(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
１又は複数のユーザーが更新する電子データ（３００）を保持しユーザーに公開する電子データ共有システムであって、
前記電子データ（３００）が更新されると、新たなバージョンとして更新された前記電子データ（３００）にバージョン番号を付与し、更新された前記電子データ（３００）を古いバージョンとは別に保持するとともに前記バージョン番号の情報であるバージョン情報（１２１）を生成するチェックイン手段（１１１）と、
前記電子データ（３００）が承認権限を有する前記ユーザーの承認を得た正式版であるか否かを示す情報である版情報（１２２）を生成する版管理手段（１１２）と、
前記ユーザーの有する権限あるいは前記ユーザーの操作に基づいて前記ユーザーに提示する前記電子データ（３００）の前記バージョンを選択し、選択された前記バージョンの前記電子データ（３００）を前記ユーザーに提示する提示手段（１１３）と、
を備え、
前記提示手段（１１３）は、前記権限あるいは前記操作が第１の条件を満たす前記ユーザーには、前記バージョン情報（１２１）に基づく最新バージョンの前記電子データ（３００）を提示し、前記権限あるいは前記操作が第２の条件を満たす前記ユーザーには、前記版情報（１２２）に基づく最新の前記正式版であるバージョンの前記電子データ（３００）を提示する、
電子データ共有システム（１）。
【請求項２】
前記第１条件は、前記ユーザーの操作が、最新の前記電子データ（３００）の提示を要求する第１操作であり、かつ、前記ユーザーが前記最新バージョンの電子データ（３００）について前記第１操作をする権限を有しているか否かであり、
前記第２条件は、前記ユーザーの操作が、最新の前記電子データ（３００）の参照又はダウンロードを要求する第２操作であり、かつ、ユーザーが少なくとも前記最新の正式版であるバージョンの電子データ（３００）について前記第２操作をする権限を有しているか否かである、
請求項１に記載の電子データ共有システム（１）。
【請求項３】
前記提示手段（１１３）が行なう提示には、前記電子データ（３００）に対する検索結果の提示が含まれる、
請求項１又は２に記載の電子データ共有システム（１）。
【請求項４】
前記正式版ではないバージョンの前記電子データ（３００）を保持する数を所定の数に制限する保持数制限手段（１１４）をさらに備えた、
請求項１〜３のいずれかに記載の電子データ共有システム（１）。
【請求項５】
前記正式版であるバージョンの前記電子データ（３００）を全て保持する、
請求項１〜４のいずれかに記載の電子データ共有システム（１）。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、１又は複数のユーザーが更新する電子データを保持しユーザーに公開する電子データ共有システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
コンピュータで利用可能な電子データをコンピュータの記憶装置に記憶させ、電子データを複数のユーザーで共有するシステムがある。このような電子データは、ファイルとも呼ばれている。例えば、多くの企業のオフィスでは、複数のユーザーで電子データを共有し、閲覧、編集が可能な、ファイルサーバーと呼ばれるシステムが使用されている。
【０００３】
一方、電子データが更新される度に当該電子データのバージョンそれぞれの情報を記録し管理するバージョン管理システムがある。例えば、コンピュータプログラムの開発現場でよく使用されているＣＶＳというバージョン管理システムは、プログラムの更新の履歴を記録し、ユーザーに所望のバージョンのプログラムを提示することができる。バージョン管理システムは、各バージョンの電子データにバージョン番号を付与する。電子データの作成者は、バージョン作成の趣旨を記述したコメントを当該バージョンと関連付けてバージョン管理システムに記憶させることが出来る。
【０００４】
電子データのバージョンの数が増えるにつれて、どのバージョンがユーザーにとって必要なものか分かりにくくなる。上記のコメントは、電子データのバージョンを選択する上でユーザーの助けにはなるが難点もある。特に、複数のユーザー間でファイルを共有している場合は、他のユーザーによって作成されたバージョンが何の目的で作成されたのか、コメントだけでは、分かりづらい。また、コメントは、統一された記載方法を各ユーザーに強制するのが難しく、コンピュータシステムで扱いにくい。そこで、特許文献１（特開２００４−２１５２９号公報）に記載されているようにバージョンデータを管理し、バージョンデータのどれを公開対象とするのかの情報を保持するドキュメント管理装置が提案されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、企業では、文書等の電子データは、承認権限を持つユーザーの承認を得ないとならないような運用になっている場合が多い。例えば、製品の仕様書等は、上司の承認を得るまで複数のバージョンが作成される場合がある。承認を得た電子データは、正式版としてリリースされるが、正式版も時が経つと新たな正式版が作成されることがある。このような場合、正式版しか必要のないユーザーもおり、どのバージョンが正式版か区別できないと不便である。特許文献１（特開２００４−２１５２９号公報）に記載のシステムのように公開用の電子データを指定することができるシステムはあるものの複数あるバージョンのうちどれが正式版であるかを区別できるシステムは未だに存在しない。そのため、ユーザーごとに適切なバージョンの電子データを提示することもできていない。
【０００６】
そこで、本発明の課題は、ユーザーごとに適切なバージョンの電子データを提示可能な電子データ共有システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の第１観点に係る電子データ共有システムは、１又は複数のユーザーが更新する電子データを保持しユーザーに公開する電子データ共有システムであって、チェックイン手段と、版管理手段と、提示手段とを備える。チェックイン手段は、電子データが更新されると、新たなバージョンとして更新された電子データにバージョン番号を付与し、更新された電子データを古いバージョンとは別に保持するとともにバージョン番号の情報であるバージョン情報を生成する。版管理手段は、電子データが承認権限を有するユーザーの承認を得た正式版であるか否かを示す情報である版情報を生成する。提示手段は、ユーザーの有する権限あるいはユーザーの操作に基づいてユーザーに提示する電子データのバージョンを選択し、選択されたバージョンの電子データをユーザーに提示する。提示手段は、権限あるいは操作が第１の条件を満たすユーザーには、バージョン情報に基づく最新バージョンの電子データを提示し、権限あるいは操作が第２の条件を満たすユーザーには、版情報に基づく最新の正式版であるバージョンの電子データを提示する。電子データとは、例えば、ワードプロセッサ或いは表計算等、コンピュータのソフトウェアによって使用されるファイルであり、テキスト、バイナリ等、どの種類のファイルでもよく、また、どの種類のソフトウェアのファイルであってもよい。ユーザーの操作とは、電子データを参照、ダウンロード、或いは、編集等を含む電子データの利用のために行なう操作である。参照は、電子データの閲覧、検索或いは帳票印刷等の他の処理を介しての参照、及び、他の電子データからの参照を含む。編集は、電子データのチェックアウトを含む。
【０００８】
本発明の第１観点に係る電子データ共有システムでは、電子データのバージョン管理に加えて、正式版として承認された電子データの版が管理される。そして、ユーザーの権限或いは操作に応じて、最新バージョンの電子データか、或いは、最新の正式版であるバージョンの電子データのどちらかがユーザーに提示される。したがって、本発明の第１観点に係る電子データ共有システムは、ユーザーごとに適切なバージョンの電子データを提示することができる。
【０００９】
本発明の第２観点に係る電子データ共有システムは、第１観点に係る電子データ共有システムであって、第１条件は、ユーザーの操作が、最新の電子データの提示を要求する第１操作であり、かつ、ユーザーが最新バージョンの電子データについて第１操作をする権限を有しているか否かである。第２条件は、ユーザーの操作が、最新の電子データの参照又はダウンロードを要求する第２操作であり、かつ、ユーザーが少なくとも最新の正式版であるバージョンの電子データについて第２操作をする権限を有しているか否かである。最新の電子データとは、ユーザーが要求している電子データのうち、当該ユーザーが提示を受けることが可能な最新のバージョンの電子データである。
【００１０】
本発明の第２観点に係る電子データ共有システムでは、ユーザーの操作が、最新の電子データの提示を要求する第１操作であり、かつ、ユーザーが最新バージョンの電子データについて第１操作をする権限を有していれば、最新バージョンの電子データをユーザーに提示する。ユーザーの操作が、最新の電子データの参照又はダウンロードを要求する第２操作であり、かつ、ユーザーが少なくとも最新の正式版であるバージョンの電子データについて第２操作をする権限を有していれば、最新の正式版であるバージョンの電子データをユーザーに提示する。したがって、本発明の第２観点に係る電子データ共有システムは、ユーザーの権限或いは操作に応じて、ユーザーごとに適切なバージョンの電子データを提示することができる。
【００１１】
本発明の第３観点に係る電子データ共有システムは、第１観点又は第２観点に係る電子データ共有システムであって、提示手段が行なう提示には、電子データに対する検索結果の提示が含まれる。
【００１２】
本発明の第３観点に係る電子データ共有システムでは、電子データに対する検索結果の提示においても、提示手段は、ユーザーの権限に応じて、最新バージョンの電子データ或いは最新の正式版であるバージョンの電子データのどちらかをユーザーに提示する。これにより、検索結果に表示する電子データのバージョンをユーザーごとに適切に制御することができる。
【００１３】
本発明の第４観点に係る電子データ共有システムは、第１観点から第３観点のいずれかに係る電子データ共有システムであって、正式版ではないバージョンの電子データを保持する数を所定の数に制限する保持数制限手段をさらに備える。
【００１４】
本発明の第４観点に係る電子データ共有システムでは、保持数制限手段が正式版ではないバージョンの電子データを保持する数を所定の数に制限する。これにより、電子データを記憶するためのスペースを節約することができる。
【００１５】
本発明の第５観点に係る電子データ共有システムは、第１観点から第４観点のいずれかに係る電子データ共有システムであって、正式版であるバージョンの電子データを全て保持する。これにより、正式版であるバージョンの電子データを全て残すことができる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明の第１観点に係る電子データ共有システムでは、ユーザーごとに適切なバージョンの電子データを提示することができる。
【００１７】
第２観点に係る電子データ共有システムでは、ユーザーの権限或いは操作に応じて、ユーザーごとに適切なバージョンの電子データを提示することができる。
【００１８】
本発明の第３観点に係る電子データ共有システムでは、検索結果に表示する電子データのバージョンをユーザーごとに適切に制御することができる。
【００１９】
本発明の第４観点に係る電子データ共有システムでは、電子データを記憶するためのスペースを節約することができる。
【００２０】
本発明の第５観点に係る電子データ共有システムでは、正式版であるバージョンの電子データを全て残すことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】本発明の１実施形態にかかる電子データ共有システムのブロック図。
【図２】本発明の１実施形態にかかるユーザー権限に関する情報の例。
【図３】本発明の１実施形態にかかる電子データ共有システムの画面の例。
【図４】本発明の１実施形態にかかる電子データ共有システムの画面の例。
【図５】本発明の１実施形態にかかる電子データ共有システムの画面の例。
【図６】本発明の１実施形態にかかるバージョン情報及び版情報の例。
【図７】本発明の１実施形態にかかる電子データ共有システムの版管理手段の処理に関するイメージ図。
【図８】本発明の１実施形態にかかる承認に関する情報及び電子データ共有システムの画面の例。
【図９】本発明の１実施形態にかかる電子データ共有システムの画面の例。
【図１０】本発明の１実施形態にかかる電子データ共有システムの提示手段にかかるフローチャート。
【図１１】本発明の１実施形態にかかる電子データ共有システムの保持数制限手段にかかる処理のイメージ図。
【発明を実施するための形態】
【００２２】
本発明の実施形態を以下に図面を参照しながら説明する。なお、本発明は、本実施形態に限られるものではない。
【００２３】
（１）システムの概略構成
本発明に係る電子データ共有システムは、１又は複数のユーザーが更新する電子データ３００を保持しユーザーに公開するシステムである。電子データ３００とは、例えば、メモ帳、ワードプロセッサ（以下ワープロ）や表計算等、コンピュータのソフトウェアによって使用されるファイルであり、テキスト、バイナリ等、どの種類のファイルでもよく、また、どの種類のソフトウェアのファイルであってもよい。
【００２４】
本発明に係る電子データ共有システムの構成の一例を図１に示す。コンピュータであるサーバー１００のＣＰＵにより電子データ共有システムにかかるプログラムが、実行されると、当該ＣＰＵは、電子データ共有システム１の制御部１１０となる。制御部１１０は、登録処理及びチェックイン処理を行なうチェックイン部１１１（チェックイン手段）、版管理処理を行なう版管理部１１２（版管理手段）、提示処理を行なう提示部１１３（提示手段）、保持数制限処理を行なう保持数制限部１１４（保持数制限手段）、及び、認証処理を行なう認証部１１５を有する。このほか、制御部１１０は、後述する権限確認処理及び承認フロー処理、等、その他の処理を行なう。
【００２５】
メモリ及びハードディスク等の記憶装置は、記憶部１２０を構成する。ユーザーにより共有される電子データ３００は、記憶部１２０に記憶される。また、記憶部１２０には、バージョン情報を格納するバージョン管理テーブル１２１及び版情報を格納する版管理テーブル１２２が格納されている。記憶部１２０を構成する記憶装置は、サーバー１００が備える記憶装置であってもよいし、ネットワークを介してサーバー１００に接続された他のコンピュータが備える記憶装置でもよい。図１では、サーバー１００の備える記憶装置を記憶部１２０として示している。
【００２６】
サーバー１００は、ユーザーが使用するコンピュータ等の端末であるクライアント２００とインターネット或いはＬＡＮ等のネットワーク６００を介して接続されている。
【００２７】
（２）システムの詳細説明
（２−１）ログイン
ユーザーは、クライアント２００からサーバー１００にアクセスする。具体的には、図１に示すクライアント２００上で起動されたウェブブラウザ（以下、ブラウザとする）からＨＴＴＰプロトコルによるリクエスト信号をサーバー１００に対して送信する。サーバー１００が当該リクエスト信号を受信すると、制御部１１０は、ログイン用の画面データをクライアント２００に送信する。クライント２００のブラウザには、ログイン画面が表示される。ユーザーは、ログイン画面の入力欄にユーザーＩＤとパスワードとを入力し、当該情報をサーバー１００に送信する。ユーザーＩＤ及びパスワードの情報を受信するとサーバー１００では、認証処理が実行される。以下、各画面は、上記のように、サーバー１００からクライアント２００へデータとして送信されることによりクライアント２００のブラウザで表示されるものとし、各画面の表示のメカニズムについての説明は省略する。
【００２８】
認証処理では、クライアント２００から送信されてきたユーザーＩＤとパスワードとを記憶部１２０に記憶されているユーザーＩＤとパスワードとの組み合わせと照合する。照合の結果、送信されてきたユーザーＩＤ及びパスワードが、記憶部にあるユーザーＩＤとパスワードと等しければ、制御部１１０は、ユーザーにログインを許し、等しくなければ、ログインを許さない。制御部１１０は、ログインを許す場合は、電子データ共有システムの図３に示されているようなフロント画面４０１のデータをクライアント２００に送信する。ログインを許さない場合は、ユーザーＩＤ或いはパスワードが正しくない旨を伝えるメッセージとともにログイン画面のデータをクライアント２００に送信する。クライアント２００のブラウザには、これらどちらかの画面が表示される。
【００２９】
なお、本実施形態においては、ユーザーＩＤ及びパスワードの情報は、ユーザーテーブル（図示せず）というデータベーステーブルとして記憶部１２０に記憶されている。データベーステーブルに対する処理は、ＤＢＭＳ（データベース管理システム）を介して行われる。以下、各データベーステーブルへのアクセスは、上記のように全てＤＢＭＳを介して行なうものとし、説明を省略する。
【００３０】
（２−２）権限確認
（２−２−１）権限
本発明にかかる電子データ共有システム１では、各ユーザーには、電子データ共有システム１の各機能を利用するための様々な権限が付与されている。ユーザーが、各機能を利用するには、権限が必要である。以下に、ユーザーの有する権限を確認する権限確認処理について説明する。
【００３１】
記憶部１２０には、データベーステーブルであるグループテーブルが記憶されている。グループテーブルには、例えば、図２に示すグループテーブル１２３のように、各ユーザーの所属するグループの情報が記憶されている。グループは、例えば、企業組織内にてユーザーが所属する部署、ユーザーの役職、或いは、役割等である。
【００３２】
また、記憶部１２０には、データベーステーブルである権限テーブルが記憶されている。権限テーブルは、例えば、図２に示す権限テーブル１２４のように、グループ或いはユーザーが有する権限に関する情報を格納している。権限テーブル１２４には、各電子データ３００に対して各ユーザー或いはグループが有する権限に関する情報が格納される。また、権限テーブル１２４には、各ユーザー或いはグループのシステム全体のグローバルな権限に関する情報も格納される。権限は、例えば、図２の権限情報テーブル１２４に示されているように参照権限、登録権限、及び管理権限、等がある。図２の権限テーブル１２４の「参照」覧が「可」になっていれば、ユーザーは、参照権限を有し、「不可」になっていれば、参照権限を有しない。「登録」覧及び「管理」覧についても同様である。各権限を与えられたユーザーがどのような操作を行なうことが可能かについては、後述する。なお、電子データ共有システム１の管理者であるユーザーについては、グローバルな管理権限を付与する情報が権限テーブル１２４に格納されている。
【００３３】
（２−２−２）権限の設定
電子データ３００について管理権限を有するユーザーは、電子データ３００に対する操作権限を各ユーザー或いはグループに設定することができる。全ユーザーに電子データ３００を公開する場合は、当該電子データ３００について全ユーザーに対して参照権限を設定する。複数のユーザーで当該電子データ３００を共有し編集する場合は、他のユーザーにも当該電子データ３００について登録権限を設定する。例えば、当該電子データ３００の管理権限を有するユーザーと同じ部署（グループ）に所属するユーザーに登録権限を設定する。当該電子データ３００を電子データ共有システム１に登録した所有者であるユーザーは、後述するように当該電子データ３００の管理権限を有する。権限の設定は、図３のフロント画面４０１上の電子データのアイコン、例えば、ドキュメント１のアイコン３０１の上でマウスを右クリックすると表示されるメニュー５０１の「アクセス権設定」が選択されると表示される図示しない画面から入力することにより行なうことが出来る。
【００３４】
（２−２−３）権限確認処理
権限確認処理では、権限確認の対象であるユーザーが、所定の電子データ３００について所定の権限を有しているかどうか権限テーブル１２４を検索する。具体的には、権限テーブル１２４のレコードの中から当該電子データ３００及び当該ユーザーにかかるレコードを検索する。検索の結果、レコードがヒットすれば、当該レコード中の確認対象である権限についての情報を参照する。当該情報が、「可」であれば、当該ユーザーは、当該権限を有すると判定される。当該情報が、「不可」であれば、当該ユーザーは、当該権限を有しないと判定される。
【００３５】
検索の結果、レコードがヒットしなければ、グループテーブル１２３のレコードの中から当該ユーザーにかかるレコードを検索する。検索の結果、レコードがヒットすれば、当該レコード中のグループＩＤを取得し、当該グループ及び当該電子データ３００にかかる権限テーブル１２４のレコードを検索する。検索の結果、レコードがヒットすれば、当該レコード中の確認対象である権限についての情報を参照する。当該情報が、「可」であれば、当該ユーザーは、当該権限を有すると判定される。当該情報が、「不可」であれば、当該ユーザーは、当該権限を有しないと判定される。
【００３６】
（２−３）電子データの新規登録
ユーザーは、次のように新規の電子データ３００を電子データ共有システムに登録することができる。例えば、ユーザーが新規に企画書をワープロファイルとして作成したとする。先ず、ユーザーは、フロント画面４０１にあるプロジェクト１を登録先として選択し、プロジェクト１のアイコン（図３に示す３１０）上でマウスの右クリックをする。すると、図３に示すメニュー５０１のようなメニューが表示されるが、当該メニュー５０１が表示される前に、上述の権限確認処理が実行される。当該ユーザーが登録権限を有するか否かが確認され、当該ユーザーが登録権限を有すると判定されたら、メニュー５０１の「チェックイン」が選択可能な状態で表示される。当該ユーザーが登録権限を有さないと判定されたら、メニュー５０１の「チェックイン」は選択不能な状態で表示される。選択可能な状態とは、メニューの文字が明確に表示され、マウスでクリックするとシステムが反応する状態である。選択不能な状態とは、メニューの文字が表示されないか、表示されてもかすかに見える程度にしか表示されず、マウスでクリックしてもシステムが反応しない状態である。
【００３７】
メニュー５０１の「チェックイン」が選択されると、クライアント２００のブラウザに図４に示すような登録画面４０２が表示される。ユーザーは、登録する企画書にかかる電子データ３００の名称を「タイトル」覧４０２ａに入力する。また、ユーザーにより「選択」ボタン４０２ｄがクリックされ、クライアント２００上にある当該企画書のファイルが選択されると、当該ファイル及びファイルの格納場所が「ファイル」覧４０２ｆに入力される。「所有者」覧４０２ｃには、ユーザーの名前が入力される。ユーザーは、当該ファイルに関するコメントを「コメント」欄４０２ｂに入力することが出来る。次に、ユーザーが、「登録」ボタン４０２ｅをクリックすると当該企画書の電子データ３００及び登録画面４０２に入力された情報がサーバーに送信される。サーバーが、当該電子データ３００及び情報を受信すると、登録処理が実行される。
【００３８】
登録処理では、送信されてきた電子データ３００が記憶部１２０に記憶される。また、図６に示されているように、記憶部１２０に記憶されているデータベーステーブルである電子データマスタテーブル１２５及びバージョン管理テーブル１２１に新規のレコードが追加される。電子データマスタテーブル１２５のレコードには、登録画面４０２に入力された情報から当該電子データ３００の名称及び当該電子データ３００の所有者であるユーザーのＩＤが格納される。また、記憶部１２０における当該電子データ３００の記憶場所、等の情報も格納される。バージョン管理テーブル１２１のレコードには、登録画面４０２に入力された情報からコメント、所有者であるユーザーのＩＤが作成者として格納される。このほか、登録された日付及びバージョン番号として１が付与され格納される。また、「カレント」欄にＢｏｏｌｅａｎ型の値ＴＲＵＥが格納される。「カレント」欄は、現在のバージョンを示す情報であり、通常は最新のバージョンにかかるレコードの「カレント」欄の値がＴＲＵＥにされる。
【００３９】
さらに、権限テーブル１２４に登録された電子データ３００にかかる新しいレコードが追加される。当該レコードには、所有者であるユーザーのユーザーＩＤが格納され、参照権限、登録権限、管理権限等、全ての権限が「可」として情報が格納される。即ち、当該電子データ３００の所有者及び管理者が、当該電子データ３００を参照及び編集できる。また、所有者及び管理者は、カレントであるバージョンを変更することもできる。
【００４０】
（２−４）チェックイン
ユーザーは、チェックアウト及び編集した電子データ３００を次のようにチェックインすることができる。例えば、チェックインしたい電子データ３００がドキュメント１であるとすると、ユーザーは、図３に示すフロント画面４０１においてドキュメント１のアイコン（図３の３０１）の上でマウスを右クリックする。すると、図３に示すメニュー５０１が表示されるが、当該メニュー５０１が表示される前に、上述の権限確認処理が実行される。当該ユーザーが登録権限を有するか否かが確認され、当該ユーザーが登録権限を有すると判定されたら、メニュー５０１の「チェックイン」が選択可能な状態で表示される。当該ユーザーが登録権限を有さないと判定されたら、メニュー５０１の「チェックイン」は選択不能な状態で表示される。
【００４１】
メニュー５０１の「チェックイン」が選択されると、図５に示すようなチェックイン画面４０３がクライアント２００のブラウザに表示される。「バージョン」欄４０３ａには、バージョン管理テーブル１２１に格納されている情報のうち、チェックインしようとしている電子データ３００の最も大きいバージョン番号に１を足した番号がチェックイン部１１１により付与され、入力される。ユーザーは、このように自動で入力されたバージョン番号を変更することができる。「作成者」欄４０３ｃには、ユーザーの名前がチェックイン部１１１により入力される。ユーザーは、「選択」ボタン４０３ｄをクリックして、クライアント２００上のチェックインしたい電子データ３００を選択する。選択されると電子データのファイル名とクライアント２００上の格納場所が「ファイル」覧４０３ｆに入力される。ユーザーは、「コメント」欄４０３ｂにコメントを入力することが出来る。ユーザーが「ＯＫ」ボタン４０３ｅをクリックするとチェックイン画面４０３に入力された情報が全て、電子データ３００と共にサーバー１００に送信される。当該情報及び電子データ３００をサーバー１００が受信するとチェックイン処理が実行される。
【００４２】
チェックイン処理では、受信された電子データ３００が、記憶部１２０に記憶される。当該電子データ３００の他のバージョンは、受信された電子データ３００で上書きされることはなく、受信された電子データ３００は、他のバージョンとは別に記憶部１２０に記憶される。また、記憶部１２０のバージョン管理テーブル１２１に当該電子データ３００にかかる新しいレコードが追加される。当該レコードには、バーンジョン番号、作成者であるユーザーのＩＤ及びコメント等その他チェックイン画面４０３に入力された情報全てが格納される。また、当該新レコードの「カレント」欄の値がＴＲＵＥに変更される。それまでに「カレント」欄にＴＲＵＥの値が格納されていたレコードの「カレント」欄の値は、ＦＡＬＳＥに変更される。
【００４３】
なお、ユーザーは、電子データ３００をチェックアウトしていなければ、チェックインできない。即ち、電子データ３００がチェックアウトされていなければ、メニュー５０１の「チェックイン」が表示されない等、「チェックイン」を選択できなくなる。
【００４４】
（２−５）承認及び版管理
（２−５−１）承認申請および承認
承認申請および承認について説明する。ユーザーは、電子データ３００の１つのバージョンを正式版として承認してもらうよう、承認申請をすることができる。企業の部門長等、承認権限を有する承認者が当該バージョンの電子データ３００を正式版として承認すると当該バージョンは、正式版となる。電子データ３００の１つのバージョンが正式版になる過程を簡単に図に示すと図７のようになる。
【００４５】
具体的には、例えば、図３のドキュメント１のアイコン３０１の上でマウスを右クリックするとメニュー５０１が表示される。メニュー５０１が表示される前に、上述の権限確認処理が実行され、当該ユーザーが登録権限を有するか否かが確認される。当該ユーザーが登録権限を有すると判定されたら、メニュー５０１の「承認申請」が選択可能な状態で表示される。当該ユーザーが登録権限を有さないと判定されたら、メニュー５０１の「承認申請」が選択不能な状態で表示される。
【００４６】
当該メニュー５０１から「承認申請」が選択されると図８の（ｂ）に示すような承認申請画面４０４が表示される。承認申請には、例えば、図８の（ａ）に示すようないくつかの承認フローがある。それぞれの承認フローには、承認権限を有する承認者が決められている。ユーザーが、承認申請画面４０４上の「フロー名」ドロップダウンリスト４０４ａで承認フローを選択し、「申請」ボタン４０４ｃをクリックすると承認フロー処理が開始する。このとき、承認申請の対象である電子データ３００及びバージョン、承認者等、承認申請に関する情報が記憶部１２０に記憶される。承認者であるユーザーには、ｅ−ｍａｉｌアドレスに承認申請がされた旨を伝えるｅ−ｍａｉｌのメッセージが送信される。
【００４７】
承認フロー処理は、承認者であるユーザーが上記のｅ−ｍａｉｌメッセージに含まれている承認画面へのリンクをクリックして、電子データ共有システム１にログインすると、開始する。当該リンクがクリックされると図示しない承認画面が表示される。当該承認画面には、承認対象であるバージョンの電子データ３００を参照するためのボタンと共に記憶部１２０に記憶されている当該承認申請に関する情報が表示される。承認者が当該ボタンをクリックすると後述の提示処理が実行され、承認者に対して承認申請の対象であるバージョンの電子データ３００が提示される。承認者は、当該電子データ３００に対して正式版としての承認を与える場合は、承認画面にある図示しない承認ボタンをクリックする。承認ボタンがクリックされると、版管理処理が実行される。承認者は、承認しない場合は、図示しない却下ボタンをクリックする。却下ボタンがクリックされると申請者であるユーザーには、ｅ−ｍａｉｌアドレスに承認却下された旨を伝えるｅ−ｍａｉｌのメッセージが送信され、版管理処理は、実行されない。
【００４８】
（２−５−２）版管理処理
版管理処理では、記憶部１２０の図６に示すような版管理テーブル１２２に当該電子データ３００のバージョンにかかる新たなレコードが追加される。当該レコードには、承認申請の対象である電子データ３００のバージョン及び版管理部１１２により付与された版番号、等が格納される。当該版番号は、版管理テーブルに格納されている当該電子データ３００の最も大きい版番号に１を足した番号である。
【００４９】
（２−６）電子データの提示
（２−６−１）電子データの提示を受けるための操作
ユーザーが電子データ３００の提示を受けるための操作について説明する。電子データ３００の提示とは、電子データ３００をユーザーにチェックアウトさせる、参照させる、或いは、ダウンロードさせる、等、ユーザーに電子データ３００を利用させる処理である。電子データ３００の参照には、このほか、１つの電子データ３００の内容が他の電子データ３００から参照されている等、他の電子データ３００を介して、あるいは、複数の電子データ３００の一覧表等の帳票印刷処理、或いは検索処理から参照される等他の処理を介しての参照も含まれる。以下では、ユーザーが電子データ３００の提示を受けるための操作について主なものを説明する。
【００５０】
（２−６−２）チェックアウト
電子データ３００をチェックアウトする操作について説明する。電子データ共有システム１に登録されている電子データ３００を編集し、更新するには、ユーザーは、当該電子データ３００を電子データ共有システム１からチェックアウトしなければならない。ユーザーは、フロント画面４０１に表示されている、例えば、ドキュメント１のアイコン３０１の上でマウスを右クリックする。すると、図３に示すメニュー５０１のようなメニューが表示されるが、メニュー５０１が表示される前に上述の権限確認処理が実行され、当該ユーザーが登録権限を有するか否かが確認される。当該ユーザーが登録権限を有すると判定されたら、メニュー５０１の「チェックアウト」が選択可能な状態で表示される。当該ユーザーが登録権限を有さないと判定されたら、メニュー５０１の「チェックアウト」が選択不能な状態で表示される。メニュー５０１の「チェックアウト」が選択されると、下記の提示処理が実行される。
【００５１】
なお、電子データ３００がチェックアウトされるとチェックインされるまでは、ユーザーは同じ電子データ３００をチェックアウトできない。即ち、チェックアウト中は、メニュー５０１の「チェックアウト」が表示されない等、選択できない状態になる。
【００５２】
（２−６−３）電子データの参照
電子データ３００を参照する操作について説明する。ユーザーは、フロント画面４０１に表示されている、例えば、ドキュメント１のアイコン３０１の上でマウスを右クリックする。すると、図３に示すメニュー５０１のようなメニューが表示されるが、メニュー５０１が、表示される前に上述の権限確認処理が実行され、当該ユーザーがデータ参照権限を有するか否かが確認される。当該ユーザーがデータ参照権限を有すると判定されたら、メニュー５０１の「参照」が選択可能な状態で表示される。当該ユーザーがデータ参照権限を有さないと判定されたら、メニュー５０１の「参照」が選択不能な状態で表示される。メニュー５０１の「参照」が選択されると、下記の提示処理が実行される。
【００５３】
（２−６−４）電子データのダウンロード
電子データ３００をダウンロードする操作について説明する。ユーザーは、フロント画面４０１に表示されている、例えば、ドキュメント１のアイコン３０１の上でマウスを右クリックする。すると、図３に示すメニュー５０１のようなメニューが表示されるが、メニュー５０１が表示される前に上述の権限確認処理が実行され、当該ユーザーがデータ参照権限を有するか否かが確認される。当該ユーザーがデータ参照権限を有すると判定されたら、メニュー５０１の「ダウンロード」が選択可能な状態で表示される。当該ユーザーがデータ参照権限を有さないと判定されたら、メニュー５０１の「ダウンロード」が選択不能な状態で表示される。メニュー５０１の「ダウンロード」が選択されると、下記の提示処理が実行される。
【００５４】
（２−６−５）バージョン管理画面
以下の操作をするとバージョンを指定して電子データ３００を参照或いはダウンロードすることができる。ユーザーは、フロント画面４０１に表示されている、例えば、ドキュメント１のアイコン３０１の上でマウスを右クリックする。すると、図３に示すメニュー５０１のようなメニューが表示されるが、メニュー５０１が表示される前に上述の権限確認処理が実行され、当該ユーザーが登録権限を有するか否かが確認される。当該ユーザーが登録権限を有すると判定されたら、メニュー５０１の「バージョン管理」が選択可能な状態で表示される。当該ユーザーが登録権限を有さないと判定されたら、メニュー５０１の「バージョン管理」が選択不能な状態で表示される。メニュー５０１にて、の「バージョン管理」が選択されると、図９に示されているようなバージョン管理画面４０５が表示される。ユーザーが、バージョン一覧４０５ａの中から所望のバージョンの行をマウスでクリックすると当該行が白色から青色に反転する。この状態で「参照」ボタン４０５ｂ或いは「ダウンロード」ボタン４０５ｃがクリックされると、下記の提示処理が実行される。
【００５５】
（２−６−６）提示処理
以下に提示処理について図１０に示されているフローチャートを用いて説明する。
【００５６】
ステップＳ１０１では、ユーザーの操作が最新の電子データ３００を要求するものか否かを判断する。最新の電子データ３００とは、ユーザーが要求している電子データ３００のうち、当該ユーザーが提示を受けることが可能な最新のバージョンの電子データ３００である。具体的には、例えば、図３のドキュメント１のアイコン３０１或いはドキュメント２のアイコン３０２の上でマウスを右クリックし、表示されたメニュー５０１の「チェックアウト」、「参照」、「ダウンロード」を選択する操作は、最新の電子データ３００を要求する操作である。ユーザーの操作が最新の電子データ３００を要求する操作であると判断された場合は、処理はステップＳ１０２へ進む。ユーザーの操作が最新の電子データ３００を要求する操作でないと判断された場合は、処理はステップＳ１０５へ進む。例えば、図９のバージョン管理画面４０５から特定のバージョンを指定して電子データ３００の参照あるいはダウンロードを要求する操作及び承認のために承認対象のバージョンの電子データ３００を参照する操作は、最新の電子データ３００を要求する操作でないと判断される。
【００５７】
ステップＳ１０２では、ユーザーに最新バージョンの電子データ３００を提示すべきか、最新の正式版であるバージョンの電子データ３００を提示すべきかが判断される。具体的には、例えば、ユーザーの権限或いは操作が第１条件を満たすか、第２条件を満たすか、或いは、両条件を満たさないかが判断される。第１条件は、ユーザーの操作が、最新の電子データ３００を要求する第１操作であり、かつ、ユーザーが最新バージョンの電子データ３００について第１操作をする権限を有しているか否かである。第２条件は、ユーザーの操作が、最新の電子データ３００を要求し、かつ、電子データ３００を参照する又はダウンロードする第２操作であり、かつ、ユーザーが少なくとも最新の正式版であるバージョンの電子データ３００について第２操作をする権限を有しているか否かである。
【００５８】
具体的には、ステップＳ１０２まで進んだ場合は、上述のとおりユーザーの操作は、最新の電子データ３００を要求する操作である。ユーザーが最新バージョンの電子データ３００について当該操作をする権限を有しているかどうかが上述の権限確認処理の実行により確認される。この場合、当該操作をする権限とは、登録権限である。もし、ユーザーが登録権限を有すると判定されたら、第１条件が満たされたと判断され、処理は、Ｓ１０３へ進む。
【００５９】
もし、ユーザーが登録権限を有しないと判定され、かつ、当該操作が参照或いはダウンロードする操作である場合、ユーザーが最新の正式版であるバージョンの電子データ３００について当該操作をする権限を有しているかどうかが上述の権限確認処理の実行により確認される。この場合、当該操作をする権限とは、参照権限である。もし、ユーザーが参照権限を有すると判定されたら、第２条件が満たされたと判断され、処理は、Ｓ１０４へ進む。
【００６０】
第１条件及び第２条件とも満たされなければ、電子データ３００の提示はされず。処理は終了する。
【００６１】
ステップＳ１０３では、最新バージョンの電子データ３００がユーザーに対して提示される。具体的には、例えば、ユーザーの操作が、電子データ３００の参照であれば、最新バージョンの電子データ３００がクライアント２００のブラウザに表示される。ユーザーの操作が、電子データ３００のダウンロードであれば、クライアント２００のブラウザに当該電子データ３００の保存先を選択する画面（図示せず）が表示される。ユーザーが保存先を選択（入力）すると、サーバー１００から最新バージョンの電子データ３００が送信され保存先として選択された場所に保存される。ユーザーの操作が、チェックアウトであれば、クライアント２００のブラウザに当該電子データ３００の保存先を選択する画面（図示せず）が表示される。ユーザーが保存先を選択（入力）すると、サーバー１００から最新バージョンの電子データ３００が送信され保存先として選択された場所に保存される。そして、処理は終了する。
【００６２】
ステップＳ１０４では、最新の正式版であるバージョンの電子データ３００がユーザーに対して提示される。具体的には、例えば、ユーザーの操作が、電子データ３００の参照であれば、最新の正式版であるバージョンの電子データ３００がクライアント２００のブラウザに表示される。ユーザーの操作が、電子データ３００のダウンロードであれば、クライアント２００のブラウザに当該電子データ３００の保存先を選択する画面（図示せず）が表示される。ユーザーが保存先を選択（入力）すると、サーバー１００から最新の正式版であるバージョンの電子データ３００が送信され保存先として選択された場所に保存される。そして、処理は終了する。
【００６３】
ステップＳ１０５では、ユーザーが指定したバージョンの電子データ３００がユーザーに対して提示される。提示は、ユーザーの操作に応じて、電子データ３００の表示、電子データ３００のダウンロード、或いは、電子データ３００のチェックアウトが行われる。
【００６４】
（２−７）保持バージョン数制限
記憶部１２０に記憶しておく正式版ではないバージョンの電子データ３００の数を制限することができる。記憶部１２０には、各電子データ３００の正式版ではないバージョンを記憶部１２０に記憶しておく数の上限に関する情報である保持数制限情報が記憶されている。当該情報は、例えば、０から１００までの範囲の数値であり、電子データ共有システムの管理者等により設定される。
【００６５】
電子データ３００の新しいバージョンがチェックインされ、上記チェックイン処理が実行された後、保持数制限処理が実行される。保持数制限処理は、記憶部１２０に記憶されている保持数制限情報を参照する。当該情報が、例えば、０以下の数値であれば、保持数制限処理は、終了する。この場合、０以下の数値は、保持数制限をかけないという意味である。そして、例えば、０より大きい数値であれば、保字数制限処理は、チェックインされた電子データ３００の正式版でないバージョンの数が当該数値以下であるかどうかカウントする。カウントが当該数値以下であれば、保持数制限処理は、終了する。カウントが当該数値より大きければ、カウントが当該数値以下になるまで正式版でないバージョンの当該電子データ３００を最も古いバージョンから順に記憶部から削除する。削除されたバージョンに係るバージョン管理テーブル１２１のレコードも削除される。
【００６６】
なお、正式版であるバージョンの電子データ３００は、保持数制限処理によって削除されず、正式版であるバージョンの電子データ３００は全てが記憶部１２０に記憶される。
【００６７】
（３）特徴
（３−１）
上記実施形態にかかる電子データ共有システム１は、チェックイン処理を実行するチェックイン部１１１、版管理処理を実行する版管理部１１２、及び、提示処理を実行する提示部１１３を備える。チェックイン処理では、ユーザーが電子データ３００を電子データ共有システム１にチェックインする操作をすると電子データ３００に新たなバージョン番号を付与し、古いバージョンの電子データ３００とは別にチェックインされた電子データ３００を新バージョンとして記憶部１２０に記憶する。また、バージョン管理テーブル１２１に新たなレコードを追加し、チェックインされたバージョンの情報を当該レコードに格納する。版管理処理では、承認権限を有するユーザーである承認者によって正式版として承認された電子データ３００のバージョンの情報を版管理テーブル１２２に格納する。提示処理では、ユーザーの権限あるいは操作が第１の条件を満たす場合には、最新バージョンの電子データ３００を提示し、ユーザーの権限あるいは操作が第２の条件を満たす場合には最新の正式版であるバージョンの電子データ３００を提示する。電子データとは、例えば、ワードプロセッサ或いは表計算等、コンピュータのソフトウェアによって使用されるファイルであり、テキスト、バイナリ等、どの種類のファイルでもよく、また、どの種類のソフトウェアのファイルであってもよい。ユーザーの操作とは、電子データを参照、ダウンロード、或いは、編集等を含む電子データの利用のために行なう操作である。参照は、電子データの閲覧、検索或いは帳票印刷等の他の処理を介しての参照、及び、他の電子データからの参照を含む。編集は、電子データのチェックアウトを含む。
【００６８】
即ち、上記実施形態にかかる電子データ共有システム１では、電子データのバージョン管理に加えて、正式版として承認された電子データの版が管理される。そして、ユーザーの権限或いは操作に応じて、最新バージョンの電子データか、或いは、最新の正式版であるバージョンの電子データのどちらかをユーザーに提示される。これにより、上記実施形態にかかる電子データ共有システム１は、ユーザーごとに適切なバージョンの電子データを提示することができている。
【００６９】
（３−２）
上記実施形態にかかる電子データ共有システム１にかかる提示処理では、ユーザーの操作が、最新の電子データ３００を要求する第１操作であり、かつ、ユーザーが最新バージョンの電子データ３００について第１操作をする権限を有している場合は、最新バージョンの電子データ３００が提示される。ユーザーの操作が、最新の電子データ３００を要求し、かつ、電子データ３００を参照する又はダウンロードする第２操作であり、かつ、ユーザーが少なくとも最新の正式版であるバージョンの電子データ３００について第２操作をする権限を有している場合は、最新の正式版であるバージョンの電子データ３００が提示される。最新の電子データ３００とは、ユーザーが要求している電子データ３００のうち、当該ユーザーが提示を受けることが可能な最新のバージョンの電子データ３００である。
【００７０】
即ち、上記実施形態にかかる電子データ共有システム１では、ユーザーの操作が、最新の電子データの提示を要求する第１操作であり、かつ、ユーザーが最新バージョンの電子データについて第１操作をする権限を有していれば、最新バージョンの電子データをユーザーに提示する。ユーザーの操作が、最新の電子データの参照又はダウンロードを要求する第２操作であり、かつ、ユーザーが少なくとも最新の正式版であるバージョンの電子データについて第２操作をする権限を有していれば、最新の正式版であるバージョンの電子データをユーザーに提示する。これにより、上記実施形態にかかる電子データ共有システム１は、ユーザーの権限或いは操作に応じて、ユーザーごとに適切なバージョンの電子データを提示することができている。
【００７１】
（３−３）
上記実施形態にかかる電子データ共有システム１は、保持数制限処理を行なう保持数制限部１１４を備える。保持数制限処理では、正式版ではないバージョンの電子データ３００を保持する数を所定の数に制限する。具体的には、例えば、電子データ３００の新しいバージョンがチェックインされる場合に、正式版ではないバージョンの電子データ３００の数が所定の数を越えていると、最も古い正式版ではないバージョンの電子データ３００を記憶部１２０から削除する。これにより、上記実施形態にかかる電子データ共有システム１では、電子データ３００を記憶するためのスペースを節約することができている。
【００７２】
（３−４）
上記実施形態にかかる電子データ共有システム１では、正式版であるバージョンの電子データ３００は全て記憶部１２０に記憶される。これにより、上記実施形態にかかる電子データ共有システム１では、正式版であるバージョンの電子データ３００を全て残すことができる。
【００７３】
（４）変形例
（４−１）
上記実施形態では、バージョン管理テーブル１２１と版管理テーブル１２２とは、別々のデータベーステーブルであった。しかし、他の実施形態では、バージョン管理テーブル１２１と版管理テーブル１２２とを同じデータベーステーブルにしてもよい。この場合、具体的には、例えば、バージョン版管理テーブルという１つのデータベーステーブルに図９のバージョン一覧４０５ａに表示されているようなバージョン番号及び版番号、等の情報を格納すればよい。
【００７４】
（４−２）
上記実施形態では、提示部１１３は、ユーザーに電子データ３００を参照、ダウンロード及びチェックアウト等の形で提示する場合に最新バージョン或いは最新の正式版であるバージョンの電子データ３００のどちらを提示すべきか提示処理において判断した。しかし、他の実施形態においては、参照、ダウンロード及びチェックアウト等に加えて検索結果をユーザーに提示する場合に最新バージョン或いは最新の正式版であるバージョンの電子データ３００のどちらを提示すべきか提示処理において判断してもよい。この場合、例えば、電子データ３００が含む文字情報がデータベーステーブルにバージョンごとに格納される。提示処理においては、図１０に示されているフローチャートに従って最新バージョン或いは最新の正式版であるバージョンの電子データ３００のどちらを提示すべきかが判断される。最新バージョンの電子データ３００を提示すると判断した場合は、最新バージョンの電子データ３００にかかる上記データベーステーブルに検索がかけられ、当該検索結果がユーザーに提示される。最新の正式版であるバージョンの電子データ３００を提示すると判断した場合は、最新の正式版であるバージョンの電子データ３００にかかる上記データベーステーブルに検索がかけられ、当該検索結果がユーザーに提示される。
【産業上の利用可能性】
【００７５】
本発明は、電子データのバージョン管理に適用可能である。
【符号の説明】
【００７６】
１ 電子データ共有システム
１００  サーバー
１１０  制御部
１１１  チェックイン部（チェックイン手段）
１１２  版管理部（版管理手段）
１１３  提示部（提示手段）
１１４  保持数制限部（保持数制限手段）
１２０  記憶部
１２１  バージョン管理テーブル（バージョン情報）
１２２  版管理テーブル（版情報）
２００  クライアント
３００  電子データ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００７７】
【特許文献１】特開２００４−２１５２９号公報
【図１】
0005516480.tif 000002
【図２】
0005516480.tif 000003
【図３】
0005516480.tif 000004
【図４】
0005516480.tif 000005
【図５】
0005516480.tif 000006
【図６】
0005516480.tif 000007
【図７】
0005516480.tif 000008
【図８】
0005516480.tif 000009
【図９】
0005516480.tif 000010
【図１０】
0005516480.tif 000011
【図１１】
0005516480.tif 000012