(57)【要約】【課題】一連の継続会議のうちのある会議がアクセスされたときに、継続会議の中の最新の会議の会議記録を送信する情報処理装置を提供する。【解決手段】情報処理装置は、電子的な会議記録を受信して、会議記録とメディアファイルとを互いに関連付けて記憶する記憶装置と、特定の条件に合致する会議記録に対する検索要求を受信して、検索要求に合致する会議記録の会議が属する一連の会議の会議記録のうち、最新の会議に関する会議記録を読出す処理部２０，２７４及び２７６と、読出された会議記録に基づいて、対応するメディアファイルにアクセスするためのアクセス情報を、検索要求の送信元に送信する処理部２８２とを含む。【選択図】        図１０
2010003197.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子的な会議記録を受信して、会議記録とメディアファイルとを互いに関連付けて記憶するための記憶手段と、
特定の条件に合致する会議記録に対する検索要求を受信して、当該検索要求に合致する会議記録の会議が属する一連の会議の会議記録のうち、最新の会議に関する会議記録を読出すための読出手段と、
前記読出手段により前記記憶手段から読出された会議記録に基づいて、対応するメディアファイルにアクセスするためのアクセス情報を、前記検索要求の送信元に対して送信するための送信手段とを含む、情報処理装置。
【請求項２】
一連の会議のうち、所定の削除条件を充足する過去の会議記録に関連付けられたメディアファイルを前記記憶手段から削除するための削除手段をさらに含む、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
記憶手段が受信する会議記録は、当該会議を前記削除手段によって削除可能か否かを指定する削除フラグを含み、
前記削除手段は、前記記憶手段に記憶されたメディアファイルのうち、削除フラグが所定の第１の値となっている会議記録に関連付けられたメディアファイルのみを削除する、請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記記憶手段が受信する前記会議記録は、当該会議記録を公開可能か否かを指定する公開フラグを含み、
前記送信手段は、前記読出手段により前記記憶手段から読出された会議記録のうち、その公開フラグが公開可能を表す所定の値であるものについて、対応するメディアファイルにアクセスするためのアクセス情報を、前記検索要求の送信元に対して送信するための手段を含む、請求項２又は請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記送信手段は、前記読出手段により前記記憶手段から読出された会議記録に基づいて、前記読出された会議記録に対応するメディアファイルを前記記憶手段から読出して前記検索要求を送信してきた端末に返信するための手段を含む、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記送信手段は、前記読出手段により前記記憶手段から読出された会議記録に基づいて、前記読出された会議記録に対応するメディアファイルに、前記検索要求を送信してきた端末が自動的にアクセスするためのリダイレクト情報を送信するための手段を含む、請求項１に記載の情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議記録（議事録）を所定の端末装置に送信する情報処理装置に関し、特に、ユーザからの会議記録の検索指示に応答して、一連の会議に関する重要な情報を確実にユーザに送信することができる情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、会議記録は、会議に関する情報をテキストで入力しデータベースに登録することにより行なわれている。そのような会議記録配布システムが特許文献１に開示されている。特許文献１に記載のシステムにおいて、サーバはデータベースに会議の会議記録と会議の属性に関する情報とを蓄積する。会議記録は、例えば速記、又は録音したものを外部委託してテキストに変換することにより作成される。
【０００３】
ユーザがクライアント装置からこのシステムにアクセスし、キーワード検索を指示すると、サーバは全文検索等による検索を行ない、キーワードと一致があった会議記録の一覧をクライアント装置に送信する。ユーザはその一覧からどの会議記録を閲覧したいかを選択し、選択した会議記録を閲覧するための要求をサーバに送信する。サーバは、要求された会議記録をユーザのクライアント装置に送信する。
【特許文献１】特開２００２−３２４１５２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
近年、ビデオカメラをそなえ、ホワイトボード上に書込まれた情報をリアルタイムで電子化して取り込むことができるホワイトボード（以下このようなホワイトボードを「インタラクティブホワイトボード」と呼ぶ。）が普及しつつある。また、情報インフラストラクチャの整備に伴い、このようなインタラクティブホワイトボードを使用した電子会議が盛んに行なわれるようになってきている。
【０００５】
このようなインタラクティブホワイトボードを使用した電子会議の場合、映像ファイル等をそのまま保存しておけば、会議記録代わりにそれらを再生することで会議の内容を知ることができて便利である。
【０００６】
しかし、そのような会議記録を特許文献１に記載のような会議記録配布システムで配布しようとすると、検索のために、会議中の発言等の多くの情報を外部に委託してテキスト化する必要があり、能率が悪い。
【０００７】
また、会議には、単独のものと、同じ議題について継続的に開催されるものとがある。継続的な会議についてユーザが現状を知りたいのであれば、継続的会議の中での最新の会議記録を入手することが必要である。しかし、上記特許文献１に開示のシステムは、入力されたキーワードと一致した文言を含む会議記録を配信するだけである。会議同士の関連性については明らかにならない。
【０００８】
別の問題として、サーバ容量が有限であることが挙げられる。特に、上記したようなビデオカメラによる映像ファイル、インタラクティブホワイトボードよる画像ファイル等は、テキストファイルと比較してサイズがはるかに大きい。その結果、インタラクティブホワイトボードを使用した会議の会議記録をサーバに保存する際には容量管理が難しくなり、保存された会議記録をいつ削除するか、削除した会議記録に対するアクセスがあったときにどのように対応するか等、記憶容量の不足に伴う会議記録の管理が煩雑になる可能性が高い。
【０００９】
したがって本発明の目的は、会議記録の検索において、ユーザが継続的な会議記録にアクセスしたときに、最新の会議記録を確実にユーザに提供可能な情報処理装置を提供することである。
【００１０】
本発明の別の目的は、会議記録の検索において、ユーザが継続的な会議記録にアクセスしたときに、最新の会議記録を確実にユーザに提供可能で、かつ記憶容量の管理が簡単に行なえる情報処理装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明の第１の局面に係る情報処理装置は、電子的な会議記録を受信して、会議記録とメディアファイルとを互いに関連付けて記憶するための記憶手段と、特定の条件に合致する会議記録に対する検索要求を受信して、当該検索要求に合致する会議記録の会議が属する一連の会議の会議記録のうち、最新の会議に関する会議記録を読出すための読出手段と、読出手段により記憶手段から読出された会議記録に基づいて、対応するメディアファイルにアクセスするためのアクセス情報を、検索要求の送信元に対して送信するための送信手段とを含む。
【００１２】
端末から検索要求を受信すると、読出手段はその検索要求に合致する会議記録の会議が属する一連の会議の会議記録のうち、最新の会議に関する会議記録を読出す。その会議記録に対応付けて記憶手段に記憶されているメディアファイルへのアクセス情報が送信手段により検索要求の送信元に送信される。検索要求の送信元の端末の操作者は、このアクセス情報を用いて簡単に目的の会議のうちで最新の会議に関連するメディアファイルにアクセスできる。
【００１３】
その結果、会議記録の検索において、ユーザが継続的な会議記録にアクセスしたときに、最新の会議記録を確実にユーザに提供可能な情報処理装置を提供することができる。
【００１４】
好ましくは、情報処理装置は、一連の会議のうち、所定の削除条件を充足する過去の会議記録に関連付けられたメディアファイルを記憶手段から削除するための削除手段をさらに含む。
【００１５】
メディアファイルはテキストファイルと比較して大きな記憶容量を必要とする。一連の会議のうち、過去の会議記録であって所定の削除条件を充足するものを削除することで、記憶手段の容量を節約できる。過去の会議記録のメディアファイルが削除されるだけであるため、新しい会議記録のメディアファイルは削除されず、一連の会議のうちで最新の情報にアクセスすることを可能としながら、記憶容量を削減できる。
【００１６】
その結果、会議記録の検索において、ユーザが継続的な会議の会議記録にアクセスしたときに、最新の会議記録を確実にユーザに提供可能で、かつ記憶容量の管理が簡単に行なえる情報処理装置を提供することができる。
【００１７】
好ましくは、記憶手段が受信する会議記録は、当該会議を削除手段によって削除可能か否かを指定する削除フラグを含む。削除手段は、記憶手段に記憶されたメディアファイルのうち、削除フラグが所定の第１の値となっている会議記録に関連付けられたメディアファイルのみを削除する。
【００１８】
削除手段は、会議記録に含まれる削除フラグによって削除可能と指定されたもののみを削除する。会議記録の削除フラグの値を設定することにより、重要な会議については削除不能に設定することができる。この削除フラグは、会議を記録するごとに設定できるので、会議ごとに会議の削除を許可するか否かを指定できる。重要な会議については削除を許可しないように削除フラグを設定することでその会議については過去から最新までの内容を全て確認できる。一方、削除フラグによって削除可とした会議のメディアファイルについては削除条件が成立すれば削除され、記憶手段において必要とされる記憶容量を節約でき、記憶手段の管理が容易になる。
【００１９】
より好ましくは、記憶手段が受信する会議記録は、当該会議記録を公開可能か否かを指定する公開フラグを含む。送信手段は、読出手段により記憶手段から読出された会議記録のうち、その公開フラグが公開可能を表す所定の値であるものについて、対応するメディアファイルにアクセスするためのアクセス情報を、検索要求の送信元に対して送信するための手段を含む。
【００２０】
会議によっては、会議記録を公開すべきでない場合もある。会議記録に公開フラグを含ませることにより、会議の開催ごとにその会議を公開すべきか否かを設定することができ、公開すべきでない会議記録を公開したりしてユーザに無用な混乱を起こすことを防止できる。
【００２１】
さらに好ましくは、送信手段は、読出手段により記憶手段から読出された会議記録に基づいて、読出された会議記録に対応するメディアファイルを記憶手段から読出して検索要求を送信してきた端末に返信するための手段を含む。
【００２２】
ユーザの端末から検索要求があったときに、読出手段が、対応する会議記録が属する一連の会議のうち最新の会議の会議記録を読出す。送信手段は、読出された会議記録に対応して記憶手段に記憶されているメディアファイルを読出して検索要求の送信元の端末に送信する。検索要求を出した端末では、メディアファイルが直ちに再生される。その結果、ユーザは会議記録を受信してからそのうちの所望のメディアファイルを指定する、という手間をかけることなく、目的の会議のうちで最新の会議のメディアファイルを再生できる。
【００２３】
送信手段は、前記読出手段により前記記憶手段から読出された会議記録に基づいて、前記読出された会議記録に対応するメディアファイルに、検索要求を送信してきた端末が自動的にアクセスするためのリダイレクト情報を送信するための手段を含んでもよい。
【００２４】
ユーザの端末から検索要求があったときに、読出手段が、対応する会議記録が属する一連の会議のうち最新の会議の会議記録を読出す。送信手段は、読出された会議記録に対応して記憶手段に記憶されているメディアファイルにアクセスするためのリダイレクト情報を検索要求の送信元の端末に送信する。検索要求を出した端末のブラウザは、このリダイレクト情報を受け取るとユーザの介在なく直ちにメディアファイルにアクセスし、ファイルを受信して再生する。その結果、ユーザは会議記録を受信してからそのうちの所望のメディアファイルを指定する、という手間をかけることなく、目的の会議のうちで最新の会議のメディアファイルを再生できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下の説明及び図面では、同一の部品には同一の参照番号及び名称を付してある。それらの機能も同一である。したがって、それらについての詳しい説明は繰返さない。
【００２６】
［第１の実施の形態]
−構成−
図１は本発明の第１の実施の形態に係る情報処理システムである会議記録処理システム２０の全体構成を簡略化して示す図である。
【００２７】
図１を参照して、本実施の形態に係る会議記録処理システム２０は、いずれもＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）３０に接続される複数のユーザパーソナルコンピュータ（以下、「ユーザＰＣ」と呼ぶ。）２４、これらユーザＰＣ２４に会議記録を提供する情報処理装置であるサーバ２８、会議用パーソナルコンピュータ（以下、「会議用ＰＣ」と呼ぶ。）２６、及び会議用ＰＣ２６に接続されたインタラクティブホワイトボード（以下単に「ホワイトボード」と呼ぶ。）２２とを含む。
【００２８】
ホワイトボード２２は、そのボード上で、書込みと会議用ＰＣ２６の操作とができる、双方向的な電子ボードである。ホワイトボード２２の構成は公知である。
【００２９】
図２はユーザＰＣ２４の構成を示す機能ブロック図である。図２を参照して、ユーザＰＣ２４は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）及びＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）等（共に図示せず。）から構成され、その機能部として、ユーザインターフェース部（ＵＩ部）４０と、ＬＡＮ３０に接続され、ＬＡＮ３０を介してサーバ２８との間でデータの送受信を行なうためのインターフェイス部４２とを含む。
【００３０】
ユーザＰＣ２４には、所定のアプリケーションソフトウエアが予めインストールされている。ＵＩ部４０は、このソフトウェアの実行による所定の画面を表示し、ユーザ情報の登録、及び、検索要求のためのユーザ入力を受ける。ＵＩ部４０は、さらに、入力情報を、インターフェイス部４２及びＬＡＮ３０を介してサーバ２８に送信する。
【００３１】
図３はインタラクティブホワイトボード２２及び会議用ＰＣ２６の構成を示す機能ブロック図である。図３を参照して、インタラクティブホワイトボード２２は、会議の様子を撮影し、動画データ及び音声データを作成して出力するためのビデオカメラ８０と、ホワイトボード２２のボード部に書込まれた文字、図形等をボード部に表示するための表示部７４とを含む。ボード部への書込みはペン型の入力装置によって行なわれる。表示部７４は、ボード上の書込みの座標位置を検知してその情報を処理することにより、出力画像を生成して表示する。
【００３２】
会議用ＰＣ２６は、ＣＰＵ、ＲＯＭ及びＲＡＭ等（共に図示せず。）から構成され、その機能部として、インタラクティブホワイトボード２２に対するユーザ指示、及び、会議の情報の保存についてのユーザ指示等を受けるためのユーザインターフェース部（ＵＩ部）６２と、ＵＩ部６２の指示に応じてインタラクティブホワイトボード２２からの入力データ（ビデオカメラ８０からの音声付の映像データ、音声のみのデータ、ホワイトボード２２上に書込まれた画像データ、会議に使用された文書ファイル等）の会議記録として使用される会議関連情報をハードディスク等の記憶装置にメディアファイルとして保存する処理を行なうためのファイル保存処理部６８と、ファイル保存処理部６８により保存処理された会議関連情報を、会議の終了時にＵＩ部６２を使用して会議運営者によって入力された会議記録検索用の会議記録８８とともにサーバ２８に送信するためのファイル送信部６４と、ファイル送信部６４及びＬＡＮ３０に接続され、ＬＡＮ３０を介してサーバ２８との間でデータの送受信を行なうためのインターフェイス部６６とを含む。
【００３３】
ここでは、会議中に配布される資料等の電子ファイルは会議用ＰＣ２６内に保存されているものとする。
【００３４】
会議用ＰＣ２６には、所定のアプリケーションソフトウエアが予めインストールされている。ＵＩ部６２はこのソフトウェアによる所定の表示画面を表示し、会議主催者の入力を受け、この会議の会議名、開始日時等を含む会議情報を作成する。ファイル保存処理部６８により、会議記録８８にメディアファイル（動画データファイル８２、音声データファイル８４、画像データファイル７８、及び文書データファイル７６等）へのパスが付与される。
【００３５】
ファイル送信部６４は、入力される会議記録８８中のパス情報に基づいてメディアファイルをハードディスクから読出し、会議記録８８の内容とともにメディアファイルをサーバ２８に送信する。
【００３６】
図４は、会議記録提供装置であるサーバ２８の構成を示す機能ブロック図である。図４を参照して、サーバ２８は、ＣＰＵ、ＲＯＭ及びＲＡＭ等（共に図示せず。）から構成され、その機能部として、ＬＡＮ３０を介してユーザＰＣ２４及び会議用ＰＣ２６とデータの送受信を行なうためのインターフェイス部１００、受信したメディアファイル及び受信した会議記録８８に対し、後述するようなデータ処理を実行するためのデータ処理部１０２、この会議記録処理システム２０を利用するユーザの情報を格納するためのユーザＤＢ（データベース）１０４、会議用ＰＣ２６から送信された情報に基づいて会議記録を検索するための会議情報を格納するための会議記録ＤＢ１０６、ある条件の下で会議記録ＤＢ１０６から削除された情報を格納するための削除済会議記録ＤＢ１０８、及び、受信したメディアファイルを格納するためのメディアファイル格納部１１０を含む。
【００３７】
データ処理部１０２は、音声データファイル８４を音声認識によりテキスト化するための音声解析処理ソフトウェアと、画像データファイル７８中のテキスト画像及び手書文字画像等を画像認識によりテキスト化するためのＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）処理ソフトウェアと、これらによりテキスト化されたデータ、及び文書データファイル７６に含まれるテキストからキーワードを抽出するためのソフトウェアとを含む。キーワード抽出のためのアルゴリズムとしては、形態素解析、内容語抽出等の周知のものを使用すればよい。
【００３８】
データ処理部１０２は、音声データファイル８４及び画像データファイル７８からのキーワードの抽出と、会議用ＰＣ２６から送信された、会議に関する情報からの会議記録の作成と、メディアファイル及び会議記録のハードディスクへの保存と、メディアファイルへのパスを会議記録の所定フィールドに書込む処理とを行なう。データ処理部１０２はさらに、後述するように、新たに会議記録（議事録）が会議記録ＤＢ１０６に登録されるたびに、その会議記録が各ユーザごとに予め設定されている検索条件に合致しているか否かを判定し、合致しているユーザにその会議記録の登録を通知する処理と、通知に応答して会議記録にアクセスしてきたユーザに対し、要求された会議記録を送信する処理と、定期的に会議記録ＤＢ１０６及びメディアファイル格納部１１０内のメディアファイルを整理する処理とを行なう。それらの詳細については後に説明する。
【００３９】
図５は、図４に示すユーザＤＢ１０４のテーブルの構成の一例を示す。図５を参照して、ユーザＤＢ１０４はユーザごとの登録情報であるユーザ情報レコード１３０からなる。各ユーザ情報レコード１３０は、レコードの識別子、ユーザに与えられたログインＩＤ（Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）、ユーザのパスワード、ユーザ名、連絡先、メールアドレス、及び、ユーザが自由に登録するキーワードを含む。
【００４０】
キーワードはユーザによって自由に登録できる。その登録については通常のＷｅｂアプリケーションの手法がそのまま適用できる。
【００４１】
図６は、図４に示す会議記録ＤＢ１０６の構成の一例を示す。図６を参照して、会議記録ＤＢ１０６は会議ごとの登録情報である会議記録レコード１５０からなる。各会議記録レコード１５０は、レコード識別子、会議名、開催日、開催時刻及び終了時刻、この会議が一連の継続会議の一つであるか否かを示す継続フラグ、一連の継続会議に属するときにその一連の継続会議の全体に対してシステムによって割当てられる継続会議識別子、この会議に関する情報を公開してよいか否かを示す公開フラグ、公開が可能であるとして、公開される時期をある期間に制限するときに期限を示す公開期限、及びこの会議記録レコード及びメディアファイルをサーバ２８から削除するときにその旨をユーザに通知すべきか否かを示す削除通知フラグを含む。
【００４２】
会議記録レコード１５０はさらに、削除条件が「ある期限が来たら削除」のように、削除する時期が予め分かっているときに、所定の予告期間をおいて削除の事前通知をユーザに対して行なうか否かを示す削除事前通知フラグと、削除の事前通知を行なうための期限を定める事前通知期限と、この会議記録と関連しているメディアファイルへのサーバ２８におけるパスを記憶する領域と、各メディアファイルに対してテキスト化処理を実行して抽出されたキーワードを記憶する領域とを含む。
【００４３】
識別子は、会議記録ＤＢ１０６に新たに会議記録が登録される際に、データ処理部１０２が各会議記録にユニークに割当てるレコード識別子である。この識別子さえ分かれば識別子を用いて目的のレコードに直ちにアクセスできる。
【００４４】
会議名、開催日、開始時刻、終了時刻、継続フラグ、公開期限、削除通知フラグ、削除条件、削除事前通知フラグ、及び事前通知期限は、会議用ＰＣ２６から受信した会議記録８８にしたがう。
【００４５】
図６を参照して、継続フラグが０の場合、この会議は単独のものであり、１の場合、この会議が継続的な一連の会議のうちの１つであることを示す。以降、継続的な会議を「継続会議」と呼ぶ。
【００４６】
継続会議識別子は、一連の継続会議に属する全ての会議に共通に設定される識別子である。この識別氏により、各会議がどの継続会議に属するかを判定できる。この識別子はユーザにより割当てられる。
【００４７】
公開フラグは、この会議の会議記録及びメディアファイルを会議記録としてユーザＰＣ２４に対して公開してもよいか否かを規定する。０の場合は公開可能を示し、１の場合は非公開を示す。
【００４８】
公開期限は、公開フラグが０の場合、この会議記録及びメディアファイルを公開する期限（公開の終期）を規定する。
【００４９】
メディアファイルへのパスは、この会議のメディアファイルの、ハードディスク内の格納位置を標準的なパス形式で示す。メディアファイルのパスは、会議記録レコード１５０の登録の際にデータ処理部１０２により書込まれる。メディアファイルのパスは複数個記録することが出来る。
【００５０】
削除通知フラグは、この会議のメディアファイルを削除する際にユーザＰＣ２４への通知すべきか否かを示す。０なら不要であり、１なら必要である。
【００５１】
削除条件フラグは、この会議のメディアファイルを削除する日時に関する条件を規定する。削除条件フラグ＝０は、「最新でなくなったら削除」を意味する。すなわち、この会議が継続会議であることを前提として、同一の継続会議識別子を持つ新たな会議記録が登録されたら、この会議（最新でなくなった会議）に関連するメディアファイルを削除すべきことを示す。削除条件フラグ＝１は、「会議開催日から１ヶ月経過後に削除」を意味する。すなわち、この会議の開催日から１ヶ月を経過した時点でメディアファイルを削除すべきことを示す。削除条件フラグ＝２は、「会議開催日から１年経過後に削除」を意味する。すなわち、会議の開催日から１年を経過した時点でメディアファイルを削除すべきことを示す。削除条件＝３は、この会議記録を削除しないことを示す。
【００５２】
図７は、サーバ２８のデータ処理部１０２による、メディアファイル及び会議記録の保存機能、及び、メディアファイルの送信機能を実現するためのプログラムの制御構造を示すフローチャートである。
【００５３】
図７を参照して、このプログラムは、サーバ２８が会議用ＰＣ２６からメディアファイル及び会議記録８８を受信した事に応答して起動され、受信したメディアファイルをメディアファイル格納部１１０に保存するステップ１６０と、ステップ１６０の後に実行され、保存されたメディアファイルに含まれる、音声データファイル８４及び画像データファイル７８からテキストを抽出するステップ１６２と、ステップ１６２の後に実行され、ステップ１６２において抽出されたテキスト及び文書データファイル７６に含まれるテキストからキーワードを抽出するステップ１６４と、ステップ１６４の後に実行され、会議に関して受信した情報と、ステップ１６４において抽出されたキーワードと、メディアファイルへのパス情報とを含む会議記録レコード１５０を作成して会議記録ＤＢ１０６に記憶するステップ１６６とを含む。
【００５４】
このプログラムはさらに、ステップ１６６の後に実行され、ユーザＤＢ１０４に格納されている全てのユーザに対し以下の処理を実行して処理を終了するステップ１６８を含む。
【００５５】
ステップ１６８の処理は、ユーザＤＢ１０４の処理対象のユーザのユーザ情報レコード１３０に登録されているキーワードのいずれかが、この会議の情報から抽出されたキーワードのいずれかと一致するか否かを判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップ１７０と、ステップ１７０において、登録キーワードのいずれかとこの会議のキーワードのいずれかとが一致すると判定されたことに応答して実行され、処理対象のユーザにこの会議記録が登録されたことを通知してこのユーザに対する処理を終了するステップ１７２とを含む。ステップ１７２では、例えば、この会議のメディアファイル及び会議記録レコード１５０を保存した通知と共に、会議記録レコード１５０の内容が送信される。会議記録レコード１５０はこの会議のメディアファイルのパスを含むため、会議記録から適切なメディアファイルにアクセスすることができる。ステップ１７０において、処理対象ユーザの登録キーワードと当該会議のキーワードが一致しないと判定された場合、処理は次のユーザへ進む。
【００５６】
図８は、メディアファイル及び会議記録の削除機能を実現するためのプログラムの制御構造を示すフローチャートである。このプログラムは、所定の期間（例えば１日）ごとにサーバ２８のデータ処理部１０２により実行される。
【００５７】
図８を参照して、このプログラムは、会議記録ＤＢ１０６及びメディアファイル格納部１１０に記憶される全会議の会議記録及びメディアファイルに対して以下の一連の処理を行なうステップ２００を含む。
【００５８】
ステップ２００の処理は、処理対象の会議記録の継続フラグが１か否かを判定し、１の場合にはこの会議記録に対する処理を終了するステップ２０８と、ステップ２０８においてこの会議記録の継続フラグが１でない（０である）と判定されたときに実行され、処理対象の会議記録が示す削除条件が、処理の時点において成立するか否かを判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップ２１０と、ステップ２１０において削除条件が成立していうると判定されたときに実行され、この会議記録に対応するメディアファイルを削除する削除処理を実行するステップ２１２と、ステップ２１２に続き、この会議記録が削除通知を行なう設定となっているか否か（会議記録レコード１５０の削除通知フラグが１か否か）を判定し、削除通知を行なう設定でなければこの会議記録に対する処理を終了するステップ２１４と、ステップ２１４において削除通知を行なう設定となっている判定されたときに実行され、全ユーザに対しこの会議記録が削除されたことを通知してこの会議記録に対する処理を終了するステップ２１６とを含む。
【００５９】
このプログラムは、さらに、ステップ２１０における判定結果がＮＯの時に実行され、処理対象の会議について、その削除条件が、会議開催日からの期間により規定されている（削除条件フラグ＝１又は２）か否かを判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップ２２０と、削除条件が会議開催時からの期間により規定されているときに実行され、この処理を実行している日時が、メディアファイルの削除を事前に通知する削除事前通知日となっているか否かを判定するステップ２２２と、ステップ２２２において処理日が削除事前通知日であると判定されたことに応答して実行され、全ユーザに対して、削除事前通知を行なってこの会議記録に対する処理を終了するステップ２２４とを含む。ステップ２２０又はステップ２２２においてＮＯと判定された場合にはこの会議記録に対する処理は終了する。
【００６０】
図９は、図８に示すステップ２１２において実行される削除処理の詳細を示すフローチャートである。図９を参照して、この削除処理は、メディアファイル格納部１１０から対象会議のメディアファイルを削除するステップ２５０と、この会議の会議記録レコード１５０を会議記録ＤＢ１０６から削除し、そのコピーを削除済会議記録ＤＢ１０８に保存するステップ２５２とを含む。ステップ２５２において保存される会議記録を、以降「削除済会議記録」と呼ぶ。削除済会議記録が保存される際に、そのメディアファイルへのパスは消去される。
【００６１】
図１０及び図１１は、サーバ２８のデータ処理部１０２による、ユーザが任意の時刻に行なう会議記録の検索に応答して、対応する会議記録を送信する機能を実現するためのプログラムのフローチャートである。ここでは、説明を簡略にし分かりやすくするために、検索の結果見つけられる会議記録はたかだか１個であるものとする。
【００６２】
図１０を参照して、このプログラムは、インターフェイス部１００がユーザＰＣ２４から検索要求を受信したことに応答して起動され、ユーザＰＣ２４から検索要求と共に受信した検索条件（与えられた条件）にしたがって、ユーザＤＢ１０４を検索するステップ２７０と、ステップ２７０の後に実行され、ステップ２７０の検索条件に該当する会議記録がユーザＤＢ１０４にあるか否かを判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップ２７２と、ステップ２７２において、該当する会議記録がユーザＤＢ１０４にあると判定されたことに応答して実行され、該当する会議記録を読出し、その継続フラグが１か否か（すなわちこの会議が継続会議であるか否か）を判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップ２７４と、ステップ２７４で継続フラグの値が１であると判定されたときに実行され、同じ継続会議識別子を持つ会議記録の中で最新の開催日付を持つ会議記録を会議記録ＤＢ１０６から検索するステップ２７６とを含む。ステップ２７０で検索された会議記録が最新である場合もある。
【００６３】
このプログラムはさらに、ステップ２７４において当該会議が継続会議ではないと判定されたとき、及び、ステップ２７６の処理が終了した後に実行され、検索された会議記録レコード１５０の公開フラグが１か否かにより、当該会議が公開可能か否かを判定して制御の流れを分岐させるステップ２７８と、ステップ２７８において当該会議記録が公開可能と判定されたときに実行され、処理時点が、当該会議の公開期間に該当するか否かを判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップ２８０とを含む。ステップ２８０では、会議記録レコード１５０に記録されている開催日時及び公開期限、並びに処理日時に基づいて判定が行なわれる。
【００６４】
このプログラムはさらに、ステップ２８０において、処理の時点がこの会議の公開期間内であると判定されたときに実行され、ステップ２７０で検索された会議記録、又はステップ２７６で検索された最新の会議記録をユーザＰＣに送信して処理を終了するステップ２８２と、ステップ２７８でこの会議記録が公開可能ではないと判定されたとき、及びステップ２８０で処理の時点がこの会議記録の公開期間内ではないと判定されたときに実行され、指定された会議記録が非公開であることをユーザＰＣ２４に送信して処理を終了するステップ２８４とを含む。
【００６５】
ステップ２８４では、指定された会議記録が存在しないというメッセージを返信してもよいし、ある会議記録のうちの一部のみを公開し、他の部分については非公開である旨を通知するようにしてもよい。
【００６６】
図１１は、図１０のステップ２８６で実行される削除済記録処理を実現するプログラムの制御構造を示すフローチャートである。図１１を参照して、このプログラムは、ユーザにより指定された検索条件で削除済会議記録ＤＢ１０８を検索するステップ３００と、この検索の結果、該当する削除済会議記録が見つかったか否かを判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップ３０２と、ステップ３０２において該当する削除済会議記録が見つかったと判定されたときに実行され、その会議記録を処理対象に設定するとともに、その会議記録の継続フラグが１か否かを判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップ３０４と、ステップ３０４において継続フラグが１であると判定されたときに実行され、その会議記録のレコードの継続会議識別子と同じ継続会議識別子を持つ会議記録であってかつ最新の開催日時を持つものを会議記録ＤＢ１０６において検索するステップ３０６と、ステップ３０６において最新の会議記録が見つかったか否かについて判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップ３０８とを含む。
【００６７】
このプログラムはさらに、ステップ３０８において当該会議と同一の継続会議識別子を持つ最新の会議記録が会議記録ＤＢ１０６にあると判定されたときに実行され、その会議記録を処理対象の会議記録に設定するステップ３１１と、処理対象の会議記録が公開可能か否かを判定して判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップ３１４と、ステップ３１４において会議記録が公開可能であると判定されたときに実行され、処理日時が、会議記録によって既定された公開期間内か否かを判定して制御を分岐させるステップ３１６と、ステップ３１６で処理日時が会議記録の公開期間内と判定されたときに実行され、対象の会議記録をユーザＰＣ２４に送信して処理を終了するステップ３１８とを含む。なお、ステップ３０６で会議情報ＤＢ１０６に最新の会議記録が存在すると判定されたときには、ステップ３１８ではメディアファイルも送信される。
【００６８】
このプログラムはさらに、ステップ３１４で会議記録が公開不可と判定されたか、ステップ３１６で処理日時が公開期間を過ぎていると判定されたときに実行され、要求された会議記録が送信不可であることを示すメッセージをユーザＰＣ２４に送信して処理を終了するステップ３２０を含む。なお、ステップ３０４において、見つかった会議記録の継続フラグが１ではないと判定されたときには、最新の会議記録を見つける必要はない。その場合には制御はステップ３１４に進む。
【００６９】
このプログラムはさらに、ステップ３０８で、ステップ３００で検索された会議と同じ継続会議識別子を持つ最新の会議記録が会議記録ＤＢ１０６にないと判定されたときに実行され、同じ継続会議識別子を持つ最新の会議記録を削除済会議記録ＤＢ１０８で検索するステップ３１０と、ステップ３１０での処理で該当する会議記録が見つかったか否かによって制御の流れを分岐させるステップ３１２と、ステップ３１２の判定の結果、該当する会議記録が見つかったと判定されたときに、ステップ３１０で検索された最新の会議記録を処理対象の会議記録に設定して制御をステップ３１４に進めるステップ３１３とを含む。ステップ３１２の判定で、該当する会議記録がないと判定されたときには、ステップ３００で検索された会議記録が処理対象に設定されたまま制御はステップ３１４に進む。
【００７０】
このプログラムはさらに、ステップ３０２において、検索条件に該当する会議記録が削除済会議記録ＤＢ１０８にないと判定されたときに実行され、指定された条件に合致する会議記録がないことを示すエラーメッセージをユーザＰＣ２４に対して送信するステップ３２２を含む。
【００７１】
−動作−
以上に構成を説明した会議記録処理システム２０は、以下のように動作する。
【００７２】
＜会議開催時＞
図３を参照して、会議の開催前に、会議中に配布される資料の電子ファイルを会議関係者が会議用ＰＣ２６に保存する。会議が開始されると、ビデオカメラ８０は動画データ及び音声データを取得し、会議用ＰＣ２６のファイル保存処理部６８に連続的に与える。ファイル保存処理部６８は図示しないハードディスク上にこのデータを順次保存していく。表示部７４は、ホワイトボードに書込まれたデータを検知し、画像データとして表示する。ユーザ指示により、ファイル保存処理部６８は動画データファイル８２、及び音声データファイル８４をクローズし、表示部７４から画像データを受信して画像データファイル７８として保存する。これら動画データファイル８２、音声データファイル８４、画像データファイル７８及び会議開催前から記憶されていた文書データファイル７６が、この会議に関連するメディアファイルであり、会議記録として利用できる。
【００７３】
会議終了時、ユーザがＵＩ部６２を使用して会議の終了を指示すると、会議関連情報を入力する画面が会議用ＰＣ２６の表示部に表示される。会議主催者はこの入力画面において、会議名、開催日、開始時刻、終了時刻、継続会議識別子、公開フラグ、公開期限、削除通知フラグ、削除条件、削除事前通知フラグ、及び事前通知期限を設定する。ここでの入力はできるだけ簡易に行なえるようにすることが望ましい。そのため、開催日、開始時刻、終了時刻等は会議用ＰＣ２６が予め算出したものを表示する。継続会議識別子としては、サーバ２８で管理している会議記録の中から継続会議として登録されているものを検索し、それらの会議名をドロップダウンリストで一覧表示し、その中から継続会議を選択させることが望ましい。ドロップダウンリストでは、メニュー表示は継続会議の会議名とし、選択された項目に対応して設定される値はその継続会議の継続会議識別子とする。
【００７４】
継続フラグ、公開フラグ、削除通知フラグ、削除条件、削除事前通知フラグ等については、ユーザに分かりやすいようにラジオボタンで設定させるとよい。
【００７５】
なお、会議記録として設定する値は図６に示したものには限らない。例えば会議の議題、概要、結論、及びアクションアイテム（実行すべきこと）等、通常の会議記録に設定するような項目を追加してもよい。
【００７６】
ＵＩ部６２によって会議記録８８が出力されると、ファイル保存処理部６８がこの会議に関連してハードディスクに保存されたメディアファイルのパスを会議記録８８中のパス情報に書込む。一覧表示されたファイル候補の中からユーザにより選択されたファイルへのパスをパス情報として書込むようにしてもよい。
【００７７】
ファイル送信部６４は、このようにして作成された会議記録８８と、会議記録８８中のメディアファイルへのパス情報によって指定されるメディアファイル（動画データファイル８２、音声データファイル８４、画像データファイル７８、及び文書データファイル７６等）とをインターフェイス部６６及びＬＡＮ３０を介してサーバ２８に送信する。
【００７８】
図４を参照して、サーバ２８は、会議記録８８及びメディアファイルを受信すると、図７に制御構造を示すプログラムを実行する。具体的には、サーバ２８のデータ処理部１０２は、メディアファイルをメディアファイル格納部１１０に格納する（ステップ１６０）。サーバは各メディアファイルからテキストの抽出を行ない（ステップ１６２）、キーワードを抽出する（ステップ１６４）。データ処理部１０２はさらに、会議記録ＤＢ１０６に新たな会議記録レコードを作成し、この会議記録レコードに、サーバ２８に保存されたメディアファイルへのパスを書込む（ステップ１６６）。新たな会議記録レコードには、会議記録ＤＢ１０６において一意な識別子がデータ処理部１０２により割当てられる。
【００７９】
データ処理部１０２は、さらに、ユーザＤＢ１０４に格納されている全ユーザのユーザ情報レコード１３０に対し、以下の処理（図７のステップ１６８）を実行する。すなわち、そのユーザのユーザ情報レコードに含まれる登録キーワードと、新たに登録した会議記録レコード１５０に記録されているキーワードとを比較する（ステップ１７０）。一致があった場合、データ処理部１０２は、このユーザ情報レコード１３０に格納されているメールアドレスに、新たに会議記録が登録されたことを示す通知と、その会議記録へのアクセス情報（リンク情報）とを含む電子メールを送信する（ステップ１７２）。アクセス情報は、アクセスのためのプロトコルと、メディアファイルへのパス情報とから組立てられる。この電子メールを受信したユーザは、電子メール中のリンクをクリックすることにより、その会議に関連するメディアファイルのうちの任意のものにアクセスすることができる。
【００８０】
＜削除処理＞
データ処理部１０２は、例えば１日ごとに、図８に制御構造を示すプログラムにより削除条件を満たす会議のメディアファイルを削除する。ここでは、会議記録レコード１５０の削除条件フラグによって概ね以下の３通りの処理が行なわれる。
【００８１】
Ａ．削除条件フラグ＝０
削除条件フラグ＝０は、「最新でなくなったら削除」を意味する。すなわち、この会議が継続会議であることを前提として、同一の継続会議識別子を持つ新たな会議記録が登録されたら、この会議（最新でなくなった会議）に関連するメディアファイルを削除すべきことを示す。
【００８２】
処理対象の会議が最新でない場合（図８のステップ２１０でＹＥＳ）、データ処理部１０２は、メディアファイル格納部１１０の該当するメディアファイル、及び、会議記録ＤＢ１０６内の会議記録レコード１５０を削除し、削除済会議記録ＤＢ１０８に削除済会議記録を作成して保存する（図９のステップ２５０及びステップ２５２）。この会議記録が削除通知を行なう設定であった場合（図８のステップ２１４でＹＥＳ）、データ処理部１０２はユーザＰＣ２４に対し、この会議のメディアファイルの削除通知を行なう（ステップ２１６）。
【００８３】
Ｂ．削除条件フラグ＝１又は２
削除条件フラグ＝１は、「会議開催日から１ヶ月経過後に削除」を意味し、削除条件フラグ＝２は、「会議開催日から１年経過後に削除」を意味する。
【００８４】
この場合、削除条件フラグにより規定される所定期間を経過していると（ステップ２１０でＹＥＳ）、データ処理部１０２は、上記Ａの削除の場合と同様の処理を行なう。
【００８５】
所定期間を経過していない場合であって（ステップ２１０でＮＯ、ステップ２２０でＹＥＳ）、この処理の時点が削除される日から逆算して通知期間として予め設定された日数だけ前の日であった場合、つまり事前通知日である場合（ステップ２２２でＹＥＳ）、データ処理部１０２はユーザＰＣ２４に対し、当該会議のメディアファイルが削除予定日に削除されるという予告通知を行なう。
【００８６】
Ｃ．削除条件フラグ＝３
削除条件＝３は、この会議記録を削除しないことを示す。この場合、この会議のメディアファイルは削除されない（ステップ２１０でＮＯ、ステップ２２０でＮＯ）。
【００８７】
＜ユーザによる会議記録検索処理＞
ユーザが会議記録を閲覧する時には、ユーザはユーザＰＣ２４を介して検索条件を指定した検索要求をサーバ２８に与える。検索要求を受けたサーバ２８は以下のように動作する。
【００８８】
サーバ２８において、インターフェイス部１００が検索要求を受信すると、図１０に制御構造を示すプログラムが起動される。
【００８９】
データ処理部１０２は、検索条件に合致する会議記録を会議記録ＤＢ１０６内で検索する（図１０のステップ２７０）。検索条件に合致するものがあれば（ステップ２７２でＹＥＳ）検索キーと一致するものがあれば、その会議記録レコード１５０の継続フラグが１か否かを判定する（ステップ２７４）。継続フラグが１であれば（ステップ２７４）、この会議の会議記録レコード１５０の継続会議識別子と同じ継続会議識別子を有する会議記録で最新のものを会議記録ＤＢ１０６内で検索し（ステップ２７６）、以後の処理ではその会議記録レコード１５０を使用する。継続フラグ＝１でなければ、以下の処理ではステップ２７０で検索された会議記録レコード１５０を使用する。
【００９０】
以後、検索された会議記録レコード１５０の公開フラグ及び公開期間、並びに処理日時に基づいてステップ２７８及びステップ２８０の判定を行なう。会議記録レコード１５０が公開可能な会議記録であって、かつ公開期間内であれば、検索された会議記録レコード１５０に基づいて、会議記録の概要と、メディアファイルへのアクセス情報とを含むデータをユーザＰＣ２４に返信する。公開不可、又は公開期間経過後であれば、要求された会議記録が送信不可であることを示すメッセージをユーザＰＣ２４に送信し処理を終了する。
【００９１】
一方、検索条件に合致する会議記録レコード１５０が会議記録ＤＢ１０６にない場合（ステップ２７２でＮＯ）、データ処理部１０２は図１１に示される削除済記録処理を実行する。すなわち、最初に指定されたの検索条件により削除済会議記録ＤＢ１０８を検索する（ステップ３００）。該当する削除済会議記録が存在すれば（ステップ３０２でＹＥＳ）、検索された会議記録レコードの継続フラグが１か否かを判定する（ステップ３０４）。継続フラグが１でなければ直ちにステップ３１４に処理は分岐する。継続フラグが１であれば、この会議記録レコードの継続会議識別子と同じ継続会議識別子を持つ会議記録レコードのうちで、開催日が最新のものを会議記録ＤＢ１０６で検索する（ステップ３０６）。そのような会議記録レコードがあれば（ステップ３０８でＹＥＳ）、その会議記録レコードを処理対象レコードに設定し（ステップ３０９）、ステップ３１４以後の処理を実行する。もしなければ、ステップ３０６と同じ処理を削除済会議記録ＤＢ１０８に対して実行する（ステップ３１０）。削除済会議記録ＤＢ１０８に該当レコードがあれば（ステップ３１２でＹＥＳ）、そのレコードを処理対象レコードに設定し（ステップ３１２でＹＥＳ）、ステップ３１４以後の処理をこのレコードに対して実行する。ステップ３１０の処理で該当する会議記録レコードが見つからなければ（ステップ３１２でＮＯ）、ステップ３００で最初に検索された会議記録レコードに対してステップ３１４以後の処理を実行する。
【００９２】
以後、処理対象の会議記録レコードの公開フラグ及び公開期間、並びに処理日時に基づいてステップ３１４及びステップ３１６の判定を行なう。会議記録レコードが公開可能な会議記録であって、かつ公開期間内であれば、処理対象の会議記録レコードに基づいて、会議記録の概要を含むデータをユーザＰＣ２４に返信して処理を終了する。ここではメディアファイルは削除された後であるため、メディアファイルへのアクセス情報は送信されない。公開不可、又は公開期間経過後であれば、要求された会議記録が送信不可であることを示すメッセージをユーザＰＣ２４に送信し処理を終了する。
【００９３】
一方、図１１のステップ３０２において、検索条件に合致する会議記録レコードが削除済会議記録ＤＢ１０８にも存在していない場合には、ステップ３２２で該当会議記録が存在しないというエラーメッセージをユーザＰＣ２４に送信し、処理を終了する。
【００９４】
以上のように、本実施の形態に係る会議記録処理システム２０によれば、検索条件に一致する会議が継続会議であれば、ユーザは一連の会議中で最新の会議記録を簡易に入手することが出来る。その結果、古い会議記録にアクセスしたユーザでも、古い会議記録ではなく最新の会議記録を確実に入手できる。
【００９５】
さらに、この会議記録処理システムでは、所定の条件にしたがって、会議のメディアファイルを削除する。メディアファイルを格納するデータベースの容量が過度に大きくなることを防ぐことが出来る。その結果、会議記録を保存する記憶装置の管理を効率良く行なうことが出来る。
【００９６】
加えて、メディアファイルの削除の前に、削除される予定である旨がその会議記録と共にユーザに通知される。この通知を受けたユーザは、必要であれば、削除の前にメディアファイルにアクセスすることが出来る。この結果、ユーザにとって必要なメディアファイルがユーザの知らない内に削除されることが防止できる。特に重要な会議については削除しない設定にすれば、メディアファイルを失うことは無く、いつでもその内容について確認することができる。
【００９７】
［第２の実施の形態］
記憶装置の容量に余裕があったり、いつでも追加の記憶装置を追加したりできる場合には、上記したようにメディアファイルを削除する必要はない。しかしその場合でも、経済的な理由等により、記憶容量を節約する必要は常に存在する。本実施の形態では、所定の削除条件を充足する会議のメディアファイルが、削除される代わりに圧縮退避処理される。削除でなく圧縮退避することにより、メディアファイルが失われることはない。削除ではないため、記憶容量の削減量は第１の実施の形態ほどではないが、記憶容量を節約し、多くの会議記録を管理することが可能になる。
【００９８】
−構成−
この第２の実施の形態に係る会議記録処理システムが第１の実施の形態の会議記録処理システム２０と異なるのは、以下の点である。
【００９９】
（１）削除条件に合致するメディアファイルは圧縮され、名前（拡張子）を変えて保存される。
【０１００】
（２）削除済会議記録ＤＢ１０８に記録される削除済会議記録において、パス情報として圧縮退避された後のメディアファイルへのパス情報が格納される。
【０１０１】
図１２は、この第２の実施の形態に係る会議記録処理システム内のサーバにおいて実行される、メディアファイルの圧縮退避機能を実現するためのプログラムのフローチャートである。このプログラムを、図８に示すプログラムに代えて用いることにより、この第２の実施の形態に係る会議記録処理システムが実現できる。
【０１０２】
図１２を参照して、このプログラムが図８に示すプログラムと異なるのは、図８のステップ２１２の削除処理に代えて、削除ではなくメディアファイルを圧縮退避する圧縮退避処理を実行するステップ３６０を含む点である。その他の点では図１２のプログラムは図８に示すものと同一である。
【０１０３】
図１３は、図１２のステップ３６０で実行される圧縮退避処理を実現するためのプログラムの制御構造を示すフローチャートである。図１３を参照して、このプログラムは、
図９に示すプログラムに加え、ステップ２５０の前に実行され、メディアファイルを圧縮退避するステップ３８０と、ステップ２５２の後に実行され、削除済会議記録ＤＢ１０８に移動された後の処理対象の会議記録中のパス情報を、ステップ３８０で圧縮退避された後のメディアファイルのパス情報に書換えるステップ３８２とをさらに含む。その他の点では図１３に制御構造を示すプログラムは図９に示すものと同一である。
【０１０４】
−動作−
本実施の形態に係る会議記録処理システムでは、第１の実施の形態に係るサーバ２８がメディアファイルを削除するのに代えて、サーバが、所定の条件を充足する会議のメディアファイルを圧縮退避処理する。圧縮退避、圧縮退避事前通知、及び圧縮退避された後の通知のタイミングは、第１の実施の形態における、削除、削除事前通知、及び削除後の通知のタイミングと同様である。したがって、圧縮退避の処理については詳細は説明しない。
【０１０５】
本実施の形態では、対応するメディアファイルを圧縮退避した後の会議記録に対するアクセスがあったときには、その会議記録だけでなく、圧縮退避した後のメディアファイルを復元して送信する。したがって、ハードディスク等の記憶容量については第１の実施の形態における量ほど節約できるわけではないが、必要な記憶容量をある程度削減しながら、古い会議記録に対するアクセスがあっても対応するメディアファイルを配信することができるという効果を奏する。
【０１０６】
［変形例］
上記実施の形態において、会議記録はユーザ入力による入力会議記録に基づくものであったが、本発明はそのような実施の形態に限定されるものではない。例えば、サーバのデータ処理部が文書データファイルから情報を抽出し、これを会議記録として登録する態様であっても良い。
【０１０７】
上記実施の形態において、図１０に制御構造を示すプログラムでは、検索条件に一致した会議が継続会議であり最新ではない場合、最新の会議の会議記録をユーザＰＣに送信する。しかし、本発明はこのような実施の形態に限定されるものではない。例えば、最新の会議の会議記録と共に、検索条件に一致した会議の会議記録もあわせてユーザＰＣに送信する態様であっても良い。さらに、一連の会議に関する情報を全て送信しても良い。このことにより、ユーザは過去の会議に関して情報を入手することが出来る。一連の会議に関する情報については、会議別に時系列で一覧できるような情報をユーザＰＣ２４に送信し、その情報から各会議の情報、さらにはメディアファイルにアクセスできるようにしてもよい。
【０１０８】
上記実施の形態では、検索要求に対してサーバは該当する会議記録を送信し、ユーザはメディアファイルのパスを入手する。しかし本発明はそのような実施の形態に限定されるものではない。例えば、サーバが、該当する会議の会議記録と共に対応するメディアファイルを同時に送信するようにしてもよい。メディアファイルについては、ファイル送信ではなく、いわゆるストリーム配信を行なっても良い。さらに、検索に対する返信として、検索要求を送信してきた端末を、検索された会議記録のメディアファイルにいわゆるリダイレクトするためのデータを返信するようにしてもよい。リダイレクトとは、例えばインターネット上のハイパーテキストをアクセスするためのブラウザに対し、ユーザの操作を介入させることなく、所定のアクセス先にアクセスしてファイルを受信することを命令する文書を送信することをいう。この文書を受け取ったブラウザは、リダイレクト命令を解釈し、受け取った文書を表示するのではなくて、リダイレクト命令により指定されたＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）により指定されるリソースに直接アクセスし、そのファイルを受信して表示する。したがってそのようなリダイレクト技術を上記実施の形態に適用すると、検索を行なう端末から見ると、検索結果として得られた会議記録のメディアファイルが直接に画面に表示されたり、音声として再生されたりすることになる。操作者は煩雑な操作を行なうことなく、目的の会議のメディアファイルを再生することができる。
【０１０９】
今回開示された実施の形態は単に例示であって、本発明が上記した実施の形態のみに制限されるわけではない。本発明の範囲は、発明の詳細な説明の記載を参酌した上で、特許請求の範囲の各請求項によって示され、そこに記載された文言と均等の意味および範囲内でのすべての変更を含む。
【図面の簡単な説明】
【０１１０】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る会議記録処理システム２０の全体構成を簡略化して示す図である。
【図２】図１に示すユーザＰＣ２４の構成を示す機能ブロック図である。
【図３】図１に示すインタラクティブホワイトボード２２及び会議用ＰＣ２６の構成を示す機能ブロック図である。
【図４】図１に示すサーバ２８の構成を示す機能ブロック図である。
【図５】ユーザ情報レコード１３０の一例を示す図である。
【図６】会議記録レコード１５０の一例を示す図である。
【図７】サーバ２８のデータ処理部１０２により、会議記録及びメディアファイルの登録と、ユーザＰＣ２４への会議記録の送信とを行なうためのプログラムのフローチャートである。
【図８】サーバ２８のデータ処理部１０２により、削除条件を充足する会議のメディアファイルを削除するためのプログラムのフローチャートである。
【図９】図８に示すステップ２１２の処理の詳細を示すプログラムのフローチャートである。
【図１０】サーバ２８のデータ処理部１０２により、ユーザＰＣ２４からの検索要求に応じて、会議記録レコード１５０をユーザＰＣ２４に送信するためのプログラムのフローチャートである。
【図１１】図１０に示すステップ２７２においてＮＯと判定された後、実行される処理のフローチャートである。
【図１２】第２の実施の形態において、サーバのデータ処理部により、圧縮退避条件を充足する会議のメディアファイルを圧縮し退避させるためのプログラムのフローチャートである。
【図１３】第２の実施の形態においてメディアファイルに対して実行される圧縮退避処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【０１１１】
２０  会議記録処理システム
２２  インタラクティブホワイトボード
２４  ユーザＰＣ
２６  会議用ＰＣ
２８  サーバ
３０  ＬＡＮ
４０、６２  ＵＩ部
４２、６６、１００  インターフェイス部
６４  ファイル送信部
６８  ファイル保存処理部
７４  表示部
８８  会議記録
１０２  データ処理部
１０４  ユーザＤＢ
１０６  会議記録ＤＢ
１０８  削除済会議記録ＤＢ
１１０  メディアファイル格納部
１３０  ユーザ情報レコード
【図１】
2010003197.tif 000003
【図２】
2010003197.tif 000004
【図３】
2010003197.tif 000005
【図４】
2010003197.tif 000006
【図５】
2010003197.tif 000007
【図６】
2010003197.tif 000008
【図７】
2010003197.tif 000009
【図８】
2010003197.tif 000010
【図９】
2010003197.tif 000011
【図１０】
2010003197.tif 000012
【図１１】
2010003197.tif 000013
【図１２】
2010003197.tif 000014
【図１３】
2010003197.tif 000015