(57)【要約】【課題】利用者の活動に沿った通知を行うことができる業務活動支援装置および業務活動支援プログラムを提供する。【解決手段】業務活動支援装置としての業務活動支援サーバ２は、時刻情報を含む利用者の活動情報４０を管理する利用者活動管理手段２０Ｄと、活動情報４０に関連づけられた規定文書情報３０を管理する規定管理手段２０Ｂと、活動情報４０が新たに登録又は更新されたとき、登録された活動情報の時刻情報に応じて通知するか否かを判定する通知判定手段２０Ｆと、通知判定手段２０Ｆが通知すると判定したとき、登録された活動情報に関連した規定文書情報３０を利用するよう利用者及び／又は利用者に関連する利用者に通知する通知実行手段２０Ｇとを有する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
時刻情報を含む利用者の活動情報を管理する利用者活動管理手段と、
前記活動情報を構成する要素に関連づけられた規定文書情報を管理する規定管理手段と、
前記利用者の前記活動情報が登録されたとき、登録された前記活動情報の時刻情報に応じて、登録された前記活動情報を構成する要素に関連した規定文書情報を利用するよう通知すべきか否かを判定する通知判定手段とを有する業務活動支援装置。
【請求項２】
前記通知判定手段は、登録された前記活動情報を構成する前記要素が一致する活動の履歴を検索し、前記活動の履歴のうち現時刻に近い活動の履歴の時刻情報と登録された前記活動情報の時刻とに応じて判定する請求項１に記載の業務活動支援装置。
【請求項３】
前記通知判定手段は、前記活動の履歴のうち現時刻に近い活動の履歴の前記時刻情報と登録された前記活動情報の前記時刻情報との間隔が予め定めた間隔以上のとき通知すべきと判定する請求項２に記載の業務活動支援装置。
【請求項４】
前記規定管理手段は、前記規定文書情報が改訂された時刻情報を管理し、
前記通知判定手段は、前記活動の履歴のうち現時刻に近い活動の履歴の前記時刻情報と登録された前記活動情報の前記時刻情報との間に、登録された前記活動情報を構成する前記要素に関連する規定文書情報の前記改訂の時刻情報があるとき通知すべきと判定する請求項２に記載の業務活動支援装置。
【請求項５】
前記規定管理手段は、前記規定文書情報が前記利用者によって利用された利用の履歴情報を管理し、
前記通知判定手段は、登録された前記活動情報を構成する前記要素に関連する規定文書情報の前記利用の履歴が存在するか検索し、前記利用の履歴のうち現時刻に近い利用の履歴の時刻情報と登録された前記活動情報の時刻情報とに応じて通知すべきと判定する請求項１に記載の業務活動支援装置。
【請求項６】
前記通知判定手段は、前記利用の履歴のうち現時刻に近い利用の履歴の前記時刻情報と登録された前記活動情報の前記時刻情報との間隔が予め定めた間隔以上のとき通知すべきと判定する請求項５に記載の業務活動支援装置。
【請求項７】
前記規定管理手段は、前記規定文書情報が改訂された時刻の情報を管理し、
前記通知判定手段は、前記利用の履歴のうち現時刻に近い利用の履歴の前記時刻情報と登録された前記活動情報の前記時刻情報との間に、登録された前記活動情報を構成する前記要素に関連する規定文書情報の前記改訂の時刻情報があるとき通知すべきと判定する請求項５に記載の業務活動支援装置。
【請求項８】
前記通知判定手段は、前記活動情報として外部機器の利用を検出し、前記利用の履歴のうち現時刻に近い利用の履歴の前記時刻情報と検出された前記外部機器の利用の時刻情報との間に、検出された前記外部機器の利用を構成する要素に関連する規定文書情報の前記改訂の時刻情報があるとき通知すべきと判定する請求項５に記載の業務活動支援装置。
【請求項９】
時刻情報を含む利用者の活動情報と、前記活動情報を構成する要素に関連づけられた規定文書情報とを参照可能なコンピュータに、
前記活動情報を管理する利用者活動管理機能と、
前記規定文書情報を管理する規定管理機能と、
前記利用者の前記活動情報が登録されたとき、登録された前記活動情報の時刻情報に応じて、登録された前記活動情報を構成する要素に関連した規定文書情報を利用するよう通知すべきか否かを判定する通知判定機能とを実現させるための業務活動支援プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務活動支援装置および業務活動支援プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書の利用履歴に基づいて文書の更新を通知する業務活動支援装置が知られている。
【０００３】
例えば、特許文献１の業務活動支援装置は、利用者の文書の利用履歴を保持する利用履歴管理部と、利用履歴に基づいて文書の更新を通知するか否かの方針を決定する更新通知方針決定部と、更新通知方針決定部が決定した方針に基づいて該当する利用者に対して通知を行う更新通知部と有するため、例えば、文書の利用回数の多い利用者に対して更新の通知を行うよう方針を定めることで、文書に関係性の高い利用者に対して通知を行うことができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−５８８０１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明の目的は、利用者の活動に沿った通知を行うことができる業務活動支援装置および業務活動支援プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
［１］時刻情報を含む利用者の活動情報を管理する利用者活動管理手段と、前記活動情報を構成する要素に関連づけられた規定文書情報を管理する規定管理手段と、前記利用者の前記活動情報が登録されたとき、登録された前記活動情報の時刻情報に応じて、登録された前記活動情報を構成する要素に関連した規定文書情報を利用するよう通知すべきか否かを判定する通知判定手段とを有する業務活動支援装置。
【０００７】
［２］前記通知判定手段は、登録された前記活動情報を構成する前記要素が一致する活動の履歴を検索し、前記活動の履歴のうち現時刻に近い活動の履歴の時刻情報と登録された前記活動情報の時刻とに応じて判定する前記［１］に記載の業務活動支援装置。
【０００８】
［３］前記通知判定手段は、前記活動の履歴のうち現時刻に近い活動の履歴の前記時刻情報と登録された前記活動情報の前記時刻情報との間隔が予め定めた間隔以上のとき通知すべきと判定する前記［２］に記載の業務活動支援装置。
【０００９】
［４］前記規定管理手段は、前記規定文書情報が改訂された時刻情報を管理し、
前記通知判定手段は、前記活動の履歴のうち現時刻に近い活動の履歴の前記時刻情報と登録された前記活動情報の前記時刻情報との間に、登録された前記活動情報を構成する前記要素に関連する規定文書情報の前記改訂の時刻情報があるとき通知すべきと判定する前記［２］に記載の業務活動支援装置。
【００１０】
［５］前記規定管理手段は、前記規定文書情報が前記利用者によって利用された利用の履歴情報を管理し、前記通知判定手段は、登録された前記活動情報を構成する前記要素に関連する規定文書情報の前記利用の履歴が存在するか検索し、前記利用の履歴のうち現時刻に近い利用の履歴の時刻情報と登録された前記活動情報の時刻情報とに応じて通知すべきと判定する前記［１］に記載の業務活動支援装置。
【００１１】
［６］前記通知判定手段は、前記利用の履歴のうち現時刻に近い利用の履歴の前記時刻情報と登録された前記活動情報の前記時刻情報との間隔が予め定めた間隔以上のとき通知すべきと判定する前記［５］に記載の業務活動支援装置。
【００１２】
［７］前記規定管理手段は、前記規定文書情報が改訂された時刻の情報を管理し、前記通知判定手段は、前記利用の履歴のうち現時刻に近い利用の履歴の前記時刻情報と登録された前記活動情報の前記時刻情報との間に、登録された前記活動情報を構成する前記要素に関連する規定文書情報の前記改訂の時刻情報があるとき通知すべきと判定する前記［５］に記載の業務活動支援装置。
【００１３】
［８］前記通知判定手段は、前記活動情報として外部機器の利用を検出し、前記利用の履歴のうち現時刻に近い利用の履歴の前記時刻情報と検出された前記外部機器の利用の時刻情報との間に、検出された前記外部機器の利用を構成する要素に関連する規定文書情報の前記改訂の時刻情報があるとき通知すべきと判定する前記［５］に記載の業務活動支援装置。
【００１４】
［９］時刻情報を含む利用者の活動情報と、前記活動情報を構成する要素に関連づけられた規定文書情報とを参照可能なコンピュータに、前記活動情報を管理する利用者活動管理機能と、前記規定文書情報を管理する規定管理機能と、前記利用者の前記活動情報が登録されたとき、登録された前記活動情報の時刻情報に応じて、登録された前記活動情報を構成する要素に関連した規定文書情報を利用するよう通知すべきか否かを判定する通知判定機能とを実現させるための業務活動支援プログラム。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１及び９に係る発明によれば、利用者の活動情報の登録動作に応じて規定文書情報を利用するよう通知を行うことができる。
【００１６】
請求項２に係る発明によれば、利用者の活動情報の登録動作と活動の履歴とに応じて規定文書情報を利用するよう通知を行うことができる。
【００１７】
請求項３に係る発明によれば、利用者が登録した活動情報に関連した規定文書情報の利用の頻度が少ないと予想できるときに通知を行うことができる。
【００１８】
請求項４に係る発明によれば、利用者が登録した活動情報に関連した規定文書情報の改訂後に、規定文書情報の利用頻度が少ないと予想できるときに通知を行うことができる。
【００１９】
請求項５に係る発明によれば、利用者の活動情報の登録動作と規定文書情報の利用の履歴とに応じて規定文書情報を利用するよう通知を行うことができる。
【００２０】
請求項６に係る発明によれば、利用者が登録した活動情報に関連した規定文書情報が所定の期間以上利用されていないとき通知を行うことができる。
【００２１】
請求項７に係る発明によれば、利用者が登録した活動情報に関連した規定文書情報が利用されていない間に改訂が行われていたとき通知を行うことができる。
【００２２】
請求項８に係る発明によれば、利用者が使用した外部機器に関連した規定文書情報が利用されていない間に改訂が行われていたとき通知を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２３】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る業務活動支援システムの構成例を示す概略図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態に係る業務活動支援サーバの構成例を示す概略図である。
【図３】（ａ）及び（ｂ）は、本発明の第１の実施の形態に係る規定文書情報及び文書利用履歴情報の構成例を示す概略図である。
【図４】本発明の第１の実施の形態に係る活動情報の構成例を示す概略図である。
【図５】（ａ）及び（ｂ）は、本発明の第１の実施の形態に係る利用者情報及び関係者情報の構成例を示す概略図である。
【図６】本発明の第１の実施の形態に係る通知定義の構成例を示す概略図である。
【図７】本発明の第１の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【図８】本発明の第１の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示すフローチャートである。
【図９】本発明の第２の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【図１０】本発明の第２の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の第３の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【図１２】本発明の第３の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の第４の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【図１４】本発明の第４の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示すフローチャートである。
【図１５】本発明の第５の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【図１６】本発明の第５の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示すフローチャートである。
【図１７】本発明の第６の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【発明を実施するための形態】
【００２４】
［第１の実施の形態］
（業務活動支援システムの構成）
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る業務活動支援システムの構成例を示す概略図である。
【００２５】
業務活動支援システム１は、業務活動支援システム１を利用する利用者に対して予め定めた条件に合致するとき後述する規定文書情報の利用を通知する業務活動支援サーバ２と、規定文書を記憶する規定データベース（以下、ＤＢ）と、利用者の業務活動の履歴を記憶する利用者活動ＤＢ４と、利用者の情報を記憶する利用者ＤＢ５と、図示しない操作部に入力される内容に基づいて業務活動支援システム１に含まれる各装置にアクセスするとともに図示しない表示部において業務活動支援サーバ２からの通知を表示処理する端末装置６と、各部を相互に通信可能に接続するネットワーク７とを有する。また、ネットワーク７に、端末装置６から受信する印刷文書情報に基づいて文書を印刷するプリンタサーバ８と、端末装置６において作成されたメールを送信するとともに外部メールサーバからメールを受信して端末装置６に送信するメールサーバ９とが通信可能に接続されている。
【００２６】
規定ＤＢ３は、規定文書及び規定文書を管理する情報を示す規定文書情報３０と、規定文書情報３０の利用履歴を示す文書利用履歴情報３１とを記憶するＤＢである。利用者活動ＤＢ４は、利用者の業務活動の履歴及び予定を示す活動情報４０を記憶するＤＢである。利用者ＤＢ５は、利用者の詳細情報を示す利用者情報５０と、利用者間の関係を示す関係者情報５１とを記憶するＤＢである。
【００２７】
図２は、本発明の第１の実施の形態に係る業務活動支援サーバの構成例を示す概略図である。
【００２８】
業務活動支援サーバ２は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）等から構成され各部を制御するとともに各種のプログラムを実行する制御部２０と、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｃ  Ｄｒｉｖｅ）やフラッシュメモリ等の記憶装置から構成され情報を記憶する記憶部２１と、ネットワーク７を介して外部と通信する通信部２２とを有する。
【００２９】
制御部２０は、後述する業務活動支援プログラム２１Ａを実行することで、時計手段２０Ａと、規定管理手段２０Ｂと、利用者管理手段２０Ｃと、利用者活動管理手段２０Ｄと、業務サービスサーバ管理手段２０Ｅと、通知判定手段２０Ｆと、通知実行手段２０Ｇとを動作させる。
【００３０】
時計手段２０Ａは、内蔵された時計によって時刻を確認する。規定管理手段２０Ｂは、規定ＤＢ３の規定文書情報３０及び文書利用履歴情報３１を読み出し及び書き換え等して管理する。利用者管理手段２０Ｃは、利用者ＤＢ５の利用者情報５０及び関係者情報５１を読み出し及び書き換え等して管理する。利用者活動管理手段２０Ｄは、利用者活動ＤＢ４の活動情報４０を読み出し及び書き換え等して管理する。業務サービスサーバ管理手段２０Ｅは、利用者によって利用されるプリンタサーバ８やメールサーバ９等と通信して管理する。通知判定手段２０Ｆは、後述する通知定義２１Ｂに基づいて利用者に対して通知するか否かを判定する。通知実行手段２０Ｇは、端末装置６を利用する利用者に対する通知を実行する。
【００３１】
記憶部２１は、制御部２０を上述した各手段として動作させる業務活動支援プログラム２１Ａと、利用者に対して通知するか否かを定義する通知定義２１Ｂとを記憶する。
【００３２】
図３（ａ）及び（ｂ）は、本発明の第１の実施の形態に係る規定文書情報及び文書利用履歴情報の構成例を示す概略図である。
【００３３】
規定文書情報３０は、利用者の所属する団体の規定が記された文書の詳細を示す情報であり、規定文書の識別子を示す規定文書ＩＤと、規定文書の名前を示す規定文書名と、規定文書が改訂された日時を示す改訂日とを有する。
【００３４】
文書利用履歴情報３１は、規定文書情報３０が利用者によって利用された際の詳細を示す情報であり、規定文書の識別子を示す規定文書ＩＤと、規定文書を利用した利用者の識別子を示す利用者ＩＤと、規定文書が利用者によって利用された日時を示す利用日時とを有する。
【００３５】
図４は、本発明の第１の実施の形態に係る活動情報の構成例を示す概略図である。
【００３６】
活動情報４０は、利用者が端末装置６を操作することによってスケジュールとして入力する情報であり、活動を行う利用者を示す利用者ＩＤと、活動の種別を示す業務活動名と、活動の行われる場所を示す場所と、活動の行われる期間を示す期間と、活動を行う際に使用する使用物を示す使用物１と、使用物１に追加して使用される使用物２とを有する。なお、活動情報４０の期間は、その活動が行われる期間を示すものであるため、過去のものと未来のものとが存在する。
【００３７】
図５（ａ）及び（ｂ）は、本発明の第１の実施の形態に係る利用者情報及び関係者情報の構成例を示す概略図である。
【００３８】
利用者情報５０は、利用者の詳細を示す情報であり、利用者の識別子を示す利用者ＩＤと、利用者の名前を示す利用者名と、部署名等の利用者の所属を示す所属とを有する。
【００３９】
関係者情報５１は、利用者同士の関係性を示す情報だり、利用者の識別子を示す利用者ＩＤ１と、利用者ＩＤ２と、利用者ＩＤ２に対する利用者ＩＤ１の関係性を示す関係とを有する。
【００４０】
図６は、本発明の第１の実施の形態に係る通知定義の構成例を示す概略図である。
【００４１】
通知定義２１Ｂは、業務活動支援サーバ２の通知判定手段２０Ｆが端末装置６に対して通知を行うか否かを判定する際に使用する情報であり、定義の識別子を示す定義ＩＤと、規定文書情報３０の規定ＩＤと関連づけられた規定ＩＤと、通知を行う際の条件を示す条件と、通知を行う際の動作内容を示す動作内容とを有する。
【００４２】
（動作）
以下に、本発明の一実施の形態における業務活動支援システムの動作を各図を参照しつつ説明する。
【００４３】
まず、利用者は端末装置６において業務活動支援サーバ２にアクセスし、規定管理手段２０Ｂを介して規定文書情報３０を参照又はダウンロードしたり、利用者活動管理手段２０Ｄを介して活動情報４０を専用のブラウザ又はウェブブラウザ等を用いて参照、登録又は更新する。
【００４４】
通知判定手段２０Ｆは、活動情報４０に対する利用者の登録及び更新を監視し、必要に応じて利用者又は利用者に関連のある他の利用者に対して通知を行う。以下に通知判定手段２０Ｆの動作の詳細を説明する。
【００４５】
図７は、本発明の第１の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【００４６】
通知判定手段２０Ｆは、現時刻ｔｎにおいて、端末装置６を使用する利用者によって新たに登録又は更新された次の活動（時刻ｔ２）を活動情報４０から検出するとともに、次の活動と同内容の最後の活動（時刻ｔ１）を検出して、次の活動と最後の活動との間隔Ｔ＝ｔ２−ｔ１が、予め定めた間隔Ｔ１以上である場合に通知が必要と判断する。
【００４７】
図８は、本発明の第１の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示すフローチャートである。
【００４８】
通知判定手段２０Ｆは、活動情報４０を監視し、現時刻ｔｎにおいて活動情報４０の登録及び更新を検出すると（Ｓ１１）、登録又は更新された活動情報が原時刻ｔｎから見て次に行われる活動か否かを判断する（Ｓ１２）。
【００４９】
登録又は更新された活動情報が次に行われる活動であるとき（Ｓ１２；Ｙｅｓ）、同一の利用者の過去の活動情報４０に同様の内容、例えば、業務活動名が同一のものを有する活動があるかどうか検索し（Ｓ１３）、同内容の活動情報があるとき（Ｓ１３；Ｙｅｓ）、例えば、業務活動名が「出張」である活動が存在するとき、同内容の最後の活動の時刻ｔ１（例えば、図４に示す「２００８．０６．０５」）と次の活動の時刻ｔ２（例えば、図４に示す「２００９．０５．０６」）との間隔Ｔ（１１ヶ月と１日間）を算出して（Ｓ１４）、その間隔Ｔが予め定めた間隔Ｔ１以上、例えば、３ヶ月以上であるとき（Ｓ１４；Ｙｅｓ）、及びステップＳ１３において過去に同内容の活動情報がなく初めて実行される活動であるとき（Ｓ１３；Ｎｏ）、通知が必要と判定して通知実行手段２０Ｇに通知を実行するよう要求を送信する（Ｓ１５）。
【００５０】
通知実行手段２０Ｇは、通知定義２１Ｂを参照して活動に該当する規定文書を利用者に通知する。例えば、利用者ＩＤ「０１０１」の「△○市」への「出張」は、通知定義２１Ｂの定義ＩＤ「０００１」及び「０００２」に該当するため規定ＩＤ「０００１」及び「０００２」の規定文書を参照するように通知する。また、通知は通知内容に基づいて端末装置６で使用されているブラウザに直接表示したり、メールサーバ９を介してメールによって通知する。
【００５１】
また、ステップＳ１２において登録又は更新された活動情報が現時刻ｔｎから見て次に行われる活動でないとき（Ｓ１２；Ｎｏ）、及びステップＳ１４において間隔Ｔが間隔Ｔ１より小さいとき（Ｓ１４；Ｎｏ）、通知判定手段２０Ｆは、通知は不要と判定し（Ｓ１６）、動作を終了する。
【００５２】
なお、ステップＳ１５において、現時刻ｔｎから次の活動ｔ２までの間隔Ｔが予め定めた間隔Ｔ２より大きいときは、利用者が通知された内容を忘れることを防ぐため、間隔Ｔが間隔Ｔ２より小さい間隔Ｔ３になったときに改めて通知するような構成にしてもよい。
【００５３】
［第２の実施の形態］
図９は、本発明の第２の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。なお、以下の説明において、第１の実施の形態と同一の構成及び機能を有する部分については共通の符号を付している。
【００５４】
通知判定手段２０Ｆは、第１の実施の形態の動作に加え、規定文書情報３０の「改訂日」を監視する。
【００５５】
通知判定手段２０Ｆは、現時刻ｔｎにおいて、端末装置６を使用する利用者によって新たに登録又は更新された次の活動（時刻ｔ２）を検出するとともに、次の活動と同内容の最後の活動（時刻ｔ１）を検出して、現時刻ｔｎと最後の活動との間に改訂日である改訂の時刻ｔ３が存在する場合に通知が必要と判断する。なお、改訂は、規定文書情報３０の管理者によって実行される。
【００５６】
図１０は、本発明の第２の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示すフローチャートである。
【００５７】
通知判定手段２０Ｆは、活動情報４０を監視し、現時刻ｔｎにおいて活動情報４０の登録及び更新を検出すると（Ｓ２１）、登録又は更新された活動情報が原時刻ｔｎから見て次に行われる活動か否かを判断する（Ｓ２２）。
【００５８】
登録又は更新された活動情報が次に行われる活動であるとき（Ｓ２２；Ｙｅｓ）、過去の活動情報４０に同様の内容、例えば、業務活動名が同一のものを有する活動があるかどうか検索し（Ｓ２３）、同内容の活動情報があるとき（Ｓ２３；Ｙｅｓ）、同内容の最後の活動の時刻ｔ１と次の活動の時刻ｔ２との間に改訂があるか検索して（Ｓ２４）、改訂があるとき（Ｓ２４；Ｙｅｓ）、及びステップＳ２３において過去に同内容の活動情報がなく初めて実行される活動であるとき（Ｓ２３；Ｎｏ）、通知が必要と判定して通知実行手段２０Ｇに通知を実行するよう要求を送信する（Ｓ２５）。
【００５９】
また、ステップＳ２２において登録又は更新された活動情報が現時刻ｔｎから見て次に行われる活動でないとき（Ｓ２２；Ｎｏ）、及びステップＳ２４において改訂がないとき（Ｓ２４；Ｎｏ）、通知判定手段２０Ｆは、通知は不要と判定し（Ｓ２６）、動作を終了する。
【００６０】
［第３の実施の形態］
図１１は、本発明の第３の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【００６１】
通知判定手段２０Ｆは、第１の実施の形態の動作に加え、文書利用履歴情報３１の「利用日時」を監視する。利用者は、端末装置６から業務活動支援サーバ２の規定管理手段２０Ｂを介して規定文書情報３０を参照するが、その際、規定管理手段２０Ｂは、文書利用履歴情報３１に参照した規定文書ＩＤと、利用者ＩＤと、利用日時とを記録する。
【００６２】
通知判定手段２０Ｆは、現時刻ｔｎにおいて、端末装置６を使用する利用者によって新たに登録又は更新された次の活動（時刻ｔ２）を検出するとともに、次の活動に関連する規定文書が利用者によって最後に利用された時刻ｔ４を検出して、次の活動と最後の文書利用との間隔Ｔ＝ｔ２−ｔ４が、予め定めた間隔Ｔ４以上である場合に通知が必要と判断する。
【００６３】
図１２は、本発明の第３の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示すフローチャートである。
【００６４】
通知判定手段２０Ｆは、活動情報４０を監視し、現時刻ｔｎにおいて活動情報４０の登録及び更新を検出すると（Ｓ３１）、登録又は更新された活動情報が原時刻ｔｎから見て次に行われる活動か否かを判断する（Ｓ３２）。
【００６５】
登録又は更新された活動情報が次に行われる活動であるとき（Ｓ３２；Ｙｅｓ）、その活動情報に関連する規定文書を活動する利用者が利用したことがあるか否かを文書利用履歴情報３１から検索し（Ｓ３３）、活動情報に関連する規定文書を利用したことがあるとき（Ｓ３３；Ｙｅｓ）、つまり、文書利用履歴情報３１に規定文書ＩＤと利用者ＩＤとが一致する項目があるとき、利用日時の時刻ｔ４と次の活動の時刻ｔ２との間隔Ｔを算出して（Ｓ３４）、その間隔Ｔが予め定めた間隔Ｔ４以上であるとき（Ｓ３４；Ｙｅｓ）、及びステップＳ３３において過去に活動情報に関連する規定文書を利用したことがなく、初めて利用するとき（Ｓ３３；Ｎｏ）、通知が必要と判定して通知実行手段２０Ｇに通知を実行するよう要求を送信する（Ｓ３５）。
【００６６】
また、ステップＳ３２において登録又は更新された活動情報が現時刻ｔｎから見て次に行われる活動でないとき（Ｓ３２；Ｎｏ）、及びステップＳ３４において間隔Ｔが間隔Ｔ４より小さいとき（Ｓ３４；Ｎｏ）、通知判定手段２０Ｆは、通知は不要と判定し（Ｓ３６）、動作を終了する。
【００６７】
［第４の実施の形態］
図１３は、本発明の第４の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【００６８】
通知判定手段２０Ｆは、第３の実施の形態の動作に加え、規定文書情報３０の「改訂日」を監視する。
【００６９】
通知判定手段２０Ｆは、現時刻ｔｎにおいて、端末装置６を使用する利用者によって新たに登録又は更新された次の活動（時刻ｔ２）を検出するとともに、次の活動に関連する規定文書が利用者によって最後に利用された時刻ｔ４を検出して、現時刻ｔｎと最後の文書利用との間に改訂日である改訂の時刻ｔ３が存在する場合に通知が必要と判断する。
【００７０】
図１４は、本発明の第４の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示すフローチャートである。
【００７１】
通知判定手段２０Ｆは、活動情報４０を監視し、現時刻ｔｎにおいて活動情報４０の登録及び更新を検出すると（Ｓ４１）、登録又は更新された活動情報が原時刻ｔｎから見て次に行われる活動か否かを判断する（Ｓ４２）。
【００７２】
登録又は更新された活動情報が次に行われる活動であるとき（Ｓ４２；Ｙｅｓ）、その活動情報に関連する規定文書を活動する利用者が利用したことがあるか否かを文書利用履歴情報３１から検索し（Ｓ４３）、活動情報に関連する規定文書を利用したことがあるとき（Ｓ４３；Ｙｅｓ）、つまり、文書利用履歴情報３１に規定文書ＩＤと利用者ＩＤとが一致する項目があるとき、利用日時の時刻ｔ４と次の活動の時刻ｔ２との間に改訂があるか検索して（Ｓ４４）、改訂があるとき（Ｓ４４；Ｙｅｓ）、及びステップＳ４３において過去に活動情報に関連する規定文書を利用したことがなく、初めて利用するとき（Ｓ４３；Ｎｏ）、通知が必要と判定して通知実行手段２０Ｇに通知を実行するよう要求を送信する（Ｓ４５）。
【００７３】
また、ステップＳ４２において登録又は更新された活動情報が現時刻ｔｎから見て次に行われる活動でないとき（Ｓ４２；Ｎｏ）、及びステップＳ４４において改訂がないとき（Ｓ４４；Ｎｏ）、通知判定手段２０Ｆは、通知は不要と判定し（Ｓ４６）、動作を終了する。
【００７４】
［第５の実施の形態］
図１５は、本発明の第５の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【００７５】
通知判定手段２０Ｆは、第４の実施の形態の動作に加え、プリンタサーバ８及びメールサーバ９の動作を監視する。利用者は、端末装置６からプリンタサーバ８及びメールサーバ９を利用し、文書の印刷及び電子メールの送受信等の動作を行う。プリンタサーバ８は、端末装置６から動作要求を受け付けて動作を実行する際、その動作履歴を内部に備える図示しない記憶手段に記憶する。同様に、メールサーバ９は、端末装置６から動作要求を受け付けて動作を実行する際、その動作履歴を内部に備える図示しない記憶手段に記憶する。
【００７６】
通知判定手段２０Ｆは、現時刻ｔｎにおいて、端末装置６を使用する利用者によって使用された業務活動支援サーバ２以外の他のサービス、例えば、プリンタサーバ８における印刷サービスやメールサーバ９におけるメールの送受信等のサービスの利用に伴う動作履歴を検出するとともに、他のサービスの利用に関連する規定文書、例えば、規定文書ＩＤ「０００３」が利用者によって最後に利用された時刻ｔ４を検出して、現時刻ｔｎと最後の文書利用との間に改訂日である改訂の時刻ｔ３が存在する場合に通知が必要と判断する。
【００７７】
図１６は、本発明の第５の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示すフローチャートである。
【００７８】
通知判定手段２０Ｆは、プリンタサーバ８及びメールサーバ９等の他のサービスを監視し、現時刻ｔｎにおいて他のサービスが利用されたことを検出すると（Ｓ５１）、利用された他のサービスに関連する規定文書を他のサービスを利用した利用者が利用したことがあるか否かを文書利用履歴情報３１から検索し（Ｓ５２）、利用された他のサービスに関連する規定文書を利用したことがあるとき（Ｓ５２；Ｙｅｓ）、つまり、文書利用履歴情報３１に規定文書ＩＤと利用者ＩＤとが一致する項目があるとき、利用日時の時刻ｔ４と現時刻ｔｎとの間に改訂があるか検索して（Ｓ５３）、改訂があるとき（Ｓ５３；Ｙｅｓ）、及びステップＳ５２において過去に利用された他のサービスに関連する規定文書を利用したことがなく、初めて利用するとき（Ｓ５２；Ｎｏ）、通知が必要と判定して通知実行手段２０Ｇに通知を実行するよう要求を送信する（Ｓ５４）。
【００７９】
また、ステップＳ５３において改訂がないとき（Ｓ５３；Ｎｏ）、通知判定手段２０Ｆは、通知は不要と判定し（Ｓ５５）、動作を終了する。
【００８０】
［第６の実施の形態］
図１７は、本発明の第６の実施の形態に係る業務活動支援サーバの通知動作例を示す概略図である。
【００８１】
通知実行手段２０Ｇは、例えば、次の活動の登録を行った時刻ｔ５において通知判定手段２０Ｆから通知の実行要求を受けると、第１〜第４の実施の形態において説明した動作に従って利用者に対して通知を行うが、第６の実施の形態においては、さらに間隔Ｔ５の後の時刻ｔ６、及び間隔２Ｔ５後の時刻ｔ７においてリマインド通知を行う。なお、リマインド通知は、時刻ｔ２まで間隔Ｔ５で連続で行ってもよい。また、通知実行手段２０Ｇは、利用者が規定文書情報３０を利用したことを検出するとリマインド通知を中止する。
【００８２】
なお、第１の実施の形態で説明したステップＳ１５において、現時刻ｔｎから次の活動ｔ２までの間隔Ｔが予め定めた間隔Ｔ２より大きいときは、利用者が通知された内容を忘れることを防ぐため、間隔Ｔが間隔Ｔ２より小さい間隔Ｔ３になったときに改めて通知し、その後に間隔Ｔ５でリマインド通知を実行するような構成にしてもよい。
【００８３】
また、第５の実施の形態に説明したように、他のサービスの利用後にリマインド通知を行っても良い。
【００８４】
［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。例えば、上記実施の形態を組み合わせた通知を行うような構成にしてもよい。
【００８５】
また、利用者活動管理手段２０Ｄ、通知判定手段２０Ｆ及び通知実行手段２０Ｇを、端末装置６に備え、端末装置６が自立して業務活動の管理及び規定文書情報の参照を促す通知を行う構成としてもよい。
【００８６】
また、上記実施の形態で使用される時計手段２０Ａ、規定管理手段２０Ｂ、利用者管理手段２０Ｃ、利用者活動管理手段２０Ｄ、業務サービスサーバ管理手段２０Ｅ、通知判定手段２０Ｆ、及び通知実行手段２０Ｇは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体から装置内の記憶部に読み込んでも良く、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ装置等から装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。また、上記実施の形態で使用される手段の一部または全部をＡＳＩＣ等のハードウェアによって実現してもよい。
【符号の説明】
【００８７】
１…業務活動支援システム、２…業務活動支援サーバ、３…規定ＤＢ、４…利用者活動ＤＢ、５…利用者ＤＢ、６…端末装置、７…ネットワーク、８…プリンタサーバ、９…メールサーバ、２０…制御部、２０Ａ…時計手段、２０Ｂ…規定管理手段、２０Ｃ…利用者管理手段、２０Ｄ…利用者活動管理手段、２０Ｅ…業務サービスサーバ管理手段、２０Ｆ…通知判定手段、２０Ｇ…通知実行手段、２１…記憶部、２１Ａ…業務活動支援プログラム、２１Ｂ…通知定義、２２…通信部、３０…規定文書情報、３１…文書利用履歴情報、４０…活動情報、５０…利用者情報、５１…関係者情報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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