(57)【要約】【課題】覗き見に対するセキュリティ（安全性）をもち且つユーザがドキュメントの内容を確認するのに有用なサムネイルの作成を可能にする。【解決手段】装置は、ドキュメントが予め定められた種類の情報であるサムネイル用情報を有するか否かを判別し、ドキュメントがサムネイル用情報を有する場合は、ドキュメントが有するサムネイル用情報を表わす画像をドキュメントのサムネイルとして作成し、ドキュメントがサムネイル用情報を有しない場合は、ドキュメントが有する情報の一部分のみを表わす画像をドキュメントのサムネイルとして作成する。【選択図】図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データ化されたドキュメントのサムネイルを作成する装置であって、
前記ドキュメントが予め定められた種類の情報であるサムネイル用情報を有するか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段による判別の結果を受けて、前記ドキュメントが前記サムネイル用情報を有する場合は、前記ドキュメントが有する前記サムネイル用情報を表わす画像を前記ドキュメントのサムネイルとして作成し、前記ドキュメントが前記サムネイル用情報を有しない場合は、前記ドキュメントが有する情報の一部分のみを表わす画像を前記ドキュメントのサムネイルとして作成するサムネイル作成手段と、を備える
ことを特徴とするサムネイルを作成する装置。
【請求項２】
サムネイル用情報に該当する情報の種類として複数の種類が定められており、
前記判別手段は、前記複数の種類のいずれかに該当するサムネイル用情報を前記ドキュメントが有するか否かを判別する
請求項１記載のサムネイルを作成する装置。
【請求項３】
ドキュメントに人為的に付与されたテキストおよび設定値以上のサイズの文字がそれぞれ前記複数の種類の一つとして定められた
請求項２記載のサムネイルを作成する装置。
【請求項４】
前記複数の種類に対して優先順位が付与されており、
前記判別手段は、前記複数の種類を優先順位の高いものから順に１つずつ選択し、選択した種類に該当するサムネイル用情報を前記ドキュメントが有するか否かを判別し、選択した種類に該当するサムネイル用情報を有すると判別すれば未選択の種類の有無にかかわらず当該ドキュメントについての判別を終了する
請求項２または３記載のサムネイルを作成する装置。
【請求項５】
画像を表示するディスプレイと、
前記サムネイル作成手段が作成したサムネイルを前記ディスプレイに表示させる表示処理手段と、をさらに備える
請求項１から４のいずれかに記載のサムネイルを作成する装置。
【請求項６】
データ化されたドキュメントのサムネイルを作成する情報処理システムであって、
前記ドキュメントが予め定められた種類の情報であるサムネイル用情報を有するか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段による判別の結果を受けて、前記ドキュメントが前記サムネイル用情報を有する場合は、前記ドキュメントが有する前記サムネイル用情報を表わす画像を前記ドキュメントのサムネイルとして作成し、前記ドキュメントが前記サムネイル用情報を有しない場合は、前記ドキュメントが有する情報の一部分のみを表わす画像を前記ドキュメントのサムネイルとして作成するサムネイル作成手段と、
画像を表示するディスプレイと、
前記サムネイル作成手段が作成したサムネイルを前記ディスプレイに表示させる表示処理手段と、を備える
ことを特徴とする情報処理システム。
【請求項７】
ドキュメントを印刷する画像出力装置とデータ通信によって前記画像出力装置に印刷を指示する情報処理装置とを備え、
前記画像出力装置が、前記判別手段および前記サムネイル作成手段を有し、
前記情報処理装置が、前記ディスプレイおよび前記表示処理手段を有する
請求項６記載の情報処理システム。
【請求項８】
ドキュメントを印刷する画像出力装置とデータ通信によって前記画像出力装置に印刷を指示する情報処理装置とを備え、
前記情報処理装置が、前記判別手段、前記サムネイル作成手段、前記ディスプレイおよび前記表示処理手段を有する
請求項６記載の情報処理システム。
【請求項９】
データ化されたドキュメントのサムネイルを作成する装置が有するコンピュータのためのコンピュータプログラムであって、
前記ドキュメントが予め定められた種類の情報であるサムネイル用情報を有するか否かを判別する処理と、
前記処理による判別の結果を受けて、前記ドキュメントが前記サムネイル用情報を有する場合は、前記ドキュメントが有する前記サムネイル用情報を表わす画像を前記ドキュメントのサムネイルとして作成し、前記ドキュメントが前記サムネイル用情報を有しない場合は、前記ドキュメントが有する情報の一部分のみを表わす画像を前記ドキュメントのサムネイルとして作成する処理と、を前記コンピュータに実行させる
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ化されたドキュメントのサムネイルを作成する装置および情報処理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ＯＡ（Office Automation）機器と呼ばれるビジネスユースの情報機器の一つに複合機がある。近年の複合機は、コピー、プリント、イメージ入力、ファクシミリ通信、メール送受、およびドキュメントの保存などに利用可能な多機能周辺機器（ＭＦＰ：Multifunction Peripherals）として知られている。複合機は企業内のネットワークに組み込まれ、複合機に備わる操作パネルによる操作入力またはネットワークに接続されたコンピュータによるアクセスに応じて動作する。
【０００３】
このような複合機において、原稿から読み取ったりコンピュータから入力されたりした各種のドキュメントを保存する際に、ドキュメントの見本となる画像であるサムネイルを作成しておくことができる。典型的なサムネイルはドキュメントのプリントイメージを単純に縮小した画像である。複合機が作成したサムネイルは適時にネットワーク内のコンピュータに転送され、コンピュータに付随するディスプレイ上に表示される。例えば、コンピュータから複合機にドキュメントの印刷を指示するとき、コンピュータのユーザは表示されたサムネイルを見ることにより、複数のドキュメントの中から所望のドキュメントを選択することができる（特許文献１）。また、複合機の操作パネルに備わるディスプレイ上にサムネイルを表示し、操作パネルによってドキュメントを選択する操作入力の便宜を図ることができる（特許文献２）。
【０００４】
複合機におけるサムネイルの表示に関して、幾つかのセキュリティ対策が提案されている。例えば、パスワードによる保護がかけられたドキュメントについては、サムネイルに代えてドキュメントの内容を示さない予め用意された画像とドキュメントのファイル名とを表示する。これによれば、ドキュメントを見る権限のない者にサムネイルからドキュメントの内容を知られてしまうおそれがない（特許文献３）。他には、覗き見（盗み見）を抑止するために表示品質を意図的に低下させる技術がある。具体的には、解像度、輝度またはコントラストを低下させたり、カラーをモノクロにしたりする。これによれば、操作パネルを操作するユーザの肩越しに覗き見をするといった操作パネルからある程度離れた位置からの視認が困難になる（特許文献４）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−００５４８０号公報
【特許文献２】特開２００６−２５３７５１号公報
【特許文献３】特開２００７−２２００２５号公報
【特許文献４】特開２００８−２８３５７８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
保護設定がなされたドキュメントのサムネイルを非表示にする上記先行技術は、そのドキュメントを見る権限のあるユーザの利便を損なう。ユーザはサムネイルによってドキュメントの内容がどのようなものであるかをサムネイルから知ることができない。サムネイルを表示させたいとき、ユーザは保護設定を解除するための操作を行わなくてはならない。
その上、サムネイルが表示された状態では、覗き見に対して無防備になる。
【０００７】
覗き見対策としてサムネイルの表示品質を低下させる上記先行技術は、サムネイルを表示させる操作をしたユーザにもサムネイルを見づらいものにしてしまう。ディスプレイが高精細であっても、その性能がサムネイルの表示に活かされない。
【０００８】
本発明は、このような事情に鑑み、覗き見に対するセキュリティ（安全性）をもち且つユーザがドキュメントの内容を確認するのに有用なサムネイルの作成を可能にすることを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成する装置は、データ化されたドキュメントのサムネイルを作成する装置であって、前記ドキュメントが予め定められた種類の情報であるサムネイル用情報を有するか否かを判別する判別手段と、前記判別手段による判別の結果を受けて、前記ドキュメントが前記サムネイル用情報を有する場合は、前記ドキュメントが有する前記サムネイル用情報を表わす画像を前記ドキュメントのサムネイルとして作成し、前記ドキュメントが前記サムネイル用情報を有しない場合は、前記ドキュメントが有する情報の一部分のみを表わす画像を前記ドキュメントのサムネイルとして作成するサムネイル作成手段と、を備える。
【００１０】
「データ化されたドキュメント」は、コンピュータがファイルとして扱うメタ情報を含むデータのかたまりであり、各種のアプリケーションソフトウェアが作成する文書ファイルや画像ファイルである。
【００１１】
判別手段が有無を判別するサムネイル用情報としては、ドキュメントの内容を思い浮かべるヒントになり且つ内容を知らない者には内容の全貌が判らないような情報が定められる。例えば、コメントやキーワードといった人為的に付与されたテキスト、文章中の見出しや強調部分、１ページ内の一部分などがサムネイル用情報に当てはまる。
【００１２】
サムネイルとして作成されるサムネイル用情報を表わす画像が表示されることによって、ドキュメントの作成者や以前にドキュメントを見た者のようにドキュメントの内容を知っている者には、たとえ内容をうろ覚えであっても、サムネイル用情報に基づいてドキュメントが所望のものか否かを判断することができ、または判断しやすくなる。一方、ドキュメントの内容を知らない者は、サムネイルを見てもドキュメントに関してサムネイル用情報以外の情報を得ることができない。
【００１３】
好ましい態様では、サムネイル用情報に該当する情報の種類として複数の種類が定められる。これにより、多様なドキュメントに対応し得る。複数の種類に対して優先順位を付与し、１種類のサムネイル用情報をサムネイルに表わすことにより、１つのドキュメントに複数種のサムネイル用情報が含まれる場合に、必要以上に多くの情報が表示されるのを防ぐことができる。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、覗き見に対するセキュリティをもち且つユーザがドキュメントの内容を確認するのに有用なサムネイルを作成する装置またはシステムが実現される。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の実施形態に係る情報処理システムの構成を示す図である。
【図２】サムネイルが作成されて表示される過程の第１の形態を示す図である。
【図３】複合機のハードウェア構成を示す図である。
【図４】複合機の要部の機能構成および動作を示す図である。
【図５】サムネイルの第１例を示す図である。
【図６】サムネイルの第２例を示す図である。
【図７】サムネイルの第３例を示す図である。
【図８】サムネイルの他の例を示す図である。
【図９】サムネイルに関する設定のための操作画面の一例を示す図である。
【図１０】サムネイルを作成する処理の一例を示すフローチャートである。
【図１１】サムネイル用情報の有無を判別する処理の一例を示すフローチャートである。
【図１２】サムネイルが作成されて表示される過程の第２の形態を示す図である。
【図１３】パーソナルコンピュータのハードウェア構成を示す図である。
【図１４】サムネイルを作成するパーソナルコンピュータの機能構成および動作を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
図１のように複合機２および複数のパーソナルコンピュータ３，４を有した情報処理システム１を想定する。情報処理システム１は、企業またはそれに類する組織に設けられたＬＡＮ(Local Area Network)であり、複合機２を介して公衆回線７と繋がりかつルータ６を介してインターネット８と繋がっている。複合機２はＭＦＰとも呼ばれる情報機器であり、コピー、プリント、イメージ入力、ファクシミリ通信、メール送受、データ保存などに利用可能である。複合機２およびパーソナルコンピュータ３，４はスイッチングハブ５を介して相互に通信することができる。
〔第１実施形態〕
情報処理システム１においては、複合機２のボックス機能を利用することにより、複数のユーザがドキュメントを共有・活用することができる。そのために複合機２は数千以上のドキュメントの蓄積が可能な容量のストレージを備える。ストレージには、複合機２が原稿から読み取ったり、ファクシミ通信で受信したり、パーソナルコンピュータ３，４から入力されたりした各種のドキュメントが保存される。図２の例示では、パーソナルコンピュータ３から複合機２にドキュメントが入力される。
【００１７】
図２のように、パーソナルコンピュータ３からドキュメントが入力されると、複合機２はドキュメントを保存するとともに、そのドキュメントのサムネイルを作成する。その際に後述のようにセキュリティを考慮した覗き見対策が図られる。作成されたサムネイルはドキュメントに対応づけて保存される。
【００１８】
その後、例えばユーザがパーソナルコンピュータ３のディスプレイによりドキュメントの内容を確認しようとする状況において、複合機２はパーソナルコンピュータ３からの要求に応えてサムネイルをパーソナルコンピュータ３に転送する。このとき、複数のドキュメントが指定された場合には、該当する複数のサムネイルが転送される。パーソナルコンピュータ３がサムネイルを表示し、ユーザがサムネイルを見てそのサムネイルの元であるドキュメントが所望のものか否かを判断する。そして、ユーザは所望のドキュメントを処理対象として選択する。図２では複合機２からパーソナルコンピュータ３へドキュメントを転送する処理が行われる。ただし、処理はこれに限らず、印刷、ファクシミリ送信、他のパーソナルコンピュータ４への転送、ストレージ内での保存箇所（フォルダ）の変更、ドキュメントの削除などといった他の処理をユーザが指定した場合には、複合機２は指定に応じた処理を実行する。
【００１９】
以下、複合機２によるサムネイルの作成について詳述する。
【００２０】
図３のように、複合機２は、操作パネル２０、イメージスキャナ２１、プリンタ２２、用紙ストッカ２３、電源回路２４、制御回路２５、画像処理回路２７、ファクシミリ通信モデム２７、外部接続インタフェース２８およびストレージ２９を備える。操作パネル２０にはＬＣＤ(Liquid Crystal Display)２０１が配置されている。イメージスキャナ２１はカラー原稿の読取りが可能である。プリンタ２２は、両面プリントのためのユニットを備えており、多段形式の用紙ストッカ２３から供給される用紙の片面または両面にモノクロまたはカラーのイメージをプリントする。電源回路２４は複合機２の随所に必要とされる電力を供給する。制御回路２５は、制御プログラムを記憶するＲＯＭ２５１、制御プログラムを実行するＣＰＵ２５２、およびプログラム実行のワークエリアとして用いられるＲＡＭ２５３を有する。画像処理回路２６はコピーやプリントにおけるビットマップ展開を含む種々の処理を担う。ファクシミリ通信モデム２７は公衆回線７による通信に用いられる。外部接続インタフェース２８はＬＡＮケーブルとの接続に用いられる。ストレージ２９はハードディスクドライブのような大容量記憶デバイスである。ストレージ２９には、複合機２の制御に係わるデータを記憶するメモリ領域とともに、各種ドキュメントのファイルを保存するメモリ領域であるいわゆるボックスが設けられる。ドキュメントのサムネイルもストレージ２９により保存される。
【００２１】
図４のように、複合機２は、サムネイルに係わる機能要素として、通信部３１、データ管理部３２、判別部３３、サムネイル作成部３４、および操作制御部３５を備える。これら機能要素は制御回路２５のＣＰＵ２５２とＲＯＭ２５１またはストレージ２９が記憶するプログラムとで実現される。
【００２２】
通信部３１は、パーソナルコンピュータ３，４および他の外部装置とデータ通信をする。すなわち、通信部３１を介して複合機２と外部装置との間でファイルの受け渡しが行われる。例えばパーソナルコンピュータ３がドキュメントの保存を複合機２に要求したとき、通信部３１はパーソナルコンピュータ３からデータファイルの形で入力されたドキュメント６０をデータ管理部３２に引き渡す。
【００２３】
データ管理部３２は、通信部３１から受け取ったドキュメント６０をストレージ２９に記憶させる。このとき、外部装置からの保存要求に含まれる指定に従って、ドキュメント６０を保存するフォルダが選択される。また、データ管理部３２は、イメージスキャナ２１によるイメージ入力において、原稿５５から読み取られた画像であるドキュメント６０ｂをストレージ２９内の予め決められたフォルダまたは操作パネル２０により指定されたフォルダに書き込む。さらに、データ管理部３２は、サムネイル作成部３４が作成したサムネイル７０をストレージ２９に記憶させる。サムネイル７０とその元となるドキュメント６０との対応づけには、特開２００３−２０８４２８号公報の開示のように、外部装置名とジョブ名を用いた階層構造のディレクトリによってファイルを管理する手法を適用することができる。
【００２４】
判別部３３は、データ管理部３２により保存されるドキュメント６０，６０ｂが予め定められた種類の情報であるサムネイル用情報を有するか否かを判別する。判別に際して、判別すべき情報の種類を示す設定テーブル３３１が参照される。設定テーブル３３１は予め作成されてストレージ２９に記憶されている。ただし、参照を迅速にするためにストレージ２９からＲＡＭ２５３へ設定テーブル３３１をロードしておいてもよい。
【００２５】
サムネイル用情報は、ユーザがドキュメントの内容を思い浮かべるヒントになり且つ内容を知らない者には内容の全貌が判らないような情報である。本実施形態においてサムネイル用情報は「コメント」、「大きな文字」および「ページの一部分」の３種に大別される。そして、「ページの一部分」は、「上側部分」、「下側部分」、「左側部分」、「右側部分」および「最初のｍ行」に細分される。
【００２６】
サムネイル用情報の種類の一つである「コメント」には、アプリケーションソフトウェアのコメント機能によりドキュメントに含められるテキストが該当する。コメント機能は、文書作成、表計算、画像編集または画像管理のためのアプリケーションソフトウェアが、文章、表、図、写真といったコンテンツに重ねて表示したり非表示にしたりすることのできるテキスト（いわゆるコメント）をドキュメントに付加する機能である。「コメント」に該当する種類の情報は、ファイルのサイズや属性とは違って、自動的ではなくドキュメントの作成者が人為的に作成する意図的な情報である。
【００２７】
サムネイル用情報の種類の他の一つである「大きな文字」には、設定されたサイズより大きい文字が該当する。文章を主体としたドキュメントでは、内容確認のヒントとなる表題や見出しの文字が他の部分の文字よりも大きいことが多い。言い換えれば、セキュリティの観点で重要な主情報（詳細）の文字は比較的に小さいことが多い。
【００２８】
さらに他の一つである「ページの一部分」には、ドキュメントの設定ページ（通常は先頭ページ）における一部の領域内の情報が該当する。例えば「上側部分」は、印刷するときの紙面の上端から設定された長さの位置までの範囲内に記載された情報である。また、「最初のｍ行」は、設定ページ（通常は先頭ページ）に記載された先頭からｍ行分の文字である。ユーザは後述の設定操作において「ページの一部分」に係る領域の幅や行数ｍの値を指定することができる。
【００２９】
このようなサムネイル用情報の有無を判別する際に、判別部３３はドキュメント６０，６０ｂを解析する。通信部３１からのドキュメント６０については、テキストや画像といったデータの種類をファイル形式から判別することができる。テキストの書式情報を有したドキュメント６０であれば、「大きな文字」に該当する文字を抽出することができる。余白情報から「ページの一部分」に該当する領域に記載があるか否かを判別することができる。また、ＰＤＦ(Portable Document Format) ファイルのようにコメント機能をもつアプリケーションソフトウェアにより作成されたドキュメント６０については、コメントの付加を示す情報が参照される。一方、ラスタ画像ファイルであるイメージスキャナ２１からのドキュメント６０ｂについては、文字領域と画像領域とを識別する公知の画像処理技術を用いることにより、「大きな文字」または「最初のｍ行」に該当する文字を抽出することができる。ただし、文字領域と画像領域とを識別する画像処理を行わず、「ページの一部分」に該当する領域に記載があるか否かを判別するようにしてもよい。そのようにした場合、判別部３３はドキュメント６０ｂについて「コメント」、「大きな文字」または「最初のｍ行」に該当するサムネイル用情報は“ない”と判別する。
【００３０】
サムネイル作成部３４は、判別部３３による判別の結果を受けて、ドキュメント６０，６０ｂがサムネイル用情報を有する場合は、ドキュメント６０，６０ｂが有するサムネイル用情報を表わす画像をドキュメント６０，６０ｂのサムネイルとして作成する。ドキュメント６０，６０ｂがサムネイル用情報を有しない場合、サムネイル作成部３４はドキュメント６０，６０ｂが有する情報の一部分のみを表わす画像をドキュメント６０，６０ｂのサムネイルとして作成する。ここで、ドキュメント６０，６０ｂがサムネイル用情報を有しない場合のサムネイルにもセキュリティが要求される。この要求を満たすサムネイルの例として、ドキュメント６０，６０ｂを肉眼での文字認識が困難なほどに縮小した縮小画像が挙げられる。縮小画像はドキュメント６０，６０ｂがもつ情報のうち、文や図のレイアウト情報を表わすものである。他には、ページ内の複数の小領域を除いてページの大半をマスキングした画像が挙げられる。小領域を無作為に分散させることにより、ドキュメントを大雑把に示し且つ実用上のセキュリティが得られる。
【００３１】
サムネイル作成部３４によって作成されたサムネイル７０は、データ管理部３２によってストレージ２９にて保存される。その後、上述したようにパーソナルコンピュータ３，４のいずれかまたは他の外部装置から要求があれば、サムネイル７０はストレージ２９から読み出されて要求元へ転送される。また、操作パネル２０による所定の操作に呼応して、サムネイル７０はストレージ２９から読み出されて操作制御部３５へ送られる。そして、操作制御部３５によりＬＣＤ２０１にサムネイル７０が表示される。
【００３２】
図５（Ａ）および（Ｂ）が例示するドキュメント６１は、コメント機能をもつアプリケーションソフトウェアにより作成されたファイルである。図示されているのは、ドキュメント６１を指定サイズの用紙に印刷したときの先頭ページである（以降の例示も同様）。ドキュメント６１は単一ページのものでも複数ページのものでもよい。図５（Ｂ）のようにドキュメント６１には主情報６１０のイメージに重ねた吹き出しに書き込む形式でコメント（テキスト）６１５，６１６が付加されている。図示の主情報６１０は複合機の外観図であるが、図に限らずテキストでも写真でもよい。視覚情報に限らず音声情報であってもよい。図５（Ａ）の状態ではコメント６１５，６１６が非表示とされている。
【００３３】
図５（Ｃ）および（Ｄ）は、図５（Ａ）および（Ｂ）のドキュメント６１に対応したサムネイル７１，７１ｂを示す。図５（Ｃ）のサムネイル７１は、ドキュメント６１のコメント６１５，６１６に対応したコメント７１５，７１６を有し、主情報６１０に対応する情報は有していない。コメント７１５，７１６はドキュメント６１と同様に吹き出しに書き込まれ、コメント６１５，６１６と同様に並ぶように配置されている。図５（Ｄ）のサムネイル７１ｂは、コメント７１５，７１６を有するとともに、主情報６１０のイメージを縮小したイメージ情報７１０を有する。そして、主情報６１０を知らない者がイメージ情報７１０に基づいて主情報６１０を理解するのを難しくする目的で、イメージ情報７１０をぼかすマスキングが施されている。
【００３４】
図６（Ａ）および図７（Ａ）に重複して例示されたドキュメント６２は、大きさの異なる文字が混在するテキスト情報を主体としたドキュメントである。ドキュメント６２では、先頭ページのところどころに比較的に大きな文字で構成される文字列６２１，６２２，６２３，６２４が存在する。このドキュメント６２に対しては図６（Ｂ）および図７（Ｂ）の示すサムネイル７２，７２ｂが作成される。
【００３５】
図６（Ｂ）のサムネイル７２は、文字列６２１，６２２，６２３，６２４に対応した文字列７２１，７２２，７２３，７２４を有する。文字列７２１，７２２，７２３，７２４はドキュメント７２の文字列６２１，６２２，６２３，６２４と同様に並ぶように配置されている。サムネイル７２は、上述した種類の一つである「大きな文字」に該当するサムネイル用情報を表わす。サムネイル７２の変形として、図５（Ｄ）の例に準じて、ドキュメント６２を縮小したイメージを表し且つ文字列７２１，７２２，７２３，７２４を除いてイメージをぼかすマスキングを施すことができる。
【００３６】
図７（Ｂ）のサムネイル７２ｂは、ドキュメント６２の先頭の数行分の文字の集合６２０Ａに対応した文字の集合７２０Ａを有し、ドキュメント６２がもつ文字の集合６２０Ａ以外の情報を有していない。サムネイル７２ｂは上述の「最初のｍ行」に該当するサムネイル用情報を表わす。例示では行数ｍは３である。その他の文字情報文字列７２１，７２２，７２３，７２４を有する。文字列７２１，７２２，７２３，７２４はドキュメント７２の文字列６２１，６２２，６２３，６２４と同様に並ぶように配置されている。サムネイル７２は、上述した種類の一つである「大きな文字」に該当するサムネイル用情報を表わす。サムネイル７２ｂにも、図５（Ｄ）の例に準じて、ドキュメント６２を縮小したイメージを表し且つ文字の集合７２０Ａを除いてイメージをぼかすマスキングを施す変形例がある。
【００３７】
図８（Ｂ）〜（Ｉ）のサムネイル７３ａ〜７３ｈは図８（Ａ）のドキュメント６３における「上側部分」、「下側部分」、「左側部分」および「右側部分」に該当するサムネイル用情報を表わす。サムネイル７３ａ〜７３ｄではサムネイル用情報のみが表わされている。サムネイル７３ｅ〜７３ｈではドキュメント６３を縮小したイメージが表され、サムネイル用情報の部分を除いてイメージをぼかすマスキングが施されている。
【００３８】
以上の例示のようなサムネイル７１，７１ｂ，７２，７２ｂ，７３ａ〜７３ｈの作成に際してどの種類のサムネイル用情報を適用するかは、ユーザによる変更が可能な設定テーブル３３１（図４参照）の内容に依存する。ユーザは、例えばパーソナルコンピュータ３を操作して複合機２にアクセスすることにより、サムネイルに関する設定を行うことができる。設定は図９が例示する操作画面８０によって行われる。
【００３９】
図９において、操作画面８０は指定可能なサムネイル用情報の種類を一覧表示する領域８１、および指定されている種類を一覧表示する領域８２を有する。領域８１の下方には追加ボタン８５が配置され、領域８２の下方には削除ボタン８５が配置されている。さらに、領域８２の右方には種類に対する優先順位を設定するための移動ボタン８７，８８が配置されている。操作画面８０はマウスまたは他のポインティングデバイスによる操作およびキーボード操作に対応するが、次の操作説明ではマウスによる操作を想定する。
【００４０】
種類を指定するとき、ユーザは領域８１で所望の種類を選択し、追加ボタン８５を押す。そうすると、選択された種類が領域８１から消えて、代わりに領域８２において既に表示されている種類の下に表示される。逆に、既に指定されている種類の指定を解除するときには、ユーザは領域８２で所望の種類を選択し、削除ボタン８６を押す。そうすると、選択された種類が領域８２から消えて、代わりに領域８１において表示される。図９では、「コメント」「大きな文字」および「上側部分」の三つの種類が指定されている。ユーザがＯＫボタン８９を押すと、その時点の表示の示す指定内容が設定テーブル３３１に登録される。
【００４１】
なお、指定可能な種類の一つとして「非表示」がある。これが指定され且つサムネイル作成に適用された場合は、ドキュメントの情報（ファイル名や日付といったメタ情報は除く）を表さない予め用意された画像がサムネイルとされる。
【００４２】
領域８２では優先順位の高い種類から順に上から下へと並べて表示されるので、図９の状態では「コメント」が最上位であり、その次が「大きな文字」で、最下位が「上側部分」である。優先順位は、様々なドキュメントに対するサムネイルの作成を可能とし且つ適用するサムネイル用情報の種類の数を限定するために設定される。本実施形態では一つのサムネイルに適用される種類の数は１に限られる。例えば、最上位の種類（ここでは「コメント」）に該当する情報をドキュメントが有している場合は、２位以降の種類（ここでは「大きな文字」および「上側部分」）は適用されない。ドキュメントが最上位の種類の情報を有さず２位の種類の情報を有する場合は、２位の種類が適用される。ただし、ユーザが指定した３以上の種類のうち２以上の種類を適用するようにしてもよい。
【００４３】
このような優先順位を変更するには、変更したい種類を領域８２において選択し、移動ボタン８７または移動ボタン８８を押せばよい。移動ボタン８７を押すごとに優先順位が一つ上がり、移動ボタン８８を押すごとに優先順位が一つ下がる。優先順位の変更に伴って表示の位置が変わる。
【００４４】
また、操作画面８０は領域８３，８４を有する。領域８３においては、「大きな文字」に該当するか否かを決める基準となる文字サイズ、「最初のｍ行」に係る行数ｍ、および「ページの一部分」に係る上下左右の各部分の幅ｎを設定することができる。例示は幅ｎをｃｍ単位の長さで設定するものであるが、紙面（または周囲の余白を除いた印刷可能領域）の長さの１／３，１／４，１／５というように紙面に対する比率で設定するようにしてもよい。領域８４には、表示をぼかすマスクの有無を決めるラジオボタンが配置されている。「あり」が指定された場合には、図５（Ｄ）および図８（Ｆ）〜（Ｉ）の例のようにマスキングが施される。
【００４５】
本実施形態では上述したように複合機２がサムネイルを作成する。複合機２において、図１０および図１１が示すサムネイル作成処理がＣＰＵ２５２によって実行される。
【００４６】
通信部３１またはイメージスキャナ２１によってドキュメントが入力されると、ＣＰＵ２５２は設定テーブル３３１を参照し、ドキュメントを解析し、指定された種類のサムネイル用情報の有無を判別する（＃１１〜＃１４）。
【００４７】
ドキュメントが指定に該当するサムネイル用情報を有し且つ非表示指定状態ではない場合には、該当するサムネイル用情報を表わすサムネイルが作成される（＃１５、＃１６）。非表示指定状態とは、サムネイル用情報の種類の一つとして上述の「非表示」が指定され、且つ優先順位が「非表示」よりも上位である種類のサムネイル用情報をドキュメントが有していない状態である。非表示指定状態である場合には、文または図形で非表示を表わす画像がサムネイルとされる（＃１７）。
【００４８】
一方、ステップ＃１４で、ドキュメントが指定に該当するサムネイル用情報を有していないと判別した場合、すなわち、ユーザが指定した種類のいずれかに該当するサムネイル用情報がドキュメントにない場合には、ＣＰＵ２５２はドキュメントのもつ情報の一部分のみを表わす画像をサムネイルとする（＃１８）。このサムネイルとしては、上述したようにドキュメントのイメージを十分に縮小した画像やところどころ抜き取った画像がある。
【００４９】
ステップ＃１６、ステップ＃１７またはステップ＃１８で作成されたサムネイルはドキュメントに対応づけてストレージ２９に保存される。
【００５０】
ステップ＃１１〜＃１５の処理が判別部３３の機能に対応し、ステップ＃１６〜＃１８の処理がサムネイル作成部３４の機能に対応し、ステップ＃１９の処理がデータ管理部３２の機能に対応する。
【００５１】
図１１のように、サムネイル用情報の有無の判別ではサムネイル用情報の種類の優先順位が反映される。最上位から順に１つの種類を選択して注目し、注目した種類について判別が行われる。「情報あり」との結果が得られると、未選択の種類の有無にかかわらず判別が終了され、より下位の種類についての判別は行われない。最下位の種類まで注目しても該当するサムネイル用情報がないとき、判別結果は「情報なし」となる（＃１４１〜＃１４６）。
〔第２実施形態〕
情報処理システム１（図１参照）において、パーソナルコンピュータ３，４にサムネイルを作成するアプリケーションソフトウェアを実行させることができる。すなわち、第２実施形態ではパーソナルコンピュータ３，４によってサムネイルが作成される。図１２の例示ではパーソナルコンピュータ３がサムネイルを作成する。
【００５２】
図１２において、サムネイルの作成は、ユーザによるドキュメントの保存を指示する操作入力に呼応して行われる。ただし、ドキュメントの保存の際に行う態様に限るものではなく、既に保存されているドキュメントに対してサムネイルを作成することもできる。ドキュメントはパーソナルコンピュータ３で作成されたものでも、ネットワーク内外の外部装置やリムーバブルメディアから読み込まれたものでもよい。作成サムネイルはドキュメントに対応づけて保存される。
【００５３】
その後、例えばユーザがパーソナルコンピュータ３のディスプレイによりドキュメントの内容を確認しようとする状況において、パーソナルコンピュータ３は表示指示操作に応えてサムネイルを表示する。このとき、複数のドキュメントが指定された場合には、該当する複数のサムネイルが表示モードに応じた形式で表示される。ユーザがサムネイルを見てそのサムネイルの元であるドキュメントが所望のものか否かを判断する。そして、ユーザは所望のドキュメントを処理対象として選択する。図１２では複合機２によるドキュメントの印刷が指示され、パーソナルコンピュータ３から複合機２へドキュメントが転送される。第２実施形態において複合機２はドキュメントを用紙に印刷する画像出力装置として動作する。ただし、ドキュメントに対する処理は印刷に限らず、ファクシミリ送信、他のパーソナルコンピュータ４への転送、ストレージ内での保存箇所（フォルダ）の変更、ドキュメントの削除などといった他の処理でもよい。
【００５４】
図１３のように、パーソナルコンピュータ３のハードウェア構成は一般的な構成である。パーソナルコンピュータ３は、各種プログラムを実行するＣＰＵ１０１、制御プログラムを記憶するＲＯＭ１０２、プログラム実行のワークエリアとして用いられるＲＡＭ１０３、およびストレージとしてのハードディスクドライブ１０４を有する。ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤにアクセスするためのリムーバブルメディアドライブ１０５およびネットワーク接続のための通信インタフェース１０５もパーソナルコンピュータ３の構成要素である。また、パーソナルコンピュータ３は、ヒューマンインタフェースデバイスとしてのディスプレイ１０７、キーボード１０８およびマウス１０９を含む。
【００５５】
図１４のようにパーソナルコンピュータ３は、サムネイルに係わる機能要素として、データ入力部１３１、データ管理部１３２、判別部１３３、サムネイル作成部１３４、および表示制御部１３５を備える。これら機能要素はＣＰＵ１０１とハードディスクドライブ１０４が記憶するアプリケーションプログラムとで実現される。
【００５６】
データ入力部１３１は、所定のソフトウェアによりパーソナルコンピュータ３で作成されまたはパーソナルコンピュータ３に取り込まれたドキュメント６０を当該ソフトウェアから受け取って、データ管理部１３２に引き渡す。ドキュメント６０は判別部１３３にも取り込まれる。
【００５７】
データ管理部１３２は、データ入力部１３１から受け取ったドキュメント６０をハードディスクドライブ１０４に記憶させる。このとき、前もって操作入力または初期設定で指定されたフォルダが保存先として選択される。また、データ管理部３２は、サムネイル作成部１３４が作成したサムネイル７０をハードディスクドライブ１０４に記憶させる。
【００５８】
判別部１３３は、データ管理部１３２により保存されるドキュメント６０が予め定められた種類の情報であるサムネイル用情報を有するか否かを判別する。判別に際して、判別すべき情報の種類を示す設定テーブル３３２が参照される。設定テーブル３３２は予め作成されてハードディスクドライブ１０４に記憶されている。設定テーブル３３２の内容は上述した第１実施形態の設定テーブル３３１と同様でよい。
【００５９】
サムネイル作成部１３４は、判別部１３３による判別の結果を受けて、ドキュメント６０がサムネイル用情報を有する場合は、ドキュメント６０が有するサムネイル用情報を表わす画像をドキュメント６０のサムネイルとして作成する。ドキュメント６０がサムネイル用情報を有しない場合、サムネイル作成部１３４はドキュメント６０が有する情報の一部分のみを表わす画像をドキュメント６０のサムネイルとして作成する。作成されたサムネイル７０はデータ管理部１３２によって保存される。
【００６０】
サムネイル７０が保存された後に、サムネイルを表示させるソフトウェアをユーザが起動させると、表示要求を受けた表示制御部１３５が、データ管理部１３２を介してサムネイル７０を取得し、ディスプレイ１０７にサムネイル７０を表示させる。
【００６１】
第２実施形態においては、第１実施形態と同様に、図５〜図８に例示されたサムネイルを作成することができる。サムネイルに関する設定には図９の操作画面８０を適用することができ、判別部１３３およびサムネイル作成部１３４の機能を図１０および図１１のフローチャートで表わすことができる。
【００６２】
以上の第１および第２の実施形態によれば、複数の種類のサムネイル用情報の有無が判別されるので、コメントを有するもの有しないものを含めた多様なドキュメントについて、セキュリティをもつサムネイルを作成することができる。
【００６３】
サムネイル用情報の種類に優先順位が設定され且つサムネイルに適用される種類が一つに制限されるので、複数の種類に該当する情報を有したドキュメントについても、サムネイルに過剰に情報が表されるのを防ぐことができる。優先順位の設定はセキュリティの確保の上で有用である。
【００６４】
第１および第２の実施形態において、情報処理システム１のシステム構成は例示に限らない。複合機２およびパーソナルコンピュータ３，４の台数は任意である。情報処理システム１は、メールサーバや認証用サーバなどの他の機器を有してもよく、イントラネットに接続されてもよい。
【００６５】
第１の実施形態において、サムネイル用情報の種類を指定する操作を、パーソナルコンピュータ３，４および複合機２の操作パネル２０のいずれでも行うことができるようにしてもよい。
【００６６】
なお、第１、および第２の実施形態において、作成されたサムネイルを保存するように記載したが、ユーザの表示指示の都度、サムネイル作成を例えばＲＡＭのようなテンポラリメモリで行い、ユーザのドキュメント選択後は保存しないものとしてもよい。
【符号の説明】
【００６７】
１    情報処理システム
２    複合機（サムネイルを作成する装置、画像出力装置）
３，４    パーソナルコンピュータ（サムネイルを作成する装置、情報処理装置）
６０，６１，６２，６３    ドキュメント
７１，７１ｂ，７２，７２ｂ    サムネイル
７３ａ〜７３ｈ    サムネイル
３３，１３３    判別部（判別手段）
３４，１３４    サムネイル作成部（サムネイル作成手段）
２０１    ＬＣＤ（ディスプレイ）
１０７    ディスプレイ
３５    操作制御部（表示処理手段）
１３５    表示制御部（表示処理手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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