(57)【要約】【課題】簡単且つ確実に複数の文書を合成して、所望の合成文書を作成することができる文書処理装置及び文書処理方法の提供。【解決手段】複数の文書を合成して合成文書を作成する文書処理装置において、合成対象となる各々の文書を特定する文書特定情報と、前記各々の文書を配置する領域を規定するレイアウト情報と、を含む定義ファイルを登録する定義ファイル登録部と、前記定義ファイルを参照して、前記文書特定情報で特定される各々の文書のデータを取得する文書取得部と、前記定義ファイルを参照して、取得した各々の文書に対応する前記レイアウト情報を特定し、当該レイアウト情報で特定される領域に前記各々の文書を合成する文書合成部と、を少なくとも備える。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書を合成して合成文書を作成する文書処理装置において、
合成対象となる各々の文書を特定する文書特定情報と、前記各々の文書を配置する領域を規定するレイアウト情報と、を含む定義ファイルを登録する定義ファイル登録部と、
前記定義ファイルを参照して、前記文書特定情報で特定される各々の文書のデータを取得する文書取得部と、
前記定義ファイルを参照して、取得した各々の文書に対応する前記レイアウト情報を特定し、当該レイアウト情報で特定される領域に前記各々の文書を合成する文書合成部と、を少なくとも備えることを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
前記定義ファイル登録部は、前記定義ファイルに、前記各々の文書を作成する担当者を特定するユーザ情報を登録し、
前記文書取得部は、前記定義ファイルを参照して、前記文書処理装置にログインしているユーザに関連付けられた文書のデータを取得する、ことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
【請求項３】
前記文書合成部は、前記文書取得部が前記定義ファイルで定義された全ての文書のデータを取得したら、文書の合成を行う、ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書処理装置。
【請求項４】
前記文書合成部は、前記各々の文書を、前記レイアウト情報で特定される領域に合致するサイズに加工した後、加工した文書を当該領域に合成する、ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一に記載の文書処理装置。
【請求項５】
前記文書処理装置は、ネットワークを介して文書のデータを受信する手段、原稿画像を読み取って文書のデータを取得する手段、ＦＡＸ受信により文書のデータを取得する手段の中から選択される少なくとも２つの手段を有する、ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一に記載の文書処理装置。
【請求項６】
前記文書処理装置は、更に印刷手段を有し、前記文書合成部で作成した合成文書を印刷する、ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一に記載の文書処理装置。
【請求項７】
複数の文書を合成して合成文書を作成する文書処理方法であって、
合成対象となる各々の文書を特定する文書特定情報と、前記各々の文書を配置する領域を規定するレイアウト情報と、を含む定義ファイルを登録する第１の処理と、
前記各々の文書のデータを記憶部に登録する第２の処理と、
前記定義ファイルを参照して、前記文書特定情報で特定される各々のデータを前記記憶部から取得する第３の処理と、
前記定義ファイルを参照して、取得した各々の文書に対応する前記レイアウト情報を特定し、当該レイアウト情報で特定される領域に前記各々の文書を合成する第４の処理と、を少なくとも実行することを特徴とする文書処理方法。
【請求項８】
前記第１の処理では、前記定義ファイルに、前記各々の文書を作成する担当者を特定するユーザ情報を登録し、
前記第２の処理では、前記各々の文書のデータを前記ユーザ情報に関連付けて登録し、
前記第３の処理では、前記定義ファイルを参照して、前記文書処理装置にログインしているユーザに関連付けられた文書のデータを前記記憶部から取得する、ことを特徴とする請求項７に記載の文書処理方法。
【請求項９】
前記第３の処理で、前記定義ファイルで定義された全ての文書のデータを取得したら、前記第４の処理を実行する、ことを特徴とする請求項７又は８に記載の文書処理方法。
【請求項１０】
前記第４の処理では、前記各々の文書を、前記レイアウト情報で特定される領域に合致するサイズに加工した後、加工した文書を当該領域に合成する、ことを特徴とする請求項７乃至９のいずれか一に記載の文書処理方法。
【請求項１１】
更に、前記第４の処理で合成文書の作成が完了したことを示す情報を、当該合成文書の作成者に通知する処理を実行する、ことを特徴とする請求項７乃至１０のいずれか一に記載の文書処理方法。
【請求項１２】
更に、前記第４の処理で作成した合成文書を印刷する処理を実行する、ことを特徴とする請求項７乃至１１のいずれか一に記載の文書処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置及び文書処理方法に関し、特に、複数の文書を合成して１つの合成文書を作成する文書処理装置及び文書処理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
コピー機能やファクシミリ機能、プリンタ機能、スキャナ機能などを備える複合機（以下、画像形成装置と呼ぶ。）が普及している。この画像形成装置を用いて、複数の担当者が作成した複数の文書を合成して１つの合成文書を作成する場合、合成文書の作成者は、各担当者が作成した文書を手動で画像形成装置に取り込み、複数の文書のレイアウト編集を手動で行わなければならず、操作が煩雑である。このような背景から、文書の合成を容易にする様々な技術が提案されている。
【０００３】
例えば、下記特許文献１には、クライアントコンピュータから第１のジョブを入力するジョブ入力手段、前記入力された第１のジョブを予め決められたページ単位で管理されたデータフォーマットに変換するデータ変換手段、前記ページ単位のデータフォーマットで第１のジョブを格納する格納手段、同様にして、第２のジョブを前記ページ単位で管理された同じデータフォーマットに変換して格納する格納手段、前記格納された第１のジョブと第２のジョブを読み出して、前記第１のジョブと前記第２のジョブをマージするジョブマージ手段を有する画像形成装置システムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００１−２９６９８０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
画像形成装置の機能を利用することにより、単純に複数の文書を順次マージして１つの合成文書を作成することは可能であるが、任意のレイアウトで各文書を合成する場合、各文書の再配置やレイアウト編集などは、各文書の提供者や合成文書を作成者が手動で実施する手間が発生する。
【０００６】
また、上記公報の技術を用い、章又はページ単位で定められたレイアウトや資源（文書形式）ごとのテンプレートを用意することにより、章又はページ単位で並べ変える等の編集は可能であるが、任意のレイアウトで各文書を合成する場合、すべてのデータをマージした時点で、ページ毎の配置やレイアウト編集を再度行う手間が発生する。
【０００７】
本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、その主たる目的は、簡単且つ確実に複数の文書を合成して、所望の合成文書を作成することができる文書処理装置及び文書処理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、本発明は、複数の文書を合成して合成文書を作成する文書処理装置において、合成対象となる各々の文書を特定する文書特定情報と、前記各々の文書を配置する領域を規定するレイアウト情報と、を含む定義ファイルを登録する定義ファイル登録部と、前記定義ファイルを参照して、前記文書特定情報で特定される各々の文書のデータを取得する文書取得部と、前記定義ファイルを参照して、取得した各々の文書に対応する前記レイアウト情報を特定し、当該レイアウト情報で特定される領域に前記各々の文書を合成する文書合成部と、を少なくとも備えるものである。
【０００９】
また、本発明は、複数の文書を合成して合成文書を作成する文書処理方法であって、合成対象となる各々の文書を特定する文書特定情報と、前記各々の文書を配置する領域を規定するレイアウト情報と、を含む定義ファイルを登録する第１の処理と、前記各々の文書のデータを記憶部に登録する第２の処理と、前記定義ファイルを参照して、前記文書特定情報で特定される各々のデータを前記記憶部から取得する第３の処理と、前記定義ファイルを参照して、取得した各々の文書に対応する前記レイアウト情報を特定し、当該レイアウト情報で特定される領域に前記各々の文書を合成する第４の処理と、を少なくとも実行するものである。
【発明の効果】
【００１０】
本発明の文書処理装置及び文書処理方法によれば、簡単且つ確実に複数の文書を合成して、所望の合成文書を作成することができる。
【００１１】
その理由は、文書処理装置の制御部（制御プログラム）は、合成対象となる各文書を特定する文書特定情報や各文書を配置する領域を規定するレイアウト情報などを含む定義ファイルを参照可能に登録し、定義ファイルで定義された文書を取得したら、取得した文書を定義ファイルで定義された領域に配置して合成文書を作成する処理を行うからである。
【００１２】
また、定義ファイルに各文書を作成する担当者を特定するユーザ情報を登録し、ログインユーザに関連付けられた文書を取得することにより、指示された担当者が作成した文書を利用して合成文書を作成することができるからである。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の一実施例に係る文書処理システムの構成を模式的に示す図である。
【図２】本発明の一実施例に係る文書処理装置（画像形成装置）の構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施例に係る画像形成装置の制御部の機能を示すブロック図である。
【図４】本発明の一実施例に係る文書処理システムの制御シーケンスを示す図である。
【図５】本発明の一実施例に係る文書処理手順（定義ファイルの登録処理）を示すフローチャート図である。
【図６】本発明の一実施例に係る文書処理手順（各担当者による文書データの登録処理）を示すフローチャート図である。
【図７】本発明の一実施例に係る文書処理手順（文書処理装置による文書データの登録処理）を示すフローチャート図である。
【図８】本発明の一実施例に係る文書処理手順（文書処理装置による文書データの取得／合成手順）を示すフローチャート図である。
【図９】本発明の一実施例に係る文書処理手順（管理者による合成文書の修正／印刷指示処理）を示すフローチャート図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
背景技術で示したように、複数の文書を合成して１つの合成文書を作成する場合、作成者が手動で文書を取得してレイアウトしなければならない。この問題に対して、章又はページ単位で並べ変える等のレイアウト編集が可能な技術はある。
【００１５】
しかしながら、従来の技術は、複数の文書を章又はページ単位で並べ変えるだけであり、所望のレイアウトで各文書を合成する場合は、各文書の提供者や合成文書の作成者が手動でレイアウト編集しなければならず、操作が煩雑になるという問題があった。
【００１６】
そこで、本発明の一実施の形態では、合成文書の作成者が、合成対象となる文書毎に、文書を特定する文書特定情報と文書を配置する領域を規定するレイアウト情報と必要に応じて当該文書を作成する担当者を特定するユーザ情報とを設定すると、制御部（制御プログラム）は、自動的に、それらの情報を含む定義ファイルを参照可能に登録し、定義ファイルで定義された文書（又は定義ファイルで定義されたユーザに関連付けられた文書）を取得したら、取得した文書を定義ファイルで定義された領域に配置して合成文書を作成する。これにより、簡単且つ確実に複数の文書を合成して、所望の合成文書を作成することができる。
【実施例】
【００１７】
上記した本発明の一実施の形態についてさらに詳細に説明すべく、本発明の一実施例に係る文書処理装置及び文書処理方法について、図１乃至図９を参照して説明する。図１は、本実施例の文書処理システムの構成を模式的に示す図であり、図２は、文書処理装置（画像形成装置）の構成を示すブロック図、図３は、画像形成装置の制御部の機能を示すブロック図である。また、図４は、本実施例の文書処理システムの制御シーケンスを示す図であり、図５乃至図９は、本実施例の文書処理手順を示すフローチャート図である。
【００１８】
図１に示すように、本実施例の文書処理システム１０は、複数の文書を合成して１つの合成文書を作成する文書処理装置２０（本実施例では画像形成装置とする。）と、各文書を作成するユーザ（担当者）のユーザ端末３０と、ユーザ端末３０から送信される文書データを格納する文書サーバ４０と、作成された合成文書を確認／編集するユーザ（管理者）の管理者端末５０などで構成され、これらは、イーサネット（登録商標）、トークンリング、ＦＤＤＩ（Fiber-Distributed Data Interface）等の規格により定められるＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）等の通信ネットワークによって接続されている。以下、各装置について詳細に説明する。
【００１９】
［文書処理装置］
図２に示すように、文書処理装置２０（画像形成装置）は、制御部２１と、ＡＤＦ（Auto Document Feeder：自動原稿送り装置）２２と、画像読取部２３と、表示部２４と、操作部２５と、給紙部２６と、印刷部２７と、後処理部２８などで構成される。
【００２０】
制御部２１は、各構成部を制御する部分で、ＣＰＵ２１ａ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などのメモリ２１ｂ、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）２１ｃ、通信Ｉ／Ｆ部２１ｄなどを備え、これらはバスを介して接続されている。ＣＰＵ２１ａは各部の制御などを行う。メモリ２１ｂは、ＨＤＤ２１ｃ、画像読取部２３、通信Ｉ／Ｆ部２１ｄから読み込んだ種々のデータを一時的に記憶する部分で、記憶されたデータはＣＰＵ２１ａによって画像処理され、必要に応じてＨＤＤ２１ｃや印刷部２７に転送される。ＨＤＤ２１ｃは、ＣＰＵ２１ａが各部を制御するためのプログラム、自装置の処理機能に関する情報、後述する定義ファイルなどを格納し、ＣＰＵ２１ａにより必要に応じて読み出され、メモリ２１ｂ上で実行処理される。通信Ｉ／Ｆ部２１ｄは、通信ネットワークを介して繋がっている機器との接続を確立し、データの送受信を実行する。
【００２１】
また、図３に示すように、上記制御部２１は、合成対象となる各文書を特定する文書特定情報や各文書を配置する領域を規定するレイアウト情報、必要に応じて、各文書を作成する担当者を特定するユーザ情報などを定義ファイルとして参照可能に登録する定義ファイル登録部、文書特定情報で定義された文書（又はユーザ情報で定義された担当者に関連付けられた文書）を取得する文書取得部、取得した文書のデータをラスタライズし、レイアウト情報で定義された領域に配置して文書を合成する文書合成部としても機能する。
【００２２】
上記定義ファイル登録部、文書取得部及び文書合成部はハードウェアとして構成してもよいし、コンピュータを、定義ファイル登録部、文書取得部及び文書合成部として機能させる制御プログラムとして構成し、当該制御プログラムを制御部２１上で動作させる構成としてもよい。
【００２３】
ＡＤＦ２２は、単数もしくは複数枚の原稿用紙を自動で画像読取部２３へ搬送する部分である。
【００２４】
画像読取部２３は、原稿台上の原稿用紙から画像データを光学的に読み取る部分であり、原稿を走査する光源と、原稿で反射された光を電気信号に変換するＣＣＤ（Charge Coupled Devices）等のイメージセンサと、電気信号をＡ／Ｄ変換するＡ／Ｄ変換器等により構成される。
【００２５】
表示部２４は、液晶表示装置（ＬＣＤ：Liquid Crystal Display）や有機ＥＬ（electroluminescence）表示装置等からなり、画像形成装置２０を操作するための各種画面を表示する。また、操作部２５は、ボタンやスイッチ等からなり、各種設定や指示を行う。なお、表示部２４と操作部２５は別々の装置としても良いし、表示部２４上に、透明電極が格子状に配置された感圧式の操作部（タッチパネル）２５を設けた一体の装置としてもよく、タッチパネルの場合は、手指やタッチペン等で押下された力点のＸＹ座標を電圧値で検出し、検出された位置信号を操作信号として制御部２１に出力する。
【００２６】
給紙部２６は、各種サイズの用紙を格納する用紙トレイで構成される。また、格納された用紙を印刷部２７へ送り出す部分を含む。
【００２７】
印刷部２７は、電子写真方式や静電記録方式等の作像プロセスを利用した画像形成に必要な構成要素で構成され、印刷ジョブに基づいて、指定された用紙に画像を形成し、後処理部２８に送り出す。
【００２８】
後処理部２８は、印刷部２７から搬送される用紙を、制御部２１からの指示により、パンチ・ステープル・製本などのユーザの希望するフィニッシング処理を加えて出力する。
【００２９】
なお、本実施例では文書処理装置２０を画像形成装置とするが、文書処理装置２０は、定義ファイル登録部、文書取得部及び文書合成部として動作可能であればよく、その構成は適宜変更可能である。例えば、文書処理装置２０は印刷機能を備える必要はなく、プリンタコントローラなどとすることもできるし、コンピュータ装置とすることもできる。
【００３０】
［ユーザ端末、管理者端末］
ユーザ端末３０や管理者端末５０は、コンピュータ装置であり、制御部と、表示部と、操作部などを備える（図示せず）。
【００３１】
制御部は、文書を作成／編集するためのアプリケーションや文書の印刷を指示するプリンタドライバとして機能し、アプリケーションで作成／編集した文書データは、プリンタドライバにより、ＰＣＬ（Printer Control Language）やＰＳ（Post Script）などのページ記述言語（ＰＤＬ：Page Description Language））のデータに変換される。
【００３２】
表示部は、液晶表示装置や有機ＥＬ表示装置等からなり、文書の作成／編集画面や印刷設定画面などを表示する。操作部は、ポインティングデバイス、キーボード、トラックボール、トラックパッド、タブレット、及びスタイラスペンなどで構成され、文書の作成／編集や印刷指示などの操作を可能にする。
【００３３】
［文書サーバ］
文書サーバ４０は、プリンタサーバなどであり、制御部などを備える（図示せず）。
【００３４】
制御部は、ユーザ端末３０から送信された文書データを保存し、文書処理装置２０からの要求に対して、文書データをラスタライズし、ラスタライズデータを送信する。
【００３５】
なお、図１では、文書処理システム１０を文書処理装置２０とユーザ端末３０と文書サーバ４０と管理者端末５０とで構成したが、文書処理装置２０の画像読取部２３で読み取った文書やＨＤＤ２１ｃに予め記憶された文書に基づいて合成文書を作成する場合は、ユーザ端末３０や文書サーバ４０は省略することができる。また、文書処理装置２０で作成した合成文書の確認／編集を行わない場合は、管理者端末５０も省略することができる。
【００３６】
次に、図１の構成の文書処理システム１０の制御シーケンスについて、図４を参照して説明する。
【００３７】
まず、手順（１）では、管理者が文書処理装置２０や管理者端末５０を操作して、合成対象となる文書を特定する文書特定情報、各文書を配置する領域を規定するレイアウト情報、必要に応じて、各文書を作成する担当者を特定するユーザ情報を入力すると、制御部２１（制御プログラム）は、これらの情報を定義ファイルに記述してＨＤＤ２１ｃなどに登録する。
【００３８】
ここでは、ユーザＡにDocument１、ユーザＢに図／写真、ユーザＣにDocument２、ユーザＤにDocument３、４を作成させ、これらを合成して１つの合成文書（マージ文書）を作成する場合を示している。
【００３９】
手順（２）では、管理者からの通知若しくは制御部２１（制御プログラム）からの通知を受けた各担当者は、指示された文書を作成し、作成した文書のデータを文書サーバ４０に保存する。なお、文書データの保存方法は任意であり、文書サーバ４０が電子メール通信機能を備えている場合は、文書データを電子メールに添付して送信してもよいし、文書サーバ４０がｗｅｂサーバ機能を備えている場合は、ブラウザ画面上で文書データの書き込みを指示してもよい。また、文書データを可搬型記憶媒体に記憶し、その可搬型記憶媒体を文書サーバ４０のスロットに差し込んで文書データを保存してもよい。
【００４０】
手順（３）では、文書データを文書サーバ４０に保存した担当者は、文書処理装置２０の操作部２５を操作してログインする。そして、文書サーバ４０にアクセスして保存した文書データを指定し、指定した文書データと自身のユーザＩＤとの関連付けを行う。
【００４１】
手順（４）では、制御部２１（制御プログラム）は、定義ファイルで定義された文書特定情報で特定される文書データ（若しくは、定義ファイルで定義されたユーザ情報に関連付けられた文書データ）を文書サーバ４０に要求する。文書サーバ４０では、要求された文書データを文書処理装置２０に送信する。
【００４２】
なお、ここでは、文書サーバ４０は保存した文書データを文書処理装置２０に送信し、文書処理装置２０でラスタライズを行う構成としているが、文書サーバ４０は、ユーザ端末３０から文書データを受信したらラスタライズを行い、文書処理装置２０にラスタライズデータを送信する構成としてもよい。
【００４３】
手順（５）では、制御部２１（制御プログラム）は、取得したラスタライズデータを定義ファイルのレイアウト情報に基づいて配置して、合成文書を作成する。そして、制御部２１（制御プログラム）は、合成文書の作成が完了したら、管理者端末５０に作成完了の通知を行う。
【００４４】
手順（６）では、管理者は、管理者端末５０の表示部に合成文書を表示させ、合成文書が指示通りに作成されているかを確認する。指示通りに作成されていない場合は、手順（１）に戻って定義ファイルを再登録する。指示通りに作成されている場合は、プリンタドライバの機能を利用して表紙の作成や仕上げ処理の設定などを行い、文書処理装置２０に印刷を指示する。
【００４５】
手順（７）では、文書処理装置２０は、管理者端末５０からの指示に従って合成文書を印刷する。
【００４６】
次に、文書処理システム１０の具体的な動作について、図５乃至図９のフローチャート図を参照して詳細に説明する。
【００４７】
［定義ファイルの登録処理：図５参照］
まず、管理者は、文書処理装置２０若しくは管理者端末５０の操作部を操作して、合成対象となる文書を特定する文書特定情報（文書データ名やデータ属性など）、各文書を配置する領域を規定するレイアウト情報（合成する領域の名称（ラベル名）や座標など）、必要に応じて、各文書を作成する担当者を特定するユーザ情報（ユーザＩＤやユーザパスワード、Ｅ−ｍａｉｌアドレス、ＦＡＸ番号など）を設定する（Ｓ１０１）。
【００４８】
なお、上記情報の設定方法は任意であり、例えば、文書処理装置２０若しくは管理者端末５０の表示部に表示される画面に従って設定してもよいし、管理者が予め定められた書式（例えば、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）形式）で記述してもよい。
【００４９】
次に、制御部２１（制御プログラム）は、文書処理装置２０で入力された、若しくは、管理者端末５０で入力され文書処理装置２０に送信された情報に基づいて定義ファイルを作成し、その定義ファイルをＨＤＤ２１ｃ等に登録する（Ｓ１０２）。
【００５０】
次に、管理者は、定義ファイルで定義した各ユーザ（担当者）に文書データの作成を依頼する（Ｓ１０３）。この依頼の形式は任意であり、口頭で依頼してもよいし、各担当者のユーザ端末３０に電子メールを送信して依頼してもよい。また、文書データの作成依頼は管理者が行ってもよいし、定義ファイルにＥ−ｍａｉｌアドレスやＦＡＸ番号などが登録されている場合は、制御部２１（制御プログラム）が、その宛先に文書特定情報をＥ−ｍａｉｌ送信又はＦＡＸ送信して文書データの作成を依頼してもよい。
【００５１】
［各担当者又は文書処理装置による文書データの登録処理；図６、図７参照］
管理者から文書データの作成を依頼された各担当者は、文書データの入力方法を選択する（Ｓ２０１）。例えば、ユーザ端末３０の表示部に図の「モード選択例」で示すような画面を表示させ、その画面を用いて、「保存先から取得」、「スキャンによる入力」、「Ｅ−ｍａｉｌ、ＦＡＸ受信による入力確認」等の中から所望の方法を選択することができる。なお、選択肢は上記３つに限らず、例えば、アプリケーションを用いて文書データを新規に作成する場合は、「新規作成」等の選択肢を設けてもよい。
【００５２】
担当者が「保存先から取得」を選択した場合は、担当者はユーザ端末３０の操作部を操作して、指定された文書データを自装置やネットワーク上の他の装置の記憶部から取り出し、文書サーバ４０に保存する（Ｓ２０２）。その後、文書処理装置２０の操作部２５を操作して定義ファイルで定義されたユーザＩＤでログインし（Ｓ２０４）、文書サーバ４０に保存した文書データを指定して、文書データとユーザＩＤとの関連付けを行う。
【００５３】
なお、ここでは、文書データを文書サーバ４０に保存した後、文書処理装置２０にログインして当該文書データとユーザＩＤとを関連付けたが、文書データを文書サーバ４０に保存する際に文書データとユーザＩＤとを関連付けることも可能であり、その場合はステップＳ２０４、Ｓ２０５を省略することもできる。また、本実施例では、文書データを文書サーバ４０に保存する構成とするが、文書データを文書処理装置２０のＨＤＤ２１ｃなどに直接保存する構成とすることもできる。また、本実施例では、予め指定した担当者に依頼した文書データを利用するために文書データとユーザＩＤとを関連付けたが、予め指定した文書データが利用できればよい（すなわち、文書データの作成者を問わない）場合は文書データとユーザＩＤとを関連付ける必要はなく、その場合は定義ファイルにユーザ情報を含めなくてもよい。
【００５４】
また、ステップＳ２０１で、担当者が「スキャンによる入力」を選択した場合は、担当者は文書処理装置２０の操作部２５を操作してスキャンを指示し、画像読取部２３に原稿を読み取らせ、読み取った原稿の文書データをＨＤＤ２１ｃ等に保存する（Ｓ２０３）。その後、上記と同様に、文書処理装置２０の操作部２５を操作して定義ファイルで定義されたユーザＩＤでログインし（Ｓ２０４）、ＨＤＤ２１ｃに保存した文書データを指定して、文書データとユーザＩＤとの関連付けを行う。
【００５５】
なお、スキャンの場合も、文書データをＨＤＤ２１ｃ等に保存した後、文書処理装置２０にログインして当該文書データとユーザＩＤとを関連付けたが、文書データを保存する際に文書データとユーザＩＤとを関連付けることも可能であり、その場合はステップＳ２０４、Ｓ２０５を省略することもできる。また、予め指定した文書データが利用できればよい場合は文書データとユーザＩＤとを関連付ける必要はなく、その場合は定義ファイルにユーザ情報を含めなくてもよい。
【００５６】
また、ステップＳ２０１で、担当者が「Ｅ−ｍａｉｌ、ＦＡＸ受信による入力確認」を選択する場合は、担当者は予め文書データを文書処理装置２０にＥ−ｍａｉｌ送信又はＦＡＸ送信しておく。
【００５７】
文書処理装置２０の制御部（制御プログラム）は、図７に示すように、Ｅ−ｍａｉｌを受信した場合は、受信したＥ−ｍａｉｌのアドレスが定義ファイルで定義されたＥ−ｍａｉｌアドレスと一致するかを判断し（Ｓ３０１）、一致する場合は、受信したＥ−ｍａｉｌに記述された若しくはＥ−ｍａｉｌに添付された文書データをそのＥ−ｍａｉｌアドレスに対応付けられたユーザＩＤに関連付けてＨＤＤ２１ｃ等に保存し（Ｓ３０２）、処理を終了する。一方、Ｅ−ｍａｉｌアドレスが一致しない場合は、通常のＥ−ｍａｉｌ受信処理を行って（Ｓ３０３）、処理を終了する。
【００５８】
また、制御部（制御プログラム）は、ＦＡＸを受信した場合は、発信元のＦＡＸ番号が定義ファイルで定義されたＦＡＸ番号と一致するかを判断し（Ｓ３０４）、一致する場合は、ＦＡＸ受信したデータを電子データ化（ＰＤＦ（Portable Document Format）化）し、その文書データをＦＡＸ番号に対応付けられたユーザＩＤに関連付けてＨＤＤ２１ｃ等に保存し（Ｓ３０６）、処理を終了する。一方、ＦＡＸ番号が一致しない場合は、通常のＦＡＸ受信処理を行って（Ｓ３０５）、処理を終了する。
【００５９】
図６に戻って、担当者は文書処理装置２０の操作部２５を操作して定義ファイルで定義されたユーザＩＤでログインし（Ｓ２０６）、ユーザＩＤに関連付けされている文書データを検索し、文書データとユーザＩＤとの関連付けを確認する（Ｓ２０７）。
【００６０】
なお、Ｅ−ｍａｉｌ、ＦＡＸ受信の場合は、文書処理装置２０で文書データとユーザＩＤとを関連付けて保存した後、文書処理装置２０にログインして当該文書データとユーザＩＤとの関連付けを確認する構成としたが、関連付けを確認する必要がない場合は、ステップＳ２０６、Ｓ２０７を省略することもできる。また、予め指定した文書データが利用できればよい場合は文書処理装置２０で文書データとユーザＩＤとを関連付ける必要はなく、定義ファイルにユーザ情報を含めなくてもよい。
【００６１】
［文書処理装置による文書の取得／合成処理］
文書処理装置２０にログインしたユーザが、図６のステップＳ２０５でユーザＩＤと文書データとの関連付けを行ったら（又は、ステップＳ２０７でユーザＩＤと文書データとの関連付けを確認したら）、制御部２１（制御プログラム）は、当該ユーザＩＤに関連付けられている文書データをＨＤＤ２１ｃ等から取得する（Ｓ４０１）。なお、ユーザＩＤと文書データとの関連付けを行わない場合は、定義ファイルで定義されたデータ名の文書データが登録されたら、当該文書データをＨＤＤ２１ｃ等から取得すればよい。
【００６２】
次に、制御部２１（制御プログラム）は、ログインしたユーザＩＤと定義ファイルで定義されたユーザＩＤとを比較し（Ｓ４０２）、ユーザＩＤが一致しない場合は、ユーザＩＤが定義されていないことをそのログインユーザや管理者に通知し（Ｓ４１０）、処理を終了する。
【００６３】
一方、ユーザＩＤが一致した場合は、制御部２１（制御プログラム）は、定義ファイルを参照して、そのユーザＩＤに関連付けられているラベル名が複数あるかを判断し（Ｓ４０３）、複数ある場合は、その中の１つのラベル名を選択し（Ｓ４０４）、そのラベル名の領域と文書データとの整合（ラベル名とそのラベル名の領域に合成する文書データとの対応付け）を記憶する（Ｓ４０５）。そして、定義ファイルに記述された全てのユーザＩＤ及びラベル名と文書データとの整合がとれたかを判断し（Ｓ４０６）、整合がとれていない場合はステップＳ４０２に戻って同様の処理を繰り返す。
【００６４】
次に、制御部２１（制御プログラム）は、各ラベルの領域のサイズに合致するように全ての文書データに対してラスタライズ処理を行い（Ｓ４０７）、公知の画像処理技術を利用して、ラスタライズしたデータを各ラベルの領域に合成して合成文書を作成する（Ｓ４０８）。
【００６５】
その後、制御部２１（制御プログラム）は、合成文書を作成したことを示す情報を管理者端末５０や必要に応じてユーザ端末３０に送信し、管理者や各担当者に通知する（Ｓ４０９）。
【００６６】
［管理者による合成文書の修正／印刷指示処理］
文書処理装置２０からの通知を受けた管理者は、管理者端末５０の操作部を操作して文書処理装置２０から合成文書を取得し（Ｓ５０１）、プリンタドライバなどのアプリケーションのプレビュー機能を使用して、合成文書の画像を表示させ、その内容を確認する（Ｓ５０２）。
【００６７】
そして、合成文書の修正／再構成が必要であるかを判断し（Ｓ５０３）、修正／再構成が必要ない場合は、プリンタドライバの機能を利用して、完成した合成文書に表紙を付加したり、仕上げ処理の設定を行い、文書処理装置２０に印刷を指示する（Ｓ５０４）。一方、修正／再構成が必要な場合は、編集が必要な文書データの担当者に対して文書データの再登録を依頼し（Ｓ５０５）、定義ファイルの再登録処理を行って（Ｓ５０６）、再登録された定義ファイルに従って合成文書を作成する。
【００６８】
このように、管理者が文書特定情報やレイアウト情報を入力すると、制御部２１（制御プログラム）はこれらの情報を定義ファイルに記述して参照可能に登録し、定義ファイルで定義された文書データを取得して合成文書を作成する処理を行うため、簡単且つ確実に合成文書を作成することができる。また、定義ファイルに、ユーザ情報を記述することにより、定義ファイルで定義されたユーザが作成した文書が合成されるため、所望の合成文書を作成することができる。
【００６９】
なお、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない限りにおいて、その構成や制御は適宜変更可能である。
【産業上の利用可能性】
【００７０】
本発明は、画像形成装置などの文書処理装置及び該文書処理装置における文書処理方法に利用可能である。
【符号の説明】
【００７１】
１０  文書処理システム
２０  文書処理装置（画像形成装置）
２１  制御部
２１ａ  ＣＰＵ
２１ｂ  メモリ
２１ｃ  ＨＤＤ
２１ｄ  通信Ｉ／Ｆ部
２２  ＡＤＦ
２３  画像読取部
２４  表示部
２５  操作部
２６  給紙部
２７  印刷部
２８  後処理部
３０  ユーザ端末
４０  文書サーバ
５０  管理者端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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