(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿から画像情報を読み取る画像読取手段と、
前記画像読取手段で読み取った画像情報を所定の宛先に電子メールで送信する画像送信手段と、
前記画像読取手段の操作者の認証を行う認証手段と、
前記画像送信手段により送信する前記電子メールの送信者情報に前記認証手段により認証した操作者情報を自動設定する送信者情報設定手段と、
前記電子メールの宛先情報を登録する宛先情報登録手段と、
前記送信した電子メールの宛先情報が不正である旨の通知を受信した場合、該送信した電子メールの宛先情報と同一の宛先情報を前記宛先情報登録手段により登録された宛先情報から検索する検索手段と、
前記検索手段により検索した宛先情報を前記宛先情報登録手段により登録した登録者宛てに前記宛先情報の不正通知を転送する転送手段と
を具備する画像通信装置。
【請求項２】
前記送信者情報設定手段は、
前記操作者情報に加えて自装置の電子メールの宛先情報を前記送信者情報に自動設定する宛先情報設定手段
を具備する
請求項１記載の画像通信装置。
【請求項３】
前記宛先情報登録手段により前記宛先情報を登録した登録者を該宛先情報に関連付けて記憶する記憶手段
を具備する請求項１または２記載の画像通信装置。
【請求項４】
前記宛先情報登録手段により登録した前記宛先情報の参照者の認証を行う参照者認証手段と、
前記参照者認証手段により認証した参照者に関連付けて前記記憶手段に記憶されている該当宛先情報を表示手段に選択的に表示する表示制御手段と
を具備する請求項３記載の画像通信装置。
【請求項５】
前記宛先情報登録手段により登録した前記宛先情報の参照者の認証を行う参照者認証手段と、
前記参照者認証手段により認証した参照者に関連付けて前記記憶手段に記憶されている該当宛先情報を表示手段に優先して表示する表示制御手段と
を具備する請求項３記載の画像通信装置。
【請求項６】
前記宛先情報登録手段により登録した前記宛先情報の参照者の認証を行う参照者認証手段と、
前記参照者認証手段により認証した参照者に関連付けて前記記憶手段に記憶されている該当宛先情報を他の宛先情報と区別して表示する表示制御手段と
を具備する請求項３記載の画像通信装置。
【請求項７】
前記宛先情報登録手段は、前記電子メールの宛先情報に加えてファクシミリの宛先情報を登録する
請求項１〜６のいずれか記載の画像通信装置。
【請求項８】
前記認証手段により認証した認証者、前記電子メールの宛先、送信日時、添付画像に関連付けて前記画像送信手段により送信した電子メールの送信履歴を管理する送信履歴管理手段
を具備する請求項１記載の画像通信装置。
【請求項９】
前記送信履歴管理手段により管理される前記電子メールの送信履歴を操作者の要求若しくは所定の条件に達したことを条件に自動印刷する印刷制御手段
を具備する請求項８記載の画像通信装置。
【請求項１０】
前記送信履歴管理手段により管理される前記電子メールの送信履歴の参照者の認証を行う参照者認証手段と、
前記参照者認証手段により認証した参照者が送信した電子メールの送信履歴を表示手段に選択的に表示する表示制御手段と
を具備する請求項８記載の画像通信装置。
【請求項１１】
前記送信履歴管理手段により管理される前記電子メールの送信履歴を所定の条件に達したことを条件に自動削除する削除手段
を具備する請求項８記載の画像通信装置。
【請求項１２】
送信した電子メールの宛先情報が不正である旨の通知を受信した場合、該送信した電子メールの宛先情報と同一の宛先情報の送信履歴を前記送信履歴管理手段により管理される前記電子メールの送信履歴から検索する検索手段と、
前記検索手段により検索した送信履歴の送信者宛てに前記宛先情報の不正通知を転送する転送手段と
を具備する請求項８記載の画像通信装置。
【請求項１３】
前記検索手段は、送信した電子メールに添付した情報が各宛先情報に対応して設定された上限値に関して不正である旨の通知を受信した場合、該送信した電子メールと宛先情報が同一で前記上限値が同じか大きい宛先情報の送信履歴を前記送信履歴管理手段により管理される前記電子メールの送信履歴から検索し、
前記転送手段は、前記検索手段により検索した送信履歴の送信者宛てに前記宛先情報の不正通知を転送する
請求項８記載の画像通信装置。
【請求項１４】
前記認証手段は、前記認証手段で認証された認証結果を保持し、前記画像送信手段による前記電子メールの送信を連続して行う場合は、前記保持した認証結果に基づき前記送信者情報設定手段による前記操作者情報の自動設定を行う
請求項１記載の画像通信装置。
【請求項１５】
規定条件に該当したことを条件に前記保持した認証結果を削除する
請求項１４記載の画像通信装置。
【請求項１６】
前記転送手段は、前記不正通知に予め登録されていた定型文を付加して転送する
請求項１〜１５のいずれか記載の画像通信装置。
【請求項１７】
前記転送手段は、前記宛先情報が不正である旨の通知の特定箇所以外を削除して前記不正通知を転送する
請求項１〜１６のいずれか記載の画像通信装置。
【請求項１８】
画像通信装置において実行される画像通信方法であって、
原稿から画像情報を読み取る画像読取ステップと、
前記画像読取ステップで読み取った画像情報を所定の宛先に電子メールで送信する画像送信ステップと、
原稿から画像情報を読み取る操作を行った操作者の認証を行う認証ステップと、
前記画像送信ステップにより送信する前記電子メールの送信者情報に前記認証ステップにより認証した操作者情報を自動設定する操作者情報設定ステップと、
前記電子メールの宛先情報を登録する宛先情報登録ステップと、
前記送信した電子メールの宛先情報が不正である旨の通知を受信した場合、該送信した電子メールの宛先情報と同一の宛先情報を前記宛先情報登録ステップにより登録された宛先情報から検索する検索ステップと、
前記検索ステップにより検索した宛先情報を前記宛先情報登録ステップにより登録した登録者宛てに前記宛先情報の不正通知を転送する転送ステップと、
を具備する画像通信方法。
【請求項１９】
画像通信装置のコンピュータに、
原稿から画像情報を読み取る画像読取ステップと、
前記読み取られた画像情報を所定の宛先に電子メールで送信する画像送信ステップと、
原稿から画像情報を読み取る操作を行った操作者の認証を行う認証ステップと、
前記送信された前記電子メールの送信者情報に前記認証ステップにより認証した操作者情報を自動設定する送信者情報設定ステップと、
前記電子メールの宛先情報を登録する宛先情報登録ステップと、
前記送信された電子メールの宛先情報が不正である旨の通知を受信した場合、該送信した電子メールの宛先情報と同一の宛先情報を前記宛先情報登録ステップにより登録された宛先情報から検索する検索ステップと、
前記検索された宛先情報を前記宛先情報登録ステップにより登録した登録者宛てに前記宛先情報の不正通知を転送する転送ステップと
を実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像通信装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、原稿から読み取った画像情報をインターネットを介して電子メールで送信する、いわゆるscan to e-mail機能を備えた画像通信装置が知られている。
【０００３】
この種の画像通信装置としては、例えば、特許文献１に開示されているものがある。また、原稿から読み取った画像情報をインターネットを介して送信する電子メールの宛先情報を指示用電子メール（画像通信装置に事前に送付する設定用メール）やＵＳＢメモリから抽出してこの電子メールの送信先として使用する技術が特許文献２や特許文献３に開示されている。
【０００４】
また、従来、宛先の電子メールアドレスが変更されている場合等に対応する技術として、例えば、特許文献４には、宛先電子メールアドレスが間違っていてエラーメールを受信した場合に、画像通信置がアドレス帳からそのアドレスを削除する、若しくは選択できなくする、若しくは選択時に警告表示する構成によって、間違ったアドレスに繰り返し電子メールを送信することを防ぐ技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平８−１０２８３７号公報
【特許文献２】特開２００２−４１４１３号公報
【特許文献３】特開２００７−１１６４６８号公報
【特許文献４】特開２００１−２１６２１６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、読み取った画像情報を所定の宛先に電子メールで送信する場合に、送信者情報が未設定で送信されたり、実際の送信者とは異なる別の送信者情報が設定されて送信されるという不都合を解消するとともに、複数人による画像形成装置の共用使用の環境においても便利かつセキュリティの向上を図ることができる画像通信装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、請求項１の発明の画像通信装置は、原稿から画像情報を読み取る画像読取手段と、前記画像読取手段で読み取った画像情報を所定の宛先に電子メールで送信する画像送信手段と、前記画像読取手段の操作者の認証を行う認証手段と、前記画像送信手段により送信する前記電子メールの送信者情報に前記認証手段により認証した操作者情報を自動設定する送信者情報設定手段と、前記電子メールの宛先情報を登録する宛先情報登録手段と、前記送信した電子メールの宛先情報が不正である旨の通知を受信した場合、該送信した電子メールの宛先情報と同一の宛先情報を前記宛先情報登録手段により登録された宛先情報から検索する検索手段と、前記検索手段により検索した宛先情報を前記宛先情報登録手段により登録した登録者宛てに前記宛先情報の不正通知を転送する転送手段とを具備する
【０００８】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記送信者情報設定手段は、前記操作者情報に加えて自装置の電子メールの宛先情報を前記送信者情報に自動設定する宛先情報設定手段を具備する。
【０００９】
請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記宛先情報登録手段により前記宛先情報を登録した登録者を該宛先情報に関連付けて記憶する記憶手段とを具備する。
【００１０】
請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記宛先情報登録手段により登録した前記宛先情報の参照者の認証を行う参照者認証手段と、前記参照者認証手段により認証した参照者に関連付けて前記記憶手段に記憶されている該当宛先情報を表示手段に選択的に表示する表示制御手段とを具備する。
【００１１】
請求項５の発明は、請求項３の発明において、前記宛先情報登録手段により登録した前記宛先情報の参照者の認証を行う参照者認証手段と、前記参照者認証手段により認証した参照者に関連付けて前記記憶手段に記憶されている該当宛先情報を表示手段に優先して表示する表示制御手段とを具備する。
【００１２】
請求項６の発明は、請求項３の発明において、前記宛先情報登録手段により登録した前記宛先情報の参照者の認証を行う参照者認証手段と、前記参照者認証手段により認証した参照者に関連付けて前記記憶手段に記憶されている該当宛先情報を他の宛先情報と区別して表示する表示制御手段とを具備する。
【００１３】
請求項７の発明は、請求項１〜６のいずれかの発明において、前記宛先情報登録手段は、前記電子メールの宛先情報に加えてファクシミリの宛先情報を登録する。
【００２１】
請求項８の発明は、請求項１の発明において、前記認証手段により認証した認証者、前記電子メールの宛先、送信日時、添付画像に関連付けて前記画像送信手段により送信した電子メールの送信履歴を管理する送信履歴管理手段を具備する。
【００２２】
請求項９の発明は、請求項８の発明において、前記送信履歴管理手段により管理される前記電子メールの送信履歴を操作者の要求若しくは所定の条件に達したことを条件に自動印刷する印刷制御手段を具備する。
【００２３】
請求項１０の発明は、請求項８の発明において、前記送信履歴管理手段により管理される前記電子メールの送信履歴の参照者の認証を行う参照者認証手段と、前記参照者認証手段により認証した参照者が送信した電子メールの送信履歴を表示手段に選択的に表示する表示制御手段とを具備する。
【００２４】
請求項１１の発明は、請求項８の発明において、前記送信履歴管理手段により管理される前記電子メールの送信履歴を所定の条件に達したことを条件に自動削除する削除手段を具備する。
【００２５】
請求項１２の発明は、請求項８の発明において、送信した電子メールの宛先情報が不正である旨の通知を受信した場合、該送信した電子メールの宛先情報と同一の宛先情報の送信履歴を前記送信履歴管理手段により管理される前記電子メールの送信履歴から検索する検索手段と、前記検索手段により検索した送信履歴の送信者宛宛てに前記宛先情報の不正通知を転送する転送手段とを具備する。
【００２６】
請求項１３の発明は、請求項８の発明において、前記検索手段は、送信した電子メールに添付した情報が各宛先情報に対応して設定された上限値に関して不正である旨の通知を受信した場合、該送信した電子メールと宛先情報が同一で前記上限値が同じか大きい宛先情報の送信履歴を前記送信履歴管理手段により管理される前記電子メールの送信履歴から検索し、前記転送手段は、前記検索手段により検索した送信履歴の送信者宛てに前記宛先情報の不正通知を転送する。
【００２７】
請求項１４の発明は、請求項１の発明において、前記認証手段は、前記認証手段で認証された認証結果を保持し、前記画像送信手段による前記電子メールの送信を連続して行う場合は、前記保持した認証結果に基づき前記送信者情報設定手段による前記操作者情報の自動設定を行う。
【００２８】
請求項１５の発明は、請求項１４の発明において、規定条件に該当したことを条件に前記保持した認証結果を削除する。
【００２９】
請求項１６の発明は、請求項１〜１５のいずれかの発明において、前記転送手段は、前記不正通知に予め登録されていた定型文を付加して転送する。
【００３０】
請求項１７の発明は、請求項１〜１６のいずれかの発明において、前記転送手段は、前記宛先情報が不正である旨の通知の特定箇所以外を削除して前記不正通知を転送する。
【００３１】
請求項１８の画像通信方法の発明は、画像通信装置において実行される画像通信方法であって、原稿から画像情報を読み取る画像読取ステップと、前記画像読取ステップで読み取った画像情報を所定の宛先に電子メールで送信する画像送信ステップと、原稿から画像情報を読み取る操作を行った操作者の認証を行う認証ステップと、前記画像送信ステップにより送信する前記電子メールの送信者情報に前記認証ステップにより認証した操作者情報を自動設定する操作者情報設定ステップと、前記電子メールの宛先情報を登録する宛先情報登録ステップと、前記送信した電子メールの宛先情報が不正である旨の通知を受信した場合、該送信した電子メールの宛先情報と同一の宛先情報を前記宛先情報登録ステップにより登録された宛先情報から検索する検索ステップと、前記検索ステップにより検索した宛先情報を前記宛先情報登録ステップにより登録した登録者宛てに前記宛先情報の不正通知を転送する転送ステップと、を具備する。
【００３２】
請求項１９のプログラムの発明は、画像通信装置のコンピュータに、原稿から画像情報を読み取る画像読取ステップと、前記読み取られた画像情報を所定の宛先に電子メールで送信する画像送信ステップと、原稿から画像情報を読み取る操作を行った操作者の認証を行う認証ステップと、前記送信された前記電子メールの送信者情報に前記認証ステップにより認証した操作者情報を自動設定する送信者情報設定ステップと、前記電子メールの宛先情報を登録する宛先情報登録ステップと、前記送信された電子メールの宛先情報が不正である旨の通知を受信した場合、該送信した電子メールの宛先情報と同一の宛先情報を前記宛先情報登録ステップにより登録された宛先情報から検索する検索ステップと、前記検索された宛先情報を前記宛先情報登録ステップにより登録した登録者宛てに前記宛先情報の不正通知を転送する転送ステップとを実行させる。
【発明の効果】
【００３３】
請求項１の発明によれば、送信者情報が未設定で送信されたり、実際の送信者とは異なる別の送信者情報が設定されて送信されるという不都合を解消することができる。また、宛先情報が不正である旨の通知を受信した場合に、該宛先情報と同一の宛先情報を登録した利用に通知されるので、他人が登録した宛先情報が間違っていた場合、間違った宛先に電子メールを送信してしまう危険性を可及的に少なくすることができる。
【００３４】
この種の電子メールは、その性質上送信者情報は重要視されず、従来の技術においては、例えば、予め設定された送信者情報が送信時に引用される方法が採用されている。
【００３５】
すなわち、通常の電子メールだと返信のために送信者のアドレスを入力することが必然であるが、この種の電子メールの場合は画像通信装置を基点として一方的に画像を送付する使われ方が一般的であるため、送信者情報が重要視されていない場合が多く、送信者情報が設定されずに、相手先に送信される場合があり、この場合は、相手先の受信サーバのセキュリティ設定次第では電子メールの受け取りを拒否されて正常に送信されない場合がある。しかし、請求項１の発明によると上記不都合を特別の操作を行うことなく解消することができ、また、実際の送信者とは異なる別の送信者情報が設定されて送信されるという不都合も解消できるので、特に、複数人による画像通信装置の共用使用の環境において便利かつ有用であり、セキュリティの向上も期待できる。
【００３６】
請求項２の発明によれば、自装置の電子メールの宛先情報が自動設定されるので、送信元装置を容易に特定することができる。
【００３７】
請求項３の発明によれば、宛先情報を登録した登録者を該宛先情報に関連付けて記憶することで、登録した宛先情報が誤っていたり、変更された場合等に対して容易に対応することができる。
【００３８】
請求項４の発明によれば、宛先情報の参照に際して、参照者が登録した宛先情報が選択的に表示されるので、複数人による画像通信装置の共用使用の環境において便利であり、また、他人に登録宛先情報が見られてしまうというセキュリティ上の問題を解決することができる。
【００３９】
請求項５の発明によれば、宛先情報の参照に際して、参照者が登録した宛先情報が優先して表示されるので、利用したい宛先情報を容易に見つけることができ、特に複数人による画像通信装置の共用使用の環境において便利である。
【００４０】
請求項６の発明によれば、参照者が登録した宛先情報が他の宛先情報と区別して表示されるので、利用したい宛先情報を容易に見つけることができ、特に複数人による画像通信装置の共用使用の環境において便利である。
【００４１】
請求項７の発明によれば、電子メールの宛先情報に加えてファクシミリの宛先情報および画像情報の格納先情報を登録することができるので、登録情報を用いた多様な利用が可能になる。
【００４９】
請求項８の発明によれば、読み取った画像情報を所定の宛先に電子メールで送信する場合の送信履歴を記憶管理することができる。
【００５０】
すなわち、この種の電子メールにおいては、実際の送信者が不明のまま送信したり、送信した添付ファイルが送信後に削除されたりして、「誰が」「誰に」「いつ」「何を」送信したというような詳細な送信記録が従来は残らなかったが、請求項１５の発明によりこと不都合が解消された。
【００５１】
請求項９の発明によれば、電子メールの送信履歴を操作者の要求若しくは所定の条件に達した場合、例えば、規定数に達したり、指定時刻になった場合に、自動印刷することで、利用者は送信履歴の確認を確実に行うことができる。
【００５２】
請求項１０の発明によれば、認証した参照者が送信した電子メールの送信履歴が選択的に表示されるので、他の人の送信履歴が見えてしまうというセキュリティ上の問題は生じない。
【００５３】
請求項１１の発明によれば、送信履歴が所定の条件に達したことを条件に自動削除されるので、送信履歴に基づくセキュリティ上の問題は生じない。
【００５４】
請求項１２の発明によれば、宛先情報が不正である旨の通知を受けた場合、送信履歴から関係者を割り出して不正通知の転送を行うので、間違った宛先に電子メールを送信してしまう危険性を可及的に少なくすることができる。
【００５７】
請求項１３の発明によれば、添付情報が上限値に関して不正である旨の通知を受信した場合に、送信履歴から関係者を割り出して不正通知の転送を行うので、上限値を超えた情報を添付した電子メールを送信してしまう危険性を可及的に少なくすることができる。
【００５８】
請求項１４の発明によれば、連続して電子メールを送信する場合に、その都度操作者の認証を行う必要がなくなる。
【００５９】
請求項１５の発明によれば、規定条件に該当すると再度の操作者の認証が要求されるので、セキュリティの向上を図ることができる。
【００６０】
請求項１６の発明によれば、宛先情報が不正である旨の通知を受けた場合、予め登録されていた定型文が付加された不正通知が関係者に転送されるので、この不正通知の転送を受けた受信者は、不正通知の転送の理由を容易に把握することができる。
【００６１】
請求項１７の発明によれば、宛先情報が不正である旨の通知を受けた場合、この通知から特定箇所以外を削除された不正通知が関係者に転送されるので、この不正通知の転送によるセキュリティ上の問題は生じない。
【図面の簡単な説明】
【００６２】
【図１】図１は本発明の画像通信装置を用いて構成した画像通信システムの概略構成を示すシステム構成図である。
【図２】図２は、図１に示した画像形成装置の一構成例を示すブロック図である。
【図３】図３は、図１に示した画像形成装置の他の構成例を示すブロック図である。
【図４】図４は、図１に示した画像読取装置の一構成例を示すブロック図である。
【図５】実施例１でScan to e-mail機能を使用するためのユーザ登録情報の一例を示す図である。
【図６】図６は、実施例１でScan to e-mail機能を使用するための宛先登録情報の一例を示す図である。
【図７】図７は、各ユーザがログインした場合の宛先情報の表示例を示す図である。
【図８】図８は、実施例１における画像形成装置によるScan to e-mail機能を用いた電子メール送信処理を示すフローチャートである。
【図９】図９は、実施例１における画像形成装置によるScan to e-mail機能を用いた電子メール送信処理を示すフローチャートである。
【図１０】図１０は、実施例１における画像形成装置によるScan to e-mail機能を用いた電子メール送信処理を示すフローチャートである。
【図１１】図１１は、実施例１における画像形成装置によるScan to e-mail機能を用いた電子メール送信処理を示すフローチャートである。
【図１２】図１２は、実施例１における画像形成装置によるScan to e-mail機能を用いた電子メール送信処理を示すフローチャートである。
【図１３】図１３は、図２に示したアドレス帳格納部に登録されるアドレス帳の操作処理を示すフローチャートである。
【図１４】図１４は、図２に示したアドレス帳格納部に登録されるアドレス帳の操作処理を示すフローチャートである。
【図１５】図１５は、画像形成装置２０の送信履歴情報記憶部に記憶される送信履歴情報の一例を示す図である。
【図１６】図１６は、画像形成装置からscan to e-mail機能により送信された電子メールが宛先不正である場合の画像形成装置の動作を示すフローチャートである。
【図１７】図１７は、宛先電子メールアドレス不正のために受信したエラーメールおよびその転送メールの一例を示す図である。
【図１８】図１８は、画像形成装置からscan to e-mail機能により送信された電子メールが添付ファイルサイズエラーである場合の画像形成装置の動作を示すフローチャートである。
【図１９】図１９は、画像形成装置からscan to e-mail機能により送信された電子メールが添付ファイルサイズエラーである場合の画像形成装置の動作を示すフローチャートである。
【図２０】図２０は、実施例１でScan to e-mail機能を使用するための各ユーザの宛先登録情報の一例を示す図である。
【図２１】図２１は、実施例３における画像形成装置の動作を示すフローチャートである。
【図２２】図２１は、実施例３における画像形成装置の動作を示すフローチャートである。
【図２３】図２１は、実施例３における画像形成装置の動作を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００６３】
以下、本発明の一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。
【００６４】
図１は本発明の画像通信装置を用いて構成した画像通信システムの概略構成を示すシステム構成図である。
【００６５】
この画像通信システムは、複数のパーソナルコンピュータ１０−１〜１０−ｎと画像形成装置２０、画像読取装置３０をネットワーク４０に接続して構成される。
【００６６】
ここで、画像形成装置２０および画像読取装置３０は、本願発明に係わる電子メールを用いて画像を送信するscan to e-mail機能を備えた画像通信装置に対応し、パーソナルコンピュータ１０−１〜１０−ｎは、画像形成装置２０および画像読取装置３０からのscan to e-mail機能による画像送信の宛先となるものである。
【００６７】
図２は、図１に示した画像形成装置２０の一構成例を示すブロック図である。
【００６８】
この図２に示した画像形成装置２０は、画像読取装置部２１０と画像形成装置部２２０とが一体に構成され、画像読取装置部２１０には、画像読取部２１１が設けられ、画像形成装置部２２０には、インターフェース制御部２２１、データ制御部２２２、一時記憶部２２３、印刷機構部２２４、操作表示部２２５、アドレス帳格納部２２６が設けられる。
【００６９】
ここで、画像読取部２１１は、原稿を走査して原稿から画像データを読み取るものである。
【００７０】
インターフェース制御部２２１は、画像読取部２２１と接続されるとともに、ネットワーク４０を介してパーソナルコンピュータ１０−１〜１０−ｎ（以下、コンピュータ１０と総称する）と接続され、画像読取部２２１との間のデータの送受信およびコンピュータ１０との間のデータの送受信等を行う。
【００７１】
データ制御部２２２は、この画像形成装置２０における各種データ処理や各部間の処理の流れの制御等を行う。
【００７２】
一時記憶部２２３は、画像読取部２２１で読み取った画像データや印刷用に処理されたデータなどを一時的に保持するもので、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）等から構成される。
【００７３】
印刷機構部２２４は、一時記憶部２２３に一時的に保持された印刷用に処理されたデータに基づき用紙に印刷を行う機構部である。
【００７４】
操作表示部部２２５は、各種情報の表示および各種情報の操作入力を行うものであり、アドレス帳記格納部２２６は、scan to e-mail機能等を利用するための宛先情報等を含むアドレス帳が格納される。
【００７５】
この発明に係わるscan to e-mail機能を利用した画像通信においては、操作表示部２２５で入力された画像読取部２１１の操作者の識別番号およびパスワードに基づきデータ制御部２２２で操作者認証を行い、アドレス帳記格納部２２６に格納されたアドレス帳の宛先情報を用いて宛先が設定され、画像読取部２１１で読み取った画像データが添付された電子メールを作成して、この電子メールを宛先情報により特定される送信先のコンピュータ１０に送信する。この電子メールの送信者欄（From欄）には、上記操作者認証で認証された操作者情報が自動設定される。
【００７６】
ここでは、アドレス帳記格納部２２６に格納されたアドレス帳の宛先情報を用いてscan to e-mail機能による電子メールの宛先を設定したが、この電子メールの宛先を操作表示部２２５から直接入力して設定してもよい。この構成の場合は、アドレス帳記格納部２２６を画像形成装置部２２０に設けなくてもよい。
【００７７】
また、操作表示部２２５、アドレス帳記格納部２２６は、画像形成装置部２２０に代えて画像読取装置部２１０に設けるように構成してもよい。
【００７８】
また、図２においては、画像読取装置部２１０と画像形成装置部２２０とが一体に構成された画像形成装置２０を用いたが、画像読取装置部と画像形成装置部とを別体に構成してこれらをケーブルで接続した画像形成装置２０を用いてもよい。
【００７９】
図３は、図１に示した画像形成装置２０の他の構成例を示すブロック図である。
【００８０】
この図３に示した画像形成装置２０は、画像読取装置部２３０と画像形成装置部２４０とが別体に構成され、画像読取装置部２３０と画像形成装置部２４０とがケーブル２５０で接続される。
【００８１】
ここで、画像読取装置部２３０には、画像読取部２３１、データ制御部２３２、一時記憶部２３３、インターフェース制御部２３４が設けられ、画像形成装置部２４０には、インターフェース制御部２４１、データ制御部２４２、一時記憶部２４３、印刷機構部２４４、操作表示部２４５、アドレス帳格納部２４６が設けられる。
【００８２】
ここで、画像読取部２３１は、原稿を走査して原稿から画像データを読み取るものである。
【００８３】
データ制御部２３２は、この画像読取装置部２３０における各種データ処理や各部間の処理の流れの制御等を行う。
【００８４】
一時記憶部２３３は、画像読取部２３１で読み取った画像データなどを一時的に保持するもので、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）等から構成される。
【００８５】
インターフェース制御部２３４は、画像形成装置部２４０との間のデータの送受信を制御する。
【００８６】
画像形成装置部２４０は、図２に示した画像形成装置部２２０と同様に構成される。すなわち、画像形成装置部２４０のインターフェース制御部２４１は、画像読取装置部２３０と接続されるとともに、ネットワーク４０を介してコンピュータ１０と接続され、画像読取装置部２３０との間のデータの送受信およびコンピュータ１０との間のデータの送受信等を行う。
【００８７】
データ制御部２４２は、この画像読取装置部２３０における各種データ処理や各部間の処理の流れの制御等を行う。
【００８８】
一時記憶部２４３は、画像読取部２３１で読み取った画像データや印刷用に処理されたデータなどを一時的に保持するもので、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）等から構成される。
【００８９】
印刷機構部２４４は、一時記憶部２４３に一時的に保持された印刷用に処理されたデータに基づき用紙に印刷を行う機構部である。
【００９０】
操作表示部部２２５は、各種情報の表示および各種情報の操作入力を行うものであり、アドレス帳記格納部２２６は、scan to e-mail機能等を利用するための宛先情報等を含むアドレス帳が格納される。
【００９１】
図４は、図１に示した画像読取装置３０の一構成例を示すブロック図である。
【００９２】
この図４に示す画像読取装置３０には、画像読取部３０１、データ制御部３０２、一時記憶部３０３、インターフェース制御部３０４、操作表示部３０５、アドレス帳格納部３０６が設けられている。
【００９３】
ここで、画像読取部３０１は、原稿を走査して原稿から画像データを読み取るものである。
【００９４】
データ制御部３０２は、この画像読取装置３０における各種データ処理や各部間の処理の流れの制御等を行う。
【００９５】
一時記憶部３０３は、画像読取部３０１で読み取った画像データなどを一時的に保持するもので、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）等から構成される。
【００９６】
インターフェース制御部３０４は、ネットワーク４０を介してコンピュータ１０と接続され、コンピュータ１０との間のデータの送受信等を行う。
【００９７】
操作表示部部３０５は、各種情報の表示および各種情報の操作入力を行うものであり、アドレス帳記格納部３０５は、scan to e-mail機能等を利用するための宛先情報等を含むアドレス帳が格納される。
【００９８】
この図４に示す画像読取装置３０にも、scan to e-mail機能が設けられており、この画像読取装置３０は単独で、画像読取部３０１で読み取った画像データが添付された電子メールを作成して送信することができる。
【００９９】
すなわち、この画像読取装置３０においては、操作表示部３０５で入力された操作者の識別番号およびパスワードに基づきデータ制御部３０２で操作者認証を行い、アドレス帳記格納部３０６に格納されたアドレス帳の宛先情報を用いて宛先が設定され、画像読取部３０１で読み取った画像データが添付された電子メールを作成して、この電子メールを宛先情報により特定される送信先のコンピュータ１０に送信することができる。この電子メールの送信者欄（From欄）には、上記操作者認証で認証された操作者情報が自動設定される。
【０１００】
この構成においても、この電子メールの宛先を操作表示部２２５から直接入力して設定してもよい。この構成の場合は、アドレス帳記格納部２２６を設けなくてもよい。
【０１０１】
以下、この発明に係わる画像通信装置の具体的な実施例について説明する。
【実施例１】
【０１０２】
図２に示した画像形成装置２０のアドレス帳格納部２２６若しくは、図３に示した画像形成装置２０のアドレス帳格納部２４６若しくは、図４に示した画像読取装置３０のアドレス帳格納部３０６に登録されたアドレス帳の宛先情報を用いて宛先を設定してscan to e-mail機能による画像通信を行う場合であって、画像形成装置２０若しくは画像読取装置３０が複数人により共用使用される場合は、アドレス帳も複数人で共用使用されることになり、この場合、共用使用する人は誰でもアドレス帳に登録されている宛先情報、例えば、登録されている電子メールアドレス、ファクシミリ番号、会社名、個人名等を見ることができ、セキュリティ上好ましくない。
【０１０３】
また、この場合、他の人が登録した宛先情報も表示されるために自分が送信したい宛先を容易に探すことができない。
【０１０４】
更に、他の人が登録した宛先を選択して送信した時、電子メールアドレスが間違っている場合が有り、他にも自分が送信しようとしている宛先と他の人が登録している宛先が同姓同名だったような場合、間違って他の人が登録した意図しない宛先に発信してしまう場合がある。
【０１０５】
そこで、実施例１では、宛先は個人管理とし、自分がアドレス帳に登録した宛先のみを参照・使用できるように構成される。
【０１０６】
なお、以下の説明においては、図２に示した画像形成装置２０を用いる場合について示すが、図３に示した画像形成装置２０若しくは、図４に示した画像読取装置３０を用いる場合も同様である。
【０１０７】
図５は、実施例１でScan to e-mail機能を使用するためのユーザ登録情報の一例を示す図である。
【０１０８】
このユーザ登録情報は、操作表示部２２５による操作入力により、アドレス帳格納部２２６に登録される。図５においては、ユーザ識別情報（ユーザＩＤ）が「６７８９０」であり、ユーザ認証のためのパスワード（Password）が「５４３２」であり、このユーザの電子メールアドレス（e-mail address）が（aaa@def.co.jp）である場合を示している。 
図６は、実施例１でScan to e-mail機能を使用するための宛先登録情報の一例を示す図である。
【０１０９】
この宛先登録情報も、操作表示部２２５による操作入力により、アドレス帳格納部２２６に登録される。図６においては、宛先情報が「ＬＭＮ（株）会社Ｇｈｉさん」であり、その電子メールアドレス（e-mail address）は（Ghi.jk@lmn.co.jp）であり、ファクシミリ番号（Ｆａｘ番号）が「0x-123-456」であり、添付ファイルの上限値が「３ＭＢ」であることを示している。 
以下、次の条件でScan to e-mail機能による電子メールを送信する場合の動作について説明する。
【０１１０】
１）Scan to e-mail機能を使用する場合および、アドレス帳を操作（閲覧・登録・削除・編集）する場合にユーザ認証を必要とする。
【０１１１】
２）アドレス帳の操作時に認証済の場合、続けてScan to e-mail機能を使用する場合には、Scan to e-mail機能を使用するために再認証は不要とする。
【０１１２】
３）「Scan to e-mail機能により１件の電子メールを送信済」、「所定時間（この実施例では３０秒の間）操作表示部２２５で操作がない場合」、「操作表示部２２５で終了ボタンが押された場合」にユーザ認証を解除する。
【０１１３】
４）操作者が予め登録済の図５に示したユーザ登録情報で認証を行い、予め登録済の図６に示した宛先登録情報の宛先にScan to e-mail機能による電子メールを送信する。
【０１１４】
５）画像形成装置２０の電子メールアドレスはprn01@def.co.jpとする。
【０１１５】
６）認証（ログイン）時、予め登録されたＩＤ／パスワードと一致していればログイン成功と判定し、機能の使用や情報の閲覧を許可するが、不一致の場合はログイン失敗と判定し、機能の使用や情報の閲覧を許可しない。
【０１１６】
なお、実施例１では、操作者の画像形成装置２０への認証（ログイン）の手法を操作表示部２２５でＩＤおよびパスワードを入力するようにしたが、その他の手法を用いても良い。例えば、セキュリティカードのような個人を識別できる情報が格納されたカードを画像形成装置２０に読み込ませる（接触方式でも非接触方式でも可）手法によってもよい。
【０１１７】
この場合、セキュリティを強化するためにカードを読み込ませた上で更に操作表示部２２５でパスワードを入力させてもよい。その他には例えば、予めユーザの指紋登録をしておき、指紋を読み込ませることで認証（ログイン）とする手法をとってもよい。その他には例えば、ＵＳＢメモリ内に個人を識別する情報を格納しておき、ＵＳＢメモリを画像形成装置２０にセットすることで認証（ログイン）する手法によってもよい。
【０１１８】
この場合、セキュリティを強化するため、ＵＳＢメモリをセットした上で更にパスワードを入力させるとか、ＵＳＢメモリをセットした上で更に指紋を読み込ませる、というように上記の手法を組合せて実施してもよい。
【０１１９】
また、セキュリティを重視せず、単純に操作者が誰かを知るための目的であれば、パスワード無しでＩＤもしくはユーザ名のみでログインを行い使用できるようにすればよい。また、セキュリティを重視する場合はパスワード入力や指紋による認証が必要である。使い勝手とセキュリティは相反するため、ユーザ認証手法は、ユーザの使用環境に応じて決めればよい。
【０１２０】
図７は、各ユーザがログインした場合に操作表示部２２５に表示される宛先情報の一例を示す図である。
【０１２１】
この実施例１において、操作表示部２２５に表示される宛先情報は、「宛先」と「付属情報」を含み、図７（Ａ）には、Ａさんがログインした場合に操作表示部２２５に表示される宛先情報の一例を示し、図７（Ｂ）には、Ｂさんがログインした場合に操作表示部２２５に表示される宛先情報の一例を示し、図７（Ｃ）には、Ｃさんがログインした場合に操作表示部２２５に表示される宛先情報の一例を示し、図７（Ｄ）には、Ｄさんがログインした場合に操作表示部２２５に表示される宛先情報の一例を示す。
【０１２２】
図８乃至図１２は、実施例１における画像形成装置２０によるScan to e-mail機能を用いた電子メール送信処理を示すフローチャートである。
【０１２３】
この処理が開始されると、まず、操作表示部２２５でScan to e-mail機能が選択されたかが調べられる（ステップ８０１）。ここで、Scan to e-mail機能が選択されていない場合は（ステップ８０１でＮＯ）、ステップ８０１に戻り、Scan to e-mail機能が選択されるのを待つが、ステップ８０１で、Scan to e-mail機能が選択されたと判断されると（ステップ８０１でＹＥＳ）、操作表示部２２５にScan to e-mail機能を使用するための認証画面が表示される（ステップ８０２）。
【０１２４】
この認証画面においては、ユーザの識別情報（ＩＤ）とパスワードの入力を求めるメッセージを表示される。次に、上記認証画面においてＩＤとパスワードが入力されたかが調べられ（ステップ８０３）、ＩＤとパスワードが入力されていない場合は（ステップ８０３でＮＯ）、所定の時間以内（この実施例では３０秒以内）に操作表示部２２５でキー操作があるかが調べられ（ステップ８０６）、３０秒以内にキー操作があると（ステップ８０６でＹＥＳ）、ステップ８０３に戻るが、３０秒以内にキー操作がないと（ステップ８０６でＮＯ）、Scan to e-mail機能を選択する元の画面表示になり（ステップ８０６）、ステップ８０１に戻る。
【０１２５】
ステップ８０３で、ＩＤとパスワードが入力されたと判断された場合は（ステップ８０３でＹＥＳ）、まず、この入力されたＩＤが予め登録されたＩＤ、すなわち、図５に示したＩＤと一致するかが調べられ（ステップ８０４）、一致すると判断されると（ステップ８０４でＹＥＳ）、次に、入力されたパスワードが、予め登録されたパスワード、すなわち、図５に示したパスワードと一致するかが調べられ（ステップ８０５）、一致すると判断されると（ステップ８０５でＹＥＳ）、図９のステップ８１１に進む。
【０１２６】
なお、ステップ８０４で、ＩＤが一致しないと判断されると（ステップ８０４でＮＯ）、操作表示部２２５にＩＤが正しくない旨の表示を行って（ステップ８０８）、所定時間（この実施例では１５秒）経過すると（ステップ８１０でＹＥＳ）、ステップ８０１に戻る。
【０１２７】
また、ステップ８０５で、パスワードが一致しないと判断されると（ステップ８０５でＮＯ）、操作表示部２２５にパスワードが正しくない旨の表示を行って（ステップ８０９）、所定時間（この実施例では１５秒）経過すると（ステップ８１０でＹＥＳ）、ステップ８０１に戻る。
【０１２８】
図９のステップ８１１では、Scan to e-mail機能により送信する電子メールの送信者欄（From欄）に、ステップ８０２の認証画面で認証された認証者の電子メールアドレス、すなわち、図５に示したユーザの電子メールアドレスaaa@def.co.jpとこの画像形成装置２０の電子メールアドレスはprn01@def.co.jpを書き込む。
【０１２９】
そして、操作表示部２２５に、このScan to e-mail機能による電子メールの送信設定画面を表示する。
【０１３０】
この電子メールの送信設定画面ではキー操作による直接入力により宛先の設定ができるが、この実施例１では、アドレス帳記格納部２２６に格納されたアドレス帳を用いて宛先を設定する場合は示しているので、まず、所定の時間以内（この実施例では３０秒以内）に操作表示部２２５でキー操作があるかが調べられ（ステップ８１３）、３０秒以内にキー操作があると判断されると（ステップ８１３でＹＥＳ）、次に、操作表示部２２５でこのScan to e-mail機能による電子メールの送信を終了することを示す図示しない終了ボタンが押されたかが調べられ（ステップ８１４）、ここで、終了ボタン（終了キー）が押されていないと判断されると（ステップ８１４でＮＯ）、次に、操作表示部２２５で宛先表示が選択されたかを調べる（ステップ８１５）。
【０１３１】
ここで、宛先表示が選択されていない場合は（ステップ８１５でＮＯ）、ステップ８１３に戻るが、ステップ８１５で宛先表示が選択されたと判断されると（ステップ８１５でＹＥＳ）、現在認証されているユーザが登録した宛先、すなわち、図７（Ａ）に示すユーザＡがアドレス帳記格納部２２６のアドレス帳に登録した宛先を操作表示部２２５に表示する（ステップ８１６）。
【０１３２】
次に、所定の時間以内（この実施例では３０秒以内）に操作表示部２２５でキー操作があるかが調べられ（ステップ８１７）、３０秒以内にキー操作があると判断されると（ステップ８１７でＹＥＳ）、次に、終了ボタンが押されたかが調べられ（ステップ８１８）、ここで、終了ボタンが押されていないと判断されると（ステップ８１８でＮＯ）、次に、操作表示部２２５に表示されたアドレス帳から宛先が選択されたかが調べられる（ステップ８１９）。
【０１３３】
ここで、宛先が選択されていない場合は（ステップ８１９でＮＯ）、ステップ８１７に戻るが、ステップ８１９で宛先が選択されたと判断されると（ステップ８１９でＹＥＳ）、選択された宛先、この場合は、図７に示すLmn株式会社のGhi課長の電子メールアドレスGhi.jk@lmn.co.jpとRst会社のPPP Managerの電子メールアドレスPPP@rst.co.jpをこのScan to e-mail機能により送信する電子メールの宛先欄（To欄）にセットし（ステップ８２０）、図１０のステップ８２３に進む。
【０１３４】
なお、ステップ８１３で３０秒以内にキー操作がされないと判断された場合（ステップ８１３でＮＯ）、ステップ８１４で終了ボタンが押されたと判断された場合（ステップ８１４でＹＥＳ）、ステップ８１７で３０秒以内にキー操作がされないと判断された場合（ステップ８１７でＮＯ）、ステップ８１８で終了ボタンが押されたと判断された場合（ステップ８１８でＹＥＳ）のいずれかの場合は、現在の認証を解除して認証をロックした後（ステップ８２１）、Scan to e-mail機能により送信する電子メールの送信者欄（From欄）をクリアして（ステップ８２２）、図８のステップ８０１に戻る。 
図１０のステップ８２３では、所定の時間以内（この実施例では３０秒以内）に操作表示部２２５でキー操作があるかが調べられ（ステップ８２３）、３０秒以内にキー操作があると判断されると（ステップ８２３でＹＥＳ）、次に、終了ボタンが押されたかが調べられ（ステップ８２４）、ここで、終了ボタンが押されていないと判断されると（ステップ８２４でＮＯ）、次に、Scan to e-mail機能によリ送信する原稿の画像読取部２１１による走査の開始を指示する操作表示部２２５に設けられた図示しないScanボタンが押されたかを調べる（ステップ８２５）。
【０１３５】
ここで、Scanボタンが押されたと判断されると（ステップ８２５でＹＥＳ）、画像読取部２１１による原稿の走査（Scan）を開始し（ステップ８２６）、次に、この原稿の走査が完了したかを調べ（ステップ８２７）、走査が完了していない場合は（ステップ８２７でＮＯ）、ステップ８２６に戻り、原稿の走査を続けるが、ステップ８２７で、原稿の走査が完了したと判断されると（ステップ８２７でＹＥＳ）、画像読取部２１１で読み取った原稿データのサイズと図６で各宛先に対応して設定した添付ファイル上限値（添付ファイルサイズ上限値）とを比較する（ステップ８２８）。
【０１３６】
このステップ８２８の比較により、画像読取部２１１で読み取った原稿データのサイズが図６で各宛先に対応して設定した添付ファイル上限値、すなわち３ＭＢより大きい場合は（ステップ８２９でＹＥＳ）、図１１のステップ８３２に進む。
【０１３７】
また、ステップ８２８の比較により、画像読取部２１１で読み取った原稿データのサイズが図６で各宛先に対応して設定した添付ファイル上限値すなわち３ＭＢより小さい場合は（ステップ８２９でＮＯ）、図１２のステップ８４１に進む。
【０１３８】
なお、ステップ８２３で３０秒以内にキー操作がされないと判断された場合（ステップ８２３でＮＯ）、ステップ８２４で終了ボタンが押されたと判断された場合（ステップ８２４でＹＥＳ）のいずれかの場合は、現在の認証を解除して認証をロックした後（ステップ８３０）、Scan to e-mail機能により送信する電子メールの送信者欄（From欄）をクリアして（ステップ８３１）、図８のステップ８０１に戻る。 
図１１のステップ８３２では、画像読取部２１１で読み取った原稿データの解度を変更するか、原稿データ（ファイル）を分割するかの選択画面を操作表示部２２５に表示する。
【０１３９】
そして、この選択画面で 所定の時間以内（この実施例では３０秒以内）に操作表示部２２５でキー操作があるかが調べられ（ステップ８３３）、３０秒以内にキー操作があると判断されると（ステップ８３３でＹＥＳ）、次に、解像度変更が選択されたかが調べられる（ステップ８３４）。ここで、解像度変更が選択されたと判断されたとすると（ステップ８３４でＹＥＳ）、この解像度を変更したファイルを表示し（ステップ８３５）、この変更した解像度を承認した場合は（ステップ８３６でＹＥＳ）、図１２のステップ８４１へ進む。
【０１４０】
なお、ここでの解像度の変更は、例えば３００dpiとかの解像度を選択させて再度原稿画像を走査して読み取るようにしてもよいが、ステップ８２６の原稿の走査に際に、解像度を変えて数種類の走査ファイルを保管しておくようにしてもよい。例えば、６００dpi、４００dpi、３００dpi、２００dpiで走査したファイルを画像形成装置２０に保管しておき、６００dpiデ走査したファイルを送ろうとしたが、ステップ８２９で上限値３ＭＢより大きいと判断された場合、画像形成装置２０は、４００dpi、３００dpi、２００dpiで走査したデータのファイルサイズと予め設定されている添付ファイルの上限値３ＭＢとを比較して、３ＭＢ以下で最も解像度が高い走査nファイルを選択する。ここで、例えば、３００dpiの画像データが前記条件に該当した場合、ステップ８３５では、「３００dpiで走査したファイルを送信しますか？」というようなメッセージを表示する。ここで「ＯＫ」が選択されると図１２のステップ８４１へ進む。
【０１４１】
また、ステップ８３４で解像度変更が選択されていないと判断された場合（ステップ８３４でＮＯ）若しくはステップ８３６で変更した解像度では承認できない場合は（ステップ８３６でＮＯ）、ファイル分割が選択されたかが調べられる（ステップ８３７）。ここで、ファイル分割が選択されたと判断された場合は（ステップ８３７でＹＥＳ）、図１２のステップ８４１へ進む。
【０１４２】
ここでのファイル分割は、添付ファイルのサイズが上限値３ＭＢを超えないように、例えば、２．８ＭＢと１．５ＭＢの２つに分割するもので、この場合は、受信側で、分割したファイルを復元させるためのファイルとともに同じ宛先に複数の電子メールに添付して送付する。例えば１件目の電子メールに２．８ＭＢのファイル、２件目の電子メールに１．５ＭＢのファイルと復元用ファイルを添付して電子メールを２通送信する。分割したファイルを復元する必要が無い場合は復元用ファイルは送付しなくてよい。この場合、例えば、１件目の電子メールに１ページ目と２ページ目の画像データを添付し、２件目の電子メールに３ページ目と４ページ目の画像データを添付して送信する。
【０１４３】
なお、ステップ８３７でファイル分割が選択されていないと判断されると（ステップ８３７でＮＯ）、次に、終了ボタンが押されたかが調べられ（ステップ８３８）、ここで、終了ボタンが押されていないと判断されると（ステップ８３８でＮＯ）、ステップ８３３に戻る。
【０１４４】
また、ステップ８３４で解像度変更が選択されたと判断されたとすると（ステップ８３４でＹＥＳ）、この解像度を変更したファイルを表示し（ステップ８３５）、この変更した解像度でよい場合は（ステップ８３６でＹＥＳ）、図１２のステップ８４１へ進む。
【０１４５】
なお、ステップ８３３で３０秒以内にキー操作がされないと判断された場合（ステップ８３３でＮＯ）、ステップ８３８で終了ボタンが押されたと判断された場合（ステップ８３８でＹＥＳ）のいずれかの場合は、現在の認証を解除して認証をロックした後（ステップ８３９）、Scan to e-mail機能により送信する電子メールの送信者欄（From欄）をクリアして（ステップ８４０）、図８のステップ８０１に戻る。 
図１２のステップ８４１では、図９のステップ８１１で、送信者欄（From欄）に、ステップ８０２の認証画面で認証された認証者の電子メールアドレスおよびこの画像形成装置２０の電子メールアドレスが書き込まれ、図９のステップ８２０で宛先欄（To欄）に宛先がセットされたScan to e-mail機能による電子メールが送信される（ステップ８４１）。
【０１４６】
そしてこの電子メールの送信が完了すると（ステップ８４２でＹＥＳ）、この電子メールの送信者欄（From欄）の情報と関連付けた送信履歴情報を画像形成装置２０の図示しない送信履歴情報記憶部に記録して管理する（ステップ８３４）。
【０１４７】
この送信履歴情報記憶部に記録して管理する送信履歴情報は、管理者の印刷要求に応じて表示、印刷できるようにしてもよいし、予め決められた日時に自動印刷するようにしてもよい。また、予め決められた件数に達したら自動印刷するようにしてもよい。
【０１４８】
また、セキュリティや利便性を考慮してＡさんが画像形成装置２０にログイン（認証）してScan to e-mailの送信履歴情報の印刷を指示すると、Ａさんが送信した履歴のみを表示、印刷できるようにしてもよい。
【０１４９】
また、その場合でも上位管理者権限を持った管理者が画像形成装置にログイン（認証）した場合は、送信者を限定しない全送信履歴が表示、印刷されるようにしてもよく、また、電子に添付して送信したファイルも一緒に画像形成装置２０内の記憶装置もしくは外部記憶装置（例えばサーバに転送してサーバ内の特定フォルダに格納する等）に記憶してもよい。その際、画像nデータにファイル名がない場合には、日付＋Scan時間＋ファイル形式に応じた拡張子というようにファイル名を付加してScan to e-mail送信履歴情報に記載し、送信したファイルも保管しておけば誰が、いつ、誰に、何を送信したか、送信履歴管理できる。
【０１５０】
なお、上記送信履歴情報は、一定時間経過後とか一定件数に達した後に自動的に削除するようにしてもよい。例えば、３０日後に削除する設定の場合、1月１９日に送信した電子メールの履歴は、２月１８日になると送信履歴管理情報から削除され、関連付けて保存されていた１月１９日に送信したファイルも削除される。２０件に達したら削除する設定の場合は、１月１９日に送信したScan to e-mailが最新の履歴の２０件の中に入っている間は履歴が保存されるが、送信履歴の新しい順で２１件目になった時に、送信履歴管理情報から削除され、関連付けて保存されていた１月１９日に送信したファイルも削除される。
【０１５１】
ステップ８４３で送信履歴情報の記憶が行われると、Scan to e-mail機能により送信した電子メールの送信者欄（From欄）をクリアし（ステップ８４４）、その後、現在の認証を解除して認証をロックして（ステップ８４５）、図８のステップ８０１に戻る。
【０１５２】
なお、この実施例において、ステップ８４５の送信者欄（From欄）のクリアは、送信者欄（From欄）に記載されたaaa@def.co.jpとprn01@def.co.jpを削除するが、prn01@def.co.jpは残してaaa@def.co.jpのみ削除しても良い。
【０１５３】
また、この実施例においては、図９のステップ８２０の段階で誰が（現在の認証者）で、誰に送付するかわかっているので、現在の認証者と送信先に応じて予め登録しておいた署名と定型文を電子メールに自動的に付加するようにしてもよい。例えば、署名（会社名／部署名／名前／電話番号／FAX番号／e-mailアドレス）は宛先問わずに共通、定型文（「○○会社△△部  □□です。いつもお世話になっております。」等）は宛先に応じた文が自動的に付加されるようにしてもよい。
【０１５４】
図１３乃至図１４図は、図２に示したアドレス帳格納部２２６に登録されるアドレス帳の操作処理を示すフローチャートである。
【０１５５】
この処理が開始されると、まず、操作表示部２２５でアドレス帳が選択されたかを調べる（ステップ９０１）。ここで、アドレス帳が選択されてない場合は（ステップ９０１でＮＯ）、ステップ９０１に戻るが、ステップ９０１で、アドレス帳が選択されたと判断されると（ステップ９０１でＹＥＳ）、操作表示部２２５にアドレス帳の操作の認証画面が表示される（ステップ９０２）。
【０１５６】
この認証画面は、図８のステップ８０２で示した認証画面と同様に、ユーザの識別情報（ＩＤ）とパスワードの入力が行われる。次に、所定の時間以内（この実施例では３０秒以内）に操作表示部２２５でキー操作があるかが調べられ（ステップ９０３）、３０秒以内にキー操作があると（ステップ９０３でＹＥＳ）、次に、上記認証画面においてＩＤとパスワードが入力されたかが調べられ（ステップ９０４）、ここで、ＩＤとパスワードが入力されていない場合は（ステップ９０４でＮＯ）、ステップ９０３に戻るが、ＩＤとパスワードが入力されたと判断された場合は（ステップ９０４でＹＥＳ）、まず、この入力されたＩＤが予め登録されたＩＤ、すなわち、図５に示したＩＤと一致するかが調べられ（ステップ９０５）、一致すると判断されると（ステップ９０５でＹＥＳ）、次に、入力されたパスワードが、予め登録されたパスワード、すなわち、図５に示したパスワードと一致するかが調べられ（ステップ９０６）、一致すると判断されると（ステップ９０６でＹＥＳ）、認証ユーザが登録したアドレスリスト、この場合は、ユーザがＡであるので、図７（Ａ）に示したアドレスリストを操作表示部２２５に表示し（ステップ９０７）、図１４のステップ９１２に進む。
【０１５７】
なお、ステップ９０３で、３０秒以内にキー操作がないと（ステップ９０３でＮＯ）、アドレス帳を選択する元の画面表示になり（ステップ９０８）、ステップ９０１に戻る。
【０１５８】
また、ステップ９０５で、ＩＤが一致しないと判断されると（ステップ９０５でＮＯ）、操作表示部２２５にＩＤが正しくない旨の表示を行って（ステップ９０９）、所定時間（この実施例では１５秒）経過すると（ステップ９１１でＹＥＳ）、ステップ９０１に戻る。
【０１５９】
また、ステップ９０６で、パスワードが一致しないと判断されると（ステップ９０６でＮＯ）、操作表示部２２５にパスワードが正しくない旨の表示を行って（ステップ９１０）、所定時間（この実施例では１５秒）経過すると（ステップ９１１でＹＥＳ）、ステップ９０１に戻る。
【０１６０】
図１４のステップ９１２では、所定の時間以内（この実施例では３０秒以内）に操作表示部２２５でキー操作があるかが調べられ、３０秒以内にキー操作があると（ステップ９１２でＹＥＳ）、次に、終了ボタンが押されたかが調べられる（ステップ９１３）。ここで、終了ボタンが押されていないと判断されると（ステップ９１３でＮＯ）、次に、操作表示部２２５でScan to e-mail機能が選択されたかが調べられる（ステップ９１４）。ここで、Scan to e-mail機能が選択された場合は（ステップ９１４でＹＥＳ）、図９のステップ８１１に進み、前述したScan to e-mail機能を用いた電子メール送信処理が実行される。
【０１６１】
これは、アドレス帳を操作して３０秒以上キー操作しない時間を置かずにScan to e-mail機能を選択した場合には、再度認証しないで（同じアカウントで）Scan to e-mailを使用可能なことを意味する。すなわち、図１３に示すように、アドレス帳操作時には認証（もしくはログイン）が必要であり、図６に示すような宛先情報をアドレス帳に登録した場合、画像形成装置２０は、その登録者（アドレス帳の登録したときに認証もしくはログインした人のＩＤ）を記憶しておき、再度の認証を省略している。
【０１６２】
ステップ９１４でScan to e-mail機能が選択されていない場合は（ステップ９１４でＮＯ）、次に、アドレス帳追加が選択されたかが調べられる（ステップ９１５）。ここで、アドレス帳追加が選択された場合は（ステップ９１５でＹＥＳ）、次に、所定の時間以内（この実施例では３０秒以内）に操作表示部２２５でキー操作があるかが調べられ（ステップ９２０）、ここで、３０秒以内にキー操作があると（ステップ９２０でＹＥＳ）、アドレス帳追加処理が完了するのを待ち（ステップ９２１でＮＯ）、アドレス帳追加処理が完了すると（ステップ９２１でＹＥＳ）、ステップ９１２に戻る。
【０１６３】
また、ステップ９１５でアドレス帳追加が選択されていないと判断された場合は（ステップ９１５でＮＯ）、次に、アドレス帳削除が選択されたかが調べられる（ステップ９１６）。ここで、アドレス帳削除が選択された場合は（ステップ９１６でＹＥＳ）、次に、所定の時間以内（この実施例では３０秒以内）に操作表示部２２５でキー操作があるかが調べられ（ステップ９２２）、ここで、３０秒以内にキー操作があると（ステップ９２２でＹＥＳ）、アドレス帳削除処理が完了するのを待ち（ステップ９２２でＮＯ）、アドレス帳削除処理が完了すると（ステップ９２２でＹＥＳ）、ステップ９１２に戻る。
【０１６４】
また、ステップ９１６でアドレス帳削除が選択されていないと判断された場合は（ステップ９１６でＮＯ）、次に、アドレス帳編集が選択されたかが調べられる（ステップ９１７）。ここで、アドレス帳編集が選択されていない場合は（ステップ９１７でＮＯ）、ステップ９１２に戻るが、アドレス帳編集が選択されている場合は（ステップ９１７でＹＥＳ）、次に、所定の時間以内（この実施例では３０秒以内）に操作表示部２２５でキー操作があるかが調べられ（ステップ９１８）、ここで、３０秒以内にキー操作があると（ステップ９１８でＹＥＳ）、アドレス帳編集処理が完了するのを待ち（ステップ９１９でＮＯ）、アドレス帳編集処理が完了すると（ステップ９１９でＹＥＳ）、ステップ９１２に戻る。
【０１６５】
なお、ステップ９２０で３０秒以内にキー操作がされないと判断された場合（ステップ９２０でＮＯ）、ステップ９２２で３０秒以内にキー操作がされないと判断された場合（ステップ９２２でＮＯ）、ステップ９１８で３０秒以内にキー操作がされないと判断された場合（ステップ９１８でＮＯ）のいずれかの場合は、ステップ９０２の認証画面での認証をクリアし（ステップ９２４）、図１３のステップ９０１に戻る。
【０１６６】
図１５は、図１２のステップ８４３で記録される画像形成装置２０の送信履歴情報記憶部に記憶される送信履歴情報の一例を示す図である。
【０１６７】
この送信履歴情報には、図１５に示すように、scan to e-mail機能により送信された各電子メールに対応して、その宛先（To）の電子メールアドレス、送信者（From）の電子メールアドレス、その電子メールを送信した送信機（画像形成装置２０）の電子メールアドレス、送信日時、添付ファイルの内容、送信結果が記憶される。
【０１６８】
図１６は、画像形成装置２０からscan to e-mail機能により送信された電子メールが宛先不正である場合の画像形成装置２０の動作を示すフローチャートである。
【０１６９】
ここでは、図５に示したユーザ登録を行った電子メールアドレスがaaa@def.co.jpのＡさんが、画像形成装置２０の電子メールアドレスprn01@def.co.jpを使って、図６に示した宛先情報の登録を行った宛先に対して、Scan to e-mail機能による電子メールを送信した場合であって、図６に示した宛先情報の電子メールアドレスGhi.jk@lmn.co.jpが、図７に示すように、電子メールアドレスがaaa@def.co.jpのＡさん、電子メールアドレスがbbb@def.co.jp）のＢさん、電子メールアドレスがddd@def.co.jpのＤさんのアドレス帳に登録している場合について説明する。
【０１７０】
画像形成装置２０は、まず、電子メール（e-mail）を受信したかを調べ（ステップ１００１）、ここで、電子メール受信と判断されると（ステップ１００１でＹＥＳ）、この受信した電子メールの本文に電子メールアドレスの不正を示す特定の文字列、例えば、”User Unknown”等の予め画像形成装置２０内に登録している特定の文字列が含まれているかどうかを判定する（ステップ１００２）。
【０１７１】
なお、電子メールアドレス不正時のエラーメッセージに含まれる文字列は、図示しない電子メール転送装置の種類によって異なるので、複数機種の主要エラーメッセージ（例えばInvalid User、e-mail address errorなど）を予め記憶させておいて電子メールアドレス不正のエラーを幅広く検知できるようにしておくのがよい。電子メール転送装置によってはエラーコード（数字）が記載された電子メールが返信される可能性も有るため、電子メールアドレス不正に該当するエラーコードも画像形成装置２０に記憶させておいて電子メールアドレス不正の判断に用いてもよい。
【０１７２】
ステップ１００２で、受信した電子メールに予め画像形成装置２０内に登録している特定の文字列からなるエラーメッセージが含まれていると判断された場合は（ステップ１００２でＹＥＳ）、宛先不正になった電子メールアドレスを抽出する。
【０１７３】
図１７（Ａ）は、宛先電子メールアドレス不正のために受信したエラーメールの一例を示す図である。このエラーメールにおいては、エラーメールの本文に”User Unknown”の電子メールアドレスの不正を示す特定の文字列が含まれており、この特定の文字列が画像形成装置２０に予め記憶しておいたアドレス不正と判定する文字列と一致するので、ステップ１００２では、特定の文字列が含まれている宛先電子メールアドレス不正と判定する。そして、ステップ１００３では、図１７のOriginal e-mailのTo欄から、宛先不正になった電子メールアドレスは、Ghi.jk@lmn.co.jpであると抽出する。
【０１７４】
なお、宛先が複数の場合は上記手段では特定できないため、宛先が複数の場合、その中でどの宛先がアドレス不正か判断できる手段を備える必要がある。
【０１７５】
例えば、３人宛てにScan to e-mail機能を用いた電子メールを送付して、電子メールアドレスGhi.jk@lmn.co.jp宛てはアドレス不正で届かず、その他の２名には届いたという場合、アドレスが不正でエラーになったのがGhi.jk@lmn.co.jp宛てであることを特定できる方法を備えておく。
【０１７６】
例えば、エラーメールの付帯情報から判断するとか、電子メール転送装置毎のエラーメッセージの特徴から”Reason: Ghi.jk@lmn.co.jp...User Unknown”の文字列が有る場合は、”Reason:”と”User Unknown”の間に記載された電子メールアドレスを不正アドレスと判断する等、エラーメールの付帯情報やエラーメッセージの特徴から判断しやすい手段を取ればよいが、この場合、電子メール転送装置の種類に依存しない方法の方が望ましく、また、電子メール転送装置に依存する方法の場合は複数の主要な電子メール転送装置の特徴を把握して幅広い機種に対応できるほうが望ましい。
【０１７７】
図１６に戻り、ステップ１００４では、ステップ１００３で抽出した電子メールアドレスで、この画像形成装置２０内のアドレス帳格納部２２６に格納されたアドレス帳の宛先データを検索し、この宛先不正となった電子メールアドレスを登録した人の電子メールアドレスを抽出する（ステップ１００５）。この場合、図７から、宛先不正となった電子メールアドレスGHi.jk@lmn.co.jpを登録した人の電子メールアドレスとしては、aaa@def.co.jp、bbb@def.co.jp、ddd@def.co.jpが抽出される。
【０１７８】
次に、この受信したエラーメールに係わるScan to e-mail機能による電子メール送信時の送信者欄（From欄）の電子メールアドレスを抽出する（ステップ１００６）。図１７（Ａ）の例ではOriginal Message内のFrom欄からaaa@def.co.jp、 prn01@def.co.jpを抽出する。
【０１７９】
そして、ステップ１００６で抽出した電子メールアドレスからこの画像形成装置２０の電子メールアドレスprn01@def.co.jp以外の電子メールアドレスを抽出する（ステップ１００７）。この場合は、電子メールアドレスaaa@def.co.jp、 prn01@def.co.jpの中からaaa@def.co.jpが抽出される。
【０１８０】
次に、ステップ１００７で抽出した電子メールアドレスは、ステップ１００５で抽出したこの宛先不正となった電子メールアドレスを登録した人の電子メールアドレスのみかの判断を行う（ステップ１００８）。
【０１８１】
ここで、ステップ１００７で抽出した電子メールアドレスがステップ１００５で抽出したこの宛先不正電子メールアドレスを登録した人の電子メールアドレスのみの場合は（ステップ１００８でＹＥＳ）、ステップ１００１に戻る。
【０１８２】
また、ステップ１００８で、ステップ１００７で抽出した電子メールアドレスにステップ１００５で抽出したこの宛先不正電子メールアドレスを登録した人の電子メールアドレス以外が含まれている場合は（ステップ１００８でＮＯ）、図１７（Ａ）に示したエラーメールから不要部分を削除し（ステップ１００９）、この不要部分を削除したエラーメールに電子メール不正を警告する（アドレス間違いを警告する）文を付加し（ステップ１０１０）、この不要部分が削除され、警告文が付加されたエラーメールを、ステップ１００５で抽出した電子メールアドレスの中でこの宛先不正電子メールアドレスを登録した人以外の電子メールアドレス宛て、この場合は、Ｂさん、Ｄさん宛てに転送し（ステップ１０１０）、この処理を終了する。
【０１８３】
なお、ステップ１００８では、ステップ１００７で抽出した電子メールアドレスがステップ１００５で抽出したこの宛先不正電子メールアドレスを登録した人の電子メールアドレスのみの場合は（ステップ１００８でＹＥＳ）、ステップ１００１に戻るようにしたが、これは、この宛先不正電子メールアドレスを登録した人、すなわちＡさん宛てには、既に電子メール転送装置から直接、図１７（Ａ）に示すエラーメールが発信されていることから、この実施例では改めて転送メールを転送しないようにするためである。
【０１８４】
図１７（Ｂ）は、図１７（Ａ）に示すエラーメールから不要部分を削除するとともに、アドレス間違いを警告する文を付加した転送メールの一例を示したものである。
【０１８５】
図１７（Ｂ）に示した転送メールにおいては、図１７（Ａ）に示したエラーメールから本文と添付ファイルが削除され、例えば「GHi.jk@lmn.co.jpのアドレスは間違っている可能性が有ります。ご確認ください」というような予め画像形成装置２０に登録しておいた定型文が付加される。
【０１８６】
ここで、図１７（Ａ）に示すエラーメールからの本文と添付ファイルの削除は、このエラーメールが他の人に転送されるため、情報漏えい／セキュリティ／プライバシーの観点から問題があるとされたためであり、また、本文や添付ファイルが付加されたまま送付した場合は、受信するコンピュータ１０や図示しないメールサーバの記憶領域や通信負荷に影響するためである。なお、Subject（タイトル）に関してもセキュリティやプライバシー上問題が有る場合は、削除してもよい。またCcの電子メールアドレスも、上記観点から削除してもよい。
【０１８７】
また、ここで、転送メールを転送する理由は、いつ、誰が、誰に送信した電子メールが宛先電子メールエラーになったことを通知することにあるため、本文、添付ファイル、Subject、Cc等の情報を削除しても影響はない。
【０１８８】
また、警告文を付加する理由は、エラーメールをそのまま転送してもメッセージが英文だったり、場合によってはエラーコード（数字）だったりする場合も想定されるため、日本語で補足する文章を付加する方が受取った人が理解しやすいためである。
【０１８９】
図１８乃至図１９は、画像形成装置２０からscan to e-mail機能により送信された電子メールが添付ファイルサイズエラーである場合の画像形成装置２０の動作を示すフローチャートである。
【０１９０】
図１６では、Scan to e-mail機能を用いた電子メールの宛先電子メールアドレスが不正の場合にそのエラーメールを、同じ宛先でアドレス帳に登録している人々にも転送して情報展開するフローの一例を示したが、図１８乃至図１９では同様の方法で、Scan to e-mail機能を用いて送信した電子メールが添付ファイルサイズが大きいためにエラーになった場合にそのエラーメールを、同じ宛先に対して、エラーになった今回の添付ファイルサイズの上限値と同じ値もしくはそれよりも大きいサイズを上限値としてアドレス帳に登録している人々にも転送して情報展開する場合を示す。
【０１９１】
ここでは、図５に示したユーザ登録を行った電子メールアドレスがaaa@def.co.jpのＡさんが、画像形成装置２０の電子メールアドレスprn01@def.co.jpを使って、図６に示した宛先情報の登録を行った宛先に対して、Scan to e-mail機能による電子メールを送信した場合であって、図６に示した宛先情報の電子メールアドレスGhi.jk@lmn.co.jpe-mailは正しいが、この電子メールを受信するメールサーバ側で受信可能な添付ファイルのサイズの上限値を２ＭＢまでと制限している場合で、電子メールアドレスがaaa@def.co.jpのＡさん、電子メールアドレスがbbb@def.co.jp）のＢさん、電子メールアドレスがddd@def.co.jpのＤさんのアドレス帳に、図２０に示すように、電子メールアドレスGhi.jk@lmn.co.jpe-mailの宛先情報について添付ファイルのサイズの上限値が３ＭＢ、２ＭＢ、５ＭＢと、それぞれ登録さだれている場合について説明する。
【０１９２】
画像形成装置２０は、まず、電子メール（e-mail）を受信したかを調べ（ステップ１１０１）、ここで、電子メール受信と判断されると（ステップ１１０１でＹＥＳ）、この受信した電子メールの本文に添付ファイルのサイズが大きいことを示す特定の文字列が含まれているかどうかにより、添付ファイルサイズエラーを判定する（ステップ１１０２）。
【０１９３】
例えば、”File Size Over”という文字列をこの画像形成装置２０が予め検索用キーワードとして記憶している場合は、”File Size Over”の文字列が受取った電子メールの本文内に有るかどうか検索し、有る場合は添付したファイルサイズが大きかったと判定して（ステップ１１０２でＹＥＳ）、ステップ１１０３に進む。
【０１９４】
この場合も、添付ファイルサイズエラー時にエラーメールに記述される文字列は電子メール転送装置の種類によって異なるので、複数機種の主要エラーメッセージ（例えばFile Size Error, Too Bigなど）を予め記憶させておいてファイルサイズエラーを幅広く検知できるようにしておくのがよい。
【０１９５】
また、電子メール転送装置によってはエラーコード（数字）が記載されて電子メールで返信される可能性も有るため、添付ファイルサイズエラーに該当するエラーコードも画像形成装置２０に記憶させておいて添付ファイルサイズエラーの判断に用いてもよい。
【０１９６】
ステップ１１０３では、添付ファイルサイズエラーになった電子メールアドレスを抽出する。この電子メールアドレスの抽出は、図１６のフローチャートと同様に、エラーメールのOriginal e-mailのTo欄から添付ファイルサイズエラーになった電子メールアドレスを抽出する（ステップ１１０３）。
【０１９７】
ここで、Scan to e-mail機能を用いた電子メールの宛先電子メールアドレスが複数ある場合は、図１６のフローチャートと同様に、複数の宛先の中で添付ファイルサイズエラーになった宛先電子メールアドレスを抽出する。
【０１９８】
ステップ１１０４では、ステップ１１０３で抽出した電子メールアドレスで、この画像形成装置２０内のアドレス帳格納部２２６に格納されたアドレス帳の宛先データを検索すし、この宛先不正となった電子メールアドレスを登録した人の電子メールアドレスとその添付ファイル上限値を抽出する（ステップ１１０５）。この場合、図７から、添付ファイルサイズエラーとなった電子メールアドレスGHi.jk@lmn.co.jpを登録した人の電子メールアドレスとしては、aaa@def.co.jp、bbb@def.co.jp、ddd@def.co.jpが抽出され、それぞれの添付ファイルの上限値は、図２０から３ＭＢ、２ＭＢ、５ＭＢと抽出される。
【０１９９】
次に、この受信したエラーメールに係わるScan to e-mail機能による電子メール送信時の送信者欄（From欄）の電子メールアドレスを抽出する（ステップ１１０６）。この場合は、エラーメールのOriginal Message内のFrom欄からaaa@def.co.jp、 prn01@def.co.jpを抽出する。
【０２００】
そして、ステップ１１０６で抽出した電子メールアドレスからこの画像形成装置２０の電子メールアドレスprn01@def.co.jp以外の電子メールアドレスを抽出する（ステップ１１０７）。この場合は、電子メールアドレスaaa@def.co.jp、 prn01@def.co.jpの中からaaa@def.co.jpが抽出される。
【０２０１】
次に、ステップ１１０７で抽出した電子メールアドレスの該当添付ファイルの上限値、すなわち、ＡさんのGhi.jk@lmn.co.jp宛ての添付ファイル上限値を抽出する（ステップ１１０８）。この場合は、Ghi.jk@lmn.co.jp宛ての添付ファイル上限値は、３ＭＢとして抽出される。
【０２０２】
そして、ステップ１１０７で抽出した電子メールアドレスは、ステップ１００５で抽出したこの添付ファイルサイズエラーとなった電子メールアドレスを登録した人の電子メールアドレスのみかの判断を行う（ステップ１１０９）。
【０２０３】
ここで、ステップ１１０７で抽出した電子メールアドレスがステップ１１０５で抽出したこ添付ファイルサイズエラー電子メールアドレスを登録した人の電子メールアドレスのみの場合は（ステップ１１０９でＹＥＳ）、ステップ１１０１に戻る。
【０２０４】
また、ステップ１１０９で、ステップ１１０７で抽出した電子メールアドレスにステップ１１０５で抽出したこの添付ファイルサイズエラー電子メールアドレスを登録した人の電子メールアドレス以外が含まれている場合は（ステップ１００８でＮＯ）、ステップ１１０５で抽出した電子メールアドレスの添付ファイルの各上限値は、ステップ１１０８で抽出した添付ファイルの上限値の範囲内か、と同じ若しくは大きいかを調べる（ステップ１１１０）。
【０２０５】
ここでは、Ｂさんが設定した電子メールGhi.jk@lmn.co.jp宛ての添付ファイルの上限値２ＭＢは、ステップ１１０８で抽出した添付ファイルの上限値３ＭＢより小さいので（ステップ１１１０でＮＯ）、ステップ１１１２に進み、ステップ１１０５で抽出した電子メールアドレスが他にもあるかを調べる。ここでは、Ｄさんの電子メールアドレスddd@def.co.jpがあるので（ステップ１１１２でＹＥＳ）、ステップ１１１０に戻り、Ｄさんが設定した電子メールGhi.jk@lmn.co.jp宛ての添付ファイルの上限値５ＭＢは、ステップ１１０８で抽出した添付ファイルの上限値３ＭＢの範囲内かを調べる。ここでは、Ｄさんが設定した電子メールGhi.jk@lmn.co.jp宛ての添付ファイルの上限値５ＭＢは、ステップ１１０８で抽出した添付ファイルの上限値３ＭＢより大きいので（ステップ１１１０でＮＯ）、ステップ１１０５で抽出したＤさんの電子メールアドレスddd@def.co.jpをエラーメールの転送先アドレスとして設定し（ステップ１１１１）、ステップ１１１２に進む。
【０２０６】
ステップ１１１２で、ステップ１１０５で抽出した電子メールアドレスが他にないと判断されると（ステップ１１１２でＮＯ）、図１９のステップ１１１３に進む。
【０２０７】
図１９のステップ１１１３では、ステップ１１０１で受信したと判断したエラーメールから不要部分を削除し、添付ファイルの上限値に関する警告文を付加し（ステップ１１１４）、このエラーメールをステップ１１１１で設定した転送先アドレス、ここでは、Ｄさんの電子メールアドレスddd@def.co.jpに転送し（ステップ１１１５）、この処理を終了する。
【０２０８】
なお、ステップ１１１３でエラーメールから不要部分を削除する理由は、図１６のステップ１００９と同様に、情報漏えい／セキュリティ／プライバシーの観点から問題があるとされたためであり、また、本文や添付ファイルが付加されたまま送付した場合は、受信するコンピュータ１０や図示しないメールサーバの記憶領域や通信負荷に影響するためである。
【０２０９】
また、警告文を付加する理由は、エラーメールをそのまま転送してもメッセージが英文だったり、場合によってはエラーコード（数字）だったりする場合も想定されるため、日本語で補足する文章を付加する方が受取った人が理解しやすいためである。ここで付加する警告文は、例えば、「現在の添付ファイル上限値ではファイルサイズエラーになる可能性が有ります。ご確認ください」というような警告文で、この警告文は、予め画像形成装置２０に登録しておいてエラーメールに添付する。
【実施例２】
【０２１０】
実施例２においては、１台の画像形成装置２０に対してアドレス帳を複数の人で共用して使用する場合について説明する。
【０２１１】
すなわち、実施例１においては同じ宛先についても操作者個人ごとにアドレス帳に登録していたが、実施例２においては誰かがある宛先をアドレス帳に登録しておけば他の操作者もその宛先を使って発信することができる。
【０２１２】
例えば、図６に示した宛先登録情報の例のように、宛先情報がアドレス帳に登録されていて、以前に、Ａさん、Ｂさん、ＣさんがScan to e-mailを図６に示した宛先情報に送信したことがあるとし、今回、Ａさんが図６に示した宛先(Ghi.jk@lmn.co.jp)にScan to e-mail機能を用いて画像形成装置２０から電子メールを送信したが、この電子メールアドレスGhi.jk@lmn.co.jpが間違っていたとした場合の動作を例にして以下に説明する。このScan to e-mailを送信する画像形成装置２０の電子メールアドレスはprn01@def.co.jpである。
【０２１３】
この場合の画像形成装置２０の処理は、図８乃至図１２に示した処理と同様である。ただし、実施例１では、図９のステップ８１６で、現在登録されているユーザが登録した宛先が選択的に表示されるが、実施例２では、１台の画像形成装置２０に対してアドレス帳を複数の人で共用して使用するので、アドレス帳の全データが表示される。
【０２１４】
すなわち、ＡさんがScan to e-mail機能の使用を選択すると（ステップ８０１でＹＥＳ）、画像形成装置２０はＩＤとパスワードの入力を求め（ステップ８０２）、ＩＤとパスワードが入力されると（ステップ８０３でＹＥＳ）、この入力されたＩＤが予め登録されたＩＤ、すなわち、図５に示したＩＤ（６７８９０）と一致するかが調べられ（ステップ８０４）、一致すると判断されると（ステップ８０４でＹＥＳ）、次に、入力されたパスワードが、予め登録されたパスワード、すなわち、図５に示したパスワード（５４３２）と一致するかが調べられ（ステップ８０５）、一致すると判断されると（ステップ８０５でＹＥＳ）、本機能を使用可能となり、宛先選択表示を行うと（ステップ８１５でＹＥＳ）、アドレス帳の全データが表示される。
【０２１５】
なお、画像形成装置２０は、Scan to e-mailのFrom欄にＡさんのe-mailアドレス（aaa@def.co.jp）と画像形成装置のe-mailアドレス（prn01@def.co.jp）を設定する（ステップ８１１）。また、Ａさんは、ステップ８１２で表示されたScan to e-mailの送信設定画面で、カラー／モノクロ選択・解像度指定等送信画像を走査するための各種設定を行い、Scan to e-mailの送信指示を行う。その後の動作は、図１０のステップ８２６以降と同じである。
【０２１６】
画像形成装置２０は、送信者（Scan to e-mail送信者の認証ＩＤ）、送信先、送信日時、送信ファイル等の図１５に示したような送信履歴情報を記録しておく。
【０２１７】
Ａさんが図６に示した宛先(Ghi.jk@lmn.co.jp)にScan to e-mail機能を用いて画像形成装置２０から電子メールを送信したが、この電子メールアドレスGhi.jk@lmn.co.jpが間違っていたとした場合の動作は図１６に示したフローチャートの処理と同様である。
【０２１８】
すなわち、画像形成装置２０は、エラーメールを受信すると、このエラーメールが宛先エラーかどうかを判断する。この宛先エラーかどうかの判断は図１６で説明した判断と同様である。
【０２１９】
図１６で、宛先エラーであると判断された場合は（ステップ１００２でＹＥＳ）、記憶している送信履歴から、過去にGhi.jk@lmn.co.jpの宛先にScan to e-mail送信したことがある操作者の電子メールアドレスを検索して抽出する（ステップ１００７）。
【０２２０】
ここで、Ａさん以外にいなければ（ステップ１００８でＹＥＳ）、エラーメールを転送しないが、Ａさん以外にいる場合には（ステップ１００８でＮＯ）、エラーメールの転送を行う。そのエラーメールの転送動作は、図１６のステップ１００９以降と同様である。
【０２２１】
すなわち、エラーメールから不要部分を削除し（ステップ１００９）、「Ghi.jk@lmn.co.jpのe-mailアドレスは変更されている可能性が有ります。ご確認ください」というような定型文を付加して（ステップ１０１０）、このエラーメールを転送する。
【０２２２】
なお、ここで、Ghi.jk@lmn.co.jpの宛先にScan to e-mail機能による電子メールを送信した履歴を検索するときに（ステップ１００４）、“過去○ヶ月以内に“とか条件を付加して検索してもよい。
【０２２３】
また、画像形成装置２０からscan to e-mail機能により送信された電子メールが添付ファイルサイズエラーである場合の画像形成装置２０の動作は、図１８乃至図１９に示したフローチャートの処理と同様である。
【０２２４】
すなわち、ＡさんがScan to e-mailを用いた電子メールを画像形成装置２０から送信すると、画像形成装置２０は、送信者（Scan to e-mail送信者の認証ＩＤ）、送信先、送信日時、送信ファイル、添付ファイルサイズの上限値設定情報等の送信履歴情報を記録しておく。
【０２２５】
画像形成装置２０は、エラーメールを受信すると、このエラーメールがファイルサイズエラーかどうかを判断する。このファイルサイズエラーかどうかの判断は、図１８に示した判断と同様である。
【０２２６】
図１８で、ファイルサイズエラーと判断されると（ステップ１１０２でＹＥＳ）、過去にGhi.jk@lmn.co.jp宛てに今回と同じ添付ファイルサイズ上限値もしくは今回よりも大きい添付ファイルサイズ上限値の設定で送信した操作者のe-mailアドレスを過去の送信履歴情報から検索して抽出する（ステップ１１０８）。
【０２２７】
ここで、Ａさん以外にいなければ（ステップ１１０９）、エラーメールを転送しないが、Ａさん以外にいる場合には（ステップ１１０９でＮＯ）、エラーメールの転送を行う。伝送を転送する。そのエラーメールの転送動作は、図１９のステップ１１１３以降と同様である。
【０２２８】
すなわち、エラーメールから不要部分を削除し（ステップ１１１３）、「宛先:Ghi.jk@lmn.co.jp宛、添付ファイル上限値：３ＭＢ、の設定ではエラーになる可能性が有ります。ご確認ください」というような定型文を付加して（ステップ１１１４）、このエラーメールを転送する。
【０２２９】
なお、ここでも、Ghi.jk@lmn.co.jpの宛先にScan to e-mail機能による電子メールを送信した履歴を検索するときに（ステップ１１０４）、“過去○ヶ月以内に“とか条件を付加して検索してもよい。
【実施例３】
【０２３０】
実施例３においては、画像形成装置２０を連続して使用する場合の動作について説明する。
【０２３１】
すなわち、実施例１、実施例２では、画像形成装置２０を１回使用するごとに認証もしくはログインを必要とし、この場合、セキュリティは高いが、連続で使用する場合には各機能を使用する毎に認証もしくはログインしないといけない煩わしさがある。
【０２３２】
そこで、実施例３においては、コピー、スキャン、ファックス各機能のいずれかの使用回数をそれぞれ１回とカウントし、認証後に連続使用回数入力を操作者に求め、入力された回数だけ機能を実行可能としている。
【０２３３】
図２１乃至２３は、実施例３における画像形成装置２０の動作を示すフローチャートである。
【０２３４】
この処理が開始されると、まず、操作表示部２２５でコピー（ＣＯＰＹ）／スキャン（Ｓｃａｎ）／ファックス（ＦＡＸ）のいずれかの機能が選択されたかが調べられる（ステップ２１０１）。ここで、ＣＯＰＹ／Ｓｃａｎ／ＦＡＸのいずれの機能も選択されていない場合は（ステップ２１０１でＮＯ）、ステップ２１０１に戻るが、ＣＯＰＹ／Ｓｃａｎ／ＦＡＸのいずれかの機能が選択されていると判断されると（ステップ２１０１でＹＥＳ）、次に、選択されたのはScan to e-mailかを調べる（ステップ２１０２）。
【０２３５】
ここで、選択されたのはScan to e-mailでない場合は（ステップ２１０２でＮＯ）、ステップ２１０４に進むが、選択されたのがScan to e-mailであると判断された場合は（ステップ２１０４でＹＥＳ）、フラグ＝１をセットし（ステップ２１０３）、ステップ２１０４に進む。
【０２３６】
ステップ２１０４では、認証画面を表示する。この認証画面では、ユーザの識別情報（ＩＤ）とパスワードの入力を求めるメッセージを表示される。
【０２３７】
次に、上記認証画面においてＩＤとパスワードが入力されたかが調べられ（ステップ２１０５）、ＩＤとパスワードが入力されたと判断された場合は（ステップ２１０５でＹＥＳ）、この入力されたＩＤが予め登録されたＩＤ、すなわち、図５に示したＩＤと一致するかが調べられ（ステップ２１０６）、一致すると判断されると（ステップ２１０６でＹＥＳ）、次に、入力されたパスワードが、予め登録されたパスワード、すなわち、図５に示したパスワードと一致するかが調べられ（ステップ２１０７）、一致すると判断されると（ステップ２１０７でＹＥＳ）、一致したＩＤから操作者の電子メールアドレスを抽出する（ステップ２１０８）。例えば、図５に示すユーザ登録の例では、ユーザのＩＤ（６７８９０）が入力された場合、電子メールアドレスaaa@def.co.jpが抽出される。
【０２３８】
ステップ２１０８の電子メールの抽出後、図２２のステップ２１１４に進む。
【０２３９】
なお、ステップ２１０５で、ＩＤとパスワードが入力されていないと判断された場合は（ステップ２１０５でＮＯ）、所定の時間（この実施例では３０秒）経過したしたかが調べられ（ステップ２１０９）、３０秒経過していないと（ステップ２１０９でＮＯ）、ステップ２１０５に戻り、ＩＤとパスワードが入力されたかを調べるが、３０秒経過したと判断されると（ステップ２１０９でＹＥＳ）、ステップ２１０３で設定したフラグをクリアし（ステップ２１１３）、ステップ２１０１に戻る。これは認証画面のまま長時間放置されて他の人が画像形成装置２０を使えなくなることを防ぐためのタイムアウト処理を意味する。
【０２４０】
また、ステップ２１０６で、入力されたＩＤが予め登録されたＩＤと一致しないと判断されると（ステップ２１０６でＮＯ）、操作表示部２２５にＩＤが正しくない旨の表示を行って（ステップ２１１０）、ステップ２１１２に進む。
【０２４１】
また、ステップ２１０７で、入力されたパスワードが予め登録されたパスワードと一致しないと判断されると（ステップ２１０７でＮＯ）、操作表示部２２５にパスワードが正しくない旨の表示を行って（ステップ２１１１）、ステップ２１１２に進む。
【０２４２】
ステップ２１１２では、所定時間（この実施例では１５秒）経過するのを待って（ステップ２１１２ＹＥＳ）、ステップ２１０３で設定したフラグをクリアし（ステップ２１１３）、ステップ２１０１に戻る。
【０２４３】
図２２のステップ２１１４では、連続使用回数の入力画面を表示する（ステップ２１１４）。次に、この連続使用回数の入力画面で入力が有るかを調べ（ステップ２１１５）、入力が有ると（ステップ２１１５でＹＥＳ）、入力された数値を記憶し（ステップ２１１６）、ステップ２１０１で選択された機能の設定画面を表示する（ステップ２１１７）。
【０２４４】
ステップ２１１８では、新たに機能が選択されたかを調べる。ここで、新たに機能が選択されていないと判断されると（ステップ２１１８でＮＯ）、図２３のステップ２１２５に進むが、新たに機能が選択されたと判断されると（ステップ２１１８でＹＥＳ）、この新たに選択された機能の設定画面を表示する（ステップ２１１８）。このステップ２１１８、ステップ２１１９の処理は、例えばステップ２１０１でScan to e-mailを選択したが、ＦＡＸを使うように変更したい場合等に有効であり、ステップ２１１８でＦＡＸを選択したと判断された場合は、ステップ２１１９でＦＡＸの設定画面が表示され、ＦＡＸを実行することができる。
【０２４５】
ステップ２１２０では、ステップ２１１８で選択された機能はScan to e-mailかを調べる（ステップ２１２０）。ここで、選択された機能がScan to e-mailでないと判断された場合は（ステップ２１２０でＮＯ）、図２３のステップ２１２５に進む。
【０２４６】
また、ステップ２１２０で、選択された機能がScan to e-mailであると判断された場合は（ステップ２１２０でＹＥＳ）、フラグ＝１かを調べ（ステップ２１２１）、フラグ＝１である場合は（ステップ２１２１でＹＥＳ）、図２３のステップ２１２５に進むが、フラグ＝１でない場合は（ステップ２１２１でＮＯ）、フラグ＝１をセットし（ステップ２１２２）、図２３のステップ２１２５に進む。
【０２４７】
また、ステップ２１１５で、入力無しと判断された場合は（ステップ２１１５でＮＯ）、所定の時間（この実施例では３０秒）経過したしたかが調べられ（ステップ２１２３）、３０秒経過していないと（ステップ２１２３でＮＯ）、次に終了ボタンが押されたかが調べられ（ステップ２１２４）、終了ボタンが押されていないと判断された場合は（ステップ２１２４でＮＯ）、ステップ２１１５に戻る。
【０２４８】
また、ステップ２１２３で３０秒経過したと判断された場合（ステップ２１２３でＹＥＳ）若しくはステップ２１２４で終了ボタンが押されたと判断された場合は（ステップ２１２４でＹＥＳ）、図２３のステップ２１３４に進む。
【０２４９】
図２３のステップ２１２５では、フラグ＝１かを調べる。ここで、フラグ＝１でない場合は（ステップ２１２５でＮＯ）、ステップ２１２７に進むが、フラグ＝１であると判定された場合は（ステップ２１２５でＹＥＳ）、Scan to e-mailのFrom欄にステップ２１０８で抽出した電子メールアドレスと画像形成装置２０の電子メールアドレスとをセットしステップ２１２７に進む。 
ステップ２１２７では、所定の時間（この実施例では３０秒）経過したしたかが調べられ、３０秒経過していないと（ステップ２１２７でＮＯ）、次に終了ボタンが押されたかが調べられ（ステップ２１２８）、終了ボタンが押されていないと判断された場合は（ステップ２１２８でＮＯ）、ステップ２１２９に進む。
【０２５０】
ステップ２１２９では、ＣＯＰＹ／Ｓｃａｎ／ＦＡＸ機能の実行完了したかが調べられる。ここで、ＣＯＰＹ／Ｓｃａｎ／ＦＡＸ機能の実行完了したと判断された場合は（ステップ２１２９でＹＥＳ）、ＣＯＰＹ／Ｓｃａｎ／ＦＡＸ機能による送信、使用履歴を記録紙（ステップ２１３０）、ステップ２１２６で記憶された数値（記憶回数）から１減算し（ステップ２１３１）、次に、使用回数＝０かが調べられる（ステップ２１３２）。
【０２５１】
ここで、記憶回数＝０であると（ステップ２１３２）、ステップ２１３４に進む。ステップ２１３４では、フラグ＝１とScan to e-mailのFrom欄にセットした電子メールアドレスと記憶回数をクリアし、認証をロックして（ステップ２１３４）、この処理を終了する。
【０２５２】
また、ステップ２１２９で、ＣＯＰＹ／Ｓｃａｎ／ＦＡＸ機能の実行が完了していないと判断された場合（ステップ２１２９でＮＯ）若しくはステップ２１３２で記憶回数＝０でないと判断された場合は（ステップ２１３２でＮＯ）、図２２のステップ２１１８に進む。
【０２５３】
なお、図２２のステップ２１２３で、３０秒経過すると（ステップ２１２３でＹＥＳ）、図２３のステップ２１３４に進むようにしているのは、長時間放置されて画像形成装置２０が次の人に使えなくなることを防止するためと、別の人が現在認証されている人のＩＤで操作することを防止するためである。
【０２５４】
また、図２２のステップ２１２４で、終了ボタンが押されると（ステップ２１２４でＹＥＳ）、図２３のステップ２１３４に進むようにしているのは、処理を途中で止めたいと思ったときに、終了ボタンを押すことで止めることができるようにするためである。
【０２５５】
図２１乃至図２３の動作により、１度の認証（もしくはログイン）で画像形成装置２０の機能を複数回使用することが可能となる。なお、図２１乃至図２３に示したように、使用回数を先に入力する方式ではなくて、機能を１回使用した後に「続けて使用しますか？  Yes or No」という表示を行い、Yesを選択するともう１度使用可能とする方法にしても良い。
【０２５６】
以上が本発明の代表的な実施形態の一例であるが、本発明は、上記実施例及び図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。
【符号の説明】
【０２５７】
１０、１０−１〜１０−ｎ    パーソナルコンピュータ
２０    画像形成装置
３０    画像読取装置
４０    ネットワーク
２１０    画像読取装置部
２１１    画像読取部
２２０    画像形成装置部
２２１    インターフェース制御部
２２２    データ制御部
２２３    一時記憶部
２２４    印刷機構部
２２５    操作表示部
２２６    アドレス帳格納部
２３０    画像読取装置部
２３１    画像読取部
２３２    データ制御部
２３３    一時記憶部
２３４    インターフェース制御部
２４０    画像形成装置部
２４１    インターフェース制御部
２４２    データ制御部
２４３    一時記憶部
２４４    印刷機構部
２４５    操作表示部
２２６    アドレス帳格納部
２５０    ケーブル
３０１    画像読取部
３０２    データ制御部
３０３    一時記憶部
３０４    インターフェース制御部
３０５    操作表示部
３０６    アドレス帳格納部３０６
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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