(57)【要約】【課題】予め有用性、非公知性を確定できない、または個人用途など共有を目的としない電子ファイルを保管管理することに対する仮承認を可能とし、仮承認においては一定の制約条件のもとで、その利用を自動的に許可するファイル管理装置および方法を提供する。【解決手段】電子ファイル管理装置１１は、申請者端末１２１からの登録申請の内容が仮承認の申請であって、予め定めた形式的条件に適合する場合は、引き続く仮登録処理を行う。形式的条件に適合しない場合は、仮承認者端末１２３へ仮承認依頼信号を送信し、仮承認者端末１２３からの仮承認の可否判断の結果を受け付け、仮登録処理を行う。申請者端末１２１からの登録申請の内容が本承認の申請である場合は、予め定めた本承認者の端末１３へ本承認依頼信号を送信し、本承認者端末１３からの本承認の可否判断の結果を受け付け、引き続く本登録処理を行う。【選択図】図５
2010282570.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
申請者端末から、保管管理する電子ファイル及び本承認か仮承認かの承認種別の情報を含む保管管理の条件を記述した管理情報表の内容を登録申請の信号として受け付け、前記管理情報表に指定する承認種別が仮承認である場合には、形式的に仮承認とするか否かを判断する形式的条件と前記管理情報表の内容とを比較し、形式的条件を満足する場合には仮登録依頼を行い、形式的条件を満足しない場合には、仮承認者端末へ仮承認依頼を行い、前記仮承認者端末から仮承認依頼の結果の通知を受け付け、仮承認依頼の結果が承認である場合は、仮登録依頼を行い、仮登録が完了した場合は、前記申請者端末へ仮登録の完了を通知し、前記管理情報表に指定する承認種別が本承認である場合には、本承認者端末へ本承認依頼を行い、前記本承認者端末から本承認依頼の結果の通知を受け付け、本承認依頼の結果が承認である場合は、本登録依頼を行い、本登録が完了した場合は、前記申請者端末へ本登録の完了を通知する登録判断部と、
前記登録判断部から仮登録依頼もしくは本登録依頼を通知された場合は、電子ファイルを登録する際に必要な管理情報を記録する登録情報管理表へ前記管理情報表の内容を記録するとともに登録情報管理表の電子ファイルの利用可否の項目を利用可とし、電子ファイルを登録情報データベースへ保管するとともに前記登録情報管理表へ当該電子ファイルの保管場所を記録し、前記仮登録依頼の場合は前記登録判断部へ仮登録の完了を通知し、前記本登録依頼の場合は前記登録判断部へ本登録の完了を通知する登録制御部と、
を備えることを特徴とする電子ファイル管理装置。
【請求項２】
利用者端末から、仮登録または本登録された電子ファイル及びその利用方法の記載を含む利用希望表の内容を利用要求の信号として受け付け、前記登録情報管理表から前記電子ファイルの利用条件を読み出した上で、前記利用希望表の内容と前記利用条件を比較し、前記利用条件を満たす場合には、前記電子ファイルの利用のための処理を実施した後、処理された利用に基づいて、登録された電子ファイルの利用履歴を記録する利用履歴表を更新し、前記利用者端末から、利用終了の信号を受け付け、前記登録制御部へ前記電子ファイルの利用終了を通知する利用制御部を更に備え、
前記登録制御部は、前記利用制御部から電子ファイルの利用終了の通知を受け付け、前記登録情報管理表から当該電子ファイルの利用条件を読み出し、前記利用履歴表から当該電子ファイルの利用履歴を読み出し、利用条件と利用履歴を比較し、前記利用履歴が利用条件を満たす場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用可能のままとし、前記利用履歴が利用条件を満たさない場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用不可とした上で、当該電子ファイルの登録の申請者の端末に対して当該電子ファイルの利用停止を通知することを特徴とする請求項１に記載の電子ファイル管理装置。
【請求項３】
前記登録制御部は、前記本承認者端末から利用履歴の閲覧要求を受け付け、前記利用履歴表から読み出した内容を前記本承認者端末へ送信し、前記本承認者端末から電子ファイルの利用停止の指示を受け付け、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用不可とした上で、当該電子ファイルの登録の申請者の端末に対して当該電子ファイルの利用停止を通知することを特徴とする請求項２に記載の電子ファイル管理装置。
【請求項４】
申請者端末から、保管管理する電子ファイル及び本承認か仮承認かの承認種別の情報を含む保管管理の条件を記述した管理情報表の内容を登録申請の信号として受け付けるステップと、
前記管理情報表に指定する承認種別が仮承認である場合には、形式的に仮承認とするか否かを判断する形式的条件と前記管理情報表の内容とを比較して形式的条件を満足する場合には仮登録を行うステップと、
形式的条件を満足しない場合には、仮承認者端末へ仮承認依頼を行うステップと、
前記仮承認者端末から仮承認依頼の結果の通知を受け付けるステップと、
前記仮承認依頼の結果が承認である場合には仮登録を行うステップと、
仮登録が行われた場合に前記申請者端末へ仮登録の完了を通知するステップと、
前記管理情報表に指定する承認種別が本承認である場合には、本承認者端末へ本承認依頼を行うステップと、
前記本承認者端末から本承認依頼の結果の通知を受け付けるステップと、
前記本承認依頼の結果が承認である場合には本登録を行うステップと、
本登録が行われた場合に前記申請者端末へ本登録の完了を通知するステップと、
を含むことを特徴とする電子ファイルの管理方法。
【請求項５】
前記仮登録を行うステップおよび前記本登録を行うステップは、
電子ファイルを登録する際に必要な管理情報を記録する登録情報管理表へ前記管理情報表の内容を記録するとともに登録情報管理表の電子ファイルの利用可否の項目を利用可とするステップと、
電子ファイルを登録情報データベースへ保管するとともに前記登録情報管理表へ当該電子ファイルの保管場所を記録するステップと、
からなることを特徴とする請求項４に記載の電子ファイルの管理方法。
【請求項６】
利用者端末から、仮登録または本登録された電子ファイル及びその利用方法の記載を含む利用希望表の内容を利用要求の信号として受け付けるステップと、
前記登録情報管理表から前記電子ファイルの利用条件を読み出した上で、前記利用希望表の内容と前記利用条件を比較するステップと、
前記利用条件を満たす場合には、前記電子ファイルの利用のための処理を実施した後、処理された利用に基づいて、登録された電子ファイルの利用履歴を記録する利用履歴表を更新するステップと、
前記利用者端末から、利用終了の信号を受け付けると、前記登録情報管理表から当該電子ファイルの利用条件を読み出し、前記利用履歴表から当該電子ファイルの利用履歴を読み出し、利用条件と利用履歴を比較するステップと、
前記利用履歴が利用条件を満たす場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用可能のままとし、前記利用履歴が利用条件を満たさない場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用不可とした上で、当該電子ファイルの登録の申請者の端末に対して当該電子ファイルの利用停止を通知するステップと、
を更に含むことを特徴とする請求項４または５に記載の電子ファイルの管理方法。
【請求項７】
前記本承認者端末から利用履歴の閲覧要求を受け付け、前記利用履歴表から読み出した内容を前記本承認者端末へ送信するステップと、
前記本承認者端末から電子ファイルの利用停止の指示を受け付け、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用不可とした上で、当該電子ファイルの登録の申請者の端末に対して当該電子ファイルの利用停止を通知するステップと、
を更に含むことを特徴とする請求項６に記載の電子ファイルの管理方法。
【請求項８】
コンピュータに、
申請者端末から、保管管理する電子ファイル及び本承認か仮承認かの承認種別の情報を含む保管管理の条件を記述した管理情報表の内容を登録申請の信号として受け付けるステップと、
前記管理情報表に指定する承認種別が仮承認である場合には、形式的に仮承認とするか否かを判断する形式的条件と前記管理情報表の内容とを比較して形式的条件を満足する場合には仮登録を行うステップと、
形式的条件を満足しない場合には、仮承認者端末へ仮承認依頼を行うステップと、
前記仮承認者端末から仮承認依頼の結果の通知を受け付けるステップと、
前記仮承認依頼の結果が承認である場合には仮登録を行うステップと、
仮登録が行われた場合に前記申請者端末へ仮登録の完了を通知するステップと、
前記管理情報表に指定する承認種別が本承認である場合には、本承認者端末へ本承認依頼を行うステップと、
前記本承認者端末から本承認依頼の結果の通知を受け付けるステップと、
前記本承認依頼の結果が承認である場合には本登録を行うステップと、
本登録が行われた場合に前記申請者端末へ本登録の完了を通知するステップと、
を実行させるためのプログラム。
【請求項９】
前記仮登録を行うステップおよび前記本登録を行うステップは、
電子ファイルを登録する際に必要な管理情報を記録する登録情報管理表へ前記管理情報表の内容を記録するとともに登録情報管理表の電子ファイルの利用可否の項目を利用可とするステップと、
電子ファイルを登録情報データベースへ保管するとともに前記登録情報管理表へ当該電子ファイルの保管場所を記録するステップと、
からなることを特徴とする請求項８に記載のプログラム。
【請求項１０】
利用者端末から、仮登録または本登録された電子ファイル及びその利用方法の記載を含む利用希望表の内容を利用要求の信号として受け付けるステップと、
前記登録情報管理表から前記電子ファイルの利用条件を読み出した上で、前記利用希望表の内容と前記利用条件を比較するステップと、
前記利用条件を満たす場合には、前記電子ファイルの利用のための処理を実施した後、処理された利用に基づいて、登録された電子ファイルの利用履歴を記録する利用履歴表を更新するステップと、
前記利用者端末から、利用終了の信号を受け付けると、前記登録情報管理表から当該電子ファイルの利用条件を読み出し、前記利用履歴表から当該電子ファイルの利用履歴を読み出し、利用条件と利用履歴を比較するステップと、
前記利用履歴が利用条件を満たす場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用可能のままとし、前記利用履歴が利用条件を満たさない場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用不可とした上で、当該電子ファイルの登録の申請者の端末に対して当該電子ファイルの利用停止を通知するステップと、
を更に含むことを特徴とする請求項８または９に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、承認に基づいて電子ファイルを保管する電子ファイル管理装置および電子ファイルの管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等の事業者間における公正な競争およびこれに関する国際約束の的確な実施の確保の観点から不正競争防止法が施行されている（不正競争防止法、第１条）。同法は、「窃取、詐欺、脅迫その他の不正の手段により営業秘密を取得する行為又は不正取得行為により取得した営業秘密を使用し、若しくは開示する行為」を「不正競争」と規定し、その行為に対する差止（同法、第３条）、損害賠償（同法、第４条）を定めることで、同行為を禁止している。同法が対象とする「営業秘密」とは、「秘密として管理されている生産方法、販売方法その他の事業活動に有用な技術上又は営業上の情報であって、公然と知られていないものをいう（同法、第２条１５の６）」としており、（ａ）秘密管理されていること、（ｂ）有用であること、（ｃ）公知でないこと、を満たす必要がある。
【０００３】
経済産業省が各企業における営業秘密の実効的な管理方策を示した指針「営業秘密管理指針」（平成１７年１０月１２日改訂版）の第３章「営業秘密を保護するための管理のあり方」によれば、営業秘密に必要な秘密管理性は、過去の判例において以下の要素が求められている。
Ａ．アクセスできる人が限定され、権限のない者によるアクセスを防ぐような手段が取られている。
Ｂ．アクセスした人が、管理の対象となっている情報をそれと認識し、またアクセス権限のある人がそれを秘密として管理することに関する意識を持ち、責務を果たすような状況になっている。
Ｃ．それらが機能するように組織として何らかの仕組みを持っている（組織的管理）。
【０００４】
このなかで、Ａについては、該当情報に対するアクセス制御、データの複製の制限等、Ｂについては、「秘」の印の押印、社員が秘密管理の責務を認知するための教育の実施等、Ｃについては、情報の扱いに関する上位者の判断を求めるシステムの存在等が具体的に示されている。
【０００５】
今日、企業情報の多くはコンピュータ装置で扱われる電子ファイルの形式をとっており、これらの電子ファイルを不正競争防止法が定める営業秘密とするためには、有用であり公知でない情報を含む電子ファイルを、上記Ａ〜Ｃのように秘密管理（条件（ａ））することが必要となる。これら条件を満たす手段としては、電子ファイルを保管し管理するファイル管理サーバにおいて、暗号技術による電子ファイルの暗号化、電子ファイルへの読み書きに対するアクセス制御、特定責任者（情報管理者など）の承認に基づく電子ファイルの利用制御により、条件（ａ）を実現しているものが多数実用化されている。一方、条件（ｂ）、（ｃ）については、保管し、管理すること（以下、保管管理という）に先立って、当該電子ファイルの有用性、非公知性を判断し、その結果に応じてファイル管理サーバへ登録することが一般的である（例、Microsoft Office SharePoint Server 2007など）。
【０００６】
このように、有用性や、非公知性があらかじめ判断可能な電子ファイルについては、人の判断に基づいてファイル管理サーバに保管管理し、暗号技術やアクセス制御技術と特定責任者に基づく承認制御を行うことによって、秘密管理を実現しており、当該電子ファイルを不正競争防止法が定める営業秘密とすることを可能にしている。
【先行技術文献】
【非特許文献】
【０００７】
【非特許文献１】“ＡＳＴＲＵＸ”、株式会社デジタルマトリックス、インターネット＜ＵＲＬ：http://www.astrux.jp/＞
【非特許文献２】“楽々Ｄｏｃｕｍｅｎｔ”、住友電工情報システム株式会社、インターネット＜ＵＲＬ：http://www.sei-info.co.jp/products/products_doc_top.html＞
【非特許文献３】“ＣｏｎｔｅｎｔｓＧａｔｅ”、日立ソフト、インターネット＜ＵＲＬ：http://www.hitachi-sk.co.jp/products/contentsgate/index.html＞
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、企業において取得生成される電子ファイルには、作成途中である、利用方法、利用者などの利用条件が未確定である、あるいは個人的な情報整理など共有を目的としない、という状態にある電子ファイルが存在し、１つの電子ファイルを完成する過程で複数の作成途中段階の電子ファイルがありうること、複数の社員のそれぞれが独自に電子ファイルを利用することがありうることなどから、このような電子ファイルは、企業等の組織の規模等に応じて相当数存在することは容易に想定できる。ところで、作成途中、あるいは利用条件が未確定である電子ファイルは、保管管理に先立って有用性や非公知性を判断することは困難であるから、保管管理に先立って電子ファイルの有用性、非公知性を判断することが必要となる従来技術に基づくファイル管理サーバ等への保管管理方法を利用することはできない。また、個人用途の電子ファイルについては、従来技術によるファイルの保管管理方法を適用することは可能ではあるが、電子ファイルが相当数の量となること、また日常的に取得生成が発生すること、が想定できる。したがって、これらの電子ファイルすべてに対して、特定責任者が承認を行うことは、作成者、特定責任者の双方にとって業務上の負担が極めて多大となり、現実的であるとはいえない。このため、これらの電子ファイルは、作成者のパソコン内などに保有されることとなり、結果として不正競争防止法の営業秘密とする条件を満たさないという問題がある。
【０００９】
あるいは、従来技術に基づくファイル管理サーバへの保管管理を行うために、有用性、非公知性を仮定して保管管理することも考えられるが、作成途中のようなケースでは、作成作業のための利用・更新（加工）の都度、特定責任者の承認が必要となり、作成者、特定責任者の双方にとって業務上の負担が極めて多大となり、やはり現実的であるとはいえない。
【００１０】
ただし、作成途上の電子ファイルが営業秘密に当たらないというわけではなく、社員個人の作りかけのメモ程度の電子ファイルの中に潜在的もしくは顕在的な営業秘密が含まれることは多々ある。つまり、情報の有用性・公知性が判断できない電子ファイルに関しても、適切な情報管理ができていないと、結果的に営業秘密となり得る情報が漏れて、その企業が大きな損失や不利益を被ることになるリスクがある。言い換えると、情報の有用性・公知性が判断できないうちは、企業内において営業秘密として秘密管理できるようにしておく必要がある。
【００１１】
本発明は、上記課題を解決するため、あらかじめ有用性、非公知性を確定できない、あるいは個人用途など共有を目的としない、電子ファイルを保管管理することに対する仮の承認を可能とするとともに、仮承認においては一定の制約条件のもとでは、その利用を自動的に許可することを可能とするファイル管理を実現する電子ファイル管理装置および電子ファイルの管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記目的を達成するため、本発明の電子ファイル管理装置は、申請者端末から、保管管理する電子ファイル及び本承認か仮承認かの承認種別の情報を含む保管管理の条件を記述した管理情報表の内容を登録申請の信号として受け付け、前記管理情報表に指定する承認種別が仮承認である場合には、形式的に仮承認とするか否かを判断する形式的条件と前記管理情報表の内容とを比較し、形式的条件を満足する場合には仮登録依頼を行い、形式的条件を満足しない場合には、仮承認者端末へ仮承認依頼を行い、前記仮承認者端末から仮承認依頼の結果の通知を受け付け、仮承認依頼の結果が承認である場合は、仮登録依頼を行い、仮登録が完了した場合は、前記申請者端末へ仮登録の完了を通知し、前記管理情報表に指定する承認種別が本承認である場合には、本承認者端末へ本承認依頼を行い、前記本承認者端末から本承認依頼の結果の通知を受け付け、本承認依頼の結果が承認である場合は、本登録依頼を行い、本登録が完了した場合は、前記申請者端末へ本登録の完了を通知する登録判断部と、前記登録判断部から仮登録依頼もしくは本登録依頼を通知された場合は、電子ファイルを登録する際に必要な管理情報を記録する登録情報管理表へ前記管理情報表の内容を記録するとともに登録情報管理表の電子ファイルの利用可否の項目を利用可とし、電子ファイルを登録情報データベースへ保管するとともに前記登録情報管理表へ当該電子ファイルの保管場所を記録し、前記仮登録依頼の場合は前記登録判断部へ仮登録の完了を通知し、前記本登録依頼の場合は前記登録判断部へ本登録の完了を通知する登録制御部とを備えることを特徴とする。
【００１３】
本発明の電子ファイル管理装置は、利用者端末から、仮登録または本登録された電子ファイル及びその利用方法の記載を含む利用希望表の内容を利用要求の信号として受け付け、前記登録情報管理表から前記電子ファイルの利用条件を読み出した上で、前記利用希望表の内容と前記利用条件を比較し、前記利用条件を満たす場合には、前記電子ファイルの利用のための処理を実施した後、処理された利用に基づいて、登録された電子ファイルの利用履歴を記録する利用履歴表を更新し、前記利用者端末から、利用終了の信号を受け付け、前記登録制御部へ前記電子ファイルの利用終了を通知する利用制御部を更に備え、前記登録制御部が、前記利用制御部から電子ファイルの利用終了の通知を受け付け、前記登録情報管理表から当該電子ファイルの利用条件を読み出し、前記利用履歴表から当該電子ファイルの利用履歴を読み出し、利用条件と利用履歴を比較し、前記利用履歴が利用条件を満たす場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用可能のままとし、前記利用履歴が利用条件を満たさない場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用不可とした上で、当該電子ファイルの登録の申請者の端末に対して当該電子ファイルの利用停止を通知することが好ましい。
【００１４】
前記登録制御部は、前記本承認者端末から利用履歴の閲覧要求を受け付け、前記利用履歴表から読み出した内容を前記本承認者端末へ送信し、前記本承認者端末から電子ファイルの利用停止の指示を受け付け、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用不可とした上で、当該電子ファイルの登録の申請者の端末に対して当該電子ファイルの利用停止を通知することが好ましい。
【００１５】
本発明の電子ファイルの管理方法は、申請者端末から、保管管理する電子ファイル及び本承認か仮承認かの承認種別の情報を含む保管管理の条件を記述した管理情報表の内容を登録申請の信号として受け付けるステップと、前記管理情報表に指定する承認種別が仮承認である場合には、形式的に仮承認とするか否かを判断する形式的条件と前記管理情報表の内容とを比較して形式的条件を満足する場合には仮登録を行うステップと、形式的条件を満足しない場合には、仮承認者端末へ仮承認依頼を行うステップと、前記仮承認者端末から仮承認依頼の結果の通知を受け付けるステップと、前記仮承認依頼の結果が承認である場合には仮登録を行うステップと、仮登録が行われた場合に前記申請者端末へ仮登録の完了を通知するステップと、前記管理情報表に指定する承認種別が本承認である場合には、本承認者端末へ本承認依頼を行うステップと、前記本承認者端末から本承認依頼の結果の通知を受け付けるステップと、前記本承認依頼の結果が承認である場合には本登録を行うステップと、本登録が行われた場合に前記申請者端末へ本登録の完了を通知するステップとを含むことを特徴とする。
【００１６】
前記仮登録を行うステップおよび前記本登録を行うステップは、電子ファイルを登録する際に必要な管理情報を記録する登録情報管理表へ前記管理情報表の内容を記録するとともに登録情報管理表の電子ファイルの利用可否の項目を利用可とするステップと、電子ファイルを登録情報データベースへ保管するとともに前記登録情報管理表へ当該電子ファイルの保管場所を記録するステップとからなることが好ましい。
【００１７】
本発明の電子ファイルの管理方法は、利用者端末から、仮登録または本登録された電子ファイル及びその利用方法の記載を含む利用希望表の内容を利用要求の信号として受け付けるステップと、前記登録情報管理表から前記電子ファイルの利用条件を読み出した上で、前記利用希望表の内容と前記利用条件を比較するステップと、前記利用条件を満たす場合には、前記電子ファイルの利用のための処理を実施した後、処理された利用に基づいて、登録された電子ファイルの利用履歴を記録する利用履歴表を更新するステップと、前記利用者端末から、利用終了の信号を受け付けると、前記登録情報管理表から当該電子ファイルの利用条件を読み出し、前記利用履歴表から当該電子ファイルの利用履歴を読み出し、利用条件と利用履歴を比較するステップと、前記利用履歴が利用条件を満たす場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用可能のままとし、前記利用履歴が利用条件を満たさない場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用不可とした上で、当該電子ファイルの登録の申請者の端末に対して当該電子ファイルの利用停止を通知するステップとを更に含むことが好ましい。
【００１８】
本発明の電子ファイルの管理方法は、前記本承認者端末から利用履歴の閲覧要求を受け付け、前記利用履歴表から読み出した内容を前記本承認者端末へ送信するステップと、前記本承認者端末から電子ファイルの利用停止の指示を受け付け、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用不可とした上で、当該電子ファイルの登録の申請者の端末に対して当該電子ファイルの利用停止を通知するステップとを更に含むことが好ましい。
【００１９】
また、本発明は、コンピュータに、申請者端末から、保管管理する電子ファイル及び本承認か仮承認かの承認種別の情報を含む保管管理の条件を記述した管理情報表の内容を登録申請の信号として受け付けるステップと、前記管理情報表に指定する承認種別が仮承認である場合には、形式的に仮承認とするか否かを判断する形式的条件と前記管理情報表の内容とを比較して形式的条件を満足する場合には仮登録を行うステップと、形式的条件を満足しない場合には、仮承認者端末へ仮承認依頼を行うステップと、前記仮承認者端末から仮承認依頼の結果の通知を受け付けるステップと、前記仮承認依頼の結果が承認である場合には仮登録を行うステップと、仮登録が行われた場合に前記申請者端末へ仮登録の完了を通知するステップと、前記管理情報表に指定する承認種別が本承認である場合には、本承認者端末へ本承認依頼を行うステップと、前記本承認者端末から本承認依頼の結果の通知を受け付けるステップと、前記本承認依頼の結果が承認である場合には本登録を行うステップと、本登録が行われた場合に前記申請者端末へ本登録の完了を通知するステップとを実行させるためのプログラムである。
【００２０】
本発明のプログラムにおいて、前記仮登録を行うステップおよび前記本登録を行うステップは、電子ファイルを登録する際に必要な管理情報を記録する登録情報管理表へ前記管理情報表の内容を記録するとともに登録情報管理表の電子ファイルの利用可否の項目を利用可とするステップと、電子ファイルを登録情報データベースへ保管するとともに前記登録情報管理表へ当該電子ファイルの保管場所を記録するステップとからなることが好ましい。
【００２１】
また、本発明のプログラムは、利用者端末から、仮登録または本登録された電子ファイル及びその利用方法の記載を含む利用希望表の内容を利用要求の信号として受け付けるステップと、前記登録情報管理表から前記電子ファイルの利用条件を読み出した上で、前記利用希望表の内容と前記利用条件を比較するステップと、前記利用条件を満たす場合には、前記電子ファイルの利用のための処理を実施した後、処理された利用に基づいて、登録された電子ファイルの利用履歴を記録する利用履歴表を更新するステップと、前記利用者端末から、利用終了の信号を受け付けると、前記登録情報管理表から当該電子ファイルの利用条件を読み出し、前記利用履歴表から当該電子ファイルの利用履歴を読み出し、利用条件と利用履歴を比較するステップと、前記利用履歴が利用条件を満たす場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用可能のままとし、前記利用履歴が利用条件を満たさない場合は、前記登録情報管理表の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用不可とした上で、当該電子ファイルの登録の申請者の端末に対して当該電子ファイルの利用停止を通知するステップとを更に含むことが好ましい。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、作成途中のようにあらかじめ有用性、非公知性を確定することが困難である、あるいは個人利用など共有を目的としない電子ファイルの保管管理に対して、組織的に決定される特定の情報管理者による本承認に加え、保管管理を行おうとする者が指定する社員等による仮承認に基づく保管管理を提供することができる。
また、申請者が当該電子ファイルに利用条件を付与でき、利用条件を満足する当該電子ファイルの利用に際してはその利用を自動的に許可することで、利用時に承認作業あるいは承認待ちを生じさせない利用環境を提供する。さらに利用の都度、当該電子ファイルの利用履歴を更新し、自動利用の継続の可否判断を行う管理機能を提供する。
さらに、組織的に決定される特定の情報管理者により保管管理されている電子ファイルの利用履歴を確認し、不適切な電子ファイルの利用が確認された場合には、当該電子ファイルの利用を停止させる管理機能を提供する。
本発明により、有用性や公知性が判断できない作成途中の電子ファイルについても、営業秘密として保護されるようアクセス制御、利用制御、承認行為を半自動的に実現できるようになる。
【図面の簡単な説明】
【００２３】
【図１】本発明の実施の形態に係る電子ファイル管理システムの構成を概略的に示す図である。
【図２】図１の電子ファイル管理装置に対して、電子ファイルの登録、利用に際して社員用端末、情報管理者用端末で行う処理と、電子ファイル管理装置の処理の概略手順を示すシーケンス図である。
【図３】図２の登録判断処理の手順を示すシーケンス図である。
【図４】図２の利用制御断処理の手順を示すシーケンス図である。
【図５】図２、図３、図４に示した処理手順を実行する電子ファイル管理装置の詳細な処理の流れを示すブロック図である。
【図６】登録判断部の処理の一例を示すフローチャートである。
【図７】登録制御部の処理の一例を示すフローチャートである。
【図８】利用条件検査の処理の一例を示すフローチャートである。
【図９】利用制御部の処理の一例を示すフローチャートである。
【図１０】利用履歴表更新の処理の一例を示すフローチャートである。
【図１１】本登録条件表の一例を示す図である。
【図１２】仮登録条件表の一例を示す図である。
【図１３】管理情報表の一例を示す図である。
【図１４】登録情報管理表の一例を示す図である。
【図１５】登録情報データベースの一例を示す図である。
【図１６】利用履歴表の一例を示す図である。
【図１７】利用希望表の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２４】
本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。なお、以下の実施の形態において、「保管と」は電子ファイルをファイル管理システムに格納することであり、「登録」とは電子ファイルに対する保管条件をファイル管理システムに記録し、保管することであり、「承認」とは電子ファイルを登録することを許可することであり、「管理」とは電子ファイルを登録し、利用させ、電子ファイルの登録状況、利用状況を検査し、必要に応じて利用停止とすることであり、「本承認」とは予め定められた者により承認することであり、「仮承認」とは予め定められた者以外の者が承認することであり、「本登録」とは本承認により登録を行うことであり、「仮登録」とは仮承認により登録を行うことであり、「利用」とは保管された電子ファイルを印刷、加工、閲覧することであり、「申請」とは電子ファイルの登録を申請することであり、「申請者」とは電子ファイルの登録を申請する者のことであり、「承認者」とは電子ファイルの登録申請に対して、登録を許可する場合は承認、許可しない場合は否認を判断する者のことであり、「本承認者」とは本承認を行う承認者のことであり、「仮承認者」とは仮承認を行う承認者のことである。
【００２５】
図１は、本発明の実施の形態に係る電子ファイル管理システムの構成を概略的に示すシステム構成図である。図１において、電子ファイル管理装置１１は、社員が使用するパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣ）である社員用端末１２と、情報管理者が使用するＰＣである情報管理者用端末１３とともに、社内ネットワークを介して接続されている。電子ファイル管理装置１１は、典型的にはＵｎｉｘ（登録商標）等で構成されるＰＣサーバであるが、汎用ＰＣ、オフィスコンピュータ等でもよい。社員用端末１２および情報管理者用端末１３は、典型的には汎用ＰＣであるが、たとえば、携帯電話や、個人用携帯端末（ＰＤＡ：Personal Digital Assistant）等であってもよい。社内ネットワークは、典型的にはインターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮ、電話回線であるが、凡そデータの送受信が可能な回線であればよい。
【００２６】
図２は、図１の電子ファイル管理装置に対して、電子ファイルの登録、利用に際して社員用端末、情報管理者用端末で行う処理と、電子ファイル管理装置の処理の概略手順を示すシーケンス図である。
電子ファイルの登録申請を行う者（申請者）の申請者端末（社員用端末）１２１から電子ファイル管理装置１１に対して、電子ファイルの登録申請を行う登録申請信号が送信されると、電子ファイル管理装置１１は、申請者端末１２１からの登録申請信号を受信して、登録の可否を判断する登録判断処理を行い、登録判断処理の結果に基づいて、当該電子ファイルを登録する。
また、電子ファイル管理装置１１に登録された電子ファイルを利用しようとする者（利用者）の利用者端末（社員用端末）１２２から電子ファイル管理装置１１に対して、電子ファイルの利用を要求する利用要求信号が送信されると、電子ファイル管理装置１１は、利用者端末１２２からの利用要求信号を受信して、利用制御処理を行う。
あるいは、電子ファイル管理装置１１は、情報管理者の情報管理者用端末１３から、登録されている電子ファイルの利用履歴の閲覧を要求する利用履歴閲覧要求信号を受信すると、利用履歴情報を情報管理者用端末１３へ送信し、情報管理者用端末１３から電子ファイルの利用停止を要求する利用停止要求信号を受信すると、当該電子ファイルの利用を停止し、情報管理者用端末１３および当該電子ファイルの登録を申請した申請者の申請者端末１２１へ利用停止を通知する信号を出力する。
【００２７】
図３は、図２の登録判断処理の手順を示すシーケンス図である。電子ファイル管理装置１１は、申請者端末１２１からの登録申請の内容が仮承認の申請であって、あらかじめ定めた形式的に仮承認とするか否かを判断する形式的条件に適合する場合は、ただちに引き続く図２の登録処理を行う。仮承認の申請であるが仮承認とするか否かを判断する形式的条件に適合しない場合は、登録申請で申請者が指定する者を仮承認者として、仮承認者端末（社員用端末）１２３へ仮承認依頼信号を送信し、仮承認者端末１２３からの仮承認の可否判断の結果を受け付け、引き続く図２の登録処理を行う。
申請者端末１２１からの登録申請の内容が本承認の申請である場合は、あらかじめ定めた情報管理者を本承認者として、情報管理者用端末（以下、本承認者端末という）１３へ本承認依頼信号を送信し、本承認者端末１３からの本承認の可否判断の結果を受け付け、引き続く図２の登録処理を行う。
【００２８】
図４は、図２の利用制御処理の手順を示すシーケンス図である。利用者端末１２２からの利用希望の内容を検査する利用可否検査処理による利用の可否を判断し、利用が不可の場合は、利用者端末１２２へ利用不可通知信号を送信する。
利用可否検査処理による利用の可否判断において、利用が可能である場合には、利用者端末１２２への当該電子ファイルの利用及び、利用履歴の記録のための利用処理を行い、利用者端末１２２から利用終了の通知信号を受信した場合には、当該電子ファイルの利用継続の可否を判断する利用条件検査処理を行い、利用継続が不可となる場合には、当該ファイルの登録を申請した申請者の申請者端末１２１に対して利用停止通知信号を送信する。
【００２９】
図５は、図２、図３、図４に示した処理手順を実行する電子ファイル管理装置の詳細な処理の流れを示すブロック図である。電子ファイルの登録を行う申請者は、申請者端末１２１から電子ファイル管理装置１１の登録判断部２４に対して、保管管理する電子ファイルのほか、少なくとも、申請者自身を示す氏名等の情報、仮承認であるか本承認であるかの情報、仮承認である場合には依頼先の仮承認者を示す氏名等の情報、当該電子ファイル登録後の利用条件である利用期限、利用回数、利用することを許可する者の氏名等の情報、許可する利用方法の情報を含む保管管理の条件を記述した管理情報表２３の内容を送信することで仮登録申請（００１）、または本登録申請（３０１）を行う。
【００３０】
登録判断部２４は、登録申請の信号（００１または３０１）を受信した場合は、送信された管理情報表２３の内容を取得し、管理情報表２３の承認種別の項目が仮承認の場合は、形式的な仮登録条件を記録した仮登録条件表２２を読み出し（００２）、仮登録条件表２２の内容と管理情報表２３の内容を比較し、管理情報表２３と仮登録条件表２２の対応する項目の内容が一致する場合、電子ファイル管理装置１１の登録制御部２７に対して、仮登録依頼を通知（００５）し、管理情報表２３と仮登録条件表２２の対応する項目の内容が一致しない場合、管理情報表２３に記載の仮承認者の仮承認者端末１２３へ仮承認依頼信号を送信（００３）し、仮承認者端末１２３から仮承認依頼に対する結果が通知（００４）され、登録を承認された場合は、電子ファイル管理装置１１の登録制御部２７に対して、仮登録依頼を通知（００５）し、仮登録依頼に対する仮登録の完了を登録制御部２７より通知された場合（００７）には、仮登録申請を行った申請者の申請者端末１２１に対して、仮登録完了の信号を送信（００８）する。仮承認者端末１２３からの仮承認依頼に対する結果が否認である場合は、申請者端末１２１に否認の信号を送信する。
【００３１】
登録判断部２４は、管理情報表２３の承認種別の項目が本承認の場合は、本承認者を記載した本登録条件表２１を読み出し（３０２）、本登録条件表２１に記載した本承認者の端末１３へ本承認依頼信号を送信（３０３）し、本承認者端末１３から本承認依頼に対する結果が通知（３０４）され、登録を承認された場合は、電子ファイル管理装置１１の登録制御部２７に対して、本登録依頼を通知（３０５）し、本登録依頼に対する本登録の完了を登録制御部２７より通知された場合（３０７）には、本登録申請を行った申請者の申請者端末１２１に対して、本登録完了の信号を送信（３０８）する。本承認者端末１３からの本承認依頼に対する結果が否認である場合は、申請者端末１２１に否認の信号を送信する。
【００３２】
登録制御部２７は、登録判断部２４から仮登録依頼（００５）を受け付けた場合には、登録情報管理表２５へ管理情報表２３の内容を記録するとともに、登録情報管理表２５の電子ファイルの利用可否の項目を利用可とし、登録情報データベース２６へ電子ファイルを記録するとともに、登録情報管理表２５へ電子ファイルの保管場所を記録し、当該登録電子ファイルに対する利用履歴表２８の作成を行い、登録判断部２４へ仮登録完了を通知（００７）し、登録判断部２４から本登録依頼（３０５）を受け付けた場合には、登録情報管理表２５へ管理情報表２３の内容を記録するとともに、登録情報管理表２５の電子ファイルの利用可否の項目を利用可とし、登録情報データベース２６へ電子ファイルを記録するとともに、登録情報管理表２５へ電子ファイルの保管場所を記録し、当該登録電子ファイルに対する利用履歴表２８の作成を行い、登録判断部２４へ本登録完了を通知（３０７）する。
【００３３】
利用制御部３０は、仮登録または本登録されている電子ファイルを利用しようとする利用者の端末１２２から、利用を希望する電子ファイル（電子ファイルの識別子）及び希望する利用方法（例えば、閲覧、加工、印刷）の記載を含む利用希望表２９の内容を受信して利用要求を受け付けた場合には、登録情報管理表２５から当該電子ファイルの利用条件（例えば、利用可否、利用期間、利用回数上限、許可利用者、利用方法）を読み出し、当該電子ファイルが利用可能であれば、利用希望表２９の内容と当該利用条件とを比較し、利用希望表２９の内容が利用条件を満たす場合、当該電子ファイルの扱い区分の情報を利用者端末１２２へ送信するとともに、当該電子ファイルの利用のための処理（例えば、閲覧の場合は画面表示、更新の場合は当該電子ファイル内容の更新、印刷の場合は印刷機への印刷出力）を実施（１０３、１０４）し、実施した利用方法に対応する利用履歴表２８を更新（１０５）し、当該電子ファイルが利用不可であるか、利用希望表２９の内容が登録情報管理表２５の対応する項目の条件のいずれか１つでも満たさない項目がある場合は、利用者端末１２２へ利用不可通知信号を送信（１０４）し、利用者端末１２２から当該電子ファイルの利用終了の信号を受信（１０６）した場合には、登録制御部２７へ当該電子ファイルの利用終了を通知（１０７）する。
【００３４】
さらに、登録制御部２７は、利用制御部３０から当該電子ファイルの利用終了通知（１０７）を受け付けた場合は、登録情報管理表２５から当該電子ファイルの利用条件を読み出し、利用履歴表２８から当該電子ファイルの利用履歴を読み出し（２０１）、利用条件と利用履歴を比較し、利用履歴が利用条件を満たす場合は登録情報管理表２５の当該電子ファイルの利用可否の項目を利用可能のままとし、利用履歴に、利用条件のいずれか１つでも満たさない項目がある場合は、登録情報管理表２５の利用可否の項目を利用不可（２０２）とし、当該ファイルの登録申請を行った申請者の端末１２１へ当該ファイルの利用停止信号を送信（２０３）し、本承認者端末１３から、利用履歴の閲覧要求信号を受信（４０１）した場合は、利用履歴表２８を読み出し（４０２）、その内容を本承認者端末１３へ送信（４０３）し、本承認者端末１３から、本承認者が指定する電子ファイルの利用停止要求信号を受信（４０４）した場合には、登録情報管理表２５の利用可否の項目を利用不可とし（４０５）、当該ファイルの登録申請を行った申請者の端末１２１へ当該ファイルの利用停止信号を送信（４０７）する。
【００３５】
図６は、図５の登録判断部の処理の一例を示すフローチャートである。登録判断部２４は、動作開始後、処理要求待ちとなり（Ｓ６００）、申請者端末１２１から仮登録もしくは本登録の依頼の処理要求があった場合（Ｓ６０１でＹｅｓの場合）は、申請者端末１２１からの管理情報表２３を取得し（Ｓ６１３）、管理情報表２３の登録種別が仮登録である場合（Ｓ６１４でＹｅｓの場合）は、仮登録条件表２２から利用者が申請者でありかつ利用方法が閲覧か加工であることを読み出し（Ｓ６１７）、管理情報表の許可利用者の欄が申請者（本人）であり（Ｓ６１８でＹｅｓの場合）、かつ利用方法が閲覧か加工のいずれかの場合（Ｓ６２０でＹｅｓの場合）は、登録制御部２７へ仮登録依頼を行い（Ｓ６２１）、管理情報表２３の許可利用者の欄が申請者（本人）でないか（Ｓ６１８でＮｏの場合）、利用方法が閲覧でも加工でもない（Ｓ６２０でＮｏの場合）のいずれかであれば、管理情報表２３の希望承認者欄に記載の社員を仮承認者として仮承認者の端末１２３へ仮承認依頼信号を送信し（Ｓ６１９）、管理情報表２３の登録種別が本登録である場合（Ｓ６１４でＮｏの場合）は、本登録条件表２１から本承認者を読み出し（Ｓ６１５）、本承認者の端末１３へ本登録依頼信号を送信し（Ｓ６１６）、仮承認者端末１２３もしくは本承認者端末１３から承認依頼の結果の通知があった場合（Ｓ６０２でＹｅｓの場合）は、仮承認者端末１２３からの承認であれば（Ｓ６０８でＹｅｓの場合）、登録制御部２７へ仮登録依頼を行い（Ｓ６１２）、本承認者端末１３からの承認であれば（Ｓ６０９でＹｅｓの場合）、登録制御部２７へ本登録依頼を行い（Ｓ６１１）、仮承認者端末からの否認の場合（Ｓ６０８でＮｏの場合）であり、本承認者端末からの否認の場合（Ｓ６０９でＮｏの場合）であれば、申請者端末１２１へ登録の否認を通知し（Ｓ６１０）、登録制御部２７から登録完了の通知があった場合（Ｓ６０３でＹｅｓの場合）には、仮登録の完了であれば（Ｓ６０５でＹｅｓの場合）申請者端末１２１へ仮登録完了の信号を送信し（Ｓ６０７）、本登録の完了であれば（Ｓ６０５でＮｏの場合）申請者端末１２１へ本登録完了の信号を送信し（Ｓ６０６）、いずれの通知でもない場合（Ｓ６０３でＮｏの場合）は、エラー処理を行い（Ｓ６０４）、処理要求待ちに戻る（Ｓ６００）。
【００３６】
図７は、図５の登録制御部の処理の一例を示すフローチャートであり、図８は、図７の利用条件検査の処理の一例を示すフローチャートである。登録制御部２７は、動作開始後、処理要求待ちとなり（Ｓ７００）、登録判断部２４から仮登録もしくは本登録の依頼通知があった場合（Ｓ７０１でＹｅｓの場合）は、登録情報管理表２５へ管理情報表２３の内容を記録し（Ｓ７１６）、登録情報データベース２６へ電子ファイルを保管し（Ｓ７１７）、当該電子ファイル用の利用履歴表２８を生成、初期化し（Ｓ７１８）、仮登録依頼の通知であった場合（Ｓ７１９でＹｅｓの場合）は、登録判断部２４へ仮登録完了を通知し（Ｓ７２１）、本登録依頼の通知であった場合（Ｓ７１９でＮｏの場合）は、登録判断部２４へ本登録完了を通知し（Ｓ７２０）、利用制御部３０から利用終了通知があった場合（Ｓ７０２でＹｅｓの場合）は、当該電子ファイルの登録情報管理表２５と利用履歴表２８の内容を読み出し（図８のＳ８０１、Ｓ８０２）、登録日から最終利用日までの経過期間が利用期限を超える場合（Ｓ８０３でＹｅｓの場合）か、または利用回数上限が設定されている場合（Ｓ８０４でＹｅｓの場合）には利用履歴表２８の累積利用回数が利用回数上限を超える場合（Ｓ８０６でＹｅｓの場合）か、のいずれかを満たす場合（Ｓ８０７、Ｓ７１３）に、登録情報管理表２５の利用可否欄に利用不可を書き込み（Ｓ７１４）、当該電子ファイルの登録申請を行った申請者の端末１２１へ、利用停止信号を送信し（Ｓ７１５）、本承認者端末１３から利用履歴閲覧要求信号を受信した場合（Ｓ７０３でＹｅｓの場合）は、利用履歴表２８と登録情報管理表２５の内容を読み出し（Ｓ７０９、Ｓ７１０）、本承認者端末１３へ利用履歴表２８と登録情報管理表２５の内容を送信し（Ｓ７１１）、さらに本承認者端末１３から登録している電子ファイルの利用停止要求信号を受信した場合（Ｓ７０４でＹｅｓの場合）は、当該電子ファイルの登録情報管理表２５の利用可否欄に利用不可を書き込み（Ｓ７０６）、本承認者端末１３へ利用停止完了信号を送信し（Ｓ７０７）、当該電子ファイルの登録申請を行った申請者の端末１２１へ、利用停止信号を送信し（Ｓ７０８）、いずれの通知でもない場合（Ｓ７０４でＮｏの場合）は、エラー処理を行い（Ｓ７０５）、処理要求待ちに戻る（Ｓ７００）。
【００３７】
図９は、図５の利用制御部の処理の一例を示すフローチャートであり、図１０は、図９の利用履歴表更新の処理の一例を示すフローチャートである。利用制御部３０は、動作開始後、処理要求待ちとなり（Ｓ９００）、利用者端末１２２から電子ファイルの利用の要求があった場合（Ｓ９０１でＹｅｓの場合）には、当該電子ファイルの登録情報管理表２５と利用履歴表２８の内容を読み出し（Ｓ９０５）、登録情報管理表２５の利用可否欄が利用不可であれば（Ｓ９０６でＮｏの場合）、利用者端末１２２へ登録情報管理表２５の当該電子ファイルの扱い区分と、利用不可である旨を通知し（Ｓ９０８）、登録情報管理表２５の利用可否欄が利用可で（Ｓ９０６でＹｅｓの場合）、利用者が登録情報管理表２５の許可利用者に含まれおり（Ｓ９０７でＹｅｓの場合）、かつ登録日から利用の要求日までの期間が利用期限を超えておらず（Ｓ９０９でＹｅｓの場合）、かつ利用回数上限が設定されている場合（Ｓ９１１でＹｅｓの場合）には利用履歴表２８の累積利用回数が利用回数上限以下である場合（Ｓ９１０でＹｅｓの場合）に、利用希望表２９の利用方法が印刷、加工、閲覧のいずれかの利用方法であれば（Ｓ９１２、Ｓ９１３、Ｓ９１４、Ｓ９１５でＹｅｓの場合）、登録情報管理表２５の当該電子ファイルの扱い区分の通知と、当該電子ファイルに対して利用方法で指定された印刷、加工、閲覧のいずれかを行い（Ｓ９１７、Ｓ９１８、Ｓ９１９）、利用希望表２９の利用方法が印刷、加工、閲覧のいずれでもなければ（Ｓ９１３、Ｓ９１４、Ｓ９１５でＮｏの場合）、登録情報管理表２５の当該電子ファイルの扱い区分の通知とエラー処理を行い（Ｓ９１６）、利用履歴表２８に利用日時、利用者、利用方法を追記し（図１０のＳ９２１、Ｓ９２２、Ｓ９２３）、利用履歴表２８の累積利用回数を１つ増加させ（Ｓ９２４）、登録情報管理表２５の利用可否欄が利用可（Ｓ９０６でＹｅｓの場合）で、利用者が登録情報管理表２５の許可利用者に含まれていない（Ｓ９０７でＮｏの場合）か、登録日から利用の要求日までの期間が利用期限を超えている（Ｓ９０９でＮｏの場合）か、利用回数上限が設定されている場合には利用履歴表の累積利用回数が利用回数上限を超えている（Ｓ９１０でＮｏの場合）かのいずれかである場合には、利用者端末１２２へ利用不可を通知し（Ｓ９０８）、利用者端末１２２から電子ファイルの利用終了の通知があった場合（Ｓ９０２でＹｅｓの場合）には、登録制御部２７へ利用終了を通知し（Ｓ９０４）、いずれの通知でもない場合（Ｓ９０２でＮｏの場合）は、エラー処理を行い（Ｓ９０３）、処理要求待ちに戻る（Ｓ９００）。
【００３８】
図１１は、本登録条件表２１の一例を示す図であり、本承認者として企業等組織が情報管理者を指定したものである。
図１２は、仮登録条件表２２の一例を示す図であり、この例では、利用者が申請者で、利用方法が閲覧である場合と、利用者が申請者で利用方法が加工である場合を形式的な仮登録条件とするものである。
図１３は、管理情報表２３の一例を示す図であり、登録を申請する申請者、登録を申請する電子ファイル、登録の承認に対する本登録と仮登録の別を示す登録種別、仮承認の場合の仮承認者、扱い区分、登録する電子ファイルの利用期限、利用回数上限、利用を許可する許可利用者、許可する利用の方法を示す利用方法の各欄で構成する。
図１４は、登録情報管理表２５の一例を示す図であり、ファイル識別子ごとに、仮登録か本登録かを示す登録種別、登録を申請した者を示す申請者、登録を承認した者を示す承認者、登録の日を示す登録日、扱い区分、当該電子ファイルの利用の可否を示す利用可否、利用が可能な期間を示す利用期限、利用回数の上限を示す利用回数上限、利用を許可する者を示す許可利用者、許可する利の用法を示す利用方法の各欄で構成するものである。
図１５は、登録情報データベース２６の一例を示す図であり、この例では、登録する電子ファイルの名称と電子ファイル管理システム内でファイルを識別するファイル識別子の２項組で構成するものである。
図１６は、利用履歴表２８の一例を示す図であり、登録した電子ファイルごとに、当該電子ファイルのファイル識別子、累積利用回数、及び、利用日時、利用者、利用方法を利用履歴とする各欄で構成する。
図１７は、利用希望表２９の一例を示す図であり、利用を希望するファイルのファイル識別子及び希望する利用方法で構成する。
【００３９】
以上の説明で、申請者端末、利用者端末、仮承認者端末、本承認者端末の各々と、登録判断部、登録制御部、利用制御部の各機能部との間の各種通知信号は、申請者端末等の社員用端末に電子ファイル管理装置の各機能部と直接信号の授受を行う指示通信用のアプリケーションプログラムで実現してもよいし、電子メールを利用した通知信号とすることもできる。
【符号の説明】
【００４０】
１１  電子ファイル管理装置
１２  社員用端末
１２１  申請者端末
１２２  利用者端末
１２３  仮承認者端末
１３  情報管理者用端末（本承認者端末）
２１  本登録条件表
２２  仮登録条件表
２３  管理情報表
２４  登録判断部
２５  登録情報管理表
２６  登録情報データベース
２７  登録制御部
２８  利用履歴表
２９  利用希望表
３０  利用制御部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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