(57)【要約】【課題】文書画像情報の入出力時における各種の設定や制約を対応するタスクに応じたものにする。【解決手段】紙文書の読み取りを行う画像入力機器と、文書画像情報の印刷を行う画像出力機器と、タスク管理システムとを有する文書管理システムであって、文書画像の入力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する手段と、特定されたタスクに対して予め設定された入力条件を取得する手段と、取得された入力条件に従って前記画像入力機器に紙文書の読み取りを行わせ、入力した文書画像情報を前記タスク管理システムで管理されるタスクに関連付けて登録する手段と、文書画像の出力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する手段と、特定されたタスクに対して予め設定された出力条件を取得する手段と、取得された出力条件に従って前記画像出力機器に文書画像情報の印刷を行わせる手段とを備える。【選択図】図１
2010073198.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書の読み取りを行う画像入力機器と、文書画像情報の印刷を行う画像出力機器と、タスク管理システムとを有する文書管理システムであって、
文書画像の入力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する手段と、
特定されたタスクに対して予め設定された入力条件を取得する手段と、
取得された入力条件に従って前記画像入力機器に紙文書の読み取りを行わせ、入力した文書画像情報を前記タスク管理システムで管理されるタスクに関連付けて登録する手段と、
文書画像の出力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する手段と、
特定されたタスクに対して予め設定された出力条件を取得する手段と、
取得された出力条件に従って前記画像出力機器に文書画像情報の印刷を行わせる手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記入力条件は、紙文書の読取条件を定めるスキャンパラメータを含む
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１または２のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、
前記入力条件は、前記画像入力機器を制限する情報を含む
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、
前記画像入力機器から入力した文書画像情報に、対応するタスクを特定する情報を記録する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、
前記出力条件は、文書画像情報の印刷条件を定めるプリントパラメータを含む
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、
前記出力条件は、前記画像出力機器を制限する情報を含む
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
紙文書の読み取りを行う画像入力機器と、文書画像情報の印刷を行う画像出力機器と、タスク管理システムとを有する文書管理システムの制御方法であって、
文書画像の入力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する工程と、
特定されたタスクに対して予め設定された入力条件を取得する工程と、
取得された入力条件に従って前記画像入力機器に紙文書の読み取りを行わせ、入力した文書画像情報を前記タスク管理システムで管理されるタスクに関連付けて登録する工程と、
文書画像の出力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する工程と、
特定されたタスクに対して予め設定された出力条件を取得する工程と、
取得された出力条件に従って前記画像出力機器に文書画像情報の印刷を行わせる工程と
を備えたことを特徴とする文書管理制御方法。
【請求項８】
紙文書の読み取りを行う画像入力機器と、文書画像情報の印刷を行う画像出力機器と、タスク管理システムとを有する文書管理システムの制御プログラムであって、
前記文書管理システムを構成するコンピュータを、
文書画像の入力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する手段、
特定されたタスクに対して予め設定された入力条件を取得する手段、
取得された入力条件に従って前記画像入力機器に紙文書の読み取りを行わせ、入力した文書画像情報を前記タスク管理システムで管理されるタスクに関連付けて登録する手段、
文書画像の出力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する手段、
特定されたタスクに対して予め設定された出力条件を取得する手段、
取得された出力条件に従って前記画像出力機器に文書画像情報の印刷を行わせる手段
として機能させる文書管理制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化した紙文書の情報を扱う文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＭＦＰ（Multi Function Printer）等の画像機器を利用した文書管理システム（ＤＭＳ：Document Management Systems）は、紙文書の情報を電子化する際に、電子化された文書画像情報の保存場所を手動で指定する必要があった。この保存場所指定を自動化もしくは半自動化する手法も存在するが、過去に指定された保存場所を登録しておき、それを再利用する程度であり、動的に保存場所を変化せざるを得ない状況では殆どの場合、手動で毎回設定せざるを得なかった。
【０００３】
このような背景から、本発明者等は文書管理システムに「タスク」という概念を導入することで、文書画像情報の保存場所の指定を簡便なものにした（例えば、特許文献１参照。）。すなわち、紙文書は何らかの業務上のタスクの一環として電子化され保存されるものであるため、紙文書に埋め込まれた透かし情報等に基づいて対応するタスクを特定し、そのタスクに関連付けて文書画像情報を保存することで、保存場所を個別に指定する必要がなくなる。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上述したように文書画像情報をタスクに関連付けて保存することで、保存場所を個別に指定する必要がなくなるものであるが、紙文書の電子化に際しては、保存場所のほかにも、解像度やカラー／モノクロの別、ＯＣＲ（Optical Character Reader）の有無などの様々な設定が必要である。現在のスキャナ機器には、入力された画像情報に基づいて最適な設定を自動的に決めるものもあるが、この自動決定は、スキャンされた画像がどのように使われるか、つまり文書画像情報の用途を考慮したものではなかった。そのため、自動的に決められた設定でスキャンされた画像を実際に使用しようとした時点で問題が生じることがあった。例えば、業務の性質上、所定の解像度でスキャンしなければならないものが、異なる解像度でスキャンが行われている場合、使用する場面において要求された解像度が満たせずに使用できないという事態になる。
【０００５】
また、文書画像情報の出力時にあっても、同様の様々な設定が必要であり、業務の要求に合わせて設定を行うのは煩雑であった。
【０００６】
本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、文書画像情報の入出力時における各種の設定や制約を対応するタスクに応じたものにすることのできる文書管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、紙文書の読み取りを行う画像入力機器と、文書画像情報の印刷を行う画像出力機器と、タスク管理システムとを有する文書管理システムであって、文書画像の入力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する手段と、特定されたタスクに対して予め設定された入力条件を取得する手段と、取得された入力条件に従って前記画像入力機器に紙文書の読み取りを行わせ、入力した文書画像情報を前記タスク管理システムで管理されるタスクに関連付けて登録する手段と、文書画像の出力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する手段と、特定されたタスクに対して予め設定された出力条件を取得する手段と、取得された出力条件に従って前記画像出力機器に文書画像情報の印刷を行わせる手段とを備える文書管理システムを要旨としている。
【０００８】
また、請求項２に記載されるように、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記入力条件は、紙文書の読取条件を定めるスキャンパラメータを含むようにすることができる。
【０００９】
また、請求項３に記載されるように、請求項１または２のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、前記入力条件は、前記画像入力機器を制限する情報を含むようにすることができる。
【００１０】
また、請求項４に記載されるように、請求項１乃至３のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、前記画像入力機器から入力した文書画像情報に、対応するタスクを特定する情報を記録するようにすることができる。
【００１１】
また、請求項５に記載されるように、請求項１乃至４のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、前記出力条件は、文書画像情報の印刷条件を定めるプリントパラメータを含むようにすることができる。
【００１２】
また、請求項６に記載されるように、請求項１乃至５のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、前記出力条件は、前記画像出力機器を制限する情報を含むようにすることができる。
【００１３】
また、請求項７に記載されるように、紙文書の読み取りを行う画像入力機器と、文書画像情報の印刷を行う画像出力機器と、タスク管理システムとを有する文書管理システムの制御方法であって、文書画像の入力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する工程と、特定されたタスクに対して予め設定された入力条件を取得する工程と、取得された入力条件に従って前記画像入力機器に紙文書の読み取りを行わせ、入力した文書画像情報を前記タスク管理システムで管理されるタスクに関連付けて登録する工程と、文書画像の出力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する工程と、特定されたタスクに対して予め設定された出力条件を取得する工程と、取得された出力条件に従って前記画像出力機器に文書画像情報の印刷を行わせる工程とを備える文書管理制御方法として構成することができる。
【００１４】
また、請求項８に記載されるように、紙文書の読み取りを行う画像入力機器と、文書画像情報の印刷を行う画像出力機器と、タスク管理システムとを有する文書管理システムの制御プログラムであって、前記文書管理システムを構成するコンピュータを、文書画像の入力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する手段、特定されたタスクに対して予め設定された入力条件を取得する手段、取得された入力条件に従って前記画像入力機器に紙文書の読み取りを行わせ、入力した文書画像情報を前記タスク管理システムで管理されるタスクに関連付けて登録する手段、文書画像の出力時に、前記タスク管理システムで管理される該当するタスクを特定する手段、特定されたタスクに対して予め設定された出力条件を取得する手段、取得された出力条件に従って前記画像出力機器に文書画像情報の印刷を行わせる手段として機能させる文書管理制御プログラムとして構成することができる。
【発明の効果】
【００１５】
本発明の文書管理システムにあっては、文書画像情報の入出力時における各種の設定や制約を対応するタスクに応じたものにすることができ、操作を簡易化して作業効率を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の一実施形態にかかるシステムの構成例を示す図である。
【図２】タスク管理システムの実装例を示す図である。
【図３】システム要素のハードウェア構成例を示す図である。
【図４】タスク情報の例を示す図である。
【図５】ワークフローとタスクの関係の例を示す図である。
【図６】画像入力における実施形態の処理例を示す図（その１）である。
【図７】画像入力における実施形態の処理例を示す図（その２）である。
【図８】画像出力における実施形態の処理例を示す図（その１）である。
【図９】画像出力における実施形態の処理例を示す図（その２）である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。
【００１８】
＜構成＞
図１は本発明の一実施形態にかかるシステムの構成例を示す図である。
【００１９】
図１において、システムは、ユーザＵが操作するタスク管理システム１００とＭＦＰ等の画像機器２００とを備えている。
【００２０】
タスク管理システム１００は、ユーザＵが操作するＰＣ（Personal Computer）等で動作するＷｅｂブラウザ等のユーザインタフェース１１０と、アプリケーションサーバ等で動作するワークフローエンジン１２０と、データベースサーバ等で動作するデータベース１３０とから構成される。
【００２１】
ユーザインタフェース１１０は、画面描画（レンダリング）を行うレンダリングエンジン１１１と、ワークフローエンジン１２０に対する入出力を行う入出力制御部１１２とを備えている。
【００２２】
データベース１３０には、ワークフローの実行に際して参考にされる関連情報を格納する関連情報ＤＢ１３１と、予め管理者等によって抽象化されたタスクモデルを格納するタスクモデルＤＢ１３２と、具体的なタスクに対応するタスクインスタンスを格納するタスクインスタンスＤＢ１３３と、ワークフローの作業記録を格納する作業記録ＤＢ１３４と、組織情報を格納する組織情報ＤＢ１３５と、ユーザ情報（ユーザＩＤ、パスワード等を含む）を格納するユーザ情報ＤＢ１３６とを備えている。タスクモデルＤＢ１３２およびタスクインスタンスＤＢ１３３は、関連情報ＤＢ１３１、組織情報ＤＢ１３５、ユーザ情報ＤＢ１３６に登録された情報とのリンクを持つ。
【００２３】
ワークフローエンジン１２０は、データベース１３０に対して各種の検索を実行する検索エンジン１２１と、ワークフローを構成するタスクの制御を行うタスク制御部１２２と、ワークフローに対する作業記録を作業記録ＤＢ１３４に対して行うワークフロー記録部１２６とを備えている。タスク制御部１２２は、タスクを作成するタスク作成部１２３と、作成されたタスクを実行するタスク実行部１２４と、作業記録ＤＢ１３４の情報を元にユーザＵの現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース１３０から検索して提示する推測エンジン１２５とを備えている。
【００２４】
画像機器２００は、オペレーションパネル等によりユーザＵからの指示を受け付けるユーザインタフェース２０１と、ワークフローエンジン１２０と通信を行う通信部２０２と、スキャナ機能により紙文書の読み取りを行う入力制御部２０３と、プリンタ機能により印刷を行う出力制御部２０６とを備えている。入力制御部２０３は、スキャンにより電子画像を生成する電子画像生成部２０４と、生成した画像を所定のモジュールもしくは機器に送信する画像送信部２０５とを備えている。出力制御部２０６は、印刷画像を展開する画像レンダリング部２０７と、展開された印刷画像を紙面に印刷する画像プロット部２０８とを備えている。
【００２５】
ワークフロー制御の基本的な動作概要としては、ユーザＵはユーザインタフェース１１０を通じてワークフローエンジン１２０を操作し、ワークフローの作成、実行、ワークフローモデルの作成、関連情報、文書の登録、およびこれらとワークフローインスタンス、ワークフローモデルとのリンク等の作業を行う。ワークフローの作成に際し、ワークフローエンジン１２０の検索エンジン１２１は、データベース１３０に対して各種の検索を実行する。
【００２６】
タスク制御部１２２は、タスクモデルＤＢ１３２およびタスクインスタンスＤＢ１３３を使用し、ユーザＵの指示等に基づいてタスクを制御する。タスク制御部１２２のタスク作成部１２３は、ユーザＵの指示等に従ってデータベース１３０の情報を元にタスクの作成、情報のリンク付け等の作業を行う。タスク実行部１２４は、ユーザＵの指示に従ってタスクインスタンスＤＢ１３３の情報を利用し、実際のタスク情報の更新（タスクの実行とはシステム側から見ればタスク情報の更新である。）を行う。推測エンジン１２５は、作業記録ＤＢ１３４の情報を元にユーザＵの現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース１３０から検索し、ユーザＵに提示する。ワークフロー記録部１２６は、ユーザＵとワークフローエンジン１２０の動作を監視し、ワークフローの作業記録を作業記録ＤＢ１３４に格納する。
【００２７】
図２はタスク管理システム１００の実装例を示す図であり、「Web Browser」がユーザインタフェース１１０に相当し、「J2EE Web Application」「HTML-based Collaborative Documenting System」「Web Server」「Workflow Management System」「Search Engine」がワークフローエンジン１２０に相当する。「J2EE Web Application」「HTML-based Collaborative Documenting System」「Web Server」はフロントエンド（Frontend）を構成している。「J2EE Web Application」はアプリケーションロジックを制御するＪａｖａ（登録商標）アプリケーションである。「HTML-based Collaborative Documenting System」はＷｉｋｉ等のＨＴＭＬベースの協調文書作成システムである。ユーザＵがＷｅｂブラウザを用いてシステムにアクセスできるようにＷｅｂサーバとＨＴＭＬベースの協調文書作成システムを具備している。また、ネットワーク上でのファイルへのアクセスを管理する必要があるが、NetDrive等のネットワーク上でのファイル管理システムを用いて本機能を実現することができる。
【００２８】
「Workflow Management System」「Search Engine」はバックエンド（Backend）を構成している。ワークフロー管理の基本的な機能に関しては従来のシステムと同一であるため、本発明によるシステムにも一般的なワークフロー管理システムのエンジンを用いることができる。また、タスクや関連情報を検索するための検索エンジンについても、一般的なクエリに基づいた検索エンジンを使用することができる。
【００２９】
また、「MySQL」「RDF Repositories」「Doc.Index」「WebDAV Repositories」がデータベース１３０に相当し、データレイヤ（Data layer)を構成している。タスク情報および関連情報はＲＤＦ（Resource Description Framework）リポジトリとして管理されるものとし、関連情報は文書リポジトリとインデックスサーバにより管理される。前者はタスクモデルＤＢ１３２およびタスクインスタンスＤＢ１３３に相当し、後者は関連情報ＤＢ１３１に相当する。組織情報とユーザ情報も同じくＲＤＦリポジトリで実現され、組織情報ＤＢ１３５、ユーザ情報ＤＢ１３６に相当する。
【００３０】
図３はシステム要素のハードウェア構成例を示す図である。（ａ）はユーザインタフェース１１０が動作するＰＣ、ワークフローエンジン１２０が実行するアプリケーションサーバ、データベース１３０が動作するデータベースサーバ等のコンピュータ装置１０のハードウェア構成例を示している。すなわち、システムバス１１に接続されたＣＰＵ（Central Processing Unit）１２、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３、ＲＡＭ（Random Access Memory）１４、ＮＶＲＡＭ（Non-Volatile Random Access Memory）１５、Ｉ／Ｆ（Interface）１６と、Ｉ／Ｆ１６に接続された、キーボード、マウス、モニタ等のＩ／Ｏ（Input/Output Device）１７、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１８、ＮＩＣ（Network Interface Card）１９を備えている。
【００３１】
（ｂ）は画像機器２００のハードウェア構成例を示している。すなわち、システムバス２１１に接続されたＣＰＵ２１２、ＲＯＭ２１３、ＲＡＭ２１４、ＮＶＲＡＭ２１５、Ｉ／Ｆ２１６と、Ｉ／Ｆ２１６に接続された、ボタン、タッチパネル、液晶パネル等のＩ／Ｏ２１７、ＨＤＤ２１８、ＮＩＣ２１９、スキャナ機構／印刷機構等のエンジン２２０を備えている。
【００３２】
図４はタスクインスタンスＤＢ１３３に格納されるタスク情報の例を示す図であり、タスク毎に保持される情報である。タスク情報は、「タスク名」「タスクＩＤ」「実行者ＩＤ」「実行者電子メールアドレス」「プロジェクトＩＤ」「使用者および時間」「実行日時」「終了日時」「期日」「状態」「使用時間」「実行に必要な情報」「実行により作られた情報」「サブタスクに関する情報」「Ｓｕｃｃｅｓｓｏｒ  ｔａｓｋ」「Ｐｒｅｄｅｃｅｓｓｏｒ  ｔａｓｋ」「制約条件」「タスクの詳細情報」「スキャンパラメータ＃１〜＃４」「プリントパラメータ＃１〜＃４」「スキャン画像ＵＲＩ」等の項目（データラベル）を有している。
【００３３】
ここで、タスク情報としての一般的な項目以外の特徴的な項目としては、「スキャンパラメータ＃１〜＃４」「プリントパラメータ＃１〜＃４」「スキャン画像ＵＲＩ」「関連情報ＵＲＩ」である。「スキャンパラメータ＃１〜＃４」は、当該タスクについて画像入力をする際の入力条件（読取条件、制約条件等）を規定するものである。ここでの例では、「スキャンパラメータ＃１」は解像度「４００ｄｐｉ」を示し、「スキャンパラメータ＃２」はカラー／モノクロの別「カラー」を示し、「スキャンパラメータ＃３」は付加処理「ＯＣＲ」を示し、「スキャンパラメータ＃４」は画像入力を行う画像機器２００の制約「１９２．１６８．ｘ．ｙのみからスキャン可能」を示している。スキャンパラメータ＃４ではＩＰアドレスを用いた指定を例として示したが、機器を同定する方法であれば他の方法であってもかまわない。また、「プリントパラメータ＃１〜＃４」は、当該タスクについて画像出力（印刷）をする際の出力条件を規定するものである。ここでの例では、「プリントパラメータ＃１」は解像度「６００ｄｐｉ」を示し、「プリントパラメータ＃２」はカラー／モノクロの別「カラー」を示し、「プリントパラメータ＃３」は付加処理「両面印刷」を示し、「プリントパラメータ＃４」は画像出力を行う画像機器２００の制約「１９２．１６８．ｖ．ｗのみからプリント可能」を示している。プリントパラメータ＃４ではＩＰアドレスを用いた指定を例として示したが、機器を同定する方法であれば他の方法であってもかまわない。
【００３４】
また、「スキャン画像ＵＲＩ」はスキャン画像の保存先であるＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）を示し、「関連情報ＵＲＩ」は関連情報として保存された入力画像のＵＲＩを示している。
【００３５】
次に、タスクとワークフローについて説明する。
【００３６】
タスクとは、図４に示したようなデータ構造を持つものであり、ユーザの仕事の記述を行うものである。タスクはワークフローの構成要素であり、それぞれ複数のpredecessorタスク（前タスク：実行順序が前）、successorタスク（後タスク：実行順序が後）を持ち得る。逆に言うと、ワークフローとは、タスクがpredecessorとsuccessorという関係で関連付けられたものである。
【００３７】
また、タスクは階層構造を持ち、superタスク（親タスク）およびsubタスク（子タスク）を持つことができる。簡単のため、タスクは再帰的に分割されるものとする。つまり一つのタスクはただ一つのsuperタスクと複数のsubタスクを持つことができるものとする。この定義から、タスクの階層構造はツリー型となる。タスクの前後関係と階層構造は互いに矛盾するものではなく、相補的なものである。
【００３８】
図５はワークフローとタスクの関係の例を示す図である。図５では、実線がタスクの階層構造を、矢印を付した破線がpredecessor-successor関係を表している。タスクの分割が完全である場合（サブタスクの総和がスーパータスクである場合）、タスクＴ１が実行されることは、タスクＴ１−１およびタスクＴ１−２が実行されることと等価である。タスクＴ１−１およびタスクＴ１−２はそれぞれ更に細分化され、前者はタスクＴ１−１−１およびタスクＴ１−１−２の両方が実行されることと等価であり、後者はタスクＴ１−２−１が実行されることと等価である。それゆえ、最終的にタスクＴ１を実行することは、タスクＴ１−１−１、タスクＴ１−１−２、タスクＴ１−２−１が実行されることと等価である。
【００３９】
次に、タスクの分割が完全でない場合（サブタスクの総和がスーパータスクとならない場合）、スーパータスクはサブタスクの総枠に加え、そのタスク自体の内容を含むため、タスク実行順序も上記のものとは異なることになる。タスク自体の内容はサブタスクよりも先に実施されるものとすると、この場合、タスクＴ１を実行することは、タスクＴ１→タスクＴ１−１→タスクＴ１−１−１→タスクＴ１−１−２→タスクＴ１−２→タスクＴ１−２−１の順に実施されることと等価である。
【００４０】
このようにタスクの分割が完全、不完全、いずれの場合でも、タスクの再帰的分割（タスクのツリー構造）を利用してタスクの実行順序、つまりワークフローを定義することができる。また、タスクの実行順序は上記のようにする必要は必ずしもなく、階層構造とは全く別途に設定することも可能である。
【００４１】
＜動作＞
図６は画像入力における実施形態の処理例を示す図である。
【００４２】
図６において、ユーザＵが画像機器２００のユーザインタフェース２０１に認証のためにユーザＩＤおよびパスワードを入力すると、ユーザインタフェース２０１から通信部２０２にそのユーザＩＤおよびパスワードが送信され（ステップＳ１０１）、通信部２０２からワークフローエンジン１２０にそのユーザＩＤおよびパスワードが送信される（ステップＳ１０２）。
【００４３】
ワークフローエンジン１２０は入力されたユーザＩＤおよびパスワードがユーザ情報ＤＢ１３６に存在するか否かを検索エンジン１２１により検索することで認証し（ステップＳ１０３、Ｓ１０４）、認証結果を得る（ステップＳ１０５）。ここでは、認証が正常にされたものとする。
【００４４】
次いで、ワークフローエンジン１２０は認証されたユーザＩＤに基づき、検索エンジン１２１によりタスクインスタンスＤＢ１３３を検索し（ステップＳ１０６、Ｓ１０７）、当該ユーザＩＤに紐付くタスクのリスト（タスクリスト）を取得する（ステップＳ１０８）。そして、取得されたタスクリストはワークフローエンジン１２０から通信部２０２を介してユーザインタフェース２０１に送信され（ステップＳ１０９、Ｓ１１０）、オペレーションパネル等にタスクリストが表示される。
【００４５】
オペレーションパネル等に表示されたタスクリストからユーザＵが所望のタスク（電子化された文書の添付先となるタスク）を指定してスキャン指示を行うと、ユーザインタフェース２０１から通信部２０２にそのタスク指定およびスキャン指示が送信され（ステップＳ１１１）、通信部２０２からワークフローエンジン１２０にタスクＩＤおよびスキャン指示が送信される（ステップＳ１１２）。
【００４６】
ワークフローエンジン１２０はタスクＩＤに基づいて検索エンジン１２１によりタスクインスタンスＤＢ１３３を検索し（ステップＳ１１３、Ｓ１１４）、スキャンパラメータを取得する（ステップＳ１１５）。
【００４７】
そして、ワークフローエンジン１２０は画像機器２００の入力制御部２０３にスキャンパラメータを送信してスキャンを指示する（ステップＳ１１６）。なお、ワークフローエンジン１２０は、取得したスキャンパラメータを通信部２０２を介してユーザインタフェース２０１に送信し、ユーザＵにスキャンパラメータの確認を求め、あるいはスキャンパラメータの修正を行わせた後に、入力制御部２０３にスキャン指示を行うようにしてもよい。
【００４８】
次いで、ワークフローエンジン１２０からスキャン指示を受けた入力制御部２０３は、与えられたスキャンパラメータに従いスキャンを実行して所定のＵＲＩ（スキャン画像ＵＲＩ）にスキャン画像データを格納し（ステップＳ１１７）、スキャン完了通知、スキャン画像データおよびスキャン画像ＵＲＩをワークフローエンジン１２０に送信する（ステップＳ１１８）。ワークフローエンジン１２０はスキャン完了通知を通信部２０２を介してユーザインタフェース２０１に送信し（ステップＳ１１９、Ｓ１２０）、オペレーションパネル等にスキャンが完了した旨が表示される。
【００４９】
また、ワークフローエンジン１２０は関連情報ＤＢ１３１に対し、スキャン画像データ、スキャンパラメータ、ユーザＩＤ、スキャン画像ＵＲＩ等を関連情報として登録し（ステップＳ１２１）、登録完了通知および関連情報ＵＲＩを受ける（ステップＳ１２２）。
【００５０】
スキャン画像データを関連情報ＤＢ１３１に関連情報として登録する際、タスクＩＤ等のタスク情報をスキャン画像データのヘッダもしくはメタデータとして埋め込むことができる。例えば、デジタルカメラの標準的なファイルフォーマットであるＥｘｉｆ（Exchangeable Image File Format）にはユーザがコメントを付与することができるタグがあり、このタグを利用することで、例えば添付先のタスクＩＤなどを画像情報として保持することができる。Ｅｘｉｆ  ＳｕｂＩＦＤ（Image File Directory）の場合、ＵｓｅｒＣｏｍｍｅｎｔ（Ｔａｇ  ＩＤ  ３７５１０）のタグに書き込むことができる。これはデータタイプが規定されておらずスキャン文書を同定するＩＤを格納するのに適している。これ以外にもＥｘｉｆには、ＩｍａｇｅＤｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ（Ｔａｇ  ＩＤ  ２７０）などがあり、ＡＳＣＩＩ（American Standard Code for Information）形式データタイプの文字列を格納することができる。通常、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）やＵＲＩはＡＳＣＩＩ形式の文字列として表わされるため、このタグにスキャン文書を同定するＩＤを格納することも可能である。またＥｘｉｆを使わずに、ＴＩＦＦ（Tagged Image File Format）などのメタデータとして直接書き込むこともできる。ＴＩＦＦはその規定上様々なタグを許しており、必須タグ以外にも多数のオプションタグが利用可能である。例えば、ｉｍａｇｅ  ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ（ｔａｇ  ＩＤ  ２７０）はＡＳＣＩＩ形式の文字列を格納可能であり（文字列へのポインタが同タグに格納される）、上記のＵＲＩ等を格納することができる。
【００５１】
このように、スキャン画像データにタスク情報を埋め込むことで、関連情報から対応するタスクを特定することができる。なお、関連情報にはスキャン画像データそのものを登録せず、スキャン画像ＵＲＩの登録で済ますことができる。この場合はシステム全体で重複する画像データの蓄積を排除し、ディスク容量等の節約を図ることができる。
【００５２】
次いで、ワークフローエンジン１２０はタスクインスタンスＤＢ１３３に対し、タスクＩＤを指定してスキャン画像ＵＲＩおよび関連情報ＵＲＩを登録するよう、タスク情報の更新を行い（ステップＳ１２３）、更新完了通知を受ける（ステップＳ１２４）。
【００５３】
このように、関連付ける先のタスクに規定されたスキャンパラメータに従って自動的に画像入力が行われるため、業務内容に応じた適切な設定で画像入力を行うことができる。
【００５４】
図７は画像入力における実施形態の他の処理例を示す図であり、画像入力を行う画像機器２００の制約があることで、画像入力が拒否される場合の例である。帳票のスキャンなどの一部業務では、特定のスキャナ機器以外からのスキャンを認めない場合があるが、そのような業務に適用することができる。
【００５５】
図７において、ユーザＵが画像機器２００のユーザインタフェース２０１に認証のためにユーザＩＤおよびパスワードを入力すると、ユーザインタフェース２０１から通信部２０２にそのユーザＩＤおよびパスワードが送信され（ステップＳ１３１）、通信部２０２からワークフローエンジン１２０にそのユーザＩＤおよびパスワードが送信される（ステップＳ１３２）。
【００５６】
ワークフローエンジン１２０は入力されたユーザＩＤおよびパスワードがユーザ情報ＤＢ１３６に存在するか否かを検索エンジン１２１により検索することで認証し（ステップＳ１３３、Ｓ１３４）、認証結果を得る（ステップＳ１３５）。ここでは、認証が正常にされたものとする。
【００５７】
次いで、ワークフローエンジン１２０は認証されたユーザＩＤに基づき、検索エンジン１２１によりタスクインスタンスＤＢ１３３を検索し（ステップＳ１３６、Ｓ１３７）、当該ユーザＩＤに紐付くタスクのリスト（タスクリスト）を取得する（ステップＳ１３８）。そして、取得されたタスクリストはワークフローエンジン１２０から通信部２０２を介してユーザインタフェース２０１に送信され（ステップＳ１３９、Ｓ１４０）、オペレーションパネル等にタスクリストが表示される。
【００５８】
オペレーションパネル等に表示されたタスクリストからユーザＵが所望のタスク（電子化された文書の添付先となるタスク）を指定してスキャン指示を行うと、ユーザインタフェース２０１から通信部２０２にそのタスク指定およびスキャン指示が送信され（ステップＳ１４１）、通信部２０２からワークフローエンジン１２０にタスクＩＤおよびスキャン指示が送信される（ステップＳ１４２）。
【００５９】
ワークフローエンジン１２０はタスクＩＤに基づいて検索エンジン１２１によりタスクインスタンスＤＢ１３３を検索し（ステップＳ１４３、Ｓ１４４）、スキャンパラメータを取得する（ステップＳ１４５）。
【００６０】
そして、ワークフローエンジン１２０はスキャンパラメータの中に画像機器の制約がある場合（図４のスキャンパラメータ＃４等）には、通信部２０２からの通信データに伴われるＩＰアドレス等と制約条件を照合し、許可されたＩＰアドレス等の画像機器でない場合にはスキャン不可能通知を通信部２０２を介してユーザインタフェース２０１に送信し（ステップＳ１４６、Ｓ１４７）、オペレーションパネル等にスキャンが不可能である旨が表示される。
【００６１】
このように、入力条件として画像機器の制約を設けることで、許可されていない画像機器からの画像入力を禁止することができ、業務上の画像機器の役割分担やセキュリティ面の統制等を容易に行うことができる。
【００６２】
図８は画像出力における実施形態の処理例を示す図である。
【００６３】
図８において、ユーザＵが画像機器２００のユーザインタフェース２０１に認証のためにユーザＩＤおよびパスワードを入力すると、ユーザインタフェース２０１から通信部２０２にそのユーザＩＤおよびパスワードが送信され（ステップＳ２０１）、通信部２０２からワークフローエンジン１２０にそのユーザＩＤおよびパスワードが送信される（ステップＳ２０２）。
【００６４】
ワークフローエンジン１２０は入力されたユーザＩＤおよびパスワードがユーザ情報ＤＢ１３６に存在するか否かを検索エンジン１２１により検索することで認証し（ステップＳ２０３、Ｓ２０４）、認証結果を得る（ステップＳ２０５）。ここでは、認証が正常にされたものとする。
【００６５】
次いで、ワークフローエンジン１２０は認証されたユーザＩＤに基づき、検索エンジン１２１によりタスクインスタンスＤＢ１３３を検索し（ステップＳ２０６、Ｓ２０７）、当該ユーザＩＤに紐付くタスクのリスト（タスクリスト）を取得する（ステップＳ２０８）。そして、取得されたタスクリストはワークフローエンジン１２０から通信部２０２を介してユーザインタフェース２０１に送信され（ステップＳ２０９、Ｓ２１０）、オペレーションパネル等にタスクリストが表示される。
【００６６】
オペレーションパネル等に表示されたタスクリストからユーザＵが所望のタスクの指定を行うと、ユーザインタフェース２０１から通信部２０２にそのタスク指定が送信され（ステップＳ２１１）、通信部２０２からワークフローエンジン１２０に対応するタスクＩＤが送信される（ステップＳ２１２）。関連文書がどのタスクに関連付けられているか不明な場合には、一般的な検索機能を用いて関連文書を検索することができる。
【００６７】
ワークフローエンジン１２０はタスクＩＤに基づいて検索エンジン１２１によりタスクインスタンスＤＢ１３３を検索し（ステップＳ２１３、Ｓ２１４）、プリントパラメータと関連情報ＵＲＩリストを取得する（ステップＳ２１５）。
【００６８】
次いで、ワークフローエンジン１２０は関連情報ＵＲＩリストに基づき、検索エンジン１２１により関連情報ＤＢ１３１を検索し（ステップＳ２１６、Ｓ２１７）、関連情報の名称のリスト（関連情報名称リスト）を取得する（ステップＳ２１８）。関連情報の名称は関連情報ＤＢ１３１において管理されている。
【００６９】
ワークフローエンジン１２０は関連情報名称リストを通信部２０２を介してユーザインタフェース２０１に送信し（ステップＳ２１９、Ｓ２２０）、オペレーションパネル等に関連情報名称リストが表示される。
【００７０】
オペレーションパネル等に表示された関連情報名称リストからユーザＵが所望の関連情報を指定してプリント指示を行うと、ユーザインタフェース２０１から通信部２０２に関連情報指定およびプリント指示が送信され（ステップＳ２２１）、通信部２０２からワークフローエンジン１２０に関連情報指定およびプリント指示が送信される（ステップＳ２２２）。
【００７１】
ワークフローエンジン１２０は関連情報ＤＢ１３１に関連情報指定を行うことで（ステップＳ２２３）、関連情報を取得する（ステップＳ２２４）。
【００７２】
そして、ワークフローエンジン１２０は出力制御部２０６にプリントパラメータと関連情報を指定してプリント指示を行う（ステップＳ２２６）。これに応じ、出力制御部２０６はプリントパラメータに従ってプリントを実行し（ステップＳ２２６）、プリント完了通知をワークフローエンジン１２０に送信する（ステップＳ２２７）。ワークフローエンジン１２０はプリント完了通知を通信部２０２を介してユーザインタフェース２０１に送信し（ステップＳ２２８、Ｓ２２９）、オペレーションパネル等にプリントが完了した旨が表示される。
【００７３】
このように、プリント対象の関連文書に対応するタスクに規定されたプリントパラメータに従って自動的に画像出力が行われるため、業務内容に応じた適切な設定で画像出力を行うことができる。
【００７４】
図９は画像出力における実施形態の他の処理例を示す図であり、画像出力を行う画像機器２００の制約があることで、画像出力が拒否される場合の例である。高度機密情報等に関してはプリントアウトの制御が重要な課題であり、特定のプリンタ以外からの紙出力を認めないことが望まれる。
【００７５】
図９において、ユーザＵが画像機器２００のユーザインタフェース２０１に認証のためにユーザＩＤおよびパスワードを入力すると、ユーザインタフェース２０１から通信部２０２にそのユーザＩＤおよびパスワードが送信され（ステップＳ２３１）、通信部２０２からワークフローエンジン１２０にそのユーザＩＤおよびパスワードが送信される（ステップＳ２３２）。
【００７６】
ワークフローエンジン１２０は入力されたユーザＩＤおよびパスワードがユーザ情報ＤＢ１３６に存在するか否かを検索エンジン１２１により検索することで認証し（ステップＳ２３３、Ｓ２３４）、認証結果を得る（ステップＳ２３５）。ここでは、認証が正常にされたものとする。
【００７７】
次いで、ワークフローエンジン１２０は認証されたユーザＩＤに基づき、検索エンジン１２１によりタスクインスタンスＤＢ１３３を検索し（ステップＳ２３６、Ｓ２３７）、当該ユーザＩＤに紐付くタスクのリスト（タスクリスト）を取得する（ステップＳ２３８）。そして、取得されたタスクリストはワークフローエンジン１２０から通信部２０２を介してユーザインタフェース２０１に送信され（ステップＳ２３９、Ｓ２４０）、オペレーションパネル等にタスクリストが表示される。
【００７８】
オペレーションパネル等に表示されたタスクリストからユーザＵが所望のタスクの指定を行うと、ユーザインタフェース２０１から通信部２０２にそのタスク指定が送信され（ステップＳ２４１）、通信部２０２からワークフローエンジン１２０にタスクＩＤが送信される（ステップＳ２４２）。
【００７９】
ワークフローエンジン１２０はタスクＩＤに基づいて検索エンジン１２１によりタスクインスタンスＤＢ１３３を検索し（ステップＳ２４３、Ｓ２４４）、プリントパラメータと関連情報ＵＲＩリストを取得する（ステップＳ２４５）。
【００８０】
そして、ワークフローエンジン１２０はプリントパラメータの中に画像機器の制約がある場合（図４のプリントパラメータ＃４等）には、通信部２０２からの通信データに伴われるＩＰアドレス等と制約条件を照合し、許可されたＩＰアドレス等の画像機器でない場合にはプリント不可能通知を通信部２０２を介してユーザインタフェース２０１に送信し（ステップＳ２４６、Ｓ２４７）、オペレーションパネル等にプリントが不可能である旨が表示される。
【００８１】
このように、出力条件として画像機器の制約を設けることで、許可されていない画像機器からの画像出力を禁止することができ、業務上の画像機器の役割分担やセキュリティ面の統制等を容易に行うことができる。
【００８２】
＜総括＞
以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。
【符号の説明】
【００８３】
１００      タスク管理システム
１１０      ユーザインタフェース
１１１      レンダリングエンジン
１１２      入出力制御部
１２０      ワークフローエンジン
１２１      検索エンジン
１２２      タスク制御部
１２３      タスク作成部
１２４      タスク実行部
１２５      推測エンジン
１２６      ワークフロー記録部
１３０      データベース
１３１      関連情報ＤＢ
１３２      タスクモデルＤＢ
１３３      タスクインスタンスＤＢ
１３４      作業記録ＤＢ
１３５      組織情報ＤＢ
１３６      ユーザ情報ＤＢ
２００      画像機器
２０１      ユーザインタフェース
２０２      通信部
２０３      入力制御部
２０４      電子画像生成部
２０５      画像送信部
２０６      出力制御部
２０７      画像レンダリング部
２０８      画像プロット部
Ｕ          ユーザ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８４】
【特許文献１】特開２００６−２４３８３０号公報
【図１】
2010073198.tif 000003
【図２】
2010073198.tif 000004
【図３】
2010073198.tif 000005
【図４】
2010073198.tif 000006
【図５】
2010073198.tif 000007
【図６】
2010073198.tif 000008
【図７】
2010073198.tif 000009
【図８】
2010073198.tif 000010
【図９】
2010073198.tif 000011