(57)【要約】【課題】メールを送信する際に、容易にメールの送信内容の確認をすることにより、確実にメールの誤送信を防止するメール誤送信防止装置及びメール誤送信防止方法を提供すること。【解決手段】複数のドメインとドメインそれぞれ所有する複数の組織名とを対応付けて記憶しているドメインＤＢ３１と、複数のアドレスとアドレスそれぞれを所有するものの複数の名称並びにメールを暗号化する暗号化情報とを対応付けて記憶しているアドレスＤＢ３０と、メールを送信する際に、送信メールに基づいて、属性情報と、組織名及び名称のうち少なくとも１つとを取得する入力内容編集手段２２と、入力内容編集手段２２にて取得された情報を提示するメール表示手段１３及び確認メール作成手段２３と、アドレスＤＢ３０から暗号化情報を取得し送信メールを暗号化する暗号化手段２４と、前記送信メールの送信を決定するメール判断手段２１とを備える誤送信防止装置。【選択図】図１
2010015327.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送信の際に、電子メールの誤送信を防止するメール誤送信防止装置であって、
それぞれが前記電子メールの送信元または相手先を表す複数の電子メールアドレスがそれぞれ含む複数のドメインとそれぞれが前記ドメインのそれぞれを所有する複数の組織名とを対応付けて記憶しているドメイン記憶手段と、
前記複数の電子メールアドレスと、前記複数の電子メールアドレスのそれぞれを所有するものの複数の名称並びに前記電子メールを暗号化する複数の暗号化情報とを対応付けて記憶しているアドレス記憶手段と、
前記電子メールを送信する際に、送信電子メールに関する属性情報を取得し、更に、前記複数の組織名のうち前記送信電子メールの電子メールアドレスが含むドメインに対応する１以上の組織名、及び前記複数の名称のうち前記送信電子メールの電子メールアドレスに対応する名称、のうち少なくとも１つを取得する情報取得手段と、
前記情報取得手段にて取得された前記属性情報と、前記１以上の組織名若しくは前記対応する名称の少なくとも１つとを、前記送信電子メールの内容に誤りがないか確認を行う者に提示する提示手段と、
前記送信電子メールの電子メールアドレスが前記アドレス記憶手段に記憶されている場合には、前記複数の暗号化情報のうち前記送信電子メールの電子メールアドレスに対応する暗号化情報を取得し、前記送信電子メールを暗号化する暗号化手段と、
前記提示手段にて提示された内容に誤りがないことが前記送信電子メールの確認を行う者にて入力されたことに応じて、前記送信電子メールの送信を決定する送信決定手段と、
を備えたプログラムによって実現される電子メール誤送信防止装置。
【請求項２】
前記属性情報は、前記送信電子メールの送信日時及び前記送信電子メールに添付された添付ファイルのプロパティ情報を含む請求項１に記載の電子メール誤送信防止装置。
【請求項３】
電子メールの送信の際に、電子メールの誤送信を防止する方法であって、
コンピュータが、
前記電子メールを送信する際に、送信電子メールに関する属性情報を取得するステップと、
それぞれが前記電子メールの送信元または相手先を表す電子メールアドレスがそれぞれ含む複数のドメインとそれぞれが前記ドメインのそれぞれを所有する複数の組織名とを対応付けて予め記憶しているドメイン情報から、前記送信電子メールの電子メールアドレスが含むドメインに対応する１以上の組織名、及び複数の前記電子メールアドレスと前記電子メールアドレスのそれぞれを所有するものの複数の名称並びに前記電子メールを暗号化する複数の暗号化情報とを対応付けて予め記憶しているアドレス情報から、前記送信電子メールの電子メールアドレスに対応する名称、のうち少なくとも１つを取得するステップと、
前記属性情報と、前記１以上の組織名若しくは前記対応する名称の少なくとも１つとを、前記送信電子メールの内容に誤りがないか確認を行う者に提示するステップと、
前記送信電子メールの電子メールアドレスが前記アドレス情報に記憶されている場合には、前記複数の暗号化情報のうち前記送信電子メールの電子メールアドレスに対応する暗号化情報を取得し、送信する前記送信電子メールを暗号化するステップと、
前記送信電子メールの確認を行う者に提示された内容に誤りがないことが前記送信電子メールの確認を行う者にて入力されたことに応じて、前記送信電子メールの送信を決定するステップと、
を実行する方法。
【請求項４】
前記属性情報は、前記電子メールの送信日時及び前記電子メールに添付された添付ファイルのプロパティ情報を含む請求項３に記載の方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、相手先の電子メールアドレスの誤り、添付ファイルの付け忘れ等の人為的な誤りによる誤送信を電子メールの送信の際に確認できるようにした電子メール誤送信防止技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メールシステムを利用する際に、相手先を誤ってしまうと関係のないメールを送られた相手先が迷惑するばかりではなく、機密を必要とする内容が他者に知られてしまうという問題がある。また、添付ファイルの付け忘れや内容の誤りがあると、再度メールを送り、相手先に以前のメールは削除することを依頼しなければならないという問題がある。そこで、従来からこれらの問題を引き起こすメールの誤送信を防止するための様々な提案がされている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
特許文献１には、電子メールの誤送信の確認を容易かつ確実に行う方法が開示されている。特許文献１では、送信者により送信された電子メールをサーバが一時保留し、そのサーバが受信者に電子メールを配信する前に、送信者に自身が送信した電子メールを配信することにより、その内容を確認させる方法を提案している。
【特許文献１】特開２００５−２７７９７６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１においては、メールの送信内容確認には個別にファイルを開く必要があり、手間がかかるため、十分な確認がされないという問題点がある。また、誤送信の中でも一番起こりうる電子メール相手先の誤りを防ぐために、電子メールを確認するのでは、確認漏れが生じるという問題点があり、特に、相手先のアドレスは、一般に英数半角で記述されるために目視では十分な確認を行うのが困難であるという問題点もある。
【０００５】
そこで、本発明は上記課題に鑑み、電子メールを送信する際に、容易に電子メールの送信内容の確認をすることにより、確実に電子メールの誤送信を防止する電子メール誤送信防止装置及び電子メール誤送信防止方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
（１）  電子メールの送信の際に、電子メールの誤送信を防止するメール誤送信防止装置であって、
それぞれが前記電子メールの送信元または相手先を表す複数の電子メールアドレスがそれぞれ含む複数のドメインとそれぞれが前記ドメインのそれぞれを所有する複数の組織名とを対応付けて記憶しているドメイン記憶手段と、
前記複数の電子メールアドレスと、前記複数の電子メールアドレスのそれぞれを所有するものの複数の名称並びに前記電子メールを暗号化する複数の暗号化情報とを対応付けて記憶しているアドレス記憶手段と、
前記電子メールを送信する際に、送信電子メールに関する属性情報を取得し、更に、前記複数の組織名のうち前記送信電子メールの電子メールアドレスが含むドメインに対応する１以上の組織名、及び前記複数の名称のうち前記送信電子メールの電子メールアドレスに対応する名称、のうち少なくとも１つを取得する情報取得手段と、
前記情報取得手段にて取得された前記属性情報と、前記１以上の組織名若しくは前記対応する名称の少なくとも１つとを、前記送信電子メールの内容に誤りがないか確認を行う者に提示する提示手段と、
前記送信電子メールの電子メールアドレスが前記アドレス記憶手段に記憶されている場合には、前記複数の暗号化情報のうち前記送信電子メールの電子メールアドレスに対応する暗号化情報を取得し、前記送信電子メールを暗号化する暗号化手段と、
前記提示手段にて提示された内容に誤りがないことが前記送信電子メールの確認を行う者にて入力されたことに応じて、前記送信電子メールの送信を決定する送信決定手段と、
を備えたプログラムによって実現される電子メール誤送信防止装置。
【０００７】
（１）の構成によれば、電子メールの確認者に電子メールアドレスをそのまま提示するのではなく、電子メールアドレスを所有するものの名称、例えば、漢字の氏名や部署名等に変換してから提示することで、容易に電子メールアドレスの誤りを発見することができる。また、電子メールアドレスに含まれるドメインを、そのドメインを所有する組織名、例えば、会社名や大学名、に変換して電子メールの確認者に提示することにより、ドメインをそのまま提示するのに比べ、正しい相手先に送信されているか否かの判断を容易にすることができる。特に、電子メールアドレスを名称に変換できない場合においても、ドメインから得られた組織名を提示することができることにより、相手先の会社を誤ることを防ぐことができる。
【０００８】
提示手段とは、前記情報取得手段にて取得された前記属性情報、及び前記組織名若しくは前記名称の少なくとも１つを、前記送信電子メールの内容に誤りがないか確認を行う者に提示する機能を持つものであればよく、例えば、電子メール、Ｗｅｂページ、テキストファイル等がある。
【０００９】
（２）  前記属性情報は、前記送信電子メールの送信日時及び前記送信電子メールに添付された添付ファイルのプロパティ情報を含む（１）に記載の電子メール誤送信防止装置。
【００１０】
（２）の構成によれば、属性情報に送信日時を含むことにより、提示された情報がどの電子メールに対応するものであるかを容易に特定することができる。また、電子メールに添付された添付ファイルのプロパティ情報を含むことにより、添付ファイルを開くことなく、メール送信者が意図したファイルが添付されているか確認することができる。なお、プロパティ情報とは、例えば、ファイルのタイトル、ファイルのサイズ、ファイルの作成日付等である。
【００１１】
（３）  電子メールの送信の際に、電子メールの誤送信を防止する方法であって、
コンピュータが、
前記電子メールを送信する際に、送信電子メールに関する属性情報を取得するステップと、
それぞれが前記電子メールの送信元または相手先を表す電子メールアドレスがそれぞれ含む複数のドメインとそれぞれが前記ドメインのそれぞれを所有する複数の組織名とを対応付けて予め記憶しているドメイン情報から、前記送信電子メールの電子メールアドレスが含むドメインに対応する１以上の組織名、及び複数の前記電子メールアドレスと前記電子メールアドレスのそれぞれを所有するものの複数の名称並びに前記電子メールを暗号化する複数の暗号化情報とを対応付けて予め記憶しているアドレス情報から、前記送信電子メールの電子メールアドレスに対応する名称、のうち少なくとも１つを取得するステップと、
前記属性情報と、前記１以上の組織名若しくは前記対応する名称の少なくとも１つとを、前記送信電子メールの内容に誤りがないか確認を行う者に提示するステップと、
前記送信電子メールの電子メールアドレスが前記アドレス情報に記憶されている場合には、前記複数の暗号化情報のうち前記送信電子メールの電子メールアドレスに対応する暗号化情報を取得し、送信する前記送信電子メールを暗号化するステップと、
前記送信電子メールの確認を行う者に提示された内容に誤りがないことが前記送信電子メールの確認を行う者にて入力されたことに応じて、前記送信電子メールの送信を決定するステップと、
を実行する方法。
【００１２】
（４）  前記属性情報は、前記電子メールの送信日時及び前記電子メールに添付された添付ファイルのプロパティ情報を含む（３）に記載の方法。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、電子メールを送信する際に、容易に電子メールの送信内容の確認をすることにより、確実に電子メールの誤送信を防止する電子メール誤送信防止装置及び電子メール誤送信防止方法を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図を参照しながら説明する。なお、これはあくまでも一例であって、本発明の技術的範囲はこれに限られるものではない。
【００１５】
［誤送信防止プログラムを備えたメール誤送信防止装置の機能構成］
図１は、本実施形態に係る誤送信防止プログラムを備えたメール誤送信防止装置１の機能構成を示す図である。メール誤送信防止装置１は、入力手段３、メール管理手段１０、及び誤送信防止手段２０を備える。メール管理手段１０は、一般にメーラーと呼ばれるアプリケーションソフトウェアにて提供される機能であり、例えば、Ｏｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓ、Ｎｅｔｓｃａｐｅ  Ｍｅｓｓｅｎｇｅｒである。メール管理手段１０は、様々な機能を備えるが、ここでは、以下の説明において必要である、メール作成手段１１、メール制御手段１２、メール表示手段１３、及びメール送受信手段１４を有する。
【００１６】
誤送信防止手段２０は、本発明に係る誤送信防止方法のプログラムにて提供される機能の１つである。誤送信防止手段２０は、メール判断手段（送信決定手段）２１、入力内容編集手段（情報取得手段）２２、確認メール作成手段２３、暗号化手段２４、アドレスＤＢ（アドレス記憶手段）３０、及びドメインＤＢ（ドメイン記憶手段）３１を有する。なお、各手段や各ＤＢを外部装置とし、それら外部装置を通信ネットワークにて接続するシステムとしてもよい。また、誤送信防止手段２０をメール管理手段１０に含んでもよい。なお、本実施形態は、提示手段として、メール表示手段１３及び確認メール作成手段２３を用いる。提示手段は、送信電子メールの内容に誤りがないかの確認を行う者（以下、確認者という）に、確認メール作成手段２３にて作成した確認メールを用いて内容を提示する。
【００１７】
メール作成手段１１は、メール誤送信防止装置１のユーザが入力手段３にて入力した内容に基づいて、送信予定メールを作成する。送信予定メールは、新規に作成された電子メール（以下、「電子メール」を簡略のため単にメールという）と、既に作成されているメールに修正を行うことにより、再度作成されたメールとの両方を含む。また、メール作成手段１１は、その他にもメール作成時に使用される機能、例えば、メールへのファイル添付、メールの保存、及びメールの印刷等の機能を提供する。
【００１８】
メール制御手段１２は、送信予定メールまたは送信メールに対して、メール誤送信防止装置１のユーザが入力手段３を通じて入力した送信指示を受け付け、送信予定メールまたは送信メールをメール判断手段２１に渡す。ここで、送信メールとは、送信予定メールに対して作成された確認メールにて、送信予定メールに誤りがないことが確認者により確認され、確認された旨が入力手段３にて入力されたことにより送信相手に送信することが決定した送信予定メールである。
【００１９】
メール表示手段１３は、受信メールや送信メールを一覧として出力手段（図示せず）に表示し、また、個別にメールの内容を出力手段（図示せず）に表示する。メール送受信手段１４は、ネットワークを介してメールの相手先にメールを送信、及び、メール誤送信防止装置１のユーザが所有する電子メールアドレス（以下、簡略のためアドレスという）が相手先となっているメールの受信を行う。
【００２０】
メール判断手段２１は、メール制御手段１２から渡されたメールがメール送受信手段１４にて送信する対象の送信メールであるか否かの判断を行う。言い換えると、メール判断手段２１は、確認メールを作成する対象の送信予定メールであるか否かの判断を行う。メール制御手段１２から渡されたメールが送信予定メールであるとメール判断手段２１が判断した場合には、メール判断手段２１は送信予定メールを入力内容編集手段２２へ渡す。一方、メール制御手段１２から渡されたメールが送信メールであるとメール判断手段２１が判断した場合には、メール判断手段２１は送信メールをメール送受信手段１４へ渡す。
【００２１】
入力内容編集手段２２は、確認者が目視にて確認しやすいように、送信予定メールのプロパティの記述形式の変更を行う。送信予定メールのプロパティとは、相手先や送信日時等である。確認メール作成手段２３は、入力内容編集手段２２にて記述形式を変換したメールのプロパティをメール本文中に記載した確認メールを作成する。暗号化手段２４は、メール送受信手段１４へ渡された送信メールに対して暗号化を行う。
【００２２】
アドレスＤＢ３０は、相手先に指定する複数のアドレスと、そのアドレスそれぞれを所有するものの複数の名称並びにメールを暗号化する複数の暗号化情報を対応付けて記憶している。ドメインＤＢ３１は、相手先に指定されるアドレスそれぞれが含む複数のドメインとそのドメインそれぞれを所有する複数の組織名とを対応付けて記憶している。
【００２３】
［アドレスＤＢ］
図２は、アドレスＤＢ３０のアドレステーブルを示す図である。アドレステーブルは、アドレス欄４０、名称欄４１、暗号化フラグ欄４２、暗号化情報欄４３等の項目から構成される。なお、アドレステーブルは、少なくともアドレス欄４０、名称欄４１、及び暗号化情報欄４３を含んでいれば、暗号化フラグ欄４２を含まなくともよい。また、アドレステーブルは、その他の項目、例えば、会社のマーク等の画像情報を有してもよい。更に、アドレステーブルは、アドレス、名称、暗号化情報を含んでいるのであれば、メーラーが備えているアドレス帳を用いてもよい。
【００２４】
アドレス欄４０には、メールにおけるＴＯ、ＣＣ、及びＢＣＣに指定される相手先のアドレスが格納される。アドレスは、個人アドレスであってもよいし、グループアドレスであってもよい。名称欄４１には、アドレスの使用者である個人名や会社の部署等の名称が格納される。なお、名称欄４１に会社名や学校名等の所属を合わせて格納してもよい。
【００２５】
暗号化フラグ欄４２には、メールを暗号化するか否かの情報が格納される。例えば、図２に示すように、暗号化フラグを０と１とのフラグにて暗号化するか否かを示すことができる。ここでは、暗号化要を「０」、暗号化不要を「１」にて示す。暗号化情報欄４３は、平文のメールを暗号化するための情報であり、例えば、パスワード、公開鍵方式や共通鍵方式がある。図２において、アドレス「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」は「○×会社  田中太郎」が所有するアドレスであること、及び、暗号化情報項目に指定されている暗号化情報を用いて、メールを暗号化して送信することが格納されている。
【００２６】
［ドメインＤＢ］
図３は、ドメインＤＢ３１のドメインテーブルを示す図である。ドメインテーブルは、ドメイン欄４４、及び組織名欄４５等の項目から構成される。なお、ドメインテーブルは、少なくともドメイン欄４４、及び組織名欄４５を含んでいればよく、その他の項目を有してもよい。
【００２７】
ドメイン欄４４には、インターネット上に存在するコンピュータやネットワークにつけられる識別子を記憶する。組織名欄４５には、ドメインによって表される組織名、例えば、会社名や学校名を記録する。ドメインは現実世界の住所のように階層構造になっており、「．」で区切られた右側からトップレベル・ドメイン（ＴＬＤ：Ｔｏｐ  Ｌｅｖｅｌ  Ｄｏｍａｉｎ）、セカンドレベル・ドメイン（ＳＬＤ：Ｓｅｃｏｎｄ  Ｌｅｖｅｌ  Ｄｏｍａｉｎ）、サードレベル・ドメイン（ＬＤ：Ｓｅｃｏｎｄ  Ｌｅｖｅｌ  Ｄｏｍａｉｎ）・・・と並んでいる。
【００２８】
トップレベル・ドメイン等は、それぞれ組織名を意味し、トップレベル・ドメインに近いほど大きな組織となる。つまり、「．」で区切られた各ドメインは、右のドメインに所属し、例えば、セカンドレベル・ドメインはトップレベル・ドメインに所属する。そのため、ドメインだけでなく、トップレベル・ドメイン等を個別にドメインＤＢ３１に登録することにより、登録されていないドメインについても、そのドメインが属する大まかな組織を特定することが可能となる。
【００２９】
例えば、アドレス「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」におけるドメイン「ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」は、図３によると「○×会社」が所有することを示す。また、アドレス「ｃｃｃ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｕｓ」おけるドメイン「ｘｘｘ．ｃｏ．ｕｓ」は、図３に示すドメインテーブルに登録されていないため、「．」で区切られた各ドメイン「ｘｘｘ」、「ｃｏ」、及び「ｕｓ」にて検索する。検索した結果、「ｃｏ」は、「会社」、及び「ｕｓ」は「アメリカ」とあるので、「ｘｘｘ．ｃｏ．ｕｓ」は「アメリカの会社」であることが取得できる。
【００３０】
また、「ｘｘｘ」を含むドメインを検索することも有効である。上述した例において説明すると、ドメイン「ｘｘｘ．ｃｏ．ｕｓ」であれば、「ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」が同じ「ｘｘｘ」を含むドメインとして検索される。「ｘｘｘ．ｃｏ．ｕｓ」は「ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」を所有する「○×会社」となんらかの関係があると推測し、上述した結果と合わせ、「○×会社  アメリカの会社」と表示させることで、ドメインＤＢ３１に登録されていないドメインいついても組織名を推測して表示することができる。
【００３１】
［誤送信防止処理］
図４は、誤送信防止処理フローチャートである。また、図５は、送信予定メールの概略図を示す。メール誤送信防止装置１のユーザが入力手段３にて入力した内容に基づいて、メール作成手段１１が送信予定メールを作成し、図５に示す送信ボタン５０を押下すると、メール制御手段１２が送信を受け付け、送信予定メールがメール判断手段２１に渡され処理が開始する。
【００３２】
メールを作成する際には、メーラーと呼ばれるアプリケーションソフトウェアにて提供される機能である、メール作成手段１１を用いる。図５に示すように、メール作成画面は、送信ボタン５０、ファイル挿入ボタン５１、ＴＯ欄５２、ＣＣ（Ｃａｒｂｏｎ  Ｃｏｐｙ）欄５３、ＢＣＣ（Ｂｌｉｎｄ  Ｃａｒｂｏｎ  Ｃｏｐｙ）欄５４、添付欄５５、件名欄５６、及び本文欄５７等から構成される。ここで、メール誤送信防止装置１のユーザの具体的なメール作成処理について説明し、以下、図５に示すメールにおける処理として説明する。
【００３３】
メール誤送信防止装置１のユーザは、メールの相手先のアドレス「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」をＴＯ欄５２に、メールの件名「定例会議のお知らせ」を件名欄５６に、メール本文「○○様・・・」を本文欄５７に入力する。添付ファイルがある場合には、ファイル挿入ボタン５１をクリックし、出てくるポップアップ画面（図示せず）にてファイルを指定することによりメールにファイルを添付することができる。図５においては、「会議資料．ｔｘｔ」を添付する。添付されたファイル名は、添付欄５５に表示される。ここで、添付ファイルとは、メールの本文に付属して送られるテキスト、画像、音声等のファイルである。
【００３４】
また、ＴＯ欄５２に指定したアドレス以外の相手先にメールを転送したい場合には、ＣＣ欄５３やＢＣＣ欄５４にメールを転送したい相手先のアドレスを入力する。図５においては、ＣＣ欄５３には、「ｂｂｂ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」を、ＢＣＣ欄５４には、「ｃｃｃ＠ｙｙｙ．ｃｏ．ｊｐ」、「ｄｄｄ＠ｍｍｍ．ｃｏ．ｊｐ」、及び「ｅｅｅ＠ｐｐｐ．ｃｏ．ｊｐ」を入力する。必要な事項の記入が全て終了したら、メール誤送信防止装置１のユーザにて送信ボタン５０が押下されると、メール制御手段１２が送信を受け付け、メール判断手段２１に送信予定メールが渡される。なお、上記説明において、メール誤送信防止装置１のユーザは自己が作成したメールを送信しているが、自己が作成したメールを送信しなくてもよく、他のメール誤送信防止装置１のユーザが作成したメールを送信してもよい。そのため、メールを作成したユーザとメールを送信したユーザとが必ずしも一致するとは限らない。
【００３５】
Ｓ１：メール判断手段２１は、メール制御手段１２から渡された送信予定メールに対する確認メールを作成するか否かの判断を行う。確認メールを作成するか否かの判断方法については後述する。
Ｓ２：ステップＳ１において、メール判断手段２１が確認メールを作成すると判断すると、入力内容編集手段２２及び確認メール作成手段２３は確認メールを作成する。
【００３６】
［確認メール作成処理］
図６は、確認メール作成処理フローチャートである。図６を用いて確認メール作成処理について説明する。
Ｓ１１：入力内容編集手段２２は、図５に示す送信予定メールの概略図において、ＴＯ欄５２、ＣＣ欄５３、ＢＣＣ欄５４に入力されたアドレスに基づいて、アドレスＤＢ３０を用いて名称、暗号化フラグを取得する。図５に示す送信予定メールにおけるＴＯ欄５２のアドレス「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」を例に、名称の取得について説明する。ここでは、図２に示すアドレスＤＢ３０を用いるとすると、入力内容編集手段２２はアドレスＤＢ３０において、「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」を条件として、アドレスＤＢ３０を検索し、名称「○×会社  田中太郎」を取得する。
【００３７】
Ｓ１２：入力内容編集手段２２は、ステップＳ１１において、名称が取得されたか否かの判断を行う。
【００３８】
Ｓ１３：入力内容編集手段２２は、ステップＳ１２において、名称が取得できなかったと判断した場合に、アドレスに含まれるドメインに基づいて、ドメインＤＢ３１から組織名を取得する。図５に示す送信予定メールの概略図において、ＴＯ欄５２に指定された「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」を例に、組織名の取得について説明する。ここでは、図３に示すドメインＤＢ３１を用いるとすると、入力内容編集手段２２はドメインＤＢ３１において、＠以下のドメイン「ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」を条件として検索し、組織名「○×会社」を取得する。
【００３９】
もし、＠以下のドメイン「ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」がドメインＤＢ３１に記憶されていない場合には、入力内容編集手段２２は＠以下のドメインを「．」で分割したブロックごとのドメイン、つまりトップレベル・ドメイン等それぞれを検索語としてドメインＤＢ３１の検索を行う。上記の例においては、検索語は「ｘｘｘ」、「ｃｏ」、及び「ｊｐ」となる。それにより、登録されていないドメインについても、そのドメインが属する大まかな組織名を特定することが可能となる。また、同じトップレベル・ドメイン等を含むドメインから組織を推測することもできる。なお、ステップＳ１１にて名称が取得された場合においてもステップＳ１３を行い、名称と組織名の両方を取得してもよい。
【００４０】
Ｓ１４：入力内容編集手段２２は、図５に示す送信ボタン５０が押下された時刻の表記を確認メールの確認者が確認しやすい表記形式に変換する。表記形式には、年月日を表す数字を「：」、「／」、または「年月日」等で区切る形式や、時間を表す数字を「：」や「時分」等で区切る形式がある。また、数字を全角に変換することや、漢数字に変換してもよい。
【００４１】
Ｓ１５：入力内容編集手段２２は、送信予定メールに添付ファイルがあるか否かの判断を行う。
Ｓ１６：入力内容編集手段２２は、ステップＳ１５において、添付ファイルがあると判断されると、添付ファイル毎に添付ファイルのプロパティを取得する。添付ファイルのプロパティとは、ファイルのサイズ、作成日、更新日、暗号化の有無等である。添付ファイルのプロパティの取得には、既存の技術を用い、例えば、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）等のＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）にて提供されている添付ファイルのプロパティを取得する技術を用いる。
【００４２】
Ｓ１７：確認メール作成手段２３は、ステップＳ１１からＳ１６にて取得した情報及び送信予定メールを用いて確認メールを作成する。図７は、確認メールによる送信予定メールの内容の提示例を示す図である。なお、確認メールは図５に示す送信予定メールに対応している。確認者に送信予定メールの内容を提示する具体的な方法としては、確認メール本文に内容を記載して確認者に提示する方法や、内容をいくつかに分け、分けられた内容を１つずつ確認ボタン付きのポップアップにて提示する方法がある。図７（ａ）は、送信予定メールの内容を確認メールの本文欄７７に記載した場合の提示例を示す図である。図７（ｂ）は、送信予定メールの内容を１つずつポップアップにて確認するプログラムを確認メールに添付した場合の提示例を示す図である。図７（ａ）の提示例を用いて、提示される送信予定メールの内容について、以下説明する。なお、図７（ａ）の場合も、図７（ｂ）の場合も提示される内容は同じである。
【００４３】
ＴＯ欄７２には、送信予定メールの内容の確認者、例えば、送信予定メールを送信したメール誤送信防止装置１のユーザのアドレスが指定される。図７において、ＣＣ欄７３及びＢＣＣ欄７４には何も指定されていないが、メール管理者や同じ部署の者等のアドレスを指定するようにしてもよい。それにより、ダブルチェックを行うことができ、誤送信を更に効果的に防ぐことができる。また、ＴＯ欄７２に、送信予定メールを送信したメール誤送信防止装置１のユーザのアドレスの変わりにメール管理者や同じ部署の者等のアドレスを指定してもよい。これにより、メール管理者等が確認した後に送信予定メールを送信することになるため、メールの誤送信を防止ためのダブルチェックだけでなく、メールを送信するためには承認を得なければならないという仕組みを追加することができる。このように、確認者に、送信予定メールを送信したメール誤送信防止装置１のユーザだけでなく、メール管理者等を指定してもよい。
【００４４】
件名欄７６には、送信予定メールと同じ件名が指定される。これにより、送信予定メールを送信したメール誤送信防止装置１のユーザが、どのメールに対応する確認メールであるかを容易に把握することができる。なお、確認メールであることを明確にするために、送信メールの件名に「確認メール」や「確認要」等の確認メールであることが一見にしてわかるような言葉を付け加えてもよい。
【００４５】
本文欄７７には、図５において、ＴＯ欄７２、ＣＣ欄７３、及びＢＣＣ欄７４において指定されたアドレスの件数、各アドレスについての確認事項、メールの送信日時、メールに添付ファイルがある場合には添付ファイルのプロパティ、及びメール本文が記載される。このように、本文欄７７に電子メールの誤送信を防ぐために確認すべき事項が全て記載されるため、確認者は本文欄７７のみを確認すればよい。また、確認箇所が本文欄７７のみであるため、確認者の確認漏れを防ぐことができる。以下に、本文欄７７に記載される内容について詳細に説明する。
【００４６】
第一に、確認メールには、確認メール対象である図５に示す送信予定メールの、ＴＯ欄５２、ＣＣ欄５３、及びＢＣＣ欄５４において指定された相手先のアドレスが何件あるかが記載される。図５において、ＴＯ欄５２に１件、ＣＣ欄５３に１件、及びＢＣＣ欄５４に３件指定されていることより５件の送付先があることが表示される。相手先のアドレス件数が記載されることにより、件数を見ることでアドレス指定漏れの有無を容易に確認者が見つけることができる。
【００４７】
第二に、確認メールには、各アドレスについての確認事項が表示される。図５において、ＴＯ欄５２に指定されたアドレス「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」、及びＢＣＣ欄５４に指定されたアドレス「ｃｃｃ＠ｙｙｙ．ｃｏ．ｊｐ」を例に、確認メールに記載される内容について詳細に説明する。図６のステップＳ１１において、アドレス「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」は名称「○×会社  田中太郎」が取得されているので、アドレスに変わって名称「○×会社  田中太郎」が記載される。一方、アドレス「ｃｃｃ＠ｙｙｙ．ａｏ．ｊｐ」は、アドレスＤＢ３０に登録されていないため、ステップＳ１１において名称が取得されない。そのため、名称ではなくアドレスがそのまま記載される。
【００４８】
アドレス「ｃｃｃ＠ｙｙｙ．ａｃ．ｊｐ」のように、図６のステップＳ１１において名称が取得できないアドレスは、図６のステップＳ１３において、ドメインから組織名が取得される。アドレス「ｃｃｃ＠ｙｙｙ．ａｃ．ｊｐ」のドメイン「ｙｙｙ．ａｃ．ｊｐ」から組織名「△△大学」が取得され、取得された組織名がアドレスと合わせて記載される。このように、アドレスＤＢ３０に登録がないアドレスについて、それが所属する組織名を記載することにより、確認者が相手先に指定した会社等が誤っていることに容易に気が付くことができ、少なくとも送るはずでない会社等にメールを送信することを防ぐことができる。
【００４９】
続いて、送信予定メールの相手先であるアドレスのアドレスＤＢ３０への、また、送信予定メールの相手先であるアドレスに含まれるドメインのドメインＤＢ３１への登録の有無を記載する。それぞれ登録されているか否かは、アドレスについては図６のステップＳ１１にて名称が取得できたか否か、ドメインについては図６のステップＳ１３にて組織名が取得できたか否かにて決定する。登録の有無を表示することにより、確認者にアドレスＤＢ３０及びドメインＤＢ３１に登録がないものを確認させ、登録を促すことができる。
【００５０】
更に、アドレスが、図５の送信予定メールにおいてＴＯ欄５２、ＣＣ欄５３、及びＢＣＣ欄５４のいずれに指定されているかを記載する。それにより、アドレスを誤った欄へ指定してしまうことを防止することができる。個人情報に対して厳しい現状、アドレスについても厳重な管理が要求されている。そのため、ＢＣＣ欄に記載すべきであるのに、他の欄へ記載してしまうことは大問題となりかねない。このような大問題となりかねないことを未然に防ぐために、特に有効である。
【００５１】
最後に送信予定メールの暗号化を行うか否かを記載する。暗号化を行うか否かの情報は、図６のステップＳ１１にて取得した暗号化フラグを用いる。「暗号化する」となっている場合には、そのアドレスに送信されるメールは、送信時に暗号化手段２４にて暗号化される。一方、「暗号化しない」となっている場合には、そのアドレスに送信されるメールは、暗号化されずに送信される。
【００５２】
相手先に指定したアドレスにメールを送信する際に、暗号化するか否かの情報を明示的に表示することにより、暗号化漏れを防ぐことができ、ひいては情報漏えいを防ぐことができる。なお、暗号化すべきであるが、確認メールに暗号化しないと記載されているアドレスに対しては、そのアドレスがアドレスＤＢ３０に登録されているのであれば、アドレスＤＢ３０に暗号化情報を追加する更新を行う必要がある。また、アドレスＤＢ３０に登録されていない場合には、メールアドレスと合わせて登録する必要がある。
【００５３】
第三に、確認メールには、図６のステップＳ１４にて確認しやすい記述形式に変換された送信日時、図７においては「年月日、時分」にて記載される。送信日時が確認しやすい記述形式で記載されることにより件名が同じであるメールを区別することや、メールがウィルスにかかり送信日時の改ざんが行われていることを確認者が目視にて容易に知ることができる。
【００５４】
第四に、確認メールには、添付ファイルのプロパティが記載される。ただし、送信予定メールに添付ファイルがない場合には記載されない。図６のステップＳ１６において取得された添付ファイルのプロパティ、図７においては、ファイル名、サイズ、パスワード設定の有無、及び更新日時が記載する。添付ファイルのサイズを表示することにより、送信の相手先が受信できるメールの容量を制限している場合にチェックを行うことができ、容量制限による送信エラーを防ぐことができる。なお、アドレスＤＢ３０に各アドレスの受信が制限される容量を記憶させておき、合わせて表示させることにより、より確実に送信エラーを防ぐことができる。
【００５５】
また、パスワード設定の有無を記載することにより、添付ファイルを開くことなくパスワード設定の有無を確認者が容易に確認することができ、パスワード設定せずに送信してしまうことにより生じる情報漏えいを防ぐことができる。
【００５６】
更に、更新日時を記載することにより添付ファイルが最新のものであるか否かの確認を確認者が目視にて容易に行うことができる。これにより、古いバージョンのファイルを送ってしまうこと等を防ぐことができる。上述した情報と合わせて、図５の送信予定メールの本文欄５７に記載された内容が合わせて表示されることにより、相手先等のみならず本文内容も合わせて確認することができる。
【００５７】
図４に戻って、ステップＳ３以降を説明する。
Ｓ３：確認者が、図７（ａ）に示した確認メールにて送信予定メールの内容に誤りがないかの確認を行う。その結果、内容に誤りがない場合には、確認者は内容に誤りがない旨の入力を入力手段３へ行い、メール制御手段１２が、その入力を受け付けて、処理をステップＳ５へ移す。一方、誤りがある場合には、確認者は内容に誤りがない旨の入力を入力手段３へ行わず、処理をステップＳ４へ移す。ここで、確認メール作成手段２３が、確認メールを作成する際に、確認メールに送信予定メールを添付するのが望ましい。確認メールの確認後、送信予定メールを送信する際にも送信予定メールを修正する際にも、メールを送信一覧等から探す手間を省き、かつ誤って別のメールを選択してしまうことを防ぐためである。以下、送信予定メールが確認メールに添付されているとして説明する。
【００５８】
確認メールにて提示された送信予定メールの内容に誤りがない場合には、確認者がその旨を入力手段３にて入力する。その後、メール判断手段２１は、確認者によって誤りがないことが確認された送信予定メールを送信メールとしてメール送受信手段１４に渡す。確認者がその旨を入力手段３にて入力するとは、例えば、図７（ａ）の場合には、確認者が、確認メールに添付されている図５に示す送信予定メールを開き、図５に示す送信ボタン５０を押下することである。送信予定メールが送信されたということは、内容に誤りがなかったことを意味するからである。
【００５９】
また、図７（ｂ）の場合には、確認者が送信予定メールの内容に誤りがないことを入力手段３にて入力するとは、送信予定メールの内容を提示する全てのポップアップについて間違いがないことを確認者が入力手段３にて入力することである。この場合には、全てのポップアップについて確認者が確認した後、メール管理手段１０が送信予定メールの送信指示を行うようにしてもよい。
【００６０】
ところで、誤送信防止手段２０は、メール制御手段１２から渡されたメールが確認メール作成対象である送信予定メールであるか、確認メールにて内容が確認され相手先に送信する送信メールであるかの判断を行う必要がある。送信予定メールと送信メールは、その後の処理が異なるからである。メール制御手段１２から渡されたメールが送信予定メールまたは送信メールのいずれかであるかの判断を行うのが、メール判断手段２１である。メール判断手段２１が、メール制御手段１２から渡されたメールが送信予定メールまたは送信メールのいずれかであるか判断する方法としては、例えば、誤送信防止手段２０に、確認メールを作成したことを記憶しておく方法がある。
【００６１】
具体的には、送信予定メールの相手先と件名とを誤送信防止手段２０が一時記憶する。メール判断手段２１は、メール制御手段１２からメールを渡された際に、一時記憶に記憶されている相手先と件名とが一致するか否かの判断を行い、一致する場合には、相手先に送信する送信メールであると判断し、メール送受信手段１４に送信メールを渡す。一方、一致しない場合には、メール判断手段２１は確認メール作成対象である送信予定メールであると判断し、入力内容編集手段２２に送信予定メールを渡す。このとき合わせて、メール判断手段２１はこのメールの相手先と件名とを一時記憶する。
【００６２】
Ｓ４：ステップＳ３にて、確認者がメールの内容に誤りがあると判断すると、確認者は、確認メールに添付されている送信予定メールの修正を行い、再送信を行うと、メール判断手段２１はステップＳ１を実行する。具体的には、メール作成手段１１が送信予定メールを作成し直し、メール制御手段１２が作成し直された送信予定メールの送信指示を受け付けると、メール判断手段２１はステップＳ１を実行する。
【００６３】
Ｓ５：ステップＳ３にて、送信予定メールに誤りがない旨が、確認者にて入力されると、暗号化手段２４は、メールの相手先として指定されているアドレスに基づいてアドレスＤＢ３０から暗号化フラグ及び暗号化情報を取得する。
Ｓ６：暗号化手段２４は、ステップＳ６にて取得した暗号化フラグが「暗号化する」となっているアドレスがあるか否かの判断を行う。
【００６４】
Ｓ７：暗号化手段２４は、ステップＳ６において、「暗号化する」となっていると判断されたメールに対して、ステップＳ５にて取得した暗号化情報を用いて暗号化を行う。
Ｓ８：ステップＳ６において「暗号化しない」と判断されたメールは暗号化されずに、「暗号化する」と判断されたメールはステップＳ７にて暗号化されたメールを相手先に送信する。
【００６５】
図８は、本発明の実施形態に係るメール誤送信防止装置１のハードウェア構成を示す図である。以下は、コンピュータを典型とする情報処理装置として全般的な構成を説明するが、専用機や組込型装置の場合、その環境に応じて必要最小限な構成を選択できることはいうまでもない。
【００６６】
メール誤送信防止装置１は、制御部３００を構成するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）３１０（マルチプロセッサ構成ではＣＰＵ３２０等複数のＣＰＵが追加されてもよい）、バスライン２００、通信Ｉ／Ｆ（Ｉ／Ｆ：インターフェイス）３３０、メインメモリ３４０、ＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）３５０、表示装置３６０、Ｉ／Ｏコントローラ３７０、キーボード及びマウス等の入力装置３８０、ハードディスク３９０、光ディスクドライブ４００、並びに半導体メモリ４２０を備える。なお、ハードディスク３９０、光ディスクドライブ４００、並びに半導体メモリ４２０はまとめて記憶装置４３０と呼ぶ。
【００６７】
制御部３００は、メール誤送信防止装置１を統括的に制御する部分であり、ハードディスク３９０（後述）に記憶された各種プログラムを適宜読み出して実行することにより、上述したハードウェアと協働し、本発明に係る各種機能を実現している。
【００６８】
通信Ｉ／Ｆ３３０は、メール誤送信防止装置１が、通信ネットワークを介して他の情報処理装置と情報を送受信する場合のネットワーク・アダプタである。通信Ｉ／Ｆ３３０は、モデム、ケーブル・モデム及びイーサネット（登録商標）・アダプタを含んでよい。
【００６９】
ＢＩＯＳ３５０は、メール誤送信防止装置１の起動時にＣＰＵ３１０が実行するブートプログラムや、メール誤送信防止装置１のハードウェアに依存するプログラム等を記録する。
【００７０】
表示装置３６０は、ブラウン管表示装置（ＣＲＴ）、液晶表示装置（ＬＣＤ）等のディスプレイ装置を含み、出力手段に対応する。
【００７１】
Ｉ／Ｏコントローラ３７０には、ハードディスク３９０、光ディスクドライブ４００、及び半導体メモリ４２０等の記憶装置４３０を接続することができる。
【００７２】
入力装置３８０は、メール誤送信防止装置１のユーザによる入力の受け付けを行うものであり、入力手段３に対応する。
【００７３】
ハードディスク３９０は、各種プログラムや各種データを記憶する。なお、メール誤送信防止装置１は、外部に別途設けたハードディスク（図示せず）を外部記憶装置として利用することもできる。
【００７４】
光ディスクドライブ４００としては、例えば、ＤＶＤ−ＲＯＭドライブ、ＣＤ−ＲＯＭドライブ、ＤＶＤ−ＲＡＭドライブ、ＣＤ−ＲＡＭドライブを使用することができる。この場合は各ドライブに対応した光ディスク４１０を使用する。光ディスク４１０から光ディスクドライブ４００によりプログラムまたはデータを読み取り、Ｉ／Ｏコントローラ３７０を介してメインメモリ３４０またはハードディスク３９０に提供することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００７５】
【図１】本実施形態に係る誤送信防止プログラムを備えたメール誤送信防止装置の機能構成を示す図である。
【図２】アドレスＤＢのアドレステーブルを示す図である。
【図３】ドメインＤＢのドメインテーブルを示す図である。
【図４】誤送信防止処理フローチャートである。
【図５】送信予定メールの概略図を示す。
【図６】確認メール作成処理フローチャートである。
【図７】確認メールによる送信予定メールの内容の提示例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係るメール誤送信防止装置のハードウェア構成を示す図である。
【符号の説明】
【００７６】
１    メール誤送信防止装置
１０  メール管理手段
１１  メール作成手段
１２  メール制御手段
１３  メール表示手段
１４  メール送受信手段
２０  誤送信防止手段
２１  メール判断手段
２２  入力内容編集手段
２３  確認メール作成手段
２４  暗号化手段
３０  アドレスＤＢ
３１  ドメインＤＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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