(57)【要約】【課題】ワークフロー管理システムとは独立して文書管理システム上に文書ファイルを持ちながら、文書管理システム内の文書とワークフロー管理システム内のタスクとを関連付けて管理し、文書管理システム内の文書を起点としてタスクを容易に作成すること。【解決手段】ワークフロー管理システムであって、管理サーバは、タスク情報を格納するタスク格納手段１１４と、文書メタデータを格納する文書メタデータ格納手段１１６と、ワークフローを構成するタスクと文書メタデータとを関連付けて格納する関連情報格納手段１１３と、文書の指定を受け付ける受付手段１０３と、文書と同一又は類似の文書に対応する文書メタデータに基づいて、文書メタデータに関連付けられたタスクをタスク格納手段から検索する検索手段１０５と、検索されたタスクに基づいて、受け付けられた文書に対応するタスクを作成する作成手段１０７と、を備える。【選択図】図３
2010067233.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書本体と該文書を識別する文書識別情報を格納する文書データベースを備える文書管理システムとは独立して、データベースを備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムであって、
前記管理サーバは、
タスクの書誌情報とタスク間の階層構造とを含むタスク情報を格納するタスク格納手段と、
前記文書データベースに格納される文書識別情報を含む文書メタデータを格納する文書メタデータ格納手段と、
ワークフローを構成するタスクと前記文書メタデータとを関連付けて格納する関連情報格納手段と、
文書の指定を受け付ける受付手段と、
前記受付手段により受け付けられた文書と同一又は類似の文書に対応する文書メタデータに基づいて、該文書メタデータに関連付けられたタスクを前記タスク格納手段から検索する検索手段と、
前記検索手段により検索されたタスクに基づいて、前記受け付けられた文書に対応するタスクを作成する作成手段と、
を備えるワークフロー管理システム。
【請求項２】
前記管理サーバは、
前記検索手段により検索されたタスクを表示する表示手段と、
前記表示手段により表示されたタスクを選択する選択手段と、
前記選択手段により選択されたタスクを複製する複製手段とをさらに備え、
前記作成手段は、
前記複製手段により複製されたタスクに基づいて、前記受け付けられた文書に対応するタスクを作成する請求項1記載のワークフロー管理システム。
【請求項３】
前記管理サーバは、
タスクの閲覧情報及び／又は更新履歴情報を含むアクセス情報を格納するアクセス情報格納手段をさらに備え、
前記表示手段は、
前記アクセス情報格納手段に格納されるアクセス情報に基づいて、前記検索されたタスクを表示する請求項２記載のワークフロー管理システム。
【請求項４】
前記表示手段は、
組織情報格納手段に格納される、ユーザの所属する組織の情報を示す組織情報に基づいて、前記検索されたタスクを表示する請求項２記載のワークフロー管理システム。
【請求項５】
前記表示手段は、
前記検索されたタスクを作成したユーザの所属する組織が、文書を指定したユーザの所属する組織に近い順に、前記検索されたタスクを表示する請求項４記載のワークフロー管理システム。
【請求項６】
前記管理サーバは、
タスクを識別するタスク識別情報とタスクモデルとを関連付けて管理するタスクモデル格納手段をさらに備え、
前記検索手段は、
検索されたタスクの前記タスク識別情報に基づいて、該タスク識別情報に対応するタスクモデルを前記タスクモデル格納手段から検索し、
前記作成手段は、
前記検索手段により検索されたタスクモデルに基づいて、前記受け付けられた文書に対応するタスクを作成する請求項１乃至５いずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項７】
前記作成手段は、
作成対象のタスクにサブタスクがある場合、前記タスクと前記サブタスクとに基づいて、前記受け付けられた文書に対応するタスクとサブタスクとを作成する請求項１乃至５いずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項８】
前記作成手段は、
前記検索手段により検索されたタスクモデルにサブタスクモデルがある場合、前記タスクモデルと前記サブタスクモデルとに基づいて、前記受け付けられた文書に対応するタスクとサブタスクとを作成する請求項６記載のワークフロー管理システム。
【請求項９】
文書本体と該文書を識別する文書識別情報を格納する文書データベースを備える文書管理システムとは独立して、タスクの書誌情報とタスク間の階層構造とを含むタスク情報を格納するタスク格納手段と、前記文書データベースに格納される文書識別情報を含む文書メタデータを格納する文書メタデータ格納手段と、ワークフローを構成するタスクと前記文書メタデータとを関連付けて格納する関連情報格納手段と、を備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムにおけるワークフロー管理方法であって、
文書の指定を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップにより受け付けられた文書と同一又は類似の文書に対応する文書メタデータに基づいて、該文書メタデータに関連付けられたタスクを前記タスク格納手段から検索する検索ステップと、
前記検索ステップにより検索されたタスクに基づいて、前記受け付けられた文書に対応するタスクを作成する作成ステップと、
を有するワークフロー管理方法。
【請求項１０】
請求項９記載のワークフロー管理方法をコンピュータに実行させるためのワークフロー管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法、及びワークフロー管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のワークフロー管理システムは、ワークフロー実行前にワークフローモデルを決定する必要があった。しかし、研究開発や一部のサービスなど、事前情報の完全性の低い分野では、先行的なワークフローモデルの策定が難しい。そこで、コンストラクティブワークフローと呼ばれる、ワークフロー実行時に、動的にモデルを構成できる（動的に変更可能な）方法が開発されてきた。
【０００３】
特開２００７−１８８１４４号公報（特許文献１）、特開２００７−１８８１４５号公報（特許文献２）では、コンストラクティブワークフローにおいて、従来のワークフロー定義に代わるものとして、より柔軟なタスクモデル、すなわちタスク階層テンプレートが提案されている。タスクモデルを用いれば、過去の知見に基づく標準的な方法を選択してタスクの詳細化を行うことができる。
【０００４】
また、特開２００８−０６５７１４号公報（特許文献３）では、タスクの成果物として作成されるものは文書である場合が多いため、その保存においてはタスクに添付文書としてワークフローシステムに置く場合や、タスク作成時に同時に文書を作成し管理するなどの方法が提案されている。
【特許文献１】特開２００７−１８８１４４号公報
【特許文献２】特開２００７−１８８１４５号公報
【特許文献３】特開２００８−０６５７１４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来のシステムでは、ワークフロー上にタスクが作成されるまで、文書を置く場所が作成されず、文書の生存時間がタスクに依存して決定されるという問題があった。成果物である文書はワークフローと独立に参照される場合があり、ワークフロー管理システムにログインせずに参照できることが望ましいが、文書がタスクの付属物であるため、これは容易ではなかった。また、文書に注目して作業を選択し、タスクを作成することが難しかった。
【０００６】
そこで本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、ワークフロー管理システムとは独立して文書管理システム上に文書ファイルを持ちながら、文書管理システム内の文書とワークフロー管理システム内のタスクとを関連付けて管理し、文書管理システム内の文書を起点としてタスクを容易に作成することができるワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法、及びワークフロー管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の一局面のワークフロー管理システムは、文書本体と該文書を識別する文書識別情報を格納する文書データベースを備える文書管理システムとは独立して、データベースを備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムであって、前記管理サーバは、タスクの書誌情報とタスク間の階層構造とを含むタスク情報を格納するタスク格納手段と、前記文書データベースに格納される文書識別情報を含む文書メタデータを格納する文書メタデータ格納手段と、ワークフローを構成するタスクと前記文書メタデータとを関連付けて格納する関連情報格納手段と、文書の指定を受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた文書と同一又は類似の文書に対応する文書メタデータに基づいて、該文書メタデータに関連付けられたタスクを前記タスク格納手段から検索する検索手段と、前記検索手段により検索されたタスクに基づいて、前記受け付けられた文書に対応するタスクを作成する作成手段と、を備える。
【０００８】
また、本発明の他の局面のワークフロー管理方法は、文書本体と該文書を識別する文書識別情報を格納する文書データベースを備える文書管理システムとは独立して、タスクの書誌情報とタスク間の階層構造とを含むタスク情報を格納するタスク格納手段と、前記文書データベースに格納される文書識別情報を含む文書メタデータを格納する文書メタデータ格納手段と、ワークフローを構成するタスクと前記文書メタデータとを関連付けて格納する関連情報格納手段と、を備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムにおけるワークフロー管理方法であって、文書の指定を受け付ける受付ステップと、前記受付ステップにより受け付けられた文書と同一又は類似の文書に対応する文書メタデータに基づいて、該文書メタデータに関連付けられたタスクを前記タスク格納手段から検索する検索ステップと、前記検索ステップにより検索されたタスクに基づいて、前記受け付けられた文書に対応するタスクを作成する作成ステップと、を有する。
【０００９】
また、本発明のワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法は、コンピュータに実行させるプログラムやプログラムを記録したコンピュータに読み取り可能な記録媒体として実現することができる。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、ワークフロー管理システムとは独立して文書管理システム上に文書ファイルを持ちながら、文書管理システム内の文書とワークフロー管理システム内のタスクとを関連付けて管理し、文書管理システム内の文書を起点としてタスクを容易に作成することができるワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法、及びワークフロー管理プログラムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の実施例について図面を用いて説明する。
【実施例１】
【００１２】
＜ハードウェア構成について＞
まず、本発明の実施例１に係るワークフロー管理サーバ（以下、ワークフロー管理SVという）のハードウェア構成について説明ずる。なお、文書管理サーバ及びユーザ端末PC（Personal Computer）は、ワークフロー管理SVと同様のハードウェア構成を示すため、ここでは説明を省略する。図１は、本発明の実施例１に係るワークフロー管理SVのハードウェア構成の一例を示す図である。
【００１３】
図１に示すように、ワークフロー管理SVは、制御部１１、主記憶部１２、補助記憶部１３、ネットワークI/F１４、外部記憶装置I/F１５、外部装置I/F１６、出力装置I/F１７及び入力装置I/F１８とから構成されている。
【００１４】
制御部（CPU：Central Processing Unit）１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する装置で、入力や記憶装置から受け取ったデータを演算処理し、出力装置や記憶装置に出力する。
【００１５】
主記憶部（ROM：Read Only Memory、RAM：Random Access Memory）１２は、制御部１１が実行するプログラムやデータを記憶する装置である。
【００１６】
補助記憶部（HD：Hard Disk）１３は、基本ソフトウェアであるOS（Operating System）やアプリケーションソフトウェアなどを関連するデータとともに記憶する装置である。また、補助記憶部１３には、データベース（DB：Data Base）が構築され、ワークフロー管理システムで取り扱う各種情報（各種データ）を格納し管理する。
【００１７】
ネットワークI/F１４は、ネットワークを介して接続された周辺機器と情報（データ）をやり取りするインタフェースである。
【００１８】
外部記憶装置I/F１５は、USB（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された外部記憶装置（例えば、記憶メディアドライブなど）とデータをやり取りするインタフェースである。
【００１９】
外部装置I/F１６は、データ伝送路を介して接続された外部入力装置（例えば、デジタルカメラやスキャナなど）とデータをやり取りするインタフェースである。
【００２０】
出力装置I/F１７は、データ伝送路を介して接続された出力装置（例えば、CRT（Cathode Ray Tube）や液晶ディスプレイなど）からデータを受け取るインタフェースである。
【００２１】
入力装置I/F１８は、データ伝送路を介して接続された入力装置（例えば、キーボードやマウスなど）からデータを受け取るインタフェースである。
【００２２】
＜オブジェクトについて＞
図２は、実施例１におけるオブジェクト概念を示す図である。図２に示すように、ワークフロー管理システム側と文書管理システム側とでそれぞれ管理するものが異なる。ワークフロー管理システムでは、タスク、タスクモデル、文書メタデータに関する情報を管理し、文書管理システムでは、文書に関する情報を管理する。
【００２３】
ここで、文書管理システムについては既存の文書管理システム（特に文書管理DB）を用いる。本発明では、この文書管理システム内の文書と、ワークフロー管理システム内のタスクとを関連付けるために、文書メタデータを生成してワークフロー管理システム内に管理する。
【００２４】
まず、ワークフロー管理システム側について説明する。タスクモデルは、タスクを一般化、抽象化したものである。このタスクモデルをインスタンス化することでタスクを作成するため、このタスクモデルとタスクとが関連付けられている（破線）。
【００２５】
また、文書管理システム内の文書の書誌情報を示す文書メタデータが管理されている。タスクモデルやタスクには、そのタスクを実行するのに必要な文書、又は参照する文書が添付されるが、文書自体は文書管理システム内で管理されるため、本システムでは、文書メタデータと、タスクやタスクモデルとが関連付けられる（実線）。
【００２６】
文書管理システム内の文書は、ワークフロー管理システム内の文書メタデータと関連付けられる（一点鎖線）。この関連付けにより、タスクに添付される文書を、ワークフロー管理システムと独立した文書管理システム内で管理することができる。
【００２７】
＜主要機能構成について＞
図３は、実施例１に係るワークフロー管理システム１００と文書管理システム２００の主要機能構成の一例を示すブロック図である。ワークフロー管理システム１００は、ワークフロー管理SV、ユーザ端末PCを含んで構成され、文書管理システム２００は、文書管理SV、ユーザ端末PCを含んで構成されている。次に、これらの管理SVが有する主な機能構成について、ワークフロー管理SV、文書管理SV、ユーザ端末PCの順に説明する。
【００２８】
図３に示すように、ワークフロー管理SVは、システムを使用するユーザAに対してワークフローに関するGUI（グラフィカルユーザインタフェース）を提供するGUI提供部１０１と、既存のタスクモデル及び／又はタスクインスタンスからの再利用により動的にワークフローモデルを作成し実行するワークフローエンジン１０４と、各種のデータベース１１２（以下、「DB」と言う。）とを備えている。
【００２９】
各種DB１１２としては、タスクと文書との関係を格納する関連情報DB１１３と、予め管理者などによって抽象化されたタスクモデルを格納するタスクモデルDB１１４と、過去のタスクインスタンスを格納するタスクインスタンスDB１１５と、文書の書誌情報を示す文書メタデータを格納する文書メタデータDB１１６と、タスクへの閲覧情報及び／又は更新履歴情報を含むアクセス情報を格納するタスクアクセス情報DB１１７、ユーザが所属する組織に関する情報を格納する組織情報ＤＢ１１８とを備えている。なお、組織情報DB１１８については、必ずしもワークフロー管理システム１００内に設ける必要はなく、外部に設けて必要なときに組織情報を取得できるようにしてもよい。各DBのデータ構造については、図６を用いて後述する。
【００３０】
GUI提供部１０１は、ユーザ端末PCの表示画面（CRTや液晶ディスプレイなどに表示される画面）を描画するためのレンダリングエンジン１０２と、ユーザとの情報のやり取りを行う入出力制御部１０３を含む。
【００３１】
ワークフローエンジン１０４は、DB１１３〜１１８に対して各種検索を実行する検索手段１０５と、ワークフローを構成するタスクの制御を行うタスク制御部１０６と、文書メタデータの制御を行う文書メタデータ制御部１１０とを備えている。
【００３２】
検索手段１０５は、関連情報DB１１３、タスクモデルDB１１４、タスクインスタンスDB１１５、文書メタデータDB１１６、タスクアクセス情報DB１１７、組織情報DB１１８の各DB１１２に対して各種検索を実行する。
【００３３】
ここで、図４を用いて検索手段１０５について説明する。図４は、検索手段１０５の詳細な機能を示すブロック図である。図４に示すように、検索手段１０５は、文書メタデータ検索手段４０１、関連タスク検索手段４０２、タスクモデル検索手段４０３を含む。
【００３４】
文書メタデータ検索手段４０１は、文書管理システム内の文書を識別する文書識別情報（文書ID）に基づいて、文書メタデータDB１１６から文書メタデータを検索する。関連タスク検索手段４０２は、文書メタデータを識別する文書メタデータIDに基づいて、関連情報DB１１３からタスクを検索する。タスクモデル検索手段４０３は、タスクを識別するタスクIDに基づいて、タスクモデルDB１１４からタスクモデルを検索する。
【００３５】
図３に戻り、タスク制御部１０６は、タスクを作成するタスク作成部１０７と、タスクのツリー構造を保持するタスクツリー保持部１０８と、タスクの閲覧記録や更新履歴であるアクセス情報を記録するタスクアクセス記録部１０９とを備えている。
【００３６】
動作概要としては、ユーザAはGUI提供部１０１の入出力制御部１０３を通じてワークフローエンジン１０４を操作し、ワークフローの作成、実行、ワークフローモデルの作成、関連情報、文書の登録、及びこれらとワークフローインスタンス、ワークフローモデルとのリンクなどの作業を行う。
【００３７】
ワークフローエンジン１０４のタスク制御部１０６は、タスクモデルDB１１４及びタスクインスタンスDB１１５を使用し、ユーザAの指示などに基づいてタスクを制御する。タスク制御部１０６のタスク作成部１０７は、ユーザAの指示に従って各DB１１３〜１１８の情報を基にタスクの作成、情報のリンク付けなどの作業を行う。
【００３８】
文書メタデータ制御部１１０は、文書メタデータを管理する文書メタデータ管理手段１１１を備えている。文書メタデータ管理手段１１１は、新規に作成された文書の書誌情報を取得し、文書メタデータIDを新規に割り当てて文書メタデータを管理する。
【００３９】
次に、文書管理SVについて説明する。GUI提供部２０１は、ワークフロー管理SVのGUI提供部１０１と同様であるため説明を省略する。
【００４０】
文書検索手段２０４は、ユーザBの指示に従って、文書管理DB２０６内の文書を検索する。このとき、文書検索手段２０４は、ユーザBからブラウザ３０２を介して、文書IDや文書名などの検索キーを取得し、この検索キーに基づいて同一又は類似の文書検索を行う。また、文書検索手段２０４は、ワークフロー管理システム１００側から文書の検索要求を受けたときも文書の検索を行う。
【００４１】
文書管理DB２０５は、文書を格納する。文書管理DB２０５内のデータ構造については図６を用いて後述する。
【００４２】
なお、実施例１のワークフロー管理システム１００は、ワークフロー管理SVが備える通信I/F機能（例えば、図１で示した情報処理装置が備えるネットワークI/F１４）によりシステムに接続される複合機MFPなどの機器とデータ通信が行えることから、ユーザAが複合機MFPなどの機器からシステムへログイン／ログアウト、スキャン画像のタスク関連付け（紙文書の情報をタスクの添付情報とする）、タスク添付情報の印刷などを行うことができる。
【００４３】
次に、ユーザ端末PCは、ワークフロー管理SVが備えたGUI提供部１０１のレンダリングエンジン１０２により描画されたタスクに関連する各種情報に対し、ワークフロー管理SVとやり取りを行うための表示画面を表示するブラウザ３０１を備えている。
【００４４】
また、ブラウザ３０２は、文書管理SVが備えたGUI提供部２０１のレンダリングエンジン２０２により描画された文書に関連する各種情報に対し、文書管理SVとやり取りを行うための表示画面を表示する。
【００４５】
図５は、本発明に係る機能の一例を示すブロック図である。図５に示すように、ワークフロー管理システムは、受付手段５０１、検索手段５０２、表示手段５０３、選択手段５０４、複製手段５０５、作成手段５０６を含む。
【００４６】
受付手段５０１（入出力制御部１０３に相当）は、文書の指定を受け付ける。具体的には、ブラウザ３０１を介して、文書を識別する文書IDなどをユーザにより指定及び／又は入力され、この文書IDなどを受け付ける。
【００４７】
検索手段５０２（検索手段１０５に相当）は、受付手段５０１により受け付けられた文書IDに基づいて、この文書IDに対応する文書メタデータを文書メタデータDB１１６から検索する。次に、検索された文書メタデータに基づいて、この文書メタデータに対応するタスクを関連情報DB１１３から検索する。
【００４８】
表示手段５０３（GUI提供部１０１）は、検索手段により検索されたタスクの一覧を表示画面に表示する。選択手段５０４（GUI提供部１０１が有する選択機能に相当）は、表示手段５０３により表示されたタスク一覧からユーザによりタスクを選択される。
【００４９】
複製手段５０５（タスク作成部１０７に相当）は、選択手段５０４により選択されたタスクを複製する。このとき、選択されたタスクのみを複製してもよいし、選択されたタスクのサブタスク（子タスク）も含めて複製してもよい。
【００５０】
作成手段５０６（タスク作成部１０７に相当）は、複製手段５０５により複製されたタスク及びサブタスク（ここではサブタスクも複製されたとする）に基づいて、タスク及びサブタスクを作成する。具体的には、複製されたタスクに関して、修正が必要な事項（以下、必要事項という）を修正してタスクを作成する。必要事項とは、タスクIDやサブタスク、親タスクの情報である。
【００５１】
なお、図５に示す例では、説明を分かりやすくするために図５に示すような各構成に分けたが、必ずしも図５に示す構成である必要はなく、複製手段５０５と作成手段５０６を一つの構成とするなど、前述したような機能を有していればどのような構成をとってもよい。
【００５２】
また、受付手段５０１は、文書管理システム２００側で指定された文書の指定を受け付けてもよく、各端末PC、各管理SVは、ネットワークを介して接続されているとする。
【００５３】
＜各データベースのスキーマについて＞
図６は、各データベースのスキーマ例を示す図である。図６（a）は、文書管理DB２０６のスキーマ例、図６（b）は、文書メタデータDB１１６のスキーマ例、図６（c）は、関連情報DB１１３のスキーマ例、図６（d）は、タスクモデルDB１１４のスキーマ例、図６（e）は、タスクインスタンスDB１１５のスキーマ例を示す図である。
【００５４】
図６（a）に示すように、文書管理システム内の文書管理DB２０６は、文書を識別するための情報であるIDと、文書本体と、タイトルなどとを関連付けて記憶する。なお、ここでは、文書IDに文書の格納場所を示すURL（Uniform Resource Locator）を用いる。
【００５５】
図６（b）に示すように、ワークフロー管理システム内の文書メタデータDB１１６は、文書メタデータを識別するための情報である文書メタデータIDと、文書IDであるURLなどとを関連付けて記憶する。
【００５６】
図６（c）に示すように、ワークフロー管理システム内の関連情報DB１１３は、タスクを識別するための情報であるタスクIDと、文書メタデータIDとを関連付けて記憶する。
【００５７】
図６（d）に示すように、ワークフロー管理システム内のタスクモデルDB１１４は、タスクモデルIDと、サブタスク（子タスク）IDと、タスクIDなどとを関連付けて記憶する。
【００５８】
図６（e）に示すように、ワークフロー管理システム内のタスクインスタンスDB１１５は、タスクIDと、タスクのタイトルと、実行者などとを関連付けて記憶する。
【００５９】
また、図６には図示しないが、タスクアクセス情報DB１１７は、タスクID毎に、このタスクを閲覧したユーザ、日付、回数などの閲覧情報と、このタスクを更新した日付、回数などの更新履歴情報とを関連付けて記憶する。
【００６０】
また、組織情報DB１１８は、ユーザを識別するユーザIDなどを用いて、ユーザが所属する組織を示す組織情報を記憶する。例えば、グループ、チーム、ユーザの順に下位層になるようなツリー構造を用いて組織情報を記憶し、ユーザ同士の組織内での近さを求めることができるようにする。
【００６１】
組織の近さとは、組織が近い順に並べると、同じチーム内、チームは違うが同じグループ内、チームもグループも違うがセンター（事業所）が同じ、チームもグループもセンターも違う、の順になる。これより、組織の近さが組織情報を用いて判断できるようになっている。
【００６２】
＜タスク作成処理（その1）について＞
図７は、文書を指定してからのタスク作成処理の一例（その１）を示すシーケンス図である。図７に示すように、ステップ１０１は、ユーザは、ブラウザ３０１を介して、文書を指定してタスクを作成するようワークフロー管理システム１００に指示する。
【００６３】
以下、ブラウザ３０１を用いてタスク作成指示を出すこととして説明するが、ブラウザ３０２を用いて、文書管理システム２００側からワークフロー管理システム１００側にタスク作成指示を出してもよい。
【００６４】
ステップ１０１に続いてステップ１０２に進み、ワークフローエンジン１０４は、ユーザのタスク作成指示に従って、指定された文書と同一及び／又は類似の文書を取得するため、文書管理システム２００に検索要求を行う。
【００６５】
ステップ１０２に続いてステップ１０３に進み、文書管理システム２００は、文書管理DB２０５から指定された文書の文書IDに基づいて、同一及び／又は類似する文書を検索し、検索結果である文書リストをワークフローエンジン１０４に出力する。
【００６６】
このとき、類似文書を検索する手段は、文書管理システム２００側に設けるようにしたが、ワークフロー管理システム側で類似文書を検索する手段を設けるようにしてもよい。また、類似文書を検索する手段を両システムに設けない場合は、同一の文書のみを検索結果として返すようにすればよい。
【００６７】
なお、文書管理システム２００側に類似文書を検索する手段を設ける場合は、ベクトル空間モデルやTF／IDFモデルなどの既存技術を用いて実装可能である。また、ワークフロー管理システム１００側に類似文書を検索する手段を設ける場合は、文書管理システムの外部に検索インデックスを持つような形式になり、Google Desktop（登録商標）などの既存技術を用いて実装可能である。
【００６８】
ステップ１０３に続いてステップ１０４に進み、ワークフローエンジン１０４は、文書管理システム２００から取得した文書リストの文書IDに基づいて、この文書IDに対応する文書メタデータを文書メタデータDB１１６から検索する。
【００６９】
ステップ１０４に続いてステップ１０５に進み、文書メタデータDB１１６は、検索結果として文書メタデータIDをワークフローエンジン１０４に出力する。
【００７０】
ステップ１０５に続いてステップ１０６に進み、ワークフローエンジン１０４は、文書メタデータDB１１６から取得した文書メタデータIDに基づいて、この文書メタデータIDに対応するタスクを関連情報DB１１３から検索する。
【００７１】
ステップ１０６に続いてステップ１０７に進み、関連情報DB１１３は、検索結果としてタスクIDをワークフローエンジン１０４に出力する。
【００７２】
ステップ１０７に続いてステップ１０８に進み、ワークフローエンジン１０４は、関連情報DB１１３から取得したタスクIDに基づいて、このタスクIDに対応するタスクをタスクインスタンスDB１１５から検索する。
【００７３】
ステップ１０８に続いてステップ１０９に進み、タスクインスタンスDB１１５は、検索結果として、タスクのリストをワークフローエンジン１０４に出力する。
【００７４】
ステップ１０９に続いてステップ１１０に進み、ワークフローエンジン１０４は、タスクインスタンスDB１１５から取得したタスクの閲覧情報、更新履歴情報をタスクアクセス情報DB１１７から検索する。
【００７５】
ステップ１１０に続いてステップ１１１に進み、タスクアクセス情報DB１１７は、検索結果として、タスクの閲覧情報、更新履歴情報をワークフローエンジン１０４に出力する。
【００７６】
ステップ１１１に続いてステップ１１２に進み、ワークフローエンジン１０４は、取得した閲覧情報や更新履歴情報に基づいてタスクをソートし、ソート後のタスクをタスクテンプレート一覧としてユーザに提示する。なお、ソートに関しては、閲覧回数が多いタスク及び／又は最新に更新されたタスクを上位に表示するようソートする。
【００７７】
ステップ１１２に続いてステップ１１３に進み、ユーザは、ブラウザ３０１を介して、タスクテンプレート一覧の中からタスクを選択し、選択されたタスクはワークフロー管理システム１００側に通知される。
【００７８】
ステップ１１３に続いてステップ１１４に進み、ワークフローエンジン１０４は、通知されたタスクとそのサブタスクとを複製し、必要事項を修正してタスクを作成し、タスクインスタンスDB１１５に記憶する。
【００７９】
ステップ１１４に続いてステップ１１５に進み、タスクインスタンスDB１１５は、作成されたタスクとサブタスクの記憶（格納）が完了したらその旨をワークフローエンジン１０４に通知する。
【００８０】
ステップ１１５に続いてステップ１１６に進み、ワークフローエンジン１０４は、タスクアクセス情報DB１１７にアクセスして、作成されたタスクの作成履歴、複製元の閲覧履歴情報などを更新する。
【００８１】
ステップ１１６に続いてステップ１１７に進み、ワークフローエンジン１０４は、作成されたタスクと文書メタデータとを関連付けて関連情報DB１１３に記憶する。
【００８２】
ステップ１１７に続いてステップ１１８に進み、関連情報DB１１３は、タスクと文書メタデータとの記憶が完了すると、その旨をワークフローエンジン１０４に通知する。ステップ１１８に続いてステップ１１９に進み、ワークフローエンジン１０４は、タスクの作成が完了したことを、ブラウザ３０１を介してユーザに通知する。
【００８３】
以上、図７に示す処理を行うことにより、文書を指定してタスクを作成する際、タスク閲覧情報、更新履歴情報を含むアクセス情報に基づいてタスクをソートし、ソート後のタスクをユーザに提示してテンプレートとなるタスクを選択させることで、最新に更新されたタスクや閲覧数が多いタスクに基づいてタスク作成を容易に行うことができる。
【００８４】
＜タスク作成処理（その２）について＞
図８は、文書を指定してからのタスク作成処理の一例（その２）を示すシーケンス図である。図８に示す処理において、図７に示す処理と同様の処理を行うものは、同じ符号を付しその説明を省略する。図８に示す処理では、組織情報に基づいてタスクのソートを行う。
【００８５】
ステップ２０１において、ワークフローエンジン１０４は、組織情報DB１１８から組織の近さを検索する。具体的には、文書を指定してタスク作成指示をしたユーザと、ステップ１０９におけるタスクリストのタスクを作成したユーザとの組織情報を検索する。
【００８６】
ステップ２０１に続いてステップ２０２に進み、組織情報DB１１８は、検索結果として組織情報をワークフローエンジン１０４に出力する。
【００８７】
ステップ２０２に続いてステップ２０３に進み、ワークフローエンジン１０４は、取得した組織情報に基づいて、タスク作成を指示したユーザに対して、組織的に近いユーザが作成した順にタスクをソートし、ソートした後のタスクをタスクテンプレート一覧としてユーザに提示する。
【００８８】
この後の処理は、図７に示す処理と同様である。以上、図８に示す処理を行うことにより、文書を指定してタスクを作成する際、組織情報に基づいてタスクをソートし、ソート後のタスクをユーザに提示してテンプレートとなるタスクを選択させることで、タスク作成を行うユーザに組織的に近いユーザが作成したタスクに基づいて、タスク作成を行うことができる。
【００８９】
なお、図７及び図８に示すタスクの並べ替え（ソート）は必ずしも必要となるものではなく、ソートせずに検索されたタスクを表示するようにしてもよい。また、どちらを用いてソートするかをユーザに選択させてソートを行うようにしてもよい。
【００９０】
＜タスク作成の具体例について＞
次に、図９から図１３を用いて、本発明におけるタスク作成の具体例について説明する。タスク作成のシナリオは、あるユーザ「AAA」から、メールにて「固定資産棚卸し」の依頼がグループ全員に配布される。図９は、電子メールの一例を示す図である。図９に示すように、メールの文面にて、固定資産の棚卸しが依頼される。
【００９１】
次に、図９に示すようなメールを受け取ったメンバー「BBB」が「固定資産棚卸し」タスクを作成し、メールID（URL）と関連付けて関連情報DB１１３に格納する。メールはメールDB（文書管理DB２０５に相当）内に記憶される。また、メンバー「BBB」は、タスクに固定資産棚卸しのフォーマットへのリンク、棚卸し手順書へのリンクを作成する。
【００９２】
図１０は、「BBB」が作成したタスクの一例を示す図である。図１０に示すように、タスク「固定資産棚卸し」には、関連文書「2007−2.xls」（固定資産棚卸しフォーマット）、「workflow.doc」（棚卸し手順書）、「固定資産の棚卸しのお願い」（メール）が関連付けられている。なお、関連文書の関連付けは、文書メタデータで行われる。関連文書の文書本体は、ワークフロー管理システムとは独立した文書管理システムのDB内に保存される。
【００９３】
また、タスク「固定資産棚卸し」には、サブタスク「未実施者にリマインダを送る」が作成されている。
【００９４】
次に、「AAA」から、「BBB」と同じようにメールを受け取ったメンバー「CCC」が、この依頼メールに基づいてタスク作成を試みる。このとき、「CCC」は、このメールの文書IDに基づいて文書メタデータを取得し、関連情報DB１１３から、この文書メタデータに対応するタスクがないかを検索する。
【００９５】
検索の結果、「CCC」は、「BBB」が作成したタスクがこの文書メタデータに関連付けられていることを発見する。次に、「CCC」は、ワークフロー管理システム１００に対してタスク作成を指示すると、「BBB」が作成したタスクを複製し、必要事項を修正して、「CCC」のタスクを作成する。
【００９６】
図１１は、「CCC」が複製して作成したタスクの一例を示す図である。図１１に示すように、「BBB」が作成したリンク情報やサブタスクなどはそのまま複製され、作成者、作成日などの事項が修正される。
【００９７】
図１２は、「BBB」がタスク作成した後の各DBの一例を示す図である。図１２（a）は、文書メタデータDB１１６内のデータ構造の一例を示し、図１２（b）は、タスクインスタンスDB１１５内のデータ構造の一例を示し、図１２（c）は、関連文書DB１１３内のデータ構造の一例を示す図である。
【００９８】
図１２（a）に示すように、文書メタデータDB１１６には、文書ID「1001」と、タイトル「2007−2.xls」と、URL「http://xxx/inventory/2007-2.xls」などが関連付けられて記憶されている。
【００９９】
図１２（b）に示すように、タスクインスタンスDB１１５には、タスクID「2001」と、タイトル「固定資産棚卸し」と、実行者「BBB」などが関連付けられて記憶されている。
【０１００】
図１２（c）に示すように、関連文書DB１１３には、タスクID「2001」と、文書メタデータID「1001」とが関連付けられて記憶されている。
【０１０１】
図１３は、「CCC」がタスク作成した後の各DBの一例を示す図である。図１３（a）は、タスクインスタンスDB１１５内のデータ構造の一例を示し、図１３（b）は、関連文書DB１１３内のデータ構造の一例を示す図である。
【０１０２】
図１３（a）に示すように、タスクインスタンスDB１１５には、図１２（b）に示す状態から、「CCC」のタスクが追加されている。例えばタスクID「2003」に関連付けられるタイトル「固定資産棚卸し」などが追加されている。
【０１０３】
図１３（b）に示すように、関連情報DB１１３には、図１２（c）に示す状態から、タスクインスタンスDB１１５に追加されたタスクと関連のある文書の文書メタデータとが追加されている。例えば、タスクID「2003」と文書メタデータID「1001」とが追加されている。
【０１０４】
ここで、タスクID「2003」はタスクID「2001」を複製したものであり、タスクID「2001」のタスクのリンク情報などはそのまま複製されているため、タスクが複製された後であっても文書メタデータDB１１６は、図１２（a）に示すものと同様である。
【０１０５】
以上、電子メール、電子掲示板などワークフロー管理システムとは独立して管理されている情報媒体を起点としてワークフローの開始が行われる場合に、この情報媒体に関連付けられるタスクに基づいてタスクの作成を容易に行うことができる。
【０１０６】
＜タスク作成処理（その３）について＞
図１４は、文書を指定してからのタスク作成処理の一例（その３）を示すシーケンス図である。図１４に示す処理において、図７と同様の処理を行うものは同じ符号を付し、その説明を省略する。
【０１０７】
ステップ３０１において、ワークフローエンジン１０４は、タスクインスタンスDB１１５から取得したタスクに基づいて、このタスクに関連付けられるタスクモデルをタスクモデルDB１１４から検索する。
【０１０８】
ステップ３０１に続いてステップ３０２に進み、タスクモデルDB１１４は、検索結果として、タスクモデルリストをワークフローエンジン１０４に出力する。
【０１０９】
ステップ３０２に続いてステップ３０３に進み、ワークフローエンジン１０４は、タスクモデルDB１１４から取得したタスクモデルリストをタスクモデルテンプレート一覧として、ブラウザ３０１を介してユーザに提示する。
【０１１０】
ステップ３０３に続いてステップ３０４に進み、ユーザは、ブラウザ３０１を介してタスクモデルを選択し、選択されたタスクモデルは、ワークフロー管理システム１００に通知される。
【０１１１】
ステップ３０４に続いてステップ３０５に進み、ワークフローエンジン１０４は、タスクモデルDB１１４に対して、選択されたタスクモデルの取得要求を行う。
【０１１２】
ステップ３０５に続いてステップ３０６に進み、タスクモデルDB１１４は、取得要求がなされたタスクモデルをワークフローエンジン１０４に出力する。このとき、タスクモデルにサブタスクモデル（子のタスクモデル）がある場合は、サブタスクモデルもワークフローエンジン１０４に出力する。
【０１１３】
ステップ３０６に続いてステップ３０７に進み、ワークフローエンジン１０４は、タスクモデルDB１１４から取得したタスクモデル、サブタスクモデルに基づいて、これらをインスタンス化することで、タスク、サブタスクを作成する。ワークフローエンジン１０４は作成したタスク、サブタスクをタスクインスタンスDB１１５に格納するため出力する。
【０１１４】
ステップ３０７に続いてステップ３０８に進み、タスクインスタンスDB１１５は、作成されたタスク、サブタスクを格納すると、その旨をワークフローエンジン１０４に通知する。
【０１１５】
ステップ１１７以降は、図７に示す処理と同様である。以上、図１４に示す処理を行うことにより、文書を指定してタスクを作成する際、文書に関連付けられるタスクをテンプレートとして提示するのではなく、タスクモデルをテンプレートとして提示することで、ユーザは、タスクモデルをインスタンス化して容易にタスクを作成することができる。
【０１１６】
以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は係る特定の実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【０１１７】
なお、実施例において説明した処理内容をプログラムとし、このプログラムをコンピュータに実行させて前述した処理をタスク管理システム及びタスク管理装置に実行させることも可能である。また、このプログラムを記録媒体に記録し、このプログラムが記録された記録媒体をコンピュータに読み取らせて、前述した処理をタスク管理システム及びタスク管理装置に実行させることも可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１１８】
【図１】実施例１に係るワークフロー管理SVのハードウェア構成の一例を示す図。
【図２】実施例１におけるオブジェクト概念を示す図。
【図３】実施例１に係るワークフロー管理システム１００と文書管理システム２００の主要機能構成の一例を示すブロック図。
【図４】検索手段の詳細な機能を示すブロック図。
【図５】本発明に係る機能の一例を示すブロック図。
【図６】各データベースのスキーマ例を示す図。
【図７】文書を指定してからのタスク生成処理の一例（その１）を示すシーケンス図。
【図８】文書を指定してからのタスク生成処理の一例（その２）を示すシーケンス図。
【図９】電子メールの一例を示す図。
【図１０】BBBが作成したタスクの一例を示す図。
【図１１】CCCが複製して作成したタスクの一例を示す図。
【図１２】BBBがタスク作成した後の各DBの一例を示す図。
【図１３】CCCがタスク作成した後の各DBの一例を示す図。
【図１４】文書を指定してからのタスク生成処理の一例（その３）を示すシーケンス図。
【符号の説明】
【０１１９】
１１  制御部
１２  主記憶部
１３  補助記憶部
１４  ネットワークI/F
１５  外部記憶装置I/F
１６  外部装置I/F
１７  出力装置I/F
１８  入力装置I/F
１００  ワークフロー管理システム
１０１、２０１  GUI提供部
１０２、２０２  レンダリングエンジン
１０３、２０３  入出力制御部
１０４  ワークフローエンジン
１０５  検索エンジン
１０６  タスク制御部
１０７  タスク作成部
１０８  タスクツリー保持部
１０９  タスクアクセス記録部
１１０  文書メタデータ制御部
１１１  文書メタデータ管理手段
１１２  データベース
１１３  関連情報DB
１１４  タスクモデルDB
１１５  タスクインスタンスDB
１１６  文書メタデータDB
１１７  タスクアクセス情報DB
１１８  組織情報DB
２００  文書管理システム
２０４  文書検索手段
２０５  文書管理DB
３０１、３０２  ブラウザ
４０１  文書メタデータ検索手段
４０２  関連タスク検索手段
４０３  タスクモデル検索手段
５０１  受付手段
５０２  検索手段
５０３  表示手段
５０４  選択手段
５０５  複製手段
５０６  作成手段
【図１】
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【図２】
2010067233.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2010067233.tif 000008
【図７】
2010067233.tif 000009
【図８】
2010067233.tif 000010
【図９】
2010067233.tif 000011
【図１０】
2010067233.tif 000012
【図１１】
2010067233.tif 000013
【図１２】
2010067233.tif 000014
【図１３】
2010067233.tif 000015
【図１４】
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