(57)【要約】【課題】ファイル作成のプロセスのいずれかを共通とするファイルを検索対象として優先的に選別する一次検索システム、方法およびプログラムならびに一次検索を行ったファイルの検索システム、方法およびプログラムを得ること。【解決手段】ファイル抽出手段１２は、プロセス指定手段１１によって指定されたプロセスをファイル生成の過程で備えたファイルを抽出する。作成者別ファイル分類手段１３は、抽出したファイルをファイル作成者別に分類する。作成者並べ替え手段１５は、作成者別ファイル計数手段１４で計数した計数値が大きい順にファイル作成者を並べ替える。計数値の大きな作成者の最新のファイルは品質が最も高い可能性がある。【選択図】図１
2010282491.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
検索対象となるファイルを作成するために必要とする複数のプロセスのうちの特定のプロセスを指定するプロセス指定手段と、
このプロセス指定手段によって指定されたプロセスをファイル作成の過程で備えたファイルを、ファイル作成プロセスおよびファイル作成者を記した所定のファイル群の中から抽出するファイル抽出手段と、
このファイル抽出手段によって抽出したファイルについてこれらを作成したファイル作成者別にそれぞれのファイルを分類する作成者別ファイル分類手段と、
この作成者別ファイル分類手段によって分類したファイル作成者ごとに前記ファイル抽出手段で抽出したファイルの数を計数する作成者別ファイル計数手段と、
この作成者別ファイル計数手段で計数した計数値が大きい順にファイル作成者を並べ替える作成者並べ替え手段
とを具備することを特徴とする一次検索システム。
【請求項２】
前記ファイル抽出手段によって抽出した個々のファイルに含まれる前記特定のプロセスを表わすキーワードの個数を計数するキーワード数計数手段と、
前記作成者別ファイル計数手段が複数人について同一計数値を計数したとき前記キーワード数計数手段で計数値が多い順にこれらの作成者を並べ替える順位調整手段
とを更に具備することを特徴とする請求項１記載の一次検索システム。
【請求項３】
前記ファイル抽出手段で抽出するファイルは、業務としてのタスクをプロセスとしてのサブタスクにまで分類したことを特徴とする請求項１または請求項２記載の一次検索システム。
【請求項４】
請求項１〜請求項３いずれかに記載の一次検索システムと、
この一次検索システムの作成者並べ替え手段による並べ替え後の計数値が最も大きい作成者のファイルにおける最新のファイルを特定する最新ファイル特定手段
とを具備することを特徴とするファイル検索システム。
【請求項５】
検索対象となるファイルを作成するために必要とする複数のプロセスのうちの特定のプロセスを指定するプロセス指定ステップと、
このプロセス指定ステップによって指定されたプロセスをファイル作成の過程で備えたファイルを、ファイル作成プロセスおよびファイル作成者を記した所定のファイル群の中から抽出するファイル抽出ステップと、
このファイル抽出ステップによって抽出したファイルについてこれらを作成したファイル作成者別にそれぞれのファイルを分類する作成者別ファイル分類ステップと、
この作成者別ファイル分類ステップによって分類したファイル作成者ごとに前記ファイル抽出手段で抽出したファイルの数を計数する作成者別ファイル計数ステップと、
この作成者別ファイル計数ステップで計数した計数値が大きい順にファイル作成者を並べ替える作成者並べ替えステップ
とを具備することを特徴とする一次検索方法。
【請求項６】
前記ファイル抽出ステップによって抽出した個々のファイルに含まれる前記特定のプロセスを表わすキーワードの個数を計数するキーワード数計数ステップと、
前記作成者別ファイル計数ステップで複数人について同一計数値を計数したとき前記キーワード数計数ステップで計数値が多い順にこれらの作成者を並べ替える順位調整ステップ
とを更に具備することを特徴とする請求項５記載の一次検索方法。
【請求項７】
前記ファイル抽出ステップで抽出するファイルは、業務としてのタスクをプロセスとしてのサブタスクにまで分類したことを特徴とする請求項５または請求項６記載の一次検索方法。
【請求項８】
請求項５〜請求項７いずれかに記載の一次検索方法と、
この一次検索方法による作成者並べ替えステップによる並べ替え後の計数値が最も大きい作成者のファイルにおける最新のファイルを特定する最新ファイル特定ステップ
とを具備することを特徴とするファイル検索方法。
【請求項９】
コンピュータに、
検索対象となるファイルを作成するために必要とする複数のプロセスのうちの特定のプロセスを指定するプロセス指定処理と、
このプロセス指定処理によって指定されたプロセスをファイル作成の過程で備えたファイルを、ファイル作成プロセスおよびファイル作成者を記した所定のファイル群の中から抽出するファイル抽出処理と、
このファイル抽出処理によって抽出したファイルについてこれらを作成したファイル作成者別にそれぞれのファイルを分類する作成者別ファイル分類処理と、
この作成者別ファイル分類処理によって分類したファイル作成者ごとに前記ファイル抽出処理で抽出したファイルの数を計数する作成者別ファイル計数処理と、
この作成者別ファイル計数処理で計数した計数値が大きい順にファイル作成者を並べ替える作成者並べ替え処理
とを実行させることを特徴とする一次検索プログラム。
【請求項１０】
前記ファイル抽出処理によって抽出した個々のファイルに含まれる前記特定のプロセスを表わすキーワードの個数を計数するキーワード数計数処理と、
前記作成者別ファイル計数処理で複数人について同一計数値を計数したとき前記キーワード数計数処理で計数値が多い順にこれらの作成者を並べ替える順位調整処理
とを更に実行させることを特徴とする請求項９記載の一次検索プログラム。
【請求項１１】
前記ファイル抽出処理で抽出するファイルは、業務としてのタスクをプロセスとしてのサブタスクにまで分類したことを特徴とする請求項９または請求項１０記載の一次検索プログラム。
【請求項１２】
コンピュータに、
請求項９〜請求項１１いずれかに記載の一次検索プログラムと、
この一次検索プログラムの作成者並べ替え処理による並べ替え後の計数値が最も大きい作成者のファイルにおける最新のファイルを特定する最新ファイル特定処理
とを実行させることを特徴とするファイル検索プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、一次検索システム、検索システムおよびこれらの方法ならびにプログラムに関する。本発明は、たとえば探索型遂行業務を担当する担当者の作成した報告書や提案書といったファイルの活用や評価に有用な一次検索システム、検索システムおよびこれらの方法ならびにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
各種の事業所や事務所では、日常的に発生する種々の業務に基づいて、提案書や見積書といったような数多くの文書（ファイル）を作成している。このようなファイルの中で、ある程度内容の特定されたファイルを、その種のファイルの作成に携わったことのない者が新たに作成するものとする。たとえば、ある者が「Ａに関する会計処理」についての提案書を作成するものとする。このような場合、その者が全く独自に提案書を作成するよりは、過去に作成された同様の提案書を参考にして提案書を作成する方が、よい結果が得られる場合が多い。
【０００３】
そこで、本発明に関連する関連技術として、事業所や事務所内で蓄積された数多くのファイルの中から「Ａに関する会計処理」に関連した最適な提案書のファイルを検索することが行われている。そして、検索結果として得られた提案書のファイルを参考にして提案書を作成することで、作成時間を短縮しつつ、品質の高いファイルを作成することができる。
【０００４】
ところで、膨大なファイルの中から「Ａに関する会計処理」のファイルを検索したとして、キーワード検索の結果として、参考になりそうなファイルがある程度の件数で抽出されたとする。このような場合、これら抽出されたファイルの内容を１件ずつ調べて、その中から最適なファイルを検索するには多くの労力が掛かるという問題がある。特に、「Ａに関する会計処理」を過去に複数の者がそれぞれ独自に手掛けていたとした場合、これらの者のスキルや経験は必ずしも同一でない。したがって、作成時期の異なるファイルが複数存在した場合に、新しく作成されたファイルが古いファイルよりも品質が高く参考になるファイルであると即断することができない。
【０００５】
そこで、各ファイルの作成時期におけるトピックと、検索時点に近い期間で話題となっているトピックを評価の観点に加えることにより、ファイルの重要度を決定することが本発明の関連技術として提案されている（たとえば特許文献１参照）。この関連技術では、キーワードの出現頻度だけでファイルの重要度を定めるのではなく、ファイル作成時の特徴キーワードリストと、最近話題の特徴キーワードリストとを参照して、検索結果ファイルリスト内の各ファイルの重要度を算出する。そして、算出した各ファイルの重要度を用いて、重要度順リストを作成し、クライアントに送信するようにしている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００７−１４０６０５号公報（第００１５段落、第００２６段落、図１）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ところが、事業所や事務所で扱う前記した提案書や見積書といったようなファイルは、必ずしも一人のファイル作成者が継続的に作成しているものではない。また、これらのファイルの多くは、話題となっているトピックを評価の観点に加えて品質を評価するべきものでもない。すなわち、この関連技術を使用して検索を行っても、質の高い情報が記載されたファイルが検索結果の上位に表示されないという問題がある。
【０００８】
そこで本発明の目的は、ある種のファイルが複数のプロセスを経て作成されることに着目する。そして、ファイル作成のプロセスのいずれかを共通とするファイルを検索対象として優先的に選別する一次検索システム、方法およびプログラムならびに一次検索の結果を用いた検索システム、方法およびプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明では、（イ）検索対象となるファイルを作成するために必要とする複数のプロセスのうちの特定のプロセスを指定するプロセス指定手段と、（ロ）このプロセス指定手段によって指定されたプロセスをファイル作成の過程で備えたファイルを、ファイル作成プロセスおよびファイル作成者を記した所定のファイル群の中から抽出するファイル抽出手段と、（ハ）このファイル抽出手段によって抽出したファイルについてこれらを作成したファイル作成者別にそれぞれのファイルを分類する作成者別ファイル分類手段と、（ニ）この作成者別ファイル分類手段によって分類したファイル作成者ごとに前記ファイル抽出手段で抽出したファイルの数を計数する作成者別ファイル計数手段と、（ホ）この作成者別ファイル計数手段で計数した計数値が大きい順にファイル作成者を並べ替える作成者並べ替え手段とを一次検索システムが具備する。
【００１０】
また本発明では、（イ）請求項１〜請求項３いずれかに記載の一次検索システムと、（ロ）この一次検索システムの作成者並べ替え手段による並べ替え後の計数値が最も大きい作成者のファイルにおける最新のファイルを特定する最新ファイル特定手段とをファイル検索システムが具備する。
【００１１】
更に本発明では、（イ）検索対象となるファイルを作成するために必要とする複数のプロセスのうちの特定のプロセスを指定するプロセス指定ステップと、（ロ）このプロセス指定ステップによって指定されたプロセスをファイル作成の過程で備えたファイルを、ファイル作成プロセスおよびファイル作成者を記した所定のファイル群の中から抽出するファイル抽出ステップと、（ハ）このファイル抽出ステップによって抽出したファイルについてこれらを作成したファイル作成者別にそれぞれのファイルを分類する作成者別ファイル分類ステップと、（ニ）この作成者別ファイル分類ステップによって分類したファイル作成者ごとに前記ファイル抽出手段で抽出したファイルの数を計数する作成者別ファイル計数ステップと、（ホ）この作成者別ファイル計数ステップで計数した計数値が大きい順にファイル作成者を並べ替える作成者並べ替えステップとを一次検索方法が具備する。
【００１２】
更にまた本発明では、（イ）請求項５〜請求項７いずれかに記載の一次検索方法と、（ロ）この一次検索方法による作成者並べ替えステップによる並べ替え後の計数値が最も大きい作成者のファイルにおける最新のファイルを特定する最新ファイル特定ステップとをファイル検索方法が具備する。
【００１３】
また、本発明では、コンピュータに、一次検索プログラムとして、（イ）検索対象となるファイルを作成するために必要とする複数のプロセスのうちの特定のプロセスを指定するプロセス指定処理と、（ロ）このプロセス指定処理によって指定されたプロセスをファイル作成の過程で備えたファイルを、ファイル作成プロセスおよびファイル作成者を記した所定のファイル群の中から抽出するファイル抽出処理と、（ハ）このファイル抽出処理によって抽出したファイルについてこれらを作成したファイル作成者別にそれぞれのファイルを分類する作成者別ファイル分類処理と、（ニ）この作成者別ファイル分類処理によって分類したファイル作成者ごとに前記ファイル抽出処理で抽出したファイルの数を計数する作成者別ファイル計数処理と、（ホ）この作成者別ファイル計数処理で計数した計数値が大きい順にファイル作成者を並べ替える作成者並べ替え処理とを実行させる。
【００１４】
更に本発明では、コンピュータに、ファイル検索プログラムとして、（イ）請求項９〜請求項１１いずれかに記載の一次検索プログラムと、（ロ）この一次検索プログラムの作成者並べ替え処理による並べ替え後の計数値が最も大きい作成者のファイルにおける最新のファイルを特定する最新ファイル特定処理とを実行させる。
【発明の効果】
【００１５】
以上説明したように本発明によれば、検索の対象とするファイルがその作成時に必要とするプロセスのいずれかを含むファイルを抽出し、これらのファイルをファイル作成者別に分類して計数し、計数値が多い順にファイル作成者を並べ替えることにした。これにより、スキルや経験を必要とするファイルの作成分野で、検索者の望む品質のファイルを作成するファイル作成者あるいはその者の作成したファイルを簡易かつ迅速に選び出すことができる。しかも、各ファイル作成者の順位が分かるので、状況に応じて順位を下げた形でのファイル作成者の選別も可能になる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の一次検索システムのクレーム対応図である。
【図２】本発明のファイル検索システムのクレーム対応図である。
【図３】本発明の一次検索方法のクレーム対応図である。
【図４】本発明のファイル検索方法のクレーム対応図である。
【図５】本発明の一次検索プログラムのクレーム対応図である。
【図６】本発明のファイル検索プログラムのクレーム対応図である。
【図７】本発明の実施の形態によるファイル検索システムの構成の概要を表わしたシステム構成図である。
【図８】タスクバ（登録商標）の概要を表わした説明図である。
【図９】本実施の形態におけるファイル検索基本システムの検索処理の流れを表わした流れ図である。
【図１０】本実施の形態におけるファイル検索順並べ替えシステムにおけるキーワードカウント処理の様子を表わした流れ図である。
【図１１】本実施の形態によるキーワードカウント部の処理が終了した時点におけるタスク情報記録部に記録されたカウント結果リストの一例を示した説明図である。
【図１２】本実施の形態におけるファイル作成者並べ替え部によるファイル作成者の並べ替えの様子を表わした流れ図である。
【図１３】本実施の形態における検索キーワードを含むファイルの総数順による並べ替えの変化を示す説明図である。
【図１４】本実施の形態におけるサブタスク名の総数順による並べ替えの変化を示す説明図である。
【図１５】本実施の形態における関連ファイル内の検索キーワードの出現数順による並べ替えの変化を示す説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
図１は、本発明の一次検索システムのクレーム対応図を示したものである。本発明の一次検索システム１０は、プロセス指定手段１１と、ファイル抽出手段１２と、作成者別ファイル分類手段１３と、作成者別ファイル計数手段１４と、作成者並べ替え手段１５を備えている。ここで、プロセス指定手段１１は、検索対象となるファイルを作成するために必要とする複数のプロセスのうちの特定のプロセスを指定する。ファイル抽出手段１２は、プロセス指定手段１１によって指定されたプロセスをファイル作成の過程で備えたファイルを、ファイル作成プロセスおよびファイル作成者を記した所定のファイル群の中から抽出する。作成者別ファイル分類手段１３は、ファイル抽出手段１２によって抽出したファイルについてこれらを作成したファイル作成者別にそれぞれのファイルを分類する。作成者別ファイル計数手段１４は、作成者別ファイル分類手段１３によって分類したファイル作成者ごとにファイル抽出手段１２で抽出したファイルの数を計数する。作成者並べ替え手段１５は、作成者別ファイル計数手段１４で計数した計数値が大きい順にファイル作成者を並べ替える。
【００１８】
図２は、本発明のファイル検索システムのクレーム対応図を示したものである。本発明のファイル検索システム２０は、請求項１〜請求項３いずれかに記載の一次検索システム２１と、最新ファイル特定手段２２を備えている。ここで、一次検索システム２１は、請求項１〜請求項３いずれかに記載の一次検索システムである。最新ファイル特定手段２２は、一次検索システム２１の作成者並べ替え手段で並べ替え後の計数値が最も大きい作成者のファイルにおける最新のファイルを特定する。
【００１９】
図３は、本発明の一次検索方法のクレーム対応図を示したものである。本発明の一次検索方法３０は、プロセス指定ステップ３１と、ファイル抽出ステップ３２と、作成者別ファイル分類ステップ３３と、作成者別ファイル計数ステップ３４と、作成者並べ替えステップ３５を備えている。ここで、プロセス指定ステップ３１では、検索対象となるファイルを作成するために必要とする複数のプロセスのうちの特定のプロセスを指定する。ファイル抽出ステップ３２では、プロセス指定ステップ３１によって指定されたプロセスをファイル作成の過程で備えたファイルを、ファイル作成プロセスおよびファイル作成者を記した所定のファイル群の中から抽出する。作成者別ファイル分類ステップ３３では、ファイル抽出ステップ３２によって抽出したファイルについてこれらを作成したファイル作成者別にそれぞれのファイルを分類する。作成者別ファイル計数ステップ３４では、作成者別ファイル分類ステップ３３によって分類したファイル作成者ごとにファイル抽出ステップ３２で抽出したファイルの数を計数する。作成者並べ替えステップ３５では、作成者別ファイル計数ステップ３４で計数した計数値が大きい順にファイル作成者を並べ替える。
【００２０】
図４は、本発明のファイル検索方法のクレーム対応図を示したものである。本発明のファイル検索方法４０は、一次検索方法４１と、最新ファイル特定ステップ４２を備えている。ここで、一次検索方法４１では、請求項５〜請求項７いずれかに記載の一次検索方法で一次検索を行う。最新ファイル特定ステップ４２では、一次検索方法４１による作成者並べ替えステップによる並べ替え後の計数値が最も大きい作成者のファイルにおける最新のファイルを特定する。
【００２１】
図５は、本発明の一次検索プログラムのクレーム対応図を示したものである。本発明の一次検索プログラム５０は、コンピュータに、プロセス指定処理５１と、ファイル抽出処理５２と、作成者別ファイル分類処理５３と、作成者別ファイル計数処理５４と、作成者並べ替え処理５５を実行させるようにしている。ここで、プロセス指定処理５１では、検索対象となるファイルを作成するために必要とする複数のプロセスのうちの特定のプロセスを指定する。ファイル抽出処理５２では、プロセス指定処理５１によって指定されたプロセスをファイル作成の過程で備えたファイルを、ファイル作成プロセスおよびファイル作成者を記した所定のファイル群の中から抽出する。作成者別ファイル分類処理５３では、ファイル抽出処理５２によって抽出したファイルについてこれらを作成したファイル作成者別にそれぞれのファイルを分類する。作成者別ファイル計数処理５４では、作成者別ファイル分類処理５３によって分類したファイル作成者ごとにファイル抽出処理５２で抽出したファイルの数を計数する。作成者並べ替え処理５５では、作成者別ファイル計数処理５４で計数した計数値が大きい順にファイル作成者を並べ替える。
【００２２】
図６は、本発明のファイル検索プログラムのクレーム対応図を示したものである。本発明のファイル検索プログラム６０は、コンピュータに、一次検索プログラム６１と、最新ファイル特定処理６２を実行させるようにしている。ここで、一次検索プログラム６１は、請求項９〜請求項１１いずれかに記載の一次検索プログラムを実行する。最新ファイル特定処理６２は、一次検索プログラム６１の作成者並べ替え処理による並べ替え後の計数値が最も大きい作成者のファイルにおける最新のファイルを特定する。
【００２３】
＜発明の実施の形態＞
【００２４】
次に本発明の第１の実施の形態を説明する。
【００２５】
図７は、本発明の実施の形態によるファイル検索システムの構成の概要を表わしたものである。このファイル検索システム１００は、基本的な検索システムであるファイル検索基本システム１０１と、このファイル検索基本システム１０１と連携するファイル検索順並べ替えシステム１０２を備えている。また、このファイル検索システム１００は、ファイルデータベース１０３とタスク情報データベース１０４およびファイル作成者情報データベース１０５を備えている。
【００２６】
このうち、ファイルデータベース１０３には、検索の対象となる事業所の複数の作業者がそれぞれ作成した業務上の各種のファイルがまとめて保存されている。タスク情報データベース１０４には、それぞれのファイルについてのタスク情報がファイルと対応付けて保存されている。ファイル作成者情報データベース１０５には、それぞれのファイル作成者がファイルと対応付けて保存されている。
【００２７】
ファイル検索基本システム１０１は、既存のファイル検索システムと同様の構成となっている。このファイル検索基本システム１０１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１１と、このＣＰＵ１１１が実行するプログラムを格納したメモリ１１２を備えた制御部１１３を有している。制御部１１３は、ファイル検索基本システム１０１内のキーワード検索実行部１１４および検索結果表示部１１５を制御するようになっている。
【００２８】
このうちキーワード検索実行部１１４は、図示しないキーボードやマウス（ポインティングデバイス）等の入力デバイスを備えており、検索を行う者がそのためのキーワードを入力できるようになっている。検索結果表示部１１５は、図示しない液晶ディスプレイや有機ＥＬ（Organic Electro-Luminescence）ディスプレイ等のディスプレイを備えており、検索結果等の情報を視覚的に表示する。
【００２９】
ファイル検索順並べ替えシステム１０２は、ＣＰＵ１２１と、このＣＰＵ１２１が実行するプログラムを格納したメモリ１２２を備えた制御部１２３を有している。制御部１２３は、検索順序変更部１２４と、タスク情報記録部１２５を制御するようになっている。ここで、検索順序変更部１２４は、ファイル検索基本システム１０１から検索結果を受け取り、検索の対象となったファイル作成者についての表示の順序をファイルの検索結果に応じて変更するようになっている。
【００３０】
この検索順序変更部１２４は、キーワードカウント部１３１と、ファイル作成者並べ替え部１３２および検索結果並べ替え部１３３を備えている。キーワードカウント部１３１は、タスク情報にキーワードとしてのサブタスクが含まれるファイルの数をファイル作成者別に集計する。ファイル作成者並べ替え部１３２は、キーワードカウント部１３１のカウント値に応じて、その値が大きい順にファイル作成者の表示の順序を変更する。
【００３１】
これは、検索の対象となるサブタスクを含むファイルをより多く作成したファイル作成者が、そのサブタスクについてより経験が豊富で、よりスキルに富んでいるという経験則に基づくものである。すなわち、仮に、適性のない者に該当のサブタスクが与えられる場合があっても、その者の作成したファイルの評価は悪いので、その者が同一のサブタスクを継続的に担当すると考えにくい。この一方で、同一のサブタスクを継続的に手掛ける者は、そのサブタスクについて経験も豊富になり、スキルも向上する。したがって、該当するサブタスクをより多く手掛けた者のファイルは、特に時期的に新しいものであれば、より適切なファイルである可能性が大きい。
【００３２】
一方、タスク情報記録部１２５は、タスク、サブタスク、ならびにファイルの情報を記録するようになっている。ここでタスク情報記録部１２５は、本実施の形態の事業所で発生する日々の業務をタスクとして登録する。また、業務に伴う具体的な作業を、サブタスクとしてタスクの中に登録する。タスク情報記録部１２５のこのような処理は、たとえば日本電気株式会社の提供するタスクバ（登録商標）と呼ばれるアプリケーションソフトウェアで実現することができる。
【００３３】
このように本実施の形態のファイル検索システム１００は、ルシーン（Lucene）のような全文検索エンジンが出力する検索キーワードと検索結果を用いるようにしている。そして、情報処理学会研究報告 ＪＰＳＪ−ＧＮ０９０７００１７「ホワイトカラーの探索型遂行業務を対象とした業務管理システムの実現と評価」で説明されているような業務で作成されるファイルの検索に適用する。そして、ファイル作成者の業務情報を検索結果表示順に活用することで、ファイルの検索者に対して質の高い情報を検索結果のより上位に表示するようにしている。
【００３４】
図８は、タスクバ（登録商標）の概要を表わしたものである。タスクバ（登録商標）は、日々発生する社員一人ひとりの業務(タスク)を「見える化」し、その情報を部門やプロジェクト間で共有し活用することで、個人とチームのパフォーマンスを向上させる業務管理ツールである。
【００３５】
従来のトップダウン方式の業務管理では、新商品開発や顧客への対応のように、複数の作業者が業務を遂行している。このうち、状況に応じて業務を具体化したり細分化する必要のある業務では、各メンバの作業負荷や進捗状況の把握が難しいため、発生した問題の把握が遅れがちになる。
【００３６】
そこで、タスクバ（登録商標）では、複数の作業者が業務を遂行しながら業務の課題やタスクを具体化し、あるいは詳細化していくような探索的な業務の遂行状況や課題を可視化する。そして、「誰が」、「何を」、「どうやって」、「どこまで」進めているかを「見える化」することによって、問題が発見されるまでの遅れや業務遂行の漏れを未然に防止するようにしている。
【００３７】
たとえば、図８に示すように、作業者情報１５１として、ある事業所の営業部に所属する作業者Ａの情報が存在しているものとする。作業者Ａは、作業者タスクリスト１５２に、次のようなタスクを過去に行った仕事の内容として登録している。
【００３８】
（１）Ｘ社提案活動１６１
（タスク完了日：２００９／４／１）
（２）Ｙ社提案活動１６２
（タスク完了日：２００８／１２／５）
（３）ＥＲＰ（統合業務パッケージ）企画活動１６３
（タスク完了日：２００８／３／３）
（以下、省略）
【００３９】
このうちの（１）のＸ社提案活動１６１を一例として、具体的なサブタスクとしてのプロセス情報１５３に分解してみる。すると、Ｘ社提案活動１６１についてのプロセス情報１５３は、営業打合せ１７１、システム構成検討１７２、費用検討１７３、ＥＲＰ提案資料作成１７４および顧客提案１７５の流れからなる。また、Ｘ社提案活動１６１としてのタスク実行時に作成されたファイルは、たとえば提案書１８１と見積書１８２となる。
【００４０】
この例の場合、提案書１８１と見積書１８２が図７に示すファイルデータベース１０３にファイルとして格納される。また、タスク情報データベース１０４には、ファイルに対応付けて、プロセス情報１５３としての営業打合せ１７１、システム構成検討１７２、費用検討１７３、ＥＲＰ提案資料作成１７４および顧客提案１７５が格納される。ファイル作成者情報データベース１０５には、提案書１８１と見積書１８２というファイルにそれぞれ対応付けて、作業者Ａというファイル作成者名が格納される。
【００４１】
ところで、該当する事業所に勤務する者Ｒがその者の今まで経験していないサブタスクを用いて、図８に示したような提案書１８１や見積書１８２の作成を新規に行うものとする。この場合、この者が検索作業者Ｒとして、図７に示すファイルデータベース１０３の中から、最も適切なファイルを探し当てることになる。
【００４２】
図９は、ファイル検索基本システムの検索処理の流れを表わしたものである。図７と共に説明する。
【００４３】
ファイル検索基本システム１０１は、キーワード検索実行部１１４に備えられた検索実行キー（図示せず）が押下されるのを待機している（ステップＳ２０１）。検索実行キーが押下されると（Ｙ）、それまでに所定のキーワード入力欄（図示せず）に入力されたキーワードを用いて、制御部１１３がファイルデータベース１０３を検索する（ステップＳ２０２）。したがって、検索作業者Ｒはファイルを作成する際に参照する参照ファイルの抽出に必要なキーワードとしてのサブタスクを事前にファイル検索基本システム１０１に入力しておき、この後に検索実行キーを押すことになる。
【００４４】
ファイル検索基本システム１０１は、検索実行キーが押されることにより、ファイルデータベース１０３に格納されているファイルのすべてについて、キーワードとして入力された特定のサブタスクで検索を行う。そして、この検索結果として、全ファイルの中から特定のサブタスクを含むファイルを抽出した一覧を表わすファイル検索結果リスト１０７を作成する（ステップＳ２０３）。そして、このファイル検索結果リスト１０７と、これを作成する際に使用した検索キーワード１０８としての特定のサブタスクとをファイル検索順並べ替えシステム１０２に送出する（ステップＳ２０４）。このとき、本実施の形態のファイル検索システム１００では、検索優先モード指定情報１０９もファイル検索順並べ替えシステム１０２に送出する。ここで検索優先モード指定情報１０９とは、ファイル作成者の表示順を決定する際に、どのような情報を優先させるかを検索作業者が指定するようになっている。
【００４５】
以上のファイル検索基本システム１０１による検索処理は、通常行われている処理である。すなわち、通常の検索処理では、検索対象としてのファイルデータベース１０３と、検索語としての検索キーワード１０８を指定する。そして、ファイルデータベース１０３に格納されたファイルのうちで検索キーワード１０８を含むものを、ファイル検索結果リスト１０７として検索結果表示部１１５に出力する。
【００４６】
本実施の形態のファイル検索システム１００では、検索結果表示部１１５に対してファイル検索結果リスト１０７を最終結果として表示するものではない。本実施の形態では、ファイル検索結果リスト１０７と検索キーワード１０８をファイル検索順並べ替えシステム１０２に与えて、これから表示順位を変更した検索結果リスト１１０を取得する。この表示順位を変更した検索結果リスト１１０とは、最も適切なファイル作成者をより上位に示したファイル作成者のリストであり、あるいは最も適切なファイルを示すリストである。この検索結果リスト１１０が検索結果表示部１１５に表示される。検索結果表示部１１５の表示と共に、あるいはその代わりに検索結果がプリントアウトされるものであってもよい。
【００４７】
図１０は、ファイル検索システム内のファイル検索順並べ替えシステムにおけるキーワードカウント処理の様子を表わしたものである。図７および図８と共に説明する。
【００４８】
図７に示すファイル検索基本システム１０１を用いてユーザが検索処理を指示すると、キーワード検索実行部１１４が検索を実行する。この結果として、ファイル検索基本システム１０１は、ファイル検索結果リスト１０７および検索キーワード１０８をファイル検索順並べ替えシステム１０２に送出する。ファイル検索順並べ替えシステム１０２では、このファイル検索結果リスト１０７を取得すると（ステップＳ２２１：Ｙ）、ファイルに関するパラメータｎを「１」に初期化する（ステップＳ２２２）。そして、ファイル検索結果リスト１０７における第１番目のファイルについての作成者情報を取得する（ステップＳ２２３）。
【００４９】
ファイル検索順並べ替えシステム１０２は、第１番目のファイルについての作成者情報を取得したら、そのファイル作成者のキーワードをカウント済みであるかを判別する（ステップＳ２２４）。たとえばファイル検索基本システム１０１が、そのファイル作成者について該当するキーワードを含むファイルの総数をカウントした値をファイル検索順並べ替えシステム１０２に通知済みであれば（Ｙ）、カウント処理を省略できる。そこで、この場合には（Ｙ）、パラメータｎを「１」だけ加算して（ステップＳ２２５）、ファイル検索結果リスト１０７における第２番目のファイルについての作成者情報を取得することになる。
【００５０】
ただし、図９で説明したファイル検索基本システム１０１の処理では、ファイル検索結果リスト１０７と、これの基となる検索キーワード１０８のみがファイル検索順並べ替えシステム１０２に通知されている。このような処理がファイル検索基本システム１０１側で行われている場合、ファイル作成者別にキーワードを含むファイルの総数を示す情報がファイル検索基本システム１０１から得られない。そこで、ファイル検索順並べ替えシステム１０２は作成者別にキーワードのカウント処理を行う必要がある。
【００５１】
この場合（ステップＳ２２４：Ｎ）、ファイル検索順並べ替えシステム１０２の制御部１２３は、該当するファイル作成者の現時点までのタスクリストとしての作業者タスクリスト１５２をタスク情報データベース１０４から取得する（ステップＳ２２６）。この作業者タスクリスト１５２を構成するタスクで作成された提案書１８１や見積書１８２といったファイルのいずれかが検索キーワード１０８を含むことが確実であるが、検索キーワード１０８を含むファイルの数は未定である。また、該当するファイルに関連するタスクのサブタスクの名称に検索キーワード１０８が含まれるかについては、全く未定である。後者の場合には、「０」もあり得る。そこで、キーワードカウント部１３１は、後者のサブタスクの名称に検索キーワード１０８が含まれる場合のその個数を最初にチェックする。このため、キーワードカウント部１３１は、作業者タスクリスト１５２におけるタスクの順番を示すパラメータｍを「１」に初期化する（ステップＳ２２７）。
【００５２】
ここでは、理解を助けるために、作業者タスクリスト１５２が図８に示したファイル作成者Ａに関するものとして説明する。パラメータｍが「１」の場合、キーワードカウント部１３１は一番目のタスクとして、Ｘ社提案活動１６１に関するタスクについてのプロセス情報１５３を取得する（ステップＳ２２８）。この例では、プロセス情報１５３として、営業打合せ１７１、システム構成検討１７２、費用検討１７３、ＥＲＰ提案資料作成１７４および顧客提案１７５が取得される。そこで、これらのサブタスク名に該当する検索キーワード１０８が存在するかをチェックして、存在する場合にはそれらの個数をカウントする（ステップＳ２２９）。
【００５３】
このようにして、サブタスク名における検索キーワード１０８の数が求められると、キーワードカウント部１３１は次に該当するＸ社提案活動１６１に関するタスクについての関連ファイルを取得する（ステップＳ２３０）。この例の場合には、図８に示す提案書１８１と見積書１８２が関連ファイルとなる。キーワードカウント部１３１は、取得した関連ファイルに含まれる該当するキーワードの数をカウントする（ステップＳ２３１）。
【００５４】
以上の処理が終了したら、作業者タスクリスト１５２のすべてのタスクに関してカウントを行ったかについてチェックする（ステップＳ２３２）。まだ、処理すべきタスクが残っている場合には（Ｎ）、パラメータｍを「１」だけ加算する（ステップＳ２３３）。そして、ステップＳ２２８に戻って作業者タスクリスト１５２の二番目のタスクとして、Ｙ社提案活動１６２に関するタスクについてのプロセス情報１５３を取得する。以下、同様である。
【００５５】
このようにしてファイル作成者Ａに関する作業者タスクリスト１５２のすべてのタスクに関してカウントを行ったら（ステップＳ２３２：Ｙ）、ファイル検索結果リスト１０７のすべてのファイルの作成者情報を取得したかの判別が行われる（ステップＳ２３４）。ファイル検索結果リスト１０７における第１番目のファイルの作成者情報を取得した段階なので、まだファイルが残っていれば、すべてのファイルの作成者情報を取得したことにはならない（Ｎ）。そこで、この場合にはステップＳ２２５に進んでパラメータｎを「１」だけ加算する。そして、ステップＳ２２３に進んでファイル検索結果リスト１０７における次のファイルについての作成者情報を取得することになる。
【００５６】
以下、同様にして処理が進行する。この結果、ファイル検索結果リスト１０７に示された各ファイルの作成者情報がすべて取得された場合には（ステップＳ２３４：Ｙ）、カウント処理が終了する（エンド）。これにより、次の結果が得られることになる。
【００５７】
（１）ファイル検索結果リスト１０７に示されたファイル作成者ごとの、該当するキーワードが存在するファイルの総数。
（２）ファイル検索結果リスト１０７に示されたファイル作成者ごとの、該当するキーワードが存在するサブタスクの総数。
（３）ファイル検索結果リスト１０７に示されたファイル作成者ごとの、ファイルにおける該当するキーワードの総数。
【００５８】
図７に示したタスク情報記録部１２５は、これら３種類の情報を記録する。もちろん、以上説明したキーワードカウント部１３１は、（１）で示したファイルの総数のみを記録したり、（１）と（３）に示す内容の記録を行うといったように処理内容に制限を設けてもよい。この場合には、図１０に示した処理の流れはその分だけ単純化する。
【００５９】
図１１は、キーワードカウント部の処理が終了した時点にタスク情報記録部に記録されたカウント結果リストの一例を示したものである。タスク情報記録部１２５内には、カウント結果リスト１４１として、上記した（１）〜（３）の各カウント数が、ファイル作成者Ａ、Ｂ、Ｃの３名について記録されている。
【００６０】
以上のようにして、図７に示すファイル検索基本システム１０１から得られたファイル検索結果リスト１０７および検索キーワード１０８を基にしたキーワードカウント部１３１の処理が終了すると、続いてファイル作成者並べ替え部１３２がファイル作成者を最適な者から順に並べる処理を実行する。
【００６１】
図１２は、ファイル作成者並べ替え部によるファイル作成者の並べ替えの様子を表わしたものである。図７および図１１と共に説明する。
【００６２】
ファイル検索順並べ替えシステム１０２内のファイル作成者並べ替え部１３２は、図１０に示すキーワードカウント処理が終了したらファイル検索順並べ替え処理を開始する。まず、ファイル作成者並べ替え部１３２は、タスク情報記録部１２５の記録内容と検索優先モード指定情報１０９を読み込む（ステップＳ２５１）。そして、検索優先モード指定情報１０９がファイルの総数を優先するモードであるか（ステップＳ２５２）、サブタスク名の総数を優先するモードであるか（ステップＳ２５３）、あるいはそれ以外のモードであるか（ステップＳ２５３：Ｎ）を判別する。ここで、それ以外のモードとは、関連ファイル内の検索キーワードの出現数を優先するモードである。
【００６３】
まず、検索作業者Ｒがファイルの総数を優先するモードを指定している場合には（ステップＳ２５２：Ｙ）、検索ワードを含んだファイルの総数が多い順にファイル作成者の並べ替えを実行する（ステップＳ２５４）。この結果、ファイルの総数が等しいファイル作成者が複数出現する場合がある。このように同一順位のファイル作成者が存在する場合には（ステップＳ２５５：Ｙ）、他の優先モードを用いることで同一順位のファイル作成者を異なった順位に変更できるかをチェックする（ステップＳ２５６）。同一順位のファイル作成者を異なった順位に変更できるのであれば、該当するファイル作成者間で順位を調整する（ステップＳ２５７）。
【００６４】
このとき、サブタスク名の総数を優先するモードと関連ファイル内の検索キーワードの出現数を優先するモードで優先順位が逆になる場合もないではない。このような場合には、予め設定しておいた優先順位に従う。たとえば、検索作業者Ｒが優先順位として、ファイルの総数を優先するモードを最優先とし、サブタスク名の総数を優先するモードの方を関連ファイル内の検索キーワードの出現数を優先するモードよりも高く設定していたとする。この場合には、ファイルの総数を優先するモードで同一順位となったファイル作成者間では、サブタスク名の総数を優先するモードでまず調整を行い、これでも順位が定まらないファイル作成者については関連ファイル内の検索キーワードの出現数を優先するモードで調整する。
【００６５】
これでも調整が不可能な場合には、他の手法で順位を決定する。たとえば該当するファイル作成者における該当する検索キーワードを含むファイルの中で最も作成日時が新しいものを有するファイル作成者の順位を高める。これは、古いファイルのファイル作成者よりも新しいファイル作成者の方が検索作業者Ｒの作成しようとするファイルに適応するファイルを作成している可能性が高いからである。もちろん、このような調整を行うことなく、複数のファイル作成者を同一順位とすることは可能である。
【００６６】
ファイル作成者並べ替え部１３２は、ステップＳ２５７で順位を調整したら、表示順を適合させた検索結果リストを検索結果リスト１１０として出力する（ステップＳ２５８）、処理を終了する（エンド）。ステップＳ２５５で同一順位の複数のファイル作成者が存在しなかった場合（Ｎ）、あるいはステップＳ２５６で順位を調整可能ではないと判別された場合（Ｎ）にも、ステップＳ２５８に進んで、ステップＳ２５４の処理結果を基に検索結果リスト１１０を出力する。
【００６７】
一方、検索作業者Ｒがサブタスク名の総数を優先するモードを指定している場合には（ステップＳ２５３：Ｙ）、サブタスク名の総数が多い順にファイル作成者の並べ替えを実行する（ステップＳ２５９）。この結果、サブタスク名の総数が等しいファイル作成者が複数出現する場合がある。このように同一順位のファイル作成者が存在する場合には（ステップＳ２５５：Ｙ）、ファイルの総数を優先するモードを指定した場合と同様の調整を行う（ステップＳ２５６、ステップＳ２５７）。そして、表示順を適合させた検索結果リストを検索結果リスト１１０として出力する（ステップＳ２５８）。ステップＳ２５５で同一順位の複数のファイル作成者が存在しなかった場合（Ｎ）、あるいはステップＳ２５６で順位を調整可能ではないと判別された場合（Ｎ）にも、ステップＳ２５９の処理結果を基に検索結果リスト１１０を出力する（ステップＳ２５８）。
【００６８】
また、検索作業者Ｒが関連ファイル内の検索キーワードの出現数を優先するモードを指定している場合には（ステップＳ２５３：Ｎ）、全ファイルにおける検索キーワードの出現総数が多い順にファイル作成者の並べ替えを実行する（ステップＳ２６０）。この結果、出現総数が等しいファイル作成者が複数出現する場合がある。このように同一順位のファイル作成者が存在する場合には（ステップＳ２５５：Ｙ）、ファイルの総数を優先するモードを指定した場合と同様の調整を行う（ステップＳ２５６、ステップＳ２５７）。そして、表示順を適合させた検索結果リストを検索結果リスト１１０として出力する（ステップＳ２５８）。ステップＳ２５５で同一順位の複数のファイル作成者が存在しなかった場合（Ｎ）、あるいはステップＳ２５６で順位を調整可能ではないと判別された場合（Ｎ）にも、ステップＳ２６０の処理結果を基に検索結果リスト１１０を出力する（ステップＳ２５８）。
【００６９】
図１３〜図１５は、タスク情報記録部に記録されたカウント結果リストの順位の変遷を表わしたものである。このうち、図１３は、検索キーワードを含むファイルの総数順による並べ替えの変化を示している。時刻Ｔ1では、図１１に示したタスク情報記録部１２５内に格納されたカウント結果リスト１４１が、並べ替え前の状態として示されている。
【００７０】
時刻Ｔ2では、検索キーワードを含むファイルの総数順でファイル作成者Ａ、Ｂ、Ｃを並べ替えている。ファイル作成者Ｃの検索キーワードを含むファイルの総数が「６」なので、最上位となる。しかしながら、ファイル作成者Ａ、Ｂについては検索キーワードを含むファイルの総数が共に「３」なので、アスタリスク＊で示すように、これらは同順位となる。そこで、サブタスク名の総数を基にしてファイル作成者Ａ、Ｂの順位を判別する。ファイル作成者Ａについては「２」であり、ファイル作成者Ｂについては「３」であるので、ファイル作成者Ｂが２番目の順位を獲得する。このようにして時刻Ｔ3では、ファイル作成者Ｃ、Ｂ、Ａの順に優先順位が最終決定される。
【００７１】
図１４は、サブタスク名の総数順による並べ替えの変化を示している。時刻Ｔ1では、図１１に示したタスク情報記録部１２５内に格納されたカウント結果リスト１４１が、並べ替え前の状態として示されている。次に、時刻Ｔ2にサブタスク名の総数順にファイル作成者Ａ、Ｂ、Ｃを並べ替える。この場合には、同一順位の複数のファイル作成者が存在しない。そこで、ファイル作成者Ｃ、Ｂ、Ａの順に優先順位が最終決定される。
【００７２】
図１５は、関連ファイル内の検索キーワードの出現数順による並べ替えの変化を示している。時刻Ｔ1では、図１１に示したタスク情報記録部１２５内に格納されたカウント結果リスト１４１が、並べ替え前の状態として示されている。次に、時刻Ｔ2に関連ファイル内の検索キーワードの出現数順にファイル作成者Ａ、Ｂ、Ｃを並べ替える。この場合には、同一順位の複数のファイル作成者が存在しない。そこで、ファイル作成者Ｂ、Ｃ、Ａの順に優先順位が最終決定される。
【００７３】
このように検索作業者Ｒによるモードの設定内容に応じて、図７に示すファイル検索順並べ替えシステム１０２はファイル作成者の順位を異なった観点で並べ替えた検索結果リスト１１０をファイル検索基本システム１０１に送出する。ファイル検索基本システム１０１では、検索結果表示部１１５が図１３〜図１５に示した並べ替え後の検索結果のいずれかを表示することになる。
【００７４】
＜ファイル検索システム、ファイル検索方法およびファイル検索プログラムについて＞
【００７５】
以上説明した実施の形態では、検索作業者Ｒがファイルを作成するに当たって、最も適切なファイル作成者、あるいはこれらファイル作成者の優劣の順位が分かるような一次検索を行った。ファイル検索システム１００によっては、このようなファイル作成者の検索の代わりに、あるいはファイル作成者の検索と共に最も適切なファイルの検索を行うようにしてもよい。ファイル検索方法およびファイル検索プログラムについても同様である。
【００７６】
この場合には、まず、適切なファイル作成者の検索を行い、次にこのファイル作成者の検索キーワードを含んだ最新のファイルを抽出するか、検索キーワードを含むサブタスク名の総数の多いファイルを抽出するようにすればよい。検索キーワードを多く含んだ比較的新しいファイルであってもよい。新しいファイルがより適切であるのは、同一のファイル作成者であっても、スキルあるいは経験が後のタスクほど次第に向上していくからである。サブタスク名の総数の多いファイルや検索キーワードを多く含んだファイルは、検索作業者Ｒが作成しようとするファイルにより近いものと推察されるからである。
【００７７】
なお、本実施の形態では検索作業者Ｒが検索キーワードを１つだけ指定したことを前提として説明したが、これに限るものではない。検索作業者Ｒは、検索キーワードを複数指定して、最も適切なファイル作成者、あるいはファイルを検索することができるのは当然である。
【００７８】
また、以上説明した実施の形態では、ファイル検索システム１００を、ファイル検索基本システム１０１とファイル検索順並べ替えシステム１０２および幾つかのデータベースで構成した。このうち、ファイル検索基本システム１０１とファイル検索順並べ替えシステム１０２は、これらを統合して１つの検索処理システムとして構成してもよいことは当然である。
【符号の説明】
【００７９】
１０、２１  一次検索システム
１１  プロセス指定手段
１２  ファイル抽出手段
１３  作成者別ファイル分類手段
１４  作成者別ファイル計数手段
１５  作成者並べ替え手段
２０、１００  ファイル検索システム
２２  最新ファイル特定手段
３０、４１  一次検索方法
３１  プロセス指定ステップ
３２  ファイル抽出ステップ
３３  作成者別ファイル分類ステップ
３４  作成者別ファイル計数ステップ
３５  作成者並べ替えステップ
４０  ファイル検索方法
４２  最新ファイル特定ステップ
５０、６１  一次検索プログラム
５１  プロセス指定処理
５２  ファイル抽出処理
５３  作成者別ファイル分類処理
５４  作成者別ファイル計数処理
５５  作成者並べ替え処理
６０  ファイル検索プログラム
６２  最新ファイル特定処理
１０１  ファイル検索基本システム
１０２  ファイル検索順並べ替えシステム
１０３  ファイルデータベース
１０４  タスク情報データベース
１０５  ファイル作成者情報データベース
１０７  ファイル検索結果リスト
１０８  検索キーワード
１０９  検索優先モード指定情報
１１０  （表示順を適合させた）検索結果リスト
１１１、１２１  ＣＰＵ
１１２、１２２  メモリ
１１３、１２３  制御部
１１４  キーワード検索実行部
１１５  検索結果表示部
１２４  検索順序変更部
１２５  タスク情報記録部
１３１  キーワードカウント部
１３２  ファイル作成者並べ替え部
１３３  検索結果並べ替え部
１５１  作業者情報
１５２  作業者タスクリスト
１５３  プロセス情報
１６１  Ｘ社提案活動
１８１  提案書
１８２  見積書
【図１】
2010282491.tif 000003
【図２】
2010282491.tif 000004
【図３】
2010282491.tif 000005
【図４】
2010282491.tif 000006
【図５】
2010282491.tif 000007
【図６】
2010282491.tif 000008
【図７】
2010282491.tif 000009
【図８】
2010282491.tif 000010
【図９】
2010282491.tif 000011
【図１０】
2010282491.tif 000012
【図１１】
2010282491.tif 000013
【図１２】
2010282491.tif 000014
【図１３】
2010282491.tif 000015
【図１４】
2010282491.tif 000016
【図１５】
2010282491.tif 000017