(57)【要約】【課題】アクセス権限を設定せずに添付ファイルを記憶させた場合と比較して、添付ファイルへのセキュリティを確保しつつ、通常のメール送信と同様の操作で添付ファイルを送信先に届けることができる添付ファイル管理装置及びプログラムを提供する。【解決手段】権限が設定された読み出し操作に対して記憶された情報の読み出しを許可するＨＤＤ６０に、受信された電子メールに添付された電子ファイルを当該電子メールの送信先に対して読み出し権限を設定して記憶するように制御し、電子メールから電子ファイルを削除すると共に、電子ファイルが添付されていたことを通知する通知情報または電子ファイルを記憶させた格納先を示す格納先情報を電子メールに付加し、電子ファイルが削除され、かつ通知情報または格納先情報が付加された電子メールを当該電子メールの送信先へ送信する。【選択図】図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイルが添付された電子メールを受信する受信手段と、
権限が設定された読み出し操作に対して記憶された情報の読み出しを許可する許可手段と、
前記受信手段により受信された電子メールに添付された電子ファイルを情報として当該電子メールの送信先に対して読み出し権限を設定して記憶手段に記憶するように制御する制御手段と、
前記電子メールから電子ファイルを削除する削除手段と、
電子ファイルが添付されていたことを通知する通知情報または電子ファイルを記憶させた格納先を示す格納先情報を前記電子メールに付加する付加手段と、
前記削除手段により電子ファイルが削除され、かつ前記付加手段により前記通知情報または前記格納先情報が付加された電子メールを当該電子メールの送信先へ送信する送信手段と、
を備えた添付ファイル管理装置。
【請求項２】
前記制御手段は、前記受信手段により受信された電子メールに添付された電子ファイルと同一の電子ファイルが前記記憶手段に情報として記憶されている場合には、当該添付された電子ファイルを記憶させずに前記記憶手段に既に記憶された同一の電子ファイルに前記電子メールの送信先に対して読み出し権限を設定する請求項１記載の添付ファイル管理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、前記受信手段により受信された電子メールに添付された電子ファイル及び前記記憶手段に記憶された電子ファイルからそれぞれ算出されるハッシュ値が同一の場合に同一の電子ファイルと判定する請求項２記載の添付ファイル管理装置。
【請求項４】
前記記憶手段に、予め登録された利用可能な利用者を示す利用者情報をさらに記憶し、
前記制御手段は、前記電子メールの送信先が前記利用者情報により示される利用者である場合に、前記受信手段により受信された電子メールに添付された電子ファイルを当該電子メールの送信先に対して読み出し権限を設定して記憶するように制御する請求項１〜請求項３の何れか１項記載の添付ファイル管理装置。
【請求項５】
前記制御手段は、前記電子メールの送信先が前記利用者情報により示される利用者ではない場合には、当該電子メールの送信先のメールアドレスを使用者の識別情報として臨時のパスワードを設定して当該電子メールに添付された電子ファイルを記憶させるように制御し、
前記付加手段は、前記電子メールに識別情報としてメールアドレスを用いたことを通知するメッセージ及び前記臨時のパスワードを付加する
請求項４記載の添付ファイル管理装置。
【請求項６】
コンピュータを、
権限が設定された読み出し操作に対して記憶された情報の読み出しを許可する許可手段と、
電子ファイルが添付された電子メールを受信する受信手段で受信された電子メールに添付された電子ファイルを情報として当該電子メールの送信先に対して読み出し権限を設定して記憶手段に記憶するように制御する制御手段と、
前記電子メールから電子ファイルを削除する削除手段と、
電子ファイルが添付されていたことを通知する通知情報または電子ファイルを記憶させた格納先を示す格納先情報を前記電子メールに付加する付加手段と、
前記削除手段により電子ファイルが削除され、かつ前記付加手段により前記通知情報または前記格納先情報が付加された電子メールを当該電子メールの送信先へ送信する送信手段と、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、添付ファイル管理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、メール本文および添付データからなる電子メールを処理する電子メールシステムにおいて、添付データをウェブサーバに格納し、ウェブサーバに格納された添付データを指し示す参照エントリを作成し、受信側にメール本文とウェブページ名および参照エントリを含む参照用データとを送信するメールサーバを有する電子メールシステムが記載されている。
【０００３】
特許文献２には、添付ファイルを送信できる電子メールシステムにおいて、電子メールから添付ファイル部分を抽出するメール分解制御部と、抽出した添付ファイルを記録管理する資源管理制御部と、記録管理した添付ファイルのＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）で電子メールを再作成するメール再送信制御部と、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）を利用して添付ファイルをダウンロードするＷＷＷ制御部とダウンロード制御部とを備えた電子メールシステムが記載されている。
【０００４】
特許文献３には、コンピュータネットワーク上の電子メールシステムを利用してファイルを送信する情報処理システムであって、メール送信側装置において、指定されたファイルのアクセス方法を記述した添付ファイルを生成する生成手段と、生成手段で生成された添付ファイルをメールメッセージに添付してメールデータとし、該メールデータを指定された送信先に送信する送信手段と、メール受信側装置において、送信手段で送信されたメールデータを受信する受信手段と、受信手段で受信したメールデータから添付ファイルを抽出する抽出手段と、抽出手段で抽出された添付ファイルに記述されているアクセス方法に従って指定されたファイルを獲得する獲得手段とを備えた情報処理システムが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平１０−２４０６４３号公報
【特許文献２】特開２００１−５７５１号公報
【特許文献３】特開平１１−３２９９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、アクセス権限を設定せずに添付ファイルを記憶させた場合と比較して、添付ファイルへのセキュリティを確保しつつ、通常のメール送信と同様の操作で添付ファイルを送信先に届けることができる添付ファイル管理装置及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１に記載の発明は、電子ファイルが添付された電子メールを受信する受信手段と、権限が設定された読み出し操作に対して記憶された情報の読み出しを許可する許可手段と、前記受信手段により受信された電子メールに添付された電子ファイルを情報として当該電子メールの送信先に対して読み出し権限を設定して記憶手段に記憶するように制御する制御手段と、前記電子メールから電子ファイルを削除する削除手段と、電子ファイルが添付されていたことを通知する通知情報または電子ファイルを記憶させた格納先を示す格納先情報を前記電子メールに付加する付加手段と、前記削除手段により電子ファイルが削除され、かつ前記付加手段により前記通知情報または前記格納先情報が付加された電子メールを当該電子メールの送信先へ送信する送信手段と、を備えている。
【０００８】
また、請求項２に記載の発明は、請求項１記載の発明において、前記制御手段が、前記受信手段により受信された電子メールに添付された電子ファイルと同一の電子ファイルが前記記憶手段に情報として記憶されている場合には、当該添付された電子ファイルを記憶させずに前記記憶手段に既に記憶された同一の電子ファイルに前記電子メールの送信先に対して読み出し権限を設定する。
【０００９】
また、請求項３に記載の発明は、請求項２記載の発明において、前記制御手段が、前記受信手段により受信された電子メールに添付された電子ファイル及び前記記憶手段に記憶された電子ファイルからそれぞれ算出されるハッシュ値が同一の場合に同一の電子ファイルと判定する。
【００１０】
また、請求項４に記載の発明は、請求項１〜請求項３の何れか１項記載の発明において、前記記憶手段に、予め登録された利用可能な利用者を示す利用者情報をさらに記憶し、前記制御手段が、前記電子メールの送信先が前記利用者情報により示される利用者である場合に、前記受信手段により受信された電子メールに添付された電子ファイルを当該電子メールの送信先に対して読み出し権限を設定して記憶するように制御する。
【００１１】
また、請求項５に記載の発明は、請求項４記載の発明において、前記制御手段が、前記電子メールの送信先が前記利用者情報により示される利用者ではない場合には、当該電子メールの送信先のメールアドレスを使用者の識別情報として臨時のパスワードを設定して当該電子メールに添付された電子ファイルを記憶させるように制御し、前記付加手段が、前記電子メールに識別情報としてメールアドレスを用いたことを通知するメッセージ及び前記臨時のパスワードを付加する。
【００１２】
一方、請求項６に記載の発明のプログラムは、コンピュータを、権限が設定された読み出し操作に対して記憶された情報の読み出しを許可する許可手段と、電子ファイルが添付された電子メールを受信する受信手段で受信された電子メールに添付された電子ファイルを情報として当該電子メールの送信先に対して読み出し権限を設定して記憶手段に記憶するように制御する制御手段と、前記電子メールから電子ファイルを削除する削除手段と、電子ファイルが添付されていたことを通知する通知情報または電子ファイルを記憶させた格納先を示す格納先情報を前記電子メールに付加する付加手段と、前記削除手段により電子ファイルが削除され、かつ前記付加手段により前記通知情報または前記格納先情報が付加された電子メールを当該電子メールの送信先へ送信する送信手段と、として機能させるものである。
【発明の効果】
【００１３】
請求項１及び請求項６に記載の発明によれば、アクセス権限を設定せずに添付ファイルを記憶させた場合と比較して、添付ファイルへのセキュリティを確保しつつ、通常のメール送信と同様の操作で添付ファイルを送信先に届けることができる、という優れた効果を有する。
【００１４】
また、請求項２に記載の発明によれば、受信された電子メールに添付された電子ファイルを全て記憶させた場合と比較して、電子ファイルを記憶させる記憶領域が削減される、という優れた効果を有する。
【００１５】
また、請求項３に記載の発明によれば、ファイル名のみに基づき電子ファイルが同一か否かを判定する場合と比較して、電子ファイルが同一か否かの判定精度が向上する、という優れた効果を有する。
【００１６】
また、請求項４に記載の発明によれば、利用可能な利用者を管理しない場合と比較して
、不正な利用者へ電子ファイルが渡るリスクが低減される、という優れた効果を有する。
【００１７】
また、請求項５に記載の発明によれば、利用可能な利用者を必ず登録して管理する場合と比較して、利用者の管理が容易となる、という優れた効果を有する。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】実施の形態に係る添付ファイル管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】実施の形態に係るサーバの構成を示すブロック図である。
【図３】実施の形態に係る利用者情報のデータ構成を示す構成図である。
【図４】第１の実施の形態に係るファイル管理情報のデータ構成を示す構成図である。
【図５】第１の実施の形態に係るファイル管理処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】実施の形態に係る電子ファイルが添付された電子メールの一例を示す図である。
【図７】第１の実施の形態に係るサーバから送信される電子メールの一例を示す図である。
【図８】第１の実施の形態に係る認証画面の一例を示す画像構成図である。
【図９】第２の実施の形態に係るファイル管理処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】第２の実施の形態に係るファイル管理情報のデータ構成を示す構成図である。
【図１１】第２の実施の形態に係るサーバから送信される電子メールの一例を示す図である。
【図１２】第２の実施の形態に係る認証画面の一例を示す画像構成図である。
【図１３】他の形態に係るサーバから送信される電子メールの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。なお、以下では、電子メールを作成するパーソナル・コンピュータ（以下「ＰＣ」という。）と、メールサーバとして機能し、電子メールに添付された電子ファイルを管理する添付ファイル管理装置であるサーバ・コンピュータ（以下「サーバ」という。）とがネットワークを介して接続された添付ファイル管理システムに本発明を適用した場合について説明する。
【００２０】
［第１の実施の形態］
図１には、第１の実施の形態に係る添付ファイル管理システム１０の全体的な概略機能構成を示すブロック図が示されている。
【００２１】
同図に示されるように、添付ファイル管理システム１０では、複数（本実施の形態では例えば３台）のＰＣ１２と、サーバ１４とが、インターネット等のネットワーク１８を介して接続されている。
【００２２】
ＰＣ１２は、電子メールの作成、作成した電子メールのサーバ１４への送信、及びサーバ１４から受信した電子メールの保存・管理を行う電子メールクライアントソフトがインストールされており、有線ＬＡＮ（Local Area Network）等の有線通信又は無線ＬＡＮ等の無線通信を利用してネットワーク１８に接続し、サーバ１４との間で電子メールの送受信を行う。なお、図１は、一例として、ＰＣ１２が有線通信を利用してネットワーク１８に接続した形態を示している。
【００２３】
サーバ１４は、電子メールサーバソフトがインストールされており、メールサーバ２０としての機能を有している。サーバ１４は、各ＰＣ１２から受信される電子メールの送信先（Ｔｏ，ＣＣ，及びＢＣＣ）への送信、及びネットワーク１８から受信された、自身が管理するメールアドレスあての電子メールを保管し、各ＰＣ１２からの受信要求に対応して電子メールをＰＣ１２へ送信する。
【００２４】
また、サーバ１４は、ネットワーク１８を通じてサーバ１４に設けられたＨＤＤ（ハード・ディスク・ドライブ）６０の記憶領域を情報保管用として貸し出すオンライン・ストレージ・サービスを提供している。
【００２５】
さらに、サーバ１４は、オンライン・ストレージ・サービスを利用可能な利用者を示す利用者情報、及びＨＤＤ６０に記憶した電子ファイルへのアクセス権限を管理するファイル管理情報をＨＤＤ６０に記憶しており、オンライン・ストレージ・サービスの利用者を管理する利用者管理部２２が設けられている。
【００２６】
図２には、本実施の形態に係るサーバ１４の詳細な構成が示されている。
【００２７】
サーバ１４は、操作メニュー及びメッセージ等を表示するディスプレイ５０と、ユーザからの各種の操作指示が入力されるキーボード及びポインティングデバイス等の操作入力部５２と、を備えている。
【００２８】
また、サーバ１４は、装置全体の動作を司るＣＰＵ（中央処理装置）５４と、制御プログラムを含む各種プログラム等が予め記憶された記録媒体としてＲＯＭ（Read Only Memory）５６と、各種情報を一時的に記憶するＲＡＭ５８（Random Access Memory）と、インストールされた電子メールサーバソフト、利用者情報、及びファイル管理情報を含む各種情報を記憶して保持するＨＤＤ６０と、ディスプレイ５０への各種情報の表示を制御するディスプレイ・ドライバ６２と、操作入力部５２に対する操作状態を検出する操作入力検出部６４と、ネットワーク１８と通信を行うための通信Ｉ／Ｆ部６６と、を備えている。
【００２９】
ＣＰＵ５４、ＲＯＭ５６、ＲＡＭ５８、ＨＤＤ６０、ディスプレイ・ドライバ６２、操作入力検出部６４、及び通信Ｉ／Ｆ部６６は、システムバスＢＵＳを介して相互に接続されている。従って、ＣＰＵ５４は、ＲＯＭ５６、ＲＡＭ５８、及びＨＤＤ６０へのアクセスを行うと共に、ディスプレイ・ドライバ６２を介したディスプレイ５０への各種情報の表示の制御、通信Ｉ／Ｆ部６６を介したネットワーク１８との情報の送受信の制御を行う。また、ＣＰＵ５４は、操作入力検出部６４を介して操作入力部５２に対するユーザの操作状態を把握する。
【００３０】
図３には、ＨＤＤ６０に記憶された利用者情報のデータ構成の一例が示されている。
【００３１】
本実施の形態に係る利用者情報は、利用者毎にユーザＩＤ、パスワード、及びメールアドレスがテーブル形式で記憶されている。
【００３２】
利用者情報は、サーバ１４の管理者等が操作入力部５２からオンライン・ストレージ・サービスを利用可能な利用者のユーザＩＤ、パスワード、メールアドレスを登録することにより作成される。
【００３３】
一方、図４には、ＨＤＤ６０に記憶されたファイル管理情報のデータ構成の一例が示されている。
【００３４】
本実施の形態に係るファイル管理情報は、記憶した電子ファイル毎に電子ファイルのファイル名、ハッシュ値、送信者、アクセス権限、及び格納先がテーブル形式で記憶されている。なお、アクセス権限の項目のfx000203, fx000204, fx000205の後に記載された”:Read”は、ユーザＩＤがfx000203, fx000204, fx000205で示される各ユーザに対して読み出し許可のアクセス権が設定されることを示している。
【００３５】
次に、本実施の形態に係るサーバ１４の作用を説明する。
【００３６】
利用者は、ＰＣ１２にインストールされた電子メールクライアントソフトを用いて、必要に応じて電子ファイルを添付した電子メールを作成し、作成した電子メールのＴｏ，ＣＣ，及びＢＣＣに送信先のメールアドレスを指定して電子メールの送信を行う。ＰＣ１２から送信された電子メールは、サーバ１４で受信される。
【００３７】
サーバ１４は、受信した電子メールに電子ファイルが添付されている場合、当該電子ファイルを電子メールの送信先に対して読み出しを許可するアクセス権限を設定してＨＤＤ６０に記憶すると共に、電子メールから電子ファイルを削除する添付ファイル管理処理を行う。
【００３８】
図５には、各ＰＣ１２から電子メールを受信した際にＣＰＵ５４により実行される添付ファイル管理処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートが示されている。なお、当該プログラムはＨＤＤ６０に予め記憶されている。
【００３９】
同図のステップ１００では、受信した電子メールに電子ファイルが添付されているか否かを判定、肯定判定となった場合はステップ１０２へ移行し、否定判定となった場合はステップ１２０へ移行する。
【００４０】
ステップ１０２では、受信した電子メールに添付された電子ファイルと同一の電子ファイルがＨＤＤ６０に記憶されているか否かを判定し、肯定判定となった場合はステップ１１０へ移行し、否定判定となった場合はステップ１０４へ移行する。
【００４１】
ここで、本実施の形態では、受信した電子メールに添付された電子ファイルからハッシュ値を算出し、ＨＤＤ６０に記憶されたファイル管理情報（図４参照）に同一のハッシュ値の電子ファイルが存在する場合に同一の電子ファイルがＨＤＤ６０に記憶されていると判定する。このようにハッシュ値に基づいて電子ファイルが同一か否かを判定することにより、同じファイル名の電子ファイルであっても内容が変更されていた場合に異なる電子ファイルと判定される。
【００４２】
ステップ１０４では、受信した電子メールに添付された電子ファイルをＨＤＤ６０に記憶させる。
【００４３】
次のステップ１０６では、ＨＤＤ６０に記憶されたファイル管理情報に、受信した電子メールの送信先のメールアドレスのうち利用者情報にメールアドレスが記憶された利用者のユーザＩＤに対して読み出しを許可するアクセス権限を設定して、受信した電子メールに添付された電子ファイルのファイル名、ハッシュ値、送信者、格納先を登録する。
【００４４】
一方、ステップ１１０では、ファイル管理情報のハッシュ値が同一の電子ファイルに対して、受信した電子メールの送信先のメールアドレスのうち利用者情報にメールアドレスが記憶された利用者のユーザＩＤに対して読み出しを許可するアクセス権限を追加する。
【００４５】
ステップ１１２では、受信した電子メールから電子ファイルを削除する。
【００４６】
次のステップ１１４では、上記ステップ１０４において電子ファイルを記憶させた格納先を示す格納先情報としてＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を電子メールに付加する。
【００４７】
次のステップ１２０では、電子メールを当該電子メールの送信先へ送信して処理を終了する。
【００４８】
これにより、例えば、図３に示すように利用者情報が登録され、図６に示すような電子ファイル（List.xls）が添付された電子メールをサーバ１４がＰＣ１２から受信した場合は、電子メールに添付された電子ファイルと同一の電子ファイルがＨＤＤ６０に記憶されているか否かを判定され（上記ステップ１０２の処理）、同一の電子ファイルがＨＤＤ６０に記憶されていない場合、電子メールに添付された電子ファイルはＨＤＤ６０に記憶される（ステップ１０４の処理）。
【００４９】
また、電子メールの送信先（Ｔｏ，ＣＣ，及びＢＣＣ）の４つのメールアドレスのうち
a.xxxxx@fujixerox.co.jp 
b.xxxxx@fujixerox.co.jp 
d.xxxxx@fujixerox.co.jp 
の３つのメールアドレスは利用者情報（図３参照）に登録されているため、図４に示すファイル管理情報のファイル名が”List.xls“のレコードのように、３つのメールアドレスに対応するfx000203, fx000204, fx000205のユーザＩＤに対して読み出し許可のアクセス権が設定される（上記ステップ１０６の処理）。
【００５０】
その後、受信した電子メールは、添付された電子ファイルが削除され（上記ステップ１１２の処理）、図７に示すように、電子メールの本文に電子ファイルを記憶させた格納先のＵＲＬが付加されて（上記ステップ１１４の処理）、送信先へ送信される（上記ステップ１２０の処理）。このように電子メールに格納先のＵＲＬが付加されることにより、電子ファイルの格納先へのアクセスが容易になる。
【００５１】
サーバ１４は、利用者情報に基づいてオンライン・ストレージ・サービスの利用者を管理しており、利用者がＰＣ１２からサーバ１４のＨＤＤ６０へアクセスしようとした場合、図８に示すような認証画面をＰＣ１２に表示させてユーザＩＤ及びパスワードのユーザ認証を行う。
【００５２】
利用者情報に登録されている利用者は、自身のユーザＩＤ及びパスワードでユーザ認証を行った後にサーバ１４から電子ファイルを読み出す。このように電子ファイルにアクセス権を設定してユーザ認証を行うことにより、添付された電子ファイルへのセキュリティが確保される。
【００５３】
一方、利用者情報に登録されていない利用者は、ユーザ認証が得られないため、サーバ１４から電子ファイルを読み出せない。
【００５４】
すなわち、送信先に誤って利用者情報に登録されていない利用者を指定して電子メールを送信した場合でも、登録されていない利用者は電子メールに添付した電子ファイルを読み出せない。
【００５５】
利用者情報に登録されていない利用者は、サーバ１４の管理者に対して利用者登録を依頼し、管理者が利用者情報に利用者を登録し、ファイル管理情報の読み出し対象とする電子ファイルに対し読み出しするアクセス権限を設定することにより、サーバ１４から電子ファイルを読み出すことが可能となる。このようにサーバ１４の管理者の登録を必要とすることにより、不正な利用者へ電子ファイルが渡るリスクが低減される。
【００５６】
［第２の実施の形態］
第２の実施の形態に係る添付ファイル管理システム１０の概略構成、及びサーバ１４の詳細な構成は上記第１の実施の形態と同様であるため、ここでの説明は省略する。
【００５７】
図９には、第２の実施の形態に係る添付ファイル管理処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートが示されている。なお、上記第１の実施の形態（図５参照）と同一部分には同一の符号を付してここでの説明は省略する。
【００５８】
ステップ１０７では、ファイル管理情報に対して、受信した電子メールの送信先のメールアドレスのうち利用者情報にメールアドレスが記憶された利用者のユーザＩＤに対して読み出しを許可するアクセス権限を設定し、さらに、利用者情報にメールアドレスが記憶されていない場合はメールアドレスを使用者のユーザＩＤとして臨時のパスワードを設定する。
【００５９】
一方。ステップ１１１では、ファイル管理情報のハッシュ値が同一の電子ファイルに、受信した電子メールの送信先のメールアドレスのうち利用者情報にメールアドレスが記憶された利用者のユーザＩＤに対して読み出しを許可するアクセス権限を設定し、さらに、利用者情報にメールアドレスが記憶されていない場合はメールアドレスを使用者のユーザＩＤとして臨時のパスワードを設定する。
【００６０】
これにより、例えば、図３に示すように利用者情報が登録され、図６に示すような電子ファイル（List.xls）が添付された電子メールをサーバ１４がＰＣ１２から受信した場合は、送信先のメールアドレス f.xxxxx@ffilm.co.jp が利用者情報に記憶されていないため、メールアドレスを臨時のユーザＩＤとして読み出しを許可するアクセス権限が設定される。
【００６１】
図１０には、メールアドレスを臨時のユーザＩＤとして読み出しを許可した場合のファイル管理情報のデータ構成の一例が示されている。アクセス権限の項目の f.xxxxx@ffilm.co.jp の後に記載された”（XXXXX）”は、臨時のパスワードを示している。
【００６２】
ステップ１１５では、図１１に示すように、電子ファイルを記憶させた格納先を示すＵＲＬ、ユーザＩＤとしてメールアドレスを用いたことを通知するメッセージ、及び臨時のパスワードを電子メールに付加する。
【００６３】
このようにメールアドレスを臨時のユーザＩＤとした場合でも電子メールにユーザＩＤを付加しないようにすることにより、電子メールの内容が不正な利用者に知られた場合でもサーバ１４に記憶された電子ファイルへのアクセスが防止される。
【００６４】
利用者情報に登録されていない利用者は、図１２に示されるように、自身のメールアドレス及び臨時のパスワードでユーザ認証を行った後にサーバ１４から電子ファイルを読み出す。これにより、利用者情報に登録されていない利用者に対してもセキュリティを保ちつつ電子ファイルが届く。
【００６５】
なお、上記各実施の形態では、電子メールに電子ファイルの格納先情報としてＵＲＬを付加する場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、電子ファイルへのショートカット等を付加してもよい。
【００６６】
また、各利用者がサーバ１２のＵＲＬ等を知っている場合、電子ファイルの格納先のＵＲＬに代えて、電子メールに電子ファイルが添付されていたことを通知するメッセージ又はマークで表わされた電子データが添付されていたことを通知する通知情報を付加するようにしてもよい。図１３には、電子メールの本文に電子ファイルが添付されていたことを通知するメッセージを付加した場合が示されている。このように電子メールに格納先を付加しないことにより、例えば、電子メールの内容が不正な利用者に知られた場合でも電子ファイルの格納先へのアクセスが防止される。
【００６７】
また、上記各実施の形態の添付ファイル管理処理では、電子メールから電子ファイルを削除した後に、電子メールに格納先のＵＲＬを付加する場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、電子メールに格納先のＵＲＬを付加した後に、電子メールから電子ファイルを削除してもよい。すなわち、図５及び図９のステップ１１２の処理とステップ１１４又はステップ１１５の処理は、処理順序を入れ替えてもかまわない。
【００６８】
また、上記各実施の形態では、サーバ１４がメールサーバとオンライン・ストレージ・サービスを提供するサーバを兼ねる場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、メールサーバとオンライン・ストレージ・サービスを提供するサーバを別のサーバとしてもよい。
【００６９】
また、上記各実施の形態に係る添付ファイル管理処理プログラムは、ＨＤＤ６０に予め記憶しておく形態の他、ＲＯＭ５６に予め記憶しておく形態、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に格納された状態で提供される形態、有線又は無線による通信手段を介して配信される形態等に適用することができる。
【符号の説明】
【００７０】
１２  サーバ
２０  メールサーバ
２２  利用者管理部
５４  ＣＰＵ
６０  ＨＤＤ
６６  通信Ｉ／Ｆ
【図１】
2010277355.tif 000003
【図２】
2010277355.tif 000004
【図３】
2010277355.tif 000005
【図４】
2010277355.tif 000006
【図５】
2010277355.tif 000007
【図６】
2010277355.tif 000008
【図７】
2010277355.tif 000009
【図８】
2010277355.tif 000010
【図９】
2010277355.tif 000011
【図１０】
2010277355.tif 000012
【図１１】
2010277355.tif 000013
【図１２】
2010277355.tif 000014
【図１３】
2010277355.tif 000015