(57)【要約】【課題】オリジナルの原稿画像を改変することなく蓄積管理保持した状態で、必要な箇所に対してのみマスク処理して画面上に表示し、オペレータの確認作業を容易にすること。また、マスク指定状況からマスク領域に修正が必要となっても、容易にマスクデータを修正可能にし、原稿記載状況に適応した適正なマスク処理を実行でき、出力データを効率よく編集処理可能にすること。【解決手段】複合機２０により入力される原稿データを記憶部１０３０に記憶し、該原稿データの所定の領域に対してマスクが可能なマスクデータを生成して記憶部１０３０に記憶し、制御部１０１０が、記憶された原稿データを改変することなく、選択された原稿データに対して選択されたマスクデータを重ね合わせた状態で表示部１０４０に表示し、該原稿データに対して重ね合わせた状態で表示部１０４０に表示された前記マスクデータを編集可能とする構成を特徴とする。【選択図】図１
2010238266.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数ページの原稿データを記憶する第１の記憶手段と、
複数ページのマスク位置パターンデータを記憶する第２の記憶手段と、
前記第１の記憶手段から順次読み出された原稿データに前記第２の記憶手段のマスク位置パターンデータから順次読み出されたパターンデータを適用する適用手段と、
を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
第１の記憶手段および第２の記憶手段を有する文書管理装置の文書管理方法であって、
複数ページの原稿データを前記第１の記憶手段に記憶する第１の記憶ステップと、
複数ページのマスク位置パターンデータを前記第２の記憶手段に記憶する第２の記憶ステップと、
前記第１の記憶手段から順次読み出された原稿データに前記第２の記憶手段のマスク位置パターンデータから順次読み出されたパターンデータを適用する適用ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば、フォームとして存在する紙原稿を読み取って電子データとし、その電子データを用いて所定の資料を電子的に作成処理する文書管理装置および文書管理方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
現在、国または県、市町村などの自治体が、様々な制度を設け、行政サービスを提供している。これらの制度や行政サービスは、例えば、介護が必要な住民のための介護保険サービスや障害者のための年金制度などである。住民が、こうしたサービスや制度に基づく権利を享受しようとする場合、一般的にサービスを提供している側（サービス提供者）に対して申請を行う必要がある。
【０００３】
これらの申請の多くは、専用の申請書類（申請フォーマット）によって行われる。住民は、申請書類に必要事項をペンやワードプロセッサなどのアプリケーションソフトを用いて記入し提出する。サービス提供者は、申請書類を提出した住民（申請者）の申請書類に記載された事項を確認し、申請者がこのサービスを受けることが可能かを審査する。
【０００４】
サービス提供者は、申請者からの申請書類を元に審査を行うわけであるが、申請時やサービス提供時には必要だが、審査においては不要な情報や、申請者のプライバシーを保護する観点および適正かつ公平な審査を行う観点から、審査時には秘匿すべき情報が存在している。例えば、申請者の氏名や住所などの個人情報が不要となる場合が多い。
【０００５】
そのため、行政サービスに関する住民からの申請書類を審査する場合、申請書類の特定の箇所を書類毎にマスク（隠蔽）した審査用の書類を作成する必要が生じている。具体的には、申請書類を受理した後、それをコピーして複写物を作成する。さらに、その複写物に対してオペレータがマスクすべき箇所を判断し、当該箇所をペンなどで塗りつぶして審査用の書類を作成していた。
【０００６】
こうした行為は人為的作業が中心であり非効率である。また、オペレータのミスにより、マスクすべき部分が適切にマスクされていなかった場合は、プライバシーの保護という観点で人権上の重大問題となる恐れがある。さらに、原本と審査書類をそれぞれ管理する必要があるため、情報の管理が煩雑となっている。
【０００７】
こうした課題に対して、所定の申請フォーマットに記載された申請書類（原稿）をスキャナを用いて電子データとする、あるいは所定のアプリケーションを用いて電子データとして、審査書類を作成するシステムが特許文献１で提案されている。
【０００８】
このシステムは介護保険制度における保険適用審査で用いる資料を作成することを例に挙げている。具体的には、文書（申請書）を構成する書類の定義を記憶部に登録する第１の処理部、前記定義に従って文書を前記記憶部に登録するとともに、当該文書を構成する書類の登録に関する情報を前記記憶部に記録する第２の処理部、書類の出力時にマスクする部分を指示するマスク情報の定義を、文書を構成する書類の定義の１つとして記憶部に登録する第３の処理部とを備える。そして、申請者が記入した申請書をスキャナで読み取ってイメージデータを生成し、このイメージデータに上述したマスク定義を当てはめて隠蔽処理を行うことで、審査を行う際に閲覧するための資料を作成できるように構成されている。
【０００９】
一方、情報を一般公開するサービス、ビジネスにおいて、必要に応じた形態に電子データを加工するシステムが特許文献２で提案されている。
【００１０】
このシステムでは、ＰＤＦ文書の特定部分を隠蔽処理することを目的としている。具体的には、原本データ入力部から、文字コードを含むＰＤＦファイルを、原本データとして入力し格納部に格納する。文書表示部により、この原本電子文書（ＰＤＦファイル）を表示し、隠蔽領域設定部によって、オペレータが原本電子文書上の一部に隠蔽領域を設定する。この際、隠蔽領域は格納部に格納される。
そして、中間データ作成部が原本データ内の文字コードをビットマップに展開し、その一部をマスクデータで覆うことにより、ＴＩＦＦ形式の中間データを作成する。また、フォーマット変換部によって、中間データを再びＰＤＦ形式に戻し、処理済データを格納部に格納する。この結果、オペレータが設定した領域に隠蔽処理が施されたＰＤＦファイルが取得できる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１１】
【特許文献１】特開２００１−１０１１６９号
【特許文献２】特開２００２−２０７７２５号
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１２】
しかしながら、上記特許文献１で提案されたシステムでは、所定のマスク定義に基づいて、読み取られた原稿イメージデータに対して直接マスク処理を施すものである。そのため、隠されるべき内容が規定の領域からはみ出して記載されている場合は、あらかじめ定義したマスクの位置や形状といった定義そのものを修正する必要が生じる。当然ながら、申請書類は不特定多数の申請者によってそれぞれ記入・作成されるものであり、申請者の記載ミスも様々である。つまり、申請書類が増える程、マスク定義の修正操作処理は煩雑きわまりなく、非効率的である。
【００１３】
特に、本システムは、原稿イメージデータに対して直接マスク処理を施すため、一度マスク処理を実行してしまうと、マスク処理される以前の状態へ原稿イメージデータを戻すことができない。つまり、オペレータがマスク処理した領域に本来記載されていた内容を確認しようとしても、それができないということになる。
【００１４】
また、申請書類が複数枚から構成される場合、例えば、申請者の個人情報を記入した申請書の他に、納税証明書や医師の診断書などを付与する必要がある場合においては、申請書類のページ順が不適切な順序となっているケースも多く存在する。上記特許文献１に記載の技術では、読み取る申請書類のページ順序が定義された順序と異なっていても、その異なりを認識する点については何ら開示されていない。結果として本公開公報（特許文献１）の技術を単に適用した場合は、オペレータが申請書類を読み取る場合に、申請書類のページ順を全て確認する作業が発生してしまうため、非効率である。さらに、万が一、オペレータがページ順の修正作業でミスを生じた場合は、隠蔽すべき情報が正しくマスクされないケースも考えられ、プライバシーが保護できず、人権上の問題が発生する可能性が高い。
【００１５】
また、上記特許文献２で提案されたシステムでは、ＰＤＦファイルのテキストデータをマスク処理の対象とすることを前提としたものである。そのため、紙（申請書）をスキャンしたイメージデータに対するマスク処理には不適のシステムである。また、入力された原本データに対してマスク処理をするため、一度マスク処理をしてしまうと隠された領域に存在していた情報の閲覧や取得が不可能となってしまう。
【００１６】
即ち、これらの課題は入力される原稿データがどのような状態であっても、その所定の領域や、任意の領域を確実かつ容易にマスク処理することが可能なシステムであり、さらに、情報の管理の容易性や原本保証といった観点において、原稿データ自体にはマスク処理を施さないことで、その原本性を保証することが可能なシステムを提供することで解消できるものである。
【課題を解決するための手段】
【００１７】
本発明の文書管理装置は、複数ページの原稿データを記憶する第１の記憶手段と、複数ページのマスク位置パターンデータを記憶する第２の記憶手段と、前記第１の記憶手段から順次読み出された原稿データに前記第２の記憶手段のマスク位置パターンデータから順次読み出されたパターンデータを適用する適用手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、オリジナルの原稿画像を改変することなく蓄積管理保持した状態で、必要な箇所に対してのみマスク処理された原稿データを画面上に表示することができ、オペレータが確認作業を行うことが容易となる。また、該マスク指定状況からマスク領域に修正等が必要となっても、容易にマスクデータを修正することができるため、原稿記載状況に適応した適正なマスク処理を実行でき、出力データを効率よく編集処理できる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の一実施形態を示す文書管理システムの構成を説明する図である。
【図２】図１に示した複合機からスキャナ入力される申請書類原稿の一例を示す図である。
【図３】図１に示した複合機からスキャナ入力される申請書類原稿の一例を示す図である。
【図４】図１に示した複合機からスキャナ入力される申請書類原稿の一例を示す図である。
【図５】図１に示した文書管理システムにおける申請書類のデータ加工処理状態を説明する図である。
【図６】本発明に係る文書管理システムのデータの処理形態を説明する図である。
【図７】図１に示した複合機のスキャナにセットされる申請書類（原稿）の用紙サイズの組合せ例を示す図である。
【図８】図１に示した複合機から出力される審査資料の用紙サイズの例を示す図である。
【図９】図１に示した複合機から出力される審査資料の用紙サイズの例を示す図である。
【図１０】図１に示した複合機から出力される審査資料の用紙サイズの例を示す図である。
【図１１】図１に示したホストの記憶部のディスク部に確保されるフォルダの階層表示例を示す図である。
【図１２】本発明に係る文書管理システムにおけるマスク位置パターンデータの作成処理例を説明する図である。
【図１３】本発明に係る文書管理システムにおける第１のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１４】図１に示したホストの表示部に表示されるフォームデータの一例を説明する図である。
【図１５】図１に示したホストの表示部に表示されるマスク領域設定画面の一例を示す図である。
【図１６】図１に示した表示部に表示されるマスク位置パターンのデータの隠蔽状態の一例を示す図である。
【図１７】本発明に係る文書管理システムにおける表紙作成処理状態を説明する構成図である。
【図１８】本発明に係る文書管理システムにおける第２のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１９】本発明に係る文書管理システムにおける資料作成処理状態を説明する構成図である。
【図２０】本発明に係る文書管理システムにおける第３のデータ処理手順の全体の流れを示すフローチャートである。
【図２１】第３のデータ処理手順における原稿の電子化処理の一例を示すフローチャートである。
【図２２】第３のデータ処理手順におけるフォーム登録の一例を示すフローチャートである。
【図２３】第３のデータ処理手順における各種設定処理の一例を示すフローチャートである。
【図２４】第３のデータ処理手順における資料データの保存と白紙データの検出及び除去処理の一例を示すフローチャートである。
【図２５】第３のデータ処理手順における資料データの天地及び順序の検出と補正処理の一例を示すフローチャートである。
【図２６】第３のデータ処理手順における資料データの天地及び順序の検出と補正処理の一例を示すフローチャートである。
【図２７】第３のデータ処理手順におけるマスクデータ適用処理の一例を示すフローチャートである。
【図２８】図５に示した原本スキャンデータの一例を示す模式図である。
【図２９】資料作成用アプリケーションによるダイアログの一例を示す図である。
【図３０】マスク位置パターン情報テーブルの構成の一例を示す図である。
【図３１】フォーム情報テーブルの構成の一例を示す図である。
【図３２】出力体裁情報テーブルの一例を示す図である。
【図３３】ログファイルの一例を示す模式図である。
【図３４】フォーム異常管理テーブルの構成の一例を示す図である。
【図３５】編集用アプリケーションに基づく編集画面の一例を示す図である。
【図３６】本発明に係る文書管理システムにおける第４のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図３７】マスクデータの設定ダイアログの一例を示す図である。
【図３８】本発明に係る文書管理システムで読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
図１は、本発明の一実施形態を示す文書管理装置を適用可能な文書管理システムの構成を説明する構成図である。本システムは、画像処理を行う複合機２０とホスト１０がネットワーク等を介して通信可能なシステムに対応する。以降に述べる説明は、図１における複合機２０において、紙原稿をスキャンして電子化された原稿データとすること及びその原稿データを任意のホスト１０へ送信する機能を有することを前提とする。しかしながら、本発明はこの構成に限定されるものではない。
【００２１】
図１において、２０は複合機（１台でコピー、プリンタ、ＦＡＸ等の複数の機能を有する印刷機を称し、以降、プリンタと略す場合もある）である。この複合機２０は、後述する図５に示すように、ホスト１０及びホスト１０に搭載されている資料作成用アプリケーション３０、編集用アプリケーション４０とともに、申請書類から申請審査資料を作成するために用いられる。なお、資料作成用アプリケーション３０、編集用アプリケーション４０は、記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３からＲＡＭ１０３０−１等のワークメモリ上にロードされ、図示しないＯＳの管理の下でプログラムモジュールとして動作する（制御部１０１０により実行される）。これらの詳細は後述する。
【００２２】
１０３０は記憶部で、ＲＡＭ１０３０−１，ＲＯＭ１０３０−２，ディスク装置１０３０−３から構成される。１０１０は制御部で、ＣＰＵなどで構成されるものであり、ＲＡＭ１０３０−１にロードされたモジュール（プログラム）を実行し、ホスト１０のデバイスを総括的に制御する。
【００２３】
１０７０は入力部で、キーボード，ポインティングデバイス等で構成される。１０５０は媒体読み取り部で、フレキシブルディスク１０６０，ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等の各種メディアに記憶された情報を読み取り可能に構成されている。１０４０は表示部で、各種のアプリケーションに対する設定や実行に必要な指示画面等を適時に表示する。１０２０は接続部で、複合機２０の接続部２０２０と所定のプロトコルで通信可能に構成されている。
【００２４】
複合機２０において、２０１０は制御部で、ＣＰＵ等で構成されるものであり、記憶部２０３０のＲＡＭ２０３０−１にロードされた各種のモジュール（プログラム）を実行して、印刷部２０４０のプリント処理，読み取り部２０５０のスキャン処理，ＦＡＸ部２０７０のデータ送受信処理，操作部２０６０からの入力やユーザインタフェースの表示処理等を総括的に制御する。
【００２５】
なお、記憶部２０３０はＲＡＭ２０３０−１，ＲＯＭ２０３０−２，ディスク装置２０３０−３等から構成されている。なお、印刷部２０４０には、各種のオプション装置を接続可能で、例えばステイプルソータなどのフィニッシング装置を装着できる。また、読み取り部２０５０には、各種の原稿搬送装置（ＡＤＦ，ＲＤＦ）を接続して、申請書類の原稿画像を自動的にスキャンすることが可能に構成されている。
【００２６】
なお、ホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３上に、例えば特定の名称でフォルダとして確保管理されるディレクトリに読み取り部２０５０から読み取られる申請書類の電子データが特定ファイルに変換されて記憶管理される領域が確保される。
【００２７】
さらに、申請書類原稿は、図２〜図４に示すように所定のフォーマットがあらかじめ印刷されたフォーム形式を有しており、該フォームに申請者が必要な事項をすでに記入しているものとする。
【００２８】
図２〜図４は、図１に示した複合機２０からスキャナ入力される申請書類原稿のフォームの一例を示す図である。なお、本実施形態では申請書類の一例として介護保険申請用の書類をフォームとして用いることにする。しかし、本発明が適用される範囲は本実施形態の記載や上述した〔背景技術〕の欄で説明に用いた例によって限定されるものでない。また、本発明は、何らかの申請処理における、審査書類作成処理に対してのみ適用されるものでもない。
【００２９】
なお、図２は、介護保険に関する医者の所見を記載する主治医意見書記載フォームである。また、図３は、介護保険に関する介護認定者が被保険者の身体状況を調査するための認定調査票フォームである。さらに、図４は、介護保険に関する被保険者に対する調査項目一覧フォームである。なお、これらのフォームの種類や内容については本発明の本質とは何ら関係しない。
【００３０】
また、本実施形態では、後述する資料作成用アプリケーション３０，編集用アプリケーション４０とが連動して、申請書類の項目中の特定の項目をマスクした審査資料を作成することを目的としている。しかし、本発明は審査資料の作成に限定されるものではない。本発明は、入力されたデータの所定の領域の隠蔽処理が必要となる状況であれば適用可能なものである。
【００３１】
続いて、文書管理を行うシステムにおける処理を、その処理順序に従って説明する。
【００３２】
図５は、図１に示した文書管理システムにおける申請書類のデータ加工処理状態を説明する図である。図中の太い矢印はデータの流れを示す。なお、図１と同一のものには同一の符号を付してある。
【００３３】
図５において、６０はスキャンデータである。より具体的には、複合機２０の読み取り部２０５０のスキャナ機能でイメージファイル化された申請書類原稿９０である。このスキャンデータ６０は所定のファイル形式、例えば米国のアドビシステム社が開発したＰＤＦファイル形式などに変換されたデータである。
【００３４】
７０は印刷データである。詳細は後述するが、この印刷データ７０は、ホスト１０の制御部１０１０により実行される資料作成用アプリケーション３０，編集用アプリケーション４０によりデータ加工処理がなされて、任意の領域がマスク（隠蔽）されたデータである。なお、印刷データ７０の出力先は複合機２０（原稿入力用として使用される）ばかりでなく、ネットワークを介して通信可能なプリンタ機能を備える装置であればよい。
【００３５】
なお、図１における複合機２０とホスト１０とはネットワーク８０等のなんらかの通信手段によりデータ送信が可能な状態で接続されている。そして、図１の複合機２０には図１に示したホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に設けられた任意の共有フォルダ５０（図５参照）へ電子データを送信可能であるものとする。
【００３６】
そして、図１に示すホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に設けられた任意のフォルダ（本実施形態では、例えば￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｓｅｎｄとする）には、図１に示す複合機２０からの電子データを格納可能であるものとする。
【００３７】
図６は、本発明に係る文書管理システムのデータの処理形態を説明する図である。図５におけるデータ６０は、図６中の「１」から「８」に示す順番で処理される。以下、図６を処理順序に従って説明する。
【００３８】
複合機２０から取り込まれる原稿が電子化された後、ホスト１０に送信されて、後述するＳｅｎｄフォルダに取り込まれる（「１」）。電子化された原稿データＳｅｎｄフォルダからＳｃａｎフォルダに移動される（「２」）。そして、資料作成用アプリケーション３０が、Ｓｃａｎフォルダから原稿データを読み込む（「３」）。さらに、すでに作成されているマスクデータと表紙データとをＭａｓｋフォルダ、Ｃｏｖｅｒフォルダからそれぞれ読み込んで、マスク処理された資料データを生成する（「４」〜「５」）。オペレータが資料データのマスク処理状況を確認した後、審査用の資料データ（申請書類上で一部がマスクされているもの）の印刷用データを生成し（「６」）、Ｐｒｉｎｔフォルダに格納する。その後、資料作成用アプリケーション３０は、編集用アプリケーション４０を起動し、この編集用アプリケーション４０を用いて後述する所定の編集作業をオペレータが必要に応じて実行する。編集が不要となった後、印刷用データを複合機２０に送信して印刷を実行する（「７」〜「８」）。
【００３９】
図１におけるホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３には、本発明を実現するためのモジュール群として搭載された資料作成用アプリケーション３０，編集用アプリケーション４０が存在する。これらのモジュール群はワークエリアとしてのＲＡＭ１０３０−１上にロードされて実行可能な状態であることを前提とする。
【００４０】
尚、本発明を実現するモジュールは、後述する図１３，図１８，図２０〜図２７，図３６等のフローチャートに基づいてプログラムコード化されたものである。
【００４１】
また、これらのモジュールやその関連するデータは、ホスト１０が有するＣＤ−ＲＯＭドライブ等の読み取り部１０５０から、ホスト１０を経由して複合機２０にインストールし実行することも可能である。
【００４２】
以上のことを踏まえて本発明のデータ処理について詳述する。
【００４３】
まず、本実施形態において説明に使用する入出力データの例を説明する。
【００４４】
本実施形態は、オペレータが、入力データとして紙原稿（申請書類９０（図５））を複合機２０のスキャン機能によりスキャンし電子データに変換する。申請書類９０は複数枚の紙からなるセットであるケースが多い。
【００４５】
１セットの申請書類９０での、用紙サイズの組合せ及びスキャン後の電子データ（以降、原本データと称する）の形態例を図７に示す。
【００４６】
図７は、図１に示した複合機２０のスキャナで読み込まれる紙原稿の用紙サイズの組合せ例を示す図である。図７では、原稿Ｄ−１、原稿Ｄ−２、原稿Ｄ−３がそれぞれ上述したセットを示している。
【００４７】
原稿Ｄ−１は、Ａ４サイズ縦の片面の紙２枚とＡ３サイズ横の片面の紙１枚で構成されている。これを片面モードでスキャンした原本データは、Ａ４サイズ縦の２ページとＡ３サイズ横の１ページから構成される１セットとなる。そのため、原稿Ｄ−１が１０セットある場合、１０セットで計３０ページのデータとなる。
【００４８】
原稿Ｄ−２は、Ａ４サイズ縦の片面の紙４枚で構成されている。これを片面モードでスキャンして得られる原本データは、Ａ４サイズ縦の４ページで構成される。そのため、原稿Ｄ−２が１０セットある場合、１０セットで計４０ページのデータとなる。
【００４９】
原稿Ｄ−３は、Ａ４サイズ縦の片面の紙２枚とＡ４サイズ縦の両面の紙１枚で構成されている。これを両面モードでスキャンして得られる原本データは、２ページ目と４ページ目が白紙データとなって、Ａ４サイズ縦の６ページで構成される。そのため、原稿Ｄ−３が１０セットある場合、１０セットで計６０ページのデータとなる。
【００５０】
また、本実施形態では、出力として紙の印刷物（審査資料）を作成する。図８〜図１０は作成する審査資料の出力形態例を示すものであり、紙サイズ、出力体裁（面付け等）、フィニッシング（ステイプル、パンチ等）の指定によって得られる、出力Ｏ−１、出力Ｏ−２、出力Ｏ−３の３つの出力形態例を示している。
【００５１】
図８で示した出力Ｏ−１は、Ａ３サイズ横で両面印刷し、左辺２ヵ所にステイプルした資料である。
【００５２】
図９で示した出力Ｏ−２は、Ａ３サイズ横で両面印刷し、ステイプルを行わなかった資料である。
【００５３】
図１０で示した出力Ｏ−３は、Ａ４サイズ縦で両面印刷し、左辺２ヵ所にステイプルした資料である。
【００５４】
もちろん、図７で説明した原本の構成例や、図８〜図１０で説明した資料の出力形態例以外においても本発明は適応可能である。
【００５５】
次に、本実施形態における動作環境及び事前に準備するファイルの作成手順に関して説明する。
【００５６】
本発明は、任意のフォルダ及び任意のファイルを用いて動作する。そのフォルダ及びファイルの構成形態例を図１１に示す。
【００５７】
図１１は、図１に示したホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に確保されるフォルダの階層表示例を示す図である。この図は、図１に示した表示部１０４０に表示された状態を示している。
【００５８】
本実施形態では、記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３のディレクトリである￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｓｅｎｄを「送信先」フォルダとする。このフォルダはプリンタ（複合機２０）における原本データを送信する先として指定するフォルダである（図６に示した「Ｓｅｎｄ」フォルダに対応する）。必要に応じて、本フォルダに対して共有設定やアクセス権の設定を行ってもよい。
【００５９】
また、ディスク装置１０３０−３のディレクトリである￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｓｃａｎは「原本スキャンデータ」フォルダとする。このフォルダは、資料作成用アプリケーション３０が「送信先」フォルダから、送信が完了した原本データを移動し格納するためのフォルダである（図６に示した「Ｓｃａｎ」フォルダに対応する）。
【００６０】
さらに、ディスク装置１０３０−３のディレクトリである￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｓｃａｎ−Ｓｔｏｒｅは「処理済み原本データ」フォルダとする。このフォルダは資料作成用アプリケーション３０が「原本スキャンデータ」フォルダから、資料の作成が完了した原本データを移動し格納するためのフォルダである。
【００６１】
また、ディスク装置１０３０−３のディレクトリである￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｍａｓｋは「マスク位置パターン」フォルダとする。このフォルダはオペレータが任意に作成したマスク位置パターンデータを格納するためのフォルダである（図６に示した「Ｍａｓｋ」フォルダに対応する）。
【００６２】
さらに、ディスク装置１０３０−３のディレクトリである￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｃｏｖｅｒは「表紙データ」フォルダとする。このフォルダはオペレータが任意に作成した表紙データを格納するためのフォルダである（図６に示した「Ｃｏｖｅｒ」フォルダに対応する）。
【００６３】
また、ディスク装置１０３０−３のディレクトリである￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｃｏｖｅｒ−Ｔｅｍｐｌａｔｅは「表紙テンプレートデータ」フォルダである。このフォルダはあらかじめ用意された表紙データのテンプレートが格納されているフォルダである。
【００６４】
さらに、ディスク装置１０３０−３のディレクトリである￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｐｒｉｎｔは「審査会資料保存」フォルダである。このフォルダは資料データを格納するためのフォルダである（図６に示した「Ｐｒｉｎｔ」フォルダに対応する）。
【００６５】
また、ディスク装置１０３０−３のディレクトリである￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅは「参照データ」フォルダである。このフォルダは資料作成用アプリケーション３０が内部的に参照するデータが格納されているフォルダである。
【００６６】
もちろん、ディレクトリ構造やフォルダ名、フォルダの数は本実施形態の構成に限られるものではない。
【００６７】
〔マスク位置パターンデータの作成処理〕
以下、本実施形態におけるマスク位置パターンデータの作成手順を図１２及び図１３を参照して説明する。
【００６８】
図１２は、本発明に係る文書管理システムにおけるマスク位置パターンデータの作成処理例を説明する図である。図１２に示した要素のうち、図１と同一のものには同一の符号を付してある。なお、図中の太い矢印はデータの流れを大局的に示すものである。
【００６９】
図１２に示すように、本実施形態でのマスク位置パターンデータの作成処理は、オペレータがマスクデータ作成用アプリケーション（アノテーションエディタ）を用いてフォームのページ毎にマスク位置パターンデータを作成し、そのデータを保存することによって行われる。マスク位置パターンデータの詳細な作成手順は図１３を用いて説明する。
【００７０】
図１３は、本発明に係る文書管理システムにおける第１のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。このフローチャートに記載された処理は図１に示したホスト１０の制御部１０１０と複合機２０の制御部２０１０が実行するデータ処理手順に対応する。なお、Ｓ１３０１〜Ｓ１３１２は各ステップを示す。
【００７１】
また、本実施形態において、オペレータがマスク位置パターンデータを予め作成するためには、各申請フォームのマスク位置やその領域のサイズを特定する必要がある。それらを特定するための情報として、"氏名"、"住所"等の文字列、図形項目位置、罫線領域、記載領域が既に定義され、申請者が実際に記入を行うための申請書類フォームを使用する。使用する申請書類フォームは、申請者が実際に申請するための内容を記入する前のものであってもよいし、記入後のものであってもよい。
【００７２】
まず、オペレータは紙で存在している申請書類フォームをプリンタの原稿台（ＲＤＦ等に設けられる）に置く（Ｓ１３０１）。
【００７３】
次に、操作部２０６０より複合機２０にて送信先としてホスト１０の任意のフォルダを指定し（Ｓ１３０２）、スキャンの実行を指示する。
【００７４】
これにより、複合機２０の制御部２０１０はスキャン処理を開始し、フォームの電子データ（マスク位置パターンデータの作成用データ）を複合機２０の記憶部２０３０のディスク装置２０３０−３に作成して蓄積する。そして、複合機２０の制御部２０１０は作成用データを接続部２０２０及びホスト１０の接続部１０２０を経由し、ホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３にオペレータが指定したフォルダへ送信する（Ｓ１３０３）。
【００７５】
なお、申請書類が図７に示したように複数枚や両面原稿から構成されるセットである場合は、各印刷面を１ページとした複数ページからなる作成用データを生成する。
【００７６】
なお、上記申請書類フォームの読み込み処理は、複合機２０のスキャン機能を使用せずに、他の単体で構成されるスキャナ等で電子データ化したものであってもよい。
【００７７】
同様に、他の任意のアプリケーション及びシステムを用いて、申請書類と同様のデータを作成し、そのアプリケーションデータを用いるものであってもよい。
【００７８】
次に、オペレータの指示により、制御部１０１０は、編集用アプリケーション４０を起動する（Ｓ１３０４）。これにより、任意のフォルダに保存された作成用データが特定される。そして、オペレータはこのデータをマウス等のポインティングデバイスを使用して編集用アプリケーション４０へドラッグ＆ドロップ等の操作により取り込み（Ｓ１３０５）、ホストの記憶部１０３０のＲＡＭ１０３０−１に保存する。
【００７９】
ホスト１０の制御部１０１０は、作成用データをホスト１０の表示部１０４０に表示する（Ｓ１３０６）。
【００８０】
図１４は、ステップＳ１３０６で実行される作成用データの表示の一例を説明する図である。
【００８１】
次に、オペレータは、編集用アプリケーション４０にてマスク位置パターンデータの作成用データを確認しながら、マスク位置パターンデータを作成する操作を行う。
【００８２】
マスク位置パターンデータを作成する操作の一部を表わした図が図１５である。図１５は、マスクデータ作成作業において、図１に示したホスト１０の表示部１０４０に表示されるマスク領域設定画面の一例を示す図である。この図からわかるように、電話番号や生年月日などの記入領域は黒く塗りつぶされている。すなわち、オペレータがマスクすべき領域であると判断した箇所については、編集用アプリケーション４０が備えるアノテーション機能を用いて、マスク位置の設定処理を実行したことを意味する。
【００８３】
ここで、アノテーション機能について説明する。アノテーション機能とは、マスクデータの作成作業においてオペレータが使用する機能であり、申請書類から審査資料を作成する際にマスクする領域を指定するためのマスク位置パターンデータを作成するためのものである。具体的な作成処理は、オペレータが、矩形や円形のマスク位置指定オブジェクト（以後、アノテーションオブジェクトと称する）をマスクすべき領域に配置する。このアノテーションオブジェクトは好適にはベクタデータ形式で編集用アプリケーション４０に予め登録されている。そして、オペレータは所望の形状のアノテーションオブジェクトを選択し、形状を自由に変形させて、図１５で示したようにマスクすべき領域を仮想的に塗りつぶすように配置する。このようにしてマスク位置パターンデータは作成される。
【００８４】
ここで重要なのは、アノテーションオブジェクトを配置した場合でも、その配置箇所に存在する作成用データに対してこのオブジェクトは上書きされないということである。アノテーションオブジェクトは作成用データに対して描画されるものではなく、作成用データに重ねられた透明または半透明なレイヤに対して描画され、作成用データとともに保存される。
【００８５】
なお、本実施形態では編集用アプリケーション４０において、オペレータがこうした作業を実行するが、その作業手順や編集用アプリケーション４０の構成、アノテーションオブジェクトのデータ形式や形状などによって本発明は限定されるものではない。
【００８６】
さて、フローチャートを用いた説明に戻る。編集用アプリケーション４０によって表示部１０４０に表示された作成用データを用いて、オペレータはマスクすべき箇所が存在するかどうかを検討する。マスクすべき箇所が存在する場合には、オペレータがアノテーションオブジェクトを設定する処理を実行する。この操作は上述したとおりである。
【００８７】
このとき、ホスト１０の制御部１０１０は、オペレータがアノテーションオブジェクトを設定する操作をしたか否かを判断し（Ｓ１３０７）、オペレータがアノテーションオブジェクトを追加する操作、例えば不図示の「オブジェクト追加」ボタンをクリックする操作をしたと判断した場合、アノテーションオブジェクトのデータを作成し、ホスト１０の記憶部１０３０のＲＡＭ１０３０−１に保存しているマスク位置パターンデータに反映し（Ｓ１３０８）、ステップＳ１３０７に戻る。
【００８８】
一方、ステップＳ１３０７で、ホスト１０の制御部１０１０はオペレータがこのページには、固定位置にマスクすべき箇所が無い、または既にマスクすべき全ての箇所にアノテーションオブジェクトを配置したと判断した場合、即ち、アノテーションオブジェクトを追加する操作をせずにページを変更する操作をしたか否かを判断し（Ｓ１３０９）、ページを変更する操作、例えば「次のページを表示」ボタンをクリックする操作をしたと判断した場合、オペレータが指定したページのデータをホスト１０の表示部１０４０に表示し（Ｓ１３１０）、ステップＳ１３０７に戻る。
【００８９】
一方、ステップＳ１３０９で、ホスト１０の制御部１０１０はオペレータがページを変更する操作をしていないと判断した場合、オペレータがマスク位置パターンをファイルに保存する操作をしたか否かを判断し（Ｓ１３１１）、オペレータがマスク位置パターンをファイルに保存する操作をしたと判断した場合には、不図示のファイル保存ダイアログをホスト１０の表示部１０４０に表示し、オペレータにディレクトリ￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｍａｓｋフォルダの指定及び任意のファイル名の入力を促す。
【００９０】
そして、入力された情報に従いマスク位置パターンデータを保存し（Ｓ１３１２）、処理を終了する。
【００９１】
一方、ステップＳ１３１１で、ホスト１０の制御部１０１０はオペレータがマスク位置パターンをファイルに保存する操作をしていないと判断した場合、ステップＳ１３０７に戻る。
【００９２】
図１６は、図１に示した表示部１０４０に表示されるマスク位置パターンのデータの隠蔽状態確認画面の一例を示す図である。
【００９３】
図１６に示すように、図７に示した原稿Ｄ−１用のマスク位置パターンは図１６に示すようにマスク位置パターンデータとして登録される。もちろん、これらのマスク位置パターンデータは本実施形態における一例であり、マスク位置やページ構成はこれらに限らない。
【００９４】
なお、本表示は、マスク位置パターンデータの作成用データに隠蔽加工を直接的に施すのではなく、透過されるようにマスク位置パターンデータのレイヤと作成用データのイメージのレイヤとを重ね合わせて表示している。
【００９５】
なお、作成用データは、後述する資料作成処理において、フォーム情報テーブルを作成するためにも用いられる。
【００９６】
〔表紙データの作成処理〕
図１７は、本発明に係る文書管理システムにおける表紙作成処理状態を説明する構成図である。図１７に示した太い矢印はデータの流れを示す。なお、本処理は、編集用アプリケーション４０による表紙作成処理に対応する。
【００９７】
図１８は、本発明に係る文書管理システムにおける第２のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。このフローチャートの各処理は、図１に示したホスト１０の制御部１０１０が実行するデータ処理手順（表紙データの作成手順）に対応する。なお、Ｓ１８０１〜Ｓ１８０６は各ステップを示す。
【００９８】
なお、本実施形態では、あらかじめオペレータが表紙データを作成し、資料作成時に、そのデータを自動的に読み込む形態を採用するが、本発明はこの形態に限らない。
【００９９】
なお、表紙データを作成するための１つの方法として、あらかじめ表紙データのテンプレートをアプリケーション内に用意し、そのデータを利用して表紙データを作成する形態がある。本実施形態ではこの形態を用いて説明する。
【０１００】
まず、オペレータは編集用アプリケーション４０を起動し（Ｓ１８０１）、ディレクトリ￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｃｏｖｅｒ−Ｔｅｍｐｌａｔｅフォルダに格納されている表紙データのテンプレートを特定する。特定したテンプレートをマウス等の入力部１０７０を使用して編集用アプリケーションへドラッグ＆ドロップ等の操作により取り込む（Ｓ１８０２）。これにより、ホスト１０の表示部１０４０に表紙データのテンプレート画像が表示される。
【０１０１】
次に、オペレータは編集用アプリケーション４０を操作して、表紙データの内容を表示部１０４０上で確認し、必要に応じてテンプレート画像を編集する。制御部１０１０はオペレータが編集用アプリケーション４０にて編集する操作をしたか否かを判断する（Ｓ１８０３）。編集する操作をしたと判断した場合は、その編集内容を作成し、記憶部１０３０のＲＡＭ１０３０−１に保存している表紙データに反映する（Ｓ１８０４）。その後、ステップＳ１８０３に戻る。
【０１０２】
一方、ステップ１８０３で、制御部１０１０が、オペレータは編集する操作をしていないと判断した場合は、オペレータが表紙データをファイルに保存する操作をしたか否かを制御部１０１０は判断する（Ｓ１８０５）。ファイルに保存する操作をしたと判断した場合、不図示のファイル保存ダイアログをホスト１０の表示部１０４０に表示し、オペレータに￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｃｏｖｅｒフォルダの指定及び任意のファイル名の入力を促す。そして、入力された情報に従い表紙データを保存し（Ｓ１８０６）、本処理を終了する。
【０１０３】
一方、ステップＳ１８０５で、オペレータが表紙データをファイルに保存する操作をしていないと判断した場合はステップＳ１８０３に戻ってその後の処理を継続する。
【０１０４】
以上により、表紙データが作成される。なお、本発明において、表紙データの作成処理は必須の構成ではないが、表紙を設けることによって、資料の管理が容易になることや美観の向上といった副次的な効果を生み出すことができる。
【０１０５】
なお、あらかじめ用意した表紙データのテンプレートを利用せずに、他の任意のアプリケーション及びシステムにより任意の表紙データを作成し￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｃｏｖｅｒフォルダへ格納することも可能である。
【０１０６】
〔資料データ作成処理〕
次に、本発明における文書管理システムにおける第３のデータ処理手順である、資料データ作成手順について説明する。
【０１０７】
図１９は、本発明に係る文書管理システムにおける資料データ作成処理状態及び印刷処理を説明する構成図である。本図において、太い矢印はデータの流れを示す。なお、本処理は、資料作成用アプリケーション３０と編集用アプリケーション４０を利用した処理に対応する。
【０１０８】
図２０〜図２７は、本発明に係る文書管理システムにおける第３のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。これらフローチャートの各処理は、図１に示したホスト１０の制御部１０１０が実行するデータ処理手順（印刷データの作成手順）に対応する。なお、後に説明する図２１〜図２７におけるフローチャートでは、図２０の各ステップの詳細な処理について記載したものである。また、図２０中のＳ２００１〜Ｓ２００８は各ステップを示す。
【０１０９】
図２０のステップＳ２００１では、オペレータが申請書類（原本）の電子化作業を行う。ここでは、スキャナを用いて紙の書類を読み込むことにより電子化を行う（詳細は図２１に示す）。なお、既に電子化されたデータが存在する場合は、ステップＳ２００１の作業は不要である。
【０１１０】
ステップＳ２００２では、資料作成用アプリケーション３０を自動または手動で起動する。そして、上述したマスク位置パターンデータやフォームの情報を取得し、資料作成用アプリケーション３０の管理情報として登録処理を行う（詳細は図２２に示す）。
【０１１１】
ステップＳ２００３では、資料作成用アプリケーション３０のユーザインタフェースをオペレータが操作することにより、資料作成に関する各種の設定作業を行う（詳細は図２３に示す）。
【０１１２】
ステップＳ２００４では、作成される資料の保存ファイル名をオペレータが入力する。入力の完了後、資料作成用アプリケーション３０は、ユーザインタフェースで指定された原本データに対して、資料作成の第１の前処理を行う（詳細は図２４に示す）。ここでの前処理とは、原本データに含まれている白紙データの検出と除去である。
【０１１３】
ステップＳ２００５では、資料作成の第２の前処理として、原本データの向きや順序を補正する処理を行う（詳細は図２５，図２６に示す）。
【０１１４】
ステップＳ２００６では、事前に作成されたマスク位置パターンデータを原本データに適用する処理と、マスクが適用されたデータの保存処理を実行する（詳細は図２７に示す）。
【０１１５】
ステップＳ２００７では、ステップＳ２００６で保存されたデータに対して、オペレータが編集用アプリケーション４０を利用して、マスク位置の調整や任意のマスク付与処理を実行する。このステップＳ２００７における作業は必要に応じて実行される任意の処理である。
【０１１６】
ステップＳ２００８では、上記の各ステップを実行することで作成されたデータの印刷処理を行うための印刷指示を実行する。
【０１１７】
続いて、図２０の各ステップの詳細な処理を、図２１〜図２７及び図３６を用いて説明する。
【０１１８】
まず、図２１を用いて、図２０のステップＳ２００１で示した電子化作業について説明を行う。なお、図２１中のＳ２１０１〜Ｓ２１０３は各ステップを示す。
【０１１９】
審査資料の作成にあたり、オペレータが紙の申請書類（原稿）を複合機２０の読み取り部２０５０の原稿台に置く。
【０１２０】
原稿台に原稿が載置されると、複合機２０の制御部２０１０はこの原稿を検知する（Ｓ２１０１）。次に、オペレータが印刷部２０４０にて送信先としてホスト１０の任意のフォルダ（本実施形態ではディレクトリ￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｓｅｎｄ）を指定する。複合機２０の制御部２０１０は、フォルダ指定の操作を検知し（Ｓ２１０２）、スキャンの実行を指示する。
【０１２１】
複合機２０の制御部２０１０はスキャン処理を開始し、電子データ化した申請書類データ（原本データ）を複合機２０の記憶部２０３０のディスク装置２０３０−３上に作成する。なお、申請書類は複数枚の用紙からなる１セットを載置する形態や、複数のセットを同時に載置する形態が考えられるが、本発明にはおいては特に載置の形態は問わない。但し、本発明特有の効果として、複数のセットに対して一括してマスク処理及び資料データ作成処理が可能であることが挙げられるため、ここでは複数のセットを載置する形態を前提として説明を行う。
【０１２２】
なお、ここでは、電子データ化された原本データは、図２８に示すようなデータとして説明を行う。
【０１２３】
図２８に示す原本データのイメージについて説明する。原稿セット１（１ページ目から３ページ目）は正常なデータである。原稿セット２（４ページ目から６ページ目）は４ページ目の原稿が天地逆さまの状態でスキャンされた様子を示すものである。原稿セット３（７ページ目から９ページ目）は８ページ目の原稿が裏の状態でスキャンされた様子を示すものである。原稿セット４（１０ページ目から１２ページ目）は１０ページ目と１１ページ目の原稿の順序が入れ替わった状態でスキャンされた様子を示すものである。原稿セット５（１３ページ目から１５ページ目）は１３ページ目の原稿が、本来必要ではない、または別の異なるフォームになってしまった状態でスキャンされた様子を示すものである。
【０１２４】
以下、図２１のフローチャートの説明に戻る。
【０１２５】
複合機２０の制御部２０１０は、ホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３にあるディレクトリ￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｓｅｎｄフォルダへ原本データを送信する（Ｓ２１０３）。
【０１２６】
なお、複合機２０のスキャン機能を使用せずに他のスキャナ等で申請書類を電子データ化した原本データを作成して、同様のディレクトリ￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｓｅｎｄフォルダへ格納することも可能である。
【０１２７】
同様に、他の任意のアプリケーション及びシステムを用いて、申請書類と同様なフォーマットのデータを作成し、そのアプリケーションデータを原本データとして￥ＭａｓｋＭａｎａｇｅｒ￥Ｓｅｎｄフォルダへ格納することも可能である。
【０１２８】
次に、図２２を用いて資料作成用アプリケーション３０によるフォーム登録の処理について説明を行う。この処理は図２０のステップＳ２００２で説明した処理に対応する。なお、図２２中のＳ２２０１〜Ｓ２２１１は各ステップを示す。
【０１２９】
図２１で説明した原本の電子化処理が終了し、ホスト１０の所定のフォルダに原本データが入力された段階から説明を開始する。まず、ステップＳ２２０１において、ホスト１０の制御部１０１０は、オペレータの操作に応じて資料作成用アプリケーション３０を起動し、図２９に示すようなダイアログを表示部１０４０に表示する。
【０１３０】
図２９は、図１に示した表示部１０４０に表示される資料作成用アプリケーション３０による操作ダイアログの一例を示す図である。
【０１３１】
図２９に示すように、本実施形態では、原本スキャンデータ，原本用紙サイズ，マスク位置パターン，表紙データ，資料の体裁，処理済み原本データが特別に関連づけられていない状態で一覧表示されている。
【０１３２】
オペレータは、これらのデータをプレビューすることにより、マスク位置パターンデータや表紙データの内容を確認することが可能である。プレビューするための具体的操作は本発明の本質ではないため、説明を省略する。なお、ＢＴ１は表示更新ボタン、ＢＴ２は資料作成ボタンである。また、ＴＶＥは頁情報を表示するためのツリービュー領域、ＰＶＥはファイルの内容を表示するためのプレビュー領域、ＦＮは表示されるファイル名である。
【０１３３】
以下、図２２のフローチャートの説明に戻る。
【０１３４】
ホスト１０の制御部１０１０は資料作成用アプリケーション３０が対象とする図１１に示したフォルダを検索し、存在するファイルの情報を収集する。収集されたファイル情報をホストの記憶部１０３０のＲＡＭ１０３０−１に保存し、その情報を図２９に示すダイアログに反映させ、表示する（Ｓ２２０２）。
【０１３５】
具体的には、ホスト１０の制御部１０１０は「送信先」（「Ｓｅｎｄ」）フォルダのファイルを検索し、存在するファイルのステータスを確認する。
【０１３６】
ここで、ホスト１０の制御部１０１０は複合機２０からの原本データの送信が完了し、ファイル生成処理が終了しているステータスのファイルを認識した場合、そのファイルを「原本スキャンデータ」（「Ｓｃａｎ」）フォルダへ移動する。
【０１３７】
なお、ホスト１０の制御部１０１０は複合機２０からの送信が完了し、ファイル生成処理が終了していないステータスの原本データファイルを認識した場合、そのファイルの移動処理は行わない。
【０１３８】
資料作成用アプリケーション３０は「送信先」（「Ｓｅｎｄ」）フォルダを表示対象としていないため、当然ながら、「送信先」フォルダに保存されているファイルをオペレータが選択することはない。このため、原本データファイルの生成が終了していないファイルを用いて資料を作成する状況が発生しない。これにより、作成する資料の確実性を向上させることが可能になる。
【０１３９】
続いて、ホスト１０の制御部１０１０は「原本スキャンデータ」（「Ｓｃａｎ」）フォルダの内容を原本スキャンデータリストボックスに、「処理済み原本データ」（「Ｓｃａｎ−Ｓｔｏｒｅ」）フォルダの内容を処理済み原本データリストボックスに、「マスク位置パターン」（「Ｍａｓｋ」）フォルダの内容をマスク位置パターンリストボックスに、「表紙データ」（「Ｃｏｖｅｒ」）フォルダの内容を表紙データリストボックスにそれぞれ表示する。ここでの内容とは各フォルダに登録されているファイル名であることが好適である。
【０１４０】
ステップＳ２２０２の処理が終了すると、処理はステップＳ２２０３に移行する。
【０１４１】
ステップＳ２２０３において、ホスト１０の制御部１０１０はＭａｓｋフォルダに存在する任意のマスク位置パターンデータのファイル名を取得する。ここで取得するマスク位置パターンデータは、上述したマスク位置パターンデータ作成処理において作成されたものである。
【０１４２】
そして、ステップＳ２２０４において、ホスト１０の制御部１０１０は、取得したマスク位置パターンデータのファイル名をもとに、図３０に示すマスク位置パターン情報テーブルを参照し、ステップＳ２２０５に進む。
【０１４３】
なお、マスク位置パターン情報テーブルそのものが存在しない場合、ステップＳ２２０４において、ホスト１０の制御部１０１０は、図３０に示すようなデータ構造で、内部データが存在しない形態で、空のマスク位置パターン情報テーブルをホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に作成する。
【０１４４】
図３０は、図１に示したホスト１０の記憶部１０３０内のディスク装置１０３０−３に生成・記憶されるマスク位置パターン情報テーブルの一例を示したものである。
【０１４５】
図３０に示すように、マスク位置パターン情報テーブルには、マスク位置パターンデータのファイル名と、そのファイルに対応するフォームを識別するためのＩＤ（フォームＩＤ）との対応付けがなされている。フォームＩＤについては後述する。
【０１４６】
以下、図２２のフローチャートの説明に戻る。
【０１４７】
ホスト１０の制御部１０１０は、マスク位置パターン情報テーブルに対象とするマスク位置パターンのファイル名が存在するか否かを判断する（Ｓ２２０５）。マスク位置パターンのファイル名が存在すると判断された場合は、ステップＳ２２１１に進む。マスク位置パターン情報テーブルに、対象とするマスク位置パターンデータのファイル名が存在しないと判断した場合、ステップＳ２２０６に進む。
【０１４８】
次に、ステップＳ２２０６において、ホスト１０の制御部１０１０は、マスク位置パターンデータのファイルのフォーム認識処理を行い、フォーム情報を取得する。
【０１４９】
なお、フォーム認識の方法は公知の技術であり、本願発明の本質ではないため、詳細の記述を行わない。
【０１５０】
ホスト１０の制御部１０１０はフォーム認識情報をもとに、図３１に示すフォーム情報テーブルを参照する（Ｓ２２０７）。なお、フォーム情報テーブルが存在しない場合、ホスト１０の制御部１０１０は、図３１に示すようなデータ構造で、かつ内部データが存在しない形態で、空のフォーム情報テーブルをホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に作成する。
【０１５１】
図３１は、図１に示したホスト１０の記憶部１０３０内のディスク装置１０３０−３に作成・記憶されるフォーム情報テーブルの構成の一例を示したものである。
【０１５２】
図３１に示したように、フォーム情報テーブルには、フォーム毎に付されたフォームＩＤ、フォームの各ページに付されたフォームページＩＤ、フォームの各ページのフォーム情報を示すフォームページ情報の対応付けがなされている。
【０１５３】
フォームとは申請書類のフォーマットを指すものであり、フォームＩＤはフォーマット毎に付与された一意の情報である。この文書管理システムを利用して資料を作成するにあたり、複数の申請書類フォーマットが存在する場合は、それらに異なるフォームＩＤが付与されている。
【０１５４】
図３１を例にとると、フォームＩＤが１から４まであることから、フォーム情報テーブルには４種類の申請書類フォーマットが登録されていることがわかる。また、フォームＩＤ１に対応づけられたフォームページＩＤとして１から３が付与されている。これは即ち、フォームＩＤ１として登録された申請書類は３ページから構成されたものであることを示している。そしてフォームページＩＤが付与された各ページに、そのページの情報が関連付けられて記憶されている。例えば、フォームＩＤが１で、フォームページＩＤが１の申請書類ページは、サイズがＡ４、向きはＰ（ポートレイト）、このページに定義された申請事項の記入領域を示すセルＴ１は座標（Ｘ１１、Ｙ１１、Ｘ１２、Ｙ１２）などというように構成されている。
【０１５５】
従って、図３０に示したマスク位置パターン情報テーブルと図３１のフォーム情報テーブルにより、記憶される各マスク位置パターンデータのファイルと、フォーム情報との対応付けがなされることになる。
【０１５６】
例を挙げると、上述したフォームＩＤが１の申請書類には、マスク位置パターンデータとして、Ｎｏ．０１として規定された「マスク位置−Ａ４Ａ４Ａ３−基本．ｉｗｄ」ファイルが対応することがわかる。なお、ファイル名称はオペレータによって任意に名づけられたものである。
【０１５７】
以下、図２２のフローチャートの説明に戻る。
【０１５８】
ステップＳ２２０８において、制御部１０１０は、ステップＳ２２０６で行った、マスク位置パターンのフォーム認識結果に基づいて、マスク位置パターンと同一のフォーム情報がフォーム情報テーブルに存在するか否かを判断する。マスク位置パターンと同一のフォーム情報がフォーム情報テーブルに存在すると判断した場合には、ステップＳ２２１０に進む。このステップでの判断は、フォーム情報テーブルに規定された各フォーム情報と、読み込まれた申請書のフォーム認識結果との比較によって行われる。
【０１５９】
一方、ステップＳ２２０８で、制御部１０１０が、マスク位置パターンと同一のフォーム情報がフォーム情報テーブルに存在しないと判断した場合には、ステップＳ２２０９に進む。なお、上述したステップＳ２２０６でフォーム情報テーブルそのものが存在せず、新たに空のフォーム情報テーブルを作成した場合には、ステップＳ２２０８において、マスク位置パターンと同一のフォーム情報がフォーム情報テーブルに存在しないと制御部１０１０が判断し、ステップＳ２２０９に進む。
【０１６０】
ステップＳ２２０９において、制御部１０１０は、フォーム認識で取得したマスク位置パターンのフォーム情報を、新規のフォーム情報として新規のフォームＩＤを設けてホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に存在するフォーム情報テーブルに、図３１に示したような形態で保存（登録）し、ステップＳ２２１０に移行する。
【０１６１】
次に、ステップＳ２２１０において、制御部１０１０は、マスク位置パターンのファイル名と当該マスク位置パターンのフォーム情報と同一のフォームＩＤを、ホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に存在するマスク位置パターン情報テーブルに、図３０に示すような形態で保存（登録）する。その後、ステップＳ２２１１に進む。
【０１６２】
次に、ステップＳ２２１１において、制御部１０１０は、全てのマスク位置パターンのファイルを認識したか否かを判断する。全てのマスク位置パターンのファイルを認識していないと判断した場合は、ステップＳ２２０３に戻る。
【０１６３】
一方、ステップＳ２２１１で、全てのマスク位置パターンのファイルを認識したと判断した場合、以上の処理を終了する。そして、オペレータからの図２９に示したダイアログへの指示を待機する。
【０１６４】
以上のステップＳ２２０１〜Ｓ２２１１の処理により、オペレータは意識的にフォームを登録する作業を行う必要はなく、資料作成アプリケーション３０が起動した際、マスク位置パターンのファイルと、その対象となるフォーム情報が関連付けられて自動的に登録されることになる。以降、フォームが異なる新規の申請書に対してマスク処理を行う場合も、その新規申請書用のマスク位置パターンファイルを図１２に示した作業手順にて作成することにより、新規に対象となるフォームが自動登録されることになるため作業効率が向上する。
【０１６５】
また、従来技術にあるように図２９に示した資料作成用アプリケーション３０のダイアログに登録ボタンを設けて、手動にて任意のマスク位置パターンのファイルとそのフォーム情報を指定し、それらを関連付けて登録することも可能である。
【０１６６】
続いて、図２３を用いて資料作成用アプリケーション３０によるユーザインタフェースを用いた資料作成処理について説明を行う。この処理は図２０のステップＳ２００３で説明した処理に対応する。なお、図２３中のＳ２３０１〜Ｓ２３１９は各ステップを示す。
【０１６７】
まず、ステップＳ２３０１において、図２９に示すダイアログにて資料を作成するための原本データが選択されたか否か判断する。なお、ここで言う原本データとは、原本スキャンデータリストボックス及び処理済み原本データリストボックスに表示しているファイルを指す。
【０１６８】
なお、原本スキャンデータリストボックスに表示しているファイルを選択し、図２９における資料作成ボタン（ボタンＢＴ２）を押下した場合、ホスト１０の制御部１０１０は選択されているファイルを「処理済み原本データ」（「Ｓｃａｎ−Ｓｔｏｒｅ」）フォルダへ自動的に移動する。以降、そのファイルは原本スキャンデータリストボックスに表示される。
【０１６９】
これにより、オペレータのファイル移動の作業を軽減することが可能である。
【０１７０】
また、自動的にファイルが表示される領域（区分）が変更されるため、資料未作成原本データと資料作成済み原本データを容易に判別することが可能となり、オペレータのファイル選択操作ミスを回避することが可能となる。さらに、一度作成した資料を再度作成する場合の検索性を向上させることが可能となる。
【０１７１】
ステップＳ２３０１で、原本データが選択されたと制御部１０１０が判断した場合、資料を作成する原本データの情報をホスト１０の記憶部１０３０のＲＡＭ１０３０−１に保存し（Ｓ２３０２）、次のステップ（Ｓ２３０３）に移る。
【０１７２】
一方、ステップＳ２３０１で、オペレータによって原本データが選択されていないと判断した場合、制御部１０１０は、図２９に示すダイアログにて原本データの用紙サイズの組合せが選択されたか否か判断する（Ｓ２３０３）。原本データの用紙サイズの組合せが選択されたと判断した場合、原本データの用紙サイズの組合せの情報をＲＡＭ１０３０−１に保存し（Ｓ２３０４）、ステップＳ２３０５に移る。
【０１７３】
なお、本実施形態では、原本データの用紙サイズの組合せは、例えば「Ａ４片面＋Ａ４片面＋Ａ３片面」、「Ａ４片面＋Ａ４片面＋Ａ４片面＋Ａ４片面」、「Ａ４片面＋Ａ４片面＋Ａ４両面」などを挙げているが、他の用紙サイズの組合せでも本発明を適用することは可能である。
【０１７４】
一方、ステップＳ２３０３で、原本データの用紙サイズの組合せが選択されていないと制御部１０１０が判断した場合、図２９に示すダイアログにてマスク位置パターンのデータが選択されたか否かを判断する（Ｓ２３０５）。マスク位置パターンのデータが選択されたと制御部１０１０が判断した場合、マスク位置パターンのデータの情報をＲＡＭ１０３０−１に保存し（Ｓ２３０６）、次のステップ（Ｓ２３０７）に移る。
【０１７５】
一方、ステップＳ２３０５で、制御部１０１０がマスク位置パターンのデータが選択されていないと判断した場合、図２９に示すダイアログにてマスク位置パターンのデータのプレビューボタンが選択されたか否か判断する（Ｓ２３０７）。マスク位置パターンデータのプレビューボタンＰＶＢ１が選択されたと制御部１０１０が判断した場合、制御部１０１０はＲＡＭ１０３０−１にマスク位置パターンのデータの情報が保存してあるか否かを判断する（Ｓ２３０８）。制御部１０１０がマスク位置パターンのデータの情報が保存されていないと判断した場合、次のステップ（Ｓ２３１０）に移る。
【０１７６】
一方、ステップＳ２３０８で、制御部１０１０がマスク位置パターンのデータの情報が保存してあると判断した場合、ＲＡＭ１０３０−１に保存してあるマスク位置パターンのデータの情報（ファイル名等）を取得する。そして、ツリービュー領域ＴＶＥにページ情報を表示し、プレビュー領域ＰＶＥにファイルの内容を表示する。また、プレビュー領域の下部の位置にファイル名ＦＮを表示し（Ｓ２３０９）、ステップＳ２３１０に移る。
【０１７７】
なお、プレビュー領域ＰＶＥにはフォームデータの内容に加えマスクデータも表示可能である。そして、ツリービュー領域ＴＶＥにおけるページ情報をマウス等の入力部１０７０により切り替えることにより、プレビュー内容を切り替えることが可能である。また、マスク位置パターンデータが複数ページで構成されている場合、各ページのマスクデータを確認することが可能である。
【０１７８】
ステップＳ２３０７で、マスク位置パターンのデータのプレビューボタンが選択されていないと制御部１０１０が判断した場合、図２９に示すダイアログにて表紙データが選択されたか否かを判断する（Ｓ２３１０）。表紙データが選択されたと制御部１０１０が判断した場合、表紙データの情報をＲＡＭ１０３０−１に保存し（Ｓ２３１１）、次のステップ（Ｓ２３１２）に移る。
【０１７９】
一方、ステップＳ２３１０で、表紙データが選択されていないと制御部１０１０が判断した場合、制御部１０１０は図２９に示すダイアログ画面上にて表紙データのプレビューボタンが選択されたか否かを判断する（Ｓ２３１２）。表紙データのプレビューボタンが選択されたと制御部１０１０が判断した場合、ＲＡＭ１０３０−１に表紙データの情報が保存してあるか否かを判断する（Ｓ２３１３）。ここで、表紙データの情報が保存されていないと制御部１０１０が判断した場合、次のステップ（Ｓ２３１５）に移る。
【０１８０】
一方、ステップＳ２３１３で、表紙データの情報が保存してあると制御部１０１０が判断した場合、ＲＡＭ１０３０−１に保存してある表紙データの情報（ファイル名等）を取得し、ツリービュー領域ＴＶＥにページ情報を表示する。また、プレビュー領域ＰＶＥに当該ページの内容（イメージ）を表示する。さらに、プレビュー領域の下部の位置にファイル名を表示し（Ｓ２３１４）、ステップＳ２３１５に移る。
【０１８１】
一方、ステップＳ２３１２で、表紙データのプレビューボタンが選択されていないと制御部１０１０が判断した場合、図２９に示すダイアログにて資料の体裁が選択されたか否かを判断する（Ｓ２３１５）。ここで、資料の体裁が選択されたと制御部１０１０が判断した場合、資料の体裁の情報をＲＡＭ１０３０−１に保存し（Ｓ２３１６）、ステップＳ２３１７に移る。
【０１８２】
なお、本実施形態における資料の体裁は、例えばＡ３ダブルステイプル、Ａ３ステイプルなし、Ａ４ダブルステイプル等を例として使用するが、他の資料の体裁でも本発明を適用することは可能である。
【０１８３】
一方、ステップＳ２３１５で、資料の体裁が選択されていないと判断した場合、図２９に示すダイアログにて表示更新ボタンＢＴ１が押下されたか否かを制御部１０１０が判断する（Ｓ２３１７）。制御部１０１０が表示更新ボタンＢＴ１が押下されたと判断した場合、資料作成用アプリケーション３０が対象とするフォルダを検索し、存在するファイルの情報を収集する。そして、収集した情報をＲＡＭ１０３０−１に保存し、その情報をダイアログに反映し（Ｓ２３１８）、ステップＳ２３１９に移る。
【０１８４】
一方、ステップＳ２３１７で、表示更新ボタンＢＴ１が選択されていないと制御部１０１０が判断した場合、図２９に示したダイアログにて資料作成ボタンＢＴ２が選択されたか否かを判断する（Ｓ２３１９）。資料作成用ボタンＢＴ２が選択されたと制御部１０１０が判断した場合は、次の処理に移るため、図２３に示した資料作成の各種指定処理を終了する。
【０１８５】
一方、ステップＳ２３１９で、資料作成用ボタンＢＴ２が選択されていないと制御部１０１０が判断した場合、図２３のフローのステップＳ２３０１へ戻って処理を継続する。
【０１８６】
次に、図２４を用いて資料作成用アプリケーション３０によるファイル保存処理及び白紙データ検出・除去処理について説明を行う。この処理は図２０のステップＳ２００４で説明した処理に対応する。なお、図２４中のＳ２４０１〜Ｓ２４１１は各ステップを示す。
【０１８７】
図２３のステップＳ２３１９にて、資料作成用ボタンＢＴ２がオペレータによって押下された場合、制御部１０１０は不図示のファイル保存ダイアログをホスト１０の表示部１０４０に表示し、オペレータに資料のデータを保存するフォルダの指定及び任意のファイル名の入力を促す（Ｓ２４０１）。そして、オペレータは資料のデータを保存するフォルダの指定及び任意のファイル名を入力する（Ｓ２４０２）。
【０１８８】
次に、制御部１０１０は記憶部１０３０のＲＡＭ１０３０−１に保存している資料の体裁の情報及び資料作成用アプリケーション３０の内部に存在する図３２に示す出力体裁情報テーブルを参照し、出力体裁参照ファイルを特定する（Ｓ２４０３）。
【０１８９】
図３２は、図１に示した記憶部１０３０のＲＡＭ１０３０−１に保存している出力体裁情報テーブルの一例を示す図である。
【０１９０】
ここでは資料の体裁の情報として「Ａ３ダブルステイプル」が保存されており、出力体裁情報テーブルから出力体裁参照ファイルとして「Ａ３ＤｏｕｂｌｅＳｔａｐｌｅ．ｄａｔ」が特定されたこととして図２４のフローチャートの説明を行う。
【０１９１】
次に、制御部１０１０は出力体裁参照ファイル「Ａ３ＤｏｕｂｌｅＳｔａｐｌｅ．ｄａｔ」を参照し出力体裁の情報を取得する。そして、制御部１０１０は取得した情報を反映したデータを作成し、ステップＳ２４０２にてオペレータが指定したフォルダ及びファイル名を用いて、資料のデータとしてのファイルを記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に保存する（Ｓ２４０４）。
【０１９２】
次に、制御部１０１０はＲＡＭ１０３０−１に保存している原本データの情報を参照し、資料を作成する原本データのファイルを特定し、ステップＳ２４０４で保存した資料のデータとともに読み込む（Ｓ２４０５）。
【０１９３】
ここでは原本データの情報として「２００３０１２３０１２７．ｐｄｆ」が保存されており、そのファイルの内容が資料のデータとともに読み込まれたことにする。
【０１９４】
そして、制御部１０１０は記憶部１０３０のＲＡＭ１００３０−１に保存している原本データの用紙サイズの組合せの情報を参照し、情報がＡ４片面＋Ａ４片面＋Ａ４両面であるか否かを判断する（Ｓ２４０６）。
【０１９５】
原本データの用紙サイズの組合せの情報がＡ４片面＋Ａ４片面＋Ａ４両面であると制御部１０１０が判断した場合、以後説明する不要ページを削除する処理に使用する変数Ｄに「２」を設定する（Ｓ２４０７）。
【０１９６】
次に、制御部１０１０は白紙ページであるＤ番目のページデータを削除し（Ｓ２４０８）、制御部１０１０は白紙ページであるＤ＋１番目のページを削除する（Ｓ２４０９）。
【０１９７】
次に、制御部１０１０は変数Ｄに「４」を加え（Ｓ２４１０）、Ｄ番目のページが存在するか否かを判断して（Ｓ２４１１）、制御部１０１０はＤ番目のページが存在すると判断した場合、ステップＳ２４０８に戻る。
【０１９８】
このようにして、上記ステップＳ２４０８〜ステップＳ２４１１を繰り返すことにより原稿が複数セットあった場合でも全ての白紙ページを自動的に削除することが可能であり、効率的である。
【０１９９】
一方、制御部１０１０はステップＳ２４１１においてＤ番目のページが存在しないと判断した場合、これらの処理を終了し、次の処理に移る。
【０２００】
また、制御部１０１０がステップＳ２４０６において、原本データの用紙サイズの組合せの情報がＡ４片面＋Ａ４片面＋Ａ４両面でないと判断した場合も、これらの処理を終了し、次の処理に移る。
【０２０１】
続いて、図２５，図２６を用いて資料作成用アプリケーション３０による原本データの向きや順序を補正する処理について説明を行う。この処理は図２０のステップＳ２００５で説明した処理に対応する。なお、図２５，図２６中のＳ２５０１〜Ｓ２５２４は各ステップを示す。
【０２０２】
まず、ホスト１０の制御部１０１０はマスク処理に使用するマスク位置パターンのデータのページ番号を示す変数のＭに初期値として「１」を設定し、同様に、資料のデータのページ番号を示す変数Ｎに初期値として「１」を設定する（Ｓ２５０１）。
【０２０３】
次に、制御部１０１０は記憶部１０３０のＲＡＭ１０３０−１に保存しているマスク位置パターンデータの情報を参照し、マスク位置パターンのデータを特定する（Ｓ２５０２）。
【０２０４】
ここでは、原本データの情報として「マスク位置−Ａ４Ａ４Ａ３−基本．ｉｗｄ」が保存されており、そのファイルの内容は、図１６に示すファイル内容であるとする。
【０２０５】
次に、ステップＳ２５０３において、制御部１０１０は、記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に保存されているマスク位置パターン情報テーブル（図３０）を参照し、ステップＳ２５０２で特定したマスク位置パターンのフォームＩＤをパラメータとしてのＦＩＤに設定する。ここでは、ＦＩＤのデータとして「１」が設定されたとする。
【０２０６】
制御部１０１０は、フォームＩＤ ＦＩＤとフォームページＩＤ Ｍ（マスク位置パターンデータのページ番号）を取得し（Ｓ２５０４）、フォーム情報テーブル（図３１）から帳票認識の対象となるフォーム情報を特定する。
【０２０７】
次に、制御部１０１０は資料のデータのページであるＮページ目のデータ（上記資料のデータ内に読み込まれた原本データ）に対して、ステップＳ２５０４にて特定したフォーム情報を用いて帳票認識を行う（Ｓ２５０５）。次のステップＳ２５０６でフォームが同一であるか否かを判断し、フォームが同一であると判断した場合、ステップＳ２５１４へ移行する。
【０２０８】
一方、ステップＳ２５０６で、制御部１０１０がフォームは同一ではないと判断した場合、上記資料のデータ内に読み込まれた原本データのＮページがフォームに対して天地が逆さまか否かを判断する（Ｓ２５０７）。図２８に示した例では、４ページ目（Ｎ＝４、Ｍ＝１）は天地が逆さまであると判断される。
【０２０９】
ステップＳ２５０７で、制御部１０１０が天地が逆さまであるページと判断した場合、上記資料のデータ（上記資料のデータ内に読み込まれた原本データ）のページ画像を１８０度回転させて保存し（Ｓ２５０８）、ステップＳ２５１３へ移行する。
【０２１０】
ステップＳ２５１３において、制御部１０１０は、認識結果と処理内容を図３３に示すように記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に記憶されるログファイル（存在しない場合は作成する）内に保存し、Ｓ２５１４に移る。この場合、ページ番号、天地が逆さまであることを検知したこと及び自動補正した内容を保存する。
【０２１１】
図３３は、本発明に係る文書管理システムにおけるログファイルの一例を示す模式図である。
【０２１２】
一方、ステップＳ２５０７において、制御部１０１０が、上記資料のデータ内に読み込まれたデータがフォームに対して天地逆さまでないと判断した場合、ステップＳ２５０９に移行する。ステップＳ２５０９では、上記資料のデータ内に読み込まれた原本データが白紙であるか否かを判断する。図２８に示した例では、８ページ目（Ｎ＝８、Ｍ＝２）は白紙であると判断される。
【０２１３】
ステップＳ２５０９において、制御部１０１０が、上記資料のデータ内に読み込まれた原本データが白紙であると判断した場合、ステップＳ２５０９においてホスト１０の制御部１０１０は認識結果と処理内容を図３３に示すように記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３のログファイルに保存する。この場合、ページ番号、白紙を検知したこと及び補正を実行していないことを保存する。
【０２１４】
ステップＳ２５０９において、制御部１０１０が、上記資料のデータ内に読み込まれた原本データが白紙でないと判断した場合、ステップＳ２５１０に移行する。
【０２１５】
ステップＳ２５１０においては、フォームＩＤ ＦＩＤを構成する他のフォームと同一か否かを制御部１０１０が判断する。フォームＩＤ ＦＩＤを構成する他のフォームと同一であると判断した場合、制御部１０１０は、図３４に示すようなフォーム異常管理テーブルをディスク装置１０３０−３に保存する（Ｓ２５１２）。
【０２１６】
図３４はフォーム異常管理テーブルの構成の一例を示す図である。図２８に示した例を用いて説明すると、１０ページ目（Ｎ＝１０、Ｍ＝１）の場合、制御部１０１０はフォームＩＤ ＦＩＤである「１」を構成する他のフォームページＩＤが「２」，「３」であることをフォーム情報テーブルから特定し、Ｍ＝２及びＭ＝３のフォーム情報を特定し帳票認識を順次行い判断する。この例では、制御部１０１０は、１０ページ目がフォームＩＤ ＦＩＤ（＝１）を構成する他のフォームＩＤ（Ｍ＝２）と同一であると判断する。
【０２１７】
そして、制御部１０１０は、この場合、順序不一致のデータとして、ページ番号＝１０、マスク位置パターンフォームページＩＤ＝１、原本データフォームＩＤ＝２を図３４に示したフォーム異常管理テーブルに保存する。
【０２１８】
また同様に、図２８における１１ページ目（Ｎ＝１１、Ｍ＝２）の場合では、制御部１０１０は、フォームＩＤ ＦＩＤである「１」を構成する他のフォームページＩＤが「１」，「３」であることをフォーム情報テーブルから特定し、Ｍ＝１及びＭ＝３のフォーム情報を特定し帳票認識を順次行い判断する。制御部１０１０は、１１ページ目がフォームＩＤ ＦＩＤ（＝１）を構成する他のフォームＩＤ（Ｍ＝１）と同一であると判断する。
【０２１９】
その結果として、制御部１０１０は、図３４に示すようなフォーム異常管理テーブルをホスト１０の記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に保存する（Ｓ２５１２）。この場合、順序不一致のデータとして、ページ番号＝１１、マスク位置パターンフォームページＩＤ＝２、原本データフォームＩＤ＝１を保存する。
【０２２０】
そして、ホスト１０の制御部１０１０は、認識結果と処理内容を、図３３に示すようにログファイルに保存する。この場合、ページ番号、順序不一致を検知した内容を保存する（Ｓ２５１３）。
【０２２１】
一方、ステップ２５１０で、上記資料のデータ（上記資料のデータ内に読み込まれた原本データ）がフォームＩＤ ＦＩＤを構成する他のフォームと同一でないと制御部１０１０が判断した場合、図示しないステップにおいて、認識結果及び処理内容をログファイルに保存する。この場合、ページ番号、処理を停止した内容を保存する。
【０２２２】
そして、処理を中止するといった内容のメッセージをホスト１０の表示部１０４０に表示し（Ｓ２５１１）、処理を終了する。
【０２２３】
具体的には、図２８の例を用いて説明すると、１３ページ目（Ｎ＝１３、Ｍ＝１）は、フォームＩＤ ＦＩＤ（＝１）を構成する他のフォームＩＤ（Ｍ＝１、Ｍ＝２、Ｍ＝３）と同一でないと判断される。つまり、関係のないフォーム原稿であり、処理を継続した場合に正常な資料を作成することができないため、オペレータに警告するとともに処理を中断する。
【０２２４】
続いて、ステップＳ２５１４において、制御部１０１０は、変数Ｍ及び変数Ｎにそれぞれ「１」を加える。
【０２２５】
次に、ステップＳ２５１５において、制御部１０１０は、ＲＡＭ１０３０−１に保存している原本データの用紙サイズの組合せの情報を参照し、情報が「Ａ４片面＋Ａ４片面＋Ａ３片面」であるか否かを判断する。
【０２２６】
ステップＳ２５１５で、原本データの用紙サイズの組合せの情報が「Ａ４片面＋Ａ４片面＋Ａ３片面」であると制御部１０１０が判断した場合、変数Ｍが「３」より大きいか否かを判断する（Ｓ２５１６）。
【０２２７】
判断の結果、変数Ｍが「３」より大きくないと制御部１０１０が判断した場合、ステップＳ２５０４に戻る。一方、変数Ｍが「３」より大きいと制御部１０１０が判断した場合はステップＳ２５１８に移る。
【０２２８】
一方、ステップＳ２５１５で、原本データの用紙サイズの組合せの情報が「Ａ４片面＋Ａ４片面＋Ａ３片面」でないと制御部１０１０が判断した場合は、ステップＳ２５１７に移行する。
【０２２９】
ステップＳ２５１７では、制御部１０１０が、変数Ｍが「４」より大きいか否かを判断する。変数Ｍが「４」より大きくないと判断した場合、ステップＳ２５０４に戻る。一方、変数Ｍが「４」より大きいと制御部１０１０が判断した場合はステップＳ２５１８に移る。
【０２３０】
そして、ステップＳ２５１８において、制御部１０１０は、ディスク装置１０３０−３にフォーム異常管理テーブルが存在するか否かを判断する。
【０２３１】
ステップＳ２５１８で、フォーム異常管理テーブルが存在すると判断した場合はステップＳ２５１９に進む。ステップＳ２５１９では、制御部１０１０はフォーム異常管理テーブルの情報を取得し、上記資料のデータ（上記資料のデータ内に読み込まれた原本データ）のページ順序を入れ替える処理を行った後、このデータを保存する。図示しないステップにおいて、処理内容をログファイル（存在しない場合は作成する）内に保存し、ステップＳ２５２０に移行する。この場合、ページ番号、ページ差し替えをした内容を保存する。
【０２３２】
これにより、フォームに対して原稿データのページ順序が異なる場合、原本データの順序を入れ替えて、原稿データをフォームに合わせることができる。
【０２３３】
ステップＳ２５１８で、フォーム異常管理テーブルが存在しないと制御部１０１０が判断した場合、ステップＳ２５２０に移行する。
【０２３４】
そして、ステップＳ２５２０において、制御部１０１０は、変数Ｍに「１」を設定して、ステップＳ２５２１に移行する。
【０２３５】
ステップＳ２５２１では、制御部１０１０がディスク装置１０３０−３に保存している資料のデータのＮページを参照し、Ｎページ目が存在するか否か判断する。Ｎページ目が存在すると制御部１０１０が判断した場合、ステップＳ２５０４に戻る。
【０２３６】
一方、ステップＳ２５２１で、Ｎページ目が存在しないと制御部１０１０が判断した場合、ステップＳ２５２２に進み、制御部１０１０は、記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に新規のログファイルが存在するか否かを判断する。
【０２３７】
そして、ステップＳ２５２２で、新規のログファイルが存在すると制御部１０１０が判断した場合、ステップＳ２５２３に進み、原本データに存在していた問題を補正したといった内容のメッセージダイアログをホスト１０の表示部１０４０に表示し、ステップＳ２５２４に移る。
【０２３８】
ステップＳ２５２４において、ホスト１０の制御部１０１０は、マスク処理に使用するマスク位置パターンのデータのページ番号を示す変数のＭに初期値として「１」を設定する。同様に、資料のデータのページ番号を示す変数Ｎに初期値として「１」を設定して、全ての処理を終了する。
【０２３９】
以上、図２５，図２６に示した各ステップの処理により、オペレータはダイアログから原本データに問題があったこと、対応可能な問題は自動的に補正処理がされたこと、問題により処理を停止したことのそれぞれを容易に把握することができる。そして、オペレータは、ログファイルを参照することにより、原本データの問題を速やかに解決し、確実な資料作成を円滑に遂行することが可能になる。
【０２４０】
また、自動的に補正された処理は、編集用アプリケーションにてその結果を確認することが可能である。
【０２４１】
さらに、白紙検知に関しては問題のページのみを編集用アプリケーションにて本来のページに差し替えることが可能であるため、全ての作業をやり直すことに比べると効率的である。
【０２４２】
続いて、図２７を用いて、資料作成用アプリケーション３０による、事前に作成されたマスク位置パターンデータを原本データに適用する処理と、マスクが適用されたデータの保存処理について説明を行う。この処理は図２０のステップＳ２００６で説明した処理に対応する。なお、図２７中のＳ２７０１〜Ｓ２７１０は各ステップを示す。
【０２４３】
図２７のステップＳ２７０１において、制御部１０１０は、ディスク装置１０３０−３に保存しているマスク位置パターンデータのファイル「マスク位置−Ａ４Ａ４Ａ３−基本．ｉｗｄ」を参照し、Ｍページ目に存在するマスクデータの情報を一括して取得する。
【０２４４】
そして、ステップＳ２７０２に進み、制御部１０１０は、ディスク装置１０３０−３に保存している資料のデータのＮページ目のデータを読み込み、該資料のＮページ目のデータに保持しているマスクデータの内容を反映する。
【０２４５】
続いて、ステップＳ２７０３に進み、制御部１０１０は、変数Ｍ及び変数Ｎにそれぞれ「１」を加える。
【０２４６】
続いて、ステップＳ２７０４に進み、制御部１０１０は記憶部１０３０のＲＡＭ１０３０−１に保存している原本データの用紙サイズの組合せの情報を参照し、情報が「Ａ４片面＋Ａ４片面＋Ａ３片面」であるか否かを判断する。情報が「Ａ４片面＋Ａ４片面＋Ａ３片面」であると制御部１０１０が判断した場合はステップＳ２７０５に進む。
【０２４７】
ステップＳ２７０５では、変数Ｍが「３」より大きいか否かを判断する。
【０２４８】
ステップＳ２７０５で、ホスト１０の制御部１０１０は、変数Ｍが「３」より大きくないと判断した場合、ステップＳ２７０１に戻る。一方、変数Ｍが「３」より大きいと制御部１０１０が判断した場合はステップＳ２７０７に移る。
【０２４９】
一方、ステップＳ２７０４において、情報が「Ａ４片面＋Ａ４片面＋Ａ３片面」でないと制御部１０１０が判断した場合は、ステップＳ２７０６に進む。ステップＳ２７０６では、変数Ｍが「４」より大きいか否かを制御部１０１０が判断する。
【０２５０】
ステップＳ２７０６で、変数Ｍが「４」より大きくないと制御部１０１０が判断した場合はステップＳ２７０１に戻る。一方、変数Ｍが「４」より大きいと制御部１０１０が判断した場合、ステップＳ２７０７に移る。
【０２５１】
ステップＳ２７０７では、制御部１０１０が、変数Ｍに「１」を設定し、ステップＳ２７０８に進む。
【０２５２】
ステップＳ２７０８では、制御部１０１０が記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に保存している資料のデータのＮページを参照する。そして、制御部１０１０がＮページ目が存在するか否かを判断する。
【０２５３】
ステップＳ２７０８において、制御部１０１０がＮページ目が存在すると判断した場合、ステップＳ２７０１に戻る。
【０２５４】
以上、ステップＳ２７０１〜ステップＳ２７０８を資料の最終ページまで繰り返すことにより、申請書類の１セットが紙原稿の複数枚から構成され、かつ、このセットが複数存在するような原本データであっても、所定のマスクデータを自動的かつ容易に適用することが可能である。
【０２５５】
一方、ステップＳ２７０８で、制御部１０１０が、Ｎページ目が存在しないと判断した場合はステップＳ２７０９に進む。
【０２５６】
ステップＳ２７０９では、記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３に保存している表紙データの情報を参照して表紙データのファイルを特定する。そして、そのページを資料のデータの先頭ページとして読み込む。その後、ステップＳ２７１０に移行する。
【０２５７】
ステップＳ２７１０では、制御部１０１０が資料のデータを記憶部１０３０のディスク装置１０３０−３にファイルとして保存する。その後、制御部１０１０は、保存した資料のデータをホスト１０の記憶部１０３０のＲＡＭ１０３０−１に読み込む。読み込んだファイルの内容をホストの表示部１０４０に図３５に示すようなアプリケーション画面を表示する形態で、編集用アプリケーション４０を起動させる。
【０２５８】
以上により、事前に作成したマスクデータを原本データに適用させる処理が全て終了する。
【０２５９】
〔審査書類印刷処理〕
続いて、編集用アプリケーション４０によって実行可能なマスク位置の調整や任意のマスク付与処理と資料の印刷処理について説明する。なお、これらは図２０のステップＳ２００７、ステップＳ２００８に相当する処理である。
【０２６０】
図３５は、編集用アプリケーション４０に基づく編集画面の一例を示す図である。編集用アプリケーション４０による画面にて、自動的に作成された固定位置のマスクデータの位置、大きさ及び内容を確認し、印刷体裁、レイアウト等を確認することが可能に構成されている。
【０２６１】
図３６は、本発明に係る文書管理システムにおける第４のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。図１に示した複合機２０の制御部２０１０，ホスト１０の制御部１０１０が実行するデータ処理手順（印刷データの作成手順）に対応する。なお、Ｓ３６０１〜Ｓ３６１５は各ステップを示す。
【０２６２】
まず、ホスト１０の制御部１０１０は、上述したように資料作成用アプリケーション３０により作成された資料のデータを図３５に示したような編集用アプリケーション４０の画面に表示する。この表示によって、マスクデータの位置、大きさ及び内容、印刷体裁、レイアウト等をオペレータが確認する（Ｓ３６０１）。
【０２６３】
次に、制御部１０１０は、表示している資料のデータにおいて固定位置のマスクデータの位置、大きさ及び色、面付けの種類等の属性をオペレータが変更したか（固定位置のマスクデータを変更する操作をしたか）否かを判断する（Ｓ３６０２）。ここで、表示している資料のデータにおいて固定位置のマスクデータをオペレータが変更する操作をしたと判断した場合、変更したマスクデータの情報をＲＡＭ１０３０−１に保存し（Ｓ３６０３）、ステップＳ３６０４に移る。
【０２６４】
一方、ステップＳ３６０２で、表示している資料のデータにおいて固定位置のマスクデータをオペレータが変更する操作をしていないと制御部１０１０が判断した場合は、ステップＳ３６０４に移る。
【０２６５】
続いて、ステップＳ３６０４において、表示している資料のデータに対して、任意のマスクデータをオペレータが追加したか（任意の位置にマスクデータを追加する操作をしたか）否かを判断する。ここで、オペレータが追加する操作をしたと制御部１０１０が判断した場合、追加したマスクデータの情報をＲＡＭ１０３０−１に保存し（Ｓ３６０５）、ステップＳ３６０６に移る。
【０２６６】
一方、ステップＳ３６０４で、表示している資料のデータに対して、任意のマスクデータをオペレータが追加する操作をしていないと制御部１０１０が判断した場合、次のステップ（Ｓ３６０６）に移る。
【０２６７】
次に、ステップＳ３６０６において、制御部１０１０は、表示している資料のデータにおけるマスクデータの表示、非表示を切り替える操作をオペレータが実行したか否かを判断する。これは、マスクされた箇所に存在する画像を目視確認する目的などによって任意に実行される。
【０２６８】
ここで、オペレータが図３７に示すような入力画面を用いて、マスクデータの表示、非表示を切り替える操作をしたと判断した場合、オペレータによる表示、非表示の切り替え操作に合わせてマスクデータの表示、非表示を切り替える処理を制御部１０１０は実行することで、オペレータは資料の内容の目視確認が実行できる（Ｓ３６０７）。その後、ステップＳ３６０８に移る。
【０２６９】
図３７は、印刷設定に関するダイアログの一例を示す図である。図３７に示すように、マスクデータの印刷指定のチェックボックスにチェックを行う／チェックを外すことにより、マスクデータの印刷指定／非印刷指定及びマスクデータの表示指定／非表示指定を行うことができる。
【０２７０】
ここでは、マスクデータを表示の状態に切り替えていることとする。このように、マスクデータを表示、非表示の状態に切り替えて以降の印刷を処理した場合、マスクした資料及びマスクされない資料の両者を容易に切り替えて印刷することが可能である。
【０２７１】
以下、図３６のフローチャートの説明に戻る。
【０２７２】
ステップＳ３６０８において、制御部１０１０は、表示している資料のデータにおいて、オペレータが印刷処理を実行する操作を行うか否かを判断する。オペレータが印刷を行う操作をした（印刷を行う）と判断した場合、不図示の印刷ダイアログをホスト１０の表示部１０４０に表示する（Ｓ３６０９）。
【０２７３】
不図示の印刷ダイアログに対して、オペレータは出力先のプリンタ、印刷部数、さらに必要に応じてその他の項目を設定し、印刷実行を指示する。オペレータによる印刷実行の指示入力を検知すると、制御部１０１０は、プリンタを設定し（Ｓ３６１０）、印刷部数を設定し（Ｓ３６１１）、必要に応じてその他の項目を設定し（Ｓ３６１２）、印刷処理を開始し（Ｓ３６１３）、ステップＳ３６１４に移る。
【０２７４】
一方、ステップＳ３６０８で、オペレータが印刷を行う操作をしていない（印刷を行わない）と判断した場合、そのままステップＳ３６１４に移る。
【０２７５】
次に、ステップＳ３６１４において、制御部１０１０は、オペレータが編集用アプリケーション４０を終了させる操作をしたか否かを判断し、終了させる操作をしていないと判断した場合、ステップＳ３６０２に戻る。
【０２７６】
一方、ステップＳ３６１４で、制御部１０１０は、オペレータが編集用アプリケーションを終了する操作をしたと判断した場合、編集用アプリケーション４０を終了させ（Ｓ３６１５）、処理を終了する。
【０２７７】
なお、図３６のフローチャートには図示していないが、編集用アプリケーション４０においてオペレータが保存処理を指示した場合、制御部１０１０は、編集用アプリケーション４０において修正された内容を、ディスク装置１０３０−３に保存している資料のデータに反映させる処理を行うものとする（なお、上書き保存のみでなく、別名で保存することも可能である）。
【０２７８】
以上説明したように、ホスト１０の制御部１０１０は、資料作成用アプリケーション３０，編集用アプリケーション４０をＲＡＭ１０３０−１にロードして実行することで、選択されるマスク位置パターンデータを参照し、入力された原稿データの所定の領域に存在する画像を改変することなく、該所定の領域をマスクした形態で出力データを作成する。
【０２７９】
その際、前記原稿データの各ページに対してフォーム認識を行う。そして、制御部１０１０は、該各ページのフォーム認識結果と、マスク位置パターンデータに対応するフォーム情報の各ページのページフォーム情報とがそれぞれ一致するか否かを判定する。制御部１０１０が一致しないと判定した場合、原稿データを前記フォーム情報と一致させるように各種の編集処理を実行し、出力データを作成する処理を行う。
【０２８０】
以上説明したように、本発明によれば、整列性に問題がある複数枚の紙原稿であっても、適正にマスク処理された最終出力データを効率よく作成、編集処理できる。
【０２８１】
また、帳票認識するためのフォームをオペレータが意識的に登録するのではなく、文書管理装置（方法）の起動により自動的に登録されるため、作業効率を格段に向上させることができる等の効果を奏する。
【０２８２】
さらに、原稿入力処理，原稿登録処理，原稿に対するマスク作成，マスク編集，出力処理等とは別にフォーム登録作業が可能であるため、それぞれ分業することができ、作業効率を格段に向上させることができる等の効果を奏する。
【０２８３】
なお、媒体読取部１０６０は、ＦＤ装置、ＭＯ装置、ＣＤ−ＲＯＭ装置、ＩＣメモリカード装置等のどのような媒体読取装置も含むものである。さらに、媒体読み取り部１０５０が読み取る記録媒体は、ＨＤＤ、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＩＣメモリカード等のどのような記録媒体であってもよい。
【０２８４】
以下、図３８に示すメモリマップを参照して本発明に係る文書管理システムで読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【０２８５】
図３８は、本発明に係る文書管理システムで読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体（記録媒体）のメモリマップを説明する図である。
【０２８６】
なお、特に図示しないが、記憶媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【０２８７】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、各種プログラムをコンピュータにインストールするためのプログラムや、インストールするプログラムが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【０２８８】
本実施形態における図１３，図１８，図２０〜図２７，図３６に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【０２８９】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０２９０】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０２９１】
従って、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。
【０２９２】
プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤなどを用いることができる。
【０２９３】
この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０２９４】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のオペレータに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバやｆｔｐサーバ等も本発明の請求項に含まれるものである。
【０２９５】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してオペレータに配布し、所定の条件をクリアしたオペレータに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０２９６】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０２９７】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０２９８】
本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。
【符号の説明】
【０２９９】
１０ ホスト
２０ 複合機
３０ 資料作成用アプリケーション
４０ 資料編集用アプリケーション
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
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【図３６】
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【図３７】
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【図３８】
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