(57)【要約】【課題】  本発明は、内容の解析などを行わなくとも文書の関連付けを簡易な構成で実現することをその目的とする。【解決手段】  上記の目的を達成するために、本発明では、編集などで利用者が用いた文書について、その編集等の作業の際に、参照等を行った文書と当該文書を対応付けるものである。また、この対応付けにおいて、リンク情報を用いて実行することも本発明に含まれる。より詳細には、複数の文書を格納する手段と、利用者からの指示に従って、所定の文書を検索する手段と、検索された前記文書に対して、前記利用者の指示に従って編集を施す手段と、前記編集を施された文書を、前記格納する手段に再格納する手段と、前記文書が検索されてから再格納されるまでに、前記検索する手段での他の文書の検索を検知する手段と、検知された前記他の文書と再格納された前記文書を対応付けて、前記格納する手段に格納させる手段とを有する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の電子的な文書を管理する文書管理システムにおいて、
前記複数の文書を格納する手段と、
利用者からの指示に従って、所定の文書を検索する手段と、
検索された前記文書に対して、前記利用者の指示に従って編集を施す手段と、
前記編集を施された文書を、前記格納する手段に再格納する手段と、
前記文書が検索されてから再格納されるまでに、前記検索する手段での他の文書の検索を検知する手段と、
検知された前記他の文書と再格納された前記文書を対応付けて、前記格納する手段に格納させる手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記格納させる手段は、前記他の文書と前記文書を対応付けるリンク情報を前記格納する手段に格納させることを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子的な文書を管理する文書管理システムやそれを用いた文書管理方法もしくは文書管理方法をコンピュータに実現させるためのプログラムに関する。その中でも特に、文書間の対応付け、関連付けを実行する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から電子的な文書を取り扱うことがなされている。電子的な文書の場合、コピーがし易いとの性格などから、登録される文書の数は膨大になることが多い。このため、関連する(対応する)文書同士を対応付ける、とのニーズが潜在的に存在する。例えば、特許文献１では、文書集合分析装置において、時間的に異なる日時に発行された文書同士でも、内容の相関が高い場合には関連性が高いと判断できるようにするために、定条件により文書集合を特定する文書集合特定部１０と、前記文書集合に含まれる各文書間の内容類似度を評価する内容類似性評価部２０と、前記文書集合に含まれる各文書間の時間類似度を評価するタイムスタンプ類似性評価部３０と、前記内容類似度および時間類似度に基づいて、文書間の関係性を抽出する関係抽出部４０と、前記文書間の関係性に基づき、該文書の中心性を算出する中心性判定５０と、前記得られた文書間の関係性と、個々の文書の中心性に基づいて、文書集合全体から文書集合中に含まれる話題語，話題語に関連する文書集合，その文書集合中における文書の役割を特定する情報分析１００と、前記特定された文書集合を可視化して出力する情報出力部１１０と、を備える。
【０００３】
【特許文献１】特開2008-210024号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１においては、文書中に含まれる「話題語：などその内容を解析する必要があり、処理に負荷が掛かるとの課題が存在する。
【０００５】
本発明は、内容の解析などを行わなくとも文書の関連付けを簡易な構成で実現することをその目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記の目的を達成するために、本発明では、編集などで利用者が用いた文書について、その編集等の作業の際に、参照等を行った文書と当該文書を対応付けるものである。また、この対応付けにおいて、リンク情報を用いて実行することも本発明に含まれる。より詳細には、複数の文書を格納する手段と、利用者からの指示に従って、所定の文書を検索する手段と、検索された前記文書に対して、前記利用者の指示に従って編集を施す手段と、前記編集を施された文書を、前記格納する手段に再格納する手段と、前記文書が検索されてから再格納されるまでに、前記検索する手段での他の文書の検索を検知する手段と、検知された前記他の文書と再格納された前記文書を対応付けて、前記格納する手段に格納させる手段とを有する。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、簡便な構成で文書の対応付けを実現できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、本実施の形態で用いる文書管理システムはユーザが作成したファイルを管理するためのシステムである。文書管理システムはファイルの履歴管理や登録されているファイルが複数のユーザより更新されないよう排他制御を行なう機能を有する。このシステムでは、他の利用者がファイルの更新が出来ないように排他制御をかけることをチェックアウト、また、ファイルの更新と同時にチェックアウト状態を解除することをチェックインと定義する。
以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて詳細に説明する。
【０００９】
図１は、本発明の一実施の形態に係わる文書管理システムの構成を示すブロック図である。図２は、図１で記載されているデータベースのテーブルを詳細に説明したものである。図３〜７は本発明に係わる文書管理システムの参照関連付けの流れを表したフローチャートである。
【００１０】
まず、文書管理システムのサーバ構成と文書管理システムで利用するテーブルについて説明する。文書管理システムは、文書管理システムが稼動するWEBサーバ１００と文書管理システムで利用するデータを格納するDBサーバ２００で構成されている(図１)。DBサーバにはドキュメントテーブル３００、成果物テーブル４００、参照情報一時格納テーブル５００、参照情報管理テーブル６００で構成される。
【００１１】
ドキュメントテーブル(図２)は、ユーザにより文書管理システムに登録されたファイルの情報が格納される。ファイルの情報は1履歴ごとにレコードが作成され、ドキュメントIDというIDによりユニークに区別される。複数あるレコードがあるファイルの履歴であることを識別するために、シリーズID、何番目の履歴であるかを示すバージョン番号を付与する。ドキュメントIDが異なるシリーズIDが同じであるとき、２つのレコードは同じファイルの履歴情報であり、バージョン番号により履歴の順序が識別できる。また、チェックアウト状態を保持するために、チェックアウトユーザIDとチェックアウトユーザ名称を利用する。
【００１２】
成果物テーブル(図２)にはユーザにより文書管理システムに登録されたファイルの実体が格納される。ファイルの実体はドキュメントIDによりドキュメントテーブルの情報と関連付けされている。
参照情報一時格納テーブル(図２)は、ユーザが参照したドキュメントの情報を一時的に格納するためのテーブルである。
【００１３】
参照管理情報テーブルは、文書管理システム内に登録されているあるドキュメントを更新する際、参照されたドキュメントの情報と参照された日時が格納される。
以下、図３〜７のフローチャートに従って、本実施の形態の各処理を説明する。
(1)ファイルをチェックアウトしていない際にファイルを参照した場合の処理(図３)
ファイルをチェックアウトする前に必要なファイルを参照し、その後ファイルをチェックアウトして作業を行なうユーザが存在する。そのため、文書管理システムはファイルをチェックアウトしていない場合、一時的に参照情報を保持しておく。利用者XがファイルAを参照する(ステップ１)。参照されたファイルAのドキュメントID=AAAAAAAAをキーとして、成果物テーブルよりファイル実体を取得しダウンロード画面を表示する(ステップ２)。ステップ２で表示されたダウンロード画面にて、利用者Xがダウンロードボタンを押下する（ステップ３）。押下されたファイルを参照した情報を保持するために、参照情報一時格納テーブルにユーザID=11111111、参照ドキュメントのシリーズID=XXXXXXXX、参照日時、参照時刻のレコードを追加する(ステップ４)。その後、利用者XのPCにファイルをコピーする(ステップ５)。この処理により、ユーザがファイルをチェックアウトする前に参照したファイルの情報を一時的に保持することを実現する。
(2)ファイルをチェックアウトした際の過去参照情報の関連付け処理（図４）
利用者Xがファイルをチェックアウトした場合、過去に参照した情報とチェックアウトしたファイルを関連付ける。利用者XがファイルBをチェックアウトする(ステップ６)。チェックアウトされたファイルBのドキュメントID= BBBBBBBBをキーとして、ドキュメントテーブルのチェックアウトユーザID=11111111、チェックアウトユーザ名称=利用者Xをセットする(ステップ７)。これにより、ファイルBがチェックアウト状態となる。次に(1)で保持した参照情報をチェックアウトしたファイルの参照情報と関連付ける。まず、参照情報一時格納テーブルより、ユーザID=11111111に一致するすべてのレコードを取得する。取得した情報に対象ドキュメントのシリーズID=YYYYYYYYを付与し、参照情報管理テーブルへ格納する(ステップ８)。参照情報の関連付けが完了したら、参照されたファイルBのドキュメントID= BBBBBBBBをキーとして、成果物テーブルよりファイル実体を取得しダウンロード画面を表示する(ステップ９)。ステップ９で表示されたダウンロード画面にて、利用者Xがダウンロードボタンを押下する（ステップ１０）。そして、利用者XのPCにファイルをコピーする(ステップ１１)。これによりチェックアウトしたファイルとチェックアウト前に参照したファイルの情報を関連付けることができる。
(3)チェックアウト時に他のファイルを参照した際の処理(図５)
利用者がファイルをチェックアウトしている際に他のファイルを参照した場合の関連付け方法について以下図５を用いて説明する。利用者Xが、チェックアウトしているファイルB以外のファイルCを参照する（ステップ１２）。参照されたファイルCのドキュメントID= CCCCCCCCをキーとして、成果物テーブルよりファイル実体を取得しダウンロード画面を表示する(ステップ１３)。ステップ１３で表示されたダウンロード画面にて、利用者Xがダウンロードボタンを押下する（ステップ１４）。ここで、チェックアウトされているファイルBとファイルCの関連付けを行なう。まず、ファイルCのドキュメントID= CCCCCCCCをキーとしてドキュメントテーブルよりファイルCのシリーズIDを取得する（ステップ１５）。次に、利用者XがチェックアウトしているファイルのシリーズID一覧を、チェックアウトユーザID= 11111111をキーとして、ドキュメントテーブルより取得する。同時に、参照情報管理テーブルに格納するために、現在の日時と時刻を取得する（ステップ１６）。ステップ１６で取得した結果があるかチェック（ステップ１７）し、あった場合その数の回数ステップ１８〜２０を繰り返し実施する。ステップ１５で取得したシリーズIDとステップ１６で取得したシリーズID一覧よりシリーズIDを一つ取得（ステップ１８）したものと比較（ステップ１９）する。一致した場合は参照管理情報テーブルへ参照情報を格納しない。一致しない場合、参照情報管理テーブルに対して、ユーザID=11111111、対象ドキュメントのシリーズID= YYYYYYYY、参照したドキュメントのシリーズID= ZZZZZZZZ、ステップ１６で取得した参照日付、参照時刻を格納する（ステップ２０）。それらが完了した後、利用者XのPCにファイルをコピーする（ステップ２１）。これによりチェックアウト中のファイルと、チェックアウト中に参照した他のファイルとの関連付けることができる。
(4)チェックイン処理(図６)
利用者が修正したドキュメントを文書管理システムに対してチェックインを行なう手順について図６を用いて説明する。利用者Xが、修正したファイルBを文書管理システムに対してチェックインを行なう（ステップ２２）。ステップ２２でチェックインされたファイル実体は、採番されたドキュメントID=DDDDDDDDとともに成果物テーブルに格納する（ステップ２３）。また、ドキュメントテーブルに対して、チェックインされたファイルの情報である、ドキュメントID= DDDDDDDD、ドキュメント名称=ファイルB、シリーズID= YYYYYYYY、バージョン番号=2を格納する。同時に、チェックアウト前のドキュメントID= BBBBBBBBに該当するレコード情報のチェックアウトユーザID、チェックアウトユーザ名称の値をクリアする（ステップ２４）。
(5)一時的に保持していた参照情報の削除処理(図７)
利用者が削除条件(ログアウト・一定期間の経過等)の操作を行なった際に一時的に保持していた参照情報の削除を行なう。以下図７のログアウトを削除条件とした例のフローを用いて説明する。利用者Xはログアウト処理を実施する（ステップ２５）。その際にユーザID=11111111をキーとして、参照情報一時格納テーブルから該当するレコードを削除する（ステップ２６）。これにより、一時的に保持していた該当ユーザの参照情報が削除される。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】文書管理システムブロック図。
【図２】本発明の一実施形態で用いるデータテーブルを示す図。
【図３】ファイルをチェックアウトしていない際にファイルを参照した場合の処理フローを示す図。
【図４】ファイルをチェックアウトした際の過去参照情報の関連付け処理フローを示す図。
【図５】チェックアウト時に他のファイルを参照した際の処理を示す図。
【図６】チェックイン処理フローを示す図。
【図７】一時的に保持していた参照情報の削除処理を示す図。
【符号の説明】
【００１５】
１００…webサーバ（文書管理システム）、２００…ＤＢサーバ（文書管理システム）、３００…ドキュメントテーブル、４００…成果物テーブル、５００…参照情報一時格納テーブル、６００…参照情報管理テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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