(57)【要約】【課題】  公開レベルが限定された文書を、閲覧者が限定されないフォルダにコピーすることを防止する【解決手段】  電子文書データに付加するスタンプを用いて、フォルダに設定されているアクセス権と比較判定し、該当文書の公開レベルを設定することを可能とする。  文書のコピー先のアクセスレベルがスタンプの公開レベルに含まれない場合、文書に設定されたアノテーションのテキスト（例、「R1秘」）を指示するなどして、文書の秘守レベルが高いことを警告する。更には、その公開レベルが広いスタンプ（例、「R3秘」など）を列挙し差し替え選択を可能とする。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を格納するフォルダに対してユーザのアクセス権を設定するフォルダアクセス権設定手段と、
文書に付加するスタンプに対して前記ユーザのアクセス権に対応する公開レベルを設定するスタンプ公開レベル設定手段と、
文書をコピー／移動／保存する際、該文書に上記スタンプ公開レベル設定手段によって公開レベルが設定されたスタンプが貼り付けられているかどうかを確認するスタンプ公開レベル確認手段と、
上記スタンプ公開レベル確認手段によって、公開レベルが設定されたスタンプが貼り付けられていることが確認された場合、上記フォルダアクセス権設定手段によってコピー／移動／保存先のフォルダに設定されたアクセス権を確認するフォルダアクセス権確認手段と、
上記フォルダアクセス権確認手段によって確認されたアクセス権保持者が、上記スタンプ公開レベル確認手段によって確認された公開レベルの対象者にすべて包含されるかどうかを確認するアクセス権・公開レベル包含関係確認手段と、
上記アクセス権・公開レベル関係確認手段による確認の結果、スタンプの公開対象者がフォルダのアクセス対象者を全て包含しない場合、その文書の秘守レベルが高いことを警告する文書秘守レベル警告手段と、
上記文書秘守レベル警告手段の後、上記フォルダのアクセス対象者を全て包含した公開レベルを持つスタンプを列挙するスタンプ列挙手段と、
上記スタンプ列挙手段によって列挙された中から選択されたスタンプに貼り替えるスタンプ貼り替え手段と、
上記スタンプ貼り替え手段によって、スタンプを貼り替えた後、文書のコピー／移動／保存を実行する文書コピー／移動／保存手段とを有することを特徴とする電子文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書データに付加するスタンプを用いて該当文書の公開レベルを設定することを可能とする電子文書管理システムならびに、電子文書管理システムの電子文書管理方法を実行するプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
ドキュメントをコピーする際、公開レベルが限定された文書を、閲覧者が限定されないフォルダにコピーしてしまうことがある。これを防止するために、文書画像データに付加するスタンプに対してアクセス権を設定する方法が開示されている（例えば特許文献１参照）。また、更に、スタンプを利用して、特定の権限を持たないユーザがイメージ文書を文書管理システムの外で使用する場合に制限を加える方法が開示されている（例えば特許文献２参照）。
【特許文献１】特開2000-181868号公報
【特許文献２】特開2006-318124号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、これら従来技術では、適切なアクセス権を持つユーザが、文書を不適切なフォルダに誤ってコピーすることを防ぐことはできないという課題があった。更に、文書を不適切なフォルダに誤ってコピーした場合、本来文書を置いておくべきでないフォルダに文書が置かれることは好ましくない。例えその文書に適切な読み取りアクセス権が設定されていて、事実上、不適切なユーザが文書を読み取ることができないとしても、やはり同様にこのましいものではない。また文書へのアクセス権限が高いユーザは自由に文書のコピーや移動ができるため、制限された場所から制限が希薄な場所へのコピーに対する意識が薄れ、文書が本来許可されるべきでないユーザに公開してしまい情報漏洩に繋がる可能性がある。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
上述した課題を解決するために、本発明は、
文書を格納するフォルダに対してユーザのアクセス権を設定するフォルダアクセス権設定手段と、
文書に付加するスタンプに対して前記ユーザのアクセス権に対応する公開レベルを設定するスタンプ公開レベル設定手段と、
文書をコピー／移動／保存する際、該文書に上記スタンプ公開レベル設定手段によって公開レベルが設定されたスタンプが貼り付けられているかどうかを確認するスタンプ公開レベル確認手段と、
上記スタンプ公開レベル確認手段によって、公開レベルが設定されたスタンプが貼り付けられていることが確認された場合、上記フォルダアクセス権設定手段によってコピー／移動／保存先のフォルダに設定されたアクセス権を確認するフォルダアクセス権確認手段と、
上記フォルダアクセス権確認手段によって確認されたアクセス権保持者が、上記スタンプ公開レベル確認手段によって確認された公開レベルの対象者にすべて包含されるかどうかを確認するアクセス権・公開レベル包含関係確認手段と、
上記アクセス権・公開レベル関係確認手段による確認の結果、スタンプの公開対象者がフォルダのアクセス対象者を全て包含しない場合、その文書の秘守レベルが高いことを警告する文書秘守レベル警告手段と、
上記文書秘守レベル警告手段の後、上記フォルダのアクセス対象者を全て包含した公開レベルを持つスタンプを列挙するスタンプ列挙手段と、
上記スタンプ列挙手段によって列挙された中から選択されたスタンプに貼り替えるスタンプ貼り替え手段と、
上記スタンプ貼り替え手段によって、スタンプを貼り替えた後、文書のコピー／移動／保存を実行する文書コピー／移動／保存手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００５】
本発明によって、公開レベルが設定された文書を、アクセス件設定が不十分な場所に誤ってコピー／移動／保存しようとした際、設定されたスタンプのテキストを表示するなどして、ユーザに文書の秘守レベルが高いことを警告することができる。
【０００６】
更には、ユーザが文書の公開レベルを下げて文書を公開する際にも、その公開レベルの変更に応じた適切なスタンプへの変更を容易にすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
次に、本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。
【実施例１】
【０００８】
以下、本発明の実施形態の好適な一例を説明する。
【０００９】
図1は本発明における電子文書管理システムのシステムブロックを示した図である。本実施例における電子文書管理システムはパーソナルコンピュータのOS上で動作するクライアント（1000）サーバ（1100）型のアプリケーションであり。また、スキャナなどのデバイスや、OS上のファイルから文書を取り込み、文書を複数のユーザで管理することを目的としている。また、保存される全ての文書はXML形式に自動的に変換されて取り扱われる。さらにWEBブラウザを利用して、サーバにアクセスすることによってそれらのデータを取り扱うことも可能である。
【００１０】
＜文書入出力処理部＞
まず、文書入出力や操作を行う処理部について説明する。
【００１１】
1001はユーザインターフェース部である。ユーザはユーザインターフェース部を介して文書サーバに対して文書の登録や、文書サーバからの文書の獲得、あるいは文書の検索といった操作を行うことになる。また、本発明にかかわる固定キーワードに対するアクセス権の設定、アクセス権の設定された文書の獲得、表示といった操作もここで行われる。
【００１２】
ユーザインターフェース部から操作された情報は1002のコマンド制御部で解析され、適切な処理が行われることになる。また必要であればサーバとの通信を行うためのコマンドはここで作成される。
【００１３】
スキャナ等のデバイスはデバイス制御部1003によって制御が行われる。ここでは、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理がなされる。
【００１４】
ファイルサーバ等のOS上に保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、1004のファイル制御部において入力処理させることができるようになっている。また、文書管理サーバ上で管理するファイルをOS上にエクスポートする処理もここで行われる。
【００１５】
1005は外部モジュール通信部で、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取とったりといった処理を行う。例えば、MAPIに対応したメーラーに文書管理サーバで管理している文書を渡したりする処理はここで行われる。
【００１６】
＜クライアントシステム内部処理部＞
次に、クライアントシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００１７】
1006は文書管理制御部であり、クライアントの心臓部である。ここでは、入出力処理部より渡されたファイルやコマンドに応じて処理を行う。
【００１８】
1007はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部である。画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。
【００１９】
1008は文書変換処理部である。本実施例では全てのデータはXML形式で保存するため、XML形式でないファイルは本処理部でXML形式へのデータ変換を行っている。
【００２０】
1009はOCRエンジンで、ファイルが画像データの場合、1008の画像変換処理部の指示により、OCR処理をすることによってテキスト情報を抽出しXML形式への変換を行う。
【００２１】
1010は通信制御部で、サーバ1100と通信するための制御を行う。本実施例の通信制御部は文書管理サーバの処理に特化した制御のみを行っており、TCP/IP等の通信そのものの制御はOSに用意されたものを使用している。
【００２２】
＜サーバシステム内部処理部＞
次に、サーバシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２３】
1101は通信制御部で、クライアントの通信制御部1010と通信のための制御を行う。ただしサーバの通信制御部は多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００２４】
1102はWWW制御部で、WEBブラウザから本サーバへアクセスしてきた場合の処理を行う。基本的には通信制御部1101と同様の処理を行うが、通信プロトコルとしてHTTPが用いられる。
【００２５】
1103は文書管理処理部であり、クライアントや、WEBからの指示に応じたサーバ側での処理を制御している。
【００２６】
1104はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部である。クライアントとの通信の過程で作成されるデータや、文書変換ルールに従って変換された文書等を一時的に保存する場所である。
【００２７】
1105は検索制御部で、クライアントから依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用インデックス作成のための処理を行ったりしている。本発明にかかわる、文書内のキーワードの検索は本制御部で行っている。
【００２８】
＜データベース処理部＞
次に、データベース処理部について説明する。
【００２９】
1106はデータベース制御部で、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース、属性データベース、全文検索用データベースに対応する文書を保存する処理を行う。また、クライアントからの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアントに渡す文書を作成する処理を行う。
【００３０】
1107はボリュームデータベースで、文書の実態が保存されるデータベースである。ボリュームデータベースは概念的なものであって、実態がOSのファイルシステムであっても問題はない。
【００３１】
1108は属性データベースで、文書の名前や作成日付、コメントなどの属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、1108には文書管理システムを使用するユーザの情報等の管理情報データや、キーワードに対するアクセスコントロールテーブル、アクセス権に応じた文書変換ルールも保存している。
【００３２】
1109は全文検索用データベースで、登録された文書からテキストデータを抽出し、インデックス情報にしたデータが登録される。クライアントで全文検索が行われると、全文検索データベース内を検索する。
【００３３】
図2は本実施例の文書管理システムの基本動作である、文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【００３４】
＜クライアント文書登録処理＞
まずクライアント側における文書登録の処理について説明する。
【００３５】
S2001でアプリケーションにファイルを取り込む処理を行う。この処理ではデバイス制御部（1003）、ファイル制御部（1004）、外部モジュール制御部（1005）のいずれかを使用して、ＯＳ上に存在するファイルやスキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書を、文書管理アプリケーションに取り込む。
【００３６】
S2002で、文書変換処理が行われる。この処理は1008の文書変換処理部で行われ、文書データに対応したサムネイル作成や、必要に応じて文書管理システムでの文書保存形式に文書を変換するといった処理を行う。この際テンポラリフォルダ1007に一時的にファイルがためられることがある。本実施例では保存される文書の形式はすべてXML形式に変換されるため、文書がイメージ文書の場合は1009のOCRエンジンを使用してテキストデータを抽出する。
【００３７】
S2003で、サムネイルおよび文書データをサーバに送信するための処理が行われる。本実施例では通信のプロトコルとしてTCP/IPが用いられ、TCP/IPに関する基本的な処理はOSが処理するものとする。
【００３８】
以上がクライアントにおける文書登録処理である。
【００３９】
＜サーバ文書登録処理＞
次にサーバ側における文書登録の処理について説明する。
【００４０】
S2101で、クライアントから送信されたデータを受信する処理が行われる。ここもクライアントと同様にTCP/IPに関する基本的な処理はOSが処理するものとする。
【００４１】
S2102で、受信した文書の登録処理のための準備が行われる。この処理は1103の文書処理部で行われる。
【００４２】
S2103で、受け取った文書から、検索に用いるインデックスデータを抽出する。
【００４３】
S2104で、クライアントから受信した文書データを、1107のボリュームデータベースに保存する処理を行う。ボリュームデータベースに保存されるデータは、受信した文書データそのものおよび、サムネイルデータである。
【００４４】
S2105で、文書データから抽出した検索用のインデックスデータを、1109の全文検索用データベースに登録する処理を行う。
【００４５】
S2106で、文書の属性データおよび、ボリュームデータベースに登録した文書データのID、全文検索用データベースに登録した検索用インデックスデータのＩＤを属性データベース1108に登録する。これによって、属性データベース、ボリュームデータベース、検索用データベースに登録されたデータの対応付けを行っている。
【００４６】
以上がサーバにおける文書登録処理である。
【００４７】
続いて本発明に係るユーザの操作手順について説明する。
【００４８】
図３は電子文書管理システムで使用するスタンプの例と、その表示状態例である。
【００４９】
スタンプ3001はスタンプの例である。公開レベルに応じ、R1秘、R2秘、R3秘などのようなスタンプが用意されている。文書ビューア3002は、電子文書管理システムが備える文書ビューアである。左側に縮小画像（以下、サムネイル）3003が表示され、複数ページの文書の場合には複数のサムネイルが並んで表示され、その全体像を把握することが容易である。
【００５０】
文書画像3004は文書そのものであり記述内容を確認することが出来る。スタンプツール3005は、ユーザがマウスを用いてここをクリックすることで文書に貼り付けるスタンプを選択指定することが可能である。スタンプ3006は、実際に文書に貼り付けられているスタンプである。
【００５１】
今、文書に貼り付けられているスタンプ3006の公開レベルは管理職以上であり、それ以外のユーザは閲覧できないものであると仮定する。
【００５２】
この文書を他のフォルダへ移動する場合の例を図４を用いて説明する。
【００５３】
リポジトリビュー4001は電子文書管理システムのフォルダ構成を表示する部分であり、各フォルダの下に複数の文書が配置可能である。ユーザが文書をドキュメントフォルダ4002へコピーする場合、ドキュメントフォルダ4002をマウスで右クリックするとメニュー4003が表示される。ここで貼り付けメニューを選択することで、文書はドキュメントフォルダ4002へコピーされる。
【００５４】
電子文書管理システムでは、フォルダまたは文書に対してユーザまたは複数のユーザを含むグループ毎にアクセス権を設定することが可能である。アクセス権には、閲覧を可能とする読取件、編集を可能とする書込み件、削除を可能とする削除件を設定することが可能である。
【００５５】
前述した通り、文書に貼り付けられているスタンプ3006の公開レベルは管理職以上となっている。ドキュメントフォルダ4002に設定されているアクセス権が管理職以外のユーザにも読取件が設定されている場合を例に、図5を例に文書の公開レベルの警告例を説明する。
【００５６】
文書をドキュメントフォルダ4002へコピーした段階で、文書管理システムは文書に設定されているスタンプの公開レベルと、ドキュメントフォルダ4002に設定されているアクセス件を比較する。フォルダに設定されているアクセス権がスタンプの公開レベルよりも低い場合、図５のような警告ダイアログを表示する。本来その文書が公開されるべきユーザ以外のユーザが読取可能であることを警告する。更にその上で、コピー処理を続行する場合には、文書のスタンプを変更する必要があることを示す。ユーザがはいボタン5001を選択した場合、図６に示すスタンプの変更画面が表示される。ユーザがいいえボタン5002を選択した場合には、コピー処理は中断され文書のコピーは実施されない。
【００５７】
図６は文書のコピー時のスタンプ変更ダイアログである。前述の通り、文書のスタンプの公開レベルとコピー先フォルダのアクセス権が不適切である場合、コピーを続行するためには明示的にユーザにスタンプ変更を促す。これにより、不用意な文書コピーを防止することができる。アノテーション項目6001には設定されているスタンプの名称が列挙される。公開レベル項目6002にはその文書を閲覧することが可能なユーザあるいはグループの名称が列挙される。ここに表示されるユーザあるいはグループの名称は、フォルダあるいは文書に設定されるアクセス権を設定する場合のユーザ名、グループ名と同じである。
【００５８】
例えばR1秘スタンプ6003は、本実施例で実際に文書に貼り付けられているスタンプである。公開レベル6002は管理職となっていることが分かる。その下の1部秘スタンプ6004の公開レベルは1部全員となっており、第１の部署のユーザ全員が閲覧可能であるということが分かる。
【００５９】
この例では、ユーザは文書をコピーするためにR1秘スタンプ6003から1部秘スタンプ6004へ変更することを選択し、第1の部署に所属するユーザの閲覧を可能とすることを選択している。
【００６０】
前記図６の操作後の文書のスタンプの表示状態を図７に示す。
【００６１】
秘スタンプ3006が１部秘スタンプ7001に置き換わっている。同時に、文書はドキュメントフォルダ4002にコピーされている。
【００６２】
続いて本発明に係る基本的な処理手順を  図８のフローチャートを用いて説明する。
【００６３】
S8001にて、文書の新規登録またはコピー、移動を判断する。文書の新規登録またはコピー、移動の場合にはS8002へと進み、当該文書にスタンプが貼り付けられているかを判断する。スタンプが貼り付けられている場合、更にS8003へと進み、貼り付けられているスタンプが管理対象スタンプであるかを判断する。スタンプの管理テーブルについては図９を用いて説明する。
【００６４】
管理対象スタンプが貼り付けられている場合、S8004へと進み、スタンプの管理テーブルを参照する。続いてS8005において貼り付けられているスタンプが公開レベルが設定されているものか否かを判定する。設定されている場合、S8006へと進み、フォルダに設定されているアクセス権を取得する。続いてS8007に置いて、フォルダにアクセス可能なユーザ全員が、スタンプの公開対象者に含まれているかを比較し判定する。もしも全員が含まれていない場合、S8008へと進み、フォルダに設定されているアクセス権情報を元に、全てのユーザがフォルダへのアクセス可能となるスタンプを列挙する。続いてS8009においてユーザから前記列挙したスタンプの選択が行われたかを判断する。ここの処理は図６を用いて前述した部分である。続いてS8010にて文書に貼り付けられているスタンプをS8009にて選択されたスタンプに差し替える。その後S8011にて実際に文書の登録またはコピー、移動を実行する。
【００６５】
続いて図９を用いてスタンプの管理テーブルについて説明する。
【００６６】
アノテーションID9001はスタンプ毎に個別に割り当てられる識別子である。アノテーション名9002はスタンプの名称である。公開レベル9003は公開レベルであり、そのスタンプが貼り付けられた文書の公開レベルである。差し替え可能情報9004は、そのスタンプが差し替え可能か否かをTRUEとFALSEで表すものであり、TRUEの場合には前述したようにスタンプの差し替えが可能である。FALSEの場合にはスタンプを差し替えることが不可能である。新規またはコピー、移動する先のフォルダのアクセス権と比較して条件を満たさない場合には、その文書の新規またはコピー、移動を一切禁止することとなる。
【００６７】
重要スタンプ9005は公開レベルが設定されていない。つまり、このスタンプが貼り付けられていても、S8005の判定で偽となる。R1秘スタンプ9006には公開レベルが設定されており、その公開対象者は管理職であることが分かる。1部秘スタンプ9007も同様に公開レベルが設定されているが、その公開対象者は第１部に所属するユーザ全員である。この管理テーブルを参照しつつ図８で説明したフローチャートが実行されることになる。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】電子文書管理システムのシステムブロック図。
【図２】電子文書管理システムの基本フローチャート。
【図３】文書に貼り付けられたスタンプの表示図。
【図４】電子文書管理システムの文書コピー、移動操作方法。
【図５】公開レベル警告表示図。
【図６】スタンプ変更選択表示図。
【図７】文書に貼り付けられたスタンプの表示図。
【図８】本発明のフローチャート。
【図９】スタンプの管理テーブル図。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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