(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
会計事務所において、税務会計処理用のアプリケーションプログラムを利用して、各顧問先向けの各業務を遂行する際に、顧問先毎の担当者を登録して管理する担当割当支援システムであって、
１またはそれ以上のアプリケーションプログラムを実行するとともに利用者の操作に基づいて実行したジョブの内容からジョブ実行記録を生成するアプリケーション実行部と、
生成されたジョブ実行記録をジョブ実行記録ＤＢに蓄積するジョブ実行記録生成管理部とを具え、
前記ジョブ実行記録には、処理対象である顧問先名と、ジョブを実行した日時の情報とが含まれ、処理対象となる顧問先名が区別された上で、担当者の識別情報と、実行されたアプリケーションプログラムの情報であるジョブ名と、各ジョブにおける作業内容と、帳表に関する作業の場合には帳票名とが含まれ、それぞれが階層的な構成を有しており、
さらに、顧問先毎に担当者を登録する担当者管理テーブルと、
前記ジョブ実行記録ＤＢを参照して、前記ジョブ実行記録に含まれる顧問先名情報に基づいて、前記操作を行った利用者を前記顧問先名情報に係る顧客の担当者として担当者管理テーブルに登録する担当割当処理部とを具えることを特徴とする担当割当支援システム。
【請求項２】
請求項１に記載の担当割当支援システムがさらに、所定の基準に従って前記担当者管理テーブルに登録された担当者を入れ替えるか削除する担当調整処理部を具えることを特徴とする担当割当支援システム。
【請求項３】
請求項２に記載の担当割当支援システムにおいて、前記基準は、前記顧問先のデータへの担当者の最終アクセス時またはアクセス頻度に基づくことを特徴とする担当割当支援システム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれか１項に記載の担当割当支援システムがさらに、担当割当すべきジョブの条件が登録された担当割当テンプレートを具えるとともに、前記担当割当処理部は、前記ジョブ実行記録のうち担当割当テンプレートの条件に合致するもののみを抽出して担当者を担当者管理テーブルに登録することを特徴とする担当割当支援システム。
【請求項５】
請求項４に記載の担当割当支援システムにおいて、オペレータの入力指示を受けて前記担当割当テンプレートの内容を変更するテンプレート変更手段を具えることを特徴とする担当割当支援システム。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれか１項に記載の担当割当支援システムにおいて、前記担当割当処理部は、前記担当者管理テーブルに担当者を登録する前に、登録しようとする担当者の情報を前記システムのオペレータに提示して登録の是非を問い合わせることを特徴とする担当割当支援システム。
【請求項７】
会計事務所の業務システムに組み込まれる担当割当支援プログラムであって、
前記業務システムは、顧問先毎に担当者を登録する担当者管理テーブルと、各顧問先向けの各業務を遂行するための税務会計処理用アプリケーションプログラムと、１またはそれ以上のアプリケーションプログラムを実行するとともに利用者の操作に基づいて実行したジョブの内容からジョブ実行記録を生成するアプリケーション実行部と、生成されたジョブ実行記録をジョブ実行記録ＤＢに蓄積するジョブ実行記録生成管理部とを具え、
前記ジョブ実行記録には、処理対象である顧問先名と、ジョブを実行した日時の情報とが含まれ、処理対象となる顧問先名が区別された上で、担当者の識別情報と、実行されたアプリケーションプログラムの情報であるジョブ名と、各ジョブにおける作業内容と、帳表に関する作業の場合には帳票名とが含まれ、それぞれが階層的な構成を有しており、
前記担当割当支援プログラムは、前記ジョブ実行記録ＤＢを参照して、ジョブ実行記録に含まれる顧問先名情報に基づいて、前記操作を行った利用者を前記顧問先名情報に係る顧客の担当者として担当者管理テーブルに登録するステップを前記業務システムに実行させることを特徴とする担当割当支援プログラム。
【請求項８】
請求項７に記載の担当割当支援プログラムがさらに、前記業務システムに、所定の基準に従って前記担当者管理テーブルに登録された担当者を入れ替えるか削除するステップを実行させることを特徴とする担当割当支援プログラム。
【請求項９】
請求項７または８に記載の担当割当支援プログラムにおいて、前記業務システムがさらに、担当割当すべきジョブの条件が登録された担当割当テンプレートを具えるとともに、前記担当割当支援プログラムは、前記担当割当テンプレートを参照して、前記ジョブ実行記録のうち担当割当テンプレートの条件に合致するもののみを抽出して担当者を担当者管理テーブルに登録するステップを前記業務システムに実行させることを特徴とする担当割当支援プログラム。
【請求項１０】
会計事務所において、税務会計処理用のアプリケーションプログラムを利用して、各顧問先向けの各業務を遂行する際に、顧問先毎の担当者を担当者管理テーブルに登録して管理する担当割当支援方法であって、
アプリケーション実行部が、１またはそれ以上のアプリケーションプログラムを実行するとともに利用者の操作に基づいて実行したジョブの内容からジョブ実行記録を生成するステップと、
ジョブ実行記録生成管理部が、生成されたジョブ実行記録をジョブ実行記録ＤＢに蓄積するステップとを具え、
前記ジョブ実行記録には、処理対象である顧客名と、ジョブを実行した日時の情報とが含まれ、処理対象となる顧客名が区別された上で、担当者の識別情報と、実行されたアプリケーションプログラムの情報であるジョブ名と、各ジョブにおける作業内容と、帳表に関する作業の場合には帳票名とが含まれ、それぞれが階層的な構成を有しており、
さらに、担当割当処理部が、前記ジョブ実行記録ＤＢを参照して、前記ジョブ実行記録に含まれる顧問先名情報に基づいて、前記操作を行った利用者を前記顧問先名情報に係る顧問先の担当者として担当者管理テーブルに登録するステップとを具えることを特徴とする担当割当支援方法。
【請求項１１】
請求項１０に記載の担当割当支援方法がさらに、担当調整処理手段が、所定の基準に従って前記担当者管理テーブルに登録された担当者を入れ替えるか削除するステップを具えることを特徴とする担当割当支援方法。
【請求項１２】
請求項１０または１１に記載の担当割当支援方法において、さらに担当割当処理部が、担当割当すべきジョブの条件が登録された担当割当テンプレートを参照して、前記ジョブ実行記録のうち担当割当テンプレートの条件に合致するもののみを抽出して担当者を担当者管理テーブルに登録するステップを具えることを特徴とする担当割当支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、担当割当支援システムに関し、特に、例えば会計事務所で利用されるコンピュータシステムにおいて、業務アプリケーションの操作履歴に基づいて担当者割当を自動的に行うシステム、方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、様々なオフィス業務がコンピュータシステムにより電子化された業務システムが利用されている。一般にオフィス業務では、個々の業務案件や顧客単位で１または複数の担当者が割り当てられ、その担当者が責任をもって当該案件の処理にあたることが多い。このため、業務システムには案件や顧客毎に担当者を登録して管理できるようになっているものが多い。多くの場合、担当者の登録、変更、削除は案件操作画面または担当者割当画面にて利用者が設定・登録していた。
【０００３】
しかしながら担当者の登録は面倒であるとともに、例えば会計事務所の場合、個人の会計業務を代行する期間が１年だけだったり、相続税の税務処理の場合は数年に１度だけだったりすることもあり、担当者が変更されることも頻繁にある。このような場合に担当者の変更登録を失念したり、後回しにしたりして、担当者が正確に登録されていない状態で運用されることが多いのが実情である。
【０００４】
担当者の登録に関し、業務アプリケーションが業務案件の引継ぎ担当を自動登録するようにした業務システムが提案されている（例えば、特許文献１）。この業務システムでは、ある業務に対する担当部署や担当職員の情報を、過去の履歴を含めて管理することにより、組織変更などがあった場合でも組織情報から業務案件の引継ぎ担当を自動取得できるようにしている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−９２６１９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記特許文献１のシステムは、組織変更があった場合に組織情報から現在の担当部署、担当職員の情報を取得するものであり、引継ぎの情報を入力する必要がある。したがって、引継ぎの入力を後回しにしたり、失念したりすることにより正確に登録されないまま運用される可能性がある。
【０００７】
本発明はこのような課題に鑑み、担当者が処理したジョブ実行記録やデータのアクセス履歴に基づいて担当割当を自動的に行うシステム、方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成すべく、本発明は、業務システムにおける案件担当を登録して管理する担当割当支援システムにおいて、利用者の操作に基づいて前記業務システムにおける所定の操作履歴を生成し、当該操作を行った利用者の情報とともに操作履歴記憶領域に記録する操作履歴生成管理部と、顧客あるいは案件毎に担当者を登録する担当者管理テーブルと、前記操作履歴記憶領域を参照して、当該操作履歴に含まれる顧客名情報あるいは案件名情報に基づいて、前記操作を行った利用者を顧客或いは案件の担当者として担当者管理テーブルに登録する担当割当処理部とを具えることを最も主要な特徴とする。
【０００９】
この担当割当支援システムはさらに、所定の基準に従って前記担当者管理テーブルに登録された担当者を入れ替えるか削除する担当調整処理部を具えることが望ましい。
【００１０】
前記基準は、前記顧客あるいは案件データへの担当者毎の最終アクセス時またはアクセス頻度に基づくことが望ましい。
【００１１】
一実施例では、前記操作履歴記憶領域には、ユーザ操作に基づいてアプリケーションプログラムが実行したジョブに関するジョブ実行記録が登録されることが望ましい。
【００１２】
さらに、担当割当すべき操作またはジョブの条件が登録された担当割当テンプレートを具えるとともに、前記担当割当処理部は、前記操作履歴またはジョブ実行記録のうち担当割当テンプレートの条件に合致するもののみを抽出して担当者を担当者管理テーブルに登録することが望ましい。
【００１３】
この実施例では、オペレータの入力指示を受けて前記担当割当テンプレートの内容を変更するテンプレート変更手段を具えることが望ましい。
【００１４】
前記担当割当処理部は、前記担当者管理テーブルに案件の担当者を登録する前に、登録しようとする担当者の情報を前記システムのオペレータに提示して登録の是非を問い合わせることが望ましい。
【００１５】
本発明はまた、顧客あるいは案件毎に担当者を登録する担当者管理テーブルを具える業務システムにおける担当割当支援プログラムに関し、当該プログラムは前記業務システムに、前記業務システムにおける所定の操作履歴を、当該操作を行った利用者の情報とともに操作履歴記録領域に記録するステップと、前記操作履歴記憶領域を参照して、前記操作を行った利用者を当該操作にかかる顧客或いは案件の担当者として担当者管理テーブルに登録するステップとを実行させることを特徴とする。
【００１６】
このプログラムはさらに、前記業務システムに、所定の基準に従って前記担当者管理テーブルに登録された担当者を入れ替えるか削除するステップを実行させることが望ましい。
【００１７】
前記基準は、前記顧客あるいは案件データへの担当者の最終アクセス時またはアクセス頻度に基づくことが望ましい。
【００１８】
本発明はさらに、顧客あるいは案件毎に担当者を登録する担当者管理テーブルを具える業務システムにおける担当割当支援方法に関し、この方法は、操作履歴記録処理手段が、前記業務システムにおける所定の操作履歴を、当該操作を行った利用者の情報とともに操作履歴記録領域に記録するステップと、担当割当処理手段が、前記操作履歴記憶領域を参照して、前記操作を行った利用者を当該操作にかかる顧客或いは案件の担当者として担当者管理テーブルに登録するステップとを具えることを特徴とする。
【００１９】
この方法はさらに、担当調整処理手段が、所定の基準に従って前記担当者管理テーブルに登録された担当者を入れ替えるか削除するステップを具えることが望ましい。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、操作履歴に基づいて顧客あるいは案件毎の担当をシステムが自動登録するため、マニュアルでの担当登録の手間が省かれ、また入力ミスによる不正確なデータでの運用や、入力漏れによる担当不在での運用を有効に防止することができる。
【００２１】
また、所定の基準に従って担当者管理テーブルに登録された担当者を入れ替えるか削除するようにすれば、担当者管理テーブルの内容を常に最適な状態に保つことができる。
【００２２】
担当者の入れ替えまたは削除の基準を、対象データへの最終アクセス時またはアクセス頻度に基づくようにすれば、長い間ジョブ実行やデータアクセスしていない担当やたまにしか作業を行わない担当者を削除したり新規担当者と入れ替えて最適な状態で運用することができる。
【００２３】
また、担当割当すべき操作を登録した担当割当テンプレートを設け、ここに登録された作業を行った利用者のみを担当者として登録することにより、責任を伴う重要な作業を行った利用者のみを担当割当し、重要でない作業を行った者を担当者として登録してしまうことを有効に防ぐことができる。
【００２４】
上記担当割当テンプレートの登録内容をユーザが変更できるようにすることにより、本願システムを利用する企業や事務所の実情により適合したシステム運用が可能となる。
【００２５】
さらに、担当登録時にオペレータの承認を得ることにより、その人間が以降にそのデータへアクセスしないことが分かっている場合などに担当者として登録される不都合を回避することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２６】
【図１】図１は、本発明にかかる担当割当支援システムの構成例を示す図である。
【図２】図２は、図１に示すシステムのＷＳ端末１とサーバ２の詳細を示す機能ブロック図である。
【図３】図３は、サーバ記憶部２２のジョブ実行記録ＤＢ２２ｂの登録内容の一例を示す図である。
【図４】図４は、サーバ記憶部２２の顧客マスタＤＢ２２ｄの登録例を示す図である。
【図５】図５は、本願システムへのログイン認証処理の動作を示すフローチャートである。
【図６】図６は、ジョブ実行記録生成管理部１６ｂによるジョブ実行記録処理を説明するためのフローチャートである。
【図７】図７は、担当割当処理部１８ａによる担当割当処理ステップを説明するフローチャートである。
【図８】図８は、担当割当処理部１８ａが担当割当時に照合する担当割当テンプレートの一例を示す図である。
【図９】図９は、担当割当処理の処理イメージを示す図である。
【図１０】図１０は、担当割当調整部１８ｂによる、最も古く登録された担当者を入れ替える実施例のフローチャートである。
【図１１】図１１は、担当割当調整部１８ｂによる、所定期間（例えば１年）以上アクセスがない担当者のうち最も古く更新された担当者を入れ替える実施例のフローチャートである。
【図１２】図１２は、担当割当調整部１８ｂによる、所定期間（例えば直近３ヶ月）のアクセス頻度が最も低い担当者を入れ替える実施例のフローチャートである。
【図１３】図１３は、本発明の一実施形態にかかる、自動割当担当と現在設定担当の概念を用いた担当者確定処理を説明するための画面例である。
【図１４】図１４は、本発明の担当割当データの利用例を示す図である。
【図１５】図１５は、本発明の担当割当データの利用例を示す図である。
【図１６】図１６は、本発明の代替実施例にかかるデータアクセス記録ＤＢの登録内容を示す図である。
【図１７】図１７は、本発明にかかる担当割当支援システムの代替構成例（スタンドアロン型）を示す図である。
【図１８】図１８は、本発明にかかる担当割当支援システムの代替構成例（サーバが存在せず複数の自立（スタンドアロン）型の端末だけでネットワークを構成）を示す図である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
本発明を実施するための最良の形態について、添付の図面を参照しながら以下に詳細に説明する。
【実施例】
【００２８】
図１は、本発明にかかる担当割当支援システムの構成例を示す図である。図１に示すように、本システムは例えば会計事務所内で構築されるコンピュータシステムであり、１以上のワークステーション端末（ＷＳ端末）１と、サーバ２とがネットワーク３で接続されて構成されている。本実施例のシステムは、例えば会計事務所の業務を遂行するために、各ＷＳ端末１およびサーバ２には会計処理用の１または複数のアプリケーションプログラムが実装されているものとする。本実施例はクライアントサーバ型システムとして構成しているが、本発明のシステムはスタンドアロン型として構成されてもよい。この場合には、以下の説明におけるＷＳ端末１の通信部１３と、サーバ２の通信部２３（および制御部２１）との間におけるデータ受け渡しのための処理は省略されることになる。
【００２９】
ＷＳ端末１は、会計事務所の担当者毎に割り当てられる会計処理装置であり、担当者が複数いる場合には複数台存在し、いずれもサーバ２にネットワーク接続される。ＷＳ端末１は例えば汎用のパーソナルコンピュータを用いることができ、端末の全体処理を司る制御部１１と、必要なデータが格納される記憶部１２と、ネットワーク３を介してサーバ２と通信する通信部１３と、ユーザに情報を提示する表示部１４と、ユーザの入力を受け付ける入力部１５とを具える。入力部１５は、例えばキーボード１６と、マウス１７とで構成される。記憶部１２には、会計事務所で用いられる財務処理プログラムの他、本願発明にかかる担当割当支援プログラムが格納されており、これが制御部１１に読み出され実行されることにより本願発明にかかる方法ステップが実行される。
【００３０】
サーバ２は、ＯＳやデータベースアクセスプログラムのほか、管理プログラム（いずれも図示せず）を記憶部にロードすることで実現される制御部２１と、各種のデータやプログラムを記憶する記憶部２２と、ネットワーク３を介して通信を行う通信部２３とを具える。なお、このサーバは、ＷＳ端末１から要求された情報を書き込み／読み出ししうる構成であれば、例えばネットワーク３に接続されるＮＡＳ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ａｔｔａｃｈｅｄ  Ｓｔｒａｇｅ）装置等であってもよい。なお、ネットワーク３は所内ＬＡＮに限るものではなく、構内ＬＡＮやインターネット等であってもよい。したがって、端末１とサーバ２は必ずしも同じ場所に設置されていなくてもよい。
【００３１】
図２は、図１に示すシステムのＷＳ端末１とサーバ２の詳細を示す機能ブロック図である。ＷＳ端末１の制御部１１は、アプリケーション実行部１６と、ログイン担当者管理部１７と、担当割当管理部１８とを具える。この制御部１１の各要素は、ＯＳや会計・税務処理用アプリケーションプログラム、および本発明にかかる担当割当支援プログラムの個別モジュールをランダムアクセスメモリ（図示せず）にロードして、ＣＰＵ（図示せず）によって各処理を実行することで実現される。
【００３２】
アプリケーション実行部１６は、通常業務用の会計や財務に関するアプリケーションプログラムを記憶部１２にロードすることで実現され、アプリケーションプログラムの各機能を実行するアプリケーション機能実行部１６ａと、ユーザによる所定の作業が実行された場合にジョブ実行記録を生成し管理するジョブ実行記録生成管理部１６ｂとを具える。生成されたジョブ実行記録は、通信部１３およびネットワーク３を介して、サーバ２の記憶部２２に蓄積される。このジョブ実行記録が登録されるジョブ実行記録ＤＢ２２ｂの一例を図３に示す。ジョブ実行記録は、会計事務所における会計・税務処理を効率化するために、会計税務処理システムにおける特に重要な作業について、操作記録あるいはアクセス記録を残すための記録情報であって、案件または顧客の識別情報（顧問先ＩＤ）と、担当者の識別情報（担当者ＩＤ）と、作業のカテゴリを示すジョブ名と、より具体的な作業内容と、日付と、作業時間と、帳表に関する作業の場合には帳表名（図示せず）との情報が含まれる。ジョブ実行記録の生成処理については、後に図６の処理フローを用いて詳述する。
【００３３】
ログイン担当者管理部１７は、アプリケーション実行時にログインする担当者の認証を行う手段である。本システムにログインして各種アプリケーションを利用できる担当者は、予めそのユーザ名とパスワードが、サーバ２の記憶部２２にある担当者マスタＤＢ２２ｅに登録される。ログイン担当者管理部１７は、アプリケーション実行部１６が業務アプリケーションを起動する際に出力部１４からログイン画面を提示し（図示せず）、その入力内容を担当者マスタＤＢ２２ｅの登録内容と照合する。一致すればアプリケーション実行部１６にアプリケーションの起動を許可し（ログイン許可）、一致しなければアプリケーションの実行を禁止する。また、ログインしている担当者の情報を一時メモリに保持する。このログイン認証は、操作している担当者の情報を取得することが目的であり、アプリケーションレベル、またはそのモジュールレベルで行ってもよいし、端末１のオペレーティングシステムへのユーザログインレベルであってもよい。
【００３４】
担当割当管理部１８は本発明の特徴部分であり、所定の作業実行者をその顧客あるいは案件の担当者として登録する担当割当処理部１８ａと、必要に応じて担当者の削除や入れ替えを行う担当調整処理部１８ｂとを具える。本実施例では会計事務所の顧問先（顧客）毎に担当を管理するものとして、各顧客の担当者はサーバ２の記憶部２２にある顧客マスタＤＢ２２ｄに登録される。
【００３５】
図４は、サーバ記憶部２２の顧客マスタＤＢ２２ｄの登録例を示す図である。本図に示すように、顧客マスタＤＢ２２ｄは、顧問先ＩＤ毎に、複数の担当者（本例では会計事務所の実態に則して担当１乃至担当４を想定）を更新日時の情報とともに登録できるようになっている。この顧客マスタＤＢ２２ｅの顧問先ＩＤ情報は、例えば新規顧問先の受任時にアドミニストレータ権限のあるユーザが顧客レコードを増やし、各顧客の担当者情報は以下に説明する担当者登録ステップの他、マニュアル入力で登録できるようにしてもよい。図４に示すように、担当者１乃至４の情報は登録されていても一部が空欄であってもよい。
【００３６】
なお、本発明において担当者は顧客毎ではなく案件毎（例えば、法人でない個人の場合にはスポット的な依頼も多く、そのとき限りの相続税の処理案件など）、あるいは業務カテゴリ毎に（例えば、大規模な会計事務所では、法人税申告、所得税申告などのカテゴリ毎に担当が専門分化していることに対応するように）管理されてもよいことは自明であり、その場合の具体的構成は当業者が本明細書の開示から容易に理解するであろう。各処理部１８ａ、１８ｂの具体的な動作については以降にフローチャートを用いて詳細に説明する。
【００３７】
サーバ２の制御部２１は、ＯＳや管理プログラムに従って、端末１から送られるデータを記憶部２２に登録し、また要求されるデータを記憶部２２から抽出して端末１に送信する。記憶部２２は、業務アプリケーションの実データが格納されるアプリＤＢ２２ａと、ＷＳ端末１で生成されたジョブ実行記録を蓄積するジョブ実行記録ＤＢ２２ｂと、顧客や案件毎の進捗状況等が登録される管理ＤＢ２２ｃと、上述した顧客マスタＤＢ２２ｄと、ログイン管理を行うための担当者マスタＤＢ２２ｅとを具える。
【００３８】
次に、本発明にかかる担当割当支援方法、あるいは本発明にかかる担当割当支援プログラムの動作について、図５以降のフローチャートやデータベース登録内容を用いて以下に詳細に説明する。図５は、本願システムへのログイン認証処理の動作を示すフローチャートである。本願システムの利用を許可された者は、予めサーバ記憶部２２の担当者マスタ２２ｅにユーザ名とログインパスワードが登録されている。この登録は例えばアドミニストレータ権限のあるユーザがユーザ登録画面から事前に登録するものであり、その処理自体は種々のコンピュータシステムにおいて公知であるためその詳細は省略する。ユーザがジョブメニューを起動すると（ステップＳ１１）、制御部１１のログイン担当者管理部１７が、ユーザ名とパスワードの入力画面を出力部１４からユーザに提示し（ステップＳ１２）、その入力内容をサーバ２の担当者マスタＤＢ２２ｅの内容と照会する（ステップＳ１３）。ログイン担当者管理部１７は、ユーザ名とパスワードが一致したらログインを許可するとともに当該ユーザを担当者として一時メモリ（図示せず）に記憶し（ステップＳ１４）、不一致の場合はユーザ名とパスワードの再入力を促す（ステップＳ１２へ）。このようにして、以降にログアウトするまで当該端末１からのデータアクセスがこのユーザからであるということが把握される。
【００３９】
ここで、ログイン担当者の管理は、端末自体へのアクセス管理に係るＯＳレベルでのログイン管理であってもよいし、会計・税務処理システムを操作するレベルのログイン管理であってもよく、また各種アプリケーションの利用の可否を管理するログイン管理であってもよい。これは、操作した者の氏名や識別コードを記録部に記録・管理することで、ジョブ実行記録の生成の際などに参照できるように構成されていれば足りる。なお、担当者は氏名情報で登録管理することもできるし、前述のように担当者の識別情報（担当者ＩＤ）で登録管理することもできる。
【００４０】
図６は、ジョブ実行記録生成管理部１６ｂによるジョブ実行記録処理を説明するためのフローチャートである。会計事務所の通常業務で利用されるアプリケーションプログラムがログインユーザにより起動されると（ステップＳ２１）、アプリケーション実行部１６はユーザから作業および帳表の指定を受け付け、アプリＤＢ２２ａから必要なデータファイルを読み出して処理を開始する（ステップＳ２２）。ここで、ユーザがアプリケーションを操作して作業を行うと（ステップＳ２３）、アプリケーション実行部１６は当該操作がジョブ実行記録対象か否かを判断する（ステップＳ２４）。この判断は、予めジョブ実行記録対象となる処理が登録された参照テーブル（図示せず）をアプリケーション実行部１６が有し、これを参照して行うようにしてもよいし、予めアプリケーション側で所定の処理の実行コード中に当該処理がジョブ実行記録対象である旨の情報が含まれており、これをアプリケーション実行部１６が検出するようにしてもよい。ここで、処理がジョブ実行記録対象である場合（ステップ２４：Ｙ）、ジョブ実行記録生成管理部１６ｂが、処理の内容（ジョブ名称、作業名／帳表名、顧問先など）に応じて必要な情報を抽出し、通信部１３およびネットワーク３を介して、サーバ２のジョブ実行記録ＤＢ２２ｂにジョブ実行記録を登録する（ステップＳ２５）。ジョブ実行記録は図３に示すように蓄積され、以降に例えば顧客毎の会計処理進捗状況の把握や、本発明における担当割当処理に用いられる。なお、顧問先選択の処理は、ステップＳ２１またはＳ２２の中で行ってもよいし、これらのステップに前後して行うようにしてもよい。
【００４１】
その後、現在実行中の作業がユーザまたはアプリケーションによって終了したら（ステップＳ２６）、再び作業／帳表選択画面に移行するか（ステップＳ２２へ）、ユーザの選択によってアプリケーションを終了する（ステップＳ２７）。ここで、会計データの更新があった場合にはアプリＤＢ２２ａが更新される。
【００４２】
図７は、担当割当管理部１８の担当割当処理部１８ａによる担当割当処理ステップを説明するフローチャートである。担当割当処理部１８ａは、アプリケーション実行部１６によるジョブ実行記録の作成時に、あるいは例えば一日の業務終了時などの定期的なタイミングで、図３に示すジョブ実行記録ＤＢ２２ｂを参照して未処理のレコードを一つ抽出する（ステップＳ３１）。
【００４３】
次に、このレコードのジョブ・作業内容が、担当割り当てすべきジョブ・作業内容かを判断する（ステップＳ３２）。この判断は、担当割り当てすべきジョブ・作業内容・帳表名が、例えば図８のような担当割当テンプレートに登録されており、担当割当処理部１８ａがジョブ実行記録の内容をこの担当割当テンプレートに照合することにより実現することができる。
【００４４】
本実施例において、「担当」とは、抽出したジョブ実行記録の作業のみの担当ではなく、当該ジョブにかかる顧問先全体の担当を意味する。すなわち、イ）担当としてカバーする範囲を、担当割当テンプレートに登録されたジョブ・作業に限定した担当者としてアサインすることも考えられるが、ロ）担当としてカバーする範囲を、担当割当テンプレートに登録されたジョブ・作業に限らず（図７のフローに示すように、ジョブ実行記録を一つ一つ調べていく中で、あるジョブ実行記録（または操作記録、アクセス記録）ないし、ジョブ実行記録（または操作記録、アクセス記録）および担当割当テンプレートに基づいて担当割当処理を行うと判断した場合に、当該ジョブ実行記録等に含まれる顧問先ＩＤ（または案件ＩＤ）を取得し、顧問先名（または案件名）を得た上で）、当該作業・操作を行った者を、その顧問先（または案件）全般についての担当者として登録し管理する。大規模な会計事務所の場合には上記イ）の構成も有用であるが、比較的小規模の会計事務所の運用上は、ロ）の構成が望ましいため、特段の断りがない場合、以下はロ）を前提として説明する。
【００４５】
ステップＳ３２では、具体的には、ジョブ実行記録のジョブ・作業内容（会計入力・データ入力等）と、担当割当テンプレートの記載項目とを項目毎に比較して、一致したものがあれば担当割当対象とし、なければそのレコードはスキップする。担当者は責任担当としての意義があるので、ある程度重要な作業、例えば印刷処理でも重要書類である「試算表や月次決算書」を印刷する作業の担当者はその顧客への責任担当であるといえるためテンプレートに盛り込み、一方でジョブ内容が例えば「元帳」印刷の場合は重要書類ではなく責任ある担当者でない者が印刷することが多いため、この場合は担当割当テンプレートに盛り込まず担当者が登録されないようにする。このように、担当割当テンプレートは、会計事務所における顧問先サービスの作業の重要度を示す指標として機能するので、（ジョブ実行記録のみに基づいて担当割当処理を行うこともできるが）ジョブ実行記録の内容に加え、さらに、担当割当テンプレートの判断指標に基づいて担当割当処理を行うかどうかを判断することで、より会計事務所における顧問先サービスの重要性を加味した担当割当処理を行うことが可能となる。ここで、図８の担当割当テンプレートはユーザが編集可能とし、事務所毎の作業の処理方法や担当者の位置づけなどに応じて、各事務所の実情に沿った担当登録が実現できるようにする。代替的に、担当割当テンプレートは編集不可としてもよく、また担当割当テンプレート自体を無くしてすべてのジョブ実行記録について担当割当が行われるようにしてもよい（すなわち、ステップＳ３２を行わない）。この場合でも、どの作業についてジョブ実行記録をとるかが取捨選択可能であるため（図６ステップＳ２４の処理）、ある程度まで担当割当する作業対象を絞ることができる。ステップＳ３２の処理で、担当割当すべき場合はステップＳ３３に進み、担当割当する必要がない場合、もしあれば次のレコードへ進むか、次のレコードがなければ処理を終了する。
【００４６】
担当割当を行う場合（ステップＳ３２：Ｙ）、担当割当処理部１８ａはまず、顧客マスタＤＢ２２ｅを参照し、その担当者がその顧客のレコードに担当者として既に登録済みであるか否かを確認する（ステップＳ３３）。既に担当者として登録済みであれば処理を終了し、未登録の場合は、その顧客のレコードに空きがあるかを確認する（ステップＳ３４）。空きがある場合には、その担当者をその顧客の担当者として担当割当し（ステップＳ３５）、空きがない場合には登録を行わずに処理を終了するか、後に詳細に説明する担当割当調整ステップを実行して担当者の入れ替えを行う（ステップＳ３６）。
【００４７】
図９は、ここで述べた担当割当処理（ステップＳ３１−Ｓ３５）を可視化したものである。図９（ａ）に示す元の顧客マスタＤＢ２２ｄでは、例えばＡ社のレコードには担当２−４が空いているが、Ｅ社のレコードには既に４人の担当者が登録され空きがない状態である。図９（ｂ）に示すように、担当割当処理部１８ａはジョブ実行記録ＤＢ２２ｂの未処理レコードを一つ抽出し、それが担当割当対象ジョブである場合に顧問先ＩＤをキーとして担当者に空きがあるかを確認し、空きがあれば、図９（ｃ）のように新たな担当者として登録する。この場合は原則として若い担当者番号の欄に登録していく。
【００４８】
具体的には、図９（ｂ）の１行目のジョブ実行記録には、「顧問先ＩＤ＝Ａ社；担当者ＩＤ＝田中；ジョブ名＝会計データ入力；作業内容＝データ入力；日付＝２００８／０９／１５；作業時刻＝９：００」が記録されている。担当割当処理部１８ａは、このうちジョブ名と作業内容をキーとして図８の担当割当テンプレートをサーチする。その結果、「ジョブ名=会計データ入力；作業内容＝データ入力」の項目で一致するので、このジョブ実行記録が担当割当処理の対象であることが把握される。この場合、担当者ＩＤ＝田中は、顧問先ＩＤ＝Ａ社の担当として割り当てられる必要があると判断されるので、次に、担当割当処理部１８ａは、顧客マスタ２２ｄの空き状況を調べ、「顧問先ＩＤ＝Ａ社」の担当のアサイン状況は、担当１が佐藤であり、担当２以下は空き（未登録）であることを把握する。この場合、担当割当処理部１８ａは、空いている担当欄のうち一番若い番号である担当２の欄に、「担当者ＩＤ＝田中」の情報を登録するとともに、ジョブ実行記録にある「日付＝２００８／０９／１５」の情報を元に、更新年月日の情報を記録する（図４参照）。
【００４９】
また、図９（ｂ）の４行目のジョブ実行記録には、「顧問先ＩＤ＝Ｂ社；担当者ＩＤ＝阿部；ジョブ名＝所得税申告；作業内容＝印刷；日付＝２００８／０９／１５；作業時刻＝１３：２０；帳表名＝所得税申告書（帳表名のみ図示せず）」が記録されている。担当割当処理部１８ａは図８の担当割当テンプレートをサーチすると、「ジョブ名＝所得税申告；作業内容＝印刷」の項目で一致するため、このジョブ実行記録を担当割当処理の対象であると把握する。そして、上記と同様に顧客マスタ２２ｄの空き状況を調べると、担当２の欄が空いているので、ここに登録処理を行う。ここでは、一般にあまり重要でない印刷処理であっても、所得税申告書を取り扱うような処理は重要な処理として、担当割当処理を実施するようにしている。
【００５０】
また、図９（ｂ）の５行目のジョブ実行記録には、「顧問先ＩＤ＝Ｃ社；担当者ＩＤ＝田中；ジョブ名＝会計データ入力；作業内容＝データ入力；日付＝２００８／０９／１５；作業時刻＝９：００」が記録されている。担当割当処理部１８ａは図８の担当割当テンプレートをサーチすると、「ジョブ名＝会計データ入力；作業内容＝データ入力」の項目が一致するため、このジョブ実行記録を担当割当処理対象として把握する。そして、顧客マスタ２２ｄの空き状況を調べると、「顧問先ＩＤ＝Ｃ社」の担当のアサイン状況は、担当１＝佐藤、担当２＝田中であり、すでにジョブ実行記録にある田中が登録済みであることを把握する。この場合、担当割当処理手段１８ａは、ジョブ実行記録の「日付＝２００８／０９／１５」の情報を基に、Ｃ社の担当２の部分に更新年月日を上書き更新する。なお、ステップＳ３５の担当割当時に、出力部１３からユーザに「顧客○○の担当者として登録します（ＹＥＳ・ＮＯ）」といった問い合わせを出し、ＹＥＳの場合にのみ登録するようにしてもよい。
【００５１】
図１０乃至図１２は、本発明にかかる担当割当調整ステップの例を説明するフローチャートである。既にある顧客の担当者がすべて埋まっている場合、（１）最も古く登録された担当者を入れ替える、（２）所定期間（例えば１年）以上アクセスがない担当者のうち最も古く登録された担当者を入れ替える、（３）所定期間（例えば直近３ヶ月）のアクセス頻度が最も低い担当者を入れ替える、といった調整方法が考えられる。実施環境に応じていずれかの方法を採用してもよいし、ユーザが切り替えられるようにしてもよい。
【００５２】
図１０は、上記（１）の最も古く登録された担当者を入れ替える実施例のフローチャートである。例えばＡさんをＢ社の担当者として登録したい場合であって、Ｂ社の担当者がすべて埋まっている場合、制御部１１の担当割当調整部１８ｂは、図４の顧客マスタＤＢ２２ｄを参照して、既に登録されている担当者の更新年月日を取得する（ステップＳ４１）。次に、取得した情報を比較して、最も古い更新年月日の担当者を特定する（ステップＳ４２）。そして、特定された担当者を削除して新たにＡさんを担当者として登録する（ステップＳ４３）。このようにして、Ａさんを最も古く更新された担当者と入れ替える。
【００５３】
図１１は、上記（２）の所定期間（例えば１年）以上アクセスがない担当者のうち最も古く更新された担当者を入れ替える実施例のフローチャートである。本実施例の前提として、担当割当管理部１８は、担当割当処理において、担当割当対象となるジョブ実行記録が作成された日時を図４の顧客マスタＤＢ２２ｄの更新年月日にその都度上書きするものとする。上記と同様に、担当割当調整部１８ｂは、まず顧客マスタＤＢ２２ｄを参照して、既に登録された担当者の更新年月日を取得し（ステップＳ５１）、最も古い更新年月日の担当者を特定する（ステップＳ５２）。次に、特定された担当者の更新年月日に注目し、この更新年月日が現在年月日と１年以上離れているかを確認する（ステップＳ５３）。そして、１年以上離れていればこの担当者を新たなＡさんと入れ替え（ステップＳ５４）、１年離れていなければ、Ａさんと入れ替えは行わずに処理を終了する。これにより、１年以内にジョブアクセスのあった担当者を入れ替えてしまう事態が防がれ、適確な運用を行うことができる。なお、１年の期間を想定したのは、会計事務所の顧問先の会計処理、税務処理が１年ごとを区切りとしていることに基づくが、この例に限る趣旨ではない。
【００５４】
図１２は、上記（３）の所定期間（例えば直近３ヶ月）のアクセス頻度が最も低い担当者を入れ替える実施例のフローチャートである。本実施例の前提として、ジョブ実行記録ＤＢ２２ｂには、少なくとも所定期間（例えば直近３ヶ月）のジョブ実行記録が蓄積されるものとする。ＡさんをＢ社の担当者に登録したい場合、制御部１１の担当割当調整部１８ｂはまず、サーバ記憶部２２のアクセス記録ＤＢ２２ｂを参照して（ステップＳ６１）、既にＢ社に登録された各担当者について、所定期間中のＢ社へのジョブ実行回数の集計を行う（ステップＳ６２）。その結果、最もＢ社データへのジョブ実行回数の少ない担当者を、アクセス頻度が最も少ない担当者として特定する（ステップＳ６３）。そして、特定された担当者を削除して新たにＡさんを担当者として登録する（ステップＳ６４）。なお、本実施例の場合、ジョブ実行頻度が最も少ない担当者であっても、集計期間中に所定回数以上のジョブ実行記録がある場合には登録が削除されない（入れ替えられない）ようにしてもよい。
【００５５】
上記実施例はいずれも担当割当しようとする際に担当者が埋まっている場合の調整方法を説明しているが、この処理を担当入替え目的でなく単なる削除目的で定期的に実行するようにしてもよい。すなわち、例えば月に１度、システムの負荷が少ない夜間などに、顧客マスタＤＢ２２ｄに対し顧客毎に図１１や図１２と類似の処理を行って、最も古く更新されて１年以上アクセスがない担当者や、所定期間内のジョブ実行回数が所定回数以下の担当者を、その顧客の担当者から削除するようにする。この場合の詳細な処理手順は図１１または図１２を参照して当業者は容易に実現することができる。このように処理することにより、実際の担当割当時の処理負担を軽減して、通常運用時のシステムを高速化することができる。なお、この場合の担当割当調整処理は、ＷＳ端末１側の制御部１１が行ってもよいが、担当割当調整部１８ｂの機能をサーバ２の制御部２がそっくりそのまま具え、サーバ側で一元的に処理するようにしてもよい。
【００５６】
このように、本発明ではジョブ実行履歴に基づいて顧客あるいは案件毎の担当をシステムが自動登録するため、マニュアルでの担当登録の手間が省かれ、また入力ミスによる不正確なデータでの運用や、入力漏れによる担当不在での運用を有効に防止することができる。また、所定の基準に従って担当者管理テーブルに登録された担当者を入れ替えるか削除することにより、担当者管理テーブルの内容を常に最適な状態に保つことができる。
【００５７】
このように登録・管理された担当割当データ（すなわち、上記実施形態における顧客マスタＤＢ２２ｄの登録内容）は、適宜ユーザにより修正可能に構成されてもよい。すなわち、担当割当調整部１８ｂは、ユーザリクエストにより図４の顧客マスタＤＢ２２ｄの内容を出力部１４に表示し、ユーザが直接担当者の登録、削除、または担当者番号の入れ替えができるようにしてもよい。ここで担当者番号の入れ替えとは、担当１乃至４で管理されている場合に、例えば担当４として登録されている担当者を担当１へ繰り上げる処理であり、この場合に他の登録済み担当者の番号は一つずつ繰り下げられる。これは、より責任が大きい担当者に若い番号を付して管理する場合に便宜となる。
【００５８】
また、本発明の一実施形態では、システムが上述したような処理により自動的に担当割当を行った状態の「自動割当担当」と、オペレータが承認して最終的に登録された「現在設定担当」の２つの概念を用いて、確定的な担当割当がされるまでに自動割当てされた担当者を削除したり移動したりできるようにしてもよい。この実施例のインタフェース画面例を図１３に示す。図１３に示すように、担当割当管理部１８が上述の担当者割当・調整処理により自動割当した「自動割当」担当を、既にシステムに登録されている「現在設定」担当と並べて画面上に表示し、自動割当された各担当について、オペレータが実際に現在設定に反映するかどうかを判断し、最終的に設定可否を決定・登録できるように構成することができる（例えば、オペレータが右下の操作ウィンドウで削除や移動ができるように構成することができる）。この処理は例えば表計算プログラムに共通の操作で実現することができるため、内部的な詳細な説明はここでは省略する。この画面を操作してオペレータは自動割当担当が適切かを確認し、不適切な場合には削除または移動を行い、最終的に登録ボタンを押下して担当者を確定させる。確定された担当者は以降は「現在設定担当」として扱われる。
【００５９】
図１４、１５は、担当割当データの利用例を示す図である。例えば顧客マスタＤＢ２２ｄが図４に示す登録内容である場合、ユーザが適宜のアプリケーションを操作して顧客毎の担当者表示画面を呼び出すと、アプリケーション実行部１６は顧客マスタＤＢ２２ｄを参照して、図１４（ａ）に示すような画面を出力部１４に出力する。本図に示すように、Ａ社の担当者として、担当者１に「佐藤」、担当者２に「田中」が表示され、担当者３、４が未登録であることが示される。また、ユーザが担当者を指定して当該担当者が担当している顧客または案件のみを抽出できるようにする。この出力画面例を図１４（ｂ）に示す。本図のように、担当者「田中」を指定するとＡ社、Ｃ社、Ｄ社がリスト表示され、ここから各社の会計データを呼び出して作業を行うことができるようにする。この機能自体は公知であるため詳細な内部処理の説明は省略する。
【００６０】
また、会計事務所で用いられる業務アプリケーションにおいて、顧客毎に入力されたジョブ・作業内容に基づいて進捗状況の一覧を作成する機能を具えることができ、これは図３のジョブ実行記録から重要なジョブ・作業の入力の有無および入力日時を抽出し、進捗状況としてまとめることにより実現される。図１５（ａ）は、進捗状況一覧と顧客毎の担当割当のデータ構造を同時に示す図である。このようなデータ構造下において、ユーザがアプリケーションを操作して、担当者を絞り込まないで進捗状況一覧を表示させるコマンドを実行すると、図１５（ｂ）に示すようにすべての顧客の進捗状況が列挙される。あるいは、担当者を例えば「田中」で絞り込んで進捗状況一覧を表示させると、図１５（ｃ）のように「田中」が担当者として登録された顧客の進捗状況のみが抽出され表示される。ここで、本願発明による担当割当の仕組みがない場合、担当者が正確に登録されず、担当者と担当する顧問先（または案件）との関係が不明瞭になる結果、ある作業者の進捗状況をピックアップしても正しい顧問先の進捗を把握できないこととなる。これに対し、本願発明によれば、責任ある担当者だけを顧問先ないし案件毎にアサインするため、担当者と担当顧問先（ないし案件）との関係が一意となり、責任ある担当者としての作業、処理だけをピックアップすることにより、目的の顧問先の進捗等を正確に管理することができる。また、重要な処理について漏れなく担当がアサインされるため、正しい担当アサインをベースに、重要な処理について進捗管理を適正に行うことができる。なお、このようにデータを絞り込んで表示させると、自身が担当している顧客以外の余計なデータを見る必要がなくなり、ユーザの使用勝手が向上する。
【００６１】
以上、本発明の実施形態について詳細に説明したが、本発明は上記の実施例に限定されることなく、他の様々な代替例として実現することができる。例えば、上記の実施形態ではシステムがジョブ実行記録を蓄積し、そのジョブ実行に関して担当割当を行っているが、他の実施例ではこの限りでなく、例えばデータベースやファイル等へのアクセス履歴に基づいて担当割当を行うようにしてもよい。すなわち、システムが上述したジョブ実行記録のような要領で各データベースやファイルへのアクセス記録を蓄積し、そのアクセス者を担当者として適宜決定する。この実施例で蓄積されるデータアクセス記録の例を図１６に示す。このように、アプリケーションの実データへのアクセス履歴に基づいて担当割当を行ってもよい。
【００６２】
また、例えば、上記のサーバ−クライアント型の実施形態では、アプリＤＢ２２ａ、ジョブ実行記録ＤＢ２２ｂ、管理ＤＢ２２ｃ、顧客マスタＤＢ２２ｄ、担当者マスタＤＢ２２ｅはサーバ２の内部（記憶部２２内）に構成しているが、図１７の代替例のように、端末１の記憶部１２に構成してもよい（すなわちスタンドアロン構成）。また、サーバ２を用意せずとも、図１８の代替例のように、端末１同士を接続したネットワーク構成とした上で、必要なデータを管理者用の端末の記憶部に集約するようなシステム構成を採用することもできる。
【産業上の利用可能性】
【００６３】
本発明の担当割当支援システムは、会計事務所の業務システムの他、顧客や案件毎に担当者が管理される様々な業務システムに幅広く利用することができる。
【符号の説明】
【００６４】
１  ワークステーション端末
１１  制御部
１２  記憶部
１３  通信部
１４  表示部
１５  入力部
１６  アプリケーション実行部
１６ａ  アプリケーション機能実行部
１６ｂ  ジョブ実行記録生成管理部
１７  ログイン担当者管理部
１８  担当割当管理部
１８ａ  担当割当処理部
１８ｂ  担当割当調整部
２  サーバ
２１  制御部
２２  記憶部
２２ａ  アプリＤＢ
２２ｂ  アクセス記録ＤＢ
２２ｃ  管理ＤＢ
２２ｄ  顧客マスタＤＢ
２２ｅ  担当者マスタＤＢ
２３  通信部
【図１】
0005468894.tif 000002
【図２】
0005468894.tif 000003
【図３】
0005468894.tif 000004
【図４】
0005468894.tif 000005
【図５】
0005468894.tif 000006
【図６】
0005468894.tif 000007
【図７】
0005468894.tif 000008
【図８】
0005468894.tif 000009
【図９】
0005468894.tif 000010
【図１０】
0005468894.tif 000011
【図１１】
0005468894.tif 000012
【図１２】
0005468894.tif 000013
【図１３】
0005468894.tif 000014
【図１４】
0005468894.tif 000015
【図１５】
0005468894.tif 000016
【図１６】
0005468894.tif 000017
【図１７】
0005468894.tif 000018
【図１８】
0005468894.tif 000019