(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像読取装置においてメタスキャン機能に関連して設定された、スキャンによって読み取られたスキャンファイルと共に出力する情報を示す複数の異なる設定内容を含む設定ファイルを、外部情報処理装置あるいは前記画像読取装置からネットワークを通じて入力する入力手段と、
前記メタスキャン機能により読み取られるスキャンファイルに対するワークフロー処理に関して設定するための設定画面に、前記設定画面に含まれる複数の設定項目とそれぞれ対応づけて前記設定ファイルに含まれる複数の設定内容を設定する設定手段と、
前記設定手段により設定された設定画面を前記外部情報処理装置に前記ネットワークを通じて送信し、前記外部情報処理装置において表示させる表示手段とを有する情報処理装置。
【請求項２】
前記入力手段は、外部情報処理装置にファイル登録画面を提供し、前記ファイル登録画面を通じて前記設定ファイルを入力する請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記設定手段は、前記設定ファイルに含まれる複数の設定内容以外の他の設定内容を、前記設定画面を通じて前記外部情報処理装置から入力して設定する請求項１記載の情報処理装置。
【請求項４】
画像読取装置においてメタスキャン機能に関連して設定された、スキャンによって読み取られたスキャンファイルと共に出力する情報を示す複数の異なる設定内容を含む設定ファイルを、外部情報処理装置あるいは前記画像読取装置からネットワークを通じて入力し、
前記メタスキャン機能により読み取られるスキャンファイルに対するワークフロー処理に関して設定するための設定画面に、前記設定画面に含まれる複数の設定項目とそれぞれ対応づけて前記設定ファイルに含まれる複数の設定内容を設定し、
この設定された設定画面を前記外部情報処理装置に前記ネットワークを通じて送信し、前記外部情報処理装置において表示させる情報処理方法。
【請求項５】
コンピュータを、
画像読取装置においてメタスキャン機能に関連して設定された、スキャンによって読み取られたスキャンファイルと共に出力する情報を示す複数の異なる設定内容を含む設定ファイルを、外部情報処理装置あるいは前記画像読取装置からネットワークを通じて入力する入力手段と、
前記メタスキャン機能により読み取られるスキャンファイルに対するワークフロー処理に関して設定するための設定画面に、前記設定画面に含まれる複数の設定項目とそれぞれ対応づけて前記設定ファイルに含まれる複数の設定内容を設定する設定手段と、
前記設定手段により設定された設定画面を前記外部情報処理装置に前記ネットワークを通じて送信し、前記外部情報処理装置において表示させる表示手段として機能させるための情報処理プログラム
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明の実施形態は、ワークフローに応じた処理を実行する情報処理装置、情報処理方法、及び情報処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などのスキャナ機能を有する画像形成装置は、スキャンした画像ファイルと、定型の処理を実行させるために必要なパラメータ（メタデータ）を記載したファイル（ＸＭＬファイル）とをサーバに送信することができるメタスキャン機能が設けられている。ＭＦＰでメタスキャンを実行すると、スキャンされたファイルとＸＭＬファイルが作成されてサーバに保管される。サーバ上のプログラムは、保管されたファイルを検知してワークフローを実行する。ワークフローに従う処理では、ＸＭＬファイルを解析して得た情報を利用する。
【０００３】
従来では、ＭＦＰとメタスキャン機能で連携するサーバ上で動作するワークフローについて、ＭＦＰとサーバに対してそれぞれ設定が必要となっている。例えば、管理者は、ＭＦＰに対して、サーバに出力するＸＭＬファイルの形式を設定し、サーバに対して、ＭＦＰから出力されたＸＭＬファイルに含まれる何れのデータを何の処理に使用するのかを設定する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１０−４５７８５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
このように、サーバで実行されるワークフローを作成する場合には、ＭＦＰに対する設定とサーバに対するワークフローについての設定を把握しながら進める必要があるため手間がかかる作業が必要であり、また設定を誤る可能性があった。
【０００６】
本発明が解決しようとする課題は、ワークフローの設定を容易かつ確実にすることができる情報処理装置、情報処理方法、及び情報処理プログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
実施形態によれば、情報処理装置は、画像読取装置においてメタスキャン機能に関連して設定された、スキャンによって読み取られたスキャンファイルと共に出力する情報を示す複数の異なる設定内容を含む設定ファイルを、外部情報処理装置あるいは前記画像読取装置からネットワークを通じて入力する入力手段と、前記メタスキャン機能により読み取られるスキャンファイルに対するワークフロー処理に関して設定するための設定画面に、前記設定画面に含まれる複数の設定項目とそれぞれ対応づけて前記設定ファイルに含まれる複数の設定内容を設定する設定手段と、前記設定手段により設定された設定画面を前記外部情報処理装置に前記ネットワークを通じて送信し、前記外部情報処理装置において表示させる表示手段とを有する。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本実施形態におけるワークフローシステム（情報処理システム）の概略構成の一例を示す図。
【図２】本実施形態における保管サーバにおけるファイル保管先の概略構成を示す図。
【図３】本実施形態におけるＭＦＰの設定ツールを用いた設定画面の一例を示す図。
【図４】本実施形態におけるＭＦＰの設定ツールを用いた設定画面の一例を示す図。
【図５】本実施形態における管理サーバにおけるマッピング設定処理の流れを示すフローチャート。
【図６】本実施形態におけるデータセッティング編集画面の一例を示す図。
【図７】本実施形態におけるアトリビュートマッピング編集画面の一例を示す図。
【図８】本実施形態におけるアトリビュートマッピング編集画面の設定に用いられるバックアップファイルの一例を示す図。
【図９】本実施形態におけるフィールドマッピング編集画面の一例を示す図。
【図１０】本実施形態における管理サーバのワークフロー設定処理を示すフローチャート。
【図１１】本実施形態におけるワークフロー要素（処理内容）の詳細を示す図。
【図１２】本実施形態における管理サーバのワークフロー処理を示すフローチャート。
【図１３】本実施形態におけるＸＭＬファイルに含まれる情報の一例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本実施の形態について、図面を参照して説明する。  
本実施の形態に係るワークフローシステムは、スキャンされたスキャンファイルに対して、特定の目的に応じた一連の処理（業務）を１つのワークフローとして実行する。ワークフローシステムは、例えばデジタル複合機（ＭＦＰ（Multi Function Peripheral））に接続された１つ又は複数のサーバ、及び１つ又は複数のパーソナルコンピュータを含むシステムにおいて実現される。
【００１０】
図１は、本実施形態におけるワークフローシステム（情報処理システム）の概略構成の一例を示す図である。  
図１に示すように、本実施形態におけるワークフローシステムは、デジタル複合機１（以下、ＭＦＰ１と称する）、管理サーバ３、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）４、保管サーバ５、及びローカルエリアネットワーク６により構成する。なお、ローカルエリアネットワーク６には、複数の管理サーバ３、あるいは、複数のパーソナルコンピュータ４が接続されていても良い。
【００１１】
ＭＦＰ１は、画像形成装置あるいは画像読取装置として機能する。ＭＦＰ１は、スキャナ機能、プリンタ機能、ネットワーク通信機能、及びファクシミリ機能などを有する。管理サーバ３は、サーバコンピュータである。ＭＦＰ１、管理サーバ３、パーソナルコンピュータ４、保管サーバ５は、制御ユニット（ＣＰＵ）がメモリに保存したアプリケーションプログラムを実行することにより実現される様々の処理機能を有する。パーソナルコンピュータ４は、ユーザあるいはシステムの管理者が使用する端末機器である。ＭＦＰ１、管理サーバ３、及び保管サーバ５は、ローカルエリアネットワーク６を介してデータ通信を行う機能を有する。パーソナルコンピュータ４は、必要に応じてローカルエリアネットワーク６に接続されるものであっても良い。
【００１２】
本実施形態におけるシステムでは、例えばＭＦＰ１によってメタスキャンを実行して、スキャンファイルとＸＭＬファイルを管理サーバ３に送信し、ワークフローによる処理を実行させ、ＸＭＬファイルから保管サーバ５における保管先や付属情報を取り出して、ワークフローのルールに従って適切な保管先にスキャンファイルと付属情報を保管するものとする。
【００１３】
ＭＦＰ１は、スキャナ（画像読取部）１１、プリンタ（画像形成部）１３、操作パネル１７、及びシステム制御部２０を有する。さらに、ＭＦＰ１には、ファクシミリデータを送受信するためのファクシミリインタフェースなどを搭載するようにしても良い。
【００１４】
スキャナ１１は、原稿面を光学的に走査することにより原稿面上の画像を読取る。スキャナ１１は、原稿面の画像をカラー画像データ（多値の画像データ）あるいはモノクロ画像データに変換する。スキャナ１１は、走査機構、光電変換部及び自動原稿送り装置（ＡＤＦ）などを有する。
【００１５】
プリンタ１３は、カラー画像データ（多値の画像データ）あるいはモノクロ画像データに基づく画像を用紙上に形成するユニットである。プリンタ１３は、特定の画像形成方式に限定されるものではない。例えば、プリンタ１３は、電子写真方式の画像形成装置、インクジェット方式あるいは熱転写方式などの印刷方式であっても良い。
【００１６】
操作パネル１７は、ユーザインタフェースである。操作パネル１７は、例えば、各種の操作キー及びタッチパネル内蔵の表示部を有する。操作パネル１７は、ユーザが操作指示を入力するための操作部、及びユーザに対する案内などを表示する表示部として機能する。
【００１７】
システム制御部２０は、ＭＦＰ１内の各部を統括的に制御する。例えば、システム制御部２０は、スキャナ１１及びプリンタ１３を制御する。システム制御部２０は、操作パネル１７からユーザによる指示を取得する。システム制御部２０は、ＣＰＵ２１、メインメモリ２２、ＦＲＯＭ２３、画像処理部２４、ネットワークインタフェース２５、ページメモリ２６、及びＨＤＤ２８などを有する。
【００１８】
ＣＰＵ２１は、ＭＦＰ１の制御を司る制御ユニットである。ＣＰＵ２１は、ＦＲＯＭ２３あるいはＨＤＤ２８に記録されているプログラムを実行することにより各種の処理機能を実現する。ＣＰＵ２１により実現される処理機能には、メタスキャン機能がある。メタスキャン機能では、スキャナ１１によるスキャンにより読み取られたスキャンファイル（画像ファイル）と管理者による設定に応じて生成されたＸＭＬファイルを管理サーバ３に送信することができる。メインメモリ２２は、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）などにより構成する。メインメモリ２２は、ワーキングメモリとして機能する。ＦＲＯＭ２３は、書換え可能な不揮発性メモリで構成する。ＦＲＯＭ２３は、ＭＦＰ１の動作を司る制御プログラム及び制御データなどを記録する。また、ＦＲＯＭ２３は、制御データあるいは設定情報などが書き込まれる。ＦＲＯＭ２３には、各種の動作状態を示す各種のフラグを記録するようにしても良い。
【００１９】
画像処理部２４は、スキャナ１１で読取った画像データ、あるいは、ネットワーク経由でパーソナルコンピュータ４から受信した画像データに対して画像処理する。ネットワークインタフェース２５は、ローカルエリアネットワーク６を介して外部装置と通信を行うためのＬＡＮインタフェースである。ページメモリ２６は、プリント用の画像データを展開するためのメモリである。ページメモリ２６は、少なくとも１ページ分の画像データを展開する領域が確保できる。ＨＤＤ２８は、データ記録用の大容量のメモリである。ＨＤＤ２８は、例えば、印刷対象とする画像データを蓄積する。
【００２０】
次に、管理サーバ３の構成について説明する。  
管理サーバ３は、ＣＰＵ３１、ＲＡＭ３２、ＲＯＭ３３、ネットワークインタフェース（Ｉ／Ｆ）３４、及びＨＤＤ３５を有する。  
ＣＰＵ３１は、管理サーバ３全体の制御を司る制御ユニットである。ＣＰＵ３１は、ＲＯＭ３３及びＨＤＤ３５に記録されているプログラム（情報処理プログラムを含む）に基づいて様々な処理機能を実現する。ＲＡＭ３２は、ワーキングメモリである。ＲＯＭ３３は、管理サーバ３の基本的な動作を司る制御プログラム及び制御データなどを記録する。ＨＤＤ３５は、データ記録用の記録装置である。ネットワークインタフェース３４は、ローカルエリアネットワーク６内の各装置とのデータ通信を行うためのＬＡＮインタフェースである。例えば、管理サーバ３は、ネットワークインタフェース３４によりローカルエリアネットワーク６を介してＭＦＰ１とのデータの送受信が可能である。
【００２１】
また、パーソナルコンピュータ４は、ＣＰＵ４１、ＲＡＭ４２、ＲＯＭ４３、ネットワークインタフェース（Ｉ／Ｆ）４４、ＨＤＤ４５、表示部４６、及び操作部４７を有する。  
ＣＰＵ４１は、ＲＯＭ４３及びＨＤＤ４５に記録されているプログラム（情報処理プログラムを含む）に基づいて様々な処理機能を実現する。ＲＡＭ４２は、ワーキングメモリである。ＲＯＭ４３は、パーソナルコンピュータ４の基本的な動作を司る制御プログラム及び制御データなどを記録する。ＨＤＤ４５は、データ記録用の記録装置である。ネットワークインタフェース４４は、ローカルエリアネットワーク６内の各装置とのデータ通信を行うためのＬＡＮインタフェースである。例えば、パーソナルコンピュータ４は、ネットワークインタフェース４４によりローカルエリアネットワーク６を介してＭＦＰ１とのデータの送受信が可能である。
【００２２】
また、保管サーバ５は、管理サーバ３と同様の構成を有するものとして詳細な説明を省略する。保管サーバ５は、さまざまな情報を格納するコンテンツマネジメントシステムを実現するもので、その中のドキュメントライブラリには、ドキュメントとカラム情報をセットで登録できるようになっている。保管サーバ５は、管理サーバ３を通じて、ＭＦＰ１におけるスキャンにより読み取られたスキャンファイルと付属情報が保存される。
【００２３】
次に、本実施形態におけるシステムの動作について説明する。  
ここでは、次のような、ユーザの状況を例にして説明する。すなわち、「営業部門が商談用の書類をスキャンして保管サーバ５に保管したい」、「その場合に、顧客名、担当支店、商談開始日の情報も一緒に保管したい」、「保管先を自社担当者ごとに分けたい」というものである。そのために、ＭＦＰ１においてメタスキャン機能により書類をスキャンし、保管サーバ５にスキャンファイルとカラム情報（顧客名、担当支店、商談開始日の情報）とを所定の保管先に分類して保管するような一連の処理環境（ワークフロー）が作成されるものとする。
【００２４】
以下、（ａ）保管先となる保管サーバ５の環境設定、（ｂ）保管元となるＭＦＰ１のメタスキャンの設定、（ｃ）保管サーバ５への設定とＭＦＰ１への設定とを関連付けるための管理サーバ３のマッピング設定、（ｄ）マッピング設定を利用するワークフロー設定、（ｅ）ユーザが設定された処理環境を利用する場合の流れ、の順番で説明する。なお、（ａ）〜（ｄ）は、管理者がパーソナルコンピュータ４を通じて行なう処理であり、（ｅ）はユーザが行なう作業である。本実施形態では、管理サーバ３におけるマッピング設定において、（ｂ）の設定を流用することにより、設定作業を容易にしようとするものである。
【００２５】
まず、（ａ）保管先となる保管サーバ５の環境設定について説明する。  
（１）保管先として保管サーバ５に以下の環境を作る。図２には、保管サーバ５におけるファイル保管先の概略構成を示している。
【００２６】
図２に示すように、保管サーバ５には、外部よりアクセス可能なサイトとして「営業サイト」が設けられ、ファイルが保管される「ドキュメントライブラリ」には、名称が「営業書類」、ドキュメントライブラリ内のフォルダとしては「商談書類」、ドキュメントライブラリに登録されるカラム名としては「顧客名」「担当支店」「商談開始日」の３つが設けられるものとする。
【００２７】
（２）保管サーバ５に保管されたファイルにアクセスできるよう、担当者の認証ＩＤと認証パスワードを保管サーバ５に設定する。
【００２８】
次に、（ｂ）保管元となるＭＦＰ１のメタスキャンの設定について説明する。  
（１）管理者は、パーソナルコンピュータ４からＭＦＰ１にアクセスして、ＭＦＰ１に設けられた設定ツールを用いて次のようなメタスキャンを設定する。
【００２９】
すなわち、メタスキャン名「商談スキャン」、出力先「￥￥管理サーバ３サーバ￥商談スキャン」を設定すると共に、ＸＭＬファイル出力内容として「追加１：Ｔａｒｇｅｔ  −  営業商談（固定）」「追加２：Ｃｕｓｔｏｍｅｒ」「追加３：Ｂｒａｎｃｈ」「追加４：Ｄａｔｅ」「追加５：ＵｓｅｒＩｄ」「追加６：ＵｓｅｒＰａｓｓｗｏｒｄ」を設定する。
【００３０】
図３には、ＭＦＰ１の設定ツールを用いた設定画面の一例を示している。この設定画面において、例えば図４に示すようにして、各フィールドに対して設定する。すなわち、「追加１：Ｔａｒｇｅｔ」には「営業商談」（固定）、「追加２：Ｃｕｓｔｏｍｅｒ」には顧客名、「追加３：Ｂｒａｎｃｈ」には担当支店、「追加４：Ｄａｔｅ」には商談開始日、「追加５：ＵｓｅｒＩｄ」には認証ＩＤ、「追加６：ＵｓｅｒＰａｓｓｗｏｒｄ」には認証パスワードを設定する。
【００３１】
ここで設定した内容を、メタスキャン実行時にユーザが入力することになる。例えば、「追加１：Ｔａｒｇｅｔ」には常に「営業商談」が、「追加２：Ｃｕｓｔｏｍｅｒ」には顧客名として「ＡＡ商事」が、「追加３：Ｂｒａｎｃｈ」には担当支店として「ＢＢ支店」が、「追加４：Ｄａｔｅ」には商談開始日として「ＹＹＹＹ年ＭＭ月ＤＤ日」が、「追加５：ＵｓｅｒＩｄ」には認証ＩＤとして「０００１２３４５」が、「追加６：ＵｓｅｒＰａｓｓｗｏｒｄ」には認証パスワードとして「ｐａｓｓ」が設定される。
【００３２】
（２）管理者は、パーソナルコンピュータ４からＭＦＰ１にアクセスして、ＭＦＰ１の設定ツールを通じて、メタスキャン名「商談スキャン」について設定された設定内容が含まれるバックアップファイルを取得する。このバックアップファイルは、例えばパーソナルコンピュータ４のＨＤＤ４５にファイル名「SampleBackupFile」として記録しておく。
【００３３】
次に、（ｃ）保管サーバ５への設定とＭＦＰ１への設定とを関連付けるための管理サーバ３のマッピング設定について説明する。  
図５は、管理サーバ３におけるマッピング設定処理の流れを示すフローチャートである。  
（１）管理者は、パーソナルコンピュータ４から管理サーバ３の管理ツールにアクセスする。管理サーバ３は、管理ツールへのアクセスがあると（ステップＡ１のＹｅｓ）、マッピング用バックアップファイル登録画面をパーソナルコンピュータ４に送信する（ステップＡ２）。
【００３４】
（２）パーソナルコンピュータ４は、マッピング用バックアップファイル登録画面を表示して、この画面を通じて商談スキャンのバックアップファイルを管理サーバ３に登録する。すなわち、パーソナルコンピュータ４は、バックアップファイル名「SampleBackupFile」を指定して、ＨＤＤ４５に記録されている該当するファイル名のファイルを送信する。合わせて、パーソナルコンピュータ４は、マッピング名「マッピング商談スキャン」を設定する。
【００３５】
（３）管理サーバ３は、バックアップファイル「SampleBackupFile」に応じて、一番大枠となるマッピングとして、登録サポートファイルとして「商談スキャンバックアップファイル（SampleBackupFile）」を設定したマッピング作成画面を生成してパーソナルコンピュータ４に送信する（ステップＡ４）。パーソナルコンピュータ４は、マッピング作成画面を表示する。
【００３６】
（４）管理サーバ３は、パーソナルコンピュータ４においてマッピング作成画面からマッピング名「マッピング商談スキャン」の詳細設定画面への移動が指示されると、マッピング詳細設定画面を送信する（ステップＡ５）。
【００３７】
（５）パーソナルコンピュータ４は、マッピング詳細設定画面のうち、データセッティングの設定画面の表示が指示されると、管理サーバ３からデータセッティング設定画面を受信してデータセッティング用の画面を表示する（ステップＡ６）。
【００３８】
（６）図６には、データセッティング用のデータセッティング編集画面の一例を示している。図６に示すように、データセッティング編集画面には、パーソナルコンピュータ４からの指定に応じて、登録利用ファイルとして「SampleBackupFile」、同ファイルに対応するメタスキャン名「商談スキャン」、マッピンググループ名称として「マッピング商談スキャン」がそれぞれ表示され、データセッティング名として例えば「データセッティングその１」が表示される。
【００３９】
また、データセッティング編集画面では、フィールドＦａ２において、メタスキャン内容確認キー（利用セット）として、バックアップファイル「SampleBackupFile」に設定された「追加１：Ｔａｒｇｅｔ  −  営業商談」をフィールドＦａ２において設定し、登録先として「保管サーバのサイト  −  営業サイト」「ドキュメントライブラリ  −  営業書類」「フォルダ  −  商談書類」「マッピング名  −  カラム商談スキャン」をフィールドＦａ４においてそれぞれ設定する（ステップＡ７）。これは、ＭＦＰ１におけるメタスキャンにより生成されたＸＭＬファイルが「追加１：Ｔａｒｇｅｔ」という情報を含み、その値が（営業商談）だった場合、このマッピング（データセッティングその１）を利用する、という意味である。
【００４０】
（７）次に詳細設定のうち、アトリビュートマッピング編集画面の表示が指示されると、管理サーバ３は、アトリビュートマッピング編集画面をバックアップファイル「SampleBackupFile」に応じて生成して、パーソナルコンピュータ４に送信する（ステップＡ８）。パーソナルコンピュータ４は、アトリビュートマッピング編集画面を表示する。この画面では、保管サーバ５に登録するカラム情報（顧客名、担当支店、商談開始日の情報）の詳細が設定される。
【００４１】
図７には、アトリビュートマッピング編集画面の一例を示している。  
図７に示すアトリビュートマッピング編集画面では、登録利用ファイル「SampleBackupFile」が設定され、フィールドＦｂ１の利用セットには「商談スキャン」が設定されている。また、フィールドＦｂ２のアトリビュートマッピング名には、データセッティング編集画面においてフィールドＦａ５において設定されたマッピング名、すなわちＭＦＰ１のメタスキャン設定で指定された「カラム商談スキャン」が設定されている。
【００４２】
また、フィールドＦｂ３には、ＭＦＰ１により読み取られたファイルの保管先とカラム情報のセットが設定されている。すなわち、バックアップファイル「SampleBackupFile」に設定された内容をもとにして、「追加２：Ｃｕｓｔｏｍｅｒ」−「顧客名」、「追加３：Ｂｒａｎｃｈ」−「担当支店」、「追加４：Ｄａｔｅ」−「商談開始日」の各情報がフィールドＦｂ３においてそれぞれ設定されている。
【００４３】
これは、データセッティングでこのマッピング名（カラム商談スキャン）が指定された場合、このカラム内容にしたがってＸＭＬファイルの内容を登録先にマッピングさせる、という意味である。
【００４４】
図８には、アトリビュートマッピング編集画面の設定に用いられるバックアップファイルの一例を示している。図８において、Ｆ１の範囲がバックアップの１セットに相当し、Ｆ２がセット内の代表情報、Ｆ３がセット内の詳細情報を示している。管理サーバ３は、バックアップファイルに含まれるＦ４，Ｆ５に示す関連づけの情報を検索し、この情報に対応するＦ６の詳細情報を読み取って設定画面に設定する。同様にして、バックアップファイルには「ENHANCEDSETTING」において、他の設定内容についての情報が含まれる（図８では省略している）。なお、図８に示すバックアップファイルは一例を示すものであって、本実施形態において説明している具体例と対応するものではない。
【００４５】
（９）次に詳細設定画面の表示が指示されると、管理サーバ３は、フィールドマッピング編集画面をパーソナルコンピュータ４に送信する（ステップＡ１０）。パーソナルコンピュータ４は、フィールドマッピング設定画面を表示する。フィールドマッピング設定画面では、登録先とする保管サーバ５についての認証情報を設定する（ステップＡ１１）。
【００４６】
（１０）フィールドマッピング設定画面では、バックアップファイル「SampleBackupFile」に設定された「追加５：ＵｓｅｒＩｄ」−「認証ＩＤ」、「追加６：ＵｓｅｒＰａｓｓｗｏｒｄ」−「認証パスワード」の各情報が設定されている。
【００４７】
図９には、フィールドマッピング編集画面の一例を示している。  
図９に示すフィールドマッピング編集画面では、「追加５：ＵｓｅｒＩｄ」「追加６：ＵｓｅｒＰａｓｓｗｏｒｄ」に対応するフィールドＦｃ２に対して設定がされている。ただし、フィールドマッピング編集画面による設定は、バックアップファイルに設定された情報を直接設定するのではなく、ＭＦＰ１におけるメタスキャンによって生成されるＸＭＬファイル内の内容の指定項目を認証情報として利用できるように、フィールドＦｃ３において設定したものである。
【００４８】
（１１）管理サーバ３は、パーソナルコンピュータ４を通じて管理者により指定された、前述した作成内容を例えばＨＤＤ３５に保管する（ステップＡ１２）。
【００４９】
このようにして、本実施形態における管理サーバ３では、ＭＦＰ１における設定内容を示すバックアップファイルをもとに必要な設定内容を判別して、各編集画面において設定して提示することができる。従って、パーソナルコンピュータ４を通じて設定作業を行う管理者の労力を大幅に軽減し、また設定を誤る可能性を低減することが可能となる。
【００５０】
なお、前述した説明では、管理サーバ３において、バックアップファイルに設定された情報をもとに、アトリビュートマッピング編集画面やフィールドマッピング編集画面において、一意に各フィールドについて自動的に設定するものとして説明しているが、バックアップファイルから読み出した情報によって一意に設定対象を特定できない場合には、設定対象の候補となる情報を設定画面中で管理者が任意に選択できるように候補表示するようにしても良い。
【００５１】
次に、（ｄ）マッピング設定を利用するワークフロー設定について説明する。  
図１０は、管理サーバ３におけるワークフロー設定処理を示すフローチャートである。
【００５２】
（１）管理者は、パーソナルコンピュータ４から管理サーバの管理ツールを通じてワークフロー作成画面にアクセスする。管理サーバ３は、パーソナルコンピュータ４にワークフロー設定画面を送信する（ステップＢ１）。パーソナルコンピュータ４は、ワークフロー設定画面を表示する。管理者は、ワークフロー設定画面を通じて、例えばワークフロー名「ワークフロー商談スキャン」、ワークフロー要素（処理内容）「メタスキャンファイル取込」「マッピング」「保管サーバへの保管」を設定する（ステップＢ２）。
【００５３】
図１１には、ワークフロー要素（処理内容）の詳細を示す図である。  
ワークフロー要素において、（Ａ）メタスキャンファイル取込では、保管されたスキャンファイルとＸＭＬファイルを検知してワークフローに取込む。（Ｂ）マッピングでは、設定されたマッピングに応じて、ＸＭＬファイルの中身を読取る。（Ｃ）保管サーバへの保管では、指定された内容にしたがって、保管サーバ５にファイルやカラムを登録する。
【００５４】
（２）また、ワークフロー要素それぞれについて、詳細設定値を設定する。それぞれの要素には、図１１に示すように、個別の詳細設定項目が設けられており、その設定に応じて動作する。特に、（Ｂ）マッピングの要素については、利用マッピングとして、前述したように設定されたマッピング（マッピング商談スキャン）を設定する。
【００５５】
（３）管理サーバ３は、前述のようにして設定されたワークフローを作成して保管する（ステップＢ３，Ｂ４）。
【００５６】
次に、（ｅ）設定された処理環境をユーザが利用する場合の流れについて説明する。  
図１２は、管理サーバ３におけるワークフロー処理を示すフローチャートである。
【００５７】
（１）ユーザは、保管したい書類を持ってＭＦＰ１の前に移動する。
【００５８】
（２）ユーザは、ＭＦＰ１の操作パネル１７への操作によりメタスキャンを選択し、予め管理者によって設定されたメタスキャン（商談スキャン）を選択する。
【００５９】
（３）ユーザは、表示された項目のうち、最初の固定項目（営業商談）を除く他の項目に、ＭＦＰ１の操作パネル１７を通じて、「Ｃｕｓｔｏｍｅｒ」−「ＡＡ商事」、「Ｂｒａｎｃｈ」−「ＢＢ支店」、「Ｄａｔｅ」−「ＹＹＹＹ年ＭＭ月ＤＤ日」、「ＵｓｅｒＩｄ」−「０００１２３４５」、「ＵｓｅｒＰａｓｓｗｏｒｄ」−「ｐａｓｓ」をそれぞれ入力する。
【００６０】
（４）ユーザは、書類をＭＦＰ１にセットしてメタスキャン開始ボタンを選択する。
【００６１】
（５）ＭＦＰ１は、スキャンを実行し、書類を電子化したスキャンファイルと、ユーザにより操作パネル１７を通じて入力された情報を含むＸＭＬファイルを、事前に指定された保管先（￥￥管理サーバ￥商談スキャン）に保管する。このとき出力されるＸＭＬファイルには、図１３に示すように、「追加１：Ｔａｒｇｅｔ−営業商談」「追加２：Ｃｕｓｔｏｍｅｒ−ＡＡ商事」「追加３：Ｂｒａｎｃｈ−ＢＢ支店」「追加４：Ｄａｔｅ−ＹＹＹＹ年ＭＭ月ＤＤ日」「追加５：ＵｓｅｒＩｄ−０００１２３４５」「追加６：ＵｓｅｒＰａｓｓｗｏｒｄ−ｐａｓｓ」という情報が記述されている（事前に固定で設定していたＴａｒｇｅｔは入力時には表示されず、ＸＭＬファイルに自動的に出力される）。
【００６２】
（６）管理サーバ３は、事前に設定されたワークフロー（ワークフロー商談スキャン）に従って、監視していたフォルダ（Ｃ：￥商談スキャン）にファイルが保管されたのを検知して、ワークフロー（ワークフロー商談スキャン）を起動する（図１２、ステップＣ１〜Ｃ３）。
【００６３】
（７）起動されたワークフローが、スキャンファイルとＸＭＬファイルに記載された情報を、事前の設定に従ってハンドリングし、保管サーバ５に保管する。このとき、保管サーバ５へのアクセスには、「ＵｓｅｒＩｄ−０００１２３４５」「ＵｓｅｒＰａｓｓｗｏｒｄ−ｐａｓｓ」が使われ、アクセス許可後の保管情報として、「保管ファイル：スキャンファイル」が保管され、それに関係するカラムには「顧客名−ＡＡ商事」「担当支店−ＢＢ支店」「商談開始日−ＹＹＹＹ年ＭＭ月ＤＤ日」が保管される。
【００６４】
なお、前述した説明では、管理者がパーソナルコンピュータ４を通じて、ＭＦＰ１において設定された設定内容を含むバックアップファイルを管理サーバ３に登録するものとしているが、他の方法によってバックアップファイルを管理サーバ３に登録するようにしても良い。例えば、管理サーバ３がＭＦＰ１に直接アクセスして、ＭＦＰ１からバックアップファイルを読み出して登録するようにしても良い。また、管理サーバ３がＭＦＰ１に直接アクセスして、ＭＦＰ１に記録されている設定ファイル（バックアップファイルではなく）を読み出して登録するようにしても良い。また、管理サーバ３とは別に、ＭＦＰ１（複数あっても良い）のバックアップファイルを読み出して管理（記録）するサーバを設け、このサーバからワークフローの実行（設定）に必要なバックアップファイルを管理サーバ３が取得して登録しても良い。
【００６５】
本発明のいくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれると同様に、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれるものである。
【符号の説明】
【００６６】
１…デジタル複合機、３…管理サーバ、４…パーソナルコンピュータ、５…保管サーバ、１１…スキャナ、１３…プリンタ、１７…操作パネル、２０…システム制御部、２１…ＣＰＵ、２２…メインメモリ、２３…ＦＲＯＭ、２４…画像処理部、２５…ネットワークインタフェース、２６…ページメモリ、２８…ＨＤＤ、３１…ＣＰＵ、３２…ＲＡＭ、３３…ＲＯＭ、３４…ネットワークインタフェース、３５…ＨＤＤ、４１…ＣＰＵ、４２…ＲＡＭ、４３…ＲＯＭ、４４…ネットワークインタフェース、４５…ＨＤＤ、４６…操作部、４７…表示部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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