(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルサーバに保存されている複数のファイルを整理するための支援情報を提示し、前記ファイルサーバの容量削減を支援することを可能にする文書処理装置であって、
前記複数のファイルのファイル名、フォルダ名、ファイルサイズ、及び更新日の情報を含むファイル情報と、ファイルがユーザによって慎重にバックアップされたことを示唆する慎重保存示唆情報と、を格納する記憶デバイスと、
前記ファイル情報に基づいて、前記支援情報を生成し、表示装置を介して前記支援情報を提示するプロセッサと、を有し、
前記プロセッサは、前記複数のファイルのそれぞれについて、前記ファイル情報を前記慎重保存示唆情報と照合することにより、前記複数のファイルのそれぞれが慎重にバックアップされた慎重保存ファイルであるか否か判定し、複数の慎重保存ファイルを前記ファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を前記支援情報として提示することを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
請求項１において、
前記プロセッサは、前記複数のファイルについて、ぞれぞれのファイルの前記ファイル情報を比較することにより、前記複数のファイルに重複して保存された可能性のある重複保存疑義ファイルがあるか否か判定し、複数の重複保存疑義ファイルと前記複数の慎重保存ファイルを前記ファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を前記支援情報として提示することを特徴とする文書処理装置。
【請求項３】
請求項２において、
前記プロセッサは、前記複数のファイルを前記ファイルサイズ順にソートし、当該全ファイルのソート結果を生成し、ユーザの要求に応じて、前記全ファイルのソート結果と前記重複保存疑義ファイル及び前記慎重保存ファイルのソート結果とを比較した情報を前記支援情報として提示することを特徴とする文書処理装置。
【請求項４】
請求項２において、
前記プロセッサは、前記重複保存疑義ファイル及び前記慎重保存ファイルのファイル容量累計を算出し、当該ファイルの容量累計に従って、前記重複保存疑義ファイルと前記慎重保存ファイルのソート結果を前記表示装置に表示することを特徴とする文書処理装置。
【請求項５】
請求項３において、
前記プロセッサは、前記複数のファイルについて、前記ファイルサーバにおけるファイルサイズが上位のファイルの割合及び前記ファイルサーバの全体容量に占める割合のうちどちらか一方の割合の指定に応答して、他方の割合を算出し、指定された割合及び算出された割合を前記支援情報と共に表示することを特徴とする文書処理装置。
【請求項６】
請求項５において、
前記プロセッサは、さらに、ユーザの削除候補表示の指示に応答して、前記全ファイルのソート結果の上位から前記指定割合或いは前記算出割合である前記ファイルサイズが上位のファイルの割合に相当するファイルの前記ファイル情報を表示することを特徴とする文書処理装置。
【請求項７】
文書処理装置を用いて、ファイルサーバに保存されている複数のファイルを整理するための支援情報を提示し、前記ファイルサーバの容量削減を支援することを可能にするファイルサーバ管理支援方法であって、
前記文書処理装置は、前記複数のファイルのファイル名、フォルダ名、ファイルサイズ、及び更新日の情報を含むファイル情報と、ファイルがユーザによって慎重にバックアップされたことを示唆する慎重保存示唆情報と、を格納する記憶デバイスと、前記ファイル情報に基づいて、前記支援情報を生成し、表示装置を介して前記支援情報を提示するプロセッサと、を有し、
前記ファイルサーバ管理支援方法は、
前記プロセッサが、前記複数のファイルのそれぞれについて、前記ファイル情報を前記慎重保存示唆情報と照合するステップと、
前記プロセッサが、前記照合の結果に基づいて、前記複数のファイルのそれぞれが慎重にバックアップされた慎重保存ファイルであるか否か判定するステップと、
前記プロセッサが、前記慎重保存ファイルであるか否か判定するステップにおいて判定された複数の慎重保存ファイルを、前記ファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を前記支援情報として提示するステップと、
を有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。
【請求項８】
請求項７において、さらに、
前記プロセッサが、前記複数のファイルについて、ぞれぞれのファイルの前記ファイル情報を比較するステップと、
前記プロセッサが、前記比較の結果に基づいて、前記複数のファイルに重複して保存された可能性のある重複保存疑義ファイルがあるか否か判定するステップと、
前記プロセッサが、前記重複保存疑義ファイルがあるか否か判定するステップにおいて判定された複数の重複保存疑義ファイルと、前記複数の慎重保存ファイルと、を前記ファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を前記支援情報として提示するステップと、
を有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。
【請求項９】
請求項８において、さらに、
前記プロセッサが、前記複数のファイルを前記ファイルサイズ順にソートし、当該全ファイルのソート結果を生成するステップと、
前記プロセッサが、ユーザの要求に応じて、前記全ファイルのソート結果と前記重複保存疑義ファイル及び前記慎重保存ファイルのソート結果とを比較した情報を、前記支援情報として提示するステップと、
を有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。
【請求項１０】
請求項８において、さらに、
前記プロセッサが、前記重複保存疑義ファイル及び前記慎重保存ファイルのファイル容量累計を算出するステップと、
前記プロセッサが、前記ファイルの容量累計に従って、前記重複保存疑義ファイルと前記慎重保存ファイルのソート結果を前記表示装置に表示するステップと、
を有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。
【請求項１１】
請求項９において、さらに、
前記プロセッサが、前記複数のファイルについて、前記ファイルサーバにおけるファイルサイズが上位のファイルの割合及び前記ファイルサーバの全体容量に占める割合のうちどちらか一方の割合の指定に応答して、他方の割合を算出するステップと、
前記プロセッサが、前記指定された割合及び前記算出された割合を前記支援情報と共に表示するステップと、
を有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。
【請求項１２】
請求項１１において、さらに、
前記プロセッサが、ユーザの削除候補表示の指示に応答して、前記全ファイルのソート結果の上位から前記指定割合或いは前記算出割合である前記ファイルサイズが上位のファイルの割合に相当するファイルの前記ファイル情報を表示するステップを有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。
【請求項１３】
文書処理装置を用いて、ファイルサーバに保存されている複数のファイルを整理するための支援情報を提示し、前記ファイルサーバの容量削減を支援することを可能にするファイルサーバ管理支援プログラムであって、
前記文書処理装置は、前記複数のファイルのファイル名、フォルダ名、ファイルサイズ、及び更新日の情報を含むファイル情報と、ファイルがユーザによって慎重にバックアップされたことを示唆する慎重保存示唆情報と、を格納する記憶デバイスと、前記ファイル情報に基づいて、前記支援情報を生成し、表示装置を介して前記支援情報を提示するプロセッサと、を有し、
前記ファイルサーバ管理支援プログラムは、前記プロセッサに、
前記複数のファイルのそれぞれについて、前記ファイル情報を前記慎重保存示唆情報と照合する処理と、
前記照合の結果に基づいて、前記複数のファイルのそれぞれが慎重にバックアップされた慎重保存ファイルであるか否か判定する処理と、
前記慎重保存ファイルであるか否か判定するステップにおいて判定された複数の慎重保存ファイルを、前記ファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を前記支援情報として提示する処理と、
を実行させることを特徴とするファイルサーバ管理支援プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置、及びファイルサーバ管理支援方法、並びにファイルサーバ管理支援プログラムに関し、例えば、ファイルサーバに保存されている複数のファイルを整理するための支援情報を提示し、ファイルサーバの容量削減を支援することを可能にする技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
組織内のファイルサーバは電子データの保存・共有のために利便性が高く、広く普及している。しかし容量が増大しがちであるため、不要なファイルの削除を支援・促進するための技術に対する要求が高まっている。例えば、デジタルデータが爆発的に増大していることや（非特許文献１参照）、企業内ではRDB（Relational Database）に格納されている構造データは全体の２割に過ぎず、大半は文書ファイルなどの非構造文書であることなどが調査・報告されている（例えば、非特許文献２参照）。また、不要なファイルの削除を支援するソフトウェア（例えば、非特許文献３乃至５参照）が提案されている。
【０００３】
これらの技術では、最終更新日が古い・最終アクセス日が古い・内容が重複したファイルがある・ファイル名が類似したファイルがあるなどの条件を用い、不要と思われるファイルの提示を行う機能を持つ。これらのファイルについて、自動的なアーカイブ化・削除の機能を持つものや、ファイルを利用しているユーザの確認・了承によりアーカイブ化・削除の機能を持つものがある。
【先行技術文献】
【非特許文献】
【０００４】
【非特許文献１】J. F. Gantz, et al. The Diverse and Exploding Digital Universe, An IDC White Paper,http://japan.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf
【非特許文献２】S. Grimes, "Unstructured Data and the 80 Percent Rule", Clarabridge Bridgepoints, http://clarabridge.com/default.aspx?tabid=137&ModuleID=635&ArticleID=551
【非特許文献３】NEC, 文書・コンテンツ管理支援システム, InfoFrame PROCENTER/C, http://www.nec.co.jp/pfsoft/procenter/index.html
【非特許文献４】ジャストシステム, GDMS, http://just-enterprise.com/product/gdms/
【非特許文献５】株式会社日立ソリューションズ, MEANSファイルサーバスリム化ソリューション, http://hitachisoft.jp/products/means/slimserver/
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、既存技術では、上述のように「削除可能と思われる」かどうかに着目しており、実際のファイルサーバ上でファイルがどのように作成・保存されているかの傾向に従うものではない。つまり、文書を扱う現場にとっては、古いファイルだからといって直ちに削除できるファイルであるとは限らない。このため、目標とする削減量を達成できるまでに、ユーザは膨大な数のファイルの削除可否を確認しなくてはならないという課題がある。また、その削除可否確認の手間・工数が未知であることから、工数見積もりを行えず管理しにくいという課題および、手間を回避する考えからユーザが削除可否確認作業に着手しづらいという課題もある。
【０００６】
また、ファイルの内容によらず機械的に不要と思われるかどうかの判断を行って提示を行うため、提示されたものを削除できるとは限らないという課題がある。そして、このことからユーザの削除可否確認作業の意欲を減退させるという課題がある。
【０００７】
また、内容が重複したファイルを削除可能と思われるファイルとして提示する場合は確認を省略して自動的に削除することも考えられる。しかし、設定されたフォルダ名・ファイル名情報に基づいて自動的にファイルにアクセスする処理を行う場合などに、必要なファイルにアクセスできないという状況が発生してしまうため、確認を省略した自動削除には限界がある。さらに、ファイルの全文や全ビットを比較して重複を確認することは計算時間を要する一方、ハッシュ値を用いて重複を確認することは微少ながら誤判定の危険があるという課題がある。
【０００８】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、ファイルサーバにおいて削除できる可能性のあるファイルを効率よく絞り込み、ユーザの削除可否確認作業の負担が軽減することができる技術を提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために、本発明による文書処理装置は、ファイルサーバに格納されている複数のファイルのファイル名、フォルダ名、ファイルサイズ、及び更新日の情報を含むファイル情報と、ファイルがユーザによって慎重にバックアップされたことを示唆する慎重保存示唆情報と、を格納する記憶デバイスと、ファイル情報に基づいて、複数のファイルを整理するための支援情報を生成し、表示装置を介して前記支援情報を提示するプロセッサと、を有する。そして、プロセッサは、複数のファイルのそれぞれについて、ファイル情報を慎重保存示唆情報と照合することにより、複数のファイルのそれぞれが慎重にバックアップされた慎重保存ファイルであるか否か判定し、複数の慎重保存ファイルをファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を支援情報として提示する。
【００１０】
本発明に関連する更なる特徴は、本明細書の記述、添付図面から明らかになるものである。また、本発明の態様は、要素及び多様な要素の組み合わせ及び以降の詳細な記述と添付される特許請求の範囲の様態により達成され実現される。
【００１１】
本明細書の記述は典型的な例示に過ぎず、本発明の特許請求の範囲又は適用例を如何なる意味に於いても限定するものではないことを理解する必要がある。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、ファイルサーバにおいて削除できる可能性のあるファイルを効率よく絞り込み、ユーザの削除可否確認作業の負担が軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態による業務文書処理装置の概略構成例を示す機能ブロック図である。
【図２】ファイル情報、頻繁更新業務名、一時業務名、生データ示唆拡張子およびバックアップ示唆文字列のデータ構成例を示す図である。
【図３】日付正規表現、バックアップ示唆拡張子、メールデータ示唆文字列、削除済み示唆文字列、ファイルサイズ削除候補およびファイルサイズ慎重保存削除候補のデータ構成例を示す図である。
【図４】業務文書処理装置において実行される処理の全体概要を説明するためのフローチャートである。
【図５】慎重保存ファイル選択処理（Ｓ４０２）の詳細を説明するためのフローチャートである。
【図６】慎重バックアップファイル選択処理（Ｓ５０３）の詳細を説明するためのフローチャートである。
【図７】重複保存ファイル選択処理（Ｓ５０７）の詳細を説明するためのフローチャートである。
【図８】削除候補選択処理（Ｓ４０３）の詳細を説明するためのフローチャートである。
【図９】サイズ表示処理によって表示される画面例（棒グラフ表示）を示す図である。
【図１０】サイズ表示処理によって表示される画面例（折れ線グラフ表示）を示す図である。
【図１１】サイズ表示処理によって表示される画面例（円グラフ表示）を示す図である。
【図１２】サイズ表示処理によって表示される画面例（面グラフ表示）を示す図である。
【図１３】サイズ表示処理によって表示される画面例（表に基づく表示）を示す図である。
【図１４】サイズ表示処理によって表示される画面例（棒グラフによる累計表示）を示す図である。
【図１５】サイズ表示処理によって表示される画面例（棒グラフによる累計比較表示）を示す図である。
【図１６】サイズ表示処理によって表示される画面例（折れ線グラフによる累計表示）を示す図である。
【図１７】サイズ表示処理によって表示される画面例（折れ線グラフによる累計比較表示）を示す図である。
【図１８】サイズ表示処理によって表示される画面例（面グラフによる累計表示）を示す図である。
【図１９】サイズ表示処理によって表示される画面例（面グラフによる累計比較表示）を示す図である。
【図２０】サイズ表示処理によって表示される画面例（表による累計表示）を示す図である。
【図２１】サイズ表示処理によって表示される画面例（表示のよる累計比較表示）を示す図である。
【図２２】部署ごとに占める容量割合の分布とファイルサイズの分布の組み合わせを用いた画面例（棒グラフ表示）を示す図である。
【図２３】ユーザごとに占める容量割合の分布とファイルサイズの分布の組み合わせを用いた画面例（棒グラフ表示）を示す図である。
【図２４】ファイルサーバのファイルサイズ調査結果例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
本発明は、ファイルサーバにおける不要なファイルの削除において、目標とする削減量を達成できるまでに、ユーザは膨大な数のファイルの削除可否を確認しなくてはならないという課題を解決するものである。そして、このために、本発明では、ファイルサーバ内のファイルの容量分布・容量累計の表示および、ファイルサーバ内のファイルのうち慎重に保存していると思われるものおよび重複して保存していると疑われるものや、削除による容量削減効果が高いものの選択表示を行う。
【００１５】
以下、添付図面を参照して本発明の実施形態について説明する。添付図面では、機能的に同じ要素は同じ番号で表示される場合もある。なお、添付図面は本発明の原理に則った具体的な実施形態と実装例を示しているが、これらは本発明の理解のためのものであり、決して本発明を限定的に解釈するために用いられるものではなく様々な変形例が考えられる。
【００１６】
本実施形態では、当業者が本発明を実施するのに十分詳細にその説明がなされているが、他の実装・形態も可能で、本発明の技術的思想の範囲と精神を逸脱することなく構成・構造の変更や多様な要素の置き換えが可能であることを理解する必要がある。従って、以降の記述をこれに限定して解釈してはならない。
【００１７】
更に、本発明の実施形態は、後述されるように、汎用コンピュータ上で稼動するソフトウェアで実装しても良いし専用ハードウェア又はソフトウェアとハードウェアの組み合わせで実装しても良い。
【００１８】
なお、以後の説明では「テーブル」形式によって本発明の各情報について説明するが、これら情報は必ずしもテーブルによるデータ構造で表現されていなくても良く、リスト、ＤＢ、キュー等のデータ構造やそれ以外で表現されていても良い。そのため、データ構造に依存しないことを示すために「テーブル」、「リスト」、「ＤＢ」、「キュー」等について単に「情報」と呼ぶことがある。
【００１９】
また、各情報の内容を説明する際に、「識別情報」、「識別子」、「名」、「名前」、「ＩＤ」という表現を用いることが可能であり、これらについてはお互いに置換が可能である。
【００２０】
以下では「プログラム」を主語（動作主体）として本発明の実施形態における各処理について説明を行うが、プログラムはプロセッサによって実行されることで定められた処理をメモリ及び通信ポート（通信制御装置）を用いながら行うため、プロセッサを主語とした説明としてもよい。また、プログラムを主語として開示された処理は管理サーバ等の計算機、情報処理装置が行う処理としてもよい。プログラムの一部または全ては専用ハードウェアで実現してもよく、また、モジュール化されていても良い。各種プログラムはプログラム配布サーバや記憶メディアによって各計算機にインストールされてもよい。
【００２１】
＜ファイルサーバにおける保存ファイルの傾向＞
以下では、発明者が企業内ファイルサーバを調査した結果、発見した保存ファイルの保存形態の傾向について説明する。発明者は、当該調査の結果、大きく分けて２つの傾向があることを見出した。
【００２２】
（１）特徴（傾向）１：ファイルサーバに保存されているファイルのサイズは均一ではなく、少数の大容量ファイルが多くの容量割合を占めている。
【００２３】
ファイルサーバに保存されているファイルのサイズが様々であることは自明である。テキスト情報しか持たないファイルであれば、小さいサイズのものは１キロバイトにも満たない。逆に、画像を多く貼りこんだプレゼンテーションであれば、近年では１メガバイトを超えるものも珍しくない。
【００２４】
また、コンピュータの処理能力の向上に伴い、ユーザが快適に作成・閲覧できるファイルの最大サイズは徐々に増加している。ファイルサーバには過去から現在に至るファイルが保存されていることから、小さいサイズのファイルの方が多く存在するであろうことは容易に想像できる。
【００２５】
しかし、実際にファイルを収集してサイズを調査すると、その分布の偏りは予想をはるかにしのぐものであった。
【００２６】
図２４は、ファイルを収集してサイズの順に並べ替え、横軸にファイルサイズの順位を、縦軸にファイルサイズの値を設定し、ファイルサーバに存在する各ファイルをプロットしたものを示している。このグラフから、非常に少数の割合の非常に巨大なファイルが存在し、それ以外の大多数のファイルのサイズは相対的に無視できるほど小さいという状況が観察された。
【００２７】
一般に「パレートの法則」「８０：２０の法則」と言われる経験則があり、「売上の８０％は、２０％の顧客から得られる」「売り上げの８０％は、２０％の商品銘柄から得られる」「社会全体の所得の８０％は、２０％の高額所得者が得ている」「不良全体の８０％は、２０％の原因に由来する」ということが知られている。
【００２８】
しかし、ファイルサーバに関しては偏在の度合いははるかに強く、全体容量の９０％がサイズ上位１％のファイルで占められている場合さえあった。
【００２９】
これらのことから、ファイルサーバの使用容量増大を防ぐためにファイルを削除するのであれば、参照番号（点線枠）２４００に示す部分のファイルから削除可否を確認するのでなければ効果が上がらないこと（逆に、既存技術で着目している「削除可能と思われる」ファイルであっても、それが参照番号（点線枠）２４０１に示す部分に存在するファイルなのであれば、どんなに削除しても、削除可否確認の手間・工数が増大するばかりで、ファイルサーバの容量確保は遅々として進まないことが分かった。例えば、前述の「全体容量の９０％がサイズ上位１％のファイルで占められている」場合では、９９％の数のファイルについての削除可否確認という膨大な工数を投じて、仮にそれらがすべて削除可能であったとしても、全体容量の１０％しか削減できないことが分かった。
【００３０】
（２）特徴（傾向）２：ファイルサーバに保存されている大容量ファイルのうち、個人がフォルダ単位で行ったバックアップファイルを慎重・過剰に保存していると思われるファイルが一定割合を占めている。
【００３１】
特徴１で述べたように、少数の大容量ファイルが多くの容量割合を占めている状況であっても、もしそれらが削除できないものであれば、容量を削除することができない。
【００３２】
しかし、実際にファイルを収集して大容量ファイルがどのようなものであるかを調べたところ、個人がフォルダ単位で行ったバックアップファイルを慎重・過剰に保存しているらしい、削除可能と思われるファイルが多く見つかった。また、ユーザは、通常のファイル操作において、メール送信時以外にはファイルサイズを意識する機会はほとんどない。このため、ファイルサーバの中でどのようなファイルが容量を圧迫しているかの認識は、実態とは異なることも多い。ファイルの作成者自身が「まさかこんなファイルがこんなに容量を圧迫しているとは思わなかった」と驚き呆れるようなファイルも少なくなかった。
【００３３】
さらに、発明者は、上記の特徴２に関してさらなる調査を行った結果、下記の傾向があることを見出した。
【００３４】
特徴２−１：ファイル名に進歩が速い技術分野名称・定常的に行う業務名称などが含まれ、頻繁な更新を行うべき内容であることが推測できるにも関わらず、そのファイルの最終更新日が古い場合がある。
【００３５】
特徴２−２：ファイル名に一時的な内容であることを示す業務名称が含まれ、長期の保存必要性が低いことが推測できるにも関わらず、そのファイルの最終更新日が古い場合がある。
【００３６】
特徴２−３：加工前の生データであることを示唆する拡張子を持ち、かつ、同一フォルダ内にファイル名が類似しており拡張子が異なるファイルが存在するため加工後ファイルが存在することが推測できるにも関わらず、そのファイルの最終更新日が古い場合がある。
【００３７】
特徴２−４：ファイル名にバックアップであることを示唆する文字列が含まれるにも関わらず、そのファイルの更新日が古い場合がある。
【００３８】
特徴２−５：ファイル名に日付文字列が含まれバックアップであることが推測できるにも関わらず、そのファイルの更新日が古い場合がある。
【００３９】
特徴２−６：バックアップであることを示唆する拡張子を持つにも関わらず、そのファイルの更新日が古い場合がある。
【００４０】
特徴２−７：メールデータであることを示すフォルダ名であるにも関わらず、そのフォルダに含まれるファイル全ての最終更新日が古い場合がある。
【００４１】
特徴２−８：ファイル名に削除済みデータであることを示唆する文字列が含まれるにも拘わらず、そのファイルの更新日が古い場合がある。
【００４２】
特徴２−９：フォルダ名に削除済みデータであることを示唆する文字列が含まれるにも拘わらず、そのフォルダに含まれるファイル全ての最終更新日が古い場合がある。
【００４３】
特徴２−１０：類似した名前のフォルダに、ファイル名・サイズ・更新日が等しいファイルがあり、重複が疑われる場合がある。
【００４４】
特徴２−１１：サイズが大きく、かつ、サイズが等しいファイルがあり、内容の重複が疑われる場合がある。
【００４５】
特徴２−１２：類似した名前のフォルダに、サイズ・更新日が近くファイル名が等しいファイルがあり、世代が異なるバックアップファイルであることが推測できる場合がある。
【００４６】
特徴２−１３：同一フォルダに存在する他のファイルよりも極端に古い更新日付のファイルがあり、他の場所から古いファイルを参考用にコピーしてきたことが示唆される場合がある。
【００４７】
以上のように見出された傾向（特徴）に基づいて、本発明の実施形態による削除可能なファイルを提示する処理について、業務文書処理装置（文書処理システム）の構成から順に詳細に説明する。
【００４８】
＜業務文書処理装置の構成＞
図１は、業務文書処理装置１の内部の概略構成を示す機能ブロック図である。図１において、当該業務文書処理装置１は、単独の計算機として示されているが、各構成部が遠隔的に配置され、それぞれがネットワークを介して接続されて構成される、計算機システムとして構成されるようにしても良い。
【００４９】
業務文書処理装置１は、データを表示するための表示装置１００と、ファイル情報ＤＢ１０１と、表示されたデータに対してメニューを選択するなどの操作を行うためのキーボード１０２と、マウスなどのポインティングデバイス１０３と、頻繁更新業務名ＤＢ１０４と、一時業務名ＤＢ１０５と、生データ示唆拡張子ＤＢ１０６と、バックアップ示唆文字列ＤＢ１０７と、日付正規表現ＤＢ１０８と、バックアップ示唆拡張子ＤＢ１０９と、メールデータ示唆文字列ＤＢ１１０と、削除済み示唆文字列ＤＢ１１１と、必要な演算処理や制御処理などを行う中央処理装置（プロセッサ）１１２と、中央処理装置１１２での処理に必要なプログラムを格納するプログラムメモリ１１３と、中央処理装置１１２での処理に必要なデータを格納するデータメモリ１１４と、を有している。
【００５０】
中央処理装置１１２は、慎重保存ファイル選択処理部１１５と、削除候補選択処理部１１８と、サイズ表示処理部１１９と、削除候補表示処理部１２０と、を有している。慎重保存ファイル選択処理部１１５は、慎重バックアップファイル選択処理部１１６と、重複保存ファイル選択処理部１１７と、を有している。なお、本実施形態においては、各処理部１１５乃至１２０は、コンピュータによって構成される。従って、慎重保存ファイル選択処理部１１５と、削除候補選択処理部１１８と、サイズ表示処理部１１９と、削除候補表示処理部１２０は、いずれもコンピュータ上で実行されるプログラムの機能の一部として実現される。よって、各処理部を、処理プログラムと読み替えることも可能である。これらのプログラムは、プログラムメモリ１１３に格納されている。
【００５１】
データメモリ１１４は、ファイル情報１２１と、頻繁更新業務名１２２と、一時業務名１２３と、生データ示唆拡張子１２４と、バックアップ示唆文字列１２５と、日付正規表現１２６と、バックアップ示唆拡張子１２７と、メールデータ示唆文字列１２８と、削除済み示唆文字列１２９と、ファイルサイズ削除候補１３０と、ファイルサイズ慎重保存重複疑い削除候補１３１と、を格納する情報として有している。
【００５２】
＜管理情報の構成例＞
図２及び３は、データメモリ１１４に含まれる管理情報の構成例を示す図である。
図２は、ファイル情報１２１、頻繁更新業務名１２２、一時業務名１２３、生データ示唆拡張子１２４およびバックアップ示唆文字列１２５のデータ構造例を示す図である。
【００５３】
ファイル情報１２１は、ファイルＩＤ２００、フォルダ名２０１、ファイル名２０２、ファイル種別２０３、サイズ２０４および更新日２０５の情報を含み、例えば配列の形式でこれらの情報を保持している。ファイルＩＤ２００は、ファイルに対して一意に振られたＩＤである。フォルダ名２０１は、そのファイルが格納されたフォルダの絶対パスを示す情報である。ファイル名２０２は、そのファイルの名前等の識別名を示す情報である。ファイル種別２０３は、初期状態では空文字列であり、ファイル種別特定の処理の結果が入力される。サイズ２０４は、対象ファイルの容量を示す情報であり、バイト単位で保持される。更新日２０５は、対象ファイルに対する書き込み処理が最後に行われた時点の情報である。
【００５４】
頻繁更新業務名１２２は、頻繁に更新する業務名２０６を構成情報として有する。業務名２０６は、進歩が非常に高速な技術名や定期的に繰り返される管理業務名など、頻繁に文書を更新することが求められると想定される業務名称であり、文字列の配列の形式で保持される。
【００５５】
一時業務名１２３は、一次業務を示す業務名２０７を構成情報として有する。業務名２０７は、仮の成果物など、一時的にしか用いないと文書であると想定される業務名称であり、文字列の配列の形式で保持される。
【００５６】
生データ示唆拡張子１２４は、ファイルの拡張子を含む拡張子２０８を構成情報として有する。拡張子２０８は、画像や音声の加工前の保存ファイルに用いられる拡張子名であり、文字列の配列の形式で保持される。
【００５７】
バックアップ示唆文字列１２５は、バックアップを示唆する示唆文字列２０９を構成情報として有する。示唆文字列２０９は、ユーザがファイルを予備のために保存した場合に含まれると想定される名称であり、文字列の配列の形式で保持される。
【００５８】
図３は、日付正規表現１２６、バックアップ示唆拡張子１２７、メールデータ示唆文字列１２８、削除済み示唆文字列１２９、ファイルサイズ削除候補１３０およびファイルサイズ慎重保存重複疑い削除候補１３１のデータ構造例を示す図である。日付正規表現１２６は、日付についての正規表現３００を構成情報として有する。正規表現３００は「年」「月」「日」を含むなど、年月日を記載したと想定される正規表現であり、文字列の配列の形式で保持される。
【００５９】
バックアップ示唆拡張子１２７は、バックアップを示す可能性がある拡張子３０１を構成情報として有する。拡張子３０１は、ユーザがファイルを予備のために保存したと想定される拡張子であり、文字列の配列の形式で保持される。
【００６０】
メールデータ示唆文字列１２８は、メールデータであることを示唆すると思われる示唆文字列３０２を構成情報として有する。示唆文字列３０２は、メールデータを保存したファイルに含まれると想定される名称であり、文字列の配列の形式で保持される。
【００６１】
削除済み示唆文字列１２９は、既に削除したファイルであることを示唆する示唆文字列３０３を構成情報として有する。示唆文字列３０３は、削除済みフラグを持つデータを保存したファイルに含まれると想定される名称であり、文字列の配列の形式で保持される。
【００６２】
ファイルサイズ削除候補１３０は、ファイルサイズ削除候補となるファイルのファイルＩＤ３０４を配列の形式で保持する。ファイルＩＤ３０４は、ファイル情報のファイルＩＤ２００を示している。
【００６３】
ファイルサイズ慎重保存重複疑い削除候補１３１は、慎重に保存或いは重複して保存されたファイルである可能性があるファイルのファイルＩＤ３０５を配列の形式で保持している。ファイルＩＤ３０５は、ファイル情報のファイルＩＤ２００を示している。
【００６４】
＜業務文書処理装置における処理の概要＞
次に、上記のように構成された本実施形態の業務文書処理装置１において行われる処理の概要について説明する。図４は、業務文書処理装置１において行われる処理の概要について説明するためのフローチャートである。
【００６５】
図４において、まず、中央処理装置（プロセッサ）１１２は、ＤＢ１０４乃至１１１から各ＤＢの登録情報の読み込みを行う（ステップ４００）。そして、中央処理装置１１２は、頻繁更新業務名ＤＢ１０４の情報を頻繁更新業務名１２２に、一時業務名ＤＢ１０５の情報を一時業務名１２３に、生データ示唆拡張子ＤＢ１０６の情報を生データ示唆拡張子１２４に、バックアップ示唆文字列ＤＢ１０７の情報をバックアップ示唆文字列１２５に、日付正規表現ＤＢ１０８の情報を日付正規表現１２６に、バックアップ示唆拡張子ＤＢ１０９の情報をバックアップ示唆拡張子１２７に、メールデータ示唆文字列ＤＢ１１０の情報をメールデータ示唆文字列１２８に、削除済み示唆文字列ＤＢ１１１の情報を削除済み示唆文字列１２９に、それぞれ読み込んで保存する。ただし、ファイルサイズ削除候補１３０およびファイルサイズ慎重保存重複疑い削除候補１３１については、読み込み対象のＤＢがないため、初期段階ではここには何も保存されない。
【００６６】
次に、中央処理装置１１２は、ファイル情報ＤＢ１０１からファイル情報の読み込みを行う（ステップ４０１）。読み込んだ結果は、ファイル情報１２１に保持される。この段階ではまだそれぞれのファイルの種別は調べられていないため、ファイル種別２０３は空欄となっている。
【００６７】
その後、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、慎重保存ファイルの選択処理を実行する（ステップ４０２）。当該処理の詳細については、図５を参照して説明する。
【００６８】
そして、削除候補選択処理プログラム１１８は、削除候補選択処理を実行する（ステップ４０３）。当該処理の詳細については、図８を参照して説明する。
【００６９】
さらに、サイズ表示処理プログラム１１９は、サイズ表示処理を実行する（ステップ４０４）。当該処理の結果得られる画面表示例については、図９乃至図２１を参照して説明する。
【００７０】
最後に、削除処理候補表示処理プログラム１２０は、削除候補表示処理を実行する（ステップ４０５）。当該処理は、非特許文献５に記載されている既存技術を用いて実行することができる。よって、その詳細については説明を省略する。
【００７１】
＜慎重保存ファイル選択処理（Ｓ４０２）の詳細＞
図５は、図４のステップ４０２における慎重保存ファイル選択処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
【００７２】
まず、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、処理対象となる各ファイルについて処理を繰り返し行うためのインデックス変数file_idx1を初期化する（ステップ５００）。
【００７３】
次に、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、ファイル情報１２１にはfile_idx1以上のデータがあるかどうかを調べる（ステップ５０１）。対象データがない場合（Ｓ５０１でＮｏの場合）、処理は終了する。ステップ５０１においてfile_idx1以上のファイルがある場合（Ｓ５０１でＹｅｓの場合）、処理はステップ５０２に移行する。
【００７４】
ステップ５０２では、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、file_idx1番目のファイル情報要素におけるファイル種別２０３が登録済みであるかどうかを調べる（ステップ５０２）。ファイル種別２０３が登録済みであれば（Ｓ５０２でＹｅｓの場合）、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、file_idx1をインクリメントし（ステップ５１０）、ステップ５０１から処理を繰り返す。一方、ファイル種別２０３が登録済みでなければ（Ｓ５０２でＮｏの場合）、処理はステップ５０３に移行し、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、慎重なバックアップと思われるかどうかを調べる（ステップ５０３）。この処理は、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５によって呼び出された慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６によって実行されるものであり、その処理の詳細については図６を参照して後述する。
【００７５】
続いて、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、ステップ５０３の処理によって得られた結果であるファイル種別２０３の情報を確認し、慎重なバックアップと思われるものであると判断されたかどうかを調べる（ステップ５０４）。慎重なバックアップと思われたと判断されていれば（Ｓ５０４でＹｅｓの場合）、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、file_idx1をインクリメントし（ステップ５１０）、ステップ５０１から処理を繰り返す。ステップ５０４において慎重なバックアップと思われるものではないと判断されていれば（Ｓ５０４でＮｏの場合）、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、ファイルの組を調べるためのインデックス変数file_idx2（比較対象となる別のファイル）をfile_idx1＋1で初期化する（ステップ５０５）。
【００７６】
そして、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、ファイル情報１２１にfile_idx2以上のデータがあるかどうかを調べる（ステップ５０６）。該当するデータがない場合（Ｓ５０６でＮｏの場合）、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、file_idx1をインクリメントし（ステップ５１０）、ステップ５０１から処理を繰り返す。ステップ５０６においてfile_idx2以上のファイルがあると判断された場合（Ｓ５０６でＹｅｓの場合）、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、file_idx1番目とfile_idx2番目のファイルについて重複が疑われるかどうかを調べる（ステップ５０７）。この処理は、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５によって呼び出された重複保存ファイル選択処理プログラム１１７によって実行されるものであり、その処理の詳細については、図７を参照して後述する。
【００７７】
次に、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、ステップ５０７によって得られた結果であるファイル種別２０３の情報を確認し、重複が疑われたものであると判断されたのであれば（Ｓ５０８でＹｅｓの場合）、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、file_idx1をインクリメントし（ステップ５１０）、ステップ５０１から処理を繰り返す。ステップ５０８において重複が疑われなかったと判断されたのであれば（Ｓ５０８でＮｏの場合）、慎重保存ファイル選択処理プログラム１１５は、比較対象のファイルのfile_idx2をインクリメントし（ステップ５０９）、ステップ５０６から処理を繰り返す。
以上により、処理対象のファイルについて、慎重保存ファイルの選択が完了する。
【００７８】
＜慎重バックアップファイル確認処理（Ｓ５０３）の詳細＞
図６は、図５のステップ５０３における慎重なバックアップと思われるかどうか確認する処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
【００７９】
まず、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル情報１２１に含まれるフォルダ名２０１またはファイル名２０２が、頻繁更新業務名１２２の業務名２０６のいずれかの配列要素を含み、かつ、更新日２０５が閾値よりも古いかを調べる（ステップ６００）。閾値としては、例えば現在日時の１年前の値や、前年度の開始日などを用いる。ステップ６００において両方の条件を満たす場合（Ｓ６００でＹｅｓの場合）、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、特徴２−１に従い慎重なバックアップと思われるので、ファイル種別２０３に“慎重保存”と登録し（ステップ６１０）、処理を終える。一方、ステップ６００において条件のいずれか一方でも満たさなかった場合（Ｓ６００でＮｏの場合）、処理はステップ６０１に移行する。
【００８０】
ステップ６０１において、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、フォルダ名２０１またはファイル名２０２が一時業務名１２３の業務名２０７のいずれかの配列要素を含み、かつ、更新日２０５が閾値よりも古いかを調べる（ステップ６０１）。当該両方の条件を満たす場合（Ｓ６０１でＹｅｓの場合）、特徴２−２に従い慎重なバックアップと思われるので、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル種別２０３に“慎重保存”と登録し（ステップ６１０）、処理を終える。一方、ステップ６０１において当該条件のいずれか一方でも満たさなかった場合（Ｓ６０１でＮｏの場合）、処理はステップ６０２に移行する。
【００８１】
ステップ６０２において、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル名２０２が生データ示唆拡張子１２４の拡張子２０８のいずれかの配列要素を含み、かつ、フォルダ名２０１が同一でファイル名２０２が類似しているファイル情報があり、かつ、更新日２０５が閾値よりも古いかを調べる（ステップ６０２）。ファイル名の類似についてはダイナミックプログラミングなどの既存技術で判断することができる。ステップ６０２において上記条件のいずれも満たす場合（Ｓ６０２でＹｅｓの場合）、特徴２−３に従い慎重なバックアップと思われるので、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル種別２０３に“慎重保存”と登録し（ステップ６１０）、処理を終える。一方、ステップ６０２において上記条件のいずれか１つでも満たさなかった場合（Ｓ６０２でＮｏの場合）、処理はステップ６０３に移行する。
【００８２】
ステップ６０３において、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、フォルダ名２０１またはファイル名２０２がバックアップ示唆文字列１２５の示唆文字列２０９のいずれかの配列要素を含み、かつ、更新日２０５が閾値よりも古いかを調べる（ステップ６０３）。両方の条件を満たす場合（Ｓ６０３でＹｅｓの場合）、特徴２−４に従い慎重なバックアップと思われるので、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル種別２０３に“慎重保存”と登録し（ステップ６１０）、処理を終える。ステップ６０３において、上記条件のいずれか一方でも満たさなかった場合（Ｓ６０３でＮｏの場合）、処理はステップ６０４に移行する。
【００８３】
ステップ６０４において、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、フォルダ名２０１またはファイル名２０２が日付正規表現１２６のいずれかの配列要素の正規表現３００にマッチし、かつ、その日付の値が閾値よりも古いかを調べる（ステップ６０４）。両方の条件を満たす場合（Ｓ６０４でＹｅｓの場合）、特徴２−５に従い慎重なバックアップと思われるので、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル種別２０３に“慎重保存”と登録し（ステップ６１０）、処理を終える。一方、ステップ６０４において上記条件のいずれか一方でも満たさなかった場合（Ｓ６０４でＮｏの場合）、処理はステップ６０５に移行する。
【００８４】
ステップ６０５において、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル名２０２がバックアップ示唆拡張子１２７の拡張子３０１のいずれかの配列要素を含み、かつ、更新日２０５が閾値よりも古いかを調べる（ステップ６０５）。両方の条件を満たす場合（Ｓ６０５でＹｅｓの場合）、特徴２−６に従い慎重なバックアップと思われるので、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル種別２０３に“慎重保存”と登録し（ステップ６１０）、処理を終える。一方、ステップ６０５において、上記条件のいずれか一方でも満たさなかった場合（Ｓ６０５でＮｏの場合）、処理はステップ６０６に移行する。
【００８５】
ステップ６０６において、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、フォルダ名２０１またはファイル名２０２がメールデータ示唆文字列１２８の示唆文字列３０２のいずれかの配列要素を含み、かつ、更新日２０５が閾値よりも古いかを調べる（ステップ６０６）。両方の条件を満たす場合（Ｓ６０６でＹｅｓの場合）、特徴２−７に従い慎重なバックアップと思われるので、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル種別２０３に“慎重保存”と登録し（ステップ６１０）、処理を終える。一方、ステップ６０６において、上記条件のいずれか一方でも満たさなかった場合（Ｓ６０６でＮｏの場合）、処理はステップ６０７に移行する。
【００８６】
ステップ６０７において、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル名２０２が削除済み示唆文字列１２９の示唆文字列３０３のいずれかの配列要素を含み、かつ、更新日２０５が閾値よりも古いかを調べる（ステップ６０７）。両方の条件を満たす場合（Ｓ６０７でＹｅｓの場合）、特徴２−８に従い慎重なバックアップと思われるので、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル種別２０３に“慎重保存”と登録し（ステップ６１０）、処理を終える。一方、ステップ６０７において、上記条件のいずれか一方でも満たさなかった場合（Ｓ６０７でＮｏの場合）、処理はステップ６０８に移行する。
【００８７】
ステップ６０８において、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、フォルダ名２０１が削除済み示唆文字列１２９の示唆文字列３０３のいずれかの配列要素を含み、かつ、同じフォルダに存在する全てのファイルにおいて更新日２０５が閾値よりも古いかを調べる（ステップ６０８）。両方の条件を満たす場合（Ｓ６０８でＹｅｓの場合）、特徴２−９に従い慎重なバックアップと思われるので、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル種別２０３に“慎重保存”と登録し（ステップ６１０）、処理を終える。一方、ステップ６０８において、上記条件のいずれか一方でも満たさなかった場合（Ｓ６０８でＮｏの場合）、処理はステップ６０９に移行する。
【００８８】
ステップ６０９において、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、同じフォルダに存在する他の全てのファイルと比べて更新日２０５が極端に古いかを調べる（ステップ６０９）。「極端に古い」とみなすべきかどうかは、通常の統計解析手法を用いて判断できる。当該条件を満たす場合（Ｓ６０９でＹｅｓの場合）、特徴２−１３に従い慎重なバックアップと思われるので、慎重バックアップファイル選択処理プログラム１１６は、ファイル種別２０３に“慎重保存”と登録し（ステップ６１０）、処理を終える。一方、ステップ６０９において、上記条件を満たさなかった場合（Ｓ６０９でＮｏの場合）、そのまま処理は終了する。
【００８９】
以上の処理により、処理対象ファイルが慎重にバックアップされて残存してしまったファイル（慎重バックアップファイル）か否か判断され、該当するファイルは、”慎重保存”に分類されることになる。
【００９０】
＜重複ファイル確認処理（Ｓ５０８）の詳細＞
図７は、図５のステップ５０８における対象ファイルが重複ファイルであると疑われるものかどうか確認する処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
【００９１】
まず、重複保存ファイル選択処理プログラム１１７は、図５におけるfile_idx1番目およびfile_idx2番目の２つのファイルが、ファイル名２０２、サイズ２０４および更新日２０５が互いに等しく、かつ、フォルダ名２０１が類似しているか調べる（ステップ７００）。フォルダ名が類似しているかどうかは、文字列を比較して比較結果が閾値以上であるかによって判断するダイナミックプログラミングなどの既存技術で判断することができる。上記両方の条件を満たす場合（Ｓ７００でＹｅｓの場合）、特徴２−１０に従い重複が疑われるので、重複保存ファイル選択処理プログラム１１７は、ファイル種別２０３に“重複疑い”と登録し（ステップ７０３）、処理を終える。一方、ステップ７００において、上記条件のいずれか一方でも満たさなかった場合（Ｓ７００でＮｏの場合）、処理はステップ７０１に移行する。
【００９２】
ステップ７０１において、重複保存ファイル選択処理プログラム１１７は、図５におけるfile_idx1番目およびfile_idx2番目の２つのファイルのサイズ２０４が共に大きく、かつ、等しいか調べる（ステップ７０１）。サイズが大きいかどうかは、例えば１ＧＢ以上などの閾値を用いて判断できる。上記両方の条件を満たす場合（ステップ７０１でＹｅｓの場合）、特徴２−１１に従い重複が疑われるので、重複保存ファイル選択処理プログラム１１７は、ファイル種別２０３に“重複疑い”と登録し（ステップ７０３）、処理を終える。一方、ステップ７０１において、上記条件のいずれか一方でも満たさなかった場合（Ｓ７０１でＮｏの場合）、処理はステップ７０２に移行する。
【００９３】
ステップ７０２において、重複保存ファイル選択処理プログラム１１７は、図５におけるfile_idx1番目およびfile_idx2番目の２つのファイルのファイル名２０２が互いに等しく、かつ、サイズ２０４および更新日２０５が近い値であり、かつ、フォルダ名２０１が類似しているか調べる（ステップ７０２）。サイズや更新日が近いかどうかは、例えば、差が最大値の１０％以下であるかなどの計算と閾値を用いて判断できる。また、フォルダ名が類似しているかどうかは、通常のアライメント技術を用いて判断できる。上記全ての条件を満たす場合（Ｓ７０２でＹｅｓの場合）、特徴２−１２に従い重複が疑われるので、重複保存ファイル選択処理プログラム１１７は、ファイル種別２０３に“重複疑い”と登録し（ステップ７０３）、処理を終える。一方、ステップ７０２において、上記条件のいずれか１つでも満たさなかった場合（Ｓ７０２でＮｏの場合）、そのまま処理は終了する。
【００９４】
以上の処理により、処理対象ファイルが重複して保存されてしまっている疑いのあるファイル（重複疑義ファイル）か否か判断され、該当するファイルは、”重複疑い”に分類されることになる。
【００９５】
＜削除候補選択処理（Ｓ４０３）の詳細＞
図８は、図４のステップ４０３における削除候補の選択を行う処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
【００９６】
まず、削除候補選択処理プログラム１１８は、ファイル情報１２１に保持されている全ての配列要素のファイルＩＤ２００を、ファイルサイズ削除候補１３０のそれぞれの配列要素のファイルＩＤ３０４にコピーする（ステップ８００）。
【００９７】
次に、削除候補選択処理プログラム１１８は、ファイルサイズ削除候補１３０の配列要素を、ファイルＩＤ３０４と同じファイルＩＤ２００を持つファイル情報１２１の配列要素におけるサイズ２０４の降順にソートする（ステップ８０１）。ステップ８００及び８０１の処理によって、全てのファイルがファイルサイズに関してソートされ、削除候補が抽出される。
【００９８】
また、削除候補選択処理プログラム１１８は、ファイル情報１２１に保存されている配列要素のうち、ファイル種別２０３に“慎重保存”または“重複疑い”が登録されているファイルについて、ファイルＩＤ２００を、ファイルサイズ慎重保存重複疑い削除候補１３１のそれぞれの配列要素のファイルＩＤ３０５にコピーする（ステップ８０２）。
【００９９】
そして、削除候補選択処理プログラム１１８は、ファイルサイズ慎重保存重複疑い削除候補１３１の配列要素を、ファイルＩＤ３０５と同じファイルＩＤ２００を持つファイル情報１２１の配列要素におけるサイズ２０４の降順にソートする（ステップ８０３）。ステップ８０２及び８０３の処理によって、全ての慎重保存ファイル及び重複保存疑義ファイルがファイルサイズに関してソートされ、削除候補が抽出される。
【０１００】
＜サイズ表示処理（処理結果画面例）＞
図９乃至２１は、図４のステップ４０４におけるサイズ表示処理を実行した結果得られる表示画面例について説明するための図である。
【０１０１】
（i）棒グラフ表示例
図９は、図４のステップ４０４におけるサイズ表示処理について、棒グラフの場合の画面例を示す図である。
【０１０２】
図９において、ユーザによって、ラジオボタン９００の「全ファイル」が選択される場合（全てのファイルを表示するよう指定される場合）、サイズ表示処理プログラム１１９は、表示装置１００の画面上に、ファイルサイズ削除候補１３０のデータを表示する。図９は、「全ファイル」が選択された場合のサイズ表示画面例を示している。
【０１０３】
また、ユーザによって、ラジオボタン９００の「慎重・重複のみ」が選択される場合（慎重・重複のみ表示するよう指定される場合）、サイズ表示処理プログラム１１９は、ファイルサイズ慎重保存重複疑い削除候補１３１のデータを表示する。
【０１０４】
ユーザによって、ラジオボタン９００の「比較して表示」が選択される場合（比較して表示するよう指定される場合）、サイズ表示処理プログラム１１９は、ファイルサイズ削除候補１３０およびファイルサイズ慎重保存重複疑い削除候補１３１両方のデータを表示する。
【０１０５】
サイズ表示処理プログラム１１９は、グラフ表示エリア９０１において、ファイルサイズ削除候補１３０の配列要素番号を横軸に、ファイルサイズ削除候補１３０のファイルＩＤ３０４と同じファイルＩＤ２００を持つファイル情報１２１の配列要素におけるサイズ２０４の値を縦軸にプロットする。そして、サイズ表示処理プログラム１１９は、軸スケール指定９０２における縦軸および横軸のスケール指定に従い、通常のスケールまたは対数スケールでグラフを表示する。さらに、ユーザがテキストボックス９０３および９０４は片方に値を入力すると、サイズ表示処理プログラム１１９は、もう片方の値を自動的に再計算し、ファイルサイズ削除候補１３０の配列要素順に、ファイルＩＤ３０４と同じファイルＩＤ２００を持つファイル情報１２１の配列要素におけるサイズ２０４の累計和を求めた場合、ファイル情報１２１の全ての配列要素のサイズ２０４の合計のどれだけの割合に達するかを示す。例えば、図９のグラフを見たユーザは、棒グラフのサイズ表示処理プログラム１１９は、ユーザによる削除候補の表示ボタン９０５の押下を受け付けると、ファイルサイズ削除候補１３０の配列要素順にテキストボックス９０３に指定された割合だけ、ファイルＩＤ３０４と同じファイルＩＤ２００を持つファイル情報１２１の配列要素について、図４のステップ４０５において削除候補表示処理を行う。そして、削除候補のファイル名が降順に表示され、表示の内容からユーザは削除すべきか判断することができるようになる。
【０１０６】
なお、図９では、「慎重・重複のみ」が選択された場合、慎重保存ファイルと重複疑義ファイルの総和を表示するようにしたが、どちらか一方を表示するようにしても良い。このことは、以下で説明する図１０乃至２３の表示形態を用いた場合でも同様である。
【０１０７】
（ii）折れ線グラフ表示例
図１０は、図４のステップ４０４におけるサイズ表示処理について、折れ線グラフの場合の画面例を示す図である。ファイルの分布が折れ線で表現される以外は、図９と同様である。
【０１０８】
（iii）円グラフ表示例
図１１は、図４のステップ４０４におけるサイズ表示処理について、円グラフの場合の画面例を示す図である。ファイルの分布が円グラフで表現される以外は、図９と同様である。
【０１０９】
（iv）面グラフ表示例
図１２は、図４のステップ４０４におけるサイズ表示処理について、面グラフの場合の画面例を示す図である。ファイルの分布が面グラフで表現される以外は、図９と同様である。
【０１１０】
（v）表による表示例
図１３は、図４のステップ４０４におけるサイズ表示処理について、表の場合の画面例を示したものである。ファイルの分布が表によって表現される以外は、図９と同様である。
【０１１１】
（vi）累計値グラフ表示例
図１４は、図４のステップ４０４におけるサイズ表示処理について、サイズの累計値を棒グラフ表示する場合の画面例を示す図である。
【０１１２】
グラフ表示エリア１４００において、サイズ表示処理プログラム１１９は、ファイルサイズ削除候補１３０の配列要素数に対する割合を横軸に、ファイルサイズ削除候補１３０の配列要素順に、ファイルＩＤ３０４と同じファイルＩＤ２００を持つファイル情報１２１の配列要素におけるサイズ２０４の累計和を縦軸にプロットする。その他の点については図９と同様である。
【０１１３】
図１５は、図１４において、ユーザが「比較して表示」を選択した場合の画面表示例を示す図である。つまり、図１５は、図４のステップ４０４におけるサイズ表示処理について、ファイルサイズ削除候補１３０のデータとファイルサイズ慎重保存重複疑い削除候補１３１のデータを比較して表示する場合の画面例を示している。
【０１１４】
図１５のグラフ表示エリア１５００において、サイズ表示処理プログラム１１９は、ファイルサイズ削除候補１３０の配列要素を使って求めた縦軸の値と、ファイルサイズ慎重保存重複疑い削除候補１３１の配列要素を使って求めた縦軸の値を同時に、表示装置１００の画面上に表示する。
【０１１５】
図１６及び１７は、図１４及び１５と同様の画面例について、折れ線グラフの場合を示している。また、図１８及び１９は、図１４及び１５と同様の画面例について、面グラフの場合を示している。さらに、図２０及び２１は、図１４及び１５と同様の画面例について、表を用いて表示した場合を示している。図１６乃至２１について、表示形態以外は、図１４及び１５と同様である。
【０１１６】
＜変形例＞
（i）図６（慎重バックアップファイル確認処理）のステップ６００乃至６０８における更新日２０５の確認については、フォルダ名２０１またはファイル名２０２が日付正規表現１２６のいずれかの配列要素の正規表現３００にマッチする場合に、その日付の値の確認処理で差し替えることもできる。また、本明細書では更新日を用いたが、最終アクセス日または作成日などを用いても良い。
【０１１７】
上記の説明の図９乃至２１におけるサイズ表示処理では、ファイル数を一定の範囲で区切って表示する形態が示されている。このことについて、一定の範囲で区切る際に、ファイル数の絶対値ではなく割合で表示する形態も可能である。また、個々のファイル単位で表示する形態も可能である。また、本実施形態では、サイズ表示処理部においてサイズを縦軸とした表示の例を示しているが、サイズを横軸において値を区切り、ヒストグラム表示を行っても良い。
【０１１８】
また、図９乃至２１で用いられる棒グラフや円グラフ等の表示形態は、ユーザの指示によって変化するようにしても良い。つまり、例えば、棒グラフ（図９）の形態で表示されていたものが、ユーザの指示によって、折れ線グラフ表示（図１０）、表に基づく表示（図１３）や累計表示（図１４）等に変化するようにしても良い。
【０１１９】
さらに、上記図９乃至図２１におけるサイズ表示処理では、グラフの縦軸において、容量の具体的な値を表示する形態を示しているが、全体容量に対する割合で表示する形態も可能である。
【０１２０】
また、上記図１４乃至２１におけるサイズ表示処理では、ファイル数の値の増加に伴って容量の値も増加していく表示形態を示したが、ファイル数の値が０における容量の値を１００％にし、ファイル数の値の増加に伴って容量の値が減少していくように、「削除を行った場合の残容量合計」を示す表示形態としても良い。
【０１２１】
（ii）本実施形態では、個々のファイルについて容量分布および容量累計の表示を行うことにより効率的な容量削減を行うための発明について述べたが、ユーザが指定したフォルダの直下に存在するサブフォルダごとの容量分布および容量累計・組織ごとの容量分布および容量累計・ファイルサーバなど物理マシンごとの容量分布および容量累計・エンタープライズサーチやアーカイビングシステムなどにおける管理対象ごとの容量分布および容量累計などの表示を行うことにより、容量削減の重点項目の管理を実現することも可能である。
【０１２２】
（iii）本実施形態では、個人がフォルダ単位で行ったバックアップファイルを慎重・過剰に保存していると思われるファイルの例として特徴２−１から特徴２−１３を挙げたが、その他の特徴を利用しても良い。例えば、コピー＆ペーストを行う際にペーストの操作を複数回繰り返したことを示唆する文字列がファイル名に含まれる場合がある。また、例えば、過去に所属していたが現在では退職や異動した従業員の名前などがフォルダ名やファイル名に含まれたりファイルシステムの所有者情報として保持されたりして、かつ、そのファイルの更新日が古い場合がある。また、例えば、インストール作業終了後はインストーラが不要になる種類のソフトウェアやプリンタのインストーラであることを示唆する文字列がファイル名やフォルダ名に含まれる場合がある。また、例えば、製造業以外の業種における図面ファイルや、広告・営業以外の業種における動画ファイルや、業務上利用可能なソフトウェアが指定されている環境における実行可能ファイルなど、業務上利用することが想定されない拡張子を持つ場合がある。さらに、例えば、社外のＷｅｂページや社内のポータルサイトから容易に入手可能であることを示唆する文字列がファイル名に含まれる場合がある。また、例えば、圧縮ファイルであることを示す拡張子を持つファイルと、拡張子以外の部分は同一でありサイズがその圧縮ファイルよりも大きいファイルまたはフォルダが両方とも存在しており、圧縮ファイルとその元ファイルが両方とも保存されていることが示唆される場合がある。
【０１２３】
（iv）本実施形態では、少数の大容量ファイルが多くの容量割合を占めていることについて述べたが、この特徴は部署やユーザ個人などでも同様である。すなわち、組織全体のうち少数の部署が多くの容量割合を占めており、部署の構成員全体のうち少数のユーザが多くの容量割合を占めており、一人のユーザが作成したファイルのうち少数のものが多くの容量割合を占めている。したがって、サイズ表示処理部における表示をファイル単位ではなく部署単位またはユーザ個人単位で行っても良い。
【０１２４】
また、部署ごとに占める容量割合の分布とファイルサイズの分布を組み合わせて図２２のような表示を行い、参照番号２２００に示すように、部署名の指定を受け付けて、削除候補表示処理部への画面遷移を行ってもよい。また、参照番号（点線枠）２２０１に示すように、ポインティングデバイスによるファイルの指定を受け付けて、削除候補表示処理部への画面遷移を行ってもよい。
【０１２５】
さらに、ユーザごとに占める容量割合の分布とファイルサイズの分布を組み合わせて図２３のような表示を行い、参照番号２３００に示すようにユーザ名の指定を受け付けて、削除候補表示処理部への画面遷移を行ってもよい。さらに、参照番号（点線枠）２３０１に示すように、ポインティングデバイスによるファイルの指定を受け付けて、削除候補表示処理部への画面遷移を行ってもよい。また、部署ごとに占める容量割合の分布とユーザごとに占める容量割合の分布を組み合わせて表示を行っても良い。また、部署ごとに占める容量割合の分布とユーザごとに占める容量割合の分布とファイルサイズの分布を組み合わせて三次元上にプロットを行っても良い。また、図２３及び２４は、棒グラフで表示を行っている例であるが、折れ線グラフ・円グラフ・面グラフ・その他のグラフ・表形式で表示を行っても良い。
【０１２６】
（v）本実施形態では、ファイルサーバ内のファイルのうち削除による容量削減効果が高いもの・慎重に保存していると思われるものおよび重複して保存していると疑われるもので削除による容量削減効果が高いものについて、選択および表示を行っている。しかし、削除ではなく圧縮やアーカイブストレージへの退避によっても容量の問題を解決できる。したがって、ファイルサーバ内のファイルのうち圧縮による容量削減効果が高いもの・慎重に保存していると思われるものおよび重複して保存していると疑われるもので圧縮による容量削減効果が高いもの・ファイルサーバ内のファイルのうちアーカイブによる容量削減効果が高いもの・慎重に保存していると思われるものおよび重複して保存していると疑われるものでアーカイブによる容量削減効果が高いものについて、選択および表示を行っても良い。
【０１２７】
（vi）本実施形態では、実際に削除・圧縮・アーカイブなどにより容量の問題を解決させるための処理について述べたが、削除可否確認工数・圧縮可否確認工数・アーカイブ可否確認工数の見積もりを行っても良い。すなわち、ファイルサーバ内のファイルのうち削除による容量削減効果が高いもの・慎重に保存していると思われるものおよび重複して保存していると疑われるもので削除による容量削減効果が高いものの数を調べ、それを元に確認工数の見積もりを行っても良い。また、ファイルサーバのファイル数と容量総和から、平均的な分布を用いて、ファイルサーバ内のファイルのうち削除による容量削減効果が高いもの・慎重に保存していると思われるものおよび重複して保存していると疑われるもので削除による容量削減効果が高いものの数を見積もり、それを元に確認工数の見積もりを行っても良い。
【０１２８】
＜まとめ＞
本実施形態による業務文書処理装置は、ＤＢやメモリに、ファイルサーバに格納されている複数のファイルのファイル名、フォルダ名、ファイルサイズ、及び更新日の情報を含むファイル情報と、ファイルがユーザによって慎重にバックアップされたことを示唆する慎重保存示唆情報と、を少なくとも格納している。そして、これらの情報を用いて、ファイルサーバ容量管理のための支援情報を生成し、これを表示画面上に表示する。支援情報を生成する場合、複数のファイルのそれぞれについて、ファイル情報を慎重保存示唆情報と照合することにより、複数のファイルのそれぞれが慎重にバックアップされた慎重保存ファイルであるか否か判定する。そして、複数の慎重保存ファイルをファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を支援情報として表示する。また、複数のファイルについて、ぞれぞれのファイルのファイル情報を比較することにより、複数のファイルに重複して保存された可能性のある重複保存疑義ファイルがあるか否か判定する。そして、複数の重複保存疑義ファイルを支援情報生成のための集合に含めた場合には、これと複数の慎重保存ファイルを合わせたファイルをファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を支援情報として表示する。このようにすることにより、効率的に削除可能なファイルの情報をユーザに提示することができ、ユーザはより少ない削除可否確認工数で効率的な容量削除を行うことができる。
【０１２９】
より具体的には、発明者が見出した特徴２−１乃至２−１３の条件に基づいて、過去に慎重にバックアップとして保存して長期間放置され、重要性が希薄になったファイル（慎重保存ファイル）を特定する。このような条件を用いることにより、ユーザがイメージしている不要ファイルとは全く異なる意外なファイル（特徴１参照）であって、容量を非常に消費しているファイルを特定することができる。ユーザにとって意外なものであるため、通常の探索の仕方ではこのようなファイルを見つけ出すことはできないが、本発明によれば、容易に発見することができるようになる。また、ユーザは、削除するファイルの数と削減可能容量との関係が分かるようになる。このため、ユーザは、工数見積もりに基づく管理が可能となると共に、ユーザの削除可否確認の意欲を促進することができる。
【０１３０】
また、複数のファイルをファイルサイズ順にソートし、全ファイルのソート結果を生成し、ユーザの要求に応じて、全ファイルのソート結果と重複保存疑義ファイル及び慎重保存ファイルのソート結果とを比較した情報を支援情報として表示するようにしても良い。このようにすることにより、ユーザは、ファイルサーバ内の全ファイルに占める削除可能なファイルの割合と、それらを削除することによりどの程度のファイルサーバ容量削減に繋がるか知ることができる。
【０１３１】
また、重複保存疑義ファイル及び慎重保存ファイルのファイル容量累計を算出し、当該ファイルの容量累計に従って、重複保存疑義ファイルと慎重保存ファイルのソート結果を表示するようにして良い（図１４乃至２１参照）。このようにすることにより、ユーザは、どこまでのファイルを削除すれば、どの位の容量圧縮に繋がるか直感的に把握することが可能となる。
【０１３２】
また、ユーザは、ファイルサーバにおけるファイルサイズが上位のファイルの割合（図９の９０３参照）及びファイルサーバの全体容量に占める割合（図９の９０４参照）のうちどちらか一方の割合を指定することができる。ユーザが指定すると、これに応答して、指定されなかった他方の割合が算出される。そして、指定された割合及び算出された割合を支援情報と共に表示する。このようにすることにより、ユーザは、意図してどこまで容量の圧縮を行うか決定することが可能となる。さらに、このとき、さらに、ユーザが削除候補表示（図９の９０５参照）を押下すると、それに応答して、ファイルのソート結果の上位から指定割合或いは算出割合であるファイルサイズが上位のファイルの割合に相当するファイルのファイル情報（ファイル名やフォルダ名）を表示する。このようにすることにより、ファイルサーバにおけるファイルの容量表示や容量累計表示の形態から、ファイルサーバ内のファイルのうち削除による容量削減の効果が高いものの表示へ画面遷移することが可能となり、ファイルサーバの容量管理が効率的に行うことができるようになる。
【０１３３】
本発明は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードによっても実現できる。この場合、プログラムコードを記録した記憶媒体をシステム或は装置に提供し、そのシステム或は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、及びそれを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。このようなプログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどが用いられる。
【０１３４】
また、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータ上のメモリに書きこまれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータのＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。
【０１３５】
さらに、実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを、ネットワークを介して配信することにより、それをシステム又は装置のハードディスクやメモリ等の記憶手段又はＣＤ−ＲＷ、ＣＤ−Ｒ等の記憶媒体に格納し、使用時にそのシステム又は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が当該記憶手段や当該記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行するようにしても良い。
【０１３６】
最後に、ここで述べたプロセス及び技術は本質的に如何なる特定の装置に関連することはなく、コンポーネントの如何なる相応しい組み合わせによってでも実装できることを理解する必要がある。更に、汎用目的の多様なタイプのデバイスがここで記述した教授に従って使用可能である。ここで述べた方法のステップを実行するのに、専用の装置を構築するのが有益であることが判るかもしれない。また、実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。本発明は、具体例に関連して記述したが、これらは、すべての観点に於いて限定の為ではなく説明の為である。本分野にスキルのある者には、本発明を実施するのに相応しいハードウェア、ソフトウェア、及びファームウエアの多数の組み合わせがあることが解るであろう。例えば、記述したソフトウェアは、アセンブラ、Ｃ／Ｃ＋＋、ｐｅｒｌ、Ｓｈｅｌｌ、ＰＨＰ、Ｊａｖａ（登録商標）等の広範囲のプログラム又はスクリプト言語で実装できる。
【０１３７】
さらに、上述の実施形態において、制御線や情報線は説明上必要と考えられるものを示しており、製品上必ずしも全ての制御線や情報線を示しているとは限らない。全ての構成が相互に接続されていても良い。
【０１３８】
加えて、本技術分野の通常の知識を有する者には、本発明のその他の実装がここに開示された本発明の明細書及び実施形態の考察から明らかになるである。記述された実施形態の多様な態様及び／又はコンポーネントは、単独又は如何なる組み合わせでも使用することが出来る。明細書と具体例は典型的なものに過ぎず、本発明の範囲と精神は後続する請求範囲で示される。
【符号の説明】
【０１３９】
１００・・・表示装置
１０１・・・ファイル情報DB
１０２・・・キーボード
１０３・・・ポインティングデバイス
１０４乃至１１１・・・各種データベース
１１２・・・中央処理装置
１１３・・・プログラムメモリ
１１４・・・データメモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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