(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書のファイル基準表に基づいて、ネットワークサーバー上に電子文書をファイリングするために当年度キャビネット、前年度キャビネット、保存書庫、ゴミ箱の各々のフォルダを、各フォルダにそれらの取扱い基準となる複数の属性を付与しつつ形成して電子文書のファイル基準表を生成する手段と、
前記当年度キャビネットを、年度末に自動的に前年度キャビネットにウツシカエ又は保存書庫にオキカエを行い、前記ウツシカエ又はオキカエにより流れていったフォルダの跡に、次の当年度のフォルダを準備する年度末ファイル替え手段と、
前記ウツシカエ又はオキカエにより流れていったフォルダの跡に当該フォルダと同じ名称、属性を備えた次の当年度用の空のフォルダを自動生成するとき、前記流れていったフォルダの中で電子文書が入っていない空フォルダを一覧表示し、そのなかから次の当年度キャビネットのフォルダとして生成するかどうかを選択できる選択手段と、を備えたことを特徴とする電子ファイリングシステム。
【請求項２】
各フォルダに付与される属性は、少なくともフォルダを流す時期、流す先、保存期間、廃棄であることを特徴とする請求項１記載の電子ファイリングシステム。
【請求項３】
前記一覧表示された空フォルダのなかから不要を選択することにより、次の当年度は当該フォルダが作成されないようにすることを特徴とする請求項１又は２記載の電子ファイリングシステム。
【請求項４】
各フォルダの流れる態様は、登録された属性により制御されることを特徴とする請求項１ないし３のいずれかに記載の電子ファイリングシステム。
【請求項５】
前記当年度キャビネットおよび前年度キャビネットのフォルダを、年度末に自動的に保存書庫にオキカエ又は前年度キャビネットにウツシカエを行うとき、登録された属性に基づいて前記ゴミ箱への廃棄を行うことを特徴とする請求項４記載の電子ファイリングシステム。
【請求項６】
前記フォルダのうち保存年限が満了になったフォルダの保存満了年限を延長する保存満了年限延長手段を備えたことを特徴とする請求項５記載の電子ファイリングシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子ファイリングシステムに関し、詳しくは、紙文書のファイリング基準表を利用して、電子文書をファイリングする電子ファイリングシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子化した公文書を利用者が便利な態様、すなわち、電子文書を年度末に保管・廃棄することを可能とする公文書管理システムがある（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
また、特定の文書が存在するかどうかを特定文書数により判別し、メッセージを出力する文書管理装置がある（例えば、特許文献２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−１９６４２９号公報
【特許文献２】特開２００４−３０２７８０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記のようなブラウザを利用した文書管理システムでは、新規ファイルの登録や登録されたファイルの修正後の上書き保存、さらには、修正後の別名保存等の操作がエクスプローラー（商標）に比べて煩雑であるという課題があった。それゆえ、エクスプローラーの操作性を残したまま、使用されなくなったファイルをファイルサーバー内に留めずに流すようにすることが操作性の上から望ましい。
【０００６】
したがって、本発明の目的は、使用されなくなったファイルをサーバー内に留めずに流して、必要なファイルのみ残すことにより、操作性の向上を図った電子ファイリングシステムを提供するにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、請求項１記載の電子ファイリングシステムは、紙文書のファイル基準表に基づいて、ネットワークサーバー上に電子文書をファイリングするために当年度キャビネット、前年度キャビネット、保存書庫、ゴミ箱の各々のフォルダを、各フォルダにそれらの取扱い基準となる複数の属性を付与しつつ形成して電子文書のファイル基準表を生成する手段と、
前記当年度キャビネットを、年度末に自動的に前年度キャビネットにウツシカエ又は保存書庫にオキカエを行い、前記ウツシカエ又はオキカエにより流れていったフォルダの跡に、次の当年度のフォルダを準備する年度末ファイル替え手段と、
前記ウツシカエ又はオキカエにより流れていったフォルダの跡に当該フォルダと同じ名称、属性を備えた次の当年度用の空のフォルダを自動生成するとき、前記流れていったフォルダの中で電子文書が入っていない空フォルダを一覧表示し、そのなかから次の当年度キャビネットのフォルダとして生成するかどうかを選択できる選択手段と、を備えたことを特徴とするものである。
【０００８】
請求項２記載の電子ファイリングシステムは、請求項１記載の電子ファイリングシステムであって、各フォルダに付与される属性は、少なくともフォルダを流す時期、流す先、保存期間、廃棄であることを特徴とするものである。
【０００９】
請求項３記載の電子ファイリングシステムは、請求項１又は２記載の電子ファイリングシステムであって、前記一覧表示された空フォルダのなかから不要を選択することにより、次の当年度は当該フォルダが作成されないようにすることを特徴とするのである。
【００１０】
請求項４記載の電子ファイリングシステムは、請求項１ないし３のいずれか記載の電子ファイリングシステムであって、各フォルダの流れる態様は、登録された属性により制御されることを特徴とするものである。
【００１１】
請求項５記載の電子ファイリングシステムは、請求項４記載の電子ファイリングシステムであって、前記当年度キャビネットおよび前年度キャビネットのフォルダを、年度末に自動的に保存書庫にオキカエ又は前年度キャビネットにウツシカエを行うとき、登録された属性に基づいて前記ゴミ箱への廃棄を行うことを特徴とするものである。
【００１２】
請求項６記載の電子ファイリングシステムは、請求項５記載の電子ファイリングシステムであって、前記フォルダのうち保存年限が満了になったフォルダの保存満了年限を延長する保存満了年限延長手段を備えたことを特徴とするものである。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、ウツシカエ又はオキカエにより流れていったフォルダの跡に空フォルダを自動生成し、流れていったフォルダの中で電子文書が入っていない空フォルダを一覧表示し、そのなかから新年度キャビネットのフォルダを生成するかどうかを選択するようにしたので、使用されなくなったフォルダを削除することができ、新年度のキャビネットに無駄なフォルダをなくすことができ、したがって、ファイル基準表を現状使用しているフォルダのみに変更することが可能になるため、使用されなくなったファイルをサーバー内に留めずに流すことが可能となり、操作性の良好な電子ファイリングシステムが得られる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】紙文書のファイル基準表からフォルダツリーの雛形を得ることを説明するための図である。
【図２】本発明の電子ファイリングシステムにおけるコンピュータのディスプレイイメージを示す図
【図３】年度別ファイルを作成する図である
【図４】資料扱いファイルを作成する場合のディスプレイ画面の図である。
【図５】フォルダを年度別ファイルＦ１と資料扱いファイルＦ２の２タイプに大別する図である。
【図６】年度末ファイル替え（当年度→前年度キャビネットへウツシカエ）を示すディスプレイ画面の図である。
【図７】年度末ファイル替え（新年度フォルダの準備）の例を示すディスプレイ画面の図である。
【図８】年度末ファイル替え補足機能（新年度フォルダの削除）の例を示すディスプレイ画面の図である。
【図９】年度末ファイル替え補足機能（保存満了年月の延長処理）の例を示すディスプレイ画面の図である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の一実施形態を，図面に基づいて説明する。
図1は、紙文書のファイル基準表からフォルダツリーの雛形を得ることを説明するための図である。
図１において、１はキャビネット２にファイリングされた紙文書であって、見出しガイド１ｇにより大分類１ａと中分類１ｂに整理されてファイリングされている状態を示している。
【００１６】
ユーザーは、コンピュータの画面のファイル基準表入力シート３をクリックする。コンピュータで、紙文書のファイリング・システムで作成したファイル基準表（Ｅｘｃｅｌ）を元にＣＳＶ（Ｃｏｎｍａ  Ｓｅｐａｒａｔｅｄ  Ｖａｌｕｅ）に変換する。すなわち、そこに登録されている分類・ファイルタイトル・廃棄基準（属性）を使って、ネットワークサーバー上に当年度キャビネットＣ１、前年度キャビネットＣ２、保存書庫Ｃ３、ゴミ箱Ｃ４（各々図２参照）、バックアップフォルダを作り、バックアップ用フォルダを除くフォルダをそれぞれのイメージアイコンを使用して、大分類１０a、中分類１０ｂ、小分類１０ｃを備えたフォルダツリー１０を生成する。なお、中分類１０ｂを開くと、事業部、営業所などの小分類１０ｃが表示されるようになっている。
【００１７】
図２は、本発明の電子ファイリングシステムにおけるコンピュータのディスプレイイメージを示す図である。
操作ツール２０、フォルダツリー１０、フォルダ内容２２が表示されている。操作ツール２０には見出しガイド２０a、個別フォルダ２０ｂが表示され、個別フォルダ２０ｂには年度別フォルダ追加のフォルダ２０ｂ1、資料扱い追加のフォルダ２０ｂ2が表示されている。フォルダツリー１０には、当年度キャビネットＣ１、前年度キャビネットＣ２、保存書庫Ｃ３、ゴミ箱Ｃ４がフォルダ階層の第１階層に表示されている。当年度キャビネット（Ａエリア）、前年度キャビネット（Ｂエリア）、保存書庫（Ｃエリア）、ゴミ箱（Ｄエリア）の各エリアを紙ファイルのキャビネットを見る感覚で検索を行うことができる。フォルダ内容２２は、例えば、Ａエリアの経理部連絡のフォルダ１０ｆをクリックすると、１〜１２月の経理部連絡が表示される。
【００１８】
図３は、年度別ファイルを作成する図である。
操作ツール２０上の年度別フォルダを追加する位置２０ｂ１のすぐ上のフォルダにドラッグすると、属性（年度別ファイル）を登録するためのダイアログボックス３０が表示される。ファイルをフォルダに収納せずに登録することができないようにしており、フォルダを登録する場合は、紙ファイルのキャビネット２（図１参照）にフォルダを作成する操作と同じように、操作ツール２０のフォルダをフォルダツリー１０にドラッグすることにより、フォルダを生成することができる。エクスプローラーでは、分類を表示するアイコンはフォルダの形状であるが、本実施形態のツールでは、紙ファイル１における見出しガイド１ｇと同様の形状にしており、大分類１０a・中分類１０ｂ・小分類１０ｃの分類体系を視覚的に認識しやすいようになっている。
【００１９】
ダイアログボックス３０は、個別フォルダ属性３０a（年度別ファイ）として、フォルダ名３０ｂ、名前の変更３０ｃ、取扱い基準（各項目を１つづつ選択してください）３０ｄなどが表示され、後述のように、いつ、どこへ、補足、保存年限、個人情報のうちから選んで設定することができる。このようにして、年度別ファイルを作成する。
【００２０】
図４は、資料扱いファイルを作成する場合のディスプレイ画面の図である。
操作ツール２０上の資料扱いフォルダを追加する位置２０ｂ２のすぐ上のフォルダにドラッグすると、属性（資料扱いファイル）を登録するためのダイアログボックス３１が表示される。ファイルをフォルダに収納せずに登録することができないようにしており、フォルダを登録する場合は、紙ファイルのキャビネット２にフォルダを作成する操作と同じように、操作ツール２０のフォルダをフォルダツリー１０にドラッグすることにより、フォルダを生成することができる。エクスプローラーでは、分類を表示するアイコンはフォルダの形状であるが、本実施形態のツールでは、紙ファイル１における見出しガイド１ｇと同様の形状にしており、大分類１０a・中分類１０ｂ・小分類１０ｃの分類体系を視覚的に認識しやすいようになっている。
【００２１】
ダイアログボックス３１は、個別フォルダ属性（資料扱いファイル）３１aとして、フォルダ名３１ｂ、名前の変更３１ｃ、資料の取扱い３１ｄなどが表示され、資料の取扱いから、新版と差し替え、長期継続保管、直近○日のみ保管から選んで設定することができる。このようにして、資料扱いファイルを作成する。
【００２２】
図５は、フォルダを年度別ファイルＦ１と資料扱いファイルＦ２の２タイプに大別する図である。
【００２３】
年度別ファイルＦ１（右上がり斜線で示す）は、年度単位にフォルダを作り、年度が替わる度にフォルダごと流すファイルであり、資料扱いファイルＦ２（左上がり斜線で示す）は、年度単位にフォルダを作らないファイルで、年度とは関係なく流れるファイルである。
【００２４】
図６は、年度末ファイル替え（当年度→前年度キャビネットへウツシカエ）を示すディスプレイ画面の図である。
【００２５】
年度別ファイルのうち、下向き矢印マークの付いたフォルダ（斜線で示す）が前年度キャビネットＣ２へ移動（ウツシカエ）することを示している。ファイルを検索する際に道標となる見出しガイド２０aは、当年度キャビネットＣ１から前年度キャビネットＣ２にフォルダが流れる際に、前年度キャビネットＣ２にも必要な見出しガイド２０aを生成し、前年度キャビネットＣ２も当年度キャビネットＣ１と同様に見出しガイドによる検索ができるようになっている。
【００２６】
図３に示すように、フォルダツリー１０にフォルダを生成後に、属性登録のダイアログボックス３０が表示される。属性登録を省略してフォルダ生成を済ませようとするユーザーが多いことから、属性登録のダイアログボックスは、ファイルタイトルを入力しなければならないほかは、デフォルトで設定された属性登録となる。このデフォルト属性は、年度末に当年度キャビネットＣ１から前年度キャビネットＣ２にフォルダが移動し、翌年度末には廃棄となる標準的なフォルダの流れが基準となっている。
【００２７】
フォルダは年度単位に作成するもの（年度別ファイル：図３参照）以外に、年度単位に作成しないもの（資料扱いファイル：図４参照）があるので、フォルダを生成する際にはこの２タイプを選択し、属性を登録するダイアログボックスも選択する項目を変えている。
【００２８】
図３に示すように、年度別ファイルの属性項目（取扱い基準３０ｄ）としては、以下のような項目があげられる。
【００２９】
[年度別ファイルの属性項目]
(1)いつ    毎月末・半期末・年度末・任意
(2)どこへ    下向き矢印Ｙ（ウツシカエ）・書庫（オキカエ）・（ウツシカエないでステル）
(3)補足    ウツシカエ後○○年継続保管後（廃棄・オキカエ）
(4)保存年限  （オキカエないでステル）・１年・３年・５年・７年・１０年・その他
(5)個人情報  有・無
以上の(1)〜(5)の各々の項目にチェックを入れ、ＯＫをクリックすることより、追加対象の属性を設定することができる。
【００３０】
図４に示すように、資料扱いファイルの属性項目（取扱い基準３１ｄ）としては、以下のような項目があげられる。
【００３１】
[資料扱いファイルの属性項目]
新版と差し替え・長期継続保管
直近○日分のみ保管
直近○週間分のみ保管
直近○ヶ月分のみ保管
直近○年分のみ保管
【００３２】
以上の各々の項目にチェックを入れ、所望の保管期間の数値を記入し、ＯＫをクリックすることにより、追加対象の属性を設定することができる。
【００３３】
図２において、フォルダツリー内で下記の流れ方が属性登録できるが、流れるタイミングはフォルダを登録する際の属性登録で制御されており、ユーザーの操作は必要としない。
【００３４】
[フォルダツリー内の流れるパターン]
(1)当年度キャビネットＣ１から前年度キャビネットＣ２に流れる（ウツシカエ）
(2)当年度キャビネットＣ１から保存書庫Ｃ３に流れる（オキカエ）
(3)当年度キャビネットＣ１からゴミ箱Ｃ４に流れる（廃棄）
(4)前年度キャビネットＣ２から保存書庫Ｃ３に流れる（オキカエ）
(5)前年度キャビネットＣ２からゴミ箱Ｃ４に流れる（廃棄）
(6)保存書庫Ｃ３からゴミ箱Ｃ４へ流れる（廃棄）
【００３５】
図７は、年度末ファイル替え（新年度フォルダの準備）の例を示すディスプレイ画面の図である。
【００３６】
ウツシカエ又はオキカエで流れていったフォルダの跡には、新年度（次の当年度）用の空のフォルダＦ０（斜線で示す）を準備する。図示の例では、前年度（２００９年）が流れたので、次の当年度である新年度（２０１０年）用の空のフォルダＦ０を準備することを示している。フォルダが流れることよりフォルダが無くなる当年度キャビネットＣ１には、自動的に新年度用の同じ名称の空のフォルダＦ０が生成される。この新年度用フォルダは、前年度のフォルダ属性を引き継いでいる。
【００３７】
図８は、年度末ファイル替え補足機能（新年度フォルダの削除）の例を示すディスプレイ画面の図である。
【００３８】
昨年度（２００９年度）に用意したフォルダのうち、空のフォルダを表示し、新年度（次の当年度）も同じフォルダを作る必要があるかどうかを確認する。年度替わりに当年度キャビネットＣ１に保管されていたフォルダが前年度キャビネットＣ２に流れるが、流れたフォルダが空であった場合は当該フォルダが活用されていないということになる。このような空のフォルダＦ０を一覧表示し、下欄には、「今年のフォルダのうち空のフォルダを表示しました。来年のフォルダを作成する際に不要なものをチェックしてください」と表示し、フォルダＦ０のチェックボックスＣＢにチェックを入れ、実行をクリックすることにより、新年度フォルダを生成するかどうかを選択することができる。
【００３９】
このように、今年の空のフォルダＦ０を一覧表示し、来年のフォルダを作成する際に不要なものをチェックすることにより、その年から不要のフォルダを削除することが可能となる。
【００４０】
図９は、年度末ファイル替え補足機能（保存満了年月の延長処理）の例を示すディスプレイ画面の図である。
【００４１】
保存年限満了になったフォルダは、何もしなければ廃棄となるが、保存年限フォルダ単位で延長する機能を持っている。例えば、防災診断結果報告書のフォルダＦ５のチェックボックスＣＢにチェックを入れ、下欄の保存延長１年を選択し、実行をクリックすることにより、保存年限を１年延長することができる。
【００４２】
このように、保存年限満了になったフォルダでも任意の期間の保存延長をすることができる。
【産業上の利用可能性】
【００４３】
本発明は、ウツシカエ又はオキカエにより流れていったフォルダの跡に空フォルダを自動生成し、流れていったフォルダの中で電子文書が入っていない空フォルダを一覧表示し、そのなかから新年度キャビネットのフォルダを生成するかどうかを選択するようにしたので、使用されなくなったフォルダを削除することができ、新年度のキャビネットに無駄なフォルダがなくすことができ、ファイル基準表を現状使用しているフォルダのみに変更することが可能になるため、使用されなくなったファイルをサーバー内に留めずに流すことが可能となり、操作性の良好な電子ファイリングシステムが得られる。
【符号の説明】
【００４４】
１  紙文書
２  キャビネット
３  ファイル基準表入力シート
１０  フォルダツリー
Ｃ１  当年度キャビネット
Ｃ２  前年度キャビネット
Ｃ３  保存書庫
Ｃ４  ゴミ箱
Ｆ０  空のフォルダ
Ｆ５  保存年限満了のフォルダ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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