(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールに画像ファイルを添付して送信することが可能な画像形成装置であって、
読取手段によって読み取られた原稿の画像ファイルを生成する画像ファイル生成手段と、
１又は複数のメインの宛先と１又は複数のサブの宛先を設定する宛先設定手段と、
前記宛先設定手段で設定した１又は複数のメインの宛先に対して、前記画像ファイル生成手段で生成した画像ファイルを電子メールに添付する方法の設定をし、前記宛先設定手段で設定した１又は複数のサブの宛先に対して、送信データ量を減らすべく前記１又は複数のメインの宛先に対して設定した添付設定とは独立して、前記画像ファイルの縮小画像ファイルを電子メールに添付する又は前記画像ファイルのリンク情報を電子メールに付加する方法の設定をする設定手段と、
前記宛先設定手段で設定された宛先に対して、前記設定手段で設定された方法に応じた電子メールを生成する電子メール生成手段と、
前記電子メール生成手段で生成した電子メールを、前記宛先設定手段で設定した宛先に送信する送信手段と
を備えることを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記画像ファイル取得手段で取得した画像ファイルのサイズを取得するサイズ取得手段と、
前記サイズ取得手段で取得した画像ファイルのサイズが所定のサイズを超えているか否かを判定するサイズ判定手段と、
前記設定手段は、前記サイズ判定手段で画像ファイルのサイズが所定のサイズを超えていると判断される場合に、前記設定を変更する変更画面を介して、前記画像ファイル生成手段で生成した画像ファイルを電子メールに添付する方法の設定をし、前記宛先設定手段で設定したサブの宛先に対して、送信データ量を減らすべく前記メインの宛先に対して設定した添付設定とは独立して、前記画像ファイルの縮小画像ファイルを電子メールに添付する又は前記画像ファイルのリンク情報を電子メールに付加する方法の設定をし、
前記電子メール生成手段は、前記サイズ判定手段で画像ファイルのサイズが所定のサイズを超えていると判断される場合に、前記設定手段で設定された方法に応じた電子メールを生成し、前記サイズ判定手段で画像ファイルのサイズが所定のサイズを超えていないと判断される場合に、前記宛先設定手段で予めユーザにより設定された方法に応じた電子メールを生成することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記サイズ判定手段で前記画像ファイルのサイズが所定サイズを超えていないと判定され、且つ前記設定手段で設定した方法が一致する場合に、前記電子メール生成手段は、１つの電子メールで複数の宛先に送るべく電子メールを生成することを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記電子メール生成手段は、１つの電子メールで複数の宛先に送る場合、前記メインの宛先を電子メールの送信先情報の宛先として識別可能に設定し、前記サブの宛先を電子メールの送信先情報のカーボンコピーとして識別可能に設定して電子メールを生成することを特徴とする請求項３に記載の画像形成装置。
【請求項５】
当該画像形成装置にログインしたユーザに対応するアドレスを取得するアドレス取得手段を備え、
前記宛先設定手段は、前記アドレス取得手段で取得したアドレスを用いて宛先を設定することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記電子メール生成手段は、前記アドレス取得手段で取得したアドレスを電子メールの送信情報の送信者に設定して電子メールを生成することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【請求項７】
電子メールに画像ファイルを添付して送信することが可能な画像形成装置の制御方法であって、
読取手段によって読み取られた原稿の画像ファイルを生成する画像ファイル生成ステップと、
１又は複数のメインの宛先と１又は複数のサブの宛先を設定する宛先設定ステップと、
前記宛先設定ステップで設定した１又は複数のメインの宛先に対して、前記画像ファイル生成手段で生成した画像ファイルを電子メールに添付する方法の設定をし、前記宛先設定ステップで設定した１又は複数のサブの宛先に対して、送信データ量を減らすべく前記１又は複数のメインの宛先に対して設定した添付設定１又は複数の、前記画像ファイルの縮小画像ファイルを電子メールに添付する又は前記画像ファイルのリンク情報を電子メールに付加する方法の設定をする設定ステップと、
前記宛先設定ステップで設定された宛先に対して、前記設定ステップで設定された方法に応じた前記電子メールを生成する電子メール生成ステップと、
前記電子メール生成ステップで生成した電子メールを、前記宛先設定ステップで設定した宛先に送信する送信ステップと
を備えることを特徴とする画像形成装置の制御方法。
【請求項８】
電子メールに画像ファイルを添付して送信することが可能な画像形成装置で実行可能なプログラムであって、
前記画像形成装置を、
読取手段によって読み取られた原稿の画像ファイルを生成する画像ファイル生成手段と、
１又は複数のメインの宛先と１又は複数のサブの宛先を設定する宛先設定手段と、
前記宛先設定手段で設定した１又は複数のメインの宛先に対して、前記画像ファイル生成手段で生成した画像ファイルを電子メールに添付する方法の設定をし、前記宛先設定手段で設定した１又は複数のサブの宛先に対して、送信データ量を減らすべく前記１又は複数のメインの宛先に対して設定した添付設定とは独立して、前記画像ファイルの縮小画像ファイルを電子メールに添付する又は前記画像ファイルのリンク情報を電子メールに付加する方法の設定をする設定手段と、
前記宛先設定手段で設定された宛先に対して、前記設定手段で設定された方法に応じた電子メールを生成する電子メール生成手段と、
前記電子メール生成手段で生成した電子メールを、前記宛先設定手段で設定した宛先に送信する送信手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、読み取った原稿の画像ファイルを送信することが可能な画像形成装置とその制御方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、複合機等で原稿をスキャンし、スキャンした原稿の画像データを複合機からクライアントＰＣに送信する、紙原稿の電子化の仕組みが利用されている。
【０００３】
この仕組みで、画像データを複合機からクライアントＰＣに送信する場合、一般的に、ＦＴＰやＳＭＢを用いている。
【０００４】
このＦＴＰでは各クライアントＰＣにＦＴＰサーバを導入する必要があり手間がかかる。またＳＭＢではクライアントＰＣに共有フォルダを作成する必要があり、企業のセキュリティポリシーに合致しないため使用できないケースがある。
【０００５】
そこで、特許文献１のように、メールによって画像データを送信する仕組みが存在する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００５−２１０１８７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１のような画像データをメールによって送信する仕組みでは、メールサーバに負荷がかかってしまうことがある。
【０００８】
特に、複合機で設定する送信宛先（メールアドレス）を複数選択した場合、全ての宛先に対して同じ電子ファイルが送信されるため大容量の画像データ（ファイル）を送信する場合などは非常にメールサーバに負荷がかかるといった問題点があった。
【０００９】
そこで、本発明の目的は、スキャンして得られた画像ファイルを複数の宛先に送信する際に、送信データ量を減らすべく、メインの宛先に対する設定とは独立して、サブの宛先に対する設定をし、負荷を低減させたメール送信をすることができる仕組みを提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明の目的を達成するために、電子メールに画像ファイルを添付して送信することが可能な画像形成装置であって、読取手段によって読み取られた原稿の画像ファイルを生成する画像ファイル生成手段と、１又は複数のメインの宛先と１又は複数のサブの宛先を設定する宛先設定手段と、前記宛先設定手段で設定した１又は複数のメインの宛先に対して、前記画像ファイル生成手段で生成した画像ファイルを電子メールに添付する方法の設定をし、前記宛先設定手段で設定した１又は複数のサブの宛先に対して、送信データ量を減らすべく前記１又は複数のメインの宛先に対して設定した添付設定とは独立して、前記画像ファイルの縮小画像ファイルを電子メールに添付する又は前記画像ファイルのリンク情報を電子メールに付加する方法の設定をする設定手段と、前記宛先設定手段で設定された宛先に対して、前記設定手段で設定された方法に応じた電子メールを生成する電子メール生成手段と、前記電子メール生成手段で生成した電子メールを、前記宛先設定手段で設定した宛先に送信する送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１２】
また、前記画像ファイル取得手段で取得した画像ファイルのサイズを取得するサイズ取得手段と、前記サイズ取得手段で取得した画像ファイルのサイズが所定のサイズを超えているか否かを判定するサイズ判定手段と、前記設定手段は、前記サイズ判定手段で画像ファイルのサイズが所定のサイズを超えていると判断される場合に、前記設定を変更する変更画面を介して、前記画像ファイル生成手段で生成した画像ファイルを電子メールに添付する方法の設定をし、前記宛先設定手段で設定したサブの宛先に対して、送信データ量を減らすべく前記メインの宛先に対して設定した添付設定とは独立して、前記画像ファイルの縮小画像ファイルを電子メールに添付する又は前記画像ファイルのリンク情報を電子メールに付加する方法の設定をし、前記電子メール生成手段は、前記サイズ判定手段で画像ファイルのサイズが所定のサイズを超えていると判断される場合に、前記設定手段で設定された方法に応じた電子メールを生成し、前記サイズ判定手段で画像ファイルのサイズが所定のサイズを超えていないと判断される場合に、前記宛先設定手段で予めユーザにより設定された方法に応じた電子メールを生成することを特徴とする。
【００１４】
また、前記サイズ判定手段で前記画像ファイルのサイズが所定サイズを超えていないと判定され、且つ前記設定手段で設定した方法が一致する場合に、前記電子メール生成手段は、１つの電子メールで複数の宛先に送るべく電子メールを生成することを特徴とする。
【００１８】
また、前記電子メール生成手段は、１つの電子メールで複数の宛先に送る場合、前記メインの宛先を電子メールの送信先情報の宛先として識別可能に設定し、前記サブの宛先を電子メールの送信先情報のカーボンコピーとして識別可能に設定して電子メールを生成することを特徴とする。
【００１９】
また、当該画像形成装置にログインしたユーザに対応するアドレスを取得するアドレス取得手段を備え、  前記宛先設定手段は、前記アドレス取得手段で取得したアドレスを用いて宛先を設定することを特徴とする。
また、前記電子メール生成手段は、前記アドレス取得手段で取得したアドレスを電子メールの送信者情報の送信者に設定して電子メールを生成することを特徴とする。
【発明の効果】
【００２１】
本発明によれば、スキャンして得られた画像ファイルを複数の宛先に送信する際に、送信データ量を減らすべく、メインの宛先に対する設定とは独立して、サブの宛先に対する設定をし、負荷を低減させたメール送信をすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２３】
【図１】本実施形態におけるシステム構成を示す図
【図２】認証サーバ２００、メールサーバ３００、クラインアントＰＣ４００に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成を示すブロック図
【図３】複合機１００のコントローラユニットのハードウエア構成の一例を示すブロック図
【図４】複合機１００、認証サーバ２００の機能を示す機能ブロック図
【図５】メールサーバ３００、クライアントＰＣ４００の機能を示す機能ブロック図
【図６】認証サーバ２００内でユーザ情報を管理するためのユーザテーブルの一例を示す図
【図７】メール送信先の宛先の一覧を表示する画面
【図８】宛先の詳細設定画面
【図９】複数の宛先追加後の宛先一覧画面
【図１０】宛先追加時のアドレス帳参照画面
【図１１】メール送信完了を通知する画面
【図１２】添付設定の変更をする変更画面
【図１３】宛先リスト中のｍａｉｎ（Ｔｏ）宛先のクライアントＰＣに送信されるメールのイメージ図
【図１４】宛先リスト中のｓｕｂ（Ｃｃ）宛先のクライアントＰＣに送信されるメールのイメージ。
【図１５】ログインする際のフローチャート
【図１６】宛先を設定するためのフローチャート
【図１７】メールサーバ３００にメール送信するフローチャート
【図１８】実施形態２のメール送信するフローチャート
【発明を実施するための形態】
【００２４】
〔実施形態１〕
以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００２５】
図１は、本発明のクライアントＰＣおよび認証サーバおよび複合機（画像形成装置）およびメールサーバを適用可能なプリントシステムの構成の一例を示すシステム構成図である。
【００２６】
クライアントＰＣ４００と認証サーバ２００とメールサーバ３００と複合機１００はＬＡＮ６００（ネットワーク）を介して通信可能に接続されている。
【００２７】
複合機１００は、紙原稿をスキャンし電子化する機能とユーザによって指定された宛先を指定して電子データを電子メール（以下、メール）に添付して、メールサーバ３００に送信する機能を有する。電子化されたデータは一旦複合機１００のＨＤＤ内に保存され、宛先ごとに指定したデータをメールに添付し、ＬＡＮ６００を介してメールを送信することができる。
【００２８】
認証サーバ２００は、図６に示すカードＩＤ５０１及び、カードに紐付けられたユーザ情報（ユーザ名６０２、メールアドレス６０３）を保持する定義ファイルを保持する。複合機１００より送信されたカードＩＤにしたがって、該ユーザを検索し、該ユーザが存在する場合は該ユーザ情報のユーザ名６０２、メールアドレス６０３を複合機１００へ返信する。
【００２９】
メールサーバ３００は一般的なＳＭＴＰの機能を有し、複合機１００から送信されるメールを受信し、指定のメールアドレスのクライアントＰＣ４００に転送する。
【００３０】
クライアントＰＣ４００には、メールクライアントがインストールされており、このメールクライアントは、メールサーバから転送されるメールを受信することができる。
【００３１】
以下、図２を用いて、図１に示した認証サーバ２００、メールサーバ３００、クライアントＰＣ４００に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成について説明する。
【００３２】
図２は、図１に示した認証サーバ２００、メールサーバ３００、クライアントＰＣ４００に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成を示すブロック図である。
【００３３】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００３４】
２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００３５】
また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００３６】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００３７】
２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ６００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００３８】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３９】
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【００４０】
次に、図３を用いて、図１に示した複合機１００のハードウェア構成について説明する。
【００４１】
図３は、図１に示した複合機１００のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００４２】
図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したＬＡＮ６００）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００４３】
コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。
【００４４】
３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。
【００４５】
３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（キーボード）３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。
【００４６】
３０５はネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）６００に接続し、データの入出力を行う。本実施形態では、特にメールがネットワークを介してメールサーバに送信される。３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。
【００４７】
３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となる携帯端末のＩＣカード（記憶媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ部３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９による携帯端末のＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該携帯端末のＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。
【００４８】
３２０はイメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ  ＢＵＳ  Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。
【００４９】
画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。
【００５０】
３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００５１】
３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。
【００５２】
スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
【００５３】
プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
【００５４】
操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。
【００５５】
尚、表示部はプリンタによって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできるプリンタ、単に液晶画面を備え文字列を表示（印刷状態や印刷している文書名の表示）させるだけのプリンタによって本発明は構成されている。
【００５６】
ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【００５７】
カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、携帯端末内に備えられたＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。
【００５８】
以上のような構成によって、複合機１００は、スキャナ３１４から読み込んだ画像データをＬＡＮ６００上に送信したり、ＬＡＮ６００から受信した印刷データをプリンタ部３１２により印刷出力することができる。
【００５９】
また、スキャナ３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力することできる。
【００６０】
以下、図４と図５を用いて本発明の実施形態における、各端末内の機能について説明する。
【００６１】
なお、各端末の詳細な説明はフローチャートを用いて後述するため、ここでは各種端末内に記載されている機能ブロック図を用いて説明する。
【００６２】
また、図４を用いて複合機１００と認証サーバ２００の機能について説明する。
【００６３】
複合機１００は、認証モジュール１１００とスキャンモジュール１２００がＨＤＤ３０４にインストールされており、認証モジュール１１００が認証機能１１０１を有し、スキャンモジュール１２００がスキャン機能１２０１とメール送信機能１２０２を有している。なお、認証モジュール１１００やスキャンモジュール１２００の機能は、複合機１００の本体制御プラットフォーム内の機能として備えてもよい。
【００６４】
また、認証サーバ２００は、認証サービス２１００を有しており、認証サービス２１００がユーザ情報管理機能２１０１とユーザ情報応答機能２１０２を有している。
【００６５】
複合機１００は認証サーバ２００とネットワーク経由で通信可能である。また、複合機１００は紙原稿をスキャンし電子データに変換することが可能である。
【００６６】
認証機能１１０１は、複合機１００に付属されているカードリーダ３１９を介してログインユーザのカードＩＤを読み取り、認証サーバ２００のユーザ情報応答機能２１０２で受信することが可能なようにカードＩＤを含む認証要求パケットを送信する。
【００６７】
そして、認証サーバ２００のユーザ情報応答機能２１０２が返信する応答パケット内の応答フラグを取得し、認証失敗の場合はユーザに対し、認証が失敗した旨のメッセージを表示し処理を終了する。また、認証成功の場合は応答パケット内のユーザ情報（図６の６０２、６０３）を取得し、ユーザ名６０２、メールアドレス６０３を含むログイン情報を生成する。
【００６８】
また、ユーザがログインしたことを通知するために、ログイン情報をスキャンモジュールに通知する。
【００６９】
スキャン機能１２０１は、図７〜１２に示すような宛先設定画面を表示し、メール送信先の宛先や、宛先ごとの詳細な添付情報設定を受け付ける。また、ユーザからのスキャン実行要求を受け付けて、複合機１００にセットされている紙原稿をスキャンし電子データに変換して一旦ＨＤＤ３０４に保存する。
【００７０】
メール送信機能１２０２は、スキャン機能１２０１で設定した宛先ごとに、ＨＤＤ３０４に保存した電子データをメールに添付してメールサーバ３００のメール受信機能３１０１で受信することが可能なように送信する。
【００７１】
ユーザ情報管理機能２１０１は、図６で示すユーザ情報テーブルを記憶し、更新を行う。
【００７２】
ユーザ情報応答機能２１０２は、複合機１００の認証機能１１０１から送信された認証パケットを受信し、受信した認証パケット内からカード情報（カードＩＤ）を取得する。カード情報に結びついたユーザ情報を図６で示すユーザ情報テーブルから検索し、検索した結果得られたユーザ名６０２、メールアドレス６０３を返信する為にユーザ情報（ユーザ名６０２、メールアドレス６０３）と応答フラグを含む応答パケットを返信する。
【００７３】
次に、図５を用いてメールサーバ３００とクライアントＰＣ４００の機能について説明する。
【００７４】
メールサーバ３００は、ＳＭＴＰサービス３１００を有しており、クライアントＰＣ４００は、メールサーバからメールを受信可能なメーラー４１００（メールクライアントソフト）がインストールされている。
【００７５】
また、ＳＭＴＰサービス３１００はメール受信機能３１０１と、メール転送機能３１０２を有し、メーラー４１００（メールクライアントソフト）は、メール受信機能４１０１を有している。
【００７６】
メールサーバ３００は複合機１００とネットワーク経由で通信可能であり、また、メールサーバ３００はクライアントＰＣ４００とネットワーク経由で通信可能である。
【００７７】
メール受信機能３１０１は、ＳＭＴＰサーバとしての機能であり、複合機１００上のメール送信機能１２０２から送信されてくるメールを受信する。
【００７８】
メール転送機能３１０２は、ＳＭＴＰサーバとしての機能であり、転送先のメールアドレスに対応するクライアントＰＣ４００に対してメール受信機能３１０１で受信したメールを転送する。
【００７９】
メール受信機能４１０１は、メールサーバ３００から送信されるメールを受信し本文と添付ファイルとを分けてユーザ向けに表示する。
【００８０】
次に、図１５〜図１７を用いて本実施形態の詳細な説明を行う。
【００８１】
図１５は、本発明の実施形態におけるユーザ認証処理のフローチャートである。各処理をステップ数と共に説明する。
【００８２】
なお、ステップＳ１５０１、ステップＳ１５０２、ステップＳ１５０４〜ステップＳ１５０６は、複合機１００のＣＰＵ３０１が実行する。また、ステップＳ１５０３は、認証サーバ２００のＣＰＵ２０１が実行する。
【００８３】
ステップＳ１５０１では、ユーザ操作として複合機１００に接続されているカードリーダ３１９にカードをかざすことで、カードリーダがカードＩＤを読み取る。複合機１００の認証機能１１０１はカードリーダ３１９で読み取ったカードＩＤを取得する。カードＩＤ以外に、カード内にユーザＩＤを記憶している場合には、ユーザＩＤを用いてもよい。
【００８４】
なお、認証サーバ２００が保持している図６で示すようなユーザ情報テーブル内に、ユーザ名とパスワードを保持するような構成の場合は、複合機１００の操作部からユーザに、ユーザ名とパスワードを入力させ、このユーザ名とパスワードを取得する方法でもよい。
【００８５】
ステップＳ１５０２では、認証機能１１０１はカードＩＤ（ユーザ名パスワードでもよい）を取得した場合、ユーザ認証のための認証要求フラグとカードＩＤを含むユーザ認証要求パケットを生成し、認証サーバ２００へ送信する。
【００８６】
ステップＳ１５０３では、ユーザ情報応答機能２１０２は複合機１００から送信されてくる認証要求パケット内からカードＩＤを取得する。また取得したカードＩＤをキー（例えば、００１〜００９）に、図６のユーザ情報テーブルを検索し、ユーザ名６０２とメールアドレス６０３を取得し、それを含む認証応答パケットを生成し複合機１００に返信する。
【００８７】
ステップＳ１５０４では、認証機能１１０１は認証サーバ２００から認証応答パケットを受信する。受信したパケット内から、ユーザ名とメールアドレス（ユーザ情報）を取得する。また取得したユーザ情報を元にログイン情報を生成し、複合機１００のスキャン機能１２０１に通知する。
【００８８】
ステップＳ１５０５では、スキャン機能１２０１は認証機能１１０１からログイン情報が通知された場合、ログイン情報内のユーザ名とメールアドレスを取得してＲＡＭ３０２に保持する。
【００８９】
次に、図１６は、本発明の実施形態における宛先追加時のフローチャートである。各処理をステップ数と共に説明する。
【００９０】
なお、ステップＳ１６０１〜ステップＳ１６１８は、複合機１００のＣＰＵ３０１が実行する。
【００９１】
ステップＳ１５０６で複合機１００にログインすると、ステップＳ１６０１では、スキャン機能１２０１は複合機１００の操作部３０８の操作画面上に図７で示すようなメール送信画面を表示する。
【００９２】
ステップＳ１６０２では、図７に複合機１００にログインしたユーザ名を表示するために、スキャン機能１２０１はログインしたユーザ名をＲＡＭ３０２に保持する。
【００９３】
ステップＳ１６０３では、スキャン機能１２０１は表示したユーザ名に対応するメールアドレスをログイン情報から取得し、ＲＡＭ３０２に保持する。
【００９４】
ステップＳ１６０４では、スキャン機能１２０１は図７で示すメール送信画面上にステップＳ１６０２で保持したユーザ名を表示する。なお、添付ファイルの最大容量は、スキャンモジュール１２００が参照可能な設定ファイル内に記憶されている設定情報（添付ファイルの最大容量）を読み出して表示させる。なお、運用によって、この添付ファイルの最大容量は管理者によって変更することが可能な情報である。
【００９５】
ステップＳ１６０５では、スキャン機能１２０１はメール送信宛先を保持するための空の宛先リストを生成し、ＲＡＭ３０２に保持する。
【００９６】
ステップＳ１６０６では、スキャン機能１２０１はステップＳ１６０５で生成した宛先リストにログインユーザの、ステップＳ１６０３でＲＡＭ３０２に保持したメールアドレスをｍａｉｎアドレスとして追加する（宛先設定）。
【００９７】
その際宛先詳細情報に添付ファイル情報として［全てのデータ］（添付）を保持する（提供方法）。本実施形態ではｍａｉｎ宛先のデフォルト添付情報は［全てのデータ］（添付）を指定するようにしているが、アプリケーションの設定によってデフォルト値が変更可能な構成でもよい。つなわち、全てのデータ（ステップＳ１７０５で生成する電子データ（ファイル））をメールに添付してユーザ（クライアントＰＣ４００）に提供する方法を設定する処理である。
【００９８】
また、ｍａｉｎアドレスはログインユーザのアドレスをデフォルトの設定とせず、ユーザによって複合機１００に保持しているアドレス帳から指定させるようにしてもよい。
【００９９】
ステップＳ１６０７では、ステップＳ１６０８〜ステップＳ１６１９の処理は新規宛先追加の処理である（宛先設定）。複数の宛先を追加する場合は、ユーザの指定を受け付けた回数分ステップＳ１６０８〜ステップＳ１６１９を繰り返す。
【０１００】
ステップＳ１６０８では、宛先を新規追加する際は図７で示すメール送信画面上の［宛先追加］ボタンの押下を受け付ける。
【０１０１】
ステップＳ１６０９では、スキャン機能１２０１は［宛先追加］ボタンが押下されたことを受け付け、図８に示す宛先追加画面を表示する。
【０１０２】
ステップＳ１６１０では、宛先追加の際に複合機１００に既に存在するアドレス帳から検索して参照画面を表示するために、図８宛先追加画面上の［アドレス帳参照］ボタンの押下を受け付けた否かを判定する。アドレス帳参照ボタンの押下を受け付けた場合には、ステップＳ１６１２へ処理を移し、アドレス帳参照ボタンの押下を受け付けず、図８の宛先追加画面上のアドレス入力欄への指示を受け付けた場合には、ステップＳ１６１１へ処理を移す。
【０１０３】
ステップＳ１６１１では、図８の宛先追加画面上のアドレス入力欄から直接宛先のアドレスの入力を受け付ける。入力には、操作部にソフトキーボードを表示させユーザに入力させる。
【０１０４】
ステップＳ１６１２ではスキャン機能１２０１は図１０に示すアドレス帳画面を表示する。なお、アドレス帳画面には、複合機１００で管理しているメールアドレスデータを取得し、表示する。
【０１０５】
ステップＳ１６１３では、図１０のアドレス帳画面から追加したい宛先のアドレスの選択を受け付ける。
【０１０６】
ステップＳ１６１４では、図１０のアドレス帳画面上の［追加］ボタンが押下されると、ステップＳ１６１３にて選択されたアドレスを取得する。図８の宛先追加画面では１つの宛先のみの設定しかできないが、アドレス帳参照の場合、図１０アドレス帳画面上で複数の宛先を選択された場合は、複数の宛先を一度に追加できる構成であってもよい。
【０１０７】
ステップＳ１６１５では、スキャン機能１２０１は、ステップＳ１６１４で選択したアドレスを図８のアドレス追加画面のアドレス入力欄に表示する。なお、アドレス帳画面で複数のアドレスを選択された場合は、図８のアドレス入力欄をプルダウン形式にして複数のアドレスを編集することを可能としてもよい。このとき図８のアドレス追加画面上の［ｍａｉｎ（Ｔｏ）に設定する］にチェックを付けた場合はｍａｉｎアドレスとして追加される。チェックをつけない場合はｓｕｂ（Ｃｃ（カーボンコピー））アドレスとして追加される。なお、ｍａｉｎとして設定された宛先（アドレス）は、メールの送信情報（ヘッダー部）の宛先（Ｔｏ）として識別可能なようにメールに設定される。また、ｓｕｂとして設定された宛先（アドレス）は、メールの送信先情報（ヘッダー部）のＣｃ（カーボンコピー）として識別可能なようにメールに設定される。
【０１０８】
ステップＳ１６１６では、アドレス入力欄にアドレスが表示すると、追加したアドレスに付加する添付ファイルの設定の入力を受け付ける。
【０１０９】
添付ファイルの設定は、「全データ（添付）」「サムネイル」「リンクＵＲＬ」が設定可能である。「全データ」は、スキャンしたデータ全てをメールに添付する設定である（ステップＳ１７０５で生成する電子データ（ファイル）をメールに添付する設定）。「サムネイル」はスキャンしたデータのうち、スキャンしたデータの所定のページのサムネイルデータを生成し、メールに添付する設定である。「リンクＵＲＬ」は、原稿をスキャンして生成される電子データを取得可能な保存先を含むリンク情報（電子データを取得するための取得情報）をメールに記載する設定である。つなわち、添付ファイルの設定（添付設定）は、全データ、サムネイル、リンクＵＲＬの少なくとも１つを用いて、電子データ（ファイル）をユーザ（クライアントＰＣ４００）に提供する方法を設定するものである。なお、「全データ」は画像データ（ファイル）をメールに添付する第１の方法で、「サムネイル」「リンクＵＲＬ」は、画像データ（ファイル）に対応する画像ファイル情報を付加する第２の方法と言い換えることも可能である。
【０１１０】
ステップＳ１６１７では、アドレス追加の全ての設定が終了した場合、ユーザによる図８アドレス追加画面上の［追加］ボタンの押下を受け付ける。
【０１１１】
ステップＳ１６１８では、ステップＳ１６１７にて［追加］ボタンが押下を受け付けると、スキャン機能１２０１はステップＳ１６１１〜ステップＳ１６１７で追加設定したアドレスを表示した図９のメール送信画面を表示する。このとき追加されたアドレスや設定情報（ｍａｉｎ／ｓｕｂや添付設定）を含む情報はステップＳ１６０５で生成したＲＡＭ３０２の宛先リストに追加される。
【０１１２】
次に、図１７は、本発明の実施形態における原稿スキャンからメール送信までのフローチャートである。各処理をステップ数と共に説明する。
【０１１３】
ステップＳ１７０１〜ステップＳ１７２６は、複合機１００のＣＰＵ３０１が実行する。
【０１１４】
ステップＳ１７０１では、ユーザによって図９のメール送信画面の［送信］ボタンの押下を受け付ける。
【０１１５】
ステップＳ１７０２では、スキャン機能１２０１はステップＳ１７０１で［送信］ボタンが押下されると、複合機１００のスキャナ部３１４にセットされた原稿の読込処理を開始する。具体的には、スキャンモジュール１２００が複合機１００の本体制御プラットフォームに原稿読込要求を行い、本体制御プラットフォームからスキャナ部に対して原稿読み込み依頼を発行する。
【０１１６】
なお、ステップＳ１７０３〜ステップＳ１７０４の処理は原稿の枚数分繰り返す。
【０１１７】
ステップＳ１７０３では、複合機１００のスキャナ部３１４は、スキャン機能１２０１から原稿の読み込み要求に従ってセットされている原稿を１枚ずつ読み込む。
【０１１８】
ステップＳ１７０４では、複合機１００のスキャナ部３１４はスキャンした原稿の電子データ（画像データ）をスキャン機能１２０１に渡す。電子データを受け取ったスキャン機能１２０１は複合機１００のＨＤＤ３０４に原稿１枚分の電子データを保存する。
【０１１９】
ステップＳ１７０５では、原稿の読取が全て完了すると、全ての電子データを１つの電子データ（１ファイル）になるように所定のファイルフォーマット（ＴＩＦＦやＰＤＦ）で変換し、ＨＤＤ３０４に保存する（画像ファイル取得）。電子データ（１ファイル）をＨＤＤ３０４に保存した後、スキャン機能１２０１は電子データの保存場所にひもづいたＵＲＬを生成し保持する。ここで作成したＵＲＬはクライアントＰＣからステップＳ１７０４で生成した電子データをダウンロードする際に使用される。またステップＳ１７０４でＨＤＤ３０４に保存された電子データは一定時間経過後に自動で削除される。
【０１２０】
ステップＳ１７０６では、スキャン機能１２０１は図７に示すメール送信画面で表示された［添付ファイルの最大容量］を取得しＲＡＭ３０２に保持する。
【０１２１】
ステップＳ１７０７では、スキャン機能１２０１は、ステップＳ１６０５で生成した宛先リストから全てのページの電子データ（全データ）を添付する必要がある宛先が存在するかを判断する。
【０１２２】
ステップＳ１７０８では、スキャン機能１２０１は、ステップＳ１７０７で全てのページの電子データを添付する必要のある宛先が存在する場合は、ステップＳ１７０４で保存した１ページ分の電子データを全てまとめた電子データ（１ファイル）のファイルサイズ（データ量）を取得する（サイズ取得）。
【０１２３】
なお、本実施形態では、電子データ（１ファイル）の生成をステップＳ１７０５で行うように構成したが、ステップＳ１７０８で行うようにしてもよい。この場合ＵＲＬはステップＳ１７０８で生成された電子データ（１ファイル）がダウンロード可能なように変更される。
【０１２４】
ステップＳ１７０９では、スキャン機能１２０１は、ステップＳ１７０８で取得したファイルのサイズが、ステップＳ１７０６でＲＡＭ３０２保持した添付ファイルの最大容量（所定のサイズ）を超えていないかを判断する（サイズ判定）。
【０１２５】
なお、本実施形態では、宛先リストの宛先分メールを送信するため、電子データ（１ファイル）のファイルサイズが小さくても全メールを合計するとファイルサイズが大きくなってしまう。そこで、全ての宛先に対して電子データ（１ファイル）を送る場合には、「宛先数×電子データ（１ファイル）のファイルサイズ」が添付ファイルの最大容量を超えていないかを判断する。この形態で「宛先数×電子データ（１ファイル）のファイルサイズ」が添付ファイルの最大容量を超える場合には、ステップＳ１７１０へ処理を移し、「宛先数×電子データ（１ファイル）のファイルサイズ」が添付ファイルの最大容量を超えない場合にはステップＳ１７１２へ処理を移す。
【０１２６】
ステップＳ１７１０では、スキャン機能１２０１は、ステップＳ１７０９にてステップＳ１７０８で取得したファイルのサイズが、添付ファイルの最大容量を超えていると判断した場合に、図１２に示す添付設定変更画面を表示する。すなわち、添付設定変更画面は、画像データ（ファイル）の提供方法を変更する変更画面である。
【０１２７】
ステップＳ１７１１では、添付設定変更画面を介して、ユーザの操作に応じた添付設定の変更指示を受け付け、宛先カテゴリのｍａｉｎ（メイン）とｓｕｂ（サブ）ごとに添付設定を変更する。
【０１２８】
図１２に示すようにｍａｉｎの場合は［全データ］［サムネイル］［リンクＵＲＬ］から選択可能になる。ステップＳ１７０８で取得したファイルのサイズが、ステップＳ１７０６でメモリ上に［保持した添付ファイルの最大容量］を超えている場合でもｍａｉｎ宛先に限り全てのデータを添付することを許可する。
【０１２９】
なお、本実施形態では、ｍａｉｎ宛先に限り全てのデータを添付することを許可する構成としたが、ｍａｉｎ宛先であっても、全てのデータを添付することを許可しないようにすることも可能である。これは、複合機１００が保持するスキャンモジュール１２００が参照可能な設定ファイルに、ｍａｉｎ宛先に全てのデータの添付を許可するか許可しないかの設定情報が記載されている。ｍａｉｎ宛先であっても、全てのデータを添付することを許可しないようにする場合、ｓｕｂ宛先と同じように制御する。
【０１３０】
ｓｕｂ宛先の場合は全データの添付が許可されないため［サムネイル］または［リンクＵＲＬ］からの選択となる。ここで設定をした場合はｍａｉｎとｓｕｂそれぞれに属する宛先の添付設定を変更して、ステップＳ１６０５で生成した宛先リストに保存する。
【０１３１】
ステップＳ１７１２では、スキャン機能１２０１は、ステップＳ１６０５で生成した宛先リスト中からサムネイルを添付する必要がある宛先（サムネイル設定のある宛先）が存在するかを判断する。
【０１３２】
ステップＳ１７１３では、スキャン機能１２０１はステップＳ１７１２でサムネイルを添付する必要がある宛先が存在すると判断した場合は、先頭ページのサムネイルファイルを生成し、複合機１００のＨＤＤ３０４に保持する。
【０１３３】
本実施形態では先頭ページのサムネイルを生成する構成としたが、サムネイル生成の際にステップＳ１７０５で生成した電子データを１ページずつ複合機１００の操作表示部にプレビュー表示し、添付するサムネイルに指定するページを選択させるようにしてもよい。
【０１３４】
ステップＳ１７１４では、ステップＳ１７１５〜ステップＳ１７２４までの処理を繰り返すことによって、宛先リストの宛先ごとに、添付設定に従ってメールを生成する（電子メール生成）。なおスキャン機能１２０１とメール送信機能１２０２はスキャンモジュール内で実現されている機能なので、スキャン機能１２０１で生成した電子データやＲＡＭ３０２に保持したデータをメール送信機能１２０２は参照／操作可能である。
【０１３５】
すなわち、設定された電子データ（ファイル）の提供方法に応じて、メールを作成する処理である。
【０１３６】
ステップＳ１７１５では、メール送信機能１２０２は、宛先リストに格納されている宛先情報の中から１件分の宛先情報（メールアドレスと設定情報（添付情報））を取得する。
【０１３７】
ステップＳ１７１６では、メール送信機能１２０２はステップＳ１７１５で取得した宛先情報から添付設定を取得する。
【０１３８】
ステップＳ１７１７では、メール送信機能１２０２は、画像データをユーザが取得可能にするために、図１３または図１４で示すようなメール本文を生成する。メール本文中にはメール送信を実行したユーザを記載する。またメール本文中の［宛先］欄には宛先リストに含まれる、宛先（メールアドレス）と添付設定で指定されている添付する情報を記載する。これは、メール送信時に、送信側が複合機１００であることからＦｒｏｍが複合機１００で、ｍａｉｎの宛先もｓｕｂの宛先もメールのＴｏに設定して送信するからで、どのユーザが実際のＦｒｏｍ（送信者）で、どのユーザが実際のＴｏとして送ったユーザか、どのユーザが実際のＣｃとして送ったユーザかをユーザに認識させるためである。
【０１３９】
ステップＳ１７１８では、メール送信機能１２０２はステップＳ１７１５で取得した宛先情報から添付情報を取得し、全データの添付が必要かを判断する。
【０１４０】
ステップＳ１７１９では、メール送信機能１２０２は、ステップＳ１７１８で全データの添付が必要と判断した場合は、ステップＳ１７０４で生成した全データの添付ファイルをメールに添付する。
【０１４１】
ステップＳ１７２０では、メール送信機能１２０２は、ステップＳ１７１５で取得した宛先情報から添付情報を取得し、サムネイルの添付が必要かを判断する。
【０１４２】
ステップＳ１７２１では、メール送信機能１２０２は、ステップＳ１７２０でサムネイルの添付が必要と判断した場合は、ステップＳ１７１３で生成したサムネイルをメールに添付する。
【０１４３】
ステップＳ１７２２では、メール送信機能１２０２は、ステップＳ１７１５で取得した宛先情報から添付情報を取得し、添付する情報でリンクＵＲＬの添付が必要かを判断する。
【０１４４】
ステップＳ１７２３では、メール送信機能１２０２はステップＳ１７２２でリンクＵＲＬの添付が必要と判断した場合は、ステップＳ１７０５で生成したリンクＵＲＬをメールに添付する。
【０１４５】
ステップＳ１７２４では、メール送信機能１２０２は、ステップＳ１７１５〜ステップＳ１７２３で生成したメールデータを、ステップＳ１７１５で取得した宛先情報のアドレスをＴｏに設定し送信する。
【０１４６】
なお、メールの送信は、メールサーバ３００に対して、メール受信機能３１０１が受信可能なように送信し、メールを受けたメール受信機能３１０１は一般的なＳＭＴＰプロトコルを使用して宛先のクライアントＰＣ４００に送信する。
【０１４７】
なお、本実施形態では、ｍａｉｎもｓｕｂもメールのＴｏに設定して送信するため、送信ユーザと宛先をメール本文中に記載するようにしたが、この構成に限ることはない。
【０１４８】
例えば、通常のメーラーでも可能なように、ｍａｉｎの宛先にメールを送信する際には、Ｆｒｏｍにログインしたユーザのメールアドレスを設定し、Ｔｏにｍａｉｎの宛先を設定する。そして、添付設定に応じて電子データもしくはサムネイルを添付、もしくはＵＲＬを記載してメールサーバ３００に送信する。この場合、メール本文中の送信ユーザの情報は記載しなくてもよい。
【０１４９】
また。ｓｕｂの宛先にメールを送信する際には、Ｆｒｏｍにログインしたユーザのメールアドレスを設定し、Ｔｏに複合機１００に与えられているメールアドレスを設定し、Ｃｃにｓｕｂの宛先を設定する。そして、メール本文中の［宛先］欄に、ｍａｉｎの宛先（メールアドレス）と添付設定で指定されているｍａｉｎの添付する情報を記載する。さらに添付設定に応じて電子データもしくはサムネイルを添付、もしくはＵＲＬを記載してメールサーバ３００に送信する。この場合、複合機１００がこのメールを受け取った場合は自動で削除されるか、メールサーバ３００で複合機１００には送信しないように構成する。この場合、メール本文中の送信ユーザの情報は記載しなくてもよい。
【０１５０】
なお、上述は、ｍａｉｎとｓｕｂで、送信するメールの情報が違う（全データ、サムネイル、ＵＲＬ等）ため、ｍａｉｎとｓｕｂで別々のメールを作成し送信する構成としたが、添付する電子データがｍａｉｎもｓｕｂも同じ場合には、１つのメールで送信することも可能である。この場合、Ｔｏにｍａｉｎのアドレスを、Ｃｃにｓｕｂのアドレスを、Ｆｒｏｍにログインユーザのメールアドレスを設定して、添付設定に対応する電子データ又はサムネイル又はＵＲＬの情報を付与して送信する。
【０１５１】
また、本実施形態では、図１２のように、ｓｕｂは添付設定が同じになるような構成としたが、ｓｕｂの宛先ごとに添付設定を変更するように構成することも可能である。つまり、ｓｕｂについては、１つのメールのＣｃにｓｕｂの全てのアドレスを設定して送信するが、ｓｕｂの宛先ごとに添付設定が違う場合には、ｓｕｂの宛先ごとにメールを作成し、送信するように構成する。
【０１５２】
ステップＳ１７２５では、メール送信機能１２０２は宛先リスト中の全ての宛先へメール送信が完了した場合、スキャン機能１２０１に対してメール送信完了通知を発行する。メール送信完了通知を受けたスキャン機能１２０１は複合機１００の操作表示部に図１１に示すようなメール送信完了ダイアログを表示する。
【０１５３】
またスキャン機能１２０１はステップＳ１７０５で生成した全データの添付ファイルを削除する。
【０１５４】
ステップＳ１７２６では、スキャン機能１２０１は、ステップＳ１７１３で生成したサムネイルファイルを削除する。
【０１５５】
以上、本実施形態によれば、スキャンして得られた画像ファイルを送信する際に、画像ファイルのデータ量に従って、画像ファイルの提供方法を変え、メールサーバの負荷を低減することが可能となる。
【０１５６】
また、本実施形態によれば、スキャンして得られた画像ファイルを送信する宛先ごとに、画像ファイルの提供方法を設定し、設定した提供方法に応じたメールを送信することができる。
【０１５７】
また、複数の宛先を選択した際に各宛先ごとに添付する内容を選択可能にする。詳細な情報が必要なユーザに対しては全てのデータを送信し、概要のみを把握してほしい宛先に対しては電子データのサムネイルや保存先のＵＲＬのみを送信することを可能にする。これにより必要な宛先に必要最低限のデータのみを送信することが可能になり、メールサーバへの負荷を軽減することができる。
【０１５８】
〔実施形態２〕
実施形態１では、宛先リストの宛先数分メールを作成して、メールサーバ３００にメールを送信する構成としたが、本実施形態では、宛先リストの宛先全てに対して全データ（１ファイルになった画像データ）が送信可能な場合の処理について説明する。
【０１５９】
より具体的には、宛先リストに宛先を設定した場合の添付設定はデフォルト全データ設定になっているため、添付設定をユーザが変更しなければ、全ての宛先が全データ設定になっている。そのため、添付するデータのサイズが小さい場合には、宛先数分のメールは作成せずに、１つのメールに宛先を複数設定して、データを添付して送信する処理とする。
【０１６０】
以下、図１８を参照しながら、実施形態２について説明する。
【０１６１】
その他の図面に関しては、実施形態１と実施形態２では同等のものとし、説明は省略する。
【０１６２】
図１８は、複合機１００の各ステップは、ＣＰＵ３０１が実行する。
【０１６３】
なお、図１７のステップＳ１７０９の処理を図１８の処理に置き換えることで実現可能である。従って、図１７と同じ処理については同じステップ番号を振り、説明を省略する。すなわち、図１８の処理は、画像データの容量（サイズ）が添付ファイルの最大容量（所定サイズ）を超えていない、且つ宛先リストに設定した複数の宛先に対する添付設定（提供方法）が一致する場合に、画像データ（ファイル）を１つのメールで複数の宛先に送るようにメールを生成する処理である（電子メール生成）。
【０１６４】
ステップＳ１８０１では、ステップＳ１７０８で取得したファイルの容量（サイズ）が添付ファイルの最大容量（サイズ）を超えていない場合の処理である。宛先リストの全宛先の添付設定が全データ（スキャンしたページごとの画像データを１つにまとめたファイル）の設定か否かを判断する。つまり、デフォルトの設定か否かを判断する。
【０１６５】
全宛先の添付設定が全データの設定である場合には、ステップＳ１８０２へ処理を移す。全宛先の添付設定が全データの設定でない場合には、ステップＳ１７１２へ処理を移す。
【０１６６】
ステップＳ１８０２では、ステップＳ１７０５で生成したデータ（ファイル）を取得し、取得したデータ（ファイル）を添付したメールを生成する（電子メール生成）。
【０１６７】
ステップＳ１８０３では、生成したメールのＴＯにｍａｉｎのアドレスを設定し、ＣＣにｓｕｂのアドレスを設定する。この時Ｆｒｏｍにログインしたユーザのアドレスを設定してもよい。
【０１６８】
ステップＳ１８０４では、ステップＳ１８０２でデータが添付され、ステップＳ１８０３で宛先（ＴＯやＣＣ）が設定されたメールをメールサーバ３００に送信する。
【０１６９】
以上、説明したように、実施形態１の効果に加え、本実施形態では、全ての宛先が全データ設定（通常のファイル添付）であり、全データ（ファイル）が所定サイズ（添付ファイルの最大容量）を超えていない場合には、１メールで送信できるので、送信効率をよくすることが可能となる。
【０１７０】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１７１】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１７２】
また、本発明におけるプログラムは、図１５〜図１７に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図１５〜図１７の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図１５〜図１７の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１７３】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１７４】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１７５】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【０１７６】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１７７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１７８】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１７９】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１８０】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１８１】
１００    複合機
２００    認証サーバ
３００    メールサーバ
４００    クライアントＰＣ
６００    ＬＡＮ
１１００  認証モジュール
１２００  スキャンモジュール
２１００  認証サービス
３１００  ＳＭＴＰサービス
４１００  メーラー
２０１    ＣＰＵ
２０３    ＲＡＭ
３０１    ＣＰＵ
３０２    ＲＡＭ
【図１】
0005418211.tif 000002
【図２】
0005418211.tif 000003
【図３】
0005418211.tif 000004
【図４】
0005418211.tif 000005
【図５】
0005418211.tif 000006
【図６】
0005418211.tif 000007
【図７】
0005418211.tif 000008
【図８】
0005418211.tif 000009
【図９】
0005418211.tif 000010
【図１０】
0005418211.tif 000011
【図１１】
0005418211.tif 000012
【図１２】
0005418211.tif 000013
【図１３】
0005418211.tif 000014
【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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