(57)【要約】【課題】文書データに基づくジョブの実行後、ユーザがその文書データを削除したい場合でも煩雑な操作を行う必要がなく、効率よく不要な文書データを削除できるようにする。【解決手段】操作入力部１８を介して指定される文書データ３０を取得する文書データ取得部４１と、その取得した文書データ３０に対して削除処理設定情報３１が付加されているか否かを確認する削除処理設定確認部４２と、文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されている場合には該文書データ３０に基づくジョブの実行後に削除処理設定情報３１に応じた処理を行い、削除処理設定情報３１が付加されていない場合には該文書データ３０を削除するか否かの選択画面を表示部１７に表示すると共に操作入力部１８を介してユーザの選択操作を受け付け、該文書データ３０に基づくジョブの実行後にその選択操作に応じた処理を行う文書データ管理部４３とを備える。【選択図】図５
2010179515.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者に対して各種情報を表示可能な表示手段と、
利用者による入力操作を受け付ける操作入力手段と、
前記操作入力手段を介して指定される文書データを取得する文書データ取得手段と、
前記文書データ取得手段が取得した文書データに対し、該文書データに基づくジョブの実行後に該文書データを削除するか否かを記述した削除処理設定情報が付加されているか否かを確認する削除処理設定確認手段と、
前記文書データ取得手段が取得した文書データに対し、前記削除処理設定情報が付加されている場合には該文書データに基づくジョブの実行後に前記削除処理設定情報に応じた処理を行い、前記削除処理設定情報が付加されていない場合には該文書データを削除するか否かの選択画面を前記表示手段に表示すると共に前記操作入力手段を介して選択操作を受け付け、該文書データに基づくジョブの実行後に前記選択操作に応じた処理を行う文書データ管理手段と、
を備えることを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記文書データ管理手段は、前記文書データ取得手段が取得した文書データに対し、前記操作入力手段を介して入力する前記選択操作に基づいて前記削除処理設定情報を付加することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記文書データ管理手段は、前記文書データ取得手段が取得した文書データに基づいて前記表示手段にプレビュー表示を行い、該文書データに対して前記削除処理設定情報が付加されていない場合には前記プレビュー表示に伴って該文書データを削除するか否かの選択画面を前記表示手段に表示することを特徴とする請求項１又は２記載の画像形成装置。
【請求項４】
文書データを記憶する外部記憶装置と接続するためのインタフェースをさらに備え、
前記文書データ取得手段は、前記インタフェースを介して前記外部記憶装置から文書データを取得し、
前記データ管理手段は、前記文書データ取得手段が前記外部記憶装置から文書データを取得した場合、該文書データを削除するか否かの選択画面を前記表示手段に表示すると共に前記操作入力手段を介して選択操作を受け付け、該文書データに基づくジョブの実行後に前記選択操作に応じた処理を前記外部記憶装置に対して行うことを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項５】
文書データを記憶するための記憶領域を有する記憶手段をさらに備え、
前記記憶領域に記憶されている文書データに基づいてジョブの実行が行われた場合、該文書データを削除するか否かを示す文書削除条件を前記記憶手段又は前記記憶領域に対して設定可能であり、
前記文書データ取得手段が前記記憶領域から取得した文書データに対して前記削除処理設定情報が付加されており、かつ、前記文書データ取得手段が文書データを取得した前記記憶手段又は前記記憶領域に対して前記文書削除条件が設定されている場合、前記文書データ管理手段は、予め設定された優先順位に従って前記削除処理設定情報および前記文書削除条件のいずれか一方に基づいて該文書データに基づくジョブの実行後の処理を行うことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項６】
利用者に対して各種情報を表示可能な表示手段と、利用者による入力操作を受け付ける操作入力手段とを備え、文書データに基づくジョブを実行する画像形成装置のコンピュータによって実行されるプログラムであって、
前記コンピュータを、
前記操作入力手段を介して指定される文書データを取得する文書データ取得手段、
前記文書データ取得手段が取得した文書データに対し、該文書データに基づくジョブの実行後に該文書データを削除するか否かを記述した削除処理設定情報が付加されているか否かを確認する削除処理設定確認手段、
前記文書データ取得手段が取得した文書データに対し、前記削除処理設定情報が付加されている場合には該文書データに基づくジョブの実行後に前記削除処理設定情報に応じた処理を行い、前記削除処理設定情報が付加されていない場合には該文書データを削除するか否かの選択画面を前記表示手段に表示すると共に前記操作入力手段を介して選択操作を受け付け、該文書データに基づくジョブの実行後に前記選択操作に応じた処理を行う文書データ管理手段、
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データを取得して印刷ジョブなどの各種ジョブを実行する画像形成装置およびそのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、複合機やＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などと呼ばれる画像形成装置は、文書データを取得して印刷ジョブなどの各種ジョブを実行する。画像形成装置が文書データを取得して実行するジョブには、印刷ジョブの他、ＦＡＸ送信ジョブやネットワークを介して接続されているコンピュータなどへのネットワーク送信ジョブなどがある。
【０００３】
近年、このような画像形成装置は、ハードディスク装置などの不揮発性記憶装置を内蔵するものが普及してきている。不揮発性記憶装置には「ＢＯＸ」などと称される複数の記憶領域が設定されており、各記憶領域は例えば画像形成装置を利用するユーザごとに割り当てられている。そのため、画像形成装置を利用するユーザはネットワークに接続された自身のコンピュータを操作することにより、文書データなどを画像形成装置内の自身に割り当てられた記憶領域に保存しておくことができる。
【０００４】
このような画像形成装置において、従来、「ＢＯＸ」などの記憶領域に対してさまざまな定型業務の自動化のための機能を付与するものが知られている（例えば、特許文献１）。特許文献１の技術によると、各記憶領域において、格納されるデータに対する条件を登録する手段と、条件を満足したときの格納されるデータに対する処理とを登録する手段と、データが格納された時に条件を判断し処理を決める手段とを備えている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−２０３７９８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記特許文献１の場合、記憶領域に対して、条件を満足したときの格納されるデータに対する処理が登録されていない場合には、定型業務を自動で処理することはできない。例えば、文書データをある記憶領域に保存したとき、その記憶領域に対して条件が登録されていない場合には、その文書データに対する処理を自動で行うことができない。そのため、その記憶領域の保存された文書データは、ユーザによって何らかの操作が行われない限り、その記憶領域に保存され続けることになる。
【０００７】
一方、記憶領域に文書データを保存したユーザは、画像形成装置を操作することにより、その文書データに基づく印刷ジョブを実行させることができる。これにより、ユーザは文書データを印刷した印刷出力を得ることができるので、画像形成装置においてジョブが実行された後、記憶領域から文書データを削除したい場合がある。このような場合、特許文献１のような条件がその記憶領域に登録されていなければ、ユーザは、画像形成装置における印刷ジョブの終了後、再び画像形成装置を操作して自身に割り当てられた記憶領域にアクセスし、そこに保存されている文書データの中から印刷を行った文書データを見つけ出し、その文書データの削除を手動操作で行わなければならない。そのため、印刷後に文書データを削除するための操作が煩雑であり、利便性に欠けるという問題がある。
【０００８】
また近年の画像形成装置は、ＵＳＢメモリなどの外部記憶装置が接続可能であり、そこに保存されている文書データを直接読み出して印刷ジョブや送信ジョブなどを行うことができるようになっている。ところが、上記特許文献１の技術では、このような外部記憶装置に対しての処理を自動化するための条件などを設定することはできない。そのため、画像形成装置が外部記憶装置から文書データを読み出してジョブを実行した後、ユーザがその文書データを外部記憶装置から削除したい場合には、その外部記憶装置を画像形成装置から切り離し、自身のコンピュータなどに接続してから文書データの削除操作を別途行わなければならない。それ故、この場合もまた文書データを削除するための操作が煩雑であるという問題がある。
【０００９】
そこで本発明は、上記課題を解決することを目的としてなされたものであり、文書データに基づくジョブの実行後、ユーザがその文書データを削除したい場合に煩雑な操作を行う必要がなく、効率よく不要な文書データを削除することができるようにした画像形成装置およびそのプログラムを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するため、請求項１にかかる発明は、画像形成装置であって、利用者に対して各種情報を表示可能な表示手段と、利用者による入力操作を受け付ける操作入力手段と、前記操作入力手段を介して指定される文書データを取得する文書データ取得手段と、前記文書データ取得手段が取得した文書データに対し、該文書データに基づくジョブの実行後に該文書データを削除するか否かを記述した削除処理設定情報が付加されているか否かを確認する削除処理設定確認手段と、前記文書データ取得手段が取得した文書データに対し、前記削除処理設定情報が付加されている場合には該文書データに基づくジョブの実行後に前記削除処理設定情報に応じた処理を行い、前記削除処理設定情報が付加されていない場合には該文書データを削除するか否かの選択画面を前記表示手段に表示すると共に前記操作入力手段を介して選択操作を受け付け、該文書データに基づくジョブの実行後に前記選択操作に応じた処理を行う文書データ管理手段とを備えることを特徴としている。
【００１１】
請求項２にかかる発明は、請求項１記載の画像形成装置において、前記文書データ管理手段は、前記文書データ取得手段が取得した文書データに対し、前記操作入力手段を介して入力する前記選択操作に基づいて前記削除処理設定情報を付加することを特徴としている。
【００１２】
請求項３にかかる発明は、請求項１又は２記載の画像形成装置において、前記文書データ管理手段は、前記文書データ取得手段が取得した文書データに基づいて前記表示手段にプレビュー表示を行い、該文書データに対して前記削除処理設定情報が付加されていない場合には前記プレビュー表示に伴って該文書データを削除するか否かの選択画面を前記表示手段に表示することを特徴としている。
【００１３】
請求項４にかかる発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載の画像形成装置において、文書データを記憶する外部記憶装置と接続するためのインタフェースをさらに備え、前記文書データ取得手段は、前記インタフェースを介して前記外部記憶装置から文書データを取得し、前記データ管理手段は、前記文書データ取得手段が前記外部記憶装置から文書データを取得した場合、該文書データを削除するか否かの選択画面を前記表示手段に表示すると共に前記操作入力手段を介して選択操作を受け付け、該文書データに基づくジョブの実行後に前記選択操作に応じた処理を前記外部記憶装置に対して行うことを特徴としている。
【００１４】
請求項５にかかる発明は、請求項１乃至４のいずれかに記載の画像形成装置において、文書データを記憶するための記憶領域を有する記憶手段をさらに備え、前記記憶領域に記憶されている文書データに基づいてジョブの実行が行われた場合、該文書データを削除するか否かを示す文書削除条件を前記記憶手段又は前記記憶領域に対して設定可能であり、前記文書データ取得手段が前記記憶領域から取得した文書データに対して前記削除処理設定情報が付加されており、かつ、前記文書データ取得手段が文書データを取得した前記記憶手段又は前記記憶領域に対して前記文書削除条件が設定されている場合、前記文書データ管理手段は、予め設定された優先順位に従って前記削除処理設定情報および前記文書削除条件のいずれか一方に基づいて該文書データに基づくジョブの実行後の処理を行うことを特徴としている。
【００１５】
請求項６にかかる発明は、利用者に対して各種情報を表示可能な表示手段と、利用者による入力操作を受け付ける操作入力手段とを備え、文書データに基づくジョブを実行する画像形成装置のコンピュータによって実行されるプログラムであって、前記コンピュータを、前記操作入力手段を介して指定される文書データを取得する文書データ取得手段、前記文書データ取得手段が取得した文書データに対し、該文書データに基づくジョブの実行後に該文書データを削除するか否かを記述した削除処理設定情報が付加されているか否かを確認する削除処理設定確認手段、前記文書データ取得手段が取得した文書データに対し、前記削除処理設定情報が付加されている場合には該文書データに基づくジョブの実行後に前記削除処理設定情報に応じた処理を行い、前記削除処理設定情報が付加されていない場合には該文書データを削除するか否かの選択画面を前記表示手段に表示すると共に前記操作入力手段を介して選択操作を受け付け、該文書データに基づくジョブの実行後に前記選択操作に応じた処理を行う文書データ管理手段、として機能させることを特徴としている。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、画像形成装置を利用して文書データに基づくジョブを実行させる場合において、そのジョブの実行後にはユーザにとってその文書データが不要になるような場合でもユーザは文書データを削除するための煩雑な操作を行う必要がなく、画像形成装置において効率よく不要な文書データを削除することができるようになる。したがって、従来と比較すれば、ジョブ実行後に不要な文書データを削除するための操作性が著しく改善されるようになる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本発明の一実施形態として示した画像形成装置を含むネットワークシステムの構成を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態である画像形成装置の内部構成を示すブロック図である。
【図３】記憶部又は記憶部の記憶領域に対して設定可能な文書削除条件の一例を示す図である。
【図４】記憶部に保存される文書データに対して付加することが可能な削除処理設定情報の一例を示す図である。
【図５】画像形成装置のＣＰＵがプログラムを実行することによって実現される機能の一例を示したブロック図である。
【図６】記憶部から文書データを読み出した場合に表示部に表示される選択画面の一例を示す図である。
【図７】外部記憶装置から文書データを読み出した場合に表示部に表示される選択画面の一例を示す図である。
【図８】画像形成装置において文書データに基づくジョブを実行する場合の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図９】図８のフローチャートにおける内部文書処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１０】図８のフローチャートにおける外部文書処理（ステップＳ４）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１１】図９のフローチャートにおける処理部分Ｆとは異なった処理手順の一例を示す図である。
【図１２】図９とは異なる内部文書処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】図９とは異なる内部文書処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下に説明する実施の形態において互いに共通する部材には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。
【００１９】
図１は、本発明の一実施形態である画像形成装置１を含むネットワークシステムの構成を示す図である。画像形成装置１は一般に複合機やＭＦＰなどと呼ばれる装置であり、装置本体の上部に画像読取部１０を有し、下部に画像形成部１３を有している。画像読取部１０は、原稿の画像を読み取るスキャナ部１１と、セットされた複数枚の原稿を１枚ずつスキャナ部１１に自動搬送する自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）１２とを備えている。画像形成部１３は、用紙などの印刷媒体に対してトナー像を転写することにより画像形成を行うプリンタ部１４と、プリンタ部１４に対して印刷媒体を１枚ずつ供給する給紙部１５とを備えている。画像形成装置１はこれら各部を動作させることにより、コピー機能、プリンタ機能、ＦＡＸ機能、スキャナ機能などの各種機能が利用可能となり、スキャンジョブ、印刷ジョブ、ＦＡＸ送信ジョブ、ネットワーク送信ジョブなどの各種ジョブのうちからユーザによって指定されたジョブを実行する。
【００２０】
また画像形成装置１は、スキャナ部１１の前面側にユーザが操作可能な操作パネル１６を備えている。操作パネル１６は、ユーザに対して各種情報を表示するための液晶表示ディスプレイなどの表示部１７と、表示部１７の表面に配置されたタッチパネルキーおよび表示部１７の周囲に配置された押しボタン式の操作キーからなる操作入力部１８とを備えている。操作入力部１８は、ユーザによる入力操作を受け付けて画像形成装置１に入力するためのものである。
【００２１】
また画像形成装置１の側面部には、ＵＳＢインタフェース１９が設けられている。ＵＳＢインタフェース１９は、外部記憶装置の一種であるＵＳＢメモリ７を着脱可能に接続するためのインタフェース（接続手段）である。ＵＳＢメモリ７には、例えば画像形成装置１においてジョブの実行対象となる文書データ３０が格納される。そのため、画像形成装置１は、ＵＳＢメモリ７に保存されている文書データ３０を読み出し、そのまま印刷ジョブなどのジョブを実行することが可能である。
【００２２】
上記画像形成装置１は、ＬＡＮなどのネットワーク２に接続されると共に、電話回線などの通信網６に接続されている。そのため、画像形成装置１は、ネットワーク２に接続されているコンピュータ３および文書管理サーバ４とデータ通信を行うことができると共に、通信網６を介して他の画像形成装置などとＦＡＸデータの送受信を行うことができる。
【００２３】
ネットワーク２に接続されているコンピュータ３は、例えば個々のユーザに割り当てられたパーソナルコンピュータなどの一般的なコンピュータである。文書管理サーバ４はハードディスク装置５を備えた外部記憶装置の一種であり、コンピュータ３などから入力する文書データ３０を保存しておくための装置である。そして画像形成装置１は、ネットワーク２を介して文書管理サーバ４のハードディスク装置５にアクセスし、そこに保存されている文書データ３０を読み出して印刷ジョブなどのジョブを実行することも可能なように構成されている。
【００２４】
図２は、画像形成装置１の内部構成を示すブロック図である。画像形成装置１は、上述した画像読取部１０、画像形成部１３、操作パネル１６およびＵＳＢインタフェース１９に加え、さらにＣＰＵ２１、ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、ＦＡＸ通信部２４、ネットワークインタフェース２５、および、記憶部２６を備えており、これら各部がデータバス８を介して相互にデータの送受信が可能なように接続された構成となっている。またＣＰＵ２１、ＲＯＭ２２およびＲＡＭ２３は、画像形成装置１の内部に設けられた制御コンピュータ２０を構成している。
【００２５】
ＣＰＵ１０は、記憶部２６に記憶されているプログラム２７を読み出して実行することにより、画像形成装置１における各種の動作を制御する。ＲＯＭ１１は、各種制御用パラメータや、操作パネル１６の表示部１７に表示するための画面情報などを格納しておくためのものである。ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１０が各種処理を実行する際の一時的なデータなどを記憶することによりＣＰＵ１０のワークエリアとして機能するものである。ＦＡＸ通信部２４は、通信網６を介してＦＡＸデータの送受信を行うための処理部である。ネットワークインタフェース２５はネットワーク９を介してコンピュータ３や文書管理サーバ４と接続するためのインタフェース（接続手段）である。記憶部２６は、例えばハードディスク装置などの不揮発性記憶装置で構成された記憶手段である。
【００２６】
記憶部２６には、上述のプログラム２７が保存されている。また記憶部２６には必要に応じて文書削除条件２８が格納されている。さらに記憶部２６には、ＢＯＸ（ボックス）などと称される記憶領域２９が設けられている。この記憶領域２９は、記憶部２６に対して複数設定可能であり、例えば画像形成装置１を使用するユーザに対して個別に割り当てた個人専用の記憶領域として設定したり、或いは複数のユーザが共有して使用するための記憶領域として設定することができる。記憶領域２９は、画像形成装置１においてジョブの実行対象となる文書データ３０などを記憶するものであり、例えば画像読取部１０が原稿から読み取った文書データを保存したり、ネットワーク２を介してコンピュータ３や文書管理サーバ４などから入力する文書データを保存したり、ＵＳＢメモリ７から入力する文書データを保存したり、或いは、通信網６を介して受信した文書データを保存したりすることができる。
【００２７】
文書削除条件２８は、記憶部２６に保存されている文書データ３０に基づくジョブが実行された後、そのジョブの実行対象となった文書データ３０を削除するか否か設定する条件情報である。この文書削除条件２８は、記憶部２６の全体（すなわち、全て記憶領域２９）に対して設定することができると共に、各記憶領域２９に対して個別に設定することができる。
【００２８】
図３は、文書削除条件２８の一例を示す図である。図３に示すように文書削除条件２８は、設定対象となる記憶領域と、その記憶領域に保存されている文書データに基づくジョブを実行した後の処理の設定値と、条件設定者に関する情報とが対応づけられた情報となっている。図例の場合、全記憶領域２９に対する設定は画像形成装置１の管理者によって行われるが、ジョブ実行後の処理として何も設定されていないことを示している。また、ひとつの記憶領域Ａに対する設定はユーザＡによって行われており、ジョブ実行後の処理として文書データ３０を削除しないことが設定されている。さらに、別の記憶領域Ｂに対する設定はユーザＢによって行われるが、ジョブ実行後の処理として何も設定されていないことを示している。
【００２９】
このような文書削除条件２８が記憶領域２９に設定されていると、画像形成装置１は、記憶領域２９から文書データを読み出して印刷ジョブなどのジョブを実行した後、その記憶領域２９に設定されている文書削除条件２８の設定値に基づいて文書データ３０に対する処理を行うことができる。例えばジョブ実行後の処理の設定値として「削除する」が設定されていれば、画像形成装置１はジョブの実行後に文書データ３０を自動で削除する。またジョブ実行後の処理の設定値として「削除しない」が設定されていれば、画像形成装置１はジョブの実行後もその文書データ３０を記憶領域２９に保存した状態を継続する。さらに、ジョブ実行後の処理の設定値が「設定なし」となっていれば、文書データを削除するか否かが設定されていないことになるので、画像形成装置１はジョブの実行後も文書データ３０の保存状態を継続する。
【００３０】
また本実施形態の画像形成装置１は、記憶部２６の記憶領域２９に保存される文書データ３０に対しても個別の付加情報として削除処理設定情報３１を付加することができるようになっている。この削除処理設定情報３１は、付加された文書データ３０に基づいてジョブの実行が行われたことに伴い、その文書データ３０を削除するか否か記述した情報である。図２の例では、記憶領域２９に保存されている２つの文書データ３０（３０ａ，３０ｂ）のうち、一方の文書データ３０ａに対しては削除処理設定情報３１が付加されておらず、他方の文書データ３０ｂに対しては削除処理設定情報３１が付加されている場合を例示している。このような削除処理設定情報３１は、文書データ３０をユーザによって指定された記憶領域２９に格納保存する際、そのユーザによって削除処理設定が行われていれば、その設定に基づいて生成される。つまり、画像形成装置１はユーザの設定操作に基づいて削除処理設定情報３１を生成し、その削除処理設定情報３１を文書データ３０に付加した状態で記憶領域２９に保存する。これに対し、文書データ３０を保存する際に、ユーザが削除処理設定を行わなかった場合、画像形成装置１において削除処理設定情報３１の生成は行われず、文書データ３０はそれ単独で記憶領域２９に保存される。尚、ユーザによる削除処理設定は、例えば文書データ保存時に操作パネル１６を操作することによって行うことができる。
【００３１】
図４は、文書データ３０に付加される削除処理設定情報３１の一例を示す図である。図４（ａ）および（ｂ）に示すように削除処理設定情報３１は、付加された文書データ３０に基づいて画像形成装置１が印刷ジョブなどのジョブを実行した場合、そのジョブの実行後に行う処理として文書データ３０を削除するか、或いは削除しないかを示す情報が設定値として格納されている。そのため、文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されていれば、画像形成装置１は、その文書データ３０が保存されている記憶領域２９に上述した文書削除条件２８が設定されていない場合でも、文書データ３０に付加されている削除処理設定情報３１に基づいてジョブの実行後に文書データ３０を削除するか否かを自動判別することができ、文書データ３０に対する処理を行うことができる。例えば、図４（ａ）に示す削除処理設定情報３１は設定値が「削除しない」となっているので、この削除処理設定情報３１が付加されている文書データ３０は、ジョブ実行後も記憶領域２９から削除されることなく保存状態が継続される。また図４（ａ）に示す削除処理設定情報３１は設定値が「削除する」となっているので、この削除処理設定情報３１が付加されている文書データ３０は、ジョブ実行後に記憶領域２９から自動で削除されることになる。
【００３２】
このような削除処理設定情報３１が文書データ３０に付加されていると、例えばその文書データ３０が保存されている記憶領域２９に上述した文書削除条件２８が設定されていない場合でも、画像形成装置１は、記憶領域２９から文書データ３０を読み出して印刷ジョブなどのジョブを実行した後、その文書データ３０に付加されている削除処理設定情報３１の設定値に基づいて文書データ３０に対する処理を行うことができる。例えば削除処理設定情報３１の設定値として「削除する」が設定されていれば、画像形成装置１はジョブの実行後に文書データ３０を自動で削除する。また削除処理設定情報３１の設定値として「削除しない」が設定されていれば、画像形成装置１はジョブの実行後もその文書データ３０を記憶領域２９に保存した状態を継続する。
【００３３】
図５は、画像形成装置１のＣＰＵ２１によって実現される機能を示したブロック図である。尚、図５には主として文書データ３０を処理する機能を示している。ＣＰＵ２１は記憶部２６に記憶されているプログラム２７を読み出して実行することにより、図５に示すように、文書データ取得部４１、削除処理設定確認部４２、文書データ管理部４３およびジョブ制御部４４として機能する。
【００３４】
文書データ取得部４１は、ユーザにより操作パネル１６を介して指定される保存先から文書データ３０を読み出して取得する処理部である。図例の場合、記憶部２６に保存されている文書データ３０を取得する場合を示しているが、文書データ取得部４１は、この他にも例えば外部記憶装置であるＵＳＢメモリ７や、文書管理サーバ４のハードディスク装置５から文書データ３０を読み出して取得することができる。そして文書データ取得部４１は、指定された保存先から読み出した文書データ３０をＲＡＭ２３に格納する。ＲＡＭ２３に格納される文書データ３０は、画像形成装置１におけるジョブの実行対象となる。また文書データ取得部４１は、指定された保存先から読み出して取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されている場合、文書データ３０と共にその削除処理設定情報３１を取得する。文書データ取得部４１が削除処理設定情報３１を取得した場合、例えば文書データ３０と共にその削除処理設定情報３１をＲＡＭ２３に格納しておくようにしても良い。
【００３５】
削除処理設定確認部４２は、文書データ取得部４１が取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されているか否かを確認する処理部である。この削除処理設定確認部４２は、文書データ取得部４１が取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されている場合、更にその削除処理設定情報３１の設定値を確認し、ジョブ実行後の処理が「削除する」と「削除しない」のいずれであるかを判定する。そしてその確認結果を、文書データ管理部４３に出力する。
【００３６】
文書データ管理部４３は、画像形成装置１がＲＡＭ２３に格納された文書データ３０に基づいてジョブを実行した後に、文書データ取得部４１が取得した保存先の文書データ３０を削除するか否かの処理を決定し、その処理を実行する処理部である。
【００３７】
例えば、文書データ３０が保存されていた記憶領域２９に文書削除条件２８が設定されていない場合でも、文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されていれば、文書データ管理部４３は、その削除処理設定情報３１に基づいて文書データ３０を削除するか否かを決定することができる。また、文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されていない場合でも、その文書データ３０が保存されていた記憶領域２９に文書削除条件２８が設定されていれば、文書データ管理部４３は、その文書削除条件２８に基づいて文書データ３０を削除するか否かを決定することができる。
【００３８】
しかし、文書データ３０が保存されていた記憶領域２９に文書削除条件２８が設定されておらず、文書データ３０に対する削除処理設定情報３１も付加されていない場合、文書データ３０を削除するか否かの処理を決定するための情報は予め設定されていないことになる。
【００３９】
そのため、文書データ管理部４３は、文書データ３０が保存されていた記憶領域２９に文書削除条件２８が設定されておらず、文書データ３０に対する削除処理設定情報３１も付加されていない場合、ジョブの実行後に文書データ３０を削除するか否かの選択画面を操作パネル１６の表示部１７に表示し、ユーザに対して文書データ３０を削除するか否かの選択操作を行うことを促す。そして操作入力部１８を介してユーザによる選択操作を受け付け、文書データ３０に基づくジョブの実行後にその選択操作に応じた処理を行う。
【００４０】
図６は、このとき表示部１７に表示される選択画面の一例を示す図である。図６に示す選択画面５１は、文書データ取得部４１が画像形成装置１に設けられた記憶部２６から文書データ３０を取得した場合に表示される画面である。この選択画面５１には、文書データ３０に関するジョブ実行後の取り扱いが設定されていない旨の表示が行われる。そしてユーザに対して選択操作を行うことを促す。またこの選択画面５１には、ジョブ実行後に文書データ３０を削除することを指示するための削除ボタン５２と、ジョブ実行後も文書データ３０を削除せずに保存したままの状態とすることを指示するための保存ボタン５３と、今回は文書データ３０の取り扱いについて設定しないことを指示するための保留ボタン５４とが表示される。そのため、ユーザは、この選択画面５１が表示されると、削除ボタン５２、保存ボタン５３および保留ボタン５４のうちのいずれか一つを選択して操作する。
【００４１】
例えば、ユーザによって削除ボタン５２が選択操作された場合、文書データ管理部４３は、画像形成装置１においてＲＡＭ２３に格納された文書データ３０に基づくジョブが実行された後、その文書データ３０が保存されている記憶部２６の記憶領域２９から該当する文書データ３０を自動で削除する。したがって、ユーザは画像形成装置１におけるジョブの実行後、操作パネル１６を操作して記憶領域２９に保存されている文書データ３０を削除するための作業を行う必要がなく、効率よく不要な文書データ３０を削除することができるようになる。
【００４２】
またユーザによって保存ボタン５３が選択操作された場合、文書データ管理部４３は、設定値を「削除しない」とした削除処理設定情報３１を生成し、その文書データ３０が保存されている記憶部２６の記憶領域２９にアクセスして該当する文書データ３０に削除処理設定情報３１を付加する。そして画像形成装置１においてＲＡＭ２３に格納された文書データ３０に基づくジョブが実行された後も、その文書データ３０が保存されている記憶部２６の記憶領域２９において該当する文書データ３０の保存を継続する。尚、この場合は、次回同じ文書データ３０が文書データ取得部４１によって取得されると、その時点では削除処理設定情報３１が付加されているので、選択画面５１は表示されなくなる。
【００４３】
さらにユーザによって保留ボタン５４が選択操作された場合、文書データ管理部４３は、ＲＡＭ２３に格納された文書データ３０に基づくジョブが実行されたとしても、元の保存先に保存されている文書データ３０に対する処理は行わない。そのため、この場合もまた、記憶部２６の記憶領域２９において該当する文書データ３０が継続して保存されることになる。但し、この場合は、記憶領域２９に保存されている文書データ３０に対して削除処理設定情報３１は付加されないので、次回同じ文書データ３０が文書データ取得部４１によって取得されると、その時点で再び図６に示すような選択画面５１が表示部１７に表示されることになる。
【００４４】
また画像形成装置１は、ＵＳＢメモリ７や文書管理サーバ４のハードディスク装置５などの外部記憶装置が文書データ３０の保存先として指定された場合、その外部記憶装置に保存されている文書データ３０を取得してジョブを実行する場合もある。このような外部記憶装置に保存される文書データ３０は画像形成装置１のみによって利用されるデータではないため、画像形成装置１がそのような外部記憶装置に対して文書削除条件２８を予め設定しておくことは困難であり、また外部記憶装置に保存されている文書データ３０に削除処理設定情報３１を付加することも困難である。そのため、文書データ取得部４１が外部記憶装置から文書データ３０を取得した場合、その文書データ３０が保存されていた外部記憶装置には文書削除条件２８が設定されておらず、また文書データ３０に対する削除処理設定情報３１も付加されていないことになる。
【００４５】
このような場合、文書データ管理部４３は、外部記憶装置から取得した文書データ３０に基づくジョブの実行後に、該文書データ３０を外部記憶装置から削除するか否かの選択画面を操作パネル１６の表示部１７に表示し、ユーザに対して文書データ３０を削除するか否かの選択操作を行うことを促す。そして操作入力部１８を介してユーザによる選択操作を受け付け、文書データ３０に基づくジョブの実行後にその選択操作に応じた処理を行う。
【００４６】
図７は、このとき表示部１７に表示される選択画面５５の一例を示す図である。図７に示す選択画面５５は、文書データ取得部４１がＵＳＢメモリ７や文書管理サーバ４のハードディスク装置５などの外部記憶装置から文書データ３０を取得した場合に表示される画面である。この選択画面５５には、外部記憶装置から文書データ３０を取得した旨の表示および取得した文書データ３０に基づいてジョブを実行した後、外部記憶装置からその文書データ３０を削除するか否かを問い合わせる表示が行われ、ユーザに対して選択操作を行うことを促す。またこの選択画面５１には、ジョブ実行後に文書データ３０を削除することを指示するための削除ボタン５６と、ジョブ実行後も文書データ３０を削除せずに保存したままの状態とすることを指示するための保存ボタン５７とが表示される。このような選択画面５５が表示されると、ユーザは、削除ボタン５６および保存ボタン５７のいずれか一方を選択して操作する。
【００４７】
例えば、ユーザが削除ボタン５６を選択して操作した場合、文書データ管理部４３は、外部記憶装置から取得されＲＡＭ２３に格納されている文書データ３０に基づくジョブが実行された後、その文書データ３０が保存されている外部記憶装置から該当する文書データ３０を自動で削除する。したがって、ユーザは画像形成装置１におけるジョブの実行後、外部記憶装置に保存されている文書データ３０を削除するための作業を別途行う必要がなく、効率よく不要な文書データ３０を削除することができるようになる。
【００４８】
またユーザが保存ボタン５７を選択して操作した場合、文書データ管理部４３は、ＲＡＭ２３に格納されている文書データ３０に基づくジョブが実行されたとしても、元の保存先である外部記憶装置に保存されている文書データ３０に対する処理は行わない。そのため、この場合は、外部記憶装置において該当する文書データ３０が継続して保存されることになる。そして、その外部記憶装置に保存されている文書データ３０が再び文書データ取得部４１によって取得されると、その時点においても再び図７に示すような選択画面５５が表示部１７に表示されることになる。
【００４９】
図５に戻り、ジョブ制御部４４は、文書データ取得部４１が取得してＲＡＭ２３に格納されている文書データ３０に基づいてユーザによって指定されたジョブを実行する処理部である。ユーザが操作パネル１６の操作入力部１８に含まれるスタートキーを押下すると、ジョブ制御部４４はそのスタートキー押下操作に基づいてジョブの実行制御を開始する。このときジョブ制御部４４は、ＲＡＭ２３に格納された文書データ３０を読み出し、必要に応じてデータ処理などを行ってから、画像形成部１３、ＦＡＸ通信部２４又はネットワークインタフェース２５にその文書データ３０を出力する。例えばユーザの指定したジョブが印刷ジョブである場合、ジョブ制御部４４は、画像形成部１３のプリンタ部１４に対して文書データ３０を出力し、プリンタ部１４と給紙部１５とを駆動して印刷出力を行うように制御する。またユーザの指定したジョブがＦＡＸ送信ジョブである場合、ジョブ制御部４４は、ＦＡＸ通信部２４に対して文書データ３０を出力し、ＦＡＸ通信部２４がユーザの指定した宛先に対してＦＡＸ送信を行うように制御する。さらにユーザの指定したジョブがネットワーク送信ジョブである場合、ジョブ制御部４４は、ネットワークインタフェース２５に対して文書データ３０を出力し、ネットワーク２を介してユーザの指定した宛先に文書データ３０を送信するように制御する。
【００５０】
このようなジョブ制御部４４は、ユーザによって指定されたジョブの実行を完了させると、ジョブの実行が終了したことを示す信号を文書データ管理部４３に出力する。文書データ管理部４３は、ジョブ制御部４４からその信号を受信すると、画像形成装置１においてユーザによって指定されたジョブの実行が終了したことを把握する。そして文書データ管理部４３は、上述したように、文書データ３０を削除するか否かの決定結果に基づいて文書データ３０に対する処理を実行する。
【００５１】
次に、上記のように構成された画像形成装置１における具体的な動作について説明する。図８乃至図１０は、画像形成装置１において文書データ３０に基づくジョブを実行する場合の処理手順の一例を示すフローチャートである。以下、このフローチャートを参照し、画像形成装置１の動作について説明する。
【００５２】
まず図８に示すように画像形成装置１は、ユーザによって文書データ３０の読み出し指示が行われたか否かを判断し（ステップＳ１）、文書データ３０の読み出し指示が行われていない場合にはその指示が行われるまで待機する（ステップＳ１でＮＯ）。ユーザが文書データ３０の読み出し指示を行う場合、読み出しの対象となる文書データ３０の保存先が指定される。そのため、画像形成装置１は、文書データ３０の読み出し指示が行われると（ステップＳ１でＹＥＳ）、読み出しの対象となる文書データ３０が記憶部２６に保存されているデータか否かを判断する（ステップＳ２）。その結果、記憶部２６に保存されている文書データ３０であれば内部文書処理（ステップＳ３）に進み、外部記憶装置に保存されている文書データであれば外部文書処理（ステップＳ４）に進む。
【００５３】
図９は、内部文書処理（ステップＳ３）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。このフローチャートは、記憶部２６に対して文書削除条件２８が設定されていない場合の処理を例示している。この内部文書処理（ステップＳ３）に進むと、画像形成装置１のＣＰＵ２１では、文書データ取得部４１が機能して記憶部２６にアクセスし、ユーザによって指定された記録領域２９から文書データ３０の読み出しを行う（ステップＳ１１）。文書データ取得部４１が指定された文書データ３０を取得すると、その文書データ３０をＲＡＭ２３に格納する。そしてＣＰＵ２１では削除処理設定確認部４２が機能し、文書データ取得部４１によって取得された文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されているか否かを判断する（ステップＳ１２）。
【００５４】
そして削除処理設定情報３１が付加されている場合（ステップＳ１２でＹＥＳ）、削除処理設定確認部４２は、その設定値を確認する（ステップＳ１４）。その設定値が「削除する」である場合（ステップＳ１４でＹＥＳ）、ＣＰＵ２１では文書データ管理部４３が機能し、削除フラグをオンにする（ステップＳ１５）。これに対し、設定値が「削除しない」である場合、ステップＳ１５の処理をスキップする。この場合、削除フラグはオフとなる。そしてステップＳ１６に進むと、ＣＰＵ２１ではジョブ制御部４４が機能し、ユーザによるジョブ実行指示が行われたか否かを判断する（ステップＳ１６）。ユーザがジョブ実行指示を行うまで待機する（ステップＳ１６でＮＯ）。ユーザがジョブ実行指示を行った場合（ステップＳ１６でＹＥＳ）、ジョブ制御部４４は、ＲＡＭ２３の文書データ３０を読み出し、ユーザによって指定されたジョブの実行を開始する（ステップＳ１７）。そしてジョブの実行終了後、ＣＰＵ２１の文書データ管理部４３が再び機能し、削除フラグがオンであるか否かを判断する（ステップＳ１８）。削除フラグがオンになっていれば（ステップＳ１８でＹＥＳ）、文書データ管理部４３は、文書データ３０の保存元である記憶領域２９にアクセスし、そこに保存されている文書データ３０を削除する（ステップＳ１９）。また削除フラグがオフになっていれば（ステップＳ１８でＮＯ）、文書データ管理部４３は、記憶領域２９の文書データ３０を削除せずにそのまま処理を終了する。
【００５５】
一方、文書データ取得部４１によって取得された文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されていなかった場合（ステップＳ１２でＮＯ）、文書データ管理部４３は、その取得した文書データ３０に基づく文書画像を操作パネル１６の表示部１７にプレビュー表示する（ステップＳ２０）。このプレビュー表示により、ユーザは指定した文書データ３０の内容を確認することができる。尚、このようなプレビュー表示は、上述したステップＳ１１とＳ１２の間で行うようにしても良い。そして文書データ管理部４３は、操作パネル１６の表示部１７に対して図６に示したような選択画面５１を表示する（ステップＳ２１）。文書データ管理部４３は、選択画面５１を表示すると、ユーザによる選択操作を受け付ける。そして、「はい。削除します」と表示された削除ボタン５２を選択操作したか否かを判断し（ステップＳ２２）、削除ボタン５２が選択操作された場合には（ステップＳ２２でＹＥＳ）、ステップＳ１５に進んで削除フラグをオンにする。そしてその後はステップＳ１６に進み、上記と同様の処理を実行する。この場合、削除フラグがオンであるので、ジョブの実行後、ステップＳ１８でＹＥＳとなり、記憶領域２９から文書データ３０が削除される。
【００５６】
またユーザが選択操作したボタンが削除ボタン５２でない場合、文書データ管理部４３は、「いいえ。削除しません」と表示された保存ボタン５３を選択操作したか否かを判断する（ステップＳ２３）。ユーザが保存ボタン５３を選択操作していない場合（ステップＳ２３でＮＯ）、ステップＳ１６に進み、これ以降は上記と同様の処理を実行する。この場合、削除フラグはオフであるので、ジョブの実行後、ステップＳ１８でＮＯとなり、記憶領域２９から文書データ３０は削除されることなく処理が終了する。
【００５７】
一方、ユーザが保存ボタン５３を選択操作した場合（ステップＳ２３でＹＥＳ）、文書データ管理部４３は、設定値を「削除しない」とした削除処理設定情報３１を作成し、その削除処理設定情報３１を記憶領域２９に保存されている文書データ３０に付加する（ステップＳ２４）。そしてステップＳ１６に進み、これ以降は上記と同様の処理を実行する。この場合も削除フラグはオフであるので、ジョブの実行後、ステップＳ１８でＮＯとなり、記憶領域２９から文書データ３０は削除されることなく処理が終了する。
【００５８】
このように図９に示す内部文書処理（ステップＳ３）では、画像形成装置１が取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されている場合、その文書データ３０に基づくジョブの実行後に、文書データ管理部４３がその削除処理設定情報３１に応じた処理を行う。また、画像形成装置１が取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されていない場合には、その文書データ３０を削除するか否かの選択画面５１を表示部１７に表示すると共に操作入力部１８を介してユーザによる選択操作を受け付け、該文書データ３０に基づくジョブの実行後にその選択操作に応じた処理を行う。したがって、ユーザは、画像形成装置１におけるジョブが実行した後、不要となった文書データ３０を削除するために操作パネル１６を手動操作して煩雑な操作を行う必要がない。そして画像形成装置１は、ユーザにとって不要な文書データ３０をジョブの実行後に効率よく自動削除するので、画像形成装置１の操作性が著しく向上し、優れた利便性を発揮する。
【００５９】
次に図１０は、外部文書処理（ステップＳ４）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。この外部文書処理（ステップＳ４）に進むと、画像形成装置１のＣＰＵ２１では、文書データ取得部４１が機能して記憶部２６にアクセスし、ユーザによって指定された外部記憶装置から文書データ３０の読み出しを行う（ステップＳ３１）。例えば、ユーザによってＵＳＢメモリ７が指定されている場合には、そのＵＳＢメモリ７から文書データ３０の取得が行われる。また文書管理サーバ４のハードディスク装置５が指定されている場合には、ネットワーク２を介してそのハードディスク装置５の指定されたフォルダなどにアクセスし、ユーザによって指定された文書データ３０の取得が行われる。そして文書データ取得部４１が外部記憶装置から文書データ３０を取得すると、その文書データ３０をＲＡＭ２３に格納する。
【００６０】
ここで外部文書処理（ステップＳ４）の場合は、取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されていることはないから、外部記憶装置から文書データ３０が取得されると、ＣＰＵ２１では文書データ管理部４３が機能し、その取得した文書データ３０に基づく文書画像を操作パネル１６の表示部１７にプレビュー表示する（ステップＳ３２）。このプレビュー表示により、ユーザは指定した文書データ３０の内容を確認することができる。そしてプレビュー表示後、文書データ管理部４３は、操作パネル１６の表示部１７に対して図７に示したような選択画面５５を表示する（ステップＳ３３）。文書データ管理部４３は、選択画面５５を表示すると、ユーザによる選択操作を受け付ける。そして、「はい。削除します」と表示された削除ボタン５６を選択操作したか否かを判断し（ステップＳ３４）、削除ボタン５６が選択操作された場合には（ステップＳ３４でＹＥＳ）、削除フラグをオンにする（ステップＳ３５）。これに対し、削除ボタン５６ではなく、保存ボタン５７が選択操作された場合には（ステップＳ３４でＮＯ）、ステップＳ３５の処理をスキップするので、削除フラグはオフになる。
【００６１】
そしてＣＰＵ２１ではジョブ制御部４４が機能し、ユーザによるジョブ実行指示が行われたか否かを判断する（ステップＳ３６）。ここではユーザがジョブ実行指示を行うまで待機する（ステップＳ３６でＮＯ）。そしてユーザがジョブ実行指示を行った場合（ステップＳ３６でＹＥＳ）、ジョブ制御部４４は、ＲＡＭ２３の文書データ３０を読み出し、ユーザによって指定されたジョブの実行を開始する（ステップＳ３７）。そしてジョブの実行終了後、ＣＰＵ２１の文書データ管理部４３が再び機能し、削除フラグがオンであるか否かを判断する（ステップＳ３８）。削除フラグがオンになっていれば（ステップＳ３８でＹＥＳ）、文書データ管理部４３は、文書データ３０の保存元である外部記憶装置にアクセスし、そこに保存されている文書データ３０を削除する（ステップＳ３９）。また削除フラグがオフになっていれば（ステップＳ３８でＮＯ）、文書データ管理部４３は、外部記憶装置の文書データ３０を削除せずにそのまま処理を終了する。
【００６２】
このように図１０に示す外部文書処理（ステップＳ４）では、画像形成装置１が外部記憶装置から文書データ３０を取得すると、文書データ管理部４３は、その文書データ３０に基づくジョブの実行後に外部記憶装置に保存されている文書データ３０を削除するか否かを選択させるための選択画面５５を表示する。そして画像形成装置１におけるジョブの実行後、文書データ管理部４３は、その選択画面５５に対して行われたユーザの選択操作に応じた処理を行う。したがって、ユーザは、画像形成装置１におけるジョブが実行した後、外部記憶装置に保存しておく必要がなくなった文書データ３０を削除するために、自身のコンピュータを操作するなどの煩雑な消去操作を行う必要がない。そして画像形成装置１は、ユーザにとって不要となった文書データ３０をジョブの実行後に効率よく自動削除するので、優れた利便性を発揮する。
【００６３】
次に、図９に示した内部文書処理（ステップＳ３）の処理手順に関し、上述した処理手順とは異なる処理手順について説明する。図９に示した内部文書処理（ステップＳ３）のフローチャートにおいて、ステップＳ１６〜Ｓ１９の処理部分、すなわち、図中破線で囲った処理部分Ｆを、図１１に示すような処理手順としても良い。図１１は、図９のフローチャートにおける処理部分Ｆとは異なった処理手順の一例を示す図である。この図１１に示す処理手順は、ユーザが画像形成装置１にジョブの実行を指示することなく、そのまま処理の終了を指示する場合の処理手順を盛り込んだものである。以下、この処理手順について詳しく説明する。
【００６４】
画像形成装置１がユーザによるジョブの実行指示を待機しているとき、ジョブ制御部４４は、ジョブの実行指示が行われた否か判断し（ステップＳ１６）、ジョブの実行指示がない場合にはさらに終了指示が行われたか否かを判断する（ステップＳ４１）。この待機状態においてユーザがジョブの実行指示を行った場合（ステップＳ１６でＹＥＳ）、図９と同様のステップＳ１７，Ｓ１８，Ｓ１９の処理が順次行われる。
【００６５】
一方、待機状態においてユーザがキャンセルキーやリセットキーなどを操作することにより終了指示を行った場合（ステップＳ４１でＹＥＳ）、ＣＰＵ２１において文書データ管理部４３が機能する。文書データ管理部４３は、削除フラグがオンであるか否かを判断し（ステップＳ４２）、削除フラグがオンであれば（ステップＳ４２でＹＥＳ）、さらに削除処理設定情報３１が文書データ３０に付加されているか否かを判断する（ステップＳ４３）。そして文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されていない場合（ステップＳ４３でＮＯ）、文書データ管理部４３は、文書データ３０に付加するための設定値が「削除する」である削除処理設定情報３１を新たに作成する（ステップＳ４４）。一方、削除フラグがオフであった場合（ステップＳ４２でＮＯ）、ステップＳ４３およびＳ４４の処理をスキップする。また文書データ３０に対して既に削除処理設定情報３１が付加されている場合（ステップＳ４３でＹＥＳ）は、ステップＳ４４の処理をスキップする。そしてステップＳ４５に進む。
【００６６】
ステップＳ４５に進むと、文書データ管理部４３は、削除処理設定情報３１を作成したか否かを判断し、削除処理設定情報３１を作成した場合（ステップＳ４５でＹＥＳ）には、その作成した削除処理設定情報３１を、記憶部２６の記憶領域２９に保存されている文書データ３０に対して付加する（ステップＳ４６）。また削除処理設定情報３１を作成していない場合には、ステップＳ４６の処理を行わない。そして処理を終了する。
【００６７】
このような図１１の処理手順を適用することにより、ユーザの指示によって取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されておらず、しかも、その取得した文書データ３０に基づくジョブが実行されなかった場合、文書データ管理部４３は、その文書データ３０に削除処理設定情報３１を付加して処理を終了することができる。したがって、次回以降同じ文書データ３０が文書データ取得部４１に取得されると、その時点では削除処理設定情報３１が付加されていることになるので、文書データ管理部４３はその削除処理設定情報３１の設定値に基づいた処理を行うことができるようになる。
【００６８】
また次に、図９に示した内部文書処理（ステップＳ３）の処理手順に関して上述した処理手順とは異なる処理手順について説明する。図１２および図１３は、図９とは異なる内部文書処理（ステップＳ３）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。このフローチャートは、記憶部２６に対して文書削除条件２８が設定されている場合、予め設定された優先順位に基づいてジョブ実行後の文書データ３０に対する処理を決定する手順を例示している。尚、図１２のフローチャートに示す処理部分Ｆは、図９および図１１に示した処理部分Ｆのいずれかと同様の処理を適用する部分である。以下、図１２および図１３のフローチャートについて詳しく説明する。
【００６９】
図１２の内部文書処理（ステップＳ３）に進むと、画像形成装置１のＣＰＵ２１では、文書データ取得部４１が機能して記憶部２６にアクセスし、ユーザによって指定された記録領域２９から文書データ３０の読み出しを行う（ステップＳ５１）。文書データ取得部４１が指定された文書データ３０を取得すると、その文書データ３０をＲＡＭ２３に格納する。そしてＣＰＵ２１では削除処理設定確認部４２が機能し、削除処理設定確認部４２は、文書データ３０を読み出した記憶領域２９に対して文書削除条件２８が設定されているか否かを判断する（ステップＳ５２）。そして記憶領域２９に文書削除条件２８が設定されている場合（ステップＳ５２でＹＥＳ）、その設定は画像形成装置１の管理者によって行われたものであるか否かを判断する（ステップＳ５３）。この判断は、文書削除条件２８の条件設定者の欄を参照することで行える。そして管理者による設定であった場合（ステップＳ５３でＹＥＳ）、削除処理設定確認部４２は、その管理者によって設定された文書削除条件２８の設定値を読み出す（ステップＳ５４）。
【００７０】
一方、記憶領域２９に対して文書削除条件２８が設定されているものの、その設定者が画像形成装置１の管理者ではなく、非管理者（例えば一般ユーザ）であった場合（ステップＳ５３でＮＯ）、削除処理設定確認部４２は、取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されているか否かを判断する（ステップＳ５５）。取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されていない場合（ステップＳ５５でＮＯ）、削除処理設定確認部４２は、その非管理者によって設定された文書削除条件２８の設定値を読み出す（ステップＳ５６）。これに対し、文書データ取得部４１が取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されている場合（ステップＳ５５でＹＥＳ）、削除処理設定確認部４２は、その削除処理設定情報３１の設定値を読み出す（ステップＳ５８）。
【００７１】
また、記憶領域２９に対して文書削除条件２８が設定されていなかった場合（ステップＳ５２でＮＯ）、削除処理設定確認部４２は、取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されているか否かを判断する（ステップＳ５７）。そして取得した文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されている場合（ステップＳ５７でＹＥＳ）、削除処理設定確認部４２は、その削除処理設定情報３１の設定値を読み出す（ステップＳ５８）。
【００７２】
ステップＳ５４、Ｓ５６およびＳ５８のいずれか一つにおいて設定値の読み出しを行った場合、削除処理設定確認部４２は、その設定値を確認する（ステップＳ５９）。そしてその設定値が「削除する」である場合（ステップＳ５９でＹＥＳ）、ＣＰＵ２１では文書データ管理部４３が機能し、削除フラグをオンにする（ステップＳ６０）。これに対し、設定値が「削除する」でない場合（ステップＳ５９でＮＯ）、ステップＳ６０の処理をスキップする。この場合、削除フラグはオフとなる。そして処理部分Ｆに進み、上述した図９又は図１１に示す処理部分Ｆの処理を実行する。
【００７３】
一方、上記ステップＳ５７において削除処理設定情報３１が設定されていない場合（ステップＳ５７でＮＯ）、図１３のフローチャートに進む。そして文書データ管理部４３は、取得した文書データ３０に基づく文書画像を操作パネル１６の表示部１７にプレビュー表示し（ステップＳ６１）、その後、操作パネル１６の表示部１７に対して選択画面５１（図６参照）を表示する（ステップＳ６２）。文書データ管理部４３は、選択画面５１を表示すると、ユーザによる選択操作を受け付け、「はい。削除します」と表示された削除ボタン５２を選択操作されたか否かを判断し（ステップＳ６３）、削除ボタン５２が選択操作された場合には（ステップＳ６３でＹＥＳ）、図１２のステップＳ６０に進んで削除フラグをオンにする。そしてその後は処理部分Ｆの処理を実行する。
【００７４】
またユーザが選択操作したボタンが削除ボタン５２でない場合（ステップＳ６３でＮＯ）、文書データ管理部４３は、「いいえ。削除しません」と表示された保存ボタン５３を選択操作したか否かを判断する（ステップＳ６４）。ユーザが保存ボタン５３を選択操作していない場合は（ステップＳ６４でＮＯ）、そのまま図１２に示す処理部分Ｆに進む。これに対し、ユーザが保存ボタン５３を選択操作した場合（ステップＳ６４でＹＥＳ）、文書データ管理部４３は、設定値を「削除しない」とした削除処理設定情報３１を作成する（ステップＳ６５）。そしてその後、図１２に示す処理部分Ｆに進む。
【００７５】
このように図１２および図１３に示す処理手順では、文書データ３０が保存されている記憶領域２９に文書削除条件２８が設定されている場合、その設定が画像形成装置１の管理者によるものであれば、その文書削除条件２８の設定値が優先的に適用され、ジョブ実行後にその記憶領域２９に保存されている文書データ３０を削除するか否かが決定される。また記憶領域２９に文書削除条件２８が設定されている場合であっても、その設定が画像形成装置１の管理者によるものでなく、非管理者によるものであれば、文書データ３０事態に削除処理設定情報３１が付加されている否かを確認し、付加されている場合、削除処理設定情報３１の設定値が適用される。また文書データ３０に削除処理設定情報３１が付加されていない場合には、非管理者によって設定された文書削除条件２８の設定値が適用される。
【００７６】
文書削除条件２８が管理者によって設定されている場合、その管理者による設定値を優先的に適用することにより、画像形成装置１における文書データ３０の取り扱いに関し、管理者が行った設定とは異なる設定が適用されることを防止することができ、管理者設定による統括したデータ管理が可能になる。また管理者による文書削除条件２８が設定されていない場合には、ユーザがその文書データ３０に対して個別に設定した削除処理設定情報３１の設定値を優先適用することにより、その文書データ３０に対するユーザの意図を優先的に反映した処理を行うことができる。ただし、管理者による文書削除条件２８が設定されていない場合、必ずしも削除処理設定情報３１の設定値を優先適用することに限定するものではなく、非管理者が設定した文書削除条件２８が設定されていれば、その設定値を優先するようにしても良い。
【００７７】
そして特に本実施形態の画像形成装置１は、上述したように文書データ３０が保存されている記憶領域２９に対して文書削除条件２８が設定されておらず、また文書データ３０自体に対しても削除処理設定情報３１が付加されていない場合、その文書データ３０に基づくジョブの実行後に記憶領域２９或いは外部記憶装置に保存されている文書データ３０を削除するか否かを問い合わせるための選択画面５１又は５５を操作パネル１６の表示部１７に表示し、ユーザによる選択操作を受け付ける。そして文書データ３０に基づくジョブを実行した後には、ユーザによって行われた選択操作に応じた処理を行うように構成されている。つまり、ユーザがジョブの実行後に文書データ３０を削除することを選択していれば、画像形成装置１は、ジョブの実行後にその文書データ３０が保存されている保存先（記憶部２６の記憶領域２９や外部記憶装置）からその文書データ３０を削除する。またユーザがジョブの実行後に文書データ３０を保存することを選択していれば、画像形成装置１は、ジョブの実行後にその文書データ３０が保存先（記憶部２６の記憶領域２９や外部記憶装置）に保存されている状態を継続させる。
【００７８】
したがって、本実施形態の画像形成装置１は、文書データ３０に基づくジョブを実行した後、その文書データ３０がユーザにとって不要なデータとなる場合であっても、ユーザ自身がジョブの実行終了後に操作パネル１６を操作して保存先にアクセスし、その保存先に保存されている文書データの中からジョブ実行済みの文書データ３０を見つけ出して削除操作を行うといった手動操作は必要でなく、ジョブ実行後に文書データ３０を削除するためのユーザの操作負担を著しく軽減することができる。
【００７９】
また文書データ３０の保存先がＵＳＢメモリ７や文書管理サーバ４のハードディスク装置５などのような外部記憶装置である場合も同様であり、本実施形態の画像形成装置１は、外部記憶装置から読み出した文書データ３０に基づくジョブを実行した後、その文書データ３０を外部記憶装置から削除するためのユーザの操作負担を著しく軽減することができる。
【００８０】
また管理者設定による文書削除条件２８が設定されている場合など、ユーザに対してジョブ実行後の文書データ３０の取り扱いについて問い合わせを行わなくても良い場合には、ユーザに選択操作を促すための選択画面５１又は５５は表示されないので、この場合、ユーザは選択操作を行う必要がない。つまり、画像形成装置１は選択画面５１又は５５を必要な場合にだけ表示するので、ユーザは選択画５１又は５５が表示されたときにだけ選択操作を行えば良い。それ以外の場合は画像形成装置１において自動的に文書データ３０に対する処理を決定するので、ユーザが選択操作に煩わされることはなく、画像形成装置１の操作性をより一層向上させている。
【００８１】
以上、本発明の一実施形態について例示したが、本発明は上述した例に限定されるものではない。
【００８２】
例えば、上記実施形態では、画像形成装置１が記憶部２６或いは外部記憶装置から文書データ３０を取得した後、その文書データ３０に基づくジョブを実行する前に、文書データ３０を削除するか否かをユーザに問い合わせるための選択画面５１又は５５を操作パネル１６の表示部１７に表示する場合を例示した。しかし、選択画面５１又は５５を表示するタイミングはこれに限定するものではなく、例えば画像形成装置１において取得した文書データ３０に基づくジョブを実行した後に、選択画面５１又は５５を表示し、文書データ３０の保存先からその文書データ３０を削除するか否かをユーザに選択させるようにしても良い。この場合であっても、ユーザはジョブの実行後に選択操作を行うだけで不要となった文書データ３０を記憶領域２９や外部記憶装置から削除することができるので、従来のように煩雑な操作を行う必要がなく、ユーザの操作負担を軽減することが可能である。
【００８３】
また上記実施形態では、文書削除条件２８を設定する場合、記憶部２６の全体（すなわち、全て記憶領域２９）に対する一括設定と、各記憶領域２９に対する個別設定とを同時に成立させることができる場合を例示した。しかし、必ずしもこれに限られるものではなく、例えば、記憶部２６に対する一括設定と、各記憶領域２９に対する個別設定とのいずれか一方のみを成立させるように構成しても良い。
【００８４】
また上記実施形態では、文書削除条件２８および削除処理設定情報３１においてジョブの実行後に文書データ３０を削除することが設定されている場合、画像形成装置１はジョブの実行が終了したことに伴ってその文書データ３０を削除する形態を例示した。しかし、これに限らず、例えば文書削除条件２８および削除処理設定情報３１に対し、ジョブの実行後所定時間が経過してから文書データ３０を削除することを設定しても良い。この場合、画像形成装置１においてジョブを実行してから所定時間が経過すると、その文書データ３０が自動で削除される。そのため、例えば文書データ３０に基づいて文書を１部印刷する印刷ジョブを実行した後、ユーザが２部必要であったことに気付いた場合、画像形成装置１によって自動削除される前の文書データ３０を再び指定して印刷ジョブを実行させることができるという利点がある。
【００８５】
またこの場合において、ジョブの実行後に文書データ３０を削除するまでの所定時間は、文書削除条件２８によって各記憶領域２９に対して個別に設定可能であり、また削除処理設定情報３１によって文書データ毎に個別に設定可能である。ここで図１２および図１３のフローチャートに基づく処理を行うことを考えると、文書データ３０が保存されている記憶領域２９に設定されている文書削除条件２８が管理者によって設定されたものであれば、ジョブ実行後、その文書削除条件２８の設定値に定められた時間が経過した後に文書データ３０が削除される。これに対し、文書データ３０が保存されている記憶領域２９に設定されている文書削除条件２８が非管理者によって設定されたものであれば、ジョブ実行後、文書データ３０に付加された削除処理設定情報３１の設定値に定められた時間が経過した後に文書データ３０が削除される。そして文書削除条件２８の設定値に定められた時間と、削除処理設定情報３１の設定値に定められた時間とはそれぞれ異なる場合があるので、画像形成装置１において文書データ３０に基づくジョブを実行した後、その文書データ３０が画像形成装置１から削除されるタイミングが異なることもある。
【符号の説明】
【００８６】
１  画像形成装置
４  文書管理サーバ
５  ハードディスク装置（外部記憶装置）
７  ＵＳＢメモリ（外部記憶装置）
１６  操作パネル
１７  表示部（表示手段）
１８  操作入力部（操作入力手段）
１９  ＵＳＢインタフェース（接続手段）
２０  制御コンピュータ
２５  ネットワークインタフェース（接続手段）
２６  記憶部（記憶手段）
２７  プログラム
２８  文書削除条件
２９  記憶領域
３０  文書データ
３１  削除処理設定情報
４１  文書データ取得部（文書データ取得手段）
４２  削除処理設定確認部（削除処理設定確認手段）
４３  文書データ管理部（文書データ管理手段）
４４  ジョブ制御部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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