(57)【要約】【課題】上長が管理対象の部下の参加申請を未承認、承認の区別なく、全てを一覧で把握し、総費用も考慮し優先度を判断でき、部下の参加や不参加迄、状況も管理できる公開情報管理システムを構築する。【解決手段】公開情報データベースに記憶される公開情報に、参加申請（参加登録データ作成）をした部下全員の申請について、上長は未承認、承認のいかんに拘わらず、全てが表示された一覧から（図１５、Ｔ１４１〜Ｔ１４４）承認すべき参加申請を指定し、承認手段を実行（Ｓ１０２）すると、指定した全ての参加申請を抽出し、承認に更新する。また、仮承認（Ｓ１００）及び仮承認解除（Ｓ１０１）手段により、今までの承認分と今回承認を予定する分の参加費用の合計を、承認前に確認できる。【選択図】      図１５
2010205260.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の公開情報を記憶するための公開情報データベースを管理するサーバに、ネットワークを介して、前記公開情報の閲覧と参加申請とを可能にした複数のクライアントを接続してなる公開情報管理システムであって、
前記各クライアントの利用者に対してそれぞれ設定されたその利用者固有の認証用ＩＤを記憶する認証用ＩＤ記憶手段と、
前記クライアントにて入力された認証用ＩＤで前記認証用ＩＤ記憶手段を検索してユーザ認証を行う認証手段と、
この認証手段により認定された前記クライアントから、前記公開情報への参加希望申請があると、この公開情報の識別情報と申請者の識別情報とを記録した参加登録データを作成する参加登録データ作成手段と、
前記参加登録データを蓄積するデータ蓄積手段と、
各利用者の認証用ＩＤとその利用者における上長の認証用ＩＤとを対応させて記憶する上長データ記憶手段と、
前記データ蓄積手段に蓄積された参加登録データの内、前記上長の認証用ＩＤと対応する前記各利用者の認証用ＩＤの参加登録データを、前記上長の認証用ＩＤで認証されたクライアントに一覧で表示する表示手段と、
前記表示手段により表示された参加登録データ一覧から、承認すべき参加登録データを複数指定する指定手段と、
前記指定手段により複数指定された全ての参加登録データを承認にする参加登録承認手段とを備え、
前記公開情報データベースに記憶される公開情報は、その公開情報の責任者を特定する責任者ＩＤと、その公開情報の取り扱いに関する各種設定情報とを関連付けており、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報は、その公開情報に対する利用者の参加登録に対して上長承認を必要とするか事前に承認済とするかを識別する承認区分情報を含み、前記参加登録データベースに記憶される各参加登録データのうち、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報として上長承認を必要とする旨が設定された公開情報の参加登録データについては上長承認待ちのデータとして、その参加登録データに含まれる認証用ＩＤで特定される利用者に対する上長の認証用ＩＤで認証された前記クライアントからの上長承認を受付ける承認受付手段と、
前記参加登録データ記憶手段で記憶される各参加登録データのうち、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報として事前に承認済とする旨が設定された公開情報の参加登録データに対しては承認済のデータとして、当該参加登録データに含まれる認証用ＩＤで認証された前記クライアントからの参加申込みを受付ける参加申込み受付手段と、
前記参加登録データは、前記公開情報への進捗状態を示す属性情報を有し、前記属性情報は、上長承認待ち状態、前期承認済状態、上長承認状態、申込状態、前期公開情報の責任者による参加の受け入れまたは拒否の状態、および、前記公開情報への参加および不参加の状態を更新する手段をさらに具備し、
前記表示手段は、前記参加登録データ一覧を表示する際、上長が承認に関与するか否かに拘わらず、部下の参加登録データ全てを表示し、各参加登録データに対応した前記属性情報を合わせて表示することを特徴とする公開情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば社内ネットワークに接続されたクライアントを社員が操作して研修案内や会議案内、集会案内などに関する公開情報を閲覧し、所望する公開情報への参加申込みをでき、上長が承認し、参加できるようにした公開情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネット等のコンピュータ間ネットワークの技術進歩に伴ない、研修案内や会議案内等の情報をネットワーク上で公開し、その公開情報を、該ネットワークに接続されたコンピュータ（クライアント）のユーザがそのコンピュータの画面で閲覧し、そのコンピュータから必要な情報を入力することにより、所望する研修や会議等への参加申込みができる仕組みは、既に提案されている。
【０００３】
例えば特許文献１乃び２は、企業体において、イントラネットに接続されるコンピュータ端末を介して企業内研修への参加申込みや上長承認等をできるようにした研修管理システムを開示する。特許文献１及び２は、参加希望者本人による参加申込みを受付け付け、この申込みに対する上長承認を、ワークフローを用いて確定させる仕組みを開示する。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の研修管理システムでは、参加申込みに対する上長承認がワークフローとして動くので、その申込みに限っての判断で、都度承認するものとなっていた。（他の申請との整合はしにくかった）このため、上長が管理対象の部下全体の参加申請を把握して研修への参加状況等を管理しているとはいえなかった。
【０００５】
仮にワークフローによる参加申請を溜めておき、申請案件を比較して承認するにしても、既に承認済みの参加申請は表示されておらず、比較できるのは承認を待っている参加申請だけであり、今までにどのような参加申請を承認済みであるのか、比較検討することはできなかった。また、その承認の手順は、個々の申請を開いてから、一件一件、順番に承認することが一般的なワークフローの流れであり、溜めてしまうと効率が悪かった。さらにワークフロー形式は、承認のための案内であり、承認が済めば、その文章の役目は終了する。したがって、上長が自分の承認した参加申請を部下が実際に申し込み、参加したのか否かを把握できず、その後の進捗を管理できているとは言えなかった。
【０００６】
本発明は、このような事情に基づいてなされたもので、その目的とするところは、上長が管理対象の部下の参加申請を未承認、承認済み、さらには、申込、参加確定、参加不可、取止め、参加、欠席など、その後の状況も含め、全てを一覧で把握でき、且つ、承認の際も、承認したと仮定した場合の費用を考慮し、参加優先度を判断できると共に、承認後の部下の公開情報への、参加や不参加迄、状況を、管理できる公開情報管理システムを提供しようとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、複数の公開情報を記憶するための公開情報データベースを管理するサーバに、ネットワークを介して、前記公開情報の閲覧と参加申請とを可能にした複数のクライアントを接続してなる公開情報管理システムであって、前記各クライアントの利用者に対してそれぞれ設定されたその利用者固有の認証用ＩＤを記憶する認証用ＩＤ記憶手段と、前記クライアントにて入力された認証用ＩＤで前記認証用ＩＤ記憶手段を検索してユーザ認証を行う認証手段と、この認証手段により認定された前記クライアントから、前記公開情報への参加希望申請があると、この公開情報の識別情報と申請者の識別情報とを記録した参加登録データを作成する参加登録データ作成手段と、前記参加登録データを蓄積するデータ蓄積手段と、各利用者の認証用ＩＤとその利用者における上長の認証用ＩＤとを対応させて記憶する上長データ記憶手段と、前記データ蓄積手段に蓄積された参加登録データの内、前記上長の認証用ＩＤと対応する前記各利用者の認証用ＩＤの参加登録データを、前記上長の認証用ＩＤで認証されたクライアントに一覧で表示する表示手段と、
【０００８】
前記表示手段により表示された参加登録データ一覧から、承認すべき参加登録データのひとつ以上を指定する指定手段と、前記指定手段により指定された全ての参加登録データを承認にする参加登録承認手段とを備え
前記公開情報データベースに記憶される公開情報は、その公開情報の責任者を特定する責任者ＩＤと、その公開情報の取り扱いに関する各種設定情報とを関連付けており、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報は、その公開情報に対する利用者の参加登録に対して上長承認を必要とするか事前に承認済とするかを識別する承認区分情報を含み、前記参加登録データベースに記憶される各参加登録データのうち、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報として上長承認を必要とする旨が設定された公開情報の参加登録データについては上長承認待ちのデータとして、その参加登録データに含まれる認証用ＩＤで特定される利用者に対する上長の認証用ＩＤで認証された前記クライアントからの上長承認を受付ける承認受付手段と、
前記参加登録データ記憶手段で記憶される各参加登録データのうち、前記公開情報の取り扱いに関する設定情報として事前に承認済とする旨が設定された公開情報の参加登録データに対しては承認済のデータとして、当該参加登録データに含まれる認証用ＩＤで認証された前記クライアントからの参加申込みを受付ける参加申込み受付手段と、
前記参加登録データは、前記公開情報への進捗状態を示す属性情報を有し、前記属性情報は、上長承認待ち状態、前期承認済状態、上長承認状態、申込状態、前期公開情報の責任者による参加の受け入れまたは拒否の状態、および、前記公開情報への参加および不参加の状態を更新する手段をさらに具備し、
前記表示手段は、前記参加登録データ一覧を表示する際、上長が承認に関与するか否かに拘わらず、部下の参加登録データ全てを表示し、各参加登録データに対応した前記属性情報を合わせて表示する。
【発明の効果】
【０００９】
かかる手段を講じた本発明によれば、上長が管理対象の部下全体の参加申請を把握し、費用も考慮して参加させるべき研修等の優先順位を判断でき、且つ、承認した研修等へ部下が実際に申込したのか、参加または欠席したのかなどの、状況等も管理できる、公開情報管理システムを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の一実施形態である公開情報管理システムの全体構成図。
【図２】同システムの利用者データベースに記憶されるレコードのデータ構造図。
【図３】同システムの上長データベースに記憶されるレコードのデータ構造図。
【図４】同システムの公開情報データベースに記憶されるレコードのデータ構造図。
【図５】同システムの参加登録データベースに記憶されるレコードのデータ構造図。
【図６】同システムのクライアントにおいて実行されるメイン処理の要部手順を示す流れ図。
【図７】同システムの公開情報管理サーバにおいて実行される利用者認証処理の要部手順を示す流れ図。
【図８】図６における作成・編集処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図９】図６における作成・編集処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１０】図６における作成・編集処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１１】図６における作成・編集処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１２】図１１におけるクライアント側処理手順のなかの責任者編集処理の手順を具体的に示す流れ図。
【図１３】図６における公開情報閲覧処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１４】図６における公開情報閲覧処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１５】図６における上長管理処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１６】図６における上長管理処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１７】図６における上長管理処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１８】図６における上長管理処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図１９】図６における責任者確認処理のクライアント側処理手順及び公開情報管理サーバ側処理手順を具体的に示す流れ図。
【図２０】図１５及び１６における仮承認処理の手順を具体的に示す画面図。            （仮承認ボタンを操作する直前のクライアント画面）
【図２１】図１５及び１６における仮承認処理の手順を具体的に示す画面図。            （仮承認処理後のクライアント画面）
【図２２】図１５及び１７における仮承認解除処理の手順を具体的に示す画面図。            （仮承認解除処理後のクライアント画面）
【図２３】図１５及び１８における承認処理の手順を具体的に示す画面図。            （承認処理後のクライアント画面）
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明に係る一実施形態を、図面を用いて説明する。なお、この実施形態は、グループウェアを用いて１企業体における社員用の公開情報管理システムを構築する場合である。公開情報管理システムは、図１によってその全体構成が示される。すなわち、１台の公開情報管理サーバ１と、複数台（図では４台のみ示す）のクライアント２とによって、公開情報管理システムが構成される。公開情報管理サーバ１と各クライアント２とは、コンピュータ間ネットワークであるＬＡＮ（Local Area Network）３で接続されている。  
【００１２】
公開情報管理サーバ１は、公開情報管理システムを構築する上で必要な各種のデータベースを管理する。管理対象のデータベースには、利用者データベース４、上長データベース５、公開情報データベース６、参加登録データベース７等がある。
【００１３】
利用者データベース４は、グループを構成する全利用者の個人データを利用者別に記憶する。本実施形態において、利用者とは、この公開情報管理システムを利用する社員やその上長及び公開情報毎の責任者が該当する。なお、責任者には、社員やその上長もなり得る。利用者データベース４に記憶される１レコードのデータ構造を図２に示す。図示するように、利用者データベース４には、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、メールアドレス、メールサーバ情報、所属などの項目からなるレコード４Ｒが利用者毎に記憶される。ユーザＩＤは、各利用者を識別するために利用者毎に設定された一意のコードである。パスワードは、対応するユーザＩＤによって特定される利用者が任意に設定した文字列である。公開情報管理サーバ１は、クライアント２において入力されたユーザＩＤとパスワードとの組合せにより、操作者がグループの一員であるか否かを識別する。ここに、ユーザＩＤは、各利用者の認証用ＩＤとして機能する。利用者データベース４は、各利用者の認証用ＩＤを記憶する認証用ＩＤ記憶手段として機能する。
【００１４】
上長データベース５は、各部署の上長（上司とも呼ばれる）と、その上長によって管理される部下との対応関係を示すデータを記憶する。上長データベース５に記憶される１レコードのデータ構造を図３に示す。図示するように、上長データベース５には、上長ＩＤ、所属及び１以上の部下ＩＤ等の項目からなるレコード５Ｒが上長毎に記憶される。上長ＩＤは上長となる社員の認証用ＩＤである。所属は、当該上長が所属する部署の名称である。部下ＩＤは、当該上長によって管理される社員の認証用ＩＤである。上長が他の上長の部下となることを妨げない。その場合、上長の部下は他の上長の部下ともなる。例えば、課員は課長の部下であり、課長とその課員は部長の部下である場合、課長の認証用ＩＤを上長ＩＤとする上長データレコード５Ｒには、その課員の認証用ＩＤが部下ＩＤとしてセットされ、部長の認証用ＩＤを上長ＩＤとする上長データレコード５Ｒには、課長の認証用ＩＤとその課員の認証用ＩＤとが部下ＩＤとしてセットされる。上長データベース５は、各利用者の認証用ＩＤとその利用者における上長の認証用ＩＤとを対応させて記憶する上長データ記憶手段として機能する。なお、上長と部下の紐付けは必ずしも上長を中心に上長に紐づいた部下を特定するのでなく、部下を中心に、部下に紐づいた上長を特定するなど、上長と部下との紐付けが明確となる方法であれば良い。
【００１５】
公開情報データベース６は、各種公開情報に関するデータを記憶する。公開情報データベース６に記憶される１レコードのデータ構造を図４に示す。図示するように、公開情報データベース６には、公開情報コード、公開情報名、分類名、募集対象者、募集区分、開催区分、承認区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金、責任者ＩＤ、責任者氏名、作成者ＩＤ、作成者氏名、属性等の項目からなるレコード６Ｒが、公開情報毎に記憶される。
【００１６】
レコード６Ｒは、公開により閲覧者が閲覧できる情報の領域６Ｒ１と、閲覧できない領域６Ｒ２とに区分されている。閲覧できる領域６Ｒ１には、閲覧できない領域６Ｒ２の公開情報コード、公開情報名、分類名、募集対象者、開催区分、承認区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金、責任者ＩＤ、責任者氏名、属性等の項目が複写される。
【００１７】
公開情報コードは、各種の公開情報を識別するために公開情報毎に設定された一意のコードである。公開情報名は、公開情報のタイトルである。分類名は、公開情報が属する分野（新人研修、管理職研修、技術研修、英会話、コンファレンス、展示会、会議、懇親会等）を特定する。募集区分は、その公開情報への参加募集が一般募集なのか、対象者指定なのかを区別する設定情報である。対象者を指定する場合は、その募集対象者となる社員の所属，グループ名などが募集対象者としてセットされる。開催区分は、責任者を主催者とする公開情報であるのか、別に主催母体があり、公開情報責任者は、単なる申し込みを中継する立場であるのか（他社主催窓口担当）、それ以外なのかを区別する設定情報である。
【００１８】
承認区分は、公開情報への参加に上長の承認を必要とするか否かを管理する設定情報である。参加登録された公開情報への参加申込み前に上長承認を受ける必要がある場合は、「上長承認要」を選択する。参加登録後、上長承認の操作を必要とせずにクライアント２からの申込み操作を可能とする（上長に代わって主催者が事前に承認する）する場合は、「主催者承認」とする。なお、他社主催窓口担当及びそれ以外の公開情報であっても、上長承認を受けずに申込可能な公開情報は「主催者承認」とする。
【００１９】
作成者ＩＤは、公開情報の作成者を特定するユーザＩＤである。属性は、この公開情報データの状態を示す。状態には、「未公開」、「公開中」及び「公開終了」がある。申込期間に入る前は「未公開」であり、申込期間の間は「公開中」である。
【００２０】
参加登録データベース７は、社員による公開情報への参加計画（参加意思の申請）を受ける毎に作成される参加登録データを記憶する。参加登録データベース７に記憶される１レコードのデータ構造を図５に示す。図示するように、参加登録データベース７には、文書番号、公開情報項目（公開情報コード，公開情報名、参加料金、責任者ＩＤ、責任者氏名等）、参加登録者項目（参加登録者ＩＤ，参加登録者氏名、参加登録者所属、申込日）、承認者項目（承認者ＩＤ、承認者氏名、承認日）、属性、仮承認フラグ等からなるレコード７Ｒが、参加登録者毎に記憶される。文書番号は、各参加登録データを識別するためにデータ毎に設定された一意のコードである。公開情報項目は、参加登録がなされた公開情報に関するデータである。なお、公開情報コード以外の項目は、参加登録データベース７と公開情報データベース６との紐付けが可能であれば、参加登録データから省略してもよい。参加登録者項目は、この公開情報に参加登録した社員に関するデータである。承認者項目は、この公開情報への参加を許可するか否かを承認した上長に関するデータである。属性は、この公開情報データによって特定される公開情報への申込みの状態を示す。状態には、「計画中」、「承認」、「承認済」、「申込」、「申込済」、「確定」、「参加不可」、「取止め」、「参加」、「不参加」等がある。「未承認」「承認」「承認済」を記憶するための領域を、属性に持たせ、上長の承認用一覧画面で表示させてもよい。全参加登録データを一覧で公開情報への参加申込みを計画し上長の承認を待っている段階は「計画中」（未承認状態）である。上長の承認が得られると「承認」となる。ただし、公開情報の承認区分が「主催者承認」、すなわちその公開情報の責任者権限で参加登録を予め承認済とすることが設定されている公開情報は、参加登録操作により「計画中」をスキップし、「承認済」となる。さらに、「承認」または「承認済」後に、社員がその公開情報への参加を申請すると「申込」となる。公開情報の開催区分が他社開催（窓口担当申込）の公開講座で、窓口担当者が他社への申込を済ませたならば、「申込済」とする。またその他開催で、参加者本人自らが申請処理を行う公開情報（本人申込）は、本人が申込を済ませた後に「申込済」とする。該当公開情報の責任者が参加登録者の参加を受け入れると「確定」となり、参加を断ると「参加不可」となる。公開情報の開始日以前にその参加登録者が公開情報への参加を取止めると「取止め」となる。参加登録者が公開情報の案内に実際に参加すると「参加」となり、参加しなかった場合には「不参加」となる。仮承認フラグは、仮承認処理の累計にこの参加登録データの公開情報への参加費用が含まれていることを示す。
【００２１】
クライアント２は、各利用者が利用可能なコンピュータ、例えばパソコンである。クライアント２は、例えば社員毎に用意されている。クライアント２には、グループウェアシステムを構築するためのソフトウェアであるグループウェアがインストールされている。グループウェアを起動させると、クライアント２は、図６の流れ図に示す手順で動作する。
【００２２】
先ず、ディスプレイにログイン画面を表示する（Ｓ１）。ログイン画面には、ユーザＩＤとパスワードの入力エリアがある。クライアント２の操作者は、キーボード等を操作して自身のユーザＩＤとパスワードとを入力する。ユーザＩＤとパスワードとが入力されると（Ｓ２のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に認証要求コマンドを送信する（Ｓ３）。このコマンドには、入力されたユーザＩＤとパスワードとが含まれる。
【００２３】
認証要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、図７の流れ図に示す手順で動作する。すなわち、ネットワーク３を介して認証要求コマンドを受信すると（Ｔ１のＹＥＳ）、公開情報管理サーバ１は、コマンド中のユーザＩＤで利用者データベース４を検索する（Ｔ２）。そして、同一のユーザＩＤが記憶されているか否かを判断する（Ｔ３）。記憶されていた場合には（Ｔ３のＹＥＳ）、そのユーザＩＤに紐付けられたパスワードを取得する（Ｔ４）。そして、コマンド中のパスワードと一致するか否かを判断する（Ｔ５）。両パスワードが一致した場合には（Ｔ５のＹＥＳ）、クライアント２の操作者は利用者として承認される。この場合、公開情報管理サーバ１は、認証ＯＫの応答信号をコマンド送信元のクライアント２に返す（Ｔ６）。これに対し、当該ユーザＩＤが利用者データベース４に記憶されていなかったり（Ｔ３のＮＯ）、パスワードが一致しなかったりした場合には（Ｔ５のＮＯ）、クライアント２の操作者は利用者として承認されない。この場合、公開情報管理サーバ１は、認証ＮＧの応答信号をコマンド送信元のクライアント２に返す（Ｔ７）。ここに、公開情報管理サーバ１は、クライアント２にて入力された認証用ＩＤで認証用ＩＤ記憶手段（利用者データベース４）を検索してユーザ認証を行う認証手段を構成する。
【００２４】
認証要求コマンドを送信したクライアント２は、公開情報管理サーバ１からの応答を待機する（Ｓ４）。そして、認証ＮＧの応答信号を受信した場合には（Ｓ４のＮＯ）、認証エラーのメッセージを表示して、ユーザＩＤとパスワードの再入力を待機する。これに対し、認証ＯＫの応答信号を受信した場合には（Ｓ４のＹＥＳ）、クライアント２は、ユーザＩＤを記憶した後、メインメニュー画面を表示する（Ｓ５）。そして、いずれかのメニューが選択されるのを待機する（Ｓ６）。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ７のＹＥＳ）、公開情報管理サーバ１からログアウトする。
【００２５】
メインメニューの１つに、作成・編集メニューがある。作成・編集メニューが選択されると（Ｓ８のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報の作成・編集処理を開始する（Ｓ９）。作成・編集処理の詳細は、図８〜図１１の流れ図によって示される。図８〜図１１において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は公開情報管理サーバ１側の処理手順を示す。
【００２６】
作成・編集処理を開始したクライアント２は、先ず、作成業務が選択されるか編集業務が選択されるのを判断する（Ｓ１１）。クライアント２の利用者は、新たに公開情報を作成する場合には「作成」を選択する。作成中または作成済の公開情報を編集する場合には、「編集」を選択する。
【００２７】
キーボード等の操作入力により「作成」が選択されると（Ｓ１１の「作成」）、クライアント２は、ディスプレイに作成メニュー画面を表示する（Ｓ１２）。作成メニューには、「新規」と「複写」とがある。公開情報の作成方法には、新たに一から作成していく新規作成方法と、過去に作成された公開情報を複写し、それを編集していく複写作成方法とがある。クライアント２の利用者は、新規作成方法を採用する場合は「新規」を、複写作成方法を採用する場合は「複写」を選択する。
【００２８】
キーボード等の操作入力により「新規」が選択されると（Ｓ１３の「新規」）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に新規作成要求コマンドを送信する（Ｓ１４）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００２９】
新規作成要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６に格納されている各公開情報データレコード６Ｒで使用されていない新規の公開情報コードを発番する（Ｔ１１）。そして、この新規公開情報コードが設定された公開情報データのレコード６Ｒを公開情報データベース６に追加し、このレコード６Ｒに要求コマンド中のユーザＩＤを作成者ＩＤとしてセットする（Ｔ１２）。しかる後、公開情報管理サーバ１は、新規公開情報コードをコマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ１３）。
【００３０】
新規公開情報コードを受信したクライアント２は、ディスプレイに公開情報入力画面を表示する（Ｓ１４）。公開情報入力画面には、公開情報コードの表示欄と、公開情報名、分類名、募集区分、開催区分、承認区分、開催権限区分、案内ｃｃ区分、メール送信区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金及び公開情報責任者ＩＤの入力欄が形成されている。公開情報名及び分類名は、予め用意された項目の中から選択可能である。各種区分は、それぞれラジオボタンによって選択可能である。開催日及び申込期間は、電子化されたカレンダデータから指定可能である。開催時間及び参加料金は、テンキー入力可能である。開催場所及び公開情報責任者ＩＤは、文字キー等によって入力可能である。
【００３１】
クライアント２の利用者（公開情報作成者）は、公開情報入力画面の各入力欄に所望のデータを入力する。そして、入力し終えたならば、この公開情報データの保存を指令する。保存の方法としては、「中途保存」と「完成保存」とがある。「中途保存」は、未完成の公開情報データを保存する場合である。「完成保存」は、完成した公開情報データを保存する場合である。
【００３２】
クライアント２は、公開情報入力画面を表示した後、その画面の各入力欄へのデータ入力を受付ける（Ｓ１６）。そして、任意の入力欄にデータが入力された後、保存が指令されたならば（ＳＴ１７のＹＥＳ）、保存方法が「中途保存」なのか「完成保存」なのかを判別する（ＳＴ１８）。「中途保存」が指令された場合には（Ｓ１８の「中途」）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に中途保存コマンドを送信する（Ｓ１９）。「完成保存」が指令された場合には（Ｓ１８の「完成」）、公開情報管理サーバ１に完成保存コマンドを送信する（Ｓ２０）。これらのコマンドには、公開情報入力画面の各表示欄及び入力欄にそれぞれ表示されているデータ（以下、画面入力情報と称する）が含まれる。
【００３３】
クライアント２から中途保存コマンドを受信した場合、公開情報管理サーバ１は、このコマンドに含まれる画面入力情報の公開情報コードが設定された公開情報データのレコード６Ｒを公開情報データベース６から呼出す。そして、このレコード６Ｒに画面入力情報を追加して、公開情報データベース６に上書き保存する（Ｔ２１）。このとき、公開情報管理サーバ１は、当該レコード６Ｒの属性を「未公開」とする（Ｔ２２）。
【００３４】
クライアント２から完成保存コマンドを受信した場合、公開情報管理サーバ１は、このコマンドに含まれる画面入力情報の公開情報コードが設定された公開情報データのレコード６Ｒを公開情報データベース６から呼出す。そして、このレコード６Ｒに画面入力情報を追加して、公開情報データベース６に上書き保存する（Ｔ３１）。このとき、公開情報管理サーバ１は、当該レコード６Ｒの属性を「公開中」とする（Ｔ３２）。次に、公開情報管理サーバ１は、当該レコード６Ｒから公開情報責任者ＩＤ（複数人分）を読み出す。そして、利用者データベース４を検索して、この公開情報責任者ＩＤがユーザＩＤとしてセットされた利用者データのレコード４Ｒからメールアドレスを取得する（Ｔ３３）。しかる後、公開情報管理サーバ１は、ネットワーク３を介して当該メールアドレス宛に責任者全員宛公開通知メールを送信する（Ｔ３４）。公開通知メールには、公開情報の責任者に公開情報の公開を通知する旨の本文が記載されている。公開通知メールに添付された公開情報へのリンクは、当該メールアドレスに対応したユーザＩＤでユーザ認証が行われ、利用者が承認されたクライアント２において、責任者として閲覧することができる。
【００３５】
作成メニュー画面において、キーボード等の操作入力により「複写」が選択された場合には（Ｓ１３の「複写」）、図９の処理手順に進む。すなわち、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に複写対象閲覧要求コマンドを送信する（Ｓ３１）。
【００３６】
この複写対象閲覧要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、属性が「公開中」又は「公開終了」の公開情報データレコード６Ｒを全て検出する（Ｔ４１）。そして、検出した全てのレコード６Ｒの公開情報データに基づいて複写対象リストのデータを作成し（Ｔ４２）、このリストデータを、要求コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ４３）。
【００３７】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに複写対象リスト画面を表示する（Ｓ３２）。この画面には、複写対象リスト表示欄が形成されている。リスト表示欄には、公開情報データの公開情報コードとその公開情報名等のリストが表示される。すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ４１にて公開情報データベース６から検出された全てのレコード６Ｒの公開情報データが表示される。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ３３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、複写対象リスト表示欄からいずれか１つの公開情報コードが選択された場合には（Ｓ３４のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報詳細画面に切り換える。この画面には、選択された公開情報コードを含むレコード６Ｒに記憶されている公開情報名、分類名、募集区分、開催区分、承認区分、開催権限区分、案内ｃｃ区分、メール送信区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金及び公開情報責任者ＩＤなどが表示される。
【００３８】
そこで、クライアント２の利用者は、公開情報詳細画面に表示されている公開情報データの内容を確認し、複写しない場合は取消操作を、複写する場合は実行操作を行う。キーボード等の操作入力により取消操作がなされた場合には（Ｓ３６の「取消」）、クライアント２は、ディスプレイの画面を複写対象リスト画面に戻す。実行操作がなされた場合には（Ｓ３６の「実行」）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に複写作成要求コマンドを送信する（Ｓ３７）。このコマンドには、複写対象リスト表示欄から選択された公開情報コードが含まれる。
複写作成要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６に格納されている各公開情報データレコード６Ｒで使用されていない新規の公開情報コードを発番する（Ｔ５１）。また、公開情報データベース６を検索して、要求コマンド中の公開情報コードがセットされた公開情報データレコード６Ｒを、公開情報データベース６上に複写する。そして、この複写された公開情報データレコード６Ｒの公開情報コードを、Ｔ５１の処理で発番された新規の公開情報コードに置換する（Ｔ５２）。しかる後、公開情報管理サーバ１は、新規公開情報コードをコマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ５３）。
【００３９】
上記新規公開情報コードを受信したクライアント２は、ディスプレイに前記公開情報入力画面を表示する（Ｓ３８）。このとき、画面には、新規公開情報コードがセットされた公開情報データレコード６Ｒの内容、すなわち公開情報名、分類名、募集区分、開催区分、承認区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金及び公開情報責任者ＩＤ等が各入力欄に表示される。
【００４０】
以後、クライアント２及び公開情報管理サーバ１は、図８のＳ１６で説明した画面入力受付処理以降の処理（Ｓ１６〜Ｓ１９またはＳ２０、Ｔ２１〜Ｔ２２またはＴ３１〜Ｔ３４）を実行する。
【００４１】
このように、本システムは、クライアント２の利用者であれば誰もが公開情報を作成して、公開情報データベース６に登録することができる。この場合において、本システムは、既存の公開情報データを複製して新たな公開情報データを作成できるので、公開情報データの作成に要する手間を軽減できる効果を奏する。
【００４２】
一方、作成・編集メニューにおいて、「編集」が選択された場合には（Ｓ１１の「編集」）、図１０の処理手順に進む。すなわち、クライアント２は、ディスプレイに編集メニュー画面を表示する（Ｓ４１）。編集メニューには、「中途」と「作成済」とがある。クライアント２の利用者は、作成途中の公開情報を編集する場合は「中途」を、作成済の公開情報を編集する場合は「作成済」を選択する。
【００４３】
キーボード等の操作入力により「中途」が選択されると（Ｓ４２の「中途」）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に作成中情報要求コマンドを送信する（Ｓ４３）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００４４】
上記作成中情報要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、属性が「未公開」の公開情報データレコード６Ｒを全て検出する（Ｔ６１）。次に、検出した全ての公開情報データレコード６Ｒの中で、コマンド中のユーザＩＤが作成者ＩＤとしてセットされたレコード６Ｒを全て選択する（Ｔ６２）。そして、選択した全てのレコード６Ｒの公開情報データで作成中情報リストを作成し（Ｔ６３）、このリストデータを、コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ６４）。
【００４５】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに作成中情報リスト画面を表示する（Ｓ４４）。この画面には、公開情報リスト表示欄が形成されている。リスト表示欄には、当該クライアント２の利用者が作成し完成に至っていない公開情報データの公開情報コードと公開情報名の一覧が表示される。すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ６２の処理にて選択されたレコード６Ｒの公開情報データが表示される。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ４５のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、作成中情報リストからいずれかの公開情報コードが選択された場合には（Ｓ４６のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を前記公開情報入力画面に切り換える（Ｓ４７）。この画面には、選択された公開情報コードを含むレコード６Ｒに記憶されている公開情報名、分類名、募集区分、開催区分、承認区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金、公開情報責任者ＩＤ等が表示される。  以後、クライアント２及び公開情報管理サーバ１は、図８のＳ１６で説明した画面入力受付処理以降の処理（Ｓ１６〜Ｓ１９またはＳ２０、Ｔ２１〜Ｔ２２またはＴ３１〜Ｔ３４）を実行する。
【００４６】
このように、クライアント２の利用者は、自身が作成者である作成途中の公開情報に限り、その内容を編集して、完成させることができる。換言すれば、自身が作成者でない作成途中の公開情報に対してはアクセスする権限を持たないので、作成途中の公開情報が他の利用者によって不正に改ざんされるおそれはない。責任者が既に登録されて一時保存された場合は、責任者にも編集権限を付与する仕組みとしても良い。
【００４７】
編集メニュー画面において、「作成済」が選択された場合には（Ｓ４２の「作成済」）、図１１の処理手順に進む。すなわち、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に公開情報編集要求コマンドを送信する（Ｓ５１）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００４８】
上記公開情報編集要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、属性が「公開中」の公開情報データレコード６Ｒを全て検出する（Ｔ７１）。次に、検出した全ての公開情報データレコード６Ｒの中で、コマンド中のユーザＩＤが責任者ＩＤとしてセットされたレコード６Ｒを全て選択する（Ｔ７２）。そして、選択した全ての公開情報データレコード６Ｒで公開情報リストを作成し（Ｔ７３）、このリストデータを、コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ７４）。
【００４９】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに公開情報リスト画面を表示する（Ｓ５２）。この画面には、公開情報リスト表示欄が形成されている。リスト表示欄には、当該クライアント２の利用者が責任者である公開中の公開情報データの公開情報コードと公開情報名の一覧が表示される。すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ７２の処理にて選択されたレコード６Ｒの公開情報データが表示される。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ５３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、公開情報リストからいずれかの公開情報コードまたは公開情報名が選択された場合には（Ｓ５４のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報詳細画面に切り換える（Ｓ５５）。この画面には、選択された公開情報コードまたは公開情報名を含むレコード６Ｒに記憶されている公開情報名、分類名、募集区分、開催区分、承認区分、開催日、開催時間、開催場所、申込期間、参加料金及び公開情報責任者ＩＤなどが表示される。
【００５０】
しかる後、クライアント２は、図１２に具体的に示す責任者編集処理５６を実行する。すなわち、クライアント２は、公開情報詳細画面の承認区分表示欄が選択されたか否かを判断する（Ｓ５６１）。選択された場合（Ｓ５６１のＹＥＳ）、クライアント２は、承認区分を変更する（Ｓ５６２）。承認区分には、前述したように「上長承認要」と「主催者承認」とがあり、いずれか１つが設定される。当初の承認区分が「上長承認要」の場合には、承認区分表示欄が選択されることによって「主催者承認」に変更し、「主催者承認」の場合には「上長承認要」に変更する。なお、一旦公開された公開情報については承認区分の変更は不可としても良い。
【００５１】
責任者編集処理が終了すると、クライアント２は、取消指示かなされるか（Ｓ５７）、更新指示がなされるのを待機する（Ｓ５８）。クライアント２の利用者は、選択した公開情報について編集業務を取りやめる場合には取消指示を、編集した内容を公開情報データベース６に反映させる場合には更新指示を行う。
【００５２】
キーボード等の操作入力により取消指示がなされた場合（Ｓ５７のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ５２）。これに対し、更新指示がなされた場合は（Ｓ５８のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に公開情報更新コマンドを送信する（Ｓ５９）。このコマンドには、公開情報詳細画面の各表示欄にそれぞれ表示されているデータ（以下、画面更新情報と称する）が含まれる。
【００５３】
公開情報更新コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、このコマンドに含まれる公開情報コードがセットされた公開情報データのレコード６Ｒを呼出す。そして、このレコード６Ｒの各項目情報を、画面更新情報の同一項目情報に置換する（Ｔ８１）。次に、公開情報管理サーバ１は、参加登録データ反映処理を実行する（Ｔ８２）。この処理は、参加登録データベース７に記憶されている参加登録データを１レコードずつ検索する。そして、公開情報項目の公開情報コードが公開情報更新コマンドに含まれる画面更新情報の公開情報コードと一致するレコード７Ｒを検出したならば、このレコード７Ｒのその公開情報項目の情報を画面更新情報の同一項目情報に置換する。参加登録データ反映処理を終了したならば、公開情報管理サーバ１は、更新終了応答をコマンド送信元のクライアント２に返す。
【００５４】
公開情報更新コマンドを送信したクライアント２は、更新終了応答を待機する（Ｓ６０）。公開情報管理サーバ１から更新終了応答を受信すると、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ５２）。
【００５５】
ここに、公開情報管理サーバ１は、その処理ステップＴ７１〜Ｔ７４により権限付与手段を構成する。  メインメニューの１つに、公開情報閲覧メニューがある。公開情報閲覧メニューが選択されると（Ｓ１０のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報閲覧処理を開始する（Ｓ１１）。公開情報閲覧処理の詳細は、図１３，図１４の流れ図によって示される。図１３，図１４において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は公開情報管理サーバ１側の処理手順を示す。
【００５６】
公開情報閲覧処理を開始したクライアント２は、先ず、公開情報管理サーバ１に公開情報閲覧要求コマンドを送信する（Ｓ７１）。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００５７】
公開情報閲覧要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、属性が「公開中」の公開情報データレコード６Ｒを全て検出する（Ｔ９１）。また、公開情報管理サーバ１は、参加登録データベース７を検索して、受信コマンド中のユーザＩＤが参加登録者ＩＤとしてセットされたレコード７Ｒを全て検出する（Ｔ９２）。次に、公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６から検出した各レコード６Ｒの公開情報コードで、参加登録データベース７から検出した全てのレコード７Ｒの公開情報項目を検索する。そして、公開情報コードが一致する公開情報項目の参加登録データレコード７Ｒを検出したならば、そのレコード７Ｒの属性を取得し、この属性を、同一公開情報コードの公開情報データレコード６Ｒに付加する（Ｔ９３）。公開情報データベース６から検出した全ての公開情報データレコード６Ｒについて、上記Ｔ９３の処理を実行したならば、公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６から検出した公開情報データレコード６Ｒで公開情報リストを作成する（Ｔ９４）。そして、この公開情報リストのデータを、ネットワーク３を介して要求コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ９５）。
【００５８】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに公開情報リスト画面を表示する（Ｓ７２）。この画面には、公開情報リスト表示欄が形成されている。この表示欄には、公開中の公開情報データの公開情報コードとその公開情報名等の一覧、すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ９１にて公開情報データベース６から検出されたレコード６Ｒの公開情報データが表示される。また、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ９２，Ｔ９３にてそのレコード６Ｒに参加登録データレコード７Ｒの属性が付加された場合には、公開情報名等に対応してその属性を示す文字列が表示される。
【００５９】
公開情報リスト画面が表示されている状態で、終了指示がなされた場合（Ｓ７３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、公開情報リストの中からいずれか１つの公開情報データが選択された場合には（Ｓ７４のＹＥＳ）、クライアント２は、その選択された公開情報データのレコード６Ｒに参加登録データレコード７Ｒの属性が付加されているか否かを判断する（Ｓ７５）。属性が付加されている場合には（Ｓ７５のＹＥＳ）、その公開情報はクライアント２の利用者である社員が既に計画処理している。この場合、クライアント２は、後述する図１４の処理に進む。
【００６０】
属性が付加されていない場合には（Ｓ７５のＮＯ）、その公開情報は利用者がまだ計画処理を行っていない。この場合、クライアント２は、その公開情報の詳細情報、例えば分類名、募集区分、開催日時、開催場所、参加料金等の項目を示す公開情報案内画面をディスプレイに表示する（Ｓ７６）。利用者は、公開情報案内画面の内容からその公開情報に参加する計画を立てるか否かを判断する。参加する計画を立てる場合は「計画する」を、計画を立てない場合は「計画しない」をキー入力する。
【００６１】
「計画しない」旨のキー入力がなされた場合には（Ｓ７７のＮＯ）、クライアント２は、画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。これに対し、「計画する」旨のキー入力がなされた場合には（Ｓ７７のＹＥＳ）、クライアント２は、この選択された公開情報データの申込期間を判定する（Ｓ７８）、申込期間外の場合には（Ｓ７８のＮＯ）、クライアント２は画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。
【００６２】
申込期間内の場合には（Ｓ７８のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に参加登録要求コマンドを送信する（Ｓ７９）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤ、つまり参加登録者本人の認証ＩＤと、公開情報リストから選択された公開情報データが含まれる。その後、クライアント２はディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。なお、公開情報選択後（ＳＴ７４のＹＥＳ）、重複計画の判断（ＳＴ７５）や申込期限の判断（ＳＴ７８）をせずに申込期間内として一旦計画処理に進ませてしまっても良い。
【００６３】
参加登録要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、新規文書番号の参加登録データレコード７Ｒを作成する。そして、このレコード７Ｒにコマンド中の公開情報データをセットする。また、コマンド中のユーザＩＤと、このユーザＩＤに対応して利用者データベース４に記憶されている氏名及び所属の各データを、それぞれ参加登録者ＩＤ、氏名及び所属としてこの新規参加登録データレコード７Ｒにセットする（Ｔ１０１）。次に、公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６を検索して、コマンド中の公開情報データの公開情報コードがセットされたレコード６Ｒの承認区分をチェックする（Ｔ１０２）。ここで、承認区分の設定が「上長承認要」の場合は（Ｔ１０２のＹＥＳ）、この新規参加登録データレコード７Ｒの属性を「計画中」とする（Ｔ１０３）。これに対し、承認区分の設定が「主催者承認」の場合には（Ｔ１０２のＮＯ）、この新規参加登録データレコード７Ｒの属性を「承認済」とする（Ｔ１０４）。属性に、「未承認」「承認」「承認済」を設定する領域を設けた場合は、こちらの領域も「承認済」とする。しかる後、公開情報管理サーバ１は、この新規参加登録データレコード７Ｒを、参加登録データベース７に追加保存する（Ｔ１０５）。
【００６４】
ここに、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ１０１〜Ｔ１０５及び参加登録データベース７は、公開情報に対する参加登録を受付けた利用者毎に生成される、その公開情報を特定可能な固有情報（公開情報コード）と参加登録された利用者の認証用ＩＤ（参加登録者ＩＤ）とを含む参加登録データを記憶する参加登録データ記憶手段を構成する。
【００６５】
公開情報リストの中から選択された公開情報に参加登録データレコード７Ｒの属性が付加されていた場合（Ｓ７５のＹＥＳ）、図１４に示すように、クライアント２は、その属性を調べる（Ｓ８１、Ｓ８５）。属性が「計画中」，「申込」又は「申込済」の場合は（Ｓ８１のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイに取消確認画面を表示する（Ｓ８２）。この画面には、選択された公開情報データの詳細情報と、その公開情報への参加を取止めることを指令する取消ボタンとが表示される。取消ボタン以外のボタンが操作された場合には（Ｓ８３のＮＯ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。
【００６６】
取消ボタンが操作入力された場合には（Ｓ８３のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に申込取消コマンドを送信する（Ｓ８４）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤ、つまり参加登録者ＩＤと、公開情報リストから選択された公開情報データの公開情報コードとが含まれる。その後、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。
【００６７】
申込取消コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、そのコマンド中の参加登録者ＩＤ及び公開情報コードを検索キーとして参加登録データベース７を検索する（Ｔ１１１）。そして、検索キーと一致する参加登録者ＩＤ及び公開情報コードがセットされた参加登録データのレコード７Ｒを検出したならば、公開情報管理サーバ１は、このレコード７Ｒの属性を「取止め」に変更する（Ｔ１１２）。  
【００６８】
一方、公開情報リストから選択された公開情報データに付加されていた参加登録データレコード７Ｒの属性が「承認」または「承認済」であった場合には（Ｓ８５のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイに申込確認画面を表示する（Ｓ８６）。この画面には、選択された公開情報データの詳細情報と、公開情報を確認したことを指令する確認ボタンと、公開情報への参加を決めたことを指令する申込ボタンと、公開情報への参加を取止めることを指令する取消ボタンとが表示される。
【００６９】
クライアント２は、確認ボタン、申込ボタン及び取消ボタンのいずれかが操作入力されるのを待機する（Ｓ８７）。確認ボタンが操作入力された場合には（Ｓ８７の「確認」）、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。取消ボタンが操作入力された場合には（Ｓ８７の「取消」）、公開情報管理サーバ１に申込取消コマンドを送信する（Ｓ８８）。その後、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ８２）。
申込取消コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、前記処理ステップＴ１１１及びＴ１１２の処理を実行する。このとき、クライアント２の利用者である社員の当該公開情報への参加を承認した上長に対し、この社員が公開情報への参加を取止めたことを通知する電子メールを送信してもよい。すなわち、当該参加登録データレコード７Ｒから承認者ＩＤを取得し、利用者データベース４を検索して、当該承認者ＩＤに対応して記憶されているメールアドレスを取得する。そして、このメールアドレスを宛先として参加取り止めを通知する電子メールを作成し、該当の参加登録データへのリンクを添付し、ネットワーク３上のメールサーバ（不図示）に送信する。こうすることにより、承認者ＩＤを認証用ＩＤとして承認したクライアント２、すなわち、当該上長が利用者として承認されたクライアント２において、上記電子メールに添付された参加登録データを閲覧することができる。参加取り止めを通知する電子メールを受け取った上長は、取り消しにより、費用負担の発生が無いことを、確認できた場合は、後述する仮承認解除操作を行うことで、この取消しされた公開情報データの費用が承認された公開情報データの費用合計額から控除でき、他の参加申請に対する費用的な承認枠を増加できる。
一方、申込確認画面において、申込ボタンが操作入力された場合には（Ｓ８７の「申込」）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に申込コマンドを送信する（Ｓ８９）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤ、つまり参加登録者ＩＤと、公開情報リストから選択された公開情報データの公開情報コードとが含まれる。その後、クライアント２は、ディスプレイの画面を公開情報リスト画面に戻す（Ｓ７２）。  申込コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、そのコマンド中の参加登録者ＩＤ及び公開情報コードを検索キーとして参加登録データベース７を検索する（Ｔ１２１）。そして、検索キーと一致する参加登録者ＩＤ及び公開情報コードがセットされた参加登録データレコード７Ｒを検出したならば、公開情報管理サーバ１は、このレコード７Ｒの属性を「申込」に変更する（Ｔ１２２）。
【００７０】
メインメニューの１つに、上長管理メニューがある。上長管理メニューが選択されると（Ｓ１２のＹＥＳ）、クライアント２は、上長管理処理を実行する（Ｓ１３）。上長管理処理の詳細は、図１５〜図１８の流れ図によって示される。図１５〜図１８において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は公開情報管理サーバ１側の処理手順を示す。
【００７１】
上長管理処理を開始したクライアント２は、公開情報管理サーバ１に上長問合せコマンドを送信する（Ｓ９１）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００７２】
上記上長問合せコマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、上長データベース５を検索して、コマンド中のユーザＩＤを上長ＩＤとする上長データレコード５Ｒが存在するか否かを判定する（Ｔ１３１）。存在する場合には、ユーザは上長である旨の応答を、存在しない場合には、ユーザは上長でない旨の応答を、コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ１３２）。
【００７３】
上長問合せコマンドを送信したクライアント２は、公開情報管理サーバ１からの応答を待機する（Ｓ９２）。ここで、ユーザは上長でない旨の応答を受信した場合には（Ｓ９２のＮＯ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、ユーザは上長である旨の応答を受信した場合には（Ｓ９２のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイに上長管理メニュー画面を表示させる（Ｓ９３）。そして、いずれかのメニューが選択されるのを待機する。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ９４のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。
【００７４】
上長管理メニューの１つに、承認確認メニューがある。承認確認メニューが選択されると（Ｓ９５のＹＥＳ）、クライアント２は、公開情報管理サーバ１に承認確認要求コマンドを送信する（Ｓ９６）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認さ
れたユーザＩＤ、つまりは上長ＩＤが含まれる。
【００７５】
承認確認要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、上長データベース５を検索して、コマンド中のユーザＩＤを上長ＩＤとする上長データレコード５Ｒから、全ての部下ＩＤを取得する（Ｔ１４１）。次に、公開情報管理サーバ１は、参加登録データベース７を検索して、参加登録者ＩＤが上長データレコード５Ｒから取得したいずれかの部下ＩＤと一致した参加登録データレコード７Ｒを全て検出する（Ｔ１４２）。そして、検出した全ての参加登録データレコード７Ｒのリストデータを、要求コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ１４４）。
【００７６】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに部下の参加登録データリスト画面を表示する（Ｓ９７）、(図２０参照)。この画面には、参加登録データリスト表示欄が形成されている。この表示欄には、クライアント２の利用者である上長が管理する部下の社員が参加を計画した段階(承認待ち)、承認を受け申込保留中、申込を済ませた状態、取消、参加確定、参加不可、参加、欠席など全ての公開情報の一覧、すなわち公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ１４２にて参加登録データベース７から検出された全ての参加登録データレコード７Ｒに関するデータが表示される。また、仮承認ボタン、仮承認解除ボタン及び承認ボタンが表示される。表示された参加登録データ一覧には、属性が表示表示され、上長は部下が実際に承認した公開情報（研修等）にきちんと参加しているのか、欠席したのか、申し込みせずに放置しているのかなど、部下全員を一覧で掌握できる。また、上長が２つ以上の部門を兼務している場合はや、下位組織などを構成する場合（部長がクライアントで課が２つ以上ぶら下がっている場合）は、表示される参加登録データ情報は格納された所属情報により、小グループ単位（例えば課）毎で纏められ、さらに上位のグループ（例えば部）として区分がわかるように表示される（部のグループにかのグループが存在しその中に利用者の参加登録データが登録者の所属に分類されて表示される）。（区分の詳細は不図示）ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ９８のＹＥＳ）、クライアント２は、画面を上長管理メニュー画面に戻す。これに対し、参加登録データリストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが指定されると（Ｓ９９のＹＥＳ）、クライアント２は、仮承認ボタン、仮承認解除ボタン及び承認ボタンのいずれかが押されることを待機する（Ｓ１００〜Ｓ１０２）。
【００７７】
参加登録データリスト表示欄に表示されている各参加登録データのうち、一つ以上が指定され、仮承認ボタンが操作入力されると（Ｓ１００のＹＥＳ）（図２０レ点が指定された参加登録データ）、クライアント２は、図１６の処理に進む。すなわち、部下の参加登録データリストから選択された参加登録データの仮承認要求コマンドを送信する（Ｓ１１１）。また、参加登録データリスト表示欄に表示されている各参加登録データのうち、指定された全ての参加登録データに対して仮承認マークを表示させる（Ｓ１１２）（図２１☆印⇒位置が新規）。仮承認要求コマンドには、参加登録データリストから選択された全ての参加登録データの参加登録者ＩＤと参加登録コードとが含まれる。
【００７８】
仮承認要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、前記処理ステップＴ１４２で参加登録データベース７から検出した部下の参加登録データを、仮承認要求コマンドに含まれる参加登録コードで検索し、参加登録コードが一致する参加登録データの仮承認フラグを全てオンする（Ｔ１５１）。次に、公開情報管理サーバ１は、仮承認フラグがオンしている全ての参加登録データの参加料金を合計する（Ｔ１５２）（図２１）合計は前記の小グループ単位及び上位のグループ単位で算出される（グループ単位に纏める動作は不図示）。すなわち、今まで仮承認フラグがオンしていた部下の参加登録情報に、今回新たに仮承認フラグがオンとなった部下の参加登録データを加えた、全てが合計される。つまり、既に承認された部下の参加登録データであっても、仮承認フラグがオンであれば合計対象となる。そして、公開情報管理サーバ１は、参加料金の合計金額データをクライアントに送信する（Ｔ１５３）。
仮承認要求コマンドを送信したクライアント２は、公開情報管理サーバ１からの応答データを待機する。そして、参加料金の合計金額データを受信したならば、参加登録データリスト画面に、この合計金額を表示させる（Ｓ１１３）（図２１）合計金額は前述の小グループ単位及び上位グループ単位毎に、グループ名（所属名）毎に表示される。しかる後、クライアント２は、終了指示がなされるか（Ｓ９８）、再び参加登録データリストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが指定されるのを待機する（Ｓ９９）。
【００７９】
参加登録データリストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが選択された後、仮承認解除ボタンが操作入力された場合には（Ｓ１０１のＹＥＳ）、クライアント２は、図１７の処理に進む。すなわち、参加登録データリストから選択された参加登録データの仮承認解除コマンドを送信する（Ｓ１２１）。また、参加登録データリスト表示欄に表示されている仮承認マークのうち、指定された参加登録データに対して表示されている仮承認マークを消去する（Ｓ１２２）（図２２参照。⇒が指定された参加登録データ）。仮承認解除コマンドには、参加登録データリストから選択された全ての参加登録データの参加登録者ＩＤと参加登録コードとが含まれる。
【００８０】
仮承認解除コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、前記処理ステップＴ１４２で参加登録データベース７から検出した部下の参加登録データのうち、仮承認解除コマンドに含まれる参加登録コードが一致する参加登録データの仮承認フラグを全てオフする（Ｔ１５１）。次に、公開情報管理サーバ１は、仮承認フラグがオンしている全ての参加登録データの参加料金を合計する（Ｔ１５２）。（指定された参加情報データの参加料金が減額されたことになる）。前記、仮承認処理と同様に、合計はグループ単位で合計される。そして、公開情報管理サーバ１は、参加料金の合計金額データをクライアントに送信する（Ｔ１５３）。
【００８１】
仮承認解除コマンドを送信したクライアント２は、公開情報管理サーバ１からの応答データを待機する。そして、参加料金の合計金額データを受信したならば、参加登録データリスト画面に、この合計金額を表示させる（Ｓ１２３）（図２２）。しかる後、クライアント２は、終了指示がなされるか（Ｓ９８）、再び参加登録データリストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが指定されるのを待機する（Ｓ９９）。
【００８２】
こうして、仮承認、仮承認解除の操作を繰り返すことで、クライアント２の利用者である上長は、承認すべき参加登録データ及び承認保留又は承認しない（否認処理を設けた場合、図示せず）などの意思決定を、参加登録データを一覧で確認し、判断できる。また上長は、部下が参加を計画した公開情報に仮に参加させた際の経費と、既に承認を済ませた参加登録の費用の合計も含め、部下全員の参加実績なども一覧で把握し、総合的に考慮して新たな参加を承認するか否かを判定できる効果を奏する。
【００８３】
参加登録データリストの中から少なくとも１つ以上の参加登録データが選択された後、承認ボタンが操作入力された場合には（Ｓ１０２のＹＥＳ）、クライアント２は、図１８の処理に進む。すなわち、参加登録データリストから選択された参加登録データの承認要求コマンドを送信する（Ｓ１３１）。このコマンドを送信した後、クライアント２は、画面を承認確認要求画面に戻す（Ｓ９６）。承認要求コマンドには、参加登録データリストの中から指定された参加登録データの参加登録者ＩＤ及び参加登録コードと、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤとが含まれる。
【００８４】
上記承認要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、利用者データベース４を検索して、受信コマンドに含まれるユーザＩＤを有する利用者データレコード４Ｒから氏名データを取得する。そして、この氏名データを承認者氏名とする。また、ユーザＩＤを承認者ＩＤとする（Ｔ１７１）。さらに、現在の日付を承認日とする。次に、公開情報管理サーバ１は、前記処理ステップＴ１４２で参加登録データベース７から検出した部下の参加登録データのうち、承認要求コマンドに含まれる参加登録者ＩＤ及び参加登録コードが一致する全ての参加登録データに、上記承認者ＩＤ、承認者氏名及び承認日を追加する（Ｔ１７２）。さらに、その全ての参加登録データの属性を「計画中」から「承認」に変更する（Ｔ１７３）。（既に承認がなされ、それ以上のステップに進んでいる参加登録データがあれば、ミス入力であり、承認への変更は行わず、変更した参加登録データ数をクライアントに送信する。図示せず）
【００８５】
ここに、公開情報管理サーバ１は、その処理ステップＴ１７１〜Ｔ１７３及びＴ１４１〜Ｔ１４４により、承認受付手段を構成する。
【００８６】
メインメニューの１つに、責任者確認メニューがある。責任者確認メニューが選択されると（Ｓ１４のＹＥＳ）、クライアント２は、責任者確認処理を開始する（Ｓ１５）。責任者確認処理の詳細は、図１９〜図２２の流れ図によって示される。図１９において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は公開情報管理サーバ１側の処理手順を示す。
責任者確認処理を開始したクライアント２は、先ず、公開情報管理サーバ１に責任者確認要求コマンドを送信する（Ｓ１４１）。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。
【００８７】
責任者要求コマンドを受信した公開情報管理サーバ１は、コマンド中のユーザＩＤを検索キーとして公開情報データベース６を検索して、クライアント２の利用者が公開情報の責任者であるか否かを判定する（Ｔ１８１）。検索キーと一致する認証用ＩＤが責任者ＩＤとしてセットされた公開情報データを公開情報データベース６から検出した場合には、利用者は責任者であると判断する。これに対し、検索キーと一致する認証用ＩＤが責任者ＩＤとしてセットされた公開情報データを公開情報データベース６から検出できなかった場合には、利用者は責任者でないと判断する。
【００８８】
クライアント２の利用者が公開情報の責任者であると判断すると（Ｔ１８２のＹＥＳ）、公開情報管理サーバ１は、受信コマンド中のユーザＩＤが責任者ＩＤとしてセットされた公開情報データのレコード６Ｒを公開情報データベース６から全て検出する（Ｔ１８３）。次に、公開情報データベース６から検出したレコード６Ｒ毎に、その公開情報コードを検索キーとして参加登録データベース７を検索して、公開情報コードが一致する参加登録データ７Ｒを全て検出する（Ｔ１８４）。この処理ステップＴ１８４の処理は、公開情報データベース６から検出した全ての公開情報データレコード６Ｒについて実行する。次に、公開情報管理サーバ１は、公開情報データベース６から検出した全ての公開情報データレコード６Ｒで、責任者が主催者である公開情報と責任者が窓口担当者である公開情報をそれぞれに纏めた公開情報リストを作成する。また、参加登録データベース７から検出した全ての参加登録データレコード７Ｒで、公開情報別の参加登録者リスト（参加登録データのリスト）を作成する（Ｔ１８５）。そして、公開情報管理サーバ１は、これらのリストデータを、ネットワーク３を介して要求コマンド送信元のクライアントに送信する（Ｔ１８６）。
【００８９】
上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに公開情報リスト画面を表示する（Ｓ１４２）。この画面には、公開情報リスト表示欄が形成されている。この表示欄には、クライアント２の利用者が責任者である公開情報データの一覧、すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ１８３にて公開情報データベース６から検出された公開情報データレコード６Ｒに関するデータが表示される。ここで、終了指示がなされた場合（Ｓ１４３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、公開情報リストの中からいずれか１つの公開情報データが選択された場合には（Ｓ１４４のＹＥＳ）、クライアント２は、その選択された公開情報データに紐付けられている参加登録者リストの画面をディスプレイに表示する（Ｓ１４５）。参加登録者リストには、選択された公開情報に参加登録をしているユーザの一覧、すなわち、公開情報管理サーバ１の処理ステップＴ１８４にて参加登録データベース７から検出された参加登録データレコード７Ｒに関するデータが一覧で表示される。所属、氏名、申込日の他、属性も表示され、申込前の計画段階から希望者を把握できる。また属性から、開催日が過ぎている公開情報に関しては、参加、不参加も一覧で表示される。さらに、参加確定ボタン、申込済ボタン、案内通知ボタンが表示される。したがって、クライアント２のユーザは、自身が責任者として登録した公開情報に対して計画し参加登録データが作成された、全てのユーザのリストを確認することができる。主催者確認メニュー画面と窓口担当確認メニュー画面を別々にする場合は、主催者確認メニュー画面には参加確定ボタン、案内通知ボタンを、窓口担当確認メニューには申込済ボタン、案内通知ボタン及び参加者リスト出力ボタンを表示させるようにしてもよい。なお、責任者確認処理には申請者が実際に参加したのか不参加であったかを、参加登録データの属性を更新して記録できる（図示せず）。また、参加者自身が参加、不参加を記入できる仕組みとしても良い。
【００９０】
参加登録者リスト画面を表示した状態で、終了指示がなされた場合（Ｓ１４６のＹＥＳ）、クライアント２は、画面を公開情報リスト画面に戻す。
【００９１】
このように本実施の形態によれば、部下が参加申請（計画）を計画〜参加、欠席まで参加状況を確認可能な部下全ての参加登録データを一覧で確認し、部下の公開情報への参加状況を把握できると共に、承認作業の際は、承認した場合の費用合計額を、事前にシミュレーションでき、真に参加が必要な公開情報に限って承認することができ、単に承認行為だけでなく、その後も含めた、総合的に管理し得る公開情報管理システムを提供することができる。
【符号の説明】
【００９２】
１…公開情報管理サーバ、２…クライアント、４…利用者データベース、５…上長デー
タベース、６…公開情報データベース、７…参加登録データベース。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００９３】
【特許文献１】特開２００４−１０２９０２公報
【特許文献２】特開２００４−０８６５７８公報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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