(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の業務担当間を回送される文書を管理する進捗管理装置であって、
前記文書に関する詳細情報と、前記文書が各前記業務担当において処置された日付である処置日とが対応付けられた要処置事項テーブルと、
前記文書に関する詳細情報に基づいて、前記文書を処置する作業の難易度が規定される条件テーブルと、
各前記業務担当が前記文書の処置を順に行う場合に、
前記文書の処置の段階を示す進捗状態と、前記難易度とをそれぞれ軸として２次元の表を作成する作表手段と、
前記要処置事項テーブルと前記条件テーブルとから、前記処置日が入力されていない未処置の文書である未処置文書の情報と、該未処置文書を処置せずに滞留している前記業務担当の情報と、前記未処置文書の前記難易度の情報とを読み出し、前記２次元の表中のそれぞれを示す位置に未処置情報として示す処置状況出力手段と
を具備する進捗管理装置。
【請求項２】
前記条件テーブルは、前記文書を処置する作業の難易度が各前記業務担当に応じて規定されている請求項１に記載の進捗管理装置。
【請求項３】
前記処置状況出力手段は、前記文書の緊急度の度合いに応じて処置情報を示す請求項１または請求項２に記載の進捗管理装置。
【請求項４】
前記処置状況出力手段は、前記文書に対応付けられた製品の納品期日に基づいて緊急度を決定する請求項３に記載の進捗管理装置。
【請求項５】
前記処置状況出力手段は、現在、前記文書を未処置の前記業務担当の直前の前記業務担当の前記承認日と現在の日付との日数の差に基づいて、現在未処置の前記業務担当において前記文書が滞留している滞留日数を算出し、該滞留日数に基づいて文書の並び順序を決定する請求項１から請求項４のいずれかに記載の進捗管理装置。
【請求項６】
前記作表手段は、前記業務担当に応じて難易度の情報を設定する難易度設定手段を具備する請求項１から請求項５のいずれかに記載の進捗管理装置。
【請求項７】
前記文書を電子情報として格納する格納手段を具備し、
前記２次元の表に示される処置情報に基づいて、前記格納手段から前記処置情報に対応付けられた前記文書が読み出される請求項１から請求項６のいずれかに記載の進捗管理装置。
【請求項８】
請求項１から請求項７のいずれかに記載の複数の進捗管理装置と、
複数の前記進捗管理装置の前記文書の前記未処置情報を同一の前記２次元の表に示す一元化装置と
を具備する進捗一元化管理システム。
【請求項９】
複数の業務担当間を回送される文書を管理する進捗管理装置とネットワークを介して接続されるクライアント端末であって、
各前記業務担当が前記文書の処置を順に行う場合に、前記文書に対する各前記業務担当の処置の段階を示す進捗状態と、各前記業務担当における前記文書の前記難易度とをそれぞれ軸として２次元の表を作成させる指令を前記進捗管理装置に出力する作表指令手段と、
前記文書に関する詳細情報と前記文書が各前記業務担当において処置された日付である処置日とが対応付けられた要処置事項テーブルと、前記文書に関する詳細情報に基づいて、前記文書を処置する作業の難易度が規定される条件テーブルとに基づいて、前記処置日が入力されていない未処置の文書である未処置文書の情報と、該未処置文書を処置せずに滞留している前記業務担当の情報と、前記未処置文書の前記難易度の情報とを読み出して作成される前記２次元の表と、前記２次元の表中のそれぞれを示す位置の未処置情報とを出力させる指令を前記進捗管理装置に出力する処置出力指令手段とを具備するクライアント端末。
【請求項１０】
請求項１から請求項７のいずれかに記載の進捗管理装置と、
請求項９に記載のクライアント端末と
を具備する進捗管理システム。
【請求項１１】
複数の業務担当間を回送される文書を管理する進捗管理方法であって、
各前記業務担当が前記文書の処置を順に行う場合に、
前記文書の処置の段階を示す進捗状態と、前記難易度とをそれぞれ軸として２次元の表をＣＰＵが作成する作表過程と、
前記文書に関する詳細情報と、前記文書が各前記業務担当において処置された日付である処置日とが対応付けられた要処置事項テーブルと、前記文書に関する詳細情報に基づいて、前記文書を処置する作業の難易度が規定される条件テーブルとから、前記処置日が入力されていない未処置の文書である未処置文書の情報と、該未処置文書を処置せずに滞留している前記業務担当の情報と、前記未処置文書の前記難易度の情報とをＣＰＵが読み出し、ＣＰＵが、前記２次元の表中のそれぞれを示す位置に未処置情報として示す処置状況出力過程とを有する進捗管理方法。
【請求項１２】
複数の業務担当間を回送される文書を管理する進捗管理プログラムであって、
各前記業務担当が前記文書の処置を順に行う場合に、
前記文書の処置の段階を示す進捗状態と、前記難易度とをそれぞれ軸として２次元の表を作成する作表処理と、
前記文書に関する詳細情報と、前記文書が各前記業務担当において処置された日付である処置日とが対応付けられた要処置事項テーブルと、前記文書に関する詳細情報に基づいて、前記文書を処置する作業の難易度が規定される前記条件テーブルとから、前記処置日が入力されていない未処置の文書である未処置文書の情報と、該未処置文書を処置せずに滞留している前記業務担当の情報と、前記未処置文書の前記難易度の情報とを読み出し、前記２次元の表中のそれぞれを示す位置に未処置情報として示す処置状況出力処理と
をコンピュータに実行させるための進捗管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、進捗管理装置及び方法並びにプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、例えば、企業等における複数の担当者に跨って処置を必要とする書類は、各担当者において処置されると、処置を終えた担当者から未処置の他の担当者へ回送される。また、各担当者においては、書類は必ずしも到着順で処置されるとは限られず、先に届いた書類の処置を後回しにし、緊急性の高い書類の処置を優先させる場合があるため、最終的に所定の書類の処置は、書類が到着してから完了するまでに時間がかかることがある。このように処置に時間がかかると、処置が完了するまで製品の出荷ができないため、結果的に客先への納期が遅れる。こうした納期の遅延を防ぐために、複数の担当者に回送される書類の所在を可視化し、書類の現在の処理状態を把握する方法が知られている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、１つの文書が複数の業務担当者で分担されて作成される場合に、１文書の全体的な進捗状況や、業務担当者個々が分担して作成することとした文書の作成が、計画通りに進んでいるか否かを把握することのできる技術が開示されている。また、特許文献２には、複数の業務担当間で処置される帳票について、帳票の現在の所在を明確にするとともに、処置のルートを把握する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−１４８９１５号公報
【特許文献２】特開２００７−１８８２４２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記特許文献１および特許文献２では、各担当者が１つの文書の進捗状況や処置のルートを把握できても、処置の難易度がわからないため、滞りなく処置を完了する処置順序を決めることができないという問題があった。
【０００６】
本発明は、このような事情に鑑みてなされたものであって、複数の担当者にわたって処置される文書の滞留を低減するべく処置させるための情報を提供する進捗管理装置及び方法並びにプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明は以下の手段を採用する。
本発明は、複数の業務担当間を回送される文書を管理する進捗管理装置であって、前記文書に関する詳細情報と、前記文書が各前記業務担当において処置された日付である処置日とが対応付けられた要処置事項テーブルと、前記文書に関する詳細情報に基づいて、前記文書を処置する作業の難易度が規定される条件テーブルと、各前記業務担当が前記文書の処置を順に行う場合に、前記文書の処置の段階を示す進捗状態と、前記難易度とをそれぞれ軸として２次元の表を作成する作表手段と、前記要処置事項テーブルと前記条件テーブルとから、前記処置日が入力されていない未処置の文書である未処置文書の情報と、該未処置文書を処置せずに滞留している前記業務担当の情報と、前記未処置文書の前記難易度の情報とを読み出し、前記２次元の表中のそれぞれを示す位置に未処置情報として示す処置状況出力手段とを具備する進捗管理装置を提供する。
【０００８】
このような構成によれば、文書の詳細情報と、各業務担当における文書の処置日とが要処置事項テーブルに対応付けられ、文書を処置する作業の難易度が条件テーブルに規定されており、複数の業務担当（文書を処置する処置者）が文書の処置を順に行う場合に、例えば、処置を行う順に業務担当の情報を横軸に配置し、条件テーブルに規定された難易度を縦軸に配置する２次元の表を作成する。また、要処置事項テーブルと条件テーブルとから、未処置文書の情報とこの未処置文書を処置せずに滞留している業務担当の情報と未処置文書の難易度とが読み出され、これら情報が２次元の表中の相当する位置に未処置情報として示される。
【０００９】
このように、文書を処置する順に業務担当の情報を横軸に配置した２次元の表において、要処置事項テーブルの処置日が入力されていない業務担当の未処置文書として、処置日が入力されていない文書の現在位置を示すことにより、文書の処置とともに文書を滞留させている業務担当を把握できる。また、各業務担当が抱える未処置文書の情報と、各文書の難易度の情報が表示されるので、ユーザは状況に応じて処置する文書を選定することができる。例えば、「今日は勤務時間に余裕があるので、後の処置者が複数人控えており、長期滞留している難易度の高い書類を処置しよう」、「今日の勤務時間は残り５分なので、難易度が低く短時間で処置できる書類を処置しよう」とのように、状況に応じて選定した文書の処置を行うことができる。このように、文書が回送される業務担当間全体の処置の流れと難易度とを軸とする２次元の表中に、各業務担当が滞留している文書を可視化するので、各文書の進捗状況を把握でき、かつ、ユーザは計画的な文書の処置が可能となる。
【００１０】
上記進捗管理装置の前記条件テーブルは、前記文書を処置する作業の難易度が各前記業務担当に応じて規定されていることとしてもよい。
２次元の表において、業務担当に応じて設定された難易度に基づいて未処置文書を示すことによって、各業務担当がより状況に応じた文書を選定することができる。
【００１１】
上記進捗管理装置の前記処置状況出力手段は、前記文書の緊急度の度合いに応じて処置情報を示すこととしてもよい。
例えば、個々の文書を２次元の表に示す場合に、処置情報の色を、赤，黄色，緑等の緊急度の度合いに応じて異ならせる。これにより、ユーザに緊急度の度合いを簡便に通知することができる。
【００１２】
上記進捗管理装置の前記処置状況出力手段は、前記文書に対応付けられた製品の納品期日に基づいて緊急度を決定することとしてもよい。
例えば、製品の納品期日が近付いているものの緊急度を高く設定する場合には、ユーザは、緊急度の高い文書を優先的に処置するので、納品期日を超過する前に文書を処置することができ、文書の処理が納品期日を超過することによって納期までに出荷できない等の状況を低減することができる。
【００１３】
上記進捗管理装置の前記処置状況出力手段は、現在、前記文書を未処置の前記業務担当の直前の前記業務担当の前記承認日と現在の日付との日数の差に基づいて、現在未処置の前記業務担当において前記文書が滞留している滞留日数を算出し、該滞留日数に基づいて文書の並び順序を決定することが好ましい。
２次元の表における未処置の文書の並び順序が滞留日数に応じて表示されるので、ユーザは、滞留日数の多い文書を容易に把握できる。
【００１４】
上記進捗管理装置の前記作表手段は、前記業務担当に応じて難易度の情報を設定する難易度設定手段を具備することとしてもよい。
各業務担当は、担当する業務の難易度に基づいて文書を処置することにより、より速やかに処置することができる。
【００１５】
上記進捗管理装置において、前記文書を電子情報として格納する格納手段を具備し、前記２次元の表に示される処置情報に基づいて、前記格納手段から前記処置情報に対応付けられた前記文書が読み出されることとしてもよい。
２次元の表の処置情報に基づいて格納手段に格納される文書を読み出すので、編集する文書に簡便にアクセスできる。
【００１６】
本発明は、上記いずれかに記載の複数の進捗管理装置と、複数の前記進捗管理装置の前記文書の前記未処置情報を同一の前記２次元の表に示す一元化装置とを具備する進捗一元化管理システムを提供する。
このような構成によれば、複数の進捗管理装置のうち、各進捗管理装置のそれぞれの文書の処置情報と、他の進捗管理装置の文書の処置情報とを同一の２次元の表に示す。例えば、資材部で管理する資材部文書と製造部で管理する製造部文書とが、それぞれ異なる進捗管理装置で管理されている場合であっても、同一の２次元の表に資材部文書の進捗状況と製造部文書の進捗状況とが示される。これによって、異なる部署等で管理されている文書が複数ある場合であっても、進捗状況を一元管理することができる。
【００１７】
本発明は、複数の業務担当間を回送される文書を管理する進捗管理装置とネットワークを介して接続されるクライアント端末であって、各前記業務担当が前記文書の処置を順に行う場合に、前記文書に対する各前記業務担当の処置の段階を示す進捗状態と、各前記業務担当における前記文書の前記難易度とをそれぞれ軸として２次元の表を作成させる指令を前記進捗管理装置に出力する作表指令手段と、前記文書に関する詳細情報と前記文書が各前記業務担当において処置された日付である処置日とが対応付けられた要処置事項テーブルと、前記文書に関する詳細情報に基づいて、前記文書を処置する作業の難易度が規定される条件テーブルとに基づいて、前記処置日が入力されていない未処置の文書である未処置文書の情報と、該未処置文書を処置せずに滞留している前記業務担当の情報と、前記未処置文書の前記難易度の情報とを読み出して作成される前記２次元の表と、前記２次元の表中のそれぞれを示す位置の未処置情報とを出力させる指令を前記進捗管理装置に出力する処置出力指令手段とを具備するクライアント端末を提供する。
【００１８】
本発明は、上記いずれかに記載の前記進捗管理装置と、上記前記クライアント端末とを具備する進捗管理システムを提供する。
【００１９】
本発明は、複数の業務担当間を回送される文書を管理する進捗管理方法であって、各前記業務担当が前記文書の処置を順に行う場合に、前記文書の処置の段階を示す進捗状態と、前記難易度とをそれぞれ軸として２次元の表をＣＰＵが作成する作表過程と、前記文書に関する詳細情報と、前記文書が各前記業務担当において処置された日付である処置日とが対応付けられた要処置事項テーブルと、前記文書に関する詳細情報に基づいて、前記文書を処置する作業の難易度が規定される条件テーブルとから、前記処置日が入力されていない未処置の文書である未処置文書の情報と、該未処置文書を処置せずに滞留している前記業務担当の情報と、前記未処置文書の前記難易度の情報とをＣＰＵが読み出し、ＣＰＵが、前記２次元の表中のそれぞれを示す位置に未処置情報として示す処置状況出力過程とを有する進捗管理方法を提供する。
【００２０】
本発明は、複数の業務担当間を回送される文書を管理する進捗管理プログラムであって、各前記業務担当が前記文書の処置を順に行う場合に、前記文書の処置の段階を示す進捗状態と、前記難易度とをそれぞれ軸として２次元の表を作成する作表処理と、前記文書に関する詳細情報と、前記文書が各前記業務担当において処置された日付である処置日とが対応付けられた要処置事項テーブルと、前記文書に関する詳細情報に基づいて、前記文書を処置する作業の難易度が規定される前記条件テーブルとから、前記処置日が入力されていない未処置の文書である未処置文書の情報と、該未処置文書を処置せずに滞留している前記業務担当の情報と、前記未処置文書の前記難易度の情報とを読み出し、前記２次元の表中のそれぞれを示す位置に未処置情報として示す処置状況出力処理とをコンピュータに実行させるための進捗管理プログラムを提供する。
【発明の効果】
【００２１】
本発明は、複数の担当者にわたって処置される文書に対し、滞留を低減するべく処置させるための情報を提供することができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００２２】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る進捗管理装置の概略構成を示す図である。
【図２】本発明の第１の実施形態に係る進捗管理装置の機能ブロック図である。
【図３】要処置事項テーブルの一例を示した図である。
【図４】処置経路マスタの一例を示した図である。
【図５】社員情報テーブルの一例を示した図である。
【図６】条件テーブルの一例を示した図である。
【図７】緊急度マスタの一例を示した図である。
【図８】オーダ情報テーブルの一例を示した図である。
【図９】作表部によって作成される２次元の表の一例を示した図である。
【図１０】本発明の第１の実施形態に係る進捗管理装置の動作フローである。
【図１１】本発明の第１の実施形態に係る進捗管理装置の動作フローの続きである。
【図１２】未処置情報の表示方法の一例を示した図である。
【図１３】本発明の第２の実施形態に係る条件テーブルの一例を示した図である。
【図１４】本発明の第２の実施形態に係る進捗管理装置によって作成される２次元の表の一例を示した図である。
【図１５】本発明の第４の実施形態に係る進捗一元化システムの概略構成を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２３】
以下に、本発明に係る進捗管理装置及び方法並びにプログラムの一実施形態について、図面を参照して説明する。
〔第１の実施形態〕
図１に示されるように、本実施形態に係る進捗管理装置１は、コンピュータシステム（計算機システム）であり、ＣＰＵ（中央演算処理装置）１１、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の主記憶装置１２、補助記憶装置１３、キーボードやマウスなどの入力装置１４、及びディスプレイやプリンタなどの出力装置１５、外部の機器と通信を行うことにより情報の授受を行う通信装置１６などで構成されている。
補助記憶装置１３は、コンピュータ読取可能な記録媒体であり、例えば、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、半導体メモリ等である。この補助記憶装置１３には、各種プログラム（例えば、進捗管理プログラム）が格納されており、ＣＰＵ１１が補助記憶装置１３から主記憶装置１２にプログラムを読み出し、実行することにより種々の処理を実現させる。
【００２４】
図２は、進捗管理装置１が備える機能を展開して示した機能ブロック図である。図２に示されるように、進捗管理装置１は、格納部２、作表部（作表手段）３、及び処置状況出力部（処置状況出力手段）４を備えている。本実施形態の進捗管理装置１は、紙等の媒体によって回送する文書の処置を完了した日付の情報が、処置者によって進捗管理装置１に入力されることによって、文書の処置の進捗を管理する場合を例に挙げて説明する。
【００２５】
進捗管理装置１が備える各部において実行される処理内容について図２を参照して説明する。なお、図２に示した各部により実現される後述の各種処理は、ＣＰＵ１１が補助記憶装置１３に記憶されている進捗管理プログラムを主記憶装置１２に読み出して実行することにより実現されるものである。
また、本実施形態においては、製品の出荷前に、資材部が管理する製品状況を記載した文書（書類）を回送して業務担当である４部署６名の社員が順次チェックし、各業務担当の６名全員が処置（承認）し終えると、製品が出荷されるという業務フローを例に挙げて説明する。また、６名の業務担当は文書を順に処置することから、それぞれ処置を行う順に「処置者１」から「処置者６」とし、処置者が６名であることとして説明するが、処置者の数はこれに限定されない。また、資材部が管理する文書を例に挙げて説明するが、管理元となる部署は特に限定されない。さらに、チェックを行う部署の個数も特に限定されない。
【００２６】
格納部２は、要処置事項テーブル２１、処置経路マスタ２２、社員情報テーブル２３、条件テーブル２４、緊急度マスタ２５、及びオーダ情報テーブル２６を格納している。
要処置事項テーブル２１は、文書に関する詳細情報と、文書が各業務担当（処置者）において処置された日付である処置日とが対応付けられている。
また、要処置事項テーブル２１は、文書の処置者によって編集可能なテーブルであり、例えば、処置者が処置を完了した場合に、処置者が処置の日付を入力することによって、処置日の情報が入力される。このように、要処置事項テーブル２１は、文書の各処置者の処置の段階を示すテーブルである。
【００２７】
なお、本実施形態において、処置を完了した日付は、処置者によって要処置事項テーブル２１に入力されることとして説明するが、これに限定されない。例えば、進捗管理装置１が、処置者によって文書が処置された日付を検出した場合に、処置された日付の情報を要処置事項テーブル２１に入力することとしてもよい。
【００２８】
また、要処置事項テーブル２１は、例えば、図３に示されるように、文書を識別するための処置番号と、処置番号に対応する製品のオーダ番号、オーダ番号の製品に対応する訴求金額、責任場所等の詳細情報と、文書の発生日、登録日、各処置者における処置日等の日付情報とが対応付けられている。例えば、図３に示される「処置日１」から「処置日６」は、「処置者１」から「処置者６」のそれぞれが文書を処置（承認）した日付を示している。このように、要処置事項テーブル２１は、文書の処置番号と、各処置者において処置された日付（処置日）の情報とが対応付けられているので、処置番号の文書が各処置者によって処置されているか否かを容易に判別させることができる。
【００２９】
処置経路マスタ２２は、各処置者に対して個人を識別するための個人識別番号が対応付けられている。例えば、処置経路マスタ２２は、図４のように示される。
社員情報テーブル２３は、個人識別番号と、社員名（個人の名前）と、個人の所属部署名（所属）と、担当業務名とがそれぞれ対応付けられている。例えば、社員情報テーブル２３は、図５のように示される。
条件テーブル２４は、文書に関する詳細情報に基づいて、文書を処置する作業の難易度が規定されている。
【００３０】
具体的には、条件テーブル２４は、要処置事項テーブル２１における文書に関する詳細情報のうち、着目する項目を区別する複数の条件と、これら条件に対応する名称（条件名）とが対応付けられている。また、複数の条件とは、文書を処置する作業の難易度に応じて規定されている。例えば、条件テーブル２４は、要処置事項テーブルの「訴求金額」と「責任場所」とを着目する項目とする場合に、図６に示されるように、金額を条件１から条件４の４つの条件で区別する。４つの条件は、それぞれ「訴求金額が１０万円以上」，「訴求金額が１０万円未満で責任場所が当社」，「訴求金額が１０万円未満で責任場所が他社」，「条件１から条件３以外」に設定し、それぞれに対応する条件名を「高額」，「低額（当社責）」，「低額（他社責）」，「その他・不明」とする。また、上記条件４の「条件１から条件３以外」とは、例えば、訴求金額が不明、もしくは訴求金額が１０万円未満で責任場所が不明等の場合を示す。
【００３１】
緊急度マスタ２５は、文書の処置に対する緊急度を示す条件（以下「緊急度条件」という）と、緊急度を示す異なる表示情報（例えば、色情報）とが対応付けられている。緊急度マスタ２５は、例えば、図７のように示される。緊急度マスタ２５は、各文書の処置に対する緊急度が高い順に、「納期超過」，「納期まで１週間未満」，「納期まで１週間以上」，「その他」等の緊急度条件に対応して、例えば、それぞれ「赤」，「黄」，「緑」，「黒」等の異なる色を設定することによって、緊急度の相違を表す。文書の緊急度を色によって示すことで、ユーザは色の相違により簡便に緊急度を把握することができる。なお、本実施形態においては、それぞれの色に代えて、各文書を示す四角内の画像を「白抜き」,「斜線」,「点」,「黒塗り潰し」によって緊急度の相違を示して説明することとする。
オーダ情報テーブル２６は、オーダ番号とオーダ番号に対応する製品の客先への納入期限と、その製品の詳細情報（例えば、製品名、注文主、シリアル番号等）とが対応付けられている。例えば、オーダ情報テーブル２６は、図８のように示される。
【００３２】
作表部３は、各業務担当（各処置者）が文書の処置を順に行う場合に、文書の処置の段階を示す進捗状態と、難易度とをそれぞれ軸として２次元の表を作成する。具体的には、作表部３は、作表指示を取得すると、文書を処置する順序で処置者を横軸の左から順に配置し、縦軸には文書の処置の難易度が高い条件を上から順に配置して、２次元の表を形成する。また、本実施形態においては、ユーザによってボード画面を開く操作が行われたときに作表指示が作表部３に入力されることとするが、作表指示が入力されるのは、この場合に限定されない。例えば、進捗管理装置１に電源が投入されたタイミングで作表指示が作表部３に入力されることとしてもよい。
【００３３】
例えば、作表部３は、作表指示を取得すると、処置経路マスタ図４に基づいて処置経路は「処置者１」から「処置者６」であることと、各処置者に対応する個人識別番号とを読み出し、さらに、社員情報テーブル図５において各個人識別番号に対応付けられた社員名と所属部署名（所属）を読み出す。作表部３は、読み出した処置経路の順である「処置者１」から「処置者６」のそれぞれの所属部署名を２次元の表の横軸に配置する。
【００３４】
また、処置者を識別可能とするべく所属部署名の情報に加えて、コスト管理担当、部門責任者等の「担当業務名」、或いは「社員名」等の処置者を識別させる情報を表示しておくことが好ましい。これにより、横軸に同一所属部署名が複数回出現する場合に、処置者の判別がしやすくなる。
さらに、作表部３は、条件テーブル２４に基づいて軸となる条件名を読み出す。例えば、図６に示されるような条件テーブル２４から、４つの条件「高額」「低額（当社責）」「低額（他社責））」「その他・不明」を読み出し、縦軸に配置する。
【００３５】
処置状況出力部４は、要処置事項テーブル２１と条件テーブル２４とから、処置日が入力されていない未処置の文書である未処置文書の情報と、未処置文書を処置せずに滞留している業務担当の情報と、未処置文書の難易度の情報とを読み出し、２次元の表中のそれぞれを示す位置に未処置情報として示す。未処置情報とは、処置番号と緊急度とによって示され、未処置となっている処置番号の文書があることを視覚的に通知する印である。例えば、図９に示されるように、表内の数字と四角とで示される印が未処置情報である。このように、処置者に対応する表中に処置番号が示されている場合には、処置者が該当の処置番号の文書を未処置の状態であることを示す。具体的には、処置状況出力部４は、未処置判定部４１、緊急度出力部４２、難易度判定部４３及び未処置情報配置部４４を備えている。
【００３６】
未処置判定部４１は、要処置事項テーブル２１に基づいて、各処置番号に対応する各文書が、未処置か否かを判定し、未処置である処置者を出力する。例えば、未処置判定部４１は、着目する文書の処置番号を処置番号００１とする場合に、要処置事項テーブル２１の「処置番号００１」に対応する「処置日１」から「処置日６」のうち、最後の処置日である処置日６に日付が入力されていないものは、処置が完了していないと判定する。また、未処置判定部４１は、処置の日付が入力された最近の処置日の次の処置日（例えば、図３から「処置日３」）を検出し、この処置日に対応する処置者（例えば、「処置者３」）が、処置番号００１の文書を未処置であると判定し、緊急度出力部４２に出力する。
【００３７】
緊急度出力部４２は、要処置事項テーブル２１のうち、着目する処置番号に対応するオーダ番号を検出し、このオーダ番号に対応する製品納期をオーダ情報テーブル２６から読み出す。また、緊急度出力部４２は、現在の日付と製品納期とに基づいて緊急度を出力する。例えば、処置番号００１の文書に着目し、現在の日付が１１月１３日であるとした場合、緊急度出力部４２は、処置番号「００１」に対応するオーダ番号（例えば、１２３４５６）の製品納期（ここでは、オーダ情報テーブル２６に基づいて、１１月２０日とする）を出力する。緊急度出力部４２は、１１月２０日と１１月１３日との日数の差が、「７日」であることを算出する。また、緊急度出力部４２は、緊急度マスタ２５の緊急度条件に基づいて、納期まで１週間以上の日数があることから緊急度の色は「緑」であることを決定する。
【００３８】
難易度判定部４３は、要処置事項テーブル２１のうち、着目する処置番号の文書に対応する所定の文書の詳細情報と、条件テーブル２４に規定されている条件とを比較し、未処置文書の難易度を判定する。例えば、要処置事項テーブル２１に基づいて、処置番号「００１」の訴求金額「３００００円」と責任場所「当社」とを読み出し、条件テーブル２４と比較して、一致する条件「低額（当社責）」を出力する。
【００３９】
未処置情報配置部４４は、作表部３において作成された２次元の表に、未処置判定部４１、緊急度出力部４２、及び難易度判定部４３から取得した情報に基づいて、着目する処理番号の文書に対応する未処置情報を配置する。例えば、図９に示されるように、未処置情報配置部４４において、横軸は「処置者３」、縦軸は「低額（当社責）」の位置に、緊急度「緑色（点模様）」の処置番号「００１」の文書を示す未処置情報を配置する。
【００４０】
また、未処置情報配置部４４は、未処置文書の滞留日数を算出する。例えば、緊急度出力部４２は、処置番号「００１」の最近の処置日（ここでは、「処置日２」である「１１月１１日」）を読み出すと、最近の処置日と現在の日付との日数の差を算出する。ここでは、１１月１１日と１１月１３日との日数の差は「２日」であるので、滞留日数は２日であると算出する。未処置情報配置部４４は、滞留日数を算出すると、この滞留日数に基づいて未処置情報の並び順序を決定し、滞留日数が長いほど左上に位置するように未処置情報を２次元の表に配置する。
【００４１】
このように、未処置情報配置部４４は、文書に対応付けられた製品の納品期日に基づいて未処置情報の２次元の表中の配置位置を決定するので、処置者は緊急度等の情報に基づいて文書を処置することによって、納品期日を超過する前に文書を処置することができる。これにより、文書の処理が納品期日を超過し、納期までに出荷できない等の状況を低減することができる。
【００４２】
処理状況出力部４の情報が追加されて作成された２次元の表は、出力装置１５によってボード画面を介してユーザに提供される。ボード画面とは、２次元の表を表示するための出力装置１５上の表示領域である。例えば、ボード画面を構成するデータファイルがＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）等の言語である場合には、ボード画面はＨＴＭＬのデータファイルを処理できるソフトウェア（例えば、Internet Explorer（登録商標）等のＷＥＢブラウザ）により表示することができる。
また、本実施形態においては、ボード画面は、ＷＥＢブラウザによって表示されることとして説明するが、これに限定されない。例えば、ボード画面を表示するための専用のソフトウェアであってもよいこととする。
【００４３】
次に、本実施形態に係る進捗管理装置１の作用について図１０、図１１を用いて説明する。また、本実施形態では、現在の日付を１１月１３日である場合を例に挙げて説明する。
ユーザが入力装置１４を介してボード画面を開くと、作表指示が作表部３に入力される（ステップＳＡ１）。作表部３は作表指示が入力されると、ユーザに個人識別番号の入力を要求する。ユーザが個人識別番号を入力することにより、作表部３は個人識別番号を取得する（ステップＳＡ２）。作表部３は、格納部２の条件テーブル２４から縦軸の条件名と、各条件名に対応する条件を読み出す（ステップＳＡ３）。続いて、格納部２の処置経路マスタ２２から、処置の経路となる「処置者１」から「処置者６」の個人識別番号「１１１」，「２２２」，・・・「６６６」を取得する（ステップＳＡ４）。さらに、作表部３は、格納部２の社員情報テーブルから、処置者１から処置者６にそれぞれ対応する社員名「山田一郎」，「田中次郎」・・・「田上七郎」と、所属部署名「資材部」，「設計部」・・・「資材部」とを取得する（ステップＳＡ５）。
【００４４】
縦軸の項目名「高額」，「低額（当社責）」・・・「その他・不明」が２次元の表の最左列（縦一列）に配置され、処置者１から処置者６の所属部署名「資材部」，「設計部」・・・「資材部」を２次元の表の最上行（横一列）に配置される（ステップＳＡ６）。さらに、作表部３は、格納部２の緊急度マスタ２５から緊急度条件と各条件に対応する色の情報を取得する（ステップＳＡ７）。
続いて、処理状況出力部４の未処置判定部４によって、要処置事項テーブル２１が参照され、各文書に対して「処置日６」に日付が入力されているか否かが判定される（ステップＳＡ８）。判定の結果、日付が入力されている場合には、処置が完了していることとして、ステップＳＡ８を繰り返し、他の文書の判定を継続する。
【００４５】
判定の結果、日付が入力されていない場合には、その文書（例えば、処置番号「００１」）は未処置であることと判定される。未処置と判定された文書の処置番号を取得すると、その処置番号「００１」を２次元の表に配置するための印（例えば、［１］）が生成される（ステップＳＡ９）。要処置事項テーブル２１から処置番号［１］のオーダ番号１２３４５６を取得し、オーダ番号１２３４５６をキーとしてオーダ情報テーブル２６に基づいて製品納期（例えば、１１月２０日）の情報が読み出される（ステップＳＡ１０）。さらに、この製品納期１１月２０日と現在の日付（１１月１３日）とを比較し、納期まで１週間以上であるので、緊急度の色情報として「緑」が取得される（ステップＳＡ１１）。
【００４６】
要処置事項テーブル２１の処置日１から処置日６のうち、処置日が入力されておらず、最も順序番号が若い処置日を読み出し、その処置日を入力する処置者を現処置者（つまり、文書を滞留している処置者）とする（ステップＳＡ１２）。ここでは、処置日３を入力するのは処置者３であるため、処置者３が現処置者として読み出される。
現在の日付と、最近の処置日（つまり、現処置者より１つ前の処置者の処置日であり、例えば、「処置日２」）との日数の差が求められ、この日数の差が文書を滞留している滞留日数（例えば、１１月１３日と１１月１１日との日数差は「２日」）として算出される（ステップＳＡ１３）。
【００４７】
続いて、条件テーブル２４から読み出した縦軸の条件に基づいて、処置番号「００１」の訴求金額は「３００００円」、責任場所は「当社」であることから、縦軸は、「低額（当社責）」に位置することと決定される（ステップＳＡ１４）。２次元の表において、横軸は現処置者である「処置者３」、縦軸は「低額（当社責）」の条件に一致する位置に、「緑」色の印によって処置番号「００１」を示す未処置情報［１］が示される（ステップＳＡ１５）。また、２次元の表に示される各文書を示す処置番号の情報は、算出された滞留日数の多いものから左詰で配置される（ステップＳＡ１６）。未処置文書があるか否かを判定し、なければ本処理を終了する（ステップＳＡ１７）。また、未処置文書がある場合には、図１０のＢに続き、ステップＳＡ８からの処理を繰り返す（ステップＳＡ１７）。
このように作成された２次元の表と、各文書の未処置情報は、ボード画面を介してユーザに提供される。
【００４８】
以上説明してきたように、本実施形態に係る進捗管理装置１及び方法並びにプログラムにおいて、文書が回送される処置者と文書の作業に対する難易度とをそれぞれ軸とする２次元の表を作成し、文書の詳細情報とこの文書の処置日とを対応付けた要処置事項テーブル２１と、文書の難易度を規定する条件テーブル２４とに基づいて未処置文書の有無を判定し、さらに、未処置文書を滞留している処置者とその難易度とを、上記２次元の表の相当する位置に未処置情報として表示する。このように、文書が回送される処置者（業務担当）間全体の処置の流れと難易度とを軸とする２次元の表中に、各処置者（業務担当）が滞留している状態である未処置を可視化して表示するので、各処置者は文書の進捗状況を容易に把握できる。また、ユーザ（処置者）は難易度の情報に基づいて、処置する文書を選定することができるので、計画的な文書の処置が可能となる。
【００４９】
なお、本実施形態においては、進捗情報を管理するための２次元の表の作表指示は、進捗管理装置１が直接操作されることにより、作表部３に入力されることとしていたが、これに限定されない。例えば、進捗管理装置１とネットワークを介して接続され、出力装置を有するクライアント端末に、進捗管理装置１によって作表される２次元の表の作表指示を入力させ、進捗を出力するボード画面をクライアント端末の有する出力装置等に出力させることとしてもよい。このように、２次元の表の作表指示の入力及び進捗情報の出力と、進捗管理装置１とを区別することによって、それぞれの装置にかかる負担を低減することができる。これによって、それぞれの処理を速やかに行うことができる。
【００５０】
また、本実施形態においては、書類を識別するための番号を四角で囲んだ数字によって示していたが、書類の表示方法はこれに限定されない。例えば、図１２に示されるような書類の表示を丸い記号によって示すこととしてもよいし、種類を識別するための番号に代えて数字とアルファベットとを組み合わせた記号等で示すこととしてもよい。
【００５１】
また、本実施形態においては、図３の処置日１から処置日６のうち、最終処置日である処置日６に日付が入力されたか否かを判定することにより処置が完了したことを判定していたが、処置の完了の確認方法はこれに限定されない。例えば、処置が完了した文書に対して「終了」の印となるフラグを入力できる欄を設け、フラグの有無によって処置の完了を識別することとしてもよい。
【００５２】
本実施形態においては、条件テーブル２４に規定される条件が４つである場合を例に挙げて説明していたが、条件の個数はこれに限定されない。
また、作表部３は、作表指示が入力されるとユーザに対して個人識別番号の入力を要求し、ユーザに個人識別番号を入力させていたが、個人識別番号の取得方法はこれに限定されない。例えば、ユーザによる入力に代えて、他のシステムにより認証された個人識別番号を他のシステムから取得することとしてもよい。
【００５３】
〔第２の実施形態〕
次に、本発明の第２の実施形態に係る進捗管理装置について、図１３を用いて説明する。本実施形態の進捗管理装置が第１の実施形態と異なる点は、作表部３は難易度設定部（難易度設定手段）（図示略）を設けた点である。以下、本実施形態の進捗管理装置について、第１の実施形態と共通する点については説明を省略し、異なる点について主に説明する。
【００５４】
条件テーブルは、個人識別番号または所属部署等に応じた難易度の条件と条件に対応付けられた名称（条件名）とを規定する。例えば、図１３に示されるように、個人識別番号「１１１」に対応する条件名を「高額」，「低額（自社責）」，「低額（他社責）」，「不明」とし、個人識別番号「２２２」に対応する条件の名称を「所内処置」，「所外処置」，「特別採用」，「廃棄」とする。
【００５５】
難易度設定部は、処置者（業務担当）を識別する個人識別情報に応じて難易度の情報を設定する。例えば、処置業務の担当が資材部である場合には、金額面や、自社責任または供給元責任等の責任区分等によって文書の難易度が異なる。また、処置業務の担当が品質保証部である場合には、発生する不良の種類によって文書の難易度が異なる。このように、それぞれの所属部署や処置者に応じて文書の処置に対する難易度が異なる場合に、所属部署や処置者に応じた縦軸の項目を設定するべく、難易度設定部は縦軸の情報を出力する。
【００５６】
例えば、難易度設定部は、条件テーブルに基づいて入力装置１４から入力された個人識別番号に対応する縦軸の条件名と設定条件とを読み出して、この条件名を縦軸に配置する（図１４を参照）。
これにより、各処置者は、担当する業務の難易度に基づいて文書を処置することができ、より速やかに文書を処置することができる。
【００５７】
〔第３の実施形態〕
次に本発明の第３の実施形態に係る進捗管理装置について説明する。
本実施形態の進捗管理装置が第１、第２の実施形態と異なる点は、回送する文書を電子情報として格納する格納部と、文書の処置を完了した旨を取得した場合に２次元の表を更新する更新部（図示略）を設けた点である。以下、本実施形態の進捗管理装置について、第１、第２の実施形態と共通する点については説明を省略し、異なる点について主に説明する。
【００５８】
格納部は、文書記憶部（図示略）を備えている。文書記憶部は、複数の処置者間で回送する文書（以下「回送文書」という）を電子情報として格納している。また、文書記憶部は、格納されている回送文書の取得要求に応じて、要求された回送文書が読み出される。また、文書記憶部に格納されている回送文書に対して編集や更新等の入力が行われる場合には、それら編集や更新の情報が反映された状態で、変更後の回送文書が文書記憶部に上書きされる。例えば、ユーザがボード画面上の２次元の表から、未処置である文書の未処置情報を選択すると、選択された未処置情報に対応する文書が格納部の文書記憶部から読み出され、読み出された文書が出力装置１５の画面上に表示される。さらに、ユーザが読み出した文書を編集後、上書き保存の指示をした場合には、編集後の文書が上書きされて格納部２´に格納される。
【００５９】
更新部（図示略）は、現在の処置者によって回送文書の処置が完了した旨を取得した場合に、処理情報設定部は、２次元の表において現在の処置者の未処置文書一覧の情報から、処置が完了した文書の未処置情報を削除し、次の処置者の未処置文書一覧の中に未処置情報を配置する。
このように、本実施形態においては、回送する文書を電子文書として格納しておき、処置者によって文書の処置が完了した場合に、ボード画面上の２次元の表を更新する。これにより、処置者が処置したことがボード画面上に反映されるので、管理の即時性が向上し、管理の精度がよくなる。また、ボード画面上から確認された未処置情報に基づいて、速やかに文書の内容を確認することができるので、業務の効率が向上する。
【００６０】
〔第４の実施形態〕
次に、本発明の第４の実施形態に係る進捗一元化管理システム１００について、図１５を用いて説明する。本実施形態は、複数の進捗管理装置１によって出力される文書の進捗状況を一元表示する点において、第１、第２及び第３の実施形態と異なる。以下、本実施形態の進捗一元化管理システムについて、第１の実施形態、第２の実施形態及び第３の実施形態と共通する点については説明を省略し、異なる点についてのみ主に説明する。
【００６１】
図１５に示されるように、進捗一元化管理システムは、複数の進捗管理装置１ａ，１ｂ，１ｃと、一元化装置５とを備えている。また、複数の進捗管理装置１ａ，１ｂ，１ｃはそれぞれ一元化装置５とネットワークを介して通信可能に接続されている。
各進捗管理装置１ａ，１ｂ，１ｃは、それぞれ異なる部署に配置されており、異なる種類の文書の管理を行う。また、各進捗管理装置１ａ，１ｂ，１ｃは、それぞれの文書を最初に処置する部署に設置されている。例えば、進捗管理装置１ａは、資材部で管理する資材部文書を管理しており、資材部に設置されている。同様に、進捗管理装置１ｂは、製造部に設置され、製造部で管理する製造部文書を管理しており、進捗管理装置１ｃは、品商部に設置され、品商部で管理する品商部文書を管理している。
【００６２】
一元化装置５は、図１に示すような進捗管理装置１ａ，１ｂ，１ｃと同様にコンピュータシステムであり、ＣＰＵ１１、ＲＡＭ等の主記憶装置１２、補助記憶装置１３、キーボードやマウスなどの入力装置１４、及びディスプレイやプリンタなどの出力装置１５、外部の機器と通信を行うことにより情報の授受を行う通信装置１６などで構成されている。
【００６３】
一元化装置５は、入力装置１４から作表指示を取得すると、各進捗管理装置１ａ，１ｂ，１ｃによってそれぞれ提供される未処置文書の情報を、同一の２次元の表に示し、一元化表示する。また、一元化装置５は、一元化表示する場合に、各進捗管理装置１ａ，１ｂ，１ｃが有する文書の処置番号やオーダ番号等の識別番号が、他の進捗管理装置の識別番号と競合することのないように、それぞれの進捗管理装置間の識別番号の対応付けがなされている。
【００６４】
このように、本実施形態に係る進捗一元化管理システム１００によれば、異なる装置が有する文書の情報を一元化して表示するので、所定の進捗管理装置の文書ばかりが処理され、他の進捗管理装置の文書の処理がなされない等の状況を防ぐことができる。
【００６５】
なお、本実施形態においては、一元化装置の入力装置１４から取得した作表指示に基づいて、進捗一元化管理システム１００が起動することとして説明していたが、これに限定されない。例えば、進捗管理装置１ａ，１ｂ，１ｃのうち少なくともいずれか１つから作表指示が入力された場合に、進捗一元化管理システム１００を起動することとしてもよいし、進捗一元化管理システム１００と接続される他のクライアント端末等から入力された作表指示に基づいて進捗一元化管理システム１００を起動することとしてもよい。
【符号の説明】
【００６６】
１  進捗管理装置
２  格納部
３  作表部
４  処置状況出力部
５  一元化装置
２１  要処置事項テーブル
２２  処置経路マスタ
２３  社員情報テーブル
２４  条件テーブル
２５  緊急度マスタ
２６  オーダ情報テーブル
４１  未処置判定部
４２  緊急度出力部
４３  難易度判定部
４４  未処置情報配置部
１００  進捗一元化管理システム
【図１】
0005550308.tif 000002
【図２】
0005550308.tif 000003
【図３】
0005550308.tif 000004
【図４】
0005550308.tif 000005
【図５】
0005550308.tif 000006
【図６】
0005550308.tif 000007
【図７】
0005550308.tif 000008
【図８】
0005550308.tif 000009
【図９】
0005550308.tif 000010
【図１０】
0005550308.tif 000011
【図１１】
0005550308.tif 000012
【図１２】
0005550308.tif 000013
【図１３】
0005550308.tif 000014
【図１４】
0005550308.tif 000015
【図１５】
0005550308.tif 000016