(57)【要約】 【課題】証憑を簡単に業務データと関連付けて登録することができる証憑登録システム、管理サーバ、証憑業務対応付方法、および、プログラムを提供する。【解決手段】ユーザは、ＭＦＰ１から、社員番号とタイトルを入力して、証憑をスキャナ部に読み込ませる。ＭＦＰ１は、スキャナ部が読み込んで電子化した電子証憑ファイルと入力された社員番号とタイトルとを、ネットワーク３を介して管理サーバ２に送信し、管理サーバ２はＭＦＰ１から送信されてきたこれらの情報を対応付けて証憑ＤＢに保存する。その後、管理サーバ２のユーザからの、関連付けたい証憑と業務（ワークフロー）の指定を受けて、管理サーバ２は、対応する証憑ＤＢとワークフローＤＢのエントリに、それぞれ関連付けたいワークフローと証憑のＩＤを登録する。【選択図】図１
2010061564.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複合画像処理装置と、ネットワークを介して前記複合画像処理装置と接続され、事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶手段を備える管理サーバと、から構成される証憑登録システムであって、
前記複合画像処理装置は、 
ユーザから、電子化したい証憑を、該証憑のタイトルを表すタイトル情報および該ユーザを識別するユーザ識別情報とともに受け付ける、証憑受付手段と、
前記証憑受付手段で受け付けた証憑の表示内容を読み取り、該表示内容に基づく電子証憑データを作成する電子証憑データ作成手段と、
前記電子証憑データ作成手段で作成した電子証憑データと、前記証憑受付手段で受け付けたタイトル情報、および、ユーザ識別情報とを、前記管理サーバに送信する送信手段と、を備え、
前記管理サーバは、 
前記複合画像処理装置から受信した電子証憑データとタイトル情報とユーザ識別情報とを対応付けて記憶する電子証憑記憶手段と、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段と、を備える、
ことを特徴とする証憑登録システム。 
【請求項２】
前記証憑業務対応付手段は、 
ユーザから関連付けたい証憑の指定を受け付けた際に、前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報を所定の情報でソートしたビューを作成して表示する、
ことを特徴とする請求項１に記載の証憑登録システム。 
【請求項３】
前記証憑受付手段は、ユーザから証憑を電子化するための設定情報を受け付け、 
前記電子証憑データ作成手段は、受け付けた設定情報に基づいて証憑を電子化する、 
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の証憑登録システム。 
【請求項４】
事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶手段と、 
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶手段と、 
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段と、
を備える、 
ことを特徴とする、管理サーバ。 
【請求項５】
事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶ステップと、
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶ステップと、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶ステップに記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶ステップに記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付ステップと、を備える、
ことを特徴とする証憑業務対応付方法。 
【請求項６】
コンピュータを、 
事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶手段、 
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信手段、
前記受信手段で受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶手段、 
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段、
として機能させるプログラム。 
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、証憑を電子化して保存する証憑登録システム、管理サーバ、証憑業務対応付方法、および、プログラムに関する。 
【背景技術】
【０００２】
Ｊ−ＳＯＸ（日本版金融商品取引法）の施行により、上場企業には、財務報告の信頼性を示すために、各種取引における会計データなどの業務データ（ワークフローデータ）と対応する証憑とを照合する作業（統制作業）を行い、監査の際に、統制作業記録を短期間のうちに提出できる体制を整えておくことが求められる。
一般的に、上場企業は事業規模や組織が大きいため、それに比例して会計データ、および、証憑の量は膨大になる。また、証憑は紙であり、事業活動が営まれるどの部門でも発生するため、その種類も多岐に渡る。そのため、監査の際に、業務データに対応した証憑を短期間で探し出す作業には、業務に習熟した作業者による、多大な労力が必要であった。
【０００３】
特許文献１には、証憑などのドキュメントをスキャナなどで読み込んで電子化して保存することについて記載されている。しかしながら、特許文献１のように、単純に電子化して保存しただけでは、証憑がどの業務データと関連付いているのかを把握することができず、監査の際に、やはり作業者は業務データに対応する証憑を探し出す作業が必要となり、業務に習熟した作業者による、多大な労力が必要となる。
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−５８６２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、証憑を簡単に業務データと関連付けて登録することができる、証憑登録システム、管理サーバ、証憑業務対応付方法、および、プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係る証憑登録システムは、 
複合画像処理装置と、ネットワークを介して前記複合画像処理装置と接続され、事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶手段を備える管理サーバと、から構成される証憑登録システムであって、
前記複合画像処理装置は、 
ユーザから、電子化したい証憑を、該証憑のタイトルを表すタイトル情報および該ユーザを識別するユーザ識別情報とともに受け付ける、証憑受付手段と、
前記証憑受付手段で受け付けた証憑の表示内容を読み取り、該表示内容に基づく電子証憑データを作成する電子証憑データ作成手段と、
前記電子証憑データ作成手段で作成した電子証憑データと、前記証憑受付手段で受け付けたタイトル情報、および、ユーザ識別情報とを、前記管理サーバに送信する送信手段と、を備え、
前記管理サーバは、 
前記複合画像処理装置から受信した電子証憑データとタイトル情報とユーザ識別情報とを対応付けて記憶する電子証憑記憶手段と、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段と、を備える、
ことを特徴とする。 
【０００７】
前記証憑業務対応付手段は、 
ユーザから関連付けたい証憑の指定を受け付けた際に、前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報を所定の情報でソートしたビューを作成して表示してもよい。
【０００８】
前記証憑受付手段は、ユーザから証憑を電子化するための設定情報を受け付け、 
前記電子証憑データ作成手段は、受け付けた設定情報に基づいて証憑を電子化してもよい。 
【０００９】
上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係る管理サーバは、 
事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶手段と、 
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶手段と、 
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段と、
を備える、 
ことを特徴とする。 
【００１０】
上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係る証憑業務対応付方法は、 
事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶ステップと、
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶ステップと、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶ステップに記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶ステップに記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付ステップと、を備える、
ことを特徴とする。 
【００１１】
上記目的を達成するため、本発明の第４の観点に係るプログラムは、 
コンピュータを、 
事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶手段、 
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信手段、
前記受信手段で受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶手段、 
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段、
として機能させる、ことを特徴とする。 
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、証憑を簡単に業務データと関連付けて登録することができる。 
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明に係る証憑管理システム１００の一実施形態について図面を参照して説明する。 
【００１４】
図１に示すように、証憑管理システム１００は、ＭＦＰ（Multi-Function
Peripheral）１と、管理サーバ２とが、ネットワーク３を介して相互に接続された構成を有している。 
【００１５】
ＭＦＰ１は、コピー、ファクシミリ、スキャナなどのＭＦＰの基本機能に加えて、証憑を電子化して登録する機能を備える。ＭＦＰ１は、図２に示すように、制御部１１０、ＲＡＭ（Random Access Memory）１１１、ＲＯＭ（Read Only
Memory）１１２、記憶部１１３、外部メディアＩ／Ｆ（InterFace）１１４、Ｉ／Ｆ（InterFace）１１５、通信部１１６、印刷部１１７、スキャナ部１１８、システムバス１１９、ドライブ装置１２０、メモリカード１２１、表示装置１２２、および、タッチパネル１２３を備える。
【００１６】
制御部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、ＭＦＰ１の全体の制御を行う。また、制御部１１０は、記憶部１１３にあらかじめインストールされた所定のアプリケーションプログラム（例えば、画面表示アプリケーション等）をＲＡＭ１１１に展開し、該アプリケーションプログラムを実行することにより、証憑を登録するための処理を実行する。尚、本実施の形態では、上述したアプリケーションプログラムは記憶部１１３に格納されるが、ＲＯＭ１１２に格納されていてもよい。
【００１７】
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１１は、制御部１１０が行う処理に必要なデータ（例えば、証憑を電子化した電子ファイル等）を格納する揮発性メモリである。また、ＲＡＭ１１１は、制御部１１０が処理を実行するためのワークエリアとなる。
【００１８】
ＲＯＭ（Read Only Memory）１１２は、制御部１１０がＭＦＰ１全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。
【００１９】
記憶部１１３はＨＤＤ（Hard Disk Drive）等から構成され、制御部１１０が所定の処理を実行するために必要なデータ等を格納する。また、記憶部１１３は、ＭＦＰ１が証憑登録処理を実行するためのソフトウェアアプリケーションを格納する。なお、このソフトウェアアプリケーションは、図９（Ａ）、（Ｂ）に示すような、表示装置１２２に表示させるための画像データも含む。
【００２０】
図２に戻り、外部メディアＩ／Ｆ１１４は、ＣＤ、ＤＶＤ等のディスク状記録媒体のドライブ装置１２０、ＵＳＢメモリ等のメモリカード１２１からのデータの読みだし、およびメモリカード１２１へのデータの書き込みを行うためのインタフェースである。
【００２１】
Ｉ／Ｆ（InterFace）１１５は、制御部１１０からの表示データを表示装置１２２に供給し、タッチパネル１２３からの入力データを制御部１１０に供給する。
なお、Ｉ／Ｆ１１５は、キーボード、マウス等の入力装置とのインタフェース機能を含んでいてもよい。 
表示装置１２２は、ドットマトリクスタイプの液晶表示装置等から構成され、ＭＦＰ１の出力装置の１つを構成し、任意の文字、記号、数字、図形、操作メニュー等を表示する。
タッチパネル１２３は、接触式の入力装置であり、表示装置１２２と積層され、タッチパネル式表示装置を構成する。 
【００２２】
通信部１１６は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデム等を備え、ネットワーク３との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行い、また、電話回線網４との間でファクシミリ通信を行う。通信部１１６は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。なお、ファクシミリ機能を備えないＭＦＰ１については、電話回線網４に接続されなくてもよい。
【００２３】
印刷部１１７は、証憑等を印刷する印刷装置を含む。すなわち、ユーザは、例えば前記タッチパネル１２３等の入力装置を用いて操作することによって、所望の証憑などを電子化した電子ファイルのデータを印刷することができる。また、印刷部１１７は、紙の文書・絵・写真などを複写（コピー）する機能を持つ装置を含む。
【００２４】
スキャナ部１１８は、証憑を読み込み、デジタルデータに変換して保存できるスキャナを含む。 
【００２５】
システムバス１１９は、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、記憶部１１３、外部メディアＩ／Ｆ１１４、Ｉ／Ｆ１１５、通信部１１６、印刷部１１７、及び、スキャナ部１１８との間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
【００２６】
ＭＦＰ１の具体的な概観を図３に示す。ＭＦＰ１は、給紙部、プリントエンジン等を備え印刷・複写ができる印刷部１１７、スキャナの機能を持つスキャナ部１１８、ファクシミリ・通信の機能を持つ通信部１１６（図示せず）を備えている。
【００２７】
管理サーバ２は、会社の各種業務を管理するためのサーバである。 
図４に示すように、管理サーバ２は、制御部２１０、ＲＡＭ２１１、ＲＯＭ２１２、記憶部２１３、表示部２１４、入力部２１５、通信部２１６、及び、システムバス２１７を備える。
【００２８】
制御部２１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、管理サーバ２の全体の制御を行う。
【００２９】
ＲＡＭ（Random Access Memory）２１１は、制御部２１０が行う処理に必要なデータを格納する揮発性メモリである。
【００３０】
ＲＯＭ（Read Only Memory）２１２は、制御部２１０が管理サーバ２全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。
【００３１】
記憶部２１３は、ハードディスク装置などから構成され、制御部２１０が実行するためのプログラムや、各業務に対応した業務アプリケーションを記憶する。また、記憶部２１３は、社員ＤＢ２１３１、証憑管理ＤＢ２１３２、ワークフロー管理ＤＢ２１３３を備える。以下にこれらデータベースの構成例について説明する。
【００３２】
社員ＤＢ２１３１は、会社に属する社員に関する各種の属性情報を予め記憶している。具体的には、社員ＤＢ２１３１は、図５に示すように、社員番号をキーとして、氏名、所属、電話番号、メールアドレスなどを記憶する。
【００３３】
証憑管理ＤＢ２１３２は、ＭＦＰ１がスキャンした証憑の画像データ、および、証憑に関連する情報を記憶する。具体的には、証憑管理ＤＢ２１３２は、図６に示すように、証憑のＩＤ（証憑ＩＤ）をキーとして、スキャンした証憑の画像データと、証憑を登録（スキャン）した日付（登録日）と、証憑のタイトルと、証憑を登録した社員（作成者）の社員番号、氏名（ローマ字、漢字、含む）と、ワークフローＩＤとを記憶する。
ワークフローＩＤは、当該証憑に対応する業務（ワークフロー）を識別するためのＩＤである。例えば、図６より、証憑ＩＤ「Ｅ０００１」の証憑には、ワークフローＩＤ「１２３４」の業務（ワークフロー）が対応していることがわかる。
【００３４】
ワークフロー管理ＤＢ２１３３は、会社で行われる種々の業務（ワークフロー）に関する情報を、業務の単位毎に記憶する。具体的には、図７に示すように、ワークフロー管理ＤＢ２１３３は、ワークフローＩＤをキーとして、業務の名称（タイトル）と、業務の対象となる顧客名と、業務の発生日と、業務に対応する証憑ＩＤなどを記憶する。
証憑ＩＤは、当該ワークフローに対応する証憑を識別するためのＩＤである。例えば、図７より、ワークフローＩＤ「９９９９」のワークフローには、証憑ＩＤ「Ｅ００９９」の証憑が対応していることがわかる。
【００３５】
表示部２１４は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の出力装置を含む。入力部２１５は、任意のデータ・情報を入力する。
【００３６】
通信部２１６は、ＮＩＣ（Network Interface Card）等から構成されており、管理サーバ２をネットワーク３に接続するためのインタフェースである。通信部２１６は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
【００３７】
システムバス２１７は、制御部２１０、ＲＡＭ２１１、ＲＯＭ２１２、記憶部２１３、表示部２１４、入力部２１５、通信部２１６、の間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
【００３８】
次に、以上のように構成された本実施形態に係る証憑管理システム１００が実施する処理について説明する。まず、証憑を電子化して登録する処理（証憑登録処理）について、図８のフローチャートを参照して、以下説明する。
【００３９】
まず、ユーザ（社員）は、ＭＦＰ１のタッチパネル１２３を操作して、所定のメニュー一覧画面等から、証憑登録メニューを選択する操作を行う。この操作に応答して、制御部１１０は、図９（Ａ）に示すような、証憑登録画面を表示装置１２２に表示させる（ステップＳ１０１）。
【００４０】
ユーザは、証憑登録画面を介して、証憑のタイトルと自身の社員番号とを、タッチパネル１２３を操作して入力し、確定のための操作（図９（Ａ）であれば、「ＯＫ」ボタンをタッチする操作）を行う。なお、証憑を取り込むための各種設定情報（色・色調、原稿セット箇所、読取サイズ、解像度、ファイルの種類）を変更したい場合には、画面上の該当する設定項目のプルダウンメニューから適宜選択する。そして、制御部１１０は、確定の操作に応じて、図９（Ｂ）に示す、証憑のスキャンを指示する画面（スキャン指示画面）を表示装置１２２に表示させる（ステップＳ１０２）。
【００４１】
続いて、ユーザは、スキャン指示画面の指示に従って、登録をする証憑をスキャナ部１１８にセットし、読み取りを指示する操作（図９（Ｂ）であれば、「スキャン開始」ボタンをタッチする操作）を行う。制御部１１０は、該操作に応じて、セットされている証憑をスキャナ部１１８に読み取らせる。スキャナ部１１８は、セットされている証憑を、証憑登録画面で設定した各種設定情報に従った形式で読み取り電子化した証憑データを生成する（ステップＳ１０３）。
【００４２】
続いて、制御部１１０は、作成した証憑データと、証憑登録画面上で入力したタイトル、社員番号とを含んだ証憑登録要求を、通信部１１６からネットワーク３を介して、管理サーバ２に送信する（ステップＳ１０４）。
【００４３】
管理サーバ２の制御部２１０は、証憑登録要求を受信すると（ステップＳ１０５）、証憑ＩＤを作成（採番）する（ステップＳ１０６）。
【００４４】
続いて、制御部２１０は、受信した証憑登録要求に含まれる社員番号で社員ＤＢ２１３１を検索して、当該社員番号を有する社員に関する情報（例えば、所属、社員氏名（漢字、ローマ字含む））を取得する（ステップＳ１０７）。
【００４５】
続いて制御部２１０は、ステップＳ１０６で作成した証憑ＩＤと、受信した証憑登録要求に含まれる証憑データ、タイトル、社員番号と、ステップＳ１０７で取得した社員に関する情報とを対応付けて、証憑管理ＤＢ２１３２に登録する（ステップＳ１０８）。以上で証憑登録処理は終了する。なお、この段階では、ステップＳ１０８で登録される認証管理ＤＢ２１３２のエントリのワークフローＩＤは空欄である。
【００４６】
このように、ユーザは、ＭＦＰ１から、社員番号とタイトルを入力して、証憑をスキャナ部１１８に読み込ませるという比較的簡単な操作を行うだけで、容易に、作成者である社員と証憑とを関連付けて登録することができる。
【００４７】
続いて、前述した証憑登録処理によって電子化されて登録された証憑データと、ワークフローデータとを関連付ける処理（証憑・ＷＦ関連付処理）の動作について、図１０のフローチャートを参照して説明する。
【００４８】
まず、ユーザ（社員）は、管理サーバ２の入力部２１５を操作して、統制記録や会計データを管理する業務アプリケーションを起動させる。そして、該アプリケーションのメニュー画面等から、ワークフロー管理ＤＢ２１３３のエントリを一覧表示させるための操作を行う。制御部２１０は、該操作に応答して、表示部２１４にワークフロー管理ＤＢ２１３３のエントリを一覧表示させる（ステップＳ２０１）。
【００４９】
続いて、ユーザは、証憑に関連付ける業務（ワークフロー）のエントリを、一覧表示されているなかからクリックする等して選択する。制御部２１０は、上記選択操作に応答して、選択されたエントリのワークフローＩＤを一時的にＲＡＭ２１１に記憶するとともに（ステップＳ２０２）、証憑管理ＤＢ２１３２に記憶されているエントリを社員氏名（ローマ字）でソートしたビュー（証憑一覧ビュー）を作成する（ステップＳ２０３）。なお、この証憑一覧ビューは、事前に作成しておいてもよい。
続いて、制御部２１０は、作成した証憑一覧ビューを、図１１に示すように、表示部２１４に表示させる（ステップＳ２０４）。 
【００５０】
続いて、ユーザは、証憑一覧ビューから、適宜画面上のスクロールバーなどを操作して、ステップＳ２０１で表示させた一覧から選択したワークフローに関連付けたい証憑を選択する操作を行う（ステップＳ２０５）。制御部２１０は、この選択操作に応答して、ステップＳ２０２で一時的にＲＡＭ２１１に記憶したワークフローＩＤが示すワークフローと、選択した証憑データとを関連付ける処理を行う（ステップＳ２０６）。具体的には、制御部２１０は、証憑一覧ビューから選択した証憑に対応する証憑管理ＤＢ２１３２のエントリに含まれるワークフローＩＤに、ステップＳ２０２で一時記憶したワークフローＩＤを登録する。また、制御部２１０は、ステップＳ２０２で一時記憶したワークフローＩＤをキーに持つワークフロー管理ＤＢ２１３３のエントリに含まれる証憑ＩＤに、証憑一覧ビューから選択した証憑の証憑ＩＤを登録する。
以上で、証憑・ＷＦ関連付処理は終了する。このように、ユーザは、比較的簡単な操作で、証憑と、ワークフローデータとを相互に対応付けることができる。
【００５１】
このように、本実施形態では、証憑データをＭＰＦから簡単に電子ファイルとして登録でき、また管理サーバから簡単にワークフローデータと相互に関連付けることが可能となる。
【００５２】
なお、本発明は、本実施形態に限定されず、種々の変形、応用が可能である。 
例えば、ステップＳ２０３で証憑を社員氏名でソートした証憑一覧ビューを作成したが、証憑を登録日や社員番号等の他の項目でソートした証憑一覧ビューを代わりに作成してもよい。また、証憑一覧ビューを作成しないで、証憑管理ＤＢ２１３２の内容をそのまま一覧表示させてもよい。
【００５３】
また、本実施形態では、図１０で説明した証憑・ＷＦ関連付処理において、ワークフローを選択した後、選択したワークフローに関連付ける証憑を選択したが、先に証憑を選択した後、選択した証憑に関連付けるワークフローを選択するようにしてもよい。
【００５４】
また、本実施形態では、関連付けたい証憑とワークフローとのＩＤを、ワークフロー管理ＤＢ２１３３、証憑管理ＤＢ２１３２の対応するエントリに含まれる証憑ＩＤとワークフローＩＤに登録することで関連付けを行ったが、関連付けたい証憑とワークフローとを対応付けるための図１２に示すような関連付テーブルに、該関連付テーブルに関連付けたい証憑とワークフローとのＩＤを登録することで、関連付けを行ってもよい。
【００５５】
また、上記実施の形態では、ＭＦＰ１、管理サーバ２の動作プログラムがメモリ等に予め記憶されているものとして説明した。しかし、上述の処理動作を実行させるためのプログラムを、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read-Only Memory）、ＤＶＤ（Digital
Versatile Disk）、ＭＯ（Magneto-Optical disk）等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して配布し、そのプログラムをＭＦＰ１、管理サーバ２のそれぞれにインストールすることにより、上述の処理動作を実行をする装置を構成してもよい。
【００５６】
また、プログラムをインターネット等の通信ネットワーク上の所定のサーバ装置が有するディスク装置等に格納しておき、例えば、搬送波に重畳させて、ＭＦＰ１や管理サーバ２にダウンロード等するようにしてもよい。さらに、通信ネットワークを介してプログラムを転送しながら起動実行することによっても、上述の処理を達成することができる。
【００５７】
図１〜図７に示したシステム及びデータの構成、図８、図１０に示した処理手順等は一例であり、同様の機能と処理を実現できるならば、任意に変更可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５８】
【図１】本発明の一実施形態に係る証憑登録システムの構成を示す図である。
【図２】図１のＭＦＰの内部構成を示すブロック図である。
【図３】図１のＭＦＰの概観を示す図である。。
【図４】図１の管理サーバの内部構成を示すブロック図である。
【図５】社員管理ＤＢの構成例を示す図である。
【図６】証憑管理ＤＢの構成例を示す図である。
【図７】ワークフロー管理ＤＢの構成例を示す図である。
【図８】証憑登録処理を説明するためのフローチャートである。
【図９】ＭＦＰの表示装置に出力される画面の例を示す図である。
【図１０】証憑・ＷＦ関連付処理を説明するためのフローチャートである。
【図１１】証憑一覧ビューの表示例を示す図である。
【図１２】関連付テーブルの構成例を示す図である。
【符号の説明】
【００５９】
１  ＭＦＰ 
２  管理サーバ 
３  ネットワーク 
４  電話回線網（ファクシミリ回線網） 
１００  証憑管理システム 
【図１】
2010061564.tif 000003
【図２】
2010061564.tif 000004
【図３】
2010061564.tif 000005
【図４】
2010061564.tif 000006
【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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