(57)【要約】クライアント（１）は、メール送受信手段（５）が送信する電子メールについて送信可否を判定し、送信不可であると判定した場合に前記表示装置（１３）に前記判定に関する所定のメッセージを表示し、前記入力装置（１２）から操作続行の可否の確認チェック応答が入力されると、該応答に基づいて、前記送受信手段（５）から送信するか否か、又は、前記応答に基づかない強制的な送信拒否のいずれかを決定するフィルタリング手段（７）を備える。また，前記メール送受信手段（５）が受信した電子メールについて、参照要求に応じるか否かを判定し、参照不可であると判定した場合に前記表示装置（１３）に前記判定に関する所定のメッセージを表示し、前記入力装置（１２）から参照可否の確認チェック応答が入力されると、該応答に基づいて前記受信した電子メール参照するか否か、又は、前記応答に基づかない強制的な参照拒否を決定するフィルタリング手段（８）を備える。
2008129915.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを送受信するメール送受信手段と、電子メールをフィルタリングするフィルタリング手段と、表示装置と、入力装置と、を備えた機器であって、
前記フィルタリング手段は、前記メール送受信手段が送信する電子メールについて送信可否を判定し、送信不可であると判定した場合に前記表示装置に前記判定に関する所定のメッセージを表示し、前記入力装置から操作続行の可否の確認チェック応答が入力されると、該応答に基づいて、前記送受信手段から送信するか否か、又は、前記応答に基づかない強制的な送信拒否のいずれかを決定することを特徴とする機器。
【請求項２】
電子メールを送受信するメール送受信手段と、電子メールをフィルタリングするフィルタリング手段と、表示装置と、入力装置と、を備えた機器であって、
前記フィルタリング手段は、前記メール送受信手段が受信した電子メールについて、参照要求に応じるか否かを判定し、参照不可であると判定した場合に前記表示装置に前記判定に関する所定のメッセージを表示し、前記入力装置から参照可否の確認チェック応答が入力されると、該応答に基づいて前記受信した電子メール参照するか否か、又は、前記応答に基づかない強制的な参照拒否を決定することを特徴とする機器。
【請求項３】
前記応答の内容を所定のメールアドレスに送信するか否かの判定を行う手段と、送信すると判定された場合には応答の内容を前記所定のメールアドレスに送信する処理を行う手段と、を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の機器。
【請求項４】
前記応答の内容を、機器内部又は外部に設けられた記憶装置に記憶するか否かの判定を行う手段と、記録すると判定された場合には応答の内容を前記記憶装置に記憶する処理を行う手段と、を有することを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載の機器。
【請求項５】
前記フィルタリング手段は、前記メール送信手段が送信する電子メールについて、自動的にセキュリティ機能と連携し電子メール本文、及び添付ファイルのセキュリティ確保を行なうことを特徴とする請求項１、３又は４のいずれか１項に記載の機器。
【請求項６】
前記フィルタリング手段は、前記メール送受信手段が送信する電子メールについての送信可否を、ドメインチェックポリシーに該当しているか否か、アカウントチェックポリシーに該当しているか否か、添付ファイルポリシーに該当しているか否か、ユーザ定義ポリシーに該当しているか否か、に基づいて判定することを特徴とする請求項１、３から５までのいずれか１項に記載の機器。
【請求項７】
前記フィルタリング手段は、前記外部機器との連携が正常に終了したか否かを判定し、正常に終了しなかった場合には、前記表示装置に前記判定に関する所定のメッセージを表示し、前記入力装置から操作続行の可否の確認チェック応答が入力されると、該応答に基づいて送信するか否か、又は、前記応答に基づかない強制的な送信拒否のいずれかを決定することを特徴とする請求項５又は６に記載の機器。
【請求項８】
前記フィルタリング手段は、前記メール送受信手段が受信した電子メールについて、参照要求に応じるか否かを、前記電子メールが未読であるか否か、該電子メールが未読である場合にキーワードチェック又はドメインチェックでエラーが発生しているか否か、を判定し、エラーが発生した場合に、参照不可であると判定し、前記表示装置に前記判定に関する所定のメッセージを表示し、前記入力装置から参照可否の確認チェック応答が入力されると、該応答に基づいて前記受信した電子メール参照するか否か、又は、前記応答に基づかない強制的な参照拒否を決定することを特徴とする請求項２に記載の機器。
【請求項９】
前記応答の内容を、前記所定のメッセージと対にして送信することを特徴とする請求項３に記載の機器。
【請求項１０】
前記応答の内容を、前記所定のメッセージと対にして前記記憶装置に記憶することを特徴とする請求項４に記載の機器。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールのフィルタリング技術に関し、特に、電子メールのフィルタリング手段を備えた機器に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
昨今、インターネットを介した電子メールが手軽な通信手段として広く定着している。例えば、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）や携帯電話機などの携帯端末を利用した電子メールの送受信手段が、通信手段として広く利用されている。【０００３】
しかしながら、電子メールは手軽であるという利点がある反面、例えば、企業において就業時間中に個人的な目的での電子メールを送信すること、電子メールのあて先を誤った結果、営業秘密を公知にしてしまうこと、不要な勧誘メールを多数受信すること、あるいはコンピュータウィルスを含んだ電子メール受信してしまうこと、などの多くの問題点を抱えている。【０００４】
このような問題点に対処すべく、電子メールの送受信の際に送受信の可否を判定することにより、不適切な電子メールの送受信を防止する技術、いわゆる電子メールのフィルタリング技術が知られている。【０００５】
例えば、下記特許文献１においては、電子メールの送受信先として許されないアドレス等をデータベースに記憶しておき、電子メール送受信時にこのデータベースを参照して送受信の可否を判定する技術が開示されている。【０００６】
また、下記特許文献２においては、予め設定したキーワードが送信対象電子メールの送信先、メールの本文等に含まれているか否かを、チェックし、キーワードが含まれている場合には送信を禁止する技術が開示されている。
【特許文献１】特開平２−３９６４７号公報
【特許文献２】特開２００２−２０７６７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上記特許文献１に開示された技術によると、電子メールの送受信先のアドレスのみが送受信可否の判定対象となり、簡単な方法ではあるが、電子メール本文等に記載された内容については判定対象とされないため、例えば、個人情報や営業秘密を誤って漏洩してしまうといった問題を防止することはできない。【０００８】
この問題は、上記特許文献２で開示された、キーワードに基づくチェック技術によって防止することはできる。しかしながら、特許文献２で開示された技術においては、送信対象電子メールのみがチェック対象となるため、逆に他社の営業秘密等が誤って送信されたような場合に、本来知るべきではない情報が得られてしまうといった問題を防止することはできない。【０００９】
また、いずれの技術においても、所定の条件に合致した電子メールの送信あるいは受信が禁止されるが、電子メールの送受信を過不足なく適切に禁止することは実は容易ではない。【００１０】
例えば、許されない送信先アドレスを設定する場合に、世界中で時々刻々と追加、消滅等が行われている電子メールアドレスの全てについて送信可否を判断して、許されない送信先アドレスを設定することは実際上不可能である。従って、現実的に送信先アドレスによって送信可否を決定しようとすれば、所定のドメインについて一律に禁止する等の方法をとらざるを得ない。【００１１】
また、キーワードをチェックする技術を用いる場合にも、禁止キーワードが含まれていたということだけで、必ずしも不適切な電子メールであるとは限らない。このため、広くチェックをかけようとしてキーワードを増加させると、問題のない電子メールまでが送信禁止対象が増えて電子メールの利便性が失われる。逆に、チェック範囲を狭くしすぎてしまうと、不適切な電子メールが送信される危険性が増加するという問題がある。【００１２】
結局のところ、送受信アドレスによりフィルタリングしようと、キーワードによりフィルタリングしようと、あるいは、その他の方法によりフィルタリングしようと、電子メールの送受信を過不足なく適切に禁止することは難しい。【００１３】
本発明の目的は、より現実的かつ効果的な電子メールのフィルタリング技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
電子メールのフィルタリング技術としては、所定の条件を満たす電子メールの送受信を禁止するよりも、電子メールの送受信操作を行う操作者が不適切な電子メールを送受信しようとした場合には、操作者に対して注意を喚起するための動作を行うことにより誤操作による不適切な送受信を防止するとともに、送受信者が何らかの理由で注意を喚起された電子メールの送受信を、実際に必要としている場合には、ひとまず送受信操作を許容し、ただし不適切であるかもしれない送受信操作が行われたことの証跡を記憶して残す方法が、より現実的である。すなわち、電子メール送信時と参照時とに、所定のチェックを行い、所定の条件に該当する場合はその旨のメッセージを報知（表示）することで、操作者に誤操作についての注意を喚起するとともに、意図的に不適切な操作を行うことがないように警告することを可能にすることにある。さらに、メッセージを表示した場合には、操作者に警告されている内容を全てチェックさせるように促すために、チェックの応答があるまでは、機器における電子メールの送信、参照などができないようにする。チェックの応答を待って、機器における電子メールの送信、参照などが可能となる。もちろん、送信、参照の強制ブロックができるようにしても良い。また、その旨の履歴およびメッセージ表示後に、操作者が行った操作についての情報を記憶しておくことにより、不適切であるかもしれない操作が行われたことの証跡を残すことが可能である。【００１５】
本発明の一観点によれば、電子メールを送受信するメール送受信手段と、電子メールをフィルタリングするフィルタリング手段と、表示装置と、入力装置と、を備えた機器であって、前記フィルタリング手段は、前記メール送受信手段が送信する電子メールについて送信可否を判定し、送信不可であると判定した場合に前記表示装置に前記判定に関する所定のメッセージを表示し、前記入力装置から操作続行の可否の確認チェック応答が入力されると、該応答に基づいて、前記送受信手段から送信するか否か、又は、前記応答に基づかない強制的な送信拒否のいずれかを決定することを特徴とする機器が提供される。送信不可と機器で判定した場合においても、判定に関する情報をユーザに報知し、不可内容への確認を促した後に実際に送信不可とすることで、誤処理を防止できる。【００１６】
本発明では、電子メールがユーザ（クライアント）側の機器内の送受信手段機器から出る際に（通信経路に乗る前）に、送信を止めている。これにより、クライアント機器内でセキュリティーを担保することができる。尚、「前記メール送受信手段が送信する電子メールについて、」と記載は、機器から送信された後に行う処理（通信経路に出た後の処理）を含まないことを意味する。また、「応答に基づいて送信するか否か」との記載は、ユーザのポリシー設定によって警告され表示がなされた前記判定に関する所定のメッセージ（不可にした原因・理由などを含む）を見たユーザが、電子メールの送信を行うか送信を中止するかを、それに対する応答として行うこと、ユーザが入力装置から入力した応答結果に基づいて、機器が電子メールを送信するか否かを決定するという意味である。この応答を機器が検知するまでは、電子メールの送信は禁止されることになる。【００１７】
このように、１）メッセージの表示と、それを見たユーザの応答を受け取ることを条件に、電子メールの送信を許容するケースの他に、２）機器側において強制的に送信を拒否するように決定することも可能である。どのような場合に、１）と２）とを切り分けるかについては、予め機器に設定しておいても良いし、後述する外部機器等との連携の結果としていずれかが選択されるようにしても良い。【００１８】
また、電子メールを送受信するメール送受信手段と、電子メールをフィルタリングするフィルタリング手段と、表示装置と、入力装置と、を備えた機器であって、前記フィルタリング手段は、前記メール送受信手段が受信した電子メールについて、参照要求に応じるか否かを判定し、参照不可であると判定した場合に前記表示装置に前記判定に関する所定のメッセージを表示し、前記入力装置から参照可否の確認チェック応答が入力されると、該応答に基づいて前記受信した電子メール参照するか否か、又は、前記応答に基づかない強制的な参照拒否を決定することを特徴とする機器が提供される。【００１９】
前記応答の内容を所定のメールアドレスに送信するか否かの判定を行う手段と、送信すると判定された場合には応答の内容を前記所定のメールアドレスに送信する処理を行う手段、を有することが好ましい。ここで、「所定のメールアドレス」とは、ログ送信メールアドレスであり、下記の実施例では、符号３２３で示される。例えば、システム管理者のメールアドレスが好ましい。メールでログをとるようにすることにより、応答に関する一連の内容の履歴を管理者側で一元的に管理することができる。前記応答の内容を、前記所定のメッセージと対にして管理者に送信するようにすると、どのような警告メッセージに対してどのような応答を行ったかがわかりやすいため、その結果を管理に活用しやすくなる。【００２０】
また、前記応答の内容を、機器内部又は外部に設けられた記憶装置に記憶するか否かの判定を行う手段と、記録すると判定された場合には応答の内容を前記記憶装置に記憶する処理を行う手段と、を備えていても良い。記録する応答の内容とは、警告内容、ユーザ操作内容、送信元（送信者）、送信先（宛先：Ｔｏ／Ｃｃ／ＢＣＣ）、メールタイトル等を含む（下記の実施例では、ログフォーマット４１１から４２０に例示されている）。【００２１】
前記応答の内容を、前記所定のメッセージと対にして前記記憶装置に記憶することが好ましい。これにより、操作に関する証跡を残すことができる。前記応答の内容を、前記所定のメッセージと対にして記憶しておくと、どのような警告メッセージに対してどのような応答を行ったかがわかりやすいため、その結果を管理に活用しやすくなる。記憶装置としては、一時記憶装置を機器側に、主記憶装置を外部に設けると管理がしやすくなる。一時記憶装置における記憶容量が大きくなると、自動的に主記憶装置にデータが転送されるようにしても良い。【００２２】
また、メールの送信に関する前記フィルタリング手段は、前記メール送信手段が送信する電子メールについて、自動的にセキュリティ機能と連携し電子メール本文、及び添付ファイルのセキュリティ確保を行なうようにしても良い。【００２３】
ここで、「セキュリティ機能」とは、機器の外部に設けられた機能である場合には、例えば、セキュリティーサーバなどの機能を指す。或いは、クライアント機器（自器）にインストールされたセキュリティ機能と連携させることもできる。【００２４】
尚、確認チェック応答が入力され、送信がＯＫである場合に、連携しているセキュリティ機能が働き、送信先に電子メールを送信する前に、セキュリティポリシーの付与やウイルスチェック等の処理を行うことができる。この連携機能からの働きかけにより、電子メールによる送信内容を保護するようにして、電子メール本文、添付ファイルに関して、セキュリティを確保することができる。【００２５】
また、前記フィルタリング手段は、前記メール送受信手段が送信する電子メールについての送信可否を、ドメインチェックポリシーに該当しているか否か、アカウントチェックポリシーに該当しているか否か、添付ファイルポリシーに該当しているか否か、ユーザ定義ポリシーに該当しているか否かに基づいて判定することが好ましい。【００２６】
前記フィルタリング手段は、前記外部機器との連携が正常に終了したか否かを判定し、正常に終了しなかった場合には、前記表示装置に前記判定に関する所定のメッセージを表示し、前記入力装置から操作続行の可否の確認チェック応答が入力されると、該応答に基づいて送信するか否か、又は、前記応答に基づかない強制的な送信拒否のいずれかを決定するようにしても良い。【００２７】
また、参照に関する判定を行うケースにおいては、前記フィルタリング手段は、前記メール送受信手段が受信した電子メールについて、参照要求に応じるか否かを、前記電子メールが未読であるか否か、該電子メールが未読である場合にキーワードチェック又はドメインチェックでエラーが発生しているか否かを判定し、エラーが発生した場合に、参照不可であると判定し、前記表示装置に前記判定に関する所定のメッセージを表示し、前記入力装置から参照可否の確認チェック応答が入力されると、該応答に基づいて前記受信した電子メール参照するか否か、又は、前記応答に基づかない強制的な参照拒否を決定することが好ましい。【００２８】
本発明は、上記機器の他にメールサーバやポリシーサーバなどを外部に含むシステムであっても良く、また、機器やシステムが行っている方法であっても良い。また、方法における各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムであっても良く、当該プログラムを記録するコンピュータ読み取り可能な記録媒体であっても良い。
【発明の効果】
【００２９】
本発明によれば、電子メール送信時と参照時とに、その電子メールが所定の条件に該当するかどうかのチェックを行い、所定の条件に該当する場合はその旨のメッセージを表示し、警告内容を全て確認チェックさせることにより、操作者に誤操作に関する注意を喚起するとともに、無意識のうちに不適切な操作を行うことがないように警告することを可能になる。さらに、メッセージを表示した場合には、その旨の履歴およびメッセージ表示後に操作者が行った操作についての情報を記憶することで、ユーザの操作に関する証跡を残すことが可能となる。さらに、送信、参照可の応答がなされた場合に、機器の外部のセキュリティ機能との連携により、送信する電子メール又は参照する電子メールについて、その内容や添付ファイルのチェックを行うこともできる。
【図面の簡単な説明】
【００３０】
【図１】本発明の一実施の形態によるシステムの構成図である。
【図２】ポリシーサーバ定義ファイルのデータ構成図である。
【図３】ポリシー設定ファイルの構成図である。
【図４Ａ】ポリシー設定ファイル内のアプリ定義部のデータ構成図である。
【図４Ｂ】ポリシー設定ファイル内のアプリ定義部のデータ構成図である。
【図４Ｃ】ポリシー設定ファイル内のアプリ定義部のデータ構成図である。
【図５】ポリシー設定ファイル内のユーザポリシー定義部のデータ構成図である。
【図６】ポリシー設定ファイル内のユーザ定義部のデータ構成図である。
【図７Ａ】ログファイルのデータ構成図である。
【図７Ｂ】ログヘッダ部の構成例を示す図である。
【図７Ｃ】ログデータ部の構成例を示す図である。
【図８】アドイン起動チェック手段の動作を示すフローチャート図である。
【図９Ａ】メール送信チェック手段の動作を示すフローチャート図である。
【図９Ｂ】メール送信チェック手段の動作を示すフローチャート図であり、図９Ａに続く図である。
【図１０】メール参照チェック手段の動作を示すフローチャート図である。
【図１１】タイマー監視手段の動作を示すフローチャート図である。
【符号の説明】
【００３１】
１…クライアント、２…ポリシーサーバ定義ファイル、３…ポリシー設定ファイル、４…ログファイル、５…メール送受信手段、６…アドイン起動チェック手段、７…メール送信チェック手段、８…メール参照チェック手段、９…タイマー監視手段、１０…クライアント本体装置、１１…記憶装置、１２…入力装置、１３…表示装置、１４…メールサーバ、１５…メール送受信手段、１６…ポリシーサーバ、１７…サーバ本体装置、１８…ポリシー送信手段、１９…ログ記録手段、２０…記憶装置、２１…ポリシー設定ファイル、２２…ログファイル、２３…通信回線、２４…Rights/ウイルスチェック手段、２５…Rights/ウイルスサーバ。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３２】
以下、本発明の実施の形態（以下「本実施例」という）について、図面を参照しながら詳細に説明する。【００３３】
図１は、本実施例によるフィルタリング機能を備えた機器のシステム構成例を示す機能ブロック図である。本実施例に係るシステムは、クライアント（機器）１、メールサーバ１４、ポリシーサーバ１６、及び、機器１の外部から機器のメール送信や参照に関するセキュリティを監視する権限（Rights）／ウイルスサーバ（セキュリティサーバ）２５を、インターネットなどのネットワーク通信回線２３によって通信可能に接続した構成を有している。【００３４】
クライアント（機器）１は、中央制御装置（ＣＰＵ）、主記憶装置（メモリ）、通信装置等を備えた、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）、携帯電話、情報家電等の機器であり、ＬＡＮ、インターネット、公衆通信網等からなる通信回線２３を経由して、メールサーバ１４から、図示していないが他の機器（以下、クライント１も含めて「電子メール送受信機器」と称する。）が送信した電子メールを受信し、あるいは、電子メールを送信することができる。クライアント１の内部の構成例については後に詳述する。【００３５】
メールサーバ１４は、ＰＣ等の機器によって構成され、メール送受信手段１５を備えており、電子メール送受信機器１との間で電子メールの送受信を行うことができる。メール送受信手段１５は、クライアント１から電子メールの送信要求を受けると、クライアント１が指定した送信先に電子メールを送信し、クライアント１から電子メールの受信要求を受けると、送信先としてクライアント１が指定されている電子メールをクライアント１に送信する。尚、図１に示すシステムにおいては、メールサーバ１４として１台設けられる場合を示しているが、複数のメールサーバを有していても良い。例えば、企業内において、部署毎にメールサーバ１４を設置することも可能である。【００３６】
尚、以上に説明したようなメールサーバ１４に関する技術は周知であるため、メールサーバ１４の詳細な構成例、動作等については説明を省略する。【００３７】
ポリシーサーバ１６は、ＰＣ等の機器によって構成され、ポリシー送信手段１８およびログ記録手段１９を備えたサーバ本体装置１７と、磁気ディスク等の記憶装置２０と、を備えている。ポリシー送信手段１８は、クライアント１からポリシーファイル更新日時通知要求を受けると、記憶装置２０に記憶されているポリシー設定ファイル２１の更新日時をクライアント１に送信する。ポリシー送信手段１８は、クライアント１からポリシーファイル送信要求を受けると、記憶装置２０に記憶されているポリシー設定ファイル２１の記憶内容をクライアント１に送信する。ログ記録手段１９は、クライアント１から送信されたログレコードをログファイル２２に記憶する。【００３８】
ここで、ポリシー設定ファイル２１は、クライアント１が電子メールの送信等を行う際に実施すべきチェック内容等、すなわち電子メールのフィルタリングに関するポリシーを定義したファイルであり、ログファイル２２は、クライアント１が行った電子メール送信等に係る操作履歴を保存するためのファイルである。【００３９】
尚、図１においては、ポリシーサーバ１６を１台のみ図示しているが、複数設置されていても良い。例えば企業内において、部署毎にポリシーサーバ１６を設置することも可能である。また、この場合、メールサーバ１４は企業内で１台だけ設置し、ポリシーサーバ１６は部署毎に、すなわち企業内に複数台設置してもよいし、逆に、メールサーバ１４が複数台でポリシーサーバ１６が１台であってもよい。【００４０】
セキュリティサーバ（権限（Rights）／ウイルスサーバ）２５は、ＰＣ等の機器によって構成され、クライアント１との間で、電子メール本文や添付ファイルのセキュリティポリシーの設定や、ウイルスチェック等を行うことができる外部機器である。セキュリティサーバ２５は、権限（Rights）／ウイルスチェック手段２４を備えており、クライアント１から電子メールやファイルの添付送信要求を受けると、クライアント１が指定した送信先に電子メールを送信する前に、セキュリティポリシーの付与やウイルスチェック等の処理を行う。図１においては、権限（Rights）／ウイルスサーバ２５を１台のみ示しているが、例えば企業内において、部署毎や機能毎に権限（Rights）／ウイルスサーバ２５を設置することも可能である。セキュリティ機能は、より一般的には、クライアント機器（ＰＣ等）にインストールされている機能である場合も多く、このような場合も含まれる。【００４１】
尚、権限（Rights）／ウイルスサーバ２５自体に関する技術は周知であるため、その詳細な構成例、動作等については説明を省略する。【００４２】
クライアント１は、クライアント本体装置１０、磁気ディスク装置等である記憶装置１１、キーボード、マウス、押しボタン等である入力装置１２および液晶ディスプレイ等である表示装置１３を有して構成される。クライアント本体装置１０は、図示していないが、中央制御装置、主記憶装置、記憶装置用の制御装置、入力装置用の制御装置、表示装置用の制御装置等を備えており、これらの制御装置の協働により動作する。例えば、中央制御装置は主記憶装置に記憶された各種プログラムの命令コードを読み取り、命令コードが示す動作を実行する。例えば、表示装置へのメッセージ表示すべきことが命令コードに示されている場合、表示装置用の制御装置にメッセージの表示を指示し、表示装置用の制御装置は、表示装置１３にメッセージを表示させる制御を行う。【００４３】
記憶装置１１には、ポリシーサーバ定義ファイル２、ポリシー設定ファイル３およびログファイル４が記憶される。【００４４】
ここで、ポリシー設定ファイル３は、クライアント１が電子メールの送信や参照等を行う際に実施すべきチェック内容等を定義したファイル、すなわち、電子メールのフィルタリングに関するポリシーを定義したファイルである。クライアント１は、後述するようにポリシー設定ファイル３またはポリシー設定ファイル２１の記憶内容を参照して電子メール送信や参照についての可否のチェック処理を行う。【００４５】
ログファイル４は、クライアント１が行った電子メール送信等に係る操作履歴を記憶するためのファイルである。本実施例において、ログファイル４は一時的な記憶場所（記憶領域）として使用され、ログファイル４の記憶内容は、所定の契機でポリシーサーバ１６に送信されて、ログファイル２２に記憶される。尚、所定の契機とは、例えば、（１）アドインチェック処理時(図８のＳ８０５）、（２）タイマー監視手段で指定時間たった時(図１１のＳ１１０６)、（３）アプリケーションが終了する時、である。【００４６】
ポリシーサーバ定義ファイル２には、クライアント１がポリシーサーバ１６を一意に決定することが可能な情報が記憶される。すなわち、クライアント１がポリシーサーバ１６からポリシー設定ファイル２１の記憶内容を受信し、あるいは、ポリシーサーバ１６にログファイル４の記憶内容を送信する際に、送受信先のポリシーサーバ１６を一意に決定することが可能な情報が記憶される。ここで、ポリシーサーバ１６を決定するための情報は、複数設定することが可能である。ポリシーサーバ１６を決定するための情報が複数設定されている場合は、アドインチェック処理時(図８のＳ８０２)やタイマー監視手段で指定時間たった時(図１１のＳ１１０６)に、ポリシーサーバ１６を決定する情報を任意に選択することができる。【００４７】
クライアント本体装置１０は、メール送受信手段５、アドイン起動チェック手段６、メール送信チェック手段７、メール参照チェック手段８、およびタイマー監視手段９（以下、「各手段」という）を備えている。ここで各手段は、クライアント本体装置１０の主記憶装置にローディングされた各プログラム（各手段に対応して、メール送受信プログラム、アドイン起動チェックプログラム、メール送信チェックプログラム、メール参照チェックプログラムおよびタイマー監視プログラム）によって実現することができる。この場合、クライアント本体装置１０の中央制御装置（ＣＰＵ）が、各プログラムを実行することにより各手段の機能が実行されるのであるが、以下においては、各手段がハードウェア等によって実現される場合も考慮し、各手段が主体となって動作する場合を例にして説明を行う。【００４８】
メール送受信手段５は、電子メールの送受信を行い、受信した電子メールを図示していないが記憶装置１１の電子メール保存ファイルに記憶する機能等を有しており、一般に「メールソフト」といわれているプログラムによって実現することができる。また、メール送受信手段５は、起動時に所定の手段（本実施例においてはアドイン起動チェック手段６）を動作させる機能を有するとともに、クライアント１の操作者が入力装置１２を操作することで電子メールの送信を指示した場合、および、クライアント１の操作者が入力装置１２を操作することで受信済み電子メールの内容の参照要求をした場合に、所定のイベントを発生させる機能を有している。ここで、参照要求とは、例えば、電子メールや添付ファイルを開封して内容を表示させたり開封させたりするように要求することなどが挙げられる。【００４９】
さらに、メール送受信手段５は、他の各手段からの要求に応じて、電子メールが「未読」状態（当該電子メールの内容を開く、プレビューする等の操作が未だ行なわれていない状態）、「既読」状態（当該電子メールの内容を開く、プレビューする等の操作が既に行われている状態）のいずれであるかを通知する機能、電子メールを受信した電子メールアドレスを通知する機能、および、メール送受信手段５が、日本語、英語等のいずれの言語に対応しているのかを通知する機能を有している。【００５０】
アドイン起動チェック手段６は、メール送受信手段５が起動するタイミングで、メール送受信手段５の動作によって起動される。アドイン起動チェック手段６は、クライアント１がアドイン起動チェック手段６、メール送信チェック手段７、メール参照チェック手段８およびタイマー監視手段９が動作するために必要なランタイムシステムを備えているか等の、クライアント１が備えている動作環境についてのチェック（以下「動作環境チェック」という）を行う機能、ポリシーサーバ１６にポリシーファイル送信要求等を行う機能、および、ログファイル４に記憶された電子メール送信等に係る操作履歴をポリシーサーバ１６に送信する機能、を有している。【００５１】
また、アドイン起動チェック手段６は、メール送信チェック手段７、メール参照チェック手段８、権限（Rights）／ウイルス製品連携手段２４、および、タイマー監視手段９を起動する機能を有している。さらに、アドイン起動チェック手段６は、タイマー監視手段９に所定時間が経過したことを通知するためのタイマー値（以下、単に「タイマー値」という）を設定する機能を有している。タイマー値は、図示していないが、クライアント１にインストールされている基本ソフト等によって時間の経過に伴って減算され、タイマー値が「０（ゼロ）」になると、その旨を通知するイベント（以下「タイマーイベント」という。）が発生する。【００５２】
メール送信チェック手段７が起動されると、電子メールの送信操作が行われたことを示すイベント（以下「電子メール送信イベント」という）を待ち続ける。メール送信チェック手段７は、電子メール送信イベントの通知を受ける機能、電子メールの送信先等が適切であるか否かをチェックする機能、および、電子メール送信に関する操作内容をログファイル４に記憶する機能を有している。【００５３】
メール参照チェック手段８が起動されると、電子メールを開くイベント、プレビューするイベント等の、クライアント１の操作者が受信済み電子メールの内容を参照要求したことを示すイベント（以下「電子メール参照イベント」と総称する。）を待ち続ける。【００５４】
尚、本実施例において、電子メールを「開く」とは、受信した電子メール一覧表示ウィンドウ等において、いずれかの電子メールを指定して本文等を別のウィンドウに表示させることを意味する。また、電子メールを「プレビューする」とは、受信した電子メール一覧表示ウィンドウ等において、いずれかの電子メールを指定して、本文等を電子メール一覧表示ウィンドウ内に表示させることを意味する。以下においては、電子メールについて、「開く」、「プレビューする」、および、その他の本文や添付ファイル等を表示させる操作の全てを総称して、電子メールの「参照」と記載する。【００５５】
メール参照チェック手段８は、電子メール参照イベントの通知を受ける機能、参照対象の電子メールの内容が適切であるか否かをチェックする機能、および、電子メール参照に関する操作内容をログファイル４に記憶する機能を有している。【００５６】
タイマー監視手段９が起動されると、タイマーイベントが発生するのを待ち続ける。タイマー監視手段９は、ポリシーサーバ１６にポリシーファイル送信要求等を行う機能、ログファイル４に記憶された電子メール送信等に係る操作履歴をポリシーサーバ１６に送信する機能、および、タイマー値を再設定する機能を有している。【００５７】
アドイン起動チェック手段６、メール送信チェック手段７、メール参照チェック手段８およびタイマー監視手段９は、協働して電子メールのフィルタリング手段として動作する。また、例えば、ポリシー設定ファイル２１を自動的にはクライアント１に送信せず、ログファイル４を自動的にはポリシーサーバ１６に送信しない構成にすると、アドイン起動チェック手段６、メール送信チェック手段７およびメール参照チェック手段８の３つの手段のみでフィルタリング手段として機能させることもできる。さらに、動作環境チェックも行わない構成にすると、メール送信チェック手段７およびメール参照チェック手段８の２つの手段のみでフィルタリング手段として機能させることができもできるし、メール送信チェック手段７またはメール参照チェック手段８の一方の手段のみをフィルタリング手段とすることもできる。【００５８】
すなわち、クライアント１における各手段の組合せとしては、さまざまなバリエーションが可能である。以降は、アドイン起動チェック手段６、メール送信チェック手段７、メール参照チェック手段８およびタイマー監視手段９のうちの全て、または、一部を「フィルタリング手段」と記載する場合がある。【００５９】
また、当該フィルタリング手段の部分のみをアドインプログラムとして提供し、既存のメールソフトに組み込み、本発明のフィルタリング手段を実現することもできる。【００６０】
尚、図１においては、クライアント１を１台のみ図示しているが、同一構成のクライアント１が複数台存在していても良いし、上述のように、様々なバリエーションを持ったクライアント１を混在させることも可能である。【００６１】
図２は、ポリシーサーバ定義ファイル２のデータの一構成例を示す図である。図２に示すように、ポリシーサーバ定義ファイル２は、データ項目としてポリシー設定ファイル格納場所２０１を有している。ポリシー設定ファイル格納場所２０１には、クライアント１に送信されるべきポリシー設定ファイル２１の格納場所が記憶される。具体的には、例えば基本ソフトとしてＷｉｎｄｏｗｓ（Ｗｉｎｄｏｗｓは登録商標）ＯＳがインストールされたＰＣによって構成されるネットワークシステムであれば、「\\Policy\test\」といったように、ネットワーク内でのポリシー設定ファイル格納フォルダをフルパスで指定すればよい。また、この他にも、例えばＩＰアドレスとファイルのフルパスとによって格納場所を指定する等の、さまざまな方法での格納場所の指定が可能である。尚、この例のように、ポリシー設定ファイル格納フォルダをフルパスで指定した場合に、当該フォルダ内に複数のポリシー設定ファイル２１が存在する場合には、ポリシー送信手段１８は、例えば、更新日時が最新のファイルをクライアント１に送信すればよい。【００６２】
尚、ポリシーサーバ定義ファイル２は、システム管理者等によって作成され、各クライアント１の記憶手段１１に格納される。従って、例えば、複数のクライアント１がそれぞれ異なるポリシー設定ファイル２１を受信して使用したい場合には、ポリシー設定ファイル格納場所２０１として、それぞれ異なる内容が記憶されたポリシーサーバ定義ファイル２を作成して、適切なクライアント１の記憶手段１１に格納すればよい。【００６３】
図３は、ポリシー設定ファイル３とポリシー設定ファイル２１との一構成例を示す図である。【００６４】
ここで、ポリシー設定ファイル３とポリシー設定ファイル２１とは、いずれも、アプリ定義部３００、ユーザポリシー定義部３４０およびユーザ定義部３５０（以下「各定義部」という）から構成され、各定義部は同一のデータ項目を有している。【００６５】
アプリ定義部３００は、フィルタリング手段が、電子メールの送信元アドレスや送信先アドレスによらず共通に必要とするデータ項目、例えば、電子メールの送信先アドレスについてチェックを行うか否かを示すデータ項目を有している。【００６６】
ユーザポリシー定義部３４０は、電子メールの送信元アドレスや送信先アドレスによって異なったチェックを行うために必要なデータ項目等を有している。ユーザポリシー定義部３５０は、必要なチェックの数だけ存在する。例えば、電子メール送受信者の所属部署コードが一致しているか否かのみをチェックする場合には１つだけ存在し、これに加えて電子メール送受信者の入社年度が一致しているか否かをチェックする場合には２つ存在する。逆に、電子メールの送信元アドレスや送信先アドレスによって異なったチェックを行う必要がない場合には、ユーザポリシー定義部３４０は存在しない。【００６７】
ユーザ定義部３５０は、所定の電子メールアドレスについて、どのようなチェックが必要であるか等を判定するためのデータ項目を有している。ユーザ定義部３５０は、チェックの対象とすべきユーザ数だけ、すなわちチェックの対象とすべき電子メールアドレスの数だけ存在する。逆に、チェックの対象とすべき電子メールアドレスが存在しない場合には、ユーザ定義部３５０は存在しない。後述するように、ユーザ定義部３５０に記憶された電子メールアドレスについては、ユーザ定義部３５０のデータ項目によってチェック要否等が判断され、ユーザ定義部３５０に記憶されていない電子メールアドレスについては、アプリ定義部３００のデータ項目によってチェック要否等が判断される。【００６８】
尚、ポリシー設定ファイル２１は、システム管理者等によって作成され、ポリシーサーバ１６に記憶される。ポリシー設定ファイル２１は、例えばＸＭＬファイルとすることで、特別なプログラムを要することなく作成することができる。クライアント１の記憶手段１１にポリシーサーバ定義ファイル２を格納しておけば、アドイン起動チェック手段６が、最新のポリシー設定ファイル２１を自動的に取得するので、例えばシステム管理者がポリシー設定ファイル２１を各クライアント１の記憶手段１１に格納する必要はない。【００６９】
図４Ａから図４Ｃまでは、ポリシー設定ファイル３とポリシー設定ファイル２１の、アプリ定義部３００のデータ構成例を示す図である。【００７０】
図に示すように、アプリ定義部３００は、添付ファイル有無チェックフラグ３０１、添付ファイルチェック送信禁止フラグ３０２、添付ファイル警告メッセージ３０３、対象アドレス表示フラグ(送信)３０４、ドメインチェックフラグ(送信)３０５、ドメインチェック送信禁止フラグ３０６、ドメイン(送信)３０７、ドメイン警告メッセージ３０８、アカウントチェックフラグ３０９、アカウント３１０、ドメイン警告メッセージ３１１、ユーザ定義チェックフラグ３１２、キーワードチェックフラグ３１３、キーワードチェック送信禁止フラグ３１４、キーワード３１５、キーワード警告メッセージ３１６、対象アドレス表示フラグ(参照)３１７、ドメインチェックフラグ(参照)３１８、ドメインチェック送信禁止フラグ３１９、ドメイン(参照)３２０、ドメイン警告メッセージ３２１、ログメール取得フラグ３２２、ログ送信メールアドレス３２３、送信メールタイトル３２４、ログファイル取得フラグ３２５、ログ格納ディレクトリ３２６、設定ファイル更新間隔３２７、システム不具合メッセージ３２８、警告アドレス表示方法３２９、警告アドレス表示件数３３０、チェックボックス利用フラグ(送信)３３１、チェックボックス利用フラグ(参照)３３２の各データ項目を有している。【００７１】
添付ファイル有無チェックフラグ３０１には、クライアント１から送信する電子メールについて、添付ファイル有無のチェック（以下「添付ファイル有無チェック」という）を行うか否かを示すフラグが記憶される。例えば、チェックを行う場合には「True」が記憶されており、電子メールにファイルが添付されている場合にはエラーとなる。チェックを行わない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【００７２】
添付ファイルチェック送信禁止フラグ３０２には、クライアント１から送信する電子メールについて、添付ファイルチェックでエラーとなった場合、電子メールの送信可否を示すフラグが記憶される。例えば、送信を行わせない場合には「True」が記憶されており、添付ファイル有無チェックフラグ３０１が「True」で、添付ファイル有無チェックにおいてエラーとなった場合は、電子メールの送信を行わせない。電子メールの送信可否を制御しない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【００７３】
添付ファイル警告メッセージ３０３には、上記の添付ファイルチェックでエラーとなった場合に、表示装置１３に表示されるメッセージが記憶される。添付ファイル警告メッセージ３０３には、日本語のメッセージ（例えば「添付ファイルが存在します。」）や、英語のメッセージ等、複数の言語対応にそれぞれメッセージを記憶しておくとよい。このようにすることで、エラーになった場合に、メール送受信手段５や基本ソフトの機能を使用して、当該クライアント１にインストールされているメールソフト等の対応言語を判定し、適切な言語でのメッセージを選択して表示することが可能になる。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。メッセージ等を表示する代わりに、例えば音声で知らせたりすることも可能である。以下においても同様である。【００７４】
対象アドレス表示フラグ(送信)３０４には、クライアント１から送信する電子メールについて、送信時チェックエラーとなった場合に、表示装置１３に表示されるメッセージに警告対象アドレスの表示可否を示すフラグが記憶される。例えば、メッセージに警告対象アドレスを表示する場合には「True」が記憶されている。表示しない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【００７５】
ドメインチェックフラグ(送信)３０５には、クライアント１から送信する電子メールについて、送信先ドメインのチェック(以下「ドメインチェック(送信)」と言う)を行うか否かを示すフラグが記憶される。例えば、ドメインチェックを行う場合には「True」が記憶されており、送信先アドレス等のドメイン名部分がドメイン(送信)３０７と一致しない場合はエラーとなる。ドメインチェックを行わない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【００７６】
ドメインチェック送信禁止フラグ３０６には、上記ドメインチェックフラグが「True」でチェックエラーの場合に、電子メールの送信可否を示すフラグが記憶される。例えば、送信を行わせない場合には「True」が記憶されており、ドメインチェックフラグ(送信)３０５が「True」で、ドメインチェックにおいてエラーとなった場合に、電子メールの送信を行わせない。電子メールの送信可否を制御しない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【００７７】
ドメイン(送信)３０７には、クライアント１から送信する電子メールについて、ドメインチェック(送信)の対象となるドメイン名が、例えば「hitachisoft.jp」の様に記憶されている。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が電子メールの送信先アドレスが適切か否かをチェックする時に使用する。尚、本データ項目の項目名は「ドメイン(送信)」であるが、必ずしも自社ドメインを記憶する必要は無く、例えば、クライアント１が他社社員によって自社内に持ち込まれたＰＣであり、当該他社ドメインに対してのみメール送受信を許可したいような場合には、当該他社ドメイン名を記憶させておけばよい。尚、ドメイン(送信)３０７には、複数のドメイン名を記録することができる。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【００７８】
ドメイン警告メッセージ(送信)３０８には、上記のドメインチェックでエラーになった場合に、表示装置１３に表示するメッセージが記憶されている。ドメイン警告メッセージ（送信）３０８には、日本語のメッセージ（例えば「受信者に社外の人が含まれています。」）、英語のメッセージ（例えば「A person outside the company is included」）等、複数の言語対応にそれぞれメッセージを記憶しておくとよい。このようにすることで、エラーになった場合に、メール送受信手段５や基本ソフトの機能を使用して、当該クライアント１にインストールされているメールソフト等の対応言語を判定し、適切な言語でのメッセージを選択して表示することが可能になる。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【００７９】
アカウントチェックフラグ３０９には、クライアント１から送信する電子メール等について、ドメインチェック(送信)で問題無いメールに対して、アカウント部へのチェック可否を示すフラグが記憶される。例えば、チェックを行う場合には「True」が記憶されており、送信先アドレス等のアカウント名部分が、アカウント３１０に一致する場合にはエラーとなる。チェックを行わない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【００８０】
アカウント３１０には、クライアント１から送信する電子メールについて、アドレスのアカウント部チェックの対象となるアカウン名が、例えば「ml-」の様に記憶されている。このデータ項目は、メール送信チェック手段７がドメインチェックで適切と判断した場合に、電子メールの送信先アドレスのアカウント部が適切か否かをチェックする時に使用する。尚、アカウント３１０には、複数のアカウント名を記録することができる。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【００８１】
アカウント警告メッセージ３１１には、上記のアカウントチェックでエラーになった場合に、表示装置１３に表示するメッセージが記憶されている。アカウント警告メッセージ３１１には、日本語のメッセージ（例えば「宛先にＭＬが含まれています。」）、英語のメッセージ（例えば「ML is included」）等、複数の言語対応にそれぞれメッセージを記憶しておくとよい。このようにすることにより、エラーになった場合に、メール送受信手段５や基本ソフトの機能を使用して、当該クライアント１にインストールされているメールソフト等の対応言語を判定し、適切な言語でのメッセージを選択して表示することが可能になる。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【００８２】
ユーザ定義チェックフラグ３１２には、クライアント１から送信する電子メールについて、ユーザポリシー定義部３４０を参照したチェック（以下「ユーザ定義チェック」という）を行うか否かを示すフラグが記憶される。例えば、チェックを行う場合には「True」が記憶され、チェックを行わない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール送信チェック手段７やメール参照チェック手段８が参照する。【００８３】
キーワードチェックフラグ３１３には、クライアント１で参照する電子メールについて、キーワードチェックによる参照可否を示すフラグが記憶されている。例えば、チェックを行う場合には「True」が記憶されており、キーワード３１５を用いて参照対象の電子メールをチェックする。チェックを行わない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール参照チェック手段８が参照する。【００８４】
キーワードチェック参照禁止フラグ３１４には、上記キーワードチェックフラグ３１３が「True」でチェックエラーの場合に、電子メールの参照可否を示すフラグが記憶される。例えば、電子メールの参照を行わせない場合には「True」が記憶されている。電子メールの参照可否を制御しない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール参照チェック手段８が参照する。【００８５】
キーワード３１５には、クライアント１が受信した電子メールの本文等に含まれている場合に不適切な内容であると判断する基準となるキーワードが記憶されている。クライアント１が日本語対応である場合、すなわち、クライアント１にインストールされているメールソフト等が日本語対応版であっても、例えば英文の電子メールを受信する場合がある。また、和文の電子メールであっても一部に英文を含む場合がある。従って、キーワード３１５には、「社外秘、株価、secret」というように、様々な言語でのキーワードを複数記憶しておけばよい。【００８６】
もっとも、通常は、和文電子メールに含まれないようなキーワードが多量に記憶されていると、電子メール本文を対象としたキーワード検索処理の負荷が不必要に増大する。従って、添付ファイル警告メッセージ３０３、ドメイン警告(送信)メッセージ３０８と同様に、クライアント１の対応言語に応じて、異なるキーワードをチェックするようにしてもよい。この場合、上記の例であれば、日本語に対応して「社外秘、株価」を、英語に対応して「secret」を記憶しておき、和文メールについては「社外秘」または「株価」が本文等含まれているかを検索し、英文メールについては「secret」が本文等含まれているかを検索するようにすればよい。このデータ項目は、メール参照チェック手段８が参照する。【００８７】
キーワード警告メッセージ３１６には、上記のキーワードチェックでエラーになった場合に、表示装置１３に表示するメッセージが記憶されている。キーワード警告メッセージ３１６には、ドメイン警告(送信)メッセージ３０８等と同様に、日本語のメッセージ（例えば「以下のキーワードが含まれています。」）、英語のメッセージ（例えば「The following key words are included」）等、複数の言語対応にそれぞれメッセージを記憶しておくとよい。このデータ項目は、メール参照チェック手段８が参照する。【００８８】
対象アドレス表示フラグ(参照)３１７には、クライアント１において受信した電子メールについて、参照チェックエラーとなった場合に、表示装置１３に表示されるメッセージに警告対象アドレスの表示可否を示すフラグが記憶される。例えば、メッセージに警告対象アドレスを表示する場合には「True」が記憶されている。メッセージに警告対象アドレスを表示しない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール参照チェック手段８が参照する。【００８９】
ドメインチェックフラグ(参照)３１８には、クライアント１において受信した電子メールについて、送信元ドメインのチェック(以下「ドメインチェック(参照)と言う」)を行うか否かを示すフラグが記憶される。例えば、チェックを行う場合には「True」が記憶されており、送信元アドレス等のドメイン名部分がドメイン(参照)３２０と一致しない場合はエラーとなる。送信元ドメインのチェックを行わない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール参照チェック手段８が参照する。【００９０】
ドメインチェック参照禁止フラグ３１９には、上記ドメインチェックフラグ(参照)が「True」でチェックエラーの場合、電子メールの参照可否を示すフラグが記憶される。例えば、参照を行わせない場合には「True」が記憶されており、ドメインチェックフラグ(参照)３１９が「True」で、ドメインチェックにおいてエラーとなった場合、電子メールの参照を行わせない。電子メールの参照可否を制御しない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール参照チェック手段８が参照する。【００９１】
ドメイン(参照)３２０には、クライアント１において受信した電子メールについて、ドメインチェック(参照)の対象となるドメイン名が、例えば「hitachisoft.jp」の様に記憶されている。このデータ項目は、メール参照チェック手段８が電子メールの送信元アドレスが適切か否かをチェックする時に使用する。尚、ドメイン(参照)３０７には、複数のドメイン名を記録することができる。このデータ項目は、メール参照チェック手段８が参照する。【００９２】
ドメイン警告メッセージ(参照)３２１には、上記のドメインチェックでエラーになった場合に、表示装置１３に表示するメッセージが記憶されている。ドメイン警告メッセージ（参照）３２１には、日本語のメッセージ（例えば「送信元からのメールへの参照権限がありません。」）、英語のメッセージ等、複数の言語対応にそれぞれメッセージを記憶しておくとよい。このようにすることで、エラーになった場合に、メール送受信手段５や基本ソフトの機能を使用して、当該クライアント１にインストールされているメールソフト等の対応言語を判定し、適切な言語でのメッセージを選択して表示することが可能になる。このデータ項目は、メール参照チェック手段８が参照する。【００９３】
ログメール取得フラグ３２２には、クライアント１において電子メールを送信、参照時にエラーとなり警告された場合に、所定の送信先にログメールの送信可否を示すフラグが記憶されている。例えば、ログメールを取得する場合には「True」が記憶されている。ログメールを取得しない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール送信チェック手段７、及びメール参照チェック手段８が参照する。【００９４】
ログ送信メールアドレス３２３には、上記ログメール取得フラグ３２２が「True」の場合に送信する宛先が記憶されている。このデータ項目は、メール送信チェック手段７、及び、メール参照チェック手段８が参照する。【００９５】
送信メールタイトル３２４には、ログ送信メールアドレス３２３に記憶されている電子メールアドレス宛に電子メールを送信する際に使用する電子メールのタイトルが記憶されている。送信メールタイトル３２４には、ドメイン警告(送信)メッセージ３０８と同様に、日本語のタイトル（例えば「（ログメール）」）、英語のタイトル（例えば「[Log Mail]」）等、複数の言語対応にそれぞれメッセージを記憶しておくとよい。このデータ項目は、メール送信チェック手段７およびメール参照チェック手段８が参照する。【００９６】
ログファイル取得フラグ３２５には、ドメインチェック(送信)、添付ファイル有無チェック、ユーザ定義チェック、又はドメインチェック(参照)、キーワードチェック等でエラーとなった場合に、ログファイル４に操作履歴等を記憶するか否かを示すフラグが記憶される。例えば、ログファイル４に操作履歴等を記憶する場合には「True」が記憶され、ログファイル４に操作履歴等を記憶しない場合には「False」が記憶される。このデータ項目は、メール送信チェック手段７およびメール参照チェック手段８が参照する。【００９７】
ログ格納ディレクトリ３２６には、ログファイル取得フラグ３２５が「True」の場合に、ログファイル４に記憶されたログデータを送信する宛先が記憶されている。例えば、「\\Directory\MaCoTo\Log」等の様に、クライアント１がアクセス可能な場所がフルパスで記憶されている。尚、ログ格納ディレクトリ３２６は、ログメール取得フラグ３２２が「True」でメール送信が不可であった場合に、代替手段としてファイル取得を行う為、必ず設定する必要がある項目である。【００９８】
設定ファイル更新間隔３２７には、タイマー監視手段９がポリシー設定ファイル３の更新処理等を行うべき間隔時間が記憶されている。例えば１２０分おきに更新を行う場合には「１２０」が記憶される。また、タイマー監視手段９によるポリシー設定ファイル３の更新処理等が不要な場合には「０」が記憶されている。このデータ項目は、アドイン起動チェック手段６およびタイマー監視手段９が参照する。【００９９】
システム不具合メッセージ３２８には、アドイン起動チェック手段６、メール送信チェック手段７、メール参照チェック手段８、タイマー監視手段９において、システムにおける問題が発生した場合のメッセージが記憶される。例えば、「システムエラーが発生しました。管理者に連絡して下さい。内線は「１２３４」です。」というようなメッセージとし、問題発生時の対応方法をユーザにわかり易くすることができる。【０１００】
警告アドレス表示方法(送信)３２９には、対象アドレス表示フラグ(送信)３０４や対象アドレス表示フラグ(参照)３１７が「True」の場合に、表示装置１３に表示する方法が記憶されている。例えば、エラーとなったアドレスを表示名とＳＭＴＰアドレスとの両方で表示する場合には「３」が設定されており、ＳＭＴＰアドレスのみの場合には「２」が、表示名のみの場合には「１」が記憶されている。【０１０１】
警告アドレス表示件数３３０には、対象アドレス表示フラグ(送信)３０４や対象アドレス表示フラグ(参照)３１７が「True」の場合に、表示装置１３に表示するアドレス数が記憶されている。例えば、エラーとなったアドレス全てを表示対象とする場合は「３」が記憶されており、最大１０件等の制限付き表示は「２」が記憶されている。対象アドレス表示フラグ(送信)３０４や対象アドレス表示フラグ(参照)３１７が「False」の場合は、表示アドレスが無いと言う意味で「１」が記憶されている。【０１０２】
チェックボックス利用フラグ(送信)３３１には、添付ファイル警告メッセージ３０３、ドメイン警告(送信)メッセージ３０８、アカウント警告メッセージ３１１、及びユーザ定義メッセージ等が、表示装置１３に表示される場合、確認の為のチェックボックスの利用可否を示すフラグが記憶されている。例えば、チェックボックスを利用する場合には「True」が記憶されており、メール送信チェック手段７でエラーとなった警告全てに対して、チェックボックスをＯＮにしなければ送信を行わせない設定となる。警告メッセージをチェックしなくても送信を行わせる場合には「False」が記憶されている。【０１０３】
チェックボックス利用フラグ(参照)３３２には、キーワード警告メッセージ３１６、ドメイン警告(参照)メッセージ３２１等が、表示装置１３に表示される場合、確認の為のチェックボックスの利用可否を示すフラグが記憶されている。例えば、チェックボックスを利用する場合には「True」が記憶されており、メール参照チェック手段８でエラーとなった警告全てに対して、チェックボックスをＯＮにしなければ参照を行わせない設定となる。警告メッセージをチェックしなくても参照を行わせる場合には「False」が記憶されている。【０１０４】
他機能連携フラグ３３３には、本アプリケーションと連携させたい外部機能利用要否を示すフラグが記憶されている。例えば、利用する場合には「True」が記憶されている。本フラグは、利用すべき外部機能数分項目が記憶される。【０１０５】
他機能連携警告メッセージ３３４には、上記の他機能連携でエラーになった場合に、表示装置１３に表示するメッセージが記憶されている。他機能連携警告メッセージ３３４には、日本語のメッセージ（例えば「Rights関連エラーです。」）、英語のメッセージ等、複数の言語対応にそれぞれメッセージを記憶しておくとよい。このようにすることで、エラーになった場合に、メール送受信手段５や基本ソフトの機能を使用して、当該クライアント１にインストールされているメールソフト等の対応言語を判定し、適切な言語でのメッセージを選択して表示することが可能になる。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【０１０６】
図５は、ポリシー設定ファイル３とポリシー設定ファイル２１の、ユーザポリシー定義部３４０（図３）のデータ構成図である。【０１０７】
ユーザポリシー定義部３４０は、ユーザ定義項目番号３４１、ユーザ定義条件３４２およびユーザ定義メッセージ３４３のデータ項目を有している。【０１０８】
ユーザ定義項目番号３４１には、例えば、クライアント１が送信する電子メールに係る送受信者についての所属部署コード、入社年度等のデータ項目のうち、いずれのデータ項目をチェック対象とするかを示す情報が記憶されている。具体的には、後述するユーザ定義部３５０に記憶されているユーザ定義項目３５５のうち何番目の項目をチェック対象とするかを示す番号が記憶される。例えば「１」が記憶されている場合、ユーザ定義項目３５５のうち１番目の項目がチェック対象となり、「３」が記憶されている場合には、ユーザ定義部３５０のユーザ定義項目３５５のうち３番目の項目がチェック対象となる。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【０１０９】
ユーザ定義条件３４２には、ユーザ定義チェックの方法が記憶されている。「１」が記憶されている場合、電子メール送信元と電子メール送信先について、ユーザ定義部３５０のユーザ定義項目番号３４１が示す情報を参照し、一致する場合はエラーとする。「２」が記憶されている場合は、電子メール送信元と電子メール送信先について、ユーザ定義部３５０のユーザ定義項目番号３４１が示す情報を参照し、不一致の場合はエラーとする。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【０１１０】
ユーザ定義メッセージ３４３には、上記のユーザ定義チェックでエラーになった場合に、表示装置１３に表示するメッセージが記憶されている。ユーザ定義メッセージ３４３には、ドメイン警告(送信)メッセージ３０８と同様に、日本語のメッセージ（例えば「受信者に異なる部署の人が含まれています。」）、英語のメッセージ（例えば「Person of a different post is included」）等、複数の言語対応にそれぞれメッセージを記憶しておくとよい。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【０１１１】
図６は、ポリシー設定ファイル３とポリシー設定ファイル２１の、ユーザ定義部３５０のデータ構成図である。【０１１２】
ユーザ定義部３５０は、メールアドレス３５１、ユーザ定義項目３５２、添付ファイル有無チェックフラグ３５３、添付ファイルチェック送信禁止フラグ３５４、対象アドレス表示フラグ(送信)３５５、ドメインチェックフラグ(送信)３５６、ドメインチェック送信禁止フラグ３５７、ユーザ定義フラグ３５８、ユーザ定義チェック送信禁止フラグ３５９、ログメール取得フラグ３６０、ログファイル取得フラグ３６１、キーワードチェックフラグ３６２、キーワードチェック送信禁止フラグ３６３、対象アドレス表示フラグ(参照)３６４、ドメインチェックフラグ(参照)３６５、ドメインチェック送信禁止フラグ３６６のデータ項目を有している。【０１１３】
メールアドレス３５１には、添付ファイル有無チェック、ドメインチェック(送信)、アカウントチェック、ユーザ定義チェック、キーワードチェック、ドメインチェック(参照)等の対象となりうる電子メールアドレス（例えば「Hitatchi-taro@hitachisoft.jp」）が記憶されている。このデータ項目は、メール送信チェック手段７およびメール参照チェック手段８が参照する。【０１１４】
ユーザ定義項目３５２には、ユーザポリシー定義部３４０に記憶されているユーザ定義チェックの対象とするデータ内容が記憶される。具体的な例としては、当該メールアドレス３５１を使用して電子メールを送受信する操作者の、所属部署コード（例えば「S0330」）、部名（例えば「金融部」）、従業員番号（例えば「1983983」）、事業部門コード（例えば「9727」）、入社年度（例えば「2007」）等、操作者に関する情報が記憶されている。【０１１５】
メール送信チェック手段７は、送信しようとしている電子メールの送信元アドレスと送信先アドレスについて、ユーザ定義項目３５２の記憶内容が一致しているかどうか等を判定するだけであり、ユーザ定義項目３５２の各データ項目が何を意味しているかについて（例えば所属部署コードなのか従業員番号なのかどうか）は判断しない。従って、ユーザ定義項目３５２には、上述した所属部署コード等以外に、必要に応じて様々な内容を１以上（ｎ個）記憶させることができる。このユーザ定義項目３５２内のユーザ定義チェックの対象とするデータ内容の並び順は記録されている全てのチェック対象ユーザで同じにする必要がある。ユーザ定義チェックを行わない場合（ユーザポリシー定義部３４０が存在しない場合）には、ユーザ定義項目３５２は存在しない。このデータ項目は、メール送信チェック手段７が参照する。【０１１６】
データ項目３５３から、データ項目３６６は、図４における同名のデータ項目と同じ項目であるが、電子メールアドレス単位の利用(適用)可否を示すフラグが記憶されている。そのため、詳細な説明は省略する。【０１１７】
図７Ａは、ログファイル４およびログファイル２２のデータ構成例を示す図である。ログファイル４およびログファイル２２は、クライアント１の操作者に対して表示された警告内容や警告に対して操作者が行った操作等の証跡を残すためのファイルである。図７Ａに示すように、ログヘッダ部４００、及び、ログデータ部４１０が設けられている。【０１１８】
ログヘッダ部４００は、図７Ｂに示すように、ユーザ名４０１、マシン名４０２、メールアドレス４０３、ドメイン名４０４、アプリケーションバージョン４０５、ポリシーバージョン４０６等のアドレスやバージョンなどのデータ項目を有しており、ログファイル４、及びログファイル２２には、ファイル毎に１件のログヘッダ部４００が記憶されている。【０１１９】
ログデータ部４１０は、図７Ｃに示すように、警告日時４１１、操作４１２、警告区分４１３、警告ポリシー４１４、送信者（From）４１５、宛先（To）４１６、宛先（Cc）４１７、宛先（Bcc）４１８、件名４１９、備考４２０等の警告に関するデータ項目を有しており、ログファイル４およびログファイル２２には複数のログデータ部４１０が記憶可能である。【０１２０】
後述するように、メール送信チェック手段７またはメール参照チェック手段８がクライアント１の操作者に警告を表示する度に、ログデータ部４１０をログファイル４に記憶する。また、ログファイル４に記憶されたログヘッダ部４００、及びログデータ部４１０は、アドイン起動チェック手段６またはタイマー監視手段９によってポリシーサーバ１６に送信され、ログ記録手段１９によってログファイル２２に記憶される。【０１２１】
ユーザ名４０１には、操作者のOS等システムへのログイン名が、例えば「UserName：hitachi」の様に記憶される。【０１２２】
マシン名４０２には、操作者が利用しているマシン名が、例えば「MachineName：testPC」の様に記憶される。【０１２３】
メールアドレス４０３には、操作者がDefaultに設定しているメールアドレスが、例えば「MailAddress：test1@hitachisoft.com」の様に記憶される。【０１２４】
ドメイン名４０４には、マシン名４０２が所属するドメイン名が、例えば「DomainName：Domain」の様に記憶される。【０１２５】
アプリケーションバージョン４０５には、マシン名４０２で利用している本プログラムバージョンが、例えば「Version：1.0.0.0」の様に記憶される。【０１２６】
ポリシーバージョン４０６には、メールチェック手段７、又はメール参照チェック手段８がクライアント１の操作者に対して適用するポリシーのバージョンが、例えば「PolicyVersion：PolicyDefine_20070331」の様に記憶される。【０１２７】
警告日時４１１には、メール送信チェック手段７またはメール参照チェック手段８が警告を表示した日時が、例えば「[Date]2007/03/31 15:20:43」のように記憶される。【０１２８】
操作４１２には、クライアント１の表示装置１３に警告を表示した後、クライアント１の操作者が操作を続行したか、キャンセルしたかを示す情報が記憶される。例えば操作をキャンセルした場合、「[Operation]Cancel」のように記憶される。【０１２９】
警告区分４１３には、メール送信チェック手段７、又はメール参照チェック手段８等の何れの手段において警告が表示されたかが、例えば送信の場合は「[Type]Send」の様に記憶される。【０１３０】
警告４１４には、メールチェック手段７、又はメール参照チェック手段８がクライアント１の操作者に対して警告した、ドメインチェック、添付ファイル有無チェック等、どのエラーが発生したかを示すための情報が記憶される。例えば、添付ファイル有無チェックおよび２番目のユーザポリシー定義部３５０で定義されたユーザ定義チェックでエラーになった場合には、「[Warning]AttachedFile/UserDefine2」と記憶される。【０１３１】
送信者（From）４１５には、メールチェック手段７、又はメール参照チェック手段８のチェックにおいて警告された場合の電子メールの送信元アドレスが、例えば「[From]test1@hitachisoft.com」の様に記憶される。【０１３２】
送信者（To）４１６には、メールチェック手段７、又はメール参照チェック手段８のチェックにおいて警告された場合の電子メールの宛先アドレス（To）が、例えば「[To]atesaki1@test.com」の様に記憶される。その際、宛先アドレス（To）が複数ある場合は、“／”区切りで全て記憶する。【０１３３】
送信者（Cc）４１７には、メールチェック手段７、又はメール参照チェック手段８のチェックにおいて警告された場合の電子メールの宛先アドレス（Cc）が、例えば「[Cc]atesaki2@test.com」の様に記憶される。その際、宛先アドレス（Cc）が複数ある場合は、“／”区切りで全て記憶する。【０１３４】
送信者（Bcc）４１８には、メールチェック手段７、又はメール参照チェック手段８のチェックにおいて警告された場合の電子メールの宛先アドレス（Bcc）が、例えば「[Bcc]atesaki3@test.com」の様に記憶される。その際、宛先アドレス（Bcc）が複数ある場合は、“／”区切りで全て記憶する。【０１３５】
件名４１９には、エラーが発生した電子メールのタイトルが、例えば「[Title]送信テスト」のように記憶される。【０１３６】
備考４２０には、キーワードチェック等でエラーが発生した場合に、電子メールの本文等に含まれていたキーワード３１５が記憶される。複数含まれていた場合は、“／”区切りで全て記憶する。【０１３７】
以上において、本実施の形態に係るシステム構成例等の説明を終了し、以下、フローチャートを参照しながら、本実施の形態に係るフィルタリング手段の動作について説明する。【０１３８】
図８は、アドイン起動チェック手段６の動作の流れを示すフローチャート図である。適宜、その他の図面も参照しながら説明を行う。クライアント１の操作者が入力装置１２を操作してメール送受信手段５を起動すると、メール送受信手段５はアドイン起動チェック手段６を起動する（Ｓ８００）。【０１３９】
アドイン起動チェック手段６は、クライアント１が備えている動作環境（メール送受信手段５のバージョン、処理に必要なランタイムシステムの有無等）が、フィルタリング手段が処理を行うための条件を満たしているかチェックする（Ｓ８０１）。条件を満たしている場合には処理を継続し（ＯＫ：Ｓ８０２へ）、満たしていない場合は、表示装置１３に所定のエラーメッセージを表示して処理を終了する（ＮＧ：Ｓ８０８へ）。【０１４０】
次に、アドイン起動チェック手段６は、ポリシーサーバ定義ファイル２を読み込む（Ｓ８０２）。【０１４１】
次に、アドイン起動チェック手段６は、ポリシー設定ファイル格納場所２０１で示されるポリシーサーバ１６に、ポリシーファイル更新日時通知要求を送信する。そしてポリシーサーバ１６から通知された更新日時と、ポリシー設定ファイル３の更新日時と、を比較する。比較した結果、通知された更新日時の方が新しい場合には、ポリシーサーバ１６に、ポリシーファイル送信要求を送信し、ポリシーサーバ１６からポリシー設定ファイル２１に記憶されている内容を受信して、クライアント１に記憶されていたポリシー設定ファイル３を削除し、受信したポリシー設定ファイル２１に記憶されている内容で、新たにポリシー設定ファイル３を記憶する（Ｓ８０３）。この処理によって、クライアント１の記憶装置１１に最新状態のポリシー設定ファイル３を記憶することができる。尚、ポリシー設定ファイル３の更新日時の方が新しい場合若しくは更新日時が同一の場合、または、通信異常等の原因でポリシーファイル送信要求が失敗した場合は、上記の処理は行わない。【０１４２】
次に、アドイン起動チェック手段６は、ポリシー設定ファイル３を読み込み、記憶されている内容をクライアント１の主記憶装置に記憶する（Ｓ８０４）。アドイン起動チェック手段６、メール送信チェック手段７、メール参照チェック手段８およびタイマー監視手段９は、上記のようにしてクライアント１の主記憶装置に記憶されたポリシー設定ファイル３またはポリシー設定ファイル２１の各データ項目を参照して処理を行う。【０１４３】
次に、アドイン起動チェック手段６は、ログファイル４が存在しログレコード４００が１レコード以上記憶されている場合、記憶されている全てのログデータを、ポリシーサーバ１６に送信し、ログファイル４を削除する（Ｓ８０５）。ポリシーサーバ１６に送信されたログデータは、ログ記録手段１９によって、ログファイル２２に記憶される。【０１４４】
次に、アドイン起動チェック手段６はメール送信チェック手段７およびメール参照チェック手段８起動する。起動されたメール送信チェック手段７およびメール参照チェック手段８はイベント待ち状態となる。また、設定ファイル更新間隔３２７に「０（ゼロ）」以外が記憶されている場合、設定ファイル更新間隔３２７のタイマー値に設定し、タイマー監視手段９を起動する。タイマー値は時間の経過に伴って減算され、タイマー値が「０（ゼロ）」になると、その旨を通知するイベントが発生する。起動されたタイマー監視手段９は、このイベントが発生するのを待ち続ける（Ｓ８０６）。次いで、イベント待ち状態（終了：Ｓ８０７）となる。【０１４５】
図９Ａ、図９Ｂは、メール送信チェック手段７の動作の流れを示すフローチャート図である。【０１４６】
メール送信チェック手段７が起動されると、電子メール送信イベントが発生するのを待ち続ける。クライアント１の操作者が入力装置１２を使用してメール送受信手段５に電子メールの送信を指示すると、メール送受信手段５は電子メール送信イベントを発生させ（Ｓ９００）、メール送信チェック手段７は当該イベントの通知により、以下の処理を行う。【０１４７】
まずメール送信チェック手段７は、電子メールの送信先アドレスがドメインチェックポリシーに該当しているかチェックする（Ｓ９０１）。具体的には、送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されており、かつ、ドメインチェックフラグ３５６に「True」が記憶されている場合、送信対象電子メールの送信先アドレス（Ｔｏ、ＣｃおよびＢｃｃ）が、アプリ定義部３００のドメイン(送信)３０７に記憶されているドメイン以外のドメイン名を含んでいるか否か等をチェックする。送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されていない場合は、アプリ定義部３００のドメインチェックフラグ(送信)３０５を参照し、「True」が記憶されている場合は、送信対象電子メールの送信先アドレス（Ｔｏ、ＣｃおよびＢｃｃ）が、アプリ定義部３００のドメイン(送信)３０７に記憶されているドメイン以外のドメイン名を含んでいるか否か等をチェックする。【０１４８】
以上のチェックにおいて、送信先アドレス（Ｔｏ、Ｃｃ、Ｂｃｃ）に、ドメイン(送信)３０７に記憶されているドメイン以外が含まれている場合等には、ドメインチェックエラーとする（Ｓ９０２）。【０１４９】
更に、ドメインチェック（Ｓ９０１）においてエラーでは無い場合であり、且つ、ユーザ定義部３００のアカウントチェックフラグ３０９が「True」の場合には、送信対象電子メールの送信先アドレス(Ｔｏ、ＣｃおよびＢｃｃ)が、アプリ定義部３００のアカウント３１０を含んでいるか否か等をチェックする（Ｓ９１３）。【０１５０】
以上のチェック処理において、送信先アドレス（Ｔｏ、Ｃｃ、Ｂｃｃ）に、アカウント３１０に記憶されているアカウントが含まれている場合には、アカウントチェックエラーとする（Ｓ９１４）。【０１５１】
次に、メール送信チェック手段７は、電子メールが添付ファイルポリシーに該当しているか否かをチェックする（Ｓ９０３）。具体的には、送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されており、かつ、添付ファイル有無チェックフラグ３５３に「True」が記憶されている場合、送信対象電子メールに添付ファイルが存在するか否かをチェックする。送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されていない場合には、さらにアプリ定義部３００の添付ファイル有無チェックフラグ３０１を参照し、「True」が記憶されている場合に、送信対象電子メールに添付ファイルが存在するか否かをチェックする。【０１５２】
以上のチェック処理において、送信対象電子メールに添付ファイルが存在する場合には、添付ファイル有無チェックエラーとする。（Ｓ９０４）。【０１５３】
次に、メール送信チェック手段７は、ユーザ定義チェックフラグ３１２に「True」が記憶されており、かつ、送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されている場合、ユーザポリシー定義部３４０の数だけ、以下の（Ｓ９０６、Ｓ９０７）処理を行う（Ｓ９０５）。【０１５４】
ｉ番目（ｉは１以上であり、かつ、ユーザポリシー定義部３４０の数以下の数字）のユーザ定義フラグ３１２に「True」が記憶されている場合、ｉ番目のユーザ定義項目番号３４１に記憶されている番号を参照する。そして、当該番号が示すユーザ定義項目３５２を参照する（以下「チェック対象ユーザ定義項目１」という）。また、送信対象電子メールの送信先アドレス（Ｔｏ、ＣｃおよびＢｃｃ）のうちユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されているもの全てにつき、ｉ番目のユーザ定義項目番号３４１に記憶されている番号を参照し、当該番号が示すユーザ定義項目３５２を参照する（以下「チェック対象ユーザ定義項目２」という）。【０１５５】
次に、ｉ番目のユーザ定義条件３４２に記憶されているチェック方法を参照する。「１」が記憶されている場合には、チェック対象ユーザ定義項目１とチェック対象ユーザ定義項目２とが同一の場合にエラーとし、「２」が記憶されている場合には、チェック対象ユーザ定義項目１とチェック対象ユーザ定義項目２とが異なる場合にエラーとする（Ｓ９０６）。以上のチェックにおいて、エラーとした場合には、ユーザ定義ポリシーエラーとする（Ｓ９０７）。【０１５６】
次に、図９Ｂに示すように、メール送信チェック手段７は、他機能連携フラグ３３３に「True」が記憶されている場合に、送信対象電子メールと外部機能を連携させる処理を行う（Ｓ９１５）。記憶されている他機能連携フラグ数分、以下の（Ｓ９１７、Ｓ９１８）処理を行う（Ｓ９１６）。【０１５７】
i番目(iは１以上であり、且つ、他機能連携フラグ３３３の数以下の数字)の他機能連携フラグ３３３に「True」が記憶されている場合に、該当する外部機能と連携する（Ｓ９１７）。【０１５８】
例えば、Ｒｉｇｔｓ関連機能であれば、送信対象電子メール本文や添付ファイルに対して、セキュリティポリシー等を付与することが可能であり、より信頼性の高い電子メールのやり取りを可能にする。【０１５９】
以上の外部機能との連携において、エラーとなった場合には、他機能連携エラーとする（Ｓ９１８）。【０１６０】
次に、メール送信チェック手段７は、ドメインチェックエラー、アカウントチェックエラー、添付ファイル有無チェックエラー、ユーザ定義ポリシーエラー、他機能連携エラーのいずれかが発生したかどうか判定する（Ｓ９０８）。【０１６１】
エラーが発生した場合（Ｓ９０８でＹＥＳの場合）には、クライアント１の表示装置１３に警告メッセージを表示するとともに、電子メールを送信するか、あるいは電子メールの送信を中止するかの応答要求メッセージを表示する。警告メッセージとしては、ドメインチェックエラーが発生した場合にはドメイン警告(送信)メッセージ３０８、アカウントチェックエラーが発生した場合には、アカウント警告メッセージ３１１、ユーザ定義ポリシーエラーが発生した場合にはエラーが発生したユーザポリシー定義部３４０のユーザ定義メッセージ３４３、他機能連携エラーが発生した場合には、他機能連携警告メッセージ３３４に記憶されているメッセージを表示する。添付ファイル有無チェックエラーが発生し、且つパスワード入力が必要な他機能連携フラグ３３３に「True」が記憶されている場合には、添付ファイル警告メッセージ３０３と共にパスワード入力欄、及びパスワードヒント入力欄を表示する。パスワード入力が必要な他機能連携フラグ３３３が「False」の場合には、パスワード入力欄、及びパスワードヒント入力欄は表示しない。なお、複数のエラーが発生している場合、全てのエラーについて警告表示する。また、ドメイン警告メッセージ(送信)３０８等に日本語、英語等の言語対応にメッセージが記憶されている場合には、メール送受信手段５や基本ソフトの機能を使用して、当該クライアント１にインストールされているメールソフト等の対応言語を判定し、適切な言語でのメッセージを選択して表示する (Ｓ９０９)。【０１６２】
次に、メール送信チェック手段７は、クライアント１の操作者が、入力装置１２を使用して、電子メールを送信する旨の入力（例えば「ＯＫ」）、あるいは電子メールの送信を中止する旨の入力（例えば「キャンセル」）、及びパスワード入力が必要な他機能連携フラグ３３３が「True」の場合はパスワードとパスワードヒントの入力を行うまで待つ。【０１６３】
入力を受けると、送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されており、かつログファイル取得フラグ３６１に「True」が記憶されている場合には、ログファイル取得要と判定する。送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されていない場合は、さらにアプリ定義部３００のログファイル取得フラグ３２５を参照し、「True」が記憶されている場合には、ログファイル取得要と判定する。以上において、ログファイル取得要と判定した場合、ログレコードを作成してログファイル４に記憶する。【０１６４】
また、送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されており、かつログメール送信フラグ３６０に「True」が記憶されている場合には、ログメール送信要と判定する。送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されていない場合は、さらにアプリ定義部３００のログメール送信フラグ３２２を参照し、「True」が記憶されている場合には、ログメール送信要と判定する。以上において、ログメール送信要と判定した場合、ログレコードを作成して電子メールでログ送信メールアドレス３２３宛に送信する。この時、電子メールのタイトルとして送信メールタイトル３２４に記憶されているタイトルを付加して使用する。また、送信メールタイトル３２４に日本語、英語等の言語対応にタイトルが記憶されている場合には、メール送受信手段５や基本ソフトの機能を使用して、当該クライアント１にインストールされているメールソフト等の対応言語を判定し、適切な言語でのタイトルを選択する。更にパスワード入力が必要な他機能連携フラグ３３３が「True」で添付ファイルチェックでエラーの場合は、送信対象電子メールの宛先に対して、パスワードヒントメールを作成し送信する（Ｓ９１０）。【０１６５】
ここで、ログファイル４に記憶されたデータ、電子メールで送信されるログデータは、共にどう内容が記憶されている。システム管理者は、クライアント１の操作者が送信しようとした電子メールについてどのようなエラーが発生し、また操作者がエラー発生にもかかわらず電子メールの送信を続行したのか、あるいは電子メールの送信を中止したか等を知ることができる。【０１６６】
メール送信チェック手段７は、ドメインチェックエラー、アカウントチェックエラー、添付ファイル有無チェックエラー、ユーザ定義ポリシーエラー、他機能連携エラーのいずれも発生しなかった場合（Ｓ９０８でＮＯの場合）または、エラーが発生したが（Ｓ９０８でＹＥＳの場合）入力装置１２から電子メールを送信する旨の入力を受けた場合、以上のチェック対象とした電子メールを送信する。入力装置１２から電子メールの送信を中止する旨の応答を受けた場合には電子メールの送信を中止する。（Ｓ９１１）。【０１６７】
以上の処理を終えると、メール送信チェック手段７は、再び電子メール送信イベントが発生するのを待ち続ける（Ｓ９１２）。【０１６８】
図１０は、メール参照チェック手段８の動作を示すフローチャート図である。まず、メール参照チェック手段８は起動されると、電子メール参照イベントが発生するのを待ち続ける。クライアント１の操作者が入力装置１２を使用してメール送受信手段５に電子メールを参照する操作を行おうとすると、メール送受信手段５は電子メール参照イベントを発生させ（Ｓ１０００）、メール参照チェック手段８は当該イベントの通知により、以下の処理を行う。【０１６９】
まず、メール参照チェック手段８は、メール送受信手段５に、電子メール参照イベントが発生した対象電子メール（以下「チェック対象電子メール」という）が未読、既読のいずれであるかを問い合わせ、チェック対象電子メールが未読の場合はＳ１００２からＳ１００４までの処理を行い、既読の場合はＳ１００８の処理を行う（Ｓ１００１）。【０１７０】
次に、メール参照チェック手段８は、メール参照チェックを行う（Ｓ１００２）。具体的には、メール参照チェック手段８は、メール送受信手段５から、チェック対象電子メールの参照操作を行った操作者の電子メールアドレス（以下「チェック対象電子メールアドレス」という）を取得し、チェック対象電子メールアドレスがユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されているか判定する。チェック対象電子メールアドレスがユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されており、かつ、ユーザ定義部３５０のキーワードチェックフラグ３６２やドメインチェックフラグ(参照)３６５に「True」が記憶されている場合に、チェック要とする。また、メールアドレス３５１に記憶されていない場合でも、アプリ定義部３００のキーワードチェックフラグ３１３やドメインチェックフラグ(参照)３１８に「True」が記憶されている場合に、チェック要とする。そして、キーワードチェック要とした場合は、チェック対象電子メールの本文、件名および添付ファイル名について、アプリ定義部３００のキーワード３１５に記憶されているキーワードを検索する。本文、件名、添付ファイル名のいずれかが少なくとも１つのキーワードを含んでいるか場合には、キーワードチェックエラーとする。【０１７１】
このとき、キーワード３１５に、日本語、英語等の言語対応にキーワードが記憶されている場合には、メール送受信手段５や基本ソフトの機能を使用して、当該クライアント１にインストールされているメールソフト等の対応言語を判定し、適切な言語でのキーワードを選択して検索を行う。【０１７２】
次に、メール参照チェック手段８は、チェック対象電子メールの送信元アドレスがドメインチェックに該当しているか否かをチェックする（Ｓ１００３）。具体的には、チェック対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されており、かつドメインチェックフラグ(参照)３６５に「True」が記憶されている場合に、チェック対象電子メールの送信元アドレスが、アプリ定義部３００のドメイン(参照)３２０に記憶されているドメイン以外のドメイン名を含んでいるか否か等をチェックする。チェック対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されていない場合は、さらにアプリ定義部３００のドメインチェックフラグ(参照)３１８を参照し、「True」が記憶されている場合、チェック対象電子メールの送信元アドレスが、アプリ定義部３００のドメイン(参照)３２０に記憶されているドメイン以外のドメイン名を含んでいるか等をチェックする。以上のチェックにおいて、チェック対象電子メールの送信元アドレスに、ドメイン(参照)３２０に記憶されているドメイン以外のドメイン名が含まれている場合には、ドメインチェックエラーとする。（以上、Ｓ１００３）
以上のチェックでキーワードチェックエラーまたはドメインチェックエラーが発生した場合（Ｓ１００４でＹＥＳの場合）、メール参照チェック手段８は、クライアント１の表示装置１３に警告メッセージを表示するとともに、電子メールを参照する操作を続行するか、あるいは操作を中止するかの応答要求メッセージ（例えば「「ポリシーに違反するキーワードを含んでいます。プレビュー or 開きますか？」」）を表示する。なお、警告メッセージとしては、キーワードチェックエラーの場合についてはキーワード警告メッセージ３１６、ドメインチェックエラーについてはドメイン警告メッセージ(参照)３２１を表示する。尚、複数のエラーが発生している場合、全てのエラーについて警告表示する。また、ドメイン警告メッセージ(参照)３２１等に、日本語、英語等の言語対応にメッセージが記憶されている場合には、メール送受信手段５や基本ソフトの機能を使用して、当該クライアント１にインストールされているメールソフト等の対応言語を判定し、適切な言語でのメッセージを選択して表示する（Ｓ１００５）。【０１７３】
メール参照チェック手段８は、クライアント１の操作者が、入力装置１２を使用して、操作を続行する旨の入力（例えば「ＯＫ」）、あるいは操作を中止する旨の応答（例えば「キャンセル」）を行うまで待つ。【０１７４】
入力を受けると、チェック対象電子メールアドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されており、かつ、ログファイル取得フラグ３６１に「True」が記憶されている場合には、ログファイル取得要と判定する。送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されていない場合は、さらにアプリ定義部３００のログファイル取得フラグ３２５を参照し、「True」が記憶されている場合には、ログファイル取得要と判定する。以上において、ログファイル取得要と判定した場合、ログレコードを作成してログファイル４に記憶する。【０１７５】
また、チェック対象電子メールアドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されており、かつログメール送信フラグ３６０に「True」が記憶されている場合には、ログメール送信要と判定する。送信対象電子メールの送信元アドレスが、ユーザ定義部３５０のメールアドレス３５１に記憶されていない場合は、さらにアプリ定義部３００のログメール送信フラグ３２２を参照し、「True」が記憶されている場合には、ログメール送信要と判定する。以上において、ログメール送信要と判定した場合、ログレコードを作成して電子メールでログ送信メールアドレス３２３宛に送信する。この時、電子メールのタイトルとして送信メールタイトル３２４に記憶されているタイトルを付加して使用する。また、送信メールタイトル３２４に日本語、英語等の言語対応にタイトルが記憶されている場合には、メール送受信手段５や基本ソフトの機能を使用して、当該クライアント１にインストールされているメールソフト等の対応言語を判定し、適切な言語でのタイトルを選択する（Ｓ１００６）。【０１７６】
ここで、ログファイル４に記憶されたデータ、電子メールで送信されるログデータは、共にどう内容が記憶されている。システム管理者は、クライアント１の操作者が送信しようとした電子メールについてどのようなエラーが発生し、また操作者がエラー発生にもかかわらず電子メールの送信を続行したのか、あるいは電子メールの送信を中止したか等を知ることができる。【０１７７】
メール参照チェック手段８は、キーワードチェックエラーもドメインチェックエラーも発生しなかった場合（Ｓ１００４でＮＯの場合）、または、エラーが発生したが（Ｓ１００４でＹＥＳの場合）入力装置１２から操作を続行する旨の応答を受けた場合、電子メールの参照を許可する（Ｓ１００８）。この結果、チェック対象電子メールが参照される。入力装置１２から操作を中止する旨の応答を受けた場合には参照をキャンセルする（Ｓ１００９）。この結果、チェック対象電子メールは参照されない。【０１７８】
以上の処理を終えると、メール参照チェック手段８は、再び電子メール参照イベントが発生するのを待ち続ける（Ｓ１０１０）。【０１７９】
図１１は、タイマー監視手段９の動作を示すフローチャート図である。【０１８０】
タイマー監視手段９は起動されると、タイマーイベントが発生するのを待ち続ける。イベントが発生すると（Ｓ１１００）、タイマー監視手段９は、当該イベントの通知により、以下の処理を行う。【０１８１】
まず、タイマー監視手段９は、更新対象のポリシー設定ファイル２１が存在するか判定する（Ｓ１１０１）。【０１８２】
具体的には、ポリシー設定ファイル格納場所２０１で示されるポリシーサーバ１６に、ポリシーファイル更新日時通知要求を送信する。そしてポリシーサーバ１６から通知された更新日時と、ポリシー設定ファイル３の更新日時を比較する。比較した結果、送信された更新日時の方が新しい場合には、更新対象のポリシー設定ファイル２１が存在すると判定する（Ｓ１１０１）。【０１８３】
更新対象のポリシー設定ファイル２１が存在すると判定した場合（Ｓ１１０１でＹＥＳの場合）、ポリシーサーバ１６に、ポリシーファイル送信要求を送信し、ポリシー設定ファイル２１に記憶されている内容を取得する（Ｓ１１０２）。尚、ポリシー設定ファイル３の更新日時の方が新しいか、若しくは、更新日時が同一の場合（Ｓ１１０１でＮＯの場合）、または、図示していないがＳ１１０２において、通信異常等の原因でポリシーファイル送信要求が失敗した場合は、Ｓ１１０６以降の処理を行う。【０１８４】
タイマー監視手段９は、ポリシー設定ファイル２１に記憶されている内容を取得した後、表示装置１３にポリシー設定ファイル３を更新する旨のメッセージ、および、入力装置１２から「ＯＫ」を入力するように促すメッセージを表示する（Ｓ１１０３）。【０１８５】
タイマー監視手段９は、メッセージ表示後、クライアント１の操作者が入力装置１２を操作して「ＯＫ」を入力するまで待ち続ける（Ｓ１１０４）。「ＯＫ」のみが入力可能であるにもかかわらず、ポリシー設定ファイル３を更新する旨のメッセージを表示して入力を待つ理由は、ポリシー設定ファイル３が更新されると、メール送信チェック手段７およびメール参照チェック手段８のチェック結果が変わる可能性があるので、操作者が意識しないままチェック内容が変わることを防止するとともに、ポリシー設定ファイル３の更新中はレスポンスが低下することを知らせるためである。すなわち、操作者が「ＯＫ」を入力するまではポリシー設定ファイル３の更新は行われないので、急を要する操作（例えば緊急に送信しなければならない電子メールの送信）を終わらせた後で「ＯＫ」を入力することも可能となる。【０１８６】
クライアント１の操作者が入力装置１２を操作して「ＯＫ」を入力すると、タイマー監視手段９は、ポリシーサーバ１６から受信したポリシー設定ファイル２１に記憶されている内容をクライアント１の主記憶装置に展開する。すなわち主記憶装置に記憶されていたポリシー設定ファイル３またはポリシー設定ファイル２１の内容を記憶しなおす。また、クライアント１に記憶されていたポリシー設定ファイル３を削除し、受信したポリシー設定ファイル２１に記憶されている内容で、新たにポリシー設定ファイル３を記憶する（Ｓ１１０５）。【０１８７】
次に、タイマー監視手段９は、ログファイル４が存在しログレコードが１レコード以上記憶されている場合、記憶されている全てのログレコードを、ポリシーサーバ１６に送信し、ログファイル４を削除する（Ｓ１１０６）。ポリシーサーバ１６に送信されたログレコードは、ログ記録手段１９によって、ログファイル２２に記憶される。【０１８８】
次に、タイマー監視手段９は、設定ファイル更新間隔３１４に「０（ゼロ）」以外が記憶されている場合、設定ファイル更新間隔３１４の記憶内容をタイマー値に設定して（Ｓ１１０７）処理を終了する。【０１８９】
タイマー値は時間の経過に伴って減算され、タイマー値が「０（ゼロ）」になると、タイマーイベントが発生する。タイマー監視手段９は、タイマーイベントが発生するのを再び待ち続ける（Ｓ１１０８）。【０１９０】
以上に説明したように、本実施例によれば、電子メールの送信時と参照時とに所定のチェックを行い、所定の条件に該当する場合はその旨のメッセージを表示し、操作者に確認を行わせる、若しくは、外部機能と自動的に連携することで、操作者に誤操作についての注意を喚起するとともに、意図的に不適切な操作を行うことがないように警告すること、及び意図的な不適切操作を行わせない事が可能になる。【０１９１】
さらに、メッセージを表示した場合には、その旨の履歴およびメッセージ表示後に操作者が行った操作についての情報を記憶することで、ユーザの操作に関する証跡を残すことが可能となる。【０１９２】
また、本発明は、上記に示された処理ステップを含む方法、これらのステップをコンピュータに実行させるためのプログラム、このプログラムを記録するコンピュータ読み取り可能な記録媒体を含むものである。
【産業上の利用可能性】
【０１９３】
本発明は、電子メールのフィルタリング装置、それを含む機器に利用可能である。
【図１】
2008129915.tif 000003
【図２】
2008129915.tif 000004
【図３】
2008129915.tif 000005
【図４Ａ】
2008129915.tif 000006
【図４Ｂ】
2008129915.tif 000007
【図４Ｃ】
2008129915.tif 000008
【図５】
2008129915.tif 000009
【図６】
2008129915.tif 000010
【図７Ａ】
2008129915.tif 000011
【図７Ｂ】
2008129915.tif 000012
【図７Ｃ】
2008129915.tif 000013
【図８】
2008129915.tif 000014
【図９Ａ】
2008129915.tif 000015
【図９Ｂ】
2008129915.tif 000016
【図１０】
2008129915.tif 000017
【図１１】
2008129915.tif 000018
【国際調査報告】
2008129915.tif 000019
2008129915.tif 000020
2008129915.tif 000021
2008129915.tif 000022