(57)【要約】【課題】文書制御情報が付与されていない文書への文書制御情報の登録作業を、本構成を採用しない場合に比べて容易に行うことを目的とする。【解決手段】ポリシ情報を取得するためのコード情報が形成された登録済みの紙文書と新たに登録する紙文書とを画像形成装置１２や画像読取装置が接続されたクライアントコンピュータで読み取ることで、読み取ったコード情報から既に登録された紙文書のポリシ情報（ポリシＩＤ及びユーザＩＤ）を取得し、新たに読み込まれた文書のポリシ情報として複写して新たに読み取った紙文書を登録する。【選択図】図５
2010061300.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書情報に対する処理を制御する文書制御情報、または該文書制御情報を取得するための情報の何れか一方を表す付与情報が記録された出力媒体、及び文書制御情報が付与されていない文書を読み取る読取手段と、
前記読取手段によって読み取られた前記出力媒体の前記付与情報に基づいて、前記出力媒体に対応する前記文書制御情報を取得する取得手段と、
前記読取手段によって文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を付与する付与手段と、
前記付与手段によって前記文書制御情報が付与された前記文書情報を、文書情報を管理する文書管理手段に登録する登録手段と、
を備えた文書管理装置。
【請求項２】
使用者の認証を行う認証手段を更に備え、
前記付与手段が、前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の複写権に基づいて、前記使用者が前記複写権を有する場合に、前記読取手段によって文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を付与する請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の表示権に基づいて、前記使用者が前記表示権を有する場合に、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を表示する表示手段を更に備えた請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の変更権に基づいて、前記使用者が前記変更権を有する場合に、前記表示手段によって表示された前記文書制御情報を変更する変更手段を更に備え、
前記付与手段が、前記読取手段によって文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記変更手段によって変更された前記文書制御情報を付与する請求項３に記載の文書管理装置。
【請求項５】
請求項１〜４の何れか１項に記載の文書管理装置と、
前記認証手段によって認証を行うための認証情報を管理する認証管理手段と、
前記認証手段によって認証された使用者の前記文書制御情報に対する予め定められた権限を管理する文書制御情報管理手段と、
文書情報を管理する文書情報管理手段と、
を備えた文書管理システム。
【請求項６】
請求項１〜４の何れか１項に記載の文書管理装置の各手段としてコンピュータを機能させるための文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理システム、及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書情報のセキュリティポリシやアクセス権の設定等に関する技術としては、例えば、特許文献１〜４に記載の技術が提案されている。
【０００３】
特許文献１に記載の技術では、紙文書を読み取って文書管理システムに格納することにより、格納先のフォルダ毎に設定されたセキュリティポリシを新たに格納された文書に自動的に付与することが提案されている。
【０００４】
また、特許文献２に記載の技術では、紙文書を読み取って、紙文書の印刷源である元文書の対応情報を取得し、取得したセキュリティポリシに基づき、元文書を利用した新たな電子文書作成や紙文書に対する電子文書の配信などの処理を行うことが提案されている。
【０００５】
また、特許文献３に記載の技術では、データベースに登録された文書の管理情報を付与した媒体文書を出力し、システムにおいて媒体文書の管理情報を読み取って、アクセス権のあるユーザにはオリジナル文書の出力を許可することが提案されている。また、文書中に記載された配布先ユーザとグループは、文書のデータベース登録時にアクセス権限者として自動的に設定することが提案されている。
【０００６】
さらに、特許文献４に記載の技術では、紙文書と電子文書を統合的に管理するドキュメント管理システムにおいて、紙文書に付与されたＵＲＩを読み取ることにより、アクセス権に応じた原本文書への処理を行うことが提案されている。
【特許文献１】特開２００７−１９９９１０号公報
【特許文献２】特開２００７−２４３６２１号公報
【特許文献３】特開平１０−１４３４１４号公報
【特許文献４】特開２００３−１５７２５１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、文書制御情報が付与されていない文書への文書制御情報の登録作業を、本構成を採用しない場合に比べて容易に行うことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１に記載の文書管理装置は、文書情報に対する処理を制御する文書制御情報、または該文書制御情報を取得するための情報の何れか一方を表す付与情報が記録された出力媒体、及び文書制御情報が付与されていない文書を読み取る読取手段と、前記読取手段によって読み取られた前記出力媒体の前記付与情報に基づいて、前記出力媒体に対応する前記文書制御情報を取得する取得手段と、前記読取手段によって文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を付与する付与手段と、前記付与手段によって前記文書制御情報が付与された前記文書情報を、文書情報を管理する文書管理手段に登録する登録手段と、を備えることを特徴としている。
【０００９】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、使用者の認証を行う認証手段を更に備え、前記付与手段が、前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の複写権に基づいて、前記使用者が前記複写権を有する場合に、前記読取手段によって文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を付与することを特徴としている。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の発明において、前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の表示権に基づいて、前記使用者が前記表示権を有する場合に、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を表示する表示手段を更に備えることを特徴としている。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の変更権に基づいて、前記使用者が前記変更権を有する場合に、前記表示手段によって表示された前記文書制御情報を変更する変更手段を更に備え、前記付与手段が、前記読取手段によって文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記変更手段によって変更された前記文書制御情報を付与することを特徴としている。
【００１２】
請求項５に記載の文書管理システムは、請求項１〜４の何れか１項に記載の文書管理装置と、前記認証手段によって認証を行うための認証情報を管理する認証管理手段と、前記認証手段によって認証された使用者の前記文書制御情報に対する予め定められた権限を管理する文書制御情報管理手段と、文書情報を管理する文書管理手段と、を備えることを特徴としている。
【００１３】
請求項６に記載の文書管理プログラムは、請求項１〜４の何れか１項に記載の文書管理装置の各手段としてコンピュータを機能させることを特徴としている。
【発明の効果】
【００１４】
請求項１に記載の発明によれば、文書制御情報が付与されていない文書への文書制御情報の登録作業を、本構成を採用しない場合に比べて容易に行うことができる、という効果がある。
【００１５】
請求項２に記載の発明によれば、本構成を採用しない場合に比べて、安全に文書登録を行うことができる、という効果がある。
【００１６】
請求項３に記載の発明によれば、文書制御情報を確認して文書制御情報が付与されていない文書に付与することができる、という効果がある。
【００１７】
請求項４に記載の発明によれば、本構成を採用しない場合に比べて、文書制御情報が付与されていない文書の文書情報へのアクセス権設定を安全かつ容易に行うことができる、という効果がある。
【００１８】
請求項５に記載の発明によれば、文書制御情報が付与されていない文書の文書情報への煩雑なアクセス権設定作業を行うことなく、本構成を採用しない場合に比べて、文書制御情報が付与されていない文書の登録作業を容易に行うことができる、という効果がある。
【００１９】
請求項６に記載の発明によれば、文書制御情報が付与されていない文書への文書制御情報の登録作業を、本構成を採用しない場合に比べて容易に行うことができる、という効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態の一例を詳細に説明する。
（第１実施形態）
図１は、本発明の第１実施形態に係わる文書管理システムの概略構成を示す図である。
【００２１】
本発明の第１実施形態に係わる文書管理システム１０は、図１に示すように、画像形成装置１２、認証サーバ１４、文書管理サーバ１６、ポリシサーバ１８、及びクライアントコンピュータ２０がネットワーク２４に接続されて構成されている。なお、ネットワーク２４としては、各種ネットワークを適用することができる。
【００２２】
画像形成装置１２は、複写機能、ファクシミリ機能、及び画像読取機能等の複数の機能を備えているものを適用する。画像形成装置１２を使用する際には、ＩＣカードや暗証番号入力等を行うことによって使用者の認証を行って使用可能となる。
【００２３】
画像形成装置１２を使用する際の認証は、ネットワーク２４に接続された認証サーバ１４にＩＣカードの情報や暗証番号等を送信することで行われる。認証サーバ１４には、使用者を特定するための情報や使用者を特定するための暗証番号が予め記憶されており、例えば、画像形成装置１２を使用する際にネットワーク２４を介して認証サーバ１４に送信されたＩＣカードの情報や暗証番号等の情報と、認証サーバ１４に記憶された情報とを認証サーバ１４が照合することによって使用者を特定して、特定結果を画像形成装置１２に返信することによって認証する。すなわち、登録されていないユーザの画像形成装置１２の使用を制限する。なお、情報の照合は、認証サーバ１４に記憶された情報を画像形成装置１２が取得して照合するようにしてもよい。
【００２４】
文書管理サーバ１６は、画像形成装置１２によって紙文書を読み取ることによって得られる文書データや、クライアントコンピュータ２０で作成された文章データ等を格納する。文書データを格納する際には、文書を特定するための文書ＩＤを付加して格納する。そして、文書管理サーバ１６に格納された文書データへのアクセスは、認証サーバ１４によって認証され、ポリシサーバ１８によって認められた権限を有する場合に文書データへのアクセスが許可される。
【００２５】
ポリシサーバ１８は、文書データに付与され、文書データに対する処理を制御する文書制御情報（以下、ポリシ情報という。）の管理を行う。ポリシ情報としては、例えば、文書管理サーバ１６に格納された文書データに対する属性表示権や、内容表示権、印刷権、ポリシ表示権、ポリシ複写権、及びポリシ変更権などがある。例えば、文書に対する所定の処理（内容表示、印刷、ポリシ表示、ポリシ複写、及びポリシ変更等）を実行する権限が定められたテーブル等を記憶しており、権限に応じて文書管理サーバ１６に格納された文書に対する処理を制御する。
【００２６】
クライアントコンピュータ２０は、文書の作成や、ポリシサーバ１８で管理されるポリシ情報に応じて、文書管理サーバ１６に格納された文書の内容表示、印刷指示、ポリシ表示、ポリシ複写、及びポリシ変更等の所定の処理に対応する制御が行われる。クライアントコンピュータ２０は、ＩＣカードの情報や暗証番号の入力等を行うことによって認証サーバ１４に対して認証を行い、ポリシサーバ１８から使用者を特定するためのユーザＩＤや文書ＩＤに対応するポリシ情報を取得することで、認証サーバ１４の認証結果やポリシサーバ１８から取得したポリシ情報に応じた文書管理サーバ１６に格納された文書に対するアクセスが許可される。
【００２７】
図２（Ａ）は、認証サーバ１４、文書管理サーバ１６、ポリシサーバ１８、及びクライアントコンピュータ２０等の概略構成を示すブロック図であり、図２（Ｂ）は、画像形成装置１２の概略構成を示すブロック図である。
【００２８】
各サーバ及びクライアントコンピュータ２０は、図２（Ａ）に示すように、ＣＰＵ３０、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３４、及び入出力ポート３６を備えている。入出力ポート３６には、ディスプレイ３８、マウス４０、キーボード４２、及びハードディスク４４等の記憶装置が接続されている。なお、クライアントコンピュータ２０の入出力ポート２０にはスキャナ等の画像読取装置２２（図１）を接続して、文書管理サーバ１６に対して文書データの登録が可能なようにしてもよい。
【００２９】
認証サーバ１４のハードディスク４４には、画像形成装置１２を使用するための認証を行うための認証情報等が記憶されている。認証情報としては、例えば、図３（Ａ）に示すように、ＩＣカードや暗証番号に対応する画像形成装置１２の使用者（ユーザＩＤ）が予め登録されており、画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０等で入力された暗証番号やＩＣカードの情報と登録されたユーザＩＤとを照合することにより認証を行う。そして、認証サーバ１４は、使用者が登録されている場合に、画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０等の使用を許可する。なお、使用者を特定するためのユーザＩＤの登録は、認証サーバ１４で行うようにしてもよいし、所定の権限をＩＣカードの情報や暗証番号等で認証して、クライアントコンピュータ２０等から登録するようにしてもよい。
【００３０】
また、文書管理サーバ１６のハードディスク４４には、文書ＩＤ、属性情報、及び文書内容を表す文書データ等を管理するための情報等が記憶されている。例えば、図３（Ｂ）に示すように、文書ＩＤ毎に属性情報及び文書データが予め登録されている。なお、文書データの登録は、画像形成装置１２や画像読取装置２２が接続されたクライアントコンピュータ２０等から行うことが可能であり、文書データを登録する際の処理については後述する。
【００３１】
さらに、ポリシサーバ１８のハードディスク４４には、文書管理サーバ１６に登録された文書を特定するための文書ＩＤ毎にポリシ情報を管理するための情報が記憶されている。例えば、図３（Ｃ）に示すように、ポリシ情報の内容を特定するためのポリシＩＤに対応する操作内容を表すテンプレートが記憶されていると共に、図３（Ｄ）に示すように、文書ＩＤ毎に、ポリシＩＤ及びユーザＩＤが予め定められたテーブルが記憶されている。これによって、文書管理サーバ１６に格納された各文書毎に対応するポリシＩＤが表すポリシ情報によって、属性表示、内容表示、印刷権、ポリシ複写、ポリシ表示、及びポリシ変更等の文書に対する所定の処理が制御される。また、ポリシサーバ１８には、ユーザＩＤ毎のポリシＩＤも記憶するようにしてもよい。これによって、使用者毎に文書に対する所定の処理が制御される。
【００３２】
画像形成装置１２についても図２（Ｂ）に示すように、ＣＰＵ５０、ＲＯＭ５２、ＲＡＭ５４、及び入出力ポート５６を備えている。画像形成装置１２の入出力ポート５６には、ディスプレイ５８、操作部６０、ハードディスク６２、画像読取部６４、及び画像出力部６６等が接続されている。画像形成装置１２では、ユーザによる操作部６０への操作によって画像読取部６４により紙文書を読み取って電子化して文書データを生成したり、読み取って電子化した文書データに基づく画像形成を画像出力部６６で行うことによって紙文書を複写することが可能とされている。なお、ＩＣカードを認証として使用する場合には、カードリーダが入出力ポートにさらに接続される。
【００３３】
上述のように構成された本発明の第１実施形態に係わる文書管理システム１０では、画像形成装置１２を使用する際には、ＩＣカードの情報や暗証番号等を画像形成装置１２に入力することによって、入力された情報に対応する使用者が認証サーバ１４に登録されているか否かを問い合わせ、登録されている場合に画像形成装置１２の使用が許可される。なお、クライアントコンピュータ２０を使用する際にも認証サーバ１４に問い合わせて認証するようにしてもよい。
【００３４】
また、画像形成装置１２や画像読取装置２２が接続されたクライアントコンピュータ２０から紙文書を電子化して文書管理サーバ１６に登録することが可能である。この場合には、認証サーバ１４による認証後に、画像形成装置１２の画像読取部６４やクライアントコンピュータ２０に接続された画像読取装置２２等によって読み取ることによって電子化された文書データを文書管理サーバ１６に登録する。登録の際には、当該文書に対する処理を制御するポリシ情報を付与してポリシサーバ１８に登録することで、ポリシサーバ１８に登録されたポリシ情報に応じて、登録された文書の属性表示、内容表示、印刷、ポリシ表示、及びポリシ編集等の所定の処理の制御が可能となる。
【００３５】
ところで、上述のような文書管理システム１０に紙文書を電子化して、ポリシ情報を文書データに付与して登録する際には、ポリシ情報を設定するために煩雑な作業を要する。
【００３６】
そこで、本実施形態では、既に登録されている文書データを画像形成装置１２によって紙文書として出力する。このとき当該文書に付与されたポリシ情報または該ポリシ情報を得ることができる情報をコード情報として紙文書の所定の位置に画像形成する。コード情報としては、例えば、バーコードや、２次元バーコード、暗号化された数字を含む文字列等を用いることができる。
【００３７】
そして、新たに登録する紙文書と共に、コード情報が形成された紙文書を画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０に接続された画像読取装置２２によって読み取って、コード情報から既に登録されているポリシ情報を取得して、新たに読み取った文書に取得したポリシ情報を付加して文書管理サーバ１６に登録する。これによって、既に登録された紙文書と同じポリシ情報を付加したい場合には、ポリシ情報の設定を行うという煩雑な作業を行うことなく、容易にポリシ情報を付加して新たな文書データを登録することが可能となる。
【００３８】
続いて、上述のように構成された文書管理システム１０において、紙文書を登録する際の詳細な処理の流れについて説明する。図４は、本発明の第１実施形態に係わる文書管理システム１０において画像形成装置１２または画像読取装置２２が接続されたクライアントコンピュータ２０で行われる紙文書を電子化してポリシ情報を付加して文書管理サーバ１６に登録する際の処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【００３９】
ステップ１００では、暗証番号を入力したり、ＩＣカードを用いる等によってユーザ認証が行われてステップ１０２へ移行する。すなわち、ＩＣカードから読み取った情報や画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０で入力された暗証番号が認証サーバ１４に出力されることによって、認証サーバがＩＣカードの情報や暗証番号が登録されているか否かを照合して照合結果を画像形成装置１２へ返信することによってユーザ認証が行われる。
【００４０】
ステップ１０２では、認証が成功したか否か判定され、該判定が肯定された場合にはステップ１０４へ移行し、否定された場合にはそのまま処理を終了する。なお、認証が失敗してそのまま処理を終了する場合には、認証が失敗した旨をディスプレイ等に表示してユーザに報知するようにしてもよい。
【００４１】
ステップ１０４では、紙文書の読取開始か否か判定される。該判定は、紙文書が画像形成装置１２や画像読取装置２２にセットされて画像形成装置１２の操作部６０やクライアントコンピュータ２０のキーボード４２やマウス４０等によって読取り開始が指示されたか否かを判定し、該判定が肯定されるまで待機してステップ１０６へ移行する。なお、ステップ１０４の判定が待機中に他の指示が行われた場合には当該処理を終了して指示された処理を行う。
【００４２】
ステップ１０６では、画像形成装置１２の画像読取部６４またはクライアントコンピュータ２０に接続された画像読取装置２２によって紙文書の読取りが開始されてステップ１０８へ移行する。
【００４３】
ステップ１０８では、全ての紙文書の読取りが終了したか否か判定され、該判定が否定された場合にはステップ１０６に戻って全ての紙文書の読取りが終了するまで上述の処理が繰り返されて、ステップ１０８の判定が肯定されたところでステップ１１０へ移行する。
【００４４】
ステップ１１０では、コード情報があるか否か判定される。該判定は、読み取った文書中にポリシ情報を得るためのコード情報があるか否かが判定され、該判定が否定された場合には当該処理を終了し、肯定された場合にはステップ１１２へ移行する。なお、コード情報がない場合には、処理を終了せずに、ポリシ情報を付加しないで読み取った文書を文書管理サーバ１６に登録したり、ポリシ情報をユーザがポリシサーバ１８に対して設定しながら読み取った文書を文書管理サーバ１６に登録する処理を行うようにしてもよい。
【００４５】
ステップ１１２では、コード情報が復元されてステップ１１４へ移行し、コード情報の復元が成功したか否か判定される。コード情報の復元が成功した場合にはステップ１１６へ移行し、失敗した場合には当該処理を終了する。なお、コード情報の復元が失敗した場合には、失敗した旨をディスプレイ３８、５８等に表示することによりユーザに報知して処理を終了するようにしてもよい。
【００４６】
ステップ１１６では、コード情報に対応するポリシ情報の取得要求がポリシサーバ１８に対して行われてステップ１１８へ移行する。これによってポリシサーバ１８では、コード情報に対応するポリシ情報を読み出して画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０に返信する。なお、コード情報がポリシ情報そのものを表す場合には、コード情報を復元することでポリシ情報を取得することができるので、当該処理を省略する。
【００４７】
ステップ１１８では、ポリシ情報を取得したか否か判定される。すなわち、ポリシサーバ１８からコード情報に対応するポリシ情報（文書ＩＤ毎のポリシＩＤ及びユーザＩＤ）が読み出されて送信されてきたか否かが判定され、該判定が肯定された場合にはステップ１２０へ移行し、否定された場合にはそのまま当該処理を終了する。なお、処理を終了する場合には、対応するポリシ情報がない旨をディスプレイ３８、５８等に表示することによってユーザに報知して終了するようにしてもよい。
【００４８】
ステップ１２０では、コード情報に対応するポリシ情報のポリシ複写権があるか否か判定される。該判定は、先のステップで認証された使用者（ユーザＩＤ）についてポリシサーバ１８に対してポリシ複写権があるか否かを問い合わせる、或いは先のステップの認証時に認証された使用者が許可されたポリシ情報をポリシサーバ１８から取得してポリシ複写権が設定されているか否かを確認することで判定し、該判定が肯定された場合にはステップ１２２へ移行し、否定された場合には当該処理を終了する。なお、本実施形態では、先のステップで認証が許可された場合にステップ１２０の判定が自動的に肯定されるようにしてもよい。また、処理を終了する場合には、ポリシ情報の複写権がないことをディスプレイ３８、５８等に表示することにより、ユーザに報知してから終了するようにしてもよい。
【００４９】
ステップ１２２では、ステップ１１８で取得したポリシ情報が、読み取って電子化された文書に付与されて文書管理サーバ１６に登録される。詳細には、新たに読み取った文書に文書ＩＤを作成して文書ＩＤと共に属性情報や文書データが文書管理サーバ１６に登録されると共に、新たに登録された文書ＩＤに対応させてポリシ情報（紙文書から読み取ったコード情報が表すポリシ情報）がポリシサーバ１８に登録される。
【００５０】
すなわち、本実施形態では、図５に示すように、ポリシ情報を取得するためのコード情報が形成された登録済みの紙文書と新たに登録する紙文書とを画像形成装置１２や画像読取装置２２が接続されたクライアントコンピュータ２０で読み取ることで、読み取ったコード情報から既に登録された紙文書のポリシ情報（ポリシＩＤ及びユーザＩＤ）を取得し、新たに読み込まれた文書のポリシ情報として複写して登録される。
（第２実施形態）
次に、本発明の第２実施形態に係わる文書管理システムについて説明する。なお、文書管理システムの概略構成については第１実施形態と同一であるため同一符号を付して説明し、詳細な説明は省略する。
【００５１】
第１実施形態では、既に登録された紙文書のポリシ情報をコード情報から読み取って、新たな紙文書に付与して登録する場合について説明したが、第２実施形態では、既に登録された紙文書のポリシ情報をコード情報から読み取って、当該ポリシ情報を変更してから登録を可能にする場合について説明する。なお、以下では、ポリシ情報を変更してから登録を可能にする場合の処理の流れについて説明する。
【００５２】
図６は、本発明の第２実施形態に係わる文書管理システムにおいて画像形成装置１２または画像読取装置２２が接続されたクライアントコンピュータ２０で行われる紙文書を電子化してポリシ情報を付加して文書管理サーバ１６に登録する際の処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【００５３】
ステップ２００では、暗証番号を入力したり、ＩＣカードを用いる等によってユーザ認証が行われてステップ２０２へ移行する。すなわち、ＩＣカードから読み取った情報や画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０で入力された暗証番号が認証サーバ１４に出力されることによって、認証サーバがＩＣカードの情報や暗証番号が登録されているか否かを照合して照合結果を画像形成装置１２へ返信することによってユーザ認証が行われる。
【００５４】
ステップ２０２では、認証が成功したか否か判定され、該判定が肯定された場合にはステップ２０４へ移行し、否定された場合にはそのまま処理を終了する。なお、認証が失敗してそのまま処理を終了する場合には、認証が失敗した旨をディスプレイ等に表示してユーザに報知するようにしてもよい。
【００５５】
ステップ２０４では、紙文書の読取開始か否か判定される。該判定は、紙文書が画像形成装置１２や画像読取装置２２にセットされて画像形成装置１２の操作部６０やクライアントコンピュータ２０のキーボード４２やマウス４０等によって読取り開始が指示されたか否かを判定し、該判定が肯定されるまで待機してステップ２０６へ移行する。なお、ステップ２０４の判定が待機中に他の指示が行われた場合には当該処理を終了して指示された処理を行う。
【００５６】
ステップ２０６では、画像形成装置１２の画像読取部６４またはクライアントコンピュータ２０に接続された画像読取装置２２によって紙文書の読取りが開始されてステップ２０８へ移行する。
【００５７】
ステップ２０８では、全ての紙文書の読取りが終了したか否か判定され、該判定が否定された場合にはステップ２０６に戻って全ての紙文書の読取りが終了するまで上述の処理が繰り返されて、ステップ２０８の判定が肯定されたところでステップ２１０へ移行する。
【００５８】
ステップ２１０では、コード情報があるか否か判定される。該判定は、読み取った文書中にポリシ情報を得るためのコード情報があるか否かが判定され、該判定が否定された場合には当該処理を終了し、肯定された場合にはステップ２１２へ移行する。なお、コード情報がない場合には、処理を終了せずに、ポリシ情報を付加しないで読み取った文書を文書管理サーバ１６に登録したり、ポリシ情報をユーザがポリシサーバ１８に対して設定しながら読み取った文書を文書管理サーバ１６に登録する処理を行うようにしてもよい。
【００５９】
ステップ２１２では、コード情報が復元されてステップ２１４へ移行し、コード情報の復元が成功したか否か判定される。コード情報の復元が成功した場合にはステップ２１６へ移行し、失敗した場合には当該処理を終了する。なお、コード情報の復元が失敗した場合には、失敗した旨をディスプレイ３８、５８等に表示することによりユーザに報知して処理を終了するようにしてもよい。
【００６０】
ステップ２１６では、コード情報に対応するポリシ情報の取得要求がポリシサーバ１８に対して行われてステップ２１８へ移行する。これによってポリシサーバ１８では、コード情報に対応するポリシ情報を読み出して画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０に返信する。なお、コード情報がポリシ情報そのものを表す場合には、当該処理を省略することができる。
【００６１】
ステップ２１８では、ポリシ情報を取得したか否か判定される。すなわち、ポリシサーバ１８からコード情報に対応するポリシ情報（文書ＩＤ毎のポリシＩＤ及びユーザＩＤ）が読み出されて送信されてきたか否かが判定され、該判定が肯定された場合にはステップ２２０へ移行し、否定された場合にはそのまま当該処理を終了する。なお、処理を終了する場合には、対応するポリシ情報がない旨をディスプレイ３８、５８等に表示することによってユーザに報知して終了するようにしてもよい。
【００６２】
ステップ２２０では、コード情報に対応するポリシ情報のポリシ表示権があるか否か判定される。該判定は、先のステップで認証された使用者（ユーザＩＤ）についてポリシサーバ１８に対してポリシ表示権があるか否かを問い合わせる、或いは先のステップの認証時に認証された使用者が許可されたポリシ情報をポリシサーバ１８から取得してポリシ表示権が設定されているか否かを確認することで判定し、該判定が肯定された場合にはステップ２２２へ移行し、否定された場合にはステップ２３４へ移行する。
【００６３】
ステップ２２２では、ポリシ情報がディスプレイ３８、５８等に表示されてステップ２２４へ移行する。
【００６４】
ステップ２２４では、ポリシ変更指示があるか否か判定される。該判定は、画像形成装置１２の操作部６０や、クライアントコンピュータ２０のキーボード４２やマウス４０等によって、表示されたポリシ情報を変更する指示が行われたか否かを判定し、該判定が肯定された場合にはステップ２２６へ移行し、否定された場合にはステップ２３４へ移行する。
【００６５】
ステップ２２６では、コード情報に対応するポリシ情報のポリシ変更権があるか否か判定される。該判定は、先のステップで認証された使用者（ユーザＩＤ）についてポリシサーバ１８に対してポリシ変更権があるか否かを問い合わせる、或いは先のステップの認証時に認証された使用者が許可されたポリシ情報をポリシサーバ１８から取得してポリシ変更権が設定されているか否かを確認することで判定し、該判定が肯定された場合にはステップ２２８へ移行し、否定された場合にはそのまま当該処理を終了する。なお、処理を終了する場合には、ポリシ変更権がない旨をディスプレイ３８、５８等に表示することによってユーザに報知するようにしてもよい。
【００６６】
ステップ２２８では、予め定められたポリシ変更入力画面が表示されてステップ２３０へ移行する。
【００６７】
ステップ２３０では、ポリシ情報の変更が終了したか否か判定される。該判定は、ポリシ変更入力画面によってポリシ情報の変更（例えば、ポリシＩＤの変更や、当該ポリシ情報の権限を許可するユーザＩＤの変更等）が終了し、終了したことを表す操作が行われたか否か等を判定し、該判定が否定された場合には肯定されるまで待機してステップ２３２へ移行する。
【００６８】
ステップ２３２では、変更されたポリシ情報が、読み取って電子化された文書に付与されて文書管理サーバ１６に登録される。詳細には、新たに読み取った文書に文書ＩＤを作成して文書ＩＤと共に属性情報や文書データが文書管理サーバ１６に登録されると共に、新たに登録された文書ＩＤに対応させて変更したポリシ情報がポリシサーバ１８に登録される。すなわち、本実施形態では、ポリシ情報を取得するためのコード情報が形成された登録済みの紙文書と新たに登録する紙文書とを画像形成装置１２や画像読取装置２２が接続されたクライアントコンピュータ２０で読み取ることで、既に登録された紙文書のポリシ情報（ポリシＩＤ及びユーザＩＤ）に対して変更を加えて、変更されたポリシ情報が、新たに読み込まれた文書のポリシ情報として登録される。
【００６９】
一方、ステップ２３４では、ポリシ複写指示があるか否か判定される。該判定は、画像形成装置１２の操作部６０や、クライアントコンピュータ２０のキーボード４２やマウス４０等によって、コード情報が表すポリシ情報を複写する指示が行われたか否かを判定し、該判定が肯定された場合にはステップ２３６へ移行し、否定された場合にはそのまま処理を終了する。なお、ポリシ複写指示がない場合には、処理を終了するのではなく、ポリシ情報の設定等を行う処理を行うようにしてもよい。
【００７０】
ステップ２３６では、コード情報に対応するポリシ情報のポリシ複写権があるか否か判定される。該判定は、先のステップで認証された使用者（ユーザＩＤ）についてポリシサーバ１８に対してポリシ複写権があるか否かを問い合わせる、或いは先のステップの認証時に認証された使用者が許可されたポリシ情報をポリシサーバ１８から取得してポリシ複写権が設定されているか否かを確認することで判定し、該判定が肯定された場合にはステップ２３８へ移行し、否定された場合には当該処理を終了する。なお、処理を終了する場合には、ポリシ情報の複写権がないことをディスプレイ３８、５８等に表示することにより、ユーザに報知してから終了するようにしてもよい。
【００７１】
ステップ２３８では、ステップ１１８で取得したポリシ情報が、読み取って電子化された文書に付与されて文書管理サーバ１６に登録される。詳細には、新たに読み取った文書に文書ＩＤを作成して文書ＩＤと共に属性情報や文書データが文書管理サーバ１６に登録されると共に、新たに登録された文書ＩＤに対応させてポリシ情報（紙文書から読み取ったコード情報が表すポリシ情報）がポリシサーバ１８に登録される。
【００７２】
すなわち、本実施形態では、既に登録された紙文書に記録されたコード情報に対応するポリシ情報を新たに読み取った文書のポリシ情報として複写して登録するだけではなく、コード情報に対応するポリシ情報をディスプレイ３８、５８等によって確認することが可能となる。そして、確認してから新たに読み取った文書のポリシ情報を変更して登録することも可能となる。
【００７３】
なお、上記の各実施形態では、コード情報が記録された登録済みの文書と文書制御情報が付与されていない文書を読み取る際に、全文書の読取りが終了してからコード情報の有無を判定するようにしたが、これに限るものではなく、例えば、コード情報の有無の判定を順次行うようにしてもよいし、登録済み文書を最初に読み取るように予め定めておく場合には、最初の文書を読み取った時点でコード情報の有無を判定するようにしてもよい。
【００７４】
また、上記の各実施形態における処理の判定順序や処理順序等は、一例として説明したが、これに限るものではなく、異なる順序としてもよいし、上記以外の処理を含むようにしてもよい。
【００７５】
また、上記の各実施形態では、登録ずみの紙文書を用いてポリシ情報を取得するようにしたが、紙文書に限るものではなく、例えば、電子ペーパー等の出力媒体を適用するようにしてもよい。
【００７６】
また、上記の各実施形態では、認証サーバ１４、文書管理サーバ１６、及びポリシサーバ１８を備える構成としたが、これに限るものではなく、例えば、各サーバの機能を全て兼ね備えたサーバとしてもよいし、認証サーバ１４及びポリシサーバ１８の機能を備えたサーバと、文書管理サーバ１６とを備えた構成としてもよいし、認証サーバ１４及び文書管理サーバ１６の機能を備えたサーバと、ポリシサーバ１８とを備えた構成としてもよいし、文書管理サーバ１６及びポリシサーバ１８の機能を備えたサーバと、認証サーバ１４とを備えた構成としてもよい。各サーバの機能を１つのサーバが兼ね備える場合には、例えば、図７に示すように、操作者、文書制御ＩＤ、文書ＩＤ、期限（文書ＩＤに対するアクセス期限やアクセス回数など）、操作内容等をテーブルとして予め記憶するようにしてもよい。すなわち、図３（Ａ）〜（Ｄ）に示す内容を集約したテーブルを記憶するようにしてもよい。
【００７７】
また、ポリシ情報の管理方法としては、上記の各実施形態で説明した方法に限らず、文書ＩＤ等の文書を特定する情報とユーザＩＤ等の操作者を特定する情報を用いて、文書を特定する情報に対応する文書に対する処理を制御する文書制御情報が特定できる管理方法を用いるようにしてもよい。
【００７８】
例えば、ポリシ情報自体にユーザ情報を含んだ形式でもよく、ポリシ情報にユーザＡには閲覧権のみ付与、ユーザＢには閲覧権と印刷権を付与するという表現が含まれていれば形式は問わない。
【００７９】
また、上記ユーザＡ、ユーザＢは、特定のユーザに対応する必要はない。例えば、ユーザＡとして、一般社員、ユーザＢは課長以上の社員というような管理を行ってもよい。この場合、認証サーバで、認証情報の付帯情報として役職情報などを管理しておけばよい。
【００８０】
この場合、役職情報と文書ＩＤから、文書ＩＤに対応する文書に対する処理を制御する文書制御情報が特定される。
【００８１】
また、上記の各実施形態では、文書登録時に既に登録されている紙文書に形成されたコード情報から読み取ったポリシ情報を新たに登録するポリシ情報として複写してポリシサーバ１８に登録するようにしたが、これに限るものではなく、例えば、画像形成装置１２や画像読取装置２２が接続されたクライアントコンピュータ２０等にポリシ情報を保持する記憶手段を持たせ、ユーザ認証を経て画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０に記憶されている既存の登録文書のポリシ情報を取得して、ポリシ情報が付与されていない文書のポリシ情報として複写して画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０にローカルに記憶するようにしてもよい。これによって登録時の処理時間の短縮が可能となる。また、このようにローカルにポリシ情報を登録する場合には、既存の登録文書全体のポリシ情報を画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０に全て記憶する必要はなく、例えば、予め定めたポリシリストに記載のある使用者やグループ単位で利用する画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０が決まっている場合には、関係する使用者やグループ単位のポリシ情報が不要されている文書について画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０に記憶するようにしてもよい。或いは、画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０によって登録した文書分だけ画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０にポリシ情報を記憶しておき、画像形成装置１２やクライアントコンピュータ２０の使用が頻度が低下する夜間や予め定めた年間保守スケジュール等に応じて定期的にポリシサーバ１８に送信したり、ポリシサーバ１８から最新情報を取得したりして、メンテナンスを行うようにしてもよい。
【００８２】
さらに、上記の各実施形態における処理は、コンピュータが実行するプログラムとしてもよい。この場合には、プログラムは、各種記録媒体（例えば、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等）に記憶させて流通させるようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８３】
【図１】本発明の第１実施形態に係わる文書管理システムの概略構成を示す図である。
【図２】（Ａ）は認証サーバ、文書管理サーバ、ポリシサーバ、及びクライアントコンピュータ等の概略構成を示すブロック図であり、（Ｂ）は、画像形成装置の概略構成を示すブロック図である。
【図３】（Ａ）は認証サーバに登録される情報の一例を示す図であり、（Ｂ）は文書管理サーバに登録される情報の一例を示す図であり、（Ｃ）はポリシサーバに登録されるテンプレートの一例を示す図であり、（Ｄ）はポリシサーバに記憶されるテーブルの一例を示す図である。
【図４】本発明の第１実施形態に係わる文書管理システムにおいて画像形成装置または画像読取装置が接続されたクライアントコンピュータで行われる紙文書を電子化してポリシ情報を付加して文書管理サーバに登録する際の処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第１実施形態に係わる文書管理システムにおける画像形成装置で紙文書を電子化して登録する際のポリシ情報の付与を説明するための図である。
【図６】本発明の第２実施形態に係わる文書管理システムにおいて画像形成装置または画像読取装置が接続されたクライアントコンピュータで行われる紙文書を電子化してポリシ情報を付加して文書管理サーバに登録する際の処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図７】認証サーバ、文書管理サーバ、及びポリシサーバを集約したサーバとした場合に記憶するテーブルの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００８４】
１０    文書管理システム
１２    画像形成装置
１４    認証サーバ
１６    文書管理サーバ
１８    ポリシサーバ
２０    クライアントコンピュータ
２２    画像読取装置
４４、６２    ハードディスク
６４    画像読取部
【図１】
2010061300.tif 000003
【図２】
2010061300.tif 000004
【図３】
2010061300.tif 000005
【図４】
2010061300.tif 000006
【図５】
2010061300.tif 000007
【図６】
2010061300.tif 000008
【図７】
2010061300.tif 000009