(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを、
作業の順序が予め定められた複数の作業において作業者により紙文書に書き込まれた内容と該内容の各々が書き込まれた作業とを示す書込情報と、前記複数の作業の中から指定された作業を示す指定作業識別情報とを入力する入力手段と、
前記入力手段により入力された書込情報のうち前記指定作業識別情報により示される作業までの作業に対応する書込情報及び前記作業の順序に基づいて、前記書込情報に示された複数の作業の実行状態を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記複数の作業の実行状態を示す作業状態実行情報を更新する更新手段として機能させるための作業状態判定プログラム。
【請求項２】
作業の順序が予め定められた複数の作業において作業者により紙文書に書き込まれた内容と該内容の各々が書き込まれた作業とを示す書込情報と、前記複数の作業の中から指定された作業を示す指定作業識別情報とを入力する入力手段と、
前記入力手段により入力された書込情報のうち前記指定作業識別情報により示される作業までの作業に対応する書込情報及び前記作業の順序に基づいて、前記書込情報に示された複数の作業の実行状態を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記複数の作業の実行状態を示す作業状態実行情報を更新する更新手段とを有する作業状態判定装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、作業状態判定プログラム及び作業状態判定装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
一連の作業において紙文書の利用を許す技術が提案されている。
【０００３】
これに関連する技術として、特許文献１には、利用者が端末装置を用いて電子文書の印刷を要求すると、プリンタは電子文書に一意的に定まる識別情報を追加して印刷して紙文書を出力し、そして、利用者が出力された紙文書に承認のために捺印や書込み等のアノテーションを記入し、それをスキャナで読み込みを実行すると、情報処理装置はスキャナにおいて読み込まれた結果生成された電子文書から識別情報及びアノテーションを読み取り、紙文書出力前の元の電子文書に対応付けて、元の電子文書を読み込まれた結果生成された電子文書で上書きして承認済みにする技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００４−２６５１４０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明の目的は、作業の順序が予め定められた複数の作業を実行する場合において、作業に用いられる紙文書に書込みがあった複数の作業の実行状態を判定する作業状態判定プログラム及び作業状態判定装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
［１］コンピュータを、
作業の順序が予め定められた複数の作業において作業者により紙文書に書き込まれた内容と該内容の各々が書き込まれた作業とを示す書込情報と、前記複数の作業の中から指定された作業を示す指定作業識別情報とを入力する入力手段と、
前記入力手段により入力された書込情報のうち前記指定作業識別情報により示される作業までの作業に対応する書込情報及び前記作業の順序に基づいて、前記書込情報に示された複数の作業の実行状態を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記複数の作業の実行状態を示す作業状態実行情報を更新する更新手段として機能させるための作業状態判定プログラム。
【００１０】
［２］作業の順序が予め定められた複数の作業において作業者により紙文書に書き込まれた内容と該内容の各々が書き込まれた作業とを示す書込情報と、前記複数の作業の中から指定された作業を示す指定作業識別情報とを入力する入力手段と、
前記入力手段により入力された書込情報のうち前記指定作業識別情報により示される作業までの作業に対応する書込情報及び前記作業の順序に基づいて、前記書込情報に示された複数の作業の実行状態を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記複数の作業の実行状態を示す作業状態実行情報を更新する更新手段とを有する作業状態判定装置。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１又は２に係る発明によれば、作業の順序が予め定められた複数の作業を実行する場合において、指定された作業よりも順序が前の作業のうち、作業に用いられる紙文書に書込みがあった複数の作業の実行状態を判定することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】図１は、本発明の第１の実施の形態に係るワークフロー管理システムの構成例を示す概略図である。
【図２】図２は、ワークフロー管理サーバの構成例を示す概略図である。
【図３】図３は、帳票の構成例を示す概略図である。
【図４】図４（ａ）及び（ｂ）は、ワークフロー管理サーバ装置の記憶部が記憶するワークフロー定義データの構成例を示す概略図である。
【図５】図５（ａ）及び（ｂ）は、ワークフロー管理サーバ装置の記憶部が記憶するワークフロー実行データの構成例を示す概略図である。
【図６】図６は、ワークフロー管理システムの動作例を示すフローチャートである。
【図７】図７は、本発明の第２の実施の形態に係るワークフロー管理サーバ装置の記憶部が記憶するワークフロー定義データの構成例を示す概略図である。
【図８】図８は、ワークフロー管理システムの動作例を示すフローチャートである。
【図９】図９は、本発明の第３の実施の形態に係るワークフロー管理サーバ装置の記憶部が記憶するワークフロー定義データの構成例を示す概略図である。
【図１０】図１０（ａ）及び（ｂ）は、ワークフロー管理サーバ装置の記憶部が記憶するワークフロー実行データの構成例を示す概略図である。
【図１１】図１１は、ワークフロー管理システムの動作例を示すフローチャートである。
【図１２】図１２（ａ）及び（ｂ）は、本発明の第４の実施の形態に係るワークフロー管理サーバ装置の記憶部が記憶するワークフロー定義データの構成例を示す概略図である。
【図１３】図１３（ａ）〜（ｃ）は、ワークフロー管理サーバ装置の記憶部が記憶するワークフロー実行データの構成例を示す概略図である。
【図１４】図１４は、ワークフロー管理システムの動作例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
〔第１の実施の形態〕
（ワークフロー管理システムの構成）
図１は、本発明の第１の実施の形態に係るワークフロー管理システムの構成例を示す概略図である。
【００１７】
このワークフロー管理システム５は、ワークフロー管理サーバ装置１と、入出力装置又は画像形成装置としての複合機２と、端末装置３とをネットワーク４によって互いに通信可能に接続することで構成される。
【００１８】
ワークフロー管理サーバ装置１は、電子文書及び紙文書を用いた一連の作業（以下、「ワークフロー」という。）を管理するための機能を備えたＣＰＵや記憶部等の電子部品を有する情報処理装置である。
【００１９】
複合機２は、ワークフローに用いる紙文書の出力及び入力を実行する印刷機能及び光学操作機能等の複数の機能を備えたものである。
【００２０】
端末装置３は、ワークフロー管理サーバ装置１にアクセスし電子文書を用いた作業を実行し、操作入力用の操作部と、液晶ディスプレイ等の表示部と、ＣＰＵや記憶部当の電子部品を備えた制御部とを有する。なお、端末装置３は、例えば、パーソナルコンピュータやＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、携帯電話機等でもよい。また、端末装置３は、同図では１台を図示するが、複数台でもよい。
【００２１】
ネットワーク４は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネット等でもよく、有線、無線は問わない。
【００２２】
ここで、「ワークフロー」とは、予め設定された順序に基づいて複数の作業をそれぞれに定められた作業者が実行し、処理していくものである。作業は、端末装置３を用いて電子文書を閲覧及び編集したり、紙文書を閲覧及び書き込みしたりして実行される。
【００２３】
図２は、ワークフロー管理サーバ装置の構成例を示す概略図である。
【００２４】
ワークフロー管理サーバ装置１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）等から構成され各部を制御するとともに各種のプログラムを実行する制御部１０と、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）やフラッシュメモリ等の記憶媒体から構成され情報を記憶する記憶部１１と、ネットワーク４を介して外部と通信する通信部１２とを有する。
【００２５】
制御部１０は、後述するワークフロー管理プログラム１１Ａを実行することで、ワークフロー実行データ管理手段１０Ａ、帳票出力手段１０Ｂ、帳票入力手段１０Ｃ及び作業状態判定手段１０Ｄ等として機能する。
【００２６】
ワークフロー実行データ管理手段１０Ａは、電子文書又は紙文書に対する作業者の入力内容に基づいてワークフローに含まれる作業の状態を管理する。
【００２７】
帳票出力手段１０Ｂは、ワークフローにおいて用いられる電子文書としての後述する帳票定義データ１１Ｂから紙文書である帳票２０を印刷するための画像情報を生成し、その画像情報を用いて帳票２０を出力するよう複合機２に指示する。
【００２８】
帳票入力手段１０Ｃは、複合機２においてスキャンされた帳票２０に記載された情報をＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）等の手段により電子文書に変換して入力する。
【００２９】
作業状態判定手段１０Ｄは、帳票２０に記載された入力内容及び後述するワークフロー定義データ１１Ｃに基づいてワークフローのいずれの作業が終了したか否か及びいずれの作業が実行中なのかを判定する。
【００３０】
記憶部１１は、制御部１０を上述した各手段として動作させるワークフロー管理プログラム１１Ａと、帳票２０を印刷するための文字情報又は画像情報等からなる帳票定義データ１１Ｂと、ワークフローの作業の状態及び各作業の作業者や条件等を定義するワークフロー定義データ１１Ｃと、帳票２０が複合機２に入力されて帳票２０に書き込まれた書込をＯＣＲ等の手段によって書込情報に変換し、出力前の情報と合成して得られた電子文書である帳票実行データ１１Ｄと、ワークフローに含まれる各作業の状態を示すワークフロー実行データ１１Ｅとを記憶する。
【００３１】
図３は、帳票２０の構成例を示す概略図である。帳票２０は、例えば、ワークフローを実行した作業者によって書込２００がされたものを示しており、ワークフローの作業を示す作業名欄２０ａと、作業を行う作業者の氏名欄２０ｂと、作業を終了した日時を示す終了日時欄２０ｃと、作業を実行した作業者によって書き込まれるコメント欄２０ｄとを有する。帳票２０は、例えば、回覧を要する部品や書籍等が添付され、各作業者が部品や書籍に確認等の作業を実施して書込２００がされる。
【００３２】
図４（ａ）及び（ｂ）は、ワークフロー管理サーバ装置１の記憶部１１が記憶するワークフロー定義データ１１Ｃの構成例を示す概略図である。
【００３３】
図４（ａ）に示すワークフロー定義データ１１０Ｃは、作業１〜６の順序を定義するデータであり、例えば、作業１、作業２の順に進んで作業３又は作業５に分岐し、それぞれ作業４又は作業６に進むよう定義されている。なお、作業２から作業３又は作業５に進むとき、両方の作業を実行するようにしてもよいし、先に進んだ作業以降のワークフローのみを実行するようにしてもよい。また、順序に従って、各作業が終了しないと次の作業に進まないものとする。
【００３４】
また、ワークフロー定義データ１１０Ｃの作業１において作業１の作業者によって帳票出力及び帳票書込が実行されて、作業１と同様に作業２、作業３と帳票書込が実行された後、作業３において作業３の作業者によって帳票入力が実行されるよう定義されている。また、帳票出力、帳票入力及び帳票書込の動作の定義は、事前に定義されずに作業者の動作に応じて定義を追加していく形態でもよい。
【００３５】
図４（ｂ）に示すワークフロー定義データ１１１Ｃは、ワークフローに含まれる作業の名称を示す作業名と、各作業を実行する利用者を示す作業者と、作業の状態を終了にするために必要な条件を示す終了条件とを有する。
【００３６】
図５（ａ）及び（ｂ）は、ワークフロー管理サーバ装置１の記憶部１１が記憶するワークフロー実行データ１１Ｅの構成例を示す概略図である。図５（ａ）、（ｂ）は、それぞれ図２のワークフロー実行データ１１Ｅの異なる状態のワークフロー実行データ１１０Ｅ、１１１Ｅである。
【００３７】
図５（ａ）に示すワークフロー実行データ１１０Ｅは、作業１が実行中である場合のワークフロー実行データの状態を示しており、例えば、図４（ａ）に示す順で作業１〜６が進むとき、作業２以降は未実行と示される。
【００３８】
図５（ｂ）に示すワークフロー実行データ１１１Ｅは、作業４が実行中である場合のワークフロー実行データの状態を示しており、例えば、図４（ａ）に示す順で作業１〜４が進むと、作業５及び６は未実行として示される。
【００３９】
（ワークフロー管理システムの動作）
以下に、ワークフロー管理システム５の動作を各図を参照しつつ説明する。
【００４０】
（１）帳票の出力
まず、図４（ａ）に示すワークフロー定義データ１１０Ｃに沿ってワークフローを実行する場合について説明する。作業１を実行する利用者、つまり作業者１は、端末装置３の操作部を操作し、ワークフローの管理を開始するように要求する。端末装置３の制御部は、ワークフロー管理サーバ装置１に対してワークフロー管理プログラム１１Ａを実行するよう実行要求する。次に、作業者１は、端末装置３を操作して複合機２から帳票２０を出力するようワークフロー管理サーバ装置１に要求する。ワークフロー管理サーバ装置１のワークフロー実行データ管理手段１０Ａは、要求を受けると、ワークフロー実行データ１１Ｅの一例として、図５（ａ）に示すワークフロー実行データ１１０Ｅを参照し、参照した時点で実行されている作業が１と認識する。次に、帳票出力手段１０Ｂは、作業１に関連する電子文書の帳票定義データ１１Ｂを記憶部１１から読み込んで、複合機２に送信し、複合機２から帳票２０を出力させる。
【００４１】
次に、作業者１〜３は、複合機２から出力された帳票２０に対して、作業者１、２、３の順で部品や書籍確認等の作業１〜３を実行し、帳票２０に対して、例えば、図３に示すように書込２００を書き込む。図３に示す書込２００に加えて、更に作業者３が書き込んだ後、作業者３は、帳票２０を複合機２に入力する。複合機２は、帳票２０を読み込み、読み込んだ情報をワークフロー管理サーバ装置１に送信する。
【００４２】
（２）帳票読取後のワークフロー管理サーバ装置の動作
以下において、帳票２０が複合機２に入力された後のワークフロー管理サーバ装置１の動作を説明する。
【００４３】
図６は、ワークフロー管理システム５の動作例を示すフローチャートである。
【００４４】
まず、帳票入力手段１０Ｃは、複合機２から受信した情報の書込２００に該当する画像をＯＣＲによってテキストデータ等の書込情報に変換し、書込情報に対応する作業及び書込情報の内容を確認する（Ｓ１）。
【００４５】
次に、作業状態判定手段１０Ｄは、図４（ｂ）に示すワークフロー定義データ１１１Ｃを参照し（Ｓ２）、ステップＳ１において確認した帳票２０の書込情報の内容に応じて終了条件、例えば、作業３の終了条件である「作業３の終了日時」が入力済み、を満たす最も後段の作業、つまり書込２００が書き込まれた作業３までを実行済と判定する（Ｓ３）。
【００４６】
次に、ワークフロー実行データ管理手段１０Ａは、ステップＳ３において作業状態判定手段１０Ｄによって実行済と判定された作業の状態を「実行済」とし（Ｓ４）、ステップＳ４によって作業の状態が「実行済」とされた次の作業の状態を「実行中」にしてワークフロー実行データ１１０Ｅを図５（ｂ）に示すワークフロー実行データ１１０Ｅに書き換える（Ｓ５）。
【００４７】
〔第２の実施の形態〕
第２の実施の形態は、帳票２０を複合機２に入力する利用者（作業者３）が、書込２００が作業４まで及んでいる場合に、作業状態判定手段１０Ｄに判定させる作業を、例えば、作業３までに指定する点で第１の実施の形態と異なる。
【００４８】
図７は、本発明の第２の実施の形態に係るワークフロー管理サーバ装置１の記憶部１１が記憶するワークフロー定義データ１１Ｃの構成例を示す概略図である。
【００４９】
同図に示すワークフロー定義データ１１２Ｃは、作業１〜６の手順を定義するデータであり、例えば、作業１、作業２の順に進んで作業３又は作業５に分岐し、それぞれ作業４又は作業６に進むよう定義されている。なお、作業２から作業３又は作業５に進むとき、両方の作業を実行するようにしてもよいし、先に進んだ作業以降のワークフローのみを実行するようにしてもよい。
【００５０】
また、ワークフロー定義データ１１２Ｃの作業１において作業１の作業者によって帳票出力及び帳票書込が実行されて、作業１と同様に作業２、作業３、作業４と帳票書込が実行された後、作業者３において作業３の作業者によって作業３を指定して帳票入力が実行されるよう定義されている。また、帳票出力、帳票入力及び帳票書込は、事前に定義されずに作業者の動作に応じて定義を追加していく形態でもよい。
【００５１】
（ワークフロー管理システムの動作）
第１の実施の形態と同様に、出力された帳票２０に対して、作業者１〜４の順で作業１〜４を実行し、帳票２０に対して、例えば、図３に示すように書込２００を書き込む。図３に示す書込２００に加えて、更に作業者３及び４が書き込んだ後、作業者３は、帳票２０を複合機２に入力するが、入力するとき作業３を指定するものとする。複合機２は、帳票２０を読み込み、読み込んだ情報をワークフロー管理サーバ装置１に送信する。
【００５２】
図８は、ワークフロー管理システム５の動作例を示すフローチャートである。
【００５３】
まず、帳票入力手段１０Ｃは、複合機２から受信した情報を書込情報に変換し、書込情報に対応する作業及び書込情報の内容を確認するとともに、作業者３によって指定された作業３を指定作業識別情報として読み込む（Ｓ１１）。
【００５４】
次に、作業状態判定手段１０Ｄは、図４（ｂ）に示すワークフロー定義データ１１２Ｃを参照し（Ｓ１２）、帳票２０の入力を行った指定作業識別情報、つまり作業者による作業の指定があるとき（Ｓ１３；Ｙｅｓ）、指定された作業３までで、ステップＳ１１において確認した帳票２０の書込２００の内容に応じて終了条件、例えば、作業３の終了条件である「作業３の終了日時」が入力済み、を満たす最も後段の作業、つまり書込２００が書き込まれた作業３までを実行済と判定する（Ｓ１４）。
【００５５】
次に、ワークフロー実行データ管理手段１０Ａは、ステップＳ１４において作業状態判定手段１０Ｄにおいて実行済と判定された作業の状態を「実行済」とし（Ｓ１５）、ステップＳ１５によって作業の状態が「実行済」とされた次の作業の状態を「実行中」にして図１０（ａ）に示すワークフロー実行データ１１２Ｅを図１０（ｂ）に示すワークフロー実行データ１１３Ｅに書き換える（Ｓ１６）。また、作業４の書込が存在するとしても、作業４は実行中とする。
【００５６】
また、帳票２０の入力を行った作業者による作業の指定がないとき（Ｓ１３；Ｎｏ）、第１の実施の形態と同様に、ステップＳ１１において確認した帳票２０の書込２００の内容に応じて終了条件、例えば、作業３の終了条件である「作業３の終了日時」が入力済み、を満たし最も後段の作業、つまり書込２００が書き込まれて終了条件のない作業４までを実行済と判定する（Ｓ１７）。
【００５７】
次に、ワークフロー実行データ管理手段１０Ａは、ステップＳ１７において作業状態判定手段１０Ｄによって実行済と判定された作業の状態を「実行済」とする（Ｓ１８）。
【００５８】
〔第３の実施の形態〕
第３の実施の形態は、ワークフロー定義データ１１０Ｃの作業２から作業３又は作業５への分岐を考慮する点で第１の実施の形態と異なる。
【００５９】
図９は、本発明の第３の実施の形態に係るワークフロー管理サーバ装置１の記憶部１１が記憶するワークフロー定義データ１１３Ｃの構成例を示す概略図である。
【００６０】
ワークフロー定義データ１１３Ｃは、同図に示すように、作業１〜６の手順を定義するデータであり、例えば、作業１、作業２の順に進んで作業３又は作業５に分岐し、それぞれ作業４又は作業６に進むよう定義されている。なお、作業２から作業３又は作業５に進むとき、先に進んだ作業のワークフローのみを実行する。ここでは、作業５に進んで、作業５以降の作業６を実行し、作業３及び４は実行しないものとする。
【００６１】
また、ワークフロー定義データ１１３Ｃの作業１において作業１の作業者によって帳票出力及び帳票書込が実行されて、作業２、作業５と同様に帳票書込が実行された後、作業者５において作業５の作業者によって帳票入力が実行されるよう定義されている。また、帳票出力、帳票入力及び帳票書込は、事前に定義されずに作業者の動作に応じて定義を追加していく形態でもよい。
【００６２】
図１０（ａ）及び（ｂ）は、ワークフロー管理サーバ装置１の記憶部１１が記憶するワークフロー実行データ１１Ｅの構成例を示す概略図である。図１０（ａ）、（ｂ）は、それぞれ図２のワークフロー実行データ１１Ｅの異なる状態のワークフロー実行データ１１２Ｅ、１１３Ｅである。
【００６３】
図１０（ａ）に示すワークフロー実行データ１１２Ｅは、作業１が実行中である場合のワークフロー実行データの状態を示しており、例えば、図９に示す順で作業１〜６が進むとき、作業２以降は未実行と示される。
【００６４】
図１０（ｂ）に示すワークフロー実行データ１１３Ｅは、作業６が実行中である場合のワークフロー実行データの状態を示しており、作業３及び４は実行しないため、作業３及び４は未実行と示されて、作業５が実行済、作業６が実行中と示される。
【００６５】
（ワークフロー管理システムの動作）
第１の実施の形態と同様に、出力された帳票２０に対して、作業者１、２、５の順で作業１、２、５を実行し、帳票２０に対して、例えば、図３に示すように書込２００を書き込む。図３に示す書込２００に加えて、更に作業者５が書き込んだ後、作業者５は、帳票２０を複合機２に入力する。複合機２は、帳票２０を読み込み、読み込んだ情報をワークフロー管理サーバ装置１に送信する。
【００６６】
図１１は、ワークフロー管理システム５の動作例を示すフローチャートである。
【００６７】
まず、帳票入力手段１０Ｃは、複合機２から受信した情報をＯＣＲによってテキストデータ等の書込情報に変換し、書込情報に対応する作業及び書込情報の内容を確認する（Ｓ２１）。
【００６８】
次に、作業状態判定手段１０Ｄは、図９に示すワークフロー定義データ１１３Ｃを参照し（Ｓ２２）、ワークフローに分岐が存在して択一であるとき（Ｓ２３）、ステップＳ２１において確認した帳票２０の書込２００の内容に応じて終了条件を満たす最も後段の作業、つまり書込２００が書き込まれた作業５までで、分岐に含まれる作業１、２、５を実行済と判定する（Ｓ２４）。
【００６９】
次に、ワークフロー実行データ管理手段１０Ａは、ステップＳ２４において作業状態判定手段１０Ｄにおいて実行済と判定された作業の状態を「実行済」とし（Ｓ２５）、ステップＳ２５によって作業の状態が「実行済」とされた次の作業の状態を「実行中」にしてワークフロー実行データ１１２Ｅを図１０（ｂ）に示すワークフロー実行データ１１３Ｅに書き換える（Ｓ２６）。
【００７０】
また、ワークフローに分岐が存在して択一でないとき（Ｓ２３；Ｎｏ）、ステップＳ２１において確認した帳票２０の書込２００の内容に応じて終了条件を満たす最も後段の作業、つまり書込２００が書き込まれた作業５までの作業１〜５を実行済と判定する（Ｓ２７）。
【００７１】
次に、ワークフロー実行データ管理手段１０Ａは、ステップＳ２８において作業状態判定手段１０Ｄによって実行済と判定された作業の状態を「実行済」とし（Ｓ２８）、ステップＳ２６に進む。
【００７２】
〔第４の実施の形態〕
第４の実施の形態は、ワークフロー定義データ１１１Ｃに後述する実行タイプを追加して考慮する点で第１の実施の形態と異なる。
【００７３】
図１２（ａ）及び（ｂ）は、本発明の第４の実施の形態に係るワークフロー管理サーバ装置１の記憶部１１が記憶するワークフロー定義データ１１Ｃの構成例を示す概略図である。
【００７４】
ワークフロー定義データ１１４Ｃは、図１２（ａ）に示すように、作業１〜６の手順を定義するデータであり、例えば、作業１、作業２の順に進んで作業３又は作業５に分岐し、それぞれ作業４又は作業６に進むよう定義されている。なお、作業２から作業３又は作業５に進むとき、両方の作業を実行するようにしてもよいし、先に進んだ作業のワークフローのみを実行するようにしてもよい。
【００７５】
また、ワークフロー定義データ１１４Ｃは、作業１において作業１の作業者によって帳票出力及び帳票書込が実行されて、作業２、作業３と同様に帳票書込が実行された後、作業３において作業３の作業者によって帳票入力が実行されるよう定義されている。また、帳票出力、帳票入力及び帳票書込は、事前に定義されずに作業者の動作に応じて定義を追加していく形態でもよい。
【００７６】
ワークフロー定義データ１１５Ｃは、図１２（ｂ）に示すように、ワークフローに含まれる作業の名称を示す作業名と、各作業を実行する利用者を示す作業者と、作業の実行の種類、例えば、必ず端末装置３において入力した帳票２０から作成された書込情報を含む電子文書、又はその作業に関連する電子文書を確認しなければならない作業を示す「実行必須」等を定義する実行タイプと、作業の状態を終了にするために必要な条件を示す終了条件とを有する。
【００７７】
図１３（ａ）〜（ｃ）は、ワークフロー管理サーバ装置１の記憶部１１が記憶するワークフロー実行データ１１Ｅの構成例を示す概略図である。
【００７８】
図１３（ａ）に示すワークフロー実行データ１１４Ｅは、作業１が実行中である場合のワークフロー実行データの状態を示しており、例えば、図１２（ａ）に示す順で作業１〜６が進むとき、作業２以降は未実行と示される。
【００７９】
図１３（ｂ）に示すワークフロー実行データ１１５Ｅは、作業４が実際は実行中の状態を示しているが、実行タイプの条件を満たしていない作業２が実行中と示され、実行タイプ及び終了条件をともに満たしつつも前の段階である作業２が実行済みでないため仮実行済と示されており、作業４〜６が未実行と示される。
【００８０】
図１３（ｃ）に示すワークフロー実行データ１１６Ｅは、作業２が端末装置３において利用者によって確認され、実行タイプの「実行必須」の条件を満たした状態を示しており、実行を完了した作業２及び仮実行済であった作業３が実行済と示され、作業４が実行中と示される。
【００８１】
（ワークフロー管理システムの動作）
第１の実施の形態と同様に、出力された帳票２０に対して、作業者１〜３の順で作業１〜３を実行し、帳票２０に対して、例えば、図３に示すように書込２００を書き込む。図３に示す書込２００に加えて、更に作業者３が書き込んだ後、作業者３は、帳票２０を複合機２に入力する。複合機２は、帳票２０を読み込み、読み込んだ情報をワークフロー管理サーバ装置１に送信する。
【００８２】
図１４は、ワークフロー管理システム５の動作例を示すフローチャートである。
【００８３】
まず、帳票入力手段１０Ｃは、複合機２から受信した情報をＯＣＲによってテキストデータ等の書込情報に変換し、書込情報が書き込まれた作業及び書込情報の内容を確認する（Ｓ３１）。
【００８４】
次に、作業状態判定手段１０Ｄは、図１２（ｂ）に示すワークフロー定義データ１１５Ｃを参照し（Ｓ３２）、帳票２０に書き込まれた書込２００に対応する作業に実行タイプに指定のある作業、例えば、「実行必須」の指定のある作業２が有るとき（Ｓ３３；Ｙｅｓ）で、実行タイプの条件を満たしていないとき（Ｓ３４；Ｙｅｓ）、つまり、作業２の書込情報を端末装置３において確認していないとき、実行タイプに指定のある作業の前段階の作業まで、つまり、作業１を実行済と判定する（Ｓ３５）。
【００８５】
次に、ワークフロー実行データ管理手段１０Ａは、ステップＳ３５において作業状態判定手段１０Ｄにおいて実行済と判定された作業の状態を「実行済」とし（Ｓ３６）、実行タイプに指定のある作業の状態を「実行中」にし（Ｓ３７）、実行タイプに指定のある作業以降の作業の状態を「仮実行済」にして（Ｓ３８）、図１３（ａ）に示すワークフロー実行データ１１４Ｅを図１３（ｂ）に示すワークフロー実行データ１１５Ｅに書き換える。
【００８６】
また、帳票２０に書き込まれた書込２００に対応する作業に実行タイプに指定のある作業がないとき（Ｓ３３；Ｎｏ）、又は、実行タイプの条件を満たしているとき（Ｓ３４；Ｎｏ）、ステップＳ３１において確認した帳票２０の書込情報の内容に応じて終了条件、例えば、作業３の終了条件である「作業３の終了日時」が入力済み、を満たす最も後段の作業、つまり書込２００が書き込まれた作業４までを実行済と判定する（Ｓ３９）。
【００８７】
次に、ワークフロー実行データ管理手段１０Ａは、ステップＳ３９において作業状態判定手段１０Ｄによって実行済と判定された作業の状態を「実行済」とし（Ｓ４０）、ステップＳ４０によって作業の状態が「実行済」とされた次の作業の状態を「実行中」にしてワークフロー実行データ１１５Ｅを図１３（ｃ）に示すワークフロー実行データ１１６Ｅに書き換える（Ｓ４１）。
【００８８】
［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。例えば、ワークフロー定義データ１１５Ｃに示す実行タイプに加えて、実行タイプが「実行必須」になるか否かを定義する実行条件を加えてもよい。例えば、帳票に対する書き込みが金額等であった場合、その金額が予め定めた額を超えるとき実行タイプを「実行必須」に変更する。また、「実行必須」に限らず、省略してもよい作業を定義する「実行任意」等を設定しても良い。また、第１の実施の形態〜第４の実施の形態を適宜組み合わせても良い。
【００８９】
また、上記実施の形態で使用されるワークフロー実行データ管理手段１０Ａ、帳票出力手段１０Ｂ、帳票入力手段１０Ｃ及び作業状態判定手段１０Ｄとは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体から装置内の記憶部に読み込んでも良く、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ装置等から装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。また、上記実施の形態で使用される手段の一部または全部をＡＳＩＣ等のハードウェアによって実現してもよい。
【符号の説明】
【００９０】
１…ワークフロー管理サーバ装置、２…複合機、３…端末装置、４…ネットワーク、５…ワークフロー管理システム、１０…制御部、１０Ａ…ワークフロー実行データ管理手段、１０Ｂ…帳票出力手段、１０Ｃ…帳票入力手段、１０Ｄ…作業状態判定手段、１１…記憶部、１１Ａ…ワークフロー管理プログラム、１１Ｂ…帳票定義データ、１１Ｃ…ワークフロー定義データ、１１Ｄ…帳票実行データ、１１Ｅ…ワークフロー実行データ、１２…通信部、２０…帳票、２０ａ…作業名欄、２０ｂ…氏名欄、２０ｃ…終了日時欄、２０ｄ…コメント欄、１１０Ｃ−１１５Ｃ…ワークフロー定義データ、１１０Ｅ−１１６Ｅ…ワークフロー実行データ、２００…書込
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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