(57)【要約】【課題】  ドキュメント管理装置へのドキュメントデータの登録に際し、必要な入力項目が不足した状態となることを防止する。【解決手段】  画像処理装置１０１から入力されたデータを、文書管理サーバ１０２に登録する際に、登録に必要な入力項目を満たしているか否か判定し、満たしていないと判定された場合にその旨を通知する。【選択図】  図１
2010109887.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力されたドキュメントデータを、ドキュメント管理サーバに登録するドキュメント処理装置であって、
前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバに登録するために必要な入力項目に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した情報に基づき、前記ドキュメントを前記ドキュメント管理サーバに登録する際に必要な入力項目が入力されているか否か判定する判定手段と、
前記判定手段による判定に基づき、前記入力項目が入力されていると判定された場合は前記ドキュメントデータの前記ドキュメント管理サーバへの登録を完了させ、入力されていないと判定された場合は、前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバへ仮登録させるよう制御する制御手段とを有することを特徴とするドキュメント処理装置。
【請求項２】
更に、前記判定手段による判定結果をユーザに通知する通知手段を有することを特徴とする請求項１に記載のドキュメント処理装置。
【請求項３】
前記取得手段は、前記ドキュメント管理サーバから前記入力項目を取得することを特徴とする請求項１または２に記載のドキュメント処理装置。
【請求項４】
更に、ワークフローまたはジョブチケットを保持する保持手段を有し、前記制御手段は、前記保持手段で保持しているワークフローまたはジョブチケットに従って前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバに登録することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のドキュメント処理装置。
【請求項５】
更に、原稿上の画像を読み取り、該画像を表すドキュメントデータを生成する読取手段を有し、
前記制御手段は、前記保持手段で保持しているワークフローまたはジョブチケットに従って前記読取手段による読み取りを制御することを特徴とする請求項４に記載のドキュメント処理装置。
【請求項６】
ドキュメントデータを入力するドキュメント処理装置と前記ドキュメント処理装置が入力したドキュメントデータを登録するドキュメント管理サーバとを有するドキュメント管理システムにおいて、
前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバに登録するために必要な入力項目に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した情報に基づき、前記ドキュメントを前記ドキュメント管理サーバに登録する際に必要な入力項目が入力されているか否か判定する判定手段と、
前記判定手段による判定に基づき、前記入力項目が入力されていると判定された場合は前記ドキュメントデータの前記ドキュメント管理サーバへの登録を完了させ、入力されていないと判定された場合は、前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバへ仮登録させるよう制御する制御手段とを有することを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項７】
更に、前記ドキュメント処理装置が入力したドキュメントデータを受信する受信手段と、前記受信手段で受信したドキュメントデータを、前記ドキュメント管理サーバに登録させる登録手段とを有するジョブ処理サーバを有することを特徴とする請求項６に記載のドキュメント管理システム。
【請求項８】
前記ドキュメント処理装置が、
ジョブチケットを受信する受信手段と、前記受信手段でジョブチケットに基づき前記ドキュメントデータの入力を行う入力手段と、前記入力手段で入力したドキュメントデータとジョブチケットとを前記ジョブ処理サーバに送信する送信手段とを有することを特徴とする請求項７に記載のドキュメント管理システム。
【請求項９】
入力されたドキュメントデータを、ドキュメント管理サーバに登録するドキュメント処理装置の制御方法であって、
前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバに登録するために必要な入力項目に関する情報を取得する取得工程と、
前記取得工程で取得した情報に基づき、前記ドキュメントを前記ドキュメント管理サーバに登録する際に必要な入力項目が入力されているか否か判定する判定工程と、
前記判定工程における判定に基づき、前記入力項目が入力されていると判定された場合は前記ドキュメントデータの前記ドキュメント管理サーバへの登録を完了させ、入力されていないと判定された場合は、前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバへ仮登録させるよう制御する制御工程とを有することを特徴とするドキュメント処理装置の制御方法。
【請求項１０】
ドキュメントデータを入力するドキュメント処理装置と前記ドキュメント処理装置が入力したドキュメントデータを登録するドキュメント管理サーバとを有するドキュメント管理システムにおけるデータ処理方法であって、
前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバに登録するために必要な入力項目に関する情報を取得する取得工程と、
前記取得工程で取得した情報に基づき、前記ドキュメントを前記ドキュメント管理サーバに登録する際に必要な入力項目が入力されているか否か判定する判定工程と、
前記判定工程における判定に基づき、前記入力項目が入力されていると判定された場合は前記ドキュメントデータの前記ドキュメント管理サーバへの登録を完了させ、入力されていないと判定された場合は、前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバへ仮登録させるよう制御する制御工程とを有することを特徴とするデータ処理方法。
【請求項１１】
請求項９または１０に記載の各工程を、コンピュータにより実行させるためのコンピュータプログラムであって、コンピュータ可読記憶媒体に格納可能なコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメントデータをドキュメント管理サーバで管理させるための技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、オフィスに溢れる画像や文書などを整理し、データベースとして蓄積し、検索・管理を容易にする文書管理システムと言われるサービスを実現するサーバ・システムが知られている。
【０００３】
これは、例えば、オフィスなどにおいて紙媒体での情報のやり取りが行われている中で、これらの情報は増加する一方であり、いざ必要となる情報を探す場合に多くの紙媒体の中から所望のものを特定する作業は大変煩雑になる、ということが理由の１つである。また、紙媒体では多くのユーザで１つの文書を共有化することが難しい、ということも理由の１つである。
【０００４】
また、近年、紙媒体上の画像をスキャンして読み取ることにより電子化する機能を持つ画像処理装置がネットワーク通信機能を有し、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）などのネットワークに接続可能となっている。これにより、画像処理装置はネットワークを介して文書管理システムに直接、もしくは間接的に文書をスキャンして電子化した画像データを送信することが可能となっている。
【０００５】
そして、スキャンした原稿を、指定されたサーバに登録する技術なども知られている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００６−３２５１４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
文書管理システムでは、文書を電子化したデータ（文書データ）を登録・保管する際に、文書名、コメント、検索・整理するためのインデックス情報などを文書プロパティ情報として文書データと一緒に登録することができる。また、これらの文書プロパティ情報の項目には、文書管理システムを利用するユーザ環境での運用、利用の仕方に応じて、必須入力項目となる項目も含まれる。
【０００７】
一方、画像処理装置は操作性の制約がある。例えば、装置に搭載できる操作パネルはグラフィカル・ユーザ・インタフェース（ＧＵＩ）として利用できる画面のサイズが小さいことが多い。また、例えば、画像処理装置自体にＰＣ用のキーボードのような文字列を簡単に入力可能なインターフェースが必ずしも接続されていないことが多い。このため、ユーザは、文書管理システムへの文書データの登録の際の必須入力項目に対する値の全てを、原稿をスキャンする際に画像処理装置から必ずしも適切に入力することができるとは限らない。
【０００８】
従って、文書管理システムへの文書データ登録のための必須入力項目に対する値が取得できない場合、画像処理装置から文書データを文書管理システムへ送信しても文書管理システム側ではエラーとなり文書登録に失敗してしまう恐れがある。または、不適切な文書データとして登録され、ユーザは、検索等を行おうとしても当該文書データを探し出すことができなくなる恐れがある。
【０００９】
そのため、文書登録を適切に行えなかった場合、ユーザは画像処理装置において、必須入力項目を入力したうえで原稿を再度スキャンして送信する、といった煩雑な作業が必要となってしまう。また、ユーザは、文書登録が適切に行えなかったことに気付かない恐れもある。
【００１０】
本発明は、上述のような問題点に鑑みなされたものであり、ドキュメント管理装置へのドキュメントデータの登録に際し、必要な入力項目が不足した状態となることを防止することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成するために、本発明のドキュメント管理システムは以下の構成を備える。
【００１２】
即ち、ドキュメントデータを入力するドキュメント処理装置と前記ドキュメント処理装置が入力したドキュメントデータを登録するドキュメント管理サーバとを有するドキュメント管理システムであって、前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバに登録するために必要な入力項目に関する情報を取得する取得手段と、前記取得手段で取得した情報に基づき、前記ドキュメントを前記ドキュメント管理サーバに登録する際に必要な入力項目が入力されているか否か判定する判定手段と、前記判定手段による判定に基づき、前記入力項目が入力されていると判定された場合は前記ドキュメントデータの前記ドキュメント管理サーバへの登録を完了させ、入力されていないと判定された場合は、前記ドキュメントデータを前記ドキュメント管理サーバへ仮登録させるよう制御する制御手段とを有する。
【発明の効果】
【００１３】
ドキュメント管理装置へのドキュメントデータの登録に際し、必要な入力項目が不足した状態となることを容易に防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明を実施するための形態の一例について図面を用いて詳細に説明する。ただし、実施形態に記載されている文書管理システム及びその構成要素はあくまで例示であり、本発明の範囲はそれらのみに限定する趣旨のものではない。即ち、本発明は、特に画像処理装置のスキャナ機能によってスキャンして得た文書データの登録に限られた問題ではなく、様々なデータを登録する場合にも適用され、同様の効果を奏する。よって、本実施形態で言うドキュメントデータには、種々の方法で生成された画像データ、テキストデータ、ファイルデータなどの電子化されたデータが含まれる。また、ドキュメントデータの属性等の入力項目もスキャンを指示したユーザが直接入力すべきものに限定されず、他のユーザ（管理者等）が入力すべきものであってもよい。また、その他種々の変形、応用があってもよい。
【００１５】
＜第１の実施形態＞
図１は、本発明の実施形態の一例であるドキュメント管理システムを示す図である。
【００１６】
本システムには、ネットワーク１００を介して接続される画像処理装置１０１と、文書管理サーバ１０２、端末１０３が含まれる。これらの装置が互いに連携してデータ処理を行う。なお、システムに含まれる装置はこれらのみに限るものではなく、他の装置が含まれてもよいし、文書管理サーバ１０２以外の装置が省かれてもよい。
【００１７】
ネットワーク１００は、システム内の各装置間で通信を行うためのものであって、有線または無線のイントラネット、インターネットもしくはその他のネットワークシステムであっても構わない。
【００１８】
画像処理装置１０１は、原稿１０４上の画像を読み取り（スキャンして）電子化して画像データを生成する機能を有する。また、その画像データ、または他の装置から受信したデータを、ネットワーク１００を介して他の装置に送信する機能を有する。
【００１９】
文書管理サーバ（ドキュメント管理サーバ）１０２は、他の装置から受信したデータ（例えば画像処理装置１０１がスキャンしたスキャンイメージ１０５）を文書データとして登録・管理できる他、登録している文書データの検索などの機能を有するサーバである。文書管理サーバ１０２はネットワーク１００を介して端末１０３からのリクエストを受け付けることによって、リクエストに応じた文書データの登録や検索、管理などの処理を実行する。なお、文書管理サーバ１０２に登録されるデータを、文書データと表記するが、これはその形式を限定するものではなく、画像データ、テキストデータ、アプリケーションに依存したファイルデータなど種々の形式のデータも含む。
【００２０】
端末１０３は、汎用的なＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）で実現できる。端末には、例えば、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）、文書データ、画像データなどを扱うことのできるアプリケーションソフトウェア、文書管理サーバ１０２とデータのやり取りを行うためのアプリケーションソフトウェアなどがインストールされる。また、端末１０３は、各種情報を表示するためのディスプレイ、ユーザからの指示を受け付けるためのキーボード、マウスなどの入力装置が含まれる。端末１０３はユーザからの指示を受け付け、ネットワーク１００を介して文書データの登録、検索などの処理を依頼するリクエストを文書管理サーバ１０２へ送信する。
【００２１】
なお、図１に示した画像処理装置１０１、文書管理サーバ１０２、端末１０３はそれぞれ複数存在しても構わない。
【００２２】
図２は、図１に示した画像処理装置１０１の構成例を示すブロック図である。
【００２３】
図２において、コントローラユニット２００は、画像処理装置１０１で扱うデータの処理を行うためのユニットである。コントローラユニット２００には、画像入力デバイスであるスキャナ２２０や画像出力デバイスであるプリンタ２２１が接続されるとともに、操作部２１３が接続される。コントローラユニット２００は、スキャナ２２０で原稿上の画像を読み取って得た画像データをプリンタ２２１により印刷出力するコピー機能を実現するための制御を行う。また、コントローラユニット２００は、ＬＡＮ２１０や公衆回線２１２に接続することによって、ネットワーク１００や公衆網を介した画像データの送受信機能を実現するための制御や、種々の情報の入出力を行うための制御を行う。
【００２４】
ＣＰＵ２０１は、画像処理装置１０１全体の処理の制御を行う。ＣＰＵ２０１には、システムバス２０７を介して、ＲＡＭ２０２およびＲＯＭ２０３、ＨＤＤ２０４が接続される。また、ＣＰＵ２０１には、イメージバス・インターフェース（イメージバスＩ／Ｆ）２０５、操作部インターフェース（操作部Ｉ／Ｆ）２０６が接続される。更に、ＣＰＵ２０１には、これらの他に、ネットワーク・インターフェース（ネットワークＩ／Ｆ）２０９、モデム２１１が接続される。ＣＰＵ２０１は、リード・オンリー・メモリ（ＲＯＭ）２０３に格納されているブートプログラムによりオペレーションシステム（ＯＳ）を起動する。このＯＳ上で、ＣＰＵ２０１は、ハードディスク・ドライブ（ＨＤＤ）２０４に格納されているアプリケーションプログラムを実行し、アプリケーションプログラムによって各種処理を実行する。このとき、ＣＰＵ２０１は作業領域としてランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）２０２を利用する。ＲＡＭ２０２はＣＰＵ２０１の作業領域として使用されるとともに、画像データを一時記憶するための画像メモリ領域としても使用される。ＨＤＤ２０４は、アプリケーションプログラムおよびアプリケーションプログラムが利用する画像データなどを格納する。
【００２５】
イメージバスＩ／Ｆ２０５は、システムバス２０７と画像バス２０８とを接続し、データ形式を変換するためのバスブリッジである。
【００２６】
操作部Ｉ／Ｆ２０６は、タッチパネルを有する操作部２１３とのインターフェースである。ＣＰＵ２０１は、操作部２１３に表示すべき画像の画像データを操作部２１３に対して操作部Ｉ／Ｆ２０６を介して出力する。また、操作部２１３は、ユーザにより入力された情報を操作部Ｉ／Ｆ２０６を介してＣＰＵ２０１へ送出する。
【００２７】
システムバス２０７は、各エレメントを接続するための伝送バス（アドレスバス、データバス、入出力バス、および制御バス）である。
【００２８】
画像バス２０８は、画像データを高速で転送するためのバスであって、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４などによって構成される。
【００２９】
画像バス２０８にはラスタ・イメージ・プロセッサ（ＲＩＰ）２１４、スキャナ画像処理部２１６、プリンタ画像処理部２１７、画像回転部２１８、および画像圧縮部２１９が接続される。また、画像バス２０８にはデバイス・インターフェース（デバイスＩ／Ｆ）２１５も接続され、その結果、画像バス２０８はスキャナ２２０やプリンタ２２１との接続インターフェースにもなる。
【００３０】
ネットワークＩ／Ｆ２０９はＬＡＮ２１０（ネットワーク１００）に接続され、ＬＡＮ２１０を介してＬＡＮ２１０に接続された各装置との間で情報の送受信を行う。
【００３１】
モデム２１１は公衆回線２１２（ＰＳＴＮ）に接続され、公衆回線２１２を介して情報の送受信を行う。
【００３２】
ＲＩＰ２１４は、受信したＰＤＬコードをビットマップ・イメージに展開するプロセッサである。
【００３３】
デバイスＩ／Ｆ２１５は、スキャナ２２０およびプリンタ２２１との接続インターフェースであって、画像データの同期系／非同期系の変換処理を行う。
【００３４】
スキャナ画像処理部２１６は、スキャナ２２０からの入力画像データに対し、補正、加工、編集を行う。更に、スキャナ画像処理部２１６は、操作部２１３より入力される指示に従い、補正、加工、編集した結果の画像データをプリンタ画像処理部２１７、画像回転部２１８、画像圧縮部２１９、ＨＤＤ２０４などへ出力する。
【００３５】
プリンタ画像処理部２１７は、プリンタ２２１へ出力するためのプリント出力画像データに対してプリンタ２２１の特性に応じた補正、解像度変換などの処理を行う。更に、プリンタ画像処理部２１７は、操作部２１３より入力される指示に従い、補正、解像度変換などの処理結果の画像データをプリンタ２２１へ出力する。
【００３６】
画像回転部２１８は、入力された画像データの回転処理を行う。
【００３７】
画像圧縮部２１９は、多値画像データをＪＰＥＧデータに、２値画像データをＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨなどのデータに圧縮処理し、また逆に圧縮処理されたデータの伸張処理などを行う。
【００３８】
スキャナ２２０は、操作部２１３より入力されるスキャン指示により、原稿画像をＣＣＤリニアイメージセンサ等により光電的に読み取って（スキャンして）デジタル画像データに変換し、スキャナ画像処理部２１６へ出力する。
【００３９】
プリンタ２２１は、複数種類の記録紙カセットを有し、操作部２１３より入力されるプリント指示、あるいは外部からの画像データの受信によりプリンタ画像処理部２１７から出力される画像データを記録紙上に可視像として印刷出力する。
【００４０】
図３は、図２に示した操作部２１３の構成例を示す図である。
【００４１】
ＬＣＤ表示部３００は、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られた構造となっており、画像処理装置１０１の操作画面を表示する。また、ＬＣＤ表示部３００は操作画面に表示されたキーが押下されると、その位置情報をコントローラユニット２００のＣＰＵ２０１に通知する。ＣＰＵ２０１は、押されたキーに従った処理を実行させたり、画面を遷移させたりする。スタートキー３０１は、その押下により種々の処理の開始を行わせるもので、ユーザにより押下されるとＣＰＵ２０１にその旨を通知する。スタートキー３０１からの通知を受け付けたＣＰＵ２０１はスキャナ２２０に原稿画像の読み取り動作を開始させたり、送信や印刷を実行したりする。スタートキー３０１の中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤ３０２が設けられている。ＣＰＵ２０１からの指示によりスタートキー３０１は２色ＬＥＤ３０２の発光色を制御し、その色によってスタートキー３０１が押下可能か否かをユーザに示す。ストップキー３０３は、動作中の処理を中止するためのもので、ユーザにより押下されるとＣＰＵ２０１に押下されたという情報を通知する。ストップキー３０３からの通知を受け付けたＣＰＵ２０１は稼動中の処理および動作を停止させる。ＩＤキー３０４は、画像処理装置１０１を操作するユーザを特定するためのＩＤを入力させるためのもので、ユーザにより押下されるとＣＰＵ２０１に押下されたという情報を通知する。ＩＤキー３０４からの通知を受け付けたＣＰＵ２０１は、ユーザＩＤを入力させるための画面をＬＣＤ表示部３００に表示する。ユーザはこれに続き、テンキー等を用いてユーザＩＤを入力する。ユーザＩＤと対応付けて当該ユーザのメールアドレスをＲＡＭ２０２やＨＤＤ２０４に保存しておき、電子メールにより各種通知に用いることも可能である。リセットキー３０５は、ユーザが入力した情報を初期状態に戻すためのもので、ユーザにより押下されるとＣＰＵ２０１に押下されたという情報を通知する。リセットキー３０５からの通知を受け付けたＣＰＵ２０１は、ＬＣＤ表示部３００に表示している設定を初期化する。
【００４２】
図４は、操作部２１３のＬＣＤ表示部３００に表示される操作画面の一例を示す図である。
【００４３】
操作画面の上部には、各種の機能を選択するためのタッチキーである、コピータブ４０１、送信タブ４０２、ボックスタブ４０３、右方向タブ４０４が表示される。
【００４４】
図４は、コピータブ４０１のタッチキーが押下されたときのコピー機能の初期画面を表示している。コピー機能に関する表示は領域４００で行われ、「コピーできます」は、コピー機能における現在のステータスであるコピー指示を待機する表示である。このステータスは画像処理装置１０１の状態に応じて変化する。ステータスが表示されている領域の下の領域には、現在設定されている倍率（１００％）、使用する給紙カセット（自動用紙）、コピー部数（１）を表示している。また、ユーザの指示によりコピー機能の動作モードを設定するためのタッチキーとして、「等倍」、「倍率」、「用紙選択」が表示される。同様に、コピー機能の動作モード設定用のタッチキーとして「ソータ」、「両面」、「割り込み」、「文字」、「濃度調整要としての薄くするに対応する左矢印キー」、「濃くするに対応する右矢印キー」、「濃度を自動調整する自動キー」も表示される。初期画面に表示しきれない動作モードの指定画面は、応用モードキーを押下することによって、他の設定を指示するための画面が階層的に領域４００内に表示されるようになっている。
【００４５】
送信タブ４０２が押下されると、送信タブ４０２の色が変わり、領域４００は送信機能のための操作を受け付けるための操作画面に切り替わる。送信機能では、スキャナ２２０で原稿上の画像を読み取って得た画像データ、またはＨＤＤ２０４に格納されている画像データをＬＡＮ２１０上の装置にＥ−Ｍａｉｌ、ＦＴＰなどにより送信することが可能である。また、公衆回線２１２を使用してファクシミリ送信することも可能である。送信機能では、画像データの送信宛先の指定や、送信原稿のスキャナ２２０による読取設定、送信対象の画像データのＨＤＤ２０４からの選択操作などが可能である。
【００４６】
ボックスタブ４０３が押下されると、ボックスタブ４０３の色が変わり、領域４００はボックス機能のための操作を受け付けるための操作画面に切り替わる。ボックス機能では、スキャナ２２０によって原稿上の画像を読み取って得た画像データをＨＤＤ２０４に格納したり、ＨＤＤ２０４に格納されている画像データを選択して出力したりすることができる。出力の方法としては、プリンタ２２１による印刷、送信機能による送信などがある。なお、ボックスはＨＤＤ２０４を複数の領域に分割することによって複数のユーザが区別して使用可能である。
【００４７】
また、３つ以上の機能がコントローラユニット２００に搭載されている場合、タブ４０１〜４０３に加え、矢印キー４０４が表示される。矢印キー４０４が押下されると、別の機能のための画面が表示されるようになっている。
【００４８】
図５は、図４の操作画面で矢印キー４０４が押下された場合に表示される操作画面の一例を示す図である。
【００４９】
図５は、ユーザが定義したワークフローに従って画像処理装置１０１を動作させるためのワークフロー機能のための操作画面の一例である。ワークフロー機能では、画像データの入力、入力画像の処理１、処理２、・・・といったように、画像処理装置１０１が有する種々の機能を任意に組み合わせたワークフローを作成し、ＨＤＤ２０４に登録しておき、それを読み出して利用することができる。
【００５０】
図５において、領域４００上には「Ｆｌｏｗ  Ａ」と「Ｆｌｏｗ  Ｂ」という２つのワークフローが登録されている状態を示している。「Ｆｌｏｗ  Ａ」５０１が選択された後、スタートキー３０１が押下されると「Ｆｌｏｗ  Ａ」として定義したワークフローが実行される。「Ｆｌｏｗ  Ｂ」５０２が選択された後、スタートキー３０１が押下されると「Ｆｌｏｗ  Ｂ」として定義したワークフローが実行される。ここでは、５０３に示すように（５０３はワークフローの内容を模式的に示したもので、ワークフロー機能の初期画面では表示されない）、「Ｆｌｏｗ  Ａ」は「スキャン」、「ボックス」「送信」の順で処理を実行するように定義されている。更に、「スキャン」実行時の読取設定は、カラー読取、読取解像度３００×３００ｄｐｉで実行されるように設定されている。また、「ボックス」実行時には、保管先はボックス番号０１のボックスに保管されるように設定されている。そして、「送信」実行時には、送信プロトコルとしてＳＭＢが選択され、ＳＭＢ送信先のＰＣのフォルダＡに送信するように設定されている。このようにワークフローを定義し登録しておくことにより任意の処理をワンタッチで実行させることができるものである。また、このワークフローは、操作部２１３からの操作で作成して登録することもできるし、端末１０３等で作成し、それを受信して登録することもできるものとする。また、ワークフローを、ＨＤＤ２０４に登録しておくものに代えて、ネットワーク１００上の端末１０３等の装置に登録しておき、それを操作部２１３からの操作で取得して利用するようにしてもよい。
【００５１】
図６は、図１に示した端末１０３および文書管理サーバ１０２の構成例を示すブロック図である。
【００５２】
同図において、ＣＰＵ６０１は、端末１０３および文書管理システム１０２の演算・制御を司る中央演算装置である。
【００５３】
ＲＡＭ６０２は、ランダム・アクセス・メモリであり、ＣＰＵ６０１の主メモリとして実行プログラムの実行エリアならびにデータエリアとして機能する。
【００５４】
ＲＯＭ６０３は、リード・オンリー・メモリであり、ＣＰＵ６０１の動作処理手順を記憶している。ＲＯＭ６０３には端末１０３および文書管理サーバ１０２の制御を行うシステムプログラムを記録したプログラムＲＯＭと、システムを起動するために必要な情報等が記録されているデータＲＯＭがある。なお、ＣＰＵ６０１が制御するプログラムの格納先としてＲＯＭ６０３以外に後述のＨＤＤ６０９を使用する場合もある。
【００５５】
ネットワークＩ／Ｆ６０４は、ネットワークを介して機器間でデータ転送を行うための制御や接続状況の診断を行う。
【００５６】
ＶＲＡＭ（ビデオＲＡＭ）６０５は、端末１０３および文書管理サーバ１０２の稼動状態を示す後述のＣＲＴ６０６の画面に表示させるための画像を展開し、その表示の制御を行う。
【００５７】
ＣＲＴ６０６は、各種情報の表示を行う表示装置である。表示装置は、ＣＲＴに限らず、液晶表示装置など他の表示形式のものでも構わない。
【００５８】
ＫＢＣ６０７はＫＢ６０８からの入力信号を制御するためのコントローラである。
【００５９】
ＫＢ（キーボード）６０８はユーザが行う操作を受け付けるための入力装置である。なお、入力装置としてマウス等のポインティングデバイスを更に用いるようにしてもよい。
【００６０】
ＨＤＤ６０９はハードディスク・ドライブであり、アプリケーションプログラムや各種データ保存用に用いられる。本実施形態におけるアプリケーションプログラムとは、本実施形態における各種処理を実行するソフトウェアプログラム等である。
【００６１】
ＦＤＤ（フロッピー（登録商標）ディスク・ドライブ）６１０は、着脱可能なＦＤ（フロッピー（登録商標）ディスク）６１１にデータを書き込んだり、ＦＤ６１１からデータを読み出したりする。ＦＤＤ６１０はアプリケーションプログラムの媒体からの読み出し等に用いられる。なお、ＦＤ６１１に代えて、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、外付けＨＤ等の他のリムーバブルメモリを用いてもよい。
【００６２】
ＨＤＤ６０９に格納するアプリケーションプログラムやデータをＦＤ６１１に格納して使用することも可能である。
【００６３】
伝送バス６００は上述した各ユニット間を接続するための伝送バス（アドレスバス、データバス、入出力バス、および制御バス）である。
【００６４】
図７は、後述する本実施形態の処理を、画像処理装置１０１内で実現するための処理群を説明するための図である。図７における処理群は画像処理装置１０１で処理されるプログラムであって、画像処理装置１０１のＨＤＤ２０４、もしくはＲＯＭ２０３に格納される。なお、これらのプログラムはＲＡＭ２０２上にロードされ、ＣＰＵ２０１において実行される。なお、これらの処理群は個別のプログラム群としても実施可能であるし、１つのプログラムとして実施することも可能である。また、ワークフロー管理データベースは画像処理装置１０１のＨＤＤ２０４に構築される。
【００６５】
原稿読み取り処理７００は、スキャナ２２０によって原稿上の画像を読み取って該画像を表す画像データを生成する処理を行う。スキャナ２２０が読み取り可能な原稿としては、紙媒体（シート状のもの、本状のものなど）、紙に類似した媒体などが含まれる。原稿はスキャナ２２０の原稿台にユーザによって置かれたものを読み取らせることができる。また、シート状の原稿は、自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）に１枚または複数枚セットし、ＡＤＦによって１枚ずつスキャナ２２０の読取位置に搬送させて読み取らせることも可能である。
【００６６】
文書編集処理７０１は、原稿読み取り処理７００によって取得した画像データを編集して、ページ削除や他の画像データとの結合を行う。また、文書編集処理７０１は伝送バス２０７を介してＨＤＤ２０４に設けられたボックスに画像データを保管させる。
【００６７】
印刷処理７０２は、原稿読み取り処理７００によって取得した画像データや文書編集処理７０１によって編集した画像データ、外部から受信したデータをプリンタ２２１によって記録紙上に可視画像として印刷させる。
【００６８】
ＦＡＸ／メール送信処理７０３は、伝送バス２０７を介してネットワークＩ／Ｆ２０９もしくはモデム２１１に指示し、原稿読み取り処理７００によって取得した画像データや、文書編集処理７０１によって編集した画像データを指定された送信先に送信する。ＦＡＸ／メール送信部７０３における送信先への通信方法としては、Ｇ３ファックス通信（ＩＴＵ−ＴシリーズＴ．３０勧告）やＳＭＴＰなどの通信プロトコルにしたがった電子メールなどである。
【００６９】
ワークフロー管理処理７０４は、ワークフローに含まれる各処理の実行順とそれぞれの処理の内容を予め設定したものを登録・管理する。ワークフロー管理処理７０４は、操作部Ｉ／Ｆ２０６から伝送バスを介して、操作部２１３においてユーザから入力されたワークフローを受け取る。ワークフロー管理部７０４は伝送バス２０７を介してＨＤＤ２０４に指示し、受け取ったワークフローをＨＤＤ２０４のワークフロー管理データベース７０５の領域に保管させる。ここで、保管するワークフローは操作部２１３からユーザによって設定されるものだけでなく、ＬＡＮ２１０などのネットワークからネットワークＩ／Ｆ２０９を介して受信したものでも構わない。
【００７０】
ワークフロー管理データベース（ワークフロー管理ＤＢ）７０５は、ワークフロー管理処理７０４からの指示によりワークフローを保管する。また、ワークフロー管理ＤＢは、ワークフロー実行処理７０６の指示により、保管されているワークフローをワークフロー実行処理７０６へ伝送バスを介して渡すことも可能である。
【００７１】
ワークフロー実行処理７０６は、伝送バスを介してワークフロー管理ＤＢ７０５に指示し、伝送バスを介してワークフロー管理ＤＢ７０５に保管されているワークフローを転送させる。その後、ワークフロー実行処理７０６が転送されてきたワークフローを解析して、ワークフローの設定内容に従い、各処理を順に実行する。
【００７２】
文書管理システム用パラメータ確認処理７０７は、ワークフロー実行処理７０６が「文書管理サーバ１０２への文書データ登録（送信）」を含むワークフローを実行する場合に起動する処理である。文書管理システム用パラメータ確認処理７０７は、ワークフローの設定内容に文書管理サーバ１０２への文書データ登録に際して必要な必須入力項目が設定されているか否かを確認する。必須入力項目は、画像処理装置１０１が文書管理サーバ１０２から取得するようにしてもよいし、画像処理装置１０１に予め登録しておいてもよい。
【００７３】
文書管理システム用パラメータ補完処理７０８は、ワークフロー実行処理７０６が「文書管理サーバ１０２への文書データ登録（送信）」を含むワークフローを実行する場合に起動する処理である。文書管理システム用パラメータ補完処理７０８は、ワークフローの設定内容には含まれていない必須入力項目（未設定必須項目）に対する値を補完して、実行中のワークフローの該当する処理の設定に追記する。
【００７４】
文書管理システム用パラメータ補完処理７０８が未設定必須項目に対する値を補完する場合、操作部Ｉ／Ｆ２０６に指示し操作部２１３に図８のようなＧＵＩを表示する。この場合、ワークフロー実行時に、図８のＧＵＩによってユーザに未設定必須項目を通知し、未設定必須項目に対する値を入力させる。ワークフローを実行させると文書管理システム用パラメータ確認処理７０７によって必須入力項目が確認され、不足している場合に、図８に示すように、領域４００に入力項目として「文書名」、「コメント」、「種別」、「契約日」が表示されている状態である。図８は、「文書名」に対しては「ＸＹＺ契約書」という値が既に入力されている状態である。「種別」に対しては「契約書」、「契約日」に対しては「２００８／０１／０６」が既に入力されている状態である。一方、「コメント」に対しては未入力の状態である。ユーザは、操作部２１３からの操作により、各未設定必須項目に対する値を入力することができる。値が入力された後、ユーザによってＯＫボタン８００を押下されると、操作部２１３は操作部Ｉ／Ｆ２０６、伝送バス２０７を介して、文書管理システム用パラメータ補完処理７０８にユーザが入力した各未設定必須項目に対する値を転送する。ユーザが入力した各未設定必須項目に対する値を受け取った文書管理システム用パラメータ補完処理７０８は、未設定必須項目に対する値を実行中のワークフローの該当するワークアイテムの処理設定に追記する。また、ユーザによってキャンセルボタン８０１を押下されると、操作部２１３は操作部Ｉ／Ｆ２０６、伝送バス２０７を介して、文書管理システム用パラメータ補完部７０８にキャンセルされた旨を通知する。キャンセル通知を受け取った文書管理システム用パラメータ補完処理７０８は、処理を終了する。なお、本実施形態では、未設定項目があっても画像データの文書管理サーバ１０２への送信は可能なものとする。
【００７５】
また、領域４００に表示されている「文書名」、「コメント」、「種別」、「契約日」といった項目はあくまで一例であって、文書管理サーバ１０２の仕様、登録する文書の種別等によって他の項目が存在する、項目名が異なる、こともあることは言うまでもない。また、これらの入力項目は、文書管理サーバ１０２でインデックス情報として検索や分類の際に利用可能である。
【００７６】
更に、文書管理システム用パラメータ補完処理７０８は、未設定必須項目に対する値を自動的に補完させてもよい。即ち、図８のようなユーザ・インターフェースを表示させずに、もしくは表示させたにも関わらずユーザが前記未設定必須項目に対する値を入力しなかった／キャンセルしてしまった場合に、自動的に補完してもよい。この場合、文書管理システム用パラメータ補完処理７０８は予め決められたルールに従って未設定必須項目に対する値を自動的に補完させる。例えば、図８中の「文書名」のような文字列データであれば、実行したワークフロー名、ワークフローを実行したユーザ名、実行日時、もしくはデフォルト値として設定された文字列や、それらの組み合わせなどを値として補完してもよい。また、スキャンした文書データに含まれる文字列等を文字認識して取得して、それによって補完するようにしてもよい。また、「契約日」といった日時データであれば、ワークフローの実行日時や、予め設定された日時などを値として補完してもよい。このような自動的な補完を行うか否かは、予めＲＡＭ２０３に設定しておくものとする。
【００７７】
文書管理システム登録処理７０９は、ワークフロー実行処理７０６が「文書管理サーバ１０２への文書データ登録（送信）」を含むワークフローを実行する場合に起動する処理である。文書管理システム登録処理７０９は、実行中のワークフローの設定内容および文書管理システム用パラメータ補完処理７０８においてワークフローに追加された値を参照し、画像データを文書管理サーバ１０２へ文書データとして送信する。このとき、文書管理システム用パラメータ確認処理７０７の処理結果を参照し、ワークフローの設定内容に未設定必須項目が存在した場合、送信した文書データに対してチェックアウト状態での登録を文書管理サーバ１０２へ指示する。また、ワークフローの設定内容に未設定必須項目が存在しない場合、文書管理システム登録処理７０９は、送信した文書データに対してチェックイン状態での登録を文書管理サーバ１０２へ指示する。ここで、チェックアウトとは、文書管理サーバ１０２のＨＤＤ６０９に蓄積された文書データに対してロックをかけて登録を指示したユーザがチェックインするまで、他のユーザが編集できない状態にすることである。即ち、文書管理サーバ１０２での正式な登録が完了しておらず、仮登録の状態である。このチェックアウト状態である場合に、ユーザは端末１０３などを利用して当該文書データに対して不足している入力項目の補完を行う。また、チェックインとは、チェックアウトされている文書データのデータ自体およびプロパティ、バージョン情報をコミットして、他のユーザにも参照・編集可能な状態にすることである。即ち、文書管理サーバ１０２での正式な登録が完了した状態である。
【００７８】
図９は、画像処理装置１０１において、指定されたワークフローに従ってスキャナ２２０によって原稿上の画像を読み取って得た画像データを文書管理サーバ１０２に文書データとして登録する際の処理の流れを示すフローチャートである。このフローチャートは、ＲＯＭ２０３、ＨＤＤ２０４に格納されたプログラムを、ＲＡＭ２０２に展開してＣＰＵ２０１が実行することにより制御される処理の流れである。ここでは、スキャンを実行して、画像データを取得する例について説明するが、画像データはボックスなどに格納されているものを取得しても構わない。
【００７９】
ステップＳ９００において、操作部２１３における図５のような操作画面においてユーザが任意のワークフローに対応するボタンを押下することによって、ワークフロー実行処理７０６はユーザが指定したワークフローの設定内容を解析する。
【００８０】
ステップＳ９０１において、ワークフロー実行処理７０６は、ステップＳ９００における解析の結果、得られたスキャン設定で原稿上の画像をスキャナ２２０に読み取らせる（スキャンを実行させる）。
【００８１】
ステップＳ９０２において、ワークフロー実行処理７０６は、文書管理システム用パラメータ確認処理７０７を起動し、処理を実行させる。文書管理システム用パラメータ確認処理７０７は、文書管理サーバ１０２への文書データの登録に際して必要な必須入力項目の問い合わせを行う。この必須入力項目は、文書管理サーバ１０２に登録する文書データ全てに共通のもの、特定のフォルダへの登録に固有のもの、ワークフローによって特定されるもの、スキャンされる文書の内容によって特定されるものなど種々がある。また、予め画像処理装置１０１のＲＡＭ２０２やＨＤＤ２０４に必須入力項目が記憶されている場合、文書管理サーバ１０２への問い合わせに代えて、ＲＡＭ２０２またはＨＤＤ２０４内を参照する。
【００８２】
ステップＳ９０３において、文書管理システム用パラメータ確認処理７０７は、問い合わせ結果と、ワークフローの設定内容に含まれていた入力項目、更に操作部２１３で入力された項目とを比較する。この比較に基づき、文書管理サーバ１０２への文書データ登録に際して必要な必須入力項目が設定されているか否かを判断する。
【００８３】
ステップＳ９０４において、ワークフロー実行処理７０６は、文書管理システム用パラメータ補完処理７０８を起動し、処理を実行させる。文書管理システム用パラメータ補完処理７０８は、ワークフローの設定内容における未設定必須項目に対する値を、自動的に補完するよう設定されていれば補完して、実行中のワークフローの該当するワークアイテムの処理設定に追記する。自動的に補完するよう設定されていなければ、ユーザに補完を促すため、図８の表示を行い、補完されたら追記して、あるいは補完されなかったらそのままとする。次に、ワークフロー実行処理７０６は、文書管理システム登録処理７０９を起動し、処理を実行させる。文書管理システム登録処理７０９は、ワークフローに予め設定されていた設定内容および文書管理システム用パラメータ補完処理７０８においてワークフローに追加された値とともにＳ９０１で得た画像データを文書管理サーバ１０２へ文書データとして送信する。文書管理サーバ１０２は受信した画像データを、同時に受信したパラメータとともに文書データとして登録するが、パラメータが不足していた場合には、不完全な状態であることを識別可能に登録（仮登録）する。
【００８４】
図１０は、図９のステップＳ９００における処理の詳細を示すフローチャートである。
【００８５】
ステップＳ１０００において、ワークフロー実行処理７０６は、ユーザにより操作部２１３を介して指定されたワークフローをワークフロー管理ＤＢ７０５から取得する。
【００８６】
ステップＳ１００１において、ワークフロー実行処理７０６はステップＳ１０００において取得したワークフローを参照し、スキャナ２２０に対して指示を行うためのスキャン設定情報を取得する。ここで、スキャン設定情報とは、読み取りモード（カラー／モノクロ）、階調ビット数、読み取り濃度、読み取り解像度、読み取り後の画像データのファイルフォーマット等といった情報を含む。
【００８７】
ステップＳ１００２において、ワークフロー実行処理７０６はステップＳ１０００において取得したワークフローの内容を参照し、画像データを文書データとして送信する文書管理サーバ１０２の情報である文書管理システム情報を取得する。ここで、文書管理システム情報とは、文書管理サーバ１０２へアクセスするために必要となる、当該文書管理サーバ１０２のＵＲＬやＩＰアドレスなどのアドレス情報を含む。
【００８８】
ステップＳ１００３において、ワークフロー実行処理７０６はＳ１０００において取得したワークフローの内容を参照し、文書管理サーバ１０２へ文書データを正式に登録するために必要なパラメータ値である文書管理システム送信パラメータ情報を取得する。ここで、文書管理システム送信パラメータ情報とは、文書データ登録時の文書名、文書管理サーバ１０２上での正式な登録のために必要となる検索のためのインデックス値、その他文書データに関連付けられるプロパティ値などの必須入力項目を含む。
【００８９】
図１１は、図９のステップＳ９０１における処理の詳細を示すフローチャートである。
【００９０】
ステップＳ１１００において、ワークフロー実行処理７０６は伝送バス２０７、イメージバスＩ／Ｆ２０５、画像バス２０８、デバイスＩ／Ｆ２１５を介してスキャナ２２０に指示し、スキャナ状態を取得する。ここで、スキャナ状態とは、スキャナの機能や現在のステータスを含む。例えば、機能として、スキャナ２２０に自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）が搭載されている場合には、その情報、そしてＡＤＦがある場合、両面読取の可否などを含む。その他の機能として、カラー読み取り可能か否か（読み取りモード）、読み取り可能な原稿サイズ、解像度、指定可能な濃度の範囲、出力可能な階調情報、生成可能なファイルフォーマットなどを含む。また、ステータスとしては現在使用可能か否か等の情報を含む。
【００９１】
ステップＳ１１０１において、ワークフロー実行処理７０６はステップＳ１００１で取得したスキャン設定情報に従って、読み取りモード、階調ビット数、読み取り濃度、解像度をスキャナ２２０に指示する。指示を受け取ったスキャナ２２０は指定された設定に従って原稿のスキャンを実行する。
【００９２】
ステップＳ１１０２において、ワークフロー実行処理７０６はステップＳ１１０１において原稿上の画像を読み取って得た画像データを、ステップＳ１００１で取得したスキャン設定情報に含まれるファイルフォーマットに変換する。変換後、ワークフロー実行処理７０６は変換によって得た画像ファイルをＨＤＤ２０４に一時的に格納する。
【００９３】
図１２は、図９のステップＳ９０２における処理の詳細を示すフローチャートである。
【００９４】
ステップＳ１２００において、ワークフロー実行処理７０６は、文書管理システム用パラメータ確認部７０７を起動する。文書管理システム用パラメータ確認処理７０７は、ステップＳ１００２で取得した文書管理システム情報に含まれる文書管理サーバ１０２を特定するためのアドレス情報を参照する。次に、文書管理システム用パラメータ確認処理７０７は、取得したアドレス情報に従って文書管理サーバ１０２に対して文書データ登録に際して必要な必須入力項目を問い合わせる。
【００９５】
ステップＳ１２０１において、文書管理システム用パラメータ確認処理７０７は、ステップＳ１２００で送信した問い合わせに対する応答をネットワークＩ／Ｆ２０９、伝送バス２０７を介して受信する。次に、文書管理システム用パラメータ確認処理７０７は受信応答に含まれる文書データ登録に際して必要な必須入力項目情報をＨＤＤ２０４もしくはＲＡＭ６０２に一時的に格納する。
【００９６】
図１３は、図９のステップＳ９０３における処理の詳細を示すフローチャートである。
【００９７】
ステップＳ１３００において、文書管理システム用パラメータ確認処理７０７はステップＳ１００３で取得した文書管理システム送信パラメータ情報と、ステップＳ１２０１で取得した文書データ登録に際して必要な必須入力項目情報を比較する。この比較の結果、文書管理システム送信パラメータ情報に含まれていない必須入力項目情報を未設定必須入力項目情報として対象となる画像データまたはワークフローと対応付けてＨＤＤ２０４もしくはＲＡＭ６０２に一時的に格納する。
【００９８】
図１４は、図９のステップＳ９０４における処理の詳細を示すフローチャートである。
【００９９】
ステップＳ１４００において、ワークフロー実行処理７０６はステップＳ１３００で取得した未設定必須入力項目情報の有無を確認する。未設定必須入力項目がない場合、ワークフローの設定内容は文書管理サーバ１０２への文書データ登録に際して必要な必須入力項目情報を全て含むと判断し、ステップＳ１４０１へ進む。未設定必須入力項目がある場合、ワークフローの設定内容は文書管理サーバ１０２への文書データ登録に際して必要な必須入力項目情報が不足していると判断し、ステップＳ１４０３へ進む。
【０１００】
ステップＳ１４０１において、ワークフロー実行処理７０６は文書管理システム登録処理７０９を起動する。文書管理システム登録処理７０９は、実行中のワークフローの設定内容に従い、ステップＳ１００２で取得した文書管理システム情報に基づき文書管理サーバ１０２へ文書データ（Ｓ９０１で得た画像データ）を送信する。このとき、文書管理サーバ１０２のアドレス情報に関しては、ステップＳ１００２で取得した文書管理システム情報を参照する。そして、取得した文書管理システム送信パラメータ値を使用して、画像データを文書データとして送信する。
【０１０１】
ステップＳ１４０２において、文書管理システム登録処理７０９は、伝送バス２０７、ネットワークＩ／Ｆ２０９を介して文書管理サーバ１０２に対して、送信した文書データのチェックイン要求を送信する。
【０１０２】
ステップＳ１４０３において、ワークフロー実行処理７０６は文書管理システム用パラメータ補完処理７０８を起動する。文書管理システム用パラメータ補完処理７０８は、ステップＳ１３００で取得した未設定必須入力項目情報を参照し、未設定必須入力項目に対して値を補完し、実行中のワークフローの該当するワークアイテムの処理設定に追記する。文書管理システム用パラメータ補完部７０８は未設定必須入力項目に対して値を補完する際に、図７および図８に示したように、ＧＵＩを表示してもよいし、自動的に値を補完しても構わない。例えば、「文書名」が未設定必須入力項目であった場合、登録時の日時、ワークフローのＩＤ、スキャンなどのジョブの受付番号などから自動的にファイル名を生成して付与しても構わない。なお、ファイル名とは、文書管理サーバ１０２が文書データを保存する際、当該文書データを識別するために用いるもので、ディレクトリ形式で保存する際に用いる接頭語とファイル種別を表す拡張子とで構成される。なお、ここでの未設定必須入力項目の補完はスキップしても構わない。ただし、文書管理サーバ１０２によっては必須入力項目が不足していた場合、登録を受け付けない場合もあるので、このような場合は、補完が必須となる。従って、補完できていなかった場合にはダミーデータを使って補完するか、文書管理サーバ１０２への送信を禁止してここで処理を中断する。これは文書管理サーバ１０２の仕様や設定に応じて適宜選択するようにすればよい。
【０１０３】
ステップＳ１４０４において、ワークフロー実行処理７０６は文書管理システム登録処理７０９を起動する。文書管理システム登録処理７０９は、ステップＳ１００２で取得した文書管理システム情報で特定される文書管理サーバ１０２へ文書データを送信する。このとき、文書管理サーバ１０２のアドレス情報に関しては、ステップＳ１００２で取得した文書管理システム情報を参照する。また、取得した文書管理システム送信パラメータ値等に関しては、実行中のワークフローの設定内容とステップＳ１４０３においてワークアイテムの処理設定に追加された未設定必須入力項目に対する値（補完値）に従う。また、送信する文書データに関してはステップＳ１１０２で取得した画像データを文書データとして送信する。このとき、文書管理システム登録処理７０９は、伝送バス２０７、ネットワークＩ／Ｆ２０９を介して文書管理サーバ１０２に対して文書データ、送信パラメータなどを送信する。
【０１０４】
ステップＳ１４０５において、文書管理システム登録処理７０９は、伝送バス２０７、ネットワークＩ／Ｆ２０９を介して文書管理サーバ１０２に対して、送信した文書データのチェックアウト要求を送信する。このとき、文書管理システム登録処理７０９は文書管理サーバ１０２に対して、次回チェックイン時を初期バージョン（バージョン番号１）とするためにバージョン番号を０と指定するようチェックアウト要求を送信しても構わない。このようにバージョン番号を０としておけば、端末１０３等で空欄またはダミーデータが入った未設定入力項目を補完した場合、バージョン番号１として正式な登録とすることができる。これは、文書管理サーバ１０２側の仕様や設定に応じて適宜選択する。
【０１０５】
また、このとき、文書データを登録したユーザ（ワークフローを起動したユーザ）が特定できる場合がある。例えば、当該処理に際し、画像処理装置１０１においてユーザ認証を行っている場合や、ワークフローの設定内容の中にユーザ情報が含まれている場合などが該当する。このような場合、チェックアウト状態となった文書データは、当該ユーザのみが編集を許可される。したがって、文書データは文書管理サーバ１０２へ送信し、格納させるが、必須入力項目不足の状態であるため、他のユーザに参照させない、あるいは他のユーザに編集させない、といった状況を作り出すことができる。なお、文書管理サーバ１０２は、当該ユーザが端末１０３等によりアクセス（ログイン）してきた際、チェックアウト状態の文書データがあることを示すメッセージを通知し、未設定入力項目の補完を行うよう促すようにしてもよい。
【０１０６】
更に、文書管理システム登録処理７０９は、ワークフローの設定内容の中にユーザ情報が含まれており、ユーザ情報に対応するメールアドレス等の宛先を特定できる場合がある。このような場合、チェックアウトされた文書データを特定する情報（ＵＲＬ、フォルダパスなど）、チェックアウト状態であることを含むメールをネットワークＩ／Ｆ２０９を介して送信しても構わない。これにより、ユーザは端末１０３等を用いて不足項目を補完し、チェックイン状態に変更することができる。
【０１０７】
以上、説明したように本実施形態によれば、ドキュメントの登録に必要な入力項目が入力されているか否か判定し、その判定結果に基づき、入力されている場合と入力されていない場合とで文書管理サーバへの登録方法を異ならせるよう制御する。即ち、入力済みの場合、正式な登録として登録を完了する一方、入力済みでなくとも仮登録として登録する。従って、ワークフローなどの処理設定に文書管理サーバ１０２が必要とする必須入力項目に対する値が含まれない場合でも、文書管理サーバ１０２への送信を実行することができる。これによって、文書管理サーバ１０２が必要とする必須入力項目に対する値が含まれない場合の画像処理装置１０１上でのスキャンの再実行、入力パラメータの入力し直しなどのユーザにとって手間のかかる作業負荷を軽減することができる。
【０１０８】
また、以上の実施形態では、文書管理サーバ１０２へ送信するデータを、スキャナ２２０で原稿を読み取って得た画像データとしたが、これに限ることなく、ＨＤＤ２０４に保存しておいたデータや、外部から受信したデータを転送するなど他のデータでも構わない。
【０１０９】
また、図７に示した処理群の全てを画像処理装置１０１で実行しなくとも同様の効果を得ることも可能である。即ち、画像処理装置１０１における未設定必須入力項目のチェックを行わずに文書管理サーバ１０２への送信を行い、これを受信した文書管理サーバ１０２側で文書管理システム用パラメータ確認処理７０７に相当する処理を実行する。この場合、未設定必須入力項目があると文書管理サーバ１０２が判断した場合、文書管理サーバ１０２は、受信した文書データをチェックアウト状態として必須入力項目があることを識別可能に登録（仮登録）する。そして、必要に応じ、上記のようにユーザにその旨を通知するための電子メール等を送信する。一方、必須入力項目を全て満たしていたと判断した場合は、チェックイン状態として登録する。
【０１１０】
また、上述の実施形態では、画像処理装置１０１に登録されているワークフローに従って処理を実行するものとしたが、ワークフローを用いず、ユーザが全ての処理を操作部２１３から指示して文書管理サーバ１０２に文書データを送信するものであってもよい。
【０１１１】
＜第２の実施形態＞
上述の第１の実施形態では、画像処理装置１０１に登録されているワークフローまたは操作部２１３からの操作によって画像処理装置１０１が文書データを文書管理サーバ１０２に送信し、登録させる例について説明した。
【０１１２】
第２の実施形態では、他のシステム構成において同様の処理を行う例について説明する。
【０１１３】
図１５は、第２の実施形態におけるドキュメント管理システムを示す図である。図１５において、ジョブ処理サーバ１５００以外は図１に示したものと同様であり、ここでの説明は省略する。
【０１１４】
ジョブ処理サーバ１５００は、図６に示したような構成によって実現可能である。
【０１１５】
ジョブ処理サーバ１５００は、画像処理装置１０１から画像データを受信し、当該画像データを文書管理サーバ１０２に文書データとして登録する機能を有する。また、ジョブ処理サーバ１５００は、画像処理装置１０１に実行させるためのジョブの内容を定義したジョブチケットを、ＨＤＤ６０９に複数保存可能である。そして、画像処理装置１０１からの要求に応じてそのジョブチケットを送信し、画像処理装置１０１にジョブを実行させることが可能である。ジョブチケットは、ジョブ処理サーバ１５００を直接操作して作成することも可能であるし、端末１０３等で作成したものを、ネットワーク１００を介して受信して保存することも可能である。また、ジョブ処理サーバ１５００は、画像データに対してＯＣＲ処理、テキスト抽出、ページ分割などの画像処理機能を有する。また、ジョブ処理サーバ１５００は、端末１０３、画像処理装置１０１などクライアントとなり得る装置からの要求に応じて処理を行う。なお、ジョブ処理サーバ１５００は１台で上記した全ての処理を行うのではなく、例えば、ジョブチケットの管理を行うものと、画像処理装置１０１から受信した画像データを処理するものとで別の装置としてもよい。
【０１１６】
ジョブ処理サーバ１５００は、例えば、次のように処理を行う。ジョブ処理サーバ１５００が、画像処理装置１０１において紙媒体である文書をスキャンして生成した画像データを取得する。次に、画像処理装置１０１から取得した画像データに対して、ジョブ処理サーバ１５００においてＯＣＲ処理、伝票などを作成するためのフォーム合成などの処理を行う。次に、処理結果の画像データをジョブ処理システム１５００から文書管理サーバ１０２へ送信して文書データとして保管・管理させる。
【０１１７】
上記のような場合においても、必須入力項目が未設定の際には文書管理サーバ１０２への文書データの登録に失敗してしまう恐れがある。ユーザにとってスキャン等の画像データの入力の再実行や、入力パラメータの入力し直しなどの作業が発生し、負荷が大きい。また更に、ユーザは直接ジョブ処理サーバ１５００を操作していないため、文書管理サーバ１０２への登録に失敗したことが判明しにくい、という課題も発生し得る。また、ジョブチケットの作成者も、文書管理サーバ１０２への文書データの登録に必須な入力項目との不整合に気付かないことがあり、このような事態も多々起こり得る。また、１つのジョブチケットを種々のジョブに使用する場合にもやはりこのような事態は起こり得る。
【０１１８】
そこで、本実施形態では、図７に示した処理群の一部に相当する処理をジョブ処理サーバ１５００で実行することにより、図１５のようなシステムにおいても上記したような不都合が生じないようにする。
【０１１９】
即ち、第２の実施形態では、ジョブ処理サーバ１５００においても文書管理システム用パラメータ確認処理７０７、文書管理システム用パラメータ補完処理７０８、文書管理システム登録処理７０９を実行する。以下では、主に、ジョブ処理システム１５００の処理について説明する。ジョブ処理サーバ１５００では、ＲＯＭ６０３、ＨＤＤ６０９に格納されたプログラムを、ＲＡＭ６０２にロードし、それをＣＰＵ６０１が実行することによって各処理を実行する。
【０１２０】
まず、画像処理装置１０１では、ユーザによる操作部２１３からの操作によりジョブ処理サーバ１５００に保存されているジョブチケットを取得する。具体的には、ジョブ処理サーバ１５００にジョブチケットの一覧を要求し、それを操作部２１３に表示し、その中から所望のジョブチケットを選択することによってネットワークＩ／Ｆ２１０を介して取得し保持する。そして、画像処理装置１０１は、取得したジョブチケットの内容に従って第１の実施形態と同様にスキャナ２２０による原稿上の画像データの読み取りや入力項目の入力等を行う。本実施形態では、この後、画像処理装置１０１は、ここで得た画像データを、ジョブチケットとともにジョブ処理サーバ１５００にネットワークＩ／Ｆ２０９を介して送信する。なお、第２の実施形態では、第１の実施形態のワークフローをジョブチケットと読み替えるものとする。
【０１２１】
そして、この画像データとジョブチケットとを受信したジョブ処理サーバ１５００が、図９のステップＳ９０２〜Ｓ９０４の処理を実行する。
【０１２２】
このとき、ジョブ処理サーバ１５００は、ジョブチケットの設定内容に従い画像処理を実行する。そして、未設定必須入力項目情報から未設定必須入力項目の有無を判定する。ジョブ処理サーバ１５００は、ジョブチケットの内容に従って未設定必須入力項目がないと判断した場合は第１の実施形態におけるステップＳ１４０１とステップＳ１４０２を実行する。また、ジョブ処理サーバ１５００は、未設定必須入力項目があると判断した場合はジョブチケットの内容に従って第１の実施形態におけるステップＳ１４０４とステップＳ１４０５を実行する。
【０１２３】
以上のように、本第２の実施形態によれば、図１５のように画像処理装置１０１からジョブ処理サーバ１５００を経由して文書管理サーバ１０２へ画像データを送信するような場合でも、第１の実施形態同様、ユーザの作業負荷を軽減することができる。また、必須入力項目が未設定の場合でも、文書管理サーバ１０２への送信は可能となる。つまり、ジョブ処理サーバ１５００での文書送信の失敗をユーザが意識する必要性を少なくすることができる。
【０１２４】
また、以上の実施形態において、文書管理サーバ１０２に登録する文書データを、画像処理装置１０１からの入力としたが、文書管理サーバ１０２が扱える文書データを入力できれば種々のドキュメント処理装置を採用可能である。例えば、端末１０３等によって所定のアプリケーションソフトウェアで編集した種々のデータとすることも可能である。
【０１２５】
また、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インターフェース機器、プリンタなど）から構成されるシステムあるいは統合装置に適用しても、ひとつの機器で構成した装置に適用してもよい。
【０１２６】
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録したコンピュータ可読記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給しても実現できる。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【０１２７】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。この記憶媒体は、コンピュータプログラムを格納可能であれば種々のものを採用できる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤなどである。また、コンピュータネットワーク上にプログラムを格納可能なサーバを置き、そこからネットワークを介してダウンロードしてプログラムを提供する方法もある。
【０１２８】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではない。そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。そして、コンピュータプログラムとして、ＯＳ、アプリケーションソフトウェア、デバイスドライバ等が含まれる。
【０１２９】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行う。このような処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１３０】
本発明を上記記憶媒体に適用する場合、その記憶媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【０１３１】
また、ハードウェアのみ、またはハードウェアとソフトウェアとの組み合わせによっても実現可能である。
【０１３２】
そして、上述の実施形態にのみに限定されず、種々の変形もその範疇となることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【０１３３】
【図１】本発明の実施形態であるドキュメント管理システムを示す図である。
【図２】画像処理形成装置１０１の構成例を示すブロック図である。
【図３】操作部２１３の構成例を示す図である。
【図４】操作部２１３に表示される操作画面の一例を示す図である。
【図５】操作部２１３に表示される操作画面の一例を示す図である。
【図６】端末１０３および文書管理サーバ１０２の構成例を示すブロック図である。
【図７】本実施形態の処理群を説明するための図である。
【図８】操作部２１３に表示される操作画面の一例を示す図である。
【図９】本実施形態の処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】図９のステップＳ９００の詳細を示すフローチャートである。
【図１１】図９のステップＳ９０１の詳細を示すフローチャートである。
【図１２】図９のステップＳ９０２の詳細を示すフローチャートである。
【図１３】図９のステップＳ９０３の詳細を示すフローチャートである。
【図１４】図９のステップＳ９０４の詳細を示すフローチャートである。
【図１５】第２の実施形態におけるドキュメント管理システムを示す図である。
【符号の説明】
【０１３４】
１００  ネットワーク
１０１  画像処理装置
１０２  文書管理サーバ
１０３  端末
１０４  原稿
１０５  スキャンイメージ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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