(57)【要約】【課題】  本発明は、画像形成装置（複合機）に設定され、保存されているマクロボタンや送信ボタンなどのユーザー設定情報を、ユーザーが不要となったときに効率的に削除することを目的とする。【解決手段】  ユーザー設定情報が保存されている画像形成装置に対して、別の外部装置におけるユーザー操作をきっかけとして削除要求が通知されることにより、ユーザーが不要となったユーザー設定情報を削除することが可能となる。【選択図】  図１０
2010135910.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続された情報処理装置と画像形成装置を含むユーザー設定情報管理システムにおいて、
前記情報処理装置は、
ユーザーが前記画像形成装置の機器設定情報を削除したときに、前記画像形成装置に対してユーザー情報を含む削除通知を送信する削除通知送信手段を有し、
前記画像形成装置は、
前記画像形成装置の機能をユーザー設定情報に基づいて実行する機能実行手段と、
前記ユーザー設定情報を前記ユーザー情報と関連付けて記憶する設定記憶手段と、
前記画像形成装置からの削除通知を受信する削除通知受信手段と、
前記削除通知受信手段が受信した前記削除通知に含まれる前記ユーザー情報に関連付けられている前記ユーザー設定情報を、前記設定記憶手段に記憶されているユーザー設定情報の中から検索する検索手段と、
前記検索手段による検索の結果、前記削除通知に含まれる前記ユーザー情報に関連付けられた前記ユーザー設定情報を削除する削除手段とを有することを特徴とするユーザー設定情報管理システム。
【請求項２】
前記機器設定情報は、前記情報処理装置に登録されている前記画像形成装置のプリンタドライバーであることを特徴とする請求項１に記載のユーザー設定情報管理システム。
【請求項３】
前記情報処理装置は、前記機器設定情報を前記情報処理装置の表示部に前記画像形成装置に関連付けられた機器アイコンとして表示を行い、前記機器アイコンがユーザーにより削除されたときに、前記削除通知送信手段が前記削除通知を送信することを特徴とする請求項１または２に記載のユーザー設定情報管理システム。
【請求項４】
前記情報処理装置は、前記画像形成装置の前記機能実行手段を実行するための前記ユーザー設定情報を、ユーザーからの要求に応じて生成するためのユーザー設定情報生成手段と、
前記ユーザー設定情報生成手段が生成した前記ユーザー設定情報を送信するユーザー設定情報送信手段とを更に有し、
前記画像形成装置は、前記情報処理装置から前記ユーザー設定情報を受信し、前記設定記憶手段に登録する登録手段を更に有し、
前記ユーザー設定情報生成手段が生成した前記ユーザー設定情報は、前記ユーザー設定情報生成手段に要求を行った前記ユーザーの前記ユーザー情報を含むことを特徴とする請求項１または２に記載のユーザー設定情報管理システム。
【請求項５】
ネットワークを介して接続された情報処理装置と画像形成装置を含むユーザー設定情報管理方法であって、
前記情報処理装置の制御方法は、
ユーザーが前記画像形成装置の機器設定情報を削除したときに、前記画像形成装置に対してユーザー情報を含む削除通知を送信する削除通知送信工程を有し、
前記画像形成装置の制御方法は、
前記画像形成装置の機能をユーザー設定情報に基づいて実行する機能実行工程と、
前記ユーザー設定情報を前記ユーザー情報と関連付けて記憶する設定記憶手段と、
前記画像形成装置からの削除通知を受信する削除通知受信工程と、
前記削除通知受信工程で受信した前記削除通知に含まれる前記ユーザー情報に関連付けられている前記ユーザー設定情報を、前記設定記憶手段に記憶されているユーザー設定情報の中から検索する検索工程と、
前記検索工程における検索の結果、前記削除通知に含まれる前記ユーザー情報に関連付けられた前記ユーザー設定情報を削除する削除工程とを有することを特徴とするユーザー設定情報管理方法。
【請求項６】
前記機器設定情報は、前記情報処理装置に登録されている前記画像形成装置のプリンタドライバーであることを特徴とする請求項５に記載のユーザー設定情報管理方法。
【請求項７】
前記情報処理装置は、前記機器設定情報を前記情報処理装置の表示部に前記画像形成装置に関連付けられた機器アイコンとして表示を行い、前記機器アイコンがユーザーにより削除されたときに、前記削除通知送信工程により前記削除通知を送信することを特徴とする請求項５または６に記載のユーザー設定情報管理方法。
【請求項８】
前記情報処理装置は、前記画像形成装置の前記機能実行工程を実行するための前記ユーザー設定情報を、ユーザーからの要求に応じて生成するためのユーザー設定情報生成工程と、
前記ユーザー設定情報生成工程において生成された前記ユーザー設定情報を送信するユーザー設定情報送信工程とを更に有し、
前記画像形成装置は、前記情報処理装置から前記ユーザー設定情報を受信し、前記設定記憶手段に登録する登録工程を更に有し、
前記ユーザー設定情報生成工程において生成された前記ユーザー設定情報は、前記ユーザー設定情報生成工程において要求を行った前記ユーザーの前記ユーザー情報を含むことを特徴とする請求項５または６に記載のユーザー設定情報管理方法。
【請求項９】
請求項５乃至８のいずれか１項に記載の方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１０】
請求項９に記載のプログラムを記憶したコンピュータで読み出し可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置とネットワークを介して接続された複合機などの外部機器に登録されている設定情報が不要となった際に自動的に削除するためのユーザー設定情報管理方法及びユーザー設定情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コピー、印刷、ＦＡＸ送信、ｅ−ｍａｉｌ送信等を行う機能を持つ複写機（複合機）において、よく使う設定や一連の処理をまとめて実行するマクロなどをボタンとして登録することができる。これにより、ユーザーは複写機（複合機）のユーザーインターフェース上で登録したボタンを押すだけで処理を実行できる。これにより手間の掛かる設定を毎回行う必要がなく、簡単な操作で所望の処理を行うことができる。
【０００３】
一般的に複写機（複合機）は、会社などで共有して使用していることが多い。会社では、部署異動や席替えなど作業するＰＣの位置が変わることが時々起こる。このとき、ユーザーは移動する前に使用していた複写機が遠くなり、近くに別の複写機が設置されていることがある。そうすると、ユーザーは、近くの複写機を使用するようにＰＣの環境を設定しなおし、以前に使用していた複写機は使用しなくなる。
【０００４】
しかしながら、ユーザーは、以前の複写機のプリンタの登録など自分のＰＣ内の設定を削除するが、以前の複写機に対して登録したボタンデータなどの情報を削除することは少なく、使用されなくなった不要なボタンデータが複写機内に残り続けていた。
【０００５】
このように、不要になったデータを検知し、そのデータを削除する方法として、空き容量がなくなったときに削除条件の優先度に応じてデータを削除するものがある（例えば、特許文献１参照）。この文献は、フォームデータに印刷データをオーバレイするプリンタ装置が開示されている。フォームデータを保存するハードディスクの容量が少なくなった場合に、削除条件の優先度に応じてフォームデータを削除する記載がある。
【特許文献１】特開平７−２３０３６７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来の技術では、フォームデータ等のデータを自動的に削除をすることは可能であったが、設定を削除することはできないか、データとその設定が一緒に削除されてしまっていた。また、空き容量、保存期間、使用頻度などを条件として装置が自動的に削除を行っていたため、ユーザーが必要な設定を削除してしまうことが有り得た。また、逆に不要な設定がいつまでも残り続けたりすることが有り得た。
【０００７】
本発明は、画像形成装置（複合機）に設定され、保存されているマクロボタンや送信ボタンなどのユーザー設定情報を、ユーザーが不要となったときに効率的に削除することが可能となることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記の目的を達成するために本発明によるユーザー設定情報管理システムは以下の構成を備える。即ち、
ネットワークを介して接続された情報処理装置と画像形成装置を含むユーザー設定情報管理システムにおいて、
前記情報処理装置は、
ユーザーが前記画像形成装置の機器設定情報を削除したときに、前記画像形成装置に対してユーザー情報を含む削除通知を送信する削除通知送信手段を有し、
前記画像形成装置は、
前記画像形成装置の機能をユーザー設定情報に基づいて実行する機能実行手段と、
前記ユーザー設定情報を前記ユーザー情報と関連付けて記憶する設定記憶手段と、
前記画像形成装置からの削除通知を受信する削除通知受信手段と、
前記削除通知受信手段が受信した前記削除通知に含まれる前記ユーザー情報に関連付けられている前記ユーザー設定情報を、前記設定記憶手段に記憶されているユーザー設定情報の中から検索する検索手段と、
前記検索手段による検索の結果、前記削除通知に含まれる前記ユーザー情報に関連付けられた前記ユーザー設定情報を削除する削除手段とを有する。
【発明の効果】
【０００９】
ユーザーの設定情報が格納されている画像形成装置に対して、その画像形成装置とは別の外部装置におけるユーザー操作をきっかけとして画像形成装置に削除要求が通知される。これによりユーザーが不要になった設定情報を効率的に削除することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照して説明する。
【００１１】
＜第１の実施形態＞
［システム構成］
図１は、本発明を適応可能なユーザー設定情報管理システムの構成の一例を示した図である。情報処理装置１００は、アプリケーションプログラム等の各種プログラムを実行可能である。本発明の文書管理システムは、情報処理装置１００に配置される。また、情報処理装置１００は、イーサネット（登録商標）などのネットワーク１０２に接続される。ネットワークを介して、画像形成装置に対して文書データを画像形成装置が解釈可能なジョブデータ（印刷データ）に変換するプリンタドライバまたはファックスドライバを介して、印刷・ファックス送信などを行う。また、画像形成装置に保持されている設定を変更するアプリケーションを使用して、画像形成装置の設定を変更も行える。ここでいう設定とは送信設定、マクロなどのユーザー設定のことである。１０１は、画像形成装置（複合機）であり、ネットワークインターフェースを介してネットワーク１０２と接続されており、クライアントコンピュータから送信されるジョブデータを解析して画像に変換し、印刷・ファックス送信を行う。
【００１２】
［ハードウェア構成］
図２は、本発明を適応可能なユーザー設定情報管理システムのハードウェア構成の一例を示した図である。
【００１３】
図２に示される情報処理装置１００のハードウェア構成図は、一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとする。本実施形態の情報処理装置には一般的なパーソナルコンピュターやサーバーコンピューターなどの情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【００１４】
図２において、情報処理装置のＣＰＵ２００は、記憶装置２０２からメインメモリ２０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。ここでＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語であり、以下オペレーティングシステムのことをＯＳと呼ぶ。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。
【００１５】
メインメモリ２０１は、ＣＰＵ２００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００１６】
ユーザーインターフェース２０３は、キーボード（不図示）やマウスなどのポインティングデバイス（不図示）からの入力やディスプレイへの表示を制御する。
【００１７】
外部インターフェース２０４は、ＵＳＢなどで接続された各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）等におけるデータアクセスや、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を行う。
【００１８】
画像形成装置１０２は、本発明を適応可能なデジタル複合機である。
【００１９】
画像形成装置１０２は、印刷制御装置２２０と印刷装置２２１とスキャナ２１５から構成される。スキャナ２１５は紙原稿をスキャンして画像データに変換する。スキャナ２１５を利用する機能としては、コピー機能のほか、紙原稿をスキャンして、ＦＡＸ送信、ｅ−ｍａｉｌ送信、ＳＭＢやＦＴＰによるファイル転送、記憶領域であるＢＯＸへの格納などか可能である。
【００２０】
印刷制御装置２２０は、ＣＰＵ２１０とメインメモリ２１１と記憶装置２１２と外部インターフェース２１３とユーザーインターフェース２１４から構成される。
【００２１】
ＣＰＵ２１０は、記憶装置２１２からメインメモリ２０１にロードされた各種制御プログラムを実行する。
【００２２】
メインメモリ２１１は、ＣＰＵ２１０の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００２３】
記憶装置２１２は、各種制御プログラムで設定された内容を保持するためや、印刷用の画像データを保持ために各種制御プログラムによって使用される。
【００２４】
外部インターフェース２１３は、ＵＳＢなどで接続されたメモリへのデータアクセスや、ネットワークに接続されたほかの機器との通信制御処理を行う。
【００２５】
ユーザーインターフェース２１４は、キーボードやタッチパネルからの入力やパネルディスプレイへの表示を制御する。
【００２６】
印刷装置２２１は、メインメモリ２０１にロードされた画像処理プログラムをＣＰＵ２１０が実行することで生成された画像データに対して、紙のハンドリングや画像転写・定着等の一連の画像形成プロセスを実行して、記録紙などの記録媒体上に画像を形成する。また、スキャナにセットされた原稿画像を光学的に読み取ってデジタル画像情報に変換し、そのデジタル画像情報を印刷制御装置２２０に入力することもできる。
【００２７】
［ソフトウェア構成］
図３は、本発明を適応可能なユーザー設定情報管理システムのソフトウェア構成の一例を示した図である。また図３には、印刷制御装置のボタン登録管理システム、入力画像処理システム、送信処理システムのソフトウェア構成も示している。印刷制御装置のソフトウェア構成については追って説明する。
【００２８】
文書管理システム３００は、情報処理装置１００の記憶装置２０２に記憶されており、ＣＰＵ２００がメインメモリ２０１にロードすることで、実行される。
【００２９】
文書管理システム３００は、機器情報管理部３０１と外部設定登録部３０２と外部設定削除通知部３０３から構成される。
【００３０】
図４は、本発明を適応可能な文書管理システムのユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【００３１】
機器情報管理部３０１は、情報処理装置１００とネットワーク１０２で接続された画像形成装置１０１などの外部機器に対して処理を要求するためユーザーインターフェースを提供するための機能を持つ。外部情報管理部３０１によって登録された外部機器は、外部機器表示領域４００に表示される。登録された外部機器のひとつひとつは、外部機器表示領域４００内に機器アイコン４１０として表示され、登録されている機器が並べて表示される。ユーザーは、特定の外部機器に処理要求をしたい場合、要求したい機器が関連付けられている機器アイコンをクリックする、又は処理したいファイルを機器アイコンにドラッグアンドドロップなどの操作を行うことで、外部機器に処理を実行させることができる。
【００３２】
外部設定登録部３０２は、情報処理装置１００とネットワーク１０２で接続された画像形成装置１０１などの外部機器内部の設定を登録するための機能を持つ。
【００３３】
図５は、本発明を適応可能な文書管理システムの外部機器に対して設定を登録するユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【００３４】
外部設定登録部３０２は、図５のユーザーインターフェースを使用して入力された設定を画像形成装置１０１に対してネットワーク１０２を介して送信する。登録情報として、設定を登録するプリンタ名、そのプリンタにログインするためのユーザーＩＤ、ユーザーＩＤに対応するパスワード、登録するボタンの名前、ボタンに登録する処理の内容を入力する。
【００３５】
ボタンに登録する処理の内容は、例として画像形成装置でスキャンした画像を、設定登録を行った情報処理装置に送信する処理を行うボタンを作成する。そのための設定として、図５のユーザーインターフェースでは送信する宛先のフォルダを入力している。また、図面にはないが、送信するためのプロトコル（ＦＴＰやＳＭＢまたはｅ−ｍａｉｌ）を指定する入力欄を追加しても良い。
【００３６】
登録情報を受け取った画像形成装置１０１は、外部インターフェース２１３でデータを受け取り、そのデータを印刷制御装置２２０のボタン登録管理システム３１０に渡す。受信データを受け取ったボタン登録管理システム３１０は、外部操作受信部３１４で受信データを解析し、設定情報をボタン管理部３１１がボタン記憶部３１２に記憶する。記憶する設定情報の内容には、受信したデータのうち、ユーザーＩＤ、ボタン名、宛先フォルダ、送信プロトコルの情報が格納される。
【００３７】
外部設定削除通知部３０３は、機器情報管理部３０１に登録されている外部機器の登録が削除されたときに、削除された設定に関連づいた外部機器に対して、自分自身が登録した設定を削除するように依頼する機能を持つ。外部設定削除通知部３０３より送信された削除通知は、ボタン登録管理システム３１０の外部操作受信部３１４で削除通知の内容を解析する。そして、外部操作受信部３１４は、ボタン管理部３１１に受信データを渡し、受信内容が削除通知であることを解析し、設定の削除処理を行う。受信データには、ユーザーＩＤが含まれており、ボタン管理部３１１は受信データに含まれるユーザーＩＤが登録されているボタンをボタン記憶部３１２に記憶されているボタンデータの中から探す。そして、ユーザーＩＤが一致したボタンを削除する。
【００３８】
ここでは、一例として削除通知を行うための操作を外部機器の登録の削除として挙げたが、これ以外の手段をきっかけとして削除通知の送信を行っても良い。
【００３９】
例えば、ＯＳの登録プリンタの設定が削除されたときに削除された登録プリンタに対して削除通知を行う方法がある。また、例えば、複写機の記憶領域（ＢＯＸ機能）に格納されたスキャン画像データを参照できる文書管理システムにおいて、参照設定の登録を削除したときなどに削除通知を行うこともできる。
【００４０】
さらに、外部設定削除通知部３０３は、削除通知に関する処理を設定できる。
【００４１】
図６は、本発明を適応可能な文書管理システムの削除通知方法を設定するユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【００４２】
このユーザーインターフェースでは、削除通知を外部機器に送信するタイミングと、削除通知送信前にユーザーに外部機器の設定を削除するかを確認するか否かを設定することができる。
【００４３】
削除通知を外部機器に送信するタイミングは、一例として、以下のタイミングがある。
・機器アイコン削除時に送信
・機器アイコンが削除されたあと、他の機器アイコンが新たに登録されたときに送信
・機器アイコンが削除されたあと、ＯＳがシャットダウンする直前に送信
この設定は、ユーザーが機器アイコンの更新を行うとき、一時的に削除した場合に外部機器の設定を削除してしまわないようにするために設ける。なお、上記のタイミングでなくとも削除までの時間を設定するなど他の手段を用いることもできる。
【００４４】
また、削除時にユーザーに対して削除するか否かをユーザーインターフェース上で表示することにより、ユーザーが必要な設定まで消さないようにすることもできる。尚、機器アイコンが削除されたときには、アイコン表示だけでなくユーザー設定も削除される。ユーザー設定とはマクロボタンの設定内容、送信ボタン設定内容などである。
【００４５】
ボタン登録管理システム３１０は、ボタン管理部３１１とボタン記憶部３１２とボタン処理実行部３１３と外部操作受信部３１４から構成される。
【００４６】
ボタン登録管理システム３１０は、印刷制御装置１０１の記憶装置２１２に記憶されており、ＣＰＵ２１０がメインメモリ２１１にロードすることで、実行される。
【００４７】
図７は、本発明を適応可能なボタン登録管理システムのユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【００４８】
このインターフェースは、ボタン登録管理システム３１０のボタン管理部３１１が、ボタン記憶部３１２により記憶装置２１２に保存されているボタンデータを読み込むことによって表示される。ボタン記憶部３１２から読み込んだボタンデータは、ユーザーインターフェース２１４のパネルディスプレイにより表示される。図７は、２つのボタンが登録されている状態を示している。「モノクロでコピー」ボタンと「ＰＣ−Ａに送信」のボタンが登録され表示されている。尚、「ＰＣ−Ａに送信」のボタンの設定情報は図５で設定した内容となっている。
【００４９】
ボタン管理部３１１は、登録されているボタンの追加・削除・変更など、ボタンデータの管理を行う。
【００５０】
ボタン記憶部３１２は、ボタン管理部３１１から取得要求のあったボタンデータを記憶装置２１２からメインメモリ２１１にロードする処理と設定要求のあったボタンデータを記憶装置２１２に記憶する処理を行う。
【００５１】
図８は、本発明を適応可能なボタン登録管理システムのボタンデータの記憶内容の一例を示した図である。
【００５２】
図８は、ボタンデータに画像形成装置でスキャンした画像を、情報処理装置へ送信する処理を記載したものである。
【００５３】
ボタンＩＤは、ボタンデータを一意に識別するためのものである。ＩＤに使用する値の代表例としてＵＵＩＤなどが挙げられる。
【００５４】
ユーザーＩＤは、ボタンを登録したユーザーのユーザーＩＤである。削除要求があった場合は、このユーザーＩＤを使用して削除対象が検索される。
【００５５】
ボタン名は、ボタンの名前である。ユーザーインターフェース上に表示され、ユーザーにどのような処理を行うボタンなのかをわかりやすく伝える。ただし、ボタン名はユーザーが任意に設定することが可能である。
【００５６】
送信対象機器と宛先フォルダは、スキャン画像の送信先を示したものである。
【００５７】
送信対象機器には送信対象機器のネットワークアドレス（ＩＰアドレス）が割り当てられている。宛先フォルダは送信対象機器上のフォルダパスを示している。また、ボタンデータとして、送信プロトコル（ＦＴＰやＳＭＢまたはｅ−ｍａｉｌ）を指定データとしてもつ構成としても良い。
【００５８】
この情報を使用して送信する情報処理装置とフォルダを決定する。なお、送信処理以外の設定がされたボタンデータの場合、送信対象機器と宛先フォルダの項目は無く、替わりにその処理を実行するために必要な設定項目が記憶される。図７の例では「モノクロでコピー」ボタンである、この場合、送信対象機器と宛先フォルダのボタン設定項目の替わりにモノクロ指定とコピー処理の指定がボタンデータとして保持される。
【００５９】
ボタン処理実行部３１３は、ユーザーがユーザーインターフェースでボタンを押したときに、押されたボタンデータの内容を解析し、ボタンデータに記述された処理を実行することが可能なシステムに実行を要求する処理を行う。例えば、ボタンデータに画像形成装置でスキャンした画像を、情報処理装置ＡのフォルダＡＡに送信するという処理が記述されていたとする。この場合、ボタン処理実行部３１３は、送信処理システム３３０にスキャンをしてネットワークアドレス１１１．１１１．１１１．１１１を持つ情報処理装置ＡのフォルダＡＡに送信する処理を要求する。すると、要求を受けた送信処理システム３３０は、入力画像処理システム３２０に画像のスキャンを要求し、外部インターフェースを使用し、生成されたスキャン画像を情報処理装置ＡのフォルダＡＡに送信する。
【００６０】
外部操作受信部は、画像形成装置にネットワークで接続された情報処理装置からのボタン登録内容の変更依頼を受ける処理を行う。文書管理システムからの削除通知は、外部操作受信部３１４に受信され、その内容をボタン管理部３１１が処理する。
【００６１】
［外部機器設定登録処理］
図９は、本発明を適応可能なユーザー設定情報管理システムの外部機器への設定登録処理の一例を示したフローチャートである。
【００６２】
この処理は、ユーザーインターフェース２０３を通してユーザーからの設定登録要求があったときに開始され、設定登録要求を受けた文書管理システム３００の外部設定登録部３０２によって処理される。設定登録要求には、外部機器の宛先、ユーザーＩＤ、ボタン名、送信対象機器、宛先フォルダが含まれる。
【００６３】
文書管理システム３００は、ＣＰＵ２００によって記憶装置２０２からメインメモリ２０１にロードされ、実行される。
【００６４】
まず、ユーザーからの設定登録要求を受けた外部設定登録部３０２は、入力された情報を基にしてボタンデータを作成する（Ｓ９０１）。そして、作成したボタンデータを設定登録要求に含まれる外部機器の宛先に対して送信する。
【００６５】
設定登録要求を受信した画像形成装置は、外部インターフェース２１３を通してボタン登録管理システム３１０の外部操作受信部３１４に送られる。ボタン登録管理システムは、ＣＰＵ２１０によって記憶装置２１２からメインメモリ２１１にロードされ、実行される。
【００６６】
文書管理システム３００からの設定登録要求を受信した外部操作受信部３１４は、ボタン管理部３１１に受信したボタンデータの登録を要求する。要求を受けたボタン管理部３１１は、受け取ったボタンデータを保存するようにボタン記憶部３１２に要求し、ボタンデータを登録する（Ｓ９０３）。
【００６７】
なお、画像形成装置に対するボタンデータの登録処理は、画像形成装置のユーザーインターフェースを使用して、設定項目を入力することにより登録することもできる。
【００６８】
［外部機器の設定削除処理］
図１０は、本発明を適応可能なユーザー設定情報管理システムの外部機器の設定を削除する処理の一例を示したフローチャートである。
【００６９】
この処理は、ユーザーがユーザーインターフェース２０３を通して文書管理システムの機器アイコン４１０の削除要求を指示したときに開始され、文書管理システム３００によって処理される。文書管理システム３００は、ＣＰＵ２００によって記憶装置２０２からメインメモリ２０１にロードされ、実行される。
【００７０】
まず、ユーザーからの機器アイコン４１０の削除要求を受けた機器情報管理部３０１は、削除要求のあった機器アイコンの情報を記憶装置２０２から削除する（Ｓ１００１）。次に、削除通知方法の設定で、機器アイコンの削除後すぐに外部機器への削除通知を行う設定となっているかを調べる（Ｓ１００２）。すぐ削除通知を行わない設定となっていた場合は、機器アイコンを削除した時点では、削除通知を行う内容を保存しておく（Ｓ１００３）のみで削除通知は行わない。保存した削除通知情報は、設定された削除タイミングになったときに参照され、削除通知が行われる。
【００７１】
機器アイコン削除後にすぐに外部機器への削除通知を行う場合、次に、ユーザーに削除確認を行う設定になっていたかを調べる（Ｓ１００４）。削除確認を行う設定になっていた場合、ユーザーインターフェース２０３のディスプレイ上に削除する旨を通知するメッセージを表示する（Ｓ１００５）。ユーザーが確認画面で削除を行わない通知を受けた機器情報管理部３０１は、外部機器への削除通知を行うことなく、処理を終了する。
【００７２】
ユーザーが確認画面で削除を行う通知を受けた機器情報管理部３０１は、外部設定削除通知部３０３に削除要求を通知するように要求する。削除要求を通知された外部設定削除通知部３０３は、外部インターフェースを通して、削除通知を削除した機器アイコンに関連付けられていた画像形成装置に対して送信する（Ｓ１００６）。削除通知には、ユーザーＩＤが含まれる。
【００７３】
文書管理システムより送信された削除通知は、画像形成装置の外部インターフェースを通してボタン登録管理システムの外部操作受信部３１４に送信される。削除通知を受け取った外部操作受信部は、ボタン管理部３１１に削除通知を依頼する。削除通知を受け取ったボタン管理部３１１は、削除通知からユーザーＩＤを取得する（Ｓ１００７）。次に、削除通知から取得したユーザーＩＤと一致するユーザーＩＤを持つボタンデータが存在するかどうかを調べる（Ｓ１００８，Ｓ１００９）。削除通知から取得したユーザーＩＤと一致するユーザーＩＤを持つボタンデータがあった場合、ボタン管理部３１１は、ボタン記憶部３１２に対してボタンデータの削除を要求し、ボタン記憶部３１２は、該当するボタンデータを削除する（Ｓ１０１０）。削除通知から取得したユーザーＩＤとボタンデータのユーザーＩＤが一致しなかった場合は、そのボタンデータは削除しない。この処理を全てのボタンデータに対して行う（Ｓ１０１１，Ｓ１０１２）。
【００７４】
これらの処理により、ユーザーによって機器アイコンが削除されたときに、その機器自体を今後使用しないと判断して、機器アイコンに関連付いた画像形成装置内の当該ユーザーが登録したボタンデータを削除することができる。
【００７５】
なお、外部機器の設定・削除の方法を説明するためによく使う設定や一連の処理をまとめて実行する処理を登録できるボタンデータを一例として説明したが、外部機器に登録できる情報であればボタンデータ以外の設定であっても良い。例えば、ＦＡＸ送信するためのアドレス帳などにも適応できる。アドレス登録時に登録者のユーザーＩＤを登録しておくことで、同様の処理で削除処理を行うことができる。また、それ以外でも、画像形成装置内に保存したスキャン画像データや、スキャン画像データのメール転送設定などの設定についても本発明の外部機器の設定削除処理を適応することができる。
【００７６】
また、Ｓ１００６の削除通知の送信時に削除種別を含めて送付することにより、削除通知に含まれるユーザーＩＤと一致するユーザーＩＤを持つ設定データの中で、特定の種類のデータのみを削除する構成とすることもできる。例えば、削除種別がボタンデータのみとなっていた場合は、削除通知に含まれるユーザーＩＤと一致するユーザーＩＤを持つボタンデータを削除する。その他に、削除種別がＦＡＸのアドレスだった場合、削除通知に含まれるユーザーＩＤと一致するユーザーＩＤを持つＦＡＸのアドレスを削除するなど、特定の設定のみを削除するようにすることもできる。
【００７７】
本発明のユーザー設定情報管理のシステムまたは方法は、ユーザーの情報処理装置（ＰＣ）で実行されている文書管理ソフトウェアやＭＦＰ管理の専用ソフトウェアを利用して実行される。これらのソフトウェアの画面上（表示部）には、プリンタアイコンやＢＯＸ保存アイコンなどのユーザーがよく利用する画像形成装置（ＭＦＰ）の機器設定情報が保存されている。本発明では、これらの機器アイコン（ボタン）をユーザーが自分のＰＣから削除したときに、上記ソフトウェアがユーザーのログイン情報などのユーザー情報ととも画像形成装置に削除通知をする。この削除通知は、その画像形成装置を利用する情報がユーザーのＰＣから削除されたことを通知する。なログイン情報はアクティブ・ディレクトリなどのディレクトリサービスを利用する。これによりＭＦＰとＰＣを利用するユーザーのログイン情報（ユーザー情報）は共用されている。また上記削除通知送信はＰＣ上で実行される文書管理ソフトウェアやＭＦＰ管理ソフトウェアが実行するとしたが、ＯＳ上で実行されるサービスが行う形態としても良い。尚、サービスとして実行している場合には、ＯＳからプリンタの削除操作が行われたことを検知して削除通知を行う構成としても良い。ＯＳからのプリンタ削除操作とは、例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）であれば、コントロールパネルのプリンタ一覧からの削除である。
【００７８】
また、ＰＣからユーザーがよく利用しているプリンタアイコンを削除した場合、そのＰＣから利用しているプリンタのネットワーク名、ネットワークアドレスなど利用しているプリンタの特定情報もＰＣから削除される。尚、プリンタ機種固有のプリンタドライバー（ＤＬＬファイル等）はアイコンの削除とともに削除されてもされなくてもどちらの構成をとっても良い。
【００７９】
一方、画像形成装置（ＭＦＰ）側では操作部（表示部）に送信やＢＯＸ格納などの機能を実行するアイコン（ボタン）がユーザーアイコンとして表示されている。これはユーザーがＭＦＰにログインしたときに、そのユーザー固有の設定で送信やＢＯＸなどのＭＦＰの機能実行を行うアイコンである。例えば送信アイコンはそのユーザーの登録した送信先メールアドレスや転送先ＰＣのフォルダパスなどの情報がユーザー設定情報として画像形成装置に設定記憶される。
【００８０】
画像形成装置が情報処理装置から削除通知受信したとき、削除通知には削除を行ったユーザーのログイン情報などのユーザー情報が含まれている。
【００８１】
また、ユーザーのＰＣからＭＦＰに登録する送信ボタンの送信設定を行うこともできる。この場合、ユーザーはＰＣの文書管理ソフトウェアの画面で送信設定に関する、ボタン名、送信先（メールアドレス、送信先フォルダパス）、送信につかうプロトコル（メール、ＦＴＰ、ＳＭＢ等）を入力する。この設定入力によりユーザー設定情報生成が行われ、ＭＦＰに対しユーザー設定情報送信が行われる。ＭＦＰは受信したユーザー設定情報に基づいて、そのユーザの送信ボタンとして送信設定を登録する。以上がＰＣからのＭＦＰに対する送信ボタンの登録操作の説明である。
【００８２】
本発明の特徴を端的に示す例を挙げる。ユーザーがＰＣ（情報処理装置）でおこなったのは利用しているＭＦＰの印刷機能に関する情報の削除である。つまりプリンタアイコンやプリンタドライバーのリストからの削除である。この削除操作にともない、削除されたプリンタ名やネットワークアドレスを持つＭＦＰに削除を行ったユーザー情報（ユーザーＩＤ）がＭＦＰの送信される。削除通知を受信したＭＦＰは、受信した削除情報のユーザー情報に該当する送信機能に関する登録がないかを設定記憶のなかから検索を行う。該当するユーザー情報（ユーザーＩＤ）のユーザー設定情報（送信設定）が見つかった場合、そのユーザー設定情報（送信設定）を削除する。その結果、表示部に表示されていたそのユーザーの送信ボタン（アイコン）も消去される。
【００８３】
つまり、ＰＣでユーザーが使わなくなったＭＦＰのプリンタアイコンを削除すると、そのＭＦＰに削除通知が送信され、削除通知を受けたＭＦＰはユーザー情報からそのユーザーの送信設定をアイコンを含めて削除する。
【００８４】
今まではユーザー設定は、登録したユーザーが意思を持って削除を行うか、管理者による定期的なメインテナンス以外は、ＭＦＰにいつまでも残存していた。
【００８５】
つまり使わなくなったＭＦＰは、プリンタ機能については、ＰＣからアイコンやプリンタドライバーを削除すればよいが、ＭＦＰに登録されたユーザーの送信設定はいつまでも残ってしまうという問題が起こっていた。
【００８６】
本発明により、今まではユーザーの送信設定は一度ＭＦＰに設定されると使われなくなってもいつまでも残っていたのが、本発明によって不要な設定を自動的に削除することが可能となる。
【００８７】
＜その他の実施形態＞
また本発明は、たとえば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００８８】
なお、本発明は、ソフトウェアのプログラムをシステムあるいは装置に直接または遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって、前述した実施形態の機能が達成される場合を含む。この場合、供給されるプログラムは実施形態で図に示したフローチャートに対応したプログラムである。
【００８９】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００９０】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【００９１】
プログラムを供給するための記録媒体としては以下が挙げられる。たとえば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ）などである。
【００９２】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることが挙げられる。この場合、ダウンロードされるプログラムは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルであってもよい。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００９３】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納してユーザに配布するという形態をとることもできる。この場合、所定の条件をクリアしたユーザに、インターネットを介してホームページから暗号を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用して暗号化されたプログラムを実行し、プログラムをコンピュータにインストールさせるようにもできる。
【００９４】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現されるほか、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどとの協働で実施形態の機能が実現されてもよい。この場合、ＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。
【００９５】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれて前述の実施形態の機能の一部あるいはすべてが実現されてもよい。この場合、機能拡張ボードや機能拡張ユニットにプログラムが書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行う。
【図面の簡単な説明】
【００９６】
【図１】本発明に係るユーザー設定情報管理システムの構成の一例を示した図である。
【図２】本発明に係るユーザー設定情報管理システムのハードウェア構成の一例を示した図である。
【図３】本発明に係るユーザー設定情報管理システムのソフトウェア構成の一例を示した図である。
【図４】本発明に係る文書管理システムのユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【図５】本発明に係る文書管理システムの外部機器に対して設定を登録するユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【図６】本発明に係る文書管理システムの削除通知方法を設定するユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【図７】本発明に係るボタン登録管理システムのユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【図８】本発明に係るボタン登録管理システムのボタンデータの記憶内容の一例を示した図である。
【図９】本発明に係るユーザー設定情報管理システムの外部機器への設定登録処理の一例を示したフローチャートである。
【図１０】本発明に係るユーザー設定情報管理システムの外部機器の設定を削除する処理の一例を示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００９７】
１００  情報処理装置
１０１  画像形成装置（複合機）
１０２  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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