(57)【要約】【課題】印刷装置の保持部（排紙トレイ）に残留する１又は複数の文書の内容を、画像の一覧によって確認できる文書管理システムを提供する。【解決手段】文書管理システム１００は、印刷装置１０６から出力される文書を保持する保持部１６０に残留する１又は複数の文書をそれぞれ示す画像を取得する画像取得部１８４と、画像取得部１８４により取得される画像を含む画像の一覧を含む表示情報を生成する表示情報生成部１９２と、を含む。【選択図】図１
2010224778.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷装置から出力される文書を保持する保持部に残留する１又は複数の文書をそれぞれ示す画像を取得する画像取得手段と、
前記画像取得手段により取得される画像を含む画像の一覧を含む表示情報を生成する表示情報生成手段と、
を含むことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記１又は複数の文書に含まれる文書に付される識別情報と、該文書に対応する表示用画像と、を関連づけて記憶する文書画像記憶手段と、
前記１又は複数の文書を走査した走査結果から識別情報を取得する識別情報取得手段と、を含み、
前記画像取得手段は、前記１又は複数の文書のうち前記識別情報取得手段により識別情報が取得される文書を示す画像として、該識別情報に関連づけて前記文書画像記憶手段に記憶される表示用画像を取得する、ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項２に記載の文書管理システムにおいて、
前記画像取得手段は、前記１又は複数の文書のうち前記識別情報取得手段により識別情報が取得されない文書を示す画像として、該文書の走査結果に基づく画像を取得する、ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項２又は３に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書画像記憶手段は、前記表示用画像と、該表示用画像が対応する文書を印刷する利用者と、を関連づけて記憶し、
前記画像の一覧は、前記画像取得手段により取得される前記表示用画像のうち、指定される利用者に関連づけて前記文書画像記憶手段に記憶される前記表示用画像の一覧であることを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
請求項２から４のいずれかに記載の文書管理システムにおいて、
前記文書画像記憶手段は、前記表示用画像と、時刻情報と、を関連づけて記憶し、
前記画像の一覧は、前記画像取得手段により取得される前記表示用画像を該表示用画像に関連づけて前記文書画像記憶手段に記憶された時刻情報に応じた順序で配置した一覧であることを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記画像取得手段は、前記一又は複数の文書のそれぞれを示す画像として、該文書の走査結果に基づく画像を取得する、ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
請求項１から６のいずれかに記載の文書管理システムにおいて、
前記保持部に残留する文書の取得申請及び前記取得申請に対する応答を受け取る手段と、
前記取得申請及び前記応答に基づいて前記文書に関する表示情報を変更する表示情報変更手段と、をさらに含むことを特徴とする文書管理システム。
【請求項８】
請求項１から７のいずれかに記載の文書管理システムにおいて、
前記画像取得手段により取得された画像の履歴を記憶する履歴記憶手段と、
前記履歴記憶手段により記憶される履歴を利用した統計情報を生成する手段と、をさらに含むことを特徴とする文書管理システム。
【請求項９】
印刷装置から出力される文書を保持する保持部に残留する１又は複数の文書をそれぞれ示す画像を取得する画像取得手段と、
前記画像取得手段により取得される画像を含む画像の一覧を含む表示情報を生成する表示情報生成手段と、
を含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１０】
印刷装置から出力される文書を保持する保持部に残留する１又は複数の文書をそれぞれ示す画像を取得する画像取得手段及び、
前記画像取得手段により取得される画像を含む画像の一覧を含む表示情報を生成する表示情報生成手段、
として情報処理装置を機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
印刷装置から出力される文書を保持する保持部に残留する文書を、該文書に付されるＩＣタグや透かし等の識別情報を用いて管理する技術がある。
【０００３】
例えば特許文献１には、保持部に保持される文書に付されたＩＣタグを読み取り、印刷者に文書の存在を通知する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−１４４８４５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明の目的の一つは、印刷装置の保持部に残留する一又は複数の文書の内容を、画像の一覧によって確認できる文書管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１の発明は、印刷装置から出力される文書を保持する保持部に残留する１又は複数の文書をそれぞれ示す画像を取得する画像取得手段と、前記画像取得手段により取得される画像を含む画像の一覧を含む表示情報を生成する表示情報生成手段と、を含むことを特徴とする文書管理システムである。
【０００７】
また、請求項２の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記１又は複数の文書に含まれる文書に付される識別情報と、該文書に対応する表示用画像と、を関連づけて記憶する文書画像記憶手段と、前記１又は複数の文書を走査した走査結果から識別情報を取得する識別情報取得手段と、を含み、前記画像取得手段は、前記１又は複数の文書のうち前記識別情報取得手段により識別情報が取得される文書を示す画像として、該識別情報に関連づけて前記文書画像記憶手段に記憶される表示用画像を取得する、ことを特徴とする文書管理システムである。
【０００８】
また、請求項３の発明は、請求項２に記載の文書管理システムにおいて、前記画像取得手段は、前記１又は複数の文書のうち前記識別情報取得手段により識別情報が取得されない文書を示す画像として、該文書の走査結果に基づく画像を取得する、ことを特徴とする文書管理システムである。
【０００９】
また、請求項４の発明は、請求項２又は３に記載の文書管理システムにおいて、前記文書画像記憶手段は、前記表示用画像と、該表示用画像が対応する文書を印刷する利用者と、を関連づけて記憶し、前記画像の一覧は、前記画像取得手段により取得される前記表示用画像のうち、指定される利用者に関連づけて前記文書画像記憶手段に記憶される前記表示用画像の一覧であることを特徴とする文書管理システムである。
【００１０】
また、請求項５の発明は、請求項２から４のいずれかに記載の文書管理システムにおいて、前記文書画像記憶手段は、前記表示用画像と、時刻情報と、を関連づけて記憶し、前記画像の一覧は、前記画像取得手段により取得される前記表示用画像を該表示用画像に関連づけて前記文書画像記憶手段に記憶された時刻情報に応じた順序で配置した一覧であることを特徴とする文書管理システムである。
【００１１】
また、請求項６の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記画像取得手段は、前記一又は複数の文書のそれぞれを示す画像として、該文書の走査結果に基づく画像を取得する、ことを特徴とする文書管理システムである。
【００１２】
また、請求項７の発明は、請求項１から６のいずれかに記載の文書管理システムにおいて、前記保持部に残留する文書の取得申請及び前記取得申請に対する応答を受け取る手段と、前記取得申請及び前記応答に基づいて前記文書に関する表示情報を変更する表示情報変更手段と、をさらに含むことを特徴とする文書管理システムである。
【００１３】
また、請求項８の発明は、請求項１から７のいずれかに記載の文書管理システムにおいて、前記画像取得手段により取得された画像の履歴を記憶する履歴記憶手段と、前記履歴記憶手段により記憶される履歴を利用した統計情報を生成する手段と、をさらに含むことを特徴とする文書管理システムである。
【００１４】
また、請求項９の発明は、印刷装置から出力される文書を保持する保持部に残留する１又は複数の文書をそれぞれ示す画像を取得する画像取得手段と、前記画像取得手段により取得される画像を含む画像の一覧を含む表示情報を生成する表示情報生成手段と、を含むことを特徴とする文書管理装置である。
【００１５】
また、請求項１０の発明は、印刷装置から出力される文書を保持する保持部に残留する１又は複数の文書をそれぞれ示す画像を取得する画像取得手段及び、前記画像取得手段により取得される画像を含む画像の一覧を含む表示情報を生成する表示情報生成手段、として情報処理装置を機能させることを特徴とするプログラムである。
【発明の効果】
【００１６】
請求項１、９及び１０に記載の発明によれば、印刷装置の保持部に残留する一又は複数の文書の内容を、画像の一覧によって確認できる。
【００１７】
請求項２に記載の発明によれば、識別情報が管理されない場合に比べ印刷装置の保持部に残留する一又は複数の文書の画像の一覧を容易に作成できる。
【００１８】
請求項３に記載の発明によれば、識別情報が取得されない文書を印刷装置の保持部に残留する一又は複数の文書の画像の一覧に含むことができる。
【００１９】
請求項４に記載の発明によれば、指定される利用者に応じた印刷装置の保持部に残留する一又は複数の文書の画像の一覧が表示できる。
【００２０】
請求項５に記載の発明によれば、時刻に応じた順序で配置された印刷装置の保持部に残留する一又は複数の文書の画像の一覧が表示できる。
【００２１】
請求項６に記載の発明によれば、印刷装置の保持部に残留する一又は複数の文書の全ての文書の内容を画像の一覧によって確認できる。
【００２２】
請求項７に記載の発明によれば、印刷装置の保持部に残留する一又は複数の文書への取得申請及び応答が反映された画像の一覧が表示できる。
【００２３】
請求項８に記載の発明によれば、印刷装置の保持部に残留する一又は複数の文書の統計情報が表示できる。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】第１の実施形態に係る文書管理システムを示す図である。
【図２】データ記憶部に記憶されるデータの形式を示す図である。
【図３】履歴管理部に記憶されるデータの形式を示す図である。
【図４】表示情報の一例を示す図である。
【図５】表示情報の一例を示す図である。
【図６】本実施形態に係る文書管理システムの画像印刷処理における動作を示すシーケンス図である。
【図７】本実施形態に係る文書管理システムの画像取得処理における動作を示すシーケンス図である。
【図８】本実施形態に係る文書管理システムの表示情報生成処理における動作を示すシーケンス図である。
【図９】本実施形態に係る文書管理システムの画像取得処理における動作を示すフローチャートである。
【図１０】第２の実施形態においてデータ記憶部に記憶されるデータの形式を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２５】
以下、本発明を実施するための好適な実施の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。
【００２６】
［第１の実施形態］
第１の実施形態に係る文書管理システム１００は、画像印刷処理、画像取得処理、及び表示情報生成処理において、それぞれ異なる動作を行う。以下、文書管理システム１００の各部について説明した後、それぞれの処理における動作を説明する。
【００２７】
図１は、第１の実施形態に係る文書管理システム１００を示す図である。文書管理システム１００は、印刷装置１０６及び文書管理装置１０８を含み、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４と接続される。
【００２８】
利用者端末装置１０２は、文書管理システム１００の利用者により操作される端末装置である。利用者端末装置１０２は例えば情報処理端末であり、表示部１２０、入力部１２２、制御部１２４、及び通信部１２６を含む。
【００２９】
表示部１２０はディスプレイ等の表示装置である。入力部１２２はキーボード等の入力装置であり、制御部１２４はＣＰＵ等の処理装置である。通信部１２６は、利用者端末装置１０２の内部の機能ブロックから入力される信号を文書管理装置１０８との間で規定される通信規格に則った信号に変換し、得られる信号を文書管理装置１０８に出力する。また、通信部１２６は、文書管理装置１０８から入力される信号を利用者端末装置１０２の内部の機能ブロックで処理可能な形式に変換し、機能ブロックに出力する。
【００３０】
管理者端末装置１０４は、文書管理システム１００の管理者により操作される端末装置である。管理者端末装置１０４は例えば情報処理端末であり、表示部１４０、入力部１４２、制御部１４４、及び通信部１４６を含む。それぞれ、利用者端末装置１０２の表示部１２０、入力部１２２、制御部１２４、及び通信部１２６と同様の構成を有する。
【００３１】
印刷装置１０６は、文書管理装置１０８から入力される印刷命令及び印刷データに基づいて印刷を行う。印刷データは、例えばＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ形式の印刷可能なデータである。また、印刷装置１０６は、保持部１６０に残留する文書に対してスキャンを行い、スキャン結果に基づく画像通知信号を文書管理装置１０８に出力する。
【００３２】
印刷装置１０６は、保持部１６０、画像形成部１６２、スキャン部１６４、識別情報取得部１６６、信号生成部１６８、及び通信部１７０を含む。
【００３３】
画像形成部１６２は、文書管理装置１０８から入力される印刷データから、印刷装置１０６での印刷に用いる画像データを生成する。生成される画像データは印刷装置１０６で使用される成分色それぞれの画像データ（成分色画像データ）からなり、例えばシアン画像データ、マゼンタ画像データ、イエロー画像データ及びブラック画像データからなる。
【００３４】
保持部１６０は、印刷装置１０６により印刷されて出力される文書を保持する。
【００３５】
スキャン部１６４は、保持部１６０に保持される文書に対して、所定の期間毎（例えば３０分おき）にスキャン（走査）を行う。スキャン部１６４はスキャン結果として、スキャン画像データを取得する。スキャン画像データは、例えばｊｐｅｇ形式のデータである。スキャン部１６４は、このスキャン画像データを識別情報取得部１６６に出力する。また、スキャン部１６４は、スキャン画像データ及びスキャン画像情報を信号生成部１６８に出力する。スキャン画像情報はスキャン画像に関する情報であり、該スキャン画像がスキャンされた日時（スキャン日時）を含む。
【００３６】
識別情報取得部１６６は、スキャン部１６４から入力されるスキャン画像データからバーコードを取得する。ここで、バーコードは該スキャン画像データの画像ＩＤ（画像を識別するＩＤ）が符号化されて生成されるものである。
【００３７】
バーコードが取得される場合、識別情報取得部１６６はバーコードを復号して画像ＩＤを取得し、画像ＩＤを信号生成部１６８に出力する。
【００３８】
信号生成部１６８は、スキャン部１６４及び識別情報取得部１６６から入力される信号を用いて、スキャンされた画像を文書管理装置１０８に通知する画像通知信号を生成し、生成される画像通知信号を通信部１７０に出力する。
【００３９】
信号生成部１６８は、識別情報取得部１６６から画像ＩＤが入力される場合、該画像ＩＤ及びスキャン部１６４から入力されるスキャン画像情報を画像通知信号とする。識別情報取得部１６６から画像データＩＤが入力されない場合、スキャン部１６４から入力されるスキャン画像データ及びスキャン画像情報を画像通知信号とする。
【００４０】
通信部１７０は、印刷装置１０６の内部の機能ブロックから入力される信号を文書管理装置１０８との間で規定される通信規格に則った信号に変換し、得られる信号を文書管理装置１０８に出力する。また、通信部１７０は、文書管理装置１０８から入力される信号を印刷装置１０６の内部の機能ブロックで処理可能な形式に変換し、機能ブロックに出力する。
【００４１】
通信部１７０は、文書管理装置１０８から入力される印刷命令及び印刷データを画像形成部１６２に出力する。
【００４２】
また、通信部１７０は、信号生成部１６８から入力される画像通知信号を文書管理装置１０８に出力する。
【００４３】
文書管理装置１０８は、通信部１８０、識別情報管理部１８２、画像取得部１８４、データ記憶部１８６、履歴記憶部１８８、表示制御部１９０、及び表示情報生成部１９２を含む。
【００４４】
文書管理装置１０８は、例えば情報処理端末である。文書管理装置１０８の機能は、情報処理端末のメモリーに記憶されるプログラムを動作させることで実現される。このプログラムは、通信によって提供されてもよいし、コンピュータによる読み取りが可能なＣＤＲＯＭ等の記憶媒体に格納されて提供されてもよい。
【００４５】
通信部１８０は、文書管理装置１０８の各機能ブロックから入力される信号を、利用者端末装置１０２、管理者端末装置１０４、及び印刷装置１０６（外部機器）のそれぞれとの間で規定される通信規格に則った信号に変換し、得られる信号を外部機器のそれぞれに出力する。また、通信部１８０は、外部機器のそれぞれから入力される信号を各機能ブロックにおいて使用される形式に変換し、得られる信号を各機能ブロックに出力する。
【００４６】
識別情報管理部１８２は、画像データの識別情報等を管理する。
【００４７】
画像印刷時、識別情報管理部１８２は、まず、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４から通信部１８０を介して印刷命令及び印刷データを受け取り、印刷データに、印刷される画像を識別するための画像ＩＤを付与する。そして、識別情報管理部１８２は、画像ＩＤから生成されるバーコードを印刷データに付与したバーコード付き印刷データを生成する。バーコード付き印刷データは、例えばＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ形式の印刷可能なデータである。
【００４８】
また、識別情報管理部１８２は、印刷データの関連データを取得する。印刷データの関連データとは、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４から入力される印刷命令に含まれる、印刷日時（印刷命令の入力時刻）、利用者ＩＤ、印刷される画像の色情報（カラー／白黒）である。
【００４９】
また、識別情報管理部１８２は、印刷装置１０６から文書管理装置１０８に、画像通知信号としてスキャン画像データが入力される場合に、画像ＩＤの付与等の処置を行う。
【００５０】
識別情報管理部１８２は、まず、画像取得部１８４からスキャン画像データ及びスキャン画像情報を受け取る。
【００５１】
識別情報管理部１８２は、スキャン画像データに対して、画像ＩＤを付与する。また、識別情報管理部１８２は、スキャン画像データの関連データを取得する。スキャン画像データの関連データとは、画像取得部１８４から入力されるスキャン画像情報に含まれる、スキャン日時である。
【００５２】
識別情報管理部１８２の構成について説明する。識別情報管理部１８２は、ＩＤ付与部２００、表示用画像生成部２０２、画像変換部２０４、画像情報取得部２０６を含む。
【００５３】
ＩＤ付与部２００は、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４から通信部１８０を介して入力される印刷データ及び画像取得部１８４から入力されるスキャン画像データに対し画像ＩＤを付与する。ここで、印刷データは利用者端末装置１０２又は管理者端末装置１０４から入力される、印刷装置１０６で印刷されるべきデータであり、スキャン画像データは印刷装置１０６でのスキャンで得られるデータである。前述したとおり、スキャン画像データは、印刷装置１０６の識別情報取得部１６６においてバーコードが取得されなかったスキャン画像データである。
【００５４】
表示用画像生成部２０２は、印刷データから生成される画像データ及びスキャン画像データを縮小して、それぞれの表示用画像を生成する。ここで、表示用画像とは対応する画像の内容を示す画像であり、例えば対応する画像を縮小したサムネイルである。
【００５５】
画像変換部２０４は、印刷データからバーコード付き印刷データを生成する。バーコード付き印刷データは印刷データから生成されるデータであり、このデータを用いて印刷される画像にはバーコードが付される。なお、バーコードはＩＤ付与部２００で付与される画像ＩＤを符号化して生成される。
【００５６】
画像情報取得部２０６は、スキャン画像データ及び印刷データの関連データを取得する。
【００５７】
データ記憶部１８６は、識別情報管理部１８２で生成されるデータを画像ＩＤに関連づけて保存する。蓄積されたデータは、後述する表示情報の生成に利用される。図２は、データ記憶部１８６に記憶されるデータの形式を示す図である。ここで、バーコードが取得された文書に対応するデータは画像ＩＤ０００１，０００２，０００４で示される形式を有し、識別情報が取得されなかった文書に対応するデータは画像ＩＤ０００３の形式を有する。
【００５８】
画像取得部１８４は、表示情報生成部１９２で生成される表示情報に含まれる表示用画像及び当該表示用画像に関する情報を識別情報管理部１８２又はデータ記憶部１８６から取得し、履歴記憶部１８８に出力する。
【００５９】
画像取得部１８４は、通信部１８０から画像通知信号として画像ＩＤ及びスキャン画像情報が入力される場合、データ記憶部１８６において該画像ＩＤと関連づけられて記憶される表示用画像データ及び関連データを取得する。通信部１８０から画像通知信号としてスキャン画像データ及びスキャン画像情報が入力される場合、該スキャン画像データ及びスキャン画像情報を識別情報管理部１８２に出力し、識別情報管理部１８２から、スキャン画像データから生成される表示用画像（スキャン結果に基づく画像）及び関連データを取得する。
【００６０】
そして、画像取得部１８４は、取得した表示用画像及び関連データを履歴記憶部１８８に出力する。
【００６１】
履歴記憶部１８８は、画像取得部１８４による画像の取得履歴を管理する。履歴記憶部１８８は、過去の所定期間に画像取得部１８４から入力される表示用画像及び関連データを保存する。図３は、履歴記憶部１８８に記憶されるデータの形式を示す図である。取得から所定期間が経過したデータは消去される。
【００６２】
表示制御部１９０は、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４からの入力を基に表示情報生成部１９２で生成される表示を制御する表示制御信号を生成し、表示情報生成部１９２に出力する。
【００６３】
表示制御部１９０は、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４から、通信部１８０を介して、表示情報で表示される画像を絞り込む条件である画像条件を受け取る。画像条件としては、画像に対応する文書の印刷が印刷された時間帯、文書を印刷した利用者、文書の色情報（カラー／白黒）等がある。
【００６４】
また、表示制御部１９０は、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４から、通信部１８０を介して、表示情報における表示条件を受け取る。表示条件としては、印刷日時順、カラーの次に白黒、等の表示順序がある。
【００６５】
さらに、表示制御部１９０は、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４から、通信部１８０を介して、表示される統計情報の条件を指定する統計条件を受け取る。統計条件としては、利用者毎の印刷部数、カラー／白黒それぞれの部数がある。
【００６６】
さらに、表示制御部１９０は、利用者端末装置１０２から、通信部１８０を介して、表示されている文書の取得申請を示す信号を受け取る。さらに、表示制御部１４８は、管理者端末装置１０４から、通信部１８０を介して、使用申請に対する応答（許可／不許可）を示す信号を受け取る。
【００６７】
表示制御部１９０は、こうして得られる情報を基に、表示情報を制御する表示制御信号を生成し、表示情報生成部１９２へ出力する。
【００６８】
表示情報生成部１９２は、表示制御部１９０から入力される表示制御信号に基づいて、履歴記憶部１８８からデータを取得し、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４の表示部において表示される表示情報を生成する。
【００６９】
表示情報生成部１９２は、統計情報生成部２０８を含む。統計情報生成部２０８は、表示制御信号に含まれる統計条件から統計情報を生成する。
【００７０】
表示情報生成部１９２は、表示制御部１９０から入力される表示制御信号に基づき、統計情報生成部において生成される統計情報を用いて、表示情報を生成する。表示情報は、画像取得部１８４により取得される表示用画像を含む画像の一覧を含む。図４、図５は、表示情報の一例を示す図である。図４において示される「申請」「申請中」「許可」の表示は、対応する文書の申請及び許可の状況を示しており（「申請」は該文書が利用者からの申請を受け付け中であることを示しており、利用者が「申請」表示をクリックすることで申請処理が実行されると「申請中」、管理者により申請が許可されると「許可」と表示されることとなる）、これらの表示は、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４から入力される取得申請及び応答により変更される。
【００７１】
以下、文書管理システム１００の画像印刷処理、画像取得処理、及び表示情報生成処理のそれぞれにおける動作を説明する。利用者端末装置１０２、管理者端末装置１０４、印刷装置１０６、及び文書管理装置１０８はそれぞれの通信部１２６，１４６，１７０，１８０を介して信号の送受信を行うが、以下の説明では理解を容易にするため、通信部１２６，１４６，１７０，１８０を介するという記述は省略する。
【００７２】
まず、画像印刷処理における文書管理システム１００の動作を説明する。図６は、本実施形態に係る文書管理システム１００の画像印刷処理における動作を示すシーケンス図である。
【００７３】
まず、利用者端末装置１０２又は管理者端末装置１０４から印刷命令及び印刷データが文書管理装置１０８に入力される（Ｓ６００）。
【００７４】
次に、識別情報管理部１８２のＩＤ付与部２００は、入力される印刷データに対し画像ＩＤを付与する。表示用画像生成部２０２は画像データを縮小して表示用画像を生成する。画像変換部２０４は、バーコード付き印刷データを生成する。情報取得部２０６は、印刷命令から関連データを取得する（Ｓ６０１）。
【００７５】
文書管理装置１０８は、印刷命令及びバーコード付き印刷データを印刷装置１０６に出力する（Ｓ６０２）。
【００７６】
また、文書管理装置１０８の識別情報管理部１８２は、画像ＩＤ、表示用画像、及びこの画像の関連データをデータ記憶部１８６に出力する。データ記憶部１８６は、識別情報管理部１８２から入力されるデータを記憶する（Ｓ６０３）。
【００７７】
印刷装置１０６の画像形成部１６２は、入力されるバーコード付き印刷データから印刷用画像データを形成する（Ｓ６０４）。そして印刷装置１０６は印刷用画像データを用いて文書を印刷する（Ｓ６０５）。以上で画像印刷時における動作は終了する。
【００７８】
次に、画像取得処理における文書管理システム１００の動作を説明する。図７は、本実施形態に係る文書管理システム１００の画像取得処理における動作を示すシーケンス図である。
【００７９】
まず、印刷装置１０６は、保持部１６０に保持される文書に対してスキャンを行い（Ｓ７００）、画像通知信号を生成する（Ｓ７０１）。印刷装置１０６は、画像通知信号を文書管理装置１０８に送信する（Ｓ７０２）。ここで、スキャン結果から画像ＩＤが取得できる場合には画像通知信号は画像ＩＤを含み、ジョブＩＤが取得できない場合には画像通知信号はスキャン画像データを含む。
【００８０】
画像取得部１８４は、画像通知信号に基づいて、表示用画像及び該表示用画像の関連データを取得する（Ｓ７０３）。
【００８１】
ここで、画像通知信号が画像ＩＤを含む場合には、画像取得部１８４は、データ記憶部１８６において該画像ＩＤに関連づけられて記憶される表示用画像及び関連データを取得する。
【００８２】
一方、画像生成信号がスキャン画像データを含む場合には、画像取得部１８４は、画像データを識別情報管理部１８２に出力する。識別情報管理部１８２はスキャン画像データに画像ＩＤを付与し、表示用画像を生成し、スキャン画像データに関する情報を取得する。画像取得部１８４は、識別情報管理部１８２から、表示用画像及び関連データを取得する。
【００８３】
画像取得部１８４は、取得したデータを履歴記憶部１８８に出力し、履歴記憶部１８８は入力されるデータを記憶する（Ｓ７０４）。以上で、画像取得時における動作は終了する。画像取得処理における文書管理システム１００の動作は後ほどフローチャートを用いて詳細に説明する。
【００８４】
次に、表示情報生成処理における文書管理システム１００の動作を説明する。図８は、本実施形態に係る文書管理システム１００の表示情報生成処理における動作を示すシーケンス図である。
【００８５】
まず、利用者端末装置１０２又は管理者端末装置１０４が、表示制御部１９０に表示制御情報を入力する（Ｓ８００）。
【００８６】
表示制御部１９０は、表示制御情報に基づく表示制御信号を生成し（Ｓ８０１）、表示制御信号を表示情報生成部１９２に出力する。
【００８７】
表示情報生成部１９２は、表示制御信号に基づいて、履歴記憶部１８８からデータを取得し、表示情報を生成する（Ｓ８０２）。そして、表示情報生成部１９２は、生成された表示情報を利用者端末装置１０２又は管理者端末装置１０４に出力する（Ｓ８０３）。利用者端末装置１０２の表示部１２０又は管理者端末装置１０４の表示部１４０は、入力される表示情報を表示する（Ｓ８０４）。以上で、表示情報生成時における動作は終了する。
【００８８】
次に、画像取得処理をおける文書管理システム１００の動作をフローチャートを用いて説明する。図９は本実施形態に係る文書管理システム１００の画像取得処理における動作を示すフローチャートである。図９のフローチャートは、印刷装置１０６の保持部１６０に残留する文書に関する動作を示すものであり、理解を容易にするため、残留する文書が１部である場合を示す。
【００８９】
まず、印刷装置１０６の保持部１６０に残留する文書に対し、スキャン部１６４がスキャンを行う（Ｓ９００）。
【００９０】
識別情報取得部１６６は、スキャン結果においてバーコードの取得を行う（Ｓ９０１）。
【００９１】
次に、識別情報取得部１６６は、Ｓ９０１においてバーコードが取得されたかどうかを判定する（Ｓ９０２）。バーコードが取得された場合、識別情報取得部１６６はバーコードを復号して画像ＩＤを取得し、画像ＩＤ及びスキャン画像情報を画像通知信号とする（Ｓ９０３）。バーコードが取得されない場合、識別情報取得部１６６はスキャン画像データ及びスキャン画像情報を画像通知信号とする（Ｓ９０４）。画像通知信号は文書管理装置１０８に送信される（Ｓ９０５）。
【００９２】
文書管理装置１０８の画像取得部１８４は、画像通知信号を受信する（Ｓ９０６）。画像取得部１８４は、画像通知信号が画像ＩＤを含むか、スキャン画像データを含むか、判定する（Ｓ９０７）。画像生成信号が画像ＩＤを含む場合、画像取得部１８４は、データ記憶部１８６に該画像ＩＤに関連づけられて記憶される表示用画像及び関連データを取得する（Ｓ９０８）。
【００９３】
画像生成信号がスキャン画像データを含む場合、画像取得部１８４は、スキャン画像データを識別情報管理部１８２に出力する（Ｓ９０９）。識別情報管理部１８２はスキャン画像に画像ＩＤを付与し、スキャン画像から生成される表示用画像及び関連データを生成する（Ｓ９１０）。画像取得部１８４は、表示用画像及び関連データを取得する（Ｓ９１１）。
【００９４】
そして、画像取得部１８３は、取得した表示用画像と関連データを履歴記憶部１８８に出力し（Ｓ９１２）、履歴記憶部１８８は入力されたデータを記憶する（Ｓ９１３）。以上で、画像取得動作が終了する。この画像取得動作は、所定期間毎（例えば３０分おき）に実行される。
【００９５】
［第２の実施形態］
以下、第２の実施形態について説明する。第２の実施形態に係る文書管理システムは、第１の実施形態に係る文書管理システム１００が有する機能に加え、表示部１２０又は表示部１４０に表示される画像を指定することで、指定される文書が印刷される。
【００９６】
第２の実施形態に係る文書管理システムは、図１に示される第１の実施形態に係る文書管理システム１００と同一の構成を有する。以下、第１の実施形態に係る文書管理システム１００と異なる点を中心に、第２の実施形態について説明する。
【００９７】
第２の実施形態では、データ記憶部１８６は、第１の実施形態において記憶するデータに加え、印刷データを記憶する。図１０は、第２の実施形態においてデータ記憶部１８６に記憶されるデータの形式を示す図である。
【００９８】
ここで記憶される印刷データとは、印刷装置１０６において印刷されるための印刷データであり、バーコードは付加されていない。利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４から印刷データが入力されて印刷装置１０６により印刷される文書に対応する印刷データは、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４から入力される印刷データである。印刷装置１０６で識別情報が取得されずスキャン画像データが入力された文書に対応する印刷データは、印刷装置１０６から入力されるスキャン画像データを変換して得られる。
【００９９】
以下、文書管理システム１００における再印刷処理について説明する。利用者端末装置１０２の表示部１２０及び管理者端末装置１０４の表示部１４０で表示される情報に対し、利用者及び管理者がある文書を指定して印刷命令を入力すると、ＩＤ付与部２００は、該印刷命令で印刷される文書に画像ＩＤを付与する。
【０１００】
画像変換部２０４は、指定された文書に対応する印刷データをデータ記憶部１８６から取得し、画像ＩＤを符号化したバーコードを付加し、印刷命令と共に印刷装置１０６に出力する。
【０１０１】
また、画像情報取得部２０６は、指定された文書の対応する印刷データの関連データをデータ記憶部１８６から取得し、変更して、データ記憶部１８６に出力する。ここで変更される関連データは、印刷日時、利用者ＩＤである。
【０１０２】
データ記憶部３８６は、画像情報取得部２０６から入力される画像情報を、画像ＩＤと関連づけて記憶する。また、指定された文書に対応する印刷データを、該画像ＩＤに対応する印刷データとして記憶する。
【０１０３】
以上の構成によれば、既に印刷装置１０６の保持部１６０に保持されている文書については、改めて編集アプリケーションを起動したり、印刷設定等を行ったりすることなく、同一の文書が印刷される。
【０１０４】
なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。
【０１０５】
例えば上記実施形態では、識別情報取得部１６６が印刷装置１０６に含まれる構成が示されたが、識別情報取得部１６６が文書管理装置１０８に含まれてもよく、この場合、印刷装置１０６はスキャン結果を文書管理装置１０８に出力する。このように、上記実施の形態で文書管理システム１００の各構成要素が行っている動作は、他の構成要素が行ってもよい。
【０１０６】
また、上記実施形態では、使用申請中の文書を示す画像及び応答された文書を示す画像も表示される構成が示されたが、使用申請が入力された時点や、使用申請が許可された時点で対象である文書を示す表示用画像が消去される構成としてもよいし、使用申請を入力した利用者による制御で表示用画像が消去される構成としてもよい。
【０１０７】
また、上記実施形態ではスキャン部１６４が所定の期間毎にスキャン（走査）を行う構成が示されたが、管理者による制御や利用者による制御に基づいてスキャンを行う構成でもよいし、印刷動作が行われるたびにスキャンを行う構成でもよい。
【０１０８】
また、上記実施形態では文書に識別情報を付加する方法としてバーコードを用いる構成が示されたが、文書に付加可能かつ外部からの情報の読取が可能な手法であれば他の手法を用いてもよく、例えばＲＦＩＤ等のＩＣタグを用いてもよい。
【０１０９】
また、上記実施形態では、図４において、スキャンされた文書を示す画像の一覧が表示される例が示されたが、利用者又は管理者により指定される利用者に関連づけられて履歴記憶部１８８に記憶される表示用画像の一覧を示す構成でもよいし、表示用画像と関連づけられて記憶される時刻情報（印刷日時、スキャン日時）に応じた順序で表示される構成でもよい。
【０１１０】
また、上記実施形態では、印刷装置１０６により印刷される文書の少なくとも一部はバーコードを有し、印刷装置１０６の識別情報取得部１６６においてバーコードが取得されるか否かで表示用画像の取得手段が異なる構成が示されたが、文書がバーコードを有さず、常にスキャン画像データを基に表示用画像を生成する構成でもよい。
【０１１１】
また、上記実施形態では、１台の利用者端末装置１０２、１台の管理者端末装置１０４、１台の印刷装置１０６を含む文書管理システム１００の構成が示されたが、これらはより多くの数設けられてもよいし、利用者端末装置１０２及び管理者端末装置１０４を兼ねるパソコンが設けられてもよい。さらに、印刷装置はコピー機能やＦＡＸ機能を有する装置でもよい。なお、これらの機能で印刷された文書はバーコードが取得されない文書として処理される。
【０１１２】
また、本発明に係る文書管理システムは、ローカルエリアネットワーク（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ；ＬＡＮ）上で構成されてもよいし、ウェブ（Ｗｏｒｌｄ  Ｗｉｄｅ  Ｗｅｂ）等のクラウドコンピューティング環境において実現されてもよい。
【符号の説明】
【０１１３】
１００  文書管理システム、１０２  利用者端末装置、１０４  管理者端末装置、１０６  印刷装置、１０８  文書管理装置、１２０  表示部、１２２  入力部、１２４  制御部、１２６  通信部、１４０  表示部、１４２  入力部、１４４  制御部、１４６  通信部、１６０  保持部、１６２  画像形成部、１６４  スキャン部、１６６  識別情報取得部、１６８  信号生成部、１７０  通信部、１８０  通信部、１８２  識別情報管理部、１８４  画像取得部、１８６  データ記憶部、１８８  履歴記憶部、１９０  表示制御部、１９２  表示情報生成部、２００  ＩＤ付与部、２０２  表示用画像生成部、２０４  画像変換部、２０６  画像情報取得部、２０８  統計情報生成部。
【図１】
2010224778.tif 000003
【図２】
2010224778.tif 000004
【図３】
2010224778.tif 000005
【図４】
2010224778.tif 000006
【図５】
2010224778.tif 000007
【図６】
2010224778.tif 000008
【図７】
2010224778.tif 000009
【図８】
2010224778.tif 000010
【図９】
2010224778.tif 000011
【図１０】
2010224778.tif 000012