(57)【要約】【課題】共有フォルダを介してファイル管理装置に格納された電子ファイルの格納場所を容易に取得する。【解決手段】ファイル管理システムはＭＦＰ１と共有フォルダ２１を有する中継サーバ２とファイル管理装置３がネットワークに接続されている。この管理装置３はＭＦＰ１から共有フォルダ２１に送信され、一時的に保管された電子ファイルを、電子ファイルの特定情報と関連付けて取り込み、データベース部３０に格納するデータ格納制御部３１と、電子ファイルがデータベース部３０に格納されることに応じて格納先アドレスを含む格納情報を作成し、電子ファイルの特定情報と関連付けて共有フォルダ２１に出力し、記憶させる格納情報作成部３２とを備える。ＭＦＰ１は操作部１５を介して受け付けられた特定情報により特定される、共有フォルダ２１に記憶された電子ファイルの格納情報に対する閲覧要求を中継サーバ２に送信する出力先アクセス部１７を備える。【選択図】図１
2010033202.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報処理機器とファイル管理装置とがネットワークを介して接続されたファイル管理システムにおいて、
前記情報処理機器は、前記ネットワーク上に設けられたフォルダに電子ファイルを当該電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて送信し、保管させるファイル出力手段を備え、
前記ファイル管理装置は、電子ファイルを格納する格納手段と、前記情報処理機器から前記フォルダに送信され、一時的に保管された電子ファイルを前記格納手段に格納するデータ格納制御手段と、前記電子ファイルが前記格納手段に格納されることに応じて、格納先アドレスを含む格納情報を作成し、前記特定情報と関連付けて前記フォルダに送信し、記憶させる格納情報作成手段とを備え、
前記情報処理機器は、さらに、情報を表示する表示部と、前記フォルダに送信された電子ファイルを特定する前記特定情報を前記表示部に表示させる履歴表示処理手段と、前記表示部に表示された前記特定情報の指定を受け付ける操作手段と、前記操作手段により前記特定情報の指定が受け付けられたことに応じて、当該特定情報により特定される、前記格納情報作成手段によって前記フォルダに記憶された電子ファイルの前記格納情報に対する閲覧要求を送信する出力先アクセス手段とを備える、ファイル管理システム。
【請求項２】
前記ファイル管理システムは、前記フォルダを備えた中継サーバを有し、
前記中継サーバは、前記情報処理機器からの前記閲覧要求に応じて、当該閲覧要求に含まれる前記特定情報と一致する特定情報に関連付けられた格納情報を前記情報処理機器に送信するデータ入出力制御手段を備える、請求項１記載のファイル管理システム。
【請求項３】
前記フォルダは、前記ファイル管理装置に備えられ、
前記ファイル管理装置は、前記情報処理機器からの前記閲覧要求に応じて、当該閲覧要求に含まれる前記特定情報と一致する特定情報に関連付けられた格納情報を前記情報処理機器に送信するデータ入出力制御手段を備える、請求項１記載のファイル管理システム。
【請求項４】
前記電子ファイルを特定する特定情報は、当該電子ファイルを前記フォルダに送信した送信元である情報処理機器を特定する送信元情報を含む、請求項１〜３のいずれかに記載のファイル管理システム。
【請求項５】
前記格納情報作成手段は、前記データ格納制御手段による前記電子ファイルの前記格納手段への格納が成功した場合には、格納結果及び格納先アドレスを含む格納情報を作成し、前記電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記フォルダに送信して記憶させ、前記データ格納制御手段による前記電子ファイルの前記格納手段への格納が失敗した場合には、格納先アドレスを除く格納情報を作成し、前記電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記フォルダに送信して記憶させる、請求項１〜４のいずれかに記載のファイル管理システム。
【請求項６】
前記情報処理機器は、前記閲覧要求に応じて送信された格納情報に含まれる格納先アドレスの指定が受け付けられたことに応じて、当該格納先アドレスに格納されている電子ファイルを読み出し、前記表示部に表示させる格納先アクセス手段を備える、請求項２〜５のいずれかに記載のファイル管理システム。
【請求項７】
情報処理機器とネットワークを介して接続されたファイル管理装置であって、
電子ファイルを格納する格納手段と、
前記情報処理機器から前記ネットワーク上に設けられたフォルダに送信され、一時的に保管された電子ファイルを当該電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記格納手段に格納するデータ格納制御手段と、
前記電子ファイルが前記格納手段に格納されることに応じて、格納先アドレスを含む格納情報を作成し、前記電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記フォルダに送信し、記憶させる格納情報作成手段とを備える、ファイル管理装置。
【請求項８】
前記フォルダは、前記ネットワークに接続された中継サーバに備えられる、請求項７記載のファイル管理装置。
【請求項９】
前記フォルダは、前記ファイル管理装置に備えられ、前記情報処理機器からの前記閲覧要求に応じて、当該閲覧要求に含まれる前記特定情報と一致する特定情報に関連付けられた格納情報を前記情報処理機器に送信するデータ入出力制御手段をさらに備える、請求項７記載のファイル管理装置。
【請求項１０】
前記電子ファイルを特定する特定情報は、当該電子ファイルを前記フォルダに送信した送信元である情報処理機器を特定する送信元情報を含む、請求項７〜９のいずれかに記載のファイル管理装置。
【請求項１１】
前記格納情報作成手段は、前記データ格納制御手段による前記電子ファイルの前記格納手段への格納が成功した場合には、格納結果及び格納先アドレスを含む格納情報を作成し、前記電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記フォルダに送信して記憶させ、前記データ格納制御手段による前記電子ファイルの前記格納手段への格納が失敗した場合には、格納先アドレスを除く格納情報を作成し、前記電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記フォルダに送信して記憶させる、請求項７〜１０のいずれかに記載のファイル管理装置。
【請求項１２】
情報処理機器とネットワークを介して接続されたファイル管理装置を制御するコンピュータに、
前記情報処理機器から前記ネットワーク上に設けられたフォルダに送信され、一時的に保管された電子ファイルを前記ファイル管理装置の格納手段に格納するステップと、前記電子ファイルが前記格納手段に格納されることに応じて、格納先アドレスを含む格納情報を作成し、前記電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記フォルダに送信し、記憶させるステップとを実行させる、ファイル管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、外部の情報処理機器からネットワークを介して受信した電子ファイルを所定の格納場所に格納するファイル管理の技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、送信原稿の画像データの識別番号、送信先電話番号等の送信デ−タを蓄積し、送信相手先が回線使用中あるいは通信エラー等で送信が失敗したとき、前記送信データに基づき表示部に不達情報を表示するファクシミリ装置が提案されている。
【特許文献１】特開平８−２７９８７１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
また、近年急速に普及してきた多機能を有する画像形成装置であるＭＦＰ（Multi Function peripherals）等の情報処理機器と文書管理サーバとをネットワークを介して接続し、ＭＦＰから出力される電子ファイルを一時保管するフォルダをネットワーク上に設け、文書管理サーバから当該フォルダを定期的に監視し、当該フォルダに電子ファイルが保管されていれば、文書管理サーバに格納するシステムが提供されている。当該フォルダとしては、例えば、ＳＭＢサーバ等の中継サーバ内のハードディスク上の所定の記憶領域を前記ＭＦＰを含む複数の機器からアクセス可能にした共有フォルダが利用されている。
【０００４】
ここで、ＭＦＰから文書管理サーバへ直接電子ファイルを送信して格納させるのではなく、フォルダを中継させるのは、ＭＦＰから文書管理サーバへ直接電子ファイルを送信して格納する場合には、かかる処理を実行するための専用モジュールをＭＦＰに実装する必要があるが、フォルダを介する場合には、このような専用モジュールを必要とせず、コスト面等で有利であるためである。また、フォルダを介する場合には、文書管理サーバがシステムダウン等によりアクセス不能な状態であっても、データ保管が可能であるという利点もある。
【０００５】
しかしながら、ＭＦＰから送信される電子ファイルを一旦ネットワーク上のフォルダに保管し、その後、文書管理サーバに格納するシステムでは、ＭＦＰ側からはフォルダ上の電子ファイルの格納場所を知ることはできても、文書管理サーバ上の電子ファイルの格納場所を知ることが容易でないという問題点があった。
【０００６】
本発明は、上記のような問題点に鑑みてなされたもので、ＭＦＰ等の情報処理機器から送信される電子ファイルを一旦ネットワーク上のフォルダに保管し、その後、文書管理サーバ等の文書管理装置に格納する場合であっても、文書管理装置上の電子ファイルの格納場所を情報処理機器から容易に取得することができる、ファイル管理装置、ファイル管理プログラム、及びファイル管理システムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、情報処理機器とファイル管理装置とがネットワークを介して接続されたファイル管理システムにおいて、前記情報処理機器は、前記ネットワーク上に設けられたフォルダに電子ファイルを当該電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて送信し、保管させるファイル出力手段を備え、前記ファイル管理装置は、電子ファイルを格納する格納手段と、前記情報処理機器から前記フォルダに送信され、一時的に保管された電子ファイルを前記格納手段に格納するデータ格納制御手段と、前記電子ファイルが前記格納手段に格納されることに応じて、格納先アドレスを含む格納情報を作成し、前記特定情報と関連付けて前記フォルダに送信し、記憶させる格納情報作成手段とを備え、前記情報処理機器は、さらに、情報を表示する表示部と、前記フォルダに送信された電子ファイルを特定する前記特定情報を前記表示部に表示させる履歴表示処理手段と、前記表示部に表示された前記特定情報の指定を受け付ける操作手段と、前記操作手段により前記特定情報の指定が受け付けられたことに応じて、当該特定情報により特定される、前記格納情報作成手段によって前記フォルダに記憶された電子ファイルの前記格納情報に対する閲覧要求を送信する出力先アクセス手段とを備えるものである。
【０００８】
請求項７記載の発明は、情報処理機器とネットワークを介して接続されたファイル管理装置であって、電子ファイルを格納する格納手段と、前記情報処理機器から前記ネットワーク上に設けられたフォルダに送信され、一時的に保管された電子ファイルを当該電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記格納手段に格納するデータ格納制御手段と、前記電子ファイルが前記格納手段に格納されることに応じて、格納先アドレスを含む格納情報を作成し、前記電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記フォルダに送信し、記憶させる格納情報作成手段とを備えるものである。
【０００９】
請求項１２記載の発明は、情報処理機器とネットワークを介して接続されたファイル管理装置を制御するコンピュータに、前記情報処理機器から前記ネットワーク上に設けられたフォルダに送信され、一時的に保管された電子ファイルを前記ファイル管理装置の格納手段に格納するステップと、前記電子ファイルが前記格納手段に格納されることに応じて、格納先アドレスを含む格納情報を作成し、前記電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記フォルダに送信し、記憶させるステップとを実行させるものである。
【発明の効果】
【００１０】
上記の各請求項に記載の発明によれば、ネットワーク上のフォルダに一時的に保管された電子ファイルがファイル管理装置の格納手段に格納されることに応じて、格納先アドレスを含む格納情報が作成され、前記電子ファイルを特定する特定情報と関連付けて前記フォルダに送信され、記憶される。このため、情報処理機器は、電子ファイルを特定する特定情報を指定して、フォルダに記憶された格納情報にアクセスすることにより、ファイル管理装置上の電子ファイルの格納場所を容易に取得することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
図１は、本発明に係るファイル管理システムの一実施形態を示す全体構成図である。本ファイル管理システムは、情報処理機器としての複合機（Multi Function peripherals；以下、「ＭＦＰ」という）１と、ＭＦＰ１からの電子ファイルを一時的に保管する共有フォルダ２１を有する中継サーバ２と、共有フォルダ２１に一時的に保管された電子ファイルを格納するファイル管理装置３とから構成され、これらが互いにネットワークで接続されている。ＭＦＰ１は、１台又は所要の複数台が接続されている。
【００１２】
本ファイル管理システムは、概略的には、ＭＦＰ１から送信された電子ファイルをファイル管理装置３で格納するもので、より詳細には、ＭＦＰ１から送信された電子ファイルが、一旦共有フォルダ２１に転送されて保管され、次いで、ファイル管理装置３に取り込まれて格納される。上記処理において、送信元となる種々のＭＦＰ１から共有フォルダ２１への送信処理をそれぞれ出力ジョブといい、共有フォルダ２１から格納先であるファイル管理装置３へ送信され、それぞれ格納される処理を格納処理という。そして、出力ジョブの履歴を出力ログといい、格納処理の履歴を格納ログ（格納情報）という。本システムの特徴は、格納ログの情報が出力ログの情報と対応付けされた形で、ファイル管理装置３から共有フォルダ２１に転送され、ＭＦＰ１では出力ログに対応する格納ログが共有フォルダ２１から閲覧可能とされる点にある。以降の説明において、出力ログと格納ログとをまとめて「ログ情報」と呼ぶ場合がある。
【００１３】
ＭＦＰ１は、多機能を有する画像処理装置であって、原稿画像を光学的に読み取るスキャナ等の電子ファイル取得部１１、複合機としての画像形成部１２を備える。画像形成部１２は、外部のパーソナルコンピュータ等からの要求を受け付けて記録紙に画像を印刷するプリンタ機能、電子ファイル取得部１１で読み取った画像を記録紙に複写するコピー機能、及び公衆回線を介して他のファクシミリ装置との間で画像情報の送受信を行うファクシミリ（Ｆａｘ）機能を備えている。電子ファイル取得部１１で読み取られて電子ファイルとされる情報としては、画像データ、文書データの双方を含む。また、電子ファイル取得部１１の他の態様としては、外部の情報処理端末（パーソナルコンピュータ）で作成され、あるいはその記憶媒体に記憶されている電子ファイルが転送される態様を含めてもよい。
【００１４】
また、ＭＦＰ１は、電子ファイル出力部１３、表示部１４、操作部１５、履歴表示処理部１６、出力先アクセス部１７、格納先アクセス部１８、及びＷｅｂブラウザ部１９を備えている。電子ファイル出力部１３は、電子ファイル取得部１１で取得された電子ファイルを共有フォルダ２１に格納するための出力ジョブを実行するもので、操作部１５の操作指示を受け付けて実行される。電子ファイル出力部１３は、出力ジョブの発生の都度、自己のＭＦＰ１の特定情報（送信元ＭＦＰのアドレス）及び、電子ファイルの特定情報（ｊｏｂＩＤ）を作成し、送信する電子ファイルに付加する。
【００１５】
表示部１４は、ＭＦＰ１の図略の筐体上面等の適所に配設され、液晶表示パネル等からなり、画像を表示するものである。画像としては、操作ガイドのための各種のガイド画像、ボタン等を含む画像、出力ログ情報、及び後述する中継サーバ２、ファイル管理装置３から受信した所定の情報が含まれる。操作部１５は、機械的な各種操作キー（テンキー等）、あるいは表示部１４の画面上に敷設されたポインティングデバイスとしての透明なタッチパネル等からなる。タッチパネルの押圧座標情報と表示部１４に表示されている各ボタン類等の表示座標、表示領域との対応を予め関連付けておくことで、タッチパネルの押下から、どのボタンが乃至はどの領域が指定されたかが検出できるようにされている。
【００１６】
履歴表示処理部１６は、表示部１４の適所領域に出力ジョブの履歴（出力ログ）を表示させるものである。履歴表示処理部１６は、操作部１５としての、画面上の出力ログボタン（図略）が押下されると、自己のＭＦＰ１の出力ログをリスト的に表示し、更に、操作部１５からの特定の出力ジョブに対する指定を受け付けて、当該特定の出力ジョブに対応する格納処理の格納情報を当該出力ジョブの情報と共に併記表示するものである。
【００１７】
図２は、ログ情報の内容を示す図であり、（ａ）は後述する中継サーバ２の共有フォルダ２１に保管されるログ情報のリストの一例を示す図、（ｂ）はＭＦＰ１からの閲覧要求に応じて中継サーバ２から送信され、表示部１４に表示される電子ファイルの格納情報を示す画面図である。図２（ａ）の前二者の「送信元ＭＦＰのアドレス」及び「ｊｏｂＩＤ」が出力ジョブの情報に相当する。「送信元ＭＦＰのアドレス」は電子ファイルの送信元であるＭＦＰを特定する特定情報であり、ＭＡＣアドレスで指定されている。「ｊｏｂＩＤ」は電子ファイルを特定するための特定情報で、一般的には、各ＭＦＰでの送信順に連番が付されている。また、図２（ａ）の後二者の「格納先アドレス」及び「格納結果」が格納処理の情報に相当する。「格納先アドレス」はファイル管理装置３内での格納場所を特定する情報であり、ＩＰアドレスで特定されているものもあり、この場合にはインターネットを介してＷｅｂブラウザで閲覧可能とされる。「格納結果」は格納の成否に関する情報である。格納の失敗とは、例えば、規定されていないファイル形式で作成された情報が少なくとも一部に含まれる電子ファイル、あるいはファイル管理装置３のシステムダウン時等が想定される。電子ファイル形式としては、ＰＤＦ，ＧＩＦ，ＪＰＥＧ，ＰＮＧ、その他があり、そのうち本システムで適用可能なファイル形式について格納処理を可能としている。
【００１８】
ここで、中継サーバ２の構成を説明する。中継サーバ２は、ＳＭＢ（サーバメッセージブロック）プロトコル等を用いてＭＦＰ１から送信されてくる、格納を希望する電子ファイルの一時的な保管や、後述するようにファイル管理装置３から送信されてくる所定の情報を記憶する共有フォルダ２１、及びＭＦＰ１及びファイル管理装置３からのアクセスや、各アクセスに対応する所定のデータの送受信を行うためのデータ入出力制御部２２を備えている。共有フォルダ２１は、電子ファイルの保管領域とログ情報の保管領域とを少なくとも有している。
【００１９】
出力先アクセス部１７は、ユーザによる操作部１５の出力ログボタンの操作に応じて自己のＭＦＰ１の出力ログ（リスト）を表示部１４に表示させる。さらに、出力先アクセス部１７は、表示部１４に表示された自己のＭＦＰ１からの出力ログ（出力ジョブのリスト）のうちから操作部１５によって特定の出力ジョブの押下による選択を受け付けると、中継サーバ２にアクセスし、共有フォルダ２１内のログ情報の保管領域を参照して、自己のＭＦＰ１のＭＡＣアドレス（送信元ＭＦＰのアドレス）と選択された出力ジョブのｊｏｂＩＤとを持つログ情報があるか否かを検索する。出力先アクセス部１７は、該当するログ情報があれば、当該ログ情報をＭＦＰ１に取り込み、履歴表示処理部１６によって、当該ログ情報を表示部１４に表示させるようにしている（図２（ｂ）参照）。また、前述した「格納失敗」の際には、格納ログの内容及び表示部１４への表示内容は、例えば、「格納先アドレス」については非表示（データ無し）、「格納結果」については「失敗」の文字が表示される。
【００２０】
格納先アクセス部１８は、図２（ｂ）の表示画面において、操作部１５を介してユーザにより「格納先アドレス」が指定されたことに応じて、Ｗｅｂブラウザ部１９を起動させるものである。Ｗｅｂブラウザ部１９は、「格納先アドレス」のＩＰアドレスを参照して、当該アドレスに掲載されているファイルをネットワーク、例えばインターネットを経て受信し、表示部１４に表示させるものである。
【００２１】
ファイル管理装置３は、接続されているＭＦＰ１のそれぞれから共有フォルダ２１を経由して取り込む種々の電子ファイルを格納する格納手段としてのデータベース部３０、電子ファイルをデータベース部３０に格納する制御を行うデータ格納制御部３１、及び格納処理に応じてログ情報（図２（ａ）参照）を作成して、共有フォルダ２１に送信する格納情報作成部３２を備えている。データ格納制御部３１及び格納情報作成部３２は、図略の中央演算処理装置（ＣＰＵ）が、ＲＯＭ等の記憶部に予め記憶されているプログラムを実行することにより、機能的に実現される。
【００２２】
データベース部３０は、ハードディスク等の記憶装置よりなり、本実施形態では、インターネット上に構築されており（接続されており）、ＩＰアドレスを指定することで該当する電子ファイルをＷｅｂブラウザで閲覧可能にされている。ネットワークは、インターネットの他、他の広域ネットワークシステム（ＷＡＮ）やＬＡＮ（Local Area Network）であってもよい。
【００２３】
データ格納制御部３１は、監視部３１１とデータ格納処理部３１２とからなる。監視部３１１は、中継サーバ２の共有フォルダ２１に所定のタイミングでアクセスし、共有フォルダ２１に電子ファイルが存在するか否かを判断し、存在していれば、存在している全ての電子ファイルをファイル管理装置３に取り出すものである。監視部３１１のアクセスタイミングは、所定周期でもよいし、内蔵の計時手段（タイマ）などを利用して時刻に応じて異なる周期としてもよい。また、電子ファイルの格納数量の存在実績（最近の使用頻度）などからタイミングを適宜変更する態様としてもよい。
【００２４】
データ格納処理部３１２は、監視部３１１によって取り込まれた電子ファイルを、「送信元ＭＦＰのアドレス」及び「ｊｏｂＩＤ」毎に、すなわち電子ファイル単位でデータベース部３０に格納する処理を行うものである。格納情報作成部３２は、データ格納処理部３１２によって、電子ファイルがデータベース部３０に格納されたかどうか、及び格納に成功した場合の格納先アドレスを格納情報（図２（ａ）の後二者のデータ）として作成する。さらに、格納情報作成部３２は、電子ファイル毎の「送信元ＭＦＰのアドレス」及び「ｊｏｂＩＤ」毎に、格納情報を「送信元ＭＦＰのアドレス」及び「ｊｏｂＩＤ」と関連付けて（図２（ａ）参照）、ログ情報として、中継サーバ２の共有フォルダ２１のログ情報保管領域に送信して、書き込ませるものである。
【００２５】
中継サーバ２の共有フォルダ２１には、過去分のログ情報が受信順にリスト的に保管されている。もちろん、受信順の他、ある内容でソーティングされたもの、例えば送信元ＭＦＰの種類（アドレス）毎でもよい。
【００２６】
中継サーバ２の共有フォルダ２１にＭＦＰ１から送信され、一時的に保管された電子ファイルは、ファイル管理装置３に読み出され、格納された時点で、例えばデータ格納制御部３１からの削除指令に基づいて削除される。また、共有フォルダ２１に保管されるログ情報は過去分も含めて全てであってもよいが、内蔵タイマを利用することで、所定期間経過した分については、順次削除される態様であってもよい。
【００２７】
次に、各部が実行する処理手順をフローチャートを用いて説明する。図３は、中継サーバ２が実行するデータ入出力の処理手順の一例を示すフローチャートである。かかる処理は、中継サーバ２のＣＰＵがＲＯＭ等の記憶媒体に格納されているプログラムを実行することにより、実現される。
【００２８】
図３において、外部からの受信乃至はアクセスがあると、まず、ＭＦＰ１からの電子ファイルの受信か否かが判断される（ステップＳ１）。ＭＦＰ１からの電子ファイルの受信であれば、受信した電子ファイルが共有フォルダ２１に保管される（ステップＳ３）。
【００２９】
一方、ステップＳ１で、ＭＦＰ１からの電子ファイルの受信でなければ、ＭＦＰ１からの閲覧要求の受信であるか否かが判断される（ステップＳ５）。閲覧要求は、後述するように、ＭＦＰ１の操作部１５が、表示部１４に表示された出力ログ（出力ジョブのリスト）からユーザが所望の出力ジョブを選択する操作を受け付けた場合に、ＭＦＰ１から中継サーバ２へ送信される。閲覧要求は、当該ＭＦＰ１のＭＡＣアドレス（送信元ＭＦＰのアドレス）と選択された出力ジョブのｊｏｂＩＤとを含む。なお、閲覧要求は、少なくとも選択された出力ジョブのｊｏｂＩＤを含んでいればよい。ＭＦＰ１からの閲覧要求の受信であれば、共有フォルダ２１に格納されているログ情報の中に、受信した閲覧要求に含まれる送信元ＭＦＰのアドレス及びｊｏｂＩＤと一致する送信元ＭＦＰのアドレス及びｊｏｂＩＤを有するログ情報があるか否かが検索され、その検索結果が閲覧要求のあったＭＦＰ１に返信される（ステップＳ７）。
【００３０】
一方、ステップＳ５で、ＭＦＰ１からの閲覧要求の受信でなければ、ファイル管理装置３のデータ格納制御部３１からのアクセスか否かが判断される（ステップＳ９）。ファイル管理装置３のデータ格納制御部３１からのアクセスであれば、共有フォルダ２１に保管中の電子ファイルの読み出しが行われる（ステップＳ１１）。一方、ステップＳ９で、ファイル管理装置３のデータ格納制御部３１からのアクセスでなければ、格納情報作成部３２からのログ情報の受信であるとして、受信したログ情報が共有フォルダ２１のログ情報保管領域へ保管される（ステップＳ１３）。
【００３１】
図４は、ファイル管理装置３が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。かかる処理は、ファイル管理装置３のＣＰＵがＲＯＭ等の記憶媒体に格納されているプログラムを実行することにより、実現される。まず、監視部３１１によって、中継サーバ２にアクセスし、共有フォルダ２１に保管されている電子ファイルが存在するか否かが判断される（ステップＳ２１）。保管されている電子ファイルがなければ、本フローチャートは終了する。一方、電子ファイルが保管されていると、監視部３１１によって、保管されている電子ファイルがファイル管理装置３側に取り出され、次いで、データ格納処理部３１２によって、データベース部３０に格納される（ステップＳ２３）。次いで、格納情報作成部３２によって、出力ログと格納ログとが対応付けられて、すなわち電子ファイル毎に、送信元情報、ｊｏｂＩＤと、格納結果、格納先情報とが対応付けられて、ログ情報として中継サーバ２に送信され、共有フォルダ２１に格納される（ステップＳ２５）。なお、データ格納処理部３１２による電子ファイルのデータベース部３０への格納が成功した場合には、格納結果として「成功」、格納先情報として電子ファイルの「格納先アドレス」が設定され、失敗した場合には、格納結果として「失敗」が設定され、格納先情報には何もデータが設定されない。
【００３２】
図５は、ＭＦＰ１が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。かかる処理は、ＭＦＰ１のＣＰＵがＲＯＭ等の記憶媒体に格納されているプログラムを実行することにより、実現される。図５において、まず、表示部１４に表示されている出力ログ（出力ジョブ履歴）のうち、操作部１５を介してユーザによる特定の出力ジョブの指定が受け付けられると（ステップＳ３１）、出力先アクセス部１７によって自機のＭＡＣアドレス（送信元ＭＦＰのアドレス）と選択された出力ジョブのｊｐｂＩＤとを含む閲覧要求が中継サーバ２へ送信される（ステップＳ３３）。そして、中継サーバ２において、送信された閲覧要求に含まれる送信元ＭＦＰのアドレス及びｊｏｂＩＤと一致する送信元ＭＦＰのアドレス及びｊｏｂＩＤを有するログ情報があるか否かが検索され、その検索結果が受信される（ステップＳ３５）。該当するログ情報がない場合には、出力ジョブの情報のみが表示部１４に表示される（ステップＳ３７）。
【００３３】
一方、ステップＳ３５で、該当するログ情報がある場合には、電子ファイルの格納結果が参照され、成功か否かが判断される（ステップＳ３９）。格納結果が失敗であれば、出力ジョブの情報と格納結果とが表示部１４に表示される（ステップＳ４１）。
【００３４】
一方、ステップＳ３９で、格納結果が成功であれば、出力ジョブの情報、格納結果及び格納先アドレスが、図２（ｂ）のように表示部１４に表示される（ステップＳ４３）。次いで、操作部１５を介してユーザにより格納先アドレスが指定されたか否かが判断され（ステップＳ４５）、指定されていなければ、本フローチャートは終了し、指定されたのであれば、格納先アクセス部１８によってＷｅｂブラウザ部１９が起動されて、データベース部３０の該当するアドレスの電子ファイルが読み出され、表示部１４に表示される（ステップＳ４７）。
【００３５】
なお、本発明は、以下の態様を採用可能である。
【００３６】
（１）本実施形態では、電子ファイルやログ情報を格納するフォルダを、複数のＭＦＰ１からのアクセスを可能とする共有フォルダとしたが、共有されていないフォルダであってもよい。この場合、所望するＭＦＰのみからのアクセスを受け付けるようにでき、またジョブの種類も適宜制限的に設定可能となり、汎用性が増す。
【００３７】
（２）本実施形態では、中継サーバ２が共有フォルダ２１を有する例を示したが、ファイル管理装置３が共有フォルダ２１を有するようにしてもよい。この場合、データ入出力制御部２２の機能（図３のフローチャートに示される処理）もファイル管理装置３が実現する。すなわち、この場合には、中継サーバ２は不要となり、ＭＦＰ１とファイル管理装置３とでファイル管理システムが構築される。
【００３８】
（３）ＭＦＰ１内のタイマ機能（時計機能）を用いて、出力ログの情報に日時情報を含めるようにしてもよい。このようにすればログの選択がより容易となる。
【００３９】
（４）本実施形態では、情報処理機器として、ＭＦＰ１を例示したが、ネットワークプリンタやネットワークスキャナ等の他の画像処理装置を情報処理機器として使用してもよい。また、パーソナルコンピュータを情報処理機器として使用することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明に係るファイル管理システムの一実施形態を示す全体構成図である。
【図２】ログ情報の内容を示す図であり、（ａ）は中継サーバ２の共有フォルダ２１に保管されるログ情報のリストの一例を示す図、（ｂ）はＭＦＰ１からの閲覧要求に応じて中継サーバ２から送信され、表示部１４に表示される電子ファイルの格納情報を示す画面図である。
【図３】中継サーバ２が実行するデータ入出力の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図４】ファイル管理装置３が実行する所定手順の一例を示すフローチャートである。
【図５】ＭＦＰ１が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４１】
１  ＭＦＰ（情報処理機器）
１３  電子ファイル出力部
１４  表示部
１５  操作部
１６  履歴表示処理部
１７  出力先アクセス部
１８  格納先アクセス部
１９  Ｗｅｂブラウザ部
２  中継サーバ
２１  共有フォルダ
２２  データ入出力制御部
３  ファイル管理装置
３０  データベース部
３１  データ格納制御部
３１１  監視部
３１２  データ格納処理部
３２  格納情報作成部
【図１】
2010033202.tif 000003
【図２】
2010033202.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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