(57)【要約】【課題】画像処理装置側に変更や特別なアプリケーションプログラムをインストールすること無く、ユーザが所望するワークフローを容易に実現できるようにすることを目的とする。【解決手段】ネットワークを介して通信可能な画像処理装置で実行されるワークフローにおける作業の単位であるアクティビティにおいて担当者が実行する作業を表すワークアイテムが生成された場合、ワークアイテムに対応するアクティビティとワークアイテムに割り当てられているロールからワークアイテムを実行することができるユーザのユーザ情報とに基づいてユーザに応じて画像処理装置に表示される画面に含まれるワークアイテムの実行に係るボタンの設定情報を生成する生成手段と、生成手段で生成された設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する配信手段と、を有することによって課題を解決する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して通信可能な画像処理装置で実行される、ワークフローにおける作業の単位であるアクティビティにおいて担当者が実行する作業を表すワークアイテムが生成された場合、前記ワークアイテムに対応するアクティビティと、前記ワークアイテムに割り当てられているロールから前記ワークアイテムを実行することができるユーザのユーザ情報と、に基づいて、ユーザに応じて画像処理装置に表示される画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの設定情報を生成する生成手段と、
前記生成手段で生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する配信手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記ボタンの押下に応じてなされる、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置からのアクセスに応じて、前記画像処理装置の前記画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの削除要求を、前記画像処理装置に送信する削除要求送信手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記生成されたワークアイテムが、スキャンに関するワークアイテムであった場合、前記ワークアイテムを実行することができるユーザに対するアクセス権限を設定した、前記ワークアイテム毎のフォルダを生成するフォルダ生成手段を更に有し、
前記生成手段は、前記フォルダの所在情報と、前記アクセス権限を有するユーザのユーザ情報と、を含む設定情報を生成することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記生成されたワークアイテムが、印刷に関するワークアイテムであった場合、前記ワークアイテムを実行することができるユーザに対するアクセス権限を設定した、前記ワークアイテム毎の印刷データを生成する印刷データ生成手段を更に有し、
前記生成手段は、前記印刷データの所在情報と、前記アクセス権限を有するユーザのユーザ情報と、を含む設定情報を生成することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記ボタンの押下に応じて、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置から前記フォルダに対してスキャンデータが送信されてきた場合、前記フォルダからワークアイテムを特定し、前記ワークアイテムに対応するアクティビティ、又は前記アクティビティに関連するワークフローに関連付けて前記スキャンデータを保存して、前記フォルダを削除し、前記ワークフローにおける作業を次のアクティビティへと進める制御手段を更に有することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記ボタンの押下に応じて、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置から印刷データの取得要求が送信されてきた場合、前記印刷データからワークアイテムを特定し、前記ワークアイテムに対応するアクティビティに関連するワークフローを特定し、前記印刷データの印刷完了待機後、前記印刷データを削除し、前記ワークフローにおける作業を次のアクティビティへと進める制御手段を更に有することを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記配信手段は、前記生成手段で生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する際、前記画像処理装置の機能情報を取得し、前記設定情報に係るワークアイテムを実行する機能を有しているか否かを判定し、有していると判定した場合、前記設定情報を配信することを特徴とする請求項１乃至６の何れか１項に記載の情報処理装置。
【請求項８】
情報処理装置における情報処理方法であって、
ネットワークを介して通信可能な画像処理装置で実行される、ワークフローにおける作業の単位であるアクティビティにおいて担当者が実行する作業を表すワークアイテムが生成された場合、前記ワークアイテムに対応するアクティビティと、前記ワークアイテムに割り当てられているロールから前記ワークアイテムを実行することができるユーザのユーザ情報と、に基づいて、ユーザに応じて画像処理装置に表示される画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの設定情報を生成する生成ステップと、
前記生成ステップで生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する配信ステップと、
を有することを特徴とする情報処理方法。
【請求項９】
前記ボタンの押下に応じてなされる、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置からのアクセスに応じて、前記画像処理装置の前記画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの削除要求を、前記画像処理装置に送信する削除要求送信ステップを更に有することを特徴とする請求項８に記載の情報処理方法。
【請求項１０】
前記生成されたワークアイテムが、スキャンに関するワークアイテムであった場合、前記ワークアイテムを実行することができるユーザに対するアクセス権限を設定した、前記ワークアイテム毎のフォルダを生成するフォルダ生成ステップを更に有し、
前記生成ステップでは、前記フォルダの所在情報と、前記アクセス権限を有するユーザのユーザ情報と、を含む設定情報を生成することを特徴とする請求項８又は９に記載の情報処理方法。
【請求項１１】
前記生成されたワークアイテムが、印刷に関するワークアイテムであった場合、前記ワークアイテムを実行することができるユーザに対するアクセス権限を設定した、前記ワークアイテム毎の印刷データを生成する印刷データ生成ステップを更に有し、
前記生成ステップでは、前記印刷データの所在情報と、前記アクセス権限を有するユーザのユーザ情報と、を含む設定情報を生成することを特徴とする請求項８又は９に記載の情報処理方法。
【請求項１２】
前記ボタンの押下に応じて、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置から前記フォルダに対してスキャンデータが送信されてきた場合、前記フォルダからワークアイテムを特定し、前記ワークアイテムに対応するアクティビティ、又は前記アクティビティに関連するワークフローに関連付けて前記スキャンデータを保存して、前記フォルダを削除し、前記ワークフローにおける作業を次のアクティビティへと進める制御ステップを更に有することを特徴とする請求項１０に記載の情報処理方法。
【請求項１３】
前記ボタンの押下に応じて、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置から印刷データの取得要求が送信されてきた場合、前記印刷データからワークアイテムを特定し、前記ワークアイテムに対応するアクティビティに関連するワークフローを特定し、前記印刷データの印刷完了待機後、前記印刷データを削除し、前記ワークフローにおける作業を次のアクティビティへと進める制御ステップを更に有することを特徴とする請求項１１に記載の情報処理方法。
【請求項１４】
前記配信ステップでは、前記生成ステップで生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する際、前記画像処理装置の機能情報を取得し、前記設定情報に係るワークアイテムを実行する機能を有しているか否かを判定し、有していると判定した場合、前記設定情報を配信することを特徴とする請求項８乃至１３の何れか１項に記載の情報処理方法。
【請求項１５】
コンピュータを、
ネットワークを介して通信可能な画像処理装置で実行される、ワークフローにおける作業の単位であるアクティビティにおいて担当者が実行する作業を表すワークアイテムが生成された場合、前記ワークアイテムに対応するアクティビティと、前記ワークアイテムに割り当てられているロールから前記ワークアイテムを実行することができるユーザのユーザ情報と、に基づいて、ユーザに応じて画像処理装置に表示される画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの設定情報を生成する生成手段と、
前記生成手段で生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する配信手段と、
して機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１６】
請求項１５に記載のプログラムを記憶したコンピュータにより読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置及び情報処理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
証憑スキャン・ソリューション等のように、起案→申請→承認→決済のようなワークフローで一連の業務を定義することで業務の流れを自動化するシステムが提案されている。このようなシステムでは、証憑のような紙文書をスキャンし、添付書類としてワークフロー内で業務データと共に持ち回ることが実現されている。例えば、交通費申請の業務フローにおいて、起案した案件に対して、画像処理装置からスキャン機能を利用して領収書を添付書類として申請処理を行う、といったユースケースがある。特許文献１は、ドキュメントフローを実現するワークフローシステムに関するものであり、ワークフローのステップを実行する際のＵＩを複数用意しておくことができるというものである。これにより、ＰＣ・モバイル・ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）等の担当者の実行環境に応じて画面を表示して、ドキュメントフローに参加可能なワークフロー管理装置が提案されている。
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−５０３１８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１により、ワークフロー参加者端末の実行環境に最適なＵＩを用いてワークフローを実行することが可能となったが、用意されたＵＩを表示するためには各端末にＵＩを表示するためのプログラムが必要であった。例えば、画像処理装置の場合にはワークフロー専用プログラムをインストールする必要があり、ワークフローやデバイスの更新に伴いワークフロー専用プログラムをアップデートし続ける必要もあった。
【０００５】
本発明はこのような問題点に鑑みなされたもので、画像処理装置側に変更や特別なアプリケーションプログラムをインストールすること無く、ユーザが所望するワークフローを容易に実現できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
そこで、本発明は、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置で実行される、ワークフローにおける作業の単位であるアクティビティにおいて担当者が実行する作業を表すワークアイテムが生成された場合、前記ワークアイテムに対応するアクティビティと、前記ワークアイテムに割り当てられているロールから前記ワークアイテムを実行することができるユーザのユーザ情報と、に基づいて、ユーザに応じて画像処理装置に表示される画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの設定情報を生成する生成手段と、前記生成手段で生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する配信手段と、を有することを特徴とする。
【０００７】
係る構成とすることにより、画像処理装置側に変更や特別なアプリケーションプログラムをインストールすること無く、ユーザが所望するワークフローを容易に実現できるようにすることができる。
【０００８】
また、本発明は、情報処理方法及びプログラムとしてもよい。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、画像処理装置側に変更や特別なアプリケーションプログラムをインストールすること無く、ユーザが所望するワークフローを容易に実現できるようにすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。
【００１１】
（用語の説明）
はじめに本発明で使用する用語を定義する。
１）プロセス定義
ワークフローの定義
２）アクティビティ
ワークフローにおける作業の単位
３）ワークアイテム（ＷＩ）
アクティビティにおいて担当者が実行する具体的な作業
４）スキャン送信
画像処理装置において、原稿をスキャンで読み込み電子データ化し、Ｅ−Ｍａｉｌ送信やファイル共有（ＳＭＢ）、ＦＴＰ等のプロトコルを用いて送信する機能
【００１２】
＜実施形態１＞
図１は、ワークフロー処理システムのシステム構成の一例を示す図である。
ワークフロー処理システムは、ワークフロー実行装置であるサーバ装置１１、ＰＣクライアント１２、画像形成装置１３Ａ〜Ｂから構成され、それぞれネットワーク１４で接続されており、ＴＣＰ／ＩＰやＳＮＭＰ等のプロトコルを用いてデータ通信が可能である。つまり、サーバ装置１１と、画像形成装置１３Ａ〜Ｂは、ネットワーク１４を介して通信可能に接続されている。なお、それぞれの装置の数は限定されるものではない。また、画像形成装置は、画像処理装置の一例である。
以下、本ワークフロー処理システムでは１つのサーバ装置１１、１つのＰＣクライアント１２、２つの画像形成装置１３Ａ・１３Ｂがそれぞれ接続されていることを前提に説明を行う。また、サーバ装置１１はワークフローを実行可能な画像形成装置を管理しているものとする。
【００１３】
図２は、サーバ装置１１のハードウェア構成の一例を示す図である。
２０１は、システム・バスであり、これから説明する各構成ブロックはこのシステム・バスに接続されている。２０２は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）である。２０３は、プログラム・メモリ（ＰＭＥＭという）である。ＣＰＵ２０２は、プログラムを適宜ハード・ディスク２１０からＰＭＥＭ２０３に選択／読み込みし、実行することによって、サーバ装置１１の機能又は後述するフローチャートに係る処理が実現される。また、キーボード２１２から入力されたデータはテキスト・メモリでもあるＰＭＥＭ２０３にコード情報として格納される。２０４は、通制御部であり、２０５の通信ポートに於ける入出力データの制御を行う。通信ポート２０５から出力された信号は、通信回線２０６を経由して、ネットワーク上の他の装置の通信ポートに伝えられる。
【００１４】
また、本実施形態ではＬＡＮ等のネットワークに関して記述するが、この通信制御部に接続される通信ポート及び通信回線が一般の公衆回線であってもよい。
２０８は、外部記憶装置制御部である。２０９、２１０はデータファイル用のディスクで、例えば２０９は、フレキシブル・ディスク（ＦＤという）であり、２１０は、ハード・ディスク（ＨＤという）である。
２１１は入力制御部であり、２１２のキーボード、２１３のマウス等の入力装置が接続される。操作者はこのキーボード２１１を操作することによりシステムの動作指令等を行う。
また２１３は２１６のＣＲＴ上で画像情報を加工指示するためのポインティング・デバイス（ＰＤという）で本実施形態ではマウスを使用している。これによりＣＲＴ２１６上のカーソルをＸ，Ｙ方向任意に移動してコマンドメニュー上のコマンド・アイコンを選択して処理の指示を行うほか編集対象の指示、描画位置の指示等も行う。２１４はビデオ・イメージ・メモリ（ＶＲＡＭという）、２１５は表示出力制御部、２１６はＣＲＴである。ＣＲＴ２１６に表示されるデータは、２１１のＶＲＡＭ上にビットマップデータとして展開されている。
なお、本実施形態でＲＯＭに記憶しているプログラムは、装置に直接接続されているＨＤやＦＤ等の記憶媒体にも記憶されていてもよい。更に、ネットワークで接続されている他の装置上に記憶されていてもよい。
【００１５】
図３は、画像形成装置１３Ａ・１３Ｂの構成の一例を示す図である。本実施例では全ての機能を持っている状態のブロック図を示すが、当然それぞれの機器で機能が異なる場合には存在しないものもある。３０１はユーザＩ／Ｆ装置であり、ユーザによる機器の操作や、ユーザに対する情報の表示といった処理を行う。３０２はＣＰＵである。３０３はプログラム・メモリ（ＰＭＥＭ）である。ＣＰＵ３０２は、プログラムを適宜プログラム格納領域３０５からＰＭＥＭ３０３に選択／読み込みし、実行する。また、ユーザＩ／Ｆ装置３０１から入力されたデータや入力装置３０８で読み込まれた画像データはＰＭＥＭ３０３に格納される。３０４は、通信装置であり、ネットワークへの接続やネットワーク経由でのデータ入出力制御を行う。なお、本実施形態ではＬＡＮ等のネットワークに関して記述するが、この通信装置に接続される通信回線が一般の公衆回線等であってもよい。３０５はプログラム格納領域であり、ハード・ディスクやＲＯＭ等で構成される。３０６は機能情報処理部であり、画像形成装置が持つ機能情報の保持や提供、ユーザＩ／Ｆに表示するボタンの管理等を行う。なお、情報処理部３０６は、ハードウェアとしてもよいし、ＣＰＵ３０２がプログラムを実行することにより実現されるソフトウェアとしてもよい。３０７は入力装置であり、画像の読み込み処理を行う。３０８は出力装置であり、画像データの出力処理を行う。３０９はスキャン送信装置であり、入力した画像データをｅ−Ｍａｉｌで送信処理、ファイルで送信処理等行う。３１０はＦＡＸ装置であり、ＦＡＸの送受信を行う。
【００１６】
以下、図４〜図６ではワークフローの説明を行う。
図４は、ワークフローのプロセス定義の一例を示す図である。
本実施形態におけるワークフローは、アクティビティ４２〜４５で構成されており、各アクティビティは画像形成装置で処理すべきアクティビティ４７と、ＰＣクライアントで処理すべきアクティビティ４８と、のどちらかに分類される。図４の場合、実線で示す申請のアクティビティ４２／承認のアクティビティ４４／決済のアクティビティ４５がＰＣで処理するアクティビティであって、二重線で示す書類送信のアクティビティ４３が画像形成装置で処理するアクティビティとなる。また、アクティビティにはそれぞれアクティビティの実行者を特定するためのロールが割り当てられており、申請のアクティビティ４２／書類送信のアクティビティ４３には一般社員ロールが割り当てられている。また、承認のアクティビティ４４には主任ロール、決済のアクティビティ４５には室長ロールが割り当てられている。本ワークフロー処理システムは、アクティビティが終了する毎に、次に処理すべきアクティビティに設定されるロールをもつユーザのワークアイテムを生成する。また、本図で示す書類送信のアクティビティ４３はスキャンした書類をサーバ装置１１に送信することによって実行されるものとする。
【００１７】
図５は、ロールとユーザとの関係の一例を示す図である。
本実施形態におけるロールとユーザとは、以下の通りである。
一般社員ロール：ユーザＡ・ユーザＣ
主任ロール：ユーザＢ
室長ロール：ユーザＤ
【００１８】
図６は、ワークフロー処理システムの動作処理の一例を示す図である。
ワークフロー６１がサーバ装置１１で管理されており、各アクティビティを順番に処理する様子を示している。ワークフローが開始されると最初のアクティビティである申請アクティビティに設定されているロールをもつユーザのワークアイテムがサーバ装置１１において生成される。前記ユーザがＰＣクライアント１２から申請ワークアイテムを処理すると（６２）、サーバ装置１１において次の書類送信ワークアイテムが生成され、画像形成装置で処理される。書類送信ワークアイテムは画像形成装置１３Ａで書類をスキャンし、サーバ装置１１にスキャン送信することによって実行される（６３）。その後、ＰＣクライアントから承認処理（６４）、決済処理（６５）が行われることによって、ワークフロー６１が完了する。
【００１９】
図７は、画像形成装置１３Ａ・１３Ｂで表示されるポータル画面の一例を示す図である。
画像形成装置はユーザがログインすると、ユーザ毎に設定されたポータル画面７０１をユーザＩ／Ｆ装置３０１に表示する。本画面の例はＵｓｅｒ１がログインした場合のものである。７０２〜７１０は画像形成装置の機能をワンアクションで実現するためのボタンであり、情報処理部３０６は、ボタンの設定内容（ボタンの設定情報）をユーザ毎に保持しており、この設定情報を基に表示が行われる。なお、このボタンの設定情報は、後述するように、サーバ装置１１から配信される。７０２〜７０４がワークアイテムを実行するためのボタンである。本ボタンにはワークフローの名称、ワークアイテムに対応したアクティビティの名称、ワークフローに設定されているコメント等が表示される。７０５〜７１０は一般的な機能を実行するためのボタンであり、７０５〜７０７は特定フォルダへのスキャン送信を実施するボタン、７０８〜７１０はＦＡＸをそれぞれの宛先に送信するボタンである。
【００２０】
図８〜図１３を用いて、サーバ装置１１における、画像形成装置で実行されるワークアイテムが生成されてからワークアイテム実行終了後の処理までの一連の流れ等を説明する。
図８は、サーバ装置１１が、新規ワークアイテムが発生した際にボタン設定を配信する処理の一例を示すフローチャートである。
サーバ装置１１は、新規ワークアイテムが発生した際、ステップＳ０８０２において、そのワークアイテムが画像形成装置で処理すべきものか否かを判定する。ワークアイテムが画像形成装置で処理すべきものの場合、ステップＳ０８０３においてサーバ装置１１は、画像形成装置実行ワークアイテム用の前処理（ボタンの設定情報の生成の処理等）を行う。なお、ステップＳ０８０３の処理の詳細は、後述する図９を用いて説明する。ステップＳ０８０４においてサーバ装置１１は、管理している全画像形成装置に対してボタン設定（ボタンの設定情報）の配信を行う。
【００２１】
図９は、図８のステップＳ０８０３の詳細な処理の一例を示すフローチャートである。
ステップＳ０９０２において、サーバ装置１１は、ワークアイテムに対応するアクティビティより画像形成装置で実行する機能の設定を取得する。本設定は例えば、画像をスキャンする際の解像度、カラー／モノクロの設定、スキャンデータのファイル生成方法や、印刷する際の体裁（Ｎ−ｕｐやステイプル）等である。ステップＳ０９０３において、サーバ装置１１は、ワークアイテムに割り当てられているロールからそのワークアイテムを実行できるユーザの情報を取得する。これによりサーバ装置１１は、どのユーザのポータル画面にボタンを登録するかを決定する。ステップＳ０９０４において、サーバ装置１１は、ワークアイテムの種別がスキャン送信ワークアイテムか印刷ワークアイテムかを判別する。
【００２２】
スキャン送信ワークアイテムの場合、ステップＳ０９０５において、サーバ装置１１は、画像形成装置からスキャン送信されるデータを受け取る受信フォルダの生成を行う（フォルダ生成）。サーバ装置１１は、受信フォルダを、ワークアイテム毎に一意に識別し、また、ワークアイテムと受信フォルダとの関連情報を管理する。また、サーバ装置１１は、受信フォルダにステップＳ０９０３で取得したユーザに対するアクセス権（アクセス権限）のみを付与する。
ステップＳ０９０４の判定で、印刷ワークアイテムと判定した場合、サーバ装置１１は、ステップＳ０９０６において、印刷するデータの生成を行う（印刷データ生成）。サーバ装置１１は、印刷データを、ワークアイテム毎に一意に識別し、ワークアイテムと印刷データとの関連情報を管理する。また、サーバ装置１１は、印刷データにはステップＳ０９０３で取得したユーザに対するアクセス権（アクセス権限）のみを付与する。
【００２３】
ステップＳ０９０７において、サーバ装置１１は、ポータル画面に登録するボタンの設定内容（設定情報）を決定（又は生成）する。
これまでの処理で、画像形成装置で処理するワークアイテムを実行するボタンの登録（ボタンの設定情報の生成）が終了する。
図１０、図１１は、ステップＳ０８０４にて画像形成装置に配信されたボタンの設定内容とこの設定内容に基づきポータル画面に表示されるボタンの一例を示す図である。図１０は、スキャン送信ワークアイテムの場合の設定内容及びボタンの例であり、図１１は、印刷ワークアイテムの場合の設定内容及びボタンの例である。本設定内容は画像形成装置の情報処理部３０６が保持する。なお、本例ではＵｓｅｒ１とＵｓｅｒ２とが実行可能なワークアイテムに対するボタンが画像形成装置１３ＡのＵｓｅｒ１のポータル画面とＵｓｅｒ２のポータル画面とにそれぞれ登録された場合を示す。
【００２４】
図１０において、１００１がＵｓｅｒ１のポータル画面に登録（表示）されたボタン、１００２がＵｓｅｒ２のポータル画面に登録（表示）されたボタンである。１００３及び１００４がそれぞれのボタンに設定された設定内容となる。１００５、１０１２は、機能の設定であり、スキャン送信となる。１００６、１０１３は、送信先の設定でありステップＳ０９０５でサーバ装置１１が、生成した受信フォルダへのパスである。なお、パスは、受信フォルダの所在情報の一例である。また、ワークアイテムを一意に識別することが可能なフォルダとなっている。１００７、１０１４は、フォルダへアクセスするためのユーザ名であり、Ｕｓｅｒ１のポータル画面での設定ではＵｓｅｒ１、Ｕｓｅｒ２のポータル画面ではＵｓｅｒ２が設定されている。これによりフォルダへのアクセスユーザにより、ワークアイテムを誰が実行したが識別可能となる。１００８、１０１５は、フォルダへアクセスするためのパスワードであり、Ｕｓｅｒ１とＵｓｅｒ２とにそれぞれ対応したパスワードが設定されている。１００９〜１０１１、１０１６〜１０１８は、それぞれスキャン送信する際の設定であり、サーバ装置１１が、ステップＳ０９０２で取得した値を設定している。１００９、１０１６はスキャンするときの解像度、１０１０、１０１７はスキャンするときの色、１０１１、１０１８は送信するデータのファイル形式がそれぞれ設定されている。なお、スキャン送信の設定は本例に示したものに限定される訳では無く、一般的なスキャン送信機能で設定できる値を全て設定することができる。
【００２５】
図１１において、１１０１がＵｓｅｒ１のポータルに登録（表示）されたボタン、１１０２がＵｓｅｒ２のポータルに登録（表示）されたボタンである。１１０３及び１１０４がそれぞれのボタンに設定された設定内容となる。１１０５、１１１２は、機能の設定であり、リモート印刷となる。リモート印刷とは別のサーバや画像形成装置に存在する印刷データを取得し印刷する機能である。１１０６、１１１３は、印刷データが存在するサーバの設定でありステップ本例ではサーバ装置１１となる。１１０７、１１１４が印刷するデータでありサーバ装置１１がステップＳ０９０６で生成した印刷データであり、ワークアイテムを一意に識別することが可能なデータとなっている。１１０８、１１１５はサーバ装置１１へアクセスするためのユーザ名であり、Ｕｓｅｒ１のポータル画面での設定ではＵｓｅｒ１、Ｕｓｅｒ２のポータル画面ではＵｓｅｒ２が設定されている。これによりサーバ装置１１へのアクセスユーザにより、ワークアイテムを誰が実行したが識別可能となる。１１０９、１１１６はサーバ装置１１へアクセスするためのパスワードであり、Ｕｓｅｒ１とＵｓｅｒ２とにそれぞれ対応したパスワードが設定される。１１０９〜１１１１、１１１７〜１１１８はそれぞれリモート印刷する際の設定であり、サーバ装置１１が、ステップＳ０９０２で取得した値を設定している。１１０９、１１１６は印刷する時の用紙サイズ、１１１１、１１１８は印刷体裁がそれぞれ設定されている。なお、リモート印刷の設定は本例に示した物に限定される訳では無く、一般的なリモート印刷機能で設定できる値を全て設定することができる。
【００２６】
図１２は、サーバ装置１１におけるワークアイテムの実行監視処理と、実行が終了した後の後処理と、の一例を示すフローチャートである。
サーバ装置１１は、ワークアイテムの実行を監視し、ステップＳ１２０２において、画像形成装置よりアクセスがあった場合、前記アクセスが、スキャンデータの受信か、又は印刷データの取得依頼の受信かを判別する。
スキャンデータを受信した場合、ステップＳ１２０３において、サーバ装置１１は、データが送られてきたフォルダより、関連情報を用いて対応するワークアイテムを一意に決定する。また、サーバ装置１１は、フォルダへアクセスしたユーザ情報よりワークアイテムを実行したユーザを決定する。ステップＳ１２０４において、サーバ装置１１は、ワークアイテムより対応するアクティビティ及びワークフローを決定する。ステップＳ１２０５において、サーバ装置１１は、スキャンデータをワークフロー（又はアクティビティ）に関連付け保存する。ステップＳ１２０６において、サーバ装置１１は、ステップＳ０９０５で生成した受信フォルダを削除する。ステップＳ１２０７において、サーバ装置１１は、ワークフローを次の工程（次のアクティビティの処理）に進める。ステップＳ１２０８において、サーバ装置１１は、ステップＳ０８０４で画像形成装置に対して登録した全てのボタンを削除する。つまり、サーバ装置１１は、ステップＳ０８０４でボタンの設定情報を配信した全ての画像形成装置に対して、前記ボタンの削除要求を送信する（削除要求送信）。この削除要求を受け取った画像形成装置は、情報処理部３０６等に保持してある前記削除要求で要求されているボタンを削除する。
【００２７】
ステップＳ１２０２の判定で、印刷データの取得依頼であると判定した場合、サーバ装置１１は、ステップＳ１２０９において、印刷データの取得要求が有ったデータより、関連情報を用いて、対応するワークアイテムを一意に決定する。また、サーバ装置１１は、データへアクセスしたユーザ情報よりワークアイテムを実行したユーザを決定する。ステップＳ１２１０において、サーバ装置１１は、ワークアイテムより対応するワークフロー（又はアクティビティ）を決定する。ステップＳ１２１１において、サーバ装置１１は、印刷完了を待機する。なお、印刷完了の待機方法としては、いくつかの方法が考えられ、本例では特定の印刷完了待機方法に限定しない。例えば、サーバ装置１１が、画像形成装置の印刷ジョブのステータスをチェックする方法や、リモート印刷の印刷後のデータ削除機能を利用し、画像形成装置よりデータ削除依頼を受け付けたときに削除するといった方法がある。ステップＳ１２１２において、サーバ装置１１は、印刷データを削除する。つまり、サーバ装置１１は、印刷完了待機後、印刷データを削除する。ステップＳ１２０７以降の処理は上述した処理と同様である。
【００２８】
図１３は、サーバ装置１１が保持する画像形成装置等のデバイスで実行されるワークアイテム（デバイスワークアイテム）の情報の一例を示す図である。１３０１が現在実行可能なデバイスワークアイテム全体の情報である。１３０２のＷＩ  ＩＤがワークアイテムを一意に識別する情報である。１３０３のＷＦ  ＩＤがワークアイテムに対応したワークフローを一意に識別するＩＤである。１３０４の種別はワークアイテムがスキャン送信なのか印刷なのかを示す情報である。１３０５の実行可能ユーザはワークアイテムを実行することが可能なユーザの情報（ユーザ情報）である。
【００２９】
以上、図８〜図１３で説明した処理を行うことにより、画像形成装置上のボタンをワークフローの進み方に応じて、表示、削除することが可能となり、画像形成装置実行ワークアイテムの処理が実行できる。
【００３０】
次に図１４、１５を用いて、サーバ装置１１が画像形成装置にボタンを登録する際、登録するボタンに係るワークアイテムの処理が画像形成装置の機能で実行可能かを確認し、実行できない場合に上述したボタンとは異なるボタン登録の処理を行うことを説明する。
図１４は、画像形成装置の機能に応じて、ボタンの設定情報を変える処理の一例を示すフローチャートである。
ステップＳ１４０２において、サーバ装置１１は、ワークアイテムに対応するアクティビティより画像形成装置で実行する機能の設定を取得する。サーバ装置１１は、ステップＳ１４０３〜Ｓ１４０８でサーバ装置１１が管理している画像形成装置全てに対して処理を行う。ステップＳ１４０４において、サーバ装置１１は、画像形成装置より画像形成装置が実行可能な機能の情報（機能情報）を取得する。
【００３１】
ステップＳ１４０５において、サーバ装置１１は、ステップＳ１４０２で取得した画像形成装置で実行する機能と、ステップＳ１４０４で取得した画像形成装置の機能とを比較し、ワークアイテムがその画像形成装置で実現可能な処理であるかを判別する。実行可能であると判定した場合、ステップＳ１４０６において、サーバ装置１１は、通常のボタン登録を行う。ここで、通常のボタン登録とは、上述した図８のステップＳ０８０３及びステップＳ０８０４等の処理である。実行できないと判定した場合、ステップＳ１４０７において、サーバ装置１１は、ＮＧボタンの登録を行う。つまり、サーバ装置１１は、後述する図１５に示すような設定情報を作成し、前記画像形成装置に送信する。設定情報には、ＮＧボタンではボタンのタイトルに実行できない理由を表示するように設定がなされている。また、設定情報には、画像形成装置でＮＧボタンを押下した際にエラーとなるようにスキャン送信設定やリモート印刷設定がなされている。
【００３２】
図１５は、ＮＧボタンの設定内容の一例を示す図である。
１５０１は、ＮＧボタンの設定内容（設定情報）に基づいて表示されたボタンの例である。なぜこの画像形成装置でワークアイテムが処理できないかの理由が表示される。１５０２は、ＮＧボタンに設定された設定内容となる。本例では１５０４で存在しない送信先、１５０５で存在しないユーザ、１５０６で存在しないパスワードが設定されている。以上により、ユーザが仮にこのボタン（ＮＧボタン）を押下しても実際のスキャン送信はエラーとなる。
【００３３】
図１６は、サーバ装置１１が管理している画像形成装置情報の一例を示す図である。サーバ装置１１は、本設定を基に、ステップＳ０８０４やＳ１４０３〜Ｓ１４０８のボタン配信を行う。
１６０１は登録された全情報である。１６０２は画像形成装置を一意に識別するＩＤである。１６０３は画像形成装置のＩＰアドレスであり通信に利用する。
なお、本設定情報の生成はいくつか考えられるが本実施形態で特に限定するものではない。例えば、事前に管理者により画像形成装置を登録する手法や、同一の認証サーバを利用している画像形成装置群を自動登録する手法、同一サブネット内の画像形成装置を自動登録する手法等がある。
【００３４】
以上、説明したように、ワークフローが進みユーザが処理すべき画像形成装置実行ワークアイテムが発生した時点で、サーバ装置１１は、画像形成装置のポータル画面にワークアイテム実行に係るボタンを表示させる。画像形成装置にてワークアイテムが実行されると、ワークアイテムの処理が終了した時点で、サーバ装置１１は、画像形成装置のポータルＵＩ側のワークアイテム実行ボタンを削除する。これらによって、画像処理装置側に変更や特別なアプリケーションプログラムをインストールすること無く、ユーザが所望するワークフローを容易に実現できるようになる。
【００３５】
＜その他の実施形態＞
また、本発明の目的は、以下のようにすることによって達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（又は記録媒体）を、システム或いは装置に供給する。そして、そのシステム或いは装置の中央演算処理手段（ＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行する。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００３６】
また、システム或いは装置の前記中央演算処理手段が読み出したプログラムコードを実行することにより、そのプログラムコードの指示に基づき、システム或いは装置上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）等が実際の処理の一部又は全部を行う。その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００３７】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、前記システム或いは装置に挿入された機能拡張カードや、接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれたとする。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００３８】
本発明を前記記憶媒体に適用する場合、その記憶媒体（コンピュータ読み取り可能な記憶媒体）には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【００３９】
以上、上述した各実施形態によれば、画像処理装置側に変更や特別なアプリケーションプログラムをインストールすること無く、ユーザが所望するワークフローを容易に実現できるようにすることができる。
【００４０】
以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】ワークフロー処理システムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】サーバ装置１１のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】画像形成装置１３Ａ・１３Ｂの構成の一例を示す図である。
【図４】ワークフローのプロセス定義の一例を示す図である。
【図５】ロールとユーザとの関係の一例を示す図である。
【図６】ワークフロー処理システムの動作処理の一例を示す図である。
【図７】画像形成装置１３Ａ・１３Ｂで表示されるポータル画面の一例を示す図である。
【図８】サーバ装置１１が、新規ワークアイテムが発生した際にボタン設定を配信する処理の一例を示すフローチャートである。
【図９】図８のステップＳ０８０３の詳細な処理の一例を示すフローチャートである。
【図１０】スキャン送信ワークアイテムの場合の設定内容及びボタンの一例を示す図である。
【図１１】印刷ワークアイテムの場合の設定内容及びボタンの一例を示す図である。
【図１２】サーバ装置１１におけるワークアイテムの実行監視処理と、実行が終了した後の後処理と、の一例を示すフローチャートである。
【図１３】サーバ装置１１が保持する画像形成装置等のデバイスで実行されるワークアイテム（デバイスワークアイテム）の情報の一例を示す図である。
【図１４】画像形成装置の機能に応じて、ボタンの設定情報を変える処理の一例を示すフローチャートである。
【図１５】ＮＧボタンの設定内容の一例を示す図である。
【図１６】サーバ装置１１が管理している画像形成装置情報の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００４２】
１１  サーバ装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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