(57)【要約】【課題】会議の事前作業と会議開催日との関係性から、予約した会議のスケジュールの再調整を行い、作業の状態を作業者に通知するスケジュール管理方法を得る。【解決手段】情報処理装置により構成されるスケジュール調整装置１０３と、情報処理装置により構成されるスケジュール管理装置１１１とを備え、前記スケジュール調整装置１０３は、スケジュール予約画面をユーザが使用するクライアントＰＣ１１９に提供し、ユーザにスケジュールの予約を行わせ、事前作業を実施する作業者による事前作業の実行結果を取得し、その結果に基づいて前記予約した会議のスケジュールの再調整を行い、前記スケジュール管理装置１１１は、前記予約された会議のスケジュールと、参加メンバと、事前作業とを管理する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の事前作業の完了状態から、予約した会議のスケジュールの再調整を行うスケジュール管理方法において、
情報処理装置により構成されるスケジュール調整装置と、情報処理装置により構成されるスケジュール管理装置とを備え、
前記スケジュール調整装置は、スケジュール予約画面をユーザが使用するクライアントＰＣに提供し、ユーザにスケジュールの予約を行わせ、事前作業を実施する作業者による事前作業の実行結果を取得し、その結果に基づいて前記予約した会議のスケジュールの再調整を行い、
前記スケジュール管理装置は、前記予約された会議のスケジュールと、参加メンバと、事前作業とを管理することを特徴とするケジュール管理方法。
【請求項２】
前記スケジュール調整装置は、前記事前作業が、予定より早く完了した場合に、予約されている会議の日程・形態を事前に設定された値に基づいて変更することを特徴とする請求項１記載のスケジュール管理方法。
【請求項３】
前記スケジュール調整装置は、前記事前作業が、予定より遅延している場合に、事前作業を実施する作業者が使用するクライアントＰＣに対して通知し、予約者が使用するクライアントＰＣに対して予約の変更を提案することを特徴とする請求項１記載のスケジュール管理方法。
【請求項４】
会議の事前作業の完了状態から、予約した会議のスケジュールの再調整を行うスケジュール管理システムにおいて、
スケジュール管理システムは、情報処理装置により構成されるスケジュール調整装置と、情報処理装置により構成されるスケジュール管理装置とを備えて構成され、
前記スケジュール調整装置は、スケジュール予約画面をユーザが使用するクライアントＰＣに提供し、ユーザにスケジュールの予約を行わせる手段と、事前作業を実施する作業者による事前作業の実行結果を取得する手段と、その結果に基づいて前記予約した会議のスケジュールの再調整を行う手段とを備え、
前記スケジュール管理装置は、前記予約された会議のスケジュールと、参加メンバと、事前作業とを管理する手段をそなえることを特徴とするケジュール管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スケジュール管理方法及び管理システムに係り、特に、スケジュールに設定されている作業の完了状態から予約したスケジュールの再調整を行い、作業の状態を作業者に通知するスケジュール管理方法及び管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
スケジュールの管理を行うスケジュールシステムに関する従来技術として、例えば、特許文献１等に記載された技術が知られている。この従来技術は、会議等のスケジュールの作成において、会議に出席する必須メンバの空き時間の検索を実施し、特定の人を会議の必須出席者として調整するというものである。また、ワークフローシステムに関する従来技術として、例えば、特許文献２等に記載された技術が知られている。この従来技術は、案件が作成され、案件を割り振られた作業者が案件を処理し、画面上での作業状態を「未完了」から「完了」に変更してデータベースを更新すると、システムが「完了」を検出して、次の案件を生成するというものである。
【特許文献１】特許公開２００７−１１４７９号公報
【特許文献２】特許公開２００５−６２９６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
一般に、会議を開催するについては、場合によって、事前に会議に必要な資料の作成等の事前作業を行う必要が生じる。その場合、会議の開催前に、事前作業が完了していないと、この会議を開催する意味がないため、会議の日程を再調整する必要が生じる。
【０００４】
また、１つのプロジェクトで、複数回の会議を実施する場合、最初の会議での結果の出力が次回に開催する会議の入力になる場合がある。その場合、最初の会議の開催が遅延してしまうと、次回以降の会議の日程にも遅延が発生してしまうことになる。
【０００５】
本発明の目的は、前述したような点に鑑み、会議の事前作業として設定されている作業と会議開催日との関係性から、予約した会議のスケジュールの再調整を行い、作業の状態を作業者に通知するスケジュール管理方法及び管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明によれば前記目的は、会議の事前作業の完了状態から、予約した会議のスケジュールの再調整を行うスケジュール管理方法において、情報処理装置により構成されるスケジュール調整装置と、情報処理装置により構成されるスケジュール管理装置とを備え、前記スケジュール調整装置は、スケジュール予約画面をユーザが使用するクライアントＰＣに提供し、ユーザにスケジュールの予約を行わせ、事前作業を実施する作業者による事前作業の実行結果を取得し、その結果に基づいて前記予約した会議のスケジュールの再調整を行い、前記スケジュール管理装置は、前記予約された会議のスケジュールと、参加メンバと、事前作業とを管理することにより達成される。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、会議の開催条件となる作業の状態により、予約時に設定された情報を利用してスケジュールの再調整を行うことができるので、予約者が各作業者に作業状況のフォローを行う必要をなくすことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、本発明によるスケジュール管理方法及び管理システムの実施形態を図面により詳細に説明する。
【０００９】
図１は本発明の一実施形態によるスケジュール管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【００１０】
本発明の実施形態によるスケジュール管理システムは、スケジュール調整装置１０３、スケジュール及びタスク管理装置１１１、メール装置１１７、データ管理装置１１６、出力装置及び表示装置を有するクライアントＰＣ１１９がネットワーク１１８に接続されて構成されている。前述のスケジュール調整装置１０３、スケジュール及びタスク管理装置１１１、メール装置１１７、データ管理装置１１６のそれぞれは、ＣＰＵ１０１、メモリ１０２、データベースを格納したＨＤＤ等による記憶装置を備えて構成される情報処理装置の中に構築されており、各装置のメモリ１０２内には、本発明の実施形態での処理のためのプログラムにより構成される各種の機能部が格納されている。それらの機能部を構成するプログラムは、前述のＨＤＤ等による記憶装置に格納されていて、メモリ１０２にロードされた後にＣＰＵ１０１により実行されることにより、それぞれの機能を実現している。
【００１１】
スケジュール調整装置１０３は、そのメモリ１０２内に、スケジュール解析部１０４、入力情報登録部１０８、案件状態監視部１０９、スケジュール調整部１１０の各機能部を備え、また、記憶装置内に調整データデータベース１１２を格納して構成される。スケジュール解析部１０４は、入力情報解析部１０５、案件状態解析部１０６、解析結果通知部１０７の各機能部から構成される。そして、入力情報解析部１０５は、入力情報登録部１０８にアクセスし、案件状態解析部１０６、解析結果通知部１０７は、案件状態監視部１０９からアクセスされる。また、調整データデータベース１１２は、未完了スケジュールテーブル１１３、作業データテーブル１１４、調整用設定データテーブル１１５を保持している。
【００１２】
スケジュール及びタスク管理装置１１１は、そのメモリ１０２内に、タスク管理部１２０、スケジュール管理部１００の各機能部を備え、また、記憶装置内にスケジュールデータベース１２４を格納して構成される。スケジュール管理部１００は、スケジュール情報管理部１２１、ユーザ・施設情報管理部１２２、空き時間検索部１２３の各機能部から構成される。スケジュールデータベース１２４は、スケジュールテーブル１２５、ユーザ・施設テーブル１２６、メンバ情報テーブル１２７、タスクテーブル２４７を保持している。
【００１３】
クライアントＰＣ１１９は、ネットワーク１１８を経由してスケジュール調整装置１０３にアクセスすることができ、また、スケジュール調整装置１０３は、予約者等が使用するクライアントＰＣ１１９に対してＧＵＩ(Graphical User Interface)機能を提供している。なお、ＧＵＩにより提供する入力及び出力画面については、図２〜図４を参照して後述する。
【００１４】
次に、スケジュール調整装置１０３を構成する各機能部のそれぞれについて説明する。
【００１５】
スケジュール解析部１０４の入力情報解析部１０５は、入力情報登録部１０８がクライアントＰＣ１０９に提供したＧＵＩ画面からユーザが選択したデータを解析し、他のシステムと連携する必要があるか否かを判定し、図示しない他のシステムと連携する必要がある場合、そのシステムに作業を要求し、その結果を受け取って、各部に結果を通知する。
【００１６】
スケジュール解析部１０４の案件状態解析部１０６は、図４に示して後述するＧＵＩ画面の作業分類１６４を作業が割り振られた作業者１６６が選択し、各装置にアクセスして作業を完了し、作業状況１６７が「完了」とされた時点で、スケジュール及びタスク管理装置１１１内のスケジュールデータベース１２４に格納されているスケジュールテーブル１２５（その内容については図５を参照して後述する）内の対象スケジュールのスケジュールＩＤ１６８と一致するデータを、調整データデータベース１１２の未完了スケジュールテーブル１１３（その内容については図６を参照して後述する）、作業データテーブル１１４（その内容については図７を参照して後述する）、調整用設定データテーブル１１５（その内容については図８を参照して後述する）から取得する。
【００１７】
そして、案件状態解析部１０６は、まず、スケジュールテーブル１２５の対象スケジュールのスケジュールＩＤ１６８に一致する作業データテーブル１１４のデータの作業ステータス１８１を「完了」に更新し、他の作業者１８０の作業ステータス１８１もすべて「完了」になっているか判定する。案件状態解析部１０６は、作業ステータス１８１の全てが「完了」になっていた場合、未完了スケジュールテーブル１１３から対象スケジュールのスケジュールＩＤ１６８に一致するデータを削除し、また、調整用設定データテーブル１１５にスケジュールＩＤ１６８に一致するデータがある場合、スケジュール調整部１１０に予約ＩＤ１８２を渡す。なお、この処理の詳細については、図１０に示すフローを参照して後述する。
【００１８】
解析結果通知部１０７は、案件状態監視部１０９から渡されたデータから各メンバに通知する内容を決定し、通知対象のメンバが使用するクライアントＰＣ１１９に必要な内容を通知する。なお、この処理の詳細については、図１４に示すフローを参照して後述する。
【００１９】
入力情報登録部１０８は、クライアントＰＣ１１９からＧＵＩ画面を利用して登録されたデータをデータベースに登録する。すなわち、入力情報登録部１０８は、図２に示すスケジュール予約画面から登録されたデータに、図５に示すスケジュールデータテーブル１２５に示しているようなスケジュールＩＤ１６８を割り振り、調整データデータベース１１２の未完了作業データテーブル１１４に登録する。また、入力情報登録部１０８は、スケジュール管理装置１１１に対しても、スケジュールデータベース１２４のスケジュールテーブル１２５、メンバ情報テーブル１２７に前述と同様の図２に示す画面から入力されたデータを登録するよう、ネットワーク１１８を通して要求する。
【００２０】
そして、図２に示す画面から入力されたデータである用件１２８、予約日１２９、予約開始時間１３０、予約終了時間１３１、施設１３５の各入力データは、スケジュールテーブル１２５に登録され、メンバ１３３のデータは、メンバ情報テーブル１２６に登録され、また、作業分類１３７、作業対象１３８、作業者１３９の各データは、調整データデータベース１１２の未完了スケジュールテーブル１１４に登録される。
【００２１】
前述の予約開始時間１３０、予約終了時間１３１は、空き時間検索１３２を実行して得られたメンバの空き時間を選択することによる入力も可能である。メンバ１３３は、メンバ検索１３４を実行して得られたメンバを選択することによる入力も可能である。また、施設１３５は、施設検索１３６によって得られた施設を選択することによる入力も可能である。
【００２２】
案件状態監視部１０９は、設定されている間隔で未完了スケジュールテーブル１１３にアクセスし、図６に示している未完了スケジュールテーブル１１３に登録されているスケジュールＩＤ１７５に一致するレコードが図８に示している調整用設定データテーブル１１５に存在しているか否かを検索して、存在していた場合、図１３に示して後述する通知判定処理を実行する。
【００２３】
スケジュール調整部１１０は、案件状態解析部１０６から予定の再調整が要求された場合に、図１１に示して後述する予定の再調整処理を実行する。
【００２４】
前述の未完了スケジュールテーブル１１３は、図７に示している作業データテーブル１１４の作業ステータス１８１が完了になっていない全てのスケジュールデータを格納したテーブルであり、その詳細については図６に示して後述する。
【００２５】
作業データテーブル１１４は、図２に示すスケジュール予約画面から登録した作業分類１３７、作業対象１３８、作業者１３９を格納するテーブルであり、その詳細については図７に示して後述する。
【００２６】
調整用設定データテーブル１１５は、図２に示すスケジュール予約画面で予約再調整設定１４１が選択され、図３に示す再調整情報設定画面から入力されたデータを格納するテーブルであり、その詳細については図８に示して後述する。
【００２７】
次に、スケジュール及びタスク管理装置１１１を構成する各機能部のそれぞれについて説明する。
【００２８】
スケジュール情報管理部１２１は入力情報登録部１０８から要求されたクライアントＰＣ１１９が入力したスケジュールデータをスケジュールデータベース１２４のスケジュールテーブル１２５に登録する。
【００２９】
スケジュール及びタスク管理装置１１１のユーザ・施設情報管理部１２２は、図２に示すスケジュール予約画面でメンバ検索１３４、施設検索１３６が選択されたときに検索対象となるメンバ及び施設を管理している。管理しているデータは、ユーザ・施設テーブル１２６に保持されている。
【００３０】
空き時間検索部１２３は、図２に示すスケジュール予約画面で空き時間検索１３２が選択され、スケジュール調整装置１０３の入力情報登録部１０８から、あるいは、スケジュール調整部１１０から要求された場合に、指定されたメンバ及び施設の空き時間を検索し、その結果を要求元の各部に返す処理を行う。
【００３１】
スケジュールテーブル１２５は、図２に示すスケジュール予約画面から入力されたデータを格納するテーブルであり、その詳細については図５に示して後述する。
【００３２】
ユーザ・施設テーブル１２６は、スケジュール調整装置１０３及びスケジュール及びタスク管理装置１１１を利用することのできるメンバ及びメンバが利用することのできる施設のデータを格納しているテーブルである。
【００３３】
メンバ情報テーブル１２７は、図２に示すスケジュール予約画面から入力されたメンバ１３３を格納するテーブルであり、図３に示す再調整情報設定画面の必須メンバ１５０で必須情報が登録された場合、この情報も合わせて格納される。メンバ情報テーブル１２７の詳細については図９に示して後述する。
【００３４】
図２はスケジュール調整装置１０３がクライアントＰＣ１１９に提供しているスケジュール予約画面の構成例を示す図である。
【００３５】
図２に示すスケジュール予約画面は、少なくとも用件１２８、予約日１２９、予約開始時間１３０、予約終了時間１３１、メンバリスト１３３、施設１３５、作業分類１３７、作業対象１３８、作業者１３９の各項目に対する入力欄を有して構成される。予約開始時間１３０、予約終了時間１３１は、空き時間検索１３２のボタンを選択することにより実行される空き時間検索の処理で得られた時間を選択することにより入力することも可能である。メンバリスト１３３は、メンバ検索１３４のボタンを選択することにより実行されるメンバ検索の処理で得られたメンバを選択することにより入力することも可能である。同様に、施設１３５は、施設検索１３６のボタンを選択することにより実行される施設検索の処理で得られた施設を選択することにより入力することも可能である。入力された用件１２８、予約日１２９、予約開始時間１３０、予約終了時間１３１、施設１３５は、スケジュール及びタスク管理装置１１１のスケジュールテーブル１２５に格納される。スケジュールテーブル１２５の詳細については図５に示して後述する。また、設定されたメンバは、スケジュール及びタスク管理装置１１１のメンバ情報テーブル１２７に格納される。メンバ情報テーブル１２７の詳細については図９に示して後述する。
【００３６】
作業分類１３７は、少なくとも「スケジュールの参照」、「ドキュメントの参照」、「ドキュメントの登録」、「メール連絡」、「ＴｏＤｏ」が選択可能である。そして、クライアントＰＣ１１９により「スケジュールの参照」が選択された場合、スケジュール及びタスク管理装置１１１は、スケジュール情報管理部１２１からスケジュールデータベース１２４のスケジュールテーブル１２５のＩＤの一致するデータ及びその処理結果をクライアントＰＣ１１９に返す。
【００３７】
作業を割り当てられた作業者がクライアントＰＣ１１９から「ドキュメントの参照」及び「ドキュメントの登録」を選択した場合、データ管理装置１１６は、作業者が入力したデータの登録を行い、登録処理が要求された場合、ファイルデータベース２３６のファイルデータテーブル２３７にレコードを追加してファイルを登録し、処理結果をスケジュール調整装置１０３に返す。作業を割り当てられた作業者以外のユーザがクライアントＰＣ１１９から「ドキュメントの参照」及び「ドキュメントの登録」を選択した場合、データの参照を行い、参照処理を要求された場合、ファイルデータベース２３６のファイルデータテーブル２３７からＩＤの一致するデータを取得し、クライアントＰＣ１１９からの指示により要求を行った装置であるスケジュール調整装置１０３に取得したデータと処理結果とを返す。ファイルデータテーブル２３７の詳細については図１５に示して後述する。
【００３８】
作業を割り当てられた作業者がクライアントＰＣ１１９から「メール連絡」を選択した場合、メール装置１１７は、メールの作成・送信を行い、メールデータベース２３８のメールデータテーブル２３９にレコードを追加してメールデータを登録し、処理結果を返す。また、作業を割り当てられた作業者以外のユーザがクライアントＰＣから「メール連絡」を選択した場合、メール装置１１７は、メールの参照を行い、参照処理が要求された場合、メールデータベース２３８のメールデータテーブル２３９からＩＤの一致するデータを取得し、クライアントＰＣ１１９からの指示により要求を行った装置であるスケジュール調整装置１０３に取得したデータと処理結果とを返す。メールデータテーブル２３９の詳細については図１６に示して後述する。
【００３９】
作業を割り当てられた作業者がクライアントＰＣ１１９から「ＴｏＤｏ」を選択した場合、スケジュール及びタスク管理装置１１１のタスク管理部１２０は、作業の完了処理を行い、タスクテーブル２４７の作業状況２５０を「完了」に変更し、スケジュール調整装置１０３に処理結果を返す。また、作業を割り当てられた作業者以外のユーザがクライアントＰＣ１１９から「ＴｏＤｏ」を選択した場合、スケジュールデータベース１２４のタスクテーブル２４７からＩＤの一致するレコードのデータを取得し、取得したデータと取得結果をスケジュール調整装置に１０３返す。タスクテーブル２４７の詳細については図１７に示して後述する。
【００４０】
作業の実施は、図４に示して後述するスケジュール参照画面の作業分類１６４を指定されている作業者１６６が選択することにより、その作業を実施するシステムに処理の要求を行い、また、処理結果を各システムから取得することにより行うことができる。これらの各システムへの処理要求及び処理結果の取得処理は、図１０に示して後述する処理におけるステップ１９７、１９８の処理で実行される。また、作業を増やす場合、図２に示すスケジュール予約画面の追加１４０のボタンを選択することにより新しい作業をスケジュールに付加することができる。設定した作業は、作業データテーブル１１４に格納される。この作業データテーブル１１４の詳細については図７に示して後述する。
【００４１】
図３はスケジュール調整装置１０３がクライアントＰＣ１１９に提供する再調整情報設定画面の構成例を示す図である。この再調整情報設定画面は、図２により説明したスケジュール調整画面内の予約再調整設定１４１のボタンを選択することにより表示される。
【００４２】
再調整情報設定画面は、少なくとも予約開始時間１４４、予約終了時間１４５、予約変更可能開始日１４６、予約変更可能終了日１４７、猶予開始日１４８、猶予終了日１４９、必須メンバ１５０、予約種別１５３、短縮時間１５４、遅延時１５５から構成される。この画面から設定されたデータは、調整用設定データテーブル１１５に登録される。調整用設定データテーブル１１５の詳細については図８に示して後述する。
【００４３】
図４は予約されたスケジュールの参照画面の構成例を示す図である。この予約されたスケジュールの参照画面は、少なくとも用件１５８、予約日１５９、予約開始時間１６０、予約終了時間１６１、メンバリスト１６２、施設１６３、作業分類１６４、作業対象１６４、作業者１６６、作業状況１６７から構成される。そして、この参照画面内の作業分類１６４を選択することにより、作業を実行する他の各システムと連携して作業を行うことができ、作業が完了した場合、各システムから結果を受け取って、作業状況１６７が更新される。
【００４４】
図５はスケジュール及びタスク管理装置１１１のスケジュールデータベース１２４に格納されているスケジュールテーブル１２５の構成例を示す図である。
【００４５】
スケジュールテーブル１２５は、少なくともスケジュールＩＤ１６８、用件１６９、予約日１７０、予約開始時刻１７１及び予約終了時刻１７２による予約時間、開催場所１７３、予約者１７４の各項目を有するレコードの複数から構成される。図２に示したスケジュール予約画面から新規にスケジュールが登録されると、スケジュールＩＤ１６８が割り振られ、このスケジュールテーブル１２５に登録される。また、このスケジュールテーブル１２５は、図４に示して説明したスケジュール参照時や、図１１に示して後述する予約の再調整の処理時に利用される。
【００４６】
図６はスケジュール調整装置１０３の調整データデータベース１１２に格納されている未完了スケジュールテーブル１１３の構成例を示す図である。
【００４７】
未完了スケジュールテーブル１１３は、少なくともスケジュールＩＤ１７５、予約者１７６の各項目を有するレコードの複数から構成される。図２に示したスケジュール予約画面から作業が設定された場合に新たに未完了スケジュールのレコードが格納される。なお、図４に示して説明したスケジュール参照画面から作業者１６６が作業を完了し、作業状況１６７がすべて「完了」になった場合、この未完了スケジュールテーブル１１３から対応する未完了スケジュールのレコードが削除される。
【００４８】
図７はスケジュール調整装置１０３の調整データデータベース１１２に格納されている作業データテーブル１１４の構成例を示す図である。
【００４９】
作業データテーブル１１４は、少なくともスケジュールＩＤ１７７、作業分類１７８、作業対象１７９、作業者１８０、作業ステータス１８１の各項目を有するレコードの複数から構成される。図２に示したスケジュール予約画面から作業が設定された場合に新たに作業データのレコードが格納される。作業ステータス１８１は、図４に示したスケジュール参照画面から作業者１６６が作業を完了し、作業状況１６７が「完了」になった場合、「未完了」から「完了」に更新される。
【００５０】
図８はスケジュール調整装置１０３の調整データデータベース１１２に格納されている調整用設定データテーブル１１５の構成例を示す図である。
【００５１】
調整用設定データテーブル１１５は、少なくとも予約ＩＤ１８２、予約開始時刻１８３及び予約終了時刻１８４による予約時間帶、変更可能開始日１８５及び変更可能終了日１８６による変更可能期間、猶予開始日１８７及び猶予終了日１８８による猶予期間、予約種別１８９、短縮時間１９０、遅延時１９１の各項目を有するレコードの複数から構成される。
【００５２】
前述において、予約ＩＤ１８２には、調整用設定データが設定されているスケジュールテーブル１２５のレコードのスケジュールＩＤ１６８と同じＩＤが設定される。予約開始時刻１８３及び予約終了時刻１８４による予約時間帯は、図１１に示して後述する予定再調整の処理を実施するときに設定する希望の時間帯である。変更可能開始日１８５及び変更可能終了日１８６による変更可能期間も、前述と同様に、予定再調整の処理を実施するときに利用し、現在日時が変更可能開始日１８５から変更可能終了日１８６に含まれている場合に、予定再調整を実施することができる。
【００５３】
猶予開始日１８７及び猶予終了日１８８による猶予期間は、図７に示す作業データテーブル１１４の作業者１８０に作業のフォローが通知されてから、図６に示す未完了スケジュールテーブル１１３の予約者１７６に作業状況が通知されるまでの期間である。図１３に示して後述する通知判定処理で、現在日時が猶予変更開始日１８７より後の日となった場合、図７に示す作業データテーブル１１４の作業者１８０に作業を促す通知を行う。また、現在日時が猶予終了日１８８より後の日となった場合で、図８の調整用設定データテーブルの遅延時１９１が「キャンセル」の場合、図９に示して後述するメンバ情報テーブル１２７のメンバ１９３に予定がキャンセルになったことを通知する。遅延時１９１が「予約者に通知」の場合、図６に示す未完了スケジュールテーブル１１３の予約者１７６に作業状況を通知する。
【００５４】
予約種別１８９は、「ＴＶ会議」、「電子会議」、「回覧」、「会合会議」を選択することができる。この調整用設定データテーブル１１５は、対象のスケジュールに設定されている作業がすべて完了し、未完了スケジュールテーブル１１３からデータが削除されるタイミングで実行される図１１に示して後述する予定再調整機能利用時に使用される。短縮時間１９０には、値が設定され、予約種別１８９が「会合会議」の場合は、既存のスケジュールに設定されている時間よりも短縮された時間で予約される。遅延時１９１のデータは、図１３に示して後述する作業状況をメンバに通知する際に利用される。
【００５５】
図９はスケジュール及びタスク管理装置１１１のスケジュールデータベース１２４に格納されたいるメンバ情報テーブル１２７の構成例を示す図である。
【００５６】
メンバ情報テーブル１２７は、少なくともスケジュールＩＤ１９２、メンバ１９３、必須１９４の各項目を有するレコードの複数から構成される。このメンバ情報テーブル１２７には、図２に示したスケジュール予約画面で登録したメンバ１３３が格納される。また、予約再調整設定１４１が選択された場合、必須１９４に図３に示した必須メンバ１５０が登録される。
【００５７】
図１５はデータ管理装置１１６のファイルデータベース２３６に格納されたファイルデータテーブル２３７の構成例を示す図である。
【００５８】
ファイルデータテーブル２３７は、データ管理部１１６’により割り振られ、レコードを特定するために使用する「ＩＤ」２４０と、スケジュール調整装置１０３から作業者が登録した作成物（ファイル）である「データ」２４１と、ファイルを登録した作業者のＩＤである「登録者」２４２との各項目が登録されたレコードの複数から構成される。
【００５９】
図１６はメール装置１１７のメールデータベース２３８に格納されたメールデータテーブル２３９の構成例を示す図である。
【００６０】
メールデータテーブル２３９は、メール処理部１１７’により割り振られ、レコードを特定するために使用する「ＩＤ」２４３と、スケジュール調整装置１０３から作業者が作成して、発信したメールデータである「データ」２４４と、作業者が「データ」２４４を送信した相手のＩＤである「受信者」２４５と、作業を行った作業者のＩＤである「発信者」２４６との各項目が登録されたレコードの複数から構成される。
【００６１】
図１７はスケジュール及びタスク管理装置１１１のスケジュールデータベース１２４に格納されたタスクテーブル２４７の構成例を示す図である。
【００６２】
タスクテーブル２４７は、タスク管理部１２０により割り振られ、レコードを特定するために使用する「ＩＤ」２４８と、スケジュール調整装置１０３でスケジュールの予約者が設定した図７の「作業対象」１７９を格納している「用件」２４９と、タスクテーブル２４７への登録時は全て「未完了」とされていて、作業者がスケジュール調整装置１０３から図４の作業分類１６４を選択することにより「完了」に更新される「作業状況」２５０との各項目が登録されたレコードの複数から構成される。
【００６３】
図１０は会議開催の事前作業の実施と作業完了後の本発明の実施形態での処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。
【００６４】
（１）事前作業を実施する作業者であるユーザは、図４に示して説明した予約されたスケジュールの参照画面を取得し、この参照画面内の作業分類１６４を選択して、事前作業の実行を開始する（ステップ１９５）。
【００６５】
（２）入力情報解析部１０５は、ステップ１９５の処理で選択された作業分類を判定する入力情報の解析を行い、その作業の実行を連携して行う他のシステムに作業を要求し、そのシステムから作業結果を取得する（ステップ１９６〜１９８）。
【００６６】
（３）案件状態解析部１０６は、ステップ１９８で他のシステムから取得した作業結果を判定して、作業が完了したか否かを判定する。そして、作業が完了していた場合、図７に示して説明した作業データテーブル１１４の作業ステータス１８１を「未完了」から「完了」に更新し、作業が完了していなかった場合、何もせずに、ここでの処理を終了する（ステップ１９９、２００）。
【００６７】
（４）次に、対応するスケジュールに必要な全ての作業が完了しているか否かを、図７に示して説明した作業データテーブル１１４の対象となるスケジュールＩＤ１７７の作業ステータス１８１を取得して判定する（ステップ２０１）。
【００６８】
（５）ステップ２０１の判定で、まだ「未完了」となっている作業があった場合、何もせずに、ここでの処理を終了し、全ての作業が「完了」となっていた場合、図６に示して説明した未完了スケジュールテーブル１１３からスケジュールＩＤ１７５が一致した対象データを削除する（ステップ２０２）。
【００６９】
（６）次に、図８に示して説明した調整用設定データテーブル１１５の予約ＩＤ１８２が対象スケジュールのスケジュールＩＤと一致しているか否か、すなわち、調整用設定データテーブル１１５に対象スケジュールが登録されているか否かを判定する（ステップ２０３）。
【００７０】
（７）ステップ２０３の判定で、調整用設定データテーブル１１５に対象スケジュールが登録されていなかった場合、何もせずに、ここでの処理を終了し、対象スケジュールが登録されていた場合、スケジュール調整部１１０に予定の再調整を要求する。なお、ここでの再調整の処理の詳細については、図１１に示すフローにより後述する（ステップ２０４）。
【００７１】
図１１は図１０のステップ２０４の処理で要求を受けたスケジュール調整部１１０が実行する予定再調整の処理を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。
【００７２】
（１）スケジュール調整部１１０は、処理を開始すると、まず、現在日時が図８に示して説明した調整用設定データテーブル１１５に登録されている変更可能開始日１８５及び変更可能終了日１８６による変更可能期間に含まれているか否かを判定し、含まれていなかった場合、何もせずにここでの処理を終了する（ステップ２０５）。
【００７３】
（２）ステップ２０５の判定で、現材日時が変更可能開始日１８５及び変更可能終了日１８６による変更可能期間に含まれていた場合、調整用設定データテーブル１１５の予約種別１８９を取得し、取得した予約種別によりスケジュールの時間変更が必要か否かを判定する（ステップ２０６）。
【００７４】
（３）ステップ２０６の判定で、予約種別１８９が「電子会議」、「回覧」であって、時間変更を必要としなかった場合、スケジュールの形態を変更し、変更後、既存スケジュールの削除をスケジュール及びタスク管理装置１１１のスケジュール情報管理部１２１に要求し、図５に示して説明したスケジュールテーブル１２５のスケジュールＩＤ１６８が一致したデータを削除させる（ステップ２１２、２１０）。
【００７５】
（４）ステップ２０６の判定で、予約種別１８９が「ＴＶ会議」、「会合会議」であって、時間変更を必要とした場合、あるいは、短縮時間１９０に値が設定されている場合、スケジュール及びタスク管理装置１１１の空き時間検索部１２３に、図９に示して説明したメンバ情報テーブル１２７の必須１９４の項目に「○」が設定されているメンバの空き時間の検索を要求する。検索を要求する空き時間は、変更可能開始日１８５及び変更可能終了日１８６による変更可能期間内の日程で予約開始時刻１８３及び予約終了時刻１８４による予約時間帯の間の時間を検索対象とする。そして、予約する時間は、図５に示しているスケジュールテーブル１２５の元の時間を予約するが、図８に示している調整用設定データテーブル１１５で短縮時間１９０に値が設定されている場合は、元の時間から短縮時間１９０に設定されている時間を減じた時間とする（ステップ２０７）。
【００７６】
（５）ステップ２０７の処理で空き時間の検索を要求した検索結果を判定して、空き時間がヒットしたか否かを判定し、空き時間がなかった場合、何もせずにここでの処理を終了し、また、空き時間があった場合、スケジュール及びタスク管理装置１１１のスケジュール情報管理部１２１に、図５に示しているスケジュールテーブル１２５のスケジュールＩＤ１６８が一致するスケジュールデータの変更を要求する（ステップ２０８、２０９）。
【００７７】
（６）ステップ２０９の処理の後、あるいは、ステップ２１０の処理の後、予約者に会議のスケジュールが変更になったことを通知して、ここでの処理を終了する（ステップ２１１）。
【００７８】
図１２はスケジュール調整装置１０３の案件状態監視部１０９が実行する案件状態監視の処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。
【００７９】
（１）案件状態監視部１０９は、装置に予め設定されている一定時間の期間、例えば、数秒の経過を監視し、一定時間が経過しない間待機する。ここで、設定されている期間とはスケジュール調整装置１０３で設定する値であり、秒単位で設定することができ、ステップ２１５の処理が実行されてから、次にステップ２１５の処理が再度実行されるまでの間隔のことである（ステップ２１３、２１４）。
【００８０】
（２）設定されている間隔が経過した場合、図６に示している未完了スケジュールテーブル１１３に登録されているデータ数だけ、以後のステップ２１６、ステップ２１７、ステップ２１８の処理を繰り返すことを設定する（ステップ２１５）。
【００８１】
（３）次に、図８に示している調整用設定データテーブル１１５に登録されているデータ数だけ、ステップ２１７、ステップ２１８の処理を繰り返すことを設定する（ステップ２１６）。
【００８２】
（４）未完了スケジュールテーブル１１３に登録されているデータのスケジュールＩＤ１７５と調整用設定データテーブル１１５の予約ＩＤ１８２とを比較し、一致した場合に、通知判定の処理を行い、一致しなかった場合、次の調整用データテーブル１１５に登録されているデータを参照し、比較の処理を続ける（ステップ２１７、２１８）。
【００８３】
図１３は図１２に示したフローのステップ２１８での通知判定の処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。
【００８４】
（１）案件状態監視部１０９は、通知判定の処理を開始すると、調整用設定データテーブル１１５から猶予開始日１８７及び猶予終了日１８８による猶予期間を取得し、取得した猶予期間と現在日時とを比較し、比較の結果、現在日時が取得した猶予期間の猶予開始日より前であった場合、何もせずにここでの処理を終了する（ステップ２１９、２２０）。
【００８５】
（２）ステップ２２０の比較処理で、現在日時が猶予期間の猶予終了日１８８以降であった場合、図８に示している調整用設定データテーブル１１５の遅延時１９１の設定値が「予約者に通知」となっているか、「キャンセル」となっているかを判定する（ステップ２２５）。
【００８６】
（３）ステップ２２５の判定で、調整用設定データテーブル１１５の遅延時１９１のデータが「予約者に通知」であった場合、通知種別を「予約者」とし、解析結果通知部１０７に、この通知種別と図６に示している未完了スケジュールテーブル１１３の予約者１７６のユーザ情報とを渡して、ここでの処理を終了する（ステップ２２９、２３０）。
【００８７】
（４）ステップ２２５の判定で、調整用設定データテーブル１１５の遅延時１９１のデータが「キャンセル」であった場合、通知種別を「キャンセル」とし、解析結果通知部１０７に、この通知種別と図６に示している未完了スケジュールテーブル１１３のスケジュールＩＤとを渡し、スケジュール及びタスク管理装置１１１に対応するスケジュールの削除を要求して、ここでの処理を終了する（ステップ２２６〜２２８）。
【００８８】
（５）ステップ２２０の比較処理で、現在日時が猶予開始日１８７及び猶予終了日１８８による猶予期間内にあった場合、解析結果通知部１０７にスケジュールＩＤを渡す。また、通知種別を「被予約者」とする（ステップ２２１、２２２）。
【００８９】
（６）図７に示している作業データテーブル１１４の対象スケジュールのスケジュールＩＤ１７７の作業ステータス１８１が「未完了」になっているユーザ数分だけ、解析結果通知部１０７に通知種別と作業者１８０の情報とを渡して、ここでの処理を終了する（ステップ２２３、２２４）。
【００９０】
図１４は図１３に示したフローの通知判定処理でデータを渡された解析結果通知部１０７での処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。この処理は、図１３に示したフローのステップ２２４、ステップ２２８、ステップ２３０の処理でデータを渡された解析結果通知部１０７での処理である。
【００９１】
（１）解析結果通知部１０７は、渡された通知種別を判定し、通知種別が「予約者」か、「被予約者」か、あるいは、「キャンセル」かを判別する（ステップ２３１）。
【００９２】
（２）ステップ２３１の判別で、通知種別が「予約者」であった場合、渡されたユーザ情報を利用して予約者に作業状況を通知し、通知種別が「被予約者」であった場合、渡されたユーザ情報を利用して被予約者に作業期限を通知して、作業のフォローを行う（ステップ２３２、２３３）。
【００９３】
（３）ステップ２３１の判別で、通知種別が「キャンセル」であった場合、渡されたスケジュールＩＤと図９に示しているメンバ情報テーブル１２７のスケジュールＩＤ１９２とが一致するデータ数だけ、ユーザにキャンセル情報を通知する処理を繰り返す。すなわち、一致したメンバ１９３に対して、スケジュールがキャンセルとなったことを通知する（ステップ２３４、２３５）。
【００９４】
前述した本発明の実施形態での各処理は、プログラムにより構成し、本発明が備えるＣＰＵに実行させることができ、また、それらのプログラムは、ＦＤ、ＣＤＲＯＭ、ＤＶＤ等の記録媒体に格納して提供することができ、また、ネットワークを介してディジタル情報により提供することができる。
【００９５】
前述した本発明の実施形態によれば、会議の開催条件として設定されている作業の完了日時が予定より早ければ会議の開催日を早くするために自動的に再調整を実施し、作業完了が遅れていれば作業者に作業を促す通知をするようにしているので、会議の開催条件となる作業の状態を予約者が各作業者にフォローする必要がなくなり、各装置から自動的に取得し、予約時に設定された情報を利用してスケジュールの再調整を行うことができる。
【００９６】
また、本発明の実施形態によれば、作業状態が完了になっていない場合、会議開催日時との関係性を自動判定して各作業者に通知を行うことができるので、作業の漏れを防ぐことができ、さらに、作業が会議の開催直前になっても完了していない場合、システムから予約者に通知を行っているので、予約者が会議を開催すべきか否かを判断するために役立てることができる。
【図面の簡単な説明】
【００９７】
【図１】本発明の一実施形態によるスケジュール管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】スケジュール調整装置がクライアントＰＣに提供しているスケジュール予約画面の構成例を示す図である。
【図３】スケジュール調整装置がクライアントＰＣに提供する再調整情報設定画面の構成例を示す図である。
【図４】予約されたスケジュールの参照画面の構成例を示す図である。
【図５】スケジュール及びタスク管理装置のスケジュールデータベースに格納されているスケジュールテーブルの構成例を示す図である。
【図６】スケジュール調整装置の調整データデータベースに格納されている未完了スケジュールテーブルの構成例を示す図である。
【図７】スケジュール調整装置の調整データデータベースに格納されている作業データテーブルの構成例を示す図である。
【図８】スケジュール調整装置の調整データデータベースに格納されている調整用設定データテーブルの構成例を示す図である。
【図９】スケジュール及びタスク管理装置のスケジュールデータベースに格納されたいるメンバ情報テーブルの構成例を示す図である。
【図１０】会議開催の事前作業の実施と作業完了後の本発明の実施形態での処理動作を説明するフローチャートである。
【図１１】図１０のステップ２０４の処理で要求を受けたスケジュール調整部が実行する予定再調整の処理を説明するフローチャートである。
【図１２】スケジュール調整装置の案件状態監視部が実行する案件状態監視の処理動作を説明するフローチャートである。
【図１３】図１２に示したフローのステップ２１８での通知判定の処理動作を説明するフローチャートである。
【図１４】図１３に示したフローの通知判定処理でデータを渡された解析結果通知部での処理動作を説明するフローチャートである。
【図１５】データ管理装置のファイルデータベースに格納されたファイルデータテーブルの構成例を示す図である。
【図１６】メール装置のメールデータベースに格納されたメールデータテーブルの構成例を示す図である。
【図１７】スケジュール及びタスク管理装置のスケジュールデータベースに格納されたタスクテーブルの構成例を示す図である。
【符号の説明】
【００９８】
１００  スケジュール管理部
１０１  ＣＰＵ
１０２  メモリ
１０３  スケジュール調整装置
１０４  スケジュール解析部
１０５  入力情報解析部
１０６  案件状態解析部
１０７  解析結果通知部
１０８  入力情報登録部
１０９  案件状態監視部
１１０  スケジュール調整部
１１１  スケジュール及びタスク管理装置
１１２  調整データデータベース
１１３  未完了スケジュールテーブル
１１４  作業データテーブル
１１５  調整用設定データテーブル
１１６  データ管理装置
１１６’  データ管理部
１１７  メール装置
１１７’  メール処理部
１１８  ネットワーク
１１９  クライアントＰＣ
１２０  タスク管理部
１２１  スケジュール情報管理部
１２２  ユーザ・施設情報管理部
１２３  空き時間検索部
１２４  スケジュールデータベース
１２５  スケジュールテーブル
１２６  ユーザ・施設テーブル
１２７  メンバ情報テーブル
２３６  ファイルデータベース
２３７  ファイルデータテーブル
２３８  メールデータベース
２３９  メールデータテーブル
２４７  タスクテーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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