(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータが実行する電子データの格納方法であって、
印刷の対象とされる対象電子データに、予約された会議を識別する会議識別情報と、前記会議の開催時刻を表す開催時刻情報とが含まれている場合、前記開催時刻を、前記対象電子データの印刷が指示された時刻と比較し、
前記対象電子データの印刷が指示された時刻が前記開催時刻よりも早い場合、前記対象電子データを、前記会議識別情報に対応付けられた前記コンピュータの格納領域に格納するか否かを示す指示を取得し、
前記対象電子データを前記格納領域に格納することが指示されると、前記対象電子データを前記格納領域に格納する
ことを特徴とする電子データの格納方法。
【請求項２】
生成もしくは更新された電子データについて、前記会議識別情報の付加処理が開始される時刻と、生成もしくは更新された時刻との差分を求め、前記差分が小さい順に閾値以下の数の電子データのファイル名を指定画面に表示するとともに、前記指定画面でファイル名が指定された電子データを特定し、
特定された電子データに前記会議識別情報を付加する
ことを特徴とする請求項１に記載の格納方法。
【請求項３】
第１および第２の装置が含まれるネットワークにおいて、
前記第１の装置は、予約された会議の参加者を特定する参加者情報と前記会議の開催時刻を取得すると、会議識別情報を生成し、
前記第１の装置は、前記会議識別情報に対応付けた格納領域を前記第１の装置中に生成し、
前記第１の装置は、前記参加者が使用する装置で用いられるメールアドレスを特定するアドレス情報を用いて、前記参加者に使用される第２の装置に、前記会議識別情報と前記開催時刻を通知し、
前記第２の装置は、前記会議識別情報が付された電子データに対して、前記開催時刻よりも早い時刻に印刷が指示されると前記電子データを前記格納領域に格納するか否かを示す指示を取得し、
前記第２の装置は、前記電子データを前記格納領域に格納することが指示されると、前記対象電子データを前記第１の装置に送信し、
前記第１の装置は、前記対象電子データを前記格納領域に格納する
ことを特徴とする格納方法。
【請求項４】
前記第１の装置は、第１の参加者情報に含まれる参加者が使用するメールアドレスに、前記会議識別情報と前記開催時刻を通知すると、前記会議識別情報と前記開催時刻を通知したアドレスを表す第１の通知アドレス情報を記憶し、
前記第１の参加者情報が第２の参加者情報に更新されると、前記第１の装置は、前記第２の参加者情報に含まれている参加者が使用するメールアドレスを表す参加者アドレス情報を、前記第１の通知アドレス情報と比較し、
前記参加者アドレス情報に含まれているアドレスのうちで前記第１の通知アドレス情報に含まれていないアドレスに、前記会議識別情報と前記開催時刻を通知する
ことを特徴とする請求項３に記載の格納方法。
【請求項５】
印刷の対象とされる対象電子データに、予約された会議を識別する会議識別情報と、前記会議の開催時刻を表す開催時刻情報とが含まれている場合、前記開催時刻を、前記対象電子データの印刷が指示された時刻と比較し、
前記対象電子データの印刷が指示された時刻が前記開催時刻よりも早い場合、前記対象電子データを、前記会議識別情報に対応付けられたコンピュータの格納領域に格納するか否かを示す指示を取得し、
前記対象電子データを前記格納領域に格納することが指示されると、前記対象電子データを前記格納領域に格納する
処理を前記コンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子データの格納方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業などの組織内で会議が行われる場合、近年では、プロジェクタで資料を投影するなどの方法により、紙に印刷した資料を参加者に配布せずに会議が行われることが増えてきている。しかし、会議の参加者は、意見をまとめるために投影されている資料以外の資料も参照したいと考える場合がある。また、会議の終了後に、参加者が会議で使用された資料を参照したいと考える場合もある。従って、会議で用いられる資料は、会議の参加者が容易にアクセスできるように格納されることが望ましい。
【０００３】
例えば、関連する技術として、複数の端末が宛先情報を会議資料に付したメールをセンター装置に送信し、メールに含まれる会議資料をセンター装置が蓄積するシステムが知られている。
【０００４】
さらに、会議のスケジュールや会議室の予約状況を管理するために、会議室の予約システムが用いられることもある。ユーザは、会議室の予約システムを用いて、会議室の予約の受付や変更、予約状況の照会などを行うことができる。これらの予約システムでは、会議ごとに、予約された会議室の名称、許容人数、予約情報などが保持されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平２−１８１５４０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
会議の資料をメールでセンター装置に送付するシステムでは、資料の作成者は、資料を作成もしくは修正するたびに、メールをセンター装置に送信することになるため、資料の作成者に負担をかけてしまう。また、作成者が資料を添付したメールをセンター装置に送信し忘れると、センター装置には資料が蓄積されず、資料を他の参加者が参照することができなくなる。このように、会議などのために複数のユーザに用いられるデータの管理について、ユーザの利便性が十分な方法は提供されていない。
【０００７】
本発明では、会議の参加者により共同で使用される電子データを簡便に管理する方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
ある実施形態は、コンピュータが実行する電子データの格納方法を提供する。コンピュータは、印刷の対象とされる対象電子データに、予約された会議を識別する会議識別情報と、前記会議の開催時刻を表す開催時刻情報とが含まれている場合、前記開催時刻を、前記対象電子データの印刷が指示された時刻と比較する。コンピュータは、前記対象電子データの印刷が指示された時刻が前記開催時刻よりも早い場合、前記対象電子データを、前記会議識別情報に対応付けられた前記コンピュータの格納領域に格納するか否かを示す指示を取得する。さらに、コンピュータは、前記対象電子データを前記格納領域に格納することが指示されると、前記対象電子データを前記格納領域に格納する。
【発明の効果】
【０００９】
会議の参加者により共同で使用される電子データを簡便に管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】電子データの保存方法の一例を説明する図である。
【図２】サーバ装置の構成例を示す図である。
【図３】アドレス情報記憶部に記憶されるテーブルの例を示す図である。
【図４】端末装置の構成例を示す図である。
【図５】格納先情報記憶部に記憶されるテーブルの例を示す図である。
【図６】サーバ装置および端末装置のハードウェア構成例を示す図である。
【図７】会議の予約受付画面の例を示す図である。
【図８】会議テーブルの例を示す図である。
【図９】通知部により生成される可変部のソースコードの一例を示す図である。
【図１０】通知先リストの例を示す図である。
【図１１】通知アドレス情報記憶部が備えるテーブルの例を示す図である。
【図１２】会議の予約受付画面の例を示す図である。
【図１３】会議コードの通知方法の例を説明するフローチャートである。
【図１４】データ特定部とコード付加部の動作の例を説明するフローチャートである。
【図１５】データ指定画面の例を示す図である。
【図１６】電子データを格納領域に格納するために端末装置で行われる動作の例を説明するフローチャートである。
【図１７】電子データを格納領域に格納するために端末装置で行われる動作の例を説明する図である。
【図１８】サーバ装置の構成例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
図１は、電子データの保存方法の一例を説明する図である。以下で説明する保存方法では、会議を一意に識別することができる識別情報（会議識別情報）が用いられる。例えば、会議識別情報にはコードを用いることができ、このコードのことを、以下の説明では「会議コード」と記載する。ある会議に使用される資料の電子データには、その電子データが使用される会議を識別する会議コードが付される。例えば、図１の電子データには、２０１００４１０１３００−１０８という会議コードが付されているものとする。コンピュータは、記憶部３０の中に、会議コードに対応付けられた格納領域３４（３４ａ、３４ｂ）を備えている。例えば、格納領域３４ａは、２０１００４１０１３００−１０８という会議コードに対応付けられ、格納領域３４ｂは、２０１００４１００９００−１１０という会議コードに対応付けられている。なお、以下の説明では、格納領域３４は資料記憶部３３の中に作成されるものとする。会議コードの生成方法、付加方法、格納領域の生成方法などについては、後述する。
【００１２】
コンピュータは、保持している電子データの印刷が指示されると、印刷の対象とされている電子データに会議コードが含まれているかを確認する。以下の説明では、印刷の対象とされている電子データを「対象電子データ」と記載することがある。対象電子データ１に会議コードが含まれている場合、コンピュータは、その会議コードにより識別される会議の開催時刻を取得する。開催時刻の取得についても後で詳しく述べる。
【００１３】
コンピュータは、会議の開催時刻を対象電子データ１の印刷が指示された時刻と比較する。印刷が指示された時刻が会議の開催時刻よりも早い場合、コンピュータは、会議コードに対応付けられた格納領域３４に対象電子データ１を格納するかをユーザに問い合わせる。例えば、コンピュータは、格納選択ボックス５を含む選択画面２をモニタに表示することができる。この場合、ユーザは、格納選択ボックス５に表示された選択肢のいずれかを選択してから確定ボタン３を選択することにより、対象電子データ１を格納領域３４に格納するかを選択する。以下の説明では、対象電子データ１を格納領域３４に格納するかをユーザが選択した結果を示す情報を「選択情報」と記載することがある。ここでは、ユーザが対象電子データ１を格納領域３４に格納することを選択したものとする。
【００１４】
対象電子データ１を格納領域３４に格納することが選択された場合、コンピュータは、対象電子データ１に付された会議コードに対応付けられている格納領域３４へ、対象電子データ１を格納する。図１の例では、対象電子データ１は、２０１００４１０１３００−１０８という会議コードを含んでいるので、対象電子データ１は格納領域３４ａに格納される。
【００１５】
本実施形態によると、会議の開催時刻よりも前にその会議で使用される電子データの印刷が指示されると、コンピュータは、格納領域３４に電子データを格納するかをユーザに確認する。換言すると、会議に用いられる資料を作成するユーザは、その資料が用いられる会議が始まるまでは、作成した資料を印刷しようとするたびに、資料を格納領域３４に格納するかを確認されることになる。従って、資料が作成もしくは更新された後に、ユーザが資料の電子データを格納領域３４に格納することを忘れる可能性が低くなる。すると、会議の資料が格納領域３４にまとめて格納される可能性が高くなるため、会議の資料の管理が容易になる。さらに、会議に用いられる資料の電子データがまとめて保存されると、会議の参加者は、会議の資料にアクセスしやすくなる。従って、会議の参加者は、参加する会議の会議コードを用いることにより、会議の開催前に会議に用いられる資料を確認することができる。また、会議中や会議の終了後にも、会議の参加者が会議で用いられた資料にアクセスしやすくなる。
【００１６】
図１を参照しながら、１台のコンピュータで本実施形態にかかる保存方法が行われる場合について述べたが、互いに通信可能な複数の装置を用いて前述の保存方法が実施される場合もある。以下、図面を説明しながら、複数の装置で保存方法が実施される場合を例として、本実施形態にかかる保存方法について詳しく説明する。以下の説明では、サーバ装置で会議の予約の受付と会議ごとの資料の保存が行われ、会議の参加者に用いられる端末装置で会議の資料が作成される場合を例として説明する。
【００１７】
＜装置構成＞
図２は、サーバ装置１０の構成例を示す図である。サーバ装置１０は、通信インタフェース１１、制御部２０、および、記憶部３０を備える。制御部２０は、予約受付部２１、格納領域生成部２３、通知部２４、および、データ格納部２５を備える。予約受付部２１は、会議コード生成部２２を備える。記憶部３０は、会議テーブル３１、アドレス情報記憶部３２、資料記憶部３３、通知アドレス情報記憶部３５、通知先リスト３６、資料格納プログラム３７、および、データ３８を備える。資料記憶部３３は、格納領域３４（３４ａ、３４ｂ）を備える。なお、資料記憶部３３が備える格納領域３４の数は任意である。
【００１８】
サーバ装置１０は、通信インタフェース１１を介してネットワークに接続されている端末装置との間でデータを送受信する。例えば、サーバ装置１０は、通信インタフェース１１を介して、格納領域３４に格納される電子データなどを端末装置から受信する。また、サーバ装置１０は、通信インタフェース１１を介して端末装置に会議コードを通知する。
【００１９】
予約受付部２１は、会議の申し込み情報を取得して、会議の予約の受付を行う。ここで、会議の申し込み情報には、会議の開催時刻、会議が行われる会議室を特定する情報、参加者を特定する情報などが含まれるものとする。予約受付部２１は、申し込み情報を取得すると、会議テーブル３１に記録されている予約済みの会議の情報と比較して、申し込み情報で特定される会議を受け付けることができるかを判定する。取得した予約情報で特定される会議の開催が可能である場合、予約受付部２１は予約を受け付ける。
【００２０】
会議コード生成部２２は、予約が受け付けられた会議を一意に識別する会議コードを生成して、格納領域生成部２３に出力する。以下の説明では、会議コード生成部２２は、開催時刻と会議室の番号を組み合わせた会議コードを生成するものとする。例えば、会議コード生成部２２は、２０１０年４月１０日１３時から１０８番会議室で行われる会議の会議コードを２０１００４１０１３００−１０８とするものとする。すなわち、会議コードの最初の８桁の数は会議が開催される日付、次の４桁は会議の開催時刻であり、ハイフンで結ばれた後の数字は会議室番号である。このように生成された会議コードは、会議の開催時刻の情報を含む。従って、この場合、会議コードは、後述するように、開催時刻を表す開催時刻情報としても用いられる。なお、会議コードの生成方法は、実装に応じて変更することができる。会議コードが生成されると、予約受付部２１は、受け付けた予約の申し込み情報を会議コードと対応付けて会議テーブル３１に保存する。
【００２１】
格納領域生成部２３は、会議コードに対応する格納領域３４を、資料記憶部３３に生成する。また、格納領域生成部２３は、格納領域３４のアドレスを、会議テーブル３１に保存する。さらに、格納領域生成部２３は、通知部２４に、生成された格納領域３４に対応する会議コードを通知する。
【００２２】
通知部２４は、格納領域生成部２３からの通知に応じて、会議テーブル３１を参照し、会議の参加者が使用する端末装置に、会議コードとその会議コードに対応する格納領域３４のアドレスを通知する。例えば、通知部２４は、コード付加プログラム６２を生成し、コード付加プログラム６２を添付したメールを会議の参加者が使用する端末に送信する。コード付加プログラム６２の生成や、コード付加プログラム６２が添付された電子メールの送信の際に通知部２４が行う動作については、後で詳しく説明する。
【００２３】
データ格納部２５は、通信インタフェース１１を介して、端末装置から格納領域３４のいずれかのアドレスを格納先として指定された電子データを受信する。データ格納部２５は、受信した電子データについて指定されているアドレスを確認して、指定されたアドレスに生成されている格納領域３４に格納する。
【００２４】
会議テーブル３１は、予約された会議の各々について、会議コードに対応付けて会議の申し込み情報や格納領域３４のアドレスなどの情報を記録する。会議テーブルの例や使用方法については後述する。アドレス情報記憶部３２は、サーバ装置１０にアクセスするユーザの氏名、メールアドレス、所属部署、所属グループ名などの情報を記憶する。アドレス情報記憶部３２に記憶されるテーブルの例を図３に示す。なお、図３は、テーブルの一例であり、実装に応じて、アドレス情報記憶部３２が記憶する情報は変更されることがある。
【００２５】
資料記憶部３３は、任意の数の格納領域３４を含む。格納領域３４の各々は、１つの会議コードと対応付けられている。格納領域３４は、対応付けられた会議コードを含む電子データを格納する。また、各々の格納領域３４では、対応付けられた会議コードで識別される会議の参加者からのアクセスが許可されている。例えば、格納領域３４ａは、２０１００４１０１３００−１０８の会議コードで識別される会議の参加者の共有フォルダに設定される場合がある。
【００２６】
通知アドレス情報記憶部３５は、通知部２４によって会議コードや格納領域３４のアドレスが通知された通知先を、会議コードに対応付けて記憶する。通知アドレス情報記憶部３５は、例えば、メールアドレス、ユーザの個人名、所属部署名、所属グループ名など、通知先を識別できる任意の情報を用いて通知先を記憶できる。例えば、開発部の全員に２０１００４１１０９００−１１０という会議コードとその会議コードに対応付けられた格納領域３４のアドレスが通知されたとする。この場合、通知アドレス情報記憶部３５は、
２０１００４１１０９００−１１０：開発部
のように会議コードと部署名を対応付けて記憶することができる。
【００２７】
通知先リスト３６は、通知部２４が会議コード等を通知するメールアドレスを記録する。通知アドレス情報記憶部３５と通知先リスト３６の例、生成方法等については、後述する。資料格納プログラム３７は、サーバ装置１０に備えられたCentral Processing Unit（ＣＰＵ、図６を参照）により実行される。資料格納プログラム３７を実行することにより、ＣＰＵは、制御部２０として動作する。データ３８には、例えば、複数のコード付加プログラム６２に共通して用いられるソースコードなどが含まれる。
【００２８】
記憶部３０は、適宜、制御部２０の動作に用いられるデータなどの記憶や、ユーザから入力されたデータ、通信インタフェース１１を介して送受信されるデータの記憶などにも用いられることがある。
【００２９】
図４は、端末装置４０の構成例を示す図である。端末装置４０は、通信インタフェース４１、制御部５０、および、記憶部６０を備える。制御部５０は、コード付加部５２、比較部５３、選択情報取得部５４、および、データ出力部５５を備える。なお、図４の例では、コード付加部５２は、データ特定部５１を備えている。記憶部６０は、格納先情報記憶部６１、コード付加プログラム６２、資料送信プログラム６３、および、データ６４を備える。
【００３０】
端末装置４０は、通信インタフェース４１を介してサーバ装置１０との間でデータを送受信する。例えば、端末装置４０は、通信インタフェース１１を介して、サーバ装置１０からコード付加プログラム６２などを受信する。また、端末装置４０は、通信インタフェース４１を介して、サーバ装置１０に電子データを送信する。
【００３１】
データ特定部５１は、会議コードを付加する電子データを特定する。データ特定部５１は、コード付加部５２による会議コードの付加処理が開始されると、端末装置４０に備えられたタイマ（図示せず）にアクセスして、付加処理が開始された時刻を表す情報を取得する。さらに、データ特定部５１は、付加処理が開始された時刻に近い時刻に生成された電子データや更新された電子データの中から、会議コードが付加される電子データを特定する情報を取得する。例えば、データ特定部５１は、会議コードの付加処理が開始されると、端末装置４０が記憶している電子データの使用履歴を取得し、使用履歴に含まれている電子データのファイル名をユーザに通知する。ユーザから、会議コードを付加する電子データが指定されると、データ特定部５１は、指定された電子データを特定する情報を取得する。コード付加部５２は、予め、付加する会議コードを保持しており、ユーザから指定された電子データに、保持している会議コードを付加する。例えば、コード付加部５２は、電子データのヘッダもしくはフッタに会議コードを記録することができる。
【００３２】
以下の説明では、コード付加プログラム６２を端末装置４０に含まれているＣＰＵが実行することにより、ＣＰＵは、データ特定部５１およびコード付加部５２として動作するものとする。なお、コード付加プログラム６２は、サーバ装置１０から端末装置４０に送信されるものとする。ここで、会議コードと会議コードに対応付けられた格納領域３４のアドレスを特定する情報は、コード付加プログラム６２に含まれている。以下の説明では、例えば、コード付加プログラム６２が起動されたときなどに、コード付加部５２は、コード付加プログラム６２に含まれている会議コードと格納領域３４のアドレスを、格納先情報記憶部６１に記録するものとする。
【００３３】
図５は、格納先情報記憶部６１に記憶されるテーブルの例を示す図である。格納先情報記憶部６１には、会議コードに対応付けて、その会議コードに対応する格納領域３４のアドレスが記録される。なお、図５の例では、格納先情報記憶部６１は、会議コードと格納領域３４のアドレスを記憶しているが、実装に応じて、他のデータも併せて記憶するように変形される場合がある。
【００３４】
図４は、データ特定部５１とコード付加部５２が１つずつ端末装置４０に含まれている場合の例を示しているが、端末装置４０は、サーバ装置１０から複数のコード付加プログラム６２を受信する場合もある。コード付加プログラム６２が複数受信されている場合、各々のコード付加プログラム６２に対応したデータ特定部５１とコード付加部５２が制御部５０に存在するものとする。例えば、２０１００４１０１３００−１０８の会議コードを備えたコード付加プログラム６２ａは、２０１００４１０１３００−１０８の会議コードを付加するためのデータ特定部５１ａとコード付加部５２ａを動作させる。コード付加部５２ａは、２０１００４１０１３００−１０８の会議コードを付加する電子データを特定する情報を取得し、電子ファイルに会議コードを付加する。また、コード付加部５２ａは、２０１００４１０１３００−１０８という会議コードと、その会議コードに対応付けられた格納領域のアドレスを格納先情報記憶部６１に記憶する。例えば、コード付加部５２ａは、図５の１段目のデータに示すように、会議コードとアドレスを対応付けて記録する。同様に、２０１００４１００９００−１１０の会議コードを備えたコード付加プログラム６２ｂは、２０１００４１００９００−１１０の会議コードを付加するためのデータ特定部５１ｂとコード付加部５２ｂを動作させる。また、コード付加部５２ｂは、２０１００４１００９００−１１０の会議コードや会議コードに対応する格納領域のアドレスを格納先情報記憶部６１に記録する。
【００３５】
比較部５３は、会議コードが付加されているファイルについて、ユーザから印刷する旨の指示があると、その会議コードで識別される会議の開催時刻を取得する。例えば、前述のように、会議コードが会議の開催時刻と会議が行われる会議室の番号の組み合わせである場合、比較部５３は、会議コードの最初の数列から開催時刻を取得する。さらに、比較部５３は、会議コードが付加されている対象電子データ１を印刷する旨の指示を制御部５０が受信した時刻と、対象電子データ１に付加されている会議コードで識別される会議の開催時刻を比較する。なお、印刷する旨の指示が受信された時刻は、端末装置４０に備えられたタイマ（図示せず）に比較部５３がアクセスすることにより取得されるものとする。比較部５３は、比較結果を選択情報取得部５４に通知する。
【００３６】
選択情報取得部５４は、対象電子データ１に付加された会議コードで識別される会議の開催時刻よりも前に、その対象電子データ１の印刷が指示された場合、対象電子データ１を格納領域に格納するかをユーザに問い合わせる。ユーザから電子データを格納領域に格納することが指示されると、選択情報取得部５４は、データ出力部５５に電子データの出力を指示する。すなわち、選択情報取得部５４は、電子データを格納領域に格納するか否かを示す指示を取得して、その指示をデータ出力部５５に通知する。
【００３７】
データ出力部５５は、選択情報取得部５４からの指示に応じて、会議コードに対応付けられている格納領域３４に向けて対象電子データ１を出力する。データ出力部５５は、対象電子データ１を出力する際に、格納先情報記憶部６１を参照して、会議コードに対応付けられた格納領域３４のアドレスを取得し、取得したアドレスに対象電子データ１を出力する。さらに、データ出力部５５は、後述するように、対象電子データ１をプリンタ（図示せず）にも出力する。なお、対象電子データ１の形式を画像ファイルなどに変更してから格納領域３４に格納することが選択されると、データ出力部５５は、対象電子データ１の形式の変更も行う。
【００３８】
端末装置４０に備えられたＣＰＵは、資料送信プログラム６３を実行することにより、比較部５３、選択情報取得部５４、および、データ出力部５５として動作するものとする。記憶部６０は、適宜、制御部５０の動作に用いられるデータなどの記憶や、ユーザから入力されたデータ、通信インタフェース４１を介して送受信されるデータの記憶などにも用いられることがある。
【００３９】
図６は、サーバ装置１０および端末装置４０のハードウェア構成例を示す図である。サーバ装置１０と端末装置４０のいずれも、ＣＰＵ７１、メモリ７２、入力装置７３、出力装置７４、バス７５、外部記憶装置７６、媒体駆動装置７７、および、ネットワーク接続装置７９を備えるものとする。
【００４０】
サーバ装置１０が備えるＣＰＵ７１は、資料格納プログラム３７を実行することにより、制御部２０として動作する。また、端末装置４０が備えるＣＰＵ７１は、コード付加プログラム６２と資料送信プログラム６３を実行することにより、制御部５０として動作する。サーバ装置１０に備えられているメモリ７２は、記憶部３０として動作する。同様に、端末装置４０に備えられているメモリ７２は、記憶部６０として動作する。
【００４１】
サーバ装置１０と端末装置４０のいずれも、例えば、キーボードやマウスなどの入力装置７３を備えることができる。サーバ装置１０は、入力装置７３を介して会議の予約情報を取得することができる。また、ユーザは、サーバ装置１０に備えられた入力装置７３を介して、会議の予約情報以外にもサーバ装置１０へデータを入力することができる。端末装置４０に備えられた入力装置７３を介してユーザは、会議コードを付加する電子データの指定や、対象電子データ１を格納領域３４に格納するかの指示を、端末装置４０に入力することができる。
【００４２】
サーバ装置１０は、モニタなどの出力装置７４に、例えば、会議の予約画面などを出力することができる。端末装置４０の出力装置７４は、例えば、データ特定部５１により、会議コードを付加する電子データを特定するために用いられるデータ特定画面を表示する場合がある。また、端末装置４０の出力装置７４は、選択情報取得部５４により、格納領域３４に対象電子データ１を格納するかの指示をユーザが入力するための選択画面などを表示することもできる。
【００４３】
外部記憶装置７６は、サーバ装置１０もしくは端末装置４０で用いられるデータを、適宜、記憶することができる。媒体駆動装置７７は、可搬記憶媒体７８を読み込むことにより、データやプログラムなどを取得する。サーバ装置１０もしくは端末装置４０は、媒体駆動装置７７を介して、可搬記憶媒体７８に記憶されているデータ等を取得することができる。なお、図２の例では、資料格納プログラム３７が記憶部３０に格納される場合について述べたが、資料格納プログラム３７は、可搬記憶媒体７８に記憶されている場合もある。この場合、サーバ装置１０は、媒体駆動装置７７を介して可搬記憶媒体７８から資料格納プログラム３７を読み込む。同様に、コード付加プログラム６２と資料送信プログラム６３も、可搬記憶媒体７８に記憶されている場合もある。この場合には、媒体駆動装置７７を介して、端末装置４０がコード付加プログラム６２や資料送信プログラム６３を読み込む。なお、可搬記憶媒体７８は、例えば、Compact Disc Read Only Memory（ＣＤ−ＲＯＭ）、Universal Serial Bus（ＵＳＢ）メモリ、フラッシュメモリなどとすることができる。
【００４４】
ネットワーク接続装置７９は、ネットワークへの接続処理を行う。サーバ装置１０に備えられたネットワーク接続装置７９は、通信インタフェース１１として動作する。同様に、端末装置４０に備えられたネットワーク接続装置７９は、通信インタフェース４１として動作する。
【００４５】
＜実施形態＞
以下、サーバ装置１０で２０１００４１０１３００−１０８という会議コードで識別される会議が予約された場合を例として、会議の予約方法、会議コードの付加方法、および、電子データの格納方法について詳しく説明する。まず、サーバ装置１０は、サーバ装置１０に備えられたモニタに予約受付画面８０を表示する。
【００４６】
図７は、会議の予約受付画面８０の例を示す図である。以下の説明では、予約受付画面８０（８０ａ〜８０ｄ）は、予約される会議を特定する情報を入力する入力ボックス、新規予約ボタン８１、予約読み込みボタン８２、および、予約変更ボタン８３を備えているものとする。ユーザは、図７（ａ）の予約受付画面８０ａに予約しようとする会議の会議室番号、会議名称、会議室の予約開始時刻、予約終了時刻、参加者などの情報を入力する。なお、図７（ａ）の例では、さらに、会議の担当者、連絡先電話番号、連絡先メールアドレスなども合わせて入力することができる予約受付画面８０ａを例として示しているが、予約受付画面８０に含まれる情報は、実装に応じて変更することができる。
【００４７】
図７（ｂ）は、予約受付画面８０への入力例を示す図である。この例では、２０１０年４月１０日の１３時から１０８番の会議室で行われる会議の予約が行われる場合が示されている。なお、図７（ｂ）は入力の例を示すものであり、入力されるデータの形式などは実装に応じて変更されることがある。例えば、参加者の欄には、部署名、グループ名、個人名など、アドレス情報記憶部３２でアドレスを特定できる任意の情報が入力される場合がある。ユーザは、会議を予約するために求められた情報を入力すると、新規予約ボタン８１を押し下す。ユーザにより新規の予約が行われる場合、予約される会議の会議コードは生成されていないので、予約受付画面８０ｂに示すように空欄になる。
【００４８】
予約受付部２１は、予約受付画面８０に含まれている新規予約ボタン８１が押し下されると、予約受付画面８０に入力された情報を会議テーブル３１に記録する。また、会議コード生成部２２は、会議室の予約開始時刻と予約された会議室の番号を用いて会議コードを生成し、会議テーブル３１に記録する。なお、会議コードを生成する際、会議コード生成部２２は、予約開始時刻を会議の開催時刻として用いるものとする。会議コードが生成されると、格納領域生成部２３は、会議コードに対応付けた格納領域３４を資料記憶部３３に生成する。ここでは、図１に示すように、資料記憶部３３の中に格納領域３４ａが生成される。格納領域生成部２３は、生成した格納領域３４ａのアドレスを会議テーブル３１に記録する。
【００４９】
図８は、会議テーブル３１の例を示す図である。図８は、図７（ｂ）の予約受付画面８０ｂから得られたデータ、会議コード、格納領域３４ａのアドレスを記録する会議テーブル３１を例として示している。なお、会議テーブル３１は、予約された複数の会議に関する情報を含むこともある。
【００５０】
通知部２４は、生成された会議コードを付加するために用いられるコード付加プログラム６２を生成する。通知部２４は、複数のコード付加プログラム６２で共通に用いられるプログラムコードをデータ３８から取得する。以下の説明では、コード付加プログラム６２のうち、複数のプログラムで共通に用いられるプログラムコードを「固定部」と記載することがある。一方、コード付加プログラム６２に含まれるプログラムコードのうち、会議コードや格納領域３４のアドレスを通知する情報など、会議ごとに異なる情報を含むプログラムコードを「可変部」と記載することがある。通知部２４は、会議テーブル３１を参照して会議コードや格納領域３４のアドレスを取得し、可変部を生成する。図９に、通知部２４により生成される可変部のプログラムコードの一例を示す。図９に示すプログラムコードを用いて生成されたコード付加プログラム６２が実行されると、会議コードがファイルのフッタの右端に付加され、さらに、会議コードに対応付けられた格納領域３４のアドレスが、ファイルのヘッダの右端に付加される。通知部２４は、生成した可変部のコードと固定部のコードからコード付加プログラム６２を生成する。なお、図９はプログラムコードの例であり、実装に応じて変更されることがある。例えば、通知部２４は、後述するデータ指定画面に表示される会議名称や会議日時などの情報も、適宜、コード付加プログラム６２で付加するように、可変部を変更することができる。
【００５１】
コード付加プログラム６２の生成が終わると、通知部２４は会議テーブル３１から会議の参加者を示す情報を取得する。図８の会議テーブル３１では、２０１００４１０１３００−１０８の会議コードに対応する会議の参加者は開発部である。そこで、通知部２４は、アドレス情報記憶部３２を参照して、開発部に所属するユーザのメールアドレスを取得し、通知先リスト３６に記録する。例えば、通知部２４は、会議コード、送信するユーザ名、送信先のメールアドレスを図３に示すテーブルから取得して、図１０（ａ）に示すような通知先リスト３６を作成する。なお、図１０（ａ）は通知先リスト３６の例であり、通知先リスト３６には、所属部署名などの他の情報が記録される場合もある。
【００５２】
通知部２４は、通知先リスト３６に含まれているメールアドレスの各々に、コード付加プログラム６２を添付した電子メールを送信する。以下の説明では、コード付加プログラム６２が添付された電子メールを「通知メール」と記載することがある。通知メールは、コード付加プログラム６２を含む任意の形式のメールとすることができる。通知メールは例えば、メッセージを含まないメールであっても良く、また、会議コードや格納領域３４のアドレスなどがメッセージ部分に記載されているメールであっても良い。通知部２４は、通知メールのメッセージ部分に、例えば、その通知メールに添付されているコード付加プログラム６２が付加する会議コードと対応付けて会議テーブル３１に記録されている情報の一部もしくは全部を記録することができる。
【００５３】
通知部２４は、通知メールを送信した送信先を、会議コードと対応付けて通知アドレス情報記憶部３５に記録する。通知アドレス情報記憶部３５が備えるテーブルの例を図１１（ａ）に示す。２０１００４１０１３００−１０８の会議コードに対応付けて会議テーブル３１（図８）に記録されていた参加者へ、通知メールが送られたときの履歴情報は、図１１（ａ）の１番目に記録されている。図１１（ａ）の例では、通知部２４は、通知アドレス情報記憶部３５に通知先を記録する際に、会議テーブル３１の参加者の記載方法と同じ方法で記録している。すなわち、会議の参加者が会議テーブル３１において所属部署名で指定されている場合、通知部２４は、通知アドレス情報記憶部３５の記録も所属部署名で記録している。このように、会議テーブル３１の参加者の記録方法と通知アドレス情報記憶部３５に含まれる送信先の記録方法とを一致させると、通知部２４は、会議の参加者情報が変更されたときに通知メールが送信されていない参加者を検索しやすい。
【００５４】
次に、会議の参加者が追加された場合に行われる通知メールの送信について説明する。通知部２４は、通知メールの送信後に会議の参加者が追加されると、追加された参加者に用いられるメールアドレスに通知メールを送信する。
【００５５】
図１２は、会議の予約受付画面の例を示す図である。ここでは、図７（ｂ）に示した会議の予約の後で、その会議の参加者が増えたものとする。ユーザは、会議の参加者が増えると、予約情報を変更する会議の予約開示日時と会議室番号を予約受付画面８０に入力して予約読み込みボタン８２を押し下す。すると、予約受付部２１は、予約受付画面８０に入力された情報に対応する会議について会議テーブル３１の情報を読み込み、予約受付画面８０に表示する。例えば、予約受付部２１は、２０１０年４月１０日１３時から１０８番会議室で行われる会議について、図１２（ａ）に示すような予約受付画面８０ｃを表示する。なお、参加者が増加した会議の会議コードを予めユーザが知っている場合、ユーザは、会議コードを予約受付画面８０に入力することもできる。この場合、予約受付部２１は、予約受付画面８０に入力された会議コードに対応する会議についての情報を会議テーブル３１から読み出した後、読み出した情報を予約受付画面８０に表示する。
【００５６】
ユーザは、会議テーブル３１に記録されている情報が表示されている予約受付画面８０ｃに、変更する条件を入力する。ここでは、２０１００４１０１３００−１０８の会議コードに対応する会議の参加者は、新規予約のときに指定していた開発部のメンバーの他に鈴木、山本の２人が増えたものとする。すると、ユーザは、図１２（ｂ）に示すように、会議の参加者の情報を変更し、予約変更ボタン８３を押し下す。すると、予約受付部２１は、予約受付画面８０ｄに入力された情報に基づいて、会議テーブル３１の２０１００４１０１３００−１０８の会議コードに対応する会議についての情報を更新する。
【００５７】
通知部２４は、予約変更ボタン８３が押し下されると、会議の予約情報が変更されたと認識する。通知部２４は、会議の予約情報が変更されると、更新後の会議テーブル３１に記録されている参加者の情報と、通知アドレス情報記憶部３５に記録されている情報を比較する。この操作により、通知部２４は、予約の情報の変更後の参加者のうち、これまでに通知メールを送信していない参加者を特定する。例えば、２０１００４１０１３００−１０８の会議コードに対応する会議についての通知メールを送付済みの参加者は、図１１（ａ）に示すように、「開発部」のメンバーである。その後、図１２（ｂ）を参照しながら説明した登録の変更により、会議テーブル３１には、２０１００４１０１３００−１０８のコードに対応する会議の参加者は「開発部、鈴木、山本」であることが記録されている。そこで、通知部２４は、変更後の会議テーブル３１の参加者の情報と図１１（ａ）に示す通知アドレス情報記憶部３５の記録を比較した結果、参加者のうち、鈴木、山本の２人には、通知メールを送信していないと判断する。
【００５８】
次に、通知部２４は、通知メールを送信していない参加者に使用されているメールアドレスを、アドレス情報記憶部３２を参照して取得し、通知先リスト３６を作成する。例えば、２０１００４１０１３００−１０８のコードに対応する会議の変更により、通知部２４は、図１０（ｂ）に示す通知先リスト３６を作成する。通知部２４は、通知先リスト３６に記録されているアドレスに、通知メールを送信する。通知部２４は、通知先リスト３６に含まれているアドレスに通知メールを送信した後、通知先リスト３６に含まれている送信先を通知アドレス情報記憶部３５に追加する。例えば、図１０（ｂ）に示したリストに従って電子メールを送信すると、通知部２４は、２０１００４１０１３００−１０８のコードに対応する送信履歴情報を「開発部」から「開発部、鈴木、山本」に変更する。すなわち、通知アドレス情報記憶部３５に記憶されている情報は、図１１（ａ）から図１１（ｂ）に示すように変更される。
【００５９】
図１３は、会議コードの通知方法の例を説明するフローチャートである。ユーザが会議の予約を行うと、予約受付部２１は、新規の予約登録と既存の登録内容の変更のいずれが行われているのかを判断する（ステップＳ１、Ｓ２）。予約受付部２１は、例えば、予約受付画面８０で新規予約ボタン８１が押し下されると新規登録、予約変更ボタン８３が押し下されると登録内容の変更であると判定する。新たに会議が予約されると、会議コード生成部２２は会議コードを生成し、さらに、格納領域生成部２３は格納領域３４を生成する（ステップＳ４、Ｓ５）。次に、通知部２４は、会議テーブル３１に含まれている参加者の全員のメールアドレスを含む通知先リスト３６を生成する（ステップＳ６）。一方、既存の予約情報が変更された場合、通知部２４は、通知アドレス情報記憶部３５を参照し、新たに追加された参加者のメールアドレスを含む通知先リスト３６を作成する（ステップＳ３）。
【００６０】
通知部２４は、通知先リスト３６に１件以上の宛先が記録されているかを判定する（ステップＳ７）。通知先リスト３６に宛先が記録されていない場合、通知メールを受信する参加者はいないと判断して、通知部２４は、処理を終了する。一方、１件以上の宛先が通知先リスト３６に含まれている場合、通知する会議コードと、その会議コードに対応する格納領域３４のアドレスを取得して、コード付加プログラム６２の可変部を生成する（ステップＳ８、Ｓ９)。さらに、通知部２４は、コード付加プログラム６２の可変部と固定部を合成してコード付加プログラム６２を生成する（ステップＳ１０)。その後、通知部２４は、コード付加プログラム６２を添付した通知メールを生成し、通知先リスト３６に含まれているメールアドレスに通知メールを送信する（ステップＳ１１、Ｓ１２)。なお、通知部２４は、通知メールを送信した参加者を特定する情報を、通知アドレス情報記憶部３５に記録する。
【００６１】
図７〜図１３を参照しながら説明した手順により、会議コードとその会議コードに対応付けられた格納領域３４のアドレスが端末装置４０に通知されると、端末装置４０では、会議で使用される電子データに会議コードが付加される。以下、端末装置４０で行われる会議コードの付加の手順について説明する。
【００６２】
端末装置４０のユーザは、コード付加プログラム６２が添付された通知メールを受信すると、コード付加プログラム６２を起動させる。コード付加プログラム６２が起動されると、データ特定部５１とコード付加部５２は処理を開始する。
【００６３】
図１４は、データ特定部５１とコード付加部５２の動作の例を説明するフローチャートである。データ特定部５１は、コード付加プログラム６２が起動された時刻から近い時刻に端末装置４０で生成された電子データや更新された電子データのリストを取得する（ステップＳ２１）。データ特定部５１は、例えば、端末装置４０が記憶している電子データの使用履歴を取得する。次に、リストに含まれる電子データのファイル名を、データ指定画面に表示する（ステップＳ２２）。なお、リストに含まれるファイル名の数が多い場合、データ特定部５１は、リストのうちの一部をデータ指定画面に表示することができる。例えば、データ特定部５１は予め閾値を記憶していて、閾値以下の数の電子データのファイル名をデータ指定画面に表示することもできる。また、データ特定部５１は、会議コードの付加処理が開始される時刻と、生成もしくは更新された時刻との差分を求め、差分が小さい電子データのファイル名を優先的にデータ指定画面に表示することもできる。
【００６４】
図１５は、データ指定画面の例を示す図である。図１５に示すデータ指定画面では、データ特定部５１が取得したリストに含まれている電子データのファイル名と共に、会議の名称と会議日時が表示されている。ここでは、会議の名称や会議日時の情報は、コード付加プログラム６２に含まれていたものとする。なお、図１５はデータ指定画面の一例であり、例えば、会議コードがデータ指定画面に含まれるなど、データ指定画面に含まれる情報は、実装に応じて任意に変更されることがある。ユーザは、データ指定画面に表示されたファイル名の各々の隣に表示されているチェックボックスをチェックし、確定ボタンを選択することにより、会議コードを付加する電子データを指定することができる。
【００６５】
データ特定部５１は、データ指定画面の画定ボタンが押し下されるまで入力を待つ（ステップＳ２３）。確定ボタンが押し下されると、データ特定部５１は、選択されている電子データのファイル名を取得してコード付加部５２に通知する。コード付加部５２は、通知されたファイル名の電子データに会議コードを付加する（ステップＳ２４）。例えば、図１５の例では、データ指定画面にファイル名が表示されている５つの電子データのうち、ＡＢＣ．ｐｐｔとＤＤＤ．ｘｌｓの２つの電子データが選択されている。そこで、コード付加部５２は、ＡＢＣ．ｐｐｔとＤＤＤ．ｘｌｓのそれぞれに、２０１００４１０１３００−１０８という会議コードを付加する。例えば、図９を参照しながら説明したソースコードを用いて生成されたコード付加プログラム６２が実行された場合、コード付加部５２は、ＡＢＣ．ｐｐｔとＤＤＤ．ｘｌｓの２つのファイルの各々のフッタの右端に、会議コードを付加する。また、コード付加部５２は、ＡＢＣ．ｐｐｔとＤＤＤ．ｘｌｓのヘッダの右端に、２０１００４１０１３００−１０８の会議コードに対応付けられた格納領域３４のアドレスを記録する。
【００６６】
さらに、コード付加部５２は、付加した会議コードを、格納領域３４のアドレスと対応付けて、格納先情報記憶部６１に記録する（ステップＳ２５)。格納先情報記憶部６１は、例えば、図５に示すテーブルを備えている。図５は、２０１００４１００９００−１１０の会議コードについての処理が端末装置４０で行われた後で２０１００４１０１３００−１０８の会議コードの付加が行われた場合に、格納先情報記憶部６１が保持するテーブルの例である。図５のテーブルでは、２０１００４１０１３００−１０８の会議コードと、それに対応する格納領域３４のアドレスが対になって記録されている。
【００６７】
図１６は、電子データを格納領域３４に格納するために端末装置４０で行われる動作の例を説明するフローチャートである。図１６を参照しながら、比較部５３、選択情報取得部５４、および、データ出力部５５の動作について述べる。なお、図１６に示すフローチャートは動作の一例であり、実装に応じて、例えば、ステップＳ３２をステップＳ３３の後に行うなどの変更が加えられることがある。
【００６８】
ユーザから端末装置４０に記憶されている電子データを印刷する指示を受け取ると、比較部５３は、印刷の指示を受けた時刻を取得する（ステップＳ３１、Ｓ３２)。例えば、比較部５３は、端末装置４０が印刷の指示を受け取ると、端末装置４０が備えるタイマ（図示せず）を参照することにより、印刷の指示を受けた時刻を取得することができる。次に、比較部５３は、印刷する対象に指定された電子データ（対象電子データ）に会議コードが付加されているかを確認する（ステップＳ３３）。会議コードが対象電子データ１に含まれている場合、比較部５３は、会議コードを用いて会議コードに対応する会議の開催時刻を取得する。さらに、比較部５３は、印刷が指示された時刻と、対象電子データ１に付加された会議コードに対応する会議の開催時刻を比較する（ステップＳ３４)。例えば、ＡＢＣ．ｐｐｔを印刷する指示をユーザから２０１０年４月９日１７時に受けたとする。すると、比較部５３は、ＡＢＣ．ｐｐｔのヘッダもしくはフッタに会議コードが含まれているかを確認する。この場合、比較部５３は、ＡＢＣ．ｐｐｔのフッタに会議コード２０１００４１０１３００−１０８が含まれていることを認識する。また、比較部５３は、会議コードの最初の１２桁から開催時刻は２０１０年４月１０日１３時であると認識する。さらに、比較部５３は、印刷の指示があった時刻と開催時刻を比較する。ここでは、開催時刻が２０１０年４月１０日１３時で、印刷の指示は２０１０年４月９日１７時に行われているので、比較部５３は、ＡＢＣ．ｐｐｔが使用される会議の開催時刻よりも前に、ＡＢＣ．ｐｐｔの印刷が指示されたと判断する。
【００６９】
印刷が開催時刻の前に指示されている場合、選択情報取得部５４は、選択画面を表示する（ステップＳ３５）。選択画面９０の例を図１７に示す。図１７に示す選択画面９０には、格納選択ボックス９１、形式選択ボックス９２、確定ボタン３、キャンセルボタン４が含まれている。選択情報取得部５４は、格納選択ボックス９１への入力に基づいて、選択情報を取得する。格納選択ボックス９１では、
１）対象電子データ１を格納領域３４に保存して印刷しない
２）対象電子データ１の格納領域３４への保存と、電子データの印刷の両方を行う
３）対象電子データ１を格納領域３４に保存せずに電子データの印刷を行う
のいずれかの処理が選択される。すなわち、１）か２）が選択されると、対象電子データ１は、格納領域３４に格納される。
【００７０】
形式選択ボックス９２では、対象電子データ１を格納領域３４に保存することが選択されたときの、対象電子データ１の保存形式が選択される。図１７に示す選択画面９０の例では、対象電子データ１の保存形式は、
Ａ）対象電子データ１の形式を変換しない
Ｂ）対象電子データ１をPortable Document Format（ｐｄｆ）ファイルに変換
Ｃ）対象電子データ１をイメージファイルに変換
のいずれかから選択される。確定ボタン３が押し下されると、選択情報取得部５４は、格納選択ボックス９１、形式選択ボックス９２に入力されたデータを取得し、選択情報と対象電子データの保存形式を認識する。
【００７１】
選択画面９０により、格納領域３４へ対象電子データを保存することが選択されると、データ出力部５５は、格納先情報記憶部６１を参照し、対象電子データ１に付加された会議コードに対応付けられた格納領域３４のアドレスを取得する。また、対象電子データ１の保存形式に合わせて、格納領域３４への保存が選択された対象電子データ１の形式を変換する。データ出力部５５は、取得したアドレスに向けて、対象電子データ１を出力する（ステップＳ３７）。なお、対象電子データ１の形式を変換した場合には、データ出力部５５は、変換後の対象電子データ１を格納領域３４へ向けて出力する。
【００７２】
例えば、ＡＢＣ．ｐｐｔの印刷が指示されたときの選択画面９０で、格納領域３４への保存が選択されたとする。また、対象電子データ１の保存形式は、ＰＤＦファイルが選択されたとする。すると、データ出力部５５は、ＡＢＣ．ｐｐｔをＰＤＦファイル（ＡＢＣ．ｐｄｆ）に変換する。さらに、データ出力部５５は、図５に示したテーブルを参照し、格納領域３４のアドレスを取得する。ＡＢＣ．ｐｐｔに付加されている会議コードは、２０１００４１０１３００−１０８であるので、データ出力部５５は、server\meeting\２０１００４１０１３００−１０８を格納先に指定してＡＢＣ．ｐｄｆを出力する。サーバ装置１０に備えられているデータ格納部２５は、ＡＢＣ．ｐｄｆがサーバ装置１０で受信されると、格納先の指定を確認し、指定されている格納先にＡＢＣ．ｐｄｆを格納する。
【００７３】
選択画面９０で対象電子データ１の印刷が指示されている場合、データ出力部５５は、さらに対象電子データ１をプリンタなどに出力して、対象電子データ１を印刷する（ステップＳ３８、Ｓ３９）。なお、選択画面９０で格納領域３４の保存が選択されていない場合も、対象電子データ１の印刷が指示されていれば、データ出力部５５は、対象電子データ１を印刷する（ステップＳ３６でＮｏ、ステップＳ３８、Ｓ３９）。一方、対象電子データ１に会議コードが付加されていない場合も、データ出力部５５は、対象電子データ１をプリンタに出力する（ステップＳ３３でＮｏ、ステップＳ３９）。さらに、対象電子データ１が使用される会議の開催後に対象電子データ１の印刷が指示された場合も、データ出力部５５は、対象電子データ１をプリンタに出力する（ステップＳ３４でＮｏ、ステップＳ３９）。
【００７４】
以上説明したように、会議に用いられる電子データには、その電子データが使用される会議を識別する会議コードが付加されている。さらに、電子データに付加されている会議コードに対応する会議の開催時刻よりも前に電子データを印刷すると、端末装置４０のユーザは、選択画面９０により電子データを格納するかを示す選択情報の入力を要求される。また、選択画面９０に入力された選択情報に従って電子データが格納されるので、端末装置４０のユーザが資料の電子データを格納領域３４に格納することを忘れる可能性が低くなる。
【００７５】
さらに、ユーザが電子データを格納領域３４に格納することを選択すると、データ出力部５５は、電子データに付加されている会議コードに対応付けられた格納領域３４を格納先に指定して電子データを出力する。従って、例えば、会議Ａで使用される資料の電子データが会議Ｂの資料が格納される格納領域に誤って格納されるなどの、電子データの格納先の誤りも防止することができる。
【００７６】
このように、本実施形態により、資料の電子データは、その電子データが用いられる会議ごとに個別の格納領域３４にまとめて格納される可能性が高くなる。このため、例えば、会議中にプロジェクタで投影する資料のデータが複数の電子データに分かれている場合でも、１つの格納領域３４に格納されているので、投影する電子データを探しやすいなど、会議の資料の管理が容易になる。さらに、資料の電子データがまとめて保存されているので、会議の参加者も、会議の資料にアクセスしやすくなる。
【００７７】
なお、実施形態は上記に限られるものではなく、様々に変形可能である。以下にその例をいくつか述べる。
通知部２４は、会議コードと別に会議の開催時刻を端末装置４０に通知するように動作が変形されることがある。その場合、比較部５３は、通知部２４から通知された開催時刻を対象電子データ１の印刷が指示された時刻と比較する。
【００７８】
選択画面９０は、選択画面の例であり、選択画面で入力が要求される情報は実装に応じて任意に変更される場合がある。例えば、選択情報取得部５４は、図１に示す選択画面２のように、格納選択ボックス５や確定ボタン３を含むダイアログボックスを表示することもできる。この場合、選択情報取得部５４は、選択画面２から選択情報だけを取得する。また、選択情報取得部５４により選択画面２が表示される場合、図１６のフローチャートのうちステップＳ３８の判定が行われずに、対象電子データの印刷が行われる。
【００７９】
また、サーバ装置１０と通信する端末装置４０は任意の１台以上の数とすることができる。
さらに、使用されるサーバ装置は、図１８に示すように変形される場合もある。サーバ装置１５は、サーバ装置１０と同様に、端末装置４０へ通知メールを送信する。サーバ装置１５は、さらに、通知メールに添付したコード付加プログラム６２を記憶部１７に記憶する。また、サーバ装置１５は、資料送信プログラム６３を記憶部１７に記憶している。このため、サーバ装置１５の制御部１６は、制御部２０として動作するだけでなく制御部５０としても動作する。ここで、サーバ装置１５に含まれているデータ出力部５５は、サーバ装置１５で作成された電子データを、サーバ装置１５の記憶部１７に生成された格納領域３４に出力することもできるものとする。サーバ装置１５は、サーバ装置１０と同様に、端末装置４０から受信した電子データを、格納領域３４に格納する。従って、サーバ装置１５を用いると、端末装置４０で生成された電子データに加えて、図１などを参照して説明したように、サーバ装置１５で生成されたデータも会議コードに対応付けられた格納領域３４に格納することができる。
【００８０】
また、格納領域３４に電子データを格納するかを問い合わせるタイミングを変更することもできる。例えば、電子データが保存されることをトリガとして、電子データを格納するかをユーザに問い合わせるように、実施形態で述べた方法を変更することもできる。
【００８１】
以上の説明では、会議識別情報が会議コードである場合について説明したが、会議識別情報は、会議を一意に識別できる情報であれば、コード以外の形式の情報とすることもできる。
【００８２】
図１〜図１８を参照しながら説明した各実施形態に対し、以下の付記を開示する。
（付記１）
コンピュータが実行する電子データの格納方法であって、
印刷の対象とされる対象電子データに、予約された会議を識別する会議識別情報と、前記会議の開催時刻を表す開催時刻情報とが含まれている場合、前記開催時刻を、前記対象電子データの印刷が指示された時刻と比較し、
前記対象電子データの印刷が指示された時刻が前記開催時刻よりも早い場合、前記対象電子データを、前記会議識別情報に対応付けられた前記コンピュータの格納領域に格納するか否かを示す指示を取得し、
前記対象電子データを前記格納領域に格納することが指示されると、前記対象電子データを前記格納領域に格納する
ことを特徴とする電子データの格納方法。
（付記２）
生成もしくは更新された電子データについて、前記会議識別情報の付加処理が開始される時刻と、生成もしくは更新された時刻との差分を求め、前記差分が小さい順に閾値以下の数の電子データのファイル名を指定画面に表示するとともに、前記指定画面でファイル名が指定された電子データを特定し、
特定された電子データに前記会議識別情報を付加する
ことを特徴とする付記１に記載の格納方法。
（付記３）
第１および第２の装置が含まれるネットワークにおいて、
前記第１の装置は、予約された会議の参加者を特定する参加者情報と前記会議の開催時刻を取得すると、会議識別情報を生成し、
前記第１の装置は、前記会議識別情報に対応付けた格納領域を前記第１の装置中に生成し、
前記第１の装置は、前記参加者が使用する装置で用いられるメールアドレスを特定するアドレス情報を用いて、前記参加者に使用される第２の装置に、前記会議識別情報と前記開催時刻を通知し、
前記第２の装置は、前記会議識別情報が付された電子データに対して、前記開催時刻よりも早い時刻に印刷が指示されると前記電子データを前記格納領域に格納するか否かを示す指示を取得し、
前記第２の装置は、前記電子データを前記格納領域に格納することが指示されると、前記対象電子データを前記第１の装置に送信し、
前記第１の装置は、前記対象電子データを前記格納領域に格納する
ことを特徴とする格納方法。
（付記４）
前記第２の装置は、前記第２の装置で生成もしくは更新された電子データについて、前記会議識別情報の付加処理が開始される時刻と、生成もしくは更新された時刻との差分を求め、前記差分が小さい順に閾値以下の数の電子データのファイル名を指定画面に表示し、
前記指定画面でファイル名が指定された電子データに、前記会議識別情報を付加する
ことを特徴とする付記３に記載の格納方法。
（付記５）
前記第１の装置は、第１の参加者情報に含まれる参加者が使用するメールアドレスに、前記会議識別情報と前記開催時刻を通知すると、前記会議識別情報と前記開催時刻を通知したアドレスを表す第１の通知アドレス情報を記憶し、
前記第１の参加者情報が第２の参加者情報に更新されると、前記第１の装置は、前記第２の参加者情報に含まれている参加者が使用するメールアドレスを表す参加者アドレス情報を、前記第１の通知アドレス情報と比較し、
前記参加者アドレス情報に含まれているアドレスのうちで前記第１の通知アドレス情報に含まれていないアドレスに、前記会議識別情報と前記開催時刻を通知する
ことを特徴とする付記３もしくは４に記載の格納方法。
（付記６）
印刷の対象とされる対象電子データに、予約された会議を識別する会議識別情報と、前記会議の開催時刻を表す開催時刻情報とが含まれている場合、前記開催時刻を、前記対象電子データの印刷が指示された時刻と比較し、
前記対象電子データの印刷が指示された時刻が前記開催時刻よりも早い場合、前記対象電子データを、前記会議識別情報に対応付けられたコンピュータの格納領域に格納するか否かを示す指示を取得し、
前記対象電子データを前記格納領域に格納することが指示されると、前記対象電子データを前記格納領域に格納する
処理を前記コンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
（付記７）
印刷の対象とされる対象電子データに、予約された会議を識別する会議識別情報と、前記会議の開催時刻を表す開催時刻情報とが含まれている場合、前記開催時刻を、前記対象電子データの印刷が指示された時刻と比較する比較部と、
前記会議識別情報に対応付けて格納領域を生成する格納領域生成部と、
前記対象電子データの印刷が指示された時刻が前記開催時刻よりも早い場合、前記対象電子データを、前記格納領域に格納するか否かを示す指示を取得する取得部と、
前記対象電子データを前記格納領域に格納することが指示されると、前記対象電子データを前記格納領域に出力するデータ出力部
を備えることを特徴とする装置。
【符号の説明】
【００８３】
１  対象電子データ
２、９０  選択画面
３  確定ボタン
４  キャンセルボタン
５  格納選択ボックス
１０、１５  サーバ装置
１１、４１  通信インタフェース
１６、２０、５０  制御部
２１  予約受付部
２２  会議コード生成部
２３  格納領域生成部
２４  通知部
２５  データ格納部
１７、３０、６０  記憶部
３１  会議テーブル
３２  アドレス情報記憶部
３３  資料記憶部
３４  格納領域
３５  通知アドレス情報記憶部
３６  通知先リスト
３７  資料格納プログラム
３８、６４  データ
４０  端末装置
５１  データ特定部
５２  コード付加部
５３  比較部
５４  選択情報取得部
５５  データ出力部
６１  格納先情報記憶部
６２  コード付加プログラム
６３  資料送信プログラム
７１  ＣＰＵ
７２  メモリ
７３  入力装置
７４  出力装置
７５  バス
７６  外部記憶装置
７７  媒体駆動装置
７８  可搬記憶媒体
７９  ネットワーク接続装置
８０  予約受付画面
８１  新規予約ボタン
８２  予約読み込みボタン
８３  予約変更ボタン
９１  格納選択ボックス
９２  形式選択ボックス
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１】
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