【手続補正書】
【提出日】平成17年3月1日(2005.3.1)
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】特許請求の範囲
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理する管理ユニットと電子文書を保存する複数の保存ユニットとからなる文書管理システムにおいて、
特定の保存義務のある文書と特定の保存義務のない文書に分ける属性を持たせることによって両者を区別する手段と、特定の保存義務のある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持たせて保存する保存ユニットと、一般的な文書を保存する保存ユニットとを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理する管理ユニットと電子文書を保存する複数の保存ユニットとからなる文書管理システムにおいて、
保存期限を各文書に設定する手段と、保存期限ごとに分散して保存する保存ユニットと備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
特定の保存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、自動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文書管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去する手段を備えたことを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
特定の保存ユニットを物理的に切り離すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによって消去して文書を復元することができないようにした手段を有することを特徴とする請求項３記載の文書管理システム。
【請求項５】
特定の保存義務のある文書を保存する保存ユニットと特定の保存義務のない文書を保存する保存ユニットを複数設け、それぞれの保存ユニットを保存期限毎に管理する手段を有することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項６】
管理ユニットと保存ユニットのほかに短期間一時保管する一時保存ユニットを有し、管理ユニットで受け取った登録文書を属性に従って特定の保存義務のある文書を保存するための保存ユニットあるいは特定の保存義務のない文書用の保存ユニットに保存すると同時に一時保存ユニットにも保存する手段を有し、一時保存ユニット内に存在する文書は高速にアクセス可能とした文書管理システム。
【請求項７】
管理ユニットにて文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで構成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、
登録する文書を特定の保存義務のある文書と特定の保存義務のない文書に分ける属性を持たせることによって両者を区別し、特定の保存義務のある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持った保存ユニットに保存し、特定の保存義務のない文書を一般的な文書を蓄積する保存ユニットに保存することを特徴とする文書蓄積方法。
【請求項８】
管理ユニットにて文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで構成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、
登録する文書について保存期限を各文書に設定するとともに、保存期限ごとに設けられた保存ユニットに分散して保存することを特徴する文書蓄積方法。
【請求項９】
特定の保存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、自動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文書管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去するようにしたことを特徴とする請求項８記載の文書蓄積方法。
【請求項１０】
特定の保存ユニットを物理的に切り離すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによって消去して文書を復元することができないようにしたことを特徴とする請求項９記載の文書蓄積方法。
【請求項１１】
特定の保存義務のある文書を保存する保存ユニットと特定の保存義務のない文書を保存する保存ユニットを複数設けたそれぞれの保存ユニットを保存期限毎に管理することを特徴とする請求項８記載の文書蓄積方法。
【請求項１２】
管理ユニットと蓄積ユニットのほかに短期間一時保管する一時保存ユニットを持ち、管理ユニットで受け取った登録文書を属性に従って特定の保存義務のある文書を保存するための保存ユニットあるいは特定の保存義務のない文書用の保存ユニットに保存すると同時に一時保存ユニットにも保存し、一時保存ユニット内に存在する期間は高速にアクセスが可能な一時保存ユニットからの文書を利用することを可能とし、一定の期間が経過した後は一時保存ユニット内の文書を消去するとともに管理ユニット内の一時保管文書のリンクも消去し、文書のアクセスがあった場合には各ユニットに保存された文書のみを利用可能とする文書蓄積方法。
【請求項１３】
ユーザがあらかじめ登録してある文書タイプを選択すると、ユーザが個別に設定しなくとも保存義務の有無、規定された保存年限と取得した現在時間からもとめた保存期限を設定することを特徴とする請求項８ないし１２のいずれか一つ記載の文書蓄積方法。
【請求項１４】
管理ユニットにて文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで構成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、
登録する文書を特定の保存義務のある文書と特定の保存義務のない文書に分ける属性を持たせることによって両者を区別し、特定の保存義務のある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持った保存ユニットに保存し、特定の保存義務のない文書を一般的な文書を蓄積する保存ユニットに保存することを特徴とする文書蓄積方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１５】
管理ユニットにて文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで構成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、
登録する文書について保存期限を各文書に設定するとともに、保存期限ごとに設けられた保存ユニットに分散して保存することを特徴する文書蓄積方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１６】
特定の保存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、自動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文書管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去するようにしたことを特徴とする請求項８記載の文書蓄積方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１７】
特定の保存ユニットを物理的に切り離すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによって消去して文書を復元することができないようにしたことを特徴とする請求項９記載の文書蓄積方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１８】
特定の保存義務のある文書を保存する保存ユニットと特定の保存義務のない文書を保存する保存ユニットを複数設けたそれぞれの保存ユニットを保存期限毎に管理することを特徴とする請求項８記載の文書蓄積方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１９】
管理ユニットと蓄積ユニットのほかに短期間一時保管する一時保存ユニットを持ち、管理ユニットで受け取った登録文書を属性に従って特定の保存義務のある文書を保存するための保存ユニットあるいは特定の保存義務のない文書用の保存ユニットに保存すると同時に一時保存ユニットにも保存し、一時保存ユニット内に存在する期間は高速にアクセスが可能な一時保存ユニットからの文書を利用することを可能とし、一定の期間が経過した後は一時保存ユニット内の文書を消去するとともに管理ユニット内の一時保管文書のリンクも消去し、文書のアクセスがあった場合には各ユニットに保存された文書のみを利用可能とする文書蓄積方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項２０】
ユーザがあらかじめ登録してある文書タイプを選択すると、ユーザが個別に設定しなくとも保存義務の有無、規定された保存年限と取得した現在時間からもとめた保存期限を設定することを特徴とする請求項８ないし１２のいずれか一つ記載の文書蓄積方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上述の目的を達成する請求項１記載の発明は、文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理する管理ユニットと電子文書を保存する複数の保存ユニットとからなる文書管理システムにおいて、特定の保存義務のある文書と特定の保存義務のない文書に分ける属性を持たせることによって両者を区別する手段と、特定の保存義務のある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持たせて保存する保存ユニットと、一般的な文書を保存する保存ユニットとを備えたことを特徴とする。
本発明によれば、要求されるセキュリティレベルに応じた分類と保存を行うことができる。
請求項２記載の発明は、文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理する管理ユニットと電子文書を保存する複数の保存ユニットとからなる文書管理システムにおいて、保存期限を各文書に設定する手段と、保存期限ごとに分散して保存する保存ユニットと備えたことを特徴とする。
本発明によれば、保存期限に基づいた分類と保存を行うことができる。
請求項３記載の発明は、特定の保存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、自動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文書管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去する手段を備えたことを特徴とする。
本発明によれば、保存期限に基づいた分類と削除を行うことができる。
請求項４記載の発明は、特定の保存ユニットを物理的に切り離すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによって消去して文書を復元することができないようにした手段を有することを特徴とする。
本発明によれば、文書の完全な削除を行うことができる。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００６】
請求項５記載の発明は、特定の保存義務のある文書を保存する保存ユニットと特定の保存義務のない文書を保存する保存ユニットを複数設け、それぞれの保存ユニットを保存期限毎に管理する手段を有することを特徴とする。
本発明によれば、セキュリティレベルと保存期限による分類に基づいて文書管理を行うことができる。
請求項６記載の発明は、管理ユニットと保存ユニットのほかに短期間一時保管する一時保存ユニットを有し、管理ユニットで受け取った登録文書を属性に従って特定の保存義務のある文書を保存するための保存ユニットあるいは特定の保存義務のない文書用の保存ユニットに保存すると同時に一時保存ユニットにも保存する手段を有し、一時保存ユニット内に存在する文書は高速にアクセス可能としたことを特徴とする。
本発明によれば、一時的な保存と、セキュリティレベルによる分類に基づいて文書管理を行うことができる。
更に本発明は、ユーザがあらかじめ登録してある文書タイプを選択すると、ユーザが個別に設定しなくとも保存義務の有無、規定された保存年限と取得した現在時間からもとめた保存期限を設定することを特徴とする。
本発明によれば、保存義務の有無や保存期限を簡単に設定することができる。
また、本発明は上記の書く発明に準じて、文書蓄積方法並びにこの方法を実行するプログラムを有する。
請求項７記載の発明は、理ユニットにて文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで構成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、登録する文書を特定の保存義務のある文書と特定の保存義務のない文書に分ける属性を持たせることによって両者を区別し、特定の保存義務のある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持った保存ユニットに保存し、特定の保存義務のない文書を一般的な文書を蓄積する保存ユニットに保存することを特徴とする。
請求項８記載の発明は、管理ユニットにて文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで構成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、登録する文書について保存期限を各文書に設定するとともに、保存期限ごとに設けられた保存ユニットに分散して保存することを特徴する。
請求項９記載の発明は、特定の保存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、自動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文書管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去するようにしたことを特徴とする。
請求項１０記載の発明は、特定の保存ユニットを物理的に切り離すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによって消去して文書を復元することができないようにしたことを特徴とする。
請求項１１記載の発明は、特定の保存義務のある文書を保存する保存ユニットと特定の保存義務のない文書を保存する保存ユニットを複数設けたそれぞれの保存ユニットを保存期限毎に管理することを特徴とする。
請求項１２記載の発明は、管理ユニットと蓄積ユニットのほかに短期間一時保管する一時保存ユニットを持ち、管理ユニットで受け取った登録文書を属性に従って特定の保存義務のある文書を保存するための保存ユニットあるいは特定の保存義務のない文書用の保存ユニットに保存すると同時に一時保存ユニットにも保存し、一時保存ユニット内に存在する期間は高速にアクセスが可能な一時保存ユニットからの文書を利用することを可能とし、一定の期間が経過した後は一時保存ユニット内の文書を消去するとともに管理ユニット内の一時保管文書のリンクも消去し、文書のアクセスがあった場合には各ユニットに保存された文書のみを利用可能とする。
請求項１３記載の発明は、ユーザがあらかじめ登録してある文書タイプを選択すると、ユーザが個別に設定しなくとも保存義務の有無、規定された保存年限と取得した現在時間からもとめた保存期限を設定することを特徴とする。
請求項１４記載の発明は、管理ユニットにて文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで構成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、登録する文書を特定の保存義務のある文書と特定の保存義務のない文書に分ける属性を持たせることによって両者を区別し、特定の保存義務のある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持った保存ユニットに保存し、特定の保存義務のない文書を一般的な文書を蓄積する保存ユニットに保存することを特徴とする。
請求項１５記載の発明は、管理ユニットにて文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで構成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、登録する文書について保存期限を各文書に設定するとともに、保存期限ごとに設けられた保存ユニットに分散して保存することを特徴する文書蓄積方法をコンピュータに実行させる。
請求項１６記載の発明は、特定の保存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、自動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文書管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去するようにしたことを特徴とする請求項８記載の文書蓄積方法をコンピュータに実行させる。
請求項１７記載の発明は、特定の保存ユニットを物理的に切り離すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによって消去して文書を復元することができないようにしたことを特徴とする請求項９記載の文書蓄積方法をコンピュータに実行させる。
請求項１８記載の発明は、特定の保存義務のある文書を保存する保存ユニットと特定の保存義務のない文書を保存する保存ユニットを複数設けたそれぞれの保存ユニットを保存期限毎に管理することを特徴とする請求項８記載の文書蓄積方法をコンピュータに実行させる。
請求項１９記載の発明は、管理ユニットと蓄積ユニットのほかに短期間一時保管する一時保存ユニットを持ち、管理ユニットで受け取った登録文書を属性に従って特定の保存義務のある文書を保存するための保存ユニットあるいは特定の保存義務のない文書用の保存ユニットに保存すると同時に一時保存ユニットにも保存し、一時保存ユニット内に存在する期間は高速にアクセスが可能な一時保存ユニットからの文書を利用することを可能とし、一定の期間が経過した後は一時保存ユニット内の文書を消去するとともに管理ユニット内の一時保管文書のリンクも消去し、文書のアクセスがあった場合には各ユニットに保存された文書のみを利用可能とする文書蓄積方法をコンピュータに実行させる。
請求項２０記載の発明は、ユーザがあらかじめ登録してある文書タイプを選択すると、ユーザが個別に設定しなくとも保存義務の有無、規定された保存年限と取得した現在時間からもとめた保存期限を設定することを特徴とする請求項８ないし１２のいずれか一つ記載の文書蓄積方法をコンピュータに実行させる。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００８】
ここで、複数の保存ユニット３０、３１、３２、３３を有する文書管理システムにあって、多数の文書をこの文書のライフサイクルを勘案して分類する分類の仕方を述べる。
（文書を保護レベルによって分類する）
文書には、法律によってあるいは官公庁や地方自治体・会社などの各組織内部の規定によって、保存義務が課された文書と、保存義務が特に規定されていない各個人が作成した文書とが存在する。このうち、前者は、規定された保存期限の間は、改ざん・消去・破棄されないように管理する必要がある。他方、後者の個人利用が目的で作成された文書は、保存義務が課された文書と比較すると、消去・破棄などに対する要求は厳しくない。しかし、何らかの事故が発生した場合には、事実を証明するための情報として有効である場合もあるので、一定期間保存しておく必要が生じる場合もある。この場合一定期間保存しておくにしても、文書の管理に要求されるセキュリティレベルは、保存義務の課された文書よりも高くない。
以上のような考察から、例えば図１に示す各保存ユニットを、セキュリティレベルによって区別し、一例としては、高いセキュリティレベルを要求する特定の保存義務のある文書は、電子的な情報に対して紙の原本と同等の性質を与える保存ユニットに保存し、そうでない文書は一般の文書管理サーバと同様の保存ユニットに保存することが考えられる。
図３にその一例を示しており、ユーザ端末１及び管理ユニット２が接続されたネットワークには特定の保存義務のある文書の保存ユニット３４及び特定の保存義務のない文書の保存ユニット３５が接続される。図３の例では、ネットワークに接続された保存ユニットの例を示したが、保存ユニットとしてはネットワークに保存されていなくとも図２に示すような形態でもかまわない。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００９】
ここで図４にて文書の生成手順に従った処理の流れを示す。この図４では、図中左側ブロックをユーザ端末１、中央ブロックを管理ユニット２、そして右側ブロックを保持ユニット３４、３５の処理に区別する（以後のフローチャートである図６、図８、図９も同じである）。
図４において、ユーザ端末側では、文書を生成し（ステップＳ１１）、生成された文書は関連情報と共に管理ユニット２に転送される（ステップＳ１２）。ユーザ端末１から送られ管理ユニット２が受信した（ステップＳ２１）文書は、この文書に関する情報に必要な管理情報を付加して書誌情報を生成し（ステップＳ２２）、ユーザが指定した文書のタイプあるいは保存義務の有無の情報が判断される（ステップＳ２３）。特定の保存義務のある文書の場合には暗号化処理等が加えられてその転送処理が行われ（ステップＳ２４）、特定の保存義務のある文書の保存ユニット３４に保存する（ステップＳ３１）。保存義務のない文書の場合には、その転送処理が行われ（ステップＳ２６）、特定の保存義務のない文書の保存ユニット３５に保存する（ステップＳ３２）。この場合、設定に従って各文書とともに書誌事項も保存ユニット３４、３５に保存する。同時に、管理ユニット２では、文書に関する情報と書誌事項との保存の仕方をリンクさせ（ステップＳ２５），この文書と書誌事項のリンクを内部に保持する（ステップＳ２７）。このように特定の保存義務のある文書とそうでない特定の保存義務のない文書を区別して管理することで、安全な文書管理を実現することができる。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１４】
ここで、図８にて文書の生成手順に従った処理の流れを示す。図８は、特定の保存義務のある文書の保存ユニットと特定の保存義務のない文書を保存する保存ユニットで構成した場合の例である。
図８において、ユーザ端末側では、文書を生成し（ステップＳ１１）、生成された文書は関連情報と共に管理ユニット２に転送される（ステップＳ１２）。ユーザ端末１から送られ管理ユニット２が受信した（ステップＳ２１）文書は、この文書に関する情報に必要な管理情報を付加して書誌情報を生成し  （ステップＳ２２）、ユーザが指定した文書のタイプあるいは保存義務の有無の情報が判断される（ステップＳ２１０）。特定の保存義務のある文書の場合には暗号化処理等が加えられてその転送処理が行われ（ステップＳ２１１）、特定の保存義務のある文書の例えば保存ユニット３０に保存する（ステップＳ３１０）。保存義務のない文書の場合には、その転送処理が行われ（ステップＳ２１３）、特定の保存義務のない文書の保存ユニット３１、３２、３３に保存する（ステップＳ３１１）。図８では、管理ユニット２が受信した文書は、保存義務の有無にかかわらず文書と文書の書誌事項と共に転送が行われ（ステップＳ２１２）、一時的保存ユニット３９に保存される（ステップＳ３１２）。こうして、文書は、一時保存ユニット３９と共に文書の保存義務の有無あるいは保存期限などのルールに従って複数ある保存ユニット３０、３１、３２、３３との中から選択された保存ユニットに保存される。
管理ユニット２はユーザから送られた文書に関する情報に必要な管理情報を付加して書誌事項を生成し（ステップＳ２５）内部に保持する（ステップ２６）とともに、設定に従って各文書とともに保存ユニットに保存する。管理ユニット２内には一時保存ユニット内への文書リンクと一般の保存ユニット内の文書リンクを保持する（ステップＳ２６）。
文書の登録から一定期間が過ぎた場合や、文書の最終アクセスから一定期間が過ぎた場合には、一時的保存ユニット３９から文書を消去し、管理ユニット２内の一時保存ユニット３９内文書へのリンクを消去する。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１５】
図９は一時保存ユニットを利用したが場合の文書参照例を示している。上述の図７図８の構成及び処理に基づく、文書へのアクセスにおいては、図９に示すような参照処理となる。図９にて、ユーザにて文書の指定（ステップＳ１３）及び文書取得要求が出されると（ステップＳ１４）、管理ユニット２では、文書アクセス要求の取得（ステップＳ２２０）、及び文書リンクの取得（ステップＳ２２１）が行われ、その文書が一時保存ユニット内の文書か否か判断される（ステップＳ２２２）。その文書が一時保存ユニット内にあるとき文書読出し要求が行われ（ステップＳ２２３）、一時保存ユニットの文書の読出しが行われる（ステップＳ３２０）。また、その文書が一時保存ユニット内にないとき文書読出し要求が行われ（ステップＳ２２５）、特定の保存義務のない文書の保存ユニットの文書の読出しが行われる（ステップＳ３２１）。ステップＳ２２３及びＳ２２５の文書読出し要求後文書の取得と転送が行われ（ステップＳ２２４）、ユーザ端末側で文書取得（ステップＳ１５）、及びユーザによる文書利用（ステップＳ１６）が行われる。
こうして、図９に示すように、文書へのアクセスが比較的多い一定期間は高速な一時保存ユニットからデータを参照することができ、高速なアクセスを実現することが可能となる。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１６】
（実施の形態４）
（保存期限、保存義務の有無の自動設定）
一般のユーザは、保存しようとする文書が特定の保存義務のある文書であるかどうか、あるいは法律や組織内規定で定められた保存年限などに熟知している場合は少ない。このような状況で上記実施の形態１から３に示したシステムを実現した場合、保存義務の有無や保存期限を簡便に設定する方法が問題となる。
このため、あらかじめ、組織内文書をいくつかの文書種類に分類し、各分類に対して保存義務の有無および保存年限のテーブルを用意する。図１０はこの分類とデフォルト値を例示した関係表示図である。
このような分類に従い、ユーザは文書を登録する際に文書の種類を設定すれば、デフォルトの保存義務の有無や保存期限などを簡単に設定することが可能となる。設定はユーザの要求に従って変更が可能とすべきだが、保存期限の延長は可能であるが短縮は設定ができない、保存義務のない特定の保存義務のない文書を特定の保存義務のある文書と同等に保存することは可能だが、特定の保存義務のある文書を特定の保存義務のない文書として登録することはできないなど、記録面から見た場合により安全な設定できるようにし、ユーザや組織が法律や規定に違反しないようにすることが必要となる。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１７】
【発明の効果】
本発明によれば、文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理する管理ユニットと電子文書を保存する複数の保存ユニットとからなる文書管理システムにおいて、特定の保存義務のある文書と特定の保存義務のない文書に分ける属性を持たせることによって両者を区別する手段と、特定の保存義務のある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持たせて保存する保存ユニットと、一般的な文書を保存する保存ユニットとを備えたことにより、要求されるセキュリティレベルに応じた分類と保存を行うことができる。
本発明によれば、文書の書誌事項や保存先へのリンクを管理する管理ユニットと電子文書を保存する複数の保存ユニットとからなる文書管理システムにおいて、保存期限を各文書に設定する手段と、保存期限ごとに分散して保存する保存ユニットと備えたことにより、保存期限に基づいた分類と保存を行うことができる。
本発明によれば、特定の保存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、自動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文書管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去する手段を備えたことにより、保存期限に基づいた分類と削除を行うことができる。
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１８】
本発明によれば、特定の保存ユニットを物理的に切り離すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによって消去して文書を復元することができないようにした手段を有することにより、文書の完全な削除を行うことができる。
本発明によれば、特定の保存義務のある文書を保存する保存ユニットと特定の保存義務のない文書を保存する保存ユニットを複数設け、それぞれの保存ユニットを保存期限毎に管理する手段を有することにより、セキュリティレベルと保存期限による分類に基づいて文書管理を行うことができる。
本発明によれば、管理ユニットと保存ユニットのほかに短期間一時保管する一時保存ユニットを有し、管理ユニットで受け取った登録文書を属性に従って特定の保存義務のある文書を保存するための保存ユニットあるいは特定の保存義務のない文書用の保存ユニットに保存すると同時に一時保存ユニットにも保存する手段を有し、一時保存ユニット内に存在する文書は高速にアクセス可能としたことにより、一時的な保存と、セキュリティレベルによる分類に基づいて文書管理を行うことができる。
本発明によれば、ユーザがあらかじめ登録してある文書タイプを選択すると、ユーザが個別に設定しなくとも保存義務の有無、規定された保存年限と取得した現在時間からもとめた保存期限を設定することにより、保存義務の有無や保存期限を簡単に設定することができる。