【手続補正書】
【提出日】平成16年10月6日(2004.10.6)
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【書類名】      明細書
【発明の名称】  情報処理装置及び同装置に用いるプログラム
【特許請求の範囲】
【請求項１】  管理情報を関連付けた文書を文書データベースに登録する手段と、文書データベースに登録した文書を管理情報により検索する手段と、文書データベース中の指定された文書に対する印刷指示に従い印刷ジョブの作成を指令する手段と、前記印刷ジョブを処理する印刷装置の属性情報を取得する手段と、指定された文書に対する印刷指示情報及び該文書の印刷ジョブを処理する印刷装置の属性情報に基づいて印刷指示属性ファイルを作成する手段と、作成された印刷指示属性ファイルを前記管理情報として該当文書に関連付ける手段を有する情報処理装置。
【請求項２】  請求項１に記載された情報処理装置において、文書データベース中の指定された文書に前記印刷指示属性ファイルが関連付けられているか否かを判断する手段を備え、前記印刷ジョブの作成を指令する手段は、印刷指示時に、指定された文書に前記印刷指示属性ファイルが関連付けられていると判断されたことを条件に、該印刷指示属性ファイルを参照し、得られる印刷指示情報及び印刷装置の属性情報を設定条件として付与するようにしたことを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】  請求項２に記載された情報処理装置において、前記印刷指示属性ファイルを作成する手段によって作成された印刷指示属性ファイルをコピーするか、或いは文書に関連付けられた前記印刷指示属性ファイルを切り出し、新たに印刷指示属性ファイルを作成する手段と、新たに作成された印刷指示属性ファイルに記された印刷指示情報及び印刷装置の属性情報を印刷ジョブに設定条件として付与し得るように、該印刷指示属性ファイルを文書ＤＢに単独に登録する手段を備えたことを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】  請求項１乃至３のいずれかに記載された情報処理装置において、前記印刷指示属性ファイルが構造化されたテキストファイル形式によるものであることを特徴とする情報処理装置。
【請求項５】  コンピュータを請求項１乃至４のいずれかに記載された情報処理装置の前記各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理機能を有する情報処理装置に関し、より詳細には、文書に対する印刷指示及び印刷属性情報をファイル化し、文書管理に利用するようにした情報処理装置及びコンピュータに同装置の機能を実現させるためのプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来から、コンピュータの文書作成機能（ワープロや図表作成等のアプリケーションによる）を用いたり、イメージスキャナにより原稿画像を読み取ることにより生成した文書情報は、再利用するために保存するようにし、保存した文書情報は必要なときに取り出せるように管理される。管理形態としては、文書単位で作ったファイルに名前を付けて文書ＤＢ（データベース）に登録しておき、利用時に文書ＤＢからファイル名により必要な文書を検索するという方式によって行われるのが普通である。
ところで、文書ＤＢに蓄積され、管理された文書を取り出して利用する場合、文書を印刷出力させて用いるという形態をとることが一般的であり、そのために文書管理システム側から登録され、管理している文書に対して印刷の実行ができるようにしている。このとき、指定した文書に所望の印刷が行われるように、文書情報とともに印刷条件を設定して指示を与える。この印刷指示は、この後、実際に印刷ジョブを受け取り、作像（描画）処理を行うプリンタ等の印刷装置の機能に適応させる必要があるので、指定した印刷装置のプリンタドライバに対して行われ、そこで、その印刷装置により処理可能な印刷ジョブを作成する。
従って、文書管理システム側から管理している文書に対して印刷実行を要求する場合には、ファイル名により印刷出力したい文書を取り出し、この文書を印刷実行を要求する文書として指定した後に、出力先の印刷装置を指定してそのプリンタドライバに連結する印刷条件設定画面を呼出す、という手順による。なお、この手順を行う場合に、既存のアプリケーションには、前回に設定された印刷条件を記憶しているものがあり、文書ＤＢから取りだした複数の文書に同じアプリケーションを用いて同じ設定による印刷を行うという状況であるときには、新たな入力が不要になるので、入力の簡易化に有効な方法である。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記した従来の文書管理システムにおいては、印刷出力に関連した情報を管理情報として用いるという発想はなく、印刷出力に関連した情報をもとに文書が検索できると便利であると考えるユーザーの要求に応えていない。
また、上記した従来の文書管理システムにおいては、文書管理システム側から行われる印刷実行の要求に従う印刷条件の設定は、基本的に印刷システム側のアプリケーション（出力先の印刷装置のプリンタドライバ）に依存しており、文書管理システムの管理下で、指定文書に対して過去に行った設定或いは他の文書で行った設定を転用するといった操作ができるようになっていないので、設定に手間がかかり、特に、複数のアプリケーションファイルを一つの文書（図１）として管理する文書管理システムにおいて、その困難性がさらに大きくなる。
本発明は、文書ＤＢに登録した文書を、文書に付した管理情報により検索可能とし、検索した文書に対して印刷出力指示が可能な文書管理システムにおける上記した従来技術の問題点に鑑みてなされたもので、その目的は、登録した文書の管理情報として印刷出力に関連した情報を用いることを可能にして、これまでにできなかった文書検索を実現し、また、印刷出力に関連した管理情報を再利用することにより印刷出力の指示を容易にし、文書管理システムの高パフォーマンス化を図ることができる、利便性に優れた文書管理を可能とする情報処理装置（システム）を提供することにある。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、管理情報を関連付けた文書を文書データベースに登録する手段と、文書データベースに登録した文書を管理情報により検索する手段と、文書データベース中の指定された文書に対する印刷指示に従い印刷ジョブの作成を指令する手段と、前記印刷ジョブを処理する印刷装置の属性情報を取得する手段と、指定された文書に対する印刷指示情報及び該文書の印刷ジョブを処理する印刷装置の属性情報に基づいて印刷指示属性ファイルを作成する手段と、作成された印刷指示属性ファイルを前記管理情報として該当文書に関連付ける手段を有する情報処理装置である。
【０００５】
請求項２の発明は、請求項１に記載された情報処理装置において、文書データベース中の指定された文書に前記印刷指示属性ファイルが関連付けられているか否かを判断する手段を備え、前記印刷ジョブの作成を指令する手段は、印刷指示時に、指定された文書に前記印刷指示属性ファイルが関連付けられていると判断されたことを条件に、該印刷指示属性ファイルを参照し、得られる印刷指示情報及び印刷装置の属性情報を設定条件として付与するようにしたことを特徴とするものである。
【０００６】
請求項３の発明は、請求項２に記載された情報処理装置において、前記印刷指示属性ファイルを作成する手段によって作成された印刷指示属性ファイルをコピーするか、或いは文書に関連付けられた前記印刷指示属性ファイルを切り出し、新たに印刷指示属性ファイルを作成する手段と、新たに作成された印刷指示属性ファイルに記された印刷指示情報及び印刷装置の属性情報を印刷ジョブに設定条件として付与し得るように、該印刷指示属性ファイルを文書ＤＢに単独に登録する手段を備えたことを特徴とするものである。
【０００７】
請求項４の発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載された情報処理装置において、前記印刷指示属性ファイルが構造化されたテキストファイル形式によるものであることを特徴とするものである。
【０００８】
請求項５の発明は、コンピュータを請求項１乃至４のいずれかに記載された情報処理装置の前記各手段として機能させるためのプログラムである。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、文書管理機能を備えた本発明の情報処理装置（システム）について説明する。
図１は、管理の対象となる文書の例を示すものである。同図示のように、ワープロファイル、表計算ソフトファイル、画像ファイルといったそれぞれ異なるアプリケーションを用いて作成されたファイルを一つの文書として結合された文書を管理単位とするものである。
図２は、こうした文書を管理することが可能な文書管理機能を備えた情報処理装置（システム）の構成の一例を示すものである。同図示のように、システムは、ユーザが文書の操作を行うクライアントマシンＣＭ、文書の管理を行うサーバマシンＳ１，Ｓ２、文書を印刷指示により出力するプリンタＰ１，Ｐ２がそれぞれネットワーク上に接続され、構成される。
図２のシステムでは、クライアントマシンＣＭは、ワープロや図表作成等のアプリケーションを用いて生成した文書情報にファイル名等の管理情報を付して、サーバマシンＳ１，Ｓ２に登録を指示する。文書登録を指示されたサーバマシンＳ１，Ｓ２では、その文書を文書ＤＢに登録、保存し、利用時にファイル名等の管理情報をもとに文書ＤＢから必要な文書を検索し、取り出せるように文書管理を行う。
また、サーバマシンＳ１，Ｓ２で管理された文書を印刷出力するとき、クライアントマシンＣＭからの指示に従って、サーバマシンＳ１，Ｓ２の文書管理ソフトによりプリンタＰ１，Ｐ２への印刷実行の指令が行われる。このとき、クライアントマシンＣＭの指示内容には、指定した文書に所望の印刷が行われるように、文書情報の指定とともに印刷条件が設定される。印刷指令は、実際に印刷ジョブを受け取り作像（描画）処理を行うプリンタＰ１，Ｐ２それぞれの機能に適応させる必要があるので、指定したプリンタＰ１，Ｐ２のプリンタドライバに対して行われ、そこで、指定プリンタにより処理可能な印刷ジョブを作成する。なお、プリンタドライバは、本例のシステムでは、サーバマシンＳ１，Ｓ２に設けるようにする。
【００１０】
上記で例示した情報処理システム（図２）における文書管理機能に係わる実施形態を説明する。
「実施形態１」
本発明の目的は、管理下の文書に対して印刷出力の指令を可能にした文書管理方法をとる場合に、登録した文書の管理情報として、以前に印刷出力を指令した時の印刷出力関連情報を付加することにより、管理下の文書の検索性能を高めることにある。
このため、本実施形態においては、ユーザが印刷時にプリンタドライバへの指令入力に設定したソート、ステープルなどの印刷指示内容と、印刷指示により取得可能な印刷指定時刻や印刷先プリンタなどの印刷属性を印刷指示属性ファイルとして出力する。この印刷指示属性ファイルを文書管理システム内の登録した文書に関連付けて保管し、検索情報として用いることで、上記目的の実現を図ることを可能にする。
図３及び図４は、「実施形態１」の文書管理機能に係わるブロック図を示す。図３、図４は、文書管理システム１０の文書ＤＢ１３に管理された文書に対しユーザが印刷出力を指示するときの動作に必要となる構成要素と、動作時の情報の流れを示すもので、図３は印刷処理時、図４は印刷処理終了後の結合文書（印刷指示属性ファイル含む）の登録動作時の流れを表す。
図中の文書管理システム１０には、その構成要素として、文書ＤＢ１３の外、指示入力部１１、印刷処理部１２、取り込み処理部１４を備える。また、印刷実行に必要な要素として、プリンタドライバ２０とプリンタ３０を備える。
【００１１】
図３及び図４のシステムにおいて、印刷指令と関連して実行される文書管理に係わる処理について説明する。
図５は、本実施形態の文書管理に係わる処理の実行フローを示すチャートである。
図５を参照すると、ユーザは、文書管理システム１０の管理下にある文書（即ち文書ＤＢ１３に登録されている文書群）から選択した文書に対して、指示入力部１１を通して印刷指示を出す。その際に、文書管理システム１０に登録されているプリンタの一覧が表示され、その中から印刷を行わせるプリンタが選択される（Ｓ１１）。
ユーザによって印刷を行わせるプリンタが選ばれると、そのプリンタに対して詳細な印刷に係わる動作条件の設定（ソート、ステープル、部数、両面印刷など）ができるように、そのプリンタドライバの設定入力画面が表示される（Ｓ１２）。
次に、この設定入力画面へのユーザの操作によって入力された印刷処理の設定データ（印刷指示データ）が印刷処理部１２に渡される。印刷処理部１２では、文書ＤＢ１３から検索された指定文書データと印刷指示データが印刷ジョブの作成指令に付けられ、次のプリンタドライバ２０へと送り込まれる。プリンタドライバ２０では、これらを印刷指示入力として受け取る（Ｓ１６）。
この後、プリンタドライバ２０は、印刷指示入力の指示に従ってプリンタ３０が処理できるデータ形式の印刷ジョブを作成し（Ｓ１７）、作成した印刷ジョブの実行指令をプリンタ３０に対して行う（Ｓ１８）。
【００１２】
この後、プリンタドライバ２０は、実行された印刷出力に関連する情報を文書管理システム１０で用いる管理情報として文書に付加するための処理を行う。即ち、印刷指示属性ファイルを作成し、該当する文書に付加する。この処理によって付加された印刷指示属性情報は、文書検索に用いられる。文書を検索するときに、印刷指示属性情報を検索キーとして用いることにより、検索精度の向上を図ることが可能になる。
このときに作成される印刷指示属性ファイルの形式を本例では、構造化されたテキストファイル形式とする。この形式を採用する理由は、プリンタドライバにはカラー用や白黒用、プリンタの種類などにより多種多彩な印刷設定が存在するため、これらの設定を文書管理システムのデータベースに１つの項目として管理しようとすると、新しいプリンタドライバを導入する毎に文書管理プログラムの変更が必要になるという問題があるためである。そこで、ここでは、ユーザが印刷時にプリンタドライバに入力したソート、ステープルなどの印刷指示と印刷指定時刻や印刷先プリンタなどの印刷属性を、プリンタドライバが所定フォーマットのテキストで記述した共通の印刷指示属性ファイル（例えば、XML言語を利用しフォーマットを決めたファイル）として出力し、文書管理ソフト内の文書に関連付けて保管する。このように、新しいプリンタドライバを導入してもそのプリンタドライバが所定フォーマットのテキストで記述した共通の印刷指示属性ファイルを出力するようになっていれば、文書管理プログラム自体を変更することなく新しいプリンタドライバに対応可能となる。
図６は、所定フォーマットのテキストで記述した印刷指示属性ファイルの一例を示すものである。このファイルには、印刷属性として、例えば〈印刷日時〉〈出力先〉〈プリンタ名〉〈種類〉〈場所〉〈印刷範囲〉、印刷指示として、例えば〈原稿サイズ〉〈変倍〉〈原稿方向〉〈部数〉〈集約／拡大連写〉〈両面／製本〉〈ソート〉〈ステープル〉〈パンチ〉〈印刷品質〉を記述する。
本例のフローによると、印刷指示属性ファイルの作成は、印刷指示属性ファイルを書き出すというステップによって行われる（Ｓ１９）。書き出された印刷指示属性ファイルを決められた場所に出力し、格納される（Ｓ２０）。この例ではプリンタドライバ２０の記憶部を格納場所とする。
【００１３】
次に、プリンタドライバ２０側で作成された印刷指示属性ファイルを文書管理システム１０側で取り込み、管理情報として文書に付加するための処理を行う。
文書管理システム１０は、表示したプリンタドライバ設定入力画面へのユーザの入力操作による印刷指示データと指定文書データに印刷ジョブの作成指令を付けてプリンタドライバ２０に送り込む処理をした後、プリンタドライバ２０側での印刷処理の終了を監視する（Ｓ１３）。印刷処理の終了は、プリンタドライバ２０で行う印刷指示属性ファイルの書き出しの終了時に通知されてくる印刷終了通知を印刷処理部１２が受け取ることにより検知される。
印刷終了を印刷処理部１２が検知し、これを取り込み処理部１４に伝えると、この印刷終了通知を受け取った取り込み処理部１４は、印刷指示属性ファイルの取り込み処理を行う（Ｓ１４）。印刷指示属性ファイルの取り込みは、該ファイルの書き出し場所として決められたプリンタドライバ２０の記憶部から取り込み処理部１４へファイルを転送することにより行われる。
この後、取り込み処理部１４へ取り込んだ印刷指示属性ファイルを文書ＤＢ１３に登録する処理を行う（Ｓ１５）。これは、印刷時に選択された文書（即ちステップＳ１２で文書ＤＢ１３から検索し、印刷指示をした文書）の一セクションとして、この文書と印刷指示属性ファイルを結合し、結合した文書データを文書ＤＢ１３に再登録する処理である。
【００１４】
上記のようにして、文書管理システム１０は、印刷指示属性ファイルを文書の一セクションとして文書に関連付けて保管するので、文書検索を行うとき、印刷指示属性ファイルに書き込まれたデータ（例えば、〈印刷日時〉2001/07/31、〈パンチ〉ON等）に基づいた検索条件によって文書を検索することが可能になる。
図７は、かかる文書検索における処理フローの一例を示すものである。
図７を参照すると、検索時には先ず、印刷指示属性ファイルの項目に検索条件としてのデータが入力できるような形式を持つ検索ダイアログを表示し、ここで検索条件としてのデータ（例えば、〈印刷日時〉2001/07/31、〈パンチ〉ON等）が入力されると（Ｓ２１）、この入力により印刷指示属性ファイルを結合した文書が検索される（Ｓ２２）。
次いで、検索条件のデータをキーとして文書の一セクションとして保管されている印刷指示属性ファイルの内容を解析し（Ｓ２３）、条件と一致する項目データを持つ文書をさらに検索し（Ｓ２４）、ヒットした文書を検索結果としてユーザに一覧表示する（Ｓ２５）。
【００１５】
「実施形態２」
上記「実施形態１」に示した文書管理機能は、登録した文書の管理情報として、以前に印刷出力を指令した時の印刷出力関連情報（印刷指示属性ファイル）を付加し利用することを可能にした。
本実施形態は、上記実施形態１をベースに、ユーザが選択した文書に印刷指示を行うときに文書に結合した印刷出力関連情報（印刷指示属性ファイル）を用いることにより入力操作を容易にし、利便性の向上を図るものである。また、本実施形態においては、文書の一セクションとして印刷指示属性ファイルが結合された文書に印刷指示が行われた場合、印刷指示属性ファイルが持つ印刷指示データをそのまま適用する方法と、印刷指示データを変更して適用する方法を採ることを可能にし、前者の方法による場合にはプリンタドライバ設定入力画面へのユーザの入力操作を不要にした手順により、より迅速、簡便な指示を可能にする。
図８は、「実施形態２」の文書管理機能に係わるブロック図を示す。図８は、文書管理システム１０の文書ＤＢ１３に管理された文書に対しユーザが印刷出力を指示するときの動作に必要となる構成要素と、動作時の情報の流れを示すものである。情報の流れは、印刷処理時及び印刷処理終了後の結合文書（印刷指示属性ファイル含む）の登録動作時の流れを表す。
図中の文書管理システム１０には、その構成要素として、文書ＤＢ１３の外、指示入力部１１、印刷処理部１２を備える。また、印刷実行に必要な要素として、プリンタドライバ２０とプリンタ３０を備える。
【００１６】
図８のシステムにおいて、印刷指令と関連して実行される文書管理に係わる処理について説明する。
図９及び図１０は、本実施形態の文書管理に係わる処理の実行フローを示すチャートである。
図９及び図１０を参照すると、ユーザは、文書管理システム１０の管理下にある文書（即ち文書ＤＢ１３に登録されている文書群）から選択した文書に対して、指示入力部１１を通して印刷指示を出す。その際に、指定された文書データが参照され、印刷指示属性ファイルが取り出される（Ｓ３１）。具体的には、指定された文書データを参照して、文書内のセクションを識別し、印刷指示属性ファイルを保持するセクションにファイルが存在するときに、そのファイルを取り出す、という処理が行われる。
次いで、取得した印刷指示属性ファイルに保持された印刷指示項目の解析処理が行われ（Ｓ３２）、解析結果として得られる印刷指示データが今回の設定データとしてプリンタドライバに設定される。
本実施形態では、文書に結合した印刷指示属性ファイルの設定をそのまま今回の設定でも使用する方法と、印刷指示属性ファイルの設定を変更して使用する方法の選択を可能にして、選択した方法により印刷処理の動作条件が設定され、印刷指示が行われる。なお、設定方法の選択は、ステップＳ３１においてユーザが指定した文書に印刷指示を行う入力操作時に、同時に指示できるようにすると良い。
【００１７】
本例のフローでは、印刷処理条件の設定方法により、処理フローを分岐する。即ち、印刷指示属性ファイルの設定をそのまま今回の設定でも使用する方法が選択される場合、プリンタドライバ設定入力画面（詳細設定を可能とする）へのユーザの入力操作が省略され、プリンタドライバ設定入力画面の表示をしない処理手順が採られる（Ｓ３３−なし）。この処理手順では、印刷指示属性ファイルの設定を今回の設定として、設定された印刷処理の設定データ（印刷指示データ）が印刷処理部１２に渡され、そこで文書ＤＢ１３から検索された指定文書データとこの印刷指示データに印刷ジョブの作成指令を付けて、プリンタドライバ２０に送り込まれる（Ｓ３９）。
他方、印刷指示属性ファイルの設定を変更して使用する方法が選択される場合、プリンタドライバ設定入力画面（詳細設定を可能とする）へのユーザの入力操作ができるように、プリンタドライバ設定入力画面の表示を行う処理手順が採られる（Ｓ３３−あり）。この処理手順では、前ステップで解析された印刷指示属性ファイルの設定データが初期値として用意され（Ｓ３４）、印刷用に今回選択したプリンタのプリンタドライバの設定画面が表示される（Ｓ３５）。ここで、ユーザは、詳細な印刷に係わる動作条件の設定（ソート、ステープル、部数、両面印刷など）の変更を行う。変更後に設定された印刷処理の設定データ（印刷指示データ）は印刷処理部１２に渡され、そこで文書ＤＢ１３から検索された指定文書データと印刷指示データに印刷ジョブの作成指令を付けてプリンタドライバ２０に送り込まれる。プリンタドライバ２０は、これを印刷指示入力として受け取る（Ｓ４１）。
この後、プリンタドライバ２０は、いずれの設定方法による場合でも、送られてくる印刷指示に従い、指示プリンタ３０が処理できる形式による印刷データのジョブを作成し（Ｓ４２）、作成した印刷ジョブの実行指令をプリンタ３０に対して行う（Ｓ４３）。
【００１８】
この後、プリンタドライバ２０は、実行された印刷出力に関連する情報を文書管理システム１０で用いる管理情報として作成し、出力する処理を行う。
ここでは、印刷指示の際に、印刷指示属性ファイルが持つ印刷指示データをそのまま印刷処理条件として適用する設定方法を指示した場合には、新たにファイルの登録、管理をしないような対応をとる。従って、印刷指示属性ファイルの設定を変更して印刷指示をしたときのみ該当文書に印刷指示属性ファイルを付加する処理を実施する。
本実施形態のフローでは、印刷実行の指令をプリンタ３０に行った後、プリンタドライバ２０は、印刷指示の設定変更が行われたか否かをチェックし（Ｓ４４）、その結果により、新たなファイルの登録、管理に必要な印刷指示属性ファイルの作成を行うか、行わないかその処理を分岐する。なお、上記のチェックはユーザが選択した印刷指示の設定方法に準じて判断される。
印刷指示の設定変更が行われなかった場合には（Ｓ４４−なし）、印刷指示属性ファイルの作成をせずに、印刷終了通知を文書管理システム１０側に行う。この印刷終了通知を受け取る文書管理システム１０では、この通知が来るのを監視しており（Ｓ４０）、通知を受け取ると処理フローを終了する。
他方、印刷指示の設定変更が行われた場合には（Ｓ４４−あり）、印刷指示属性ファイルを書き出すというステップによって、印刷指示属性ファイルの作成を行う（Ｓ４５）。この例では書き出された印刷指示属性ファイルをプリンタドライバ２０の記憶部に格納する（Ｓ４６）。また、書き出し時に印刷終了通知を文書管理システム１０側に行う。
【００１９】
次に、プリンタドライバ２０側で作成された印刷指示属性ファイルを文書管理システム１０側で取り込み、管理情報として該当文書に付加するための処理を行う。
文書管理システム１０は、ステップＳ３５において表示したプリンタドライバ設定入力画面へのユーザの入力操作により印刷指示を行い、プリンタドライバ２０に送り込んだ後、プリンタドライバ２０側での印刷処理の終了を監視する（Ｓ３６）。この監視はプリンタドライバ２０から印刷指示属性ファイルの書き出し時に通知されてくる印刷終了通知を受け取るまで続く。
印刷終了通知を受け取ると、プリンタドライバ２０側で作成された印刷指示属性ファイルの取り込み処理を行う（Ｓ３７）。印刷指示属性ファイルの取り込みは、該ファイルの書き出し場所として決められたプリンタドライバ２０の記憶部からファイルを文書管理システム１０側に転送することにより行われる。
この後、文書管理システム１０側では、取り込んだ印刷指示属性ファイルを文書ＤＢ１３に登録する処理を行う（Ｓ３８）。本例では、設定に当たって元にした印刷指示属性ファイルを設定変更して適用した今回の印刷指示属性ファイルで入れ替える、即ち、印刷時に選択された文書（即ちステップＳ３１で文書ＤＢ１３から検索し、印刷指示をした文書）の一セクションとして、結合された印刷指示属性ファイルをステップＳ３７で取り込んだファイルにより更新し、再登録する。
【００２０】
「実施形態３」
上記「実施形態２」に示した文書管理機能は、ユーザが選択した文書に印刷指示を行うときに、管理情報として文書に結合した印刷出力関連情報（印刷指示属性ファイル）を利用することを可能にした。
本実施形態は、上記実施形態２の機能に加え、ユーザが選択した文書に印刷指示を行うときに他の文書に適用した印刷出力関連情報（印刷指示属性ファイル）を用いることも可能にし、印刷指示を容易に行えるようにし、さらに利便性の向上を図るものである。
このために、本実施形態においては、上記実施形態１，２におけるように、プリンタドライバで作成された印刷指示属性ファイルが文書管理システム１０内に取り込まれ、印刷指示された文書と関連付けて利用されるだけでなく、印刷指示属性文書として単独で文書管理システム１０に登録され、利用され得るようにする。また、既に印刷指示属性ファイルが関連付けられている登録された文書から、印刷指示属性ファイルの部分に対しコピーや取り出し指示をする（文書内のセクションのコピー、取り出し機能を利用）ことにより、印刷指示属性ファイルが印刷指示属性文書として単独で文書ＤＢに登録され、利用され得るようにする。
【００２１】
図１１は、「実施形態３」の文書管理機能に係わるブロック図を示す。図１１は、文書管理システム１０で管理された文書に対し指示された印刷処理の終了後、結合文書（印刷指示属性ファイル含む）及び独立した印刷指示属性文書それぞれを文書ＤＢ１３に登録する動作に必要となる構成要素と、情報の流れを示すものである。
図中の文書管理システム１０には、構成要素として、文書ＤＢ１３の外、印刷処理部１２、取り込み処理部１４、を備える。なお、印刷処理に係わる構成要素については「実施形態１」におけると同様の構成により実施し得るので、先の図３に関する説明を参照することとする。
【００２２】
図１１のシステムにおいて、文書管理システム１０で印刷処理終了後、印刷処理に関連した文書の登録を行う、本実施形態の文書管理に係わる処理について説明する。
図１２は、本実施形態の文書管理に係わる処理の実行フローを示すチャートである。
図１２を参照して、処理フローを説明する。本実施形態の処理フローは「実施形態１」の図５において示したと同じ処理フローに従って処理が進行する。即ち、文書管理システム１０において、ユーザが選択した文書に対して印刷指示を行い、それを受けるプリンタドライバ２０において、印刷指示に従い印刷ジョブを作成し、プリンタ３０に印刷実行を指令する。また、実行した印刷に関連する情報を記した印刷指示属性ファイルを文書管理システム１０に出力する、という処理を行っており（図５の「実施形態１」のフローにおけるステップＳ１１〜Ｓ１４，Ｓ１６〜Ｓ２０は、それぞれ図１２の本実施形態のフローにおけるステップＳ５１〜Ｓ５４，Ｓ６１〜Ｓ６５に相当する）、ここまでの処理に変わりがない。よって、この同一ステップの詳細については、上記した「実施形態１」の説明を参照することとして、ここでは記述を省略する。
【００２３】
本実施形態を特徴付ける印刷指示属性文書の登録処理に係わるステップについて説明する。
この処理は、先のステップＳ６４，Ｓ６５でプリンタドライバ２０によって作成された印刷指示属性ファイルを文書管理システム１０で管理情報として利用するために、文書ＤＢ１３に登録する処理である。
従って、この処理の始めに、印刷指示属性ファイルを文書管理システム１０側に取り込む処理を行う。取り込み処理は、プリンタドライバ２０から印刷指示属性ファイルの書き出しの終了時に通知されてくる印刷終了通知を印刷処理部１２が受け取ったときに、取り込み処理部１４が行う（Ｓ５４）。
この後、取り込み処理部１４へ取り込んだ印刷指示属性ファイルを文書ＤＢ１３に登録する。本実施形態では、印刷指示属性ファイルが内容に含まれる２つの文書として、登録される。
１つは、印刷時に選択された文書（即ちステップＳ５２で文書ＤＢ１３から検索し、印刷指示をした文書）に印刷指示属性ファイルを結合し、一つの文書として登録する。この登録処理は、取り込み処理部１４で文書ＤＢ１３から取り出した印刷指示された文書に、該文書を含む登録文書の一セクションとして印刷指示属性ファイルを結合し、結合した文書データを文書ＤＢ１３に再登録する手順による（Ｓ５５）。
もう１つは、印刷指示属性ファイルを印刷指示属性文書として単独で（即ち、印刷指示した元の文書に結合することなく）登録する。この登録処理は、取り込み処理部１４で取り込んだ印刷指示属性ファイルのみを登録文書として文書ＤＢ１３に新規に登録する（Ｓ５６）。なお、上記では印刷処理の終了時にプリンタドライバ２０で作成された印刷指示属性ファイルをもとに印刷指示属性文書を登録する方法を示したが、単独の印刷指示属性文書を登録する別の方法として、文書ＤＢ１３に既に登録されている結合文書に対し、そのセクションのコピー、取り出し機能を用いる方法が採用可能である。この機能を用いて印刷指示属性ファイルのセクションに対しコピーや取り出し指示をすることにより、印刷指示属性ファイルを単独で印刷指示属性文書として文書ＤＢ１３に登録することが可能になる。
上記のようにして登録した印刷指示属性文書は、登録されている印刷対象となる通常の他の文書と結合する処理手順を用意し、結合処理によって既に登録されている結合文書（印刷指示された文書に印刷指示属性ファイルを結合した文書）と同様の文書データを構成し得るようにする。ユーザにより既に登録されている通常の他の文書と印刷指示属性文書との結合指示とともに、結合された文書に対して印刷指示が出された場合、結合後の文書に対して「実施形態２」におけると同様の方法による印刷処理を行うことができる。
【００２４】
「実施形態４」
本実施形態は、上記実施形態１〜３にそれぞれ示した文書管理機能を実現する手段として、コンピュータとコンピュータプログラムを用いるものである。
このコンピュータプログラムは、サーバマシンＳ１，Ｓ２の情報処理システム（図３、図４、図８及び図１１、参照）を構成する処理手段として、コンピュータを機能させるためのプログラムである。即ち、文書管理に係わる処理（図５、図７、図９、図１０及び図１２の処理フロー、参照）を実行するための手順を記述した処理プログラムを用意し、用意したプログラムをサーバマシンＳ１，Ｓ２が有するコンピュータによりドライブすることにより、上記実施形態１〜３それぞれにおける所期の文書管理機能が実現される。
この処理プログラムは、周知のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録され、記録媒体を介してコンピュータに搭載される。即ち、サーバマシンＳ１，Ｓ２が有するコンピュータ（ＣＰＵ）の制御下の記憶媒体として用いられるか、記録媒体からマシン内蔵の記憶手段にインストールされ、記録媒体に記録されたプログラムがドライブされ、文書管理に係わる処理・操作が実行される。
【００２５】
【発明の効果】
（１）  請求項１の発明に対応する効果
文書ＤＢに登録した文書を、文書に付した管理情報により検索し、検索した文書に対して印刷指示を可能とした文書管理システムにおいて、印刷指示された文書に対する印刷指示情報及び同文書に対する印刷装置の属性情報に基づいて印刷指示属性ファイルを作成し、作成された印刷指示属性ファイルを管理情報として該当文書に関連付けるようにしたので、管理下の文書を印刷指示の設定内容（例えばソート、ステープル等）や印刷属性（例えば印刷時刻、印刷先プリンタ等）で検索することが可能になり、これまでできなかった文書検索を実現し、検索性能の向上を図ることが可能になる。
【００２６】
（２）  請求項２の発明に対応する効果
上記（１）の効果に加えて、印刷指示が行われた文書に印刷指示属性ファイルが関連付けられている場合に、該ファイルに記された設定を適用した印刷指示を行う手順を用意したので、ユーザによる設定操作の手間が省け、入力操作を容易にし、特に、複数のアプリケーションファイルを一つの文書として管理する（図１、参照）文書管理システムにおいて利便性の向上を図ることが可能になる。
（３）  請求項３の発明に対応する効果
上記（１）、（２）の効果に加えて、文書に結合された印刷指示属性ファイルをコピーするか、或いは切り出し、新たに印刷指示属性ファイルを作成し、作成された印刷指示属性ファイルを印刷指示に使用し得るように文書ＤＢに単独に登録するようにしたので、選択した文書に印刷指示を行うときに他の文書に適用した印刷指示属性ファイルを用いることも可能になり、印刷指示を容易に行え、利便性の向上を図ることが可能になる。
（４）  請求項４の発明に対応する効果
上記（１）〜（３）の効果に加えて、印刷指示属性ファイルを構造化されたテキストファイル形式により記述したので、新たなプリンタを導入しても、所定フォーマットのテキストで記述した共通の印刷指示属性ファイルを出力するようになっていれば、文書管理プログラム自体を変更することなく新しいプリンタに対応することが可能となる。
（５）  請求項５の発明に対応する効果
コンピュータを請求項１乃至４に記載された情報処理装置が有する前記各処理手段として機能させるプログラムを実行するこにより、所期の文書管理機能を容易に実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  一文書として結合された管理の対象となる文書の例を示す。
【図２】  文書管理機能を備えた情報処理装置（システム）の構成の一例を示す。
【図３】  情報処理装置の文書管理機能（実施形態１）に係わるブロック図（印刷処理時）を示す。
【図４】  情報処理装置の文書管理機能（実施形態１）に係わるブロック図（登録動作時）を示す。
【図５】  文書管理に係わる処理フロー（実施形態１）を示す。
【図６】  所定フォーマットのテキストで記述した印刷指示属性ファイルの一例を示す。
【図７】  印刷指示属性ファイルを用いた文書検索における処理フローの一例を示す
【図８】  情報処理装置の文書管理機能（実施形態２）に係わるブロック図を示す。
【図９】  文書管理に係わる処理フロー（実施形態２）の一部を示す。
【図１０】  文書管理に係わる処理フロー（実施形態２）の他部を示す。
【図１１】  情報処理装置の文書管理機能（実施形態３）に係わるブロック図（登録動作時）を示す。
【図１２】  文書管理に係わる処理フロー（実施形態３）を示す。
【符号の説明】
１０…文書管理システム、        １１…指示入力部、
１２…印刷処理部、              １３…文書ＤＢ（データ・ベース）、
１４…取り込み処理部、          ２０…プリンタドライバ、
３０…プリンタ、                ＣＭ…クライアントマシン、
Ｓ１，Ｓ２…サーバマシン、      Ｐ１，Ｐ２…プリンタ。