(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書に対する各ユーザの操作権限の範囲を規定する管理情報を記憶し、当該管理情報に基づきユーザの文書に対する操作を管理する文書利用管理装置と、
一時利用許可書発行装置と、
文書利用装置と、
を備え、
前記一時利用許可書発行装置は、
第１のユーザから、一意な識別情報が割り当てられた文書についての一時利用許可書の発行指示を受け付ける指示受付手段と、
前記発行指示の対象の文書の識別情報である対象文書識別情報と、前記管理情報に規定される前記ユーザの当該対象の文書に対する操作権限の範囲内で当該対象の文書に対して許可される操作権限の範囲を表す操作権限情報と、を含んだ一時利用許可書を発行する発行手段と、
を備え、
前記文書利用装置は、
第２のユーザから、対象の文書と、一時利用許可書と、の入力を一度に受け付ける文書入力受付手段と、
前記対象の文書から文書識別情報を読み出すと共に、前記一時利用許可書から前記対象文書識別情報と前記操作権限情報とを読み出す読み出し手段と、
前記対象の文書から読み出された前記文書識別情報と、前記一時利用許可書から読み出された前記対象文書識別情報を比較し、一致しているか否か判定する判定手段と、
前記文書識別情報と前記対象文書識別情報が一致する場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行する操作実行手段と、
を備える、ことを特徴とする文書利用管理システム。
【請求項２】
前記一時利用許可書発行装置の前記発行手段が発行する前記一時利用許可書は、当該一時利用許可書の利用を認める文書利用装置を識別するための装置識別情報を含み、
前記文書利用装置の前記読み出し手段は、前記一時利用許可書から前記装置識別情報を更に読み出し、
前記文書利用装置の前記操作実行手段は、前記読み出し手段が読み出した前記装置識別情報が当該文書利用装置の装置識別情報と異なる場合には、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を実行しない、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書利用管理システム。
【請求項３】
前記文書利用装置は、前記一時利用許可書が利用された回数を表す利用情報を記憶する記憶手段を更に備え、
前記一時利用許可書発行装置の前記発行手段が発行する前記一時利用許可書は、当該一時利用許可書の上限利用回数を規定する上限利用回数情報を含み、
前記文書利用装置の前記読み出し手段は、前記一時利用許可書から前記上限利用回数情報を更に読み出し、
前記文書利用装置の前記操作実行手段は、前記記憶手段に記憶された前記情報が表す当該一時利用許可書が利用された回数が、前記読み出し手段の読み出した当該一時利用許可書の当該上限利用回数に達していない場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行し、前記記憶手段が記憶する当該一時利用許可書が利用された回数を表す情報を、当該実行の前より１回多い回数を表すように変更する、
ことを特徴とする請求項２に記載の文書利用管理システム。
【請求項４】
前記一時利用許可書発行装置の前記発行手段が発行する前記一時利用許可書は、当該一時利用許可書の利用可能な期間を規定する利用期間情報を含み、
前記文書利用装置の前記読み出し手段は、前記一時利用許可書から前記利用期間情報を更に読み出し、
前記文書利用装置の前記操作実行手段は、現在時刻が、前記読み出し手段の読み出した当該一時利用許可書の当該利用期間内である場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行する、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書利用管理システム。
【請求項５】
前記一時利用許可書に前記装置識別情報と前記上限利用回数情報の両方が含まれる場合、前記文書利用装置毎に単独で、当該文書利用装置の前記装置識別情報を含んだ前記一時利用許可書が当該文書利用装置で利用された回数を表す利用情報を当該文書利用装置内の前記記憶手段に記憶すると共に、当該文書利用装置内の前記記憶手段に記憶された前記利用情報から求められる前記回数が当該文書利用装置に対して入力された前記一時利用許可書に含まれる前記上限利用回数情報が示す上限利用回数に達していない場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行することを特徴とする請求項３に記載の文書利用管理システム。
【請求項６】
前記入力受付手段が前記対象の文書と前記一時利用許可書との入力を一度に受け付けた場合に、前記操作実行手段は、前記文書利用管理装置に対して前記対象の文書に対する前記ユーザの操作権限を問い合わせることなく、当該一時利用許可書に含まれる前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で前記対象の文書に対する操作を実行する、ことを特徴とする請求項１に記載の文書利用管理システム。
【請求項７】
ユーザから、対象の文書と、一時利用の対象の文書の識別情報である対象文書識別情報
と当該対象の文書に対して許可される操作権限の範囲を表す操作権限情報とを表す一時利
用許可書と、の入力を一度に受け付ける文書入力受付手段と、
前記対象の文書から文書識別情報を読み出すと共に、前記一時利用許可書から前記対象
文書識別情報と前記操作権限情報とを読み出す読み出し手段と、
前記対象の文書から読み出された前記文書識別情報と、前記一時利用許可書から読み出された前記対象文書識別情報を比較し、一致しているか否か判定する判定手段と、
前記文書識別情報と前記対象文書識別情報が一致する場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行する操作実行手段と、
を備える文書利用装置。
【請求項８】
コンピュータを、
ユーザから、対象の文書と、一時利用の対象の文書の識別情報である対象文書識別情報と当該対象の文書に対して許可される操作権限の範囲を表す操作権限情報とを表す一時利用許可書と、の入力を一度に受け付ける文書入力受付手段、
前記対象の文書から文書識別情報を読み出すと共に、前記一時利用許可書から前記対象文書識別情報と前記操作権限情報とを読み出す読み出し手段、
前記対象の文書から読み出された前記文書識別情報と、前記一時利用許可書から読み出された前記対象文書識別情報を比較し、一致しているか否か判定する判定手段、
前記文書識別情報と前記対象文書識別情報が一致する場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行する操作実行手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書利用管理システム、一時利用許可書発行装置、文書利用装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１に開示されたシステムでは、ユーザＡが自分の管理する電子文書についてのアクセス権を別のユーザＢに与える場合、ユーザＡが文書管理サーバにアクセスし、その電子文書についてのユーザＢのアクセス条件を設定する。ユーザＢは、その電子文書を利用する場合、その電子文書のアクセス条件に対応するチケット情報をチケット発行サーバから取得し、そのチケット情報を用いることで、そのアクセス条件の示す範囲で電子文書を利用する。
【０００３】
特許文献２に開示されたシステムでは、電子チケット取得部は、保護コンテンツに対応付けられている鍵識別子に対応した電子チケットを取得する。組み合わせ条件解析部は、取得された電子チケットに記述された組み合わせ条件を解析する。電子チケット取得部は、組み合わせ条件解析部によって検出された電子チケットを取得する。組み合わせ条件によって必要とされる複数の電子チケットが得られると、認証処理部は、複数の電子チケットを用いて認証処理を実行する。認証処理部は、電子チケットを用いてカプセル化されたコンテンツを利用可能かどうかの確認処理を行う。必要とされる全ての電子チケットが揃った状態で、認証結果が正しい場合には、各電子チケットで許可された操作によってユーザがコンテンツを利用することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−７２６３９号公報
【特許文献２】特開２００７−８７０２０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、文書に対する各利用者の操作権限を管理する文書利用管理装置と通信ができない文書利用装置でも、その文書利用管理装置に許可される範囲で文書を操作できるようにするための仕組みを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に係る発明は、文書に対する各ユーザの操作権限の範囲を規定する管理情報を記憶し、当該管理情報に基づきユーザの文書に対する操作を管理する文書利用管理装置と、一時利用許可書発行装置と、文書利用装置と、を備え、前記一時利用許可書発行装置は、第１のユーザから、一意な識別情報が割り当てられた文書についての一時利用許可書の発行指示を受け付ける指示受付手段と、前記発行指示の対象の文書の識別情報である対象文書識別情報と、前記管理情報に規定される前記ユーザの当該対象の文書に対する操作権限の範囲内で当該対象の文書に対して許可される操作権限の範囲を表す操作権限情報と、を含んだ一時利用許可書を発行する発行手段と、を備え、前記文書利用装置は、第２のユーザから、対象の文書と、一時利用許可書と、の入力を一度に受け付ける文書入力受付手段と、前記対象の文書から文書識別情報を読み出すと共に、前記一時利用許可書から前記対象文書識別情報と前記操作権限情報とを読み出す読み出し手段と、前記対象の文書から読み出された前記文書識別情報と、前記一時利用許可書から読み出された前記対象文書識別情報を比較し、一致しているか否か判定する判定手段と、前記文書識別情報と前記対象文書識別情報が一致する場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行する操作実行手段と、を備える、ことを特徴とする文書利用管理システムである。
【０００７】
請求項２に係る発明は、前記一時利用許可書発行装置の前記発行手段が発行する前記一時利用許可書は、当該一時利用許可書の利用を認める文書利用装置を識別するための装置識別情報を含み、前記文書利用装置の前記読み出し手段は、前記一時利用許可書から前記装置識別情報を更に読み出し、前記文書利用装置の前記操作実行手段は、前記読み出し手段が読み出した前記装置識別情報が当該文書利用装置の装置識別情報と異なる場合には、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を実行しない、ことを特徴とする請求項１に記載の文書利用管理システムである。
【０００８】
請求項３に係る発明は、前記文書利用装置は、前記一時利用許可書が利用された回数を表す利用情報を記憶する記憶手段を更に備え、前記一時利用許可書発行装置の前記発行手段が発行する前記一時利用許可書は、当該一時利用許可書の上限利用回数を規定する上限利用回数情報を含み、前記文書利用装置の前記読み出し手段は、前記一時利用許可書から前記上限利用回数情報を更に読み出し、前記文書利用装置の前記操作実行手段は、前記記憶手段に記憶された前記情報が表す当該一時利用許可書が利用された回数が、前記読み出し手段の読み出した当該一時利用許可書の当該上限利用回数に達していない場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行し、前記記憶手段が記憶する当該一時利用許可書が利用された回数を表す情報を、当該実行の前より１回多い回数を表すように変更する、ことを特徴とする請求項２に記載の文書利用管理システムである。
【０００９】
請求項４に係る発明は、前記一時利用許可書発行装置の前記発行手段が発行する前記一時利用許可書は、当該一時利用許可書の利用可能な期間を規定する利用期間情報を含み、前記文書利用装置の前記読み出し手段は、前記一時利用許可書から前記利用期間情報を更に読み出し、前記文書利用装置の前記操作実行手段は、現在時刻が、前記読み出し手段の読み出した当該一時利用許可書の当該利用期間内である場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行する、ことを特徴とする請求項１に記載の文書利用管理システムである。
【００１０】
請求項５に係る発明は、前記一時利用許可書に前記装置識別情報と前記上限利用回数情報の両方が含まれる場合、前記文書利用装置毎に単独で、当該文書利用装置の前記装置識別情報を含んだ前記一時利用許可書が当該文書利用装置で利用された回数を表す利用情報を当該文書利用装置内の前記記憶手段に記憶すると共に、当該文書利用装置内の前記記憶手段に記憶された前記利用情報から求められる前記回数が当該文書利用装置に対して入力された前記一時利用許可書に含まれる前記上限利用回数情報が示す上限利用回数に達していない場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行することを特徴とする請求項３に記載の文書利用管理システムである。
【００１１】
請求項６に係る発明は、前記入力受付手段が前記対象の文書と前記一時利用許可書との入力を一度に受け付けた場合に、前記操作実行手段は、前記文書利用管理装置に対して前記対象の文書に対する前記ユーザの操作権限を問い合わせることなく、当該一時利用許可書に含まれる前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で前記対象の文書に対する操作を実行する、ことを特徴とする請求項１に記載の文書利用管理システムである。
【００１２】
請求項７に係る発明は、ユーザから、対象の文書と、一時利用の対象の文書の識別情報である対象文書識別情報と当該対象の文書に対して許可される操作権限の範囲を表す操作権限情報とを表す一時利用許可書と、の入力を一度に受け付ける文書入力受付手段と、前記対象の文書から文書識別情報を読み出すと共に、前記一時利用許可書から前記対象文書識別情報と前記操作権限情報とを読み出す読み出し手段と、前記対象の文書から読み出された前記文書識別情報と、前記一時利用許可書から読み出された前記対象文書識別情報を比較し、一致しているか否か判定する判定手段と、前記文書識別情報と前記対象文書識別情報が一致する場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行する操作実行手段と、を備える文書利用装置である。
【００１３】
請求項８に係る発明は、コンピュータを、ユーザから、対象の文書と、一時利用の対象の文書の識別情報である対象文書識別情報と当該対象の文書に対して許可される操作権限の範囲を表す操作権限情報とを表す一時利用許可書と、の入力を一度に受け付ける文書入力受付手段、前記対象の文書から文書識別情報を読み出すと共に、前記一時利用許可書から前記対象文書識別情報と前記操作権限情報とを読み出す読み出し手段、前記対象の文書から読み出された前記文書識別情報と、前記一時利用許可書から読み出された前記対象文書識別情報を比較し、一致しているか否か判定する判定手段、前記文書識別情報と前記対象文書識別情報が一致する場合に、前記操作権限情報が表す操作権限の範囲内で、前記ユーザからの操作指示に応じた操作を前記対象の文書に対して実行する操作実行手段、として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１４】
請求項１、７又は８に係る発明によれば、文書に対する各利用者の操作権限を管理する文書利用管理装置と通信ができない文書利用装置でも、その文書利用管理装置に許可される範囲で文書を操作可能とすることができる。
【００１５】
請求項２に係る発明によれば、一時利用許可書を利用することができる文書利用装置を制限することができる。
【００１６】
請求項３に係る発明によれば、一時利用許可書を利用することができる回数を制限することができる。
【００１７】
請求項４に係る発明によれば、一時利用許可書を利用することができる期間を制限することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】実施形態のシステム構成の一例を示す図である。
【図２】文書管理ＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図３】ポリシーＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図４】一時利用条件ＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図５】一時利用許可書の発行の流れの一例を示す図である。
【図６】一時利用許可書の一例を示す図である。
【図７】文書利用装置の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】一時利用結果ＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
図１に、この実施形態の文書管理システムの一例を示す。このシステムは、複合機１００（文書利用装置）と、ポリシーサーバ２００（一時利用許可書発行装置）と、を備える。これら複合機１００とポリシーサーバ２００とは、ローカル・エリア・ネットワークなどのネットワーク４００に接続されており、各ユーザが操作する１以上のＰＣ（パーソナルコンピュータ）３００から処理要求を受け付ける。
【００２０】
複合機１００は、ネットワークプリンタ、ネットワークスキャナ、及びコピー機の機能を併せ持つ装置である。複合機１００は、例えばＰＣ３００から印刷指示を受けて印刷処理を実行する印刷機構、及び原稿送り装置にセットされた原稿を複合機１００自身のローカルのユーザインタフェース（ＵＩ）に対するユーザの操作に応じてスキャンするスキャン機構を備える。また、複合機１００は、複写指示を受けた場合、セットされた原稿をスキャン機構によりスキャンし、その結果得られた画像を印刷機構により印刷する。また複合機１００は、そのような基本機能の他に、ローカルのＵＩを用いた操作を受け付けるに当たってユーザ認証を行うユーザ認証部１０２を備えている。ユーザ認証部１０２は、例えば、ユーザの認証情報を記憶したＩＣカードを読み取ってユーザ認証を行う装置である。
【００２１】
また、複合機１００は、コード認識部１０４を備える。コード認識部１０４は、スキャン機構により読み取られた原稿の画像から、一次元又は二次元のバーコードなどの画像コードを読み取り、それら画像コードが表す情報内容を認識する。
【００２２】
この実施形態では、ポリシーサーバ２００で管理されている電子文書には、それぞれ一意な識別情報である文書ＩＤが割り当てられている。そして、電子文書は、文書内容のデータに加え、その文書ＩＤを表す画像コードを含んでいる。複合機１００やプリンタがその電子文書を印刷する場合、紙面上には、文書内容だけでなく、文書ＩＤを表す画像コードも印刷される。また、この実施形態では、ポリシーサーバ２００で管理されている文書についての一時的な利用権を表す一時利用許可書を発行するが、その一時利用許可書には、対象とする文書の文書ＩＤ、許可する操作権限の範囲（すなわちどの操作種類が許可されるかを示す情報）などといった、一時的な利用権の内容を示す画像コードが含まれる。したがって、複合機１００等で一時利用許可書を印刷する場合、一時的な利用権の内容を示す人間向けの説明文と画像コードとが紙面に印刷される。複合機１００のコード認識部１０４は、このような画像コードを認識するのである。
【００２３】
一時利用判定部１０６は、コード認識部１０４が一時利用許可書から識別した一時的な利用権の内容に基づき、対象の文書の一時利用をユーザに認めるか否かを判定する。
【００２４】
一時利用結果ＤＢ（データベース）１０８は、一時利用許可書の示す利用権に応じて実行した処理の結果を記憶するデータベースである。
【００２５】
なお、一時利用判定部１０６と一時利用結果ＤＢ１０８については後で詳しく説明する。
【００２６】
ポリシーサーバ２００は、管理対象の電子文書についてのセキュリティ（情報保護）のための制御又は管理を行うサーバである。ここで、電子文書とは、文書をあらかじめ定められたデータ形式で表現した電子的なデータである。この制御又は管理のために、各電子文書に対してセキュリティポリシーを割り当てる。セキュリティポリシーは、各ユーザが電子文書に対してどのような操作を許可されているのかを記述した情報であり、例えば操作権限情報と呼ぶことができる。また、逆の観点で言えば、セキュリティポリシーは、各ユーザが電子文書の操作についてどのような制限を受けるのかを表す情報とも言え、操作制限情報と呼ぶこともできる。なお、電子文書に対する操作には、例えば閲覧（View）、編集（Edit）、印刷（Print）、電子的なコピー（Copy）、ＦＡＸ送信などが含まれる。
【００２７】
なお、この明細書では、「ユーザ」は、１人のユーザのみならず、複数人のユーザからなるグループも含むものとする。ユーザがある電子文書に対するある操作を要求した場合、ポリシーサーバ２００がその電子文書に割り当てられたセキュリティポリシーを参照することで、そのユーザがその電子文書に対してその操作を許可されているか否かを判定する。そして、許可されている場合にのみ要求が受け入れられる。
【００２８】
このような制御のために、ポリシーサーバ２００の記憶装置２１０には、文書管理ＤＢ（データベース）２１２及びポリシーＤＢ２１４が記憶されている。
【００２９】
文書管理ＤＢ２１２は、管理対象の各電子文書に対してどのセキュリティポリシーが割り当てられている（適用される）のかを表す情報を記憶するデータベースである。図２に、文書管理ＤＢ２１２のデータ内容の一例を示す。この例では、文書管理ＤＢ２１２には、管理対象の個々の電子文書ごとに、その電子文書の識別情報である文書ＩＤ、その電子文書に適用されるセキュリティポリシーの識別情報であるポリシーＩＤ、及びその電子文書の名前(文書名)、の各情報を含んでいる。電子文書そのものは、図示を省略した文書ＤＢに、文書ＩＤと対応づけて登録されている。文書ＤＢ２１２は、ポリシーサーバ２００内に設けられてもよいし、ネットワーク４００上の他のコンピュータ上に設けられてもよい。また、ネットワーク４００上に存在する複数の文書ＤＢに保存された電子文書群を、１つのポリシーサーバ２００で管理してもよい。電子文書に対するセキュリティポリシーの割り当ては、例えば、その文書の作成者或いは管理者が公知の方法で行えばよい。
【００３０】
ポリシーＤＢ２１４は、このシステムで用いられる１以上のセキュリティポリシー（以下、単に「ポリシー」と呼ぶ）のそれぞれについて、当該ポリシーの内容を示すレコードを記憶する。図３にポリシーＤＢ２１４のデータ内容の一例を示す。この例では、個々のポリシーのレコードには、当該ポリシーの識別情報であるポリシーＩＤ、当該ポリシーの名称であるポリシー名が含まれると共に、そのポリシーが適用される電子文書に対して何らかの操作が認められているユーザ（グループも含む）ごとに、そのユーザに認められた当該文書に対する操作権限の範囲の情報（例えば、許可された操作権限の種類のリスト）が含まれている。例えば、図３の例の最上のポリシーＩＤ「ＡＡＢＢ１２３４５」のポリシーを割り当てられた電子文書に対しては、ユーザＩＤが「１０００１」のユーザ（又はそのＩＤが示すグループに属するユーザ）は複写(Copy)及びＦＡＸ送信の権利を持つ。なお、各ユーザがどのグループに属するかは、図示を省略したディレクトリサーバ或いは人事情報サーバにて管理されており、ポリシーサーバ２００はそのサーバの管理する情報を参照する。
【００３１】
文書操作管理部２０２は、複合機１００やＰＣ３００などのクライアント装置から電子文書に対する操作（例えば、閲覧、編集、印刷など）の要求が発せられた場合に、文書管理ＤＢ２１２及びポリシーＤＢ２１４を参照して、その要求を認めるかどうかを判定する。この処理は、従来のセキュリティポリシーに基づくユーザの操作権限判定の処理と同様でよい。
【００３２】
例えば、ユーザがＰＣ３００を操作して、ＰＣ３００内にある電子文書を開こうとした場合、その電子文書に含まれる文書ＩＤが、そのユーザのユーザＩＤと共にＰＣ３００からポリシーサーバ２００に送られる。この場合、ポリシーサーバ２００の文書操作管理部２０２は、文書管理ＤＢ２１２を参照してその文書ＩＤに対応するポリシーＩＤを特定し、ポリシーＤＢ２１４からそのポリシーＩＤに対応するポリシー内容の情報を取得する。そして、そのポリシー内容からみて、そのユーザＩＤのユーザにどのような操作権限が許可されるかを示すライセンス情報を生成し、ＰＣ３００に返す。ＰＣ３００は、そのライセンス情報が示す操作権限の範囲の操作をユーザに許可する。
【００３３】
また、この他にも、ユーザがＰＣ３００に電子文書に対してある操作を指示した場合に、文書ＩＤ、ユーザＩＤと共に、指示された操作の種類を示す情報をポリシーサーバ２００に送信してもよい。この場合、ポリシーサーバ２００の文書操作管理部２０２は、そのユーザＩＤが示すユーザが、その文書ＩＤが示す文書に対してその操作の種類を実行可能かどうかをポリシーＤＢ２１４に基づいて判定し、その判定結果をＰＣ３００に返してもよい。この場合、ＰＣ３００は、判定結果が示す実行可否に応じて、ユーザから指示された操作を実行又は拒否する。
【００３４】
また、電子文書がネットワーク４００上の他の装置（装置Ａと呼ぶ）に保存されている場合、ＰＣ３００がその電子文書に対する操作を要求すると、その要求を受けた装置Ａがポリシーサーバ２００に対し、その要求を受け入れてよいか否かを問い合わせてもよい。この場合、この問合せに応じ、文書操作管理部２０２が要求の受け入れ可否を判定してその判定結果を装置Ａに返し、装置Ａがその判定結果に応じて要求を受け入れて処理を行うか、又はその要求を拒否する。
【００３５】
また、例えば、複合機１００から文書に対する操作を指示する場合、ユーザは、文書ＩＤの画像コードが印刷された当該紙文書を複合機１００のスキャン機構に読み取らせる。すると、コード認識部１０４がその画像コードを認識することで、その紙文書の文書ＩＤを判別し、その文書ＩＤとユーザ認証部１０２が事前に行った認証により特定したユーザＩＤとをポリシーサーバ２００に送る。これに応じて、ポリシーサーバ２００の文書操作管理部２０２は、ＰＣ３００からの問合せの場合と同様、そのユーザＩＤのユーザにどのような操作権限が許可されるかを示すライセンス情報を生成し、複合機１００に返す。複合機１００は、そのライセンス情報が示す操作権限の範囲の操作をユーザに許可する。
【００３６】
一時利用条件ＤＢ２１６は、一時利用許可書の発行条件を表す情報を記憶したデータベースである。
【００３７】
図４に、一時利用条件ＤＢ２１６に登録された情報の一例を示す。この例では、ポリシーＩＤと発行者ＩＤと被発行者ＩＤとの組み合わせごとに、一時利用条件が規定されている。一時利用条件には、一時利用での操作権限の範囲（例えば許可される操作権限の種類のリスト）、利用期間、利用回数、装置ＩＤなどの項目が含まれる。
【００３８】
発行者ＩＤは、一時利用許可書を発行可能なユーザのＩＤであり、被発行者ＩＤは一時利用許可書の発行を受けることができるユーザのＩＤである。
【００３９】
利用期間の情報は、当該一時利用条件に基づき発行した一時利用許可書が利用できる期間を規定する。利用期間の情報は、例えば、当該利用期間の始期又は終期又はその両方を規定する情報であってもよいし、一時利用許可書の発行時点を基準としてその後どれだけの長さの期間当該一時許可書の利用が可能かを示す情報であってもよい。利用回数の情報は、その一時利用許可書を用いて、対象となる文書を利用できる上限の回数を示す情報である。装置ＩＤの情報は、当該一時利用条件に基づき発行した一時利用許可書の利用を認める文書利用装置（例えば複合機）を一意に識別する識別情報である。
【００４０】
これらの一時利用条件の項目のうち、操作権限の範囲の情報は必須であるが、利用期間、利用回数、装置ＩＤは必須ではない。ただし、一時利用許可書の利用を制限するという意味では、例えば、利用期間、利用回数、装置ＩＤのうちの少なくとも１つは一時利用条件の中で規定しておく。一時利用条件の中に利用期間と利用回数の両方が規定されている場合、一時利用許可書は、その利用期間内に、その利用回数以下の回数で利用可能となる。この場合、利用期間が過ぎた後は、一時利用許可書が実際に利用された回数がその利用回数を下回っていても、一時利用許可書は利用不可となるよう制御される。また、一時利用条件に、装置ＩＤと利用回数の両方が規定されている場合には、その装置ＩＤに対応する文書利用装置が単独でその一時利用許可書が利用された回数を集計し、その回数の集計結果と一時利用条件に規定された利用回数の上限とに基づき、その一時利用許可書の利用の可否を判定する。
【００４１】
この実施形態では、あるポリシーＩＤのポリシーが適用される文書についての一時利用許可書は、そのポリシーＩＤに対応づけて一時利用条件ＤＢ２１６に登録された発行者ＩＤに対応するユーザしか発行できない。ここで、一時利用条件ＤＢ２１６に、ポリシーＩＤに対応づけて登録可能な発行者ＩＤは、ポリシーＤＢ２１４にそのポリシーＩＤに対応づけて登録されたポリシー上で操作権限が認められたユーザのユーザＩＤのいずれかに限定される。すなわち、この実施形態では、あるポリシーが適用される文書に対する一時利用許可書の発行権限は、ポリシーＤＢ２１４に登録された当該ポリシーにて操作権限が与えられたユーザに限って付与される。
【００４２】
また、一時利用条件のうち一時利用での操作権限の範囲は、当該ポリシーＩＤに対応するポリシーにて発行者ＩＤに対応するユーザが許可されている操作権限の範囲内に限定される。すなわち、発行者が発行できる一時利用許可書は、発行者自身が許される操作の範囲内の操作権限のものに限定される。すなわち、ポリシーにて発行者自身が認められていない操作権限は、一時利用許可書に含めることはできないように制御する。
【００４３】
一時利用条件のうちの利用期間、利用回数、装置ＩＤは、特に限定を設けなくてもよいし、何らかの条件に応じて限定するようにしてもよい。後者の場合、例えば発行者ＩＤごとに、一時利用条件ＤＢ２１６に設定可能な利用期間の長さや利用回数についての上限、装置ＩＤの範囲を登録しておき、その上限の範囲内で利用期間や利用回数、装置ＩＤが設定されるように制御してもよい。また、ポリシーＤＢ２１４に登録されたポリシーに有効期間が設定されている場合、そのポリシーが適用される文書に対する一時利用許可書の利用期間は、そのポリシーの有効期間内に限定されるように制御してもよい。
【００４４】
また、この実施形態では、発行者ＩＤに対応するユーザは、そのポリシーＩＤとその発行者ＩＤとの組に対応する被発行者ＩＤを持つユーザに対してのみ、一時利用許可書を発行する権利を有する。被発行者ＩＤについては、特に限定を設けなくてもよいし、発行者ＩＤに対応するユーザと特定の関係にあるユーザのＩＤのみに限定するようにしてもよい。特定の関係としては、例えば、発行者ＩＤに対応するユーザと同一のグループに属する等の関係がある。また、ユーザ間に職階などの階層関係が規定されている場合、発行者ＩＤに対応するユーザの部下に該当するという関係も、上述の特定の関係の一例である。
【００４５】
図示例では、発行者ＩＤに対応する被発行者ＩＤが１つしか示されていないが、発行者ＩＤに対応する被発行者ＩＤを複数登録できるようにしてもよい。この場合、発行者は、それら複数の被発行者ＩＤの中から、一時利用許可書の発行先とする被発行者を選択する。
【００４６】
一時利用条件ＤＢ２１６に対するこれら一時利用条件の登録は、例えば、発行者ＩＤに対応するユーザが行ってもよいし、ポリシーサーバ２００を管理する管理者が行ってもよい。前者の場合、ユーザがポリシーサーバ２００にアクセスして一時利用条件の登録を要求すると、ポリシーサーバ２００は、そのユーザに操作権限を付与しているポリシーを特定し、それら特定されたポリシーの中から、一時利用条件の対象とするものをそのユーザに指定させる。これにより、一時利用条件のうち、発行者ＩＤ（すなわち当該ユーザのＩＤ）とポリシーＩＤが決まる。次に、ポリシーサーバ２００は、ユーザ（発行者）に被発行者、一時利用での操作権限、利用期間、利用回数、及び装置ＩＤの各項目の値を指定させる。
【００４７】
このうち、一時利用での操作権限は、必ず値が指定されるようにする。ここで、ポリシーサーバ２００は、一時利用での操作権限として発行者が指定できる操作権限の範囲を、当該発行者が当該ポリシーにて許可されている操作権限の範囲内に限定するよう制御する。
【００４８】
また、発行者が指定可能な被発行者の範囲を示す情報が登録されている場合、ポリシーサーバ２００は、その情報が表す範囲でユーザに１以上の被発行者ＩＤを選択させる。
【００４９】
利用期間、利用回数及び装置ＩＤについても、それら各項目の値の範囲を限定する情報がポリシーサーバ２００に登録されている場合は、ポリシーサーバ２００は、ユーザから指定される値がその情報が示す範囲内に収まるように制御する。
【００５０】
なお、一時利用条件の被発行者ＩＤの値を空欄とすることで、不特定のゲスト用の一時利用条件を設定できるようにしてもよい。この場合、ポリシーサーバ２００は、その一時利用条件の操作権限範囲、利用期間等の各項目の値を、操作権限は閲覧のみ、利用期間は発行日当日のみ、利用回数は１回のみ、などといった、あらかじめ定めた極めて限定的な内容に設定するようにしてもよい。
【００５１】
管理者が一時利用条件ＤＢ２１６に対して一時利用条件を登録する場合も、ポリシーサーバ２００は、発行者が登録する場合と同様、各項目の値が設定可能な範囲に収まるように制御するようにしてもよい。
【００５２】
以上のようにして、一時利用条件が一時利用条件ＤＢ２１６に対して登録される。なお、同じ発行者ＩＤに対応する一時利用条件であっても、被発行者ＩＤが変われば、一時利用での操作権限などの項目を変えてもよい。
【００５３】
一時利用許可書発行部２０４は、ユーザからの一時利用許可書の発行要求に応じ、一時利用条件ＤＢ２１６を参照して、その発行を制御する。この制御の詳細は、次の図５の説明と合わせて説明する。
【００５４】
次に、図５を参照して、一時利用許可書の発行処理の流れを説明する。この例では、まずユーザ（発行者）５００が、一時利用の対象とする紙文書（対象文書）を複合機１００のスキャナ機構に読み取らせ、複合機１００に対して一時利用許可書の発行を要求する（Ｓ１）。すると、コード認識部１０４が、その対象文書から文書ＩＤの画像コードを認識し、ユーザ認証部１０２が、そのユーザの認証を行い、そのユーザのユーザＩＤを特定する（Ｓ２）。次に、複合機１００は、認識した文書ＩＤ及び特定したユーザＩＤを含む発行要求をポリシーサーバ２００に送信する（Ｓ３）。この発行要求をポリシーサーバ２００の一時利用許可書発行部２０４は、その発行要求に含まれる文書ＩＤとユーザＩＤから、一時利用許可書が発行可能か否かを判定し、発行可能である場合は、一時利用許可書のデータを作成する（Ｓ４）。
【００５５】
ステップＳ４の発行可否の判定では、一時利用許可書発行部２０４は、まず発行要求に含まれる文書ＩＤに対応するポリシーＩＤを文書管理ＤＢ２１２から取得する。次に、取得したポリシーＩＤに対応する一時利用条件を一時利用条件ＤＢ２１６から取得する。ここで、そのポリシーＩＤに対応する一時利用条件が取得できなかった場合、一時利用許可書が発行できないことを示すエラー情報を複合機１００に返す（Ｓ５）。複合機１００は、そのエラー情報をユーザに通知する（Ｓ６）。
【００５６】
ステップＳ４において、ポリシーＩＤに対応する一時利用条件が取得できた場合、一時利用許可書発行部２０４は、取得した各一時利用条件の中から、発行者ＩＤの値が、発行要求中のユーザＩＤと一致するものを選択する。取得した一時利用条件の中に発行者ＩＤの値が発行要求内のユーザＩＤと一致する一時利用条件がない場合は、一時利用許可書発行部２０４は、一時利用許可書が発行できないことを示すエラー情報を複合機１００に返し、複合機１００は、そのエラー情報をユーザに通知する（Ｓ５、Ｓ６）。
【００５７】
ステップＳ４で取得した一時利用条件の中に発行者ＩＤの値が発行要求内のユーザＩＤと一致する一時利用条件が１つだけあり、かつその一時利用条件の被発行者ＩＤが１つだけの場合、一時利用許可書発行部２０４は、その一時利用条件の内容を示した一時利用許可書を表す文書データを作成し、この文書データを複合機１００に返す（Ｓ５）。このとき、例えば一時利用条件内の利用期間が発行日からの期間の長さとして規定されている場合は、一時利用許可書発行部２０４は、現在の日付を始期とし、その始期にその長さを加算した日付を終期とする利用期間を一時利用許可書の文字情報及び画像コードに組み込めばよい。複合機１００は、受信した一時利用許可書の文書データを印刷出力する（Ｓ６）。
【００５８】
図６に、このようにして印刷された一時利用許可書６００の一例を示す。この例では、一時利用許可書は、人間向けの文字情報６０２，６０４及び６０６と、機械向けの画像コード６１０を含んでいる。文字情報６０２は、この紙文書が一時利用許可書であることを示す。文字情報６０４は、この一時利用許可書により利用が許可される対象文書の文書ＩＤを示す。文字情報６０４は、この一時利用許可書により許可される一時利用条件、例えば被操作者、操作権限の範囲、利用期間、利用回数、利用可能な装置の装置ＩＤなどを表す。また、画像コード６１０は、当該一時利用許可書自身の識別情報（許可書ＩＤ）と、文書ＩＤ６０４及び一時利用条件６０６の内容とを表す。図示例では、画像コード６１０として一次元バーコードを例示したが、二次元バーコードなど、他の種類の画像コードを使用してももちろんよい。
【００５９】
一時利用許可書発行部２０４は、このような文字情報６０２〜６０６及び画像コード６１０の情報を含んだ一時利用許可書データを生成し、このデータに公知の改ざん防止処理（例えば一時利用許可書データに対してデジタル署名を付加するなど）を施した上で、複合機１００に送信する。
【００６０】
なお、図６の例は、ユーザＩＤが「１０００１」であるユーザが、２００９年７月１日に、ポリシーＩＤが「ＡＡＢＢ１２３４５」であるポリシーが適用される文書に対する一時利用許可書の発行を要求した場合に、一時利用許可書発行部２０４が図４に例示した一時利用条件に基づいて発行した一時利用許可書である。
【００６１】
また、ステップＳ４で取得した一時利用条件の中に発行者ＩＤの値が発行要求内のユーザＩＤと一致する一時利用条件が複数ある場合は、一時利用許可書発行部２０４は、それら複数の一時利用条件の内容を複合機１００に伝えればよい。複合機１００は、それら複数の一時利用条件をディスプレイに表示し、その中からユーザに１つの一時利用条件を選択させればよい。一時利用許可書発行部２０４は、選択された一時利用条件の内容を表す一時利用許可書を発行する。
【００６２】
また、発行者ＩＤの値が発行要求内のユーザＩＤと一致する一時利用条件が１つしかないが、その一時利用条件の被発行者ＩＤが複数ある場合は、一時利用許可書発行部２０４は、それら複数の被発行者ＩＤを複合機１００に伝え、ユーザにその中から１以上の被発行者ＩＤを選択させればよい。複数の被発行者ＩＤが選択された場合、一時利用許可書には、それら複数の被発行者ＩＤが表示される。
【００６３】
以上の例では、ユーザ（発行者）は、複合機１００に、一時利用の対象とする文書を読み取らせることで一時利用許可書の発行を要求したが、これは一例に過ぎない。この代わりに、ＰＣ３００からポリシーサーバ２００にアクセスし、対象とする文書のＩＤを指定するなどして、一時利用許可書の発行を要求してもよい。
【００６４】
次に、図７を参照して、一時利用許可書を用いた文書の利用の流れを説明する。この例では、まず、一時利用許可書を持つユーザは、複合機１００に対してＩＤカードやパスワードを入力するなどの公知の方式でユーザ認証を受ける（Ｓ１０）。ユーザ認証部１０２は、この認証処理によりそのユーザのユーザＩＤを特定する。その一時利用許可書に、その許可書により利用しようとする対象文書を添付して、スキャン機構に読み取らせる（Ｓ１２）。以下、一時利用許可書と共にスキャン機構に読み取らせた文書を、添付文書と呼ぶことにする。コード認識部１０４は、スキャン機構が読み取った一時利用許可書及び添付文書に含まれる画像コードの情報内容をそれぞれ認識する（Ｓ１４）。例えば、一時利用許可書の画像からは、許可書ＩＤや一時利用条件の内容などが認識される。一時利用条件の内容には、対象文書の文書ＩＤ及び操作権限の範囲が含まれる。また、その内容には、被発行者ＩＤ、利用期間、利用回数、装置ＩＤなどが更に含まれていてもよい。また、添付文書からは、文書ＩＤを認識する。
【００６５】
次に、一時利用判定部１０６は、ステップＳ１２でスキャン機構が読み取った文書の中に一時利用許可書があるかどうかを判定する（Ｓ１６）。例えば、スキャン機構が読み取った各文書（各ページ）の画像からステップＳ１４で認識した情報の中に許可書ＩＤが含まれていれば、一時利用許可書があると判定すればよい。なお、このためには、ポリシーサーバ２００が、一時利用許可書のＩＤとして定めた範囲の値を許可書ＩＤとして付与するようにしておけばよい。
【００６６】
ステップＳ１６で、読み取った文書の中に一時利用許可書が無いと判定された場合は、一時利用判定部１０６は、通常のポリシーに基づく文書利用の制御を行う（Ｓ１８）。すなわち、例えば、一時利用判定部１０６は、読み取った文書の文書ＩＤとユーザＩＤとをポリシーサーバ２００に送り、ポリシーサーバ２００からライセンス情報を取得して、そのライセンス情報に従ってユーザからの操作指示を受け付けるか拒否するかを判定する。
【００６７】
なお、読み取った文書の中に一時利用許可書が無く、かつポリシーサーバ２００にアクセスできない場合には、読み取った文書に対するユーザからの操作指示を受け付けないようにし、例えばエラーメッセージを画面表示するなどのエラー処理を行えばよい。
【００６８】
読み取った文書の中に一時利用許可書がある場合は、一時利用判定部１０６は、ステップＳ１４でコード認識部１０４がその一時利用許可書から認識した対象文書の文書ＩＤと、ステップＳ１４でコード認識部１０４が認識した他の文書（すなわち添付文書）の文書ＩＤとが一致するかどうかを判定する（Ｓ２０）。両者が一致しなければ、その一時利用許可書が、その添付文書に対して発行されたものではないことを意味する。この場合、一時利用判定部１０６は、ユーザから操作指示を受け付けないようにすると共に、操作できない旨を示すエラー通知をユーザに対して行う（Ｓ２２）。
【００６９】
また一時利用判定部１０６は、ステップＳ１０で特定したユーザＩＤが、一時利用許可書から認識した被発行者ＩＤのうちのいずれかに一致するかどうかを判定する（Ｓ２４）。なお、被発行者ＩＤがグループを指している場合は、ユーザＩＤがその被発行者ＩＤが指し示すグループのメンバに該当するかどうかを判定すればよい。ステップＳ１０で特定したユーザＩＤが一時利用許可書中の被発行者ＩＤのいずれにも該当しない場合、一時利用判定部１０６は、ユーザから操作指示を受け付けないようにすると共に、操作できない旨を示すエラー通知をユーザに対して行う（Ｓ２２）。
【００７０】
また、一時利用判定部１０６は、一時利用許可書から認識した利用期間及び利用回数に基づき、その許可書が有効かどうかを判定する（Ｓ２６）。ここでは、現在時刻がその利用期間内であり、かつ現在までのその一時利用許可書が利用された回数がその利用回数未満である場合には、その一時利用許可書が有効と判定し、それ以外の場合には無効と判定する。このために、一時利用判定部１０６は、複合機１００の内蔵時計から現在日時を取得し、この現在日時と一時利用許可書から認識した利用期間とを比較すればよい。また、一時利用結果ＤＢ１０８に記録された一時利用の記録から、その一時利用許可書が利用された回数を求め、その回数を一時利用許可書から認識した利用回数と比較すればよい。
【００７１】
ステップＳ２６で一時利用許可書が無効と判定された場合は、一時利用判定部１０６は、ユーザから操作指示を受け付けないようにすると共に、操作できない旨を示すエラー通知をユーザに対して行う（Ｓ２２）。このとき、一時利用許可書が期限切れ又は利用回数オーバーである旨を合わせて表示してもよい。
【００７２】
なお、以上に説明したステップＳ２０，Ｓ２４，Ｓ２６の判定は、どのような順番で実行してもよい。
【００７３】
ステップＳ２０，Ｓ２４，Ｓ２６の判定結果がすべて肯定（Ｙｅｓ）の場合、一時利用判定部１０６は、一時利用許可書から読み出した操作権限の範囲内で、ユーザからの操作指示を受け付けるよう複合機１００の制御部に指示する（Ｓ２８）。例えば、一時利用許可書に記載されている操作権限がコピーとＦＡＸ送信である場合、複合機１００の制御部は、ユーザインタフェース上にコピーとＦＡＸ送信のみが利用可能である旨を表す表示を行い、それら両者の中でユーザが選択した操作を実行する。
【００７４】
なお、上記の例以外にも、一次利用許可書と対象文書をスキャン機構に読み取らせる際に、ユーザが実行したい操作を受け付けておくことも可能である。この場合、上記のＳ１６，Ｓ２０，Ｓ２４，Ｓ２６の判定結果が全て肯定（Ｙｅｓ）であり、かつ一次利用許可書から読み出した操作権限における実行可能な操作と受け付け済みの操作の比較を行い、実行可能と判断すると、受け付け済みの操作を実行することとなる。
【００７５】
このようにしてユーザから指示された操作を実行した場合、複合機１００の制御部は、その操作のログデータを一時利用結果ＤＢ１０８に書き込む。図８に一時利用結果ＤＢ１０８のデータ内容の一例を示す。この例では、１つのログデータには、ステップＳ１４で認識した一時利用許可書の許可書ＩＤ、ステップＳ１２で特定したユーザＩＤ、ステップＳ２８でユーザから受け付けた操作の種類、及びその操作を実行した日時（利用時刻）が含まれる。この他に、操作の対象となった添付文書の文書ＩＤなど、他の情報をログデータに含めてもよい。例えば、一時利用結果ＤＢ１０８のデータ内容が図８のデータ内容７０２である時点で、ユーザ「１０００１」が許可書ＩＤ「Ａ−ＬＩＣ−６５４−０１」（これは、「Ａ−ＤＯＣ−６５４」という文書を対象とする一時利用許可書の内の１つのＩＤである）を用いてコピー操作を行ったとする。この場合、操作後の一時利用結果ＤＢ１０８のデータ内容は、図８のデータ内容７０４に示すようなものとなる。
【００７６】
なお、一時利用判定部１０６は、読み取った一時利用許可書の許可書ＩＤに対応するログレコードをこの一時利用結果ＤＢ１０８から検索し、検索したログレコードの数からその一時利用許可書が利用された回数を求めればよい。なお、一時利用許可書が利用された回数のカウント値を、許可書ＩＤと対応づけて一時利用条件ＤＢ１０８内に別途記憶しておき、ステップＳ２６における利用回数の判定の際に参照するようにしてもよい。この場合、ステップＳ３０で、その回数のカウント値を１だけ増加させればよい。
【００７７】
以上説明した本実施形態のシステムでは、何らかの理由で文書利用装置がポリシーサーバ２００にアクセスできない場合や、ポリシーサーバ２００自体がない環境に文書利用装置がある場合でも、その文書利用装置が一時利用許可書に基づく上述の制御を行う機能を有していれば、ポリシーサーバ２００の管理する一時利用条件に従って文書の利用が制御される。
【００７８】
また、例えばポリシーサーバ２００で管理されたポリシーにより文書を利用する権限を持つ第１のユーザが、そのようなポリシーに基づく利用権限を持たない第２のユーザ（例えば第１のユーザの部下）に自分の代理としてその文書についての操作を依頼したい場合なども考えられる。このような場合に、この実施形態の仕組みでは、第１のユーザが第２のユーザに一時利用許可書を発行すればよい。
【００７９】
以上に例示したポリシーサーバ２００や、複合機１００等の画像処理装置の情報処理機能を担う部分は、例えば、汎用のコンピュータに上述の各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）を制御するＨＤＤコントローラ、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース、ローカル・エリア・ネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース等が、たとえばバスを介して接続された回路構成を有する。また、そのバスに対し、例えばＩ／Ｏインタフェース経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭに読み出されＣＰＵ等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。なお、それら機能モジュール群のうちの一部又は全部を、専用ＬＳＩ(Large Scale Integration)、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit、特定用途向け集積回路）又はＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等のハードウエア回路として構成してもよい。
【符号の説明】
【００８０】
１００  複合機、１０２  ユーザ認証部、１０４  コード認識部、１０６  一時利用判定部、１０８  一時利用結果ＤＢ、２００  ポリシーサーバ、２０２  文書操作管理部、２０４  一時利用許可書発行部、２１０  記憶装置、２１２  文書管理ＤＢ、２１４  ポリシーＤＢ、２１６  一時利用条件ＤＢ、３００  ＰＣ、４００  ネットワーク。
【図１】
0005482172.tif 000002
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
0005482172.tif 000008
【図８】
0005482172.tif 000009