(57)【要約】【課題】  電子メールを送受信するユーザ間でファイルの共有を行いたい場合に、通常の添付ファイル付電子メールの送受信と同等の簡易な操作性を保ちつつ、高いセキュリティを確保することを可能とする。【解決手段】  電子メールの送信者により使用される送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールから添付ファイルを抽出して、添付ファイルをファイルサーバ３０に記憶させ、ファイルサーバ３０における添付ファイルのパス情報を含み、添付ファイルが除かれた電子メールを宛先へ送信するメールサーバ２０と、添付ファイルを記憶し、電子メールの受信者により使用される受信者端末から添付ファイルへのアクセスを受けて、添付ファイルを受信者端末へ送信するファイルサーバ３０とを有する電子メールシステム。【選択図】      図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送信者により使用される送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールから前記添付ファイルを抽出して、前記添付ファイルをファイルサーバに記憶させ、前記ファイルサーバにおける前記添付ファイルのパス情報を含み、前記添付ファイルが除かれた前記電子メールを宛先へ送信するメールサーバと、
前記添付ファイルを記憶し、前記電子メールの受信者により使用される受信者端末から前記添付ファイルへのアクセスを受けて、前記添付ファイルを前記受信者端末へ送信する前記ファイルサーバと、を有する
ことを特徴とする電子メールシステム。
【請求項２】
前記メールサーバが、前記送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールにグループの識別情報が含まれているか否かを確認し、含まれていない場合、グループの識別情報を生成し、当該電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として、前記グループの識別情報及び前記メンバ情報を含むグループ情報を作成し、前記添付ファイルとともに、作成したグループ情報を前記ファイルサーバへ送信し、
前記ファイルサーバが、前記メールサーバから送信されてきた前記添付ファイルを対応する前記グループ情報とともに記憶し、前記受信者端末から前記添付ファイルへのアクセスを受けるに際し、受信者の識別情報及び添付ファイル名を受信し、受信した受信者の識別情報が、受信した添付ファイル名に対応付けて記憶されている前記グループ情報に含まれている場合、アクセスを許可し、含まれていない場合、アクセスを拒否する
ことを特徴とする請求項１記載の電子メールシステム。
【請求項３】
前記メールサーバが、グループごとに、グループの識別情報と、グループを構成するメンバの情報とを格納するグループ情報記憶部を備え、前記送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールにグループの識別情報が含まれているか否かを確認し、グループの識別情報が含まれていない場合、グループの識別情報を生成し、当該電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報としてグループ情報を作成して前記グループ情報記憶部に格納し、グループの識別情報が含まれているが、当該グループの識別情報が前記グループ情報記憶部に格納されていない場合、当該グループの識別情報と、前記電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として含むグループ情報を作成して前記グループ情報記憶部に格納し、前記添付ファイルとともに、作成したグループ情報を前記ファイルサーバへ送信する
ことを特徴とする請求項１又は２記載の電子メールシステム。
【請求項４】
前記メールサーバが、メールの表題、電子メールの送信者の識別情報、受信者の識別情報、メール本文を含むメールデータを格納するメールデータ記憶手段を備え、前記メールデータ記憶手段に記憶されているメールの表題にもとづき対応するグループの識別情報を生成し、電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として、前記グループの識別情報及び前記メンバ情報を含むグループ情報を作成し、前記グループ情報記憶部に格納する
ことを特徴とする請求項３記載の電子メールシステム。
【請求項５】
前記グループ情報に前記添付ファイルに対し、受信者が読み込みのみ可能か又は読み書きが可能かを示す権限情報が含まれ、
前記ファイルサーバが、前記受信者端末から前記添付ファイルへのアクセスを許可する場合、受信した添付ファイル名に対応付けて記憶されている前記グループ情報において、受信した受信者の識別情報に対応する権限情報に示された添付ファイルへの操作のみを許可する
ことを特徴とする請求項２記載の電子メールシステム。
【請求項６】
前記電子メールの受信者により使用される受信者端末が、前記添付ファイルを受信したものとして表示し、前記添付ファイルへのパス情報を、前記添付ファイルを表示するオブジェクトの属性情報として埋め込み、前記オブジェクトが参照操作されると、前記受信者端末が、前記ファイルサーバにおける前記添付ファイルにアクセスして、前記添付ファイルを受信する
ことを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の電子メールシステム。
【請求項７】
電子メールの送信者により使用される送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信するメーラ通信部と、
前記メーラ通信部から前記電子メールを入力して前記添付ファイルを抽出し、この添付ファイルを前記メーラ通信部に返却するメール編集部と、
前記添付ファイルを前記ファイルサーバに送信して記憶させ、前記ファイルサーバから前記ファイルサーバにおける前記添付ファイルへのパス情報を受信するファイルサーバ通信部と、を備え、
前記メーラ通信部が、
前記ファイルサーバにおける前記添付ファイルのパス情報を含み、前記添付ファイルが除かれた前記電子メールを宛先へ送信する
ことを特徴とするメールサーバ。
【請求項８】
前記メーラ通信部が、前記送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールにグループの識別情報が含まれているか否かを確認し、含まれていない場合、グループの識別情報を生成し、当該電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として、前記グループの識別情報及び前記メンバ情報を含むグループ情報を作成し、
前記ファイルサーバ通信部が、前記添付ファイルとともに、作成したグループ情報を前記ファイルサーバへ送信する
ことを特徴とする請求項７記載のメールサーバ。
【請求項９】
請求項７又は８記載のメールサーバが、グループごとに、グループの識別情報と、グループを構成するメンバ情報とを格納するグループ情報記憶部を備え、
前記メーラ通信部が、前記送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールにグループの識別情報が含まれているか否かを確認し、グループの識別情報が含まれていない場合、グループの識別情報を生成し、当該電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報としてグループ情報を作成して前記グループ情報記憶部に格納し、グループの識別情報が含まれているが、当該グループの識別情報が前記グループ情報記憶部に格納されていない場合、当該グループの識別情報と、前記電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として含むグループ情報を作成して前記グループ情報記憶部に格納し、
前記ファイルサーバ通信部が、前記添付ファイルとともに、作成したグループ情報を前記ファイルサーバへ送信する
ことを特徴とするメールサーバ。
【請求項１０】
メールの表題、電子メールの送信者の識別情報、受信者の識別情報、メール本文を含むメールデータを格納するメールデータ記憶手段と、
前記メールデータ記憶手段に記憶されているメールの表題にもとづき対応するグループの識別情報を生成し、電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として、前記グループの識別情報及び前記メンバ情報を含むグループ情報を作成し、前記グループ情報記憶部に格納するメールグループ化手段と、を備える
ことを特徴とする請求項９記載のメールサーバ。
【請求項１１】
メールサーバを、
電子メールの送信者により使用される送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信するメーラ通信部、
前記メーラ通信部から前記電子メールを入力して前記添付ファイルを抽出し、この添付ファイルを前記メーラ通信部に返却するメール編集部、及び、
前記添付ファイルを前記ファイルサーバに送信して記憶させ、前記ファイルサーバから前記ファイルサーバにおける前記添付ファイルへのパス情報を受信するファイルサーバ通信部として機能させ、
前記メーラ通信部に、
前記ファイルサーバにおける前記添付ファイルのパス情報を含み、前記添付ファイルが除かれた前記電子メールを宛先へ送信させる
ことを実行させるためのメールサーバ用プログラム。
【請求項１２】
前記メーラ通信部に、前記送信者端末から添付ファイル付きの電子メールが受信されると、この電子メールにグループの識別情報が含まれているか否かを確認させ、含まれていない場合、グループの識別情報を生成させ、当該電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として、前記グループの識別情報及び前記メンバ情報を含むグループ情報を作成させ、
前記ファイルサーバ通信部に、前記添付ファイルとともに、作成したグループ情報を前記ファイルサーバへ送信させる
ことを実行させるための請求項１１記載のメールサーバ用プログラム。
【請求項１３】
前記メールサーバを、
グループごとに、グループの識別情報と、グループを構成するメンバ情報とを格納するグループ情報記憶部として機能させ、
前記メーラ通信部に、前記送信者端末から添付ファイル付きの電子メールが送信されてくると、この電子メールにグループの識別情報が含まれているか否かを確認させ、グループの識別情報が含まれていない場合、グループの識別情報を生成させ、当該電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報としてグループ情報を作成させて前記グループ情報記憶部に格納させ、グループの識別情報が含まれているが、当該グループの識別情報が前記グループ情報記憶部に格納されていない場合、当該グループの識別情報と、前記電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として含むグループ情報を作成させて前記グループ情報記憶部に格納させ、
前記ファイルサーバ通信部に、前記添付ファイルとともに、作成したグループ情報を前記ファイルサーバへ送信させる
ことを実行させるための請求項１１又は１２記載のメールサーバ用プログラム。
【請求項１４】
前記メールサーバを、
メールの表題、電子メールの送信者の識別情報、受信者の識別情報、メール本文を含むメールデータを格納するメールデータ記憶手段、及び、
前記メールデータ記憶手段に記憶されているメールの表題にもとづき対応するグループの識別情報を生成し、電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として、前記グループの識別情報及び前記メンバ情報を含むグループ情報を作成し、前記グループ情報記憶部に格納するメールグループ化手段
として機能させる請求項１３記載のールサーバ用プログラム。
【請求項１５】
メールサーバが、電子メールの送信者により使用される送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールから前記添付ファイルを抽出して、前記添付ファイルをファイルサーバに記憶させ、前記ファイルサーバにおける前記添付ファイルのパス情報を含み、前記添付ファイルが除かれた前記電子メールを宛先へ送信し、
前記ファイルサーバが、前記添付ファイルを記憶し、前記電子メールの受信者により使用される受信者端末から前記添付ファイルへのアクセスを受けて、前記添付ファイルを前記受信者端末へ送信する
ことを特徴とする電子メールを用いた情報共有化方法。
【請求項１６】
前記メールサーバが、前記送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールにグループの識別情報が含まれているか否かを確認し、含まれていない場合、グループの識別情報を生成し、当該電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として、前記グループの識別情報及び前記メンバ情報を含むグループ情報を作成し、前記添付ファイルとともに、作成したグループ情報を前記ファイルサーバに送信し、
前記ファイルサーバが、前記メールサーバから送信されてきた前記添付ファイルを対応する前記グループ情報とともに記憶し、前記受信者端末から前記添付ファイルへのアクセスを受けるに際し、受信者の識別情報及び添付ファイル名を受信し、受信した受信者の識別情報が、受信した添付ファイル名に対応付けて記憶されている前記グループ情報に含まれている場合、アクセスを許可し、含まれていない場合、アクセスを拒否する
ことを特徴とする請求項１５記載の電子メールを用いた情報共有化方法。
【請求項１７】
前記メールサーバに、グループごとに、グループの識別情報と、グループを構成するメンバ情報とを格納するグループ情報記憶部が備えられ、
前記メールサーバが、前記送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールにグループの識別情報が含まれているか否かを確認し、グループの識別情報が含まれていない場合、グループの識別情報を生成し、当該電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報としてグループ情報を作成して前記グループ情報記憶部に格納し、グループの識別情報が含まれているが、当該グループの識別情報が前記グループ情報記憶部に格納されていない場合、当該グループの識別情報と、前記電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として含むグループ情報を作成して前記グループ情報記憶部に格納し、前記添付ファイルとともに、作成したグループ情報を前記ファイルサーバへ送信する
ことを特徴とする請求項１５又は１６記載の電子メールを用いた情報共有化方法。
【請求項１８】
前記メールサーバに、メールの表題、電子メールの送信者の識別情報、受信者の識別情報、メール本文を含むメールデータを格納するメールデータ記憶手段が備えられ、
前記メールサーバが、前記メールデータ記憶手段に記憶されているメールの表題にもとづき対応するグループの識別情報を生成し、電子メールの送信者の識別情報及び受信者の識別情報をメンバ情報として、前記グループの識別情報及び前記メンバ情報を含むグループ情報を作成し、前記グループ情報記憶部に格納する
ことを特徴とする請求項１７記載の電子メールを用いた情報共有化方法。
【請求項１９】
前記グループ情報に前記添付ファイルに対し、受信者が読み込みのみ可能か又は読み書きが可能かを示す権限情報が含まれ、
前記ファイルサーバが、前記受信者端末から前記添付ファイルへのアクセスを許可する場合、受信した添付ファイル名に対応付けて記憶されている前記グループ情報において、受信した受信者の識別情報に対応する権限情報に示された添付ファイルへの操作のみを許可する
ことを特徴とする請求項１６記載の電子メールを用いた情報共有化方法。
【請求項２０】
前記電子メールの受信者により使用される受信者端末が、前記添付ファイルを受信したものとして表示し、前記添付ファイルへのパス情報が、前記添付ファイルを表示するオブジェクトの属性情報として埋め込まれ、前記オブジェクトが参照操作されると、前記受信者端末が、前記ファイルサーバにおける前記添付ファイルにアクセスして、前記添付ファイルを受信する
ことを特徴とする請求項１５〜１９のいずれかに記載の電子メールを用いた情報共有化方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、添付ファイルを含む電子メールを送受信する際に、ファイルの共有化を行う電子メールシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子メールを送受信するユーザ間でファイルの共有を行いたい場合、次のような方法で行われていた。
まず、電子メールにファイルを添付し、これを共有したいユーザ宛に送信するという方法がある。この方法は、必要な操作が比較的少なく、簡単かつ迅速に行うことができ、最も一般的に行われている方法である。
【０００３】
また、ファイルサーバに共有フォルダを作成して、共有したいファイルをアップロードし、これを共有したいユーザ宛に当該ファイルの格納場所を電子メールで通知して、ユーザにアクセスしてもらうという方法もある。この方法は、複数のユーザが共同で使用するデータを管理する場合や、容量の大きいファイルを共有化する場合などに、広く一般に行われている。
【０００４】
しかし、電子メールにファイルを添付して送信する方法の場合、ファイルのコピーが受信者全員に送信されるため、宛先を誤った場合など、情報漏洩の危険性が比較的高いという問題があった。
一方、ファイルサーバを使用してファイルを共有する方法の場合、共有フォルダや共有ファイルにセキュリティを保つためのアクセス権限を付与することで、高いセキュリティ性を確保することは可能であるが、そのためには煩雑な設定操作が必要であり、手軽に行うことが難しいという問題があった。
【０００５】
このように、電子メールを送受信するユーザ間でファイルを共有したい場合に、通常の添付ファイル付電子メールの送受信と同等の操作性を保ちつつ、セキュリティの堅牢さを実現することは、困難であった。
【０００６】
ここで、電子メールを用いた情報の共有化に関連する技術としては、特許文献１に記載の文書管理システム、特許文献２に記載の文書ファイル管理システム、特許文献３に記載のグループ間情報共有システムを挙げることができる。
特許文献１に記載の文書管理システムによれば、文書の存在を知らせるためのメールが連鎖的に転送されていく過程において、その文書を必要とする全ての関係者がその文書にアクセスできるようにアクセス権限が自動的に設定される。
このため、ユーザはアクセス権限の設定を行う必要がなく、文書にアクセスする際の操作性を向上させることが可能となっている。
【０００７】
また、特許文献２に記載の文書ファイル管理システムによれば、個人文書ファイルを公開し得る電子メールの宛先欄、ＣＣ欄、及びＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する電子メール受信者に対し、その受信者に応じた適切なアクセス権限を自動的に設定することが可能とされている。
したがって、ユーザはアクセス権限を設定するために特別な設定操作を行う必要がなく、利便性を向上させることが可能となっている。
【０００８】
また、特許文献３に記載のグループ間情報共有システムは、グループを構成するユーザ間で情報を共有するものであり、グループを作成するにあたって、ユーザがグループを構成するメンバを選択する構成となっている。また、メンバを追加する場合は、追加したい相手に招待メールを送信し、参加承諾メールを受信した相手を追加する構成となっている。
【０００９】
【特許文献１】特開２００８−０４０８３０号公報
【特許文献２】特開２００６−１５５０４１号公報
【特許文献３】特開２００５−２６７２６６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
しかしながら、特許文献１に記載の文書管理システムや特許文献２に記載の文書ファイル管理システムでは、メールの誤送信などによって第三者にメールが転送されてしまった場合、その者に不適切なアクセス許可が与えられてしまうという問題があった。
また、特許文献３に記載のグループ間情報共有システムでは、ファイルを共有するグループを生成するためや、メンバを追加するために、煩雑な操作が必要になってしまうという問題があった。
【００１１】
本発明は、上記の事情にかんがみなされたものであり、添付ファイル付電子メールの送受信と同等の簡易な操作性を保ちつつ、高いセキュリティを確保することの可能な電子メールシステム、メールサーバ、メールサーバ用プログラム、及び電子メールを用いた情報共有化方法の提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記目的を達成するため、本発明の電子メールシステムは、電子メールの送信者により使用される送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールから添付ファイルを抽出して、添付ファイルをファイルサーバに記憶させ、ファイルサーバにおける添付ファイルのパス情報を含み、添付ファイルが除かれた電子メールを宛先へ送信するメールサーバと、添付ファイルを記憶し、電子メールの受信者により使用される受信者端末から添付ファイルへのアクセスを受けて、添付ファイルを受信者端末へ送信するファイルサーバと、を有する構成としてある。
【００１３】
また、本発明のメールサーバは、電子メールの送信者により使用される送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信するメーラ通信部と、メーラ通信部から電子メールを入力して添付ファイルを抽出し、この添付ファイルをメーラ通信部に返却するメール編集部と、添付ファイルをファイルサーバに送信して記憶させ、ファイルサーバからファイルサーバにおける添付ファイルへのパス情報を受信するファイルサーバ通信部とを備え、メーラ通信部が、ファイルサーバにおける添付ファイルのパス情報を含み、添付ファイルが除かれた電子メールを宛先へ送信する構成としてある。
【００１４】
また、本発明のメールサーバ用プログラムは、メールサーバを、電子メールの送信者により使用される送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信するメーラ通信部、メーラ通信部から電子メールを入力して添付ファイルを抽出し、この添付ファイルをメーラ通信部に返却するメール編集部、及び、添付ファイルをファイルサーバに送信して記憶させ、ファイルサーバからファイルサーバにおける添付ファイルへのパス情報を受信するファイルサーバ通信部として機能させ、メーラ通信部に、ファイルサーバにおける添付ファイルのパス情報を含み、添付ファイルが除かれた電子メールを宛先へ送信させる構成としてある。
【００１５】
また、本発明の電子メールを用いた情報共有化方法は、メールサーバが、電子メールの送信者により使用される送信者端末から添付ファイル付きの電子メールを受信すると、この電子メールから添付ファイルを抽出して、添付ファイルをファイルサーバに記憶させ、ファイルサーバにおける添付ファイルのパス情報を含み、添付ファイルが除かれた電子メールを宛先へ送信し、ファイルサーバが、添付ファイルを記憶し、電子メールの受信者により使用される受信者端末から添付ファイルへのアクセスを受けて、添付ファイルを受信者端末へ送信する方法としてある。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、電子メールを送受信するユーザ間で添付ファイルを共有したい場合に、通常の添付ファイル付電子メールの送受信と同等の簡易な操作性を保ちつつ、高いセキュリティを確保することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、本発明の電子メールシステムの好ましい実施形態について、図面を参照しつつ説明する。
なお、以下の実施形態に示す本発明の電子メールシステムは、プログラムに制御されたコンピュータにより動作するようになっている。コンピュータのＣＰＵは、プログラムにもとづいてコンピュータの各構成要素に指令を送り、メールサーバなどの動作に必要となる所定の処理、例えば、添付ファイルの抽出処理、新たなグループの作成処理、共有ファイルへのパス情報を電子メールに添付する処理等を行わせる。このように、本発明の電子メールシステムにおける各処理，動作は、プログラムとコンピュータとが協働した具体的手段により実現できるものである。
【００１８】
プログラムは予めＲＯＭ，ＲＡＭ等の記録媒体に格納され、コンピュータに実装された記録媒体から当該コンピュータにプログラムを読み込ませて実行されるが、例えば通信回線を介してコンピュータに読み込ませることもできる。
また、プログラムを格納する記録媒体は、例えば半導体メモリ，磁気ディスク，光ディスク、その他任意のコンピュータで読取り可能な任意の記録手段により構成できる。
【００１９】
［第一実施形態］
まず、本発明の第一実施形態の構成について、図１〜図４を参照して説明する。図１は、本実施形態の電子メールシステムの構成を示すブロック図であり、図２は、同システムの詳細な構成を示すブロック図である。図３，４は、それぞれ本実施形態の電子メールシステムにおけるグループ情報記憶部、ファイル管理部のデータ構造を示す図である。
【００２０】
図１に示すように、本実施形態の電子メールシステムは、クライアント１０（１０ａ，１０ｂ，１０ｃ）、メールサーバ２０、ファイルサーバ３０を有しており、これらはＩＰ（Internet  Protocol）ネットワーク４０により相互に接続されている。
【００２１】
［クライアント１０］
クライアント１０は、ユーザにより使用されるパーソナルコンピュータや携帯電話機などの情報処理装置であり、互いに電子メールを送受信して情報を共有することができる。
クライアント１０は、図２に示すように、メールサーバ２０と通信し、電子メールの送受信を行うメーラ１１を備えている。
【００２２】
［メールサーバ２０］
メールサーバ２０は、クライアント１０の間で送受信される電子メールを一元的に管理する情報処理装置であり、図２に示すように、メーラ通信部２１、メール編集部２２、ファイルサーバ通信部２３、メールデータ記憶部２４、グループ情報記憶部２５、メールグループ化手段２６を備えている。
【００２３】
メーラ通信部２１は、クライアント１０と通信して、電子メールの送受信を行う。
また、クライアント１０におけるメーラ１１によって、電子メールを送信するにあたりグループを選択可能に表示させるため、メーラ通信部２１に、グループ情報記憶部２５に格納されているグループ情報を、クライアント１０へ送信させることができる。
このとき、各クライアント１０に、そのクライアント１０の使用者がグループメンバであるグループ情報を送信することが好ましい。
【００２４】
メーラ通信部２１は、クライアント１０から添付ファイル付き電子メールを受信すると、これをメール編集部２２へ出力する。そして、メール編集部２２により電子メールから抽出された添付ファイルを入力し、これをファイルサーバ通信部２３へ出力する。
また、メーラ通信部２１は、電子メールの表題、受信者の識別情報（受信者名，宛先アドレス等）、グループの識別情報（グループ番号，グループ名等）、メール本文、送信者の識別情報（送信者名、送信元アドレス等）、送信日時等の情報をメールデータ記憶部２４に格納する。
【００２５】
また、メーラ通信部２１は、クライアント１０から電子メールを受信したときに、グループが指定されている場合、指定されているグループの識別情報にもとづきグループ情報記憶部２５を検索して、当該グループのグループ情報が既に格納されているか否かを確認する。
【００２６】
そして、当該グループのグループ情報が既に格納されている場合、メーラ通信部２１は、このグループ情報を取得してファイルサーバ通信部２３へ出力する。
なお、当該グループ情報において、送信者がグループメンバに含まれていない場合に、これを含めてグループ情報記憶部２５におけるグループ情報を更新するようにすることもできる。
【００２７】
また、メーラ通信部２１は、クライアント１０から電子メールを受信したときに、グループが指定されていない場合、受信した電子メールの表題、受信者の識別情報、送信者の識別情報にもとづき新たなグループを作成し、得られたグループ情報を、グループ情報記憶部２５に登録することができる。
【００２８】
なお、グループが指定されていない場合に、表題をグループ名、受信者の識別情報及び送信者の識別情報をメンバ情報としてグループ情報記憶部２５を検索し、対応するグループ情報が存在する場合、メーラ通信部２１に、このグループ情報を取得させ、ファイルサーバ通信部２３へ出力させる構成とすることもできる。
【００２９】
メール編集部２２は、メーラ通信部２１から添付ファイル付き電子メールを入力すると、この電子メールから添付ファイルを抽出し、添付ファイルをメーラ通信部２１に返却する。
ファイルサーバ通信部２３は、メーラ通信部２１から入力した電子メールの添付ファイルと、指定されたグループのグループ情報を、ファイルサーバ３０へ送信する。このグループ情報は、ファイルサーバ３０において、当該添付ファイルへのアクセス権限を設定するために使用される。
【００３０】
メールデータ記憶部２４は、クライアント１０の間で送受信された電子メールの情報を格納する記憶手段であり、添付ファイル以外の情報を記憶する。例えば、上述したように、電子メールの表題、受信者の識別情報（受信者名，宛先アドレス等）、グループの識別情報（グループ番号，グループ名等）、メール本文、送信者の識別情報（送信者名、送信元アドレス等）、送信日時等の情報を蓄積することができる。
【００３１】
グループ情報記憶部２５は、グループ情報を格納する記憶手段であり、例えば、図３に示すように、グループ番号、グループ名、グループメンバ名（メンバ情報）、権限情報等を格納することができる。
メーラ通信部２１により、新たなグループが作成される場合、権限情報のデフォルトの設定として、送信者が読み出し・書き込み可能で、受信者が読み出しのみ可能とするグループ情報を作成し、グループ情報記憶部２５に記憶させることができる。なお、グループ情報において、添付ファイル毎に権限情報を保有させる構成とすることも可能である。
【００３２】
メールグループ化手段２６は、メールデータ記憶部２４に格納されている電子メールの表題、受信者の識別情報、送信者の識別情報にもとづいて、グループ情報を作成することができる。
具体的には、メールグループ化手段２６は、例えば発信者と受信者を合わせた人物の構成が同じで、かつ、電子メールの表題の全部又は一部が共通する電子メールをグループ化して、この共通する部分をグループ名とし、グループ番号を連番などで自動採番することにより生成して、グループ情報を作成することができる。
また、抽出された電子メールのうち、最も日付の古い電子メールの送信者をグループオーナーとすることもできる。
【００３３】
さらに、メールグループ化手段２６は、当該グループの権限情報を自動生成する。このとき、メーラ通信部２１による新たなグループ情報の作成の場合と同様に、デフォルトで送信者が読み出し・書き込み可能で、受信者が読み出しのみ可能とすることができる。
【００３４】
例えば、「送信者Ａさん、受信者Ｂさん・Ｃさん・Ｄさん、表題Ｅの添付ファイル付き電子メール、及び「送信者Ｂさん、受信者Ａさん・Ｃさん・Ｄさん、表題Re：Ｅの添付ファイル付き電子メールがメールデータ記憶部２４に格納されている場合、「Ａさん・Ｂさん・Ｃさん・Ｄさん」をグループメンバとし、グループ名を「Ｅ」とするグループ情報が作成される。また、添付ファイルの送信者である「Ａさん」をグループオーナーにするとともに、その権限情報を「読み出し・書き込み（読み書き）」の双方を可能に設定し、他の「Ｂさん・Ｃさん・Ｄさん」をグループメンバにするとともに、その権限情報を「読み出し」のみ可能に設定することができる。
【００３５】
［ファイルサーバ３０］
ファイルサーバ３０は、電子メールの添付ファイルを管理する情報処理装置であり、図２に示すように、メールサーバ通信部３１、及びファイル管理部３２を備えている。
メールサーバ通信部３１は、メールサーバ２０におけるファイルサーバ通信部２３から添付ファイルと、これに対応するグループ情報を受信する。
ファイル管理部３２は、クライアント１０からアクセスされる共有フォルダ及び共有ファイルに対する読み出し、書き込みを管理する。
【００３６】
次に、本実施形態の電子メールシステムにおける処理手順について、図５〜図９を参照して説明する。図５は、本実施形態の電子メールシステムにおけるメール送信画面を示す図である。図６，図７は、それぞれ同システムにおけるメールサーバの処理手順を示すフローチャート、ファイルサーバの処理手順を示すフローチャートである。図８は、同システムにおけるメール受信画面を示す図である。図９は、同システムによるメール誤送信の際のセキュリティ保持を示す図である。
【００３７】
＜１．メールサーバへの電子メールの送信＞
まず、最初に、電子メールの送信者は、送信者端末としてのクライアント１０におけるメーラ１１により、図５に示すようなメール送信画面を表示し、表題、宛先、グループ、添付ファイル、メール本文等を入力する。同図の画面例では、既存のグループをドロップダウンリストにより指定可能となっており、グループが既存のものではない場合は指定されない。
なお、この既存のグループ情報は、予め及び／又は所定のタイミングで、メーラ１１がメールサーバ２０からメールを受信する際に併せて受信し、メーラ１１に記憶させることができる。
【００３８】
そして、メーラ１１は、添付ファイル付き電子メールをメールサーバ２０に送信する。メール送信画面においてグループの指定が行われた場合、メーラ１１は、添付ファイル付き電子メールに、当該グループの識別情報も含めてメールサーバ２０へ送信する。
【００３９】
このようなメール送信画面によれば、送信者に対し、通常の添付ファイル付の電子メールを宛先に送信したように見せることができる。
しかし、本実施形態の電子メールシステムによれば、実際には添付ファイルへのパス情報が付された電子メールが宛先へ送信され、添付ファイルはファイルサーバ３０に格納されて、アクセス権限のあるユーザのみがアクセス可能に、セキュリティ管理がされるようになっている。
【００４０】
＜２．添付ファイルの抽出とファイルサーバへの登録＞
次に、メールサーバ２０の動作を、図６を参照して説明する。
まず、メールサーバ２０におけるメーラ通信部２１は、クライアント１０から電子メールを受信すると（ステップ１０）、この受信した電子メールに添付ファイルが含まれているか否かを判定する（ステップ１１）。
【００４１】
そして、添付ファイルが含まれていない場合（ステップ１１のＮｏ）、メーラ通信部２１は、この電子メールを宛先へ送信する（ステップ１７）。
添付ファイルが含まれている場合（ステップ１１のＹｅｓ）、メーラ通信部２１は、受信した電子メールをメール編集部２２へ出力する。
【００４２】
メール編集部２２は、電子メールから添付ファイルを抽出し（ステップ１２）、この添付ファイルをメーラ通信部２１に返却する。
次に、メーラ通信部２１は、受信した電子メールにグループが指定されているか否かを確認する（ステップ１３）。
【００４３】
そして、グループの指定がない場合（ステップ１３のＮｏ）、すなわち受信した電子メールにグループの識別情報が含まれていない場合、メーラ通信部２１は、新たなグループ情報を作成する（ステップ１４）。
このとき、新たなグループ情報は、メールグループ化手段２６の機能説明において上述した方法と同様の方法で、メーラ通信部２１により、電子メールの表題、受信者の識別情報、送信者の識別情報にもとづいて、作成することができる。そして、メーラ通信部２１は、作成したグループ情報を、グループ情報記憶部２５に格納する。
【００４４】
一方、グループが指定されている場合（ステップ１３のＹｅｓ）又は新たなグループの作成後、メーラ通信部２１は、指定されたグループの識別情報を用いて、対応するグループ情報をグループ情報記憶部２５から取得する。
次に、メーラ通信部２１は、取得したグループ情報と添付ファイルを含む共有ファイルの登録依頼を、ファイルサーバ通信部２３へ出力し、ファイルサーバ３０により共有ファイルの登録を行う（ステップ１５）。
【００４５】
＜３．ファイルサーバによる共有ファイルの登録＞
次に、ファイルサーバ３０による共有ファイルの登録について、図７を参照して説明する。
まず、ファイルサーバ３０におけるメールサーバ通信部３１が、メールサーバ２０からの共有ファイルの登録依頼を受信し（ステップ３０）、この登録依頼に含まれるグループ情報に対応する共有フォルダがファイル管理部３２に存在するか否かを判定する（ステップ３１）。
【００４６】
グループ情報に対応する共有フォルダがファイル管理部３２に存在しない場合（ステップ３１のＮｏ）、メールサーバ通信部３１は、このグループ情報に対応する共有フォルダを新規に作成する（ステップ３２）。このとき、登録依頼に図３に示すようなグループ情報が含まれている場合、メールサーバ通信部３１は、例えば、グループ情報におけるグループ名を用いて、ファイル管理部３２内に「Ａ製品開発グループ」という共有フォルダを作成することができる。
グループ情報に対応した共有フォルダがファイル管理部３２に存在する場合は（ステップ３１のＹｅｓ）、ステップ３２は省略する。
【００４７】
そして、メールサーバ通信部３１は、メールサーバ２０から受信した共有ファイルを、グループ情報に対応する共有フォルダに格納することで、共有ファイルをファイル管理部３２に登録する（ステップ３３）。
また、メールサーバ通信部３１は、グループ情報に含まれる権限情報を用いて、共有フォルダと共有ファイルのアクセス権限を設定する（ステップ３４）。
これにより、例えば図４に示すように、共有ファイルとしての添付ファイルへのアクセスが可能な者と、それぞれの者に許容される操作内容が設定される。
【００４８】
次に、メールサーバ通信部３１は、メールサーバ２０におけるファイルサーバ通信部２３へ、共有ファイルへのパス情報（リンク）を返信する（ステップ３５）。メールサーバ２０において、このパス情報はファイルサーバ通信部２３からメーラ通信部２１へ出力される。
【００４９】
＜４．パス情報の添付とメールの送信＞
次に、図６のステップ１６において、メールサーバ２０におけるメーラ通信部２１は、ファイルサーバ３０から取得した共有ファイルへのパス情報をメール編集部２２へ出力する。
メール編集部２２は、メール本文にこの共有ファイルのパス情報を添付して、メーラ通信部２１へ返却する。
メーラ通信部２１は、このようにして、添付ファイルが除かれるとともに、この添付ファイルのファイルサーバ３０におけるパス情報を含む電子メールを宛先へ送信する（ステップ１７）。
【００５０】
＜５．電子メールの受信＞
電子メールの受信者は、受信者端末としてのクライアント１０におけるメーラ１１により電子メールを受信する。このとき、受信者端末は、メーラ１１により、図８に示すような画面を表示することができる。
【００５１】
ここで、電子メールの添付ファイルは、ファイルサーバ３０におけるファイル管理部３２に格納されており、受信者端末のメーラ１１が、ファイルサーバ３０にアクセスすることによって取得される。
しかし、本実施形態の電子メールシステムによれば、図８に示すように、通常の添付ファイルを受信した場合と同様に、添付ファイルが表示される。
【００５２】
そして、ユーザは、受信者端末により、この添付ファイル名を押下するなどファイル参照操作を行うことで、添付ファイル名の表示部分に埋め込まれたパス情報にもとづき、ファイルサーバ３０におけるファイル管理部３２から当該添付ファイルを受信することができる。
【００５３】
すなわち、受信者端末は、同図に示すように、添付ファイルを受信したものとして表示する一方、添付ファイルへのパス情報を添付ファイルを表示するオブジェクトの属性情報として埋め込み、オブジェクトが参照操作されると、受信者端末が、ファイルサーバにおける添付ファイルにアクセスして、添付ファイルを受信することができる。
このため、ユーザにとっては、受信者端末に添付ファイルが受信された場合と同一の通常の簡単な操作を行うことで、添付ファイルの読み込み等を行うことが可能となる。
【００５４】
本実施形態の電子メールシステムによれば、図９に示すように、同じグループに属しているユーザ（同図のＡさん及びＢさん）が添付ファイル付電子メールを送受信した場合、これらのユーザは、グループ内の共有フォルダ及び添付ファイルへのアクセスが可能である。
一方、同じグループに属していないユーザ（同図のＸさん）が添付ファイル付電子メールを誤って受け取っても、当該ユーザについては、グループ内の共有フォルダ及び添付ファイルへアクセスを行う権限情報がファイル管理部３２に登録されていないため、アクセスは拒絶される。
これによって、メールの誤送信により間違ったユーザに添付ファイル付電子メールが送信された場合でも、当該ユーザは添付ファイルを参照することができず、セキュリティに優れた電子メールシステムを実現することが可能となっている。
【００５５】
＜６．添付ファイルの参照＞
次に、図１０を参照して、受信者端末により添付ファイルがファイルサーバ３０から取得される処理手順について説明する。
電子メールの受信者は、受信者端末に表示された図８に示すようなメール受信画面から、例えば添付ファイルの表示部分を押下することなどにより、ファイルの参照操作を行い、メールサーバ２０を介することなくファイルサーバ３０から添付ファイルを受信することができる。
【００５６】
このとき、受信者端末は、受信者名及びグループ情報を含むメール受信者情報と、添付ファイル名をファイルサーバ３０へ送信する。
そして、ファイルサーバ３０におけるメールサーバ通信部３１は、これらを受信し（ステップ５０）、受信者がこの添付ファイルにアクセスする権限を有しているか否かの認証処理を実行する（ステップ５１）。
【００５７】
このとき、メールサーバ通信部３１は、当該添付ファイルに対応する権限情報をファイル管理部３２から取得する。そして、受信者の権限情報が存在するか否かを判定することで認証処理を実行する。また、各受信者のファイル操作については、権限情報に設定されている「読み込み」又は「書き込み」の操作のみを許可する。
【００５８】
そして、認証に成功した場合、メールサーバ通信部３１は、受信者端末からのファイルアクセスを許可する（ステップ５２）。すなわち、ファイル管理部３２から受信者端末への添付ファイルの送信を許可するとともに、権限情報に設定されている操作を許可する。
一方、認証に失敗した場合、メールサーバ通信部３１は、受信者端末からのファイルアクセスを拒否する（ステップ５３）。
【００５９】
以上説明したように、本実施形態の電子メールシステム、メールサーバ、メールサーバ用プログラム、及び電子メールを用いた情報共有化方法によれば、添付ファイル付き電子メールが送信されたときに、この電子メールから添付ファイルを抽出してファイルサーバに格納して管理し、ファイルサーバにおける添付ファイルへのパス情報を電子メールに含めて宛先へ送信することができる。
【００６０】
そして、送信者には、通常の添付ファイル付の電子メールを宛先へ送信する場合と同様に、電子メールと添付ファイルを宛先へ送信したように見せることができ、受信者には電子メールと添付ファイルを受信したように見せることができる。
【００６１】
また、本実施形態の電子メールシステム等によれば、送信者により指定されたグループ情報にもとづきファイルサーバに共有フォルダ及び共有ファイルを作成させ、アクセス権限の設定を自動的に行わせることができる。
さらに、送信者によりグループ情報が指定されていない場合、メールサーバは、電子メールの表題や受信者の識別情報、送信者の識別情報を用いて新たなグループ情報を作成し、ファイルサーバに、この新たなグループ情報にもとづき共有フォルダ及び共有ファイルを作成させ、アクセス権限の設定を自動的に行わせることができる。
【００６２】
このように、本実施形態によれば、通常の添付ファイル付電子メールの送受信の操作を行うだけで、添付ファイルをファイルサーバに格納して、高いセキュリティを確保することができ、電子メールを用いた情報の共有化において、優れた利便性と安全性の双方を実現することが可能となっている。
【００６３】
［第二実施形態］
次に、本発明の第二実施形態について、図１１を参照して説明する。同図は、本実施形態の電子メールシステムの構成を示すブロック図である。
本実施形態は、第一実施形態におけるメールサーバ２０及びファイルサーバ３０の機能を、一のグループウェアサーバ５０に保有させた点で第一実施形態と異なる。その他の点については、第一実施形態と同様である。
【００６４】
すなわち、本実施形態の電子メールシステムは、同図に示すように、第一実施形態のメールサーバ２０におけるメーラ通信部２１、メール編集部２２、及びファイルサーバ通信部２３が、グループウェアサーバ５０のメールサーバ機能実行２０ａ内に備えられている。
また、第一実施形態のファイルサーバ３０におけるメールサーバ通信部３１及びファイル管理部３２が、グループウェアサーバ５０のファイルサーバ機能実行部３０ａ内に備えられている。
【００６５】
本実施形態では、このような構成によって、一のグループウェアサーバ５０により、第一実施形態の電子メールシステムと同様の処理を実行することができ、通常の添付ファイル付電子メールの送受信と同等の簡易な操作性を保ちつつ、高いセキュリティを確保することが可能となっている。
【００６６】
本発明は、以上の実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲内において、種々の変更実施が可能であることは言うまでもない。
例えば、上記実施形態ではクライアント１０が三台示されているが、これに限定されるものではなく、送信者端末及び受信者端末として使用されるクライアント１０が、あわせて二台以上あれば良い。また、メールサーバ２０、ファイルサーバ３０をそれぞれ複数台で構成するなど適宜変更することが可能である。
【産業上の利用可能性】
【００６７】
本発明は、グループウェアを用いて、文書やプログラムなどの様々な情報をグループ内で共有管理する場合などに好適に利用することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】本発明の第一実施形態の電子メールシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の第一実施形態の電子メールシステムの詳細な構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の第一実施形態の電子メールシステムにおけるグループ情報記憶部のデータ構造を示す図である。
【図４】本発明の第一実施形態の電子メールシステムにおけるファイル管理部のデータ構造を示す図である。
【図５】本発明の第一実施形態の電子メールシステムにおけるメール送信画面を示す図である。
【図６】本発明の第一実施形態の電子メールシステムにおけるメールサーバの処理手順を示すフローチャートである。
【図７】本発明の第一実施形態の電子メールシステムにおけるファイルサーバの処理手順を示すフローチャートである。
【図８】本発明の第一実施形態の電子メールシステムにおけるメール受信画面を示す図である。
【図９】本発明の第一実施形態の電子メールシステムによるメール誤送信の際のセキュリティ保持を示す図である。
【図１０】本発明の第一実施形態の電子メールシステムにおける認証処理手順を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の第二実施形態の電子メールシステムの構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００６９】
１０（１０ａ，１０ｂ，１０ｃ）  クライアント
１１  メーラ
２０  メールサーバ
２０ａ  メールサーバ機能実行部
２１  メーラ通信部
２２  メール編集部
２３  ファイルサーバ通信部
２４  メールデータ記憶部
２５  グループ情報記憶部
２６  メールグループ化手段
３０  ファイルサーバ
３０ａ  ファイルサーバ機能実行部
３１  メールサーバ通信部
３２  ファイル管理部
４０  ＩＰネットワーク
５０  グループウェアサーバ
【図１】
2010061476.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2010061476.tif 000009
【図８】
2010061476.tif 000010
【図９】
2010061476.tif 000011
【図１０】
2010061476.tif 000012
【図１１】
2010061476.tif 000013