(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを、 
記憶部に識別情報と対応付けて記憶された電子文書の内容、前記電子文書に関連付けられ、前記電子文書の内容に含まれる第１の付加情報、前記識別情報及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書を画像読取装置で読み取った画像データを受け付ける画像データ受付手段、 
前記受け付けた画像データから抽出した前記識別情報に対応する電子文書を特定する特定手段、
前記受け付けた画像データの前記記入領域から記入された第２の付加情報を抽出する情報抽出手段、及び 
前記抽出した第２の付加情報が、利用者による指示入力または第１の付加情報と第２の付加情報との位置関係に基づき前記電子文書の内容に含まれる前記第１の付加情報に対するものと判断した場合に、前記第２の付加情報及び前記第１の付加情報を、前記特定された前記識別情報に対応する電子文書に関連付ける関連付け手段として機能させることを特徴とする文書処理プログラム。
【請求項２】
請求項１記載の文書処理プログラムにおいて、前記識別情報には、ページを識別するためのページ情報が含まれ、 
前記関連付け手段は、前記ページ情報を含む前記識別情報に対応する電子文書のページに前記第２の付加情報を関連付けることを特徴とする文書処理プログラム。
【請求項３】
請求項１または請求項２記載の文書処理プログラムが、さらに、前記電子文書の内容、前記識別情報及び前記付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書データを印刷装置に出力する文書データ出力手段としてコンピュータを機能させることを特徴とする文書処理プログラム。
【請求項４】
請求項１から請求項３のいずれか一項記載の文書処理プログラムにおいて、前記関連付け手段は、前記所定の形式の文書に配置された前記電子文書の内容と前記第１の付加情報及び前記第２の付加情報との位置関係に基づいて、前記電子文書の内容とともに表示させる際の前記第１の付加情報及び前記第２の付加情報の各々の位置を決定することを特徴とする文書処理プログラム。
【請求項５】
電子文書を識別情報と対応付けて記憶する文書記憶手段と、
前記電子文書の内容、前記電子文書に関連付けられ、前記電子文書の内容に含まれる第１の付加情報、前記識別情報及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書を画像読取装置で読み取った画像データを受け付ける画像データ受付手段と、
前記受け付けた画像データから抽出した前記識別情報に対応する電子文書を特定する特定手段と、
前記受け付けた画像データの前記記入領域から記入された第２の付加情報を抽出する情報抽出手段と、
前記抽出した第２の付加情報が、利用者による指示入力または第１の付加情報と第２の付加情報との位置関係に基づき前記電子文書の内容に含まれる前記第１の付加情報に対するものと判断した場合に、前記第２の付加情報及び前記第１の付加情報を、前記特定された前記識別情報に対応する電子文書に関連付ける関連付け手段と、
を備えることを特徴とする文書処理装置。
【請求項６】
電子文書を識別情報と対応付けて記憶する文書記憶手段と、
前記電子文書の内容、前記電子文書に関連付けられ、前記電子文書の内容に含まれる第１の付加情報、前記識別情報及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書を印刷する印刷手段と、
前記印刷手段で印刷され、前記記入領域に第２の付加情報が記入された文書を読み取る画像読取手段と、
前記画像読取手段によって読み取られた画像データを受け付ける画像データ受付手段と、
前記受け付けた画像データから抽出した前記識別情報に対応する電子文書を特定する特定手段と、
前記受け付けた画像データの前記記入領域から記入された第２の付加情報を抽出する情報抽出手段と、
前記抽出した第２の付加情報が、利用者による指示入力または第１の付加情報と第２の付加情報との位置関係に基づき前記電子文書の内容に含まれる前記第１の付加情報に対するものと判断した場合に、前記第２の付加情報及び前記第１の付加情報を、前記特定された前記識別情報に対応する電子文書に関連付ける関連付け手段と、
を備えることを特徴とする文書処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理プログラム、文書処理装置及び文書処理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、紙上に形成された文書をスキャナ等により読み取り、電子文書として格納し、管理する文書管理装置が実用化されている。このような文書管理装置においては、例えば下記特許文献１に示されるように、付箋紙に必要な情報を記載して文書に貼付し、この付箋紙をスキャナで読み込むことにより付箋紙上の情報を電子化して解析し、その電子データを該当する電子文書の所定箇所に対応付けて記録し、また付箋紙上で指定されたメール送付等のコマンドを実行し、さらに電子文書を表示する時に付箋紙のデータも合わせて表示することができる構成となっている。
【特許文献１】特開２０００−２２２３９４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところで、文書に貼付した付箋紙がスキャナ等で読み取る際に剥がれてしまい、付箋紙の読み取りに失敗することがある。本発明の目的は、付箋紙を使用する必要がなく、スキャナ等で読み取った付加情報を電子文書に付加することができる文書処理プログラム、文書処理装置及び文書処理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書処理プログラムの発明は、コンピュータを、記憶部に識別情報と対応付けて記憶された電子文書の内容、前記電子文書に関連付けられ、前記電子文書の内容に含まれる第１の付加情報、前記識別情報及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書を画像読取装置で読み取った画像データを受け付ける画像データ受付手段、前記受け付けた画像データから抽出した前記識別情報に対応する電子文書を特定する特定手段、前記受け付けた画像データの前記記入領域から記入された第２の付加情報を抽出する情報抽出手段、及び前記抽出した第２の付加情報が、利用者による指示入力または第１の付加情報と第２の付加情報との位置関係に基づき前記電子文書の内容に含まれる前記第１の付加情報に対するものと判断した場合に、前記第２の付加情報及び前記第１の付加情報を、前記特定された前記識別情報に対応する電子文書に関連付ける関連付け手段として機能させることを特徴とする。
【０００５】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明おいて、前記識別情報には、ページを識別するためのページ情報が含まれ、前記関連付け手段は、前記ページ情報を含む前記識別情報に対応する電子文書のページに前記第２の付加情報を関連付けることを特徴とする。
【０００６】
請求項３記載の発明は、請求項１または請求項２記載の発明が、さらに、前記電子文書の内容、前記識別情報及び前記付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書データを印刷装置に出力する文書データ出力手段としてコンピュータを機能させることを特徴とする。
【０００７】
請求項４記載の発明は、請求項１から請求項３のいずれか一項記載の発明おいて、前記関連付け手段が、前記所定の形式の文書に配置された前記電子文書の内容と前記第１の付加情報及び前記第２の付加情報との位置関係に基づいて、前記電子文書の内容とともに表示させる際の前記第１の付加情報及び前記第２の付加情報の各々の位置を決定することを特徴とする。
【００１１】
請求項５記載の文書処理装置の発明は、電子文書を識別情報と対応付けて記憶する文書記憶手段と、前記電子文書の内容、前記電子文書に関連付けられ、前記電子文書の内容に含まれる第１の付加情報、前記識別情報及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書を画像読取装置で読み取った画像データを受け付ける画像データ受付手段と、前記受け付けた画像データから抽出した前記識別情報に対応する電子文書を特定する特定手段と、前記受け付けた画像データの前記記入領域から記入された第２の付加情報を抽出する情報抽出手段と、前記抽出した第２の付加情報が、利用者による指示入力または第１の付加情報と第２の付加情報との位置関係に基づき前記電子文書の内容に含まれる前記第１の付加情報に対するものと判断した場合に、前記第２の付加情報及び前記第１の付加情報を、前記特定された前記識別情報に対応する電子文書に関連付ける関連付け手段と、を備えることを特徴とする。
【００１３】
請求項６記載の文書処理システムの発明は、電子文書を識別情報と対応付けて記憶する文書記憶手段と、前記電子文書の内容、前記電子文書に関連付けられ、前記電子文書の内容に含まれる第１の付加情報、前記識別情報及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書を印刷する印刷手段と、前記印刷手段で印刷され、前記記入領域に第２の付加情報が記入された文書を読み取る画像読取手段と、前記画像読取手段によって読み取られた画像データを受け付ける画像データ受付手段と、前記受け付けた画像データから抽出した前記識別情報に対応する電子文書を特定する特定手段と、前記受け付けた画像データの前記記入領域から記入された第２の付加情報を抽出する情報抽出手段と、前記抽出した第２の付加情報が、利用者による指示入力または第１の付加情報と第２の付加情報との位置関係に基づき前記電子文書の内容に含まれる前記第１の付加情報に対するものと判断した場合に、前記第２の付加情報及び前記第１の付加情報を、前記特定された前記識別情報に対応する電子文書に関連付ける関連付け手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１の発明によれば、電子文書に関連付けられた付加情報に、その付加情報に対する付加情報を簡便に関連付けることができる。
【００１６】
請求項２の発明によれば、電子文書の所望のページに付加情報を関連付けることができる。
【００１７】
請求項３の発明によれば、利用者が電子文書の内容を確認しながら、付加情報を記入することができる所定の形式の文書を印刷することができる。
【００１８】
請求項４の発明によれば、本構成を有していない場合に比較して、電子文書の内容と付加情報との関連性を分かり易く表示することができる。
【００１９】
請求項５の発明によれば、新旧の画像データを比較しなくても付加情報を抽出することができる。
請求項６の発明によれば、第１の付加情報と第２の付加情報との関係により表示態様を異ならせることができる。
【００２０】
請求項７の発明によれば、所定の形式の文書に記入された付加情報を読み取ることにより、付箋等を使用せずに、利用者が確認しながら、読み取った付加情報を電子文書に付加することができる。
【００２１】
請求項８の発明によれば、本構成を有していない場合に比較して、利用者が電子文書の指定を容易に行うことができる。
【００２２】
請求項９の発明によれば、電子文書に関連付けられた付加情報に、その付加情報に対する付加情報を簡便に関連付けることができる。
【００２３】
請求項１０の発明によれば、所定の形式の文書に記入された付加情報を読み取ることにより、付箋等を使用せずに、利用者が確認しながら、読み取った付加情報を電子文書に付加することができる。
【００２４】
請求項１１の発明によれば、利用者が電子文書の内容を確認しながら、付加情報を記入することができる所定の形式の文書を印刷することができる。また、電子文書に関連付けられた付加情報に、その付加情報に対する付加情報を簡便に関連付けることができる。
【００２５】
請求項１２の発明によれば、利用者が電子文書の内容を確認しながら、付加情報を記入することができる所定の形式の文書を印刷することができる。また、その所定の形式の文書に記入された付加情報を読み取ることにより、付箋等を使用せずに、利用者が確認しながら、読み取った付加情報を電子文書に付加することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
以下、本発明を実施するための最良の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。
【００２７】
図１には、本発明にかかる文書処理装置の一実施形態の機能ブロック図が示される。図１において、文書処理装置は、画像データ受付部１０，情報抽出部１２，関連付け部１４，出力制御部１６，表示制御部１８，記憶部２０及び認証処理部２８を含んで構成されている。
【００２８】
画像データ受付部１０は、例えば中央処理装置（例えばＣＰＵを用いることができる）及びＣＰＵの処理動作を制御するプログラムにより実現され、電子文書の内容と、電子文書の識別情報及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書をスキャナ２２が読み取った画像データを受け付ける。ここで、付加情報は、電子文書または他の付加情報に対して付加した、例えばコメントや注釈などの情報である。なお、電子文書の識別情報を使用せずに本発明を実施することも可能である。詳細は後述する。
【００２９】
情報抽出部１２は、例えばＣＰＵ及びＣＰＵの処理動作を制御するプログラムにより実現され、画像データ受付部１０が受け付けた画像データから付加情報及び識別情報を抽出する。
【００３０】
関連付け部１４は、例えばＣＰＵ及びＣＰＵの処理動作を制御するプログラムにより実現され、情報抽出部１２が抽出した付加情報を、情報抽出部１２が抽出した識別情報に対応する電子文書に関連付ける。また、関連付け部１４は、所定の形式の文書に配置された電子文書の内容と付加情報との位置関係に基づいて、付加情報を電子文書の内容とともに表示装置２６に表示する際の位置を決定する処理も行う。
【００３１】
出力制御部１６は、例えばＣＰＵ及びＣＰＵの処理動作を制御するプログラムにより実現され、電子文書の内容、電子文書の識別情報及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書を印刷装置２４から印刷出力するための画像データを出力する。
【００３２】
表示制御部１８は、例えばＣＰＵ及びＣＰＵの処理動作を制御するプログラムにより実現され、上記電子文書の内容及び付加情報を所定の形式に配置して表示装置２６に表示する動作を制御する。なお、表示装置２６は、例えば液晶ディスプレイ、タッチパネル等で構成することができる。
【００３３】
記憶部２０は、例えばＣＰＵの作業メモリとして使用されるランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）、読み出し専用メモリ（ＲＯＭ）またはハードディスク装置等の磁気記憶装置やその他のコンピュータが読み取り可能な記憶装置などで実現され、上記ＣＰＵの処理動作を制御するプログラム、電子文書、電子文書の識別情報、付加情報及び電子文書の内容と電子文書の識別情報と付加情報の記入領域とが配置された所定の形式の文書のレイアウト情報等を記憶する。なお、電子文書は、例えば適宜なアプリケーションプログラムにより作成した文書データ、あるいはスキャナ２２により読み込んだ文書データであり、その文書データの内容は任意であり、例えば、文字、図面、画像、それらの組み合わせなどである。
【００３４】
認証処理部２８は、例えばＣＰＵ及びＣＰＵの処理動作を制御するプログラムにより実現され、スキャナ２２に上記所定の形式の文書を読み込ませる利用者を認証し、特定する処理を行う。なお、認証処理部２８は、上記識別情報を使用せずに電子文書を特定する場合に必要となるが、識別情報により電子文書を特定する場合にはなくてもよい。
【００３５】
なお、例えば上記文書処理装置とスキャナ２２，印刷装置２４，表示装置２６を含んで文書処理システムが構成される。
【００３６】
以上の図１に示す文書処理装置の一部の構成は、専用のハードウェア（例えばＡＳＩＣ等）で構成してもよく、一部の構成は外部のシステム内にあり通信手段（例えば通信回線等）で接続しているような形態でもよい。さらに、文書処理装置が複数互いに通信手段（例えば通信回線等）によって接続されていて互いに協調して動作するようにしてもよい。
【００３７】
図２には、電子文書と付加情報の処理手順の例の説明図が示される。図２において、記憶部２０に記憶された電子文書Ａは、所定のレイアウト情報Ｃに従って電子文書の内容と電子文書の識別情報と付加情報の記入領域とが配置された所定の形式の文書Ｂとして出力制御部１６が印刷装置２４に印刷出力させる。このレイアウト情報Ｃは上記記憶部２０に記憶されており、利用者が選択したものあるいは初期設定されたものを出力制御部１６が使用する。なお、上記文書Ｂの印刷出力の際に出力制御部１６が新たにレイアウト情報を生成する構成としてもよい。図２のレイアウト情報Ｃでは、電子文書の内容が配置される位置（１）、付加情報の記入領域が配置される位置（２）及び識別情報が配置される位置（３）が設定されている。
【００３８】
図２に示された例では、所定の形式の文書Ｂとして、電子文書Ａの内容の上部領域に電子文書Ａの識別情報を表すバーコードαが配置され、電子文書Ａの内容の右側領域に付加情報の記入領域が配置されている。なお、電子文書Ａの識別情報を表す形態としては、バーコードαに限られるものではなく、電子文書Ａを識別できるものであればよい。また、識別情報には、電子文書Ａのページを識別するためのページ情報が含まれることが好適である。ページ情報が含まれる場合には、上記付加情報をページ単位で関連付けることができる。なお、電子文書Ａの識別情報を表すもの（例えばバーコード）とページ情報を表すものとを別々に配置してもよい。また、上記付加情報の記入領域には、利用者が例えば手書き、所定の印刷装置による印刷、スタンプの押印等により、電子文書Ａに対する所望の情報を付加情報として記入することができる。
【００３９】
利用者が文書Ｂに付加情報として所望の情報（図２においてはコメント１とコメント２）を記入した後、スキャナ２２により文書Ｂを読み取る。画像データ受付部１０は、スキャナ２２が読み取った文書Ｂの画像データを受け付け、情報抽出部１２に渡す。情報抽出部１２は、上記レイアウト情報Ｃを参照し、この画像データの所定の位置に存在する記入された付加情報及びバーコードを抽出する。記入された付加情報の抽出は、例えば読み取った文書Ｂの画像データを２値化処理し、付加情報の記入領域における黒色の画素の量等で記入された付加情報の有無を判定し、黒色の画素の量が所定の閾値を超える場合には、付加情報が存在すると判断し、当該付加情報の記入領域から付加情報を切り出すことにより行うことができる。また、特定の色のインクあるいは特殊インクを使用することにより記入された付加情報を切り出す構成としてもよい。この際、切り出された付加情報をＯＣＲ（光学式文字読取装置）、手書き文字認識処理装置等により文字データに変換してもよい。このようにして、図２に示された例では、付加情報として、コメント１とコメント２が抽出される。図２では、電子文書Ａに対して２つのコメント（コメント１とコメント２）が付加されているが、付加情報の数は任意であり、２つに限られるものではない。
【００４０】
関連付け部１４は、バーコードに対応する電子文書を記憶部２０から読み出し、その電子文書と抽出された付加情報を関連付ける。このようにして、関連付けが行われた電子文書Ａとコメント１及びコメント２は、図２に示されるように、表示制御部１８が表示装置２６に表示する。この場合の各コメント１及びコメント２の各々の表示位置は、文書Ｂにおける電子文書Ａの内容とコメント１及び２との位置関係に基づいて、関連付け部１４が決定する。すなわち、電子文書Ａの内容とコメント１及びコメント２との、図２の縦方向における位置関係から表示装置２６に表示する際の位置を決定する。
【００４１】
図３（ａ）、（ｂ）には、電子文書と付加情報についての他の処理手順の例の説明図が示される。図３（ａ）は、出力制御部１６が印刷装置２４により付加情報としてコメント１を含む電子文書Ａを印刷出力し、その付加情報の記入領域にコメント１に対する返信を、コメント１に対する付加情報とするためにコメント２として記入した例である。この場合、コメント２がコメント１に対する付加情報であることは、利用者がチェックボックスβにチェックを記入する等により示すことができる。このチェックボックスβは、例えば電子文書にすでに付加されている付加情報毎に用意され、電子文書の識別情報を表すバーコード等と組み合わせることにより、コメント２がどの電子文書のどのコメントに対する付加情報であるかを関連付け部１４が容易に判別することができる。また、文書Ｂにチェックボックスβをプリントするのではなく、コメント１とコメント２との位置関係によりコメント２がコメント１に対する付加情報であるか否かを判断してもよい。例えば、コメント１とコメント２の図３（ａ）における縦方向の位置が同じである場合に、コメント２はコメント１への付加情報と判断する等の方法が可能である。
【００４２】
以上のように、文書Ｂにコメント２が記入された後、スキャナ２２により読み込み、表示制御部１８が表示装置２６に表示する。この場合、例えばコメント１にコメント２を重ねて表示する等、コメント２がコメント１への付加情報であることを示す表示とするのが好適である。なお、重ねて表示された付加情報は、例えばマウス等のポインティングデバイスによる領域指定操作により最も上に表示され、利用者がその内容を画面上で読みとれるように構成するのが好適である。
【００４３】
また、図３（ｂ）は、付加情報に対する付加情報が多数（図３（ｂ）では付加情報がコメント１〜４の計４個）ある場合の例である。この場合には、コメントを電子文書Ａの内容とは異なる別紙に印刷出力してもよい。このとき、電子文書Ａではなく、上記別紙が配置された文書Ｂが印刷出力される。利用者は、図３（ａ）の場合と同様に、コメント１〜４に対するコメント５を付加情報の記入領域に記入し、チェックボックスβにチェックを記入してスキャナ２２により読み込ませる。表示制御部１８は、電子文書Ａに全てのコメント１〜５を付加して表示装置２６に表示する。なお、チェックボックスβを使用する代わりに、別紙が配置された文書Ｂに記載されたコメント（コメント５）は、別紙に記載されていたコメント（コメント１〜４）に対する付加情報と判断する構成としてもよい。ここで、上記別紙を含む文書Ｂは、電子文書Ａを含む文書Ｂとは異なる識別情報を有するのが好適である。例えば、電子文書Ａを含む文書Ｂと別紙を含む文書Ｂにページ番号を設定し、各ページ番号により互いに区別できるようにしてもよい。別紙の内容は、例えば、空白、電子文書Ａの内容、電子文書Ａの別紙である旨の記載などにすればよい。
【００４４】
図４には、本実施形態にかかる文書処理システムの動作例のフローが示される。図４の例では、利用者がパーソナルコンピュータ等において記憶部２０に記憶された所望の電子文書を選択し、「紙文書でのレビュー」を指示することにより処理が開始される。
【００４５】
図４において、出力制御部１６が、電子文書の内容、電子文書の識別情報及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書の画像データを作成するために、使用するレイアウト情報が初期設定されたものか否かを判断する（Ｓ１０１）。初期設定のレイアウト情報を使用するか否かは、予め利用者が指定しておく。
【００４６】
初期設定のレイアウト情報を使用する場合には、出力制御部１６が記憶部２０から初期設定のレイアウト情報を読み出す（Ｓ１０２）。また、初期設定のレイアウト情報を使用しない場合には、記憶部２０に記憶されたレイアウト情報の一覧をレイアウト情報選択画面として、表示制御部１８が表示装置２６に表示する（Ｓ１０３）。利用者は、表示装置２６に表示された一覧から所望のレイアウト情報を選択する。
【００４７】
関連付け部１４は、利用者が選択した電子文書の識別情報（バーコード等）を生成し（Ｓ１０４）、出力制御部１６に渡す。出力制御部１６は、電子文書の内容、電子文書の識別情報及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書の画像データを、Ｓ１０２またはＳ１０３で選択されたレイアウト情報に基づいて作成し（Ｓ１０５）、印刷装置２４に印刷出力させる（Ｓ１０６）。
【００４８】
図５には、本実施形態にかかる文書処理システムの他の動作例のフローが示される。図５の例は、図４で印刷出力した文書の付加情報の記入領域に、利用者が付加情報としてコメントを記入した後、スキャナ２２により読み込ませる際の動作例である。
【００４９】
図５において、利用者がコメントを記入した文書をスキャナ２２が読み込むと（Ｓ２０１）、画像データ受付部１０がその文書の画像データを受け付け、情報抽出部１２に渡す。情報抽出部１２は、上記画像データから識別情報（例えばバーコード）を抽出し（Ｓ２０２）、付加情報（例えばコメント）を抽出する（Ｓ２０３）。
【００５０】
関連付け部１４は、上記識別情報に対応する電子文書を記憶部２０から読み出し、上記付加情報を関連付ける（Ｓ２０４）。この場合、上記識別情報に電子文書のページを識別する情報を含ませておけば、電子文書のページ毎に付加情報を関連付けることができる。付加情報が関連付けられた電子文書を、表示制御部１８が表示装置２６に表示させる（Ｓ２０５）。
【００５１】
図６には、本実施形態にかかる文書処理システムのさらに他の動作例のフローが示される。図４及び図５で述べた例は、バーコード等の識別情報により電子文書を識別する構成であったが、図６では、識別情報を使用せずに付加情報を付加する電子文書を特定する動作例である。なお、本例でも、利用者がパーソナルコンピュータ等において記憶部２０に記憶された所望の電子文書を選択し、「紙文書でのレビュー」を指示することにより処理が開始される。
【００５２】
図６において、出力制御部１６が、電子文書の内容及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書の画像データを作成するために、使用するレイアウト情報が初期設定されたものか否かを判断する（Ｓ３０１）。初期設定のレイアウト情報を使用するか否かは、予め利用者が指定しておく。
【００５３】
初期設定のレイアウト情報を使用する場合には、出力制御部１６が記憶部２０から初期設定のレイアウト情報を読み出す（Ｓ３０２）。また、初期設定のレイアウト情報を使用しない場合には、記憶部２０に記憶されたレイアウト情報の一覧をレイアウト情報選択画面として、表示制御部１８が表示装置２６に表示する（Ｓ３０３）。利用者は、表示装置２６に表示された一覧から所望のレイアウト情報を選択する。
【００５４】
出力制御部１６は、電子文書の内容及び付加情報の記入領域が配置された所定の形式の文書の画像データを、Ｓ３０２またはＳ３０３で選択されたレイアウト情報に基づいて作成し（Ｓ３０４）、印刷装置２４に印刷出力させる（Ｓ３０５）。また、印刷出力した電子文書を識別するための識別情報を生成し、記憶部２０に記憶しておく（Ｓ３０６）。この電子文書の識別情報には、「紙文書でのレビュー」を指示した利用者の情報も含まれる。なお、電子文書の識別情報は、特に限定されず、例えば電子文書に所定のフラグを関連付ける等の方法でもよい。
【００５５】
図７には、本実施形態にかかる文書処理システムのさらに他の動作例のフローが示される。図７の例は、図６で印刷出力した文書の付加情報の記入領域に、利用者が付加情報としてコメントを記入した後、スキャナ２２により読み込ませる際の動作例である。
【００５６】
図７において、スキャナ２２に文書を読み込ませる利用者を特定するために、認証処理部２８が利用者の認証処理を行う（Ｓ４０１）。この認証処理は、予め登録しておいた個人の識別情報及びパスワード等を使用して行う。次に、図６のＳ３０６において生成した識別情報を参照し、上記特定された利用者が「紙文書でのレビュー」を指示してＳ３０５において印刷出力した電子文書の一覧を、表示制御部１８が表示装置２６に表示させる（Ｓ４０２）。利用者は、表示装置２６に表示された一覧を参照し、内容についてレビューを行った電子文書を選択する（Ｓ４０３）。この選択は、例えばマウス等のポインティングデバイスにより行うことができる。
【００５７】
次に、利用者が付加情報（例えばコメント）を記入した文書をスキャナ２２に読み込ませる（Ｓ４０４）。画像データ受付部１０は、スキャナ２２が読み込んだ文書の画像データを受け付け、情報抽出部１２に渡す。情報抽出部１２は、上記画像データから付加情報を抽出する（Ｓ４０５）。
【００５８】
関連付け部１４は、利用者がＳ４０３で選択した電子文書を記憶部２０から読み出し、上記コメントを関連付ける（Ｓ４０６）。この場合、利用者がＳ４０３で電子文書を選択する際に、電子文書のページも指定できる構成とすれば、電子文書のページ毎に付加情報を関連付けることができる。付加情報が関連付けられた電子文書は、表示制御部１８が表示装置２６に表示させる（Ｓ４０７）。
【００５９】
ここで、上述した図４、図５，図６及び図７の各ステップを実行するためのプログラムは、記録媒体に格納することも可能であり、また、そのプログラムを通信手段によって提供することもできる。その場合、例えば、上記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えることもできる。
【００６０】
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
【００６１】
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去および書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。
【００６２】
そして、上記のプログラムまたはその一部は、上記記録媒体に記録して保存や流通等させることが可能である。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにはこれらの組合せ等の伝送媒体を用いて伝送することが可能であり、また、搬送波に乗せて搬送することも可能である。
【００６３】
さらに、上記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して記録されていてもよい。
【００６４】
以上に述べた本実施形態にかかる文書処理システムは、複数の利用者による共同使用にも適用することができる。この場合、電子文書及び付加情報は、各利用者間で共有する必要がある。
【００６５】
図８には、このような電子文書及び付加情報を複数の利用者で共有するためのシステムの構成例が示される。図８の例では、複数の利用者により文書処理システムを共同で使用するために、図１に示された画像データ受付部１０，出力制御部１６，表示制御部１８，スキャナ２２，印刷装置２４及び表示装置２６を備える文書クライアント１００を、ネットワークその他の通信手段３００により文書サーバ２００に接続する。また、文書サーバ２００には、情報抽出部１２，関連付け部１４及び記憶部２０を備える構成とする。文書クライアント１００と文書サーバ２００には例えばコンピュータを用いることができる。また、クライアント１００は、複写機または複合機（多機能複写機とも呼ばれ、スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等の機能を有している）などを用いてもよい。
【００６６】
文書サーバ２００側に設けられる記憶部２０は、複数の利用者がそれぞれ付加情報の記入領域に記入し、スキャナ２２で読み込んだ複数の付加情報を記憶し、各文書クライアント１００間で電子文書及び付加情報を共有できる構成とする。このような構成により、図３（ａ）、（ｂ）に示されるように、他人が付加した付加情報に対して、さらに付加情報として例えばコメントを付加することが可能になる。この場合、各付加情報に利用者の識別情報を含ませれば、表示制御部１８が表示装置２６に電子文書を表示する際に、付加情報を記入した利用者を識別できる態様とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００６７】
【図１】本発明にかかる文書処理装置の一実施形態の機能ブロック図である。
【図２】電子文書と付加情報の処理手順の例の説明図である。
【図３】電子文書と付加情報の処理手順の他の例の説明図である。
【図４】本発明にかかる文書処理システムの動作例のフロー図である。
【図５】本発明にかかる文書処理システムの他の動作例のフロー図である。
【図６】本発明にかかる文書処理システムのさらに他の動作例のフロー図である。
【図７】本発明にかかる文書処理システムのさらに他の動作例のフロー図である。
【図８】電子文書及び付加情報の共有システムの構成例を示す図である。
【符号の説明】
【００６８】
１０  画像データ受付部、１２  情報抽出部、１４  関連付け部、１６  出力制御部、１８  表示制御部、２０  記憶部、２２  スキャナ、２４  印刷装置、２６  表示装置、２８  認証処理部、１００  文書クライアント、２００  文書サーバ、３００  通信手段。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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