(57)【要約】【課題】  文書管理システムにおいて、文書ファイルのコピーや移動、削除などの操作を学習して自動的に行うことは行われていなかった。【解決手段】  文書管理システムにおいて、フォルダや文書に対して利用者が実施した操作を操作履歴（ログ）として記録しておく。そして、その操作履歴に基づいて、ユーザが同じ操作を繰り返し行ったと判断した場合、その操作を自動化するかどうか問い合わせるようにする。【選択図】  図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書に対する操作の履歴を保存する履歴保存手段と、
前記履歴保存手段に含まれる任意の操作が実行された時に、該操作が所定の回数実行されたか否かを判定する操作回数判定手段と、
前記操作回数判定手段によって、該操作が所定の回数実行されたと判定された場合に、前記操作の自動化を問い合わせる、操作自動化提案手段とを有し、
前記操作自動化提案手段の提案に応じて該操作を自動的に実行することを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、及び、文書管理システムの制御方法、プログラム、記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、特許文献１のように、文字入力時の訂正操作を学習して自動修正するものや、特許文献２のように、画面の表示順を学習して自動的に最適な画面を表示するものなどが提案されていた。
【特許文献１】特開平１０−１３４０４９号公報
【特許文献２】特開平０６−１３１５８０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
一方、情報化社会の進展とともに、ワードプロセッサ等で作成された電子データや紙文書を、複写機等でスキャンすることで電子化して文書管理システムなどに保存することが行われている。
【０００４】
このような文書管理システムにおいては、文書管理システムの運用において、文書のコピーや移動、削除といった基本的な操作は繰り返し実行される。
【０００５】
例えば特定のフォルダから別のフォルダへ、複数の文書のコピーが繰り返し実行されている場合、利用者が今後も同様の操作を繰り返すことを予測することができ、利用者はその操作が自動的に実行されることを望む可能性が高い。
【０００６】
従来は、特許文献１，特許文献２のように、文字入力や画面表示順を学習することは提案されていたが、文書管理システムにおいて、文書ファイルのコピーや移動、削除などの操作を学習して自動的に行うことは行われていなかった。このような操作を自動的に繰り返し実行するためには、あらかじめ操作の対象となる文書やフォルダ、操作そのものを組み合わせて設定しなければならなかった。しかし、このような設定を利用者が能動的に実行するのは煩雑で時間のかかることである。
【０００７】
一方、文書管理システムの運用において、フォルダや文書に対して利用者が実施した操作を操作履歴（ログ）として記録するような技術が存在する。操作履歴を参照すれば、利用者がどのフォルダやどの文書に対して、どのような操作を行ったかを抽出してデータとして利用することができる。そこで、本発明では、繰り返し操作の設定を簡便に行うために、上記のようなログを利用するものである。ログを使って繰り返し操作を検出し、その操作を自動化するような文書管理システムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決するために、本発明の文書管理システムは、
文書に対する操作の履歴を保存する履歴保存手段と、
前記履歴保存手段に含まれる任意の操作が実行された時に、該操作が所定の回数実行されたか否かを判定する操作回数判定手段と、
前記操作回数判定手段によって、該操作が所定の回数実行されたと判定された場合に、前記操作の自動化を問い合わせる、操作自動化提案手段とを有し、
前記操作自動化提案手段の提案に応じて該操作を自動的に実行することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
上述した手段により、本発明では、対象となる文書やフォルダ、操作そのものを指定しなくても、操作の繰り返しを簡単に自動化することができる。
【００１０】
ログを元に繰り返し動作が設定されるので、設定の間違いが起こりにくく、利用者に文書の紛失などの不利益を与える可能性が少ない。
【００１１】
操作の自動化を行うか否かが確認されるので、不必要な操作を自動化されることを回避することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
次に、本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。
【実施例１】
【００１３】
以下、本発明の実施例１について図面を参照して詳細に説明する。
【００１４】
図１を用いて、本明細書で開示するシステムの構成について説明を行う。
【００１５】
文書管理サーバ１００３は、各種文書ファイルを記憶している。各種文書ファイルは階層構造を成すフォルダに格納されて管理される。この文書管理サーバ１００３は、記憶している文書ファイルの中から所望の文書ファイルを適宜、検索することができるようになっている。
【００１６】
文書登録装置１００１は、新たな文書ファイルを作成する。そして、この新たな文書ファイルを上記文書管理サーバ１００３に対して送信し、文書管理サーバ１００３に記憶させる。このように、「文書登録装置１００１が文書管理サーバ１００３に文書ファイルを記憶させる」ことを、以下では、「文書登録装置１００１が文書管理サーバ１００３に文書ファイルを登録する」と称する。
【００１７】
文書閲覧装置１００２は、文書管理サーバ１００３に記憶されている各種文書ファイルの中から所望の文書ファイルを適宜閲覧することができるようになっている。文書閲覧装置１００２は利用者に対して、文書管理サーバが有する検索の機能を提供することができる。なお、文書閲覧装置１００２と同等の複数の文書閲覧装置が複数の利用者に提供されることもある。
【００１８】
さらに、文書登録装置１００１は、文書閲覧装置１００２において利用者が閲覧している文書の情報を取得することができる。
【００１９】
これら文書管理サーバ１００３、文書閲覧装置１００２、文書登録装置１００１は、夫々、各装置が具備する不図示のＣＰＵにより統括的に制御される。
【００２０】
また、文書閲覧装置１００２と文書登録装置１００１とが、同じ装置の上で統合的に制御されてもよい。
【００２１】
文書登録装置１００１は、スキャナ１００４と接続されＴＷＡＩＮ経由でＪＰＥＧ形式の文書ファイルを取り込む機能を有する。さらに、この文書登録装置１００１は、共有記憶装置１００６内の文書ファイルを取り込むことも可能となっている。この共有記憶装置１００６は、例えば、インターネット１００７経由でメール送信されてきた文書ファイルや、マルチファンクション機１００５(以下では、MFP１００５と称する)からSMBやFTP送信機能で送信されてきた文書ファイルを記憶している。
【００２２】
図２は、文書閲覧装置１００２から文書管理サーバ１００３を利用する利用者のイメージを示す。
【００２３】
利用者２００１は文書管理サーバ１００３内に固有の文書保存領域を割り当てられ、その中に１つないし複数の文書公開用フォルダ２００３を持つ。
【００２４】
同様に、利用者２００２は文書管理サーバ１００３内に固有の文書保存領域を割り当てられ、文書公開用フォルダ２００４を持つ。
【００２５】
それぞれの利用者は他の利用者の文書公開用フォルダを閲覧し、その中に保存されている文書を閲覧したり、他のフォルダへコピーしたりすることができる。
【００２６】
図３は、文書公開用フォルダ２００３に対する操作履歴の例を示す。
【００２７】
文書管理サーバ１００３はそれぞれのフォルダや文書に対する操作の履歴を操作履歴（ログ）として記録する。
【００２８】
ログに記録されるのは、操作の実行時刻、操作を実行した利用者の情報、操作の種別といった情報である。
【００２９】
図４は、文書管理サーバ１００３による繰り返し操作自動化提案の例を示す。
【００３０】
手順４００１では、利用者２００２が文書公開用フォルダ２００３にアクセスして、文書公開用フォルダ２００３から文書公開用フォルダ２００４への文書のコピーを実行する。
【００３１】
手順４００２では、繰り返し操作を検出した文書管理サーバ１００３が、利用者２００２に対して、文書公開用フォルダ２００３に新規保存された文書を文書公開用フォルダ２００４へ自動的にコピーする動作を提案する。文書管理サーバ１００３から利用者２００２への自動コピーの提案は、提案ファイルを文書管理サーバ１００３が文書公開用フォルダ２００４へ格納することで実行される。
【００３２】
手順４００３では、利用者２００２が手順Ｓ４００２で発行された提案ファイルを受領することで、文書公開用フォルダ２００３に新規保存された文書を文書公開用フォルダ２００４へ自動的にコピーする動作が、文書管理サーバ１００３に設定される。提案ファイルの受領は、利用者２００２が提案ファイルをあらかじめ定められた文書管理サーバ１００３の提案受領フォルダに移動することで実行される。
【００３３】
図５は、図４の手順４００２において文書管理サーバ１００３がフォルダ２００３への繰り返し操作を検出する処理する処理のフローを示す。本処理フローにおける各処理を実行する文書管理サーバ１００３は、この文書管理サーバ１００３が有する不図示のＣＰＵにより統括的に制御される。
【００３４】
ステップ５００１では、文書管理サーバ１００３は、フォルダ２００３の操作履歴から前日２４時間分の履歴を抽出する。
【００３５】
ステップ５００２では、文書管理サーバ１００３は、ステップ５００１で抽出した２４時間分の履歴から、利用者毎の操作履歴を抽出する。
【００３６】
ステップ５００３では、文書管理サーバ１００３は、ステップ５００２で抽出した利用者毎の２４時間分の履歴から、操作毎の回数を統計する。
【００３７】
ステップ５００４では、文書管理サーバ１００３は、ステップ５００３で得た統計から、所定の回数を超える操作が存在するか検出する。図４の例においては、コピー操作の所定回数の繰り返しを検出する。所定の回数を超える操作が存在する場合にはステップ５００５へ進む。
【００３８】
ステップ５００５では、文書管理サーバ１００３は、ステップ５００４で得た所定の回数を越える操作を行った利用者に、操作自動化を提案するファイルを発行する。図４の例においては、コピー操作を繰り返し実行した利用者２００２に提案ファイルを発行する。
【実施例２】
【００３９】
実施例１においてはコピー操作の繰り返しの検出と自動化を示したが、図５のステップ５００４に示すとおり、コピー以外の操作についても同様の手順で、繰り返し操作の自動化提案と実行を実現することができる。
【実施例３】
【００４０】
実施例１においては、フォルダ２００３からフォルダ２００４へのコピー操作の自動化設定の例を示した。
【００４１】
同様にフォルダ２００４から別の文書公開用フォルダへのコピー操作の自動化が設定された場合、文書管理サーバ１００３によって、フォルダ２００３から別の文書公開用フォルダへのコピー操作の自動化を確立することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】システム構成
【図２】文書閲覧装置１００２から文書管理サーバ１００３を利用する利用者のイメージ
【図３】文書公開用フォルダ２００３に対する操作履歴の例
【図４】文書管理サーバ１００３による繰り返し操作自動化提案の例
【図５】文書管理サーバ１００３が繰り返し操作を検出する処理のフロー
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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