(57)【要約】【課題】医療記録媒体の検索及び誤収納の発見を容易かつ確実に行うことができる管理システムの提供を目的とする。【解決手段】本発明は、患者に付与した医療記録番号の下二桁によってその患者の医療記録媒体を管理する小規模医療機関向け医療記録媒体管理システムであって、０から９の整数に順次対応し略同一形状に区切られた１０個の空白枠部が一つの辺縁に沿って設けられた医療記録媒体と、０から９の整数が記載され、その整数に対応した異なるカラーを有するカラーシールと、０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有する一次管理棚と、最終診察日に基づいた区分を有し、一次管理棚の個々の区分内で選別された所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を最終診察日に基づいた区分にカラーシールが手前になるよう収納する二次管理棚とを備える小規模医療機関向け医療記録媒体管理システムである。【選択図】図１
2010089481.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
患者に付与した医療記録番号の下二桁によってその患者の医療記録媒体を管理する小規模医療機関向け医療記録媒体管理システムであって、
０から９の整数に順次対応しかつ略同一形状に区切られた１０個の空白枠部が一つの辺縁に沿って設けられ、１０個の空白枠部により医療記録番号の下二桁目の数を表示する医療記録媒体と、
０から９の整数が記載され、その整数に対応した異なるカラーを有し、医療記録番号の下二桁目の数に対応する空白枠部に添付して医療記録番号の下一桁目の数を表示する１０種のカラーシールと、
０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有し、医療記録番号の下二桁に対応する区分にカラーシールが手前になるよう医療記録媒体を収納する一次管理棚と、
最終診察日に基づいた区分を有し、一次管理棚の個々の区分内で所定期間内に使用した医療記録媒体と所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを選別し、この所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を最終診察日に基づいた区分にカラーシールが手前になるよう収納する二次管理棚と
を備える小規模医療機関向け医療記録媒体管理システム。
【請求項２】
上記一次管理棚が、
上記１００個の区分内に更に少なくとも二つの小区分を有し、
所定期間開始時には一つの区分に属する全ての医療記録媒体をこの区分内の一の小区分に収納しておき、所定期間内に使用した医療記録媒体を他の小区分に収納していくことによって、所定期間内に使用した医療記録媒体と使用しなかった医療記録媒体とを選別するよう構成されている請求項１に記載の医療記録媒体管理システム。
【請求項３】
上記医療記録媒体が、
略長方形の二折片を有し、
一方の折片の一つの辺縁に沿って上記１０個の空白枠部が設けられ、
他方の折片におけるこれらの空白枠部に対応する箇所が切断されている請求項１又は請求項２に記載の医療記録媒体管理システム。
【請求項４】
上記カラーシールが、
対応する一対の整数を対称位置に併記されており、
医療記録媒体の空白枠部が設けられた辺縁で表裏に折り返して貼付するよう構成されている請求項１、請求項２又は請求項３に記載の医療記録媒体管理システム。
【請求項５】
上記医療記録媒体がカルテ又はファイルである請求項１から請求項４のいずれか１項に記載の医療記録媒体管理システム。
【請求項６】
上記一次管理棚に収納可能な医療記録媒体の数が１０，０００以下である請求項１から請求項５のいずれか１項に記載の医療記録媒体管理システム。
【請求項７】
患者情報を入力することによって医療記録番号及び最終診察日をコンピュータで検索可能なシステムを更に備えている請求項１から請求項６のいずれか１項に記載の医療記録媒体管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、小規模医療機関向け医療記録媒体管理システムに関し、詳細には、カルテ等の医療記録媒体に付した番号の下二桁により医療記録媒体を管理するシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
カルテは、病院において各患者の既往歴や診療経過等を記載するものであり、患者数の増加に伴ってカルテの数も増加する。加えて、カルテは、医師法により記録後最低５年間は保存することが義務づけられているため、保存しなければならないカルテは膨大な量となる。従って、それらのカルテを容易かつ過誤なく取出し及び収納することができると共に、記録後５年間経過したカルテをスムーズに廃棄可能にする仕組みを構築することが極めて重要となる。
【０００３】
近年、大規模医療機関では、医療記録のコンピュータ管理装置が導入されてきている。このような技術としては、例えば、（１）カルテを棚の任意の収納部に収納し、医療記録の管理全般をコンピュータによって行う装置（特開平１１−１１６１４号公報参照）が開発されている。この装置では、所定期間内に使用しなかったカルテ群を所定期間内に使用したカルテ群から分離して管理する手法が用いられている。しかし、このようなコンピュータ管理装置は、システム導入時のコストが大きく、またカルテを任意の収納部に収容するものなので、記録後５年間経過したカルテの選別、廃棄作業が繁雑になる。従って、ほとんどの小規模医療機関では、現在もマニュアルによるカルテの管理を行っており、それが今後も主流になると予想される。
【０００４】
そのようなマニュアルによるカルテの管理装置や管理方法としては、（２）一辺の彩色及びマーキングの高さによってファイル管理するカルテ用ファイルの組み合わせ（実開平３−８７２８７号参照）、（３）カルテの折り込み可能な辺に２以上のカラーシールを貼付して管理する方法（特開平７−８９２６３号公報参照）、（４）カルテの一辺に１０個の枠を設けてその枠にカラーシールを貼付して管理する方法（特開２００７−１６８４１７号公報参照）等が存在する。
【０００５】
しかし、上記（２）の技術では、カルテを検索するために、少なくともファイルの彩色とマーキングの高さという二点に着目しなければならず、所望のカルテ及び誤収納のカルテの発見が容易ではない。上記（３）の方法も、カルテを検索するために、２以上のカラーシールという二点以上に着目しなけらばならず、上記（２）の技術と同様の不都合がある。また、上記（４）の方法は、カルテの一点だけに着目することによってカルテの判別が可能であるという点では優れているが、上記（２）及び（３）と同じく、所定期間内に使用しなかったカルテ群を所定期間内に使用したカルテ群から分離して管理する手法は導入されていない（以下では、このような管理手法を「二次管理」と称する）。従って、カルテの一点だけに着目することによって容易にカルテの判別が可能であると同時に、効率的な二次管理が可能なカルテの管理システムの開発が望まれている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開平１１−１１６１４号公報
【特許文献２】実開平３−８７２８７号
【特許文献３】特開平７−８９２６３号公報
【特許文献４】特開２００７−１６８４１７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、これらの不都合に鑑みてなされたものであり、カルテ等の医療記録媒体の検索及び誤収納の発見を容易かつ確実に行うことができると共に、二次管理を効率的に行うことが可能であり、加えて記録後５年間経過後の廃棄作業も容易である医療記録媒体管理システムの提供を目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するためになされた発明は、
患者に付与した医療記録番号の下二桁によってその患者の医療記録媒体を管理する小規模医療機関向け医療記録媒体管理システムであって、
０から９の整数に順次対応しかつ略同一形状に区切られた１０個の空白枠部が一つの辺縁に沿って設けられ、１０個の空白枠部により医療記録番号の下二桁目の数を表示する医療記録媒体と、
０から９の整数が記載され、その整数に対応した異なるカラーを有し、医療記録番号の下二桁目の数に対応する空白枠部に添付して医療記録番号の下一桁目の数を表示する１０種のカラーシールと、
０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有し、医療記録番号の下二桁に対応する区分にカラーシールが手前になるよう医療記録媒体を収納する一次管理棚と、
最終診察日に基づいた区分を有し、一次管理棚の個々の区分内で所定期間内に使用した医療記録媒体と所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを選別し、この所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を最終診察日に基づいた区分にカラーシールが手前になるよう収納する二次管理棚と
を備える小規模医療機関向け医療記録媒体管理システムである。
【０００９】
当該医療記録媒体管理システムによると、医療記録番号の下二桁が同一である医療記録媒体群は、一次管理棚において、同色のカラーシールが同一高さで視認されることになる。すなわち、一次管理棚において、医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシールの色が順々に異なり、かつ医療記録番号の下二桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシールの高さが順々に異なった医療記録媒体の各群が視認されることになる。従って、一次管理棚では、カラーシールで着色された一点のみに着目して医療記録媒体を管理することができるので、所望の医療記録媒体の収納場所を一見して判別できると共に、誤収納を容易に判別することができる。また、当該医療記録媒体管理システムによると、一次管理棚の中で、所定期間内に使用した医療記録媒体と所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを確実に分類し、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を容易かつ誤りなく二次管理棚に移動することができる。さらに、当該医療記録媒体管理システムは、医療記録媒体の所定箇所を着色することによって医療記録媒体を管理するものであるから、低コストで管理を行うことができる。加えて、最終診察日に基づいた区分を有する二次管理棚を用いて二次管理を行うことによって、記録後５年経過した医療記録媒体の選別及び廃棄作業も容易となる。
【００１０】
上記一次管理棚が、上記１００個の区分内に更に少なくとも二つの小区分を有し、所定期間開始時には一つの区分に属する全ての医療記録媒体をこの区分内の一の小区分に収納しておき、所定期間内に使用した医療記録媒体を他の小区分に収納していくことによって、所定期間内に使用した医療記録媒体と使用しなかった医療記録媒体とを選別するよう構成するとよい。このように、一次管理棚のそれぞれの区分の中に複数の小区分を設けることによって、医療記録媒体の選別及び二次管理棚への移動を更に容易、確実に行うことができる。
【００１１】
上記医療記録媒体が、略長方形の二折片を有し、一方の折片の一つの辺縁に沿って上記１０個の空白枠部が設けられ、他方の折片におけるこれらの空白枠部に対応する箇所が切断されているとよい。これにより、空白枠部の表裏いずれの方向からもカラーシールの色を確実に判別することができるようになり、医療記録媒体の検索容易性が向上する。
【００１２】
上記カラーシールが、対応する一対の整数が対称位置に併記されており、医療記録媒体の空白枠部が設けられた辺縁で表裏に折り返して貼付するよう構成されているとよい。このようなカラーシールは市販されているものを用いることができる。記された整数とカラーシールの色とが対応していることによって、その医療記録媒体に付与された医療記録番号の下一桁目の整数を空白枠部の表裏いずれの方向からも確実に判別することができる。
【００１３】
上記医療記録媒体として、カルテ又はファイルを用いることができる。医師が患者の診察の記録を実際に記すのはカルテであるが、一次管理棚及び二次管理棚に収納するための形態としては、カルテそのものであってもよいし、カルテを挿入又は挟持したファイルであってもよい。当該管理システムによれば、どのような医療記録媒体を用いた場合であっても、医療記録媒体の検索及び誤収納の発見を容易かつ確実に行うことができる。
【００１４】
上記一次管理棚に収納可能な医療記録媒体の数が１０，０００以下であるとよい。一次管理棚に収納する医療記録媒体の上限数をこのように設定することによって、大規模医療機関並びに中小規模の医療機関において、医療記録媒体の確実かつ効率的な管理が可能となる。
【００１５】
患者情報を入力することによって医療記録番号及び最終診察日をコンピュータで検索可能なシステムを更に備えているとよい。これにより、再来院患者の医療記録媒体の収納場所を更に容易に検索することができる。
【００１６】
ここで、「医療記録媒体」とは、診療録が記されたカルテ、あるいはカルテを挿入又は挟持するためのファイル（ホルダーとも呼ばれる）を意味する。「ファイル」には、市販のクリアファイルも包含される。すなわち、「医療記録媒体」は、一つの辺縁に沿って、０から９の整数に順次対応し略同一形状に区切られた１０個の空白枠部が設けられたものである限りは、その呼称によって特に限定されるものではない。
【００１７】
また、直近の使用から所定期間経過前の医療記録媒体の管理を「一次管理」と称し、一次管理用の棚を「一次管理棚」と称する。同様に、直近の使用から所定期間経過後の医療記録媒体の管理を「二次管理」と称し、二次管理用の棚を「二次管理棚」と称する。「初診の患者」とは、対象の医院で初めて診察を受ける患者を意味するが、最後の診察から５年経過したことによって医療記録媒体が廃棄された患者は再度医療記録媒体を作成する必要があるので、「初診の患者」に含めるものとする。また、「最終診察日」とは、来院するのが二度目以上の患者の前回における診察日を意味する。
【発明の効果】
【００１８】
以上説明したように、本発明の医療記録媒体管理システムは、医療記録媒体を容易かつ確実に、低コストで管理することができる。また、二次管理中の医療記録媒体の検索も容易に行うことができ、一次管理棚と二次管理棚の間の医療記録媒体の移動も確実に行うことができ、また記録後５年間経過した医療記録媒体の選別及び廃棄にも適している。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の一実施形態に係る医療記録媒体の管理方法を示すフロー図である。
【図２】図１の実施形態に係る医療記録媒体を示す概観図である。
【図３】図１の実施形態に係る医療記録媒体を一次管理棚に収納した状態を示す概観図である。
【図４】図１の実施形態に係る医療記録媒体を二次管理棚に収納した状態を示す概観図である。
【図５】図１の実施形態に係る一次管理移行ステップ及び医療記録媒体選別ステップの組み合わせ手法を示すフロー図である。
【図６】図１の実施形態に係る医療記録媒体抽出ステップの一例を示すフロー図である。
【図７】図１とは異なる形態に係る医療記録媒体の管理方法に用いられる医療記録媒体を示す概観図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、適宜図面を参照しつつ本発明の実施の形態を詳説する。
【００２１】
図１の医療記録媒体の管理方法は、医療記録番号付与ステップ（ＳＴＰ１）、カラーシール貼付ステップ（ＳＴＰ２）、一次管理移行ステップ（ＳＴＰ３）、医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）、二次管理移行ステップ（ＳＴＰ５）及び医療記録媒体抽出ステップ（ＳＴＰ６）を有している。
【００２２】
医療記録番号付与ステップ（ＳＴＰ１）は、医院において、初診の各患者にその患者の医療記録媒体に対応した医療記録番号を付与するステップである。このように医療記録番号を付与することによって、各患者情報に対応して医療記録番号が配されることになり、後述する医療記録番号の下二桁の各整数による医療記録媒体の確実な管理が可能となる。
【００２３】
カラーシール貼付ステップ（ＳＴＰ２）は、医療記録番号の下二桁の各整数に対応させて、医療記録媒体所定位置に十色のうち一色のカラーシールを貼付するステップである。ここでは、図２に示されるような略長方形の二折片を有し、一方の折片の一つの辺縁に沿って、０から９の整数に順次対応して略同一形状に区切られた１０個の空白枠部２が設けられ、かつ他方の折片におけるこれらの空白枠部２に対応する箇所が切断された医療記録媒体１を用いる。図示しないが、１０個の空白枠部２は、その折片の反対側の面にも同じ大きさ及び位置で設けられる。空白枠部２の傍には、それぞれの枠に対応した０から９までの整数が順に印刷されている。医療記録媒体１のサイズは特に限定されないが、典型的にはＡ３サイズのものを用いる。尚、医療記録媒体１は、医療記録を記入するカルテ自体であってもよく、またカルテを保存するためのファイルであっても良い。また、このステップでは、０から９のいずれかである二つの同一の整数が横並びに記され、この整数に対応した地色を有するカラーシール３（図中、整数が６の場合のカラーシールを例示）を用いる。このカラーシール３としては市販のものを用いることができる。例えば、「０」に対応して黄色、「１」に対応して青、「２」に対応して「ピンク」、「３」に対応して茶色、「４」に対応して水色、「５」に対応して紫、「６」に対応してオレンジ、「７」に対応して灰色、「８」に対応して赤、「９」に対応して緑のそれぞれの色を有するカラーシール３を用意する。
【００２４】
このカラーシール貼付ステップ（ＳＴＰ２）においては、医療記録番号の下一桁目の整数に対応するカラーを有するカラーシール３を、医療記録番号の下二桁目の整数に対応する空白枠部２の辺縁で表裏に折り返して、その空白枠部２の表裏いずれの方向からもこの整数が視認できるように貼付する。図２の例では、医療記録番号が「０５０１３７６」であり、下二桁が「７６」であるので、「７」に対応する空白枠部に、「６」の整数が併記されたオレンジのカラーシール３を表裏に連続して貼付する。このように、空白枠部２の下に印刷された整数とカラーシール３に表示されている数字とを合わせることによって医療記録番号番号の下二桁である７６に対応することになる。
【００２５】
このカラーシール貼付ステップ（ＳＴＰ２）で、上記のように、他方の折片における空白枠部２に対応する箇所が切断された医療記録媒体１を用いることによって、その空白枠部２の表裏いずれの方向からも医療記録番号の下二桁を確実に判別することができる。また、このステップにおいてカラーシール３が貼付された医療記録媒体１を、後述する一次管理移行ステップの手法によって一次管理棚に収納することによって、医療記録媒体１の容易かつ確実な管理が可能となる。
【００２６】
一次管理移行ステップ（ＳＴＰ３）は、各患者の診察後、医療記録番号の下二桁に対応する一次管理棚の区分に、カラーシールが手前になるように医療記録媒体を収納するステップである。ここでは、図３に示されたように、００から９９までの数の収容部番号１３が順次付された１００個の収容部１２を有する一次管理棚１１を用いる。一次管理棚１１の構造は、特に限定されるものではないが、医療記録媒体１４を容易に収納、抽出等できるように、好ましくは据置き式のものを用いることができる。
【００２７】
この一次管理移行ステップでは、診察後の医療記録媒体１４を、その医療記録番号の下二桁と同じ収容部番号１３が付された収容部１２に、カラーシール１５が手前になるように収納する。その結果、一次管理棚１１において、医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール１５の色が順々に異なり、かつ医療記録番号の下二桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール１５の高さが順々に異なった医療記録媒体１４の各群が視認されることになる。このような収納方法によって、医療記録媒体１４を収納すべき位置を容易に判別することができ、また誤収納を簡単に見つけることができる。すなわち、一次管理棚１１では、カラーシール１５で着色された一点のみを目印として医療記録媒体１４を管理することが可能となる。
【００２８】
尚、この一次管理移行ステップでは、医療記録番号の下二桁が同一の医療記録媒体１４を収容部１２に収納する場合は、医療記録番号の下三桁目以上の整数の大小に従って並べることは好ましい。これにより、同色のカラーシール１５が同じ高さに貼付された医療記録媒体１４同士の中でも、所望の医療記録媒体がどのあたりに存在するのかの予測をつけることができる。
【００２９】
医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）は、一次管理棚１１の個々の区分内で、所定期間内に使用した医療記録媒体１４ａと、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体１４ｂとを選別するステップである。ここでいう「所定期間」は、特に限定されるものではないが、典型的には、各月の一日から末日までとすることができる。
【００３０】
本実施形態においては、一次管理棚１１において、医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール１５の色が順々に異なり、かつ医療記録番号の下二桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール１５の高さが順々に異なった医療記録媒体１４の各群が視認されるため、それら各群から効率的に上記の選別作業を行うことができる。また、例えば上記の一次管理移行ステップにおいて、所定期間内に使用した医療記録媒体１４ａを、使用（診察）の後、一次管理棚１１の個々の区分の一番左に収納していくようにすることによって、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体１４ｂとの選別を容易に行うことができる。
【００３１】
二次管理移行ステップ（ＳＴＰ５）は、医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）で所定期間内に使用しなかったものとして選別された医療記録媒体１４ｂを、二次管理棚の最終診察日に基づいた区分に、カラーシールが手前になるように収納するステップである。ここでは、図４に示されるように、最終診察月表示２４が付された各区分を有する二次管理棚２１を用いる。二次管理棚２１の構造は特に限定されないが、きわめて多数の医療記録媒体２２の保管を要することになるので、好ましくは移動式のラック棚を用いることができる。二次管理棚２１は、一次管理棚１１のように、１００個に区分けされた収容部１２を有している必要はなく、書棚式のスチール棚等を用いることができる。最終診察月表示２４は、最終診察月（例えば「最終診察平成１９年１２月」など）を表示したマグネットを二次管理棚２１の該当区分に貼付したものとすることができる。
【００３２】
この二次管理移行ステップでは、医療記録媒体選別ステップにおいて選別された医療記録媒体２２を、一定期間毎に、医療記録番号の下二桁が同一の医療記録媒体２２の群毎に取り出して、二次管理棚２１に移動する。具体的には、図４に示されるように、各月末毎に、その月に使用しなかったものとして選別された医療記録媒体２２を、医療記録番号の下二桁が同じである群毎に、該当最終診察月表示２４が付された箇所に移動する。この収納の際には、二次管理棚２１の最終診察日に基づいた各々の区分の中で、医療記録番号の下二桁目が０から９の整数毎に一群を形成する十群の医療記録媒体２２をこの整数順に収納し、かつこの各群の医療記録媒体２２の中で、医療記録番号の下一桁目が０から９の整数毎に一群を形成する十群の医療記録媒体２２をこの整数順に収納する。
【００３３】
このように、医療記録媒体（１４又は２２）の管理を、一次管理と二次管理に分けることによって、現在通院中の患者の医療記録媒体を一次管理棚１１でまとめて管理することができる一方で、通院が終了して次回来院予定のない患者の医療記録媒体を二次管理棚２１で別個に管理することができる。従って、所望の医療記録媒体の殆どが一次管理されていることになり、医療記録媒体検索の労力を少なくすることができる。
【００３４】
また、二次管理棚２１において上述のような収納方法を採用することによって、図４に示されるように、医療記録番号の下二桁目が同じである医療記録媒体２２の群が、カラーシール２３によって、同一高さで連続して視認される。そして、二次管理棚２１に収納された医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール２３の色が異なった医療記録媒体２２の群が視認されることになる。従って、二次管理棚２１においても、一次管理棚１１と同様に、カラーシール２３で着色された一点のみを目印として医療記録媒体２２を管理することができるので、所望の医療記録媒体２２の収納場所が一見して分かると共に、誤収納を容易に判別することができる。また、医療記録媒体（１４又は２２）を一次管理棚１１と二次管理棚２１に分けた状態で確実に管理することができるので、現在通院中の患者の医療記録媒体であっても、また長期に渡って来院のなかった患者の医療記録媒体であっても、素早く検索することができる。
【００３５】
尚、二次管理棚２１に収納された医療記録媒体２２は、再度の使用後には一次管理棚１１に移動される（一次管理に戻される）。それ故、二次管理棚２１の各区分内に収納される医療記録媒体２２は徐々に減少することになる。従って、二次管理棚２１において医療記録媒体２２を最終診察日に基づいて区分する手段としては移動可能な仕切り２５を用いることが好ましい。これにより、二次管理棚２１の各区分に収納された医療記録媒体２２の減少に応じて仕切り２５を移動させることができる。そして、この移動により生じたスペースにその月以降に二次管理棚２１に移動した医療記録媒体２２を区分毎に順次移動させていくことで、二次管理棚２１のスペースを有効に使用することができる。さらに、最終診察月表示２４にマグネットを用いることで、最終診察月表示２４も仕切りの移動に対応して容易に移動させることができる。
【００３６】
また、二次管理棚２１においても、一次管理棚１１と同様、医療記録番号の下二桁が同一の医療記録媒体２２については、医療記録番号の下三桁目以上の整数の大小に従って並べることは好ましい。これにより、同色のカラーシール２３が同じ高さに貼付された医療記録媒体２２同士の中でも、所望の医療記録媒体がどのあたりに存在するのかの予測をつけることができる。
【００３７】
一連のステップである一次管理移行ステップ（ＳＴＰ３）、医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）及び二次管理移行ステップ（ＳＴＰ５）において、０から９９までの整数に順次対応する１００個に区分けされた収容部１２の各々が二つの小区分１２ａ、１２ｂを有する一次管理棚１１を用いることにより、一次管理移行ステップと医療記録媒体選別ステップとを組み合わせて行い、そこで選別された医療記録媒体１４ｂに対して二次管理への移行を行うことができる。そのような小区分１２ａ、１２ｂを構成する手段としては、医療記録媒体１４より少し大きめの移動可能な仕切り１６を用いることが好ましい。このように、医療記録媒体１４より少し大きめの仕切り１６を用いることで、仕切り左側に保管されている医療記録媒体１４ａと仕切り右側に保管されている医療記録媒体１４ｂとを一見して区別することが可能となる。また、移動可能な仕切りを用いることで、各収容部１２のスペースを有効に使用することができる。
【００３８】
一次管理移行ステップ（ＳＴＰ３）及び医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）の組み合わせから二次管理移行ステップ（ＳＴＰ５）に至る具体的なフローを図５を参照して説明する。一次管理棚１１の各収容部１２において、医療記録媒体１４を左右に分類できるように、医療記録媒体１４より少し大きめであり、かつ移動可能な仕切り１６を備えておく（図３参照）。患者の診察後（医療記録媒体の使用後）、カラーシール１５が貼付された医療記録媒体１４ａを、医療記録番号に従って一次管理棚１１の所定収容部（区分）１２の仕切り左側１２ａに収納する。この医療記録媒体１４ａを当該月の月末までに再度使用した場合は、同じ収容部１２の仕切り左側１２ａに、医療記録番号の下三桁以上の整数の大小に従って返却し、その月の月末までに再度使用しなかった場合は、そのままの状態で保管しておく。その月末までに使用しなかった医療記録媒体１４ｂが仕切り右側１２ｂに残っているので、これらの医療記録媒体１４ｂを一次管理棚１１の各収容部１２ｂ内での並び順を変えずに、かつ収容部番号１３として００を付された収容部１２から順に二次管理棚２１に移動し、かつ残存している医療記録媒体１４ａの左側に仕切り１６を移動させる。このように、一次管理棚１１の各収容部１２において医療記録媒体１４より少し大きめの移動可能な仕切り１６を用いることによって、各収容部１２内のスペースを有効に使用することができると共に、二次管理棚２１に移動させるべき医療記録媒体１４ｂと一次管理を継続すべき医療記録媒体１４ａとに一見して明瞭に分けることができ、ひいては一次管理棚１１から二次管理棚２１への医療記録媒体１４の移動を効率的に行うことができる。
【００３９】
医療記録媒体抽出ステップ（ＳＴＰ６）は、二度目以降の診察を受ける患者の医療記録番号及び最終診察日に基づいて、一次管理棚１１又は二次管理棚２１から、この患者に対応する医療記録媒体（１４又は２２）を抽出するステップである。
【００４０】
このステップでは、再来院した患者の医療記録番号の下二桁及び最終診察日（前回を診察を受けた日）に基づいて、一次管理棚１１及び二次管理棚２１における医療記録媒体（１４又は２２）の収納位置を検索し抽出する。上述のように、一次管理棚１１において、医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール１５の色が順々に異なり、かつ医療記録番号の下二桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール１５の高さが順々に異なった医療記録媒体１４の各群が視認される。また、二次管理棚２１においても、医療記録番号の下二桁目が同じである医療記録媒体２２の群についてはカラーシール２３が同一高さで視認され、医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール２３の色が異なった医療記録媒体２２の群が視認される。従って、一次管理棚１１又は二次管理棚２１から、このように視認される所望の医療記録媒体（１４又は２２）を容易に検索、抽出することができる。
【００４１】
尚、二次管理棚２１に収納されていた医療記録媒体２２も、再度の使用後は一次管理棚１１に移動する（一次管理に戻す）。結果的に、最終診察日より５年経過して二次管理棚に残っているのは、その５年間に一度も来院の無かった患者の医療記録媒体のみであるから、廃棄可能な医療記録媒体を容易に判別することができる。
【００４２】
患者情報（診察券ＩＤ）を用いた医療記録媒体抽出ステップの具体的なフローを図６に従って説明する。尚、このフローでは、上述のような一次管理移行ステップ（ＳＴＰ３）及び医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）の組み合わせを用いることとする。
【００４３】
まず、患者情報（診察券ＩＤ）から医療記録番号及び最終診察日を検索可能なシステムを構築しておく。例えば、再診受付におけるパソコンへの診察券ＩＤの入力によって、その日の通院が自動的に記録され、かつ医療記録番号及び最終診察日も画面に表示されるようなシステムを構築しておく。再来院患者が来院した場合は、この患者の診察券ＩＤに基づいて、対応する医療記録番号及び最終診察日を検索する。前月以降に来院（診察）しており、かつ今月も来院している患者の場合は、一次管理棚１１の中の医療記録番号下二桁に対応する収容部１２の仕切り左側１２ａに所望の医療記録媒体１４ａが存在する。従って、その医療記録番号の下二桁と同一の収容部番号を有する収容部１２の仕切り左側１２ａから、医療記録番号の下三桁目以上の整数を参照しつつ所望の医療記録媒体１４ａを検索する。一方、前月以降に来院しており、かつ今月に来院していない患者の場合は、一次管理棚１１の中の医療記録番号下二桁に対応する収容部１２の仕切り右側１２ｂに所望の医療記録媒体１４ｂが存在する。従って、医療記録番号の下二桁と同一の収容部番号１３を有する収容部１２の仕切り右側１２ｂから、医療記録番号の下三桁目以上の整数を参照しつつ所望の医療記録媒体１４ｂを検索する。また、前月以降に来院していない患者の場合は、二次管理棚２１の中において、最終診察日に基づいて、医療記録媒体２２に貼付されているカラーシール２３の色及び高さ、加えてカルテ番号の下三桁目以上の整数を参照しつつ所望の医療記録媒体２２を検索する。
【００４４】
このシステムによれば、再来院患者の診察券ＩＤによって、医療記録番号及び最終診察日を検索することができ、結果として、この患者の医療記録媒体（１４又は２２）が一次管理棚１１と二次管理棚２１のどちらにあるのか、また一次管理棚１１にある場合は仕切りの左右どちらにあるのかまでを判別することができる。従って、所望の医療記録媒体（１４又は２２）を極めて容易に見つけることができる。更に、このシステムでは、再診受付での診察券ＩＤの入力によってその日の通院も自動的に記録されるので、次回来院の場合にも、診察券ＩＤの入力によって最終診察日を判別することができる。
【００４５】
尚、図６では、診察券ＩＤから医療記録番号及び最終診察日を判別可能なシステムを利用したが、更に、氏名等の患者情報から医療記録番号及び最終診察日を判別可能なシステムを利用することも可能である。例えば、患者の氏名から医療記録番号及び最終診察日を判別可能なシステムがあれば、患者が診察券を持参するのを忘れた場合であっても、容易に医療記録媒体（１４又は２２）の検索が可能である。また、患者数が多い場合は、同一氏名の患者が存在する可能性もあるので、患者情報として、氏名に加えて生年月日等を利用することもできる。
【００４６】
上述の医療記録媒体（１４又は２２）の管理方法は、医療記録番号の下二桁によって医療記録媒体（１４又は２２）を管理するものである。医療記録番号の下二桁が同一の医療記録媒体（１４又は２２）に対しては、医療記録番号の下三桁目以上の整数の大小に従って並べて管理することで所望の医療記録媒体（１４又は２２）を容易に検索することができる。従って、一次管理棚１１に収納可能な医療記録媒体１４の数は特に限定されるものではないが、１００００までが好ましく、３０００までがさらに好ましい。一次管理棚１１において管理する医療記録媒体１４の数が１００００までであれば、医療記録番号の下二桁が同一となる医療記録媒体１４の数は１００以下であり、カラーシール１５の色と高さ、及び医療記録番号の下三桁目以上の数によって所望の医療記録媒体１４の保管場所をほぼ予測することができる。また、一次管理棚１１において管理する医療記録媒体１４の数が３０００までであれば、医療記録番号の下二桁が同一となる医療記録媒体１４の数は３０以下となり、医療記録媒体１４の保管場所の予測が更に容易になる。従って、この医療記録媒体の管理方法は、個人又は小規模医療機関において好適に用いられる。
【００４７】
次に、本発明に係る医療記録番号の下二桁を利用した医療記録媒体の管理方法を５０音別管理に応用した実施形態について、上述の実施形態と異なる部分を中心に図７を参照して説明する。
【００４８】
ここでは、上述の実施形態に係る医療記録媒体１に代えて、略長方形の二折片を有し、少なくとも一方の折片の一つの辺縁に沿って、５０音図の各行を示すアルファベット（あ行＝Ａ、か行＝Ｋ、さ行＝Ｓ、た行＝Ｔ、な行＝Ｎ、は行＝Ｈ、ま行＝Ｍ、や行＝Ｙ、ら行＝Ｒ、わ行＝Ｗ）に順次対応し略同一形状に区切られた１０個の空白枠部３２が設けられた医療記録媒体３１を用いる。また、上述の実施形態に係るカラーシール３に代えて、５０音図の各段（母音）を示すアルファベット（あ＝Ａ、い＝Ｉ、う＝Ｕ、え＝Ｅ、お＝Ｏ）のそれぞれに対応した異なるカラーを有する５種類のカラーシール３３を用いる。本実施形態では、医療記録番号の下二桁の代わりに、患者の苗字の第一音を用いる。一次管理棚としては、苗字の冒頭に用いられる仮名である「あ」から「わ」に対応した４４音（や行は３音、わ行は１音）に対応した区分を有する棚を用いる。但し、「が」、「ざ」等の濁音に対応した区分を更に設けてもよい。
【００４９】
この実施形態では、各患者の苗字の第一音を利用するので、医療記録番号を付与するステップは省かれる。
【００５０】
カラーシール貼付ステップでは、患者の苗字の第一音における子音に対応する空白枠部３２に、その第一音の母音に対応するカラーを有するカラーシール３３を貼付する。例えば、患者の名字が「佐藤」（第一音は「さ」＝ＳＡ」）であれば、「Ｓ」に対応する空白枠部３２に、「Ａ」のアルファベットが併記されたカラーシール３３を、医療記録媒体３１の空白枠部３２の表裏に連続して貼付する。但し、患者の第一音が「が」、「ざ」等の濁音の場合は、濁点がない音を第一音とするものとする。一次管理移行ステップでは、各患者の診察後、その患者の苗字の第一音に対応する一次管理棚の区分に、カラーシール３３が手前になるように医療記録媒体３１を収納する。それ以外の管理要領は、上述の実施形態と同様である。
【００５１】
このような５０音別管理を用いた実施形態においても、上述の医療記録番号の下二桁を利用した医療記録媒体の管理方法と同様の効果が得られる。すなわち、一次管理棚及び二次管理棚において、患者の苗字の第一音毎に、カラーシール３３の高さ又は色が順々に異なった医療記録媒体３１の各群が視認される。従って、医療記録媒体３１の一点だけに着目することによって、容易に医療記録媒体３１の判別が可能であると同時に、効率的な二次管理も可能である。
【００５２】
尚、本発明の医療記録媒体の管理方法は、ここまで述べた実施態様の他、種々の変更、改良を施した態様で実施することができる。例えば、当該管理方法はカラーシールの色と高さに着目して管理するものなので、医療記録媒体の空白枠部の傍に整数又はアルファベットを印刷していないものを用いてもよい。また、カラーシールとしては、整数又はアルファベットが一箇所のみに記されているものを用いてもよいし、整数又はアルファベットが記されていないものを用いてもよい。医療記録媒体の空白枠部は、カラーシールで着色する代わりに、マーキングによって着色してもよい。
【００５３】
医療記録媒体は、必ずしも二折片を有している必要はなく、一つの辺縁に沿って、略同一形状に区切られた１０個の空白枠部を設けられるものであればよい。また、医療記録媒体としては、市販のクリアファイルを使用してもよい。医療記録媒体としてクリアファイルを用い、カルテをクリアファイル内に保持することによって、カルテ自体を保護することができると共に、諸検査の貼付資料等の脱落を防止することができる。
【００５４】
一次管理棚１１は、０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分の各区分が、三つ以上の小区分を有していてもよい。例えば、一次管理棚１１が三つの小区分を有している場合は、前々月には使用したが前月及び今月は使用していない医療記録媒体を一番左の小区分に保管し、今月は使用していないが前月には使用した医療記録媒体を真ん中の小区分に保管し、今月に使用した医療記録媒体を一番右の小区分に保管するというように、一次管理棚１１において３ヶ月分の医療記録媒体を管理することが可能になる。これにより、所望の医療記録媒体の検索効率をさらに高めることができる。また、各小区分を構成する手段としては必ずしも仕切りである必要はなく、一時管理棚１１の収容部１２を左右に分断する固定式の縦板等であってもよい。
【００５５】
図５に示した一次管理移行ステップと医療記録媒体選別ステップの組み合わせは、必ずしも図示された経路を経る必要はない。例えば、月末に仕切りの右側にある医療記録媒体を二次管理棚に移動した後に、仕切りを残存している医療記録媒体の左側に移動させず、翌月は使用した医療記録媒体を仕切りの右側に収納していき、その月末に仕切りの左側にある医療記録媒体を二次管理棚に移動するようにしてもよい。
【００５６】
また、医療記録媒体の一次管理棚から二次管理棚への移動については、月末毎に行う必要はなく、各医療機関の規模に合わせて行うことができ、例えば隔月であってもよい。
【００５７】
二次管理棚における最終診察月表示は、二次管理棚に移動した医療記録媒体の直前に使用した年月を特定できるものであればよく、棚へのマグネットの貼付による必要はない。例えば、マグネットに代えてシールでもよいし、直前に使用した年月を表示した標識を付設してもよい。
【００５８】
上記の医療記録媒体の管理方法を実施するための管理システムに係る発明は、患者に付与した医療記録番号の下二桁によってその患者の医療記録媒体を管理する小規模医療機関向け医療記録媒体管理システムであって、０から９の整数に順次対応しかつ略同一形状に区切られた１０個の空白枠部が一つの辺縁に沿って設けられ、１０個の空白枠部により医療記録番号の下二桁目の数を表示する医療記録媒体と、０から９の整数が記載され、その整数に対応した異なるカラーを有し、医療記録番号の下二桁目の数に対応する空白枠部に添付して医療記録番号の下一桁目の数を表示する１０種のカラーシールと、０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有し、医療記録番号の下二桁に対応する区分にカラーシールが手前になるよう医療記録媒体を収納する一次管理棚と、最終診察日に基づいた区分を有し、一次管理棚の個々の区分内で所定期間内に使用した医療記録媒体と所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを選別し、この所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を最終診察日に基づいた区分にカラーシールが手前になるよう収納する二次管理棚とを備える小規模医療機関向け医療記録媒体管理システムである。
【００５９】
上記一次管理棚が、上記１００個の区分内に更に少なくとも二つの小区分を有し、所定期間開始時には一つの区分に属する全ての医療記録媒体をこの区分内の一の小区分に収納しておき、所定期間内に使用した医療記録媒体を他の小区分に収納していくことによって、所定期間内に使用した医療記録媒体と使用しなかった医療記録媒体とを選別するよう構成するとよい。
【００６０】
上記医療記録媒体が、略長方形の二折片を有し、一方の折片の一つの辺縁に沿って上記１０個の空白枠部が設けられ、他方の折片におけるこれらの空白枠部に対応する箇所が切断されているとよい。
【００６１】
上記カラーシールが、対応する一対の整数が対称位置に併記されており、医療記録媒体の空白枠部が設けられた辺縁で表裏に折り返して貼付するよう構成されているとよい。
【００６２】
上記医療記録媒体として、カルテ又はファイルを用いることができる。
【００６３】
上記一次管理棚に収納可能な医療記録媒体の数が１０，０００以下であるとよい。
【００６４】
患者情報を入力することによって医療記録番号及び最終診察日をコンピュータで検索可能なシステムを更に備えているとよい。
【００６５】
このコンピュータシステムは、具体的にはＣＰＵなどからなる制御部、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、モニター、キーボード、スキャナー、プリンターなどを備える公知のコンピュータにより構成されており、かかる検索手段がＲＯＭ、ハードディスク等の記録手段に記録されているコンピュータプログラムに基づいて制御部が各部を制御することで機能するよう構成されている。
【産業上の利用可能性】
【００６６】
本発明によれば、カルテ等の医療記録媒体の検索及び誤収納の発見を容易かつ確実に行うことができると共に、二次管理を効率的に行うことが可能であり、加えて記録後５年経過時の廃棄作業も容易である小規模医療機関向け医療記録媒体管理システムが提供される。
【符号の説明】
【００６７】
１  医療記録媒体
２  空白枠部
３  カラーシール
１１  一次管理棚
１２  収容部
１３  収容部番号
１４  医療記録媒体
１５  カラーシール
１６  仕切り
２１  二次管理棚
２２  医療記録媒体
２３  カラーシール
２４  最終診察月表示
２５  仕切り
３１  医療記録媒体
３２  空白枠部
３３  カラーシール
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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