(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理対象としてのドキュメントの内容を示すドキュメント画像を取得する画像取得部と、
前記画像取得部が取得するドキュメント画像を格納するドキュメントの内、公開版と判定されるべきドキュメントがあるか否かを判定し、公開版であると判定するドキュメントがある場合、当該ドキュメントに対応するメタデータとして公開フラグを設定する公開版判定部と、
前記画像取得部にて新たに取得される第１のドキュメント画像の内容と、前記画像取得部にて取得済みであり前記公開版判定部により公開版であるか否かの判定がなされたドキュメントが格納する第２のドキュメント画像の内容との類似度を判定する類似度判定部と、
通知部と、を備え、
前記公開版判定部は、前記類似度判定部にて類似と判定された第２のドキュメント画像を格納するドキュメントであって、前記第１のドキュメント画像を格納するドキュメントと同一の対象事項を表現するドキュメントにおいて、公開フラグが設定されたドキュメントを検索し、
前記通知部は、前記公開版判定部により検索された公開フラグが設定されたドキュメントを通知するとともに、該ドキュメントが複数ある場合に該ドキュメント間の版数の新旧を示すこととなる情報を該ドキュメントに対応付けて通知するドキュメント管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載のドキュメント管理システムにおいて、
前記類似度判定部は、前記ドキュメント画像上における表示対象オブジェクトのレイアウト、前記表示対象オブジェクトの形状、前記表示対象オブジェクトの色および前記表示対象オブジェクトの数の内の少なくともいずれかに基づいて、前記類似度の判定を行うドキュメント管理システム。
【請求項３】
請求項１に記載のドキュメント管理システムにおいて、
前記類似度判定部は、前記ドキュメント画像中からテキストデータを抽出し、前記抽出されるテキストデータの内容に基づいて、前記類似度の判定を行うドキュメント管理システム。
【請求項４】
請求項１に記載のドキュメント管理システムにおいて、
前記画像取得部が取得したドキュメント画像を格納するドキュメントを対象とする印刷処理、コピー処理、メール送信処理、アップロード処理、のログを記録する履歴サーバを備え、
前記公開版判定部は、所定部数以上印刷またはコピーされているドキュメント、所定数以上の宛先に向けてメールされているドキュメント、複数のユーザがアクセスできる場所に格納されているドキュメントを、公開版と判定されるべきドキュメントと判定し、
前記通知部は、前記公開版判定部により検索された公開フラグが設定されたドキュメントを表示部に表示させるとともに、該ドキュメントが複数ある場合に該ドキュメント間の版数の新旧を示すこととなる情報を該ドキュメントに対応付けて前記表示部に表示させるドキュメント管理システム。
【請求項５】
複数の外部機器と通信可能であり各外部機器が処理するドキュメント画像を格納するドキュメントを記録するとともに、前記各ドキュメントに対する前記各外部機器の処理をログとして記録する履歴サーバによるドキュメント管理方法であって、
管理対象としてのドキュメントの内容を示すドキュメント画像を取得し、
前記画像取得部が取得するドキュメント画像を格納するドキュメントの内、公開版と判定されるべきドキュメントがあるか否かを判定し、公開版であると判定するドキュメントがある場合、当該ドキュメントに対応するメタデータとして公開フラグを設定し、
新たに取得される第１のドキュメント画像の内容と、前記取得済みであり前記公開版であるか否かの判定がなされたドキュメントが格納する第２のドキュメント画像の内容との類似度を判定し、
類似と判定された第２のドキュメント画像を格納するドキュメントであって、前記第１のドキュメント画像を格納するドキュメントと同一の対象事項を表現するドキュメントにおいて、公開フラグが設定されたドキュメントを検索し、
検索された公開フラグが設定されたドキュメントを通知するとともに、該ドキュメントが複数ある場合に該ドキュメント間の版数の新旧を示すこととなる情報を該ドキュメントに対応付けて通知するドキュメント管理方法。
【請求項６】
請求項５に記載の方法において、
前記ドキュメント画像上における表示対象オブジェクトのレイアウト、前記表示対象オブジェクトの形状、前記表示対象オブジェクトの色および前記表示対象オブジェクトの数の内の少なくともいずれかに基づいて、前記類似度の判定を行うドキュメント管理方法。
【請求項７】
請求項５に記載の方法において、
前記ドキュメント画像中からテキストデータを抽出し、前記抽出されるテキストデータの内容に基づいて、前記類似度の判定を行うドキュメント管理方法。
【請求項８】
請求項５に記載の方法において、
前記履歴サーバは、取得したドキュメント画像を格納するドキュメントを対象とする前記各外部機器による印刷処理、コピー処理、メール送信処理、アップロード処理、のログを記録し、
所定部数以上印刷またはコピーされているドキュメント、所定数以上の宛先に向けてメールされているドキュメント、複数のユーザがアクセスできる場所に格納されているドキュメントを、公開版と判定されるべきドキュメントと判定し、
検索された公開フラグが設定されたドキュメントを前記各外部機器のいずれかの表示部に表示させるとともに、該ドキュメントが複数ある場合に該ドキュメント間の版数の新旧を示すこととなる情報を該ドキュメントに対応付けて前記表示部に表示させるドキュメント管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメント管理システムにて管理されるドキュメントの版数管理を行う技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、あるドキュメントを作成する際には、その内容に修正等を加える過程を経て最終版を完成させる場合が多い。
【０００３】
また、複数のユーザが作成に関わるドキュメントの場合、それぞれのユーザが同様な内容の文書のコピーを保持することになる。このような場合に、それぞれのユーザが他のユーザによる作業内容に関係なく作業を進めてしまうと、他のユーザによって作成されていた最新版のドキュメントの存在に気がつかず、旧い版数のドキュメントに対して修正等を行ってしまうおそれがある。
【０００４】
このような、旧い版数のドキュメントに対する修正作業等は、作業の手戻りの発生や、公開バージョンの確定の遅延等の原因となり得る。
【０００５】
そこで、管理対象となるドキュメントの版数を管理するための技術が開示されている（例えば、特許文献１および特許文献２を参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記従来技術では、管理対象となるドキュメントに意識的にＩＤを付さなければならず、ＩＤが付されていないドキュメントには適用できない。また、ドキュメントの内容によっては、ＩＤを付すことが見た目上好ましくないという問題もある。
【０００７】
この他、ドキュメントが印刷される用紙にＲＦＩＤを埋め込み、当該ＲＦＩＤに格納される情報に基づいて、ドキュメントの版数管理を行う技術も知られている（例えば、特許文献３を参照。）。上記従来技術では、ドキュメントにＩＤを印字することによる見た目上の問題は解消されるものの、ＲＦＩＤが埋め込まれた用紙を必要とする点では、文書にＩＤを付す必要があることに変わりはなく、管理負担等の面で問題があった。
【０００８】
この他、ドキュメント画像同士の類似度を推定する方法も提案されている（例えば、特許文献４を参照）。
【０００９】
この発明の実施の形態は、管理対象である複数のドキュメントに対して、ＩＤを付与することなく、各ドキュメントの実際の内容に即した適切な版数管理を実現することのできる技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上述した課題を解決するため、本発明の一態様は、管理対象としてのドキュメントの内容を示すドキュメント画像を取得する画像取得部と、前記画像取得部が取得するドキュメント画像を格納するドキュメントの内、公開版と判定されるべきドキュメントがあるか否かを判定し、公開版であると判定するドキュメントがある場合、当該ドキュメントに対応するメタデータとして公開フラグを設定する公開版判定部と、前記画像取得部にて新たに取得される第１のドキュメント画像の内容と、前記画像取得部にて取得済みであり前記公開版判定部により公開版であるか否かの判定がなされたドキュメントが格納する第２のドキュメント画像の内容との類似度を判定する類似度判定部と、通知部と、を備え、前記公開版判定部は、前記類似度判定部にて類似と判定された第２のドキュメント画像を格納するドキュメントであって、前記第１のドキュメント画像を格納するドキュメントと同一の対象事項を表現するドキュメントにおいて、公開フラグが設定されたドキュメントを検索し、前記通知部は、前記公開版判定部により検索された公開フラグが設定されたドキュメントを通知するとともに、該ドキュメントが複数ある場合に該ドキュメント間の版数の新旧を示すこととなる情報を該ドキュメントに対応付けて通知するドキュメント管理システムに関する。
【００１１】
また、本発明の別の態様は、複数の外部機器と通信可能であり各外部機器が処理するドキュメント画像を格納するドキュメントを記録するとともに、前記各ドキュメントに対する前記各外部機器の処理をログとして記録する履歴サーバによるドキュメント管理方法であって、管理対象としてのドキュメントの内容を示すドキュメント画像を取得し、前記画像取得部が取得するドキュメント画像を格納するドキュメントの内、公開版と判定されるべきドキュメントがあるか否かを判定し、公開版であると判定するドキュメントがある場合、当該ドキュメントに対応するメタデータとして公開フラグを設定し、新たに取得される第１のドキュメント画像の内容と、前記取得済みであり前記公開版であるか否かの判定がなされたドキュメントが格納する第２のドキュメント画像の内容との類似度を判定し、  類似と判定された第２のドキュメント画像を格納するドキュメントであって、前記第１のドキュメント画像を格納するドキュメントと同一の対象事項を表現するドキュメントにおいて、公開フラグが設定されたドキュメントを検索し、検索された公開フラグが設定されたドキュメントを通知するとともに、該ドキュメントが複数ある場合に該ドキュメント間の版数の新旧を示すこととなる情報を該ドキュメントに対応付けて通知するドキュメント管理方法に関する。
【発明の効果】
【００１３】
以上に詳述したように、本発明によれば、管理対象である複数のドキュメントに対して、ＩＤを付与することなく、各ドキュメントの実際の内容に即した適切な版数管理を実現することのできる技術を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施の形態によるドキュメント管理システムの概略構成について説明するためのシステム構成図である。
【図２】本発明の実施の形態によるドキュメント管理システムについて説明するための機能ブロック図である。
【図３】履歴サーバに蓄積されるドキュメント、当該ドキュメントに関するメタデータ等の情報の一例を示す図である。
【図４】本実施の形態によるドキュメント管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図５】ドキュメントが、複合機にてコピーされる場合の処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】コピー処理の対象なるドキュメントの概要について説明するための図である。
【図７】通知部１０８によって表示部８０４に画面表示させる警告メッセージの一例を示す図である。
【図８】公開バージョンの選択処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】ユーザがコピーしようとするドキュメントの概要を示す図である。
【図１０】通知部１０８によって表示部８０４に画面表示させる警告メッセージの他の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施の形態によるドキュメント管理システムの概略構成について説明するためのシステム構成図である。
【００１７】
図１に示すように、本実施の形態によるドキュメント管理システムは、ＰＣ（Personal Computer）９０１、ＰＣ９０２、複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）９０３、複合機９０４、携帯端末９０５、履歴サーバ７０１、公開ファイルサーバ７０２およびメールサーバ７０３を備えている。
【００１８】
本実施の形態によるドキュメント管理システムを構成する各装置は、互いにＷＷＷ、ＬＡＮ、ＷＡＮ等の電気通信回線を通じて相互に通信可能に接続されている。なお、上記各装置を互いに通信可能とする電気通信回線は、必ずしも有線の通信回線に限られるものではなく、無線ＬＡＮ等の通信回線を採用することも可能である。
【００１９】
履歴サーバ７０１は、図１に示すドキュメント管理システムにおける各端末から送信されるドキュメントデータや、各端末にて受信されるドキュメントデータに関する情報等（当該ドキュメントを扱うユーザのＩＤに関する情報等も含む）を蓄積する役割を有している。履歴サーバ７０１では、ＰＣ９０１、ＰＣ９０２、複合機９０３、複合機９０４および携帯端末９０５にて、印刷処理、スキャン処理、コピー処理、閲覧処理、メール送信処理、アップロード処理等の処理の対象となったドキュメントのドキュメント画像（ページ画像など）を抽出もしくは生成し、過去に取り扱ったドキュメントのログとしてメタデータとともに全て記録する。
【００２０】
なお、履歴サーバ７０１に蓄積される情報は、履歴サーバ７０１を経由したデータやコマンド等だけでなく、履歴サーバ７０１と通信可能な公開ファイルサーバ７０２、メールサーバ７０３、ＰＣ９０１、ＰＣ９０２、複合機９０３、複合機９０４および携帯端末９０５から履歴サーバ７０１に向けて送信されるデータも含まれる。
【００２１】
公開ファイルサーバ７０２は、例えばＷＥＢサーバやＦＴＰサーバ等であり、公開ファイルサーバ７０２における所定の記憶領域にファイルをアップロードすることにより、不特定多数の第三者による当該アップロードされたデータの閲覧やダウンロードが可能となる。公開ファイルサーバ７０２は、記憶領域に格納されたファイルや参照されたファイルを、メタデータと対応づけて履歴サーバ７０１に送信する。
【００２２】
メールサーバ７０３は、図１に示すドキュメント管理システムにおける各端末からのＥ−ｍａｉｌの送信処理、各端末へのＥ−ｍａｉｌの受信処理、メールサーバ７０３を経由して送受信されるメールデータ（メール本文、ヘッダ情報、添付ファイル等）などを、ログデータとして履歴サーバ７０１に送信する処理等を行う。もちろん、送受信されるメールデータから抽出可能な情報や、メールデータに関連付け可能な情報を、メタデータとして履歴サーバ７０１に送信することもできる。
【００２３】
ＰＣ（Personal Computer）９０１は、例えば、公開ファイルサーバ７０２の記憶領域へのデータのアップロードや、公開ファイルサーバ７０２の記憶領域にアップロードされているデータのダウンロードや閲覧を行うことができる。また、ＰＣ９０１は、メールサーバ７０３を経由して、Ｅ−ｍａｉｌの送受信を行う。
【００２４】
ＰＣ９０２は、例えば、履歴サーバ７０１を経由して、複合機９０３および複合機９０４での印刷処理、コピー処理、スキャン処理等を利用することができる。ＰＣ９０２からの指令によって複合機９０３および複合機９０４にて実行された処理内容や処理結果は、履歴サーバ７０１にログとして蓄積される。もちろん、ＰＣ９０１からも、履歴サーバ７０１を経由して、複合機９０３および複合機９０４での印刷処理、コピー処理、スキャン処理等を利用することができる。
【００２５】
複合機９０３および複合機９０４は、複合機自体の直接操作やＰＣ９０１、ＰＣ９０２および携帯端末９０５からのネットワーク経由でのコマンド受信に基づき、印刷処理、コピー処理、スキャン処理、ＦＡＸ送信処理などの処理を実行可能となっている。複合機９０３および複合機９０４では、処理の実行命令を行った端末から送信されるコマンドの内容から、当該コマンドを送信したユーザを識別するための情報（ユーザＩＤなど）を抽出することができる。複合機９０３および複合機９０４にて上記処理のいずれかが実行されると、当該複合機にて処理対象となったドキュメントの画像履歴とともにユーザＩＤなどのメタデータが、履歴サーバ７０１に送信されて保存される。
【００２６】
携帯端末９０５は、例えば、携帯電話、ノートパソコン、ＰＤＡ等の携帯型の通信端末であり、履歴サーバ７０１、公開ファイルサーバ７０２等に格納されている情報やファイルを閲覧可能となっている。
【００２７】
また、本実施の形態によるドキュメント管理システムでは、履歴サーバ７０１、公開ファイルサーバ７０２およびメールサーバ７０３等から、ＰＣ９０１、ＰＣ９０２および携帯端末９０５への、メール送信等による通知処理を実行可能となっている。
【００２８】
また、ＰＣ９０１、ＰＣ９０２、携帯端末９０５、複合機９０３、複合機９０４、履歴サーバ７０１、公開ファイルサーバ７０２およびメールサーバ７０３は、それぞれが、ＣＰＵ９０１ａ、ＣＰＵ９０２ａ、ＣＰＵ９０５ａ、ＣＰＵ９０３ａ、ＣＰＵ９０４ａ、ＣＰＵ７０１ａ、ＣＰＵ７０２ａ、ＣＰＵ７０３ａを有している（図１を参照）。また、上記ＰＣ９０１〜メールサーバ７０３は、それぞれが、メモリ９０１ｂ、メモリ９０２ｂ、メモリ９０５ｂ、メモリ９０３ｂ、メモリ９０４ｂ、メモリ７０１ｂ、メモリ７０２ｂ、メモリ７０３ｂを有している（図１を参照）。
【００２９】
また、上記ＰＣ９０１〜携帯端末９０５は、それぞれが、操作入力部９０１ｃ、操作入力部９０２ｃ、操作入力部９０３ｃ、操作入力部９０４ｃおよび操作入力部９０５ｃを有している（図１を参照）。また、上記ＰＣ９０１〜携帯端末９０５は、それぞれが、表示部９０１ｄ、表示部９０２ｄ、表示部９０３ｄ、表示部９０４ｄおよび表示部９０５ｄを有している（図１を参照）。
【００３０】
具体的に、ＣＰＵ９０１ａ〜ＣＰＵ７０３ａは、ドキュメント管理システムにおける各種処理を行う役割を有しており、またメモリ９０１ｂ〜メモリ７０３ｂに格納されているプログラムを実行することにより種々の機能を実現する役割も有している。メモリ９０１ｂ〜メモリ７０３ｂは、例えば、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＤＲＡＭ（Dynamic Random Access Memory）、ＳＲＡＭ（Static Random Access Memory）、ＶＲＡＭ（Video RAM）等から構成されることができ、ドキュメント管理システムにおいて利用される種々の情報やプログラムを格納する役割を有している。
【００３１】
操作入力部９０１ｃ〜操作入力部７０３ｃは、例えば、キーボード（Keyboard）、マウス（Mouse）、タッチパネル（touch panel）、タッチパッド（touchpad）、ペンタブレット（graphics tablet）等から構成されることができる。
【００３２】
表示部９０１ｄ〜表示部７０３ｄは、例えば、ＬＣＤ（Liquid crystal display）、ＥＬ（Electronic Luminescence）、ＰＤＰ（Plasma Display Panel）、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）等から構成されることができる。
【００３３】
また、いわゆるタッチパネルディスプレイによって、操作入力部と表示部の機能を実現するようにすることもできる。
【００３４】
図２は、本発明の実施の形態によるドキュメント管理システムについて説明するための機能ブロック図である。
【００３５】
本発明の実施の形態によるドキュメント管理システムは、画像取得部１０１、類似度判定部１０２、関連性判定部１０３、メタデータ取得部１０４、版数判定部１０５、新旧判定部１０６、ユーザ情報取得部１０７、通知部１０８、連絡先通知部１０９、データ送信部１１０、印刷部数管理部１１１、通知部１１２および公開版判定部１１３を備えている。
【００３６】
画像取得部１０１は、管理対象としてのドキュメントの内容を示すドキュメント画像を取得する。
【００３７】
画像取得部１０１は、「印刷処理」、「ＦＡＸ送信処理」および「スキャン処理」の内の少なくともいずれかを実行されるドキュメントについて、上記処理の実行に伴って自動的にドキュメント画像を取得する。具体的に、画像取得部１０１によるドキュメント画像の取得は、取得対象となるドキュメントファイル中から画像を抽出したり、取得対象となるドキュメントファイルに基づいて画像を生成したりすることにより実現することができる。
【００３８】
もちろん、画像取得部１０１は、ドキュメント管理システムにて、例えばドキュメントデータからのＰＤＦファイルの生成のように、データ出力されるドキュメントについても、ドキュメント画像を生成することもできる。類似度判定部１０２は、画像取得部１０１にて取得される「第１のドキュメント画像」の内容と、画像取得部１０１にて取得される「第２のドキュメント画像」（第１のドキュメント画像とは異なる）の内容との類似度を判定する。
【００３９】
このように、ドキュメント管理システムを構成する各端末におけるドキュメントの入出力時に、当該入出力処理の対象となるドキュメントに関するデータを履歴サーバ７０１に自動転送し、履歴サーバ７０１に格納されているログのドキュメント画像との類似度を自動判定することにより、ユーザは特別に意識することなく自己が取り扱っているドキュメントと類似するドキュメントの存在を知ることができる。
【００４０】
具体的に、類似度判定部１０２は、ドキュメント画像上における、「表示対象オブジェクトのレイアウト」、「表示対象オブジェクトの形状」、「表示対象オブジェクトの色」および「表示対象オブジェクトの数」の内の少なくともいずれかに基づいて、類似度の判定を行う。なお、ドキュメント画像上における「表示対象オブジェクトのレイアウト」や「表示対象オブジェクトの形状」に基づく類似度の判定については、例えば、「２ ｉｎ １」などの拡大縮小処理の適用状態も考慮することができる。
【００４１】
この他、類似度判定部１０２は、ドキュメント画像中からＯＣＲ処理等によってテキストデータを抽出し、抽出されるテキストデータの内容に基づいて文字列の一致率等を算出し、類似度の判定を行うこともできる。ここでの、文字列に基づく類似度の判定では、文字列の内容だけでなく、文字のフォント、文字に適用されている装飾（例えば、太字、斜体、下線など）なども一致率の判定基準として採用することができる。
【００４２】
なお、類似度判定部１０２における類似度の判定においては、ドキュメント画像中から抽出可能な図形や表については、ベクトル画像に変換した後に、一致率の判定を行うことにより、判定精度の向上が期待できる。また、ドキュメント画像に含まれる文字列、図形、写真画像等をそれぞれ個別のブロック領域に分割し、これらブロック領域毎に類似度の判定を行うようにすることで、より高精度な類似判定処理を行うことができる。
【００４３】
さらに、ＯＣＲ処理によってドキュメント画像から抽出したテキストデータの類似度の判定処理については、例えばＵＮＩＸ（登録商標）におけるｄｉｆｆツール等を用いることにより、追記、削除および修正などの細かい項目を含めた類似度判定を行うことが可能である。
【００４４】
また、ＯＣＲ処理によってドキュメント画像から抽出したテキストデータの類似度の判定処理については、必要に応じて、翻訳処理後のテキストデータに関して類似度の判定を行うこともできる。ただし、単純な機械翻訳ではある程度以上に正確な翻訳内容とならない可能性があるので、特許文書などのように翻訳文の信頼性が高いドキュメントに関する類似判定を行う場合に特に有効であると考えられる。
【００４５】
また、ＯＣＲ処理によってドキュメント画像から抽出したテキストデータの類似度の判定処理については、シソーラス（類義語）等の単語の言い換えも考慮した類似度の判定処理を行うこともできる。
【００４６】
関連性判定部１０３は、類似度判定部１０２にて「第１のドキュメント画像」と「第２のドキュメント画像」との間で判定される類似度が所定の閾値を超える場合に、「第１のドキュメント画像に対応するドキュメント」と「第２のドキュメント画像に対応するドキュメント」とが同一の対象事項を表現するものであると判定する。
【００４７】
ここで、「同一の対象事項を表現する」とは、例えば、複数のドキュメントを比較する場合に、両者の記載内容が厳密に同一である状態や、両者の記載内容は厳密には同一ではないが、同じテーマについて記載されている状態を意味している。
【００４８】
例えば、３月３日に保存した「社内整理番号１２３４の特許提案資料」のドキュメントファイルと、当該ファイルに修正を加えて３月５日に保存した「社内整理番号１２３４の特許提案資料」のドキュメントファイルとは、修正が加えられているため、テキストや図面の配置等のレイアウト等は類似していたとしても、厳密には同一ではない。しかしながら、両者ともに社内整理番号１２３４が付された特許提案用の資料として用いるという共通のテーマ（同一の対象事項）を有しており、ある程度以上の類似度は有している。
【００４９】
メタデータ取得部１０４は、関連性判定部１０３にて同一の対象事項を表現するものであると判定される複数のドキュメント内における各ドキュメントの「最終保存タイミング」、「最終更新タイミング」および「最終アクセスタイミング」の内の少なくともいずれかを示す情報をメタデータとして取得する。なお、図２にて実線の矢印で示すように、メタデータ取得部１０４におけるデータ取得は、画像取得部１０１によるドキュメント画像の取得と並行して行ってもよい。
【００５０】
版数判定部１０５は、類似度判定部１０２における判定結果に基づいて、関連性判定部１０３にて同一の対象事項を表現するものであると判定される複数のドキュメント内における、各ドキュメントの他のドキュメントとの版数の異同を判定する（異なるか否か（同じか否か）の判定）。
【００５１】
新旧判定部１０６は、メタデータ取得部１０４にて取得される情報に基づいて、対応するメタデータが示すタイミング（例えば、最終更新日時など）が時期的に遅いドキュメントほど版数が新しいと判定する。
【００５２】
ユーザ情報取得部１０７は、関連性判定部１０３にて同一の対象事項を表現するものであると判定される複数のドキュメントに対応づけられているユーザに関する情報を取得する。具体的に、ユーザ情報取得部１０７は、履歴サーバ７０１にて管理されているドキュメント画像に対応づけているユーザを識別するための情報として、ユーザＩＤや端末ＩＤ（ＭＡＣアドレス、ＩＰアドレス等）を取得する。また、履歴サーバ７０１では、これらユーザを識別するための情報に基づいて、それぞれの識別情報に対応するユーザの連絡先に関する情報（Ｅ−ｍａｉｌアドレス、ＦＡＸ番号、電話番号、ＩＰアドレス、ＵＲＬ等）を取得し、上記ユーザを識別するための情報と連絡先に関する情報とを対応付けて管理している。
【００５３】
通知部１０８は、ユーザ情報取得部１０７にて取得される情報に基づいて、関連性判定部１０３にて同一の対象事項を表現するものであると判定される複数のドキュメントについて、新旧判定部１０６にて最新版と判定される版数よりも旧い版数であると判定されるドキュメントに対応付けられている「第１のユーザ」を、新旧判定部１０６にて最新版と判定されるドキュメントに対応する「第２のユーザ」に通知する。
【００５４】
連絡先通知部１０９は、第１のユーザに対して、第２のユーザの連絡先を通知する。具体的に、連絡先通知部１０９は、ユーザ情報取得部１０７にて取得される情報に基づいて、履歴サーバ７０１から第２のユーザの連絡先を取得する。このように、旧い版数のドキュメントを保持しているユーザに対して、最新版のドキュメントを保持しているユーザの連絡先を通知することにより、旧い版数のドキュメントを保持しているユーザは最新版のドキュメントの提供を求めることが可能となり、作業の手戻りの発生を回避することができる。
【００５５】
また、データ送信部１１０は、第１のユーザに対して、最新版と判定されるドキュメントを送信する。
【００５６】
印刷部数管理部１１１は、ドキュメント管理システムにおける管理対象であるドキュメントの印刷部数の履歴を管理する。なお、印刷部数管理部１１１により管理される印刷部数の履歴は、たとえば履歴サーバ７０１にて管理することができる。
【００５７】
また、通知部１１２は、印刷部数管理部１１１にて管理されている印刷部数に基づいて、新旧判定部１０６にて最新版と判定される版数よりも旧い版数であると判定されるドキュメントが、所定部数以上に印刷出力されている場合に、最新版と判定されるドキュメントに対応する第２のユーザにその旨を通知する。
【００５８】
公開版判定部１１３は、印刷部数管理部１１１にて管理されている総印刷部数が所定部数以上であるドキュメントを、「公開版のドキュメント」であると判定する。
【００５９】
公開版判定部１１３は、印刷部数管理部１１１にて管理されている総印刷部数が多いドキュメントほど、「公開版」である可能性が高いと判定する。
【００６０】
また、公開版判定部１１３は、メールサーバ７０３から所定数以上の宛先へ向けて送信されたメールに添付されたドキュメントおよび公開ファイルサーバ７０２における公開用の所定の記憶領域（例えば、掲示板等の不特定多数のユーザが閲覧可能な領域など）にアップロードされたドキュメントの内の少なくともいずれかについて、公開版であると判定する。
【００６１】
続いて、本実施の形態によるドキュメント管理システムにおける処理の流れについて説明する。
【００６２】
図３は、履歴サーバ７０１に蓄積されているドキュメント、当該ドキュメントに関するメタデータ等の情報の一例を示す図である。図３では、説明の便宜上、ある関連性を有するドキュメント５０１からドキュメント５０５により構成されるドキュメント群を例示している。
【００６３】
図３に示すように、履歴サーバ７０１には、５つのドキュメントのドキュメントファイル自体と、当該ドキュメントファイルに関連する情報が格納されている（破線領域５０１〜５０５を参照）。
【００６４】
履歴サーバ７０１に格納されている、５つのドキュメントに関連する情報としては、以下の（１）〜（５）が挙げられる。
（１）３月１日に鈴木が作成した文書（破線領域５０１を参照）
ページ数が４ページであり、鈴木により１部印刷され、履歴サーバ７０１に格納されている。
（２）３月２日に鈴木の文書を基にして、佐藤が更新した文書（破線領域５０２を参照）
ページ数が７ページであり、佐藤により１部印刷され、履歴サーバ７０１に格納されている。
（３）３月３日に鈴木が自分自身の３月１日保存の文書を基に、更新した文書（破線領域５０３を参照）
ページ数が６ページであり、鈴木により１０部印刷され、履歴サーバ７０１に格納されている。印刷部数が１０部と多いので、会議などで実際に利用された（公開された）可能性がある。
（４）３月４日に佐藤が自分自身の３月２日保存の文書を基に、更新した文書（破線領域５０４を参照）
ページ数が７ページであり、藤原により５部印刷され、履歴サーバ７０１に格納されている。
（５）３月５日に鈴木が自分自身の３月３日保存の文書を基に、更新した文書（破線領域５０５を参照）
ページ数が６ページであり、鈴木により１部印刷され、田中により１部印刷されている。また、履歴サーバ７０１に格納されている。
【００６５】
履歴サーバ７０１にて、ドキュメントファイルに関連付けて管理可能なメタデータとしては、例えば以下のようなものが挙げられる。履歴サーバ７０１は、下記の（ａ）〜（ｉ）を、履歴サーバ７０１を経由して転送されるファイルから抽出したり、ＰＣ９０１、ＰＣ９０２、携帯端末９０５、複合機９０３、複合機９０４、履歴サーバ７０１、公開ファイルサーバ７０２およびメールサーバ７０３から受信したりする。
（ａ）  文書名
（ｂ）  文書ページ数
（ｃ）  操作日時
（ｄ）  所有者
（ｅ）  操作者
（ｆ）  操作した機材
（ｇ）  操作内容（コピー、ＦＡＸ、印刷、メール閲覧、メール送信、ＰＤＦファイル生成、サーバ保存、掲示板閲覧など）
（ｈ）  複写数（印刷・コピーの場合は部数、ＦＡＸ・メールの場合は宛先数）
掲示板・公開サーバの場合公開範囲（閲覧権限者数、必要であれば係数をかける）
（ｉ）  公開フラグ
図４は、本実施の形態によるドキュメント管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【００６６】
例えば、ＰＣ９０１、ＰＣ９０２等からの指示により、複合機９０３もしくは複合機９０４におけるコピー処理が実行される場合、画像取得部１０１は、当該コピー処理の対象となったドキュメントの履歴として、当該コピー処理によりスキャンされて印字されたドキュメント画像（コピー画像）を履歴サーバ７０１に転送する（ＡＣＴ１０１）。
【００６７】
もちろん、複合機におけるコピー処理等に基づくドキュメントに関するデータの格納は、必ずしも履歴サーバ７０１に対して行われる必要はなく、例えば、公開ファイルサーバ７０２、メールサーバ７０３、不図示の文書管理サーバやＰＣ９０１およびＰＣ９０２に対して行うようにすることもできる。
【００６８】
履歴サーバ７０１は、上述のようにして転送されたドキュメント画像と、当該ドキュメント画像に関連するメタデータとを格納する（ＡＣＴ１０２）。
【００６９】
続いて、公開版判定部１１３は、履歴サーバ７０１にドキュメント画像が格納されているドキュメント、履歴サーバ７０１に対して入出力されるドキュメントの内、公開版と判定されるべきドキュメントがあるか否かを判定する（ＡＣＴ１０３）。
【００７０】
公開版判定部１１３における判定の結果、公開版であると判定されるドキュメントがあった場合（ＡＣＴ１０３，Ｙｅｓ）、当該ドキュメントに対応するメタデータとして、「公開フラグ」を設定し、当該ドキュメントのドキュメント画像と公開フラグを履歴サーバ７０１に格納する（ＡＣＴ１０４）。
【００７１】
なお、公開版判定部１１３にて、「公開」と判定する基準としては、例えば以下のものが挙げられる。
（１）所定部数以上、印刷またはコピーされている場合
（２）所定数以上の宛先に向けてメール送信されている場合
（３）掲示板や公開ファイルサーバ等のように、複数のユーザがアクセスできる場所に格納されている場合
続いて、本実施の形態において、版数が旧いドキュメントが複合機９０３もしくは複合機９０４にてコピーされた場合に、当該旧いドキュメントよりも新しい版数の同一テーマのドキュメントがある旨の警告をユーザに対して行う構成について説明する。
【００７２】
図５は、図３にて例示した５つのドキュメントの内のドキュメント５０３（図６を参照）が、複合機９０３もしくは複合機９０４にてコピーされる場合の処理の流れを示すフローチャートである。
【００７３】
まず、ユーザの操作入力により、ドキュメント５０３のコピー指示が複合機に対して直接なされると、複合機におけるコピー処理が開始されるとともに、ドキュメント５０３のドキュメント画像が履歴サーバ７０１に転送される（ＡＣＴ２０１）。
【００７４】
履歴サーバ７０１は、履歴サーバ７０１に格納されている複数のドキュメント画像群の中から、ドキュメント５０３のコピー処理に伴って転送されてきたドキュメント画像と画像の内容が類似する（類似度判定部１０２により判定）文書を検索する（ＡＣＴ２０２）。ここでの類似画像の検索には、公知の類似画像検索技術を採用可能である。ここでは、一例として、図３にて示した５つのドキュメント５０１〜５０５が選び出されるものとする。
【００７５】
ここで、コピーの対象となったドキュメントと類似するドキュメントが抽出されない場合（ＡＣＴ２０３，Ｎｏ）、処理は終了する。
【００７６】
一方、コピーの対象となったドキュメントと類似するドキュメントが抽出された場合（ＡＣＴ２０３，Ｙｅｓ）、それら類似するドキュメントの内で最も類似するドキュメントを確定する（ＡＣＴ２０４）。ここでは、最も類似するドキュメントとして、図３に示すドキュメント５０３が選択されるものとする。
【００７７】
続いて、版数判定部１０５および新旧判定部１０６により、関連性判定部１０３にてドキュメント５０３と同一の対象事項を表現すると判定されるドキュメント群の中に、コピー対象となったドキュメントよりも新しい日付のものがあるか判定する（ＡＣＴ２０５）。
【００７８】
ここでは、ドキュメント５０４およびドキュメント５０５が、新しい日付のドキュメントとして選択される（ＡＣＴ２０６）。
【００７９】
そして、通知部１０８は、コピー処理の対象となったドキュメントよりも版数が新しいドキュメントが存在する旨の警告メッセージを、表示部９０１ｄ、表示部９０２ｄ、表示部９０３ｄ、表示部９０４ｄおよび表示部９０５ｄの内の少なくともいずれかにて画面表示させる。
【００８０】
図７は、通知部１０８によって表示部８０４に画面表示させる警告メッセージの一例を示す図である。図７の警告画面では、３月３日の関連文書には、３月３日の文書の操作者（鈴木）と同一の操作者による最新文書３月５日版と、異なる操作者（佐藤）による最新文書３月４日版が存在することが通知されている。また、関連文書としてリストアップされたドキュメントには、ドキュメントデータへのリンクが設定されている。ユーザは、当該リンクをクリックすることで、履歴サーバ７０１に格納されているドキュメント画像データにアクセスすることができる。
【００８１】
このような構成を採用することにより、同一の対象事項を表現するドキュメントとして異なる版数のドキュメントが複数混在しているような環境においても、作業の手戻りの発生を回避することができ、作業効率の向上に寄与することができる。
【００８２】
なお、図５に示すフローチャートでは、ユーザによる複合機への直接操作に応じて、コピー処理の対象となる原稿よりも版数が新しいドキュメントがある旨の警告を行う場合を例示したが、これに限られるものではなく、例えば、履歴サーバ７０１に対してＰＣ９０２等から任意のドキュメント画像を送信し、当該ドキュメント画像と同一の対象事項を表現していると思われるドキュメントを検索することもできることは言うまでもない。
【００８３】
なお、図５に示すフローチャートのＡＣＴ２０２において、類似画像の判定に用いる閾値の値によっては、例えば、日付が３月３日のドキュメント５０３および日付が３月４日のドキュメント５０４のみが抽出されることも考えられる。
【００８４】
この場合、ＡＣＴ２０４では、日付が３月５日のドキュメント５０５のみが抽出され、ＡＣＴ２０５では日付が３月５日のドキュメントのみが版数が新しいドキュメントとして通知される。
【００８５】
次に、履歴サーバ７０１に複数のドキュメント画像が格納されている場合に、これら複数のドキュメント画像の中から公開バージョンを選択する構成について説明する。図８は、公開バージョンの選択処理の流れを示すフローチャートである。図９は、ユーザがコピーしようとするドキュメントの概要を示す図である。ここでは、図３にて示した、３月５日付けのドキュメント５０５を例に挙げて説明する。
【００８６】
複合機９０３もしくは複合機９０４にて、ユーザによるコピー処理の実行指示がなされると、当該指示を受け付けた複合機は、コピー処理の実行とともに、コピー処理の対象となったドキュメントのドキュメント画像を履歴サーバ７０１に送信する（ＡＣＴ３０１）。
【００８７】
履歴サーバ７０１は、すでに格納しているドキュメント画像群の中から、複合機から送信されたドキュメント画像に基づいて、当該画像と内容が類似するドキュメント画像を検索する（ＡＣＴ３０２）。
【００８８】
上記判定の結果、入力されたドキュメント画像に類似するドキュメント画像が履歴サーバ内にない場合（ＡＣＴ３０３，Ｎｏ）、処理は終了する。
【００８９】
一方、入力されたドキュメント画像に類似するドキュメント画像が履歴サーバ内にある場合（ＡＣＴ３０３，Ｙｅｓ）、版数判定部１０５は、最も類似率の高いドキュメント画像を選択する（ＡＣＴ３０４）。ここでは、３月５日付のドキュメント５０５が選択されるものとする。
【００９０】
公開版判定部１１３は、ＡＣＴ３０３にて類似すると判定されたドキュメント画像群の内、公開フラグが設定されているドキュメント画像があるか検索する（ＡＣＴ３０５）。
【００９１】
公開フラグが設定されているドキュメント画像がない場合（ＡＣＴ３０６，Ｎｏ）、処理は終了する。
【００９２】
一方、公開フラグが設定されているドキュメント画像がある場合（ＡＣＴ３０６，Ｙｅｓ）、当該ドキュメントを選択する（ＡＣＴ３０７）。ここでは、３月３日付のドキュメント５０３と３月２日付のドキュメント５０２が選択される。
【００９３】
通知部１０８は、上述のようにして選択されたドキュメントを、表示部９０１ｄ、表示部９０２ｄ、表示部９０３ｄ、表示部９０４ｄおよび表示部９０５ｄの内の少なくともいずれかにて画面表示させることによりユーザに通知する（ＡＣＴ３０８）。
【００９４】
図１０の警告画面では、３月５日の関連文書の内、３月５日の文書の操作者（佐藤）と同じ操作者による公開版の文書３月２日版と、異なる操作者による公開版の文書３月３日版が存在することが通知されている。
【００９５】
なお、図８に示すフローチャートでは、ユーザによる複合機への直接操作に応じて、コピー処理の対象となる原稿よりも版数が新しいドキュメントがある旨の警告を行う場合を例示したが、これに限られるものではなく、例えば、履歴サーバ７０１に対してＰＣ９０２等から任意のドキュメント画像を送信し、当該ドキュメント画像と同一の対象事項を表現していると思われるドキュメントの中から公開版のドキュメントを検索することもできることは言うまでもない。
【００９６】
また、通知部１０８において、あるドキュメント画像を有するドキュメントよりも新しい版数を有するドキュメントが存在するか否かについての通知と、あるドキュメント画像を有するドキュメントと同一の対象事項を表現するドキュメント群の内、公開版として取り扱われているドキュメントがあるか否かについての通知とは、必ずしも個別に行う必要はない。すなわち、上記２種類の通知内容を同時に表示部８０４にて画面表示するようにしてもよいことは言うまでもない。
【００９７】
なお、上述の実施の形態では、主に、複合機においてドキュメントのコピー処理が行われる場合について説明したが、履歴サーバ７０１に格納されているドキュメント画像群の検索を行うのはこれに限られるものではない。例えば、ユーザがＰＣ９０２を操作して特定のドキュメント（メールで受信したドキュメントや、公開ファイルサーバにアップロードされているドキュメント等）を開いた場合に、そのドキュメントのドキュメント画像と類似する内容のドキュメントがあるか否かを履歴サーバ７０１に問い合わせることもできる。
【００９８】
同様に、複合機９０３または複合機９０４を直接操作して印刷処理、スキャン処理、ＦＡＸ処理等を行わせるような場合に、当該処理の対象となるドキュメント画像と内容が類似するドキュメント画像が存在するか否かを履歴サーバ７０１に問い合わせるようにしてもよい。
【００９９】
上述のドキュメント管理システムでの処理における各動作は、メモリ９０１ｂ〜メモリ７０３ｂに格納されているドキュメント管理プログラムをＣＰＵ９０１ａ〜ＣＰＵ７０３ａに実行させることにより実現されるものである。
【０１００】
なお、本実施の形態によるドキュメント管理システムが備える、画像取得部１０１、類似度判定部１０２、関連性判定部１０３、メタデータ取得部１０４、版数判定部１０５、新旧判定部１０６、ユーザ情報取得部１０７、通知部１０８、連絡先通知部１０９、データ送信部１１０、印刷部数管理部１１１、通知部１１２および公開版判定部１１３の各機能は、システム全体として実現されていればよく、各機能部分がドキュメント管理システムを構成するＰＣ、複合機、サーバ、携帯端末等の内のいずれに属しているかは問わない。
【０１０１】
更に、ドキュメント管理システムを構成するコンピュータにおいて上述した各ステップを実行させるプログラムを、ドキュメント管理プログラムとして提供することができる。本実施の形態では、発明を実施する機能を実現するための当該プログラムが、装置内部に設けられた記憶領域に予め記録されている場合を例示したが、これに限らず同様のプログラムをネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様のプログラムをコンピュータ読取可能な記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、プログラムを記憶でき、かつコンピュータが読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。具体的に、記録媒体としては、例えば、ＲＯＭやＲＡＭ等のコンピュータに内部実装される内部記憶装置、ＣＤ−ＲＯＭやフレキシブルディスク、ＤＶＤディスク、光磁気ディスク、ＩＣカード等の可搬型記憶媒体、コンピュータプログラムを保持するデータベース、或いは、他のコンピュータ並びにそのデータベースや、回線上の伝送媒体などが挙げられる。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と共働してその機能を実現させるものであってもよい。
【０１０２】
なお、本実施の形態におけるプログラムには、実行モジュールが動的に生成されるプログラムを含むものとする。
【０１０３】
本発明は、その精神または主要な特徴から逸脱することなく、他の様々な形で実施することができる。そのため、前述の実施の形態はあらゆる点で単なる例示に過ぎず、限定的に解釈してはならない。本発明の範囲は、特許請求の範囲によって示すものであって、明細書本文には、なんら拘束されない。さらに、特許請求の範囲の均等範囲に属する全ての変形、様々な改良、代替および改質は、すべて本発明の範囲内のものである。
【０１０４】
以上に詳述したように本発明によれば、管理対象である複数のドキュメントに対して、ＩＤを付与することなく、各ドキュメントの実際の内容に即した適切な版数管理を実現することのできる技術を提供することができる。
【符号の説明】
【０１０５】
１０１  画像取得部、１０２  類似度判定部、１０３  関連性判定部、１０４  メタデータ取得部、１０５  版数判定部、１０６  新旧判定部、１０７  ユーザ情報取得部、１０８  通知部、１０９  連絡先通知部、１１０  データ送信部、１１１  印刷部数管理部、１１２  通知部、１１３  公開版判定部。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１０６】
【特許文献１】特開２０００−２６１５８４号公報
【特許文献２】特開２００２−１９７１０１号公報
【特許文献３】特開２００６−１９７３２４号公報
【特許文献４】特開２００７−４８０５７号公報
【図１】
0005416485.tif 000002
【図２】
0005416485.tif 000003
【図３】
0005416485.tif 000004
【図４】
0005416485.tif 000005
【図５】
0005416485.tif 000006
【図６】
0005416485.tif 000007
【図７】
0005416485.tif 000008
【図８】
0005416485.tif 000009
【図９】
0005416485.tif 000010
【図１０】
0005416485.tif 000011