(57)【要約】【課題】  画像形成装置の使用にあたり、ユーザ毎、機能毎に使用可能な機能制限を設けた印刷システムにおいて、セキュリティを著しく落とさずに、特定用途に限り、機能制限を解除する事。【解決手段】  画像形成装置はユーザ認証手段と、認証したユーザに対する機能制限手段と、データ蓄積手段を有する。さらにデータ蓄積手段は、蓄積データに対する任意の処理を関連付けるホットフォルダ機能を有し、ホットフォルダを使用する際には、機能制限を解除または変更する手段を有する。【選択図】  図１
2010028658.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コピー機能とプリント機能の複数の画像処理機能を持つ画像形成装置であって、
ユーザ識別情報を入手し、ユーザ識別情報を基にユーザ認証を行うユーザ認証手段と、
ユーザ認証手段で認証されたユーザに対するスキャナ機能、コピー機能、プリント機能、ファクシミリ機能、外部情報装置へのデータ送信機能のいずれかまたは全てに関する機能制限を行うための第一の機能制限情報を管理する第一の機能制限情報管理手段と、
第一の機能制限情報に応じて画像形成装置の機能制限を行う第一の機能制限手段と、
電子データをファイルとして第一のフォルダ内に保存可能な第一のフォルダ管理手段と、
電子データをファイルとして第二のフォルダ内に保存すると共に、第二のフォルダに任意の処理内容を関連付ける事が可能な第二のフォルダ管理手段と、
第二のフォルダにファイルが保存された場合には、関連付けられた任意の処理内容に応じた処理を行うホットフォルダ機能と、
第二のフォルダに関連付けられた任意の処理内容に対する機能制限を行うための第二の機能制限情報を管理する第二の機能制限情報管理手段と、
ホットフォルダ機能が動作する際には、第二の機能制限情報に応じた画像形成装置の機能制限を行う第二の機能制限手段とを有し、
ユーザ識別情報と、第一の機能制限情報と、第二の機能制限情報を画像形成装置内または外部の情報処理装置内に有する事を特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記第二の機能制限情報はスキャナ機能と、コピー機能と、プリント機能と、ファクシミリ機能と、外部情報装置へのデータ送信機能のいずれか、または全てに関する機能制限情報を含む事を特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記第二の機能制限情報は、第二のフォルダに保存された電子データのジョブ属性または保存手段に対する処理条件情報を含み、
画像形成装置は、ジョブ属性または保存手段と処理条件が合致するか判断する判断手段と、
前記判断手段で合致したと判断した場合には前記ホットフォルダ機能の使用を許可し、合致しない場合にはホットフォルダ機能の使用を許可しない事を特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記第二の機能制限情報は、第二のフォルダに保存された電子データのジョブ属性または保存手段に対する処理条件情報を含み、
画像形成装置は、ジョブ属性または保存手段と処理条件が合致するか判断する判断手段と、
判断手段で合致したと判断した場合には前記ホットフォルダ機能を管理者権限で機能させ、合致しない場合にはホットフォルダ機能を前記ユーザ認証手段で認証したユーザ権限で機能させる手段とを有し、
管理者権限でホットフォルダ機能を使用する場合にはホットフォルダに関連付けられた全ての処理を許可し、ユーザ権限でホットフォルダ機能を使用する場合にはユーザ権限に応じた前記第一の機能制限情報に応じた機能制限で動作させる事を特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記第二のフォルダの使用権限を、特定のユーザまたは特定のユーザグループにのみ付与する事を特徴とする請求項1〜請求項４のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項６】
外部機器から画像形成装置が提供する機能を使用する際には、ファイルに前記第一の機能制限情報を付与して画像形成装置に送信し、画像形成装置は外部機器から送信されたファイルがホットフォルダに保存されなかった場合には、ファイルに付与された第一の機能制限情報を識別して機能制限を行い、ホットフォルダに保存された場合には前記第二の機能制限情報に応じた機能制限を行う事を特徴とする請求項５に記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スキャナ機能、コピー機能、プリント機能、ファクシミリ機能、外部情報装置へのデータ送信機能、ファイル保存機能等の複数のアプリケーション機能を有する画像形成装置に関する。より詳細には、これら各機能毎、さらに画像形成装置を使用するユーザ毎に機能制限を行う事が可能で、特定の条件で機能制限を解除する事も可能な画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、スキャナ装置、コピー装置、プリンタ装置、ファクシミリ装置、外部情報装置へのデータの送信装置、ファイル保存装置などの各装置の機能を１つの筐体内に収納した画像形成装置が知られるようになった。この画像形成装置は、１つの筐体内に表示部、印刷部および撮像部などを設けると共に、各装置の機能にそれぞれ対応するアプリケーションを設け、そのアプリケーションの切り替えにより個々の機能を提供したり、または複数のアプリケーションを連携させ複合的な機能を提供したりするものである。このような画像形成装置において、ユーザ認証を行なう機能、機器の使用制限を管理する機能、さらに、ユーザ毎に機器の使用制限を管理する機能を有する技術が適用されつつある。
【０００３】
特許文献１によれば、画像形成装置の操作パネル等から予め登録された暗証番号やユーザ認証情報などのIDを入力し、入力したIDと予め登録されたIDが一致した場合に初めて装置の使用が可能となる認証モード機能を搭載したものがある。このような認証モード機能により、使用するユーザを特定すると共に、登録されていないユーザによる使用を禁止することができるようになっている。
【０００４】
また、特許文献２によれば、ユーザが画像形成装置を使用する際に、画像形成装置はネットワークを介して管理サーバとアクセスし、管理サーバ上の管理DBに概画像形成装置の情報が含まれていた場合には、管理サーバが画像形成装置に機器使用制限情報を送付し、画像形成装置は送付された機器使用制限情報に応じた機能制限を設ける事ができるようになっている。
【０００５】
さらに、特許文献３によれば、管理サーバがユーザ毎に画像形成装置の機能制限情報を保持し、ユーザが画像形成装置を使用するにあたり、画像形成装置は管理サーバから機能制限情報を取得し、画像形成装置の機能に制限を設ける事ができるようになっている。
【特許文献１】特開２０００−４７８４３号公報
【特許文献２】特開２００２−２５９１０７号公報
【特許文献３】特開２００５−２４４４８８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
前述の特許文献１、特許文献２、特許文献３に支援されるシステムでは、画像形成装置の使用にあたり、ユーザ認証により使用するユーザを特定し、特定したユーザに応じた機能制限を管理する事が可能である。このような機能制限の管理が行なわれるシステムにおいて、用途に関わらず、ユーザは課せられた制限の範囲内でしか画像形成装置を使用する事ができないという第一の問題がある。第一の問題とは、例えばモノクロ印刷しか許可されていない営業業務従事者が、顧客用の資料をカラー印刷する事ができないという問題である。この営業従事者が顧客用の資料をカラー印刷するためには、システム管理者などに依頼し、概営業従事者に対する機能制限を解除しなくてはならない。機能制限を解除した場合、解除されている期間は、概営業従事者は顧客用の資料印刷以外の用途のおいてもカラー印刷できてしまう事が第二の問題としてあげられる。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の課題を解決するために、請求項1記載の画像形成装置ではホットフォルダを利用する事で特定用途での機能制限の解除手段を提供する。この手段は、通常の用途ではユーザ毎の機能制限を課するが、定型業務などの特定用途でホットフォルダを用いる場合には、ユーザ毎ではなくホットフォルダに課せられた制限内で画像形成装置を使用できる事を特長としている。
【０００８】
さらに、請求項２記載の画像形成装置は、ホットフォルダに課する制限として、スキャナ機能、コピー機能、プリント機能、ファクシミリ機能、外部情報装置への送信機能のいずれかまたは全てに関する機能制限を行う事と特長としている。つまり、請求項1記載の画像形成装置を通常用途で使用する場合と、ホットフォルダを使用する場合とで、同じ次元の機能制限をホットフォルダを用いて制御する事を特長としている。
【０００９】
また、請求項３記載の画像形成装置は、ホットフォルダに保存されたジョブ属性または保存手段に応じてホットフォルダの使用許可判定を行う手段を提供する。この手段により、ホットフォルダに保存されているファイルに特定の電子署名が埋め込まれている、あるいは特定の電子透かし画像が印字されている、あるいは特定の文字が含まれている、あるいは特定のファイル名称である等の条件に応じてホットフォルダの使用許可判定を可能とするものである。また、PCから投入されたPDL(Page Description Langueageの略。ページ記述言語を意味しており、PCからプリンタに文書データを送信し印字する際に使用されるフォーマットの通称)ファイルを保存した場合、あるいはスキャナから読み込まれたファイルを保存した場合、あるいは特定の番号から受信したファクス文書を保存した場合等の保存手段に応じてホットフォルダの使用許可判定を可能とするものである。この手段では、ホットフォルダを用いて機能制限を解除する場合の用途を絞り込む事を特徴としている。
【００１０】
また、請求項４記載の画像形成装置は、ホットフォルダに保存されたジョブ属性または保存手段に応じて、ホットフォルダに関連付けられた処理を行う際のユーザ権限を変更する手段を提供する。ホットフォルダ機能を用いて、自動で印刷体裁をプリセットして印刷する等はそれ自体で利便性が高い。請求項３記載の画像形成装置では、条件によってはホットフォルダ機能を全く使用できなくなるが、請求項４記載の画像形成装置では、
ジョブ属性または保存手段による条件に満たなかった場合にも、ユーザ権限の範囲内でホットフォルダに関連付けられた任意の機能を利用可能にする事を特長としている。すなわち、条件を満たす場合では管理者権限でホットフォルダに関連付けられた全ての機能を利用可能とし、条件に満たない場合には、ユーザ権限の範囲内(例えばモノクロ印刷のみ)でホットフォルダに関連付けられた機能を利用可能とする事を特長としている。
【００１１】
さらに、請求項５記載の画像形成装置は、ホットフォルダの使用に特定のユーザ権限または特定のグループ権限を付与する事で請求項１乃至請求項５記載の画像形成装置に加え、ユーザ認証に応じたホットフォルダ機能の利用可否判定手段を提供する。この手段は、特定用途といえども、特定のユーザまたは特定のユーザグループにのみ機能制限解除の権利を与える事を特長としている。
【００１２】
さらに、請求項６記載の画像形成装置は、PCから文書ファイルを画像形成装置に送信した場合にもホットフォルダ機能を利用可能とするための手段を提供する。この手段では、画像形成装置を直接操作する手段に加えてPCから操作する場合にもホットフォルダを利用した機能制限解除が可能となる事を特長としている。
【発明の効果】
【００１３】
実施例１を用いる事により、ユーザ認証を用いた画像形成装置の利用が可能となる。また、画像形成装置の利用にあたり、文書ファイルを画像形成装置内に保存する事と、保存済みの文書ファイルを任意のタイミングで印刷する事が可能となる。また、画像形成装置の利用に辺り、認証されたユーザ毎に画像形成装置の使用可能機能の制限を行う事が可能となる。さらに、画像形成装置内に文書が保存されたタイミングで、保存された文書に対する印刷、送信などの任意の処理を関連付ける事が可能となる。さらに、文書ファイルの保存と任意の処理を定型業務として関連付けた場合には、前記ユーザ毎の使用可能機能制限ではなく、ホットフォルダ毎の機能制限の範囲内でホットフォルダの利用が可能となる。以上により、通常業務ではユーザ固有の機能制限を設けつつ、定型業務などの特定業務においては、ユーザ固有の機能制限を解除し、定型業務の特長に応じた処理を行う事が可能となり利便性が向上する。
【００１４】
実施例２を用いる事により、ホットフォルダ毎に独自に動作条件を設ける事が可能となり、この動作条件に入稿方法が合致し、また、文書ファイルの内容が合致する場合にホットフォルダに関連付けられた各種の定型業務が使用可能となる。それにより、通常業務ではユーザ固有の機能制限を設けつつ、特定の条件を満たす場合に、ユーザ固有の機能制限を解除し、定型業務を行う事が可能となり利便性が向上する。
【００１５】
実施例２では、動作条件に合致しない場合にはホットフォルダに関連付けられた定型業務を一切使用する事ができない。これに対し実施例３の方法を用いると、条件に合致する際には、システム権限でホットフォルダに関連付けられた定型業務を行う事が可能である。また、条件に合致しなかったとしてもユーザ毎に課せられた範囲内でホットフォルダに関連付けられた定型業務を行う事が可能となる。一般に、定型業務は複数の処理を自動で処理できたり、複雑な処理設定を自動で設定できるため、ユーザ毎の機能制限の範囲内であっても使用を許可する事で、実施例１に加えて利便性が向上する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
次に、本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。
【００１７】
以下、図面を参照し、本発明の実施例を詳細に説明する。
【実施例１】
【００１８】
本実施例は、以下に詳述するように、画像形成装置を使用する際にユーザ毎の機能制限を管理する方法と、ファイル管理機能を利用して文書データを保存またはホットフォルダに関連付けられた各種機能を利用する際の制御方法を示している。特に、ホットフォルダを使用時の機能制限の管理方法を特長とする。詳細については以下の説明で明らかになろう。
【００１９】
図１は、ネットワークを介して画像形成装置とデータの送受信が可能な、少なくとも1台以上のクライアントPC（ワープロ機器等であっても良い）と、少なくとも1台以上の画像形成装置と、管理サーバを有する、本実施例で使用するネットワーク構成図を示す一例である。
【００２０】
図１において、１０１はネットワークに接続可能なデスクトップＰＣ、１０２はネットワークに接続可能なノートＰＣ、１０３はネットワークに接続可能な管理サーバで、これらは、本実施例におけるプログラムが実行可能な電子計算機（説明簡略のため、クライアントPCと称す）である。
【００２１】
１１１、１１２は画像形成装置（Multi Function Peripheral：スキャナ、印刷装置、ファイル保存装置等の複数の装置を搭載した複合型コピー機）である。
【００２２】
１２１はクライアントPC１１１、１１２、管理サーバ１０３、画像形成装置１１１をネットワークを介して相互に接続するためのLANである。
【００２３】
図２は、一般的なPCの内部構成を示す図の一例であり、図１におけるクライアントPC１0１、１0２の内部構成はこのようになっている。
【００２４】
２０１は本発明を制御するＣＰＵ、２０２はＣＰＵ２０１のワークエリアを提供するＲＡＭ、２０３は本実施例における通信プログラムを提供するハードディスク（補助記憶装置：フレキシブルディスク、ＣＤ-ＲＯＭ等でもよい）、２０４は本発明においてユーザーにメッセージを通知する目的で使用される画像表示装置（具体的にはCRTディスプレイ、DSTN液晶ディスプレイ等）、２０５は、ユーザーのコマンドを入力するユーザーコマンド入力装置（具体的にはマウス、キーボード等）、２０６はＬＡＮ２２０を介して他のネットワーク機器と相互にデータをやりとりするためのネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）。２０９はメインバスである。
【００２５】
なお、本実施例においては、ＬＡＮ２２０は図１におけるＬＡＮ１２１と同じものである。
【００２６】
図３は画像形成装置１０４の内部構成を示す図の一例である。図３において３０１はクライアントＰＣ１０１から受信した印字データを解釈し、印字制御やフィニッシング制御等を行うＣＰＵ、３０２はＣＰＵ３０１のワークエリアの提供、データの一時保管を行うためのＲＡＭ、３０３はデータの一時保管や、ＣＰＵ３０１の判断により、ＲＡＭ３０２の代わりに用いられる補助記憶装置（具体的にはハードディスク、CD-ROM等）である。３０４はタッチパネル等の画像表示装置で、プリンタ装置の状態や、エラーメッセージ等を表示する場合に用いることができる。３０５はユーザコマンド入力装置（タッチパネル等）で、ログイン情報の入力や、所望する文書データの指定等をユーザーが操作指示するためのものである。３０６はＬＡＮ３２０を介して、他のネットワーク機器と双方向にデータをやり取りするためのＮＩＣである。３０４、３０５はタッチパネル等の単一のモジュールとする事も可能である。３０７はクライアントＰＣ１０１などから投入された印字データを実際に用紙に出力するための印字装置である。なお、本実施例においては、ＬＡＮ３２０は図1におけるＬＡＮ１２１と同じ物である。３１３は、時刻管理を行うタイマ、３１０はデジタル回線３３０に接続し、データ送受信に使用されるためのDSU(Digital Service Unit:ディジタル回線終端装置)、３１２はアナログ回線３４０に接続し、回線の開閉、発着信制御、イメージデータ(アナログ)の送受信等を行うためのNCU(Network Contorol Unit)、３１１は送受信データの変調・復調を行うモデムである。なお、本実施例においては、ＬＡＮ３２０は図1におけるＬＡＮ１２１と同じ物である。
【００２７】
図４は本実施例で使用するプログラム構成を示している。クライアントPC１０１はユーザ認証部１０１０１、プリントデータ作成部１０１０２、データ送受信部１０１０３を有する。ユーザ認証部１０１０１はPCにログインしているユーザを特定しPCの使用可否を判定する機能を有する。プリントデータ作成部１０１０２はユーザが任意のアプリケーションを用いて、アプリケーションの印刷処理を選択した場合に、アプリケーション固有のデータを印刷用のデータに変換するプリンタドライバである。データ送受信部１０１０３はLAN１２１を介して他のネットワーク機器とデータを送受信するためのプログラムモジュールである。
【００２８】
管理サーバ１０３はユーザ認証部１０３０１、機能制限情報管理部１０３０２、データ送受信部１０３０３、ユーザ情報管理部１０３０４を有する。ユーザ情報管理部１０３０４は図28に示すユーザ管理情報2800を管理するためのプログラムモジュールである。ユーザ管理情報2800の詳細は後述するが、本実施例においては画像形成装置のユーザ毎の機能制限情報も含むこととする。機能制限情報管理部１０３０２はユーザ管理情報２８００に含まれるユーザ毎の機能制限情報を処理するためのプログラムモジュールである。ユーザ認証部１０３０１はネットワークを介して、クライアントPCまたは画像形成装置から受信したユーザ認証要求を処理するためのプログラムモジュールである。ユーザ認証部１０３０１は受信したユーザ要求に含まれるユーザIDとパスワードをユーザ情報管理部により認証判定し、結果をユーザ認証要求元に返却する。データ送受信部１０３０３はLAN１２１を介して他のネットワーク機器とデータを送受信するためのプログラムモジュールである。
【００２９】
画像形成装置１１１はデータ送受信部１１１０１、画像形成装置管理部11102、ユーザ認証部11103、画面表示部11104、ホットフォルダ制御部11105、スキャナ制御部11106、コピー制御部11107、印刷制御部11108、ファクシミリ制御部11109、ファイル管理部11110を有する。データ送受信部１０１０３はLAN１２１を介して他のネットワーク機器とデータを送受信するためのプログラムモジュールである。画像形成装置管理部１１１０２は画像形成装置全般の管理を行うプログラムモジュールである。ユーザ認証部１１１０３はユーザが画像形成装置を使用するにあたり、ユーザ認証に必要な情報を入力した際に、管理サーバに対してユーザ認証依頼を行い、認証結果に応じて画像形成装置の使用可否を判定するためのプログラムモジュールである。スキャナ制御部１１１０６は画像形成装置が有するスキャナ装置を制御するためのプログラムモジュールで、画像読み取り部308で読み取った画像データを制御する。コピー制御部１１１０７はコピー装置を制御するためのプログラムモジュールで、スキャナ制御部１１１０６と連動、印刷制御部１１１０８と連動して画像読み取り部３０８で読み取った画像データを印刷制御する。印刷制御部１１１０８は印字装置３０７を用いて画像データを印字する処理全般を制御するプログラムモジュールである。ファクシミリ制御部１１１０９はDSU３１０、モデム311を介して画像データをデジタルデータまたはアナログデータとしてファクシミリ送信したり、外部のファクシミリ装置からファクスデータを受信する際の処理全般を管理するプログラムモジュールである。ファイル管理部１１１１０は読み取り部３０８で読みとった画像データを補助記憶装置303に保存し、画像データを再利用可能にする処理全般を制御するプログラムモジュールである。画面表示部１１１０４は画像形成装置の処理状況等を画像表示装置３０４に表示する処理等を行うためのプログラムモジュールである。ホットフォルダ制御部１１１０５はファイル管理部１１１１０と連動し、ホットフォルダ機能を提供するためのプログラムモジュールである。本実施例において、ホットフォルダとは、画像データを格納するための論理フォルダで、特にフォルダ内の画像データに関わる任意の処理に対応付ける事が可能なフォルダを指す事とする。以下では、図４の構成を用いた実施例を説明する。
【００３０】
なお、本実施例ではクライアントPC１０１、管理サーバ１０３、画像形成装置１１１からなるシステムを例に説明を行うが、管理サーバ１０３が有する機能は画像形成装置内にあっても構わない。図５は、図４において管理サーバ１０３が有する機能制限情報管理部１０３０３、ユーザ情報管理部１０３０４を画像形成装置１１１に移植した構成を示している。本発明は、管理サーバがユーザ認証機能を有している場合でも、画像形成装置が有している場合でも適用できるものとする。
【００３１】
図６はクライアントPC１０１におけるプリントデータ作成部１０１０２が制御する印刷画面の一例である。本実施例ではユーザが任意のアプリケーションから印刷処理を選択した際には印刷画面６００を表示する事とする。６０１は出力先のプリンタ一覧(画像形成装置一覧)を表示/選択するエリア、６０２は印刷設定を確認/指定する機能を実行可能なボタンである。６０３は印刷ボタンで、６０１でユーザが指定した画像形成装置に対して印刷用のデータ出力を指示するためのボタン。６０４は出力処理をとりやめる事を指示するボタンである。
【００３２】
図７は図６において印刷設定ボタン602が押下された際に、プリントデータ作成部１０１０２が表示する印刷設定画面の一例である。印刷設定画面700は処理モード指定エリア701、原稿サイズ指定エリア702出力用紙サイズ指定エリア703、部数指定エリア704、を有する。また、印刷の向き指定エリア705、ページレイアウト指定エリア706、印刷方法指定エリア707、カラーモード指定エリア708、パンチ指定、ステイプルを指定するその他指定エリア709を有する。
【００３３】
処理モード指定エリア701は「印刷」と「保存」を選択可能とする。「印刷」が指定された場合には、アプリケーションデータを画像形成装置で印刷するためのデータを作成し、「保存」が指定された場合には、アプリケーションデータを補助記憶装置303に保存するためのデータを作成する。ページレイアウト指定エリア706では「１ページ/枚」「２ページ/枚」「４ページ/枚」「６ページ/枚」を指定可能とする。例えば「２ページ/枚」を選んだ場合には、アプリケーションデータの２ページ分を１枚の用紙に並べて縮小印刷する事を意味する。印刷方法指定エリア707は「片面」「両面」を指定可能とする。「片面」を選択した場合には、画像形成装置は用紙の片面のみを使用した印刷を行い、「両面」を選択した場合には、画像形成装置は用紙の両面を使用した印刷を行うものとする。なお、本実施例では、処理モード選択エリア701で「保存」を選択した場合には、図８に示す画面に切り替え、保存先のフォルダを指定可能な処理を行うものとする。すなわち、「保存」を選択すると、「詳細」ボタン802が画面に追加され、詳細ボタン802を押下すると図９で示す保存先フォルダ指定画面900を表示する事とする。保存策フォルダ指定画面900は保存先フォルダ一覧表示エリア９０２を有する。ここで任意のフォルダを指定してOKボタン907を押下すると、保存先フォルダの指定が完了する。本実施例では保存先フォルダ一覧表示エリア902にフォルダ番号とフォルダ名称と種別と説明を表示する。ここで、種別には「通常」と「ホットフォルダ」の2種類が存在するものとする。「通常」は画像データを保存するためのみに使用するフォルダを意味する事とする。また、「ホットフォルダ」は画像データを保存すると共に、印刷処理を行ったり、画像データを電子メールで送信するなどの処理を自動で行う機能を有するフォルダとする。本実施例で提供するホットフォルダ機能の詳細は後述する。
【００３４】
図１０は画像形成装置のユーザコマンド入力装置305、画像表示装置304の両機能を有するハードウェアである。図１０ではタッチパネル部１００１とキー入力部１００２に大別される。ユーザは画像形成装置に対してコマンド指示を行う際にはタッチパネル部１００１とキー入力部１００２を使用する事ができる。また、画像形成装置の処理状況の確認等はタッチパネル部１００１に表示されるものとする。
【００３５】
図１１は画像形成装置１１１が起動すると、画像形成装置管理部１１２０２の指示によりユーザ認証部11203がタッチパネル部１００１に表示するユーザ認証画面の一例である。ユーザ認証画面１１００はユーザID入力エリア１１０１とパスワード入力エリア１１０２を有する。ユーザは画像形成装置を使用する際には、ユーザID入力エリア１１０１とパスワード入力エリア１１０２に必要情報を入力し、スタートキー１００３を押下する事とする。スタートキー１００３が押下されると、ユーザ認証部11103は入力された値を抽出し、図２７で示される形式のデータをデータ送受信部１１１０１を使用して、管理サーバ１０３に送信すると共に、ユーザ認証依頼を行う。図２７は本実施例で使用するユーザ認証依頼に使用するデータ構造の一例である。ユーザ認証情報２７００はユーザID２７０１とパスワード２７０２により構成される。ユーザ認証処理フローの一例は図３２に示すとおりである。S3102において、認証要求と共にユーザ認証情報２７００を受信すると、管理サーバ１０３のユーザ認証部１０３０１は、ユーザ情報管理部10304を介して、管理サーバ１０３内に保持するユーザ管理情報を参照する。ユーザ管理情報に記載されているユーザIDとパスワードが、受信したユーザ認証情報と合致する場合には認証成功とみなし、合致しなかった場合には認証失敗と判断するものとする。ここで、ユーザ管理情報の一例を図２８に示す。本実施例で使用するユーザ管理情報２８００はユーザID(2801)、パスワード(2802)といった、ユーザ認証に関する情報を保持する。さらに、ユーザ毎の画像形成装置の各機能の利用可否を制御するための機能制限情報も管理する。本実施例では機能制限情報として、２８０３〜２８１５で示すとおり、コピー機能、プリント機能送信/ファクス機能、フォルダ/定型業務機能、片面印刷機能、両面印刷機能、１up印刷、2up印刷、4up印刷、6up印刷、ステイプル機能、パンチ機能、カラー印刷機能の関する使用可否情報を管理する元のする。それぞれの値が1の場合には、機能を使用でき、0の場合には機能を使用できないものとする。例えば、２８１６で示される「kaneko」は1up印刷は使用できない事を示している。この機能制限情報はユーザ認証時にユーザ認証結果と共に画像形成装置に送信され(S3102)、画像形成装置管理部11102はRAM302または補助記憶装置303にログインしたユーザの機能制限情報として保持し、任意のタイミングで参照可能となるものとする。なお、図１１、図３２で示すユーザ認証処理において、画像形成装置のユーザ認証部11103が認証先として選択する管理サーバは図２６に示される接続先管理サーバ情報2600として、あらかじめ画像形成装置内に保持されているものとする。図１１でユーザ認証に成功すると、画像形成装置の管理部11102は画面表示部11104に図１２に示す画面1200を表示する。画面１２００はコピータブ１２０１と送信/ファクスタブ１２０２、フォルダ/定型業務タブ１２０３を有する。画面１２００はコピー機能が選択されている例である。コピー画面はメッセージ通知エリア１２０４、処理モード表示エリア１２０５、倍率指定エリア１２０６、出力用紙指定エリア１２０７、部数指定エリア１２０８、ページレイアウト指定エリア１２０９、印刷方法指定エリア１２１１、カ��ーモード指定エリア１２１２、その他指定エリア１２１３を有する。処理モード選択エリア1205では「印刷」と「保存」を選択可能とする。「印刷」が選択された場合には、スタートボタン1003が押下されたタイミングで読み取り部308に置かれた原稿を電子データとして読み取り、印字装置307で印刷する(以下、コピー機能と定義する)。コピーを行う際の印刷体裁は指定図面1200全般で指定可能である。１２０５で「保存」を選択した場合には、画面を図１３に示す保存用画面1300に切り替える。それぞれの印刷体裁の詳細説明は、図７の701、703、704、705、706、707、708、709と同様なので省略する。
【００３６】
図１４は保存用画面1300の詳細ボタン１３０１が押下された場合の保存先フォルダ指定画面の一例である。保存先フォルダ指定画面1400の詳細は図９と同様なので詳細な説明は省略する。本実施例では、保存用画面1300で詳細ボタン1301を押下し、図１４の保存先フォルダ指定画面1400で任意のフォルダを選択すると、読み取り部308で読み込んだ画像データを指定したフォルダに保存するものとする。ここで、本実施例では、図１３で指定した印刷体裁とホットフォルダに設定されている印刷体裁が異なる場合には、ホットフォルダに設定されている印刷体裁を優先すると共に、図１５の1500で示すメッセージを表示する事とする。
【００３７】
図１６は送信/ファクスタブ1601が選択された場合に、タッチパネル部１００１に表示する画面の一例である。本実施例では「送信/ファクス」機能とは、読み取り部307で読み込んだ画像データをFAX送信するか、IFAX送信するか、電子メール送信するか、補助記憶装置303内のフォルダ内に保存するかのいずれかを行う機能と定義する。送信先としては、上記のいずれかの手段を選択する事ができるものとする。送信先のFAX番号、電子メールアドレス、フォルダID等は送信先指定エリア1603〜1606で指定するものとする。保存先フォルダの指定は保存先フォルダボタン1608を押下して選択しても良い。保存先フォルダボタン1608を押下すると、図１７の1702に示す保存先フォルダ指定画面を表示する。保存先フォルダ指定画面は、図９、図１４と同様なので詳細な説明は省略する。
【００３８】
図１８はフォルダ/定型業務タブ1801が選択された場合に、タッチパネル部１００１に表示する画面の一例である。本実施例では「フォルダ/定型業務」機能とは、補助記憶装置303内のフォルダ内に保存されている画像データを処理する機能と定義する。具体的には、フォルダ内の画像データを印刷したり削除したりするための機能である。図１８において、1802はフォルダ一覧表示エリア、１８０３はフォルダ一覧表示エリアに表示するフォルダ一覧をスクロールするためのコントロールである。また、１８０４はフォルダ内に格納されている文書を参照するためのフォルダ内文書表示ボタンである。
【００３９】
図２０はフォルダ/定型業務処理画面１８００で、任意のフォルダを選択し表示ボタン1804を押下した際の、フォルダ内文書表示画面の一例である。フォルダ内文書表示画面2000は選択されたフォルダが通常フォルダの場合の例である。フォルダ内文書表示画面2000はフォルダ内容説明エリア2001、文書ファイル一覧表示エリア2002、文書ファイル一覧スクロール用のコントロール2003、及び各種処理ボタン2004〜2009を有する。印刷ボタン2005は文書ファイル一覧表示エリアで選択された文書の印刷処理を行うためのボタンである。移動ボタン2006は選択された文書を他のフォルダに移動するためのボタンである。削除ボタン2007は選択された文書を削除するためのボタンである。変更/確認ボタン2008はフォルダ名称やフォルダの説明を編集する際に用いるボタンである。２００４、２００６、２００７、２００８の詳細な説明は本発明では重要でないので省略する。
【００４０】
図２１は図２０で任意の文書ファイルを選択し、印刷ボタン2005を押下した際の表示する印刷画面の一例である。本実施例では印刷画面2100は印刷体裁指定エリア2101、「印刷後ファイルを消去する」チェックボタン2108、印刷実行ボタン2109、キャンセルボタン2110を有する事とする。チェックボタン2108をチェックした状態で印刷実行ボタン2109を押下すると、指定された文書ファイルを印刷した後、指定された文書ファイルをフォルダ内から削除する。印刷体裁指定エリア、2101には出力用紙指定エリア２１０２、部数指定エリア2103、ページレイアウト指定エリア２１０４、印刷方法指定エリア２１０５、カラーモード指定エリア２１０6その他指定エリア２１０７を有する。それぞれの印刷体裁の内容は図７、図１２と同様なので詳細な説明は省略するが、本実施例で使用する画像形成装置は、ここで指定された印刷体裁で保存されている文書ファイルを印刷可能とする。
【００４１】
図２２はフォルダ/定型業務処理画面１８００で、任意のフォルダを選択し表示ボタン1804を押下した際の、フォルダ内文書表示画面の一例である。フォルダ内文書表示画面2200は選択されたフォルダがホットフォルダの場合の例である。フォルダ内文書表示画面2200はフォルダ内容説明エリア2201、文書ファイル一覧表示エリア2202、文書ファイル一覧スクロール用のコントロール2203、及び各種処理ボタン2204〜2209を有する。印刷ボタン2205は文書ファイル一覧表示エリアで選択された文書の印刷処理を行うためのボタンである。移動ボタン2206は選択された文書を他のフォルダに移動するためのボタンである。削除ボタン2207は選択された文書を削除するためのボタンである。変更/確認ボタン2208はホットフォルダに関連付ける処理内容を編集する際に用いるボタンである。２２０４、２２０６、２２０７の詳細な説明は本発明では重要でないので省略する。
【００４２】
図２３はフォルダ内文書表示画面2200で変更/確認ボタン2208が押下された場合のホットフォルダ処理編集画面の一例である。ホットフォルダ処理編集画面2300は「処理終了後、投入されたファイルを削除する」チェックボタン2301、「他のファイルと結合する」チェックボタン2310、「指定した印刷体裁で印刷する」チェックボタン2311及び印刷体裁指定エリア2303〜2306を有する事とする。また「FAX送信する」チェックボタン2312、FAX送信の宛先入力エリア2307、「電子メール送信する」チェックボタン2302、電子メールの宛先指定エリア2308を有する事とする。チェックボタン2301をチェックすると、ホットフォルダ制御部11105はホットフォルダ処理終了後、ホットフォルダに投入されたファイルを削除する。チェックボタン2310をチェックするとホットフォルダ内に既に保存済みの他の文書と結合して処理を行う。２３１１をチェックすると、ホットフォルダ制御部１１１０５は本画面で指定した印刷体裁で印刷処理を行う事とする。指定可能な印刷体裁は2303〜2306に示す通りである。チェックボタン2312をチェックするとホットフォルダ制御部１１１０５は宛先エリア2307に入力された宛先に対して、選択されている文書ファイルをFAX送信する事とする。チェックボタン２３０２をチェックすると、ホットフォルダ制御部１１１０５は宛先エリア２３０８で指定された電子メールアドレスに対して指定された文書ファイルを送信する事とする。
【００４３】
図２４は画像形成装置管理部による、ユーザ毎の機能制御を行った際の画面表示の一例である。ユーザ毎の機能制限情報は、管理サーバのユーザ情報管理部10304及び機能制限情報管理部10302により管理されているユーザ管理情報2800から取得する。画像形成装置管理部はログインしているユーザに対応する機能制限情報に応じて、ユーザが使用可能な画像形成装置の機能を制限する。ユーザ管理情報2800において、送信/ファクスフラグ2805とフォルダ/定型業務フラグ2806の値が0の場合には、図２４に示すとおり、画像形成装置管理部の判断により、コピータブしか表示しない事とする。また、この場合、フォルダ/定型業務フラグ2806が0のため、処理モード指定エリア2401はグレイ表示され、選択機能はディセーブルとなる。また、ユーザ管理情報2800において、両面フラグ2808が0の場合には、印刷方法指定エリア2402をグレイ表示し、選択機能をディセーブルにする。またカラーフラグ2815が0の場合には、カラー指定エリア2403は「モノクロ」を選択状態にし、「カラー」ラジオボタンはグレイ表示し、選択出来ないよう制御する。図２４で示す画面制御の例は機能制限の一例であるが、基本的に、本実施例においては画像形成装置管理部１１１０２の判断により、ユーザ管理情報２８００に応じた画面制御がなされ、ログインユーザは権限のない機能は使用できないものとする。
【００４４】
図２９はフォルダ使用者情報を示す情報構成の一例である。フォルダ使用者情報2900は管理サーバ１０３のユーザ情報管理部10304が管理する事とする。フォルダ使用者情報2900はフォルダ番号２９０１とユーザ情報２９０２からなり、各番号で示されるフォルダはユーザ領域で管理されるユーザまたはユーザグループしか使用できない事とする。一連の処理と判断は画像形成装管理部11102が行う。
【００４５】
図１９はホットフォルダ用の機能制限情報を示す情報構成の一例である。ホットフォルダ用機能制限情報１９００は管理サーバの機能制限情報管理部１０３０２で管理される情報である。本実施例では、ホットフォルダ用機能制限情報１９００は画像形成装置管理部は、任意のタイミングでデータ送受信部１１１０１を介して管理サーバ１０３から取得する事ができる事とする。
【００４６】
図３１はクライアントPCからプリントデータ作成部１０１０２を使用して画像形成装置に文書ファイルを送信する際の処理の概要を示す。図６において、ユーザが印刷ボタン６０３を押下すると(S3101)、プリントデータ作成部１０１０２はPCにログインしているユーザに関するユーザ認証情報２７００を取得し、管理サーバに対しユーザ認証情報２７００を送信すると共に認証要求を行う(S3102)。管理サーバは送信されたユーザ認証情報２７００をユーザ管理情報２８００と比較し、合致するユーザが存在していた場合には認証成功と判断し、合致しない場合には認証失敗と判断する。認証判断が終了すると、認証要求のあったユーザに対応する機能制限情報をユーザ管理情報２８００から抽出し(S3105)、認証結果とともにクライアントPC１０１に通知する(S3103)。プリントデータ作成部１０１０２は認証に成功した場合には、管理サーバから取得した機能制限情報を含むジョブチケットを作成し、文書ファイルと共に画像形成装置に送信する(S3104)。
【００４７】
図３３は画像形成装置の処理全般の概要を示すフローチャートである。前述のとおり、図１１に示すログイン画面に必要情報を入力し(S3301)、操作パネルのスタートボタン1003を押下すると、画像形成装置のユーザ認証部１１１０３はデータ送受信部１１１０１を介して管理サーバ１０３に対してユーザ認証依頼を行う(S3303)。管理サーバから認証結果と、機能制限情報を取得すると(S3304)、ユーザ認証部１１１０３は認証結果を判定する(S3305)。S3305で認証に失敗したと判断した場合はユーザに対して画像形成装置の使用を許可せずに(S3307)、処理を終了する。なお、S3304において、認証に失敗した場合には機能制限情報は管理サーバから送信されないものとする。S3305において、認証成功と判断した場合には、S3304で取得した機能制限情報をRAM302に格納し(S3306)する。RAM３０２に機能制限情報を格納する事で、画像形成装置管理部１１１０２は任意のタイミングで機能制限情報を参照できるようになる。次に、画像形成装置管理部１１１０２は機能制限情報を解析し、記載されている制限情報に応じて操作パネルに表示する表示画面の内容を制御する(S3308)。前述した図２４に示した表示画面２４００はS3308における制御結果を示している。この段階でユーザは機能制限情報２８００で管理されている範囲内でしか画像形成装置を使用できない事になる。機能制限された範囲内でユーザが任意の操作を行うと(S3309)、画像形成装置管理部１１１０２はユーザ操作を判定し(S３３１０)、ユーザ操作がログアウト要求だった場合には画像形成装置の一連の処理を終了し、ログインしているユーザに関する機能制限情報をRAM３０２から消去する(S3312)。S３３１０でユーザ操作の内容が、ログアウト以外であった場合には、ユーザ操作に応じた処理を実行する(S3311)。ここで、ユーザ操作とはコピーやフォルダ内文書の印刷やファクス送信処理等の任意の処理である。
【００４８】
図３４はクライアントPC１０１のプリントデータ作成部が作成した文書ファイルを画像形成装置１１１が受信した際の処理を説明するフローチャートである。図３１において、プリントデータ作成部１０１０２はジョブチケット情報3000を含む文書ファイルを画像形成装置１１１に送信する(S3104)。ジョブチケット情報を含む文書ファイルを受信すると、画像形成装置管理部１１１０２は文書ファイルからジョブチケット情報を抽出し(S3403)、ジョブチケット情報をRAM３０２に保存する(３４０４)。また、ジョブチケット情報から機能制限情報を抽出し(S3405)、RAM302保存する(S340６)。ここで機能制限情報をRAM３０２に保存する事で、画像形成装置管理部１１１０２は任意のタイミングで文書ファイルを作成したユーザに対する機能制限情報を参照できるようになる。ここで、ジョブチケット情報の一例を図３０に示す。ジョブチケット情報3000に含まれる文書ID３００１はプリントデータ作成部１０１０２が文書ファイルを一意に特定できるよう発行するユニークなIDとする。ユニークな文書IDを発行する事で、画像形成装置管理部１１１０２は文書ファイルを一意に特定する事ができるようになるが、本発明では重要でないので、以後では説明を省略する。３００２〜３０１２はプリントデータ作成部１０１０２による印刷設定画面700もしくは８００でユーザが指定した印刷体裁を示す情報である。本実施例において、画像形成装置管理部１１１０２は３００２〜３０１２に記載された情報を元に印刷処理または保存処理を制御するものとする。３０１１は印刷設定画面700、800でしていした処理モードを示しており、処理モード３０１１に応じて画像形成装置管理部11102は画像ファイルを印刷処理するか、保存処理するか判定するものとする。また、３０１３〜３０２４は図３１のS３１０５において、管理サーバ１０３が抽出したログインユーザに対する機能制限情報が記載されている。また、図３４のS３４０６において、画像形成装置管理部１１１０２がRAM３０２に保存する機能制限情報の一例を図２５に示す。本実施例では、機能制限情報は機能制限情報２５００に示される情報で構築されるものとする。図３４に戻って、S３４０６で機能制限情報２５００をRAM３０２に保存すると、画像形成装置管理部１１１０２はジョブチケット３０をメモリ３０２から参照し、概文書ファイルの処理モード3011を判定する(S3407)。S3407で「保存」と判断した場合には保存先フォルダ番号３０１２に記載されているフォルダに文書ファイルを格納し(S3409)、処理を終了する。S3407で「印刷」と判断した場合には、ジョブチケット３０００の印刷体裁情報３００２〜３０１０で指定されている印刷体裁情報と機能制限情報２５００を比較し、指定された印刷体裁が全て機能制限されてないか判断する(S3408)。S3408で、指定された印刷体裁に、機能制限されて使用できない体裁が存在していた場合には処理を終了する(S3411)。S3408において、指定された印刷体裁が全て使用可能であると判断した場合には、ジョブチケット３０００で指定された印刷体裁を用いて印刷処理を行い(S3410)、処理を終了する(S3411)。S3408、S３４１０で説明したように、本実施例では、指定された印刷体裁が一つでも使用できない場合には、文書ファイルの印刷処理はキャンセルされる事とす���。前述のとおり、機能制限情報２５００と指定された印刷体裁の比較は、クライアントPCではなく、画像形成装置側で行う事とする。
【００４９】
図３５は画像形成装置１１１の画像形成装置管理部１１２０２における、フォルダ監視タスク処理の一例を説明するフローチャートの一例である。本実施例ではフォルダ監視タスクは、画像形成装置１１１が起動したタイミングで画像形成装置管理部の判断により動作を開始し、電源を切るまでは、画像形成装置内に常駐しているものとする。画像形成装置１１１が起動すると、画像形成装置管理部１１１０２は管理サーバからフォルダ使用者情報２９００を取得し(S3502)、取得したフォルダ使用者情報２９００をRAM302に保存する。RAM３０２に保存する事で、画像形成装置管理部１１１０２はフォルダ使用者情報２９００を任意のタイミングで参照可能になる。フォルダ使用者情報２９００は前述したとおり、図２９に示す情報を保持しているものとする。すなわち、画像形成装置１１１が管理する各フォルダに対するユーザまたはユーザグループのアクセス権限を管理するものとする。本実施例では画像形成装置１１１についてのみ説明を行っているが、LAN１２１に複数の画像形成装置が存在する場合には、全ての画像形成装置に関するフォルダ使用者情報が管理サーバに保持されているものとする。フォルダ使用者情報を取得保存すると、画像形成装置管理部１１１０２はフォルダ監視タスクを起動する(S3504)。フォルダ監視タスクは起動すると、イベント待機状態を保持する(S3505)。イベント待機状態において、フォルダに文書ファイルが格納された事を検知すると(S3506)、フォルダ監視タスクは投入ユーザを判定する(S3507)。クライアントPCから文書ファイルが投入された場合には、ジョブチケットに含まれるユーザID3024から投入ユーザを特定する。画像形成装置をユーザが操作している場合には、図１１で示されるログイン画面１１００で入力されたユーザIDをログインユーザと特定する。特定したユーザIDを元に、フォルダ使用者情報を参照し、文書が投入されたフォルダに対して、ユーザのフォルダに対する使用権限があるか判定する(S3508)。S3508で使用権限が無いと判断した場合には、投入された文書ファイルを指定されたフォルダに保存せずに、再びイベント待機状態を保持する(S3505)。S3508で使用権限があると判断した場合には、投入された文書ファイルを指定されたフォルダに保存する(S3509)。次に、投入されたフォルダがホットフォルダか否かを判定し(S3510)、ホットフォルダで無いと判断した場合には、再びイベント待機状態を保持する(S3505)。S3510で投入されたフォルダがホットフォルダであると判断した場合には、管理サーバ１０３からホットフォルダ用の機能制限情報１９００を取得する(S３５１１)。ここでホットフォルダ用機能制限情報1900は図１９で示される情報を持つものとする。本実施例ではホットフォルダ用機能制限情報１９００はシステム管理者が設定する事を前提とする。これは、エンドユーザが自由に設定できると、機能制限を無作為に解除できてしまう危険性を減少させるためである。ホットフォルダ用機能制限情報１９００は1902〜1910で示されるで示される処理機能毎の使用可否フラグにより構成される。例えば1up属性である1905の値が0の場合にはホットフォルダの印刷機能で1upが指定できない事を意味する。1up属性1905の値が1の場合にはホットフォルダの印刷機能で1upを指定できる事を意味する。S3511でホットフォルダ用の機能制限情報を取得すると、画像形成装置管理部11102は、画像形成装置の動作モードをホットフォルダ用の機能制限に設定する(S3512)。S3512で画像形成装置の動作モードを切り替えた後、ホットフォルダで定義された任意の処理を実行し(S3513)、再びイベント待機状態を保持する(S3505)。図34までの説明では、画像形成装置はログインユーザ(またはジョブ投入者)毎に課せられた機能制限に応じて動作すると説明した。しかし、図３５の処理により、ホットフォルダを使用する場合には、ユーザ毎の機能制限ではなく、ホットフォルダの機能制限に応じた処理が可能になる。
【実施例２】
【００５０】
実施例１では、ホットフォルダを動作させる場合にはユーザ毎の機能制限情報ではなく、管理サーバ103に保持されたホットフォルダ用機能制限情報を用いてホットフォルダに関連した処理を動作させる方法について説明した。実施例２はホットフォルダに動作条件を設定し、設定された動作条件に応じたホットフォルダの使用の可否を判定する方法を説明する。システム構成、プログラム構成、クライアントPC、画像形成装置のブロック図などは実施例1と同様なので詳細な説明は省略する。
【００５１】
図３６は図２２に示すフォルダ内容表示画面2200で変更/確認ボタン2208を押下した場合のホットフォルダの設定画面の一例である。設定画面3600は、図２３で示す設定画面2300とほぼ同様であるが、設定画面2300に加えて、動作条件設定ボタン3601が付加されている。設定画面３６００において、動作条件設定ボタン3600を押下すると、図３７の3701に示す動作条件設定画面を表示する。動作条件設定画面はホットフォルダに文書ファイルが投入された場合に、ホットフォルダに関連付けられた処理を行うための条件を設定するための画面とする。本実施例では、3702〜3711に表示した条件を元に判定するものとするが、それ以外の動作条件を設けるシステムにおいても本発明は適用可能である。動作条件設定画面3701において、3702はスキャナ制御部11106が生成したジョブがホットフォルダに投入されば場合にホットフォルダを使用させるか指定するためのチェックボックスである。3703は画像形成装置１１１内の他のフォルダからジョブが移動または複製された場合にホットフォルダの使用可否を指定するためのチェックボックスである。これはファイル管理部が管理するジョブにがホットフォルダに投入されたか否かに応じてホットフォルダの使用可否を判断する事ができる。3704はクライアントPC１０１などからPDL(PageDescriptionLanguage：プリンタが印字出力可能なデータ形式の通称)ジョブとして投入された場合にホットフォルダの使用可否を指定するためのチェックボックスである。PCからのジョブ投入に関しては、画像形成装置管理部が管理するジョブチケット3000を伴うジョブであるか否かで判断可能である。3705はリモート機器からのPDFファイル入稿か否かによりホットフォルダを使用可能か否かを指定するためのチェックボックスである。本実施例で使用する画像形成装置はスキャナで読み込んだ文書ファイルか、クライアントPCから投入されたPDLジョブか、PDFファイルを印字処理する能力を有しているものとする。3706は3707で示されるエリアに入力された文字列を、文書ファイル名に含む場合にのみホットフォルダの使用を許可する設定を行うためのチェックボックスである。3708は文書ファイル内に3709で示される入力エリアに入力された文字列をファイル文書内に含む場合にのみホットフォルダの使用を許可するためのチェックボックスである。3710は文書ファイル内の全てのページに3711で示される入力エリアに入力された文字列を含む場合にホットフォルダの使用を許可するためのチェックボックスである。ここで、本実施例では3709及び、3711に入力された文字列の判定は、文書ファイルを画像形成装置管理部11102がOCR解析する事で判定するものとする。図３７の例では文書ファイル名に「製品紹介」を含み、かつ、全てのページに「○×商事様向け資料」が含まれ、かつ、PCから投入されたPDLジョブの場合にのみホットフォルダの使用を許可する事を示している。
【００５２】
図３８は本実施例におけるホットフォルダの使用判定方法を説明するフローチャートである。ユーザがホットフォルダに文書ファイルを確認すると(S3802)、画像形成装置管理部11102は文書ファイルの入稿方法を判定し、さらに、文書ファイル名の取得や、図３７の3709、3711に入力された文字列が文書ファイルに含まれるか否かをOCR処理により確認する(S3803)。次に、入力方法が動作条件設定画面3701で指定された入力方法と合致するか判定する(S3804)。前述のとおり、図３７の場合、PCからのPDLジョブである場合にのみホットフォルダの使用を許可するものとする。S3804において、合致すると判断した場合には、文書情報が動作条件設定画面3701で指定された条件と合致するか判定する(S3805)。図３７の例では、文書情報とはファイル名と文書ファイル名に含まれる文字列を指している。この例では、文書ファイル名に「製品紹介」が含まれる場合と、全てのページに「○×商事さま向け資料」の文字列が含まれる場合に、条件に合致すると判断するものとする。S3805において合致すると判断した場合には、ホットフォルダの使用を許可する(S3806)。S3804、S3805において、条件に合致しないと判断した場合にはホットフォルダの使用を許可しない(S3807)。本実施例では、S3806でホットフォルダの使用を許可すると判断した場合には、ユーザ毎の機能制限を用いずに、ホットフォルダに関連付けられた全ての処理を実行可能となる事とする。なお、実施例2で説明した動作条件判断以外に、例えば、文書ファイルの拡張子で判断する方法や、文書ファイルに特定パターンの画像や電子透かし情報等が埋め込まれている場合に使用許可の判定を行っても良い。本実施例では、入力方法による判定と、文書ファイル内のデータによる判定を行う点を特長とする。
【実施例３】
【００５３】
実施例２ではホットフォルダ毎にホットフォルダ動作条件を設定し、動作条件に合致した場合にはホットフォルダに関連付けられている全処理を実行させ、合致しない場合にはホットフォルダの使用を許可しない、ホットフォルダ使用可否判定方法を説明した。実施例３ではホットフォルダの動作条件に合致した場合と、合致しなかった場合のそれぞれにおけるホットフォルダの動作権限を変更する処理方法について説明する。システム構成、プログラム構成、クライアントPC、画像形成装置のブロック図などは実施例1と同様なので詳細な説明は省略する。また、ホットフォルダの動作条件設定方法と判断方法は実施例2と同様なので説明は省略する。
【００５４】
図３９は実施例2で使用する、ホットフォルダの使用可否判定方法を示すフローチャートである。S3906とS3907以外の処理は図３８と同様なので説明は省略する。本実施例では、S3905において、条件に合致すると判断した場合、画像形成装置管理部１１１02はホットフォルダに関連付けられた処理をシステム権限で動作させる(3906)。また、S3905において、条件に合致しないと判断した場合、画像形成装置管理部11103はホットフォルダに関連付けられた処理をログインしているユーザ(またはクライアントPCからジョブを投入したユーザ)に対応した機能制限情報２５００の範囲内での使用を認める事とする。機能制限情報２５００による処理フローに関しては、図３３のS3311または図３４のS3409、S3410と同様である。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明で対象とするシステム構成。
【図２】PCブロック図。
【図３】画像形成装置のブロック図。
【図４】本発明で対象とするシステムのプログラム構成。
【図５】本発明で対象とするシステムの別の形態のプログラム構成。
【図６】印刷画面。
【図７】印刷プログラムの印刷設定画面。
【図８】印刷プログラムの印刷設定画面。
【図９】印刷設定画面における入稿先フォルダ指定画面。
【図１０】画像形成装置の操作パネル。
【図１１】画像形成装置におけるログイン画面。
【図１２】操作パネルに表示するコピー画面(印刷用)。
【図１３】操作パネルに表示するコピー画面(保存用)。
【図１４】操作パネルに表示する保存先フォルダ指定画面。
【図１５】保存処理におけるエラーメッセージの一例。
【図１６】操作パネルに表示する送信/ファクス用画面。
【図１７】送信/ファクス機能に保存先フォルダ指定画面。
【図１８】フォルダ/定型業務機能におけるフォルダ一覧表示画面。
【図１９】ホットフォルダ用の機能制限情報設定値の一例。
【図２０】フォルダ内文書一覧表示画面(通常フォルダの場合)。
【図２１】フォルダ内文書の印刷用画面。
【図２２】フォルダ内文書一覧表示画面(ホットフォルダの場合)。
【図２３】ホットフォルダ設定画面。
【図２４】機能制限がかかった場合の操作パネルの表示例。
【図２５】機能制限がかかった場合の操作パネルの表示例。
【図２６】管理サーバ指定情報。
【図２７】ユーザ認証時に使用する認証情報。
【図２８】ユーザ情報及びユーザ毎の機能制限情報。
【図２９】フォルダ使用者管理情報。
【図３０】ジョブチケットファイル。
【図３１】クライアントPCから画像形成装置にジョブ投入する際の処理フロー。
【図３２】画像形成装置における認証フロー。
【図３３】画像形成装置の全体処理概要。
【図３４】クライアントPCからジョブを受け付けた際の画像形成装置の処理フロー。
【図３５】フォルダ使用時の処理フロー。
【図３６】ホットフォルダ設定画面。
【図３７】ホットフォルダ動作条件設定画面。
【図３８】ホットフォルダ動作条件判定方法。
【図３９】ホットフォルダ動作条件判定方法。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
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【図３６】
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【図３７】
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【図３８】
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【図３９】
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