(57)【要約】【課題】コピー条件を満たしてコピーをした後もその紙媒体の配布先の追跡を可能にする文書管理を提供することを目的とする。【解決手段】  利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証部（動作２０２）と、原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部（動作２０７）と、原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証部で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断部（動作２０８）と、この判断部によってコピー権限があると判断されると、前記読取部で読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部（動作２１２）を備えている。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証部と、
原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部と、
原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証部で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断部と、
この判断部によってコピー権限があると判断されると、前記読取部で読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部を備えていることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
画像出力部は一度に複数のコピーを実施する場合に、それぞれに異なる追跡情報を出力することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記異なる追跡情報は異なる識別番号であることを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
画像出力部は画像出力される新たな追跡情報は前記読取部で読取られた追跡情報の位置に上書することを特徴とする請求項１から３何れか一記載の文書管理システム。
【請求項５】
利用者のユーザ情報を取得し、
原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取り、
原稿をコピーするにあたり、ユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断し、
コピー権限があると判断されると、読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行うことを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
一度に複数のコピーを実施する場合に、それぞれに異なる追跡情報を出力することを特徴とする請求項５記載の文書管理方法。
【請求項７】
文書管理システムに、
利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証機能と、
原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取機能と、
原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証機能で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断機能と、
この判断機能によってコピー権限があると判断されると、前記読取機能で読取った原稿とともに前記読取機能で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力機能を実現させるための文書管理システム。
【請求項８】
一度に複数のコピーを実施する場合に、それぞれに異なる追跡情報を出力すること実現させるための請求項７記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子化されたファイルは、誰がアクセスしたかなどの追跡情報を管理することができる。しかし、電子化されたファイルも印刷をされた後ではコピーが容易にできてしまい管理が行き届かない。紙媒体に印刷された原稿をコピーする際に、原稿の複製の禁止を解除する条件を満たしたときのみコピーをすることができる技術の開示がある（特許文献１）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、この技術ではコピーした後の配布先など追跡ができない問題が残る。
【０００４】
そこで、コピー条件を満たしてコピーをした後もその紙媒体の配布先の追跡を可能にする文書管理を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明は、利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証部と、原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部と、原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証部で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断部と、この判断部によってコピー権限があると判断されると、前記読取部で読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部を備えている。
【発明の効果】
【０００６】
コピー条件を満たしてコピーをした後もその紙媒体の配布先の追跡が確実にできる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】第１の実施形態のＭＦＰのブロック図
【図２】実施の形態でプロセッサの動作を説明するフローチャート
【図３】配布先選択画面の図
【図４】印刷される台帳のイメージを説明する図
【図５】第１の実施形態のスキャン動作の詳細を説明するフローチャート
【図６】新しいＱＲコードを付加したコピー動作の詳細説明するフローチャート
【図７】第２の実施形態の全体を説明する図
【図８】第２の実施形態のＭＦＰのブロック図
【図９】第２の実施形態のサーバのブロック図
【図１０】第２の実施形態のスキャン動作の詳細を説明するフローチャート
【図１１】第２の実施形態のサーバの動作を説明するフローチャート
【発明を実施するための形態】
【０００８】
第１の実施の形態について図１から図６迄を参照にして説明をする。
【０００９】
図１は文書管理システムとしてのＭＦＰ（Multi Function peripheral）のブロック図である。本実施の形態ではＭＦＰ１は一部のサーバ機能も兼ね備えている例で説明をする。
【００１０】
ＭＦＰ１は装置全体の動作を司るプロセッサ１１と主記憶部１２を備えている。主記憶部１２は装置の制御プログラムを記憶しているメモリや各種の動作を行う際に一時的にデータを記憶しているメモリを含んでいる。また、ＭＦＰ１はユーザの認証情報を読取るためのタグリーダ部１３と、紙原稿等を読取るためのスキャナ部１４と、このスキャナ部１４で読取った原稿を紙コピー画像出力するプリンタ部１５を備えている。スキャナ部１４は周知のＣＣＤ（Charge Coupled Device）イメージセンサを備えており、単色読取カラー読取いずれを内在させてもよい。また、スキャナ部１４は複数の原稿を連続的に読取るために自動原稿送装置も備えている。プリンタ部１５は例えば電子写真方式のプリンタやインクジェット方式のプリンタなど周知のものでよく、記録方式は問わない。さらにＭＦＰ１はコピー情報を表示する表示器を含む表示部１６とコピー部数などを入力するための入力パネルを含む入力部１７を含む。入力パネルは表示器と一体的にしたタッチパネルであってもよい。
【００１１】
ＭＦＰ１は外部からのデータ受信をし、外部へデータを送信するための外部インターフェース部１８を備えている。また、ＭＦＰ１はコピーされた原稿を追跡管理するための情報を記憶している追跡管理データベース（追跡管理ＤＢ）２１と、文書を管理している文書管理データベース（文書管理ＤＢ）２２を備えている。この追跡管理ＤＢ２１と文書管理ＤＢ２２は一体的に設けてもよい。  
【００１２】
次に図２のフローチャートを用いて本実施の形態のコピー動作について説明をする。
【００１３】
プロセッサ１１は、タグリーダ部１３のタグリーダの読取可能領域にタグがあるか否かの読取指示を出す（動作２０１）。プロセッサ１１は、タグリーダからの情報に基づいて、ＭＦＰ１の近傍にいる利用者（ユーザ）の認証を行う（動作２０２）。プロセッサ１１は、ユーザの認証の際にユーザ名及びそのユーザ自身に与えられている権限などの情報を得る。プロセッサ１１は、ユーザ自身に与えられている権限に基づいて、配布先選択画面を表示部１６に表示する指示を出す（動作２０３）。  
【００１４】
図３にプロセッサ１１の表示指示に基づき表示部１６が表示した配布先選択画面について説明をする。画面左上にこのモードが追跡コピーモードである表示をしている。画面右上に今回のコピー操作者の氏名を表示している。画面中央左側に配布先の組織名が表示されている。この例では営業部と企画部が候補になっており、現在営業部の社員氏名が中央部分に表示され、配布先対象の有無のマークも示されている。中央部右側には配布先追加ボタンと新規配布先ボタンが表示されている。画面左下側には管理台帳出力ボタンが表示されている。画面右下にはコピーボタンが表示され、コピー開始時にはこのコピーボタンが押される。
【００１５】
図２に戻り、プロセッサ１１は、図３に示した画面が表示されている状態で、コピースタートボタンが押されたか否かを判断する（動作２０４）。プロセッサ１１は、コピーボタンが押されていないと判断をしたならば（動作２０４のＮ）、所定時間ごとに同じ動作を繰り返す。プロセッサ１１は、コピースタートボタンが押されたと判断したならば（動作２０４のＹ）、入力部１７から入力されたコピー部数ｎの情報を取得する（動作２０５）。次にプロセッサ１１は、図３に示した画面で確定した配布情報を取得する（動作２０６）。プロセッサ１１は、次にスキャナ部１４にセットされている原稿を読取り動作を行う（動作２０７）。動作２０７のスキャン動作の詳細については後述をする。この動作２０７が、原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部である。
【００１６】
プロセッサ１１は、動作２０７のスキャン動作の終了後に、コピー権限は満たしているか否かを判断する（動作２０８）。すなわち動作２０８は判断部として、原稿をコピーするにあたり、動作２０２で認証したユーザ情報及び動作２０７で読取った原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断している。プロセッサ１１は、コピー権限は満たしていないと判断した場合（動作２０８のＮ）、エラーメッセージを表示部１６に表示するように指示を出す（動作２０９）。プロセッサ１１は、エラーメッセージを出す際にコピー指示した内容もキャンセルされた旨の表示も行うように指示する。そして、プロセッサ１１は本動作を終了する。
【００１７】
プロセッサ１１は、コピー権限は満たしていと判断した場合（動作２０８のＹ）、プロセッサ１１はコピー動作のために変数をｍ＝１にセットして変数ｍを初期化する（動作２１０）。この変数ｍはコピー完了部数を示している。プロセッサ１１は、新しいＱＲコードを付加したコピーの指示をプリンタ部１５に指示を出す（動作２１１）。この新しいＱＲコードを付加したコピーの動作についての詳細は後述する。ＱＲコードには追跡情報自体もしくは追跡情報に関する情報が内在している。本実施の形態では、追跡情報自体もしくは追跡情報に関する情報双方を追跡情報と定義する。この動作２１１は、スキャナ部１４で読取った原稿とともにスキャナ部１４で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部である。
【００１８】
新しいＱＲコードを付加したコピーの動作について動作が完了をすると、完了部数を示す変数ｍをインクリメントする（動作２１２）。プロセッサ１１はコピーが終了か否かを判断する（動作２１３）。すなわちコピー完了部数を示す変数ｍが動作２０５で取得したコピー部数情報ｎと一致しているか否かを判断する。プロセッサ１１は、コピーが終了したと判断できない場合には（動作２１３のＮ）、動作２１０に戻る。プロセッサ１１は、コピーが終了したと判断できた場合には（動作２１３のＹ）、追跡管理ＤＢ２１と文書管理ＤＢ２２の情報を更新する（動作２１４）。
【００１９】
続いてプロセッサ１１は、台帳印刷をするか否かを判断する（動作２１５）。この判断は動作２０６で配布情報を取得した際に図３に示す管理台帳出力ボタンが押されたか否かで把握することができる。プロセッサ１１は台帳印刷をすると判断したならば（動作２１５のＹ）、プリンタ部１５に台帳印刷をするように指示を出す（動作２１６）。プロセッサ１１は台帳印刷をすると判断しないならば（動作２１５のＮ）、そのまま動作を終了する。
【００２０】
図４は印刷された台帳のイメージである。台帳は原本の一つのみの情報と配布先の少なくとも一つの配布先が示されている。原本情報は追跡情報の一部である識別を示すＩＤ番号と、配布者すなわちコピーを実行したものの氏名と、配布日時であるコピー指示日時及びその他追跡のために用いる追跡情報を含んだＱＲコードが示されている。また、各配布先情報は追跡情報の一部である識別を示すＩＤ番号と、配布を受けたものの氏名と、追跡のために用いるＱＲコード及び回収した際に日にちを書き込める回収日枠が示されている。この例では配布先が複数あり、原本のＩＤ番号と異なるとともにそれぞれの新たに配布する資料のＩＤ番号同士も異なっている。このため、複数コピーをした際でも、配布経路を確実に追跡できるようになっている。
【００２１】
次に、図５を用いて動作２０７のスキャン動作の詳細について説明をする。
【００２２】
プロセッサ１１はスキャナ部１４に対してスキャナ部１４にセットされている原稿をスキャンするように指示をする（動作２３１）。このとき原稿の特定の場所に追跡情報が記録されており、この追跡情報の中に原稿の識別を示す識別情報も含まれている。プロセッサ１１は、スキャナ部１４で読取られたイメージ画像の中から追跡情報であるＱＲコードを見つけ出し、配布先情報などを取得する（動作２３２）。プロセッサ１１は、動作２３２で見つけ出したＱＲコードが適正に取得できているかを判断する（動作２３３）。プロセッサ１１は、ＱＲコードが適正に取得できていると判断した場合（動作２３３のＹ）、動作２０２でユーザ認証した際に取得したタグデータからユーザ（利用者）情報を取得する（動作２３４）。プロセッサ１１は、動作２３２で取得した配布先情報と動作２３４で取得したユーザ情報とを比較して、同一であるか否かを判断する（動作２３５）。すなわち、ユーザは原稿を受取った本人であるか否かを判断する。
【００２３】
プロセッサ１１は、同一人物である判断した場合（動作２３５のＹ）、動作２０６で取得した配布先の権限情報を取得する（動作２４６）。プロセッサ１１は、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たすか否かを判断する（動作２４７）。プロセッサ１１は、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たすと判断した場合（動作２４７のＹ）、コピーの許可装置の情報を取得する（動作２４８）。プロセッサ１１は、当該ＭＦＰでコピーすることは許可条件を満たすか否かを判断する（動作２４９）。例えば、文書管理システムが一つのＭＦＰで実現されている場合は、他のＭＦＰでプリントされた資料についてコピーを不可とする情報などが該当する。プロセッサ１１は、当該ＭＦＰでコピーすることは条件を満たすと判断した場合（動作２４９のＹ）、保持期限情報を取得する（動作２５０）。すなわちこれからコピーをする原稿はコピー許可期日ないか否かを判断する。
【００２４】
プロセッサ１１は、保持期限情報の許可条件を満たすか否かを判断する（動作２５１）。プロセッサ１１は、保持期限情報の許可条件を満たすと判断した場合（動作２５０のＹ）、コピー世代情報を取得する（動作２５２）。すなわち、原稿を受領したものがコピー配布をするまでは許可を認めるが、その配布を受けた原稿に対しては更なるコピーを認めない場合がある。場合によっては２世代目のコピーを認める（孫コピーを認める）が３世代目のコピーを認めない場合もある。このような場合に該当するためにコピー世代情報を取得する。プロセッサ１１は、取得したコピー世代情報は許可条件を満たしているか否かを判断する（動作２５３）。プロセッサ１１は、取得したコピー世代情報は許可条件を満たしていると判断した場合（動作２５３のＹ）、コピー部数情報を取得する（動作２５４）。プロセッサ１１は、取得したコピー部数は許可条件を満たしているか否かを判断する（動作２５５）。プロセッサ１１は、コピー部数は許可条件を満たしていると判断した場合には（動作２５５のＹ）、過去からのコピー部数の合計部数の情報を所得する（動作２５６）。プロセッサ１１は、取得したコピー部数の合計部数は許可条件を満たしているか否かを判断する（動作２５７）。すなわち、プロセッサ１１は、過去の合計コピー部数に今回のコピー部数ｎを加算した場合予め決められているコピー部数の上限を超えるか否かを判断する。プロセッサ１１は、合計部数は許可条件を満たしていると判断した場合（動作２５７のＹ）、権限をＯＫ状態に記憶する（動作２５８）。
【００２５】
一方、プロセッサ１１は、ＱＲコードが適正に取得できない場合（動作２３３のＮ）、利用者とコピー配布受け者が同一人物と判断できない場合（動作２３５のＮ）、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たさない場合（動作２４７のＮ）、当該ＭＦＰでコピーすることは許可条件を満たさないと判断した場合（動作２４９のＮ）、保持期限情報の許可条件を満たさないと判断した場合（動作２５１のＮ）、コピー世代情報は許可条件を満たさないと判断した場合（動作２５３のＮ）、コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合（動作２５５のＮ）、合計コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合（動作２５７のＮ）、権限をＮＧ状態に記憶する（動作２６２）。
【００２６】
次に図６を用いて動作２１１の新しいＱＲコードを付加したコピー動作の詳細について説明をする。
【００２７】
プロセッサ１１は、新しいＩＤ情報を取得する（動作２７１）。このときの新しいＩＤは過去に付与していない新規のＩＤ番号（識別番号）を付与する。コピーが複数ある場合にはコピー資料同士が異なるＩＤ番号になるように作成する。例えば、今までのＩＤ番号を所定桁数桁上げした後に、現在の変数ｍを下位の桁に付加する形でもよい。プロセッサ１１は新しい配布先を動作２０６で取得した情報に基づき取得する（動作２７２）。プロセッサ１１は、動作２５０でＱＲコードから取得した保持期限情報を取得する（動作２７３）。プロセッサ１１は、動作２５２でＱＲコードから取得した取得したコピー世代情報に基づいて新たなコピー世代情報を取得する（動作２７４）。例えば、第１世代の原稿をコピーしたならば第２世代の情報に変更したり、コピー可能な残り世代数の情報に変更したりすることが相当する。次にプロセッサ１１は、合計コピー部数情報を取得する（動作２７５）。すなわち、今までの合計部数の値に今回のコピー部数を加算する。次にプロセッサ１１は、コピー許可装置の情報を取得する（動作２７６）。プロセッサ１１は、動作２７１〜２７６で取得した情報に基づいて、新たなＱＲコードを作成する（動作２７７）。プロセッサ１１は、動作２３１の指示に基づいて読取ったイメージ情報に対して、読取時のＱＲコードのイメージ部分に動作２７７で作成したＱＲコードを埋込み、新しいイメージ画像を作成する（動作２７８）。プロセッサ１１は、新しいＱＲコードが埋め込まれたイメージ画像をプリンタ部１５にコピーする指示を出す（動作２７５）。
【００２８】
本実施の形態では、ＱＲコードからＭＦＰ１の内部データベースから総ての追跡情報が取得されることを前提にして説明をしたがこれに限定はされず、ＱＲコードに基づいてＭＦＰ１の外部から追跡情報を取得するようにしてもよい。また、追跡情報を得るためにＱＲコードを用いて説明をしたが、これに限定はされず、ＯＣＲ可能文字、１次元バーコード、カラーコードを含む２次元バーコード、隠し文字印刷、紫外線インクの利用など、追跡情報が読取可能であれば何れの方式を用いてもよい。また、許可条件を満たすか否かを判断する項目は図５で説明をした総て含めることなく、一部であってもよいし他に加えてもよい。
【００２９】
また、本実施の形態では動作２０１において、プロセッサ１１は、ユーザ認証をするためにタグリーダを用いて情報を読取るようにした。しかしながら、認証方法はこれに限定されず、入力部１７からパスワードを入力する画面を表示するように指示をしてもよい。また、ユーザ認証については周知のユーザ認証の方法何れかを限定するものではない。
【００３０】
また、本実施の形態では動作２０８において権限がＮＧの場合、エラーメーセージを表示するように指示を出して、動作を終わるようにしているが、これに限らず、動作２０９の後に動作２０７に戻るようにしてもよい。
【００３１】
また、プロセッサ１１は、動作２１１の新しいＱＲコードを付加したコピー動作の最中に入力部１７からキャンセル指示の入力を受信した場合に、コピー動作を中止する指示を出してもよい。この場合、プロセッサ１１は、キャンセルした旨を表示部１６に表示させる指示を出してもよい。キャンセル表示は、既にコピーを完了した配布者用と、まだコピーが済んでいない配布者用が区別できる表示をしてもよい。
【００３２】
さらに、プロセッサ１１は、動作２１１の新しいＱＲコードを付加したコピー動作の最中にコピー中の旨を示す表示を表示部１６に表示するように指示をしてもよい。このとき、既にコピーを完了した配布者用と、まだコピーが済んでいない配布者用が区別できる表示をしてもよい。また、現在どの配布者用のコピーをしているか認識できる表示をしてもよい。プロセッサ１１は、コピー動作が完了した場合（動作２１３のＹ）、表示部１６に確認画面としてコピー完了を示す表示を指示してもよい。また、キャンセル画面、コピー中画面、確認画面について、台帳印刷の項目も合わせて表示をさせてもよい。
【００３３】
次に第２の実施の形態について図７から図１１迄を参照にして説明をする。
【００３４】
図７の文書管理システムはネットワークを介して複数の装置で実現しており、第１の実施の形態で文書管理システムがＭＦＰ１の内部だけで実現している点と異なっている。コピー動作を行うＭＦＰ１と、外部とのデータの送信受信を行うためのインターフェースを備え、電子化されたファイル閲覧や電子化されたファイルを印刷指示するためのパーソナルコンピュータ２と、追跡管理及び文書を管理するためのデータベースを有するサーバ３と、がネットワークを介して接続されている。
【００３５】
図８はＭＦＰ１のブロック図である。第１の実施の形態と異なるところは、追跡管理ＤＢ２１と、文書を管理している文書管理ＤＢ２２を備えていない点である。その他は第１の実施の形態と同じであるため説明を省略する。
【００３６】
図９はサーバ３のブロック図である。サーバ３は装置全体の動作を司るプロセッサ３１と主記憶部３２を備えている。主記憶部３２は装置の制御プログラムを記憶しているメモリや各種の動作を行う際に一時的にデータを記憶しているメモリを含んでいる。また、サーバ３は、ＭＦＰ１でコピーされた原稿を追跡管理するための情報を記憶している追跡管理ＤＢ２１と、文書を管理している文書管理ＤＢ２２を備えている。また、サーバ３の情報は外部インターフェース部３３を介してネットワークに接続されているＭＦＰ１やパーソナルコンピュータ２などと接続されている。
【００３７】
次に第２の実施の形態におけるコピー動作について説明をする。全体的な動作説明は第１の実施の形態で示した図２と同様であるため、説明を省略する。次に第２の実施の形態におけるスキャン動作（動作２０７）のサブフローについて図１０のフローチャートを用いて説明をする。
【００３８】
図１０において、プロセッサ３１の動作３３１〜動作３３５は、図５におけるプロセッサ１１の動作２３１〜動作２３５と同一のため説明を省略する。プロセッサ３１は、動作３３２で取得したＱＲコードの中から原稿の識別を示すコードを見つけ出し、その識別コードを外部インターフェース部１８及びネットワークを介してサーバ３に送信する（動作３３６）。プロセッサ１１は、動作３３６の問合せ後所定時間後に外部インターフェース部１８を介して、動作３３６の問合せに関する応答があったか否かを判断する（動作３３７）。プロセッサ１１は、問合せに関する応答がないと判断した場合（動作３３７のＮ）、さらに所定時間後に応答があったか否かを判断する。プロセッサ１１は、問合せに関する応答があったと判断した場合（動作３３７のＮ）、指示したコピーの権限がＯＫすなわち指示したコピーの権限が満たされているか否かを判断する（動作３３８）。プロセッサ１１は、指示したコピーの権限が満たされていると判断した場合（動作３３８のＹ）、指示したコピーの権限をＯＫ状態にして記憶して（動作３３９）、図９の動作を終了する。一方、プロセッサ１１は、指示したコピーの権限が満たされていないと判断した場合（動作３３８のＮ）、指示したコピーの権限をＮＧ状態にして記憶する（動作３４０）、図９の動作を終了する。
【００３９】
次に図１１のフローチャートを用いてサーバ３の権限確定動作について説明をする。プロセッサ３１は、動作３３６でＭＦＰ１からコピーの権限に関する問い合わせを、外部インターフェース部３３を介して受信する（動作３４５）。動作３４６〜動作３５８に関しては、動作の主体がＭＦＰ１のプロセッサ１１からサーバ３のプロセッサ３１に代わった以外動作内容は図２で示した２４６〜動作２５８と同様であるため、説明を省略する。
【００４０】
動作３５８の終了後、プロセッサ３１は、権限情報（権限がＯＫの旨）を、外部インターフェース部３３を介してＭＦＰ１へ送信をする（動作３５９）。プロセッサ３１は、新しいＩＤコードの発行及びその情報をＭＦＰ１に送信をする（動作３６０）。ＭＦＰ１でコピーの際に同一ＩＤを利用する場合、送信は行わない。一方、プロセッサ３１は、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たさない場合（動作３４７のＮ）、当該ＭＦＰでコピーすることは許可条件を満たさないと判断した場合（動作３４９のＮ）、保持期限情報の許可条件を満たさないと判断した場合動作３５１のＮ）、コピー世代情報は許可条件を満たさないと判断した場合（動作３５３のＮ）、コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合（動作３５５のＮ）、合計コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合（動作３５７のＮ）、権限をＮＧ状態に記憶する（動作３６２）。プロセッサ３１は、権限情報（権限がＮＧの旨）を、外部インターフェース部３３を介してＭＦＰ１へ送信をする（動作３６３）。
【００４１】
第１の実施の形態で補足的に説明を加えた事項についは、第２の実施の形態でも実行させてもよい。また、第２の実施の形態において、一つのサーバの中に複数のデータベースを備える例を示したが、一つのサーバに一つのデータベースで動作を行わせてもよい。さらに、第２の実施の形態では画像読取機能と印字機構を備えた一つのＭＦＰをネットワークにつなげる形をとったが、これに限定されず、ネットワーク上にスキャナとプリンタを接続させ、本実施の形態を実現させてもよい。
【００４２】
第１の実施の形態と第２の実施の形態に示したとおり、コピー動作のたびに新しいＱＲコードなどの権限や識別の情報を原稿に付与して紙媒体などに出力をするので、プリントアウトの配布後にコピーを行っても、配布先の追跡を可能にする文書管理システムを提供している。
【００４３】
本実施の形態では装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。
【符号の説明】
【００４４】
１１・・・プロセッサ（ＭＦＰ）
１４・・・スキャナ部
１５・・・プリンタ部
３１・・・プロセッサ（ＭＦＰ）
動作２０２・・・ユーザ認証部
動作２０７・・・読取部
動作２０８・・・判断部
動作２１２・・・画像出力部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００４５】
【特許文献１】特開２００９−１０５５２９公報
【図１】
2010268435.tif 000003
【図２】
2010268435.tif 000004
【図３】
2010268435.tif 000005
【図４】
2010268435.tif 000006
【図５】
2010268435.tif 000007
【図６】
2010268435.tif 000008
【図７】
2010268435.tif 000009
【図８】
2010268435.tif 000010
【図９】
2010268435.tif 000011
【図１０】
2010268435.tif 000012
【図１１】
2010268435.tif 000013