(57)【要約】【課題】組織に属する個々のユーザに直接関係しないものであっても組織として重要なワークフローを容易に選択可能にするワークフロー処理システム、プログラム、方法の提供。【解決手段】予め登録された複数のワークフローの中から選択されたワークフローを処理するワークフロー処理装置において、表示部に少なくともログイン画面とワークフローの一覧画面と当該一覧画面から遷移するワークフローの検索画面とを表示させる制御部を備え、前記制御部は、前記一覧画面には、前記複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含む第１の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させ、前記検索画面には、前記複数のワークフローの中から、前記ログインユーザを特定する情報を含まない第２の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させる。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
予め登録された複数のワークフローの中から選択されたワークフローを処理するワークフロー処理装置において、
表示部に、少なくともログイン画面とワークフローの一覧画面と当該一覧画面から遷移するワークフローの検索画面とを表示させる制御部を備え、
前記制御部は、
前記一覧画面には、前記複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含む第１の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させ、
前記検索画面には、前記複数のワークフローの中から、前記ログインユーザを特定する情報を含まない第２の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させる、ことを特徴とするワークフロー処理装置。
【請求項２】
前記第１の情報は、ワークフローの日時情報及び／又は履歴情報を含み、
前記制御部は、予め記憶された、各ワークフローの名称と実行した日時と実行したユーザと承認した承認者とを対応付けるテーブルを参照して、前記ログインユーザが実行し、かつ、実行した日時が現在に近く、及び／又は、実行した回数が相対的に多い１以上のワークフローをデフォルトとして前記一覧画面に表示させる、ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー処理装置。
【請求項３】
前記第２の情報は、前記日時情報及び／又は前記履歴情報を含み、
前記制御部は、前記テーブルを参照して、実行した日時が現在に近く、及び／又は、実行した回数が相対的に多い１以上のワークフローをデフォルトとして前記検索画面に表示させる、ことを特徴とする請求項２に記載のワークフロー処理装置。
【請求項４】
前記第２の情報は、更に、前記ログインユーザに予め関連付けられた情報を含み、
前記制御部は、前記テーブルを参照して、前記１以上のワークフローの内、前記ログインユーザに予め関連付けられた他のユーザが実行したワークフロー、前記ログインユーザに予め関連付けられた承認者が承認したワークフロー、及び、前記ログインユーザに予め関連付けられたキーワードで特定される名称のワークフローの中から選択される１以上のワークフローをデフォルトとして前記検索画面に表示させる、ことを特徴とする請求項３に記載のワークフロー処理装置。
【請求項５】
前記第２の情報として他のユーザを特定する情報を含み、
前記制御部は、前記検索画面にデフォルトとして表示する前記１以上のワークフローとして、前記他のユーザが実行したワークフローを表示させる、ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー処理装置。
【請求項６】
予め登録された複数のワークフローの中から選択されたワークフローを処理するシステムを構成する装置で動作するワークフロー処理プログラムであって、
前記装置を、
表示部に、少なくともログイン画面とワークフローの一覧画面と当該一覧画面から遷移するワークフローの検索画面とを表示させる制御部、として機能させ、
前記制御部は、
前記一覧画面には、前記複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含む第１の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させ、
前記検索画面には、前記複数のワークフローの中から、前記ログインユーザを特定する情報を含まない第２の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させる、ことを特徴とするワークフロー処理プログラム。
【請求項７】
前記第１の情報は、ワークフローの日時情報及び／又は履歴情報を含み、
前記制御部は、予め記憶された、各ワークフローの名称と実行した日時と実行したユーザと承認した承認者とを対応付けるテーブルを参照して、前記ログインユーザが実行し、かつ、実行した日時が現在に近く、及び／又は、実行した回数が相対的に多い１以上のワークフローをデフォルトとして前記一覧画面に表示させる、ことを特徴とする請求項６に記載のワークフロー処理プログラム。
【請求項８】
前記第２の情報は、前記日時情報及び／又は前記履歴情報を含み、
前記制御部は、前記テーブルを参照して、実行した日時が現在に近く、及び／又は、実行した回数が相対的に多い１以上のワークフローをデフォルトとして前記検索画面に表示させる、ことを特徴とする請求項７に記載のワークフロー処理プログラム。
【請求項９】
前記第２の情報は、更に、前記ログインユーザに予め関連付けられた情報を含み、
前記制御部は、前記テーブルを参照して、前記１以上のワークフローの内、前記ログインユーザに予め関連付けられた他のユーザが実行したワークフロー、前記ログインユーザに予め関連付けられた承認者が承認したワークフロー、及び、前記ログインユーザに予め関連付けられたキーワードで特定される名称のワークフローの中から選択される１以上のワークフローをデフォルトとして前記検索画面に表示させる、ことを特徴とする請求項８に記載のワークフロー処理プログラム。
【請求項１０】
前記第２の情報として他のユーザを特定する情報を含み、
前記制御部は、前記検索画面にデフォルトとして表示する前記１以上のワークフローとして、前記他のユーザが実行したワークフローを表示させる、ことを特徴とする請求項６に記載のワークフロー処理プログラム。
【請求項１１】
予め登録された複数のワークフローの中から選択されたワークフローを処理するシステムにおけるワークフロー処理方法であって、
表示部にログイン画面を表示する第１のステップと、前記表示部にワークフローの一覧画面を表示する第２のステップと、前記表示部に当該一覧画面から遷移するワークフローの検索画面を表示する第３のステップとを有し、
前記第２のステップでは、前記複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含む第１の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示し、
前記第３のステップでは、前記複数のワークフローの中から、前記ログインユーザを特定する情報を含まない第２の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示する、ことを特徴とするワークフロー処理方法。
【請求項１２】
前記第１の情報は、ワークフローの日時情報及び／又は履歴情報を含み、
前記第２のステップでは、予め記憶された、各ワークフローの名称と実行した日時と実行したユーザと承認した承認者とを対応付けるテーブルを参照して、前記ログインユーザが実行し、かつ、実行した日時が現在に近く、及び／又は、実行した回数が相対的に多い１以上のワークフローをデフォルトとして表示する、ことを特徴とする請求項１１に記載のワークフロー処理方法。
【請求項１３】
前記第２の情報は、前記日時情報及び／又は前記履歴情報を含み、
前記第３のステップでは、前記テーブルを参照して、実行した日時が現在に近く、及び／又は、実行した回数が相対的に多い１以上のワークフローをデフォルトとして表示する、ことを特徴とする請求項１２に記載のワークフロー処理方法。
【請求項１４】
前記第２の情報は、更に、前記ログインユーザに予め関連付けられた情報を含み、
前記第３のステップでは、前記テーブルを参照して、前記１以上のワークフローの内、前記ログインユーザに予め関連付けられた他のユーザが実行したワークフロー、前記ログインユーザに予め関連付けられた承認者が承認したワークフロー、及び、前記ログインユーザに予め関連付けられたキーワードで特定される名称のワークフローの中から選択される１以上のワークフローをデフォルトとして表示する、ことを特徴とする請求項１３に記載のワークフロー処理方法。
【請求項１５】
前記第２の情報として他のユーザを特定する情報を含み、
前記第３のステップでは、前記検索画面にデフォルトとして表示する前記１以上のワークフローとして、前記他のユーザが実行したワークフローを表示する、ことを特徴とする請求項１１に記載のワークフロー処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフロー処理システム及びワークフロー処理プログラム並びにワークフロー処理方法に関し、特に、画像形成装置に関連するワークフローを処理するワークフロー処理システム及びワークフロー処理プログラム並びにワークフロー処理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、様々な機能を備えた画像形成装置（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）が普及している。この画像形成装置を含むシステムでは、多数のユーザの多数のワークフロー（予め定められた手順に従って処理されるジョブ）を記憶し、画面上でワークフローを選択して実行できるようになっている。その際、ワークフローの数が多くなると、その中から所望のワークフローを選択するのは容易ではないことから、ワークフローの選択を容易にする方法が提案されている。
【０００３】
例えば、図１８に示すように、画像形成装置１０と外部ストレージサーバ３０とワークフロー処理装置１２０とがネットワーク４０で接続されているワークフロー処理システムにおいて、画像形成装置１０でスキャンを行い、外部ストレージサーバ３０に文書を保存、承認、配布等する処理が登録されたワークフロー（例えば、スキャンワークフロー）をワークフロー処理装置１２０で処理する場合について、図１９の画面構成例を参照して説明する。
【０００４】
この場合、まず、ワークフロー処理装置１２０のタッチパネルに図１９（ａ）のようなログイン画面が表示され、ユーザがログインすると、図１９（ｂ）のようなメニュー画面が表示される。次に、メニュー画面でいずれかのワークフローを選択すると、図１９（ｃ−１）のようなワークフロー一覧画面（画像形成装置１０の場合は図１９（ｃ−２）のようなワークフロー一覧画面）が表示される。
【０００５】
このワークフロー一覧画面の中に利用するワークフローが表示されている場合は、表示されているワークフローを選択して処理（ここではスキャン）を実行する。一方、利用するワークフローが表示されていない場合は、ワークフロー一覧画面で検索を選択すると、図１９（ｄ）のようなワークフロー検索画面が表示される。このワークフロー検索画面でワークフローの名称や実行日、形式、承認者などの情報を入力して検索を実行すると、検索されたワークフローがワークフロー一覧画面に表示され、表示されているワークフローを選択して処理を実行する。
【０００６】
なお、上記検索に関連する技術として、例えば、下記特許文献１には、ユーザが指定する特定の条件（日、時間等）を、トータルカテゴリーとしてＲＡＭのデフォルトのトータルカテゴリー条件部に設定し、ＣＰＵは、ユーザのアプリケーション使用時、又は電子機器起動時に全アプリケーションのデータ全体をトータルカテゴリーで絞り込みを行うように構成する方法が提示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００１−２５６１９７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
ここで、ユーザ毎に大量のワークフローが登録されている場合、ワークフロー処理装置１２０のタッチパネル（特に、画面の小さい画像形成装置１０のタッチパネル）で、ワークフロー一覧画面やワークフロー検索画面を操作（ページ送り、スクロールバー操作）して、利用したいワークフローを表示、選択しなければならず、ワークフローを実行するまでに手間がかかるという問題があった。
【０００９】
この問題に対して、ワークフロー一覧画面やワークフロー検索画面で、ログインしたユーザに関連付けられたワークフローをデフォルトとして優先的に（例えば、上位に）表示する方法が考えられる。この方法は、ログインしたユーザが自身に関連するワークフローを選択する場合には有効であるが、ワークフローの中にはログインしたユーザに直接関係しない重要なワークフローも存在する。
【００１０】
例えば、会社等の組織では各ユーザは所定のグループに属しており、ワークフローの中には、個々のユーザには直接関係しないが、そのユーザが属するグループや組織全体に関連する重要なワークフロー（例えば、ある特定の期間に高い頻度で利用するワークフローや、ユーザが属するグループの他のユーザや承認者が利用するワークフローなど）もあり、上記方法では、このような重要なワークフローを容易に選択することができない。
【００１１】
また、上記特許文献１の技術は、登録されているワークフローを頭文字で検索したり、詳細な検索設定条件を入力して検索したりするものであり、この方法では検索操作を簡便にすることはできるが、そもそも上記重要なワークフローの名称等が分からなければ検索ができない。
【００１２】
本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、その主たる目的は、組織に属する個々のユーザに直接関係しないものであっても組織として重要なワークフローを容易に選択可能にするワークフロー処理システム及びワークフロー処理プログラム並びにワークフロー処理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記目的を達成するため、本発明は、予め登録された複数のワークフローの中から選択されたワークフローを処理するワークフロー処理装置において、表示部に、少なくともログイン画面とワークフローの一覧画面と当該一覧画面から遷移するワークフローの検索画面とを表示させる制御部を備え、前記制御部は、前記一覧画面には、前記複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含む第１の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させ、前記検索画面には、前記複数のワークフローの中から、前記ログインユーザを特定する情報を含まない第２の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させるものである。
【００１４】
また、本発明は、予め登録された複数のワークフローの中から選択されたワークフローを処理するシステムを構成する装置で動作するワークフロー処理プログラムであって、前記装置を、表示部に、少なくともログイン画面とワークフローの一覧画面と当該一覧画面から遷移するワークフローの検索画面とを表示させる制御部、として機能させ、前記制御部は、前記一覧画面には、前記複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含む第１の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させ、前記検索画面には、前記複数のワークフローの中から、前記ログインユーザを特定する情報を含まない第２の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させるものである。
【００１５】
また、本発明は、予め登録された複数のワークフローの中から選択されたワークフローを処理するシステムにおけるワークフロー処理方法であって、表示部にログイン画面を表示する第１のステップと、前記表示部にワークフローの一覧画面を表示する第２のステップと、前記表示部に当該一覧画面から遷移するワークフローの検索画面を表示する第３のステップとを有し、前記第２のステップでは、前記複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含む第１の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示し、前記第３のステップでは、前記複数のワークフローの中から、前記ログインユーザを特定する情報を含まない第２の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示するものである。
【発明の効果】
【００１６】
本発明のワークフロー処理システム及びワークフロー処理プログラム並びにワークフロー処理方法によれば、組織に属する個々のユーザに直接関係しないものであっても組織として重要なワークフローを容易に選択可能にすることができる。
【００１７】
その理由は、ワークフローを処理する装置では、ワークフロー一覧画面には、複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含む第１の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させると共に、ワークフロー一覧画面から遷移するワークフロー検索画面には、複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含まない第２の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させる制御を行うからである。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明の一実施例に係るワークフロー処理システムの構成を模式的に示す図である。
【図２】本発明の一実施例に係るワークフロー処理システムの詳細構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施例に係るワークフロー処理の全体の流れを示すフローチャート図である。
【図４】本発明の一実施例に係るワークフロー検索画面の表示処理を示すフローチャート図である。
【図５】本発明の一実施例に係るワークフロー検索画面における検索処理（日付による検索処理）を示すフローチャート図である。
【図６】本発明の一実施例に係るワークフロー検索画面における検索処理（キーワードによる検索処理）を示すフローチャート図である。
【図７】本発明の一実施例に係るワークフロー検索画面における検索処理（承認者による検索処理）を示すフローチャート図である。
【図８】本発明の一実施例に係るワークフロー検索画面における検索処理（関連ユーザＩＤによる検索処理）を示すフローチャート図である。
【図９】本発明の一実施例に係るワークフロー検索画面における検索処理（ジョブ履歴による検索処理）を示すフローチャート図である。
【図１０】本発明の一実施例に係るワークフロー処理装置に表示される画面（ログイン画面）の構成例を示す図である。
【図１１】本発明の一実施例に係るワークフロー処理装置に表示される画面（メニュー画面）の構成例を示す図である。
【図１２】本発明の一実施例に係るワークフロー処理装置に表示される画面（スキャンワークフロー一覧画面）の構成例を示す図である。
【図１３】本発明の一実施例に係る画像形成装置に表示される画面（スキャンワークフロー一覧画面）の構成例を示す図である。
【図１４】本発明の一実施例に係るワークフロー処理装置に表示される画面（スキャンワークフロー検索画面）の構成例を示す図である。
【図１５】本発明の一実施例に係るワークフローの処理に利用されるテーブル（ワークフロー実行履歴レコード）の構成例を示す図である。
【図１６】本発明の一実施例に係るワークフローの処理に利用されるテーブル（キーワード関連付けテーブル）の構成例を示す図である。
【図１７】本発明の一実施例に係るワークフロー処理に利用されるテーブル（検索優先順位テーブル）の構成例を示す図である。
【図１８】従来のワークフロー処理システムの構成を模式的に示す図である。
【図１９】従来のワークフロー処理装置（画像形成装置）に表示される画面の遷移を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
背景技術で示したように、ワークフロー一覧画面又はワークフロー検索画面を用いて、大量に保存されたワークフローの中から所望のワークフローを選択するのは容易ではない。そこで、ログインしたユーザに関連するワークフローを装置側で選択して上記画面にデフォルトとして表示させる方法が用いられている。
【００２０】
しかしながら、組織においては、ログインしたユーザには直接関係しないが、そのユーザが属するグループや組織全体として重要なワークフローもあり、ログインユーザに関連づけてワークフローを表示させる方法では、このような重要なワークフローを容易に選択することはできず、組織の業務進行に支障が生じる場合もあった。
【００２１】
そこで、本発明では、ログインユーザに関連するワークフローとログインユーザには直接関係しないがグループや組織として重要なワークフローとを効果的に表示させる。具体的には、ワークフロー一覧画面には、複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含む第１の情報（例えば、ログインユーザ情報と日時情報及び／又は履歴情報）に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させると共に、ワークフロー一覧画面から遷移するワークフロー検索画面には、複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含まない第２の情報（例えば、日時情報及び／又は履歴情報と必要に応じてログインユーザに予め関連付けられた情報）に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させる。
【００２２】
なお、上記処理は任意の分野のワークフローに対して適用可能であるが、特に、複数のユーザが共有して使用する画像形成装置に関連するワークフローに対して有効である。そこで、以下の実施例では、本発明のワークフローの処理を、画像形成装置を含むシステムに適用する場合について説明する。
【実施例】
【００２３】
上記した本発明の一実施の形態についてさらに詳細に説明すべく、本発明の一実施例に係るワークフロー処理システム及びワークフロー処理プログラム並びにワークフロー処理方法について、図１乃至図１７を参照して説明する。図１は、本実施例のワークフロー処理システムの構成例を示す図であり、図２は、その具体的な構成を示すブロック図である。また、図３〜９は、本実施例のワークフロー処理の手順を示すフローチャート図であり、図１０〜１４は、ワークフロー処理に際して表示される画面の構成例である。また、図１５〜１７は、ワークフロー処理に際して利用されるテーブルの構成例である。
【００２４】
図１に示すように、本実施例のワークフロー処理システムは、スキャンやプリントなどのワークフローで定められた処理を実行するデジタル複合機等の画像形成装置１０と、ワークフローを処理するワークフロー処理装置２０と、スキャンデータやプリントデータ等を保存する外部ストレージサーバ３０などで構成され、これらはＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワーク４０を介して接続されている。以下、各装置の具体的構成について、図２を参照して説明する。
【００２５】
［画像形成装置］
画像形成装置１０は、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３と、表示・操作部１４と、画像読取部１５と、描画処理部１６と、印刷部１７などで構成される。
【００２６】
制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）などで構成される。記憶部１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などのメモリ、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などで構成され、スキャン機能や印刷機能等を実現するためのプログラムを格納するプログラム記憶部と、各ドキュメントのスキャンデータやプリントデータ、当該データに関連するジョブ等を格納するデータ記憶部（例えば、ＭＩＢ：Management Information Base）とを備える。そして、ＲＯＭやＨＤＤに記憶されたプログラムをＲＡＭに展開し、ＣＰＵで実行する。なお、スキャンデータやプリントデータの保存先は記憶部１２に限らず、画像形成装置１０の外部に設けた記憶部や、ネットワーク２０に接続される外部ストレージサーバ３０などとしてもよい。
【００２７】
通信部１３は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムなどで構成され、ワークフロー処理装置２０や外部ストレージサーバ３０との通信を可能とする。
【００２８】
表示・操作部１４は、表示部上に、透明電極が格子状に配置された感圧式の操作部を設けたタッチパネル等で構成され、手指やタッチペン等で押下された力点のＸＹ座標を電圧値で検出し、検出された位置信号を操作信号として制御部１１に出力する。
【００２９】
画像読取部１５は、原稿台上の原稿を走査する光源と、原稿で反射された光を電気信号に変換するＣＣＤ（Charge Coupled Devices）イメージセンサと、電気信号をＡ／Ｄ変換するＡ／Ｄ変換器などにより構成され、原稿台上の原稿用紙からイメージデータを光学的に読み取る。
【００３０】
描画処理部１６は、記憶部１２やワークフロー処理装置２０、外部ストレージサーバ３０から受信したスキャンデータやプリントデータを解析し、スキャンデータやプリントデータをラスタライズして印刷可能なビットマップデータを作成すると共に、必要に応じて、作成したビットマップデータに色変換、濃度調整等の画像処理を施す。
【００３１】
印刷部１７は、電子写真方式や静電記録方式等の作像プロセスを利用した画像形成のために必要な要素、すなわち、帯電装置、感光体ドラム、露光装置、転写ローラ、転写ベルト、定着装置などで構成される。具体的には、帯電装置により帯電された感光体ドラムに露光装置からビットマップデータに応じた光を照射して静電潜像を形成し、現像装置で帯電したトナーを付着させて現像し、そのトナー像を一次転写ローラ、二次転写ベルトを介して紙媒体に転写して定着装置で定着させる処理を行う。
【００３２】
［ワークフロー処理装置］
ワークフロー処理装置２０は、制御部２１と、記憶部２２と、通信部２３と、表示・操作部２４と、スキャン制御部２５と、印刷指示部２６などを備える。
【００３３】
制御部２１は、ＣＰＵなどで構成される。記憶部２２は、ＲＯＭやＲＡＭなどのメモリ、ＨＤＤなどで構成され、プログラム記憶部２２ａとデータ記憶部２２ｂとを備える。プログラム記憶部２２ａは、各種アプリケーションプログラム、要求制御プログラム（印刷管理プログラム、スキャン管理プログラム、ワークフロー処理プログラム、ユーザ認証管理プログラム、アプリケーション制御プログラム、ＭＦＰジョブ履歴解析プログラム）などを記憶する。データ記憶部２２ｂは、各ドキュメントのスキャンデータやプリントデータ、当該データに関連するジョブを格納するファイル記憶部、ワークフローの詳細情報を記述したワークフロー実行履歴レコード（図１５参照）を記憶するワークフロー実行履歴記憶部、ワークフローを記憶するワークフロー記憶部、ユーザデータを記憶するユーザデータ記憶部、ユーザＩＤに対応付けられたキーワード等を記述したキーワード関連付けテーブル（図１６参照）、検索に利用する項目及び各項目の優先順位を記述した検索優先順位テーブル（図１７参照）などで構成される。そして、ＲＯＭやＨＤＤに記憶されたプログラムをＲＡＭに展開し、ＣＰＵで実行する。
【００３４】
上記ワークフロー処理プログラムは、表示・操作部２４に各種画面を表示する制御を行うと共に、ワークフロー一覧画面を表示する際には、複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含む第１の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させ、ワークフロー検索画面を表示する際には、複数のワークフローの中から、ログインユーザを特定する情報を含まない第２の情報に基づいて検索した１以上のワークフローをデフォルトとして表示させる制御を行う。上記制御はプログラムとして実行してもよいし、ハードウェアとして実行してもよい。
【００３５】
通信部２３は、ＮＩＣやモデムなどで構成され、画像形成装置１０や外部ストレージサーバ３０との通信を可能とする。
【００３６】
表示・操作部２４は、タッチパネルなどで構成され、後述するログイン画面やメニュー画面、ワークフロー一覧画面、ワークフロー検索画面などを表示する。
【００３７】
スキャン制御部２５は、画像形成装置１０の画像読取部１５にスキャン指示を行う。
【００３８】
印刷指示部２６は、画像形成装置１０の印刷部１７に印刷指示を行う。
【００３９】
［外部ストレージサーバ］
外部ストレージサーバ３０は、制御部３１と、記憶部３２と、通信部３３などで構成される。
【００４０】
制御部３１は、ＣＰＵなどで構成される。記憶部３２は、ＲＯＭやＲＡＭなどのメモリ、ＨＤＤなどで構成され、プログラム記憶部３２ａとデータ記憶部３２ｂとを備える。プログラム記憶部３２ａは、ユーザ認証管理プログラムなどを記憶する。データ記憶部３２ｂは、スキャンデータやプリントデータなどを記憶する。そして、ＲＯＭやＨＤＤに記憶されたプログラムをＲＡＭに展開し、ＣＰＵで実行する。
【００４１】
通信部３３は、ＮＩＣやモデムなどで構成され、画像形成装置１０やワークフロー処理装置２０との通信を可能とする。
【００４２】
なお、図２は、本実施例のワークフロー処理システムの一例であり、本実施例の制御が可能な限りにおいて、その構成は適宜変更可能である。例えば、スキャンデータやプリントデータ、ユーザデータを画像形成装置１０やワークフロー処理装置２０に記憶する場合は外部ストレージサーバ３０を省略することができるし、ワークフローの登録や指示を行うユーザ端末などを追加することもできる。また、ワークフロー処理装置２０のワークフロー処理機能を画像形成装置１０やユーザ端末に持たせることもでき、この場合はワークフロー処理装置２０を省略し、画像形成装置１０のみ若しくは画像形成装置１０とユーザ端末で構成することもできる。
【００４３】
以下、上記構成のワークフロー処理システムを用いたワークフローの処理方法について、具体的に説明する。
【００４４】
まず、全体の流れについて、図３のフローチャート図を参照して説明する。なお、ワークフロー処理装置２０のデータ記憶部２２ｂのワークフロー記憶部には複数のワークフローが予め登録されており、ワークフロー実行履歴記憶部には各ワークフローの詳細情報が記述された図１５のようなワークフロー実行履歴レコードが予め登録されているものとする。
【００４５】
まず、ワークフロー処理装置２０の制御部２１（ワークフロー処理プログラム）は、表示・操作部２４に図１０のようなログイン画面５０を表示させる。このログイン画面５０にはユーザＩＤやパスワードなどのユーザデータを入力する欄が設けられており、ユーザがユーザデータを入力してログインボタンを押下すると、制御部２１（ユーザ認証管理プログラム）は、入力されたユーザデータとデータ記憶部２２ｂのユーザデータ記憶部に記憶されたユーザデータとを比較してユーザ認証を行う。そして、ユーザ認証の結果がＯＫの場合は、制御部２１（ワークフロー処理プログラム）は、表示・操作部２４に図１１のようなメニュー画面５１を表示させる（Ｓ１０１）。
【００４６】
このメニュー画面５１には、ワークフローを分類したボタン（ここではプリントボタンとスキャンボタン）が設けられており、ユーザが所望の種類のワークフローのボタンを押下（ここではスキャンボタンを押下）すると、制御部２１（ワークフロー処理プログラム）は、表示・操作部２４に図１２のようなスキャンワークフロー一覧画面５２を表示させる（Ｓ１０２）。
【００４７】
このスキャンワークフロー一覧画面５２には、ワークフロー一覧表示エリア（図１２の（１）参照）とワークフロー実行ボタン（図１２の（７）参照）とワークフロー検索ボタン（図１２の（８）参照）などが設けられており、ワークフロー一覧表示エリアには、データ記憶部２２ｂのワークフロー記憶部に記憶されたワークフローが、予め定めた優先順位で表示される。
【００４８】
例えば、データ記憶部２２ｂのワークフロー記憶部に記憶されたワークフローは、図１５のワークフロー実行履歴レコードに示すように、名称、実行日、形式、承認者、ユーザＩＤなどが対応付けられていることから、ワークフロー処理プログラムは、上記ユーザＩＤがログインしたユーザと一致するワークフローを検索して、デフォルトとして表示することができ、このような処理により、ログインしたユーザは自身に関連するワークフローを効率的に選択することができる。また、ログインしたユーザのワークフローが多数ある場合は、実行日が現在に近いワークフローを検索して表示することができ、このような処理により、ログインしたユーザは最近実行したワークフローを効率的に選択することができる。また、ワークフローの実行回数が相対的に多い（利用頻度の高い）ワークフローを検索して表示することもでき、このような処理により、ログインしたユーザはよく実行するワークフローを効率的に選択することができる。
【００４９】
なお、画像形成装置１０にワークフロー処理装置２０と同様の機能を持たせ、画像形成装置１０でログインした場合は、表示・操作部１４には図１３のようなスキャンワークフロー一覧画面５３が表示される。
【００５０】
そして、ユーザはスキャンワークフロー一覧画面５２（又はスキャンワークフロー一覧画面５３）のワークフロー一覧表示エリアに利用するワークフローが表示されているかを判断し（Ｓ１０３）、利用するワークフローが表示されている場合は、ユーザがワークフローを選択してワークフロー実行ボタンを押下すると、制御部２１（スキャン管理プログラム）は画像形成装置１０にスキャンを実行させる（Ｓ１０７）。
【００５１】
一方、ワークフロー一覧表示エリアに利用するワークフローが表示されていない場合は、ユーザがワークフロー検索ボタンを押下すると、制御部２１（ワークフロー処理プログラム）は、表示・操作部２４に図１４のようなスキャンワークフロー検索画面５４を表示させる（Ｓ１０４）。
【００５２】
このスキャンワークフロー検索画面５４には、ワークフロー名を選択／入力する欄（図１４の（１）、（２）参照）とワークフロー実行日を選択／入力する欄（図１４の（３）、（４）参照）とワークフロー形式を選択する欄（図の（５）参照）と承認者を選択／入力する欄（図１４の（６）、（７）参照）と検索ボタン（図１４の（９）参照）などが設けられている。
【００５３】
ここで、従来は、スキャンワークフロー検索画面５４にはデフォルトとしてワークフローが表示されないか、若しくは、スキャンワークフロー一覧画面５２と同じルールで選択したワークフロー（すなわち、ログインユーザ情報に基づいて検索したワークフロー）がデフォルトとして表示されるかのいずれかであったため、ログインしたユーザに直接関係しないが組織上重要なワークフローを効率的に選択することができないという問題があった。しかしながら、本実施例では、ワークフロー処理プログラムは、スキャンワークフロー一覧画面５２とは異なるルールで選択したワークフロー（すなわち、ログインユーザ情報に基づいて検索したワークフローではなく、ログインユーザに直接関係しない、日時情報や履歴情報、必要に応じてログインユーザに予め関連付けられた情報に基づいて検索したワークフロー）がデフォルトとして表示されるため、組織上重要なワークフローを効率的に検索することができる。このワークフローの検索方法については後述する。
【００５４】
そして、スキャンワークフロー検索画面５４の検索ボタンを押せば、組織上重要なワークフローを検索することができるが、更にワークフローを絞り込んだり、別のワークフローを検索することもできる。その場合は、ワークフローの名称や実行日、形式、承認者などの条件を設定して検索ボタンを押下すると（Ｓ１０５）、制御部２１（ワークフロー処理プログラム）は、設定された条件に合致するワークフローを検索し（Ｓ１０６）、スキャンワークフロー一覧画面５２のワークフロー一覧表示エリアに、検索したワークフローを表示させる（Ｓ１０６）。
【００５５】
そして、スキャンワークフロー一覧画面５２のワークフロー一覧表示エリアに表示されているワークフローを選択してワークフロー実行ボタンを押下すると、制御部２１（スキャン管理プログラム）は画像形成装置１０にスキャンを実行させる（Ｓ１０７）。
【００５６】
次に、上記ステップＳ１０４のスキャンワークフロー検索画面５４の表示処理について、図４のフローチャート図を参照して説明する。なお、ワークフロー処理装置２０のデータ記憶部２２ｂには図１６のようなキーワード関連付けテーブル及び図１７のような検索優先順位テーブルが予め登録されているものとする。
【００５７】
前記したように、スキャンワークフロー一覧画面５２で検索ボタンが押下されると、制御部２１（ワークフロー処理プログラム）は、スキャンワークフロー検索画面５４の起動処理を開始する（Ｓ２０１）。
【００５８】
まず、制御部２１（ワークフロー処理プログラム）は、Ｉに０を代入し（Ｓ２０２）、Ｉが図１７に示す検索優先順位テーブルの項目数Ｎ（ここでは５）を超えているかを判断する（Ｓ２０３）。超えている場合はステップＳ２０８に移行し、超えていない場合は、検索優先順位テーブルから検索順位がＩ番目の項目を読み込む（Ｓ２０４）。
【００５９】
次に、制御部２１（ワークフロー処理プログラム）は、読み込んだ検索項目に対応する検索処理（詳細は後述する）を実行する（Ｓ２０５）。なお、図１７では、優先順位付けの基準となる項目として日時情報（日付）と履歴情報（ジョブ履歴）とログインユーザに関連付けられた情報（キーワード、承認者、関連ユーザＩＤなど）を例示しているが、ログインユーザに直接関係しない情報であれば他の情報を用いてもよい。また、図１７では、日付、ジョブ履歴、キーワード、承認者、関連ユーザＩＤの順で検索しているが、検索の順番、検索する項目数、項目の構成も任意である。
【００６０】
次に、制御部２１（ワークフロー処理プログラム）は、検索処理で該当するワークフローが検索されたかを判断し（Ｓ２０６）、該当するワークフローがある場合は、ステップＳ２０８に移行し、該当するワークフローがない場合は、Ｎに１を加算し（Ｓ２０７）、ステップＳ２０３に戻って同様の処理を繰り返す。
【００６１】
そして、制御部２１（ワークフロー処理プログラム）は、検索された１以上のワークフローをスキャンワークフロー検索画面５４のデフォルト値として設定する（Ｓ２０８）。すなわち、検索された１以上のワークフローの名称、実行日、形式、承認者をスキャンワークフロー検索画面５４の各欄に表示させる。そして、スキャンワークフロー検索画面５４の起動処理を終了する（Ｓ２０９）。
【００６２】
次に、上記ステップ２０５の検索処理について、図５乃至９のフローチャート図を参照して説明する。なお、以下の処理は制御部２１（ワークフロー処理プログラム）によって実行される。
【００６３】
［日付による検索処理］
まず、現在の日付を特定し（Ｓ３０１）、データ記憶部２２ｂのワークフロー実行履歴記憶部に記憶されたワークフロー実行履歴レコードを参照して、現在の日付に関連する日に実行されているワークフローを特定し、そのワークフロー名を取得する（Ｓ３０２）。
【００６４】
次に、データ記憶部２２ｂのワークフロー記憶部に記憶されたワークフローの中から、取得したワークフロー名のワークフローを検索する（Ｓ３０３）。
【００６５】
例えば、現在の日付が月末や月初めの場合は、月次予定表や月次経費報告などに関するワークフロー、現在の日付が年末や年始、年度や四半期の区切り近辺の場合は予算計画や開発計画、開発実績などに関するワークフローが検索される。なお、ここでは現在の日付に基づいてワークフローを検索したが、現在の時刻に基づいてワークフローを検索してもよい。その場合は、例えば、現在の時刻が就業時間終了近辺の場合は日誌などに関するワークフロー、現在の時刻が就業時間開始近辺の場合は作業予定などに関するワークフローが検索される。
【００６６】
そして、該当するワークフローがあるかを判断し（Ｓ３０４）、ある場合は、該当するワークフローを取得する（Ｓ３０５）。
【００６７】
このように、日時情報に基づいてワークフローを検索することにより、ログインユーザに直接関係しないが、その日時近辺に実行されている重要なワークフローを効率的に検索することができる。
【００６８】
［キーワードによる検索］
まず、ログインしたユーザのユーザＩＤに対応するキーワード関連付けテーブルを取得する（Ｓ４０１）。
【００６９】
次に、取得したキーワード関連付けテーブルのキーワード（例えば、ジョブ名やドキュメント名）を取得し（Ｓ４０２）、ファイル記憶部や画像形成装置１０のＭＩＢ等に記憶されたジョブの中から、取得したキーワードに関連するジョブを検索する（Ｓ４０３）。
【００７０】
次に、該当するジョブがあるかを判断し（Ｓ４０４）、該当ジョブがある場合は、キーワード関連付けテーブルを参照して、キーワードに対応するワークフロー名を取得し、データ記憶部２２ｂのワークフロー記憶部に記憶されたワークフローの中から、取得したワークフロー名でワークフローを検索する（Ｓ４０５）。例えば、キーワードが購買請求の場合は、購買請求に対応する注文書ワークフローが検索される。
【００７１】
次に、該当するワークフローがあるかを判断し（Ｓ４０６）、ある場合は、該当するワークフローを取得する（Ｓ４０７）。
【００７２】
このように、キーワードに基づいてワークフローを検索することにより、ログインユーザに直接関係しないが、ユーザＩＤに予め関連付けられたキーワードに対応する重要なワークフローを効率的に検索することができる。
【００７３】
［承認者による検索処理］
まず、ログインしたユーザのユーザＩＤに対応するキーワード関連付けテーブルを取得し（Ｓ５０１）、取得したキーワード関連付けテーブルを参照して、ログインユーザに対応する承認者を取得する（Ｓ５０２）。この承認者は、通常、ログインしたユーザが属するグループの責任者等である。
【００７４】
次に、ワークフロー実行履歴テーブルを参照して、取得した承認者のワークフローを特定してワークフロー名を取得し（Ｓ５０３）、データ記憶部２２ｂのワークフロー記憶部に記憶されたワークフローの中から、取得したワークフロー名でワークフローを検索する（Ｓ５０４）。
【００７５】
そして、該当するワークフローがあるかを判断し（Ｓ５０５）、ある場合は、該当するワークフローを取得する（Ｓ５０６）。
【００７６】
このように、承認者に基づいてワークフローを検索することにより、ログインユーザに直接関係しないが、ログインユーザのワークフローを承認する承認者に関連する重要なワークフローを効率的に検索することができる。
【００７７】
［関連ユーザＩＤによる検索処理］
まず、ログインしたユーザのユーザＩＤに対応するキーワード関連づけテーブルを取得し（Ｓ６０１）、取得したキーワード関連付けテーブルの関連ユーザＩＤを取得する（Ｓ６０２）。この関連ユーザＩＤは、例えば、ログインしたユーザが属するグループを構成する他のユーザを特定する情報である。なお、ここではキーワード関連付けテーブルから関連ユーザＩＤを取得する構成としたが、ログインユーザのＩＤがＮＤＳ（Novell Directory Service）やActive Directory（ネットワーク上に存在するハードウェア資源や、それらを使用するユーザの属性、アクセス権などの情報を一元管理するためのディレクトリサービス）等の統合的な認証基盤に管理されている場合は、その統合的な管理基盤のグループ、所属部署のその他のメンバーのＩＤを関連ユーザＩＤとして抽出することもできる。
【００７８】
次に、ワークフロー実行履歴テーブルを参照して、取得した関連ユーザＩＤのワークフローを特定してワークフロー名を取得し（Ｓ６０３）、データ記憶部２２ｂのワークフロー記憶部に記憶されたワークフローの中から、取得したワークフロー名でワークフローを検索する（Ｓ６０４）。
【００７９】
そして、該当するワークフローがあるかを判断し（Ｓ６０５）、ある場合は、該当するワークフローを取得する（Ｓ６０６）。
【００８０】
このように、関連ユーザＩＤに基づいてワークフローを検索することにより、ログインユーザに直接関係しないが、ユーザが属するグループの他のユーザに関連する重要なワークフローを効率的に検索することができる。
【００８１】
［ジョブ履歴による検索処理］
まず、画像形成装置１０のＭＩＢからジョブ履歴を取得し、その中から頻度の高いジョブを特定する（Ｓ７０１）。
【００８２】
次に、キーワード関連づけテーブルを参照して、特定したジョブ名のキーワードに対応するワークフロー名を取得し（Ｓ７０２）、データ記憶部２２ｂのワークフロー記憶部に記憶されたワークフローの中から、取得したワークフロー名でワークフローを検索する（Ｓ７０３）。
【００８３】
そして、該当するワークフローがあるかを判断し（Ｓ７０４）、ある場合は、該当するワークフローを取得する（Ｓ７０５）。
【００８４】
このように、ジョブ履歴に基づいてワークフローを検索することにより、ログインユーザに直接関係しないが、利用頻度の高い重要なワークフローを効率的に検索することができる。
【００８５】
なお、上記実施例では、画像形成装置１０を利用するワークフローに関して記載したが、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、予め定められた手順に従って処理が進められる任意のワークフローに対して同様に適用することができる。
【産業上の利用可能性】
【００８６】
本発明は、ワークフローを一覧画面及び検索画面を用いて選択して処理するシステム又は装置、当該システム又は装置で実行されるプログラム、方法に利用可能である。
【符号の説明】
【００８７】
１０  画像形成装置
１１  制御部
１２  記憶部
１３  通信部
１４  表示・操作部
１５  画像読取部
１６  描画処理部
１７  印刷部
２０  ワークフロー処理装置
２１  制御部
２２  記憶部
２２ａ  プログラム記憶部
２２ｂ  データ記憶部
２３  通信部
２４  表示・操作部
２５  印刷指示部
２６  スキャン制御部
３０  外部ストレージサーバ
３１  制御部
３２  記憶部
３２ａ  プログラム記憶部
３２ｂ  データ記憶部
４０  ネットワーク
５０  ログイン画面
５１  メニュー画面
５２  スキャンワークフロー一覧画面（ワークフロー処理装置）
５３  スキャンワークフロー一覧画面（画像形成装置）
５４  スキャンワークフロー検索画面
１２０  ワークフロー処理装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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