(57)【要約】【課題】会議などについての電子メールの内容を従来よりも容易に纏める。【解決手段】画像形成装置１に、会議のメンバのうちのいずれかが送信しまたは受信した電子メールを収集する電子メール収集部１０２と、収集された各電子メールの本文から全部分または一部分の内容を抽出する電子メール要約部１３３と、抽出された内容を１つに纏める電子メール統合部１３４と、１つに纏められた内容を用紙に印刷させる統合電子メール印刷部１０５と、を設ける。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のメンバ同士でやり取りされる情報を纏める情報統合システムであって、
前記複数のメンバのうちのいずれかが送信しまたは受信した電子メールを収集する収集手段と、
収集された前記各電子メールの本文から全部分または一部分の内容を抽出する抽出手段と、
抽出された前記内容を１つに纏めて出力する出力手段と、
を有することを特徴とする情報統合システム。
【請求項２】
前記収集手段は、前記電子メールとして、前記複数のメンバが参加する会議に関する電子メールである会議関連メールを収集する、
請求項１記載の情報統合システム。
【請求項３】
前記メンバを示すメンバデータを取得する取得手段、を有し、
前記収集手段は、送信元および送信先が、取得された前記メンバデータに示される前記メンバのうちのいずれかである電子メールを、前記会議関連メールとして収集する、
請求項２記載の情報統合システム。
【請求項４】
前記抽出手段は、収集された複数の前記電子メールに重複する部分がある場合は、当該複数の電子メールのうちの送信日時が古い方からは当該重複する部分を含む部分の内容を前記内容として抽出し、送信日時が新しい方からは当該重複する部分を含まない部分の内容を前記内容として抽出する、
請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の情報統合システム。
【請求項５】
前記抽出手段は、収集された前記電子メールの送信者が前記会議の欠席者からのものである場合は、当該電子メールの本文の全部分を抽出する、
請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の情報統合システム。
【請求項６】
前記出力手段は、前記内容を用紙に印刷することによって出力する、
請求項１ないし請求項５のいずれかに記載の情報統合システム。
【請求項７】
複数のメンバ同士でやり取りされる情報を纏める情報統合方法であって、
コンピュータに、
前記複数のメンバのうちのいずれかが送信しまたは受信した電子メールを収集する処理と、
収集した前記各電子メールから全部分または一部分の内容を抽出する処理と、
抽出された前記内容を１つに纏めて出力する処理と、
を実行させることを特徴とする情報統合方法。
【請求項８】
複数のメンバ同士でやり取りされる情報を纏める処理を行うコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
前記コンピュータに、
前記複数のメンバのうちのいずれかが送信しまたは受信した電子メールを収集する処理と、
収集した前記各電子メールから全部分または一部分の内容を抽出する処理と、
抽出された前記内容を１つに纏めて出力する処理と、
を実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の者同士でやり取りされる情報を纏めるシステムおよび方法などに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コピー、ネットワークプリンティング、スキャン、ファックス、およびファイルサーバなどの様々な機能を備えた画像形成装置が普及している。このような画像形成装置は、「ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）」または「複合機」などと呼ばれることもある。画像形成装置は、企業、役所、または教育機関など様々な組織に設置され使用される。
【０００３】
また、上記の組織にテレビ会議システムが普及している。テレビ会議システムによると、離れた場所に居る者同士がリアルタイムに互いの顔を見ながら会議を行うことができる。
【０００４】
特許文献１に開示されるテレビ会議装置は、次のように動作する。テレビ会議通信開始前に、人物画像認識部はテレビカメラより入力した会議参加者の人物画像から人物画像認識に必要なパラメータを生成し、これに対応させて会議参加者のプロフィールをハードディスクに登録する。テレビ会議通信実行中に、相手端末のディスプレイに表示されている会議参加者についてプロフィールを要求されると、人物画像認識部は、改めてテレビカメラに映っている人物の認識パラメータを生成し、これと一致する登録パラメータをハードディスクに照合する。システム制御部は、照合により一致する登録パラメータに対応するプロフィールを要求元の相手端末に送り、相手端末のディスプレイに表示させる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平６−１２１３１０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、テレビ会議システムで会議を行うことが多い組織においては、日頃あまり面識のないメンバが会議に出席することが多い。また、これらのメンバは、日頃、互いに離れた場所で活動しているので、電子メールで会議についての意見などを交わし合うことが多い。
【０００７】
このような電子メールの内容を纏めておけば、会議の貴重な資料となり、会議の円滑な運営を図ることができる。しかし、メンバが多ければ多いほど、電子メールの内容を纏めることが難しい。
【０００８】
本発明は、このような問題点に鑑み、会議などについての電子メールの内容を従来よりも容易に纏めることができるようにすることを、目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の一形態に係る情報統合システムは、複数のメンバ同士でやり取りされる情報を纏める情報統合システムであって、前記複数のメンバのうちのいずれかが送信しまたは受信した電子メールを収集する収集手段と、収集された前記各電子メールから全部分または一部分の内容を抽出する抽出手段と、抽出された前記内容を１つに纏めて出力する出力手段と、を有する。
【００１０】
好ましくは、前記収集手段は、前記電子メールとして、前記複数のメンバが参加する会議に関する電子メールである会議関連メールを収集する。
【００１１】
または、前記メンバを示すメンバデータを取得する取得手段、を有し、前記収集手段は、送信元および送信先が、取得された前記メンバデータに示される前記メンバのうちのいずれかである電子メールを、前記会議関連メールとして収集する。
【００１２】
または、前記抽出手段は、収集された複数の前記電子メールに重複する部分がある場合は、当該複数の電子メールのうちの送信日時が古い方からは当該重複する部分を含む部分の内容を前記内容として抽出し、送信日時が新しい方からは当該重複する部分を含まない部分の内容を前記内容として抽出する。
【００１３】
または、前記抽出手段は、収集された前記電子メールの送信者が前記会議の欠席者からのものである場合は、当該電子メールの本文の全部分を抽出する。
【００１４】
または、前記出力手段は、前記内容を用紙に印刷することによって出力する。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によると、会議などについての電子メールの内容を従来よりも容易に纏めることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】組織内ネットワークの全体的な構成の例を示す図である。
【図２】画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。
【図４】テレビ会議端末装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図５】テレビ会議端末装置の機能的構成の例を示す図である。
【図６】パーソナルコンピュータのハードウェア構成の例を示す図である。
【図７】パーソナルコンピュータの機能的構成の例を示す図である。
【図８】出欠リストの例を示す図である。
【図９】電子メール要約統合処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１０】要約および統合の処理の例を説明するための図である。
【図１１】テレビ会議端末装置の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１２】画像形成装置の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１３】パーソナルコンピュータの全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
図１は組織内ネットワーク４００の全体的な構成の例を示す図、図２は画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図、図３は画像形成装置１の機能的構成の例を示す図、図４はテレビ会議端末装置２のハードウェア構成の例を示す図、図５はテレビ会議端末装置２の機能的構成の例を示す図、図６はパーソナルコンピュータ３のハードウェア構成の例を示す図、図７はパーソナルコンピュータ３の機能的構成の例を示す図である。
【００１８】
図１に示す組織内ネットワーク４００は、複数の拠点を有する組織に設けられており、各拠点にいる者同士が電子メールで情報を交換したりテレビ会議を行ったりするために用いられる。以下、拠点として第一支店および第二支店の２つの支店を有する企業において組織内ネットワーク４００が用いられる場合を例に説明する。
【００１９】
組織内ネットワーク４００は、第一支店のＬＡＮ（Local Area Network）であるＬＡＮ４０１、第二支店のＬＡＮであるＬＡＮ４０２、およびこれらのＬＡＮを接続するための通信回線ＮＴ１などによって構成される。通信回線ＮＴ１として、専用線、公衆回線、またはインターネットなどが用いられる。
【００２０】
ＬＡＮ４０１は、画像形成装置１、テレビ会議端末装置２、パーソナルコンピュータ３、および通信回線ＮＴ２などによって構成される。通信回線ＮＴ２は画像形成装置１、テレビ会議端末装置２、およびパーソナルコンピュータ３同士を接続するための通信回線であって、有線または無線のいわゆるＬＡＮ回線である。
【００２１】
ＬＡＮ４０２もＬＡＮ４０１と同様に、画像形成装置１、テレビ会議端末装置２、パーソナルコンピュータ３、および通信回線ＮＴ２などによって構成される。
【００２２】
以下、ＬＡＮ４０１および４０２それぞれの画像形成装置１を「画像形成装置１１」および「画像形成装置１２」と区別して記載することがある。同様に、ＬＡＮ４０１および４０２それぞれのテレビ会議端末装置２を「テレビ会議端末装置２１」および「テレビ会議端末装置２２」と区別して記載することがある。また、図１において、ＬＡＮ４０１の各パーソナルコンピュータ３を「パーソナルコンピュータ３１１」、「パーソナルコンピュータ３１２」、…と区別して記載し、ＬＡＮ４０２の各パーソナルコンピュータ３を「パーソナルコンピュータ３２１」、「パーソナルコンピュータ３２２」、…と区別して記載している。
【００２３】
画像形成装置１は、一般に複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれる画像処理装置であって、コピー、ファックス、ネットワークプリンティング、スキャン、およびドキュメントサーバなどの機能を集約した装置である。
【００２４】
画像形成装置１は、図２に示すように、全体制御部１０ａ、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０ｂ、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０ｃ、ハードディスク１０ｄ、スキャナ１０ｅ、印刷装置１０ｆ、ＮＩＣ（Network Interface Card）１０ｇ、操作パネル１０ｈ、およびモデム１０ｉのほか、制御用回路などによって構成される。
【００２５】
スキャナ１０ｅは、原稿に記されている写真、文字、絵、図表などの画像を読み取って画像データを生成する装置である。
【００２６】
印刷装置１０ｆは、スキャナ１０ｅによって読み取られた画像またはパーソナルコンピュータ３などから受信した画像データに示される画像を印刷する。
【００２７】
操作パネル１０ｈは、タッチパネル型の液晶ディスプレイであって、ユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが処理の指令および条件を入力するための画面、および全体制御部１０ａの処理の結果を示す画面などを表示する。また、ユーザが指で触れた位置を検知し、検知結果を示す信号を全体制御部１０ａに送信する。
【００２８】
ＮＩＣ１０ｇは、テレビ会議端末装置２およびパーソナルコンピュータ３などの他の装置とＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）で通信を行うためのネットワークインタフェースである。
【００２９】
モデム１０ｉは、固定電話網を介して他のファックス端末との間でＧ３（Group 3）で画像データをやり取りするための装置である。
【００３０】
全体制御部１０ａは、画像形成装置１全体の制御を行うＣＰＵ（Central Processing Unit）などである。
【００３１】
ＲＯＭ１０ｃまたはハードディスク１０ｄには、図３に示す出欠リスト取得部１０１、電子メール収集部１０２、電子メール要約統合処理部１０３、統合電子メール送信部１０４、および統合電子メール印刷部１０５などを実現するためのプログラムが記憶されている。これらのプログラムは、必要に応じてＲＡＭ１０ｂにロードされ、全体制御部１０ａによって実行される。図３に示す各部の機能の全部または一部を回路などのハードウェアのみによって実現してもよい。
【００３２】
テレビ会議端末装置２は、第一支店および第二支店それぞれの社員（ユーザ）同士がそれぞれの支店に居ながら遠隔的にテレビ会議を行うために用いられる。テレビ会議端末装置２１は、第一支店のユーザの画像を撮影し音声を集音し、テレビ会議端末装置２２は、第二支店のユーザの姿を撮影し音声を集音する。そして、テレビ会議端末装置２１によって撮影された画像および集音された音声は、テレビ会議端末装置２２によって出力される。テレビ会議端末装置２２によって撮影された画像および集音された音声は、テレビ会議端末装置２１によって出力される。
【００３３】
このように、テレビ会議端末装置２１および２２によってテレビ会議システムが形成される。なお、ユーザには、ユニークな電子メールアドレスが１つずつ与えられている。また、ユーザには、パーソナルコンピュータ３が１台ずつ与えられている。
【００３４】
図４に示すように、テレビ会議端末装置２は、本体２０、ディスプレイ２Ａ、スピーカ２Ｂ、ビデオカメラ２Ｃ、およびマイク２Ｄなどによって構成される。
【００３５】
本体２０は、全体制御部２０ａ、ＲＡＭ２０ｂ、ＲＯＭ２０ｃ、ハードディスク２０ｄ、ＮＩＣ２０ｅ、操作パネル２０ｆ、およびマルチメディアインタフェース２０ｇなどによって構成される。
【００３６】
ＮＩＣ２０ｅは、画像形成装置１およびパーソナルコンピュータ３などの他の装置とＴＣＰ／ＩＰで通信を行うためのネットワークインタフェースである。
【００３７】
操作パネル２０ｆは、タッチパネル型の液晶ディスプレイであって、ユーザに対して種々の画面を表示する。また、ユーザが指で触れた位置を検知し、検知結果を示す信号を全体制御部２０ａに送信する。
【００３８】
マルチメディアインタフェース２０ｇは、ディスプレイ２Ａ、スピーカ２Ｂ、ビデオカメラ２Ｃ、およびマイク２Ｄと本体２０とを繋ぐためのインタフェースである。マルチメディアインタフェース２０ｇとして、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）またはＨＤＭＩ（High-Definition Multimedia Interface）などが用いられる。
【００３９】
ＲＯＭ２０ｃまたはハードディスク２０ｄには、図５に示すメンバリスト受信部２０１、出欠リスト管理部２０２、出欠回答受信部２０３、出欠リスト送信部２０４、およびテレビ会議制御部２０５などを実現するためのプログラムが記憶されている。これらのプログラムは、必要に応じてＲＡＭ２０ｂにロードされ、全体制御部２０ａによって実行される。図３に示す各部の機能の全部または一部を回路などのハードウェアのみによって実現してもよい。
【００４０】
パーソナルコンピュータ３は、この企業の社員つまりユーザが業務を行うために用いられる。パーソナルコンピュータ３には、メーラがインストールされており、ユーザは、テレビ会議を開始する前に、他のメンバと電子メールで情報を交換したり打合せを行ったりする。
【００４１】
図６に示すように、パーソナルコンピュータ３は、全体制御部３０ａ、ＲＡＭ３０ｂ、ＲＯＭ３０ｃ、ハードディスク３０ｄ、ＮＩＣ３０ｅ、ディスプレイ３０ｆ、キーボード３０ｇ、およびポインティングデバイス３０ｈなどによって構成される。
【００４２】
ＮＩＣ３０ｅは、画像形成装置１およびテレビ会議端末装置２などの他の装置とＴＣＰ／ＩＰで通信を行うためのネットワークインタフェースである。
【００４３】
ディスプレイ３０ｆは、ユーザに対して種々の画面を表示する。キーボード３０ｇおよびポインティングデバイス３０ｈは、ユーザがパーソナルコンピュータ３に対して指令を与えたり電子メールを作成したりするために用いられる。
【００４４】
ＲＯＭ３０ｃまたはハードディスク３０ｄには、図７に示すメンバリスト送信部３０１、出欠回答送信部３０２、出欠リスト取得部３０３、受信電子メール抽出部３０４、および抽出電子メール送信部３０５などを実現するためのプログラムが記憶されている。これらのプログラムは、必要に応じてＲＡＭ３０ｂにロードされ、全体制御部３０ａによって実行される。図７に示す各部の機能の全部または一部を回路などのハードウェアのみによって実現してもよい。
【００４５】
次に、図３に示す画像形成装置１の各部、図５に示すテレビ会議端末装置２の各部、および図７に示すパーソナルコンピュータ３の各部の処理内容などについて詳細に説明する。
【００４６】
図８は出欠リストＬＴ２の例を示す図、図９は電子メール要約統合処理の流れの例を説明するフローチャート、図１０は要約および統合の処理の例を説明するための図である。
【００４７】
図７において、パーソナルコンピュータ３のメンバリスト送信部３０１は、次のように、テレビ会議のメンバであるユーザを示すメンバリストＬＴ１を生成しテレビ会議端末装置２へ送信する。
【００４８】
テレビ会議の主催者は、自分のパーソナルコンピュータ３を操作して、テレビ会議に出席してもらいたいユーザ（メンバ）の電子メールアドレスを指定する。なお、主催者自身もメンバの１人に加えておく。
【００４９】
すると、メンバリスト送信部３０１は、指定された電子メールアドレスを示すメンバリストＬＴ１を生成する。そして、テレビ会議端末装置２へ宛ててメンバリストＬＴ１を送信する。
【００５０】
なお、テレビ会議端末装置２１、２２ともに、ユーザの出欠に関する情報を管理するための処理を行うことができるが、第一支店および第二支店においてテレビ会議を行う場合は、いずれか一方のみがこの処理を行えばよい。そこで、以下、テレビ会議端末装置２１が代表してこの処理を行う場合を例に説明する。
【００５１】
図５において、テレビ会議端末装置２１のメンバリスト受信部２０１は、パーソナルコンピュータ３から送信されたメンバリストＬＴ１を受信する。
【００５２】
出欠リスト管理部２０２は、受信されたメンバリストＬＴ１に、各ユーザの出欠（出席または欠席）を示す欄および与えられているパーソナルコンピュータ３の識別子（例えば、ＩＰアドレス）を示す欄を設けることによって、図８のような出欠リストＬＴ２を生成する。そして、この出欠リストＬＴ２を記憶し管理する。両欄には、当初は何も格納されていない。
【００５３】
テレビ会議の主催者は、メンバとして指定したユーザのそれぞれに、テレビ会議の開催を案内するとともに、出席するか欠席するかの返答をテレビ会議端末装置２１に対して行うように要求する。各ユーザは、自分のパーソナルコンピュータ３を操作するなどして、自分の電子メールアドレスおよび出席または欠席の返答を本文に記載した電子メールを作成する。
【００５４】
すると、パーソナルコンピュータ３の出欠回答送信部３０２は、その電子メールを、そのパーソナルコンピュータ３自身のＩＰアドレスを本文に追記して、テレビ会議端末装置２１へ送信する。
【００５５】
テレビ会議端末装置２１の出欠回答受信部２０３は、各ユーザからの、テレビ会議の出欠の返答の電子メールを受信する。
【００５６】
出欠リスト管理部２０２は、出欠回答受信部２０３によって電子メールが受信されるごとに、その電子メールの本文に示される電子メールアドレスのレコードを出欠リストＬＴ２の中から検索する。そして、そのレコードの出欠の欄を、その電子メールの本文に示される返答の内容に更新する。つまり、返答として「出席」が示される場合はその欄を「出席」に更新し、「欠席」が示される場合はその欄を「欠席」に更新する。さらに、ＩＰアドレスの欄に、その電子メールの本文に示されるＩＰアドレスを書き込む。
【００５７】
テレビ会議のメンバ同士は、電子メールで情報を交換したり打合せを行ったりする。送信者のパーソナルコンピュータ３のメーラの送信済ボックスには、送信した電子メールがバックアップのために保存される。なお、送信済ボックスに保存された電子メールには、タイトルおよび本文のほか、送信先の電子メールアドレスおよび送信者の電子メールアドレスなどの情報が含まれている。
【００５８】
テレビ会議の開始の所定時間前（例えば、１５分前）までに、テレビ会議のメンバは、電子メールによる情報の交換および打合せ等を終了する。
【００５９】
そして、画像形成装置１は、メンバ同士でやり取りされた電子メールを要約し統合する処理を行う。画像形成装置１１、１２ともに、この処理を行う機能を有するが、第一支店および第二支店においてテレビ会議を行う場合は、いずれか一方のみがこの処理を行えばよい。そこで、以下、画像形成装置１１が代表してこの処理を行う場合を例に説明する。
【００６０】
図３において、画像形成装置１１の出欠リスト取得部１０１は、テレビ会議の開始の所定時間前になったら、出欠リストＬＴ２をテレビ会議端末装置２１に対して要求しそれを取得（ダウンロード）する。
【００６１】
すると、テレビ会議端末装置２１の出欠リスト送信部２０４は、各メンバからの返答に応じて更新された最新の出欠リストＬＴ２を画像形成装置１１へ送信する。
【００６２】
画像形成装置１１の電子メール収集部１０２は、テレビ会議端末装置２１から取得した出欠リストＬＴ２にＩＰアドレスが示される各パーソナルコンピュータ３に対して、テレビ会議のメンバ同士でやり取りされた電子メールを要求し、それらを収集する。
【００６３】
すると、各パーソナルコンピュータ３の出欠リスト取得部３０３、受信電子メール抽出部３０４、および抽出電子メール送信部３０５は、次のような処理を行う。
【００６４】
出欠リスト取得部３０３は、テレビ会議端末装置２１に対して最新の出欠リストＬＴ２を要求しそれを取得（ダウンロード）する。
【００６５】
受信電子メール抽出部３０４は、メーラの送信済ボックスに保存されている電子メールのうちの次の要件をすべて満たすものを抽出する。
（ａ）  送信日が所定の期間内であること。この所定の期間は主催者が任意に決めればよい。例えば、前回のテレビ会議が終了した時から今回のテレビ会議の開催の直前までの期間を、所定の期間とする。テレビ会議の開催の案内がなされた時からテレビ会議の開始時刻の所定の時間前（例えば、１５分前）の期間を、所定の期間とする。
（ｂ）  Ｆｒｏｍに示される電子メールアドレスがテレビ会議のメンバのいずれかのものであること。
（ｃ）  送信者以外のメンバ全員の電子メールアドレスがＴＯ、ＣＣ（Carbon Copy）、およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）のいずれかに示されること。
【００６６】
テレビ会議のメンバの電子メールアドレスは、出欠リスト取得部３０３によって取得された出欠リストＬＴ２に示されている。
【００６７】
そして、抽出電子メール送信部３０５は、抽出された電子メールを画像形成装置１１へ送信する。
【００６８】
このようにして、メンバ同士でやり取りされた電子メールが各パーソナルコンピュータ３から画像形成装置１１に集められる。
【００６９】
電子メール要約統合処理部１０３は、処理対象選出部１３１、処理対象ソート部１３２、電子メール要約部１３３、および電子メール統合部１３４などによって構成され、各メンバのパーソナルコンピュータ３から収集した電子メールを要約し統合する処理を図９に示す手順で実行する。
【００７０】
図９において、処理対象選出部１３１は、収集した電子メールの中から、統合の対象とする電子メールを次のように選出する（＃１６１〜＃１６４）。
【００７１】
収集した電子メールのうちの任意の１つに注目する。注目した電子メールの本文と既に統合の対象として選出した各電子メールの本文とを照合する（＃１６２）。
【００７２】
そして、注目した電子メールの本文が、選出したいずれの電子メールの本文とも一致（重複）しない場合は（＃１６３でＮｏ）、処理対象選出部１３１は、注目した電子メールを統合の対象として選出する（＃１６４）。一方、選出したいずれかの電子メールの本文と一致する場合は（＃１６３でＹｅｓ）、処理対象選出部１３１は、注目した電子メールを統合の対象から除外してもよい。
【００７３】
同様に、収集した残りの電子メールについても順次注目し、他のいずれの電子メールの本文とも重複しなければ統合の対象として選出する。
【００７４】
処理対象ソート部１３２は、処理対象選出部１３１によって選出された電子メールを、送信日時の古い順にソートする（＃１６５）。
【００７５】
電子メール要約部１３３は、選出された電子メールの本文を、送信日時の古い順に次のように要約する（＃１６６〜＃１７０）。
【００７６】
電子メール要約部１３３は、予め、空のテキストファイルＴＦを用意しておく。未注目の電子メールに注目する。注目した電子メールの送信者（送信元）が欠席者である場合は（＃１６７でＹｅｓ）、注目した電子メールの本文の全文と送信者の名前または電子メールアドレスとを、テキストファイルＴＦに追記する（＃１７０）。
【００７７】
一方、注目した電子メールの送信者が出席者である場合は（＃１６７でＮｏ）、注目した電子メールの本文の中から、既に注目した（つまり、送信日時がより古い）他の電子メールの本文との差分を抽出する（＃１６８）。そして、電子メール要約部１３３は、抽出した差分と送信者の名前または電子メールアドレスとを、テキストファイルＴＦに追記する（＃１６９）。
【００７８】
例えば、送信日時の古い順に、図１０のような内容の３つの電子メール５１、５２、および５３が選出されたとする。電子メール５１〜５３の送信者はいずれも出席者であるものとする。
【００７９】
電子メール要約部１３３は、まず、電子メール５１に注目する。電子メール５１には、照合する対象の電子メールがないので、電子メール５１の本文の全文およびその送信者の氏名または電子メールアドレスをテキストファイルＴＦに追記する。
【００８０】
電子メール要約部１３３は、次に、電子メール５２に注目する。電子メール５２の本文から、既に注目した電子メール５１の本文に含まれない部分（つまり、電子メール５１の本文との差分）を抽出する。図１０の例では「ＢＢＢ」の部分を抽出する。そして、抽出した部分を、電子メール５２の送信者の氏名または電子メールアドレスとともにテキストファイルＴＦに追記する。なお、電子メールで一般的によく使用される引用の符号である「＞」はテキストファイルＴＦには追記せず除外する。
【００８１】
電子メール要約部１３３は、次に、電子メール５３に注目する。電子メール５２の本文から、既に注目した電子メール５１の本文にも電子メール５２の本文にも含まれない部分を抽出する。図１０の例では「ＣＣＣ」の部分を抽出する。そして、抽出した部分を、電子メール５３の送信者の氏名または電子メールアドレスとともにテキストファイルＴＦに追記する。
【００８２】
メンバ同士でやり取りされた電子メールは、このようにして必要に応じて要約され１つのテキストファイルＴＦに統合される。以下、適宜要約され１つに統合された電子メールを「統合電子メール」と記載する。
【００８３】
なお、ステップ＃１６７において、送信者が出席者であるか欠席者であるかは、出欠リスト取得部１０１がテレビ会議端末装置２１から取得した出欠リストＬＴ２（図８参照）に基づいて判別することができる。
【００８４】
または、テレビ会議端末装置２１および２２それぞれのビデオカメラ２Ｃによって撮影された画像に基づいて次のように判別してもよい。
【００８５】
予め、メンバごとの顔を撮影しその画像をメンバの識別子（例えば、電子メールアドレス）と対応付けてテレビ会議端末装置２１に保存しておく。
【００８６】
所定の時刻（例えば、テレビ会議の集合時刻または開始時刻）になったら、それぞれのビデオカメラ２Ｃによる撮影を開始する。テレビ会議端末装置２２のビデオカメラ２Ｃで撮影された画像の画像データは、テレビ会議端末装置２１へ送信される。
【００８７】
そして、予め保存しておいた顔の画像を、テレビ会議端末装置２１、２２それぞれのビデオカメラ２Ｃによって撮影された画像に含まれる顔の画像とマッチングする。撮影されたいずれかの画像の中に一致する顔の画像があれば、その顔のメンバが出席者であると判別できる。なければ、欠席者であると判別できる。
【００８８】
このような方法によると、出席すると事前に返答したが急用のため出席できなくなったメンバがいる場合であっても、より確実に出欠を判別することができる。または、顔のマッチングの代わりに音声（声紋）のマッチングによって出欠を判別してもよい。
【００８９】
図３に戻って、画像形成装置１１の統合電子メール送信部１０４は、電子メール要約統合処理部１０３によって生成されたテキストファイルＴＦを画像形成装置１２へ送信する。
【００９０】
画像形成装置１１の統合電子メール印刷部１０５は、テキストファイルＴＦに基づいて統合電子メールを用紙に印刷する。画像形成装置１２の統合電子メール印刷部１０５も同様に、画像形成装置１１から受信したテキストファイルＴＦに基づいて統合電子メールを用紙に印刷する。なお、画像形成装置１１の統合電子メール印刷部１０５は、第一支店のメンバの分だけ統合電子メールを印刷し、画像形成装置１２の統合電子メール印刷部１０５は、第二支店のメンバの分だけ統合電子メールを印刷すればよい。
【００９１】
そして、テレビ会議に出席するメンバは、統合電子メールの印刷物を取ってテレビ会議を始める。欠席するメンバには、後で印刷物が手渡される。または、テキストファイルＴＦを電子メールに添付し、欠席するメンバへ送信してもよい。
【００９２】
テレビ会議端末装置２１、２２それぞれのテレビ会議制御部２０５は、テレビ会議の開催のために、ディスプレイ２Ａ、スピーカ２Ｂ、ビデオカメラ２Ｃ、およびマイク２Ｄを次のように制御する。
【００９３】
テレビ会議端末装置２１のテレビ会議制御部２０５は、自らのビデオカメラ２Ｃおよびマイク２Ｄによって撮影された画像および集音された音声のデータをテレビ会議端末装置２２へ送信する。同様に、テレビ会議端末装置２２のテレビ会議制御部２０５は、自らのビデオカメラ２Ｃおよびマイク２Ｄによって撮影された画像および集音された音声のデータをテレビ会議端末装置２１へ送信する。
【００９４】
また、テレビ会議端末装置２１のテレビ会議制御部２０５は、テレビ会議端末装置２２から送信されてきた画像および音声のデータに基づいて、第二支店で撮影され集音された画像および音声を自らのディスプレイ２Ａおよびスピーカ２Ｂで再生する。同様に、テレビ会議端末装置２２のテレビ会議制御部２０５は、テレビ会議端末装置２１から送信されてきた画像および音声のデータに基づいて、第一支店で撮影され集音された画像および音声を自らのディスプレイ２Ａおよびスピーカ２Ｂで再生する。
【００９５】
図１１はテレビ会議端末装置２の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャート、図１２は画像形成装置１の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャート、図１３はパーソナルコンピュータ３の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【００９６】
次に、画像形成装置１１、テレビ会議端末装置２１、およびパーソナルコンピュータ３の全体的な処理の流れを、図１１〜図１３のフローチャートを参照しながら説明する。
【００９７】
テレビ会議の主催者は、テレビ会議のメンバを決めると、パーソナルコンピュータ３を操作するなどして、各メンバの電子メールアドレスを示すメンバリストＬＴ１をテレビ会議端末装置２１へ送信する。さらに、主催者は、他のメンバへテレビ会議の開催を案内するとともに、出欠を返答するように要求する。
【００９８】
図１１において、テレビ会議端末装置２１は、メンバリストＬＴ１を受信すると、図８のような出欠リストＬＴ２を用意し（＃５２１）、各メンバからの出欠の返答を待つ。
【００９９】
テレビ会議端末装置２１は、電子メールを受信すると（＃５２２でＹｅｓ）、送信者であるメンバを特定し（＃５２３）、出欠リストＬＴ２の中のそのメンバのレコードに、そのメンバが使用するパーソナルコンピュータ３のＩＰアドレスおよび返答の内容（出席か欠席か）を書き込む（＃５２４）。テレビ会議端末装置２１は、所定の期間が過ぎるまで、出欠の電子メールを受け付ける。
【０１００】
その後、画像形成装置１１またはパーソナルコンピュータ３からの要求に応じて（＃５２６でＹｅｓ）、出欠リストＬＴ２を要求元へ送信する（＃５２７）。
【０１０１】
図１２において、画像形成装置１１は、テレビ会議のメンバ同士でやり取りされた電子メールを要約し統合するタイミングが訪れたら（＃５１１でＹｅｓ）、テレビ会議端末装置２１に対して出欠リストＬＴ２を要求して取得し（＃５１２）、その出欠リストＬＴ２にＩＰアドレスが示される各パーソナルコンピュータ３に対して電子メールを要求して取得する（＃５１３）。
【０１０２】
このとき、テレビ会議端末装置２１は、図１１で説明した通り、出欠リストＬＴ２を画像形成装置１１へ送信する。また、各パーソナルコンピュータ３は、図１３に示す手順で処理を実行する。
【０１０３】
パーソナルコンピュータ３は、画像形成装置１１からの要求を受けると（＃５３１でＹｅｓ）、テレビ会議端末装置２１から出欠リストＬＴ２を取得し（＃５３２）、その出欠リストＬＴ２に基づいて、画像形成装置１１へ提供する電子メールを次のように選出する（＃５３３〜＃５３９）。
【０１０４】
パーソナルコンピュータ３は、メーラの送信済ボックスに格納されている１つの電子メールに注目する。その電子メールの送信日時および送信者の電子メールアドレスをチェックし（＃５３４）、送信日が所定の期間内でありかつＦｒｏｍに示される電子メールアドレスがメンバのものであれば（＃５３５でＹｅｓ、＃５３６でＹｅｓ）、さらに、その電子メールのＴＯ、ＣＣ、およびＢＣＣをチェックする（＃５３７）。そして、送信者以外のメンバ全員の電子メールアドレスがＴＯ、ＣＣ、およびＢＣＣのいずれかに示される場合は（＃５３８でＹｅｓ）、その電子メールを選出する（＃５３９）。
【０１０５】
メーラの送信済ボックスに格納されている他の電子メールについても同様に、送信日時、ＦＲＯＭ、ＴＯ、ＣＣ、およびＢＣＣをチェックし、条件を満たしていればそれを選出する。
【０１０６】
そして、パーソナルコンピュータ３は、選出した電子メールを画像形成装置１１へ送信する（＃５４０）。
【０１０７】
図１２に戻って、画像形成装置１１は、各メンバのパーソナルコンピュータ３から収集した電子メールを要約し統合する処理を行う（＃５１４）。この処理の手順は、前に図９で説明した通りである。これにより、統合電子メールのテキストファイルＴＦが得られる。
【０１０８】
そして、画像形成装置１１は、統合電子メールを印刷するとともに、画像形成装置１２へテキストファイルＴＦを送信する（＃５１５）。画像形成装置１２は、受信したテキストファイルＴＦに基づいて統合電子メールを印刷する。
【０１０９】
本実施形態によると、テレビ会議についての電子メールの内容を従来よりも容易に纏め、纏めたものを各メンバに配付することができる。
【０１１０】
本実施形態では、画像形成装置１１は、各パーソナルコンピュータ３から、ある１人のメンバが送信元でありかつ残りのメンバ全員が送信先である電子メールを収集したが、残りのメンバ全員が送信先でなくても一部のメンバが送信先に含まれている電子メールも収集の対象としてもよい。
【０１１１】
または、テレビ会議に関する事前の意見交換などのために電子メールのタイトルにはテレビ会議の識別子（例えば、開催日とメンバのグループ名とを組み合わせた文字列）を付すことを予め定めておき、画像形成装置１１は、この識別子が示される電子メールを収集するようにしてもよい。
【０１１２】
または、電子メールを直接やり取りするメンバ同士のみで秘密にしておきたい（つまり、他のメンバには開示したくない）電子メールのタイトルには「※秘匿」のような文字列を含ませるように予め定めておき、画像形成装置１１は、この文字列がタイトルに含まれる電子メールを収集しないようにしてもよい。
【０１１３】
本実施形態では、欠席者が送信元である電子メールの本文を全文抽出し出席者が送信元である電子メールの本文と送信日時順に並べて統合したが、欠席者が送信元である電子メールの本文を、出席者が送信元である電子メールの本文と分けてもよい。例えば、出席者が送信元である電子メールの本文を送信日時順に並べたものの後ろに、欠席者が送信元である電子メールの本文を配置してもよい。さらに、欠席者からの電子メールであることが目立つように、枠線で囲いまたは太文字を使うなどして印刷してもよい。
【０１１４】
本実施形態では、統合電子メールを、テレビ会議の開始の直前に印刷したが、テレビ会議の開催中または終了後に印刷してもよい。
【０１１５】
本実施形態では、送信済ボックスから電子メールを収集したが、受信ボックスから電子メールを収集してもよい。
【０１１６】
その他、組織内ネットワーク４００、ＬＡＮ４０１、４０２、画像形成装置１、テレビ会議端末装置２、パーソナルコンピュータ３の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、テーブルの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【符号の説明】
【０１１７】
１  画像形成装置（情報統合システム）
１０１  出欠リスト取得部（取得手段）
１０２  電子メール収集部（収集手段）
１０４  統合電子メール送信部（出力手段）
１０５  統合電子メール印刷部（出力手段）
１３３  電子メール要約部（抽出手段）
１３４  電子メール統合部（出力手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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