(57)【要約】【課題】承認作業の促進をより効果的に行う。【解決手段】承認状況を表示する電光表示盤１４と、パトライト１３が接続され、承認者が使用する承認者用端末３０と、承認者に承認を依頼するユーザが使用する承認依頼者用端末２０と、を有する。承認者用端末３０が承認にあり要求を受け付けると、パトライト１３を点灯させる。所定期限内に承認者が承認作業を行わなかった場合、電光表示盤１４の承認者に対応する部分を点灯させる。【選択図】図１
2010015343.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
承認者が使用する情報端末装置において、
承認対象の電子データを取得する取得手段と、
電子データが取得されたことを、前記情報端末装置を現在利用している者以外の者が認識可能に報知する報知手段と、
を有することを特徴とする情報端末装置。
【請求項２】
請求項１記載の情報端末装置において、
承認対象の電子データに対して承認処理が実施されたことを検知する手段を有し、
前記報知手段は、予め決められた期限までに承認処理が実施されなかった場合に報知することを特徴とする情報端末装置。
【請求項３】
請求項２記載の情報端末装置において、
前記報知手段は、電光表示盤またはパトライトを利用して報知することを特徴とする情報端末装置。
【請求項４】
コンピュータが、
承認対象の電子データを受信する受信ステップと、
電子データが受信されたことを、前記コンピュータを現在利用している者以外の者が認識可能に報知する報知ステップと、
を含むことを特徴とする承認データの受信報知方法。
【請求項５】
承認者が使用する第１の情報端末装置と、
前記第１の情報端末装置に承認対象の電子データを送信する第２の情報端末装置と、
を有し、
前記第１の情報端末装置は、
承認対象の電子データを取得する取得手段と、
電子データが取得されたことを、前記第１の情報端末装置を現在利用している者以外の者が認識可能に報知する報知手段と、
を有することを特徴とする承認システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、承認対象の電子データが受信された旨の報知に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年では、電子化された文書を上司が承認するためのシステムが提案されている（例えば、特許文献１）。具体的に言うと、承認を要する文書を電子化し、その電子化文書を承認者である上司に転送する。上司は、その電子化文書を閲覧し、承認した後文書送信元に返信する。また、文書送信後、上司の端末に電子メールの送信やメッセージの表示を行うなどして承認を催促するなどの手段が講じられている（例えば、特許文献２〜４）。
【０００３】
【特許文献１】特開平５−２３３６５９号公報
【特許文献２】特開２００７−１５６６７８号公報
【特許文献３】特開２００４−２２０５２９号公報
【特許文献４】特開２００２−８３１０２号公報
【特許文献５】特開平１１−５３４５６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来においては、承認者により利用される端末（以下「承認者用端末」）に承認対象の電子文書を送信した後、電子メール等によって承認を催促するような手段を講じても、承認者が、承認者用端末を利用して電子メールや画面上のメッセージを確認しなければ、催促という目的を達成することはできない。
【０００５】
また、仮に承認者が催促によって承認を行う必要があることに気づいていても、承認者本人にしか承認作業が必要である状態であることを知らない。つまり、承認作業の必要性を、承認者用端末を利用しない他人に知られることはないので、承認者の意志により滞留させることができてしまう。
【０００６】
本発明は、承認作業の促進をより効果的に行うことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係る情報端末装置は、承認者が使用する情報端末装置において、承認対象の電子データを取得する取得手段と、電子データが取得されたことを、前記情報端末装置を現在利用している者以外の者が認識可能に報知する報知手段と、を有することを特徴とする。
【０００８】
また、承認対象の電子データに対して承認処理が実施されたことを検知する手段を有し、前記報知手段は、予め決められた期限までに承認処理が実施されなかった場合に報知することを特徴とする。
【０００９】
また、前記報知手段は、電光表示盤またはパトライトを利用して報知することを特徴とする。
【００１０】
本発明に係る承認データの受信報知方法は、コンピュータが、承認対象の電子データを受信する受信ステップと、電子データが受信されたことを、前記コンピュータを現在利用している者以外の者が認識可能に報知する報知ステップと、を含むことを特徴とする。
【００１１】
本発明に係る承認システムは、承認者が使用する第１の情報端末装置と、前記第１の情報端末装置に承認対象の電子データを送信する第２の情報端末装置と、を有し、前記第１の情報端末装置は、承認対象の電子データを取得する取得手段と、電子データが取得されたことを、前記第１の情報端末装置を現在利用している者以外の者が認識可能に報知する報知手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、承認対象の電子データが取得されたことを、情報端末装置を現在利用している者以外の者でも認識できるように報知するようにしたので、承認依頼がされていることを承認者のみならず、承認者以外の者にも知らせることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００１４】
図１は、本発明に係る承認システムの一実施の形態を示した全体構成図及び各端末のブロック構成図である。本実施の形態における承認システムは、承認状況を表示する電光表示盤１４と、承認者が使用する情報端末装置（以下、「承認者用端末」）３０と、承認者に承認を依頼するユーザが使用する情報端末装置（以下、「承認依頼者用端末」）２０と、をルーター１５で接続して構成される。
【００１５】
図２は、本実施の形態における承認者用端末３０を形成するコンピュータのハードウェア構成図である。本実施の形態において承認者用端末３０を形成するコンピュータは、従前から存在する汎用的なパーソナルコンピュータのハードウェア構成で実現できる。すなわち、コンピュータは、図２に示したようにＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４を接続したＨＤＤコントローラ５、入力手段として設けられたマウス６とキーボード７、及び表示装置として設けられたディスプレイ８をそれぞれ接続する入出力コントローラ９、通信手段として設けられたネットワークコントローラ１０、ＵＳＢメモリ、フラッシュメモリ等の外部メモリ機器とのインタフェースである外部メディアインタフェース（ＩＦ）１１を内部バス１２に接続して構成される。外部メディアインタフェース１１には、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）にて接続可能なパトライト１３が接続されている。
【００１６】
なお、性能的に差異はあるかもしれないが、承認依頼者用端末２０もパーソナルコンピュータであることから、そのハードウェア構成は、図２と同じように図示することができる。
【００１７】
図１に戻り、承認依頼者用端末２０は、承認対象の電子文書の承認依頼を承認者用端末３０に対して行う承認依頼部２１と、承認依頼者用端末２０における承認に関連する処理全体の制御を行う制御部２２とを有している。
【００１８】
承認依頼者用端末２０における各構成要素２１，２２は、承認依頼者用端末２０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。
【００１９】
承認者用端末３０は、承認処理部３１、報知処理部３２及び制御部３３を有している。承認処理部３１は、承認依頼者用端末２０からの承認依頼要求に応じて承認処理を実行する。承認処理部３１に含まれる取得部３４は、承認対象となる電子文書を取得する。承認部３５は、承認対象の電子文書に対して承認者により承認処理が実施されたことを検知する。結果通知部３６は、承認者による承認結果を承認依頼要求元の承認依頼者用端末２０へ通知する。報知処理部３２は、パトライト１３または電光表示盤１４と共に報知手段を構成し、承認依頼や承認依頼があってから所定期限内に承認者が承認作業を行わなかった場合にその旨を、承認者用端末３０を現在利用している者以外の者が認識できるように報知する。制御部３３は、承認者用端末３０における全体制御を行う。
【００２０】
承認者用端末３０における各構成要素３１〜３４は、承認者用端末３０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。
【００２１】
また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがインストールプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。
【００２２】
次に、本実施の形態における動作について説明する。
【００２３】
承認依頼者用端末２０のユーザが承認対象の電子文書を作成し、その電子文書の承認を受けたいために所定の操作を行うと、承認依頼部２１は、そのユーザ操作に応じてその電子文書と共に承認依頼要求を承認者用端末３０へ送信する。更に、ユーザは、電子メール等のソフトウェア手段を利用して送信した電子文書に対する承認依頼を承認者に対して行う。なお、ソフトウェア手段を利用した承認依頼は、承認依頼要求から時間をあけることで承認催促としてもよい。
【００２４】
続いて、承認者用端末３０において行われる処理について図３に示したフローチャートを用いて説明する。
【００２５】
承認処理部３１における取得部３４が承認依頼要求と共に承認対象の電子文書を受信し（ステップ１０１）、またこれに続けて電子メール等のソフトウェア手段を利用して送られてくる電子文書に対する承認依頼（承認催促）を受信する（ステップ１０２）。そうすると、報知処理部３２は、パトライト１３を点灯する（ステップ１０３）。このパトライト１３の点灯により、承認者用端末３０を使用している承認者がディスプレイ８に表示されたメッセージや電子メールソフトウェアを起動してメッセージの内容を確認しなくても、承認処理が依頼されたことを認識することができる。
【００２６】
その後、所定期限内に承認者が当該電子文書に対する承認作業を実施した場合（ステップ１０４でＹ）、制御部３３は、報知処理部３２にパトライト１３を消灯させる（ステップ１０８）。承認作業の実施は、承認部３５が承認結果を受け付けたことで認識される。ここで、所定期限というのは、電子文書を取得してから予め決められた時間が経過するまでの時間である。あるいは、電子文書の承認終期が決められている場合には、その終期である。
【００２７】
一方、所定期限内に承認者が当該電子文書に対する承認作業を実施しなかった場合（ステップ１０４でＮ）、報知処理部３２は、所定期限の徒過を認識した制御部３３からの指示に従い、電光表示盤１４の承認者に対応する表示点灯部分を点灯する（ステップ１０５）。そして、承認者による承認作業が実施されたことが検知されるまで、電光表示盤１４の承認者に対応する表示点灯部分は点灯し続ける（ステップ１０６でＮ）。これにより、承認者が承認処理を依頼されていることを承認者以外の者も知ることができる。
【００２８】
承認者により承認作業が実施されると、結果通知部３６は、承認結果を承認依頼要求基の承認依頼者用端末２０へ通知するが、制御部３３は、これと同時に報知処理部３２にパトライト１３及び電光表示盤１４の該当部分を消灯させる（ステップ１０７）。
【００２９】
本発明によれば、以上のようにして承認者が承認者用端末３０を自発的に操作しなくても承認処理が依頼されたことを認識することができる。また、承認者以外の者も承認者が承認処理を依頼されていることを認識することができる。
【００３０】
なお、本実施の形態では、パトライト１３及び電光表示盤１４というハードウェア手段を利用することによって承認者のみならず承認者以外の者も承認者に承認依頼がされていることを認識できるようにした。そして、パトライト１３は承認依頼または催促された時点で、電光表示盤１４は承認者が所定期限内に承認作業を実施しない場合に、それぞれ点灯させるようにした。ただ、パトライト１３及び電光表示盤１４を点灯させるタイミングは、上記例に限る必要はない。例えば、パトライト１３と電光表示盤１４を同時に点灯させてもよいし、いずれか１つのみを利用してもよい。
【００３１】
また、本実施の形態では、承認者用端末３０における取得部３４が承認依頼者用端末２０から承認対象の電子文書を直接受信するよう説明したが、例えば承認依頼者用端末２０からは承認対象の電子文書の格納先情報を受け取り、取得部３４がその格納先情報から特定できる格納先から電子文書を取り出すようにしてもよい。また、承認対象の電子データの一例として、本実施の形態では、電子化された文書を例にして説明したが、承認対象とする電子データは、文書以外でもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本発明に係る承認システムの一実施の形態を示した全体構成図及び各端末のブロック構成図である。
【図２】本実施の形態における承認者用端末を形成するコンピュータのハードウェア構成図である。
【図３】本実施の形態における承認者用端末において行われる処理を示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００３３】
１  ＣＰＵ、２  ＲＯＭ、３  ＲＡＭ、４  ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、５  ＨＤＤコントローラ、６  マウス、７  キーボード、８  ディスプレイ、９  入出力コントローラ、１０  ネットワークコントローラ、１１  外部メディアインタフェース（ＩＦ）、１２  内部バス、１３  パトライト、１４  電光表示盤、１５  ルーター、２０  承認依頼者用端末、２１  承認依頼部、２２，３３  制御部、３０  承認者用端末、３１  承認処理部、３２  報知処理部、３４  取得部、３５  承認部、３６  結果通知部。
【図１】
2010015343.tif 000003
【図２】
2010015343.tif 000004
【図３】
2010015343.tif 000005