(57)【要約】【課題】電子メール送信システムにおいて、電子メールに対する送信前の誤送信防止の確認漏れを低減させる。【解決手段】確認項目画面作成部１３４が、送信対象の電子メールデータから予め定められた確認項目に対応する確認項目データを取得し、取得された各確認項目データそれぞれに対して確認済みチェックの入力を受け付けるためのチェック受付部を設けた確認項目画面を作成し、当該確認項目画面を表示部１５４に表示する。送信制御部１３６は、確認項目画面に設けられた各チェック受付部がすべて確認済みチェックの入力を受け付けた場合のみ、電子メールデータの送信を許可する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信対象の電子メールデータから予め定められた確認項目に対応する確認項目データを取得し、取得された各確認項目データそれぞれに対して確認済みチェックの入力を受け付けるためのチェック受付部を設けた確認項目画面を作成し、当該確認項目画面を表示装置に表示する確認項目画面作成部と、
前記確認項目画面に設けられた前記各チェック受付部がすべて確認済みチェックの入力を受け付けた場合のみ、前記電子メールデータの送信を許可する送信制御部と、
を備える電子メール処理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子メール処理システムは、
電子メールの送信先アドレスのアドレス属性に対応づけてそれぞれ確認項目が登録された確認項目リストを記憶する確認項目リスト記憶部を備え、
前記確認項目画面作成部は、前記確認項目リスト記憶部を参照して、前記電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性に対応する確認項目を特定し、特定された確認項目に対応する確認項目データを前記確認項目画面に設ける確認項目データとして前記電子メールデータから取得する、
ことを特徴とする電子メール処理システム。
【請求項３】
請求項１に記載の電子メール処理システムは、
電子メールの送信先アドレスのアドレス属性と送信元アドレスのアドレス属性との組み合わせ毎に確認項目が登録された確認項目リストを記憶する確認項目リスト記憶部を備え、
前記確認項目画面作成部は、前記確認項目リスト記憶部を参照して、前記電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性と送信元のアドレスのアドレス属性との組み合わせに対応する確認項目を特定し、特定された確認項目に対応する確認項目データを、前記確認項目画面に設ける確認項目データとして取得する、
ことを特徴とする電子メール処理システム。
【請求項４】
送信対象の電子メールデータから予め定められた確認項目に対応する確認項目データを取得し、取得された各確認項目データそれぞれに対して確認済みチェックの入力を受け付けるためのチェック受付部を設けた確認項目画面を作成し、当該確認項目画面を表示装置に表示する確認項目画面作成部と、
前記確認項目画面に設けられた前記各チェック受付部がすべて確認済みチェックの入力を受け付けた場合のみ、前記電子メールデータの送信を許可する送信制御部と、
して、コンピュータを機能させるためのプログラム。
【請求項５】
請求項４に記載のプログラムにおいて、
前記確認項目画面作成部は、電子メールの送信先アドレスのアドレス属性に対応づけてそれぞれ確認項目が登録された確認項目リストを記憶する確認項目リスト記憶部を参照して、前記電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性に対応する確認項目を特定し、特定された確認項目に対応する確認項目データを前記確認項目画面に設ける確認項目データとして前記電子メールデータから取得する、
ことを特徴とするプログラム。
【請求項６】
請求項４に記載のプログラムにおいて、
前記確認項目画面作成部は、電子メールの送信先アドレスのアドレス属性と送信元アドレスのアドレス属性との組み合わせ毎に確認項目が登録された確認項目リストを記憶する確認項目リスト記憶部を参照して、前記電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性と送信元のアドレスのアドレス属性との組み合わせに対応する確認項目を特定し、特定された確認項目に対応する確認項目データを、前記確認項目画面に設ける確認項目データとして取得する、
ことを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールの送信を制御する電子メール処理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メール処理技術における送受信システムでは、送信先の宛先の誤りや添付ファイルの誤添付などにより電子メールの誤送信が起こることがあり、このような誤送信を防止するための技術が各種提案されている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、端末装置より電子メールを送信するための手順を行った後、電子メールを当該端末装置の一部の記憶領域に一定時間保存し、一定時間経過後に自動的に当該電子メールを送信することで、誤送信される電子メールを減らす技術が開示されている。
【０００４】
特許文献２には、電子メールの送信操作後に送信内容を確認するための注意喚起画面が表示されるとともに、送信操作後所定時間内に誤送信停止の操作があったときは宛先アドレスの内容を差出人アドレスに変更する技術が開示されている。
【０００５】
特許文献３には、メール送受信端末によって電子メールの送受信が行われ、送信メール保留装置によってメール送受信端末から受け付けた電子メールが一時的に保留されるとともに、保留中の電子メールが送信保留中メールとして送信元のメール送受信端末に送信されるようにし、送信者に電子メールの内容の確認を容易に意識させる技術が開示されている。
【０００６】
特許文献４には、送信対象の文書に記載された送信先の名称と当該文書の送信先として設定された送信先アドレスとが、送信先アドレスと送信先の名称とを対応づけて格納するデータベースにおいて対応づけられている場合に当該文書を送信先へ送信する技術が開示されている。また、特許文献４には、送信先アドレスが送信先の名称と対応づけてデータベースに格納されていなかった場合でも、送信指示を受けた場合には文書は送信先アドレスに送信される点が開示されている。
【特許文献１】特開２００１−３５０６９４号公報
【特許文献２】特開２００３−２２３３９９号公報
【特許文献３】特開２００５−２７７９７６号公報
【特許文献４】特開２００７−２２８２９０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１，２，３に開示されたような技術では、実際に送信対象の電子メールの内容を確認するかどうかは、ユーザの判断に委ねられており、ユーザが送信対象の電子メールの確認を行わなかった場合でも一定時間が経過すれば自動的に電子メールが送信されてしまう。
【０００８】
また、特許文献４に開示されたような技術では、事前にデータベースに送信先アドレスと送信先の名称とを対応づけて格納しておかなければならない。また、特許文献４では、送信先アドレスが送信先の名称と対応づけてデータベースに格納されていなかった場合でも、ユーザから送信指示を受けた場合には、送信対象の文書の確認が行われていなかったとしても送信先アドレスにその文書は送信されてしまう。
【０００９】
本発明は、電子メール送信システムにおいて、電子メールに対する送信前の誤送信防止の確認漏れを低減させることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明に係る電子メール処理システムは、送信対象の電子メールデータから予め定められた確認項目に対応する確認項目データを取得し、取得された各確認項目データと関連づけて、当該各確認項目データそれぞれに対して確認済みチェックの入力を受け付けるためのチェック受付部を設けた確認項目画面を作成し、当該確認項目画面を表示装置に表示する確認項目画面作成部と、前記確認項目画面に設けられた前記各チェック受付部がすべて確認済みチェックの入力を受け付けた場合のみ、前記電子メールデータの送信を許可する送信制御部と、を備えることを特徴とする。
【００１１】
本発明に係る電子メール処理システムによれば、送信対象の電子メールデータから取得された各確認項目データと関連づけて、確認済みチェックの入力を受け付けるためのチェック受付部が設けられた確認項目画面が作成され、当該確認項目画面が表示装置に表示され、当該確認項目画面に設けられた各チェック受付部がすべて確認済みチェックの入力を受け付けた場合のみ、電子メールデータの送信が許可されるので、送信対象の電子メールに対する送信前の誤送信の確認をより確実に行うことができ、送信対象の電子メールに対する送信前の誤送信を低減することができる。
【００１２】
本発明に係る電子メール処理システムの一つの態様では、電子メールの送信先アドレスのアドレス属性に対応づけてそれぞれ確認項目が登録された確認項目リストを記憶する確認項目リスト記憶部を備え、前記確認項目画面作成部は、前記確認項目リスト記憶部を参照して、前記電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性に対応する確認項目を特定し、特定された確認項目に対応する確認項目データを前記確認項目画面に設ける確認項目データとして前記電子メールデータから取得することを特徴とする。
【００１３】
本発明に係る電子メール処理システムの一つの態様では、電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性に対応する確認項目が特定され、特定された確認項目に対応する確認項目データが確認項目画面に設ける確認項目データとして電子メールデータから取得されるので、すべての送信先アドレスに対してすべて同一の確認項目とした場合に比べて、ユーザの確認作業のマンネリ化を抑止することができるため、電子メールの誤送信をより低減することができる。
【００１４】
本発明に係る電子メール処理システムの一つの態様では、電子メールの送信先アドレスのアドレス属性と送信元アドレスのアドレス属性との組み合わせ毎に確認項目が登録された確認項目リストを記憶する確認項目リスト記憶部を備え、前記確認項目画面作成部は、前記確認項目リスト記憶部を参照して、前記電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性と送信元のアドレスのアドレス属性との組み合わせに対応する確認項目を特定し、特定された確認項目に対応する確認項目データを、前記確認項目画面に設ける確認項目データとして取得することを特徴とする。
【００１５】
本発明に係る電子メール処理システムの一つの態様によれば、電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性と送信元のアドレスのアドレス属性との組み合わせに対応する確認項目が特定され、特定された確認項目に対応する確認項目データが確認項目画面に設ける確認項目データとして取得されるので、例えば、送信先と送信元が同僚同士の場合には、送信先アドレスのみ確認項目としたり、送信元が一般社員で送信先が上司の場合には、送信先アドレスとともに添付ファイルの有無などについても確認項目としたり、または、異なる部署同士でも部長同士の場合には送信先アドレスのみ確認項目としたりすることができる。
【００１６】
本発明に係るプログラムは、送信対象の電子メールデータから予め定められた確認項目に対応する確認項目データを取得し、取得された各確認項目データそれぞれに対して確認済みチェックの入力を受け付けるためのチェック受付部を設けた確認項目画面を作成し、当該確認項目画面を表示装置に表示する確認項目画面作成部と、前記確認項目画面に設けられた前記各チェック受付部がすべて確認済みチェックの入力を受け付けた場合のみ、前記電子メールデータの送信を許可する送信制御部として、コンピュータを機能させることを特徴とする。
【００１７】
本発明に係るプログラムによれば、送信対象の電子メールデータから取得された各確認項目データと関連づけて、確認済みチェックの入力を受け付けるためのチェック受付部が設けられた確認項目画面が作成され、当該確認項目画面が表示装置に表示され、当該確認項目画面に設けられた各チェック受付部がすべて確認済みチェックの入力を受け付けた場合のみ、電子メールデータの送信が許可されるので、送信対象の電子メールに対する送信前の誤送信の確認をより確実に行うことができ、送信対象の電子メールに対する送信前の誤送信を低減することができる。
【００１８】
本発明に係るプログラムの一つの態様では、前記確認項目画面作成部は、電子メールの送信先アドレスのアドレス属性に対応づけてそれぞれ確認項目が登録された確認項目リストを記憶する確認項目リスト記憶部を参照して、前記電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性に対応する確認項目を特定し、特定された確認項目に対応する確認項目データを前記確認項目画面に設ける確認項目データとして前記電子メールデータから取得することを特徴とする。
【００１９】
本発明に係るプログラムの一つの態様によれば、電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性に対応する確認項目が特定され、特定された確認項目に対応する確認項目データが確認項目画面に設ける確認項目データとして電子メールデータから取得されるので、すべての送信先アドレスに対してすべて同一の確認項目とした場合に比べて、ユーザの確認作業のマンネリ化を抑止することができるため、電子メールの誤送信をより低減することができる。
【００２０】
本発明に係るプログラムの一つの態様では、前記確認項目画面作成部は、電子メールの送信先アドレスのアドレス属性と送信元アドレスのアドレス属性との組み合わせ毎に確認項目が登録された確認項目リストを記憶する確認項目リスト記憶部を参照して、前記電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性と送信元のアドレスのアドレス属性との組み合わせに対応する確認項目を特定し、特定された確認項目に対応する確認項目データを、前記確認項目画面に設ける確認項目データとして取得することを特徴とする。
【００２１】
本発明に係るプログラムの一つの態様によれば、電子メールデータに対して設定された送信先のアドレスのアドレス属性と送信元のアドレスのアドレス属性との組み合わせに対応する確認項目が特定され、特定された確認項目に対応する確認項目データが確認項目画面に設ける確認項目データとして取得されるので、例えば、送信先と送信元が同僚同士の場合には、送信先アドレスのみ確認項目としたり、送信元が一般社員で送信先が上司の場合には、送信先アドレスとともに添付ファイルの有無などについても確認項目としたり、または、異なる部署同士でも部長同士の場合には送信先アドレスのみ確認項目としたりすることができる。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、送信対象の電子メールデータから取得された各確認項目データに関連付けて確認項目画面に設けられた各チェック受付部がすべて確認済みチェックの入力を受け付けた場合のみ、電子メールデータの送信が許可されるので、送信対象の電子メールに対する送信前の誤送信の確認をより確実に行うことができ、誤送信を低減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
本発明を実施するための最良の形態（以下、「実施形態」と称す）について、以下図面を用いて説明する。
【００２４】
図１は、本実施形態に係る電子メール処理システムの全体構成を示す図である。図１において、電子メールアプリケーションを搭載したパーソナルコンピュータ、携帯電話、携帯情報端末（ＰＤＡ）等の端末１０と、端末１０に対する電子メールの送受信を管理するメールサーバ２０とが、ローカルエリアネットワークやインターネット等のネットワーク４０を介して接続されている。また、ネットワーク４０には、電子メールの送信指示をメールサーバ２０に対して行う前に、端末１０によって参照される確認項目リストデータベース３０が接続されている。
【００２５】
確認項目リストデータベース３０には、送信対象の電子メールについて送信前に確認すべき確認項目が電子メールの送信先アドレスのアドレス属性ごとに登録された確認項目リストを記憶する。なお、本実施形態では、確認項目リストデータベース３０は、所謂データベースサーバとしてネットワーク４０上に個別に配置される例について説明する。但し、確認項目リストデータベース３０は、例えば、メールサーバ２０や端末１０に設けても構わない。
【００２６】
本実施形態では、端末１０において、確認項目リストデータベース３０に記憶された確認項目リストに基づいて電子メールの送信前に電子メールに関わる確認項目を確認画面として表示して、ユーザに各項目の確認をさせる。画面には項目ごとに、確認済みチェックの入力を受け付けるためのチェック受付部として機能する「チェックボックス」が設けられ、端末１０は、各チェックボックスがユーザによってチェック（クリック）された場合に、ユーザから電子メールの送信指示を受け付ける。
【００２７】
図２は、確認項目リストデータベース３０に記憶される確認項目リストの一例を示す図である。図２に示すように、確認項目リストには、送信先となりうる電子メールの「＠」より前に示されるユーザ名も含めた全部アドレス或いは「＠」より後に示されるドメイン名のみを示す一部アドレスが送信先アドレス属性１００Ｆとして登録されている。さらに、各アドレスに対応付けて、確認項目の候補として、送信先１０２Ｆ、添付ファイルの有無１０４Ｆ、添付ファイルの内容１０６Ｆについて確認対象に含めるか否かが登録されている。図２では、「○」が登録された確認項目が確認対象となる項目であることを示す。例えば、図２において、全部アドレスの一つ「ｚｚｚ＠ｄ−ｇｒｏｕ．ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」では、確認対象の確認項目が「送信先」であることを示す。つまり、電子メールの送信先のアドレスが「ｚｚｚ＠ｄ−ｇｒｏｕ．ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」の場合には、確認項目として「送信先」が確認画面に表示される。また、一部アドレスの一つ「ｃ−ｇｒｏｕｐ．ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」については確認対象の確認項目が「送信先」、「添付ファイルの有無」、「添付ファイルの内容」であることを示す。つまり、電子メールの送信先アドレスの「＠」より後に示されたドメイン名が「ｃ−ｇｒｏｕｐ．ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」を含む場合には、確認項目として「送信先」、「添付ファイルの有無」及び「添付ファイルの内容」が確認画面に表示される。
【００２８】
図３は、端末１０の機能ブロックを示す。図３において、端末１０は、ＣＰＵ１１０、ＲＯＭ１１２、ＲＡＭ１１４、記憶装置１２０、通信部１５０、操作部１５２、表示部１５４、及び通信バス１６０を備える。ＣＰＵ１１０、ＲＯＭ１１２、ＲＡＭ１１４、記憶装置１２０、通信部１５０、操作部１５２及び表示部１５４は、それぞれ通信バス１６０を介して接続される。
【００２９】
ＣＰＵ１１０は、ＲＯＭ１１２に記憶されたＢＩＯＳプログラムなどの基本的な制御プログラムをＲＡＭ１１４に展開して、通信バス１６０を介して各部を制御する。記憶装置１２０は、電子メールのアプリケーションソフト（メールソフト）としてプログラム１３０等を記憶し、プログラム１３０は、ＣＰＵ１１０によってＲＡＭ１１４に展開され、実行される。
【００３０】
通信部１５０は、ネットワーク４０を介してメールサーバ２０や確認項目リストデータベース３０等と通信するための通信インタフェースである。操作部１５２は、ユーザが端末１０を介して各種指示を入力するためのキーボードやマウス等のユーザインタフェースである。表示部１５４は、メールソフトの操作画面や確認項目がリストアップされた確認画面等を表示するディスプレイである。
【００３１】
また、記憶装置１２０は、メールソフトに関するプログラム１３０を記憶する。プログラム１３０は、電子メール作成部１３２、確認項目画面作成部１３４、送信制御部１３６を備える。電子メール作成部１３２は、ユーザが電子メールを作成する際の基本的な操作を支援するメールソフトの一般的な処理を実行する。確認項目画面作成部１３４は、電子メールの作成が完了した時点で、通信部１５０を介して確認項目リストデータベース３０にアクセスして、作成された電子メールの送信先アドレスのアドレス属性に対応する確認項目を特定する。
【００３２】
さらに、確認項目画面作成部１３４は、特定された確認項目に対応するデータを電子メールデータから取得して、取得したデータに基づいて確認画面を作成し、表示部１５４を介して画面に表示する。送信制御部１３６は、作成された電子メールの送信を制御する。
【００３３】
より具体的には、確認項目画面作成部１３４により作成され、画面表示されている確認画面の各確認項目に対応する各チェックボックスに対してチェックが付与されたかどうか、つまり、すべての確認項目がユーザによってチェックされたかどうかを確認して、すべての確認項目のチェックが完了していた場合に、電子メールの送信指示を許可する。
【００３４】
つまり、例えば、チェックが完了する以前は電子メールの送信を指示するための「送信ボタン」をメールソフトの操作画面上に操作不可能な状態で表示させておき、チェックがすべて完了した時点で「送信ボタン」を操作可能な状態に切り替えて表示させることで、電子メールの送信指示を許可する。或いはすべての項目のチェックが完了する前に「送信ボタン」を押下しても送信エラーメッセージと共にすべての確認項目のチェックを促すメッセージをユーザに通知してもよい。
【００３５】
図４は、確認項目画面作成部１３４により作成される確認項目画面の一例を示す。図４では、確認項目として、「送信先」、「添付ファイルの有無」及び「添付ファイルの内容」が表示される例を示す。図４において、エリア２００は、送信対象の電子メールの送信先のアドレスの一覧が表示されるエリアであり、各アドレスにはそれぞれチェック済みの入力を受け付けるチェックボックス２０２が対応付けて設けられている。なお、送信先アドレス一覧に対して一つチェックボックスを設けても構わない。
【００３６】
また、エリア２１０は、添付ファイルに関する情報が表示されるエリアである。エリア２１０には、送信対象の電子メールに添付されるファイルのファイル名の一覧情報が表示され、各ファイル名にはそれぞれチェックボックス２１２が対応付けて設けられている。また、各ファイル名にはそれぞれ表示ボタン２１４が対応付けて設けられており、表示ボタン２１４が押下されると、押下された表示ボタン２１４に対応するファイルの内容が画面に表示される。
【００３７】
つまり、ユーザは表示ボタン２１４を押下することで、ファイルの中身を確認することができる。表示ボタン２１４に対してそれぞれ対応付けてチェックボックス２１６が設けられている。
【００３８】
なお、表示ボタン２１４に対するチェックボックス２１６については、表示ボタン２１４が押下されファイルの内容が画面に表示された時点で、チェックの入力を受け付けるようにしてもよい。このようにすることで、ファイルの内容を表示していないにも拘わらず、チェックボックス２１６のチェックの入力が行われることを防止することができる。
【００３９】
また、図４において、ＯＫボタン３００は、すべてのチェックボックスに対するチェックの入力が完了した時点で押下するためのボタンであり、すべてのチェックボックスに対するチェックが完了した時点でＯＫボタン３００が押下されると電子メールの送信指示を行うための送信ボタンが表示された画面に遷移する。また、キャンセルボタン３１０は、例えば、送信先のアドレスや添付ファイルの添付ミス等が発見された場合に押下されるボタンであり、キャンセルボタン３１０が押下されると、電子メールの作成画面に戻る。
【００４０】
図５は、例えば、電子メールの画面上に表示される送信ボタンと受信ボタンの一例を示す図である。図５において、（ａ）は、各確認項目に対するチェックボックスのチェックの入力が未完了の場合の表示例であり、（ｂ）は、各確認項目に対するチェックボックスのチェックの入力が完了した場合の表示例である。図５の（ａ）に示すように、チェック未完了の場合には、送信ボタン３２０が機能しないように規制がかけられており、チェック完了の場合に、図５の（ｂ）に示すように、送信ボタン３２０に対する規制が解除され、送信ボタン３２０による送信指示が可能になる。
【００４１】
図６は、電子メールの作成が完了した時点で端末１０のメールソフト（プログラム１３０）によって実行される処理手順を示すフローチャートである。
【００４２】
まず、電子メールの作成が完了した時点で、ユーザが例えばメール作成画面上に設けられた作成完了を通知する或いは確認項目の表示を要求するためのボタンが押下されるなどして、ＣＰＵ１１０が電子メールの作成が完了したことを操作部１５２を介して検知する（Ｓ１００）。検知後、ＣＰＵ１１０は、確認項目画面作成部１３４を実行して、電子メールデータから送信先として指定されている送信先アドレスを取得する（Ｓ１０２）。
【００４３】
次いで、確認項目画面作成部１３４は、確認項目リストデータベース３０に登録された確認項目リストを参照して、取得した送信先アドレスを検索キーとして、送信先アドレスの送信先アドレス属性に対応する確認項目を特定する（Ｓ１０４）。
【００４４】
なお、送信先アドレスが複数存在する場合には、それぞれの送信先アドレスの送信先属性に対応する確認項目をそれぞれ特定し、特定された確認項目が最も多い送信先アドレスに対する確認項目を選択するもしくは、送信先アドレスごとの確認項目をそれぞれ選択すればよい。確認項目を特定後、確認項目画面作成部１３４は、特定した各確認項目およびそれぞれの確認項目に対するチェックボックスが含まれる確認項目画面を作成し（Ｓ１０６）、作成された確認項目画面を表示部１５４に表示する（Ｓ１０８）。
【００４５】
表示後、ＣＰＵ１１０は、送信制御部１３６を起動し、送信制御部１３６が修正指示を操作部１５２を介して検知した場合（ステップＳ１１０の判定結果が、肯定「Ｙ」）、つまり、図４に示す確認項目画面のキャンセルボタン３１０が押下された場合に、電子メール作成部１３２を実行する。電子メール作成部１３２は、再度画面上に電子メールの作成画面を表示させ、ユーザに電子メールの修正等を行わせる。
【００４６】
一方、修正指示がない場合（ステップＳ１１０の判定結果が、否定「Ｎ」）、送信制御部１３６は、画面に表示された確認項目画面のすべてのチェックボックスがチェック済みとなっているかどうかを判定する（Ｓ１１２）。判定の結果が、まだすべてチェック済みとなっていない場合には（ステップＳ１１２の判定結果が、否定「Ｎ」）、ステップＳ１１０に戻り、すべてのチェックが完了するまで待機する。
【００４７】
一方、すべての確認項目に対するチェックボックスのチェックが完了した段階で、確認項目画面上のＯＫボタン３００が押下された場合（ステップＳ１１２の判定結果が、肯定「Ｙ」）、送信制御部１３６は、送信指示の受付を許可する（Ｓ１１４）。つまり、メール作成画面上等に表示される電子メールの送信を指示するための「送信ボタン」を機能できない状態（例えば図５の（ａ）における送信ボタン３２０の状態）から「送信ボタン」を機能できる状態（例えば図５の（ｂ）における送信ボタン３２０の状態）に切り替える。
【００４８】
送信指示の受付を許可後、送信ボタンが押下されることで、送信指示を受け付けると（Ｓ１１６）、送信制御部１３６は、確認項目チェック済みの電子メールを通信部１５０を介してメールサーバ２０に送信する（Ｓ１１８）。
【００４９】
以上、本実施形態では、電子メールの作成が完了した時点で、当該電子メールの送信先アドレスに対応した確認項目を含む確認項目画面が表示される。さらに、その確認項目画面にて、ユーザによりすべての確認項目のチェックが完了した時点で、当該電子メールの送信が許可される。つまり、ユーザは、確認項目画面が表示されたすべての確認項目についてチェックするまで、電子メールの送信が許可されない。
【００５０】
よって、本実施形によれば、従来に比べて、ユーザに送信前に確実に電子メールの内容のチェックをさせることができ、電子メールの誤送信を低減することができる。
【００５１】
なお、本実施形態では、電子メールの送信先アドレスごとに確認項目を適宜変更する例について説明した。しかし、電子メールの送信先アドレスごとに確認項目を変更せずに、すべての送信先アドレスに対してすべて同様な確認項目を設定しても構わない。
【００５２】
一方において、上記のように、電子メールの送信先アドレスごとに確認項目を適宜変更することで以下のような効果がある。
【００５３】
すなわち、すべての送信先アドレスに対してすべて同一の確認項目とした場合、ユーザによっては確認作業にマンネリ化が生じて、確認項目のチェックが乱雑となるおそれがある。しかし、送信先の属性応じて確認項目を変更することで、そのようなマンネリ化を抑止することができるため、電子メールの誤送信をより低減することができる。
【００５４】
さらに、本実施形態では、上記の通り、電子メールの送信先アドレスごとに確認項目を設定する例について説明したが、これに限定されるものでなく、送信先アドレスと送信元アドレスとの組み合わせごとに確認項目を設定するようにしてもよい。このような組み合わせごとに確認項目を設定することで、例えば、送信先と送信元が同僚同士の場合には、送信先アドレスのみを確認項目としたり、送信元が一般社員で送信先が上司の場合には、送信先アドレスとともに添付ファイルの有無などについても確認項目としたり、または、異なる部署同士でも部長同士の場合には送信先アドレスのみを確認項目としたりすることができる。
【００５５】
図７は、送信先アドレスと送信元アドレスとの組み合わせごとに確認項目を設定する場合に、確認項目リストデータベース３０に登録される確認項目リストの一例を示す。図７では、送信元のアドレス属性と送信先のアドレス属性との組み合わせ毎にそれぞれ確認項目が設定されている。例えば、図７において、送信元のアドレスの「＠」より後のドメイン名に「ａ−ｇｒｏｕｐ．ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」を含む場合で、送信先のアドレスの「＠」より後のドメイン名に「ｃ−ｇｒｏｕｐ．ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」を含む場合には、確認項目として、送信先アドレス、添付ファイルの有無が設定される。
【産業上の利用可能性】
【００５６】
本発明は、送信対象の電子メールから取得された各確認項目データに関連付けて確認項目画面に設けられた各チェックボックスがすべてチェックされた場合のみ、電子メールの送信が許可されるので、送信対象の電子メールに対する送信前の誤送信の確認を確実に行うことができ、誤送信を低減することができる。よって、本発明は、電子メールの送信を制御する電子メール処理システム等に適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】本実施形態に係る電子メール処理システムの全体構成を示す図である。
【図２】確認項目リストデータベースに記憶される確認項目リストの一例を示す図である。
【図３】本実施形態に係る端末の機能ブロックを示す図である。
【図４】確認項目画面の画面表示例を示す図である。
【図５】電子メールの画面上に表示される電子メールの送信が許可されていない状態の送信ボタンと電子メールの送信が許可された場合の送信ボタンの一例を示す図である。
【図６】電子メールの作成が完了した時点で端末のメールソフトによって実行される処理手順を示すフローチャートである。
【図７】送信先アドレスと送信元アドレスとの組み合わせごとに確認項目を設定する場合に、確認項目リストデータベースに登録される確認項目リストの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００５８】
１０    端末
２０    メールサーバ
３０    確認項目リストデータベース
４０    ネットワーク
１２０  記憶装置
１３０  プログラム
１３２  電子メール作成部
１３４  確認項目画面作成部
１３６  送信制御部
１５０  通信部
１５２  操作部
１５４  表示部
【図１】
2010134690.tif 000003
【図２】
2010134690.tif 000004
【図３】
2010134690.tif 000005
【図４】
2010134690.tif 000006
【図５】
2010134690.tif 000007
【図６】
2010134690.tif 000008
【図７】
2010134690.tif 000009