記憶する個別優先度記憶手段をさらに有し、
前記優先度判定手段は、前記個別優先度が設定されている場合には、前記集計手段の集計結果に優先して、前記個別優先度に基づいて前記送信メールの優先度を判定するメール優先度判定装置。
【請求項４】
請求項３に記載のメール優先度判定装置であって、
前記優先度判定手段は、前記個別優先度に基づく前記送信メールの優先度と、前記集計手段の集計結果に応じた前記送信メールの優先度とを比較し、
前記送信手段は、前記個別優先度に基づく前記送信メールの優先度が大きい場合に、前記個別優先度に基づく前記送信メールの優先度の情報を受信者端末に送信し、前記個別優先度に基づく前記送信メールの優先度が大きくない場合に、前記集計手段の集計結果に応じた前記送信メールの優先度の情報を受信者端末に送信するメール優先度判定装置。
【請求項５】
請求項１から４のいずれかに記載のメール優先度判定装置であって、
前記送信メールに対して、前記受信者端末において評価情報を入力可能な評価入力欄を追加する入力欄追加手段と、
前記受信者端末から、前記評価入力欄に入力された前記評価情報を受信する入力情報受信手段と、
前記入力情報受信手段が受信した前記評価情報を記憶する評価情報記憶手段と、をさらに備え、
前記集計手段は、前記評価情報記憶手段に記憶された前記評価情報を集計するメール優先度判定装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メールの優先度を判定するメール優先度判定装置に関する。特に所定の組織内におけるメールの優先度を判定するメール優先度判定装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
今日、メールは連絡手段の重要なツールとして使用されている。特に業務でメールを使用している場合、一日で多くのメールが送受信されており、ユーザが多くのメールを閲覧又は返信するのに多大な時間を要する場合がある。しかし、全てのメールがユーザにとって同じ重要度である場合は少なく、ユーザは、重要なメールだと思われるメールを優先的に処理し、重要度が低そうなメールは後で閲覧するなどして自己の業務の効率化を図っている。
【０００３】
従来のメールシステムでは、送信時に優先度を示すフラグを送信者端末側で送信者が設定して、その優先度を受信者端末で明示させたり、受信者が個々にメールの優先度を示すフラグを手動で設定したりなどしていた。このような場合、送信者と受信者との間で必ずしも優先度の認識が同じとは限らず、送信者側で優先度をメールに明示させても受信者にとっての優先度が低ければ、受信者が当該メールを優先的に閲覧又は返信するとは限らない。また、受信者がフラグの設定を手動でするのも手間がかかる。
そこで、送受信されるメールに対して優先度を判定し、明示するシステムが開示されている（例えば、特許文献１）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００９−３８６００号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１に記載のシステムは、通信履歴に基づいて通信相手毎の優先度ポイントを計算し、優先度ポイントの高い通信相手からのメールを優先度が高いとして表示する。しかし、特許文献１に記載のシステムは、通信履歴に基づいて優先度を決定するため、過去に多くのメールのやりとりをした通信相手からのメールについて優先度が高くなりやすい。業務でメールを使用する場合には、人事異動や業務担当の変更等があり、過去にメールのやりとりをした者のメールが、現在も同じ優先度になるとは限らない。特許文献１に記載のシステムでは、このような場合に対応することができない。
【０００６】
そこで、本発明は、精度よく優先度の高いメールを判定することができるシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
（１）本発明に係るメール優先度判定装置は、通信ネットワークにより、所定の組織に所属する構成員が使用する送信者端末及び受信者端末と互いに通信可能なメール優先度判定装置であって、前記構成員の業務分担情報を記憶する業務分担情報記憶手段と、
前記送信者端末から送信された送信メールを解析し、前記送信メールから前記業務分担情報に含まれるキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、抽出された前記キーワードの数を集計する集計手段と、前記集計手段の集計結果に応じて前記送信メールの優先度を判定する優先度判定手段と、前記優先度判定手段が判定した前記優先度の情報を前記送信メールとともに受信者端末に送信する送信手段と、前記送信者端末から同時に複数人に送信された送信メールの受信者の前記受信者端末から前記送信メールの開封時刻をそれぞれ受け付ける開封情報受付手段と、前記送信メールの受信時刻及び前記開封時刻を記憶する開封情報記憶手段と、を備え、前記開封情報受付手段は、前記受信者端末から前記開封時刻を受け付けた数と当該送信メールの同時受信者数との割合が所定割合に達しているか否かを判別し、前記集計手段は、前記開封情報受付手段が前記所定割合に達したと判別した場合に、前記開封情報記憶手段に記憶された複数の前記開封時刻及び前記受信時刻に基づいて平均開封時間を算出し、当該平均開封時間に基づいて前記送信メールの優先度を判定し、当該優先度の情報を、全ての受信者の受信側端末に送信するメール優先度判定装置。
【０００８】
（２）本発明に係るメール優先度判定装置は、（１）に記載のメール優先度判定装置に加えて、前記送信メールで使用され、前記キーワードとは異なる共通キーワードを記憶する共通キーワード記憶手段をさらに備え、前記キーワード抽出手段は、前記送信メールから、前記業務分担情報に含まれるキーワードを抽出すると共に、前記共通キーワードを抽出し、前記集計手段は、前記キーワード及び前記共通キーワードの数を集計する。
【０００９】
（３）本発明に係るメール優先度判定装置は、（１）又は（２）に記載のメール優先度判定装置に加えて、前記受信者端末において設定された個別優先度を記憶する個別優先度記憶手段をさらに有し、前記優先度判定手段は、前記個別優先度が設定されている場合には、前記集計手段の集計結果に優先して、前記個別優先度に基づいて前記送信メールの優先度を判定する。
【００１０】
（４）本発明に係るメール優先度判定装置は、（３）に記載のメール優先度判定装置に加えて、前記優先度判定手段は、前記個別優先度に基づく前記送信メールの優先度と、前記集計手段の集計結果に応じた前記送信メールの優先度とを比較し、前記送信手段は、前記個別優先度に基づく前記送信メールの優先度が大きい場合に、前記個別優先度に基づく前記送信メールの優先度の情報を受信者端末に送信し、前記個別優先度に基づく前記送信メールの優先度が大きくない場合に、前記集計手段の集計結果に応じた前記送信メールの優先度の情報を受信者端末に送信する。
【００１１】
（５）本発明に係るメール優先度判定装置は、（１）から（４）のいずれかに記載のメール優先度判定装置に加えて、前記送信メールに対して、前記受信者端末において評価情報を入力可能な評価入力欄を追加する入力欄追加手段と、前記受信者端末から、前記評価入力欄に入力された前記評価情報を受信する入力情報受信手段と、前記入力情報受信手段が受信した前記評価情報を記憶する評価情報記憶手段と、をさらに備え、前記集計手段は、前記評価情報記憶手段に記憶された前記評価情報を集計する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、精度よく優先度の高いメールを判定することができるシステムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態に係るメール優先度判定装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図２】本発明の実施形態に係る業務分担情報テーブルを示す図である。
【図３】本発明の実施形態に係る共通／業務キーワードテーブルを示す図である。
【図４】本発明の実施形態に係る個別設定ランクテーブルを示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係る他者評価ランクテーブルを示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係る開封時刻集計情報テーブルを示す図である。
【図７】本発明の実施形態に係る平均開封時間ランクテーブルを示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係るポイントテーブルを示す図である。
【図９】本発明の実施形態に係る総合優先度判定基準テーブルを示す図である。
【図１０】本発明の実施形態に係る評価入力欄を追加した受信メールの表示例である。
【図１１】本発明の実施形態に係る送信メールの優先度ランクを判定するフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態に係る送信メールの優先度ランクを判定するフローチャートである。
【図１３】本発明の実施形態に係るメーラーの表示例である。
【図１４】本発明の実施形態に係るキーワードによる優先度ポイントの集計処理を示すフローチャートである。
【図１５】本発明の実施形態に係る評価入力欄による優先度ポイントの集計処理を示すフローチャートである。
【図１６】本発明の実施形態に係る平均開封時間による優先度ポイントの集計処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。なお、以下に説明する実施形態は、あくまでも一例であって、本発明の技術的範囲はこれに限られるものではない。
【００１５】
図１を参照して本発明に係るメール優先度判定装置１０の構成について説明する。図１はメール優先度判定装置１０の構成を示す機能ブロック図である。
【００１６】
メール優先度判定装置１０は、本実施形態では、ある会社組織の社内ネットワークＮにおいて、ユーザ端末３０から送信されたメール（送信メール）を受信し、送信先のユーザ端末３０からのメールの受信要求に応じて送信先のユーザ端末３０に、ユーザ端末３０から送信されたメールを送信する。メール優先度判定装置１０は、そのメールの送信時に、そのメールについて、受信者にとっての優先度を各種評価項目に基づいて判定し、判定した優先度を受信者のユーザ端末３０において表示させる。受信者のユーザ端末３０は、メールをメール優先度判定装置１０から受信すると、そのメール（受信メール）の内容と共に、メール優先度判定装置１０が判定した優先度を表示する。
【００１７】
ユーザ端末３０は、いわゆるパーソナルコンピュータであり、ユーザ端末３０の動作を制御するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ、中央処理装置）、キーボード及びマウス等の入力手段、ディスプレイ等の表示手段を少なくとも備える。なお、図１に示すユーザ端末３０は、２台であるがこれよりも多い台数でもよい。ユーザ端末３０は、メーラー３１によりメールの送受信を行う。また、メールの送受信については、ユーザ端末３０は、Ｗｅｂブラウザにより社内ネットワークＮを介してＷｅｂ上でメールの送受信をするようにしてもよい。
【００１８】
社内ネットワークＮは、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＶＰＮ（Ｖｉｒｔｕａｌ  Ｐｒｉｖａｔｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のコンピュータネットワークにより構成される。
【００１９】
メール優先度判定装置１０は、メールの優先度を判定するための各種テーブルを記憶する記憶部１１と、操作部１２と、表示部１３と、メール優先度判定装置１０における各処理の実行を制御する制御部１４と、を備える。
【００２０】
記憶部１１は、ハードディスク装置や光磁気ディスク装置、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）等の不揮発性のメモリや、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）のような揮発性のメモリ、あるいはこれらの組合せによるコンピュータ読み取り可能及び書き込み可能な記憶媒体により構成される。
【００２１】
記憶部１１は、メールの優先度を判定するための各評価項目で使用される各種ＤＢ（Ｄａｔａ  Ｂａｓｅ；データベース）を有する。詳細には、記憶部１１は、業務分担情報記憶手段としての業務分担情報ＤＢ１１１と、共通キーワード記憶手段としての共通／業務キーワードＤＢ１１２と、個別優先度記憶手段としての個別設定ランクＤＢ１１３と、評価情報記憶手段としての他者評価ランクＤＢ１１４と、開封情報記憶手段としての開封時刻集計情報ＤＢ１１５と、平均開封時間ランクＤＢ１１６と、各評価項目における優先度ポイントを記憶するポイント情報ＤＢ１１７と、優先度ポイントに基づいてメールの優先度を判定するための優先度判定基準情報ＤＢ１１８と、を有する。
【００２２】
業務分担情報ＤＢ１１１は、本実施形態における会社組織の業務分担表及び会社組織の構成員である社員のＩＤ番号及びメールアドレスをそれぞれ関連付けて記憶するデータベースである。本実施形態では、業務分担情報ＤＢ１１１は、業務分担情報テーブル５１（図２）を有する。本実施形態では、業務分担情報テーブル５１は「ユーザＩＤ」、「氏名」、「職位」、「担当業務」、「業務内容」、「メールアドレス」の項目を有する。
【００２３】
共通／業務キーワードＤＢ１１２は、メールに含まれる単語について、ユーザにメールを閲覧させる優先度を判定する単語をキーワードとして記憶するデータベースである。キーワードには、共通キーワードと、業務キーワード（以下、総称する場合はキーワードとする）とが設けられている。業務キーワードは、業務分担情報テーブル５１に設けられている「職位」や「担当業務」、「業務内容」の各項目に含まれる単語をいう。共通キーワードは、業務キーワード以外の単語であって、受信者が注意すべき表現を示す単語をいう。例えば、共通キーワードは、「締切」や、「期限厳守」、「重要」等の単語である。共通／業務キーワードＤＢ１１２は、共通／業務キーワードテーブル５２（図３）を有する。
【００２４】
共通／業務キーワードテーブル５２は、「キーワード」、「優先度ランク」及び「共通フラグ」の項目を有する。優先度ランクは、キーワード毎に設定されているランクをいう。本実施形態では、優先度ランクは、優先度が高い順に「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」の三段階である。キーワード毎の優先度ランクは、事前にメール優先度判定装置１０の管理者等により設けられ、登録されているものとする。
【００２５】
共通フラグは、「キーワード」の項目に登録されている各キーワードが共通キーワードであるか、業務キーワードであるかを区別するフラグである。共通フラグが「１」である場合は、そのキーワードが共通キーワードであることを示し、「０」である場合は、そのキーワードが業務キーワードであることを示す。
【００２６】
個別設定ランクＤＢ１１３は、個々のユーザ端末３０のメーラー３１で設定された優先度を記憶するデータベースである。個別設定ランクＤＢ１１３は、個別設定ランクテーブル５３（図４）を記憶する。個別設定ランクテーブル５３は、「設定者ＩＤ」、「対象者ＩＤ」及び「個別優先度」の項目を有する。「設定者ＩＤ」欄には、ユーザ端末３０のメーラー３１において優先度を設定したユーザのＩＤが格納され、「対象者ＩＤ」欄には、あるユーザが優先度を設定した対象者であるユーザのＩＤが格納される。また、「個別優先度」欄は、対象者に対して設定された優先度ランクを示す情報が格納される。例えば、図４の個別設定ランクテーブル５３によると、設定者ＩＤ「１２３４５」のユーザは、ユーザＩＤが「１３４５６」のユーザを優先度ランク「Ａ」として設定している。したがって、ユーザＩＤ「１２３４５」のユーザがユーザＩＤ「１３４５６」のユーザからメールを受信した場合、そのメールの優先度ランクは「Ａ」ランクとなる。
【００２７】
他者評価ランクＤＢ１１４は、受信メールで設定された評価入力欄に入力された評価ランクの数をユーザＩＤ毎に記憶する。他者評価ランクＤＢ１１４は、他者評価ランクテーブル５４（図５）を記憶する。他者評価ランクテーブル５４は、「ユーザＩＤ」、及び「評価数」の項目を有する。「ユーザＩＤ」欄には、評価対象のユーザＩＤが格納され、「評価数」欄には、評価対象のユーザに対して評価した人数の情報が格納される。「評価数」欄には優先度ランク毎に分けて評価人数の情報が格納される。例えば、他者評価ランクテーブル５４によれば、ユーザＩＤ「１２３４５」のユーザについて、優先度ランク「Ａ」として評価した者が１人、優先度ランク「Ｂ」として評価した者が４人、優先度ランク「Ｃ」として評価した者が６人であることが示されている。
【００２８】
開封時刻集計情報ＤＢ１１５は、同時に複数のユーザに送信されたメールについて、受信時刻と開封時刻とをそれぞれ記憶する。開封時刻集計情報ＤＢ１１５は、開封時刻集計情報テーブル５５（図６）を記憶する。開封時刻集計情報テーブル５５は、「送信者ＩＤ」、「送信メール」、「受信者ＩＤ」、「受信時刻」、「開封時刻」の項目を有する。「送信者ＩＤ」欄には、メールを送信したユーザのＩＤが格納され、「送信メール」欄には、送信メールを特定する情報が格納される。「受信者ＩＤ」欄には、メールを受信する相手先として送信者に設定されたユーザのＩＤが格納される。「受信時刻」欄には、各受信者が当該メールを受信した時刻が格納され、「開封時刻」欄には、当該メールを開封した時刻が格納される。
【００２９】
平均開封時間ランクＤＢ１１６は、開封時刻集計情報ＤＢ１１５が記憶する情報に基づいて算出されたメールの平均開封時間とそのメールの優先度ランクを記憶する。平均開封時間ランクＤＢ１１６は、平均開封時間ランクテーブル５６（図７）を記憶する。平均開封時間ランクテーブル５６は、「送信者ＩＤ」、「送信メール」、「平均開封時間」及び「優先度ランク」の項目を有する。「送信者ＩＤ」欄及び「送信メール」欄に格納される情報は、それぞれ、開封時刻集計情報テーブル５５の「送信者ＩＤ」欄及び「送信メール」欄に格納される情報と同様である。「平均開封時間」欄には、開封時刻集計情報テーブル５５の「受信時刻」及び「開封時刻」に基づいて送信メール毎に算出された開封時間の平均の値が格納される。また、「優先度ランク」欄には、各送信メールについて平均開封時間に基づいて判定された優先度ランクの情報が格納される。
【００３０】
ポイント情報ＤＢ１１７は、優先度ランクに関連付けられた優先度ポイントに関する情報を記憶する。ポイント情報ＤＢ１１７は、ポイントテーブル５７（図８）を記憶する。ポイントテーブル５７には、「優先度ランク」、「優先度ポイント」及び「平均開封時間」の項目を有する。「優先度ランク」欄には、各評価項目において用いられている優先度ランクが格納され、「優先度ポイント」欄には各優先度のランクに応じて定められたポイント数が格納されている。例えば、平均開封時間ランクテーブル５６（図７）における「優先度ランク」において「Ａ」のランクが付けられていた場合、優先度ポイントは「３」点となる。
また、「平均開封時間」は、平均開封時間ランクテーブル５６における優先度ランクを判断するための基準となる情報が格納されている。例えば、平均開封時間が１時間以内である場合、その開封優先度ランクは「Ａ」となる。
【００３１】
優先度判定基準情報ＤＢ１１８は、メール優先度判定装置１０が、あるメールについての優先度を最終的に判断する基準となる情報を記憶する。優先度判定基準情報ＤＢ１１８は、総合優先度判定基準テーブル５８（図９）を記憶する。総合優先度判定基準テーブル５８は、「集計ポイント」及び「総合優先度ランク」の項目を有する。「集計ポイント」欄には、各評価項目において判断される優先度ランクに基づいて付与された優先度ポイントの合計値の範囲を示す情報が格納される。「総合優先度ランク」欄には、優先度ポイントの合計値と集計ポイント欄の数値範囲で決定される総合優先度ランクを示す情報が格納される。例えば、あるメールについて、優先度ポイントの合計値が４０点である場合、集計ポイントが「３１〜６０」の範囲に含まれる。したがって、当該優先度ランクは、「Ｂ」のランクとなる。
【００３２】
操作部１２は、メール優先度判定装置１０に対する入力の受付を行うものであり、キーボード、マウス、タッチペン、タッチパネル等により構成されるものとする。
【００３３】
表示部１３は、メール優先度判定装置１０の管理者にデータの入力を受け付ける画面を表示したり、メール優先度判定装置１０による判定結果の画面を表示したりするものであり、ブラウン管表示装置（ＣＲＴ）、液晶表示装置（ＬＣＤ）等のディスプレイ装置を含む。
【００３４】
制御部１４は、ＣＰＵ等により構成されており、メール優先度判定装置１０の各処理の実行を制御する。制御部１４は、下記の各部の機能を実現するためのプログラムを記憶部１１から読み込んで実行することによりその機能を実現させるものであってもよいし、また、専用のハードウェアにより実現されるものであってもよい。
【００３５】
制御部１４は、ユーザ端末３０から送信されたメールや各種情報を受け付ける受付部１４１と、入力欄追加手段としての入力欄追加部１４２と、キーワード抽出手段としてのキーワード抽出部１４３と、集計手段としての集計部１４４と、優先度判定手段としての優先度判定部１４５と、送信部１４６と、を備える。
【００３６】
受付部１４１は、ユーザ端末３０から送信されたメールを受信すると共に、入力情報受信手段として、評価入力欄に入力された情報を受信して他者評価ランクＤＢ１１４に記憶させる。また、受付部１４１は、ユーザ端末３０で独自に優先度が設定された場合には、その個別の優先度の情報を受信して、個別設定ランクＤＢ１１３に記憶させる。また、受付部１４１は、開封情報受付手段として、ユーザ端末３０から受信時刻や開封情報を受信して開封時刻集計情報ＤＢ１１５に記憶させる。
【００３７】
入力欄追加部１４２は、受付部１４１が受信したメール（送信メール）について、受信者が評価を入力する評価入力欄を追加するための情報を付加する。入力欄追加部１４２が追加した情報を用いてユーザ端末３０のメーラー３１が評価入力欄６１を受信メールに表示させる。ここで、図１０を参照して、評価入力欄６１を追加した受信メール６０の表示例について説明する。図１０は、評価入力欄６１を追加した受信メール６０の表示例である。
【００３８】
図１０に示す受信メール６０は、受付部１４１がある送信者のユーザ端末３０から受信したメールについて、評価入力欄６１が追加されたメールの例である。
【００３９】
評価入力欄６１には、ボタン６２ａ，６２ｂ，６２ｃが設けられている。ボタン６２ａ，６２ｂ，６２ｃはそれぞれ優先度ランクと関連付けられている。受信者は、送信者について評価し、該当するランクのボタン６２ａ，６２ｂ，６２ｃを選択する。そして、メーラー３１は、ボタン６２ａ，６２ｂ，６２ｃが選択されたことに応じて、選択されたボタン６２ａ，６２ｂ，６２ｃに対応する優先度ランクの情報を評価情報としてメール優先度判定装置１０に送信する。
【００４０】
図１に戻って、キーワード抽出部１４３は、受付部１４１が受信したメール（送信メール）を解析し、本文等に含まれるキーワードを抽出する。メールに含まれるキーワードは、図３の共通／業務キーワードテーブル５２に記憶されているキーワードであり、キーワード抽出部１４３は、業務キーワード及び共通キーワードの両方を抽出する。キーワードを抽出するには、例えば、文字成分表方式や形態素解析等、既存の技術を使用することができる。
【００４１】
集計部１４４は、各評価項目に基づいて定められたメールの優先度ランクに関する情報を集計する。詳細には、集計部１４４は、キーワード抽出部１４３が抽出したキーワードの数を集計したり、平均開封時間を算出したりして、その結果、各評価項目において決定された優先度ランクに基づく優先度ポイントを集計する。
【００４２】
まず、集計部１４４がメールに含まれるキーワードに基づいて優先度ポイントを集計する場合を説明する。
上述のように、最初にキーワード抽出部１４３がキーワード（業務キーワード及び共通キーワード）をそれぞれ送信メールから抽出する。集計部１４４は、共通／業務キーワードＤＢ１１２を参照し、抽出されたキーワードそれぞれに関連付けられた優先度ランクの情報を得る。そして集計部１４４は、ポイント情報ＤＢ１１７を参照し、優先度ランク毎の優先度ポイントを求め、当該メールから抽出された全てキーワードについての優先度ポイントを集計し、合計値を算出する。
【００４３】
次に、集計部１４４が他者評価ランクＤＢ１１４を参照して優先度ポイントを集計する場合を説明する。
集計部１４４は、他者評価ランクＤＢ１１４を参照して、受付部１４１が受信した送信メールの送信者のユーザＩＤを検索する。そして、当該ユーザＩＤに関連付けられた優先度ランク毎の「評価数」の情報を取得する。集計部１４４は、ポイント情報ＤＢ１１７から優先度ランク毎の優先度ポイントを取得して、他者評価ランクＤＢ１１４における優先度ランクと評価数の数に応じて優先度ランク毎の優先度ポイントを算出する。そして、集計部１４４は、全ての優先度ランクにおける優先度ポイントの合計を算出する。
【００４４】
例えば、他者評価ランクテーブル５４（図５）によれば、ユーザＩＤ「１２３４５」について、優先度ランク「Ａ」として評価した者が１人、優先度ランク「Ｂ」として評価した者が４人、優先度ランク「Ｃ」として評価した者が６人である。また、ポイントテーブル５７（図８）によれば、優先度ランク「Ａ」の優先度ポイントは３点、優先度ランク「Ｂ」の優先度ポイントは２点、優先度ランク「Ｃ」の優先度ポイントは１点である。したがって、集計部１４４は、これらの点数を適用して、優先度ランク「Ａ」の合計が３点、優先度ランク「Ｂ」の合計が８点、優先度ランク「Ｃ」の合計が６点と算出し、全ての優先度ポイントの合計を１７点と算出する。
【００４５】
次に、集計部１４４がメールの平均開封時間により優先度ランクを集計して優先度ポイントを求める場合を説明する。
集計部１４４は、まず、同時に複数の受信者宛に送信されたメールについて、受付部１４１が受け付けた開封情報の取得数が総受信者数に対する所定割合に達したか否かを判別する。開封情報取得数が所定割合に達した場合、集計部１４４は、それまでに取得した開封情報の平均開封時間を算出する。そして集計部１４４は、ポイント情報ＤＢ１１７を参照して、算出した平均開封時間が、ポイントテーブル５７における平均開封時間の時間範囲のいずれかに含まれるかを判別する。集計部１４４は、算出した平均開封時間に含まれる時間範囲に関連づけられた優先度ランクの情報を取得し、平均開封時間ランクＤＢ１１６に記憶させる。
【００４６】
例えば、図６の開封時刻集計情報テーブル５５によると、ユーザＩＤが１２３４５の者が、ａａａというメールを１０人に同時に送信したとする。そのうち、６人のユーザが当該メールａａａを受信しさらに開封したため、開封したユーザ毎の受信時刻及び開封時刻が記憶されている。集計部１４４は、総受信者数に対する開封情報取得者数が所定割合に達したため、６人のユーザによる情報に基づいて、平均開封時間を算出する。図７の平均開封時間ランクテーブル５６によると、メールａａａの平均開封時間は１時間１０分９秒である。次に、集計部１４４は、この平均開封時間が含まれる時間範囲から優先度ランクを求める。集計部１４４は、ポイント情報ＤＢ１１７のポイントテーブル５７より、当該平均開封時間の優先度ランクは、「Ｂ」であるとして、平均開封時間ランクテーブル５６に求めた優先度ランクを記憶させ、対応する優先度ポイントを記憶部１１に一時的に記憶させる。
【００４７】
図１に戻って、優先度判定部１４５は、受付部１４１が受け付けた送信メールについての総合的な優先度ランク（以下、総合優先度ランクとする）を判定する。優先度判定部１４５は、各評価項目について集計部１４４が集計した優先度ポイントの情報を取得し、全ての優先度ポイントの合計を算出する。優先度判定部１４５は、優先度判定基準情報ＤＢ１１８を参照して、算出した優先度ポイントの合計値から総合優先度ランクを判定する。詳細には、優先度判定部１４５は、算出した優先度ポイントの合計値が、総合優先度判定基準テーブル５８の「集計ポイント」項目に定められた数値範囲のいずれかに含まれるかを判別する。そして、優先度判定部１４５は、優先度ポイントの合計値が含まれる数値範囲に関連付けられた総合優先度ランクを当該送信メールの総合優先度ランクであると判定する。
【００４８】
また、優先度判定部１４５は、個別設定ランクＤＢ１１３を参照し、当該送信メールの受信者のうち、送信者に対して個別に優先度ランクを設定しているか否かを判別する。受信者が送信者に対して個別に優先度ランクを設定している場合は、優先度判定部１４５は、設定された優先度ランクと、総合優先度ランクとを比較する。比較した結果、個別設定された優先度ランクが総合優先度ランクより大きいランクである場合は、優先度判定部１４５は、個別設定された優先度ランクを優先して、最終的な優先度ランクであると判定する。
【００４９】
送信部１４６は、受付部１４１が受け付けた送信メールに、優先度判定部１４５が判定した優先度ランクの情報を付加して、当該送信メールの受信者が使用するユーザ端末３０に送信する。
【００５０】
図１１から図１５を参照して、メール優先度判定装置１０が、送信メールの優先度ランクを判定する処理について説明する。図１１及び図１２は、メール優先度判定装置１０が送信メールの優先度ランクを判定するフローチャートである。
【００５１】
ステップＳ１１では、制御部１４の受付部１４１は、送信メールその他の情報を受信したか否かを判別する。受付部１４１は、送信メールその他の情報を受信した場合（ステップＳ１１でＹＥＳの場合）は、ステップＳ１２に処理を移す。受付部１４１は、送信メールその他の情報を受信しない場合（ステップＳ１１でＮＯの場合）は、本処理を終了する。
【００５２】
ステップＳ１２では、受付部１４１は、送信メールと共に受信したその他の情報を記憶部１１に記憶させる。その他の情報は、例えば、ユーザが個別に設定した優先度ランクの情報や、評価入力欄６１で選択された評価情報等である。具体的には、受付部１４１は、ユーザが個別に設定した優先度ランクの情報を受け付けた場合は、その情報を個別設定ランクＤＢ１１３に記憶させ、評価情報を受け付けた場合は、その情報を他者評価ランクＤＢ１１４に記憶させる。
【００５３】
ステップＳ１３では、制御部１４の受付部１４１は、当該送信メールが複数ユーザに同時送信されたものか否かを判別する。詳細には、受付部１４１は、宛先に複数ユーザが登録されているか否か、また、一のメールアドレスで複数のユーザに送信するグループアドレスであるか否かにより、判別する。受付部１４１は、当該送信メールが複数ユーザに送信されると判別した場合（ステップＳ１３でＹＥＳの場合）は、ステップＳ１４に処理を移す。また、受付部１４１は、当該送信メールが複数ユーザに送信されるのでは無いと判別した場合（ステップＳ１３でＮＯの場合）は、ステップＳ１５に処理を移す。
【００５４】
ステップＳ１４では、制御部１４の入力欄追加部１４２は、送信メールに評価入力欄６１（図１０）を追加する。
【００５５】
ステップＳ１５では、制御部１４（キーワード抽出部１４３及び集計部１４４）は、キーワードによる優先度ポイントの集計処理を行う。詳細は後述する。この処理が終了した場合は、制御部１４はステップＳ１６に処理を移す。
【００５６】
ステップＳ１６では、制御部１４の集計部１４４は、評価入力欄６１での評価に基づく優先度ポイントの集計を行う。詳細は後述する。この処理が終了した場合は、制御部１４は、ステップＳ１７に処理を移す。
【００５７】
ステップＳ１７では、制御部１４の優先度判定部１４５は、総合優先度ランクを判定する。詳細には、優先度判定部１４５は、集計部１４４が集計した評価項目毎の優先度ポイントを合計し、総合優先度判定基準テーブル５８に基づいて、総合優先度ランクを判定する。
【００５８】
ステップＳ１８では、優先度判定部１４５は、当該送信メールの受信者のうち、送信者に対して個別に優先度ランクを設定しているか否かを判別する。優先度判定部１４５は、個別設定ランクＤＢ１１３を参照して、個別設定ランクテーブル５３に優先度ランクを設定した情報があるか否かを判別する。優先度判定部１４５は、個別設定ランクテーブル５３に優先度ランクを設定した情報がある場合（ステップＳ１８でＹＥＳの場合）は、ステップＳ１９に処理を移す。優先度判定部１４５は、個別設定ランクテーブル５３に優先度ランクを設定した情報が無い場合（ステップＳ１８でＮＯの場合）は、図１２のステップＳ２３に処理を移す。
【００５９】
ステップＳ１９では、優先度判定部１４５は、個別設定ランクテーブル５３から優先度ランクを設定した情報を取得する。そして、優先度判定部１４５は、個別設定された優先度ランクと、総合優先度ランクとを比較する（図１２のステップＳ２０）。比較した結果、優先度判定部１４５は、個別設定された優先度ランクが、総合優先度ランクより大きいランクである場合（ステップＳ２０でＹＥＳの場合）は、ステップＳ２１に処理を移す。また、優先度判定部１４５は、個別設定された優先度ランクが、総合優先度ランクより大きいランクで無い場合（ステップＳ２０でＮＯの場合）は、ステップＳ２２に処理を移す。
【００６０】
ステップＳ２１では、優先度判定部１４５は、ステップＳ１７で判定した総合優先度ランクよりも個別設定された優先度ランクを優先すると決定する。このため、個別設定された優先度ランクが最終的に受信者のユーザ端末３０に表示させる優先度ランクとなる。
【００６１】
ステップＳ２２では、優先度判定部１４５は、個別設定された優先度ランクよりも、ステップＳ１７で判定した総合優先度ランクを優先すると決定する。このため、総合優先度ランクが最終的に受信者のユーザ端末３０に表示させる優先度ランクとなる。
【００６２】
ステップＳ２３では、制御部１４の送信部１４６は、当該ステップＳ２０又はステップＳ２１で決定された優先度ランクの情報を送信メールに付加して受信者宛に送信する。つまり、送信メールには優先度ランクの情報を含む。
【００６３】
ここで、受信者のユーザ端末３０における表示例について説明する。図１３は、受信者のユーザ端末３０におけるメーラー３１の表示例である。
メーラー３１の表示ウィンドウ７０は、メールフォルダ７１と受信メール一覧７２を表示する。受信メール一覧７２には、ランク欄７３、差出人欄７４、件名欄７５及び受信日時欄７６が設けられている。ランク欄７３は、優先度判定部１４５が判定した優先度ランクを表示する。
【００６４】
図１４を参照して、キーワードによる優先度ポイントの集計処理について説明する。図１４は、キーワードによる優先度ポイントの集計処理を示すフローチャートである。
【００６５】
ステップＳ３１では、制御部１４のキーワード抽出部１４３は、送信メールからキーワードを抽出する。詳細には、キーワード抽出部１４３は、共通／業務キーワードＤＢ１１２を参照して、共通／業務キーワードテーブル５２に登録されたキーワードを送信メールから抽出する。
【００６６】
ステップＳ３２では、制御部１４の集計部１４４は、キーワード抽出部１４３が抽出したキーワードについて、優先度ポイントを求め、その合計値を算出する。そして、集計部は、算出した優先度ポイントの合計値を記憶部１１に一時的に記憶させる（ステップＳ３３）。
【００６７】
図１５を参照して、評価入力欄６１による優先度ポイントの集計処理について説明する。図１５は、評価入力欄６１による優先度ポイントの集計処理を示すフローチャートである。
【００６８】
ステップＳ４１では、制御部１４の集計部１４４は、他者評価ランクＤＢ１１４を参照して、受付部１４１が受信した送信メールの送信者のユーザＩＤを検索する。そして、集計部１４４は、当該ユーザＩＤに関連付けられた優先度ランク毎の「評価数」の情報を取得し、他者評価ランクテーブル５４における優先度ランクと評価数に応じて優先度ランク毎の優先度ポイントを算出する（ステップＳ４２）。
【００６９】
ステップＳ４３では、集計部１４４は、全ての優先度ランクにおける優先度ポイントの合計値を算出する。そして、集計部１４４は、算出した合計値を記憶部１１に一時的に記憶させる（ステップＳ４４）。
【００７０】
図１６を参照して、平均開封時間による優先度ポイントの集計処理について説明する。図１６は、平均開封時間による優先度ポイントの集計処理を示すフローチャートである。
なお、この処理は、図１１及び図１２の処理とは別に行われる処理である。
【００７１】
ステップＳ５１では、制御部１４の受付部１４１は、同時に複数人に送信されたメールの受信者のユーザ端末３０から開封情報を受け付け、受け付けた開封情報を開封時刻集計情報ＤＢ１１５に記憶させる。
【００７２】
ステップＳ５２では、制御部１４の受付部１４１は、カウンタの値と当該送信メールの同時受信者数との割合が所定割合に達しているか否かを判別する。受付部１４１は、カウンタの値と同時受信者数との割合が所定割合に達している場合（ステップＳ５２でＹＥＳの場合）は本フローチャートの処理を終了する。また、受付部１４１は、カウンタの値と同時受信者数との割合が所定割合に達していない場合（ステップＳ５２でＮＯの場合）はステップＳ５３に処理を移す。
【００７３】
ステップＳ５３では、受付部１４１は、開封情報を計数するカウンタに１を加える。なお、このカウンタは記憶部１１の所定領域に格納されている。
【００７４】
ステップＳ５４では、受付部１４１は、カウンタの値と当該送信メールの同時受信者数との割合が所定割合に達したか否かを判別する。受付部１４１は、カウンタの値と同時受信者数との割合が所定割合に達した場合（ステップＳ５４でＹＥＳの場合）はステップＳ５５に処理を移す。受付部１４１は、カウンタの値と同時受信者数との割合が所定割合に達していない場合（ステップＳ５４でＮＯの場合）は処理を終了する。
【００７５】
ステップＳ５５では、集計部１４４は、これまでに受信した開封情報の受信時刻及び開封時刻に基づいて、平均開封時間を算出する。そして、集計部１４４は、ポイントテーブル５７を参照して、算出した平均開封時間に基づいて優先度ランクを判定し、優先度ポイントの情報を取得する（ステップＳ５６）。
【００７６】
ステップＳ５７では、集計部１４４は、取得した優先度ランクの情報を、全ての受信者のユーザ端末３０に送信する。なお、ユーザ端末３０のメーラー３１は、優先度ランクの情報を受信したことに応じて、該当するメールの優先度ランクを受信した優先度ランクに書き換える。
【００７７】
ステップＳ５８では、集計部１４４は、取得した優先度ランクの情報を平均開封時間ランクＤＢ１１６に記憶させ、また、優先度ポイントの情報を記憶部１１に一時的に記憶させる。また、集計部１４４は、カウンタをクリアする（ステップＳ５９）。
【００７８】
本実施形態によれば、メール優先度判定装置１０は、業務分担情報を記憶する業務分担情報ＤＢ１１１と、これに含まれる単語を業務キーワードとし、また、業務キーワードとは異なる単語を共通キーワードとして記憶する共通／業務キーワードＤＢ１１２を備える。また、メール優先度判定装置１０は、メールに含まれるキーワードに基づいてメールの優先度ランクを判定する集計部１４４及び優先度判定部１４５を備える。これにより、メール優先度判定装置１０は、メールの内容からメールの優先度ランクを判定することができる。そして、ユーザは、個別設定をすることなく、どのメールが重要なメールであるかを認識することができる。
【００７９】
また、本実施形態によれば、メール優先度判定装置１０は、送信メールに評価入力欄６１を付加する入力欄追加部１４２を備える。また、メール優先度判定装置１０の集計部１４４及び優先度判定部１４５は、評価入力欄６１による評価に基づいて、送信者についての優先度ランクを判定する。これにより、メール優先度判定装置１０は、ユーザによる相対的な評価に基づいて、送信者毎の優先度ランクを判定することができる。
【００８０】
また、本実施形態によれば、メール優先度判定装置１０は、同時に複数人に送信されたメールについて、平均開封時間を集計し、平均開封時間に基づく優先度ランクを判定する集計部１４４及び優先度判定部１４５を備える。また、送信部１４６は、受信者が使用するユーザ端末３０に判定した優先度ランクを送信する。これにより、平均開封時間が早いメールは重要なメールである可能性が高いため、まだ開封していないユーザに対して、当該メールの優先度ランクを示すことができる。
【００８１】
また、本実施形態によれば、メール優先度判定装置１０は、ユーザ端末３０において独自に設定された優先度ランクを記憶する個別設定ランクＤＢ１１３を備え、優先度判定部１４５は、個別に設定された優先度ランクと総合優先度ランクとを比較し、個別の優先度ランクが総合優先度ランク以上である場合は、個別の優先度ランクを優先する。これにより、メールの優先度ランクの判定に、各ユーザの意思を反映させることができる。
【００８２】
以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限るものではない。また、本発明の実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本発明の実施形態に記載されたものに限定されるものではない。
【００８３】
上述の実施形態では、送信メールについて、キーワードによる評価、評価入力欄６１による評価及び平均開封時間による評価をそれぞれ行い、各評価項目における優先度ポイントの合計で総合優先度ランクを判定しているが、これに限らない。例えば、これらの評価項目の一部だけを使用して優先度ランクを判定してもよい。また、各評価項目の優先度ポイントについて、重み付けを行って算出するようにしてもよい。
【００８４】
上述の実施形態では、ユーザが個別に設定した優先度ランクを優先するがこれに限らず、図１１のステップＳ１７で算出する優先度ポイントの合計に、個別に設定した優先度ランクの優先度ポイントを追加するようにしてもよい。
【００８５】
上述の実施形態における優先度ポイント及び優先度ランクは、メール優先度判定装置１０の管理者が必要に応じて適宜変更可能である。例えば、本実施形態では、優先度ランクを３段階としているが、これより多くてもよい。優先度ポイントの値や数値範囲についても同様である。
【符号の説明】
【００８６】
１０  メール優先度判定装置
１１  記憶部
１２  操作部
１３  表示部
１４  制御部
３０  ユーザ端末
３１  メーラー
１１１  業務分担情報ＤＢ
１１２  業務キーワードＤＢ
１１３  個別設定ランクＤＢ
１１４  他者評価ランクＤＢ
１１５  開封時刻集計情報ＤＢ
１１６  平均開封時間ランクＤＢ
１１６  開封時刻集計情報ＤＢ
１１７  ポイント情報ＤＢ
１１８  優先度判定基準情報ＤＢ
１４１  受付部
１４２  入力欄追加部
１４３  キーワード抽出部
１４４  集計部
１４５  優先度判定部
１４６  送信部
Ｎ  社内ネットワーク
【図１】
0005592141.tif 000002
【図２】
0005592141.tif 000003
【図３】
0005592141.tif 000004
【図４】
0005592141.tif 000005
【図５】
0005592141.tif 000006
【図６】
0005592141.tif 000007
【図７】
0005592141.tif 000008
【図８】
0005592141.tif 000009
【図９】
0005592141.tif 000010
【図１０】
0005592141.tif 000011
【図１１】
0005592141.tif 000012
【図１２】
0005592141.tif 000013
【図１３】
0005592141.tif 000014
【図１４】
0005592141.tif 000015
【図１５】
0005592141.tif 000016
【図１６】
0005592141.tif 000017