(57)【要約】【課題】業務依頼に当たってそのスケジュール管理が容易で、しかも適切な期限管理を行うことができるようにする。【解決手段】管理コンピュータ２０は、社内自己タスクが登録された場合に、承認者情報及び依頼先を示す依頼先情報が入力されると、社内自己タスクを依頼タスクとして登録し、承認者情報を参照して依頼タスクの承認をするか否かの通知を承認者の端末装置に送る。そして、管理コンピュータは、承認者の端末装置から承認する通知を受けると、依頼先端末装置に業務依頼通知メールを送信して、依頼先端末装置が業務依頼通知メールを受領したことを確認した場合に、依頼タスクをコピーして依頼先端末装置に依頼先自己タスクとして閲覧・処理可能とする。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
依頼先端末装置にネットワークを介して接続された管理コンピュータが少なくとも業務内容及び期限を備える業務管理データを社内自己タスクとして登録して管理するシステムにおいて、
前記管理コンピュータは、前記社内自己タスクが登録された場合に、前記業務内容の承認をする承認者を示す承認者情報及び前記業務内容について依頼する依頼先を示す依頼先情報が入力されると、前記社内自己タスクを依頼タスクとして登録するタスク登録手段と、
前記承認者情報を参照して前記依頼タスクの承認をするか否かの通知を前記承認者の端末装置に送る承認要請手段と、
前記承認者の端末装置から承認する通知を受けた場合に、前記依頼先端末装置に業務依頼通知メールを送信する業務依頼手段と、
前記依頼先端末装置が前記業務依頼通知メールを受領したことを確認すると、前記依頼タスクをコピーして前記依頼先端末装置に依頼先自己タスクとして閲覧・処理可能とするコピー手段とを有することを特徴とする業務遂行依頼・遂行状況管理システム。
【請求項２】
前記管理コンピュータは、前記依頼先端末装置が前記業務依頼通知メールを受領したことを確認すると、前記依頼タスクにその受領日を記入する通知受領手段を有することを特徴とする請求項１記載の業務遂行依頼・遂行状況管理システム。
【請求項３】
前記管理コンピュータは、前記依頼先端末装置から前記業務内容が完了した旨の通知を受けると、依頼タスクにその完了日を記入する完了受領手段を有することを特徴とする請求項１又は２記載の業務遂行依頼・遂行状況管理システム。
【請求項４】
前記依頼先端末装置が前記管理コンピュータにログインして前記業務依頼通知メールを受領したことを表す受領処理を行った際、前記コピー手段は前記依頼先端末装置が前記業務依頼通知メールを受領したと確認するようにしたことを特徴とする請求項１〜３いずれか１項記載の業務遂行依頼・遂行状況管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務の遂行を依頼するとともに、当該依頼に係る業務の遂行状況を管理するためのシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、種々の業務を外部等の依頼先に依頼する際には、担当者が依頼先に業務の内容について依頼書面を郵送・ファクシミリ等で送付しているが、近年インターネット等のネットワークを用いて電子メールによって依頼書面を送付することも行われている。
【０００３】
上述のような業務依頼を行う際には、担当者は当該業務のスケジュール等（依頼内容、期限等）を管理する必要があり、この際、コンピュータシステムのスケジュール管理機能（所謂ＴｏＤｏ機能）を用いてスケジュール管理を行う必要がある。
【０００４】
コンピュータシステムを用いて依頼業務のスケジュール管理を行う際には、担当者は端末装置からメインコンピュータシステム（サーバコンピュータ）に、ＴｏＤｏ機能によって業務スケジュール（業務内容を含む）に登録して自己タスクとし、この自己タスクによってスケジュール管理を行うようにしている。
【０００５】
つまり、担当者は自己タスクを参照して、端末装置を操作して依頼先に依頼の電子メールを送付するとともに、依頼先からの連絡メールに応じて、当該業務依頼の受領及び依頼業務が完了したか否かの期限管理を行っている。
【０００６】
ネットワークを用いて業務依頼を行う際、端末装置によって業務依頼書ブランクデータを呼び出して表示し、設定項目に従って依頼先情報及び依頼内容情報を含む所定の情報を入力し、依頼者は、情報入力が完了した業務依頼書データを依頼先の端末装置に送信して、依頼先の担当者は、依頼内容に従う業務を遂行すると、依頼業務完了報告書データを開いて依頼業務の完了を示す情報を入力して依頼元の端末装置に送信するようにしてものがある（例えば、特許文献１参照）。
【０００７】
さらに、期限管理を確実するため、依頼者情報端末から回答期限及び処理者を指定した案件を記載した電子メールを管理サーバに送信し、管理サーバが受信した電子メールの内容及び回答期限を記録して、電子メールに識別子を付与し、当該電子メールを指定された処理者情報端末に転送し、管理サーバが回答期限前の所定の時期までに識別子を伴った最終回答の電子メールを受信しないと、処理者情報端末に回答期限が迫っている旨の電子メールを送信するようにしたものがある（例えば、特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００３−３６３４４号公報
【特許文献２】特開２００６−１９０１７７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
ところで、業務を正しく、確実に実行するためには、依頼事項が正しくしかも漏れなく依頼先で受信され、且つ業務依頼の期限を厳守することが重要である。従来、上述のように電子メールを用いて業務依頼を行った際には、まれに依頼業務が正しく実施されないことがあった。
【０００９】
その理由として、依頼元から正しく依頼業務が発信されたにもかかわらず、依頼先において電子メールの見落とし、誤削除等によって実質的に電子メールの受信ができておらず、その結果、業務の依頼が行われていないことになって業務自体が実施されないことになってしまう。
【００１０】
この場合、メール受信記録によって、依頼者側で未受信者を確認できるものの、上述のように、依頼先が受信してしまえば、確認していなくても（誤削除した場合等）、依頼先が依頼メールを読んだかを依頼者側で確認することは難しい。
【００１１】
また、電子メールによる業務依頼は受信したものの、依頼先において依頼業務のスケジュール管理がなされていないため、依頼業務の期限が守られない場合もある。そして、当然のことながら、依頼元において依頼先のスケジュール管理状況を把握することは困難である。
【００１２】
そして、スケジュール管理を行う際には、依頼元担当者及び依頼先担当者ともに、それぞれＴｏＤｏ機能によって自己タスクを新規タスクとして登録する必要があり、自己タスクの登録が面倒であるという課題もある。
【００１３】
つまり、従来のシステムでは、業務依頼に当たってそのスケジュール管理が面倒であるばかりでなく、適切な期限管理を行うことが難しいという課題がある。
【００１４】
本発明は、業務依頼に当たってそのスケジュール管理が容易で、しかも適切な期限管理を行うことができる業務遂行依頼・遂行状況管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
（１）本発明は、依頼先端末装置にネットワークを介して接続された管理コンピュータが少なくとも業務内容及び期限を備える業務管理データを社内自己タスクとして登録して管理する業務遂行依頼・遂行状況管理システムにおいて、前記管理コンピュータは、前記社内自己タスクが登録された場合に、前記業務内容の承認をする承認者を示す承認者情報及び前記業務内容について依頼する依頼先を示す依頼先情報が入力されると、前記社内自己タスクを依頼タスクとして登録するタスク登録手段と、前記承認者情報を参照して前記依頼タスクの承認をするか否かの通知を前記承認者の端末装置に送る承認要請手段と、前記承認者の端末装置から承認する通知を受けた場合に、前記依頼先端末装置に業務依頼通知メールを送信する業務依頼手段と、前記依頼先端末装置が前記業務依頼通知メールを受領したことを確認すると、前記依頼タスクをコピーして前記依頼先端末装置に依頼先自己タスクとして閲覧・処理可能とするコピー手段とを有することを特徴とするものである。
【００１６】
（１）に記載の業務遂行依頼・遂行状況管理システムでは、依頼タスクの承認する通知を受けた場合に、依頼先端末装置に業務依頼通知メールを送信して、依頼先端末装置が業務依頼通知メールを受領したことを確認すると、依頼タスクをコピーして依頼先端末装置に依頼先自己タスクとして閲覧・処理可能とするようにしたので、依頼先が依頼タスク、つまり、業務内容を確認したかを、依頼元において確実に確認することができる。
【００１７】
（２）本発明は、（１）に記載の業務遂行依頼・遂行状況管理システムにおいて、前記管理コンピュータは、前記依頼先端末装置が前記業務依頼通知メールを受領したことを確認すると、前記依頼タスクにその受領日を記入する通知受領手段を有することを特徴とするものである。
【００１８】
（２）に記載の業務遂行依頼・遂行状況管理システムでは、依頼先端末装置が業務依頼通知メールを受領したことを確認すると、依頼タスクにその受領日を記入するようにしたので、依頼先が業務内容を確認した日を容易に確認することができる。
【００１９】
（３）本発明は、（１）又は（２）に記載の業務遂行依頼・遂行状況管理システムにおいて、前記管理コンピュータは、前記依頼先端末装置から前記業務内容が完了した旨の通知を受けると、依頼タスクにその完了日を記入する完了受領手段を有することを特徴とするものである。
【００２０】
（３）に記載の業務遂行依頼・遂行状況管理システムでは、依頼先端末装置から業務内容が完了した旨の通知を受けると、依頼タスクにその完了日を記入するようにしたので、依頼先が業務内容を完了した日を容易に確認することができる。
【００２１】
（４）本発明は、（１）〜（３）のいずれかに記載の業務遂行依頼・遂行状況管理システムにおいて、前記依頼先端末装置が前記管理コンピュータにログインして前記業務依頼通知メールを受領したことを表す受領処理を行った際、前記コピー手段は前記依頼先端末装置が前記業務依頼通知メールを受領したと確認するようにしたことを特徴とするものである。
【００２２】
（４）に記載の業務遂行依頼・遂行状況管理システムでは、依頼先端末装置が管理コンピュータにログインして業務依頼通知メールを受領したことを表す受領処理を行った際、コピー手段は依頼先端末装置が前記業務依頼通知メールを受領したと確認するので、依頼先が業務内容を閲覧したか否かを含めて確実に業務依頼が依頼先に行われたことを知ることができる。
【発明の効果】
【００２３】
以上のように、本発明によれば、依頼タスクの承認する通知を受けた場合に、依頼先端末装置に業務依頼通知メールを送信して、依頼先端末装置が業務依頼通知メールを受領したことを確認すると、依頼タスクをコピーして依頼先端末装置に依頼先自己タスクとして閲覧・処理可能とするようにしたので、依頼先が業務内容を確認したかを、依頼元において確実に確認することができ、業務依頼に当たってそのスケジュール管理が容易で、しかも適切な期限管理を行うことができるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下本発明について図面を参照して説明する。図１は本発明の実施の形態による業務遂行依頼・遂行状況管理システムの一例を示すブロック図であり、図１において、管理サーバシステム１０はインターネット等のネットワーク１１を介して複数の端末装置（ＰＣ）１１−Ｍに接続されるとともに、社内ネットワーク１３によってＰＣ１２−Ｎ（Ｍ及びＮともに１以上の整数である）に接続される。図示の例では、ＰＣ１１−Ｍはそれぞれ依頼先に配置された端末装置であり、ＰＣ１２−Ｎは依頼元会社において個人（担当者等）が使用する端末装置である。
【００２５】
コンピュータシステムである管理サーバシステム１０は、管理コンピュータ２０及び記憶装置２１を有しており、後述するように、ＰＣ１２−Ｎで作成された業務管理データが社内自己タスクとして管理コンピュータ２０に登録され、管理コンピュータ２０では社内自己タスクを記憶装置２１に記憶する。
【００２６】
また、管理コンピュータ２０は、社内自己タスクが依頼先に業務を依頼するものである際には、管理コンピュータ２０では、当該社内自己タスクを依頼タスクとして記憶装置２１に記憶する。なお、記憶装置２１に記憶された自己タスクは、他のＰＣ１２−Ｎから管理コンピュータ２０にログインすることによって閲覧・処理可能である。
【００２７】
図２は、管理コンピュータ２０の機能を示す機能ブロック図であり、管理コンピュータ２０は、自己タスク・依頼タスク登録部２０ａ、タスク承認処理部２０ｂ、業務依頼発信部２０ｃ、コピー登録部２０ｄ、受領確認部２０ｅ、及び遂行完了確認部２０ｆを有している。
【００２８】
自己タスク・依頼タスク登録部２０ａはＰＣ１２−Ｎ（図１）から社内自己タスク及び依頼タスクの登録を受付け、記憶装置２１に記憶する。タスク承認処理部２０ｂは、後述する依頼タスクが登録されている際に、その業務承認を行う。業務依頼発信部２０ｃは、業務の承認が得られると、当該業務の依頼を電子メールで依頼先に対して送付する。コピー登録部２０ｄは、依頼先が電子メールを受けて受信処理を行うと、依頼タスクを依頼先自己タスクとしてコピー登録して、依頼先から閲覧・処理可能な状態とする。受領確認部２０ｅは依頼先によって業務依頼が受領されたか否かを確認し、その日付を登録（記入）する遂行完了確認部２０ｆは、依頼された業務が完了したか否かを確認して、その日付を登録する。
【００２９】
図３は社内自己タスクを依頼タスクとして登録する際に用いられる依頼先情報及び承認者情報を示す図であり、図３（ａ）は依頼先情報を示し、図３（ｂ）は承認者情報を示している。図３（ａ）において、依頼先情報には、依頼先、送付先（担当者：メールアドレス）、受領日、及び完了日の各欄を有しており、登録の際には、受領日及び完了日は空欄である。また、図３（ｂ）において、承認者情報は、承認順位及び承認者（メールアドレス）を示す各欄を有している（なお、承認者は当該依頼業務の内容に応じて決定される）。
【００３０】
図４は社内自己タスクの構造を示す図であり、図４において、社内自己タスクは、タスクフラグ、タスク名称、ステータス、内容（依頼内容）、優先度、依頼元情報、依頼先情報、期限日、承認者情報、完了日、備考、関係箇所、添付文書、担当者情報、及び発生日の各項目を有している。そして、各項目に対応してその内容が記載されている。なお、図４においては、説明の便宜上、各項目のデータ形式、当該項目の入力元、及び備考が示されている。
【００３１】
依頼元担当者は、自分自身に割り当てられたＰＣ１２−Ｍを用いて、図４に示す社内タスクの項目のうち所定の項目を入力する。ここでは、タスク名称、内容、優先度、期限日、完了日、備考、関係箇所、及び添付文書が入力され、これによって、自己タスク・依頼タスク登録部２０ａは、ＰＣ１２−Ｍを割り当てられた担当者の情報を担当者情報として付加するとともに入力日を発生日として付加して、社内自己タスクとして登録する。
【００３２】
当該社内自己タスクについて、担当者が、依頼元情報、依頼先情報、及び承認者情報を入力すると、自己タスク・依頼タスク登録部２０ａは、タスクフラグ＝１として、当該社内自己タスクを依頼タスクとして登録する（なお、社内自己タスクの場合には、タスクフラグ＝０である）。
【００３３】
図５は本実施の形態による業務遂行依頼・遂行状況管理システムの動作を説明するための図である。図５においては、承認者として、承認者１〜３を有する承認者情報（図３（ｂ））参照がＰＣ１２−Ｎから入力され、依頼先として、依頼先１〜３を有する依頼先情報がＰＣ１２−Ｎから入力されたものとする。
【００３４】
図２及び図５を参照して、前述のように、担当者はＰＣ１２−Ｍから管理サーバシステム１０（つまり、管理コンピュータ２０）に社内自己タスク３１を登録することになるが、この際、依頼元情報、依頼先情報、及び承認者情報が入力されると、管理コンピュータ２０では、つまり、自己タスク・依頼タスク登録部２０ａでは、この社内自己タスク３１を依頼タスク３２として登録する。
【００３５】
続いて、タスク承認処理部２０ｂでは、依頼タスク３２の承認者情報を参照して、まず第１番目の承認者である承認者１に、承認通知メールを送付する。そして、承認者１が承認する旨のメールをタスク承認処理部２０ｂに返送すると、タスク承認処理部２０ｂは順次承認者２及び３に承認通知メールを送り、各承認者２及び３から承認の旨のメールを受信すると（つまり、最終承認者の承認が取れると）、承認が取れた旨を業務依頼発信部２０ｃに通知する。
【００３６】
業務依頼発信部２０ｃでは、承認が取れた旨の通知を受けると、依頼タスクの依頼先情報を参照して、依頼先１〜３に業務依頼通知をメールする。この業務依頼通知メールに応答して、ＰＣ１１−Ｍから管理コンピュータ２０にログインして、業務依頼通知メールを受信した旨を通知すると（つまり、メール受領処理）を行うと、コピー登録部２０ｄは、依頼タスク３２をコピー登録して、依頼先自己タスク３３として閲覧・処理可能な状態とする。そして、受領確認部２０ｅは、承認者情報中の受領日に受信処理された日付を登録（記入）する。
【００３７】
依頼先では、依頼先自己タスク３３を閲覧して、その依頼業務の内容等を知ることになり、依頼先で当該業務が完了すると、依頼先は依頼先自己タスク３３の完了処理を行う。これによって、遂行完了確認部２０ｆは依頼先情報中の完了日にその日付を記入する。そして、依頼タスク中に完了日が登録（記入）される。
【００３８】
このように、上述の実施の形態では、業務内容を示し当該業務のスケジュール管理を行うための社内自己タスクに依頼元情報、依頼先情報、及び承認者情報が入力されると、この社内自己タスクを依頼タスクとし、承認者の承認を得た後、業務依頼をメールにて依頼先に通知し、依頼先で受領処理を行うと、依頼タスクを依頼先自己タスクとして閲覧・処理可能とするようにしたので、依頼先が業務依頼メールを受領したことを確実に確認することができる。
【００３９】
さらに、本実施の形態では、依頼元で社内自己タスクを登録するだけで、依頼元及び依頼先双方で業務のスケジュール管理を行うことができ、少なくとも依頼先でＴｏＤｏ機能によって依頼先自己タスクを登録する必要がない。
【００４０】
このように、本実施の形態によれば、業務依頼に当たってそのスケジュール管理が容易で、しかも適切な期限管理を行うことができる。
【００４１】
以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限るものではない。また、本発明の実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本発明の実施例に記載されたものに限定されるものではない。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】本発明の実施の形態による業務遂行依頼・遂行状況管理システムの一例を示すブロック図である。
【図２】図１に示す管理コンピュータの機能の一例を示す機能ブロック図である。
【図３】図１に示す業務遂行依頼・遂行状況管理システムで用いられる依頼先情報及び承認者情報を説明するための図であり、（ａ）は依頼先情報を示す図、（ｂ）は承認者情報を示す図である。
【図４】図１に示す業務遂行依頼・遂行状況管理システムで用いられる社内自己タスクの構造を示す図である。
【図５】図１に示す業務遂行依頼・遂行状況管理システムの動作を説明するための図である。
【符号の説明】
【００４３】
１０  管理サーバシステム
１１  ネットワーク
１１−Ｍ，１２−Ｎ  端末装置（ＰＣ）
１３  社内ネットワーク
２０  管理コンピュータ
２１  記憶装置
２０ａ  自己タスク・依頼タスク登録部
２０ｂ  タスク承認処理部
２０ｃ  業務依頼発信部
２０ｄ  コピー登録部
２０ｅ  受領確認部
２０ｆ  遂行完了確認部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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