(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
監査に用いられる第１の帳票の帳票名と、前記第１の帳票の次に参照され得る少なくとも１以上の第２の帳票候補群のそれぞれの帳票名と、前記第２の帳票候補群のそれぞれの帳票の参照確率と、を格納する確率管理データベースを参照可能な監査準備支援装置であって、
帳票閲覧端末からのキーワードを提示した前記第１の帳票の閲覧要求を受け付ける帳票閲覧要求受信部と、
前記帳票閲覧端末から提示された前記キーワードが帳票名である場合には、帳票名と当該帳票のデータとを格納する帳票管理データベース内を前記帳票名により検索して得られた帳票のデータを前記第１の帳票のデータとして前記帳票閲覧端末に送信し、
次いで、閲覧要求された前記第１の帳票の次に参照されうる前記第２の帳票候補の名称を、前記確率管理データベース内から検索し、前記第１の帳票のデータと対応する前記第２の帳票候補の名称を前記帳票閲覧端末において表示させるためのデータを前記帳票閲覧端末に送信し、
前記帳票閲覧端末からの前記第２の帳票候補からの選択結果を受けて、前記確率管理データベース内の前記第２の帳票候補のそれぞれの参照確率を更新する統計情報更新部と
を有することを特徴とする監査準備支援装置。
【請求項２】
提示された前記キーワードが帳票の使用用途である場合には、
帳票名と当該帳票のデータとを格納する帳票管理データベース内を前記帳票名により検索して得られた帳票のデータを前記第１の帳票のデータとして前記帳票閲覧端末に送信せずに、帳票の使用用途と前記第１の帳票とを格納する使用用途管理データベース内を前記使用用途により検索して得られた帳票を前記第１の帳票として、前記確率管理データベースから、前記第１の帳票に対応する前記第２の帳票の情報および確率情報を取得し、帳票閲覧端末に対して、確率に沿った前記第２の帳票の名称を前記帳票閲覧端末に送信することを特徴とする請求項１に記載の監査準備支援装置。
【請求項３】
前記使用用途が内部監査である場合に、
前記使用用途のデータを、内部監査のテーマ毎に細分化することを特徴とする請求項２に記載の監査準備支援装置。
【請求項４】
前記帳票閲覧端末への前記第２の帳票候補の選択肢の名称の表示を、前記参照確率に基づいて行うことを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載の監査準備支援装置。
【請求項５】
前記帳票閲覧端末への前記第２の帳票候補の選択肢の名称の表示は、前記参照確率に基づき、参照確率の小さい下位の帳票群をまとめて表示させることを特徴とする請求項４に記載の監査準備支援装置。
【請求項６】
請求項１から５までのいずれか１項に記載の監査準備支援装置と、
前記監査準備支援装置とネットワークにより接続される帳票閲覧端末と、
を有し、
前記帳票閲覧端末は、
前記監査準備支援装置から送信された帳票情報を表示する帳票表示部と、
検索条件として前記キーワードが入力される検索条件入力部と、を有することを特徴とする監査準備支援システム。
【請求項７】
監査に用いられる第１の帳票の帳票名と、前記第１の帳票の次に参照され得る少なくとも１以上の第２の帳票候補群のそれぞれの帳票名と、前記第２の帳票候補群のそれぞれの帳票の参照確率と、を格納する確率管理データベースを参照可能な監査準備支援装置を用いた監査準備方法であって、
帳票閲覧端末からのキーワードを提示した前記第１の帳票の閲覧要求を受け付ける帳票閲覧要求受信ステップと、
前記帳票閲覧端末から提示された前記キーワードが帳票名である場合には、帳票名と当該帳票のデータとを格納する帳票管理データベース内を前記帳票名により検索して得られた帳票のデータを前記第１の帳票のデータとして前記帳票閲覧端末に送信するステップと、
閲覧要求された前記第１の帳票の次に参照されうる前記第２の帳票候補の名称を、前記確率管理データベース内から検索し、前記第１の帳票のデータと対応する前記第２の帳票候補の名称の選択肢を前記帳票閲覧端末において表示させるためのデータを前記帳票閲覧端末に送信するステップと、
前記帳票閲覧端末からの前記第２の帳票候補からの選択結果を受けて、前記確率管理データベース内の前記第２の帳票候補のそれぞれの参照確率を更新する統計情報更新ステップと
を有することを特徴とする監査準備支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化された会計帳票データ等に対して、蓄積された統計情報を用いて必要な帳票を自動予測する監査準備支援技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
２００８年度に施行されたＪ-ＳＯＸ法から始まり、２０１０年度から任意適用されるＩＦＲＳ（国際会計基準）対応などに備え、内部統制に対する関心が高まっている。その中で、監査証跡として大きな役割を担う帳票の運用は、非常に重要なポイントとなっている。
【０００３】
近年では、従来の業務支援システムに監査用のポータルサイトを設けることで企業における業務プロセスと証憑（エビデンス）文書記録管理の統合を図り、監査証跡へのアクセスを容易にした監査支援システムを導入する企業も存在する。
本発明に関連する公知技術文献としては下記の特許文献１がある。
【０００４】
図７は、下記の特許文献１に記載されているシステムであって、監査用のポータルサイトとそれに関連するシステム間の関係を示す図であり、画像入力、画像出力等の画像を対象とした処理を行う複合機７０１と、大容量リポジトリである文書格納システム７０２と、各種業務を遂行するための業務システム７０３と、積算等の全社的な処理を行う基幹システム７０４と、ユーザが操作するＰＣであるクライアントＰＣ７０５と、それらを結ぶインターネットもしくはイントラネット７０６から構成される。
【０００５】
上記の各機器およびシステムが、インターネットもしくはイントラネット７０６と接続していることにより、従来は個々のシステムであったものが互いに関連し合い、監査証跡へのアクセスを容易にすることができる。
【０００６】
例えば、複合機７０１は、他機器との通信が可能となり、文書格納システム７０２は他の機器からの文書入力、文書出力、文書検索が可能となる。業務システム７０３は、主にクライアントＰＣ７０５の操作者からの指示を受信し、その指示により処理を実行し、その結果をクライアントＰＣ７０５に送信する。基幹システム７０４は、主に業務システム７０３等からの処理を受信し、他の機器への指示を行う。クライアントＰＣ７０５は主に業務システム７０３に対して指示を行い、デイスプレイに結果を表示させることができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００７−２００２０２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
ところで、一般的な企業における監査には、例えば、２〜３年に一度実施される税務監査や、１年に一度実施される会計士監査、月に一度程度実施される内部監査等が存在する。これらの監査においては各種帳票や決裁文書、契約書といった資料や、取引先の情報等の提示が求められるため、監査に備えて社内の関連部署への確認や打合せの実施、提示を求められると想定される資料の収集や内容確認といった準備作業が必要となっている。
【０００９】
これらの課題は、上記特許文献１に記載の電子帳票システムを利用することで解決することができる。例えば、従来の電子帳票システムにおいて、必要な帳票を探す場合には、目的の帳票に対し、例えば文書ソフトや表計算ソフト等における全文検索のような要領で、帳票登録時に割り当てた帳票ＩＤや帳票名称を入力することにより、その帳票ＩＤおよび帳票名称と合致する帳票を表示させることができる。
【００１０】
しかしながら、上記電子帳票システムによって帳票を電子化しただけでは、監査準備にかかる手間はそれほど低減されていない。
【００１１】
何故なら、監査準備においては、監査時に提示を求められると想定される帳票類やその項目は一般的に大体決まっており、相互に関連のある帳票を順に辿って、時系列に参照していく傾向が強いという特徴がある。そのため、準備作業の際も、例えば「Ａ帳票について指摘をされたら、次は恐らくＢ帳票もしくはＣ帳票の提示を求められる可能性がある。そのため、Ａ帳票、Ｂ帳票、Ｃ帳票を全て準備する必要がある」という予測を立て、提示を求められ得る帳票を予測して想定され得る全ての帳票を準備している。
【００１２】
しかしながら、監査で提示を求められうる帳票には「相互に関連のある帳票・項目を順に辿って、時系列に参照していく傾向が強い」という特徴があるにも関わらず、現状の電子帳票システムでは、帳票同士や帳票内の項目同士の関連を判別することは不可能である。そのため、例えば何十種類もの帳票を探す必要がある場合は、帳票の検索手順をその回数分繰り返すこととなり、監査の準備作業にかかる膨大な手間と時間はそれほど解消されていない。
【００１３】
このように、世に出ている電子帳票システムや監査支援システムは、あくまでも帳票の効率的な運用や保存管理、ログ等の監査証拠の取得に特化した製品が大半であり、監査準備の効率化に特化した製品は存在しておらず、監査の現場に求められているニーズと製品とのアンマッチが生まれているという問題があった。
【００１４】
本発明の目的は、ある帳票の名称や用途（例えば、「勘定元帳」「会計士監査」「内部監査」等）をキーワードとして入力するだけで、該当の帳票およびその帳票の次に参照され得る帳票を、例えば携帯電話の予測変換のように、自動的に優先して前に表示させることで、監査準備における効率を向上させる監査準備支援装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
本発明の一観点によれば、監査に用いられる第１の帳票の帳票名と、前記第１の帳票の次に参照され得る少なくとも１以上の第２の帳票候補群のそれぞれの帳票名と、前記第２の帳票候補群のそれぞれの帳票の参照確率と、を格納する確率管理データベースを参照可能な監査準備支援装置であって、帳票閲覧端末からのキーワードを提示した前記第１の帳票の閲覧要求を受け付ける帳票閲覧要求受信部と、閲覧要求された前記第１の帳票の次に参照されうる前記第２の帳票群を、前記確率管理データベース内から検索し、前記第１の帳票のデータと前記第２の帳票候補の選択肢とを前記帳票閲覧端末において表示させるためのデータを前記帳票閲覧端末に送信し、前記帳票閲覧端末からの前記第２の帳票候補からの選択結果を受けて、前記確率管理データベース内の前記第２の帳票候補のそれぞれの参照確率を更新する統計情報更新部と、を有することを特徴とする監査準備支援装置が提供される。
【００１６】
提示された前記キーワードが帳票名である場合には、帳票名と当該帳票の帳票データとを格納する帳票管理データベース内を前記帳票名により検索して得られた帳票を前記第１の帳票とすることが好ましい。
【００１７】
提示された前記キーワードが帳票の使用用途である場合には、帳票の使用用途と前記第１の帳票とを格納する使用用途管理データベース内を前記使用用途により検索して得られた帳票を前記第１の帳票とすることが好ましい。また、前記使用用途が内部監査である場合に、前記使用用途データを、内部監査のテーマ毎に細分化すると便利である。
【００１８】
前記帳票閲覧端末への前記第２の帳票候補の選択肢の表示を、前記参照確率に基づいて行うことが好ましい。
【００１９】
前記帳票閲覧端末への前記第２の帳票候補の表示は、前記参照確率に基づき、参照確率の小さい下位の帳票群をまとめて表示させることが好ましい。
【００２０】
上記のいずれか１に記載の監査準備支援装置と、前記監査準備支援装置とネットワークにより接続される帳票閲覧端末と、を有する監査準備支援システムであっても良い。
【００２１】
本発明の他の観点によれば、監査に用いられる第１の帳票の帳票名と、前記第１の帳票の次に参照され得る少なくとも１以上の第２の帳票候補群のそれぞれの帳票名と、前記第２の帳票候補群のそれぞれの帳票の参照確率と、を格納する確率管理データベースを参照可能な監査準備支援装置を用いた監査準備方法であって、帳票閲覧端末からのキーワードを提示した前記第１の帳票の閲覧要求を受け付ける帳票閲覧要求受信ステップと、閲覧要求された前記第１の帳票の次に参照されうる前記第２の帳票群を、前記確率管理データベース内から検索し、前記第１の帳票のデータと前記第２の帳票候補の選択肢とを前記帳票閲覧端末において表示させるためのデータを前記帳票閲覧端末に送信し、前記帳票閲覧端末からの前記第２の帳票候補からの選択結果を受けて、前記確率管理データベース内の前記第２の帳票候補のそれぞれの参照確率を更新する統計情報更新ステップと、を有することを特徴とする監査準備支援方法が提供される。
【００２２】
また、本発明は、上記監査準備支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムや、当該プログラムを記憶するコンピュータ読み取り可能な記録媒体であっても良い。
【発明の効果】
【００２３】
本発明の監査準備支援装置によれば、監査準備にかかる時間や手間を削減することで、準備人員の削減によるコストカットや、各人員の負担削減を行うことができ、監査準備を効率的に行うことができるという利点がある。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】本発明の一実施の形態による監査準備支援装置を含むシステム構成例を示す機能ブロック図である。
【図２】帳票管理データベースに格納されているデータの一構成例を示す図である。
【図３】使用用途管理データベースに格納されているデータの一構成例を示す図である。
【図４】確率管理データベースに格納されているデータの一構成例を示す図である。
【図５】本実施の形態による監査準備支援装置における支援処理の流れの概要を示すフローチャート図である。
【図６】帳票閲覧端末上の画面に帳票および関連帳票リストが表示される具体例を示す図である。
【図７】特許文献１に記載される、監査用のポータルサイトとそれに関連するシステム間の関係を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２５】
以下、本発明を適用した監査準備支援技術の一実施の形態について説明する。
【００２６】
図１に示すように、本実施の形態による監査準備支援システムは、ホストシステム１０１と、このホストシステム１０１へ帳票閲覧要求を行い、帳票の受信閲覧を行う帳票閲覧端末１０２ａ、１０２ｂ、…、１０２ｎと、ホストシステム１０１と帳票閲覧端末１０２ａ、１０２ｂ、…、１０２ｎとを接続する、インターネット、ＬＡＮなどのネットワーク１０３と、を有している。
【００２７】
ホストシステム（監査準備支援装置）１０１には、帳票ごとに設定されている帳票ＩＤや各帳票の格納場所などを管理している帳票管理データベース（ＤＢ）１０４と、帳票の使用用途と帳票名称の対応付けを行うための情報が格納された使用用途管理データベース（ＤＢ）１０５と、帳票名称情報とその帳票の次に参照され得る帳票の情報およびその確率情報が格納された確率管理データベース（ＤＢ）１０６とが接続されているか、内部に設けられており、これらにより、監査準備支援装置を構成している。
【００２８】
帳票管理データベース１０４には、帳票情報として、帳票の格納場所情報や帳票ごとに割り当てられた帳票ＩＤなどの情報が登録されており、検索条件に該当する帳票をいつでも提供できるように構成されている。
【００２９】
また、使用用途管理データベース１０５には、例えば、「一般的に会計士監査の際に参照される可能性があるのはＡ帳票」といった、帳票の使用用途と帳票を対応づける情報が格納されている。
【００３０】
また、確率管理データベース１０６には、「一般的には、Ａ帳票の次にはＢ帳票が参照される確率が２０％、Ｃ帳票が参照される確率が８０％」というような、帳票名称情報とその帳票の次に参照され得る帳票の情報およびその確率情報が格納されている。
【００３１】
尚、下位レベルの帳票については、一連の帳票をひとまとめにしたグループ単位で確率管理しても良いものとする。例えば、一般的には、Ａ帳票の次にはＢ帳票が参照される確率が１５％、Ｃ帳票が参照される確率が８０％、下位のレベルＶ〜Ｚまでの５帳票はまとめて１フォルダで下位帳票として管理し、あまり参照されることがない帳票群と良く参照される帳票群とを別の形態で管理することで、帳票管理を簡単にすることができる。
【００３２】
逆に、総勘定元帳などの、一般的に監査時に詳しく確認される可能性の高い上位レベルの帳票主要な帳票には、多様な項目が記載されており、監査人がその主要帳票の何れの項目に着目して監査を行うかによって、関連帳票のグループは大きく異なるため、確率管理データベース１０６においては、主要帳票については、単に帳票全体ではなく、帳票内の項目に分けて関連帳票を確率管理することも可能とする。
【００３３】
例えば、後述する図２のＡ帳票に関しては、例えばＡ−１帳票、Ａ−２帳票など分割して管理することが可能である。データ量の多い帳票を分割して確率を管理することで、きめ細かい管理が可能になる。
【００３４】
帳票閲覧端末１０２ａ、１０２ｂ、…、１０２ｎは、ホストシステム１０１から送信された帳票情報などを表示する帳票表示部１０７と、ユーザが検索条件として入力データを入力する検索条件入力部１０８が設けられている。帳票閲覧端末１０２ａ、１０２ｂ、…、１０２ｎへの入力データとしては、「勘定元帳」、「売掛伝票」といった帳票名称データ１０９と、「内部監査」、「税務監査」、「会計士監査」といった使用用途データ１１０とが存在する。
【００３５】
尚、上記のうち特に「内部監査」は、企業内部で任意の観点で行う監査であるため、しばしば、特定のテーマ（観点）のみに絞った監査が行われ、監査のテーマによって、閲覧される帳票の種別が大きく異なる場合がある。
【００３６】
例えば、「売掛金」をテーマとした内部監査の場合、売掛金元帳、得意先元帳、請求一覧、回収一覧、得意先別売掛金回収表、等の帳票が重点的に閲覧される傾向にある。他方、「棚卸資産」をテーマとした内部監査の場合、商品元帳、得意先元帳、仕入先元帳、商品棚卸表、月末棚卸記入リスト、納品書、送り状、等の帳票が重点的に閲覧される傾向にある。
【００３７】
従って、内部監査については、図３に例示したように、上記の使用用途データ１１０を細分化して、「内部監査（全般）」「内部監査（売掛金）」「内部監査（棚卸資産）」等としても良い。これによって、各テーマ毎に、より効率的な監査準備が可能となる。
【００３８】
尚、内部監査のテーマは、会計監査に限らず、いわゆる業務監査、例えば、環境監査、情報セキュリティ監査、個人情報保護監査、輸出管理監査、等、企業の業務全般にわたって、種々のテーマが設定されても良い。
【００３９】
ホストシステム１０１は、帳票閲覧端末１０２ａ、１０２ｂ、…、１０２ｎからの帳票閲覧要求を受信し、該当する帳票情報を提供する帳票閲覧要求受信部１１１、帳票閲覧端末１０２ａ、１０２ｂ、…、１０２ｎから要求された検索条件に該当する帳票の検索を行う入力情報処理部１１０、関連帳票情報が参照される毎に確率管理データベース１０６の情報を更新する統計情報更新部１１３、を備えている。
【００４０】
図２は、帳票管理データベース１０４に格納される帳票データおよび関連データの一例を示す図である。図２に示すように、帳票を一意に識別するための帳票ＩＤ２０１、勘定元帳（Ａ帳票）などの帳票名称２０２、税務監査、会計士監査、内部監査などの帳票の使用用途キーワード２０３、帳票日付２０４、帳票格納場所ＩＤ２０５、帳票格納場所名称２０６、から構成され、帳票の新規登録時に、帳票ＩＤ、帳票名称、帳票使用用途キーワード、帳票日付、帳票格納場所名ＩＤ、帳票格納場所名称、が登録される。
【００４１】
このうち帳票ＩＤ２０１については、帳票を新規に登録する時に、例えば手動でシステム内のどの帳票ＩＤとも重複しない文字列を設定する。帳票名称２０２には、帳票ＩＤ２０１に対応する文字列を例えば手動で設定する。帳票名称２０２については、帳票ＩＤで識別されるためホストシステム１０１内の他の帳票名称と重複してもよい。帳票使用用途キーワード２０３には、「内部監査」、「税務監査」、「会計士監査」といった、該当の帳票を使用する用途を手動で設定する。帳票日付２０４には、帳票が新規登録された際に帳票がシステムに登録された年月日が自動的に設定される。帳票格納場所ＩＤ２０５には、例えば手動でシステム内のどの帳票格納場所ＩＤとも重複しない文字列を設定する。帳票格納場所名称２０６には、前記帳票格納場所ＩＤ２０５に対応した、帳票が格納されるフォルダ名称を、例えば手動で設定する。
【００４２】
尚、帳票ＩＤ２０１、帳票日付２０４、帳票格納場所ＩＤ２０５は一度設定した後は自由に変更ができないようになっている。帳票名称２０２、帳票用途キーワード２０３、帳票格納場所名称２０４については、例えば手動で更新が可能である。帳票の新規登録および帳票管理データベースの更新処理は、入力情報処理部１１２において行われる。
【００４３】
図３は、使用用途管理データベース１０５内に格納される、検索キーワードとして入力される帳票使用用途およびその使用用途に対応する帳票名称を定義したデータの一構成例を示す図である。図３に示すように、帳票使用用途３０１、帳票名称３０２といった、帳票使用用途に応じた帳票名称が定義されている。
【００４４】
尚、図３に示すように、１つの使用用途につき、複数種類の帳票名称が定義されることや、１つの帳票が複数の使用用途に使われることがあり得ることとする。例えば、１つの使用用途である会計士監査において、Ａ帳票とＢ帳票との２つの帳票が使われており、また、Ａ帳票は、税務監査、会計士監査、内部監査の３通りの使用用途に用いられている。
【００４５】
また、帳票使用用途３０１および帳票名称３０２は、システム導入時に初期情報として予め登録されているものとする。
【００４６】
帳票使用用途３０１には、「内部監査」、「税務監査」、「会計士監査」など、一般企業で行われ得る監査名称情報が登録されている。本データ内に、自社で使用され得る使用用途が登録されていない場合は、後から手動で更新することができる。
【００４７】
参照すべき帳票名称３０２には、帳票使用用途３０１に登録されている監査において参照され得る帳票名称が登録されている。例えば、税務監査にはＡ帳票、会計士監査にはＡ帳票とＢ帳票、内部監査には、Ａ〜Ｅまでの帳票が参照される。
【００４８】
図４は、確率管理データベース１０６内に格納される、帳票名称データおよびその次に参照され得る帳票の確率データの一構成例を示す図である。図４に示すように、帳票名称４０１と、関連帳票名称４０２と、確率４０３とから構成される。確率管理データベース１０６は、帳票閲覧端末１０２ａ、１０２ｂ、…、１０２ｎに対して入力データとして、キーワードである帳票名称データ１０９又は使用用途データ１１０が入力され、帳票が検索されたタイミングでデータが更新される。帳票名称（第１の帳票）４０１は、帳票閲覧端末１０２ａ、１０２ｂ、…、１０２ｎに対して入力データとして新規の帳票名称が検索されたタイミングで、検索された帳票名称が追加される。関連帳票名称（第２の帳票候補）４０２は、初期情報として予め登録されているデータであり、帳票名称４０１に対応している。確率情報４０３は、帳票名称４０１に対し、関連帳票名称４０２が参照される確率が格納されている。
【００４９】
確率４０３は、ある帳票を参照した後に、その帳票の関連帳票情報が選択されるごとに更新値が蓄積されていき、この更新された確率の値の大きさに基づいて、帳票閲覧端末の帳票表示部１０７に関連帳票名称４０２が表示される順番が変動する。
【００５０】
図５は、帳票閲覧端末１０２ａ、１０２ｂ、…、１０２ｎに表示される画面の一例を示す図である。図５に示すように、表示画面５０１の構成としては、帳票名称を検索キーとして検索された帳票５０１をほぼ全画面にわたって表示させることができる。さらに、現在表示中の帳票（Ａ帳票）の次に参照され得る帳票名称のリスト表示５０２が表示される小さめのウインドウから成る。例えば、図４のＤ帳票を表示させた例を示す図である。この場合には、図５においては、「Ｄ帳票」というキーワードでヒットしたＤ帳票が画面に表示され、同時に、Ｄ帳票の次に参照され得る関連帳票の例として、Ｂ帳票、Ａ帳票、Ｃ帳票というように、確率の高い順で表示されていることを示す。
【００５１】
このように、システム運用当初は、初期情報として確率管理データベース１０６に格納されている情報を基にして関連帳票情報を表示するが、ユーザが帳票の検索を行っていき、検索結果に基づいて表示される関連帳票名称を選択することにより、確率管理データベース１０６における確率情報が更新されていく。このシステムを使用していくに従って、デフォルトの確率から、そのシステムの運用者の特徴を反映し使いやすいシステムができあがっていくという利点がある。尚、下位のレベルの帳票に関する取り扱いに関しては前述のようにすることができる。
【００５２】
以下に、上記のように構成された監査準備支援装置の動作について詳細に説明する。
【００５３】
図６は、ホストシステム１０１の処理の概要を表すフローチャート図である。ホストシステム１０１は、まず、帳票閲覧端末１０２ａ、１０２ｂ、…、１０２ｎからの帳票閲覧要求を受信し（ステップＳ６０１）、それに応じて処理を開始する（処理開始）。閲覧要求を受信していなければ、受信待ち状態で待機する。ホストシステム１０１は、帳票閲覧要求を受け取ると、帳票閲覧端末にキーワード入力ダイアログを表示させ、キーワード入力を待つ（ステップＳ６０２）。その要求が帳票の使用用途をキーワードにしたものか、帳票名称をキーワードにしたものかについての帳票閲覧端末からの入力が行われると、入力されたキーワードが使用用途であるのか、帳票名称であるのかについての判定を行う（ステップＳ６０３）。
【００５４】
キーワードとして帳票名称が入力された場合には、ユーザからのキーワード入力を受け付けると、帳票管理データベース１０４から、該当帳票のデータを取得する。この際、帳票ＩＤ２０１と、帳票名称２０２と、使用用途キーワード２０３と、帳票日付２０４と、帳票格納場所ＩＤ２０５と、帳票格納場所名称２０６を取得し（ステップＳ６０４）、取得したデータを帳票閲覧端末に送信する（ステップＳ６０５）。尚、この処理は帳票閲覧要求受信部１１１が行う。これにより、まず、ユーザは帳票閲覧端末から入力したキーワードに該当する１帳票を帳票閲覧端末で参照することができる。帳票データを帳票閲覧端末に送信（ステップＳ６０５）した後、確率管理データベース１０６から、ステップＳ６０４で取得した帳票情報に対応する関連帳票情報および確率情報を取得する（ステップＳ６０６）。
【００５５】
ステップ６０４で取得した帳票情報に対応する関連帳票情報および確率情報を取得した後（ステップＳ６０６）、帳票閲覧端末に対して、図５に示すような表示が行えるように、確率に沿った関連帳票名称を送信する（ステップＳ６０８）ことにより、帳票閲覧端末には、ステップＳ６０３においてキーワードとして入力した帳票が表示され、その帳票の次に参照され得る帳票名称のリストが、確率管理データベースの確率順にソートされて表示されたダイアログが同時に表示される（図５）。
【００５６】
ステップＳ６０３において、ユーザがキーワードとして使用用途を入力した場合は、ユーザからの入力を受け付けると、使用用途管理データベース１０５から、入力された使用用途に対応する帳票名称情報を取得する（ステップＳ６０７）。そして、ステップＳ６０７で取得した帳票名称情報に対応する関連帳票情報および確率情報を確率管理データベース１０６から取得し（ステップＳ６０６）、帳票閲覧端末に、確率に沿った関連帳票名称を送信する（ステップＳ６０８）。これにより、帳票閲覧端末には、ステップＳ６０３においてキーワードとして入力した使用用途において参照され得る帳票名称のリストが、確率管理データベースの確率順にソートされて表示されたダイアログが表示される。
【００５７】
ユーザが、帳票閲覧端末において、ダイアログ内の帳票名称をクリック（選択）した場合（ステップ６０９、ＹＥＳ）、選択された帳票名称に関する情報が帳票閲覧端末に送信される（ステップＳ６１０）。それとともに、確率管理データベース１０６における、ステップＳ６０９において選択された帳票名称に関する確率情報が更新され（ステップＳ６１１）、処理が終了する（処理終了）。
【００５８】
ユーザが、ダイアログ内の帳票名称をクリックしなかった場合（ステップＳ６０９、ＮＯ）は、確率管理データベース１０６の確率情報の更新は行われず、処理終了となる。尚、確率管理データベースの更新処理は、統計情報更新部１１３が行う。
【００５９】
以上に説明したように、本実施による監査準備支援装置によれば、以下のような効果がある。
（１）帳票を使用する用途をキーワードとして帳票検索を行えることにより、監査に備えて準備すべき帳票の見落としを防ぐことができる。
（２）ある帳票に対し、その次に参照され得る帳票を確率順に表示することにより、必要となる帳票を見つけやすくなる。
（３）システム導入企業ごとにおける統計情報を蓄積できるため、各企業に合った帳票運用を行うことができる。
（４）監査準備における、「監査では相互に関連のある帳票を順に辿り、時系列に参照する傾向が強いため、提示を求められる可能性のある帳票を予測し、全て準備する必要がある」という現状とシステムとのアンマッチを解消し、監査準備にかかる時間を短縮することができる。
【００６０】
尚、上記の実施の形態においては、監査準備支援装置として説明したが、実際には、監査準備支援プログラムをＲＯＭに格納しておき、このプログラムをＣＰＵにより実行させるようにするのが一般的である。すなわち、本発明は、上記の監査準備支援処理をコンピュータに実行させるためのプログラム、当該プログラムを記録するコンピュータ読みとり可能な記録媒体を含むものとする。
【００６１】
また、「審査」「検査」「調査」「レビュー」「指導」等、「監査」という名称を使用しない統制行為であっても、実質的に監査と類似の形態を取り、受査部署等の複数の帳票を閲覧することを含む行為であれば、本発明で言う「監査」に該当するものとする。
【産業上の利用可能性】
【００６２】
本発明は、電子帳票システムの一機能である監査準備支援装置として利用可能である。
【符号の説明】
【００６３】
１０１…ホストシステム、１０２ａ，１０２ｂ，１０２ｎ…帳票閲覧端末、１０３…公衆回線網、１０４…帳票管理データベース、１０５…使用用途管理データベース、１０６…確率管理データベース、１０７…帳票表示部、１０８…検索条件入力部、１０９…帳票名称データ、１１０…使用用途データ、１１１…帳票閲覧要求受信部、１１２…入力情報処理部、１１３…統計情報更新部。
【図１】
0005567440.tif 000002
【図２】
0005567440.tif 000003
【図３】
0005567440.tif 000004
【図４】
0005567440.tif 000005
【図５】
0005567440.tif 000006
【図６】
0005567440.tif 000007
【図７】
0005567440.tif 000008