(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワーク上の他の画像形成装置とデータ通信するデータ通信手段と、
自装置を利用する利用者の利用者情報を記憶する利用者情報記憶手段と、
ファクシミリデータを送受信するファクシミリ通信手段と、
前記ファクシミリ通信手段によって受信したファクシミリデータを暗号化する暗号化手段と、
前記ファクシミリ通信手段によって受信したファクシミリデータを文字認識する文字認識手段と、
前記文字認識手段によって認識した文字情報からファクシミリデータの送付先情報を抽出する送付先情報抽出手段と、
前記利用者情報記憶手段に対して前記送付先情報抽出手段によって抽出した送付先情報に該当する利用者情報を検索する検索手段と、
前記検索手段が前記利用者情報を発見できた場合に、前記暗号化手段によって暗号化されたファクリミリデータを記憶するファクシミリデータ記憶手段と、
前記検索手段が前記利用者情報を発見できた場合に、画像形成装置がファクリミリデータを受信した旨の通知及び前記暗号化されたファクリミリデータを復号化するための暗号鍵を、前記検索手段が発見した利用者情報が示す電子メールアドレスに送付する送付手段とを備えたことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
請求項１に記載の画像形成装置であって、
前記第２送付手段は、画像形成装置がファクリミリデータを受信した旨の前記通知と、前記暗号化されたファクリミリデータを復号化するための前記暗号鍵とを、それぞれ異なる電子メールにより送付することを特徴とする画像形成装置。
【請求項３】
請求項１に記載の画像形成装置であって、
前記第２送付手段は、画像形成装置がファクリミリデータを受信した旨の前記通知と、前記暗号化されたファクリミリデータを復号化するための前記暗号鍵とを、１つの電子メールにまとめて送付することを特徴とする画像形成装置。
【請求項４】
前記文字認識手段は、前記ファクシミリデータの最初の１ページのみを文字認識する手段を有することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記送付先情報抽出手段は、前記文字認識手段によって認識した文字情報の中から、前記ファクシミリデータの送付先情報を抽出するためのキーワードを検索した後、その検索されたキーワードを含む抽出範囲を拡大しながら、その抽出範囲内に存在する文字情報を送付先情報として抽出する手段を有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一項記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記ファクシミリデータに対する前記キーワードの検索範囲、又は前記送付先情報の抽出範囲を設定する手段を設けたことを特徴とする請求項５記載の画像形成装置。
【請求項７】
自装置を利用する利用者の利用者情報を記憶する利用者情報記憶手段を備える画像形成装置におけるデータ送付方法であって、
ネットワーク上の他の画像形成装置とデータ通信するデータ通信工程と、
ファクシミリデータを送受信するファクシミリ通信工程と、
前記ファクシミリ通信工程によって受信したファクシミリデータを暗号化する暗号化工程と、
前記ファクシミリ通信工程によって受信したファクシミリデータを文字認識する文字認識工程と、
前記文字認識工程によって認識した文字情報からファクシミリデータの送付先情報を抽出する送付先情報抽出工程と、
前記利用者情報記憶手段に対して前記送付先情報抽出工程によって抽出した送付先情報に該当する利用者情報を検索する検索工程と、
前記検索工程で前記利用者情報が発見できた場合に、前記暗号化工程によって暗号化されたファクリミリデータを記憶するファクシミリデータ記憶工程と、
前記検索工程で前記利用者情報を発見できた場合に、画像形成装置がファクリミリデータを受信した旨の通知及び前記暗号化されたファクリミリデータを復号化するための暗号鍵を、前記検索工程で発見した利用者情報が示す電子メールアドレスに送付する送付工程とを備えることを特徴とする画像形成装置のデータ送付方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、ファクシミリ装置、複合機を含む画像形成装置と画像形成装置のデータ送付方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクシミリ通信（「ＦＡＸ通信」と略称する）が可能なファクシミリ装置や複合機（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：ＭＦＰ）を含む画像形成装置では、ファクシミリ文書（ＦＡＸ文書）のデータ（ファクシミリデータ、画像データ）を受信すると、そのＦＡＸ文書の宛先である利用者が使用している情報処理装置にメールで送信（転送）する技術（例えば、特許文献１参照）と、その情報処理装置にＦＡＸ文書を受信したことをメールで通知する技術が既に知られている。
しかし、上述のような画像形成装置では、ＦＡＸ文書を送信した装置との間については、電話回線による１対１接続によってＦＡＸ文書の内容の漏洩を防止できるが、受信したＦＡＸ文書を利用者の情報処理装置へ送信する経路では情報漏洩の可能性があった。
【０００３】
また、上述のようなＦＡＸ通信機能を備えた画像形成装置とＦＡＸ通信機能を備えていない画像形成装置が含まれるネットワークシステムにおいて、ＦＡＸ通信機能を備えた画像形成装置にＦＡＸ通信機能を備えていない画像形成装置を利用する利用者情報（アドレス情報を含む）を保持し、その利用者情報に基づいて、受信したＦＡＸ文書をその宛先の利用者が使用する画像形成装置へ転送するようにした場合、ＦＡＸ通信機能を備えた画像形成装置に登録できる利用者情報のサイズにも限りがあり、利用者が多数であると全員の利用者情報を登録して管理することができない場合があり、そのような場合は受信したＦＡＸ文書を宛先へ転送できなくなるという問題があった。
さらに、利用者情報の登録数を増やせば増やすほど、検索時に時間がかかるという問題が生じる。
【０００４】
そこで従来、ＦＡＸ送信先の宛先情報（宛先の電話番号）とネットワーク接続されたコンピュータのアドレス情報を対応させて送信先情報として記憶し、その記憶したアドレス情報を用いて上記コンピュータにアクセスして、上記記憶した送信先情報を変更するための変更情報（電子メールアドレス）を取得し、その取得した変更情報によって上記記憶した送信先情報を変更し、その変更した送信先情報の宛先情報に基づいてＦＡＸデータを送信することにより、受信側のユーザの意図するところへＦＡＸ送信できるようにした画像形成装置（例えば、特許文献２参照）があった。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述した従来の画像形成装置では、複数の画像形成装置がネットワークを介して接続されており、その中の１台の画像形成装置に搭載されているＦＡＸ機能を、ＦＡＸ機能を備えていない他の画像形成装置が共有して使用する場合、そのＦＡＸ機能を利用している全ての利用者が他者の介在なしに自分宛のＦＡＸ文書を受信できないという問題があった。
この発明は上記の点に鑑みてなされたものであり、複数の画像形成装置がネットワークを介して接続されており、その中の１台の画像形成装置に搭載されているＦＡＸ機能を、ＦＡＸ機能を備えていない他の画像形成装置が共有して使用する場合、そのＦＡＸ機能を利用している全ての利用者が他者の介在なしに自分宛のＦＡＸ文書を受信できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この発明は上記の目的を達成するため、ネットワーク上の他の画像形成装置とデータ通信するデータ通信手段と、自装置を利用する利用者の利用者情報を記憶する利用者情報記憶手段と、ファクシミリデータを送受信するファクシミリ通信手段と、上記ファクシミリ通信手段によって受信したファクシミリデータを暗号化する暗号化手段と、上記ファクシミリ通信手段によって受信したファクシミリデータを文字認識する文字認識手段と、上記文字認識手段によって認識した文字情報からファクシミリデータの送付先情報を抽出する送付先情報抽出手段と、上記利用者情報記憶手段に対して上記送付先情報抽出手段によって抽出した送付先情報に該当する利用者情報を検索する検索手段と、上記検索手段が上記利用者情報が発見できた場合に、上記暗号化手段によって暗号化されたファクリミリデータを記憶するファクシミリデータ記憶手段と、上記検索手段が上記利用者情報を発見できた場合に、画像形成装置がファクリミリデータを受信した旨の通知及び上記暗号化されたファクリミリデータを復号化するための暗号鍵を、上記検索手段が発見した利用者情報が示す電子メールアドレスに送付する送付手段とを備えた画像形成装置を提供する。
【０００７】
また、上記第２送付手段は、画像形成装置がファクリミリデータを受信した旨の上記通知と、上記暗号化されたファクリミリデータを復号化するための上記暗号鍵とを、それぞれ異なる電子メールにより送付するようにするとよい。
あるいは、上記第２送付手段は、画像形成装置がファクリミリデータを受信した旨の上記通知と、上記暗号化されたファクリミリデータを復号化するための上記暗号鍵とを、１つの電子メールにまとめて送付するようにするとよい。
さらに、上記文字認識手段は、上記ファクシミリデータの最初の１ページのみを文字認識する手段を有するようにするとよい。
さらに、上記送付先情報抽出手段は、上記文字認識手段によって認識した文字情報の中から、上記ファクシミリデータの送付先情報を抽出するためのキーワードを検索した後、その検索されたキーワードを含む抽出範囲を拡大しながら、その抽出範囲内に存在する文字情報を送付先情報として抽出する手段を有するようにするとよい。
また、上記ファクシミリデータに対する上記キーワードの検索範囲、又は上記送付先情報の抽出範囲を設定する手段を設けるとよい。
【００１０】
さらに、装置を利用する利用者の利用者情報を記憶する利用者情報記憶手段を備える画像形成装置におけるデータ送付方法において、ネットワーク上の他の画像形成装置とデータ通信するデータ通信工程と、ファクシミリデータを送受信するファクシミリ通信工程と、上記ファクシミリ通信工程によって受信したファクシミリデータを暗号化する暗号化工程と、上記ファクシミリ通信工程によって受信したファクシミリデータを文字認識する文字認識工程と、上記文字認識工程によって認識した文字情報からファクシミリデータの送付先情報を抽出する送付先情報抽出工程と、上記利用者情報記憶手段に対して上記送付先情報抽出工程によって抽出した送付先情報に該当する利用者情報を検索する検索工程と、上記検索工程で上記利用者情報が発見できた場合に、上記暗号化工程によって暗号化されたファクリミリデータを記憶するファクシミリデータ記憶工程と、上記検索工程で上記利用者情報を発見できた場合に、画像形成装置がファクリミリデータを受信した旨の通知及び上記暗号化されたファクリミリデータを復号化するための暗号鍵を、上記検索工程で発見した利用者情報が示す電子メールアドレスに送付する送付工程とを備える画像形成装置のデータ送付方法も提供する。
【発明の効果】
【００１１】
この発明による画像形成装置と画像形成装置のデータ送付方法は、複数の画像形成装置がネットワークを介して接続されており、その中の１台の画像形成装置に搭載されているＦＡＸ機能を、ＦＡＸ機能を備えていない他の画像形成装置が共有して使用する場合、そのＦＡＸ機能を利用している全ての利用者が他者の介在なしに自分宛のＦＡＸ文書を受信できるようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】図２に示すＭＦＰの構成を示すブロック図である。
【図２】この発明の一実施例であるネットワークシステムの一構成例を示す図である。
【図３】図１に示すアドレス帳記憶部に記憶されたアドレス帳のデータ例を示す説明図である。
【図４】ＦＡＸ文書のカバーシートに記載された送付先情報を含む部分のフォーマットの一例を示す図である。
【図５】図１に示すＭＦＰにおけるＦＡＸ文書受信時の処理を示すフローチャート図である。
【図６】図１に示すＭＦＰにおけるＦＡＸ文書受信時の他の処理例を示すフローチャート図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、この発明を実施するための形態を図面に基づいて具体的に説明する。
図２は、この発明の一実施例であるネットワークシステムの一構成例を示す図である。
この実施例のネットワークシステムは、一般的なオフィスのネットワーク環境の例を示している。
このネットワークシステムは、複合機（以下「ＭＦＰ」と呼ぶ）１〜４と、情報処理装置であるパーソナルコンピュータ（以下「ＰＣ」と呼ぶ）４０〜５１とがネットワーク５を介して通信可能に接続されている。上記ネットワーク５は、ローカルエリアネットワークとインターネットとを含んでいる。
ＭＦＰ１〜４は、それぞれＣＰＵ、ＲＯＭ及びＲＡＭを含むマイクロコンピュータによって実現され、複数種類の機能を備えた画像形成装置である。
【００１４】
そのＭＦＰ１は、原稿の画像を読み取ってその画像データを入力するスキャナ機能（画像読取機能）、原稿の画像を読み取って用紙に複写印刷するコピー機能（複写機能）、プリント機能（印刷機能）、原稿から読み取った画像データ又は文書や図形などのデータから変換した画像データをファクシミリ送受信するファクシミリ通信機能（以下「ＦＡＸ機能」と呼ぶ）を搭載しており、ＭＦＰ２〜４は、それぞれスキャナ機能、コピー機能、プリント機能を搭載している。
すなわち、このネットワークシステムでは、ＦＡＸ機能を搭載しているのはＭＦＰ１の１台のみである。
また、ＭＦＰ２〜４でスキャンした原稿の画像データをＭＦＰ１へ送信し、ＭＦＰ１のＦＡＸ機能によって上記画像データをＦＡＸ文書（ＦＡＸ送信データ）としてＦＡＸ送信することができる。さらに、ＭＦＰ１でＦＡＸ受信したＦＡＸ文書（ＦＡＸ受信データ）を、ネットワーク５内のＰＣ４０〜５１の利用者が他者の介在なしに受け取れるように送信することもできる。
すなわち、ＭＦＰ２〜４は、ＭＦＰ１のＦＡＸ機能を共有することができる。
【００１５】
一方、ＰＣ４０〜５１は、それぞれＣＰＵ、ＲＯＭ及びＲＡＭを含むマイクロコンピュータによって実現され、文書、図、及び表を含む各種のデータ作成機能と、ネットワーク５を介して互いのＰＣ間のデータ通信と、インターネットを利用した電子メール（「ｅ−ｍａｉｌ」とも呼ぶ）を送受信する機能とを備えた情報処理装置である。また、ネットワーク５及びインターネット上のサイトの閲覧と各種の情報を検索する機能も備えている。
ＰＣ４０〜５１は、それぞれの利用者が特定の１人に限られており、そのＰＣ４０〜４２の利用者は、通常はＭＦＰ１を共有しており、このＭＦＰ１とＰＣ４０〜４２とからなるグループを第１グループと呼ぶ。
同様に、第２グループは、ＰＣ４３〜４５でＭＦＰ２を共有しており、第３グループは、ＰＣ４６〜４８でＭＦＰ３を共有しており、第４グループは、ＰＣ４９〜５１でＭＦＰ４を共有している。
すなわち、一人１台のＰＣを使用し、３人づつ１台のＭＦＰを通常使用している。
【００１６】
各グループのＰＣが共有するＭＦＰは、グループ内の各ＰＣから最も近い場所に設置されているＭＦＰを選んでいる。このグループは、例えば、会社における部署毎の区分になる。
これは、ＭＦＰが利用者から遠くの位置に有ると、ＭＦＰにスキャンやコピーする原稿をセットしに出向いたり、プリントした用紙を取りに出向いたりすることが不便であるからである。
そして、ＭＦＰ１は、主にＰＣ４０〜４２によって共有され、ＰＣ４０〜４２からの依頼によるスキャン、コピー、プリントを実行する。また、ＦＡＸ受信したＦＡＸ文書の転送に係る各種の処理も実行する。なお、このＭＦＰ１をＰＣ４３〜５１も利用することができる。
ＭＦＰ２〜４についても、その機能がそれぞれのグループ内の各ＰＣによって共有される。
【００１７】
さらに、ＭＦＰ１〜４のそれぞれのアドレス帳記憶部（図２では図示を省略）には、そのＭＦＰを通常共有している各ＰＣの利用者の氏名と利用者の電子メールアドレスとを対応させて登録したアドレス帳（「利用者情報」「受信者情報」に相当する）が登録されている。
すなわち、第１グループのＭＦＰ１には、ＭＦＰ１を共有しているＰＣ４０〜４２の各利用者の氏名と対応する電子メールアドレスが登録されている。
また、第２グループのＭＦＰ２にはＰＣ４３〜４５の各利用者の氏名と対応する電子メールアドレスが、第３グループのＭＦＰ３にはＰＣ４６〜４８の各利用者の氏名と対応する電子メールアドレスが、第４グループのＭＦＰ４にはＰＣ４９〜５１の各利用者の氏名と対応する電子メールアドレスが、それぞれ登録されている。
このアドレス帳は、ＭＦＰ１が、ＦＡＸ受信したＦＡＸデータを、ネットワーク５内のＰＣ４０〜５１の利用者が他者の介在なしに受け取れるように送信するのに使用される。
【００１８】
このネットワークでは、各利用者は、ＭＦＰ１のＦＡＸ機能を利用する場合、自席からＭＦＰ１の設置場所に出向いて直接操作して使用することも可能であるが、ＭＦＰ１の設置場所が自席から遠い利用者の場合、自席に近いＭＦＰを介してＭＦＰ１のＦＡＸ機能を利用することができる。例えば、第３グループのＰＣ４６の利用者は、ＭＦＰ１に出向くよりも第３グループ内のＭＦＰ３の方が自席から近いので、ＭＦＰ３でＦＡＸ送信する原稿の画像データをスキャンしてＦＡＸ送信の送付先情報と共にＦＡＸ機能を備えたＭＦＰ１に転送してＦＡＸ送信を依頼し、ＭＦＰ１がその依頼に基づいて自装置のＦＡＸ機能によって電話回線を使ってＦＡＸ送信する。
【００１９】
一方、このネットワークシステムにおけるＦＡＸ受信について、外部の会社にはＭＦＰ１に対するＦＡＸ番号として１つの電話回線しか提供していないため、外部からＰＣ４０〜５１の各利用者に送られてくるＦＡＸ文書は、ＦＡＸ機能を備えたＭＦＰ１が全て受信することになる。
ところで、電子メールが浸透している今日において、ＦＡＸ通信を敢えて使う理由として、１対多の通信が可能なために情報漏洩の危険があるインターネットに対して、１対１接続のために情報漏洩を防止できるという観点がある。
しかし、上述のように、外部からＰＣ４０〜５１の各利用者に送られてくるＦＡＸ文書を、ＦＡＸ機能を備えたＭＦＰ１が全て受信する場合、例えば、多数の利用者達が他部署の利用者宛に届いた秘密文書を容易に見ることができるので情報漏洩の恐れがある。
【００２０】
そこで、ＦＡＸ機能を備えたＭＦＰ１が、ＦＡＸ文書を受信した際に、そのＦＡＸ文書のサブアドレス等の情報から送付先の利用者の電子メールアドレスを抽出し、その電子メールアドレス宛にＦＡＸ文書の受信を通知する仕組みが考えられる。
しかし、ＦＡＸ文書のサブアドレス等の情報から送付先の利用者の電子メールアドレスを抽出するためには、そもそもＦＡＸ文書をＦＡＸ送信してきた装置がＦＡＸ文書の送信時に送付先の利用者の電子メールアドレスを送付してくるような仕組みを搭載していないと実現不可能である。
また、ＦＡＸ文書の受信を送付先の利用者に通知したとしても、その利用者の自席がＭＦＰ１から遠い場合、ＭＦＰ１のところまでＦＡＸ文書を受け取りに行くことは時間の浪費となる。
【００２１】
次に、ＭＦＰ１にネットワーク上の多数のＰＣにそれぞれ登録されている電子メールアドレスを登録できるような仕組みが考えられる。
しかし、ＭＦＰに登録できる電子メールアドレスのエントリ数は有限であるので、規模の小さな会社であれば１台のＭＦＰ１に利用者全員の電子メールアドレスを登録することも可能であるが、規模の大きな会社ではＦＡＸ機能を備えたＭＦＰ１の１台に多数の利用者全員の電子メールアドレスを登録することは不可能であり、登録できる最大数に応じたＦＡＸ機能付きＭＦＰを設置せざるを得ないという状況になり、ＦＡＸ回線の増加やＦＡＸ機能追加の設備負担が強いられてしまう。
【００２２】
この実施例のネットワークシステムは、ＭＦＰ１は、複数の画像形成装置がネットワークを介して接続されており、その中の１台の画像形成装置に搭載されているＦＡＸ機能を、ＦＡＸ機能を備えていない他の画像形成装置が共有して使用する場合、そのＦＡＸ機能を利用している全ての利用者が他者の介在なしに自分宛のＦＡＸ文書を受信できるようにする機能を備えている。
【００２３】
図１は、図２に示したＭＦＰ１の構成を示すブロック図である。
このＭＦＰ１は、原稿の画像を読み取り、その画像データを入力するスキャナ部（画像読取部）１１と、ＦＡＸ文書のデータ、スキャナ部１１によって読み取った画像データ、ＰＣ４０〜ＰＣ５１から印刷を依頼されたデータを含む各種のデータを印刷するプロッタ部１２とを備えた画像形成手段である画像形成部１０と、利用者がＭＦＰ１に対する各種の操作情報を入力すると共に、利用者に対する各種の情報を表示する操作表示部１３と、ＰＣ４０〜４２の各利用者の氏名と電子メールアドレスとを対応させて登録したアドレス帳を記憶するアドレス帳記憶部１４を備えている。
また、ＭＦＰ１の全体の制御を司るコントローラ１５も備えている。
【００２４】
コントローラ１５は、ＭＦＰ１の全体の制御を司る制御手段であるＣＰＵ２０と、ＣＰＵ２０が実行する制御プログラム（「ファームウェア」ともいう）を記憶したＲＯＭ２１と、ＣＰＵ２０がＲＯＭ２１の制御プログラムを実行する際の作業領域として使用すると共に、画像データを含む各種情報を記憶するＲＡＭ２２を有する。
また、コントローラ１５は、スキャナ部１１とプロッタ部１２向けの各種の画像処理を行う画像処理部２３と、電話回線を介して外部装置との間のファクシミリ通信（ＦＡＸ送信、ＦＡＸ受信）をするＦＡＸ通信部２４と、ＦＡＸ受信したＦＡＸ文書の画像データから文字を認識するＯＣＲ等の文字認識部２５と、文字認識部２５によって認識した文字情報から送付先情報を抽出する送付先情報抽出部２６と、ＦＡＸ文書を暗号化すると共に、その暗号化したＦＡＸ文書を復号化するための暗号鍵を出力する暗号化部２７と、ネットワーク５上のＭＦＰ２〜４、ＰＣ４０〜５１とのデータ通信と、インターネットを介したデータ通信とを司るネットワーク制御部２８を有する。
【００２５】
図３は、図１に示したアドレス帳記憶部１４に記憶されたアドレス帳のデータ例を示す説明図である。
アドレス帳記憶部１４のアドレス帳には、ＭＦＰ１を通常は共有して使用しているＰＣ４０〜４１の各利用者の氏名とその利用者が使用している電子メールアドレスとを対応させた利用者情報が登録されている。
例えば、ＰＣ４０の利用者については、氏名「Ａ」で電子メールアドレス「ａａａａ＠＊．＊ｊｐ」であり、ＰＣ４１の利用者については、氏名「Ｂ」で電子メールアドレス「ｂｂｂｂ＠＊．＊ｊｐ」であり、ＰＣ４２の利用者については、氏名「Ｃ」で電子メールアドレス「ｙｙｙｙ＠＊．＊ｊｐ」である。なお、ここでは、図２に示した構成例に合せて３名分の登録例を示しているが、ＭＦＰ１を通常は共有して使用するＰＣの利用者が追加された場合には、アドレス帳に、その利用者の利用者情報が追加登録される。
また、上記電子メールアドレスは実在のものを示すものではなく、仮想のものであり、上記「＊」は任意の文字を示している。
【００２６】
さらに、図示を省略するが、ＭＦＰ２〜４にも予めそれぞれのＭＦＰを通常は共有して使用している各ＰＣの利用者の氏名とその利用者が使用している電子メールアドレスとを対応させた利用者情報が登録されている。
すなわち、ＭＦＰ２のアドレス帳記憶部のアドレス帳には、ＰＣ４３〜４５の各利用者の氏名とその利用者が使用している電子メールアドレスとを対応させた利用者情報が、ＭＦＰ３のアドレス帳記憶部のアドレス帳には、ＰＣ４６〜４８の各利用者の氏名とその利用者が使用している電子メールアドレスとを対応させた利用者情報が、ＭＦＰ４のアドレス帳記憶部のアドレス帳には、ＰＣ４９〜５１の各利用者の氏名とその利用者が使用している電子メールアドレスとを対応させた利用者情報が、それぞれ登録されている。
【００２７】
すなわち、上記ネットワーク制御部２８が、ネットワーク上の他の画像形成装置とデータ通信するデータ通信手段の機能を果たす。
また、上記アドレス帳記憶部１４が、自装置を利用する利用者の利用者情報を記憶する利用者情報記憶手段の機能を果たす。
さらに、上記ＦＡＸ通信部２４が、ファクシミリデータを送受信するファクシミリ通信手段の機能を果たす。
また、上記暗号化部２７が、上記ファクシミリ通信手段によって受信したファクシミリデータを暗号化する暗号化手段の機能を果たす。
さらに、上記文字認識部２５が、上記ファクシミリ通信手段によって受信したファクシミリデータを文字認識する文字認識手段の機能を果たす。
【００２８】
また、上記送付先情報抽出部２６が、上記文字認識手段によって認識した文字情報からファクシミリデータの送付先情報を抽出する送付先情報抽出手段と、上記利用者情報記憶手段に上記送付先情報抽出手段によって抽出した送付先情報に該当する利用者情報を検索する検索手段と、上記検索手段によって上記送付先情報に該当する利用者情報がなかった場合、上記データ通信手段によって上記他の画像形成装置に上記送付先情報に該当する利用者情報を問い合せる問い合せ手段と、上記暗号化手段によって暗号化されたファクシミリデータを上記検索手段によって検索された利用者情報又は前記問い合せ手段によって問い合せた上記他の画像形成装置から取得した利用者情報に基づいて送付する送付手段の機能を果たす。
【００２９】
また、上記文字認識部２５は、上記ファクシミリデータの最初の１ページのみを文字認識する手段の機能を有する。
さらに、上記送付先情報抽出部２６は、上記文字認識手段によって認識した文字情報の中から、上記ファクシミリデータの送付先情報を抽出するためのキーワードを検索した後、その検索されたキーワードを含む抽出範囲を拡大しながら、その抽出範囲内に存在する文字情報を送付先情報として抽出する手段の機能を有する。
また、上記操作表示部１３は、上記ファクシミリデータに対する上記キーワードの検索範囲、又は上記送付先情報の抽出範囲を設定する手段の機能を果たす。
さらに、上記ネットワーク制御部２８は、上記他の画像形成装置に対してブロードキャストパケットを送付して上記送付先情報に該当する利用者情報を問い合せる手段の機能も果たす。
また、上記ブロードキャストパケットには、上記送付先情報として上記ファクシミリデータの送付先を示す利用者の氏名を含む。
【００３０】
さらに、上記利用者情報に利用者の電子メールアドレスが含まれており、上記ネットワーク制御部２８は、上記暗号化されたファクシミリデータを上記電子メールアドレス宛の電子メールで送付、又は、上記問い合せに対して利用者情報を通知した画像形成装置に上記暗号化されたファクシミリデータを送付する手段と、上記暗号化したファクシミリデータの送付後、上記暗号化したファクシミリデータを復号化するための暗号鍵を上記電子メールアドレス宛の電子メールで、又は上記問い合せに対して利用者情報を通知した画像形成装置に送付する手段と、上記ブロードキャストパケットの送付後、予め設定した一定時間を経過しても応答がなかった場合、未処理のファクシミリデータが存在する旨を表示、又は、予め登録されたシステム管理者の電子メールアドレス宛の電子メールで通知する手段の機能も果たす。
【００３１】
また、ＭＦＰ２〜４は、上記のような画像形成装置とネットワークを介してデータ通信する画像形成装置であって、図示を省略するが、自装置を利用する利用者の利用者情報を記憶する記憶手段と、上記画像形成装置から上記送付先情報に該当する利用者情報の問い合せがあった場合、上記記憶手段に対して上記送付先情報に該当する利用者情報を検索し、上記送付先情報に該当する利用者情報があった場合、その利用者情報を返信する手段を備えている。
【００３２】
さらに、上記ＭＦＰ１の各部によって、ネットワーク上の他の画像形成装置とデータ通信するデータ通信工程と、自装置を利用する利用者の利用者情報を記憶する利用者情報記憶工程と、ファクシミリデータを送受信するファクシミリ通信工程と、上記ファクシミリ通信工程によって受信したファクシミリデータを暗号化する暗号化工程と、上記ファクシミリ通信工程によって受信したファクシミリデータを文字認識する文字認識工程と、上記文字認識工程によって認識した文字情報からファクシミリデータの送付先情報を抽出する送付先情報抽出工程と、上記利用者情報記憶工程で記憶した利用者情報の中から上記送付先情報抽出工程によって抽出した送付先情報に該当する利用者情報を検索する検索工程と、上記検索工程によって上記送付先情報に該当する利用者情報がなかった場合、上記データ通信工程によって上記他の画像形成装置に上記送付先情報に該当する利用者情報を問い合せる問い合せ工程と、上記暗号化工程によって暗号化されたファクシミリデータを上記検索工程によって検索された利用者情報又は上記問い合せ工程によって問い合せた上記他の画像形成装置から取得した利用者情報に基づいて送付する送付工程とからなる画像形成装置のデータ送付方法が実行される。
【００３３】
次に、ＭＦＰ１におけるＦＡＸ文書受信時の処理を説明する。
図５は、図１に示したＭＦＰ１におけるＦＡＸ文書受信時の処理を示すフローチャート図である。
このＦＡＸ文書受信時の処理は、ＣＰＵ２０がコントローラ１５内の各部を制御して実行する。
ステップ（図中「Ｓ」で示す）１で、ＦＡＸ通信部２４がＦＡＸ文書を受信するとステップ２へ進む。ＦＡＸ通信部２４が受信したＦＡＸ文書の画像データはＲＡＭ２２に記憶される。
【００３４】
ステップ２で、文字認識部２５がＲＡＭ２２内のＦＡＸ文書の画像データに文字認識処理を施し、その処理によって認識された文字情報をＲＡＭ２２内のＦＡＸ文書の画像データとは異なる領域に記憶し、ステップ３へ進む。
ステップ３で、送付先情報抽出部２６がＲＡＭ２２内の文字情報からＦＡＸ文書の送付先を示す送付先情報を抽出するためのキーワードを検索し、ステップ４へ進む。
ステップ４で、送付先情報抽出部２６が上記キーワードに基づいて上記文字情報から送付先情報を抽出し、ステップ５へ進む。
【００３５】
次に、上記ステップ２〜４の処理について更に詳しく説明する。
例えば、ＦＡＸ文書においては、１ページ目のカバーシート（「カバーページ」とも呼ぶ）にＦＡＸ文書の送付先である送付先の名前（「受信者名」ともいう）が記載されていることが多い。
図４は、ＦＡＸ文書のカバーシートに記載された送付先情報を含む部分のフォーマットの一例を示す図である。
図４の（ａ）〜（ｅ）に示すように、ＦＡＸ文書のカバーシートには、通常、「送付先」「Ｔｏ」「宛先」「様」等の文字情報の近傍にＦＡＸ文書の送付先の名前が記載されている。
【００３６】
そこで、文字認識部２５は、ＦＡＸ文書のカバーシート（最初の１ページ目）の画像データのみを文字認識処理の対象として、文字認識を施し、ＦＡＸ文書の１ページ目の画像データ中から文字情報を認識する。
このように、上記文字認識処理を、ＦＡＸ文書中の送付先情報が含まれている部分のみに施せば、処理時間を短くすることができる。
文字認識処理には、例えば、画像データから文字情報を認識するＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）等の公知技術を用いるとよい。その処理は公知なので詳細な説明を省略する。
【００３７】
次に、上記送付先情報抽出部２６における送付先情報を抽出するためのキーワードの検索と、そのキーワードに基づく送付先情報の抽出処理について説明する。
文字認識部２５によって認識された文字情報が、ＲＡＭ２２に、図４の（ａ）〜（ｅ）にそれぞれ示すようなフォーマットで記憶された場合、送付先情報抽出部２６は、文字情報中から、送付先の名前が記載されている箇所を推定するための「送付先」「Ｔｏ」「宛先」又は「様」等の文字情報をキーワードとして検索する。
送付先情報抽出部２６は、「送付先」「Ｔｏ」又は「宛先」のいずれかのキーワードを検索できたら、その検索されたキーワードの近傍を矩形で囲い、その矩形の範囲内の文字情報を抽出していく。
その後、徐々に矩形の範囲を拡大して文字情報の抽出を行い、キーワードと抽出された文字情報の間について文字サイズで複数文字程度の空白を検出した時点で、「送付先の名前」の文字情報を抽出したものとする。図４の（ａ）〜（ｅ）中の「送付先の名前」をそれぞれ破線枠で囲んで示す。
【００３８】
但し、上記抽出された文字情報を、「発信元」「Ｆｒｏｍ」等の発信者を示すキーワードと比較し、それらのキーワードと一致した場合には、「送付先の名前」の文字情報ではないと判断し、さらに文字情報の抽出処理を継続する。
このようにして、宛先を示すキーワードを検出した後、そのキーワードを左端に配置した矩形を作り、その矩形中で、キーワードの右側にある文字情報を抽出し、ここで抽出できた文字情報（文字例）が発信元を示すキーワードでなかった場合には「送付先の名前」とするが、発信元を示すキーワードだった場合には、宛先を示すキーワードの下方、又は次の行の文字情報について抽出を行う。
また、「名前」「Ｎａｍｅ」等のキーワードが検索された場合には、そのキーワードの右方向の文字情報を、「様」というキーワードが検索された場合には、そのキーワードの左方向の文字情報を抽出することによって「送付先の名前」を抽出する。
【００３９】
なお、上述の説明では、一般的なＦＡＸカバーシートを想定した「送付先の名前」の記載例について示したが、特殊なフォーマットのカバーシートを使用する場合も考えられる。
そこで、特殊なフォーマットのカバーシートにおける「送付先の名前」を抽出できるようにするために、ＭＦＰ１の操作表示部１３からユーザがＦＡＸ文書中の「送付先の名前」を抽出するためのキーワードの検索範囲、及びそのキーワードを検索した後に、そのキーワード検索後に文字情報の抽出方向、又は抽出範囲を設定するようにするとよい。
このようにすれば、「送付先の名前」を抽出できないようなフォーマットのＦＡＸ文書を受信した場合には、上述の設定をすることによって、その後に受信したＦＡＸ文書については「送付先の名前」を確実に抽出することが可能になる。
なお、送付先情報抽出部２６は、上述のようにしても送付先情報を抽出できなかった場合には、例えば、操作表示部１３上に送付先情報（「送付先の名前」）が抽出できないＦＡＸ文書を受信していることを示すメッセージを表示するとよい。
【００４０】
説明を図５に戻す。
図５のステップ５で、送付先情報抽出部２６は、自装置のアドレス帳から送付先情報に該当する利用者情報を検索し、ステップ６へ進む。
この処理では、送付先情報抽出部２６は、まず、自装置のアドレス帳に「送付先の名前」に該当（一致）する「利用者の氏名」が登録されているか否かを検索する。
ステップ６で、送付先情報抽出部２６は、送付先情報に該当する利用者情報があったか否かを判断し、あったらステップ１１へ進み、なかったらステップ７へ進む。
ステップ１１で、暗号化部２７がＦＡＸ文書を暗号化して、ネットワーク制御部２８が利用者情報の電子メールアドレス宛に送付し、ステップ１２へ進む。
ステップ１２で、ネットワーク制御部２８が暗号化部２７で生成された暗号鍵（暗号化されたＦＡＸ文書を復号化するための情報）を、利用者情報の電子メールアドレス宛に送付し、この処理を終了する。
【００４１】
ステップ１１、１２の処理では、送付先情報抽出部２６がアドレス帳記憶部１４のアドレス帳内で「送付先の名前」に該当（一致）する「利用者の氏名」を検索し、検索された場合には、その「利用者の氏名」に対応する「電子メールアドレス」を取得する。この場合は、ＰＣ４０〜４２のいずれかの利用者の電子メールアドレスになる。
さらに、暗号化部２７は、ＲＡＭ２２に記憶されたＦＡＸ文書の画像データを暗号化し、その暗号化を復号化するための暗号鍵を生成する。
そして、ネットワーク制御部２８が上記電子メールアドレスに暗号化されたＦＡＸ文書を送付する。
【００４２】
その後、ネットワーク制御部２８が別の電子メールで上記電子メールアドレスに先ほど送信した暗号化したＦＡＸ文書を復号化するための暗号鍵を送付する。この場合、暗号化されたＦＡＸ文書と暗号鍵の送付先はＰＣ４０〜４２のいずれかの利用者の電子メールアドレスになる。
こうして、ＦＡＸ文書を電子メールで受け取ったＰＣ４０〜４２のいずれかの利用者（受信者）は、自己の使用するＰＣ上で暗号化されたＦＡＸ文書の電子メールと暗号鍵の電子メールとを受信して、その暗号鍵によって暗号化されたＦＡＸ文書を復号化して内容を参照することが可能になる。
このような処理を行うことにより、ＦＡＸ送信した文書をＭＦＰ１を介して送付先の利用者に送信しても、電話回線によって１対１で接続されているＦＡＸ送信と同様に秘匿性を確保することができる。
【００４３】
次に、ステップ７では、ネットワーク制御部２８がネットワーク５上の他のＭＦＰ２〜４に対して送付先情報に該当する利用者情報を問い合せるブロードキャストパケットを送信し、ステップ８へ進む。
このように、自装置のアドレス帳記憶部１４のアドレス帳内に「送付先の名前」に該当（一致）する「利用者の氏名」が見つからなかった場合、ネットワーク制御部２８がネットワーク５上に存在する他のＭＦＰ２〜４に対してブロードキャストパケットを送付し、それぞれのＭＦＰ２〜４が保持するアドレス帳に「送付先の名前」に該当（一致）する「利用者の氏名」が有るか否かを問い合せ、該当するものがあった場合にはその「利用者の氏名」に対応する「電子メールアドレス」を通知するように依頼する。
【００４４】
ＭＦＰ２〜４では、ステップ８で、ＭＦＰ１からのブロードキャストパケットを受信すると、そのブロードキャストパケットに含まれる送付先情報に該当する利用者情報が自装置のアドレス帳に有るか否かを判断し、あればステップ１０へ進み、なければステップ９へ進む。
ステップ８の処理では、ＭＦＰ２〜４が、それぞれのアドレス帳記憶部のアドレス帳内で「送付先の名前」に該当（一致）する「利用者の氏名」を検索する。
ステップ１０で、ＭＦＰ２〜４が、ＭＦＰ１に対して送付先情報に該当する利用者情報があったことを示す情報と、その利用者情報に対応する電子メールアドレスとを通知し、ステップ１１へ進む。
ステップ１１で、暗号化部２７がＦＡＸ文書を暗号化して、ネットワーク制御部２８がＭＦＰ２〜４のいずれかから通知された電子メールアドレス宛に送付し、ステップ１２へ進む。
【００４５】
ステップ１２で、ネットワーク制御部２８が、暗号化部２７で生成された暗号鍵（暗号化されたＦＡＸ文書を復号化するための情報）を、ＭＦＰ２〜４のいずれかから通知された電子メールアドレス宛に送付し、この処理を終了する。
この場合のステップ１１、１２の処理では、ＭＦＰ２〜４のいずれかから「送付先の名前」に該当（一致）する「利用者の氏名」に対応する「電子メールアドレス」を取得する。この場合は、ＰＣ４３〜５１のいずれかの利用者の電子メールアドレスになる。
そして、暗号化部２７がＲＡＭ２２に記憶されたＦＡＸ文書の画像データを暗号化し、その暗号化を復号化するための暗号鍵を生成し、ネットワーク制御部２８が上記電子メールアドレスに暗号化されたＦＡＸ文書を送付し、その後、ネットワーク制御部２８が別の電子メールで上記電子メールアドレスに先ほど送信した暗号化したＦＡＸ文書を復号化するための暗号鍵を送付する。
【００４６】
こうして、ＦＡＸ文書を電子メールで受け取ったＰＣ４３〜５１のいずれかの利用者（受信者）は、自己の使用するＰＣ上で暗号化されたＦＡＸ文書の電子メールと暗号鍵の電子メールとを受信して、その暗号鍵によって暗号化されたＦＡＸ文書を復号化して内容を参照することが可能になる。
このようにして、ＭＦＰ１は、受信したＦＡＸ文書の宛先が他のＭＦＰ２〜４で管理されているＰＣの利用者の場合でも、ＦＡＸ文書の内容の秘匿性を損なわずに転送することができる。
一方、ステップ９では、ＭＦＰ２〜４が、それぞれＭＦＰ１から問い合せのあった送付先情報に該当する利用者情報がなかったことをＭＦＰ１へ通知し、この処理を終了する。
なお、ＭＦＰ２〜４は、それぞれ自装置のアドレス帳に送付先情報に該当する利用者情報がなかった場合には一致する名前がなかったことを示すパケットをＭＦＰ１に送付するようにしても良いし、送付しなくても良い。
【００４７】
また、上述の処理では、暗号化されたＦＡＸ文書と暗号鍵とをそれぞれ異なる電子メールで送付する場合を説明したが、暗号化されたＦＡＸ文書と暗号鍵とを１つの電子メールにまとめて送付するようにしてもよい。
さらに、ＭＦＰ１は、ブロードキャストパケットの送付後、予め設定した一定時間が経過するまでは、ネットワーク５に接続された他のＭＦＰ２〜４からの通知を待ち、どのＭＦＰ２〜４からも通知が無く、どのＭＦＰ２〜４にも登録がない場合には、自装置の操作表示部１３上に未処理のＦＡＸ文書が存在する旨を表示するとよい。また、上記一定時間内に通知がなかったＭＦＰがあった場合には、通知がなかったＭＦＰについて、自装置の操作表示部１３上に問い合せに対して応答がなかった旨を表示するとよい。
さらに、どのＭＦＰ２〜４にも登録がない場合、ネットワークシステムのシステム管理者に対して、未処理のＦＡＸ文書が存在する電子メールを通知するようにしても良い。
【００４８】
次に、ＭＦＰ１におけるＦＡＸ文書受信時の他の処理例を説明する。
上述したＦＡＸ文書受信時の処理では、ＭＦＰ１は暗号化したＦＡＸ文書を送付先の利用者の電子メールアドレスによって電子メールで送付するようにしたが、その利用者が通常利用しているＭＦＰへ転送するようにしてもよい。
図６は、図１に示したＭＦＰ１におけるＦＡＸ文書受信時の他の処理例を示すフローチャート図である。
図６のステップ２１〜３０の各処理は、図５のステップ１〜１０とそれぞれ同じなので、その説明を省略する。
【００４９】
この場合の処理では、ＭＦＰ１は、自装置のアドレス帳に該当する利用者情報があった場合は、ステップ３１で、暗号化したＦＡＸ文書をＲＡＭ２２内に保持し、ステップ３２で、利用者が通常利用しているＭＦＰにＦＡＸ文書を受信したことと、ＦＡＸ文書の暗号化を復号化するための暗号鍵とを知らせる電子メールを送付する。また、ＭＦＰ２〜４のいずれかから電子メールアドレスの通知を受けた場合は、ステップ３１で、その電子メールアドレスの通知を受けたＭＦＰ宛に暗号化したＦＡＸ文書を転送して保持させ、ステップ３２で、利用者が通常利用しているＭＦＰにＦＡＸ文書を受信したことと、ＦＡＸ文書の暗号化を復号化するための暗号鍵とを知らせる電子メールを送付する。
なお、上記ＦＡＸ文書の受信の通知と、暗号鍵の通知とをそれぞれ異なる電子メールで通知しても良いし、１つの電子メールにまとめて通知するようにしてもよい。
【００５０】
また、暗号化されたＦＡＸ文書と共に暗号鍵も利用者が通常利用しているＭＦＰに送付し、その利用者にＦＡＸ文書の受信を知らせる電子メールを送付するようにしてもよい。
こうして、ＦＡＸ文書の受信の通知を受けた利用者は、通常利用するＭＦＰに受信されている暗号化されたＦＡＸ文書を暗号鍵を用いて復号化し、自己のＰＣに送付しても良いし、その場で印刷するようにしてもよい。
このような処理を行うことにより、ＦＡＸ文書を宛先の利用者以外の人が参照することを防ぎ、また、ネットワークの盗み見による情報漏洩を防ぐとともに、自席から遠く離れたＦＡＸ機能付きＭＦＰまでＦＡＸ文書を取得しにいくという非効率な時間を排除することが可能になる。
すなわち、利用者は、ＭＦＰ１で受信したＦＡＸ文書を他者に見られることなく受け取ることができる。
【００５１】
この実施例のＦＡＸ機能を備えたＭＦＰ１によれば、アドレス帳に全利用者の利用者情報を登録する必要が無く、メモリ容量を節約できる。
また、アドレス帳の検索に時間がかかるようなこともない。
さらに、ネットワーク５上にアドレス帳を管理するようなサーバを設置する必要もなく、必要な時に必要な人のアドレスを参照するだけ、しかも送信時ではなく、受信時に行う処理なので、使い勝手には全く影響を与えない。
また、受信したＦＡＸ文書を宛先の利用者に送るときに宛先以外の利用者が介在することによる情報漏洩を防ぐことができるので、ネットワーク５を使用するにも関わらず、電話回線使用時と同様に秘匿性を確保できる。
【００５２】
さらに、ＭＦＰ１が利用者の電子メールアドレス宛へ、又は利用者が普段利用している自席に近いＭＦＰまでＦＡＸ文書を転送するので、利用者はＦＡＸ文書を参照したり印刷したりする場合にＦＡＸ機能付きＭＦＰ１の所まで足を運ぶ必要が無くなり、ネットワーク５上の各ＰＣ４０〜５１の利用者の利便性を高めることができる。
また、ＦＡＸ機能を備えたＭＦＰ１の設置及びＦＡＸ用の電話回線は事業所に１つだけ設置するだけでよく、ネットワークシステムの利便性を損なうことなく導入のコストを低減できる。
さらに、ＦＡＸ文書を送付先の利用者に電子メールで送付するための電子メールアドレスを、ネットワーク５に接続されている各ＭＦＰ２〜４から取得するので、ネットワーク５上にアドレス管理を行うサーバを設ける必要がなく、ネットワークシステムの導入のコストを低減できる。
【産業上の利用可能性】
【００５３】
この発明による画像形成装置と画像形成装置のデータ送付方法は、ファクシミリ装置、複合機を含むファクシミリ通信が可能な画像形成装置全般に適用することができる。
【符号の説明】
【００５４】
１〜４：ＭＦＰ    ５：ネットワーク    １０：画像形成部    １１：スキャナ部    １２：プロッタ部    １３：操作表示部    １４：アドレス帳記憶部    １５：コントローラ    ２０：ＣＰＵ    ２１：ＲＯＭ    ２２：ＲＡＭ    ２３：画像処理部    ２４：ＦＡＸ通信部    ２５：文字認識部    ２６：送付先情報抽出部    ２７：暗号化部    ２８：ネットワーク制御部    ４０〜５１：ＰＣ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００５５】
【特許文献１】特開２００５−３１２０６９号公報
【特許文献２】特開２００１−０８６３１２号公報
【図１】
0005569125.tif 000002
【図２】
0005569125.tif 000003
【図３】
0005569125.tif 000004
【図４】
0005569125.tif 000005
【図５】
0005569125.tif 000006
【図６】
0005569125.tif 000007