(57)【要約】【課題】電子ファイル管理システムにおいて、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減すること。【解決手段】本発明に係る電子ファイル管理システム１は、電子ファイルを取得して処理する処理部と、前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、を備えた複数の情報処理装置と、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置５０に保存するか否かを決定する決定部３４と、を備えた管理装置３０と、を有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイルを取得して処理する処理部と、
前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、
を備えた複数の情報処理装置と、
前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、
前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、
を備えた管理装置と、
を有する電子ファイル管理システム。
【請求項２】
前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルが、複数の前記情報処理装置に保管されている数が基準値より大きい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存しないと決定する請求項１記載の電子ファイル管理システム。
【請求項３】
前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルが、複数の前記情報処理装置に保管されている数が基準値より小さい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存すると決定する請求項１記載の電子ファイル管理システム。
【請求項４】
前記保管情報は、さらに、当該電子ファイルの保管期限に関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルの前記保管期限に関する情報を参酌して当該電子ファイルが複数の前記情報処理装置に保管されている数を算出する請求項２又は３に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項５】
前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報及び、当該情報処理装置が属するグループに関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数が基準値より大きい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存しないと決定する請求項１記載の電子ファイル管理システム。
【請求項６】
前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報及び、当該情報処理装置が属するグループに関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数が基準値より小さい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存すると決定する請求項１記載の電子ファイル管理システム。
【請求項７】
前記保管情報は、さらに、当該電子ファイルの保管期限に関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルの前記保管期限に関する情報を参酌して当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数を算出する請求項５又は６に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項８】
前記管理装置を複数有し、
各前記管理装置は、さらに、前記保管情報を記憶する保管情報記憶部を有し、
各前記管理装置は、前記保管情報記憶部に記憶された前記保管情報の更新情報を他の前記管理装置に送信する請求項１記載の電子ファイル管理システム。
【請求項９】
前記管理装置を複数有し、
各前記管理装置は、さらに、前記保存装置に記憶された前記保管情報を参照する保管情報参照部を有する請求項１記載の電子ファイル管理システム。
【請求項１０】
請求項１記載の電子ファイル管理システムに用いられ、
電子ファイルを取得して処理する処理部と、
前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、
前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を前記管理装置に送信する保管状況送信部と、
を備えた情報処理装置。
【請求項１１】
請求項１記載の電子ファイル管理システムに用いられ、
前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、
前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、
を備えた管理装置。
【請求項１２】
コンピュータを、
請求項１記載の電子ファイル管理システムに用いられ、
電子ファイルを取得して処理する処理部と、
前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、
前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を前記管理装置に送信する保管状況送信部と、
を備えた情報処理装置として機能させるためのプログラム。
【請求項１３】
コンピュータを、
請求項１記載の電子ファイル管理システムに用いられ、
前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、
前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、
を備えた管理装置として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子ファイル管理システム、情報処理装置、管理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、製品のライフサイクルの情報を利用して、ドキュメントを分散型ドキュメント管理システムに移動するか否かを判定する電子ファイル管理システムが記載されている。
【特許文献１】特開２００６−３３８３２０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
本発明の目的は、電子ファイル管理システムにおいて、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することである。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムは、電子ファイルを取得して処理する処理部と、前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、を備えた複数の情報処理装置と、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、を備えた管理装置と、を有する。
【０００５】
また、本発明の請求項２に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルが、複数の前記情報処理装置に保管されている数が基準値より大きい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存しないと決定する。
【０００６】
また、本発明の請求項３に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルが、複数の前記情報処理装置に保管されている数が基準値より小さい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存すると決定する。
【０００７】
また、本発明の請求項４に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、さらに、当該電子ファイルの保管期限に関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルの前記保管期限に関する情報を参酌して当該電子ファイルが複数の前記情報処理装置に保管されている数を算出する。
【０００８】
また、本発明の請求項５に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報及び、当該情報処理装置が属するグループに関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数が基準値より大きい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存しないと決定する。
【０００９】
また、本発明の請求項６に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報及び、当該情報処理装置が属するグループに関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数が基準値より小さい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存すると決定する。
【００１０】
また、本発明の請求項７に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、さらに、当該電子ファイルの保管期限に関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルの前記保管期限に関する情報を参酌して当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数を算出する。
【００１１】
また、本発明の請求項８に係る電子ファイル管理システムは、前記管理装置を複数有し、各前記管理装置は、さらに、前記保管情報を記憶する保管情報記憶部を有し、各前記管理装置は、前記保管情報記憶部に記憶された前記保管情報の更新情報を他の前記管理装置に送信する。
【００１２】
また、本発明の請求項９に係る電子ファイル管理システムは、前記管理装置を複数有し、各前記管理装置は、さらに、前記保存装置に記憶された前記保管情報を参照する保管情報参照部を有する。
【００１３】
また、本発明の請求項１０に係る情報処理装置は、本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられ、電子ファイルを取得して処理する処理部と、前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を前記管理装置に送信する保管状況送信部と、を備えた。
【００１４】
また、本発明の請求項１１に係る管理装置は、本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられ、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、を備えた。
【００１５】
また、本発明の請求項１２に係るプログラムは、コンピュータを、本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられ、電子ファイルを取得して処理する処理部と、前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を前記管理装置に送信する保管状況送信部と、を備えた情報処理装置として機能させる。
【００１６】
また、本発明の請求項１３に係るプログラムは、コンピュータを、本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられ、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、を備えた管理装置として機能させる。
【発明の効果】
【００１７】
上記本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムによれば、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することができる。
【００１８】
上記本発明の請求項２に係る電子ファイル管理システムによれば、各情報処理装置に電子ファイルが存在しているか否かを確認し、電子ファイルの数が基準値より大きいことを判断して、保存装置に保存される電子ファイルを削除することができる。
【００１９】
上記本発明の請求項３に係る電子ファイル管理システムによれば、各情報処理装置に電子ファイルが存在しているか否かを確認し、電子ファイルの数が基準値より小さいことを判断し、保存装置に電子ファイルを保存することができる。
【００２０】
上記本発明の請求項４に係る電子ファイル管理システムによれば、保管情報を取得できない場合においても、電子ファイルが複数の情報処理装置に保管されている数を算出することができる。
【００２１】
上記本発明の請求項５に係る電子ファイル管理システムによれば、各情報処理装置に電子ファイルが存在しているか否かを確認し、各情報処理装置の所属するグループに基づいて電子ファイルの数が基準値より大きいことを判断して、保存装置に保存される電子ファイルを削除することができる。
【００２２】
上記本発明の請求項６に係る電子ファイル管理システムによれば、各情報処理装置に電子ファイルが存在しているか否かを確認し、各情報処理装置の所属するグループに基づいて電子ファイルの数が基準値より小さいことを判断し、保存装置に電子ファイルを保存することができる。
【００２３】
上記本発明の請求項７に係る電子ファイル管理システムによれば、保管情報を取得できない場合においても、電子ファイルが複数の情報処理装置に保管されている数を算出することができる。
【００２４】
上記本発明の請求項８に係る電子ファイル管理システムによれば、管理装置が複数ある場合においても保管情報が正しく保たれる。
【００２５】
上記本発明の請求項９に係る電子ファイル管理システムによれば、管理装置が複数ある場合においても保管情報を正しく保たれる。
【００２６】
上記本発明の請求項１０に係る情報処理装置によれば、上記本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムを構築することができ、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することができる。
【００２７】
上記本発明の請求項１１に係る管理装置によれば、上記本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムを構築することができ、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することができる。
【００２８】
上記本発明の請求項１２に係るプログラムによれば、コンピュータを、上記本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられる情報処理装置として動作させることができ、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することができる。
【００２９】
上記本発明の請求項１３に係るプログラムによれば、コンピュータを、上記本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられる管理端末として動作させることができ、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３０】
以下に、本発明の好適な第１の実施形態を図１〜５を参照して説明する。
【００３１】
図１は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。電子ファイル管理システム１は、複数の情報処理装置である端末１０と、管理装置３０を有しており、各端末１０と管理装置３０とは第１の電子通信回線２０により互いに通信可能に接続されている。また、電子ファイルを保存する保存装置５０が、管理装置３０と第２の電子通信回線４０により互いに通信可能に接続されている。
【００３２】
端末１０は、中央処理装置、メモリ、記憶装置及び各種入出力機器を備えた一般的なコンピュータで良く、その形式は特に限定されない。端末１０は、電子ファイルを取得して処理する処理部である電子ファイルを閲覧する閲覧部１１、閲覧部１１により閲覧される電子ファイルを一時的に保管する保管部であるキャッシュ１２、及び、キャッシュ１２における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を管理装置３０に送信する保管情報送信部である送信部１３を備えている。これらの閲覧部１１、キャッシュ１２及び送信部１３の機能は、好適には端末１０上で動作するプログラムを用いて仮想的に実現されており、図中吹き出しを用いて図示されている。かかるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｋ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）やＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）等の任意のコンピュータ読み取り可能な情報記録媒体に記録して提供してもよいし、コンピュータ読み取り可能な電気信号として任意の電気通信回線を介して提供してもよい。また、各端末１０が、上述した以外の各種機能を備えることは、一向に差し支えない。
【００３３】
第１の電子通信回線２０は、いわゆるＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）であり、各端末１０と管理装置３０を接続するコンピュータネットワークを構成している。なお、第１の電子通信回線２０はこれに限定されず、管理装置３０と各端末１０を個別に接続する通信回線であってもよい。また、第１の電子通信回線２０としては、電気通信回線のほか、光通信回線、無線通信回線等を適宜用いてよい。
【００３４】
管理装置３０もまた、一般的なコンピュータで良いが、キーボードやモニタ等のいわゆるヒューマン・インタフェースを備えなくとも良い。もちろん、かかるヒューマン・インタフェースを備えるようにしてもなんら差し支えない。管理装置３０は、保管情報を取得する保管情報取得部である受信部３１、閲覧部１１により閲覧される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部であるキャッシュ３２、受信部３１により取得された保管情報を記憶する保管情報記憶部である記憶部３３、及び、保管情報に基づいて電子ファイルを保存装置５０に保存するか否かを決定する決定部３４を備えている。これらの受信部３１、キャッシュ３２、記憶部３３及び送信部１３の機能もまた、好適には管理装置３０上で動作するプログラムを用いて仮想的に実現されており、図中吹き出しにより図示されている。かかるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｋ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）やＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）等の任意のコンピュータ読み取り可能な情報記録媒体に記録して提供してもよいし、コンピュータ読み取り可能な電気信号として任意の電気通信回線を介して提供してもよい。また、管理装置３０が、上述した以外の各種機能を備えることは、一向に差し支えない。
【００３５】
第２の電子通信回線４０は、たとえばインターネットに代表されるＷＡＮ（Ｗｉｄｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）であり、管理装置３０と保存装置５０を接続するコンピュータネットワークを構成している。なお、第２の電子通信回線４０はこれに限定されず、管理装置３０と保存装置５０を接続する専用の通信回線等であってもよい。また、第２の電子通信回線４０もまた、第１の電子通信回線２０同様に、電気通信回線、光通信回線、無線通信回線等を適宜用いてよい。
【００３６】
保存装置５０は、管理装置３０からの指令により、電子ファイルを保存しあるいは削除することができる。保存装置５０として、好適には、一般にストレージサーバ、ネットワークストレージあるいはドキュメントアーカイブシステム等と呼ばれる大容量の記憶装置を用いることができる。これらの記憶装置は、信頼性が高く、バックアップが常時作成されるなど、事故や災害に対してもデータが失われることがないように工夫されている。そのため、これらの記憶装置では、単位容量当たりのコストは比較的高額である。もちろん、保存装置５０はこれらの記憶装置に限定されず、管理装置３０からの指令により、電子ファイルを保存しあるいは削除することができる装置であればどのようなものであってもかまわない。
【００３７】
次に、本実施形態に係る電子ファイル管理システム１の動作を図２〜４を用いて説明する。
【００３８】
図２は、電子ファイル閲覧時の端末１０の動作を示すフローチャートである。まず、ユーザが任意の端末１０を操作し、電子ファイルの閲覧を要求する（ステップＳ１１）。閲覧部１１は、キャッシュ１２に該当する電子ファイルが保管されているか否かを調べ（ステップＳ１２）、保管されているならば、キャッシュ１２から当該電子ファイルを取得し（ステップＳ１３）、ステップＳ１６へと進む。キャッシュ１２に該当する電子ファイルが保管されていなければ、閲覧部１１は管理装置３０に当該電子ファイルを要求する（ステップＳ１４）。閲覧部１１は、管理装置３０から該当する電子ファイルを受信したら、取得した電子ファイルをキャッシュ１２に保管し（ステップＳ１５）、当該電子ファイルの保管期限を設定する（ステップＳ１６）。保管期限は、電子ファイルの使用頻度等に応じて適宜定めてよいが、一例として、電子ファイルの閲覧日から１月等としてよい。続いて、送信部１３が、当該電子ファイルの保管情報を管理装置３０に送信する（ステップＳ１７）。保管情報は、当該電子ファイルを識別する識別情報、端末１０を識別する端末情報、当該電子ファイルが保管されたことを示す情報、当該電子ファイルの保管期限を含んで良い。そして、閲覧部１１は、当該電子ファイルをユーザの閲覧に供する（ステップＳ１８）。もちろん、ユーザは、当該電子ファイルを閲覧するだけでなく、編集等適宜の操作を行ってよい。
【００３９】
なお、ここで、電子ファイルの種類は特に限定されない。電子ファイルとして、代表的には、文書ファイルや、表計算ソフトウェアで用いるデータファイルを挙げることができるが、この他にも、画像や動画のデータや、アドオン或いはｗｅｂアプリケーションと呼ばれる、必要に応じて端末１０上に読み込まれ実行されるコンピュータプログラムであってもよい。
【００４０】
また、端末１０は、キャッシュ１２に保管された電子ファイルの保管期限が到来したら、当該電子ファイルをキャッシュ１２から削除する。その際にも、送信部１３は、当該電子ファイルの保管情報を管理装置３０に送信する。この場合、保管情報は、当該電子ファイルを識別する識別情報、端末１０を識別する端末情報、当該電子ファイルが削除されたことを示す情報を含む。なお、端末１０は、保管期限のみならず、キャッシュ１２に保管された電子ファイルの容量が一定値を超えた場合等にも、キャッシュ１２に保管された電子ファイルを削除してよい。この場合にも、送信部１３は、同様に当該電子ファイルの保管情報を管理装置３０に送信する。削除する電子ファイルは、好ましくは、保管期限の古いものを優先的に選択する。
【００４１】
図３は、電子ファイル閲覧時の管理装置３０の動作を示すフローチャートである。管理装置３０は、ステップＳ１４（図２）により端末１０から電子ファイルを要求されると（ステップＳ２１）、キャッシュ３２に該当する電子ファイルが保管されているか否かを調べ（ステップＳ２２）、保管されているならば、キャッシュ３２から当該電子ファイルを取得し（ステップＳ２３）、ステップＳ２８へと進む。キャッシュ３２に該当する電子ファイルが保管されていなければ、管理装置３０は、保存装置５０に該当する電子ファイルが有るか否かを調べる（ステップＳ２４）。なぜならば、後述するように、本実施形態では、保存装置５０から該当する電子ファイルが削除されている場合がありうるからである。保存装置５０に該当する電子ファイルが有るならば、管理装置３０は保存装置５０から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２５）。一方、ステップＳ２４で保存装置５０に該当する電子ファイルがない場合は、管理装置３０は、記憶部３３に記憶された保管情報を参照して、該当する電子ファイルをそのキャッシュ１２に有する別の端末１０から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２６）。その後、管理装置３０は、当該電子ファイルをキャッシュ３２に保管し（ステップＳ２７）、当該電子ファイルを要求した端末１０に、当該電子ファイルを送信する（ステップＳ２８）。
【００４２】
図４は、保管情報受信時の管理装置３０の動作を示すフローチャートである。管理装置３０は、受信部３１により端末１０の送信部１３からの保管情報を受信すると（ステップＳ３１）、記憶部３３に記憶された保管情報を更新する（ステップＳ３２）。図５は、記憶部３３に記憶された保管情報の例を示す図である。図中識別情報は、電子ファイルごとに割り当てられた固有の識別子であり、保管数は、当該電子ファイルが端末１０のキャッシュ１２に保管されている数をカウントしたものである。また、端末情報は、各端末１０を識別する通し番号、保管期限は各端末１０上における当該電子ファイルの保管期限を表している。なお、ここで、識別情報は、各電子ファイルを識別できるものであればどのようなものであってもよく、ファイル名や作成日時等の情報を用いてもよい。また、本実施形態では保管数を記憶部３３に記憶しているが、保管数は記憶部３３に記憶せずに必要に応じてカウントしてもよい。また、保管数には、端末１０のキャッシュ１２に加え、管理装置３０のキャッシュ３２に保管されている数をカウントしてもよい。さらに、端末情報は、各端末１０を識別できるものであればどのようなものであってもよく、通し番号以外にも、例えば、各端末１０が有するＩＰアドレスやＭＡＣアドレス、ネットワーク上でのコンピュータ名等を用いてよい。なお、ここでは、説明の便宜上、記憶部３３に記憶された保管情報をテーブルの形式で図示したが、データの記憶形式はどのようなものであってもかまわない。
【００４３】
図４に戻り、管理装置３０の決定部３４は電子ファイルの保管数が増加あるいは減少したかどうかを調べる（ステップＳ３３）。電子ファイルの保管数が増加している場合は、さらに、当該電子ファイルの保管数が、第１の基準値より大きいか否かを判定する（ステップＳ３４）。保管数が第１の基準値より大きくなければ、処理を終了する。保管数が第１の基準値より大きい場合には、さらに当該電子ファイルが保存装置５０に保存されているか否かを調べる（ステップＳ３５）。保存されていなければ処理を終了し、保存されていれば、当該電子ファイルを保存装置５０に保存しないと決定し、保存装置５０から削除する（ステップＳ３６）。この処理は、電子ファイルが複数の端末１０に分散して保管されている数が第１の基準値より大きい状態では、事故や災害に対して当該電子ファイルが安全であると判断し、保存装置５０から削除するということを意味している。その結果、電子ファイルの安全性を確保した上で保存装置５０に保存される電子ファイルの容量が削減される。第１の基準値は、任意の数としてよく、一例では、５である。
【００４４】
一方、決定部３４は、ステップＳ３３において、電子ファイルの保管数が減少している場合は、当該電子ファイルの保管数が、第２の基準値より小さいか否かを判定する（ステップＳ３７）。保管数が第２の基準値より小さくなければ、処理を終了し、第２の基準値より小さい場合には、さらに、当該電子ファイルが保存装置５０に保存されているか否かを調べる（ステップＳ３８）。保存されていれば処理を終了し、保存されていなければ、当該電子ファイルを保存装置５０に保存すると決定し、さらにステップＳ３９へと進む。ステップＳ３９では、管理装置３０のキャッシュ３２に該当する電子ファイルがあるか否かを調べる。キャッシュ３２に該当する電子ファイルがあれば、管理装置３０はキャッシュ３２から該当する電子ファイルを取得する（ステップＳ４０）。また、ステップＳ３９において、キャッシュ３２に該当する電子ファイルがなければ、管理装置３０は、記憶部３３に記憶された保管情報を参照して、該当する電子ファイルをそのキャッシュ１２に有する端末１０から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ４１）。この際、キャッシュ３２に取得した電子ファイルを保存するようにしてもよい。そして、管理装置３０は、取得した電子ファイルを保存装置５０に保存する（ステップＳ４２）。この処理は、電子ファイルが複数の端末１０に分散して保管されている数が第２の基準値に満たなければ、事故や災害に対して当該電子ファイルが危険であると判断し、保存装置５０に保存するということを意味している。その結果、電子ファイルの安全性が確保される。第２の基準値は、任意の数としてよく、一例では、３である。
【００４５】
また、ステップＳ３３において、電子ファイルの保管数が増加も減少もしていない場合は、決定部３４はそのまま処理を終了する。
【００４６】
上述の説明では、管理装置３０は、端末１０から受信した保管情報に基づいて記憶部３３に記憶された保管情報を更新したが、これに加え、保管期限に関する情報に基づいて記憶部３３に記憶された保管情報を更新してよい。すなわち、管理装置３０は、定期的、たとえば、毎日定時に記憶部３３に記憶された保管情報を確認し、保管期限を途過したものがないか調べる。保管期限を途過した保管情報があれば、当該情報を削除して記憶部３３を更新する。その後、図４におけるステップＳ３３以降の処理を行う。この処理により、何らかの事情、例えば、端末１０が起動していない等の理由により特定の端末１０と通信ができず、保管情報を取得できない場合であっても、電子ファイルの保管数は正確に保たれる。なお、かかる処理を行わない場合は、保管期限に関する情報は不要である。
【００４７】
また、管理装置３０のキャッシュ３２に保管された電子ファイルは、所定のタイミングで削除されることが好ましい。かかるタイミングは任意のものとしてよいが、好適な例としては、記憶部３３の保管情報を参照し、端末１０における電子ファイルの保管数が一定数、たとえば０となった場合を検出してキャッシュ３２から当該電子ファイルを削除するとよい。すなわち、図５において、識別情報が「７８ｈ２ｒ８ｘ６ｈ８９ａ」の電子ファイルは保管数が０であるが、かかる場合には、同ファイルをキャッシュ３２から削除する。もちろん、これ以外にも、管理装置３０が保存装置５０に電子ファイルを保存するタイミング（図４中ステップＳ４２）や、キャッシュ３２に保管される電子ファイルに設定された保管期限を途過したり、キャッシュ３２の容量が一定値を超過したりした場合などに当該電子ファイルを削除してよい。これらの処理は、いずれか一を採用してもよいし、複数のものを併用してもかまわない。
【００４８】
続いて、本発明の好適な第２の実施形態を図６及び７を参照して説明する。なお、本実施形態において、第１の実施形態と同様の構成要素には同符号を付し、その詳細な説明を省略する。
【００４９】
図６は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。本実施形態では、複数の端末１０が複数のグループに区別されている。図中ではグループ１〜グループ３までの３のグループを図示しているが、グループの数はこれに限定されず、任意の数としてよい。
【００５０】
そして、本実施形態では、各端末１０の送信部１３により送信される保管情報には、当該端末が属するグループに関する情報がさらに含まれる。図７は、本実施形態における記憶部３３に記憶された保管情報の例を示す図である。ここでは、グループ情報として、グループ番号を採用したが、これに限定するものではなく、各グループを識別可能な情報であればどのようなものであってもよい。図中示されるように、本実施形態においては、保管数は、端末１０のキャッシュ１２に保管された電子ファイルの数ではなく、当該電子ファイルが保管されている端末１０が属するグループの数を示している。そして、決定部３４は、当該電子ファイルが保管されている端末１０が属するグループの数を示す保管数に基づいて、当該電子ファイルを保存装置５０に保存するか否かを決定する。すなわち、決定部３４は、保管数が第１の基準値より大きい場合に、当該電子ファイルを保存装置５０に保存しないと決定し、保管数が第２の基準値より小さい場合に、当該電子ファイルを保存装置５０に保存すると決定する。この処理の意味は次のとおりである。すなわち、火事や地震などの事故や災害の際には、物理的に近接して配置された端末１０は一斉に損傷することが予想される。それに対し、物理的に近接して配置された端末１０を同じグループに割り当て、物理的に遠隔して配置された端末１０には異なるグループを割り当てると、そのような事故や災害に対しても電子ファイルの安全性が確保される。例として、オフィスビルの各階毎に異なるグループを割り当てたり、遠隔地にある事業所毎に異なるグループを割り当てたりする等が考えられる。もちろん、グループの割り当てをどのようにするかは任意である。
【００５１】
なお、本実施形態においても、第１の実施形態同様に、保管期限に関する情報に基づいて記憶部３３に記憶された保管情報を更新してよい。
【００５２】
続いて、本発明の好適な第３の実施形態を図８を参照して説明する。なお、本実施形態においても、第１の実施形態と同様の構成要素には同符号を付し、その詳細な説明を省略する。
【００５３】
図８は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。本実施形態では、管理装置３０が複数存在し、各管理装置３０は第２の電子通信回線４０を介して保存装置５０と通信可能に接続されている。また、各管理装置３０は、保管情報を記憶する記憶部３３を備えている。
【００５４】
本実施形態における管理装置３０は、記憶部３３に記憶した保管情報が更新されると、その更新情報を他の管理装置３０に送信する。更新情報を受信した管理装置３０は、その更新情報に基づいて自身の記憶部３３に記憶した保管情報を更新する。このようにして、複数の管理装置３０における保管情報が正しく保たれる。
【００５５】
続いて、本発明の好適な第４の実施形態を図９を参照して説明する。なお、本実施形態においても、第１の実施形態と同様の構成要素には同符号を付し、その詳細な説明を省略する。
【００５６】
図９は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。本実施
形態においても、管理装置３０が複数存在し、各管理装置３０は第２の電子通信回線４０を介して保存装置５０と通信可能に接続されている。また、各管理装置３０は、保存装置５０の記憶部５１に記憶された保管情報を参照する参照部３５を備えている。
【００５７】
本実施形態における各管理装置３０は、端末１０からの保管情報を受信部３１で受信すると、参照部３５によって保存装置５０の記憶部５１に記憶された保管情報を参照し、更新する。すなわち、各管理装置３０は単一の保管情報を参照するから、複数の管理装置３０における保管情報は正しく保たれる。
【００５８】
続いて、本発明の好適な第５の実施形態を図１０を参照して説明する。なお、本実施形態においても、第１の実施形態と同様の構成要素には同符号を付し、その詳細な説明を省略する。
【００５９】
図１０は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。本実施形態では、管理装置３０は独立して設けられず、複数の端末１０の中の一が、情報処理装置である端末１０としての機能と、管理装置３０としての機能を兼ね備えた管理端末６０となっている。そして、各端末１０、管理端末６０と保存装置５０は第１の電子通信回線２０を介し相互に通信可能に接続されている。このようにしても、第１の実施形態と同様の電子ファイル管理システム１として機能する。
【００６０】
さらに、本発明の好適な第６の実施形態を図１１を参照して説明する。なお、本実施形態においても、第１の実施形態と同様の構成要素には同符号を付し、その詳細な説明を省略する。
【００６１】
図１１は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。本実施形態では、管理装置３０が複数設けられており、各管理装置３０は、電子ファイルを取得して処理する処理部と、当該処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部とを備えた情報処理装置としても機能する。すなわち、各管理装置３０は、端末１０からの要求に応じ、保存装置５０から電子ファイルを取得し、各端末１０に送信する処理を行う処理部である送信部３６、送信部３６により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部であるキャッシュ３２を有する。さらに、各管理装置３０は決定部３４及び参照部３５を有している。決定部３４は第１の実施形態における決定部３４と、参照部３５は第４の実施形態における参照部３５と同様のものである。また、本実施形態では、第４の実施形態同様に保存装置５０の記憶部５１に保管情報が記憶される。
【００６２】
図１２は、本実施形態における記憶部５１に記憶された保管情報の例を示す図である。同図中、管理装置情報として示されているのは、各電子ファイルをキャッシュ３２に保管している管理装置３０を識別する情報である。ここでは、管理装置情報として各管理装置３０に割り振られた通し番号を例として示しているが、各管理装置３０を識別し得る情報であればどのようなものであってもかまわない。そして、保管数は、各電子ファイルが、管理装置３０のキャッシュ３２に保管されている数をカウントしたものである。すなわち、本実施形態では、決定部３４は、電子ファイルが、情報処理装置としての管理装置３０に保管されている数に基づいて当該電子ファイルを保存装置５０に保存するか否かを決定する。このようにすると、複数の管理装置３０によって、電子ファイルの安全性を確保した上で保存装置５０に保存される電子ファイルの容量が削減される。
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】第１の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】電子ファイル閲覧時の端末の動作を示すフローチャートである。
【図３】電子ファイル閲覧時の管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図４】保管情報受信時の管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図５】記憶部に記憶された保管情報の例を示す図である。
【図６】第２の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。
【図７】第２の実施形態における記憶部に記憶された保管情報の例を示す図である。
【図８】第３の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。
【図９】第４の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。
【図１０】第５の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。
【図１１】第６の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。
【図１２】第６の実施形態における記憶部に記憶された保管情報の例を示す図である。
【符号の説明】
【００６４】
１  電子ファイル管理システム、１０  端末、１１  閲覧部、１２  キャッシュ、１３  送信部、２０  第１の電子通信回線、３０  管理装置、３１  受信部、３２  キャッシュ、３３  記憶部、３４  決定部、３５  参照部、３６  送信部、４０  第２の電子通信回線、５０  保存装置、５１  記憶部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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