(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファクシミリ受信文書の送信元番号および受信番号を取得する取得手段と、
文書の使用制限情報と、ファクシミリ通信の送信元番号及び受信番号と、を対応付けた第１の対応関係情報を記憶する第１の記憶手段から、前記取得手段が取得した前記送信元番号及び前記受信番号に対応する前記使用制限情報を求め、当該使用制限情報と前記ファクシミリ受信文書とを対応付けた第２の対応関係情報を、文書と使用制限情報との対応関係情報を記憶する第２の記憶手段に登録する第１の登録手段と、
を備えるファクシミリ装置。
【請求項２】
ファクシミリ受信文書に対し、前記第２の記憶手段における前記ファクシミリ受信文書の識別情報を付加して出力する出力手段と、
前記取得手段が取得した前記ファクシミリ受信文書の送信元番号を前記ファクシミリ受信文書の識別情報と対応付けて前記第２の記憶手段に登録する第２の登録手段と、
ファクシミリ送信指示を受けた場合に、送信対象の文書の識別情報を読み取り、読み取った識別情報に対応付けて前記第２の記憶手段に登録された使用制限情報が、送信元への返信のみに制限するという使用制限を示しており、かつ、前記識別情報と対応付けて前記第２の記憶手段に登録された前記送信元番号と前記ファクシミリ送信指示についての送信先番号とが一致していない場合には、ファクシミリ送信を行わないよう制御する送信制御手段と、
を更に備えたことを特徴とする、請求項１記載のファクシミリ装置。
【請求項３】
ファクシミリ受信文書に対し、前記第２の記憶手段における前記ファクシミリ受信文書の識別情報を付加して出力する出力手段と、
前記取得手段が取得した前記ファクシミリ受信文書の送信元番号を前記ファクシミリ受信文書の識別情報と対応付けて前記第２の記憶手段に登録する第２の登録手段と、
ファクシミリ送信指示を受けた場合に、送信対象の文書の識別情報を読み取り、読み取った識別情報に対応付けて前記第２の記憶手段に登録された使用制限情報が、送信元への返信のみに制限するという使用制限を示しており、かつ、前記識別情報と対応付けて前記第２の記憶手段に登録された前記送信元番号と前記ファクシミリ送信指示についての送信先番号とが一致する場合にファクシミリ送信を行う送信制御手段と、
を更に備えたことを特徴とする、請求項１記載のファクシミリ装置。
【請求項４】
ファクシミリ装置に接続されたコンピュータを、
ファクシミリ受信文書の送信元番号および受信番号を取得する取得手段と、
文書の使用制限情報と、ファクシミリ通信の送信元番号及び受信番号と、を対応付けた第１の対応関係情報を記憶する第１の記憶手段から、前記取得手段が取得した前記送信元番号及び前記受信番号に対応する前記使用制限情報を求め、当該使用制限情報と前記ファクシミリ受信文書とを対応付けた第２の対応関係情報を、文書と使用制限情報との対応関係情報を記憶する第２の記憶手段に登録する第１の登録手段と、
として機能させるためのプログラム。
【請求項５】
文書の使用制限情報と、ファクシミリ通信の送信元番号及び受信番号と、を対応付けた第１の対応関係情報が記憶された第１の記憶手段と、
使用制限情報とファクシミリ受信文書とを対応付けた第２の対応関係情報が記憶された第２の記憶手段と、
ファクシミリ装置からファクシミリ受信文書の送信元番号および受信番号を受け取り、前記第１の記憶手段を参照して前記送信元番号および受信番号に対応する前記使用制限情報を求め、当該使用制限情報と前記ファクシミリ受信文書との対応関係情報を前記第２の記憶手段に登録する第１の登録手段と、
を備える情報処理装置。
【請求項６】
情報処理装置を、
文書の使用制限情報と、ファクシミリ通信の送信元番号及び受信番号と、を対応付けた第１の対応関係情報が記憶された第１の記憶手段と、
使用制限情報とファクシミリ受信文書とを対応付けた第２の対応関係情報が記憶された第２の記憶手段と、
ファクシミリ装置からファクシミリ受信文書の送信元番号および受信番号を受け取り、前記第１の記憶手段を参照して前記送信元番号および受信番号に対応する前記使用制限情報を求め、当該使用制限情報と前記ファクシミリ受信文書との対応関係情報を前記第２の記憶手段に登録する第１の登録手段と、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリ装置、情報処理装置、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書に対して使用制限情報を設定し、文書の不正使用を防ぐ技術が知られている。ここで使用制限情報とは、例えば文書の閲覧、編集、印刷、送信等の文書に対する種々の操作のうち許可する操作や禁止する操作をユーザ又はユーザのグループごとに定めた情報を指し、この使用制限情報を文書ごとに設定することにより文書の不正使用を防止している。
【０００３】
この使用制限情報を文書に設定する際に、文書の作成者等のユーザが文書を作成する際に設定する場合と、予め使用制限情報の設定条件を定めておき、文書が生成されるたびにこの設定条件に従って自動的に使用制限情報を設定する場合とがある。このうち、人的負担を軽減する観点から使用制限情報を自動設定する技術が近年開発されている。
【０００４】
例えば特許文献１においては、使用制限情報が未設定の文書に対して、当該文書のテキスト情報と、サーバ等の記憶装置に蓄積され、使用制限情報が設定済みの文書のテキスト情報とを比較して両者の類似度を求め、最も類似している使用制限情報が設定済みの文書と同じ使用制限情報を、使用制限情報が未設定の文書に対して自動的に設定している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−１８５１５３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、ファクシミリ装置が受信するファクシミリ受信文書について使用制限情報を自動的に設定する際に、テキスト情報の類似度に応じて使用制限情報を設定する場合よりも迅速に設定を行うことができるファクシミリ装置またはプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１に係る発明は、ファクシミリ受信文書の送信元番号および受信番号を取得する取得手段と、文書の使用制限情報と、ファクシミリ通信の送信元番号及び受信番号と、を対応付けた第１の対応関係情報を記憶する第１の記憶手段から、前記取得手段が取得した前記送信元番号及び前記受信番号に対応する前記使用制限情報を求め、当該使用制限情報と前記ファクシミリ受信文書とを対応付けた第２の対応関係情報を、文書と使用制限情報との対応関係情報を記憶する第２の記憶手段に登録する第１の登録手段と、を備えるファクシミリ装置である。
【０００８】
また、請求項２に係る発明は、請求項１に係る発明において、ファクシミリ受信文書に対し、前記第２の記憶手段における前記ファクシミリ受信文書の識別情報を付加して出力する出力手段と、前記取得手段が取得した前記ファクシミリ受信文書の送信元番号を前記ファクシミリ受信文書の識別情報と対応付けて前記第２の記憶手段に登録する第２の登録手段と、ファクシミリ送信指示を受けた場合に、送信対象の文書の識別情報を読み取り、読み取った識別情報に対応付けて前記第２の記憶手段に登録された使用制限情報が、送信元への返信のみに制限するという使用制限を示しており、かつ、前記識別情報と対応付けて前記第２の記憶手段に登録された前記送信元番号と前記ファクシミリ送信指示についての送信先番号とが一致していない場合には、ファクシミリ送信を行わないよう制御する送信制御手段と、を更に備えたことを特徴とする、ファクシミリ装置である。
【０００９】
また、請求項３に係る発明は、請求項１に係る発明において、ファクシミリ受信文書に対し、前記第２の記憶手段における前記ファクシミリ受信文書の識別情報を付加して出力する出力手段と、前記取得手段が取得した前記ファクシミリ受信文書の送信元番号を前記ファクシミリ受信文書の識別情報と対応付けて前記第２の記憶手段に登録する第２の登録手段と、ファクシミリ送信指示を受けた場合に、送信対象の文書の識別情報を読み取り、読み取った識別情報に対応付けて前記第２の記憶手段に登録された使用制限情報が、送信元への返信のみに制限するという使用制限を示しており、かつ、前記識別情報と対応付けて前記第２の記憶手段に登録された前記送信元番号と前記ファクシミリ送信指示についての送信先番号とが一致する場合にファクシミリ送信を行う送信制御手段と、を更に備えたことを特徴とする、ファクシミリ装置である。
【００１０】
また、請求項４に係る発明は、ファクシミリ装置に接続されたコンピュータを、ファクシミリ受信文書の送信元番号および受信番号を取得する取得手段と、文書の使用制限情報と、ファクシミリ通信の送信元番号及び受信番号と、を対応付けた第１の対応関係情報を記憶する第１の記憶手段から、前記取得手段が取得した前記送信元番号及び前記受信番号に対応する前記使用制限情報を求め、当該使用制限情報と前記ファクシミリ受信文書とを対応付けた第２の対応関係情報を、文書と使用制限情報との対応関係情報を記憶する第２の記憶手段に登録する第１の登録手段と、として機能させるためのプログラムである。
【００１１】
また、請求項５に係る発明は、文書の使用制限情報と、ファクシミリ通信の送信元番号及び受信番号と、を対応付けた第１の対応関係情報が記憶された第１の記憶手段と、使用制限情報とファクシミリ受信文書とを対応付けた第２の対応関係情報が記憶された第２の記憶手段と、ファクシミリ装置からファクシミリ受信文書の送信元番号および受信番号を受け取り、前記第１の記憶手段を参照して前記送信元番号および受信番号に対応する前記使用制限情報を求め、当該使用制限情報と前記ファクシミリ受信文書との対応関係情報を前記第２の記憶手段に登録する第１の登録手段と、を備える情報処理装置である。
【００１２】
また、請求項６に係る発明は、情報処理装置を、文書の使用制限情報と、ファクシミリ通信の送信元番号及び受信番号と、を対応付けた第１の対応関係情報が記憶された第１の記憶手段と、使用制限情報とファクシミリ受信文書とを対応付けた第２の対応関係情報が記憶された第２の記憶手段と、ファクシミリ装置からファクシミリ受信文書の送信元番号および受信番号を受け取り、前記第１の記憶手段を参照して前記送信元番号および受信番号に対応する前記使用制限情報を求め、当該使用制限情報と前記ファクシミリ受信文書との対応関係情報を前記第２の記憶手段に登録する第１の登録手段と、として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１３】
請求項１、４、５、６に係る発明によれば、テキスト情報の類似度に応じて使用制限情報を設定する場合よりも迅速に使用制限情報の設定を行うことができる。
【００１４】
また、請求項２または３に係る発明によれば、ファクシミリ装置から出力された文書を返信する際に誤送信を防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本実施形態に係るファクシミリ装置とその周辺機器の例を示す図である。
【図２】本実施形態に係るファクシミリ装置の一例を示す機能ブロック図である。
【図３】送信元番号、受信番号、ポリシーＩＤの組み合わせが記憶されたリストの一例を示す図である。
【図４】文書ＩＤとポリシーＩＤとの組み合わせが記憶されたリストの一例を示す図である。
【図５Ａ】本実施形態に係るファクシミリ装置とポリシーサーバの一例を示す図である。
【図５Ｂ】本実施形態に係るファクシミリ装置とポリシーサーバの一例を示す図である。
【図６】送信元番号、受信番号、ポリシーＩＤの組み合わせを新規に登録する手順の一例を示す図である。
【図７】ポリシーＩＤおよび使用制限情報を記憶するリストの一例を示す図である。
【図８Ａ】ファクシミリ受信文書に自動的に使用制限情報を付与する手順の一例を示す図である。
【図８Ｂ】ファクシミリ受信文書に自動的に使用制限情報を付与する手順の一例を示す図である。
【図９Ａ】別の実施形態に係るファクシミリ装置とポリシーサーバの一例を示す機能ブロック図である。
【図９Ｂ】別の実施形態に係るファクシミリ装置とポリシーサーバの一例を示す機能ブロック図である。
【図１０】ファクシミリ受信文書に自動的に使用制限情報を付与する手順の一例を示す図である。
【図１１】新規に使用制限情報を設定する設定画面の一例を示す図である。
【図１２】別の実施形態に係るファクシミリ装置の一例を示す機能ブロック図である。
【図１３】文書ＩＤ、ポリシーＩＤ、ファクシミリ送信元番号がそれぞれ対応付けられたリストの一例を示す図である。
【図１４】誤送信防止機能を実行する手順の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
まず、図１を用いて本実施形態に係るファクシミリ装置とその周辺の装置等について説明する。ファクシミリ装置１は企業外の電話回線２に接続されている。この電話回線２を介してファクシミリ装置１は企業外のファクシミリ装置３から送られたファクシミリ文書を受信する。
【００１７】
また、ファクシミリ装置１は企業内のイントラネットなどのネットワーク４にも接続されている。ここで、ネットワーク４にはファクシミリ装置１の他にもパーソナルコンピュータ５やスキャナ（図示せず）等の種々の機器が接続されるとともに、これらネットワーク４に接続されている機器が作成した文書の使用制限情報（セキュリティポリシー、または単にポリシーとも呼ばれる）を記憶するポリシーサーバ６が接続されている。
【００１８】
ここで、使用制限情報とは、例えば文書の閲覧、編集、印刷、送信等の文書に対する種々の操作のうち許可する操作や禁止する操作をユーザ又はユーザのグループごとに定めた情報である。なお、以下では、使用制限情報をポリシーと呼ぶ。また、以下に説明する実施形態では、内容の異なる複数のポリシーが用意されており、それら各ポリシーに対し、識別情報（ポリシーＩＤと呼ぶ）が割り当てられ、ポリシーサーバ６に記憶されている。
【００１９】
さらに、以下に説明する実施形態では、ネットワーク４に接続されている機器が作成した文書に対して識別情報（文書ＩＤと呼ぶ）が割り当てられている。ポリシーサーバ６は文書ＩＤとポリシーＩＤとの組み合わせを記憶している。
【００２０】
次に、本実施形態にかかるファクシミリ装置１がファクシミリ受信文書に対して自動的にポリシーを付与する構成の概要を図２を用いて説明する。図２には、ポリシー付与の際に使われる機能を複数の機能ブロック（「〜手段」で示されたブロック）により表したファクシミリ装置１が示されている。
【００２１】
まずファクシミリ装置１およびその周辺の機能ブロックの構成について説明する。ファクシミリ装置１には、外部のファクシミリ装置３から受信したファクシミリ受信文書の送信元番号および受信番号を取得する取得手段１０が設けられている。この取得手段１０は第１の登録手段１１に接続されており、取得手段１０はファクシミリ送信元番号および受信番号を第１の登録手段１１に送付している。
【００２２】
第１の登録手段１１は第１の記憶手段１２にも接続されている。第１の記憶手段１２には予め送信元番号と受信番号と、送信元番号と受信番号のペアに対応するポリシーとの組み合わせが記憶されており、第１の登録手段１１から送られた送信元番号および受信番号に対応するポリシーを抽出し、そのポリシーのポリシーＩＤを第１の登録手段１１に送っている。ここで、第１の記憶手段１２は、図２に示すようにファクシミリ装置１の外部に設けられていてもよいし、内部に設けられていてもよい。
【００２３】
さらに第１の登録手段１１は第２の記憶手段１４にも接続されている。なお、図１ではポリシーサーバ６がこの第２の記憶手段１４に対応する。第１の登録手段１１は第２の記憶手段１４に対してファクシミリ受信文書の文書ＩＤとポリシーＩＤとのペアを登録する。これにより第２の記憶手段１４はファクシミリ受信文書とポリシーとの対応関係が記憶される。ここで、第２の記憶手段１４は、図２に示すようにファクシミリ装置１の外部に設けられていてもよいし、内部に設けられていてもよい。
【００２４】
また、出力手段１３は、外部のファクシミリ装置３から送られたファクシミリ受信文書の文書画像データを受け取り、また第１の登録手段１１からファクシミリ受信文書の文書ＩＤを受け取る。さらに出力手段１３は文書画像データ及び文書ＩＤを紙媒体または電子媒体により出力する。ここで、出力手段１３は、図２に示すようにファクシミリ装置１の内部に設けられていてもよいし、外部に設けられていてもよい。
【００２５】
以上、ファクシミリ装置１およびその周辺の機能ブロックの構成について説明した。次に、ファクシミリ装置１がファクシミリ文書を受信してからこのファクシミリ受信文書に対して自動的にポリシーを付与するまでの流れを説明する。ファクシミリ装置１は外部のファクシミリ装置３から受信したファクシミリ受信信号を復号して文書画像データを生成する。この文書画像データは出力手段１３に送られる。
【００２６】
また、ファクシミリ受信文書の送信元番号が外部のファクシミリ装置３の番号通知機能により送られた場合にはその送信元番号が取得手段１０を経由して第１の登録手段１１に送られる。一方、外部のファクシミリ装置３から送信元番号が送られてこない場合、取得手段１０はファクシミリ受信文書の文書画像データから送信元番号を読み取る。その後取得手段１０は送信元番号を第１の登録手段１１に送る。
【００２７】
なお、取得手段１０が送信元番号を第１の登録手段１１に送る際に、ファクシミリ装置１に複数の受信番号が割り当てられている場合には、外部のファクシミリ装置３が指定した受信番号もあわせて第１の登録手段１１に送る。また、ファクシミリ装置１に単一の受信番号しか割り当てられていない場合には上記と同様に取得手段１０が第１の登録手段１１に送ってもよいし、その代わりに予め第１の登録手段１１に当該受信番号を記憶させておき、受信番号の送付を省略してもよい。
【００２８】
第１の登録手段１１は、取得手段１０から送られてきたファクシミリ受信文書の送信元番号と受信番号を第１の記憶手段１２に送る。第１の記憶手段１２には、図３に示すように予め送信元番号と受信番号と、これらの番号のペアに対応するポリシーＩＤとが記憶されている。なお、図３に示す送信元番号、受信番号、ポリシーＩＤの組み合わせが記憶されたリストにおいて、ポリシーＩＤの欄の代わりにポリシーそのものを記述する欄を設けてもよい。さらに図３に示すリストの欄に新規に作成した作成日や内容を更新した更新日等の欄を追加してもよい。
【００２９】
ここで、図３に示すリストにおける送信元番号の欄に、具体的なファクシミリ番号が入力されている代わりに「該当なし」と入力されていてもよい。これは取得手段１０が取得した送信元番号が第１の記憶手段１２に記憶されていない番号である場合を想定したものであり、この場合には受信番号のみに応じてファクシミリ受信文書に対してポリシーＩＤが選択される。すなわち、この実施形態では、基本的には送信元番号と受信番号のペアに応じてファクシミリ受信文書に対応付けるポリシーＩＤを決定するが、送信元番号が不明である場合についてもポリシーＩＤを決定できるようにしている。なお、外部のファクシミリ装置３に番号通知機能がなく、かつ、取得手段１０がファクシミリ受信文書の文書画像データから送信元番号を読み取れなかった場合についても送信元番号について「該当なし」と扱うように定めてもよい。
【００３０】
図２に戻り、第１の記憶手段１２は、第１の登録手段１１から送られた受信番号と送信元番号のペアに対応するポリシーＩＤを検索し、その検索結果を第１の登録手段１１に送る。第１の登録手段１１は、受け取ったポリシーＩＤとファクシミリ受信文書に対して新規に作成された文書ＩＤとを対応付けて第２の記憶手段１４に登録する。
【００３１】
ここで、ファクシミリ受信文書の文書ＩＤについて、既に作成された文書の文書ＩＤとの重複を避ける必要がある。そのためファクシミリ受信文書の文書ＩＤの作成に当たっては、乱数を用いたり、ポリシーサーバ６内の文書情報データベース（後述する）に記憶され既に作成された文書ＩＤを参照したりすることで、予め重複のないことを確認した上で作成される。なお、ファクシミリ受信文書に対する文書ＩＤの作成は、ファクシミリ装置１が行ってもよいし、ポリシーサーバ６などのネットワーク上の他の装置が行ってもよい。
【００３２】
第２の記憶手段１４には図４に示すように文書ＩＤとこれに対応するポリシーＩＤとが記憶されている。ファクシミリ装置１の第１の登録手段１１からファクシミリ受信文書の文書ＩＤとポリシーＩＤとのペアが第２の記憶手段１４に送られると、第２の記憶手段１４は当該ペアを新たに記憶する。
【００３３】
また、第１の登録手段１１はファクシミリ受信文書の文書ＩＤを出力手段１３に送る。出力手段１３はファクシミリ受信文書の文書画像データが送られており、この文書画像データを文書ＩＤを付加した状態で出力する。この出力の際に、ファクシミリ受信文書の文書ＩＤに対応するポリシーの中に出力媒体に対して特定の処理を行う（出力媒体に「部外秘」、「コピー禁止」等の文言を付加する等）旨の指示がある場合にはその処理内容も出力手段１３に送る。
【００３４】
なお、出力手段１３の出力処理は出力媒体により異なる。例えば出力媒体が紙媒体であるときには、文書画像データ、文書ＩＤ、処理内容を紙媒体に印字する。出力媒体が電子媒体の時には文書画像データの属性情報（プロパティ）に文書ＩＤおよび処理内容を設定する。いずれにしても出力媒体に文書ＩＤが付加されることから、この文書ＩＤを第２の記憶手段１４に照会すれば当該文書ＩＤに対応するポリシーＩＤ、およびこのポリシーＩＤに対応するポリシーが取得される。
【００３５】
なお、図４に示すリストにおいては文書ＩＤ欄とポリシーＩＤ欄の他に文書作成者を識別する作成者ＩＤ欄を設けてもよい。この場合、ファクシミリ受信文書に作成者ＩＤが記載されていなかったり、ファクシミリ受信文書の文書画像データから作成者ＩＤを読み取れなかったりする場合があることから、作成者ＩＤの欄にファクシミリ受信文書を受信したファクシミリ装置１の識別情報である機器ＩＤを入力してもよい。さらに、後述するように、誤送信防止機能をファクシミリ装置１に持たせる際には、図４に示すリストにファクシミリ受信文書の送信元番号の欄も設ける。
【００３６】
以上、本実施形態に係るファクシミリ装置１がファクシミリ受信文書に対して自動的にポリシーを付与するための構成および手順についての概要を説明した。次に、本実施形態にかかるファクシミリ装置１及びポリシーサーバ６の具体的な構成の例を説明する。
【００３７】
図５Ａと図５Ｂとに分けて、本実施形態に係るファクシミリ装置１およびポリシーサーバ６の例を示す。図５Ａにはファクシミリ装置１の詳細な図が示され、また図５Ｂにはポリシーサーバ６の詳細な図が示されている。
【００３８】
ファクシミリ装置１は図５Ａに示すように受信部２０と送信部３０とを備えている。まず受信部２０について説明する。受信部２０は、外部のファクシミリ装置３からファクシミリ受信信号を受信するファクシミリ受信部２１を備えている。さらに、ファクシミリ受信部２１はファクシミリ受信信号を復号化してその文書画像データを再生する復号化部２２と接続している。  
【００３９】
また、ファクシミリ受信部２１と復号化部２２とは番号判定部２３に接続している。番号判定部２３は、外部のファクシミリ装置３から送信元番号が送信された場合には送信元番号をポリシー決定部２４に送付し、外部のファクシミリ装置３から送信元番号が送信されていない場合には、復号化部２２により再生されたファクシミリ受信文書の文書画像データから送信元番号を読み取ってポリシー決定部２４に送付する。なお、ポリシー決定部２４に送信元番号を送付する際にはファクシミリ装置１の受信番号もあわせて送付する。
【００４０】
ポリシー決定部２４は、番号判定部２３から受け取った送信元番号および受信番号のペアに応じたファクシミリ受信文書のポリシーＩＤを決定するとともに、ファクシミリ受信文書の文書ＩＤを新規に作成する。ここで、ポリシー決定部２４は対応ポリシー保存部２５に接続されている。対応ポリシー保存部２５には予め対応ポリシー設定部２６からユーザ等が設定した送信元番号と受信番号のペアとこのペアに対応するポリシーＩＤとの組み合わせが記憶されている。ポリシー決定部２４がファクシミリ受信文書のポリシーＩＤを決定する際には、まずポリシー決定部２４がファクシミリ受信文書の送信元番号と受信番号とを対応ポリシー保存部２５に送り、対応ポリシー保存部２５はこの組み合わせに対応するポリシーＩＤをポリシー決定部２４に返す。その後ポリシー決定部２４はファクシミリ受信文書の文書ＩＤを新規に作成し、文書ＩＤとポリシーＩＤとを組み合わせをポリシーサーバ６に送る。
【００４１】
また、ポリシー決定部２４及び復号化部２２は画像処理部２７と接続している。画像処理部２７は、復号化部２２からファクシミリ受信文書の文書画像データを受け取ると共にポリシー決定部２４からファクシミリ受信文書の文書ＩＤを受け取り、ファクシミリ受信文書の文書画像データに文書ＩＤを付加する処理を行う。さらに画像処理部２７は画像形成部２８に接続しており、画像形成部２８は文書ＩＤが付加された文書画像データを紙媒体に出力し、または電子媒体の状態で保存する。
【００４２】
なお、図５Ａに示す実施形態においては、番号判定部２３が図２の取得手段１０に対応し、ポリシー決定部２４が第１の登録手段１１に対応し、対応ポリシー保存部２５が第１の記憶手段１２に対応し、画像処理部２７と画像形成部２８が出力手段１３に対応している。
【００４３】
次に送信部３０について説明する。送信部３０には、ユーザの識別情報であるユーザＩＤが記憶されたユーザ認証サーバ２９に接続されるとともに、ファクシミリ送信を行おうとしているユーザの認証を行うユーザ認証部３１が設けられている。さらに、ユーザ認証部３１と接続され、ファクシミリ送信対象の文書の読み込みを行う画像読込部３２が設けられている。また、画像読込部３２と接続され、画像読込部３２がファクシミリ送信対象の文書から文書ＩＤを読み取ったときに、その文書ＩＤに対応するポリシーＩＤを確認するポリシー確認部３３が設けられている。またポリシー確認部３３と接続され、ファクシミリ送信対象の文書画像データをファクシミリ送信信号に符号化する符号化部３４が設けられている。さらに符号化部３４と接続され、ファクシミリ送信信号を外部のファクシミリ装置３に送信するファクシミリ送信部３５が設けられている。以上説明した送信部３０の詳しい機能については後述する。
【００４４】
次にポリシーサーバ６の構成について図５Ｂを用いて説明する。ポリシーサーバ６は、ポリシーを作成するポリシー作成部４０と、作成されたポリシーを記憶するポリシーデータベース４１とが設けられている。さらに、ポリシーサーバ６に接続されたファクシミリ装置１等の機器からの問い合わせに応じるポリシー応答部４２がポリシー作成部４０、ポリシーデータベース４１、ポリシー登録部４４に接続している。ポリシー登録部４４にはポリシーサーバ６に接続された機器から送られた文書ＩＤとポリシーＩＤとの組み合わせがポリシー応答部４２を経由して送られ、この組み合わせを文書情報データベース４３に登録している。文書情報データベース４３には図４に示されるような文書ＩＤとポリシーＩＤとの対応関係が記憶されている。なお、文書情報データベース４３は図２における第２の記憶手段１４に対応している。
【００４５】
以上、ファクシミリ装置１とポリシーサーバ６の構成について説明した。ここで、図５Ａで説明したファクシミリ装置１の対応ポリシー設定部２６と対応ポリシー保存部２５について、対応ポリシー設定部２６で新規に作成された送信元番号と受信番号のペア及びこのペアに対応するポリシーＩＤとの組み合わせを対応ポリシー保存部２５に保存する手順について以下に説明する。
【００４６】
図６には、送信元番号と受信番号のペアと、このペアに対応するポリシーＩＤとの組み合わせを対応ポリシー保存部２５に保存する手順が示されている。まず設定者として図６に示されたユーザは、送信元番号、受信番号、および送信元番号と受信番号のペアに対応するポリシーＩＤの組み合わせを新規に作成する旨の要求をファクシミリ装置１の対応ポリシー設定部２６に対して行う。具体的には、対応ポリシー設定部２６はＧＵＩ等のユーザーインターフェイスを備え、ユーザはこのインターフェイスに表示された「新規作成」等のアイコンをマウス等の操作機器により選択する（Ｓ１）。
【００４７】
ユーザからの要求を受け、対応ポリシー設定部２６は、ポリシーサーバ６のポリシーデータベース４１（図５Ｂ）に記憶されている全てのポリシーを送付する旨をポリシーサーバ６のポリシー応答部４２に対して要求する（Ｓ２）。この要求を受けてポリシー応答部４２はポリシーデータベース４１のポリシーを取得し、対応ポリシー設定部２６に送る（Ｓ３）。
【００４８】
対応ポリシー設定部２６はポリシーデータベース４１に記憶されていたポリシーをユーザに対して表示する（Ｓ４）。ここで、ポリシーは図７のようなリスト形式でユーザに示される。図７に示されたポリシーのリストは、ポリシーＩＤ欄と、ポリシーＩＤごとに付けられたポリシー名欄と、文書を利用することのできるユーザの範囲（人事部、全社、開発部等）を示す利用範囲欄と、設定されたポリシーの有効期限を示す有効期限欄と、文書に対して許諾される行為（電子文書の閲覧、印刷、紙文書のスキャン、コピー、ファクシミリ送信等）が列挙された許諾機能欄と、制限対象の文書に対して実行される処理（丸秘マークを印字する等）が定められた処理用件欄と、を設けている。なお、このほかにポリシーの内容を更新したときにその更新日時を表示する更新日時欄等を設けても良い。
【００４９】
ユーザは対応ポリシー設定部２６に表示されたポリシーのリストを見ながらポリシーＩＤを選択し、さらにこのポリシーＩＤに対応する送信元番号と受信番号とを入力する（Ｓ５）。その結果、図３に示すように受信番号、送信元番号、ポリシーＩＤとの組み合わせが新規に設定され、対応ポリシー保存部２５に保存される（Ｓ６）。
【００５０】
以上、対応ポリシー保存部２５に新規に送受信番号とポリシーＩＤとの組み合わせを保存する手順について説明した。次に、図５Ａおよび図５Ｂに示すファクシミリ装置１及びポリシーサーバ６がファクシミリ受信文書に対して自動的にポリシーを付与する手順について図８Ａおよび図８Ｂを用いて説明する。
【００５１】
まず、図８Ａを参照する。ファクシミリ受信部２１が外部のファクシミリ装置３からファクシミリ受信信号と、外部のファクシミリ装置３の番号通知機能による送信元番号とを受信すると、ファクシミリ受信部２１は送信元番号を番号判定部２３に送る（Ｓ７）とともにファクシミリ受信信号を復号化部２２に送る（Ｓ８）。復号化部２２ではファクシミリ受信信号を復号して文書画像データを再生する。
【００５２】
一方、外部のファクシミリ装置３から送信元番号が送られてこなかった場合には、ファクシミリ受信部２１は番号判定部２３には送信元番号を送らず、または送信元番号が外部のファクシミリ装置３から送られてきていない旨の信号を番号判定部２３に送る。このとき番号判定部２３は復号化部２２からファクシミリ受信文書の文書画像データを読み取って送信元番号を取得する（Ｓ９）。ここで、送信元番号はファクシミリ文書の上端部又は下端部に印字されている場合が多いことから、番号判定部２３が送信元番号を読み取る際に、文書画像データの上端部および下端部の文字情報のみを読み取るような条件設定を行ってもよい。
【００５３】
さらに番号判定部２３はファクシミリ受信文書の送信元番号をポリシー決定部２４に送る（Ｓ１０）。ここで、ファクシミリ装置１に複数の受信番号が割り当てられている場合にはファクシミリ受信文書の受信番号もあわせてポリシー決定部２４に送る。一方、ファクシミリ装置１に単一の受信番号しか割り当てられていない場合には番号判定部２３が受信番号をポリシー決定部２４に送る代わりに、ポリシー決定部２４に予め受信場号を記憶させておき、番号判定部２３は送信元番号のみをポリシー決定部２４に送るようにしてもよい。
【００５４】
なお、外部のファクシミリ装置３から送信元番号が送られず、かつ番号判定部２３がファクシミリ受信文書の文書データから送信元番号を読み取ることができなかった場合は、番号判定部２３は送信元番号を読み取れなかった旨の信号をポリシー決定部２４に送る。
【００５５】
ポリシー決定部２４は受け取った送信元番号と受信番号とを対応ポリシー保存部２５に送付する（Ｓ１１）。対応ポリシー保存部２５には図３で示す送信元番号および受信番号と、このペアに対応するポリシーＩＤとの組み合わせのリストが保存されており、対応ポリシー保存部２５はこのリストをもとにポリシー決定部２４から受け取った送信元番号および受信番号に対応するポリシーＩＤを検索して抽出する。なお、ポリシー決定部２４から送信元番号が送られてこなかった場合は送信元番号を「該当なし」として扱ってポリシーＩＤの検索を行う。
【００５６】
ファクシミリ受信文書の送信元番号および受信番号のペアに対応するポリシーＩＤを抽出すると、対応ポリシー保存部２５はそのポリシーＩＤをポリシー決定部２４に送る（Ｓ１２）。次に、ポリシー決定部２４は対応ポリシー保存部２５から送られたポリシーＩＤをポリシーサーバ６のポリシー応答部４２に送る（Ｓ１３）。ここで、このステップＳ１３について説明する。ファクシミリ装置１の対応ポリシー保存部２５に保存されているポリシーＩＤが、ポリシーサーバ６のポリシーデータベース４１からは削除されている場合があり、その場合にはポリシーサーバ６において適切な文書管理を行えない可能性がある。このため、ポリシー決定部２４は対応ポリシー保存部２５から送られたポリシーＩＤがポリシーサーバ６内のポリシーデータベース４１にも記憶されているか（削除されていないか）否かを確認している。
【００５７】
ポリシー決定部２４はポリシーＩＤをポリシー応答部４２に送り、ポリシー応答部４２はポリシーデータベース４１を参照して、ポリシー決定部２４から送られたポリシーＩＤがポリシーデータベース４１に保存されているか否かの確認を行う。さらにポリシー応答部４２はこの確認結果をポリシー決定部２４に送る（Ｓ１４）。なお、ポリシー応答部４２がポリシーデータベース４１に保存されたポリシーリスト（図７）を参照したときに、ポリシーＩＤに対応するポリシーの中に出力媒体に対する処理要件（丸秘マークを印字等）が設定されている場合にはその処理要件もポリシー決定部２４に送る。
【００５８】
更に図８Ｂに移り、ポリシー応答部４２から送られた確認結果が、ポリシー決定部２４から送られたポリシーＩＤがポリシーデータベース４１に保存されている（削除されていない）ことを示している場合には、ポリシー決定部２４は当該ポリシーＩＤをファクシミリ受信文書に対するポリシーＩＤと決定すると共にファクシミリ受信文書を識別する文書ＩＤを新規に作成する（Ｓ１５）。なお、ポリシー応答部４２から送られた確認結果が、ポリシー決定部２４から送られたポリシーＩＤがポリシーデータベース４１に保存されていない（削除された）ことを示している場合には、ポリシー決定部２４はユーザにポリシーＩＤの入力を促すための処理（警告音を発する等）を行う旨の指令をファクシミリ装置１に送るようにしてもよい。ユーザによりポリシーＩＤが入力されるとポリシー決定部２４は当該ポリシーＩＤをファクシミリ受信文書に対するポリシーＩＤと決定する。
【００５９】
ファクシミリ受信文書のポリシーＩＤが決定し、文書ＩＤが新規に作成されると、ポリシー決定部２４は文書ＩＤとポリシーＩＤとの組み合わせをポリシー応答部４２を経由してポリシーサーバ６のポリシー登録部４４に送る（Ｓ１６）。ポリシー登録部４４はポリシーＩＤと文書ＩＤとの組み合わせを文書情報データベース４３に登録する。これにより、ファクシミリ受信文書に対してポリシーが付与されたことになる。
【００６０】
ファクシミリ受信文書の文書ＩＤとポリシーＩＤの登録が完了すると、ポリシー登録部４４は登録完了した旨の通知をポリシー応答部４２を経由してポリシー決定部２４に送る（Ｓ１７）。これを受けてポリシー決定部２４は、文書ＩＤと、ポリシーＩＤに対応するポリシーに出力媒体に関する処理要件が定められている場合にはその処理要件と、を画像処理部２７に送る（Ｓ１８）。
【００６１】
画像処理部２７にはポリシー決定部２４から文書ＩＤおよび処理要件が送られ、また復号化部２２からは復号化されたファクシミリ受信文書の文書画像データが送付される（Ｓ１９）。画像処理部２７は文書画像データに文書ＩＤと処理要件とを付加する（Ｓ２０）。ここで文書ＩＤは図４で示した記号そのものであってもよいし、電子機器が読み取ることのできるバーコードやＱＲコード等に変換した状態で文書画像データに加えてもよい。
【００６２】
文書ＩＤと処理要件とが付加された文書画像データは画像処理部２７から画像形成部２８に送られ、出力媒体に出力される（Ｓ２２）。
【００６３】
以上、ファクシミリ装置１がファクシミリ受信文書に対して自動的にポリシーを付与するまでの手順について説明した。次に、上述した実施形態とは別の実施形態によるファクシミリ装置１及びポリシーサーバ６の例について図９Ａおよび図９Ｂを用いて説明する。図９Ａにはファクシミリ装置１の詳細が示され、図９Ｂにはポリシーサーバ６の詳細が示されている。
【００６４】
ファクシミリ装置１は図５Ａと同様に受信部２０および送信部３０とを備える。ここで、送信部３０の各部の構成は図５Ａと同様である。その一方で受信部２０には、図５Ａにおけるポリシー決定部２４、対応ポリシー保存部２５、対応ポリシー設定部２６が取り除かれ、その代わりにポリシーサーバ６内（図９Ｂ）においてポリシー決定部２４の代わりとなるファクシミリポリシー決定部４５が設けられている。また、ポリシーサーバ６内には、対応ポリシー保存部２５の代わりとなるファクシミリポリシー情報データベース４６が設けられ、さらに図５Ａのファクシミリ装置１内に設けられていた対応ポリシー設定部２６は図９Ｂのポリシーサーバ６においてポリシー作成部４０に統合されている。なお、ポリシーサーバ６のその他の構成は図５Ｂにおけるポリシーサーバ６内の構成と同様である。なお、この構成を図２で示した機能ブロック図に当てはめると、第１の登録手段１１がファクシミリ装置１の外に設けられることとなる。
【００６５】
このような構成を備えたファクシミリ装置１およびポリシーサーバ６においては、ファクシミリ受信文書のポリシーを自動的に付与するに当たり、上述した図８Ａ、Ｂで示した手順のいくつかが省略される。このことについて図１０を用いて説明する。図１０には図９Ａ、Ｂで示すファクシミリ装置１及びポリシーサーバ６がファクシミリ受信文書のポリシーを自動的に付与する手順が示されている。ここで、図１０は図８Ａ、Ｂと比較して、ポリシー決定部２４がファクシミリポリシー決定部４５に置き換わり、対応ポリシー保存部２５がファクシミリポリシー情報データベース４６に置き換わっている。
【００６６】
さらに、図１０においては送受信番号に対応するポリシーＩＤがポリシーデータベース４１に記憶されているか確認するステップ（Ｓ１３）、およびその確認結果を返すステップ（Ｓ１４）を省略している。このことについて説明する。ステップＳ１３およびステップＳ１４はもともとファクシミリ装置１内の対応ポリシー保存部２５に保存されたポリシーＩＤが、ポリシーサーバ６内のポリシーデータベースにも保存されているか（削除されていないか）を確認するステップであるが、図９Ａ、Ｂで示すファクシミリ装置１には対応ポリシー保存部２５がなく、その代わりとしてポリシーサーバ６にファクシミリポリシー情報データベース４６が設けられている。つまり、ポリシーサーバ６内にファクシミリポリシー情報データベース４６とポリシーデータベース４１とが備えられることになるから、ポリシーデータベース４１からポリシーＩＤを削除する際にはこれに連動してファクシミリポリシー情報データベース４６からも当該ポリシーＩＤが削除される。したがって、ステップＳ１３およびステップＳ１４のような確認作業を行う必要がなくなる。
【００６７】
また、本実施形態においては、送信元番号と受信番号と、このペアに対するポリシーＩＤを新規に作成するに当たり、この新規作成を、ポリシーそのものを新規に作成する作業とあわせて行うことができる。このことについて以下に説明する。
【００６８】
図１１にポリシー作成部４０のユーザーインターフェイスに表示されたポリシーの新規設定画面５０の例を示す。この設定画面５０にはポリシーを設定するための欄として、ポリシーＩＤ欄５１、ポリシー名入力欄５２、利用範囲選択欄５３、有効期間選択欄５４、使用許諾リスト５５、処理要件選択欄５６が示されている。さらに、ファクシミリ受信文書の送受信番号に対応するポリシーＩＤを設定するための欄として、ファクシミリ自動設定欄５７、送受信番号記入欄５８、および送受信番号記入欄追加ボタン５９、追加された送受信番号記入欄６０が示されている。
【００６９】
ポリシーＩＤ欄５１にはポリシーデータベース４１を参照してポリシーデータベース４１にまだ登録されていないポリシーＩＤ番号が自動的に入力される。さらにポリシー作成部４０を操作するユーザはポリシー名を図示しないキーボード等の入力手段によってポリシー名入力欄５２にポリシー名を入力する。また、利用範囲選択欄５３、有効期間選択欄５４、使用許諾リスト５５、処理要件選択欄５６についてはそれぞれ予めポリシー作成部４０に記憶された項目の中から所望の項目を選択しても良いし、ユーザが直接入力してもよい。
【００７０】
さらにユーザが現在入力中のポリシーをファクシミリ受信文書に対して自動的に付与するように設定したい場合には、ファクシミリ自動設定欄５７から「する」との項目を選択する。さらに送受信番号記入欄５８に送信元番号と受信番号とを入力する。ここで、現在入力中のポリシーを複数の送信元番号と受信番号の組み合わせに対して付与したい場合には、送受信番号記入欄追加ボタン５９を選択する。これにより送受信番号記入欄６０が追加される。この操作により、ファクシミリ受信文書の送信番号と受信番号との組み合わせとこれに対応するポリシーＩＤとの組み合わせが登録される。
【００７１】
図１１に記載された各項目欄の入力を終えると、ポリシーＩＤ欄５１、ポリシー名入力欄５２、利用範囲選択欄５３、有効期間選択欄５４、使用許諾リスト５５、処理要件選択欄５６の入力内容はポリシーデータベース４１に送られ、またポリシーＩＤ欄５１、送受信番号記入欄５８、６０の入力内容はファクシミリポリシー情報データベース４６に送られ、それぞれ保存される。
【００７２】
以上、ファクシミリ装置１およびポリシーサーバ６の構成やファクシミリ装置１がファクシミリ受信文書に対して自動的にポリシーを付与する手順等について説明した。次に、ファクシミリ装置１の送信部３０における誤送信防止機能について説明する。
【００７３】
ファクシミリ装置１は、外部のファクシミリ装置３にファクシミリ文書を送信する際に、ファクシミリ送信を送信元への返信のみに制限することによりファクシミリ文書の誤送信を防止している。この誤送信防止機能を実行するための手段を備えたファクシミリ装置１の機能ブロック図を図１２に示す。図１２には、図２で示した機能ブロックに加えて、ファクシミリ装置１に第２の登録手段６１と送信制御手段６２とが設けられている。
【００７４】
第２の登録手段６１について説明する。第２の登録手段は、取得手段１０から送信元番号を受け取る。さらに、第１の登録手段１１が第２の記憶手段１４にファクシミリ受信文書の文書ＩＤとポリシーＩＤとを記憶させるときに、これらと同時に送信元番号も第２の記憶手段１４に記憶させる。このとき、第２の記憶手段１４においては図１３のリストに示されるように、文書ＩＤ、ポリシーＩＤ、ファクシミリ受信文書の送信元番号の３者が対応付けられた状態で記憶される。
【００７５】
続いて送信制御手段６２について説明する。図１２に戻り、送信制御手段６２は第２の記憶手段１４と接続されている。送信制御手段６２は、ファクシミリ送信対象の文書を読み取る過程で当該文書の文書ＩＤを読み取ったときに、この文書ＩＤを第２の記憶手段１４に送る。第２の記憶手段１４は送信対象文書の文書ＩＤに対応するポリシーＩＤを抽出し、第１の記憶手段１２に当該ポリシーＩＤを送る。
【００７６】
第１の記憶手段１２は送られたポリシーＩＤに対応するポリシーを抽出する。ここで、当該ポリシーの中にファクシミリ送信の条件として、送信元への返信に限る旨の送信制限条件が定められている場合はその送信制限条件を第２の記憶手段１４に送る。
【００７７】
第２の記憶手段１４は送信制限情報を受けてファクシミリ送信文書の文書ＩＤに対応付けられた送信元番号を検索する。送信元番号を抽出すると、第２の記憶手段１４は第１の記憶手段１２から送られた送信制限条件とともに、当該送信元番号を送信制御手段６２に送る。
【００７８】
送信制御手段６２はファクシミリ送信の送信先番号と第２の記憶手段１４から送られた送信元番号とを比較して、両者が一致している場合にファクシミリ送信を実行する。両者が一致していない場合にはファクシミリ送信を中断し、中断した旨のエラーメッセージを出力手段１３から出力する。
【００７９】
ここで、ファクシミリ送信対象の文書の文書ＩＤが図１３の「ＶＥＤ６４８３Ｆ−３３０４−１１ｄ２−８６Ｆ１−００６００８Ｂ０Ｅ５Ｄ２」である場合を例に挙げて誤送信防止機能について説明する。ファクシミリ送信対象の文書の文書ＩＤが読み取られると、送信制御手段６２は、第２の記憶手段１４にその文書ＩＤを送付する。第２の記憶手段１４はこの文書ＩＤに対応するポリシーＩＤ「０００４」を抽出して第１の記憶手段１２に送る。第１の記憶手段１２は図７に示すリストを参照し、その結果ポリシーＩＤ０００４に対応する許諾機能リスト中にある送信制限条件「送信元へのファクシミリ返信」を取得する。第１の記憶手段１２はこの送信制限情報を第２の記憶手段１４に返す。
【００８０】
図１３に戻って第２の記憶手段１４は送信制限情報に基づいて、文書ＩＤ「ＶＥＤ６４８３Ｆ−３３０４−１１ｄ２−８６Ｆ１−００６００８Ｂ０Ｅ５Ｄ２」に対応するファクシミリ送信元番号「０３−ＸＸＸＸ−０００１」を抽出し、送信制限条件と送信元番号を送信制御手段６２に送る。送信制御手段６２においてはファクシミリ送信先の番号と「０３−ＸＸＸＸ−０００１」とを比較して、両者が同一であればファクシミリ送信を実行する。なお、送信制御手段６２に送信元番号のみを送信し、送信元番号が送られると自動的に送信元番号とファクシミリ送信先の番号と比較するようにしてもよい。
【００８１】
以上、誤送信防止機能の概要について説明した。次に、図５Ａ、Ｂおよび図９Ａ、Ｂに示すファクシミリ装置１の送信部３０およびポリシーサーバ６を例にとって誤送信防止機能を実行する手順について説明する。なお、図５Ａ及び図９Ａの番号判定部２３は図１２の取得手段１０に対応し、図５Ａのポリシー決定部２４及び図９Ｂのファクシミリポリシー決定部４５は第１の登録手段１１及び第２の登録手段６１に対応している。また、図５Ａの対応ポリシー保存部２５及び図９Ｂのファクシミリポリシー情報データベース４６が第１の記憶手段１２に対応し、画像処理部２７及び画像形成部２８が出力手段１３に対応している。さらに、ポリシー応答部４２および文書情報データベース４３が第２の記憶手段１４に対応し、ポリシー確認部３３が送信制御手段６２に対応している。
【００８２】
図１４に、誤送信防止機能を実行する手順を示す。ユーザ認証部３１は、ファクシミリ装置１に対してファクシミリ送信の操作を行うユーザのユーザＩＤをユーザ認証サーバ２９に送る（Ｓ２３）。なお、ファクシミリ装置１を操作するためにパスワードを入力する必要がある場合にはパスワードも合わせてユーザ認証サーバ２９に送る。ユーザ認証サーバ２９はユーザ認証部３１から送られたユーザＩＤがユーザ認証サーバ２９に登録されているか否かを確認し、その確認結果をユーザ認証部３１に返す（Ｓ２４）。確認対象となったユーザＩＤがユーザ認証サーバ２９に登録されている場合にはユーザ認証サーバ２９はファクシミリ送信文書を読み取る旨の指令を画像読込部３２に送る（Ｓ２５）。一方、確認対象となったユーザＩＤがユーザ認証サーバ２９に登録されていない場合はファクシミリ送信を行わない。
【００８３】
画像読込部３２はユーザ認証部３１からの指令を受けてファクシミリ送信対象の文書を読み取る。この文書読み取りの際にファクシミリ送信対象文書に付された文書ＩＤを読み取った場合、画像読込部３２はこの文書ＩＤをポリシー確認部３３に送る（Ｓ２６）。ポリシー確認部３３はファクシミリ送信対象文書の文書ＩＤをポリシー応答部４２に送る（Ｓ２７）。
【００８４】
ポリシー応答部４２は文書情報データベース４３を参照してポリシー確認部３３から送られた文書ＩＤに対応するポリシーＩＤを抽出する（図１３参照）。さらにポリシー応答部４２はポリシーデータベース４１を参照して抽出したポリシーＩＤに対応するポリシーを検索する（図７参照）。このポリシーの許諾機能リスト中に「送信機能のうち、送信元への返信のみを許諾する」等の送信制御条件が含まれている場合、ポリシー応答部４２はその送信制御条件をポリシーデータベース４１から抽出する。さらにポリシー応答部４２は再度文書情報データベース４３を参照し、ポリシーＩＤに対応するファクシミリ送信元番号を抽出する（図１３参照）。最後にポリシー応答部４２は送信制限条件、送信元番号をポリシー確認部３３に送る（Ｓ２８）。なお、送信制限条件と送信元番号に加えて処理用件（図７参照）が定められているときには当該処理要件もポリシー確認部３３に送られる。
【００８５】
ポリシー確認部３３は、ポリシー応答部４２から送られた送信制限条件をもとに、ポリシー応答部４２から送られた送信元番号がユーザが選択または入力したファクシミリ送信番号と一致しているか否かを確認する。一致している場合にはポリシー応答部４２は符号化部３４に対して画像読込部３２が読み取ったファクシミリ送信対象の文書の文書画像データをファクシミリ送信信号に変換する旨の指定を送る（Ｓ２９）。一方、ポリシー応答部４２から送られた送信元番号とユーザが選択または入力したファクシミリ送信番号とが一致しない場合、ポリシー確認部３３はファクシミリ送信を行わない。
【００８６】
符号化部３４はファクシミリ送信信号をファクシミリ送信部３５に送る（Ｓ３１）。ファクシミリ送信部３５は外部のファクシミリ装置３にファクシミリ送信信号を送る。
【００８７】
以上、誤送信防止機能について説明した。なお、ファクシミリ受信文書に対して自動的にポリシーＩＤを付与する機能、および誤送信防止機能を、ファクシミリ装置１及びポリシーサーバ６に接続されたコンピュータ５（図１）によって実行させてもよい。すなわち、このコンピュータ５内の記憶部（図示せず）にファクシミリ装置１やポリシーサーバ６に対してファクシミリ受信文書のポリシーを自動的に設定したり、誤送信防止機能を実行させるプログラムを記憶させたりして、当該プログラムをコンピュータ５内の演算部（図示せず）で実行させてもよい。さらに当該プログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納し、コンピュータ５に読み取らせることにより当該プログラムをコンピュータ５内の演算部に実行させてもよい。
【符号の説明】
【００８８】
１  ファクシミリ装置、２  電話回線、３  外部のファクシミリ装置、４  ネットワーク、５  コンピュータ、６  ポリシーサーバ、１０  取得手段、１１  第１の登録手段、１２  第１の記憶手段、１３  出力手段、１４  第２の記憶手段、２０  受信部、２１  ファクシミリ受信部、２２  復号化部、２３  番号判定部、２４  ポリシー決定部、２５  対応ポリシー保存部、２６  対応ポリシー設定部、２７  画像処理部、２８  画像形成部、２９  ユーザ認証サーバ、３０  送信部、３１  ユーザ認証部、３２  画像読込部、３３  ポリシー確認部、３４  符号化部、３５  ファクシミリ送信部、４０  ポリシー作成部、４１  ポリシーデータベース、４２  ポリシー応答部、４３  文書情報データベース、４４  ポリシー登録部、４５  ファクシミリポリシー決定部、４６  ファクシミリポリシー情報データベース、５０  設定画面、５１  ポリシーＩＤ欄、５２  ポリシー名入力欄、５３  利用範囲選択欄、５４  有効期間選択欄、５５  使用許諾リスト、５６  処理要件選択欄、５７  ファクシミリ自動設定欄、５８  送受信番号記入欄、５９  送受信番号記入欄追加ボタン、６０  追加された送受信番号記入欄、６１  第２の登録手段、６２  送信制御手段。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５Ａ】
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【図５Ｂ】
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【図６】
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【図７】
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【図８Ａ】
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【図８Ｂ】
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【図９Ａ】
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【図９Ｂ】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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