(57)【要約】【課題】電子文書が当初保管された装置の外部に持ち出されても、その原本がどれであるかを管理したり、電子文書の署名の有効性の延長を適用可能な文書管理装置、文書管理方法および文書管理制御プログラムを得る。【解決手段】第１の文書管理装置１０２はファイル登録部１１４に電子文書のファイルを登録すると、ファイル保管状況データベース１２１に電子署名の有効期限や文書のハッシュ値等のデータを格納する。ファイル署名延長部１１７は、電子署名の有効期限を要求により延長する。このとき、装置外にある電子文書についてはファイル署名延長用格納部１２３に一時的に格納してそのハッシュ値を算出し、ファイル保管状況データベース１２１に格納しているその電子文書の値と一致する場合に電子署名の期限を延長する。【選択図】図２
2010050593.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
保管の対象となる電子文書を格納する電子文書格納手段と、
この電子文書格納手段に格納した電子文書の電子署名についての有効期限とその電子文書の内容の同一性を判別するための文書特定用固有情報とを少なくとも電子文書単位で格納した電子文書データベースと、
前記電子文書格納手段に格納している電子文書について電子署名の有効期限の延長の要求があったときその電子文書の電子署名の有効期限を延長する有効期限延長手段と、
前記電子文書格納手段に格納している電子文書を外部に出力する電子文書出力手段と、
この電子文書出力手段によって外部に出力された電子文書について電子署名の有効期限を延長する要求があったとき、対象となる電子文書を外部から取り込んで一時的に格納する一時格納手段と、
この一時格納手段に格納した電子文書の文書特定用固有情報が前記電子文書データベースに格納されている電子署名の有効期限を延長する対象となる電子文書の文書特定用固有情報と一致するかを判別する文書特定用固有情報比較手段と、
この文書特定用固有情報比較手段の比較の結果、文書特定用固有情報が一致したとき、その取り込んだ電子文書に対して電子署名の有効期限を延長する装置外電子文書期限延長手段
とを具備することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記電子文書出力手段によって外部に出力された電子文書の格納先に対して電子署名の有効期限に関する情報を通知する装置外期限通知手段を具備することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記装置外電子文書期限延長手段によって電子署名の有効期限が延長された電子文書をその管理者の指定する保管先に送出する保管先送出手段を具備することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記電子文書データベースは、電子文書を保管する保管期限についてのデータを格納しており、前記電子文書格納手段に格納された電子文書の保管期限前に電子署名の有効期限が切れる電子文書を判別しこれをその管理者に通知する保管期限通知手段を更に具備することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記文書特定用固有情報は、該当する電子文書をハッシュ関数で演算したハッシュ値であることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項６】
保管の対象となる電子文書を電子文書格納手段に格納するたびに、これらの電子文書の電子署名についての有効期限とその電子文書の内容の同一性を判別するための文書特定用固有情報とを少なくとも記述して電子文書データベースを構築する電子文書データベース構築ステップと、
前記電子文書格納手段に格納している電子文書について電子署名の有効期限の延長の要求があったときその電子文書の電子署名の有効期限を延長する有効期限延長ステップと、
前記電子文書格納手段に格納している電子文書を外部に出力する電子文書出力ステップと、
この電子文書出力ステップで外部に出力された電子文書について電子署名の有効期限を延長する要求があったとき、対象となる電子文書を外部から一時的に取り込む一時取り込みステップと、
この一時取り込みステップで一時的に取り込んだ電子文書の文書特定用固有情報が前記電子文書データベースに格納されている電子署名の有効期限を延長する対象となる電子文書の文書特定用固有情報と一致するかを判別する文書特定用固有情報比較ステップと、
この文書特定用固有情報比較ステップによる比較の結果、文書特定用固有情報が一致したとき、その取り込んだ電子文書に対して電子署名の有効期限を延長する装置外電子文書期限延長ステップ
とを具備することを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
各管理者の所持する電子文書を電子文書格納手段に保管して管理する文書管理装置のコンピュータに、
保管の対象となる電子文書を前記電子文書格納手段に格納するたびに、これらの電子文書の電子署名についての有効期限とその電子文書の内容の同一性を判別するための文書特定用固有情報とを少なくとも記述して電子文書データベースを構築する電子文書データベース構築処理と、
前記電子文書格納手段に格納している電子文書について電子署名の有効期限の延長の要求があったときその電子文書の電子署名の有効期限を延長する有効期限延長処理と、
前記電子文書格納手段に格納している電子文書を前記文書管理装置の外部に出力する電子文書出力処理と、
この電子文書出力処理で外部に出力された電子文書について電子署名の有効期限を延長する要求があったとき、対象となる電子文書を外部から一時的に前記文書管理装置に取り込む一時取り込み処理と、
この一時取り込み処理で一時的に取り込んだ電子文書の文書特定用固有情報が前記電子文書データベースに格納されている電子署名の有効期限を延長する対象となる電子文書の文書特定用固有情報と一致するかを判別する文書特定用固有情報比較処理と、
この文書特定用固有情報比較処理による比較の結果、文書特定用固有情報が一致したとき、その取り込んだ電子文書に対して電子署名の有効期限を延長する装置外電子文書期限延長処理
とを実行させることを特徴とする文書管理制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子的な文書としての電子文書を格納して管理する文書管理装置、文書管理方法および文書管理制御プログラムに係わり、特に電子署名を行った文書に関する期限を管理する文書管理装置、文書管理方法および文書管理制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書や帳票類を電磁化する法律が、電子文書法（ｅ文書法）として２００５年４月に施行されている。この法律の制定を契機に、電子署名やタイムスタンプによる電子文書の原本性（存在証明、非改ざん性）についての証明技術が進展している。また、電子文書法によって保管期限が定められた電子文書を主なターゲットにして、これらの文書の保管期限を満たす形で、電子署名に関する技術や、長期にわたって電子文書の原本性を確保する技術としてのタイムスタンプが効力を持ち得る仕組みを備えた技術開発やシステム開発が行われている。
【０００３】
また、これら開発の対象となった技術を、電子文書の管理のための仕組みと融合させる試みも行われている。たとえば、文書管理システム上で電子文書と共に、該当する電子文書の保管ルールを保持するようにして、ルールに従って自動的に電子文書の原本性の有効性を延長するような仕組みも提案されている。
【０００４】
また、このような開発や提案に伴い、電子署名やタイムスタンプを用いることで電子文書の原本性を確保することが世間で認知度を高めている。そして、近年では、電磁化に関する技術の適用領域が、法令に規定された文書を対象とした領域以外の領域にも広がりを見せている。たとえば、組織が保有する知的財産に関する文書や、製品開発の全工程の詳細を説明するために不可欠な仕様書、設計書あるいは図面等の技術文書の領域においても、電子的な原本性を確保する動きが出てきている。
【０００５】
以上説明したように、企業における情報の電子化が進むにつれて、原本性の証明が求められる重要文書も電子化されるようになってきている。これに伴って、電子文書を取得したときにその原本性を確保する技術が開発されている。電子文書の原本性を確保する有効な技術として、現実の世界で行われる署名を電子的な技術として代替するようにした電子署名技術を挙げることができる。しかしながら、電子署名に用いられる信頼される第三者機関が発行する電子証明書の有効期限は通常、１年から数年程度である。
【０００６】
たとえば、技術文書や、知的財産を扱う文書の中には、保管期限が数十年というものも見受けられる。このため、署名延長技術を活用した長期にわたる原本性確保が、特にこれらの分野で求められるようになってきている。電子文書についての原本性の長期にわたる保持は、電子署名と署名延長技術で実現できる。そこで、本発明に関連する第１の関連技術として、デジタル署名とタイムスタンプを結合して新たな有効期限となるデジタル署名を生成し、その有効期限内に新たなデジタル署名をタイムスタンプ発行サーバに送信する技術が提案されている（たとえば特許文献１参照）。
【０００７】
また、本発明に関連する第２の関連技術として、文書保管装置内に保管されている電子文書の署名の有効性を自動的に延長する仕組みが提案されている（たとえば特許文献２参照）。この第２の関連技術では、保管を延長すべきと判定された電子文書について、新たなタイムスタンプを付すべきか否かを判定する。この結果として保管延長判定手段が新たなタイムスタンプを付すべきと判定した電子文書に対しては、新たなタイムスタンプトークンを取得する。この場合には、アーカイブされている延長を判定された文書を含むファイルと新たなタイムスタンプトークンを更にアーカイブして、記憶手段に格納するようになっている。
【特許文献１】特開２００１−３５０４０５号公報（第０００９段落、図１）
【特許文献２】特開２００８−００４０４１号公報（第００１３段落、図１）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
ところで、電子文書の署名の有効性を延長したとしても、長期にわたって電子保管されるこのような文書は、必ずしも同一の装置で管理され続けるとは限らない。たとえば、文書を保管していた当初のシステムが老朽化して、保管の対象となる文書が他のシステムにリプレースされる場合がある。また、このような老朽化に伴うシステムを刷新したり、担当者を変更するといったシステムの修正によって、当初はシステム本体の記憶装置に格納されていた電子文書が、ＣＤ−Ｒ（Compact Disc Recordable）やＤＶＤ−Ｒ（Digital Versatile Disk Recordable）のようなシステム外の記憶装置へ移行されてしまう場合もある。
【０００９】
先に説明した本発明の第１および第２の関連技術では、このような電子文書の保管場所の移動を想定していない。このため、電子文書が本来管理されるべき装置以外の場所に移動するような事態が発生すると、電子文書の原本がどれであるかについての管理が行えないという問題があった。
【００１０】
そこで本発明の目的は、電子文書が当初保管された装置の外部に持ち出された場合であっても、その原本がどれであるかを管理したり、電子文書の署名の有効性の延長を適用可能な文書管理装置、文書管理方法および文書管理制御プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明では、（イ）保管の対象となる電子文書を格納する電子文書格納手段と、（ロ）この電子文書格納手段に格納した電子文書の電子署名についての有効期限とその電子文書の内容の同一性を判別するための文書特定用固有情報とを少なくとも電子文書単位で格納した電子文書データベースと、（ハ）前記した電子文書格納手段に格納している電子文書について電子署名の有効期限の延長の要求があったときその電子文書の電子署名の有効期限を延長する有効期限延長手段と、（ニ）前記した電子文書格納手段に格納している電子文書を外部に出力する電子文書出力手段と、（ホ）この電子文書出力手段によって外部に出力された電子文書について電子署名の有効期限を延長する要求があったとき、対象となる電子文書を外部から取り込んで一時的に格納する一時格納手段と、（へ）この一時格納手段に格納した電子文書の文書特定用固有情報が前記した電子文書データベースに格納されている電子署名の有効期限を延長する対象となる電子文書の文書特定用固有情報と一致するかを判別する文書特定用固有情報比較手段と、（ト）この文書特定用固有情報比較手段の比較の結果、文書特定用固有情報が一致したとき、その取り込んだ電子文書に対して電子署名の有効期限を延長する装置外電子文書期限延長手段とを文書管理装置に具備させる。
【００１２】
また、本発明では、（イ）保管の対象となる電子文書を電子文書格納手段に格納するたびに、これらの電子文書の電子署名についての有効期限とその電子文書の内容の同一性を判別するための文書特定用固有情報とを少なくとも記述して電子文書データベースを構築する電子文書データベース構築ステップと、（ロ）前記した電子文書格納手段に格納している電子文書について電子署名の有効期限の延長の要求があったときその電子文書の電子署名の有効期限を延長する有効期限延長ステップと、（ハ）前記した電子文書格納手段に格納している電子文書を外部に出力する電子文書出力ステップと、（ニ）この電子文書出力ステップで外部に出力された電子文書について電子署名の有効期限を延長する要求があったとき、対象となる電子文書を外部から一時的に取り込む一時取り込みステップと、（ホ）この一時取り込みステップで一時的に取り込んだ電子文書の文書特定用固有情報が前記した電子文書データベースに格納されている電子署名の有効期限を延長する対象となる電子文書の文書特定用固有情報と一致するかを判別する文書特定用固有情報比較ステップと、（へ）この文書特定用固有情報比較ステップによる比較の結果、文書特定用固有情報が一致したとき、その取り込んだ電子文書に対して電子署名の有効期限を延長する装置外電子文書期限延長ステップとを文書管理方法に具備させる。
【００１３】
更に、本発明では、各管理者の所持する電子文書を電子文書格納手段に保管して管理する文書管理装置のコンピュータに、文書管理制御プログラムとして、（イ）保管の対象となる電子文書を前記した電子文書格納手段に格納するたびに、これらの電子文書の電子署名についての有効期限とその電子文書の内容の同一性を判別するための文書特定用固有情報とを少なくとも記述して電子文書データベースを構築する電子文書データベース構築処理と、（ロ）前記した電子文書格納手段に格納している電子文書について電子署名の有効期限の延長の要求があったときその電子文書の電子署名の有効期限を延長する有効期限延長処理と、（ハ）前記した電子文書格納手段に格納している電子文書を前記した文書管理装置の外部に出力する電子文書出力処理と、（ニ）この電子文書出力処理で外部に出力された電子文書について電子署名の有効期限を延長する要求があったとき、対象となる電子文書を外部から一時的に前記した文書管理装置に取り込む一時取り込み処理と、（ホ）この一時取り込み処理で一時的に取り込んだ電子文書の文書特定用固有情報が前記した電子文書データベースに格納されている電子署名の有効期限を延長する対象となる電子文書の文書特定用固有情報と一致するかを判別する文書特定用固有情報比較処理と、（へ）この文書特定用固有情報比較処理による比較の結果、文書特定用固有情報が一致したとき、その取り込んだ電子文書に対して電子署名の有効期限を延長する装置外電子文書期限延長処理とを実行させることを特徴としている。
【発明の効果】
【００１４】
以上説明したように本発明によれば、電子文書の保管を行う装置から外部に出力された電子文書についても、原本であることを確認して電子署名の延長を行えるようにしたので、保管を依頼した電子文書の所在を本来の保管場所としての前記した装置に制限する必要がなくなる。したがって、電子文書を長期に保管する各種の状況にフレキシブルに対応することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
次に本発明を一実施の形態を基にして説明する。
【００１６】
図１は、本実施の形態の文書管理システムの構成を表わしたものである。本実施の形態の文書管理システム１００は、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）、公衆電話網、携帯電話網等のネットワークまたはこれらのネットワークの任意の組み合わせからなる通信ネットワーク１０１を備えている。通信ネットワーク１０１には、電子文書の保管等の管理を行う第１および第２の文書管理装置１０２、１０３と、電子文書の操作を行う操作者の所持する端末装置１０４が接続されている。端末装置１０４は、パーソナルコンピュータや携帯端末装置等の情報処理装置で構成されている。
【００１７】
この文書管理システム１００で、操作者は端末装置１０４を操作して、たとえば自分の所持する電子文書を第１の文書管理装置１０２に登録して保管することができる。また、何らかの事情が生じたときには、第１の文書管理装置１０２に保管した電子文書を第２の文書管理装置１０３に移し替えることもできるようになっている。
【００１８】
図２は、本実施の形態の第１の文書管理装置の構成を表わしたものである。図１に示した第２の文書管理装置１０３も第１の文書管理装置１０２とその構成が実質的に同一である。そこで、第２の文書管理装置１０３の構成の図示および説明は省略する。
【００１９】
第１の文書管理装置１０２は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１１と図示しないＲＡＭ（Random Access Memory）等のメモリ１１２を備えた主制御部１１３を備えている。また、第１の文書管理装置１０２は、電子文書のファイルを登録するファイル登録部１１４と、ファイルの保管状況を管理するファイル保管状況管理部１１５と、ファイルの保管期限を通知するファイル保管期限通知部１１６と、電子文書の電子的な署名の期限を延長するファイル署名延長部１１７と、ファイルの出力を管理するファイル出力管理部１１８と、この第１の文書管理装置１０２以外の装置にファイルが保管されている場合のそのファイルについての署名の期限を延長する装置外ファイル署名延長部１１９と、ファイルおよびその保管状況を記憶するファイル保管状況データベース１２１と、期限のチェックを行う期限チェック部１２２および署名の延長を行うファイルを臨時に格納するファイル署名延長用格納部１２３を備えている。
【００２０】
ファイル保管状況データベース１２１およびファイル署名延長用格納部１２３を除く各部は、主制御部１１３がメモリ１１２に格納した制御プログラムを実行することでソフトウェア的に実現することができる。また、これらの回路装置をハードウェアで構成してもよい。
【００２１】
図３は、ファイル保管状況データベースに記録される記録内容を表わしたものである。各ファイルは、電子文書本体（ファイルデータ）と、そのファイルデータの名称としてのファイル名、ファイルデータをハッシュ関数と呼ばれる関数で演算した結果としてのハッシュ値と、そのファイルデータの電子署名についての有効期限、ファイルの保管期限およびファイルの保管場所が記されるようになっている。本明細書でファイルデータのハッシュ値とは、該当するファイルの電子文書本体を構成するデータのみをハッシュ関数で演算したものと定義してもよいし、電子文書本体に付けられたファイル名等の予め定められた付加的なデータを含めたものに対してハッシュ関数で演算するように定義してもよい。
【００２２】
なお、第１の文書管理装置１０２上で署名処理を行う場合に、電子署名の対象となるファイルのサイズと、署名処理に要する時間が算出されていると、将来的に電子署名の延長処理を行う際にその時間の予測や、署名を行う際にシステムにかかる負荷の予測を算出し、該当する操作者に通知する際に便利である。また、本実施の形態では、第１の文書管理装置１０２の外に持ち出されたファイルを電子署名の延長処理の際にファイル署名延長用格納部１２３に一時的に格納するようにしている。このようにファイル署名延長用格納部１２３にファイルを格納するためには、第１の文書管理装置１０２で必要とされるそのためのディスクスペースを算出する必要がある。ディスクスペースは、前記した延長処理に要する時間や負荷の予測と共に、該当する操作者に通知する際に使用することができる。更に、これらの情報を基にして、第１の文書管理装置１０２で負荷分散を実現するための処理方法を算出して、操作者に最適な処理方法として提案することもできる。
【００２３】
そこで、本実施の形態では、署名の対象となるファイルのサイズと、署名処理に要する時間を第１の文書管理装置１０２のいずれかの記憶領域に格納することにしている。この格納箇所をファイル保管状況データベース１２１とすることもできる。
【００２４】
以上、第１の文書管理装置１０２の構成を説明した。端末装置１０４は、通常のパーソナルコンピュータ等の通信機能を備えた情報処理装置で構成されている。端末装置１０４は、図示しないがＣＰＵや制御プログラムを格納した記憶媒体としてのメモリを備えており、制御プログラムに応じて所定の制御を行うようになっている。また、端末装置１０４は、液晶ディスプレイ等の表示部と、各種キーを配置した操作部あるいは表示部上に配置されたタッチパネルからなる操作部を備えている。このような端末装置１０４の構成は一般的なものなので、その図示と構成の具体的な説明を省略する。
【００２５】
図４は、操作者が第１の文書管理装置に電子文書についてのファイルを保管するときの端末装置側の登録処理の様子を表わしたものであり、図５はこの場合の第１の文書管理装置側の処理の様子を表わしたものである。図１〜図３と共に説明する。
【００２６】
操作者は、第１の文書管理装置１０２に所定の電子文書を長期保管する場合、通信ネットワーク１０１を介して端末装置１０４をこの第１の文書管理装置１０２に接続させる。そして、その電子文書のファイルについての登録を第１の文書管理装置１０２に要求する（図４ステップＳ２０１）。
【００２７】
第１の文書管理装置１０２は、このファイル登録についての要求を受信すると（図５ステップＳ２２１：Ｙ）、ファイル登録部１１４を起動して、ファイルの登録のためのファイル登録画面データを端末装置１０４に送信する（ステップＳ２２２）。
【００２８】
一方、端末装置１０４はこのファイル登録画面データを受信すると（ステップＳ２０２：Ｙ）、その表示部にファイル登録画面を表示する（ステップＳ２０３）。なお、端末装置１０４が第１の文書管理装置１０２にファイルを登録したり、管理を行わせるための特別のアプリケーションソフトウェアを予めインストールしている場合には、第１の文書管理装置１０２からファイル登録画面データの送信を行ってもらう必要はなくファイル登録画面を表示できることはもちろんである。
【００２９】
操作者は第１の文書管理装置１０２にファイルを登録するための各項目が表示されたら、前記した操作部を使用して必要なデータの入力を行い、これが終了したときに入力内容の送信を指示することになる（ステップＳ２０４：Ｙ）。このとき、操作者が入力する項目は、図３に示したファイル保管状況データベース１２１に記録される記録内容に対応するものとなる。これにより、ファイル登録画面の入力項目に関するデータが第１の文書管理装置１０２に送信される（ステップＳ２０５）。
【００３０】
第１の文書管理装置１０２は、ファイル登録画面の入力項目に関するデータを受信すると（図５ステップＳ２２３：Ｙ）、長期署名の付与の必要性の有無の問い合わせを端末装置１０４に送信する（ステップＳ２２４）。これは、操作者が保管しようとしている電子文書が長期保管を予定している場合には、電子的な署名の期限が切れるおそれがあるので、このような場合に署名の期限を延長する措置が必要であるか否かを操作者に確認するためである。このような問い合わせは、ファイル登録画面の入力項目に選択項目として含まれていてもよいが、本実施の形態ではこれを別に問い合わせることで、操作者の判断を確実なものとしている。
【００３１】
端末装置１０４は、長期署名の付与の必要性の有無の問い合わせを受信すると（ステップＳ２０６：Ｙ）、これに回答するための選択画面を表示部に表示する（ステップＳ２０７）。操作者が長期署名の付与の必要性の有無のいずれかを操作部から選択して指示すると（ステップＳ２０８：Ｙ）、端末装置１０４はその選択内容を第１の文書管理装置１０２に送信する（ステップＳ２０９）。
【００３２】
第１の文書管理装置１０２は長期署名の付与の必要性の有無についての回答を受信すると（ステップＳ２２５：Ｙ）、長期署名の付与の必要有とされた場合に（ステップＳ２２６：Ｙ）、該当するファイルについて長期署名の付与処理を行う（ステップＳ２２７）。そして、ファイル保管状況データベース１２１に保管の対象となるファイルを登録する（ステップＳ２２８）。ステップＳ２２６で該当するファイルについて長期署名の付与処理が必要とされなかった場合には（Ｎ）、ステップＳ２２７の処理を行うことなくステップＳ２２８の処理が実行される。
【００３３】
図６は、第１の文書管理装置によるファイルの期限管理処理の様子を表わしたものである。図１、図２および図３と共に説明する。
【００３４】
第１の文書管理装置１０２内の期限チェック部１２２は、一定の時間が経過するたびにファイル保管状況データベース１２１に格納された各ファイルに関するデータをチェックして、保管期限に近づいたファイルが存在するか（ステップＳ２４１）と、保管期限前に電子署名の有効期限が到来する新たなファイルが存在するか（ステップＳ２４２）の確認を行う。このとき、ファイル保管状況管理部１１５は、第１の文書管理装置１０２において管理されている電子文書本体、ファイル名、ファイルのハッシュ値、電子署名の有効期限、ファイルの保管期限およびファイル保管場所の値についての点検を並行して行う。
【００３５】
このような点検の結果として、保管期限に近づいたファイルが存在する場合（ステップＳ２４１：Ｙ）、ファイル保管期限通知部１１６は、端末装置別に該当するファイルの一覧を作成する（ステップＳ２４３）。たとえば、端末装置１０４に該当するファイルが存在すれば、その一覧を作成することになる。そして、作成したファイルの一覧を対応する端末装置に送信する（ステップＳ２４４）。これにより、たとえば端末装置１０４に通知が来れば、操作者は第１の文書管理装置１０２に保管しているファイルのその後の処理を検討することになる。
【００３６】
一方、ステップＳ２４２で保管期限前に電子署名の有効期限が到来する新たなファイルが存在した場合には（Ｙ）、ファイル保管期限通知部１１６が同様に端末装置ごとに該当するファイルの一覧を作成する（ステップＳ２４５）。そして、作成したファイルの一覧を対応する端末装置に送信する（ステップＳ２４６）。ファイル保管状況データベース１２１に新たに登録されたファイルを通知の対象にしたのは、繰り返し行われる通知を煩雑に感じる操作者が存在することを配慮したものである。
【００３７】
ただし、ファイルの保管期限前に電子署名の有効期限が到来する場合であっても、操作者が長期署名の付与の必要性があると回答している場合には、電子署名の期限の延長処理を行えば、該当するファイルの保管が電子署名の有効期限まで行われても特に問題は生じない。そこで、ファイル署名延長部１１７は該当するファイルのそれぞれについて長期署名の付与があるかどうかをチェックする（ステップＳ２４７）。そして、付与がないものについては（Ｎ）、特別の処理は行わないが（エンド）、長期署名の付与があるものについては（ステップＳ２４７：Ｙ）、該当するファイルが第１の文書管理装置１０２内に保管されているかを判別する（ステップＳ２４８）。
【００３８】
この結果として、第１の文書管理装置１０２内に保管されているファイルについては（Ｙ）、ファイル署名延長部１１７が電子署名の期限を延長する処理を実行する（ステップＳ２４９）。この場合には、これに応じてファイル保管状況データベース１２１の「電子署名の有効期限」も更新されることになる。
【００３９】
これに対して該当するファイルが第１の文書管理装置１０２内に保管されていないと判別された場合には（ステップＳ２４８：Ｎ）、この状態で第１の文書管理装置１０２側がそのファイルについての電子署名の期限を自動的に延長することができない。そこで、装置外ファイル署名延長部１１９が該当するファイルをファイル署名延長用格納部１２３に格納して電子署名の期限を延長することにしている（ステップＳ２５０）。これについては後に具体的に説明する。
【００４０】
図７は、ファイルを文書管理装置外に出力する際の端末装置側の処理を表わしたものであり、図８はこの処理に対応する文書管理装置側の処理を表わしたものである。図１および図２と共に説明する。
【００４１】
端末装置１０４が第１の文書管理装置１０２に電子文書を保存した後、これを取り出して使用するような場合、操作者はその電子文書のファイルの出力を第１の文書管理装置１０２に要求する（図７ステップＳ２６１）。
【００４２】
第１の文書管理装置１０２は、このファイル出力要求を受信すると（図８ステップＳ２９１：Ｙ）、ファイル出力管理部１１８を起動して、ファイルの装置外への出力のためのファイル出力画面データを端末装置１０４に送信する（ステップＳ２９２）。
【００４３】
一方、端末装置１０４はこのファイル出力画面データを受信すると（ステップＳ２６２：Ｙ）、その表示部にファイル出力画面を表示する（ステップＳ２６３）。なお、端末装置１０４が第１の文書管理装置１０２にファイルの出力に関する特別のアプリケーションソフトウェアを予めインストールしている場合には、第１の文書管理装置１０２からファイル出力画面データの送信を行ってもらう必要なくファイル出力画面を表示できることはもちろんである。
【００４４】
操作者は第１の文書管理装置１０２にファイルの出力に関する画面が表示されたら、出力するファイルを入力あるいは選択する（ステップＳ２６４：Ｙ）。これにより、第１の文書管理装置１０２から出力されるファイルを特定するデータが第１の文書管理装置１０２に送信される（ステップＳ２６５）。
【００４５】
第１の文書管理装置１０２は、出力するファイルを指定するデータを受信すると（ステップＳ２９３：Ｙ）、ファイル保管状況管理部１１５がファイル保管状況データベース１２１を用いて、該当するファイルについての電子署名の有無を確認する（ステップＳ２９４）。この結果、電子署名が存在しない場合には（ステップＳ２９５：Ｙ）、そのファイルの出力先としての移動先の保管場所を入力させる画面データを端末装置１０４に送信する（ステップＳ２９６）。
【００４６】
一方、端末装置１０４では移動先の保管場所を入力させる画面データが受信されるか（ステップＳ２６６）、あるいは後に説明する移動を確認させるための画面データが受信されるか（ステップＳ２６７）を待機している。ステップＳ２９６で移動先の保管場所を入力させる画面データが送られてきた場合（ステップＳ２６６：Ｙ）、端末装置１０４の表示部はファイルの移動先としての新たな保管場所を入力させるための画面を表示する（ステップＳ２６８）。たとえば、第１の文書管理装置１０２が老朽化したような場合、操作者は新たな同様の装置として第２の文書管理装置１０３等の外部ストレージをファイルの保管場所として選択することができる。もちろん、端末装置１０４自体を新たな保管場所として選択することも可能である。操作者が保管場所を入力すると（ステップＳ２６９：Ｙ）、端末装置１０４はこれを第１の文書管理装置１０２に送信する（ステップＳ２７０）。
【００４７】
第１の文書管理装置１０２は、この保管場所についてのデータを受信すると（ステップＳ２９７：Ｙ）、要求されたファイルを指定された保管場所に出力する（ステップＳ２９８）。そして、ファイル保管状況データベース１２１の更新を行う（ステップＳ２９９）。
【００４８】
一方、ステップＳ２９４で該当するファイルについての電子署名の有無を確認した結果、電子署名が存在するとされた電子文書のファイルについては（ステップＳ２９５：Ｎ）、その保管期限前に電子署名の期限が切れるかを判別する（ステップＳ３００）。電子署名の期限が切れる場合には（Ｙ）、そのファイルの新しい保管場所としての移動先を確認するための移動確認画面データが端末装置１０４に向けて送信される（ステップＳ３０１）。
【００４９】
端末装置１０４はこの移動先を確認するための画面データを受信すると（ステップＳ２６７：Ｙ）、該当するファイルの移動を行うかを確認する画面が表示される（ステップＳ２７１）。これに対して操作者は、該当するファイルを第１の文書管理装置１０２にそのまま格納しておくか、新たな移動先を入力することができる。移動先を入力した場合には（ステップＳ２７２：Ｙ）、該当するファイルの移動先を示すデータが第１の文書管理装置１０２に送信される（ステップＳ２７３）。また、該当するファイルを第１の文書管理装置１０２にそのまま格納しておく場合には（ステップＳ２７２：Ｎ）、その旨を示すデータが第１の文書管理装置１０２に送信される（ステップＳ２７４）。
【００５０】
第１の文書管理装置１０２では、ステップＳ２７３に対応するファイルの移動先を示すデータが送られてきたときには（ステップＳ３０２：Ｙ）、ステップＳ２９８に進んで、そのファイルを指定された移動先に出力することになる。そして、ファイル保管状況データベース１２１の更新が行われる（ステップＳ２９９）。この場合には、その「ファイルデータ」の欄には電子文書のデータが存在しないことになる。
【００５１】
また、ステップＳ２７４に対応する第１の文書管理装置１０２内での保存が指示された場合には（ステップＳ３０２：Ｎ、ステップＳ３０３：Ｙ）、ファイルの移動の要求があったものの結局、移動が行われないことになる。そこで、この場合にはファイルの格納先の変更がないままファイル保管状況データベース１２１の更新が行われることになる（ステップＳ２９９）。
【００５２】
一方、ステップＳ３００でファイルの保管期限前に電子署名の期限が切れないと判別された場合には（Ｎ）、ステップＳ２９６に進んでファイルの出力先としての移動先の保管場所を入力させる画面データを端末装置１０４に送信することになる。この場合には、端末装置１０４が指定した保管場所にファイルの出力が行われる。
【００５３】
次に、図６のステップＳ２５０で概要を説明した装置外ファイル署名延長部による装置外に存在する電子文書の署名の延長の処理について説明を行う。この場合には、電子文書を装置外に取り出した管理者が署名延長について手動操作を行うことになる。端末装置１０４が電子文書のファイルを保持している場合を例にとって説明する。
【００５４】
図９は、端末装置による文書管理装置外に存在するファイルの署名延長処理の様子を表わしたものであり、図１０は、この端末装置側の処理に対応する文書管理装置側の処理を表わしたものである。図１および図２と共に説明する。
【００５５】
たとえば第１の文書管理装置１０２から取り出した電子文書のファイルについて電子署名の延長を要求する場合、端末装置１０４の操作者はこの第１の文書管理装置１０２に対して署名延長要求を送信させる（図９ステップＳ３２１）。
【００５６】
第１の文書管理装置１０２は、この署名延長要求を受信すると（図１０ステップＳ３５１：Ｙ）、装置外ファイル署名延長部１１９を起動して、署名の延長を行うための署名延長ファイル選択画面データを端末装置１０４に送信する（ステップＳ３５２）。
【００５７】
一方、端末装置１０４はこの署名延長ファイル選択画面データを受信すると（ステップＳ３２２：Ｙ）、その表示部に署名延長ファイル選択画面を表示する（ステップＳ３２３）。なお、端末装置１０４が第１の文書管理装置１０２に署名の延長に関する特別のアプリケーションソフトウェアを予めインストールしている場合には、第１の文書管理装置１０２から署名延長ファイル選択画面データの送信を行ってもらう必要なく署名延長ファイル選択画面を表示できることはもちろんである。
【００５８】
操作者は第１の文書管理装置１０２に署名延長ファイル選択画面が表示されたら（ステップＳ３２３）、署名を延長する電子文書のファイルを選択する（ステップＳ３２４：Ｙ）。これにより、端末装置１０４は選択されたそのファイルを第１の文書管理装置１０２に送信する（ステップＳ３２５）。
【００５９】
第１の文書管理装置１０２は端末装置１０４から該当するファイルが送られてきたら（ステップＳ３５３：Ｙ）、これをファイル署名延長用格納部１２３に格納する（ステップＳ３５４）。装置外ファイル署名延長部１１９は、受信したファイルに関するハッシュ値を計算する（ステップＳ３５５）。この結果得られた値は、ファイル保管状況データベース１２１における元の電子文書のファイルデータのハッシュ値と比較される（ステップＳ３５６）。
【００６０】
ところで、ハッシュ値は、電子文書を構成する「０」、「１」のデータを、ハッシュ関数と呼ばれる関数で演算した値であり、基のデータのサイズに関わらず固定長になる。電子文書そのものが相違していたり、一部が改竄されているような場合には、同一のハッシュ値となることはほとんどない。したがって、これら２つのハッシュ値が一致した場合には（ステップＳ３５７：Ｙ）、第１の文書管理装置１０２から取り出されたファイルが他の電子文書にすり替えられていたり、同一の文書であっても改竄が行われた可能性はほとんどない。そこで、この場合にはファイル署名延長部１１７が電子署名を延長する（ステップＳ３５８）。
【００６１】
このようにして電子署名を延長されたら、そのファイルは第１の文書管理装置１０２にそのまま保管してもよいし、再び第１の文書管理装置１０２の外部に移動してもよい。そこで端末装置１０４の操作者にこれを選択させるために、そのファイルの出力先としての移動先の保管場所を入力させる画面データを端末装置１０４に送信する（ステップＳ３５９）。
【００６２】
これに対してステップＳ３５７でハッシュ値が一致しなかった場合には（Ｎ）、端末装置１０４の操作者が電子署名の延長の的確性のないファイルを送信してきた可能性がある。そこで、第１の文書管理装置１０２は所定のエラー処理を行って（ステップＳ３６０）、一連の処理を終了する（エンド）。
【００６３】
一方、端末装置１０４では電子署名の延長後のファイルの保管場所を入力させる画面データが受信されるか（ステップＳ３２６）、あるいはステップＳ３６０のエラー処理に伴うファイルの返還先を指定させるデータが受信されるか（ステップＳ３２７）を待機している。いずれの場合にも端末装置１０４の表示部はファイルの移動先としての保管場所を入力させるための画面を表示する（ステップＳ３２８）。相違点は、ステップＳ３２７に伴う場合には、電子署名の延長が行われなかったことのエラー表示が併せて行われる点である。操作者がファイルの保管場所を入力すると（ステップＳ３２９：Ｙ）、端末装置１０４はこれを第１の文書管理装置１０２に送信して（ステップＳ３３０）、一連の処理を終了することになる（エンド）。
【００６４】
第１の文書管理装置１０２側では端末装置１０４から電子署名の延長要求を行ったファイルの保管場所についてのデータを受信すると（ステップＳ３６１：Ｙ）、要求されたファイルを指定された保管場所に出力する（ステップＳ３６２）。そして、ファイル保管状況データベース１２１の更新を行う（ステップＳ３６３）。
【００６５】
このように本実施の形態では、第１の文書管理装置１０２に用意されている、ファイル署名延長用格納部１２３に延長対象の電子文書を格納することにより、第１の文書管理装置１０２で保管されている電子文書と同じように、設定したタイミングに従って署名延長処理が行われることになる。しかも、延長処理が行われた電子文書については、ファイル出力管理部１１８を用いて第１の文書管理装置１０２の外に再び移動することができ、移動場所を新たに設定することもできることになる。また、署名延長処理や文書移動に関する情報は、ファイル保管状況管理部１１５に通知され、記録が取得されることになる。
【００６６】
このような本実施の形態の文書管理システム１００によれば、第１の文書管理装置１０２に現在保管されているファイルも、現在は第１の文書管理装置１０２の外に移されているファイルも、同一のファイル保管状況管理部１１５によって電子署名の有効期限やファイルの保管期限が管理されている。このため、管理者はこれらのデータを監視することにより、電子文書の原本性の有効性を維持することができる。
【００６７】
また、本実施の形態によれば、第１の文書管理装置１０２の外に移されている電子文書の署名の有効性を延長する装置外ファイル署名延長部１１９やファイル署名延長部１１７を備えている。このため、第１の文書管理装置１０２から外部に移動した電子文書に対しても、その原本性を維持し続けることができる。
【００６８】
なお、本発明は、以上説明した実施の形態に限るものではなく、各種の変形が可能である。たとえば実施の形態では、ファイル保管状況データベース１２１内に電子文書のファイルデータそのものを格納したが、同一の装置内に電子文書を構成するデータをファイル単位で識別子を付して格納し、ファイル保管状況データベース１２１にはこの識別子と対応付けて、ファイルデータのハッシュ値等の付帯するデータを格納するようにしてもよい。
【００６９】
また、実施の形態では電子文書のデータが改竄されていないことを確認するために電子署名と共にハッシュ値を使用したが、ハッシュ値以外の手法を電子署名と組み合わせてもよいことは当然である。
【図面の簡単な説明】
【００７０】
【図１】本実施の形態の文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】本実施の形態の第１の文書管理装置の構成を表わしたブロック図である。
【図３】本実施の形態のファイル保管状況データベースの記録内容を示した説明図である。
【図４】本実施の形態で第１の文書管理装置に電子文書についてのファイルを保管するときの端末装置側の登録処理の様子を表わした流れ図である。
【図５】図４に対応する第１の文書管理装置側の処理の様子を表わした流れ図である。
【図６】本実施の形態で第１の文書管理装置によるファイルの期限管理処理の様子を表わした流れ図である。
【図７】本実施の形態でファイルを文書管理装置外に出力する際の端末装置側の処理を表わした流れ図である。
【図８】図７に対応する文書管理装置側の処理の様子を表わした流れ図である。
【図９】本実施の形態で端末装置による文書管理装置外に存在するファイルの署名延長処理の様子を表わした流れ図である。
【図１０】図９に対応する文書管理装置側の処理の様子を表わした流れ図である。
【符号の説明】
【００７１】
１００  文書管理システム
１０１  通信ネットワーク
１０２  第１の文書管理装置
１０３  第２の文書管理装置
１０４  端末装置
１１１  ＣＰＵ
１１２  メモリ
１１４  ファイル登録部
１１５  ファイル保管状況管理部
１１６  ファイル保管期限通知部
１１７  ファイル署名延長部
１１８  ファイル出力管理部
１１９  装置外ファイル署名延長部
１２１  ファイル保管状況データベース
１２２  期限チェック部
１２３  ファイル署名延長用格納部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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