(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理装置であって、
文書登録の依頼先である文書登録ユーザに関する情報と、文書登録先に関する情報と、前記文書登録ユーザ宛てに送信される電子メールの本文の情報とを受信する受信手段と、
前記文書登録ユーザが前記文書管理装置にログインしたときに表示させる第１のページに、前記文書登録ユーザに対してなされた複数の文書登録依頼を一覧表示する一覧ページへの第１のリンクを付与し、且つ、前記一覧ページに、前記受信手段で受信した前記文書登録先に所望の文書を登録するための第２のページにアクセスするための第２のリンクを付与する付与手段と、
前記第１のページに含まれる前記第１のリンク及び前記一覧ページに含まれる前記第２のリンクを介してアクセスされた前記第２のページにおいて、前記文書登録ユーザが所望の文書の登録操作を行った場合、前記文書登録先に前記所望の文書を登録する登録手段と
を備え、
前記第２のページには、前記受信手段で受信した前記電子メールの本文の情報が表示されることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記文書登録ユーザが前記文書管理装置にログインした場合、前記付与手段で前記第１のリンクを付与した前記第１のページを、前記文書登録ユーザの端末に表示させるために送信する第１の送信手段を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記文書登録ユーザが前記第２のページを介して前記文書登録先に前記所望の文書を登録する場合、該文書登録ユーザに対して前記文書登録先へ文書を登録するためのアクセス権を設定するアクセス権設定手段を更に備えることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記アクセス権設定手段は、前記文書登録先への文書の登録が終了すると、該文書登録ユーザに対し設定したアクセス権を設定前の状態に戻す手段を有することを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記登録手段で文書登録を実行できる文書登録可能回数を設定する手段と、
前記登録手段で所望の文書を登録した登録回数を判断する手段と、
前記判断した登録回数が前記登録可能回数を超える場合に、前記登録手段による登録を行わないように制御する手段と
を備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記受信手段は、文書登録の依頼を行った依頼ユーザからの電子メールにより、前記文書登録ユーザに関する情報と前記文書登録先に関する情報と前記文書登録ユーザ宛てに送信される電子メールの本文の情報とを受信することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記受信手段は、前記文書管理装置により提供される文書登録依頼を行うための第３のページを介して文書登録依頼を行う依頼ユーザにより入力された、前記文書登録ユーザに関する情報と前記文書登録先に関する情報と前記文書登録ユーザ宛てに送信される電子メールの本文の情報とを受信することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記文書登録先への文書の登録が終了すると、前記第１のリンクが付与されていない第１のページを、前記文書登録ユーザの端末に表示させるために送信する第２の送信手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項９】
文書管理装置における文書管理方法であって、
受信手段が、文書登録の依頼先である文書登録ユーザに関する情報と、文書登録先に関する情報と、前記文書登録ユーザ宛てに送信される電子メールの本文の情報とを受信する受信ステップと、
付与手段が、前記文書登録ユーザが前記文書管理装置にログインしたときに表示させる第１のページに、前記文書登録ユーザに対してなされた複数の文書登録依頼を一覧表示する一覧ページへの第１のリンクを付与し、且つ、前記一覧ページに、前記受信手段で受信した前記文書登録先に所望の文書を登録するための第２のページにアクセスするための第２のリンクを付与する付与ステップと、
登録手段が、前記第１のページに含まれる前記第１のリンク及び前記一覧ページに含まれる前記第２のリンクを介してアクセスされた前記第２のページにおいて、前記文書登録ユーザが所望の文書の登録操作を行った場合、前記文書登録先に前記所望の文書を登録する登録ステップと
を含み、
前記第２のページには、前記受信手段で受信した前記電子メールの本文の情報が表示されることを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】
コンピュータを、請求項１乃至８のいずれか１項に記載の文書管理装置として機能させるためのコンピュータプログラム。
【請求項１１】
請求項１０に記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を登録するユーザ（以下、文書登録ユーザ）とは別のユーザが個人で管理しているフォルダや、文書登録ユーザが所属していない組織にあるフォルダといった、文書登録ユーザがアクセス権の無い登録先への文書登録を可能にすることに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１では、文書管理装置において、電子メールのメッセージＩＤ等に文書登録用パラメータが含まれている登録チケットメールを作成して、送付先アドレスに送信する。なお、文書登録用パラメータには、文書登録可能期限、登録先、新規に登録する文書のアクセス権、ユーザＩＤ等が含まれている。そして、当該登録チケットメールを受け取った送付先のユーザは、その登録チケットメールの返信メールに登録対象の文書を添付して返信する。返信メールのメッセージＩＤには登録チケットメールのメッセージＩＤが含まれているので、当該返信メールには文書登録用パラメータも含まれていることになる。そして、文書管理装置は、該返信メールを受信すると、該返信メールのメッセージＩＤに含まれる文書登録用パラメータに従って、該返信メールに添付された文書を登録する。このように、特許文献１では、メールを利用して、簡単に文書を登録できるようにしている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００６−０２４０５８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、上述の技術では、登録対象の文書がメールに添付されて返信されるので、返信メールが盗聴された場合、当該登録対象の文書が第３者に盗み見されてしまう恐れがある。また、文書登録ユーザが用いるメールクライアントによっては、添付する文書の容量が大きいとメール返信できない場合があり、大容量文書の登録が出来ないこともありうる。
【０００５】
本発明では、特許文献１のように文書をメールに添付して登録するのではなく、文書登録ユーザが文書管理システムにログインした際に、簡単な操作で文書登録を行えるようにする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するために本発明が提供する文書管理装置は、文書登録の依頼先である文書登録ユーザに関する情報と、文書登録先に関する情報と、前記文書登録ユーザ宛てに送信される電子メールの本文の情報とを受信する受信手段と、前記文書登録ユーザが前記文書管理装置にログインしたときに表示させる第１のページに、前記文書登録ユーザに対してなされた複数の文書登録依頼を一覧表示する一覧ページへの第１のリンクを付与し、且つ、前記一覧ページに、前記受信手段で受信した前記文書登録先に所望の文書を登録するための第２のページにアクセスするための第２のリンクを付与する付与手段と、前記第１のページに含まれる前記第１のリンク及び前記一覧ページに含まれる前記第２のリンクを介してアクセスされた前記第２のページにおいて、前記文書登録ユーザが所望の文書の登録操作を行った場合、前記文書登録先に前記所望の文書を登録する登録手段とを備え、前記第２のページには、前記受信手段で受信した前記電子メールの本文の情報が表示されることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、文書登録ユーザは文書管理装置にログインした後に表示される画面を介して文書登録を行うので、ＳＳＬ通信等を用いたセキュアな環境下で文書登録依頼された文書登録先へ簡単に文書を登録することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明に係る文書管理システムの実施形態１のシステム構成図である。
【図２】実施形態１乃至６における各サーバのハードウェア構成図である。
【図３】実施形態１におけるソフトウェア構成図である。
【図４】実施形態１における送信メールの詳細を表す図である。
【図５】実施形態１におけるＴｏｐページ切り替え処理のフローチャートである。
【図６】図５のフローチャートにおける処理の概念図である。
【図７】実施形態１における文書登録先情報抽出処理のフローチャートである。
【図８】図６における文書登録許可ページ及び文書登録先情報の詳細を表す図である。
【図９】実施形態１の文書登録処理におけるアクセス権設定のフローチャートである。
【図１０】図９のアクセス権設定処理の変形例のフローチャートである。
【図１１】図９のアクセス権設定処理の別の変形例のフローチャートである。
【図１２】図９のアクセス権設定処理の別の変形例のフローチャートである。
【図１３】実施形態１の文書管理システムが表示するページを表す図である。
【図１４】実施形態１のＤＢサーバに格納されるアクセス権情報を表す図である。
【図１５】本発明の実施形態２におけるソフトウェア構成図である。
【図１６】実施形態２における文書登録依頼処理のフローチャートである。
【図１７】図１６のフローチャートにおける処理の概念図である。
【図１８】本発明に係る文書管理システムの実施形態３のシステム構成図である。
【図１９】実施形態３におけるソフトウェア構成図である。
【図２０】実施形態３における文書登録依頼画面の詳細を表わす図である。
【図２１】実施形態３における文書登録依頼処理のフローチャートである。
【図２２】実施形態３のＤＢサーバに格納される文書登録用ボタン情報を表す図である。
【図２３】実施形態３における文書登録用ボタンの作成、及び削除に係る処理のフローチャートである。
【図２４】実施形態３における画面遷移の詳細を表わす図である。
【図２５】実施形態４におけるソフトウェア構成図である。
【図２６】実施形態４における文書登録依頼画面の詳細を表わす図である。
【図２７】実施形態４における文書登録回数制限処理のフローチャートである。
【図２８】実施形態４における画面遷移の詳細を表わす図である。
【図２９】実施形態５におけるソフトウェア構成図である。
【図３０】実施形態５における文書登録用ボタンのフォーカス処理のフローチャートである。
【図３１】実施形態５における画面遷移の詳細を表わす図である。
【図３２】本発明に係る文書管理システムの実施形態６のシステム構成図である。
【図３３】実施形態６におけるソフトウェア構成図である。
【図３４】実施形態６における文書登録用ボタンの新規作成、及び削除に係る処理のフローチャートである。
【図３５】実施形態６におけるユーザへの問い合わせ画面を表わす図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
（実施形態１）
本発明の実施形態１を図１乃至図７に基づき説明する。図１、図２は、本実施形態が前提とする構成を表し、図３乃至図７は本発明を具現化する手段を表す。
【００１０】
（実施形態１における処理の概要）
詳細な説明の前に、実施形態１の処理の概要を説明する。実施形態１において、フォルダ管理ユーザ（文書登録の依頼を行う依頼ユーザ）は、電子メールまたは文書管理システムによって提供されるＷｅｂ上の文書登録依頼ページを介して、文書登録ユーザに対して文書の登録依頼を行う。
【００１１】
電子メールを用いて文書の登録依頼を行う場合は、フォルダ管理ユーザは、文書管理システムと文書登録ユーザとに対して、文書登録先情報を含むメールを送信する。文書管理システムでは、該メールを読み込み、メールの本文若しくは添付ファイルに含まれる文書登録先情報を抽出するとともに、当該メールの宛先アドレスに基づいて文書登録ユーザを識別する。そして、文書管理システムは、当該文書登録ユーザがログインしたときに表示されるトップページに、文書登録依頼の一覧を表示する文書登録許可ページにリンクしているボタンを作成する。文書登録許可ページでは、当該文書登録ユーザ宛てに届いている文書登録依頼が一覧表示され、各文書登録依頼を実行するためのそれぞれの文書登録先情報詳細ページにリンクしている。なお、該トップページに表示されるボタンは、当該文書登録依頼を実行するための文書登録先情報詳細ページに直接リンクしていても構わない。
【００１２】
また、文書管理システムによって提供される文書登録依頼ページを介して文書の登録依頼を行う場合、フォルダ管理ユーザは文書管理システムにログインした後、文書登録依頼ページを表示させる。そして、文書登録依頼ページにおいて、フォルダ管理ユーザは、文書登録先情報（登録先フォルダの情報など）と、文書登録の依頼先である文書登録ユーザとを指定する。すると、文書管理システムは、文書登録ユーザがログインしたときに表示されるトップページに、文書登録依頼の一覧を表示する文書登録許可ページ（または当該文書登録依頼を実行するための文書登録先情報詳細ページ）にリンクしているボタンを作成する。この場合、文書管理システムは、新たな文書登録依頼が為されたことを、当該文書登録ユーザに対してメール等を介して通知する。
【００１３】
その後、文書登録ユーザが文書管理システムにログインすると、ログイン後に表示されるページに上記ボタンが表示されることになる。そして、文書登録ユーザが上記表示されたボタンを押下すると、当該文書登録ユーザ宛てに届いている文書登録依頼が一覧表示される文書登録許可ページが表示される。更に、文書登録ユーザが該一覧の中から所望の文書登録依頼を選択すると、該文書登録依頼に対応する文書登録先への文書登録を実行するための文書登録ページが表示される。ここで、文書登録ユーザが文書登録を実行した場合、文書管理システムは上記読み込んだ文書登録先へのアクセス権を文書登録ユーザに一時的に付与し、上記文書登録先への文書のアップロードを可能にする。そして、文書管理システムは、文書登録ユーザからアップロードされた文書の受信を終えると、文書登録ユーザに一時的に付与したアクセス権を削除する。
【００１４】
（用語の定義）
実施形態１において使用する用語の定義を説明する。ユーザがＰＣでブラウザ等を利用し、ネットワーク経由でアクセスして電子文書を操作するためのＵＩと機能を備えたシステムを文書管理システムと呼ぶ。外部からインターネットを介しｈｔｔｐ（Hyper Text Transfer Protocol）若しくはｈｔｔｐｓを利用してアクセス可能な文書管理システムがアプリケーションとして起動しているサーバをアプリケーションサーバ（文書管理装置）と呼ぶ。アプリケーションサーバと接続し、ユーザがＰＣからアプリケーションサーバ経由で登録した文書を格納し、ＰＣからアプリケーションサーバ経由で格納されている文書を取得する際、文書を呼び出すサーバをデータベースサーバと呼ぶ。アプリケーションサーバ、データベースサーバと接続し、文書のサムネイル作成や全文検索用のデータ作成、文書管理システムのユーザ操作履歴レポート作成等を非同期で行うサーバを非同期サーバと呼ぶ。メールクライアントアプリケーションをメールクライアントと呼ぶ。
【００１５】
［システム構成］
図１は本発明に係る文書管理システムの実施形態１のシステム構成図である。
【００１６】
文書登録依頼を行うユーザ１０６（文書登録先を管理する側）が利用するクライアントＰＣ１０１は、ネットワーク１０２を介してアプリケーションサーバ１０３、非同期サーバ１０４、及び、データベースサーバ１０５と接続されている。また、文書登録依頼を受けて文書登録を実行するユーザ（文書登録ユーザ）１０７が利用するクライアントＰＣ１０８も、ネットワーク１０２に接続されている。
【００１７】
ユーザ１０６がクライアントＰＣ１０１からインターネット等のネットワーク１０２を介して、ｓｍｔｐ（Simple Mail Transfer Protocol）を利用し、アプリケーションサーバ１０３のメールアドレス宛てに文書登録依頼メールを送信する。その文書登録依頼メールにおいてユーザ１０７のメールアドレスも宛先に記載して別の端末である文書登録依頼側のクライアントＰＣ１０８にも同時にメールを送信することで、文書登録依頼の旨を通知することも可能とする。文書登録依頼側のクライアントＰＣは一台に限定されず、複数の文書登録依頼側のクライアントＰＣがネットワーク１０２に接続されていて良い。そして、アプリケーションサーバ１０３は受信した文書登録依頼メールから文書登録先の情報を取得し、本文書管理システムへ情報を読み込ませる。情報を読み込んだ文書管理システムは、当該文書登録ユーザ１０７がログインしたときに表示するＴｏｐページに、文書登録依頼の一覧を表示させるための文書登録許可ページへのリンクが付与されたボタンを表示するように制御する。
【００１８】
次に、クライアントＰＣ１０１のユーザ１０６から文書登録依頼を受けたユーザ１０７がクライアントＰＣ１０８を用いてアプリケーションサーバ１０３及び文書管理システムへアクセスしログインすると、同システムはと同ＰＣ１０８にＴｏｐページを表示する。ユーザ１０７がＴｏｐページにて上記ボタンをクリックすると、文書管理システムは、当該ユーザ１０７宛ての文書登録依頼の一覧を表示し、いずれの文書登録依頼を実行するか選択させる。ユーザ１０７が文書登録依頼の一覧からいずれかを選択すると、当該選択された文書登録依頼に対応する文書登録先情報詳細ページを表示する。なお、当該ユーザ１０７に対する文書登録依頼が１つだけの場合は、該ボタンを押すと、当該文書登録依頼に対応する文書登録先情報詳細ページが表示されるように構成してもよい。ユーザは、文書登録先情報詳細ページにおいて文書登録依頼の詳細を確認した後、実際に登録処理を実行するか否かを選択することができる。登録処理を実行するとユーザにより選択された場合、登録対象の文書を選択するための文書登録ページが表示される。このとき、当該ユーザ１０７が文書登録先に対してアクセス権を有していない場合、文書登録ができないという問題がある。従って、本実施形態では当該ユーザ１０７が文書登録を行う際に、一時的に当該ユーザ１０７に文書登録先にアクセス権を与える。これにより、文書登録依頼者やシステム全体の管理者が必要に応じて文書登録ユーザのアクセス権を変えるといった煩わしさを解消することが可能となる。
【００１９】
文書登録ページにてユーザ１０７がＰＣ１０８に保存されている文書の中から選択した文書の登録を開始すると、アプリケーションサーバ１０３を介してデータベースサーバ１０５に当該文書が登録される。登録が完了すると、文書管理システムはユーザ１０７に一時付与されたアクセス権を変更前の元の設定の状態に戻し、文書登録依頼件が他に無ければ、一時的文書登録許可ページへのボタンが存在しない元のＴｏｐページを表示する。
【００２０】
本実施形態において、クライアントＰＣ１０１、１０８はネットワーク上に複数存在してよい。文書管理システムは文書を操作するための専用のアプリケーションでも良く、或いはＷｅｂブラウザ上で動作するＷｅｂアプリケーションでも良い。
【００２１】
［ハードウェア構成］
次に本実施形態を構成するアプリケーションサーバ１０３のハードウェア構成図を図２に示す。同図に示されるハードウェア構成は一般的な情報処理装置のハードウェア構成に相当する。
【００２２】
図２において、ＣＰＵ２００は、ＲＯＭ２０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０７からＲＡＭ２０１にロードされたＯＳ（オペレーティングシステム）やアプリケーション等のプログラムを実行する。このプログラムは後述する各フローチャートの処理をコンピュータ（ＣＰＵ）に実行させるためのプログラムである。すなわち、該プログラムを実行することにより、コンピュータを、後述する図３に示すような各処理部として機能させることができる。なお、本実施形態では、プログラムを実行することにより、コンピュータを図３の各処理部として機能させるものとするが、図３の各処理部の一部または全部を専用の電子回路（ハードウェア）で構成しても構わない。ＲＡＭ２０１は、ＣＰＵ２００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ２０５は、キーボード２０９からのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ２０４は、各種ディスプレイ２０８の表示を制御する。ディスクコントローラ２０３は、受信した文章を記憶するハードディスクドライブ２０７におけるデータアクセスを制御する。通信インタフェイス（Ｉ／Ｆ）２０６はネットワーク１０２に接続されて、ネットワーク１０２に接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００２３】
なお、データベースサーバ１０５、及び図示していない非同期サーバ１０４においても、図示の一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【００２４】
［ソフトウェア構成］
次にアプリケーションサーバ１０３及びデータベースサーバ１０５内のソフトウェア構成図を図３に示す。
【００２５】
メール送受信部３１０はネットワークを介してｓｍｔｐを利用して外部のクライアントＰＣ１０１から送信されたメールを受信する。メール解析部３２０はメール送受信部３１０で受信したメールを解析し、該メールが含んでいる、文書登録先に関する情報である文書登録先情報を読み込む。文書登録先情報送信部３３０は、該読み込んだ文書登録先情報を文書管理システム３４０の文書登録先情報送受信部３４１に送信する。
【００２６】
文書登録先情報送受信部３４１は該読み込んだ文書登録先情報を受信し文書登録先情報反映部３４２に送信する。文書登録先情報反映部３４２は受信した文書登録先情報から文書管理システム３４０にある文書登録先を検索し、該当する文書登録先、文書登録先の管理者、メール本文を、文書登録許可ページ及び文書登録先情報詳細ページに反映する。Ｔｏｐページ切り替え部３４３は、文書登録先情報反映部３４２により文書登録依頼の内容が反映されると、従来のＴｏｐページ（文書登録許可ページへのアクセスボタンが付与されていない。）から文書登録許可ページへのアクセスボタンが付与されたＴｏｐページに切り替えて表示する。
【００２７】
リクエスト受信部３４４は、ネットワークを介してｈｔｔｐ若しくはｈｔｔｐｓを利用して、外部のクライアントＰＣ１０８から文書管理システムに送信したアクセスリクエストを受信する。
【００２８】
ログインページ送信部３４５は、リクエスト受信部３４４がアクセスリクエストを受信すると、文書管理システムのログインページをクライアントＰＣ１０８に送信する。クライアントＰＣ１０８のユーザ１０７がログインページ送信部３４５から送信されたログインページにおいてユーザアカウントとパスワードを入力して送信すると、ユーザアカウント認証部３４６は、当該入力された情報を受信し、正しいものか否か判定する。
【００２９】
Ｔｏｐページ送信部３４７は、ユーザアカウント認証部３４６で受信した入力情報が正しければＴｏｐページ切り替え部３４３からＴｏｐページを呼び出し、呼び出したＴｏｐページをクライアントＰＣ１０８に送信する。ログインエラーページ送信部３４８は、ユーザアカウント認証部３４６で受信した入力情報に誤りがあれば、クライアントＰＣ１０８に認証失敗メッセージ付きのページを送信する。
【００３０】
Ｔｏｐページ送信部３４７から送信された前記ボタン付きのＴｏｐページにおいて、クライアントＰＣ１０８のユーザ１０７が該ボタンを押下すると、文書登録許可ページへのアクセスリクエストがアプリケーションサーバへ送信される。リクエスト受信部３４４がクライアントＰＣ１０８から文書登録許可ページへのアクセスリクエストを受信した場合、文書登録許可ページ送信部３４９は、クライアントＰＣ１０８に文書登録許可ページを送信する。次に、クライアントＰＣ１０８では、文書登録許可ページに表示されている文書登録依頼の中からユーザ１０７によって所望の文書登録依頼が選択されると、当該選択された文書登録依頼に関する文書登録実施リクエストがアプリケーションサーバへ送信される。リクエスト受信部３４４が文書登録許可ページ上でクライアントＰＣ１０８から送信された文書登録実施リクエストを受信すると、文書登録ページ送信部３５０は、クライアントＰＣ１０８に、当該選択された文書登録依頼に関する文書登録ページを送信する。
【００３１】
アクセス権設定部３５１は、文書登録実施リクエストを送信したユーザ１０７のアクセス権をデータベースサーバ１０５のアクセス権設定情報格納部３０５から読み出す。文書登録ページ送信部３５０が文書登録ページを送信する処理と並行して、アクセス権設定部３５１は文書登録実施リクエストを送信したユーザ１０７のアクセス権設定情報を一時的に変更する。
【００３２】
クライアントＰＣ１０８で表示された文書登録ページにおいて、ユーザ１０７が所望の文書の登録を実行するように指示すると、当該所望の文書の文書登録実施リクエストがアプリケーションサーバへ送信される。リクエスト受信部３４４が文書登録ページ上でクライアントＰＣ１０８から送信された文書登録実施リクエストを受信すると、文書登録処理部３５２は、データベースサーバ１０５の文書格納部３０６に文書を転送して登録する。文書登録完了ページ送信部３５３は、文書登録処理部３５２での文書転送処理が完了するとクライアントＰＣ１０８に文書登録完了ページを送信する。また、クライアントＰＣ１０８が文書登録完了ページを閉じる或いは文書登録完了ページからＴｏｐページに遷移すると、アクセス権設定部３５１は一時的に変更していたユーザ１０７のアクセス権限を元の設定の状態に戻す。
【００３３】
文書登録先情報管理部３５４は文書管理システム３４０に送信された文書登録依頼を管理し、登録が完了すると対応する文書登録依頼件を削除し、文書登録依頼の残りの件数を文書登録許可ページ制御部３５５に送信する。同制御部３５５は、受信した文書登録残件数が０であると、アクセスボタンを含まないＴｏｐページに切り替えるようＴｏｐページ切り替え部３４３に指示し、受信した文書登録残件数が１以上であると、同切り替え部３４３に指示はしない。
【００３４】
なお、図３は本実施形態に必要なソフトウェアの構成を示したに過ぎず、本発明が図示のソフトウェア構成に限定されるわけではない。
【００３５】
以下、本実施形態の文書管理システムにおける処理について、図４乃至図８を用いて詳細に説明する。
【００３６】
［文書登録依頼］
まず、本実施形態において文書登録依頼を行う際にクライアントＰＣ１０１からアプリケーションサーバ１０３に送信する電子メール（文書登録依頼メール）４０１の詳細を図４に示す。
【００３７】
ユーザ１０６が作成するメール４０１の宛先記入欄４０２に、文書登録をするユーザ１０７のメールアドレスを記入する。次にユーザ１０６は、文書管理システム３４０におけるユーザ１０６のユーザＩＤがメールアドレスのローカル部に記述され、且つ文書管理システム３４０のドメインを含むメールアドレスを、宛先記入欄４０３に記入する。例えば、ユーザ１０６の文書管理システムにおけるユーザＩＤが「ｘｘ」で、文書管理システムのドメインが「document_management_system.yy.zz」だとすると、図４の４０３のようなメールアドレスが記入されるものとする。なお、宛先記入欄４０２、４０３に記入するメール４０１の宛先は上記と逆でも良いし、宛先記入欄４０３には宛先を記入せず宛先記入欄４０２、４０４に記入しても良い。
【００３８】
ユーザ１０６はユーザ１０７にメールで文書登録を依頼するにあたり、メール４０１のサブジェクト(タイトル)記入欄４０５に件名を記入する。また、ユーザ１０６はメール４０１の本文記入欄４０６にユーザ１０７への文書登録依頼の旨と、文書管理システム３４０にある登録先フォルダを示すショートカット名４０７やフォルダ名４０８を記載する。更に、ショートカットファイルを添付ファイル４０９として添付して同システム３４０に送信しても良い。
【００３９】
［文書登録許可用ボタンを含むＴｏｐページ切り替え］
次に、文書登録依頼メールを受信したアプリケーションサーバ１０３が該受信したメールを解析して、Ｔｏｐページに文書登録許可ボタンを含めるＴｏｐページ切り替え処理のフローチャートを図５に示す。
【００４０】
Ｔｏｐページ切り替え処理を概略的に説明する。まずアプリケーションサーバ１０３が外部のクライアントＰＣ１０１から送信されたメールを受信し、メールを解析する。同サーバ１０３はメールを解析して得られた文書登録先情報を読み込み読み込んだ文書登録先情報を反映した文書登録許可ページへアクセスするための文書登録許可ボタンを、文書登録ユーザが文書管理システム３４０にアクセスした際のＴｏｐページに作成する。アプリケーションサーバ１０３は、ユーザ１０７がクライアントＰＣ１０８から同システム３４０にログインした際、上記ボタンを含むＴｏｐページをクライアントＰＣ１０８に表示する。
【００４１】
Ｔｏｐページ切り替え処理を詳細に説明する。ステップ５０１ではアプリケーションサーバ１０３のメール送受信部３１０が、ユーザ１０６がクライアントＰＣ１０１を用いて送信したメールを受信する。ステップ５０２では該受信したメールをメール解析部３２０が解析する。ステップ５０３では、該解析の結果、メール中に文書登録先情報が含まれているかどうかと、メールの宛先アドレスに基づいて登録依頼先のユーザを特定できるかどうかとを判断する。それらの情報が含まれていないと判定するとステップ５０４において、当該文書登録依頼メールを送信したユーザ１０６のメールアドレス宛てに文書登録先情報が無い旨を本文に記入したメールを、メール送受信部３１０から送信し、ステップ５０１に戻る。
【００４２】
一方、含まれていると判定するとステップ５０５に進み、文書登録先情報送信部３３０が文書管理システム３４０の文書登録先情報送受信部３４１に文書登録先情報を送信する。ステップ５０６ではステップ５０４で文書登録先情報送受信部３４１が受信した文書登録先情報を文書登録許可ページに反映する。ステップ５０７では、文書登録先情報部３４１が同システム３４０におけるユーザ１０７がログインしたときのＴｏｐページに文書登録許可ページへアクセスするボタンを付けてＴｏｐページを更新する。ステップ５０８ではＴｏｐページ切り替え部３４３が同システム３４０の文書登録許可ページへのアクセスボタンが付与されていないＴｏｐページから、更新された文書登録許可ページへのアクセスボタンが付与されたＴｏｐページへ切り替える。
【００４３】
ステップ５０９ではユーザ１０７がクライアントＰＣ１０８等を用いて文書管理システム３４０にアクセスし、ログインしたか否かの判断を、ログインを確認するまで繰り返す。ログインを確認するとステップ５１０において、更新されたボタン付きＴｏｐページを表示する。
【００４４】
Ｔｏｐページ切り替え処理の概念図を図６に示す。
【００４５】
クライアントＰＣ１０１は電子メール６０１の本文に登録先のショートカット名／フォルダ名を記入するか若しくは添付ファイル６０２として添付し、メール６０１をアプリケーションサーバ１０３に送信する。ここで、文書登録依頼の旨をメール６０１の本文に記入し、ユーザ１０７のメールアドレス宛てにもメール６０１を送信する。アプリケーションサーバ１０３はクライアントＰＣ１０１から受信したメール６０１を解析し、メール６０１から抽出した文書登録先情報６０３を文書管理システム３４０へ送信する。
【００４６】
文書管理システム３４０は文書登録許可ページ６０４に受信した文書登録先情報６０３を反映し、更に、文書登録ユーザ１０７がログインしたときに表示するＴｏｐページ６０５に文書登録許可ページ６０４へアクセスするためのボタン６０６を作る。そして、クライアントＰＣ１０８からユーザ１０７がログインしてきた場合、同システム３４０は、従来のＴｏｐページ６０７（文書登録許可ページへのアクセスボタンが付与されていない。）とボタン６０６（通知情報）を含むＴｏｐページ６０５とを切り替えて、Ｔｏｐページ６０５を表示する。
【００４７】
［メール解析による文書登録先情報抽出］
図７は、図５のステップ５０２〜５０５における処理の詳細を示すフローチャートである。
【００４８】
これらステップでアプリケーションサーバ１０３は、受信したメール６０１に含まれる情報が文書管理システム３４０の文書登録先情報として正しいか判断し、正しければ同システム３４０へ送信する。また、アプリケーションサーバ１０３は受信したメールに情報が含まれない場合と、メール６０１に含まれる情報が同システム３４０の文書登録先情報として正しくない場合は、クライアントＰＣ１０１に再送要求のメールを送信する。
【００４９】
詳細には、アプリケーションサーバ１０３はステップ７０１で、図５のステップ５０２で受信したメールから、該メールの宛先アドレス情報、メール本文に記載された情報、添付ファイルを取得する。同サーバ１０３はステップ７０２で、取得したメールの宛先アドレス情報４０２に対応付けられた文書管理システム３４０のユーザＩＤの有無と宛先アドレス情報４０３に記載されている依頼ユーザ１０６のユーザＩＤの有無を同システム３４０に問い合わせる。ステップ７０２の結果、同システム３４０のユーザＩＤが無いと判断された場合、同サーバ１０３はステップ７０３でクライアントＰＣ１０８に再送要求メールを送信する。
【００５０】
一方、ステップ７０２の結果、メールの宛先アドレス情報に文書管理システム３４０のユーザＩＤを含むと判断した場合、同サーバ１０３はステップ７０４でメールの本文に記載された情報（または添付ファイル）について同システム３４０に問い合わせる。アプリケーションサーバ１０３はステップ７０５で、同システム３４０に取得した本文に記載された情報（または添付ファイル）が同システム３４０の文書登録先情報であるか問い合わせる。同システム３４０の文書登録先情報でなければステップ７０６で、新たに文書登録先情報（登録先のフォルダ）を作成する。アプリケーションサーバ１０３はステップ７０５で取得した本文に記載されている情報（または添付ファイル）が同システム３４０の文書登録先情報であると判定するとステップ７０７で、取得した情報を同システム３４０へ送信する。
【００５１】
次に、図６における文書登録先情報６０３及び文書登録許可ページ６０４の詳細を図８に示す。
【００５２】
アプリケーションサーバ１０３はクライアントＰＣ１０１からメール６０１を受信し、メール６０１から取得した情報が文書管理システム３４０の文書登録先情報なら該情報を同システム３４０に送信する。同システム３４０は受信した情報を文書登録許可ページ６０４に文書登録先情報６０３として表示する。文書登録依頼が複数あれば、同システム３４０は文書登録許可ページ６０４に文書登録先情報６０３を複数表示する。ユーザ１０７が同システム３４０にログインしＴｏｐページ６０５のボタン６０６をクリックすると、同システム３４０は同システム３４０が持つユーザ１０７のユーザＩＤに紐付けられた文書登録先情報６０３を一覧表示した文書登録許可ページ６０４を表示する。この時、同システム３４０は文書登録先情報６０３に紐付けられていないユーザＩＤを持つその他のユーザが同システム３４０にログインしＴｏｐページ６０５を表示してもボタン６０６を表示しないように制御する。
【００５３】
文書管理システム３４０は、ユーザ１０７が文書登録先情報６０３のいずれかを選択すると当該選択された文書登録先情報（文書登録依頼）に対応する文書登録先情報詳細ページ８０１を表示する。また、同システム３４０は、同ページ８０１に、メール６０１から取得した文書登録先情報６０３、登録先８０２及び該登録先の管理者８０３を表示する。更に、同システム３４０は、受信したメール６０１の宛先となっている、同システム３４０のドメインを含んだメールアドレスから依頼ユーザ１０６のユーザＩＤ部分を抽出する。そして、同システム３４０は抽出したユーザＩＤと、受信したメール６０１の本文に記載されている文章４０６をコメント欄８０４に表示することで、どのユーザからどのユーザへの文書登録依頼なのかを明示する。同システム３４０はユーザ１０７が文書の登録操作として実行ボタン８０５をクリックすると文書登録に要する処理を開始し、該登録先に文書を登録する。キャンセルボタン８０６をクリックすると文書登録許可ページ６０４に戻る。ユーザ１０７が同ページ８０１の実行ボタン８０５をクリックして同システム３４０に所望の文書を送信すると、同システム３４０は該文書を受信開始し、受信し終えると該登録先に文書を登録し、ユーザ１０７が選択した文書登録先情報６０３を削除する。
【００５４】
［文書登録処理におけるアクセス権設定］
本実施形態では、文書登録ユーザが文書登録を行う登録先に対してアクセス権を有していない場合、文書登録ができないという問題がある。このとき、文書登録ユーザに登録先に対するアクセス権を設定する処理を図９のフローチャート、及びその変形例を図１０乃至図１２のフローチャートに示す。本処理は、文書管理システム３４０が図８の実行ボタン８０５をクリックしたユーザ１０７に一時的にアクセス権限を付与し、ユーザ１０６の文書登録完了後、一時的に付与したアクセス権を元に戻す処理である。
【００５５】
本処理を詳細に説明する。文書管理システム３４０はステップ９０１において、図８の文書登録先情報詳細ページ８０１でユーザ１０７が実行ボタン８０５をクリックしたか判断する。同システム３４０はユーザ１０７が実行ボタン８０５をクリックしたと判断するとステップ９０２に進み文書登録先のアクセス権をユーザ１０７に一時的に付与する。同システム３４０はステップ９０３で文書登録ページを表示する。同システム３４０はステップ９０４でセッションがタイムアウトしていないか判断し、タイムアウトしていればステップ９０５に進み、ユーザ１０７に付与したアクセス権を元に戻して本処理を終了する。一方、同システム３４０はステップ９０４でセッションがタイムアウトしていないと判定するとステップ９０６に進み、ユーザ１０７が文書登録を開始したか判断する。同システム３４０はステップ９０６でユーザ１０７が文書登録を開始していないと判断すると、ステップ９０４のタイムアウト判断処理に戻る。
【００５６】
一方、文書管理システム３４０はステップ９０６でユーザ１０７が文書登録を開始したと判断するとステップ９０７に進み、ユーザ１０７が文書登録中に文書登録を中止したか判断する。同システム３４０はステップ９０７でユーザ１０７が文書登録中に文書登録を中止したと判断すると、ステップ９０４のタイムアウト判断処理に戻る。一方、同システム３４０はユーザ１０７が文書登録中に文書登録を中止していないと判断するとステップ９０８に進み、ユーザ１０７が文書登録先情報詳細ページ８０１に遷移したか判断する。同システム３４０はステップ９０８でユーザ１０７が戻るボタン１３０６を押下し文書登録先情報詳細ページ８０１に遷移したと判断するとステップ９０９に進み、ユーザ１０７に付与したアクセス権を元に戻し、文書登録先情報詳細ページ８０１を表示する。
【００５７】
一方、文書管理システム３４０はユーザ１０７が文書登録先情報詳細ページ８０１に遷移していないと判断すると、ステップ９１０に進み文書登録が完了したか判断する。同システム３４０はステップ９１０で文書登録が完了していないと判断するとステップ９０７の文書登録中止判断処理に戻り、文書登録が完了したと判断するとステップ９１１に進んで文書登録完了ページ１３０７（後述の図１３に示す）を表示する。続いて同システム３４０はステップ９１２においてユーザ１０７が同システム３４０のＴｏｐページ若しくは文書登録許可ページ６０４をリクエストしたか判断する。同システム３４０はステップ９１２でユーザ１０７が同システム３４０のＴｏｐページ若しくは文書登録許可ページ６０４をリクエストしたと判断するとステップ９１３に進み、ユーザに付与したアクセス権を元に戻して本処理を終了する。
【００５８】
上記アクセス権設定処理の種々変形例である図１０乃至図１２のフローチャートに示す。これらはユーザ１０７にアクセス権を付与するタイミング、ユーザに付与したアクセス権を元に戻すタイミングが、それぞれ図９の場合と異なる。図１０乃至図１２において、図９の場合と同一の処理フローにおける各ステップには、図９中のステップ番号と同一の番号が付される。
【００５９】
すなわち、図１０に示すフローチャートはユーザ１０７が文書登録を完了した後、ユーザ１０７に付与したアクセス権を元に戻すフロー（ステップ１０１１、ステップ１０１２）が異なる。図１１に示すフローチャートはユーザ１０７が文書登録を開始する際のユーザ１０７にアクセス権を付与するフロー（ステップ１１０３乃至ステップ１１０７）が異なる。図１２に示すフローチャートはユーザ１０７が文書登録を開始する際のユーザにアクセス権を付与するフロー（ステップ１２０２乃至ステップ１２０７）と、ユーザ１０７が文書登録を完了した後、該付与したアクセス権を元に戻すフローが異なる。ステップ１２０９乃至ステップ１２１０が、該付与したアクセス権を元に戻すフローである。
【００６０】
図９乃至図１２に示す処理では、ユーザ１０７が文書登録を完了した後に、ユーザ１０７に付与したアクセス権を元に戻している。この処理により、文書登録依頼者やシステム全体の管理者がユーザ１０７の文書登録の進捗度を把握し、文書登録完了後にアクセス権の設定を元に戻すという煩わしさを解消することができる。
【００６１】
次に、本実施形態の文書管理システム３４０が表示するページの詳細及び各ページの遷移を図１３に示す。
【００６２】
文書管理システム３４０は、ユーザ１０７がアクセス可能なフォルダや文書をＴｏｐページ１３０１に表示する。そして、ユーザ１０７がＴｏｐページ１３０１のボタン１３６６をクリックして文書登録許可ページをリクエストすると、同システム３４０は文書登録許可ページ６０４を表示する。次に同システム３４０は、ユーザ１０７が同ページ６０４の文書登録先情報６０３を選択すると文書登録先情報詳細ページ８０１を表示する。文書登録許可ページ６０４からＴｏｐページ１３０１に遷移することもできる。更に、同システム３４０はユーザ１０７が文書登録先情報詳細ページ８０１の実行ボタン８０５をクリックすると文書登録ページ１３０２を表示し、ユーザ１０７にアクセス権を付与する。また、同システム３４０はユーザ１０７が文書登録先情報詳細ページ８０１のキャンセルボタン８０６をクリックすると文書登録許可ページ６０４を表示し、ユーザ１０７に付与したアクセス権を解除する。
【００６３】
更に、文書管理システム３４０は、ユーザ１０７が文書登録ページ１３０２の文書登録欄１３０３に、登録対象の文書をドラッグ＆ドロップ若しくは文書のパスを入力し且つ登録開始ボタン１３０４をクリックすると、文書登録を開始する。同システム３４０はユーザ１０７が登録開始した文書を受信し終わると、文書登録完了ページ１３０７を表示する。一方、同システム３４０は文書登録中にユーザが登録中止ボタン１３０５をクリックすると文書登録を中止する。更に、同システム３４０はユーザ１０７が戻るボタン１３０６をクリックすると文書登録先情報詳細ページ８０１を表示し、ユーザ１０７に付与したアクセス権を解除する。更に、同システム３４０はユーザ１０７が文書登録完了ページ１３０７でＴｏｐボタン１３０８をクリックするとＴｏｐページ１３０１を表示し、ユーザ１０７に付与したアクセス権を解除する。
【００６４】
次に、本実施形態の文書管理システム３４０においてユーザ１０６若しくは１０７の操作によって、データベースサーバ１０５のアクセス権設定情報格納部３０５に格納されるアクセス権情報を図１４に示す。
【００６５】
アクセス権設定情報格納部３０５には、文書管理システム３４０の一部の領域に属する各ユーザのフォルダまたは文書登録先のアクセス権情報１４０１〜１４０３が格納される。アクセス権情報１４０１及び１４０３において、ユーザ１０６は文書登録先”ｈｉｊｋｌｍｎ”と”ａｂｄｃｄｅｆｇ”へ文書の読出し、登録、変更、削除の操作が可能であることが示されている。また、ユーザ１０７、１１６、１１７は上記文書登録先で文書や同一階層若しくは下位階層の文書登録先を読出す操作が不可能であることが示されている。
【００６６】
アクセス権情報１４０２において、ユーザ１０６は文書登録先”ｈｉｊｋｌｍｎ”と”ａｂｄｃｄｅｆｇ”へ文書の読出し、登録、変更、削除の操作が可能であることを示す。ユーザ１０７は文書登録先”ｈｉｊｋｌｍｎ”と”ａｂｄｃｄｅｆｇ”へ文書の読出し、登録、変更の操作が可能であることが示されている。ユーザ１１６、１１７は上記文書登録先で文書や同一階層若しくは下位階層の文書登録先を読出す操作が不可能であることが示されている。
【００６７】
一例では、文書管理システム３４０はユーザ１０７が同システム３４０にログインし、文書登録ページ１３０２へ遷移せず、その他の操作を行っている間は従来設定したアクセス権設定情報１４０１にする。同システム３４０は、ユーザ１０７が文書登録ページ１３０２へ遷移する若しくは同ページ１３０２から文書登録を開始すると、データベースサーバ１０５に指示を出す。同サーバ１０５は該指示を受けると、アクセス権設定情報格納部３０５にあるアクセス権情報１４０１をアクセス権情報１４０２のようにし、ユーザ１０７のアクセス権を変更する。同システム３４０はユーザ１０７が文書登録を完了した若しくは各種ページへ遷移したと判断すると、データベースサーバ１０５に指示を出す。そして、同サーバ１０５はアクセス権設定情報格納部３０５にあるアクセス権情報１４０２をアクセス権情報１４０３のようにし、ユーザ１０７のアクセス権の設定を元に戻す。
【００６８】
（実施形態２）
本発明の実施形態２を図１５乃至図１７に基づき説明する。本実施形態では、ユーザ１０６は文書管理システム３４０に文書登録依頼リクエストを出す。この際、ユーザ１０６は文書管理システム３４０が提供するＷｅｂを介したＵＩで文書登録を依頼するユーザのメールアドレス、並びに、メールの本文またはコメントに文書登録先情報及び文書登録依頼の旨を入力し、同システム３４０からメールを送信する。同システム３４０はユーザが入力したメールアドレスへメールを送信し且つ本文またはコメントとして入力された文書登録先情報を読み込む。更に同システム３４０は、読み込んだ文書登録先情報を反映した文書登録許可ページ６０４へアクセスするためのボタン１３６６をＴｏｐページ１３０１に作成する。本実施形態のシステム構成及びハードウェア構成は実施形態１と同様であって良い。
【００６９】
［ソフトウェア構成］
本実施形態におけるソフトウェア構成を図１５に示す。該ソフトウェア構成の図３のソフトウェア構成との違いは、文書管理システム３４０が、入力受付部１５０１と入力情報送信部１５０２と入力情報受信部１５０３とメール送信部１５０４を有する点である。実施形態１のソフトウェア構成と同様の構成の説明は省略する。
【００７０】
文書管理システム３４０はユーザ１０６が入力受付部１５０１で文書を登録して貰うユーザ１０７のメールアドレス、本文またはコメントに文書登録先情報、文書登録依頼の旨を入力する。ユーザ１０６が文書登録先情報を添付ファイルとして送信する場合、入力受付部１５０１で添付ファイルを登録する。入力情報送信部１５０２はユーザ１０６が入力受付部１５０１で入力した情報を入力情報受信部１５０３に送信する。入力情報受信部１５０３は受信した入力情報を読み込み、文書登録先情報送受信部１５４１と通信し、読み込んだ入力情報または文書登録先情報を送信する。メール送信部１５０４は、ユーザ１０６が入力受付部１５０１で入力したメールアドレスへメールを送信する。文書登録先情報送受信部３４１は受信した文書登録先情報を文書登録先情報反映部３４２に送信し、同反映部３４２は受信した文書登録先情報を文書登録許可ページ６０４に反映する。
【００７１】
［ＷｅｂＵＩを用いての文書登録依頼］
本実施形態におけるＷｅｂＵＩを用いた文書登録依頼処理を図１６のフローチャートに示す。
【００７２】
文書登録依頼処理の概略を説明する。文書管理システム３４０において、ユーザ１０６が同システム３４０の提供するＷｅｂのＵＩ上で、文書登録ユーザ１０７のメールアドレス、並びに、本文またはコメントに文書登録先情報及び文書登録依頼の旨を入力する。次にユーザ１０６が同システム３４０のＵＩ上にある送信ボタンをクリックすると、同システム３４０は該メールアドレスにメールを送信する。また、同システム３４０は該文書登録先情報と本文またはコメントを読み込み、読み込んだ文書登録先情報を文書登録許可ページ６０４に反映する。そして、同システム３４０はユーザ１０７がログインしたときのＴｏｐページ１３０１に文書登録許可ページ６０４へアクセスするボタン１３６６を作成する。
【００７３】
文書登録依頼処理を詳細に説明する。ステップ１６０１ではユーザ１０６が文書管理システム３４０のＵＩでメールアドレス、並びに、本文またはコメントに文書登録先情報及び文書登録依頼の旨を入力し、送信ボタンをクリックしたか判断する。同システム３４０は送信ボタンがクリックされたと判断するとステップ１６０２に進み、ユーザ１０６が入力した情報を受信する。ステップ１６０３では、同システム３４０は受信した情報のうち、メールアドレスが正しいか判断する。メールアドレスが正しくないと判断した場合はステップ１６０４に進み、同システム３４０は入力エラーの旨をＵＩに表示した後、本処理を終了する。一方、ステップ１６０３で同システム３４０が、メールアドレスが正しいと判断した場合はステップ１６０５に進み、同システム３４０は入力した本文またはコメント内に文書登録先情報が含まれているか判断する。
【００７４】
文書登録先情報が含まれていると判断した場合は後述のステップ１６０７に進む。一方、文書登録先情報が含まれていないと判断した場合はステップ１６０６に進み、ユーザ１０６が添付ファイルとして文書登録先情報を設定したか判断する。ユーザ１０６が添付ファイルとして文書登録先情報を設定していないと判断した場合は、上述のステップ１６０４以降の処理をする。一方、ステップ１６０６でユーザ１０６が添付ファイルとして文書登録先情報を設定していると判断した場合はステップ１６０７に進み、文書管理システム３４０は入力されたメールアドレスへメールを送信する。メール送信するとステップ１６０８に進み、同システム３４０はユーザ１０６から送信された文書登録先情報を読み込み、読み込んだ文書登録先情報をステップ１６１６で文書登録許可ページ６０４に反映する。ステップ１６１６以降の処理は図５におけるステップ５０６以降の処理と同様である。
【００７５】
次に、図１６に示した本実施形態におけるＷｅｂＵＩを用いた文書登録依頼処理の概念図を図１７に示す。
【００７６】
アプリケーションサーバ１０３の文書管理システム３４０が提供する文書登録依頼ページ１７０１において、ユーザ１０６がクライアントＰＣ１０１を通じ入力要求をする。ユーザ１０６は文書登録依頼ページ１７０１のメールアドレス入力欄１７０２、１７０３、１７０４にメールアドレスを入力する。同欄１７０２に入力することは必須である。同欄１７０２、１７０３、１７０４には夫々複数のメールアドレスを入力できる。ユーザ１０６は本文入力欄１７０５に文書登録先情報、文書登録依頼の旨を入力する。また、ユーザ１０６は文書登録先情報として、ファイル添付欄１７０６にファイルを添付することができる。同システム３４０は、ユーザ１０６が文書登録依頼ページ１７０１の送信ボタン１７０７をクリックすると、メールアドレス入力欄１７０２、１７０３、１７０４に入力したメールアドレスにメールを送信する。同システム３４０は、ユーザ１０６が同欄１７０２、１７０３、１７０４に入力したメールアドレスが誤っていると判断すると、クライアントＰＣ１０１にエラーを通知する。同システム３４０はメールを送信した後、ユーザ１０６が入力した若しくは添付ファイルとして添付した文書登録先情報を読み込む。
【００７７】
（実施形態３）
本発明の実施形態３を図１８乃至図２４に基づき説明する。図１８は本実施例が前提とする構成を表し、図１９乃至図２４は本発明を具現化する手段を表す。
【００７８】
［システム構成］
図１８は、本発明に係る文書管理システムの実施形態３のシステム構成図である。
【００７９】
個人フォルダへの文書登録を依頼する文書登録依頼者側のクライアントＰＣ１０１は、ネットワーク１０２を介してアプリケーションサーバ１８０１及びデータベースサーバ１８０２と接続されている。文書登録依頼者であるユーザ１０６は、クライアントＰＣ１０１からインターネット等のネットワーク１０２を介してアプリケーションサーバ１８０１内の文書管理システムにアクセスし、アプリケーションサーバ１８０１内の文書管理システムにログインする。文書管理システムにログインしたユーザ１０６が文書登録依頼として指定した情報をアプリケーションサーバ１８０１に送信すると、アプリケーションサーバ１８０１は情報を読み込む。ここでアプリケーションサーバ１８０１が読み込む情報は、ユーザ１０６が設定した文書登録依頼に含まれる情報と、文書登録依頼を送信したユーザ１０６の文書管理システム上のユーザアカウント情報である。
【００８０】
アプリケーションサーバ１８０１は、複合機１８０３のメニュー上に文書登録用ボタンを作成するための文書登録用ボタン情報を受信した文書登録依頼から抽出し、新規作成する文書登録用ボタン情報として設定する。そしてアプリケーションサーバ１８０１は、文書登録依頼に含まれる情報内で指定されたメールアドレスにｓｍｔｐを用いてメールを送信することで、ユーザ１０７に文書登録依頼が発生したことを通知する。メール通知を受けたユーザ１０７は複合機（Multi Function Peripheral）１８０３からアプリケーションサーバ１８０１へアクセスし、文書管理システムにログインする。ユーザ１０７が文書管理システムにログインすると、アプリケーションサーバ１８０１は設定した文書登録用ボタン情報を呼び出し、文書登録用ボタン作成リクエストを複合機１８０３へ送信する。文書登録用ボタン作成リクエストを受信した複合機１８０３は、ユーザ１０７が利用するメニュー上に文書登録用ボタンを作成する。
【００８１】
作成された文書登録用ボタンを用いてユーザ１０７が文書登録を開始すると、複合機１８０３によりユーザ１０７がスキャンした文書がアプリケーションサーバ１８０１へ送信される。アプリケーションサーバ１８０１はユーザ１０７から送信された文書を受信すると、該文書をデータベースサーバ１８０２に格納する。文書登録が完了するとアプリケーションサーバ１８０１は、ユーザ１０７が利用するメニュー上に作成した文書登録用ボタンを削除するリクエストを複合機１８０３に送信する。該リクエストを受信した複合機１８０３は、ユーザ１０７が利用するメニューに作成された文書登録用ボタンを削除する。
【００８２】
本実施例において、クライアントＰＣ１０１及び１０８、並びに、複合機１８０３は各々、ネットワーク上に複数存在してよい。また、文書管理システムは文書を操作するための専用のアプリケーションであって良く、或いはＷｅｂブラウザ上で動作するＷｅｂアプリケーションであってもよい。
【００８３】
［ハードウェア構成］
本実施形態並びに以下の実施形態４乃至６で使用するハードウェア構成は実施形態１と同様であって良いので、その説明を省略する。
【００８４】
［ソフトウェア構成］
次に、本実施形態におけるアプリケーションサーバ１８０１及びデータベースサーバ１８０２内のソフトウェア構成を図１９に示す。
【００８５】
アクセス受信部１９１１は、クライアントＰＣ１０１が文書管理システム１９１０へ出したアクセスリクエストを受信する。アクセス受信部１９１１がアクセスリクエストを受信すると、ログイン画面表示部１９１２がクライアントＰＣ１０１にログイン画面を表示する。
【００８６】
ログイン情報受信部１９１３はクライアントＰＣ１０１から送信されたログイン情報を受信する。ログイン情報受信部１９１３は、受信したログイン情報が、文書管理システム１９１０が持つ正しいログイン情報であるか判断するため、データベースサーバ１８０２のユーザ情報記憶部１９４０と接続している。ログインエラー画面表示部１９１４は、文書管理システム１９１０がログイン情報受信部１９１３で受信したログイン情報が誤っていると判断した場合に、クライアントＰＣ１０１にログインエラー画面を表示する。一方、ログイン情報受信部１９１３で受信したログイン情報が正しいと判断した場合は、Ｔｏｐ画面表示部１９１５はクライアントＰＣ１０１に文書管理システム１９１０のＴｏｐ画面を表示する。
【００８７】
文書登録依頼リクエスト受信部１９１６は、クライアントＰＣ１０１から送信された文書登録依頼リクエストを受信する。文書登録依頼リクエスト受信部１９１６が文書登録依頼リクエストを受信すると、文書登録依頼画面表示部１９１７はクライアントＰＣ１０１に文書管理システム１９１０の文書登録画面を表示する。
【００８８】
文書登録依頼受信部１９１８は、クライアントＰＣ１０１で指定し送信された文書登録依頼情報を受信する。受信される文書登録依頼情報は、例えば文書登録者、文書を登録する場所、メールアドレス、複合機１８０３でスキャンする際の設定(解像度、拡張子)、文書登録に用いるプロトコル、メール本文に載せるコメント等である。文書登録依頼情報判断部１９１９は、文書登録依頼受信部１９１８で受信した文書登録情報に不備が無いか、正しい文書登録依頼情報が指定されているかを判断するため、ユーザ情報記憶部１９４０及び文書格納情報記憶部１９５０に接続されている。文書登録依頼受信部１９１８で受信した文書登録情報に不備や誤りがあった場合は、文書登録依頼エラー画面表示部１９２０がクライアントＰＣ１０１に文書登録依頼エラー画面を表示する。一方、文書登録情報に不備や誤りが無い場合は、文書登録依頼送信完了画面表示部１９２１がクライアントＰＣ１０１に文書登録依頼完了画面を表示する。
【００８９】
文書登録依頼情報読込部１９２２は文書登録依頼受信部１９１８で受信した文書登録依頼情報を読み込み、データベースサーバ１８０２の文書登録依頼情報記憶部１９６０に文書登録依頼情報を記憶する。
【００９０】
文書登録依頼ユーザアカウント取得部１９２３は、クライアントＰＣ１０１から文書登録依頼を出したユーザ１０６の文書管理システム１９１０上のユーザアカウントを取得するため、データベースサーバ１８０２のユーザ情報記憶部１９４０に接続されている。
【００９１】
文書登録用ボタン設定部１９２４は、上記受信部１９１８で受信した文書登録依頼情報の一部(サーバ１８０１のＵＲＬ、文書登録先、スキャン設定)及び取得部１９２３で取得したユーザ１０６のユーザアカウントを用いて文書登録用ボタン情報を設定する。また文書登録用ボタン設定部１９２４は、データベースサーバ１８０２の新規文書登録用ボタン情報記憶部１９７０に文書登録用ボタン情報を記憶する。
【００９２】
通知メール送信部１９２５は、文書登録依頼受信部１９１８で受信した文書登録依頼情報に含まれるメールアドレスへメールを送信する。文書登録者ログイン判定部１９２６は、ユーザ１０７が複合機１８０３から文書管理システム１９１０へアクセスしログインしたかを判定する。
【００９３】
文書登録用ボタン作成リクエスト送信部１９２７は、ユーザ１０７が複合機１８０３で利用するメニュー上に文書登録用ボタンを作成するリクエストを、複合機１８０３へ送信する。また、文書登録用ボタン削除リクエスト送信部１９２８は、ユーザ１０７が複合機１８０３に作成された文書登録用ボタンを用いて文書登録を完了した後に、複合機１８０３に文書登録用ボタン削除リクエストを送信する。
【００９４】
文書登録開始判断部１９２９は、ユーザ１０７が文書登録用ボタンを用いて文書登録を開始したかを判断する。文書登録完了判断部１９３０は、ユーザ１０７が文書登録用ボタンを用いた文書登録を完了したかを判断する。
【００９５】
なお、図１９は本実施形態に必要なソフトウェアの構成の一つを示したに過ぎず、本発明が図示のソフトウェア構成に限定されるわけではない。
【００９６】
以下、本実施形態の文書管理システムにおける処理について、図２０乃至図２４を用いて詳細に説明する。
【００９７】
[文書登録依頼受信手段及び文書登録者への通知手段]
本実施形態において文書登録依頼を行う際に用いる文書登録依頼画面の一例を、図２０に示す。図２０はユーザ１０６が文書登録依頼を別ユーザ（本実施形態ではユーザ１０７）に出す際に用いる文書登録依頼画面２０００を表す。
【００９８】
文書登録者選択欄２００１により、文書管理システム１９１０に登録されているユーザのうちでユーザ１０６と同じ所属(ＯＵ(Organization Unit)やキャビネット等を示す)のユーザを、文書登録者として選択できる。メールアドレス記入欄２００２に、文書登録者として文書登録者選択欄２００１で選んだユーザのメールアドレスを手動で記入できる。なお、文書登録者選択欄２００１で選択したユーザのメールアドレスが自動で入力される構成であってもよい。文書登録先選択欄２００３にはユーザ１０６が参照できる文書登録先が表示され、表示された文書登録先から、文書登録者選択欄２００１で選択したユーザに文書を登録してもらうための文書登録先を選択できる。拡張子選択欄２００４は複合機でのスキャン設定において、スキャンして登録する文書の拡張子を選択できる。解像度選択欄２００５により、複合機でのスキャン設定の際にスキャンして登録する文書の解像度を選択できる。プロトコル選択欄２００６により、複合機でのスキャン設定の際に、スキャンして登録する文書を文書管理システム１９１０及びアプリケーションサーバ１８０１への登録に利用するプロトコルを選択できる。コメント記入欄２００７には、メールアドレス記入欄２００２で記載したメールアドレスへメールを送信する際、メール本文に記載するコメントを記入できる。
【００９９】
文書登録依頼ボタン２００８を選択すると、上述で指定した文書登録依頼の情報が文書管理システム１９１０及びアプリケーションサーバ１８０１に送信される。戻るボタン２００９を選択すると文書登録依頼はキャンセルされ、文書管理システム１９１０のＴｏｐ画面を表示するリクエストが文書管理システム１９１０及びアプリケーションサーバ１８０１に送信される。
【０１００】
次に、文書管理システム１９１０及びアプリケーションサーバ１８０１が文書登録依頼情報を処理する際に用いられるフローチャートを図２１に示す。
【０１０１】
ステップ２１０１では、文書登録依頼受信部１９１８がクライアントＰＣ１０１から送信された文書登録依頼情報を受信する。ステップ２１０２で、ステップ２１０１で受信した文書登録依頼情報に漏れや誤りが無いかを、文書登録依頼情報判断部１９１９が判断する。文書登録依頼情報に漏れや誤りがある場合、ステップ２１０３で文書登録依頼エラー画面表示部１９２０がその旨をクライアントＰＣ１０１に表示し、ユーザ１０６に再度文書登録依頼を行うように促す。文書登録依頼情報に漏れや誤りが無い場合はステップ２１０４に進み、文書登録依頼情報読込部１９２２が受信した文書登録依頼情報を読み込む。
【０１０２】
次にステップ２１０５で、文書登録依頼ユーザアカウント取得部１９２３が文書登録依頼を送信したユーザ１０６の文書管理システム１９１０上のユーザアカウントを読み込む。ステップ２１０６で、文書登録用ボタン設定部１９２４がステップ２１０４で読み込んだ文書登録依頼情報から文書登録に必要な情報を抽出する。ステップ２１０６ではさらに、ステップ２１０５で読み込んだユーザ１０６の文書管理システム１９１０上のユーザアカウントを用いて文書登録用ボタン情報を設定する。そして文書登録用ボタン情報をデータベースサーバ１８０２の新規文書登録用ボタン情報記憶部１９７０に送信する。ステップ２１０７で、通知メール送信部１９２５がユーザ１０７に文書登録依頼が発生したことを通知するためにメールを送信する。
【０１０３】
次に、データベースサーバ１８０２に格納された文書登録用ボタン情報の詳細を図２２に示す。
【０１０４】
データベースサーバ１８０２に格納されたテーブル２２０１は、次の情報を文書登録用ボタン情報として記憶している。すなわち、テーブル２２０１は文書登録者（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ＿Ｒｅｇｉｓｔｅｒ）、文書登録依頼を送信したユーザＩＤ（Ｕｓｅｒ＿ＩＤ）、そのパスワード（Ｕｓｅｒ＿Ｐａｓｓｗｏｒｄ）、文書登録先（Ｆｏｌｄｅｒ＿Ｐａｓｓ）を記憶している。さらに、複合機でスキャンし登録する文書の拡張子（Ｔｙｐｅ）、スキャンの解像度（Ｇｒａｐｈｉｃ＿Ｍｏｄｅ）、文書登録に用いるプロトコル（Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を記憶している。データベースサーバ１８０２は、文書管理システム１９１０が文書登録依頼を受信する度にテーブル２２０１の行に文書登録用ボタン情報を追加してテーブル２２０１を更新する。なお、テーブル２２０１の構成は図示のものに限定されず、必要に応じて自由に変更することができる。
【０１０５】
[文書登録用ボタン作成手段及び削除手段]
次に、文書登録依頼を受けたユーザ１０７が通知を受けてから複合機１８０３で文書管理システム１９１０へアクセスした際の処理のフローチャートを図２３に示す。この処理では、ユーザ１０７が利用する複合機１８０３のメニュー上に文書登録用ボタンを作成し、ユーザ１０７の文書登録完了後に文書登録用ボタンを削除する。
【０１０６】
ステップ２３０１では、文書登録者ログイン判定部１９２６により、ユーザ１０７が複合機１８０３から文書管理システム１９１０にログインしたかを判断する。ユーザ１０７が複合機１８０３からログインしたと判断するとステップ２３０２に進み、文書登録用ボタン設定部１９２４がデータベースサーバ１８０２に記憶した文書登録用ボタン情報を呼び出す。ステップ２３０３では、文書登録用ボタン作成リクエスト送信部１９２７が、ステップ２３０２で呼び出した文書登録用ボタン情報及び文書登録用ボタン作成リクエストを複合機１８０３に送信する。ステップ２３０４では文書登録開始判断部１９２９が、ステップ２３０３で送信された文書登録用ボタン作成リクエストを複合機１８０３が受信してユーザ１０７が複合機１８０３で作成された文書登録用ボタンを用いて文書登録を開始したか判断する。文書登録用ボタンを用いて文書登録を開始したと判断するとステップ２３０５に進み、文書登録完了判断部１９３０により、文書登録が完了したかを判断する。文書登録用ボタンを用いた文書登録が完了したと判断されるとステップ２３０６に進み、文書登録用ボタン削除リクエスト送信部１９２８が文書登録用ボタンを削除するリクエストを複合機１８０３に送信する。
【０１０７】
次に、本実施形態における画面遷移の一例を図２４に示す。
【０１０８】
ユーザ１０７が複合機１８０３にログインすると、複合機１８０３はメニュー画面２４０１を操作パネル上に表示する。そして、ユーザ１０７が複合機１８０３に搭載されているブラウザ等を利用し文書管理システム１９１０へアクセスすると、文書管理システム１９１０のログイン画面２４０２を操作パネル上に表示する。そして、ログイン画面２４０２でユーザ１０７がユーザアID及びパスワードを入力しログインすると、文書管理システム１９１０のＴｏｐ画面２４０３を操作パネル上に表示する。文書管理システム１９１０はユーザ１０７がログインしたと判断すると、複合機１８０３に文書登録用ボタン作成リクエストを送信し、文書登録用ボタン作成リクエストを受信した複合機１８０３は文書登録用ボタンを作成する。
【０１０９】
次に、ユーザ１０７が複合機１８０３の画面をブラウザからメニュー画面に切り替えると、文書登録用ボタン２４１０を含んだメニュー画面２４０４が操作パネル上に表示される。ユーザ１０７が同画面２４０４で文書登録用ボタン２４１０を選択すると文書登録開始画面２４０５が操作パネルに表示され、ユーザ１０７が同開始画面２４０５で開始ボタン２４１１を選択すると文書スキャン／送信開始画面２４０６が操作パネルに表示される。文書スキャン／送信開始画面２４０６でユーザ１０７が文書をスキャンし送信ボタン２４１２を選択すると、複合機１８０３から文書管理システム１９１０及びアプリケーションサーバ１８０１にスキャンした文書が送信される。送信された文書を受信した文書管理システム１９１０及びアプリケーションサーバ１０３は、複合機１８０３に文書登録用ボタン削除リクエストを送信する。文書登録用ボタン削除リクエストを受信した複合機１８０３は、文書登録用ボタンを含んだメニュー画面２４０４にある文書登録用ボタン２４１０を削除し、メニュー画面２４０１を操作パネル上に表示する。
【０１１０】
（実施形態４）
本発明の実施形態４を図２５乃至図２８に基づき説明する。本実施形態では、文書登録依頼を受けたユーザ１０７の文書登録実施回数を文書管理システム１９１０で制御する。
【０１１１】
[システム構成]
本実施形態及び以下の実施形態５のシステム構成は実施形態３と同様であって良いので、その説明を省略する。
【０１１２】
[ソフトウェア構成]
本実施形態におけるアプリケーションサーバ１８０１及びデータベースサーバ１８０２内のソフトウェア構成を図２５に示す。
【０１１３】
文書登録継続実施判断部２５０１は、ユーザ１０７が文書登録を完了した後に同じ文書登録用ボタン情報を用いて文書登録を行ったかを判断する。文書登録回数制御部２５０２は、後述の文書登録依頼画面２６００でユーザ１０６が指定した文書登録可能回数に基づいて、ユーザ１０７が行う文書登録の回数を制御する。その他の構成は実施形態３(図１９)と同様のため説明を省略する。
【０１１４】
[文書登録回数制御手段]
本実施形態において文書登録依頼を行う際に用いる文書登録依頼画面の一例を図２６に示す。図２６は、文書登録依頼画面２０００に文書登録可能回数指定欄２６０１を追加した、改良した文書登録依頼画面２６００を表す。文書登録可能回数指定欄２６０１で回数を指定することで、ユーザ１０７が行う文書登録の回数を制御できる。
【０１１５】
ユーザ１０７が文書登録時にユーザ１０６が指定した文書登録回数内に文書登録したかを文書管理システム１９１０が判断する処理のフローチャートを図２７に示す。図２７におけるステップ２３０１乃至ステップ２３０５及びステップ２３０６の処理は図２３のフローチャートによる該ステップの処理と同様のため説明を省略する。
【０１１６】
ステップ２３０５で文書登録が完了したと文書登録完了判断部１９３０が判断するとステップ２７０１の処理が実施される。ステップ２７０１では、文書登録継続実施判断部２５０１が、ユーザ１０７が複合機１８０３に作成された文書登録用ボタンを利用した文書登録を完了した後に、引き続き文書登録を実施したか判断する。文書登録を引き続き実施した場合はステップ２７０２で、文書登録回数制御部２５０２が、ユーザ１０７が文書登録を引き続き実施した際に当該文書登録用ボタンを利用した回数が、ユーザ１０６によって指定された文書登録可能回数を越えるか判断する。ステップ２７０２で、文書登録用ボタンを利用した回数がユーザ１０６の指定した文書登録可能回数を越えていないと判断した場合はステップ２３０４に戻り、文書登録開始判断部１９２９が、ユーザ１０７が文書登録を開始したか判断する。一方、ステップ２７０２で文書登録用ボタンの利用回数がユーザ１０６の指定の文書登録可能回数を超えると判断されるとステップ２３０６に進み、文書登録用ボタン削除リクエスト送信部１９２８が文書登録用ボタン削除リクエストを複合機１８０３に送信する。
【０１１７】
本実施形態における画面遷移の一例を図２８に示す。
【０１１８】
複合機１８０３は、ユーザ１０７が文書スキャン／送信開始画面２４０６にて文書登録を完了すると、文書継続スキャン／送信開始画面２８０１を表示する。同画面２８０１で送信ボタン２８１０またはスキャンボタン２８１１が選択されると、ユーザ１０７が実施した文書登録回数が文書管理システム１９０１に送信され、ユーザ１０６が指定した文書登録回数を該登録回数が超えていないかどうか判断される。ユーザ１０７が実施した文書登録回数が、ユーザ１０６が指定した登録回数を超えていないと判断されると、複合機１８０３は文書登録開始画面２４０５を操作パネル上に表示する。一方、ユーザ１０７が実施した文書登録回数がユーザ１０６が指定した登録回数を超えていると判断されると、複合機１８０３は再文書登録依頼画面２８０２を操作パネル上に表示する。ユーザ１０７が再文書登録依頼画面２８０２でメニューボタン２８１２を選択するとメニュー画面２４０１を操作パネルに表示し、文書継続スキャン／送信開始画面２８０３１で終了ボタン２８１２を選択するとメニュー画面２４０１を操作パネルに表示する。
【０１１９】
（実施形態５）
本発明の実施形態５を図２９乃至図３１に基づき説明する。
【０１２０】
まず本実施形態の概要を説明する。文書管理システム１９１０は、文書登録依頼を受けたユーザ１０７が複合機１８０３で利用するメニュー上にある文書登録用ボタンに設定された情報を、ユーザ１０７の複合機１８０３へのログイン時に受信する。そして、文書管理システム１９１０は、データベースサーバ１８０２に記憶した新規文書登録用ボタン情報と受信したユーザ１０７が複合機１８０３で利用するメニュー上にある文書登録用ボタンに設定された情報を比較する。
【０１２１】
文書管理システム１９１０は両情報を比較した結果、両情報が同じであれば、ユーザ１０７が複合機１８０３で利用するメニュー上にある文書登録用ボタンにポップアップ等を表示してフォーカスするリクエストを、複合機１８０３に送信する。一方、両情報が異なる場合は、新規に文書登録用ボタンを作成するリクエストを複合機１８０３に送信する。
【０１２２】
[ソフトウェア構成]
次に、本実施形態におけるアプリケーションサーバ１８０１及びデータベースサーバ１８０２内のソフトウェア構成を図２９に示す。
【０１２３】
既存文書登録用ボタン情報受信部２９０１は、ユーザ１０７が複合機１８０３にログインした際に複合機１８０３で利用するメニュー上にある文書登録用ボタンの情報を受信する。そして、該情報をデータベースサーバ１８０２の既存文書登録用ボタン情報記憶部２９０４に記憶する。
【０１２４】
ボタン情報比較部２９０２は、ユーザ１０７が文書管理システム１９１０にログインした際に、サーバ１８０２の既存文書登録用ボタン情報記憶部２９０４に記憶したユーザ１０７が複合機１８０３で利用するメニュー上にある文書登録用ボタンの情報を呼び出す。さらに、ボタン情報比較部２９０２は、データベースサーバ１８０２の新規文書登録用ボタン情報記憶部１９７０に記憶している文書登録依頼から抽出した情報及び新規文書登録用ボタン情報を呼び出す。そして、ボタン情報比較部２９０２は上述で呼び出した各々の文書登録用ボタン情報を比較する。
【０１２５】
既存ボタンフォーカスリクエスト送信部２９０３は、ボタン情報比較部２９０２で各々のボタン情報を比較する。その結果、同じボタン情報であれば、既存ボタンフォーカスリクエスト送信部２９０３は、ユーザ１０７が複合機１８０３で利用するメニュー上にある文書登録用ボタンにフォーカスを当てるリクエストを複合機１８０３に送信する。一方、異なるボタン情報であれば、文書登録用ボタン作成リクエスト送信部１９２７から新規文書登録用ボタン情報記憶部１９７０に記憶されている文書登録用ボタンの情報を文書登録用ボタン作成リクエストと共に送信する。その他の構成は実施形態３（図１９）と同様のため説明を省略する。
【０１２６】
[既存文書登録用ボタンフォーカス手段]
次に、本実施形態における既存ボタンのフォーカス処理に用いられるフローチャートを図３０に示す。ステップ２３０１及びステップ２３０３からステップ２３０６は図２３のフローチャートと同様のため説明を省略する。
【０１２７】
ステップ３００１では既存文書登録用ボタン情報受信部２９０１が、ユーザ１０７が複合機１８０３にログイン済かどうかを判断する。そして、ログイン済であればステップ３００２でユーザ１０７が複合機１８０３で利用する文書登録用ボタンに設定された情報を、複合機１８０３から受信する。
【０１２８】
次に、ステップ２３０１で文書登録者ログイン判定部１９２６がユーザ１０７が複合機１８０３から文書管理システム１９１０にログインしたと判断すると、ステップ３００３に進む。ステップ３００３では既存文書登録用ボタン情報受信部２９０１が、ユーザ１０７が複合機で利用する文書登録用ボタン情報と、文書登録依頼から抽出した新規文書登録用ボタン情報とを呼び出す。そしてステップ３００４で、ボタン情報比較部２９０２がステップ３００３で呼び出した上述の各々の文書登録用ボタン情報を比較する。
【０１２９】
ステップ３００４での比較の結果、同じ情報であると判断されるとステップ３００５に進む。ステップ３００５では既存ボタンフォーカスリクエスト送信部１４０３が文書登録用ボタンにフォーカスを当てるリクエストを送信し、ユーザ１０７が複合機１８０３で利用する文書登録用ボタンをフォーカスする。
【０１３０】
ステップ３００６では文書登録開始判断部１９２９が、フォーカスされた文書登録用ボタンでユーザ１０７が文書登録を開始したか判断する。ステップ３００６でユーザ１０７が文書登録を開始したと判断すると、ステップ３００７で文書登録完了判断部１９３０が、文書登録が完了したか判断する。
【０１３１】
また、ステップ３００４ではステップ３００３で呼び出した上述の各々の文書登録用ボタン情報を比較し、その結果、異なる情報であればステップ２３０３に進む。ステップ２３０３では文書登録用ボタン作成リクエスト送信部１９２７が、文書登録用ボタン作成リクエストを複合機１８０３に送信する。
【０１３２】
次に、本実施形態における画面遷移の一例を図３１に示す。
【０１３３】
ユーザ１０７が複合機１８０３にログインすると、複合機１８０３で利用するメニュー画面３１０１を複合機１８０３の操作パネルに表示する。このとき、複合機１８０３はユーザ１０７が利用するメニューに文書登録用ボタンが存在すれば、その文書登録用ボタンに設定されている情報を文書管理システム１９１０に送信する。ユーザ１０７が複合機１８０３に搭載されているブラウザを利用して文書管理システム１９１０へアクセスすると、文書管理システム１９１０のログイン画面２４０２が複合機１８０３の操作パネルに表示される。ユーザ１０７が文書管理システム１９１０のログイン画面２４０２でユーザ１０７のユーザアカウントを入力してログインすると、Ｔｏｐ画面２４０３が操作パネルに表示される。
【０１３４】
さらに文書管理システム１９１０は、受信したユーザ１０７が利用するメニューの文書登録用ボタンに設定されている情報と新たに受信した文書登録依頼から抽出した新規文書登録用ボタン情報とを比較する。そして比較の結果、上述のボタン情報が同じであれば、文書登録用ボタンフォーカスリクエストを複合機１８０３に送信する。
【０１３５】
文書登録用ボタンフォーカスリクエストを受信した複合機１８０３は、ユーザ１０７が複合機１８０３の画面をブラウザからメニュー画面に切り替えると、メニュー画面３１０１にある文書登録用ボタンにフォーカスをあてたメニュー画面３２０２を表示する。なお、フォーカスをする方法として例えばポップアップ等を表示してフォーカスする方法が考えられるが、本発明がこのフォーカス方法に限定されるわけではない。他の例としては色を変える、大きさを変える、アニメーションをつけて表示するなどが考えられるが、フォーカスしたボタンとフォーカスしていないボタンが区別できればどんな方法を用いても良い。
【０１３６】
一方、上述の比較の結果、上述のボタン情報が異なっている場合は、文書登録用ボタン作成リクエストを複合機１８０３に送信する。そして文書登録用ボタン作成リクエストを受信した複合機１８０３は、ユーザ１０７が複合機１８０３の画面をブラウザからメニュー画面に切り替えた際に、メニュー画面３１０１に新規に作成した文書登録用ボタンを追加したメニュー画面３１０３を表示する。
【０１３７】
複合機１８０３は、ユーザ１０７が文書登録用ボタンを含んだメニュー画面３１０２、若しくは３１０３において文書登録用ボタンを利用し文書登録を開始すると、文書登録開始画面３１０４を操作パネルに表示する。
【０１３８】
また、ユーザ１０７が文書登録開始画面３１０４にて開始ボタンを選択すると、文書スキャン／送信開始画面２４０６が複合機１８０３の操作パネル上に表示される。表示された文書スキャン／送信開始画面２４０６にて文書をスキャンして送信ボタンを選択すると、文書管理システム１９１０及びアプリケーションサーバ１８０１に、スキャンした文書が送信される。
【０１３９】
（実施形態６）
本発明の実施形態６を図３２乃至図３５に基づき説明する。
【０１４０】
［システム構成］
図３２は、本実施形態に係るシステム構成図である。
【０１４１】
文章登録依頼者側の複合機である複合機３２０１は、ネットワーク１０２を介してアプリケーションサーバ１８０１及びデータベースサーバ１８０２と接続されている。ユーザ１０６が複合機３２０１からネットワーク１０２を介してアプリケーションサーバ１８０１内の文書管理システムにログインし、文書登録依頼として指定した情報をアプリケーションサーバ１８０１に送信する。
【０１４２】
アプリケーションサーバ１８０１はユーザ１０６が送信した文書登録依頼リクエストを受信すると、ユーザ１０６が設定した文書登録依頼に含まれる情報と、文書登録依頼を送信したユーザ１０６の文書管理システム上のユーザアカウント情報とを読み込む。さらにアプリケーションサーバ１８０１は、複合機３２０１から送信されたユーザ１０６が複合機３２０１で利用する文書登録用ボタンの情報を受信する。そして、受信した複数の文書登録用ボタンの情報から、読み込んだ文書登録依頼に含まれる情報に該当する文書登録用ボタンを検索する。検索した結果、該当する文書登録用ボタンが存在すれば、ユーザ１０６に文書登録用ボタンをそのまま貸与するか、一部設定を変えたものを新規作成するかを問い合わせ、その応答結果に応じて文書登録用ボタン情報を設定する。
【０１４３】
文書登録用ボタン情報を設定すると、アプリケーションサーバ１８０１は文書登録依頼に含まれる情報内に指定されたメールアドレスにｓｍｔｐ(simple mail transfer protocol)を用いてメールを送信する。メール通知を受けたユーザ１０７はクライアントＰＣ１０８上でメールの本文を確認し、複合機１８０３からアプリケーションサーバ１８０１へアクセスし、文書管理システムにログインする。ユーザ１０７のログインを確認すると、複合機１８０３はアプリケーションサーバ１８０１にログインリクエストを発信する。
【０１４４】
ログインリクエストを受けたアプリケーションサーバ１８０１は設定した文書登録用ボタン情報を呼び出し、文書登録用ボタン作成リクエストを複合機１８０３へ送信する。文書登録用ボタン作成リクエストを受信した複合機１８０３は、ユーザ１０７が利用するメニュー上に文書登録用ボタンを作成する。ユーザ１０７がその文書登録用ボタンを用いて文書登録を開始すると、複合機１８０３でスキャンした文書をアプリケーションサーバ１８０１へ送信し、アプリケーションサーバ１８０１はスキャンした文書をデータベースサーバ１８０２に格納する。
【０１４５】
アプリケーションサーバ１８０１は文書登録が完了すると、ユーザ１０７が利用するメニュー上に作成した文書登録用ボタンを削除する文書登録用ボタン削除リクエストを複合機１８０３に送信する。文書登録用ボタン削除リクエストを受信した複合機１８０３は、ユーザ１０７が利用するメニュー上に作成した文書登録用ボタンを削除する。
【０１４６】
［ソフトウェア構成］
次に、本実施形態におけるアプリケーションサーバ１８０１及びデータベースサーバ１８０２内のソフトウェア構成を図３３に示す。
【０１４７】
文書登録依頼元判断部３３０１は、ユーザ１０６が文書登録依頼を出したクライアントの種類を判断する。クライアントの例として本実施形態ではＰＣと複合機を挙げているが、本発明におけるクライアントがこれらに限定されるわけではない。
【０１４８】
文書登録依頼元判断部３３０１でクライアントが複合機であると判断すると、文書登録用ボタン情報受信部３３０２が複合機３２０１から、ユーザ１０６が複合機３２０１で利用する文書登録用ボタンの情報を受信する。文書登録用ボタン情報受信部３３０２は、データベースサーバ１８０２の文書登録用ボタン情報記憶部３３０５に、ユーザ１０６が複合機３２０１で利用する文書登録用ボタンの情報を記憶する。
【０１４９】
文書登録用ボタン検索部３３０３は、データベースサーバ１８０２の文書登録用ボタン情報記憶部３３０５に記憶した文書登録用ボタンの情報のうち、文書登録依頼に含まれる文書登録情報に該当する文書登録用ボタンを検索する。
【０１５０】
ユーザ問い合わせ部３３０４は、文書登録用ボタン検索部３３０３で文書登録用ボタンを検索した結果、該当する文書登録用ボタンがあればユーザ１０６にそのまま文書登録用ボタンを貸与するか、一部設定を変更し新規作成するか問い合わせる。その他の構成要素は図１９と同様のため説明を省略する。
【０１５１】
[文書登録用ボタン貸与手段ならびに新規作成手段]
次に、本実施形態において文書登録用ボタン情報を変えずにそのまま貸与するか若しくは一部変更して新規作成を行う際の処理に用いられるフローチャートを図３４に示す。なお、ステップ２１０１からステップ２１０７の処理は図２１のフローチャートによる該ステップの処理と同様のため説明を省略する。
【０１５２】
ステップ３４０１では文書登録依頼元判断部３３０１が、文書登録依頼が送信されたクライアントを判断する。文書登録依頼送信元が複合機であると判断されると、ステップ３４０２で文書登録用ボタン情報受信部３３０２が、ユーザ１０６が複合機３２０１で利用する文書登録用ボタンの情報を受信する。一方、ステップ３４０１で文書登録依頼送信元が複合機以外であると判断されれば、ステップ２１０６で文書登録用ボタン設定部１９２４が文書登録依頼情報を文書登録用ボタン情報として設定する。
【０１５３】
ステップ３４０３では文書登録用ボタン検索部３３０３が、ステップ２００２で受信したユーザ１０６が複合機３２０１で利用する文書登録用ボタンの情報のうち、文書登録依頼情報を含む文書登録用ボタンを検索する。その結果該当する文書登録用ボタンが存在するかどうかステップ３４０４で判断する。
【０１５４】
ステップ３４０４で該当する文書登録用ボタンが存在すると判断された場合、ステップ３４０５でユーザ問い合わせ部３３０４が、ユーザ１０６に該当する文書登録用ボタンを貸与するか若しくは新規作成するか問い合わせる。一方、ステップ３４０４で該当する文書登録用ボタンが存在しないと判断された場合、ステップ２１０６で文書登録用ボタン設定部１９２４が文書登録依頼情報を文書登録用ボタン情報として設定する。
【０１５５】
ステップ３４０６では文書登録用ボタン検索部３３０３が、ステップ３４０５での問い合わせに対して、ユーザ１０６がリクエストした内容を判断する。ユーザ１０６が出したリクエストが新規作成であれば、ステップ３４０７で文書登録用ボタン設定部１９２４が該当する文書登録用ボタンの情報を一部変更して新規文書登録用ボタンとして設定する。一方、ユーザ１０６が出したリクエストが貸与であれば、ステップ２００８で文書登録用ボタン設定部１９２４が該当する文書登録用ボタンの情報を変更せず新規文書登録用ボタンとして設定する。
【０１５６】
次に、ユーザ問い合わせ部３３０４が複合機３２０１に送信する画面の一例を図３５に示す。
【０１５７】
ユーザ問い合わせ画面３５００は文書管理システム１９１０のユーザ問い合わせ部３３０４から複合機３２０１に送信される画面であり、ユーザ１０６に文書登録用ボタンの貸与を行うか若しくは新規作成を行うか問い合わせるために用いられる。ユーザ１０６がユーザ問い合わせ画面３５００にある文書登録用ボタンＡ３５０１を選択し貸与ボタン３５０２を選択すると、文書管理システム１９１０が複合機３２０１から、文書登録ボタンＡ１９０１に設定されている情報を受信する。一方、ユーザ１０６が新規作成ボタン３５０３を選択すると、複合機３２０１から文書登録ボタンＡ１９０１に設定されている情報の一部を変更した情報を受信する。情報の一部の例として、後述の文書登録用ボタン詳細画面３５０５に表示されるＰＤＦ設定や文字の倍率、輝度があるが、もちろんこれらに限定さない。ユーザ１０６が詳細ボタン３５０４を選択すると、複合機１７０１に文書登録用ボタン詳細画面３５０５を表示する。ユーザ１０６が文書登録用ボタン詳細画面３５０５にある戻るボタン３５０６を選択すると、ユーザ問い合わせ画面３５００を複合機３２０１に表示する。
【０１５８】
以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。また、上述した各実施形態を任意に組み合わせて実施してもよい。
【０１５９】
（その他の実施形態）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
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