(57)【要約】【課題】複合機やＭＦＰなどの画像形成装置においてユーザに対して個別に割り当てられた記憶領域に文書データが保存される場合、その文書データをユーザが利用することを承認者が承認できるようにする。【解決手段】画像形成装置は、複数の記憶領域（ＢＯＸ１，ＢＯＸ２）を有する記憶部１５と、文書データを入力するデータ入力部２１と、入力した文書データを、第１ユーザに割り当てられたＢＯＸ１と第２ユーザに割り当てられたＢＯＸ２とのそれぞれに記憶して保存する保存処理部２５と、ＢＯＸ１に記憶された文書データ６９ａと、ＢＯＸ２に記憶された文書データ６９ｂとのそれぞれに対するアクセスを制御するアクセス制御部２６とを備える。アクセス制御部２６は、文書データ６９ｂに対する第２ユーザによる操作が行われた後に、文書データ６９ａに対する第１ユーザによる操作を許可する。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザに対して個別に割り当てられた複数の記憶領域を有する記憶手段と、
前記複数のユーザに含まれる第１ユーザと第２ユーザとを宛先に含む文書データを入力する入力手段と、
前記入力手段が入力する文書データを、前記記憶手段における前記第１ユーザに割り当てられた第１の記憶領域と、前記第２ユーザに割り当てられた第２の記憶領域とのそれぞれに記憶して保存する保存処理手段と、
前記第１の記憶領域に記憶された文書データと、前記第２の記憶領域に記憶された文書データとのそれぞれに対するアクセスを制御するアクセス制御手段と、
を備え、
前記アクセス制御手段は、前記第２の記憶領域に記憶された文書データに対する前記第２ユーザによる操作が行われた後に、前記第１の記憶領域に記憶された文書データに対する前記第１ユーザによる操作を許可することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記アクセス制御手段は、前記第２の記憶領域に記憶された文書データに対する前記第２ユーザによる操作が行われる前の状態において、前記第１の記憶領域に記憶された文書データの一部のみに対する前記第１ユーザによる操作を許可することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記複数のユーザに対して個別にメッセージを送信可能な通知手段をさらに備え、
前記通知手段は、前記保存処理手段が前記第２の記憶領域に文書データを記憶したことにより、前記第２ユーザに対して文書データが保存されたことを示すメッセージを送信することを特徴とする請求項１又は２記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記通知手段は、前記第２の記憶領域に記憶された文書データに対する前記第２ユーザによる操作が行われたことにより、前記第１の記憶領域に記憶されている文書データが操作可能になったことを示すメッセージを前記第１ユーザに対して送信することを特徴とする請求項３記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記通知手段は、前記保存処理手段が前記第１の記憶領域に文書データを記憶したことにより、前記第１ユーザに対して文書データが保存されたことを示すメッセージを送信することを特徴とする請求項３又は４記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数のユーザに対して個別に割り当てられた複数の記憶領域を有する画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、複合機やＭＦＰ（Multi Function Peripheral）と呼ばれる画像形成装置は、ハードディスク装置などの不揮発性記憶装置を内蔵するものが普及してきている。このような不揮発性記憶装置には「ＢＯＸ」などと称される複数の記憶領域が設定されており、各ＢＯＸは画像形成装置を利用するユーザごとに割り当てられている。すなわち、不揮発性記憶領域に設けられる各ＢＯＸは、各ユーザが使用可能な専用の記憶領域となっている。そのため、各ユーザは画像形成装置にログインすることにより、自身に割り付けられたＢＯＸに対して自由にアクセスし、そのＢＯＸに保存されている文書データなどを閲覧したり、印刷したりすることができる。
【０００３】
また近年の画像形成装置は、ネットワーク環境で使用されるようになっており、例えばあるユーザが別のユーザに対して文書データを配布したい場合、その配布したいユーザを指定して画像形成装置に文書データを送信すれば、画像形成装置が配布先のユーザを特定し、そのユーザに割り当てられたＢＯＸに文書データを保存することが可能である。また複数のユーザに対して同じ文書データを同時に配布したい場合には、複数のユーザを指定して画像形成装置に送信すれば、画像形成装置は複数のユーザのそれぞれに割り当てられたＢＯＸに文書データを保存する。
【０００４】
このような画像形成装置では、各ユーザに割り当てられたＢＯＸに文書データが保存された時点で、各ユーザは自由に自身のＢＯＸに保存された文書データを閲覧又は印刷することができるようになる。
【０００５】
一方、企業や官公庁などの組織では、機密文書の漏洩を防止するため、文書配布の是非を判断する承認者が存在し、その承認者の承認が得られて初めて文書の配布が容認されるケースも少なくない。そのような中、従来はファクシミリ装置に関する技術として、ユーザがファクシミリ送信を指示すると、文書のファクシミリ送信を行う前に、そのファクシミリ送信に対する承認を特定の承認者から取得する処理を行い、承認者から承認が得られた後に指定された送信先にファクシミリ送信を行う装置が知られている（例えば特許文献１）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００７−２９５２９４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上記特許文献１の場合には、承認者が承認を行うまで、ユーザによって指定されたファクシミリ送信に関するジョブは待機状態となってしまうため、ユーザはファクシミリ送信が何時頃完了するかを把握することができず、指定した送信先に対するファクシミリ送信が正常に完了したか否かを常に気に掛けながら他の職務を遂行しなければならなくなる。そのため、ファクシミリ送信によって文書を第三者に送信することを指示したユーザが、その後、他の職務に集中できるようにするためには、その指示された送信処理を速やかに実行することが好ましい。
【０００８】
一方、上述したように画像形成装置のＢＯＸ機能を利用することにより、あるユーザが別のユーザに対して文書データを配布する場合、あるユーザが送信した文書データが配布先のユーザに割り当てられたＢＯＸに保存された時点で、その配布先のユーザは自由に自身のＢＯＸに保存された文書データを閲覧又は印刷することができるので、文書データの中身が機密情報である場合には問題となる。そのため、画像形成装置のＢＯＸ機能を利用して文書データを配布する際にも、承認者による承認を取得するようなシステムの構築が必要になる。
【０００９】
そこで本発明は、上記課題を解決することを目的としてなされたものであり、ユーザに対して割り当てられた記憶領域に文書データが保存された場合、その文書データに対する承認を承認者が行うことができるようにした画像形成装置を提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するため、請求項１にかかる発明は、画像形成装置であって、複数のユーザに対して個別に割り当てられた複数の記憶領域を有する記憶手段と、前記複数のユーザに含まれる第１ユーザと第２ユーザとを宛先に含む文書データを入力する入力手段と、前記入力手段が入力する文書データを、前記記憶手段における前記第１ユーザに割り当てられた第１の記憶領域と、前記第２ユーザに割り当てられた第２の記憶領域とのそれぞれに記憶して保存する保存処理手段と、前記第１の記憶領域に記憶された文書データと、前記第２の記憶領域に記憶された文書データとのそれぞれに対するアクセスを制御するアクセス制御手段とを備え、前記アクセス制御手段は、前記第２の記憶領域に記憶された文書データに対する前記第２ユーザによる操作が行われた後に、前記第１の記憶領域に記憶された文書データに対する前記第１ユーザによる操作を許可することを特徴としている。
【００１１】
かかる発明によれば、第２ユーザが第２の記憶領域に記憶された文書データに対する操作を行わない限り、アクセス制御手段が、第１の記憶領域に記憶された文書データに対する第１ユーザによる操作を許可することはなく、第１ユーザが文書データの閲覧や印刷などを行うことを禁止することができる。また第２ユーザが第２の記憶領域に記憶された文書データに対する操作を行えば、アクセス制御手段が、第１の記憶領域に記憶された文書データに対する第１ユーザによる操作を許可するので、その後は第１ユーザが第１の記憶領域に記憶されている文書データの閲覧や印刷などを行うことができるようになる。
【００１２】
また請求項２にかかる発明は、請求項１記載の画像形成装置において、前記アクセス制御手段は、前記第２の記憶領域に記憶された文書データに対する前記第２ユーザによる操作が行われる前の状態において、前記第１の記憶領域に記憶された文書データの一部のみに対する前記第１ユーザによる操作を許可することを特徴としている。
【００１３】
また請求項３にかかる発明は、請求項１又は２記載の画像形成装置において、前記複数のユーザに対して個別にメッセージを送信可能な通知手段をさらに備え、前記通知手段は、前記保存処理手段が前記第２の記憶領域に文書データを記憶したことにより、前記第２ユーザに対して文書データが保存されたことを示すメッセージを送信することを特徴としている。
【００１４】
また請求項４にかかる発明は、請求項３記載の画像形成装置において、前記通知手段は、前記第２の記憶領域に記憶された文書データに対する前記第２ユーザによる操作が行われたことにより、前記第１の記憶領域に記憶されている文書データが操作可能になったことを示すメッセージを前記第１ユーザに対して送信することを特徴としている。
【００１５】
また請求項５にかかる発明は、請求項３又は４記載の画像形成装置において、前記通知手段は、前記保存処理手段が前記第１の記憶領域に文書データを記憶したことにより、前記第１ユーザに対して文書データが保存されたことを示すメッセージを送信することを特徴としている。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、第１ユーザに対して割り当てられた第１の記憶領域に文書データが保存された時点では、第１ユーザが第１の記憶領域の文書データに対する操作を行うことは許可されず、第２ユーザによって第２の記憶領域に保存された文書データに対する操作が行われた後に、第１ユーザが第１の記憶領域の文書データに対する操作を行うことが許可される。そのため、ユーザに対して割り当てられた記憶領域に文書データが保存される場合、その文書データに対する承認を承認者が行うことができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本発明の一実施形態である画像形成装置が接続されたネットワーク構成を示す図である。
【図２】画像形成装置の内部構成を示すブロック図である。
【図３】記憶部に記憶されるユーザ認証情報およびＢＯＸ管理情報の一例を示す図である。
【図４】各ユーザのコンピュータの一構成例を示す図である。
【図５】コンピュータが画像形成装置に対して文書データを送信する際に表示部に表示する画面の一例を示す図である。
【図６】画像形成装置のＣＰＵによって実現される機能を示したブロック図である。
【図７】送信先であるユーザのＢＯＸに保存される属性情報と、承認者であるユーザのＢＯＸに保存される属性情報とを示す図である。
【図８】承認操作を行うために操作パネルの表示部に表示される画面の一例を示す図である。
【図９】承認者による承認操作が行われたことにより書き換えられた属性情報を示す図である。
【図１０】画像形成装置が文書データを入力した場合の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１１】承認者が承認操作を行う場合の画像形成装置における処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１２】被承認者が操作を行う場合の画像形成装置における処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】被承認者が画像形成装置にログインした場合の表示画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下に説明するいくつかの実施の形態において互いに共通する部材には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。
【００１９】
図１は、本発明の一実施形態である画像形成装置１が接続されたネットワーク構成を示す図である。画像形成装置１は一般に複合機やＭＦＰなどと呼ばれる装置であり、装置本体の上部に画像読取部２を有し、下部に画像形成部３を有している。画像読取部２は、原稿の画像を読み取るスキャナ部２ａと、セットされた複数枚の原稿を１枚ずつスキャナ部２ａに自動搬送する自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）２ｂとを備えている。画像形成部３は、用紙などの印刷媒体に対してトナー像を転写することにより画像形成を行うプリンタ部３ａと、プリンタ部３ａに対して印刷媒体を１枚ずつ供給する給紙部３ｂとを備えている。画像形成装置１はこれら各部を動作させることにより、コピー機能、プリンタ機能、ＦＡＸ機能、スキャナ機能などの各種機能を利用可能とする。
【００２０】
また画像形成装置１は、スキャナ部２ａの前面側にユーザが操作可能な操作パネル４を備えている。操作パネル４は、ユーザに対して各種情報を表示するための表示部４ａと、その表示部４ａの周囲に配置された複数の操作キー４ｂとを備えている。表示部４ａは、例えば液晶表示デバイスの表面上にタッチパネルセンサを備えた構成であり、ユーザは表示部４ａに表示されるボタン画像などを操作することも可能である。
【００２１】
この画像形成装置１は、ＬＡＮなどのネットワーク９に接続されており、同じくネットワーク９に接続された複数のコンピュータ６とデータ通信を行うことができるようになっている。複数のコンピュータ６のうち、例えば、コンピュータ６ａはユーザＡが使用するコンピュータであり、コンピュータ６ｂはユーザＢが使用するコンピュータであり、コンピュータ６ｃはユーザＣが使用するコンピュータである。尚、図例では、ネットワーク９に対して３台のコンピュータ６ａ，６ｂ，６ｃが接続された場合を示しているが、４台以上のコンピュータが接続されていても良い。またネットワーク９には、画像形成装置１とは異なる複合機やＭＦＰなどが接続されていても良い。
【００２２】
図２は、画像形成装置１の内部構成を示すブロック図である。画像形成装置１は、上述した画像読取部２、画像形成部３および操作パネル４に加え、さらにＣＰＵ１０、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、画像メモリ１３、ネットワークインタフェース１４、および記憶部１５を備えており、これら各部がデータバス８を介して相互にデータの送受信が可能なように接続された構成となっている。ＣＰＵ１０は、ＲＯＭ１１に予め格納されているプログラムを読み出して実行することにより、画像形成装置１における各種の動作を制御する。ＲＯＭ１１は、ＣＰＵ１０によって実行されるプログラムの他、各種制御用パラメータや、操作パネル４の表示部４ａに表示するための画面情報などが格納されている。ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１０が各種処理を実行する際の一時的なデータなどを記憶することによりＣＰＵ１０のワークエリアとして機能するためのものである。画像メモリ１３は、画像読取部２が原稿を読み取って取得した画像データや、画像形成部３に出力するための画像データ、或いはネットワーク９を介して受信する文書データなどの各種データを格納するためのメモリである。ネットワークインタフェース１４はネットワーク９に接続してコンピュータ６ａ，６ｂ，６ｃとデータの送受信を行うためのものである。記憶部１５は、例えばハードディスク装置などの不揮発性記憶装置で構成された記憶手段である。
【００２３】
記憶部１５には、複数のユーザに対して個別に割り当てられた複数の記憶領域（以下、「ＢＯＸ」という。）が設定されている。図例の場合、ＢＯＸ１、ＢＯＸ２、ＢＯＸ３、…といった複数のＢＯＸが設定されている。本実施形態では、例えばＢＯＸ１が図１のユーザＡに割り当てられており、ＢＯＸ２がユーザＢに割り当てられており、ＢＯＸ３がユーザＣに割り当てられているものとする。
【００２４】
また記憶部１５には、ユーザが画像形成装置１にログインする際に参照するユーザ認証情報１５ａと、ユーザごとに割り当てたＢＯＸを管理するためのＢＯＸ管理情報１５ｂとが記憶されている。図３は、記憶部１５に記憶されるユーザ認証情報１５ａおよびＢＯＸ管理情報１５ｂの一例を示す図である。図３（ａ）に示すように、ユーザ認証情報１５ａには、ユーザと、そのユーザがログインする際に参照するパスワードとが対応付けられて記憶されている。例えばユーザＡが画像形成装置１にログインする際、操作パネル４を操作してユーザ名とパスワードとを入力すると、画像形成装置１はユーザ認証情報１５ａを参照し、入力されたユーザ名とパスワードに一致する組合せが存在すれば、ユーザ認証を成功させ、ユーザＡが画像形成装置１にログインした状態となる。そしてユーザＡは画像形成装置１の各種機能を使用することができるようになる。これに対し、入力されたユーザ名とパスワードに一致する組合せがユーザ認証情報１５ａに存在しなければ、ユーザ認証は失敗となり、ユーザＡは画像形成装置１にログインできず、画像形成装置１の各種機能を使用することができない。
【００２５】
また図３（ｂ）に示すように、ＢＯＸ管理情報１５ｂは、ユーザと、そのユーザのＢＯＸとを対応付けた情報である。例えばユーザＡが画像形成装置１にログインした状態となると、画像形成装置１はＢＯＸ管理情報１５ｂを参照することにより、ユーザＡに対して割り当てられたＢＯＸ１を特定し、該ＢＯＸ１に保存されている各種データに対して所定の条件下でユーザＡによる操作を許可する。また画像形成装置１にログインしたユーザが、他のユーザに割り当てられているＢＯＸにアクセスしようとしても、画像形成装置１はそのような操作を受け付けず、ログインしたユーザに対して割り当てられているＢＯＸにのみアクセスを許可するようになっている。
【００２６】
次に図４は、各ユーザのコンピュータ６の一構成例を示す図である。コンピュータ６は、一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）と同様の構成である。すなわち、コンピュータ６は、ユーザに各種情報を表示する表示部６１と、各種の演算処理を行うＣＰＵ６２と、ユーザが操作するキーボード６３およびマウス６４と、ネットワーク９に接続するためのネットワークインタフェース６５と、ＣＰＵ６２が演算処理を行う際の一時的なデータを記憶するメモリ６６と、ハードディスク装置６７とを備えており、これらがデータバス６０を介してデータ入出力可能なように接続されている。
【００２７】
ハードディスク装置６７には、図４に示すようにプリンタドライバなどのプログラム６８が保存されている。またハードディスク装置６７には必要に応じて他のユーザなどへの配布対象となる文書データ６９が保存されている。ＣＰＵ６２は、プログラム６８を読み出して実行することにより、ハードディスク装置６７に記録されている文書データ６９を画像形成装置１に送信する。
【００２８】
例えば、図１に示すユーザＣが、ユーザＡに対して文書データ６９を配信したい場合、キーボード６３などを操作することによってコンピュータ６ｃにおいてプログラム６８を実行させ、送信先としてユーザＡを指定する。また配信する文書データ６９が機密情報を含む場合には、ユーザＡに文書を公開することの承認を得るため、例えばユーザＡの上長であるユーザＢを承認者として指定する。
【００２９】
図５は、コンピュータ６が画像形成装置１に文書データを送信する際に表示部６１に表示される画面の一例を示す図である。上述したように、例えばユーザＣが、文書データ６９をユーザＡに対して配信するためにコンピュータ６ｃにおいてプログラム６８を起動すると、その表示部６１には、図５のような画面が表示される。この表示画面には、文書データの部数を指定するための部数指定欄６１ａと、宛先設定として文書データの送付先（送信先）であるユーザを指定する送付先指定欄６１ｂと、文書データを送付先に送ることに関して承認を得るための承認者指定欄６１ｃとが表示されている。ユーザＣはマウス６４を操作することによってポインタ画像６１ｆを画面内で移動させて各指定欄６１ａ，６１ｂ，６１ｃを指定し、キーボード６３を操作することで各種情報を入力する。上述した例の場合、ユーザＣは、部数指定欄６１ａに必要部数を入力し、送付先指定欄６１ｂにユーザＡを入力する。また承認者指定欄６１ｃには、ユーザＡの上長であるユーザＢを承認者として指定する。全ての入力が完了すると、ユーザＣは、マウス６４を操作することによってポインタ画像６１ｆを画面内で移動させ、印刷ボタン６１ｄをクリック操作することで文書データ６９がネットワーク９を介して画像形成装置１に送信される。尚、キャンセルボタン６１ｅは、文書データ６９の送信処理をキャンセルするときなどにクリック操作するボタンである。
【００３０】
上記のようにして画像形成装置１がネットワーク９を介して文書データを入力すると、画像形成装置１は文書データ６９に対して宛先設定が含まれている場合、その宛先として指定されているユーザに対応したＢＯＸに文書データ６９を保存する。つまり、画像形成装置１はＢＯＸ機能により、ネットワーク９を介して受信する文書データ６９を指定されたユーザに配布することができるようになっている。
【００３１】
図６は、画像形成装置１のＣＰＵ１０によって実現される機能を示したブロック図である。尚、図６には主として画像形成装置１のＢＯＸ機能に関する処理部のみを示している。図６に示すように、画像形成装置１のＣＰＵ１０は、データ入力部２１、データ解析部２２、データ変換部２３、データ管理部２４、通知処理部２７、認証処理部２８、および、指定処理実行部２９として機能する。またデータ管理部２４は、さらに保存処理部２５およびアクセス制御部２６として機能する。
【００３２】
データ入力部２１は、文書データ６９の入力を受け付ける処理部である。例えばネットワークインタフェース１４がネットワーク９を介して文書データ６９を受信すると、データ入力部２１がその文書データ６９の入力を受け付ける。この他にも、例えば画像読取部２が原稿を読み取ったとき、データ入力部２１が機能し、画像読取部２が取得した画像データ（文書データ）の入力を受け付ける。
【００３３】
データ解析部２２は、データ入力部２１が入力を受け付けたデータを解析し、特定のユーザに割り当てられたＢＯＸに保存することが指定されているか否か把握する。例えば、上述したようにユーザＣが、ユーザＡを送付先として指定し、ユーザＢを承認者として文書データ６９を送信した場合、データ解析部２２は、ネットワーク９を介して受信した文書データ６９に付加されている情報に基づいて、送付先として指定されたユーザＡを特定すると共に、承認者として指定されたユーザＢを特定する。また画像読取部２が読み取った画像データを特定のユーザのＢＯＸに保存することが指定されている場合、データ解析部２２は、上述したＢＯＸ管理情報１５ｂに基づいて、その保存先となるＢＯＸを特定する。
【００３４】
データ変換部２３は、ネットワーク９を介して入力した文書データ６９或いは画像読取部２が読み取った画像データをプリンタ部３ａに対して出力可能なデータに変換する処理部である。データ変換部２３がデータ変換を行うことにより、画像形成装置１に入力したデータは、プリンタ部３ａがそのまま画像形成を行うことが可能な画像データとなる。
【００３５】
データ管理部２４は、記憶部１５の各ＢＯＸに文書データを保存して管理する処理部である。例えば上述したように、ユーザＣが文書データ６９の送付先としてユーザＡを指定し、承認者としてユーザＢを指定した場合、データ管理部２４は保存処理部２５として機能し、保存処理部２５が、ユーザＡに割り当てられたＢＯＸ１と、ユーザＢに割り当てられたＢＯＸ２とを特定する。そして保存処理部２５は、データ変換部２３によってデータ変換された文書データ６９ａをユーザＡに割り当てられたＢＯＸ１に保存し、同様にデータ変換部２３によってデータ変換された文書データ６９ｂをユーザＢに割り当てられたＢＯＸ２に保存する。尚、ＢＯＸ１に保存される文書データ６９ａとＢＯＸ２に保存される文書データ６９ｂは、同じデータである。
【００３６】
また保存処理部２５は、ユーザＡに割り当てられたＢＯＸ１に文書データ６９ａを保存する際、文書データ６９ａに対する属性情報７０ａを生成し、その属性情報７０ａを文書データ６９ａと関連づけて保存する。同様に、ユーザＢに割り当てられたＢＯＸ２に文書データ６９ｂを保存する際、文書データ６９ｂに対する属性情報７０ｂを生成し、その属性情報７０ｂを文書データ６９ｂと関連づけて保存する。ここでＢＯＸ１に保存する属性情報７０ａと、ＢＯＸ２に保存する属性情報７０ｂとはそれぞれ異なった内容の情報となっている。
【００３７】
図７は、送信先であるユーザＡのＢＯＸ１に保存される属性情報７０ａと、承認者であるユーザＢのＢＯＸ２に保存される属性情報７０ｂとを示す図である。ユーザＡのＢＯＸ１において文書データ６９ａと関連づけて保存される属性情報７０ａは、図７（ａ）に示すように、閲覧可否情報と、印刷可否情報と、承認者情報と、承認者ファイルとの４つの項目から成る情報が記録されている。そして閲覧可否情報は初期状態で「不可」となっており、印刷可否情報も初期状態で「不可」となっている。承認者情報には文書データ６９ａをユーザＡが操作することに関する承認者の情報が記録されており、図例ではユーザＣによって指定された「ユーザＢ」が記録されている。また承認者ファイルにはその承認者用に保存された文書データ６９ｂを対応付けるためのＢＯＸ名やファイル名などが記録されている。
【００３８】
またユーザＢのＢＯＸ２において文書データ６９ｂと関連づけて保存される属性情報７０ｂは、図７（ｂ）に示すように、閲覧可否情報と、印刷可否情報と、承認操作の有無と、被承認者情報と、被承認者ファイルとの５つの項目から成る情報が記録されている。そして閲覧可否情報は初期状態で「可」となっており、印刷可否情報も初期状態で「可」となっている。また承認操作の有無は、初期状態で「無」となっている。被承認者情報にはユーザＢが承認する被承認者（すなわち、文書データの送付先となるユーザ）の情報が記録されており、図例ではユーザＣによって指定された「ユーザＡ」が記録されている。また被承認者ファイルにはその被承認者用に保存された文書データ６９ａを対応付けるためのＢＯＸ名やファイル名などが記録されている。
【００３９】
データ管理部２４のアクセス制御部２６は、記憶部１５のＢＯＸに文書データが保存されているおり、且つ、その文書データに属性情報が関連づけられている場合、その属性情報に基づいて当該ＢＯＸを割り当てられたユーザがその文書データに対する操作を制限する処理部である。例えば、ＢＯＸ１の文書データ６９ａに対し、図７（ａ）に示す属性情報７０ａが関連づけられている場合、閲覧可否情報や印刷可否情報が「不可」となっているため、アクセス制御部２６は、ユーザＡが文書データ６９ａの内容を閲覧したり、印刷するための操作を行うことを禁止する。また、ＢＯＸ２の文書データ６９ｂに対し、図７（ｂ）に示す属性情報７０ｂが関連づけられている場合、閲覧可否情報や印刷可否情報が「可」となっているため、アクセス制御部２６は、ユーザＢが文書データ６９ｂの内容を閲覧したり、印刷するための操作を行うことは許可する。つまり、アクセス制御部２６は、ユーザＡおよびユーザＢのそれぞれに割り当てられたＢＯＸ１，２に文書データ６９ａ，６９ｂが保存されたとき、文書データ６９の送信先として指定されたユーザＡが自身のＢＯＸ１に記録された文書データ６９ａに対して閲覧や印刷などの操作を行うことを禁止するのに対し、承認者として指定されたユーザＢが自身のＢＯＸ２に記録された文書データ６９ｂに対して操作を行うことは許可しており、承認者であるユーザＢのみが承認のための操作が行うことができる状態となっている。そして承認者として指定されたユーザＢが自身のＢＯＸ２に保存された文書データ６９ｂに対して所定の操作を行ってユーザＡが文書データ６９ａを操作することを承認すると、アクセス制御部２６は、それに伴ってＢＯＸ２の属性情報７０ｂと、ＢＯＸ１の属性情報７０ａとを書き換える。そしてその結果、ユーザＡはＢＯＸ１に保存された文書データ６９ａに対する操作が許可されるようになる。
【００４０】
図６に戻り、通知処理部２７は、各ユーザに対して各種の通知を行う処理部であり、例えば電子メール送信機能などを利用して各ユーザに対する通知処理を自動で行うように構成されている。例えば通知処理部２７は、記憶部１５の各ＢＯＸに対して文書データが保存されたとき、そのＢＯＸが割り当てられているユーザに対し、文書データが保存された旨を示す電子メールを自動送信する。また承認者が承認する操作を行ったことにより、文書データの送信先として指定されたユーザが文書データに対する操作を行うことができるようになると、通知処理部２７は、そのユーザに対し、文書データを操作することが承認された旨を示す電子メールを自動送信する。
【００４１】
認証処理部２８は、画像形成装置１を使用するユーザを認証する処理部である。例えば操作パネル４を介してユーザ名とパスワードとを入力すると、認証処理部２８は、ユーザ認証情報１５ａを参照することによって認証処理を行う。認証処理部２８がユーザの認証に成功すると、その認証されたユーザが画像形成装置１にログインした状態となり、該ユーザは自身に割り当てられたＢＯＸに対してアクセスすることができるようになる。
【００４２】
指定処理実行部２９は、画像形成装置１にログインしたユーザによって指定される処理を実行する処理部である。例えば画像形成装置１にログインしたユーザ自身に割り当てられたＢＯＸに保存されている文書データの閲覧や印刷が許可されている状態のとき、そのユーザが閲覧指示を行うと、操作パネル４の表示部４ａに対して文書データに基づく画像を表示する処理を行う。またそのユーザが印刷指示を行うと、画像形成部３のプリンタ部３ａに対してデータ変換された文書データを出力して印刷処理を実行する。一方、画像形成装置１にログインしたユーザ自身に割り当てられたＢＯＸに保存されている文書データの閲覧や印刷が許可されていない状態のとき、そのユーザが閲覧指示や印刷指示を行ったとしてもアクセス制御部２６によって文書データへのアクセスが拒否されるので、そのユーザがそれらの指示を行っても指定処理実行部２９は指定された処理を実行することはない。
【００４３】
例えば上述したようにユーザＣがユーザＡを送信先に指定し、且つ、ユーザＢを承認者として指定した場合、ユーザＣの操作に基づいて送信された文書データ６９（６９ａ，６９ｂ）がユーザＡのＢＯＸ１とユーザＢのＢＯＸ２のそれぞれに格納された時点では、ユーザＢのみが文書データ６９ｂに対する処理を指定して実行させることができ、ユーザＡは文書データ６９ａに対する処理を指定して実行させることができないようになっている。つまり、この時点では、承認者であるユーザＢのみが自身のＢＯＸ２に格納された文書データ６９ｂに対する操作を行うことができ、ユーザＡが文書データ６９ａの中身を見る前にユーザＢが承認操作を行うことができる。
【００４４】
ここで承認者であるユーザＢによる承認操作の一例について説明する。図８は、承認操作を行うために操作パネル４の表示部４ａに表示される画面の一例を示す図である。ユーザＢがユーザ名とパスワードとを入力して画像形成装置１にログインし、自身のＢＯＸ２にアクセスすると、そこに保存されている文書データ６９ｂが読み出され、操作パネル４の表示部４ａには、例えば図８（ａ）のような画面が表示される。画面の左側には文書データ６９ｂに基づく文書の中身がプレビュー表示欄ＰＶに表示される。プレビュー表示欄ＰＶには例えば文書の中身が縮小表示されるが、より詳細な中身を表示するために拡大表示を行うようにしても良い。そのプレビュー表示欄ＰＶの左側にはページを前送りするための前ページボタン４１が表示され、右側にはページを後送りするための後ページボタン４２が表示される。ユーザＢが前ページボタン４１と後ページボタン４２とを適宜操作することにより、プレビュー表示欄ＰＶのページが更新されるので、ユーザＢは文書データ６９ｂの全体の中身を確認することができる。
【００４５】
また図８（ａ）に示す画面の右側には、ユーザＢが操作可能な承認スタンプ押印ボタン４３と、印刷ボタン４４と、削除ボタン４５と、キャンセルボタン４６とが表示される。ユーザＢは、プレビュー表示欄ＰＶに表示される文書データ６９ｂの中身を確認した後、文書データ６９ｂに承認スタンプを押下する場合は、承認スタンプ押印ボタン４３を操作する。承認スタンプ押印ボタン４３が操作されると、指定処理実行部２９は、ユーザＢのＢＯＸ２に格納された文書データ６９ｂに対して承認スタンプのスタンプ画像を合成し、文書データ６９ｂを更新する。またこれに伴い、指定処理実行部２９は、文書データ６９ｂに関連づけられた属性情報７０ｂを参照して被承認者（つまり、送信先）であるユーザＡのＢＯＸ１と文書データ６９ａとを特定し、その文書データ６９ａに対して同様のスタンプ画像を合成して文書データ６９ａを更新する。
【００４６】
図８（ｂ）に示す画面は、ユーザＢが承認スタンプ押印ボタン４３を操作した後のプレビュー表示欄ＰＶに表示される文書データ６９ｂの中身の画像を示している。図８（ｂ）に示すようにユーザＢによって承認スタンプが押下されたことにより、文書データ６９ｂにはスタンプ画像ＳＧが合成されている。またこの場合は、文書データ６９ａに対しても同様のスタンプ画像が合成されている。ユーザＢにより、このような承認スタンプを押下する操作が行われると、ユーザＡがＢＯＸ１に保存されている文書データ６９ａに対して何らかの操作を行うことが許可される。
【００４７】
また本実施形態では、上述した承認スタンプを押印する他にも、ユーザＢが例えば文書データ６９ａの中身を用紙などに印刷するために印刷ボタン４４を操作した場合や、或いは文書データ６９ａをユーザＢのＢＯＸ２から削除するために削除ボタン４５を操作した場合には、ユーザＡがＢＯＸ１に保存されている文書データ６９ａに対して何らかの操作を行うことが許可される。つまり、本実施形態では、ユーザＢが承認スタンプ押印ボタン４３、印刷ボタン４４、削除ボタン４５のいずれか一つを操作すれば、その操作がユーザＡに対して文書データ６９ａを操作することを承認する承認操作となっている。そしてユーザＢによりこれらの操作が行われると、アクセス制御部２６がそれに伴い、ＢＯＸ２の文書データ６９ｂに関連づけられた属性情報７０ｂと、ＢＯＸ１の文書データ６９ａに関連づけられた属性情報７０ａとを書き換える。
【００４８】
これに対し、ユーザＢがプレビュー表示欄ＰＶに表示される文書データ６９ｂの中身を閲覧してキャンセルボタン４６を操作した場合には、承認者であるユーザＢによる承認が行われなかったことになる。したがって、この場合はその後も依然として、ユーザＡがＢＯＸ１に保存されている文書データ６９ａに対して何らかの操作を行うことが許可されない。
【００４９】
図９は、ユーザＢによって承認操作が行われた後のユーザＢのＢＯＸ２に保存される属性情報７０ｂと、ユーザＡのＢＯＸ１に保存される属性情報７０ａとを示す図である。ユーザＢのＢＯＸ２において文書データ６９ｂと関連づけて保存される属性情報７０ｂは、ユーザＢによる承認操作が行われると、図９（ａ）に示すように、承認操作の有無が「有」に書き換えられる。またこれに伴い、ユーザＡのＢＯＸ１において文書データ６９ａと関連づけて保存される属性情報７０ａは、図９（ｂ）に示すように、閲覧可否情報が「可」に書き換えられ、印刷可否情報が「可」に書き換えられる。したがって、この属性情報７０ａ，７０ｂの書き換えにより、ユーザＡが自身のＢＯＸ１に保存されている文書データ６９ａの中身を閲覧したり、或いは印刷したりすることが許可されるようになる。
【００５０】
次に、上記のような画像形成装置１における処理手順について説明する。図１０は、画像形成装置１が文書データを入力した場合の処理手順の一例を示すフローチャートである。この処理は主として画像形成装置１のＣＰＵ１０によって行われる。画像形成装置１は、まず文書データを入力したか否かを判断する（ステップＳ１０）。ここでは画像形成装置１がネットワーク９を介して文書データを受信した場合や、画像読取部２が原稿を読み取って文書データを入力した場合にＹＥＳとなる。これに対し、文書データを入力していない場合はＮＯとなり処理は終了する。
【００５１】
文書データの入力があった場合、画像形成装置１は、入力した文書データのデータ解析を行う（ステップＳ１１）。ここでは、特定のユーザに割り当てられたＢＯＸに保存することが指定されているか否かを把握し、送信先や承認者などが指定されていればそれぞれのＢＯＸに文書データを保存する処理であることを特定する。また送信先や承認者などが指定されていない場合、このデータ解析により、文書データを印刷する処理であることが特定される。そして画像形成装置１は、入力した文書データのデータ変換を行い、文書データを画像形成部３に出力可能なデータ形式に変換する（ステップＳ１２）。尚、入力した文書データが既に画像形成部３に出力可能なデータ形式となっている場合には、ステップＳ１２の処理をスキップさせても良い。
【００５２】
そして画像形成装置１は、上述のデータ解析により、文書データを保存する処理であることが特定されたか否かを判断する（ステップＳ１３）。文書データを保存する処理である場合、画像形成装置１は、送信先として指定されたユーザのＢＯＸおよび承認者として指定されたユーザのＢＯＸを特定する（ステップＳ１４）。そして送信先として指定されたユーザのＢＯＸに保存する属性情報（図７（ａ）参照）を生成すると共に、承認者として指定されたユーザのＢＯＸに保存する属性情報（図７（ｂ）参照）を生成する（ステップＳ１５）。このとき、送信先として指定されたユーザのＢＯＸに保存する属性情報は、閲覧可否情報および印刷可否情報が「不可」となっている。また承認者として指定されたユーザのＢＯＸに保存する属性情報は、閲覧可否情報および印刷可否情報が「可」となっている。そして画像形成装置１は、送信先と承認者のそれぞれに割り当てられたＢＯＸに対して文書データを保存すると共に、それぞれに対して個別に生成した属性情報を文書データに関連づけて保存する（ステップＳ１６）。そして保存処理が終了すると、画像形成装置１は、例えば電子メール送信機能を利用して送信先として指定されたユーザおよび承認者として指定されたユーザのそれぞれに対して文書データを保存した旨を通知するための通知処理を行い（ステップＳ１７）、処理を終了する。
【００５３】
一方、ステップＳ１３において、文書データを保存する処理でなかった場合には、画像形成装置１は、データ変換された文書データを画像形成部３に出力し、印刷処理を実行する（ステップＳ１８）。これにより、画像形成部３は、画像形成装置３に入力した文書データに基づく画像形成を行って印刷出力を行う。そして印刷出力が完了すると、処理が終了する。
【００５４】
このような処理が行われることにより、例えば、上述したようにユーザＣが、ユーザＡを送信先として指定し、ユーザＢを承認者として文書データ６９を送信した場合、画像形成装置１は、送信先として指定されたユーザＡが自身のＢＯＸ１に保存された文書データ６９ａを閲覧したり、或いは印刷したりする操作を行うことを禁止することができる一方、承認者として指定されたユーザＢが自身のＢＯＸ２に保存された文書データ６９ｂを閲覧したり、印刷したり、或いは承認スタンプを押印する操作を行うことは許可することができる。
【００５５】
次に、承認者として指定されたユーザが承認操作を行う場合の処理について説明する。図１１は、承認者が承認操作を行う場合の画像形成装置１における処理手順の一例を示すフローチャートである。この処理もまた、主として画像形成装置１のＣＰＵ１０によって行われる。画像形成装置１は、承認者として指定されたユーザがログインしたか否かを判断する（ステップＳ２０）。ここでは、認証処理部２８がユーザ認証に成功した場合、その認証ユーザに割り当てられたＢＯＸに、承認者として指定された文書データが保存されているか否かが判断され、認証ユーザのＢＯＸに承認者として指定された文書データが保存されていればＹＥＳとなる。これに対し、認証ユーザのＢＯＸに承認者として指定された文書データが保存されていなければＮＯとなり、この処理は終了する。
【００５６】
画像形成装置１に承認者がログインした場合（ステップＳ２０でＹＥＳ）、画像形成装置１は、その承認者のＢＯＸに保存されている保存データ（文書データと属性情報）を読み出し（ステップＳ２１）、操作パネル４の表示部４ａに対してその文書データの中身を閲覧表示させる（ステップＳ２２）。このときの表示画面の詳細は上述の図８（ａ）に示すような画面となる。これにより、承認者は操作パネル４を操作することによって承認の対象となっている文書データの中身を確認することができる。そして画像形成装置１は、承認者により何らかのボタン操作が行われるまで待機する。承認者により何らかのボタン操作が行われると、画像形成装置１はそのボタン操作に基づいた処理を行う。例えば、承認者が前ページボタン４１や後ページボタン４２を操作すると、プレビュー表示欄ＰＶに表示されるページを更新して閲覧表示を継続する。また承認者が承認者スタンプ押印ボタン４３、印刷ボタン４４、削除ボタン４５、キャンセルボタン４６のいずれかを操作した場合には以下のような処理が行われる。
【００５７】
画像形成装置１は、承認者がキャンセルボタン４６（図８（ａ）参照）を操作したか否かを判断する（ステップＳ２３）。承認者がキャンセルボタン４６を操作した場合には承認者による承認操作が行われなかったことになるのでそのまま処理を終了する。一方、キャンセルボタン４６が操作されなかった場合には、次に承認スタンプ押印ボタン４３が操作されたか否かを判断する（ステップＳ２４）。承認者が承認スタンプ押印ボタン４３を操作した場合には、ステップＳ２４でＹＥＳとなり、画像形成装置１は、承認者のＢＯＸに保存されている文書データに対してスタンプ画像を合成する合成処理を行う（ステップＳ２５）。そして属性情報に基づいて被承認者（つまり、送信先として指定されたユーザ）のＢＯＸを特定し（ステップＳ２６）、その被承認者のＢＯＸに保存されている保存データ（文書データと属性情報）を読み出し（ステップＳ２７）、被承認者のＢＯＸに保存されている文書データに対してもスタンプ画像を合成する合成処理を行う（ステップＳ２８）。その後、承認者と被承認者のそれぞれのＢＯＸに保存されている属性情報の書き換え処理を行い、被承認者が自身のＢＯＸに保存されている文書データを閲覧することや印刷することなどを許可する（ステップＳ２９）。そして属性情報の書き換えを行った後、画像形成装置１は、例えば電子メール送信機能を利用して送信先として指定されたユーザに対し、文書データを利用することに関して承認者の承認が得られた旨を通知するための通知処理を行い（ステップＳ３０）、処理を終了する。
【００５８】
また承認スタンプ押印ボタン４３が操作されなかった場合（ステップＳ２４でＮＯ）には、次に印刷ボタン４４と削除ボタン４５のいずれが操作されたか否かを判断する（ステップＳ３１）。承認者が印刷ボタン４４を操作した場合には、ステップＳ３２に進み、画像形成装置１は、承認者のＢＯＸに保存されている文書データを画像形成部３に出力して印刷処理を行う（ステップＳ３２）。そして承認者の属性情報に基づいて被承認者のＢＯＸを特定し（ステップＳ３３）、その被承認者のＢＯＸに保存されている保存データ（文書データと属性情報）を読み出し（ステップＳ３４）、承認者と被承認者のそれぞれのＢＯＸに保存されている属性情報の書き換え処理を行い、被承認者が自身のＢＯＸに保存されている文書データを閲覧することや印刷することなどを許可する（ステップＳ２９）。その後、上述したように被承認者に対し、文書データを利用することに関して承認者の承認が得られた旨を通知するための通知処理を行い（ステップＳ３０）、処理を終了する。
【００５９】
また承認者が削除ボタン４５を操作した場合には、ステップＳ３５に進み、画像形成装置１は、承認者のＢＯＸに保存されている文書データを削除する（ステップＳ３５）。そして承認者の属性情報に基づいて被承認者のＢＯＸを特定し（ステップＳ３６）、その被承認者のＢＯＸに保存されている保存データ（文書データと属性情報）を読み出し（ステップＳ３７）、被承認者のＢＯＸに保存されている属性情報の書き換え処理を行い、被承認者が自身のＢＯＸに保存されている文書データを閲覧することや印刷することなどを許可する（ステップＳ２９）。その後、上述したように被承認者に対し、文書データを利用することに関して承認者の承認が得られた旨を通知するための通知処理を行い（ステップＳ３０）、処理を終了する。
【００６０】
このような処理が行われることにより、例えば、上述したように承認者として指定されたユーザＢが自身のＢＯＸ２に保存された文書データ６９ｂを閲覧した後、その文書データ６９ｂを印刷したり、削除したり、或いは承認スタンプを押印する操作を行うと、送信先として指定されたユーザＡは自身のＢＯＸ１に保存されている文書データ６９ａを閲覧したり、或いは印刷したりすることが可能になる。また、承認者が予め定められた承認操作を行うと、画像形成装置１が送信先として指定されたユーザ（被承認者）に対して承認者による承認が得られた旨を通知するので、送信先となっているユーザは自身のＢＯＸに保存されている文書データが利用可能な状態になったことを把握することができる。
【００６１】
次に、被承認者（つまり、送信先として指定されたユーザ）が画像形成装置１を操作する場合の処理について説明する。図１２は、被承認者が操作を行う場合の画像形成装置１における処理手順の一例を示すフローチャートである。この処理もまた、主として画像形成装置１のＣＰＵ１０によって行われる。画像形成装置１は、被承認者として指定されたユーザがログインしたか否かを判断する（ステップＳ４０）。ここでは、認証処理部２８がユーザ認証に成功した場合、その認証ユーザに割り当てられたＢＯＸに、被承認者として指定された文書データが保存されているか否かが判断され、認証ユーザのＢＯＸに被承認者（送信先）として指定された文書データが保存されていればＹＥＳとなる。これに対し、認証ユーザのＢＯＸに被承認者として指定された文書データが保存されていなければＮＯとなり、この処理は終了する。
【００６２】
画像形成装置１に被承認者がログインした場合（ステップＳ４０でＹＥＳ）、画像形成装置１は、その被承認者のＢＯＸに保存されている保存データ（文書データと属性情報）を読み出し（ステップＳ４１）、読み出した属性情報の判定を行う（ステップＳ４２）。ここでは閲覧可否情報および印刷可否情報の値が「不可」と「可」のいずれであるかが判定される。そして画像形成装置１は、閲覧可否情報の値が「不可」となっている場合（ステップＳ４３でＮＯ）、操作パネル４の表示部４ａに対して警告メッセージを表示する（ステップＳ４４）。図１３（ａ）は、この場合の警告メッセージを表示した表示部４ａの一例を示す図である。例えば送信先として指定されたユーザＡが画像形成装置１にログインしたとき、承認者であるユーザＢが未だ上述したような承認操作を行っていない場合には、図１３（ａ）に示すような警告メッセージが表示される。この警告メッセージでは、ユーザＡのＢＯＸに保存された文書データが未だ未承認である旨が表示される。尚、このとき、承認者であるユーザＢの氏名などを表示するようにしても良い。この画面の下部には、キャンセルボタン４６が表示されており、ユーザＡはキャンセルボタン４６を操作すると、この処理は終了する。
【００６３】
一方、ステップＳ４３で閲覧可否情報の値が既に「可」となっている場合（ステップＳ４３でＹＥＳ）、画像形成装置１は、操作パネル４の表示部４ａに対し、読み出した文書データに基づいて閲覧表示を行う（ステップＳ４５）。つまり、この場合は、既に承認者による承認操作が行われていることになるので、被承認者は自身のＢＯＸに保存されている文書データの中身を確認することができる。図１３（ｂ）は、この場合の表示部４ａにおける表示画面の一例を示す図である。例えば送信先として指定されたユーザＡが画像形成装置１にログインしたとき、承認者であるユーザＢが既に承認スタンプを押印する操作を行っていた場合には、図１３（ｂ）に示すような画面が表示される。この表示画面は、承認者がログインしたときに表示される画面（図８参照）とほぼ同様であり、画面の左側には、プレビュー表示欄ＰＶが表示され、右側には、ユーザＡが操作可能な印刷ボタン４４と、削除ボタン４５と、キャンセルボタン４６とが表示される。但し、被承認者がログインしたときの画面には、承認スタンプ押印ボタン４３は表示されず、文書データに対して承認スタンプを押印する操作は承認者のみが行う操作となっている。
【００６４】
そして画像形成装置１は、被承認者により何らかのボタン操作が行われるまで待機する。被承認者により何らかのボタン操作が行われると、画像形成装置１はそのボタン操作に基づいた処理を行う。例えば、被承認者が前ページボタン４１や後ページボタン４２を操作すると、プレビュー表示欄ＰＶに表示されるページを更新して閲覧表示を継続する。また被承認者が、印刷ボタン４４、削除ボタン４５、キャンセルボタン４６のいずれかを操作した場合には以下のような処理が行われる。
【００６５】
図１２のフローチャートに戻り、画像形成装置１は、被承認者がキャンセルボタン４６（図１３（ｂ）参照）を操作したか否かを判断する（ステップＳ４６）。被承認者がキャンセルボタン４６を操作した場合にはそのまま処理を終了する。一方、キャンセルボタン４６が操作されなかった場合には、次に印刷ボタン４４と削除ボタン４５のいずれが操作されたか否かを判断する（ステップＳ４６）。被承認者が印刷ボタン４４を操作した場合には、ステップＳ４７に進み、画像形成装置１は、被承認者のＢＯＸ（例えばユーザＡのＢＯＸ１）に保存されている文書データを画像形成部３に出力して印刷処理を行う（ステップＳ４７）。そして被承認者の属性情報に基づいて承認者のＢＯＸを特定し（ステップＳ４８）、その承認者のＢＯＸに保存されている保存データ（文書データと属性情報）を削除する（ステップＳ４９）。
【００６６】
また承認者が削除ボタン４５を操作した場合には、ステップＳ５０に進み、画像形成装置１は、被承認者のＢＯＸに保存されている文書データを削除する（ステップＳ５０）。そして被承認者の属性情報に基づいて承認者のＢＯＸを特定し（ステップＳ５１）、その承認者のＢＯＸに保存されている保存データ（文書データと属性情報）を削除する（ステップＳ５２）。つまり、本実施形態では、承認者が承認操作を行った後、送信先として指定された被承認者が自身のＢＯＸに保存されている文書データに対して何らかの操作を行えば、承認者のＢＯＸに対して同じ文書データを保存している必要ななくなるため、画像形成装置１は承認者用として保存されている文書データと属性情報とを削除する。
【００６７】
このような処理が行われることにより、例えば、上述したように送信先として指定されたユーザＡは、承認者であるユーザＢが承認操作を行った後、ＢＯＸ１に保存されている文書データ６９ａを閲覧したり、印刷したりすることができるようになる。また承認者であるユーザＢが承認操作を行っていない場合には、ユーザＡのそれらの操作は規制され、操作パネル４には警告メッセージが表示される。
【００６８】
以上のように本実施形態の画像形成装置１は、複数のユーザに対して個別に割り当てられた複数のＢＯＸ（記憶領域）を有しており、複数のユーザに含まれる第１ユーザと第２ユーザとを宛先に含む文書データを入力すると、その入力した文書データを、第１ユーザに割り当てられた第１のＢＯＸと、第２ユーザに割り当てられた第２のＢＯＸとのそれぞれに記憶して保存する。そしてアクセス制御部２６が第１のＢＯＸに記憶された文書データと、第２のＢＯＸに記憶された文書データとのそれぞれに対するアクセスを制御する。このアクセス制御部２６は、承認者として指定された第２ユーザにより第２のＢＯＸに記憶された文書データに対する承認操作が行われた後に、送信先として指定された第１ユーザが第１のＢＯＸに記憶された文書データに対する操作を行うことを許可するように構成されている。そのため、この画像形成装置１によれば、あるユーザが送信した文書データが配布先のユーザに割り当てられたＢＯＸに保存された時点でも、その配布先のユーザが自由に自身のＢＯＸに保存された文書データを閲覧又は印刷することはできず、承認者による承認操作が行われて初めて閲覧や印刷を行うことができるようになる。
【００６９】
また画像形成装置１は、文書データを入力した時点で送信先と承認者のそれぞれに割り当てられたＢＯＸに文書データを保存するため、文書データを送信したユーザは送信処理が何時頃完了するかを把握することができないという問題を解消することができる。特に、この画像形成装置１は、複数のユーザに対して個別にメッセージを送信可能な通知処理部２７を備えており、第１ユーザと第２ユーザのそれぞれのＢＯＸに文書データを保存したときには、それぞれのユーザに対して文書データが保存されたことを示すメッセージを送信するので、それぞれのユーザは自身のＢＯＸに対して文書データが保存されたことを即時に把握することができる。そのため、文書データを送信したユーザは、送信処理を行った後も他の職務に集中することができる。
【００７０】
また画像形成装置１は、第２のＢＯＸに記憶された文書データに対する第２ユーザによる操作が行われたことにより、第１のＢＯＸに記憶されている文書データが操作可能になったことを示すメッセージを第１ユーザに対して送信するので、第１ユーザは自身に割り当てられたＢＯＸに保存されている文書データの閲覧や印刷が可能になったことを即時に把握することも可能である。
【００７１】
以上、本発明に関する一実施形態について説明したが、本発明は上述した内容に限定されるものではない。例えば、上記実施形態では、ユーザＡとユーザＢのそれぞれに割り当てられたＢＯＸ１，２に文書データを保存したとき、ユーザＡとユーザＢの双方に対して文書データを保存したことを示すメッセージを送信する場合を例示したが、保存した時点では承認者であるユーザＢに対してのみメッセージを送信するようにし、送信先であるユーザＡに対しては承認者であるユーザＢによる承認操作が行われた後にメッセージを送信するようにしても良い。
【００７２】
また上記実施形態では、送信先として指定されたユーザＡは、承認者であるユーザＢが承認操作を行うまでは、自身のＢＯＸ１に保存された文書データの中身を全く閲覧又は印刷することができない場合を例示したが、承認者による承認操作が行われる前の状態でも送信先として指定されたユーザＡが自身のＢＯＸ１に保存されている文書データの一部のみに対しては閲覧操作や印刷操作を行うことができるようにしても良い。例えば、文書データが複数ページからなる場合には、承認者が承認操作を行う前であっても、文書の表紙部分や目次部分のみは、ユーザＡが閲覧や印刷をできるようにしておいても良い。これにより、ユーザＡは自身のＢＯＸ１に保存されている文書データがどのような中身であるかを推測することができるようになり、例えば至急の処理を要するような文書であると思われる場合には承認者に対して早期の承認操作を促すこともできるようになる。またこの場合は、機密性の高い文書部分については、承認者であるユーザＢの承認後でないと、ユーザＡは閲覧や印刷ができないようにしておくことが好ましい。
【００７３】
また上記実施形態では、承認者が承認する操作として、承認スタンプを押印する操作や、文書データの印刷を行う操作や、文書データを削除する操作などを例示したが、これら以外の操作を承認操作としても良い。また上記実施形態では、承認スタンプを押印する場合、一例としてスタンプ画像を文書データに合成することを例示したが、この他にも例えば規定のフォーマットのデータを文書データの先頭にバインドすることにおり、承認者が承認したことを示す表紙を追加するようにしても良い。
【００７４】
また上記実施形態では、承認者が承認操作を行う際、或いは被承認者が承認された文書データを操作する際、画像形成装置１の操作パネル４を操作する場合を例示したが、これらの操作はネットワーク９を介して各自のコンピュータ６からも行うことが可能である。そのため、承認者であるユーザＢはコンピュータ６ｂを操作することにより画像形成装置１に対してリモートログインし、承認操作を行うことができる。また送信先であるユーザＡはコンピュータ６ａを操作することにより画像形成装置１に対してリモートログインし、承認された文書データを閲覧したり、印刷したりすることも可能である。
【００７５】
また上記実施形態では、ユーザＣがユーザＡに対して文書データを送信する場合、承認者であるユーザＢを指定して送信指示を行う場合を例示したが、文書データを送信するユーザＣは必ずしも承認者がユーザＢであることを認識していない場合もある。そのため、例えばネットワーク９に対してサーバコンピュータを設置し、ユーザＣのコンピュータ６ｃから送信される文書データがサーバコンピュータを介して画像形成装置１に送信されるように構成しても良い。この場合、サーバコンピュータが各ユーザの上長などを承認者として管理しておくことにより、ユーザＣが承認者を指定しない場合であってもサーバコンピュータにおいて承認者を特定し、送信先として指定されたユーザと承認者となるユーザの双方を宛先とする文書データを画像形成装置１に送信することができるようになる。
【００７６】
またこのようなサーバコンピュータの機能を画像形成装置１の内部に設けるようにしても良い。この場合、画像形成装置１が各ユーザの上長などを承認者として管理するので、ユーザＣが承認者を指定しない場合であっても画像形成装置１において承認者を特定し、送信先として指定されたユーザのＢＯＸと、承認者となるユーザのＢＯＸの双方に対して文書データを保存することができるようになる。
【符号の説明】
【００７７】
１  画像形成装置
１０  ＣＰＵ
１５  記憶部（記憶手段）
２１  データ入力部（入力手段）
２４  データ管理部
２５  保存処理部（保存処理手段）
２６  アクセス制御部（アクセス制御手段）
２７  通知処理部（通知手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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