(57)【要約】【課題】Ｔｏ−Ｄｏリストで管理されているタスクをワークフローへと簡単に移行すること。【解決手段】クライアントソフトウェア１０００にて、Ｔｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５に記憶される未処理のタスクについてワークフローへの変換が指示されると、サーバソフトウェア１１００は、前記変換が指示された未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を、ワークフロー管理データベース１１０９から抽出してクライアントソフトウェア１０００に通知する。そして、クライアントソフトウェア１０００にてワークフローの定義が選択されると、サーバソフトウェア１１００は、該選択されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成し、該作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント装置とサーバ装置とを含み、文書操作の業務を個々に独立したタスクにより管理する文書管理システムであって、
前記クライアント装置は、
前記サーバ装置で管理されるいずれか未処理のタスクに対してワークフローへの変換を指示する指示手段を有し、
前記サーバ装置は、
前記タスクを記憶するタスクデータベースと、
順次処理される複数のアクティビティからなるワークフローの定義を記憶するワークフロー管理データベースと、
前記クライアント装置からワークフローへの変換を指示された未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を前記ワークフロー管理データベースから抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する適用手段とを有する、
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
クライアント装置とサーバ装置とを含み、文書操作の業務を個々に独立したタスクにより管理する文書管理システムで用いられるサーバ装置であって、
前記タスクを記憶するタスクデータベースと、
順次処理される複数のアクティビティからなるワークフローの定義を記憶するワークフロー管理データベースと、
前記クライアント装置からワークフローへの変換を指示されたいずれか未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を前記ワークフロー管理データベースから抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する適用手段と、
を有することを特徴とするサーバ装置。
【請求項３】
前記抽出手段は、前記抽出したワークフローの定義を前記クライアント装置に通知するものであり、
前記作成手段は、前記抽出手段により抽出したものから前記クライアント装置にて選択されたワークフローの定義に対応したワークフローのインスタンスを作成することを特徴とする請求項２に記載のサーバ装置。
【請求項４】
前記適用手段によりタスクの情報を適用されたアクティビティ及び該アクティビティの１つ前のアクティビティに対応する処理済のタスクを前記タスクデータベースから抽出する処理済みタスク抽出手段と、
前記処理済みタスク抽出手段により抽出された処理済のタスクの情報を、前記適用手段によりタスクの情報を適用されたワークフローのインスタンスの前記１つ前のアクティビティに適用する処理済みタスク適用手段と、
を有することを特徴とする請求項２又は３に記載のサーバ装置。
【請求項５】
前記処理済みタスク抽出手段は、前記抽出した処理済のタスクを前記クライアント装置に通知するものであり、
前記処理済みタスク適用手段は、前記処理済みタスク抽出手段により抽出したものから前記クライアント装置にて選択されたタスクの情報を、前記ワークフローのインスタンスの前記１つ前のアクティビティに適用することを特徴とする請求項４に記載のサーバ装置。
【請求項６】
前記タスクは、依頼者と処理者と前記依頼者が前記処理者に依頼した文書操作の情報を有するものであり、
前記アクティビティは、ワークフローの処理者のロールと前記処理者が処理する処理操作の情報を有するものであり、
前記タスクの依頼者、処理者、及び、前記アクティビティの処理者となり得るユーザのロールを記憶するロール管理データベースと、
前記クライアント装置からワークフローへの変換を指示された未処理のタスクの依頼者のロールと処理者のロールとを前記ロール管理データベースから取得する取得手段とを有し、
前記抽出手段は、前記タスクの依頼者のロールに対応するアクティビティを含み、このアクティビティの次に前記タスクの処理者のロールに対応するアクティビティを含むワークフローの定義を前記ワークフロー管理データベースから抽出するものであり、
前記適用手段は、前記ワークフローのインスタンスの、前記タスクの処理者のロールに対応するアクティビティの処理者に、前記タスクの依頼者を適用し、このアクティビティの次のアクティビティの処理者に前記タスクの処理者を適用することを特徴とする請求項２乃至５のいずれか１項に記載のサーバ装置。
【請求項７】
前記処理済みタスク抽出手段は、前記適用手段によりタスクの依頼者が適用されたアクティビティの処理者に対応する処理者を有する処理済みのタスクであって、かつ、前記アクティビティの１つ前のアクティビティの処理者のロールに対応する依頼者を有する処理済みのタスクを抽出するものであり、
前記処理済みタスク適用手段は、前記処理済みタスク抽出手段により抽出された処理済みのタスクの依頼者を、前記ワークフローのインスタンスの、前記適用手段によりタスクの情報を適用されたアクティビティの１つ前のアクティビティの処理者として適用することを特徴とする請求項６に記載のサーバ装置。
【請求項８】
前記タスクでの文書操作と前記アクティビティでの処理操作とを対応付けた操作対応マップを有し、
前記抽出手段は、前記依頼者のロールに対応するアクティビティを含み、このアクティビティの次に前記処理者のロールに対応し、かつ、前記タスクの文書操作が前記操作対応マップで対応付けられた処理操作に対応するアクティビティを含むワークフローの定義を抽出することを特徴とする請求項６又は７に記載のサーバ装置。
【請求項９】
前記処理済みタスク抽出手段は、前記適用手段によりタスクの依頼者が適用されたアクティビティの処理者及び処理操作にそれぞれ対応する処理者及び文書操作を有する処理済みのタスクであって、かつ、前記アクティビティの１つ前のアクティビティの処理者のロールに対応する依頼者を有する処理済みのタスクを、抽出することを特徴とする請求項８に記載のサーバ装置。
【請求項１０】
クライアント装置とサーバ装置とを含み、文書操作の業務を個々に独立したタスクにより管理する文書管理システムで用いられるサーバ装置の制御方法であって、
抽出手段が、前記クライアント装置からワークフローへの変換を指示された、タスクデータベースに記憶されるいずれか未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を、順次処理される複数のアクティビティからなるワークフローの定義を記憶するワークフロー管理データベースから抽出する抽出ステップと、
作成手段が、前記抽出ステップで抽出されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成する作成ステップと、
適用手段が、前記作成ステップで作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する適用ステップと、
を有することを特徴とするサーバ装置の制御方法。
【請求項１１】
請求項２乃至９のいずれか１項に記載されたサーバ装置の手段としてコンピュータを機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、Ｔｏ−Ｄｏタスクにより業務を管理するシステムの制御に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書が業務の中核を担うようになり、電子文書と業務とを関連付けて管理できるシステムの必要性が高まっている。一般的な解決手段として知られているのはワークフローシステムである。ワークフローシステムとは、業務の流れをあらかじめワークフローとして定義しておき、定義されたワークフローの各処理（アクティビティと称す）に必要な文書を添付して処理を進めていくものである。
【０００３】
例えば、承認システムのように、「作成（一般社員）→精査（課長）→承認（部長）」というワークフローを事前に作成しておく。決裁書を処理する場合は、そのフローの「作成」で申請書を添付し、「精査」・「承認」ではそれぞれ課長・部長の承認をその文書に付与する、というように処理する。
【０００４】
しかし、ワークフローシステムは、事前にユーザロールやフローなどの細かい設定が必要であり、小規模の業務で使用するには作成工数がかかるという問題点があった。また、複雑なフロー制御を行うためのワークフローエンジンを備える必要があるので、システムも高価で大規模になってしまうという問題点があった。
【０００５】
そのため、特許文献１に示すように、小規模なユーザ環境では、文書管理システムとそのＴｏ−Ｄｏリスト機能を使用することによって、簡易的に電子文書と業務とを関連付ける方法が多く採用されている。
【０００６】
そのようなシステムにおいては、文書管理システム上の文書に対して、各ユーザがＴｏ−Ｄｏフラグなどのフラグを付与することができ、また、業務内容の記載を行うことができる。それによって文書と、その文書に対して処理が必要な業務の関連付けを実現している。
また、特許文献１では、他のユーザがＴｏ−Ｄｏリストにアイテムを追加可能にし、Ｔｏ−Ｄｏリストを使用して業務フローを実現している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２０００−１２３０７１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、上述のＴｏ−Ｄｏリストを用いて業務フローを実現した場合でも、利用者の増大やシステム統合といったシステム規模の拡大にともない、Ｔｏ−Ｄｏリストを用いた業務フローをワークフローシステムへ移行していかなければならない場合がある。
【０００９】
しかし、Ｔｏ−Ｄｏリストを用いた業務フローでは、現在処理が行われているタスクと、その前に処理されたタスクとが関連付けられていない。例えば、Ｔｏ−Ｄｏリストの各Ｔｏ−Ｄｏタスクには、依頼者と処理者の情報は含まれているが、その前に処理されたタスクの依頼者の情報は含まれていない。
【００１０】
また、現在処理が行われているタスクの後に行われるべきタスクはまだ作成されていない。
また、Ｔｏ−Ｄｏリストを用いた業務フローでは、対象者が個人で管理されているのに対し、ワークフローではロールと呼ばれる役職で対象者が管理されている。
また、Ｔｏ−Ｄｏリストに記載されている依頼する作業内容は、文書管理システム上の操作ベースであるのに対し、ワークフロー上の処理する作業内容はワークフロー固有の作業名であり、作業の種類が異なる。このような違いから、Ｔｏ−Ｄｏリストを用いた業務フローをワークフローへと単純に置き換えることができない。このため、ユーザが各Ｔｏ−Ｄｏリストの内容を確認しながら、そのＴｏ−Ｄｏリストに相当するワークフローを新規に１つずつ作成しなければならず、非常に煩雑であった。
【００１１】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたものである。本発明の目的は、Ｔｏ−Ｄｏリストで管理されている業務フローをワークフローに置き換えるユーザの手間を軽減させる仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明は、クライアント装置とサーバ装置とを含み、文書操作の業務を個々に独立したタスクにより管理する文書管理システムであって、前記クライアント装置は、前記サーバ装置で管理されるいずれか未処理のタスクに対してワークフローへの変換を指示する指示手段を有し、前記サーバ装置は、前記タスクを記憶するタスクデータベースと、順次処理される複数のアクティビティからなるワークフローの定義を記憶するワークフロー管理データベースと、前記クライアント装置からワークフローへの変換を指示された未処理のタスクに対応するアクティビティを有するワークフローの定義を前記ワークフロー管理データベースから抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出されたワークフローの定義に対応するワークフローのインスタンスを作成する作成手段と、前記作成手段により作成されたワークフローのインスタンスの、前記変換を指示されたタスクに対応するアクティビティに、前記変換を指示されたタスクの情報を適用する適用手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明により、タスクリストで管理されている業務フローをワークフローに置き換えるユーザの手間を軽減させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の一実施形態を示す文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】一般的な情報処理装置の構成を示す図である。
【図３】Ｔｏ−Ｄｏリストデータベースの一例を示す図である。
【図４】ロール管理データベースの一例を示す図である。
【図５】ワークフロー管理データベースに格納されるワークフロー定義情報の一例を示す図である。
【図６】操作対応マップの一例を示す図である。
【図７】Ｔｏ−Ｄｏタスクの作成手順を説明する図である。
【図８】タスクリスト画面の一例を示す図である。
【図９】タスクからワークフローに変換する処理の一例を示すフローチャートである。
【図１０】図９のＳ１０００５にて抽出されるワークフロー定義の例を示す図である。
【図１１】図９のＳ１０００６にて抽出されるワークフロー定義の例を示す図である。
【図１２】変換先ワークフロー候補一覧のユーザ提示例を示す図である。
【図１３】タスクから変換されたワークフローのインスタンスの一例を示す図である。
【図１４】処理済みタスク適用処理を示すフローチャートである。
【図１５】処理済みアクティビティ候補一覧のユーザ提示例を示す図である。
【図１６】処理済みのタスクを適用したワークフローのインスタンスの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【実施例１】
【００１６】
図１は、本発明の一実施形態を示す文書管理システム（情報処理システム）の構成を示すブロック図である。
図１において、１０００は文書管理システムのクライアントソフトウェア、１１００は文書管理システムのサーバソフトウェアである。クライアントソフトウェア１０００は、後述する図２に示すようなコンピュータで構成されるクライアント装置のＯＳ上で動作するソフトウェアである。また、サーバソフトウェア１１００は、後述する図２に示すようなコンピュータで構成されるサーバ装置のＯＳ上で動作するソフトウェアである。
【００１７】
クライアントソフトウェア１０００において、１００１はユーザインタフェースである。クライアントソフトウェア１０００は、ユーザインタフェース１００１を介してユーザ操作を受け取り、そのユーザ操作をコマンド制御部１００２に伝える。
【００１８】
コマンド制御部１００２は、ユーザインタフェース１００１から受け取ったユーザ操作に応じて、通信制御部１００３、Ｔｏ−Ｄｏリスト制御部１００４を使用した制御を行い、操作結果をユーザインタフェース１００１に返す。
【００１９】
通信制御部１００３は、コマンド制御部１００２からの命令に応じてサーバソフトウェア１１００と通信を行う。Ｔｏ−Ｄｏリスト制御部１００４は、コマンド制御部１００２からの命令に応じてＴｏ−Ｄｏリストを制御する。
【００２０】
次に、サーバソフトウェア１１００において、１１０１は通信制御部であり、文書管理制御部１１０２の命令に応じてクライアントソフトウェア１０００と通信を行う。
文書管理制御部１１０２は、通信制御部１１０１を介してクライアントソフトウェア１０００からの操作依頼を受け取る。そして、操作依頼に応じて、文書管理制御部１１０２は、データベース制御部１１０３、ワークフロー制御部１１０７、変換制御部１１１０を使用した制御を行い、操作結果を通信制御部１１０１を介してクライアントソフトウェア１０００に返す。
【００２１】
データベース制御部１１０３は、文書管理制御部１１０２からの命令に応じて文書データベース１１０４、Ｔｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５、ユーザ管理データベース１１０６を制御する。
【００２２】
文書データベース１１０４は、文書情報が格納されている。Ｔｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５は、後述する図３に例示するようなＴｏ−Ｄｏリスト情報（Ｔｏ−Ｄｏタスク）が格納されているタスクデータベースである。ユーザ管理データベース１１０６は、ユーザ情報が格納されている。
【００２３】
ワークフロー制御部１１０７は、文書管理制御部１１０２からの命令に応じて、ロール管理データベース１１０８、ワークフロー管理データベース１１０９を制御する。
ロール管理データベース１１０８は、ワークフローで使用されるロール情報（図４）が格納されている。ワークフロー管理データベース１１０９は、ワークフロー情報（後述する図５に例示するようなワークフロー定義情報や、後述する図１３に例示するようなワークフローのインスタンス等）が格納されている。
【００２４】
変換制御部１１１０は、文書管理制御部１１０２からの命令に応じて、操作対応マップ１１１１を制御する。操作対応マップ１１１１は、後述する図６に例示するような、Ｔｏ−Ｄｏタスクの処理操作とワークフローのアクティビティの処理操作の対応情報が格納されている。
【００２５】
以下、図１に示した文書管理システムのクライアント装置及びサーバ装置に適用可能な一般的な情報処理装置の構成を示す。
図２は、図１に示した文書管理システムのクライアント装置及びサーバ装置に適用可能な一般的な情報処理装置（コンピュータ１６００）の構成を示す図である。
コンピュータ１６００において、１６０１はＣＰＵで、ＲＯＭ１６０３のプログラム用ＲＯＭ又は外部メモリ１６１０に記憶されたプログラムに基づいてシステムバス１６１１に接続された各デバイスを制御し、コンピュータ１６００全体を統括制御する。
【００２６】
また、このＲＯＭ１６０３のフォント用ＲＯＭには、本実施形態の処理を行う際に使用するフォントデータ等を記憶する。また、ＲＯＭ１６０３のデータ用ＲＯＭには、本実施形態の処理を行う際に使用する各種データ等を記憶する。１６０２はＲＡＭで、ＣＰＵ１６０１の主メモリ，ワークエリア等として機能する。
【００２７】
１６０４はキーボードコントローラ（ＫＢＣ）で、キーボード（ＫＢ）１６０８や図示しないポインティングデバイス（例えばマウス）からの入力を制御する。１６０５はディスプレイコントローラ（ＤＳＰＣ）で、ディスプレイ（ＤＳＰ）１６０９の表示を制御する。なお、ディスプレイはＣＲＴであってもＬＣＤ等のその他の形式の表示装置であってもよい。１６０７はネットワークインタフェースで、図示しないネットワークを介して外部装置との通信を制御する。
【００２８】
１６０６はディスクコントローラ（ＤＫＣ）で、ハードディスク（ＨＤ），図示しないフレキシブルディスク（ＦＤ），ＣＤ−ＲＯＭ等の外部メモリとのアクセスを制御する。外部メモリ１６１０には、オペレーティングシステムプログラム（以下ＯＳ）や、図１に示したクライアントソフトウェア１０００やサーバソフトウェア１１００等を実現するプログラム等が記憶されている。
【００２９】
ＣＰＵ１６０１は、外部メモリ１６１０に記憶されたプログラムをＲＡＭ１６０２にロードして実行することにより、図１に示したクライアントソフトウェア１０００やサーバソフトウェア１１００の各機能を実現することができる。
【００３０】
なお、ＣＰＵ１６０１は、ディスプレイ１６０９上の不図示のマウスカーソル等で指示されたコマンドに基づいて、予め登録された種々のウィンドウを開き、種々のデータ処理を実行する。
【００３１】
以下、図１に示した各データベースに格納される情報について説明する。
図３は、Ｔｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５に格納されるＴｏ−Ｄｏリスト情報の一例を示す図である。
図３に示すように、Ｔｏ−Ｄｏリスト情報内の各Ｔｏ−Ｄｏタスクは、タスクＩＤ３０１、所望とする文書操作３０２、依頼者３０３、処理者３０４、対象文書３０５、及び、未／済３０６等の情報で構成される。
【００３２】
タスクＩＤ３０１は、タスクを一意に識別するものである。所望とする文書操作３０２は、このタスクで依頼された文書の操作を示す。依頼者３０３は、このタスクを依頼したユーザのユーザ名を示す。処理者３０４は、このタスクを処理するユーザのユーザ名を示す。対象文書３０５は、このタスクで操作される文書データベース１１０４内の文書の文書名を示す。未／済３０６は、このタスクが未処理（未）であるか、処理済み（済）であるかを示す。なお、Ｔｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５に格納される各Ｔｏ−Ｄｏタスクは、個々に独立したものである。このようなＴｏ−Ｄｏタスクにより、文書管理制御部１１０２は、文書データベース１１０４に格納される文書の文書操作の業務を管理している。
【００３３】
図４は、ロール管理データベース１１０８に格納されるロール情報の一例を示す図である。
図４に示すように、ロール情報は、ワークフローの処理者となり得るユーザのユーザ名を示すユーザ４０１と、該ユーザのロール（役職）を示すロール４０２で構成される。なお、本実施例では、ワークフローの処理者となり得るユーザは、上述したタスクの依頼者及び処理者となり得るユーザでもある。
【００３４】
図５は、ワークフロー管理データベース１１０９に格納されるワークフロー定義情報の一例を示す図である。
図５に示すように、ワークフロー定義は、ワークフロー定義を一意に識別するワークフロー名（ＷＦ名）５０１と、複数のアクティビティ（図５の例ではアクティビティ１〜４（５０２〜５０５））とで構成される。各アクティビティは、そのアクティビティにおける処理者のロールを示す処理者５１１と、そのアクティビティにおける処理操作を示す処理操作５１２とで構成される。なお、各アクティビティは、アクティビティに付加されている番号の小さい順に順次処理されるものである。図５の例では、アクティビティ１，アクティビティ２，アクティビティ３，アクティビティ４の順に順次処理される。このように、ワークフロー定義は、処理者のロールと前記処理者が処理する処理操作の情報を含むアクティビティの順列により定義される。
図５の例では、４つのアクティビティから構成されるワークフロー定義の例として、「購買依頼」、「交通費の申請」、「残業申請」、「特許申請」の４つがワークフロー管理データベース１１０９格納されている。
【００３５】
図６は、操作対応マップ１１１１に格納されるタスクの処理操作とワークフローのアクティビティの処理操作の対応情報の一例を示す図である。
図６に示すように、タスクの処理操作とワークフローのアクティビティの処理操作の対応情報は、タスクでの文書操作７０１と、ワークフローでの処理操作７０２で構成される。タスクでの文書操作７０１は、Ｔｏ−Ｄｏタスクの所望とする文書操作３０２に対応する処理操作を示す。また、ワークフローでの処理操作７０２は、ワークフロー定義の処理操作５１２に対応する処理操作を示す。
【００３６】
図６の例では、タスクでの文書操作「編集」に対してワークフローでの処理操作「評価」及び「処理」が対応付けられている。また、タスクでの文書操作「表示」、「印刷」に対してそれぞれワークフローでの処理操作「承認」、「回覧」が対応付けられている。
【００３７】
以下、本実施例におけるＴｏ−Ｄｏタスクの作成手順について説明する。
図７は、Ｔｏ−Ｄｏタスクの作成手順を説明する図である。
まず、ユーザが、図７（ａ）に示すように、クライアントソフトウェア１０００を通して文書データベース１１０４で管理される文書を選択し、その文書に対してＴｏ−Ｄｏタスクの作成を指示する。そして、ユーザの要求をユーザインタフェース１００１を介して受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、通信制御部１００３を介してサーバソフトウェア１１００にその要求を伝える。
【００３８】
要求を受け取ったサーバソフトウェア１１００は、Ｔｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５から文書操作のリスト、ユーザ管理データベース１１０６からユーザのリストを取得し、クライアントソフトウェア１０００にその結果を返す。リストを受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、ユーザのリストを「処理者」の一覧、文書操作のリストと「所望とする文書操作」の一覧として表示したＴｏ−Ｄｏタスク作成画面（図７（ｂ））をユーザに表示する。なお、「所望とする文書操作」の一覧は、例えば、「編集」、「表示」、「印刷」等が表示される。
【００３９】
例えば、ユーザ「鈴木」が、文書「残業申請2.xls」についてタスクの作成を行っているとする。そして、ユーザ「鈴木」が、該当する文書に対して、「処理者」の一覧において「佐藤」を選択し、「所望とする文書操作」の一覧において、「表示」を選択する。そして、「作成」ボタンを押下指示して、全入力が終了したことを通知すると、その通知をユーザインタフェース１００１を介してクライアントソフトウェア１０００は受け取る。通知を受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、Ｔｏ−Ｄｏリスト制御部１００４にてＴｏ−Ｄｏタスクの生成を行う。Ｔｏ−Ｄｏリスト制御部１００４は、現在の操作ユーザを示す「依頼者」、「対象文書」、「処理者」、「所望とする操作」を取得する。
【００４０】
そして、「依頼者」、「処理者」、「所望とする操作」、「対象文書」の情報を合成し、Ｔｏ−Ｄｏタスクを生成する。クライアントソフトウェア１０００は、通信制御部１００３を介してサーバソフトウェア１１００に生成したＴｏ−Ｄｏタスクを送信する。
【００４１】
一方、サーバソフトウェア１１００は、受信したＴｏ−ＤｏタスクにタスクＩＤ３０１を付与し、未／済３０６を「未」として、Ｔｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５に格納する。これにより、図４のタスクＩＤ「２」に示されるタスクがＴｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５に格納される。
【００４２】
以後、ユーザ「佐藤」がクライアントソフトウェア１０００から文書の操作や、Ｔｏ−Ｄｏリストの取得操作を行うと、その旨がサーバソフトウェア１１００に通知され、サーバソフトウェア１１００にて処理者が「佐藤」のＴｏ−Ｄｏリストが生成される。そして、このＴｏ−Ｄｏリストがサーバソフトウェア１１００からクライアントソフトウェア１０００に通知され、処理者が「佐藤」のＴｏ−Ｄｏリストがユーザインタフェース１００１上に表示される。
【００４３】
そして、ユーザ「佐藤」は、このＴｏ−Ｄｏリストに含まれるタスク（例えば、文書「残業申請2.xls」に対する文書操作）を確認し、処理することが可能となる。さらに、ユーザ「佐藤」は必要に応じて、文書「残業申請2.xls」に対するＴｏ−Ｄｏタスクを作成し、他のユーザに業務を流すことが可能である。
【００４４】
本実施例では、図７（ｂ）に示したように、ユーザが、Ｔｏ−Ｄｏタスク作成画面に、「処理者」と「所望とする文書操作」を一覧から選択できるようにしている。このことによって、Ｔｏ−Ｄｏタスクによって、人から人へ業務を流す業務フロー（簡易ワークフロー）を容易に実現することができる。その結果、必要な業務を効率的に他のユーザに流すことができる。
【００４５】
以下、本実施例におけるＴｏ−Ｄｏリストからワークフローへの変換処理の流れを説明する。
まず、ユーザが、ユーザインタフェース１００１を通して未処理のタスクの取得を指示する。すると、クライアントソフトウェア１０００は、サーバソフトウェア１１００に依頼してＴｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５に格納されている未処理のタスクのリストを取得してタスクリスト画面（図８）としてユーザインタフェース１００１に表示する。なお、ここで取得されるタスクは、上記操作中のユーザが処理者３０４となっているタスクであっても、全てのユーザのタスクであってもよい。また、管理者権限を有するユーザのみ、全てのユーザのタスクを取得できるように構成してもよい。
【００４６】
図８は、ユーザインタフェース１００１に表示されるタスクリスト画面の一例を示す図である。
そして、ユーザが図８に示されるようにユーザインタフェース１００１を通してタスクを選択し、そのタスクに対してワークフローへの変換を指示すると、ユーザインタフェース１００１はそのユーザ操作をコマンド制御部１００２に通知する。
【００４７】
コマンド制御部１００２は、上記ワークフローへの変換を指示されたタスクの識別子（タスクＩＤ）と、そのタスクの変換先ワークフロー一覧要求とを通信制御部１００３を介してサーバソフトウェア１１００に通知する。
【００４８】
サーバソフトウェア１１００では、通信制御部１１０１を通して上記ワークフローへの変換を指示されたタスクの識別子（タスクＩＤ）と、そのタスクの変換先ワークフロー一覧要求とを文書管理制御部１１０２が受け取る。これにより、文書管理制御部１１０２は、タスクからワークフローに変換する処理を実行する。以下、図９を用いてその処理を詳細に説明する。
【００４９】
図９は、タスクからワークフローに変換する処理の一例を示すフローチャートである。なお、このフローチャートの処理は、サーバソフトウェア１１００により実行される。即ち、このフローチャートの処理は、サーバ装置のＣＰＵが外部メモリに格納されたプログラムをＲＡＭにロードして実行することにより実現される。
【００５０】
まず、ステップＳ１０００１において、文書管理制御部１１０２は、上記ワークフローへの変換を指示されたタスクのタスクＩＤに基づいてデータベース制御部１１０３を介してＴｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５から上記タスクの情報を取得する。詳細には、上記タスクの対象文書３０５、依頼者３０３、処理者３０４、所望する文書操作３０２を取得する。例えば、上記タスクのタスクＩＤが「２」の場合、対象文書３０５として「残業申請2.xls」、依頼者３０３として「鈴木」、処理者３０４として「佐藤」、所望する文書操作３０２として「編集」が取得される。
【００５１】
次に、ステップＳ１０００２において、文書管理制御部１１０２は、ワークフロー制御部１１０７を介してロール管理データベース１１０８から、上記Ｓ１０００１で取得した依頼者のロールと、処理者のロールとを取得する。
上述の例では、依頼者「鈴木」のロールとして「課長」、処理者「佐藤」のロールとして「部長」が取得される。
【００５２】
次に、ステップＳ１０００３にて、文書管理制御部１１０２は、ワークフロー制御部１１０７を介してワークフロー管理データベース１１０９からワークフロー定義を１つずつ取得する。そして、文書管理制御部１１０２は、ワークフロー定義を１つ取得するごとに、そのワークフロー定義に対してステップＳ１０００４〜Ｓ１０００７の処理を行うように制御する。なお、ステップＳ１０００３では、ワークフロー定義が取得できた場合はステップＳ１０００４へ処理を移行させ、一方、ワークフロー定義が取得できなかった場合はステップＳ１０００８へ処理を移行させる。
【００５３】
ステップＳ１０００４では、文書管理制御部１１０２は、上記Ｓ１０００３で取得したワークフロー定義のアクティビティに、処理者のロールが上記Ｓ１０００２で取得したタスクの依頼者のロールと等しいアクティビティが含まれるか否かを判定する。そして、上記Ｓ１０００４において、処理者のロールがタスクの依頼者のロールと等しいアクティビティが含まれない（Ｎｏ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１０００３へ処理を戻す。そして、次のワークフロー定義に対して処理を行うように制御する。
【００５４】
一方、上記Ｓ１０００４において、処理者のロールがタスクの依頼者のロールと等しいアクティビティが含まれる（Ｙｅｓ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１０００５へ処理を進める。例えば、図５に示されるワークフロー定義がワークフロー管理データベース１１０９に存在する場合は、全てのワークフロー定義が依頼者「鈴木」のロール「課長」を含むため、いずれのワークフロー定義も抽出され、ステップＳ１０００５へ進むこととなる。
【００５５】
次に、ステップＳ１０００５において、文書管理制御部１１０２は、上記Ｓ１０００４にて処理者が等しいと判断されたアクティビティの、次のアクティビティの処理者のロールが、上記Ｓ１０００２で取得したタスクの処理者と等しいか否かを判定する。そして、上記Ｓ１０００５にて、次のアクティビティの処理者のロールがタスクの処理者と等しくない（Ｎｏ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１０００３へ処理を戻し、次のワークフロー定義に対して処理を行うように制御する。
【００５６】
一方、上記Ｓ１０００５にて、次のアクティビティの処理者のロールがタスクの処理者と等しい（Ｙｅｓ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１０００６へ処理を進める。例えば、図５に示されるワークフロー定義の場合、「課長」ロールのアクティビティの次のアクティビティの処理者が「部長」ロールである「交通費の申請」、「残業申請」、「特許申請」の３つのみが抽出され、ステップＳ１０００６へ進むこととなる。このワークフロー定義を図１０に示す。
図１０は、図９のステップＳ１０００５にて次のアクティビティの処理者のロールがタスクの処理者と等しいと判定されるワークフロー定義の例を示す図である。
【００５７】
次に、ステップＳ１０００６において、文書管理制御部１１０２は、変換制御部１１１０を介して操作対応マップ１１１１から操作対応マップを取得する。そして、文書管理制御部１１０２は、上記Ｓ１０００１で取得したタスクの所望する文書操作３０２に対応するワークフローでの処理操作７０２を取得する。さらに、文書管理制御部１１０２は、上記Ｓ１０００５にて処理者が等しいと判断されたアクティビティの処理操作５１２が上記操作対応マップ１１１１から取得したワークフローでの処理操作７０２と等しいか否かを判定する。そして、上記Ｓ１０００６にて、アクティビティの処理操作５１２がワークフローでの処理操作７０２と等しくない（Ｎｏ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１０００３へ処理を戻す。そして、次のワークフロー定義に対して処理を行うように制御する。
【００５８】
一方、上記Ｓ１０００６にて、アクティビティの処理操作５１２がワークフローでの処理操作７０２と等しい（Ｙｅｓ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１０００７へ処理を進める。例えば、図６に示した操作対応マップでは、タスクの所望する文書操作「表示」に対応するワークフローでの処理操作として「承認」が取得される。そして、上記Ｓ１０００５にてＹｅｓと判定された図１０に示されるワークフロー定義の場合、「部長」ロールのアクティビティの処理操作が「承認」である「交通費の申請」、「残業申請」、の２つのみが抽出され、ステップＳ１０００７へ進むこととなる。このワークフロー定義を図１１に示す。
図１１は、図９のステップＳ１０００６にてアクティビティの処理操作５１２がワークフローでの処理操作７０２と等しいと判定されるワークフロー定義の例を示す図である。
【００５９】
次に、ステップＳ１０００７において、文書管理制御部１１０２は、上記Ｓ１０００３で取得したワークフロー定義のＷＦ名５０１を変換先ワークフロー一覧として追加する。
上記Ｓ１０００３〜Ｓ１０００７の処理を全てのワークフロー定義について終了すると、ステップＳ１０００８において、文書管理制御部１１０２は、ワークフローの一覧の抽出を終了し、ステップＳ１０００９へ処理を進める。なお、上述の例では、この時点で、図１１に示すワークフロー定義のＷＦ名が変換先ワークフロー一覧として抽出されている。
【００６０】
次に、ステップＳ１０００９において、文書管理制御部１１０２は、上記抽出された変換先ワークフロー一覧を通信制御部１１０１を通してクライアントソフトウェア１０００に通知し、クライアントソフトウェア１０００からの返信を待機する。
なお、変換先ワークフロー一覧が無い場合には、図示しないが、変換先ワークフロー一覧が無い旨を、文書管理制御部１１０２は通信制御部１１０１を通してクライアントソフトウェア１０００に通知し、そのまま本フローチャートの処理を終了する。
【００６１】
クライアントソフトウェア１０００では、通信制御部１００３を通して変換先ワークフロー一覧を受け取る。そして、該変換先ワークフロー一覧を受け取ったコマンド制御部１００２は、該変換先ワークフロー一覧を、図１２に示すように、変換先ワークフロー候補一覧として、ユーザインタフェース１００１を介してユーザに提示し、ユーザに選択を促す。
【００６２】
図１２は、変換先ワークフロー候補一覧のユーザ提示例を示す図である。
そして、図１２の変換先ワークフロー候補一覧から、ユーザが変換先ワークフローを選択すると、ユーザインタフェース１００１が、選択された変換先ワークフローのＷＦ名をコマンド制御部１００２に通知する。
【００６３】
ユーザインタフェース１００１からユーザにより選択された変換先ワークフローのＷＦ名を受け取ったコマンド制御部１００２は、該選択された変換先ワークフローのＷＦ名を、通信制御部１００３を介してサーバソフトウェア１１００に通知する。
【００６４】
サーバソフトウェア１１００では、ステップＳ１００１０において、クライアントソフトウェア１０００から通知される変換先ワークフローのＷＦ名を、通信制御部１１０１を介して文書管理制御部１１０２が取得する。そして文書管理制御部１１０２は、上記取得した変換先ワークフローのＷＦ名、上記Ｓ１０００１で取得したタスクの情報、及び、タスクの情報を適用するアクティビティをワークフロー制御部１１０７に通知し、タスクからワークフローへの変換を指示する。なお、タスクの情報を適用するアクティビティとは、上記ワークフロー一覧抽出時の条件となったアクティビティであり、上記Ｓ１０００４でタスクの依頼者のロールが処理者と判定されたアクティビティを示す。
この指示を受けたワークフロー制御部１１０７は、ステップＳ１００１１において、指定されたＷＦ名のワークフロー定義に対応したワークフローのインスタンスを作成する。
【００６５】
次にステップＳ１００１２にて、ワークフロー制御部１１０７は、上記指定されたタスクの依頼者３０３を、上記作成したワークフローのインスタンスの上記指定されたアクティビティの処理者１３１１（図１３）として適用する。また、ワークフロー制御部１１０７は、上記指定されたタスクの処理者３０４を、上記作成したワークフローのインスタンスの上記指定されたアクティビティの次のアクティビティの処理者１３１１（図１３）として適用する。さらに、ワークフロー制御部１１０７は、上記指示されたタスクの対象文書３０５を、上記作成したワークフローのインスタンスの申請文書１３０３（図１３）として適用する。
【００６６】
例えば、変換先ワークフローとして「残業申請」が選択された場合、タスクＩＤが「２」のタスクの依頼者「鈴木」が、ワークフローのインスタンスのアクティビティ２の処理者１３１１として適用される。また、タスクＩＤが「２」のタスクの処理者「佐藤」が、ワークフローのインスタンスのアクティビティ３の処理者１３１１として適用される。さらに、タスクＩＤが「２」のタスクの対象文書「残業申請2.xls」が、ワークフローのインスタンスの申請文書１３０３（図１３）として適用される。この適用結果を図１３に示す。
【００６７】
図１３は、タスクから変換されたワークフローのインスタンスの一例を示す図である。なお、図１３の例は、タスクＩＤ「２」のタスクから変換されたワークフローのインスタンスに対応する。なお、ワークフローＩＤ（ＷＦＩＤ）１３０１は、ワークフローのインスタンス作成時にワークフロー制御部１１０７により付与されるものであり、ワークフローのインスタンスを一意に識別するものである。
【００６８】
なお、ワークフロー制御部１１０７は、上記タスクの情報を適用したワークフローのインスタンスを、ワークフロー管理データベース１１０９に格納する。
本実施例によれば、Ｔｏ−Ｄｏリストからタスクを選択して変換指示すると、該タスクの変換先ワークフローが絞られて表示され、ユーザは、そのいずれかを選択するだけで、簡単に、タスクをワークフローへと変換することができる。
【００６９】
さらに、本実施例では、Ｔｏ−Ｄｏリストに同一の業務フローに関連するタスクが１つしかない場合でも、ワークフロー定義と照らし合わせることで、複数のタスクからなるワークフローを作成することができる。このように、業務フローを構成する全てのタスクが揃っていなくても、一部のタスクのみからでも、ワークフローを作成することができる。
【００７０】
なお、図９では示していないが、変換先ワークフロー一覧として抽出されたワークフロー定義が１つのみの場合、文書管理制御部１１０２は、変換先ワークフロー一覧の通知を行うことなく、そのままステップＳ１００１１に処理を進めるように構成してもよい。この場合、ステップＳ１００１１では、抽出された唯一のワークフロー定義に対応したワークフローのインスタンスを作成するものとする。
【実施例２】
【００７１】
上記実施例１において、作成されたワークフローのインスタンスは、変換元タスク以後のタスクの情報は適用されているが、変換元タスクの前に処理された処理済のタスクの情報は適用されていない。そこで、本実施例では、上記作成されたワークフローのインスタンスの処理済みのアクティビティとして、変換元タスクの前に処理された処理済のタスクの情報を適用するように構成する。まず、変換元タスクの依頼者を適用したアクティビティの処理者１３１１，処理操作１３１２が、処理者３０４，所望する文書操作３０２にそれぞれ等しく、かつ、その１つ前のアクティビティの処理者１３１１が、依頼者３０３に等しい処理済みタスクを抽出する。そして、該抽出したタスクの情報を、上記ワークフローのインスタンスの処理済みのアクティビティとして適用する。以下、本実施例について詳細に説明する。
【００７２】
なお、Ｔｏ−Ｄｏリストをワークフローへと変換するまでは実施例１と同じ処理であるので説明は省略する。本実施例では、サーバソフトウェア１１００の文書管理制御部１１０２は、図９のステップＳ１００１２の処理が終了すると、ワークフロー制御部１１０７からタスクの情報が適用されたワークフローのインスタンスの情報を取得する。そして、文書管理制御部１１０２は、上記ワークフローのインスタンスに追加で処理済みタスクを適用する処理（処理済みタスク適用処理）を実行する。以下、図１４を用いて処理済みタスク一覧の作成処理を詳細に説明する。
【００７３】
図１４は、処理済みタスク適用処理を示すフローチャートである。なお、このフローチャートの処理は、サーバソフトウェア１１００により実行される。即ち、このフローチャートの処理は、サーバ装置のＣＰＵが外部メモリに格納されたプログラムをＲＡＭにロードして実行することにより実現される。
【００７４】
ステップＳ１１００１においてまず、文書管理制御部１１０２は、上記ワークフローのインスタンスから、変換元のタスクの依頼者を適用したアクティビティの処理操作１３１２を取得する。実施例１で例示したタスクＩＤ「２」のタスクから変換されたワークフローのインスタンスの例（図１３）では、変換元のタスクの依頼者「鈴木」を適用したアクティビティ２の処理操作「承認」が取得される。
【００７５】
次に、ステップＳ１１００２において、文書管理制御部１１０２は、変換制御部１１１０を介して操作対応マップ１１１１から操作対応マップを取得し、上記Ｓ１１００１で取得したアクティビティの処理操作に対応するタスクでの文書操作７０１を取得する。上述の図１３に示した例では、アクティビティ２の処理操作「承認」に対応するタスクでの文書操作「表示」が取得される。
【００７６】
次に、ステップＳ１１００３において、文書管理制御部１１０２は、データベース制御部１１０３を介して、Ｔｏ−Ｄｏリストデータベース１１０５から処理済みのタスクを１つずつ取得する。そして、文書管理制御部１１０２は、前記タスクを１つ取得するごとに、そのタスクに対してステップＳ１１００４〜Ｓ１１００７の処理（処理済みタスク抽出処理）を行うように制御する。なお、ステップＳ１１００３では、タスクが取得できた場合はステップＳ１１００４へ処理を移行させ、一方、タスクが取得できなかった場合はステップＳ１１００８へ処理を移行させる。
【００７７】
ステップＳ１１００４では、文書管理制御部１１０２は、ワークフローに適用済の依頼者（変換元のタスクの依頼者を適用したアクティビティの処理操作５１２）が、上記Ｓ１１００３で取得したタスクの処理者３０４と等しいか否かを判定する。そして、上記Ｓ１０００４において、ワークフローに適用済の依頼者が上記タスクの処理者３０４と等しくない（Ｎｏ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１１００３へ処理を戻し、次のタスクに対して処理を行うように制御する。
【００７８】
一方、上記Ｓ１０００４において、ワークフローに適用済の依頼者が上記タスクの処理者３０４と等しい（Ｙｅｓ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１１００５へ処理を進める。上述の図１３のインスタンスと、図３のタスクの例では、ワークフローに適用済の依頼者「鈴木」と等しい処理者３０４が等しいタスクＩＤ「０」と「３」の２つのみが抽出され、ステップＳ１０００５へ進むこととなる。
【００７９】
ステップＳ１１００５では、文書管理制御部１１０２は、上記Ｓ１１００４にて等しい（Ｙｅｓ）と判断されたタスクの所望する文書操作３０２が、上記Ｓ１１００２で取得されたタスクでの文書操作７０１と等しいか否かを判定する。そして、上記Ｓ１１００５にて、上記タスクの所望する文書操作３０２が上記タスクでの文書操作７０１と等しくない（Ｎｏ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１１００３へ処理を戻す。そして、次のタスクに対して処理を行うように制御する。
【００８０】
一方、上記Ｓ１１００５にて、上記タスクの所望する文書操作３０２が上記タスクでの文書操作７０１と等しい（Ｙｅｓ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１１００６へ処理を進める。上述の図１３のインスタンスと、図３のタスクの例では、タスクＩＤ「０」と「３」の所望とする文書操作３０２はいずれも、上記Ｓ１１００２で取得されたタスクでの文書操作「表示」と等しいため、いずれも抽出されステップＳ１０００６へ進むこととなる。
【００８１】
ステップＳ１１００６では、文書管理制御部１１０２は、ワークフロー制御部１１０７を介してロール管理データベース１１０８から、上記Ｓ１１００３で取得したタスクの依頼者３０３のロール４０２を取得する。さらに、文書管理制御部１１０２は、上記取得したタスクの依頼者のロール４０２が、上記変換元のタスクの依頼者３０３を適用したアクティビティの１つ前のアクティビティの処理者のロールと等しいか否かを判定する。そして、上記Ｓ１１００６にて、上記タスクの依頼者のロール４０２が、１つ前のアクティビティの処理者のロールと等しくない（Ｎｏ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１１００３へ処理を戻す。そして、次のタスクに対して処理を行うように制御する。
【００８２】
一方、上記Ｓ１１００６にて、タスクの依頼者のロール４０２が、１つ前のアクティビティの処理者のロールと等しい（Ｙｅｓ）と判定した場合には、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ１１００７へ処理を進める。上述の図１３のインスタンスと、図３のタスクの例では、タスクＩＤ「０」と「３」の依頼者３０３のロールはいずれも、１つ前のアクティビティ１の処理者のロール「課員」と等しいため、いずれも抽出されステップＳ１０００７へ進むこととなる。
【００８３】
ステップＳ１１００７では、文書管理制御部１１０２は、上記Ｓ１１００３で取得したタスクの情報（所望とする文書操作３０２，依頼者３０３，処理者３０４，対象文書３０５（タスクＩＤ３０１を含めてもよい））を処理済みタスク一覧として追加する。
【００８４】
上記Ｓ１１００３〜Ｓ１１００７の処理を全ての処理済みのタスクについて終了すると、ステップＳ１１００８において、文書管理制御部１１０２は、処理済みタスク一覧の抽出を終了し、ステップＳ１１００９へ処理を進める。上述したように、図１３のインスタンスと、図３のタスクの例では、タスクＩＤ「０」のタスクの情報と、タスクＩＤ「３」のタスクの情報が、上記Ｓ１１００８の時点で、処理済みタスク一覧として抽出されていることになる。
【００８５】
次に、ステップＳ１１００９において、文書管理制御部１１０２は、上記抽出された処理済みタスク一覧を通信制御部１１０１を通してクライアントソフトウェア１０００に通知し、クライアントソフトウェア１０００からの返信を待機する。なお、処理済みタスク一覧が無い場合には、処理済みタスク一覧が無い旨を、文書管理制御部１１０２は通信制御部１１０１を通してクライアントソフトウェア１０００に通知する。
【００８６】
クライアントソフトウェア１０００では、通信制御部１００３を通して処理済みタスク一覧を受け取る。該処理済みタスク一覧を受け取ったコマンド制御部１００２は、図１５の１２０１，１２０２に示すように、処理済みタスク一覧を処理済アクティビティ候補一覧としてユーザインタフェース１００１を介してユーザに提示し、ユーザに選択を促す。
【００８７】
図１５は、処理済アクティビティ候補一覧のユーザ提示例を示す図である。
図１５の１２０１，１２０２に示す例では、「依頼者３０３→処理者３０４：対象文書３０５の所望とする文書操作３０２」の形式で表示しているが、他の形式であってもよい。
【００８８】
そして、図１５の処理済アクティビティ候補一覧から、ユーザがワークフローの過去のアクティビティとして適用する処理済みタスクの情報を選択すると、ユーザインタフェース１００１が、選択されたタスクの情報をコマンド制御部１００２に通知する。
【００８９】
ユーザインタフェース１００１からユーザにより選択されたタスクの情報を受け取ったコマンド制御部１００２は、該選択されたタスクの情報を、通信制御部１００３を介してサーバソフトウェア１１００に通知する。
【００９０】
サーバソフトウェア１１００では、ステップＳ１１０１０において、クライアントソフトウェア１０００から通知されるタスクの情報を、通信制御部１１０１を介して文書管理制御部１１０２が取得する。そして文書管理制御部１１０２は、上記取得したタスクの情報、上記ワークフローのインスタンスのＷＦＩＤ１３０１、及び、タスクの情報を適用するアクティビティをワークフロー制御部１１０７に通知し、タスクの情報のワークフローへの追加を指示する。なお、タスクの情報を適用するアクティビティとは、上記処理済みタスク一覧抽出時の条件となったアクティビティであり、図９のＳ１００１２でタスクの依頼者が処理者として適用されたアクティビティを示す。
【００９１】
この指示を受けたワークフロー制御部１１０７は、ステップＳ１１０１１において、上記指定されたタスクの依頼者３０３を、上記指定されたワークフローのインスタンスの上記指定されたアクティビティの処理者１３１１（図１３）として適用する。そして、上記タスクの依頼者を適用したワークフローのインスタンスでワークフロー管理データベース１１０９を更新する。
例えば、ワークフローの過去のアクティビティとして追加する処理済みタスクとして、図１５の１２０１（タスクＩＤ「０」のタスク）が選択された場合、タスクＩＤ「０」のタスクの依頼者「田中」が、アクティビティ１の処理者１３１１として適用される。この適用結果を図１６に示す。
【００９２】
図１６は、処理済みのタスクをワークフローの過去のアクティビティとして適用したワークフローのインスタンスの一例を示す図である。なお、図１６の例は、タスクＩＤ「２」のタスクから変換されたワークフローのインスタンスに対応する。
【００９３】
以上に示したように、本実施例によれば、処理済みのＴｏ−Ｄｏタスクもワークフローの過去のアクティビティとして変換することができる。
なお、図１４では示していないが、処理済みタスク一覧として抽出された処理済みタスクが１つのみの場合、文書管理制御部１１０２は、処理済みタスク一覧の通知を行うことなく、そのままステップＳ１１０１１に処理を進めるように構成してもよい。この場合、ステップＳ１１０１１では、抽出された唯一の処理済みタスクの情報をワークフローのインスタンスに適用するものとする。
【００９４】
なお、上述の各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００９５】
以下、本発明に係る情報処理装置で読み取り可能な（コンピュータ読取り可能な）各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体（記録媒体）について説明する。
本発明の各工程（上述した各機能）は、ネットワーク又は各種記憶媒体を介して取得したソフトウェア（プログラム）をパーソナルコンピュータ等の処理装置（ＣＰＵ、プロセッサ）にて実行することでも実現できる。
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システム或いは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記憶媒体を該システム或いは装置に読み出すことによって、そのシステム或いは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００９６】
本発明は上記実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施例の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。
本発明の様々な例と実施例を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。
なお、上述した各実施例及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
以上示したように、本実施例では、タスクリストで管理されている業務フローをワークフローに置き換えるユーザの手間を軽減させることができる。
【符号の説明】
【００９７】
１０００    クライアントソフトウェア
１１００    サーバソフトウェア
１１０２    文書管理制御部
１１０５    Ｔｏ−Ｄｏリストデータベース
１１０７      ワークフロー制御部
１１０８    ロール管理データベース
１１０９    ワークフロー管理データベース
１１１０    変換制御部
１１１１    操作対応マップ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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