(57)【要約】【課題】公開情報毎に責任者を設定でき、しかも、各責任者の権限を明確にできる公開情報管理システムのサーバを提供する。【解決手段】公開情報データベースに記憶される公開情報に、その公開情報の責任者を特定する責任者ＩＤと、その公開情報の取り扱いに関する各種設定情報とを関連付ける。サーバは、各クライアントにて入力された認証用ＩＤでユーザ認証を行う。そして、利用者が認証されたクライアントから公開情報データベースに記憶される公開情報の編集要求があると、そのクライアントで入力された認証用ＩＤを責任者用ＩＤとして関連付けた公開情報についてのみ編集権限を与える。【選択図】      図１２
2010198619.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して複数のクライアントを接続してなり、複数の公開情報を記憶するための公開情報データベースを管理する公開情報管理サーバにおいて、
前記公開情報データベースに記憶される公開情報は、その公開情報の責任者を特定する責任者ＩＤと、その公開情報の取り扱いに関する各種設定情報とを関連付けており、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報は、その公開情報に対する利用者の参加登録に対して上長承認を必要とするか事前に承認済とするかを識別する情報を含み、
前記各クライアントの利用者に対してそれぞれ設定されたその利用者固有の認証用ＩＤを記憶する認証用ＩＤ記憶手段と、
前記クライアントにて入力された認証用ＩＤで前記認証用ＩＤ記憶手段を検索してユーザ認証を行う認証手段と、
前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントから前記公開情報データベースに記憶される公開情報の閲覧要求があると、公開情報のリストデータを前記ネットワークを介して前記クライアントに送信する公開情報リスト送信手段と、
前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントから前記公開情報リスト送信手段により当該クライアントに送信したリストデータ中のいずれかの公開情報に対して参加登録要求があると、その参加登録要求のあった公開情報を特定可能な固有情報と前記利用者の認証用ＩＤとを含む参加登録データを参加登録データベースに記憶させる参加登録データ記憶手段と、
前記参加登録データベースに記憶される各参加登録データのうち、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報として上長承認を必要とする旨が設定された公開情報の参加登録データについては上長承認待ちのデータとして、その参加登録データに含まれる認証用ＩＤで特定される利用者に対する上長の認証用ＩＤで認証された前記クライアントからの上長承認を受付ける承認受付手段と、
前記参加登録データ記憶手段で記憶される各参加登録データのうち、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報として事前に承認済とする旨が設定された公開情報の参加登録データに対しては承認済のデータとして、当該参加登録データに含まれる認証用ＩＤで認証された前記クライアントからの参加申込みを受付ける参加申込み受付手段と、
前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントから前記公開情報データベースに記憶される公開情報の編集要求があると、そのクライアントで入力された認証用ＩＤを責任者用ＩＤとして関連付けた公開情報についてのみ編集権限を与える権限付与手段と、を具備し、
前記権限付与手段は、前記上長承認を必要とするか事前に承認済とするかを識別する情報に関して編集権限を与えることを特徴とする公開情報管理サーバ。
【請求項２】
ネットワークを介して複数のクライアントを接続してなり、複数の公開情報を記憶するための公開情報データベースを管理する公開情報管理サーバにおいて、
前記公開情報データベースに記憶される公開情報は、その公開情報の責任者を特定する責任者ＩＤと、その公開情報の取り扱いに関する各種設定情報とを関連付けており、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報は、その公開情報に対して参加登録のあった利用者のリストを利用者全員に公開するか公開しないかを識別する情報を含み、
前記各クライアントの利用者に対してそれぞれ設定されたその利用者固有の認証用ＩＤを記憶する認証用ＩＤ記憶手段と、
前記クライアントにて入力された認証用ＩＤで前記認証用ＩＤ記憶手段を検索してユーザ認証を行う認証手段と、
前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントから前記公開情報データベースに記憶される公開情報の閲覧要求があると、公開情報のリストデータを前記ネットワークを介して前記クライアントに送信する公開情報リスト送信手段と、
前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントから前記公開情報リスト送信手段により当該クライアントに送信したリストデータ中のいずれかの公開情報に対して参加登録要求があると、その参加登録要求のあった公開情報を特定可能な固有情報と前記利用者の認証用ＩＤとを含む参加登録データを参加登録データベースに記憶させる参加登録データ記憶手段と、
前記参加登録データベースに記憶される各参加登録データに基づいて、前記公開情報毎に参加者リストを作成する参加者リスト作成手段と、
前記公開情報の取り扱いに関する設定情報として参加登録のあった利用者のリストを利用者全員に公開する旨が設定された公開情報については、前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントからのリスト要求に対して前記参加者リスト作成手段により作成される参加者リストを応答送信する第１のリスト応答手段と、
前記公開情報の取り扱いに関する設定情報として参加登録のあった利用者のリストを、利用者全員に公開しない旨が設定された公開情報については、その公開情報に含まれる責任者ＩＤで認証されたクライアントからのリスト要求に対して前記参加者リスト作成手段により作成される参加者リストを応答送信する第２のリスト応答手段と、
前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントから前記公開情報データベースに記憶される公開情報の編集要求があると、そのクライアントで入力された認証用ＩＤを責任者用ＩＤとして関連付けた公開情報についてのみ編集権限を与える権限付与手段と、を具備し、
前記権限付与手段は、前記参加登録された利用者のリストを利用者全員に公開するか公開しないかを識別する情報に関して編集権限を与えることを特徴とする公開情報管理サーバ。
【請求項３】
ネットワークを介して複数のクライアントを接続してなり、複数の公開情報を記憶するための公開情報データベースを管理する公開情報管理サーバにおいて、
前記公開情報データベースに記憶される公開情報は、その公開情報の責任者を特定する責任者ＩＤと、その公開情報の取り扱いに関する各種設定情報とを関連付けており、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報は、その公開情報に対して参加登録のあった利用者への案内メールを自動送信するか宛先設定後一旦保存するかを識別する情報を含み、
前記各クライアントの利用者に対してそれぞれ設定されたその利用者固有の認証用ＩＤを記憶する認証用ＩＤ記憶手段と、
前記クライアントにて入力された認証用ＩＤで前記認証用ＩＤ記憶手段を検索してユーザ認証を行う認証手段と、
前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントから前記公開情報データベースに記憶される公開情報の閲覧要求があると、公開情報のリストデータを前記ネットワークを介して前記クライアントに送信する公開情報リスト送信手段と、
前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントから前記公開情報リスト送信手段により当該クライアントに送信したリストデータ中のいずれかの公開情報に対して参加登録要求があると、その参加登録要求のあった公開情報を特定可能な固有情報と前記利用者の認証用ＩＤとを含む参加登録データを参加登録データベースに記憶させる参加登録データ記憶手段と、
前記公開情報の取り扱いに関する設定情報として案内メールを自動送信する旨が設定された公開情報については、その公開情報に含まれる責任者ＩＤで認証されたクライアントからの案内通知要求に対して、その公開情報に参加登録のあった利用者宛の案内メールを送信する案内メール自動送信手段と、
前記公開情報の取り扱いに関する設定情報として案内メールを宛先設定後一時保存する旨が設定された公開情報については、その公開情報に含まれる責任者ＩＤで認証されたクライアントからの案内通知要求に対して、その公開情報に参加登録のあった利用者宛の案内メールを該当クライアントに対応するメールボックスに一時保存する案内メール一時保存手段と、
前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントから前記公開情報データベースに記憶される公開情報の編集要求があると、そのクライアントで入力された認証用ＩＤを責任者用ＩＤとして関連付けた公開情報についてのみ編集権限を与える権限付与手段とを具備し、
前記権限付与手段は、前記案内メールを自動送信するか宛先設定後一旦保存するかを識別する情報に関して編集権限を与えることを特徴とする公開情報管理サーバ。
【請求項４】
前記認証手段により利用者が認証された前記クライアントから前記公開情報の作成要求があると、新規の公開情報を識別する公開情報コードを前記クライアントに送信し、当該クライアントにて責任者ＩＤを含む公開情報が入力されると、この公開情報を当該クライアントに送信した公開情報コードとともに前記公開情報データベースに保存することを特徴とする請求項１乃至３のうちいずれか１記載の公開情報管理サーバ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば社内ネットワークに接続されたクライアントを社員が操作して研修案内や会議案内、集会案内などに関する公開情報を閲覧し、所望する公開情報への参加申込みをできるようにした公開情報管理システムのサーバに関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネット等のコンピュータ間ネットワークの技術進歩に伴ない、研修案内や会議案内等の情報をネットワーク上で公開し、その公開情報を、該ネットワークに接続されたコンピュータ（クライアント）のユーザがそのコンピュータの画面で閲覧し、そのコンピュータから必要な情報を入力することにより、所望する研修や会議等への参加申込みができる仕組みは、既に提案されている。
【０００３】
例えば特許文献１乃至５は、企業体において、イントラネットに接続されるコンピュータ端末を介して企業内研修への参加申込みや上長承認等をできるようにした研修管理システムを開示する。特に、特許文献１及び２は、参加希望者本人による参加申込みを受付け付け、この申込みに対する上長承認を、ワークフローを用いて確定させる仕組みを開示する。特許文献３及び４は、会議参加予定者を登録し、参加予定者にメールを発信し、参加者予定者が参加可能又は欠席の意思を登録する仕組みを開示する。特許文献５は、会議参加者に会議開催通知を発行する仕組みを開示する。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の公開情報管理システムは、研修管理システム、会議管理システムというように、公開情報に特化している。このため、公開情報の責任者は、例えばシステムの管理者に統一され、管理者以外は公開情報の内容を変更したり、削除したりするアクセス権限を持たない場合が多い。
【０００５】
その一方で、システムの導入を検討している企業体等からは、公開情報の多様化が求められている。例えば、企業内で定期的または不定期に開催される会議を告知して参加者から出欠席を取る場合や、外部研修、展示会等の案内を公開して参加者を募る場合等がある。さらに、社内の一部のグループが研修や会議を主催する場合も、他の研修や会議への参加者確認、さらには部外者が内容を確認して参加できる仕組みなど、情報共有化が求められており、これらを、１つのシステムで実施することが求められている。
【０００６】
このように、公開情報の多様化を図った場合には、公開情報の数が増加するばかりか、公開情報毎に公開後の対応が異なる。このため、公開情報の責任者をシステム管理者に統一することは、責任者の負担が増加し、迅速性が失われて、非現実的である。そこで、公開情報毎に責任者を設定し、各責任者の権限を明確にすることが望まれている。
【０００７】
本発明は、このような事情に基づいてなされたもので、その目的とするところは、公開情報毎に責任者を設定し、各責任者の権限を明確にして、公開情報の多様化に対応し得る公開情報管理システムのサーバを提供しようとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、ネットワークを介して複数のクライアントを接続してなり、複数の公開情報を記憶するための公開情報データベースを管理するサーバにおいて、公開情報データベースに記憶される公開情報に、その公開情報の責任者を特定する責任者ＩＤと、その公開情報の取り扱いに関する各種設定情報とを関連付ける。公開情報の取り扱いに関する設定情報は、その公開情報に対する利用者の参加登録に対して上長承認を必要とするか事前に承認済とするかを識別する情報を含む。サーバは、各クライアントの利用者に対してそれぞれ設定されたその利用者固有の認証用ＩＤを記憶する認証用ＩＤ記憶手段と、クライアントにて入力された認証用ＩＤで認証用ＩＤ記憶手段を検索してユーザ認証を行う認証手段と、この認証手段により利用者が認証されたクライアントから公開情報データベースに記憶される公開情報の閲覧要求があると、公開情報のリストデータをネットワークを介してクライアントに送信する公開情報リスト送信手段と、認証手段により利用者が認証されたクライアントから公開情報リスト送信手段により当該クライアントに送信したリストデータ中のいずれかの公開情報に対して参加登録要求があると、その参加登録要求のあった公開情報を特定可能な固有情報と利用者の認証用ＩＤとを含む参加登録データを参加登録データベースに記憶させる参加登録データ記憶手段と、参加登録データベースに記憶される各参加登録データのうち、公開情報の取り扱いに関する設定情報として上長承認を必要とする旨が設定された公開情報の参加登録データについては上長承認待ちのデータとして、その参加登録データに含まれる認証用ＩＤで特定される利用者に対する上長の認証用ＩＤで認証された前記クライアントからの上長承認を受付ける承認受付手段と、参加登録データ記憶手段で記憶される各参加登録データのうち、公開情報の取り扱いに関する設定情報として事前に承認済とする旨が設定された公開情報の参加登録データに対しては承認済のデータとして、当該参加登録データに含まれる認証用ＩＤで認証されたクライアントからの参加申込みを受付ける参加申込み受付手段と、認証手段により利用者が認証されたクライアントから公開情報データベースに記憶される公開情報の編集要求があると、そのクライアントで入力された認証用ＩＤを責任者用ＩＤとして関連付けた公開情報についてのみ編集権限を与える権限付与手段とを設ける。権限付与手段は、上長承認を必要とするか事前に承認済とするかを識別する情報に関して編集権限を与える。
【発明の効果】
【０００９】
かかる手段を講じた本発明によれば、公開情報毎に責任者を設定でき、しかも、各責任者の権限を明確にでき、公開情報の多様化に対応し得る公開情報管理システムのサーバを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の一実施形態である公開情報管理システムの全体構成図。
【図２】同システムの利用者データベースに記憶されるレコードのデータ構造図。
【図３】同システムの上長データベースに記憶されるレコードのデータ構造図。
【図４】同システムの公開情報データベースに記憶されるレコードのデータ構造図。
【図５】同システムの参加登録データベースに記憶されるレコードのデータ構造図。
【図６】同システムのクライアントにおいて実行されるメイン処理の要部手順を示す流れ図。
【図７】同システムの公開情報管理サーバにおいて実行される利用者認証処理の要部手順を示す流れ図。
【図８】図６における作成・編集処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図９】図６における作成・編集処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１０】図６における作成・編集処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１１】図６における作成・編集処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１２】図１１におけるクライアント側処理手順のなかの責任者編集処理の手順を具体的に示す流れ図。
【図１３】図６における公開情報閲覧処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１４】図６における公開情報閲覧処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１５】図６における上長管理処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１６】図６における上長管理処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１７】図６における上長管理処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１８】図６における上長管理処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１９】図６における責任者確認処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図２０】図１９に示す責任者確認処理において、クライアント側から案内通知要求コマンドを受信したときの公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図２１】図２０における承認督促メール作成処理の手順を具体的に示す流れ図。
【図２２】図２０における申込督促メール作成処理の手順を具体的に示す流れ図。
【図２３】図６における参加者閲覧処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明に係る一実施形態を、図面を用いて説明する。なお、この実施形態は、グループウェアを用いて１企業体における社員用の公開情報管理システムを構築する場合である。公開情報管理システムは、図１によってその全体構成が示される。すなわち、１台の公開情報管理サーバ１と、複数台（図では４台のみ示す）のクライアント２とによって、公開情報管理システムが構成される。公開情報管理サーバ１と各クライアント２とは、コンピュータ間ネットワークであるＬＡＮ（Local Area Network）３で接続されている。
【００１２】
公開情報管理サーバ１は、公開情報管理システムを構築する上で必要な各種のデータベースを管理する。管理対象のデータベースには、利用者データベース４、上長データベース５、公開情報データベース６、参加登録データベース７等がある。
【００１３】
利用者データベース４は、グループを構成する全利用者の個人データを利用者別に記憶する。本実施形態において、利用者とは、この公開情報管理システムを利用する社員やその上長及び公開情報毎の責任者が該当する。なお、責任者には、社員やその上長もなり得る。利用者データベース４に記憶される１レコードのデータ構造を図２に示す。図示するように、利用者データベース４には、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、メールアドレス、メールサーバ情報、所属などの項目からなるレコード４Ｒが利用者毎に記憶される。ユーザＩＤは、各利用者を識別するために利用者毎に設定された一意のコードである。パスワードは、対応するユーザＩＤによって特定される利用者が任意に設定した文字列である。公開情報管理サーバ１は、クライアント２において入力されたユーザＩＤとパスワードとの組合せにより、操作者がグループの一員であるか否かを識別する。ここに、ユーザＩＤは、各利用者の認証用ＩＤとして機能する。利用者データベース４は、各利用者の認証用ＩＤを記憶する認証用ＩＤ記憶手段として機能する。
【００１４】
上長データベース５は、各部署の上長と、その上長によって管理される部下との対応関係を示すデータを記憶する。上長データベース５に記憶される１レコードのデータ構造を図３に示す。図示するように、上長データベース５には、上長ＩＤ、所属及び１以上の部下ＩＤ等の項目からなるレコード５Ｒが上長毎に記憶される。上長ＩＤは上長となる社員の認証用ＩＤである。所属は、当該上長が所属する部署の名称である。部下ＩＤは、当該上長によって管理される社員の認証用ＩＤである。上長が他の上長の部下となることを妨げない。その場合、上長の部下は他の上長の部下ともなる。例えば、課員は課長の部下であり、課長とその課員は部長の部下である場合、課長の認証用ＩＤを上長ＩＤとする上長データレコード５Ｒには、その課員の認証用ＩＤが部下ＩＤとしてセットされ、部長の認証用ＩＤを上長ＩＤとする上長データレコード５Ｒには、課長の認証用ＩＤとその課員の認証用ＩＤとが部下ＩＤとしてセットされる。上長データベース５は、各利用者の認証用ＩＤとその利用者における上長の認証用ＩＤとを対応させて記憶する上長データ記憶手段として機能する。なお、上長と部下の紐付けは必ずしも上長を中心に上長に紐づいた部下を特定するのでなく、部下を中心に、部下に紐づいた上長を特定するなど、上長と部下との紐付けが明確となる方法であれば良い。
【００１５】
公開情報データベース６は、各種公開情報に関するデータを記憶する。公開情報データベース６に記憶される１レコードのデータ構造を図４に示す。図示するように、公開情報データベース６には、公開情報コード、公開情報名、分類名、募集対象者、募集区分、開催区分、承認区分、閲覧権限区分、案内ｃｃ区分、メール送信区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金、責任者ＩＤ、責任者氏名、作成者ＩＤ、作成者氏名、属性等の項目からなるレコード６Ｒが、公開情報毎に記憶される。
【００１６】
レコード６Ｒは、メール文章作成エリアを備えている。このエリアは、その公開情報の責任者が参加登録者及びその上長等に案内メールを配信する場合のタイトル及び案内文章を記入するエリアである。公開情報の責任者から参加登録者などへの案内には、会場変更、日程変更、開始／終了時間変更、参加不可理由、開催案内、他社主催の公開情報への申請が完了した連絡、その他掲載内容変更など、もろもろの案内がある。メール文書作成エリアを案内の種類により複数設けても良く、エリアは一つとし、案内する種類によって、メール文書作成アリアを事前に、都度変更することで対応しても良い。
【００１７】
レコード６Ｒは、公開により閲覧者が閲覧できる情報の領域６Ｒ１と、閲覧できない領域６Ｒ２とに区分されている。閲覧できる領域６Ｒ１には、閲覧できない領域６Ｒ２の公開情報コード、公開情報名、分類名、募集対象者、開催区分、承認区分、閲覧権限区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金、責任者ＩＤ、責任者氏名、属性等の項目が複写される。
【００１８】
公開情報コードは、各種の公開情報を識別するために公開情報毎に設定された一意のコードである。公開情報名は、公開情報のタイトルである。分類名は、公開情報が属する分野（新人研修、管理職研修、技術研修、英会話、コンファレンス、展示会、会議、懇親会等）を特定する。募集区分は、その公開情報への参加募集が一般募集なのか、対象者指定なのかを区別する設定情報である。対象者を指定する場合は、その募集対象者となる社員の所属，グループ名などが募集対象者としてセットされる。開催区分は、責任者を主催者とする公開情報であるのか、別に主催母体があり、公開情報責任者は、単なる申し込みを中継する立場であるのか（他社主催窓口担当）、それ以外なのかを区別する設定情報である。
【００１９】
承認区分は、公開情報への参加に上長の承認を必要とするか否かを管理する設定情報である。参加登録された公開情報への参加申込み前に上長承認を受ける必要がある場合は、「上長承認要」を選択する。参加登録後、上長承認の操作を必要とせずにクライアント２からの申込み操作を可能とする（上長に代わって主催者が事前に承認する）する場合は、「主催者承認」とする。なお、他社主催窓口担当及びそれ以外の公開情報であっても、上長承認を受けずに申込可能な公開情報は「主催者承認」とする。
【００２０】
閲覧権限区分は、その公開情報の参加登録者リストの閲覧権限を、その公開情報責任者だけでなく、利用者となるクライアントにも与えるか否かを管理する設定情報である。参加登録者リストの閲覧権限をその公開情報の責任者のみに付与する場合は、「閲覧権限要」を選択する。参加登録者リストの閲覧権限をなくして利用者に一般公開する場合は、「閲覧権限解除」を選択する。一般者の参加登録データの閲覧権限範囲は、例えば参加者の所属と氏名や申込状況を示す属性に限定しても良い。
【００２１】
案内ｃｃ区分は、その公開情報への参加者に各種の案内メールを発行する際に、その参加者の上長にも配信するか否かを管理する設定情報である。参加登録データに記載された参加者本人だけに案内メールが配信されるようにする場合は、「上長配信不要」を選択する。参加登録データに記載された本人に紐付いた上長にも案内メールを配信する場合は、「上長配信要」を選択する。
【００２２】
メール送信区分は、各種の案内メールを公開情報管理サーバ１から自動的に送信するのか、クライアント２を利用する責任者の操作により送信するのかを管理する設定情報である。公開情報管理サーバ１から自動的に送信する場合は、「自動送信」を選択する。責任者の操作により送信する場合は、「手動送信」を選択する。
【００２３】
責任者ＩＤは、公開情報の主催者または窓口担当者を特定するユーザＩＤである。主催者とは、責任者が主催する公開情報、窓口担当者とは、他社主催で申請などの仲介者、そしてその他の公開情報は登録された責任者がその公開情報の責任者となる。責任者登録の無い公開情報は作成者が責任者権限を代行する。責任者は一人とは限らず、複数人を設定可能としても良く、さらに、主たる責任者、副責任者などとしてもよい。作成者ＩＤは、公開情報の作成者を特定するユーザＩＤである。属性は、この公開情報データの状態を示す。状態には、「未公開」、「公開中」及び「公開終了」がある。申込期間に入る前は「未公開」であり、申込期間の間は「公開中」である。
【００２４】
参加登録データベース７は、社員による公開情報への参加計画を受ける毎に作成される参加登録データを記憶する。参加登録データベース７に記憶される１レコードのデータ構造を図５に示す。図示するように、参加登録データベース７には、文書番号、公開情報項目（公開情報コード，公開情報名、参加料金、責任者ＩＤ、責任者氏名等）、参加登録者項目（参加登録者ＩＤ，参加登録者氏名、参加登録者所属、申込日）、承認者項目（承認者ＩＤ、承認者氏名、承認日）、属性、仮承認フラグ及び開催通知済フラグ等からなるレコード７Ｒが、参加登録者毎に記憶される。文書番号は、各参加登録データを識別するためにデータ毎に設定された一意のコードである。公開情報項目は、参加登録がなされた公開情報に関するデータである。なお、公開情報コード以外の項目は、参加登録データベース７と公開情報データベース６との紐付けが可能であれば、参加登録データから省略してもよい。参加登録者項目は、この公開情報に参加登録した社員に関するデータである。承認者項目は、この公開情報への参加を許可するか否かを承認した上長に関するデータである。属性は、この公開情報データによって特定される公開情報への申込みの状態を示す。状態には、「計画中」、「承認」、「承認済」、「申込」、「申込済」、「確定」、「参加不可」、「取止め」、「参加」、「不参加」等がある。公開情報への参加申込みを計画し上長の承認を待っている段階は「計画中」である。上長の承認が得られると「承認」となる。ただし、公開情報の承認区分が「主催者承認」、すなわちその公開情報の責任者権限で参加登録を予め承認済とすることが設定されている公開情報は、参加登録操作により「計画中」をスキップし、「承認済」となる。さらに、「承認」または「承認済」後に、社員がその公開情報への参加を申請すると「申込」となる。公開情報の開催区分が他社開催（窓口担当申込）の公開講座で、窓口担当者が他社への申込を済ませたならば、「申込済」とする。またその他開催で、参加者本人自らが申請処理を行う公開情報（本人申込）は、本人が申込を済ませた後に「申込済」とする。該当公開情報の責任者が参加登録者の参加を受け入れると「確定」となり、参加を断ると「参加不可」となる。公開情報の開始日以前にその参加登録者が公開情報への参加を取止めると「取止め」となる。参加登録者が公開情報の案内に実際に参加すると「参加」となり、参加しなかった場合には「不参加」となる。仮承認フラグは、仮承認処理の累計にこの公開情報の費用が含まれていることを示す。開催案内通知済フラグは、この参加登録データの参加登録者に開催案内通知メールが送信されたことを記憶する。クライアント２は、これらの属性の更新やフラグの変化を、参加登録データ一覧画面を閲覧することで、確認できる。
【００２５】
クライアント２は、各利用者が利用可能なコンピュータ、例えばパソコンである。クライアント２は、例えば社員毎に用意されている。クライアント２には、グループウェアシステムを構築するためのソフトウェアであるグループウェアがインストールされている。グループウェアを起動させると、クライアント２は、図６の流れ図に示す手順で動作する。
【００２６】
先ず、ディスプレイにログイン画面を表示する（Ｓ１）。ログイン画面には、ユーザＩＤとパスワードの入力エリアがある。クライアント２の操作者は、キーボード等を操作して自身のユーザＩＤとパスワードとを入力する。ユーザＩＤとパスワードとが入力されると（Ｓ２のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に認証要求コマンドを送信する（Ｓ３）。このコマンドには、入力されたユーザＩＤとパスワードとが含まれる。
【００２７】
認証要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、図７の流れ図に示す手順で動作する。すなわち、ネットワーク３を介して認証要求コマンドを受信すると（Ｔ１のＹＥＳ）、公開情報管理サーバ１は、コマンド中のユーザＩＤで利用者データベース４を検索する（Ｔ２）。そして、同一のユーザＩＤが記憶されているか否かを判断する（Ｔ３）。記憶されていた場合には（Ｔ３のＹＥＳ）、そのユーザＩＤに紐付けられたパスワードを取得する（Ｔ４）。そして、コマンド中のパスワードと一致するか否かを判断する（Ｔ５）。両パスワードが一致した場合には（Ｔ５のＹＥＳ）、クライアント２の操作者は利用者として承認される。この場合、公開情報管理サーバ１は、認証ＯＫの応答信号をコマンド送信元のクライアント２に返す（Ｔ６）。これに対し、当該ユーザＩＤが利用者データベース４に記憶されていなかったり（Ｔ３のＮＯ）、パスワードが一致しなかったりした場合には（Ｔ５のＮＯ）、クライアント２の操作者は利用者として承認されない。この場合、公開情報管理サーバ１は、認証ＮＧの応答信号をコマンド送信元のクライアント２に返す（Ｔ７）。ここに、公開情報管理サーバ１は、クライアント２にて入力された認証用ＩＤで認証用ＩＤ記憶手段（利用者データベース４）を検索してユーザ認証を行う認証手段を構成する。
【００２８】
認証要求コマンドを送信したクライアント２は、公開情報管理サーバ１からの応答を待機する（Ｓ４）。そして、認証ＮＧの応答信号を受信した場合には（Ｓ４のＮＯ）、認証エラーのメッセージを表示して、ユーザＩＤとパスワードの再入力を待機する。これに対し、認証ＯＫの応答信号を受信した場合には（Ｓ４のＹＥＳ）、クライアント２は、ユーザＩＤを記憶した後、メインメニュー画面を表示する（Ｓ５）。そして、いずれかのメニューが選択されるのを待機する（Ｓ６）。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ７のＹＥＳ）、公開情報管理サーバ１からログアウトする。
【００２９】
メインメニューの１つに、作成・編集メニューがある。作成・編集メニューが選択されると（Ｓ８のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報の作成・編集処理を開始する（Ｓ９）。作成・編集処理の詳細は、図８〜図１１の流れ図によって示される。図８〜図１１において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は公開情報管理サーバ１側の処理手順を示す。
【００３０】
作成・編集処理を開始したクライアント２は、先ず、作成業務が選択されるか編集業務が選択されるのを判断する（Ｓ１１）。クライアント２の利用者は、新たに公開情報を作成する場合には「作成」を選択する。作成中または作成済の公開情報を編集する場合には、「編集」を選択する。
【００３１】
キーボード等の操作入力により「作成」が選択されると（Ｓ１１の「作成」）、クライアント２は、ディスプレイに作成メニュー画面を表示する（Ｓ１２）。作成メニューには、「新規」と「複写」とがある。公開情報の作成方法には、新たに一から作成していく新規作成方法と、過去に作成された公開情報を複写し、それを編集していく複写作成方法とがある。クライアント２の利用者は、新規作成方法を採用する場合は「新規」を、複写作成方法を採用する場合は「複写」を選択する。
【００３２】
キーボード等の操作入力により「新規」が選択されると（Ｓ１３の「新規」）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に新規作成要求コマンドを送信する（Ｓ１４）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００３３】
新規作成要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６に格納されている各公開情報データレコード６Ｒで使用されていない新規の公開情報コードを発番する（Ｔ１１）。そして、この新規公開情報コードが設定された公開情報データのレコード６Ｒを公開情報データベース６に追加し、このレコード６Ｒに要求コマンド中のユーザＩＤを作成者ＩＤとしてセットする（Ｔ１２）。しかる後、公開情報管理サーバ１は、新規公開情報コードをコマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ１３）。
【００３４】
新規公開情報コードを受信したクライアント２は、ディスプレイに公開情報入力画面を表示する（Ｓ１４）。公開情報入力画面には、公開情報コードの表示欄と、公開情報名、分類名、募集区分、開催区分、承認区分、開催権限区分、案内ｃｃ区分、メール送信区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金及び公開情報責任者ＩＤの入力欄が形成されている。公開情報名及び分類名は、予め用意された項目の中から選択可能である。各種区分は、それぞれラジオボタンによって選択可能である。開催日及び申込期間は、電子化されたカレンダデータから指定可能である。開催時間及び参加料金は、テンキー入力可能である。開催場所及び公開情報責任者ＩＤは、文字キー等によって入力可能である。
【００３５】
クライアント２の利用者（公開情報作成者）は、公開情報入力画面の各入力欄に所望のデータを入力する。そして、入力し終えたならば、この公開情報データの保存を指令する。保存の方法としては、「中途保存」と「完成保存」とがある。「中途保存」は、未完成の公開情報データを保存する場合である。「完成保存」は、完成した公開情報データを保存する場合である。
【００３６】
クライアント２は、公開情報入力画面を表示した後、その画面の各入力欄へのデータ入力を受付ける（Ｓ１６）。そして、任意の入力欄にデータが入力された後、保存が指令されたならば（ＳＴ１７のＹＥＳ）、保存方法が「中途保存」なのか「完成保存」なのかを判別する（ＳＴ１８）。「中途保存」が指令された場合には（Ｓ１８の「中途」）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に中途保存コマンドを送信する（Ｓ１９）。「完成保存」が指令された場合には（Ｓ１８の「完成」）、公開情報管理サーバ１に完成保存コマンドを送信する（Ｓ２０）。これらのコマンドには、公開情報入力画面の各表示欄及び入力欄にそれぞれ表示されているデータ（以下、画面入力情報と称する）が含まれる。
【００３７】
クライアント２から中途保存コマンドを受信した場合、公開情報管理サーバ１は、このコマンドに含まれる画面入力情報の公開情報コードが設定された公開情報データのレコード６Ｒを公開情報データベース６から呼出す。そして、このレコード６Ｒに画面入力情報を追加して、公開情報データベース６に上書き保存する（Ｔ２１）。このとき、公開情報管理サーバ１は、当該レコード６Ｒの属性を「未公開」とする（Ｔ２２）。
【００３８】
クライアント２から完成保存コマンドを受信した場合、公開情報管理サーバ１は、このコマンドに含まれる画面入力情報の公開情報コードが設定された公開情報データのレコード６Ｒを公開情報データベース６から呼出す。そして、このレコード６Ｒに画面入力情報を追加して、公開情報データベース６に上書き保存する（Ｔ３１）。このとき、公開情報管理サーバ１は、当該レコード６Ｒの属性を「公開中」とする（Ｔ３２）。次に、公開情報管理サーバ１は、当該レコード６Ｒから公開情報責任者ＩＤ（複数人分）を読み出す。そして、利用者データベース４を検索して、この公開情報責任者ＩＤがユーザＩＤとしてセットされた利用者データのレコード４Ｒからメールアドレスを取得する（Ｔ３３）。しかる後、公開情報管理サーバ１は、ネットワーク３を介して当該メールアドレス宛に責任者全員宛公開通知メールを送信する（Ｔ３４）。公開通知メールには、公開情報の責任者に公開情報の公開を通知する旨の本文が記載されている。公開通知メールに添付された公開情報へのリンクは、当該メールアドレスに対応したユーザＩＤでユーザ認証が行われ、利用者が承認されたクライアント２において、責任者として閲覧することができる。
【００３９】
作成メニュー画面において、キーボード等の操作入力により「複写」が選択された場合には（Ｓ１３の「複写」）、図９の処理手順に進む。すなわち、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に複写対象閲覧要求コマンドを送信する（Ｓ３１）。
【００４０】
この複写対象閲覧要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、属性が「公開中」又は「公開終了」の公開情報データレコード６Ｒを全て検出する（Ｔ４１）。そして、検出した全てのレコード６Ｒの公開情報データに基づいて複写対象リストのデータを作成し（Ｔ４２）、このリストデータを、要求コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ４３）。
【００４１】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに複写対象リスト画面を表示する（Ｓ３２）。この画面には、複写対象リスト表示欄が形成されている。リスト表示欄には、公開情報データの公開情報コードとその公開情報名等のリストが表示される。すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ４１にて公開情報データベース６から検出された全てのレコード６Ｒの公開情報データが表示される。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ３３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、複写対象リスト表示欄からいずれか１つの公開情報コードが選択された場合には（Ｓ３４のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報詳細画面に切り換える。この画面には、選択された公開情報コードを含むレコード６Ｒに記憶されている公開情報名、分類名、募集区分、開催区分、承認区分、開催権限区分、案内ｃｃ区分、メール送信区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金及び公開情報責任者ＩＤなどが表示される。
【００４２】
そこで、クライアント２の利用者は、公開情報詳細画面に表示されている公開情報データの内容を確認し、複写しない場合は取消操作を、複写する場合は実行操作を行う。キーボード等の操作入力により取消操作がなされた場合には（Ｓ３６の「取消」）、クライアント２は、ディスプレイの画面を複写対象リスト画面に戻す。実行操作がなされた場合には（Ｓ３６の「実行」）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に複写作成要求コマンドを送信する（Ｓ３７）。このコマンドには、複写対象リスト表示欄から選択された公開情報コードが含まれる。
【００４３】
複写作成要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６に格納されている各公開情報データレコード６Ｒで使用されていない新規の公開情報コードを発番する（Ｔ５１）。また、公開情報データベース６を検索して、要求コマンド中の公開情報コードがセットされた公開情報データレコード６Ｒを、公開情報データベース６上に複写する。そして、この複写された公開情報データレコード６Ｒの公開情報コードを、Ｔ５１の処理で発番された新規の公開情報コードに置換する（Ｔ５２）。しかる後、公開情報管理サーバ１は、新規公開情報コードをコマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ５３）。
【００４４】
上記新規公開情報コードを受信したクライアント２は、ディスプレイに前記公開情報入力画面を表示する（Ｓ３８）。このとき、画面には、新規公開情報コードがセットされた公開情報データレコード６Ｒの内容、すなわち公開情報名、分類名、募集区分、開催区分、承認区分、開催権限区分、案内ｃｃ区分、メール送信区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金及び公開情報責任者ＩＤ等が各入力欄に表示される。
【００４５】
以後、クライアント２及び公開情報管理サーバ１は、図８のＳ１６で説明した画面入力受付処理以降の処理（Ｓ１６〜Ｓ１９またはＳ２０、Ｔ２１〜Ｔ２２またはＴ３１〜Ｔ３４）を実行する。
【００４６】
このように、本システムは、クライアント２の利用者であれば誰もが公開情報を作成して、公開情報データベース６に登録することができる。この場合において、本システムは、既存の公開情報データを複製して新たな公開情報データを作成できるので、公開情報データの作成に要する手間を軽減できる効果を奏する。
【００４７】
一方、作成・編集メニューにおいて、「編集」が選択された場合には（Ｓ１１の「編集」）、図１０の処理手順に進む。すなわち、クライアント２は、ディスプレイに編集メニュー画面を表示する（Ｓ４１）。編集メニューには、「中途」と「作成済」とがある。クライアント２の利用者は、作成途中の公開情報を編集する場合は「中途」を、作成済の公開情報を編集する場合は「作成済」を選択する。
【００４８】
キーボード等の操作入力により「中途」が選択されると（Ｓ４２の「中途」）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に作成中情報要求コマンドを送信する（Ｓ４３）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００４９】
上記作成中情報要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、属性が「未公開」の公開情報データレコード６Ｒを全て検出する（Ｔ６１）。次に、検出した全ての公開情報データレコード６Ｒの中で、コマンド中のユーザＩＤが作成者ＩＤとしてセットされたレコード６Ｒを全て選択する（Ｔ６２）。そして、選択した全てのレコード６Ｒの公開情報データで作成中情報リストを作成し（Ｔ６３）、このリストデータを、コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ６４）。
【００５０】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに作成中情報リスト画面を表示する（Ｓ４４）。この画面には、公開情報リスト表示欄が形成されている。リスト表示欄には、当該クライアント２の利用者が作成し完成に至っていない公開情報データの公開情報コードと公開情報名の一覧が表示される。すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ６２の処理にて選択されたレコード６Ｒの公開情報データが表示される。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ４５のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、作成中情報リストからいずれかの公開情報コードが選択された場合には（Ｓ４６のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を前記公開情報入力画面に切り換える（Ｓ４７）。この画面には、選択された公開情報コードを含むレコード６Ｒに記憶されている公開情報名、分類名、募集区分、開催区分、承認区分、開催権限区分、案内ｃｃ区分、メール送信区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金、公開情報責任者ＩＤ等が表示される。
【００５１】
以後、クライアント２及び公開情報管理サーバ１は、図８のＳ１６で説明した画面入力受付処理以降の処理（Ｓ１６〜Ｓ１９またはＳ２０、Ｔ２１〜Ｔ２２またはＴ３１〜Ｔ３４）を実行する。
【００５２】
このように、クライアント２の利用者は、自身が作成者である作成途中の公開情報に限り、その内容を編集して、完成させることができる。換言すれば、自身が作成者でない作成途中の公開情報に対してはアクセスする権限を持たないので、作成途中の公開情報が他の利用者によって不正に改ざんされるおそれはない。責任者が既に登録されて一時保存された場合は、責任者にも編集権限を付与する仕組みとしても良い。
【００５３】
編集メニュー画面において、「作成済」が選択された場合には（Ｓ４２の「作成済」）、図１１の処理手順に進む。すなわち、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に公開情報編集要求コマンドを送信する（Ｓ５１）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００５４】
上記公開情報編集要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、属性が「公開中」の公開情報データレコード６Ｒを全て検出する（Ｔ７１）。次に、検出した全ての公開情報データレコード６Ｒの中で、コマンド中のユーザＩＤが責任者ＩＤとしてセットされたレコード６Ｒを全て選択する（Ｔ７２）。そして、選択した全ての公開情報データレコード６Ｒで公開情報リストを作成し（Ｔ７３）、このリストデータを、コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ７４）。
【００５５】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに公開情報リスト画面を表示する（Ｓ５２）。この画面には、公開情報リスト表示欄が形成されている。リスト表示欄には、当該クライアント２の利用者が責任者である公開中の公開情報データの公開情報コードと公開情報名の一覧が表示される。すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ７２の処理にて選択されたレコード６Ｒの公開情報データが表示される。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ５３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、公開情報リストからいずれかの公開情報コードまたは公開情報名が選択された場合には（Ｓ５４のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報詳細画面に切り換える（Ｓ５５）。この画面には、選択された公開情報コードまたは公開情報名を含むレコード６Ｒに記憶されている公開情報名、分類名、募集区分、開催区分、承認区分、閲覧権限区分、案内ｃｃ区分、メール送信区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金及び公開情報責任者ＩＤなどが表示される。
【００５６】
しかる後、クライアント２は、図１２に具体的に示す責任者編集処理５６を実行する。すなわち、クライアント２は、公開情報詳細画面の承認区分表示欄が選択されたか否かを判断する（Ｓ５６１）。選択された場合（Ｓ５６１のＹＥＳ）、クライアント２は、承認区分を変更する（Ｓ５６２）。承認区分には、前述したように「上長承認要」と「主催者承認」とがあり、いずれか１つが設定される。当初の承認区分が「上長承認要」の場合には、承認区分表示欄が選択されることによって「主催者承認」に変更し、「主催者承認」の場合には「上長承認要」に変更する。なお、一旦公開された公開情報については承認区分の変更は不可としても良い。
【００５７】
クライアント２は、公開情報詳細画面の閲覧権限区分表示欄が選択されたか否かを判断する（Ｓ５６３）。選択された場合（Ｓ５６３のＹＥＳ）、クライアント２は、閲覧権限区分を変更する（Ｓ５６４）。閲覧権限区分には、前述したように「閲覧権限解除」と「閲覧権限要」とがあり、いずれか１つが設定される。当初の閲覧権限区分が「閲覧権限解除」の場合には、閲覧権限区分表示欄が選択されることによって「閲覧権限要」に変更し、「閲覧権限要」の場合には「閲覧権限解除」に変更する。
【００５８】
クライアント２は、公開情報詳細画面の案内ｃｃ区分表示欄が選択されたか否かを判断する（Ｓ５６５）。選択された場合（Ｓ５６５のＹＥＳ）、クライアント２は、案内ｃｃ区分を変更する（Ｓ５６４）。案内ｃｃ区分には、前述したように「上長配信不要」と「上長配信要」とがあり、いずれか１つが設定される。当初の案内ｃｃ区分が「上長配信不要」の場合には、案内ｃｃ区分表示欄が選択されることによって「上長配信要」に変更し、「上長配信要」の場合には「上長配信不要」に変更する。
【００５９】
クライアント２は、公開情報詳細画面のメール送信区分表示欄が選択されたか否かを判断する（Ｓ５６７）。選択された場合（Ｓ５６７のＹＥＳ）、クライアント２は、メール送信区分を変更する（Ｓ５６８）。メール送信区分には、前述したように「自動送信」と「手動送信」とがあり、いずれか１つが設定される。当初のメール送信区分が「自動送信」の場合には、メール送信区分表示欄が選択されることによって「手動送信」に変更し、「手動送信」の場合には「自動送信」に変更する。
【００６０】
クライアント２は、終了指示がなされた場合には（Ｓ５６９のＹＥＳ）、この責任者編集処理を終了する。
【００６１】
責任者編集処理が終了すると、クライアント２は、取消指示かなされるか（Ｓ５７）、更新指示がなされるのを待機する（Ｓ５８）。クライアント２の利用者は、選択した公開情報について編集業務を取りやめる場合には取消指示を、編集した内容を公開情報データベース６に反映させる場合には更新指示を行う。
【００６２】
キーボード等の操作入力により取消指示がなされた場合（Ｓ５７のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ５２）。これに対し、更新指示がなされた場合は（Ｓ５８のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に公開情報更新コマンドを送信する（Ｓ５９）。このコマンドには、公開情報詳細画面の各表示欄にそれぞれ表示されているデータ（以下、画面更新情報と称する）が含まれる。
【００６３】
公開情報更新コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、このコマンドに含まれる公開情報コードがセットされた公開情報データのレコード６Ｒを呼出す。そして、このレコード６Ｒの各項目情報を、画面更新情報の同一項目情報に置換する（Ｔ８１）。次に、公開情報管理サーバ１は、参加登録データ反映処理を実行する（Ｔ８２）。この処理は、参加登録データベース７に記憶されている参加登録データを１レコードずつ検索する。そして、公開情報項目の公開情報コードが公開情報更新コマンドに含まれる画面更新情報の公開情報コードと一致するレコード７Ｒを検出したならば、このレコード７Ｒのその公開情報項目の情報を画面更新情報の同一項目情報に置換する。参加登録データ反映処理を終了したならば、公開情報管理サーバ１は、更新終了応答をコマンド送信元のクライアント２に返す。
【００６４】
公開情報更新コマンドを送信したクライアント２は、更新終了応答を待機する（Ｓ６０）。公開情報管理サーバ１から更新終了応答を受信すると、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ５２）。
【００６５】
ここに、公開情報管理サーバ１は、その処理ステップＴ７１〜Ｔ７４により権限付与手段を構成する。そして、この権限付与手段によりクライアント２に対して付与される権限は、公開情報データの取り扱いに関する設定情報のうち、承認区分、閲覧権限区分、案内ｃｃ区分及びメール送信区分に限定される。
【００６６】
メインメニューの１つに、公開情報閲覧メニューがある。公開情報閲覧メニューが選択されると（Ｓ１０のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報閲覧処理を開始する（Ｓ１１）。公開情報閲覧処理の詳細は、図１３，図１４の流れ図によって示される。図１３，図１４において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は公開情報管理サーバ１側の処理手順を示す。
【００６７】
公開情報閲覧処理を開始したクライアント２は、先ず、公開情報管理サーバ１に公開情報閲覧要求コマンドを送信する（Ｓ７１）。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００６８】
公開情報閲覧要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、属性が「公開中」の公開情報データレコード６Ｒを全て検出する（Ｔ９１）。また、公開情報管理サーバ１は、参加登録データベース７を検索して、受信コマンド中のユーザＩＤが参加登録者ＩＤとしてセットされたレコード７Ｒを全て検出する（Ｔ９２）。次に、公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６から検出した各レコード６Ｒの公開情報コードで、参加登録データベース７から検出した全てのレコード７Ｒの公開情報項目を検索する。そして、公開情報コードが一致する公開情報項目の参加登録データレコード７Ｒを検出したならば、そのレコード７Ｒの属性を取得し、この属性を、同一公開情報コードの公開情報データレコード６Ｒに付加する（Ｔ９３）。公開情報データベース６から検出した全ての公開情報データレコード６Ｒについて、上記Ｔ９３の処理を実行したならば、公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６から検出した公開情報データレコード６Ｒで公開情報リストを作成する（Ｔ９４）。そして、この公開情報リストのデータを、ネットワーク３を介して要求コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ９５）。
【００６９】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに公開情報リスト画面を表示する（Ｓ７２）。この画面には、公開情報リスト表示欄が形成されている。この表示欄には、公開中の公開情報データの公開情報コードとその公開情報名等の一覧、すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ９１にて公開情報データベース６から検出されたレコード６Ｒの公開情報データが表示される。また、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ９２，Ｔ９３にてそのレコード６Ｒに参加登録データレコード７Ｒの属性が付加された場合には、公開情報名等に対応してその属性を示す文字列が表示される。
【００７０】
公開情報リスト画面が表示されている状態で、終了指示がなされた場合（Ｓ７３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、公開情報リストの中からいずれか１つの公開情報データが選択された場合には（Ｓ７４のＹＥＳ）、クライアント２は、その選択された公開情報データのレコード６Ｒに参加登録データレコード７Ｒの属性が付加されているか否かを判断する（Ｓ７５）。属性が付加されている場合には（Ｓ７５のＹＥＳ）、その公開情報はクライアント２の利用者である社員が既に計画処理している。この場合、クライアント２は、後述する図１４の処理に進む。
【００７１】
属性が付加されていない場合には（Ｓ７５のＮＯ）、その公開情報は利用者がまだ計画処理を行っていない。この場合、クライアント２は、その公開情報の詳細情報、例えば分類名、募集区分、開催日時、開催場所、参加料金等の項目を示す公開情報案内画面をディスプレイに表示する（Ｓ７６）。利用者は、公開情報案内画面の内容からその公開情報に参加する計画を立てるか否かを判断する。参加する計画を立てる場合は「計画する」を、計画を立てない場合は「計画しない」をキー入力する。
【００７２】
「計画しない」旨のキー入力がなされた場合には（Ｓ７７のＮＯ）、クライアント２は、画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。これに対し、「計画する」旨のキー入力がなされた場合には（Ｓ７７のＹＥＳ）、クライアント２は、この選択された公開情報データの申込期間を判定する（Ｓ７８）、申込期間外の場合には（Ｓ７８のＮＯ）、クライアント２は画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。
【００７３】
申込期間内の場合には（Ｓ７８のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に参加登録要求コマンドを送信する（Ｓ７９）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤ、つまり参加登録者本人の認証ＩＤと、公開情報リストから選択された公開情報データが含まれる。その後、クライアント２はディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。なお、公開情報選択後（ＳＴ７４のＹＥＳ）、重複計画の判断（ＳＴ７５）や申込期限の判断（ＳＴ７８）をせずに申込期間内として一旦計画処理に進ませてしまっても良い。
【００７４】
参加登録要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、新規文書番号の参加登録データレコード７Ｒを作成する。そして、このレコード７Ｒにコマンド中の公開情報データをセットする。また、コマンド中のユーザＩＤと、このユーザＩＤに対応して利用者データベース４に記憶されている氏名及び所属の各データを、それぞれ参加登録者ＩＤ、氏名及び所属としてこの新規参加登録データレコード７Ｒにセットする（Ｔ１０１）。次に、公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、コマンド中の公開情報データの公開情報コードがセットされたレコード６Ｒの承認区分をチェックする（Ｔ１０２）。ここで、承認区分の設定が「上長承認要」の場合は（Ｔ１０２のＹＥＳ）、この新規参加登録データレコード７Ｒの属性を「計画中」とする（Ｔ１０３）。これに対し、承認区分の設定が「主催者承認」の場合には（Ｔ１０２のＮＯ）、この新規参加登録データレコード７Ｒの属性を「承認済」とする（Ｔ１０４）。しかる後、公開情報管理サーバ１は、この新規参加登録データレコード７Ｒを、参加登録データベース７に追加保存する（Ｔ１０５）。
【００７５】
ここに、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ１０１〜Ｔ１０５及び参加登録データベース７は、公開情報に対する参加登録を受付けた利用者毎に生成される、その公開情報を特定可能な固有情報（公開情報コード）と参加登録された利用者の認証用ＩＤ（参加登録者ＩＤ）とを含む参加登録データを記憶する参加登録データ記憶手段を構成する。
【００７６】
公開情報リストの中から選択された公開情報に参加登録データレコード７Ｒの属性が付加されていた場合（Ｓ７５のＹＥＳ）、図１４に示すように、クライアント２は、その属性を調べる（Ｓ８１、Ｓ８５）。属性が「計画中」，「申込」又は「申込済」の場合は（Ｓ８１のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイに取消確認画面を表示する（Ｓ８２）。この画面には、選択された公開情報データの詳細情報と、その公開情報への参加を取止めることを指令する取消ボタンとが表示される。取消ボタン以外のボタンが操作された場合には（Ｓ８３のＮＯ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。
【００７７】
取消ボタンが操作入力された場合には（Ｓ８３のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に申込取消コマンドを送信する（Ｓ８４）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤ、つまり参加登録者ＩＤと、公開情報リストから選択された公開情報データの公開情報コードとが含まれる。その後、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。
【００７８】
申込取消コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、そのコマンド中の参加登録者ＩＤ及び公開情報コードを検索キーとして参加登録データベース７を検索する（Ｔ１１１）。そして、検索キーと一致する参加登録者ＩＤ及び公開情報コードがセットされた参加登録データのレコード７Ｒを検出したならば、公開情報管理サーバ１は、このレコード７Ｒの属性を「取止め」に変更する（Ｔ１１２）。
【００７９】
一方、公開情報リストから選択された公開情報データに付加されていた参加登録データレコード７Ｒの属性が「承認」または「承認済」であった場合には（Ｓ８５のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイに申込確認画面を表示する（Ｓ８６）。この画面には、選択された公開情報データの詳細情報と、公開情報を確認したことを指令する確認ボタンと、公開情報への参加を決めたことを指令する申込ボタンと、公開情報への参加を取止めることを指令する取消ボタンとが表示される。
【００８０】
クライアント２は、確認ボタン、申込ボタン及び取消ボタンのいずれかが操作入力されるのを待機する（Ｓ８７）。確認ボタンが操作入力された場合には（Ｓ８７の「確認」）、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。取消ボタンが操作入力された場合には（Ｓ８７の「取消」）、公開情報管理サーバ１に申込取消コマンドを送信する（Ｓ８８）。その後、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ８２）。
【００８１】
申込取消コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、前記処理ステップＴ１１１及びＴ１１２の処理を実行する。このとき、クライアント２の利用者である社員の当該公開情報への参加を承認した上長に対し、この社員が公開情報への参加を取止めたことを通知する電子メールを送信してもよい。すなわち、当該参加登録データレコード７Ｒから承認者ＩＤを取得し、利用者データベース４を検索して、当該承認者ＩＤに対応して記憶されているメールアドレスを取得する。そして、このメールアドレスを宛先として参加取り止めを通知する電子メールを作成し、該当の参加登録データへのリンクを添付し、ネットワーク３上のメールサーバ（不図示）に送信する。こうすることにより、承認者ＩＤを認証用ＩＤとして承認したクライアント２、すなわち、当該上長が利用者として承認されたクライアント２において、上記電子メールに添付された参加登録データを閲覧することができる。
【００８２】
一方、申込確認画面において、申込ボタンが操作入力された場合には（Ｓ８７の「申込」）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に申込コマンドを送信する（Ｓ８９）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤ、つまり参加登録者ＩＤと、公開情報リストから選択された公開情報データの公開情報コードとが含まれる。その後、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。
【００８３】
申込コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、そのコマンド中の参加登録者ＩＤ及び公開情報コードを検索キーとして参加登録データベース７を検索する（Ｔ１２１）。そして、検索キーと一致する参加登録者ＩＤ及び公開情報コードがセットされた参加登録データレコード７Ｒを検出したならば、公開情報管理サーバ１は、このレコード７Ｒの属性を「申込」に変更する（Ｔ１２２）。
【００８４】
メインメニューの１つに、上長管理メニューがある。上長管理メニューが選択されると（Ｓ１２のＹＥＳ）、クライアント２は、上長管理処理を実行する（Ｓ１３）。上長管理処理の詳細は、図１５〜図１８の流れ図によって示される。図１５〜図１８において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は公開情報管理サーバ１側の処理手順を示す。
【００８５】
上長管理処理を開始したクライアント２は、公開情報管理サーバ１に上長問合せコマンドを送信する（Ｓ９１）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００８６】
上記上長問合せコマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、上長データベース５を検索して、コマンド中のユーザＩＤを上長ＩＤとする上長データレコード５Ｒが存在するか否かを判定する（Ｔ１３１）。存在する場合には、ユーザは上長である旨の応答を、存在しない場合には、ユーザは上長でない旨の応答を、コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ１３２）。
【００８７】
上長問合せコマンドを送信したクライアント２は、公開情報管理サーバ１からの応答を待機する（Ｓ９２）。ここで、ユーザは上長でない旨の応答を受信した場合には（Ｓ９２のＮＯ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、ユーザは上長である旨の応答を受信した場合には（Ｓ９２のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイに上長管理メニュー画面を表示させる（Ｓ９３）。そして、いずれかのメニューが選択されるのを待機する。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ９４のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。
【００８８】
上長管理メニューの１つに、承認確認メニューがある。承認確認メニューが選択されると（Ｓ９５のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に承認確認要求コマンドを送信する（Ｓ９６）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤ、つまりは上長ＩＤが含まれる。
【００８９】
承認確認要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、上長データベース５を検索して、コマンド中のユーザＩＤを上長ＩＤとする上長データレコード５Ｒから、全ての部下ＩＤを取得する（Ｔ１４１）。次に、公開情報管理サーバ１は、参加登録データベース７を検索して、参加登録者ＩＤが上長データレコード５Ｒから取得したいずれかの部下ＩＤと一致した参加登録データレコード７Ｒを全て検出する（Ｔ１４２）。そして、検出した全ての参加登録データレコード７Ｒのリストデータを、要求コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ１４４）。
【００９０】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに部下の参加登録データリスト画面を表示する（Ｓ９７）。この画面には、参加登録データリスト表示欄が形成されている。この表示欄には、クライアント２の利用者である上長が管理する部下の社員が参加を計画した段階(承認待ち)、承認を受け申込保留中、申込を済ませた状態、取消、参加確定、参加不可、参加、欠席など全ての公開情報の一覧、すなわち公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ１４２にて参加登録データベース７から検出された全ての参加登録データレコード７Ｒに関するデータが表示される。また、仮承認ボタン、仮承認解除ボタン及び承認ボタンが表示される。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ９８のＹＥＳ）、クライアント２は、画面を上長管理メニュー画面に戻す。これに対し、参加登録データリストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが選択されると（Ｓ９９のＹＥＳ）、クライアント２は、仮承認ボタン、仮承認解除ボタン及び承認ボタンのいずれかが押されることを待機する（Ｓ１００〜Ｓ１０２）。
【００９１】
仮承認ボタンが操作入力されると（Ｓ１００のＹＥＳ）、クライアント２は、図１６の処理に進む。すなわち、部下の参加登録データリストから選択された参加登録データの仮承認要求コマンドを送信する（Ｓ１１１）。また、参加登録データリスト表示欄に表示されている各参加登録データのうち、選択された全ての参加登録データに対して仮承認マークを表示させる（Ｓ１１２）。仮承認要求コマンドには、参加登録データリストから選択された全ての参加登録データの参加登録者ＩＤと参加登録コードとが含まれる。
【００９２】
仮承認要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、前記処理ステップＴ１４２で参加登録データベース７から検出した部下の参加登録データのうち、仮承認要求コマンドに含まれる参加登録コードが一致する参加登録データの仮承認フラグを全てオンする（Ｔ１５１）。次に、公開情報管理サーバ１は、仮承認フラグがオンしている全ての参加登録データの参加料金を合計する（Ｔ１５２）。すなわち、今まで仮承認フラグがオンしていた部下の参加登録情報に加え、今回新たに仮承認フラグがオンとなった部下の参加登録データの全てが合計される。つまり、既に承認された部下の参加登録データであっても、仮承認フラグがオンであれば合計対象となる。そして、公開情報管理サーバ１は、参加料金の合計金額データをクライアントに送信する（Ｔ１５３）。
【００９３】
仮承認要求コマンドを送信したクライアント２は、公開情報管理サーバ１からの応答データを待機する。そして、参加料金の合計金額データを受信したならば、参加登録データリスト画面に、この合計金額を表示させる（Ｓ１１３）。しかる後、クライアント２は、終了指示がなされるか（Ｓ９８）、再び参加登録データリストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが選択されるのを待機する（Ｓ９９）。
【００９４】
参加登録データリストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが選択された後、仮承認解除ボタンが操作入力された場合には（Ｓ１０１のＹＥＳ）、クライアント２は、図１７の処理に進む。すなわち、参加登録データリストから選択された参加登録データの仮承認解除コマンドを送信する（Ｓ１２１）。また、参加登録データリスト表示欄に表示されている仮承認マークのうち、選択された参加登録データに対して表示されている仮承認マークを全て消去する（Ｓ１２２）。仮承認解除コマンドには、参加登録データリストから選択された全ての参加登録データの参加登録者ＩＤと参加登録コードとが含まれる。
【００９５】
仮承認解除コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、前記処理ステップＴ１４２で参加登録データベース７から検出した部下の参加登録データのうち、仮承認解除コマンドに含まれる参加登録コードが一致する参加登録データの仮承認フラグを全てオフする（Ｔ１５１）。次に、公開情報管理サーバ１は、仮承認フラグがオンしている全ての参加登録データの参加料金を合計する（Ｔ１５２）。そして、公開情報管理サーバ１は、参加料金の合計金額データをクライアントに送信する（Ｔ１５３）。
【００９６】
仮承認解除コマンドを送信したクライアント２は、公開情報管理サーバ１からの応答データを待機する。そして、参加料金の合計金額データを受信したならば、参加登録データリスト画面に、この合計金額を表示させる（Ｓ１２３）。しかる後、クライアント２は、終了指示がなされるか（Ｓ９８）、再び参加登録データリストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが選択されるのを待機する（Ｓ９９）。
【００９７】
こうして、仮承認、仮承認解除の操作を繰り返すことで、クライアント２の利用者である上長は、承認すべき参加登録データ及び否認すべき参加登録データを一覧で鮮明に確認できる。また上長は、部下が参加を申し込んだ公開情報に参加させた際の経費を、既に承認を済ませた参加登録の費用も含め総合的に考慮して新たな参加を承認するか否かを判定できる効果を奏する。
【００９８】
参加登録データリストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが選択された後、承認ボタンが操作入力された場合には（Ｓ１０２のＹＥＳ）、クライアント２は、図１８の処理に進む。すなわち、参加登録データリストから選択された参加登録データの承認要求コマンドを送信する（Ｓ１３１）。承認要求コマンドには、参加登録データリストの中から選択された参加登録データの参加登録者ＩＤ及び参加登録コードと、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤとが含まれる。承認要求コマンドを送信した後、クライアント２は、図１５のＳＴ９６の処理に進む。すなわち、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に承認確認要求コマンドを再度送信し、参加登録データリスト画面を更新する。
【００９９】
上記承認要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、利用者データベース４を検索して、受信コマンドに含まれるユーザＩＤを有する利用者データレコード４Ｒから氏名データを取得する。そして、この氏名データを承認者氏名とする。また、ユーザＩＤを承認者ＩＤとする（Ｔ１７１）。さらに、現在の日付を承認日とする。次に、公開情報管理サーバ１は、前記処理ステップＴ１４２で参加登録データベース７から検出した部下の参加登録データのうち、承認要求コマンドに含まれる参加登録者ＩＤ及び参加登録コードが一致する全ての参加登録データに、上記承認者ＩＤ、承認者氏名及び承認日を追加する（Ｔ１７２）。さらに、その全ての参加登録データの属性を「計画中」から「承認」に変更する（Ｔ１７３）。
【０１００】
ここに、公開情報管理サーバ１は、その処理ステップＴ１７１〜Ｔ１７３により、承認受付手段を構成する。
【０１０１】
メインメニューの１つに、責任者確認メニューがある。責任者確認メニューが選択されると（Ｓ１４のＹＥＳ）、クライアント２は、責任者確認処理を開始する（Ｓ１５）。責任者確認処理の詳細は、図１９〜図２２の流れ図によって示される。図１９において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は公開情報管理サーバ１側の処理手順を示す。
【０１０２】
責任者確認処理を開始したクライアント２は、先ず、公開情報管理サーバ１に責任者確認要求コマンドを送信する（Ｓ１４１）。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【０１０３】
責任者要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、コマンド中のユーザＩＤを検索キーとして公開情報データベース６を検索して、クライアント２の利用者が公開情報の責任者であるか否かを判定する（Ｔ１８１）。検索キーと一致する認証用ＩＤが責任者ＩＤとしてセットされた公開情報データを公開情報データベース６から検出した場合には、利用者は責任者であると判断する。これに対し、検索キーと一致する認証用ＩＤが責任者ＩＤとしてセットされた公開情報データを公開情報データベース６から検出できなかった場合には、利用者は責任者でないと判断する。
【０１０４】
クライアント２の利用者が公開情報の責任者であると判断すると（Ｔ１８２のＹＥＳ）、公開情報管理サーバ１は、受信コマンド中のユーザＩＤが責任者ＩＤとしてセットされた公開情報データのレコード６Ｒを公開情報データベース６から全て検出する（Ｔ１８３）。次に、公開情報データベース６から検出したレコード６Ｒ毎に、その公開情報コードを検索キーとして参加登録データベース７を検索して、公開情報コードが一致する参加登録データ７Ｒを全て検出する（Ｔ１８４）。この処理ステップＴ１８４の処理は、公開情報データベース６から検出した全ての公開情報データレコード６Ｒについて実行する。次に、公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６から検出した全ての公開情報データレコード６Ｒで、責任者が主催者である公開情報と責任者が窓口担当者である公開情報をそれぞれに纏めた公開情報リストを作成する。また、参加登録データベース７から検出した全ての参加登録データレコード７Ｒで、公開情報別の参加登録者リストを作成する（Ｔ１８５）。そして、公開情報管理サーバ１は、これらのリストデータを、ネットワーク３を介して要求コマンド送信元のクライアントに送信する（Ｔ１８６）。
【０１０５】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに公開情報リスト画面を表示する（Ｓ１４２）。この画面には、公開情報リスト表示欄が形成されている。この表示欄には、クライアント２の利用者が責任者である公開情報データの一覧、すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ１８３にて公開情報データベース６から検出された公開情報データレコード６Ｒに関するデータが表示される。ここで、終了指示がなされた場合（Ｓ１４３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、公開情報リストの中からいずれか１つの公開情報データが選択された場合には（Ｓ１４４のＹＥＳ）、クライアント２は、その選択された公開情報データに紐付けられている参加登録者リストの画面をディスプレイに表示する（Ｓ１４５）。参加登録者リストには、選択された公開情報に参加登録をしているユーザの一覧、すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ１８４にて参加登録データベース７から検出された参加登録データレコード７Ｒに関するデータが表示される。また、参加確定ボタン、申込済ボタン、案内通知ボタンが表示される。したがって、クライアント２のユーザは、自身が責任者として登録した公開情報に対して計画し参加登録データが作成された、全てのユーザのリストを確認することができる。主催者確認メニュー画面と窓口担当確認メニュー画面を別々にする場合は、主催者確認メニュー画面には参加確定ボタン、案内通知ボタンを、窓口担当確認メニューには申込済ボタン、案内通知ボタン及び参加者リスト出力ボタンを表示させるようしてもよい。
【０１０６】
参加登録者リスト画面を表示した状態で、終了指示がなされた場合（Ｓ１４６のＹＥＳ）、クライアント２は、画面を公開情報リスト画面に戻す。これに対し、参加登録者リストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが選択され（Ｓ１４７のＹＥＳ）、案内通知ボタンが入力されると（Ｓ１４８のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に案内通知要求コマンドを送信する。このコマンドには、公開情報リストから選択された公開情報の公開情報コードと、参加登録者リストから選択された参加登録データの文書番号とが含まれる。
【０１０７】
上記案内通知要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、図２０の流れ図に示す手順の処理を実行する。すなわち、公開情報管理サーバ１は、受信したコマンドに含まれる文書番号の１つで参加登録データベース７を検索し、同一の文書番号がセットされた参加登録データを検出する（Ｔ１９１）。次に、公開情報管理サーバ１は、検出した参加登録データの属性を調べる。属性が「計画中」である場合（Ｔ１９２のＹＥＳ）、この参加登録データの参加登録者は、公開情報への参加計画を立てているが、上長の承認が未だ得られていない。そこで、公開情報管理サーバ１は、上長宛の承認督促メール作成処理を実行する（Ｔ１９３）。
【０１０８】
この承認督促メール作成処理の手順は、図２１の流れ図によって示される。すなわち、公開情報管理サーバ１は、属性が「計画中」の参加登録データから参加登録者ＩＤを取得する（Ｔ２１１）。そして、上長データベース５を検索して、この参加登録者ＩＤが部下ＩＤとして記憶されている全ての上長データレコード５Ｒから上長ＩＤを取得する（Ｔ２１２）。次に、上長データベース５から取得した全ての上長ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索し、当該上長ＩＤに対応して記憶されているメールアドレスを全て取得する（Ｔ２１３）。そして、このメールアドレスを送信メールの宛先とする上長宛承認要求メールを作成する。このとき、上長宛承認要求メールのタイトルと本文は、該当する公開情報のメール文章作成エリアに記憶されている。
【０１０９】
次に、公開情報管理サーバ１は、当該参加登録データのメール送信区分をチェックする（Ｔ２１５）。メール送信区分が「自動送信」の場合（Ｔ２１５のＹＥＳ）、公開情報管理サーバ１は、作成した送信メールを自身の送信ボックスに保存する。これに対し、メール送信区分が「手動送信」の場合には（Ｔ２１５のＮＯ）、公開情報管理サーバ１は、コマンド送信元のクライアント２で認証されたユーザＩＤで利用者データベース４を検索し、当該ユーザＩＤに対応して記憶されているメールサーバ情報からメールボックスのデータを取得する（Ｔ２１７）。このメールボックスデータは、コマンド送信元のクライアント２を操作している責任者に対して割り当てられたメールボックスの格納場所識別データである。公開情報管理サーバ１は、送信メールを上記責任者のメールボックスに一時保存データとして保存する（Ｔ２１８）。以上で、公開情報管理サーバ１は、承認督促メール作成処理を終了する。
【０１１０】
参加登録データベース７から検出した参加登録データの属性が「承認」または「承認済」である場合（Ｔ１９４のＹＥＳ）、この参加登録データの参加登録者は、自身が参加を計画した公開情報に対して上長承認または主催者承認が得られているにもかかわらず、未だ参加申請をしていない。そこで、公開情報管理サーバ１は、参加登録者宛の申込督促メール作成処理を実行する（Ｔ１９６）。
【０１１１】
この申込督促メール作成処理の手順は、図２２の流れ図によって示される。すなわち、公開情報管理サーバ１は、属性が「承認」または「承認済」の参加登録データから参加登録者ＩＤを取得する（Ｔ２２１）。そして、この参加登録者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索し、当該参加登録者ＩＤに対応して記憶されているメールアドレスを全て取得する（Ｔ２２２）。そして、このメールアドレスを送信メールの宛先とする申込督促メールを作成する。このとき、申込督促メールのタイトルと本文は、該当する公開情報のメール文章作成エリアに記憶されている。
【０１１２】
次に、公開情報管理サーバ１は、参加登録データベース７から検出した参加登録データから公開情報コードを取得する（Ｔ２２４）。そして、この公開情報コードを検索キーとして公開情報データベース６を検索し、該当公開情報の案内ｃｃ区分を認識する（Ｔ２２５）。ここで、案内ｃｃ区分が「上長配信要」であった場合（Ｔ２２６のＹＥＳ）、公開情報管理サーバ１は、上長データベース５を検索して、この参加登録者ＩＤが部下ＩＤとして記憶されている全ての上長データレコード５Ｒから上長ＩＤを取得する（Ｔ２２７）。次に、上長データベース５から取得した全ての上長ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索し、当該上長ＩＤに対応して記憶されているメールアドレスを全て取得する（Ｔ２２８）。そして、このメールアドレスを送信メールの宛先とする上長宛申込督促メールを作成する。このとき、上長宛申込督促メールのタイトルと本文は、該当する参加登録データのメール文章作成エリアに記憶されている。案内ｃｃ区分が「上長配信不要」であった場合には、上記Ｔ２２７〜Ｔ２２９の処理を実行しない。なお、参加登録者宛ての申込督促メールと上長宛ての督促メールを区別するのでなく、上長のメールアドレスを参加登録者宛ての申込督促メールのｃｃ：欄に記載し、配信しても良い。
【０１１３】
次に、公開情報管理サーバ１は、当該参加登録データのメール送信区分をチェックする（Ｔ２３０）。メール送信区分が「自動送信」の場合（Ｔ２３０のＹＥＳ）、公開情報管理サーバ１は、作成した送信メールを自身の送信ボックスに保存する。これに対し、メール送信区分が「手動送信」の場合には（Ｔ２３０のＮＯ）、公開情報管理サーバ１は、コマンド送信元のクライアント２で認証されたユーザＩＤで利用者データベース４を検索し、当該ユーザＩＤに対応して記憶されているメールサーバ情報からメールボックスデータを取得する（Ｔ２３１）。このメールボックスデータは、コマンド送信元のクライアント２を操作している責任者に対して割り当てられたメールボックスの格納場所識別データである。公開情報管理サーバ１は、送信メールを上記責任者のメールボックスに一時保存データとして保存する（Ｔ２３３）。以上で、公開情報管理サーバ１は、申込督促メール作成処理を終了する。
【０１１４】
参加登録データベース７から検出した参加登録データの属性が「申込確定」である場合は（Ｔ１９６のＹＥＳ）、この参加登録データの参加登録者に対して公開情報への参加が確定したことを参加者に通知する必要がある。そこで、公開情報管理サーバ１は、参加確定メール作成処理を実行する（Ｔ１９７）。この参加確定メール作成処理は、図２２で示した申込督促メール作成処理とメールの内容（本文は、該当する公開情報のメール文章作成エリアに記憶されている）が異なるだけであり、手順は同一であるので、ここでの説明は省略する。
【０１１５】
図２０に説明を戻す。公開情報管理サーバ１は、受信した案内通知要求コマンドに含まれる全ての文書番号について、上記処理ステップＴ１９１〜Ｔ１９７の処理を実行する。そして、全ての文書番号について処理を実行したならば（Ｔ１９８のＮＯ）、公開情報管理サーバ１は、自身の送信ボックスに送信メールが保存されているか否かを判断する（Ｔ１９９）。送信メールが保存されている場合には（Ｔ１９９のＹＥＳ）、ネットワーク３を介してその送信メールを送信する（Ｔ２００）。案内通知ボタンの操作により、属性の状態を確認し、自動的に承認督促メールと申込督促メールを区別する方法としたが、承認督促ボタン、申込督促ボタンとを区別して配置しても良い。
【０１１６】
メインメニューの一つに、参加者閲覧メニューがある。参加者閲覧メニューが選択されると（Ｓ１６のＹＥＳ）、クライアント２は、参加者閲覧処理を開始する（Ｓ１７）。参加者閲覧処理の詳細は、図２３の流れ図によって示される。図２３において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は公開情報管理サーバ１側の処理手順を示す。
【０１１７】
参加者閲覧処理を開始したクライアント２は、先ず、公開情報管理サーバ１に参加者閲覧要求コマンドを送信する（Ｓ１４１）。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【０１１８】
参加者閲覧要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、属性が「公開中」または「公開終了」の公開情報データレコード６Ｒをすべて検出する（Ｔ２４１）。次に、公開情報管理サーバ１は、検出した公開情報データレコード６Ｒの閲覧権限区分をチェックする。そして、閲覧権限区分が「閲覧権限解除」の公開情報データレコード６Ｒ、すなわち、その公開情報に紐づいた参加登録データの閲覧権限が公開情報を閲覧できる者全てに付与されている公開情報データのレコード６Ｒを選択する（Ｔ２４２）。次に、公開情報管理サーバ１は、選択したレコード６Ｒ毎に、公開情報コードを取得する。そして、この公開情報コードで参加登録データベース７を検索して、当該公開情報コードがセットされた参加登録データレコード７Ｒを全て参加登録データベース７から検出する。この処理は、選択した公開情報データレコード６Ｒ毎に実行する（Ｔ２４３）。次に、公開情報管理サーバ１は、「公開」［公開終了］全ての公開情報データレコード６Ｒのリストと、処理ステップＴ２４３の処理で公開情報データレコード６Ｒ毎に検出しそれに紐づいた参加登録データレコード７Ｒのリストを作成する（Ｔ２４４）。そして、これらのリストデータを、コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ２４５）。
【０１１９】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに公開情報リスト画面を表示する（Ｓ１５２）。この画面には、公開情報リスト表示欄が形成されている。この表示欄には、公開情報の一覧、すなわち、「公開」［公開終了］全ての公開情報データレコード６Ｒに関するデータが表示される。ここで、終了指示がなされた場合（Ｓ１５３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、公開情報リストの中からいずれか１つの公開情報が選択された場合には（Ｓ１５４のＹＥＳ）、クライアント２は、その選択された公開情報に紐付けられている参加登録者リストの画面をディスプレイに表示する（Ｓ１５５）。参加登録者リストには、選択された公開情報に参加登録をしているユーザの一覧、すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ２４３にて参加登録データベース７ら検出された参加登録データレコード７Ｒに関するデータが表示される。この状態で、終了指示がなされた場合（Ｓ１５６のＹＥＳ）、クライアント２は、画面を公開情報リスト画面に戻す。したがって、クライアント２のユーザは、参加登録データが一般公開されている公開情報に対して参加登録データが作成されたユーザのリストを確認することができる。また、参加登録された者が、計画中なのか、参加の意思表示をしたのか、参加は確定なのか、参加を取り消してくれたのか等を、参加登録者以外の利用者が知ることができる。
【０１２０】
ここに、公開情報管理サーバ１１は、その処理ステップＴ１８５及びＴ２４４により、参加者リスト作成手段を構成する。また、その処理ステップＴ１８１〜Ｔ１８６及びＴ２４１〜Ｔ２４５により、リスト応答手段を構成する。さらに、その処理ステップＴ２２１〜Ｔ２２９により、送信先制御手段を構成し、処理ステップＴ２１５〜Ｔ２１８及びＴ２３０〜Ｔ２３３により、送信制御手段を構成する。
【０１２１】
このように本実施の形態によれば、公開情報毎に責任者を設定することができる。そして、この責任者に対しては、その公開情報の取り扱いに関する各種設定情報、特に、承認区分、開催権限区分、案内ｃｃ区分及びメール送信区分について、編集権限が付与される。したがって、各責任者の権限が明確になるので、公開情報の多様化にても対応し得る公開情報管理システムを提供することができる。
【０１２２】
なお、前記実施形態では、責任者に対して編集権限が付与される設定情報を、認区分、開催権限区分、案内ｃｃ区分及びメール送信区分に限定したが、本発明はこれに限定されるものではない。
【符号の説明】
【０１２３】
１…公開情報管理サーバ、２…クライアント、４…利用者データベース、５…上長データベース、６…公開情報データベース、７…参加登録データベース。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１２４】
【特許文献１】特開２００４−１０２９０２号公報
【特許文献２】特開２００４−０８６５７８号公報
【特許文献３】特開２００７−３０４９６４号公報
【特許文献４】特開２００２−１８３３６５号公報
【特許文献５】特開２００５−１４２７６７号公報
【図１】
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【図２】
2010198619.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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