(57)【要約】【課題】  文書ファイルを管理する画面上で出力処理された文書ファイルにエラーが発生したことを文書ファイルのアイコン表示状態から確認することである。【解決手段】    ドライバ３０７が生成した出力ジョブを画像形成装置１０１に出力した後、画像形成装置１０１でエラーとなったジョブＩＤを出力文書管理部３０５が取得する。そして、取得したジョブＩＤとあらかじめ管理されるジョブ情報リストからエラージョブリストを作成する。そして、出力文書管理部３０５がエラージョブリストを参照して（Ｓ１３００）、エラーが発生した文書ファイルのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更する（Ｓ１３０２）構成を特徴とする。【選択図】  図１３
2010160741.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
保存される文書ファイルを管理する情報処理装置であって、
表示手段に表示される前記文書ファイルのアイコンに対する指示に従い、画像形成装置に出力する出力ジョブを生成する生成手段と、
前記生成手段により出力ジョブが生成された場合、当該出力ジョブを識別するジョブＩＤと、前記文書ファイルのファイルＩＤとを関連付けて管理するジョブ管理手段と、
前記画像形成装置から処理がエラーとなった出力ジョブのジョブＩＤを取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記ジョブＩＤと前記管理手段が管理するジョブＩＤとで特定されるファイルＩＤを持つ文書ファイルのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更する第１の表示制御手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
フォルダに保存される文書ファイルを管理する情報処理装置であって、
表示手段に表示される前記文書ファイルのアイコンに対する指示に従い、画像形成装置に出力する出力ジョブを生成する生成手段と、
前記生成手段により出力ジョブが生成された場合、当該出力ジョブを識別するジョブＩＤと、前記文書ファイルのファイルＩＤとを関連付けて管理するジョブ管理手段と、
前記画像形成装置から処理がエラーとなった出力ジョブのジョブＩＤを取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記ジョブＩＤと前記管理手段が管理するジョブＩＤとで特定されるファイルＩＤを持つ文書ファイルと、当該文書ファイルが保存されるフォルダとのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更する第１の表示制御手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
前記文書ファイルのアイコン表示状態をエラー表示状態から通常表示状態に解除するモードを設定する設定手段を備えることを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記設定手段は、前記エラー表示状態の前記文書ファイルのアイコンが指示された場合に前記エラー表示状態を前記通常表示状態に解除する第１のモードと、前記エラー表示状態の前記文書ファイルの再出力が正常終了したことを取得した場合に前記エラー表示状態を前記通常表示状態に解除する第２のモードとのいずれかを設定することを特徴とする請求項３記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記取得手段が前記画像形成装置から前記ジョブＩＤを取得した場合、当該取得したジョブＩＤに対応する文書ファイルが前記表示手段に表示されているかどうかを判断する判断手段と、
当該取得したジョブＩＤに対応する文書ファイルが前記表示手段に表示されていないと判断した場合、前記第１の表示制御手段は、当該文書ファイルが保存されたフォルダのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更することを特徴とする請求項２記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記文書ファイルのアイコンは、当該文書ファイルの実体ファイルを参照するためのショートカットファイルのアイコンであることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項の記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記第１の表示制御手段は、前記取得手段が取得した前記ジョブＩＤと前記管理手段が管理するジョブＩＤとで特定されるファイルＩＤを持つショートカットファイルのアイコンと、当該ショートカットファイルが参照すべき文書ファイルのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更することを特徴とする請求項６記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記設定手段が設定した第１のモード、又は第２のモードに従い、文書ファイルが保存されたフォルダのアイコン表示状態をエラー表示状態から通常表示状態に変更する第２の表示制御手段を備えることを特徴とする請求項４記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記第２の表示制御手段は、前記設定手段が設定した第１のモード、又は第２のモードに従い、文書ファイルの実体ファイルを参照するためのショートカットファイルのアイコン表示状態をエラー表示状態から通常表示状態に変更することを特徴とする請求項８記載の情報処理装置。
【請求項１０】
保存される文書ファイルを管理する情報処理装置における表示制御方法であって、
表示手段に表示される前記文書ファイルのアイコンに対する指示に従い、画像形成装置に出力する出力ジョブを生成する生成ステップと、
前記生成ステップにより出力ジョブが生成された場合、当該出力ジョブを識別するジョブＩＤと、前記文書ファイルのファイルＩＤとを関連付けて管理するジョブ管理ステップと、
前記画像形成装置から処理がエラーとなった出力ジョブのジョブＩＤを取得する取得ステップと、
前記取得ステップが取得した前記ジョブＩＤと前記管理ステップが管理するジョブＩＤとで特定されるファイルＩＤを持つ文書ファイルのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更する第１の表示制御ステップと、
を備えることを特徴とする表示制御方法。
【請求項１１】
フォルダに保存される文書ファイルを管理する情報処理装置における表示制御方法であって、
表示手段に表示される前記文書ファイルのアイコンに対する指示に従い、画像形成装置に出力する出力ジョブを生成する生成ステップと、
前記生成ステップにより出力ジョブが生成された場合、当該出力ジョブを識別するジョブＩＤと、前記文書ファイルのファイルＩＤとを関連付けて管理するジョブ管理ステップと、
前記画像形成装置から処理がエラーとなった出力ジョブのジョブＩＤを取得する取得ステップと、
前記取得ステップが取得した前記ジョブＩＤと前記管理ステップが管理するジョブＩＤとで特定されるファイルＩＤを持つ文書ファイルと、当該文書ファイルが保存されるフォルダとのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更する第１の表示制御ステップと、
を備えることを特徴とする表示制御方法。
【請求項１２】
前記文書ファイルのアイコン表示状態をエラー表示状態から通常表示状態に解除するモードを設定する設定ステップを備えることを特徴とする請求項１０又は１１記載の表示制御方法。
【請求項１３】
前記設定ステップは、前記エラー表示状態の前記文書ファイルのアイコンが指示された場合に前記エラー表示状態を前記通常表示状態に解除する第１のモードと、前記エラー表示状態の前記文書ファイルの再出力が正常終了したことを取得した場合に前記エラー表示状態を前記通常表示状態に解除する第２のモードとのいずれかを設定することを特徴とする請求項１２記載の表示制御方法。
【請求項１４】
前記取得ステップが前記画像形成装置から前記ジョブＩＤを取得した場合、当該取得したジョブＩＤに対応する文書ファイルが前記表示手段に表示されているかどうかを判断する判断ステップと、
当該取得したジョブＩＤに対応する文書ファイルが前記表示手段に表示されていないと判断した場合、前記第１の表示制御ステップは、当該文書ファイルが保存されたフォルダのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更することを特徴とする請求項１１記載の表示制御方法。
【請求項１５】
前記文書ファイルのアイコンは、当該文書ファイルの実体ファイルを参照するためのショートカットファイルのアイコンであることを特徴とする請求項１０乃至１４のいずれか１項の記載の表示制御方法。
【請求項１６】
前記第１の表示制御ステップは、前記取得ステップが取得した前記ジョブＩＤと前記管理ステップが管理するジョブＩＤとで特定されるファイルＩＤを持つショートカットファイルのアイコンと、当該ショートカットファイルが参照すべき文書ファイルのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更することを特徴とする請求項１４記載の表示制御方法。
【請求項１７】
前記設定ステップが設定した第１のモード、又は第２のモードに従い、文書ファイルが保存されたフォルダのアイコン表示状態をエラー表示状態から通常表示状態に変更する第２の表示制御ステップを備えることを特徴とする請求項１３記載の表示制御方法。
【請求項１８】
前記第２の表示制御ステップは、前記設定ステップが設定した第１のモード、又は第２のモードに従い、文書ファイルの実体ファイルを参照するためのショートカットファイルのアイコン表示状態をエラー表示状態から通常表示状態に変更することを特徴とする請求項１７記載の表示制御方法。
【請求項１９】
請求項１０乃至１８のいずれか１項に記載の表示制御方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書ファイルを管理する情報処理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書ファイルを管理する文書管理システムでは、文書ファイルに対して、作成・編集・削除等の処理やユーザの所望する文書ファイルを見つけやすくするための検索・付加情報の追加等の処理を行っている。これにより、文書管理システムが効率的に文書ファイルを管理することが可能となる。
【０００３】
一方、文書ファイルの印刷やファックス送信等の処理において、印刷又はファックス送信を指示した文書ファイルを画像形成装置が解釈できる形式に変換し、用紙サイズや部数などの情報を付加したジョブデータを一覧で表示するジョブ管理システムがあった。
【０００４】
このようなジョブ管理システムは、ジョブデータの付加情報として、現在どのような状態（印刷中、エラー中など）かの表示や、ジョブデータの生成された元ファイルの場所などの表示をしていた（例えば、特許文献１）。
【特許文献１】特開２００７−２４９３２７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来の文書管理システムにおいて、例えばファックス送信を行った場合、文書管理システム上では、ファックス送信の完了結果を知ることができなかった。
【０００６】
そのため、エラーとなって送信が完了しなかった場合、ユーザはエラーが発生したことに気付くことができなかった。
【０００７】
このため、ユーザがエラーの発生を知るためには、ジョブ管理システムを参照し、確認する必要があった。
【０００８】
しかし、ジョブ管理システムでは、文書ファイルの編集や宛先の変更等の処理が必要となった場合、エラーが発生したジョブデータから元ファイルの場所を特定する必要がある。そして、ユーザは、文書管理システムからエラーが発生したジョブデータの元ファイルに対して処理をする必要があるため、作業が煩雑なものであった。
【０００９】
本発明は、上記の課題を解決するためになされたもので、本発明の目的は、文書ファイルを管理する画面上で、出力処理された文書ファイルにエラーが発生したことを文書ファイルのアイコン表示状態から確認できる仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成する本発明の情報処理装置は以下に示す構成を備える。
【００１１】
保存される文書ファイルを管理する情報処理装置であって、表示手段に表示される前記文書ファイルのアイコンに対する指示に従い、画像形成装置に出力する出力ジョブを生成する生成手段と、前記生成手段により出力ジョブが生成された場合、当該出力ジョブを識別するジョブＩＤと、前記文書ファイルのファイルＩＤとを関連付けて管理するジョブ管理手段と、前記画像形成装置から処理がエラーとなった出力ジョブのジョブＩＤを取得する取得手段と、前記取得手段が取得した前記ジョブＩＤと前記管理手段が管理するジョブＩＤとで特定されるファイルＩＤを持つ文書ファイルのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更する第１の表示制御手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、文書ファイルを管理する画面上で、出力処理された文書ファイルにエラーが発生したことを文書ファイルのアイコン表示状態から確認できる。
【００１３】
また、文書ファイルを管理する画面上で、出力処理された文書ファイルにエラーが発生したことを保存されるフォルダのアイコン表示状態から確認できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
次に本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。
【００１５】
＜システム構成の説明＞
〔第１実施形態〕
図１は、本実施形態を示す情報処理システムの構成を説明する図である。本例は、情報処理装置１００がネットワーク１０２に接続される画像形成装置１０１にジョブを出力するシステム例である。
【００１６】
図１において、情報処理装置１００は、図２に示すハードウエア資源を備えて、記憶されたアプリケーションプログラム等の各種プログラムを実行することデータ処理を行う。なお、アプリケーションから印刷要求がなされ場合には、インストールされるプリンタドライバやファックスドライバを介して、画像形成装置１０１にジョブデータを出力する。
【００１７】
本実施形態では、情報処理装置１００は、イーサネット（登録商標）などのネットワーク１０２に接続される。そのネットワークを使用し、画像形成装置に対して文書データを画像形成装置が解釈可能なジョブデータに変換するプリンタドライバ及びファックスドライバを介して、印刷・ファックス送信などを行う。
【００１８】
１０１は画像形成装置であり、ネットワークインタフェースを備え、当該ネットワークインタフェースを介してネットワーク１０２と接続され、情報処理装置１００から送信されるジョブデータを解析して画像に変換し、印刷・ファックス送信を行う。
【００１９】
［ハードウエア構成］
図２は、図１に示した情報処理システムの構成を説明するブロック図である。本例に示す情報処理装置１００のハードウエア構成図は、一般的な情報処理装置のハードウエア構成に相当するものとし、本実施形態の情報処理装置には一般的な情報処理装置のハードウエア構成を適用できる。
【００２０】
図２において、ＣＰＵ２００は、ＲＯＭ２０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いは外部メモリ２０９からＲＡＭ２０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。ここでＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語であり、以下オペレーティングシステムのことをＯＳと呼ぶ。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。
【００２１】
ＲＡＭ２０１は、ＣＰＵ２００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ２０３は、キーボード２０７や図示しないポインティングデバイスからのキー入力を制御する。
【００２２】
ディスプレイコントローラ２０４は、各種ディスプレイ２０８の表示を制御する。ディスクコントローラ２０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）等における外部メモリ２０９に対するデータアクセスを制御する。
【００２３】
ネットワークコントローラ（ＮＣ）２０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００２４】
画像形成装置１０１は、プリント機能、コピー機能、スキャナ機能、ファクシミリ通信機能を実行可能に構成されている。
【００２５】
２１０は画像形成部で、紙のハンドリングや画像転写・定着等の一連の画像形成プロセスを実行して、記録紙などの記録媒体上に画像を形成する。この画像形成部２１０は、例えばインクジェットプリンタや電子写真方式の画像形成ユニットを備えている。
【００２６】
２１１はスキャナ等を備える画像読取り部である。画像読取り部２１１は、原稿画像を光学的に読み取ってデジタル画像情報に変換し、そのデジタル画像情報を画像形成部２１０に出力して画像を形成する。また、画像読取り部２１１は、ファクス部２１３やネットワークインタフェース２１６等に渡して画像データを転送することが可能に構成されている。つまり、ファクス部２１３は、公衆回線（ＰＴＳＮ）に接続され、外部のファクシミリ装置と相互に画像データの送受信処理を行う。
【００２７】
２１２はデジタル複合機制御部で、画像形成部２１０と画像読取り部２１１のそれぞれの動作を制御し、例えば画像読取り部２１１で読み取った原稿情報を画像形成部２１０で複写するように制御する。
【００２８】
また、デジタル複合機制御部２１２は、ネットワークインタフェース２１６、プリント処理部２１５、ファクス部２１３、操作部制御部２１４を有し、これら各部の間での情報をやり取りをも制御している。
【００２９】
ファクス部２１３は、ファクシミリ画像の送受信、即ち、画像読取り部２１１で読み取ったデジタル画像情報を送信し、また、受信したファクシミリ信号を復号して画像形成部２１０で記録する等の処理を実行することができる。
【００３０】
操作部制御部２１４は、操作部の操作パネルを使用したユーザの操作に応じた信号を発生し、また操作部に表示部等に各種データやメッセージなどを表示するような制御を行う。
【００３１】
プリント処理部２１５は、例えばネットワークインタフェース２１６を介して入力した印刷データを処理して画像形成部２１０に出力して印刷する等の制御を行う。ネットワークインタフェース２１６は、通信回線を介して他の通信端末との間のデータの送受信を制御するものである。
【００３２】
外部記憶装置制御部２１７は画像読取り部２１１で読み取った画像を画像形成部２１０で外部記憶装置に保存可能なデータフォーマットに変換し、外部記憶装置へと保存可能である。
【００３３】
また、保存したデータを読み出し、画像形成部２１０を介して印刷処理を行ったり、ネットワークインタフェース２１６を介して外部にネットワーク送信したりすることが可能である。
【００３４】
［ソフトウェア構成］
図３は、本発明の実施形態を示す文書管理システムにおける情報処理装置のソフトウェア構成の一例を示す図である。なお、本システムでは、外部メモリ２０９に保存される文書ファイルを階層的な構造で、例えばツリー構造で管理している。このため、文書管理画面部３０２によりディスプレイ２０８に表示されるユーザインタフェース上において、保存された文書ファイルの所在は、フォルダまたは文書ファイルのアイコンとして表示制御される。
【００３５】
図３において、文書管理システム３００は、入力管理部３０１、文書管理画面部３０２、文書管理部３０３、出力制御部３０４、出力文書管理部３０５、文書編集処理部３０６で構成される。
【００３６】
入力管理部３０１は、キーボード２０７やマウスなどによる入力を検知し、入力内容に応じて文書管理部３０３に文書ファイルの保存・取得要求を行ったり、出力制御部３０４に印刷・ファックス送信等の出力処理を要求したりする。
【００３７】
文書管理画面部３０２は、ディスプレイ２０８に対して文書管理システム３００のユーザインタフェースを表示する。ここで、ユーザインタフェースとは、後述する図６〜図８に示すユーザインタフェースが含まれる。
【００３８】
文書管理部３０３は、文書管理システム３００上での文書ファイルの編集処理等によって発生する、外部メモリ２０９への文書ファイルの保存処理又は読み取り処理を行う。
【００３９】
出力制御部３０４は、出力要求があった文書ファイルをドライバ３０７が解釈できる一連の描画コマンドに変換して、ドライバ３０７へ描画コマンドを送る。
【００４０】
出力文書管理部３０５は、印刷又はファックス送信等を行ったジョブデータを監視するジョブ制御サービス３１０から、ジョブの情報を受け取り、文書管理画面部３０２にジョブの情報の表示要求を行う。
【００４１】
次に、文書管理システム３００の出力制御部３０４より出力要求が行われたときの出力ジョブ監視処理について図３を用いて説明する。
【００４２】
文書管理システム３００は、印刷の指示を受け付けると、一連の描画コマンドを、オペレーティングシステム（ＯＳ）を介して生成する。ＯＳを介して生成された描画コマンドを受け取ったドライバ３０７は、一連の描画コマンドに基づいて画像形成装置１０１で解釈可能なＰＤＬファイルを含む印刷ジョブを生成する。
【００４３】
なお、以下の説明ではＰＤＬドライバを例に説明を行うが、これに限定されるものではない。例えば、ＢＤＬ（Ｂａｎｄ  ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）や、圧縮ビットマップを作成するプリンタドライバ、或いは、アプリケーション及びＯＳによりプリンタドライバを介さずに印刷データを生成する形態などにも適用可能である。
【００４４】
ドライバ３０７は、画像形成装置１０１へ送信するための印刷ジョブもしくは保存ジョブをスプーラ３０８に渡す。ここでは、ＯＳをマイクロソフト社のウィンドウズ（登録商標）と仮定しているのでスプーラ３０８はウィンドウズ（登録商標）スプーラで構成される。
【００４５】
ただし、本発明を適用するコンピュータのＯＳはＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）に限定されるものではなく、描画命令を備えるものであれば他のＯＳも適用可能である。
【００４６】
スプーラ３０８は、ユーザがディスプレイ２０８に表示されるユーザインタフェースを介して選択し指示したジョブ制御ポートモニタ３０９に印刷ジョブを渡して、画像形成装置１０１に送信させる手順をとる。
【００４７】
ここでは、ユーザはあらかじめジョブ制御サービス３１０に印刷データを転送する、ジョブ制御ポートモニタ３０９を指定して印刷を指示したものとして説明を進める。また、プリンタドライバのユーザインタフェースを介して設定された用紙サイズ、ステイプル指示等の印刷設定情報も、ジョブ制御ポートモニタ３０９に送信される。ジョブ制御ポートモニタ３０９は印刷ジョブをジョブ制御サービス３１０に送信する。
【００４８】
ジョブ制御サービス３１０は、画像形成装置１０１から通知されるデバイス状態やジョブの状態などの情報を管理する機能を持つ。ジョブ制御サービス３１０は、ジョブ制御ポートモニタ３０９から印刷ジョブを受信すると、画像形成装置１０１に対して印刷要求を行う。
【００４９】
画像形成装置１０１は、印刷データの完了を確認すると印刷完了の通知をジョブ制御サービス３１０に通知したり、また、画像形成装置１０１の状態を通知したりする。
【００５０】
ジョブ制御サービス３１０は、画像形成装置１０１から取得した印刷完了などのジョブの状態を出力文書管理部３０５に通知する。それにより、文書管理システム３００は、文書管理画面部３０２を介して文書ファイルに対して印刷・ファックス等の出力の状態をディスプレイ２０８に表示する。
【００５１】
画像形成装置１０１よりの通知には、印刷・ファックス送信が正常に終了したことを示す完了通知、印刷中を示す印刷中通知、ファックス送信中を示す送信中通知が含まれる。さらに、画像形成装置１０１よりの通知には、宛先や印刷データが正しくないため、印刷・ファックス送信が完了できなかったことを示すエラー終了通知など含まれる。
【００５２】
［データ構造］
図４は、本発明の実施形態を示す文書管理システムにおける文書ファイル及ぶ文書ファイルを格納するフォルダのデータ構造の一例を示す図である。
【００５３】
図４において、文書ファイルは、フォルダ内に格納されファイルリスト４０９にその文書ファイルのファイルＩＤ４００が格納される。フォルダには、フォルダを入れ子にすることが可能である。その場合、そのフォルダのフォルダＩＤ４０５がファイルリスト４０９に格納される。
【００５４】
また、文書ファイルは、ファイルＩＤ４００、ファイル名４０１、ファイルパス４０２、アイコン４０３、データ４０４からなる。ファイルＩＤ４００は、文書管理システム内の文書ファイルを一意に示すための番号である。
【００５５】
ファイル名４０１は、文書ファイルの名前である。同じフォルダ内でなければ、同じ名前を持つ文書ファイルは複数存在できる。ファイルパス４０２は、ファイルの場所を示すためのものである。
【００５６】
ファイルパス４０２は、文書ファイルが格納されているフォルダを￥記号でつなげたものとなる。例えば、ウィンドウズ（登録商標）では、ハードディスク上のドライブＣにおいて、フォルダ名Ｆ１のフォルダ中にフォルダ名Ｆ２が格納されているファイルの場合、ファイルパスはＣ：￥Ｆ１￥Ｆ２となる。アイコン４０３は、ファイルを示す画像である。
【００５７】
例えば、アプリケーション文書を示す画像であったり、文書の縮小画像が使用されたりする。データ４０４は、ファイルの実体データである。
【００５８】
フォルダは、フォルダＩＤ４０５、フォルダ名４０６、フォルダパス４０７、アイコン４０８、ファイルリスト４０９からなる。
【００５９】
フォルダＩＤ４０５は、文書管理システム内のフォルダを一意に示すための番号である。
【００６０】
ファイルＩＤとフォルダＩＤは、文書管理システム内の全てのファイル・フォルダを一意に識別できる値が付加される。フォルダ名４０６は、フォルダの名前である。
【００６１】
フォルダパス４０７は、フォルダの場所を示すためのものである。表記方法は、ファイルパス４０２と同様である。アイコン４０８は、フォルダを示す画像である。ファイルリスト４０９は、フォルダ内に格納されているファイル及ぶフォルダのファイルＩＤ・フォルダＩＤが格納される。
【００６２】
図５は、本発明の実施形態を示す文書管理システムにおける文書ファイルと出力状態の関連付けを行うための情報を格納するデータ構造の一例を示す図である。本例は、図３に示した出力文書管理部３０５が作成するジョブ管理テーブルに対応する。つまり、出力ジョブが生成された場合、出力文書管理部３０５が当該出力ジョブを識別するジョブＩＤと、文書ファイルのファイルＩＤとを関連付けて管理するジョブ管理処理により作成される。
【００６３】
図５の（Ａ）において、ジョブ情報リストは、印刷・ファックス送信等の出力処理が終了していないジョブの一覧である。ジョブ情報リストは、ジョブＩＤ５００と印刷・ファックス送信等のジョブ生成元ファイルのファイルＩＤ５０１とジョブの現在の状態を示すジョブ状態５０２をジョブ情報として記憶する。
【００６４】
ジョブ情報リストは、ユーザから文書管理システム３００に印刷・ファックス送信等の要求があった場合に、出力制御部３０４からドライバ３０７に対して描画コマンドを送信する前に出力文書管理部３０５により作成される。
【００６５】
まず、ジョブの生成元ファイルのファイルＩＤ５０１を上部情報リストに格納する。そして、ドライバ３０７に対して描画コマンドを送信したときに、ドライバ３０７により付加されるジョブＩＤ５００を受け取り、ファイルＩＤ５０１と関連付けて記憶する。
【００６６】
ジョブ状態５０２は、ジョブ送信時は空を示す値を格納しており、画像形成装置１０１からイベントとして通知されるジョブ状態に応じて、ジョブ制御サービス３１０を経由して出力文書管理部３０５に伝えられ、その内容を変更する。
【００６７】
ジョブ情報リストの一つのジョブ情報は、そのジョブＩＤ５００を持つジョブの処理である印刷・ファックス送信等の処理が完了、もしくはエラーとなり終了したときに出力文書管理部３０５がリストから削除する。
【００６８】
図５の（Ｂ）に示すエラージョブリストは、図５の（Ａ）に示すジョブ情報リストに列挙されているジョブ情報の中で、ジョブ状態５０２が正常に終了することができなかったことを示す値になった場合に、そのジョブ情報のジョブＩＤ５０１とファイルＩＤ５０１をエラージョブ情報として記憶する。
【００６９】
エラージョブリストに列挙されているエラージョブ情報のファイルＩＤ５０１を持つファイルは、文書管理画面部３０２がディスプレイ２０８に表示するファイルのユーザインタフェースの状態を出力エラー表示に変更する。
【００７０】
なお、エラージョブ情報は、エラージョブ情報のファイルＩＤ５０１のファイルに対して再度ジョブが生成され、正常に終了したときに出力文書管理部３０５がエラージョブリストから削除される。
【００７１】
なお、エラージョブ情報削除処理は、ジョブの正常出力時に限らず、エラージョブ情報のファイルＩＤのファイルに対する編集、又は参照などで行ったり、ユーザからの指示などによって行ったりすることもできる。
【００７２】
［出力エラー表示処理］
図６は、本発明の実施形態を示す情報処理装置で表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。本例に示す画面は、文書管理画面部３０２で表示内容を制御し、ディスプレイに２０８に表示される。
【００７３】
図６において、６００はフォルダ構成画面で、文書管理システムの管理する文書ファイルが格納されるフォルダの構成を階層的にツリー表示する。
【００７４】
６０１は文書編集画面で、フォルダ構成画面６００で選択されている任意のフォルダに格納されているファイル・フォルダをアイコン又はサムネイル等で表示する。６０２は出力装置一覧画面で、出力可能な画像形成装置を列挙し、出力指示が可能な出力装置の一覧を表示する。
【００７５】
なお、これらの画面内の構成、表示方法は本例に限定されるものではない。例えば、文書編集画面６０１に表示するファイルは、アイコン・サムネイルではなくファイル名のみのリスト表示でも良いし、出力装置一覧画面６０２は、通常は表示されず、メニューなどから印刷ダイアログ等を表示しても良い。
【００７６】
図７は、本発明の実施形態を示す情報処理装置で表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。本例に示す画面は、文書管理画面部３０２で表示内容を制御し、ディスプレイに２０８に表示される。また、本画面例は、情報処理装置１００から画像形成装置１０１に対して印刷・ファックス送信等の出力処理を行い、画像形成装置１０１において、出力処理が正常に完了できずエラーとなった時のユーザインタフェースに対応する。
【００７７】
図７に示す表示状態は、ユーザがディスプレイ２０８の文書編集画面６０１に表示される文書Ｃに対して印刷指示を行った結果、画像形成装置１０１より、エラーが発生し正常に出力できなかった通知を受けた時の表示を示している。
【００７８】
情報処理装置１００は画像形成装置１０１よりエラー通知を受けると、文書管理画面部３０２が文書Ｃの表示に対してエラーが発生したことを示す出力エラー表示７００を行う。本例では、文書Ｃのサムネイルの上にエラーマークを付加することでエラー発生を表しているが、サムネイル画像の変更・文書名の色・フォント等の変更などで表しても良い。
【００７９】
フォルダ構成画面６００は、出力エラーが発生したファイルを含むフォルダの表示を出力エラー文書存在表示７０１に変更する。
【００８０】
フォルダ構成画面６００の表示形態がツリービューの場合、折りたたまれていて出力エラーが発生したファイルを格納するフォルダが画面上に表示されていない場合がある。その場合、図８に示すように表示されているフォルダの中で最も近いフォルダが出力エラー文書存在表示７０１となる。
【００８１】
なお、詳細は図１３において後述するが、図７に示すユーザインタフェースは、ファイルＩＤを持つ文書ファイルのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更する第１の表示制御に基づくものである。
【００８２】
図８は、本発明の実施形態を示す情報処理装置で表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。本例に示す画面は、図７の文書Ｃが出力エラー表示７００となっている状態でフォルダＢ以下を折りたたんだ場合の表示の一例である。また、本例に示すフォルダ構成画面６００は、出力エラー表示７００のファイルを含むフォルダであるフォルダＣが表示されていないため、その一つ上の階層のフォルダＢに対して出力エラー文書存在表示７０１を行った表示例である。
【００８３】
また、文書編集画面６０１では、フォルダＣ内に出力エラー表示のファイルが含まれているため、フォルダＣを出力エラー文書存在表示７０１にする。
【００８４】
なお、詳細は図１３において後述するが、図８に示すユーザインタフェースは、管理するジョブＩＤとで特定されるファイルＩＤを持つ文書ファイルと、当該文書ファイルが保存されるフォルダとのアイコン表示状態を通常表示状態からエラー表示状態に変更する第１の表示制御に基づくものである。
【００８５】
図９は、本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、図２に示した文書処理システムにおける文書ファイルの表示を更新する処理例である。なお、Ｓ９００〜Ｓ９０６は各ステップを示す。また、各ステップは、図２に示したＣＰＵ２００がＲＡＭ２０１に制御プログラム（文書管理システム３００を含む）をロードして実行することで実現される。
【００８６】
まず、Ｓ９００で、ＯＳなどからのイベント通知が発生しているかどうかを出力文書管理部３０５が判断する。なお、イベントは、ユーザによる操作やＯＳの処理によって通知される。具体的には、ユーザがキーボード２０７を操作したり、マウスで文書管理システム３００が提供するユーザインタフェースで表示されるボタンを押したりすることで、文書管理システム３００の入力管理部３０１にイベントが通知される。そのほか、画像形成装置１０１からのジョブ状態の通知をジョブ制御サービス３１０が受け、出力文書管理部３０５にイベントとして通知する。
【００８７】
Ｓ９００でイベント通知を受けたと出力文書管理部３０５が判断した場合は、イベントの種類を判別するためＳ９０１へ進む。
【００８８】
Ｓ９０１では、イベントの種類がジョブ状態の変更通知であるかどうかを出力文書管理部３０５が判断する。ここで、イベントの種類がジョブ状態の変更通知であると出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ９０２へ進み、詳細は後述するジョブ状態の更新処理を行い、Ｓ９０６へ進む。そして、Ｓ９０６で、ジョブ状態の変更がされた文書ファイルの表示を更新するためにファイル表示の更新処理を行い、Ｓ９００へ戻る。
【００８９】
一方、Ｓ９０１で、イベントの種類がジョブ状態の変更通知でないと出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ９０３へ進む。そして、Ｓ９０３で、イベントの種類が文書ファイルへの編集（文書の変更、移動、付加情報の更新など）等の操作であるかどうかを出力文書管理部３０５が判断する。ここで、イベントの種類が文書ファイルへの編集（文書の変更、移動、付加情報の更新など）等の操作であると出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ９０４で、出力文書管理部３０５は、文書ファイルへの編集処理を行う。
【００９０】
次に、Ｓ９０５で、文書管理画面部３０２は、変更された文書ファイルの表示の更新処理を行う。ここでは、文書編集画面６０１において、サムネイルを表示していた場合、文書管理画面部３０２は、サムネイルの更新処理を行う。また、ファイルの属性をアイコン等で表示していた場合は、文書管理画面部３０２は、アイコンの状態を変更する処理を行う。これにより、文書ファイルの編集内容が、画面上の表示に対して反映される。
【００９１】
そして、Ｓ９０６で、ＣＰＵ２００は、ジョブ状態の変更がされた文書ファイルの表示を更新するためにファイル表示の更新処理を行う。
【００９２】
一方、Ｓ９０３で、それ以外のイベントであると出力文書管理部３０５が判断した場合は、表示の更新処理は何も行わない。
【００９３】
次に、図９に示したＳ９０２のジョブ状態の更新処理について詳細に説明する。
【００９４】
図１０は、本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、図９に示したＳ９０２のジョブ状態の更新処理例である。なお、Ｓ１０００〜Ｓ１００４は各ステップを示す。また、各ステップは、図２に示したＣＰＵ２００がＲＡＭ２０１に図３に示す文書管理システム３００をロードして実行することで実現される。また、ジョブ状態は、ジョブ情報リスト内にジョブＩＤとファイルＩＤと関連付けてジョブ情報として記憶している。そのため、まず、ジョブ情報が生成される印刷・ファックス送信等の出力指示が行われたときの処理について図１０に従いその処理を説明する。
【００９５】
この処理は、ユーザからのマウス等での入力を文書管理システム３００の入力管理部３０１で受けて、入力管理部３０１からの出力指示により出力制御部３０４で行う。
【００９６】
まず、Ｓ１０００で、出力制御部３０４は、入力管理部３０１から出力指示を受けると、ジョブ情報のファイルＩＤにジョブの生成元ファイルのファイルＩＤを格納する。次に、Ｓ１００１で、出力制御部３０４は、出力を行うためにドライバ３０７が解釈できる描画コマンドの作成を行う。
【００９７】
そして、Ｓ１００２で、出力制御部３０４は、作成した描画コマンドをドライバ３０７へ送信する。これにより、ドライバ３０７より生成したジョブのジョブＩＤが返される。そこで、Ｓ１００３で、出力制御部３０４はそのジョブＩＤを図５の（Ａ）に示すジョブ情報に格納する。これにより、ジョブＩＤ５００とファイルＩＤ５０１の関連付けを行う。ここで、ジョブ状態５０２は、空を示す値か、最初の状態を示す値を出力制御部３０４が格納する。そして、Ｓ１００４で、出力制御部３０４はそのジョブ情報をジョブ情報リストに追加して、本処理を終了する。
【００９８】
図１１は、本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、イベントとしてジョブ状態の変更が通知されたときのジョブ状態の更新例である。なお、Ｓ１１００〜Ｓ１１１２は各ステップを示す。また、各ステップは、図２に示したＣＰＵ２００がＲＡＭ２０１に図３に示す文書管理システム３００をロードして実行することで実現される。なお、ジョブ状態の変更通知イベントは、画像形成装置１０１がジョブ制御サービス３１０に通知し、通知を受けたジョブ制御サービス３１０が文書管理システム３００の出力文書管理部３０５に変更したジョブ状態とそのジョブのジョブＩＤを通知する。そして、出力文書管理部３０５において、以下の処理が行われる。
【００９９】
まず、Ｓ１１００で、出力文書管理部３０５は、ジョブ状態の変更通知を受けたジョブＩＤを持つジョブ情報を、ジョブ情報リストの中から探索する。次に、Ｓ１１０１で、出力文書管理部３０５は通知されたジョブ状態がエラー終了であるかどうかを判断する。
【０１００】
ここで、通知されたジョブ状態がエラー終了であると出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１１０２へ進む。そして、Ｓ１１０２で、出力文書管理部３０５は、図５の（Ｂ）に示すエラージョブリストにＳ１１００で探索されたジョブ情報のジョブＩＤとファイルＩＤをエラージョブ情報に格納し、その情報をエラージョブリストに追加する。そして、Ｓ１１０３で、出力文書管理部３０５は、エラージョブリストに追加したファイルＩＤ５０１を持つファイルが、別ファイルへの参照として機能する、実体のデータのないショートカットファイルであるかどうかを判断する。
【０１０１】
ここで、対象ファイルが実体のデータのないショートカットファイルであると出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１１０４へ進む。
【０１０２】
そして、Ｓ１１０４で、出力文書管理部３０５は、ショートカットファイルの参照先の実体を持つ文書ファイルのファイルＩＤを取得する。そして、出力文書管理部３０５は取得したファイルＩＤとジョブ制御サービス３１０から通知されたジョブＩＤをエラージョブ情報に格納し、その情報をエラージョブリストに追加する。
【０１０３】
そして、Ｓ１１１１へ進み、出力文書管理部３０５は、Ｓ１１００で探索されたジョブ情報をジョブ情報リストより削除して、本処理を終了する。なお、Ｓ１１０３で、対象ファイルがショートカットファイルでないと判断した場合は、Ｓ１１１１へ進む。
【０１０４】
一方、Ｓ１１０１で、エラー終了でないと出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１１０５へ進む。
【０１０５】
そして、Ｓ１１０５で、出力文書管理部３０５は、通知されたジョブ状態が正常終了であるかどうかを判断する。ここで、通知されたジョブ状態が正常終了であると出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１１０６へ進む。
【０１０６】
そして、Ｓ１１０６で、出力文書管理部３０５は、出力が正常終了した場合に、出力エラー表示を解除する設定となっているかどうかを判断する。ここで、正常終了時に出力エラー表示を解除する設定になっていると出力文書管理部３０５が判断した場合、Ｓ１１１７へ進み、それ以外であると判断した場合は、Ｓ１１１１へ進む。
【０１０７】
そして、Ｓ１１０７で、出力文書管理部３０５は、エラージョブリストの中からＳ１１００で探索されたジョブ情報のファイルＩＤと同一のファイルＩＤを持つエラージョブ情報が存在するかを判断する。
【０１０８】
ここで、エラージョブ情報が存在すると出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１１０８へ進み、それ以外であると判断した場合は、Ｓ１１１１へ進む。
【０１０９】
そして、Ｓ１１０８で、出力文書管理部３０５は、Ｓ１１００で探索されたジョブ情報のジョブＩＤと同一のジョブＩＤを持つエラージョブ情報があるかどうかを判断する。ここで、Ｓ１１００で探索されたジョブ情報のジョブＩＤと同一のジョブＩＤを持つエラージョブ情報があると出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１１０９へ進む。
【０１１０】
そして、Ｓ１１０９で、出力文書管理部３０５は、そのエラージョブ情報を図５の（Ｂ）に示すエラージョブリストから削除して、Ｓ１１１０へ進む。この処理は、ショートカットファイルがエラージョブ情報に登録されたときにショートカットの参照先の実体ファイルに対してもエラージョブリストに登録するため、参照先の実体ファイルのエラージョブ情報も削除するために行う。
【０１１１】
一方、Ｓ１１０８で、Ｓ１１００で探索されたジョブ情報のジョブＩＤと同一のジョブＩＤを持つエラージョブ情報がないと出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１１１０へ進む。
【０１１２】
そして、Ｓ１１１０で、出力文書管理部３０５は、エラージョブリストからＳ１１００で探索されたジョブ情報のファイルＩＤと同一のファイルＩＤを持つエラージョブ情報を全て削除して、Ｓ１１１１へ進む。
【０１１３】
そして、Ｓ１１１１で、出力文書管理部３０５は、Ｓ１１００で探索されたジョブ情報をジョブ情報リストより削除して、本処理を終了する。
【０１１４】
一方、Ｓ１１０５で、通知されたジョブ状態が正常終了でないと出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１１１２へ進む。
【０１１５】
なお、Ｓ１１１２へ進む場合とは、イベントより通知されたジョブ状態がエラー終了でも正常終了でもない場合であり、出力処理が継続中の状態である。
【０１１６】
そこで、Ｓ１１１２で、出力文書管理部３０５は、Ｓ１１００で探索されたジョブ情報のジョブ状態をイベントより通知されたジョブ状態に変更して、本処理を終了する。
【０１１７】
なお、Ｓ１１０３の処理で図６に示すユーザインタフェースにおいて、文書ファイルの実体を参照するためのショートカットファイルのアイコンあるいは、ショートカットフォルダが表示されていることを判断することができる。これにより、ショートカットファイルのアイコンあるいは、ショートカットフォルダに対しても取得するエラーが発生したジョブＩＤに従いアイコンの態様をエラー表示状態に変更することができる。
【０１１８】
また、本実施形態では、エラーが発生した文書ファイルが保存されるフォルダの表示態様をエラー表示状態に変更する場合について説明するが、当該エラーが発生した文書ファイルを保存するフォルダよりも上位のフォルダが表示されている場合もある。
【０１１９】
そこで、文書管理画面部３０２は、エラーが発生した文書ファイルに関連するフォルダが直接的に表示されていない場合は、さらに上位のフォルダの表示状態をエラー表示状態に変更する表示制御を行う。これにより、エラーが発生した文書ファイルが保存されるフォルダが表示されていない状態であっても、関連する上位のフォルダを辿ることで、ユーザにエラーが発生した文書ファイルが存在することを確認させることができる。
【０１２０】
図１２は、本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、Ｓ９０４のファイル表示の更新処理例である。なお、Ｓ１２００〜Ｓ１２０１は各ステップを示す。また、各ステップは、図２に示したＣＰＵ２００がＲＡＭ２０１に図３に示す文書管理システム３００をロードして実行することで実現される。
【０１２１】
表示の更新処理は、Ｓ１２００で、文書管理画面部３０２が図１３に示す手順に従ってディスプレイ２０８に表示される文書編集画面６０１を更新する。さらに、Ｓ１２０１で、文書管理画面部３０２が図１４に示す手順に従ってディスプレイ２０８に表示されるフォルダ構成画面６００の表示を更新して、本処理を終了する。
【０１２２】
なお、更新内容は、文書管理画面部３０２により、ディスプレイに更新状態の表示がされる。
【０１２３】
図１３は、本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、Ｓ１２００における文書編集画面６０１の表示を更新する例である。なお、Ｓ１３００〜Ｓ１３０６は各ステップを示す。また、各ステップは、図２に示したＣＰＵ２００がＲＡＭ２０１に図３に示す文書管理システム３００をロードして実行することで実現される。
【０１２４】
まず、Ｓ１３００で、出力文書管理部３０５は、図５の（Ｂ）に示すエラージョブリストから一つのエラージョブ情報を取得する。次に、Ｓ１３０１で、出力文書管理部３０５は、Ｓ１３００で取得したエラージョブ情報のファイルＩＤ５０１を持つファイルが、現在、文書編集画面６０１で表示されているかどうかを判断する。すなわち、出力文書管理部３０５は、フォルダ構成画面６００で選択されているフォルダ内に存在するかを判断する。
【０１２５】
ここで、一致するファイルＩＤを持つファイルがあると出力文書管理部３０５が判断した場合、Ｓ１３０２へ進む。
【０１２６】
そして、Ｓ１３０２で、出力文書管理部３０５の指示に従い、文書管理画面部３０２がディスプレイ２０８に表示されるファイルの表示を出力エラー表示（エラー表示状態）に変更して、Ｓ１３０５へ進む。ここで、出力エラー表示は、例えば、出力エラー表示アイコンをファイルのサムネイル上に付加する方法や、ファイルアイコンそのものを、出力エラー表示を示すアイコンに変更する方法がある。
【０１２７】
一方、Ｓ１３０１で、Ｓ１３００で取得したエラージョブ情報のファイルＩＤを持つファイルが、現在、文書編集画面６０１で表示されていないと出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１３０３へ進む。
【０１２８】
そして、Ｓ１３０３で、出力文書管理部３０５は文書編集画面６０１内のフォルダに対して、フォルダのパスがエラージョブ情報のファイルＩＤを持つファイルのパスに含まれているかどうかを判断する。ここで、フォルダのパスがエラージョブ情報のファイルＩＤを持つファイルのパスに含まれていると出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１３０４へ進み、それ以外であると判断した場合は、Ｓ１３０５へ進む。
【０１２９】
そして、Ｓ１３０４で、出力文書管理部３０５の指示に従い文書管理画面部３０２がそのフォルダの表示を出力エラー文書存在表示に変更して、Ｓ１３０５へ進む。
【０１３０】
そして、Ｓ１３０５で、出力文書管理部３０５は、Ｓ１３０１からＳ１３０４までの処理をエラージョブリストに格納されている全てのエラージョブ情報について完了しているかどうかを判断する。ここで、出力文書管理部３０５が全てのエラーリストに対して処理を完了していると判断した場合は、本処理を終了し、それ以外であると判断した場合は、Ｓ１３０６へ進む。
【０１３１】
そして、Ｓ１３０６で、出力文書管理部３０５は、エラージョブリストから次の情報を取得して、Ｓ１３０１へ戻る。
【０１３２】
この処理により、文書編集画面６０１に出力エラーが発生したファイルが存在した場合、そのファイルが出力エラー表示となり、出力エラーが発生したファイルを含むフォルダがあった場合、そのフォルダが出力エラー文書存在表示になる。
【０１３３】
図１４は、本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、Ｓ１２０１におけるフォルダ構成画面６００の表示を更新する例である。なお、Ｓ１４００〜Ｓ１４０６は各ステップを示す。また、各ステップは、図２に示したＣＰＵ２００がＲＡＭ２０１に図３に示す文書管理システム３００をロードして実行することで実現される。
【０１３４】
まず、Ｓ１４００で、出力文書管理部３０５は、図５の（Ｂ）に示すエラージョブリストから一つのエラージョブ情報を取得する。次に、Ｓ１４０１で、出力文書管理部３０５は、Ｓ１４００で取得したエラージョブ情報のファイルＩＤを持つファイルのファイルパスを取得する。
【０１３５】
そして、Ｓ１４０２で、出力文書管理部３０５は、Ｓ１４０１で取得したファイルパスを持つフォルダがフォルダ構成画面６００上に表示されているかを判断する。ここで、一致するフォルダが無いと出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１４０３へ進み、出力文書管理部３０５はファイルパスを一つ上の階層のファイルパスに変更して、Ｓ１４０２へ戻る。
【０１３６】
これにより、例えば、Ｃ：￥Ａ￥Ｂ￥Ｃのパスを一つ上の階層であるＣ：￥Ａ￥Ｂに変更する。そして、そのパスを用いＳ１４０２とＳ１４０３の処理を繰り返す。そうすることで、表示されているフォルダで、最も出力エラー発生ファイルに近いパスが取得できる。
【０１３７】
一方、Ｓ１４０２で、フォルダ構成画面６００に表示されているフォルダで、一致するフォルダがあると出力文書管理部３０５が判断した場合は、Ｓ１４０４へ進む。
【０１３８】
そして、Ｓ１４０４で、出力文書管理部３０５の指示に従い文書管理画面部３０２がそのフォルダの表示状態を出力エラー文書存在表示に変更する。
【０１３９】
次に、Ｓ１４０５で、出力文書管理部３０５は、Ｓ１４０１からＳ１４０４までの処理をエラージョブリストに格納されている全てのエラージョブ情報について完了しているかどうかを判断する。ここで、出力文書管理部３０５が全てのエラーリストに対して処理を完了していると判断した場合は、本処理を終了し、それ以外であると判断した場合は、Ｓ１４０６へ進む。
【０１４０】
そして、Ｓ１４０６で、出力文書管理部３０５は、エラージョブリストから次の情報を取得して、Ｓ１４０１へ戻る。
【０１４１】
この処理により、出力エラーが発生した場合に必ずフォルダ構成画面６００上に出力エラー文書存在表示が行われ、ユーザに出力エラーが発生したことを知らせることができる。この図１４のフォルダ構成画面６００の表示更新処理は、フォルダ構成画面６００の表示が更新されるイベントのたびに行われる。
【０１４２】
［出力エラー表示解除処理］
図１５は、図３に示したディスプレイ２０８に表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。本例は、出力エラー表示の解除をいつ行うかを設定するためのユーザインタフェース例である。
【０１４３】
ユーザは、ディスプレイ２０８に表示される図１５に示すユーザインタフェースを用いて、出力エラー表示の解除方法を設定する。これにより、文書管理システム３００の入力管理部３０１から出力文書管理部３０５や文書編集処理部３０６の処理によって、出力エラー表示の解除を行う。
【０１４４】
図１５において、１５００はチェックボックスで、出力エラー表示となっているファイルに対して、エラーとなった出力処理が再度行われ、正常に再出力が完了したときに出力エラー表示を解除する場合にチェックされる。
【０１４５】
なお、チェックボックス１５００がチェックされた場合は、第２のモードが設定され、図１１のＳ１１０７からＳ１１１０の処理を行い、正常出力時にエラー表示が解除される。
【０１４６】
１５０２はチェックボックスで、出力エラー表示中のファイルに対して、何らかの編集操作を行った場合に出力エラー表示を解除する場合にチェックされる。なお、チェックボックス１５０１がチェックされた場合は、第１のモードが設定され、ファイルの編集が行われた時に図１６の処理が行われ、出力エラー表示が解除される。
【０１４７】
また、図１５で示した解除タイミングはあくまでも一例であり、これ以外の処理で解除を設定することも可能である。また、ユーザが任意に解除指示を行うこともできる。
【０１４８】
図１６は、本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、図１５のユーザインタフェースによって設定されたタイミングで実行されるエラー表示の解除処理例である。なお、Ｓ１６００〜Ｓ１６０４は各ステップを示す。また、各ステップは、図２に示したＣＰＵ２００がＲＡＭ２０１に図３に示す文書管理システム３００をロードして実行することで実現される。
【０１４９】
まず、Ｓ１６００で、出力文書管理部３０５は、操作対象のファイルと同一のファイルＩＤを持つエラージョブ情報が図５の（Ｂ）に示すエラージョブリスト内に存在するかどうかを判断する。ここで、操作対象のファイルと同一のファイルＩＤを持つエラージョブ情報がエラージョブリスト内に存在しないと出力文書管理部３０５が判断した場合は、本処理を終了する。
【０１５０】
一方、Ｓ１６００で、操作対象のファイルと同一のファイルＩＤを持つエラージョブ情報がエラージョブリスト内に存在すると判断した場合は、Ｓ１６０１へ進む。
【０１５１】
次に、Ｓ１６０１で、出力文書管理部３０５は、エラージョブリストに操作対象ファイルのファイルＩＤを持つエラージョブ情報のジョブＩＤを持つエラージョブ情報が存在するかどうかを判断する。
【０１５２】
ここで、エラージョブリストに操作対象ファイルのファイルＩＤを持つエラージョブ情報のジョブＩＤを持つエラージョブ情報が存在すると判断した場合は、Ｓ１６０２へ進む。
【０１５３】
そして、Ｓ１６０２で、出力文書管理部３０５は、そのジョブＩＤを持つエラージョブ情報をエラージョブリストから削除して、Ｓ１６０３へ進む。
【０１５４】
一方、エラージョブリストに操作対象ファイルのファイルＩＤを持つエラージョブ情報のジョブＩＤを持つエラージョブ情報が存在しないと判断した場合は、Ｓ１６０３へ進む。
【０１５５】
そして、Ｓ１６０３で、出力文書管理部３０５は、操作対象のファイルと同一のファイルＩＤを持つエラージョブ情報全てをエラージョブリストから削除する。なお、エラージョブリスト内のエラージョブ情報に格納されているファイルＩＤをもつファイルは、出力エラー表示となるため、エラージョブリストからエラージョブ情報を削除することにより、出力エラー表示も解除される。
【０１５６】
次に、Ｓ１６０４で、ジョブ状態変更のイベントを文書管理システムに対して送信して、本処理を終了する。このイベント送信により、図９のファイル表示の更新処理が再度行われることで、図７、図８に示した出力エラー表示が解除される。
【０１５７】
なお、図１５において、１５０１は、出力エラー表示となっているファイルに対して、エラーとなった出力処理が再度行われ、正常に出力が完了したときに出力エラー表示を解除する設定を行うユーザインタフェースである。この設定を有効にすると、図１１のＳ１１０７からＳ１１１０の処理を行い、正常出力時にエラー表示が解除される。１５０２は、出力エラー表示中のファイルに対して、何らかの編集操作を行った場合に出力エラー表示を解除する設定を行うユーザインタフェースである。この設定を有効にすると、ファイルの編集が行われた時に図１６の処理が行われ、出力エラー表示が解除される。なお、図１５で示した解除タイミングはあくまでも一例であり、これ以外の処理で解除を設定することも可能である。また、ユーザが任意に解除指示を行うこともできる。
【０１５８】
なお、上記実施形態では、エラーが発生した文書ファイルに対応するフォルダの表示状態をエラー表示状態に変更する表示制御について説明したが、ユーザのファイル操作でアイコンやフォルダの階層が移動されて変更される場合がある。
【０１５９】
そこで、階層されたフォルダや文書ファイルが移動指示された場合にも、移動先でエラーが発生したことを文書ファイルやフォルダに反映されためのテーブルを作成することで、同様に対応できるように構成してもよい。
【０１６０】
以下、図１７に示すメモリマップを参照して本発明に係る情報処理装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【０１６１】
図１７は、本発明に係る情報処理装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。
【０１６２】
なお、特に図示しないが、記憶媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【０１６３】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、各種プログラムをコンピュータにインストールするためのプログラムや、インストールするプログラムが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【０１６４】
本実施形態におけるフローチャートに示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【０１６５】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１６６】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１６７】
従って、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。
【０１６８】
プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤなどを用いることができる。
【０１６９】
この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１７０】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバやｆｔｐサーバ等も本発明の請求項に含まれるものである。
【０１７１】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１７２】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではない。例えばそのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行う。そして、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１７３】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込ませる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１７４】
本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。
【０１７５】
本発明の様々な例と実施形態を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。
【図面の簡単な説明】
【０１７６】
【図１】本実施形態を示す情報処理システムの構成を説明する図である。
【図２】図１に示した情報処理システムの構成を説明するブロック図である。
【図３】本発明の実施形態を示す文書管理システムにおける情報処理装置のソフトウェア構成の一例を示す図である。
【図４】本発明の実施形態を示す文書管理システムにおける文書ファイル及ぶ文書ファイルを格納するフォルダのデータ構造の一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態を示す文書管理システムにおける文書ファイルと出力状態の関連付けを行うための情報を格納するデータ構造の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態を示す情報処理装置で表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態を示す情報処理装置で表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態を示す情報処理装置で表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１５】図３に示したディスプレイ２０８に表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。
【図１６】本発明の実施形態を示す情報処理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１７】本発明に係る情報処理装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。
【符号の説明】
【０１７７】
１００  情報処理装置
１０１  画像形成装置。
【０１７８】
２０７  キーボード
３００  文書管理システム
３０１  入力管理部
３０２  文書管理画面部
３０３  文書管理部
３０４  出力制御部
３０５  出力文書管理部
３０６  文書編集処理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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