(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書処理サーバと利用者端末とを含み、
前記文書処理サーバは、
１つのグループに属する複数の文書に対して適用される加工手順を記憶手段から取得する加工手順取得手段と、
前記加工手順に基づいて、前記１つのグループに属する文書のうち少なくとも１つを加工して複数の利用者がそれぞれ利用する前記利用者端末に向けて利用者ごとに配信する配信手段と、を含み、
前記利用者端末は、
前記利用者のそれぞれについて、該利用者に配信された文書に対する該利用者による操作指示に基づいて該文書を操作する操作手段を含み、
前記文書処理サーバは、
前記配信された文書に対する複数の利用者による操作指示の履歴情報であって前記１つのグループに属する文書のうち１つの文書に対する複数の利用者による操作指示を含む履歴情報を前記利用者端末から取得する履歴情報取得手段と、
前記履歴情報に基づいて、前記加工手順を更新し前記記憶手段に記憶させる更新手段と、をさらに含む、
ことを特徴とする文書処理システム。
【請求項２】
１つのグループに属する複数の文書に対して適用される加工手順を記憶手段から取得する加工手順取得手段と、
前記加工手順に基づいて、前記１つのグループに属する文書のうち少なくとも１つを加工して複数の利用者がそれぞれ利用する利用者端末に向けて利用者ごとに配信する配信手段と、
前記利用者のそれぞれが該利用者に配信された文書に対してした操作指示の履歴情報であって前記１つのグループに属する文書のうち１つの文書に対する複数の利用者による操作指示を含む履歴情報を前記利用者端末から取得する履歴情報取得手段と、
前記履歴情報に基づいて、前記加工手順を更新し前記記憶手段に記憶させる更新手段と、を含むことを特徴とする文書処理サーバ。
【請求項３】
前記更新手段は、前記配信された文書に対する操作指示のうち、過去予め定められた期間にされた操作指示の履歴情報に基づいて、前記加工手順を更新し前記記憶手段に記憶させる、
ことを特徴とする請求項２に記載の文書処理サーバ。
【請求項４】
前記変更手段は、予め定められた数以上の前記配信された文書に対する操作指示の履歴情報に基づいて、前記加工手順を変更し前記記憶手段に記憶させる、
ことを特徴とする請求項２または３に記載の文書処理サーバ。
【請求項５】
前記更新手段は、前記１つのグループに属する文書の配信を受ける複数の利用者のうち、一部の利用者が用いる利用者端末から取得した履歴情報に基づいて、前記加工手順とは別に、当該一部の利用者に配信される文書に適用されるべき個別加工手順を生成して前記記憶手段に記憶させ、
前記配信手段は、前記一部の利用者が用いる利用者端末には、前記個別加工手順に基づいて前記１つのグループに属する文書のうち前記少なくとも１つを加工して配信する、
ことを特徴とする請求項２から４のいずれか一項に記載の文書処理サーバ。
【請求項６】
前記更新手段は、前記１つのグループに属する文書の配信を受ける複数の利用者に前記加工手順の更新に同意するかを確認し、前記更新に同意しない利用者が用いる利用者端末から取得した履歴情報に基づいて、前記加工手順とは別に、前記更新に同意しない利用者に配信される文書に適用されるべき個別加工手順を生成して前記記憶手段に記憶させる、
ことを特徴とする請求項５に記載の文書処理サーバ。
【請求項７】
予め配信者により定義され、１つのグループに属する複数の文書に対して適用される加工手順を記憶手段から取得する加工手順取得手段、
前記加工手順に基づいて、前記１つのグループに属する文書のうち少なくとも１つを加工して複数の利用者がそれぞれ利用する利用者端末に向けて利用者ごとに配信する配信手段、
前記利用者のそれぞれが該利用者に配信された文書に対してした操作指示の履歴情報であって前記１つのグループに属する文書のうち１つの文書に対する複数の利用者による操作指示を含む履歴情報を前記利用者端末から取得する履歴情報取得手段、および、
前記履歴情報に基づいて、前記加工手順を更新し前記記憶手段に記憶させる更新手段、
としてコンピュータを機能させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書処理システム、文書処理サーバ及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
あるグループに属する文書をスキャナ等から入力し、入力された文書を加工して、その加工された文書を利用者端末に配信する文書処理サーバと、配信された文書を閲覧させる利用者端末とからなる文書処理システムがあった。そのグループに対応する加工手順や配信先の利用者の情報は、予め文書処理サーバの管理者（配信者）により定義されることが一般的である。入力された文書は加工手順に基づいて加工され、配信先の利用者が用いる利用者端末に配信されていた。利用者端末では、配信された文書を各利用者が好みにより操作を行った上でその文書を閲覧していた。
【０００３】
特許文献１には、テンプレートを利用して作成されたシナリオとそのシナリオを修正したものとを比較し、内容に応じてテンプレートを修正する発明が開示されている。
【０００４】
特許文献２には、データ項目と監視ルール等のルールとを関連づけて保存し、データ項目の内容が変更された場合に、このデータ項目に関連づけられたルールを実行する発明が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−３３９２１２号公報
【特許文献２】特開２００８−２９３１５７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明の目的は、あるグループに属する文書に対して定義される加工手順に対し、その加工手順により加工された文書に対する利用者による操作を反映させることができる文書処理システム、文書処理サーバおよびプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１に記載の発明は文書処理システムであって、文書処理サーバと利用者端末とを含む。前記文書処理サーバは、１つのグループに属する複数の文書に対して適用される加工手順を記憶手段から取得する加工手順取得手段と、前記加工手順に基づいて、前記１つのグループに属する文書のうち少なくとも１つを加工して前記利用者端末に向けて配信する配信手段と、を含む。前記利用者端末は、前記配信された文書に対する１または複数の利用者による操作指示に基づいて該文書を操作する操作手段を含む。前記文書処理サーバは、前記配信された文書に対する１または複数の利用者による操作指示の履歴情報を前記利用者端末から取得する履歴情報取得手段と、前記履歴情報に基づいて、前記加工手順を更新し前記記憶手段に記憶させる更新手段と、をさらに含む、ことを特徴とする。
【０００８】
請求項２に記載の発明は文書処理サーバであって、１つのグループに属する複数の文書に対して適用される加工手順を記憶手段から取得する加工手順取得手段と、前記加工手順に基づいて、前記１つのグループに属する文書のうち少なくとも１つを加工して利用者端末に向けて配信する配信手段と、前記配信された文書に対する１または複数の利用者による操作指示の履歴情報を前記利用者端末から取得する履歴情報取得手段と、前記履歴情報に基づいて、前記加工手順を更新し前記記憶手段に記憶させる更新手段と、を含むことを特徴とする。
【０００９】
請求項３に記載の発明は請求項２に記載の発明において、前記更新手段は、前記配信された文書に対する操作指示のうち、過去予め定められた期間にされた操作指示の履歴情報に基づいて、前記加工手順を更新し前記記憶手段に記憶させる、ことを特徴とする。
【００１０】
請求項４に記載の発明は請求項２または３に記載の発明において、前記変更手段は、予め定められた数以上の前記配信された文書に対する操作指示の履歴情報に基づいて、前記加工手順を変更し前記記憶手段に記憶させる、ことを特徴とする。
【００１１】
請求項５に記載の発明は請求項２から４のいずれかに記載の発明において、前記更新手段は、前記１つのグループに属する文書の配信を受ける複数の利用者のうち、一部の利用者が用いる利用者端末から取得した履歴情報に基づいて、前記加工手順とは別に、当該一部の利用者に配信される文書に適用されるべき個別加工手順を生成して前記記憶手段に記憶させ、前記配信手段は、前記一部の利用者が用いる利用者端末には、前記個別加工手順に基づいて前記１つのグループに属する文書のうち前記少なくとも１つを加工して配信する、ことを特徴とする。
【００１２】
請求項６に記載の発明は請求項５に記載の発明において、前記更新手段は、前記１つのグループに属する文書の配信を受ける複数の利用者に前記加工手順の更新に同意するかを確認し、前記更新に同意しない利用者が用いる利用者端末から取得した履歴情報に基づいて、前記加工手順とは別に、前記更新に同意しない利用者に配信される文書に適用されるべき個別加工手順を生成して前記記憶手段に記憶させる、ことを特徴とする。
【００１３】
請求項７に記載の発明は、予め配信者により定義され、１つのグループに属する複数の文書に対して適用される加工手順を記憶手段から取得する加工手順取得手段、前記加工手順に基づいて、前記１つのグループに属する文書のうち少なくとも１つを加工して利用者端末に向けて配信する配信手段、前記配信された文書に対する１または複数の利用者による操作指示の履歴情報を前記利用者端末から取得する履歴情報取得手段、および、前記履歴情報に基づいて、前記加工手順を更新し前記記憶手段に記憶させる更新手段としてコンピュータを機能させるプログラムである。
【発明の効果】
【００１４】
請求項１，２，７に記載の発明によれば、加工された文書を配信された利用者が、その文書をどのように操作しているかを反映した加工手順を用いて配信前の文書を加工できる。
【００１５】
請求項３に記載の発明によれば、利用者が一定以上前に文書に対して行う操作が反映されていない加工手順を用いて、配信前の文書を加工することができる。
【００１６】
請求項４に記載の発明によれば、文書に対する特異的な操作が加工手順に反映される度合いを制限することができる。
【００１７】
請求項５に記載の発明によれば、一部の利用者に対しては個別の加工手順を用いて文書を加工することができる。
【００１８】
請求項６に記載の発明によれば、加工手順の更新に同意しない利用者に対して、個別の加工手順を用いて文書を加工することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の実施形態に係る文書処理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書処理システムが実現する機能を示す機能ブロック図である。
【図３】ルールの概念を示す図である。
【図４】ルールにより文書を加工および配信する処理のフローの一例を示す図である。
【図５】設定されたルールの例を示す図である。
【図６】利用者端末の処理のフローの一例を示す図である。
【図７】更新部が行う処理のフローの一例を示す図である。
【図８】履歴情報の例を示す図である。
【図９】加工手順反映条件の例を示す図である。
【図１０】加工手順更新候補の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、本発明の実施形態について図面に基づき詳細に説明する。図１は、本発明の実施形態に係る文書処理システムの構成の一例を示す図である。同図に示すように、文書処理システムは、文書処理サーバ１と、利用者端末２と、ＭＦＰ（Multi Function Peripheral）３と、ネットワーク４とによって構成されている。文書処理サーバ１や利用者端末２は例えばパーソナルコンピュータなどによって構成されている。
【００２１】
文書処理サーバ１は、ＣＰＵ１１と、記憶部１２と、通信部１３と、入出力部１４とを含んでいる。ＣＰＵ１１は、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作する。なお、上記プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等の情報記録媒体に格納されて提供されるものであってもよいし、インターネット等のネットワークを介して提供されるものであってもよい。
【００２２】
記憶部１２は、ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ素子およびハードディスクドライブ等によって構成されている。記憶部１２は、上記プログラムを格納する。また、記憶部１２は、各部から入力される情報や演算結果を格納する。
【００２３】
通信部１３は、ネットワーク４を介して他の装置と通信接続するための通信手段等で構成されている。通信部１３は、ＣＰＵ１１の制御に基づいて、他の装置から受信した情報をＣＰＵ１１や記憶部１２に入力し、他の装置に情報を送信する。
【００２４】
入出力部１４は、モニタ等の表示出力手段や、キーボード、マウス等の入力手段などを制御する手段によって構成されている。入出力部１４は、ＣＰＵ１１の制御に基づいて、画像データ等をモニタ等に対して出力し、キーボードやマウスより操作者からの情報を取得する。
【００２５】
利用者端末２は、ＣＰＵ２１と、記憶部２２と、通信部２３と、入出力部２４とを含んでいる。ＣＰＵ２１は、記憶部２２に格納されているプログラムに従って動作する。プログラムは、文書処理サーバ１におけるプログラムと同様に、様々な方法で提供されてよい。図２では利用者端末２は１つのみ記載しているが、実際は例えば利用者の人数に合わせて複数であってよい。
【００２６】
記憶部２２は、記憶部１２と同様の構成であり、プログラムや各部から入力される情報や演算結果を格納する。通信部２３は、ネットワーク４を介して他の装置と通信接続するための通信手段等で構成されている。通信部２３は、ＣＰＵ２１の制御に基づいて、他の装置から受信した情報をＣＰＵ２１や記憶部２２に入力し、他の装置に情報を送信する。入出力部２４は、入出力部１４と同様に構成されている。入出力部２４は、ＣＰＵ２１の制御に基づいて、画像データ等をモニタ等に対して出力し、キーボードやマウスより操作者からの情報を取得する。
【００２７】
ＭＦＰ３は、文書の読取り（スキャン）機能、プリント機能、ＦＡＸ機能などの複数の機能を有する装置である。ＭＦＰ３は、例えばネットワーク４を介して文書処理サーバ１の通信部１３に接続されている。
【００２８】
ネットワーク４は、文書処理サーバ１、利用者端末２およびＭＦＰ３の間の通信を実現する。具体的には、ＬＡＮ回線などで構成されている。
【００２９】
図２は、本発明の実施形態に係る文書処理システムが実現する機能を示す機能ブロック図である。文書処理システムが実現する機能には、文書入力部５１と、加工手順取得部５２と、配信部５３と、履歴情報取得部５４と、更新部５５と、配信文書取得部６１と、操作部６２と、履歴情報通知部６３と、が含まれている。
【００３０】
文書入力部５１と、加工手順取得部５２と、配信部５３と、履歴情報取得部５４と、更新部５５とは、主に文書処理サーバ１において実現される機能である。これらの機能はＣＰＵ１１が記憶部１２に格納されたプログラムを実行し、通信部１３や入出力部１４を制御することによって実現される。配信文書取得部６１と、操作部６２と、履歴情報通知部６３とは主に利用者端末２で実現される機能である。これらの機能はＣＰＵ２１が記憶部２２に格納されたプログラムを実行し、通信部２３や入出力部２４を制御することによって実現される。
【００３１】
図３は、ルールの概念を示す図である。ルールは、文書に対する一連の処理を表すものである。例えばルールは、文書の入力処理や、入力された文書の加工処理や、加工された文書の配信処理などの処理を組み合わせた一連の処理を登録したものである。本実施形態におけるルールは、入力処理、加工処理、配信処理の３種類の処理を一連の処理として実行する。入力処理の具体例としては、印刷された原稿の読取り（スキャン）処理や、ＦＡＸ受信処理などがある。加工処理の具体例な例としては、入力された文書のデータ形式をＰＤＦやＴＩＦＦなどの形式に変換するフォーマット変換処理、文書のイメージ情報を加工する処理、文書に電子的な付箋やコメントを付加する処理、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）プログラムにより文書のイメージ情報から文字列情報を抽出するＯＣＲ処理などがある。以下ではルールに登録された内容のうち、加工処理の内容を示す情報を加工手順という。なお、ルールやルールに含まれる加工手順は配信者により定義されている。イメージ情報を加工する処理はさらに傾き補正、ノイズ除去、自動正立、回転、枠消し、解像度変換などに細分される。
【００３２】
以下では文書処理サーバ１の各機能の詳細について、処理フローとともに説明する。図４は、ルールにより文書を加工および配信する処理フローの一例を示す図である。
【００３３】
文書入力部５１は、ＣＰＵ１１、記憶部１２および通信部１３を中心として実現される。文書入力部５１は、ＭＦＰ３から文書を入力し、入力された文書が属するグループを特定する。ＭＦＰ３やその他の装置から文書が入力されると（ステップＳ１０１）、入力された文書に対応するルールを選択する（ステップＳ１０２）。上述の文書の入力方法の具体例は入力処理で挙げたものであり、印刷された原稿の読取りや、ＦＡＸ受信などがある。ルールの選択方法に関しては、入力された文書の属性情報とルールに定義された文書の入力元に関する情報とに基づいてルールが選択される。文書の属性情報とは、どのＭＦＰでスキャンされたかの情報やＦＡＸ送信元情報や、入力された文書のファイル名や文書のイメージ情報の所定位置を解析して抽出される文字情報等である。図５は、設定されたルールの例を示す図である。各欄は左から順に、ルール名、入力元、加工手順、配信方法を示す。この例ではルール「ＲｕｌｅＡ」が選択されたとする。入力元としてスキャナが指定されているため、画像の読取りによって文書を取得する。ここでルールの対象となる文書はルールに対応するあるグループに属する文書となる。
【００３４】
加工手順取得部５２は、ＣＰＵ１１および記憶部１２を中心として実現される。加工手順取得部５２は、１つのグループに属する複数の文書に対して適用される加工手順や個別加工手順を記憶部１２から取得する。具体的には、加工手順取得部５２は、選択されたルールにより特定されるグループに属する文書、言い換えれば入力された文書に適用される加工手順と個別加工手順とを取得する（ステップＳ１０３）。個別加工手順は一部の利用者に配信される文書に適用されるべき加工処理の内容を示しており、この例では加工手順と個別加工手順とでの登録内容の主な違いは加工された文書の配信先である。加工手順や個別加工手順は、必ずしも文書処理サーバ１の記憶部１２からではなく、通信部１３を介して他のコンピュータに配置された記憶部から取得してもよい。ルールの他の項目（入力元や配信方法）も同様に他のコンピュータに配置された記憶部から取得してもよい。
【００３５】
加工手順には、加工処理の項目だけでなく、パラメータも登録されている。例えば、フォーマット変換処理を行うように加工手順が設定される場合は、そのパラメータとして、変換後のデータ形式（例えばＰＤＦやＴＩＦＦなど）、各データ形式でのカラー／モノクロ設定、データの属性としてのタイトルや作成者などが加工手順に設定される。ＯＣＲ処理が加工手順に設定される際のパラメータとしては、全文解析、解析対象となる指定領域、解析対象となる指定ページの設定などがある。図５の例では加工手順取得部５２は、加工手順として文書のデータ形式を変換するフォーマット変換処理、およびそのパラメータ（変換後のデータ形式）を取得する。なお図示していないが、ルールに個別加工手順が存在する場合は、個別加工手順としての加工処理の内容の他に、個別加工手順で加工した文書を配信すべき一部の利用者を示す情報もルールに含まれている。
【００３６】
配信部５３は、ＣＰＵ１１、記憶部１２、および通信部１３を中心として実現される。配信部５３は、加工手順に基づいて、あるグループに属する文書のうち少なくとも１つを加工して利用者端末２に向けて配信する。また一部の利用者が用いる利用者端末２には、個別加工手順に基づいてそのグループに属する文書のうち少なくとも１つを加工して配信する。
【００３７】
配信部５３の処理について詳しく説明する。はじめに、配信部５３は個別加工手順が存在する場合には個別加工手順により文書を加工する（ステップＳ１０４）。そして、個別加工手順により加工された文書を、個別加工手順で加工した文書を配信すべき一部の利用者が用いる利用者端末に配信する（ステップＳ１０５）。次に、加工手順により文書を加工し（ステップＳ１０６）、加工された文書を利用者のうち一部の利用者に含まれない利用者（他の利用者）が用いる利用者端末に配信する（ステップＳ１０７）。図５の例の場合には、個別加工手順が存在しないので配信部５３はステップＳ１０４およびステップＳ１０５では文書の加工は行わず、加工手順に記載されているＰＤＦフォーマットへのフォーマット変換の処理を行い、変換された文書をメールで利用者であるＵｓｅｒ１〜Ｕｓｅｒ５が用いる利用者端末２に向けて送信する。なお、ステップＳ１０４〜Ｓ１０７の処理では上述の個別加工手順の加工内容は加工手順と独立していることを前提としているが、個別加工手順が、加工手順との差異を示すように記憶されていてもよい。この場合は、個別加工手順により文書を加工するステップの前に、加工手順に個別加工手順が示す相違を反映した実行用の個別加工手順を生成する処理を行う、その実行用の個別加工手順により文書を加工すればよい。
【００３８】
次に、利用者端末２での各機能の処理について説明する。なお文書処理サーバ１の履歴情報取得部５４および更新部５５については後述する。配信文書取得部６１は、ＣＰＵ２１と、記憶部２２と、通信部２３とを中心として実現される。配信文書取得部６１は、配信部５３からネットワーク４および通信部２３を介して配信された文書を取得する（ステップＳ２０１）。
【００３９】
操作部６２は、ＣＰＵ２１と、記憶部２２と、入出力部２４とを中心として実現される。操作部６２は、配信された文書に対する１または複数の利用者による操作指示に基づいてその文書を操作する。具体的には、はじめに、操作部６２は、配信された文書を表示する（ステップＳ２０２）。そして、入出力部１４を介して利用者から配信された文書への操作指示を取得する（ステップＳ２０３）。本実施形態における操作指示の例は、回転、傾き補正、拡大縮小、付箋やコメントの付加、ＯＣＲなどであり、文書を加工する操作や文書の閲覧時の倍率を変える操作など加工処理で対応する処理がある操作が主である。
【００４０】
次に、操作部６２は操作指示に基づいて文書を操作する（ステップＳ２０４）。例えば表示されている文書の文字が小さくて見づらいなどの理由で利用者が拡大の操作を指示した場合には、操作部６２は文書の倍率を変更し、その倍率で拡大されたその文書をモニタ装置等の表示装置に表示させる。
【００４１】
履歴情報通知部６３は、ＣＰＵ２１と、記憶部２２と、通信部２３とを中心として実現される。履歴情報通知部６３は、操作部６２の操作の基となる利用者からの操作指示の履歴情報を通信部２３およびネットワーク４を介して文書処理サーバ１に通知する（ステップＳ２０５）。その後はステップＳ２０３から繰返し、利用者の好みに応じて文書の操作を続ける。なお履歴情報の通知タイミングは、操作指示がある都度には限られない。ステップＳ２０５の通知の代わりに記憶部２２に記憶し、履歴情報をまとめて通知するようにしてもよい。
【００４２】
次に、文書処理サーバ１が加工手順を更新する処理について説明する。履歴情報取得部５４は、ＣＰＵ１１，記憶部１２，通信部１３を中心として実現される。履歴情報取得部５４は配信された文書に対する１または複数の利用者による操作指示の履歴情報を利用者端末２から取得する。より具体的には、履歴情報通知部６３から通信部１３を介して操作指示の履歴情報を取得し記憶部１２に記憶させる。図８は、履歴情報の例を示す図である。本図ではルール「ＲｕｌｅＡ」に含まれる加工手順よって加工処理がされ、配信方法に登録された利用者に配信された文書（文書識別子が「ＤｏｃｕｍｅｎｔＡ」と「ＤｏｃｕｍｅｎｔＢ」である２つの文書）に対する操作指示をまとめたものを示している。本図の例では履歴情報を取得する加工処理の種類としては回転、傾き補正、拡大縮小、付箋・コメント、があり、本図に示す表の左側から４から８番目の欄には順にその加工処理の種類の操作指示の内容が示されている。なお、履歴情報取得部５４が利用者からの操作指示がある都度履歴情報を取得する場合には、履歴情報取得部５４は予め指定された条件を満たすまで履歴情報を都度取得し記憶部１２に記憶する。また複数の操作指示の履歴情報をまとめて取得する場合は一定期間ごとに履歴情報を取得してよい。
【００４３】
図７は、更新部５５が行う処理のフローの一例を示す図である。更新部５５は、ＣＰＵ１１，記憶部１２を中心として実現される。更新部５５は、履歴情報に基づいて、加工手順を更新し記憶部１２に記憶させる。また更新部５５は１つのグループに属する文書の配信を受ける複数の利用者のうち、一部の利用者が用いる利用者端末から取得した履歴情報に基づいて、加工手順とは別に、その一部の利用者に配信される文書に適用されるべき個別加工手順を生成して記憶部１２に記憶させる。以下では処理の詳細について説明する。
【００４４】
はじめに更新部５５は、記憶部１２から加工手順反映条件を取得する（ステップＳ３０１）。図９は、加工手順反映条件の例を示す図である。本図には、ルール「ＲｕｌｅＡ」についての加工手順反映条件が登録されており、この例では更新部５５は、この「ＲｕｌｅＡ」に対する加工手順反映条件を取得する。加工手順反映条件としては、配信された文書の数の条件である文書数閾値と、操作指示の履歴情報の抽出条件となる操作期間と、加工手順を更新するかの判断条件となる共通度の閾値および同意条件とがある。
【００４５】
次に更新部５５は、履歴情報取得部５４が取得した履歴情報から、本処理を行う時より過去操作期間にされた操作指示の履歴情報を抽出する（ステップＳ３０２）。すると、操作期間より古い操作指示の履歴情報は抽出されない。そして、更新部５５は、配信された文書の数が文書数閾値以上でなければ（ステップＳ３０３のＮ）、処理を終了し、文書数閾値以上であれば（ステップＳ３０３のＹ）、後続の処理を行う。なお、配信された文書の数は操作指示の履歴情報から取得してもよいし、配信した文書の数を別途カウントし記憶部１２に記憶しておいてもよい。こうすると、文書数閾値以上の数の配信された文書に対する操作指示の内容が加工手順に反映される。
【００４６】
次に、更新部５５は、共通度がその閾値より大きい操作を抽出する（ステップＳ３０４）。ここで、共通度とは、各利用者に配信された文書の間で操作が共通である度合いを示す。より具体的には、図９の表の共通度の閾値欄に示すように、共通の操作がされた利用者の割合の平均や、共通の操作を行った利用者の数などである。ここでは加工手順反映条件に示す共通度の閾値が８０％以上となっているので、共通の操作がされた利用者の割合の平均が８０％以上である操作を抽出する。そして抽出された操作から加工手順更新候補を決定する（ステップＳ３０５）。図１０は、加工手順更新候補の例を示す図である。図１０に示す表の各欄には左側から順にルール、加工処理の種類、操作指示の内容、操作指示をした利用者の平均、そして加工手順更新候補が示されている。この例では、加工処理の種類ごとに加工手順更新候補を決定している。例えば加工種類が回転である操作指示をする利用者の割合の平均が１００％となり、共通度の閾値である８０％より大きいので、加工手順更新候補を決定している。ここで、加工手順更新候補は必ずしも操作指示の内容と同一でなくてもよい。例えば図８に示すように回転操作の回転する角度が文書により異なる場合には、文書ごとに入力される原稿の向きが異なると考えられる。その場合加工手順更新候補は回転ではなく自動正立としてよい。
【００４７】
次に更新部５５は、１つのグループに属する文書の配信を受ける各利用者に加工手順の更新に同意するかを確認する（ステップＳ３０６）。この同意を確認する方法としては、例えば、文書処理サーバ１が利用者端末２に、同意を確認するメッセージを表示させて、その回答を収集するようにすればよい。具体的な例をしては、利用者がこのグループに属する文書を開く際に利用者端末２が「８０％以上の利用者が回転をかけています。加工手順の更新に同意しますか？」などのポップアップメッセージを表示して、それに対する「同意する」ボタンや「同意しない」ボタンの押下結果を文書処理サーバ１で収集するなどがある。
【００４８】
そして、同意をした利用者の数が同意条件を満たさない場合には（ステップＳ３０７のＮ）処理を終了し、同意条件を満たす場合には（ステップＳ３０７のＹ）加工手順更新候補によって加工手順を更新する（ステップＳ３０８）。ここで、同意条件としては、同意を示す利用者の割合が一定数以上であるか、同意を示す利用者の数が同意条件に示す数以上であるか等がある。
【００４９】
また更新部５５は、加工手順更新候補に同意しない利用者に対して個別加工手順を生成する（ステップＳ３０９）。更新部５５は、同意しない利用者が用いる利用者端末２から取得した操作指示の履歴情報から個別加工手順に反映すべき操作を決定し、それを更新前の加工手順に反映したものを個別加工手順として生成する。例えばＵｓｅｒ３が１３０％拡大とする加工手順の更新に同意せず、さらに拡大せずに文書を閲覧している場合には、Ｕｓｅｒ３に対して拡大をしない個別加工手順を生成する。同意を確認する加工手順更新候補の単位は、全ての加工処理の種類について一括で確認してもよいし、加工処理の種類ごとに確認してもよい。加工種類ごとに確認する場合は、例えば個別加工手順には更新前の加工手順に同意した加工種類の加工手順の更新をし、さらに同意しない部分について更新を行わないといった処理をしてもよい。
【００５０】
なお、個別加工手順として、更新された加工手順との相違点のみ記憶するようにしてもよい。例えば付箋付加の処理で、字体や色のパラメータが利用者ごとに異なる場合には、パラメータのみ個別加工手順として記憶してもよい。
【符号の説明】
【００５１】
１  文書処理サーバ、２  利用者端末、３  ＭＦＰ、４  ネットワーク、１１，２１  ＣＰＵ、１２，２２  記憶部、１３，２３  通信部、１４，２４  入出力部、５１  文書入力部、５２  加工手順取得部、５３  配信部、５４  履歴情報取得部、５５  更新部、６１  配信文書取得部、６２  操作部、６３  履歴情報通知部。
【図１】
0005568982.tif 000002
【図２】
0005568982.tif 000003
【図３】
0005568982.tif 000004
【図４】
0005568982.tif 000005
【図５】
0005568982.tif 000006
【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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