(57)【要約】【課題】人材を必要とする者が直接人材を評価することを容易にする。【解決手段】文書管理システム１０は、人材獲得希望者による検索条件の登録を受け付ける検索装置１３、文書登録者による文書の登録を受け付ける登録装置１２、登録装置１２により登録された文書が上記検索条件を満たすか否かを判断し、満たす場合に人材獲得希望者に文書の書誌情報を配信する配信装置１４を有することを特徴とする。【選択図】図１
2010033315.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
人材獲得希望者による検索条件の登録を受け付ける検索手段と、
文書登録者による文書の登録を受け付ける登録手段と、
前記登録手段により登録された文書が前記検索条件を満たすか否かを判断し、満たす場合に人材獲得希望者に前記文書の書誌情報を配信する配信手段と、
を有することを特徴とする、文書管理装置。
【請求項２】
前記登録手段により登録された文書に対する入札を受け付ける入札管理手段と、
前記文書が落札された場合に落札者と落札価格を含む落札情報を記憶する落札情報記憶手段と、
を有し、
前記入札管理手段は、前記文書に対して最高の価格を付けた人材獲得希望者を落札者として、落札情報を落札情報記憶手段に記憶させることを特徴とする、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
人材獲得希望者による人材要求の登録を受け付ける要求登録手段と、
要求された人材が登録した文書のうち、人材獲得希望者が落札者となった文書の落札情報を前記落札情報記憶手段に問い合わせ、落札回数又は落札価格の合計が所定の閾値を超えているか否かを判断し、人材獲得希望者による人材要求の可否を判定する可否判定手段と、
を有することを特徴とする、請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】
人材獲得希望者による検索条件の登録を受け付ける検索ステップと、
文書登録者による文書の登録を受け付ける登録ステップと、
前記登録手段により登録された文書が前記検索条件を満たすか否かを判断し、満たす場合に人材獲得希望者に前記文書の書誌情報を配信する配信ステップと、
を含むことを特徴とする、文書管理方法。
【請求項５】
コンピュータを、
人材獲得希望者による検索条件の登録を受け付ける検索手段と、
文書登録者による文書の登録を受け付ける登録手段と、
前記登録手段により登録された文書が前記検索条件を満たすか否かを判断し、満たす場合に人材獲得希望者に前記文書の書誌情報を配信する配信手段と、
として機能させることを特徴とする、文書管理プログラム。
【請求項６】
請求項５記載の文書管理プログラムをコンピュータ読み取り可能な形式で記憶したことを特徴とする、記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、方法、プログラム及び記憶媒体に関し、特に、人事管理に好適な文書管理装置、方法、プログラム及び記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１は、人材に対してプロファイルを作成することで適切な人材選択を可能とする人材検索システム、プログラム及び記憶媒体を開示する。このような人材評価システムにおける評価方法は、人材あるいは他の人に対し業務以外の処理を要求し、かつ評価されることによるメリットを人材が直接受け取ることができない。
【０００３】
特許文献２は、適正判定を実施して移動の可否を決める人事管理システムの例を開示する。しかしながら、自動的な移動を特に念頭に置いてなされたものであり、要求元が配属を希望するような場合には不適切である。
【特許文献１】特開２００５−３２７０２８号公報
【特許文献２】特開２００５−２８５０２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
会社等の組織においては、必要なスキルを持った人材を適切な場所に配置することが重要な課題であり、これを実現するためのシステム・方法が提案されている。人材を適切に配置するには、人材の評価が必要となる。このための方法としては、対象人員に対してテストを実施するもの、スキルを自己申告するもの、他の人員からの推薦システム等が提案されている。
【０００５】
これらの方法に共通する問題点は、（１）人材を必要とする人、例えば部署の組織長等が直接人材を評価するわけではなく、間接的な評価になること、（２）評価される人材（あるいは推薦者）が、実際の業務以外に余計な作業（テスト、自己評価、推薦）を実施しなくてはならないこと、の二つがあげられる。
【０００６】
ところで、通常、会社等の業務では文書が作成される。作られる文書は、作成者の業務と密接に関係があるのが普通であり、文書の内容をチェックすれば作成者の実施している（あるいはしてきた）業務を知ることができる。さらには、その業務に対するスキルレベルを知ることも可能である。すなわち、ある人が業務で作成した文書を参照すれば、その人の評価が可能になる。したがって、人材管理を、文書管理を利用して行うとよい。
【０００７】
そこで本発明は、上記実情に鑑みて、人材を必要とする者が直接人材を評価することが容易な文書管理装置、方法及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために本発明は以下の構成を備える。
【０００９】
本発明に係る文書管理装置は、人材獲得希望者による検索条件の登録を受け付ける検索手段と、文書登録者による文書の登録を受け付ける登録手段と、前記登録手段により登録された文書が前記検索条件を満たすか否かを判断し、満たす場合に人材獲得希望者に前記文書の書誌情報を配信する配信手段と、を有することを特徴とする。
【００１０】
本発明に係る文書管理方法は、人材獲得希望者による検索条件の登録を受け付ける検索ステップと、文書登録者による文書の登録を受け付ける登録ステップと、前記登録手段により登録された文書が前記検索条件を満たすか否かを判断し、満たす場合に人材獲得希望者に前記文書の書誌情報を配信する配信ステップと、を含むことを特徴とする。
【００１１】
本発明に係る文書管理プログラムは、コンピュータを、人材獲得希望者による検索条件の登録を受け付ける検索手段と、文書登録者による文書の登録を受け付ける登録手段と、前記登録手段により登録された文書が前記検索条件を満たすか否かを判断し、満たす場合に人材獲得希望者に前記文書の書誌情報を配信する配信手段と、として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、人材を必要とする者が直接人材を評価することが容易な文書管理装置、方法、プログラム及び記憶媒体を提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の好適な実施の形態について図面を参照して説明する。
まず、本実施形態の構成についてブロック図を参照しながら説明する。
【００１４】
図１に本実施形態の機能構成を示す。本実施形態のシステムは、次の構成要素を備える。登録文書の配信が可能な文書管理システム１０、文書への入札システム２０、人材割り当てシステム３０である。このシステムの利用者は、利用者群Ａ：割り当て対象人材となる利用者、利用者群Ｂ：人材の割り当てを必要とする利用者、の二種類が存在する。ただし、一人の利用者が両者を兼ねる場合もある。利用者Ａの例としては、一般の社員又は研究員等であり、利用者Ｂの例としては、会社の管理職や組織の長である。
【００１５】
文書管理システム１０は、文書記憶装置１１、登録装置１２、検索装置１３、配信装置１４を備える。文書記憶装置１１は、文書に関するデータを記憶する。文書記憶装置１１に記憶・格納される文書に関するデータは、文書本文の他、タイトル、作成者、作成日、キーワード等の書誌事項がある。登録装置１２は、利用者Ａによる文書の登録を受け付けて、文書に関するデータを文書記憶装置１１に登録する。すなわち、文書を登録するのは利用者Ａである。
【００１６】
検索装置１３は、利用者Ｂによる文書の検索条件の登録を受け付け、登録された検索条件で文書記憶装置１１から文書に関するデータを検索する。配信装置１４は、利用者Ｂが検索装置１３を用いてあらかじめ特定の検索条件を入力しておくことによって、現在登録されている文書又は新規に登録された文書の情報が、検索条件に該当するか否かを判断し、検索条件を満たす場合に、各利用者に当該文書の書誌情報を電子的に配布する機能を備える。なお、書誌情報には文書本文を含んでいてもよい。
【００１７】
入札システム２０は、利用者Ｂが文書への入札を行う際に利用し、利用者Ｂが文書管理システム１０に登録されている文書に対し、ある一定期間の間に入札価格を提示することを行うシステムである。期間終了時点で最も高い価格を提示した利用者Ｂが文書の落札に成功したとみなされる。入札期間中は入札期間とそれまでに付けられた最高価格が保持される。入札期間後は落札された文書の作成者と落札者、及び落札価格が落札情報記憶装置２２中に保持される。
【００１８】
入札システム２０は、入札管理装置２１、落札情報記憶装置２２を有する。入札情報管理装置２１は、文書情報記憶装置１１から文書に関するデータを取得し、当該文書に対する利用者Ｂからの入札を受け付ける。また、入札情報管理装置２１は、文書に対して最高の価格を付けた利用者Ｂを落札者として、落札情報を落札情報記憶装置２２に記憶させる。落札情報は、落札者と落札価格を含む情報であることが好ましい。落札情報記憶装置２２は、文書が落札された場合に落札情報を記憶する機能を備える。
【００１９】
人材割り当てシステム３０は、要求登録装置３１、可否判定装置３２を有する。要求登録装置３１は、利用者Ｂによる人材要求の登録を受け付ける機能を備える。可否判定装置３２は、要求された人材（利用者Ａ）が文書記憶装置１１に登録した文書のうち、利用者Ｂが落札者となった文書の落札情報を落札情報記憶装置２２に問い合わせ、落札回数又は落札価格の合計が所定の閾値を超えているか否かを判断し、その利用者Ｂによる人材要求の可否を判定する。具体的には、落札回数が所定の回数以上であったり、落札価格の合計が所定の金額を超えていたりすると、利用者Ｂによる人材獲得要求を受け入れる。
【００２０】
次に、本実施形態の動作についてフローチャートを参照しながら説明する。
文書管理システム１０のフローを図２に示す。
【００２１】
図２のフローチャートの前提条件として、次の２点がある。利用者Ｂは、文書管理システム１０に検索装置１３を用いてあらかじめ検索条件を登録しておくことと、検索条件は、文書の作成者、タイトル、キーワード等を含み、利用者Ｂが関心を持つ文書を取得できるように設定されることである。
【００２２】
まず、利用者Ａは、通常業務で文書を作成し、これを文書管理システムに登録する。登録装置１２は、この利用者Ａによる文書の登録を受け付けて文書記憶装置１１に記憶させる（ステップＳ１０１）。すると、配信装置１４は、利用者Ｂが登録しておいた検索条件をチェックして（ステップＳ１０２）、登録文書が条件に合致するか否かを判定して（ステップＳ１０３）、合致する場合、文書に関するデータを利用者Ｂに配布する（ステップＳ１０４）。つまり、利用者Ｂが登録しておいた条件に合致する文書がシステムに新規登録された場合、システムは該当文書の書誌事項を利用者Ｂに電子メールやインスタントメッセージ等の手段で電子的に配布する。
【００２３】
入札システム２０のフローを図３に示す。
利用者Ｂは配布された文書情報を見、文書の作成者を自分の組織に配置して欲しいかどうかを判断する。配置して欲しい場合には、文書の入札期間と現在の最高価格を確認し、期間内に文書に対して最高価格を上回る価格を付ける。
【００２４】
図３において、利用者Ｂによる入札要求の前に、入札管理装置２１は、入札対象文書がまだ入札期間中であるか否かを判断する（ステップＳ２０１）。入札期間中である場合、利用者Ｂによる入札要求を受けて（ステップＳ２０２）、入札額は既存のものを上回るか否かを判断する（ステップＳ２０３）。上回る場合は利用者Ｂによる入札要求が示した入札額を記録する（ステップＳ２０４）。
【００２５】
入札期間終了時、システムは最高価格を付けた利用者と、価格を文書の作成者（利用者Ａ）に通知する。利用者Ａは落札を受け入れるかどうかをシステムに返答する。落札が受け入れられた場合、システムは落札者と落札価格を記録する。
【００２６】
図３において、入札期間が過ぎた場合（ステップＳ２０１、Ｎｏ）、最高の入札額をつけた入札者を対象文書作成者に連絡して（ステップＳ２０５）、作成者による入札の受諾があるか否かを判断する（ステップＳ２０６）。受諾された場合は、入札結果を落札情報記憶装置２２に記録する（ステップＳ２０７）。
【００２７】
人材割り当てシステム３０のフローを図４に示す。
利用者Ｂは自分の組織に配置して欲しい人材を、人材割り当てシステムに要求する。利用者Ｂによる人材割り当て要求は、要求登録装置３１が受け付ける（ステップＳ３０１）。受け付けられた人材割り当て要求は、可否判定装置３２によってその可否が判断される。そのプロセスは、以下のとおりである。
【００２８】
可否判定装置３２は、落札情報記憶装置２２に問い合わせをして、入札システム２０から、要求元利用者（利用者Ｂ）が、要求された人材（利用者Ａ）の文書を落札したことがあるか、落札している場合にはいくらの価格を支払っているかの情報を得る（ステップＳ３０２）。落札回数または落札価格の合計が任意に定められた閾値を超えている場合には（ステップＳ３０３、Ｙｅｓ）、可否判定装置３２は、人材の割り当てを妥当と判断する（ステップＳ３０５）。閾値を超えていない場合には（ステップＳ３０３、Ｎｏ）、割り当てを拒否する（ステップＳ３０６）。
【００２９】
妥当と判断された場合でも、要求が同一の人材に対して競合している場合は（ステップＳ３０４、Ｙｅｓ）、本実施形態ではいったん割り当て拒否を通知する（ステップＳ３０６）が、落札回数または落札価格の大きい利用者の組織への割り当てを妥当と判断し、許可するよう構成してもよい。
【００３０】
入札の際、単に価格を提示するだけで実際の金銭の移動がないといくらでも高い価格を提示でき、ほとんど意味がない。また、文書の作成者（利用者Ａ）にとっても自分の文書に対する評価を知るという以上のメリットはない。そこで、各組織にあらかじめ落札に使用できるポイントを割り振っておき、文書の作成者（利用者Ａ）には落札ポイントに応じた報償を与えるようにするとよい。報償の例としては、例えば、「ポイントに対応する現金の支給」や、「人事考課へのポイント分のプラス」がある。
【００３１】
以上に説明した本実施形態によれば、人材を必要とする人が直接人材を評価でき、評価される人材は業務以外の作業を追加する必要がなく、且つ、人材への評価が直接人材への利益となる。その結果、仕事への意欲を高めることの可能な人材管理システムが実現する。
【００３２】
次に、本実施形態をさらに具体的にした利用シナリオを提示して、本発明を説明する。しかしながら、以下はあくまでも説明のための一例であって、本例によって本発明が限定して解釈されるものではない。
【００３３】
本実施形態の実際の利用シナリオは以下のようになる。
ある会社において：
組織αの組織長：理光太郎
組織βの組織長：理光花子
組織βに所属する社員：理光次郎
組織α、βには予算が割り振られている、ものとする。
【００３４】
理光太郎は自分の組織に新しい人材を配置したいと考えている。理光太郎は自組織で行っている業務と関係がありそうな文書を検索できるような条件を、システムに登録しておく。これでシステムに文書が登録された場合、条件に一致すれば理光太郎にその文書の情報が送られてくる。理光太郎は送られてきた情報を吟味し、文書の作成者が自分の組織に必要な人材かどうかを判断する。
【００３５】
ここで、理光次郎が登録した文書が理光太郎の条件にひっかかり、理光太郎は理光次郎を自分の組織に配置したいと考えたとする。理光太郎は理光次郎が必要な度合いと、組織αの予算に基づいて文書の入札価格を決定し、システムに入力する。入札期間が終了した時点で理光次郎には落札者と落札価格が通知される。理光次郎は落札者の組織への配置を望むかどうかによって、落札を受け入れるか拒否するかを決定する。落札が受け入れられた場合、理光太郎の組織の予算から理光次郎に現金が支給される。
【００３６】
次に、適当なタイミングで理光太郎は理光次郎の自組織への配置を希望する。理光太郎がこれまで落札してきた理光次郎の文書の数と価格が閾値を超え、かつ要求が競合していない場合、理光次郎は理光太郎の部署に配属される（つまり異動が発生する）。
【００３７】
もし、理光花子が理光次郎を自分の組織から異動させたくない場合には、理光花子が理光次郎の文書を落札する必要がある。このときも、理光次郎は落札を拒否することが可能である。また、落札価格の現金は理光次郎に支払われる。
【００３８】
異動が発生する場合でも発生しない場合でも、組織長と社員は以下のメリットを受けることができる。第１に、組織長は、人材評価のための情報が半自動で入手でき、予算次第である程度まで必要な人材を確保することが可能である。第２に、社員は、作成した文書から最大の利益を受けることができ、ある程度まで所属する組織を選択することができる。
【００３９】
以上、本発明の好適な実施の形態について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、要旨を逸脱しない範囲内で種々の変形実施が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明による実施形態の機能構成を示すブロック図である。
【図２】本発明による実施形態の文書管理システムの動作を示すフローチャートである。
【図３】本発明による実施形態の入札システムの動作を示すフローチャートである。
【図４】本発明による実施形態の人材割り当てシステムの動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４１】
１
１０    文書管理システム
１１    文書記憶装置
１２    登録装置
１３    検索装置
１４    配信装置
２０    入札システム
２１    入札管理装置
２２    落札情報記憶装置
３０    人材割り当てシステム
３１    要求登録装置
３２    可否判定装置
【図１】
2010033315.tif 000003
【図２】
2010033315.tif 000004
【図３】
2010033315.tif 000005
【図４】
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