(57)【要約】【課題】  プロジェクト内で扱う文書の公開および非公開設定に特化し、運用面および保守面で優れた文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体を提供する提供する。【解決手段】  文書公開・非公開制御部１４は、入力されたユーザ情報と対応けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して文書記憶部１２に記憶されている文書分類情報とが、第１の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応してグループ情報記憶部１０に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して文書記憶部１２に記憶されている文書分類情報とが、第２の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、文書閲覧・登録部１３に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する。【選択図】      図１
2010033470.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第１の紐付け情報を記憶する第１紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第２の紐付け情報を記憶する第２紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第１の紐付け情報記憶部に記憶される第１の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第２の紐付け情報記憶部に記憶される第２の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部とを含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記制御部は、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可したときは、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を表示し、出力を許可しないときには、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を表示させないことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記制御部は、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可したときは、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を所定の色で表示し、出力を許可しないときには、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を、前記所定の色とは異なる色で表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記第１の紐付け情報記憶部は、前記第１の紐付け情報に対応して、前記ユーザ情報記憶部に記憶されている全てのユーザ情報のユーザに対して、文書実体情報を公開するか否かを表す公開可否情報を記憶し、
前記制御部は、外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、かつ、前記第１の紐付け情報記憶部に記憶されている公開可否情報が、前記ユーザ情報記憶部に記憶されている全てのユーザ情報のユーザに対して、文書実体情報を公開することを表しているときに、前記公開可否情報に対応する第１の紐付け情報で紐付けられるプロジェクト情報および文書分類情報に対応付けられて、前記文書記憶部に記憶されている文書情報の出力を許可することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項５】
コンピュータを、
プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第１の紐付け情報を記憶する第１紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第２の紐付け情報を記憶する第２紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第１の紐付け情報記憶部に記憶される第１の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第２の紐付け情報記憶部に記憶される第２の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項６】
請求項５に記載の文書管理プログラムを記録されたコンピュータが読取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザの有する権限に応じて文書の閲覧を制限する文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から文書（以下、「ドキュメント」という）を電子化して、サーバ上で管理する事が行われている。ファイルサーバを活用したり、市販のドキュメント管理ソフトを用いたりして、ドキュメントを公開することによって、情報の共有を図ることができる。しかしならがドキュメントを公開する事によって、情報が漏洩するおそれがあるため、ドキュメントへのアクセスを管理する必要がある。
【０００３】
ドキュメントへのアクセスを管理する（以下、「アクセス管理」という）方法として、下記のような様々な方法がある。たとえば、ドキュメント管理システムへのアクセス時にユーザ名とパスワードを入力し認証処理を行う方法がある。しかしながらこの方法では、ドキュメント管理システムに格納されたドキュメントのすべてにアクセスできてしまう。そのためアクセス管理を行うためには、権限レベルの異なるユーザ毎にドキュメント管理システムを用意する必要があり、コスト、保守面および運用面に問題がある。
【０００４】
さらに、ドキュメント管理システムに登録された文書毎にアクセスできるユーザまたはグループ（ユーザの集まり）を属性として登録しておく方法がある。しかしこの方法では、多数の文書を扱う場合、文書毎に属性を設定する必要があるため、運用面に問題がある。
【０００５】
上記の問題に鑑み、特許文献１に記載されるドキュメント管理方法では、文書登録時に、登録文書をテキストデータとして登録するテキスト登録ステップと、前記テキスト登録ステップにおいて登録されたテキストデータに対して検索用のデータを作成し登録する検索用データ作成登録ステップと、前記テキスト登録ステップおよび前記検索用データ作成登録ステップにおいて登録完了した文書に対して予め登録されているユーザのグループに対応するビット情報を割り当て、該当グループに属するユーザが該当文書にアクセス可能であるか否かの情報を登録したアクセス権テーブルを作成し登録するアクセス権テーブル作成登録ステップを備えるようにしている。
【０００６】
【特許文献１】特開平１０−２３２８７８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、従来の技術では登録するドキュメント毎にアクセスできるユーザのグループに対応するビット情報を割り当てるため、多くの文書を登録する場合に非常に手間がかかり、運用面での問題がある。特に製品開発などのプロジェクトにおいて、プロジェクト内で扱う文書はほぼ決まっている。扱う文書はほぼ決まっている場合、従来の技術の通り、登録するドキュメント毎にアクセスできるユーザを割り当てるのは効率的ではない。
【０００８】
したがって本発明の目的は、プロジェクト内で扱う文書の公開および非公開設定に特化し、運用面および保守面で優れた文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明は、プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第１の紐付け情報を記憶する第１紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第２の紐付け情報を記憶する第２紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第１の紐付け情報記憶部に記憶される第１の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第２の紐付け情報記憶部に記憶される第２の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部とを含むことを特徴とする文書管理装置である。
【００１０】
また本発明は、コンピュータを、
プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第１の紐付け情報を記憶する第１紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第２の紐付け情報を記憶する第２紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第１の紐付け情報記憶部に記憶される第１の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第２の紐付け情報記憶部に記憶される第２の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部として機能させることを特徴とする文書管理プログラムである。
【００１１】
また本発明は、前記文書管理プログラムを記録されたコンピュータが読取り可能な記録媒体である。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、事前に「文書分類と業務分類の紐付け」と「プロジェクトと業務分類の紐付け」とを行なっておくことで、プロジェクトが立ち上がる度に「プロジェクトと文書分類の紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」を行うという従来の方法よりも少ない処理で文書の公開・非公開の設定を行うことができる。プロジェクトが立ち上がる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」であり、この処理にかかる時間をＴ１とすると、
Ｔ１＝（プロジェクトの数）
×（（プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間）
＋（プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間））
となる。
【００１３】
従来の方法では、プロジェクトを立ち上げる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付け」であり、この処理にかかる時間をＴ２とすると、
Ｔ２＝（プロジェクトの数）
×（（プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間）
＋（文書分類の数）
×（文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付けにかかる時間））
となる。Ｔ１とＴ２とを比較すると、（プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間）＜（文書分類の数）×（文書分類と閲覧できるユーザまたはグループの紐付けにかかる時間）となるため、プロジェクトの数または文書分類の数が多くなるほど、本発明の方がより短時間で文書の公開または非公開の設定を行うことができる。
【００１４】
また、文書分類を新たに追加した場合は、本発明では「文書分類と業務分類との紐付け」と「プロジェクトと文書分類との紐付け」との情報を記憶させるだけで済むが、従来の方法では、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「各プロジェクトの文書分類とユーザまたはグループとの紐付け」との情報を記憶させる作業が必要になり、本発明の方が保守性にも優れている。
【００１５】
また本発明によれば、コンピュータを前記文書管理装置として機能させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
図１は、本発明の実施の一形態の文書管理装置１００の構成を示す機能ブロック図である。文書管理装置１００は、端末装置１０１とともに文書管理システムを構成する。文書管理装置１００は、コンピュータに、文書管理プログラムを実行させることよって機能する。前記文書管理プログラムは、コンピュータ読取り可能な記録媒体に記録されていてもよい。端末装置１０１は、文書管理装置１００に情報を入力する入力装置と、端末装置１０１からの情報を表示する表示装置とを備えている。
【００１７】
文書管理装置１００は、プロジェクト情報記憶部１と、プロジェクト管理部２と、文書分類情報記憶部３と、プロジェクトと文書分類との紐付け情報（第１の紐付け情報）記憶部４と、プロジェクトと文書分類の紐付け部５と、業務分類情報記憶部６と、文書分類と業務分類の紐付け情報（第２の紐付け情報）記憶部７と、文書分類と業務分類の紐付け部８と、ユーザ情報記憶部９と、グループ情報記憶部１０と、ユーザ・グループ管理部１１と、文書記憶部１２と、文書閲覧・登録部１３と、文書公開・非公開制御部１４とを含んで構成される。
【００１８】
プロジェクト情報記憶部１は、製品開発などのプロジェクトの情報として、プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトをそれぞれ表すプロジェクト情報を記憶している。プロジェクト情報は、プロジェクトのＩＤ（以下、プロジェクトＩＤという）とプロジェクトの名称（以下、プロジェクト名という）とを表している。プロジェクトＩＤとプロジェクト名とは対応付けられて記憶されている。表１は、プロジェクト情報記憶部１に記憶されているプロジェクトＩＤとプロジェクト名とを対応付けたテーブルの一例を示す。プロジェクトＩＤは、たとえば数字で表される。
【００１９】
【表１】
2010033470.tif 000003
【００２０】
プロジェクト管理部２は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、前記プロジェクト情報記憶部１に記憶されたプロジェクト情報の変更、削除および追加を個別に行う。
【００２１】
図２は、プロジェクト管理部２が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面を示す図である。図（１）は、プロジェクト管理部２が端末装置１０１の表示装置に表示するプロジェクト名の一覧を示す表示画面２１を示す図である。プロジェクト管理部２は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、図２（１）に示す表示画面２１を表示する。表示画面２１には、各プロジェクトのプロジェクト名が一覧で表示されるリストボックス２２と、プロジェクト名を新規に作成するための新規作成ボタン２３と、プロジェクト名を変更するための変更ボタン２４と、プロジェクト名を削除するための削除ボタン２５とが表示されている。各ボタン２３〜２５は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００２２】
図２（２）は、新規作成ボタン２３が選択されたときにプロジェクト管理部２が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面２６を示す図である。表示画面２６には、プロジェクト名を入力するためのテキストボックス２７と、テキストボックス２７に入力されたプロジェクト名のプロジェクト情報をプロジェクト情報記憶部１に記憶するための新規作成ボタン２８と、プロジェクト名の入力をキャンセルするためのキャンセルボタン２９とが表示されている。テキストボックス２７には、端末装置１０１の入力装置によってプロジェクト名を入力することができ、各ボタン２８，２９は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。プロジェクト管理部２は、テキストボックス２７にプロジェクト名が入力された状態で、新規作成ボタン２８がクリックされると、テキストボックス２７に入力されたプロジェクト名のプロジェクト情報を、新たなプロジェクトＩＤと対応付けて、プロジェクト情報記憶部１に新規に追加して記憶する。またキャンセルボタン２９をクリックすることによって、プロジェクト管理部２は、処理を中止して、表示画面２６の表示を消す。
【００２３】
図２（３）は、削除ボタン２５が選択されたときにプロジェクト管理部２が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面３１を示す図である。表示画面３１には、削除対象となるプロジェクト名と、削除対象となるプロジェクト名の削除を決定する削除ボタン３２と、削除対象となるプロジェクト名の削除をキャンセルするキャンセルボタン３３とが表示されている。表示画面３１には、削除対象となるプロジェクト名のプロジェクト情報を削除するのか否かを確認するメッセージが表示されている。各ボタン３２，３３は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。削除ボタン３２をクリックすることによって、プロジェクト管理部２は、削除対象となるプロジェクト名のプロジェクト情報をプロジェクト情報記憶部１から削除する。またキャンセルボタン３３をクリックすることによって、プロジェクト管理部２は、処理を中止して、表示画面３１の表示を消す。
【００２４】
図２（４）は、変更ボタン２４が選択されたときにプロジェクト管理部２が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面３４を示す図である。表示画面３４には、プロジェクト名が書き換え可能に表示されるテキストボックス３５と、テキストボックス３５に表示されたプロジェクト名のプロジェクト情報をプロジェクト情報記憶部１に記憶するための変更ボタン３６と、プロジェクト名の変更をキャンセルするためのキャンセルボタン３７とが表示されている。テキストボックス３５には、端末装置１０１の入力装置によってプロジェクト名を入力することができ、各ボタン３６，３７は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。プロジェクト管理部２は、テキストボックス３５にプロジェクト名が入力された状態で、変更ボタン３６がクリックされると、テキストボックス３５に入力されたプロジェクト名のプロジェクト情報を、変更前のプロジェクト名に対応付けられているプロジェクトＩＤに対応付けして、プロジェクト情報記憶部１に変更して記憶する。またキャンセルボタン３７をクリックすることによって、プロジェクト管理部２は、処理を中止して、表示画面３４の表示を消す。
【００２５】
文書分類情報記憶部３は、投稿または閲覧する文書の分類の情報として、文書の分類毎に付与され、各文書の分類をそれぞれ表す文書分類情報を記憶する。文書分類情報は、文書分類のＩＤ（以下、文書分類ＩＤという）と文書分類の名称（以下、文書分類名という）とを表している。文書分類ＩＤと文書分類名とは対応付けられて記憶されている。表２は、文書分類情報記憶部３に記憶されている文書分類ＩＤと文書分類名とを対応付けたテーブルの一例を示す。文書分類ＩＤは、たとえば数字で表される。
【００２６】
【表２】
2010033470.tif 000004
【００２７】
プロジェクトと文書分類の紐付け情報記憶部（以下、「第１の紐付け情報記憶部」という）４は、プロジェクト情報記憶部１に記憶されるプロジェクト情報と、前記文書分類情報記憶部３に記憶される文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表し、言い換えればプロジェクト毎に投稿または閲覧すべき文書の分類を定義する第１の紐付け情報を記憶している。第１の紐付け情報は、プロジェクト情報と文書分類情報とを対応付した情報である。表３は、第１の紐付け情報記憶部４に記憶されている第１の紐付け情報の一例を示す表である。第１の紐付け情報は、プロジェクト情報が表すプロジェクトＩＤと、文書分類情報が表す文書分類ＩＤとを対応付けしたテーブルで表される。
【００２８】
【表３】
2010033470.tif 000005
【００２９】
表３に示すように、１つのプロジェクト情報には、複数の文書分類情報を紐付けることが可能である。
【００３０】
プロジェクトと文書分類との紐付け部５は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、前記第１の紐付け情報記憶部４に第１の紐付け情報の設定を行う。
【００３１】
図３は、プロジェクトと文書分類の紐付け部５が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面４１を示す図である。プロジェクトと文書分類の紐付け部５は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、図３に示す表示画面４１を表示する。表示画面４１には、プロジェクト名と、該プロジェクト名が表すプロジェクト情報に紐付け可能な、複数の文書分類情報を表す文書分類名とが表示される。また表示画面４１には、文書分類名にそれぞれ対応する位置にチェックボックス４２と、設定ボタン４３と、キャンセルボタン４４とが表示されている。チェックボックス４２には、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルをクリックなどを行うことによって、チェックの印を入れて選択することができ、各ボタン４３，４４は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００３２】
プロジェクトと文書分類との紐付け部５は、チェックボックス４２にチェックの印を入れた状態で、設定ボタン４３がクリックされると、プロジェクト名が表すプロジェクト情報のプロジェクトＩＤと、文書分類名が表す文書分類情報の文書分類ＩＤとを紐付けて、すなわち、表３に示すテーブルを作成して、第１の紐付け情報記憶部４に記憶させる。またキャンセルボタン４４をクリックすることによって、プロジェクトと文書分類との紐付け部５は、処理を中止して、表示画面４１の表示を消す。
【００３３】
業務分類情報記憶部６は、各ユーザが担当する業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報を記憶する。業務分類情報は、業務分類のＩＤ（以下、業務分類ＩＤという）と業務分類の名称（以下、業務分類名という）とを表している。業務分類ＩＤと業務分類名とは対応付けられて記憶されている。表４は、業務分類情報記憶部６に記憶されている業務分類ＩＤと業務分類名とを対応付けたテーブルの一例を示す。業務分類ＩＤは、たとえば数字で表される。
【００３４】
【表４】
2010033470.tif 000006
【００３５】
文書分類と業務分類との紐付け情報記憶部（以下、「第２の紐付け情報記憶部」という）７は、文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表し、言い換えれば、文書分類毎にアクセス可能な業務分類を定義する第２の紐付け情報を記憶する。表５は、第２の紐付け情報記憶部７に記憶されている第２の紐付け情報の一例を示す表である。第２の紐付け情報は、文書分類情報と業務分類情報とを対応付けた情報である。第２の紐付け情報は、文書分類情報が表す文書分類ＩＤと、業務分類情報が表す業務分類ＩＤとを対応付けしたテーブルで表される。
【００３６】
【表５】
2010033470.tif 000007
【００３７】
文書分類と業務分類の紐付け部８は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、前記第２の紐付け情報記憶部７に第１の紐付け情報の設定を行う。
【００３８】
図４は、文書分類と業務分類の紐付け部８が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面４５を示す図である。文書分類と業務分類の紐付け部８は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、図４に示す表示画面４５を表示する。表示画面４５には、プロジェクト名と、該プロジェクト名が表すプロジェクト情報について、文書分類情報と業務分類情報とを紐付ける否か選択する選択領域４６と、設定ボタン４７と、キャンセルボタン４８とが表示されている。
【００３９】
選択領域４６には、たとえば、縦の列に文書分類情報が表す文書分類名を並べ、横の列に業務分類情報が表す業務分類名を並べて、それぞれの文書分類情報毎に業務分類情報を紐付けるか否かを選択するためのチェックボックス４９が表示されている。チェックボックス４９には、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルをクリックなどを行うことによって、チェックの印を入れて選択することができ、各ボタン４７，４８は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００４０】
文書分類と業務分類の紐付け部８は、チェックボックス４９にチェックの印を入れた状態で、設定ボタン４３がクリックされると、文書分類名が表す文書分類情報の文書分類ＩＤと、業務分類名が表す業務分類情報の業務分類ＩＤとを紐付けて、すなわち、表５に示すテーブルを作成して、第２の紐付け情報記憶部７に記憶させる。またキャンセルボタン４８をクリックすることによって、文書分類と業務分類の紐付け部８は、処理を中止して、表示画面４５の表示を消す。
【００４１】
ユーザ情報記憶部９は、ユーザ毎に付与され、各ユーザをそれぞれ表すユーザ情報を記憶する。ユーザ情報は、ユーザのＩＤ（以下、ユーザＩＤという）、ユーザの名称（以下、ユーザ名称という）、ユーザの所属する部署の名称（以下、ユーザ部署名という）、およびユーザの役職の名称（以下、ユーザ役職名という）を含み、これらが各ユーザについて対応付けられている。またユーザ情報記憶部９には、各ユーザ情報に対応付けして、パスワードを表すパスワード情報が記憶されている。ユーザＩＤは、たとえば番号で表される。表６は、ユーザ情報記憶部９に記憶されている情報を示すテーブルである。
【００４２】
【表６】
2010033470.tif 000008
【００４３】
グループ情報記憶部１０は、グループ対応情報を記憶し、具体的には、ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶している。グループ情報は、グループのＩＤ（以下、グループＩＤという）とグループの名称（以下、グループ名称という）とを表している。グループＩＤとグループ名とは対応付けられて記憶されている。表７は、グループ情報記憶部１０に記憶されているグループＩＤとグループ名とを対応付けたテーブルの一例を示す。グループＩＤは、たとえば数字で表される。
【００４４】
【表７】
2010033470.tif 000009
【００４５】
表８は、グループ情報記憶部１０に記憶されているグループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報を示すテーブルの一例を示す。
【００４６】
【表８】
2010033470.tif 000010
【００４７】
表８に示すように、グループ情報記憶部１０には、グループ情報が表すグループＩＤと、プロジェクト情報が表すプロジェクトＩＤとが対応付けられて記憶されている。また表８に示すように、１つのグループ情報には、複数のプロジェクト情報を紐付けることが可能である。
【００４８】
表９は、グループ情報記憶部１０に記憶されているグループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報を示すテーブルの一例を示す。
【００４９】
【表９】
2010033470.tif 000011
【００５０】
表９に示すように、グループ情報記憶部１０には、グループ情報が表すグループＩＤと、業務分類情報が表す業務分類ＩＤとが対応付けられて記憶されている。また表９に示すように、１つのグループ情報には、複数の業務分類情報を紐付けることが可能である。
【００５１】
表１０は、グループ情報記憶部１０に記憶されているグループに所属するユーザのユーザ情報を示すテーブルの一例を示す。
【００５２】
【表１０】
2010033470.tif 000012
【００５３】
表１０に示すように、グループ情報記憶部１０には、グループ情報が表すグループＩＤと、ユーザ情報が表すユーザＩＤとが対応付けられて記憶されている。また表１０に示すように、１つのグループ情報には、複数のユーザ情報を紐付けることが可能である。表７〜表１０のような、４つテーブルによってグループ対応情報が定義されている。
【００５４】
ユーザおよびグループ管理部（以下、ユーザ・グループ管理部という）１１は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、前記ユーザ情報記憶部９にユーザ情報の記憶および削除を行ったり、前記グループ情報記憶部１０にグループ対応情報の記憶および削除を行ったりする。またユーザ・グループ管理部１１は、文書管理装置１００のログイン認証処理も行う。
【００５５】
図５は、ユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示するユーザ情報の設定に関連する表示画面を示す図である。図５（１）は、ユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示するユーザＩＤおよびユーザ名の一覧を示す表示画面５１である。ユーザ・グループ管理部１１は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、図５（１）に示す表示画面５１を表示する。表示画面５１には、各ユーザのユーザＩＤおよびユーザ名が一覧で表示されるリストボックス５２と、ユーザＩＤおよびユーザ名を新規に作成するための新規登録ボタン５３と、ユーザＩＤおよびユーザ名を変更するための変更ボタン５４と、ユーザＩＤおよびユーザ名を削除するための削除ボタン５５とが表示されている。各ボタン５３〜５５は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００５６】
図５（２）は、新規登録ボタン５３が選択されたときにユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面５６を示す図である。表示画面５６には、ユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名をそれぞれ入力するためのテキストボックス５７と、テキストボックス５７に入力されたユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名をユーザ情報をユーザ情報記憶部９に記憶するための登録ボタン５８と、ユーザ情報の入力をキャンセルするためのキャンセルボタン５９とが表示されている。テキストボックス５７には、端末装置１０１の入力装置によってユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名を入力することができ、各ボタン５８，５９は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００５７】
ユーザ・グループ管理部１１は、テキストボックス５７にユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名が入力された状態で、登録ボタン５８がクリックされると、テキストボックス５７に入力されたユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名を対応付けたユーザ情報を、ユーザ情報記憶部９に新規に追加して記憶する。またキャンセルボタン５９をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部１１は、処理を中止して、表示画面５６の表示を消す。またユーザ・グループ管理部１１は、同じユーザＩＤのユーザ情報が、ユーザ情報記憶部９に記憶されている場合には、処理を中止する。
【００５８】
図５（３）は、変更ボタン５４が選択されたときにユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面６１を示す図である。表示画面６１には、ユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名が書き換え可能に表示されるテキストボックス６２と、テキストボックス６２に表示されたユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名のユーザ情報をユーザ情報記憶部９に記憶するための編集ボタン６３と、ユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名の編集をキャンセルするためのキャンセルボタン６４とが表示されている。テキストボックス６２には、端末装置１０１の入力装置によってユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名を入力することができ、各ボタン６３，６４は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００５９】
ユーザ・グループ管理部１１は、テキストボックス６２にユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名が入力された状態で、編集ボタン６３がクリックされると、テキストボックス６２に入力されたユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名のユーザ情報を、ユーザ情報記憶部９に変更して記憶する。またキャンセルボタン６４をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部１１は、処理を中止して、表示画面６１の表示を消す。ユーザ・グループ管理部１１は、同じユーザＩＤのユーザ情報が、ユーザ情報記憶部９に記憶されている場合には、処理を中止する。
【００６０】
図５（４）は、削除ボタン５５が選択されたときにユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面６５を示す図である。表示画面６５には、削除対象となるユーザＩＤおよびユーザ名と、削除対象となるユーザＩＤおよびユーザ名の削除を決定する削除ボタン６６と、削除対象となるユーザＩＤおよびユーザ名の削除をキャンセルするキャンセルボタン６７とが表示されている。表示画面６５には、削除対象となるユーザＩＤおよびユーザ名のユーザ情報を削除するのか否かを確認するメッセージが表示されている。
【００６１】
各ボタン６６，６７は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。削除ボタン６６をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部１１は、削除対象となるユーザＩＤおよびユーザ名のユーザ情報をユーザ情報記憶部９から削除する。またキャンセルボタン６７をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部１１は、処理を中止して、表示画面６５の表示を消す。
【００６２】
図６は、ユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示するグループ対応情報の設定に関連する表示画面を示す図である。図６（１）は、ユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示するグループＩＤおよびグループ名の一覧を示す表示画面７１である。ユーザ・グループ管理部１１は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、図６（１）に示す表示画面７１を表示する。表示画面７１には、各グループのグループＩＤおよびグループ名が一覧で表示されるリストボックス７２と、グループＩＤおよびグループ名を新規に作成するための新規登録ボタン７３と、ユーザＩＤおよびユーザ名を変更するための変更ボタン７４と、ユーザＩＤおよびユーザ名を削除するための削除ボタン７５とが表示されている。各ボタン７３〜７５は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００６３】
図６（２）は、新規登録ボタン７３が選択されたときにユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面７６を示す図である。表示画面７６には、グループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤをそれぞれ入力するためのテキストボックス７７と、テキストボックス７７に入力されたグループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤのグループ対応情報をグループ情報記憶部１０に記憶するための登録ボタン７８と、グループ対応情報の入力をキャンセルするためのキャンセルボタン７９とが表示されている。テキストボックス７７には、端末装置１０１の入力装置によってグループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤを入力することができ、各ボタン７８，７９は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００６４】
ユーザ・グループ管理部１１は、テキストボックス７７にグループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤが入力された状態で、登録ボタン７８がクリックされると、テキストボックス７７に入力されたグループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤを対応付けたグループ対応情報を、グループ情報記憶部１０に新規に追加して記憶する。またキャンセルボタン７９をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部１１は、処理を中止して、表示画面７６の表示を消す。またユーザ・グループ管理部１１は、同じグループＩＤのグループ対応情報が、グループ情報記憶部１０に記憶されている場合には、処理を中止する。
【００６５】
図６（３）は、変更ボタン７４が選択されたときにユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面８１を示す図である。表示画面８１には、グループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤが書き換え可能に表示されるテキストボックス８２と、テキストボックス８２に表示されたグループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤのグループ対応情報をグループ情報記憶部１０に記憶するための変更ボタン８３と、グループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤの変更をキャンセルするためのキャンセルボタン８４とが表示されている。テキストボックス８２には、端末装置１０１の入力装置によってグループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤを入力することができ、各ボタン８３，８４は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００６６】
ユーザ・グループ管理部１１は、テキストボックス８２にグループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤが入力された状態で、変更ボタン８３がクリックされると、テキストボックス８２に入力されたグループＩＤ、グループ名、プロジェクトＩＤ、業務分類ＩＤおよびユーザＩＤを、グループ情報記憶部１０に変更して記憶する。またキャンセルボタン８４をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部１１は、処理を中止して、表示画面８１の表示を消す。ユーザ・グループ管理部１１は、同じグループＩＤのグループ対応情報が、ユーザ情報記憶部９に記憶されている場合には、処理を中止する。
【００６７】
図６（４）は、削除ボタン７５が選択されたときにユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面８５を示す図である。表示画面８５には、削除対象となるグループＩＤおよびグループ名と、削除対象となるグループＩＤおよびグループ名の削除を決定する削除ボタン８６と、削除対象となるグループＩＤおよびグループ名の削除をキャンセルするキャンセルボタン８７とが表示されている。表示画面８５には、削除対象となるグループＩＤおよびグループ名のユーザ情報を削除するのか否かを確認するメッセージが表示されている。
【００６８】
各ボタン８６，８７は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。削除ボタン８６をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部１１は、削除対象となるグループＩＤおよびグループ名のグループ対応情報をグループ情報記憶部１０から削除する。またキャンセルボタン８７をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部１１は、処理を中止して、表示画面８５の表示を消す。
【００６９】
図７は、ユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示するログイン認証に関連する表示画面９１を示す図である。ユーザ・グループ管理部１１は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、図７に示す表示画面９１を表示する。表示画面９１には、ユーザＩＤとパスワードとを入力するためのテキストボックス９２と、ログインの指令を入力するためのログインボタン９３と、ログインをキャンセルするキャンセルボタン９４とが表示されている。テキストボックス９２には、端末装置１０１の入力装置によってユーザＩＤおよびパスワードを入力することができ、各ボタン９３，９４は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００７０】
ユーザ・グループ管理部１１は、テキストボックス９２にユーザＩＤおよびパスワードが入力された状態で、ログインボタン９３がクリックされると、テキストボックス９２に入力されたユーザＩＤおよびパスワードが、ユーザ情報に記憶されていればログインする。またキャンセルボタン９４をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部１１は、処理を中止して、表示画面９１の表示を消す。またユーザ・グループ管理部１１は、ログインボタン９３がクリックされても、テキストボックス９２に入力されたユーザＩＤおよびパスワードが、ユーザ情報に記憶されていなければ、処理を中止する。
【００７１】
文書記憶部１２は、文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表わされる文書が用いられるプロジェクトのプロジェクト情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する。文書情報は、文書のＩＤ（以下、ドキュメントＩＤという）と、ファイル名とを表す。文書情報によって表わされる文書が用いられるプロジェクトのプロジェクト情報は、プロジェクトＩＤによって表される。文書情報によって表される文書の文書分類情報は、文書分類ＩＤによって表される。また文書情報には、投稿を行ったユーザのユーザＩＤと、投稿日時とが対応づけられている。
【００７２】
表１１は、ドキュメントＩＤ、ファイル名、プロジェクトＩＤ、文書分類ＩＤ、ユーザＩＤおよび投稿日時を対応付けたテーブルの一例を示す。文書記憶部１２には、表１１に示すテーブルが記憶されている。
【００７３】
【表１１】
2010033470.tif 000013
【００７４】
文書閲覧および登録部（以下、文書閲覧・登録部という）１３は、端末装置１０１からの指令に応じて、文書記憶部１２にアクセスして、文書記憶部１２に記憶されている文書を閲覧したり、文書記憶部１２に文書を登録する。
【００７５】
図８は、文書閲覧・登録部１３が端末装置１０１の表示装置に表示する文書閲覧または登録に関連する表示画面を示す図である。図８（１）は、文書閲覧・登録部１３が端末装置１０１の表示装置に表示する所定のプロジェクト名に対応する文書分類情報を投稿または閲覧するときの表示画面９５である。文書閲覧・登録部１３は、ユーザがログインすると、グループ情報記憶部１０に記憶されているグループ対応情報に、ログインに用いられたユーザＩＤが存在するか否かを判断して、存在している場合には、このユーザＩＤが含まれるグループ対応情報を表すグループ情報であるグループ名と、グループ情報に対応する業務分類情報である業務分類名と、各業務分類情報に対応する文書を投稿するための投稿ボタン９６と、各業務分類情報に対応する文書を閲覧するための閲覧ボタン９７とを、それぞれ各業務分類情報に対応付けて表示することができる。各ボタン９６，９７は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００７６】
図８（２）は、１つの文書分類情報に対応する投稿ボタン９６がクリックされたときに表示される表示画面１１１を示す図である。表示画面１１１には、投稿する文書の文書分類名と、投稿する文書の情報を入力するテキストボックス１１２と、参照ボタン１１３と、投稿ボタン１１４と、キャンセルボタン１１５とが表示されている。投稿する文書の情報、たとえばファイルは、たとえば記録媒体に記録されている場合には、端末装置１０１に読取装置を設けて、この読取装置によって記録媒体から読み出してもよいし、端末装置１０１の外部記憶装置にＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワークを介してダウンロードされて記憶されていてもよい。テキストボックス１１２には、端末装置１０１の入力装置によって投稿すべき文書のファイル名を入力することができ、各ボタン１１３〜１１５は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。参照ボタン１１３は、テキストボックス１１２に入力するファイル名を、投稿可能なファイルの中から選択して入力するときに用いられる。
【００７７】
テキストボックス１１２にファイル名が入力された状態で、投稿ボタン１１４がクリックされると、文書閲覧・登録部１３は、表１１に示すようにドキュメントＩＤ、ファイル名、プロジェクトＩＤ、文書分類ＩＤ、ユーザＩＤおよび投稿日時を対応付けて、文書記憶部１２に記憶する。またキャンセルボタン１１５をクリックすることによって、文書閲覧・登録部１３は、処理を中止して、表示画面１１１の表示を消す。
【００７８】
図８（３）は、１つの文書分類情報に対応する閲覧ボタン９７がクリックされたときに表示される表示画面１１６を示す図である。表示画面１１６には、閲覧する文書の文書分類名と、この文書分類名の文書分類情報に対応して、表１１に記憶されているファイル名、およびユーザＩＤのユーザ名（投稿者名）、ならびに投稿日時とが表示される。各ファイル名の部分１１７は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００７９】
図８（４）は、図８（３）の表示画面１１６において、ファイル名をクリックしたときに表示される表示画面１１８を示す図である。表示画面１１８には、閲覧する文書のファイルを開いて端末装置１０１の表示装置に表示させるための開ボタン１２１と、閲覧する文書のファイルを開いて端末装置１０１の記憶部にダウインロードするための保存ボタン１２２と、キャンセルボタン１２３とが表示されている。各ボタン１２１〜１２３は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【００８０】
保存ボタン１２２をクリックすると、文書閲覧・登録部１３は、選択したファイル名に対応する文書実態情報を、端末装置１０１の表示装置に表示させる。保存ボタン１２２をクリックすると、文書閲覧・登録部１３は、選択したファイル名に対応する文書実態情報を、端末装置１０１の記憶部に記憶させる。またキャンセルボタン１２３をクリックすると、文書閲覧・登録部１３は、処理を中止して、表示画面１１８の表示を消す。
【００８１】
文書公開・非公開制御部１４は、制御部であって、ユーザが文書を閲覧または登録しようとしたとき、許可するかどうかの判定を行う。
【００８２】
図９は、文書公開・非公開制御部１４の処理を示すフローチャートである。ユーザが図７に示す表示画面で、ユーザＩＤおよびパスワードを入力してログインすると、文書閲覧・登録部１３によって図８（１）に示す表示画面９５を端末装置の表示装置に表示させて、ステップｓ１に移る。ステップｓ１で、文書の閲覧ボタン９７がクリックされると、ステップｓ２に移り、文書公開・非公開制御部１４は、ログイン認証処理時にユーザ・グループ管理部１１がセッション変数に格納したユーザＩＤを取得し、すなわちアクセスしたユーザのユーザＩＤを取得して、ステップｓ３に移る。時間が経過しセッション変数の情報が失われたら、再度ログイン処理を促すために、ステップｓ２において、図７に示す表示画面９１を表示してもよい。
【００８３】
ステップｓ３では、文書公開・非公開制御部１４は、取得したユーザＩＤに対応して、グループ情報記憶部１０にグループ情報が記憶されているか否か、すなわち前記ユーザＩＤのユーザがグループに所属しているか否かを判断する。ステップｓ３において、取得したユーザＩＤに対応して、グループ情報記憶部１０にグループ情報が記憶されている、すなわちグループに所属していると判断すると、ステップｓ４に移る。たとえばユーザＩＤが「１００００１」の場合は、表１０のテーブルによると、グループＩＤが「１」のグループに所属しているのでステップｓ４に移る。
【００８４】
ステップｓ４では、文書公開・非公開制御部１４が、所属グループを特定して、グループ情報記憶部１０に記憶されているグループ対応情報から、この所属グループのプロジェクトＩＤと業務分類ＩＤとを取得する。複数のグループの所属していた場合には、すべてのグループのプロジェクトＩＤと業務分類ＩＤとを取得する。たとえば、ユーザＩＤが「１００００１」が所属するグループＩＤが「１」のグループの所属プロジェクトは、表８のテーブルによるとプロジェクトＩＤは、「１」と「２」とであり、業務分類ＩＤは、「１」である。ステップｓ４の処理後、ステップｓ５に移る。
【００８５】
ステップｓ５では、文書公開・非公開制御部１４が、第１の紐付け情報記憶部４および第２の紐付け情報記憶部７に記憶される第１および第２の紐付け情報を参照して、ステップｓ１で閲覧しようとした文書（ファイル）の文書分類に紐付いたプロジェクト情報と業務分類情報とを取得する。たとえば、ｓ１で選択したファイルの文書分類が「製品仕様書」であり、「製品仕様書」に紐付いた「プロジェクト情報」は、プロジェクトＩＤが「１」であり、「業務分類情報」は、業務分類ＩＤが「１」である。ステップｓ５が処理した後、ステップｓ６に移る。
【００８６】
ステップｓ６では、文書公開・非公開制御部１４が、ステップｓ４で取得したグループの業務分類ＩＤと、ステップｓ５で取得した業務分類ＩＤとが一致するかどうかを判断する。ステップｓ６で、一致している判断した場合は、ステップｓ７に移る。たとえば、ステップｓ４で取得した業務分類ＩＤは「１」であり、ステップｓ６で取得した業務分類ＩＤは「１」である場合は、一致するため、ステップｓ６に移る。
【００８７】
ステップｓ７では、文書公開・非公開制御部１４が、ステップｓ４で取得したグループのプロジェクトＩＤと、ステップｓ５で取得したプロジェクトＩＤが一致するかどうかを判断する。ステップｓ７で一致していると判断するとステップｓ８に移る。たとえば、ステップｓ４で取得したプロジェクトＩＤが「１」と「２」とであり、ステップｓ５で取得したプロジェクトＩＤが「１」であるとき、これらは一致するため、ステップｓ８に移る。
【００８８】
ステップｓ８では、文書公開・非公開制御部１４が、文書の公開処理を行い、すなわち、アクセスしたユーザに投稿・閲覧する権限があると判断し、投稿ボタン９６を押した場合には、文書閲覧・登録部１３に文書実体情報の出力を許可して、図８（２）の表示画面１１１を文書閲覧・登録部１３よって表示装置に表示させ、閲覧ボタン９７を押した場合には、文書閲覧・登録部１３に文書実体情報の出力を許可せず、図８（３）の表示画面１１６を文書閲覧・登録部１３によって表示装置に表示させる。ステップｓ８が終了すると、動作を終了する。
【００８９】
前述したステップｓ３において、取得したユーザＩＤに対応して、グループ情報記憶部１０にグループ情報が記憶されていない、すなわちグループに所属していないと判断すると、ステップｓ９に移る。また前述したステップｓ６において、ステップｓ４で取得したグループの業務分類ＩＤと、ステップｓ５で取得した業務分類ＩＤとが一致していないと判断すると、ステップｓ９に移る。またステップｓ７において、ステップｓ４で取得したグループのプロジェクトＩＤと、ステップｓ５で取得したプロジェクトＩＤが一致していないと判断すると、ステップｓ９に移る。
【００９０】
ステップｓ９では、文書公開・非公開制御部１４が、文書の非公開処理を行い、すなわち、アクセスしたユーザに投稿・閲覧する権限がないと判断し、アクセスする権限がない旨のメッセージを表す表示画面を表示する。
【００９１】
図１０は、ステップｓ９において、文書公開・非公開制御部１４が、表示装置に表示させる表示画面１３１を示す図である。表示画面１３１には、権限エラーの文章が表示され、たとえば、「あなたは、この文書にアクセスする権限がありません。」という文章が表示される。
【００９２】
以上のような文書管理装置１００によれば、事前に「文書分類と業務分類の紐付け」と「プロジェクトと業務分類の紐付け」とを行なっておくことで、プロジェクトが立ち上がる度に「プロジェクトと文書分類の紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」を行うという従来の方法よりも少ない処理で文書の公開・非公開の設定を行うことができる。プロジェクトが立ち上がる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」であり、この処理にかかる時間をＴ１とすると、
Ｔ１＝（プロジェクトの数）
×（（プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間）
＋（プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間））
となる。
【００９３】
従来の方法では、プロジェクトを立ち上げる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付け」であり、この処理にかかる時間をＴ２とすると、
Ｔ２＝（プロジェクトの数）
×（（プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間）
＋（文書分類の数）
×（文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付けにかかる時間））
となる。Ｔ１とＴ２とを比較すると、
（プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間）＜（文書分類の数）×（文書分類と閲覧できるユーザまたはグループの紐付けにかかる時間）となるため、プロジェクトの数または文書分類の数が多くなるほど、本発明の方がより短時間で文書の公開または非公開の設定を行うことができる。
【００９４】
また、文書分類を新たに追加した場合は、本発明では「文書分類と業務分類との紐付け」と「プロジェクトと文書分類との紐付け」との情報を記憶させるだけで済むが、従来の方法では、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「各プロジェクトの文書分類とユーザまたはグループとの紐付け」との情報を記憶させる作業が必要になり、文書管理装置１００は、保守性にも優れている。
【００９５】
本発明の他の実施の形態では、前述した文書管理装置１００において、文書閲覧・登録部１３は、文書を閲覧するだけの構成であってもよい。
【００９６】
本発明の実施のさらに他の形態では、前述した文書管理装置１００において、文書公開・非公開制御部１４の処理のみを次のように異ならせてもよい。前述した図１に示す実施の形態では、図８（１）の表示画面９５に示される投稿ボタン９６および閲覧ボタン９７がクリックされてから、文書を公開するか、非公開とするのかを判断しているが、本実施の形態では、文書公開・非公開制御部１４が、図８（１）の表示画面９５を表示する前に、文書を公開するのか、非公開とするのかの判定を行って、公開する文書分類情報については、表示装置の画面に表示し、非公開とする文書分類情報については、表示装置の画面に表示しないようにする。
【００９７】
図１１は、本実施の形態における表示画面９５を示す図である。たとえば、グループ「２」に所属するユーザＩＤが「１００００３」であるユーザがログインしたとすると、表１０からグループＩＤが「２」の業務分類ＩＤは「２」であり、表８から所属プロジェクトＩＤは「１」である。プロジェクトＩＤが「１」のプロジェクトに属する文書分類ＩＤは、表３から「１」，「２」，「４」であり、表５から業務分類ＩＤが「２」の業務分類と紐付いている文書分類ＩＤは「１」と「３」とである。そのため表示画面９５には、図１０に示すように、文書分類ＩＤが「１」（製品仕様書）と「３」（新規部品リスト）だけ表示され、「２」（開発日程表）は表示されない。
【００９８】
このように表示画面（文書分類の閲覧・投稿画面）９５を表示させて、ログインしたユーザが閲覧または投稿できない文書分類を非表示にすることによって、ログインしたユーザと関係のない文書分類を排除できる。そのため、ログインしたユーザが関係する文書のみを表示できるため、ログインしたユーザが関係する文書をすべての文書から探す手間が省ける。
【００９９】
本発明の実施のさらに他の形態では、前述した文書管理装置１００において、文書公開・非公開制御部１４の処理のみを次のように異ならせてもよい。前述した図１に示す実施の形態では、図８（１）の表示画面９５に示される投稿ボタン９６および閲覧ボタン９７がクリックされてから、文書を公開するか、非公開とするのかを判断しているが、本実施の形態では、本実施の形態では、文書公開・非公開制御部１４が、図８（１）の表示画面９５を表示する前に、文書を公開するのか、非公開とするのかの判定を行って、公開する文書分類情報については、表示装置の画面に表示し、非公開とする文書分類情報については、公開する文書分類情報とは異なる色で表示し、特に目立たない色で表示（グレイアウト）し、投稿ボタン９６および閲覧ボタン９７も無効にする。
【０１００】
図１２は、本実施の形態における表示画面９５を示す図である。たとえば、グループＩＤが「２」に所属するユーザＩＤが「１００００３」がログインしたとすると、表１０からグループＩＤが「２」の業務分類ＩＤは「２」であり、所属プロジェクトＩＤは「１」である。プロジェクトＩＤが「１」に属する文書分類ＩＤは、表３から「１」，「２」，「４」であり、表５から業務分類ＩＤが「２」と紐付いている文書分類ＩＤは「１」と「３」とである。そのため表示画面９５には、図１１に示すように、文書分類ＩＤが「１」（製品仕様書）と「３」（新規部品リスト）との表示と、「２」（開発日程表）との表示とは、表示色をことならせ、「２」（開発日程表）についてはグレイアウトして表示し、投稿ボタン９６および閲覧ボタン９７を無効にする。
【０１０１】
このように表示画面（文書分類の閲覧・投稿画面）９５を表示させて、ログインしたユーザが閲覧または投稿できない文書分類を他の文書分類よりも目立たない表示にすることによって、ログインしたユーザと関係のある文書分類と関係のない文書分類を容易に分けることができる。そのため、ログインしたユーザが関係する文書のみを把握できるため、ログインしたユーザが関係する文書をすべての文書から探す手間が省ける。
【０１０２】
本発明の実施のさらに他の形態では、前述した文書管理装置１００において、第１の紐付け情報記憶部４に記憶される情報と、文書公開・非公開制御部１４の処理とのみを次のように異ならせてもよい。表１２は、第１の紐付け情報記憶部４に前述した表３の第１の紐付け情報に、公開可否情報を加えたテーブルを示す図である。
【０１０３】
第１の紐付け情報記憶部４は、プロジェクト情報が表すプロジェクトＩＤと、文書分類情報が表す文書分類ＩＤと、ユーザ情報記憶部９に記憶されているすべてのユーザ情報のユーザ、すなわち文書管理装置にログインできるすべての人に対して、文書を公開するか否かを表す公開可否情報とを対応付けて記憶する。
【０１０４】
表１２は、プロジェクトＩＤと、文書分類ＩＤと、公開可否情報とを対応付けたテーブルの一例を示す。公開可否情報は、非公開のものについては「ｆａｌｓｅ」で表され、一般公開するものについては「ｔｕｒｅ」で表される。
【０１０５】
【表１２】
2010033470.tif 000014
【０１０６】
プロジェクトと文書分類との紐付け部５は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、前記第１の紐付け情報記憶部４に表１２に示すテーブルを記憶させる。
【０１０７】
文書公開・非公開制御部１４は、前述した図１に示す文書管理装置１００における機能に加えて、第１の紐付け情報記憶部４において、プロジェクトに紐付けられた文書分類を一般公開するかどうかの設定を変更できる機能を有する。
【０１０８】
図１３は、文書公開・非公開制御部１４が、端末装置１０１の表示装置に表示する公開可否情報を設定する表示画面１４１を示す図である。プロジェクトと文書分類の紐付け部５は、端末装置１０１から入力される指令に応じて、図１３に示す表示画面１４１を表示する。表示画面１４１には、プロジェクトＩＤのプロジェクト名と、該プロジェクト名が表すプロジェクト情報に紐付け可能な、複数の文書分類情報を表す文書分類名とが表示される。また表示画面１４１には、文書分類名にそれぞれ対応する位置にチェックボックス１４２と、設定ボタン１４３と、キャンセルボタン１４４とが表示されている。チェックボックス１４２には、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルをクリックなどを行うことによって、チェックの印を入れて選択することができ、各ボタン１４３，１４４は、端末装置１０１の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【０１０９】
プロジェクトと文書分類との紐付け部５は、設定ボタン１４３がクリックされると、プロジェクト名が表すプロジェクト情報のプロジェクトＩＤと、文書分類名が表す文書分類情報の文書分類ＩＤとを紐付けて、チェックボックス１４２にチェックの印を入れた文書分類ＩＤについては、「ｔｕｒｅ」を対応して記憶させ、チェックボックス１４２にチェックの印を入れていない文書分類ＩＤについては、「ｆａｌｓｅ」を対応して記憶させて、すなわち、表１２に示すテーブルを作成して、第１の紐付け情報記憶部４に記憶させる。またキャンセルボタン４４をクリックすることによって、プロジェクトと文書分類との紐付け部５は、処理を中止して、表示画面１４１の表示を消す。
【０１１０】
前記文書公開・非公開制御部１４は、第１の紐付け情報記憶部４に記憶されている公開可否情報が、「ｔｕｒｅ」を表しているときに、前記公開可否情報に対応する第１の紐付け情報で紐付けられるプロジェクト情報および文書分類情報に対応付けられて、前記文書記憶部１２に記憶されている文書情報を前記文書閲覧・登録部１３に出力させ、表示装置に表示させることができる。
【０１１１】
このように、文書の公開可否情報を設定することによって、文書管理装置にログインしたすべての人に対して公開できる機能を有することで、「プロジェクト情報と文書分類情報との紐付けの設定」、「文書分類情報と業務分類情報との紐付けの設定」および「グループ情報とプロジェクト情報および業務分類情報との紐付けの設定」を変更することなく、文書管理装置にログインしたすべての人に対して公開できるようになるので操作性が向上する。
【図面の簡単な説明】
【０１１２】
【図１】本発明の実施の一形態の文書管理装置１００の構成を示す機能ブロック図である。
【図２】プロジェクト管理部２が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面を示す図である。
【図３】プロジェクトと文書分類の紐付け部５が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面４１を示す図である。
【図４】文書分類と業務分類の紐付け部８が端末装置１０１の表示装置に表示する表示画面４５を示す図である。
【図５】ユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示するユーザ情報の設定に関連する表示画面を示す図である。
【図６】ユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示するグループ対応情報の設定に関連する表示画面を示す図である。
【図７】ユーザ・グループ管理部１１が端末装置１０１の表示装置に表示するログイン認証に関連する表示画面９１を示す図である。
【図８】文書閲覧・登録部１３が端末装置１０１の表示装置に表示する文書閲覧または登録に関連する表示画面を示す図である。
【図９】文書公開・非公開制御部１４の処理を示すフローチャートである。
【図１０】文書公開・非公開制御部１４が、表示装置に表示させる表示画面１３１を示す図である。
【図１１】本実施の形態における表示画面９５を示す図である。
【図１２】本実施の形態における表示画面９５を示す図である。
【図１３】文書公開・非公開制御部１４が、端末装置１０１の表示装置に表示する公開可否情報を設定する表示画面１４１を示す図である。
【符号の説明】
【０１１３】
１  プロジェクト情報記憶部
２  プロジェクト管理部
３  文書分類情報記憶部
４  第１の紐付け情報記憶部
５  プロジェクトと文書分類との紐付け部
６  業務分類情報記憶部
７  第２の紐付け情報記憶部
８  文書分類と業務分類の紐付け部
９  ユーザ情報記憶部
１０  グループ情報記憶部
１１  ユーザ・グループ管理部
１２  文書記憶部
１３  文書閲覧・登録部
１４  文書公開・非公開制御部
【図１】
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【図３】
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【図４】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１３】
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【図２】
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【図５】
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【図６】
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【図１２】
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