(57)【要約】【課題】文書管理システムの文書一覧表示画面において、文書名や更新日などに代表される個々の文書の属性情報だけでなく、例えば表示された文書一覧のグループ分けや個別の文書にとらわれない覚書や参照者に対するコメントなどを記録することおよび本記録された情報を文書管理システムのユーザが共有することを可能にする。【解決手段】文書を管理するデータ管理サーバと、前記データ管理サーバのデータベース内の文書群のうち特定の条件を満たす複数の文書を一つの領域に表示する表示端末を持つ文書管理システムにおいて、前記領域に対して、領域内の任意の箇所に文字列２０７や図形２０６などを記述・描画する手段を提供する。さらに、前述の記述・描画された情報をデータ管理サーバに記録し、これを領域内に再表示する手段を提供する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書および文書の関連情報を管理するデータベースを含むデータ管理サーバと、通信網を介して前記文書および文書の関連情報を表示および編集する表示端末とからなる文書管理システムにおいて、
前記表示端末は、前記通信網を介して、前記データ管理サーバのデータベース内の文書群のうち特定の条件を満たす複数の文書を一つの領域に表示する手段と、前記領域に対して、領域内の任意の箇所に文字列および／または図形を記述・描画する手段と、前記データ管理サーバに記録された記述・描画された情報を検索し検索結果を表示する手段を備え、
前記データ管理サーバは、前記表示端末で記述・描画された情報を、前記通信網を介して、記述・描画の対象となった特定の条件を満たす複数の文書と関連付けて前記データベースに記録する手段と、記録された記述・描画された情報を前記通信網を介して前記表示端末に表示する手段と、前記表示端末から前記通信網を介して要求された前記記述・描画された情報の検索条件に対して該当する検索結果を回答する手段を備え、
データベース内の文書群のうち特定の条件を満たす複数の文書に対して、文書の属性条件では表現困難な情報を記録・表示することを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関し、特に、文書名や更新日などに代表される個々の文書以外の情報、例えば表示された文書一覧のグループ分けや個別の文書にとらわれない覚書や参照者に対するコメントなどを記録・表示する文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムが管理する文書群のうち、特定の条件を満たす複数の文書、すなわちフォルダや仮想フォルダに格納された複数の文書や一定の検索条件に合致した複数の文書に対して、これを表示端末に表示する際の表示手段として、個々の文書を表すアイコンと個々の文書の名前などの属性条件を、表示領域内に一定の条件により順番に表示する方法が一般に知られている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
また、表示された上記情報に対して、個々の文書の位置を変更したり、文書の名前などの属性条件を変更することで、文書の意味合いをある程度表現することができる。
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−１８５４９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述の方法によれば、表示する情報が文書の属性情報であるため、個別の文書の情報にとらわれない覚書や参照者に対するコメントなどを記録・表示することができないという問題があった。また、表示領域内に文書のアイコンを自由に変更できるものの、表示領域内を線などにより区分けしたり、○や□や矢印などの記号を使用して表示されている文書の明確なグループ分けなどを行うことができなかった。
【０００６】
本発明は、上記従来技術の問題点を解決するためになされたものであり、文書管理システムにおける文書情報の記録・表示方式において、文書の属性情報だけでは表現困難な情報を記録・表示し、また本記録・表示する情報を文書管理システムの使用者間で共有することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、本発明においては前記表示端末は、前記通信網を介して、前記データ管理サーバのデータベース内の文書群のうち特定の条件を満たす複数の文書を一つの領域に表示する手段と、前記領域に対して、領域内の任意の箇所に文字列および／または図形を記述・描画する手段と、前記データ管理サーバに記録された記述・描画された情報を検索し検索結果を表示する手段を備え、前記データ管理サーバは、前記表示端末で記述・描画された情報を、前記通信網を介して、記述・描画の対象となった特定の条件を満たす複数の文書と関連付けて前記データベースに記録する手段と、記録された記述・描画された情報を前記通信網を介して前記表示端末に表示する手段と、前記表示端末から前記通信網を介して要求された前記記述・描画された情報の検索条件に対して該当する検索結果を回答する手段を備え、データベース内の文書群のうち特定の条件を満たす複数の文書に対して、文書の属性条件では表現困難な情報を記録・表示することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の文書管理システムにおける文書情報の記録・表示方式によれば、文書管理システムで管理している文書のうち特定の条件で一まとめにした複数の文書に対して、それらがどのような文書であるのか、個々の文書がどのような関係であるのかといった事柄や、それらの文書を共有する自分以外のユーザに対するメモや指示などといった、文書の属性情報だけでは十分に表現できない情報を記述・描画し共有することができる。これにより、従来はこれらの情報を伝達する場合に、たとえば口頭やメールなど、文書管理システムとは別の手段を用いなければならなかったが、本発明によりこれらの手段を用いることなく、前記伝達する情報が記録可能な本文書管理システムを使用することで解決するとともに、文書の情報と密接に関連した前記伝達したい情報を永続的に管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、図面を参照して本発明の実施例を詳細に説明する。なお、実施例を説明するための全図において、同一機能を有するものは同一符号を付け、その繰り返しの説明は省略する。
【００１０】
図１は、本発明の実施例の文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【００１１】
同図において文書管理システムは、データベースを含むデータ管理サーバ１０１と、インターネットその他の有線および無線の通信網１０２と、Ｗｅｂブラウザなどを備えた表示端末１０３で構成される。
【００１２】
本実施例の文書管理システムでは、データ管理サーバ１０１と表示端末１０３が通信網１０２を介して接続され、データ管理サーバ１０１のデータベース内に管理されている文書情報を、通信網１０２を介して表示端末１０３に表示する。また、表示端末１０３でユーザが記述・描画した情報は、通信網１０２を介してデータ管理サーバ１０１のデータベース内に記録する。
【００１３】
表示端末１０３は、通信網１０２を介して、データ管理サーバ１０１のデータベース内の文書群のうち特定の条件を満たす複数の文書を一つの領域に表示する手段と、前記領域に対して、領域内の任意の箇所に文字列や図形などを記述・描画する手段と、データ管理サーバ１０１に記録された記述・描画された情報を検索し検索結果を表示する手段を備える。
【００１４】
データ管理サーバ１０１は、表示端末１０３で記述・描画された情報を、通信網１０２を介して、記述・描画の対象となった特定の条件を満たす複数の文書と関連付けてデータベースに記録する手段と、記録された記述・描画された情報を通信網１０２を介して表示端末１０３に表示する手段と、表示端末１０３から通信網１０２を介して要求された記述・描画された情報の検索条件に対して該当する検索結果を回答する手段を備える。
【００１５】
図２は、本実施例の文書管理システムにより、文書一覧に対して実施された記述・描画の一例を示す図である。
【００１６】
フォルダ一覧の表示領域２０１において、本例では現在着目している着目フォルダ２０２を強調表示している。また、着目した着目フォルダ２０２に包含されている文書一覧を表示領域２０３に表示し、記述・描画を行うためのメニューを２０４に表示する。文書一覧の表示領域２０３の域内に、表示対象となる文書すなわちフォルダ２０２に包含されている文書がアイコン・サムネール２０５として配置されている。アイコン・サムネール２０５は、一定の条件によって自動配置されていても良いし、ユーザの指定による任意の場所に配置されていてもよい。また、文書名などの文書の属性情報が表示されていたり、特定ページを開いていても良い。
【００１７】
本実施例の文書管理システムによる図形の描画の結果は描画結果２０６であり、本実施例の文書管理システムによる文字列の記述の結果は記述結果２０７である。すなわち、本実施例の文書管理システムの表示端末１０３は、データ管理サーバ１０１のデータベース内の文書群のうち特定の条件を満たす複数の文書を表示領域２０３に表示し、表示領域２０３内の任意の箇所に文字列２０７や図形２０６などを記述・描画する。ユーザは、メニュー２０４から、記述・描画の開始と、記述・描画する内容（文字列や線、矢印や四角、○などの図形）を選択し、描画結果２０６や記述結果２０７に示すような記述・描画作業と、記述・描画作業の完了とを行った結果、記述・描画された情報はデータ管理サーバのデータベースに記録される。
【００１８】
図３は、フォルダと文書および、記述・描画された情報の概念的な構成の第1の関係例を示す図である。
【００１９】
同図において、フォルダ３０１は、文書３０２を包含している。記述・描画された情報３０３によって、１つのフォルダに対して複数の記述・描画された情報を保持できることを表している。
【００２０】
図４は、図３に概念図として表した例を、文書の情報を管理するデータベース構造として説明する図である。
【００２１】
フォルダ３０１のフォルダに相当するデータベースのレコードであるフォルダ情報レコード４０１には、文書管理システムにおいてフォルダを固有に識別するためのフォルダＩＤカラム４０２と、フォルダが持つ属性情報カラム４０３とがある。
【００２２】
文書３０２に相当するデータベースのレコードである文書情報レコード４０４には、文書管理システムにおいて文書を固有に識別するための文書ＩＤカラム４０５と、それぞれの文書が包含されるフォルダを一意に関連付けするための情報のフォルダＩＤカラム４０６と、文書が持つ属性情報カラム４０７とがある。フォルダＩＤカラム４０６によってフォルダ情報レコード４０１を指し示すことにより、文書情報レコード４０４の文書はフォルダ情報レコード４０１に包含されていることを表現している。
【００２３】
情報３０３の記述・描画された情報に相当するデータベースのレコードである記述・描画情報レコード４０８には、文書管理システムにおいて記述・描画された情報を固有に識別するための記述・描画ＩＤカラム４０９と、本記述・描画情報が対象とする文書の一覧を特定するフォルダと一意に関連付けするためのフォルダＩＤカラム４１０と、記述・描画された情報を記録する記述・描画情報カラム４１１と、記述・描画情報が持つ属性情報カラム４１２とがある。
【００２４】
フォルダＩＤカラム４１０によってフォルダ情報レコード４０１を指し示すことにより、記述・描画情報レコード４０８の記述・描画情報は、自身が対象とする文書の一覧が、フォルダ情報レコード４０１に包含された文書の一覧であることを表現している。
【００２５】
図５は、文書および、記述・描画された情報の概念的な構成の第2の関係例を示す図である。
【００２６】
同図において、文書５０１は個々に異なるフォルダ５０２に包含されているが、リンクオブジェクト５０３によって、同一の記述・描画された記述・描画情報５０４に結び付けられている。
【００２７】
図６は、図５に概念図として表した例を、文書の情報を管理するデータベース構造として説明する図である。
【００２８】
文書５０１に相当するデータベースのレコードである文書情報レコード６０１には、文書管理システムにおいて文書を固有に識別するための文書ＩＤカラム６０２を持つ。
【００２９】
情報５０４の記述・描画された情報に相当するデータベースのレコードである記述・描画情報レコード６０３には、文書管理システムにおいて記述・描画された情報を固有に識別するための記述・描画ＩＤのカラムである記述・描画情報ＩＤカラム６０４と，記述・描画情報カラム６０５を持つ。
【００３０】
リンクオブジェクト５０３に相当するデータベースのレコードであるリンクオブジェクト情報レコード６０６には、文書管理システムにおいて記述・描画された情報と文書とを関連付けるための情報として、文書を示す文書情報カラム６０７と記述・描画された情報を示す記述・描画情報カラム６０８を持つ。
【００３１】
リンクオブジェクト情報レコード６０６によって、文書情報レコード６０１の文書が同一の記述・描画された記述・描画情報レコード６０３に包含されることを表現している。
【００３２】
図７は、記述・描画情報４１１や記述・描画情報６０５として表されるデータベースに記録される記述・描画される情報を、テキスト情報として記録する場合の形式の１例である。
【００３３】
表示領域内に表示する文書の表現方法の一例である文書表現方法一例７０１では、文書を指し示すＩＤに対して、その表示位置や表示の形式、あるいは表示ページなどの情報を持つことで、文書アイコンの記述・描画の方法を記録している。
【００３４】
表示領域内に表示する文字列の表現方法の一例である文書列の表現方法一例７０２では、各文字列の表示位置や、フォント・色・サイズなどの情報を持つことで、文字列の記述・描画の方法を記録している。
【００３５】
表示領域内に表示する図形の表現方法の一例である図形の表現方法一例７０３では、個々の図形の表示位置や、図形の形・色・サイズなどの情報を持つことで、図形の記述・描画の方法を記録している。  
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本発明の実施例の文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施例の文書管理システムにより、文書一覧に対して実施される記述・描画の一例を示す図である。
【図３】フォルダと文書および、記述・描画された情報の概念的な構成の第1の関係例を示す図である。
【図４】図３に概念図として表した例を、文書の情報を管理するデータベース構造として説明する図である。
【図５】文書および、記述・描画された情報の概念的な構成の第2の関係例を示す図である。
【図６】図５に概念図として表した例を、文書の情報を管理するデータベース構造として説明する図である。
【図７】データベースに記録される記述・描画される情報を、テキスト情報として記録する場合の形式の１例である
【符号の説明】
【００３７】
１０１  データ管理サーバ
１０２  通信網
１０３  表示端末
２０１  表示領域
２０２  着目フォルダ
２０３  表示領域
２０４  メニュー
２０５  アイコン・サムネール
２０６  描画結果
２０７  記述結果
３０１  フォルダ
３０２  文書
３０３  情報
４０１  フォルダ情報レコード
４０２  フォルダＩＤカラム
４０３  属性情報カラム
４０４  文書情報レコード
４０５  文書ＩＤカラム
４０６  フォルダＩＤカラム
４０７  属性情報カラム
４０８  記述・描画情報レコード
４０９  記述・描画ＩＤカラム
４１０  フォルダＩＤカラム
４１１  記述・描画情報カラム
４１２  属性情報カラム
５０１  文書
５０２  フォルダ
５０３  リンクオブジェクト
５０４  記述・描画情報
６０１  文書情報レコード
６０２  文書ＩＤカラム
６０３  記述・描画情報レコード
６０４  記述・描画情報ＩＤカラム
６０５  記述・描画情報カラム
６０６  リンクオブジェクト情報レコード
６０７  文書情報カラム
６０８  記述・描画情報カラム
７０１  文書の表現方法一例
７０２  文字列の表現方法一例
７０３  図形の表現方法一例
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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