(57)【要約】【課題】必要な文書を蓄積できない事態を可及的に回避可能な、ユーザの利便性向上に資する画像形成装置を提供する。【解決手段】本発明実施例に係る画像形成装置では、各管理対象文書に保管期限を設定する運用を単に行うのみでは、必要な文書を蓄積できない事態を招来するおそれがある点に鑑みて、残容量取得部７１は、文書蓄積部６３における記憶領域の残容量を取得し、保管期限可変設定部７３は、残容量取得部７１で取得した記憶領域の残容量に基づいて、管理対象となる複数の各文書に係る保管期限を可変設定し、保管管理部７７は、こうして設定された保管期限に基づき前記複数の各文書に係る保管期限情報を更新管理することとした。【選択図】  図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理対象となる複数の文書、並びに、当該複数の各文書に係る保管期限情報が蓄積される文書蓄積部と、
前記文書蓄積部における記憶領域の残容量を取得する残容量取得部と、
前記残容量取得部で取得した記憶領域の残容量に基づいて、前記複数の各文書に係る保管期限を可変設定する保管期限可変設定部と、
前記保管期限可変設定部で設定された保管期限に基づき前記複数の各文書に係る保管期限情報を更新管理する保管管理部と、
を備えて構成されることを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
請求項１記載の画像形成装置であって、
前記複数の各文書に係る保管期限情報と、抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が満了した期限満了文書を、前記複数の管理対象文書のなかから抽出する期限満了文書抽出部を備え、
前記保管管理部は、前記期限満了文書抽出部で抽出された前記期限満了文書を管理対象から除外する、
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の画像形成装置であって、
前記保管期限可変設定部は、前記文書蓄積部における記憶領域の残容量が所定の閾値よりも小さくなったとき、前記複数の各文書に係る保管期限を短縮するように可変設定する、
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項４】
請求項３に記載の画像形成装置であって、
前記所定の閾値は、相互に異なる複数の値とされ、
前記保管期限可変設定部は、前記文書蓄積部における記憶領域の残容量が第１の閾値よりも小さくなったとき、前記複数の各文書に係る保管期限を短縮し、前記文書蓄積部における記憶領域の残容量が、前記第１の閾値と比べて小さい第２の閾値よりも小さくなったとき、前記複数の各文書に係る保管期限をさらに短縮するようにして、前記複数の各文書に係る保管期限を可変設定する、
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項５】
請求項３又は４に記載の画像形成装置であって、
前記所定の閾値は、前記複数の管理対象文書に係る処分権限を有する文書管理者の操作を経て設定される、
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項６】
請求項１〜５のうちいずれか一項に記載の画像形成装置であって、
前記残容量取得部は、前記文書蓄積部に新規の文書が蓄積される毎に、当該蓄積後の前記記憶領域の残容量を取得する、
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項７】
請求項１〜５のうちいずれか一項に記載の画像形成装置であって、
前記残容量取得部は、予め定められるスケジュールに従うタイミングをもって、前記記憶領域の残容量を取得する、
ことを特徴とする画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理機能を有する画像形成装置に係り、特に、必要な文書を蓄積できない事態を可及的に回避可能な、ユーザの利便性向上に資する画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、コピー、ファクシミリ、スキャナ、並びにプリンタ等の諸機能を併せ持つ、いわゆるＭＦＰ（Multi Function Peripheral）とも呼ばれる画像形成装置が提供されている。かかるＭＦＰでは、文書管理機能を有するものが知られており、ファクシミリ受信画像、又はスキャナを介して読み取った画像に係る文書を、例えば文書ボックスなどと呼ばれる所定の場所に蓄積管理しておく。ユーザは、操作パネル又はネットワークを介して、所要の文書ボックスに蓄積管理されている文書にアクセスし、その内容を閲覧したり、同内容を記録紙上に印刷出力させることができる。
【０００３】
こうした文書管理機能を有する画像形成装置の一例として、本願出願人は、透かしが埋め込まれた画像データをデコードすることによって透かしの存否を認識する透かしデコード手段と、前記デコードされた透かしの不存在と、印刷手段によって当該画像が印刷されたことに基づいて、画像管理者に特定の内容の通知をする通知御手段と、を備え、透かしが埋め込まれていない画像であっても、文書管理者の目が行き届く状態を形成可能とする技術を提案している（例えば特許文献１参照）。
【０００４】
ところで、文書管理機能を有する画像形成装置には、文書を蓄積管理するための文書蓄積部が備えられているが、その記憶容量資源は有限である。このため、多数のユーザが各自の文書を無制限に文書蓄積部に蓄積してゆけば、瞬く間に文書蓄積部がメモリフル状態に陥ってしまう。
【０００５】
かかる事態を回避するために、管理対象文書のそれぞれに保管期限を設定する運用が行われている。この運用は、記憶容量資源の適切な活用管理を指向する管理者側の要請と、必要な文書を必要な数量だけ蓄積したい利用者側の要請と、の均衡を図ることに基づく。
【０００６】
しかしながら、各管理対象文書に保管期限を設定する運用を単に行う場合には、必要な文書を蓄積できない事態を招来するおそれがあった。
【０００７】
すなわち、例えば、記憶容量資源の残容量に余裕がある状態では、折角の記憶容量資源を余らせておくのはもったいないので、保管期限を二週間として新規文書の蓄積をどんどん受付けたとしても、即座にメモリフル状態に陥ることはない。ところが、上記の受付け開始から１週間ほど経過した時点において、仮に、記憶容量資源の残容量が満容量の三分の一まで減少していたとすると、この状態下でも保管期限を二週間として新規文書の蓄積受付を継続していると、やがてメモリフル状態に陥ってしまい、必要な文書を蓄積できない事態を招来するおそれがあった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開２００７−２５８９４５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
解決しようとする問題点は、各管理対象文書に保管期限を設定する運用を単に行う場合には、必要な文書を蓄積できない事態を招来するおそれがあった点である。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、記憶容量資源の適切な活用管理を指向する管理者側の要請と、必要な文書を必要な数量だけ蓄積したい利用者側の要請と、の両者を柔軟に均衡させることによって、必要な文書を蓄積できない事態を可及的に回避可能な、ユーザの利便性向上に資する画像形成装置を提供することを目的として、管理対象となる複数の文書、並びに、当該複数の各文書に係る保管期限情報が蓄積される文書蓄積部と、前記文書蓄積部における記憶領域の残容量を取得する残容量取得部と、前記残容量取得部で取得した記憶領域の残容量に基づいて、前記複数の各文書に係る保管期限を可変設定する保管期限可変設定部と、前記保管期限可変設定部で設定された保管期限に基づき前記複数の各文書に係る保管期限情報を更新管理する保管管理部と、を備えて構成されることを最も主要な特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明に係る画像形成装置では、各管理対象文書に保管期限を設定する運用を単に行うのみでは、必要な文書を蓄積できない事態を招来するおそれがある点に鑑みて、文書蓄積部における記憶領域の残容量に基づいて、管理対象となる複数の各文書に係る保管期限を可変設定し、こうして設定された保管期限に基づき前記複数の各文書に係る保管期限情報を更新管理することとした。
【００１２】
従って、記憶容量資源の適切な活用管理を指向する管理者側の要請と、必要な文書を必要な数量だけ蓄積したい利用者側の要請と、の両者を柔軟に均衡させることによって、必要な文書を蓄積できない事態を可及的に回避可能な、ユーザの利便性向上に資する画像形成装置を得ることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明に係る画像形成装置（デジタルカラー複合機）周辺の概略構成図である。
【図２】本画像形成装置に搭載された操作パネル部の外観図である。
【図３】本画像形成装置の動作フローチャート図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
ユーザの利便性向上に資する画像形成装置を提供するといった目的を、文書蓄積部における記憶領域の残容量に基づいて、管理対象となる複数の各文書に係る保管期限を可変設定する保管期限可変設定部と、この保管期限可変設定部で設定された保管期限に基づき前記複数の各文書に係る保管期限情報を更新管理する保管管理部と、の組合せに係る構成によって実現した。
【実施例】
【００１５】
以下、本発明に係る画像形成装置について、図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、以下において、本発明に係る画像形成装置として、文書管理機能を有するデジタルカラー複合機を例示して説明する。
【００１６】
［デジタルカラー複合機周辺の概略構成］
図１は、デジタルカラー複合機周辺の概略構成図、図２は、本機に搭載された操作パネル部の外観図である。
【００１７】
本デジタルカラー複合機は、印刷出力、スキャナ、ファックス送信、メール送信、及びデータ送信を含む各種機能を利用可能であり、マイクロコンピュータ及び専用のハードウェア回路等から構成される主制御部１１によって制御される。この主制御部１１に接続され諸機能を担う入出力機器として、本機は、スキャナ部２１、画像処理部３１、エンジン部４１、操作パネル部５１、ファクシミリ通信部６１、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）６３、並びにネットワークＩ／Ｆ（インタフェース）部６５を備える。
【００１８】
主制御部１１は、スキャナ機能を実現するための動作制御を行うスキャナコントローラ１３と、ファクシミリ機能を実現するための動作制御を行うファクシミリコントローラ１５、プリンタ機能を実現するための動作制御を行うプリンタコントローラ１７、並びに、コピー機能を実現するための動作制御を行うコピーコントローラ１９を内蔵し、本機全体の動作を統括制御する。
【００１９】
スキャナ部２１は、図示しないスキャナを構成する画像照射ランプ２３及びＣＣＤ（電荷結合素子：Charge Coupled Device）センサー２５を含む。スキャナ部２１は、画像照射ランプ２３により原稿を照射し、その反射光をＣＣＤセンサー２５で受光することにより、原稿から画像を読み取り、読み取った画像に対応する画像データを画像処理部３１へ出力する。
【００２０】
画像処理部３１は、補正部３３、画像加工部３５及び画像メモリ３７を含む。画像処理部３１は、スキャナ部２１で読み取られた画像データを必要に応じて補正部３３及び画像加工部３５により処理し、処理された画像データを画像メモリ３７に記憶したり、エンジン部４１、ファクシミリ通信部６１等へ出力する。補正部３３は、スキャナ部２１で読み取られた画像データに対してレベル補正、ガンマ補正等の所定の補正処理を行う。画像加工部３５は、画像データの圧縮又は伸張処理、及び拡大又は縮小処理等の種々の加工処理を行う。
【００２１】
エンジン部４１は、図示しない給紙カセットや給紙ローラ等から構成される用紙搬送部４３、図示しない感光体ドラム、露光装置、現像装置等から構成される画像形成部４５、図示しない転写ローラ等から構成される転写部４７、及び図示しない定着ローラ等から構成される定着部４９を含む。エンジン部４１は、スキャナ部２１で読み取られた画像データ、ネットワークＩ／Ｆ部６５を介してＬＡＮ（Local Area Network）によりクライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）等から送信された画像データ、ファクシミリ通信部６１を用いて外部のファクシミリ装置等から受信したファクスデータ等の画像データを用いて画像を用紙に印刷する。具体的には、用紙搬送部４３は用紙を画像形成部４５へ搬送し、画像形成部４５は上記の画像データに対応するトナー像を形成し、転写部４７はトナー像を用紙に転写し、定着部４９はトナー像を用紙に定着させて画像を形成する。
【００２２】
操作パネル部５１は、図２に示すように、タッチパネル部５３及び操作キー部５５を含む。操作パネル部５１は、ユーザがスキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能、コピー機能等に関する操作を行うために使用され、ユーザによる操作指令等を主制御部１１に与える。
【００２３】
タッチパネル部５３は、タッチパネルとカラーＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とを組み合わせたタッチパネルユニット等から構成され、種々の操作画面、例えば、コピー機能実行時には、原稿サイズ、コピーサイズ、複写部数等に関する情報を表示するとともに、ユーザが該当部分をタッチすることにより種々の操作指令を入力するための操作ボタン類を表示する。
【００２４】
操作キー部５５は、ユーザの操作入力を受付けるための複数の操作キーを備えており、例えば、コピー機能、プリンタ機能、スキャナ機能、ファクシミリ機能など諸機能のなかから、所要機能のキー入力操作をユーザが選択的に実行する際に、又は、ユーザが複写部数やコピー実行指令などを操作入力する際に用いられる。また、操作キー部５３は、複数の管理対象文書に係る処分権限を有する文書管理者が、後述の閾値設定に係る入力操作を行う際などに用いられる。
【００２５】
ファクシミリ通信部６１は、符号化／復号化部（図示省略）、変復調部（図示省略）及びＮＣＵ（Network Control Unit）（図示省略）を含む。ファクシミリ通信部６１は、スキャナ部２１によって読み取られた原稿の画像データを電話回線を介してファクシミリ装置等へ送信したり、ファクシミリ装置等から送信された画像データを受信する。
【００２６】
本発明で文書蓄積部としての役割を果たすＨＤＤ（ハードディスクドライブ）６３は、複数の文書ボックスのための記憶領域（例えば５０ＧＢ程度の記憶容量をもつ。）を有しており、スキャナ部２１によって読み取られた画像データ及び同画像データに設定されている出力形式等の種々のデータ等を記憶する。ＨＤＤに記憶されている画像データは、画像形成装置、プログラム及び記録媒体内部で使用されるだけでなく、必要に応じて、ネットワークＩ／Ｆ部６５を介してクライアントＰＣ等から確認したり、クライアントＰＣやＦＴＰサーバ等の所定のフォルダへ転送される。
【００２７】
ネットワークＩ／Ｆ部６５は、ネットワークインタフェース（１０／１００Ｂａｓｅ−ＴＸ）等を用い、ＬＡＮを介して接続されたクライアントＰＣ等に対する種々のデータの送受信を制御する。
【００２８】
さて、必要な文書を蓄積できない事態を可及的に回避可能な、ユーザの利便性向上に資する画像形成装置を得ることを目的として、主制御部１１は、管理対象となる複数の文書、並びに、当該複数の各文書に係る保管期限情報が蓄積される文書蓄積部６３と、文書蓄積部６３における記憶領域の残容量を適宜のタイミングで取得する残容量取得部７１と、残容量取得部７１で取得した記憶領域の残容量に基づいて、前記複数の各文書に係る保管期限を可変設定する保管期限可変設定部７３と、前記複数の各文書に係る保管期限情報と、抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が満了した期限満了文書を、前記複数の管理対象文書のなかから抽出する期限満了文書抽出部７５と、保管期限可変設定部７３で設定された保管期限に基づき前記複数の各文書に係る保管期限情報を更新管理する一方で、期限満了文書抽出部７５で抽出された前記期限満了文書を管理対象から除外する機能を有する保管管理部７７と、を備えて構成されている。
【００２９】
［本発明実施例に係る画像形成装置の動作］
次に、本発明実施例に係る画像形成装置の動作について、図３を参照して説明する。図３は、本画像形成装置の動作フローチャート図である。
【００３０】
図３に示すように、保管管理部７７は、文書蓄積部６３における文書ボックスに新規の文書が蓄積されたか否かを常時監視している（ステップＳ１１）。
【００３１】
この監視中に、文書ボックスに新規の文書が蓄積された旨の判定が下されたとき（ステップＳ１１の”Ｙｅｓ”）、保管管理部７７は、その旨を残容量取得部７１宛に知らせる。これを受けて残容量取得部７１は、文書蓄積部６３における記憶領域の残容量を取得し（ステップＳ１２）、その取得結果を保管期限可変設定部７４宛に送る。
【００３２】
残容量取得部７１での取得結果を受けた保管期限可変設定部７４は、この取得結果である、文書蓄積部６３における記憶領域の残容量と、予め設定される第１及び第２の閾値とに基づいて、前記複数の各文書に係る保管期限を可変設定する（ステップＳ１３〜Ｓ１７）。なお、第１及び第２の閾値は、詳しくは次述するように、複数の各文書に係る保管期限を変更（短縮）するに際して、どの程度の変更（短縮）が適切であるかを分岐させるための役割を果たす。
【００３３】
ここで、ステップＳ１３〜Ｓ１７における実施例の理解を容易にするために、文書蓄積部６３における記憶領域の満容量は５０ＧＢであり、第１の閾値は１５ＧＢであり、第２の閾値は１０ＧＢであるとする具体例をあげて説明を進める。
【００３４】
すなわち、ステップＳ１３において、保管期限可変設定部７４は、ステップＳ１２で取得した記憶領域の残容量と、第１の閾値（１５ＧＢ）との大小関係を比較し、この比較の結果、残容量が第１の閾値（１５ＧＢ）より小さければ（ステップＳ１３の”Ｙｅｓ”）ステップＳ１４へと、残容量が第１の閾値（１５ＧＢ）以上（ステップＳ１３の”Ｎｏ”）であればステップＳ１５へと、それぞれ処理の流れを進ませる。
【００３５】
次いで、ステップＳ１４において、保管期限可変設定部７４は、ステップＳ１２で取得した記憶領域の残容量と、第２の閾値（１０ＧＢ）との大小関係を比較し、この比較の結果、残容量が第２の閾値（１０ＧＢ）以上（ステップＳ１４の”Ｎｏ”）であればステップＳ１６へと、残容量が第２の閾値（１０ＧＢ）より小さければ（ステップＳ１４の”Ｙｅｓ”）ステップＳ１７へと、それぞれ処理の流れを進ませる。
【００３６】
ステップＳ１５では、保管期限可変設定部７４は、ステップＳ１２で取得した記憶領域の残容量が、第１の閾値（１５ＧＢ）以上であって、満容量の３０％以上の余裕があるときには、メモリフル状態に陥るまでには猶予があるとみなして、ステップＳ１１で蓄積された新規文書の保管期限を、通常の７日間に設定する。
【００３７】
ステップＳ１６では、保管期限可変設定部７４は、ステップＳ１２で取得した記憶領域の残容量が、第１の閾値（１５ＧＢ）よりは小さいが、第２の閾値（１０ＧＢ）以上であって、満容量の２０％以上の余裕があるときには、メモリフル状態に陥るまでの猶予が少ないとみなして、ステップＳ１１で蓄積された新規文書の保管期限を、通常の７日間よりも短い５日間に設定する。
【００３８】
ステップＳ１７では、保管期限可変設定部７４は、ステップＳ１２で取得した記憶領域の残容量が、第２の閾値（１０ＧＢ）よりも小さく、満容量の２０％を下回っているときには、メモリフル状態に陥るまでの猶予が非常に少ないとみなして、ステップＳ１１で蓄積された新規文書の保管期限を、通常の７日間よりもさらに短い３日間に設定する。
【００３９】
次いで、保管管理部７７は、保管期限可変設定部７４で設定された保管期限に基づいて、ステップＳ１１で蓄積された新規文書に係る保管期限情報を更新管理して（ステップＳ１８）、この更新管理後に、一連の処理の流れを終了させる。
【００４０】
［実施例の効果］
以上述べたように、本発明実施例に係る画像形成装置では、各管理対象文書に保管期限を設定する運用を単に行うのみでは、必要な文書を蓄積できない事態を招来するおそれがある点に鑑みて、残容量取得部７１は、文書蓄積部６３における記憶領域の残容量を取得し、保管期限可変設定部７３は、残容量取得部７１で取得した記憶領域の残容量に基づいて、管理対象となる複数の各文書に係る保管期限を可変設定し、保管管理部７７は、こうして設定された保管期限に基づき前記複数の各文書に係る保管期限情報を更新管理する。
【００４１】
要するに、本発明実施例に係る画像形成装置では、文書蓄積部６３における記憶領域の残容量が少ないときには、蓄積文書の回転を速くすればメモリフル状態に陥る危険を未然に回避できるとの基本的な考え方に基づいて、文書蓄積部６３における記憶領域の残容量に応じて、蓄積文書の回転速度（保管期限）を可変設定することとした。
【００４２】
従って、記憶容量資源の適切な活用管理を指向する管理者側の要請と、必要な文書を必要な数量だけ蓄積したい利用者側の要請と、の両者を柔軟に均衡させることによって、必要な文書を蓄積できない事態を可及的に回避可能な、ユーザの利便性向上に資する画像形成装置を得ることができる。
【００４３】
また、期限満了文書抽出部７５が、複数の各文書に係る保管期限情報と、抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が満了した期限満了文書を、複数の管理対象文書のなかから抽出し、これを受けて保管管理部７７が、期限満了文書抽出部７５で抽出された期限満了文書を管理対象から除外する、構成を採用した場合には、期限満了文書を的確かつ速やかに管理対象から除外することが可能となる結果として、記憶容量資源の適切な活用管理を実現することができる。
【００４４】
さらに、保管期限可変設定部７３の構成として、文書蓄積部６３における記憶領域の残容量が第１の閾値（１５ＧＢ）よりも小さくなったとき、複数の各文書に係る保管期限を短縮（実施例では、通常では７日間のところ５日間に短縮）し、前記記憶領域の残容量が、前記第１の閾値（１５ＧＢ）と比べて小さい第２の閾値（１０ＧＢ）よりも小さくなったとき、複数の各文書に係る保管期限をさらに短縮（実施例では、通常では７日間のところ３日間に短縮）するようにして（以下同じ）、複数の各文書に係る保管期限を可変設定する構成を採用した場合には、記憶領域の満容量に応じた多段階のきめ細かい条件分岐が可能となる結果として、残容量の実情に即した記憶容量資源の活用管理を実現することができる。
【００４５】
前記第１及び第２の閾値が、複数の管理対象文書に係る処分権限を有する文書管理者の操作を経て設定される構成を採用した場合には、処分権限を有しない第三者の操作に基づくでたらめな閾値設定を排除することが可能となる結果として、記憶容量資源の的確な活用管理を実現することができる。
【００４６】
残容量取得部７１の構成として、文書蓄積部６３に新規の文書が蓄積される毎に、当該蓄積後の記憶領域の残容量を取得する、構成を採用した場合には、時々刻々と変化する記憶領域の残容量に即応した記憶容量資源の活用管理を実現することができる。
【００４７】
残容量取得部７１の構成として、予め定められるスケジュールに従うタイミングをもって、記憶領域の残容量を取得する（例えば、毎日１２：００及び２４：００ちょうどに、記憶領域の残容量を取得する等）構成を採用した場合には、文書管理者の残容量取得間隔に係る意向を忠実に反映した記憶容量資源の活用管理を実現することができる。
【００４８】
［その他］
本発明は、上述した実施例に限られるものではなく、請求の範囲及び明細書全体から読み取れる発明の要旨、あるいは技術思想に反しない範囲で適宜変更可能であり、そのような変更を伴う画像形成装置もまた、本発明における技術的範囲の射程に包含されるものである。
【符号の説明】
【００４９】
１１  主制御部
６３  ＨＤＤ（文書蓄積部）
７１  残容量取得部
７３  保管期限可変設定部
７５  期限満了文書抽出部
７７  保管管理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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