(57)【要約】【課題】教室の有効活用を図り、講座キャンセル待ちがある場合に、キャンセル待ちを減少させるように教室割り当ての再調整を容易に行なうこと。【解決手段】講座管理サーバ内に、常時前記データベースを参照し、講座開催日の一定期間前になると講座開催の可否を決定する講座開催決定手段と、前記データベースを参照してキャンセル待ちが発生している講座がある場合には、同日同一時間帯の教室の大きさの異なる講座間で互いの教室を入れ替えてキャンセル待ちが無くなる大きさの教室に変更する講座教室変更手段と、前記教室変更が不可能な場合には、前記データベースの中の教室スケジュールと講師スケジュールと前記従業員のスケジュールを参照して共通の空き時間を検索し、この空き時間に講座の追加開催を行なうことを決定する講座追加開催手段とを有して構成される。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
講座管理サーバと従業員端末と講師用端末とがネットワークを介して接続され、前記講座管理サーバには各種の講座開催に必要とされるデータを記憶するデータベースが接続されたシステムにおいて、
前記講座管理サーバは、常時前記データベースを参照しており、講座開催日の一定期間前になると講座開催の可否を決定するステップ１と、
前記講座管理サーバは前記データベースを参照してキャンセル待ちが発生している講座がある場合には、同日同一時間帯の教室の大きさの異なる講座間で互いの教室を入れ替えてキャンセル待ちが無くなる大きさの教室に変更するステップ２と、
前記教室変更が不可能な場合には、前記講座管理サーバは、前記データベースの中の教室スケジュールと講師スケジュールと前記従業員のスケジュールを参照して共通の空き時間を検索し、この空き時間に講座の追加開催を行なうことを決定するステップ３と、
を有することを特徴とする講座開催管理方法。
【請求項２】
講座管理サーバと従業員端末と講師用端末とがネットワークを介して接続され、前記講座管理サーバには各種の講座開催に必要とされるデータを記憶するデータベースが接続されたシステムにおいて、前記講座管理サーバ内に、
常時前記データベースを参照し、講座開催日の一定期間前になると講座開催の可否を決定する講座開催決定手段と、
前記データベースを参照してキャンセル待ちが発生している講座がある場合には、同日同一時間帯の教室の大きさの異なる講座間で互いの教室を入れ替えてキャンセル待ちが無くなる大きさの教室に変更する講座教室変更手段と、
前記教室変更が不可能な場合には、前記データベースの中の教室スケジュールと講師スケジュールと前記従業員のスケジュールを参照して共通の空き時間を検索し、この空き時間に講座の追加開催を行なうことを決定する講座追加開催手段と、
を有することを特徴とする講座開催管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は講座開催管理方法及び装置に関し、更に詳しくはキャンセル待ちの講座を減少させるようにする教室割り当てが容易に行える講座開催管理方法及び装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業内の従業員向け研修講座の開催については、例えば半期毎に開催予定講座を決め、講師スケジュールと教室スケジュールとから講座を割り当てて講座スケジュールを立案していく場合がある。このような形態では、教室のサイズから講座の定員数が自ずと決定される。当初あまり申込み者数が少ないと予想し、狭い教室を確保したが、予想に反して定員数よりも多くの受講希望者が集まる場合がある。この場合は、定員数より超えた受講希望者はキャンセル待ちとするやり方がある。
【０００３】
企業内の研修講座においては、一旦受講申し込みを行なったが、講座開催までの間に他の重要な仕事が入ってしまい、前記研修講座をキャンセルせざるを得ない場合が多々発生するため、開催までの間にキャンセルが発生する場合が多い。このような事情を考慮し、定員数を超えた場合の受講申込みについては抽選方式ではなく、先着順で申込みを行ない、定員を超えた場合はキャンセル待ちとすることが有効である。
【０００４】
当初受講者が多いと予想して大きめの教室を確保していたが、実際にはあまり人数が集まらず空席が多いまま講座開始となる場合がある。一方で、予想よりも多くの受講申込みがあり定員数をオーバーしキャンセル待ちが発生してしまう講座も存在する。このような場合、受講申込みが少ない講座の広い教室と、キャンセル待ちが発生している講座の小さい教室とを入れ替えることによりなるべくキャンセル待ちを減少させるようにしている。
【０００５】
しかしながら講座数が多くなるとこのような処理は煩雑となり、見落としが発生してしまう可能性もあった。また、キャンセル待ちが多い講座については、別途追加講座を用意することも行われているが、キャンセル待ち者のスケジュールを考慮して追加講座を開催するわけではないため、追加講座を用意してもキャンセル待ち者が再度受講申込みをするとは限らず、追加講座の申込みが少ないため、開催中止にせざるを得ない場合もあった。
【０００６】
従来のこの種の装置としては、受講学生を集計し、教室の容量を考慮して学生数が最大となるようにして教員と教室の割り当てを行なう技術が知られている（例えば特許文献１参照）。この公知例では、予め受講学生から希望を募集してから講師や教室の配分先などを決定し、第一希望に落選した学生は第二希望の講座を受講することになるが、企業内の研修においては、業務で必要なスキルを得るために必要な第一希望の講座を受講することに意味があり、第二希望などの他の講座を受講することにあまり意味がない。そのため、なるべく第一希望の講座を受講できるようにする工夫が求められている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００７−１２２５３２号公報（段落００７９〜００８５、図１１）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
前述した従来のシステムでは、講座の種類と定員の設定と教室の割り当てがうまくいかない場合が多い。本発明はこのような課題に鑑みなされたものであって、第１になるべくキャンセル待ちを無くし、教室の有効活用を図り、講座キャンセル待ちがある場合に、キャンセル待ちを減少させるように教室割り当ての再調整を容易に行なうことができる講座開催管理方法及び装置を提供することを目的とし、第２にキャンセル待ちを解消させるために追加開催を計画しても当初のキャンセル待ち者のスケジュールが合わず、必ずしも再受講申込みをしてくれるとは限らないため、当初のキャンセル待ち者が受講できるように追加開催を行なうことができる講座開催管理方法及び装置を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本願発明は前記した課題を解決するために以下のような構成をとっている。
（１）請求項１記載の発明は、講座管理サーバと従業員端末と講師用端末とがネットワークを介して接続され、前記講座管理サーバには各種の講座開催に必要とされるデータを記憶するデータベースが接続されたシステムにおいて、前記講座管理サーバは、常時前記データベースを参照しており、講座開催日の一定期間前になると講座開催の可否を決定するステップ１と、前記講座管理サーバは前記データベースを参照してキャンセル待ちが発生している講座がある場合には、同日同一時間帯の教室の大きさの異なる講座間で互いの教室を入れ替えてキャンセル待ちが無くなる大きさの教室に変更するステップ２と、前記教室変更が不可能な場合には、前記講座管理サーバは、前記データベースの中の教室スケジュールと講師スケジュールと前記従業員のスケジュールを参照して共通の空き時間を検索し、この空き時間に講座の追加開催を行なうことを決定するステップ３と、を有することを特徴とする。
【００１０】
（２）請求項２記載の発明は、講座管理サーバと従業員端末と講師用端末とがネットワークを介して接続され、前記講座管理サーバには各種の講座開催に必要とされるデータを記憶するデータベースが接続されたシステムにおいて、前記講座管理サーバ内に、常時前記データベースを参照し、講座開催日の一定期間前になると講座開催の可否を決定する講座開催決定手段と、前記データベースを参照してキャンセル待ちが発生している講座がある場合には、同日同一時間帯の教室の大きさの異なる講座間で互いの教室を入れ替えてキャンセル待ちが無くなる大きさの教室に変更する講座教室変更手段と、前記教室変更が不可能な場合には、前記データベースの中の教室スケジュールと講師スケジュールと前記従業員のスケジュールを参照して共通の空き時間を検索し、この空き時間に講座の追加開催を行なうことを決定する講座追加開催手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
（１）請求項１記載の発明によれば、同日同一時間に開催される講座の教室の入れ替えを行なうことにより、講座の種類と定員の設定と教室の割り当てを効率よく行なうことができる講座開催管理方法を提供することができる。
【００１２】
（２）請求項２記載の発明によれば、同日同一時間に開催される講座の教室の入れ替えを行なうことにより、講座の種類と定員の設定と教室の割り当てを効率よく行なうことができる講座開催管理装置を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明を実施するシステム構成例を示す図である。
【図２】教室データテーブルの構成例を示す図である。
【図３】半期開催予定講座テーブルの構成例を示す図である。
【図４】教室スケジュールテーブルの構成例を示す図である。
【図５】講座管理テーブルの構成例を示す図である。
【図６】講師スケジュールテーブルの構成例を示す図である。
【図７】教室見直し期限テーブルの構成例を示す図である。
【図８】従業員スケジュールテーブルの構成例を示す図である。
【図９】講座申込み者テーブルの構成例を示す図である。
【図１０】従業員テーブルの構成例を示す図である。
【図１１】本発明の動作の一例を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の動作の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図１は本発明を実施するシステム構成例を示す図である。図において、１は従業員端末、２は講師用端末、３は講座の管理を行なう管理サーバである。４は該講座管理サーバ３と接続され、講座管理用の各種のデータを記憶するデータベース（ＤＢ）である。該データベース４としては、例えば磁気ディスク装置が用いられる。５は従業員端末１と講師端末２と講座管理サーバ３とを接続するネットワークである。該ネットワークはどのような形態でもいい。例えばＩＳＤＮやＬＡＮやＷＡＮやインターネットや公衆回線であってもよい。
【００１５】
講座管理サーバ３には講座登録手段、講座申込受付手段、講座開催判定手段、教室規模変更手段、追加開催検討手段等が含まれる。データベース４には、教室データテーブル、半期開催予定講座テーブル、教室スケジュールテーブル、講座管理テーブル、講師スケジュールテーブル、教室見直し期限テーブル、従業員スケジュールテーブル、講座申込み者テーブル、従業員テーブル等が含まれる。
【００１６】
図２は教室データテーブルの構成例を示す図である。図に示すように、教室番号と、定員と、教室拡張パターンと、設備が記憶されている。教室拡張パターンは、３０１号室と３０２号室とをパーテションで区切ることができることを示している。設備には、パソコン（ＰＣ）の有無とプロジェクタの有無が記憶されている。
【００１７】
図３は半期開催予定講座テーブルの構成例を示す図である。図に示すように、講座番号と、講座名と、講師の氏名と、使用時間と、使用設備と、最小励行人数が記憶されている。図４は教室スケジュールテーブルの構成例を示す図である。図に示すように、教室番号と、開催日付（スケジュール）から構成されている。開催日程毎に講座の内容は異なっている。
【００１８】
図５は講座管理テーブルの構成例を示す図である。図に示すように、講座番号と、講座名と、日程と、時間帯と、教室と、定員と、申込み状況と、教室有効利用率と、キャンセル待ち人数と、開催確定フラグが記憶されている。申込み状況の中で「２／１０」というのは、定員が１０名で、希望者が２名であることを示している。開催確定フラグは、開催中止と、開催未確定と、開催確定が記憶されている。例えば、講座番号Ａ１１１の「特許入門」は開催が中止になったことを示している。フラグのビット数としては、例えば３ビット程度が用いられる。３ビットあれば、８種類の区別ができる。
【００１９】
図６は講師スケジュールテーブルの構成例を示す図である。図に示すように、講師名と、スケジュールとから構成されている。この講師スケジュールテーブルは、講師端末２から講師がデータベース４内の講師スケジュールテーブルを参照して更新される。図７は教室見直し期限テーブルの構成例を示す図である。図では、「講座開始の一週間前」が記憶されている。図８は従業員スケジュールテーブルの構成例を示す図である。図に示すように、従業員名とスケジュールとから構成されている。
【００２０】
図９は講座申込み者テーブルの構成例を示す図である。図に示すように、講座番号と、講座名と、日程と、受講申込者と、キャンセルと、キャンセル待ちとが記憶されている。図１０は従業員テーブルの構成例を示す図である。従業員毎にメールアドレスが記憶されている。このように構成された装置の動作を説明すれば、以下の通りである。
【００２１】
図１１，図１２は本発明の動作の一例を示すフローチャートである。動作の主体は講座管理サーバである。先ず、講座登録手段が開催予定講座の所要時間と使用設備、教室の空き状況、講師スケジュールとから講座毎の開催スケジュールを決定し、データベース４に登録し、講座申込受付手段が受講申込みを受付開始する（Ｓ１）。講座申込受付手段は受講申込みがあったかどうかチェックする（Ｓ２）。
【００２２】
受講申込みがあった時には、講座登録手段が講座申込者テーブル（図９）にその申込みを登録する（Ｓ３）。次に、講座登録手段は、講座管理テーブル（図５）の申込状況を更新して（Ｓ４）ステップＳ２に戻る。受講申込みがない場合には、講座申込受付手段は、受講キャンセル申込みがあったかどうかチェックする（Ｓ５）。受講キャンセル申込みがあった場合には、講座登録手段は講座申込み者テーブル（図９）のキャンセルフラグを“１”に設定し（Ｓ６）、前記講座でキャンセル待ち者がいるかどうかチェックする（Ｓ７）。キャンセル待ち者がいる場合には、講座申込受付手段は従業員テーブル（図１０）を参照して当該キャンセル待ち者のメールアドレスを読み込み、受講可能メールを送信する（Ｓ８）。その後、申込受付手段は、講座申込者テーブル（図９）にアクセスして申込状況を更新し（Ｓ９）、ステップＳ２に戻る。
【００２３】
ステップＳ５において受講キャンセル申し込みがなかった場合、講座登録手段は全ての講座開催が確定したかどうかチェックする（Ｓ１０）。全ての講座開催が確定したら処理は終了する。全ての講座開催が確定していない場合には、講座登録手段はキャンセル待ち者からの返答依頼メールを受信したかどうかチェックする（Ｓ１１）。受信していない場合には、講座開催判定手段は開催未確定で講座見直し期間の到来した講座があるかどうかチェックする（Ｓ１２）。その講座がない場合には、ステップＳ２に戻る。
【００２４】
開催未確定で講座見直し期限の到来した講座がある場合、講座開催判定手段は講座管理テーブル（図５）を参照して現在の申込状況が最小励行人数以下の講座があるかどうかチェックする（Ｓ１３）。現在の申込状況が最小励行人数以下の講座がある場合には、講座開催判定手段は、講座を開催中止とし、講師、申込者に通知し、当該教室を空にする（Ｓ１４）。
【００２５】
ステップＳ１１において、キャンセル待ち者からの返答依頼メールを受信した場合、講座申込受付手段は、講座申込み者テーブル（図９）を参照してキャンセル待ち者返答状況を更新する（Ｓ１５）。次に、講座開催判定手段は返答メールより、講座管理テーブル（図５）を参照して受講可の人数が最小励行人数より多いかどうか判定する（Ｓ１６）。
【００２６】
受講可の人数が最小励行人数より少ない場合、講座開催判定手段は全てのキャンセル待ち者から返答メールを受信したかどうかチェックし（Ｓ１７）、受信した場合には追加開催中止と受講不可の通知を出し（Ｓ１８）、講座登録手段は講座管理テーブル（図５）を参照して講座中止を登録し（Ｓ１９）、ステップＳ２に戻る。ステップＳ１７において全てのキャンセル待ち者から返答メールを受信していない場合もステップＳ２に戻る。なお、ステップＳ１６において、受講可の人数が最小励行人数より多い場合は、追加開催検討手段は追加開催確定とし、講座管理テーブル（図５）を参照して講座情報を更新し（Ｓ２０）、ステップＳ２に戻る。
【００２７】
ステップＳ１３において現在の申込状況が最小励行人数以下の講座がない場合、又はステップＳ１４において、最小励行人数以下の講座がある場合はその講座を開催中止とした後、講座開催判定手段は講座管理テーブル（図５）を参照して、開催未確定でキャンセル待ち発生の講座があるかどうかチェックする（Ｓ２１）。キャンセル待ち発生の講座がない場合は、講座開催判定手段は講座管理テーブル（図５）に開催確定を登録し（Ｓ２２）、ステップＳ２に戻る。
【００２８】
キャンセル待ち発生の講座がある場合、教室規模変更手段は、同日同時間帯でキャンセル待ち発生講座の使用予定教室以上の広さで、設備が同等の教室があるかどうか講座管理テーブル（図５）を参照してチェックする（Ｓ２３）。キャンセル待ち発生講座の使用予定教室以上の広さで設備が同等以上の教室がある場合は、教室規模変更手段は教室変更した場合に互いの使用率が１００％以下の組み合わせがあるかどうかチェックする（Ｓ２４）。
【００２９】
互いの使用率が１００％以下の組み合わせがある場合、教室規模変更手段は教室を変更し、キャンセル待ち者に受講可能通知を出す（Ｓ２５）。その後、講座管理テーブル（図５）にアクセスしてキャンセル待ち人数を更新し（Ｓ２６）、ステップＳ２に戻る。
【００３０】
ステップＳ２３において、同日同時間帯でキャンセル待ち発生講座の使用予定教室以上の広さで、設備が同等の教室がない場合、又はステップＳ２４において教室変更した場合に互いの使用率が１００％以下の組み合わせがない場合、追加開催検討手段は、キャンセル待ち人数が最小励行人数より多いかどうかチェックする（Ｓ２７）。
【００３１】
キャンセル待ち人数が最小励行人数より多い場合、追加開催検討手段はキャンセル待ち者と講師、教室のスケジュールで共通の空き時間があるかどうかを講座管理テーブル（図５）、講師スケジュールテーブル（図６）を参照してチェックし（Ｓ２８）、共通の空き時間がある場合には、追加開催検討手段は、キャンセル待ち者に返答依頼メールを送信し（Ｓ３０）、ステップＳ２に戻る。ステップＳ２７でキャンセル待ち人数が最小励行人数より少ない場合、又はステップＳ２８でキャンセル待ち者と講師、教室のスケジュールで共通の空き時間がない時、追加開催検討手段はキャンセル待ち者に受講不可通知を送信する（Ｓ２９）。
【００３２】
以上、詳細に説明したように、同日同一時間に開催される講座の教室の入れ替えを行なうことにより、講座の種類と定員の設定と教室の割り当てを効率よく行なうことができる。
【符号の説明】
【００３３】
１  従業員端末
２  講師端末
３  講座管理サーバ
４  データベース
５  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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