(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
グローバルデータ管理のためのコンピュータシステムが行う方法であって、
データ項目を分類するための正規化スキームを提供する階層的分類構造に従って分類される前記データ項目の少なくとも１つの配置をメモリ機器に格納するステップであって、前記データ項目は、組織のグローバルデータと、前記グローバルデータに対応する保持スケジュールとを備えるステップと、
プロセッサが、前記保持スケジュールに従って前記データ項目を保持するステップであって、前記保持スケジュールは、所定の要件の組に一致する前記データ項目を保持するための第１の期間を規定するグローバル保持ルールと、第２の期間の間、少なくとも１つのデータ項目を保持するための少なくとも１つの例外ルールとを含む複数の保持ルールを備えるステップと、
を含み、
前記データ項目は、前記所定の要件の組に一致するときに、前記第１の期間の少なくとも期限切れまで前記メモリに保持され、特定のデータ項目は、前記少なくとも１つの例外ルールが前記特定のデータ項目に適用されるときに、前記第２の期間の期限切れまで保持され、
前記保持スケジュールは、トリガされたときに、前記グローバル保持ルールに関連付けられる前記第１の期間の開始日を規定する第１のトリガイベントと、トリガされたときに、前記少なくとも１つの例外ルールに関連付けられる前記第２の期間の開始日を規定する第２のトリガイベントとをさらに備える、方法。
【請求項２】
前記階層的分類構造は、
前記組織のビジネスを規定する機能層と、
前記機能層のビジネス過程を規定する業務層と、
前記ビジネス過程により生成される前記グローバルデータを規定する記録シリーズ層であって、前記保持スケジュールは、前記記録シリーズ層において、前記グローバルデータに割り当てられる記録シリーズ層と、
を備える、請求項１に記載の方法。
【請求項３】
前記所定の要件の組は、地域の管轄領域要件、ビジネス要件、および法律要件のうちの少なくとも１つを含む、請求項１に記載の方法。
【請求項４】
前記保持スケジュールは、
ソースデータに基づく、前記グローバル保持ルールおよび前記少なくとも１つの例外ルールのうちの１つまたは複数の、地域の管轄領域法律、ビジネス要件、およびグローバル法律要件のうちの少なくとも１つまでの１つまたは複数のトレースをさらに備える、請求項１に記載の方法。
【請求項５】
新しいデータ項目を追加するステップ、既存のデータ項目を削除するステップ、ならびに前記保持スケジュールおよび前記ソースデータを更新するステップのうちの少なくとも１つをさらに備える、請求項４に記載の方法。
【請求項６】
前記階層的分類構造と、前記メモリ機器に格納される前記データ項目または前記保持スケジュールに加えられる１つまたは複数の修正とに従って、前記データ項目を再分類するステップをさらに備える、請求項５に記載の方法。
【請求項７】
前記データ項目または前記保持スケジュールに加えられる前記修正を追跡するために、前記メモリ機器に前記修正のログを格納するステップをさらに備える、請求項６に記載の方法。
【請求項８】
データ項目の前記分類、前記複数のルールに関連付けられるメタデータ、およびデータ項目に適用可能な管轄領域のうちの１つを、前記メモリ機器に保持されるデータ項目を検索するための検索基準として使用するステップをさらに備える、請求項１に記載の方法。
【請求項９】
前記第１の期間は、前記第２の期間よりも短いか、同等であるか、または長い、請求項１に記載の方法。
【請求項１０】
グローバルデータ管理のための装置であって、
データ項目を分類するための正規化スキームを提供する階層的分類構造に従って分類される前記データ項目の少なくとも１つの配置を格納するメモリ機器であって、前記データ項目は、組織のグローバルデータと、前記グローバルデータに対応する保持スケジュールとを備えるメモリ機器と、
前記メモリ機器に連結されるデータプロセッサであって、前記メモリ機器に、前記保持スケジュールに従って前記データ項目を保持させ、前記保持スケジュールは、所定の要件の組に一致する前記データ項目を保持するための第１の期間を規定するグローバル保持ルールと、第２の期間の間、少なくとも１つのデータ項目を保持するための少なくとも１つの例外ルールとを含む複数の保持ルールを備えるデータプロセッサと、
を備え、
前記データ項目は、前記所定の要件の組に一致するときに、前記第１の期間の少なくとも期限切れまで前記メモリ機器に保持され、特定のデータ項目は、前記少なくとも１つの例外ルールが前記特定のデータ項目に適用されるときに、前記第２の期間の期限切れまで保持され、
前記保持スケジュールは、トリガされたときに、前記グローバル保持ルールに関連付けられる前記第１の期間の開始日を規定する第１のトリガイベントと、トリガされたときに、前記少なくとも１つの例外ルールに関連付けられる前記第２の期間の開始日を規定する第２のトリガイベントとをさらに備える、装置。
【請求項１１】
前記階層的分類構造は、
前記組織のビジネスを規定する機能層と、
前記機能層のビジネス過程を規定する業務層と、
前記ビジネス過程により生成される前記グローバルデータを規定する記録シリーズ層であって、前記データプロセッサは、前記記録シリーズ層において、前記保持スケジュールを前記グローバルデータに割り当てる記録シリーズ層と、
を備える、請求項１０に記載の装置。
【請求項１２】
前記所定の要件の組は、地域の管轄領域要件、ビジネス要件、および法律要件のうちの少なくとも１つを含む、請求項１０に記載の装置。
【請求項１３】
前記保持スケジュールは、
ソースデータに基づく、前記グローバル保持ルールおよび前記少なくとも１つの例外ルールのうちの１つまたは複数の、地域の管轄領域法律、ビジネス要件、およびグローバル法律要件のうちの少なくとも１つまでの１つまたは複数のトレースをさらに備える、請求項１０に記載の装置。
【請求項１４】
前記データプロセッサは、新しいデータ項目を追加するステップ、既存のデータ項目を削除するステップ、ならびに前記保持スケジュールおよび前記ソースデータを更新するステップのうちの少なくとも１つを、前記メモリ機器に実行させる、請求項１３に記載の装置。
【請求項１５】
前記データプロセッサは、前記メモリ機器に、前記階層的分類構造と、前記メモリ機器に格納される前記データ項目または前記保持スケジュールに加えられる修正のうちの１つまたは複数とに従って、前記データ項目を再分類させる、請求項１４に記載の装置。
【請求項１６】
前記データプロセッサは、前記メモリ機器に、前記データ項目または前記保持スケジュールに加えられる前記修正を追跡するために、前記メモリ機器に前記修正のログを格納させる、請求項１５に記載の装置。
【請求項１７】
前記第１の期間は、前記第２の期間よりも短いか、同等であるか、または長い、請求項１５に記載の装置。
【請求項１８】
グローバルデータ管理のための装置であって、
組織のグローバルデータと、前記グローバルデータに対応する保持スケジュールとを備えるデータ項目を格納するメモリ機器であって、前記保持スケジュールは、所定の要件の組に一致するときに、第１の期間の期限切れまで前記データ項目を保持するためのグローバル保持ルールと、少なくとも１つの例外ルールであって、それが特定のデータ項目に適用されるときに、第２の時間の期限切れまで前記特定のデータ項目を保持するための前記少なくとも１つの例外ルールとを含む複数の保持ルールを備え、前記保持スケジュールは、トリガされたときに、前記グローバル保持ルールに関連付けられる前記第１の期間の開始日を規定する第１のトリガイベントと、トリガされたときに、前記少なくとも１つの例外ルールに関連付けられる前記第２の期間の開始日を規定する第２のトリガイベントとをさらに備える、メモリ機器と、
前記メモリ機器に連結されるデータプロセッサであって、
前記第１の期間および前記第２の期間のうちの少なくとも１つの完了時に、電子通知をユーザ機器に送信して、前記ユーザ機器からの応答を所定の時間内に受信しないときに、前記データ項目を削除することを標示するステップと、
前記電子通知に対する応答を前記所定の時間内に受信しないときに、前記１つ以上の期限切れのデータ項目および前記対応する保持スケジュールを前記メモリ機器から削除するステップと、
を実行するデータプロセッサと、
を備える、装置。
【請求項１９】
前記データプロセッサは、新しいデータ項目を追加するステップ、既存のデータ項目を削除するステップ、および前記メモリ機器に格納される前記保持スケジュールを更新するステップのうちの少なくとも１つを、前記メモリ機器に実行させる、請求項１８に記載の装置。
【請求項２０】
前記データプロセッサは、前記メモリ機器に、前記階層的分類構造と、前記メモリ機器に格納される前記データ項目または前記保持スケジュールに加えられる修正とに従って、前記データ項目を再分類させる、請求項１９に記載の装置。
【請求項２１】
前記データプロセッサは、前記メモリ機器に、前記データ項目または前記保持スケジュールに加えられる前記修正を追跡するために、前記メモリ機器に前記修正のログを格納させる、請求項２０に記載の装置。
【請求項２２】
グローバルデータ管理のための方法を実行するためのプロセッサによる実行のための命令を含むコンピュータ可読ストレージ媒体に明白に具現化されるコンピュータプログラムであって、前記方法は、
データ項目を分類するための正規化スキームを提供する階層的分類構造に従って分類される前記データ項目の少なくとも１つの配置をメモリ機器に格納するステップであって、前記データ項目は、組織のグローバルデータと、前記グローバルデータに対応する保持スケジュールとを備えるステップと、
前記保持スケジュールに従って前記データ項目を保持するステップであって、前記保持スケジュールは、所定の要件の組に一致する前記データ項目を保持するための第１の期間を規定するグローバル保持ルールと、第２の期間の間、少なくとも１つのデータ項目を保持するための少なくとも１つの例外ルールとを含む複数の保持ルールを備えるステップと、
を含み、
前記データ項目は、前記所定の要件の組に一致するときに、前記第１の期間の少なくとも期限切れまで前記メモリ機器に保持され、特定のデータ項目は、前記少なくとも１つの例外ルールが前記特定のデータ項目に適用されるときに、前記第２の期間の期限切れまで保持され、
前記保持スケジュールは、トリガされたときに、前記グローバル保持ルールに関連付けられる前記第１の期間の開始日を規定する第１のトリガイベントと、トリガされたときに、前記少なくとも１つの例外ルールに関連付けられる前記第２の期間の開始日を規定する第２のトリガイベントとをさらに備える、コンピュータプログラム。
【請求項２３】
グローバルデータ管理のためのコンピュータシステムが行う方法であって、
情報を分類するための正規化スキームを提供する階層的分類構造に従って分類される前記情報の少なくとも１つの配置を格納するステップであって、前記情報は、組織の記録と、前記記録に対応する保持スケジュールとを備えるステップと、
前記保持スケジュールに従って前記情報を保持するステップであって、前記保持スケジュールは、所定の要件の組に一致する前記情報を保持するための第１の期間を規定するグローバル保持ルールと、第２の期間の間、少なくとも１つの情報を保持するための少なくとも１つの例外ルールとを含む複数の保持ルールを備えるステップと、
を含み、
前記情報は、前記所定の要件の組に一致するときに、前記第１の期間の少なくとも期限切れまで保持され、特定の記録は、前記少なくとも１つの例外ルールが前記特定の記録に適用されるときに、前記第２の期間の期限切れまで保持され、
前記保持スケジュールは、トリガされたときに、前記グローバル保持ルールに関連付けられる前記第１の期間の開始日を規定する第１のトリガイベントと、トリガされたときに、前記少なくとも１つの例外ルールに関連付けられる前記第２の期間の開始日を規定する第２のトリガイベントとをさらに備える、方法。
【請求項２４】
前記記録には、紙の文書または電子文書のうちの少なくとも１つが含まれる、請求項２３に記載の方法。
【請求項２５】
前記第１の期間は、前記第２の期間よりも短いか、同等であるか、または長い、請求項２３に記載の方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
関連特許
本出願は、２００８年３月１０日に出願された、名称が「Ｍｅｔｈｏｄｓ  ａｎｄ  Ｓｙｓｔｅｍｓ  ｆｏｒ  Ｇｒｏｕｐ  Ｄａｔａ  Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ  ａｎｄ  Ｃｌａｓｓｉｆｉｃａｔｉｏｎ」である米国仮特許出願第６１／０６４，５２４号からの優先権を主張し、本仮特許出願の内容は、参照により本明細書に組み込まれる。
【０００２】
本発明は、概してデータ項目の格納および管理に関し、好ましくは階層データストレージシステム内におけるデータ項目の格納および管理に関する。より具体的には、本発明は、安定した分類またはグループタクソノミもしくは他のデータ編成モデル（単数または複数）に従って、税、財務、またはビジネス組織の他のビジネス記録等の関連のグローバル記録を格納および保持する方法およびシステムに関する。
【背景技術】
【０００３】
証券会社、病院、教育機関、薬局、新聞代理店、政府機関、裁判所、統計学者、検索エンジン、考古学者、博物館、個人、および投資会社を含む企業および他の組織（以下、本明細書において「組織」と呼ぶ）は、その運営の過程において、多種多様の文書、フォルダ、データ項目、および電子情報（以下、本明細書において「記録」と呼ぶ）を作成および／または受領する。例えば、組織の性質および／または必要性に応じて、教育、医療、企業、税、財務、法律、ニュース、広告、スポーツ、人口、娯楽、環境、政府、結婚、犯罪、歴史、出生、死亡、保険、および／または組織に結び付く任意の他の記録等の記録を、作成および／または受領し得る。規制機関および裁判所は、説明可能な方式で運営することを組織に求め、組織が機能している間に作成および／または受領した記録を保持することを組織に要求する。具体的には、法律、規則、およびビジネス要件（以下、本明細書において「要件」と呼ぶ）は、これらの記録を保持する時間の長さを統制する。記録が保持される期間は、記録の種類およびその記録に関連する要件に依存し得る。これらの要件は、管轄領域によって変動してもよく、典型的には、地方または地域の規則および法律によって規定される。多くの組織が、種々の国で運営されているため、このような組織の記録は、適用可能な管轄領域に応じて、異なる要件に制約される。これらの要件に違反すると、規制上の罰金、処罰、民事訴訟、およびビジネス損失を科される場合がある。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
記録および対応する要件を集計表で管理する組織モデルが存在する。集計表は、レビューおよび実装のために、組織における種々のチームに回覧される。しかしながら、このようなモデルは、グローバルな運営を有する組織には実用的ではない。現在のモデルは、組織の小さな部分への記録のアクセスを制限し、記録をグローバルにアクセスおよび管理する効率的な方式を提供しない。さらに、規則および法律は絶え間なく変化するため、要件を頻繁に修正することが必要になり、それに関わるＩＴおよび／または人材に負荷がかかる。したがって、このような手法は、間違いが発生し易く、概して非効率的であるため、要件を違反するリスクが高まる。
【０００５】
前述の説明を考慮すると、記録保持義務をサポートするために改良された解決法が必要である。例えば、効率的に組織の記録を管理する改良された方法およびシステムが必要である。大きな組織では、組織に関連する業務中に作成および／または受領した記録を全体的に管理し、ならびに／あるいは組織の保持義務を表示する共通のグローバルなデータベースも必要である。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の実施形態に一致して、組織の記録を保持および／または管理するための方法、装置、およびシステムが提供される。また、本発明の実施形態は、グループタクソノミまたは他のデータ組織モデル（単数または複数）に従って格納される記録を格納、保持、および閲覧するために、共通のグローバルデータベースを提供するための方法、装置、およびシステムも含む。一定の実施形態では、組織に関連する業務中に作成および／または受領した記録を全体的に管理する共通のグローバルデータベースが実装される。
【０００７】
一実施形態によると、グローバルデータ管理のための方法が提供される。本方法は、データ項目を分類するための正規化スキームを提供する階層的分類構造に従って分類されるデータ項目の少なくとも１つの配置をメモリ機器に格納するステップを含む。データ項目は、組織のグローバルデータと、グローバルデータに対応する保持スケジュールとを含む。さらに、本方法は、保持スケジュールに従ってデータ項目を保持するステップを含む。保持スケジュールは、所定の要件の組に一致するデータ項目を保持するための第１の期間を規定するグローバル保持ルールと、第２の期間の間、少なくとも１つのデータ項目を保持するための少なくとも１つの例外ルールとを含む複数の保持ルールを含む。また、本方法は、第１の期間の少なくとも期限切れまでデータ項目をメモリ機器に保持するステップを含み、特定のデータ項目は、少なくとも１つの例外ルールが特定のデータ項目に適用される場合に、第２の期間の期限切れまで保持される。
【０００８】
本発明の別の実施形態に一致して、グローバルデータ管理のための方法が提供される。本方法は、情報を分類するための正規化スキームを提供する階層的分類構造に従って分類される情報の少なくとも１つの配置を格納するステップであって、情報が、組織の記録と、記録に対応する保持スケジュールとを備えるステップと、保持スケジュールに従って情報を保持するステップであって、保持スケジュールが、所定の要件の組に一致する情報を保持するための第１の期間を規定するグローバル保持ルールと、第２の期間の間、少なくとも１つの記録を保持するための少なくとも１つの例外ルールとを含む複数の保持ルールを備えるステップとを含み、情報は、第１の期間の少なくとも期限切れまで保持され、特定の記録は、少なくとも１つの例外ルールが特定の記録に適用される場合に、第２の期間の期限切れまで保持される。
【０００９】
一定の実施形態では、本方法は、新しいデータ項目を追加するステップ、既存のデータ項目を削除するステップ、ならびに保持スケジュールおよびソースデータを更新するステップも含み得る。さらに、本方法は、階層的分類構造と、メモリ機器に格納されるデータ項目または保持スケジュールに加えられる修正とに従って、データ項目を再分類するステップと、加えられた修正のログをメモリ機器に格納するステップとをさらに含み得る。加えて、本方法は、データ項目の分類、例外ルールに関連付けられるメタデータ、およびデータ項目に適用可能な管轄領域のうちの少なくとも１つに基づいて、データ項目を検索するステップを含み得る。
【００１０】
本発明の別の実施形態に一致して、グローバルデータ管理のための装置が提供される。本装置は、データ項目を分類するための正規化スキームを提供する階層的分類構造に従って分類されるデータ項目の少なくとも１つの配置を格納するメモリ機器を備える。データ項目は、組織のグローバルデータと、グローバルデータに対応する保持スケジュールとを含む。さらに、本装置は、メモリ機器に連結されるデータプロセッサであって、メモリ機器に、保持スケジュールに従ってデータ項目を保持させるデータプロセッサを含む。保持スケジュールは、所定の要件の組に一致するデータ項目を保持するための第１の期間を規定するグローバル保持ルールと、第２の期間の間、少なくとも１つのデータ項目を保持するための少なくとも１つの例外ルールとを含む複数の保持ルールを含む。本装置は、第１の期間の少なくとも期限切れまでデータ項目の全てをメモリ機器に保持し、特定のデータ項目は、少なくとも１つの例外ルールが特定のデータ項目に適用される場合に、第２の期間の期限切れまで保持される。
【００１１】
一定の実施形態では、本装置は、新しいデータ項目を追加するステップ、既存のデータ項目を削除するステップ、ならびにメモリ機器に格納される保持スケジュールを更新するステップのうちの少なくとも１つを実行するステップも含み得る。本装置は、階層的分類構造と、メモリ機器に格納されるデータ項目または保持スケジュールに加えられる修正とに従って、データ項目を再分類するステップをさらに含み得る。加えて、本装置は、また、データ項目または保持スケジュールに加えられる修正を追跡するために、加えられた修正のログをメモリ機器に格納し得る。
【００１２】
本発明の別の実施形態に一致して、グローバルデータ管理のための装置が提供される。本装置は、データ項目を格納するメモリ機器を備える。データ項目は、組織のグローバルデータと、グローバルデータに対応する保持スケジュールとを含む。保持スケジュールは、第１の期間の少なくとも期限切れまでデータ項目を保持するためのグローバル保持ルールと、少なくとも１つの例外ルールであって、それが特定のデータ項目に適用される場合に、特定のデータ項目を第２の期間の期限切れまで保持するための少なくとも１つの例外ルールとを含む複数の保持ルールを含む。さらに、本装置は、メモリ機器に連結されるデータプロセッサを含む。データプロセッサは、第１の期間および第２の期間のうちの少なくとも１つの完了時に、ユーザ機器に電子通知を送信して、ユーザ機器からの応答を所定の時間内に受信しない場合に、データ項目を削除することを標示し、通知に対する応答を所定の時間内に受信しない場合に、１つ以上の期限切れのデータ項目および対応する保持スケジュールをメモリ機器から削除する。
【００１３】
一定の実施形態では、本装置は、新しいデータ項目を追加するステップ、既存のデータ項目を削除するステップ、およびメモリ機器に格納される保持スケジュールを更新するステップのうちの少なくとも１つを実行するステップも含み得る。さらに、本装置は、階層的分類構造と、メモリ機器に格納されるデータ項目または保持スケジュールに加えられる修正とに従って、データ項目を再分類するステップをさらに含み得る。加えて、本装置は、また、データ項目または保持スケジュールに加えられる修正を追跡するために、加えられた修正のログをメモリ機器に格納し得る。
【００１４】
本発明の別の実施形態に一致して、グローバルデータ管理のための方法を実行するためのプロセッサによる実行のための命令を含むコンピュータ可読ストレージ媒体に明白に具現化されるコンピュータプログラム製品が提供される。本方法は、データ項目を分類するための正規化スキームを提供する階層的分類構造に従って分類されるデータ項目の少なくとも１つの配置をメモリ機器に格納するステップを含む。データ項目は、組織のグローバルデータと、グローバルデータに対応する保持スケジュールとを含む。さらに、本方法は、保持スケジュールに従ってデータ項目を保持するステップを含む。保持スケジュールは、所定の要件の組に一致するデータ項目を保持するための第１の期間を規定するグローバル保持ルールと、第２の期間の間、少なくとも１つのデータ項目を保持するための少なくとも１つの例外ルールとを含む複数の保持ルールを含む。また、本方法は、第１の期間の少なくとも期限切れまでデータ項目の全てをメモリ機器に保持し、特定のデータ項目は、少なくとも１つの例外ルールが特定のデータ項目に適用される場合に、第２の期間の期限切れまで保持される。
【００１５】
前述の概要および以下の詳細な説明の両方が、例示的かつ説明的であるだけであり、説明および主張される本発明の範囲を制限するものとして見なされるべきではないことを理解されたい。さらに、特徴および／または変形を、本明細書に記載のものに加えて提供してもよい。例えば、本発明の実施形態は、詳細な説明において説明する特徴の種々の組み合わせおよび副次的組み合わせを対象としてもよい。
【００１６】
本明細書の一部に組み込まれ、かつその一部を構成する添付の図面は、本発明の種々の実施形態を図示し、詳細な説明とともに、本発明の原理を説明する役割を果たす。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本発明のある実施形態に一致する組織の記録を管理および保持するための例示的システム構成のブロック図である。
【図２】本発明のある実施形態に一致するシステムを実装する組織の例示的構造を図示する。
【図３】本発明のある実施形態に一致する、組織の記録を分類するための技法を示す略図である。
【図４】本発明のある実施形態に一致する例示的グループタクソノミ構造の詳細図である。
【図５ａ】マスストレージ機器のある実施形態に保持される情報の例を図示する。
【図５ｂ】マスストレージ機器のある実施形態に保持される情報の例を図示する。
【図５ｃ】マスストレージ機器のある実施形態に保持される情報の例を図示する。
【図６】本発明のある実施形態に一致する、マスストレージ機器に格納される記録を検索し、かつ選択された記録の保持スケジュールを修正するための例示的方法のフロー図である。
【図７】本発明のある実施形態に一致する、マスストレージ機器に記録を保持し、かつ記録の保持スケジュールに基づいてマスストレージから期限切れの記録を削除するための例示的方法のフロー図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
以下の説明では、本明細書に提示する技法について完全な理解を提供するために、限定する目的ではなく説明する目的で、特定の一連のステップ、インターフェース、および構成等の、具体的な技法および実施形態について記載する。技法および実施形態は、添付の図面とともに本文中において主に説明されるが、当業者は、他のシステムおよび環境においても、技法および実施形態を実践することが可能であることをさらに理解する。
【００１９】
当業者は、後述する機能が、プログラム化したマイクロプロセッサまたは汎用コンピュータと連動して機能するソフトウェアを使用して実装され得ることをさらに理解する。また、以下の技法および実施形態が、方法および装置の形式において主に説明されるが、技法および実施形態が、コンピュータプログラム製品において、ならびにコンピュータプロセッサおよびプロセッサに連結されるメモリを備えるシステムにおいて実装されてもよく、メモリは、本明細書に開示する機能を実現し得る１つ以上のプログラムでエンコードされることも理解されたい。
【００２０】
図１は、本発明のある実施形態に一致する例示的システム構成１００のブロック図である。システム１００は、運営中に組織が作成および／または受領した記録の管理および保持を、グループ全体またはグローバル規模で促進する。具体的には、システム１００の構成要素は、グローバルに位置する複数の組織の従業員、ビジネスユーザ、アプリケーションプログラム、コンピュータシステム、クライアント、ユーザ機器、またはその同等物（以下、本明細書において「エンティティ」と呼ぶ）から受信した組織記録を統合するように適合される。さらに、１つ以上の構成要素をシステム１００に提供してもよく、これにより、システムは、保持記録に関連する１つ以上の要件が、必要とする期間の間、エンティティの各記録を保持することが可能になる。
【００２１】
図１に示すように、システム１００は、複数のノード１０１、１０２、１０４ａ〜ｎ、および１０６の間の通信を促進する通信ネットワーク１０３を含む。各ノードは、１つ以上のアプリケーションプログラムおよび１つ以上のハードウェア構成要素の組み合わせを備える。例えば、アプリケーションプログラムには、ソフトウェアモジュール、命令のシーケンス、ルーティン、データ構造、ディスプレイインターフェース、および本発明の動作を実行する他の種類の構造が含まれ得る。さらに、ハードウェア構成要素には、中央処理装置（ＣＰＵ）、バス、メモリ機器、ストレージユニット、データプロセッサ、入力機器、出力機器、ネットワークインターフェース機器、および当業者に明白である他の種類の構成要素が含まれ得る。
【００２２】
図１の実施形態では、グローバルデータ組織モデル（単数または複数）は、グループタクソノミの形式である。より具体的には、システム１００は、中央管理グループタクソノミをシステムに提供するサーバ１０６を含む。サーバ１０６は、グローバルルール１０７、例外ルール１０９、およびソースデータ１１２を、ネットワーク１０３を介してシステム管理者１０１から受信し得る。代替として、サーバ１０６は、システム管理者１０１から保持スケジュールを受信し得る。保持スケジュールは、要件に基づいて、要件に標示される種々の継続時間の調和の後に、システム管理者１０１によって生成され得る。
【００２３】
システム管理者１０１は、コンプライアンス職員、経営者、法律専門家、および／または複数の法務部のうちの１つ以上であることが可能である。受信したソースデータ１１２を使用して、サーバ１０６は、ソースデータ１１２をタクソノミ構造１０８に結び付けるためにメタデータを生成してもよく、タクソノミ構造１０８は、システム１００における種々のノードに分類スキームを提供する。以下により詳細に説明するように、タクソノミ構造１０８は、それに従って記録を格納すべき記録の種類および構造を標示するような、組織記録を分類するための正規化スキームを提供する。タクソノミ構造は、組織において、グローバル規模で実装され得る。ルールおよびタクソノミ構造１０８は、システム管理者１０１またはシステム管理者１０１に承認されるユーザによって、サーバ１０６において修正可能である。また、記録の性質および／またはこのような記録を保持するための組織の必要性に応じて、他の形式のデータ組織モデル（単数または複数）も可能である。
【００２４】
システム管理者１０１によりサーバ１０６に提供される情報に応じて、サーバ１０６は、生成された保持スケジュールまたはグローバルルール１０７および例外ルール１０９を、メタデータを含むタクソノミ構造１０８とともに、ネットワーク１０３を介して、記録管理制御システム１０２に送信する。さらに、また、サーバ１０６は、タクソノミ構造１０８をユーザ機器１０４ａ〜ｎに送信する。ユーザ機器１０４ａ〜ｎは、ファックス機、コンピュータ、ノート型パソコン、サーバ、メインフレーム、およびその同等物等の、通信機器またはコンピューティング機器もしくはプラットフォームのうちの１つ以上を備え得る。例として、このようなユーザ機器は、グローバルに位置し、かつエンティティに関連する記録を作成および／または受領する種々のエンティティおよび／またはユーザを表わし得る。タクソノミ構造１０８は、組織において均一な分類スキームを実装するために、ユーザ機器１０４ａ〜ｎに送信される。ユーザ機器１０４ａ〜ｎが作成および／または受領した記録は、受信したタクソノミ構造１０８により識別される記録の種類に従って分類され、ネットワーク１０３を介して記録管理制御システム１０２に送信され得る。また、ユーザ機器１０４ａ〜ｎは、書面の記録を作成および／または受領し、郵便またはファックスを介して書面の記録１１３をストレージ施設１１４に送付してもよい。
【００２５】
グローバルルール１０７と、例外ルール１０９と、メタデータを含むタクソノミ構造１０８と、記録とを含む保持スケジュールを、ネットワーク１０３を介して受信した後、コンテンツ管理、データプロセッサ１２０は、受信した保持スケジュールを使用するか、または記録の種類毎に保持スケジュールを生成してもよく、グループタクソノミ１１５に保持スケジュールを含め、対応する保持スケジュールに基づいて、マスストレージ機器１０５に各記録を格納する。また、書面の記録に対応する保持スケジュールも、ストレージ施設１１４における書面の記録１１３を格納するためのガイドラインを提供するために、ネットワーク１０３を介して、システム管理者１０１、ストレージ施設１１４、ユーザ機器１０４ａ〜ｎ、および組織のユーザまたはエンティティに提供され得る。
【００２６】
コンテンツ管理データプロセッサ１２０は、新しい記録を継続的に受信するように継続的に機能する。マスストレージ機器１０５は、全ての形式の不揮発性または揮発性メモリを含んでもよく、一例として、ＥＰＲＯＭ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ＤＲＡＭ、ＥＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリ機器等の半導体メモリ機器と、内蔵ハードディスクおよびリムーバブルディスク等の磁気ディスクと、光磁気ディスクと、ＣＤ−ＲＯＭディスクとが挙げられる。
【００２７】
マスストレージ機器１０５は、グローバル記録１１０およびグループタクソノミ１１５を格納する。グローバル記録１１０は、グループタクソノミ１１５における対応する保持スケジュールに従って、マスストレージ機器１０５に保持され得る。以下により詳細に説明するように、グループタクソノミ１１５は、サーバ１０６から受信するタクソノミ構造１０８を含む。タクソノミ構造１０８は、記録の種類、記録の種類毎の保持スケジュール、および各保持スケジュールに関連付けられるメタデータを識別する。保持スケジュールは、グローバル記録１１０をマスストレージ機器１０５に保持する時間の長さを制御し、書面の記録１１３をストレージ施設１１４に格納する時間の長さを標示し得る。メタデータは、保持スケジュールをサーバ１０６に格納されるソースデータまでトレースすることによって、各記録を保持する時間の長さを特定し得る。さらに、記録の保持期間に関連付けられる時間の長さが経過すると、コンテンツ管理データプロセッサ１２０は、期限切れの記録の発信機器および／またはアプリケーションプログラムに応じて、ストレージ施設１１２、組織のユーザまたはエンティティ、およびユーザ機器１０４ａ〜ｎのうちの少なくとも１つに、電子通知および／または書面通知を送信してもよい。例えば、電子通知は、ユーザ機器１０４ａ〜ｎのうちの１つに送信される。さらに、ユーザ機器１０４ａ〜ｎのうちの少なくとも１つは、通知に応答し、保持スケジュールの修正を試み得る。しかしながら、ユーザ機器１０４ａ〜ｎのうちの少なくとも１つが、通知に標示される設定時間内に通知に応答しない場合、コンテンツ管理データプロセッサ１２０は、マスストレージ機器１０５から期限切れの記録を削除する。設定時間は、システム管理者１０１により設定可能であり、ネットワーク１０３を介して記録管理制御システム１０２に提供可能である。本実施形態における設定時間は、全記録について同一期間であるように説明されるが、当業者は、異なる期間が異なる種類の記録に関連付けられ、タクソノミ構造１０８に組み込まれることが可能であることを理解する。
【００２８】
システム管理者１０１等の、ユーザ機器１０４ａ〜ｎのうちの１つ以上は、グローバル記録１１０から特定の記録を検索および読み出しするか、または書面の記録の位置を識別するように、コンテンツ管理データプロセッサ１２０に要求を送信し得る。検索基準は、記録の種類、記録分類、および保持スケジュールに関連付けられるメタデータのうちの１つ以上であり得る。システム管理者１０１またはユーザ機器１０４ａ〜ｎは、サーバ１０６にアクセスし、グローバルルール１０７、例外ルール１０９、および関連ソースデータ１０９のうちの１つ以上を修正することができる。修正は、記録の追加、記録の削除、および／またはルールの更新を含み得る。修正を加える前に、ユーザ機器１０４ａ〜ｎは、システム管理者１０１からの承認を必要とするか、または許可は、一定のユーザまたはユーザ機器１０４ａ〜ｎに事前に与えられ得る。サーバ１０６において加えられる修正は、例えば、加えられた修正（単数または複数）に関連する情報、修正（単数または複数）した日、および／または修正（単数または複数）を加えたユーザ、ユーザ機器、もしくはシステム管理者１０１の識別を記録するために、修正履歴ログ１１１に格納され得る。また、システム管理者１０１は、全ての修正をレビューし、変更したグローバルルール１０７、例外ルール１０９、関連付けられるソースデータ１１２を、特定の修正前の状態に戻すことができる。サーバ１０６において修正を加える場合、修正情報は、記録管理制御システム１０２に送信されてもよく、ここで、コンテンツ管理データプロセッサ１２０は、グループタクソノミ１１５において、保持スケジュールと、関連付けられるメタデータとを更新する。保持スケジュールを更新するステップは、保持スケジュールに関連付けられる記録を格納する時間の長さを更新するステップを含み得る。
【００２９】
次に図２を参照すると、本発明のある実施形態に一致するシステムを実装する組織における情報交換の例示的な図が提示される。法律ソースデータおよび調査２１０は、上述のように、システム管理者１０１の機能を標示し得る。内部法律調査２１２および外部法律アドバイス２１４によって、組織の法律専門家は、ソースデータに対応する複数のルールを作成し、複数のルールを使用して保持スケジュールを生成する。ソースデータは、生成されたルールを要件のうちの１つ以上に結び付けることによって、ルールの正当性を提供する。ステップ２１６において、保持スケジュールまたはルールおよび対応するソースデータ２２５は、組織のグループタクソノミ構造２２４を既に含む中央管理グループタクソノミ２２０に提供され得る。ソースデータ２２５を使用して、中央管理グループタクソノミ２２０は、ソースデータ２２５をグループタクソノミ構造２２４に結び付けるためにメタデータを生成する。ステップ２２８において、中央管理グループタクソノミ２２０は、メタデータを含むグループタクソノミ構造２２４を、組織のグローバルビジネスユーザおよびアプリケーション２３０に送信する。ビジネスユーザおよびアプリケーション２３０は、記録管理制御システム２４０またはストレージ施設（図示せず）において保持するために、組織の種々の機能を実行し、受信したタクソノミ構造２２８に基づいて記録の種類により分類された記録２３４を、記録管理制御システム２４０に継続的に提供し得る。ステップ２３２において、中央管理グループタクソノミ２２０は、複数のルール２２２および２２６ならびにメタデータを含むタクソノミ構造２２４を、記録管理制御システム２４０に送信する。
【００３０】
受信した保持スケジュールまたはルールを使用して、コンテンツ管理２４４は、保持スケジュールを使用し得るか、または記録の種類毎に受信したルールを用いて保持スケジュールを生成し、対応する保持スケジュールに基づいて、各記録を記録管理制御システム２４０に格納し得る。また、保持スケジュールは、記録を、例えば、ストレージ施設に格納するために、ガイドラインおよびスキームをビジネスユーザに提供してもよい。保持スケジュールは、受信したタクソノミ構造２３２に関連付けられる。保持スケジュールと、メタデータを含む受信したタクソノミ構造２３２とは、グループタクソノミ２４２に格納される。メタデータは、保持スケジュールを中央管理グループタクソノミ２２０に格納されるソースデータに結び付けることによって、保持スケジュール毎に正当性を標示する。以下により詳細に説明するように、各保持スケジュールは、グローバルルール２２２と、第１のトリガイベントと、例外ルール２２６を必要とする場合に、第２のトリガイベントとを含み得る。保持スケジュールは、記録の種類を保持する時間と、時間の開始点を標示するトリガイベントとを標示し得る。グローバル記録２４６は、各記録に関連付けられる保持スケジュールにより標示される保持時間に基づいて、記録管理制御システム２４０に保持され、書面の記録は、保持スケジュールにより提供されるガイドラインに基づいて、ストレージ施設に格納される。受信したタクソノミ構造２３２を使用して、グローバルビジネスユーザおよびアプリケーション２３０から受信した記録の種類に関連付けられる保持スケジュールを識別することによって、コンテンツ管理２４４は、保持スケジュールにより標示される保持時間に基づいて、各記録を保持し得る。
【００３１】
図３は、組織においてグローバル規模で実装される例示的タクソノミ構造１０８を図示する。図３における構造を厳密に固守する必要は無く、種々の変更および修正を当業者が連想してもよいことを認識されたい。各層は、１つ以上のカテゴリを含み、組織の運営に従ってカスタマイズされ得る。
【００３２】
図３の例示的実施形態に示すように、タクソノミ構造１０８は、組織の業務に基づいて、階層的に編成される。タクソノミ構造１０８は、組織の機能の正規化表現を提供する。図３に図示するように、階層のルーツ３００の下に３つの層が存在する。図５ａ〜図５ｃに図示するように、各層は、記述メタデータおよび機能メタデータを備える。機能層３０１は、ビジネスの種々の運営を記述する第１の層である。例えば、機能３０１ａまたは３０１ｂは、従業員、クライアント、取引先、および外部ネットワークを管理するための機能、製品管理、助言、資産管理、保管および保護預かり、統治、取引を含み、施設およびインフラ構造を管理し、ビジネスリスク、戦略的人材、および／または組織が実行する任意の他の機能を管理し得る。業務層３１０は、第２の層であり、各業務３１０ａ〜ｄは、類機能３０１ａ〜ｂから親機能を有する。加えて、各業務３１０ａ〜ｄは、類機能３０１ａ〜ｂからのその親の業務を記述し、その親の特性を引き継ぐことが可能である。例えば、機能３０１ａが「従業員管理」である場合、業務３１０ａは、従業員の成績および欠勤、人材雇用、労働衛生、人材の契約および補償、従業員の年金のうちの１つであってもよく、業務３１０ｂは、従業員の教育および研修、従業員の成績および欠勤、従業員の懲罰、従業員の苦情、従業員の終了、ならびに従業員の管理機能に包含される任意の他の業務のうちの１つであってもよい。
【００３３】
図３における第３の層は、記録シリーズ層３２０である。各記録シリーズ３２０ａ〜ｎは、類業務において親を有し、その親の結果として生成される記録の種類を識別する。例えば、業務３１０ａが従業員の成績および欠勤である場合、記録シリーズ３２０ａは、組織的職務履歴、従業員評価記録、欠勤、ならびに従業員の成績および欠勤に基づいて生成される任意の他の記録の種類のうちの１つであってもよい。記録毎の保持スケジュールは、記録シリーズ層３２０に関連付けられる。
【００３４】
再び図１を参照すると、コンテンツ管理データプロセッサ１２０は、タクソノミ構造１０８を受信し、それをグローバルタクソノミ１１５に格納する。ユーザ機器１０４ａ〜ｎは、ユーザ機器１０４ａ〜ｎが受信するタクソノミ構造における記録シリーズ層により識別される記録の種類に従って分類される記録を、コンテンツ管理データプロセッサ１２０および／またはストレージ施設１１４に送信する。また、ユーザ機器１０４ａ〜ｎは、ストレージ施設１１４に送付される記録の分類を標示する情報も、コンテンツ管理データプロセッサ１２０に送信する。コンテンツ管理データプロセッサ１２０は、記録をグローバル記録１１０に保持するために、記録の種類を、グループタクソノミ１１５における対応する記録シリーズと一致させて、対応する記録シリーズに関連付けられる保持スケジュールにより識別される時間に従って、書面の記録１１３を格納するためにガイドラインを提供することも可能である。
【００３５】
図４は、グループタクソノミ１１５の例示的実施形態を示す。上述のように、記録シリーズ４１０ａ〜４１０ｂは、親業務類により生成される記録の種類を識別する。記録シリーズ４１０ａ〜ｂにおける記録の種類は、対応する保持スケジュール４２０ａ〜ｂを有し、これらは、グループタクソノミの記録シリーズレベルに関連付けられる。保持スケジュール４２０ａは、全ての記録を保持する時間を標示するグローバル保持ルール４２１と、時間の開始点を標示するトリガイベント４２２ａとを含む。グローバル保持ルール４２１は、組織における法律専門家により作成されるデフォルトルールであり、グローバル保持ルール４２１に標示される時間は、全ての保持スケジュールにおいて同一である。組織における法律専門家および／または承認されたユーザは、グローバル保持ルール４２１に対応する時間を、トリガイベントから０日、トリガイベントから１年、またはトリガイベントから２０年等の、任意の数値に設定し得る。記録シリーズ４１０ａ〜４１０ｂにより標示される記録の種類内に全く当てはまらない記録は、記録の種類のタクソノミ構造により識別され、グローバル保持ルール４２１に標示される時間の間、少なくとも保持されるか、または即時に削除され得る。
【００３６】
グローバル保持ルール４２１に標示される時間よりも長い期間の間、記録シリーズ４１０ａにより標示される特定の記録の種類を保持することを、組織の１つ以上の要件が必要とする場合、保持スケジュール４２０ａは、１つ以上の例外ルール４２３ａおよび対応するトリガイベント４２４ａを含む。各例外ルールは、グローバル保持ルール４２１に標示される時間よりも小さい数値、同等の数値、大きい数値に設定され得る時間を標示し、その後、組織の要件の任意の変更に基づいて修正され得る。例えば、組織における法律専門家および／または承認されたユーザは、組織の要件をもたらす法律に対する保留の改正を認識し得る。この場合、法律専門家は、例外ルール４２３ａ〜ｂに対応する時間と同時に期限切れになるように、グローバル保持ルール４２１に対応する時間を一時的に設定し、その後、法律の改正の承認または不承認の通知を受領してから、グローバル保持ルール４２１および例外ルール４２３ａ〜ｂに対応する時間を修正してもよい。
【００３７】
トリガイベント４２４ａは、例外ルールに標示される時間の開始点を標示する。例外ルールは、グローバル保持ルールにより標示される時間中または時間の終了時にトリガされ得る。また、例外ルール４２３ａは、グローバルルールにより標示される期間が、組織の１つ以上の要件を満たさないと判断される場合に、特定の記録を最初に作成する時点で、グローバルルール４２１の代わりにトリガされてもよい。保持スケジュールによって、記録の種類に応じた異なる期間の間の異なる記録の保持が可能になり得る。グローバル保持ルール４２１、例外ルール４２３ａ〜ｂ、およびトリガイベント４２４ａ〜ｂの例は、図５ａ〜図５ｃに提供される。
【００３８】
次に図５ａ〜図５ｃを参照すると、機能層５１０は、組織が実行する機能として、一例として、資産管理、保管および保護預かり、ならびに預金勘定を含む。業務層５２０は、一例として、オフショア信託会社の信託およびオフショア会社管理、資金管理、保管および保護預かり、株式事務代行機関、および口座管理、取引証書を含む。各業務５２０は、類機能５１０における親に属し、その親の特性を引き継ぐ。記録シリーズ層５３０は、例えば、会社設立証書、貸借対照表、募集および構成記録、ポートフォリオ構成および勧告、保管および保護預かり記録、株および株主会計記録、コーポレートアクション機関記録、要求払預金勘定、貯蓄およびエスクロー勘定記録、貸金庫記録、および／または小切手を含む。各記録シリーズ５３０は、類業務５２０における親に属し、その親の特性を引き継ぐ。記録およびルールの説明は、機能メタデータおよび記述メタデータを使用して提供される。例えば、グローバルルールは、Ｘ＋１０年で指定されてもよく、この場合、Ｘは、関連エンティティの終了、口座解約、および作成／受領のうちの１つであるトリガイベントである。図５ａ〜図５ｃに示すように、例外ルールは、管轄領域、トリガイベント、および期間を特定し得る。例えば、ロシアまたは中国が関連管轄領域である場合、口座解約または関係の終了が、トリガイベントであり得、２０または３０年が、期間であり得る。図５ａ〜図５ｃにおける例を厳密に固守する必要は無く、本発明に一致して、種々の変更および修正を加えてもよいことを認識されたい。
【００３９】
図６は、システムに格納される情報を検索および修正するための例示的方法のフロー図を示す。情報を修正するステップは、情報を追加するステップ、削除するステップ、および／または更新するステップを含む。本方法は、ユーザまたは組織のメンバーが要件の変更通知を受領するステップ６００において開始する。通知は、業務通信、社内回覧、電子メール、ニュース記事、政府による通信、またはその同等物であることが可能である。ステップ６１０において、組織のメンバーは、ユーザ機器（例えば、図１のユーザ機器１０４ａ〜ｎを参照）を使用して、ストレージ機器（単数または複数）に格納される記録にアクセスするか、特定の記録のストレージ位置を判断する。このようなストレージ機器または位置は、図１の記録管理制御システム１０２、サーバ１０６、またはストレージ施設１１４であり得る。次に、ステップ６２０において、メンバーは、変更した要件に関連する記録の検索基準を提供する。検索基準は、対応するソースデータまでルールをトレースするメタデータであり得る。本システムは、検索基準を使用して、検索基準に関連する全ての記録を返送する。例えば、検索基準に基づいて、図１のシステム１００は、記録管理制御システム１０２に格納されるソースデータ１０７およびルールを返送する。
【００４０】
ステップ６４０において、メンバーは、コンピュータまたは他のユーザ機器等によって有効な識別情報を提供する。ルール、ソースデータ、および／またはメタデータを修正するために、メンバーは、組織における経営者またはその同等者から事前の承認を与えられ得る。例えば、図１のシステム管理者１０１は、記録管理制御システム１０２に格納される種々の記録と、サーバ１０６に格納されるルールとへのアクセスを、組織における各メンバーの役割に応じて、組織のメンバーに提供する。メンバーが事前の許可または有効な識別を持たない場合、そのメンバーは、システム管理者から許可を求め（ステップ６５０）、許可が与えられると修正を加えることができる（ステップ６７０）。一方、メンバーが事前の許可を有する場合、保持ルール、関連付けられるソースデータ、および／またはメタデータは、ステップ６６０において直接修正可能である。ステップ６６５において、修正は、システムにおける適切なストレージ機器、および／または組織のビジネスユーザに送信される。例えば、中央管理グループタクソノミ１０６は、修正したルールを記録管理制御システム１０２に送信してもよく、ここで、コンテンツ管理データプロセッサ１２０は、グループタクソノミ１１５において保持スケジュールを更新し、修正に基づいてグローバル記録１１０を再分類する。ステップ６８０において、全ての修正の記録は、システム管理者がレビューするために履歴ログに格納される。一例として、図１のサーバ１０６は、修正履歴ログ１１１を格納し得る。
【００４１】
図７は、記録の保持スケジュール（単数または複数）に基づいて、記録を保持および削除するための例示的方法のフロー図を示す。本方法は、システムにおけるプロセッサが、分類された記録と１つ以上の保持スケジュールとを受信するステップ７００において開始する。記録は、組織により作成および／または受領され、組織の分類スキームに従って分類される。保持スケジュールは、図４に関連して上述した保持スケジュール４２０ａ〜ｂに類似する保持ルールおよびトリガイベントを含み得る。ステップ７１０において、保持スケジュールは、各記録の分類に基づいて、提供されるか、または各記録に関連付けられる。次に、ステップ７２０において、プロセッサは、関連付けられる保持スケジュールにおける第１のトリガイベントに基づいて、システムのメモリ機器において、各記録の保持をトリガする。このようなメモリ機器は、図１に図示するマスストレージ機器１０５に類似し得る。さらに、第１のトリガイベントは、暦年の開始、記録の作成時、組織内の４半期の終了、または組織の要件を満たす任意の他の日であることが可能である。本方法は、ステップ７３０に進み、ここで、各記録は、関連付けられる保持スケジュールにおけるグローバル保持ルールに特定される期間の間、システムのメモリ機器に保持される。各保持スケジュールは、例えば、組織が満たしたい全要件の平均時間である期間を標示するグローバル保持ルールを含み得る。例えば、全ての保持スケジュールは、システムのメモリ機器に１０年間、各記録を保持することを標示するグローバル保持ルールを含み得る。
【００４２】
ステップ７４０において、特定の記録のための保持スケジュールは、第２のトリガイベントについて確認される。例えば、保持スケジュールは、グローバル保持ルールに特定される期間の終了時に第２のトリガイベントについて確認され得るか、または自動的にトリガされ得る。付加的または代替的に、記録毎の保持スケジュールは、本方法が次のステップに進む前に第２のトリガイベントについて確認され得る。特定の記録の保持スケジュールが、第２のトリガイベントを含まない場合、本方法は、ステップ７４５に移動し、ここで、特定の記録の期限が切れたことを標示する電子通知が、ユーザ機器に送信される。ユーザは、通知に応答するか、または通知を無視するかを選択することが可能である。ユーザ機器から応答を受信しない場合、プロセッサは、期限切れの特定の記録を、システムのメモリ機器から削除し得る（ステップ７５０）。
【００４３】
一方、特定の記録の保持スケジュールが、第２のトリガイベントを含む場合、本方法は、ステップ７６０に移動し、ここで、プロセッサは、関連付けられる保持スケジュールにおける第２のトリガイベントに基づいて、特定の記録の保持を継続するようにトリガする。例えば、第２のトリガイベントは、関連付けられる保持スケジュールにおけるグローバル保持ルールに特定される期間の終了時、または関連付けられる保持スケジュールにおけるグローバル保持ルールに特定される期間中にトリガされ得る。ゆえに、ステップ７７０において、特定の記録は、保持スケジュールにおける例外ルールにより特定される期間の間、システムのメモリ機器にさらに保持される。例外ルールは、グローバル保持ルールに標示される期間よりも長い期間の間、特定の記録を保持することを標示し得る。例えば、グローバル記録に標示される期間が、１０年である場合、例外ルールは、１０年が経過した後さらに２年間特定の記録を保持することを特定し得る。さらに、第２のトリガイベントが、８年の終了時に４年の期間の開始をトリガするように、例外ルールは、グローバル保持ルールに標示される１０年間のうちの８年間が経過した後に４年間保持することを特定し得る。
【００４４】
例外ルールに特定される期間の経過時に、本方法は、ステップ７４５に移動してもよく、ここで、特定の記録の期限切れに関する電子通知が、ユーザ機器に送信され、ゆえに、上述のように、特定の記録は、７５０において削除される。
【００４５】
前述の説明は、例証目的のために提示されている。前述の説明は、包括的ではなく、開示された精密な形式または実施形態に本発明を限定するものではない。本発明の開示された実施形態の明細書および実施を考慮すると、本発明の修正および適合は、当業者に明白である。例えば、説明した実装は、税および他のビジネス記録の保持を含むが、本発明に一致するシステムおよび方法は、教育、医療、企業、税、財務、人口、法律、ニュース、広告、スポーツ、娯楽、環境、天候、政府、結婚、犯罪、歴史、出生、死亡、および／または保険の記録等の記録を保持するために実装されてもよい。さらに、本発明の実施形態は、病院、大学、学校、薬局、新聞代理店、政府機関、裁判所、統計学者、検索エンジン、考古学者、博物館、および／または一定のカテゴリに当てはまる記録の維持に関心のある任意の個人等の、組織に結び付く任意の他の記録を管理および保持するように適用されてもよい。さらに、説明した実装は、ソフトウェアを含むが、本発明に一致するシステムおよび方法は、ハードウェアおよびソフトウェアの組み合わせとして、またはハードウェアだけにおいて実装されてもよい。ハードウェアの例として、パーソナルコンピュータ、サーバ、ノート型パソコン、メインフレーム、マイクロプロセッサ、およびその同等物を含むコンピューティングまたは処理システムが挙げられる。
【００４６】
本明細書に開示する本発明の明細書および実施を考慮すると、本発明の他の実施形態は、当業者に明白である。明細書および例が単に例示的であり、本発明の真の範囲および精神が、以下の請求項により標示されることが意図される。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５ａ】
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【図５ｂ】
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【図５ｃ】
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【図６】
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【図７】
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