(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報処理装置において受信されたメールの中から対象とするメールを選出するためのメール管理装置であって、
前記情報処理装置の操作履歴を取得するための取得手段と、
前記操作履歴を用いて、前記対象とするメールを選出するための選出手段とを備え、
前記選出手段は、
前記情報処理装置の操作履歴のうち、前記メールの受信の後の所定期間内の操作を表わした操作履歴を、前記メールに関連した活動ログとして抽出するための抽出手段と、
前記メールに関連した前記活動ログとして抽出された前記操作履歴に示される操作内容に基づき、前記メールの重要度を算出するための算出手段とを含み、
前記算出手段は、前記活動ログに表わされる、前記受信されたメールの開封時刻から他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作を行なった時刻までの期間に基づいて前記メールの重要度を算出し、
前記重要度がしきい値以上であるメールを前記対象とするメールとして選出する、メール管理装置。
【請求項２】
前記算出手段は、予め記憶している操作内容と重要度との対応関係に基づいて、前記活動ログごとに重要度を特定し、前記メールに関連した前記活動ログごとの重要度を累積することで前記メールの重要度を算出する、請求項１に記載のメール管理装置。
【請求項３】
前記算出手段は、複数のユーザーについての前記メールに関連した前記活動ログごとの重要度を累積することで前記メールの重要度を算出する、請求項２に記載のメール管理装置。
【請求項４】
前記対応関係において、他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作内容の方が、メーラーに対する操作内容よりも高い重要度が対応付けられている、請求項２または３に記載のメール管理装置。
【請求項５】
前記算出手段は、前記活動ログに表わされる、他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作を行なったユーザーの属性に応じて前記メールの重要度を算出する、請求項１〜４のいずれかに記載のメール管理装置。
【請求項６】
前記算出手段は、前記活動ログに表わされる他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作における前記他の装置の、前記情報処理装置からのネットワーク上の距離に応じて前記メールの重要度を算出する、請求項１〜５のいずれかに記載のメール管理装置。
【請求項７】
前記算出手段は、前記メールの受信時刻から、前記活動ログに表わされる最も早い操作を行なった時刻までの期間に応じて前記しきい値を設定する、請求項１〜６のいずれかに記載のメール管理装置。
【請求項８】
情報処理装置において受信されたメールの中から対象とするメールを選出する方法であって、
前記情報処理装置の操作履歴のうち、前記メールの受信の後の所定期間内の操作を表わした操作履歴を、前記メールに関連した活動ログとして抽出するステップと、
前記メールに関連した前記活動ログとして抽出された前記操作履歴に示される操作内容に基づき、前記メールの重要度を算出するステップと、
前記重要度がしきい値以上であるメールを前記対象とするメールとして選出するステップとを備え、
前記算出するステップは、前記活動ログに表わされる、前記受信されたメールの開封時刻から他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作を行なった時刻までの期間に基づいて前記メールの重要度を算出する、メール管理方法。
【請求項９】
情報処理装置において受信されたメールの中から対象とするメールを選出する処理をコンピューターに実行させるためのプログラムであって、
前記情報処理装置の操作履歴のうち、前記メールの受信の後の所定期間内の操作を表わした操作履歴を、前記メールに関連した活動ログとして抽出するステップと、
前記メールに関連した前記活動ログとして抽出された前記操作履歴に示される操作内容に基づき、前記メールの重要度を算出するステップと、
前記重要度がしきい値以上であるメールを前記対象とするメールとして選出するステップとを前記コンピューターに実行させ、
前記算出するステップは、前記活動ログに表わされる、前記受信されたメールの開封時刻から他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作を行なった時刻までの期間に基づいて前記メールの重要度を算出する、メール管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明はメール管理装置、メール管理方法、およびメール管理プログラムに関し、特に、受信メールの管理を行なうメール管理装置、メール管理方法、およびメール管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
あるユーザーグループにおける話題のトレンドを動向情報として把握する必要が生じる場合がある。一例として、企業における企画業務を行なう部署などで、そのような必要が生じる場合がある。
【０００３】
すなわち、企画業務を行なう部署の活動の目的は、大局観をもって上層部へ方向性を具申することや、開発部署へ方向性を示すことである。そのために、開発部署の保有する最新動向情報などを収集し、あるべき姿や方向性の分析を行なうことは欠かすことはできないからである。
【０００４】
技術開発を行なう部署は、現在取り組んでいる技術の情報やその技術に関連する最新の動向などの周辺情報などを保有している。ところが、このような開発部署の保有する最新動向情報は、技術報告書などといったフォーマットにまとめられていないなど、明文化されておらず、半暗黙知のような状態で開発部署内にて共有されていることが多い。
【０００５】
そのため、技術報告書などといったフォーマット（書類）の分析のみでは最新動向情報が得られない場合がある。また、技術調査報告書という形で対外的にリリースされるのを待っていても、最新の動向情報を得ることができない。
【０００６】
そこで、このようなユーザーグループにおける動向情報を把握する方法として、当該ユーザーグループにおけるメールを利用して情報を取得する方法が挙げられる。
【０００７】
すなわち、上の例では、開発部署内における最新の動向を入手する方法として、当該開発部署内でのメールからの情報取得が挙げられる。なぜなら、開発部署内では、最新動向などを共有する方法としてメールが多用されており、新鮮な情報が多く含まれていると考えられるからである。たとえば、ＷＥＢ検索や論文を調査した結果の速報の共有や所感などをメールでグループに流し、そのメールを見た他のメンバーがそれについて意見を述べたりするケースが考えられる。
【０００８】
メールから情報を取得する最も簡単な方法としては、開発部署内で流通しているメールをそのまま企画部署に転送する方法が考えられる。
【０００９】
しかし、この方法では、メールの数が膨大である場合、企画部署が効率的に動向情報を取得することが難しい場合がある。なぜなら、動向情報とは関係のない内容のメールも多く含まれることになり、その中から動向情報に関するメールを抽出する作業が必要となるからである。
【００１０】
特開２００９−２３７６７６号公報（以下、特許文献１）は、利用者の行動等から利用者の興味に関連する単語を抽出し、それらの単語を検索キーワードとして検索を行なう技術を開示している。これにより、利用者は検索キーを選択入力する必要がなく、簡易に検索を実行することができる。
【００１１】
上記課題に対して、たとえば特許文献１に開示された上述の技術を応用して、キーワードを利用して必要なメールを選出する方法が挙げられる。
【００１２】
一方、メールに関係する人のアクションに着目する方法として、特開２００５−０６３１３８号公報（以下、特許文献２）は、電子メールのやり取りや、コラボレーションソフトによる複数コンピューターの共同作業などの所定の情報活動により得られたテキストからデータベース検索に用いるキーワードを抽出してサーバーへ送信する技術を開示している。
【００１３】
この技術を利用して、電子メールのやり取り（メーラーにおけるアクション）に着目して情報流通の方向を推測し、情報提供もしくは情報受容のメールを抽出する方法が挙げられる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１４】
【特許文献１】特開２００９−２３７６７６号公報
【特許文献２】特開２００５−０６３１３８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１５】
しかしながら、特許文献１の技術を利用した場合には、上の例のように企画部署が必要としている情報が最新動向である場合のような、キーワードが前もって決定できない場合には、この方法を利用してメールの選出ができないという問題がある。また、仮にキーワードが設定された場合であっても、転送や引用などが頻繁に行なわれた場合には抽出される件数が多くなりすぎて、検索精度が落ちる、という問題もある。
【００１６】
また、特許文献２の技術を利用した場合には、取得されたメールが必ずしも最新動向を含んでいるとは限らず、目的とするメールが選出できない場合もある、という問題がある。
【００１７】
本発明はこのような問題に鑑みてなされたものであって、必要な情報を取得するために、当該情報に関連するメールを精度よく選出することができるメール管理装置、メール管理方法、およびメール管理プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１８】
上記目的を達成するために、本発明のある局面に従うと、メール管理装置は情報処理装置において受信されたメールの中から対象とするメールを選出するためのメール管理装置であって、情報処理装置の操作履歴を取得するための取得手段と、操作履歴を用いて、対象とするメールを選出するための選出手段とを備える。選出手段は、情報処理装置の操作履歴のうち、メールの受信の後の所定期間内の操作を表わした操作履歴を、メールに関連した活動ログとして抽出するための抽出手段と、メールに関連した活動ログとして抽出された操作履歴に示される操作内容に基づき、メールの重要度を算出するための算出手段とを含み、算出手段は、活動ログに表わされる、受信されたメールの開封時刻から他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作を行なった時刻までの期間に基づいてメールの重要度を算出し、重要度がしきい値以上であるメールを対象とするメールとして選出する。
【００１９】
好ましくは、算出手段は、予め記憶している操作内容と重要度との対応関係に基づいて活動ログごとに重要度を特定し、メールに関連した活動ログごとの重要度を累積することでメールの重要度を算出する。
【００２０】
より好ましくは、算出手段は、複数のユーザーについてのメールに関連した活動ログごとの重要度を累積することでメールの重要度を算出する。
【００２１】
好ましくは、上記応関係において、他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作内容の方が、メーラーに対する操作内容よりも高い重要度が対応付けられている。
【００２３】
好ましくは、算出手段は、活動ログに表わされる、他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作を行なったユーザーの属性に応じてメールの重要度を算出する。
【００２４】
好ましくは、算出手段は、活動ログに表わされる他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作における他の装置の、情報処理装置からのネットワーク上の距離に応じてメールの重要度を算出する。
【００２５】
好ましくは、算出手段は、メールの受信時刻から、活動ログに表わされる最も早い操作を行なった時刻までの期間に応じてしきい値を設定する。
【００２６】
本発明の他の局面に従うと、メール管理方法は情報処理装置において受信されたメールの中から対象とするメールを選出する方法であって、情報処理装置の操作履歴のうち、メールの受信の後の所定期間内の操作を表わした操作履歴を、メールに関連した活動ログとして抽出するステップと、メールに関連した活動ログとして抽出された操作履歴に示される操作内容に基づき、メールの重要度を算出するステップと、重要度がしきい値以上であるメールを対象とするメールとして選出するステップとを備える。算出するステップは、活動ログに表わされる、受信されたメールの開封時刻から他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作を行なった時刻までの期間に基づいてメールの重要度を算出する。
【００２７】
本発明のさらに他の局面に従うと、メール管理プログラムは情報処理装置において受信されたメールの中から対象とするメールを選出する処理をコンピューターに実行させるためのプログラムであって、情報処理装置の操作履歴のうち、メールの受信の後の所定期間内の操作を表わした操作履歴を、メールに関連した活動ログとして抽出するステップと、メールに関連した活動ログとして抽出された操作履歴に示される操作内容に基づき、メールの重要度を算出するステップと、重要度がしきい値以上であるメールを対象とするメールとして選出するステップとをコンピューターに実行させる。算出するステップは、活動ログに表わされる、受信されたメールの開封時刻から他の装置にアクセスして当該他の装置に格納される情報を取得する操作を行なった時刻までの期間に基づいてメールの重要度を算出する。
【発明の効果】
【００２８】
この発明によると、必要な情報を取得するために、当該情報に関連するメールを精度よく選出することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】実施の形態にかかるメール管理システムの構成の具体例を示す図である。
【図２】メール管理システムに含まれるメール管理装置の機能構成および記憶領域の構成の具体例を示すブロック図である。
【図３】操作内容と重要度との対応の具体例を示す図である。
【図４】メール情報ごとに算出された累積値の具体例を示す図である。
【図５】情報の種類ごとのネットワーク上の定義と距離指数との関係の具体例を示す図である。
【図６】メール管理装置において情報処理装置から送信されたメールに関する活動ログを記録するための動作の流れの具体例を示すフローチャートである。
【図７】メール管理装置において情報処理装置の用いられている開発部署内でのトレンド情報を情報管理装置に提供するための動作の流れの具体例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００３０】
以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。
【００３１】
＜システム構成＞
図１は、本実施の形態にかかるメール管理システム１の構成の具体例を示す図である。
【００３２】
図１を参照して、メール管理システム１は、メール管理装置１００と、メールの送受信を行なう複数の情報処理装置２００Ａ，２００Ｂと、情報管理装置３００とを含む。情報処理装置２００Ａ，２００Ｂを代表させて、情報処理装置２００とも称する。
【００３３】
メール管理装置１００、情報処理装置２００、および情報管理装置３００は、いずれも、一般的なコンピューターから構成される。情報処理装置２００および情報管理装置３００は、携帯電話機などの携帯端末などで構成されてもよい。
【００３４】
情報処理装置２００Ａ，２００Ｂの間ではインターネットを介してメールの送受信が可能である。
【００３５】
メール管理装置１００は、情報処理装置２００および情報管理装置３００のそれぞれと、通信可能に接続されている。これらの通信は、インターネットを介した通信であってもよいし、ＬＡＮ（Local Area Network）などの特定のネットワークを介した通信であってもよい。また、無線、有線を問わない。
【００３６】
また、メール管理装置１００は、メールサーバーとして機能してもよい。この場合、情報処理装置２００Ａから送信されたメールはメール管理装置１００を経由して情報処理装置２００Ｂに送信される。
【００３７】
＜装置構成＞
さらに、図１を参照して、メール管理装置１００は、装置全体を制御するためのＣＰＵ（Central Processing Unit）１０と、ＣＰＵ１０で実行されるプログラムなどを記憶するためのＲＯＭ（Read Only Memory）１１と、その実行領域ともなるＲＡＭ（Random Access Memory）１２と、メール情報などを記憶するためのＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３と、他の装置と通信するための通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）１４とを含む。
【００３８】
このハードウエア構成は一般的なコンピューターのハードウエア構成である。そのため、情報処理装置２００および情報管理装置３００も同様のハードウエア構成を備える。
【００３９】
＜動作概要＞
情報処理装置２００は、開発部署に属するユーザーがＷＥＢページの閲覧やメールの送受信に用いるものと想定する。
【００４０】
メール管理装置１００および情報管理装置３００は企画部署に属するユーザーが、情報処理装置２００が受信するメールに基づいて開発部署内でのトレンド情報を取得するために用いるものと想定する。なお、ここでのトレンド情報とは、現在取り組んでいる作業に関する情報やその作業に関連する最新の動向等の周辺情報などの、対象とするグループ内での最新の情報を指す。
【００４１】
メール管理装置１００は、情報処理装置２００を用いて受信されたメールに関連する情報を基にして、情報処理装置２００が受信するメールのうちの上記トレンド情報に関連するメールを選出する。メールに関連する情報とは、受信したメールの内容に関連した情報へのアクセスを示す情報、つまり、受信メールを基点として受信したユーザーがとった行動を示す情報を指し、たとえば、インターネットを介して他の装置にアクセスした場合には当該他の装置のインターネット上のアドレス、いわゆるイントラネットと呼ばれる企業内のネットワークのような所定範囲のネットワークを介して他の装置にアクセスした場合には当該他の装置の当該ネットワーク上のアドレスを指す。そのような情報が存在する場合に、メール管理装置１００は、その受信メールをトレンド情報に関連したメールとして選出する。
【００４２】
具体的には、開発部署に属するユーザーが情報処理装置２００Ａを用いてＷＥＢページを閲覧して技術トピック情報（外部ＵＲＬ）を見つけ、コピーペーストして開発部署に属する他のユーザーにメールを送信するとする。
【００４３】
当該メールを情報処理装置２００Ｂで受信した上記他のユーザーは、受信メール内の技術トピック情報（外部ＵＲＬ）をクリックして上記ＷＥＢページにアクセスする。または、上記受信メールからキーワードをコピーペーストしてＷＥＢ検索し、外部ソースを閲覧する。
【００４４】
メール管理装置１００は、このような情報処理装置２００Ｂでのメール受信後のアクションを検知し、当該アクションが情報へのアクセスのとき、上記送受信されたメールを対象のメールとして選出する。そして、選出したメールを解析して要約を作成し、情報管理装置３００に送信する。
【００４５】
＜機能構成＞
図２は、上記動作を行なうためのメール管理装置１００の機能構成およびＨＤＤ１３に構成される記憶領域の構成の具体例を示すブロック図である。図２のブロック図に示される機能は、メール管理装置１００のＣＰＵ１０がＲＯＭ１１に記憶されるプログラムを読み出してＲＡＭ１２上に展開して実行することによって、主に、ＣＰＵ１０上に形成されるものである。しかしながら、少なくともその一部が電気回路などのハードウエアで構成されてもよい。
【００４６】
図２を参照して、ＨＤＤ１３には、メールを保持するための領域であるメール保持部１３１と、活動ログを保持するための領域である活動ログ保持部１３２と、ユーザーごとの属性をデータベースとして記憶している領域である人属性データベース（ＤＢ）１３３とが含まれる。
【００４７】
ここで、活動ログとは、情報処理装置２００の操作履歴のうちの、対象とするメールに関連した操作履歴を指す。
【００４８】
さらに図２を参照して、メール管理装置１００のＣＰＵ１０は、通信Ｉ／Ｆ１４を介して情報処理装置２００から他の装置に対して送信されるメールを取得するためのメール取得部１０１と、取得したメールの情報をメール情報としてメール保持部１３１に格納するための格納部１０２と、通信Ｉ／Ｆ１４を介して情報処理装置２００の操作履歴を取得するための履歴取得部１０３と、取得された操作履歴のうちのメールの送受信および当該メールに関連する操作履歴を活動ログとして抽出し、活動ログ保持部１３２に記録するための記録部１０４と、記録されている活動ログに基づいて操作履歴の重要度を算出するための算出部１０５と、算出された重要度に応じて対象となるメール情報をメール保持部１３１から読み出すための読出部１０６と、読み出されたメール情報を解析して要約情報を生成するための生成部１０７と、生成された要約情報を情報管理装置３００に対して提供するための提供部１０８とを含む。
【００４９】
メール管理装置１００がメールサーバーとして機能する場合、メール取得部１０１は、サーバーとして情報処理装置２００から受信したメールを取得する。メール管理装置１００がメールサーバーとして機能していない場合には、メール取得部１０１は図示しないメールサーバーにアクセスして情報処理装置２００が受信したメールを取得する。
【００５０】
情報処理装置２００のＨＤＤ２３には、図示しない、操作履歴を保持するための保持領域が含まれる。履歴取得部１０３は所定のタイミングに当該保持領域にアクセスすることで操作履歴を取得してもよいし、所定のタイミングで情報処理装置２００に対して操作履歴の送信を要求し、該要求に応じて送信された操作履歴を受け取ることで操作履歴を取得してもよい。
【００５１】
記録部１０４は、取得した操作履歴を解析し、メール保持部１３１に保持されているメール情報ごとに、当該メール受信後の所定期間内の情報処理装置２００における操作を表わした操作履歴を抽出する。そして、抽出した操作履歴に対して対応するメール情報と関連付けて、活動ログとして活動ログ保持部１３２に記録する。なお、ここでの関連付けの一例として、メールヘッダに記載されたメッセージＩＤなどのメール情報の固有情報を操作履歴に付与する方法が挙げられる。
【００５２】
算出部１０５は、活動ログ保持部１３２に活動ログとして記録された操作履歴に基づいて、最新のトレンド情報に関連した内容である可能性が高いメールを対象のメールとして選出する。この方法として、いくつかの算出方法が挙げられる。そこで、以下に、第１の例〜第５の例を挙げて、具体的な算出方法について説明する。
【００５３】
第１の例として、算出部１０５は、活動ログ保持部１３２に活動ログとして記録された操作履歴を参照して、メール受信後に何らかの情報へアクセスするための操作を表わした操作履歴と関連付けられているメール情報を、対象のメールとして選出する。
【００５４】
メール受信後の何らかの情報へアクセスするための操作としては、たとえば次のような操作が挙げられる：
・メーラーの操作ログ（メール返信、メール転送等）、
・印刷実行、
・ＷＥＢページの閲覧、
・ＷＥＢ検索、
・ＷＥＢ検索後のメール送信、
・ＵＲＬを含んだメール送信、
・受信メール内のワードをコピーし、その後のＷＥＢ検索、
・受信メール内のＵＲＬに対するクリック。
【００５５】
第２の例として、算出部１０５は、操作内容の重要度に応じてメールを選出するために、活動ログの重要度を算出する。ここでは、操作内容のうち、特に何らかの情報へアクセスするための操作に対して他の操作よりも高ポイントを加算するように算出する。なぜならメーラーの操作よりも他の装置にアクセスして情報を取得するための操作（たとえばキーワードを用いたＷＥＢ探索、受信メール中のＵＲＬに対するクリック等）の方が、技術トレンド情報へのアクセスである可能性が高いからである。
【００５６】
そこで、第２の例の算出を行なう場合、算出部１０５は、予め、操作内容と重要度との対応を記憶しておき、当該対応を参照して活動ログごとの重要度を算出する。
【００５７】
図３は、第２の例の算出を行なう場合の、算出部１０５の記憶している操作内容と重要度との対応の具体例を示す図である。図３を参照して、たとえば、活動ログから解析された操作内容がキーワードを用いたＷＥＢ検索や受信メール内のＵＲＬをクリックすることでのＷＥＢ検索の重要度の方が、メール返信や転送の重要度よりも高く設定されている。
【００５８】
算出部１０５は、活動ログの重要度を図３の対応を参照して特定し、関連付けられたメール情報ごとに重要度の累計値を算出する。そして、その累計値が予め設定されているしきい値以上のメール情報を、対象のメールとして選出する。
【００５９】
図４は、メール情報ごとに算出された累積値の具体例を示す図である。図４においては、メール情報ごとに、活動ログとしての当該メールを受信した各ユーザーの操作履歴についての重要度が特定され、その累積値が算出されている。
【００６０】
具体的には、図４を参照して、メッセージＩＤ０００１１２のメール情報には、４人のユーザーによる７つの操作履歴が関連付けられている。一例として、ＩＤ１２３３４で表わされたユーザーの操作履歴としてＷＥＢ検索後にメール送信する操作を表わす操作ＩＤＹＡ００１２を示す操作履歴が関連付けられている。
【００６１】
算出部１０５は、各活動ログに示された操作内容に対して図３の対応を参照して重要度を特定し、メール情報ごとに重要度の累積値を算出する。図４の例では、しきい値として１００を用い、算出部１０５は、算出された累積値が１００以上の、メッセージＩＤ０００１１２とメッセージＩＤ１０５２００とで表わされたメール情報を、対象のメールとして選出している。
【００６２】
第３の例として、算出部１０５は、操作内容の重要度を、メールを受信したユーザーの情報へアクセス度合いを考慮して算出する。一例として、図４に表わされたように、メールを受信した複数のユーザーのそれぞれが受信後の所定時間内で情報処理装置２００を操作する場合があり、その操作内容が何らかの情報へのアクセスである場合、算出部１０５は、その操作を行なったユーザー数が多いほど高ポイントを加算するように算出する。なぜなら、メール受信の後に情報へアクセスしたユーザーが多いほど、そのメールが最新のトレンド情報に関連した内容である可能性が高いと考えられるからである。
【００６３】
そこで、第３の例の算出を行なう場合、算出部１０５は、活動ログとしてメール情報に関連付けられた操作履歴のうち、操作内容が上述のような何らかの情報へアクセスするための操作であるユーザーの人数を表わした重要度を算出する。そして、その重要度が予め規定されたしきい値以上であるメール情報を、対象のメールとして選出する。
【００６４】
なお、情報へのアクセス度合いの他の例として、アクセスした情報自体の属性に基づいて操作内容の重要度を算出してもよい。具体的には、メールを受信した情報処理装置２００からアクセス対象の情報までの距離を指標化して距離指標として用いる例が挙げられる。
【００６５】
図５は、情報の種類ごとのネットワーク上の定義と距離指数との関係の具体例を示す図である。図５を参照して、情報の種類としての、当該情報処理装置２００を使用するユーザーの属するグループから情報までの距離に応じた種類が、当該情報を格納している装置のアクセス情報に応じて規定されている。そして、当該距離が大きいほど高い重要度が規定されている。なぜなら、メール受信の後に、より遠い情報へアクセスされるほど、そのメールが最新のトレンド情報に関連した内容である可能性が高いと考えられるからである。
【００６６】
そこで、この場合、算出部１０５は、活動ログのうちの何らかの情報へアクセスするための操作を表わした活動ログについて、図５の対応を参照してその情報の距離指数に基づいて重要度を算出する。そして、その重要度が予め規定されたしきい値以上であるメール情報を、対象のメールとして選出する。
【００６７】
第４の例として、算出部１０５は、操作内容の重要度を、受信メールの開封時刻から情報へアクセスする操作を実行した時刻までの期間を考慮して算出する。すなわち、算出部１０５は、上記期間が短いほど高ポイントを加算するように算出する。なぜなら、当該期間が短いほど他メールよりも優先度が高く、当該メールが最新のトレンド情報に関連した内容である可能性が高いと考えられるからである。
【００６８】
そこで、第４の例の算出を行なう場合、算出部１０５は、メール情報に関連付けられた活動ログのうち同一のユーザーの活動ログについて、当該受信メールの開封操作を示す操作履歴と、上述のような情報にアクセスする操作を示す操作履歴のうちの操作時刻が最も早い操作履歴とを抽出して、それらの操作時刻の間の期間を算出して、その期間を表わした重要度を算出する。そして、その重要度が予め規定されたしきい値以上であるメール情報を、対象のメールとして選出する。
【００６９】
第５の例として、算出部１０５は、操作内容の重要度を、メール受信後に情報へアクセスした操作履歴に関連付けられたユーザーの属性に基づいて算出する。すなわち、算出部１０５は、このような操作履歴に関連付けられたユーザーの属性が所定の属性である場合に高ポイントを加算するように算出する。なぜなら、たとえば、管理職やキーパーソンなどの所定の属性のユーザーは最新のトレンド情報を取り扱っている可能性が高いと考えられるからである。
【００７０】
そこで、第５の例の算出を行なう場合、算出部１０５は、予め、ユーザーの属性と重要度との対応を記憶しておき、当該対応を参照して活動ログごとの重要度を算出する。ここでは、上記対応としては、たとえば、管理職やキーパーソンなどの所定の属性に関しては高い重要度が規定され、そうでない属性に対しては低い重要度が規定されている。
【００７１】
算出部１０５は、活動ログを解析してその操作を行なったユーザーを特定した上で、人属性ＤＢ１３３を参照して当該ユーザーの属性を特定し、上記対応を参照してその属性に基づいて当該活動ログの重要度を特定する。算出部１０５は、関連付けられたメール情報ごとに重要度の累計値を算出し、その累計値が予め設定されているしきい値以上のメール情報を、対象のメールとして選出する。
【００７２】
なお、以上の第２の例〜第５の例において、算出部１０５は、メール情報ごとに重要度を算出してその重要度と予め記憶している固定されたしきい値と比較することで対象のメールを選出するものとしていたが、算出部１０５がそのしきい値自体を設定するようにしてもよい。
【００７３】
一例として、算出部１０５は、メールを受信してから情報へアクセスする操作を行なうまでの期間に基づいてしきい値を設定する。具体的には、上記期間が短いほど、低くなるようしきい値を設定する。なぜなら、上記期間が短いほど他のメールよりも優先度が高く、当該メールが最新のトレンド情報に関連した内容である可能性が高いと考えられるからである。しきい値が低く設定されるほど多くのメールが選出されることになる。
【００７４】
この場合、算出部１０５は上記期間としきい値との対応を予め記憶しておく。一例として、算出部１０５は、メール情報に関連付けられた活動ログのうち同一のユーザーの活動ログについて、当該受信メールの受信を示す操作履歴と、上述のような情報にアクセスする操作を示す操作履歴のうちの操作時刻が最も早い操作履歴とを抽出して、それらの操作時刻の間の期間を算出して、その期間に対応したしきい値を当該メール情報に関するしきい値として特定する。
【００７５】
なお、算出部１０５は、上述の第１の例〜第５の例に示された算出方法のうち、組み合わせ可能なものを組み合わせて行なってもよい。
【００７６】
読出部１０６は算出部１０５から選出されたメールを特定する情報を受け取ると、当該情報によって特定されるメール情報をメール保持部１３１から読み出して生成部１０７に渡す。
【００７７】
生成部１０７は、当該メール情報を解析して、要約情報を生成する。生成部１０７での要約情報の生成方法は、市販されている文章要約ツールなどで採用されている一般的な方法が採用される。作成された要約情報は提供部１０８に渡される。
【００７８】
提供部１０８は要約情報を情報管理装置３００に対して提供する。その方法は特定の方法に限定されない。一例として、メールで送信してもよいし、社内イントラネットやインターネットを介してアクセスされる他の装置などの、アクセス許可者のみ閲覧できるシステムに掲載する方法でもよい。
【００７９】
なお、この例では、要約情報のみが情報管理装置３００に対して提供され、メール情報そのものは提供されないものとしているが、算出部１０５において選出されたメール情報そのものが、または要約情報に加えてメール情報が情報管理装置３００に対して提供されてもよい。
【００８０】
＜動作フロー＞
図６は、メール管理装置１００において情報処理装置２００で受信されたメールに関する活動ログを記録するための動作の流れの具体例を示すフローチャートである。図６のフローチャートに示される動作は、メール管理装置１００のＣＰＵ１０がＲＯＭ１１に記憶されているプログラムを読み出してＲＡＭ１２上で実行し、図２に示される各機能を発揮させることによって実現される。
【００８１】
図６を参照して、ＣＰＵ１０はステップＳ１０１で情報処理装置２００から操作履歴を取得すると、メール保持部１３１に保持されているメール情報ごとに、当該操作履歴が当該メール受信後の所定時間内になされた操作を表わしているものであるか否かを確認する。
【００８２】
その結果、いずれかのメール情報について、当該操作履歴が当該メール受信後の所定時間内になされた操作を表わしているものであると判断されると（ステップＳ１０３でＹＥＳ）、ステップＳ１０５でＣＰＵ１０は、その操作履歴を当該メール情報に関連付けた活動ログとして活動ログ保持部１３２に記録する。
【００８３】
さらに、図７は、メール管理装置１００において情報処理装置２００の用いられている開発部署内でのトレンド情報を情報管理装置３００に提供するための動作の流れの具体例を示すフローチャートである。図７のフローチャートに示される動作もまた、メール管理装置１００のＣＰＵ１０がＲＯＭ１１に記憶されているプログラムを読み出してＲＡＭ１２上で実行し、図２に示される各機能を発揮させることによって実現される。
【００８４】
なお、図７では、算出部１０５が上記第２の例〜第５の例に説明されたような、活動ログの重要度を算出してメール情報ごとの累積値を算出し、その値がしきい値以上であるメールを対象メールとして選出する場合について示している。
【００８５】
すなわち、図７を参照して、ステップＳ２０１でＣＰＵ１０は、メール保持部１３１に保持されているメール情報について、当該メールに関連した活動ログを活動ログ保持部１３２から抽出する。そして、ステップＳ２０３でＣＰＵ１０は、その活動ログについての重要度を算出する。
【００８６】
ＣＰＵ１０は上記ステップＳ２０１〜Ｓ２０３を繰り返すことで、活動ログ保持部１３２に記録されている、当該メールに関連したすべての活動ログについて重要度を算出し（ステップＳ２０５でＮＯ）、ステップＳ２０７で当該メールについての累積値を算出する。
【００８７】
上記ステップＳ２０７で算出された累積値が予め規定された、または設定したしきい値以上である場合（ステップＳ２０９でＹＥＳ）、当該メールを対象メールとして、ステップＳ２１１でＣＰＵ１０は、当該メール情報を解析して要約情報を生成する。そして、ステップＳ２１３でＣＰＵ１０は、生成された要約情報を情報管理装置３００に提供する。
【００８８】
＜実施の形態の効果＞
本実施の形態にかかるメール管理装置１００はこのような動作によって、設定したキーワードを用いて検索したり、メール本文を解析したりすることなく、多くの受信メールの中から企画部署などにとって重要である最新のトレンド情報に関連した内容である可能性の高いメールを選出することができる。そのため、単純なキーワード検索に基づく選出に比べ精度よく対象とするメールを選出することができる。また、全文検索によるシステムの負荷を抑えることができる。
【００８９】
さらに、本実施の形態にかかるメール管理装置１００は、メールを受信したユーザーによる情報処理装置２００の操作、つまり当該ユーザーのとった行動において、メーラーへのアクションよりも情報へのアクセス（ＷＥＢ探索、受信メール中のＵＲＬへのクリック等）がなされた受信メールの方が重要度を高くして、当該重要度に応じてメールを選出するため、より精度高く、最新のトレンド情報に関連した内容である可能性の高いメールを選出することができる。
【００９０】
また、メール情報そのものではなく要約情報を情報管理装置３００に提供するようにした場合、情報管理装置３００のユーザー側でメールに含まれる最新のトレンド情報の把握が容易になると共に、メール内容そのもののセキュリティも確保することができる。
【００９１】
なお、上述のメール管理装置１００での動作をコンピューターに実行させるためのプログラムを提供することもできる。このようなプログラムは、コンピューターに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk-Read Only Memory）、ＲＯＭ、ＲＡＭおよびメモリカードなどのコンピューター読取り可能な記録媒体にて記録させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピューターに内蔵するハードディスクなどの記録媒体にて記録させて、プログラムを提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって、プログラムを提供することもできる。
【００９２】
なお、本発明にかかるプログラムは、コンピューターのオペレーティングシステム（ＯＳ）の一部として提供されるプログラムモジュールのうち、必要なモジュールを所定の配列で所定のタイミングで呼出して処理を実行させるものであってもよい。その場合、プログラム自体には上記モジュールが含まれずＯＳと協働して処理が実行される。このようなモジュールを含まないプログラムも、本発明にかかるプログラムに含まれ得る。
【００９３】
また、本発明にかかるプログラムは他のプログラムの一部に組込まれて提供されるものであってもよい。その場合にも、プログラム自体には上記他のプログラムに含まれるモジュールが含まれず、他のプログラムと協働して処理が実行される。このような他のプログラムに組込まれたプログラムも、本発明にかかるプログラムに含まれ得る。
【００９４】
提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム格納部にインストールされて実行される。なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。
【００９５】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【符号の説明】
【００９６】
１  メール管理システム、１０  ＣＰＵ、１１  ＲＯＭ、１２  ＲＡＭ、１３  ＨＤＤ、１４  通信Ｉ／Ｆ、１００  メール管理装置、１０１  メール取得部、１０２  格納部、１０３  履歴取得部、１０４  記録部、１０５  算出部、１０６  読出部、１０７  生成部、１０８  提供部、１３１  メール保持部、１３２  活動ログ保持部、１３３  人属性ＤＢ、２００，２００Ａ，２００Ｂ  情報処理装置、３００  情報管理装置。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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