(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
各店舗で作成される１日分の取引情報をまとめた電子ジャーナルファイルを、ネットワークを通じて収集し管理する電子ジャーナル管理装置において、
各店舗から収集した日別の前記電子ジャーナルファイルを蓄積する蓄積部と、
前記電子ジャーナルファイルを保存するための記憶媒体にデータを書き込む書込部と、
前記蓄積部に蓄積され前記記憶媒体に書き込まれていない前記電子ジャーナルファイルに対し、日付毎に同日の前記電子ジャーナルファイルの総データ容量を算出する算出手段と、
この算出手段により日付毎に算出される前記総データ容量と前記書込部でデータが書き込まれる前記記憶媒体の空き容量とを前記総データ容量の日付の古い順に比較する比較手段と、
この比較手段による比較の結果、前記記憶媒体の空き容量が前記総データ容量に対して不足するまで、前記書込部を制御して、日付の古い順に同日の前記電子ジャーナルファイルを前記記憶媒体に書き込ませる制御手段と、
を具備したことを特徴とする電子ジャーナル管理装置。
【請求項２】
前記比較手段による比較の結果、前記記憶媒体の空き容量が前記総データ容量に対して不足すると、前記記憶媒体への書き込みを禁止する書込禁止手段、
をさらに具備したことを特徴とする請求項１記載の電子ジャーナル管理装置。
【請求項３】
前記比較手段による比較の結果、前記記憶媒体の空き容量が前記総データ容量に対して不足すると、前記記憶媒体の交換を報知する報知手段、
をさらに具備したことを特徴とする請求項１または２記載の電子ジャーナル管理装置。
【請求項４】
前記報知手段は、前記記憶媒体の交換を要求する電子メールを送信することを特徴とする請求項３記載の電子ジャーナル管理装置。
【請求項５】
前記書込部によるデータ書き込み対象の前記記憶媒体が交換されたことを検知する交換検知手段、をさらに具備し、
この交換検知手段により前記記憶媒体の交換が検知されると、前記算出手段、前記比較手段及び前記制御手段を動作させることを特徴とする請求項１乃至４のうちいずれか１記載の電子ジャーナル管理装置。
【請求項６】
各店舗で作成される１日分の取引情報をまとめた電子ジャーナルファイルを、ネットワークを通じて収集し管理するコンピュータに、
各店舗から収集した日別の前記電子ジャーナルファイルを蓄積する蓄積部に蓄積され前記電子ジャーナルファイルを保存するための記憶媒体に書き込まれていない前記電子ジャーナルファイルに対し、日付毎に同日の前記電子ジャーナルファイルの総データ容量を算出する算出機能と、
日付毎に算出される前記総データ容量と前記記憶媒体の空き容量とを前記総データ容量の日付の古い順に比較する比較機能と、
比較の結果、前記記憶媒体の空き容量が前記総データ容量に対して不足するまで、前記記憶媒体にデータを書き込むための書込部を制御して、日付の古い順に同日の前記電子ジャーナルファイルを前記記憶媒体に書き込ませる制御機能と、
を実現させるための電子ジャーナル管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明の実施形態は、各店舗で作成される電子ジャーナルファイルを収集し管理する電子ジャーナル管理装置及びコンピュータを当該電子ジャーナル管理装置として機能させるための電子ジャーナル管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
各店舗と、各店舗を統括する本部とからなるチェーンストアでは、各店舗に設置されるＰＯＳ端末と、本部に設置されるサーバ用コンピュータとを、インターネット等のネットワークを介して接続している。そして、各店舗のＰＯＳ端末は、１日の売上を締める精算業務毎に、その日分の取引情報をまとめた電子ジャーナルファイルを作成し、前記ネットワークを通じて本部のサーバ用コンピュータに送信する。前記サーバ用コンピュータは、各店舗から収集した日別の電子ジャーナルファイルを、内蔵のハードディスクに蓄積して保存する。
【０００３】
このような電子ジャーナルファイルのデータは、電子帳簿等保存法により７年間の保管が義務付けられている。しかしながら、ハードディスクには記憶容量に限度があり、その容量を超えてデータを保存することはできない。このため、本部の管理者は、ハードディスクの空き容量が少なくなると、そのハードディスクに保存された各電子ジャーナルファイルを光ディスク等の記憶媒体にコピーし、コピー済の電子ジャーナルファイルをハードディスクから削除して、ハードディスクの空き容量を確保していた。
【０００４】
一方、記憶容量に限度があるのは光ディスク等の記憶媒体も同様である。そこで管理者は、記憶媒体の容量がフルになった場合には記憶媒体を交換する。ただし、各店舗から収集した同日の電子ジャーナルファイルは、１つの記憶媒体にまとめて保存されることが管理上好ましい。このため、同日の電子ジャーナルファイルを記憶媒体にコピーしている途中でその記憶媒体の容量がフルになった場合、各店舗から収集した同日の電子ジャーナルファイルが１つの記憶媒体にまとめて保存されるように、管理者は、コピー作業を初めからやり直さなければならなかった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特許第４４４８２７０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明が解決しようとする課題は、管理者の手間を掛けることなく同日の電子ジャーナルファイルを１つの記憶媒体にまとめて保存できる電子ジャーナル管理装置を提供しようとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
一実施形態において、電子ジャーナル装置は、蓄積部と、書込部と、算出手段と、比較手段と、制御手段とを備える。蓄積部は、各店舗からネットワークを通じて収集した日別の電子ジャーナルファイルを蓄積する。書込部は、電子ジャーナルファイルを保存するための記憶媒体にデータを書き込む。算出手段は、蓄積部に蓄積され記憶媒体に書き込まれていない電子ジャーナルファイルに対し、日付毎に同日の電子ジャーナルファイルの総データ容量を算出する。比較手段は、算出手段により日付毎に算出される総データ容量と書込部でデータが書き込まれる記憶媒体の空き容量とを総データ容量の日付の古い順に比較する。制御手段は、比較手段による比較の結果、記憶媒体の空き容量が総データ容量に対して不足するまで、書込部を制御して、日付の古い順に同日の電子ジャーナルファイルを記憶媒体に書き込ませる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の一実施形態におけるシステム構成図。
【図２】同実施形態における電子ジャーナルファイルのデータ構造を示す模式図。
【図３】同実施形態におけるジャーナル管理サーバの要部構成を示すブロック図。
【図４】同実施形態において、ジャーナル管理サーバが有する記憶媒体管理テーブルの領域構成を示す模式図。
【図５】同実施形態において、ジャーナル管理サーバで作成されるジャーナル管理テーブルの領域構成を示す模式図。
【図６】同実施形態において、ジャーナル管理サーバのＣＰＵが実行するタイマ割込処理の手順を示す流れ図。
【図７】図６におけるステップＳＴ６のジャーナル保存処理の具体的な手順を示す流れ図。
【図８】図７のステップＳＴ２０において、“ＮＯ”と判断された後の手順を示す流れ図。
【図９】同実施形態において、ジャーナル管理サーバのＣＰＵが実行する媒体監視処理の手順を示す流れ図。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、管理者の手間を掛けることなく同日の電子ジャーナルファイルを１つの記憶媒体にまとめて保存できる電子ジャーナル管理装置の一実施形態について、図面を用いて説明する。
【００１０】
図１は、本実施形態のシステム構成図である。電子ジャーナル管理装置として機能するジャーナル管理サーバ１に対し、複数のＰＯＳ端末２が、インターネット等のネットワーク３を介して接続されている。
【００１１】
各ＰＯＳ端末２は、それぞれ異なる店舗に構築されるＰＯＳシステムに組み込まれている。各ＰＯＳ端末２は、１日の売上を締める精算業務毎に、その日分の取引情報をまとめた電子ジャーナルファイル４を作成する。そして、この電子ジャーナルファイル４を、ネットワーク３を通じてジャーナル管理サーバ１に送信する。
【００１２】
電子ジャーナルファイル４は、図２に示すように、取引情報であるジャーナルデータ４１に、その取引が行われた年月日の日付情報４２と、当該ファイル４を作成したＰＯＳ端末２の設置店舗を識別するための店舗コード４３と、そのＰＯＳ端末固有のＩＤである端末番号４４とを付加して構成される。
【００１３】
ジャーナル管理サーバ１は、例えば各店舗を統括する本部に設置されたサーバ用コンピュータである。ジャーナル管理サーバ１は、各ＰＯＳ端末２からネットワーク３を介して収集した日別の電子ジャーナルファイル４を蓄積するための蓄積部として、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）装置５を内蔵する。また、ジャーナル管理サーバ１は、電子ジャーナルファイル４を保存するための記憶媒体６にデータを書き込む書込部として、外部記憶装置７を備える。記憶媒体６としては、例えばＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ等の光ディスクメディアが好ましい。記憶媒体６が光ディスクメディアの場合、外部記憶装置７は、例えばＤＶＤマルチレコーダである。外部記憶装置７は、ジャーナル管理サーバ１に内蔵されていてもよいし、外付けされていてもよい。
【００１４】
図３は、ジャーナル管理サーバ１の要部構成を示すブロック図である。ジャーナル管理サーバ１は、制御部本体としてＣＰＵ（Central Processing Unit）１１を搭載する。そして、このＣＰＵ１１に、アドレスバス，データバス等のバスライン１２を介して、主記憶部としてのＲＯＭ（Read Only Memory）１３及びＲＡＭ（Random Access Memory）１４と、日時を計時するための時計部１５と、前記ネットワーク３に接続される通信インターフェース１６と、前記ＨＤＤ装置５に対するデータの書き込み及び読み出しを制御するＨＤＤコントローラ１７と、データの入出力を制御するＩ／Ｏ（Input/Output）コントローラ１８とを接続している。Ｉ／Ｏコントローラ１８には、前記外部記憶装置７の他、キーボード２１、マウス２２、ディスプレイ２３等の入出力デバイスが接続されている。
【００１５】
かかる構成のジャーナル管理サーバ１は、図４に示す領域構成の記憶媒体管理テーブル８を備える。この記憶媒体管理テーブル８には、外部記憶装置７がアクセスした全ての記憶媒体６の情報が蓄積される。すなわち記憶媒体管理テーブル８は、各記憶媒体６に対して予め設定される媒体固有のＩＤに対応して、その記憶媒体６の残容量、記録開始日、記録終了日、記録開始フラグＦ１及び書込み禁止フラグＦ２を記憶するための領域を有する。記録開始フラグＦ１は、初期値が“０”であり、対応する記憶媒体６に最初にデータが書き込まれたとき“１”にセットされる。書込み禁止フラグＦ２は、初期値が“０”であり、対応する記憶媒体６への書き込みが禁止されると“１”にセットされる。記憶媒体管理テーブル８は、ＨＤＤ装置５に保存されている。
【００１６】
また、ジャーナル管理サーバ１は、図５に示す領域構成のジャーナル管理テーブル９を日々作成する。ジャーナル管理テーブル９には、同日に各店舗のＰＯＳ端末２から収集した電子ジャーナルファイル４の管理データが蓄積される。すなわちジャーナル管理テーブル９は、電子ジャーナルファイル４に付加された店舗コード及び端末番号と当該電子ジャーナルファイル４のデータ容量とを含む管理データを一連の番号順に記憶するための領域と、当該ファイル４の日付情報と、書込完了フラグＦ３とを記憶するための領域を有する。書込完了フラグＦ３は、初期値が“０”であり、当該テーブル９で管理される同日の電子ジャーナルファイル４が全て記憶媒体６に書き込まれると“１”にセットされる。日別の各ジャーナル管理テーブル９は、ＨＤＤ装置５に保存されている。
【００１７】
しかして、ジャーナル管理サーバ１のＣＰＵ１１は、時計部１５にて計時される時刻が例えば１分を経過する毎に発生するタイマ割込信号に応答して、図６の流れ図に示す手順のタイマ割込処理を開始する。
【００１８】
すなわちＣＰＵ１１は、時計部１５から現時刻を取得する（ＳＴ１）。そしてＣＰＵ１１は、この現時刻が予め設定された閉店処理時刻に達したか否かを判断する（ＳＴ２）。閉店処理時刻は、各店舗の１営業日の終業時刻よりも後の任意の時刻である。各店舗では、この閉店処理時刻よりも前にその日の売上を締める精算業務が実行される。  
現時刻が閉店処理時刻に達していない場合（ＳＴ２のＮＯ）、タイマ割込処理が終了する。
【００１９】
現時刻が閉店処理時刻に達すると（ＳＴ２のＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、閉店処理を実行する（ＳＴ３）。この閉店処理では、例えば各店舗の精算業務で締められた１日分の売上データが集計される。
【００２０】
閉店処理が終了すると、ＣＰＵ１１は、日数カウンタｄを“１”だけカウントアップする（ＳＴ４）。そして、日数カウンタｄが予め設定された日数Ｄに達したか否かを判断する（ＳＴ５）。日数Ｄは、後述するジャーナル保存処理を実行する間隔であり、例えばジャーナル保存処理を１週間毎に実行する仕様であれば、日数Ｄは“７”となる。  
日数カウンタｄが日数Ｄに達していない場合（ＳＴ５のＮＯ）、タイマ割込処理が終了する。
【００２１】
日数カウンタｄが日数Ｄに達すると（ＳＴ５のＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、ジャーナル保存処理を実行する（ＳＴ６）。その後、ＣＰＵ１１は、日数カウンタｄを“０”にリセットする（ＳＴ７）。以上で、タイマ割込処理が終了する。  
このようなタイマ割込処理の手順は、プログラム記憶部であるＲＯＭ１３に記憶された電子ジャーナル管理プログラムに従ったものである。
【００２２】
図７及び図８は、前記ステップＳＴ６のジャーナル保存処理の手順を具体的に示す流れ図である。すなわちジャーナル保存処理に入ると、ＣＰＵ１１は、先ず、各ジャーナル管理テーブル９をチェックする（ＳＴ１１）。そして、記憶媒体６への書き込みが完了していない電子ジャーナルファイル４を管理するジャーナル管理テーブル９の有無を判断する（ＳＴ１２）。
【００２３】
１つのジャーナル管理テーブル９で管理される同日の電子ジャーナルファイル４が全て記憶媒体６に書き込まれると（コピーされると）、このジャーナル管理テーブル９の書込完了フラグＦ３が“１”にセットされる。換言すれば、書込完了フラグＦ３が“１”にセットされていないジャーナル管理テーブル９で管理される同日の電子ジャーナルファイル４は、記憶媒体６への書き込みが完了していない。
【００２４】
書込完了フラグＦ３が“１”にセットされていないジャーナル管理テーブル９を検出すると（ＳＴ１２のＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、この書込完了フラグＦ３が“１”にセットされていないジャーナル管理テーブル９の中で最も古い日付を、日付メモリＡの初期値とする（ＳＴ１３）。
【００２５】
一方、ジャーナル管理テーブル９の書込完了フラグＦ３が全て“１”にセットされていた場合には（ＳＴ１２のＮＯ）、ＣＰＵ１１は、現在の日付から日数Ｄを減じた日付、つまり現在の日付から日数Ｄだけ遡った日付を、日付メモリＡの初期値とする（ＳＴ１４）。
【００２６】
日付メモリＡの初期値が決まると、ＣＰＵ１１は、この日付メモリＡの日付が日付領域にセットされたジャーナル管理テーブル（以下、日付Ａのジャーナル管理テーブルと称する）９をＲＡＭ１４上に作成する（ＳＴ１５）。このとき、日付Ａのジャーナル管理テーブル９の書込完了フラグＦ３は“０”にリセットされている。
【００２７】
次に、ＣＰＵ１１は、ＨＤＤ装置５に蓄積されている各電子ジャーナルファイル４を検索する（ＳＴ１６）。そして、日付情報４２が日付メモリＡの日付と一致する電子ジャーナルファイル（以下、日付Ａの電子ジャーナルファイルと称する）４の有無を判定する（ＳＴ１７）。
【００２８】
日付Ａの電子ジャーナルファイル４が検出されると（ＳＴ１７のＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、この日付Ａの電子ジャーナルファイル４から店舗コード４３と端末番号４４とを取得する。また、この日付Ａの電子ジャーナルファイル４のデータ容量を取得する。そして、日付Ａのジャーナル管理テーブル９の空いている管理データ領域に、今回取得した店舗コード４３、端末番号４４及びデータ容量を、一連の番号を付して記録する（ＳＴ１８）。
【００２９】
ＣＰＵ１１は、ＨＤＤ装置５から日付Ａの電子ジャーナルファイル４を検出する毎に（ＳＴ１７のＹＥＳ）、ステップＳＴ１８の処理を実行する。
【００３０】
日付Ａの電子ジャーナルファイル４を全て検出し終えると（ＳＴ１７のＮＯ）、ＣＰＵ１１は、日付Ａのジャーナル管理テーブル９に記録されたデータ容量を合算して、日付Ａの電子ジャーナルファイル４の総データ容量Ｍを算出する（ＳＴ１９：算出手段）。そしてＣＰＵ１１は、この総データ容量Ｍと、現時点で外部記憶装置７に装着されている記憶媒体６の空き容量とを比較する（ＳＴ２０：比較手段）。
【００３１】
記憶媒体６の空き容量は、記憶媒体管理テーブル８において、書込み禁止フラグＦ２が“１”にセットされていない最新レコードの残容量である。なお、書込み禁止フラグＦ２が“１”にセットされていないレコードが記憶媒体管理テーブル８に１つも存在しない場合、ＣＰＵ１１は、空き容量が“０”と認識する。
【００３２】
総データ容量Ｍが空き容量以下の場合（ＳＴ２０のＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、記憶媒体管理テーブル８において、書込み禁止フラグＦ２が“１”にセットされていない最新レコードの記録開始フラグＦ１をチェックする（ＳＴ２１）。
【００３３】
ここで、記録開始フラグＦ１が“０”にリセットされていた場合には（ＳＴ２１のＮＯ）、ＣＰＵ１１は、日付メモリＡの日付を当該最新レコードの記録開始日エリアにセットする（ＳＴ２２）。また、当該最新レコードの記録開始フラグＦ１を“１”にセットする（ＳＴ２３）。記録開始フラグＦ１が既に“１”にセットされていた場合には、上記ステップＳＴ２２，ＳＴ２３の処理を実行しない。
【００３４】
しかる後、ＣＰＵ１１は、日付Ａのジャーナル管理テーブル９に記録された店舗コードと端末番号とから特定される日付Ａの電子ジャーナルファイル４を全てＨＤＤ装置５から読み出す。そして、外部記憶装置７を動作させて、この読み出した電子ジャーナルファイル４を記憶媒体６に書き込み、保存する（ＳＴ２４：制御手段）。
【００３５】
日付Ａの電子ジャーナルファイル４の記憶媒体６への保存が完了すると、ＣＰＵ１１は、日付Ａのジャーナル管理テーブル９の書込完了フラグＦ３を“１”にセットして、ＨＤＤ装置５に保存する（ＳＴ２５）。またＣＰＵ１１は、書込み禁止フラグＦ２が“１”にセットされていない最新レコードの残容量から前記総データ容量Ｍを減算して、残容量を更新する（ＳＴ２６）。
【００３６】
しかる後、ＣＰＵ１１は、日付メモリＡの日付を１日後に更新する（ＳＴ２７）。そして、更新後の日付Ａが現日付と一致するか否かを判断する（ＳＴ２８）。更新後の日付Ａが現日付と一致しない場合（ＳＴ２８のＮＯ）、ＣＰＵ１１は、ステップＳＴ１５の処理に戻る。すなわち、日付Ａのジャーナル管理テーブル９をＲＡＭ１４上に作成する。以後、前記ステップＳＴ１６以降の処理を再度実行する。
【００３７】
ステップＳＴ２８の処理において、更新後の日付Ａが現日付と一致すると（ＳＴ２８のＹＥＳ）、ジャーナル保存処理が終了する。
【００３８】
一方、ステップＳＴ２０の処理において、総データ容量Ｍに対して空き容量の方が小さい場合（ＳＴ２０のＮＯ）、ＣＰＵ１１は、記憶媒体管理テーブル８において、書込み禁止フラグＦ２が“１”にセットされていない最新レコードの記録開始日エリアに、日付メモリＡの日付より１日前の日付をセットする（ＳＴ３１）。また、この最新レコードの書込み禁止フラグＦ２を“１”にセットする（ＳＴ３２：書込禁止手段）。
【００３９】
しかる後、ＣＰＵ１１は，メールソフトを起動して、記憶媒体の交換を要求する文面の電子メールを作成する（ＳＴ３３）。そしてＣＰＵ１１は、この電子メールを、予め設定された管理者のメールアドレス宛にネットワーク３を経由して送信する（ＳＴ３４：報知手段）。以上で、ジャーナル保存処理が終了する。
【００４０】
また、ＣＰＵ１１は、前記タイマ割込処理とは非同期に、図９の流れ図に示す手順の媒体監視処理を周期的に実行する。  
媒体監視処理が開始されると、ＣＰＵ１１は、外部記憶装置７に記憶媒体６が装着されているか否かを判断する（ＳＴ４１）。記憶媒体６が装着されていない場合（ＳＴ４１のＮＯ）、媒体監視処理は正常終了する。
【００４１】
外部記憶装置７に記憶媒体６が装着されていると（ＳＴ４１のＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は，その記憶媒体６から媒体ＩＤを取得する（ＳＴ４２）。そして、記憶媒体管理テーブル８を検索して、取得した媒体ＩＤが当該テーブル８に未登録の新規ＩＤか否かを判断する（ＳＴ４３）。
【００４２】
ここで、取得した媒体ＩＤが新規ＩＤでない場合（ＳＴ４３のＮＯ）、ＣＰＵ１１は、取得した媒体ＩＤが記憶媒体管理テーブル８における最新レコードの媒体ＩＤと一致するか否かを判断する（ＳＴ４４）。取得した媒体ＩＤが最新レコードの媒体ＩＤと一致する場合（ＳＴ４４のＹＥＳ）、外部記憶装置７に装着されている記憶媒体６は交換されていない。この場合、媒体監視処理は正常終了する。
【００４３】
これに対し、取得した媒体ＩＤが最新レコードの媒体ＩＤと一致しない場合、つまり古いレコードの媒体ＩＤと一致する場合には（ＳＴ４４のＮＯ）、外部記憶装置７に装着された記憶媒体６は過去に使用したものである。この場合、媒体監視処理はエラー終了する（ＳＴ４５）。
【００４４】
媒体監視処理がエラー終了すると、前述したタイマ割込処理は実行されない。このエラー状態は、新規の媒体ＩＤを有する記憶媒体６または最新レコードの媒体ＩＤを有する記憶媒体６が外部記憶装置７に装着されると、その後の媒体監視処理によって解除される。
【００４５】
ステップＳＴ４３の処理において、取得した媒体ＩＤが新規ＩＤである場合（ＳＴ４３のＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、外部記憶装置７によるデータ書き込み対象の記憶媒体６が新規ＩＤを有するものに交換されたことを検知する（交換検知手段）。そしてＣＰＵ１１は、この新規の媒体ＩＤを有する記憶媒体６から記憶容量（空き容量）を取得する。そして、この媒体ＩＤと記憶容量とを含む新規のレコードを記憶媒体管理テーブル８に追加する（ＳＴ４６）。なお、この新規のレコードの記録開始日，記録終了日，記録開始フラグＦ１及び書込み禁止フラグＦ２は、いずれも初期値の“０”である。
【００４６】
しかる後、ＣＰＵ１１は、各ジャーナル管理テーブル９をチェックする（ＳＴ４７）。そして、記憶媒体６への書き込みが完了していない電子ジャーナルファイル４を管理するジャーナル管理テーブル９の有無を判断する（ＳＴ４８）。その結果、ジャーナル管理テーブル９の書込完了フラグＦ３が全て“１”にセットされていた場合には（ＳＴ４８のＮＯ）、媒体監視処理が終了する。
【００４７】
これに対し、書込完了フラグＦ３が“１”にセットされていないジャーナル管理テーブル９を検出した場合には（ＳＴ４８のＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は，前記ステップＳＴ１３の処理からジャーナル保存処理を開始する。  
このような媒体監視処理の手順も、前記電子ジャーナル管理プログラムに従ったものである。
【００４８】
以上、説明したように、電子ジャーナル管理プログラムに従って動作するＣＰＵ１１を搭載したジャーナル管理サーバ１においては、日数Ｄが経過する毎に自動的に前記ジャーナル保存処理が実行される。そして、このジャーナル保存処理において、ＨＤＤ装置５に蓄積された各電子ジャーナルファイル４の中から、日付の古い順に同日の電子ジャーナルファイル４がまとめて抽出され、外部記憶装置７によって記憶媒体６に書き込まれて保存される。
【００４９】
このとき、記憶媒体６に書き込まれる前に、同日の電子ジャーナルファイル４の総データ容量Ｍと記憶媒体６の空き容量とが比較される。そして、総データ容量Ｍが空き容量以下であれば、同日の電子ジャーナルファイル４がまとめて記憶媒体６に書き込まれる。
【００５０】
これに対し、総データ容量Ｍに対して空き容量が不足している場合には、記憶媒体６への書き込みが実行されない。そして、記憶媒体管理テーブル８の当該記憶媒体６に対応したレコードの書込み禁止フラグＦ２が“１”にセットされる。したがって、以後、当該記憶媒体６への電子ジャーナルファイル４の書き込みが禁止される。このため、たとえ別の日付の電子ジャーナルファイル４の総データ容量Ｍが空き容量以下であったとしても、この電子ジャーナルファイル４のデータが当該記憶媒体６に追加記録されることはない。
【００５１】
また、ジャーナル管理サーバ１においては、記憶媒体の交換を要求する文面の電子メールが作成される。そして、この電子メールが予め設定された管理者のメールアドレス宛に送信される。したがって、このメールを受け取った管理者は、記憶媒体６の交換が必要であることを迅速に把握することができる。
【００５２】
管理者が記憶媒体６を新規のものに交換すると、ジャーナル管理サーバ１においては、ジャーナル保存処理のステップＳＴ１３以降の処理が実行される。これにより、ＨＤＤ装置５に蓄積された電子ジャーナルファイル４のうち記憶媒体６にコピーされていない電子ジャーナルファイル４が、日付の古い順に新規の記憶媒体６に自動的に書き込まれて保存される。
【００５３】
このように本実施形態のジャーナル管理サーバ１によれば、管理者の手間を掛けることなく同日の電子ジャーナルファイル４を１つの記憶媒体６にまとめて保存することができる。
【００５４】
なお、前記実施形態では、ジャーナル保存処理のステップＳＴ２０の処理において、記憶媒体６の空き容量が総データ容量Ｍに対して不足しているとき、媒体交換要求メールを送信することで、記憶媒体６の交換を報知したが、報知の方法は電子メールに限定されるものではない。例えば、ディスプレイ２３に交換を要求するメッセージを表示させてもよい。
【００５５】
また、前記実施形態は、サーバ内部のプログラム記憶部であるＲＯＭ１３に発明の機能を実現させる電子ジャーナル管理プログラムが予め記録されているものとした。しかしこれに限らず、同様のプログラムがネットワーク３からサーバ１にダウンロードされてもよい。あるいは、記録媒体に記録された同様のプログラムが、サーバ１にインストールされてもよい。記録媒体は、ＣＤ−ＲＯＭ，メモリカード等のようにプログラムを記憶でき、かつサーバ１が読み取り可能であれば、その形態は問わない。また、プログラムのインストールやダウンロードにより得る機能は、装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。
【００５６】
この他、本発明のいくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。
【符号の説明】
【００５７】
１…ジャーナル管理サーバ、２…ＰＯＳ端末、３…ネットワーク、４…電子ジャーナルファイル、５…ＨＤＤ装置、６…記憶媒体、７…外部記憶装置、８…記憶媒体管理テーブル、９…ジャーナル管理テーブル。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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