(57)【要約】【課題】文書のバージョン情報と案件情報の関連付けが可能な文書管理システムを提供する。【解決手段】文書管理システムは文書管理装置とクライアントを有する。文書管理装置は、クライアントからの処理要求を受信する通信部と、受信した要求を処理する制御部と、案件情報を管理する案件情報テーブルと、文書情報を管理する文書情報テーブルと、文書のバージョン情報を管理するバージョン情報テーブルと、チェックアウト中の文書情報を管理するチェックアウト情報テーブルと、ユーザ情報を管理するユーザ情報テーブルを備え、クライアントは、案件情報の登録の処理要求、文書のチェックアウトの処理要求、およびチェックインの処理要求を送信する通信部を備え、文書のバージョン情報と案件情報を関連付けることにより、文書の各バージョンが何の案件対応後のものであるかを判別する。【選択図】図１１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書情報を管理する文書管理装置と、前記文書管理装置と通信網を介して文書情報の処理を要求するクライアントを有する文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、前記クライアントからの処理要求を受信する通信部と、受信した要求を処理する制御部と、案件情報を管理する案件情報テーブルと、文書情報を管理する文書情報テーブルと、文書のバージョン情報を管理するバージョン情報テーブルと、チェックアウト中の文書情報を管理するチェックアウト情報テーブルと、ユーザ情報を管理するユーザ情報テーブルを備え、
前記クライアントは、案件情報の登録の処理要求、文書のチェックアウトの処理要求、およびチェックインの処理要求を送信する通信部を備え、
文書のバージョン情報と案件情報を関連付けることにより、文書の各バージョンが何の案件対応後のものであるかを判別できることを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書をバージョン管理する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書管理システムは、バージョンＩＤや更新日時などのバージョン情報によって文書を履歴管理する方法が知られている（例えば特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−２０７０３６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上述した文書管理システムでは、文書のバージョン情報と案件情報の関連付けを行っていないため、文書の各バージョンが何の案件対応後のものであるかを判別することができなかった。
【０００５】
また、チェックアウト中の文書についても、何の案件でチェックアウトされているのかを知ることができなかった。このような場合、案件毎に文書管理簿を別途作成するなどの対応が必要であった。
【０００６】
本発明は、上記問題を解決し、文書のバージョン情報と案件情報の関連付けが可能な文書管理システムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、本発明においては、文書管理装置は、クライアントからの処理要求を受信する通信部と、受信した要求を処理する制御部と、案件情報を管理する案件情報テーブルと、文書情報を管理する文書情報テーブルと、文書のバージョン情報を管理するバージョン情報テーブルと、チェックアウト中の文書情報を管理するチェックアウト情報テーブルと、ユーザ情報を管理するユーザ情報テーブルを備え、前記クライアントは、案件情報の登録の処理要求、文書のチェックアウトの処理要求、およびチェックインの処理要求を送信する通信部を備え、文書のバージョン情報と案件情報を関連付けることにより、文書の各バージョンが何の案件対応後のものであるかを判別できることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、文書のバージョン情報と案件情報を関連付けることができ、文書の各バージョンが何の案件対応後のものであるかを判別することが可能となる。
【０００９】
また、案件毎に対応した文書の一覧を表示できるようになり、別途作成していた文書管理簿が不要となる。
【００１０】
さらに、上記一覧にてステータスを確認することで、案件対応が完了したにもかかわらずチェックインを失念している文書を検知することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて説明する。
【００１２】
図１は、本発明の文書管理システムの全体構成である。図１において１０１は文書情報を統合的に管理する文書管理装置である。１０２はクライアントからの処理要求を受信し、表示画面をクライアントへ送信する通信部、１０３は受信した要求を処理し、表示画面を生成する制御部である。１０４は案件情報を管理する案件情報テーブル、１０５は文書情報を管理する文書情報テーブル、１０６は文書のバージョン情報を管理するバージョン情報テーブル、１０７はチェックアウト中の文書情報を管理するチェックアウト情報テーブル、１０８はユーザ情報を管理するユーザ情報テーブルである。１０９は案件情報の登録、文書のチェックアウト・チェックインなどの処理要求を送信する通信部１１０を備えるクライアントである。１１１は文書管理装置１０１とクライアント１０９を接続する通信網である。
【００１３】
図２は、案件情報を管理する案件情報テーブル１０４の記録フォーマットを示したものである。図２において、２０１は案件番号、２０２は案件名称、２０３は登録日、２０４は完了日を示す。本テーブルにおいて、案件番号２０１はユニークである。
【００１４】
図３は、文書情報を管理する文書情報テーブル１０５の記録フォーマットを示したものである。図３において、３０１は文書ＩＤ、３０２は文書名称、３０３はチェックアウトフラグを示す。本テーブルにおいて、文書ＩＤ３０１はユニークである。チェックアウトフラグ３０３がＯＮの場合、当該文書がチェックアウト中であることを表す。
【００１５】
図４は、文書のバージョン情報を管理するバージョン情報テーブル１０６の記録フォーマットを示したものである。図４において、４０１は文書ＩＤ、４０２はバージョンＩＤ、４０３は案件番号、４０４は更新ユーザＩＤ、４０５は更新日時、４０６はファイル実体を示す。文書ＩＤ４０１は、文書情報テーブル１０５の文書ＩＤ３０１と関連を持つ。案件番号４０３は、案件情報テーブル１０４の案件番号２０１と関連を持つ。
【００１６】
図５は、チェックアウト中の文書を管理するチェックアウト情報テーブル１０７の記録フォーマットを示したものである。図５において、５０１は文書ＩＤ、５０２は案件番号、５０３はチェックアウトユーザＩＤ、５０４はチェックアウト日時を示す。文書ＩＤ５０１は、文書情報テーブル１０５の文書ＩＤ３０１と関連を持つ。案件番号５０２は、案件情報テーブル１０４の案件番号２０１と関連を持つ。
【００１７】
図６は、文書管理システムの初期画面である文書一覧画面６０１を示す図である。
【００１８】
文書一覧画面６０１では、文書管理システムで管理している文書について、文書名称６０４、最新バージョンのバージョンＩＤ６０５、最新バージョンの更新ユーザ６０６、最新バージョンの更新日時６０７、ステータス６０８、案件番号６０９を一覧で表示している。ステータス６０８は、文書がチェックアウト中である場合（文書情報テーブル１０５のチェックアウトフラグ３０３がＯＮの場合）は、「チェックアウト中」と表示し、チェックアウトされていない場合（文書情報テーブル１０５のチェックアウトフラグ３０３がＯＦＦの場合）は、空欄となる。案件番号６０９は、文書がチェックアウト中の場合、何の案件でチェックアウトされたかを確認できるように案件番号を表示する。また、当画面には、案件登録ボタン６０２、案件一覧ボタン６０３、チェックアウトボタン６１０、チェックインボタン６１１、バージョン一覧ボタン６１２が備わっており、チェックインを行う場合は、ユーザがチェックイン対象の文書を選択し、チェックインボタン６１１を押下する。案件登録ボタン６０２、案件一覧ボタン６０３、チェックアウトボタン６１０、バージョン一覧ボタン６１２については、以下で説明する。
【００１９】
図７は、案件登録画面７０１を示す図であり、文書一覧画面６０１の案件登録ボタン６０２を押下した場合に表示する。案件登録画面７０１には、案件番号入力欄７０２と案件名称入力欄７０３があり、ユーザが登録ボタン７０４を押下することで案件情報を文書管理装置１０１の案件情報テーブル１０４（図２）に登録することができる。
【００２０】
図８は、案件一覧画面８０１を示す図であり、文書一覧画面６０１の案件一覧ボタン６０３を押下した場合に表示する案件一覧画面８０１は、図７の案件登録画面７０１から登録した案件情報を閲覧できる画面であり、案件番号８０２、案件名称８０３、登録日８０４、完了日８０５を一覧で表示している。登録日８０４は、案件登録画面７０１より案件情報を登録した日付を表示する。完了日８０５は、当該案件でチェックアウトした文書について、全ての文書がチェックイン完了した日付を表示する。そのため、チェックイン作業を１文書でも失念すると完了日８０５が空欄のままとなる。各案件の詳細情報を確認するには、照会ボタン８０６を押下する。照会ボタン８０６を押下すると図１０の案件対応文書一覧画面１００１が表示される。
【００２１】
図９は、チェックアウト画面９０１を示す図であり、文書一覧画面６０１のチェックアウトボタン６１０を押下した場合に表示する。チェックアウト画面９０１は、文書のチェックアウトを行う画面であり、９０２には、文書一覧画面６０１で選択したチェックアウト対象の文書名称を表示する。更新ラジオボタン９０３と参照ラジオボタン９０４によりチェックアウトのタイプが選択でき、更新は最新バージョンの文書を排他状態にしてチェックアウトする場合に選択し、参照は過去バージョンの文書を参照目的でチェックアウトする場合に選択する。初期状態では更新が選択されているものとする。案件番号プルダウンメニュー９０５では、更新チェックアウトの場合のみ、案件登録画面７０１から登録した案件番号を選択することができる。これにより、文書のチェックアウト時にバージョン情報と案件情報を関連付けることができる。尚、案件番号プルダウンメニュー９０５には、案件情報テーブル１０４に完了日２０４が登録された案件の案件番号は表示せず、未完了案件の案件番号のみを表示する。これに対して、参照チェックアウトの場合のみ、バージョンＩＤ９０６、案件番号９０７、更新ユーザ９０８、更新日時９０９を表示した一覧にて、チェックアウトする文書のバージョンを選択する。チェックアウトタイプ９０３、９０４、案件番号９０５、バージョンＩＤ９０６を選択してチェックアウトボタン９１０を押下するとチェックアウトが完了する。
【００２２】
図１０は、案件対応文書一覧画面１００１を示す図であり、案件一覧画面８０１の照会ボタン８０６を押下した場合に表示する。案件対応文書一覧画面１００１は、チェックアウトした文書を案件毎に一覧に表示する。１００２には、案件一覧画面８０１で選択した案件番号を表示する。文書名称１００３、バージョンＩＤ１００４、更新ユーザ１００５、更新日時１００６、ステータス１００７を一覧で表示しており、チェックアウト中の文書（文書情報テーブル１０５のチェックアウトフラグ３０３がＯＮの文書）は、ステータス１００７が「チェックアウト中」となり、チェックイン済の文書（文書情報テーブル１０５のチェックアウトフラグ３０３がＯＦＦの文書）は、案件対応後の文書のバージョンＩＤ１００４、更新ユーザ１００５、更新日時１００６を表示し、ステータス１００７は空欄となる。ステータス１００７を確認することで、チェックインが完了していない文書を検知することができる。チェックインを行う場合は、チェックイン対象の文書を選択し、チェックインボタン１００８を押下する。
【００２３】
図１１は、バージョン一覧画面１１０１を示す図であり、文書一覧画面６０１のバージョン一覧ボタン６１２を押下した場合に表示する。バージョン一覧画面１１０１は、文書のバージョン情報を文書毎に一覧に表示する。１１０２には、文書一覧画面６０１で選択した文書名称を表示する。バージョンＩＤ１１０３、案件番号１１０４、更新ユーザ１１０５、更新日時１１０６を一覧で表示しており、各バージョンが何の案件対応後の文書であるかを確認することができる。
【００２４】
図１２は、案件登録の処理フロー図である。図１２を用いて案件登録処理について説明する。文書一覧画面６０１にて案件登録ボタン６０２が押下されると、案件登録画面７０１を表示する（案件登録画面表示ステップ１２０１）。案件登録画面７０１にて案件番号入力欄７０２、案件名称入力欄７０３が入力され、登録ボタン７０４が押下されると（案件登録処理実行ステップ１２０２）、入力した案件番号入力欄７０２がユニークであるか案件情報テーブル１０４に登録済みの案件番号をチェックする（案件番号一意性判定ステップ１２０３）。入力した案件番号入力欄７０２がユニークでない場合（「Ｎｏ」の場合）は、案件登録画面７０１にエラーメッセージを表示する（エラー通知ステップ１２０４）。入力した案件番号入力欄７０２がユニークである場合（「Ｙｅｓの場合」）は、案件番号、案件名称、登録日を案件情報テーブル１０４に登録し、案件登録処理が完了する（案件情報テーブル登録ステップ１２０５）。
【００２５】
図１３は、チェックアウトの処理フロー図である。図１３を用いてチェックアウト処理について説明する。文書一覧画面６０１にてユーザによりチェックアウト対象文書が選択され（チェックアウト対象文書選択ステップ１３０１）、チェックアウトボタン６１０が押下されると、チェックアウト画面９０１を表示する（チェックアウト画面表示ステップ１３０２）。チェックアウト画面９０１では、ユーザによりチェックアウトタイプ９０３、９０４が選択される（チェックアウトタイプ選択ステップ１３０３）。チェックアウトタイプが更新９０３であるか確認し（チェックアウトタイプ判定ステップ１３０４）、更新９０３である場合（「Ｙｅｓ」の場合）は、ユーザにより案件番号がプルダウンメニュー９０５より選択され（案件番号選択ステップ１３０５）、チェックアウトボタン９１０が押下される（チェックアウト処理実行ステップ１３０６）。チェックアウトボタン９１０が押下されると、案件番号選択ステップ１３０５にて案件番号が選択されているか確認する（案件番号必須入力判定ステップ１３０７）。案件番号が選択されている場合（「Ｙｅｓ」の場合）は、文書情報テーブル１０５（図３）のチェックアウトフラグ３０３をＯＮにし（文書情報テーブル更新ステップ１３０８）、チェックアウト情報テーブル１０７（図５）にチェックアウト情報を登録する（チェックアウト情報テーブル登録ステップ１３０９）。これで更新タイプのチェックアウト処理が完了する。案件番号必須入力判定ステップ１３０７で、案件番号が選択されていない場合（「Ｎｏ」の場合）は、エラーメッセージを表示する（エラー通知ステップ１３１０）。チェックアウトタイプ判定ステップ１３０４で、参照９０４である場合（「Ｎｏ」の場合）は、ユーザによりチェックアウトするバージョンが選択され（バージョン選択ステップ１３１１）、チェックアウトボタン９１０が押下される（チェックアウト処理実行ステップ１３１２）。これで参照タイプのチェックアウト処理が完了する。
【００２６】
図１４は、チェックインの処理フロー図である。図１４を用いてチェックイン処理について説明する。まず、文書一覧画面６０１からチェックインするか否か判定する（チェックイン処理画面判定ステップ１４０１）。
【００２７】
文書一覧画面６０１からチェックインする場合（「Ｙｅｓ」の場合）は、文書一覧画面６０１にてユーザによりチェックイン対象文書が選択される（チェックイン対象文書選択ステップ１４０２）。
【００２８】
文書一覧画面６０１からチェックインせず、案件対応文書一覧画面１００１からチェックインする場合（「Ｎｏ」の場合）は、文書一覧画面６０１にてユーザにより案件一覧ボタン６０３が押下されると、案件一覧画面８０１を表示する（案件一覧画面表示ステップ１４０３）。対象案件８０２が選択され照会ボタン８０６が押下されると、案件対応文書一覧画面１００１を表示する（案件対応文書一覧画面表示ステップ１４０４）。案件対応文書一覧画面１００１にてユーザによりチェックイン対象文書が選択される（チェックイン対象文書選択ステップ１４０５）。
【００２９】
チェックイン対象の文書が選択された後、ユーザによりチェックインボタン６１１、１００８が押下される（チェックイン処理実行ステップ１４０６）。バージョン情報テーブル１０６（図４）に当該文書の更新情報を登録し（バージョン情報テーブル登録ステップ１４０７）、文書情報テーブル１０５（図３）のチェックアウトフラグ３０３をＯＦＦにし（文書情報テーブル更新ステップ１４０８）、チェックアウト情報テーブル１０７（図５）から当該文書のチェックアウト情報を削除する（チェックアウト情報テーブル削除ステップ１４０９）。さらに、同じ案件番号でチェックアウト中の文書が他にあるか否かを確認する（案件対応文書最終チェックイン判定ステップ１４１０）。他にもまだ同じ案件でチェックアウト中の文書がある場合（「Ｙｅｓ」の場合）は、これでチェックイン処理は完了である。同じ案件でチェックアウト中の文書がない場合（「Ｎｏ」の場合）は、案件情報テーブル１０４の完了日２０４を登録して、チェックイン処理が完了となる（案件情報テーブル更新ステップ１４１１）。
【００３０】
以上、本発明者によってなされた発明を、前記実施形態に基づき具体的に説明したが、本発明は、前記実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々変更可能であることは勿論である。
【図面の簡単な説明】
【００３１】
【図１】本発明の実施の形態の文書管理システムの全体構成である。
【図２】案件情報を管理する案件情報テーブルの記録フォーマットである。
【図３】文書情報を管理する文書情報テーブルの記録フォーマットである。
【図４】文書のバージョン情報を管理するバージョン情報テーブルの記録フォーマットである。
【図５】チェックアウト中の文書情報を管理するチェックアウト情報テーブルの記録フォーマットである。
【図６】本発明の実施形態の文書一覧画面図である。
【図７】本発明の実施形態の案件登録画面図である。
【図８】本発明の実施形態の案件一覧画面図である。
【図９】本発明の実施形態のチェックアウト画面図である。
【図１０】本発明の実施形態の案件対応文書一覧画面図である。
【図１１】本発明の実施形態のバージョン一覧画面図である。
【図１２】本発明の実施形態の案件登録の処理フローである。
【図１３】本発明の実施形態のチェックアウトの処理フローである。
【図１４】本発明の実施形態のチェックインの処理フローである。
【符号の説明】
【００３２】
１０１  ：文書管理装置
１０２、１１０：通信部
１０３  ：制御部
１０４  ：案件情報テーブル
１０５  ：文書情報テーブル
１０６  ：バージョン情報テーブル
１０７  ：チェックアウト情報テーブル
１０８  ：ユーザ情報テーブル
１０９  ：クライアント
１１１  ：通信網
２０１、５０２：案件番号
２０２、８０３：案件名称
２０３、８０４：登録日
２０４、８０５：完了日
３０１、４０１、５０１  ：文書ＩＤ
３０２、６０４、１００３：文書名称
３０３  ：チェックアウトフラグ
４０２、６０５、９０６、１００４、１１０３：バージョンＩＤ
４０３、６０９、８０２、９０７、１１０４：案件番号
４０４  ：更新ユーザＩＤ
４０５、６０７、９０９、１００６、１１０６：更新日時
４０６  ：ファイル実体
５０３  ：チェックアウトユーザＩＤ
５０４  ：チェックアウト日時
６０１  ：文書一覧画面
６０２  ：案件登録ボタン
６０３  ：案件一覧ボタン
６０６、９０８、１００５、１１０５：更新ユーザ
６０８、１００７：ステータス
６１０、９１０：チェックアウトボタン
６１１、１００８：チェックインボタン
６１２  ：バージョン一覧ボタン
７０１  ：案件登録画面
７０２  ：案件番号入力欄
７０３  ：案件名称入力欄
７０４  ：登録ボタン
８０１  ：案件一覧画面
８０６  ：照会ボタン
９０１  ：チェックアウト画面
９０２、１１０２：文書名称表示
９０３  ：更新ラジオボタン
９０４  ：参照ラジオボタン
９０５  ：案件番号プルダウンメニュー
１００１：案件対応文書一覧画面
１００２：案件番号表示
１１０１：バージョン一覧画面
１２０１：案件登録画面表示ステップ
１２０２：案件登録処理実行ステップ
１２０３：案件番号一意性判定ステップ
１２０４、１３１０：エラー通知ステップ
１２０５：案件情報テーブル登録ステップ
１３０１：チェックアウト対象文書選択ステップ
１３０２：チェックアウト画面表示ステップ
１３０３：チェックアウトタイプ選択ステップ
１３０４：チェックアウトタイプ判定ステップ
１３０５：案件番号選択ステップ
１３０６、１３１２：チェックアウト処理実行ステップ
１３０７：案件番号必須入力判定ステップ
１３０８、１４０８：文書情報テーブル更新ステップ
１３０９：チェックアウト情報テーブル登録ステップ
１３１１：バージョン選択ステップ
１４０１：チェックイン処理画面判定ステップ
１４０２、１４０５：チェックイン対象文書選択ステップ
１４０３：案件一覧画面表示ステップ
１４０４：案件対応文書一覧画面表示ステップ
１４０６：チェックイン処理実行ステップ
１４０７：バージョン情報テーブル登録ステップ
１４０９：チェックアウト情報テーブル削除ステップ
１４１０：案件対応文書最終チェックイン判定ステップ
１４１１：案件情報テーブル更新ステップ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2010117920.tif 000009
【図８】
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【図９】
2010117920.tif 000011
【図１０】
2010117920.tif 000012
【図１１】
2010117920.tif 000013
【図１２】
2010117920.tif 000014
【図１３】
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【図１４】
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