(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
それぞれ異なるアクセス権が設定された複数のフォルダを備え、管理対象とする文書の格納先をユーザから指定されたフォルダとすることにより管理対象文書のアクセス権を設定して当該管理対象文書のアクセス制御を行う第１の文書管理手段と、
前記第１の文書管理手段で管理されている文書が操作対象として選択され、当該選択された文書の前記第１の文書管理手段における格納先を指定する操作を実施したユーザとは異なるユーザにより所定の操作が行われたことを検出した場合に、当該所定の操作における操作内容、および前記選択された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態に基づいて、前記選択された文書に固有のアクセス権の情報を生成する情報作成手段と、
前記情報作成手段により前記アクセス権の情報が生成された場合、当該アクセス権の情報に対応する文書およびその管理情報を取得して当該文書の管理を開始し、以降、当該アクセス権の情報に従って当該文書のアクセス制御を行う第２の文書管理手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記第２の文書管理手段が前記情報作成手段により新たに生成されたアクセス権の情報に対応する文書の管理を開始した場合、
前記第１の文書管理手段は、前記第２の文書管理手段での管理が開始された文書を管理対象から除外する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記所定の操作においてアクセス権の設定変更操作が行われた場合、
前記情報作成手段は、
アクセス権の設定変更操作による指示内容、および前記選択された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態に基づいて、前記アクセス権の情報を生成する
ことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記所定の操作においてアクセス権の設定変更操作が行われなかった場合、
前記情報作成手段は、
前記選択された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態のみに基づいて、前記アクセス権の情報を生成する
ことを特徴とする請求項１、２または３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
ワークフローに従って作成および承認が行われる文書を管理する場合の文書管理方法であって、
新規に作成され、未承認状態の文書を、それぞれ異なるアクセス権が設定された複数のフォルダの中のいずれか一つに格納することにより当該文書のアクセス権を設定する第１のアクセス権設定ステップと、
未承認状態の文書を承認する操作を受け付ける承認操作受付ステップと、
前記承認操作受付ステップで受け付けた操作の内容および当該操作で承認された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態に基づいて、当該承認された文書のアクセス制御を文書単位で行う際に使用するアクセス権情報を生成するアクセス権情報生成ステップと、
前記アクセス権情報生成ステップを実行してアクセス権情報を生成後、前記承認された文書の格納先フォルダをアクセス権が設定されていないフォルダに変更し、さらに、前記生成したアクセス権情報に従ったアクセス権を前記承認された文書に設定する第２のアクセス権設定ステップと、
を含み、
未承認状態の文書に対するアクセス制御をフォルダ単位で行い、承認された後の文書に対するアクセス制御は文書単位で行う
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
前記未承認状態の文書を承認する操作においてアクセス権の設定変更が指示された場合、
前記アクセス権情報生成ステップでは、
アクセス権の設定変更指示の内容、および前記承認された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態に基づいて前記アクセス権情報を生成する
ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
【請求項７】
前記未承認状態の文書を承認する操作においてアクセス権の設定変更が指示されなかった場合、
前記アクセス権情報生成ステップでは、
前記承認された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態のみに基づいて前記アクセス権情報を生成する
ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企業等の業務において作成された文書を管理する文書管理システムおよび文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書管理システムとして、たとえば下記特許文献１に記載の文書管理システムが存在する。この特許文献１に記載の文書管理システムは、文書またはフォルダに対して、ユーザごとまたはグループ（ユーザのグループ）ごとのアクセス権設定を行うように構成されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００３−９１４４８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
フォルダごとにアクセス権を設定する文書管理システムの場合、異なるアクセス権が設定された複数のフォルダの中から所望のアクセス権が設定されたフォルダを選択し、そこに文書を格納するだけでアクセス権設定がされるので、設定操作は単純化されるが、文書ごとにきめ細かいアクセス権を設定することは困難となる。異なるアクセス権を設定したフォルダを多数設けることで様々なアクセス権設定が可能となるが、フォルダ数が増加した分だけ所望のアクセス権が設定されたフォルダを見つけ難くなり、操作性が悪くなる。
【０００５】
これに対して、文書ごとにアクセス権を設定する文書管理システムの場合、きめ細かいアクセス権設定が可能となるが、文書の登録操作やアクセス権の設定操作が発生すると、その都度アクセス権設定のための多数のパラメータを決定する必要があり、作業が煩雑となる。
【０００６】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、アクセス権を設定する際の煩雑さを従来よりも低減するとともにきめ細かいアクセス権設定が可能な文書管理システムおよび文書管理方法を得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明にかかる文書管理システムは、それぞれ異なるアクセス権が設定された複数のフォルダを備え、管理対象とする文書の格納先をユーザから指定されたフォルダとすることにより管理対象文書のアクセス権を設定して当該管理対象文書のアクセス制御を行う第１の文書管理手段と、前記第１の文書管理手段で管理されている文書が操作対象として選択され、当該選択された文書の前記第１の文書管理手段における格納先を指定する操作を実施したユーザとは異なるユーザにより所定の操作が行われたことを検出した場合に、当該所定の操作における操作内容、および前記選択された文書の格納先フォルダのアクセス権設定状態に基づいて、前記選択された文書に固有のアクセス権の情報を生成する情報作成手段と、前記情報作成手段により前記アクセス権の情報が生成された場合、当該アクセス権の情報に対応する文書およびその管理情報を取得して当該文書の管理を開始し、以降、当該アクセス権の情報に従って当該文書のアクセス制御を行う第２の文書管理手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、利用者の作業の煩雑さを低減するとともにきめ細かいアクセス権設定が可能な文書管理システムが得られる、という効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】図１は、文書管理システムの動作概要を示した図である。
【図２】図２は、本発明にかかる文書管理システムを実現するコンピュータネットワークシステムの構成例を示した図である。
【図３】図３は、文書管理システムの構成例を示した図である。
【図４】図４は、文書管理システムの動作例を示したフローチャートである。
【図５】図５は、文書管理システムの動作例を示したフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下に、本発明にかかる文書管理システムおよび文書管理方法の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施の形態によりこの発明が限定されるものではない。
【００１１】
実施の形態．
本実施の形態では、一例として、企業等において利用する文書管理システム、具体的には、ワークフローに従って、あるユーザが文書を新たに作成すると、文書管理システムに登録した後、他のユーザ（上司などの承認者）が内容の確認を行い、問題が無ければ承認を行う、というような形態で利用する場合の文書管理システムについて説明する。
【００１２】
図１は、本実施の形態の文書管理システムの動作概要を示した図である。図示したように、本実施の形態の文書管理システムは、文書管理サブシステム＃１および＃２を含む。
【００１３】
本実施の形態の文書管理システムを利用する場合、管理する文書を作成したユーザ（起票者）は、文書管理サブシステム＃１に対して、文書の新規登録操作を実施する。このとき、登録する文書に対してアクセス権を設定する（文書に設定するアクセス権の内容を指定する）。
【００１４】
文書管理サブシステム＃１は、それぞれ異なるアクセス権が設定された複数のフォルダ（図示せず）を備えており、起票者は、新規登録する文書を所望のアクセス権が設定されたフォルダに格納することにより、特定のユーザのみが新規登録文書へアクセスできるように設定する。この時点では、新規登録された文書は未承認状態である。その後、起票者とは異なるユーザ（承認者、当然ながら文書へのアクセスが許可されている）により未承認状態の文書を確認して承認するかどうかを判断する作業（承認作業）が実施され、承認するための操作（たとえば承認ボタンの押下）があった場合、文書管理サブシステム＃１は、承認された文書（文書実体の管理情報）を文書属性（分類）情報とともに文書管理サブシステム＃２へ引き渡す処理（文書移行処理）を実施する。このとき、引き渡す文書に設定するアクセス権の情報（図示した「個別アクセス権情報」に相当）を生成して文書管理サブシステム＃２へ出力する。また、上記承認作業においては、起票者により設定されたアクセス権が適切なものかどうかを承認者が判断し、必要に応じてアクセス権の変更指示（変更操作）が行えるようにしている。そして、承認作業において承認者がアクセス権の変更操作を実施した場合、文書管理サブシステム＃１は、この操作内容に基づいて個別アクセス権情報を生成する（設定されていたアクセス権の必要な部分を修正して生成する）。一方、承認者がアクセス権の変更操作を行わなかった場合には、元々設定されていたアクセス権（文書が格納されているフォルダに設定されているアクセス権）に基づいて、個別アクセス権情報を生成する。
【００１５】
文書管理サブシステム＃２は、文書管理サブシステム＃１から受け取った文書に対し、同時に受け取った個別アクセス権情報が示すアクセス権を設定して管理する。
【００１６】
なお、文書管理サブシステム＃１では、承認された文書の管理は行わない（承認された文書および文書属性情報の文書管理サブシステム＃２への引き渡しが完了した後、これらを消去する）。
【００１７】
以上のように文書管理システムを構成したことにより、たとえば、図１に示したように、未承認状態の文書を管理する文書管理サブシステム＃１に対しては、起票者として予め登録されたユーザおよび登録されている起票者に対応付けられた承認者として予め登録されたユーザのみがアクセス可能とし、起票者や承認者以外の一般ユーザからのアクセスは禁止する。一方、承認済みの文書を管理する文書管理サブシステム＃２に対しては、起票者や承認者以外の一般ユーザもアクセス可能とするなど、柔軟できめ細かいアクセス権の設定が可能となる。また、文書管理サブシステム＃１では、フォルダごとにアクセス権を設定しているので、起票者によるアクセス権の設定操作の簡単化が実現できる。さらに、承認作業において承認者からのアクセス権の変更指示を受け付けるようにしたので、承認者がアクセス権の変更のみが必要と判断した場合に起票者に通知（変更指示）を行い、起票者が指示内容を確認してアクセス権を再設定する作業が不要となり、承認作業が完了するまでの時間を短縮できる。また、起票者が指示内容を誤認識して承認者の意図しないアクセス権設定を行うといった作業ミスの防止もできる。
【００１８】
また、上述したような本実施の形態の文書管理システムは、たとえば、図２に示したようなコンピュータネットワークシステムで実現される。図２に示したコンピュータネットワークシステムは、サーバコンピュータ１００および複数のクライアントコンピュータ２００により構成され、サーバコンピュータ１００およびクライアントコンピュータ２００は、社内ＬＡＮなどの同一のネットワーク３００に接続されている。そして、サーバコンピュータ１００が文書（文書ファイルデータ）およびこれに関連する各種データを保持する。すなわち、サーバコンピュータ１００で文書管理を行う。クライアントコンピュータ２００は、起票者であるユーザが文書の作成およびサーバコンピュータ１００への登録を行う作業、承認者であるユーザが未承認状態の文書の確認および承認を行う作業、一般ユーザが承認済み文書の確認を行う作業、などで利用される。なお、サーバコンピュータ１００において、文書の作成・登録作業、承認作業などのクライアントコンピュータ２００を利用して行う作業ができるようにしてもよい。また、サーバコンピュータ１００を複数備え、文書の管理を複数のサーバコンピュータ１００で分散して行うようにしてもよい。たとえば、未承認の文書と承認済みの文書とを異なるサーバコンピュータ１００で行うようにしてもよい。もちろん、コンピュータネットワークシステムを利用するのではなく、１つのコンピュータで文書作成・登録・承認作業などを受け付けて、文書を管理する（文書管理システムを実現する）ことも可能である。
【００１９】
つづいて、本実施の形態の文書管理システムの詳細について、図３〜図５を用いて説明する。なお、図３は、文書管理システムの構成例を示した図であり、図４および図５は、文書管理システムの動作例を示したフローチャートである。
【００２０】
図３に示したように、本実施の形態の文書管理システムは、文書管理部１および２と、アクセス権情報作成部３を備える。文書管理部１は、新規に作成された文書（未承認状態の文書）を管理する。文書管理部１では、フォルダ単位でアクセス権を設定して文書管理を行う。文書管理部２は、承認後の文書を管理する。文書管理部２では、文書単位でアクセス権を設定して文書管理を行う。アクセス権情報作成部３は、文書管理部１で管理されている文書が承認された場合に、新たに承認された文書に設定するアクセス権の情報（アクセス権情報）を生成する。
【００２１】
文書管理部１は、アクセス権が設定されたフォルダ（図示せず）を備え、文書ファイルデータを所定のフォルダに格納する文書管理データベース（ＤＢ）１１と、文書管理システムの利用が許可されたユーザの情報を管理するユーザ管理部１２と、本実施の形態の文書管理システムを利用するワークフローの情報を管理するワークフロー管理部１３と、文書管理ＤＢ１１を利用した文書管理動作を実現する文書管理エンジン１４と、を備える。以下の説明では、上記の文書管理ＤＢ１１が、複数のフォルダを備え、各フォルダにはそれぞれ異なるアクセス権が設定されているような構成を想定して説明を行うが、単一のフォルダを備え、すべての未承認状態の文書に同一のアクセス権を設定して管理するようにしてもよい。
【００２２】
また、ユーザ管理部１２はユーザ管理ＤＢ１２１および承認者情報抽出部１２２を含み、ワークフロー管理部１３はワークフロー管理ＤＢ１３１、ワークフロー展開部１３２およびワークフロー情報抽出部１３３を含み、文書管理エンジン１４はアクセス権情報抽出部１４１、文書登録部１４２、文書情報抽出部１４３、文書情報表示部１４４および文書削除部１４５を含む。ユーザ管理ＤＢ１２１には、文書管理システムの使用を許可するユーザの管理情報が登録されている。この管理情報には、ユーザＩＤおよびパスワードと、このユーザＩＤに対応するユーザがワークフローを実行した場合に承認者とされる可能性のあるユーザのユーザＩＤ（以下、承認者候補ＩＤと呼ぶ）が含まれる。
【００２３】
文書管理部１では、管理対象の文書を所望のアクセス権が設定されたフォルダに格納することにより、管理対象文書へのアクセスを特定のユーザに制限する（フォルダ単位でアクセス制御を行う）。
【００２４】
文書管理部２は、アクセス権が設定されていないフォルダ（すべてのユーザからのアクセスを許可するフォルダ、図示は省略している）を備えた文書管理ＤＢ２１と、文書管理ＤＢ２１を利用した文書管理動作を実現する文書管理エンジン２２と、を備える。
【００２５】
また、文書管理エンジン２２はアクセス権管理部２２１および文書登録部２２２を含み、アクセス権管理部２２１では、ＡＣＬ（Access  Control  List）を管理する。
【００２６】
文書管理部２では、アクセス権情報作成部３で生成された、文書単位のアクセス権情報であるＡＣＬに従って、管理対象文書へのアクセス制限を行う（文書単位でアクセス制御を行う）。
【００２７】
このような構成の文書管理システムにおける特徴的な動作について、以下に説明する。なお、文書管理システムに対し、（１）新たに文書を登録する操作が実施される場合の動作（文書管理部１での管理を開始する場合の動作）と、（２）未承認状態の文書を承認する操作が実施される場合の動作（文書の管理を文書管理部１から文書管理部２へ引き継ぐ場合の動作）とに分けて説明する。
【００２８】
（１）新たに文書を登録する操作が実施される場合の動作
図１を用いて説明した起票者となるユーザは、所定のアプリケーションソフトウェア等で文書を作成した後、この文書を本実施の形態の文書管理システムに登録するために、まずログイン操作を行う（ステップＳ１１）。この操作では、たとえばユーザＩＤとパスワードを入力する。
【００２９】
ログイン操作が終了すると、文書管理システムでは、ユーザ（起票者）の認証を行い（ここでは認証が正常に終了したとする）、さらにこのユーザに対する承認者の候補を抽出する（ステップＳ１２，Ｓ１３）。ステップＳ１３の承認者の抽出処理は、ユーザ管理部１２で行われる。具体的には、承認者情報抽出部１２２が、ログインしたユーザの管理情報から承認者候補ＩＤを抽出する。
【００３０】
ステップＳ１３が終了すると、ログインしたユーザ（起票者）は、次に、ワークフロー情報を入力する（ステップＳ１４）。具体的には、ステップＳ１３で抽出された承認者候補の中から実際に承認を依頼する承認者を選択するとともに、承認対象となる文書の情報（文書ファイルの名称、所在位置を示すパスなど）を入力する。さらに、承認対象の文書の格納先とするフォルダ（所望のアクセス権が設定されているフォルダ）を選択する。
【００３１】
ワークフロー情報の入力操作が終了すると、文書管理システムでは、文書管理エンジン１４のアクセス権情報抽出部１４１が、文書フォルダマスターを参照し、ステップＳ１４で文書の格納先として指定されたフォルダに設定されているアクセス権の情報を取得する（ステップＳ１５）。そして、文書登録部１４２が、ステップＳ１４で指定された文書の管理情報を文書管理ＤＢ１１へ登録する（ステップＳ１６）。具体的には、ステップＳ１４で入力された情報のうち、文書ファイルの名称、パスおよび格納先とするフォルダの情報と、ステップＳ１５で取得したアクセス権の情報を文書ＩＤと対応付けて、文書管理ＤＢ１１へ格納する。
【００３２】
文書管理ＤＢ１１への登録が終了すると、次に、ワークフロー管理部１３のワークフロー展開部１３２が、上記ステップＳ１４で入力されたワークフロー情報に従ってワークフロー管理ＤＢ１３１を更新し、次承認者へのワークフローを展開することにより、ステップＳ１４で承認者として選択されたユーザに対する承認依頼を行う（ステップＳ１７）。承認依頼が完了すると、起票者はログアウトして操作を終了する（ステップＳ１８）。
【００３３】
（２）未承認状態の文書を承認する操作が実施される場合の動作
承認者となるユーザは、まずログイン操作を行う（ステップＳ２１）。この操作では、上記のステップＳ１１と同様に、たとえばユーザＩＤとパスワードを入力する。
【００３４】
ログイン操作が終了すると、文書管理システムでは、ユーザ（承認者）の認証を行い、さらにこのユーザに対するワークフロー候補の情報を、ワークフロー管理部１３のワークフロー情報抽出部１３３がワークフロー管理ＤＢ１３１から抽出する（ステップＳ２２，Ｓ２３）。ワークフロー情報抽出部１３３に格納されている各ワークフロー情報には承認者ＩＤ（そのワークフローにおける承認者として指定されているユーザのユーザＩＤ）が含まれており、ワークフロー情報抽出部１３３は、上記のステップＳ２１を実行してログインしたユーザが承認者として指定されているワークフロー情報がワークフロー管理ＤＢ１３１で保持されていれば、それを抽出する。また、図示を省略した表示部は、抽出されたワークフロー情報に対応するワークフローをワークフロー候補として表示する。
【００３５】
ログインしたユーザは、抽出されたワークフロー候補の中から実行するワークフローを選択する（ステップＳ２４）。ここでは、ワークフロー候補に上記のステップＳ１１〜Ｓ１８を実行した結果発生した承認依頼が含まれ、この承認依頼を選択するものとする。
【００３６】
ワークフロー候補の中から承認依頼が選択されると、文書管理部１では、文書管理エンジン１４の文書情報抽出部１４３が、選択された承認依頼に対応する文書情報を抽出する（ステップＳ２５）。具体的には、文書管理ＤＢ１１を参照して、選択された承認依頼に対応する文書の管理情報（文書ＩＤ、文書ファイルの名称、所在位置を示すパス、格納先のフォルダ、アクセス権情報など）を取得する。なお、このステップＳ２５で文書フォルダマスターを参照し、文書ファイルの格納先とされているフォルダに設定されたアクセス権の情報を取得するようにしてもよい。このようにした場合、上述したステップＳ１５を省略できる。加えて、文書管理ＤＢ１１にはアクセス権情報を登録する必要がなくなるので、文書管理ＤＢ１１で保持しておくデータ量を削減できる。
【００３７】
ステップＳ２５が終了すると、文書管理エンジン１４の文書情報表示部１４４が、ステップＳ２５で抽出した文書情報の内容を、図示を省略した表示部へ表示し、ログイン中のユーザ（承認者）に対して承認作業を行わせる（ステップＳ２６）。
【００３８】
承認者は、表示された文書情報に従って文書本体や設定されているアクセス権の内容を確認し、文書自体に問題がないなど、文書を起票者に差し戻す必要がないと判断した場合には承認を行う（ステップ２７）。ここでは、承認するものとして説明を続ける。また、このステップＳ２７において、承認者は、必要に応じてアクセス権の設定変更指示を行う。設定変更指示は、固定の設定パターンの中から選択するのではなく、各種パラメータを個別に決定して行う。なお、固定の設定パターンを用意しておいてその中から選択して行う設定操作と、各種パラメータを個別に決定する設定操作の双方を行えるようにしてもよい。こうすることにより、用意されている固定パターンの中に所望のパラメータ設定パターンが含まれない場合にのみパラメータを細かく設定すればよいので、承認者の作業負荷の軽減が見込める。
【００３９】
承認者による承認作業が正常に終了した場合（文書が承認された場合）、アクセス権情報作成部３は、上記ステップＳ２５で抽出した文書情報およびステップＳ２７における作業内容（承認作業で入力された情報）に基づいて、承認後の文書に設定するアクセス権の情報であるＡＣＬを生成する（ステップＳ２８）。アクセス権情報作成部３は、ステップＳ２７でアクセス権の設定変更指示が入力されなかった場合、上記ステップＳ２５で抽出した文書情報のみに基づいてＡＣＬを作成する。一方、アクセス権の設定変更指示が入力された場合には、文書情報およびアクセス権の設定変更指示内容に基づいてＡＣＬを作成する。
【００４０】
アクセス権情報作成部３は、ＡＣＬの作成が終了すると、ＡＣＬを文書管理部２へ出力する。このとき、上記ステップＳ２５で抽出した文書情報である文書管理情報（ただし、文書管理部１での文書管理（アクセス制御）で使用するアクセス権情報は除く）も併せて出力する。すなわち、上記ステップＳ２５で抽出した文書管理情報に含まれるアクセス権情報をＡＣＬに置き換えて更新し、更新後の文書管理情報（新文書管理情報とする）を文書管理部２へ出力する。
【００４１】
文書管理部２は、アクセス権情報作成部３から新文書管理情報を受け取ると、上記ステップＳ２７で承認された文書を管理するための設定を行い、この文書の管理を引き継ぐ（ステップＳ２９）。具体的には、文書管理エンジン２２の文書登録部２２２が、アクセス権情報作成部３から受け取った新文書管理情報のうち、アクセス制御で使用するＡＣＬ以外の情報（文書ＩＤ、文書ファイルの名称、所在位置を示すパス、格納先のフォルダ、など、文書に関する情報（文書の管理情報））を文書管理ＤＢ２１へ登録する。また、アクセス権管理部２２１は、ＡＣＬを保持しておく。
【００４２】
なお、ＡＣＬには文書ＩＤが含まれており、この文書ＩＤによって、文書管理ＤＢ２１に登録されている情報（文書の管理情報）と対応付けられている。また、アクセス権管理部２２１は、文書管理部２で管理している文書（承認済み文書）に対するアクセス要求が発生した場合、ＡＣＬを参照し、要求元ユーザのアクセスを許可するかどうか判断する。
【００４３】
図５の説明に戻り、ステップＳ２９の処理が終了すると、文書管理部２はその旨を文書管理部１へ通知し、文書管理部１では、ワークフロー管理ＤＢ１３１を更新する（ステップＳ３０）。さらに、文書管理部１では、文書管理部２へ管理を引き継いだ文書の管理情報を文書管理ＤＢ１１から削除する（ステップＳ３１）。なお、ステップＳ３１が実行された後、所定のタイミングで承認者がログアウトして動作終了となる（ステップＳ３２）。
【００４４】
このように、本実施の形態の文書管理システムは、新規に作成され、承認が得られる前の文書をアクセス権が設定されたフォルダに格納して管理する文書管理部１と、文書管理部１で管理されている文書が承認された後に、承認後の文書の管理を文書管理部１から引き継ぐ文書管理部２とを備え、文書管理部１では、ユーザに対し、予めアクセス権が設定されている複数のフォルダの中の所望のアクセス権が設定されたフォルダへ文書を格納させることにより、管理文書に対するアクセス権の設定を実現するとともにアクセス制御を行い、文書管理部２では、文書単位でアクセス権を設定することとし、また、各文書のアクセス権情報として、文書管理部１におけるアクセス制御で使用していたアクセス権情報、および承認作業時に取得したアクセス権の設定変更指示の内容（設定変更の指示がない場合もある）に基づき生成された情報を使用することとした。これにより、初期のアクセス権設定（文書管理部１におけるアクセス権設定）は、予め準備されているいくつかの設定パターンの中の１つを選択する（格納先のフォルダを選択する）ことにより行い、最終的なアクセス権設定（承認された後のアクセス権設定）のための操作は、初期のアクセス権設定を変更する必要があると判断した場合にのみ実施することとなるので、利用者の作業の煩雑さを低減するとともにきめ細かいアクセス権設定が可能な文書管理システムを実現できる。
【００４５】
また、未承認の文書に対するアクセス制御と承認済みの文書に対するアクセス制御を異なる手法で行うようにしているので、起票者（文書作成）と承認者（公開先の決定）の役割を明確化できる。また、役割が明確になることに伴って、起票者および承認者の操作負荷が削減される。
【００４６】
なお、承認作業が複数回にわたって実施される（承認者が複数存在する）場合、最後の承認者により承認がされた後に、文書の管理を文書管理部１から文書管理部２へ引き継ぐようにすればよい。具体例を示すと、最後の承認者以外の承認者による承認作業ではアクセス権の設定変更作業内容を次の承認者による承認作業時に一時的に反映させる（操作画面上においてそれまでの設定変更操作が反映済であるかのように表示を行い、実際のアクセス権設定状態は初期のままとする）。そして、最後の承認者による承認作業が正常に終了後（承認された後）、アクセス権情報作成部３がアクセス権情報の生成を行うようにする。
【産業上の利用可能性】
【００４７】
以上のように、本発明にかかる文書管理システムは、アクセス権を設定して利用者（閲覧者）を限定する必要のある文書の管理に有用であり、特に、文書の状態（たとえば、承認されているかどうか）の変動に伴ってアクセス権の設定内容も変動する可能性のある文書を取り扱う文書管理システムに適している。
【符号の説明】
【００４８】
１，２  文書管理部
３  アクセス権情報作成部
１１，２１  文書管理ＤＢ
１２  ユーザ管理部
１３  ワークフロー管理部
１４，２２  文書管理エンジン
１２１  ユーザ管理ＤＢ
１２２  承認者情報抽出部
１３１  ワークフローＤＢ
１３２  ワークフロー展開部
１３３  ワークフロー情報抽出部
１４１  アクセス権情報抽出部
１４２，２２２  文書登録部
１４３  文書情報抽出部
１４４  文書情報表示部
１４５  文書削除部
２２１  アクセス権管理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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