(57)【要約】【課題】必要書類の迅速な選定と正確な書類の作成を可能とすると共に、人事異動による有資格者の迅速な補充を可能とした届出書類作成システムを提供する。【解決手段】作業内容が入力されると、入力データに漏れがないか否かがチェックされ、漏れがない場合は、作業に伴う関係法令による届出の要否を判定する。その結果、届出が必要であれば、必要書類、作成時の注意事項、提出事例を表示する。ここで、提出書類の内容チェックを行なう場合は、書類を電子入力により作成すると、フォーマットに基づいて内容をチェックして正しければ、その内容をチェック結果保存ＤＢ７に保存してプリントアウトする。これにより、書類の提出忘れを防止するばかりでなく、入力ミスも事前に防止することができる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
官公庁への届出が必要な作業に係る届出書類を作成する届出書類作成システムにおいて、
前記作業の内容を入力する作業内容入力手段と、該作業内容入力手段により入力された作業内容が法令による届出を求められるか否かを判定する届出要否判定手段と、該届出要否判定手段により届出が必要であると判定された場合、該届出に必要な書類、作成注意事項、及び提出事例を選定する必要書類選定手段と、該必要書類選定手段により選定された書類に基づいて該書類を作成するために入力した入力データが正しいか否かをチェックする作成書類チェック手段と、該作成書類チェック手段により前記入力データが正しいと判定された場合に該書類内容を保存するチェック結果保存データベースと、前記届出に必要な書類、作成注意事項、及び提出事例を保存する書類データベースと、前記作成書類チェック手段により前記入力データが正しいと判定された場合に該書類内容を出力する書類出力手段と、前記各手段の同期制御を行なう制御手段と、を備えたことを特徴とする届出書類作成システム。
【請求項２】
前記制御手段は、前記作成書類チェック手段により前記入力データが正しくないと判定された場合に、該入力データに係る誤り部分を表示すると共に、前記チェック結果保存データベースにチェック結果を保存することを特徴とする請求項１に記載の届出書類作成システム。
【請求項３】
前記必要書類選定手段により選定された書類に基づいて該書類を作成するために入力した入力データが正しいか否かをチェックしない場合、前記制御手段は、前記選定された書類に係る入力データ部分を未記入のまま出力するように前記書類出力手段を制御することを特徴とする請求項１に記載の届出書類作成システム。
【請求項４】
人事異動の対象者の中に資格を有する者がいるか否かを判定する資格者判定手段と、資格の種類と有資格者名を対応付けて保存する有資格者データベースと、前記資格者判定手段により人事異動の対象者となる資格者が存在すると判定された場合に、同等の資格を有した他の資格者を前記有資格者データベースから検索する適任者検索手段と、既に届出済の選任・解任届出書を保存する届出書データベースと、前記適任者検索手段により検索された適任者に基づいて選任・解任届出書を作成する届出書作成手段と、を更に備え、
前記制御手段は、前記届出書作成手段により前記選任・解任届出書を作成した際は、前記届出書データベースの内容を更新することを特徴とする請求項１に記載の届出書類作成システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、届出書類作成システムに関し、さらに詳しくは、作業内容に応じた届出書類を自動的に検索して作成する届出書類作成システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
電力会社、製造会社、その他の企業、団体等において、保有、管理する設備の変更、新設等を行う場合には、その作業内容に応じて管轄する官公庁に対して法令に準拠した書類を提出することが求められている。また、作業内容又は作業場所によっては、書類の種類と提出先が多岐に亘り、書類提出が遅れたり、書類の記入ミス等で作業の進捗に大きな影響を及ぼす場合がある。また、作業内容によっては、その作業を行なうために資格が必要な場合があり、例えば、危険物保安監督者、高圧ガス保安統括者といった免許が必要である。しかし、企業内では従業員の退職や定期的な人事異動によって、部署内に資格者が居なくなるといった事態も発生する。このように、企業等にとっては、提出書類を如何に正確に、且つ迅速に作成するかが課題であり、それと相まって、有資格者の異動により業務に与える影響を如何に少なくするかが課題である。
従来技術として特許文献１には、工場を運営する際、法規等により要求される情報を含む工場内で扱われる諸情報を一元的に管理でき、されに当該情報の参照を容易に正確かつ速やかに行なえる工場設備リソース情報管理システムについて開示されているが、人事異動に伴って有資格者が移動した場合の対処方法については言及していない。
【特許文献１】特開２００１−２４３２９５公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
従来の官公庁への提出書類の管理は、多くは専任の担当者が行なっており、担当者の異動によりその作業を後任者に引き継ぐことで行なっていた。しかし、引継ぎ直後に提出書類の作業が発生した場合は、不慣れからくる作業ミスにより、提出書類の記入ミス、書類の未提出といった単純ミスが発生する。また、人事異動は、その対象者が所有する資格の有無を考慮して行なわれることは少なく、経歴や年齢等に重点が置かれて実施される。そのため、人事異動により、有資格者が居なくなって、業務に支障をきたすといった問題がおこる。
また、特許文献１に開示されている従来技術は、人事異動に伴って有資格者が移動した場合の対処方法については言及していないので、実際の業務を遂行する場合に支障をきたすといった問題がある。
本発明は、かかる課題に鑑みてなされたものであり、作業内容に応じて提出する書類を自動的に選別して作成すると共に、人事異動に伴って発生する有資格者の異動を判断して最適な後任者を検索することにより、必要書類の迅速な選定と正確な書類の作成を可能とすると共に、人事異動による有資格者の迅速な補充を可能とした届出書類作成システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明はかかる課題を解決するために、請求項１は、官公庁への届出が必要な作業に係る届出書類を作成する届出書類作成システムにおいて、前記作業の内容を入力する作業内容入力手段と、該作業内容入力手段により入力された作業内容が法令による届出を求められるか否かを判定する届出要否判定手段と、該届出要否判定手段により届出が必要であると判定された場合、該届出に必要な書類、作成注意事項、及び提出事例を選定する必要書類選定手段と、該必要書類選定手段により選定された書類に基づいて該書類を作成するために入力した入力データが正しいか否かをチェックする作成書類チェック手段と、該作成書類チェック手段により前記入力データが正しいと判定された場合に該書類内容を保存するチェック結果保存データベースと、前記届出に必要な書類、作成注意事項、及び提出事例を保存する書類データベースと、前記作成書類チェック手段により前記入力データが正しいと判定された場合に該書類内容を出力する書類出力手段と、前記各手段の同期制御を行なう制御手段と、を備えたことを特徴とする。
本発明のシステムにおいては、作業内容が入力されると、入力データに漏れがないか否かがチェックされ、漏れがない場合は、作業に伴う関係法令による届出の要否を判定する。その結果、届出が必要であれば、必要書類、作成時の注意事項、提出事例を表示する。ここで、提出書類の内容チェックを行なう場合は、書類を電子入力により作成すると、フォーマットに基づいて内容をチェックして正しければ、その内容をデータベースに保存してプリントアウトする。これにより、書類の提出忘れを防止するばかりでなく、入力ミスも事前に防止することができる。
【０００５】
請求項２は、前記制御手段は、前記作成書類チェック手段により前記入力データが正しくないと判定された場合に、該入力データに係る誤り部分を表示すると共に、前記チェック結果保存データベースにチェック結果を保存することを特徴とする。
提出書類の内容チェックを行なった結果、内容にミスが発見された場合は、その誤り部分を表示して、チェック結果を保存する。これにより、修正を容易とすると共に、誤り部分のデータを蓄積して修正能力を学習することができる。
請求項３は、前記必要書類選定手段により選定された書類に基づいて該書類を作成するために入力した入力データが正しいか否かをチェックしない場合、前記制御手段は、前記選定された書類に係る入力データ部分を未記入のまま出力するように前記書類出力手段を制御することを特徴とする。
提出書類が少なく、且つ内容的に簡易な場合は、ミスする確率が低いので、チェックをせず、即座に書類の内容を未記入のまま出力する。これにより、作業効率を高めることができる。
【０００６】
請求項４は、人事異動の対象者の中に資格を有する者がいるか否かを判定する資格者判定手段と、資格の種類と有資格者名を対応付けて保存する有資格者データベースと、前記資格者判定手段により人事異動の対象者となる資格者が存在すると判定された場合に、同等の資格を有した他の資格者を前記有資格者データベースから検索する適任者検索手段と、既に届出済の選任・解任届出書を保存する届出書データベースと、前記適任者検索手段により検索された適任者に基づいて選任・解任届出書を作成する届出書作成手段と、を更に備え、前記制御手段は、前記届出書作成手段により前記選任・解任届出書を作成した際は、前記届出書データベースの内容を更新することを特徴とする。
人事異動が発生した場合は、その異動対象者の中に資格者が存在するか否かをチェックする。資格者が存在するときは、その資格の種類を調べて、データベースから資格の種類に該当する資格者を検索する。その資格者は後任候補とすることができる。そこで解任者と選任者を決定して、選任・解任届出書を作成する。これにより、人事異動に伴って発生する業務の支障を未然に防止することができる。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、作業内容が入力されると、入力データに漏れがないか否かがチェックされ、漏れがない場合は、作業に伴う関係法令による届出の要否を判定する。その結果、届出が必要であれば、必要書類、作成時の注意事項、提出事例を表示する。ここで、提出書類の内容チェックを行なう場合は、書類を電子入力により作成すると、フォーマットに基づいて内容をチェックして正しければ、その内容をデータベースに保存してプリントアウトするので、書類の提出忘れを防止するばかりでなく、記入ミスも事前に防止することができる。
また、提出書類の内容チェックを行なった結果、内容にミスが発見された場合は、その誤り部分を表示して、チェック結果を保存するので、修正を容易とすると共に、誤り部分のデータを蓄積して修正能力を学習することができる。
また、提出書類が少なく、且つ内容的に簡易な場合は、ミスする確率が低いので、チェックをせず、即座に書類の内容を未記入のまま出力するので、作業効率を高めることができる。
また、人事異動が発生した場合は、その異動対象者の中に資格者が存在するか否かをチェックする。資格者が存在するときは、その資格の種類を調べて、データベースから資格の種類に該当する資格者を検索する。その資格者は後任候補とすることができる。そこで解任者と選任者を決定して、選任・解任届出書を作成するので、人事異動に伴って発生する業務の支障を未然に防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、本発明を図に示した実施形態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎない。
図１は本発明の実施形態に係る届出書類作成システムの機能を示すブロック図である。この届出書類作成システム５０は、官公庁への届出が必要な作業に係る届出書類を作成する届出書類作成システムであって、作業の内容を入力する作業内容入力手段１と、作業内容入力手段１により入力された作業内容が法令による届出を求められるか否かを判定する届出要否判定手段２と、届出要否判定手段２により届出が必要であると判定された場合、届出に必要な書類、作成注意事項、及び提出事例を選定する必要書類選定手段３と、必要書類選定手段３により選定された書類に基づいて書類を作成するために入力した入力データが正しいか否かをチェックする作成書類チェック手段４と、作成書類チェック手段４により入力データが正しいと判定された場合に、この書類内容を保存するチェック結果保存データベース（以下、ＤＢと記す）７と、届出に必要な書類、作成注意事項、及び提出事例を保存する書類ＤＢ６と、作成書類チェック手段４により入力データが正しいと判定された場合に、書類内容を出力する書類出力手段５と、各手段の同期制御を行なう制御部（制御手段）８と、人事異動の対象者の中に資格を有する者がいるか否かを判定する資格者判定手段９と、資格の種類と有資格者名を対応付けて保存する有資格者ＤＢ１２と、資格者判定手段９により人事異動の対象者となる資格者が存在すると判定された場合に、同等の資格を有した他の資格者を有資格者ＤＢ１２から検索する適任者検索手段１０と、既に届出済の選任・解任届出書を保存する届出書ＤＢ１３と、適任者検索手段１０により検索された適任者に基づいて選任・解任届出書を作成する届出書作成手段１１と、を備えて構成されている。
【０００９】
図２は図１に示した届出書類作成システムの書類選定動作を説明するフローチャートである。作業内容入力手段１から作業内容を入力する（Ｓ１）。ここで作業内容とは、例えば、工事の場所、設備名、工事内容等である。このとき、作業内容を入力するフォーマットは可能な限り定型化しておき、入力ミスや入力漏れが発生しないようにしておく。作業内容入力手段１からの入力が終了すると、制御部８は、入力データに漏れがないかをチェックする（Ｓ２）。漏れがあると（Ｓ２でＮＯ）、漏れている箇所を表示色を変えて表示して（Ｓ１９）、漏れの内容をチェック結果保存ＤＢ７に蓄積する（Ｓ１８）。一方、ステップＳ２で入力データに漏れがないと（Ｓ２でＹＥＳ）、届出要否判定手段２により工事に伴う関係法令による届出の要否を判定する（Ｓ３）。届出の必要がない場合は（Ｓ４でＮＯ）、書類の作成が不必要なので、そこで終了する（Ｓ１２）。一方、ステップＳ４で書類の作成が必要な場合は、必要書類、作成時の注意事項、及び提出事例を表示する（Ｓ５）。担当者はこの表示内容を見ながら、記入内容のチェックを行なうか否かを判断する（Ｓ６）。書類が少なく、且つ内容的に簡易で、特にチェックを必要としないと判断したら（Ｓ６でＮＯ）、制御部８は内容が未記入の書類を書類出力手段５からプリントアウトする（Ｓ１５）。その書類に手入力で記入して書類を作成し（Ｓ１６）、提出する（Ｓ１７）。一方、ステップＳ６で記入内容をチェックする場合は（Ｓ６でＹＥＳ）、書類を電子入力により作成する（Ｓ７）。その内容は書類作成チェック手段４により内容がチェックされて、正しければ（Ｓ８でＹＥＳ）、その書類の内容をチェック結果ＤＢ７に保存して（Ｓ９）、書類を書類出力手段５によりプリントアウトして（Ｓ１０）、提出する（Ｓ１１）。一方、ステップＳ８で内容に誤りがあると（Ｓ８でＮＯ）、誤りの部分を表示色を変えて表示して（Ｓ１４）、そのチェック結果をチェック結果ＤＢ７に蓄積して（Ｓ１３）、ステップ７から繰り返す。
【００１０】
即ち、本実施形態のシステムにおいては、作業内容が入力されると、入力データに漏れがないか否かがチェックされ、漏れがない場合は、作業に伴う関係法令による届出の要否を判定する。その結果、届出が必要であれば、必要書類、作成時の注意事項、提出事例を表示する。ここで、提出書類の内容チェックを行なう場合は、書類を電子入力により作成すると、フォーマットに基づいて内容をチェックして正しければ、その内容をチェック結果保存ＤＢ７に保存してプリントアウトする。これにより、書類の提出忘れを防止するばかりでなく、入力ミスも事前に防止することができる。
また、提出書類の内容チェックを行なった結果、内容にミスが発見された場合は、その誤り部分を表示して、チェック結果を保存する。これにより、修正を容易とすると共に、誤り部分のデータを蓄積して修正能力を学習することができる。
また、提出書類が少なく、且つ内容的に簡易な場合は、ミスする確率が低いので、チェックをせず、即座に書類の内容を未記入のまま出力する。これにより、作業効率を高めることができる。
【００１１】
図３及び図４は、具体的な工事内容に基づいて届け出る書類の一例を示す図である。
「工事内容の入力」
ここでは、作業内容入力手段１により工事の場所として１号本館ボイラ建屋内、設備名として重油バーナ、工事内容として改造が入力される。
「工事に伴う関係法令による届出要否判定」
ここでは、書類ＤＢ６に格納されている要判定に伴う法令、届出の種類、届出の判断基準、届出の要否を自動的に表示する。即ち、制御部８は、作業内容入力手段１から入力された工事内容に基づいて、法令として「消防法」、届出の種類として「製造所設備等の変更許可申請」、届出の判断基準として「対象及び内容」が該当するため、届出の要否が「要」と判断する。それ以外は届出の要否は「否」と判断する。
「要判定に伴う製造所設備等の変更許可申請で、必要書類と作成時注意事項及び届出事例が自動表示する」
ここでは、制御部８は、上記で要判断された「製造所設備等の変更許可申請」に必要な書類として、「ａ．様式第７の２：危険物取扱所変更許可及び仮使用承認申請書」、「ｂ．様式第４のイ：一般取扱所構造設備明細書」、「ｃ．発電所位置図」、「ｄ．発電所構内配置図」、「ｅ．図面」、「ｆ．詳細図」、「ｇ．工事計画書」、「ｈ．安全対策書」を表示する。
【００１２】
また、夫々の注意事項として、「ａ．様式第７の２：危険物取扱所変更許可及び仮使用承認申請書」については、「提出日は竣工１週間前を下限とする。着工予定期日は「許可後。手数料は２００８．９．１現在一般取扱所変更許可申請△△円、仮使用承認申請○○円で○△市手数料徴収条例を確認する。」と表示される。
「ｃ．発電所位置図」については「地図は最新（地名、道路が変更になっている場合がある）かどうか確認する。」、「ｄ．発電所構内配置図」については「工事箇所がわかるように表示する。」、「ｆ．詳細図」については「変更材質の表示を行う。法に適応している材質かどうか確認する。」、「ｇ．工事計画書」については「工事工程書を添付しているかどうか確認する。」、「ｈ．安全対策書」については「安全対策書は決められた様式であるので、過去事例を参考にする。」と表示される。
【００１３】
「作成（画面に届出必要書類が表示され、電子入力により作成される）」
届出必要書類ａは、法で決められた書類として未記入状態で自動表示してキーボードにより入力される。
届出必要書類ｂ〜ｄは、決められた書類として自動表示を確認して、プリントアウトにより作成する。
届出必要書類ｅ〜ｈは、工事主管課が過去の事例により作成する。
【００１４】
図５は図１に示した届出書類作成システムの選任・解任届出書の作成動作を説明するフローチャートである。人事異動が発生すると（Ｓ２０でＹＥＳ）、制御部８は、人事異動対象者に有資格者がいるか否かを資格者判定手段９により判定する（Ｓ２１）。人事異動対象者の中に有資格者がいると（Ｓ２１でＹＥＳ）、その資格の種類を検索する（Ｓ２２）。そして、検索した資格の種類に該当する有資格者を有資格者ＤＢ１２から読み出す（Ｓ２３）。このとき複数の有資格者が選定された場合は、他の条件、例えば年齢、経験年数等で更に絞って適任者を選定する（Ｓ２４）。しかし、適任者が選定されない場合は（Ｓ２４でＮＯ）資格を取得するまで待つか否かを判断し（Ｓ２９）、即座に必要であれば（Ｓ２９でＮＯ）、外部から資格取得者を採用してステップＳ２５に進む（Ｓ３０）。一方、ステップＳ２９で資格取得まで待つ余裕があれば（Ｓ２９でＹＥＳ）、資格者を育成して資格を取得させる（Ｓ３１）。一方、ステップＳ２４で適任者がいる場合は（Ｓ２４でＹＥＳ）、人事異動により他の部者に異動する資格者（解任者）と、新たに他の部署から移動した資格者（選任者）を決定する（Ｓ２５）。そして、解任者と選任者が決定すると、届出書ＤＢ１３から選任・解任届出書フォーマットを読出し（Ｓ２６）、書類出力手段５によりプリントアウトして選任・解任届出書を作成して（Ｓ２７）、提出する（Ｓ２８）。
【００１５】
即ち、人事異動が発生した場合は、その異動対象者の中に資格者が存在するか否かをチェックする。資格者が存在するときは、その資格の種類を調べて、有資格者ＤＢ１２から資格の種類に該当する資格者を検索する。その資格者は後任候補とすることができる。そこで解任者と選任者を決定して、選任・解任届出書を作成する。これにより、人事異動に伴って発生する業務の支障を未然に防止することができる。
本発明は、上述した実施形態のみに限定されたものではない。上述した実施形態の届出書類作成システムを構成する各機能をそれぞれプログラム化し、あらかじめＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、コンピュータに搭載したＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置にこのＣＤ−ＲＯＭ等を装着して、これらのプログラムをコンピュータのメモリあるいは記憶装置に格納し、それを実行することによって、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムおよびそのプログラムを記録した記録媒体も本発明を構成することになる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の実施形態に係る届出書類作成システムの機能を示すブロック図である。
【図２】図１に示した届出書類作成システムの書類選定動作を説明するフローチャートである。
【図３】具体的な工事内容に基づいて届け出る書類の一例を示す図（その１）である。
【図４】具体的な工事内容に基づいて届け出る書類の一例を示す図（その２）である。
【図５】図１に示した届出書類作成システムの選任・解任届出書の作成動作を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００１７】
１  作業内容入力手段、２  届出要否判定手段、３  必要書類選定手段、４  作成書類チェック手段、５  書類出力手段、６  書類ＤＢ、７  チェック結果保存ＤＢ、８  制御部、９  資格者判定手段、１０  適任者検索手段、１１  届出書作成手段、１２  有資格者ＤＢ、１３  届出書ＤＢ、５０  届出書類作成システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【手続補正書】
【提出日】平成20年10月21日(2008.10.21)
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００２】
電力会社、製造会社、その他の企業、団体等において、保有、管理する設備の変更、新設等を行う場合には、その作業内容に応じて管轄する官公庁に対して法令に準拠した書類を提出することが求められている。また、作業内容又は作業場所によっては、書類の種類と提出先が多岐に亘り、書類提出が遅れたり、書類の記入ミス等で作業の進捗に大きな影響を及ぼす場合がある。また、作業内容によっては、その作業を行なうために資格が必要な場合があり、例えば、危険物保安監督者、高圧ガス保安統括者といった免許が必要である。しかし、企業内では従業員の退職や定期的な人事異動によって、部署内に資格者が居なくなるといった事態も発生する。このように、企業等にとっては、提出書類を如何に正確に、且つ迅速に作成するかが課題であり、それと相まって、有資格者の異動により業務に与える影響を如何に少なくするかが課題である。
従来技術として特許文献１には、工場を運営する際、法規等により要求される情報を含む工場内で扱われる諸情報を一元的に管理でき、さらに当該情報の参照を容易に正確かつ速やかに行なえる工場設備リソース情報管理システムについて開示されているが、人事異動に伴って有資格者が移動した場合の対処方法については言及していない。
【特許文献１】特開２００１−２４３２９５公報