(57)【要約】【課題】リマインドメールを予め設定した日時に自動送信することができる電子メールリマインダシステムを提供する。【解決手段】電子メールリマインダシステムのサーバが、スケジュール日程または返信期限とリマインダ日時とを含む付加情報を添付した送信メールが送信者端末から送信されたとき、送信先毎に一意的な管理ＩＤを付与し、該管理ＩＤと該付加情報とを対応付けたデータとともに、返信フラグを未返信状態に設定してデータベースに格納し、返信メールが返信されたとき、返信フラグを返信済状態に更新し、リマインダ日時が到来したとき、返信フラグが未返信状態であるか否かを判断し、未返信状態である場合は、スケジュール日程または返信期限のいずれが格納されているかを判断することにより、再周知メールまたは返信催促メールのいずれかを作成し、送信先端末へ送信する。【選択図】図１
2010218363.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信者端末と送信先端末とがネットワーク及びメールサーバを介して電子メールを送受信可能であり該メールサーバに電子メールリマインダサーバを備えた電子メールリマインダシステムであって、該電子メールリマインダサーバが、
スケジュール日程または返信期限とリマインダ日時とを含む付加情報を添付した送信メールが前記送信者端末から送信されたとき、該送信メールに対し送信先毎に一意的な管理ＩＤを付与し、該管理ＩＤと該スケジュール日程または該返信期限と該リマインダ日時とを対応付けたデータとともに、該送信メールに対する返信メールの未返信状態または返信済状態を示す返信フラグを未返信状態に設定して電子メール管理データベースに格納する手段と、
前記送信メールに対する返信メールが前記送信先端末から返信されたとき、前記返信フラグを未返信状態から返信済状態に更新して前記電子メール管理データベースに格納する手段と、
前記リマインダ日時が到来したとき、前記返信フラグが未返信状態であるか否かを判断し、未返信状態である場合は、前記スケジュール日程または前記返信期限のいずれが格納されているかを判断することにより、スケジュール日程を再周知する再周知メールまたは返信メールを催促する返信催促メールのいずれかを作成する手段と、
作成した前記再周知メールまたは前記返信催促メールを前記送信先端末へ送信する手段とを有することを特徴とする
電子メールリマインダシステム。
【請求項２】
前記再周知メールが作成された場合に、該再周知メールを前記送信者端末へ送信する手段を有することを特徴とする請求項１に記載の電子メールリマインダシステム。
【請求項３】
前記付加情報を添付した送信メールが前記送信者端末から送信されたとき、前記データとともに、該データの削除の可否を示す削除フラグを削除不可状態に設定して前記電子メール管理データベースに格納する手段と、
前記再周知メールまたは前記返信催促メールを前記送信先端末へ送信したとき、または、前記送信者端末からデータ削除の指示が送信されたとき、前記削除フラグを削除可状態に更新して前記電子メール管理データベースに格納する手段と、
一定時間毎に、前記削除フラグを検索し、削除可状態であるデータを前記電子メール管理データベースから削除する手段とを有することを特徴とする請求項１または２に記載の電子メールリマインダシステム。
【請求項４】
前記返信期限が到来したとき、該返信期限が格納されているデータについて前記返信フラグが未返信状態であるか否かを判断し、未返信状態である場合は、該未返信状態である送信メールの送信先端末を示すリストを前記送信者端末へ送信する手段を有することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の電子メールリマインダシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議等のスケジュール周知のためのメールあるいは返信期限付きの電子メールに対して、個々のスケジュール到来やメール返信状況の管理及び支援を行うシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
電子メール（以下、「メール」と称する）の普及に伴い、多人数に周知するようなお知らせや会議日程、及び相手の返事が必要な事柄の連絡手段に、手軽にメールが利用されるようになっている。しかし、受信メールの中には、読むだけで済んでしまうメールと、内容を失念したり返信を失念したりすると業務に支障をきたす重要なメールとが混在している。それらの重要なメールが埋もれてしまわないようにすることが不可欠である。
最近、受信メールに対して自動で返信を催促する機能が普及しつつある。
【０００３】
図１４は、この返信要求機能の概要を示す概略構成図であり、送信先から返信された返信メールのリスト読み出し(ステップ1401)、送信メール作成時に入力された内容情報の読み出し(ステップ1402)、催促メールに添付するスクリプト読み込み(ステップ1403)、催促メールの送信(ステップ1404)の順で構成されている。
【０００４】
このような構成の返信催促機能では、メールの送信者は、返信を要求するためのスクリプト及び返信期限を含むデータを送信メールに添付して送信先に送信し、送信先からの返信メールがあった場合にそれらを基に返信リストを作成し、返信期限を管理する。返信期限が経過したとき、返信リストが読み出され、返信のない送信先がいると判定された場合、送信メール作成時に入力された内容情報が読み出されると同時に催促メールに添付する返信要求のためのスクリプトが読み込まれ、催促メールに内容情報及びスクリプトが添付されて送信先に送信される。尚、関連する先行技術文献として下記の特許文献１がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−３６６４９２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、返信期限までに返信を受け取ることが必須の送信メールの場合、返信期限が経過してから、返信の必要性に気付いたのでは遅い。しかしながら、前述のような従来の返信催促機能では、返信期限が過ぎた場合にしか催促メールが送信されていない。
また、会議日程等を周知させる送信メールの場合、開始直前までに再周知させる必要があるが、従来の返信催促機能は、スケジュールの再周知機能にまでは対応していない。
【０００７】
このため、メール返信やスケジュールを忘れてしまった場合、返信期限やスケジュール時刻を過ぎてから思い出すことになる。この結果、仕事の進捗に影響を及ぼしたり、会議に出席できなかったりするなどの不都合が生じている。
【０００８】
上記のような問題は、個人でしっかり管理することで補うことができるが、確実ではない。例えば、外出が多くメールを受信するたびに逐一内容を整理できない、重要なメールがしょっちゅう送られてきてどれが重要かわからないなどの理由から、管理が困難となるためである。このため、電子メールという便利かつ手軽で受入れやすい手段が、ある場面ではビジネスに支障をきたす要因となっている。
【０００９】
本発明の目的は、メール送信時に予め設定した期限の前にスケジュール登録されている送信先に対し再周知させるためのリマインドメールを送信でき、また、メール送信時に予め設定した期限の前に返信のなかった送信先に対し返信を催促するためのリマインドメールを送信できる、電子メールリマインダシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するために、本発明の電子メールリマインダシステムは、送信者端末と送信先端末とがネットワーク及びメールサーバを介して電子メールを送受信可能であり該メールサーバに電子メールリマインダサーバを備えた電子メールリマインダシステムであって、該電子メールリマインダサーバが、スケジュール日程または返信期限とリマインダ日時とを含む付加情報を添付した送信メールが前記送信者端末から送信されたとき、該送信メールに対し送信先毎に一意的な管理ＩＤを付与し、該管理ＩＤと該スケジュール日程または該返信期限と該リマインダ日時とを対応付けたデータとともに、該送信メールに対する返信メールの未返信状態または返信済状態を示す返信フラグを未返信状態に設定して電子メール管理データベースに格納する手段と、前記送信メールに対する返信メールが前記送信先端末から返信されたとき、前記返信フラグを未返信状態から返信済状態に更新して前記電子メール管理データベースに格納する手段と、前記リマインダ日時が到来したとき、前記返信フラグが未返信状態であるか否かを判断し、未返信状態である場合は、前記スケジュール日程または前記返信期限のいずれが格納されているかを判断することにより、スケジュール日程を再周知する再周知メールまたは返信メールを催促する返信催促メールのいずれかを作成する手段と、作成した前記再周知メールまたは前記返信催促メールを前記送信先端末へ送信する手段とを有する。
さらに、上記システムにおいて、前記再周知メールが作成された場合に、該再周知メールを前記送信者端末へ送信する手段を有することが好適である。
さらに、上記システムにおいて、前記付加情報を添付した送信メールが前記送信者端末から送信されたとき、前記データとともに、該データの削除の可否を示す削除フラグを削除不可状態に設定して前記電子メール管理データベースに格納する手段と、前記再周知メールまたは前記返信催促メールを前記送信先端末へ送信したとき、または、前記送信者端末からデータ削除の指示が送信されたとき、前記削除フラグを削除可状態に更新して前記電子メール管理データベースに格納する手段と、一定時間毎に、前記削除フラグを検索し、削除可状態であるデータを前記電子メール管理データベースから削除する手段とを有することが好適である。
さらに、上記システムにおいて、前記返信期限が到来したとき、該返信期限が格納されているデータについて前記返信フラグが未返信状態であるか否かを判断し、未返信状態である場合は、該未返信状態である送信メールの送信先端末を示すリストを前記送信者端末へ送信する手段を有することが好適である。
【発明の効果】
【００１１】
本発明の電子メールリマインダシステムによれば、イベント管理及びスケジュール管理を併用することで、自動的に再周知メールまたは返信催促メールを送信するリマインダ日時を、例えば分単位で設定できる。スケジュール日程を管理することでスケジュール日程が近づくと自動で再周知メールが送信される。再周知メールは、送信者自体にも自動で送信されるため有用である。送信者端末からの指示により、会議日程などの変更に備えて一旦登録してしまったデータを削除することもできる。
また、返信期限とは別に予めリマインド日時を設定することで、返信期限が到来する前に返信催促メールを自動で送信することができる。送信メールを送信先毎に１件ずつ管理することで各送信先から返信が来たか否かを管理でき、返信が来た送信先には返信催促メールは送信されない。最終的に返信期限が到来しても返信メールが送られて来なかった送信先のリストを送信者に自動で届くようにできる。データが膨大になることを阻止するためにスケジュール管理にてＤＢを削除をすることもできる。
本発明により、会議などのスケジュール日程の勘違いや失念、返信メールの失念を事前に防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の一実施形態を示すシステム構成図である。
【図２】送信メールを管理するＤＢの具体的なデータ構成図を示したものである。
【図３】送信者を管理するＤＢの具体的なデータ構成図を示したものである。
【図４】リマインダメール送信処理（送信先用）を示すフローチャートである。
【図５】リマインダメール送信処理（送信者用）を示すフローチャートである。
【図６】送信メール管理ＤＢ格納処理を示すフローチャートである。
【図７】送信者管理ＤＢ格納処理を示すフローチャートである。
【図８】返信FLG更新処理を示すフローチャートである。
【図９】返信ない人リスト送付処理を示すフローチャートである。
【図１０】送信メール管理ＤＢ削除処理を示すフローチャートである。
【図１１】送信者管理ＤＢ削除処理を示すフローチャートである。
【図１２】DeleteFLG更新処理を示すフローチャートである。
【図１３】メールテンプレートを図示したものである。
【図１４】従来のリマインダシステムの概略構成図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明による電子メールリマインダシステムの一実施形態について説明する。
図１は、本発明の一実施形態を例示するシステム構成図である。電子メールリマインダシステムは、送信者端末101及び送信先端末103の各々が、メールサーバ102に接続されていることで、ネットワークを介して個々の端末間でメール送受信ができる仕組みとなっている。また、メールサーバ102には、本発明の種々の処理機能を実現するプログラムが導入されており、これが起動することにより電子メールリマインダサーバ104として機能する。
【００１４】
電子メールリマインダサーバ104は、主要機能として、イベント管理部121とスケジュール管理部122を備え、これらの機能の制御下に、データベース(ＤＢ)データ格納処理部105、ＤＢ検索処理部106、ＤＢ更新処理部107の各処理手段が設けられている。
【００１５】
電子メールリマインダサーバ104には、送信メール管理ＤＢ108と送信者管理ＤＢ109が接続されている。メール送信をすると、ＤＢデータ格納処理部105、ＤＢ検索処理部106、ＤＢ更新処理部107の各処理手段により、これらのＤＢの追加／更新が行われる。
【００１６】
送信者端末101は、入力部として機能し送信メールを作成する。本発明の送信者端末101では、通常のメール作成のための入力画面とは異なる付加情報入力画面が表示される。付加情報入力画面では、送信前に付加情報111として、「スケジュール日程」112、「返信期限」113、「リマインダ日時」114、「管理ＩＤ」115を、所定の入力条件に従って入力する。これらの項目は全て'YYYY/MM/DD hh: ss'形式で入力するため、１分単位で日時を指定できるようになっている。また、送信メール管理ＤＢ108及び送信者管理ＤＢ109へのデータ格納を正しく行うために、「スケジュール日程」112または「返信期限」113を入力した場合、「リマインダ日時」114は必須入力とする。さらに、「スケジュール日程」112と「返信期限」113は、同時に両方を入力することはできず、また「管理ＩＤ」115を入力した場合は、その他全ての項目に入力できない仕様とする。
【００１７】
これらの付加情報111を添付しない状態でメールが送信されると、電子メールリマインダサーバ104は起動せず、通常どおりにメールが送信される。
【００１８】
付加情報111にスケジュール日程112が入力されている場合は、スケジュール日程を再周知するための再周知メールの送信対象となる。付加情報111のうち、返信期限113が入力されている場合は、送信先に対して返信を催促する返信催促メールの送信対象となる。再周知メール及び返信催促メール（これらをまとめて「リマインダメール」と総称する）は、それぞれ「リマインダ日時」114に入力した日時になると送信される。
【００１９】
また、付加情報111に「管理ＩＤ」115が入力されている場合は、送信メール管理ＤＢ108及び送信者管理ＤＢ109から当該管理ＩＤを持つデータが削除される仕組みとなっている。これにより、会議日程の変更等でリマインダメールの送信が不要となった時も、不必要なリマインダメールが送られないようになっている。
【００２０】
付加情報111が添付された状態で送信者端末101から送信メールが送信されると、メールサーバ102に導入されている電子メールリマインダサーバ104が起動する。
この場合、電子イベント管理部121が、メールが送信されたことを検知して、付加情報111を読み取る。
【００２１】
電子イベント管理部121は、付加情報111に「スケジュール日程」112または「返信期限」113が入力されている場合は、送信メール管理ＤＢ格納処理（後述する図６）、及び送信者管理ＤＢ格納処理（後述する図７）を起動する。この処理が終了すると、送信者端末101に対して、当該送信メール用の「管理ＩＤ」を本文に記載したメールを送信する。
【００２２】
また、電子イベント管理部121は、付加情報111に「管理ＩＤ」が入力されている場合は、削除依頼メールとみなし、DeleteFLG更新処理（後述する図１２）を起動する。
【００２３】
さらに、電子イベント管理部121は、送信先端末103から返信メールが返信された場合は、返信FLG更新処理（後述する図８）を起動し、処理が終了したら、送信者端末101に対して当該返信メールを送信する。
【００２４】
一方、スケジュール管理部122は、１分ごとに、リマインダメール送信処理（送信先用）（後述する図４）を起動し、対象データが存在する場合、送信先端末103及び送信者端末101にリマインダメールを送信する。
【００２５】
また、スケジュール管理部122は、３０分ごとに、未返信送信先送付処理（後述する図９）を起動し、対象データが存在する場合、送信者端末101に対し未返信送信先リストを送付する。
【００２６】
さらに、スケジュール管理部122は、１時間送信メール管理ＤＢ削除処理（後述する図１０）を起動し、その後で送信者管理ＤＢ削除処理（後述する図１１）を起動する機能を備えている。
【００２７】
図２は、送信メール管理ＤＢのデータ構成を例示したものである。
送信メール管理ＤＢのデータ項目は、「管理ＩＤ」201、「送信先メールアドレス」202、「件名」203、「送信日時」204、「スケジュール日程or返信期限」205、「リマインダ日時」206、「返信FLG」207、「スケジュールor返信要」208、「DeleteFLG」209の全部で９項目からなり、キー項目は、「管理ＩＤ」201と「送信先メールアドレス」202で一意となるようになっている。
【００２８】
ここで、「管理ＩＤ」201は、送信メール１件毎に付与される一意のＩＤで、「件名」+「送信日時」という形式で自動に送信メールへ付与され、リマインダメール送信時や返信メール送信時、データ削除時など、データ管理全般で使用するＩＤであり、件名＋送信日時の秒単位までＩＤとすることにより、他のメールとは重複しないようにしている。
【００２９】
また、「送信先メールアドレス」202は、あて先に入力されたアドレスで、例えば５名の人にメールを送信した場合、データは５件追加され、メーリングリストが含まれる場合は、メーリングリストに登録されているアドレス全件が登録されることになる。これは、送信先アドレス１件１件に対して返信がある／ないを管理するためである。
【００３０】
「スケジュール日程or返信期限」205及び「リマインダ日時」206は、メール送信時の付加情報（図１の符号111）として送られてきたスケジュール日程（図１の符号112）、返信期限（図１の符号113）、リマインダ日時（図１の符号114）をそのまま格納する。リマインダ日時とは、いつリマインダメールを送るかを自由に設定することができるもので、これにより、会議のような直前に思い出したいものは、開始時刻の10分前に設定したり、返信に時間がかかることが予想されるメールであれば、返信期限の半日程度前に設定するなど、臨機応変な対応が可能となる。
【００３１】
「返信FLG」207は、送信先からメールの返信が来た場合に'１'（返信済状態）をセットする返信状況を示すフラグであり、送信メール管理ＤＢへのデータの格納時はデフォルトで'０'（未返信状態）が設定される。
「スケジュールor返信要」208は、リマインダメールが再周知メールであるか返信催促メールであるかによってメールのテンプレートを区別するために使用するもので、メール送信時の付加情報（図１の符号111）にスケジュール日程（図１の符号112）が設定されている場合は'Ｓ'が、返信期限（図１の符号113）が設定されている場合には'Ｒ'が格納される。
「DeleteFLG」は、データを削除してもよくなった時点で'１'（削除可状態）をセットする削除可否状況を示すフラグであり、送信メール管理ＤＢへのデータの格納時はデフォルトで'０'（削除不可状態）が設定される。
送信メール１件のデータ項目毎に個々に更新されるのは、返信フラグ「返信FLG」と削除フラグ「DeleteFLG」の２つのフラグであり、それ以外は、当該データが削除されるまで格納された時の値のままである。
【００３２】
図３は送信者管理ＤＢのデータ構成を例示したものである。
送信者管理ＤＢのデータ項目は、「管理ＩＤ」301、「送信者メールアドレス」302、「スケジュール日程or返信期限」303、「リマインダ日時」304、「スケジュールor返信要」305の全部で５項目からなり、キー項目は、「管理ＩＤ」301となっている。
これは、送信者を管理するためのＤＢであり、送信メール１件を送信すると、１件のデータが追加される仕組みとなっている。データ項目の定義は図２の説明と同様であるため、ここでは省略する。
【００３３】
図４〜図１２は、本システムのフロー図となっており、実際の処理概要について図に合わせて説明する。
図４は、送信先にリマインダメールを送信する送信先用リマインダメール送信処理のフロー図である。
先ず、リマインダメール送信処理（送信先用）を開始（ステップ401）する。この機能は、送信メールの付加情報（図１の111）で予め設定したリマインダ日時が到来したら対象者全員に、自動でメールを送信するという機能である。リマインダ日時を分単位で設定できることから、１分ごとに起動するようにスケジュール管理されている。尚、ここで言う対象者とは、再周知メールであれば、メール送信時の送信先全員であり、また返信催促メールであれば、メール送信時のあて先のうち、リマインダ時期を過ぎても返信FLGが'０'（未返信）である送信先となる。つまり、返信催促メールの場合、既に返信が来た送信先メールアドレスにはリマインダメールは送信されないことになる。
【００３４】
上記の対象者を抜き出す条件としては、「システム日付+時刻≧送信メール管理ＤＢ_リマインダ日時」であること（ステップ402）、「送信メール管理ＤＢ_返信FLG=０」であること（ステップ（403）、を全て満たしている必要がある。また、リマインダメールが再周知メールであるか返信催促メールであるかにより、テンプレートを変える必要があることから、送信メール管理ＤＢの「スケジュールor返信要フラグ」が'Ｓ'かどうかの判定（ステップ404）を行う。'Ｓ'の場合は、再周知メール作成処理を行いかつその対象データの「DeleteFLG」を'１'に更新（ステップ405）する。'Ｒ'の場合は、返信催促メール作成処理（ステップ406）を行う。続いて、対象データについての送信メール管理ＤＢの「送信先メールアドレス」あてに、上記ステップ405または406で作成したリマインダメールを送信（ステップ407）し、処理を終了(ステップ408)する。
【００３５】
図５は、送信者にリマインダメールを送信する送信者用リマインダメール送信処理のフロー図である。
先ず、リマインダメール送信処理（送信者用）を開始（ステップ501）する。この機能は、再周知メールをメール送信者本人にも自動で送信するという機能である。この処理はイベント管理部により行われ、図４のリマインダメール送信処理（送信先用）において再周知メールが送信されると、起動される仕組みになっている。
【００３６】
この処理を実現させる条件としては、「システム日付+時刻≧送信者管理ＤＢ_リマインダ日時」である場合（ステップ502）で、かつ、送信者管理ＤＢの「スケジュールor返信要フラグ」が'Ｓ'か否かの判定（ステップ503）で'Ｓ'の場合に、再周知メール作成処理をして送信者管理ＤＢの「送信者メールアドレス」あてに送信（ステップ504）し、処理を終了(ステップ505)する。
【００３７】
図６は、メール送信時に送信メール管理ＤＢにデータを格納する送信メール管理ＤＢ格納処理のフロー図である。
先ず、送信メール管理ＤＢ格納処理を開始（ステップ601）する。この処理はイベント管理部により行われ、付加情報付のメールが１件送信されるごとに起動する（ステップ602）仕組みとなっている。また、１通の送信における繰り返し回数はあて先に指定されている送信先メールアドレスの数と同じ回数（ステップ603）となる。
【００３８】
先ず、「管理ＩＤ」に対し、「件名」と「送信日時」を結合した値をセット（ステップ604）し、「送信先メールアドレス」にはあて先に指定されているアドレスを１つセット（ステップ605）し、「件名」にはメールの件名をセット（ステップ606）し、「送信日時」にはメールの送信日時を秒単位までセット（ステップ607）する。「スケジュール日程or返信期限」には、送信メールの付加情報（図１の111）に記載されているスケジュール日程か返信期限のどちらかをセット（ステップ608）し、「リマインダ日時」にも付加情報に記載されているリマインダ日時をセット（ステップ609）する。「返信FLG」は、メールを送信した後に返信が来たら'１'に更新するものであるため、デフォルトで'０'をセット（ステップ610）する。
【００３９】
「スケジュールor返信要」は、付加情報にスケジュール日程または返信期限のいずれが記載されているか（ステップ611）に基づき、スケジュール日程が記載されている場合には'Ｓ'（ステップ612）を、返信期限が記載されている場合には'Ｒ'（ステップ613）をセットする。「DeleteFLG」は、再周知メールの送信時、返信メールの受信時または返信期限の経過時に'１'に更新するものであるから、デフォルトで'０'をセット（ステップ614） する。
全てのあて先の数だけの繰り返し処理が完了したらループ終了（ステップ615）となり、処理を終了（ステップ616）する。
【００４０】
図７は、メール送信時に送信者管理ＤＢにデータを格納する送信者管理ＤＢ格納処理のフロー図である。
先ず、送信者管理ＤＢ格納処理を開始（ステップ701）する。この処理もイベント管理部により行われ、付加情報付のメールが１件送信されるごとに起動する（ステップ702）仕組みとなっている。送信者情報を管理するものであるために、送信メール１件に付き、後述する要領でデータが１件追加される。
【００４１】
「管理ＩＤ」の決定方法は、上述の送信メール管理ＤＢの格納と同様の処理で「件名」と「送信日時」を結合した値をセット（ステップ703）し、「送信者メールアドレス」には送信者のアドレスをセット（ステップ704）する。後続処理である、「スケジュール日程or返信期限」のセット（ステップ705）、「リマインダ日時」のセット（ステップ706）、「スケジュールor返信要」の判定（ステップ707）及び「スケジュールor返信要」のセット（ステップ708,709）は、全て図６の説明と同じであるため、ここでは割愛する。
【００４２】
図８は、送信メール管理ＤＢの返信FLGを更新する送信FLG更新処理のフロー図である。
先ず、送信FLG更新処理を開始（ステップ801）する。この機能は、既に返信済みのあて先には、返信催促メールを送信しないようにするために送信メール管理ＤＢの「返信FLG」を返信済み'１'に更新する処理である。
【００４３】
手順としては、受信メールに付与されている管理ＩＤが送信メール管理ＤＢの「管理ＩＤ」であり（ステップ802）、かつ、受信メールの送信者アドレスが送信メール管理ＤＢの「送信先メールアドレス」であること（ステップ803）である条件を満たす場合に、当該受信メールが返信メールであると判断し、送信メール管理ＤＢの「返信FLG」と「DeleteFLG」を'０'から'１'に更新（ステップ804）し、処理を終了(ステップ805)する。
【００４４】
図９は、返信メールを未だ送信していない送信先のリストを送信者へ送信する未返信送信先リスト送付処理のフロー図である。
先ず、未返信送信先リスト送付処理を開始（ステップ901）する。返信期限を過ぎても返信がなかった送信先のリストを作成し、送信メール毎に１件にまとめ、送信者へ送信する機能である。尚このリストに表示される内容は、送信先メールアドレスのみである。
【００４５】
本処理は、スケジュール管理部により行われ、３０分ごとに起動される。概要は、「システム日付+時刻≧送信者管理ＤＢ_返信期限」であり（ステップ902）、かつ、送信者管理ＤＢの「スケジュールor返信要」が'Ｒ'である（ステップ903）のデータの「管理ＩＤ」と「送信者メールアドレス」を取り出す（ステップ904）。次に、送信メール管理ＤＢの全てのデータを検索（ステップ905）し、送信者管理ＤＢから取り出した「管理ＩＤ」と、送信メール管理ＤＢの「管理ＩＤ」が一致（ステップ906）し、かつ、送信メール管理ＤＢの「返信FLG」が'０'のデータを検索（ステップ907）する。該当するデータがある場合は、そのデータの送信メール管理ＤＢの「送信先メールアドレス」をメール本文に記述し、メール本文更新変数に'１'（初期値'０'） を格納し、送信メール管理ＤＢの「DeleteFLG」を'１'に更新（ステップ908）する。１つの「管理ＩＤ」で送信メール管理ＤＢの全てのデータを検索し終わった時点（ステップ909）で、メール本文更新変数が１の場合には、そのメール本文のあて先に予め取り出しておいた送信者メールアドレスを設定し、メールを送信（ステップ910）する。
【００４６】
図１０は、送信メール管理ＤＢからデータを削除する送信メール管理ＤＢ削除処理のフロー図である。
先ず、送信メール管理ＤＢ削除処理を開始（ステップ1001）する。この処理は、スケジュール管理部により行われ、１時間ごとに起動する仕組みとなっている。データが膨大に増えてＤＢ検索に時間が掛かることのないよう、送信メール管理ＤＢの「DeleteFLG」が'１'の場合（ステップ1002）にそのデータを送信メール管理ＤＢから削除（ステップ1003）するようになっている。
【００４７】
図１１は、送信者管理ＤＢからデータを削除する送信者管理ＤＢ削除処理のフロー図である。
先ず、送信者管理ＤＢ削除処理を開始（ステップ1101）する。これもスケジュール管理部により行われ、送信メール管理ＤＢ削除処理（上述の図１０）が終了すると起動される仕組みとなっている。これは、１時間ごとに「DeleteFlG」が'１'のデータが削除される送信メール管理ＤＢと、「DeleteFLG」を持たない送信者管理ＤＢの整合性を持たせるための処理である。送信者管理ＤＢの「管理ＩＤ」が送信メール管理ＤＢの「管理ＩＤ」にない場合（ステップ1102）に、該当するデータを削除（ステップ1103）する。
【００４８】
図１２は、送信者からの指示により送信メール管理ＤＢの削除フラグを更新するDeleteFLG更新処理のフロー図である。
先ず、DeleteFLG更新処理を開始する（ステップ1201）。これはイベント管理部により行われ、送信メールの付加情報（図１の111）に「管理ＩＤ」が入力されている場合に起動する。付加情報の「管理ＩＤ」と送信メール管理ＤＢの「管理ＩＤ」が一致する場合（ステップ1202）、該当するデータの「DeleteFLG」を'１'に更新（ステップ1203）する機能である。
【００４９】
図１３は、電子メールリマインダサーバが自動でメールを作成するときの、テンプレートである。管理ＩＤ通知メール1301、返信催促メール1302、再周知メール1303、及び、未返信送信先リスト1304の４種類用意されることになる。
【符号の説明】
【００５０】
101：送信者端末、102：メールサーバ、103：送信先端末、104：電子メールリマインダサーバ、121：イベント管理部、122：スケジュール管理部、105：ＤＢデータ格納処理部、106：ＤＢ検索処理部、107：ＤＢ更新処理部、108：送信メール管理ＤＢ、109：送信者管理ＤＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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