(57)【要約】【課題】厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な文書ライフサイクル管理を実現する。【解決手段】情報管理サーバ装置１００は、情報媒体制御装置３００から受信した統合複製要求情報が利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、子管理ＩＤを含む管理台帳情報を含む処理結果情報を送信する。情報媒体制御装置３００は、処理結果情報に基づいて、子管理ＩＤ及び電子データ本体を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳データとを出力する。また、情報媒体制御装置３００は、文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合、この紙文書から専用リーダ５００により読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を送信する。情報管理サーバ装置１００は、この回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する。【選択図】図５
2010277395.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
互いに通信可能な複数の情報媒体制御装置及び情報管理サーバ装置を備えた文書管理支援システムであって、
前記各情報媒体制御装置は、
管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段と、
複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段と、
前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報管理サーバ装置に送信する統御複製要求送信手段と、
前記統御複製要求情報の送信後、当該統御複製要求情報内の管理ＩＤ、この管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、及び前記配布先情報を有する管理台帳情報を含む処理結果情報を前記情報管理サーバ装置から受信する処理結果受信手段と、
前記複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記処理結果情報に含まれる子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段と、
前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を前記情報管理サーバ装置に送信する回収済更新要求送信手段と、
を備えており、
前記情報管理サーバ装置は、
前記管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルを記憶する系統管理テーブル記憶手段と、
情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルを記憶するマスタポリシテーブル記憶手段と、
前記複製要求送信手段から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定手段と、
前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定手段と、
前記第１及び第２判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ＩＤ発行手段と、
前記発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を前記統御複製要求情報の送信元の情報媒体制御装置に送信する管理台帳情報作成手段と、
前記回収済更新要求送信手段から受信した回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理支援システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理支援システムにおいて、
前記情報管理サーバ装置に代えて、前記各情報媒体制御装置のうちの２台以上７台以下の情報媒体制御装置を用い、
前記情報管理サーバ装置が備えた前記系統管理テーブル記憶手段、前記マスタポリシテーブル記憶手段、前記第１判定手段、前記第２判定手段、前記子管理ＩＤ発行手段、前記管理台帳情報作成手段及び前記回収済更新手段からなる各手段をそれぞれ前記２台以上７台以下の情報媒体制御装置のいずれかに分散配置したことを特徴とする文書管理支援システム。
【請求項３】
情報媒体制御装置であって、
管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段と、
前記管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルを記憶する系統管理テーブル記憶手段と、
情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルを記憶するマスタポリシテーブル記憶手段と、
複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段と、
前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を送出する統御複製要求送出手段と、
前記送出された統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定手段と、
前記送出された統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定手段と、
前記第１及び第２判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記送出された統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ＩＤ発行手段と、
前記発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を送出する管理台帳情報作成手段と、
前記送出された処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理ＩＤに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記管理台帳情報内の子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段と、
前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を送出する回収済更新要求送出手段と、
前記送出された回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段と、
を備えたことを特徴とする情報媒体制御装置。
【請求項４】
管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルと、情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルとの各テーブルを保持する情報管理サーバ装置に通信可能な情報媒体制御装置であって、
管理ＩＤ及び電子データ本体を含む前記管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段と、
複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段と、
前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報管理サーバ装置に送信する統御複製要求送信手段と、
前記情報管理サーバ装置において、前記複製要求送信手段から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が前記統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定し、前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定し、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新し、前記発行した子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を送信することにより、前記情報管理サーバ装置から送信された処理結果情報を受信する処理結果受信手段と、
前記受信した処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理ＩＤに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記管理台帳情報内の子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段と、
前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含み、前記ステイタス情報を「回収済」に更新するための回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を前記情報管理サーバ装置に送信する回収済更新要求送信手段と、
を備えたことを特徴とする情報媒体制御装置。
【請求項５】
管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを保持する情報媒体制御装置に通信可能な情報管理サーバ装置であって、
前記管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルを記憶する系統管理テーブル記憶手段と、
情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルを記憶するマスタポリシテーブル記憶手段と、
前記情報媒体制御装置に入力された複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報を含む複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報媒体制御装置から受信する手段と、
前記受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定手段と、
前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定手段と、
前記第１及び第２判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ＩＤ発行手段と、
前記発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を前記情報媒体制御装置に送信する管理台帳情報作成手段と、
前記情報媒体制御装置において、前記受信した処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理ＩＤに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記管理台帳情報内の子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力し、前記出力した文書印刷データにより印刷された紙文書が配布後に回収された場合に、この紙文書からタグ読込手段により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を送信することにより、前記回収済更新要求を前記情報媒体制御装置から受信する手段と、
前記受信した回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段と、
を備えたことを特徴とする情報管理サーバ装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、限られた配布先に一時的に配布されて回収される機密文書の如き、回収が必要な文書の管理を支援するための文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
個々の書類を管理する技術としては、例えば、以下の４つの手法が知られている。  
第１の手法としては、書類に識別情報を含むＩＣタグを付して、当該書類の各処理ポイントでＩＣタグを読み取り、工程を管理するワークフロー管理システム（例えば、特許文献１を参照）が提案されている。
【０００３】
第２の手法としては、識別情報を含むバーコードが表紙に貼付された文書をデジタル複合機でイメージデータ化してデータベース管理し、文書の検索を高速化する文書管理システムが提案されている（例えば、特許文献２を参照）。
【０００４】
第３の手法としては、回収物に識別番号を貼付し、入荷情報、解体情報、出荷情報を管理する回収物管理システム（例えば、特許文献３を参照）が提案されている。
【０００５】
第４の手法としては、文書に識別子を貼付し、配布先が受け取りを確認すると、メールといった通信手段で受領確認を通知するドキュメント管理システム（例えば、特許文献４を参照）が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００８−１５８８９０号公報
【特許文献２】特開２００５−２５８９３３号公報
【特許文献３】特開２００２−３４２４５１号公報
【特許文献４】特開２０００−１５１５８１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
以上のような４つの手法は、通常は特に問題ないが、本発明者の検討によれば、以下のような不都合がある。
【０００８】
例えば、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する状況の一例として、回収が必要な機密資料を紙文書に複製して会議を行う場合に、配布する各紙文書にシリアル番号を手書きで付記し、本文書の配布先や回収状況を管理する配布管理台帳を起こす業務シーンがあるとする。このとき、厳密な情報管理を行うためには、機密資料を紙文書に印刷及び複写する利用者が操作時の状況で、その操作を実行できる権限を保有するのか、配布先がその紙文書を受け取れる権限を保有するのかを都度検証する必要がある。
【０００９】
しかしながら、実際の現場では、シリアル番号の記載や台帳作成、権限の検証といった情報管理に伴う業務をうまく自動化できていない。このため、人的ミスの可能性によりコンプライアンス違反が生じる心配や、情報管理に伴う業務の負荷が増大してしまう心配がある。
【００１０】
まとめると、上述した４つの手法を用いることは、通常の使用においては特に問題ないが、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合には不向きであり、人的ミスの可能性により複製文書の厳格な文書ライフサイクル管理を実現できないという不都合がある。更には、情報管理に伴う業務負荷の増大により効率的な文書ライフサイクル管理を実現できないという不都合もある。
【００１１】
本発明は上記実情を考慮してなされたもので、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な文書ライフサイクル管理を実現し得る文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明の一つの局面は、互いに通信可能な複数の情報媒体制御装置及び情報管理サーバ装置を備えた文書管理支援システムであって、前記各情報媒体制御装置としては、管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段と、複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段と、前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報管理サーバ装置に送信する統御複製要求送信手段と、前記統御複製要求情報の送信後、当該統御複製要求情報内の管理ＩＤ、この管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、及び前記配布先情報を有する管理台帳情報を含む処理結果情報を前記情報管理サーバ装置から受信する処理結果受信手段と、前記複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記処理結果情報に含まれる子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段と、前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を前記情報管理サーバ装置に送信する回収済更新要求送信手段と、を備えており、前記情報管理サーバ装置としては、前記管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルを記憶する系統管理テーブル記憶手段と、情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルを記憶するマスタポリシテーブル記憶手段と、前記複製要求送信手段から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定手段と、前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定手段と、前記第１及び第２判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ＩＤ発行手段と、前記発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を前記統御複製要求情報の送信元の情報媒体制御装置に送信する管理台帳情報作成手段と、前記回収済更新要求送信手段から受信した回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段と、を備えた文書管理支援システムである。
【００１３】
なお、本発明の一つの局面は、各装置の集合体をシステムとして表現したが、これに限らず、各装置の集合体毎に又は装置毎に、装置、方法、プログラム、又はプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体として表現することができる。
【００１４】
（作用）
本発明の一局面において、情報管理サーバ装置は、情報媒体制御装置から受信した統合複製要求情報が利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、子管理ＩＤを含む管理台帳情報を含む処理結果情報を送信する。情報媒体制御装置は、処理結果情報に基づいて、子管理ＩＤ及び電子データ本体を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳データとを出力する。これにより、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な配布を実現できる。
【００１５】
また、情報媒体制御装置は、文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合、この紙文書からタグ読取手段により読み込まれた子管理ＩＤタグを示す子管理ＩＤを含む回収済更新要求を送信する。情報管理サーバ装置は、この回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する。これにより、複製文書の効率的な回収を実現できる。
【００１６】
従って、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な配布及び回収までの文書ライフサイクル管理を実現することができる。
【発明の効果】
【００１７】
以上説明したように本発明によれば、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な文書ライフサイクル管理を実現できる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明の各実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。
【図２】各実施形態の変形例を示す模式図である。
【図３】各実施形態の他の変形例を示す模式図である。
【図４】各実施形態の管理ファイルの構成例を示す模式図である。
【図５】本発明の第１の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。
【図６】同実施形態における情報管理ＤＢの構成を示す模式図である。
【図７】同実施形態における管理ＩＤテーブルの構成を示す模式図である。
【図８】同実施形態における系統管理テーブルの構成を示す模式図である。
【図９】同実施形態におけるアクセスログ管理テーブルの構成を示す模式図である。
【図１０】同実施形態におけるマスタポリシテーブルの構成を示す模式図である。
【図１１】同実施形態におけるクライアント管理テーブルの構成を示す模式図である。
【図１２】同実施形態におけるデータ原本管理テーブルの構成を示す模式図である。
【図１３】同実施形態における利用者管理ＤＢの構成を示す模式図である。
【図１４】同実施形態における管理クライアントＤＢの構成を示す模式図である。
【図１５】同実施形態の動作を説明するための模式図である。
【図１６】同実施形態の動作を説明するための模式図である。
【図１７】同実施形態の動作を説明するための模式図である。
【図１８】同実施形態の動作を説明するための模式図である。
【図１９】同実施形態の動作を説明するための模式図である。
【図２０】同実施形態の動作を説明するための模式図である。
【図２１】同実施形態における印刷画面構成例を示す模式図である。
【図２２】同実施形態における複製文書の構成例を示す模式図である。
【図２３】同実施形態における情報資産管理台帳の構成例を示す模式図である。
【図２４】本発明の第２の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。
【図２５】同実施形態の動作を説明するための模式図である。
【図２６】同実施形態の動作を説明するための模式図である。
【図２７】同実施形態の動作を説明するための模式図である。
【図２８】同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。
【図２９】同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。
【図３０】同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。
【図３１】同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、本発明の各実施形態について図面を用いて説明する。各実施形態中の各装置は、装置毎に、ハードウェア構成、又はハードウェア資源とソフトウェアとの組合せ構成のいずれでも実施可能となっている。組合せ構成のソフトウェアとしては、予めネットワーク又は記憶媒体から対応する装置のコンピュータにインストールされ、対応する装置の機能を実現させるためのプログラムが用いられる。
【００２０】
始めに、本明細書中における文書管理支援システムの前提となる用語や概要等を説明する。図１は本発明の各実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。この文書管理支援システムは、情報媒体を一元系統管理するための情報管理サーバ装置１００と、利用者に関する情報を一元管理するための利用者管理サーバ装置２００と、一元系統管理された情報媒体を利用するための複数の情報媒体制御装置３００１〜３００ｍとが互いに通信可能な構成となっている。ここで、各情報媒体制御装置３００１〜３００ｍのうち、任意の情報媒体制御装置を「情報媒体制御装置３００」と表す。また、説明の便宜上、１台の情報管理サーバ装置１００と、ｍ台の情報媒体制御装置３００１〜３００ｍとを別々の装置として述べるが、これに限らず、図２に示すように、任意の１台の情報媒体制御装置３００が情報管理サーバ装置１００を含む構成としてもよく、あるいは図３に示すように、２台以上ｍ台以下の任意の台数ｉの情報媒体制御装置３００が情報管理サーバ装置１００のｎ個の機能（但し、ｉ≦ｎ）をそれぞれ分担して実行する構成としてもよい。図３に示す変形例においては、ｉ台の情報媒体制御装置３００には情報管理サーバ装置１００の機能を１個ずつ分担してもよく（ｉ＝ｎの場合）、あるいは、ｉ台の情報媒体制御装置３００のうちの少なくとも１台には、情報管理サーバ装置１００の２個以上の機能を分担してもよい（ｉ＜ｎの場合）。また、ｎ個未満のＦ個の機能ブロック（例、図５中の各部１０１〜１０６）がｎ個の機能をもつ情報管理サーバ装置１００を分散配置する場合には、ｉ台の情報媒体制御装置３００がＦ個の機能ブロックをそれぞれ分担して実行する構成としてもよい（但し、ｉ≦Ｆ）。なお、ｉ＝Ｆの場合及びｉ＜Ｆの場合は、それぞれ前述したｉ＝ｎの場合及びｉ＜ｎの場合における「機能」を「機能ブロック」と読み替えればよい。以上をまとめると、図３は、２≦ｉ≦Ｆ＜ｎの関係に基づき、情報管理サーバ装置１００のｎ個の機能又はＦ個の機能ブロックをｉ台の情報媒体制御装置３００に分担させてもよいことを表している。
【００２１】
利用者管理サーバ装置２００は、利用者の利用者ＩＤ情報に利用者の氏名、役職、部署といった利用者情報を関連づけて書き込まれる利用者管理ＤＢと、利用者ＩＤ情報を含む利用者情報要求を受けると当該利用者ＩＤ情報に関連づいた利用者情報を情報媒体制御装置３００に送信する機能と、を備えている。
【００２２】
ここで、情報媒体とは、電子データ又は物理媒体（紙媒体、記録メディア等）の如き、「情報を保有する媒体」を意味している。記録メディアとしては、例えば、ＣＤＲＯＭ、ＤＶＤ、ＳＤカード、ＦＤ等が使用可能となっている。これに伴い、各情報媒体制御装置３００１〜３００ｍは、電子データを入力可能な装置であれば実現可能であり、例えば利用する情報媒体に応じて、携帯電話、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）、デジタル複合機、プリンタ、コピー機・スキャナ、シュレッダ、マイクロフィルム読取機、ＤＶＤ読取機、マルチドライブといった様々な装置として実現され、情報管理サーバ装置１００に連携して動作する。
【００２３】
このような文書管理支援システムでは、前述した情報媒体を個体識別するためのユニークな管理ＩＤ（Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）を付与し、管理ＩＤに基づいて情報媒体の作成・廃棄、相互関係性（系統や媒体種別）、媒体利用に関する状況を情報原本に紐付けて一元系統管理する。
【００２４】
情報媒体が電子データの場合、文書管理支援システムでは、当該電子データを、管理ＩＤを含むファイル形式の電子ファイルに変換する。変換後の電子ファイルを管理ファイルと呼ぶ。
【００２５】
管理ファイルは、対象となる情報の電子データ本体に加え、管理ＩＤや属性情報を含むヘッダ情報、利用制御ポリシ、本管理ファイルに対する認証情報が含まれている。管理ファイルは、図４に構成例を示すように、ヘッダ部、利用制御ポリシ部、ボディ部、データ認証部を備えている。
【００２６】
ヘッダ部は、当該電子データの管理ＩＤ、親情報媒体の管理ＩＤ、世代番号、媒体種別、ファイル情報、ファイル格納情報、情報管理サーバ情報を備えて構成される。但し、ヘッダ部の構成はこれに限定されない。
【００２７】
親情報媒体の管理ＩＤとしては、例えば、電子データをコピーした際の元電子データの管理ＩＤ、電子データを印刷して紙媒体を出力した際の元電子データの管理ＩＤ、紙媒体をスキャナで電子データ化した際の紙媒体に付与された管理ＩＤが用いられる。
【００２８】
世代番号は、本管理システムへ最初に登録された管理ファイルを起点として、当該管理ファイルが親、子、孫と管理された系統関係で何世代目にあたるかの世代数値である。例えば、親にあたる管理ファイルの世代番号を１とすると、その複製にあたる子情報媒体の世代番号が２、さらに子情報媒体の複製にあたる孫情報媒体の世代番号は３となる。但し、世代番号の表現形式はこれに限定されない。
【００２９】
ファイル情報は、当該電子データのファイル形式、ファイルサイズ、当該電子データの作成者情報、作成日時情報及び作成場所情報を含んでいる。
【００３０】
ファイル格納情報は、ボディ部に格納された当該電子データ本体を暗号化しているか否かを示す情報を含み、暗号化している場合には、その暗号アルゴリズム、暗号鍵及び暗号モジュールに関する情報を更に含んでいる。
【００３１】
情報管理サーバ情報は、情報管理サーバのＭＡＣアドレスやＩＰアドレス、ＵＲＩ、認証データ部を検証するための情報である。認証データ部を検証するための情報として、暗号鍵情報や当該鍵に関する暗号鍵証明書を格納する形態でもよい。
【００３２】
利用制御ポリシ部には、当該電子ファイルの利用可能期限、利用可能な場所・組織等の開示範囲情報、ネットワーク環境、利用者や利用可能な機器情報、利用回数など、当該電子データの利用条件に対する、許可または禁止する当該電子ファイルの処理を記載した、利用制約に関する利用制御ポリシ情報が格納される。
【００３３】
ボディ部には、当該電子データ自体、又は当該電子データに暗号処理を施した暗号化データが格納される。
【００３４】
データ認証部には、ヘッダ部、利用制御ポリシ部及びボディ部に対して、情報管理サーバ装置が暗号処理を施した認証データ情報が格納される。データ認証情報として、ＤＳＡ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｓｉｇｎａｔｕｒｅ  Ａｌｇｏｒｉｔｈｍ）、ＲＳＡ（Ｒｉｖｅｓｔ−Ｓｈａｍｉｒ−Ａｄｌｅｍａｎ  Ｓｃｈｅｍｅ）、ＥＣＤＳＡ（Ｅｌｌｉｐｔｉｃ  Ｃｕｒｖｅ  ＤＳＡ）といった公開鍵暗号を用いた電子署名や、ハッシュ関数や共通鍵暗号を用いたＭＡＣ（Ｍｅｓｓａｇｅ  Ａｕｔｈｅｎｔｉｃａｔｉｏｎ  Ｃｏｄｅ）を利用可能である。
【００３５】
以上が本明細書中におけるシステムの前提となる用語や概要等の説明である。係るシステムを示す「文書管理支援システム」という名称は、例えば「情報ライフサイクル管理システム」、「資料回収支援システム」、「資料配布支援システム」、「文書配布回収支援システム」などのように、適宜変更してもよい。また、名称内の「情報」、「文書」及び「資料」は更に置換可能である。以下、このような文書管理支援システムの各実施形態を順次説明する。
【００３６】
＜第１の実施形態＞
図５は本発明の第１の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図であり、図１に示した構成のうち、１台の情報管理サーバ装置１００と、任意の１台の情報媒体制御装置３００とを示している。なお、本実施の形態では、情報媒体制御装置３００のうち、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）やモバイル端末を含む、上位アプリケーションを通して、当該情報媒体制御装置内で管理した管理ファイルを印刷する機能を有する機器を情報媒体制御装置３１０として扱う。
【００３７】
ここで、情報管理サーバ装置１００は、管理要求受付部１０１、情報管理制御部１０２、ポリシ評価部１０３、情報管理制御部１０４、情報管理ＤＢ１０５及び管理台帳生成部１０６を備えている。
【００３８】
なお、各部は、受けた情報をそのまま送出する場合などには、適宜、一体化又は省略して構成してもよい。例えば、管理要求受付部１０１及び情報管理制御部１０２は、受けた情報をそのまま送出する場合などには一体化又は省略してもよい。また、受けた情報をそのまま送出する場合などに各部を適宜一体化又は省略してもよいことは、他の装置及び以下の各実施形態でも同様である。
【００３９】
ここで、管理要求受付部１０１、情報管理制御部１０２、ポリシ評価部１０３、情報管理制御部１０４及び管理台帳生成部１０６は、例えば、図示しないＣＰＵが、後述する情報管理サーバ装置１００内の各ステップを含むプログラムを実行することにより実現される機能ブロックとなっている。
【００４０】
ここで、情報管理サーバ装置１００の各ステップを含むプログラムとしては、例えば、次の各機能（ａ１）〜（ａ７）を実現させるためのものであればよく、ここではこれら各機能（ａ１）〜（ａ７）に、所望により、種々の情報や各ステップの機能といった任意の付加的事項を付加したものを用いている。但し、次の各機能（ａ１）〜（ａ７）は代表的な例であるため、若干、任意の付加的事項も含まれている。例えば、（ａ４）の第２判定機能及びそれに関連するアドレス情報は、ポリシによる文書管理の厳格化の水準を下げることにより、省略可能となっている。また、子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグは、子管理ＩＤをそのまま用いることにより、省略可能となっている。
【００４１】
（ａ１）管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブル１０５２を情報管理ＤＢ１０５に書き込む機能。
【００４２】
（ａ２）情報媒体制御装置３００のアドレス情報に基づく許可ポリシを情報管理ＤＢ１０５のマスタポリシテーブル１０５４に書き込む機能。
【００４３】
（ａ３）情報媒体制御装置３００から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する系統管理テーブル１０５２内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定機能。
【００４４】
（ａ４）当該受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定機能。
【００４５】
（ａ５）第１及び第２判定機能による判定の結果、利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて系統管理テーブル１０５２に書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する機能。
【００４６】
（ａ６）発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む処理結果情報を統御複製要求情報の送信元の情報媒体制御装置３００に送信する機能。
【００４７】
（ａ７）情報媒体制御装置３００から受信した回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、系統管理テーブル１０５２内のステイタス情報を「回収済」に更新する機能。
【００４８】
なお、図３に示したように、情報管理サーバ装置１００の各機能を複数の情報媒体制御装置３００に分担させる場合、例えば、次のように変形すればよい。すなわち、情報管理サーバ装置１００に代えて、各情報媒体制御装置のうちの２台以上７台以下の情報媒体制御装置３００を用い、情報管理サーバ装置１００が備えた各機能（ａ１）〜（ａ７）を実現するための各手段をそれぞれ当該２台以上７台以下の情報媒体制御装置３００のいずれかに分散配置すればよい。なお、７台の情報媒体制御装置３００を用いる場合、各情報媒体制御装置３００には各機能（ａ１）〜（ａ７）のいずれか１個が配置される。２台の情報媒体制御装置３００を用いる場合、一方の情報媒体制御装置３００には各機能（ａ１）〜（ａ７）のいずれか１個〜６個が配置され、他方の情報媒体制御装置３００には残りの６個〜１個の機能が配置される。３台〜６台の情報媒体制御装置３００を用いる場合は、同様に、各機能（ａ１）〜（ａ７）が各情報媒体制御装置３００に分散配置される。
【００４９】
情報管理ＤＢ１０５は、図示しないＣＰＵから読出／書込可能な記憶装置として実現可能となっており、図６に示すように、管理ＩＤテーブル１０５１、系統管理テーブル１０５２、アクセスログ管理テーブル１０５３、マスタポリシテーブル１０５４、クライアント管理テーブル１０５５及びデータ原本管理テーブル１０５６を記憶する。
【００５０】
管理ＩＤテーブル１０５１は、図７に示すように、発行された管理ＩＤ、発行日時及び発行依頼元情報を互いに関連付けて記憶し、失効の場合には、更に失効日及び失効依頼元情報を関連付けて記憶する。
【００５１】
系統管理テーブル１０５２は、図８に示すように、管理台帳の発行情報と、電子データ本体の系統管理情報とを記憶する。管理台帳の発行情報としては、管理台帳の管理ＩＤを含んでいる。
【００５２】
電子データ本体の系統管理情報としては、電子データ本体の親子関係に対応する管理ＩＤ、生存情報（生存(alive)、消失(dead)、電子データ本体の作成日時〜消失日時）、ステイタス情報（生存(alive)中の現在状況（配布済、回収済）、消失(dead)時点の状況（廃棄、破損））、ユーザ情報、媒体種別、利用制限ポリシ（期限、場所（配布を許可する配布先）、アクセス（複製を許可する複製依頼者））、所在情報及び実体ＩＤを互いに関連付けて記憶し、複製の場合には、複製元（親）の電子データ本体又は管理ファイルの管理ＩＤに対し、複製のために新たに発行された管理ＩＤ、複製（子）の管理ファイルのヘッダ部内の作成日時情報、ユーザ情報、媒体種別、利用制限ポリシ、所在情報及び実体ＩＤを互いに関連付けて記憶する。
【００５３】
ここで、管理ＩＤの発行番号の体系としては、当該システムにおける唯一無二性が保証され、複製の親子関係が管理ＩＤで紐づいて管理されていれば、通し番号でもよい。また、各管理ＩＤの親子関係がわかるように管理ＩＤの構成に意味を持たせて発行されてもよい。これは例えば、特定桁の値を親子関係値とすればよい。
【００５４】
図８の例では、下４桁目（千の位）が親子関係値となっており、“０”が最上位の親を示し、“１”がその親の子を示し、“２”がその子の子（＝親の孫）を示している。なお、下３桁目（百の位）は媒体種別となっており、“１”が電子データを示し、“２”が紙媒体を示し、“３”が記録メディアを示している。下１〜２桁目（一の位と十の位）は同世代・同一媒体種別における識別番号である。下５〜８桁目（＃とその右の３桁の値）は、電子データＩＤであり、同一の電子データＩＤをもつ管理ファイルであれば、親子に関わらず、同一の電子データを含んでいる。また、所在情報における機器Ｘ，Ｙ，Ｚ及び社員Ｂ等は、いずれかの情報媒体制御装置３１０ｘ，３１０ｙ，３１０ｚ，３１０Ｂに対応するので、情報媒体制御装置３１０ｘ，３１０ｙ，３１０ｚ，３１０Ｂと読み替えてもよい。なお、親子関係値“０”が示す最上位の親は、管理ファイルが作成されない。親子関係値“１”以上が示す親は管理ファイルが作成される。また、実体ＩＤは、電子データ本体（データ原本）を識別する情報であり、電子データを複製した場合に、前述した管理ＩＤとは異なり、複製元（親）の実体ＩＤと複製（子）の実体ＩＤとは互いに同一である。
【００５５】
アクセスログ管理テーブル１０５３は、図９に示すように、操作した日時毎に、クライアントＩＤ、操作種別、管理ＩＤ、処理ステイタスを含んでいる。クライアントＩＤは、操作した社員を示すＩＤであり、操作者ＩＤ又は社員ＩＤと読み替えてもよい。操作種別は、ログイン状況、新規登録、電子データ複製、閲覧、消去といった操作の種別を示している。管理ＩＤは、操作された電子データを示す管理ＩＤである。処理ステイタスは、操作種別が示す処理の成功又は失敗（認証エラー等）といった処理結果を示すステイタス情報である。アクセスログ管理テーブル１０５３で管理する内容は、この他にも対象管理ファイルに対して操作を加えた当該機器の場所情報（社内／社外、ＧＰＳ情報）などを用いてもよく、図９に示した情報に限定されない。
【００５６】
マスタポリシテーブル１０５４は、図１０に示すように、ポリシ番号毎に、ポリシ種別及び拒否／許可ポリシを互いに関連付けて記憶する。ポリシ番号は、ポリシの識別情報であり、ポリシＩＤと読み替えてもよい。ポリシ種別は、拒否／許可ポリシにより制御する対象の種別を表す情報であり、例えばロケーション制御、時間制御、権限制御などが適宜使用可能となっている。拒否／許可ポリシは、判定条件と、判定条件を満たす場合の制御内容とを示す情報である。制御内容は、許可又は拒否する対象（コマンドや要求など）を含んでおり、また、社内有線接続又は社内無線接続などの処理を含む場合もある。
【００５７】
クライアント管理テーブル１０５５は、図１１に示すように、クライアントＩＤ、社員番号、権限クラス、端末種別及びＭＡＣアドレスを互いに関連付けて記憶する。ＯＳ情報、機器管理番号といった対象となる情報媒体制御装置に関する情報を含んでもよい。
【００５８】
データ原本管理テーブル１０５６は、図１２に示すように、実体ＩＤ、ファイル名、サイズ、ハッシュ値、電子データ本体及び外部保存情報を互いに関連付けて記憶する。ここで、実体ＩＤは、電子データ本体（データ原本）の識別情報である。ファイル名は、管理ファイルに格納する管理対象データ本体（電子データ本体）のファイル名である。サイズは、管理ファイルに格納する管理対象データ本体のファイルサイズである。ハッシュ値は、管理ファイルに格納する管理対象データ本体のハッシュ値である。電子データ本体は、管理ファイルに格納する管理対象データ本体である。外部保存情報は、管理対象データ本体を情報管理ＤＢ１０５の外部に保存する場合、その保存先情報である。本実施形態では、外部保存情報として情報媒体制御装置３１０を指定しているため、データ原本テーブル１０５６を用いていない。これとは逆に、外部保存情報を用いない場合には、情報媒体制御装置３１０内の管理ファイル管理テーブル３１６１の管理ファイル実体に管理対象データ本体（電子データ本体）が保存されない。
【００５９】
一方、利用者管理サーバ装置２００は、利用者情報要求受付部２０１及び利用者管理ＤＢ２０２を備えている。利用者情報要求受付部２０１は、例えば、図示しないＣＰＵが、後述する利用者管理サーバ装置２００内の各ステップを含むプログラムを実行することにより実現される機能ブロックとなっている。
【００６０】
利用者管理ＤＢ２０２は、図示しないＣＰＵから読出／書込可能な記憶装置として実現可能となっており、図１３に示すように、利用者管理テーブル２０２１を記憶する。
【００６１】
利用者管理テーブル２０２１は、利用者ＩＤ毎に、氏名、役職及び部署を関連付けて記憶する。
【００６２】
他方、情報媒体制御装置３１０は、上位システム部３１１、情報媒体中央制御部３１２、コンテキスト情報取得部３１３、管理要求通信部３１４、管理ファイル制御部３１５、管理クライアントＤＢ３１６及び管理ファイル印刷制御部３１７を備えている。
【００６３】
上位システム部３１１、情報媒体中央制御部３１２、コンテキスト情報取得部３１３、管理要求通信部３１４、管理ファイル制御部３１５及び管理ファイル印刷制御部３１７は、例えば、図示しないＣＰＵが、後述する情報媒体制御装置３１０内の各ステップを含むプログラムを実行することにより実現される機能ブロックとなっている。
【００６４】
ここで、情報媒体制御装置３１０の各ステップを含むプログラムとしては、例えば、次の各機能（ｂ１）〜（ｂ７）を実現させるためのものであればよく、ここではこれら各機能（ｂ１）〜（ｂ７）に、所望により、種々の情報や各ステップの機能といった任意の付加的事項を付加したものを用いている。但し、次の各機能（ｂ１）〜（ｂ７）は代表的な例であるため、若干、任意の付加的事項も含まれている。例えば、前述した（ａ４）の第２判定機能に関連するアドレス情報は省略可能となっている。また、子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグは、子管理ＩＤをそのまま用いることにより、省略可能となっている。
【００６５】
（ｂ１）管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルを管理クライアントＤＢ３１６の管理ファイル管理テーブル３１６１に書き込む機能。
【００６６】
（ｂ２）複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する機能。
【００６７】
（ｂ３）送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置３１０のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を情報管理サーバ装置１００に送信する機能。
【００６８】
（ｂ４）統御複製要求情報の送信後、当該統御複製要求情報内の管理ＩＤ、この管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、及び配布先情報を有する管理台帳情報を含む処理結果情報を情報管理サーバ装置１００から受信する機能。
【００６９】
（ｂ５）統御複製要求情報に含まれて複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤに基づいて、管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、処理結果情報に含まれる子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、文書印刷データ及び管理台帳印刷データを印刷装置４００に出力する機能。
【００７０】
（ｂ６）出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書から専用リーダ（タグ読込手段）５００により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を情報管理サーバ装置１００に送信する機能。
【００７１】
なお、図２に示したように、情報管理サーバ装置１００の各機能を情報媒体制御装置３００が備える場合、例えば、次のように変形すればよい。すなわち、情報媒体制御装置３１０の各ステップを含むプログラムとしては、例えば、次の各機能（ｃ１）〜（ｃ１２）を実現させるためのものであればよく、これら各機能（ｃ１）〜（ｃ１２）に、所望により、種々の情報や各ステップの機能といった任意の付加的事項を付加したものを用いればよい。但し、前述同様に、次の各機能（ｃ１）〜（ｃ１２）は代表的な例であるため、若干、任意の付加的事項も含まれている。
【００７２】
（ｃ１）管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段と、
（ｃ２）管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとを管理クライアントＤＢ３１６の系統管理テーブル１０５２に書き込む機能。
【００７３】
（ｃ３）情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを管理クライアントＤＢ３１６のマスタポリシテーブル１０５４に書き込む機能。
【００７４】
（ｃ４）複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する機能。
【００７５】
（ｃ５）送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置３００のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を送出する機能。
【００７６】
（ｃ６）送出された統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する系統管理テーブル１０５２内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定機能。
【００７７】
（ｃ７）送出された統御複製要求情報内のアドレス情報が許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定機能。
【００７８】
（ｃ８）第１及び第２判定機能による判定の結果、利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、送出された統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて系統管理テーブル１０５２に書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する機能。
【００７９】
（ｃ９）発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む処理結果情報を送出する機能。
【００８０】
（ｃ１０）送出された処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理ＩＤに基づいて、管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、管理台帳情報内の子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、文書印刷データ及び管理台帳印刷データを印刷装置４００に出力する機能。
【００８１】
（ｃ１１）出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書から専用リーダ（タグ読込手段）５００により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を送出する機能。
【００８２】
（ｃ１２）送出された回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する機能。
【００８３】
管理クライアントＤＢ３１６は、図示しないＣＰＵから読出／書込可能な記憶装置として実現可能となっており、図１４に示すように、管理ファイル管理テーブル３１６１及びアクセスログテーブル３１６２を記憶する。
【００８４】
管理ファイル管理テーブル３１６１は、管理ＩＤ毎に、ステイタス情報（例、閲覧中、−（廃止）、利用可、など）、管理ファイル属性情報（作成日時情報(alive)と、廃止(dead)した場合には廃止日時情報）及び管理ファイル実体を含んでいる。管理ファイル属性情報としては、ここでは、管理ファイルヘッダ部の部分情報（例、前述した作成・廃止日時情報に加え、当該管理ファイルの複製元の管理ファイル（親管理ファイル）を示す管理ＩＤ）を用いるが、その記載範囲は当該機器の環境設定や情報管理サーバ装置との規定に基づき、多用な形態が可能である。また、管理ファイル属性情報としては、各管理ファイルに対する当該機器でのアクセス回数といった管理ファイルヘッダ部に記載がない動的な利用情報を含んでもよい。
【００８５】
アクセスログテーブル３１６２は、操作した日時毎に、操作種別、管理ＩＤ、管理ファイル名を含んでいる。操作種別は、ログイン状況、新規登録、電子データ複製、閲覧、消去といった操作の種別を示している。管理ＩＤは、操作された電子データを示す管理ＩＤである。管理ファイル名は、例えば、当該電子データの管理ＩＤに、当該電子データのファイル形式を示す拡張子を連接した情報である。アクセスログテーブルで管理する内容は、この他にも対象管理ファイルに対して操作を加えた当該機器の場所情報（社内／社外、ＧＰＳ情報）など、この限りではない。
【００８６】
印刷装置４００は、情報媒体制御装置３００1〜３００mのうちの１台であるが、ここでは通常のプリンタとして使用されている。
【００８７】
次に、以上のように構成された文書管理支援システムの動作を図１５乃至図２０の模式図を用いて説明する。ここでは、管理ＩＤが付与された管理ファイルと文書配布先情報を指定して、配布先ごとに異なる子管理ＩＤや配布先情報を含む印刷文書を印刷装置４００に出力させる動作を説明する。
【００８８】
情報媒体制御装置３１０の上位システム部３１１では、図２１に示す如き、管理ファイル、配布先、管理台帳出力有無を選択して印刷要求を行うための印刷画面Ｇ１０を利用者に提示する。このとき、上位システム部３１１は、適宜、利用者管理サーバ装置２００の利用者情報要求受付部２０１に問い合わせを行い、管理クライアントＤＢ２０２から利用者情報を取得し、配布先情報を表示する。また、印刷される各複製文書には、一部ずつ個体識別するための子管理ＩＤを含む識別タグが付与され、さらに、必要に応じて印刷時刻、配布先氏名、役職といった情報が印字される。図２２は、複製文書ｄｃ１〜ｄｃ３の構成例を示しており、管理ファイルとして重要顧客名簿を選択し、識別タグをＱＲコード（登録商標）としている例であるが、それぞれこの例に限定されない。例えば識別タグは、印刷装置により付与（印刷又は貼付）が可能で、管理ＩＤを格納可能な光学タグ又は電子タグであれば、ＱＲコードに限らず、バーコード、二次元コード、カラーコード、透かし、ＲＦＩＤなどといった、いずれの形態でもよい。また、識別タグには、管理ＩＤの他、利用期限、世代番号、ＵＲＬ、電話番号、メールアドレスを含めてもよい。
【００８９】
これにより、例えば、携帯電話の撮像装置でＱＲコードを読み取り、携帯電話に表示された電話番号やメールアドレスに基づき、本情報の問い合わせ先に直接連絡を取ったり、携帯電話に格納された管理ＷｅｂサイトのＵＲＬにアクセスして、本情報に関する詳細情報を取得したり、回収・廃棄のステイタス変更を円滑に実行するといった効果を得ることができる。
【００９０】
なお、この管理Ｗｅｂサイトは、回収・廃棄要求を受け付けて、情報管理サーバ装置１００に回収済更新要求の送付を受ける（後述）、図２０の上位システム部３１１として働いている。そして、携帯電話は後述する専用リーダ５００として働き、モバイル通信網を通じて管理ＩＤを上位システム部３１１（管理Ｗｅｂサイト）に発信するのである。
【００９１】
出力される複製文書の回収管理を厳格化するため、この複製文書と併せ、情報資産管理台帳を印刷することができる。図２３は、情報資産管理台帳ｄｍの構成例である。情報資産管理台帳ｄｍには、元となる管理ファイルの管理ＩＤ情報及び複製文書の各管理ＩＤ（ＱＲコード）を基に情報資産の親子関係が示される。また、各複製文書ｄｃ１，…の配布先情報、配布日、回収日及び廃棄日を記載可能とし、複製文書の所有者や管理状況を管理する作業を自動化する。このような自動化手法により、手作業による作業手間や人的ミスを軽減し、業務効率の向上とコンプライアンス強化の効果を得ることができる。
【００９２】
次に、複製文書及び情報資産管理台帳を印刷する動作詳細を説明する。
【００９３】
情報媒体制御装置３１０の上位システム部３１１は、選択された管理ファイル情報（複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤを含む）、要求依頼者情報、配布先情報、管理台帳出力有無情報を含む、印刷要求情報を情報媒体中央制御部３１２へ送出する（ＳＴ１）。なお、通常時に管理台帳出力の有無が予め決まっている場合には、例外時のみ管理台帳出力有無情報を入力すればよい。すなわち、管理台帳出力有無情報は、適宜、省略可能となっている。また、印刷要求情報は、複製要求情報と読み替えてもよい。
【００９４】
情報媒体中央制御部３１２は、印刷要求情報を受け取ると、依頼時の情報媒体制御装置３１０に関する情報を取得するコンテキスト情報要求をコンテキスト情報取得部３１３へ送出する（ＳＴ２）。
【００９５】
コンテキスト情報取得部３１３は、当該情報媒体制御装置３１０のＩＰアドレスといった当該情報媒体制御装置３１０の利用位置や利用形態を把握できる情報をコンテキスト情報としてオペレーティングシステムの機能を利用して取得し、情報媒体中央制御部３１２へ送出する（ＳＴ３）。当該情報媒体制御装置３１０に、ＧＰＳ、赤外線アドレス、無線ノードといった場所及び空間情報を取得可能な状態にある場合は、当該空間情報を含めてもよい。またＭＡＣアドレス、オペレーティングシステム、端末製品情報といった情報を含めてもよい。コンテキスト情報に応じて、指定された管理ファイルを印刷可能な条件にあるか否かを文書管理支援システムが判断し、当該判断に従って印刷処理を実行する。
【００９６】
情報媒体中央制御部３１２は、上位システム部３１１から取得した印刷要求情報及びコンテキスト情報取得部３１３から取得したコンテキスト情報を含む統御印刷要求情報を通信要求通信部３１４へ送出する（ＳＴ４）。また、統御印刷要求情報は、統御複製要求情報と読み替えてもよい。
【００９７】
通信要求通信部３１４は、情報管理サーバ装置１００と通信を行い、統御印刷要求情報を送出する（ＳＴ５）。
【００９８】
情報管理サーバ装置１００の管理要求受付部は、情報媒体制御装置３１０との通信で取得した、統御印刷要求情報を情報管理制御部１０２へ送出する（ＳＴ６）。
【００９９】
情報管理制御部１０２は、統御印刷要求情報内の印刷要求情報及びコンテキスト情報から、当該印刷要求の可否を判定するために必要な情報を選択し、ポリシ評価要求情報としてポリシ評価部１０３へ送出する（ＳＴ７）。
【０１００】
ポリシ評価部１０３は、ポリシ評価要求情報に基づいて、複製元となる管理ファイルの利用制御ポリシを情報管理ＤＢ１０５の系統管理テーブル１０５２及びマスタポリシテーブル１０５４を参照しながら、要求された印刷処理が実行条件の範囲内か否かを判定する。本判定結果をポリシ評価結果情報として情報管理制御部１０２へ送出する（ＳＴ８）。判定条件の例として、複製利用が可能な日限を超過していないか、情報媒体制御装置３１０が無線ＬＡＮアクセスではなく有線ＬＡＮでアクセスか、印刷権限を所持する役職者であるか、といった項目がある。例えば、図１０に示すマスタポリシテーブル１０５４のポリシ番号００１〜００３の場合、コンテキスト情報内のＩＰアドレスが許可ポリシを満たすか否か等が判定される。また例えば、図８に示す系統管理テーブル１０５４の場合、複製依頼者情報が“社員Ａ（作成者）”を示すか否か、また、配布先情報が“事業部Ｃ内”を示すか否かなどによって、利用制限ポリシを満たすか否かが判定される。系統管理テーブル１０５２及びマスタポリシテーブル１０５４を用いた判定の順序はいずれを先に実行してもよい。すなわち、ポリシ判定の順序は任意である。
【０１０１】
情報管理制御部１０２は、ポリシ評価結果で印刷実行が拒否された場合には、管理要求受付部１０１を経由して、情報媒体制御装置３１０へ実行権限のエラーを通知し、処理を終了する。ポリシ評価結果で印刷実行が承認された場合には、統御印刷要求情報を含む管理ＩＤ発行要求情報を情報管理制御部１０４へ送出し、複製文書のＩＤ発行処理及び管理台帳の生成処理を要求する（ＳＴ９）。
【０１０２】
情報管理制御部１０４は、管理ＩＤ発行要求情報を受け取ると、複製文書の部数分の管理ＩＤ（＝子管理ＩＤであり、統御印刷要求情報内の管理ＩＤとは異なる）及び管理台帳の管理ＩＤを発行し、情報管理ＤＢ１０５の管理ＩＤテーブル１０５１、系統管理テーブル１０５２に発行情報を書き込む。このとき、情報管理制御部１０４は、発行した子管理ＩＤを統御印刷要求情報内の管理ＩＤに基づいて系統管理テーブル１０５２に書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応する生存情報内のステイタス情報を「配布済」に更新する、というように発行情報を書き込む。また、情報管理制御部１０４は、管理台帳の管理ＩＤ、発行日、親管理ＩＤ、開示範囲（親管理ＩＤの利用制限ポリシ内の“場所”をコピーした内容）、複製依頼者、操作種別、配布先、子管理ＩＤ、配布日、回収日（空欄）、廃棄日（空欄）などといった管理台帳の発行情報を系統管理テーブル１０５２に書き込む。またアクセスログ管理テーブル１０５３に、当該印刷要求のログ情報を書き込む。情報管理制御部１０４は、発行した管理台帳の管理ＩＤを含む管理台帳生成要求を管理台帳生成部１０６に送出する（ＳＴ１０）。
【０１０３】
管理台帳生成部１０６は、管理台帳生成要求に基づき、発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、統御印刷要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、情報管理制御部１０４へ送出する（ＳＴ１１）。なお、ここでは、子管理ＩＤをバーコード、二次元コード、透かし又はカラーコードといった子管理ＩＤタグに変換することにより、子管理ＩＤを含む子管理ＩＤタグを生成して管理台帳情報を作成したが、これに限らず、子管理ＩＤを子管理ＩＤタグに変換せずに管理台帳情報を作成してもよい。また、管理台帳情報は、前述した子管理ＩＤタグ、統御印刷要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報に限らず、ここでは図２０に示したように、管理台帳の管理ＩＤ、発行日、複製依頼者情報、操作種別などの情報を含んでいる。また、管理台帳情報としては、管理台帳の管理ＩＤ、統御印刷要求情報内の管理ＩＤ、子管理ＩＤ（又は子管理ＩＤタグ）及び配布先情報、の４種類の情報を含んでいれば文書を管理し易い。
【０１０４】
情報管理制御部１０４は、複製文書用に発行した子管理ＩＤを含む子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報を情報管理制御部１０２に送出する（ＳＴ１２）。なお、子管理ＩＤ情報は、管理台帳情報が子管理ＩＤタグを含むことから、省略することも可能である。
【０１０５】
情報管理制御部１０２は、ポリシ評価結果情報、子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報を含むサーバ処理結果情報を管理要求受付部１０１に送出する（ＳＴ１３）。
【０１０６】
管理要求受付部１０１は、情報媒体制御装置３１０にサーバ処理結果情報を送出する（ＳＴ１４）。
【０１０７】
管理要求通信部３１４は、情報管理サーバ装置１００から受けたサーバ処理結果情報を情報媒体中央制御部３１２へ送出する（ＳＴ１５）。
【０１０８】
情報媒体中央制御部３１２は、サーバ処理結果情報内のポリシ評価結果情報から印刷処理を実行可能であることを確認し、複製元となる管理ファイル情報、子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報を含む管理ファイル印刷要求を管理ファイル制御部３１５に送出する（ＳＴ１６）。なお、ポリシ評価結果情報及びその確認処理は、ポリシ評価結果が“許可”の場合のみ子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報等を含むサーバ処理結果情報を受けることから、省略することも可能である。
【０１０９】
管理ファイル制御部３１５は、この管理ファイル印刷要求内の管理ファイル情報に含まれる管理ＩＤに基づいて、管理クライアントＤＢ３１５の管理ファイル管理テーブル３１６１から管理ファイル実体を取得する。当該管理ファイル実体からボディ部に格納された電子データ本体を抽出し、当該電子データ本体、子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報を含む印刷処理情報を管理ファイル印刷制御部３１７へ送出する（ＳＴ１７）。また、管理ファイル制御部３１５は、子管理ファイルに関し、子管理ＩＤ、ステイタス“配布済”及び管理ファイルヘッダ部分情報を管理ファイル管理テーブル３１６１に書き込むと共に、アクセスログテーブル３１６２に、日時、操作種別“印刷”、子管理ＩＤ及び管理ファイル名を書き込む。
【０１１０】
管理ファイル印刷制御部３１７は、電子データ本体、管理台帳情報内の子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、文書印刷データ及び管理台帳印刷データを印刷装置４００に出力する（ＳＴ１８）。なお、印刷データの作成は、管理台帳情報が子管理ＩＤタグではなく子管理ＩＤを含む場合には、管理台帳情報内の子管理ＩＤから、バーコード、二次元コード、カラーコード、透かしなどといった光学コード（子管理ＩＤタグ）を作成し、電子データ本体の印刷データにオーバレイ（光学的な上書き）を行う。この際、必要に応じて、印刷依頼日時情報や配布先情報を光学タグと一緒にオーバレイしてもよい。光学タグに印刷依頼日時情報や配布先情報、廃棄日限といった文書属性情報を格納する形態でもかまわない。
【０１１１】
印刷装置４００は、各複製文書の文書印刷データ及び管理台帳情報の管理台帳印刷データから印刷処理を実行し、図２２及び図２３に示した如き、複製文書ｄｃ１〜ｄｃ３及び情報資産管理台帳ｄｍの各紙文書を出力する。印刷装置４００は、印刷処理が完了すると、印刷結果情報を管理ファイル印刷制御部３１７へ送出する（ＳＴ１９）。印刷結果情報を送出するタイミングは、要求された全ての複製文書及び管理台帳の印刷完了後でもよいし、各印刷文書及び管理台帳を１部印刷完了するごとに送出する形態でもかまわない。
【０１１２】
管理ファイル印刷制御部３１７は、印刷結果情報を受け取ると、管理ファイル制御部３１５へ印刷結果通知を送出する（ＳＴ２０）。印刷結果通知には、出力日時、枚数、用紙種別、カラー、モノクロ又は白黒印刷の種別、一枚あたりのページ数、両面印刷、地紋印刷といった印刷情報を含めてもよい。
【０１１３】
管理ファイル制御部３１５は、印刷出力結果情報を管理クライアントＤＢ３１６のアクセスログテーブル３１６２に書き込む。管理クライアントＤＢ３１６への書き込みが完了すると、印刷結果通知を情報媒体中央制御部３１２へ送出する（ＳＴ２１）。
【０１１４】
情報媒体中央制御部３１２は、印刷結果通知を管理要求通信部３１４へ送出する（ＳＴ２２）。
【０１１５】
管理要求通信部３１４は、印刷結果通知を情報管理サーバ装置１００へ送出する（ＳＴ２３）。
【０１１６】
管理要求受付部１０１は、情報媒体制御装置３１０から受けた印刷完了通知を情報管理制御部１０２へ送出する（ＳＴ２４）。
【０１１７】
情報管理制御部１０２は、情報管理制御部１０４へ印刷結果通知を送出する（ＳＴ２５）。
【０１１８】
情報管理制御部１０４は、情報管理ＤＢ１０５の系統管理テーブル１０５２に複製文書情報を書き込む。この時、印刷元の管理ファイルの管理ＩＤから複製した子情報媒体として、親子関係性、媒体種別、配布先情報といった所在情報を当該系統管理テーブル１０５２に格納する。情報管理制御部１０４は、情報管理ＤＢ１０５への書き込みを完了すると、印刷完了応答を情報管理制御部１０２へ送出する（ＳＴ２６）。
【０１１９】
情報管理制御部１０２は、印刷完了応答を管理要求受付部１０１へ送出する（ＳＴ２７）。
【０１２０】
管理要求受付部１０１は、情報媒体制御装置３１０へ印刷完了応答を送出する（ＳＴ２８）。
【０１２１】
管理要求通信部３１５は、情報管理サーバ装置１００から受け取った印刷完了応答を情報媒体中央制御部３１３へ送出する（ＳＴ２９）。
【０１２２】
情報媒体中央制御部３１３は、印刷処理を正常に完了できたことを印刷処理完了情報として、上位システム部３１１へ送出し、処理を完了する。印刷処理完了情報には、発行した子管理ＩＤ情報を含む、複製文書に関する情報を含む形態でもよい。
【０１２３】
次に、複製文書ｄｃ１〜ｄｃ３を回収したときの動作について図２０を用いて述べる。
【０１２４】
専用リーダ５００は、複製文書ｄｃ１〜ｄｃ３を回収したユーザの操作により、複製文書ｄｃ１〜ｄｃ３の子管理ＩＤタグ（ＱＲコード）が示す子管理ＩＤ及び情報資産管理台帳ｄｍの管理ＩＤタグ（ＱＲコード）が示す管理ＩＤを読み込んで上位システム部３１１に送出する。
【０１２５】
上位システム部３１１は、これら複製文書ｄｃ１〜ｄｃ３の子管理ＩＤ及び情報資産管理台帳ｄｍの管理ＩＤを含む回収済更新要求を、情報媒体中央制御部３１２及び管理要求通信部３１４を介して情報管理サーバ装置１００に送信する。
【０１２６】
情報管理サーバ装置１００においては、この回収済更新要求を、管理要求受付部１０１及び情報管理制御部１０２を介して情報管理制御部１０４が受ける。
【０１２７】
情報管理制御部１０４は、この回収済更新要求に基づいて、情報管理ＤＢ１０５内の系統管理テーブル１０５２の生存情報内のステイタス情報を“配布済”から“回収済”に更新し、更新内容を示すアクセスログ情報をアクセスログ管理テーブル１０５３に書き込み、更新完了通知を管理要求受付部１０１及び情報管理制御部１０２を介して情報媒体制御装置３１０に送信する。
【０１２８】
情報媒体制御装置３１０においては、この更新完了通知を、管理要求通信部３１４及び情報媒体中央制御部３１２を介して管理ファイル制御部３１５が受ける。
【０１２９】
管理ファイル制御部３１５は、この更新完了通知に基づいて、管理クライアントＤＢ３１５内のアクセスログテーブル３１６２にアクセスログ（日時、操作種別“回収済”、子管理ＩＤ）を書き込むと共に、管理ファイル管理テーブル３１６１の子管理ＩＤに該当するステイタスを“回収済”に更新し、ＤＢ更新完了を情報媒体中央制御部３１２に送出する。
【０１３０】
情報媒体中央制御部３１２は、ＤＢ更新完了を受けると、回収処理完了情報を上位システム部３１１に送出する。
【０１３１】
上述したように本実施形態によれば、利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、管理台帳情報を含む処理結果情報に基づいて、子管理ＩＤ及び電子データ本体を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳データとを出力する。これにより、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な配布を実現できる。また、印刷された紙文書を配布後に回収した場合、この紙文書から読み込まれた子管理ＩＤタグを示す子管理ＩＤを含む回収済更新要求を送信し、回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する。これにより、複製文書の効率的な回収を実現できる。
【０１３２】
従って、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な配布及び回収までの文書ライフサイクル管理を実現することができる。
【０１３３】
補足すると、本実施形態では、異なる管理ＩＤを付与した複製文書と、複製原本と複製文書との関係や管理状態（配布、回収、廃棄等）を管理する文書管理台帳とを、当該文書管理支援システムで自動出力することができる。
【０１３４】
これにより、配布までの文書管理番号の付番作業や管理台帳の作成作業を自動化できることに加え、各複製文書の子管理ＩＤや管理台帳の管理ＩＤを介して各複製文書の管理状態をシステムに効率的に反映することができる。
【０１３５】
例えば、複製文書に印刷された二次元コードから管理ＩＤを専用リーダ５００や携帯端末で読み取り、回収、廃棄といったステイタスを情報管理サーバ装置１００へ送出することで、系統管理テーブル１０５２に複製文書の管理状態を自動反映させる。この反映を自動集計することで、未配布、未回収、未廃棄の複製文書とその所在を効率的に特定し、所有者または管理責任者にメールや電話を通じて、対象となる複製文書を適切な管理状態へ促す仕組みを構築することができる。
【０１３６】
更に、複製文書に印字された管理ＩＤタグから管理ＩＤを専用リーダ５００や携帯端末で読み取り、当該文書の利用期限、廃棄・回収すべき日時を情報管理サーバ装置１００に問い合わせる仕組みを構築することもできる。これにより、利用期限、廃棄・回収日時の管理ポリシが情報管理サーバ装置１００で変更された場合でも、複製文書を所持したユーザが当該文書の適切な取り扱いに関する情報を能動的に取得する仕組みを構築することができる。
【０１３７】
＜第２の実施形態＞
図２４は本発明の第２の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図であり、図５と同一部分には同一符号を付してその詳しい説明を省略し、ここでは異なる部分について主に述べる。なお、以下の各実施形態も同様にして重複した説明を省略する。
【０１３８】
本実施形態は、第１の実施形態の変形例であり、管理ＩＤが印刷された紙文書から、子管理ＩＤが印刷された複製文書を複写する形態である。なお、本実施の形態では、情報媒体制御装置３００のうち、デジタル複合機や複写機といった、操作パネルを有し、紙文書から紙文書を複写する機能を有する機器を情報媒体制御装置３２０として扱う。
【０１３９】
ここで、情報媒体制御装置は、上位システム部３２１、情報媒体中央制御部３２２、コンテキスト情報取得部３２３、管理要求通信部３２４、ＩＣカード読取部３２５、Ｗｅｂサーバ部３２６、パネル制御部３２７、印刷制御部３２８、スキャナ部３２９を備えている。
【０１４０】
上位システム部３２１は、ＩＣカード読取部３２５からの複写要求者の利用者ＩＤ情報とパネル制御部３２７からの画面選択情報とを取得して複写要求情報として情報媒体中央制御部３２２に送出する機能と、利用者ＩＤ情報や画面選択情報を取得して必要に応じてＷｅｂサーバ部３２６にＷｅｂページを要求し、パネル表示用ページ情報を取得する機能とを備えている。
【０１４１】
情報媒体中央制御部３２２は、上位システム部３２１からの複写要求情報を受け印刷制御部３２８に複写原本となる紙文書情報を要求し、当該複写原本の親管理ＩＤ情報を取得する機能と、コンテキスト情報取得部３２３からコンテキスト情報を取得する機能と、複写要求情報、複写原本の親管理ＩＤ情報及びコンテキスト情報とを含む統御複写要求情報を管理要求通信部３２４へ送出する機能とを備えている。
【０１４２】
コンテキスト情報取得部３２３は、情報媒体中央制御部３２２からのコンテキスト情報要求に対してＩＰアドレスやＭＡＣアドレスといった当該媒体制御装置３２０に関するコンテキスト情報をオペレーティングシステムの関係機能等から取得し、情報媒体中央制御部３２２へ送出する機能を備えている。
【０１４３】
管理要求通信部３２４は、情報媒体中央制御部３２２からの統御複写要求情報を受け取ると、情報管理サーバ装置１００と通信して、当該統御複写要求情報を送出する機能と、情報管理サーバ装置からサーバ処理結果情報を受け取って情報媒体中央制御部３２２へ送出する機能とを備えている。
【０１４４】
ＩＣカード読取部３１４は、複写要求者のＩＣカードから利用者ＩＤ情報を読み取って当該利用者ＩＤ情報を上位システム部３２１へ送出する機能を備えている。
【０１４５】
Ｗｅｂサーバ部３２６は、上位システム部３２１からのページ要求に応じて当該情報媒体制御装置のパネルに表示するパネルページ情報を作成して上位システム部３２１へ送出する機能と、このパネルページ情報作成時に必要な利用者情報を利用者管理サーバ装置２００から取得する機能とを備えている。
【０１４６】
パネル制御部３２７は、上位システム部３２１から受け取ったパネルページ情報を当該情報媒体装置３２０のパネルに表示する機能と、パネル画面上で選択された画面選択情報を上位システム部３２１へ送出する機能とを備えている。
【０１４７】
印刷制御部３２８は、情報媒体中央制御部３２２からの原稿読込要求に応じてスキャナ部３２９へ複写親文書情報のスキャンを要求する機能と、スキャナ部３２９からのこの複写親文書情報に付された管理ＩＤ情報を解析及び抽出して情報媒体中央制御部３２２へ送出する機能とを備えている。
【０１４８】
スキャナ部３２９は、印刷制御部３２８からの親文書のスキャン要求に応じて、親文書のスキャンイメージを読み取り、当該スキャンイメージ情報を含むスキャン結果情報を印刷制御部３２８へ送出する機能を備えている。
【０１４９】
次に、複製文書の複写及び情報資産管理台帳の印刷を行う動作詳細を図２５乃至図２７の構成図を用いて説明する。
【０１５０】
情報媒体制御装置３２０のパネルには、画面待受状態として図２８の画面構成例に示すように、利用者のＩＤカードを当該情報媒体制御装置３２０のＩＣカードリーダにかざすことを促す画面Ｇ２０が表示されている。ここで、ＩＤカードがＩＣカードリーダにかざされると、ＩＣカード読取部３２５は、上位システム部３２１へ読み取った利用者ＩＤ情報を送出する（ＳＴ４１）。
【０１５１】
上位システム部３２１は、受け取った利用者ＩＤ情報を含むページ要求情報をＷｅｂサーバ部３２６へ送出する（ＳＴ４２）。
【０１５２】
Ｗｅｂサーバ部３２６は、ページ要求情報に含まれた利用者ＩＤ情報を含む利用者情報要求を利用者管理サーバ装置２００へ送出する（ＳＴ４３）。
【０１５３】
利用者管理サーバ装置２００は、利用者情報要求受付部２０１から管理クライアントＤＢ２０２へ当該利用者ＩＤに関係する利用者情報を取得し、Ｗｅｂサーバ部３２６へ送出する（ＳＴ４４）。ここで、「利用者ＩＤに関係する利用者情報」は、利用者ＩＤが示す利用者情報を含むものであり、適宜、この利用者ＩＤが示す利用者情報に一部（例、苗字、所属など）が共通する利用者情報を付加してもよい。
【０１５４】
Ｗｅｂサーバ部３２６は、得られた利用者情報及び操作ボタンを含むパネル操作画面用Ｗｅｂページを表示するためのパネルページ情報を作成して、上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ４５）。当該Ｗｅｂページは、図２９の複写操作画面Ｇ３０の構成例に示すように、依頼者情報（利用者ＩＤが示す利用者情報）の表示領域ｇ３１や「統御コピー」と表示した複写操作ボタンｇ３２を含むものであればよく、スキャン操作ボタンｇ３３、ログアウト操作ボタンｇ３４は適宜、省略してもよい。
【０１５５】
上位システム部３２１は、受け取ったパネルページ情報をパネル制御部３２７へ送出する（ＳＴ４６）。
【０１５６】
パネル制御部３２７は、受け取ったパネルページ情報を当該情報媒体制御装置３２０のパネルに表示する。パネル上でタッチパネルといった入力手段を介して複写操作ボタンｇ３２が選択されると、パネル制御部３２７は、選択された情報を画面選択情報として、上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ４７）。
【０１５７】
上位システム部３２１は、当該利用者ＩＤに関係づけられた統御コピー用のパネルページを要求するためのページ要求情報をＷｅｂサーバ部３２６へ送出する（ＳＴ４８）。
【０１５８】
Ｗｅｂサーバ部３２６は、図３０に示す如き、依頼者情報ｇ４１を含み、配布先情報の選択領域ｇ４２や管理台帳出力有無のチェックボックスｇ４３、複写操作ボタンｇ４４及びログアウト操作ボタンｇ４５を含む画面Ｇ４０を表示するためのパネルページ情報を作成し、上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ４９）。なお、配布先情報としては、ステップＳＴ４４で取得した利用者情報（共通する属性の利用者情報）を用いてもよく、（共通する属性の利用者情報を取得していない場合には）再度ＳＴ４４と同様な処理を実行して取得した利用者情報（共通する属性の利用者情報）を用いてもよい。
【０１５９】
上位システム部３２１は、パネルページ情報をパネル制御部３２７へ送出する（ＳＴＳＴ５０）。
【０１６０】
パネル制御部３２７は、受け取ったパネルページ情報を当該情報媒体制御装置３２０のパネルに表示する。次に、パネル上で選択された配布先情報、管理台帳出力有無を含む画面選択情報を上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ５１）。
【０１６１】
上位システム部３２１は、複写依頼者の利用者ＩＤ情報、配布先情報、管理台帳出力有無を含む複写要求情報を情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ５２）。
【０１６２】
情報媒体中央制御部３２２は、複写原本となる原稿を読み込むよう原稿読込要求を印刷制御部３２８へ送出する（ＳＴ５３）。
【０１６３】
印刷制御部３２８は、原稿読込要求を受けると、原稿のスキャンイメージ情報を要求するスキャン要求をスキャナ部３２９へ送出する（ＳＴ５４）。
【０１６４】
スキャナ部３２９は、スキャン要求を受けると、複写原本となる原稿を読み込んで得られたスキャンイメージ情報を含むスキャン結果情報を印刷制御部３２８へ送出する（ＳＴ５５）。
【０１６５】
印刷制御部３２８は、スキャンイメージ情報から埋め込まれた当該文書情報の管理ＩＤ情報を取得し、親管理ＩＤ情報として情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ５６）。
【０１６６】
情報媒体中央制御部３２２は、親管理ＩＤ情報を受け取ると、依頼時の情報媒体制御装置３２０に関する情報を取得するコンテキスト情報要求をコンテキスト情報取得部３２３へ送出する（ＳＴ５７）。
【０１６７】
コンテキスト情報取得部３２３は、実施形態１のＳＴ２と同様、当該情報媒体制御装置３２０のＩＰアドレスといった当該情報媒体制御装置３２０の利用位置や利用形態を把握できる情報をコンテキスト情報としてオペレーティングシステムの機能を利用して取得し、情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ５５）。
【０１６８】
情報媒体中央制御部３２２は、上位システム部３２１から取得した複写要求情報、印刷制御部３２８から取得した親管理ＩＤ情報及びコンテキスト情報取得部３２３から取得したコンテキスト情報を含む統御複写要求情報ＳＴ５６を管理要求通信部３２４へ送出する（ＳＴ５６）。
【０１６９】
管理要求通信部３２４は、情報管理サーバ装置１００と通信を行い、統御複写要求情報を送出する（ＳＴ５７）。
【０１７０】
情報管理サーバ装置１００は、第１の実施形態のステップＳＴ５乃至ＳＴ１４と同様の処理を行い、サーバ処理結果情報を情報媒体制御装置３２０へ送出する（ＳＴ５８乃至ＳＴ６６）。ここで、統御印刷要求情報を統御複写要求情報で読み替えるものとする。
【０１７１】
管理要求通信部３２４は、情報管理サーバ装置１００から受け取ったサーバ処理結果情報を情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ６７）。
【０１７２】
情報媒体中央制御部３２２は、サーバ処理結果情報に含まれた子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報を含む複写要求情報を印刷制御部３２８へ送出する（ＳＴ６８）。
【０１７３】
印刷制御部３２８は、複写要求情報を受け取ると、子管理ＩＤ情報からバーコード、二次元コード、カラーコード、透かしなどといった光学コードを作成し、親文書のスキャンイメージにある親管理ＩＤ情報の光学コード情報にオーバレイした印刷用データを複製文書一部ずつ作成し、印刷を行う。また管理台帳情報を処理して管理台帳を印刷する。各文書出力処理が完了すると、複写完了情報を情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ６９）。
【０１７４】
情報媒体中央制御部３２２は、複写完了情報を受け取ると、複写結果情報を管理要求通信部３２４へ送出する（ＳＴ７０）。
【０１７５】
管理要求通信部３２４は、複写結果情報を情報管理サーバ装置１００へ送出する（ＳＴ７１）。
【０１７６】
情報管理サーバ装置１００は、第１の実施形態のステップＳＴ２３乃至ＳＴ２８と同様の処理を行い、複写完了応答を情報媒体制御装置３２０へ送出する（ＳＴ７６）。ここで、印刷完了応答は複写完了応答と読み替える。
【０１７７】
管理要求通信部３２４は、情報管理サーバ装置１００から受け取った複写完了応答を情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ７７）。
【０１７８】
情報媒体中央制御部３２２は、複写完了応答を受けると、複写完了をパネル上へ通知するための複写処理完了情報を上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ７８）。
【０１７９】
上位システム部３２１は、この複写処理完了情報をページ要求情報としてＷｅｂサーバ部３２６へ送出する（ＳＴ７９）。
【０１８０】
Ｗｅｂサーバ部３２６は、図３１に示す如き、依頼者情報ｇ５１を含み、親管理ＩＤ、配布先情報及び複写部数を含む複製完了メッセージｇ５２を含む画面Ｇ５０を表示するためのパネルページ情報を作成して上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ８０）。
【０１８１】
上位システム部３２１は、パネルページ情報をパネル制御部３２７へ送出する（ＳＴ８１）。
【０１８２】
パネル制御部３２７は、パネルページ情報に基づいて、図３１に示した画面Ｇ５０を表示し、処理を完了する。
【０１８３】
なお、回収時の動作については、第１の実施形態と同様に実行される。
【０１８４】
上述したように本実施形態によれば、管理ＩＤが印刷された紙文書から、子管理ＩＤが印刷された複製文書を複写する場合であっても、第１の実施形態と同様の効果を得ることができる。
【０１８５】
なお、上記実施形態に記載した手法は、コンピュータに実行させることのできるプログラムとして、磁気ディスク（フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスクなど）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤなど）、光磁気ディスク（ＭＯ）、半導体メモリなどの記憶媒体に格納して頒布することもできる。
【０１８６】
また、この記憶媒体としては、プログラムを記憶でき、かつコンピュータが読み取り可能な記憶媒体であれば、その記憶形式は何れの形態であっても良い。
【０１８７】
また、記憶媒体からコンピュータにインストールされたプログラムの指示に基づきコンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）や、データベース管理ソフト、ネットワークソフト等のＭＷ（ミドルウェア）等が上記実施形態を実現するための各処理の一部を実行しても良い。
【０１８８】
さらに、本発明における記憶媒体は、コンピュータと独立した媒体に限らず、ＬＡＮやインターネット等により伝送されたプログラムをダウンロードして記憶または一時記憶した記憶媒体も含まれる。
【０１８９】
また、記憶媒体は１つに限らず、複数の媒体から上記実施形態における処理が実行される場合も本発明における記憶媒体に含まれ、媒体構成は何れの構成であっても良い。
【０１９０】
尚、本発明におけるコンピュータは、記憶媒体に記憶されたプログラムに基づき、上記実施形態における各処理を実行するものであって、パソコン等の１つからなる装置、複数の装置がネットワーク接続されたシステム等の何れの構成であっても良い。
【０１９１】
また、本発明におけるコンピュータとは、パソコンに限らず、情報処理機器に含まれる演算処理装置、マイコン等も含み、プログラムによって本発明の機能を実現することが可能な機器、装置を総称している。
【０１９２】
なお、本願発明は、上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組合せにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。更に、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組合せてもよい。
【符号の説明】
【０１９３】
１００…情報管理サーバ装置、１０１…管理要求受付部、１０２…情報管理制御部、１０３…ポリシ評価部、１０４…情報管理制御部、１０５…情報管理ＤＢ、１０５１…管理ＩＤテーブル、１０５２…系統管理テーブル、１０５３…アクセスログ管理テーブル、１０５４…マスタポリシテーブル、１０５５…クライアント管理テーブル、１０５６…データ原本管理テーブル、１０６…管理台帳生成部、２００…利用者管理サーバ装置、２０１…利用者情報要求受付部、２０２…管理クライアントＤＢ、３００１〜３００２…情報媒体制御装置、３１０…情報媒体制御装置、３１１…上位システム部、３１２…情報媒体中央制御部、３１３…コンテキスト情報取得部、３１４…管理要求通信部、３１５…管理ファイル制御部、３１６…管理クライアントＤＢ、３１７…管理ファイル印刷制御部、３２０…情報媒体制御装置、３２１…上位システム部、３２２…情報媒体中央制御部、３２３…コンテキスト情報取得部、３２４…管理要求通信部、３２５…ＩＣカード読取部、３２６…Ｗｅｂサーバ部、３２７…パネル制御部、３２８…印刷制御部、３２９…スキャナ部、４００…印刷装置、５００…専用リーダ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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