(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
システムサービスの利用に関するサービス利用料の課金を行うためのサービス利用料振替システムであって、
前記サービス利用料の予算を示すサービス利用料予算情報を記憶する第１記憶手段と、
前記第１記憶手段に記憶された前記サービス利用料予算情報を用いて、振替処理を行うために必要な振替データを作成する作成手段と、
前記作成手段が作成した前記振替データを記憶する第２記憶手段と、
前記第２記憶手段に記憶された前記振替データを用いて振替処理を行う処理手段とを備える
ことを特徴とするサービス利用料振替システム。
【請求項２】
振替処理を行うために必要な項目を設定するための画面を表示部に表示させる表示制御手段と、
ユーザからの操作入力を受け付ける操作入力受付手段とを更に備え、
前記作成手段は、前記表示部に表示された前記画面に対して前記操作入力受付手段を介して受け付けられた操作入力に応じて、前記項目の値を設定して、前記振替データを作成する
ことを特徴とする請求項１に記載のサービス利用料振替システム。
【請求項３】
前記振替データについて、振替処理を行うために必要な項目全てに値が設定されているか否かを判断する判断手段を更に備え、
前記表示制御手段は、前記判断手段の判断結果が否定的である場合に、値が設定されていない前記項目への入力を促すメッセージを表示部に表示する
ことを特徴とする請求項２に記載のサービス利用料振替システム。
【請求項４】
前記判断手段の判断結果が肯定的である場合に、前記振替データを前記第２記憶手段に記憶させる記憶制御手段を更に備える
ことを特徴とする請求項３に記載のサービス利用料振替システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、サービス利用料振替システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、例えば、経理用の仕訳を行う上で、入金伝票等から仕訳データを入力する際に、経理財務的な案内機能及び自動仕分け機能を提供する情報処理装置がある（例えば特許文献１参照）。また、電子的な申請文書を処理対象とするワークフローシステムにおいて、入力者がある申請文書に入力する際に入力補助として、過去に入力された語を表示する技術がある（例えば特許文献２参照）。
【０００３】
ところで、例えば、企業内で提供されるサーバやアプリケーションなどのシステムサービスを利用するユーザ部署に対してその利用に関する料金をサービス利用料として課金するサービス利用料振替業務がある。このようなサービス利用料の課金に際しては、予算登録と振替処理との２つの手順がある。予算登録では、システムサービスを提供する各部署の担当者が、サービス利用料に関する情報を手入力又は取り込みによってサービス利用料管理ＤＢに登録する。振替処理では、システムサービスを提供する各部署の担当者が、サービス利用料を勘定する際経理システムへの振り替えを手入力又は取り込みによって行う。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従って、従来では、システムサービスを提供する各部署の担当者が予算登録を行ったサービス利用料管理ＤＢから振替処理が行われないため、当該各部署の担当者が振替処理を行わなければならず、２度手間となり、当各部署の担当者の負担となっていた。
【０００５】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、サービス利用料の振替に関し、システムサービスを提供する各部署の担当者の負担を軽減させることが可能なサービス利用料振替システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、システムサービスの利用に関するサービス利用料の課金を行うためのサービス利用料振替システムであって、前記サービス利用料の予算を示すサービス利用料予算情報を記憶する第１記憶手段と、前記第１記憶手段に記憶された前記サービス利用料予算情報を用いて、振替処理を行うために必要な振替データを作成する作成手段と、前記作成手段が作成した前記振替データを記憶する第２記憶手段と、前記第２記憶手段に記憶された前記振替データを用いて振替処理を行う処理手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、サービス利用料の振替に関し、システムサービスを提供する各部署の担当者の負担を軽減させることが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】図１は、一実施の形態に係るサービス利用料振替業務のワークフローの概要を説明するための図である。
【図２】図２は、一実施の形態に係るサービス利用料振替業務のワークフローの概要を説明するための図である。
【図３】図３は、一実施の形態に係るサービス利用料振替業務のワークフローの概要を説明するための図である。
【図４】図４は、サービス利用料振替システムの構成を例示する図である。
【図５】図５は、サービス利用料予算情報のデータ構成を例示する図である。
【図６】図６は、予算登録画面の画面例を例示する図である。
【図７】図７は、予算登録画面の画面例を例示する図である。
【図８】図８は、予算登録画面の画面例を例示する図である。
【図９】図９は、振替データ作成処理の手順を例示する図である。
【図１０】図１０は、振替データ送信処理の手順を例示する図である。
【図１１】図１１は、効果を説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下に添付図面を参照して、サービス利用料振替システムの実施の形態を詳細に説明する。
【００１０】
ここで、まず、サービス利用料振替業務のワークフローの概要について図１〜３を用いて説明する。企業内で提供されるサーバやアプリケーションなどのシステムサービスの利用を統括する部署（統括部署）から、システムサービスを提供する各部署（提供部署）に対して、サービス利用料の予算の算出を依頼すると、提供部署の担当者が、月毎のサービス利用料の予算を算出して、月毎のサービス利用料の予算に関する振替データを作成して、提供部署からユーザ部署に対して、当該振替データに応じて予算の計上を依頼すると、ユーザ部署の担当者が、月毎のサービス利用料の予算の計画を作成する。また、統括部署から提供部署に対してサービス利用料の見直しを依頼すると、提供部署の担当者が既に作成した振替データを見直しして、提供部署からユーザ部署に対して、月毎のサービス利用料の予算の見直しを依頼すると、ユーザ部署の担当者が、サービス利用料の予算を見直して、月毎のサービス利用料の予算の計画を適宜修正する。
【００１１】
このようなサービス利用料振替業務では、従来では、図２の上段に例示されるように、提供部署の担当者が算出した月毎のサービス利用料の予算をサービス利用料管理ＤＢに登録し、更に、振替データを作成して、振替ＤＢに登録していた。本実施の形態においては、図２の下段に例示されるように、提供部署の担当者が算出してサービス利用料管理ＤＢに登録したサービス利用料の予算を用いて自動的に振替データを作成し、これに対して当該担当者が入力補助を適宜行った振替データを振替ＤＢに登録する。図３は、下段に示されるサービス利用料振替業務のワークフローをイメージ化した図である。
【００１２】
次に、本実施の形態に係るサービス利用料振替業務を実現するためのサービス利用料振替システムの構成について図４を用いて説明する。サービス利用料振替システムは、サービス利用料管理ＤＢを有する予算登録装置５０と、振替ＤＢを有し振替処理を行う経理装置６０とが接続されて構成される。これらは例えばネットワークを介して接続される。ネットワークとは例えばＬＡＮ（Local Area Network）、イントラネット、イーサネット（登録商標）又はインターネットなどである。サービス利用料管理ＤＢには、月毎のサービス利用料の予算を示すサービス利用料予算情報が記憶される。振替ＤＢには、振替データが記憶される。
【００１３】
ここで、予算登録装置５０及び経理装置６０のハードウェア構成について説明する。本実施の形態の予算登録装置５０及び経理装置６０はそれぞれ、装置全体を制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）等の制御部と、各種データや各種プログラムを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）等の主記憶部と、各種データや各種プログラムを記憶するＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＣＤ（Compact Disk）ドライブ装置等の補助記憶部と、これらを接続するバスとを備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。また、予算登録装置５０及び経理装置６０はそれぞれ、外部装置の通信を制御する通信Ｉ／Ｆ（interface）とが有線又は無線により各々接続される。更に、予算登録装置５０には、情報を表示する表示部と、提供部署の担当者などのユーザからの操作入力を受け付けるキーボードやマウス等の操作入力部とを備える。上述のサービス利用料管理ＤＢや振替ＤＢは例えばＨＤＤなどの補助記憶部に記憶される。
【００１４】
次に、このようなハードウェア構成において、予算登録装置５０の機能的構成について説明する。まず、予算登録装置５０の有するサービス利用料管理ＤＢに記憶されるサービス利用料予算情報のデータ構成について図５に説明する。同図に示されるように、サービス利用料予算情報は、勘定科目と、振替先の情報として部門コードや担当者と、月毎のサービス利用料の予算（予算計上依頼時金額）と、月毎のサービス利用料の請求金額との各項目を示す。また、振替先としては、例えば、同一社内ではなく、関連会社などがあり得る。この場合、振替先の情報としては、各関連会社を識別するための会社名等の情報を含む。予算登録装置５０は、このようなサービス利用料予算情報における各項目へ設定入力を担当者に行わせるための予算登録画面を表示部に表示させて、各項目に対して行われた設定入力に応じてサービス利用料予算情報を作成してこれをサービス利用料管理ＤＢに記憶させる。この予算登録画面において、予算登録装置５０は、振替データにおいて振替金額として設定される月毎の請求金額が全月で同一金額である場合には一括して設定可能にする。また、予算登録装置５０は、部門コードが変更された場合に、変更前の部門コードが設定されているサービス利用料予算情報のうち、担当者によって選択する操作入力が行われたサービス利用料予算情報における部門コードの設定を変更後の部門コードに一括して変更する。
【００１５】
図６〜８は、予算登録画面の画面例を例示する図である。各図に例示される予算登録画面においては、予算登録装置５０は、操作入力の種別に応じた操作ボタン（例えば選択ボタンやクリアボタン）を、当該種別に応じて色を変えて表示させる。これにより、操作入力を行う担当者に対して操作入力の種別を分かり易くして、操作入力の間違いを低減することができる。また、予算登録装置５０は、振替処理のために設定が必要である項目（入力必須項目という）と、振替処理のために設定が必要でない項目とを異なる色で表示させる。入力必須項目とは、例えば、勘定科目や、振替金額や、担当者名や、部門コードや、振替先などの各項目である。更に、予算登録装置５０は、入力必須項目について値の入力の有無をチェックして、値が入力されていない入力必須項目への設定入力を促す確認メッセージを表示部に表示させる。また、予算登録装置５０は、ある項目への設定入力が行われた後、次に設定入力すべき項目へカーソルを移動させてカーソルを点滅させる。
【００１６】
図６に例示される予算登録画面においては、勘定科目や振替先や担当者の項目について各々値が設定入力されるようになっている。また、勘定項目の項目については、複数の勘定項目のリストが表示されてこの勘定項目の中から選択可能になっているが、リストに表示される勘定項目は、サービス利用料の振替に使用され得るものに限定している。これにより、勘定項目の選択間違いを抑制することが可能になる。図７に例示される予算登録画面において、金額一括設定ボタンを押下する操作入力が行われると、予算登録装置５０は、一括設定欄を表示させ、当該一括設定欄に金額が入力されてＯＫボタンを押下する操作入力が行われると、全月の振替金額の値を、入力された金額と同一にして一括して設定する。図８に例示される予算登録画面において、予算登録装置５０は、振替先の項目については、振替先の区分を示す振替先区分の選択に応じて、入力が必要になる他の項目についてのみ表示させるようにする。
【００１７】
そして、予算登録装置５０は、サービス利用料管理ＤＢに記憶されたサービス利用料予算情報を用いて、経理装置６０が振替処理を行うために必要な項目の値を設定して振替データを作成する。振替データのデータ形式は例えばＥＸＣＥＬ形式である。このとき、予算登録装置５０は、入力必須項目についての入力の有無をチェックして、値が入力されていない入力必須項目がある場合には、当該入力必須項目への設定入力を促す確認メッセージを表示部に表示させる。また、予算登録装置５０は、振替先に応じた振替データを作成する。尚、予算登録装置５０は、作成した振替データをサービス利用料予算情報と対応付けてサービス利用料管理ＤＢに記憶させる。そして、予算登録装置５０は、このようにして作成した振替データに対してエラーチェックを行い、エラーがない場合に、当該振替データを経理装置６０に送信する。当該振替データは経理装置６０によって受信されて振替ＤＢに記憶されて振替処理が行われる。
【００１８】
次に、本実施の形態にかかる予算登録装置５０の行う処理の手順について説明する。まず、振替データ作成処理の手順について図９を用いて説明する。予算登録装置５０は、サービス利用料管理ＤＢに記憶されたサービス利用料予算情報を読み出して（ステップＳ１）、当該サービス利用料予算情報に対して振替データが対応付けられているか否かを判断する（ステップＳ２）。当該判断結果が否定的である場合（ステップＳ２：ＮＯ）、予算登録装置５０は、ステップＳ１で読み出したサービス利用料予算情報に対する予算登録画面を表示部に表示させて、当該サービス利用料予算情報における項目への設定入力や修正入力を提供部署の担当者に行わせる。そして、予算登録装置５０は、当該設定入力や修正入力に応じてサービス利用料予算情報を適宜修正し、修正したサービス利用料情報を用いて、経理装置６０が振替処理を行うために必要な項目の値を設定して振替データを作成する（ステップＳ４）。そして、予算登録装置５０は、ステップＳ４で作成した振替データにおいて経理装置６０が振替処理を行うために必要な項目全てに値が設定されているか否かを判断し（ステップＳ５）、当該判断結果が否定的である場合（ステップＳ５：ＮＯ）、値が入力されていない入力必須項目への設定入力を促す確認メッセージを表示部に表示させて、ステップＳ４に戻る。ステップＳ５の判断結果が肯定的である場合（ステップＳ５：ＹＥＳ）、予算登録装置５０は、当該振替データを承認して（ステップＳ６）、当該振替データをステップＳ１で読み出したサービス利用料予算情報と対応付けてサービス利用料管理ＤＢに記憶させる。
【００１９】
一方、ステップＳ２の判断結果が肯定的である場合（ステップＳ２：ＹＥＳ）、予算登録装置５０は、当該振替データを読み出して（ステップＳ３）、当該サービス利用料予算情報に対する予算登録画面を表示部に表示させて、当該サービス利用料予算情報における項目への設定入力や修正入力を提供部署の担当者に行わせる。そして、予算登録装置５０は、当該設定入力や修正入力に応じてサービス利用料予算情報を適宜修正し、修正したサービス利用料情報に応じて、ステップＳ３で読み出した振替データを修正する（ステップＳ４）。そして、予算登録装置５０は、ステップＳ４で修正した振替データにおいて経理装置６０が振替処理を行うために必要な項目全てに値が設定されているか否かを判断し（ステップＳ５）、当該判断結果が否定的である場合（ステップＳ５：ＮＯ）、入力がされていない入力必須項目への設定入力を促す確認メッセージを表示部に表示させて、ステップＳ４に戻る。ステップＳ５の判断結果が肯定的である場合（ステップＳ５：ＹＥＳ）、予算登録装置５０は、当該振替データを承認して（ステップＳ６）、当該振替データをステップＳ１で読み出したサービス利用料予算情報と対応付けてサービス利用料管理ＤＢにおいて更新する。
【００２０】
以上のように予算登録装置５０が作成して適宜修正した振替データを経理装置６０に送信する振替データ送信処理の手順について図１０を用いて説明する。予算登録装置５０は、サービス利用料管理ＤＢに記憶された振替データから振替処理の対象となる振替データを読み出して（ステップＳ１０）、当該振替データにおいて値が設定された各項目にエラーがないか否かをチェックする（ステップＳ１１）。エラーがあった場合、予算登録装置５０は、エラーのあった振替データをＲＡＭなどの主記憶部に書き出し（ステップＳ１３）、エラーがなかった場合、正常な振替データをＲＡＭなどの主記憶部に書き出す（ステップＳ１２）。そして、予算登録装置５０は、振替処理の対象となる振替データを読み出したか否かを判断し（ステップＳ１４）、当該判断結果が否定的である場合（ステップＳ１４：ＮＯ）、ステップＳ１０に戻り、当該判断結果が肯定的である場合（ステップＳ１４：ＹＥＳ）、ステップＳ１０で読み出した各振替データについてエラーがあるか否かを判断する（ステップＳ１５）。当該判断結果が肯定的である場合（ステップＳ１５：ＹＥＳ）、予算登録装置５０は、エラーメールを経理装置６０に送信して（ステップＳ１８）、処理を終了する。当該判断結果が否定的である場合（ステップＳ１５：ＮＯ）、ＯＫメールを経理装置６０に送信して（ステップＳ１６）、ステップＳ１２で正常な振替データとして主記憶部に書き出した振替データを経理装置６０に送信する（ステップＳ１７）。経理装置６０では、予算登録装置５０から送信された振替データを受信するとこれを振替ＤＢに記憶させることによりアップロードして、当該振替データを用いて振替処理を行う。
【００２１】
以上のような構成によれば、提供部署の担当者の操作入力を容易にして当該担当者の負担を軽減することができると共に、当該担当者の入力ミスや入力漏れを低減することができる。また、振替処理の漏れをなくすことができると共に、図１１に例示されるように、各提供部署において振替処理にかかる工数を削減することができる。
【００２２】
[変形例]
なお、本発明は前記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、前記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。また、以下に例示するような種々の変形が可能である。
【００２３】
上述した実施の形態において、予算登録装置５０で実行される各種プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成しても良い。また当該各種プログラムを、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録してコンピュータプログラムプロダクトとして提供するように構成しても良い。
【００２４】
上述した実施の形態において、予算登録装置５０は、予算登録画面に確認ボタンを更に表示させ、当該確認ボタンを押下する操作入力が行われた場合、振替データにおいて値が入力されていない項目があるか否かをチェックして、値が入力されていない項目がある場合、当該項目に対する入力を促す確認メッセージを表示部に表示させて、当該項目への設定入力が行われた場合には、当該項目に入力された値を表す確認画面を表示部に表示させるようにしても良い。
【００２５】
上述した実施の形態において、予算登録装置５０は、予算登録画面において予測変換機能を実現させるようにしても良い。
【００２６】
上述した実施の形態において、予算登録装置５０は、予算登録画面において複写機能を実現させるようにしても良い。
【符号の説明】
【００２７】
５０  予算登録装置
６０  経理装置
【先行技術文献】
【特許文献】
【００２８】
【特許文献１】特開２００１−３０６７７８号公報
【特許文献２】特開２００９−９９０３４号公報
【図１】
0005494339.tif 000002
【図２】
0005494339.tif 000003
【図３】
0005494339.tif 000004
【図４】
0005494339.tif 000005
【図５】
0005494339.tif 000006
【図６】
0005494339.tif 000007
【図７】
0005494339.tif 000008
【図８】
0005494339.tif 000009
【図９】
0005494339.tif 000010
【図１０】
0005494339.tif 000011
【図１１】
0005494339.tif 000012