(57)【要約】【課題】多数の帳票を審査するような業務の場合、事前に作業予告を通知することで、作業者が自身の作業をスケジュールしやすくし、特に、作業予告を通知する作業者が、他部門のユーザであり、複数の同様の作業を審査承認しなければならない場合に作業効率を向上すること。【解決手段】業務フローを表示して、ユーザの業務をナビゲートするシステムであって、業務フローには、ユーザ個人の作業を表すノードと審査承認のワークフローを表すノードを含み、各ノードには、作業の標準時間を含んで、判定ノードを完了すると、作業の経路と、経路内に含まれるノードに設定された標準作業時間とから、この先発生するであろう任意の作業を表すノードへの到着時間を予測し、該ノードの作業予定者のToDOリストに、作業到着予定時間を付与した作業を追加する業務ナビゲーションシステム。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務フローを表示して、ユーザ業務をナビゲートするシステムであって、業務フローには、作業の標準時間を含んで、判定ノードを完了すると、作業経路と、経路内に含まれるノードに設定された標準作業時間とから、この先発生するであろう任意の作業を表すノードへの到着時間を計算し、該ノードの作業予定者の作業リストに、作業到着予定時間を付与した作業を追加する業務ナビゲーションシステム。
【請求項２】
請求項１に記載の業務フロー管理方法であって、判定処理の完了を検知すると、次の審査承認ノードを検索し、該審査承認ノードのロールを参照して作業者を特定し、作業者の作業スケジュールを参照して、作業到着時間の作業状況をチェックし、作業負荷が高い場合は、該ノードまでの業務フローを短縮するように変更する業務フロー管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複雑な作業を効率よく進めるための業務ナビゲーションシステム関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年のビジネス環境の変化により、企業の各種業務は複雑性を増している。従来より、ワークフローシステムにより業務の流れを電子化し、作業ミスや作業負荷の低減を図ってきた。最近では、BPEL（Business Process Execution Language）などのビジネスプロセス定義言語によって複数のソフトウェア資産を組み合わせ、人手で実施していた業務をサービスと呼ばれるWebプログラムに置き換えて更なる効率向上を実施している。たとえば、受付業務の安定化を狙い、業務フローにガイダンスを表示し、作業者の作業をナビゲートしたり、帳票の検索作業をWebプログラムに置き換え、ビジネスプロセスとして統合をすることで、未経験者であっても、作業ミスの低減や作業効率の向上を支援する業務ナビゲーションシステムが提案されている。このような状況であっても、人手で実施する作業の完全自動化には時間がかかり、たとえば、コンプライアンスに関わる審査承認作業においては、目視で作業結果の確認をするなどの業務は依然として負荷の高い業務の一つとなっている。業務ナビゲーションシステムによって、作業手順がわかりやすくなると、審査承認を実施する作業者に、これまで以上に作業負荷が集中し、ここがボトルネックとなって、全体として、リードタイム短縮の妨げとなるケースが発生している。
【０００３】
たとえば、特開平１０−１３４１２４号によれば、業務手順に従いあらかじめ担当者に予告通知する技術が提案されている。担当者があらかじめ、作業の到着を知ることができるため、該作業の準備をすることができ、作業者の作業効率を向上する効果がある。また、特開２００１−１５５０６２号のように、案件の到着予告だけでなく、指定期間内の到着案件数を求める技術も提案されており、この場合も、作業のスケジューリングをあらかじめできるので、作業者の作業効率を向上する効果がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平１０−１３４１２４号公報
【特許文献２】特開２００１−１５５０６２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述したような作業予告をする場合であっても、現在の複雑性を増した業務においては、到着予告時間の担当者の作業状況を考慮して予告し、また、到着時間を前倒して作業準備の時間を確保できるようにできれば、より一層の作業効率向上が期待できる。
【０００６】
本発明は、上述したような、複雑または負荷の高い業務の作業効率向上を支援することを目的とする。特に、作業者の負荷状況を確認して、作業予告を作成する際に、既存の業務フローを並列化してトータルリードタイムを短縮するように業務フローを変更して、かつ、作業リスト（ToDoリスト）に作業を追加して作業予告を認識しやすくする業務ナビゲーションシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の目的を達成するために、業務フローDBに格納された各種テーブルを読み込み、メモリ上に業務フロー管理テーブルを作成して保持し、該作業の作業者に作業予告するために、作業リストテーブルを参照し、作業状況によって業務フローを変換して、作業予告テーブルを作成し、ToDoリストなどの作業リストテーブルに、該作業を追加することで作業予告をする業務フロー管理プログラムを備えた業務ナビゲーションシステムを提供する。
【発明の効果】
【０００８】
本発明では、多数の帳票を審査承認するような業務の場合、事前に作業予告を通知することで、作業者が自身の作業をスケジュールしやすくなるという効果がある。特に、作業予告を通知する作業者が、他部門のユーザであり、複数の同様の作業を審査承認しなければならない場合に効果が大きい。また、特急業務である場合は、トータルリードタイムを削減する効果がある。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】業務ナビゲーションシステムの概念図である。
【図２】業務フロー変換処理後の業務フローである。
【図３】業務ナビゲーションシステムの全体構成を示す。
【図４】ノードテーブルを示す。
【図５】BP定義テーブルを示す。
【図６】ロールテーブルを示す。
【図７】ユーザテーブルを示す。
【図８】変換後ノードテーブルを示す。
【図９】業務フロー管理テーブルを示す。
【図１０】作業予告テーブルを示す。
【図１１】作業リストテーブル（ToDoリスト）を示す。
【図１２】ノードスタックテーブルを示す。
【図１３】ノード変換テーブルを示す。
【図１４】ノードスタックテーブルを示す。
【図１５】ノード変換テーブルを示す。
【図１６】作業予告作成処理を示すフローチャートである。
【図１７】業務フロー変換処理を示すフローチャートである。
【図１８】業務フロー管理テーブル（業務フロー変換処理後）を示す。
【図１９】作業予告テーブル（業務フロー変換処理後）を示す。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明を実施するための形態を図面を用いて説明する。図１、図２は本発明における業務ナビゲーションシステムの概念図である。作業内容や判定処理をあらわすNodeと作業の流れを表す作業経路とで構成される。各Noneには、作業の標準作業時間と、作業を実施できる作業者リスト（ロール）を持つ。Node1は、判定処理を表し、たとえば、帳票を作成する必要があるか否かを判定する。帳票を作成する必要があれば（Yesならば）、後続のNode2へ進み、たとえば、帳票Aを作成する。続いて、Node3、node4で帳票B、帳票Cを作成し、Node5で審査承認のために帳票A,B,Cを審査依頼する。一般に、業務ナビゲーションシステムは、これらの業務を状態遷移として管理し、ディスプレイなどの表示装置へ結果を表示する。図２は、業務ナビゲーションシステムが図1に記載のNode2、Node3、Node4の作業を並列化して、新しい業務フローに変換した場合の概念図である。該当する作業を実施できるＡさん、Ｂさん、Ｃさんの三人のうち、ＡさんとＢさんの二人へ作業を割り当てた状態である。この業務フローを変換する処理が、本発明の主要技術であり作業の並列化によって作業時間を９日から５日へ短縮した業務フローを作成して、これをＮｏｄｅ５の作業者（Ｘさん）へ作業予告をするというものである。
【００１１】
図３は、本システムを構成する業務ナビゲーションシステムの全体構成である。ネットワーク２０１にクライアントマシン２０２、サーバマシン２０３が接続されている。業務ナビゲーションサーバ２０４は、ＣＰＵ２０５とメモリ２０６を備え、業務フロー管理プログラム２０７がメモリに配置される。業務フロー管理プログラムは、業務フローＤＢ２０８から各種テーブル（２１３〜２１９）を読み込み、業務フロー管理テーブル２０９と作業予告テーブル２１０を作成してメモリ上に保持する。また、業務フロー管理プログラムは、作業予告を作成する作業予告作成処理部２１１と業務フローを変換処理する業務フロー変換処理部２１２から構成される。
【００１２】
次に、図４から図７を用いて、図１の業務フローDBに格納される各種テーブルを説明する。図４の２１７は、ノードテーブルである。ノード識別子であるノードIDと、ノード名、作業者の作業であることを表すタスクや、ノードが判定処理や審査承認処理であることを区別する種別、該ノードの平均的な作業時間として設定された標準作業時間を持つ。さらに、該ノードを処理する作業者や作業者の集合であるロールを示すユーザIDとロールIDを持つ。ロールIDは、たとえば、同一の設計部や検査部署であることを示すIDである。ユーザIDは、一般に、ログインや認証のためのIDである。たとえば、ノードテーブル内のレコード４０２は、判定処理を示すノードで標準作業時間は1日である。レコード４０３は、帳票作成などのタスクを表すノードであり、本タスクを処理できるロールとしてＲｏｌｅ１が設定されている。ロールＩＤ＝Ｒｏｌe１は、たとえば、同一の設計部を表し、設計部に所属するユーザが、本タスクを実行可能なことを示している。レコード４１０は、ユーザＩＤが００３のユーザが本タスクを実行できることを示す。
【００１３】
図５は、BP（Business Process）定義テーブルである。たとえば、設計書や輸出管理帳票の審査承認業務といった業務の内容を示す業務ID、業務の流れである作業経路を表す入力ノードと出力ノードを持つ。入力ノードと出力ノードは、図４のノードテーブルに定義したノードを表し、入力ノードが示す作業が完了したら、次に、出力ノードが示す作業を実施することを表現したものである。また、変更可否情報は、業務フローを変換可能であることを示す情報であり、本発明の一手段である業務フロー変換処理の実施可否を示している。たとえば、ＢＰ定義テーブル２１３のレコード５０２、５０３、５０４は、業務ＩＤがＧｙｏｕｍｕ１で、Ｎｏｄe１の次にＮｏｄe２が、Ｎｏｄｅ２の次にＮｏｄe３が処理されることを示している。
【００１４】
図６は、ロールテーブルである。ロールIDとロール名を持ち、設計部や担当検査部といった役割や組織情報を定義する。図７は、ユーザテーブルである。ログインや認証で使うユーザIDとユーザ名、ユーザの所属する部署名や優先度などを定義する。ここでの優先度は、たとえば、本発明の一手段である業務フロー変換処理が、作業をユーザに割り当てるときの順番を示している。業務フロー管理システムは、図１で示したように、各ノードにロールＩＤまたはユーザＩＤを定義できる。図１のＮｏｄe２，Ｎｏｄｅ３，Ｎｏｄｅ４には、ロールが作業者リストとして定義されており、このロールには、Ａさん、Ｂさん、ＣさんのユーザＩＤが設定されていることを示している。
【００１５】
次に、業務フロー管理プログラムが業務フロー管理テーブルを作成してから、作業予告作成処理部２１１が、作業予告テーブルを作成する処理を説明する。業務フロー管理プログラムは、図４から図７のテーブルを業務フローDBからメモリ上に読み込み業務フロー管理テーブルを作成して保持する（図９）。この業務フロー管理テーブルから表示データを作成し、クライアントマシンへ送信する。クライアントマシンでは、Webブラウザなどの表示プログラムにより、該表示データを表示する。たとえば、図１に示す情報を表示する。ノードテーブル２１７とBP定義テーブル２１３から、業務の流れを作成し、各ノードには、ノードテーブル２１７の標準作業時間やロールID、ユーザID、業務ＩＤを記憶する（図９）。ここで、ロールＩＤは、本システムにログインしたユーザが割り当てられたロールＩＤであり、ユーザＩＤは、本システムにログインしたユーザのユーザＩＤである。これにより、どのユーザが、どの業務フローを処理しており、その業務フローは本テーブルで管理する入力ノードと出力ノードの連鎖で表現されているということを管理する。次に、クライアントマシンへのユーザ指示を検知する。ユーザ指示が、判定処理の完了であった場合、後続の審査承認を示すノードまでの標準作業時間の合計を計算する。図１では、判定処理を示すNode1の完了を検知する。ユーザ指示が、Yesの判定であったことを検知すると、後続のNode2、Node3、Node4、Nodoe5を検索しNode5が審査承認Nodeであることを判別して検索処理を終了する。次に、Node2、Node3、Node4の標準作業時間を合計してNode5への作業到着時間が9日であることを計算して後述の作業予告作成処理を実施する。
【００１６】
ここまでの処理を図１６のフローチャートで示す。まず、業務フローＤＢから各種テーブルを読み込み図９に示す業務フロー管理テーブルを作成する（Ｓ１６０１）。次に、検知したユーザ指示が判定処理の完了か否かを判別する（Ｓ１６０２）。業務フロー管理テーブルを審査承認Ｎｏｄｅまで検索し標準作業時間を合計する（Ｓ１６０３）。Ｎｏｄｅが審査承認か否かの判別は、図４に示すノードテーブルの種別を参照することで実施する。次に、上述のように合計した標準作業時間から審査承認Ｎｏｄｅへの作業到着日を特定する。図１の場合では、９日となる。最後に、Ｎｏｄｅ５に割り当てられている審査承認作業者の作業到着日である９日後の作業割り当て時間を、後述する図１１の作業リストテーブル（Ｔｏｄoリスト）から取得した割り当て作業時間の合計と比較して、後述する業務フロー変換処理を行い図１０に示すような作業予告テーブルを作成する。図１０は、本日より9日後が２００９年2月１４日であった場合の例である。この段階では、標準到着時間と到着時間の内容は同じである。そして作業５の標準作業時間である3日が割り当て作業時間へ設定される。
【００１７】
次に業務フロー変換処理について説明する。業務フロー管理プログラムの業務フロー変換処理部（図１の２１２）は、図１１の作業リストテーブル２１９を読み込む。作業リストテーブル２１９は、本システムでは、ToDoリストのような、個人の作業予定をあらわすリストとして利用する。２１９は、誰の作業リストかを表すユーザID、どの業務フロー上の作業リストであるかを示すGyoumuID、どのような作業であるかを表す作業名と、標準到着時間および業務フローを変換して到着時間を前倒しした場合の到着時間、ユーザIDで示すユーザの到着時間で表す日に既に割り当てられた割当作業時間が定義される。上述のように、作業予告作成処理部２１１が標準到着時間が９日であることを計算したのち、９日後が２００９年０２月１４日であることを計算する。そして、ＢＰ定義テーブル２１３の変更可否情報が「可」であることを参照して、２００９年０２月１４日の該ユーザ（ユーザI＝００４）の割当作業時間を合計する。変更可否情報が「不可」であれば、業務フロー変換処理は実施しない。図１１のユーザＩＤ００４の到着時間が、２００９年０２月１４日であるレコード１１０２と１１０３の割当作業時間の合計は、１日（０．５日＋０．５日）となる。次に、業務フロー変換処理により、作業時間を４日（標準到着時間９日―業務フロー変換処理した時間５日）前倒しした２００９年０２月１０日を到着時間として作業予告テーブル（図１９）へ登録する。
【００１８】
次に、業務フロー変換処理の１例を示す。業務フロー管理テーブルから、Node2、Node3、Node4の標準作業時間を順番に取り出し、一時的にノードスタックテーブル図１２へ登録する。そして、ノードスタックテーブルの1番目の要素であるNode2の標準作業時間（５日）を取り出しノード変換テーブルの1行1列目の要素に追加する。ノード変換テーブルへの追加の際は、関連ノードＩＤを採番し業務フロー管理テーブルからユーザＩＤを取得しておく。ユーザＩＤ取得の際、業務フロー管理テーブルにロールＩＤが設定されていれば、図７のユーザテーブルの優先度に従ってユーザＩＤを取得してノード変換テーブルへ追加する。図７では、ユーザＩＤ（００１）が優先度「１」、ユーザＩＤ（００２）が優先度「２」となっているため、１列目のユーザＩＤが００１、２列目のユーザＩＤは００２が追加される。関連ノードＩＤは、後述する変換後ノードテーブル２１６へ格納する。次に、ノードスタックテーブルの２番目の要素であるNode３の標準作業時間（２日）を取り出し、1列目の要素全体の標準作業時間の合計（５日）と比較する。ノードスタックテーブルから取り出した標準作業時間が、比較対象のノード変換テーブルの標準作業時間の合計未満の場合は、ノード変換テーブルの列をインクリメントして、１行２列目の要素に追加する。続いて、ノードスタックテーブルの３番目の要素であるNode４の標準作業時間（２日）を取り出し、２列目の標準作業時間の合計（２日＋２日＝４日）を計算する。そして、１列目の要素の標準作業時間の合計（５日）と比較する。今度は、ノードスタックテーブルから取り出した標準作業時間が、比較対象のノード変換テーブルの標準作業時間の合計未満であるので、そのまま、２行２列目の要素に追加する。ここで、ノード変換テーブルの列数は、たとえば、業務フロー管理テーブルのロールＩＤと、ロールテーブル２１４、ユーザテーブル２１５とから決定する。これにより、業務フロー変換処理では、該当するノードのタスクを実施できるユーザ数を列数とした並列化処理を作成できる。図１３の例では、列数は３であるが、上述のロジックにより２列目までを使用して、作業担当者を最小化するように業務フロー変換処理を実施している。
【００１９】
業務フロー変換処理部の実施する業務フロー変換処理のフローチャートを図１７に示す。まず、ノードスタックテーブルとノード変換テーブルを、一時的に、メモリ上に作成する（Ｓ１７０１）。ノードスタックテーブルの変換対象Ｎｏｄeすべてに対して処理を繰り返す（Ｓ１７０２）。変換対象Ｎｏｄｅとは、ノードスタックテーブルに格納されたＮｏｄeのことを指す。変換対象Ｎｏｄｅの標準作業時間（Ｘ）とノード変換テーブルの標準作業時間（Ｙ）を比較する（Ｓ１７０３）。ノード変換テーブルの標準作業時間（Ｙ）は、図１３の行方向（縦方向）の各要素の標準作業時間の合計である。変換対象Ｎｏｄｅの標準作業時間（Ｘ）がノード変換テーブルの標準作業時間（Ｙ）未満である場合は、ノード変換テーブルへの挿入列をインクリメントする（Ｓ１７０４，Ｓ１７０５）。変換対象ＮｏｄｅのノードＩＤ、関連ノードＩＤ、ユーザＩＤ、標準作業時間をノード変換テーブルへ登録する（Ｓ１７０６）。ここで、関連ノードＩＤは、たとえば、一般的な自動採番処理によって採番される。ユーザＩＤは、業務フロー管理テーブル（図９）から取得できるユーザＩＤである。
【００２０】
図１４、図１５は、ノードスタックテーブル４番目の要素にさらに、データがあった場合のノード変換テーブルの内容を説明するための図である。ノードスタックテーブルの４番目の要素であるNode７の標準作業時間（２日）を取り出した場合なので、ノード変換テーブルの列をインクリメントして、１行３列目の要素に追加する。仮に、Node７の標準作業時間が1日の場合は、３行２列目（１５０１）の要素として追加することになる。
【００２１】
次に、業務フロー変換処理後に作成する新たな業務フロー管理テーブル（図１８）を、図８と図９をよび図１３を用いて説明する。ノード変換テーブル（図１３）のユーザID、ノードID、関連ノードIDを取り出し、変換後ノードテーブル（図８）を作成する。ここでは、Ｎｏｄｅ２１の作業実施者がユーザＩＤ（００１）、Ｎｏｄｅ３１およびＮｏｄｅ４１の作業実施者がユーザＩＤ（００２）に割り当てられたことを示している。レコード８０２は、Ｎｏｄｅ２の変換後のノードＩＤがＮｏｄｅ２１であることを示している。次に、Node２の入力ノードであったNode１と、Node４の出力ノードであったNode５を使って、変換後のBP定義情報である業務フロー管理テーブル図１８の２０９を作成する。業務フロー管理テーブル２０９は、ノード変換テーブルの列、行の順番に要素を取り出し、入力ノードと出力ノードを設定する手順で作成される。次に、作業予告作成処理部２１１は、このようにして作成された業務フロー変換処理後の業務フロー管理テーブルから、上述した審査承認ノードであるＮｏｄe５までの作業時間（５日）を求め、到着時間を計算して図１９の作業予告テーブルを作成する。本作業予告テーブル２１０の内容を、作業リストテーブル２１９のレコード１１０４へ格納して、業務フロー管理プログラムの処理が完了する。なお、業務フロー管理テーブル２０９と作業リストテーブル２１９、変換後ノードテーブル２１６は、業務フローＤＢへ格納され、ユーザの作業再開時に再度、業務フロー管理プログラムによって利用される。
【００２２】
以上説明したように、本発明によれば、業務フローDBに格納された各種テーブルを読み込み、メモリ上に業務フロー管理テーブルを作成して保持し、該作業の作業者に作業予告するために、作業リストテーブルを参照し、作業状況によって業務フローを変換して、作業予告テーブルを作成し、ToDoリストなどの作業リストテーブルに、該作業を追加することで作業予告を実施する。これにより、多数の帳票を審査するような業務の場合、事前に作業予告を通知することで、作業者が自身の作業をスケジュールしやすくなるという効果がある。特に、作業予告を通知する作業者が、他部門のユーザであり、複数の同様の作業を審査承認しなければならない場合に効果が大きい。また、特急業務である場合は、トータルリードタイムを削減する効果がある。
【符号の説明】
【００２３】
１００…業務ナビゲーションシステムの概念図、２０１…ネットワーク、２０２…クライアントマシン、２０３…サーバマシン、２０４…業務ナビゲーションサーバ、２０５…ＣＰＵ、２０６…メモリ、２０７…業務フロー管理プログラム、２０８…業務フローＤＢ、２０９…業務フロー管理テーブル、２１０…作業予告テーブル、４０１…ノードテーブル、５０１…ＢＰ定義テーブル、６０１…ロールテーブル、７０１…ユーザテーブル、８０１…変換後ノードテーブル、９０１…業務フロー管理テーブル、１８０１…業務フロー管理テーブル（業務フロー変換処理後）、１００１…作業予告テーブル、１１０１…作業リストテーブル、１２０１…作業予告テーブル（業務フロー変換処理後）。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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