(57)【要約】【課題】ワークフローの管理者が煩雑な定義を行うことなく、ワークフローの印刷処理段階において、機密性の高い文書が印刷装置に放置された状態になることを防止することができるワークフロー管理装置、ワークフロー管理プログラム、及びワークフローシステムを提供する。【解決手段】属性値取得部３６で取得した文書属性値及びユーザ属性値により機密性、重要性の高い文書をダイレクト印刷を禁止する文書として判断し、ダイレクト印刷を禁止する文書は印刷を待機させる。また、文書の印刷が待機中であることを印刷された文書の処理を担当するユーザのユーザ端末２０に通知する。通知を受けたユーザから印刷が指示されると、ユーザが指定したプリンタＢ１８で文書が印刷される。また、ダイレクト印刷を禁止しない文書は、ワークフローの印刷処理で規定されたプリンタＡ１６で待機せずに印刷する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数段階の処理を規定するワークフローにより予め定められた印刷装置で印刷するように印刷処理が規定された文書の文書データの属性を表す文書属性値を取得する文書属性値取得手段と、
前記印刷処理により印刷された前記文書を処理するよう前記ワークフローで規定されたユーザのユーザ属性値を取得するユーザ属性値取得手段と、
前記文書属性値取得手段により取得された前記文書属性値及び前記ユーザ属性値取得手段により取得された前記ユーザ属性値の少なくとも一方に基づいて、前記文書が前記ユーザの印刷指示が入力されるまで印刷を待機する待機文書か否かを識別する識別手段と、
前記識別手段により前記文書が前記待機文書と識別された場合は、前記待機文書の印刷を待機するよう制御する印刷制御手段と、
前記印刷制御手段により印刷を待機するよう制御された前記待機文書に関する文書情報を前記ユーザに通知する通知手段と、
を備えたワークフロー管理装置。
【請求項２】
前記文書データに含まれる文書属性情報を取得する文書属性情報取得手段と、
前記文書属性情報と前記文書属性値との対応関係を記憶する記憶手段と、をさらに備え、
前記文書属性値取得手段は、前記文書データに前記文書属性値が付加されていない場合は、前記文書属性情報取得手段により取得された前記文書属性情報に対応する前記文書属性値を前記記憶手段から取得する、請求項１に記載のワークフロー管理装置。
【請求項３】
前記ユーザ属性値を設定するユーザ属性値設定手段をさらに備えた、
請求項１または請求項２に記載のワークフロー管理装置。
【請求項４】
前記文書属性値及び前記ユーザ属性値のいずれの属性値を優先するかを設定する優先設定手段をさらに備え、
前記識別手段は、前記優先設定手段に設定された属性値に基づいて、前記待機文書か否かを識別する、請求項１から請求項３のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置。
【請求項５】
前記印刷制御手段は、前記通知手段により通知された前記ユーザから印刷指示があった場合は、前記待機文書を印刷するよう制御する、請求項１から請求項４のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置。
【請求項６】
前記予め定められた印刷装置及び前記予め定められた印刷装置と異なる他の印刷装置のいずれで前記待機文書を印刷するかを指示する印刷装置指示手段をさらに備え、
前記印刷制御手段は、前記通知手段により通知された前記ユーザから印刷指示があった場合は、前記印刷装置指示手段で指示された印刷装置で前記待機文書を印刷するよう制御する、請求項１から請求項５のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置。
【請求項７】
前記印刷制御手段は、前記通知手段により通知された前記ユーザの印刷指示が、前記待機文書を印刷する印刷装置から入力された場合に、前記印刷指示が入力された前記印刷装置から前記待機文書を印刷するよう制御する、請求項１から請求項６のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置。
【請求項８】
前記印刷制御手段は、前記文書が前記待機文書と識別されない場合は、前記予め定められた印刷装置で待機せずに前記文書を印刷するよう制御する、請求項１から請求項７のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置。
【請求項９】
請求項１から請求項８のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置における前記文書属性値取得手段、前記ユーザ属性値取得手段、前記識別手段、及び前記印刷制御手段としてコンピュータを機能させるためのワークフロー管理プログラム。
【請求項１０】
請求項１から請求項８のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置と、
前記ワークフロー管理装置により前記文書の印刷が制御される印刷装置と、
を備えたワークフローシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフロー管理装置、ワークフロー管理プログラム、及びワークフローシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
複数段階の処理（手順）を規定するワークフローにおいて、印刷処理の段階が規定されているものがある。例えば、特許文献１では、ワークフローで使用される電子文書を印刷する場合に、ワークフローまたはアクティビティを特定できる識別情報と共に電子文書を印刷する。また、特許文献２では、ワークフローで規定された処理（タスク）をユーザが実行する際に、機器に表示またはプリントアウトされた当該タスクをユーザが選択することにより、ワークフローの状態や構成を変化させる。
【０００３】
一般に、印刷処理の段階では、ワークフローの管理者（定義者）により印刷先として指定されているプリンタ等の印刷装置で自動的に文書を印刷した後、印刷した文書の処理（承認等）を担当するユーザに文書が印刷された旨の通知を行う手順が規定されている。自動的に文書が印刷されるため、印刷装置に文書が放置されている状態になることがある。
【０００４】
一方、特許文献３では、ファクシミリで受信した文書をワークフローで処理するように依頼者が、原則一人であるワークフローの担当者に依頼する際に、セキュリティを設定した場合、担当者がファクシミリ装置の側まで行きパスワードを入力すると当該文書を強制プリントする技術が知られている。この技術において、仮に、依頼者が文書を処理するワークフローの複数段階の処理をそれぞれ異なる担当者に依頼するようワークフローを定義する場合、処理段階及び担当者毎にセキュリティの有無を設定することになる。
【特許文献１】特開２００７−１６４２２４号公報
【特許文献２】特開２００６−２４３８３０号公報
【特許文献３】特開２００３−３４８２８４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、ワークフローの管理者が煩雑な定義を行うことなく、ワークフローの印刷処理段階において、機密性の高い文書が印刷装置に放置された状態になることを防止することができるワークフロー管理装置、ワークフロー管理プログラム、及びワークフローシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、請求項１に記載のワークフロー管理装置は、複数段階の処理を規定するワークフローにより予め定められた印刷装置で印刷するように印刷処理が規定された文書の文書データの属性を表す文書属性値を取得する文書属性値取得手段と、前記印刷処理により印刷された前記文書を処理するよう前記ワークフローで規定されたユーザのユーザ属性値を取得するユーザ属性値取得手段と、前記文書属性値取得手段により取得された前記文書属性値及び前記ユーザ属性値取得手段により取得された前記ユーザ属性値の少なくとも一方に基づいて、前記文書が前記ユーザの印刷指示が入力されるまで印刷を待機する待機文書か否かを識別する識別手段と、前記識別手段により前記文書が前記待機文書と識別された場合は、前記待機文書の印刷を待機するよう制御する印刷制御手段と、前記印刷制御手段により印刷を待機するよう制御された前記待機文書に関する文書情報を前記ユーザに通知する通知手段と、を備える。
【０００７】
請求項２に記載のワークフロー管理装置は、請求項１に記載のワークフロー管理装置において、前記文書データに含まれる文書属性情報を取得する文書属性情報取得手段と、前記文書属性情報と前記文書属性値との対応関係を記憶する記憶手段と、をさらに備え、前記文書属性値取得手段は、前記文書データに前記文書属性値が付加されていない場合は、前記文書属性情報取得手段により取得された前記文書属性情報に対応する前記文書属性値を前記記憶手段から取得する。
【０００８】
請求項３に記載のワークフロー管理装置は、請求項１または請求項２に記載のワークフロー管理装置において、前記ユーザ属性値を設定するユーザ属性値設定手段をさらに備える。
【０００９】
請求項４に記載のワークフロー管理装置は、請求項１から請求項３のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置において、前記文書属性値及び前記ユーザ属性値のいずれの属性値を優先するかを設定する優先設定手段をさらに備え、前記識別手段は、前記優先設定手段に設定された属性値に基づいて、前記待機文書か否かを識別する。
【００１０】
請求項５に記載のワークフロー管理装置は、請求項１から請求項４のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置において、前記印刷制御手段は、前記通知手段により通知された前記ユーザから印刷指示があった場合は、前記待機文書を印刷するよう制御する。
【００１１】
請求項６に記載のワークフロー管理装置は、請求項１から請求項５のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置において、前記予め定められた印刷装置及び前記予め定められた印刷装置と異なる他の印刷装置のいずれで前記待機文書を印刷するかを指示する印刷装置指示手段をさらに備え、前記印刷制御手段は、前記通知手段により通知された前記ユーザから印刷指示があった場合は、前記印刷装置指示手段で指示された印刷装置で前記待機文書を印刷するよう制御する。
【００１２】
請求項７に記載のワークフロー管理装置は、請求項１から請求項６のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置において、前記印刷制御手段は、前記通知手段により通知された前記ユーザの印刷指示が、前記待機文書を印刷する印刷装置から入力された場合に、前記印刷指示が入力された前記印刷装置から前記待機文書を印刷するよう制御する。
【００１３】
請求項８に記載のワークフロー管理装置は、請求項１から請求項７のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置において、前記印刷制御手段は、前記文書が前記待機文書と識別されない場合は、前記予め定められた印刷装置で待機せずに前記文書を印刷するよう制御する。
【００１４】
請求項９に記載のワークフロー管理プログラムは、請求項１から請求項８のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置における前記文書属性値取得手段、前記ユーザ属性値取得手段、前記識別手段、及び前記印刷制御手段としてコンピュータを機能させるためのものである。
【００１５】
請求項１０に記載のワークフローシステムは、請求項１から請求項９のいずれか１項に記載のワークフロー管理装置と、前記ワークフロー管理装置により前記文書の印刷が制御される印刷装置と、を備える。
【発明の効果】
【００１６】
請求項１に記載の本発明によれば、ワークフローの管理者が煩雑な定義を行うことなく、ワークフローの印刷処理段階において、機密性の高い文書が印刷装置に放置された状態になることを防止することができる、という効果が得られる。
【００１７】
請求項２に記載の本発明によれば、予め文書データに文書属性値が付加されていない場合でも、文書の文書データから文書属性値を取得することができる、という効果が得られる。
【００１８】
請求項３に記載の本発明によれば、待機文書を設定されたユーザ属性値に基づいて識別することができる、という効果が得られる。
【００１９】
請求項４に記載の本発明によれば、文書属性値とユーザ属性値とが異なる場合は優先する属性値に基づいて、待機文書を識別することができる、という効果が得られる。
【００２０】
請求項５に記載の本発明によれば、ユーザから印刷指示が有るまで待機文書の印刷を待機する、という効果が得られる。
【００２１】
請求項６に記載の本発明によれば、ワークフローで規定された印刷装置と異なる印刷装置で待機文書を印刷することができる、という効果が得られる。
【００２２】
請求項７に記載の本発明によれば、ユーザが側にいる印刷装置で待機文書を印刷することができる、という効果が得られる。
【００２３】
請求項８に記載の本発明によれば、待機文書以外の文書は待機せずに印刷する、という効果が得られる。
【００２４】
請求項９に記載の本発明によれば、コンピュータにより、ワークフローの管理者が煩雑な定義を行うことなく、ワークフローの印刷処理段階において、機密性の高い文書が印刷装置に放置された状態になることを防止することができる、という効果が得られる。
【００２５】
請求項１０に記載の本発明によれば、ワークフローの管理者が煩雑な定義を行うことなく、ワークフローの印刷処理段階において、機密性の高い文書が印刷装置に放置された状態になることを防止することができる、という効果が得られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
［第１の実施の形態］
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。
【００２７】
なお、本実施の形態において文書とは、文字や記号及び捺印等の画像を含むものをいう。
【００２８】
図１は、本実施の形態に係るワークフローシステム１０の概略構成の一例を示す概略図である。
【００２９】
図１に示すように、本実施の形態に係るワークフローシステム１０は、ワークフロー実行装置１２、ワークフロー管理装置１４、プリンタＡ１６、プリンタＢ１８、ｎ個のユーザ端末２０（ユーザ端末２０１〜２０ｎ、ｎは１以上の自然数）、及びＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）やインターネット等のネットワーク２２で構成されており、ワークフロー実行装置１２、ワークフロー管理装置１４、プリンタＡ１６、プリンタＢ１８、及びｎ個のユーザ端末２０は、ネットワーク２２を介して相互に接続されている。
【００３０】
ワークフロー実行装置１２は、ワークフローを定義する管理者により予め複数段階の処理（手順）が規定されたワークフローを実行するための装置である。ワークフロー実行装置１２の構成の具体的例としては、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等より構成されたコンピュータによりワークフローが規定されたプログラムを実行する装置である。
【００３１】
ワークフロー管理装置１４は、ワークフロー実行装置１２によるワークフローの実行を管理するためのものであり、具体的には本実施の形態では、ワークフロー中の印刷処理の段階において、印刷処理の管理を行い、印刷を待機せずにすぐに印刷するダイレクト印刷または印刷待機のいずれかを行わせる。ワークフロー管理装置１４の概略構成の一例を示す機能ブロック図を図２に示す。
【００３２】
本実施の形態のワークフロー管理装置１４は、制御部３０、ユーザＩ／Ｆ３２、操作／表示装置３４、属性値取得部３６、属性値設定部３８、及びネットワークＩ／Ｆ４０を備えて構成されている。
【００３３】
制御部３０は、ワークフロー管理装置１４の全体を制御するものであり、ＣＰＵ４２、ＲＯＭ４４、ＲＡＭ４８、及びＨＤＤ５０を含んで構成されている。ＣＰＵ４２では、詳細を後述するワークフロー管理処理が実行される。
これにより、文書の印刷を待機するか否か識別し、待機する場合は処理を担当するユーザから印刷指示があるまで印刷処理を待機させる。ワークフロー管理処理のワークフロー管理プログラム４６は、記録媒体としてのＲＯＭ４４に記憶されている。なお、当該ワークフロー管理プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ（図示省略）や、ＤＶＤ−ＲＯＭ（図示省略）、リムーバブルディスク（図示省略）等の記録媒体に記録しておき、ＨＤＤ５０等にインストールし、ＣＰＵ４２により読込まれて実行されるようにしてもよい。ＲＯＭ４４には、ワークフロー管理プログラム等の各種プログラムやパラメータ等が記憶されており、ＲＡＭ４８は、ＣＰＵ４２によるワークフロー管理プログラム等の各種プログラムの実行時におけるワークエリア等として用いられる。
【００３４】
ユーザＩ／Ｆ３２は、操作／表示装置３４を介して、ワークフローの管理者とワークフローの管理（印刷の制御）に関する情報等の授受を行うためのものである。操作／表示装置３４の具体的な例としては、タッチパネル、ディスプレイ、マウス、及びキーボード等が挙げられる。
【００３５】
属性値取得部３６は、印刷処理を規定された文書の文書データに文書属性値が付加されている場合はこれを取得し、付加されていない場合は文書データに含まれる文書属性情報から文書属性値を取得するためのものである。また、ユーザ属性値を取得するためのものである（詳細後述）。
【００３６】
属性値設定部３８は、属性情報記憶部５２を含んで構成されており、文書属性情報と文書属性値との関係を設定したり、ユーザ属性値に関する設定を行ったり、文書属性値及びユーザ属性のいずれを優先するかを設定したりするためのものである。属性情報記憶部５２は、設定された文書属性情報と文書属性値との関係やユーザ属性値等を記憶するためのものである。
【００３７】
ネットワークＩ／Ｆ４０は、ネットワーク２２と接続するためのネットワークインターフェイスである。
【００３８】
制御部３０、ユーザＩ／Ｆ３２、操作／表示装置３４、属性値取得部３６、属性値設定部３８、及びネットワークＩ／Ｆ４０は、コントロールバスやデータバス等のバス５４を介して互いに情報等の授受が可能に接続されている。
【００３９】
一方、プリンタＡは、文書等を印刷するためのものである。本実施の形態では、ワークフローの印刷処理で予め文書を印刷するよう規定されており、ダイレクト印刷を行うように設定されたプリンタである。また、プリンタＢ１８は、受け付けた印刷処理を待機しておき、待機していた印刷処理をユーザの指示により文書等を印刷処理するように設定されたものである。なお、プリンタＡ１６及びプリンタＢ１８は、印刷機能のみを有するプリンタに限らず、スキャナ等の画像読取装置やファックス等の他の機能を有する複合機であってもよい。
【００４０】
ユーザ端末２０は、ワークフローで規定された各処理を担当する各ユーザが処理等に用いるためのものである。本実施の形態では、印刷処理により印刷された文書の処理を担当するユーザに、待機している印刷処理に関する情報を提示したり、ユーザが待機している印刷処理の印刷先の指示を行ったりする。具体的な例としては、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、及びＨＤＤ等により構成されるコンピュータや、携帯端末機器等が挙げられる。
【００４１】
次に、本実施の形態のワークフロー管理装置１４で実行されるワークフロー管理処理について図３〜図７を参照して詳細に説明する。なお、本実施の形態では、予め、ユーザ属性値を文書属性値よりも優先するように属性値設定部３８に設定されている場合について詳細に説明する。
【００４２】
図３は、ワークフロー管理処理の一例を示すフローチャートである。なお、本処理は、ワークフロー実行装置１２によりワークフローが実行された場合等に実行される。
【００４３】
まず、ステップ１００では、ワークフローで次に実行される処理が印刷処理であるか否か判断する。印刷処理以外の処理である場合は否定されて、本処理を終了し、規定のワークフローで印刷処理の次の処理として定義された処理が実行される状態になる。一方、印刷処理の場合は肯定されて、ステップ１０２へ進む。なお、印刷処理であると判断した場合は、ワークフロー実行装置１２におけるワークフローの実行は一時中断される。
【００４４】
ステップ１０２では、印刷処理を行う文書の文書データに文書属性値が予め付加されているか否か判断する。文書属性値が付加されている場合は肯定されてステップ１０８へ進む。一方、文書属性値が付加されていない場合は否定されて、ステップ１０４へ進む。ステップ１０４では、文書データから文書属性情報を読取る。
【００４５】
文書属性値とは文書（文書データ）の属性を示す値である。例えば文書名、文書を更新した日時、業務内容（ワークフロー内容）、文書種別、書類の種類（例えば、稟議書、見積もり書、委託書等）及び印刷形態等であり、ダイレクト印刷を行うか否かを判断することができる属性値である。文書属性値の具体的一例を図４に示す。本実施の形態では、印刷形態としてダイレクト印刷を行うか否かを示す属性を文書属性値としているが、これに限らない。
【００４６】
文書属性情報とは、文書属性値を示す情報であり、本実施の形態では、ダイレクト印刷を行うか否かを示す属性値に関する情報である。具体適例としては、文書の機密性・重要性を示す情報であり、例えば、承認印、サイン、個人情報、業務内容、機密性を有する業務情報、及び社外秘の印等が挙げられる。
【００４７】
次のステップ１０６では、読取った文書属性情報に基づいて文書属性値情報を取得する。本実施の形態では、文書属性情報と文書属性値情報との関係が予め属性情報記憶部５２に記憶されている。すなわち、文書属性情報とダイレクト印刷を行うか否かとの関係が記憶されている。具体的一例としては、承認印や特定のワークフローの処理段階を経た後についてはダイレクト印刷を禁止する等の関係が記憶されている。なお、本実施の形態では、文書属性情報と文書属性値情報との関係は予め記憶しておくだけでなくワークフローの管理者が操作／表示装置３４により設定したり、処理を担当するユーザがユーザ端末２０によりネットワーク２２及びネットワークＩ／Ｆ４０を介して設定したりすることができる。
【００４８】
次のステップ１０８では、文書属性値からダイレクト印刷が禁止されているか判断する。禁止されている場合は肯定されて、ステップ１１６へ進む。一方、禁止されていない場合はステップ１１０へ進む。
【００４９】
ステップ１１０では、印刷処理された文書の処理を担当するユーザのユーザ属性値を取得する。ユーザ属性値とは例えば、印刷処理（印刷された文書の処理）を担当するユーザ名、ユーザのメールアドレス、所属先、階級、職種、及び印刷形態等、当該印刷処理（印刷された文書の処理）を担当するユーザの属性が示された値であり、ダイレクト印刷を行うか否かを判断することができる属性値である。ユーザ属性値の具体的一例を図５に示す。本実施の形態では、印刷形態としてダイレクト印刷を行うか否かを示す属性をユーザ属性値としているが、これに限らない。なお、ユーザ属性値の取得は、属性情報記憶部５２に記憶されているユーザ属性値を読取ったり、予め文書に付加されているユーザ属性値を読取ったり、ディレクトリサービスから読取ったりするようにすればよい。なお、ユーザ属性値は、ワークフローの管理者が操作／表示装置３４により設定したり、処理を担当するユーザがユーザ端末２０によりネットワーク２２及びネットワークＩ／Ｆ４０を介して設定したりすることができる。処理を担当するユーザがユーザ属性値を設定可能なため、各ユーザ個人の属性や状態が変化した場合等でも管理者が設定を行わなくてよい。このように処理を担当するユーザが情報漏洩が発生する可能性のある場所で印刷を行う場合や、所属が一時的に変更になった場合等、当該ユーザ自身がユーザ属性値を設定することで対応できるので、ワークフローの定義を変更する必要が無くなる。
【００５０】
次のステップ１１２では、ユーザ属性値からダイレクト印刷が禁止されているか否かを判断する。禁止されている場合は肯定されて、ステップ１１６へ進む。一方、禁止されていない場合はステップ１１４へ進む。
【００５１】
ステップ１１４では、印刷処理で規定されている印刷装置であるプリンタＡ１６に文書データを送信し、印刷を行うように指示した後ステップ１２４へ進む。これにより、ワークフロー実行装置１２におけるワークフローの実行が再開され、プリンタＡ１６では、文書が印刷される。文書の印刷が終了すると、文書が印刷された旨の通知が処理を担当するユーザのユーザ端末２０に通知される。
【００５２】
一方、ダイレクト印刷を禁止され場合のステップ１１６では、文書のダイレクト印刷が禁止されたことを示す内容の通知が処理を担当するユーザのユーザ端末２０に通知される。すなわち、文書の印刷が待機状態であることを処理を担当するユーザに通知する。通知の具体的一例を図６に示す。図６に示すように通知の具体的例としては、文書名、書類の種類、印刷先として規定されているプリンタを示す情報、及び文書データ等が挙げられる。当該通知によりユーザは、文書が印刷待機状態であることを認識する。
【００５３】
本実施の形態ではユーザは、ユーザ端末２０から文書を印刷するプリンタをワークフローで規定されたプリンタ以外のプリンタに変更することができる。具体的例としては、送られてきた通知に対して変更先のプリンタを示す情報を返信する等すればよい。なお、本実施の形態では具体的例として、変更先としてユーザがプリンタＢ１８を指定した場合、すなわち、図６で「出力先を変更しますか？」に対して「Ｙｅｓ」とし、出力先プリンタ情報に「プリンタＢ」を入力した後、「ＯＫ」とした場合について詳細に説明する。
【００５４】
次のステップ１１８では、ユーザからの入力が有ったか否か判断する。入力が無い場合は否定されて待機状態になり、例えば、図６で示した通知に対しユーザがＯＫを選択する等、入力が有った場合は肯定されてステップ１２０へ進む。
【００５５】
ステップ１２０では、指定先のプリンタに文書データを送信し、印刷を待機するよう指示した後、ステップ１２２へ進む。本実施の形態では出力先の変更指示がない場合は指定先をプリンタＡ１６として、文書データをプリンタＡ１６に送信し、変更が有る場合は指定先のプリンタ（プリンタＢ１８）に送信する。
【００５６】
ステップ１２２では、指定先のプリンタでユーザにより印刷指示が行われたかどうかを確認する。印刷指示が行われない場合は否定判定されて印刷指示が行われるまで待つ。印刷指示が行われたことが確認されると肯定判定されて、次のステップ１２４へ進む。
【００５７】
ステップ１２４では、一時停止していたワークフローを再開する。ワークフローに印刷処理の次の処理が定義されていれば、次の処理を実行する。次の処理が定義されていない場合は、ワークフロー全体の処理を完了する。
【００５８】
上述のステップ１２０の処理によりプリンタＢ１８では、文書データを受信し、印刷を待機する待機状態になる。本実施の形態では、プリンタＢ１８を出力先として指定したユーザが、プリンタＢ１８の側に行き、文書の印刷を指示するとプリンタＢ１８は、文書を印刷する。上述のステップ１２２において、プリンタＢ１８でユーザにより文書の印刷の指示がなされたことを確認すると、ステップ１２４でワークフローの再開を行う。これにより、ユーザは、プリンタＢ１８から印刷を指示したり、他のプリンタで印刷をさせるよう指示したりし、ワークフローを再開させることができる。例えば、ユーザは、Ｗｅｂブラウザにより外部のサーバ上で起動している、外部アプリケーションにより指示する。なお、外部アプリケーションとは、印刷指示によりワークフローの再開を指示する機能、プリンタパラメータの変更を行う機能、ワークフローで定義されているプリンタの情報の変更を行う機能、印刷対象文書のプレビューを作成する機能、及びこれらのような種々の機能をＷｅｂユーザインターフェイスで実行可能なＷｅｂアプリケーションのことをいう。
【００５９】
ユーザインターフェイスの具体的一例について図７を参照して詳細に説明する。図７は、プリンタＢ１８に備えられたタッチパネル等の表示装置（図示省略）によるユーザインターフェイスの具体的一例である。
【００６０】
プリンタＢ１８にパスワードやユーザＩＤ等のユーザを認証する情報がユーザにより入力されると、図７に示したユーザインターフェイスが表示される。図７（Ａ）はユーザ（ここでは一例として「ｔａｒｏ」）が処理を担当する待機状態の文書に関する情報の一覧を示しており、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ００１〜００５の５つの文書が待機状態にあることを示している。ユーザは、印刷を行う文書をこの中から選択する。図７（Ｂ）はユーザにより選択された文書の印刷形式等を示している。ユーザは、印刷形式（ここでは、具体例として、カラーモード、両面か片面か、出力先のプリンタ）及び印刷対象文書の内容を確認し、変更、キャンセル、印刷実行の指示等を行う。
【００６１】
なお、本実施の形態では、プリンタＢ１８を変更先のプリンタとしているがこれに限らず、ネットワーク２２に接続されたその他のプリンタ（図示省略）等でもよい。
【００６２】
以上説明したように、本実施の形態では、ワークフロー中の印刷処理において、ワークフローを一時停止し、属性値取得部３６で取得した文書属性値及びユーザ属性値により機密性、重要性の高い文書をダイレクト印刷を禁止する文書として判断し、ダイレクト印刷を禁止する文書は印刷を待機させる。また、文書の印刷が待機中であることを印刷された文書の処理を担当するユーザのユーザ端末２０に通知する。通知を受けたユーザから印刷が指示されると、ユーザが指定したプリンタＢ１８で文書が印刷される。また、ダイレクト印刷を禁止しない文書は、ワークフローの印刷処理で規定されたプリンタＡ１６で待機せずに印刷する。印刷指示によりワークフローを再開する。
【００６３】
このように、本実施の形態のワークフロー管理装置１４は、文書属性値及びユーザ属性値により機密性の高い文書を識別し、処理を担当するユーザから印刷指示が有るまで識別された文書の印刷を待機するため、機密性の高い文書が印刷装置に放置された状態にならない。また、ワークフローの管理者は煩雑な定義を行わない。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの概略構成の一例を示す概略構成図である。
【図２】本発明の実施の形態に係るワークフロー管理装置の概略構成の一例を示す機能ブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態に係るワークフロー管理装置で実行されるワークフロー管理処理の一例を示すフローチャートである。
【図４】本発明の実施の形態に係る文書属性値の具体的一例を説明するための説明図である。
【図５】本発明の実施の形態に係るユーザ属性値の具体的一例を説明するための説明図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る処理を担当するユーザへの通知内容の具体的一例を説明するための説明図である。
【図７】本発明の実施の形態に係るプリンタに備えられた表示装置に表示されるユーザインターフェイスの具体的一例を説明するための説明図である。
【符号の説明】
【００６５】
１０  ワークフローシステム
１２  ワークフロー実行装置
１４  ワークフロー管理装置
１６  プリンタＡ
１８  プリンタＢ
３０  制御部
３６  属性値取得部
３８  属性値設定部
４０  ネットワークＩ／Ｆ（インターフェイス）
４２  ＣＰＵ
４６  ワークフロー管理プログラム
５２  属性情報記憶部
【図１】
2010061349.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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