(57)【要約】【課題】送信者が送信した文章に含まれる情報を、受信者が漏れなく確認することを求めることができるドキュメントの周知確認方法を提供すること。【解決手段】送信者端末２０のコンピュータが実行する方法は、文章中の所定の位置の入力を受付ける入力受付処理を行い、入力された所定の位置に、受信者に確認を促し、受信者の確認状況を送信者が確認できるチェックボックスを挿入するメールデータ生成処理を行い、受信者端末３０にメールデータを送信するメール送信処理を行う。【選択図】図３
2010113571.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
受信者端末にドキュメントを送信する送信者端末のコンピュータが実行する方法であって、
文章中の所定の位置の入力を受付ける入力受付ステップと、
前記入力受付ステップにて、入力された前記所定の位置に、前記受信者に確認を促し、前記受信者の確認状況を前記送信者が確認できるチェックボックスを挿入して、前記受信者端末に前記ドキュメントを送信するチェックボックス挿入ステップと、
を含むことを特徴とする方法。
【請求項２】
前記チェックボックスによるチェック結果であるチェック結果情報を、前記送信者端末から受信する周知情報受信ステップと、
前記周知情報受信ステップで受信した前記チェック結果情報に基づき、前記受信者の確認状況を示す周知ステータスを表示する周知ステータス表示ステップと、を含むことを特徴とする請求項１に記載の方法。
【請求項３】
受信者端末にドキュメントを送信する送信者端末であって、
文章中の所定の位置の入力を受付ける入力受付手段と、
前記入力受付手段にて、入力された所定の位置に、前記受信者に確認を促し、前記受信者の確認状況を前記送信者が確認できるチェックボックスを挿入して、前記受信者端末にドキュメントを送信するチェックボックス挿入手段と、
を含むことを特徴とする送信者端末。
【請求項４】
送信者端末より受信したドキュメントを、受信者端末に送信するサーバであって、
前記送信者端末より受信したドキュメントの文章中の所定の位置を入力するサーバ入力受付手段と、
前記入力受付手段にて、入力された前記所定の位置に、前記受信者に確認を促し、前記受信者の確認状況を前記送信者が確認できるチェックボックスを挿入して、前記受信者端末にドキュメントを送信するサーバチェックボックス挿入手段と、
を備えることを特徴とするサーバ。
【請求項５】
前記所定の位置の文字列である特定文字列を特定文字辞書として記憶する特定文字辞書記憶手段とを備え、
前記サーバ入力受付手段は、前記特定文字辞書を参照して、前記ドキュメントのテキストデータに、前記特定文字列が含まれているかを判定する辞書参照手段と、
前記テキストデータに、前記特定文字列が含まれている場合に、当該特定文字列が前記受信者に確認を求める文字列であると決定する挿入箇所決定手段と、
を有することを特徴とする請求項４に記載のサーバ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメントの周知確認方法、端末、及びサーバに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、インターネットを介して、ドキュメントによる連絡事項やメッセージが送信されるようになった。これにより、送信者は受信者の都合にかかわらずメッセージ等を送信することができ、一方、受信者も不在の時でもメッセージ等を受信でき、任意のタイミングで送信されたメッセージ等を確認することができる。
【０００３】
しかしながら、ドキュメントの送信者は、受信者が返信しない限り、メッセージ等を確認したか否かを知ることができない。例えば、会議に日時の連絡や急な予定の変更を連絡等のメッセージをドキュメントで送信した場合、受信者が返信しない場合でも、送信者は、受信者がメッセージを確認しているか否かだけでも知りたい。
【０００４】
そこで、メッセージを受信した受信者がこのメッセージの文章を確認したか、文章毎に確認できる電子文章回覧システムが提案されている（特許文献１参照）。
この電子文章回覧システムによれば、送信者は、このメッセージの文章毎に、受信者が確認したか否かを知ることができる。
【特許文献１】特開２００３−２５６３４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、通常、１つの文章に複数の情報が含まれている。例えば、会議に日時の連絡であれば、１つの文章の中に、場所と日時が含まれている。送信者としては、この１つの文章を受信者が確認したことを知れば、この文章に含まれる全ての情報を確認したと判断する。
【０００６】
しかしながら、受信者が１つの文章に複数の情報が含まれていることを見落とし、送信者の認識と受信者の認識とが異なっている場合がある。このような場合、特許文献１の技術では、送信者は、文章単位でしか受信者が確認したことを知ることができないので、文章に含まれる情報を漏れなく受信者が確認しているか否かまでは知ることができなかった。
【０００７】
本発明は、このような事情を考慮して提案されるものであり、送信者が送信した文章に含まれる情報を、受信者が漏れなく確認することができるドキュメントの周知確認方法、端末、及びサーバを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明では、以下のような解決手段を提供する。
【０００９】
（１）  受信者端末にドキュメントを送信する送信者端末のコンピュータが実行する方法であって、
文章中の所定の位置の入力を受付ける入力受付ステップと、
前記入力受付ステップにて、入力された前記所定の位置に、前記受信者に確認を促し、前記受信者の確認状況を前記送信者が確認できるチェックボックスを挿入して、前記受信者端末に前記ドキュメントを送信するチェックボックス挿入ステップと、
を含むことを特徴とする方法。
【００１０】
このような構成によれば、送信者端末は、文章中の所定の位置の入力を受付け、入力された所定の位置に、受信者に確認を促し、受信者の確認状況を送信者が確認できるチェックボックスを挿入し、受信者端末にドキュメントを送信できる。
よって、送信者は、文章中の文章中の所定の位置に、受信者に確認を促し、送信者が確認できるチェックボックスを挿入することができるので、送信者が送信した文章に含まれる情報を、受信者が漏れなく確認することができるドキュメントの周知確認方法を提供できる。
【００１１】
（２）  前記チェックボックスによるチェック結果であるチェック結果情報を、前記送信者端末から受信する周知情報受信ステップと、
前記周知情報受信ステップで受信した前記チェック結果情報に基づき、前記受信者の確認状況を示す周知ステータスを表示する周知ステータス表示ステップと、を含むことを特徴とする（１）に記載の方法。
【００１２】
このような構成によれば、送信者端末は、チェックボックスによるによるチェック結果であるチェック結果情報を、送信者端末から受信し、受信したチェック結果情報に基づき、受信者の確認状況を示す周知ステータスを表示できる。
よって、送信者は、チェックボックスを付した文字列を、受信者が確認したことを知ることができるので、送信者が送信した文章に含まれる情報を、文字列レベルまで、受信者が漏れなく確認することを求めるとともに、確認したことを知ることができるドキュメントの周知確認方法を提供できる。
【００１３】
（３）  受信者端末にドキュメントを送信する送信者端末であって、
文章中の所定の位置の入力を受付ける入力受付手段と、
前記入力受付手段にて、入力された前記所定の位置に、前記受信者に確認を促し、前記受信者の確認状況を前記送信者が確認できるチェックボックスを挿入して、前記受信者端末にドキュメントを送信するチェックボックス挿入手段と、
を含むことを特徴とする送信者端末。
【００１４】
このような構成によれば、（１）と同様の効果を奏するドキュメントの端末を提供できる。
【００１５】
（４）  送信者端末より受信したドキュメントを、受信者端末に送信するサーバであって、
前記送信者端末より受信したドキュメントの文章中の所定の位置を入力するサーバ入力受付手段と、
前記入力受付手段にて、入力された前記所定の位置に、前記受信者に確認を促し、前記受信者の確認状況を前記送信者が確認できるチェックボックスを挿入して、前記受信者端末にドキュメントを送信するサーバチェックボックス挿入手段と、
を備えることを特徴とするサーバ。
【００１６】
このような構成によれば、サーバは、送信者端末より受信したドキュメントの文章中の所定の位置を入力し、入力された所定の位置に、受信者に確認を促し、受信者の確認状況を送信者が確認できるチェックボックスを挿入して、受信者端末にドキュメントを送信できる。
よって、送信者は、ドキュメントを送信するだけで、サーバにより文章中の所定の位置に、受信者に確認を促し、前記受信者の確認状況を前記送信者が確認できるチェックボックスが付されるので、自動的に、送信者が送信した文章に含まれる情報を、受信者が漏れなく確認することができるドキュメントのサーバを提供できる。
【００１７】
（５）  前記所定の位置の文字列である特定文字列を特定文字辞書として記憶する特定文字辞書記憶手段とを備え、
前記サーバ入力受付手段は、前記特定文字辞書を参照して、前記ドキュメントのテキストデータに、前記特定文字列が含まれているかを判定する辞書参照手段と、
前記テキストデータに、前記特定文字列が含まれている場合に、当該特定文字列が前記受信者に確認を求める文字列であると決定する挿入箇所決定手段と、
を有することを特徴とする（４）に記載のサーバ。
【００１８】
このような構成によれば、受信者に確認を求める所定の位置の文字列である特定文字列を特定文字辞書として記憶し、特定文字辞書を参照して、ドキュメントのテキストデータに、特定文字列が含まれているかを判定し、テキストデータに、特定文字列が含まれている場合に、当該特定文字列が受信者に確認を求める文字列であると決定できる。
よって、受信者に確認を求める文字列を特定文字辞書に登録しておき、この辞書に基づき、サーバにより文章中の任意の文字列に対して、受信者に確認を促し、受信者の確認状況を送信者が確認できるチェックボックスが付されるので、自動的、送信者が送信した文章に含まれ、かつ、送信者の予想とおりの情報に対して、受信者が漏れなく確認することができるドキュメントのサーバを提供できる。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、送信者が送信した文章に含まれる情報を、受信者が漏れなく確認することができるドキュメントの周知確認方法を提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、本発明の実施形態について図を参照しながら説明する。
【００２１】
〈第１実施形態〉
［システム概要］
図１は、本実施形態に係る電子メール配信システムの全体構成を示す概略図である。メールサーバ１０は、送信者端末２０、及び複数の受信者端末３０と、ネットワークを介して接続されている。
【００２２】
メールサーバ１０は、送信者端末２０から送信されたドキュメントとしてのメールデータを受信し、当該メールデータを受信者端末３０に送信する。また、メールサーバ１０は、受信者のチェックボックスの操作による、チェック結果であるチェック結果情報を、受信者端末３０から受信し、当該チェック結果情報を送信者端末２０に送信する。なお、メールサーバ１０は、メールサーバ、グループウェアによるメール配信機能を備えてもよい。
【００２３】
送信者端末２０は、メールサーバ１０を介して、受信者端末３０にメールデータを送信する。また、送信者端末２０は、メールサーバ１０を介して、上記チェック結果情報を、受信者端末３０から受信する。
【００２４】
受信者端末３０は、メールサーバ１０を介して、送信者端末２０からメールデータを受信する。また、受信者端末３０は、メールサーバ１０を介して、上記チェック結果情報を、送信者端末２０に送信する。
【００２５】
［ハードウェア構成］
図２は、本実施形態に係るメールサーバ、送信者端末、及び受信者端末のハードウェア構成の一例を示す図である。メールサーバ１０、送信者端末２０、及び受信者端末３０は、制御装置１００を構成するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１（１０１０）（マルチプロセッサ構成ではＣＰＵ２（１０１２）等複数のＣＰＵが追加されてもよい）、バスライン１００５、通信Ｉ／Ｆ１０４０、メインメモリ１０５０、ＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）１０６０、ＵＳＢポート１０９０、Ｉ／Ｏコントローラ１０７０、ならびにキーボード及びマウス等の入力装置１１００や表示装置１０２２を備える。
【００２６】
ＢＩＯＳ１０６０は、メールサーバ１０、送信者端末２０、及び受信者端末３０の起動時に制御装置１００が実行するブートプログラムや、メールサーバ１０、送信者端末２０、及び受信者端末３０のハードウェアに依存するプログラム等を格納する。
【００２７】
Ｉ／Ｏコントローラ１０７０には、テープドライブ１０７２、ハードディスク１０７４、光ディスクドライブ１０７６、半導体メモリ１０７８等の記憶装置１０７を接続することができる。
【００２８】
記憶装置１０７を構成するハードディスク１０７４は、メールサーバ１０がサーバとして、送信者端末２０、及び受信者端末３０が端末として機能するための各種プログラム及び本発明の機能を実行するプログラムを記憶しており、更に必要に応じて各種データベースを構成可能である。
【００２９】
光ディスクドライブ１０７６としては、例えば、ＤＶＤ−ＲＯＭドライブ、ＣＤ−ＲＯＭドライブ、ＤＶＤ−ＲＡＭドライブ、ＣＤ−ＲＡＭドライブ等を使用することができる。この場合は各ドライブに対応した光ディスク１０７７を使用する。光ディスク１０７７から光ディスクドライブ１０７６によりプログラム又はデータを読み取り、Ｉ／Ｏコントローラ１０７０を介してメインメモリ１０５０又はハードディスク１０７４に提供することもできる。また、同様にテープドライブ１０７２に対応したテープメディア１０７１を主としてバックアップのために使用することもできる。
【００３０】
メールサーバ１０、送信者端末２０、及び受信者端末３０に提供されるプログラムは、ハードディスク１０７４、光ディスク１０７７、又はメモリーカード等の記録媒体に格納されて提供される。このプログラムは、Ｉ／Ｏコントローラ１０７０を介して、記録媒体から読み出され、又は通信Ｉ／Ｆ１０４０を介してダウンロードされることによって、メールサーバ１０、送信者端末２０、及び受信者端末３０にインストールされ実行されてもよい。
【００３１】
前述のプログラムは、内部又は外部の記憶媒体に格納されてもよい。ここで、記憶装置１０７を構成する記憶媒体としては、ハードディスク１０７４、光ディスク１０７７、又はメモリーカードの他に、ＭＤ等の光磁気記録媒体、テープ媒体を用いることができる。また、専用通信回線やインターネットに接続されたサーバシステムに設けたハードディスク１０７４又は光ディスクライブラリー等の記憶装置を記録媒体として使用し、通信回線を介してプログラムをメールサーバ１０、送信者端末２０、及び受信者端末３０に提供してもよい。
【００３２】
ここで、表示装置１０２２は、送信者にデータの入力を受け付ける画面を表示したり、メールサーバ１０、送信者端末２０、及び受信者端末３０による演算処理結果の画面を表示したりするものであり、ブラウン管表示装置（ＣＲＴ）、液晶表示装置（ＬＣＤ）等のディスプレイ装置を含む。
【００３３】
ここで、入力装置１１００は、送信者による入力の受け付けを行うものであり、キーボード及びマウス等により構成してよい。
【００３４】
また、通信Ｉ／Ｆ１０４０は、メールサーバ１０、送信者端末２０、及び受信者端末３０を専用ネットワーク又は公共ネットワークを介して互いに接続できるようにするためのネットワーク・アダプタである。通信Ｉ／Ｆ１０４０は、モデム、ケーブル・モデム及びイーサネット（登録商標）・アダプタを含んでよい。
【００３５】
以上の例は、メールサーバ１０、送信者端末２０、及び受信者端末３０について主に説明したが、コンピュータに、プログラムをインストールして、そのコンピュータをサーバ装置として動作させることにより上記で説明した機能を実現することもできる。したがって、本発明において一実施形態として説明したメールサーバ１０、送信者端末２０、及び受信者端末３０により実現される機能は、上述の方法を当該コンピュータで実行することにより、あるいは、上述のプログラムを当該コンピュータに導入して実行することによっても実現可能である。
【００３６】
［機能構成］
図３は、第１実施形態に係るドキュメント配信システムの機能構成を示すブロック図である。
メールサーバ１０は、メールサーバ文章受信手段１０１と、チェック結果送受信手段１０２と、メールサーバ文章送信手段１０３と、を備える。
【００３７】
メールサーバ文章受信手段１０１は、送信者端末２０から送信されたメールデータを受信する。
チェック結果送受信手段１０２は、受信者のチェックボックスの操作による、チェック結果であるチェック結果情報を、受信者端末３０から受信し、当該チェック結果情報を送信者端末２０に送信する。
メールサーバ文章送信手段１０３は、メールサーバ文章受信手段１０１が受信したメールデータを、受信者端末３０に送信する。
【００３８】
送信者端末２０は、文章作成手段２０１と、入力受付手段２０２と、チェックボックス挿入手段２０３と、送信端末文章送信手段２０４と、チェック結果受信手段２０５と、周知ステータス更新手段２０６と、を備える。
【００３９】
文章作成手段２０１は、送信者の入力装置１１００の操作に基づき、テキストデータを作成し、当該テキストデータに基づく文章を表示装置１０２２に表示する。なお、本実施形態では、文章作成手段２０１はテキストデータを作成するが、本発明においては、新たにテキストデータを作成する場合に限らず、予め作成されたテキストデータに基づく文章を表示装置１０２２に表示することもできる。
【００４０】
入力受付手段２０２は、送信者の入力装置１１００の操作により、所定の位置において受信者に確認を求める文字列を決定する。また、入力受付手段２０２は、この決定した受信者に確認を求める文字列に基づき、後述する周知ステータステーブル（図４参照）をハードディスク１０７４に生成する。
【００４１】
チェックボックス挿入手段２０３は、上記決定された文字列に対応する位置に、受信者に確認を促し、受信者の確認状況を送信者が確認できるチェックボックスを上記文章中の所定の位置に挿入したメールデータを生成する。
【００４２】
送信端末文章送信手段２０４は、上記メールデータをメールサーバ１０に送信する。
【００４３】
チェック結果受信手段２０５は、受信者端末３０において、受信者のチェックボックスの操作による、チェック結果であるチェック結果情報を、メールサーバ１０を介して、受信者端末３０から受信する。
【００４４】
周知ステータス更新手段２０６は、上記チェック結果情報に基づき、ハードディスク１０７４に記憶された後述する周知ステータステーブル（図４参照）を更新する。また、周知ステータス更新手段２０６は、入力受付手段２０２が決定した文字列を受信者が確認した状況を示す周知ステータス表示を、表示装置１０２２に表示する。
【００４５】
受信者端末３０は、チェック結果送信手段３０１と、受信端末文章受信手段３０２と、を備える。
【００４６】
チェック結果送信手段３０１は、受信者端末３０の表示装置１０２２に表示されたのチェックボックスの操作による、チェック結果であるチェック結果情報を、メールサーバ１０を介して、送信者端末２０に送信する。
受信端末文章受信手段３０２は、送信者端末２０から送信された上記メールデータを受信し、このメールデータに基づき、受信者端末３０の表示装置１０２２に、文章及び文章中に配置されたチェックボックスを表示する。また、チェックボックスは、受信者端末３０の表示装置１０２２に表示され、受信者端末３０の入力装置１１００から受信者が操作することで、例えば、チェックマークを表示できる。
【００４７】
［周知ステータステーブル］
図４は、第１実施形態に係る周知ステータステーブルを示す図である。
周知ステータステーブルは、入力受付手段２０２によって生成され、送信者端末２０のハードディスク１０７４に記憶され、周知ステータス更新手段２０６によって更新される。
周知ステータステーブルは、入力受付手段２０２によって決定された文字列に、受信者の確認（チェック結果情報の受信）の有無がそれぞれ対応付けられ、更に、各文字列毎に全ての受信者に対して確認した割合を示す徹底率が％で表示されている。
【００４８】
［メールデータ生成送信処理］
図５は、第１実施形態に係る送信者端末におけるメールデータ生成送信処理の流れを示す図である。
【００４９】
ステップＳ１では、作成文章表示処理を行う。この処理において、制御装置１００（文章作成手段２０１）は、送信者の入力装置１１００の操作に基づき、テキストデータを作成し、当該テキストデータに基づく文章を表示装置１０２２に表示する。
【００５０】
ステップＳ２では、チェックボックス挿入操作の有無を判定する処理を行う。この処理において、制御装置１００（入力受付手段２０２）は、テキストデータに基づき表示された文章中において、チェックボックス挿入するための入力装置１１００の操作の有無を判定する。制御装置１００は、チェックボックス挿入操作が無いと判定した場合には、ステップＳ５に処理を移す。
【００５１】
ステップＳ３では、チェック箇所決定処理を行う。この処理において、制御装置１００（入力受付手段２０２）は、文章中の所定の位置において受信者に確認を求める文字列を決定する。
【００５２】
ステップＳ４では、周知ステータステーブル生成処理を行う。この処理において、制御装置１００（入力受付手段２０２）は、決定した文字列に基づき、周知ステータステーブル（図４参照）をハードディスク１０７４に生成する。
【００５３】
ステップＳ５では、メールデータ生成処理を行う。この処理において、制御装置１００（チェックボックス挿入手段２０３）は、ステップＳ１で作成したテキストデータ、及びステップＳ５決定された文字列に対応する位置に、受信者に確認を促すチェックボックスを文章中に挿入したメールデータを生成する。
【００５４】
ステップＳ６では、メールデータ送信処理を行う。この処理において、制御装置１００（送信端末文章送信手段２０４）は、ステップＳ５で生成したメールデータをメールサーバ１０に送信する。
【００５５】
［周知確認処理］
図６は、第１実施形態に係る送信者端末における周知確認処理の流れを示す図である。
【００５６】
ステップＳ１１では、チェック結果受信処理を行う。この処理において、制御装置１００（チェック結果受信手段２０５）は、受信者端末３０において、受信者のチェックボックスの操作による、チェック結果であるチェック結果情報を、メールサーバ１０を介して、受信者端末３０から受信する。
【００５７】
ステップＳ１２では、周知ステータステーブル更新処理を行う。この処理において、制御装置１００（周知ステータス更新手段２０６）は、ステップＳ１１で受信したチェック結果情報に基づき、送信者端末２０のハードディスク１０７４に記憶された周知ステータステーブル（図４参照）を更新する。
【００５８】
ステップＳ１３では、周知ステータス表示処理を行う。この処理において、制御装置１００（周知ステータス更新手段２０６）は、周知ステータス表示を、送信者端末２０の表示装置１０２２に表示する。
【００５９】
［表示画面］
図７は、第１実施形態に係る送信者端末の表示画面を示す図である。
図８は、第１実施形態に係る受信者端末の表示画面を示す図である。
【００６０】
図７に示すように、送信者端末２０の表示画面には、送信者、受信者、文章作成手段２０１が作成したテキストデータに基づく文章、及び送信ボタンが表示されている。
また、送信者端末２０の表示画面には、文章中に、入力受付手段２０２が決定した受信者に確認を求める文字列部分に下線が引かれて表示されている。
【００６１】
図８に示すように、受信者端末３０の表示画面には、送信者、受信者、文章作成手段２０１が作成したテキストデータに基づく文章、及び既読ボタンが表示されている。
また、送信者端末２０の表示画面には、文章中に、入力受付手段２０２が決定した受信者に確認を求める文字列部分に下線が引かれて表示されているともに、当該文字列部分に対応する位置に、チェックボックス挿入手段２０３が挿入した受信者に確認を促すチェックボックスが表示されている。受信者がこのチェックボックスを操作すると、受信者端末３０のチェック結果送信手段３０１は、文字列を受信者が確認したことを示すチェック結果情報を、メールサーバ１０を介して、送信者端末２０に送信する。
【００６２】
〈第２実施形態〉
［機能構成］
図９は、第２実施形態に係るドキュメント配信システムの機能構成を示すブロック図である。第２実施形態は、第１実施形態では送信者端末が備えていた入力受付手段及びチェックボックス挿入手段を、メールサーバが備える。なお、第２実施形態の説明において、第１実施形態と同一の構成は、その記載を省略、又は同一の符号を付して説明を省略する。
【００６３】
メールサーバ１５は、メールサーバ文章受信手段１５１と、チェック結果送受信手段１５２と、メールサーバ文章送信手段１５３と、入力受付手段１６０と、チェックボックス挿入手段１７０と、特定文字辞書ＤＢ１８０とを備える。
【００６４】
メールサーバ文章受信手段１５１は、送信者端末２５から送信されたドキュメントとしてのメールデータを受信する。
チェック結果送受信手段１５２は、受信者のチェックボックスの操作による、文字列を受信者が確認したことを示すチェック結果情報を、受信者端末３５から受信し、当該チェック結果情報を送信者端末２５に送信する。
メールサーバ文章送信手段１５３は、メールサーバ文章受信手段１５１が受信したメールデータを、受信者端末３５に送信する。
【００６５】
入力受付手段１６０は、辞書参照手段１６１と、挿入箇所決定手段１６２とを備える。
辞書参照手段１６１は、特定文字辞書ＤＢ１８０を参照して、メールデータのテキストデータに、文章中の所定の位置の文字列である特定文字列が含まれているかを判定する。
挿入箇所決定手段１６２は、上記テキストデータに、特定文字列が含まれている場合に、当該特定文字列が受信者に確認を求める文字列であると決定する。
【００６６】
チェックボックス挿入手段１７０は、上記決定された文字列に対応する位置に、受信者に確認を促し、受信者の確認状況を送信者が確認できるチェックボックスを上記文章中に挿入したメールデータを生成し、当該メールデータを送信者端末２５に送信する。
【００６７】
特定文字辞書ＤＢ１８０は、ハードディスク１０７４に格納され、所定の位置の文字列である特定文字列を特定文字辞書として後述する特定文字列テーブル（図１０参照）に記憶する。特定文字辞書ＤＢ１８０に記憶された特定文字列テーブルは、送信者端末２５から送信されたメールデータや、特定文字列を予め登録する特定文字列情報を受信した場合に更新される。
【００６８】
なお、入力受付手段１６０には、メールデータのテキストデータを形態素に解析する形態素解析手段を設け、辞書参照手段１６１は、この形態素に特定文字列が含まれているかを判定ることもできる。これにより、固有の文字列のみでなく、所定の品詞（例えば、助詞）を特定文字列として特定文字列テーブルに登録しておくことで、文章全体の意味から受信者に確認を求める文字列を決定できるので、チェックボックス挿入箇所の精度を向上できる。
【００６９】
送信者端末２５は、文章作成手段２５１と、送信端末文章送信手段２５４と、チェック結果受信手段２５５と、周知ステータス更新手段２５６と、チェックボックス受信手段２６０と、挿入箇所表示手段２７０とを備える。
【００７０】
文章作成手段２５１は、送信者の入力装置１１００の操作に基づき、テキストデータを作成し、当該テキストデータに基づく文章を表示装置１０２２に表示する。
【００７１】
送信端末文章送信手段２５４は、上記メールデータをメールサーバ１５に送信する。
【００７２】
チェック結果受信手段２５５は、受信者端末３５において、受信者のチェックボックスの操作による、文字列を受信者が確認したことを示すチェック結果情報を、メールサーバ１５を介して、受信者端末３５から受信する。
【００７３】
周知ステータス更新手段２５６は、上記チェック結果情報に基づき、ハードディスク１０７４に記憶された後述する周知ステータステーブル（図４参照）を更新する。また、周知ステータス更新手段２５６は、メールサーバ１５の挿入箇所決定手段１６２が決定した文字列を受信者が確認した状況を示す周知ステータス表示を、表示装置１０２２に表示する。
【００７４】
チェックボックス受信手段２６０は、メールサーバ１５から送信されたメールデータを受信する。また、チェックボックス受信手段２６０は、当該メールデータに含まれる受信者に確認を求める文字列のデータに基づき、周知ステータステーブル（図４参照）をハードディスク１０７４に生成する。
【００７５】
挿入箇所表示手段２７０は、メールサーバ１５から送信されたメールデータに含まれる受信者に確認を求める文字列のデータに基づき、文章中に挿入箇所を示したものを表示装置１０２２に表示する。
【００７６】
受信者端末３０は、第１実施形態と同一構成であるので、その説明を省略する。
【００７７】
［特定文字列ステーブル］
図１０は、第２実施形態に係る特定文字列テーブルを示す図である。
特定文字列ステーブルは、メールサーバ１５のハードディスク１０７４に記憶され、文章中の所定の位置の文字列である特定文字列が登録されている。この特定文字列には、例えば、日時、場所、特定の固有名詞等が含まれる。
【００７８】
［チェックボックス挿入処理］
図１１は、本発明の第２実施形態に係るメールサーバにおけるチェックボックス挿入処理の流れを示す図である。
【００７９】
ステップＳ３１では、作成文章受信処理を行う。この処理において、制御装置１００（メールサーバ文章受信手段１５１）は、送信者端末２５から送信されたメールデータを受信する。
【００８０】
ステップＳ３２では、特定文字辞書ＤＢ参照処理を行う。この処理において、制御装置１００（辞書参照手段１６１）は、特定文字辞書ＤＢ１８０を参照する。
【００８１】
ステップＳ３３では、特定文字列の有無を判定する処理を行う。この処理において、制御装置１００（辞書参照手段１６１）は、ステップＳ３２の処理による参照の結果、メールデータのテキストデータに、文章中の所定の位置の文字列である特定文字列が含まれているかを判定する。制御装置１００は、上記テキストデータに、特定文字列が含まれている場合に、当該特定文字列が受信者に確認を求める文字列であると決定する。制御装置１００は、特定文字列が無いと判定した場合には、ステップＳ３６に処理を移す。
【００８２】
ステップＳ３４では、挿入箇所決定処理を行う。この処理において、制御装置１００（チェックボックス挿入手段１７０）は、ステップＳ３３の処理で決定された文字列に対応する位置に、受信者に確認を促し、受信者の確認状況を送信者が確認できるチェックボックスを上記文章中に挿入したメールデータを生成する。
【００８３】
ステップＳ３５では、メールデータ送信処理を行う。この処理において、制御装置１００（チェックボックス挿入手段１７０）は、ステップＳ３４で生成したメールデータを送信者端末２５に送信する。
【００８４】
ステップＳ３６では、メール送信処理を行う。この処理において、制御装置１００（メールサーバ文章送信手段１５３）は、ステップＳ３１で受信したメールデータを、受信者端末３５に送信する。
【００８５】
以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限るものではない。また、本発明の実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本発明の実施形態に記載されたものに限定されるものではない。
【図面の簡単な説明】
【００８６】
【図１】本発明の実施形態に係るドキュメント配信システムの全体構成を示す概略図である。
【図２】本発明の実施形態に係るメールサーバ、送信者端末、及び受信者端末のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】本発明の第１実施形態に係るドキュメント配信システムの機能構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の第１実施形態に係る周知ステータステーブルを示す図である。
【図５】本発明の第１実施形態に係る送信者端末におけるメールデータ生成送信処理の流れを示す図である。
【図６】本発明の第１実施形態に係る送信者端末における周知確認処理の流れを示す図である。
【図７】本発明の第１実施形態に係る送信者端末の表示画面を示す図である。
【図８】本発明の第１実施形態に係る受信者端末の表示画面を示す図である。
【図９】第２実施形態に係るドキュメント配信システムの機能構成を示すブロック図である。
【図１０】本発明の第２実施形態に係る特定文字列テーブルを示す図である。
【図１１】本発明の第２実施形態に係るメールサーバにおけるチェックボックス挿入処理の流れを示す図である。
【符号の説明】
【００８７】
１０    メールサーバ
２０    送信者端末
３０    受信者端末
２０２  入力受付手段
２０３  チェックボックス挿入手段
２０４  送信端末文章送信手段
２０５  チェック結果受信手段
２０６  周知ステータス更新手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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