(57)【要約】【課題】ユーザに手間をかけず、組織変更・異動などにも対応した適切な承認者を決定するワークフロー管理サーバ、ワークフロー管理システム、承認者決定方法、プログラム及び記録媒体を提供する。【解決手段】ワークフローを管理するワークフロー管理サーバであって、承認申請対象のデータから前記データの作成日を抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって抽出された作成日の時点に承認申請者が所属していた組織の承認者に決定する承認者決定手段と、を備えることを特徴とする。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフローを管理するワークフロー管理サーバであって、
承認申請対象のデータから前記データの作成日を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出された作成日の時点に承認申請者が所属していた組織の承認者に決定する承認者決定手段と、
を備えることを特徴とするワークフロー管理サーバ。
【請求項２】
前記承認者決定手段は、前記作成日の時点に前記承認申請者が所属していた組織における前記作成日時点の承認者に決定することを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理サーバ。
【請求項３】
前記承認者決定手段は、前記作成日の時点に前記承認申請者が所属していた組織における現在の承認者に決定することを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理サーバ。
【請求項４】
前記承認者決定手段により決定された承認者の現在の通知先を取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得された現在の通知先に承認申請の通知を行う通知手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理サーバ。
【請求項５】
ワークフローを管理するワークフロー管理サーバと、情報処理装置と、がネットワークを介して接続されたワークフロー管理システムであって、
前記ワークフロー管理サーバは、
前記情報処理装置から送信された承認申請対象のデータから前記データの作成日を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出された作成日の時点に承認申請者が所属していた組織の承認者を決定する承認者決定手段と、
を備えることを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項６】
ワークフローを管理するワークフロー管理サーバにおける承認者決定方法であって、
承認申請対象のデータから前記データの作成日を抽出するステップと、
前記抽出された作成日の時点に承認申請者が所属していた組織の承認者に決定するステップと、
を備えることを特徴とする承認者決定方法。
【請求項７】
ワークフローを管理するワークフロー管理サーバにおける承認者決定プログラムであって、
承認申請対象のデータから前記データの作成日を抽出する処理と、
前記抽出された作成日の時点に承認申請者が所属していた組織の承認者に決定する処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする承認者決定プログラム。
【請求項８】
請求項７記載の承認者決定プログラムの処理を記録するコンピュータ読取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフロー管理サーバ、ワークフロー管理システム、承認者決定方法、プログラム及び記録媒体に関し、特に組織変更・異動などにも対応した適切な承認者を決定するワークフロー管理サーバ、ワークフロー管理システム、承認者決定方法、プログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
多くの業務は、組織や個人が部分的に関わって複数の者によって連帯して行われている。業務の開始は、顧客、上司、他部門等からの直接の依頼や手続き的に定められた間接的な依頼によって開始され、社内手続きに従って依頼主や他の者に更なる処理を依頼する。このように連携する複数の作業、すなわち仕事の流れは、データの共有化を実現する管理システムにおける大きな流れの一つであり、ワークフローと称される。一連の仕事は、種々のドキュメントを電子化した電子文書を媒体として行われる。ワークフローシステムにおいては、ルートに従い審査者や承認者に自動的にタスクが回り、審査・承認がなされる。申請者からの指示を要することなく、確認者のレベルから自動的に適切なワークフローにおけるルートを決定することのできるワークフロー決定システムが知られている（特許文献１参照）。
【０００３】
上記のようなワークフローシステムは、現時点の組織、決裁ルート、個人データ等最新情報で実行されるため、時間を遡って過去の組織、決裁ルート、個人の参照を行いたい場合は、ワークフローとは別にデータを保存しておく必要があった。そこで、ワークフローについてのデータを多元化して記憶する多元化データベースを有し、任意の時点の組織、決裁ルート、個人を参照でき、決裁を行えるワークフロー管理システムが提案されている（特許文献２参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記のような技術には、以下の問題点がある。特許文献１記載のワークフローシステムは、組織情報を元に、システムが承認者を自動的に決定するものであるが、組織変更・異動などにより、過去の組織にて提出する必要がある文書を提出する際に、最適な承認者を自動的に決定することが出来ない。
【０００５】
特許文献２記載のワークフローシステムは、過去の任意の時間を検索することで、任意の時点での組織、承認者を決定することが出来るが、過去の組織での決裁ルートであるため、組織変更後の現在では承認者等がすでにその組織にいない等の問題がある。また、どの時点のワークフローが適切か、ユーザ自身が判断した上で日付等の情報を入力しなければならず、ユーザに負担がかかる。
【０００６】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、ユーザに手間をかけず、組織変更・異動などにも対応した適切な承認者を決定することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係るワークフロー管理サーバは、ワークフローを管理するワークフロー管理サーバであって、承認申請対象のデータから前記データの作成日を抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって抽出された作成日の時点に承認申請者が所属していた組織の承認者に決定する承認者決定手段と、を備えることを特徴とする。
【０００８】
本発明に係るワークフロー管理システムは、ワークフローを管理するワークフロー管理サーバと、情報処理装置と、がネットワークを介して接続されたワークフロー管理システムであって、前記ワークフロー管理サーバは、前記情報処理装置から送信された承認申請対象のデータから前記データの作成日を抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって抽出された作成日の時点に承認申請者が所属していた組織の承認者を決定する承認者決定手段と、を備えることを特徴とする。
【０００９】
本発明に係る承認者決定方法は、ワークフローを管理するワークフロー管理サーバにおける承認者決定方法であって、承認申請対象のデータから前記データの作成日を抽出するステップと、前記抽出された作成日の時点に承認申請者が所属していた組織の承認者に決定するステップと、を備えることを特徴とする。
【００１０】
本発明に係る承認者決定プログラムは、ワークフローを管理するワークフロー管理サーバにおける承認者決定プログラムであって、承認申請対象のデータから前記データの作成日を抽出する処理と、前記抽出された作成日の時点に承認申請者が所属していた組織の承認者に決定する処理と、をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１１】
本発明に係る記録媒体は、上記本発明に係る承認者決定プログラムの処理を記録するコンピュータ読取り可能な記録媒体である。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、ユーザに手間をかけず、組織変更・異動などにも対応した適切な承認者を決定することが出来る。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態に係るワークフロー管理システムが適用される情報処理装置（ワークフロー管理サーバ１）のハードウェア構成を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係るワークフロー管理システムのシステム構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係るワークフロー管理システムにおいて承認者を決定するまでの動作処理を示すフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態に係るユーザ情報ＤＢが格納するデータの一例を示す図である。
【図５】ユーザの所属組織異動と、文書作成日、登録日との関係を示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係る組織承認ＤＢが格納するデータの一例を示す図である。
【図７】組織の承認者の変更と、文書作成日、登録日との関係を示す図である。
【図８】ユーザや承認者の異動と、文書作成日、登録日との関係を示す図である。
【図９】本発明の実施形態に係るワークフロー管理システムの全体の流れについて示すタイムチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下に、本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施形態は、本発明の好適な実施形態であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。
【００１５】
本実施形態は、ユーザに手間をかけず、承認申請対象のデータが有する属性値に基づいて、組織変更・異動などにも対応した適切な承認者を決定することを特徴とする。本実施形態では、承認申請対象のデータとして文書データ、承認申請対象のデータが有する属性値として日付情報（特に、文書作成日情報）、を用いて説明する。
【００１６】
（ハードウェア構成）
図１は、本発明の実施形態に係るワークフロー管理システムが適用される情報処理装置（ワークフロー管理サーバ１）のハードウェア構成を示す図である。サーバ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０、表示部１１、Ｉ／Ｆ（Interface）１２、メモリ１３、入力部１４、がバス１５に接続され、構成されている。
【００１７】
ＣＰＵ１０は、メモリ１３と連帯して、ワークフロー管理サーバ１（以下、単にサーバ１とも称す）全体を制御する。メモリ１３には、サーバ１の制御プログラム、各種アプリケーションプログラム等が予め記憶されている。ＣＰＵ１０は、メモリ１３に記憶された制御プログラムに基づいて各機能ブロックの制御を行う。また、メモリ１３に記憶されている各種アプリケーションプログラムの起動／停止及び制御等を行う。
【００１８】
表示部１１は、出力手段である。入力部１４は、キーボードやマウス等の外部入力装置から入力を受け付けることが可能である。
【００１９】
Ｉ／Ｆ１２は、ネットワーク３と接続し、承認申請者ＰＣ（パーソナルコンピュータ）である情報処理装置２及び承認者ＰＣである情報処理装置４と通信することが出来る。ユーザは、承認申請者ＰＣ２から承認申請の対象となる文書データの登録や、ワークフローの承認等を実施する。承認者は、承認者ＰＣ４で、承認申請の受信や、登録文書ＤＢ１３０へアクセスして文書データの閲覧、承認等の処理を実施する。
【００２０】
（システム構成）
図２は、本実施形態に係るワークフロー管理システムのシステム構成図である。ワークフロー実行部１０１、承認者決定部１０２、文書管理部１０３、情報通知部１０４、から構成され、ワークフロー実行部１０１はワークフローＤＢ１１０を参照でき、承認者決定部１０２はユーザ情報ＤＢ１２０及び組織承認ＤＢ１２１を参照でき、文書管理部１０３は登録文書ＤＢ１３０を管理する。
【００２１】
ワークフロー実行部１０１は、ワークフローＤＢ１１０に格納されているワークフローに従って、一連の業務の流れであるワークフローを実行する。ワークフローＤＢ１１０は、現在のワークフローのみならず、過去のワークフローも格納する。また、承認申請の対象として登録された文書データから文書作成日情報等を抽出し、承認者決定部１０２に渡す。登録された文書データは文書管理部１０３に渡す。さらに、承認申請者ＰＣ２や承認者ＰＣ４に、承認申請のための文書登録やワークフロー操作を提供するインターフェイスを生成するＧＵＩ（グラフィック・ユーザ・インターフェイス）提供機能を備えても良い。
【００２２】
承認者決定部１０２は、ワークフロー管理部１０１で抽出された文書作成日情報や、ユーザ情報ＤＢ１２０及び組織承認ＤＢ１２１を参照して承認者を決定する。ユーザ情報ＤＢ１２０は、ユーザが所属する組織情報や、所属していた期間等を格納する。組織承認ＤＢ１２１は、各組織の承認者情報や、承認者の変更等を格納する。
【００２３】
文書管理部１０３は、承認申請の対象として登録された文書データを登録文書ＤＢ１３０に格納する。これによりデータの共有化が実現出来る。
【００２４】
情報通知部１０４は、承認申請等のワークフローシステムにおいて、承認申請者ＰＣ２や承認者ＰＣ４等の他の装置へ通知が必要になった場合に通知を行う。
【００２５】
なお、各種データを保存するワークフローＤＢ１１０、ユーザ情報ＤＢ１２０、組織承認ＤＢ１２１、登録文書ＤＢ１３０は、ワークフロー管理サーバ１が備えるメモリ１３（図１参照）が記憶しても良いし、外部記憶装置に記憶し、必要な場合に参照できるようにしても良く、保存場所は特に限定しない。
【００２６】
（動作処理）
図３は、本実施形態に係るワークフロー管理システムが、承認者を決定するまでのフローチャートである。
【００２７】
はじめに、ユーザにより承認申請者ＰＣ１から、承認申請の対象となる文書データが登録される（ステップＳ１）。ワークフロー実行部は、登録された文書データから、文書データが持つ文書作成日情報を抽出する（ステップＳ２）。本明細書において、文書作成日とは、かかる文書データの作成終了日（最終更新日）を言う。
【００２８】
承認者決定部は、文書作成日情報を元に、ユーザ情報ＤＢ１２０を検索し、組織情報を抽出する（ステップＳ３）。ユーザ情報ＤＢ１２０が格納するデータの一例を図４に示す。ユーザ情報ＤＢ１２０は、各ユーザが過去／現在に所属していた／いる組織情報と、所属期間と、が対応付けられたテーブルを格納する。承認決定部１０２は、ユーザ情報ＤＢ１２０から、登録された文書データが作成された日にユーザがどの組織に所属していたか（所属組織情報）を抽出することが出来る。ユーザの識別は、文書データが持つ作成者情報を参照しても良いし、登録する文書データを送信した承認申請者ＰＣ２を識別して判断しても良いし、文書データを登録する際に入力されたログイン情報（ユーザＩＤ（Identification）等）を参照しても良い。
【００２９】
ステップＳ３では、文書データを登録したユーザ（若しくは登録された文書データが持つ作成者情報で示されるユーザ等）である承認申請者が、登録された文書データの文書作成日において所属していた組織を検索する。これは、例えば図５に示すように、異動によりユーザの所属組織が変更した場合に、前の組織Ｘに所属していた間に作成した文書データを、異動後に登録しようとしたとき、現在の所属組織Ｙの承認者に出せば良いのか、以前の所属組織Ｘの承認者に出せば良いのか判断しかねる場合がある。また、以前の所属組織Ｘの承認者に依頼する場合には、承認者が異動により居なくなっている可能性もあり、過去若しくは現在のいずれのワークフローで依頼すべきかについても、判断しかねる場合がある。また、承認申請を行う文書データがいつ作成されたのか等を確認することも、ユーザにとって手間となる。そこで、ユーザが文書データを登録するだけで、ワークフロー管理サーバにおいて適切な承認者を決定出来るようにする。
【００３０】
さらに承認者決定部は、抽出された所属組織情報を元に、組織承認ＤＢを検索し、承認者を抽出する（ステップＳ４）。組織承認ＤＢが格納するデータの一例を図６に示す。組織承認ＤＢは、各組織における承認者と、該承認者がその組織で承認を担当していた期間と、組織が他の組織に継承された場合の継承した組織情報と、を対応付けたテーブルを格納する。抽出された承認者を文書登録のワークフローの承認者と決定する（ステップＳ５）。
【００３１】
<承認者の決定>
〔第１実施例〕
例えば、ユーザ「渡辺」が、「２００７年８月８日」に作成した文書データを、２００８年４月１５日現在で登録し、ステップＳ３で「渡辺」の過去の（文書データが作成された時点における）所属組織「組織Ａ」が抽出された場合、組織Ａの承認者「田中」が抽出される（図４及び図６参照）。抽出された承認者を、文書登録のワークフローの承認者と決定する。
【００３２】
〔第２実施例〕
上記第１実施例では、単にステップＳ３で抽出された組織の承認者を決定しているが、例えば、組織の承認者が異動により変更している場合は問題が生じる。図７は、組織の承認者の変更と文書作成日、登録日との関係を示す図である。
【００３３】
図７に示すように、ユーザ「井上」が、「２００７年８月８日」に作成した文書データを、２００８年４月１５日に登録すると、ステップＳ３で「井上」の過去の（文書データが作成された時点における）所属組織「組織Ｂ」が抽出される。
【００３４】
従って、ステップＳ４で、上記第１実施例のように単に組織Ｂの承認者を抽出して決定すると、図６に示すように組織Ｂの承認者は異動により変更されているため、「鈴木」「渡辺」の２名が承認者として決定される。「鈴木」は現在組織Ｄに異動し、組織Ｂには居ないが、引継ぎが未実施で、「鈴木」が未だ承認の権限を有し、「渡辺」は有していないことも考え得る。従って、過去・現在のいずれの承認者に決定すべきか、という問題が生じる。さらに、ユーザ自身も所属組織を異動している場合は、誰がどこに異動したかを把握することさえ負担となってしまう。図８は、ユーザの異動、承認者の異動、文書データ作成日、登録日、の関係を示す図である。
【００３５】
そこで、本実施例では、文書データの作成日を参照し、文書データ作成日に承認者であった者を承認者として決定する。上述した例で説明すると、作成日は「２００７年８月８日」のため、２００７年８月８日の時点で組織Ｂの承認者である「鈴木」に決定される。これにより、ユーザがどの時点の承認者に依頼するか指定しなくとも、登録した文書データの作成日から適切な承認者を決定することが出来る。
【００３６】
なお、承認者「鈴木」が承認申請を受けたが、承認対象の文書データを管理するワークフローは現時点のもので運用されている場合、「鈴木」は、承認者ＰＣから、通知された承認申請に対して現在の承認者「渡辺」を指定する旨の通知をワークフロー管理サーバ１に返しても良い。なお、このように承認者から他の承認者を指定された場合や、かかる指定の履歴等を参照してワークフロー管理サーバ１自身が判断し、適切な承認者を決定するようにしても良い。これにより、文書データを登録したユーザに負担をかけることはなく、適切な承認者を決定することが出来る。
【００３７】
〔第３実施例〕
上記実施例２では、文書データ作成日に承認者であった者を承認者として決定しているが、文書データ登録日に承認者である者を承認者として決定することも考え得る。過去の承認者が異動により居なくなっている（承認権限を有さなくなっている）場合もあり、文書データを登録する時点での、現在の組織の承認者が選択された方が適切な場合もあるからである。これにより、組織変更により異動が発生しても柔軟に対応することができる。
【００３８】
さらに、組織の統廃合が行われ、文書データ作成日にユーザが所属していた組織が現在は存在しない場合もある。図６に示すように、組織承認ＤＢが、継承した組織の情報も対応付けて格納している場合は、承継した組織の現在の承認者に決定することも可能である。例えば、ユーザ「伊藤」が、「２００７年１０月１１日」に作成した文書データを、２００８年４月１５日に登録をした時、組織Ｃは2008年4月以降なくなっているが、組織Aが継承しているため、組織Aの現在の承認者である田中を承認者として決定する。
【００３９】
なお、文書データ登録日に承認者である者が承認申請を受けたが、引継ぎが未実施等により、承認対象の文書データを管理するワークフローは過去のままで運用されている場合、通知された承認申請に対して、過去の承認者を指定する旨の通知をワークフロー管理サーバ１に返しても良い。なお、このように承認者から他の承認者を指定された場合や、かかる指定の履歴等を参照してワークフロー管理サーバ１自身が判断し、適切な承認者を決定するようにしても良い。これにより、文書データを登録したユーザに負担をかけることはなく、適切な承認者を決定することが出来る。
【００４０】
以上、いずれの実施例を用いて承認者を決定するかは、予めワークフロー管理サーバ１で設定しておいても良い。
【００４１】
次に、本実施形態に係るワークフロー管理システムの全体の流れについて図９を用いて詳述する。
【００４２】
はじめに、ユーザが承認申請対象の文書データを登録する（Step１０）。文書データは、文書管理部１０３により登録文書ＤＢ１３０に格納される（Step１１）。
【００４３】
一方、ワークフロー実行部１０１は、文書データが持つ文書作成日を抽出する。例えばマイクソフトの文書アプリケーション「Ｗｏｒｄ」で作成した文書データ等は、プロパティの値として作成日時や更新日時を持つ。この場合、「作成日時」とは文書データの作成を開始した日であるが、本明細書では、かかる文書データを作成終了した日である文書作成日を抽出するため、「更新日時」を文書作成日として抽出する。抽出した文書作成日や、ユーザ名を承認者決定部１０２に渡す(Step１２)
【００４４】
承認者決定部１０２は、ユーザ情報ＤＢ１２０を参照して、文書作成時におけるユーザの所属組織情報を抽出する（Step１３）。次に、組織承認ＤＢ１２１を参照して、その組織の承認者の情報を抽出し、承認者を決定する（Step１４）。決定された承認者を、ユーザに通知する（Step１５）。
【００４５】
ユーザが、決定された承認者に対して承認申請を行うと（Step１６）、ワークフロー実行部１０１は、文書登録の手続きであるワークフローを作成する（Step１７）。承認者の通知先をユーザ情報ＤＢに問い合わせ（Step１８）、E-mail等の通知先情報を取得する。過去の承認者に決定された場合、作成されるワークフローは過去のワークフローとなるが、承認者が異動のため居なくなっている可能性もある。承認者の現在の通知先は、ユーザ情報ＤＢから抽出することが出来る。
【００４６】
ワークフロー実行部１０１は情報通知部１０４に通知の依頼を行う（Step１９）。情報通知部は、承認者の通知先（E-mail等）に承認申請の通知を行い（Step２０）、承認者は登録文書の確認や承認処理を行う（Step２１、２２）。
【００４７】
なお、上記説明したタイムチャートでは、承認者の決定をユーザが確認した上で、承認申請を行っているが、文書データを登録したと同時に承認申請を行い、承認者が決定した時点でワークフロー管理サーバ１から承認者ＰＣ４に承認申請の通知を行っても良い。
【００４８】
以上説明したように、本実施形態によれば、文書データが持つ文書作成日情報等の日付情報を元に、承認者決定部がユーザの組織情報を抽出し、現時点若しくは過去の承認者を抽出することができる。従って、最適な承認者をユーザに提示することが出来る。
【００４９】
また、ユーザ自身が日付などの情報を入力する手間を省くことができる。
【００５０】
また、過去の組織情報や承認者の情報に従って承認者を決定すると、組織の異動等により、すでに居なくなってしまったユーザを承認者としてしまう恐れがあるため、現時点の承認者を抽出することで、組織変更や異動等に柔軟に対応することができる。
【００５１】
なお、上記実施形態では電子文書データを例に説明したが、本発明は文書データに限られることはなく、動画像データ等にも適用可能である。
【００５２】
なお、各図のフローチャートやタイムチャートに示す処理を、ＣＰＵが実行するためのプログラムは本発明によるプログラムを構成する。このプログラムを記録する記録媒体としては、半導体記憶部や光学的及び／又は磁気的な記憶部等を用いることができる。このようなプログラム及び記録媒体を、前述した各実施形態とは異なる構成のシステム等で用い、そこのＣＰＵで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。
【００５３】
以上、本発明を好適な実施形態に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることは言うまでもない。
【符号の説明】
【００５４】
１    ワークフロー管理サーバ
２    承認申請者ＰＣ
３    ネットワーク
４    承認者ＰＣ
１０１    ワークフロー実行部
１０２    承認者決定部
１０３    文書管理部
１０４    情報通知部
１１０    ワークフローＤＢ
１２０    ユーザ情報ＤＢ
１２１    組織承認ＤＢ
１３０    登録文書ＤＢ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００５５】
【特許文献１】特開２００７−２６５１９８号公報
【特許文献２】特開２００５−１４１５８８号公報
【図１】
2010198242.tif 000003
【図２】
2010198242.tif 000004
【図３】
2010198242.tif 000005
【図４】
2010198242.tif 000006
【図５】
2010198242.tif 000007
【図６】
2010198242.tif 000008
【図７】
2010198242.tif 000009
【図８】
2010198242.tif 000010
【図９】
2010198242.tif 000011