(57)【要約】【課題】文書情報の利用を制限する場合において、利用者がその設定のための操作を行うことなく、その設定を行う文書管理装置および文書管理プログラムを提供する。【解決手段】サーバ装置１は、文書情報を格納する文書ＤＢ１１Ｅと、文書情報の利用を許可する利用者を示すアクセス権管理テーブル１１Ｄと、文書情報に対する処理を依頼する依頼元の利用者を示す情報を含むコメント情報管理テーブル１１Ｃとを記憶する記憶部１１と、利用者から文書情報の利用要求を受け付けたとき、アクセス権管理テーブル１１Ｄに応じて、利用を許可するか否かを制御するアクセス権判定手段１０Ｃと、アクセス権管理テーブル１１Ｄに示された当該文書情報の利用を許可する利用者から、コメント情報管理テーブル１１Ｃに含まれる依頼元の利用者を除く利用者の一部または全部を除外するように、当該アクセス権管理テーブル１１Ｄを変更する書類管理手段１０Ｂとを有する。【選択図】図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書情報と、前記文書情報に対応付けられた、前記文書情報の利用を許可する利用者を示すアクセス権情報と、前記文書情報に対応付けられた、前記文書情報に対する処理を依頼する依頼元の利用者を示す情報を含む依頼情報とを記憶する記憶手段と、
利用者から前記文書情報の利用要求を受け付けたとき、当該文書情報に対応付けられた前記アクセス権情報に応じて、当該利用者に当該文書情報の利用を許可するか否かを制御するアクセス制御手段と、
前記文書情報に対応付けられたアクセス権情報に示された当該文書情報の利用を許可する利用者から、当該文書情報に対応付けられた前記依頼情報に含まれる依頼元の利用者を除く利用者の一部または全部を除外するように、当該アクセス権情報を変更する変更手段とを有する文書管理装置。
【請求項２】
文書情報と、前記文書情報に対応付けられた、前記文書情報の利用を許可する利用者を示すアクセス権情報と、前記文書情報に対応付けられた、前記文書情報に対する処理を依頼する依頼元の利用者を示す情報を含む依頼情報とを記憶する記憶手段に対して、情報の送受が可能なコンピュータに、
利用者から前記文書情報の利用要求を受け付けたとき、当該文書情報に対応付けられた前記アクセス権情報に応じて、当該利用者に当該文書情報の利用を許可するか否かを制御するアクセス制御機能と、
前記文書情報に対応付けられたアクセス権情報に示された当該文書情報の利用を許可する利用者から、当該文書情報に対応付けられた前記依頼情報に含まれる依頼元の利用者を除く利用者の一部または全部を除外するように、当該アクセス権情報を変更する変更機能とを実現させるための文書管理プログラム。
【請求項３】
前記変更機能は、あらかじめ定めた時期に達したとき、前記アクセス権情報を変更する請求項２に記載の文書管理プログラム。
【請求項４】
前記依頼情報は、依頼する処理の内容を示す依頼内容情報を含み、
前記文書情報と、前記文書情報に対応付けられた前記依頼情報に含まれる前記依頼内容情報とを対応付けて出力する出力機能を、前記コンピュータにさらに実現させるための請求項２または３に記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置および文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書に付加されているアノテーションに基づいて文書のアクセス権を管理する文書管理装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
この特許文献１の文書管理システムは、文書およびアノテーションのイメージを格納するボリュームデータベースと、文書の管理情報としてのアクセス権とアノテーションに関連づけられたアクセス権とを格納する属性データベースと、アクセス権に基づいて文書のアクセスを制限する文書管理制御部とを備え、文書にアノテーションが付加されている場合には文書の管理情報としてのアクセス権ではなく、アノテーションに関連づけられたアクセス権を用いて文書に対するアクセスを制限する。このことより、文書のアクセス権の設定がアノテーションを付加する動作（はんこを捺印する）で完了し、文書のアクセス権がアノテーションから一目で判別することができ、文書のアクセス権の変更処理の簡略化が実現される。
【特許文献１】特開２００７−４５６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明の目的は、文書情報に対する処理を依頼した依頼元の利用者を除く一部またはすべての利用者による文書情報の利用を制限する場合において、利用者がその設定のための操作を行うことなく、その設定を行う文書管理装置および文書管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
［１］文書情報と、前記文書情報に対応付けられた、前記文書情報の利用を許可する利用者を示すアクセス権情報と、前記文書情報に対応付けられた、前記文書情報に対する処理を依頼する依頼元の利用者を示す情報を含む依頼情報とを記憶する記憶手段と、
利用者から前記文書情報の利用要求を受け付けたとき、当該文書情報に対応付けられた前記アクセス権情報に応じて、当該利用者に当該文書情報の利用を許可するか否かを制御するアクセス制御手段と、
前記文書情報に対応付けられたアクセス権情報に示された当該文書情報の利用を許可する利用者から、当該文書情報に対応付けられた前記依頼情報に含まれる依頼元の利用者を除く利用者の一部または全部を除外するように、当該アクセス権情報を変更する変更手段とを有する文書管理装置。
【０００６】
［２］文書情報と、前記文書情報に対応付けられた、前記文書情報の利用を許可する利用者を示すアクセス権情報と、前記文書情報に対応付けられた、前記文書情報に対する処理を依頼する依頼元の利用者を示す情報を含む依頼情報とを記憶する記憶手段に対して、情報の送受が可能なコンピュータに、利用者から前記文書情報の利用要求を受け付けたとき、当該文書情報に対応付けられた前記アクセス権情報に応じて、当該利用者に当該文書情報の利用を許可するか否かを制御するアクセス制御機能と、前記文書情報に対応付けられたアクセス権情報に示された当該文書情報の利用を許可する利用者から、当該文書情報に対応付けられた前記依頼情報に含まれる依頼元の利用者を除く利用者の一部または全部を除外するように、当該アクセス権情報を変更する変更機能とを実現させるための文書管理プログラム。
【０００７】
［３］前記変更機能は、あらかじめ定めた時期に達したとき、前記アクセス権情報を変更する前記［２］に記載の文書管理プログラム。
【０００８】
［４］前記依頼情報は、依頼する処理の内容を示す依頼内容情報を含み、
前記文書情報と、前記文書情報に対応付けられた前記依頼情報に含まれる前記依頼内容情報とを対応付けて出力する出力機能を、前記コンピュータにさらに実現させるための前記［２］または［３］に記載の文書管理プログラム。
【発明の効果】
【０００９】
請求項１又は２に係る発明によれば、文書情報に対する処理を依頼した依頼元の利用者を除く一部またはすべての利用者による文書情報の利用を制限する場合において、利用者がその設定のための操作を行うことなく、その設定を行うことができる。
【００１０】
請求項３に係る発明によれば、あらかじめ定めた時期に達したとき、利用者がその設定のための操作を行うことなく、その設定を行うことができる。
【００１１】
請求項４に係る発明によれば、利用者が、文書情報とその文書情報に対する依頼内容とを、対応付けされた形態で確認することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
（文書管理システムの構成）
図１は、本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの構成例を示す概略図である。
【００１３】
文書管理システム１０００は、文書管理装置としてのサーバ装置１と、ネットワーク３を介して接続された複数の端末装置２ａ〜２ｃとを有する。サーバ装置１は、複数の利用者を管理し、複数の利用者間でやりとりされるメッセージやメッセージに添付される文書等の情報を管理するソフトウェアを動作させる。また、サーバ装置１のソフトウェアは、ネットワーク３を介して、各利用者により各端末装置２ａ〜２ｃにおいて操作される。
【００１４】
各端末装置２ａ〜２ｃは、それぞれ、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）やＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｃ  Ｄｒｉｖｅ）等の電子部品を格納して情報を処理する本体と、本体に接続された、キーボードやマウス等からなる操作部２４ａ〜２４ｃと、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）等からなる表示部２３ａ〜２３ｃとを有する。
【００１５】
（サーバ装置の構成）
図２Ａは、本発明の一実施の形態に係るサーバ装置の構成例を示す概略図である。
【００１６】
サーバ装置１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）等からなる制御部１０と、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｃ  Ｄｒｉｖｅ）やフラッシュメモリ等からなる記憶部１１と、外部と通信するために情報を通信プロトコルに変換する通信部１２とを有する。また、サーバ装置１は、さらに図示しないメモリ、表示部、入力装置等を有する。
【００１７】
制御部１０は、図示しない入力装置が操作されることで動作し、画像情報や文書情報等を編集して文書を作成する文書生成手段１０Ａと、記憶部１１に格納された文書を管理する文書管理手段１０Ｂと、記憶部１１に格納された文書に対するアクセスの可否を判定するアクセス権判定手段１０Ｃとを有する。
【００１８】
記憶部１１は、端末装置２ａ〜２ｃを介してサーバ装置１にアクセスする利用者の情報を格納する利用者管理テーブル１１Ａと、記憶部１１に格納される文書の管理情報を格納する文書管理テーブル１１Ｂと、文書に関連づけられるコメント情報（依頼情報）の管理情報を格納するコメント情報管理テーブル１１Ｃと、文書に対するアクセス権の管理情報を格納するアクセス権管理テーブル１１Ｄと、複数の文書を格納する文書データベース（以下、ＤＢ）１１Ｅとを有する。なお、「文書」とは文書管理システムの管理対象である表示可能な電子情報を指し、その内容はどのようなものであってもよい。その内容には、例えば、仕様書、契約書、図面、画像などがある。
【００１９】
通信部１２は、例えば、イーサネット（登録商標）の規格に基づいた有線通信である。
【００２０】
図２Ｂは、本発明の一実施の形態に係る端末装置の構成を示す概略図である。なお、端末装置２ａ〜２ｃは、同様の構成を有しており、代表して端末装置２ａについて説明する。
【００２１】
端末装置２ａは、ＣＰＵ等からなる制御部２０ａと、制御部２０ａにおいて処理中の情報を一時的に保存するメモリ２１ａと、外部と通信する通信部２２ａと、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）等の表示部からなる表示部２３ａと、キーボードやマウス等の入力装置からなる操作部２４ａとを有する。
【００２２】
通信部２２ａは、例えば、ネットワーク インターフェイスカード（ＮＩＣ）により実現できる。
【００２３】
図３Ａは、本発明の一実施の形態に係る利用者管理テーブルの内容例を示す概略図である。
【００２４】
利用者管理テーブル１１Ａは、利用者の識別子を示す利用者ＩＤと、文字列を用いて利用者の名前を示す利用者名と、利用者が所属するグループの識別子を示す所属グループＩＤとを有する。
【００２５】
図３Ｂは、本発明の一実施の形態に係る文書管理テーブルの内容例を示す概略図である。
【００２６】
文書管理テーブル１１Ｂは、文書の識別子を示す文書ＩＤと、文字列を用いて文書の名前を示す名前と、文書の情報形式を示す文書タイプと、文書を作成した利用者の利用者識別子を示す作成者ＩＤと、文書に対するコメント情報の関連づけの有無（「ｔｒｕｅ」／「ｆａｌｓｅ」）を示すコメント情報とを有する。
【００２７】
図３Ｃは、本発明の一実施の形態に係るコメント情報管理テーブルの内容例を示す概略図である。
【００２８】
コメント情報管理テーブル１１Ｃは、コメント情報の識別子を示すコメントＩＤと、コメント情報が関連づけられた文書の識別子を示す文書ＩＤと、コメント情報を作成した利用者の識別子を示す利用者ＩＤと、コメント情報の内容を示すコメント内容とを有する。
【００２９】
図３Ｄ（ａ）は、本発明の一実施の形態に係るアクセス権管理テーブルの内容例を示す概略図であり、図３Ｄ（ｂ）は、特別なアクセス権管理テーブルの内容例を示す概略図である。
【００３０】
アクセス権管理テーブル１１Ｄは、図３Ｄの（ａ）に示すように、文書の識別子を示す文書ＩＤと、文書にアクセスを許可された利用者の識別子を示す利用者ＩＤと、アクセスを許可された利用者が実行可能な動作内容を示す許可操作とを有する。
【００３１】
アクセス権管理テーブル１１Ｄ’は、文書の公開先を示す公開先と、公開先において文書にアクセスを許可された利用者の識別子を示す利用者ＩＤと、アクセスを許可された利用者が実行可能な動作内容を示す許可操作とを有する。
【００３２】
（動作）
以下に、本発明の一実施の形態における文書管理システム、およびプログラムの動作を各図を参照しつつ説明する。
【００３３】
図４は、本発明の一実施の形態に係る文書の状態遷移例を示す概略図である。
【００３４】
まず、文書は、ある利用者により文書生成手段１０Ａにおいて新規作成され（Ｓ１０）、文書ＤＢに格納される。また、文書を回覧する利用者は文書を作成した利用者によって設定され、アクセス権管理テーブル１１Ｄ（第１のアクセス権）が設定される。なお、利用者に基づいて予めアクセス権を設定しておき、自動でアクセス権を設定してもよい。
【００３５】
次に、文書は、アクセス権管理テーブル１１Ｄに基づきアクセス権判定手段１０Ｃによってアクセスを許可された利用者に回覧される（Ｓ１１）。回覧の際、文書を回覧する利用者によってコメント情報を追加され、コメント情報管理テーブル１１Ｃが更新される。文書にコメント情報が付加されると、文書管理テーブル１１Ｂの「コメント情報」欄が「ｔｒｕｅ」に更新される。
【００３６】
次に、文書は、文書を作成した利用者により修正される（Ｓ１２）。修正は、文書を作成した利用者がコメント情報を参照しながら行い、文書ＤＢ１１Ｅが書き換えられる。
【００３７】
次に、文書は、公開先へ公開されるが、その際、回覧の時点で設定されたアクセス権管理テーブル１１Ｄの内容が文書管理手段１０Ｂによって書き換えられる。書き換え動作の詳細は、後述する（図５）。次に、文書は、書き換えられたアクセス権管理テーブル１１Ｄ（第２のアクセス権）に基づきアクセス権判定手段１０Ｃによってアクセスを許可された利用者に公開される（Ｓ１３）。
【００３８】
図５は、本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの動作例を示すフローチャートである。
【００３９】
まず、文書管理手段１０Ｂは、ステップＳ１２における修正が完了した文書の公開準備として文書管理テーブル１１Ｂを取得する（Ｓ２０）。文書管理テーブル１１Ｂの「コメント情報」が「ｔｒｕｅ」である場合（Ｓ２１；Ｙｅｓ）、コメント情報管理テーブル１１Ｃを取得して、コメントＩＤごとに利用者ＩＤを取得する（Ｓ２２）。例えば、文書管理テーブル１１Ｂの「文書ＩＤ」が「０００３」の文書は、「コメント情報」が「ｔｒｕｅ」であり、コメント情報管理テーブル１１Ｃにおいて、「利用者ＩＤ」が「ｕ−０００１」及び「ｕ−０００２」の利用者がコメント情報を残している。
【００４０】
また、文書管理テーブル１１Ｂの「コメント情報」が「ｆａｌｓｅ」である場合（Ｓ２１；Ｎｏ）、文書の新規作成段階に設定されたアクセス権管理テーブル１１Ｄに基づいてステップＳ２６へと進む。
【００４１】
次に、取得した利用者が公開先においてアクセスできるように設定してよい利用者である場合（Ｓ２３；Ｙｅｓ）、その利用者にアクセス権を追加する（Ｓ２４）。例えば、「文書ＩＤ」が「０００３」にアクセスを許可された利用者は、「利用者ＩＤ」が「ｅｖｅｒｙＯｎｅ」であるため、コメント情報管理テーブル１１Ｃの「利用者ＩＤ」が「ｕ−０００１」及び「ｕ−０００２」の利用者にアクセス権を追加する。また、取得した利用者がアクセス設定不可能な利用者である場合（Ｓ２３；Ｎｏ）、アクセス権を追加せずにステップＳ２２へ戻る。
【００４２】
次に、公開先に設定されるアクセス権管理テーブル１１Ｄ’のような特別なアクセス権設定がある場合（Ｓ２６；Ｙｅｓ）のみ、公開先に基づいてアクセス権管理テーブル１１Ｄ’に含まれる利用者にアクセス権を追加する（Ｓ２７）。例えば、「公開先」が「部門１」である場合、「利用者ＩＤ」が「ｕ−０００５」の利用者にアクセス権を追加する。
【００４３】
次に、ステップＳ２４、及びＳ２７において追加された利用者に対してアクセス権を設定して、アクセス権管理テーブル１１Ｄを書き換える（Ｓ２８）。なお、アクセス権管理テーブル１１Ｄを書き換えずに、文書管理手段１０ＢがステップＳ２４、及びＳ２７において追加された利用者に対して設定されたアクセス権を図示しないメモリ等に一時的に記憶し、そのアクセス権を用いて動作してもよい。
【００４４】
なお、図５におけるアクセス権の変更動作は、文書がすべての利用者に回覧された場合、回覧時に予め設定した日時になった場合、又は文書を作成した利用者が回覧を終了するように操作した場合に実行するものとする。
【００４５】
［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。例えば、文書に対するコメント情報に限らず、メールに対する返信履歴に基づいて一斉送信の送信先を限定する構成にしてもよい。また、アクセス権の設定として、アクセスの可否を変更するだけではなく、アクセスの許可内容を変更するようにしても良い。
【００４６】
また、上記実施の形態で使用される文書生成手段１０Ａ、文書管理手段１０Ｂ、及びアクセス権判定手段１０Ｃは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体から装置内の記憶部に読み込んでも良く、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ装置等から装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。また、上記実施の形態で使用される手段の一部または全部をＡＳＩＣ等のハードウェアによって実現してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４７】
【図１】本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの構成例を示す概略図である。
【図２Ａ】本発明の一実施の形態に係るサーバ装置の構成例を示す概略図である。
【図２Ｂ】本発明の一実施の形態に係る端末装置の構成例を示す概略図である。
【図３Ａ】本発明の一実施の形態に係る利用者管理テーブルの内容例を示す概略図である。
【図３Ｂ】本発明の一実施の形態に係る文書管理テーブルの内容例を示す概略図である。
【図３Ｃ】本発明の一実施の形態に係るコメント情報管理テーブルの内容例を示す概略図である。
【図３Ｄ】（ａ）は、本発明の一実施の形態に係るアクセス権管理テーブルの内容例を示す概略図であり、（ｂ）は、特別なアクセス権管理テーブルの内容例を示す概略図である。
【図４】本発明の一実施の形態に係る文書の状態遷移例を示す概略図である。
【図５】本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの動作例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４８】
１…サーバ装置、２ａ-２ｃ…端末装置、３…ネットワーク、１０…制御部、１０Ａ…文書生成手段、１０Ｂ…文書管理手段、１０Ｃ…アクセス権判定手段、１１…記憶部、１１Ａ…利用者管理テーブル、１１Ｂ…文書管理テーブル、１１Ｃ…コメント情報管理テーブル、１１Ｄ…アクセス権管理テーブル、１１Ｅ…文書ＤＢ、１２…通信部、２０ａ…制御部、２１ａ…メモリ、２２ａ…通信部、２３ａ-２３ｃ…表示部、２４ａ-２４ｃ…操作部、１０００…文書管理システム
【図１】
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【図２Ａ】
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【図２Ｂ】
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【図３Ａ】
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【図３Ｂ】
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【図３Ｃ】
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【図３Ｄ】
2010033225.tif 000009
【図４】
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【図５】
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