(57)【要約】【課題】管理者の承認を受けてから注文処理を実行する注文処理装置及び注文処理プログラムを提供する。【解決手段】消耗品監視部４２が、対象装置における消耗品の残量が所定の閾値以下となったか否かを監視しており、残量が所定の閾値以下となると、確認部３８が消耗品の発注を管理者に申請するか否かを使用者に確認する。使用者から申請する旨の指示が入力されると、価格取得部３６が管理装置５２から消耗品の価格情報を取得し、記載部３０が上記価格情報を含む所定の情報を、注文書情報登録部２６が登録した注文書情報に、記載ルール設定部２８が設定した記載ルールに基づいて記載する。注文書情報送信部３２は、この注文書情報を、管理者使用端末等に送信する。注文処理部３４は、上記注文書情報に基づいて管理者が注文指示情報を入力したときに、注文処理として注文対象の供給先に上記注文書情報を送信する。【選択図】図２
2010003234.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
注文対象毎に設定された注文書情報を登録する注文書情報登録手段と、
前記注文書情報の記載ルールを設定する記載ルール設定手段と、
前記登録された注文書情報に、前記記載ルールに基づいて所定事項を記載する記載手段と、
前記記載済の注文書情報を管理者に送信する注文書情報送信手段と、
前記管理者の指示に基づき、前記注文書情報による注文処理を行う注文処理手段と、
を備えることを特徴とする注文処理装置。
【請求項２】
請求項１記載の注文処理装置において、前記注文書情報登録手段は、通信手段を介して注文書情報を受信することにより、または画像読取装置により注文書画像を読み取ることにより注文書情報を取得して登録することを特徴とする注文処理装置。
【請求項３】
請求項１または請求項２記載の注文処理装置において、前記注文書情報送信手段は、ファクシミリ、電子メール、管理者専用の格納領域への格納または管理者使用の印刷装置への送信により注文書情報を管理者に送信することを特徴とする注文処理装置。
【請求項４】
請求項１から請求項３のいずれか一項記載の注文処理装置が、さらに注文対象の価格情報を管理装置から取得する価格取得手段を備え、前記記載手段は、前記注文対象の価格情報を注文書情報に記載することを特徴とする注文処理装置。
【請求項５】
請求項１から請求項４のいずれか一項記載の注文処理装置が、さらに注文対象の残量が所定の閾値以下となったときに、注文書情報を管理者に送信するか否かを確認する確認手段を備え、前記注文書情報送信手段は、前記確認結果に基づいて注文書情報の送信処理を行うことを特徴とする注文処理装置。
【請求項６】
コンピュータを、
注文対象毎に設定された注文書情報を登録する注文書情報登録手段、
前記注文書情報の記載ルールを設定する記載ルール設定手段、
前記登録された注文書情報に、前記記載ルールに基づいて所定事項を記載する記載手段、
前記記載済の注文書情報を管理者に送信する注文書情報送信手段、
前記管理者の指示に基づき、前記注文書情報による注文処理を行う注文処理手段、
として機能させることを特徴とする注文処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、注文処理装置及び注文処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、事務機器等で使用するトナー、印刷用紙その他の消耗品の発注を自動化するシステムが提案されている。例えば、下記特許文献１では、消耗品提供側のサーバが、各消費者側の消耗品の状態を監視し、消耗品の残量がある閾値まで減ったときに代替消耗品を受注する構成が開示されている。
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−３１８６７８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
消耗品の発注に管理者の承認が必要とされている場合には、消費者側で消耗品の状態を監視し、代替消耗品の発注処理を行う前に管理者の承認を受ける必要がある。このためには、消耗品の注文書の作成、管理者への提出等の、管理者の承認を得るための手続が生じる。
【０００５】
本発明の目的は、管理者の承認を受けてから注文処理を実行する注文処理装置及び注文処理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、請求項１記載の注文処理装置の発明は、注文対象毎に設定された注文書情報を登録する注文書情報登録手段と、前記注文書情報の記載ルールを設定する記載ルール設定手段と、前記登録された注文書情報に、前記記載ルールに基づいて所定事項を記載する記載手段と、前記記載済の注文書情報を管理者に送信する注文書情報送信手段と、前記管理者の指示に基づき、前記注文書情報による注文処理を行う注文処理手段と、を備えることを特徴とする。
【０００７】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明において、前記注文書情報登録手段が、通信手段を介して注文書情報を受信することにより、または画像読取装置により注文書画像を読み取ることにより注文書情報を取得して登録することを特徴とする。
【０００８】
請求項３記載の発明は、請求項１または請求項２記載の発明において、前記注文書情報送信手段が、ファクシミリ、電子メール、管理者専用の格納領域への格納または管理者使用の印刷装置への送信により注文書情報を管理者に送信することを特徴とする。
【０００９】
請求項４記載の発明は、請求項１から請求項３のいずれか一項記載の発明が、さらに注文対象の価格情報を管理装置から取得する価格取得手段を備え、前記記載手段は、前記注文対象の価格情報を注文書情報に記載することを特徴とする。
【００１０】
請求項５記載の発明は、請求項１から請求項４のいずれか一項記載の発明が、さらに注文対象の残量が所定の閾値以下となったときに、注文書情報を管理者に送信するか否かを確認する確認手段を備え、前記注文書情報送信手段は、前記確認結果に基づいて注文書情報の送信処理を行うことを特徴とする。
【００１１】
請求項６記載の注文処理プログラムの発明は、コンピュータを、注文対象毎に設定された注文書情報を登録する注文書情報登録手段、前記注文書情報の記載ルールを設定する記載ルール設定手段、前記登録された注文書情報に、前記記載ルールに基づいて所定事項を記載する記載手段、前記記載済の注文書情報を管理者に送信する注文書情報送信手段、前記管理者の指示に基づき、前記注文書情報による注文処理を行う注文処理手段、として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１の発明によれば、本構成を有しない場合に比べて、所定事項を記載した注文書により管理者の承認を受けてから注文処理を実行することができる。
【００１３】
請求項２の発明によれば、本構成を有しない場合に比べて、現在使用中の注文書を修正せずに使用することができる。
【００１４】
請求項３の発明によれば、本構成を有しない場合に比べて、注文書等を管理者に簡易に提出することができる。
【００１５】
請求項４の発明によれば、本構成を有しない場合に比べて、注文対象の価格情報をその都度調べなくても注文書に反映することができる。
【００１６】
請求項５の発明によれば、本構成を有しない場合に比べて、注文対象の残量に応じて管理者に注文申請するか否かを決定できる。
【００１７】
請求項６の発明によれば、本構成を有しない場合に比べて、所定事項を記載した注文書により管理者の承認を受けてから注文処理を実行することができる注文処理プログラムを提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明を実施するための最良の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。
【００１９】
図１には、本発明にかかる注文処理装置を構成するコンピュータのハードウェア構成の例が示される。図１において、注文処理装置は、中央処理装置（例えばＣＰＵを用いることができる）１０、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）１２、読み出し専用メモリ（ＲＯＭ）１４、通信装置１６、入力装置１８、表示装置２０及びハードディスク装置（ＨＤＤ）２２を含んで構成されている。また、これらの構成要素は、バス２４により互いに接続されている。
【００２０】
ＣＰＵ１０は、ＲＡＭ１２またはＲＯＭ１４に格納されている制御プログラムに基づいて、後述する各部の動作を制御する。ＲＡＭ１２は主としてＣＰＵ１０の作業領域として機能し、ＲＯＭ１４にはＢＩＯＳ等の制御プログラムその他のＣＰＵ１０が使用するデータが格納されている。
【００２１】
また、通信装置１６は、ＵＳＢ（ユニバーサルシリアルバス）ポート、ネットワークポートその他の適宜なインターフェースにより構成され、ＣＰＵ１０がネットワーク等の通信手段を介して外部の装置とデータをやり取りするために使用する。
【００２２】
また、入力装置１８は、キーボード、ポインティングデバイス、タッチパネル等により構成され、後述する発注申請指示、注文指示等の動作指示その他の情報を入力するために使用する。
【００２３】
また、表示装置２０は、液晶ディスプレイ、タッチパネル等により構成され、注文書情報、使用者への確認情報、あるいは情報入力に使用するユーザインターフェース画面等を表示する。
【００２４】
また、ハードディスク装置２２は、大容量の記憶装置であり、後述する処理に必要となる種々のデータを記憶することができる。なお、ハードディスク装置２２の代わりにＥＥＰＲＯＭ等の不揮発性記憶装置を使用してもよい。
【００２５】
図２には、本発明にかかる注文処理装置の一実施形態の機能ブロック図が示される。図２において、注文処理装置は、注文書情報登録部２６、記載ルール設定部２８、記載部３０、注文書情報送信部３２、注文処理部３４、価格取得部３６、確認部３８、通信部４０及び消耗品監視部４２を含んで構成されており、これらの機能はＣＰＵ１０とＣＰＵ１０の処理動作を制御するプログラムとにより実現される。
【００２６】
注文書情報登録部２６は、注文対象毎に設定された注文書の電子データを、注文書情報としてハードディスク装置２２等の記憶装置に格納し、登録する。ここで、注文対象としては、対象装置で使用する消耗品等を例示できる。対象装置は、例えばプリンタ、ファクシミリ装置、コピー装置、スキャナ等の機能を併せ持つ複合機等をいう。また、注文書情報登録部２６は、電子メールその他の適宜な通信方法により注文書の電子データを受信することにより、またはスキャナ等の画像読取装置により注文書画像を読み取ることにより登録する注文書の電子データを取得する。
【００２７】
記載ルール設定部２８は、上記注文対象毎に設定された注文書情報の記載ルールを設定する。ここで、記載ルールとは、注文書のどの位置にどの情報を記載するかに関する取り決めである。なお、記載ルールを表す情報は、電子データである注文書情報に付加することができる。
【００２８】
記載部３０は、注文書情報登録部２６が登録した注文書情報に、記載ルール設定部２８が設定した記載ルールに基づいて所定事項を記載する。ここで、記載とは、上記所定事項を表す情報を注文書情報に上記記載ルールに従って書き込むことをいう。
【００２９】
注文書情報送信部３２は、記載部３０が記載済の注文書情報を管理者に送信する。ここで、管理者とは、消耗品等の注文対象の注文を承認する権限を有するものである。また、注文書情報の送信先は、後述する管理者使用対象装置４６または管理者使用端末５０である。また、注文書情報の送信方法は、ファクシミリ、電子メール、管理者専用の格納領域への格納または後述する管理者使用対象装置４６等への送信等により行う。上記管理者専用の格納領域へ格納した場合には、管理者のみが注文書情報を取り出すことができる。また、管理者使用対象装置４６へ送信した場合には、送信された注文書情報を特別の指示がなくても印刷出力する構成とするのが好適である。
【００３０】
注文処理部３４は、上記管理者の指示に基づき、注文書情報による注文処理を行う。この注文処理は、注文対象の供給先に注文書情報を送信することにより行う。なお、注文処理部３４は、後述する管理者使用対象装置４６または管理者使用端末５０のみに形成する構成としてもよい。
【００３１】
価格取得部３６は、消耗品等の注文対象の価格情報を管理装置から取得する。取得した価格情報は、ハードディスク装置２２等の記憶装置に格納しておき、次回の発注処理に使用する構成としてもよい。この場合、価格情報が更新されたときに、価格取得部３６が管理装置から更新情報を通知される構成とするのが好適である。なお、管理装置は、各注文対象の価格を価格情報として保持している装置である。
【００３２】
確認部３８は、注文対象の残量が所定の閾値以下となったときに、注文書情報を管理者に送信するか否かを使用者に確認するための確認情報を表示装置２０に表示する。なお、注文対象の残量は、後述する消耗品監視部４２が監視する
【００３３】
通信部４０は、管理者使用対象装置４６、管理者使用端末５０または管理装置等と、ネットワーク等の通信手段を介して情報のやり取りを行う。
【００３４】
消耗品監視部４２は、対象装置で使用する消耗品の残量を監視する。この消耗品監視部４２は、消耗品の残量が監視される対象装置上に形成してもよいし、別装置上に形成し、監視される対象装置から消耗品の残量に関する情報を通信部４０を介して取得する構成としてもよい。
【００３５】
図３には、本発明にかかる注文処理装置を適用した注文処理システムの構成例が示される。図３に示された注文処理システムでは、対象装置４４、管理者使用対象装置４６、通常端末４８、管理者使用端末５０及び管理装置５２がネットワーク等の通信手段５４を介して接続されている。
【００３６】
対象装置４４は、プリンタ、ファクシミリ装置、コピー装置、スキャナ等の機能を併せ持つ複合機その他の装置であって、消耗品を使用する装置である。また、管理者使用対象装置４６は、上記対象装置４４のうち、管理者が使用する装置である。
【００３７】
通常端末４８は、コンピュータ装置で構成され、本注文処理システムの使用者（管理者以外）が使用する装置である。また、管理者使用端末５０は、上記通常端末４８と同様に、コンピュータ装置で構成され、本注文処理システムの管理者が使用する装置である。
【００３８】
管理装置５２は、各注文対象の価格を価格情報として保持している装置である。管理装置５２は、対象装置４４または管理者使用対象装置４６とは独立した装置であって、上記価格情報を常に最新の情報に更新する様に構成されている。なお、管理装置５２を対象装置４４または管理者使用対象装置４６上に形成することも可能であるが、使用者または管理者が価格情報を更新する必要がある。
【００３９】
なお、対象装置４４、管理者使用対象装置４６、通常端末４８及び管理者使用端末５０の台数については、図３に示された例に限定されず、任意に決定することができる。また、本発明にかかる注文処理装置は、対象装置４４、管理者使用対象装置４６、通常端末４８及び管理者使用端末５０に形成することができる。
【００４０】
ただし、図２に示された注文処理装置の構成要素の全てを上記各装置に形成する必要はなく、注文処理システムへの要請に応じて、いずれの装置にどの構成要素を形成するかを決定してもよい。例えば、対象装置４４または通常端末４８には、注文書情報登録部２６、記載ルール設定部２８、記載部３０、注文書情報送信部３２、価格取得部３６、確認部３８、通信部４０、消耗品監視部４２を設け、管理者使用対象装置４６または管理者使用端末５０には、注文処理部３４及び通信部４０を設ける構成とすることができる。この場合、通常端末４８からは注文書情報の登録処理及び記載ルールの設定処理を行い、注文書情報を管理者に送信するか否かの確認処理、消耗品の価格情報の取得処理、注文書情報への記載処理、注文書情報の送信処理等を対象装置４４が行う構成としてもよい。
【００４１】
図４には、本発明にかかる注文処理装置の動作例のフローが示される。図４では、例えば図３の注文処理システムにおいて、対象装置４４が注文対象毎に設定された注文書の電子データ（注文書情報）を電子メール等で受信し、またはスキャナ等で注文書画像を読み取って取得し、この注文書情報を注文書情報登録部２６がハードディスク装置２２等の記憶装置に格納するとともに、記載ルール設定部２８が当該注文書情報へ所定事項を記載する際の記載ルールを設定していることが前提となっている。また、図３に示された対象装置４４の消耗品を監視し、注文書情報を作成する処理を例として説明する。
【００４２】
図４において、対象装置４４に形成された消耗品監視部４２は、消耗品の残量が所定の閾値以下となったか否かを監視し（Ｓ１）、消耗品の残量が所定の閾値以下となったときに、その旨を確認部３８に通知する。なお、消耗品監視部４２が上記消耗品の残量を監視している対象装置４４とは異なる対象装置４４または通常端末４８上に形成されている場合には、消耗品の残量を監視している対象装置４４から消耗品の残量に関する情報を通信部４０及び通信手段５４を介して取得してＳ１の処理を実行する。
【００４３】
確認部３８は、消耗品監視部４２から消耗品の残量が所定の閾値以下となった旨の通知を受け取ると、注文書情報を管理者に送信し、消耗品の発注を管理者に申請するか否かを使用者に確認するための確認情報を表示装置２０に表示する（Ｓ２）。この表示装置２０は、使用者が使用する対象装置４４または通常端末４８に設けられた表示装置である。確認部３８は、使用者から申請する旨の指示が入力されたか否かを監視し（Ｓ３）、申請する旨の指示が入力されると、その旨を価格取得部３６に通知する。上記申請する旨の指示は、使用者が表示装置２０に表示されたユーザインターフェース画面等を参照しながら入力装置１８により入力することができる。なお、Ｓ３において、使用者から申請する旨の指示が入力されない間は、Ｓ２からの動作を繰り返す。
【００４４】
図５には、使用者に発注申請を問い合わせるためのユーザインターフェース画面の例が示される。図５において、「消耗品Ａの残量が少なくなりました。注文申請しますか」との確認情報が表示され、この確認情報とともに「する」及び「しない」のボタンが表示されている。使用者は、注文申請する場合には「する」のボタンに対してクリックする等の操作を行い、注文申請しない場合には「しない」のボタンに対してクリックする等の操作を行う。なお、上記消耗品Ａは、トナー、印刷用紙等の消耗品を表している。
【００４５】
次に、価格取得部３６は、確認部３８から上記申請する旨の指示が入力された旨の通知を受け取ると、管理装置５２から通信部４０及び通信手段５４を介して消耗品の価格情報を取得する（Ｓ４）。
【００４６】
記載部３０は、消耗品種別、数量、価格取得部３６が取得した価格情報（単価）、注文者等の所定の情報を、記載ルール設定部２８が設定した記載ルールに基づいて記載して注文書情報を作成する（Ｓ５）。この処理により、電子データである注文書情報に上記所定の情報が記載ルールに従って書き込まれる。作成した注文書情報は、注文書情報送信部３２に渡される。
【００４７】
注文書情報送信部３２は、記載部３０から取得した注文書情報を、管理者使用対象装置４６または管理者使用端末５０に、ファクシミリ、電子メールまたは専用の格納領域への格納等の方法により送信する（Ｓ６）。また、注文書情報送信部３２は、注文書情報を印刷機能を備える管理者使用対象装置４６に送信してもよい。この場合には、送信した注文書情報を印刷出力する構成とするのが好適である。
【００４８】
上記注文書情報を受け取った管理者は、管理者使用対象装置４６または管理者使用端末５０の表示装置２０に注文書情報を表示し、または印刷出力して確認し、注文を承認するか否かを決定する。注文を承認する場合には、表示装置２０に表示されたユーザインターフェース画面等を参照し、入力装置１８から注文指示情報を入力する。
【００４９】
図６には、注文申請承認用のユーザインターフェース画面の例が示される。図６において、「注文申請を承認しますか」との文言が表示され、この文言とともに「する」及び「しない」のボタンが表示されている。管理者は、注文申請を承認する場合には「する」のボタンに対してクリックする等の操作を行い、注文指示情報を入力する。また、承認しない場合には「しない」のボタンに対してクリックする等の操作を行う。
【００５０】
注文処理部３４は、上記注文指示情報が入力されたか否かを監視しており（Ｓ７）、注文指示情報が入力された場合には、注文処理として注文対象の供給先に注文書情報を送信する（Ｓ８）。なお、注文処理部３４が管理者使用対象装置４６または管理者使用端末５０上に形成されていない場合には、通信部４０及び通信手段５４を介して上記注文指示情報を取得する構成とする。
【００５１】
また、Ｓ７において、注文指示情報が入力されなかった（「しない」のボタンがクリックされた）場合には、処理を終了する。
【００５２】
なお、上述した、図４の各ステップを実行するためのプログラムは、記録媒体に格納することも可能であり、また、そのプログラムを通信手段によって提供することもできる。その場合、例えば、上記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えることもできる。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】本発明にかかる注文処理装置を構成するコンピュータのハードウェア構成の例を示す図である。
【図２】本発明にかかる注文処理装置の一実施形態の機能ブロック図である。
【図３】本発明にかかる注文処理装置を適用した注文処理システムの構成例を示す図である。
【図４】本発明にかかる注文処理装置の動作例のフロー図である。
【図５】使用者に発注申請を問い合わせるためのユーザインターフェース画面の例を示す図である。
【図６】注文申請承認用のユーザインターフェース画面の例を示す図である。
【符号の説明】
【００５４】
１０  ＣＰＵ、１２  ＲＡＭ、１４  ＲＯＭ、１６  通信装置、１８  入力装置、２０  表示装置、２２  ハードディスク装置、２４  バス、２６  注文書情報登録部、２８  記載ルール設定部、３０  記載部、３２  注文書情報送信部、３４  注文処理部、３６  価格取得部、３８  確認部、４０  通信部、４２  消耗品監視部、４４  対象装置、４６  管理者使用対象装置、４８  通常端末、５０  管理者使用端末、５２  管理装置、５４  通信手段。
【図１】
2010003234.tif 000003
【図２】
2010003234.tif 000004
【図３】
2010003234.tif 000005
【図４】
2010003234.tif 000006
【図５】
2010003234.tif 000007
【図６】
2010003234.tif 000008