(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議管理装置であって、
会議の参加者情報を取得する参加者情報取得手段と、
ユーザ用の格納領域であるユーザボックスを有する記憶手段と、
前記会議の複数の参加者に対応する各ユーザボックスをそれぞれ決定する決定手段と、
会議用の資料データを取得する資料取得手段と、
前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスに前記資料データをそれぞれ転送して格納する格納制御手段と、
前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスにそれぞれ格納された各資料データへのアクセス状況を取得するアクセス状況取得手段と、
前記参加者ごとの前記アクセス状況を表示手段に表示させる表示制御手段と、
を備え、
前記表示制御手段は、
特定のユーザボックス内の特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像の表示態様を変更するとともに、
前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するアクセスが既に行われている場合においては、異なる複数のアクセス種別のうち当該アクセスのアクセス種別に応じた画像を、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示させることを特徴とする会議管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の会議管理装置において、
前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するプリントアウト処理が既に行われている場合には、プリントアウト処理済みであることを示す画像を、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示させることを特徴とする会議管理装置。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載の会議管理装置において、
前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するダウンロード処理が既に行われている場合には、ダウンロード処理済みであることを示す画像を、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示させることを特徴とする会議管理装置。
【請求項４】
請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の会議管理装置において、
前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するファイルオープン処理が既に行われている場合には、ファイルオープン処理済みであることを示す画像を、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示させることを特徴とする会議管理装置。
【請求項５】
請求項１に記載の会議管理装置において、
前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対して異なる複数のアクセス種別による複数回のアクセスが行われている場合には、前記複数のアクセス種別のうち所定の順位にしたがって選択された単一のアクセス種別を示す画像を表示させることを特徴とする会議管理装置。
【請求項６】
請求項１ないし請求項５のいずれかに記載の会議管理装置において、
前記表示制御手段は、前記特定の資料データのプレビュー画像を前記表示手段に表示させることを特徴とする会議管理装置。
【請求項７】
請求項１ないし請求項６のいずれかに記載の会議管理装置において、
前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像は、前記特定のユーザボックス内に格納される複数の資料データにそれぞれ対応する複数のサブ画像領域を有し、
前記表示制御手段は、
前記特定のユーザボックス内の前記複数の資料データのうち前記特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、前記複数のサブ画像領域のうち前記特定の資料データに対応するサブ画像領域の表示態様を変更し、
前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するアクセスが既に行われている場合においては、異なる複数のアクセス種別のうち当該アクセスのアクセス種別に応じた画像を、前記特定の資料データに対応するサブ画像領域内のアイコン画像として表示させることを特徴とする会議管理装置。
【請求項８】
請求項１ないし請求項７のいずれかに記載の会議管理装置において、
前記複数の参加者のそれぞれに対して、対応ユーザボックスに前記資料データが格納されていることを、電子メールで通知する通知手段、
をさらに備えることを特徴とする会議管理装置。
【請求項９】
請求項１ないし請求項８のいずれかに記載の会議管理装置において、
前記会議管理装置は、画像形成装置であり、
前記記憶手段は、前記画像形成装置の各ユーザのユーザボックスを有することを特徴とする会議管理装置。
【請求項１０】
請求項９に記載の会議管理装置において、
前記画像形成装置のユーザ以外の人物である未登録ユーザが前記複数の参加者に含まれる場合には、
前記格納制御手段は、当該未登録ユーザ用の一時保存ボックスを前記記憶手段に生成するとともに、
前記決定手段は、前記一時保存ボックスを、前記未登録ユーザに対応するユーザボックスとして決定し、
前記格納制御手段は、前記未登録ユーザに対応する前記一時保存ボックスに前記資料データを転送して格納することを特徴とする会議管理装置。
【請求項１１】
会議システムであって、
会議の参加者情報を取得する参加者情報取得手段と、
ユーザ用の格納領域であるユーザボックスを有する記憶手段と、
前記会議の複数の参加者に対応する各ユーザボックスをそれぞれ決定する決定手段と、
会議用の資料データを取得する資料取得手段と、
前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスに前記資料データをそれぞれ転送して格納する格納制御手段と、
前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスにそれぞれ格納された各資料データへのアクセス状況を取得するアクセス状況取得手段と、
前記参加者ごとの前記アクセス状況を表示手段に表示させる表示制御手段と、
を備え、
前記表示制御手段は、
特定のユーザボックス内の特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像の表示態様を変更するとともに、
前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するアクセスが既に行われている場合においては、異なる複数のアクセス種別のうち当該アクセスのアクセス種別に応じた画像を、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として変更することを特徴とする会議システム。
【請求項１２】
請求項１１に記載の会議システムにおいて、
前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対して異なる複数のアクセス種別による複数回のアクセスが行われている場合には、前記複数のアクセス種別のうち所定の順位にしたがって選択された単一のアクセス種別を示す画像を表示させることを特徴とする会議システム。
【請求項１３】
ａ）会議の参加者情報を取得するステップと、
ｂ）ユーザ用の格納領域であるユーザボックスを有する記憶手段の中から、前記会議の複数の参加者に対応する各ユーザボックスをそれぞれ決定するステップと、
ｃ）会議用の資料データを取得するステップと、
ｄ）前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスに前記資料データをそれぞれ転送して格納するステップと、
ｅ）前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスにそれぞれ格納された各資料データへのアクセス状況を取得するステップと、
ｆ）前記参加者ごとの前記アクセス状況を表示手段に表示させるステップと、
をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
前記ステップｆ）においては、
特定のユーザボックス内の特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像の表示態様が変更されるとともに、
前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するアクセスが既に行われている場合においては、異なる複数のアクセス種別のうち当該アクセスのアクセス種別に応じた画像が、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示されることを特徴とするプログラム。
【請求項１４】
請求項１３に記載のプログラムにおいて、
前記ステップｆ）においては、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対して異なる複数のアクセス種別による複数回のアクセスが行われている場合には、前記複数のアクセス種別のうち所定の順位にしたがって選択された単一のアクセス種別を示す画像が表示されることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議管理装置およびそれに関連する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ＴＶ会議システム等のミーティングシステム（会議システム）において、資料データを大型のディスプレイ（表示装置）に表示する技術が存在する。
【０００３】
例えば、特許文献１では、遠隔地でのミーティングにおいて、ネットワークで接続された２つの装置のそれぞれに資料データ等を保存しておき、当該装置に格納された資料データを当該装置に接続された表示装置に表示させることが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平７−１６２５３１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、ミーティングシステムにおいては、資料データは各個人に配布されることが好ましい。
【０００６】
しかしながら、特許文献１に記載のシステムは、互いに離れて配置された各装置に資料データが保存されるものに過ぎず、会議の参加者に対して資料データを配布するものではない。
【０００７】
そのため、このような装置では、会議の主催者（提案者）等が各参加者個人に対して会議資料を適切に配布することなど、当該主催者等が資料データの配布管理等を参加者個人単位で行うことは困難である。
【０００８】
そこで、この発明は、資料データの配布を参加者個人単位で容易に管理することが可能な技術を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決すべく、請求項１の発明は、会議管理装置であって、会議の参加者情報を取得する参加者情報取得手段と、ユーザ用の格納領域であるユーザボックスを有する記憶手段と、前記会議の複数の参加者に対応する各ユーザボックスをそれぞれ決定する決定手段と、会議用の資料データを取得する資料取得手段と、前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスに前記資料データをそれぞれ転送して格納する格納制御手段と、前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスにそれぞれ格納された各資料データへのアクセス状況を取得するアクセス状況取得手段と、前記参加者ごとの前記アクセス状況を表示手段に表示させる表示制御手段と、を備え、前記表示制御手段は、特定のユーザボックス内の特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像の表示態様を変更するとともに、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するアクセスが既に行われている場合においては、異なる複数のアクセス種別のうち当該アクセスのアクセス種別に応じた画像を、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示させることを特徴とする。
【００１３】
請求項２の発明は、請求項１の発明に係る会議管理装置において、前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するプリントアウト処理が既に行われている場合には、プリントアウト処理済みであることを示す画像を、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示させることを特徴とする。
【００１４】
請求項３の発明は、請求項１または請求項２の発明に係る会議管理装置において、前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するダウンロード処理が既に行われている場合には、ダウンロード処理済みであることを示す画像を、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示させることを特徴とする。
【００１５】
請求項４の発明は、請求項１ないし請求項３のいずれかの発明に係る会議管理装置において、前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するファイルオープン処理が既に行われている場合には、ファイルオープン処理済みであることを示す画像を、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示させることを特徴とする。
請求項５の発明は、請求項１の発明に係る会議管理装置において、前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対して異なる複数のアクセス種別による複数回のアクセスが行われている場合には、前記複数のアクセス種別のうち所定の順位にしたがって選択された単一のアクセス種別を示す画像を表示させることを特徴とする。
【００１６】
請求項６の発明は、請求項１ないし請求項５のいずれかの発明に係る会議管理装置において、前記表示制御手段は、前記特定の資料データのプレビュー画像を前記表示手段に表示させることを特徴とする。
【００１７】
請求項７の発明は、請求項１ないし請求項６のいずれかの発明に係る会議管理装置において、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像は、前記特定のユーザボックス内に格納される複数の資料データにそれぞれ対応する複数のサブ画像領域を有し、前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記複数の資料データのうち前記特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、前記複数のサブ画像領域のうち前記特定の資料データに対応するサブ画像領域の表示態様を変更し、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するアクセスが既に行われている場合においては、異なる複数のアクセス種別のうち当該アクセスのアクセス種別に応じた画像を、前記特定の資料データに対応するサブ画像領域内のアイコン画像として表示させることを特徴とする。
【００１８】
請求項８の発明は、請求項１ないし請求項７のいずれかの発明に係る会議管理装置において、前記複数の参加者のそれぞれに対して、対応ユーザボックスに前記資料データが格納されていることを、電子メールで通知する通知手段、をさらに備えることを特徴とする。
【００１９】
請求項９の発明は、請求項１ないし請求項８のいずれかの発明に係る会議管理装置において、前記会議管理装置は、画像形成装置であり、前記記憶手段は、前記画像形成装置の各ユーザのユーザボックスを有することを特徴とする。
【００２０】
請求項１０の発明は、請求項９の発明に係る会議管理装置において、前記画像形成装置のユーザ以外の人物である未登録ユーザが前記複数の参加者に含まれる場合には、前記格納制御手段は、当該未登録ユーザ用の一時保存ボックスを前記記憶手段に生成するとともに、前記決定手段は、前記一時保存ボックスを、前記未登録ユーザに対応するユーザボックスとして決定し、前記格納制御手段は、前記未登録ユーザに対応する前記一時保存ボックスに前記資料データを転送して格納することを特徴とする。
【００２１】
請求項１１の発明は、会議システムであって、会議の参加者情報を取得する参加者情報取得手段と、ユーザ用の格納領域であるユーザボックスを有する記憶手段と、前記会議の複数の参加者に対応する各ユーザボックスをそれぞれ決定する決定手段と、会議用の資料データを取得する資料取得手段と、前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスに前記資料データをそれぞれ転送して格納する格納制御手段と、前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスにそれぞれ格納された各資料データへのアクセス状況を取得するアクセス状況取得手段と、前記参加者ごとの前記アクセス状況を表示手段に表示させる表示制御手段と、を備え、前記表示制御手段は、特定のユーザボックス内の特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像の表示態様を変更するとともに、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するアクセスが既に行われている場合においては、異なる複数のアクセス種別のうち当該アクセスのアクセス種別に応じた画像を、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として変更することを特徴とする。
請求項１２の発明は、請求項１１の発明に係る会議システムにおいて、前記表示制御手段は、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対して異なる複数のアクセス種別による複数回のアクセスが行われている場合には、前記複数のアクセス種別のうち所定の順位にしたがって選択された単一のアクセス種別を示す画像を表示させることを特徴とする。
【００２２】
請求項１３の発明は、ａ）会議の参加者情報を取得するステップと、ｂ）ユーザ用の格納領域であるユーザボックスを有する記憶手段の中から、前記会議の複数の参加者に対応する各ユーザボックスをそれぞれ決定するステップと、ｃ）会議用の資料データを取得するステップと、ｄ）前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスに前記資料データをそれぞれ転送して格納するステップと、ｅ）前記複数の参加者に対応する各ユーザボックスにそれぞれ格納された各資料データへのアクセス状況を取得するステップと、ｆ）前記参加者ごとの前記アクセス状況を表示手段に表示させるステップと、をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記ステップｆ）においては、特定のユーザボックス内の特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像の表示態様が変更されるとともに、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対するアクセスが既に行われている場合においては、異なる複数のアクセス種別のうち当該アクセスのアクセス種別に応じた画像が、前記特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示されることを特徴とする。
請求項１４の発明は、請求項１３の発明に係るプログラムにおいて、前記ステップｆ）においては、前記特定のユーザボックス内の前記特定の資料データに対して異なる複数のアクセス種別による複数回のアクセスが行われている場合には、前記複数のアクセス種別のうち所定の順位にしたがって選択された単一のアクセス種別を示す画像が表示されることを特徴とする。
【発明の効果】
【００２３】
請求項１ないし請求項１４に記載の発明によれば、複数の参加者に対応する各ユーザボックスに資料データがそれぞれ転送して格納されるので、資料データの配布を参加者個人単位で容易に管理することが可能である。また、複数の参加者に対応する各ユーザボックスにそれぞれ格納された各資料データへのアクセス状況が取得されるので、各資料データに対するアクセス状況を参加者個人単位で管理することが可能である。さらに、参加者ごとのアクセス状況が表示されるので、会議の提案者が各参加者ごとのアクセス状況を容易に把握することができる。また、特定のユーザボックス内の特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、特定のユーザボックスに対応するアイコン画像の表示態様が変更されるので、会議の提案者は特定の資料データに対するユーザごとのアクセス状況を容易に把握することができる。また、アクセス種別に応じた画像が特定のユーザボックスに対応するアイコン画像として表示されるので、各ユーザが特定の資料データに対していずれのアクセス種別によってアクセスしたかを容易に知得することが可能である。
【００２７】
また特に、請求項６に記載の発明によれば、特定の資料データのプレビュー画像が表示されるので、アクセス状況に関する表示処理対象の資料データが明示される。
【００２８】
また特に、請求項７に記載の発明によれば、特定のユーザボックス内の複数の資料データのうち特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、当該特定の資料データに対応するアイコン画像の表示態様が変更されるので、会議の提案者は複数の資料データのうちの特定の資料データに対するアクセス状況を容易に把握することができる。
【００２９】
また特に、請求項８に記載の発明によれば、複数の参加者のそれぞれに対して、対応ユーザボックスに資料データが格納されていることが電子メールで通知されるので、各参加者は、自らに対して資料データが配信されていることを容易に知得することができる。
【００３０】
また特に、請求項９に記載の発明によれば、画像形成装置に設けられたユーザボックス機能を用いて、会議管理装置を容易に構築することが可能である。
【００３１】
また特に、請求項１０に記載の発明によれば、画像形成装置の未登録ユーザに関しても、資料データの配布状況を管理することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】会議システムの概要を示すシステム構成図である。
【図２】会議管理装置（ＭＦＰ）の概略構成を示すブロック図である。
【図３】図２の一部の構成をさらに詳細に示す図である。
【図４】会議管理装置の動作を示す概念図である。
【図５】会議管理装置の動作を示す概念図である。
【図６】会議管理装置の動作を示す概念図である。
【図７】会議管理装置の動作を示す概念図である。
【図８】会議管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図９】会議管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図１０】会議管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図１１】会議管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図１２】会議管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図１３】会議情報のメイン登録画面を示す図である。
【図１４】出席者の入力画面を示す図である。
【図１５】登録ユーザの入力画面を示す図である。
【図１６】非登録ユーザの入力画面を示す図である。
【図１７】２つの会議管理装置でのユーザ情報が統合される様子を示す図である。
【図１８】登録された会議データ（会議予約データ）を示す図である。
【図１９】資料送信データを示す図である。
【図２０】或る会議管理装置に対する資料データの格納動作を示す概念図である。
【図２１】他の会議管理装置に対する資料データの格納動作を示す概念図である。
【図２２】表示装置における表示内容を示す図である。
【図２３】表示装置における表示内容を示す図である。
【図２４】表示装置における表示内容を示す図である。
【図２５】表示装置における表示内容を示す図である。
【図２６】表示装置における表示内容を示す図である。
【図２７】表示装置における表示内容を示す図である。
【図２８】表示装置における表示内容を示す図である。
【図２９】表示装置における表示内容を示す図である。
【図３０】「プリントアウト処理済み」を表す画像を示す図である。
【図３１】「ファイルオープン処理済み」を表す画像を示す図である。
【図３２】表示装置における表示内容を示す図である。
【図３３】表示装置における表示内容を示す図である。
【図３４】表示装置における表示内容を示す図である。
【図３５】表示装置における表示内容を示す図である。
【図３６】表示装置における表示内容を示す図である。
【図３７】表示装置における表示内容を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００３３】
以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
【００３４】
＜１．構成概要＞
図１は、この実施形態に係る会議システム１００（１００Ａ）の概要を示すシステム構成図である。当該会議システム１００は、２つの会議管理装置１０（詳細には、１０ａ，１０ｂ）と複数のコンピュータ７０とを備えている。一方の会議管理装置１０ａと他方の会議管理装置１０ｂとは、互いに離れた場所（遠隔地）に配置されている。例えば、一方の会議管理装置１０ａは、大阪の会議室ＭＲａに配置され、他方の会議管理装置１０ｂは、東京の会議室ＭＲｂに配置される。この会議システム１００は、遠隔地に配置された複数の装置１０等の相互間において画像と音声とを送受信するＴＶ会議システムであるとも表現される。
【００３５】
２つの会議管理装置１０ａ，１０ｂは、互いにネットワークＮＷを介して接続されており、ネットワーク通信を行うことが可能である。また、会議管理装置１０ａと複数のコンピュータ５０，７０（７０ａ，７０ｂ，７０ｃ）とは、互いにネットワークＮＷを介して接続されており、ネットワーク通信を行うことが可能である。さらに、会議管理装置１０ａと複数のコンピュータ７０（７０ｄ，７０ｅ，７０ｆ）とは、互いにネットワークＮＷを介して接続されており、ネットワーク通信を行うことが可能である。ここにおいて、ネットワークＮＷは、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネットなどによって構成される。各装置のネットワークＮＷへの接続形態は、有線接続であってもよく或いは無線接続であってもよい。
【００３６】
各会議管理装置１０は、会議（ミーティング）用の資料データＤＰ（図１９参照）を管理する。詳細には、後述するように、各会議管理装置１０は、当該資料データＤＰを複数の会議参加者のそれぞれに対応する各ユーザボックス内に保存するとともに、当該各ユーザボックス内の資料データＤＰのアクセス状況を把握する。
【００３７】
表示装置３０は、資料データ（発表資料データ）ＤＰのアクセス状況等を表示する装置である。ここでは、表示装置３０は、会議管理装置１０に対してネットワークを介して接続されている。ただし、これに限定されず、表示装置３０は、会議管理装置１０の外部出力端子（映像信号出力部等）を介して接続されるようにしてもよい。
【００３８】
各コンピュータ５０，７０は、会議管理装置１０との間でネットワーク通信が可能な装置である。コンピュータ５０は、会議の提案者（プレゼンター）ＰＲによって使用されるコンピュータである。また、各コンピュータ７０は、会議の各参加者Ｐａ，Ｐｂ，Ｐｃ，Ｐｄ，Ｐｅ，Ｐｆによって使用されるコンピュータである。
【００３９】
各会議管理装置１０ａ，１０ｂは、それぞれ、この実施形態ではＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル（Multi Function Peripheral）として構成されている。
【００４０】
図２および図３は、各会議管理装置（ＭＦＰ）１０（１０ａ，１０ｂ）の概略構成を示すブロック図である。図３は、図２の一部の構成をさらに詳細に示す図である。なお、以下では、会議管理装置１０ａを中心に説明するが、会議管理装置１０ｂも会議管理装置１０ａと同様の構成を有している。
【００４１】
図２の機能ブロック図に示すように、会議管理装置（ＭＦＰ）１０は、画像読取部２、印刷出力部３、通信部４、格納部５、入出力部６およびコントローラ９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。
【００４２】
画像読取部２は、ＭＦＰ１０の所定の位置に載置された原稿を光学的に読み取って、当該原稿の画像データ（原稿画像とも称する）を生成する処理部である。
【００４３】
印刷出力部３は、印刷対象に関するデータに基づいて紙などの各種の媒体に画像を印刷出力する出力部である。
【００４４】
通信部４は、公衆回線等を介したファクシミリ通信を行うことが可能な処理部である。さらに、通信部４は、通信ネットワークＮＷを介したネットワーク通信が可能である。このネットワーク通信では、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）およびＦＴＰ（File Transfer Protocol）等の各種のプロトコルが利用される。当該ネットワーク通信を利用することによって、ＭＦＰ１０は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。また、ＭＦＰ１０は、この通信部４を用いて、電子メールの送受信を行うことも可能である。
【００４５】
格納部５は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置で構成される。この格納部５には、画像読取部２等で生成された原稿画像（画像データ）が格納される。また、格納部５においては、資料データＤＰ等が格納される。
【００４６】
入出力部６は、ＭＦＰ１０に対する入力を受け付ける操作入力部６ａと、各種情報の表示出力を行う表示部６ｂとを備えている。詳細には、ＭＦＰ１０には操作パネル６３（図１参照）が設けられている。この操作パネル（タッチスクリーン）６３は、液晶表示パネルに圧電センサ等が埋め込まれて構成されており、表示部６２の一部として機能するとともに、操作入力部６１の一部としても機能する。
【００４７】
コントローラ９は、ＭＦＰ１０に内蔵され、ＭＦＰ１０を統括的に制御する制御装置である。コントローラ９は、ＣＰＵおよび各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ等）等を備えるコンピュータシステムとして構成される。コントローラ９は、ＣＰＵにおいて、ＲＯＭ（例えば、ＥＥＰＲＯＭ等）内に格納されている所定のソフトウエアプログラム（以下、単にプログラムとも称する）を実行することによって、各種の処理部を実現する。
【００４８】
具体的には、図３に示すように、コントローラ９は、会議情報登録制御部２１と参加者情報取得部２２と対応ユーザボックス決定部２３と資料取得部２４と格納制御部２５とアクセス状況取得部２６と表示制御部２７とメール通知部２８とを含む各種の処理部を実現する。これらの各処理部の動作については、後に詳述する。
【００４９】
また、格納部（記憶部）５は、会議データ格納部５ａを有する。会議データ格納部５ａには、会議予約データＴＢ１（後述）が格納される。
【００５０】
さらに、格納部５は、１つの共通ボックス５ｃと複数のユーザボックス５ｄとを有する。共通ボックス５ｃは、全ユーザに共通に設けられ、ユーザボックス５ｄはユーザ毎に設けられる。また、ユーザボックス５ｄは、プライベートボックスとゲストボックスとに分類される。プライベートボックスは、ＭＦＰ１０の各登録ユーザごとに設けられる。各登録ユーザのプライベートボックスは、システム管理者を除いて当該各登録ユーザのみがアクセス可能な格納領域である。また、ゲストボックスは、ＭＦＰ１０の登録ユーザ以外の特定の人物ごとに設けられる。各ゲストボックスは、システム管理者を除いて当該各特定人物のみがアクセス可能な格納領域である。後述するように、各プライベートボックス５ｄには、それぞれ、会議に関する資料データＤＰがコンピュータ５０等から転送されて格納される。
【００５１】
＜２．動作概要＞
図４〜図７は、会議管理装置１０の動作を示す概念図であり、図８〜図１２は、会議管理装置１０の動作を示すフローチャートである。図８〜図１０および図１２は、会議管理装置１０ａの動作を示す図であり、図１１は会議管理装置１０ｂの動作を示す図である。
【００５２】
また、図１３〜図１６は、会議情報の登録画面を示す図である。図１３は会議情報のメイン登録画面ＧＡ１を示し、図１４は出席者の入力画面ＧＡ２を示し、図１５は登録ユーザの入力画面ＧＡ３を示し、図１６は非登録ユーザの入力画面ＧＡ４を示している。また、図１７は、２つの会議管理装置１０でのユーザ情報が統合される様子を示す図であり、図１８は、登録された会議データ（会議予約データ）ＴＢ１を示す図であり、図１９は、資料送信データＤＴ１を示す図である。さらに、図２０は、会議管理装置１０ａに対する資料データの格納動作を示す概念図であり、図２１は、他の会議管理装置１０ｂに対する資料データの格納動作を示す概念図である。
【００５３】
つぎに、これらの図を参照しながら、本システム１００での動作について説明する。
【００５４】
本システム１００においては、図８に示すように、大別すると次の５つの動作が主に実行される。すなわち、
（１）ＴＶ会議予約動作（ステップＳ１０）（図４、図９）、
（２）資料データ登録動作（ステップＳ２０）（図５、図１０、図１１）、
（３）資料データへのアクセス動作（ステップＳ４０）（図６参照）、
（４）資料データへのアクセス状況確認動作（ステップＳ５０）（図７、図１２）、
（５）ＴＶ会議の本動作（ステップＳ７０）、
が主に実行される。以下では、これらの動作についてそれぞれ説明する。
【００５５】
＜３．ＴＶ会議予約動作＞
まず、ＴＶ会議予約動作（ステップＳ１０）について説明する。ここでは、会議管理装置１０ａを用いて、会議室ＭＲａと遠隔地の会議室ＭＲｂとの間で開催されるＴＶ会議を予約する状況を想定する。なお、会議管理装置１０ａは、会議室ＭＲａに配置されており、会議管理装置１０ｂは、会議室ＭＲｂに配置されているものとする。
【００５６】
図４に示すように、会議予約者（例えば提案者ＰＲ）が最寄りの会議管理装置１０（ここでは１０ａ）を操作することによって、会議室の予約等が行われる。具体的には、会議管理装置１０ａの操作パネル６３（図１）を用いて会議予約者により所定の操作が実行されると、会議管理装置１０ａは、会議情報登録用のメイン登録画面ＧＡ１（図１３）を当該会議管理装置１０ａの操作パネル６３に表示する。その後、会議予約者によりメイン登録画面ＧＡ１等を用いた操作入力がさらに行われることなどによって、会議管理装置１０ａ，１０ｂにおける会議情報の登録動作が行われる。
【００５７】
以下では、図９等を参照しながら、この会議予約動作について詳細に説明する。なお、図９は、ステップＳ１０の詳細動作を示すフローチャートである。
【００５８】
まず、会議情報に対して予約番号が自動的に付与され、当該予約番号表示欄ＣＰ１（図１３参照）に予約番号（「ＲＳ１２３４５６」等）が表示される。
【００５９】
つぎに、日付設定ボタンＢＮ２（図１３参照）が押下されるとカレンダー画面（不図示）が表示され、当該カレンダー画面を用いて会議の日付が設定される。日付に関する設定内容（「１０月１日」等）は、画面ＧＡ１の表示欄ＣＰ２に表示される。また、時間帯設定ボタンＢＮ３が押下されると時間帯設定用画面（不図示）が表示され会議の時間（「１３：００〜１５：００」等）が設定される。時間帯に関する設定内容は、表示欄ＣＰ３に表示される。このようにして、日時登録処理（ステップＳ１１）が実行される。
【００６０】
さらに、ＴＶ会議における相手先（接続先）会議室の登録処理（ステップＳ１２）が実行される。具体的には、画面ＧＡ１において接続先設定ボタンＢＮ４（図１３参照）が押下されると、接続先会議室選択画面（不図示）が表示され、当該選択画面を用いて、ＴＶ会議の接続先会議室（相手先会議室）が設定される。接続先会議室に関する設定内容（「会議室ＭＲｂ」等）は、画面ＧＡ１の表示欄ＣＰ４に表示される。なお、接続先会議室および接続元会議室ＭＲａの少なくともいずれかが上記の日時に関して予約済みである場合には、再設定を要求するエラー画面が表示される。この場合には、会議予約者は、適切な日時等を再設定することなどによって、会議の予約処理を続行すればよい。
【００６１】
その後、ＴＶ会議への出席者（参加者）の登録処理（ステップＳ１３（図９））が実行される。具体的には、画面ＧＡ１において出席者設定ボタンＢＮ５が押下されると、出席者入力画面ＧＡ２（図１４）が表示され、当該画面ＧＡ２を用いて、ＴＶ会議の出席者が設定される。
【００６２】
画面ＧＡ２には、２つのボタンＢＮ２１，ＢＮ２２が存在する。ボタンＢＮ２１が押下されると、画面ＧＡ３が表示され、当該画面ＧＡ３（図１５）を用いて会議システム１００の登録ユーザの中から出席者を選択入力することができる。一方、ボタンＢＮ２２が押下されると、画面ＧＡ４が表示され、当該画面ＧＡ４（図１６）を用いて、会議システム１００の非登録ユーザを出席者として登録することができる。
【００６３】
ボタンＢＮ２１（図１４参照）が押下される場合には、会議管理装置１０ａは、他の会議管理装置１０（１０ｂ等）と通信し、各会議管理装置１０における登録ユーザのユーザ情報を取得する。
【００６４】
例えば、会議管理装置１０ａは、会議管理装置１０ｂと通信し、会議管理装置１０ｂに登録されているユーザ情報を取得する。そして、図１７に示すように、会議管理装置１０ａは、会議管理装置１０ａ内に格納されているユーザ情報Ｕａと会議管理装置１０ｂから取得したユーザ情報Ｕｂとを統合して、会議システム１００における登録ユーザのリスト（登録ユーザリスト）Ｕｚを作成する。なお、ここでは、同一人物（例えば人物Ｐｂ）が複数の会議管理装置において登録ユーザとして登録されている場合には、便宜上、それぞれ別の登録ユーザ（Ｐｂ１，Ｐｂ２）として扱うものとする。具体的には、会議管理装置１０ａに登録されている人物Ｐｂは、人物Ｐｂ１であるとし、会議管理装置１０ｂに登録されている人物Ｐｂは、人物Ｐｂ２であるとする。たとえば、人物Ｐｂ１と人物Ｐｂ２とは、その登録場所（たとえば「（大阪）」「（東京）」）をそれぞれ氏名の後ろに付した名称が新たな「氏名」として表示されることによって、区別される。
【００６５】
そして、会議システム１００における登録ユーザに関する人物データは、所定の順序（たとえば五十音順）にソートされ、画面ＧＡ３（図１５）に示すように、所定の区分（たとえば「あ行」）ごとに表示される。会議予約者は、適宜の区分を選択して登録対象の人物名（氏名等）を表示させ、当該表示された人物名を選択する（当該人物に対応するボタンを押下する）ことによって、当該人物を登録することができる。
【００６６】
一方、ボタンＢＮ２２（図１４）が押下される場合には、会議管理装置１０ａは、操作パネル６３（図１）に画面ＧＡ４（図１６）を表示する。会議予約者は、画面ＧＡ４の氏名入力欄ＣＰ４１に非登録ユーザ（たとえばＰｃ）の氏名を入力し、画面ＧＡ４の電子メールアドレス入力欄ＣＰ４２に当該非登録ユーザの電子メールを入力する。最後に決定ボタンＢＮ４３を押下することによって、非登録ユーザが会議の参加者として登録される。
【００６７】
以上のような動作が複数の参加者について繰り返されることによって、ＴＶ会議の参加者が登録される。画面ＧＡ１（図１３）は、６名の参加者Ｐａ，Ｐｂ，Ｐｃ，Ｐｄ，Ｐｅ，Ｐｆが登録されている状況を示している（表示欄ＣＰ１１〜ＣＰ１６参照）。
【００６８】
この結果、図１８に示すような会議予約データＴＢ１が生成され、会議管理装置１０ａの会議データ格納部５ａに格納（登録）される。会議予約データＴＢ１は、図１８に示すように、会議予約番号（「ＲＳ１２３４５６」）、日付（「１０月１日」）、時間帯（「１３：００〜１５：００」）、使用会議室（「ＭＲａ，ＭＲｂ」）、出席者（「Ｐａ，Ｐｂ，Ｐｃ，Ｐｄ，Ｐｅ，Ｐｆ」）などの情報を有している。なお、使用会議室に関する情報としては、会議管理装置１０ａの配置場所の「会議室ＭＲａ」が、会議管理装置１０ａの接続先会議室「会議室ＭＲｂ」に加えて、自動的に登録される。
【００６９】
つぎに、ステップＳ１４（図９）において、会議管理装置１０ａは、このような会議予約データＴＢ１（詳細にはそのコピーデータ）を接続先の会議管理装置１０ｂに送信する。会議管理装置１０ｂは、受信した当該会議予約データＴＢ１を会議管理装置１０ｂの会議データ格納部５ａに格納（登録）する。この結果、会議予約データＴＢ１は、会議管理装置１０ａと会議管理装置１０ｂとによって共有される。
【００７０】
＜４．資料データ登録動作＞
つぎに、資料データの登録動作（ステップＳ２０（図８））について図５、図１０および図１１等を参照しながら説明する。ここでは、図５に示すように、資料データＤＰが提案者ＰＲのコンピュータ５０から会議室ＭＲａの会議管理装置１０ａへとネットワークＮＷを介して送信される状況を想定する。図１０は、会議管理装置１０ａの動作（ステップＳ２０ａ）を示すフローチャートであり、図１１は、会議管理装置１０ｂの動作（ステップＳ２０ｂ）を示すフローチャートである。
【００７１】
まず、会議管理装置１０ａにおける登録動作（ステップＳ２０ａ）について図１０を参照しながら説明する。
【００７２】
ステップＳ２１においては、コンピュータ５０が資料送信データＤＴ１を会議管理装置１０ａに向けて送信し、会議管理装置１０ａの資料取得部２４等が当該資料送信データＤＴ１（図１９参照）を受信する。受信されたデータＤＴ１は、会議管理装置１０ａ内の一時記憶メモリ（不図示）等に保存される。
【００７３】
図１９に示すように、資料送信データＤＴ１は、会議資料データ送付信号ＤＡ１と会議予約番号ＤＡ２と資料データＤＰとを有するデータである。資料データＤＰは、会議で使用する資料データであり、たとえば、プレゼンテーション用データ等が含まれる。会議資料データ送付信号ＤＡ１は、この送信データＤＴ１が会議資料データ（資料データＤＰ）を送付するためのデータであることを示すものである。また、会議予約番号ＤＡ２は、資料データＤＰに対応する会議の予約番号を示すデータである。この会議予約番号ＤＡ２に関する情報は、提案者ＰＲによる資料データ送信操作時に手動入力あるいは自動入力等によってコンピュータ５０により付加される。このように、ステップＳ２１においては、会議用の資料データＤＰ等が取得される。
【００７４】
ステップＳ２２においては、会議管理装置１０ａは、資料送信データＤＴ１に対応する会議を特定するとともに、当該会議に関する各種の情報を取得する。具体的には、会議管理装置１０ａは、資料送信データＤＴ１に含まれる会議予約番号ＤＡ２（たとえば「ＲＳ１２３４５６」）に基づいて、資料送信データＤＴ１に対応する会議予約データＴＢ１を会議データ格納部５ａの中から取得する。そして、会議管理装置１０ａは、取得した会議予約データＴＢ１に基づいて、当該会議の日付（「１０月１日」）、時間帯（「１３：００〜１５：００」）、使用会議室（「ＭＲａ，ＭＲｂ」）、出席者（会議の参加者情報）（「Ｐａ，Ｐｂ，Ｐｃ，Ｐｄ，Ｐｅ，Ｐｆ」）などの情報を取得する。特に、参加者情報取得部２２は、会議の参加者情報を取得する。
【００７５】
ステップＳ２３においては、会議管理装置１０ａは、資料送信データＤＴ１を他の会議管理装置（ここでは１０ｂ）に転送する。これにより、資料送信データＤＴ１に含まれる資料送信データＤＴ１等が会議管理装置１０ｂに転送される。なお、接続先の会議室（会議管理装置）として、複数の会議室が指定されている場合には、当該複数の会議室（会議管理装置）に対して同様の転送動作を行うようにすればよい。
【００７６】
ステップＳ２４〜Ｓ３３においては、複数の参加者のそれぞれについて、資料データの格納先決定処理、資料データの配布処理（配信処理）、およびメール送信処理等が実行される。会議管理装置１０ａにおいては、全参加者のうち、本システムの非登録ユーザ（会議管理装置１０ａ，１０ｂのいずれの登録ユーザでもない人物）と会議管理装置１０ａの登録ユーザとに関して、これらの処理が実行される。なお、全参加者のうち会議管理装置１０ｂの登録ユーザに関しては、会議管理装置１０ｂにおいてこれらの処理が実行される。
【００７７】
具体的には、まず、ステップＳ２４において、複数の参加者のうちの或る参加者（特定の参加者）が会議管理装置１０ａ，１０ｂのいずれかの登録ユーザ（すなわち本システム１００の登録ユーザ）であるか否かが判定される。また、本システムの登録ユーザである場合には、会議管理装置１０ａの登録ユーザであるか否かがさらに判定される（ステップＳ２５）。
【００７８】
当該特定の参加者（たとえばＰａ）が会議管理装置１０ａの登録ユーザである場合には、ステップＳ２４からステップＳ２５を経由してステップＳ２６に進み、本システム１００の登録ユーザでない場合（非登録ユーザである場合）には、ステップＳ２４からステップＳ３１に進む。
【００７９】
ステップＳ２６においては、会議管理装置１０ａの対応ユーザボックス決定部２３は、登録ユーザとボックス情報との関連付け処理を実行する。詳細には、特定の登録ユーザに対応する格納領域として特定のユーザボックスが決定される。たとえば、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐａに対応する格納領域として、ユーザボックスＢａが決定される。なお、同様に、特定の登録ユーザが参加者Ｐｂである場合には、参加者Ｐｂに対応する格納領域としてユーザボックスＢｂが決定される。
【００８０】
そして、ステップＳ２７において、会議管理装置１０ａの格納制御部２５は、特定の登録ユーザに対応するユーザボックスに資料データＤＰを転送して格納する処理を実行する（図５および図２０参照）。たとえば、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐａに対応するユーザボックスＢａに資料データＤＰを転送して格納する処理が実行される。なお、同様に、特定の登録ユーザが参加者Ｐｂである場合には、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐｂに対応するユーザボックスＢａに資料データＤＰを転送して格納する処理が実行される。
【００８１】
さらに、ステップＳ２８において、会議管理装置１０ａのメール通知部２８は、電子メールによる通知処理を実行する。具体的には、特定の登録ユーザに対応するユーザボックスに資料データＤＰが転送されて格納されたことを、当該特定の登録ユーザに電子メールで通知する処理が実行される（図５）。たとえば、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐａのメールアドレスに対して電子メールＭＬａが送信される。この電子メールＭＬａは、当該登録ユーザＰａに対応するユーザボックスＢａに資料データＤＰが格納されている旨の記載を有している。なお、同様に、特定の登録ユーザが参加者Ｐｂである場合には、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐｂのメールアドレスに対して電子メールＭＬｂが送信される。
【００８２】
一方、ステップＳ２４からステップＳ３１に進むと、まず当該ステップＳ３１において、非登録ユーザに対する特定のユーザボックス（詳細にはゲストボックス）の作成処理と、当該非登録ユーザとボックス情報との関連付け処理が実行される。たとえば、特定の非登録ユーザ（参加者）Ｐｃに対応するゲスト用のユーザボックスＢｃ（ＢＧｃ）が作成されるとともに、当該特定の非登録ユーザ（参加者）Ｐｃに対応する格納領域として、当該ユーザボックスＢｃ（ＢＧｃ）が決定される。このユーザボックス（ゲストボックスとも称する）ＢＧｃは、未登録ユーザ用の一時保存ボックスであり、会議管理装置１０ａの格納部５内に生成される。
【００８３】
そして、ステップＳ３２において、特定の非登録ユーザに対応するユーザボックス（ゲストボックス）に資料データＤＰを転送して格納する処理が実行される（図５および図２０参照）。たとえば、非特定の登録ユーザ（参加者）Ｐｃに対応するユーザボックスＢＧｃに資料データＤＰを転送して格納する処理が実行される。
【００８４】
さらに、ステップＳ３３において、特定の非登録ユーザに対応するユーザボックスに資料データＤＰが転送されて格納されたことを、当該特定の登録ユーザに電子メールで通知する処理が実行される（図５参照）。たとえば、特定の非登録ユーザ（参加者）Ｐｃのメールアドレスに対して電子メールＭＬｃが送信される。この電子メールＭＬｃは、当該非登録ユーザＰｃに対応するユーザボックスＢｃ（ＢＧｃ）に資料データＤＰが格納されている旨の記載を有している。
【００８５】
以上のようにして、ステップＳ２６，Ｓ３１においては、会議の複数の参加者に対応する各ユーザボックスをそれぞれ決定する処理が実行される。また、ステップＳ２７，Ｓ３２においては、複数の参加者に対応する各ユーザボックスに資料データＤＰをそれぞれ転送して格納する処理が実行される。さらに、ステップＳ２８，Ｓ３３においては、複数の参加者に対応する各ユーザボックスに資料データＤＰがそれぞれ転送して格納されたことを、複数の参加者に電子メールで通知する処理が実行される。
【００８６】
つぎに、会議管理装置１０ｂにおける登録動作（ステップＳ２０ｂ）について図１１を参照しながら説明する。
【００８７】
会議管理装置１０ｂは、（ステップＳ２０ｂの）ステップＳ２１において、会議管理装置１０ａから送信されてきた当該資料送信データＤＴ１を受信する。この資料送信データＤＴ１は、ステップＳ２０ａのステップＳ２３（図１０）において、会議管理装置１０ａが会議管理装置１０ｂに向けて転送したデータである。これにより、会議管理装置１０ｂ（資料取得部２４等）は、資料データＤＰ等を取得する。
【００８８】
また、会議管理装置１０ｂは、ステップＳ２２において、資料送信データＤＴ１に含まれる会議予約番号ＤＡ２（たとえば「ＲＳ１２３４５６」）に基づいて、資料送信データＤＴ１に対応する会議予約データＴＢ１を取得する。会議管理装置１０ｂは、このようにして資料送信データＤＴ１に対応する会議を特定するとともに、当該会議に関する各種の情報を取得する。特に、会議管理装置１０ｂの参加者情報取得部２２は、会議の参加者情報を取得する。
【００８９】
ステップＳ２５〜Ｓ２９においては、複数の参加者のそれぞれについて、資料データの格納先決定処理、資料データの配布処理（配信処理）、およびメール送信処理等が実行される。上述したように、この会議管理装置１０ｂにおいては、全参加者のうち会議管理装置１０ｂの登録ユーザに関してこれらの処理が実行される。
【００９０】
具体的には、まず、ステップＳ２５において、複数の参加者のうちの或る参加者（特定の参加者）が会議管理装置１０ｂの登録ユーザであるか否かが判定される（ステップＳ２５）。
【００９１】
当該特定の参加者（たとえばＰｄ）が会議管理装置１０ｂの登録ユーザである場合には、ステップＳ２５からステップＳ２６に進み、会議管理装置１０ｂの登録ユーザでない場合には、ステップＳ２４からステップＳ２９に進む。
【００９２】
ステップＳ２６においては、会議管理装置１０ｂの対応ユーザボックス決定部２３は、登録ユーザとボックス情報との関連付け処理を実行する。詳細には、特定の登録ユーザに対応する格納領域として特定のユーザボックスが決定される。たとえば、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐｄに対応する格納領域として、ユーザボックスＢｄが決定される。なお、同様に、特定の登録ユーザが参加者Ｐｅである場合には、参加者Ｐｅに対応する格納領域としてユーザボックスＢｅが決定され、特定の登録ユーザが参加者Ｐｆである場合には、参加者Ｐｆに対応する格納領域としてユーザボックスＢｆが決定される。
【００９３】
そして、ステップＳ２７において、会議管理装置１０ｂの格納制御部２５は、特定の登録ユーザに対応するユーザボックスに資料データＤＰを転送して格納する処理を実行する（図５および図２１参照）。たとえば、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐｄに対応するユーザボックスＢｄに資料データＤＰを転送して格納する処理が実行される。なお、同様に、特定の登録ユーザが参加者Ｐｅである場合には、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐｅに対応するユーザボックスＢｅに資料データＤＰを転送して格納する処理が実行される。また、特定の登録ユーザが参加者Ｐｆである場合には、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐｆに対応するユーザボックスＢｆに資料データＤＰを転送して格納する処理が実行される。
【００９４】
さらに、ステップＳ２８において、会議管理装置１０ｂのメール通知部２８は、電子メールによる通知処理を実行する。具体的には、特定の登録ユーザに対応するユーザボックスに資料データＤＰが転送されて格納されたことを、当該特定の登録ユーザに電子メールで通知する処理が実行される（図５参照）。たとえば、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐｄのメールアドレスに対して電子メールＭＬｄが送信される。この電子メールＭＬｄは、当該登録ユーザＰｄに対応するユーザボックスＢｄに資料データＤＰが格納されている旨の記載を有している。なお、同様に、特定の登録ユーザが参加者Ｐｅである場合には、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐｅのメールアドレスに対して電子メールＭＬｅが送信され、特定の登録ユーザが参加者Ｐｆである場合には、特定の登録ユーザ（参加者）Ｐｆのメールアドレスに対して電子メールＭＬｆが送信される。
【００９５】
＜５．資料データへのアクセス動作＞
つぎに、資料データへのアクセス動作（ステップＳ４０（図８））について説明する。
【００９６】
上述したように、会議の各参加者に対して電子メールが送信される。各参加者は、各コンピュータ７０等を用いてメールサーバにアクセスして当該電子メールを受信する。各参加者は、資料データＤＰが自らのユーザボックスに格納されていることを知得すると、適宜のタイミングで当該ユーザボックスにアクセスする（図６参照）。なお、ここでは、資料データＤＰへのアクセスの態様として、次の３つの種類、すなわち、
（ａ）資料データＤＰのダウンロード、
（ｂ）資料データＤＰのファイルオープン、
（ｃ）資料データＤＰのプリントアウト、
を想定する。
【００９７】
例えば、図６に示すように、会議の参加者Ｐａは、会議管理装置１０ａのユーザボックスＢａ内の資料データＤＰにアクセスする。詳細には、当該参加者Ｐａは、ユーザボックスＢａ内に格納されている資料データＤＰを、会議管理装置１０ａのユーザボックスＢａから自分用のコンピュータ７０（７０ａ）に対してダウンロードする。
【００９８】
また、会議の参加者Ｐｃは、会議管理装置１０ａのユーザボックスＢｃ内の資料データＤＰにアクセスする。詳細には、当該参加者Ｐｃは、自分用のコンピュータ７０（７０ｃ）を用いて、ユーザボックスＢｃ内に格納されている資料データＤＰのファイルを開いて（ファイルオープンして）閲覧する。
【００９９】
また、会議の参加者Ｐｂは、会議管理装置１０ａのユーザボックスＢｂ内の資料データＤＰにアクセスする。詳細には、当該参加者Ｐｂは、会議管理装置１０ａの操作パネル６３を操作して、ユーザボックスＢｂ内に格納されている資料データＤＰをプリントアウト（印刷出力）する。
【０１００】
また、会議の参加者Ｐｄは、会議管理装置１０ｂのユーザボックスＢｄ内の資料データＤＰにアクセスする。詳細には、当該参加者Ｐｄは、会議管理装置１０ｂの操作パネル６３を操作して、ユーザボックスＢｄ内に格納されている資料データＤＰをプリントアウト（印刷出力）する。
【０１０１】
また、会議の参加者Ｐｅは、会議管理装置１０ｂのユーザボックスＢｅ内の資料データＤＰにアクセスする。詳細には、当該参加者Ｐｅは、ユーザボックスＢｅ内に格納されている資料データＤＰを、会議管理装置１０ｂのユーザボックスＢｅから自分用のコンピュータ７０に対してダウンロードする。
【０１０２】
＜６．資料データへのアクセス状況確認動作＞
つぎに、資料データへのアクセス状況確認動作（ステップＳ５０）について、図７および図１２等を参照しながら説明する。
【０１０３】
ここでは、会議を開始する際にステップＳ５０が実行される場合を例示する。ただし、これに限定されず、ステップＳ５０は、その他の適宜のタイミングで実行されるようにしてもよい。
【０１０４】
このステップＳ５０では、図７に示すように、各会議管理装置１０ａ，１０ｂに接続されている表示装置３０ａ，３０ｂにおいて、各参加者の資料データへのアクセス状況が表示される。具体的には、図２３に示すような初期画面ＧＢ１が、図２２に示すような画面ＧＢ１０へと徐々に変更される。このような動作について図１２等を参照しながら、さらに詳細に説明する。以下では、会議管理装置１０ａおよび表示装置３０ａに関する動作を中心に説明するが、会議管理装置１０ｂおよび表示装置３０ｂに関する動作も同様である。
【０１０５】
まず、ステップＳ５１において、会議管理装置１０ａがコンピュータ５０等を介して会議の開始指令を受け付けると、会議管理装置１０ａ（詳細にはその表示制御部２７）が初期画面ＧＢ１（図２３）を表示装置３０ａに表示させる。また、会議管理装置１０ａは、当該会議の開始指令を会議管理装置１０ｂに転送し、当該開始指令を受信した会議管理装置１０ｂは、会議管理装置１０ａと同様の動作を実行する。
【０１０６】
以後のステップＳ５２〜ステップＳ５９の処理は、複数の参加者についてそれぞれ順次に実行される。なお、会議資料として複数の資料データＤＰが登録されている場合には、ステップＳ５２〜ステップＳ５９の処理は各資料データＤＰごとにも実行される。ただし、ここでは、簡単化のため、会議資料として単一の資料データＤＰのみが登録されている場合を先ず例示する。
【０１０７】
ステップＳ５２においては、会議管理装置１０ａのアクセス状況取得部２６は、複数の参加者のうち或る参加者（特定の参加者）の資料データＤＰに対するアクセス状況を取得する。詳細には、特定の参加者（例えばＰａ）のユーザボックス（例えばＢａ）内に格納された資料データＤＰに対して、当該特定の参加者が既にアクセスしたか否かが取得される。より詳細には、会議管理装置１０ａは、会議管理装置１０ａの対応ユーザボックス（例えばＢａ）内の資料データＤＰに関するアクセス記録を参照して、当該アクセス情報を取得する。あるいは、当該特定の参加者が会議管理装置１０ｂの登録ユーザ（例えばＰｄ）であるときには、会議管理装置１０ａは、接続先の会議管理装置１０ｂと通信して、会議管理装置１０ｂの対応ユーザボックス（例えばＢｄ）内の資料データＤＰに関するアクセス記録を参照して、当該アクセス情報を取得する。そして、取得されたアクセス情報（アクセス状況）に応じて分岐処理が実行される。このアクセス情報には、アクセス済みであるか否かに関する情報と、アクセス種別に関する情報とが含まれる。
【０１０８】
複数の参加者のうちの注目参加者（特定の参加者）による資料データＤＰに対するアクセスが未だ行われていないときには、ステップＳ５２からステップＳ６０に進む。
【０１０９】
一方、当該特定の参加者による資料データＤＰに対するアクセスが既に行われているときには、そのアクセス種別に応じた更なる分岐処理が、ステップＳ５３，Ｓ５５，Ｓ５７において実行される。
【０１１０】
アクセス種別がファイルダウンロードである場合、換言すれば、特定のユーザボックス内の特定の資料データＤＰに対するダウンロード処理が既に行われている場合には、ステップＳ５３からステップＳ５４に進み、会議管理装置１０ａの表示制御部２７は、ダウンロード済み表示処理を実行する。
【０１１１】
アクセス種別がファイルオープンである場合、換言すれば、特定のユーザボックス内の特定の資料データに対するファイルオープン処理が既に行われている場合には、ステップＳ５５からステップＳ５６に進み、会議管理装置１０ａの表示制御部２７は、ファイルオープン済み表示処理を実行する。
【０１１２】
アクセス種別がプリントアウトである場合、換言すれば、特定のユーザボックス内の特定の資料データＤＰに対するプリントアウト処理が既に行われている場合には、ステップＳ５７からステップＳ５８に進み、会議管理装置１０ａの表示制御部２７は、プリントアウト済み表示処理を実行する。
【０１１３】
その後、ステップＳ５４，Ｓ５６，Ｓ５８からステップＳ５９に進み、ステップＳ５９においてファイル内容のプレビュー処理が行われ、さらにステップＳ６０に進む。
【０１１４】
ステップＳ６０においては、全ての参加者について且つ全てのファイル（資料データ）について、アクセス状況の確認処理および表示処理が終了したか否かが判定される。終了した旨の判定がなされない場合には再びステップＳ５２に戻り同様の動作が繰り返される。また、アクセス状況の確認処理および表示処理が全ての参加者且つ全てのファイルについて終了した後においては、未アクセスのファイル（資料データ）について、再びステップＳ５２に戻り同様の動作が繰り返される。
【０１１５】
以上のような動作が、開始準備処理の終了指令（ステップＳ６１）が受信されるまで繰り返される。
【０１１６】
上記の動作の一例を図２３〜図３２を参照しながらさらに詳細に説明する。図２３〜図２９は、この動作例に関する表示装置３０ａにおける画面の変遷を示す図である。
【０１１７】
図２３の初期画面ＧＢ１の左下側には、この会議の各参加者に対応するユーザボックス（フォルダ）Ｂａ，Ｂｂ，Ｂｃ，Ｂｄ，Ｂｅ，Ｂｆがそれぞれアイコン画像（フォルダ画像）Ｆａ，Ｆｂ，Ｆｃ，Ｆｄ，Ｆｅ，Ｆｆとして表示されている。また、各参加者のフォルダ画像には、当該各参加者の名前が付随的に表示されているともに、当該ユーザボックス内に資料データが存在することを示すファイル画像（サブ画像）が重畳して示されている。例えば、参加者ＰａのユーザボックスＢａを表すフォルダ画像Ｆａに対しては、当該参加者Ｐａの名前が付随的に表示されているともに、ファイル画像（サブ画像）ＤＧが重畳して示されている。当該ファイル画像ＤＧは、当該ユーザボックスＢａ内に資料データＤＰが存在することを示す画像であり、フォルダ画像Ｆａ内における所定領域（サブ画像表示用領域ないしサブ画像領域とも称する）に表示される。また、その他の参加者に対応するフォルダ画像Ｆｂ，Ｆｃ，Ｆｄ，Ｆｅ，Ｆｆに関しても同様の表示が行われている。
【０１１８】
その後、ステップＳ５２〜Ｓ６０の処理が繰り返されると、各ユーザボックス内の資料データＤＰに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、各ユーザボックスに対応するアイコン画像の表示態様が変更される。
【０１１９】
具体的には、まず、複数の参加者のうち参加者Ｐａが注目参加者（特定の参加者）として選択され、当該参加者Ｐａに関する資料データＤＰへのアクセス状況が取得される（ステップＳ５２）。ここでは、ユーザボックスＢａ内の資料データＤＰに対してダウンロード処理が既に行われているものとする。
【０１２０】
この場合には、図２４に示すように、表示装置３０ａにおいて、ユーザボックスＢａに対応するアイコン画像（フォルダ画像）Ｆａが、ダウンロード処理済みであることを示す態様に変更されて表示される（ステップＳ５３，Ｓ５４）。具体的には、フォルダ画像Ｆａ内に表示されていたファイル画像ＤＧが当該フォルダＦａ内のサブ画像領域から消去（ないし当該フォルダＦａ内のサブ画像領域にて淡色表示）されることによって、ユーザボックスＢａ内の資料データＤＰがダウンロード処理済みであることが示されている。換言すれば、当該変更後のフォルダ画像（アイコン画像）Ｆａ（図２４，図２５）は、資料データＤＰに対するアクセスが既に行われていること（ダウンロード処理済み）を示す画像である。一方、変更前のフォルダ画像Ｆａ（図２３参照）は、アクセス状況に関する表示更新処理が未完了である場合に表示される。なお、変更前のフォルダ画像Ｆａ（図２３参照）は、資料データＤＰに対するアクセスが未だ行われていないことを示す画像としても用いられる。
【０１２１】
また、フォルダ画像Ｆａの表示変更動作に伴って、変更表示対象のフォルダ画像Ｆａが点滅表示される（図２４では斜線を付して示す）。このような点滅表示によって、いずれのユーザボックスに関する表示変更処理が実行されているか（すなわちフォルダ画像Ｆａに関する表示変更処理が実行されていること）が併せて示される。
【０１２２】
このような表示装置３０ａの表示内容を視認することによれば、提案者ＰＲは、資料データＤＰが参加者Ｐａにより既にダウンロードされていること、を知得することができる。
【０１２３】
さらに、このようなフォルダ画像Ｆａの変更処理が開始されると、画面右側のファイル内容確認欄ＣＲにおいては、アクセス対象（ダウンロード対象）の資料データＤＰの概略内容を示す画像ＤＨが所定期間（例えば数秒程度）にわたってプレビュー表示される（ステップＳ５９）。たとえば、資料データＤＰの表紙等が画像（拡大画像）ＤＨとしてプレビュー表示される。これによれば、アクセス状況に関する表示処理対象の資料データＤＰが明示されるので、提案者ＰＲは対象ファイルをより確実に判別（確認）することができる。なお、画像ＤＨとしては、資料データＤＰのうち、表紙ページ以外のページ（たとえば予め指定された所定のページ）のプレビュー画像等が用いられてもよい。
【０１２４】
そして、一定期間が経過すると、図２５のように、ファイル内容確認欄ＣＲにおけるプレビュー表示が終了するとともに、フォルダ画像Ｆａの点滅表示も終了する。
【０１２５】
以上のようにして、特定の参加者Ｐａに関するアクセス状況の表示処理が実行される。
【０１２６】
つぎに、今度は、複数の参加者のうち別の参加者（例えば人物Ｐｂ）が注目参加者（特定の参加者）として選択され、当該参加者Ｐｂに関する資料データＤＰへのアクセス状況が取得される（ステップＳ５２）。ここでは、ユーザボックスＢｂ内の資料データＤＰに対してプリントアウト処理が既に行われているものとする。
【０１２７】
この場合には、図２６に示すように、表示装置３０ａにおいて、ユーザボックスＢｂに対応するアイコン画像（フォルダ画像）Ｆｂが、プリントアウト処理済みであることを示す態様に変更されて表示される（ステップＳ５７，Ｓ５８）。具体的には、フォルダ画像Ｆｂ内に表示されていたファイル画像ＤＧに代えて、別の画像ＲＧ（図３０参照）がフォルダ画像Ｆｂ内のサブ画像領域に表示されることによって、ユーザボックスＢｂ内の資料データＤＰがプリントアウト処理済みであることが示されている。画像ＲＧは、図３０の拡大図にも示すように、「プリントアウト済み」を表すように図案化されたサブ画像である。図２６においては、このような画像ＲＧが、フォルダ画像Ｆｂ内にて、フォルダの図案化画像に付随して（重畳して）表示されている。換言すれば、当該変更後のフォルダ画像（アイコン画像）Ｆｂ（図２６，図２７）は、資料データＤＰに対するアクセスが既に行われていること（プリントアウト済みであること）を示す画像である。
【０１２８】
また、変更表示対象のフォルダ画像Ｆｂが点滅表示され（図２６では斜線を付して示す）、フォルダ画像Ｆｂに関する表示変更処理が実行されていることが併せて示される。
【０１２９】
このような表示装置３０ａの表示内容を視認することによれば、提案者ＰＲは、資料データＤＰが参加者Ｐｂにより既にプリントアウトされていること、を知得することができる。
【０１３０】
さらに、フォルダ画像Ｆｂの変更処理が開始されると、画面右側のファイル内容確認欄ＣＲにおいては、アクセス対象の資料データＤＰの概略内容を示す画像ＤＨが所定期間（例えば数秒程度）にわたってプレビュー表示される（ステップＳ５９）。
【０１３１】
そして、一定期間が経過すると、図２７のように、ファイル内容確認欄ＣＲにおけるプレビュー表示が終了するとともに、フォルダ画像Ｆｂの点滅表示も終了する。
【０１３２】
以上のようにして、特定の参加者Ｐｂに関するアクセス状況の表示処理が実行される。
【０１３３】
つぎに、今度は、さらに別の参加者（例えば人物Ｐｃ）が注目参加者（特定の参加者）として選択され、当該参加者Ｐｃに関する資料データＤＰへのアクセス状況が取得される（ステップＳ５２）。ここでは、ユーザボックスＢｃ内の資料データＤＰに対してファイルオープン処理が既に行われているものとする。
【０１３４】
この場合には、図２８に示すように、表示装置３０ａにおいて、ユーザボックスＢｃに対応するアイコン画像（フォルダ画像）Ｆｃが、ファイルオープン処理済みであることを示す態様に変更されて表示される（ステップＳ５５，Ｓ５６）。具体的には、フォルダ画像Ｆｃ内に表示されていたファイル画像ＤＧに代えて、別の画像ＥＧ（図３１参照）がフォルダ画像Ｆｃ内のサブ画像領域に表示されることによって、ユーザボックスＢｃ内の資料データＤＰがファイルオープン処理済みであることが示されている。画像ＥＧは、図３１の拡大図にも示すように、「ファイルオープン処理済み」を表すように図案化されたサブ画像である。図２８においては、このような画像ＥＧが、フォルダ画像Ｆｃ内にて、フォルダの図案化画像に付随して（重畳して）表示されている。換言すれば、当該変更後のフォルダ画像（アイコン画像）Ｆｃ（図２８，図２９）は、資料データＤＰに対するアクセスが既に行われていること（ファイルオープン処理済みであること）を示す画像である。
【０１３５】
また、変更表示対象のフォルダ画像Ｆｃが点滅表示され（図２８では斜線を付して示す）、フォルダ画像Ｆｃに関する表示変更処理が実行されていることが併せて示されている。
【０１３６】
このような表示装置３０ａの表示内容を視認することによれば、提案者ＰＲは、資料データＤＰが参加者Ｐｃにより既にファイルオープンされていること、を知得することができる。
【０１３７】
さらに、フォルダ画像Ｆｃの変更処理が開始されると、画面右側のファイル内容確認欄ＣＲにおいては、アクセス対象の資料データＤＰの概略内容を示す画像ＤＨが所定期間（例えば数秒程度）にわたってプレビュー表示される（ステップＳ５９）。
【０１３８】
そして、一定期間が経過すると、図２９のように、ファイル内容確認欄ＣＲにおけるプレビュー表示が終了するとともに、フォルダ画像Ｆｃの点滅表示も終了する。
【０１３９】
以上のようにして、特定の参加者Ｐｃに関するアクセス状況の表示処理が実行される。
【０１４０】
その後、他の参加者（例えば人物Ｐｄ，Ｐｅ，Ｐｆ）についても、同様の処理が順次に実行される。ただし、資料データＤＰに未だアクセスしていない参加者（例えば人物Ｐｆ）に関しては、対応フォルダ画像の表示態様に関する変更処理等は実行されない。具体的には、ユーザボックスＢｆ内の資料データＤＰに対して未だアクセス処理が実行されていない旨が取得されると（ステップＳ５２）、表示態様の変更処理（ステップＳ５４，Ｓ５６，Ｓ５８）が実行されることなく、終了判定処理（ステップＳ６０，Ｓ６１）に進む。
【０１４１】
図２２は、アクセス状況の表示処理が複数の参加者について一巡した状態、を示す図である。図２２では、参加者Ｐｆ以外の参加者Ｐａ，Ｐｂ，Ｐｃ，Ｐｄ，Ｐｅは自らのユーザフォルダ内の資料データＤＰにアクセス済みであること、及び参加者Ｐｆは自らのユーザフォルダ内の資料データＤＰに未だアクセスしていないこと、が示されている。たとえば、図２２におけるフォルダ画像Ｆｆは、アクセス状況の表示処理後においてもファイル画像ＤＧを引き続き有しており、資料データＤＰに対するアクセスが未だ行われていないことを示している。また、図２２におけるフォルダ画像Ｆｄは、アクセス状況の表示処理後においてサブ画像ＲＧを有しており、資料データＤＰに対するアクセス済み（具体的には、プリントアウト処理済み）であることを示している。
【０１４２】
なお、未アクセスの資料データを有する参加者については、ステップＳ５２〜Ｓ６０の処理が、（会議の開始準備処理に関する終了指令の受信時点まで）所定時間間隔で繰り返し実行される。したがって、ステップＳ５０の開始準備処理中に、アクセス状況が変化した場合も、更新後のアクセス状況を随時確認することが可能である。
【０１４３】
また、上記においては、表示装置３０ａの表示動作等について説明したが、表示装置３０ｂにおいても同様の表示動作等が行われる。具体的には、会議管理装置１０ｂが会議管理装置１０ａと同様の動作を行うことによって、同様の表示動作等が実現される。
【０１４４】
＜７．ＴＶ会議の本動作等＞
その後、会議の開始準備処理の終了指令が受信されると、ＴＶ会議の本動作（ステップＳ７０（図８））が開始される。
【０１４５】
上述のような動作によれば、たとえばＴＶ会議の本動作の開始前において、提案者（発表者）ＰＲは、各ユーザに対して個別に配信された資料データを各ユーザがアクセスしたか否かを知得することができる。したがって、資料の配布状況を把握した上で、会議を円滑に進行させることが可能である。
【０１４６】
＜８．本実施形態における効果＞
上記のような実施形態においては、会議管理装置１０ａ（，１０ｂ）は、複数の参加者Ｐａ〜Ｐｃ（，Ｐｄ〜Ｐｆ）に対応する各ユーザボックスＢａ〜Ｂｃ（，Ｂｄ〜Ｂｆ）に資料データＤＰをそれぞれ転送して格納する（ステップＳ２７，Ｓ３１）。したがって、会議の提案者ＰＲ等は、資料データＤＰの配布を参加者個人単位で容易に管理することが可能である。
【０１４７】
また、会議管理装置１０ａ（，１０ｂ）は、複数の参加者Ｐａ〜Ｐｃ（，Ｐｄ〜Ｐｆ）のそれぞれに対して、対応ユーザボックスに資料データＤＰが格納されていることを、各電子メールＭＬａ〜ＭＬｃ（，ＭＬｄ〜ＭＬｆ）により通知する（ステップＳ２８，Ｓ３２）。したがって、各参加者Ｐａ〜Ｐｃ（，Ｐｄ〜Ｐｆ）は、自らに対して資料データＤＰが配信されていることを容易に知得することができる。
【０１４８】
また、上記のようにＭＦＰ（画像形成装置）を会議管理装置として用い、当該ＭＦＰ１０ａ，１０ｂのユーザボックス機能を利用することによれば、資料データの配布管理を容易に実現することが可能なミーティングシステム（会議管理システム）１００を構築することが可能である。
【０１４９】
また、複数の参加者の中に未登録ユーザ（画像形成装置１０ａ，１０ｂのユーザ以外の人物）が含まれる場合には、未登録ユーザＰｃ用の一時保存ボックスＢｃが会議管理装置１０ａの格納部５内に生成されるとともに、当該一時保存ボックスＢｃが未登録ユーザＰｃ用のユーザボックスとして決定される。そして、当該一時保存ボックスに資料データＤＰが転送されて格納される。したがって、画像形成装置１０ａ，１０ｂの未登録ユーザに関しても、資料データの配布状況を管理することが可能である。
【０１５０】
また、会議管理装置１０ａ（，１０ｂ）は、ステップＳ５２において、複数の参加者Ｐａ〜Ｐｆに対応する各ユーザボックスＢａ〜Ｂｆにそれぞれ格納された各資料データＤＰへのアクセス状況を取得する。したがって、各資料データＤＰに対するアクセス状況を参加者個人単位で把握することが可能である。特に、会議管理装置１０ａ（，１０ｂ）は、ステップＳ５４，Ｓ５６，Ｓ５８等において、参加者Ｐａ〜Ｐｆごとのアクセス状況を表示装置３０ａ（，３０ｂ）に表示するので、会議の提案者ＰＲ等は各参加者Ｐａ〜Ｐｆごとのアクセス状況を容易に把握することができる。より詳細には、特定のユーザボックス内の特定の資料データに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、特定のユーザボックスに対応するアイコン画像の表示態様が変更される（ステップＳ５４，Ｓ５６，Ｓ５８等）。したがって、会議の提案者ＰＲ等は特定の資料データＤＰに対するユーザごとのアクセス状況を容易に把握することができる。
【０１５１】
また、各ユーザフォルダ内の資料データＤＰに対して異なるアクセス種別による複数回のアクセスが行われている場合には、複数のアクセス種別のうち所定の順位（ここではダウンロード、ファイルオープン、プリントアウトの順）にしたがって選択された単一のアクセス種別のみが表示される。したがって、「当該資料データにアクセス済み」との情報が最小限のアクセス種別情報とともに単純化して表示されるので、会議の提案者ＰＲ等は、アクセスの有無等を簡易に且つ判りやすく知得することができる。
【０１５２】
＜９．複数の資料データが存在する場合＞
上記においては、会議資料として単一の資料データＤＰのみが存在する場合を例示したが、これに限定されず、会議資料として複数の資料データＤＰが存在する場合にも上記の思想を適用することができる。
【０１５３】
たとえば、ステップＳ２７，Ｓ３２（図１０，図１１参照）において、複数のユーザのそれぞれに対応する各ユーザボックスにそれぞれ複数の資料データＤＰ（詳細にはＤＰ１，ＤＰ２）を転送して格納するとともに、ステップＳ５０（図１２参照）において、当該各ユーザボックス内の複数のデータＤＰのそれぞれに関するアクセス状況を確認するようにすればよい。
【０１５４】
図３２〜図３７は、このような改変例に係るアクセス状況の確認の様子を示す図である。図３２は、アクセス状況の確認動作（ステップＳ５０）における初期状態を示す図である。
【０１５５】
図３２においては、図２３と同様の初期状態（ステップＳ５１）での初期画面ＧＢ１１が示されている。ただし、図３２は、各フォルダ画像において複数（ここでは２つ）のファイル画像ＤＧ１，ＤＧ２がそれぞれ表示されている点で、図２３と相違する。具体的には、図３２においては、各参加者Ｐａ〜Ｐｆの各ユーザボックスＢａ〜Ｂｆを表す各フォルダ画像Ｆａ〜Ｆｆにおいて、それぞれ、２つの資料データＤＰが存在することを示す２つのファイル画像（サブ画像）ＤＧ１，ＤＧ２が重畳して表示されている。
【０１５６】
その後、ステップＳ５２〜Ｓ６０の処理が繰り返され、各ユーザボックス内の資料データＤＰに対するアクセスが既に行われているか否かに応じて、各ユーザボックスに対応するアイコン画像の表示態様が変更される。ここでは、会議資料として複数の資料データＤＰ（ＤＰ１，ＰＤ２）が登録されており、ステップＳ５２〜ステップＳ５９の処理は各資料データＤＰごとにも実行される。
【０１５７】
たとえば、ユーザボックスＢａ内の資料データＤＰ（詳細にはＤＰ１，ＤＰ２）に対してダウンロード処理が既に行われているものとすると、図３２〜図３６に示すような表示態様の変更処理が実行される。
【０１５８】
詳細には、まず、ユーザボックスＢａ内の一方の資料データＤＰ１に対するダウンロード処理が既に行われていることを示す表示動作が実行される。
【０１５９】
具体的には、まず図３３の画面ＧＢ１２に示すように、ユーザボックスＢａに対応するアイコン画像（フォルダ画像）Ｆａ内の２つのファイル画像ＤＧ１，ＤＧ２のうちファイル画像ＤＧ１が、ダウンロード処理済みであることを示す態様に変更されて表示される。このとき、変更示対象のフォルダ画像Ｆａが点滅表示され（図面では斜線を付して示す）、フォルダ画像Ｆａに関する表示変更処理が実行されていることが併せて示されている。このような表示内容を視認することによれば、提案者ＰＲは、資料データＤＰ１が参加者Ｐａにより既にダウンロードされていること、を知得することができる。
【０１６０】
さらに、このようなフォルダ画像Ｆａの変更処理が開始されると、画面右側のファイル内容確認欄ＣＲにおいては、アクセス対象の資料データＤＰ１の概略内容を示す画像ＤＨ１が所定期間（例えば数秒程度）にわたってプレビュー表示される。これによれば、アクセス対象（ダウンロード対象）の資料データＤＰ１をより確実に確認することができる。
【０１６１】
その後、一定期間が経過すると、図３４の画面ＧＢ１３に示すように、ファイル内容確認欄ＣＲにおけるプレビュー表示が終了するとともに、フォルダ画像Ｆａの点滅表示も終了する。
【０１６２】
つぎに、ユーザボックスＢａ内の他方の資料データＤＰ２に対するダウンロード処理が既に行われていることを示す表示動作が実行される。
【０１６３】
具体的には、まず図３５の画面ＧＢ１４に示すように、ユーザボックスＢａに対応するアイコン画像（フォルダ画像）Ｆａ内の２つのファイル画像ＤＧ１，ＤＧ２のうちファイル画像ＤＧ２が、ダウンロード処理済みであることを示す態様に変更されて表示される。また、変更示対象のフォルダ画像Ｆａが点滅表示され（図面では斜線を付して示す）、フォルダ画像Ｆａに関する表示変更処理が実行されていることが併せて示される。さらに、このようなフォルダ画像Ｆａの変更処理が開始されると、画面右側のファイル内容確認欄ＣＲにおいては、アクセス対象の資料データＤＰ２の概略内容を示す画像ＤＨ２が所定期間（例えば数秒程度）にわたってプレビュー表示される。そして、一定期間が経過すると、図３６の画面ＧＢ１５に示すように、ファイル内容確認欄ＣＲにおけるプレビュー表示が終了するとともに、フォルダ画像Ｆａの点滅表示も終了する。
【０１６４】
このような表示内容を視認することによれば、提案者ＰＲは、資料データＤＰ２が参加者Ｐａにより既にダウンロードされていること、を知得することができる。特に、ファイル内容確認欄ＣＲ内の表示を視認することによれば、アクセス対象（ダウンロード対象）の資料データＤＰ２をより確実に確認することができる。
【０１６５】
以上のようにして、ユーザＰａのユーザボックスＢａに格納された資料データＤＰ１，ＤＰ２に関するアクセス状況の表示動作が実行される。
【０１６６】
同様に、他の複数のユーザの各ユーザボックスにそれぞれ格納された資料データＤＰ１，ＤＰ２に関するアクセス状況の表示動作も実行される。
【０１６７】
図３７は、６人のユーザＰａ〜Ｐｆの全てに関して、上記のようなアクセス状況の表示動作が終了した状態を示す図である。図３７においては、複数のユーザの資料データに対するアクセス状況が、ユーザＰａ〜Ｐｆごと且つ資料データＤＰ１，ＤＰ２ごとに個別に示されている。特に、各ユーザボックスＢａ〜Ｂｆに対応するフォルダ画像Ｆａ〜Ｆｆは、当該各ユーザボックス内に格納される複数の資料データＤＰ１，ＤＰ２にそれぞれ対応する複数のサブ画像領域を有している。そして、これら複数のサブ画像領域の表示態様は、対応する資料データへのアクセス状況に応じて変更される。この結果、各ユーザボックスに対応するフォルダ画像は、各資料データのアクセス状況に応じて異なる態様で表示される。
【０１６８】
たとえば、ユーザボックスＢａに対応するフォルダ画像Ｆａにおいては、資料データＤＰ１に関する位置（サブ画像領域）のサブ画像ＤＧ（ＤＧ１）が非表示状態（ないし淡色表示状態）に変更され、資料データＤＰ２に関する位置（サブ画像領域）のサブ画像ＤＧ（ＤＧ２）が非表示状態（ないし淡色表示状態）に変更される。また、ユーザボックスＢｄに対応するフォルダ画像Ｆｄにおいては、資料データＤＰ１に関する位置（サブ画像領域）にサブ画像ＲＧが表示され、資料データＤＰ２に関する位置（サブ画像領域）にサブ画像ＥＧが表示される。
【０１６９】
このような表示動作等によれば、各ユーザが複数の資料データＤＰ１，ＤＰ２のそれぞれに対してアクセス済みであるか否か、および各ユーザが複数の資料データＤＰ１，ＤＰ２のそれぞれに対していずれのアクセス種別によってアクセスしたかなどを、提案者ＰＲ等が知得することが可能である。換言すれば、会議の提案者ＰＲ等は、複数の資料データのうちの特定の資料データに対するアクセス状況を参加者ごとに容易に把握することができる。たとえば、提案者ＰＲは、フォルダ画像Ｆｄ（図３７）を視認することによって、ユーザＰｄが資料データＤＰ１を既にプリントアウトしていること、及び資料データＤＰ２を既にファイルオープンしていることなどを、知得することができる。
【０１７０】
＜１０．その他＞
以上、この発明の実施の形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。
【０１７１】
たとえば、上記実施形態においては、全ての参加者に対して同一の資料データＤＰを送付する場合を例示したが、これに限定されず、参加者ごとに異なる資料データを送付するようにしてもよい。
【０１７２】
また、上記実施形態においては、３つのアクセス種別（ダウンロード、ファイルオープン、プリントアウト）のうちのいずれか１つのみを表示する場合を例示したが、これに限定されない。たとえば、或る資料データに対する全てのアクセス種別を表示するようにしてもよい。これによれば、会議の提案者ＰＲ等は、アクセスの有無とともに、詳細なアクセス種別情報をも知得することが可能である。
【０１７３】
また、上記実施形態においては、ＴＶ会議システムに本発明を適用する場合を例示したが、本発明はこれに限定されない。例えば、上記と同様の動作を実行する１つの会議管理装置１０ａを用いて、１つの会議室内で行われる会議を管理するようにしてもよい。ただし、この場合には、上記実施形態のような接続先の会議管理装置（１０ｂ）にデータ資料送信データＤＴ１１等を転送することなどを要さない。そして、当該１つの会議管理装置１０ａは、全ての参加者の資料データＤＰを、当該会議管理装置１０ａ内の対応ユーザボックスにそれぞれ配信するようにすればよい。また、会議管理装置１０ａは、上記と同様にして、資料データＤＰに対するアクセス状況等を表示装置３０ａに表示するようにすればよい。
【０１７４】
また、上記実施形態においては、ＭＦＰ（画像形成装置）を用いて会議管理装置１０を構成する場合を例示したが、これに限定されない。たとえば、パーソナルコンピュータ等を用いて会議管理装置１０を構成するようにしてもよい。
【符号の説明】
【０１７５】
１０，１０ａ，１０ｂ  会議管理装置（画像形成装置）
３０，３０ａ，３０ｂ  表示装置
５０，７０  コンピュータ
１００  会議システム
Ｂａ〜Ｂｆ  ユーザボックス
ＤＧ，ＤＧ１，ＤＧ２  ファイル画像
ＤＰ，ＤＰ１，ＤＰ２  資料データ
ＤＴ１  資料送信データ
Ｆａ〜Ｆｆ  フォルダ画像
ＭＬａ〜ＭＬｆ  電子メール
ＭＲａ，ＭＲｂ  会議室
ＮＷ  ネットワーク
Ｐａ〜Ｐｆ  参加者
ＰＲ  会議の提案者（主催者）
ＴＢ１  会議予約データ
【図１】
0005418062.tif 000002
【図２】
0005418062.tif 000003
【図３】
0005418062.tif 000004
【図４】
0005418062.tif 000005
【図５】
0005418062.tif 000006
【図６】
0005418062.tif 000007
【図７】
0005418062.tif 000008
【図８】
0005418062.tif 000009
【図９】
0005418062.tif 000010
【図１０】
0005418062.tif 000011
【図１１】
0005418062.tif 000012
【図１２】
0005418062.tif 000013
【図１３】
0005418062.tif 000014
【図１４】
0005418062.tif 000015
【図１５】
0005418062.tif 000016
【図１６】
0005418062.tif 000017
【図１７】
0005418062.tif 000018
【図１８】
0005418062.tif 000019
【図１９】
0005418062.tif 000020
【図２０】
0005418062.tif 000021
【図２１】
0005418062.tif 000022
【図２２】
0005418062.tif 000023
【図２３】
0005418062.tif 000024
【図２４】
0005418062.tif 000025
【図２５】
0005418062.tif 000026
【図２６】
0005418062.tif 000027
【図２７】
0005418062.tif 000028
【図２８】
0005418062.tif 000029
【図２９】
0005418062.tif 000030
【図３０】
0005418062.tif 000031
【図３１】
0005418062.tif 000032
【図３２】
0005418062.tif 000033
【図３３】
0005418062.tif 000034
【図３４】
0005418062.tif 000035
【図３５】
0005418062.tif 000036
【図３６】
0005418062.tif 000037
【図３７】
0005418062.tif 000038