(57)【要約】【課題】ユーザがスキャン文書を文書管理サーバに格納する場合、複合機の前で格納先フォルダを選択したり、クライアントＰＣで格納先フォルダをあらかじめ選択する必要があった。【解決手段】ユーザが複合機等で文書をスキャンした場合、当該ユーザが過去にスキャンした文書の格納履歴に基づいて特定のフォルダを決定し、今回スキャンした文書のショートカットを当該特定のフォルダに作成する。【選択図】図６
2010251973.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアントＰＣと、Ｗｅｂサーバと、スキャナを備えたブラウザ表示機能を有する装置とがネットワークで接続された文書管理システムであって、
前記Ｗｅｂサーバは、
前記スキャナでスキャンされたスキャン文書を前記装置から受信する手段と、
前記受信したスキャン文書をテンポラリフォルダに格納する手段と、
過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴に基づいて特定のフォルダを決定する手段と、
前記受信したスキャン文書のショートカットを前記特定のフォルダに作成する手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記Ｗｅｂサーバは、
ユーザが前記クライアントＰＣから前記ショートカットを使用して前記テンポラリフォルダに格納されているスキャン文書にアクセスした場合に、当該アクセスされたスキャン文書のコピーを、当該使用されたショートカットが存在する前記特定のフォルダに作成する手段と、
前記コピーが作成された後に、ユーザが使用しなかったショートカットおよび前記テンポラリフォルダに格納されたスキャン文書を削除する手段と、
をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記Ｗｅｂサーバは、
前記過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴として、フォルダ別の格納回数を保存する手段をさらに備え、
前記特定のフォルダを決定する手段は、前記フォルダ別の格納回数に基づいて前記特定のフォルダを決定する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記特定のフォルダを決定する手段は、前記フォルダ別の格納回数を閾値と比較し、前記閾値を超える格納回数のフォルダを前記特定のフォルダとして決定し、
前記Ｗｅｂサーバは、
前記特定のフォルダを決定する手段において、前記閾値を超える格納回数のフォルダが存在しない場合に、前記テンポラリフォルダに前記受信したスキャン文書が格納されたことをユーザに通知する手段をさらに備えたことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記Ｗｅｂサーバは、
前記過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴として、スキャン日時と格納先を保存する手段をさらに備え、
前記特定のフォルダを決定する手段は、前記スキャン日時と格納先とに基づいて前記特定のフォルダを決定する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記特定のフォルダを決定する手段は、前記スキャン日時と格納先とから格納先に関するパターンを取得し、前記受信したスキャン文書のスキャン日時の情報と取得した前記パターンとを照合して前記特定のフォルダを決定し、
前記Ｗｅｂサーバは、
前記特定のフォルダを決定する手段において、前記スキャン日時と格納先から格納先に関するパターンが取得できない場合および／または前記受信したスキャン文書が前記パターンに合致しない場合に、前記テンポラリフォルダに前記受信したスキャン文書が格納されたことをユーザに通知する手段をさらに備えたことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
クライアントＰＣと、Ｗｅｂサーバと、スキャナを備えたブラウザ表示機能を有する装置とがネットワークで接続された文書管理システムであって、
前記Ｗｅｂサーバは、
前記スキャナでスキャンされたスキャン文書を前記装置から受信する手段と、
過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴に基づいて特定のフォルダを決定する手段と、
前記受信したスキャン文書のコピーを前記特定のフォルダに作成する手段と、
ユーザが前記クライアントＰＣから前記スキャン文書のコピーのいずれかにアクセスした場合に、ユーザがアクセスしなかった他のスキャン文書のコピーを削除する手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項８】
前記装置は、
ブラウザ表示機能を有するユーザインタフェースと、
ブラウザを介して前記Ｗｅｂサーバから取得したスキャンボタンを前記ユーザインタフェースの画面に表示する手段と、
前記ユーザインタフェースの画面に表示されたスキャンボタンをユーザが選択した時に文書をスキャンして前記Ｗｅｂサーバにスキャン文書を送信する手段と、
を備えたことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項９】
クライアントＰＣと、Ｗｅｂサーバと、スキャナを備えたブラウザ表示機能を有する装置とがネットワークで接続された文書管理システムの制御方法であって、
前記Ｗｅｂサーバにおいて、
前記スキャナでスキャンされたスキャン文書を前記装置から受信するステップと、
前記受信したスキャン文書をテンポラリフォルダに格納するステップと、
過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴に基づいて特定のフォルダを決定するステップと、
前記受信したスキャン文書のショートカットを前記特定のフォルダに作成するステップと、
を含むことを特徴とする文書管理システムの制御方法。
【請求項１０】
クライアントＰＣと、Ｗｅｂサーバと、スキャナを備えたブラウザ表示機能を有する装置とがネットワークで接続された文書管理システムの制御方法であって、
前記Ｗｅｂサーバにおいて、
前記スキャナでスキャンされたスキャン文書を前記装置から受信するステップと、
過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴に基づいて特定のフォルダを決定するステップと、
前記受信したスキャン文書のコピーを前記特定のフォルダに作成するステップと、
ユーザが前記クライアントＰＣから前記スキャン文書のコピーのいずれかにアクセスした場合に、ユーザがアクセスしなかった他のスキャン文書のコピーを削除するステップと、
を含むことを特徴とする文書管理システムの制御方法。
【請求項１１】
コンピュータに、請求項９又は１０に記載の方法を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スキャン文書の格納履歴からスキャン文書の格納先を決定する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、オフィスＰＣ環境のＷｅｂ化は定着してきている。これに伴い、ＭＦＰデバイス（複合機）の世界でもＵＩのＷｅｂ化が進んでおり他社との差別化技術の１つとなってきている。
【０００３】
ここで、ＰＣは各個人の下で利用され、複合機は複数人によって共同で利用されるのが通常である。そのため、個人が複合機を占有する時間は最低限に抑えたいという基本的な要望がある。そこで、Ｗｅｂで繋がるＰＣと複合機の各特性を活かした効率的な利用方法が注目されている。これに対応する機能として、現状の複合機は、スキャンした文書を文書管理サーバやファイルサーバのフォルダに保存することができるようになっている。その場合、複合機において文書管理サーバの格納先フォルダを選択したり、または予めクライアントＰＣで格納先フォルダを設定してその設定（ボタン）を複合機のブラウザから選択することで、文書管理サーバ等のフォルダに文書を保存することができる。
【０００４】
たとえば、特許文献１では、スキャン設定の付加情報として、使用者識別ＩＤ、登録日時、最終使用日時、共有設定の情報などを予め登録しておき、ユーザがいずれかの付加情報を選択することでスキャン設定を効率的に選択するシステムが提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０００−３０７７８２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
複合機においてスキャンした文書を文書管理サーバやファイルサーバのフォルダに保存する場合、従来技術では、その都度格納先フォルダを複合機でユーザが選択するか、あるいは、クライアントＰＣで格納先フォルダを予め選択しておく必要があった。つまり、スキャンの都度、その格納先の設定を行わなければならなかった。そのため、スキャンした文書を文書管理サーバやファイルサーバのフォルダに保存するためだけにユーザは複数の手順を踏まなければならないという問題があった。また、自動的に格納先を選択したり、複数箇所の格納先に自動的に文書を送信して格納したりする場合には、ユーザの意図する場所に必ずしも格納されないという問題もあった。
【０００７】
特許文献１に開示された技術では、予め登録された複数のスキャン設定からユーザの希望に合う格納先が設定されたスキャン設定を優先的に探すことが可能である。しかし、やはりスキャンの都度ユーザが複合機の前で格納先を設定しなければならない。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係る文書管理システムは、クライアントＰＣと、Ｗｅｂサーバと、スキャナを備えたブラウザ表示機能を有する装置とがネットワークで接続された文書管理システムであって、前記Ｗｅｂサーバは、前記スキャナでスキャンされたスキャン文書を前記装置から受信する手段と、前記受信したスキャン文書をテンポラリフォルダに格納する手段と、過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴に基づいて特定のフォルダを決定する手段と、前記受信したスキャン文書のショートカットを前記特定のフォルダに作成する手段と、を備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明では、ユーザの過去のスキャン文書の格納履歴を基にスキャンした文書の格納先を決定するので、ユーザが予めＰＣにおいて格納先を登録したり、複合機の前で格納先をその都度選択したりする必要がない。したがって、効率的にスキャンした文書を保存することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するクライアントＰＣおよび各サーバのハードウェア構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成する複合機のハードウェア構成図である。
【図４】本発明の実施形態に係る文書管理システムのソフトウェア構成図である。
【図５】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書が格納される様子を示した概念図である。
【図６】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書のショートカット等を格納する処理のフローチャートである。
【図７】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書を整理する様子を示した概念図である。
【図８】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書のショートカット等を整理する処理のフローチャートである。
【図９】本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書が格納される様子を示した概念図である。
【図１０】本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書を格納する処理のフローチャートである。
【図１１】本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書を整理する様子を示した概念図である。
【図１２】本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書のショートカット等を整理する処理のフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
（実施例１）
本発明の第１の実施形態について図１乃至図１１に基づき説明する。
【００１２】
（システム構成）
図１は、本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。文書管理システムは、クライアントＰＣ１０、Ｗｅｂアプリケーションサーバ（Ｗｅｂサーバ）２０、ユーザ管理サービスサーバ３０、文書管理サービスサーバ４０、複合機５０がネットワークを介して接続されている。
【００１３】
ユーザはブラウザを介してクライアントＰＣ１０から各サーバにアクセスでき、さらに、ユーザは、ブラウザ表示機能を備えた複合機５０のＵＩ（ユーザインタフェース）を介して各サーバにアクセスできる。複合機５０には、プリンタ機能に加え、コピー、ＦＡＸおよびスキャナ機能を備えている。
【００１４】
Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０は、Ｗｅｂアプリケーションを提供するサーバである。ユーザ管理サービスサーバ３０は、ユーザの情報を管理するサーバである。文書管理サービスサーバ４０は、文書を保存/管理するサーバである。
【００１５】
ここで、図１においては、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０、ユーザ管理サービスサーバ３０及び文書管理サービスサーバ４０は、それぞれ別個のサーバとして示されている。しかしながら、それぞれが独立のサーバである必要はなく、各サーバの機能を統合した一つのサーバで構成されてもよい。
【００１６】
また、サーバとは別個に設けられたクライアントＰＣ１０または複合機５０を介して、ユーザが各サーバにアクセスする構成としているが、いずれか或いはすべてのサーバがクライアントＰＣの機能を兼ね備えてもよい。
【００１７】
さらに、複合機５０でスキャンする構成としているが、クライアントＰＣ１０にスキャナを備えてもよい。
【００１８】
本実施形態に係る文書管理システムでは、ユーザは、クライアントＰＣ１０においてはブラウザを介して、複合機５０においてはブラウザ表示機能を備えたユーザインタフェース（ＵＩ）を介してＷｅｂアプリケーションサーバ２０にアクセスする構成としている。
【００１９】
さらに、たとえば、専用のクライアントアプリケーションをクライアントＰＣ１０および複合機５０に配置し、ユーザはこれを介して各サーバにアクセスする構成であっても構わない。この場合、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０を省略し、文書管理サービスサーバ４０と専用クライアントアプリケーションとが通信するように構成してもよい。
【００２０】
なお、複合機５０からＷｅｂアプリケーションサーバ２０にアクセスするユーザと、クライアントＰＣ１０からＷｅｂアプリケーションサーバ２０にアクセスするユーザとは、同一ユーザでも異なるユーザでもよい。すなわち、スキャン文書を格納するユーザと、格納したスキャン文書にアクセスするユーザとが一致していなくてもよい。
【００２１】
（ハードウェア構成）
図２は、本実施形態に係る文書管理システムを構成するクライアントＰＣおよび各サーバのハードウェア構成図であり、図３は、本実施形態に係る文書管理システムを構成する複合機のハードウェア構成図である。図２および図３に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置および複合機のハードウェア構成図であり、本実施形態のクライアントＰＣ、サーバおよび複合機には一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【００２２】
図２において、ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク１０９からＲＡＭ１０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。なお、ＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語である。後述する各フローチャートの処理はプログラムの実行により実現できる。ＲＡＭ１０１は、ＣＰＵ１００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１０３は、キーボード１０７や図示しないポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ１０４は、各種ディスプレイ１０８の表示を制御する。ディスクコントローラ１０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）１０９やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）等におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ１０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００２３】
図３において、ＣＰＵ２００は、内部バス２０７を介して後述する各部と接続され、複合機を制御する。表示部２０１には、タッチパネルなどのＵＩ画面が表示される。ユーザは、所望の操作等を表示部２０１に表示されるＵＩ画面を介して行う。スキャナ２０２では、文書のスキャン（走査）を行い、スキャナ情報管理部２０３は、スキャナ２０２の機能／状態の情報を管理／保持する。
【００２４】
メモリ２０４は、ＣＰＵ２００が複合機５０を制御するために実行する各種命令（アプリケーションプログラム含む）を記憶し、大容量記憶部２０５には、スキャナ２０２でスキャンしたデータを一時保存する。また、ネットワークインターフェース２０６は、ＣＰＵ２００に従いＬＡＮを介して信号の送受信を行う。
【００２５】
（ソフトウェア構成）
図４は、本実施形態に係る文書管理システムのソフトウェア構成図である。Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０、ユーザ管理サービスサーバ３０、及び文書管理サービスサーバ４０内のソフトウェア構成を示している。
【００２６】
メイン制御部２００は、本実施形態に係る文書管理システムの全体を制御し、各部に対する指示、管理を行う。
【００２７】
データ送受信部２０１では、クライアントＰＣ１０および複合機５０におけるユーザからの命令や各種データをブラウザを介して受け取る。また、データ送受信部２０１は、メイン制御部２００の指示に従い命令や各種データを、クライアントＰＣ１０および複合機５０に送信する。
【００２８】
セッション記憶部２０２は、クライアントＰＣ１０および複合機５０からユーザがブラウザを介してアクセスして以降、同一ユーザによるアクセスであることを示すためのセッション情報を生成する。更に、ユーザが本文書管理システムへのアクセスをやめる（ログアウト）、もしくは自動タイムアウトなどでセッションが切れるまでの間、繰り返し使用する各種情報をセッション情報と関連付けて保持する。
【００２９】
ＷｅｂＵＩ生成部２０３は、メイン制御部２００の指示を受け、状況に応じたＷｅｂＵＩ（たとえば、ＨＴＭＬ）を生成する。ここで、ＷｅｂＵＩ生成部２０３が生成するＷｅｂＵＩは、ＨＴＭＬに限定されるものではなく、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔなどのスクリプト言語が埋まっていても構わない。
【００３０】
ユーザ情報操作部３００は、メイン制御部２００からの指示に従い、ユーザ情報記憶部３０１に保存されている本文書管理システムにアクセス可能なユーザおよびユーザ特性（印刷設定情報など）の抽出、編集などの操作を行う。なお、ユーザ管理に関しては、本文書管理システム独自の管理ではなく、既知の技術を利用してもよい。すなわち、Ａｃｔｉｖｅ  ＤｉｒｅｃｔｏｒｙやＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）などとユーザ情報操作部３００が連携し、ユーザ情報記憶部３０１においてはユーザ特性のみを保存してもよい。
【００３１】
文書情報操作部４００は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書情報記憶部４０１に保存されている文書の実体およびインデックス情報を含む文書属性の登録、保存、抽出、編集などの操作を行う。
【００３２】
文書検索部４０２は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書を検索するための方法を決定し、文書情報操作部４００を介して文書情報記憶部４０１より検索結果を取得する。
【００３３】
文書格納履歴操作部４０３は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書情報記憶部４０１に格納した文書の格納履歴の追加、保存、抽出、編集などの操作を文書格納履歴記憶部４０４に対して行う。
【００３４】
なお、前述のとおり、上記各部の機能は１のサーバで実現してもよい。たとえば、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０内で上記各部の機能をすべて実現するようにソフトウェアを構成してもよい。
【００３５】
以下、本実施形態に係る文書管理システムにおけるスキャン文書の格納処理について、図１乃至図８を用いて具体的に説明する。
【００３６】
（スキャン文書の格納）
図５は、本実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書が格納される様子を示した概念図であり、図６はスキャン文書を格納する処理のフローチャートである。以下、図５および図６を用いて詳細に説明する。
【００３７】
なお、図６において、ユーザ管理サービスサーバ３０および文書管理サービスサーバ４０は、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０のメイン制御部２００の制御下において所定の機能を担うものであるため独立の構成としては省略している。
【００３８】
ステップ１００で複合機５０は、ログインしようとするユーザのユーザ情報（たとえば、ユーザＩＤやパスワード）をＵＩ画面を介して受け付け、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０に対する接続およびログイン認証を行う。具体的には、メイン制御部２００からユーザ管理サービスサーバ３０のユーザ情報操作部３００に対し、受け付けたユーザ情報の送信と共にログイン認証の指示がなされ、ユーザ情報操作部３００がユーザ情報記憶部３０１を用いてログインの許否を判断する。認証の結果は、メイン制御部２００に送られる。本実施形態では、ユーザＡについてログイン認証がなされ、ログインが許可されている。
【００３９】
ステップ１０１でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、ログインが許可されたユーザＡのスキャン文書格納履歴５０３を文書管理サービスサーバ４０の文書格納履歴記憶部４０４から取得する。スキャン文書格納履歴５０３は、文書格納履歴記憶部４０４において、過去にスキャンした文書のフォルダ別の格納回数を、ユーザ毎に記録したものである。５０３の例ではユーザＡが過去にスキャン文書を、フォルダＣに５回、フォルダＦに４回、フォルダＨに４回、フォルダＢに３回およびフォルダＥに２回、格納したことが記録されている。
【００４０】
ステップ１０２で複合機５０は、ブラウザを介してＷｅｂアプリケーションサーバ２０からスキャンボタンを取得し、表示部２０１上の画面５０１にスキャンボタン５０２を表示する。したがって、表示部２０１上の画面５０１に表示されるスキャンボタン５０２は、複合機５０に元々備わっているスキャナ操作のためのボタンとは異なるボタンである。ステップ１０２において表示されたスキャンボタン５０２がユーザＡによって選択されると、複合機５０はスキャナ２０２によって文書のスキャンを行う。本実施形態では、文書Ａがスキャンされたものとする。
【００４１】
ステップ１０３で複合機５０は、スキャン文書ＡをＷｅｂアプリケーションサーバ２０に送信する。
【００４２】
ステップ１０４でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、データ送受信部２０１を介してスキャン文書Ａを取得し、文書管理サービスサーバ４０の文書情報記憶部４０１内にあるテンポラリフォルダにスキャン文書Ａを格納する。そして、格納される際には、スキャンされた文書ファイルであることを示す属性フラグが当該スキャン文書Ａにセットされる。属性フラグは、たとえば、「１」または「０」の２値からなる情報であり、「１」がスキャン文書、「０」がスキャン文書以外の文書を示す。なお、スキャン文書であること識別可能な何らかの情報が格納時に付与されればよく、本実施形態の属性フラグはその一例にすぎないものである。また、スキャン文書のファイル名としてはスキャンした日時や、あらかじめユーザが設定した文書名を設定することができる。
【００４３】
次に、ステップ１０５でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、ステップ１０１において取得したスキャン文書格納履歴５０３から、ユーザＡのフォルダ別スキャン文書格納回数を抽出する。
【００４４】
そして、ステップ１０６でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、抽出したフォルダ別スキャン文書格納回数と閾値とを比較し、閾値を超える格納回数のフォルダが存在するかどうかを判定する。本実施形態では、閾値として「４」が設定されているが、閾値の数値は任意に設定可能である。比較の結果、閾値を超える格納回数のフォルダが存在すると判定された場合にはステップ１０７に進む。
【００４５】
ステップ１０７でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、スキャン文書格納回数が多いフォルダ（格納回数が４以上のフォルダ）を格納対象フォルダに決定する。格納対象フォルダとは、受信したスキャン文書のショートカットである。本実施形態においては、格納回数が５のフォルダＣ、格納回数が４のフォルダＦおよびフォルダＨを格納対象フォルダに決定している。
【００４６】
続いてステップ１０８でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、テンポラリフォルダに格納されているスキャン文書Ａについてのショートカットを、ステップ１０７において決定した各格納対象フォルダに作成する。すなわち、テンポラリフォルダに実体が格納されているスキャン文書ＡのショートカットをフォルダＣ、フォルダＦおよびにフォルダＨに作成する。この際、ユーザの設定によって、スキャンを行ったユーザのみにショートカットを公開するか、共有のスキャン文書として他のユーザにも公開するかを決定してもよい。一方、ステップ１０６において、閾値を超える格納回数のフォルダが存在しないと判定された場合は、ステップ１０９に進む。
【００４７】
ステップ１０９でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、ユーザＡのメールアドレスをユーザ管理サービスサーバ３０から取得し、テンポラリフォルダにスキャン文書Ａが格納された事実をメールでユーザＡに通知する。通知されるメールには、スキャン文書Ａの格納先を指定するように促すメッセージが記載される。
【００４８】
ついでに説明すると、ユーザはクライアントＰＣにおいて当該メールを受信し、スキャン文書Ａの格納先を指定する。格納先が指定されると、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０のメイン制御部２００は、テンポラリフォルダにあるスキャン文書Ａを指定された格納先に移すよう文書管理サービスサーバ４０に指示する。当該指示を受けて文書管理サービスサーバ４０は、スキャン文書Ａを指定されたフォルダに移動する。なお、図６のフローチャートには示されていないが、テンポラリフォルダからユーザが指定した格納先にスキャン文書を移動する処理が終了すると、後述するスキャン文書の整理処理における図８のステップ２１２と同様、格納履歴の更新がなされる。
【００４９】
以上のような処理により、複合機５０１でスキャンしたスキャン文書に対し、過去のスキャン文書の格納履歴から当該ユーザにとって最適と考えられる格納先にスキャン文書のショートカットが作成される。
【００５０】
なお、上述の例では格納対象フォルダにスキャンした文書のショートカットを作成・格納しているが、ショートカットではなくスキャン文書ファイルの実体を格納（格納対象フォルダが複数の場合にはその数だけコピーして格納）してもよい。この場合には、テンポラリフォルダにはスキャンした文書の実体を格納する必要がなくなる。
【００５１】
このように、過去のスキャン文書の格納回数が一定の閾値以上のすべてのフォルダに自動的にスキャンした文書のショートカット等が作成・格納される。したがって、ユーザはスキャンした文書の格納先を予めクライアントＰＣで設定したり、複合機の前で格納先を設定したりする必要がない。スキャン後にスキャン文書の閲覧・編集などの操作をしたいユーザは、自分が普段よく使用するフォルダにアクセスするだけでよい。
【００５２】
特に、データサイズの小さいショートカットを格納対象フォルダに作成・格納する態様であれば、有限なフォルダ容量を圧迫することもない。
【００５３】
なお、上述のステップ１０３においてユーザは、スキャン文書Ａの格納先として特定のフォルダを指定することも可能である。ユーザが特定の格納先を指定した場合にはその格納先フォルダの情報が格納履歴に登録され、次回以降の格納対象フォルダの決定処理において活かされることになる。
【００５４】
（スキャン文書の整理）
本発明によってスキャン文書は複数のフォルダ（格納対象フォルダ）に自動的に格納され、ユーザはそのまま使用を継続してもよい。特にショートカットの場合には、実用上の問題はほとんど生じない。しかし、ユーザがスキャン文書に対して何らかの操作を行うためにいずれかのフォルダのショートカットを使用した時点で、当該スキャン文書にアクセスするためにはどのフォルダを開けばよいかをユーザは認識できている。また、スキャンを行ったユーザとスキャン文書にアクセスしたユーザが異なっていたとしても、両ユーザ間には何らかの繋がりがあるはずであるから、どのフォルダにあるショートカットを使用したかについての情報をユーザ間で共有することも可能である。したがって、あるショートカットが使用された時点で、それ以降は、同一スキャン文書にアクセスするためのショートカットを他のフォルダに残しておく必要性は小さくなる。また、テンポラリフォルダの容量も有限であることからすれば、スキャン文書の実体を適宜テンポラリフォルダから移すことが望ましい。
【００５５】
そこで、以下では、上述の格納処理が行われた後に、ユーザがいずれかのフォルダにあるショートカットにアクセスした場合に、ショートカット等を整理する処理について説明する。
【００５６】
図７は、本文書管理システムにおいてスキャン文書のショートカット等を整理する様子を示した概念図であり、図８はスキャン文書のショートカット等を整理する処理のフローチャートである。なお、図７および図８は前述の図５に示されたユーザＡに係る具体例の内容を前提としている。
ステップ２００で、クライアントＰＣ１０は、ログインしようとするユーザ（ユーザＡ）のユーザ情報（たとえば、ユーザＩＤやパスワード）をキーボード１０７を介して受け付け、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０に対する接続およびログイン認証を行う。ログイン認証の詳細は、図６の格納処理の場合と異なるところがないので省略するが、ユーザＡについてのログインが許可されたものとする。
【００５７】
ステップ２０１でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、文書管理サービスサーバ４０内の文書情報記憶部４０１からユーザＡに関する文書ファイル等が格納されているフォルダの一覧情報６０１を取得し、ディスプレイ１０８上にツリー表示する。本実施形態では、フォルダＢ乃至Ｈおよびテンポラリフォルダの一覧がツリー表示されている。
【００５８】
ステップ２０３でクライアントＰＣ１０は、ユーザの指示に従った処理を当該対象文書に対して実行する。すなわち、ユーザは、これら一覧表示されたフォルダの中から任意のフォルダを開き、その中の所望の文書について、閲覧や編集などの操作を行う。ここでは、ユーザＡが、フォルダＦを開き、その中にあるスキャン文書Ａのショートカットを使用してテンポラリフォルダ内のスキャン文書Ａに対して編集操作を行ったものとする。なお、各フォルダ内には、図６のステップ１０８において作成・格納されるスキャン文書のショートカット以外に、通常の文書ファイルも当然格納され得るので、これら通常の文書ファイルに対しても閲覧や編集などの操作をユーザは行うことができる。
【００５９】
ステップ２０４でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、ステップ２０３において閲覧や編集などの操作がなされた文書の情報（ファイル名および属性フラグに関する情報）を取得する。
【００６０】
ステップ２０５でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、取得した情報に含まれる属性フラグが「１」か「０」かをチェックし、当該編集等がされた文書がスキャン文書であるかどうかを判定する。スキャン文書でないと判定された場合には処理を終了する。属性フラグが「１」であり、スキャン文書であると判定された場合には、ステップ２０６に進む。ここでは、スキャン文書Ａに対して編集がされているのでステップ２０６に進む。
【００６１】
ステップ２０６でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、閲覧や編集などの操作が、ショートカットを使用してなされた場合にはステップ２０７に進み、テンポラリフォルダの実体に対して直接なされた場合にはステップ２０９に進む。ここでは、フォルダＦに格納されたショートカットを使用してスキャン文書Ａの編集がなされているので、ステップ２０７に進む。
【００６２】
ステップ２０７でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、テンポラリフォルダに格納されているスキャン文書の実体のコピーを、当該編集に使用されたショートカットのあるフォルダに作成する。ここでは、フォルダＦに、スキャン文書Ａの実体のコピーを作成する。コピーの作成が終わるとステップ２０８に進む。なお、使用されたショートカットの存在するフォルダに実体をコピーするタイミングとして、本実施形態では、ショートカットを使用した直後としている。しかし、たとえば、ショートカットの使用回数に閾値を設けて、当該閾値を超えた時点で実体をコピーするようにしてもよい。さらに、ショートカットの使用回数ではなく、特定の操作（たとえば、内容の編集）が行われることを条件に実体をコピーするようにしてもよい。これらはユーザが任意に設定可能である。
【００６３】
ステップ２０８でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、当該編集されたスキャン文書のすべてのショートカットとテンポラリフォルダに格納されているスキャン文書の実体を削除する。本実施形態の場合は、フォルダＦ、フォルダＣ、フォルダＨに作成されたスキャン文書Ａのショートカットおよびテンポラリフォルダにあるスキャン文書Ａの実体が削除される。なお、削除のタイミングは任意に設定することができ、たとえば、実体をテンポラリフォルダからコピーして所定の日時が経過した後など、時間を指定して削除するタイミングを決定してもよい。削除が終わるとステップ２１２に進む。
【００６４】
一方、テンポラリフォルダ内の実体に対して編集等の操作がなされた場合、ステップ２０９でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、ユーザの指示に従い、テンポラリフォルダからスキャン文書の実体を移動する。具体的には、まず、ユーザに対し、今回編集等を行ったスキャン文書をどのフォルダに格納するのか指示すべき旨のメッセージをクライアントＰＣ１０のディスプレイ１０８に表示する。そして、ユーザによるキーボード１０７等を介した格納先を指定する指示を受け付けると、指定された格納先のフォルダにスキャン文書の実体を移動させる。
【００６５】
ステップ２１０でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、移動先のフォルダの情報を取得し、当該移動先のフォルダに当該スキャン文書のショートカットが存在するかどうかを判定する。ショートカットが存在する場合には、実体が移されている以上もはや不要となったショートカット等を削除するためステップ２０８に進む。ショートカットが存在しない場合には、今回移動した先のフォルダの格納履歴を更新するためステップ２１２に進む。
【００６６】
ステップ２１２でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、ステップ２０７およびステップ２０９において実体が格納されることになったフォルダの格納回数に１を加え、格納履歴を更新する。本実施形態においては、フォルダＦの格納回数に１を加え５として、格納履歴を更新する。
【００６７】
なお、格納対象フォルダにショートカットではなくスキャン文書のコピーが作成されていた場合には、ステップ２０６乃至ステップ２１１の処理に代えて、以下のような処理となる（不図示）。すなわち、ステップ２０５において編集等が行われたのがスキャン文書であると判定されると、次に、当該編集において使用されなかった他のフォルダ内にあるスキャン文書のコピーを削除する処理が行われる。そして、ステップ２１２と同様の格納履歴の更新処理が行われる。
【００６８】
このような処理によって、ユーザがクライアントＰＣからショートカットを使用してスキャン文書に対して編集等の操作を行った時点でショートカット等が整理される。
【００６９】
なお、上述のとおり、スキャン文書の格納を行うユーザと格納されたスキャン文書に対して編集等を行うユーザは、必ずしも同一ユーザである必要はない。たとえば、先の格納処理を行ったユーザの同僚などが、格納されたスキャン文書を利用する場合もあり得る。文書をスキャンして格納編集等するユーザと格納されたスキャン文書に対して編集等を行うユーザは異なっていてもよい。この場合であってもショートカットが作成・格納されるフォルダは、スキャンを行ったユーザがよく使うフォルダに限られるため、スキャンを行ったユーザにとって不都合は生じない。
【００７０】
（実施例２）
本発明の第２の実施形態について図１乃至図１２に基づき説明する。第１の実施形態と異なるのは、スキャンされた文書の格納先を決定する際に利用される文書の格納履歴が、格納回数ではなく格納日時であるという点である。以下、第１の実施形態との差異点を中心に説明する。
【００７１】
（スキャン文書の格納）
図９は本実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書が格納される様子を示した概念図であり、図１０はスキャン文書を格納する処理のフローチャートである。以下、図９および図１０を用いて詳細に説明するが、第１の実施形態と共通する点については簡略化あるいは省略する。
【００７２】
ステップ３００で、ユーザのログインが許可されると、ステップＳ３０１でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、ログインに成功したユーザのスキャン文書格納履歴７０３を取得する。本実施形態において取得されるスキャン文書格納履歴は、過去のスキャン文書のスキャン日時を、ユーザ毎に記録したものである。７０３の場合には、一番古いスキャン日時の記録としてフォルダＦの２００８年６月４日１３時０１分を先頭に、スキャン文書のスキャン日時の履歴が時系列で記録されている。
【００７３】
ステップ３０２およびステップ３０３を経て、スキャンされた文書（ここでは、スキャン文書Ａ）を受け取ったＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、ステップ３０４で当該スキャン文書にフラグ「１」をセットしてテンポラリフォルダに格納する。格納される際のファイル名は、スキャンを行った日時の情報（スキャン日時情報）を含んだものとする。本実施形態におけるスキャン文書Ａのスキャン日時は２００８年８月４日１１時５１分であるので、たとえば、「scan2008-0804-1151」のようなファイル名が付けられる。
【００７４】
次に、ステップ３０５でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、ステップ３０１において取得したスキャン文書格納履歴７０３から、フォルダ別にスキャン文書のスキャン日時を抽出する。
【００７５】
ステップ３０６でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、抽出したフォルダ別のスキャン日時を解析し、何らかの規則性を見出すことができるかどうか（格納先パターンを取得できるかどうか）を判定する。ここで、何らかの規則性とは、たとえば、毎週金曜の１８時から１９時の間にスキャンがなされ当該スキャン文書が特定のフォルダに格納されている等、スキャン文書の格納先とスキャン日時との間に一定の傾向（パターン）が存在することを意味する。本実施形態におけるスキャン文書格納履歴７０３の場合には、１週間間隔で同じ１１時台という時間帯にスキャンされた文書がフォルダＢの下位フォルダであるフォルダＣおよびフォルダＤに１月分毎に格納されている。また、毎月４日にスキャンされた文書がフォルダＥの下位フォルダであるフォルダＦおよびフォルダＧにそれぞれ格納されている。
【００７６】
したがって、一週間間隔の（特定の曜日の）１１時台にスキャン文書をフォルダＢの下位フォルダに格納というパターンと、毎月４日にスキャン文書をフォルダＥの下位フォルダに格納というパターンとの計２つの格納先パターンを取得することができる。規則性に基づく格納先パターンの識別については、ユーザが予め基準を設定しておけばよい。すなわち、本実施形態のように識別したい場合には、同一間隔の同一時間帯（毎週同じ曜日の同じ時間帯）という基準と同一間隔（毎月同じ日）という２つの基準を設定しておけばよい。このような基準以外にも、たとえば、毎月第１月曜やいわゆるゴトウ日（５の倍数の日）といった日付に関する基準を設定してもよい。さらに時刻の差異が３０分以内あるいは午前／午後といったような時間に関する基準を、上記日付に関する基準と併せてまたは別個に設定してもよい。また、本実施形態では、上位のフォルダレベル（フォルダＢおよびフォルダＥのレベル）において規則性を見出しているが、対象となるフォルダの階層レベルを予め設定し、たとえば、最下位のフォルダに限定して規則性を見出すようにしてもよい。さらには、フォルダ名に日付が含まれているフォルダに限定し、フォルダ名において規則性の有無を判定するようにしてもよい。
【００７７】
ステップ３０７でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、テンポラリフォルダに格納したスキャン文書のファイル名からスキャン日時情報を読み取り、ステップ３０６において解析した格納先パターンと照合する。そして、格納先パターンに合致している格納対象フォルダを決定する。なお、ステップ３０６において複数のパターンが取得できている場合には、当該パターンに応じた複数の格納対象フォルダが決定されることになる。格納対象フォルダを決定すると、ステップ３０８に進む。本実施形態では、スキャン文書Ａのファイル名「scan2008-0804-1151」からスキャン日時として２００８年８月４日１１時５１分が読み取られ、ステップ３０６において取得された２つの格納先パターンと照合される。スキャン文書Ａの場合は、ステップ３０６において取得された２つのパターンのいずれにも合致するため、当該２つのパターンに沿った格納対象フォルダが格納先として決定される。すなわち、フォルダＢの下でフォルダＣやＤと同じ階層レベルの新規フォルダおよびフォルダＥの下でフォルダＦやＧと同じ階層レベルの新規フォルダが格納先に決定される。なお、本実施形態においては、新規のフォルダを格納先に決定しているが、照合されるパターンによっては既存のフォルダを格納先に決定し得る。また、今回スキャンした文書のスキャン日時が、取得したどの格納先パターンとも合致しない場合には、既存のフォルダグループに属さない新規フォルダ（本実施形態で言えばフォルダＢ、Ｅ，Ｈと同階層レベルの新規フォルダ）を格納先に決定してもよい。あるいは、格納先を決定しない（つまり、ショートカットの作成自体を行わない）ようにしてもよい。格納先を決定しなかった場合には、ステップ３０８ではなくステップ３０９に進むことになる。図１０のフローチャートにおける破線の矢印は、格納先を決定しなかった場合を表している。
【００７８】
ステップ３０８でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、ステップ３０４においてテンポラリフォルダに格納したスキャン文書についてのショートカットを、ステップ３０７において決定した格納対象フォルダに作成する。決定した格納対象フォルダが既存のフォルダではない場合には、決定された格納先に新規フォルダが作成され、当該新規フォルダ内にショートカットが作成される。本実施形態では、フォルダＢの下に新規フォルダ１、フォルダＥの下に新規フォルダ２が作成され、それぞれの新規フォルダ内にスキャン文書Ａのショートカットが格納されている。なお、新規フォルダのフォルダ名は、本実施形態のように「新規フォルダＮ（Ｎは自然数）」でもよいし、たとえば、規則性の基になっている他のフォルダと同じ形式となるようにしてもよい。どのようなフォルダ名とするかについては、ユーザがあらかじめ設定しておくことができる。
【００７９】
ステップ３０９で、スキャン文書Ａがテンポラリフォルダに格納された事実が、メールでユーザに通知される。
【００８０】
以上のようにして、過去にスキャンした文書の各フォルダへの格納日時の履歴を基にした格納処理がなされる。
【００８１】
（スキャン文書の整理）
次に、第２の実施形態におけるショートカット等を整理する処理について説明する。
【００８２】
図１１は、第２の実施形態にかかる本文書管理システムにおいてスキャン文書のショートカット等を整理する様子を示した概念図であり、図１２はスキャン文書のショートカット等を整理する処理のフローチャートである。図１２のステップ４００乃至４１２は、第１の実施形態における整理処理のフローチャート（図８）のステップ２００乃至２１２に対応し、このうち内容が異なるのはステップ４０８である。よって、共通する部分については説明を省略し、内容の異なっているステップ４０８を中心に説明する。
【００８３】
ユーザが編集等の操作を行うのに使用したショートカットの存在するフォルダに、スキャン文書の実体をコピーすると（ステップ４０７）、ステップ４０８へと進む。本実施形態では、新規フォルダ１にあったショートカットを使用してスキャン文書Ａに編集が加えられたとの前提で、テンポラリフォルダにあるスキャン文書Ａの実体が新規フォルダ１にコピーされている（図１１参照）。
【００８４】
ステップ４０８でＷｅｂアプリケーションサーバ２０は、実施形態１のステップ２０８と同様、すべてのショートカットおよびテンポラリフォルダに格納されているスキャン文書の実体を削除する。ここで、先の格納処理のステップ３０７において、ショートカットを格納するための新規フォルダが作成されていた場合には、編集の際にアクセスされなかった新規フォルダごとショートカットを削除する。本実施形態では、新規フォルダ２のショートカットは使用されなかったため、新規フォルダ２が中のショートカットと共に削除される。
【００８５】
その後、ステップ４１２で、ステップ２１２と同様に格納履歴の更新処理がなされる。ただし、ステップ４１２の更新では、回数ではなく、テンポラリフォルダに格納されていたスキャン文書のスキャン日時が格納先フォルダの情報と共に追加される。
【００８６】
第２の実施形態によれば、過去のスキャン文書のスキャン日時を基にした格納先パターンからユーザに適した格納先を決定するので、ユーザ毎の傾向に合った格納先にスキャン文書を自動的に格納することができる。
【００８７】
（その他の実施形態）
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【００８８】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００８９】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【００９０】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスクがある。また、更に、記録媒体としては、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。
【００９１】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、その接続先のホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００９２】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００９３】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。また、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
2010251973.tif 000009
【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１】
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