(57)【要約】【課題】グループウェアの文書管理ポリシーを電子文書の作成に反映させ、又、作成できる電子文書のフォーマットや属性を選択的にユーザに決定させて、グループウェア上、確実かつ簡易的に電子文書の取り扱いを可能とすること。【解決手段】本発明は、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、画像形成装置から送信された文書を登録するグループウェアのサーバとが、接続された文書管理システムであって、サーバは、電子ファイルを含むグループウェア文書を格納し、又、当該文書ＤＢに格納可能な電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された文書ＤＢを有し、画像形成装置は、文書ＤＢから、文書管理規定情報を取得する文書管理規定取得手段と、文書管理規定情報に基づいて、文書ＤＢに格納する電子ファイルを変換処理する変換処理手段と、変換処理された電子ファイルを、サーバに送信する送信手段とを有する。【選択図】図４
2010056770.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、前記画像形成装置から送信された文書を登録する前記グループウェアのサーバとが、ネットワークを介して接続された文書管理システムであって、
前記サーバは、
電子ファイルを含むグループウェア文書を格納し、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された文書ＤＢを有し、
前記画像形成装置は、
前記文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取得する文書管理規定取得手段と、
前記文書管理規定取得手段により取得された前記文書管理規定情報に基づいて、前記文書ＤＢに格納する電子ファイルを変換処理する変換処理手段と、
前記変換処理手段により変換処理された電子ファイルを、前記サーバに送信する送信手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記変換処理手段は、前記文書管理規定情報により制限された文書管理形式設定及び画像読取設定に従って、紙原稿をスキャンして取得された電子ファイルに変換処理を行うこと、
を特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記変換処理手段は、前記文書管理規定情報に基づいて、電子メールによって取得され前記文書管理規定情報により許可された電子ファイルに変換処理を行うこと、
を特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記画像読取設定及び前記文書管理形式設定の画面表示において、前記文書管理規定情報により制限された設定項目は選択できないように表示する表示手段と、
を有すること特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項５】
当該画像形成装置から送信された文書を登録するグループウェアのサーバとネットワークを介して接続され、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置であって、
電子ファイルを含むグループウェア文書が格納され、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された前記サーバの文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取得する文書管理規定取得手段と、
前記文書管理規定取得手段により取得された前記文書管理規定情報に基づいて、前記文書ＤＢに格納する電子ファイルを変換処理する変換処理手段と、
前記変換処理手段により変換処理された電子ファイルを、前記サーバに送信する送信手段と、
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項６】
前記変換処理手段は、前記文書管理規定情報により制限された文書管理形式設定及び画像読取設定に従って、紙原稿をスキャンして取得された電子ファイルに変換処理を行うこと、
を特徴とする請求項５に記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記変換処理手段は、前記文書管理規定情報に基づいて、電子メールによって取得され前記文書管理規定情報により許可された電子ファイルに変換処理を行うこと、
を特徴とする請求項５に記載の画像形成装置。
【請求項８】
前記画像読取設定及び前記文書管理形式設定の画面表示において、前記文書管理規定情報により制限された設定項目は選択できないように表示する表示手段と、
を有すること特徴とする請求項６に記載の画像形成装置。
【請求項９】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置とネットワークを介して接続され、前記画像形成装置から送信された文書を登録する前記グループウェアのサーバであって、
電子ファイルを含むグループウェア文書を格納し、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された文書ＤＢと、
前記画像形成装置からの要求に応じて、前記文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取送信する送信手段と、
前記画像形成装置から、前記文書管理規定情報に基づいて変換処理された電子ファイルを受信する受信手段と、
を有することを特徴とするサーバ。
【請求項１０】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、
電子ファイルを含むグループウェア文書を格納し、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された文書ＤＢを有し、前記画像形成装置から送信された文書を登録する前記グループウェアのサーバとが、
ネットワークを介して接続された文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記画像形成装置が、
前記文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取得する文書管理規定取得工程と、
前記文書管理規定取得工程により取得された前記文書管理規定情報に基づいて、前記文書ＤＢに格納する電子ファイルを変換処理する変換処理工程と、
前記変換処理工程により変換処理された電子ファイルを、前記サーバに送信する送信工程と、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１１】
当該画像形成装置から送信された文書を登録するグループウェアのサーバとネットワークを介して接続され、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置における文書管理方法であって、
電子ファイルを含むグループウェア文書が格納され、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された前記サーバの文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取得する文書管理規定取得工程と、
前記文書管理規定取得工程により取得された前記文書管理規定情報に基づいて、前記文書ＤＢに格納する電子ファイルを変換処理する変換処理工程と、
前記変換処理工程により変換処理された電子ファイルを、前記サーバに送信する送信工程と、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１２】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置とネットワークを介して接続され、
電子ファイルを含むグループウェア文書を格納し、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された文書ＤＢを有し、前記画像形成装置から送信された文書を登録する前記グループウェアのサーバにおける文書管理方法であって、
前記画像形成装置からの要求に応じて、前記文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取送信する送信工程と、
前記画像形成装置から、前記文書管理規定情報に基づいて変換処理された電子ファイルを受信する受信工程と、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１３】
請求項１０ないし１３いずれか一項に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、画像形成装置、サーバ、文書管理方法、及びプログラムの分野に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、業務の効率化の観点などから各種業務において紙文書の電子化が進んでいる。例えば、従来のグループウェアで、紙文書を電子化して文書データとしてグループウェアサーバへ格納する場合、ユーザはまず画像形成装置（スキャナ）でこの紙文書をスキャンし電子化された文書データとする。そして、この文書データを一度ユーザのコンピュータやファイルサーバなどに格納し、文書データのリネーム等の準備処理を行う。そして、準備処理を施された文書データを、グループウェアサーバの所定の領域に格納し直す処理が必要であった。
【０００３】
この点に関し、業務フローの効率化・簡素化の観点から、画像形成装置と連携して電子文書を扱えるグループウェアに係るシステムが知られている。例えば、特許文献１に記載されるシステムは、紙文書を光学的に読み込んで（スキャン）、画像情報として電子文書に変換する画像形成装置をグループウェアの端末として機能させることで、紙文書を画像形成装置から直接、グループウェア（サーバ）に登録することができる。このシステムは、画像形成装置からグループウェアサーバの文書ＤＢに作成する文書の属性を予めグループウェアサーバの属性ＤＢに登録しておくことで、画像形成装置から簡単な操作でグループウェアサーバへの文書登録を実現する。
【特許文献１】特開２００７−３０６４０５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、グループウェアサーバ導入の効果の一つとして、文書管理ポリシーの管理が容易な点が挙げられる。例えば、長期保存を目的とする場合は、ファイルの可読性を重視したＴＩＦＦ（Tagged Image File Format）、ＰＤＦ（Portable Document Format）等のフォーマットで文書保存が推奨される場合が多い。加えて、ファイル自体への暗号化パスワードの設定は推奨されない場合などもある。また、紙文書をスキャナで電子化する場合は、見読性を重視してスキャナの解像度やカラー設定の有無が推奨される場合も多い。このように、所定の文書管理ポリシーの下、電子文書はグループウェアにより管理される。
【０００５】
しかしながら、従来の技術によれば、紙文書を電子ファイル化して画像形成装置から、グループウェア上の電子文書として直接登録することで、業務の効率化については貢献することができるが、グループウェア上の文書管理ポリシーを電子文書に反映できることはできなかった。
【０００６】
そこで本発明では上記のような問題に鑑みて、グループウェアの文書管理ポリシーを電子文書の作成に反映させ、又、作成できる電子文書のフォーマットや属性を選択的にユーザに決定させて、グループウェア上、確実かつ簡易的に電子文書の取り扱いを可能とする文書管理システム、画像形成装置、サーバ、文書管理方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
そこで上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理システムは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、前記画像形成装置から送信された文書を登録する前記グループウェアのサーバとが、ネットワークを介して接続された文書管理システムであって、前記サーバは、電子ファイルを含むグループウェア文書を格納し、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された文書ＤＢを有し、前記画像形成装置は、前記文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取得する文書管理規定取得手段と、前記文書管理規定取得手段により取得された前記文書管理規定情報に基づいて、前記文書ＤＢに格納する電子ファイルを変換処理する変換処理手段と、前記変換処理手段により変換処理された電子ファイルを、前記サーバに送信する送信手段と、を有することを特徴とする。
【０００８】
また上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理システムにおいて、前記変換処理手段は、前記文書管理規定情報により制限された文書管理形式設定及び画像読取設定に従って、紙原稿をスキャンして取得された電子ファイルに変換処理を行うことを特徴とする。
【０００９】
また上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理システムにおいて、前記変換処理手段は、前記文書管理規定情報に基づいて、電子メールによって取得され前記文書管理規定情報により許可された電子ファイルに変換処理を行うことを特徴とする。
【００１０】
また上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理システムにおいて、前記画像読取設定及び前記文書管理形式設定の画面表示において、前記文書管理規定情報により制限された設定項目は選択できないように表示する表示手段とを有すること特徴とする。
【００１１】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、当該画像形成装置から送信された文書を登録するグループウェアのサーバとネットワークを介して接続され、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置であって、電子ファイルを含むグループウェア文書が格納され、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された前記サーバの文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取得する文書管理規定取得手段と、前記文書管理規定取得手段により取得された前記文書管理規定情報に基づいて、前記文書ＤＢに格納する電子ファイルを変換処理する変換処理手段と、
前記変換処理手段により変換処理された電子ファイルを、前記サーバに送信する送信手段とを有することを特徴とする。
【００１２】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置において、前記変換処理手段は、前記文書管理規定情報により制限された文書管理形式設定及び画像読取設定に従って、紙原稿をスキャンして取得された電子ファイルに変換処理を行うことを特徴とする。
【００１３】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置において、前記変換処理手段は、前記文書管理規定情報に基づいて、電子メールによって取得され前記文書管理規定情報により許可された電子ファイルに変換処理を行うことを特徴とする。
【００１４】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置において、前記画像読取設定及び前記文書管理形式設定の画面表示において、前記文書管理規定情報により制限された設定項目は選択できないように表示する表示手段とを有すること特徴とする。
【００１５】
また上記課題を解決するため、本発明に係るサーバは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置とネットワークを介して接続され、前記画像形成装置から送信された文書を登録する前記グループウェアのサーバであって、電子ファイルを含むグループウェア文書を格納し、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された文書ＤＢと、前記画像形成装置からの要求に応じて、前記文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取送信する送信手段と、前記画像形成装置から、前記文書管理規定情報に基づいて変換処理された電子ファイルを受信する受信手段とを有することを特徴とする。
【００１６】
また上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理方法は、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、電子ファイルを含むグループウェア文書を格納し、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された文書ＤＢを有し、前記画像形成装置から送信された文書を登録する前記グループウェアのサーバとが、ネットワークを介して接続された文書管理システムにおける文書管理方法であって、前記画像形成装置が、前記文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取得する文書管理規定取得工程と、前記文書管理規定取得工程により取得された前記文書管理規定情報に基づいて、前記文書ＤＢに格納する電子ファイルを変換処理する変換処理工程と、前記変換処理工程により変換処理された電子ファイルを、前記サーバに送信する送信工程と、を有することを特徴とする。
【００１７】
また上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理方法において、前記変換処理工程は、前記文書管理規定情報により制限された文書管理形式設定及び画像読取設定に従って、紙原稿をスキャンして取得された電子ファイルに変換処理を行うことを特徴とする。
【００１８】
また上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理方法において、前記変換処理工程は、前記文書管理規定情報に基づいて、電子メールによって取得され前記文書管理規定情報により許可された電子ファイルに変換処理を行うことを特徴とする。
【００１９】
また上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理方法において、前記画像読取設定及び前記文書管理形式設定の画面表示において、前記文書管理規定情報により制限された設定項目は選択できないように表示する表示工程とを有すること特徴とする。
【００２０】
また上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理方法は、当該画像形成装置から送信された文書を登録するグループウェアのサーバとネットワークを介して接続され、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置における文書管理方法であって、電子ファイルを含むグループウェア文書が格納され、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された前記サーバの文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取得する文書管理規定取得工程と、前記文書管理規定取得工程により取得された前記文書管理規定情報に基づいて、前記文書ＤＢに格納する電子ファイルを変換処理する変換処理工程と、前記変換処理工程により変換処理された電子ファイルを、前記サーバに送信する送信工程とを有することを特徴とする。
【００２１】
また上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理方法は、グループウェアの端末として機能する画像形成装置とネットワークを介して接続され、電子ファイルを含むグループウェア文書を格納し、又、当該文書ＤＢに格納可能な前記電子ファイルについての文書管理規定情報が記憶された文書ＤＢを有し、前記画像形成装置から送信された文書を登録する前記グループウェアのサーバにおける文書管理方法であって、前記画像形成装置からの要求に応じて、前記文書ＤＢから、前記文書管理規定情報を取送信する送信工程と、前記画像形成装置から、前記文書管理規定情報に基づいて変換処理された電子ファイルを受信する受信工程とを有することを特徴とする。
【００２２】
また上記課題を解決するため、本発明に係るプログラムは、前記いずれか記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【００２３】
なお、本発明の構成要素、表現または構成要素の任意の組合せを、方法、装置、システム、コンピュータプログラム、記録媒体、などに適用したものも本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００２４】
本発明によれば、グループウェアの文書管理ポリシーを電子文書の作成に反映させ、又、作成できる電子文書のフォーマットや属性を選択的にユーザに決定させて、グループウェア上、確実かつ簡易的に電子文書の取り扱いを可能とする文書管理システム、画像形成装置、サーバ、文書管理方法、及びプログラムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、本発明を実施するための最良の形態を各実施形態において図面を用いて説明する。実施の形態は、画像形成装置として、コピー機能、ファクシミリ（ＦＡＸ）機能、プリント機能、スキャナ機能及び入力画像（スキャナ機能による読み取り原稿画像やプリンタあるいはＦＡＸ機能により入力された画像）を配信する機能等を複合したいわゆるＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）と称されるデジタルカラー複合機に適用した例を示す。
【実施例１】
【００２６】
＜システム構成＞
図１は、本発明による文書管理システム１００のシステム構成図を示す一例である。本発明の文書管理システム１００は、画像処理装置１及びグループウェアサーバ２が、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク３を介して接続されて構成される。画像形成装置１は、上述したデジタルカラー複合機であって、又グループウェアサーバ２にアクセスするためのモジュールを含み（クライアント用のグループウェアソフトがインストールされており）、グループウェアクライアントと同等の機能をグループウェアサーバ２に指示実現できる装置である。このグループウェアは、例えば、Ｌｏｔｕｓ Ｎｏｔｅｓ／Ｄｏｍｉｎｏ（登録商標）等であることが好ましいが、これと同等の機能を有するグループウェアであれば良い。グループウェアサーバ２は、例えば、ＣＰＵ等の演算処理装置とメモリ等の記憶装置を有するコンピュータに、サーバ用のグループウェアソフトをインストールしたものである。
【００２７】
なお、図１は本発明の一実施例を説明するにあたっての一構成例を示したものであり、グループウェアサーバは、他のサーバ上に構築してもよいし、さらに後述する内部の機能部やＤＢ（Data Base）を異なるサーバ上に構築してネットワーク上に配置（接続）してもよい。
【００２８】
（ハードウェア）
次に、画像処理装置１及びグループウェアサーバ２のハードウェア構成について簡単に説明しておく。図２は、本発明の実施例に係る画像形成装置１のハードウェア構成の一例を示す図である。本実施例に係る画像形成装置１は、操作パネル１１と、記憶メディアＩ／Ｆ１２と、コントローラ１３と、データ通信Ｉ／Ｆ１４と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１７と、スキャナ１５と、プロッタ１６とから構成され、それぞれ相互に接続されている。
【００２９】
操作パネル１１は、入力装置１１aと表示装置１１bとを有しており、入力装置１１aは、ハードウェアキーなどで構成され、画像形成装置１００に各操作信号を入力するのに用いられる。また、表示装置１１bは、ディスプレイなどで構成され、例えば画像形成動作に関する各種情報を表示する。データ通信Ｉ／Ｆ１４は、インターフェース装置１４aを有しており、画像形成装置１をネットワーク３やアナログ回線（ＦＡＸ用）などのデータ伝送路に接続するインターフェースである。ＨＤＤ１７は、画像形成装置１で取り扱われる文書データや読取画像データなどの各種データを格納している。また、ＨＤＤ１７は、これらの各種データを、所定のファイルシステムやＤＢにより管理している。
【００３０】
ＨＤＤ１７に格納される各種データの中には、例えば、外部機器によって記録された電子データも含まれる。このような場合には、メモリカードなどの記録媒体１２bによって画像形成装置１に提供されるか、データ伝送路であるネットワークなどを通じてアップロードされる。記録媒体１２bは、記憶メディアＩ／Ｆ１２が有するドライブ装置１２aにセットされ各種データが記録媒体１２bからドライブ装置１２aを介してＨＤＤ１７に格納される。
【００３１】
コントローラ１３は、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３a、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３b、及びＣＰＵ（Central Processing Unit）１３cとを有しており、ＲＯＭ１３aは、画像形成装置１が起動されるときに実行されるプログラムや各種データを格納している。また、ＲＡＭ１３bは、ＲＯＭ１３aやＨＤＤ１７から読み出された各種プログラムやデータを一時保持する。更に、ＣＰＵ１３cは、ＲＡＭ１３bが一時保持しているプログラムを実行する。コントローラ１３は、例えば、データ通信Ｉ／Ｆ１４を介して印刷データを受信した場合に、ＲＯＭ１３aからＲＡＭ１３b上に読み出された、ＰＤＬ（Page Description Language）を解釈可能なプログラム（ＰＤＬパーサ）をＣＰＵ１３cにより実行し、印刷データを解釈してビットマップイメージを生成する。
【００３２】
スキャナ１５は、画像読取装置１５aを有しており、読み取り面に配置された原稿を光学的に読み取り画像データを生成する。プロッタ１６は、印刷装置１６aを有しており、例えば、電子写真プロセス方式によってビットマップイメージを記録紙に印刷する。
【００３３】
このように、本実施例に係る画像形成装置１では、上記ハードウェア構成により、コピー、プリンタ、ファクシミリ（ＦＡＸ）、スキャナなどの複数の機能を実現している。
【００３４】
次に、グループウェアサーバ２は、いわゆるパーソナルコンピュータやワークステーションなどの情報処理装置でよく、主要な構成として、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、補助記憶装置、記憶媒体読取装置、入力装置、表示装置、及び通信装置などを備える（非図示）。
【００３５】
ＣＰＵは、マイクロプロセッサ及びその周辺回路から構成され、プリントサーバ２及び端末３全体を制御する回路である。また、ＲＯＭは、ＣＰＵで実行される所定の制御プログラム（ソフトウェア部品）を格納するメモリであり、ＲＡＭは、ＣＰＵがＲＯＭに格納された所定の制御プログラム（ソフトウェア部品）を実行して各種の制御を行うときの作業エリア（ワーク領域）として使用するメモリである。
【００３６】
補助記憶装置は、汎用のＯＳ（Operating System）、本発明に係るプログラムなどを格納する装置であり、不揮発性の記憶装置であるＨＤＤなどが用いられる。なお、上記各種情報は、補助記憶装置以外にも、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk - ROM）やＤＶＤ（Digital Versatile Disk）などの記憶媒体やその他のメディアを記憶されてもよく、これらの記憶媒体に格納された各種情報は、記憶媒体読取装置などのドライブ装置を介して読み取ることが可能である。よって、必要に応じて記録媒体を記憶媒体読取装置にセットすることで、各種情報が得られる。
【００３７】
入力装置は、ユーザが各種入力操作を行うための装置である。入力装置は、マウス、キーボードなどを含む。表示装置は、表示画面を表示する装置である。例えば、ＬＣＤ(Liquid Crystal Display)、ＣＲＴ(Cathode Ray Tube)などから構成される。次に、通信装置は、ネットワーク３を介して画像形成装置１を含む他装置との通信を行う装置である。有線ネットワークや無線ネットワークなど含む各種ネットワーク形態に応じた通信をサポートする。
【００３８】
（機能）
図３は、本発明による画像形成装置１及びグループウェアサーバ２の一実施例における機能を示す機能ブロック図である。
【００３９】
グループウェアサーバ２は、制御ＤＢ(Data Base)３２０と、グループウェア文書及び文書管理規定情報を格納する文書ＤＢ３２１ないし３２３とで構成されている。
【００４０】
制御ＤＢ３２０には、文書ＤＢ３２１ないし３２３固有の制御情報が格納されている。制御情報には、グループウェア文書を作成する際の文書内要素の初期値や入力の選択肢、及び文書作成後の連携動作の項目等が定義されている。例えば、初期値は、ユーザが画像処理装置１に対してグループウェアへの文書作成時に入力画面に最初に表示されるグループウェア文書名や添付ファイル名、承認者名称などが該当し、選択肢は上記情報の入力時に予め選択できる項目として表示される文字列リストなどが該当する。また、シーケンス動作の項目とは、文書作成時に実行されるグループウェア機能の連携動作であり、例えば承認者として設定された人物へ承認依頼のメールを発信する業務ワークフローのなどが該当する。
【００４１】
文書ＤＢ３２１ないし３２３は、文書データを格納する記憶領域を有するＤＢである。また併せて、文書ＤＢ毎に当該文書ＤＢに格納可能な電子ファイルの文書管理規定情報が記憶されている。文書管理規定は、文書ＤＢ毎に、企業等における文書管理ポリシーに基づいて作成され、この文書管理ポリシーを反映したものが文書管理規定情報である。文書管理規定情報は、権限のある管理者（文書管理者）のみが作成、編集可能となっている。文書ＤＢに格納される電子ファイルは、文書管理規定に従う必要があり、即ち、文書管理規定情報に従った文書データのみがその文書ＤＢに格納される（格納可能）。画像形成装置１（グループウェアクライアント）は、文書ＤＢに対応するこの文書管理規定情報を参照して、取得した電子ファイル（電子データ）を文書管理規定に従った電子ファイルに変換処理（画像処理等）を行なった上で、グループウェアサーバ２に、処理後の電子ファイルを送信（登録要求）する。
【００４２】
次いで、画像処理装置１は、オペレーションシステム３１４上で動作するアプリケーションプログラムとハードウェアデバイスで構成される。オペレーションシステムとしては、汎用のＯＳを使用することができる。
【００４３】
メールサーバ３０１は、メールクライアントと電子メールを送受信するメールサーバである。メールサービス３０２は、ユーザにメールの送受信機能を提供する。メールサービス３０２は、ユーザが指定したメールアカウントのメールを管理し、電子メールを発信する機能と電子メールを受信する機能を有する。電子メールの受信機能には、予めユーザの指定した連携処理を自動実行する機能があり、例えば、特定のメールアカウントにメールを受信した場合に、メールの本文や添付文書を指定されたパーソナルコンピュータのフォルダに格納することができる。また、メール受信時に、後述するジョブ制御部３１０を経由してグループウェアサービス３０９を起動することで、予め登録された条件でグループウェア文書を作成し添付ファイルを送信する機能などが提供される。
【００４４】
ＦＡＸサーバ３０３は、ＦＡＸクライアントとのＦＡＸ通信機能を有し、アナログ信号を解析するハードウェアとデータを復号するソフトウェアで構成される。ＦＡＸサービス３０４は、ＦＡＸ送受信データをユーザに提供するアプリケーションである。ユーザが指定したＦＡＸ番号へ任意の画像を送信するほか、ＦＡＸ受信時にジョブ制御部３１０を経由してグループウェアサービス３０９を起動することで、予め登録された条件でグループウェア文書を作成しＦＡＸ受信内容を送信する機能などが提供される。
【００４５】
スキャンサービス３０５は、スキャナ（ユニット）１５を制御して、ユーザが画面から選択したスキャン実行条件等に従い、スキャン実行（画像読取）を指示し画像データを取得する。
【００４６】
メディアサービス３０６は、記憶メディアＩ／Ｆ（スロット）１２を制御して、各種記録媒体を読み書きし、また画像処理装置１内で扱えるファイル形式に認識する。
【００４７】
認証管理部３０７は、画像処理装置１を使用するユーザを認証する。画像処理装置１の使用権を決定するほか、グループウェアサーバ２などの外部ＤＢなどへのアクセス権をユーザ毎に管理する機能をも備えている。
【００４８】
宛先管理部３０８は、接続する宛先をユーザ別に管理し、ユーザが指定したＦＡＸ番号、メールアドレス、フォルダパス、グループウェアＤＢパスなどをＤＢ３１３に記憶する機能を提供する。
【００４９】
グループウェアサービス３０９は、グループウェアサーバ２との通信を行う。グループウェアサービス３０９は、グループウェアサーバ２に対してユーザ認証や文書ＤＢ３２１−３２３、制御ＤＢ３２０の情報閲覧や書き込みの機能を有し、画像処理装置１がグループウェアサーバ２にアクセスする場合の窓口となる。
【００５０】
ジョブ制御部３１０は、画像処理装置１の処理単位であるジョブを実行制御するブロックである。ジョブの種別として、例えば、メール送受信、ＦＡＸ送受信、ネットワークフォルダ送信、ＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）送信、グループウェア送信、画像処理などがあり、ユーザによる画面操作などから指示された複数の処理を、サービスモジュールに担当を振り分けて規定の順序での起動サービス起動や実行順序の排他制御などを担当する。
【００５１】
画面制御部３１１は、ユーザインターフェースとなるディスプレイを制御するブロックである。本実施例による画像形成装置１はディスプレイとしてタッチパネルを使用しているため、情報の表示だけでなくユーザ入力を受信する機能も有し、ユーザ操作に応じて各サービスを呼び出し画面遷移やジョブ投入を実施する。
【００５２】
画像処理サービス３１２は、スキャンサービス３０５、メディアサービス３０６、メールサーバ３０１、及びＦＡＸサーバ３０３等から入力された文書データや画像データを処理するブロックである。ファイル形式の変換や文字認識手段であるＯＣＲ（Optical Character Recognition）機能も有する。
【００５３】
続いて、本発明による文書管理システム１００の機能について理解を容易にするため、図４を用いて、さらに説明する。図４は、本発明に係る機能に注目して示す機能ブロック図である。画像形成装置１は、その主要な機能として、文書管理規定取得部４０１、取得部４０２、（設定画面）表示部４０３、変換処理部４０４、及び送信部４０５を含む構成である。以下、説明する。グループウェアサーバ２については、上述した通りであるのでここでの説明を省略する。
【００５４】
文書管理規定取得部４０１は、グループウェアサーバ２の文書ＤＢ３２１−３２３から、文書管理規定情報を取得する機能を有している。グループウェアサービス３０９の担う機能に相当する。
【００５５】
取得部４０２は、電子ファイル（電子データ）を取得する機能を有している。例えば、取得される電子ファイルは、上述したメールサーバ３０１により受信したメール、ＦＡＸサーバ３０３により受信したＦＡＸデータ、スキャンサービス３０５によりスキャンされたスキャンデータ（画像データ）、メディアサービス３０６により入力されたメディアデータ等を含む。
【００５６】
表示部４０３は、本発明に係る設定画面などユーザインターフェースを生成する機能を有している。設定画面は、画面制御部３１１によりタッチパネル（ディスプレイ）上に表示される。
【００５７】
変換処理部４０４は、文書管理規定取得部４０１により取得された文書管理規定情報に基づいて、文書ＤＢ３２１−３２３に格納する文書データの変換処理を行う機能を有している。変換処理対象の文書データは、上述の取得部４０２等によって取得（入力）された文書データである。この変換処理については後述するが、例えば、文書管理方式、ファイル形式、ファイル閲覧パスワードの有無、全文検索データの有無、解像度、カラーの有無等の、ファイル仕様を変換可能な処理である。画像処理サービス３３１２の担う機能に相当する。
【００５８】
送信部４０５は、変換処理部４０４により変換処理された電子ファイルを、グループウェアサーバ２に送信する機能を有している。送信されるこの文書データは、変換処理によって格納される文書ＤＢ３２１−３２３の文書管理規定を満たしている。よって、グループウェアサーバ２に送信された電子ファイルは、文書ＤＢ３２１−３２３に格納される。なおこのとき、電子ファイルを送信するだけではなく、画像形成装置１としてはグループウェアクライアントとして併せて機能して、グループウェア文書の登録要求を行っている。従って、グループウェアサーバ２上においては、例えば、文書ＤＢにはグループウェア文書として作成され、該文書に付された（添付された）形式などで該電子ファイルが紐付けられる。よって、グループウェアサービス３０９の担う機能に相当する。
【００５９】
（文書管理規定情報）
図５は、文書ＤＢ３１１−３２３に記憶される文書管理規定情報の一例を示す図である。一般に文書管理規定は、企業等における文書管理ポリシーに基づいて作成される。そして、この文書管理ポリシーを文書ＤＢ毎に反映したものが文書管理規定情報で、文書管理ＤＢ毎に格納（記憶）されている。文書管理規定情報は、権限のある管理者（文書管理者）のみが作成、編集可能である。文書ＤＢに格納されるグループウェア文書（及び電子ファイル）は、文書ＤＢ毎に規定される文書管理規定に従う必要がある。つまり、文書管理規定情報に従ったグループウェア文書（及び電子ファイル）のみが格納される（格納可能）。画像形成装置１（グループウェアクライアント）は、文書ＤＢに対応するこの文書管理規定情報を取得（参照）して、取得した電子ファイルを文書管理規定情報に従った電子ファイルに変換処理（画像処理等）を行なった上で、グループウェアサーバ２に、変換処理後の電子ファイルを送信（登録要求）する。
【００６０】
再び図５を参照して、具体的に説明する。文書ＤＢ３２１には、例えば、文書管理規定情報として、文書管理方式、ファイル形式、閲覧パスワード（有無）、全文検索データ（有無）、解像度、カラー、メールドメイン等を有している。文書管理方式は、文書ＤＢに保存する文書をどのような管理下で保管するかを示した文字列情報である。ここでは品質マネジメントシステムとして広く認知されているＩＳＯ９００１と規定されている。ファイル形式は、文書に添付するファイルのフォーマット定義である。ここでは文書コンテナとして広く使用されているＰＤＦが規定されている。閲覧パスワードは、グループウェア文書に添付する電子ファイルに閲覧パスワードをつけることを許可するか否かの規定である。全文検索データは、文書に添付するファイルへ検索用のテキストデータの付与を許可するかどうかの規定である。解像度は、グループウェア文書に添付する電子ファイルがスキャナ（デバイス）１５を用いて紙原稿から生成される場合に、ユーザが選択可能な解像度規定である。カラーは、グループウェア文書に添付する電子ファイルがスキャナ（デバイス）１５を用いて紙原稿から生成される場合に、ユーザが選択可能な色規定である。メールドメインは、グループウェア文書に添付する電子ファイルが、受信したメールの添付ファイルから生成される場合に、文書ＤＢへのアクセスを許可するメールドメインの規定である。
【００６１】
（制御文書）
図６は、制御ＤＢ３２０に格納されている制御文書（情報）の一例を示す図である。制御文書は、ユーザが文書ＤＢ３２１−３２３へのグループウェア文書を作成、更新する際に、グループウェア文書の作成を補助する役割を有する（文書作成支援文書ともいえる）。制御文書は一つの文書ＤＢに対して複数作成することが可能で、使用者（ユーザ）が用途に応じた形態にカスタマイズすることができる。制御文書内容の一例として、文書ＤＢ上の文書名の初期値と選択肢、添付するファイル名の初期値と選択肢、文書の本文の初期値と選択肢、文書を配布先の初期値と選択肢、文書を依頼する承認者の初期値と選択肢等があり、使用者はこれらを定義（カスタマイズ）することができる。
【００６２】
制御文書の情報（初期値等）は、ユーザが画像処理装置１において、グループウェアへのグループウェア文書作成時に、入力画面に最初に表示されるグループウェア文書名や添付ファイル名、承認者名称などに反映される。同様に選択肢は、情報入力時に予め選択できる項目として表示される文字列リストに反映される。
【００６３】
これらの制御文書は、用途に応じて適切な人物がカスタマイズすることが可能である。再び図６を参照するに、制御文書６０１は、設計部の管理者である設計部管理者が編集権限を持ち、設計部のニーズに応じて内容をカスタマイズすることができる。制御文書６０２は、支店Ａの管理者である支店Ａ管理者が編集権限を持ち、支店Ａのニーズに応じて内容をカスタマイズできる。同様に制御文書６０３は、支店Ｂの管理者である支店Ｂ管理者が編集権限を持ち、支店Ｂのニーズに応じて内容をカスタマイズできる。
【００６４】
なお、設計部、支店Ａ、及び支店Ｂの各管理者は、上述の文書ＤＢ毎に記憶される文書管理規定情報に対してアクセス権限は与えられていない。文書ＤＢの文書管理規定情報は、全社の文書管理を統括する文書管理者のみが編集権限を有し、各部署や支店に対しては変更の自由度が与えられない。文書管理規定情報は、企業の文書管理ポリシーに関する情報であり全社的に一括管理されるべきであるからである。
【００６５】
以上、文書管理システム１００により画像形成装置１及びグループウェアサーバ２の機能（部）について説明を行った。次いで、以上を踏まえて、文書管理システム１００の動作について説明を行う。なお、これらの機能（部）は、実際にはＣＰＵ１３ｃが実行するプログラムにより実現されるものである。
【００６６】
＜動作＞
まず、本実施例の画像処理装置１がグループウェアサーバ２へグループウェア文書を作成する際の、画像処理装置１の処理シーケンスについて、画像処理装置１の画面（タッチパネル）からユーザ操作を対比しながら、図７を参照して説明を行う。ユーザが、画像形成装置１で紙原稿からスキャンを行い、そのスキャンデータをグループウェアサーバ２の所定の文書ＤＢ上に登録（格納）する場面を想定して説明する。
【００６７】
グループウェア文書作成開始は、ユーザの意図（操作）で開始される。ステップＳ７０１において、ユーザはグループウェア（サーバ）宛先を選択する。また、認証情報（ＩＤ、パスワード等）の入力を行なう。
【００６８】
ステップＳ７０２で、グループウェアサービス３０９はグループウェアサーバ２へと通信して、ユーザ認証を実施する。ユーザ認証は、通常ＩＤとパスワードの組み合わせで実施されてよい。ＩＤとパスワードはユーザ認証時に画像処理装置１の画面上でユーザが入力するか、又は予め画像処理装置１の備えるメモリ領域（ＲＯＭ１３ａ又はＨＤＤ１７等）にユーザ情報として保存しておくことができる（認証管理部３０７によって管理）。このステップＳ７０２で、グループウェア２との通信において制御ＤＢ３２０から文書ＤＢの一覧の情報を取得しておく。
【００６９】
ステップＳ７０３で、ユーザ認証後、表示部４０３は、タッチパネル上にグループウェアの文書ＤＢの一覧を表示する。例えば、文書ＤＢ３２１−３２３がリスト形式などで表示される。一覧で表示される文書ＤＢは制御ＤＢ３２０上の情報で制御され、表示時に制御ＤＢ３２０の内容から表示するＤＢが判断される。
【００７０】
ステップＳ７０４で、表示された文書ＤＢ一覧から、アクセスする文書ＤＢをユーザが選択する。
【００７１】
ステップＳ７０５で、特定の文書ＤＢが選択されるとグループウェアサービス３０９は、グループウェア２から選択された文書ＤＢ内の既存の文書情報を取得し、表示部４０３はこれを一覧として表示する。このステップＳ７０５で、グループウェア２との通信において、文書ＤＢから該文書ＤＢの文書管理規定情報及び制御文書も取得しておく（詳細は後述する）。
【００７２】
ステップＳ７０６は、ユーザがグループウェア上（選択された文書ＤＢ上）に、新規に文書を作成するか、既存の文書を編集（更新）するかの選択を画面上で行うステップである。
【００７３】
ステップＳ７０６で、新規文書の作成が選択された場合に、ステップＳ７０７で、表示部４０３は、新規文書入力画面を作成して表示する。新規文書画面では、制御ＤＢ３２０の制御文書（情報）に従って初期入力値等を入力して表示する。
【００７４】
ステップＳ７０６で、新規文書の作成が選択されなかった場合、ステップＳ７０８で、ユーザは既存文書一巻から編集を行なう特定の文書を選択する。
【００７５】
ステップＳ７０９で、表示部４０３は、既存文書編集画面を表示する。既存文書編集画面では、既存の文書の現在の入力値を表示する。
【００７６】
ステップＳ７１０で、ユーザは必要に応じて、初期値等を変更（更新）、値を入力して文書情報を決定する。
【００７７】
ステップＳ７１１で、文書情報が決定すると、本発明に係る表示部４０３は、既に取得している文書管理規定情報を反映した上で、ファイル仕様等を選択／設定する設定画面を表示する。図８及び図９は、タッチパネルからユーザが操作する設定画面例を示す図である。これについて詳細は後述する。
【００７８】
ステップＳ７１２で、ユーザはタッチパネルから設定画面を操作して設定条件を決定する。
【００７９】
ステップＳ７１３で、スキャンサービス３０５は、紙原稿から文書データをスキャン（読取）する。なお、ここではスキャナ１５が光学的に紙原稿を読取ったことのみを意味し、スキャンデータに対して未だ画像処理等は行われていないものとする。
【００８０】
ステップＳ７１４で、変換処理部４０４は、スキャン実行後、ステップＳ７１２での設定に基づいた電子ファイル（電子データ）を作成する。具体的には、設定条件に従ってファイル形式や解像度等の変換処理を行う。
【００８１】
ステップＳ７１５で、送信部４０５は、変換処理後の電子ファイルをグループウェアサーバ２へ送信する。送信されたこの電子ファイルは、変換処理されたことにより、格納される文書ＤＢ３２１−３２３の文書管理規定を満たしているので、文書ＤＢ３２１−３２３に格納される。
【００８２】
図８は、文書管理規定情報をユーザインターフェースに反映する処理を説明するフローチャートである。具体的には、上述したステップＳ８０５のグループウェア２との通信で、選択された文書ＤＢから、該文書ＤＢの文書管理規定情報及び制御文書を取得して、表示部４０３がユーザインターフェース（設定画面）に反映させる処理である。
【００８３】
ステップＳ８０１において、グループウェアサービス３０９は、文書ＤＢに接続する。ステップＳ８０２で、接続成功した場合、ステップＳ８０３に進む。
【００８４】
ステップＳ８０３で、文書管理規定取得部４０１は、文書ＤＢに記憶された文書管理規定情報を取得する。文書管理規定情報は、随時更新（変更）がなされ得るため、ユーザが文書ＤＢを選択（決定）した直後に取得することが望ましいが、文書管理の運用によっては、タイマー等によって定期的に取得、又はユーザ操作によって任意の契機で取得することもできる。
【００８５】
ステップＳ８０４で、グループウェアサービス３０９は、制御ＤＢ３２０に接続する。ステップＳ８０５で、接続成功した場合、ステップＳ８０６に進む。
【００８６】
ステップＳ８０６で、グループウェアサービス３０９は、制御ＤＢ３２０から選択された文書ＤＢに対応する制御文書（初期値、選択肢項目等の情報）を取得する。
【００８７】
ステップＳ８０７で、表示部４０３は、文書管理規定情報を反映したユーザインターフェースとなる設定画面を作成する。なお設定画面作成時に、制御ＤＢ３２０から取得した初期値および選択肢項目が文書管理規定情報と相反する項目については、文書管理規定情報を優先した設定画面を作成する。上述したように、文書管理規定情報は企業の文書管理ポリシーに関する情報であり全社的に一括管理されるべきであるからである。よって、文書管理規定情報は各部署や支店の管理者により作成された制御文書に優先される。
【００８８】
なお、ステップＳ８０２又はステップＳ８０５で、接続失敗した場合、ステップＳ８０８に進み、接続エラーとして処理を終了する。次に、ステップＳ８０７で作成された設定画面例について説明する。
【００８９】
（設定画面例）
図９は、文書管理規定情報が反映されたユーザインターフェースの例を示す図の一例である。具体的には、作成するファイル型式と付帯属性等の文書管理形式に関する設定画面を示す。画像処理装置１は、拡張子がＰＤＦ、ＴＩＦＦ、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）、ＰＮＧ（Portable Network Graphics）、ＤＯＣ（Document）等の型式のファイルを作成することができる。しかしながら、文書管理規定情報に従って、ＰＤＦのファイル形式のみが許可されている場合には、ファイル形式の選択ではＰＤＦ以外が選択できないようにマスクされた状態で表示され、ＰＤＦが選択された状態で表示されている。同様に、閲覧パスワードは、ファイル閲覧時にパスワード入力を必要とする設定であるが、パスワード付与の選択肢は文書管理規定情報により、「する」の選択肢がマスクされており、「しない」が選択された状態で表示されている。また、画像処理装置１は、ＰＤＦ選択時には全文検索データの付与を任意に選択することができるが、全文検索データの付与の選択肢は文書管理規定情報により、「する」の選択肢がマスクされており、「しない」が選択された状態で表示されている。なお全文検索データは、元画像を光学的文字認識手段によって文字認識した結果をファイル内に画像と共にテキスト型式で格納したデータのことである。
【００９０】
図１０は、文書管理規定情報が反映されたユーザインターフェースの例を示す図の一例である。具体的には、画像読取設定（形式）に関する設定画面を示す。解像度は、原稿読取解像度の選択肢である。本実施例による画像処理装置１は、仕様上１００ｄｐｉ（dot per inch）、２００ｄｐｉ、３００ｄｐｉ、４００ｄｐｉからの解像度選択が可能であるが、文書管理規定情報により、３００ｄｐｉ、４００ｄｐｉのみに規定（制限）されている状態であるため、１００ｄｐｉと２００ｄｐｉは画面（表示）上マスクされ選択肢から除外されている。色設定は、読取カラーの選択肢である。本実施例による画像処理装置１は、仕様上フルカラー、グレースケール、白黒からの選択が可能であるが、文書管理規定情報によりフルカラーに規定（制限）されているため、１００ｄｐｉと２００ｄｐｉはマスクされ選択肢から除外されている。品質と読取サイズに関しては、文書管理規定情報で制限されていないため特段、選択の制限はない状態である。
【００９１】
このようにユーザインターフェースを構成して、グループウェアの文書管理ポリシーを電子文書（電子ファイル）の作成に反映させつつ、画像取得（読取）時に作成できる電子文書のフォーマットや属性を選択的にユーザに決定させることで、グループウェア上、電子文書の文書管理ポリシーを確実に遵守でき、またユーザの操作エラー等による誤り（登録ミス）を防止することができる。
【実施例２】
【００９２】
本実施例では、本実施例の画像処理装置１が、電子メールによって受信した電子データをグループウェアサーバ２へグループウェア文書として登録する画像処理装置１について説明を行う。
【００９３】
図１１は、本実施例に係る画像形成装置１の機能に注目して示す機能ブロック図である。画像形成装置１は、その主要な機能として、文書管理規定取得部４０１、取得部４０２、フィルタ部４０６、変換処理部４０４、及び送信部４０５を含む構成である。
【００９４】
フィルタ部４０６は、電子メールによって受信した電子データをグループウェア文書として登録する際、取得された文書管理規定情報においてメールドメインが規定されていると判定した場合に、メールフィルタ処理を実行して、文書管理規定に規定されないメールドメインを排除する機能を有している。なお、フィルタ部４０６以外の機能部については上述の実施例１で説明した通りであるので説明を省略する。
【００９５】
続いて、図１２は、画像形成装置１（メールサーバ３０１）が受信したメールの添付ファイルをグループウェアサーバ２内の文書ＤＢ３２１に登録する際に、文書管理規定情報に基づいて電子メールの送信者ドメインによるフィルタ処理を説明するフローチャートである。画像処理装置１に受信メールアドレス毎に異なる文書ＤＢへの文書登録を予め設定しておくことで、メール受信に同期させてグループウェアサーバ２内の文書ＤＢへの自動更新を実現することができる。
【００９６】
電子メールによるグループウェア文書登録（作成）開始は、メールサーバ３０１によるメール受信で開始される。ステップＳ１２０１において、メールサービス３０２は、文書ＤＢ３２１−３２３への文書登録が割り付けられた受信メールアドレス（文書登録メールアドレスという）かどうかを判定する。
【００９７】
ステップＳ１２０２で、受信メールアドレスが予め登録された文書登録メールアドレスと一致したと判定された場合、ステップＳ１２０３に進む。
【００９８】
ステップＳ１２０３で、メールサービス３０２は、受信メールアドレスのオーナであるユーザを特定する。このユーザとは画像処理装置１に登録されている個人ユーザのことを指し、個人ユーザ毎にグループウェアに係る認証情報が保持されている。
【００９９】
ステップＳ１２０４で、グループウェアサービス３０９は、グループウェアへのユーザ認証を行なう。ユーザ認証はグループウェアに接続し、ユーザＩＤやパスワードなどを用いて認証が行なわれる。ステップＳ１２０５で、認証が成功した場合、ステップＳ１２０６に進む。
【０１００】
ステップＳ１２０６で、グループウェアサービス３０９は、受信メールアドレス毎に設定されている特定の文書ＤＢへの接続を行なう。
【０１０１】
ステップＳ１２０７で、文書ＤＢに接続成功すると、ステップＳ１２０８で、文書管理規定取得部４０１は、接続した文書ＤＢから文書管理規定情報を取得する。
【０１０２】
ステップＳ１２０９で、取得した文書管理規定情報においてメールドメインが規定されていると判定した場合、ステップＳ１２１０で、フィルタ部４０６は、メールフィルタ処理を実行（実施）する。ここで、メールフィルタ処理を送信者のドメインを用いて行う場合を説明する。メールフィルタ処理とは、受信メールの送信者のドメインと文書管理規定情報に規定されたドメインとを比較して、一致した場合には許可ドメイン、一致しない場合には不許可ドメインと判定する処理である。
【０１０３】
ステップＳ１２１２で、許可ドメインと判定された場合と、ステップＳ１２０９で文書管理規定情報にメールドメインの規定がない場合は、ステップＳ１２１２のグループウェア登録文書作成へ進む。一方、ステップＳ１２１１で、許可ドメインでないと判定された場合は、ステップＳ１２１６で、文書登録が中止される。
【０１０４】
ステップＳ１２１３で、グループウェア文書登録時に添付する電子ファイルの作成である。添付ファイルは、変換処理部４０４が、受信メールの添付ファイルに画像処理やファイル形式変換を行なって作成する。添付ファイルの画像処理方式やファイル型式については、文書管理規定情報を反映したユーザインターフェースにてユーザが事前に画像処理装置１に設定しているが、ステップＳ１２１３の添付ファイル作成時にステップ１２０８で取得した最新の文書管理規定情報を照合して、文書管理規定情報が許容しない設定がなされていないかを確認する。許容しない設定がなされている場合は、最新の文書管理規定情報の規定を優先して添付ファイル作成を実施する。
【０１０５】
ステップＳ１２１４で、添付ファイル作成後、送信部４０５は処理後の添付ファイルをグループウェアサーバ２へ送信する。
【０１０６】
なお、本実施例ではメールアドレスを用いた実施例について説明したが、ＦＡＸについても上述したメールアドレスをＦＡＸ送信先電話番号に代えて適用すれば同様の処理を実現可能である。
【０１０７】
このように、本実施例による文書管理システム１００は、受信メールに係る電子ファイルをグループウェア文書登録することができ、又登録に際して登録を許可するユーザ（送信者）を制限することで高いセキュリティを実現しながら、グループウェアの文書管理ポリシーを電子文書の作成に反映させることができる。
【０１０８】
以上、本発明による文書管理システム１００によれば、グループウェアの文書管理ポリシーを電子文書の作成に反映させ、又、作成できる電子文書のフォーマットや属性を選択的にユーザに決定させて、グループウェア上、確実かつ簡易的に電子文書の取り扱いを可能とできる。
【０１０９】
なお、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１１０】
【図１】本発明による文書管理システム１００のシステム構成図を示す一例である
【図２】本発明の実施例に係る画像形成装置１のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】本発明による画像形成装置１及びグループウェアサーバ２の一実施例における機能を示す機能ブロック図である。
【図４】本発明に係る機能に注目して示す機能ブロック図である。
【図５】文書ＤＢ３１１−３２３に記憶される文書管理規定情報の一例を示す図である。
【図６】制御ＤＢ３２０に格納されている制御文書（情報）の一例を示す図である。
【図７】本実施例の画像処理装置１がグループウェアサーバ２へグループウェア文書を作成する際の、画像処理装置１の処理シーケンス図である。
【図８】タッチパネルからユーザが操作する設定画面例を示す図である。
【図９】タッチパネルからユーザが操作する設定画面例を示す図である。
【図１０】文書管理規定情報が反映されたユーザインターフェースの例を示す図の一例である。
【図１１】本実施例に係る画像形成装置１の機能に注目して示す機能ブロック図である。
【図１２】文書管理規定情報に基づいて電子メールの送信者ドメインによるフィルタ処理を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【０１１１】
１        画像形成装置
２        グループウェアサーバ
３        ネットワーク
１１        操作パネル
１１ａ    入力装置
１１ｂ    表示装置
１２        記憶メディアＩ／Ｆ
１２ａ    ドライブ装置
１２ｂ    記録媒体
１３        コントローラ
１３ａ    ＲＯＭ
１３ｂ    ＲＡＭ
１３ｃ    ＣＰＵ
１４        データ通信Ｉ／Ｆ
１４ａ    インターフェース装置
１５        スキャナ
１５ａ    画像読取装置
１６        プロッタ
１６ａ    印刷装置
１７        ＨＤＤ
１００    文書管理システム
３０１    メールサーバ
３０２    メールサービス
３０３    ＦＡＸサーバ
３０４    ＦＡＸサービス
３０５    スキャンサービス
３０６    メディアサービス
３０７    認証管理部
３０８    宛先管理部
３０９    グループウェアサービス
３１０    ジョブ制御部
３１１    画面制御部
３１２    画像処理サービス
３１３    ＤＢ
３１４    オペレーションシステム
３２０    制御ＤＢ
３２１    文書ＤＢ
３２２    文書ＤＢ
３２３    文書ＤＢ
４０１    文書管理規定取得部
４０２    取得部
４０３    表示部
４０４    変換処理部
４０５    送信部
４０６    フィルタ部
６０１    設計部制御文書
６０２    支店Ａ制御文書
６０３    支店Ｂ制御文書
【図１】
2010056770.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2010056770.tif 000011
【図１０】
2010056770.tif 000012
【図１１】
2010056770.tif 000013
【図１２】
2010056770.tif 000014