(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理サーバと、読み取り機構を備える画像処理装置とを含む情報処理システムであって、
前記管理サーバは、
申請データに対して添付する電子画像データの生成に用いられる、画像読み取り設定情報及び電子画像データの生成を繰り返し行うことが可能である場合の使用完了条件が対応付けられたスキャンチケットデータを生成する第１の生成手段と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットデータ要求に応じて、前記スキャンチケットデータを前記画像処理装置に送信する送信手段と、
を備え、
前記画像処理装置は、
前記管理サーバに対してスキャンチケットデータを要求する要求手段と、
前記要求手段によるスキャンチケットデータの要求に応じて、前記管理サーバから送信されたスキャンチケットデータを受信する第１の受信手段と、
前記第１の受信手段で受信したスキャンチケットデータに対応付けられた前記画像読み取り設定情報に従って前記読み取り機構を用いた書類の読み取り処理を行い、前記申請データに添付する電子画像データを生成する第２の生成手段と、
を備え、
前記管理サーバはさらに、
前記使用完了条件を満たすまでの間に前記スキャンチケットデータを繰り返し用いて生成された電子画像データを、まとめて管理する管理手段と、
前記スキャンチケットデータに対応付けられた電子画像データの生成に複数回使用することが可能か否かを示す情報により、当該スキャンチケットデータが複数回使用可能か否かを判定する複数回使用可能判定手段と、
前記複数回使用可能判定手段により、前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合に、当該スキャンチケットデータに対応付けられた使用完了条件を用いて、当該スキャンチケットデータの使用が完了したかを判定する使用完了判定手段と、
前記複数回使用可能判定手段により前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合には、前記使用完了判定手段で、前記スキャンチケットデータの使用が完了したと判定した後に、前記管理手段で管理された前記電子画像データを、当該スキャンチケットデータに対応する前記申請データにまとめて添付する実行手段と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記スキャンチケットデータにはさらに、当該スキャンチケットデータを用いた画像読み取り処理により生成される電子画像データを添付する申請データが対応付けられており、  前記管理サーバは、
前記画像処理装置から、前記電子画像データおよび当該電子画像データの生成に用いられたスキャンチケットデータを特定するための特定情報を受信する第２の受信手段と、
前記第２の受信手段で特定情報により特定されるスキャンチケットデータに対応付けられた申請データに、前記電子画像データを添付する添付手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記使用完了条件には、日時情報が設定可能であり、
前記使用完了判定手段は、前記使用完了条件として設定された日時情報が示す日時に達した場合に、当該スキャンチケットデータの使用が完了したと判定すること
を特徴とする請求項１または２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記使用完了条件には、スキャンチケットデータの使用回数が設定可能であり、
前記画像処理装置の第２の生成手段による当該スキャンチケットデータを用いた読み取り処理が、前記使用完了条件として設定された使用回数行われた後に、前記使用完了判定手段は、当該スキャンチケットデータの使用が完了したと判定すること
を特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記スキャンチケットデータにはさらに、当該スキャンチケットデータを使用可能なユーザ情報が対応付けられており、
前記画像処理装置は、
当該画像処理装置を操作するユーザを特定する特定手段と、
前記特定手段により特定されたユーザが使用可能なスキャンチケットデータの一覧を、表示部に表示する表示制御手段と、
前記表示部に表示されたスキャンチケットデータの一覧から書類の読み取り処理に用いるスキャンチケットデータの指定を受け付ける受付手段をさらに備え、
前記第２の生成手段は、前記受付手段で指定を受け付けたスキャンチケットデータに対応付けられた前記画像読み取り設定情報に従って、前記読み取り機構を用いた書類の読み取り処理を行い、前記申請データに対して添付する電子画像データを生成すること
を特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記申請データは、ワークフローシステムでの承認依頼のための申請データであり、
前記実行手段は、更に前記申請データを次のアクティビティに進める処理を実行すること、
を特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項７】
読み取り機構を備える画像処理装置が当該読み取り機構を用いた書類の読み取り処理を行うことで申請データに対して添付する電子画像データを生成する際に用いられる、画像読み取り設定情報及び電子画像データの生成を繰り返し行うことが可能である場合の使用完了条件が対応付けられたスキャンチケットデータを生成する生成手段と、
前記使用完了条件を満たすまでの間に前記スキャンチケットデータを繰り返し用いて生成された電子画像データを、まとめて管理する管理手段と、
前記スキャンチケットデータに対応付けられた電子画像データの生成に複数回使用することが可能か否かを示す情報により、当該スキャンチケットデータが複数回使用可能か否かを判定する複数回使用可能判定手段と、
前記複数回使用可能判定手段により、前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合に、当該スキャンチケットデータに対応付けられた使用完了条件を用いて、当該スキャンチケットデータの使用が完了したかを判定する使用完了判定手段と、
前記複数回使用可能判定手段により前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合には、前記使用完了判定手段で、前記スキャンチケットデータの使用が完了したと判定した後に、前記管理手段で管理された前記電子画像データを、当該スキャンチケットデータに対応する前記申請データにまとめて添付する実行手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項８】
前記スキャンチケットデータにはさらに、当該スキャンチケットデータを用いた画像読み取り処理により生成される電子画像データを添付する申請データが対応付けられており、
前記画像処理装置に対して、スキャンチケットデータを送信する送信手段と、
前記画像処理装置から、前記電子画像データおよび当該電子画像データの生成に用いられたスキャンチケットデータを特定するための特定情報を受信する受信手段と、
前記受信手段で特定情報により特定されるスキャンチケットデータに対応付けられた申請データに、前記電子画像データを添付する添付手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
管理サーバと、読み取り機構を備える画像処理装置とを含む情報処理システムによって行われる情報処理方法であって、
前記管理サーバの第１の生成手段が、申請データに対して添付する電子画像データの生成に用いられる、画像読み取り設定情報及び電子画像データの生成を繰り返し行うことが可能である場合の使用完了条件が対応付けられたスキャンチケットデータを生成する第１の生成工程と、
前記管理サーバの送信手段が、前記画像処理装置からのスキャンチケットデータ要求に応じて、前記スキャンチケットデータを前記画像処理装置に送信する送信工程と、
前記画像処理装置の要求手段が、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータを要求する要求工程と、
前記画像処理装置の第１の受信手段が、前記要求工程によるスキャンチケットデータの要求に応じて、前記管理サーバから送信されたスキャンチケットデータを受信する第１の受信工程と、
前記画像処理装置の第２の生成手段が、前記第１の受信工程で受信したスキャンチケットデータに対応付けられた前記画像読み取り設定情報に従って前記読み取り機構を用いた書類の読み取り処理を行い、前記申請データに添付する電子画像データを生成する第２の生成工程と、
前記管理サーバの管理手段が、前記使用完了条件を満たすまでの間に前記スキャンチケットデータを繰り返し用いて生成された電子画像データを、まとめて管理する管理工程と、
前記管理サーバの複数回使用可能判定手段が、前記スキャンチケットデータに対応付けられた電子画像データの生成に複数回使用することが可能か否かを示す情報により、当該スキャンチケットデータが複数回使用可能か否かを判定する複数回使用可能判定工程と、
前記管理サーバの使用完了判定手段が、前記複数回使用可能判定工程により、前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合に、当該スキャンチケットデータに対応付けられた使用完了条件を用いて、当該スキャンチケットデータの使用が完了したかを判定する使用完了判定工程と、
前記管理サーバの実行手段が、前記複数回使用可能判定工程により前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合には、前記使用完了判定工程で、前記スキャンチケットデータの使用が完了したと判定した後に、前記管理工程で管理された前記電子画像データを、当該スキャンチケットデータに対応する前記申請データにまとめて添付する実行工程と、
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項１０】
情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、
生成手段が、読み取り機構を備える画像処理装置が当該読み取り機構を用いた書類の読み取り処理を行うことで申請データに対して添付する電子画像データを生成する際に用いられる、画像読み取り設定情報及び電子画像データの生成を繰り返し行うことが可能である場合の使用完了条件が対応付けられたスキャンチケットデータを生成する生成工程と、
管理手段が、前記使用完了条件を満たすまでの間に前記スキャンチケットデータを繰り返し用いて生成された電子画像データを、まとめて管理する管理工程と、
複数回使用可能判定手段が、前記スキャンチケットデータに対応付けられた電子画像データの生成に複数回使用することが可能か否かを示す情報により、当該スキャンチケットデータが複数回使用可能か否かを判定する複数回使用可能判定工程と、
使用完了判定手段が、前記複数回使用可能判定工程により、前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合に、当該スキャンチケットデータに対応付けられた使用完了条件を用いて、当該スキャンチケットデータの使用が完了したかを判定する使用完了判定工程と、
実行手段が、前記複数回使用可能判定工程により前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合には、前記使用完了判定工程で、前記スキャンチケットデータの使用が完了したと判定した後に、前記管理工程で管理された前記電子画像データを、当該スキャンチケットデータに対応する前記申請データにまとめて添付する実行工程と、
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項１１】
管理サーバと、読み取り機構を備える画像処理装置とを含む情報処理システムで実行されるコンピュータプログラムあって、
前記管理サーバを、
申請データに対して添付する電子画像データの生成に用いられる、画像読み取り設定情報及び電子画像データの生成を繰り返し行うことが可能である場合の使用完了条件が対応付けられたスキャンチケットデータを生成する第１の生成手段、
前記画像処理装置からのスキャンチケットデータ要求に応じて、前記スキャンチケットデータを前記画像処理装置に送信する送信手段、
として機能させ、
前記画像処理装置を、
前記管理サーバに対してスキャンチケットデータを要求する要求手段、
前記要求手段によるスキャンチケットデータの要求に応じて、前記管理サーバから送信されたスキャンチケットデータを受信する第１の受信手段、
前記第１の受信手段で受信したスキャンチケットデータに対応付けられた前記画像読み取り設定情報に従って前記読み取り機構を用いた書類の読み取り処理を行い、前記申請データに添付する電子画像データを生成する第２の生成手段、
として機能させ、
前記管理サーバをさらに、
前記使用完了条件を満たすまでの間に前記スキャンチケットデータを繰り返し用いて生成された電子画像データを、まとめて管理する管理手段、
前記スキャンチケットデータに対応付けられた電子画像データの生成に複数回使用することが可能か否かを示す情報により、当該スキャンチケットデータが複数回使用可能か否かを判定する複数回使用可能判定手段、
前記複数回使用可能判定手段により、前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合に、当該スキャンチケットデータに対応付けられた使用完了条件を用いて、当該スキャンチケットデータの使用が完了したかを判定する使用完了判定手段、
前記複数回使用可能判定手段により前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合には、前記使用完了判定手段で、前記スキャンチケットデータの使用が完了したと判定した後に、前記管理手段で管理された前記電子画像データを、当該スキャンチケットデータに対応する前記申請データにまとめて添付する実行手段として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１２】
情報処理装置で実行されるコンピュータプログラムであって、
前記情報処理装置を、
読み取り機構を備える画像処理装置が当該読み取り機構を用いた書類の読み取り処理を行うことで申請データに対して添付する電子画像データを生成する際に用いられる、画像読み取り設定情報及び電子画像データの生成を繰り返し行うことが可能である場合の使用完了条件が対応付けられたスキャンチケットデータを生成する生成手段、
前記使用完了条件を満たすまでの間に前記スキャンチケットデータを繰り返し用いて生成された電子画像データを、まとめて管理する管理手段、
前記スキャンチケットデータに対応付けられた電子画像データの生成に複数回使用することが可能か否かを示す情報により、当該スキャンチケットデータが複数回使用可能か否かを判定する複数回使用可能判定手段、
前記複数回使用可能判定手段により、前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合に、当該スキャンチケットデータに対応付けられた使用完了条件を用いて、当該スキャンチケットデータの使用が完了したかを判定する使用完了判定手段、
前記複数回使用可能判定手段により前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合には、前記使用完了判定手段で、前記スキャンチケットデータの使用が完了したと判定した後に、前記管理手段で管理された前記電子画像データを、当該スキャンチケットデータに対応する前記申請データにまとめて添付する実行手段、
として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンピュータを使用したワークフローシステムに関し、特に、添付書類を必要とする申請の処理を行うワークフローシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、コンピュータを使用した業務ワークフローシステムで、出張や外出をした際の交通費精算の申請が行われている。一般に、電車やバスの交通機関を利用した場合には、ワークフローシステム上の申請だけで、経理処理がなされるが、タクシーや新幹線のような所定の交通機関を利用した場合には、領収書の提出が必要となっている。従来の業務ワークフローシステムでは、領収書の提出が必要な交通費申請の場合、業務ワークフローシステムでの申請を行った後に、必要となる領収書を台紙に糊付けして提出する等している。
【０００３】
そこで、特許文献１では、ワークフローシステムで交通費精算の申請が行われた場合に、領収書が必要な申請であるか否かを自動判定し、領収書が必要となる申請であると判定すると領収書を張り付けるための台紙を印刷出力し、申請者はこれに領収書を貼付して紙面で提出するようなワークフローシステムに関する技術が開示されている。この技術では、印刷出力する専用台紙に、交通費申請された申請番号を特定できるバーコードを印刷しているので、領収書が添付された台紙が提出された経理部門では、バーコードリーダーでバーコードを読み取ることで、申請番号とのマッチングを簡単に行うことができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−２７９１４６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、特許技術１に開示された発明では、ワークフローシステムで電子的に申請を受け付けていながら、承認に必要となる領収書は後ほど送られてくることになり、ワークフローシステムを導入することによる処理の迅速化、効率化が必ずしもはかられているわけではない。
【０００６】
上記については、例えば、領収書を複合機のスキャナ部で読み取り、電子化機能を用いて領収書の画像データを作成し、ワークフローシステムで行われる申請に当該画像データを添付することで、更なる処理の迅速化、効率化を図ることが予想される。
【０００７】
その場合、交通費申請を行った申請者は、領収書を複合機で電子化し、その後に申請データを添付して申請を行うという操作を行わなければならず、操作負担が大きいという問題がある。その際には、いずれの申請データにいずれの画像データを添付するかを指定する必要があるため、添付をする際に人為的なミスが発生する可能性は否めない。
【０００８】
業務の効率化を図るために、実際に交通費などの申請を行う場合に複数件の申請を纏めて行なっているユーザも多く、ワークフローシステムを用いて交通費の申請処理を行う場合でも、現状行われているように申請をまとめて容易に行うことができる仕組みが必要となってくるといえる。
【０００９】
そこで、本発明は、上記した課題に鑑み、添付書類を必要とする各種の申請処理に対して、当該申請処理に対応付けて生成されたスキャンチケットデータの使用が完了するまで複数の画像データの生成を繰り返して、添付書類としてまとめて当該申請処理に添付することを可能とし、且つ添付書類の添付作業における人為的なミスを抑制する情報処理システムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記した目的を達成するために、本願発明の情報処理システムは以下の構成を備える。即ち、管理サーバと、読み取り機構を備える画像処理装置とを含む情報処理システムであって、前記管理サーバは、申請データに対して添付する電子画像データの生成に用いられる、画像読み取り設定情報及び電子画像データの生成を繰り返し行うことが可能である場合の使用完了条件が対応付けられたスキャンチケットデータを生成する第１の生成手段と、前記画像処理装置からのスキャンチケットデータ要求に応じて、前記スキャンチケットデータを前記画像処理装置に送信する送信手段と、を備え、前記画像処理装置は、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータを要求する要求手段と、前記要求手段によるスキャンチケットデータの要求に応じて、前記管理サーバから送信されたスキャンチケットデータを受信する第１の受信手段と、前記第１の受信手段で受信したスキャンチケットデータに対応付けられた前記画像読み取り設定情報に従って前記読み取り機構を用いた書類の読み取り処理を行い、前記申請データに添付する電子画像データを生成する第２の生成手段と、を備え、前記管理サーバはさらに、前記使用完了条件を満たすまでの間に前記スキャンチケットデータを繰り返し用いて生成された電子画像データを、まとめて管理する管理手段と、前記スキャンチケットデータに対応付けられた電子画像データの生成に複数回使用することが可能か否かを示す情報により、当該スキャンチケットデータが複数回使用可能か否かを判定する複数回使用可能判定手段と、前記複数回使用可能判定手段により、前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合に、当該スキャンチケットデータに対応付けられた使用完了条件を用いて、当該スキャンチケットデータの使用が完了したかを判定する使用完了判定手段と、前記複数回使用可能判定手段により前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合には、前記使用完了判定手段で、前記スキャンチケットデータの使用が完了したと判定した後に、前記管理手段で管理された前記電子画像データを、当該スキャンチケットデータに対応する前記申請データにまとめて添付する実行手段と、を備えることを特徴とする。
【００１１】
上記した目的を達成するために、本願発明の情報処理システムは以下の構成を備える。即ち、読み取り機構を備える画像処理装置が当該読み取り機構を用いた書類の読み取り処理を行うことで申請データに対して添付する電子画像データを生成する際に用いられる、画像読み取り設定情報及び電子画像データの生成を繰り返し行うことが可能である場合の使用完了条件が対応付けられたスキャンチケットデータを生成する生成手段と、前記使用完了条件を満たすまでの間に前記スキャンチケットデータを繰り返し用いて生成された電子画像データを、まとめて管理する管理手段と、前記スキャンチケットデータに対応付けられた電子画像データの生成に複数回使用することが可能か否かを示す情報により、当該スキャンチケットデータが複数回使用可能か否かを判定する複数回使用可能判定手段と、前記複数回使用可能判定手段により、前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合に、当該スキャンチケットデータに対応付けられた使用完了条件を用いて、当該スキャンチケットデータの使用が完了したかを判定する使用完了判定手段と、前記複数回使用可能判定手段により前記スキャンチケットデータが複数回使用可能であると判定された場合には、前記使用完了判定手段で、前記スキャンチケットデータの使用が完了したと判定した後に、前記管理手段で管理された前記電子画像データを、当該スキャンチケットデータに対応する前記申請データにまとめて添付する実行手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明により、添付書類を必要とする各種の申請処理に対して、当該申請処理に対応付けて生成されたスキャンチケットデータの使用が完了するまで複数の画像データの生成を繰り返して、添付書類としてまとめて当該申請処理に添付することを可能とし、且つ添付書類の添付作業における人為的なミスを抑制する情報処理システムの提供が可能となる。

【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明のワークフローシステムのシステム構成の一例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明のワークフローシステムにおけるサーバ装置として適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】本発明のワークフローシステムにおける画像形成装置として適用可能な複合機のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】本発明のワークフローシステムによって行われる処理の概要を示す図である。
【図５】図４のステップＳ４０２の新規申請受付処理の詳細を示すフローチャートである。
【図６】図４のステップＳ４０４のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細を示すフローチャートである。
【図７】図６のステップＳ６２６のスキャンデータ保存処理の詳細を示すフローチャートである。
【図８】図７のステップＳ７０９のスキャン完了判定処理の詳細を示すフローチャートである。
【図９】図４のステップＳ４０６のバッチ処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１０】クライアント装置のディスプレイ装置に表示される新規申請画面の構成の一例を示す図である。
【図１１】複合機１０３の操作部を構成する表示部に表示される表示画面の構成の一例を示す図である。
【図１２】スキャンチケットデータの使用完了の指示を入力するための画面の構成の一例を示す図である。
【図１３】サーバ装置１０１の外部メモリ２１１に記憶されているスキャンチケットデータテーブルのデータ構成の一例を示す図である。
【図１４】サーバ装置１０１の外部メモリ２１１に記憶されているスキャンファイルデータテーブルのデータ構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
まず、本発明の技術的特徴について触れておく。本発明の技術的特徴を簡単に説明すると、クライアント装置から申請された申請内容を受け付けるサーバ装置と、画像読み取り機構を備える画像処理装置とを含む画像処理システムにおいて、サーバ装置が、クライアント装置から申請された申請項目に領収書等の添付書類が必要な場合に、画像処理装置で画像の読み取りを実行するための指示内容が定義されているスキャンチケットを生成し、画像処理装置からのスキャンチケット要求に応じて、スキャンチケットを画像処理装置に送信して画像読み取り処理を行わせ、画像読み取り処理を行って得られた画像を受信して、申請内容と紐づけて記憶することである。
【００１５】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。図１は、本発明の情報処理システムのシステム構成の一例を示す構成図である。本発明の情報処理システムは、サーバ装置１０１、クライアント装置１０２−１、１０２−２（以下、まとめてクライアント装置１０２とする）、複合機１０３−１、１０３−２（以下、まとめて複合機１０３とする）等の画像処理装置、ＬＡＮ１０４等を備えて構成されている。
【００１６】
サーバ装置１０１は、クライアント装置１０２より特定のワークフローの開始要求を受け付けることにより、当該開始要求を受け付けた種別のワークフロー処理データを生成する。また、開始要求を受け付けたワークフローに添付書類、例えば交通費申請におけるタクシーの領収書等、が必要な場合には、当該書類を複合機１０３のスキャナ機能を使用して読み込む際のスキャナ設定や、スキャンチケットの完了条件、同一のスキャンチケットを用いて作成された画像データの結合条件、スキャンチケットを用いたスキャン処理により作成される画像データを添付するワークフローの申請データ等を定義したスキャンチケットデータを作成する。スキャンチケットデータのデータ構成については、図１３を参照して後述することにする。尚、スキャンチケットを発行する機能と、ワークフローデータを管理する機能とは異なるサーバ装置で提供しても構わない。また、サーバ装置１０１は、スキャンチケットデータの使用完了時に行うべき処理をスキャンチケットデータに従って特定し、その処理を実行する。本実施例では、ワークフローによる申請処理を次のアクティビティに進める例を説明するがスキャンチケットデータ使用完了時に行う処理はこれに限られず、メールの送信等であっても構わない。
【００１７】
クライアント装置１０２は、ワークフローの申請を行うユーザが使用する端末装置であって、ユーザの入力部を用いた操作に従って入力された操作命令に従い、サーバ装置１０１に対して、サーバ装置１０１が提供するワークフロー機能での各種申請要求を行う。その際に、申請を行う項目や、申請に用いる書類の電子画像作成処理に用いるスキャンチケットの設定に必要な入力指示をユーザによる入力部を介した操作により受け付け、当該入力指示に応じた申請要求やスキャンチケットの発行要求をサーバ装置１０１に対して行う。
【００１８】
複合機１０３は、各種申請に添付する書類の電子画像データ作成処理に用いる画像処理装置である。申請に添付する書類の電子画像データを作成する際に、複合機１０３は、ユーザに対応するスキャンチケットをサーバ装置１０１に対して要求する。ユーザの操作指示に従い、電子画像作成に使用するスキャンチケットの選択指示を受け付け、選択されたスキャンチケットの設定に従って、書類の電子画像作成処理を行う。
【００１９】
ネットワーク１０４は、サーバ装置１０１、クライアント装置１０２、複合機１０３を相互に通信可能に接続するための通信ネットワークである。以上が、本発明の情報処理システムの構成の一例の説明である。
【００２０】
次に、図２を参照して、図１のサーバ装置１０１に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。
【００２１】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００２２】
２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２３】
また、２０５は入力コントローラで、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置２０９からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ディスプレイ装置２１０等の表示器への表示を制御する。これらは必要に応じて操作者が使用するものである。
【００２４】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２５】
２０８は通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ１０４）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２６】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２７】
本発明を実現するための後述するフローチャートに示す各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ２１１に記録されている。そして、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【００２８】
尚、図１のクライアント装置１０２もサーバ装置１０１と略同様のハードウェア構成を有しているので、詳細な説明は割愛する。
【００２９】
次に、図３を参照して、図１の複合機１０３のハードウェア構成について説明する。図３は、図１の複合機１０３のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００３０】
図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したＬＡＮ１０４）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００３１】
コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。
【００３２】
３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。
【００３３】
３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。
【００３４】
３０５はネットワークインタフェース（ネットワークＩ／Ｆ）で、ＬＡＮ１０４等のネットワークに接続し、データの入出力を行う。３０６はモデムで、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。
【００３５】
３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においてはユーザの認証を行う際に必要となる非接触ＩＣカード（記憶媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ部３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９によるＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該ＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。
【００３６】
３２０はイメージバスインタフェース（イメージバスＩ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。
【００３７】
３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００３８】
３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行ったりする。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。そして、この画像処理部３１７は、スキャナ部３１４を駆動して画像読み取りされた画像データを画像処理して、ファイル出力可能な形式（例えば、ＰＤＦ形式ファイル）に変換し、ＣＰＵ３０１と連携して、ネットワークＩ／Ｆ３０５を介して、外部装置に画像データのファイルを送信することができる。
【００３９】
スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
【００４０】
プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
【００４１】
操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。
【００４２】
尚、表示部はプリンタによって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできるプリンタ、単に液晶画面を備え文字列を表示（印刷状態や印刷している文書名の表示）させるだけのプリンタによって本発明は構成されている。
【００４３】
ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【００４４】
カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、非接触ＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。
【００４５】
以上のような構成によって、プリンタ３００は、スキャナ３１４から読み込んだ画像データをＬＡＮ１０４上に送信したり、ＬＡＮ１０４から受信した印刷データをプリンタ部３１２により印刷出力したりすることができる。
【００４６】
また、スキャナ３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力したりすることができる。
【００４７】
次に、図４を参照して、サーバ装置１０１によって実行される処理の概要について説明する。この処理をサーバ装置１０１のＣＰＵ２０１に行わせるためのプログラムは外部メモリ２１１に記憶されており、必要に応じてＣＰＵ２０１は当該プログラムをＲＡＭ２０２にダウンロードし、その制御に従って本処理を行うことになる。
【００４８】
この処理を実行している際に、ＣＰＵ２０１は常にクライアント装置１０２からのワークフローシステムで各種申請の新規受け付け、複合機１０３からのスキャンチケット要求を受け付けている。
【００４９】
クライアント装置１０２からワークフローシステムでの新規申請を受け付けた場合には（ステップＳ４０１でＹＥＳ）、ＣＰＵ２０１は処理をステップＳ４０２に進め、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１とクライアント装置１０２のＣＰＵによる新規申請受付処理を行う。この処理の詳細については、図５を参照して後述することにする。
【００５０】
複合機１０３からのスキャンチケット要求を受け付けると（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、ＣＰＵ２０１は処理をステップＳ４０４に進め、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１と複合機１０３のＣＰＵ３０１によるスキャンチケットを用いたスキャン処理を実行する。この処理の詳細については、図６を参照して後述することにする。尚、複合機１０３は、図１１に示す表示画面１１００において、スキャンチケットボタン１１０１に対する押下指示を受け付けることで、サーバ装置１０１に対してスキャンチケットを用いたスキャン要求を行うことになる。この表示画面１１００の詳細については後述することにする。
【００５１】
また、ＣＰＵ２０１は、あらかじめ設定された所定のタイミング毎に、スキャンチケットの中で使用期限に達したものについて、当該スキャンチケットの使用を完了し、そのスキャンチケットが対応付けられているワークフローの申請を次のアクティビティに移行させるためにバッチ処理を行う（ステップＳ４０６）。この処理の詳細については、図９を参照して後述することにする。以上が、サーバ装置１０１によって行われる処理の概要である。
【００５２】
次に、図５を参照して、図４のステップＳ４０２の新規申請受付処理の詳細を示すフローチャートである。サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１に記憶されているＣＰＵ２０１にステップＳ５０１乃至Ｓ５０６の処理を実行させるためのプログラムをＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムの制御に従って当該処理を行うことになる。また、同様にクライアント装置１０２のＣＰＵ２０１は、外部メモリに記憶されているクライアント装置１０２のＣＰＵにステップＳ５１１乃至Ｓ５１５の処理を実行させるためのプログラムをＲＡＭにロードし、ロードしたプログラムの制御に従って本処理を行うことになる。
【００５３】
まず、不図示のステップで、新規申請の要求を行ってきたクライアント装置１０２を操作するユーザの認証処理が終了すると、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、新規申請画面をディスプレイ装置に表示させるための画面情報を、要求を行ってきたクライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ５０１）。画面情報を受信したクライアント装置１０２は、画面情報に従った新規申請画面をディスプレイ装置に表示する（ステップＳ５１１）。このステップで、図１０に示す新規申請画面がクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される。
【００５４】
ここで、図１０を参照して新規申請画面の構成について説明する。図１０は、新規申請画面の構成の一例を示す構成図である。
【００５５】
新規申請画面１０００には、各種の設定情報の入力を受け付けるために、以下のコントロールが用意されている。
【００５６】
申請種別選択部１００１は、ワークフローシステムにより何れの申請に対する決裁処理を行うかを選択するための選択部であって、「交通費申請」、「交際費申請」、「出張精算」の何れか１つを選択可能である。
【００５７】
また、申請の種別はこれらに限らず、他の申請項目を設けても良いし、これらの項目を設けなくても勿論構わない。また、申請を行う際には、この画面とは別の不図示の画面で、交通費申請の場合には、いつ、何処に、どのような用事で外出したのか、利用交通機関、その利用に支払った金額を入力したり、交際費申請の場合には、いつ、どのような相手に、どのような理由で、いくら支払ったかを入力したりする必要がある。この入力データがワークフロー申請の詳細データとして登録される。１つのワークフローの申請データに対して複数の詳細データが紐づくこともある。これら情報は、必要に応じてユーザがクライアント装置１０２を操作し、サーバ装置１０１に対して登録要求を行うことになる。これら情報は不図示のワークフロー管理ＤＢに登録される。
【００５８】
スキャンチケット設定チェックボックス１００２は、本画面に入力した情報に従った新規の申請にスキャンチケットを使用するかを指定するチェックボックスである。例えば、交通費申請の場合であれば、タクシーを利用した場合に等、領収書を添付する必要がある場合に、このチェックボックスにチェックを付けることになる。電車・バスの利用についての交通費申請については、必ずしも領収書を必要としないので、このチェックはつけなくても構わない。このスキャンチケット設定チェックボックス１００２にチェックが付けられている場合には、以下説明するコントロールによるスキャンチケットの設定を行うことになる。
【００５９】
スキャンチケット名入力欄１００３はスキャンチケットの名称を入力するための入力欄であり、ユーザは任意の名称を入力することが可能である。スキャンチケットの選択時に、このスキャンチケット名入力欄に入力された名称が表示されることになる。
【００６０】
スキャンチケット種別選択部１００４は、スキャンチケットを１回のスキャンにのみ有使用可能とするか（１回限り）、それとも、複数回のスキャンに繰り返し使用できるものとするか（複数回スキャン可能）を指定するための指定部である。「複数回スキャン可能」を選択した場合には、「完了条件」設定、及び「結合条件」設定を行うことになる。
【００６１】
スキャンチケット種別選択部１００４で「複数回スキャン可能」が選択された場合に、複数件のスキャンデータの完了条件、と複数のスキャンファイルの結合条件の設定を行う。完了条件設定として、日時指定１００５、件数指定１００６、ＯＣＲ１００７、完了情報送信１００８のいずれかの指定を受け付けることになる。
【００６２】
日時指定１００５の指定を受け付けた場合には、日時指定入力欄（月）１００５−１、日時指定入力欄（日）１００５−２が有効になり、スキャンチケットの完了条件となる日時の入力を受け付けることが可能になる。この場合、入力された日時に達した場合にスキャンチケットの使用を完了し、それ以前に当該スキャンチケットを用いて作成された電子画像データを添付して、ワークフローの処理を次のアクティビティに移行させる。尚、スキャンチケットの使用が完了するとは、当該スキャンチケットをそれ以降使用できないようにすることを意味し、スキャンチケットの使用が完了したと判断した場合には、ＣＰＵ２０１は、当該スキャンチケットを用いて作成された電子画像データを添付して申請のワークフローを次のアクティビティに移行させる。
【００６３】
件数指定１００６の指定を受け付けた場合には、件数入力欄１００６−１が有効になり、件数入力を受け付けることが可能となる。この場合、入力された件数分スキャン処理がされた場合にスキャンチケットの使用を完了し、その件数分の電子画像データを添付した形でワークフローを次のアクティビティに移行させる。
【００６４】
ＯＣＲ１００７の指定を受け付けた場合には、終了条件入力欄（ＯＣＲ）１００７−１が有効になり、終了判定に使用する文字列（または文字列パターン）の入力を受け付けることが可能になる。この場合、当該スキャンチケットを用いて作成された電子画像データに対してＯＣＲ処理を行った結果、終了条件入力欄（ＯＣＲ）に入力された文字列（文字列パターン）が検出された場合に、スキャンチケットの使用を完了し、それまでに当該スキャンチケットを用いて作成された電子画像データを添付して、ワークフローの処理を次にアクティビティに移行させる。
【００６５】
完了情報送信１００８の指定を受け付けた場合には、スキャンチケットを用いてのスキャン処理が終了するたびに、複合機１０３のＣＰＵ３０１がスキャンチケットの使用を完了するか否かの指定を入力させる画面（図１２）を操作部３０８に表示し、当該スキャンチケットを用いてのスキャンチケットの使用完了の入力をユーザから受け付けるような制御を行うことになる。使用完了の入力を受け付けた場合に、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は当該スキャンチケットの使用を完了とし、ワークフローの処理を次にアクティビティに移行させる。
【００６６】
スキャンチケット種別選択部１００４で「複数回スキャン可能」が選択された場合には、さらに、結合条件についても設定入力を受け付けることになる。結合条件の設定入力として、同一のスキャンチケットを用いて作成された個々の電子画像データを、ワークフローの処理を次のアクティビティに移行させる際に、１つの電子画像データに結合するか否か、結合する場合には、結合する順序の条件について受け付けることになる。
【００６７】
電子画像データを結合するか否かについては、複数のスキャンファイルの結合を「行わない」１００９、または「行う」１０１０の選択に従って決定されることになる。また、「行う」１０１０が選択された場合には、結合順として、スキャン順１０１０−１、ＯＣＲ結果順１０１０−２、任意指定１０１０−３のいずれかの指定を受け付ける。
【００６８】
スキャン順１０１０−１の指定を受け付けた場合には、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、先に作成された電子画像データが先のページになるように電子画像データを結合する。ＯＣＲ結果順１０１０−２の指定を受け付けた場合には、ＯＣＲ処理の結果取得された電子画像データ中に含まれる日付情報が早いものが先のページになるように電子画像データを結合する。任意指定１０１０−３が指定された場合には、クライアント装置１０２や複合機１０３上で入力された結合順序情報に従って、ＣＰＵ２０１は電子画像データの結合処理を行うことになる。
【００６９】
新規申請ボタン１０１１は、上記の各コントロールに従った新規申請を行う際に用いられるボタンであって、新規申請ボタン１０１１が押下された場合に、クライアント装置１０２のＣＰＵは、サーバ装置１０１に対して本画面に対する入力情報に従った新規申請データを送信する。キャンセルボタン１０１２は、本画面の表示を終了するために用いられるボタンであって、キャンセルボタン１０１２が押下された場合に、クライアント装置１０２のＣＰＵは、本画面に対して入力された情報を破棄し、本画面の表示を終了する。以上が、図１０の新規申請画面１０００の構成の一例の説明である。
【００７０】
図５の説明に戻る。クライアント装置１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５１１で表示した新規申請画面１０００を介して、ユーザの入力装置２０９操作に従って申請種別（申請種別選択部１００１）の入力や詳細設定（申請種別選択部１００１以外）の入力を受け付け（ステップＳ５１２、ステップＳ５１３）、新規申請ボタン１０１１の押下指示を受け付けると、新規申請画面１０００で受け付けた設定情報を新規申請データとしてサーバ装置１０１に対して送信する（ステップＳ５１４）。
【００７１】
サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２から新規申請データを受信すると（ステップＳ５０２）、申請データに基づきワークフローデータを作成して、不図示のワークフロー管理ＤＢに登録する（ステップＳ５０３）。このワークフロー管理ＤＢには、データ項目として、申請者、申請種別、承認者、申請日、詳細データなどが登録される。そして、スキャンチケットを作成するか否かを判定する（ステップＳ５０４）。ＣＰＵ２０１はこの判定を、クライアント装置１０２から取得した新規申請データのうち、スキャンチケット設定チェックボックス１００２にチェックがされているか／否かのデータに従って行うことになる。
【００７２】
スキャンチケットの設定チェックボックス１００２にチェックがされた状態で新規申請ボタン１０１１が押下された場合に送信される新規申請データには、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１にスキャンチケットを作成させるための情報が含まれるので、ＣＰＵ２０１はステップＳ５０４の判定処理でＹＥＳと判定し、新規申請データに従ってスキャンチケットを作成し、スキャンチケットデータテーブルに保存する（ステップＳ５０５）。ステップＳ５０５が終了した場合、またはステップＳ５０４の判定処理でスキャンチケットを作成しないと判定した場合には、ＣＰＵ２０１は処理をステップＳ５０６に進め、新規申請データを受け付けた結果の処理結果情報をクライアント装置１０２に対して送信する。
【００７３】
クライアント装置１０２はサーバ装置１０１から処理結果情報を受信すると、その情報に基づいて、ディスプレイ装置に表示されている画面の表示を更新する。以上が図４のステップＳ４０２の新規申請受付処理の詳細な説明である。
【００７４】
ここで、図１２を参照してスキャンチケットデータテーブルのデータ構成について説明する。図１２はスキャンチケットデータテーブルのデータ構成の一例を示す図である。
【００７５】
図１２に示す通り、スキャンチケットデータテーブル１３００は、データ項目としてスキャンチケットＩＤ（ＳＴ−ＩＤ）１３０１、対象ユーザ１３０２、スキャンチケット名１３０３、種別１３０４、ファイル形式１３０５、解像度１３０６、複数１３０７、完了条件１３０８、結合１３０９、結合順指定１３１０、ワークフローＩＤ１３１１を備えて構成されている。
【００７６】
ＳＴ−ＴＤ１３０１は、スキャンチケットデータを一意に識別するためのＩＤ情報を登録するためのデータ項目である。対象ユーザ１３０２は、スキャンチケットデータを使用可能なユーザ情報を登録するデータ項目である。例えば、交通費の申請のためのワークフローに使用するスキャンチケットデータの場合には、ワークフローの申請者の情報が登録される。これに限らず、スキャンチケットデータの作成時に使用可能とするユーザの情報を受け付け、そのユーザの情報を登録するという方法をとっても勿論構わない。スキャンチケット名１３０３は、図１０のスキャンチケット名入力欄１００３に入力された入力情報を登録するデータ項目である。種別１３０４は、図１０の申請種別選択部１００１で選択されたワークフローの申請種別を登録するためのデータ項目である。
【００７７】
ファイル形式１３０５、解像度１３０６は、スキャンチケットを使用して書類のスキャンを行う際の設定を登録するためのデータ項目であり、ファイル形式１３０５には、作成するファイル形式の情報（例えばＴＩＦＦ、ＰＤＦ等）が、解像度１３０６にはスキャナによる読み取り解像度が登録される。これら設定は、申請種別に応じて決定されるようにしても、図１０の新規申請画面１０００にスキャナの読み取り設定を行うためのコントロールを追加して、その入力に従った設定にしてもどちらでも構わない。
【００７８】
複数１３０７は、図１０の新規申請画面１０００のスキャンチケット選択部１００４で、「複数回スキャン可能」または「１回限り」のどちらが選択されたかを示す情報を登録するデータ項目である。例えば複数申請用が選択された場合には「○」が登録され、「１回限り」が選択された場合にはこのデータ項目にはデータの登録を行わない。完了条件１３０８は、図１０の新規申請画面１０００で何れの結合条件（日時指定１００５、件数指定１００６、ＯＣＲ１００７、完了情報送信１００８）が選択されたかを示す情報が登録されるデータ項目である。尚、日時指定が結合条件として選択された場合には日時情報、件数指定が選択された場合には件数情報、ＯＣＲ１００７が選択された場合には文字列情報があわせて登録される。
【００７９】
結合１３０９は、図１０の結合条件でファイルの結合を行う／行わないの何れが選択されたかを示す情報を登録するデータ項目である。例えば、結合を行うが選択された場合には「○」が登録され、行わないが選択された場合には、このデータ項目にはデータの登録を行わない。結合順指定１３１０は、ファイルの結合を行う場合、その結合順として、図１０の新規申請画面においてスキャン順１０１０−１、ＯＣＲ結果順１０１０−２、任意指定１０１０−３のいずれが選択されたかを示す情報を登録するデータ項目である。ワークフローＩＤは当該スキャンチケットを用いたスキャン処理により作成される電子画像データを添付するワークフローの申請データを特定するためのＩＤを登録するデータ項目である。以上が、図１３のスキャンチケットデータテーブルの構成の説明である。
【００８０】
本発明では、ワークフローの新規申請を行う際に、スキャンチケットデータの作成を行うかを指定させ、申請時に作成したスキャンチケットデータとワークフローとを対応付けて保存することになる。また、作成したスキャンチケットデータには、スキャン時の読み取り設定が行われているので、スキャンを行う度に読み取り設定を行う必要がなく、また、同一のスキャンチケットを用いれば、同一の読み取り設定でのスキャンを行うことが可能となる。
【００８１】
また、スキャンチケットには、当該スキャンチケットを用いたスキャン処理により作成される電子画像データを何れのワークフローの申請データに添付するかの情報が設定されているので、スキャン時に、ユーザがいずれのワークフローの申請データに電子画像データを添付するかを指定させなくとも良く、業務の効率化につながるとともに、添付ミスを低減させる効果も奏する。
【００８２】
次に、図６を参照して図４のステップＳ４０４のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細について説明する。サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１に記憶されているＣＰＵ２０１にステップＳ６２１乃至Ｓ６２７の処理を実行させるためのプログラムをＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムの制御に従って当該処理を行うことになる。また、同様に複合機１０３のＣＰＵ３０１は、ＨＤＤ３０４に記憶されているＣＰＵ３０１にステップＳ６０１乃至Ｓ６１４の処理を実行させるためのプログラムをＲＡＭ３０２にロードし、ロードしたプログラムの制御に従って本処理を行うことになる。尚、複合機１０３に当該ステップの処理を行わせるためのプログラムはサーバ装置１０１が提供する構成をとっても勿論構わない。
【００８３】
まず、複合機１０３のＣＰＵ３０１は、不図示のステップにおいてユーザ認証処理を行った後に、ユーザ認証で特定されたログインユーザに対応するスキャンチケットの一覧要求をサーバ装置１０１に対して送信する（ステップＳ６０１）。サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、複合機１０３からの一覧要求を受信すると（ステップＳ６２１）、スキャンチケットデータテーブル１３００を検索し、当該ログインユーザに対応するスキャンチケットデータを取得し（ステップＳ６２２）、取得したスキャンチケットデータの要求を行ってきた複合機１０３に対して送信する（ステップＳ６２３）。
【００８４】
複合機１０３のＣＰＵ３０１は、ログインユーザに対応するスキャンチケットデータを取得すると、スキャンファイル情報をサーバ装置１０１から取得する必要があるかを判定する。ＣＰＵ３０１は、取得したスキャンチケットデータのうち少なくともいずれかの複数１３０７のデータ項目が複数回スキャン可能を示す情報である場合に、この判定処理でスキャンファイル情報を取得する必要があると判定することになる。
【００８５】
ここで、図１４を参照してスキャンファイルデータテーブルの構成について説明する。図１４はスキャンファイルデータテーブルの構成の一例を示す図である。スキャンファイルデータテーブル１４００は、複合機１０３において、スキャンチケットを用いたスキャン処理により作成された電子画像データの情報を管理するためのデータテーブルである。
【００８６】
図１４に示すようにスキャンファイルデータテーブルはデータ項目として、ＳＴ−ＩＤ（スキャンチケットＩＤ）１４０１、ＳＦ−ＩＤ（スキャンファイルＩＤ）１４０２、スキャンファイル名１４０３、スキャン日時１４０４、結合順１４０５を備えて構成されている。
【００８７】
ＳＴ−ＩＤ１４０１は、スキャンファイル（電子画像ファイル）を作成する際に選択されたスキャンチケットのＩＤを示す情報を登録するデータ項目である。このＳＴ−ＩＤ１４０１は図１３のＳＴ−ＩＤ１３０１と関連付けられている。
【００８８】
ＳＦ−ＩＤ１４０２は、スキャンファイルを一意に識別するためのＩＤ情報であり、同一のＳＦ−ＩＤを有するスキャンファイルで一意の情報が登録される。スキャンファイル名１４０３はスキャンファイルの名称を示す情報を登録するためのデータ項目である。
【００８９】
スキャン日時１４０４は、スキャンチケットを用いたスキャン処理によりスキャンファイルが作成された日時情報を登録するためのデータ項目である。結合順１４０５は、同一のスキャンチケットを使用して作成された複数のスキャンチケットを結合する際の結合順序情報を登録するためのデータ項目である。スキャンチケットの設定を行う際に、結合条件で「行わない」を指定した場合には、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１はこのデータ項目に対してデータの登録を行わない。
【００９０】
スキャンファイルデータテーブルに、図１４に示したデータ項目以外のデータ項目を含ませた構成にしても、また、図１４に示したデータ項目のうち、不要なものを削除した構成にしても勿論構わない。以上がスキャンファイルデータテーブルの説明である。
【００９１】
図６の説明に戻る。ステップＳ６０３で、複合機１０３のＣＰＵ３０１が、スキャンファイル情報を取得する必要があると判断した場合には、処理をステップＳ６０４に移行させ、スキャンファイル情報要求をサーバ装置１０１に対して送信する。その際には、複合機１０３のＣＰＵ３０１はサーバ装置１０１に対して複数１３０７が複数回スキャン可能であることを示すスキャンチケットデータのＳＴ−ＩＤ１３０１を送信することになる。サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、スキャンファイル情報要求を受信すると（ステップＳ６２４）複合機１０３から受信した受信したＳＴ−ＩＤ情報をもとにスキャンファイルデータテーブルを検索し、取得したＳＴ−ＩＤがＳＴ−ＩＤ１４０１に登録されているスキャンファイルデータを取得し、複合機１０３に対して送信する（ステップＳ６２５）。尚、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１が、ステップＳ６２２で取得したスキャンチケットデータの中に、複数回スキャン可能であるスキャンチケットがあると判断した場合に、当該スキャンチケットデータに対応するスキャンファイル情報を取得し、スキャンチケットデータとスキャンファイル情報とを合わせて複合機１０３に送信するような構成にしても勿論構わない。
【００９２】
複合機１０３のＣＰＵ３０１は、ステップＳ６０３でＮＯと判定した場合、または、サーバ装置１０１からスキャンファイル情報を取得した（ステップＳ６０５）後に、操作部３０８に図１２に示す表示画面（ＵＩ）１２００を表示することになる。
【００９３】
ここで、図１１を参照して複合機１０３の操作部３０８に表示される表示画面（ＵＩ）の構成について説明する。図１２は、スキャンチケットを用いたスキャン処理を行う際に複合機１０３の操作部３０８に表示される表示画面（ＵＩ）の構成の一例を示す図である。
【００９４】
図中１１０１はスキャンチケットボタンであり、このボタンの押下指示を受け付けると複合機１０３のＣＰＵ３０１は、サーバ装置１０１に対してスキャンチケットの要求を行うことになる。その後に、本図に示す表示画面が操作部３０８に表示されることになる。
【００９５】
図中１１０２はスキャンチケット選択欄であって、添付書類のスキャン処理に用いるスキャンチケットをユーザに選択させるための選択欄である。ユーザが正しいスキャンチケットを選択できるように、スキャンチケット選択欄にはスキャンチケットの情報としてスキャンチケット名、当該スキャンチケットが複数回スキャン可能なスキャンチケットか否かを示す情報、スキャンチケットを使用してスキャン処理を行った最終のスキャン日時情報、当該スキャンチケットを用いたスキャンを行った回数等の情報を表示する。このスキャンチケット選択欄１１０２には、ログイン中のユーザが使用可能なスキャンチケットの情報が表示される。尚、既に使用完了となったスキャンチケットの表示は行われない。
【００９６】
スキャンチケット選択欄１１０２では、ユーザの操作指示に従って選択されたスキャンチケットデータが、１１０２−１のように白黒反転処理されることにより、ユーザがどのスキャンチケットを選択したかを認識可能になっている。ユーザが選択したスキャンチケットを認識できる表示形態であれば、これ以外に、例えば選択されたスキャンチケットデータの字体を変える、文字色を変える等、他の表示形態を採用しても勿論構わない。
【００９７】
スキャン履歴表示欄１１０３にはスキャンチケット選択欄１１０２で選択されたスキャンチケットを用いて作成されたスキャンファイル情報が表示される。スキャンファイル情報としては、夫々のスキャンファイルのスキャンファイル名、スキャン日時が表示される。スキャンチケット選択欄１１０２で、スキャンファイルの結合を行う指定がなされたスキャンチケットが選択された場合は、スキャン履歴表示欄１１０３には、スキャンファイル情報が結合順に登録されることになる。スキャンファイルの結合を行わない指定がなされたスキャンチケットが選択された場合には、スキャン日時が古い順に表示がされる。
【００９８】
また、スキャンチケットを作成する際（新規の申請を行う際）に、図１０の新規申請画面において、結合条件指定で任意指定１０１０−３を選択した場合に、図中の結合順変更指示部１１０３−１が有効となり、いずれかの「▲」の押下指示を受けた場合には、当該「▲」の行のスキャンファイルの結合優先順を１高く（例えば２→１）し、「▼」の押下指示を受け付けた場合には、スキャンファイルの結合優先順を１低く（例えば２→３）する。その場合、ＣＰＵ３０１は、変更された結合順に従って、スキャン履歴の表示順を変更することになる。
【００９９】
スキャンファイル名指定ボタン１１０４は、スキャン履歴表示欄１１０３でスキャンファイル名が「＜＜今回スキャン＞＞」となっているスキャンファイルの名称を入力するために用いられるボタンであり、このボタンの押下指示を受け付けるとＣＰＵ３０１は、不図示のファイル名入力画面を操作部３０８に表示し、スキャンファイル名の入力を受け付けることになる。
【０１００】
スキャン開始ボタン１１０５は、スキャンチケット選択欄１１０２で選択されたスキャンチケットを用いてのスキャン処理を開始するために用いられるボタンであり、このボタンが押されると、ＣＰＵ３０１は、スキャンチケットデータに設定された解像度で書類のスキャンを行い、スキャンチケットデータに設定されたファイル形式のファイルを作成し、サーバ装置１０１にスキャンファイルデータを送信する。スキャンファイル名の入力を受け付けている場合にはそのファイル名のファイルを、受け付けていない場合には、例えばスキャン処理を行った日時情報等をファイル名としてファイルを作成することになる。
【０１０１】
最後にこの表示画面（ＵＩ）１２００の補足的な説明をしておく。図１２に示す通り、この表示画面（ＵＩ）１２００には、「ＭＹスキャンチケット」タブと「固定スキャンチケット」タブとが用意されている。「ＭＹスキャンチケット」タブが指定された場合には、図１２に示す通り、ワークフロー申請を行ったことで作成されたスキャンチケットデータを選択し、ワークフローの処理を進めるために必要な画像データを作成するための処理を行うことになる。一方、「固定スキャンチケット」タブが選択された場合には、ワークフロー処理とは関係ない、解像度やファイル形式、作成したファイルの保存場所等の設定がなされた、複数のユーザが使用可能なスキャンチケットを選択可能となり、選択したスキャンチケットに設定された条件でのスキャン処理を行うことになる。また、スキャンチケットには、スキャン処理により作成されたスキャン画像に対する処理を定義可能であり、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットデータとともに取得したスキャンファイルに対して、スキャンチケットデータに設定された処理を行うことになる。
【０１０２】
以上が、複合機１０３の操作部３０８に表示される表示画面（ＵＩ）１２００の構成の一例の説明である。
【０１０３】
図６の説明に戻る。表示画面（ＵＩ）１２００を操作部３０８に表示した後（ステップＳ６０６の処理の後）、複合機１０３のＣＰＵ３０１は、表示画面１２００を介してスキャンチケットの選択指示を受け付ける（ステップＳ６０７）。そして、スキャンチケットが複数回スキャン可能なスキャンチケットであり、結合順の指定が任意指定の場合に、スキャンファイルの結合順の変更要求を受け付けた場合には（ステップＳ６０８でＹＥＳ）、結合順の変更処理を行う（ステップＳ６０９）。尚、表示画面（ＵＩ）１２００のスキャン開始ボタン１１０５の押下を受け付けることで発行されるスキャン要求を受け付けたと判断するまでは、スキャンチケットの選択を変更することなどが可能である。
【０１０４】
そして、表示画面（ＵＩ）１２００のスキャン開始ボタン１１０５の押下を受け付けることで発行されるスキャン要求を受け付けたと判断した場合に（ステップＳ６１０でＹＥＳ）、処理をステップＳ６１１に進め、ステップＳ６０７で選択されたスキャンチケットの設定に従った書類のスキャン処理を実行する。
【０１０５】
尚、スキャン処理を行う際に、複数枚の書類のスキャンが必要になる場合がある。この場合に対応するために、フィーダを用いず、書類が原稿台に置いた状態でスキャン指示を受け付けた場合には、他にスキャンを行う書類があるかについての確認を行い、他にスキャンを行う書類がある旨の入力を受け付けた場合には、引き続き同一のスキャンチケットを用いてのスキャン処理を行うことになる。
【０１０６】
そして、スキャンして得られた情報に従って、スキャンチケットに設定された指定フォーマットのスキャンデータ（電子画像データ）を生成し、スキャンデータと結合順情報（結合順が任意指定の場合）をサーバ装置１０１に送信する（ステップＳ６１３）。尚、スキャンデータの送信先がスキャンチケットに設定されている場合には、スキャンチケットに設定された送信先にスキャンデータを送信することになる。ここでは、スキャン使用したスキャンチケットのＳＴ−ＩＤもあわせて送信される。図１０の新規申請画面１０００の完了条件設定で完了情報送信１００８が選択された形で作成されたスキャンチケットを用いてのスキャン処理を行った場合には、スキャン処理が終了後、図１２に示すような、スキャンチケット完了画面１２００を表示し、当該申請に必要な書類のスキャンが完了したか否かの入力を受け付けることになる。この場合、ステップＳ６１３ではこの情報も併せてサーバ装置１０１に送信することになる。図１２のスキャンチケット完了画面で「はい」１２０１の押下指示を受け付けると、複合機１０３のＣＰＵ３０１は、サーバ装置１０１に対してスキャンチケットの使用完了の通知を行う。この通知を受け付けると、サーバ装置１０１は当該スキャンチケットの使用を完了させる。一方、「いいえ」１２０２の押下を受け付けた場合には、引き続き当該スキャンチケットの使用をすることができる。
【０１０７】
複合機１０３よりスキャンデータ等を取得すると、ＣＰＵ２０１は、スキャンデータ保存処理を行う（ステップＳ６２６）。この処理の詳細については、図７を参照して後述することにする。
【０１０８】
ステップＳ６２６のスキャンデータ保存処理終了後、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、処理結果を複合機１０３に対して送信する（ステップＳ６２７）。処理結果を受信した複合機１０３側では処理が正常に終了したかそれともエラーが発生したかの情報を少なくとも含む画面の表示を操作部３０８に行う（ステップＳ６１４）。以上が図４のステップＳ４０４のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細な説明である。
【０１０９】
本発明では、ワークフローの申請データに対するファイルの添付処理を行う際に使用するスキャンチケットデータの選択という簡単な操作により、スキャン設定（解像度やファイル形式）や、作成される電子画像データが添付される申請データ等が決定されるので、業務効率が図れる。また、スキャンチケットの選択時には、その名称等を表示するので、ユーザによる選択ミスを好適に防止する効果もある。
【０１１０】
次に、図７を参照して、図６のステップＳ６２６のスキャンデータ保存処理の詳細について説明する。サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１に本図に示す処理を実行させるためのプログラムは外部メモリ２１１に記憶されており、ＣＰＵ２０１は、必要に応じて当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムによる制御に従って本処理を実行する。
【０１１１】
まず、ＣＰＵ２０１は、複合機１０３よりスキャンファイル、結合順情報（複合機１０３から送信された場合のみ）を受信する（ステップＳ７０１）と、受信情報に含まれるＳＴ−ＩＤ情報を有するスキャンチケットデータをスキャンチケットデータテーブルから取得する（ステップＳ７０２）。
【０１１２】
その後、スキャンファイルの傾斜補正処理やＯＣＲ処理等の前処理が必要であるかを判定し（ステップＳ７０３）、前処理が必要である（ＹＥＳ）と判定した場合には、スキャンファイルに対して前処理を実行する。例えば、ＣＰＵ２０１は、ＯＣＲ結果によりスキャンチケットの使用の完了を判定する場合や、ＯＣＲ結果に従った順でのファイル結合が指定されている場合に、前処理が必要であると判断することになる。
【０１１３】
ステップＳ７０３で前処理の必要がない（ＮＯ）と判定した場合、ステップＳ７０４の前処理を実行後、ステップＳ７０１で受信したスキャンファイル（若しくはステップＳ７０４でスキャンファイルに前処理を実行することにより作成された電子画像ファイル）を所定のディレクトリ等に保存するとともに、スキャンファイルデータテーブルに当該スキャンファイルのデータを登録する（ステップＳ７０５）。
【０１１４】
ステップＳ７０５の処理が終了後に、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０２で取得したスキャンチケットデータが複数回スキャン可能なスキャンチケットであるかを判定する（複数回スキャン？：ステップＳ７０６）。
【０１１５】
複数回スキャン可能なスキャンチケットであると判定した場合には（ステップＳ７０６でＹＥＳ）、処理をステップＳ７０７に進め、スキャンファイル結合順設定を行う必要があるかを判定する。スキャンファイルを結合する設定のスキャンチケットの場合には、スキャンファイル結合順の設定を行うと判定することになる。スキャンファイルの結合順設定を行うと判定した場合には（ステップＳ７０７でＹＥＳ）、ＣＰＵ２０１は処理をステップＳ７０８に進め、スキャンファイルの結合順設定を行う。例えば、結合順としてスキャン順が設定されている場合には、当該スキャンファイルの結合順を最下位に、結合順として任意指定が設定されている場合には、複合機１０３より取得した結合順情報に従って、当該結合順を設定する。結合順として、任意指定やＯＣＲ結果が選択されている場合には、今回のスキャン処理で作成されたスキャンファイル以外の結合順を変更する必要があることがある。その場合にはそれらの情報も変更することになる。
【０１１６】
その後、ステップＳ７０２で取得したスキャンチケットデータを用いてのスキャン処理が完了したかを判定する（スキャン完了判定処理：ステップＳ７０９）。この処理の詳細については図８を参照して後述することにする。
【０１１７】
ステップＳ７０８の処理終了後、当該スキャンチケットを用いたスキャン処理が完了したと判断した場合（ステップＳ７１０の「全スキャン完了？」でＹＥＳ）、処理をステップＳ７１１に進める。一方、完了していないと判断した場合には、本処理を終了する。
【０１１８】
ステップＳ７１１では、ステップＳ７０２で取得したスキャンチケットを用いて作成された他のスキャンファイル（関連スキャンファイル）があれば、その関連スキャンファイルを所定のディレクトリより取得する（ステップＳ７１１）。その後、スキャンチケットデータの結合１３０９の設定がスキャンファイルを結合する情報であるかを判定する（「ファイルを結合？」：ステップＳ７１２）。ファイルを結合する情報である場合には、ステップＳ７０１で取得したスキャンファイルとステップＳ７１１で取得した関連スキャンファイルを指定された結合順で結合する（ステップＳ７１３）。
【０１１９】
ステップＳ７０６の判定処理でＮＯと判定した場合、またはステップＳ７１３の結合処理終了後、ＣＰＵ２０１は処理をステップＳ７１４に進め、ステップＳ７０１で取得したスキャンファイル、ステップＳ７１１で取得した関連スキャンファイル、またはステップＳ７１３で作成した結合スキャンファイルを、ステップＳ７０２で取得したスキャンチケットに対応付けられている申請の添付書類として登録し（ステップＳ７１４）、ワークフローの処理を次のアクティビティに移行させる（ステップＳ７１５）。
【０１２０】
そして、その後、ステップＳ７０２で取得したスキャンチケット情報のスキャンチケットデータテーブル１３００からの削除（ステップＳ７１６）及び、当該スキャンチケットを用いたスキャン処理を行うことで作成したスキャンファイルのスキャンファイルデータテーブル１４００からの削除（ステップＳ７１７）を行う。以上が、図６のステップＳ６２６のスキャンファイル保存処理の詳細な説明である。
【０１２１】
本発明では、このような構成をとることにより、複数回使用可能なスキャンチケットの使用の完了を適切に判定し、ワークフローを次のアクティビティに進めることが可能となる。このような機能を有することにより、１つの申請データで複数の異なる申請（申請種別は同一）を行うことが可能となることで、必要となる申請、承認の数が減るため、申請者、承認者の業務負担を減らすことができる。
【０１２２】
次に、図８を参照して、図７のステップＳ７０９のスキャン完了判定処理の詳細について説明する。本処理をサーバ装置１０１のＣＰＵ２０１に実行させるためのプログラムは外部メモリ２１１等に記憶されており、ＣＰＵ２０１はこの処理を実行するに際し、当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムによる制御に従って本図に従った処理を実行する。
【０１２３】
ＣＰＵ２０１は、スキャン完了判定の対象となるスキャンチケットデータが複数回スキャン可能な設定がなされたスキャンチケットであるかを判定する（ステップＳ８０１）。複数回スキャン可能なスキャンチケットではないと判定した場合には（ステップＳ８０１でＮＯ）、処理をステップ８０９に進める。
【０１２４】
一方、複数回スキャン可能な設定がなされたスキャンチケットであると判定した場合には（ステップＳ８０１でＹＥＳ）、処理をステップＳ８０２に進め、完了条件として日時指定が設定されているか（図１０の新規申請画面１０００で日時指定１００５が選択されたか）を判定する。ステップＳ８０２の判定処理で日時条件が設定されていると判断した場合には、スキャンチケットの完了の指定日時に達したかを判定する（ステップＳ８０３）。ＣＰＵ２０１は、指定日時に達したと判定した場合には（ステップＳ８０３でＹＥＳ）処理をステップＳ８１０に、達していないと判定した場合には（ステップＳ８０３でＮＯ）処理をステップＳ８０９に進める。
【０１２５】
ステップＳ８０２の処理でＮＯと判定した場合には、ＣＰＵ２０１は処理をステップＳ８０４に進め、完了条件として件数指定が設定されているか（図１０の新規申請画面１０００で件数指定１００６が選択されたか）を判定する。ステップＳ８０４の判定処理で件数指定が設定されていると判断した場合には、当該スキャンチケットを用いて作成されたスキャンファイルが指定件数に達したかを判定する（ステップＳ８０５）。ＣＰＵ２０１は、指定件数に達したと判定した場合には（ステップＳ８０５でＹＥＳ）処理をステップＳ８１０に、達したと判定した場合には（ステップＳ８０５でＮＯ）処理をステップＳ８０９に進める。
【０１２６】
ステップＳ８０４の処理でＮＯと判定した場合には、ＣＰＵ２０１は処理をステップＳ８０６に進め、完了条件としてＯＣＲ結果指定がなされているか（図１０の新規申請画面でＯＣＲ１００７が選択されたか）と判定する。ステップＳ８０６の判定処理で、完了判定に使用する文字列（又は文字列パターン）に合致する情報がＯＣＲ処理により得られたかを判定する（ステップＳ８０７）。ＣＰＵ２０１は、得られたと判定した場合には（ステップＳ８０７でＹＥＳ）処理をステップＳ８１０に、得られなかったと判定した場合には（ステップＳ８０７でＮＯ）処理をステップＳ８０９に進める。
【０１２７】
ステップＳ８０６の処理でＮＯと判定した場合には、複合機１０３からの完了情報送信が完了条件として設定されているので、ＣＰＵ２０１は複合機１０３から完了情報を受け付けたかを判定する（ステップＳ８０８）。完了情報を受け付けたと判断した場合には（ステップＳ８０８でＹＥＳ）処理をステップＳ８１０に、受け付けていないと判定した場合には（ステップＳ８０８でＮＯ）、処理をステップＳ８０９に進める。
【０１２８】
ＣＰＵ２０１は、本処理を行った結果、処理をステップＳ８０９に進めた場合には、対象としたスキャンチケットを用いたスキャンは完了していないと、ステップＳ８１０に進めた場合には、スキャンは完了したと判定する。以上が図７のステップＳ７０９のスキャン完了判定処理の詳細である。
【０１２９】
次に、図９を参照して、図４のステップＳ４０６のバッチ処理の詳細について説明する。本処理をＣＰＵ２０１に実行させるためのプログラムは外部メモリ２１１等に記憶されており、この処理を実行するに際し、ＣＰＵ２０１は当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、ロードしてプログラムの制御に従って、本処理を実行する。
【０１３０】
ＣＰＵ２０１は本処理において、図１３に示すスキャンチケットデータテーブルに登録されている全てのスキャンチケットデータに対してステップＳ９０１からＳ９１０の処理を行う。
【０１３１】
まず、ＣＰＵ２０１は完了判定処理の対象とするスキャンチケットデータをスキャンチケットデータテーブル１３００より取得し（ステップＳ９０１）、当該スキャンチケットによるスキャン完了判定処理を行う（ステップＳ９０２）。スキャン完了判定処理については、図８を用いて既に説明したとおりである。
【０１３２】
スキャン完了判定処理の結果、当該スキャンチケットによるスキャン処理が完了したと判定した場合には（ステップＳ９０３でＹＥＳ）、処理をステップＳ９０４に進め、スキャンファイルデータテーブルより当該スキャンチケットを用いたスキャン処理により作成されたスキャンファイル情報（関連スキャン情報：ＳＴ−ＩＤ１４００で特定）を取得する（ステップＳ９０４）。そして、スキャンチケットの設定がスキャンファイルを結合する設定である場合には（ステップＳ９０５でＹＥＳ）、ステップＳ９０４で取得した関連スキャンファイルを結合順情報に従って結合するファイル結合処理を行う（ステップＳ９０６）。
【０１３３】
ステップＳ９０５でＮＯと判定した場合にはステップＳ９０４で取得した関連スキャンファイルを、ステップＳ９０５でＹＥＳと判定した場合には、ステップＳ９０６で関連スキャンファイルを結合することにより作成した結合ファイルを当該スキャンチケットに対応する申請の添付データとして登録し（ステップＳ９０７）、当該申請のワークフローを次のアクティビティに移行させる（ステップＳ９０８）。その後スキャンチケットデータテーブル１３００から当該スキャンチケット情報を、スキャンファイルデータテーブル１４００から当該スキャンチケットに対応するスキャンファイル情報を削除する（ステップＳ９０９、Ｓ９１０）。
【０１３４】
上記した処理を、スキャンチケットデータテーブル１３００に登録されている全てのスキャンチケットデータに対して行うまで、上記の処理を繰り返すことになる。以上が図４のステップＳ４０６のバッチ処理の詳細な説明である。
【０１３５】
本発明では、このような構成をとることにより、特に日時条件による複数回使用可能なスキャンチケットの使用の完了を適切に判定し、ワークフローを次のアクティビティに進めることが可能となる。このような機能を有することにより、１つの申請データで複数の異なる申請（申請種別は同一）を週単位、月単位等で行うことが可能となることで、必要となる申請、承認の数が減るため、申請者、承認者の業務負担を減らすことができる。
【０１３６】
以上説明した本実施の形態によれば、ワークフローシステムへの申請内容に添付ファイルが必要な場合に、その添付ファイルを申請データに添付するために用いられるスキャンチケットを発行し、そのスキャンチケットを使用して画像処理装置でのスキャン処理装置を行う。スキャンチケットは申請データと対応付けられており、スキャンチケットを用いて作成された電子画像データは対応付けられている申請データに添付されることになるので、スキャンチケットを選択してスキャン処理を行うという簡単な操作のみで、申請データに対して適切に添付ファイルを添付することが可能となる。
【０１３７】
また、本実施の形態によれば、スキャンチケットを複数回使用することを可能にするか／否かを設定することも可能であり、これにより、複数の申請を纏めて行うという交通費申請などの申請処理で良く行われている申請方法に好適に対応することが可能である。これにより、申請者、承認者の申請業務にかかる負荷を低減させることが可能となる。
【０１３８】
（その他の実施例）
以上の説明では、スキャンチケットを用いたワークフローシステムの例について触れたが、スキャンチケットを用いてのスキャン処理が完了した場合にサーバ装置１０１が行う処理をスキャンチケットに定義することで、他の処理を行うようにしても勿論構わない。
【０１３９】
例えば、ワークフロー申請ではなく、予めスキャンチケットを用いてのスキャン処理により作成される電子画像データを添付する電子メールの情報を登録しておき、スキャンチケットを用いたスキャン処理を行った結果作成される電子画像データを当該電子メールに添付し、スキャンチケットの使用が完了した場合に当該電子メールを指定された宛先に対して送信するといった形でスキャンチケットを用いても良い。また、そのほか、スキャンチケットデータを用いて作成された電子画像データを文書管理システムに登録するといったスキャンチケットの使用方法も勿論可能である。
【０１４０】
以上説明したように、本発明におけるプログラムは、図４〜図９に示すフローチャートの処理に従って管理サーバ１００、複合機３００としてのコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図４〜図９の処理方法を管理サーバ１００、複合機３００が実行可能なプログラムを記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図４〜図９の各装置の処理方法ごと、別の独立したプログラムであってもよい。
【０１４１】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１４２】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１４３】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１４４】
また、画像管理サーバ１１０、情報処理端末、コンピュータ、または撮像装置が読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４５】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４６】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１４７】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【０１４８】
また上記のソフトウェアで実現する各処理を、ファームウェアやハードウェア構成にして、各処理を各手段として実現することも可能であり、本発明の技術的範囲はこのようなファームウェアやハードウェア構成による実現も含むものである。
【符号の説明】
【０１４９】
１０１  サーバ装置
１０２−１、１０２−２  クライアント装置
１０３−１、１０３−２  複合機
１０４  ネットワーク
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信インタフェース（Ｉ／Ｆ）コントローラ
２０９  入力装置
２１０  ディスプレイ装置
２１１  外部メモリ
【図１】
0005392192.tif 000002
【図２】
0005392192.tif 000003
【図３】
0005392192.tif 000004
【図４】
0005392192.tif 000005
【図５】
0005392192.tif 000006
【図６】
0005392192.tif 000007
【図７】
0005392192.tif 000008
【図８】
0005392192.tif 000009
【図９】
0005392192.tif 000010
【図１０】
0005392192.tif 000011
【図１１】
0005392192.tif 000012
【図１２】
0005392192.tif 000013
【図１３】
0005392192.tif 000014
【図１４】
0005392192.tif 000015