(57)【要約】【課題】厳密なワークフローを組んだ際にシステムでの対応が難しい例外・緊急処置等に対応することが可能となる文書管理システムを提供する。【解決手段】ダミーオブジェクトのダミー作成関連情報をデータベース１１５に登録するダミー登録部１１１−１と、前記ダミーオブジェクトの実体作成関連情報を前記データベースに登録するダミー変更部１１１−３とを含むダミー管理モジュール１１１を備える。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ダミーオブジェクトのダミー作成関連情報をデータベースに登録するダミー登録部と、前記ダミーオブジェクトの実体作成関連情報を前記データベースに登録するダミー変更部とを含むダミー管理モジュールを備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記ダミー登録部は、前記ダミー変更部が動作する前に動作することを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の文書管理システムにおいて、
前記ダミー変更部により、前記実体作成関連情報を登録し直すことが可能であることを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項１乃至３の何れか１項に記載の文書管理システムにおいて、
前記ダミー作成関連情報は、ダミー作成関連情報の作成日、実体作成予定日及びダミータイプを含むことを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
請求項１乃至４の何れか１項に記載の文書管理システムにおいて、
前記実体作成関連情報は、実体作成者、実体作成日及び実体文書オブジェクトの識別子を含むことを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
ダミーオブジェクトのダミー作成関連情報をデータベースに登録するダミー登録ステップと、前記ダミーオブジェクトの実体作成関連情報を前記データベースに登録するダミー変更ステップとを備えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
請求項６に記載の文書管理方法において、
前記ダミー登録ステップは、前記ダミー変更ステップが行われる前に行われることを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
請求項６又は７に記載の文書管理方法において、
前記ダミー変更ステップにより、前記実体作成関連情報を登録し直すことが可能であることを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
請求項６乃至８の何れか１項に記載の文書管理方法において、
前記ダミー作成関連情報は、ダミー作成関連情報の作成日、実体作成予定日及びダミータイプを含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】
請求項６乃至９の何れか１項に記載の文書管理方法において、
前記実体作成関連情報は、実体作成者、実体作成日及び実体文書オブジェクトの識別子を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１１】
ダミーオブジェクトのダミー作成関連情報をデータベースに登録するダミー登録部と、前記ダミーオブジェクトの実体作成関連情報を前記データベースに登録するダミー変更部とを含むダミー管理モジュールを備えることを特徴とする文書管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラム。
【請求項１２】
請求項１１に記載のプログラムにおいて、
前記ダミー登録部は、前記ダミー変更部が動作する前に動作することを特徴とするプログラム。
【請求項１３】
請求項１１又は１２に記載のプログラムにおいて、
前記ダミー変更部により、前記実体作成関連情報を登録し直すことが可能であることを特徴とするプログラム。
【請求項１４】
請求項１１乃至１３の何れか１項に記載のプログラムにおいて、
前記ダミー作成関連情報は、ダミー作成関連情報の作成日、実体作成予定日及びダミータイプを含むことを特徴とするプログラム。
【請求項１５】
請求項１１乃至１４の何れか１項に記載のプログラムにおいて、
前記実体作成関連情報は、実体作成者、実体作成日及び実体文書オブジェクトの識別子を含むことを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を管理するための文書管理システム及び文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
現状にて、非構造化コンテンツである各文書を管理するための文書管理システムに対するニーズは非常に高い。しかし、文書管理システムをワークフロー等と組み合わせる場合、業務上の例外等を考慮する必要があり、文書管理システムを通常のワークフロー製品と組み合わせる場合、非常に複雑なワークフロー製品の構築が必要となるケースが多い。
【０００３】
すでに作成されている文書に対して、日付や文書名、文書の概要、製作者、実際に使用される文書のタイプ（見積書や契約書など）などの文書の内容や付随情報を示す文字情報などのメタ情報を文書と紐付けて管理し、適切なアクセス権を設定し、検索や修正を行うことは、既存の文書管理システムにて実現されている。また、文書の操作履歴などの分析、管理を行い文書の正当性の証明や、業務ワークフローに伴い適切に文書管理を実施することによる業務の改善も同様に実現されている。
【０００４】
また、企業の製品開発等の各種プロジェクトを管理するために、プロジェクトのスケジュール管理とプロジェクトに関連する文書管理が行われており、プロジェクトの各タスクにおいて作成された文書や図面などの管理も必要とされており、それに対応した文書管理システムは実現されている。
【０００５】
上記の文書管理システムは文書、ユーザ、アクセス権、プロジェクトのタスク、作成したワークフローの部品等を一つ一つのオブジェクトとして管理することによって、文書、ユーザ等に関して詳細かつ厳密な管理をすることが可能となっている。
【０００６】
特許文献１のように、ワークフロー製品の起動時に動的にモデルを構成する方法等が出てきている。
【０００７】
また、特許文献２のように組織変更や人事異動などの人事環境の変化に対応可能なワークフロー製品は出てきている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開２００５−２８５１０１号公報
【特許文献２】特開２００６−１７２３７７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかし、特許文献１の方法ではワークフローを回す際の監査証跡という点で問題が残る。また、特許文献２のようなワークフロー製品は、過去のワークフローに対する管理が主となっており、現在実施中のワークフローに対する担当者の変更には対応できていない。
【００１０】
また、昨今では短納期のプロジェクトが増加し、複数のプロジェクトを同じリーダーやメンバーにて実施することも多く、メンバーのタスクや作成文書などを細部まで明確に定めて厳格に管理を行うことは実質上あまり行われておらず、比較的大雑把な指示のもと、会議やレビュー等のマイルストーンをチェックポイントにして大まかな管理を行っている場合が多い。そのため、作成文書のフォーマット等が決まらないまま文書作成を行うケースや、メンバーの作業状況に応じてタスク担当者の変更などが行われたりするケースも多い。
【００１１】
更に、既存の文書管理システムでは、すでに決定されたタスクや文書の管理について厳密に実施可能ではあるが、上記のような例外が発生しうる定型的な業務に対応するためには、各例外を考慮に入れた上での複雑なワークフローを設計する必要があり、システム構築の上で障壁となる場合が多い。
【００１２】
例えば、図１のような金融業の保険査定に関する簡易的なワークフローを説明する。図１のワークフローは、以下の流れとなっている。
【００１３】
（１）被保険者から保険金申請が来た際に、まずはアカウント担当者が申請をしたユーザについての内容をもとに保険申請書を作成する。
【００１４】
（２）アカウント担当者は、作成された保険申請書を審査責任者に送付する。
【００１５】
（３）審査責任者の誰か一人が保険申請書の担当としてアサインされる。
【００１６】
（４）審査責任者は、審査担当者に保険申請書内の原因調査・正当性の確認などの資料調査の依頼をする。対象の資料としては、診察書や事故証明書、事故の際の調査書・証明される写真など不特定多数の多岐のコンテンツが想定される。
【００１７】
（５）査定担当者は、保険申請書、各種調査資料をもとに、支払金額を精算し、精算書を作成し、その精算書を審査責任者に送付する。
【００１８】
（６）審査責任者は、各種調査資料をもとに支払承認書を作成し、被保険者への支払いを指示する。
【００１９】
上記のようなワークフローについては既存のシステムにて構築可能であるが、途中で作業担当者が変更される場合に問題が生ずる。
【００２０】
例としては、（３）の工程において責任担当者が一度決まり、（４）の工程が開始したのち、責任担当者が変更となる場合である。その場合、ワークフロー自体を開始状態からやり直すか、前もって、途中での変更に対応するための複雑な組み合わせのワークフローを作成しておくことが必要となる。
【００２１】
また別の問題点としては上工程が完全に確定しない限り下工程が始まらないという点がある。例としては（３）の工程における責任者が決まらない限り、（４）の調査が始まらない、あるいは（４）の調査書がすべて完成できない限りは（５）の調査が開始できないという点があげられる。
【００２２】
そこで、本発明は、厳密なワークフローを組んだ際にシステムでの対応が難しい例外・緊急処置等に対応することが可能となる文書管理システム及び方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００２３】
本発明によれば、ダミーオブジェクトのダミー作成関連情報をデータベースに登録するダミー登録部と、前記ダミーオブジェクトの実体作成関連情報を前記データベースに登録するダミー変更部とを含むダミー管理モジュールを備えることを特徴とする文書管理システムが提供される。
【００２４】
また、本発明によれば、ダミーオブジェクトのダミー作成関連情報をデータベースに登録するダミー登録ステップと、前記ダミーオブジェクトの実体作成関連情報を前記データベースに登録するダミー変更ステップとを備えることを特徴とする文書管理方法が提供される。
【００２５】
更に、本発明によれば、ダミーオブジェクトのダミー作成関連情報をデータベースに登録するダミー登録部と、前記ダミーオブジェクトの実体作成関連情報を前記データベースに登録するダミー変更部とを含むダミー管理モジュールを備えることを特徴とする文書管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムが提供される。
【発明の効果】
【００２６】
本発明によれば、ダミーオブジェクトのダミー作成関連情報と実体作成関連情報がデータベースに登録されるので、厳密なワークフローを組んだ際にシステムでの対応が難しい例外・緊急処置等に対応することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】業務ワークフロー例を示す図である。
【図２】本発明の実施形態によるダミー文書オブジェクトのメタ情報及びダミーユーザオブジェクトのメタ情報を示す図である。
【図３】本発明の実施形態による文書管理システムの全体構成図を示す図である。
【図４】本発明の実施形態によるダミー文書オブジェクトを生成する過程を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２８】
以下、図面を参照して本発明を実施するための形態について詳細に説明する。
【００２９】
本実施形態では、既存の文書管理システムにて行われている、すでに作成された文書やすでに担当者が割り当てられたタスクの管理に加えて、将来作成すべき文書や将来タスク担当者として割り当てられる担当者の管理を行うために、ダミーオブジェクトを用意し、ダミーオブジェクトを各タスク担当者、文書に割り当てることで流動的なプロジェクトや業務に対応する文書管理システムを実現する。従来の文書管理システムでは各担当者や文書をオブジェクトにて管理することが可能だが、実際に管理する際には実体のオブジェクトが必要となっていた。本実施形態においては、実体文書がまだ存在する前からダミーオブジェクトにて文書の管理を実施する。
【００３０】
ダミーオブジェクトは、通常のタスク担当者、文書とは別の実体のないオブジェクトとなっており、実際にタスク担当者が決定した後や、文書を作成した後に通常のユーザ、文書のオブジェクトと切り替えることが可能となっている。また、一度切り替えたのちもそのタスクまたはワークフロー等が終了しない限りは別のユーザまたは文書オブジェクトと切り替えることも可能とする。そのため、ワークフローやプロジェクトのタスクを作成する際、未決定の部分をダミーオブジェクトとして仮登録することにより流動的なプロジェクトや業務において必要とされる文書を管理することが可能となる。また、ダミーオブジェクトには生成日、作成予定日、作成日などの日付がメタ情報として登録可能となっており、実体の担当者や文書を割り当てる日程のスケジュール管理も行うことが可能となっている。
【００３１】
図１の例において、ダミーオブジェクトを使用した場合、作業担当者としてダミーのユーザオブジェクトを割り振ることが可能となる。例えば、図１の審査責任者の誰か一人が保険申請書の担当としてアサインされる（３）の工程においてダミーのユーザオブジェクトを割り振り、ダミーのユーザオブジェクトを審査責任者Ａに紐付ける。その後、図１の審査責任者が審査担当者に保険申請書内の原因調査・正当性の確認などの資料調査の依頼をする（４）以降の工程に進んだ際に審査責任者がＡからＢに変更された場合、ダミーのユーザオブジェクトの紐付けを切り替えることだけで審査責任者はＢに変更となり、（４）以降の作業を継続して進めることが可能となる。
【００３２】
また、各種調査資料にダミーの文書オブジェクトを割り振ることが可能となる。ダミーオブジェクトには日付情報を持たせることが可能であるため、例えば、図１の審査責任者が審査担当者に保険申請書内の原因調査・正当性の確認などの資料調査の依頼をする（４）の工程において診察書が３日後に出てくることが判明している場合、診察書としてのダミーオブジェクトを登録し、３日後に実体登録を予約しておくことで、査定担当者が、保険申請書、各種調査資料をもとに、支払金額を精算し、精算書を作成し、その精算書を審査責任者に送付する（５）の工程に進み、査定担当者が事故証明等の別資料を確認することが可能となり（４）の工程が完了する前に（５）の工程に進むことが可能となる。
【００３３】
本実施形態にて使用されるダミーオブジェクトは、既存の文書管理システムにて作成されている、文書管理用の文書オブジェクトまたはユーザ管理用のユーザオブジェクトの関連オブジェクトという形で用意される。ダミーオブジェクトは図２にて記載されているような属性情報を持つ。ダミー文書オブジェクトを例に取ると、ダミー作成者関連情報として、作成者、作成日時、実体作成予定日、ダミータイプ、ダミーＩＤを持ち、実体作成関連情報として、実体作成者、実体作成日、実体文書オブジェクトＩＤ、実体文書オブジェクトタイプを持つ。実体のオブジェクトを作成した場合にはダミーオブジェクトに対して、文書オブジェクトＩＤ、文書オブジェクトタイプを割り当てることによって、実体を割り当てた際にダミーオブジェクトが実体のメタ情報やアクセス権限を引き継ぐ。その結果、通常の文書検索の際にはダミーを意識することなく検索可能となるが、ダミータイプにて検索をかけることにより、ダミーオブジェクトのみを抽出することも可能となる。また、ダミーオブジェクトについては他のオブジェクト同様、版管理を行うことにより、変更の履歴を追うことも可能となる。
【００３４】
次に、本発明の実施形態による文書管理システムの構成について、図３を参照して説明する。本実施形態による文書管理システムは、クライアント１０１、ＧＵＩ提供モジュール１０３、文書管理モジュール１０５、ユーザ管理モジュール１０７、ワークフローモジュール１０９、ダミー管理モジュール１１１、検索モジュール１１３及び各データを管理する管理用データベース群１１５を含む。
【００３５】
ＧＵＩ提供モジュール１０３は表示エンジン１０３−１と入出力制御部１０３−３を含み、主にユーザのクライアント１０１上のブラウザ１０１−１に表示する画面の制御を行っている。文書管理モジュール１０５は文書の登録を行う文書登録部１０５−１とメタ情報の登録・管理を行うメタ情報登録部１０５−３を含む。文書管理モジュール１０５により、既存の文書管理システムが持つ、版管理、履歴管理などが実施可能となる。ユーザ管理モジュール１０７はユーザ登録を行うユーザ登録部１０７−１とファイルに対するアクセス権の設定を行うアクセス権登録部１０７−３を含む。ワークフローモジュール１０９は、ワークフローの作成を行うワークフロー作成部１０９−１、ワークフローの進捗管理を行うワークフロー管理部１０９−３、作成されたワークフローの各タスクの作成を行うタスク作成部１０９−５、各タスクの実行を行うタスク実行エンジン１０９−７を含む。ダミー管理モジュール１１１はダミーオブジェクトの登録やダミーオブジェクトへの実体の登録を行うダミー登録部１１１−１、ダミーオブジェクトに登録されている実体の変更を行うダミー変更部１１１−３を含む。また、管理用データベース群１１５上に上記のモジュールにて登録された情報が格納されており、これらの情報は必要に応じて登録・修正される。
【００３６】
上述したように、ダミーオブジェクトの登録は、ダミー管理モジュール１１１内のダミー登録部１１１−１にて実施される。文書管理モジュール１０５、またはユーザ管理モジュール１０７においてオブジェクトの新規作成を行う際に、ダミータイプとしてダミー文書タイプ、またはダミーユーザタイプを選択することで作成されたオブジェクトが、ダミーオブジェクトと判断される。また、その際、アクセス権設定等も必要に応じて行われる。
【００３７】
図４にダミー文書オブジェクトを登録する際の動作を説明する。文書管理画面（図示せず）にて新規登録を選択し、その後、ＧＵＩ提供モジュール１０３によって、新規登録画面（図示せず）が表示される。新規登録画面には、文書管理モジュール１０５、ユーザ管理モジュール１０７、ダミー管理モジュール１１１によって、オブジェクトタイプ（文書タイプ、ユーザタイプ、ダミータイプ等）を選択するための表示が出る。ここで、ダミータイプを選択すると、ダミーオブジェクトが登録される。ここではダミー文書タイプを選択した例をあげている。
【００３８】
ダミー文書タイプを選択した後は、ダミー管理モジュール１１１のダミー登録部１１１−１によりＧＵＩ提供モジュール１０３が動き、ダミー文書タイプのメタ情報登録画面（図示せず）が表示される。このメタ情報登録画面に入力された情報は、図２にあるダミー作成関連情報１２１となる。メタ情報が登録された後、ダミー文書オブジェクト１２３が登録される。登録後、ユーザ管理モジュール１０７のアクセス権登録部１０７−３がＧＵＩ提供モジュール１０３を動かし、アクセス権設定画面（図示せず）が表示される。ユーザによりアクセス権が変更された後、登録が完了する。また、ダミーオブジェクトに実体を割り当てる際は、文書管理画面（図示せず）から対象のダミーオブジェクトを選択し実体登録を選択する。すると、ダミー管理モジュール１１１のダミー変更部１１１−３と文書管理モジュール１０５がＧＵＩ提供モジュール１０３を動かし、ＧＵＩ提供モジュール１０３により実体ファイルの選択画面（図示せず）が表示される。ユーザにて実体が選択されるとダミー管理モジュール１１１のダミー変更部１１１−３が起動し、ダミーオブジェクトのバージョンアップが実施され、その後、実体作成管理情報１２５が登録される。登録後、検索等を行う際には、ダミー変更部１１１−３から文書管理モジュール１０５にメタ情報の問い合わせが行われ、ダミーオブジェクトのメタ情報とあわせて、実体ファイルのメタ情報が表示される。
【００３９】
上記では手動にてユーザが操作する場合の動作を説明したが、ワークフローモジュール１０９等からダミー変更部１１１−３を起動させて変更するなど、文書管理システムと連携可能な外部システムからダミー変更部１１１−３を起動することによって、同様の動作が行われることを可能とすることにより、ワークフローとの柔軟な連携が可能となる。
【００４０】
本実施形態によれば、ダミーオブジェクトによる文書管理を実施することにより、業務を行う際に生じる例外的な対応について、複雑なワークフローを構築することなく対処可能な文書管理システムを構築することが可能となる。
【符号の説明】
【００４１】
１０１  クライアント
１０３  ＧＵＩ提供モジュール
１０５  文書管理モジュール
１０７  ユーザ管理モジュール
１０９  ワークフローモジュール
１１１  ダミー管理モジュール
１１３  検索モジュール
１１５  管理用データベース群
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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