(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
通話音声の録音データを生成する録音手段を有する複数の電話端末を備える電話システムであって、
前記電話端末は、
前記録音データを識別するためのデータ識別情報と当該録音データが格納されている前記電話端末を特定する格納先情報とが対応付けられたインデックス情報と、前記録音データと、を記憶する記憶手段と、
前記録音手段による前記録音データの生成処理に応じて、生成された前記録音データの前記データ識別情報及び前記格納先情報を、他の前記電話端末に対して送信し、他の前記電話端末から受信した前記データ識別情報及び前記格納先情報を、前記記憶手段の前記インデックス情報に追加するインデックス更新手段と、を備え、
前記インデックス情報には、全ての前記電話端末に格納されている前記録音データに関する前記データ識別情報及び前記格納先情報が記憶されている電話システム。
【請求項２】
前記電話端末は、
前記録音データの再生指示に応じて、前記インデックス情報を参照し、再生を指示された前記録音データを格納する他の前記電話端末から前記録音データを読み出し、当該録音データを再生する再生手段をさらに備える請求項１に記載の電話システム。
【請求項３】
前記電話端末は、
ユーザからの削除指示に応じて、前記インデックス情報を参照し、削除を指示された前記録音データを格納する他の前記電話端末に対して、当該録音データの削除を指示する削除指示手段をさらに備える請求項１又は２に記載の電話システム。
【請求項４】
前記電話端末は、
前記録音データを削除した場合、前記録音データを削除したことを、他の前記電話端末に通知する削除通知手段をさらに備える請求項１〜３のいずれか一項に記載の電話システム。
【請求項５】
前記削除通知手段は、前記録音データを削除したことに加えて、削除した前記録音データに対応する前記データ識別情報及び前記格納先情報を、他の前記電話端末に通知し、
前記インデックス更新手段は、前記削除通知手段により通知された前記データ識別情報及び前記格納先情報を、前記インデックス情報から削除する請求項４に記載の電話システム。
【請求項６】
前記録音手段は、生成した録音データを、自端末の番号及び種別の少なくとも一方に応じて決定される他の前記電話端末の前記記憶手段に格納する請求項１〜５のいずれか一項に記載の電話システム。
【請求項７】
前記再生手段は、自端末の番号及び種別の少なくとも一方に応じて、再生を指示された前記録音データの再生処理の実行を制限する請求項２に記載の電話システム。
【請求項８】
前記電話端末は、他の前記電話端末の前記削除指示手段から削除指示を受けた場合、削除を指示された前記録音データの通話条件に応じて、削除を指示された前記録音データを削除する請求項３に記載の電話システム。
【請求項９】
複数の電話端末と接続された電話端末であって、
通話音声の録音データを生成する録音手段と、
前記録音データを識別するためのデータ識別情報と当該録音データが格納されている前記電話端末を特定する格納先情報とが対応付けられたインデックス情報と、前記録音データと、を記憶する記憶手段と、
前記録音手段による前記録音データの生成処理に応じて、生成された前記録音データの前記データ識別情報及び前記格納先情報を、他の前記電話端末に対して送信し、他の前記電話端末から受信した前記データ識別情報及び前記格納先情報を、前記記憶手段の前記インデックス情報に追加するインデックス更新手段と、を備え、
前記インデックス情報には、全ての前記電話端末に格納されている前記録音データに関する前記データ識別情報及び前記格納先情報が記憶されている電話端末。
【請求項１０】
通話音声の録音データを生成する録音手段と記憶手段とを有する複数の電話端末を備える電話システムの制御方法であって、
一の前記電話端末の前記録音手段による前記録音データの生成処理に応じて、生成された前記録音データを識別するためのデータ識別情報と当該録音データが格納されている前記電話端末を特定する格納先情報を、他の前記電話端末に対して送信し、
他の前記電話端末から送信された前記データ識別情報を前記格納先情報に対応付けて、一の前記電話端末の前記記憶手段にインデックス情報として追加し、
前記インデックス情報には、全ての前記電話端末に格納されている前記録音データに関する前記データ識別情報及び前記格納先情報が記憶されている電話システムの制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電話システム、電話端末、及び電話システムの制御方法に関し、特に通話音声の録音機能を有する電話システム、電話端末、及び電話システムの制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
交換機で通話音声の録音を行うためには、交換機側に高価なボイスメール装置を接続したり、交換機端末（電話端末等）に録音装置を接続したりする必要があった。しかし、近年、交換機端末としてＰＣ（Personal Computer）が利用されるようになり、録音装置を接続しなくても、ＰＣにおいて録音処理を実行することができる。
【０００３】
ＰＣにおいて録音処理をする場合、通話音声を録音した録音ファイルは、録音処理を実行したＰＣ内のメモリに格納される。そのため、ある交換機端末で録音された録音ファイルを他の交換機端末から参照することが難しかった。
【０００４】
そこで、録音ファイルを格納しておく専用サーバを用意して、各交換機端末で録音された録音ファイルを当該専用サーバに格納することによって、各交換機端末において、他の交換機端末で録音された録音ファイルを参照することが可能となる。
【０００５】
特許文献１には、複数の電話端末と、通話録音管理装置と、を備える通話録音システムが開示されている。通話録音システムは、各電話端末に通話録音データを蓄積させ、全ての通話録音データの管理情報を通話録音管理装置に蓄積させる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００３−２０４３９７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、各交換機端末において、他の交換機端末で録音された録音ファイルを参照するためには、録音ファイルを格納しておく専用サーバや、管理情報を蓄積する通話録音管理装置が別途必要になる。そのため、交換機及び電話端末のみを備える一般的な電話システムに比べてコストがかかってしまうという問題があった。
【０００８】
本発明はこのような問題を解決するためになされたものであり、低コストで他の交換機端末で録音された録音ファイルを参照できる電話システム、電話端末、及び電話システムの制御方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明にかかる電話システムは、通話音声の録音データを生成する録音手段を有する複数の電話端末を備える電話システムであって、前記電話端末は、  前記録音データを識別するためのデータ識別情報と当該録音データが格納されている前記電話端末を特定する格納先情報とが対応付けられたインデックス情報と、前記録音データと、を記憶する記憶手段と、前記録音手段による前記録音データの生成処理に応じて、生成された前記録音データの前記データ識別情報及び前記格納先情報を、他の前記電話端末に対して送信し、他の前記電話端末から受信した前記データ識別情報及び前記格納先情報を、前記記憶手段の前記インデックス情報に追加するインデックス更新手段と、を備えるものである。
【００１０】
本発明にかかる電話端末は、複数の電話端末と接続された電話端末であって、通話音声の録音データを生成する録音手段と、前記音声データを識別するためのデータ識別情報と当該音声データが格納されている前記電話端末を特定する格納先情報とが対応付けられたインデックス情報と、前記録音データと、を記憶する記憶手段と、前記録音手段による前記録音データの生成処理に応じて、生成された前記録音データの前記データ識別情報及び前記格納先情報を、他の前記電話端末に対して送信し、他の前記電話端末から受信した前記データ識別情報及び前記格納先情報を、前記記憶手段の前記インデックス情報に追加するインデックス更新手段と、を備えるものである。
【００１１】
本発明にかかる電話システムの制御方法は、通話音声の録音データを生成する録音手段と記憶手段とを有する複数の電話端末を備える電話システムの制御方法であって、一の前記電話端末の前記録音手段による前記録音データの生成処理に応じて、生成された前記録音データを識別するためのデータ識別情報と当該録音データが格納されている前記電話端末を特定する格納先情報を、他の前記電話端末に対して送信し、他の前記電話端末が送信した前記データ識別情報及び前記格納先情報を、一の前記電話端末の前記記憶手段に追加するものである。
【発明の効果】
【００１２】
本発明により、低コストで他の交換機端末で録音された録音ファイルを参照できる電話システム、電話端末、及び電話システムの制御方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】実施の形態１にかかる電話システムのブロック図である。
【図２】実施の形態１にかかる電話端末のブロック図である。
【図３】実施の形態２にかかる電話システムのブロック図である。
【図４】実施の形態２にかかる交換機のブロック図である。
【図５】実施の形態２にかかる端末情報データベースである。
【図６】実施の形態２にかかるＰＣ端末のブロック図である。
【図７】実施の形態２にかかる録音ファイルインデックスである。
【図８】実施の形態２にかかる端末情報の取得処理を示すフローチャートである。
【図９】実施の形態２にかかる録音ファイルインデックスの更新処理を示すフローチャートである。
【図１０】実施の形態２にかかる録音ファイルの再生処理を示すフローチャートである。
【図１１】実施の形態２にかかる録音ファイルの削除処理を示すフローチャートである。
【図１２】実施の形態３にかかる録音先ポリシーである。
【図１３】実施の形態３にかかる録音先ポリシーの送信処理を示すフローチャートである。
【図１４】実施の形態３にかかる通話音声の録音処理を示すフローチャートである。
【図１５】実施の形態４にかかる再生・削除ポリシーである。
【図１６】実施の形態４にかかる再生・削除ポリシーの送信処理を示すフローチャートである。
【図１７】実施の形態４にかかる録音ファイルの再生処理を示すフローチャートである。
【図１８】実施の形態４にかかる録音ファイルの削除処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
＜実施の形態１＞
以下、図面を参照して本発明の実施の形態について説明する。本実施の形態にかかる電話システム１の構成例を図１に示す。電話システム１は、電話端末１１〜１３と、交換機１４と、を備える。各電話端末１１〜１３と、交換機１４と、は例えばＬＡＮ（Local Area Network）回線を介して接続されている。
【００１５】
電話端末１１の詳細なブロック図を図２に示す。電話端末１１は、録音部１１１と、記憶部１１２と、インデックス更新部１１３と、を備える。これらの機能ブロックは、電話端末１１内のＣＰＵ(Central Processing Unit)（図示省略）と接続されている。そして、当該ＣＰＵは、記憶部１１２に格納されたプログラムに応じて、上記の各機能部に対して各種の処理動作の実行を指示する。録音部１１１は、電話端末１１における通話音声を録音し、通話音声の音声情報である録音データを生成する。
【００１６】
記憶部１１２は、例えば、ＲＡＭ（Random Access Memory）であり、録音部１１１が生成した録音データを記憶する。記憶部１１２は、データ識別情報と格納先情報とが対応付けられたインデックス情報を格納する。ここで、データ識別情報とは、録音データを識別可能な情報であり、例えば、ファイル名、作成日時、通話時間等である。データ識別情報は、録音部１１１が自動的に生成してもよいし、電話端末１１のユーザが手動で作成してもよい。格納先情報とは、データ識別情報により識別される録音データが格納されている電話端末を特定するための情報であり、例えば、録音データが格納されている電話端末のＩＤ、内線番号、又は録音データの格納先のファイルパス等である。
【００１７】
インデックス更新部１１３は、録音部１１１による録音データの生成処理に応じて、生成された録音データのデータ識別情報及び格納先情報を、他の電話端末（図１においては、電話端末１２、１３）に対してＬＡＮを介して送信する。インデックス更新部１１３は、他の電話端末から受信したデータ識別情報及び格納先情報を、記憶部１１２のインデックス情報に追加する。加えて、インデックス更新部１１３は、自端末において生成されたデータ識別情報及び格納先情報を自端末のインデックス情報に追加してもよい。なお、電話端末１２、１３の構成も、上述した電話端末１１と同様の構成であるため、詳細な説明を省略する。
【００１８】
続いて、本実施の形態にかかる電話システム１の動作例について説明する。まず、電話端末１１が、他の電話端末と通話を開始する。なお、電話端末１１の通話相手となる電話端末は、内線（電話端末１２、１３）でもよいし、外線であってもよい。
【００１９】
録音部１１１は、通話開始やユーザの電話端末１１への操作等に応じて、通話音声を録音し、録音データを生成する。録音部１１１は、生成した録音データを記憶部１１２に格納する。つまり、電話端末１１で生成された録音データは電話端末１１の記憶部１１２のみに格納され、電話端末１２、１３の記憶部１１２には格納されない。そのため、各電話端末１１〜１３のメモリコストを低減できる。
【００２０】
インデックス更新部１１３は、録音部１１１が生成した録音データのデータ識別情報及び格納先情報を、内線である電話端末１２、１３に送信する。このときのデータ識別情報は、録音部１１１が生成した録音データのファイル名等である。格納先情報は、録音部１１１が生成した録音データが格納されている電話端末、つまり、電話端末１１を特定するための内線番号等である。
【００２１】
電話端末１２、１３は、電話端末１１からデータ識別情報及び格納先情報を受信する。電話端末１２、１３のインデックス更新部１１３は、受信したデータ識別情報及び格納先情報を電話端末１２、１３の記憶部１１２のインデックス情報に追加する。勿論、電話端末１１のインデックス更新部１１３も、電話端末１２、１３からデータ識別情報及び格納先情報を受信した場合は、当該データ識別情報及び格納先情報を、電話端末１１の記憶部１１２のインデックス情報に追加する。
【００２２】
以上のように、本実施の形態にかかる電話システム１の構成によれば、インデックス更新部１１３が、電話端末１１における録音データの生成処理に応じて、当該録音データのデータ識別情報及び格納先情報を他の電話端末１２、１３に送信する。そして、電話端末１２、１３のインデックス更新部１１３は、受信したデータ識別情報及び格納先情報を、電話端末１２、１３の記憶部１１２のインデックス情報に追加する。これにより、全ての電話端末１１〜１３の記憶部１１２に格納されているインデックス情報には、電話端末１１〜１３のそれぞれの記憶部１１２に格納されている録音データの格納先情報が記憶されることとなる。その結果、電話端末１１〜１３は、インデックス情報を参照することにより、電話端末１１〜１３で生成された録音データを格納する電話端末を特定することができる。そのため、電話端末１１〜１３は、別途専用サーバ等を設置することなく、電話端末１１〜１３で生成された録音データの全てを参照できる。したがって、低コストで他の電話端末において録音された録音ファイルを参照できる。
【００２３】
＜実施の形態２＞
本発明にかかる実施の形態２について説明する。本実施の形態では、オフィスにおけるＬＡＮ回線を介して、交換機とそれに接続されたＰＣ端末とを備える電話システムについて説明する。本実施の形態にかかる電話システム２の構成例を図３に示す。電話システム２は、ＰＣ端末１０１〜１０３と、交換機１０４と、を備える。各ＰＣ端末１０１〜１０３と、交換機１０４とはＬＡＮ回線を介して接続されている。
【００２４】
交換機１０４の詳細なブロック図を図４に示す。交換機１０４は、ＬＡＮＩ／Ｆ部２０１と、ＣＰＵ２０２と、メモリ２０３と、を備える。ＬＡＮＩ／Ｆ部２０１は、オフィスに設置されたＬＡＮ回線に接続され、信号の送受信を行う。ＣＰＵ２０２は、内部回線を介して、他の機能ブロックと接続され、交換機１０４全体を制御する。メモリ２０３は、交換機１０４の制御に必要なソフトウェアやデータを使用する際の作業領域として使用される。
【００２５】
交換機１０４のメモリ２０３に格納されるデータについて、図５を参照して説明する。メモリ２０３には、図５に示すように、ＰＣ端末１０１〜１０３の端末情報を示すテーブル（端末情報データベース）が格納されている。具体的には、図５に示す端末情報データベースには、内線番号４０１と、端末種別４０２と、ＰＣアドレス／名称４０３とが対応付けられて格納されている。
【００２６】
内線番号４０１は、ＰＣ端末の識別子となる内線番号である。端末種別４０２は、該当端末がＰＣ端末なのか通常の端末かを示す種別情報である。ＰＣアドレス／名称４０３は、端末種別４０２がＰＣ端末の場合に、該当端末の識別子となるアドレス若しくは名称、又はその両方である。
【００２７】
ＰＣ端末１０１の詳細なブロック図を図６に示す。ＰＣ端末１０１は、ユーザＩ／Ｆ部３０１と、音声入出力部３０２と、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３と、ＣＰＵ３０４と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）３０５と、メモリ３０６と、を備える。
【００２８】
ユーザＩ／Ｆ部３０１は、ＰＣ端末１０１を利用するユーザの入力をキーボード・マウス等により取得する。また、ユーザＩ／Ｆ部３０１は、ユーザへの通知情報をディスプレイ等に表示する。音声入出力部３０２は、音声通話を行う際に、ユーザからの音声を受信し、スピーカに通話相手からの音声を再生して送信する。ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３は、オフィスに設置されたＬＡＮ回線に接続され、他のＰＣ端末１０２、１０３や交換機１０４とデータ及び信号の送受信を行う。ＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０１の機器全体を制御する。ＣＰＵ３０４は、実施の形態１の録音部１１１及びインデックス更新部１１３に対応する処理も実行する。加えて、ＣＰＵ３０４は、再生手段、削除指示手段、及び削除通知手段としての処理も実行する。
【００２９】
ＨＤＤ３０５は、実施の形態１の記憶部１１２に対応し、録音ファイルインデックス（インデックス情報）を格納する。メモリ３０６は、機器の制御に必要なソフトウェアやデータを使用する際の作業領域として使用される。なお、ＰＣ端末１０２、１０３の構成も、上述したＰＣ端末１０１と同様の構成であるため、詳細な説明を省略する。
【００３０】
ＰＣ端末１０１〜１０３のＨＤＤ３０５に格納されるデータについて、図７を参照して説明する。ＨＤＤ３０５には、図５に示すように、自端末を含む全てのＰＣ端末１０１〜１０３に保存されている録音ファイル（録音データ）の情報を格納する録音ファイルインデックス（テーブル情報）が格納されている。録音ファイルインデックスには、録音ファイルの情報として、格納先ＰＣアドレス／名称５０１と、録音開始日時分秒５０２と、通話相手番号５０３と、通話相手種別５０４と、自番号５０５と、自種別５０６と、通話時間５０７と、格納先ファイルパス５０８と、が対応付けられて格納されている。
【００３１】
格納先ＰＣアドレス／名称５０１は、その録音ファイルを保存している端末の識別子となるアドレス若しくは名称、またはその両方である。録音開始日時分秒５０２は、その録音ファイルの録音開始時間である。通話相手番号５０３は、その録音ファイルの通話相手の電話番号である。通話相手種別５０４は、その録音ファイルの通話相手が外線なのか内線なのかを示す種別情報である。自番号５０５は、その録音ファイルの録音を行った端末の電話番号（内線番号）である。自種別５０６は、その録音ファイルの録音を行った端末が外線か内線かを示す種別情報である。通話時間５０７は、その録音ファイルの録音時間である。格納先ファイルパス５０８は、その録音ファイルが該当端末のどの場所に保存されているかを示す位置情報である。録音ファイルインデックスにおいて、格納先ＰＣアドレス／名称５０１が、格納先情報に対応する。また、録音開始日時分秒５０２〜通話時間５０７が、データ識別情報に対応する。
【００３２】
続いて、本実施の形態にかかる電話システム２の動作例について説明する。前提として、ＰＣ端末１０１の名称は"PCNAME001"、ＰＣ端末１０２の名称は"PCNAME002"、ＰＣ端末１０３の名称は"PCNAME003"とする。ＰＣ端末１０１〜１０３の端末種別は全て"内線"とする。ＰＣ端末１０１の内線番号は"101"、ＰＣ端末１０２の内線番号は"102"、ＰＣ端末１０３の内線番号は"103"とする。まず、ＰＣ端末１０１で通話を録音・保存し、ＰＣ端末１０２でその録音ファイルを再生し、ＰＣ端末１０３でその録音ファイルを削除する場合について、図８〜図１１のフローチャートを参照して説明する。
【００３３】
はじめに、ＰＣ端末１０１〜１０３が、各ＰＣ端末の端末情報を取得する処理について、図８のフローチャートを参照して説明する。まず、ＰＣ端末１０１〜１０３において、ユーザが、ユーザＩ／Ｆ部３０１を操作して、交換機１０４と接続して動作する電話端末ソフトウェアを起動する。具体的には、ＰＣ端末１０１〜１０３のＣＰＵ３０４は、ユーザＩ／Ｆ部３０１の動作に応じて、ＨＤＤ３０５から電話端末ソフトウェアを読み出しメモリ３０６上で実行する（ステップＳ１０１）。
【００３４】
ＰＣ端末１０１〜１０３のＣＰＵ３０４は、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して、交換機１０４に対して、交換機１０４に接続された全ての端末情報を要求する（ステップＳ１０２）。
【００３５】
交換機１０４が、ＬＡＮＩ／Ｆ部２０１を介してその要求を受信すると、ＣＰＵ２０２は、メモリ２０３に格納された端末情報データベース（図５参照）を読み出す。ＣＰＵ２０２は、読み出した端末情報データベースを、ＬＡＮＩ／Ｆ部２０１を介して、ＰＣ端末１０１〜１０３に対して送信する。ＰＣ端末１０１〜１０３が、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して端末情報データベースを受信すると、ＰＣ端末１０１〜１０３のＣＰＵ３０４は、ＨＤＤ３０５にその情報を書き込み保存する（ステップＳ１０３）。以上の処理によって、ＰＣ端末１０１〜１０３は、各ＰＣ端末の端末情報を取得する。
【００３６】
次に、ＰＣ端末１０１が、ＰＣ端末１０２、１０３に対して録音ファイルインデックスを送信することにより、録音ファイルインデックスが更新される処理について、図９のフローチャートを参照して説明する。まず。ＰＣ端末１０１が、ＰＣ端末１０２に対して発信する。ＰＣ端末１０２が応答すると、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、音声入出力部３０２を介してやり取りされるＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２との間の通話音声を録音する（ステップＳ２０１）。具体的には、ＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２とが通話している間、通話音声をＨＤＤ３０５の一時的な保存先に常に保存する。
【００３７】
ＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２との通話が終了すると、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＨＤＤ３０５への通話録音を停止し、録音ファイルを生成する。そして、ＣＰＵ３０４は、生成した録音ファイルをＨＤＤ３０５の所定の格納先に保存する（ステップＳ２０２）。
【００３８】
その後、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックス（図７参照）に、今回の録音ファイルの情報（格納先ＰＣアドレス／名称５０１〜格納先ファイルパス５０８）を追記する。具体的には、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、格納先ＰＣアドレス／名称５０１にＰＣ端末１０１の名称"PCNAME001"を、録音開始日時分秒に５０２に録音開始した日時・分・秒を、通話相手番号５０３に今回の通話相手であるＰＣ端末１０２の内線番号である"102"を、通話相手種別５０４に今回の通話相手であるＰＣ端末の種別である"内線"を、自番号５０５に自端末の内線番号である"101"を、自種別５０６に自端末の種別である"内線"を、通話時間５０７に今回の通話時間を、格納先ファイルパス５０８にＨＤＤ３０５上の録音ファイルの所定の格納先の位置情報を追記する。言い換えると、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、録音ファイルインデックスを最新の状態に更新する。
【００３９】
そして、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、図８のステップＳ１０３で取得した端末情報データベースを参照して、自端末以外の全ての端末（ＰＣ端末１０２、ＰＣ端末１０３）のＰＣアドレス／名称（"PCNAME002"、"PCNAME003"）宛に、今回の録音において追記した情報（格納先ＰＣアドレス／名称５０１〜格納先ファイルパス５０８）を、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して送信する。ＰＣ端末１０２、１０３のＣＰＵ３０４は、受信した情報を自身のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスに追記し、録音ファイルインデックスを更新する（ステップＳ２０３）。以上の処理によって、録音ファイルインデックスが更新される。
【００４０】
次に、ＰＣ端末１０２が、ＰＣ端末１０１において録音された録音ファイルを再生する処理について、図１０のフローチャートを参照して説明する。まず、ＰＣ端末１０２のユーザが、ユーザＩ／Ｆ部３０１を通じて、ＣＰＵ３０４に対して録音ファイル一覧の表示を要求する。ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０２のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスを読み出す。ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、ＰＣ端末１０２のディスプレイに読み出した録音ファイルインデックスを表示する。
【００４１】
図７に示す録音ファイルインデックスにおいては、一番上の行に先ほどのＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２の通話をＰＣ端末１０１で録音したファイルの情報が含まれている。ＰＣ端末１０２のユーザは、ユーザＩ／Ｆ部３０１を通じて再生したい録音ファイルの情報を指定してＣＰＵ３０４に再生を指示する（ステップＳ３０１）。ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０２のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスのうち、ユーザに指定された録音ファイル（ＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２との通話音声）の格納先ＰＣアドレス／名称５０１と格納先ファイルパス５０８とを参照して読み出す（ステップＳ３０２）。ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、読み出したＰＣ名称と格納先ファイルパス情報（図７においては"PCNAME001"、"\RecData\001\"）をもとに、ＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５に格納されている該当する録音ファイルをＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して読み出す。そして、ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４が、ＰＣ端末１０２の音声入出力部３０２に対して読み出した録音ファイルを音声出力することにより該当録音ファイルの再生を行う（ステップＳ３０３）。以上の処理によって、録音ファイルが再生される。
【００４２】
次に、ＰＣ端末１０３が、ＰＣ端末１０１において録音された録音ファイルを削除する処理について、図１１のフローチャートを参照して説明する。まず、ＰＣ端末１０３のユーザが、ユーザＩ／Ｆ部３０１を通じて、ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４に対して録音ファイル一覧の表示を要求する。ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０３のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスを読み出す。ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、ＰＣ端末１０３のディスプレイに読み出した録音ファイルインデックスを表示する。
【００４３】
図７に示す録音ファイルインデックスにおいては、一番上の行に先ほどのＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２の通話をＰＣ端末１０１で録音したファイルの情報が含まれている。ＰＣ端末１０３のユーザは、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、削除したい録音ファイルの情報を指定してＣＰＵ３０４に削除を指示する（ステップＳ４０１）。
【００４４】
ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０３のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスのうち、ユーザに指定された録音ファイル（ＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２との通話音声）の格納先ＰＣアドレス／名称５０１と格納先ファイルパス５０８とを参照して読み出す。ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、読み出した格納先ＰＣアドレス／名称５０１に記載されているＰＣ端末（ファイル保有ＰＣ端末であるＰＣ端末１０１）に対して、該当ファイルの削除要求信号を送信する（ステップＳ４０２）。その際、ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、該当ファイルを特定するための情報として図７の録音開始日時分秒５０２〜格納先ファイルパス５０８の情報も併せて送信する。
【００４５】
削除要求信号を受信したＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、削除要求されたファイルがＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５に存在しており、削除可能か確認する（ステップＳ４０３）。削除要求された録音ファイルが存在しており、削除可能な状態の場合（ステップＳ４０３：Ｙｅｓ）、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、該当録音ファイルを削除すると共に、ＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５に格納された録音ファイルインデックスからも削除した録音ファイルに対応する情報を削除する。さらに、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、削除指示を送信したＰＣ端末１０３（依頼ＰＣ端末）に対して、削除成功通知を送信する。ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、削除成功をディスプレイに表示することにより、ユーザに対して削除成功を報知する（ステップＳ４０４）。
【００４６】
そして、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、削除した格納先ＰＣアドレス／名称５０１〜格納先ファイルパス５０８の情報を、ステップＳ１０３で取得した端末情報を参照して、自分以外の全ての端末に送信する。本実施例においては、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０２、１０３のＰＣアドレス／名称"PCNAME002"、"PCNAME003"宛に、削除した格納先ＰＣアドレス／名称５０１〜格納先ファイルパス５０８の情報を、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して送信する。
【００４７】
ＰＣ端末１０２、１０３のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０１から受信した格納先ＰＣアドレス／名称５０１〜格納先ファイルパス５０８の情報を、自身のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスから削除する。言い換えると、ＰＣ端末１０２、１０３のＣＰＵ３０４は、録音ファイルインデックスを最新の状態に更新する。
【００４８】
一方、削除要求されたファイルが存在しない、若しくは何らかの理由で削除できない状態の場合（ステップＳ４０３：Ｎｏ）、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０３に対して、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して、削除に失敗した旨の失敗通知を失敗理由と共に送信する。ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、失敗通知を受信すると、ＰＣ端末１０３のユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、削除失敗とその理由をディスプレイに表示することによりユーザに対して削除失敗を報知する（ステップＳ４０５）。
【００４９】
以上のように、本実施の形態にかかる電話システム２の構成によれば、ＰＣ端末１０１〜１０３は、録音ファイルの生成処理に応じて、当該録音ファイルの各種情報（格納先ＰＣアドレス／名称５０１〜格納先ファイルパス５０８）を自端末以外のＰＣ端末に送信する。そして、ＰＣ端末１０１〜１０３は、受信した各種情報を、録音ファイルインデックスに追加する。そのため、ＰＣ端末１０１〜１０３は、録音ファイルインデックスを参照することにより、自端末以外のＰＣ端末に格納されている録音ファイルの格納場所を特定できる。これにより、ＰＣ端末１０１〜１０３は、ユーザから他のＰＣ端末に格納されている録音ファイルの再生指示があった場合に、他のＰＣ端末に格納されている録音ファイルを参照して再生できる。加えて、ＰＣ端末１０１〜１０３は、ユーザから他のＰＣ端末に格納されている録音ファイルの削除指示があった場合に、削除すべき録音ファイルを格納しているＰＣ端末を特定して、当該ＰＣ端末に対して削除する旨の指示ができる。つまり、別途専用サーバ等を設置することなく、ＰＣ端末１０１〜１０３で生成された録音ファイルの全てを、各ＰＣ端末において管理（再生・削除）できる。その結果、低コストで全ての録音ファイルを管理することができる。
【００５０】
＜実施の形態３＞
本発明にかかる実施の形態３について説明する。本実施の形態にかかる電話システムの構成は、図３に示した電話システム２の構成と同様であるため、詳細な説明は省略する。上述した実施の形態においては、録音ファイルの保存先は常に録音を実行したＰＣ端末内のＨＤＤ３０５であったが、本実施の形態では通話したＰＣ端末の番号・種別によって録音ファイルの保存先を変更可能としている。
【００５１】
なお、本実施の形態においては、ＰＣ端末１０１が管理者ＰＣ端末であるものとする。ＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５には、管理者によって図１２に示す録音先ポリシーが格納されているものとする。
【００５２】
図１２に示す録音先ポリシーには、録音ファイルの格納先を決定するための情報として、通話相手番号６０１と、通話相手種別６０２と、自番号６０３と、自種別６０４と、格納先ＰＣアドレス／名称６０５と、格納先ファイルパス６０６と、が対応付けられて格納されている。録音先ポリシーの通話相手番号６０１〜自種別６０４の情報に応じて、当該通話音声の録音ファイルの格納先（格納先ＰＣアドレス／名称６０５及び格納先ファイルパス６０６）が決定される。なお、各パラメータの意味は、図７において説明した意味と同様であるため、詳細な説明は省略する。
【００５３】
続いて、本実施の形態にかかる電話システムの動作について説明する。まず録音先ポリシーの送信処理について、図１３に示すフローチャートを参照して説明する。始めに、ＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２との通話音声をＰＣ端末１０２が録音し、ＰＣ端末１０１が保存する場合について説明する。なお、ＰＣ端末１０２、ＰＣ端末１０３は既に図８のステップＳ１０１〜ステップＳ１０３の処理を実行済みであるものとする。
【００５４】
まず、ＰＣ端末１０１のユーザが、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、交換機１０４と接続して動作する電話端末ソフトウェアを起動する。これにより、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＨＤＤ３０５から電話端末ソフトウェアを読み出しメモリ３０６上で実行する（ステップＳ５０１）。
【００５５】
ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して、交換機１０４に対して、交換機１０４に接続された全てのＰＣ端末情報データベース（図５参照）を要求する（ステップＳ５０２）。
【００５６】
交換機１０４は、ＬＡＮＩ／Ｆ部２０１を介して、ＰＣ端末１０１からの要求を受信すると、交換機１０４のＣＰＵ２０２は、メモリ２０３に格納された端末情報データベースを読み出し、ＬＡＮＩ／Ｆ部２０１を介して、全てのＰＣ端末の端末情報をＰＣ端末１０１に送信する。ＰＣ端末１０１が、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して、端末情報を受け取ると、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５に端末情報データベースを書き込み保存する（ステップＳ５０３）。
【００５７】
ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ステップＳ５０３で取得した端末情報データベースを参照して、自端末以外の全てのＰＣ端末（ＰＣ端末１０２、ＰＣ端末１０３）のＰＣアドレス／名称（"PCNAME002"、"PCNAME003"）宛に、図１２に示した録音先ポリシーに記載されている全情報を、ＬＡＮ Ｉ／Ｆ部３０３を介して送信する（ステップＳ５０４）。ＰＣ端末１０２、１０３のＣＰＵ３０４は、受信した録音先ポリシーを自身のＨＤＤ３０５に保存する。以上の処理によって、録音先ポリシーが各ＰＣ端末に送信される。
【００５８】
次に、通話音声の録音処理について、図１４に示すフローチャートを参照して説明する。まず、ＰＣ端末１０２は、ＰＣ端末１０１に対して発信を行う。ＰＣ端末１０１が応答すると、ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０１、１０２の音声入出力部３０２を介してやり取りされるＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２との間の通話音声を、ＰＣ端末１０２のＨＤＤ３０５の一時的な保存先に、通話している間常に保存する（ステップＳ６０１）。
【００５９】
ＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２との通話が終了すると、ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、通話録音を終了する（ステップＳ６０２）。ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、ステップＳ５０４においてＰＣ端末１０２のＨＤＤ３０５に保存した録音先ポリシー（図１２参照）を読み出し、最初のエントリから順番に、今回の通話条件と通話相手番号６０１〜自種別６０４の条件とを比較する。通話条件とは、図１２の通話相手番号６０１〜自種別６０４のように、通話が行われた条件を示す情報を意味する。
【００６０】
まず、最初のエントリをチェックすると、通話相手番号６０１は"ＡＮＹ"である。"ＡＮＹ"とは、どのような値（番号）であっても良いという意味であるため、この条件は満足する。
【００６１】
通話相手種別６０２は"外線"であるが、今回の通話相手はＰＣ端末１０１であり"内線"である。そのため、この条件は満足しない。ここで、最初のエントリは満足しないことが明らかになったため、ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、次のエントリをチェックする。
【００６２】
次のエントリの通話相手番号６０１は"ＡＮＹ"であるため、この条件は満足する。通話相手種別６０２は"内線"である。今回の通話相手はＰＣ端末１０１であり"内線"であるため、この条件も満足する。自番号６０３は"101 or 102"である。これは自分の内線番号が"101"又は"102"という意味である。今回の自番号はＰＣ端末１０２の内線番号であり"102"であるため、この条件も満足する。自種別６０４は"内線"であり、ＰＣ端末１０２は"内線"であるため、この条件も満足する。したがって、２番目のエントリについては、通話相手番号６０１〜自種別６０４の全ての条件を満足する。そのため、ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、このエントリに記載されている格納先ＰＣアドレス／名称６０５及び格納先ファイルパス６０６を、録音ファイルの保存先として決定し、読み出す（ステップＳ６０３）。
【００６３】
格納先ＰＣアドレス／名称６０５には、ＰＣ端末１０１の名称が記載されているため、ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して、ＰＣ端末１０１に対して、格納先ファイルパス６０６に記載された場所に格納する指示を送る。これにより、ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、一時的な保存先に保存してある録音ファイルをＰＣ端末１０１に送信する。それと共に、ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、録音ファイルインデックス（図７参照）の格納先ＰＣアドレス／名称５０１〜格納先ファイルパス５０８もＰＣ端末１０１に送信する。
【００６４】
具体的には、ＰＣ端末１０２のＣＰＵ３０４は、格納先ＰＣアドレス／名称５０１に該当する情報としてＰＣ端末１０１の名称"PCNAME001"を、録音開始日時分秒５０２に該当する情報として録音開始した日時・分・秒を、通話相手番号５０３に該当する情報として、今回の通話相手であるＰＣ端末１０１の内線番号である"101"を、通話相手種別５０４に相当する情報として、今回の通話相手であるＰＣ端末の種別である"内線"を、自番号５０５に該当する情報として、自端末の内線番号である"102"を、自種別５０６に該当する情報として、自端末の種別である"内線"を、通話時間５０７に該当する情報として今回の通話時間を、格納先ファイルパス５０８に該当する情報として、録音先ポリシーの格納先ファイルパス６０６に記載された格納先の位置情報（"\RecData\001\"）を送信する。
【００６５】
ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５の指示された格納場所に、ＰＣ端末１０２から受信した録音ファイルを格納する。つまり、今回生成された録音ファイルは、録音ファイルを生成したＰＣ端末１０２ではなく、ＰＣ端末１０１に格納される。それと共に、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスに対して、ＰＣ端末１０２から受信した格納先ＰＣアドレス／名称５０１〜格納先ファイルパス５０８を追記する。
【００６６】
そして、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、今回の録音処理で追記した格納先ＰＣアドレス／名称５０１〜格納先ファイルパス５０８の情報を、ステップＳ１０３において取得した端末情報データベースを参照して、自端末以外の全てのＰＣ端末（ＰＣ端末１０２、ＰＣ端末１０３）のＰＣアドレス／名称（"PCNAME002"、"PCNAME003"）に送信する。ＰＣ端末１０２、１０３のＣＰＵ３０４は、受信した情報を自身のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスに追記する（ステップＳ６０４）。
【００６７】
以上のように、本実施の形態にかかる電話システムの構成によれば、ＰＣ端末１０１〜１０３が通話条件に応じた録音ファイルの格納先が記載されている録音ポリシーを記憶している。そのため、録音処理を行ったか否かに拘らず、通話条件に応じて録音ファイルが格納されるＰＣ端末が決定される。そのため、特定の通話条件の録音ファイルを任意のＰＣ端末に格納できる。これにより、通話の重要度や、ＰＣ端末の仕様等に応じて、録音ファイルの格納先の管理をすることができ、電話システムの利便性が向上する。
【００６８】
＜実施の形態４＞
本発明にかかる実施の形態４について説明する。本実施の形態にかかる電話システムの構成は、図３に示した電話システム２の構成と同様であるため、詳細な説明は省略する。上述した実施の形態においては、録音ファイルの再生・削除は、どのＰＣ端末でも可能であったが、本実施の形態においては、管理者が指定した端末でのみ再生・削除可能としている。
【００６９】
なお、本実施の形態においては、ＰＣ端末１０１が管理者ＰＣ端末であるものとする。ＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５には、管理者によって図１５に示す再生・削除ポリシーが格納されているものとする。
【００７０】
図１５に示す再生・削除ポリシーには、録音ファイルを再生・削除可能なＰＣ端末を決定するための情報として、通話相手番号７０１と、通話相手種別７０２と、自番号７０３と、自種別７０４と、再生権限（番号）７０５と、再生権限（種別）７０６と、削除権限（番号）７０７と、削除権限（種別）７０８とが対応付けられて格納されている。再生・削除ポリシーの通話相手番号７０１〜自種別７０４の情報に応じて、当該通話音声の録音ファイルを再生・削除できるＰＣ端末が決定される。再生権限（番号）７０５は、録音ファイルを再生可能な端末の番号を意味する。再生権限（種別）７０６は、録音ファイルを再生可能な端末の種別を意味する。同様に、削除権限（番号）７０７及び削除権限（種別）７０８は、録音ファイルを削除可能な端末の番号及び種別を意味する。なお、通話相手番号７０１〜自種別７０４の意味は、図７において説明した意味と同様であるため、詳細な説明は省略する。
【００７１】
続いて、本実施の形態にかかる電話システムの動作について説明する。以下の説明においては、ＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２との通話音声の録音ファイルがＰＣ端末１０１で保存されており、当該ファイルをＰＣ端末１０３から再生・削除する場合について説明する。始めに、再生・削除ポリシーを全てのＰＣ端末１０１〜１０３に送信する処理について、図１６のフローチャートを参照して説明する。なお、ＰＣ端末１０２、ＰＣ端末１０３は既にステップＳ１０１〜ステップＳ１０３の処理を実行済みとする。
【００７２】
まず、ＰＣ端末１０１のユーザが、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、交換機１０４と接続して動作する電話端末ソフトウェアを起動する。ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＨＤＤ３０５から電話端末ソフトウェアを読み出しメモリ３０６上で実行する（ステップＳ７０１）。
【００７３】
ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して、交換機１０４に対して、交換機１０４に接続された全ての端末情報を要求する（ステップＳ７０２）。
【００７４】
交換機１０４は、ＬＡＮＩ／Ｆ部２０１を介して、端末要求を受信すると、交換機１０４のＣＰＵ２０２は、メモリ２０３に格納された図５の端末情報データベースを読み出す。交換機１０４のＣＰＵ２０２は、ＬＡＮＩ／Ｆ部２０１を介して、ＰＣ端末１０１に端末情報データベースを送信する。ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して端末情報データベースを受け取ると、ＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５にその情報を書き込み保存する（ステップＳ７０３）。
【００７５】
ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ステップＳ６０３において取得した端末情報データベースを参照して、自端末以外の全ての端末（ＰＣ端末１０２、ＰＣ端末１０３）のＰＣアドレス／名称（"PCNAME002"、"PCNAME003"）宛に、図１５の再生・削除ポリシーに記載されている全情報を、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して送信する（ステップＳ７０４）。ＰＣ端末１０２、１０３のＣＰＵ３０４は、受信した再生・削除ポリシーの情報を自身のＨＤＤ３０５に保存する。以上の処理によって、再生・削除ポリシーが送信される。
【００７６】
次に、ＰＣ端末１０１に格納されている録音ファイルをＰＣ端末１０３から再生する処理について、図１７のフローチャートを参照して説明する。まず、ＰＣ端末１０３のユーザが、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４に対して録音ファイル一覧の表示を要求する。
【００７７】
ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスを読み出し、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、ＰＣ端末１０１のディスプレイに録音ファイルインデックスの内容を表示する。録音ファイルインデックスには、ＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２との通話をＰＣ端末１０２において録音した録音ファイルの情報が含まれている。ＰＣ端末１０３のユーザは、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、ディスプレイに表示された情報の中から、再生したい録音ファイルを指定してＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４に再生を指示する（ステップＳ８０１）。
【００７８】
ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０３のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスの格納先ＰＣアドレス／名称５０１を参照して、格納先ＰＣアドレス／名称５０１に記載されているＰＣ端末（ＰＣ端末１０１）に対して、該当録音ファイルの再生要求を送信する（ステップＳ８０２）。その際、該当録音ファイルを特定するための情報として録音開始日時分秒５０２〜格納先ファイルパス５０８の情報も併せて送信する。
【００７９】
ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、再生要求された録音ファイルがＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５上に存在して再生可能か否か確認する（ステップＳ８０３）。録音ファイルが存在しており再生可能な状態の場合（ステップＳ８０３：Ｙｅｓ）、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ステップＳ６０４において受信した再生・削除ポリシーを参照して、最初のエントリから順番に、再生要求があった録音ファイルの情報と通話相手番号７０１〜自種別７０４に記載されている条件とを比較する（ステップＳ８０４）。最初のエントリをチェックすると、通話相手番号７０１は"ＡＮＹ"である。"ＡＮＹ"はどのような値であっても良いという意味のため、この条件は満足する。
【００８０】
通話相手種別７０２は"外線"であるが、今回の通話相手はＰＣ端末１０１であり"内線"である。そのため、この条件は満足しない。ここで、最初のエントリは満足しないことが明らかになったため、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、次のエントリをチェックする。
【００８１】
次のエントリの通話相手番号７０１は"ＡＮＹ"であるため、この条件は満足する。通話相手種別７０２は"内線"である。今回の通話相手はＰＣ端末１０１であり"内線"であるため、この条件も満足する。自番号７０３は"ＡＮＹ"であるため、この条件も満足する。自種別７０４は"ＡＮＹ"であるため、この条件も満足する。したがって、２番目のエントリは通話相手番号７０１〜自種別７０４の全ての条件を満足する。そのため、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、このエントリに記載されている再生権限（番号）７０５と再生権限（種別）７０６とを読み出す。再生権限（番号）７０５には再生可能な端末の番号として"ＡＮＹ"が記載されているため、ＰＣ端末１０３はこの再生条件を満足する。再生権限（種別）７０６には再生可能な端末の種別として"内線"が記載されており、ＰＣ端末１０３は内線のためこの再生条件も満足する。つまり、ＰＣ端末１０３は、再生要求を行った録音ファイルを再生可能であることを意味する（ステップＳ８０４：Ｙｅｓ）。
【００８２】
ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、この結果により、ＰＣ端末１０３に対して、ＬＡＮ Ｉ／Ｆ部３０３を介して、再生許可信号を送信する（ステップＳ８０６）。
【００８３】
ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０３のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスの格納先ＰＣアドレス／名称５０１と格納先ファイルパス５０８とを参照して読み出す。ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、読み出したＰＣ名称と格納先ファイルパス情報（"PCNAME001"、"\RecData\001\"）に基づいて、ＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５に格納されている該当する録音ファイルをＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して読み出す。その後、ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０３の音声入出力部３０２に対して音声出力することにより該当録音ファイルの再生を行う（ステップＳ８０７）。
【００８４】
一方、ファイルが存在していない、若しくは何らかの理由で再生できない状態の場合や、再生・削除ポリシーに基づく確認結果において、再生を要求したＰＣ端末１０３に再生権限がない場合（ステップＳ８０３：Ｎｏ、ステップＳ８０４：Ｎｏ）、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０３に対して、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して、再生拒否通知を拒否理由と共に送信する（ステップＳ８０５）。再生拒否通知を受信したＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、ユーザに対して再生失敗とその理由をＰＣ端末１０３のディスプレイに表示することによって報知する。
【００８５】
なお、通話相手番号７０１〜自種別７０４に基づく確認において、再生要求があった録音ファイルと条件一致するエントリがなかった場合の処理は、常に再生拒否（ステップＳ８０５）とするか、もしくは常に再生許可（ステップＳ８０６）とする。
【００８６】
次に、ＰＣ端末１０１に格納されている録音ファイルをＰＣ端末１０３から削除する処理について、図１８のフローチャートを参照して説明する。まず、ＰＣ端末１０３のユーザが、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４に対して録音ファイル一覧の表示を要求する。ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０３のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスを読み出す。ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、読み出した録音ファイルインデックスを、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、ＰＣ端末１０３のディスプレイに表示する。録音ファイルインデックスには、ＰＣ端末１０１とＰＣ端末１０２との通話をＰＣ端末１０２において録音した録音ファイルの情報が含まれている。ＰＣ端末１０３のユーザは、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、削除したい録音ファイルの情報を指定してＣＰＵ３０４に削除を指示する（ステップＳ９０１）。
【００８７】
ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０３のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスにおいて、削除指示された格納先ＰＣアドレス／名称５０１を参照して読み出す。ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、読み出した格納先ＰＣアドレス／名称５０１に記載されているＰＣ端末（ＰＣ端末１０１）に対して、該当ファイルの削除要求を送信する（ステップＳ９０２）。その際、ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、該当ファイルを特定するための情報として、録音開始日時分秒５０２〜格納先ファイルパス５０８の情報も併せて送信する。
【００８８】
削除要求を受信したＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、削除要求された録音ファイルがＰＣ端末１０１のＨＤＤ３０５上に存在して削除可能か確認する（ステップＳ９０３）。労音ファイルが存在しており削除可能な状態の場合（ステップＳ９０３：Ｙｅｓ）、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ステップＳ６０４において受信した再生・削除ポリシーを参照して、最初のエントリから順番に、削除要求があった録音ファイルの情報と通話相手番号７０１〜自種別７０４に記載されている条件を比較する（ステップＳ９０４）。
【００８９】
まず、最初のエントリをチェックすると、通話相手番号７０１は"ＡＮＹ"である。"ＡＮＹ"はどのような値（番号）であっても良いという意味のため、この条件は満足する。通話相手種別７０２は"外線"であるが、今回の通話相手はＰＣ端末１０１であり"内線"である。そのため、この条件は満足しない。ここで、最初のエントリは満足しないことが明らかになったため、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、次のエントリをチェックする。
【００９０】
次のエントリの通話相手番号７０１は"ＡＮＹ"であるため、この条件は満足する。通話相手種別７０２は"内線"である。今回の通話相手はＰＣ端末１０１であり"内線"であるため、この条件も満足する。自番号７０３は"ＡＮＹ"であるため、この条件も満足する。自種別７０４は"ＡＮＹ"であるため、この条件も満足する。したがって、２番目のエントリは７０１〜７０４の全ての条件を満足する。そのため、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、このエントリに記載されている削除権限（番号）７０７と削除権限（種別）７０８を読み出す。削除権限（番号）７０７には削除可能な端末の番号として"ＡＮＹ"が記載されているため、この削除条件は満足する。削除権限（種別）７０８には、削除可能な端末の種別として"内線"が記載されており、ＰＣ端末１０３は内線のためこの削除条件も満足する。つまり、ＰＣ端末１０３は、削除要求を行った録音ファイルを削除可能であることを意味する（ステップＳ９０４：Ｙｅｓ）。
【００９１】
この結果により、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、該当録音ファイルを削除する。そして、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、削除指示を送信したＰＣ端末１０３に対して、削除成功通知を送信する。ＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、削除成功をディスプレイに表示することにより、ユーザに対して削除成功を報知する（ステップＳ９０６）。さらに、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＨＤＤ３０５に格納された録音ファイルインデックスから該当録音ファイルに対応する情報を削除する。
【００９２】
そして、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、削除した部分の格納先ＰＣアドレス／名称５０１〜格納先ファイルパス５０８を、ステップＳ７０３で取得した端末情報データベースを参照して、自端末以外の全ての端末（ＰＣ端末１０２、ＰＣ端末１０３）のＰＣアドレス／名称（"PCNAME002"、"PCNAME003"）宛に送信する。ＰＣ端末１０２、１０３のＣＰＵ３０４は、受信した情報を自身のＨＤＤ３０５に保存されている録音ファイルインデックスから削除する。言い換えると、ＰＣ端末１０２、１０３のＣＰＵ３０４は、録音ファイルインデックスを最新の状態に更新する。
【００９３】
一方、ファイルが存在していない、もしくは何らかの理由で削除できない状態の場合や、再生・削除ポリシーに基づく確認結果において、削除を要求したＰＣ端末１０３に削除権限がない場合（ステップＳ９０３：Ｎｏ、ステップＳ９０４：Ｎｏ）、ＰＣ端末１０１のＣＰＵ３０４は、ＰＣ端末１０３に対して、ＬＡＮＩ／Ｆ部３０３を介して削除失敗通知を失敗理由とともに送信する（ステップＳ９０５）。削除失敗通知を受信したＰＣ端末１０３のＣＰＵ３０４は、ユーザＩ／Ｆ部３０１を介して、削除失敗とその理由をＰＣ端末１０３のディスプレイに表示することによりユーザに対して報知する。
【００９４】
なお、通話相手番号７０１〜自種別７０４に基づく確認において、削除要求があった録音ファイルと条件一致するエントリがなかった場合の処理は、常に削除拒否（ステップＳ９０５）とするか、若しくは常に削除許可（ステップＳ９０６）とする。
【００９５】
以上のように、本実施の形態にかかる電話システムの構成によれば、ＰＣ端末１０１〜１０３が通話条件に応じて再生・削除権限を有するＰＣ端末を決定する再生・削除ポリシーを記憶している。そのため、通話条件に応じてＰＣ端末の再生処理・削除処理の実行を制限できる。したがって、録音ファイルを意図しない者に聞かれたり、削除されたりすることを防止でき、電話システムのセキュリティが向上する。
【００９６】
なお、本発明は上記実施の形態に限られたものではなく、趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更することが可能である。例えば、本発明にかかる電話システムの構成は、図１や図３に示した構成に限られず、図２に示すような構成を有さない電話端末が含まれていてもよい。
【００９７】
また、上記実施の形態の一部又は全部は、以下の付記のようにも記載されうるが、以下には限られない。
【００９８】
（付記１）
通話音声の録音データを生成する録音手段を有する複数の電話端末を備える電話システムであって、
前記電話端末は、
前記録音データを識別するためのデータ識別情報と当該録音データが格納されている前記電話端末を特定する格納先情報とが対応付けられたインデックス情報と、前記録音データと、を記憶する記憶手段と、
前記録音手段による前記録音データの生成処理に応じて、生成された前記録音データの前記データ識別情報及び前記格納先情報を、他の前記電話端末に対して送信し、他の前記電話端末から受信した前記データ識別情報及び前記格納先情報を、前記記憶手段の前記インデックス情報に追加するインデックス更新手段と、
を備える電話システム。
【００９９】
（付記２）
前記電話端末は、
前記録音データの再生指示に応じて、前記インデックス情報を参照し、再生を指示された前記録音データを格納する他の前記電話端末から前記録音データを読み出し、当該録音データを再生する再生手段をさらに備える付記１に記載の電話システム。
【０１００】
（付記３）
前記電話端末は、
ユーザからの削除指示に応じて、前記インデックス情報を参照し、削除を指示された前記録音データを格納する他の前記電話端末に対して、当該録音データの削除を指示する削除指示手段をさらに備える付記１又は２に記載の電話システム。
【０１０１】
（付記４）
前記電話端末は、
前記録音データを削除した場合、前記録音データを削除したことを、他の前記電話端末に通知する削除通知手段をさらに備える付記１〜３のいずれか一項に記載の電話システム。
【０１０２】
（付記５）
前記削除通知手段は、前記録音データを削除したことに加えて、削除した前記録音データに対応する前記データ識別情報及び前記格納先情報を、他の前記電話端末に通知する付記４に記載の電話システム。
【０１０３】
（付記６）
前記録音手段は、生成した録音データを、当該録音データの通話条件に応じて決定される他の前記電話端末の前記記憶手段に格納する付記１〜５のいずれか一項に記載の電話システム。
【０１０４】
（付記７）
前記再生手段は、再生を指示された前記録音データの通話条件に応じて、当該録音データの再生処理の実行が制限される付記２に記載の電話システム。
【０１０５】
（付記８）
前記電話端末は、他の前記電話端末の前記削除指示手段から削除指示を受けた場合、削除を指示された前記録音データの通話条件に応じて、削除を指示された前記録音データを削除する付記３に記載の電話システム。
【０１０６】
（付記９）
前記通話条件は、通話相手番号、通話相手種別、自番号、及び自種別のうち少なくとも一つを含む付記６〜８のいずれか一項に記載の電話システム。
【０１０７】
（付記１０）
複数の電話端末と接続された電話端末であって、
通話音声の録音データを生成する録音手段と、
前記音声データを識別するためのデータ識別情報と当該音声データが格納されている前記電話端末を特定する格納先情報とが対応付けられたインデックス情報と、前記録音データと、を記憶する記憶手段と、
前記録音手段による前記録音データの生成に応じて、生成された前記録音データの前記データ識別情報及び前記格納先情報を、他の前記電話端末に対して送信し、他の前記電話端末から受信した前記データ識別情報及び前記格納先情報を、前記記憶手段の前記インデックス情報に追加するインデックス更新手段と、
を備える電話端末。
【０１０８】
（付記１１）
通話音声の録音データを生成する録音手段と記憶手段とを有する複数の電話端末を備える電話システムの制御方法であって、
一の前記電話端末の前記録音手段による前記録音データの生成処理に応じて、生成された前記録音データを識別するためのデータ識別情報と当該録音データが格納されている前記電話端末を特定する格納先情報を、他の前記電話端末に対して送信し、
他の前記電話端末が送信した前記データ識別情報及び前記格納先情報を、一の前記電話端末の前記記憶手段に追加する電話システムの制御方法。
【符号の説明】
【０１０９】
１、２  電話システム
１１〜１３  電話端末
１４、１０４  交換機
１０１〜１０３  ＰＣ端末
１１１  録音部
１１２  記憶部
１１３  インデックス更新部
２０１、３０３  ＬＡＮＩ／Ｆ部
２０２、３０４  ＣＰＵ
２０３、３０６  メモリ
３０１  ユーザＩ／Ｆ部
３０２  音声入出力部
３０５  ＨＤＤ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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