(57)【要約】【課題】  複数人の作業者が関連する作業を各々行っている場合において、その作業中に利用の要求を受け付けた電子情報に関する情報を、その作業を各々行っている作業者に提示する。【解決手段】  参考文書抽出部１９により、参考文書抽出ルール保存部１５の内容（参考文書抽出ルール）及びオブジェクト操作履歴保存部１４の内容（文書に対する操作に関する履歴）に基づいて、複数人で関連する作業を各々行っている作業者によりその作業期間内に利用された文書を特定し、当該特定された文書を作業の資料となる参考文書として参考文書抽出ルール保存部１５に設定しておき、参考文書取得画面表示部１８により、関連する作業を行う他の作業者に対して提示する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータに、
複数人で関連する作業を各々行っている各作業者から、前記作業を開始又は再開する通知と、前記作業を中断又は終了する通知とを受け付ける通知受付機能と、
記憶手段に記憶された電子情報を利用するための利用要求を受け付ける利用要求受付機能と、
前記作業者から前記作業を開始又は再開する通知を受け付けた時期から、当該作業者から前記作業を中断又は終了する通知を受け付けた時期までの期間内に、当該作業者から利用要求を受け付けた電子情報を提示対象として特定する特定機能と、
前記特定機能により特定された提示対象の電子情報又は当該電子情報を識別する識別情報を、前記作業を各々行っている作業者に対して提示する提示機能と、
を実現させるための情報提供プログラム。
【請求項２】
前記特定機能は、前記作業の作業者から前記期間内に前記利用要求を受け付けた電子情報のうち、前記作業の作業者の総数に対する当該電子情報について前記利用要求を行った作業者の人数の割合が予め設定された値を超えるものを提示対象として特定する、
ことを特徴とする請求項１に記載の情報提供プログラム。
【請求項３】
前記特定機能は、作業者と当該作業者により電子情報の印刷に用いられるプリンタとの対応関係を表す対応情報に基づいて、前記作業の作業者から前記期間内に前記利用要求を受け付けた電子情報のうち、前記作業の作業者の総数に対する当該電子情報について前記利用要求を行った作業者であって同じプリンタが対応付けられた作業者の人数の割合が予め設定された値を超えるものを、当該プリンタが対応付けられた他の作業者に対する提示対象として特定する、
ことを特徴とする請求項１に記載の情報提供プログラム。
【請求項４】
前記利用要求は、前記記憶手段に記憶された電子文書の取得又は印刷の要求である、
ことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれか１項に記載の情報提供プログラム。
【請求項５】
複数人で関連する作業を各々行っている各作業者から、前記作業を開始又は再開する通知と、前記作業を中断又は終了する通知とを受け付ける通知受付手段と、
記憶手段に記憶された電子情報を利用するための利用要求を受け付ける利用要求受付手段と、
前記作業者から前記作業を開始又は再開する通知を受け付けた時期から、当該作業者から前記作業を中断又は終了する通知を受け付けた時期までの期間内に、当該作業者から利用要求を受け付けた電子情報のうち、予め定められた条件を満たす電子情報を提示対象として特定する特定手段と、
前記特定手段により特定された提示対象の電子情報又は当該電子情報を識別する識別情報を、前記作業を各々行っている作業者に対して提示する提示手段と、
を備えたことを特徴とする情報提供装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報提供プログラム及び情報提供装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
予め定められた関連付け情報に基づいて、電子文書同士を関連付ける技術に関し、例えば以下のような発明が提案されている。
基準となるホーム文書とそれに関連して開かれた参照文書の関連付け情報を一時的な参照スタックに自動的に格納し、ホーム文書の格納時に利用者に問い合わせて必要な参照文書のみへの関連付け情報を文書管理領域中の関連文書属性情報に格納し、次回以降該当文書を開いたとき、関連文書管理領域に格納されている関連文書属性情報に基づいて必要な関連文書取り出せるようにする発明が提案されている（特許文献１参照）。
【０００３】
文書中の一つまたは複数の特定部分、または一つの文書全体に関連付けて一つまたは複数の関連文書ファイルを記憶しておくことができる文書管理システムにおいて、文書管理サーバ内に、それぞれの文書を構成する複数の文書ファイル（構成ファイル）を記憶しておく記憶部を備え、文書制御部が、前記記憶部に記憶される主文書ファイルと前記主文書ファイルの文書の特定部分または全体に関連付けられた関連文書ファイルとから成る一つの文書のファイル構成情報を文書プロパティ情報として記憶部に登録する構成にした文書管理システムの発明が提案されている（特許文献２参照）。
【０００４】
【特許文献１】特開平９−３３０３１２号公報
【特許文献２】特開２０００−３１５２０２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、複数人の作業者が関連する作業を各々行っている場合において、その作業中に利用の要求を受け付けた電子情報に関する情報を、その作業を各々行っている作業者に提示することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
第１の本発明は、コンピュータに、複数人で関連する作業を各々行っている各作業者から、前記作業を開始又は再開する通知と、前記作業を中断又は終了する通知とを受け付ける通知受付機能と、記憶手段に記憶された電子情報を利用するための利用要求を受け付ける利用要求受付機能と、前記作業者から前記作業を開始又は再開する通知を受け付けた時期から、当該作業者から前記作業を中断又は終了する通知を受け付けた時期までの期間内に、当該作業者から利用要求を受け付けた電子情報を提示対象として特定する特定機能と、前記特定機能により特定された提示対象の電子情報又は当該電子情報を識別する識別情報を、前記作業を各々行っている作業者に対して提示する提示機能と、を実現させるための情報提供プログラムである。
【０００７】
第２の本発明は、第１の本発明において、前記特定機能は、前記作業の作業者から前記期間内に前記利用要求を受け付けた電子情報のうち、前記作業の作業者の総数に対する当該電子情報について前記利用要求を行った作業者の人数の割合が予め設定された値を超えるものを提示対象として特定する、ことを特徴とする。
【０００８】
第３の本発明は、第１又は第２の本発明において、前記特定機能は、作業者と当該作業者により電子情報の印刷に用いられるプリンタとの対応関係を表す対応情報に基づいて、前記作業の作業者から前記期間内に前記利用要求を受け付けた電子情報のうち、前記作業の作業者の総数に対する当該電子情報について前記利用要求を行った作業者であって同じプリンタが対応付けられた作業者の人数の割合が予め設定された値を超えるものを、当該プリンタが対応付けられた他の作業者に対する提示対象として特定する、ことを特徴とする。
【０００９】
第４の本発明は、第１から第３の本発明において、前記利用要求は、前記記憶手段に記憶された電子文書の取得又は印刷の要求である、ことを特徴とする。
【００１０】
第５の本発明は、複数人で関連する作業を各々行っている各作業者から、前記作業を開始又は再開する通知と、前記作業を中断又は終了する通知とを受け付ける通知受付手段と、記憶手段に記憶された電子情報を利用するための利用要求を受け付ける利用要求受付手段と、前記作業者から前記作業を開始又は再開する通知を受け付けた時期から、当該作業者から前記作業を中断又は終了する通知を受け付けた時期までの期間内に、当該作業者から利用要求を受け付けた電子情報のうち、予め定められた条件を満たす電子情報を提示対象として特定する特定手段と、前記特定手段により特定された提示対象の電子情報又は当該電子情報を識別する識別情報を、前記作業を各々行っている作業者に対して提示する提示手段と、を備えたことを特徴とする情報提供装置である。
【発明の効果】
【００１１】
第１の本発明によると、関連する作業を行っている他の作業者が作業中に利用した電子情報に関する情報を知ることができる。
【００１２】
第２の本発明によると、関連する作業を行っている作業者のうち、予め定められた割合を超えた人数の作業者が利用した電子情報に関する情報を知ることができる。
【００１３】
第３の本発明によると、関連する作業を行っており、且つ、同じプリンタを使用したことがある作業者のうち、予め定められた割合を超えた人数の作業者が利用した電子情報に関する情報を知ることができる。
【００１４】
第４の本発明によると、関連する作業を行っている他の作業者が取得又は印刷した電子情報に関する情報を知ることができる。
【００１５】
第５の本発明によると、関連する作業を行っている他の作業者が作業中に利用した電子情報に関する情報を知ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
本発明の一実施形態を、図面を参照して説明する。
図１には、電子文書を管理する文書管理システム（ＤＭＳ；Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）の機能ブロック図が例示してある。
本例の文書管理システムＳは、文書コンテンツ保存部１１、フォルダ・文書メタデータ保存部１２、ユーザー・グループ情報保存部１３、オブジェクト操作履歴保存部１４、参考文書抽出ルール保存部１５、画面表示部１６、文書操作処理部１７、参考文書取得画面表示部１８、参考文書抽出部１９、参考文書抽出ルール設定画面部２０を備えている。
また、本例の文書管理システムＳには、パーソナルコンピュータ等の操作端末Ｔや、印刷・複写・スキャン・ＦＡＸ等の機能を複合的に備えた複合機Ｍが通信可能に接続されており、操作端末Ｔにより作業の指示者Ｘから文書管理システムＳにアクセスされ、複合機Ｍにより作業者Ｙから文書管理システムＳにアクセスされる。
【００１７】
文書コンテンツ保存部１１は、本システムによる管理対象のコンテンツである文書を保存している。文書としては、例えば、作業の依頼文書、作業の資料となる参考文書、などがある。
フォルダ・文書メタデータ保存部１２は、フォルダ構造や文書の格納フォルダ等に関するメタデータを保存している。
ユーザー・グループ情報保存部１３は、ユーザーに関する情報やそのグループに関する情報を保存している。
オブジェクト操作履歴保存部１４は、文書コンテンツ保存部１１内の文書に対する操作（文書の新規登録、取得（以下、ダウンロードという）、印刷、表示（閲覧）、編集、削除など）に関する履歴を保存している。この履歴のデータは、例えば、文書の識別情報、当該文書に対する操作の指示を行った作業者の識別情報、当該操作の種類を表す情報、当該操作の指示を受け付けた日時の情報（又は、当該操作を実行した日時の情報）を組にしたデータである。
【００１８】
文書操作処理部１７は、文書に対する操作の指示を作業者Ｙから受け付けると、文書コンテンツ保存部１１内の該当する文書に対して当該指示に基づく操作を行い、また、当該操作の指示に関する履歴をオブジェクト操作履歴保存部１４に保存させる。
画面表示部１８は、文書コンテンツ保存部１１内の文書に対する操作の指示を作業者Ｙから受け付けるための画面を複合機Ｍのディスプレイに表示させる。
【００１９】
参考文書抽出ルール保存部１５は、文書コンテンツ保存部１１から作業の資料となる参考文書を特定して抽出するための条件を定めた参考文書抽出ルールを保存している。
参考文書抽出ルール設定画面部２０は、参考文書抽出ルールの設定を指示者Ｘから受け付けるための画面を操作端末Ｔのディスプレイに表示させる。
参考文書抽出部１９は、参考文書抽出ルール保存部１５の内容（参考文書抽出ルール）及びオブジェクト操作履歴保存部１４の内容（文書に対する操作に関する履歴）に基づいて、作業の資料となる参考文書を文書コンテンツ保存部１１から特定して抽出する。
参考文書取得画面表示部２０は、参考文書抽出部１９により抽出された参考文書を作業者Ｙに資料として提示するための画面を複合機Ｍのディスプレイに表示させる。
【００２０】
ここで、図２に例示するように、作業の指示者Ｘが、それぞれ異なる拠点にいるアルバイトの作業者Ｙ１、Ｙ２、Ｙ３・・・に対し、作業の依頼文書である結果入力フォーム３２及び作業の参考文書である資料Ａ３３を印刷し、資料Ａ３３を閲覧しながら製品の検査を実施してその結果を結果入力フォーム３２に記入し、結果が記入された結果入力フォーム３２をスキャン読み取りして結果格納先３１に格納する作業（想定所要時間：約２時間）を依頼する場合について説明する。なお、各作業者が行う作業は作業内容が共通であり、互いに関連する作業である。また、作業の開始は同時ではなく、拠点１（作業者Ｙ１）、拠点２（作業者Ｙ２）、拠点３（作業者Ｙ３）、・・・の順に作業が割り当てられているものとする。また、作業者Ｙ１、Ｙ２、Ｙ３、・・・は、ユーザー・グループ：検査アルバイトＧのメンバとして管理されているものとする。
【００２１】
指示者Ｘは、作業の開始を検査アルバイトＧに属する各メンバ（作業者Ｙ１、Ｙ２、Ｙ３、・・・）に指示するに先立って、参考文書抽出ルールを設定する。
図５は、参考文書抽出ルール設定画面部２０により操作端末Ｔのディスプレイに表示される参考文書抽出ルール設定画面を例示している。同図によると、作業を識別するための業務名５１として“製品Ａ検査”が設定され、作業の依頼文書５２として“結果入力フォーム（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−１０）”が設定され、作業の資料となる参考文書５３として“資料Ａ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−１１）”が設定され、結果記入後の依頼文書の格納先（完了フォルダ）５４として“結果格納先（Ｆｏｌｄｅｒ−１０）”が設定され、作業を行う作業者５５として“検査アルバイトＧ（Ｇｒｏｕｐ−１０）”が設定され、参考文書とみなす作業者アクセス数の閾値５６として“１”が設定されている。なお、作業文書５２と参考文書５３の設定値は文書の名称及び識別情報の組で表され、格納先（完了フォルダ）５４の設定値はフォルダの名称及び識別情報の組で表され、作業者５５の設定値はユーザー・グループの名称及び識別情報の組で表されている。
【００２２】
上記の設定は、図６（ａ）に例示する参考文書抽出ルールとして参考文書抽出ルール保存部１５に保存される。本例の参考文書抽出ルールのデータは、参考文書抽出ルールを一意に識別する「ＩＤ」、業務名５１の欄の設定値を示す「業務名」、参考文書抽出ルールの設定入力が行われた「作成日」、依頼文書５２の欄の設定値（文書の識別情報）を示す「依頼文書」、格納先（完了フォルダ）５４の欄の設定値（フォルダの識別情報）を示す「完了フォルダ」、作業者５５の欄の設定値（ユーザー・グループの識別情報）を示す「作業者」、閾値５６の欄の設定値を示す「ユーザーアクセス数」、参考文書５３の欄の設定値（文書の識別情報）を示す「参考文書」、を保持している。
【００２３】
すなわち、本例では、“製品Ａ検査”という作業について、資料Ａ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−１１）３３が参考文書の初期値として設定されるとともに、その作業を行う検査アルバイトＧ（Ｇｒｏｕｐ−１０）に属する各メンバ（作業者Ｙ１、Ｙ２、Ｙ３・・・）のいずれかにより作業中（作業の開始から終了までの期間）に１回でも利用（本例ではダウンロード又は印刷）された他の文書を新たな参考文書に追加することが設定されている。また、結果入力フォーム（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−１０）３２が印刷されたことを以って作業の開始とし、これに検査結果が記入されて結果格納先（Ｆｏｌｄｅｒ−１０）３１に登録されたことを以って作業の終了とすることが設定されている。
【００２４】
なお、作業者による作業の期間（作業の開始から終了までの期間）、及びその作業期間内に当該作業者に利用（ダウンロード又は印刷）された文書は、文書に対する操作に関する履歴（オブジェクト操作履歴保存部１４の記録内容）に基づいて特定できる。
つまり、結果入力フォーム３２の印刷を要求する指示を、作業を開始する通知として扱い、結果入力フォーム３２の結果格納先３１への登録を要求する指示を、作業を終了する通知として扱うことで、作業者から結果入力フォーム３２の印刷の指示を受け付けた時期から登録の指示を受け付けた時期までの期間を当該作業者の作業期間と特定でき、この作業期間内に当該作業者から利用要求（ダウンロードを要求する指示又は印刷を要求を指示）を受け付けた他の文書を、作業期間内に利用された文書と特定できる。
ここで、本例における文書に対する操作に関する履歴には、操作の指示を受け付けた日時の情報（又は、当該操作を実行した日時の情報）として、月日と時刻（時分秒）を記録しており、この記録内容に従って月日と時分秒の単位で作業期間を特定しているが、このような態様に限定するものではなく、例えば、月日と時分で作業期間を特定したり、単に時分のみで作業期間を特定したりしてもよい。
【００２５】
指示者Ｘは、上記の設定を行った後に、依頼文書としての結果入力フォーム３２の所在を示す結果入力フォームＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）、参考文書抽出ルールに基づいて資料として抽出される参考文書（初期段階では資料Ａ３３のみ）の所在を示す参考文書ＵＲＬ、結果記入後の結果入力フォーム３２の格納先３１を示す結果格納先ＵＲＬ、等を各作業者Ｙに提示して作業の開始を指示する。
本例では、電子メールにより上記各ＵＲＬを検査アルバイトＧの各メンバ（作業者Ｙ１、Ｙ２、Ｙ３・・・）に提示して作業の開始を指示しているが、他の手段により指示を行ってもよく、例えば、各作業者が閲覧可能な電子的な掲示板により指示を行ってもよい。また、本例では、作業を指示する前に参考文書抽出ルールの設定を行っているが、いずれかの作業者に作業が開始される前までに設定されればよい。
【００２６】
その後、図３に例示するように、最初に作業を行う拠点１の作業者Ｙ１は、指示者Ｘからの指示に従って、結果入力フォームＵＲＬから結果入力フォーム３２をダウンロードして印刷するとともに、参考文書ＵＲＬから資料Ａ３３をダウンロードして印刷し、製品Ａの検査作業を開始する。図９（ａ）は、参考文書取得画面表示部１８により複合機Ｍのディスプレイに表示される参考文書取得画面（参考文書ＵＲＬの指定先）を例示しており、この時点では資料Ａ３３のみが参考文書として示されている。なお、同図では、参考文書（資料Ａ３３）の名称及びこれを抽象的に表した図形（所謂アイコン）を、参考文書を特定する情報として提示しているが、参考文書の内容そのものを提示してもよい。
【００２７】
ここで、作業者Ｙ１は資料Ａ３３を参考にするだけでは検査できないことが分かり、自主的に資料Ｂ３４を文書管理システムＳ（文書コンテンツ保存部１１）から探し出してダウンロードし、印刷したとする。このダウンロード及び印刷の履歴は、文書操作処理部１７によりオブジェクト操作履歴保存部１４に保存される。図７は、資料Ｂ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−１２）３４に対する操作（本例では印刷のみ）の履歴を例示しており、（ａ）に作業者Ｙ１（Ｕｓｅｒ−１）による印刷前の状態を示し、（ｂ）に作業者Ｙ１（Ｕｓｅｒ−１）による印刷後の状態を示している。なお、作業者Ｙ１（Ｕｓｅｒ−１）が資料Ｂ３４を印刷する前に、他の作業者（Ｕｓｅｒ−１２）が資料Ｂ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−１２）３４を印刷しているが、この作業者（Ｕｓｅｒ−１２）は検査アルバイトＧのメンバではない。
【００２８】
オブジェクト操作履歴保存部１４に文書に対する操作の履歴が追加されると、これをトリガーとして参考文書抽出部１９により参考文書抽出処理が行われる。すなわち、図８に参考文書抽出処理のフローを例示するように、オブジェクト操作履歴保存部１４に文書の操作履歴が追加されると（ステップＳ１１）、その文書に対する操作の内容が参考文書抽出ルールに基づく抽出条件を満たしているか否かが判定され（ステップＳ１２）、抽出条件を満たす文書が作業の資料となる参考文書として抽出される（ステップＳ１３）。
【００２９】
本例では、前述したように、製品Ａ検査の作業に関する参考文書抽出ルールとして、検査アルバイトＧ（Ｇｒｏｕｐ−１０）に属する各メンバ（作業者Ｙ１、Ｙ２、Ｙ３・・・）のいずれかにより、その作業者が結果入力フォーム（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−１０）３２を印刷してから結果格納先（Ｆｏｌｄｅｒ−１０）３１に登録するまでに当該作業者により利用（本例ではダウンロード又は印刷）された他の文書を新たな資料として抽出することが定められている。したがって、作業者Ｙ１（Ｕｓｅｒ−１）による資料Ｂ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−１２）３４の印刷が作業中（結果入力フォーム３２の印刷から登録までの間）に行われたものであれば、参考文書抽出部１９により資料Ｂ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−１２）３４が抽出されて、図４及び図６（ｂ）に例示するように製品Ａ検査の作業に関する資料となる参考文書として追加される。
【００３０】
この結果、図９（ｂ）に参考文書取得画面を例示するように、その後に作業を行う作業者Ｙ２、Ｙ３、・・・に対して資料Ａ３３及び資料Ｂ３４が参考文書として提示されるため、これら作業者は、指示者Ｘが予め作業の資料となる参考文書として設定した資料Ａ３３だけでなく、作業者Ｙ１が探し出した資料Ｂ３４も参考文書として印刷できるようになる。
ここで、検査アルバイトＧのメンバ数を１０００人とし、資料Ｂ３４を探し出すのに一人あたり平均３０分を要するとした場合、資料Ｂ３４を探し出すための全体の作業工数が本来であれば約５００時間も発生してしまうところ、本例では３０分程度で済ませることができる。
【００３１】
本例では、作業の資料となる参考文書を抽出するために用いる履歴の範囲を、作業者による依頼文書の印刷から完了フォルダへの登録（アップロード）までの期間の履歴に絞り込んでいるが、更に絞り込むようにしてもよく、例えば、予め設定された格納場所に格納されている文書に対する履歴に絞り込むようにしてもよい。また、本例では、前記期間内に利用された文書の特定を、その期間内におけるダウンロード又は印刷の履歴を用いて行っているが、印刷の履歴のみを用いるようにしたり、或いは、表示（閲覧）や編集等の他の態様による操作の履歴を用いるようにしてもよい。また、文書管理システムＳ以外により管理されている文書に対する操作の履歴を利用可能な環境であれば、その履歴を用いることで文書管理システムＳ外の文書を参考文書とすることができる。
【００３２】
また、本例では、いずれかの作業者により作業中に１回でも利用された文書を特定し、当該特定された文書を作業の資料となる参考文書としているが、特定された各文書に重み付けを行い、その重み値と予め設定された閾値とに基づいて参考文書を絞り込むようにしてもよい。すなわち、重み値が予め設定された閾値を超える文書を参考文書とし、或いは、重み値が高い方から順に予め閾値として設定された個数の文書を参考文書とする。
【００３３】
一例として、文書を利用した作業者の人数により重み付けする。すなわち、特定された文書に対する各作業者による操作の履歴に基づいて、当該文書を作業期間内に利用した作業者の人数を計数し、関連する作業を行う作業者の総数に対する前記計数値の割合を重み値として算出し、当該算出された重み値（割合）が閾値を超える文書を参考文書とする。または、前記計数値を重み値としてもよい。
【００３４】
一例として、各作業者について予め設定された重み値を用いる。すなわち、作業期間内に文書を利用した作業者について設定された重み値が閾値を超える文書を参考文書とする。また、複数の作業者により利用された文書については、各作業者に設定された重み値の合計値或いは平均値と閾値とに基づいて絞り込んでもよい。
【００３５】
一例として、文書の利用に用いられた装置（例えばプリンタ）について予め設定された重み値を用いる。すなわち、設定された重み値が閾値を超える装置を用いて作業期間内に利用された文書を参考文書とする。この場合、文書に対する操作の履歴として、文書の利用に用いられた装置の識別情報を更に記録しておけばよい。また、装置の設置場所について予め設定された重み値を用いてもよく、この場合には、例えば、装置とその設置場所との対応関係を表す対応情報を予め用意しておくか、或いは、文書に対する操作の履歴として、装置の設置場所を表す情報を更に記録しておけばよい。
【００３６】
一例として、同じ装置（例えばプリンタ）を用いて文書の利用を行った作業者の人数により重み付けする。すなわち、作業者と当該作業者により文書の印刷に用いられる装置との対応関係を表す対応情報を予め用意しておき、当該対応情報と前記特定された文書に対する操作の履歴とに基づいて、当該文書を作業期間内に利用した作業者の人数を装置毎に計数し、関連する作業を行う作業者の総数に対する前記装置毎の計数値の割合をその装置についての重み値として算出し、当該算出された重み値が閾値を超える装置を用いて利用された文書を、当該装置に対応付けられている作業者（同じ装置を利用する作業者、つまり身近にいる作業者）に対する参考文書とする。
【００３７】
なお、上記に例示した種々の絞り込みは、個別に適用してもよく、それぞれを複合的に組み合わせて適用してもよい。
また、参考文書の抽出に利用する履歴の範囲や文書の重み付け等は、参考文書抽出ルールとして設定することができる。
【００３８】
また、本例では、個別の作業についての参考文書抽出ルールの設定を指示者Ｘから受け付けており、作業の内容・特殊性・作業者の能力等の種々の属性に応じて適切なルール設定をできるようにしているが、各作業で共通の参考文書抽出ルールを用いるようにしてもよく、これにより指示者Ｘによるルール設定の手間を省くことができる。
また、本例では、作業の開始及び終了を依頼文書（結果入力フォーム）の印刷及び登録により特定しているが、他の手段により特定するようにしてもよく、例えば各作業者に作業の開始及び終了を明示的に指定させることで特定することができる。すなわち、例えば、作業を開始する通知、作業を中断する通知、作業を再開する通知、作業を終了する通知、等の種々の通知を作業者から受け付ける手段を設け、当該受け付けた通知を履歴（通知を行った作業者の識別情報、通知の種類を表す情報、通知の日時情報など）として記憶しておき、これら通知の履歴に基づいて、作業の中断や再開を踏まえた作業期間を特定するようにしてもよい。
【００３９】
また、本例では、文書に対する操作の履歴が追加されたことをトリガーとして参考文書抽出処理を行っているが、例えば、一定時間毎に参考文書抽出処理を行うようにしたり、参考文書取得画面の表示指示をトリガーとして参考文書抽出処理を行うようにしたりすることができる。
また、参考文書又はこれを特定する情報を参考文書取得画面により作業者に提示する態様の他、例えばメールにより参考文書又はこれを特定する情報を作業者に提示するようにしてもよい。
【００４０】
また、本例では、各作業者により操作される装置として複合機Ｍを例に説明したが、これに限定されるものではなく、パーソナルコンピュータ等の操作端末を用いてもよい。
また、本例では、共通の作業指示に基づいて複数の作業者が各々行う作業を関連する作業の例として説明したが、これに限定するものではなく、例えば作業の内容・作業に用いる機器・作業環境等の作業属性が共通する作業が関連する作業として挙げられる。また、作業同士の関連を明示的に設定しておいてもよく、作業属性の共通性に基づいて関連する作業を特定するようにしてもよい。
また、本例のように文書を扱う文書管理システムＳに適用するほか、例えば、画像情報、映像情報、Ｗｅｂ情報等の他の種別の電子情報を扱うシステムに適用してもよい。
【００４１】
図１０は、文書管理システムＳを構成するコンピュータの主要なハードウェア構成を例示している。
本例では、各種演算処理を行うＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）６１、ＣＰＵ６１の作業領域となるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）６２、基本的な制御プログラムを記憶するＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）６３、本発明の一実施形態に係る機能を実現するためのプログラムや各種データを記憶するＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｃ  Ｄｒｉｖｅ）６４、利用者に対する情報を表示出力するディスプレイ画面や利用者からの情報の入力を受け付けるマウス・キーボード等の機器とのインターフェースである入出力Ｉ／Ｆ６５、他の装置との間で通信を行うインターフェースである通信Ｉ／Ｆ６６、等のハードウェア資源を有するコンピュータにより構成されている。
そして、本発明の一実施形態に係る機能を実現するためのプログラムをＨＤＤ６４から読み出してＲＡＭ６２に展開し、これをＣＰＵ６１により実行させることで、本発明の一実施形態に係る各機能をコンピュータにより実現している。
【００４２】
なお、本例では、１台のコンピュータにより文書管理システムＳが実現されているが、各機能部を複数台のコンピュータに分散して設けるようにしてもよい。
また、本発明に係るプログラムは、例えば当該プログラムを記憶したＣＤ−ＲＯＭ等の外部記憶媒体を配布する形式や通信網等を介して配信する形式により、本発明に係るプログラムの利用者に提供されてもよい。
また、本発明に係る各機能手段は、本例のようにソフトウェア構成により実現する態様に限られず、それぞれ専用のハードウエアモジュールで構成してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書管理システムの機能ブロックを例示する図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る参考文書の提供処理の一例を説明する図である。
【図３】本発明の一実施形態に係る参考文書の提供処理の一例を説明する図である。
【図４】本発明の一実施形態に係る参考文書の提供処理の一例を説明する図である。
【図５】本発明の一実施形態に係る参考文書抽出ルール設定画面を例示する図である。
【図６】本発明の一実施形態に係る参考文書抽出ルールを例示する図である。
【図７】本発明の一実施形態に係る文書の印刷履歴を例示する図である。
【図８】本発明の一実施形態に係る参考文書抽出処理のフローを例示する図である。
【図９】本発明の一実施形態に係る参考文書取得画面を例示する図である。
【図１０】本発明の一実施形態に係るコンピュータのハードウェア構成を例示する図である。
【符号の説明】
【００４４】
１１：文書コンテンツ保存部、  １２：フォルダ・文書メタデータ保存部、  １３：ユーザー・グループ情報保存部、  １４：オブジェクト操作履歴保存部、  １５：参考文書抽出ルール保存部、  １６：画面表示部、  １７：文書操作処理部、  １８：参考文書取得画面表示部、  １９：参考文書抽出部、  ２０：参考文書抽出ルール設定画面部、  Ｓ：文書管理システム、  Ｍ、Ｍ１〜Ｍ６：複合機、  Ｘ：作業指示者、  Ｙ、Ｙ１〜Ｙ６：作業者
【図１】
2010061189.tif 000003
【図２】
2010061189.tif 000004
【図３】
2010061189.tif 000005
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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