(57)【要約】【課題】元のファクス文書とそれに対して処理を行ったファクス文書との関連付けを明確化し、効率的にファクス文書を管理するホストコンピュータ、ファクス文書管理方法、プログラム、記録媒体及びファクス文書管理システムを提供する。【解決手段】受信及び送信ファクス文書を管理する文書管理部１３と、管理されている受信及び送信ファクス文書を識別するための文書管理テーブル１４と、管理されている受信及び送信ファクス文書を文書一覧として表示し、ユーザからの選択入力を受付けるユーザインタフェース１２と、受信及び送信ファクス文書の内容を表示し、編集を行う文書編集処理部１５と、を有し、編集されたファクス文書と元のファクス文書とを関連付けて管理し、ユーザからの文書一覧の表示要求又は文書一覧の更新要求を受付けた場合は、編集されたファクス文書及び元のファクス文書を操作手段に表示させる。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
受信ファクス文書及び送信ファクス文書を管理する文書管理手段と、
前記文書管理手段により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を識別するための情報を文書管理テーブルとして管理するテーブル管理手段と、
前記文書管理手段により管理された受信ファクス文書及び送信ファクス文書を文書一覧として表示し、ユーザからの選択入力を受付ける操作手段と、
前記文書管理手段により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を表示し、編集を行う文書編集処理手段と、を有し、
前記文書管理手段は、前記文書編集手段により編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書とを関連付けて管理し、前記操作手段によりユーザからの前記文書一覧の表示要求及び前記文書一覧の更新要求の何れかの選択入力を受付けた場合は、前記文書編集手段により編集されたファクス文書及び該編集されたファクス文書の元のファクス文書を前記操作手段に表示させることを特徴とするホストコンピュータ。
【請求項２】
前記文書管理手段は、前記文書編集手段により編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書とを視覚的に区別して前記操作手段に表示させることを特徴とする請求項１記載のホストコンピュータ。
【請求項３】
前記文書管理手段は、前記操作手段により選択入力された情報に基づいて、前記文書編集手段により編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書との関連付けを、他のファクス文書との関連付けに変更することを特徴とする請求項１又は２に記載のホストコンピュータ。
【請求項４】
受信ファクス文書及び送信ファクス文書を管理するステップと、
前記管理するステップにより管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を識別するための情報を文書管理テーブルとして管理するステップと、
前記管理するステップにより管理された受信ファクス文書及び送信ファクス文書を文書一覧として表示し、ユーザからの選択入力を受付けるステップと、
前記管理するステップにより管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を表示し、編集を行うステップと、
前記編集を行うステップにより編集されたファクス文書を送信するステップと、を有し、
前記管理するステップは、前記編集を行うステップにより編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書とを関連付けて管理し、前記受付けるステップにより前記文書一覧の表示要求及び前記文書一覧の更新要求の何れかの選択入力を受付けた場合は、前記編集されたファクス文書及び該編集されたファクス文書の元のファクス文書を表示させることを特徴とするファクス文書管理方法。
【請求項５】
前記管理するステップは、前記編集を行うステップにより編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書とを視覚的に区別して、前記選択入力を受付けるステップにより表示させることを特徴とする請求項４記載のファクス文書管理方法。
【請求項６】
前記管理するステップは、前記選択入力を受付けるステップにより選択入力された情報に基づいて、前記編集を行うステップにより編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書との関連付けを、他のファクス文書との関連付けに変更することを特徴とする請求項４又は５に記載のファクス文書管理方法。
【請求項７】
受信ファクス文書及び送信ファクス文書を管理する処理と、
前記管理する処理により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を識別するための情報を文書管理テーブルとして管理する処理と、
前記管理する処理により管理された受信ファクス文書及び送信ファクス文書を文書一覧として表示し、ユーザからの選択入力を受付ける処理と、
前記管理する処理により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を表示し、編集を行う処理と、
前記編集を行う処理により編集されたファクス文書を送信する処理と、をコンピュータに実行させ、
前記編集を行う処理により編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書とを関連付けて管理させ、前記受付ける処理により前記文書一覧の表示要求及び前記文書一覧の更新要求の何れかの選択入力を受付けた場合は、前記編集されたファクス文書及び該編集されたファクス文書の元のファクス文書を表示させることをコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項８】
請求項７記載のプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項９】
ネットワークを介して接続されたホストコンピュータと、文書管理サーバと、ファクス装置と、を有するファクス文書管理システムであって、
前記ホストコンピュータは、
受信ファクス文書及び送信ファクス文書を管理する文書管理手段と、
前記文書管理手段により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を識別するための情報を文書管理テーブルとして管理するテーブル管理手段と、
前記文書管理手段により管理された受信ファクス文書及び送信ファクス文書を文書一覧として表示し、ユーザからの選択入力を受付ける操作手段と、
前記文書管理手段により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を表示し、編集を行う文書編集処理手段と、を有し、
前記文書管理手段は、前記文書編集手段により編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書とを関連付けて管理し、前記操作手段によりユーザからの前記文書一覧の表示要求及び前記文書一覧の更新要求の何れかの選択入力を受付けた場合は、前記文書編集手段により編集されたファクス文書及び該編集されたファクス文書の元のファクス文書を前記操作手段に表示させることを特徴とするファクス文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、処理を施したデータを容易に判別することができるホストコンピュータ、ファクス文書管理方法、プログラム、記録媒体及びファクス文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクス受発注業務等一日に大量のファクスを受信し、この受信データに対して処理を行う業務において、処理したデータが何れに該当するかを判別することは困難である。そのため、ファクスを効率よく管理するシステムが望まれている。
【０００３】
従来、ファクス文書の管理に係るファクス文書管理システムの技術として、各種の提案がされている。以下に掲示の特許文献１や特許文献２の発明では、ファクス送受信したデータを、ファクス番号別に登録したりして、送受信端末や文書種類によらず一元管理している。これらの手法によって、ファクス受発信の業務の効率化を図っている。
【０００４】
更に詳述すると、上記特許文献１の発明は、ファクス送受信したデータをファクス番号別に管理し、送受信端末や文書種類によらず一元管理する、ファクスデータ管理システム等に関する技術を開示している。また、特許文献２では、ファクス受発注業務を効率よく遂行し得る受発注システム及びその管理プログラムを開示している。
【特許文献１】特開２００６−３１１１８４号公報
【特許文献２】特開２００５−１２９００５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、上述した技術では、受信したファクスデータに対して編集を加え、送信元に返信あるいは他の宛先へ転送した場合、元のファクスデータとそれに対して処理を行ったデータが散乱し、管理し難くなるという問題があった。
【０００６】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、元のファクスデータとそれに対して処理を行ったデータの、関連付けを明確化し、効率的にデータを管理するホストコンピュータ、ファクス文書管理方法、プログラム、記録媒体及びファクス文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
かかる目的を達成するために、本発明のホストコンピュータは、受信ファクス文書及び送信ファクス文書を管理する文書管理手段と、文書管理手段により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を識別するための情報を文書管理テーブルとして管理するテーブル管理手段と、文書管理手段により管理された受信ファクス文書及び送信ファクス文書を文書一覧として表示し、ユーザからの選択入力を受付ける操作手段と、文書管理手段により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を表示し、編集を行う文書編集処理手段と、を有し、文書管理手段は、文書編集手段により編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書とを関連付けて管理し、操作手段によりユーザからの文書一覧の表示要求及び文書一覧の更新要求の何れかの選択入力を受付けた場合は、文書編集手段により編集されたファクス文書及び該編集されたファクス文書の元のファクス文書を操作手段に表示させることを特徴とする。
【０００８】
本発明のファクス文書管理方法は、受信ファクス文書及び送信ファクス文書を管理するステップと、管理するステップにより管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を識別するための情報を文書管理テーブルとして管理するステップと、管理するステップにより管理された受信ファクス文書及び送信ファクス文書を文書一覧として表示し、ユーザからの選択入力を受付けるステップと、管理するステップにより管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を表示し、編集を行うステップと、編集を行うステップにより編集されたファクス文書を送信するステップと、を有し、管理するステップは、編集を行うステップにより編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書とを関連付けて管理し、受付けるステップにより文書一覧の表示要求及び文書一覧の更新要求の何れかの選択入力を受付けた場合は、編集されたファクス文書及び該編集されたファクス文書の元のファクス文書を表示させることを特徴とする。
【０００９】
本発明のプログラムは、受信ファクス文書及び送信ファクス文書を管理する処理と、管理する処理により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を識別するための情報を文書管理テーブルとして管理する処理と、管理する処理により管理された受信ファクス文書及び送信ファクス文書を文書一覧として表示し、ユーザからの選択入力を受付ける処理と、管理する処理により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を表示し、編集を行う処理と、編集を行う処理により編集されたファクス文書を送信する処理と、をコンピュータに実行させ、編集を行う処理により編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書とを関連付けて管理させ、受付ける処理により文書一覧の表示要求及び文書一覧の更新要求の何れかの選択入力を受付けた場合は、編集されたファクス文書及び該編集されたファクス文書の元のファクス文書を表示させることをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１０】
本発明のファクス文書管理システムは、ネットワークを介して接続されたホストコンピュータと、文書管理サーバと、ファクス装置と、を有するファクス文書管理システムであって、ホストコンピュータは、受信ファクス文書及び送信ファクス文書を管理する文書管理手段と、文書管理手段により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を識別するための情報を文書管理テーブルとして管理するテーブル管理手段と、文書管理手段により管理された受信ファクス文書及び送信ファクス文書を文書一覧として表示し、ユーザからの選択入力を受付ける操作手段と、文書管理手段により管理されている受信ファクス文書及び送信ファクス文書を表示し、編集を行う文書編集処理手段と、を有し、文書管理手段は、文書編集手段により編集されたファクス文書と該編集されたファクス文書の元のファクス文書とを関連付けて管理し、操作手段によりユーザからの文書一覧の表示要求及び文書一覧の更新要求の何れかの選択入力を受付けた場合は、文書編集手段により編集されたファクス文書及び該編集されたファクス文書の元のファクス文書を操作手段に表示させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、ファクス文書管理の効率を向上させることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本実施形態に係るファクス文書管理システムの概略構成例を示す図である。図２は、ホストコンピュータ１の構成例を示すブロック図である。図３は、本実施形態に係るファクス文書管理システムの動作例を示すフローチャートである。また、図４及び図５は、以下に記載する動作例の説明に対応する画面例である。以下、図１〜５に示す図及びフローチャートを用いて本実施形態に係るファクス文書管理システムについて説明する。
【００１４】
図１に示すように、本実施形態に係るファクス文書管理システムは、例えば、ホストコンピュータ１、ファクス装置(ファクス機能を保持する複合機を含む)２、配信サーバ３、を備え、ネットワーク等を介して相互に接続されている。
【００１５】
ホストコンピュータ１は、中央演算装置（ＣＰＵ）、一次記憶装置、二次記憶装置、内部バス、入出力制御装置、入力装置、出力装置等の一般的なコンピュータ構成要素を備えている。ファクス装置２は、ファクス受信したデータを配信サーバに送信する機能を備える。配信サーバ３は、所望の配信先へデータを配信する機能を備える。
【００１６】
図２に示すように、ホストコンピュータ１は、処理制御部１１、ユーザインタフェース１２、文書管理部１３、文書管理テーブル１４、文書編集処理部１５、ファクス送信処理部１６、配信サーバ接続部１７、を有する。
【００１７】
ユーザインタフェース１２は、文書一覧を提供する。また、ユーザからの選択入力など、ユーザの要求を受け入れる。すなわち、ユーザが操作をおこなう手段である。文書管理部１３は、ファクス受信データ、送信データを管理する。文書管理テーブル１４は、文書管理部１３にて管理している文書を容易に識別するため情報を管理する。
【００１８】
文書編集処理部１５は、データを表示して、データに対して文字や記号を追加するなどといった編集を行う。ファクス送信処理部１６は、指定のデータをファクス送信する。配信サーバ接続部１７は、配信サーバより配信されたデータを文書管理部１３に保管させる。
【００１９】
(実施形態１)
文書管理テーブル１４は、以下に示す表１のように各データのＩＤ（IDentification）と親ＩＤ、識別子を保持する。ここで、ＩＤはユニークな値である（便宜上０を除く）。親ＩＤは、そのデータの親データのＩＤであり、自身がルートの場合は“０”とする。識別子は受信データの場合“ＲＥＣ”、送信データの場合”ＲＥＰ”とする。
【００２０】
【表１】
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【００２１】
文書管理部１３は、配信サーバ接続部１７よりデータを受け取った際、文書管理テーブル１４に登録する。その際、ＩＤはユニークな値、親ＩＤは“０”、識別子は”ＲＥＣ”である。
【００２２】
受信データに対して送信を行った場合、文書管理部１３は、送信データを文書管理テーブル１４に登録する。その際、ＩＤはユニークな値、親ＩＤは受信データのＩＤ、識別子は”ＲＥＰ”である。
【００２３】
ユーザより文書一覧表示要求あるいは文書一覧更新要求を受けた場合に、文書管理部１３は、文書管理テーブル１４よりデータと親ＩＤを取得する。そして、親ＩＤが“０”の場合はルートとして、親ＩＤが“０”以外の場合は親ＩＤに対する子文書として、ユーザインタフェース１２にリスト表示する。ユーザインタフェース１２に表示された文書一覧表示の例を、図４に示す。図４では、受信したファクスデータとそれに対して返信などの処理を行ったファクスデータをツリー構造でユーザに表示している。
【００２４】
本実施形態により、受信したファクスデータに対して編集を加え、送信元に返信、あるいは他の宛先へ転送した場合、元のファクスデータとそれに対して処理を行ったデータが散乱して、管理し難くなるという問題を解決することが可能となる。すなわち、元のデータとそれに対して処理を施したデータをともに管理することにより、データの散乱を防ぎ、効率よくデータを管理することが可能となる。
【００２５】
(実施形態２)
上述した実施形態１と同様に、ユーザより文書一覧表示要求あるいは文書一覧更新要求を受けた場合に、文書管理部１３は、文書管理テーブル１４よりデータと親ＩＤを取得する。そして、親ＩＤが”０”の場合はルートとして、親ＩＤが“０”以外の場合は親ＩＤに対する子文書として、ユーザインタフェース１２にリスト表示する。
【００２６】
本実施形態では、さらに、文書管理テーブル１４より識別子を取得し、取得した識別子に対応するアイコンを各リストに追加する、取得した識別子に対応する色で表示する、又は取得した識別子に対応する背景の色で表示することで、より効率的なファクス文書の管理を実現できる。識別子とアイコン、あるいは文字の色、あるいは背景の色の対応は、ユーザインタフェース１２で保持する。
【００２７】
本実施形態により、ファクス受信データとファクス送信データが同じ一覧にある場合、それらの区別が無いと見難く、ユーザビリティが悪くなるという問題を解決することが可能となる。すなわち、元のデータとそれに対して処理を施したデータを視覚的に区別することで、データを瞬時に識別することが可能となり、ユーザの操作性を向上させ、且つ効率的にデータ管理を行うことが可能となる。
【００２８】
（実施形態３）
本実施形態に係るファクス文書管理システムの動作の処理の流れの例について、図３に示すフローチャートを用いて説明する。
【００２９】
まず、ユーザは受信データを選択して編集を指示する（ステップＳ１）。ユーザからの指示を受け、文書管理部１３は選択されたデータを文書編集処理部１５に送信する。文書編集処理部１５は、データの編集画面を開く（ステップＳ２）。次に、ユーザは所望の編集を行い、ファクス送信指示を出す（ステップＳ３）。上記ステップＳ３の指示を受け、文書編集処理部１５は、ファクス送信処理部１６に編集されたデータを送信する。そして、ファクス送信処理部１６は、受信したデータについてファクス送信処理を行う（ステップＳ４）。
【００３０】
上記ステップＳ４においてファクス送信処理が終了すると、文書編集処理部１５は、編集されたデータを文書管理部１３に送信する。文書管理部１３は、編集されたデータを保存し（ステップＳ５）、文書管理テーブル１４に情報を追加する（ステップＳ６）。その際、親ＩＤは渡したデータのＩＤ、識別子は”ＲＥＰ”とする。次に、処理制御部１１は、文書一覧更新を指示する（ステップＳ７）。ここでは、上述した実施形態１又は実施形態２に対応する文書一覧更新要求を受けた時の処理を行う。
【００３１】
本実施形態により、ファクス受信データを編集したものをファクス送信する場合、元のデータに編集内容が反映され、元のデータが残らないという問題を解決することが可能となる。すなわち、本実施形態により、元のデータとそれに対して送信したファクスデータの、両方を保持することができる。さらに、容易に対応付けられていることが解るように管理することが可能となる。そのため、ファクス文書の管理効率を向上させることが可能となる。
【００３２】
(実施形態４)
本実施形態に係るファクス文書管理システムの動作の例について、図５に示す図を用いて説明する。
【００３３】
上述した実施形態３の処理と同様に、ユーザは受信データを選択して、編集を指示する。そして、本実施形態では、処理制御部１１は、例えば”新規作成”か”既存の文書を元に作成”か”選択した文書を元に作成”の、何れかを選択するダイアログを表示する。“新規作成”を選択した場合、文書管理部１３は、新規のデータを文書編集処理部１５に送信する。“既存の文書を元に作成”を選択した場合には、文書管理部１３は、既存のデータの複製を文書編集処理部１５に送信する。そして、“選択した文書を元に作成”を選択した場合には、文書管理部１３は、選択されたデータを文書編集処理部１５に送信する。文書編集処理部１５は、ファクス送信処理部１６に編集されたデータを送信する。そして、ファクス送信処理部１６は、受信したデータについてファクス送信処理を行う。
【００３４】
ファクス送信処理が終了すると、文書編集処理部１５は、編集されたデータを文書管理部１３に送信する。文書管理部１３は、編集されたデータを保存し、文書管理テーブル１４に情報を追加する。その際、親ＩＤは渡したデータのＩＤ、識別子は”ＲＥＰ”とする。次に、処理制御部１１は、文書一覧更新を指示する。ここでは、上述した実施形態１又は実施形態２に対応する文書一覧更新要求を受けた時の処理を行う。
【００３５】
本実施形態により、ファクス受信データに対して、新たな文書又は既存の文書を返信文書として利用する場合があり、この場合上述した実施形態３ではファクス受信データに対するファクス送信データをツリー構造で表示することができないという問題を解決することが可能となる。すなわち、新たな文書又は既存の文書を返信文書として利用する場合であっても、ファクス受信データに対するファクス送信データをツリー構造で表示することで、より効率的なデータ管理が可能となる。
【００３６】
(実施形態５)
本実施形態に係るファクス文書管理システムの他の動作の例について、説明する。
【００３７】
まず、ユーザは送信したいデータを選択して、ファクス送信を指示する。文書管理部１３は、選択されたデータをファクス送信処理部１６に送信する。データを受信したファクス送信処理部１６は、ファクス送信処理を行う。次に、ファクス送信処理部１６は、送信処理後に親文書となるファイルを選択する画面を表示する。ユーザは、上記画面にて親文書を選択する。
【００３８】
ファクス送信処理部１６は、文書管理テーブル１４より選択された親文書のＩＤを取得して、文書管理部１３に送信する。文書管理部１３は、文書管理テーブル１４における選択されたデータの親ＩＤを受信した親ＩＤにし、識別子を”ＲＥＰ”にする。そして、処理制御部１１は、文書一覧更新を指示する。ここでは、上述した実施形態１又は実施形態２に対応する文書一覧更新要求を受けた時の処理を行う。
【００３９】
ファクス受信データに対してファクス返信を行う場合、必ずしもファクス受信データを選択していることはなく、例えば、他のフォルダにあるデータをファクス返信する場合もある。本実施形態では、このような場合に上述した実施形態４とは異なり、ファクス受信データに対するＦＡＸ送信データをツリー構造で表示することができないという問題を解決することが可能となる。すなわち、ファクス受信データを選択していない場合であっても、ファクス受信データに対するＦＡＸ送信データをツリー構造で表示することが可能となり、データ管理の効率を向上させることが可能となる。
【００４０】
(実施形態６)
本実施形態に係るファクス文書管理システムの他の動作の例について、説明する。
【００４１】
まず、ユーザは移動したい文書を親文書としたい文書にドラッグアンドドロップする。この操作を受けて、文書管理部１３は、文書管理テーブル１４における移動したい文書の親ＩＤをドロップ先の文書のＩＤに変更する。そして、処理制御部１１は、文書一覧更新を指示する。ここでは、上述した実施形態１又は実施形態２に対応する文書一覧更新要求を受けた時の処理を行う。
【００４２】
本実施形態により、ばらばらに管理されているファクス受信データとファクス受信データに関連するデータを関連付けて管理することで、データ管理の効率を向上させることが可能となる。
【００４３】
尚、フローチャートに示す処理を、ＣＰＵが実行するためのプログラムは本発明によるプログラムを構成する。このプログラムを記録するコンピュータ読み取り可能な記録媒体としては、半導体記憶部や光学的及び／又は磁気的な記憶部等を用いることができる。このようなプログラム及び記録媒体を、前述した各実施形態とは異なる構成のシステム等で用い、そこのＣＰＵで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。
【００４４】
以上好適な実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は上述したホストコンピュータ、ファクス文書管理方法、プログラム、記録媒体及びファクス文書管理システムに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であるということは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本実施形態に係るファクス文書管理システムの概略構成例を示す図である。
【図２】本実施形態に係るファクス文書管理システムのホストコンピュータの構成例を示すブロック図である。
【図３】本実施形態に係るファクス文書管理システムの動作の処理の流れの例を示すフローチャートである。
【図４】本実施形態に係るファクス文書管理システムのホストコンピュータのユーザインタフェースに表示される表示画面例を示す図である。
【図５】本実施形態に係るファクス文書管理システムのホストコンピュータのユーザインタフェースに表示される表示画面例を示す図である。
【符号の説明】
【００４６】
１    ホストコンピュータ
２    ファクス装置
３    配信サーバ
１１    処理制御部
１２    ユーザインタフェース
１３    文書管理部
１４    文書管理テーブル
１５    文書編集処理部
１６    ファクス送信処理部
１７    配信サーバ接続部
【図１】
2010074356.tif 000004
【図２】
2010074356.tif 000005
【図３】
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【図４】
2010074356.tif 000007
【図５】
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