(57)【要約】【課題】企業等のシステム内で共有する個々のファイルに対する煩雑な閲覧作業を解決する。【解決手段】各端末装置１００は、作成されたファイルが閲覧を制限するカプセルファイルである場合には、アクセス権を生成して記憶し、記憶されているファイルからカプセルファイルを検索し、各カプセルファイルのＩＤ、端末ＩＤ、及びアクセス権を含むファイルレコードをサーバ２００に対して送信する。サーバ２００は、各端末装置１００から送信されたファイルレコードを保管し、保管されているファイルレコードに対する閲覧要求をいずれかの端末装置１００から受信したときは、その閲覧要求及びカプセルファイルのアクセス権に基づいて、閲覧を許可する範囲内のすべてのファイルレコードをその閲覧要求に係る端末装置１００に対して送信する。【選択図】図１
2010102562.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信回線を介して接続された複数の端末装置及び管理装置において、各端末装置において作成される情報のファイルに対する他の端末装置の閲覧を管理するファイル管理システムであって、
前記各端末装置は、
操作に応じて作成されたファイルが閲覧を制限するものである場合には、閲覧を制限する要素を表す閲覧制限情報を生成して所定の記憶手段に記憶する生成手段と、
前記記憶手段に記憶されているファイルを検索して閲覧の制限がない第１ファイルと閲覧の制限がある第２ファイルとを分類する検索手段と、
前記検索手段によって分類された各第２ファイルを識別するファイル識別情報、自己の端末装置を識別する端末識別情報、及び前記生成手段によって生成された閲覧制限情報を含むファイル管理情報を前記管理装置に対して前記通信回線を介して送信する送信手段と、
を備え、
前記管理装置は、
前記各端末装置から送信された前記ファイル管理情報を保管する保管手段と、
前記保管手段に保管されているファイル管理情報に対する閲覧要求をいずれかの端末装置から受信する受信手段と、
前記受信手段によって受信された閲覧要求及び前記保管手段に保管されている各第２ファイルの閲覧制限情報に基づいて閲覧を許可する範囲内のすべてのファイル管理情報を当該閲覧要求に係る端末装置に対して前記通信回線を介して送信する送信手段と、
を備える、
ことを特徴とするファイル管理システム。
【請求項２】
前記各端末装置において、前記送信手段は、前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項３】
前記各端末装置において、予め設定された一定時間を計時する計時手段をさらに備え、前記送信手段は、当該一定時間ごとに前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする請求項２に記載のファイル管理システム。
【請求項４】
前記各端末装置において、前記生成手段は、各第２ファイルの内容を要約した要約情報をさらに生成し、前記送信手段は、当該生成された要約情報を前記ファイル管理情報に含めて前記管理装置に送信することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項５】
前記管理装置において、前記保管手段は、すべての端末装置に記憶されているすべての第２ファイルについて、ファイルを特定するファイル識別情報、ファイル位置を特定する端末識別情報、及び閲覧の可否を利用者の識別情報及びその所属によって特定する閲覧制限情報をファイル管理情報として保管することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項６】
通信回線を介して接続された複数の端末装置及び管理装置において、各端末装置において作成される情報のファイルに対する他の端末装置の閲覧を管理するファイル管理方法であって、
前記各端末装置は、
操作に応じて作成されたファイルが閲覧を制限するものである場合には、閲覧を制限する要素を表す閲覧制限情報を生成して所定の記憶手段に記憶する第１のステップと、
前記記憶手段に記憶されているファイルを検索して閲覧の制限がない第１ファイルと閲覧の制限がある第２ファイルとを分類する第２のステップと、
前記第２のステップによって分類された各第２ファイルを識別するファイル識別情報、自己の端末装置を識別する端末識別情報、及び前記第１のステップによって生成された閲覧制限情報を含むファイル管理情報を前記管理装置に対して前記通信回線を介して送信する第３のステップと、
を実行し、
前記管理装置は、
前記各端末装置から送信された前記ファイル管理情報を所定の保管手段に保管する第４のステップと、
前記保管手段に保管されているファイル管理情報に対する閲覧要求をいずれかの端末装置から受信する第５のステップと、
前記第５のステップによって受信された閲覧要求及び前記保管手段に保管されている各第２ファイルの閲覧制限情報に基づいて閲覧を許可する範囲内のすべてのファイル管理情報を当該閲覧要求に係る端末装置に対して前記通信回線を介して送信する第６のステップと、
を実行する、
ことを特徴とするファイル管理方法。
【請求項７】
前記各端末装置において、前記第３のステップは、前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする請求項６に記載のファイル管理方法。
【請求項８】
前記各端末装置において、予め設定された一定時間を計時する第７のステップをさらに有し、前記第３のステップは、当該一定時間ごとに前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする請求項７に記載のファイル管理方法。
【請求項９】
前記各端末装置において、前記第１のステップは、各第２ファイルの内容を要約した要約情報をさらに生成し、前記第３のステップは、当該生成された要約情報を前記ファイル管理情報に含めて前記管理装置に送信することを特徴とする請求項６に記載のファイル管理方法。
【請求項１０】
前記管理装置において、前記第４のステップは、すべての端末装置に記憶されているすべての第２ファイルについて、ファイルを特定するファイル識別情報、ファイル位置を特定する端末識別情報、及び閲覧の可否を利用者の識別情報及びその所属によって特定する閲覧制限情報をファイル管理情報として保管することを特徴とする請求項６に記載のファイル管理方法。
【請求項１１】
通信回線を介して接続された複数の端末装置及び管理装置において、各端末装置において作成される情報のファイルに対する他の端末装置の閲覧を管理する場合において、
前記各端末装置のコンピュータを、
操作に応じて作成されたファイルが閲覧を制限するものである場合には、閲覧を制限する要素を表す閲覧制限情報を生成して所定の記憶手段に記憶する作成手段と、
前記記憶手段に記憶されているファイルを検索して閲覧の制限がない第１ファイルと閲覧の制限がある第２ファイルとを分類する検索手段と、
前記検索手段によって分類された各第２ファイルを識別するファイル識別情報、自己の端末装置を識別する端末識別情報、及び前記生成手段によって生成された閲覧制限情報を含むファイル管理情報を前記管理装置に対して前記通信回線を介して送信する送信手段と、として機能させ、
前記管理装置のコンピュータを、
前記各端末装置から送信された前記ファイル管理情報を保管する保管手段と、
前記保管手段に保管されているファイル管理情報に対する閲覧要求をいずれかの端末装置から受信する受信手段と、
前記受信手段によって受信された閲覧要求及び前記保管手段に保管されている各第２ファイルの閲覧制限情報に基づいて閲覧を許可する範囲内のすべてのファイル管理情報を当該閲覧要求に係る端末装置に対して前記通信回線を介して送信する送信手段と、として機能させる、
ことを特徴とするファイル管理プログラム。
【請求項１２】
前記各端末装置のコンピュータにおいて、前記送信手段は、前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする請求項１１に記載のファイル管理プログラム。
【請求項１３】
前記各端末装置のコンピュータにおいて、予め設定された一定時間を計時する計時手段としての機能をさらに有し、前記送信手段は、当該一定時間ごとに前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする請求項１２に記載のファイル管理プログラム。
【請求項１４】
前記各端末装置のコンピュータにおいて、前記生成手段は、各第２ファイルの内容を要約した要約情報をさらに生成し、前記送信手段は、当該生成された要約情報を前記ファイル管理情報に含めて前記管理装置に送信することを特徴とする請求項１１に記載のファイル管理プログラム。
【請求項１５】
前記各端末装置のコンピュータにおいて、前記保管手段は、すべての端末装置に記憶されているすべての第２ファイルについて、ファイルを特定するファイル識別情報、ファイル位置を特定する端末識別情報、及び閲覧の可否を利用者の識別情報及びその所属によって特定する閲覧制限情報をファイル管理情報として保管することを特徴とする請求項１１に記載のファイル管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイル管理システム、ファイル管理方法及びファイル管理プログラムに関する。より詳しくは、通信回線を介して接続された複数の端末装置及び管理装置において、各端末装置において作成される情報のファイルに対する他の端末装置の閲覧を管理するファイル管理の技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業や公共団体（以下、「企業等」という）においては、膨大な量の電子文書のファイルが作成され、個人の端末装置（例えば、パソコン）や管理装置（例えば、サーバ）に格納されてその企業等においてデータベースとして共有され、必要に応じて格納されているファイルの閲覧、複写、変更等が行われている。格納されているファイルの中には機密性の高いものも多く含まれているので、機密性の高いファイルについては、自由に閲覧できないようにファイルを管理する技術が提案されている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、ピアツーピア型のファイル交換システムにおけるクライアント機器において、所望のアクセス権制御が可能なアクセス権制御システムが記載されている。このアクセス権制御システムは、サーバ、アクセス権管理データベース、第１及び第２のクライアント機器、各クライアント機器のデータ記憶装置を備えている。第１のクライアント機器は、第２のクライアント機器からデータを要求された場合、サーバにそのアクセス権を問い合わせ、その問い合わせのアクセス権が、サーバによってアクセス権管理リストを用いて判定される。
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−１２２６３５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記特許文献１においては、閲覧希望の利用者である第２のクライアント機器のユーザから、特定のファイルについて閲覧要求がされた場合に、サーバは、その閲覧要求に係るファイルが閲覧可能であるか閲覧不可であるかを判定するだけであり、その利用者が閲覧可能なすべてのファイルに関する情報を通知する構成にはなっていない。このため、利用者の選択肢が著しく制限され、例えば、利用者の記憶違いなどによってファイル名を誤って指定した場合には、所望のファイルに関する情報を閲覧するために、何度も閲覧要求を繰り返す必要があり、閲覧作業が極めて煩雑になるという問題点があった。
【０００６】
また、上記特許文献１においては、第１及び第２のクライアント機器から刻一刻変化するファイルに関する情報をサーバに送信する構成になっていないので、企業等のシステム内でファイルに関する最新の情報を共有できないという問題点があった。
【０００７】
また、上記特許文献１においては、ファイル名等によってファイル検索して取得した後に、ファイルの内容が所望のものでない場合には、所望のファイルを取得するまで、ファイル検索を繰り返さなければならないという問題点があった。
【０００８】
また、上記特許文献１においては、サーバは、個々のファイルに対して閲覧が可能な利用者の情報のみを格納しているので、企業等のシステム内で共有するすべてのファイルの中から閲覧が可能な所望のファイルを全体的に検索することができないという問題点があった。例えば、特定のカテゴリーに属する複数のファイルの中から閲覧が可能な所望のファイルを検索できない。
【０００９】
本発明の目的は、上述した課題である企業等のシステム内で共有する個々のファイルに対する煩雑な閲覧作業を解決するファイル管理システム、ファイル管理方法及びファイル管理プログラムを提供することにある。
【００１０】
また、本発明の目的は、上述した課題である企業等のシステム内でファイルに関する最新の情報を共有できないことを解決するファイル管理システム、ファイル管理方法及びファイル管理プログラムを提供することにある。
【００１１】
また、本発明の目的は、上述した課題であるファイル名等によってファイル検索して取得した後に、ファイルの内容が所望のものでない場合には、ファイル検索を繰り返さなければならないことを解決するファイル管理システム、ファイル管理方法及びファイル管理プログラムを提供することにある。
【００１２】
また、本発明の目的は、上述した課題である企業等のシステム内で共有するすべてのファイルの中から閲覧が可能な所望のファイルを全体的に検索することができないことを解決するファイル管理システム、ファイル管理方法及びファイル管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明の第１の観点に係るファイル管理システムは、通信回線を介して接続された複数の端末装置及び管理装置において、各端末装置において作成される情報のファイルに対する他の端末装置の閲覧を管理するファイル管理システムであって、
前記各端末装置は、操作に応じて作成されたファイルが閲覧を制限するものである場合には、閲覧を制限する要素を表す閲覧制限情報を生成して所定の記憶手段に記憶する生成手段と、前記記憶手段に記憶されているファイルを検索して閲覧の制限がない第１ファイルと閲覧の制限がある第２ファイルとを分類する検索手段と、前記検索手段によって分類された各第２ファイルを識別するファイル識別情報、自己の端末装置を識別する端末識別情報、及び前記生成手段によって生成された閲覧制限情報を含むファイル管理情報を前記管理装置に対して前記通信回線を介して送信する送信手段と、を備え、
前記管理装置は、前記各端末装置から送信された前記ファイル管理情報を保管する保管手段と、前記保管手段に保管されているファイル管理情報に対する閲覧要求をいずれかの端末装置から受信する受信手段と、前記受信手段によって受信された閲覧要求及び前記保管手段に保管されている各第２ファイルの閲覧制限情報に基づいて閲覧を許可する範囲内のすべてのファイル管理情報を当該閲覧要求に係る端末装置に対して前記通信回線を介して送信する送信手段と、を備える、
ことを特徴とする。
【００１４】
本発明の第２の観点に係るファイル管理方法は、通信回線を介して接続された複数の端末装置及び管理装置において、各端末装置において作成される情報のファイルに対する他の端末装置の閲覧を管理するファイル管理方法であって、
前記各端末装置は、操作に応じて作成されたファイルが閲覧を制限するものである場合には、閲覧を制限する要素を表す閲覧制限情報を生成して所定の記憶手段に記憶する第１のステップと、前記記憶手段に記憶されているファイルを検索して閲覧の制限がない第１ファイルと閲覧の制限がある第２ファイルとを分類する第２のステップと、前記第２のステップによって分類された各第２ファイルを識別するファイル識別情報、自己の端末装置を識別する端末識別情報、及び前記第１のステップによって生成された閲覧制限情報を含むファイル管理情報を前記管理装置に対して前記通信回線を介して送信する第３のステップと、を実行し、
前記管理装置は、前記各端末装置から送信された前記ファイル管理情報を所定の保管手段に保管する第４のステップと、前記保管手段に保管されているファイル管理情報に対する閲覧要求をいずれかの端末装置から受信する第５のステップと、前記第５のステップによって受信された閲覧要求及び前記保管手段に保管されている各第２ファイルの閲覧制限情報に基づいて閲覧を許可する範囲内のすべてのファイル管理情報を当該閲覧要求に係る端末装置に対して前記通信回線を介して送信する第６のステップと、を実行する、
ことを特徴とする。
【００１５】
本発明の第３の観点に係るファイル管理プログラムは、通信回線を介して接続された複数の端末装置及び管理装置において、各端末装置において作成される情報のファイルに対する他の端末装置の閲覧を管理する場合において、
前記各端末装置のコンピュータを、操作に応じて作成されたファイルが閲覧を制限するものである場合には、閲覧を制限する要素を表す閲覧制限情報を生成して所定の記憶手段に記憶する作成手段と、前記記憶手段に記憶されているファイルを検索して閲覧の制限がない第１ファイルと閲覧の制限がある第２ファイルとを分類する検索手段と、前記検索手段によって分類された各第２ファイルを識別するファイル識別情報、自己の端末装置を識別する端末識別情報、及び前記生成手段によって生成された閲覧制限情報を含むファイル管理情報を前記管理装置に対して前記通信回線を介して送信する送信手段と、として機能させ、
前記管理装置のコンピュータを、前記各端末装置から送信された前記ファイル管理情報を保管する保管手段と、前記保管手段に保管されているファイル管理情報に対する閲覧要求をいずれかの端末装置から受信する受信手段と、前記受信手段によって受信された閲覧要求及び前記保管手段に保管されている各第２ファイルの閲覧制限情報に基づいて閲覧を許可する範囲内のすべてのファイル管理情報を当該閲覧要求に係る端末装置に対して前記通信回線を介して送信する送信手段と、として機能させる、
ことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、閲覧が許可された範囲内のすべてのファイル管理情報を管理装置から端末装置に送信することにより、企業等のシステム内で共有する個々のファイルに対する閲覧作業を容易かつ迅速に行うことができる。
【００１７】
また、本発明によれば、各端末装置において作成されたファイルのファイル管理情報を定期的に管理装置に送信することにより、企業等のシステム内でファイルに関する最新の情報を共有することができる。
【００１８】
また、本発明によれば、管理装置に保管するファイル管理情報にファイルの要約情報を含めることにより、閲覧するファイルの内容がファイルを取得する前に分かるので、取得した後にファイルが所望のものと異なっていたために、ファイル検索の作業を何度も繰り返すようなことがない。
【００１９】
また、本発明によれば、すべての端末装置に記憶されている閲覧が制限されたファイルについて、利用者の識別情報及びその所属によって閲覧の可否を特定するファイル管理情報を閲覧要求に係る端末装置に送信することにより、個々のファイルに対する煩雑な閲覧作業、例えば、利用者の識別情報及びその所属を入力して閲覧の可否を確認する閲覧作業を行うことなく、企業等のシステム内で共有するすべてのファイルの中から閲覧が可能な所望のファイルを全体的に検索することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
本発明でファイルとは、文書はもちろん、図面、表、画像、数式、化学式、プログラムリスト、音楽データ等の情報、又はこれらが結合した情報を含み、有線又は無線の通信回線を介して端末装置同士で送受信が可能なデータ群を意味する。
【００２１】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。図１は、実施の形態におけるファイル管理システムを示すブロック図である。図１において、複数の端末装置１００は、端末識別情報（端末ＩＤ）であるＰＣ１、ＰＣ２、ＰＣ３…が付与されている。管理装置としてのサーバ２００は、有線又は無線の通信回線３００を介して各端末装置１００に接続されている。図には示していないが、この通信回線３００は、企業等の他のファイル管理システムにも接続されており、ファイルやその他の種々のデータ及びコマンドがシステム間で送受信される。サーバ２００は、後述するシステムバスを介して保管メモリ２０１を収容している。保管メモリ２０１は、ハードディスク等の不揮発性メモリで構成されている。
【００２２】
図２は、図１の端末装置１００の内部構成を示すブロック図である。図２において、ＣＰＵ１０１は、システムバス１０２を介して、ワークメモリ１０３、プログラムメモリ１０４、ファイルメモリ１０５、インデックスメモリ１０６、表示部１０７、操作部１０８、タイマ１０９、送信部１１０、受信部１１１に接続されている。ＣＰＵ１０１は、図１の通信回線３００を介して、他の端末装置１００及びサーバ２００との間でコマンドの授受を行うと共に、システムバス１０２を介して接続された上記の各部を制御する。
【００２３】
プログラムメモリ１０４は、フラッシュメモリ等からなる書き換え可能な不揮発性メモリで構成され、ＣＰＵ１０１によって実行されるファイル管理プログラムを格納している。図には示していないが、システムバス１０２にはＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体を駆動して、記憶されている情報を読み取る情報読取装置が接続されており、記憶媒体から読み込んだファイル管理プログラムをプログラムメモリ１０４に記憶することも可能である。あるいは、ＣＰＵ１０１の通信機能又はシステムバス１０２に接続された通信装置によって、図１の通信回線３００を介して所定のサイトからダウンロードしたファイル管理プログラムをインストールして、プログラムメモリ１０４に記憶することも可能である。
【００２４】
ワークメモリ１０３は、ＲＡＭ等の書き換え可能なメモリで構成され、ＣＰＵ１０１によって処理されるファイルのデータを一時的に記憶する。
【００２５】
ファイルメモリ１０５は、フラッシュメモリ等からなる書き換え可能な不揮発性メモリで構成され、端末装置１００で作成されたファイルや他の端末装置１００から取得したファイルを記憶する。
【００２６】
インデックスメモリ１０６は、フラッシュメモリ等からなる書き換え可能な不揮発性メモリで構成され、ファイルメモリ１０５に記憶されたファイルを識別するファイルＩＤ（ファイル識別情報）やファイルに関連する情報（この情報を「ファイルレコード」という）を記憶する。
【００２７】
なお、この実施の形態においては、ファイルメモリ１０５とインデックスメモリ１０６とを別個のメモリとしたが、これらを単一のメモリ内の２つの記憶エリアとしてもよい。いずれの構成においても、ＣＰＵ１０１から見ればアドレスによって記憶エリアを特定するメモリ空間の一部である。したがって、説明を簡潔にするために、ファイルメモリ１０５とインデックスメモリ１０６とを区別することなく記憶手段とみなす。
【００２８】
表示部１０７は、メインメニューのアイコン、作成されたファイル、ファイルレコード、及び端末装置１００の利用者に対するメッセージ等を表示する。
【００２９】
操作部１０８は、文字キー、数字キー、記号キー、カーソルキー、決定キー等のキースイッチからなるキーボード、及びマウス等のポインティングデバイスで構成され、利用者の操作に応じて、文字、数字、記号等のデータ及び移動コマンドや決定コマンドなどのコマンドをＣＰＵ１０１に入力する。
【００３０】
タイマ１０９は、時間を計時する計時手段であり、予め設定された一定時間ごとにＣＰＵ１０１に対してタイマ割り込みを入力する。タイマ割り込みの内容については、後で詳しく説明する。
【００３１】
送信部１１０は、図１の通信回線３００を介して、ファイルメモリ１０５に記憶されているファイルのデータを他の端末装置１００に対して送信し、インデックスメモリ１０６に記憶されているファイル管理情報をサーバ２００に対して送信する。
【００３２】
受信部１１１は、図１の通信回線３００を介して、他の端末装置１００から送信されるファイルのデータを受信してＣＰＵ１０１に入力し、サーバ２００から送信されるファイルレコードを受信してＣＰＵ１０１に入力すると共に、表示部１０７の画面に表示する。
【００３３】
図３は、端末装置１００のＣＰＵ１０１によって実行されるメインルーチンのフローチャートであり、ファイルの作成処理及びファイルレコードの作成処理を実行する。図３において、操作部１０８においてファイル作成の操作がされたか否かを判別し（ステップＳ１１）、ファイル作成の操作がされた場合には（ステップＳ１１；ＹＥＳ）、ファイル作成処理を実行する（ステップＳ１２）。例えば、表示部１０７の画面に表示されたメニューアイコンにおいて、ファイル作成のアイコンが操作部１０８で選択されて決定されたときは、ファイル作成処理を実行し、例えば、文書の作成が指示された場合には、文字、数字、記号等の入力に応じて、その文書をワークメモリ１０３に一時的にストアし、作成される文書を表示部１０７の画面に逐次表示する。
【００３４】
そして、ファイル作成の操作が終了したか否かを判別し（ステップＳ１３）、ファイル作成の操作が終了していないと判別した場合は（ステップＳ１３；ＮＯ）、ステップＳ１２のファイル作成を続行するが、ファイル作成の操作が終了したと判別した場合は（ステップＳ１３；ＹＥＳ）、その作成したファイルが閲覧を制限するもの（以下、「カプセルファイル」という）であるか否かを判別する（ステップＳ１４）。
【００３５】
カプセルファイルである場合には（ステップＳ１４；ＹＥＳ）、ファイルの識別情報であるフィアルＩＤ、ＣＰＵ１０１のメモリ空間におけるファイルのアドレスであるファイル位置、閲覧が可能な部署や利用者を示すアクセス権のリスト、閲覧許可のフラグＡＬＷＦ（閲覧許可＝１；閲覧禁止＝０）、ファイル送信のフラグＳＮＤＦ（送信済み＝１；未送信＝０）の５項目からなるファイルレコードを作成する（ステップＳ１５）。次に、ファイルレコードを表示部１０７の画面に表示する（ステップＳ１６）。
【００３６】
ステップＳ１６においてファイルレコードを表示した後は、そのファイルレコードのデータと共に作成したファイルのデータを画面に表示し、作成したファイルがカプセルファイルでない場合には（ステップＳ１４；ＮＯ）、作成したファイルのデータを画面に表示する（ステップＳ１７）。
【００３７】
ステップＳ１７において、ファイルレコード及びファイルのデータ又はファイルレコードのないファイルのデータを画面に表示した後は、表示したデータが操作部１０８の操作によって修正されたか否かを判別する（ステップＳ１８）。修正操作がされていない場合には（ステップＳ１８；Ｎｏ）、処理をステップＳ２０に移す。修正操作がされた場合には（ステップＳ１８；ＹＥＳ）、その修正操作に合わせて表示したデータを変更する（ステップＳ１９）。次に、操作部１０８によって決定操作がされたか否かを判別し（ステップＳ２０）、決定操作がされていない場合には（ステップＳ２０；ＮＯ）、ステップＳ１８においてさらなる修正操作の有無を判別する。
【００３８】
決定操作がされた場合には（ステップＳ２０；ＹＥＳ）、作成されたファイルのデータ及び作成されたファイルレコードのデータをファイルメモリ１０５及びインデックスメモリ１０６にストアする（ステップＳ２１）。
【００３９】
ファイル及びファイルレコードのデータをストアした後、又は、ステップＳ１１においてファイル作成操作がされない場合には（ステップＳ１１；ＮＯ）、他の処理、例えば、後述するように、他の端末装置１００若しくはサーバ２００との間の通信処理、又は、一定時間ごとのタイマ割り込み処理などを行って（ステップＳ２２）、ステップＳ１１に移行して新たなファイル作成操作の有無を判別し、上記のループ処理を繰り返す。
【００４０】
図４は、図３の動作によって作成されたファイルレコードのデータ及びファイルのデータを表す図である。なお、ファイル内容（要約）及びフラグＡＢＳＦについては後述する。図４において、ファイルＩＤ等を含むファイルレコードのデータ及びファイルのデータは、インデックスメモリ１０６及びファイルメモリ１０５に個別にストアする構成にしたが、ＣＰＵ１０１から見たメモリ空間においては、上記したように、ファイルレコードの各データもファイルのデータもアドレスが異なるだけである。したがって、ファイルメモリ１０５とインデックスメモリ１０６とを区別することなく記憶手段とみなすこととする。
【００４１】
さらに、自装置だけでなく、他の端末装置１００のＣＰＵ１０１から見たメモリ空間とも合わせて、各端末装置１００の端末ＩＤ（端末のアドレスに相当する）を含めたシステム全体のメモリ空間を一括して管理する。したがって、図４のファイルレコードのファイル位置には、自装置の端末ＩＤを含むアドレスがストアされる。
【００４２】
図５は、各端末装置１００にストアされたカプセルファイルのファイルレコードのうち各フラグを除いた部分を表す図である。図５のファイルレコードは、端末ＩＤ、ファイルＩＤ、アクセス権、図４のファイル位置としてストアされているカプセル位置、図４のファイル内容（要約）で構成されている。
【００４３】
図６は、図１のサーバ２００及び保管メモリ２０１の構成を示すブロック図である。図６において、ＣＰＵ２０２は、システムバス２０３を介して、ワークメモリ２０４、プログラムメモリ２０５、保管メモリ２０１、送信部２０６、受信部２０７に接続されている。ＣＰＵ２０２は、図１の通信回線３００を介して、他の端末装置１００との間でコマンドの授受を行うと共に、システムバス２０３を介して接続された上記の各部を制御する。
【００４４】
プログラムメモリ２０５は、フラッシュメモリ等からなる書き換え可能な不揮発性メモリで構成され、ＣＰＵ２０２によって実行されるファイル管理プログラムを格納している。図には示していないが、システムバス２０３にはＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体を駆動して、記憶されている情報を読み取る情報読取装置が接続されており、記憶媒体から読み込んだファイル管理プログラムをプログラムメモリ２０５に記憶することも可能である。あるいは、ＣＰＵ２０２の通信機能又はシステムバス２０３に接続された通信装置によって、図１の通信回線３００を介して所定のサイトからダウンロードしたファイル管理プログラムをインストールして、プログラムメモリ２０５に記憶することも可能である。
【００４５】
ワークメモリ２０４は、ＲＡＭ等の書き換え可能なメモリで構成され、ＣＰＵ２０２によって処理されるファイルのデータを一時的に記憶する。
【００４６】
保管メモリ２０１は、各端末装置１００から送信されるファイルレコード及びその端末装置１００の端末ＩＤをファイル管理情報として保管する。
【００４７】
受信部２０７は、図１の通信回線３００を介して、各端末装置１００から定期的に送信されるファイルレコード及び端末ＩＤを受信して保管メモリ２０１に保管する。
【００４８】
送信部２０６は、端末装置１００から閲覧を要求されたファイルレコード及びそのファイルレコードがストアされている端末装置１００の端末ＩＤをその端末装置１００に対して送信する。
【００４９】
図７は、各端末装置１００のＣＰＵ１０１によって定期的に実行されるファイルレコード送信処理のフローチャートである。図７において、一定時間ごとに発生するタイマ割り込みによって図２のタイマ１０９が起動したか否かを判別する（ステップＳ１０１）。タイマ１０９は、タイマ起動によって、予め設定された所定時間が経過するまですなわちタイムアップするまで時間を計時する。
【００５０】
タイマが起動したときは（ステップＳ１０１；ＹＥＳ）、ポインタ（変数）ｎの値を初期値「１」にセットして（ステップＳ１０２）、ｎの値をインクリメントしながら、ステップＳ１０３からステップＳ１１０までのループ処理を繰り返す。
【００５１】
ストアされているファイルの中からｎの値によって指定されるファイル（ｎ）を検索し（ステップＳ１０３）、そのファイルがカプセルファイルであるか否かを判別する（ステップＳ１０４）。検索したファイルがカプセルファイルである場合には（ステップＳ１０４；ＹＥＳ）、フラグＡＬＷＦが「１（閲覧許可）」であるか否かを判別する（ステップＳ１０５）。ＡＬＷＦが「１」である場合には（ステップＳ１０５；ＹＥＳ）、送信フラグＳＮＤＦが「０（未送信）」であるか否かを判別する（ステップＳ１０６）。
【００５２】
ＳＮＤＦが「０」である場合には（ステップＳ１０６；ＹＥＳ）、自装置の端末ＩＤ及びストアしているファイルレコード（ファイルＩＤ、アクセス権、カプセル位置、ファイル内容）をサーバ２００に送信する（ステップＳ１０７）。そして、ＳＮＤＦを「０（未送信）」から「１（送信済み）」に変更する（ステップＳ１０８）。
【００５３】
ステップＳ１０８においてフラグＳＮＤＦを「１」に変更した後、又は、検索したファイルがカプセルファイルでない場合（ステップＳ１０４；ＮＯ）、フラグＡＬＷＦが「０（閲覧禁止）」である場合（ステップＳ１０５；ＮＯ）、若しくはフラグＳＮＤＦが既に「１（送信済み）」である場合（ステップＳ１０６；ＮＯ）には、ｎの値をインクリメントする（ステップＳ１０９）。
【００５４】
次に、インクリメントしたｎの値がファイル数を超えたか否かを判別する（ステップＳ１１０）。すなわち、ストアされているすべてのファイルの検索が終了したか否かを判別する。インクリメントしたｎの値がファイル数以内である場合には（ステップＳ１１０；ＮＯ）、ステップＳ１０３に移行して、インクリメントしたｎの値によって指定されるファイル（ｎ）を検索するために、ステップＳ１１０までのループ処理を繰り返す。
【００５５】
インクリメントしたｎの値がファイル数を超えた場合には（ステップＳ１１０；ＹＥＳ）、タイマ起動から所定時間が経過して、タイマ１０９がタイムアップしたか否かを判別する（ステップＳ１１１）。タイマ１０９がタイムアップしていない場合には（ステップＳ１１１；ＮＯ）、ステップＳ１０２に移行して、再びｎの値を「１」にセットして、ステップＳ１１０までの２巡目以降のループ処理を繰り返す。例えば、ストアされたカプセルファイル数が少なくて、タイマ１０９がタイムアップする前にすべてのカプセルファイルのファイルレコードをサーバ２００に送信した場合には、その後に作成されるカプセルファイルについても、タイマ１０９がタイムアップするまで、そのファイルレコードをサーバ２００に送信する。
【００５６】
タイマ１０９がタイムアップした場合には（ステップＳ１１１；ＹＥＳ）、このフローチャートを終了して図３のメインルーチンに戻る。２巡目以降のループ処理を実行中に、ｎの値がファイル数を超える前にタイムアップになってタイマ１０９の計時が停止したときは、ｎの値がファイル数を超えるまで実行中のループ処理を継続する。
【００５７】
図８は、実施の形態においてサーバ２００の保管メモリ２０１に登録されている所属情報を示す図である。所属情報は、利用者の氏名などによって一意に決定される利用者ＩＤ、及び、利用者が在籍する会社及び部門を示す所属から構成されている。
【００５８】
図９は、実施の形態においてサーバ２００のＣＰＵ２０２によって実行されるファイルレコード送信のフローチャートである。図９において、いずれかの端末装置１００からファイルレコードに対する検索要求を受信したか否かを判別し（ステップＳ２０１）、検索要求を受信した場合には（ステップＳ２０１；ＹＥＳ）、その検索要求に含まれているキーワードと利用者ＩＤを取得する（ステップＳ２０２）。キーワードは、ファイル内容に含まれているタイトル、氏名、特定の文字、数字、記号などである。
【００５９】
次に、図８に示した所属情報を検索する（ステップＳ２０３）。すなわち、保管メモリ２０１に保管されている所属情報をワークメモリ２０４に転送して、その所属情報に登録されている利用者ＩＤと取得した利用者ＩＤとを順に照合する。具体的には、所属情報のリストを指定するポインタ（変数）ｎの値を初期値「１」にセットして（ステップＳ２０４）、ｎの値をインクリメントしながら検索処理を実行する。
【００６０】
取得した利用者ＩＤとｎの値で指定した所属情報に登録されている利用者ＩＤ（ｎ）とが一致しているか否かを判別し（ステップＳ２０５）、取得ＩＤと登録ＩＤとが一致しない場合には（ステップＳ２０５；ＮＯ）、ｎの値をインクリメントする（ステップＳ２０６）。次に、インクリメントしたｎの値が登録されている利用者ＩＤ数を超えたか否かを判別する（ステップＳ２０７）。ｎの値が登録されている利用者ＩＤ数を超えた場合には（ステップＳ２０７；ＹＥＳ）、ファイルレコードの閲覧が不可である旨を検索要求に係る端末装置１００に対して送信し（ステップＳ２０８）、ステップＳ２０１に移行して新たな検索要求の受信を待つ。
【００６１】
ｎの値が登録されている利用者ＩＤ数以内である場合には（ステップＳ２０７；ＮＯ）、ステップＳ２０５において取得ＩＤと登録ＩＤとが一致したか否かを判別する。取得ＩＤと登録ＩＤとが一致した場合には（ステップＳ２０５；ＹＥＳ）、ポインタ（変数）ｍを初期値「１」にセットして（ステップＳ２０９）、ｍの値をインクリメントしながら、保管メモリ２０１に保管されているファイルレコードの中から、ｍの値で指定されるファイル内容を検索する。
【００６２】
すなわち、ファイル内容（ｍ）を検索して（ステップＳ２１０）、取得したキーワードと一致するキーワードがあるか否かを判別する（ステップＳ２１１）。一致するキーワードがない場合には（ステップＳ２１１；ＮＯ）、ｍの値をインクリメントする（ステップＳ２１２）。次に、インクリメントしたｍの値がファイル数を超えたか否かを判別し（ステップＳ２１３）、ｍの値がファイル数を超えた場合には（ステップＳ２１３；ＹＥＳ）、検索要求に該当するファイルレコードがない旨をその端末装置１００に対して送信し（ステップＳ２１４）、ステップＳ２０１に移行して新たな検索要求の受信を待つ。
【００６３】
ｍの値がファイル数以内である場合には（ステップＳ２１３；ＮＯ）、ステップＳ２１０に移行してファイル内容（ｍ）を検索する。検索したファイル内容の中に、取得したキーワードと一致するキーワードがある場合には（ステップＳ２１１；ＹＥＳ）、そのファイルレコードを閲覧する権利があるか否かをそのファイルレコードのアクセス権によって判別する（ステップＳ２１５）。
【００６４】
アクセス権がない場合には（ステップＳ２１５；ＮＯ）、ｍの値をインクリメントする（ステップＳ２１２）。次に、インクリメントしたｍの値がファイル数を超えたか否かを判別し（ステップＳ２１３）、ｍの値がファイル数を超えた場合には（ステップＳ２１３；ＹＥＳ）、検索要求に該当するファイルレコードがない旨をその端末装置１００に対して送信し（ステップＳ２１４）、ステップＳ２０１に移行して新たな検索要求の受信を待つ。
【００６５】
検索したファイル内容に取得したキーワードと一致するキーワードがあり（ステップＳ２１１；ＹＥＳ）、且つ、そのファイル内容を含むファイルレコードを閲覧する権利すなわちアクセス権がある場合には（ステップＳ２１５；ＹＥＳ）、検索要求に該当するファイルレコードをその検索要求に係る端末装置１００に対して送信し（ステップＳ２１６）、ステップＳ２０１に移行して新たな検索要求の受信を待つ。
【００６６】
図１０は、実施の形態において各端末装置１００のＣＰＵ１０１によって実行されるカプセルファイル要求及び転送のフローチャートである。図１０において、他の端末装置１００からカプセル転送の要求を受信したか否かを判別する（ステップＳ３０１）。カプセル転送の要求を受信した場合には（ステップＳ３０１；ＹＥＳ）、自装置の端末ＩＤと受信したカプセル要求に含まれている端末ＩＤとが一致しているか否かを判別する（ステップＳ３０２）。すなわち、カプセル要求が自装置に対するものであるか否かを判別する。
【００６７】
自装置の端末ＩＤと受信の端末ＩＤとが一致していない場合には（ステップＳ３０２；ＮＯ）、図３のメインルーチンに戻るが、自装置の端末ＩＤと受信の端末ＩＤとが一致している場合には（ステップＳ３０２；ＹＥＳ）、カプセルＩＤ及び相手の端末ＩＤを取得する（ステップＳ３０３）。
【００６８】
次に、ポインタ（変数）ｎを初期値「１」にセットして（ステップＳ３０４）、ｎの値をインクリメントしながら、ファイルメモリ１０５にストアされているファイルの中からｎの値によって指定するファイル（ｎ）を検索する（ステップＳ３０５）。
【００６９】
検索したファイル（ｎ）がカプセルファイルであるか否かを判別し（ステップＳ３０６）、カプセルファイルでない場合には（ステップＳ３０６；ＮＯ）、ｎの値をインクリメントする（ステップＳ３０７）。次に、インクリメントしたｎの値がファイル数を超えたか否かを判別する（ステップＳ３０８）。ｎの値がファイル数以内である場合には（ステップＳ３０８；ＮＯ）、ステップＳ３０５に移行して、インクリメントしたｎの値で指定するファイル（ｎ）を検索する。
【００７０】
検索したファイル（ｎ）がカプセルファイルの場合には（ステップＳ３０６；ＹＥＳ）、転送要求に係るカプセルＩＤと検索したファイル（ｎ）のカプセルＩＤとが一致するか否かを判別する（ステップＳ３０９）。転送要求に係るカプセルＩＤと検索したファイル（ｎ）のカプセルＩＤとが一致しない場合には（ステップＳ３０９；ＮＯ）、ｎの値をインクリメントする（ステップＳ３０７）。次に、インクリメントしたｎの値がファイル数を超えたか否かを判別する（ステップＳ３０８）。ｎの値がファイル数以内である場合には（ステップＳ３０８；ＮＯ）、ステップＳ３０５に移行して、インクリメントしたｎの値で指定するファイル（ｎ）を検索する。
【００７１】
転送要求に係るカプセルＩＤと検索したファイル（ｎ）のカプセルＩＤとが一致する場合には（ステップＳ３０９；ＹＥＳ）、受信して取得した端末ＩＤの端末装置１００に対してファイルを送信する（ステップＳ３１０）。そして、図３のメインルーチンに戻る。
【００７２】
検索したファイル（ｎ）がカプセルファイルでない場合（ステップＳ３０６；ＮＯ）、又は、転送要求に係るカプセルＩＤと検索したファイル（ｎ）のカプセルＩＤとが一致しない場合（ステップＳ３０９；Ｎｏ）において、インクリメントしたｎの値がファイル数を超えた場合には（ステップＳ３０８；ＹＥＳ）、ファイルなしの旨を転送要求に係る端末装置１００に対して送信し（ステップＳ３１１）、図３のメインルーチンに戻る。
【００７３】
他の端末装置１００から転送要求を受信しない場合には（ステップＳ３０１；ＮＯ）、操作部１０８の操作によって、他の端末装置１００に対してカプセル転送の要求がされたか否かを判別する（ステップＳ３１２）。カプセル転送の要求がされない場合には（ステップＳ３１２；ＮＯ）、図３のメインルーチンに戻る。
【００７４】
他の端末装置１００に対してカプセル転送の要求がされた場合には（ステップＳ３１２；ＹＥＳ）、操作部１０８から入力された相手の端末ＩＤを取得し（ステップＳ３１３）、入力されたカプセルＩＤを取得する（ステップＳ３１４）。次に、取得した端末ＩＤの端末装置１００に対して、取得したカプセルＩＤと共に転送要求を送信する（ステップＳ３１５）。そして、図３のメインルーチンに戻る。
【００７５】
この転送要求を受信した相手の端末装置１００は、このフローチャートのステップＳ３０１から始まる各ステップを実行して、該当するカプセルファイルが存在する場合には、そのカプセルファイルを転送要求に係る端末装置１００に送信することになる。
【００７６】
図１１は、実施の形態において各端末装置１００のＣＰＵ１０１によって実行されるファイル内容の作成、すなわち要約情報作成のフローチャートである。図１１において、一定時間ごとに発生するタイマ割り込みによって図２のタイマ１０９が起動したか否かを判別する（ステップＳ４０１）。タイマ１０９は、タイマ起動によって、予め設定された所定時間が経過するまですなわちタイムアップするまで時間を計時する。
【００７７】
タイマが起動したときは（ステップＳ４０１；ＹＥＳ）、ポインタ（変数）ｎの値を初期値「１」にセットして（ステップＳ４０２）、ｎの値をインクリメントしながら、ステップＳ４０３からステップＳ４１０までのループ処理を繰り返す。
【００７８】
ストアされているファイルの中からｎの値によって指定されるファイル（ｎ）を検索し（ステップＳ４０３）、そのファイルがカプセルファイルであるか否かを判別する（ステップＳ４０４）。検索したファイルがカプセルファイルである場合には（ステップＳ４０４；ＹＥＳ）、フラグＡＢＳＦが「０（要約未作成）」であるか否かを判別する（ステップＳ４０５）。ＡＢＳＦが「０」である場合には（ステップＳ４０５；ＹＥＳ）、カプセルファイルを分析して要約情報を作成して（ステップＳ４０６）、その要約情報をインデックスメモリ１０６にストアする（ステップＳ４０７）。そして、ＡＢＳＦを「０」から「１（要約作成済み）」に変更する（ステップＳ４０８）。この結果、図４に示したように、要約情報であるファイル内容がインデックスメモリ１０６にストアされる。
【００７９】
ステップＳ４０８においてＡＢＳＦを「１」に変更した後、又は、検索したファイル（ｎ）がカプセルファイルでない場合（ステップＳ４０４；ＮＯ）、若しくはＡＢＳＦが既に「１」になっている場合（ステップＳ４０５；ＮＯ）には、ｎの値をインクリメントする（ステップＳ４０９）。
【００８０】
次に、インクリメントしたｎの値がファイル数を超えたか否かを判別する（ステップＳ４１０）。すなわち、ストアされているすべてのファイルの検索が終了したか否かを判別する。インクリメントしたｎの値がファイル数以内である場合には（ステップＳ４１０；ＮＯ）、ステップＳ４０３に移行して、インクリメントしたｎの値によって指定されるファイル（ｎ）を検索するために、ステップＳ４１０までのループ処理を繰り返す。
【００８１】
インクリメントしたｎの値がファイル数を超えた場合には（ステップＳ４１０；ＹＥＳ）、タイマ起動から所定時間が経過して、タイマ１０９がタイムアップしたか否かを判別する（ステップＳ４１１）。タイマ１０９がタイムアップしていない場合には（ステップＳ４１１；ＮＯ）、ステップＳ４０２に移行して、再びｎの値を「１」にセットして、ステップＳ４１０までの２巡目以降のループ処理を繰り返す。例えば、ストアされたカプセルファイル数が少なくて、タイマ１０９がタイムアップする前にすべてのカプセルファイルの要約情報を作成した場合には、その後に作成されるカプセルファイルについても、タイマ１０９がタイムアップするまで要約情報を作成する。
【００８２】
タイマ１０９がタイムアップした場合には（ステップＳ４１１；ＹＥＳ）、このフローチャートを終了して図３のメインルーチンに戻る。２巡目以降のループ処理を実行中に、ｎの値がファイル数を超える前にタイムアップになってタイマ１０９の計時が停止したときは、ｎの値がファイル数を超えるまで実行中のループ処理を継続する。
【００８３】
図１２は、図１１におけるステップＳ４０６の要約情報作成の詳細な動作を示すサブルーチンのフローチャートである。図１２において、要約の対象となるカプセルファイルの中から、タイトルを抽出し（ステップＳ５０１）、所属、氏名、宛先等の固有の語句を抽出し（ステップＳ５０２）、その他の頻度の高い語句を抽出する（ステップＳ５０３）。
【００８４】
次に、抽出した内容に基づいてカプセルファイルの内容を分析し（ステップＳ５０４）、その分析結果に応じて要約情報を作成する（ステップＳ５０５）。そして、作成した要約情報に基づいて、閲覧を制限するためのアクセス権を判定する（ステップＳ５０６）。例えば、抽出したタイトルが「年末年始の休暇の通知」や「社内運動会」などの場合には、アクセス権を「社内」とする。あるいは、抽出したタイトルが「Ａ事業部の下半期開事業計画」及び「宛先がＡ事業部部員」などの場合には、アクセス権を「Ａ事業部」とする。あるいは、抽出したタイトルが「Ａ事業部の新製品開発の計画」及び「宛先が役員」などの場合には、アクセス権を「取締役会」とする。
【００８５】
次に、作成した要約情報及び判定したアクセス権を表示部１０７の画面に表示する（ステップＳ５０７）。図１３は、実施の形態において表示部１０７の画面に表示された要約情報３０１、アクセス権のアイコン３０２、操作部１０８のマウスの操作に応じて移動するカーソル画像３０３を示す図である。
【００８６】
次に、表示したデータが操作部１０８の操作によって修正されたか否かを判別する（ステップＳ５０８）。修正操作がされた場合には（ステップＳ５０８；ＹＥＳ）、その修正操作に合わせて表示した要約情報の内容を変更する（ステップＳ５０９）。次に、操作部１０８によって決定操作がされたか否かを判別し（ステップＳ５１０）、決定操作がされていない場合には（ステップＳ５１０；ＮＯ）、ステップＳ５０８において修正操作の有無を判別する。
【００８７】
決定操作がされた場合には（ステップＳ５１０；ＹＥＳ）、作成された要約情報及びアクセス権のデータをインデックスメモリ１０６にストアする（ステップＳ５１１）。アクセス権を変更する場合には、例えば、操作部１０８のキーボードのカーソルキーの操作又はマウスの操作に応じて、反転表示により選択されているアクセス権を変更する。
【００８８】
以上のように、上記実施の形態によれば、各端末装置１００は、操作に応じて作成されたファイルが閲覧を制限するカプセルファイルである場合には、閲覧を制限する要素を表すアクセス権（閲覧制限情報）を生成してインデックスメモリ１０６に記憶し、ファイルメモリ１０５に記憶されているファイルを検索して閲覧の制限がない通常のファイル（第１ファイル）と、閲覧の制限があるカプセルファイル（第２ファイル）とを分類し、分類された各カプセルファイルを識別するファイルＩＤ、自己の端末装置を識別する端末ＩＤ、及びアクセス権を含むファイルレコードをサーバ２００に対して送信する。一方、サーバ２００は、各端末装置１００から送信されたファイルレコードを保管メモリ２０１に保管し、保管されているファイルレコードに対する閲覧要求をいずれかの端末装置１００から受信したときは、その閲覧要求及びカプセルファイルのアクセス権に基づいて、閲覧を許可する範囲内のすべてのファイルレコードをその閲覧要求に係る端末装置１００に対して送信する。したがって、企業等のシステム内で共有する個々のファイルに対する閲覧作業を容易かつ迅速に行うことができる。
【００８９】
また、上記実施の形態によれば、各端末装置１００は、ファイルＩＤ、端末ＩＤ、及びアクセス権をサーバ２００に対して定期的に送信する。例えば、各端末装置１００は、予め設定された一定時間を計時するタイマ１０９をさらに備え、その一定時間ごとにファイルＩＤ、端末ＩＤ、及びアクセス権をサーバ２００に対して定期的に送信する。したがって、企業等のシステム内でファイルに関する最新の情報を共有することができる。
【００９０】
また、上記実施の形態によれば、各端末装置１００は、カプセルファイルの内容を要約した要約情報をさらに生成し、その生成された要約情報をファイルレコードに含めてサーバ２００に送信する。したがって、閲覧するファイルの内容がファイルを取得する前に分かるので、取得した後にファイルが所望のものと異なっていたために、ファイル検索の作業を何度も繰り返すようなことがない。
【００９１】
また、上記実施の形態によれば、サーバ２００は、すべての端末装置１００に記憶されているすべてのカプセルファイルについて、ファイルＩＤ、ファイル位置を特定する端末ＩＤ、及び閲覧の可否を利用者ＩＤ及びその所属によって特定するアクセス権をファイルレコードとして保管する。したがって、個々のファイルに対する煩雑な閲覧作業、例えば、利用者のＩＤ及びその所属を入力して閲覧の可否を確認する閲覧作業を行うことなく、企業等のシステム内で共有するすべてのファイルの中から閲覧が可能な所望のファイルを全体的に検索することができる。
【００９２】
その他、本発明の好適な変形として、以下の構成が含まれる。
【００９３】
本発明の第１の観点に係るファイル管理システムについて、
好ましくは、前記各端末装置において、前記送信手段は、前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする。
【００９４】
好ましくは、前記各端末装置において、予め設定された一定時間を計時する計時手段をさらに備え、前記送信手段は、当該一定時間ごとに前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする。
【００９５】
好ましくは、前記各端末装置において、前記生成手段は、各第２ファイルの内容を要約した要約情報をさらに生成し、前記送信手段は、当該生成された要約情報を前記ファイル管理情報に含めて前記管理装置に送信することを特徴とする。
【００９６】
好ましくは、前記管理装置において、前記保管手段は、すべての端末装置に記憶されているすべての第２ファイルについて、ファイルを特定するファイル識別情報、ファイル位置を特定する端末識別情報、及び閲覧の可否を利用者の識別情報及びその所属によって特定する閲覧制限情報をファイル管理情報として保管する。
【００９７】
本発明の第２の観点に係るファイル管理方法について、
好ましくは、前記各端末装置において、前記第３のステップは、前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする。
【００９８】
好ましくは、前記各端末装置において、予め設定された一定時間を計時する第７のステップをさらに有し、前記第３のステップは、当該一定時間ごとに前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信する。
【００９９】
好ましくは、前記各端末装置において、前記第１のステップは、各第２ファイルの内容を要約した要約情報をさらに生成し、前記第３のステップは、当該生成された要約情報を前記ファイル管理情報に含めて前記管理装置に送信することを特徴とする。
【０１００】
好ましくは、前記管理装置において、前記第４のステップは、すべての端末装置に記憶されているすべての第２ファイルについて、ファイルを特定するファイル識別情報、ファイル位置を特定する端末識別情報、及び閲覧の可否を利用者の識別情報及びその所属によって特定する閲覧制限情報をファイル管理情報として保管することを特徴とする。
【０１０１】
本発明の第３の観点に係るファイル管理プログラムについて、
好ましくは、前記各端末装置のコンピュータにおいて、前記送信手段は、前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする。
【０１０２】
好ましくは、前記各端末装置のコンピュータにおいて、予め設定された一定時間を計時する計時手段としての機能をさらに有し、前記送信手段は、当該一定時間ごとに前記ファイル識別情報、前記端末識別情報、及び前記閲覧制限情報を前記管理装置に対して定期的に送信することを特徴とする。
【０１０３】
好ましくは、前記各端末装置のコンピュータにおいて、前記生成手段は、各第２ファイルの内容を要約した要約情報をさらに生成し、前記送信手段は、当該生成された要約情報を前記ファイル管理情報に含めて前記管理装置に送信することを特徴とする。
【０１０４】
好ましくは、前記各端末装置のコンピュータにおいて、前記保管手段は、すべての端末装置に記憶されているすべての第２ファイルについて、ファイルを特定するファイル識別情報、ファイル位置を特定する端末識別情報、及び閲覧の可否を利用者の識別情報及びその所属によって特定する閲覧制限情報をファイル管理情報として保管することを特徴とする。
【０１０５】
その他、上記実施の形態、変形例におけるハードウエア構成やフローチャートは一例であり、任意に変更および修正が可能である。
【０１０６】
また、ファイル管理システムを、ＯＳ（オペレーティングシステム）とアプリケーションプログラムの分担、またはＯＳとアプリケーションプログラムとの協働により実現する場合等には、アプリケーションプログラム部分のみをプログラムメモリ１０４に格納してもよい。
【０１０７】
また、搬送波にファイル管理プログラムを重畳し、通信ネットワークを介して配信することも可能である。たとえば、通信ネットワーク上の掲示板(BBS, Bulletin Board System)にファイル管理プログラムを掲示し、ネットワークを介してファイル管理プログラムを配信してもよい。そして、このファイル管理プログラムを起動し、ＯＳの制御下で、他のアプリケーションプログラムと同様に実行することにより、上記実施の形態の処理を実行できるように構成してもよい。
【図面の簡単な説明】
【０１０８】
【図１】本発明の実施の形態におけるファイル管理システムを示すブロック図である。
【図２】図１の端末装置の内部構成を示すブロック図である。
【図３】実施の形態において端末装置のＣＰＵによって実行されるメインルーチンのフローチャートである。
【図４】図３の動作によって作成されたファイルレコードのデータ及びファイルのデータを表す図である。
【図５】実施の形態において各端末装置にストアされたファイルレコードを表す図である。
【図６】図１のサーバ及び保管メモリの構成を示すブロック図である。
【図７】実施の形態において各端末装置のＣＰＵによって定期的に実行されるファイルレコード送信処理のフローチャートである。
【図８】実施の形態においてサーバの保管メモリに登録されている所属情報を示す図である。
【図９】実施の形態においてサーバのＣＰＵによって実行されるファイルレコード送信のフローチャートである。
【図１０】実施の形態において各端末装置のＣＰＵによって実行されるカプセルファイル要求及び転送のフローチャートである。
【図１１】実施の形態において各端末装置のＣＰＵよって実行される要約情報作成のフローチャートである。
【図１２】図１１における要約情報作成の詳細な動作を示すサブルーチンのフローチャートである。
【図１３】実施の形態において表示部の画面に表示された要約情報、アクセス権、カーソル画像を示す図である。
【符号の説明】
【０１０９】
１００  端末装置
１０１  ＣＰＵ
１０５  ファイルメモリ
１０６  インデックスメモリ
１０７  表示部
１０８  操作部
１０９  タイマ
１１０  送信部
１１１  受信部
２００  サーバ
２０１  保管メモリ
２０６  送信部
２０７  受信部
【図１】
2010102562.tif 000003
【図２】
2010102562.tif 000004
【図３】
2010102562.tif 000005
【図４】
2010102562.tif 000006
【図５】
2010102562.tif 000007
【図６】
2010102562.tif 000008
【図７】
2010102562.tif 000009
【図８】
2010102562.tif 000010
【図９】
2010102562.tif 000011
【図１０】
2010102562.tif 000012
【図１１】
2010102562.tif 000013
【図１２】
2010102562.tif 000014
【図１３】
2010102562.tif 000015