(57)【要約】【課題】  スプレッドシートで作成した文書の内部統制に適した、スプレッドシートへの入力データを管理するデータ管理サーバ等を提供する。【解決手段】  管理者端末から、データ管理サーバに編集可能領域を指定した文書のテンプレートが登録される。申請者端末では、テンプレートをスプレッドシートに展開して作成した文書について、セルに入力された入力データ等をデータ管理サーバに送信する。データ管理サーバでは、受信した入力データ等のうち編集可能領域に設定されたセルに入力された入力データを選択して、文書管理データベースに文書情報として保存する。申請者が文書の承認を申請すると、文書情報をスプレッドシートに展開してＰＤＦ等の書換え不可のファイル形式に変換し、文書管理データベースに承認文書として保存する。承認者端末にこの承認文書が読み出されて、文書の承認が行われる。【選択図】        図１
2010266968.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント端末においてスプレッドシートに入力されたデータを管理するデータ管理サーバであって、
スプレッドシートに展開して文書のテンプレートを出力するための情報であって、前記スプレッドシートの所定のセルが編集可能領域に設定されたテンプレート情報を格納するテンプレート情報格納手段と、
スプレッドシートに展開して文書を出力するための文書情報を格納する文書情報格納手段と、
クライアント端末に前記テンプレート情報格納手段に格納されたテンプレート情報を送信するテンプレート情報送信手段と、
前記クライアント端末において前記テンプレート情報を展開して出力した文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する入力データ受信手段と、
前記入力データ受信手段が受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記テンプレート情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する入力データ選択手段と、
前記入力データ選択手段が選択した入力データから、前記文書を出力するための文書情報を生成し、前記文書情報を前記文書情報格納手段に保存する文書情報保存手段と、
を備えることを特徴とするデータ管理サーバ。
【請求項２】
前記入力データ受信手段が入力データとあわせて前記文書の承認要求を受信すると、前記入力データをスプレッドシートに展開し、展開したスプレッドシートから書換えが不可能なファイル形式に変換された文書ファイルを生成する文書ファイル生成手段と、
前記文書ファイル生成手段が生成した文書ファイルを格納する文書ファイル格納手段と、
を備えていて、
前記文書情報保存手段は、前記文書ファイル生成手段が文書ファイルを生成すると、前記文書ファイル格納手段における前記文書ファイルの格納領域を含む文書情報を保存すること
を特徴とする請求項１記載のデータ管理サーバ。
【請求項３】
前記テンプレート情報格納手段に格納されるテンプレート情報には、スプレッドシートに展開すると編集可能領域のセルが他のセルと異なる色で出力されるようセルの背景色が設定されていること
を特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理サーバ。
【請求項４】
クライアント端末に前記文書情報格納手段に格納された文書情報を送信する文書情報送信手段と、
前記クライアント端末において前記文書情報を展開して出力された文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する第２の入力データ受信手段と、
前記第２の入力データ受信手段が受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記テンプレート情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する第２の入力データ選択手段と、
前記入力データ選択手段が選択した入力データから前記文書を出力するための第２の文書情報を生成し、前記文書情報格納手段に格納された前記文書情報を前記第２の文書情報に更新する文書情報更新手段と、
を備えることを特徴とする請求項１乃至３いずれかに記載のデータ管理サーバ。
【請求項５】
前記文書情報保存手段は、前記テンプレート情報に設定された編集可能領域を含む文書情報を保存し、
クライアント端末に前記文書情報格納手段に格納された文書情報を送信する文書情報送信手段と、
前記クライアント端末において前記文書情報を展開して出力された文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する第２の入力データ受信手段と、
前記第２の入力データ受信手段が受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記文書情報に含まれる編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する第２の入力データ選択手段と、
前記入力データ選択手段が選択した入力データから前記文書を出力するための第２の文書情報を生成し、前記文書情報格納手段に格納された前記文書情報を前記第２の文書情報に更新する文書情報更新手段と、
を備えることを特徴とする請求項１乃至３いずれかに記載のデータ管理サーバ。
【請求項６】
クライアント端末においてスプレッドシートに入力されたデータを管理するデータ管理プログラムであって、
スプレッドシートに展開して文書のテンプレートを出力するための情報であって、前記スプレッドシートの所定のセルが編集可能領域に設定されたテンプレート情報を格納するテンプレート情報格納手段と、スプレッドシートに展開して文書を出力するための文書情報を格納する文書情報格納手段を備えたデータ管理サーバに、
クライアント端末に前記テンプレート情報格納手段に格納されたテンプレート情報を送信するテンプレート情報送信ステップと、
前記クライアント端末において前記テンプレート情報を展開して出力した文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する入力データ受信ステップと、
前記入力データ受信ステップで受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記テンプレート情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する入力データ選択ステップと、
前記入力データ選択ステップで選択した入力データから、前記文書を出力するための文書情報を生成し、前記文書情報を前記文書情報格納手段に保存する文書情報保存ステップと、
を実行させることを特徴とするデータ管理プログラム。
【請求項７】
前記データ管理サーバに、
前記入力データ受信ステップで、入力データとあわせて前記文書の承認要求を受信すると、前記入力データをスプレッドシートに展開し、展開したスプレッドシートから書換えが不可能なファイル形式に変換された文書ファイルを生成する文書ファイル生成ステップと、
前記文書ファイル生成ステップで生成した文書ファイルを前記文書ファイルを格納するための文書ファイル格納手段に保存する文書ファイル保存ステップと、
を実行させ、
前記文書情報保存ステップでは、前記文書ファイル生成ステップで文書ファイルを生成すると、前記文書ファイル格納手段における前記文書ファイルの格納領域を含む文書情報を保存すること
を特徴とする請求項６記載のデータ管理プログラム。
【請求項８】
前記テンプレート情報格納手段に格納されるテンプレート情報には、スプレッドシートに展開すると編集可能領域のセルが他のセルと異なる色で出力されるようセルの背景色が設定されており、
前記テンプレート情報送信ステップでは、前記セルの背景色が設定されたテンプレート情報を前記クライアント端末に送信すること
を特徴とする請求項６又は７記載のデータ管理プログラム。
【請求項９】
前記データ管理サーバに、
クライアント端末に前記文書情報格納手段に格納された文書情報を送信する文書情報送信ステップと、
前記クライアント端末において前記文書情報を展開して出力された文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する第２の入力データ受信ステップと、
前記第２の入力データ受信ステップで受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記テンプレート情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する第２の入力データ選択ステップと、
前記入力データ選択ステップで選択した入力データから前記文書を出力するための第２の文書情報を生成し、前記文書情報格納手段に格納された前記文書情報を前記第２の文書情報に更新する文書情報更新ステップと、
を実行させることを特徴とする請求項６乃至８いずれかに記載のデータ管理プログラム。
【請求項１０】
前記文書情報保存ステップでは、前記テンプレート情報に設定された編集可能領域を含む文書情報を保存し、
前記データ管理サーバに、
クライアント端末に前記文書情報格納手段に格納された文書情報を送信する文書情報送信ステップと、
前記クライアント端末において前記文書情報を展開して出力された文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する第２の入力データ受信ステップと、
前記第２の入力データ受信ステップで受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記文書情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する第２の入力データ選択ステップと、
前記入力データ選択ステップで選択した入力データから前記文書を出力するための第２の文書情報を生成し、前記文書情報格納手段に格納された前記文書情報を前記第２の文書情報に更新する文書情報更新ステップと、
を実行させることを特徴とする請求項６乃至８いずれかに記載のデータ管理プログラム。
【請求項１１】
クライアント端末においてスプレッドシートに入力されたデータを管理するデータ管理方法であって、
スプレッドシートに展開して文書のテンプレートを出力するための情報であって、前記スプレッドシートの所定のセルが編集可能領域に設定されたテンプレート情報を格納するテンプレート情報格納手段と、スプレッドシートに展開して文書を出力するための文書情報を格納する文書情報格納手段を備えたデータ管理サーバが、クライアント端末に前記テンプレート情報格納手段に格納されたテンプレート情報を送信するテンプレート情報送信ステップと、
前記データ管理サーバが、前記クライアント端末において前記テンプレート情報を展開して出力した文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する入力データ受信ステップと、
前記データ管理サーバが、前記入力データ受信ステップで受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記テンプレート情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する入力データ選択ステップと、
前記データ管理サーバが、前記入力データ選択ステップで選択した入力データから、前記文書を出力するための文書情報を生成し、前記文書情報を前記文書情報格納手段に保存する文書情報保存ステップと、
を有することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項１２】
前記データ管理サーバが、前記入力データ受信ステップで、入力データとあわせて前記文書の承認要求を受信すると、前記入力データをスプレッドシートに展開し、展開したスプレッドシートから書換えが不可能なファイル形式に変換された文書ファイルを生成する文書ファイル生成ステップと、
前記データ管理サーバが、前記文書ファイル生成ステップで生成した文書ファイルを前記文書ファイルを格納するための文書ファイル格納手段に保存する文書ファイル保存ステップと、
を有していて、
前記データ管理サーバは、前記文書情報保存ステップでは、前記文書ファイル生成ステップで文書ファイルを生成すると、前記文書ファイル格納手段における前記文書ファイルの格納領域を含む文書情報を保存すること
を特徴とする請求項１１記載のデータ管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スプレッドシートで作成した文書の内部統制に適した、スプレッドシートへの入力データを管理するデータ管理サーバ、データ管理プログラム及びデータ管理の方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業等の様々な業務において使用される定型の帳票等を作成する場合、表形式の帳票等のフォーマットをデータベースに格納しておき、これを読み出して定型の帳票等を作成するコンピュータシステムに関する発明が開示されている（例えば、特許文献１、特許文献２参照）。また、こうした帳票等を作成する際のデータ入力において、スプレッドシート（表計算ソフトのシート）を用いる発明が開示されている（例えば、特許文献３、特許文献４参照）。
【０００３】
一方、金融商品取引法の制定によって、企業の業務において作成される様々な文書が内部統制の対象とされるようになっている。この中でも、スプレッドシートを使用する場合については、改ざん等の不正や計算式の誤りが見逃されやすい等の固有のリスクが存在することから、スプレッドシートを用いて作成された文書の適切な管理が求められることになっている（例えば、非特許文献１参照）。
【０００４】
これに対して、スプレッドシートで作成された文書のファイルをスタンドアローン型のコンピュータで管理するのは困難であることから、近年はクライアント端末で作成されたスプレッドシートをサーバで管理するシステムが提供されるようになっている（例えば、非特許文献２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平８−２０２７７８号公報
【特許文献２】特開平１０−４９５４６号公報
【特許文献３】特開２００３−１５９２０号公報
【特許文献４】特開２００８−１０２８５８号公報
【非特許文献】
【０００６】
【非特許文献１】「スプレッドシート統制」の用語解説、Ｗｉｋｉｐｅｄｉａホームページ、［２００９年５月６日検索]、インターネット＜http://ja.wikipedia.org/wiki/スプレッドシート統制＞
【非特許文献２】ｉＣＯＴ  ＳＳＬｏｇｇｅｒ運用フロー、日立ソフトウェアエンジニアリング株式会社ホームページ、［２００９年５月６日検索]、インターネット＜http://hitachisoft.jp/products/ic/solution/icotsslogger/flow/index.html＞
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
スプレッドシード統制を行うのに、利用者の端末で作成されたスプレッドシートのファイルの変更履歴や操作ログをファイルサーバで管理して改ざん等を防止する、非特許文献２に開示されているような方式が効果的であるが、実際に運用する際にはいくつかの問題点が生じる可能性が考えられる。
【０００８】
例えば、文書のフォーマットを統一するためにスプレッドシートにデータの入力や変更を禁止する領域を設けたい場合に、非特許文献２ではファイルの作成者が数式セルのブロックやブックの保護を行うこととされている。しかしながら、これらの操作を行うためにはスプレッドシートの操作に習熟する必要があり、この方式だと文書のフォーマットを定義するテンプレートを実質的に作成できる者が制限されてしまうおそれがある。逆に、ファイルの作成者が設定した数式セルのブロック等をスプレッドシートの操作に習熟した他の利用者が解除して、改ざんが行われるリスクが生じることにもなる。
【０００９】
また、非特許文献２では、スプレッドシートで作成されたファイルそのものが統制の対象となっているため、ファイルの一部のデータを更新するだけの場合であっても、ファイルサーバとの間でファイルの送受信を行うことになる。そのため、ファイルサイズが大きくなるとファイルサーバや通信ネットワークへの負荷がかかる可能性があるとともに、端末側でスプレッドシートの操作に利用するアプリケーションの種類やバージョンが利用者間で異なる場合には、ファイルが開けないといった問題が生じるおそれもある。
【００１０】
本発明は、このような課題に対応するためになされたものであり、スプレッドシートで作成した文書の内部統制に適した、スプレッドシートへの入力データを管理するデータ管理サーバ、データ管理プログラム及びデータ管理の方法を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
このような課題を解決する本発明は、クライアント端末においてスプレッドシートに入力されたデータを管理するデータ管理サーバであって、スプレッドシートに展開して文書のテンプレートを出力するための情報であって、前記スプレッドシートの所定のセルが編集可能領域に設定されたテンプレート情報を格納するテンプレート情報格納手段と、スプレッドシートに展開して文書を出力するための文書情報を格納する文書情報格納手段と、クライアント端末に前記テンプレート情報格納手段に格納されたテンプレート情報を送信するテンプレート情報送信手段と、前記クライアント端末において前記テンプレート情報を展開して出力した文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する入力データ受信手段と、前記入力データ受信手段が受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記テンプレート情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する入力データ選択手段と、前記入力データ選択手段が選択した入力データから、前記文書を出力するための文書情報を生成し、前記文書情報を前記文書情報格納手段に保存する文書情報保存手段と、を備えることを特徴とするデータ管理サーバである。
【００１２】
本発明のように構成すると、クライアント端末でスプレッドシートを用いて作成した文書をサーバ側で管理して統制する場合に、クライアント端末とサーバ間のデータを編集に必要なデータのみに制限して送受信するデータ量を抑制できるとともに、数値等を入力するセルのみを編集可能領域に設定し、改ざんを防止したい演算式やタイトル等が入力されたセルは編集可能領域に設定しないことによって、演算式やタイトル等が入力されたセルの更新をサーバ側で制御することが可能になる。
【００１３】
また、本発明は、前記入力データ受信手段が入力データとあわせて前記文書の承認要求を受信すると、前記入力データをスプレッドシートに展開し、展開したスプレッドシートから書換えが不可能なファイル形式に変換された文書ファイルを生成する文書ファイル生成手段と、前記文書ファイル生成手段が生成した文書ファイルを格納する文書ファイル格納手段と、を備えていて、前記文書情報保存手段は、前記文書ファイル生成手段が文書ファイルを生成すると、前記文書ファイル格納手段における前記文書ファイルの格納領域を含む文書情報を保存することを特徴とすることもできる。
【００１４】
このように構成すると、作成が完了した文書をＰＤＦ等の書換えが不可能なファイル形式で保存し、統制の対象とすることによって、改ざん等のおそれに対する安全性をより高めることができる。
【００１５】
また、本発明は、前記テンプレート情報格納手段に格納されるテンプレート情報には、スプレッドシートに展開すると編集可能領域のセルが他のセルと異なる色で出力されるようセルの背景色が設定されていることを特徴とすることもできる。
【００１６】
このように構成すると、テンプレートを用いて文書を作成する利用者は、数値等を入力することができる領域と、固定の演算式やタイトル等が入力されていて編集ができない領域を容易に判別して、入力操作を行うことが可能になる。
【００１７】
さらに、本発明は、クライアント端末に前記文書情報格納手段に格納された文書情報を送信する文書情報送信手段と、前記クライアント端末において前記文書情報を展開して出力された文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する第２の入力データ受信手段と、前記第２の入力データ受信手段が受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記テンプレート情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する第２の入力データ選択手段と、前記入力データ選択手段が選択した入力データから前記文書を出力するための第２の文書情報を生成し、前記文書情報格納手段に格納された前記文書情報を前記第２の文書情報に更新する文書情報更新手段と、を備えることを特徴としてもよい。
【００１８】
このように構成すると、一旦保存した文書を読み出して編集することが可能になるとともに、編集した文書を保存する際にも、編集可能領域のデータのみを更新することによって、演算式やタイトル等が入力されたセルが改ざんされるのを防止することができる。
【００１９】
さらに、本発明は、前記文書情報保存手段は、前記テンプレート情報に設定された編集可能領域を含む文書情報を保存し、クライアント端末に前記文書情報格納手段に格納された文書情報を送信する文書情報送信手段と、前記クライアント端末において前記文書情報を展開して出力された文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する第２の入力データ受信手段と、前記第２の入力データ受信手段が受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記文書情報に含まれる編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する第２の入力データ選択手段と、前記入力データ選択手段が選択した入力データから前記文書を出力するための第２の文書情報を生成し、前記文書情報格納手段に格納された前記文書情報を前記第２の文書情報に更新する文書情報更新手段と、を備えることを特徴としてもよい。
【００２０】
このように構成しても、一旦保存した文書を読み出して編集することが可能になるとともに、編集した文書を保存する際にも、編集可能領域のデータのみを更新することによって、演算式やタイトル等が入力されたセルが改ざんされるのを防止することは先の場合と同様であるが、編集可能領域は作成する文書の文書情報に設定することとしてもよい。
【００２１】
また、本発明は、本発明にかかるデータ管理サーバにおいて動作するデータ管理プログラムとして特定することもできる。
【００２２】
本発明にかかるデータ管理プログラムは、クライアント端末においてスプレッドシートに入力されたデータを管理するデータ管理プログラムであって、スプレッドシートに展開して文書のテンプレートを出力するための情報であって、前記スプレッドシートの所定のセルが編集可能領域に設定されたテンプレート情報を格納するテンプレート情報格納手段と、スプレッドシートに展開して文書を出力するための文書情報を格納する文書情報格納手段を備えたデータ管理サーバに、クライアント端末に前記テンプレート情報格納手段に格納されたテンプレート情報を送信するテンプレート情報送信ステップと、前記クライアント端末において前記テンプレート情報を展開して出力した文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する入力データ受信ステップと、前記入力データ受信ステップで受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記テンプレート情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する入力データ選択ステップと、前記入力データ選択ステップで選択した入力データから、前記文書を出力するための文書情報を生成し、前記文書情報を前記文書情報格納手段に保存する文書情報保存ステップと、を実行させることを特徴とするデータ管理プログラムである。
【００２３】
また、本発明にかかるデータ管理プログラムは、前記データ管理サーバに、前記入力データ受信ステップで、入力データとあわせて前記文書の承認要求を受信すると、前記入力データをスプレッドシートに展開し、展開したスプレッドシートから書換えが不可能なファイル形式に変換された文書ファイルを生成する文書ファイル生成ステップと、前記文書ファイル生成ステップで生成した文書ファイルを前記文書ファイルを格納するための文書ファイル格納手段に保存する文書ファイル保存ステップと、を実行させ、前記文書情報保存ステップでは、前記文書ファイル生成ステップで文書ファイルを生成すると、前記文書ファイル格納手段における前記文書ファイルの格納領域を含む文書情報を保存することを特徴とすることもできる。
【００２４】
また、本発明にかかるデータ管理プログラムは、前記テンプレート情報格納手段に格納されるテンプレート情報には、スプレッドシートに展開すると編集可能領域のセルが他のセルと異なる色で出力されるようセルの背景色が設定されており、前記テンプレート情報送信ステップでは、前記セルの背景色が設定されたテンプレート情報を前記クライアント端末に送信することを特徴とすることもできる。
【００２５】
さらに、本発明にかかるデータ管理プログラムは、前記データ管理サーバに、クライアント端末に前記文書情報格納手段に格納された文書情報を送信する文書情報送信ステップと、前記クライアント端末において前記文書情報を展開して出力された文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する第２の入力データ受信ステップと、前記第２の入力データ受信ステップで受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記テンプレート情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する第２の入力データ選択ステップと、前記入力データ選択ステップで選択した入力データから前記文書を出力するための第２の文書情報を生成し、前記文書情報格納手段に格納された前記文書情報を前記第２の文書情報に更新する文書情報更新ステップと、を実行させることを特徴としてもよい。
【００２６】
さらに、本発明にかかるデータ管理プログラムは、前記文書情報保存ステップでは、前記テンプレート情報に設定された編集可能領域を含む文書情報を保存し、前記データ管理サーバに、クライアント端末に前記文書情報格納手段に格納された文書情報を送信する文書情報送信ステップと、前記クライアント端末において前記文書情報を展開して出力された文書のスプレッドシートに入力されたデータを、各々のデータが入力されたセルが指定された入力データとして前記クライアント端末から受信する第２の入力データ受信ステップと、前記第２の入力データ受信ステップで受信した各々の入力データについて、指定されたセルを前記文書情報に設定された編集可能領域と突合して、前記編集可能領域に設定されたセルが指定されている入力データを選択する第２の入力データ選択ステップと、前記入力データ選択ステップで選択した入力データから前記文書を出力するための第２の文書情報を生成し、前記文書情報格納手段に格納された前記文書情報を前記第２の文書情報に更新する文書情報更新ステップと、を実行させることを特徴としてもよい。
【００２７】
また、本発明は、本発明にかかるデータ管理サーバ、又は本発明にかかるデータ管理プログラムによって実行されるデータ管理方法として特定することもできる。
【発明の効果】
【００２８】
本発明によって、スプレッドシートで作成した文書のデータを管理する際に、改ざんを防止したい演算式やタイトル等が入力されたセルの更新をサーバ側で制御することによって、改ざん等の不正行為に対する安全性を高めることが可能になる。また、クライアント端末とサーバの間では、スプレッドシートのファイルではなく、文書の作成や編集に必要なデータを選択して送受信することによりデータ量を抑制することもできるため、企業等におけるスプレッドシートで作成した文書の内部統制に特に好適である。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】本発明にかかるデータ管理サーバの実施形態の概要を示す図である。
【図２】本発明にかかるデータ管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図３】本発明にかかるデータ管理サーバを用いて見積書を作成する画面の例を示す第１の図である。
【図４】本発明にかかるデータ管理サーバを用いて見積書を作成する画面の例を示す第２の図である。
【図５】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、管理者がテンプレートを保存する手順を示す図である。
【図６】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、申請者が文書を作成して保存する手順を示す第１の図である。
【図７】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、申請者が文書を作成して保存する手順を示す第２の図である。
【図８】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、申請者が文書を作成して保存する手順を示す第３の図である。
【図９】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、申請者が文書を作成して保存する手順を示す第４の図である。
【図１０】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、申請者が文書を作成して登録する手順を示す第５の図である。
【図１１】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、承認者が文書を読み出して承認する手順を示す第１の図である。
【図１２】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、承認者が文書を読み出して承認する手順を示す第２の図である。
【図１３】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、申請者がテンプレートを読み出すフローを示すフローチャートである。
【図１４】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、申請者が文書情報を読み出すフローを示すフローチャートである。
【図１５】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、承認者が文書を作成して承認を申請するフローを示すフローチャートである。
【図１６】本発明にかかるデータ管理サーバにおいて、承認者が文書を読み出して承認するフローを示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００３０】
本発明を実施するための形態について、図面を用いて以下に詳細に説明する。尚、以下の説明では、本発明によって見積書の作成を管理する例について説明するが、かかる説明は本発明の実施形態の一例を示したものであって、本発明は以下に示す実施形態に限定されるものではない。
【００３１】
図１は、本発明の実施形態の概要として、本発明にかかるデータ管理サーバを、スプレッドシートにより作成する文書のデータ管理に用いる場合のシステム構成の全体像を示している。本発明においては、文書のテンプレートを作成・管理する管理者、文書を作成して承認を申請する申請者、申請者が作成した文書を承認する承認者がそれぞれ利用するクライアント端末が、それぞれインターネット等のネットワークでデータ管理サーバと接続されている。
【００３２】
申請者はスプレッドシートを用いて本発明の管理対象となる文書を作成するが、文書のフォーマットを統一するために、管理者がテンプレートを作成してデータ管理サーバに保存する。申請者はこのテンプレートを読み出して文書を作成してデータ管理サーバに保存し、承認者は申請者が作成した文書をデータ管理サーバから読み出して承認する。申請者が文書の承認を申請する際には、ＰＤＦ等の書換え不可のファイル形式に変換した承認文書が保存される。承認者端末にこの承認文書が読み出されて、文書の承認が行われる。これによって、文書のフォーマットが統一されるとともに、作成した文書はデータ管理サーバで管理され、所定の文書の統制が行われる。
【００３３】
管理者の作成するテンプレートや申請者の作成する文書は、いずれもスプレッドシートにデータを入力することよって作成されるが、データ管理サーバにはスプレッドシートで作成したファイルの形式では保存しない。これらの情報は、セル単位に入力されたデータとフォントや背景色等の属性に関するデータとして、文書管理データベースで管理されている。管理者端末、申請者端末、承認者端末には、ファイル形式ではないこれらのデータが送受信され、各々の端末においてスプレッドシートに展開される。
【００３４】
管理者端末、申請者端末、承認者端末では、データ管理サーバから受信したデータをスプレッドシートに展開するために、スプレッドシートの編集が可能な表計算プログラムが動作することが必要になる。そのためには、各々の端末にあらかじめ表計算のアプリケーションプログラムをインストールすることとしてもよいが、スプレッドシートを確実に再現できるようにプログラムの種類やバージョンを統一するためには、各々の端末でスプレッドシートを展開させることが可能なブラウザ用のコンポーネントをダウンロードして、スプレッドシートの編集に用いることが好ましい。
【００３５】
この場合には、管理者端末、申請者端末、承認者端末ではＷｅｂブラウザを起動させてスプレッドシートの編集を行い、データ管理サーバのＷｅｂアプリケーションと交信して必要なデータの送受信を行うことになる。
【００３６】
図２のブロック図は、本発明にかかるデータ管理サーバの構成の一例を示している。本発明にかかるデータ管理サーバは、データ管理サーバ１０と文書管理データベース２０から構成されている。データ管理サーバ１０には、テンプレート情報保存部１１、テンプレート情報送信部１２、文書情報保存部１３、文書情報送信部１４、承認処理部１５が備えられている。文書管理データベース２０には、テンプレート情報格納部２１、文書情報格納部２２、承認文書格納部２３が備えられている。
【００３７】
データ管理サーバ１０には、ＣＰＵ、メインメモリ、ＨＤＤが備えられていて、ＨＤＤに格納されたアプリケーションプログラムを動作させて所定の機能を実現する場合には、メインメモリにアプリケーションプログラムが読み出されて、ＣＰＵによって演算処理が実行される。
【００３８】
テンプレート情報保存部１１、テンプレート情報送信部１２、文書情報保存部１３、文書情報送信部１４、承認処理部１５は、いずれも機能的に特定されるものであって、これらの機能に対応するアプリケーションプログラムがＨＤＤからメインメモリに読み出され、ＣＰＵで演算処理が実行されることによって、各々の機能が実現される。
【００３９】
一方、テンプレート情報格納部２１、文書情報格納部２２、承認文書格納部２３には、それぞれコンピュータのＨＤＤの所定の記憶領域が割り当てられるが、データ管理サーバ１０と文書管理データベース２０に用いられるコンピュータの物理的な構成は特に限定されるものではなく、テンプレート情報格納部２１、文書情報格納部２２、承認文書格納部２３が、データ管理サーバ１０と同一のコンピュータのＨＤＤに割り当てられるものであってもよいし、データ管理サーバ１０とは異なるデータベースサーバを構成するコンピュータに備えられるものであってもよい。
【００４０】
テンプレート情報保存部１１は、Ｗｅｂブラウザ３１を起動したＰＣ等の管理者端末３０から、スプレッドシートを用いて作成する文書のテンプレートの設定に必要な情報として、各々のセルに入力されるテキストデータや演算式、セルのサイズや背景色などの属性情報、さらに申請者がデータの入力や編集が可能な編集可能領域を指定する情報などを受信する。これらの情報から、スプレッドシートに展開して文書のテンプレートを出力するための情報となる、スプレッドシートの所定のセルが編集可能領域に設定されたテンプレート情報をＸＭＬ化して生成し、文書管理データベース２０のテンプレート情報格納部２１に保存する。
【００４１】
テンプレート情報送信部１２は、テンプレートを編集する管理者端末３０、又はテンプレートを用いて文書を作成するＰＣ等の申請者端末４０からのリクエストに応じて、文書管理データベース２０のテンプレート情報格納部２１からテンプレート情報を読み出して、管理者端末３０又は申請者端末４０に送信する。管理者端末３０でテンプレートを編集して保存する場合には、テンプレート情報保存部１１で変更されたセルのデータ等を受け付けて、テンプレート情報格納部２１に保存されたテンプレート情報が更新される。
【００４２】
尚、ここでテンプレート情報送信部１２から申請者端末４０にテンプレート情報が送信されると、テンプレート情報に指定されたセルの属性や入力データがスプレッドシートに展開されて、図３の見積書の例のように出力される。ここで申請者がデータを入力することが可能な編集可能領域は、他のセルと異なる色で出力されるようセルの背景色を設定しておくことによって、図３の例のように申請者の入力可能なセルが明らかになる。
【００４３】
申請者端末４０では、図４の例のように着色された編集可能領域に宛先、品名、数量等を記入すると、金額等はセルにあらかじめ設定された演算式によって合計金額等が自動表示される。このような編集可能領域以外のセルにも、申請者端末４０でデータを上書きすることは可能であるが、後に説明する文書情報保存部１３の動作によって文書情報としては保存されないため、実質的には書換えが不可能な構成となっている。
【００４４】
文書情報保存部１３は、Ｗｅｂブラウザ４１を起動したＰＣ等の申請者端末４０から、申請者端末４０においてテンプレート情報を展開してスプレッドシートを用いて作成した文書について、各々のセルについて入力された入力データ等の情報を受信する。図４の見積書の例であれば、申請者端末４０から入力された品名や数量等に関する入力データ等が受信される。
【００４５】
受信した入力データのうち、元となるテンプレートについて文書管理データベース２０のテンプレート情報格納部２１に格納されたテンプレート情報に設定された編集可能領域を参照して、編集可能領域にあるセルに入力された入力データのみを選択し、その他の文書の属性情報（元となるテンプレート情報を特定するコードやセルのサイズ、背景色等）とともに、文書情報をＸＭＬ化して生成し、文書管理データベース２０の文書情報格納部２２に保存する。すなわち、図４の見積書の例であれば、合計金額の演算式や見積書の発行者名を書き換えた入力データを送信しても、編集可能領域以外のデータとして文書情報格納部２２には保存されないため、編集可能領域以外のセルはテンプレートに設定されたデータを書き換えることができない。
【００４６】
ここで、申請者端末４０から入力データ等とともに文書の承認申請のリクエストを受信した場合には、上記の文書情報の保存とあわせて、文書情報をスプレッドシートに展開し、展開したスプレッドシートをＰＤＦ等の書換えが不可能なファイル形式の文書ファイルに変換して、承認文書として文書管理データベース２０の承認文書格納部２３に保存する。このとき保存する文書情報には、文書の承認が申請済であることや、承認文書を読み出すための文書ファイルの格納領域等が入力データ等とあわせて書き込まれる。承認申請のリクエストを受信しない場合には、文書情報は作成中（承認申請前）のステータスで保存される。
【００４７】
文書送信部１４は、保存した作成中（承認申請前）の文書を編集する申請者端末４０からのリクエストに応じて、文書管理データベース２０の文書情報格納部２２から作成中（承認申請前）の文書の文書情報を読み出して、申請者端末４０に送信する。この文書情報を申請者端末４０でスプレッドシートに展開して編集すると、編集後の入力データ等については、上記と同様の処理によって、文書情報の再保存が行われ、承認申請を受けた場合には承認文書の保存が行われる。
【００４８】
承認処理部１５は、申請者が作成した文書を承認するＰＣ等の承認者端末５０からのリクエストに応じて、文書管理データベース２０の承認文書格納部２３から承認文書の文書ファイルを読み出して、承認者端末５０に送信する。Ｗｅｂブラウザ５１を起動した承認者端末５０で承認操作が行われ、承認情報を受信すると、文書管理データベース２０の文書情報格納部２２の対応する文書情報に承認済であることが書き込まれる。
【００４９】
続いて、図５〜図１２と、図１３〜図１６のフローチャートを用いて、本発明にかかるデータ管理サーバによって、管理者がテンプレート情報を保存し、そのテンプレート情報を用いて申請者が文書を作成、文書情報を保存し、文書情報から生成した承認文書を承認者が承認する処理の手順について説明する。
【００５０】
図５は、管理者がテンプレートを登録する手順を示している。管理者は、管理者端末３０でスプレッドシートを用いて文書のテンプレートを作成するが、申請者が文書の宛名や数値等を入力する領域を、申請者にも編集が可能な編集可能領域としてセルを指定する。テンプレートの作成が完了すると、完成したスプレッドシートのファイル形式ではなく、セルの番地を指定した各々のセルに入力されたデータや、サイズや背景色などセルの属性に関するデータが、データ管理サーバ１０に送信される。
【００５１】
ここで完成したスプレッドシートから、セルへの入力データやセルの属性データを取り出して送信する処理については、かかる処理を実行するプログラムをあらかじめ管理者端末３０にインストールしておいてもよいが、管理者端末３０からＷｅｂブラウザ３１でデータ管理サーバ１０にアクセスし、データ管理サーバ１０からテンプレート作成のためのＷｅｂページを読み出した管理者端末３０に対して、かかる処理を実行するスクリプトを送信するように構成すれば、管理者端末３０に専用のプログラムをインストールしておく必要はない。
【００５２】
この場合には、管理者端末３０でスプレッドシートを操作するためのプログラムも、管理者端末３０にあらかじめ表計算のアプリケーションプログラムをインストールするのではなく、Ｗｅｂブラウザ３１上でスプレッドシートを展開させることが可能なブラウザ用のコンポーネントをダウンロードさせることとすればよい。
【００５３】
セルの番地を指定した各々のセルに入力されたデータ、サイズや背景色などセルの属性に関するデータを受信したデータ管理サーバ１０では、テンプレート情報保存部１１が起動され、これらのデータをＸＭＬ化し、文書のテンプレートをスプレッドシートに展開するために必要なテンプレート情報を生成して、文書管理データベース２０のテンプレート情報格納部２１に保存する。ここで保存されるテンプレート情報にはテンプレートの識別が可能なテンプレートコードが付されるとともに、管理者が設定した編集可能領域のセルを特定するデータも含まれている。
【００５４】
図６は、申請者が文書を作成するためのテンプレートを読み出す手順を示しており、図１３のフローチャートは、これに対応するデータ管理サーバ１０のテンプレート情報送信部１２の処理フローを示している。
【００５５】
テンプレートを用いて文書を作成したい申請者が、申請者端末４０から文書の作成要求をデータ管理サーバ１０に送信すると、これを受信したデータ管理サーバ１０では（Ｓ０１）、テンプレート情報送信部１２が起動され、テンプレートを識別するテンプレートコードが埋め込まれた申請者が利用可能なテンプレートのリストを送信する（Ｓ０２）。申請者端末４０でリストの中から作成したい文書のテンプレートが選択されると、テンプレートコードが送信され、データ管理サーバ１０でこれを受信する（Ｓ０３）。
【００５６】
データ管理サーバ１０では、テンプレートコードから特定されるテンプレートのテンプレート情報を文書管理データベース２０のテンプレート情報格納部２１から読み出して（Ｓ０４）、申請者端末４０に送信する（Ｓ０５）。テンプレート情報には、スプレッドシートのセルに入力されるデータやセルの属性が指定されているので、これを受信した申請者端末４０では、テンプレート情報をスプレッドシートに展開して文書のテンプレートを出力することができる。このときに、テンプレート情報に編集可能領域と設定されたセルは、図３の見積書の例に示したように、他の部分と異なる背景色で表示される。
【００５７】
ここでテンプレート情報をスプレッドシートに展開する処理については、かかる処理を実行するプログラムをあらかじめ申請者端末４０にインストールしておいてもよいが、申請者端末４０からＷｅｂブラウザ４１でデータ管理サーバ１０にアクセスし、データ管理サーバ１０から文書作成のためのＷｅｂページを読み出した申請者端末４０に対して、かかる処理を実行するスクリプトを送信するように構成すれば、申請者端末４０に専用のプログラムをインストールしておく必要はない。
【００５８】
また、申請者端末４０でスプレッドシートを操作するためのプログラムも、申請者端末４０にあらかじめ表計算のアプリケーションプログラムをインストールするのではなく、Ｗｅｂブラウザ４１上でスプレッドシートを展開させることが可能なブラウザ用のコンポーネントをダウンロードさせることとすればよい。
【００５９】
図７は、申請者が作成中の文書を保存する手順を示しており、図１５のフローチャートは、これに対応するデータ管理サーバ１０の文書情報保存部１３の処理フローを示している。
【００６０】
申請者端末４０にテンプレートを読み出した申請者は、図３の見積書の例に示したようにスプレッドシートに出力されたテンプレートのうち、背景色で区分された編集可能領域に、図４の例に示したように必要なデータを入力する。申請者が作成した文書を保存する操作を行うと、作成したスプレッドシートのファイルではなく、セルの番地を指定した各々のセルに入力されたデータや使用したテンプレートを識別するテンプレートコード等が、データ管理サーバ１０に送信される。
【００６１】
ここで作成されたスプレッドシートから、セルへの入力データ等を取り出して送信する処理については、かかる処理を実行するプログラムをあらかじめ申請者端末４０にインストールしておいてもよいが、申請者端末４０からＷｅｂブラウザ４１でデータ管理サーバ１０にアクセスし、データ管理サーバ１０から文書作成のためのＷｅｂページを読み出した申請者端末４０に対して、かかる処理を実行するスクリプトを送信するように構成すれば、申請者端末４０に専用のプログラムをインストールしておく必要はない。
【００６２】
データ管理サーバ１０でセルへの入力データ等を受信すると（Ｓ２１）、文書情報保存部１３が起動され、受信したデータが保存されていた文書を更新するものであるか、それともテンプレートから新たに作成されたものであるかを、文書情報を特定する文書コードの有無等から判断し（Ｓ２２）、テンプレートから新たに作成されたものである場合には、保存する文書を識別するための文書コードを割り当てる（Ｓ２３）。
【００６３】
また、受信したデータが承認を申請する文書に関するものか、それとも作成中の文書を保存するものであるかを、申請者端末４０での承認申請操作によって付される承認情報の有無等から判断し（Ｓ２４）、承認情報が付された承認申請である場合には後に説明する承認申請のための処理（Ｓ２７〜Ｓ３１）を実行する。
【００６４】
承認情報が付されていない作成中の文書の保存要求である場合には、受信したテンプレートコードから文書管理データベース２０のテンプレート情報格納部２１のテンプレート情報を特定し、テンプレート情報に設定された編集可能領域に関する情報を読み出す。受信したセルへの入力データには各々のセルの番地が指定されており、テンプレート情報に設定された編集可能領域と突合する（Ｓ２５）。
【００６５】
ここで編集可能領域に設定されていないセルの番地が指定された入力データを受信した場合には、文書のタイトル、項目名、演算式、白紙部分など、データの更新を受け付けられないセルへの入力が行われたことになるので、これらの入力データは保存する文書情報には反映されない。文書管理データベース２０の文書情報格納部２２には、編集可能領域に設定されたセルへの入力データを選択し、ＸＭＬ化して作成中（承認申請前）の文書情報として保存する（Ｓ２６）。
【００６６】
保存する文書情報には、編集可能領域に入力されたデータの他に、文書を識別する文書コード、文書作成者を識別するＩＤ、テンプレート情報に含まれる編集可能領域でないセルのデータやセルの属性データをあわせて保存することとしてもよいが、これらのデータはスプレッドシートのファイル形式ではなく、文書コード単位のレコードに保存される。また、テンプレート情報に設定された編集可能領域に関する情報を、文書情報に含めて保存することとしてもよい。ここで文書情報に編集可能領域に関する情報を含めることとすると、後に説明する文書情報を読み出して作成した文書を保存する際には、最初に使用したテンプレートのテンプレート情報に遡らなくても、編集可能領域を特定することが可能になる。
【００６７】
図８は、申請者が作成中の文書を更新するために保存した文書情報を読み出す手順を示しており、図１４のフローチャートは、これに対応するデータ管理サーバ１０の文書情報送信部１４の処理フローを示している。
【００６８】
データ管理サーバ１０に保存した作成中の文書を更新したい申請者が、申請者端末４０から申請者のＩＤを付した文書の更新要求をデータ管理サーバ１０に送信すると、これを受信したデータ管理サーバ１０では（Ｓ１１）、文書情報送信部１４が起動され、文書管理データベース２０の文書情報格納部２２において申請者のＩＤが作成者に指定された、作成中の文書情報を検索する（Ｓ１２）。該当する文書情報がヒットしなければ、該当なしとしてエラー処理が行われる。
【００６９】
該当する文書情報がヒットすると、これらの文書情報を識別する文書コードが埋め込まれた申請者の作成中（承認申請前）の文書リストとして、申請者端末４０に送信する（Ｓ１３）。申請者端末４０において、リストの中から更新したい文書が選択されると、選択された文書の文書コードが送信され、データ管理サーバ１０でこれを受信する（Ｓ１４）。
【００７０】
データ管理サーバ１０では、文書コードから特定される文書情報を文書管理データベース２０の文書情報格納部２２から読み出して（Ｓ１５）、申請者端末４０に送信する（Ｓ１６）。文書情報には、スプレッドシートのセルに入力されるデータやセルの属性が指定されているので、これを受信した申請者端末４０では、文書情報をスプレッドシートに展開して作成中の文書を出力することができる。このときに、文書情報に編集可能領域と設定されたセルが他の部分と異なる背景色で表示されるのは、テンプレートを出力する場合と同様であるが、編集可能領域に設定されるセルに関する情報は、文書情報の元となったテンプレート情報から読み出して送信することとしてもよい。
【００７１】
ここで文書情報をスプレッドシートに展開する処理については、かかる処理を実行するプログラムをあらかじめ申請者端末４０にインストールしておいてもよいが、申請者端末４０からＷｅｂブラウザ４１でデータ管理サーバ１０にアクセスし、データ管理サーバ１０から文書更新のためのＷｅｂページを読み出した申請者端末４０に対して、かかる処理を実行するスクリプトを送信するように構成すれば、申請者端末４０に専用のプログラムをインストールしておく必要はない。
【００７２】
また、申請者端末４０でスプレッドシートを操作するためのプログラムも、申請者端末４０にあらかじめ表計算のアプリケーションプログラムをインストールするのではなく、Ｗｅｂブラウザ４１上でスプレッドシートを展開させることが可能なブラウザ用のコンポーネントをダウンロードさせることとすればよい。
【００７３】
図９は、申請者が作成した文書の承認を申請する手順を示しており、図１５のフローチャートは、これに対応するデータ管理サーバ１０の文書情報保存部１３の処理フローを示している。
【００７４】
申請者端末４０にテンプレート、又は作成中の文書を読み出した申請者は、背景色で区分された編集可能領域に必要なデータを入力する。申請者が作成した文書の承認を申請する操作を行うと、作成したスプレッドシートのファイルではなく、セルの番地を指定した各々のセルに入力されたデータや使用したテンプレートを識別するテンプレートコード、又は文書情報を識別する文書コード等が、承認申請であることを示す情報、申請者が指定した承認者に関する情報とともに、データ管理サーバ１０に送信される。
【００７５】
ここで作成されたスプレッドシートから、セルへの入力データ等を取り出して送信する処理については、かかる処理を実行するプログラムをあらかじめ申請者端末４０にインストールしておいてもよいが、申請者端末４０からＷｅｂブラウザ４１でデータ管理サーバ１０にアクセスし、データ管理サーバ１０から文書作成、又は文書編集のためのＷｅｂページを読み出した申請者端末４０に対して、かかる処理を実行するスクリプトを送信するように構成すれば、申請者端末４０に専用のプログラムをインストールしておく必要はない。
【００７６】
データ管理サーバ１０でセルへの入力データ等を受信すると（Ｓ２１）、文書情報保存部１３が起動され、受信したデータが保存されていた文書を更新するものであるか、それともテンプレートから新たに作成されたものであるかを、文書情報を特定する文書コードの有無等から判断し（Ｓ２２）、テンプレートから新たに作成されたものである場合には、保存する文書を識別するための文書コードを割り当てる（Ｓ２３）。
【００７７】
また、受信したデータが承認を申請する文書に関するものか、それとも作成中の文書を保存するものであるかを、申請者端末４０での承認申請操作によって付される承認情報の有無等から判断し（Ｓ２４）、ここでは承認情報が付された承認申請であるので、以下に説明する承認申請のための処理を実行する。
【００７８】
まず、承認申請の対象となる確定した文書情報を保存するために、次の処理を行う。受信した文書コードから文書管理データベース２０の文書情報格納部２２の文書情報を特定し、さらにその文書情報に指定されたテンプレート情報を特定して、文書管理データベース２０のテンプレート情報格納部２１のテンプレート情報に設定された編集可能領域に関する情報を読み出す。先に説明したように文書情報に編集可能領域が指定されている場合には、その編集可能領域に関する情報を読み出すこととしてもよい。受信したセルへの入力データには各々のセルの番地が指定されており、テンプレート情報又は文書情報に設定された編集可能領域と突合する（Ｓ２７）。
【００７９】
ここで編集可能領域に設定されていないセルの番地が指定された入力データを受信した場合には、文書のタイトル、項目名、演算式、白紙部分など、データの更新を受け付けられないセルへの入力が行われたことになるので、これらの入力データは保存する文書情報には反映しない。文書管理データベース２０の文書情報格納部２２には、編集可能領域に設定されたセルへの入力データを選択し、申請者が指定した承認者を識別するＩＤ等とともに、ＸＭＬ化して作成済・未承認で承認者による承認待ちの文書情報として保存する（Ｓ２８）。
【００８０】
さらに、保存対象となる文書情報をスプレッドシートに展開し（Ｓ２９）、展開したスプレッドシートをＰＤＦ等の書換えが不可能なファイル形式の文書ファイルに変換して（Ｓ３０）、承認用の文書ファイルとして文書管理データベース２０の承認文書格納部２３に保存する（Ｓ３１）。ここで、変換された文書ファイルの格納領域を文書情報に記録することによって、文書情報と承認用の文書ファイルを関連付けることができる。
【００８１】
図１０は、図９で示した申請者が作成した文書の承認を申請する手順の変形例を示している。図９に示した構成では、申請者が作成したスプレッドシートのファイルではなく、セルの番地を指定した各々のセルに入力されたデータ等がデータ管理サーバ１０に送信されるが、図１０に示したように、スプレッドシートのファイルを送信するように構成することもできる。
【００８２】
この実施形態においても、文書管理データベース２０の文書情報格納部２２には、データ管理サーバ１０が受信したスプレッドシートのファイルではなく、スプレッドシートのセルへの入力データ等をデータ管理サーバ１０で取り出して、入力データ等が文書情報として文書コード単位のレコードに保存されることになる。この実施形態で承認用の文書ファイルを保存する際には、申請者端末４０から受信したスプレッドシートのファイルをＰＤＦ等の書換えが不可能なファイル形式の文書ファイルに変換して、文書管理データベース２０の承認文書格納部２３に保存することとすればよい。
【００８３】
尚、上記のようにスプレッドシートからセルへの入力データ等を取り出す機能をデータ管理サーバ１０側に備える構成をとる場合には、データ管理サーバ１０でのテンプレート情報の保存、作成中の文書情報の保存についても、データ管理サーバ１０でスプレッドシートのファイルを受信し、データ管理サーバ１０でスプレッドシートからセルへの入力データ等を取り出すよう構成すればよい。申請者端末４０におけるテンプレート情報のスプレッドシートへの展開、文書情報のスプレッドシートへの展開についても、スクリプトを送信して申請者端末４０に実行させるのではなく、データ管理サーバ１０でスプレッドシートに展開したファイルを申請者端末４０に送信するよう構成してもよい。
【００８４】
図１１、図１２は、申請者が作成した文書を承認者が読み出して承認する手順を示しており、図１６のフローチャートは、これに対応するデータ管理サーバ１０の承認処理部１５の処理フローを示している。
【００８５】
データ管理サーバ１０に文書情報が保存された文書を承認する承認者が、承認者端末５０から承認者のＩＤを付した文書の読出要求をデータ管理サーバ１０に送信すると、これを受信したデータ管理サーバ１０では（Ｓ４１）、承認処理部１５が起動され、文書管理データベース２０の文書情報格納部２２において承認者のＩＤが文書の承認者に指定された承認待ちの文書情報を検索する（Ｓ４２）。該当する文書情報がヒットしなければ、「該当文書なし」の通知が送信される（Ｓ４７）。
【００８６】
尚、承認者の承認が必要な文書情報を特定する方法は上記に限られるものではなく、例えば承認者が承認者のＩＤを指定してデータ管理サーバ１０にログインすると、データ管理サーバ１０で自動的に上記の検索処理を行って、承認待ちの文書情報がヒットした場合には承認者端末５０に出力される承認者の専用ページに「承認待ち文書あり」といった表示を行うよう構成してもよい。
【００８７】
Ｓ４２において該当する文書情報がヒットすると、その文書情報に記録された格納領域から承認用の文書ファイルを特定し、特定した文書ファイルを文書管理データベース２０の承認文書格納部２３から読み出して（Ｓ４３）、承認者端末５０に送信する（Ｓ４４）。承認者端末５０では受信した文書ファイルを開き、承認する場合には所定の操作を行うことによって、図１２のように承認情報が通知される。
【００８８】
データ管理サーバ１０において承認情報を受信すると（Ｓ４５）、対応する文書情報に承認済の記録を行う（Ｓ４６）。承認済を記録する文書情報を特定する方法は特に限定されるものではなく、文書情報を識別する文書コードを付して文書ファイルを送信し、承認者端末５０から承認情報として文書コードを返信させることとしてもよいし、承認者端末５０における承認処理の間は文書管理データベース２０で文書コードを一時記憶した状態でセッションを維持し、同じセッションで承認情報を受信した場合には一時記憶された文書コードから文書情報を特定することとしてもよい。
【符号の説明】
【００８９】
１０  データ管理サーバ
１１  テンプレート情報保存部
１２  テンプレート情報送信部
１３  文書情報保存部
１４  文書情報送信部
１５  承認処理部
２０  文書管理データベース
２１  テンプレート情報格納部
２２  文書情報格納部
２３  承認文書格納部
３０  管理者端末
３１  Ｗｅｂブラウザ
４０  申請者端末
４１  Ｗｅｂブラウザ
５０  承認者端末
５１  Ｗｅｂブラウザ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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