(57)【要約】【課題】  グループウェアや文書データベースなどにおいて、文書の配布先の対象ユーザに文書の出力、文書の記入、記入済み文書の提出といったワークフローの依頼を通知しても、対象ユーザがその作業を忘れてしまうという問題を解決すること。【解決手段】  配布物自動出力システムにおいて、ユーザに配布するための文書を保存する文書保存部と、前記文書を印刷する印刷部と、前記文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、前記ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、前記配布物確認部が前記配布する文書の存在を確認した際に、該文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部とを備えることにより解決した。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存部と、
前記電子文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、を有するドキュメントサーバと、
前記電子文書を印刷する印刷部と、
前記ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、
前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、
前記配布物確認部が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部と、を有する画像形成装置と、を有する
ことを特徴とする配布物自動出力システム。
【請求項２】
ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、
電子文書の印刷を行う印刷部と、を有する画像形成装置と、
前記ユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存部と、
前記配布する電子文書と、前記電子文書を配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、
前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、
前記配布物確認部が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部と、を有するドキュメントサーバと、を有する
ことを特徴とする配布物自動出力システム。
【請求項３】
請求項１又は２の配布物自動出力システムであって、
前記配布物管理部は、前記電子文書と、配布期限及び配布先登録日時の少なくともひとつとを関連付けて管理する
ことを特徴とする配布物自動出力システム。
【請求項４】
請求項１から３のいずれかの配布物自動出力システムであって、
前記配布物管理部は、前記電子文書と、前記電子文書を配布するユーザへの通知メッセージとを関連付けて管理し、
前記ユーザ認証部は、前記配布物確認部が前記ログイン認証されたユーザに配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書に関連付けられた通知メッセージを前記ログイン認証されたユーザに通知する
ことを特徴とする配布物自動出力システム。
【請求項５】
コンピュータを
ユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存手段と、
前記電子文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理手段と、
前記ユーザのログインを認証するユーザ認証手段と、
前記ユーザ認証手段がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存手段に存在するかどうかを確認する配布物確認手段と、
前記配布物確認手段が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力手段として機能させる
ことを特徴とする配布物自動出力プログラム。
【請求項６】
ユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存部と、
前記電子文書を印刷する印刷部と、
前記電子文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、
前記ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、
前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、
前記配布物確認部が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部と、を有する
ことを特徴とする画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
配布物自動出力システム、配布物自動出力プログラム及び画像形成装置において、指定されたユーザに配布される電子文書を当該ユーザがログインした際に自動で出力可能とする技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
グループウェアや文書データベースなどにおいて、電子文書の配布先の対象ユーザに文書の出力、文書の記入、記入済み文書の提出といった一連のワークフローの依頼を通知しても、対象ユーザがその作業を忘れてしまう問題があった。
【０００３】
従来技術として、配信元のクライアント（端末装置）が配信先のクライアントのユーザに対して、配信データを配信する際に、配信対象の配信データをプリンタ（画像形成装置）に送信するとともに、配信先クライアントのユーザに当該配信データの配信要求を行った旨を通知し、プリンタは、受信した前記配信データを一時保存しておいて、配信先クライアントは前記通知を受けたあと、プリンタに対して配信データの出力指示を送信して該配信データを出力する方法がある（特許文献１参照）。
【０００４】
しかし、この方法では、配信データを受け取るユーザは、プリンタに対して配信データの出力指示を明示的に行わなければ出力されず、ユーザがその作業を忘れてしまった場合などは、配信データの出力はされない。
【特許文献１】特開２００５−３５２７８４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
解決しようとする問題点は、指定されたユーザに配布される電子文書を当該ユーザがログインした際に自動で出力可能とすることができなかった点である。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の配布物自動出力システムは、ユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存部と、前記電子文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、を有するドキュメントサーバと、前記電子文書を印刷する印刷部と、前記ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、前記配布物確認部が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部と、を有する画像形成装置と、を有することを特徴とする。
【０００７】
また、本発明の配布物自動出力システムは、ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、電子文書の印刷を行う印刷部と、を有する画像形成装置と、前記ユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存部と、前記配布する電子文書と、前記電子文書を配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、前記配布物確認部が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部と、を有するドキュメントサーバと、を有することを特徴とする。
【０００８】
さらに、本発明の配布物自動出力システムの前記配布物管理部は、前記電子文書と、配布期限及び配布先登録日時の少なくともひとつとを関連付けて管理するとしてもよい。
【０００９】
また、さらに本発明の前記配布物管理部は、前記電子文書と、前記電子文書を配布するユーザへの通知メッセージとを関連付けて管理し、前記ユーザ認証部は、前記配布物確認部が前記ログイン認証されたユーザに配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書に関連付けられた通知メッセージを前記ログイン認証されたユーザに通知するとしてもよい。
【００１０】
本発明の配布物自動出力プログラムは、コンピュータをユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存手段と、前記電子文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理手段と、前記ユーザのログインを認証するユーザ認証手段と、前記ユーザ認証手段がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存手段に存在するかどうかを確認する配布物確認手段と、前記配布物確認手段が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力手段として機能させることを特徴とする。
【００１１】
本発明の画像形成装置は、ユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存部と、前記電子文書を印刷する印刷部と、前記電子文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、前記ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、前記配布物確認部が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明の配布物自動出力システムは、ユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存部と、前記電子文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、を有するドキュメントサーバと、前記電子文書を印刷する印刷部と、前記ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、前記配布物確認部が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部と、を有する画像形成装置と、を有することを特徴とする。
【００１３】
このため、指定されたユーザに配布される電子文書を当該ユーザがログインした際に自動で出力することが可能となる。
【００１４】
また、本発明の配布物自動出力システムは、ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、電子文書の印刷を行う印刷部と、を有する画像形成装置と、前記ユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存部と、前記配布する電子文書と、前記電子文書を配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、前記配布物確認部が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部と、を有するドキュメントサーバと、を有することを特徴とする。
【００１５】
このため、指定されたユーザに配布される電子文書を当該ユーザがログインした際に自動で出力することが可能となる。
【００１６】
さらに、本発明の配布物自動出力システムの前記配布物管理部は、前記電子文書と、配布期限及び配布先登録日時の少なくともひとつとを関連付けて管理するとしてもよい。
【００１７】
このため、配布物は、文書内容だけでなく、配布期限や配布先登録日時についての情報も同時に管理することが可能となり、電子文書が配布されずに期限切れとなることを抑制することが可能となった。
【００１８】
また、さらに本発明の前記配布物管理部は、前記電子文書と、前記電子文書を配布するユーザへの通知メッセージとを関連付けて管理し、前記ユーザ認証部は、前記配布物確認部が前記ログイン認証されたユーザに配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書に関連付けられた通知メッセージを前記ログイン認証されたユーザに通知するとしてもよい。
【００１９】
このため、ユーザは、ログインした際に自分への配布電子文書がある場合には、当該電子文書が印刷出力されるだけでなく、そのことを通知メッセージにより知ることが可能となり、さらに電子文書に関連した通知メッセージを同時に通知されることが可能となった。
【００２０】
本発明の配布物自動出力プログラムは、コンピュータをユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存手段と、前記電子文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理手段と、前記ユーザのログインを認証するユーザ認証手段と、前記ユーザ認証手段がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存手段に存在するかどうかを確認する配布物確認手段と、前記配布物確認手段が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力手段として機能させることを特徴とする。
【００２１】
このため、指定されたユーザに配布される電子文書を当該ユーザがログインした際に自動で出力することが可能となる。
【００２２】
本発明の画像形成装置は、ユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存部と、前記電子文書を印刷する印刷部と、前記電子文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、前記ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、前記配布物確認部が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部と、を有することを特徴とする。
【００２３】
このため、指定されたユーザに配布される電子文書を当該ユーザがログインした際に自動で出力することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
配布物自動出力システム、配布物自動出力プログラム及び画像形成装置において、指定されたユーザに配布される電子文書を当該ユーザがログインした際に自動で出力することが出来ないという問題点をユーザに配布するための電子文書を保存する文書保存部と、前記電子文書を印刷する印刷部と、前記電子文書と、前記配布するユーザとを関連付けて管理する配布物管理部と、前記ユーザのログインを認証するユーザ認証部と、前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証した際に、該ユーザに配布する電子文書が前記文書保存部に存在するかどうかを確認する配布物確認部と、前記配布物確認部が前記配布する電子文書の存在を確認した際に、該電子文書を前記印刷部にて印刷出力を行うよう指示する配布物出力部とを備えることにより解決した。
【実施例】
【００２５】
［構成］
図１は、本発明実施例の配布物自動出力システム、配布物自動出力プログラム及び画像形成装置の機能ブロック図である。
【００２６】
配布物自動出力システム１０１は、配布物自動出力プログラム１１１、ＭＦＰ（Multi Functional Peripheral；複合機；画像形成装置）２０１、ドキュメントサーバ３０１を有している。
【００２７】
配布物自動出力プログラム１１１は、ＭＦＰ２０１又はドキュメントサーバ３０１のどちらに入っていても良い。又、それら装置とは別の独立したサーバ装置等に備えられていても良い。
【００２８】
ＭＦＰ２０１とドキュメントサーバ３０１と、端末装置であるユーザＰＣ（Personal Computer）４０１、管理者ＰＣ（Personal Computer）５０１とは、ネットワーク６０１により接続されている。
【００２９】
管理者ＰＣ（配布元ユーザＰＣ）５０１は、ドキュメントサーバ３０１中にある配布物と、配布先ユーザや配布期限や配布時の通知メッセージなどの保存及び関連付けの操作をドキュメントサーバ３０１に対して行うことができる（より具体的には、配布物管理リスト３２３を操作する）。
【００３０】
この管理者ＰＣ５０１から上記の保存及び関連付け操作を行うために、配布物管理用のアカウントがあっても良い（アカウント＋パスワード入力でログインできるなど）。
【００３１】
ユーザＰＣ（配布先ユーザＰＣ）４０１は、このシステム構成に必須の構成要件ではないが、このＰＣからドキュメントサーバ３０１の配布物管理部３１３が有する配布物管理リスト３２３にアクセスして、配布先ユーザが自身の出力すべき電子文書などを確認することができてもよい。
【００３２】
ドキュメントサーバ３０１は、文書保存部３１１、配布物管理部３１３の機能部を有する。
【００３３】
文書保存部３１１は、ユーザに配布するための電子文書（配布物３２１）を保存する。
【００３４】
配布物管理部３１３は、前記電子文書（配布物３２１）と、配布先のユーザ（配布先のユーザは単数であっても複数であってもよい）と、配布期限と、配布先の登録日時と、配布先のユーザがログインした際に、電子文書の存在を通知するときに同時に通知するメッセージである通知メッセージとを関連付けて、配布物管理リスト３２３により保存管理する。
【００３５】
ＭＦＰ（複合機；画像形成装置）２０１は、ユーザ認証部２１１、印刷部２１５の機能部を有する。
【００３６】
ユーザ認証部２１１は、ユーザのアカウント情報などが格納されているユーザ情報２１３を有し、ユーザの認証を行う。ユーザの認証方法は、例えば、アカウント＋パスワード入力やＩＣカードやその他生体認証などの方法であっても良い。
【００３７】
本実施例では、ＭＦＰ２１１内にユーザ認証部２１１とユーザ情報２１３が含まれている構成としたが、必ずしもＭＦＰ２１１内にある必要はなく独立したサーバ等に存在したり、ドキュメントサーバ３０１内に存在したりしても良い。
【００３８】
印刷部２１５は、電子文書の印刷を行う機能部である。本システム中では、ユーザがログインした際に、当該ユーザへの配布電子文書があった際には、後述の配布物出力部１２５が印刷部２１５に当該配布電子文書の印刷出力指示を行い、印刷出力が行われる。
【００３９】
配布物自動出力プログラム１１１は、本発明の最も主要な特徴とも言える機能を実現させるプログラム部であり、内部にシステム実行部１２１、配布物確認部１２３、配布物出力部１２５の各機能部を有する。さらに、前記したユーザ認証部２１１、文書保存部３１１、配布物管理部３１３との各機能部を含めて配布物自動出力プログラムとしても良い。
【００４０】
システム実行部１２１は、本プログラムの実行を制御する。本プログラムは、ログイン時に自動的に実行されるように設定したり、操作パネルから呼び出すよう設定したりすることが出来ても良い。
【００４１】
配布物確認部１２３は、前記ユーザ認証部がユーザのログイン認証をした際に、当該ユーザ宛への配布電子文書の存在をドキュメントサーバ３０１の配布物管理部３１３に問い合わせる。
【００４２】
配布物出力部１２５は、前記配布物確認部１２３が前記ログインしたユーザへの配布電子文書の存在を確認した際に、ＭＦＰ２０１の印刷部２１５へ、当該電子文書の印刷の指示を行う。当該電子文書は、ドキュメントサーバ３０１の文書保存部３１１から、ＭＦＰ２０１の印刷部２１５へ転送され印刷が行われる。この場合に、印刷出力の実行はユーザが指示しても良いし、自動的に行なわれても良い。
【００４３】
［シーケンス］
次に図２のシーケンス図を用いて、配布物３２１の登録の際の動作の流れについて説明する。
【００４４】
Ｓ１−１：  管理者は、管理者ＰＣ５０１からの操作により、ドキュメントサーバ３０１の文書保存部３１１に配布電子文書３２１の保存を行う。
【００４５】
Ｓ１−２：  管理者は、管理者ＰＣ５０１からの操作により、ドキュメントサーバ３０１の配布物管理部３１３を通して配布物管理リスト３１３に対し、配布電子文書と配布先を関連付けの登録を行う。
【００４６】
Ｓ１−２．１：  配布物管理部３１３は、配布物管理リスト３１３中に、ドキュメントサーバ３０１が保存する配布電子文書の保存先を確認して記録する。
【００４７】
Ｓ１−２．２：  配布物管理リスト３１３中に記録するために、配布先のユーザアカウントの確認をＭＦＰ２０１のユーザ認証部２１１に対して問い合わせ、ユーザ認証部２１１がユーザ情報２１３にアクセスして確認を行い、その結果を配布物管理部３１３が配布物管理リスト３１３に記録する。
【００４８】
Ｓ１−２．３：  この際に、配布物は登録されたばかりであるので、初期状態として配布状態は、全ての配布先ユーザに対して「未」として設定する。
【００４９】
Ｓ１−３：  配布物管理部３１３は、必要であればその他の情報（配布期限と、配布先の登録日時と、配布先のユーザがログインした際に、電子文書の存在を通知するときに同時に通知するメッセージである通知メッセージ）を配布物管理リストに記録する。
【００５０】
次に図３のシーケンス図を用いて、配布物３２１の自動出力の際の動作の流れについて説明する。
【００５１】
Ｓ２−１：  ユーザは、ログイン動作を行う。
【００５２】
Ｓ２−１．１：  ユーザ認証部２１１は、前記ログイン動作に基づいて認証を行う。
【００５３】
Ｓ２−１．２：  ＭＦＰ２０１の配布物自動出力プログラム１１１は、システム実行部１２１によって起動される。
【００５４】
Ｓ２−１．２．１：  システム実行部１２１は、配布物確認部１２３に必要情報を与えて起動する。
【００５５】
Ｓ２−１．２．１．１：  配布物確認部１２３は、配布物管理部３１３に対して、前記ログインされたユーザに対しての配布物があるかどうかを配布物管理リスト３２３により確認する。配布物があった場合は、その結果がシステム実行部１２１に返答される。
【００５６】
Ｓ２−１．２．２：  システム実行部１２１は、当該配布物情報を配布物出力部１２５に渡して出力指示する。
【００５７】
Ｓ２−１．２．２．１：  配布物出力部１２５は、ドキュメントサーバ３０１の文書保存部３１１より、当該配布物をＭＦＰ２０１の印刷部２１５へ転送する。
【００５８】
Ｓ２−１．２．２．２：  印刷部２１５で、当該印刷物の印刷出力が行われる。該出力結果は、システム実行部１２１に通知される。
【００５９】
Ｓ２−１．２．３：  システム実行部１２１は、印刷出力が終了したことを配布物管理部３１３に通知し、配布物管理部３１３が当該電子文書の当該ユーザへの配布状態に関して、配布物管理リスト３２３の配布状態を「済」に設定変更する。
【００６０】
以上の一連の動作により、ドキュメントサーバに指定ユーザに配布される電子文書が登録され、画像形成装置にユーザがログインした際に、当該ユーザに配布される電子文書がある場合は、画像形成装置からの印刷出力が行われる。
【００６１】
［実施例の効果］
本発明実施例の配布物自動出力システム、配布物自動出力プログラム及び画像形成装置により、以下のことが可能となる。
【００６２】
グループウェアや文書データベース等において文書の配布先の対象ユーザに文書の出力、文書の記入、記入済み文書の提出といった一連のワークフローの依頼を通知しても、対象ユーザがその作業を忘れてしまうといった問題点をユーザがログインすると自動で印刷出力動作が開始されることにより解決することが出来る。
【００６３】
本システムでは、ユーザが個人の端末装置（ＰＣ等）を持たなくとも、通常使用している複写機（例えばＭＦＰ）などの画像形成装置にログインすることにより、前記配布電子文書があることを認識して、当該電子文書が画像形成装置から印刷出力されることが可能となる。
【００６４】
配布電子文書の登録の際には、電子文書そのものだけでなく、その文書登録日時や、配布期限を同時に記録することにより、ユーザに配布期限を認識させることが可能となる。
【００６５】
さらに、ユーザがＭＦＰへのログイン時に当該ユーザ向けの配布電子文書の存在を通知すると同時に、通知メッセージを付加することができるので、例えば当該電子文書の取り扱いや、ワークフローの指示等について該通知メッセージを用いて通知することが可能となる。
【００６６】
［その他］
配布物は、明細書中で配布電子文書としても記載されているが、ここでいう電子文書とは、テキスト文字による文書に限らず、画像であったり、文書と画像の混合であったりしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６７】
【図１】本発明実施例の配布物自動出力システムの機能ブロック図である。
【図２】本発明実施例の配布物自動出力システムの配布物登録の際のシーケンス図である。
【図３】本発明実施例の配布物自動出力システムの配布物の自動出力の際のシーケンス図である。
【符号の説明】
【００６８】
１０１  配布物自動出力システム
１１１  配布物自動出力プログラム
１２１  システム実行部
１２３  配布物確認部
１２５  配布物出力部
２０１  ＭＦＰ（Multi Functional Peripheral；複合機；画像形成装置）
２１１  ユーザ認証部
２１３  ユーザ情報
２１５  印刷部
３０１  ドキュメントサーバ
３１１  文書保存部
３１３  配布物管理部
３２１  配布物
３２３  配布物管理リスト
４０１  ユーザＰＣ（Personal Computer）
５０１  管理者ＰＣ（Personal Computer）
６０１  ネットワーク
【図１】
2010050763.tif 000003
【図２】
2010050763.tif 000004
【図３】
2010050763.tif 000005