(57)【要約】【課題】送信方法に関わらず、ポリシー管理サーバの管理外の場所に文書が配信された場合でも、その文書の廃棄情報を入手する。【解決手段】第１環境と第１環境と異なる管理ポリシーを持つ第２環境とにおける文書管理システムであって、第１環境内の文書の管理ポリシーを管理する第１ポリシー管理サーバ２０と、第１ポリシー管理サーバ２０で管理される第１文書とその追跡情報を第２環境に送信する第１通信装置２１と、その第１文書と追跡情報を受信する第２通信装置２３と、その第１文書に対応する第２文書を発行し、第２環境内の文書の管理ポリシーを管理する第２ポリシー管理サーバ２２と、第２文書を廃棄する際に第２ポリシー管理サーバ２２に廃棄情報を送信する文書廃棄装置２４とを備え、第２ポリシー管理サーバ２２は、第１文書の追跡情報に基づいて、第１文書の廃棄情報を第１ポリシー管理サーバ２０に送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１環境と前記第１環境と異なる管理ポリシーを持つ第２環境とにおける文書管理システムであって、
前記第１環境内の文書の管理ポリシーを管理する第１ポリシー管理サーバと、
前記第１ポリシー管理サーバで管理される第１文書と前記第１文書の追跡情報を前記第２環境に送信する第１通信装置と、
前記第１通信装置から前記第１文書と前記追跡情報を受信する第２通信装置と、
前記第２通信装置で受信した第１文書に対応する第２文書を発行し、前記第２環境内の文書の管理ポリシーを管理する第２ポリシー管理サーバと、
前記第２文書を廃棄する際に、前記第２ポリシー管理サーバに廃棄情報を送信する文書廃棄装置とを備え、
前記第２ポリシー管理サーバは、前記文書廃棄装置から前記第２文書の廃棄情報を受信した場合に、前記第１文書の追跡情報に基づいて、前記第１文書の廃棄情報を前記第１ポリシー管理サーバに送信することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記追跡情報には、少なくとも前記第１文書の文書管理番号と廃棄情報の連絡先が含まれることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記第１および第２通信装置は、ファクシミリ機能を有する画像形成装置であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記追跡情報は、画像に変換され、前記第１文書に追加されて送信されることを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記第１および第２通信装置は、メールサーバであることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記追跡情報は、前記第１文書の本体と分けて送信されることを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記追跡情報は、前記第１ポリシー管理サーバまたは前記画像形成装置によって画像に変換されることを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記追跡情報には、前記第１文書の管理ポリシーが含まれることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記廃棄情報は、前記第１および第２通信装置を介して、前記第１ポリシー管理サーバ送信されることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、イントラネットワークの環境において、文書の印刷、複写、ファックスなどの操作の許可や操作結果は、ポリシー管理サーバで管理されている。ポリシー管理サーバで追跡可能な文書は、トレーサブル文書と呼ばれており、トレーサブル文書をメール、ファックスなどで送信する場合、ポリシー管理サーバの管理外の場所に配信される場合がある。
【０００３】
特許文献１に記載の文書管理システムは、パーソナルコンピュータ、画像形成装置、文書廃棄装置、および配布先管理データベース格納部で構成されている。配布先管理データベースには、配布先および配布先の情報からなるメイン配布先リスト、複写物を流通させることができる最大の範囲である「開示範囲」の情報、文書の管理者、文書名等のデータが格納されている。この配布先データベースは、文書の配布先で行われる処理が反映されることにより、文書の流通、所在を把握することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平２００７−１６６２２３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
このような背景を鑑み、本発明は、送信方法に関わらず、ポリシー管理サーバの管理外の場所に文書が配信された場合でも、その文書の廃棄情報を入手することが可能な技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に記載の発明は、第１環境と前記第１環境と異なる管理ポリシーを持つ第２環境とにおける文書管理システムであって、前記第１環境内の文書の管理ポリシーを管理する第１ポリシー管理サーバと、前記第１ポリシー管理サーバで管理される第１文書と前記第１文書の追跡情報を前記第２環境に送信する第１通信装置と、前記第１通信装置から前記第１文書と前記追跡情報を受信する第２通信装置と、前記第２通信装置で受信した第１文書に対応する第２文書を発行し、前記第２環境内の文書の管理ポリシーを管理する第２ポリシー管理サーバと、前記第２文書を廃棄する際に、前記第２ポリシー管理サーバに廃棄情報を送信する文書廃棄装置とを備え、前記第２ポリシー管理サーバは、前記文書廃棄装置から前記第２文書の廃棄情報を受信した場合に、前記第１文書の追跡情報に基づいて、前記第１文書の廃棄情報を前記第１ポリシー管理サーバに送信することを特徴とする文書管理システムである。
【０００７】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記追跡情報には、少なくとも前記第１文書の文書管理番号と廃棄情報の連絡先が含まれることを特徴とする。
【０００８】
請求項３に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記第１および第２通信装置は、ファクシミリ機能を有する画像形成装置であることを特徴とする。
【０００９】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記追跡情報は、画像に変換され、前記第１文書に追加されて送信されることを特徴とする。
【００１０】
請求項５に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記第１および第２通信装置は、メールサーバであることを特徴とする。
【００１１】
請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の発明において、前記追跡情報は、前記第１文書の本体と分けて送信されることを特徴とする。
【００１２】
請求項７に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記追跡情報は、前記第１ポリシー管理サーバまたは前記画像形成装置によって画像に変換されることを特徴とする。
【００１３】
請求項８に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記追跡情報には、前記第１文書の管理ポリシーが含まれることを特徴とする。
【００１４】
請求項９に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記廃棄情報は、前記第１および第２通信装置を介して、前記第１ポリシー管理サーバ送信されることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１に記載の発明によれば、送信方法に関わらず、第１ポリシー管理サーバの管理外の場所である第２環境に第１文書が配信された場合でも、第１文書の廃棄情報を入手することができる。
【００１６】
請求項２に記載の発明によれば、第１ポリシー管理サーバが第１文書の廃棄情報を入手することができる。
【００１７】
請求項３に記載の発明によれば、第１文書がファクシミリで第２環境に送信された場合でも、第１ポリシー管理サーバが第１文書の廃棄情報を入手することができる。
【００１８】
請求項４に記載の発明によれば、第１文書と追跡情報をファクシミリで第２環境に送信することができる。
【００１９】
請求項５に記載の発明によれば、第１文書がメールで第２環境に送信された場合でも、第１ポリシー管理サーバが第１文書の廃棄情報を入手することができる。
【００２０】
請求項６に記載の発明によれば、第１文書と追跡情報をメールで第２環境に送信することができる。
【００２１】
請求項７に記載の発明によれば、画像形成装置の既存の機能を用いて、追跡情報を画像に変換することができる。
【００２２】
請求項８に記載の発明によれば、第１環境と異なる管理ポリシーを持つ第２環境でも、第１環境内の文書の管理ポリシーを引き継ぐことができる。
【００２３】
請求項９に記載の発明によれば、第１および第２ポリシー管理サーバの存在が互いに特定されるのを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】本発明に係る文書管理システムのブロック図である。
【図２】通信装置のブロック図（Ａ）、ポリシー管理サーバのブロック図（Ｂ）、および文書廃棄装置のブロック図（Ｃ）である。
【図３】実施例１に係る文書管理システムのブロック図である。
【図４】実施例２に係る文書管理システムのブロック図である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、文書管理システムの一例について、図面を参照して説明する。
【００２６】
図１は、本発明に係る文書管理システムのブロック図である。文書管理システムは、第１環境に、第１ポリシー管理サーバ２０、第１通信装置２１を備え、第２環境に、第２ポリシー管理サーバ２２、第２通信装置２３、文書廃棄装置２４を備える。第１環境と第２環境では、異なる管理ポリシー（管理方針）によって文書が管理されている。第１文書Ａが、第１ポリシー管理サーバ２０の管理外である第２環境に配信された後に、第１文書Ａが廃棄された場合、第１文書Ａの廃棄情報が第１ポリシー管理サーバ２０に伝達される。
【００２７】
図２（Ａ）〜（Ｃ）は、通信装置、ポリシー管理サーバ、および文書廃棄装置のブロック図である。図２（Ａ）に示す通信装置（第１または第２）は、制御演算部３２、通信部３３、紙文書読取部３４、紙文書印刷部３５、および記憶部３６を備える。制御演算部３２は、装置全体を制御し、通信部３３は、外部の装置とデータ通信を行う。紙文書読取部３４は、紙文書をスキャンして読み取り、紙文書印刷部３５は、文書データを紙媒体に印刷する。記憶部３６は、少なくともポリシー管理サーバの連絡先（ＩＰアドレスなど）を記憶する。
【００２８】
図２（Ｂ）に示すポリシー管理サーバ（第１または第２）は、制御演算部３７、記憶部３８、および通信部３９を備える。制御演算部３７は、サーバ全体を制御し、記憶部３８は、少なくとも文書管理番号、トレーサブルレベル（追跡範囲など）、廃棄情報連絡先（ＦＡＸ番号、メールアドレスなど）を記憶する。通信部３９は、外部の装置とデータ通信を行う。
【００２９】
図２（Ｃ）に示す文書廃棄装置２４は、制御演算部４０、記憶部４１、紙文書読取部４２、紙文書保留部４３、廃棄処理部４４、および通信部４５を備える。制御演算部４０は、装置全体を制御し、記憶部４１は、少なくともポリシー管理サーバの連絡先（ＩＰアドレスなど）を記憶する。紙文書読取部４２は、紙文書から文書管理番号をスキャンして読み取り、紙文書保留部４３は、紙文書を一時的に保留する。廃棄処理部４４は、廃棄許可された紙文書を廃棄する。通信部４５は、外部の装置とデータ通信を行う。
【００３０】
以下、図１を参照して、文書管理システムの動作について説明する。なお、図１の矢印に付された符号は、下記の手順（１）〜（１２）に対応する。
【００３１】
（１）第１文書Ａを第２環境に送信するため、第１通信装置２１に送信する。（２）第１通信装置２１は、第１文書Ａがトレーサブル文書か否かを第１ポリシー管理サーバ２０に問い合わせる。（３）第１文書Ａがトレーサブル文書であれば、第１ポリシー管理サーバ２０は、管理外に送信される文書として、文書管理番号「Ａ−２」を発行する。また、第１環境以外でも追跡するために、追跡情報を作成して、第１通信装置２１に渡す。
【００３２】
（４）第１通信装置２１は、第１文書Ａ−２と追跡情報を、第２環境にある第２通信装置２３に送信する。（５）第２通信装置２３は、受信データ中に追跡情報があれば、受信した第１文書Ａ−２と追跡情報を第２環境の第２ポリシー管理サーバ２２に通知する。（６）第２ポリシー管理サーバ２２は、第１文書Ａ−２を第２環境で管理するため、文書管理番号「Ｂ」を発行し、第２文書Ｂの出力を第２通信装置２３に許可する。また、第２ポリシー管理サーバ２２は、追跡情報を第２文書Ｂに関連付ける。
【００３３】
（７）第２通信装置２３は、第２文書Ｂを出力する。（８）第２文書Ｂが文書廃棄装置２４で廃棄される。（９）文書廃棄装置２４は、第２文書Ｂが廃棄されたことを第２ポリシー管理サーバ２２に通知する。
【００３４】
（１０）第２ポリシー管理サーバ２２は、第２文書Ｂが廃棄されたことを記録し、送信元の第１ポリシー管理サーバ２０に第２文書Ｂが廃棄されたことを通知するため、第２文書Ｂに関連付けられた追跡情報に基づいて、廃棄情報の通知ジョブを第２通信装置２３に送信する。（１１）第２通信装置２３は、第１通信装置２１に対し、第２文書Ｂが廃棄された情報を通知する。（１２）第１通信装置２１は、第２通信装置２３からの廃棄情報を受信し、第１ポリシー管理サーバ２０に通知する。第１ポリシー管理サーバ２０は、第２文書Ｂを廃棄済みとして処理する。
【００３５】
以下、具体的な実施例について説明する。
【実施例１】
【００３６】
図２は、実施例１に係る文書管理システムのブロック図である。実施例１では、第１通信装置２１および第２通信装置２３は、ファクシミリ（ＦＡＸ）機能を有する画像形成装置（第１ＭＦ（マルチファンクション）機２６および第２ＭＦ機２７）である。文書廃棄装置２４は、シュレッダー２８である。
【００３７】
以下、実施例１の動作について説明する。なお、図２の矢印に付された符号は、下記の手順（１）〜（１２）に対応する。
【００３８】
（１）第１環境のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）２５から第１文書ＡをＦＡＸジョブで送信する。または、紙文書の第１文書Ａを第１ＭＦ機２６でＦＡＸ送信する。（２）第１ＭＦ機２６は、ＦＡＸ送信先から第１環境以外に送信することを確認する。第１ＭＦ機２６は、第１文書Ａの追跡の要不要を第１ポリシー管理サーバ２０に問い合わせる。
【００３９】
（３）第１文書Ａが追跡対象の場合、第１ポリシー管理サーバ２０は、管理外に送信される文書として、文書管理番号「Ａ−２」を発行する。また、追跡情報（第１ポリシー管理サーバ２０での文書管理番号、トレーサブルレベルの設定、第１ＭＦ機２６のＦＡＸ番号など）を作成して、第１ＭＦ機２６に渡す。なお、第１ポリシー管理サーバ２０は、追跡情報をイメージ化し、追跡情報を追加した第２文書Ｂを第１ＭＦ機２６に渡してもよい。
【００４０】
（４）第１ＭＦ機２６は、第１ポリシー管理サーバ２０からの追跡情報をイメージに変換し、第２文書Ｂに追加する。また、第２環境にある第２ＭＦ機２７に第２文書ＢをＦＡＸ送信する。変換するイメージは、例えば、文字情報、バーコード、透かし印刷、ＱＲ（Ｑｕｉｃｋ  Ｒｅｓｐｏｎｓｅ）コードなどのＦＡＸで送信可能なイメージを指す。なお、カバーシートのように、追跡情報を第２文書Ｂの本体と分けて第２ＭＦ機２７に送信してもよい。
【００４１】
（５）第２ＭＦ機２７は、受信データ中に追跡情報があれば、受信した第１文書Ａと追跡情報を第２環境の第２ポリシー管理サーバ２２に通知する。（６）第２ポリシー管理サーバ２２は、第２文書Ｂを第２環境で管理するための管理番号「Ｂ」を発行し、第２文書Ｂとして管理する。また、第２ポリシー管理サーバ２２は、第１環境での追跡情報を第２文書Ｂに関連付ける。
【００４２】
（７）第２ＭＦ機２７は、第２環境での追跡情報を付けて第２文書Ｂを紙媒体に出力する。（８）第２文書Ｂがシュレッダー２８で廃棄される。（９）シュレッダー２８は、紙媒体の第２文書Ｂをスキャンして、第２文書Ｂが廃棄されたことを第２ポリシー管理サーバ２２に通知する。
【００４３】
（１０）第２ポリシー管理サーバ２２は、第２文書Ｂが廃棄されたことを記録する。また、送信元の第１ポリシー管理サーバ２０に第２文書Ｂが廃棄されたことを通知するため、第２文書Ｂに関連付けられた追跡情報に基づいて、第１ＭＦ機２６宛のＦＡＸジョブを第２ＭＦ機２７に送信する。（１１）第２ＭＦ機２７は、第１ＭＦ機２６に対し、第２文書Ｂが廃棄された情報を通知する。（１２）第１ＭＦ機２６は、第２ＭＦ機２７からの廃棄情報を受信し、第１ポリシー管理サーバ２０に通知する。第１ポリシー管理サーバ２０は、第２文書Ｂを廃棄済みとして処理する。
【実施例２】
【００４４】
図３は、実施例２に係る文書管理システムのブロック図である。実施例２では、第１通信装置２１および第２通信装置２３は、第１メールサーバ２９および第２メールサーバ３０であり、文書廃棄装置２４は、ＰＣ３１である。
【００４５】
（１）第１環境のＰＣ２５から第１文書Ａをメールで送信する。（２）第１メールサーバ２９は、メール宛先から第１環境以外に送信することを確認する。第１メールサーバ２９は、メールの添付ファイルから第１文書Ａを取り出し、第１文書Ａの追跡の要不要を第１ポリシー管理サーバ２０に問い合わせる。
【００４６】
（３）第１文書Ａが追跡対象の場合、第１ポリシー管理サーバ２０は、管理外に送信される文書として、文書管理番号「Ａ−２」を発行する。また、追跡情報（第１ポリシー管理サーバ２０での文書管理番号、トレーサブルレベルの設定、第１ポリシー管理サーバ２０の廃棄情報受信用メールアドレスなど）を作成して、第１メールサーバ２９に渡す。（４）第１メールサーバ２９は、ＰＣ２５からのメール、第２文書Ｂ、第１ポリシー管理サーバ２０からの追跡情報を第２環境にある第２メールサーバ３０に送信する。
【００４７】
（５）第２メールサーバ３０は、メールに追加されている追跡情報を確認し、受信した第２文書Ｂと追跡情報を第２ポリシー管理サーバ２２に通知する。（６）第２ポリシー管理サーバ２２は、第２文書Ｂを第２環境で管理するための文書管理番号「Ｂ」を発行し、第２文書Ｂとして管理する。また、第２ポリシー管理サーバ２２は、第１環境での追跡情報を第２文書Ｂに関連付ける。
【００４８】
（７）第２メールサーバ３０は、第２文書Ｂとメールを受信者のＰＣ３１に渡す。（８）第２文書Ｂが受信したＰＣ３１で廃棄される。（９）ＰＣ３１内で第２文書Ｂが破棄されると、第２文書Ｂが廃棄されたことが第２ポリシー管理サーバ２２に通知される。
【００４９】
（１０）第２ポリシー管理サーバ２２は、第２文書Ｂが廃棄されたことを記録する。また、送信元の第１ポリシー管理サーバ２０に第２文書Ｂが廃棄されたことを通知するため、第２文書Ｂに関連付けられた追跡情報に基づいて、第１ポリシー管理サーバ２０宛の通知メールを第２メールサーバ３０に送信する。（１１）第２メールサーバ３０は、第１メールサーバ２９に対し、第２文書Ｂの廃棄情報の通知メールを配信する。（１２）第１メールサーバ２９は、第２メールサーバ３０からの廃棄情報を受信し、第１ポリシー管理サーバ２０に通知する。第１ポリシー管理サーバ２０は、第２文書Ｂを廃棄済みとして処理する。
【００５０】
なお、追跡情報に、第１環境での第１文書Ａの管理ポリシー（例えばコピーの可／不可、印刷の可／不可、編集の可／不可、廃棄の可／不可など）を持たせることができる。第２ポリシー管理サーバ２２が、第２文書Ｂの管理ポリシーを追跡情報から設定することで、異なる環境でも共通の管理レベルを設定および保持することができる。
【００５１】
また、ＦＡＸまたはメールの場合、ポリシー管理サーバ同士が直接廃棄情報を伝達せず、ＭＦ機同士またはメールサーバ同士を経由して、廃棄情報がポリシー管理サーバに伝達されるため、ポリシー管理サーバの存在が互いに特定されるのを防止することができる。
【００５２】
（実施形態の優位性）
上述したように、ＦＡＸまたはメールなどの送信方法に関わらず、ポリシー管理サーバの管理外の場所に文書が配信された場合でも、ポリシー管理サーバは、その文書の廃棄情報を入手することができる。
【産業上の利用可能性】
【００５３】
本発明は、ポリシー管理サーバ、画像形成装置、および文書廃棄装置で構成される文書管理システムに用いることができる。
【符号の説明】
【００５４】
２０…第１ポリシー管理サーバ、２１…第１通信装置、２２…第２ポリシー管理サーバ、２３…第２通信装置、２４…文書廃棄装置、２５…ＰＣ、２６…第１ＭＦ機、２７…第２ＭＦ機、２８…シュレッダー、２９…第１メールサーバ、３０…第２メールサーバ、３１…ＰＣ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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