(57)【要約】【課題】データベースにおいて必要となる記憶容量を低減するとともに、画像データへの参照切れを防止する情報処理システム及びその制御方法、コンピュータプログラムを提供する。【解決手段】本発明の情報処理システムでは、画像処理装置が出力ジョブのジョブ履歴を、情報処理サーバを介してデータベースへ記憶する際に、ジョブの実行に使用した画像データの識別情報を含む属性情報のみを記憶する。その際、当該画像データがデータベースに既に記憶されている場合には、当該画像データの保存期限が、属性情報に付加された保存期限に変更される。【選択図】図１
2010218442.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データに関わるジョブを実行する画像処理装置と、前記画像処理装置により実行されたジョブの履歴を記憶する記憶装置と、前記画像処理装置から前記ジョブの履歴を受信し、前記記憶装置へ記憶させる情報処理装置とを備える情報処理システムにおける前記情報処理装置であって、
前記画像処理装置が実行した画像データを入力する入力ジョブに関する履歴情報、当該入力ジョブに係る画像データ、及び当該画像データを識別するための識別情報を受信する第１の受信手段と、
前記画像処理装置が実行した画像データを出力する出力ジョブに関する履歴情報及び当該出力ジョブに係る画像データを識別するための識別情報を受信する第２の受信手段と、
前記第１の受信手段で受信した入力ジョブに関する履歴情報、画像データ及び識別情報と、前記第２の受信手段で受信した出力ジョブに関する履歴情報及び識別情報とを前記記憶装置に記憶させる記憶手段と、
前記第１の受信手段により受信した少なくとも画像データに対して、前記記憶装置に保存する期間を示す保存期限情報を付加する付加手段と、
前記第２の受信手段で出力ジョブに関する履歴情報及び当該出力ジョブに係る画像データを識別するための識別情報を受信した場合、該受信した識別情報と同一の識別情報により特定される画像データに対し前記付加手段で付加された保存期限情報で示される保存期限を変更する変更手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記付加手段は、前記第２の受信手段で受信した履歴情報に保存期限情報を付加し、前記変更手段は、前記第１の受信手段で受信した画像データの保存期限情報を、前記第２の受信手段で受信した履歴情報に付加された保存期限情報と同一とするよう変更することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記記憶手段が前記記憶装置に記憶させる履歴情報は、ジョブ種、ジョブ実行日時、ジョブを実行した画像処理装置を特定可能な情報を含むことを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第２の受信手段は、受信した識別情報に対応する画像データが前記記憶装置に記憶されていない場合、当該識別情報に対応する画像データを前記画像処理装置から受信することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
画像データに関わるジョブを実行する画像処理装置と、前記画像処理装置により実行されたジョブの履歴を記憶する記憶装置と、前記画像処理装置から前記ジョブの履歴を受信し、前記記憶装置へ記憶させる情報処理装置とを備える情報処理システムにおける前記情報処理装置の制御方法であって、
前記画像処理装置が実行した画像データを入力する入力ジョブに関する履歴情報、当該入力ジョブに係る画像データ、及び当該画像データを識別するための識別情報を受信する第１の受信工程と、
前記画像処理装置が実行した画像データを出力する出力ジョブに関する履歴情報及び当該出力ジョブに係る画像データを識別するための識別情報を受信する第２の受信工程と、
前記第１の受信工程で受信した入力ジョブに関する履歴情報、画像データ及び識別情報と、前記第２の受信工程で受信した出力ジョブに関する履歴情報及び識別情報とを前記記憶装置に記憶させる記憶工程と、
前記第１の受信工程により受信した少なくとも画像データに対して、前記記憶装置に保存する期間を示す保存期限情報を付加する付加工程と、
前記第２の受信工程で出力ジョブに関する履歴情報及び当該出力ジョブに係る画像データを識別するための識別情報を受信した場合、該受信した識別情報と同一の識別情報により特定される画像データに対し前記付加工程で付加された保存期限情報で示される保存期限を変更する変更工程とを備えることを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項６】
請求項５に記載の情報処理装置の制御方法における各工程を、コンピュータにより実行させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プリンタ、デジタル複合機等の画像処理装置で実行するジョブのジョブ履歴を管理する情報処理システムにおける情報処理装置及びその制御方法、コンピュータプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
プリンタやデジタル複合機といった画像処理装置の普及に伴って、原稿の印刷、コピー、送信等を誰でも簡単に実行することが可能になっている。しかしながら、このようにユーザの利便性の向上が図られる一方で、機密原稿の印刷やコピー、送信等を行う際の情報漏洩が新たな問題となっている。
【０００３】
この問題に対する対策として、印刷、コピー、ＦＡＸ、電子メール送信等のジョブを実行する際に、ジョブ履歴を記憶装置に蓄積する画像処理装置、及びこのような画像処理装置が記憶したジョブ履歴を管理する情報処理システムが知られている。記憶されるジョブ履歴には、ジョブを実行したユーザ、実行日時、ジョブの種類といった情報や、当該画像処理装置を特定するための情報（ＩＰアドレスやシリアル番号）が含まれる。さらに、ジョブの実行の際に入力された画像をデータ化した画像データや、当該画像データを縮小した縮小画像データが含まれる場合もある。
【０００４】
上述のような情報処理システムは、画像処理装置及びジョブ履歴を管理するためのサーバから構成される。当該サーバ上には、ジョブ履歴を管理するデータベースが設けられる。画像処理装置によって記憶されたジョブ履歴は、データベースに送信され、蓄積される。データベースは、ジョブ履歴を蓄積し、検索可能な状態にしておくことで、情報漏洩が発覚した場合等に、システム管理者がジョブの実行情報を追跡することを可能にする。このような情報処理システムには、多数のジョブ履歴を蓄積するために、画像処理装置やデータベースにおいて大容量の記憶装置が必要となるという問題がある。
【０００５】
この問題に対し、例えば、特許文献１では、画像処理装置において入出力される画像データ及びその参照情報を画像処理装置やデータベースに効率的に蓄積し、記憶装置において必要となる記憶容量を低減する手法が提案されている。具体的には、画像処理装置において、新たな画像データを画像処理装置に入力して実行するジョブである入力ジョブをユーザが実行すると、当該画像データがジョブ履歴として記憶装置に記憶される。一方で、ユーザは、記憶された画像データを再利用してＦＡＸ送信や電子メール送信等を行う出力ジョブを実行することも可能である。その場合、再利用した画像データではなく、当該画像データの識別情報である参照情報が、ジョブ履歴として記憶装置に記憶される。このように記憶された入力ジョブ及び出力ジョブのジョブ履歴は、データベースに対して送信され、管理される。また、データベースにおいて、ジョブ履歴を用いて出力ジョブが検索された場合、参照情報を用いることで、入力ジョブにより記憶された画像データを参照することが可能である。その結果、出力ジョブにより記憶される参照情報の容量は小さいため、画像処理装置やデータベースにおいて必要となる記憶装置の記憶容量を低減している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００６−３３０９３９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上述の従来技術では、出力ジョブのジョブ履歴として記憶した参照情報の参照先の画像データが削除されると、ジョブ履歴を検索する際に、画像データの内容が確認できなくなってしまうという問題がある。一般的に、情報処理システムでは、データベースの記憶容量に限りがあるため、記憶した後に所定の期間が経過したジョブ履歴を、長期保存に適した磁気テープ等のメディアに退避した上でデータベースから削除している。この場合、データベースに記憶された入力ジョブのジョブ履歴は、当該入力ジョブを参照する出力ジョブのジョブ履歴よりも先に削除されることになる。その結果、ジョブ履歴を検索する際に、出力ジョブのジョブ履歴の参照情報から、参照先の画像データを参照できなくなる参照切れが発生してしまう。
【０００８】
この問題に対し、画像処理装置からデータベースへジョブ履歴を送信する際に、出力ジョブの参照先の画像データがデータベースに存在するか否かを予め判定する方法が考えられる。この場合、判定結果に基づき、出力ジョブの参照先の画像データがデータベースに存在しない場合は、利用した画像データを画像処理装置から再送信することで、データベースにおける参照切れを防止することができる。しかしながら、この方法では、画像処理装置において複雑な処理が要求されるため、既存の画像処理装置では対応できないという問題がある。また、再送信に備えて画像データを記憶しておく必要があるため、画像処理装置の限られた記憶容量を圧迫してしまうという問題がある。
【０００９】
本発明は、上述の問題に鑑みてなされたものであり、実行されたジョブに係る画像データへの参照切れを防止する情報処理装置及びその制御方法を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、例えば、画像データに関わるジョブを実行する画像処理装置と、画像処理装置により実行されたジョブの履歴を記憶する記憶装置と、画像処理装置からジョブの履歴を受信し、記憶装置へ記憶させる情報処理装置とを備える情報処理システムにおける情報処理装置であって、画像処理装置が実行した画像データを入力する入力ジョブに関する履歴情報、当該入力ジョブに係る画像データ、及び当該画像データを識別するための識別情報を受信する第１の受信手段と、画像処理装置が実行した画像データを出力する出力ジョブに関する履歴情報及び当該出力ジョブに係る画像データを識別するための識別情報を受信する第２の受信手段と、第１の受信手段で受信した入力ジョブに関する履歴情報、画像データ及び識別情報と、第２の受信手段で受信した出力ジョブに関する履歴情報及び識別情報とを記憶装置に記憶させる記憶手段と、第１の受信手段により受信した少なくとも画像データに対して、記憶装置に保存する期間を示す保存期限情報を付加する付加手段と、第２の受信手段で出力ジョブに関する履歴情報及び当該出力ジョブに係る画像データを識別するための識別情報を受信した場合、受信した識別情報と同一の識別情報により特定される画像データに対し付加手段で付加された保存期限情報で示される保存期限を変更する変更手段とを備える。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、例えば、実行されたジョブに係る画像データへの参照切れを防止する情報処理装置及びその制御方法を提供できる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態に係る情報処理システムの概略構成例を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係るデジタル複合機のブロック構成例を示す図である。
【図３】本発明の実施形態に係るデジタル複合機が実行するジョブの分類及びデータベースへ記憶する画像データの種類の一例を示す図である。
【図４】本発明の実施形態に係るデジタル複合機がデータベースへ記憶するジョブ履歴の内容の一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係るデジタル複合機がデータベースへ記憶する属性情報の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係る情報処理システムにおいてデータベースに記憶されるジョブ履歴の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態に係る情報処理システムにおいてデータベースに記憶されるジョブ履歴の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係る情報処理システムにおける情報処理サーバがデータベースへジョブ履歴を記憶する際の処理手順を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下に本発明の一実施形態を示す。以下で説明される実施形態は、本発明の上位概念、中位概念及び下位概念など種々の概念を理解するために役立つであろう。また、本発明の技術的範囲は、特許請求の範囲によって確定されるのであって、以下の実施形態によって限定されるわけではない。
【００１４】
＜情報処理システムの構成＞
以下では、図１乃至図８を参照して、本発明の実施形態について説明する。図１は本発明の実施形態に係る情報処理システムの概略構成例を示す図である。情報処理システム１００は、デジタル複合機１０１、情報処理サーバ１０２、データベース（記憶装置）１０３、及び検索サーバ１０４を備える。また、各装置は、ネットワーク１０５を介して互いに接続される。
【００１５】
デジタル複合機１０１は、スキャン、プリント、コピー、電子メール、ＦＡＸ等の機能を有する画像処理装置である。デジタル複合機１０１は、機器内の記憶装置に画像データを保存するためのユーザボックスと呼ばれる領域を有し、当該領域に保存した画像データをＦＡＸや電子メールにより送信する機能を有する。また、デジタル複合機１０１は、機器上で実行したジョブの履歴情報であるジョブ履歴を機器内の記憶装置に記憶し、記憶したジョブ履歴をデータベース１０３へ送信する機能を有する。ジョブ履歴は、当該ジョブの電子的な画像データと、ジョブの実行者及び実行日時、デジタル複合機の機器情報等からなる属性情報とを含む。デジタル複合機１０１は、ユーザボックスへ画像データを入力し、当該画像データを使用する入力ジョブを実行する場合、当該ジョブの属性情報と画像データとを情報処理サーバ１０２に送信する。一方、デジタル複合機１０１は、画像データを新たにユーザボックスへ入力せず、入力ジョブによって入力したユーザボックス内の画像データを再び使用する出力ジョブを実行することもできる。この場合、デジタル複合機１０１は、情報処理サーバ１０２に対して使用した画像データを送信せず、属性情報のみを送信する。当該属性情報には、入力ジョブの実行時に送信された画像データに対して固有に割り当てられた識別情報（文書ＩＤ）が含まれる。
【００１６】
情報処理サーバ（情報処理装置）１０２は、デジタル複合機１０１から受信したジョブ履歴に対してデータ変換処理を施して、データベース１０３へ記憶する機能を有する。ここで、データ変換処理とは、ジョブ履歴の画像データに対してＯＣＲ処理を施してテキスト情報を抽出する処理や、当該画像データを変換する処理を意味する。データ変換処理によって得られるテキスト情報は、ジョブ履歴と紐付けられてデータベース１０３に記憶され、ジョブ履歴の検索のために利用される。また、情報処理サーバ１０２は、ジョブ履歴をデータベース１０３へ送信する際に、ジョブ履歴を保存する期間を示す保存期限情報を付加して送信する。情報処理サーバ１０２は、汎用のコンピュータ装置で実現可能である。コンピュータは、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクなどを含み、ＣＰＵがＲＯＭやハードディスクに格納された本実施形態の処理を行うためのコンピュータプログラムをＲＡＭにロードし実行する。
【００１７】
データベース１０３には、情報処理サーバ１０２から送信される画像データ、関連付けられたテキスト情報、及び属性情報がジョブ履歴として記憶される。データベース１０３は、ジョブ履歴を蓄積するための記憶装置であればよく、例えばファイルサーバであってもよい。データベース１０３に記憶されたジョブ履歴は、所定の条件を満たすと削除される。ここで、所定の条件とは、通常、ジョブ履歴の保存期限であって、保存期限が経過したタイミングにおいてジョブ履歴は削除される。なお、当該削除処理は、例えば一日一回、所定のタイミングで定期的に実行される。当該削除処理は、情報処理サーバ１０２からデータベース１０３へＳＱＬコマンドを発行することによって行われてもよいし、後述する検索サーバ１０４を利用して削除対象のジョブ履歴を検索することによって行われてもよい。また、データベース１０３上でバッチジョブとしてスケジューリングされ、定期的に実行されるようにしてもよい。
【００１８】
検索サーバ１０４は、ユーザから検索キーワード等の検索条件を受け付け、データベース１０３に記憶されたジョブ履歴から検索条件に合致するものを取得し、ユーザに提示する。検索条件の一例として、ジョブの実行者、ジョブ実行日時、画像データの識別情報といった属性情報、テキスト情報に含まれる文字列等がある。
【００１９】
なお、図１には、情報処理システム１００に対して１０１から１０５までの構成要素が１つずつ含まれる構成が示されているが、各構成要素は複数含まれていてもよい。また、ある構成要素と別の構成要素とが、同一のサーバ内に含まれていてもよい。例えば、検索サーバ１０４と情報処理サーバ１０２とが、同一のサーバ内に含まれていてもよい。
【００２０】
図２は、本発明の実施形態に係るデジタル複合機のブロック構成例を示す図である。コントローラユニット２３３は、画像入力デバイスであるスキャナ２３１、及び画像出力デバイスであるプリンタ２３２と接続される。また、コントローラユニット２３３は、ネットワーク（ＬＡＮ）２４０や公衆回線（ＷＡＮ）２５０と接続されることで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００２１】
ＣＰＵ２００は、システム全体を制御するコントローラである。ＲＡＭ２０１は、ＣＰＵ２００が動作するためのシステムワークメモリであるとともに、入力された画像データを一時的に記憶するための画像メモリ（バッファメモリ）でもある。ＲＯＭ２０２は、ブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムを格納する。ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０３は、システムソフトウェア、ジョブ履歴、ユーザボックス内の画像データ等を格納する記憶装置である。
【００２２】
操作部Ｉ／Ｆ２０４は、操作部２３４とのインタフェース部である。操作部Ｉ／Ｆ２０４は、操作部２３４に表示する画面データを操作部２３４に対して出力する機能と、ユーザが操作部２３４から入力した情報をＣＰＵ２００へ出力する機能とを有する。
【００２３】
ネットワーク部（Ｎｅｔｗｏｒｋ）２０５は、ＬＡＮ２４０と接続され、情報の入出力を行う。また、モデム（ＭＯＤＥＭ）２０６は、ＷＡＮ２５０と接続され、画像データの入出力を行う。
【００２４】
以上の２００〜２０６のデバイスは、システムバス２０７上に配置され、イメージバス（Ｉｍａｇｅ  Ｂｕｓ）Ｉ／Ｆ２０８を介して画像バス２０９と接続される。イメージバスＩ／Ｆ２０８は、システムバス２０７と画像バス２０９との間で画像データを高速で送受信する際に、そのデータ構造を変換するためのバスブリッジである。画像バス２０９上には、以下のデバイスが配置される。
【００２５】
ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）２１０は、ＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。
【００２６】
デバイスＩ／Ｆ部２１１は、コントローラユニット２３３と、スキャナ２３１及びプリンタ２３２とを、画像入力部インタフェース２１２及び印刷部インタフェース２１３を介して接続し、画像データの変換を行う。
【００２７】
スキャナ画像処理部２１４は、スキャナ２３１から入力された画像データの補正、加工、及び編集を行う。また、スキャナ画像処理部２１４は、当該画像データがカラー原稿か白黒原稿かを画像データの彩度信号から判断し、その結果を保持する機能を有する。一方、プリンタ画像処理部２１５は、プリンタ２３２へ出力する画像データの補正、加工、及び編集を行う。
【００２８】
画像回転部２１６は、スキャナ画像処理部２１４と連携して、スキャナ２３１で読み込まれた画像データを回転し、メモリ上に格納する。画像回転部２１６は、メモリ上にある画像データを回転し、メモリ上に格納し、又はメモリ上にある画像データをプリンタ画像処理部２１５と連携して回転しながら印字出力することもできる。
【００２９】
画像圧縮部２１７は、多値画像データに対してＪＰＥＧ、２値画像画像データに対してＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＲ、又はＭＨの圧縮・伸長処理を行う。
【００３０】
解像度変換部２１８は、メモリ上にある画像データの解像度を変換処理し、メモリ上に格納する。
【００３１】
色空間変換部２１９は、マトリクス演算により、例えば、メモリ上にあるＹＵＶ画像データをＬａｂ画像データに変換し、メモリ上に格納する。
【００３２】
階調変換部２２０は、例えば、メモリ上にある８ｂｉｔ、２５６階調の画像データを誤差拡散処理等の手法により１ｂｉｔ、２階調に変換し、メモリ上に格納する。
【００３３】
以上の２１６〜２２０のデバイスは、互いに連携して動作することが可能である。例えば、画像回転部２１６及び解像度変換部２１８は、画像データに対して画像回転、解像度変換を施す場合、メモリを介することなく、連携して両処理を実行することができる。
【００３４】
図３は、本発明の実施形態に係るデジタル複合機１０１が実行するジョブの分類及びデータベース１０３へ記憶する画像データの種類の一例を示す図である。ここで、入力ジョブとは、デジタル複合機１０１がユーザボックスへ画像データを入力し、当該画像データを使用して実行するジョブである。また、出力ジョブとは、デジタル複合機１０１が、入力ジョブによって入力したユーザボックス内の画像データを再び使用して実行するジョブである。
【００３５】
入力ジョブの一例として、ＣＯＰＹジョブは、デジタル複合機１０１がスキャナ２３１で読み取った原稿を入力画像とする入力ジョブである。デジタル複合機１０１は、入力ジョブを実行する場合、ジョブ履歴として属性情報及び画像データをデータベース１０３へ記憶する。なお、属性情報には、後述するように、ジョブの実行に使用された画像データを一意に識別するための文書ＩＤ（識別情報）が含まれる。
【００３６】
また、出力ジョブの一例として、ＢＯＸ−ＰＲＩＮＴジョブは、デジタル複合機１０１がＢＯＸ格納ジョブによって予めＨＤＤ２０３内のユーザボックス領域に格納した画像データを参照情報に基づいて使用し、印刷を行う出力ジョブである。デジタル複合機１０１は、出力ジョブを実行する場合、ジョブ履歴として属性情報のみをデータベース１０３へ記憶し、使用した画像データは記憶しない。なお、属性情報には、後述するように、使用された画像データの文書ＩＤが参照情報として含まれる。
【００３７】
図４は、本発明の実施形態に係るデジタル複合機１０１がデータベース１０３へ記憶するジョブ履歴の内容の一例を示す図である。図４で、４００〜４０２は入力ジョブのジョブ履歴の一例を、４０３及び４０４は出力ジョブのジョブ履歴の一例を示す。ここでは、入力ジョブのジョブ履歴４００〜４０２として、属性情報とページ毎の画像データを連続して記憶した場合に、出力ジョブのジョブ履歴４０３、４０４として、属性情報を各々記憶した場合を示す。
【００３８】
図４に示す各ジョブ履歴には、フォーマットバージョン、データサイズ等からなるヘッダ情報が付加される。また、ジョブ履歴の画像データは、ジョブの内容を表すデータである。画像データは、画像フォーマットであることが最も多いが、テキストデータや非画像フォーマットのバイナリデータであっても良い。
【００３９】
ジョブ履歴のページ情報には、画像データの形式が含まれ、画像データが画像フォーマットの場合、画像サイズ、解像度等がさらに含まれる。
【００４０】
ジョブ履歴の属性情報には、使用された画像データの文書ＩＤが含まれる。ここで、入力ジョブのジョブ履歴の場合、文書ＩＤを含む属性情報と、当該文書ＩＤの画像データとが合わせてデータベース１０３に記憶される。一方、出力ジョブのジョブ履歴の場合、画像データは記憶されず、使用した画像データの文書ＩＤを含む属性情報が記憶される。また、いずれのジョブ履歴に対してもジョブを実行した画像処理装置を特定可能な情報（ＩＰアドレス、シリアル番号等）が含まれる。なお、入力ジョブのジョブ履歴と、当該入力ジョブによって入力された画像データを利用する出力ジョブのジョブ履歴とは、属性情報に同一の文書ＩＤを含む。
【００４１】
図５は、本発明の実施形態に係るデジタル複合機１０１がデータベース１０３へ記憶する属性情報の一例を示す図である。図５では、属性情報をＸＭＬ形式で記憶した場合を示している。図５において、属性情報を表すｌｏｇＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素は、ｄｅｖｉｃｅＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素、ｕｓｅｒＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素、及びｊｏｂＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素を含む。
【００４２】
ｄｅｖｉｃｅＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素は、デバイス名、シリアル番号等のデバイス情報を含む。
【００４３】
ｕｓｅｒＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素は、部門ＩＤ、ユーザ名等のユーザ情報を含む。
【００４４】
ｊｏｂＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素は、ジョブの種類を示すジョブ種別情報、ジョブ名、開始日時等のジョブ情報を含む。ｊｏｂＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素に含まれるｄｏｃｕｍｅｎｔＩＤ要素は、文書ＩＤであって、入力ジョブによって入力された画像データを示すユニークな値である。また、ｄｏｃｕｍｅｎｔＦｌａｇ要素は、画像データフラグであって、画像データがある場合はｙｅｓ、画像データがない場合はｎｏが記憶される。なお、出力ジョブの属性情報の場合、画像データフラグはｎｏとなるとともに、文書ＩＤは他の入力ジョブがその実行に使用した画像データの文書ＩＤとなる。
【００４５】
＜情報処理システムの動作＞
次に、図６乃至図８を参照して、本発明の実施形態に係る情報処理システム１００の動作について説明する。図６及び図７は、本発明の実施形態に係る情報処理システム１００においてデータベース１０３に記憶されるジョブ履歴の一例を示す図である。データベース１０３に記憶されるジョブ履歴である属性情報及び画像データには、その記憶時に所定の保存期限が設定される。図６及び図７では、所定の保存期限として、記憶日から３０日を期限として設定した場合について示している。データベース１０３は、保存期限を経過したジョブ履歴をデータベースから削除する。
【００４６】
図６では、ジョブ履歴として、ジョブ履歴ＩＤ“００００１”及びジョブ履歴ＩＤ“００００２”が付与された属性情報を有する２つのジョブ履歴がデータベース１０３に記憶された場合を示している。
【００４７】
ジョブ履歴ＩＤ“００００１”を付与された属性情報６０１のジョブ履歴は、入力ジョブの一つであって、デジタル複合機１０１がユーザボックスに画像データを格納するＢＯＸ格納ジョブのジョブ履歴である。当該ジョブは、２００７年９月１０日に実行され、そのジョブ履歴がデータベース１０３に記憶されている。当該ジョブ履歴の属性情報６０１の文書ＩＤは“ａａａａａ”であり、それに対応する文書ＩＤ“ａａａａａ”の画像データ６１１もデータベース１０３にジョブ履歴として記憶されている。また、属性情報６０１及び画像データ６１１の保存期限は、ともに２００７年１０月１０日に設定されている。
【００４８】
ジョブ履歴ＩＤ“００００２”を付与された属性情報６０２のジョブ履歴は、入力ジョブの一つであるＣＯＰＹジョブのジョブ履歴である。当該ジョブは、２００７年９月２０日に実行され、そのジョブ履歴がデータベース１０３に記憶されている。当該ジョブ履歴の属性情報６０２の文書ＩＤは“ｂｂｂｂｂ”であり、それに対応する文書ＩＤ“ｂｂｂｂｂ”の画像データ６１２もデータベース１０３にジョブ履歴として記憶されている。また、属性情報６０２及び画像データ６１２の保存期限は、ともに２００７年１０月１０日に設定されている。
【００４９】
一方、図７では、図６の状態のデータベース１０３に対して、ジョブ履歴ＩＤ“００００３”が付与された属性情報を含むジョブ履歴が新たに記憶された場合を示している。なお、図７の７０１、７０２、７１１及び７１２は、図６の６０１、６０２、６１１及び６１２と各々同一のデータである。
【００５０】
ジョブ履歴ＩＤ“００００３”を付与された属性情報７０３のジョブ履歴は、出力ジョブの一つであるＢＯＸ−ＰＲＩＮＴジョブのジョブ履歴である。当該ジョブは、２００７年９月３０日に実行され、そのジョブ履歴がデータベース１０３に新たに記憶されている。当該ジョブ履歴の属性情報７０３の文書ＩＤは“ａａａａａ”であり、既に入力ジョブによって記憶されたジョブ履歴の属性情報７０１と同一の文書ＩＤを参照している。すなわち、属性情報７０１に対応するＢＯＸ格納ジョブと、属性情報７０３に対応するＢＯＸ−ＰＲＩＮＴジョブとは、同一の画像データに基づいてジョブが実行されたことを示している。
【００５１】
ここで、図６と図７とを比較すると、図６で、文書ＩＤ“ａａａａａ”の画像データ６１１の保存期限は２００７年１０月１０日に設定されているが、図７で、同一の画像データ７１１の保存期限が２００７年１０月３０日へ変更されている。これは、ジョブ履歴ＩＤ“００００３”の出力ジョブが、２００７年９月３０日に文書ＩＤ“ａａａａａ”の画像データを使用したためである。ジョブ履歴ＩＤ“００００３”の出力ジョブのジョブ履歴が、保存期限を２００７年１０月３０日としてデータベースに記憶される際に、当該ジョブが使用する文書ＩＤ“ａａａａａ”の画像データ７１１も同一の保存期限に変更される。その結果、属性情報７０１が保存期限２００７年１０月１０日にデータベース１０３から削除されたとしても、それに対応する画像データ７１１が削除されることはない。すなわち、２００７年１０月１０日の後も、属性情報７０３のジョブ履歴における参照先の画像データ７１１に対する参照切れを防止することが可能となる。
【００５２】
図８は、本発明の実施形態に係る情報処理システム１００における情報処理サーバ１０２がデータベース１０３へジョブ履歴を記憶する際の処理手順を示すフローチャートである。本フローチャートは、情報処理サーバ１０２のＣＰＵがＲＯＭやハードディスクに格納された本実施形態の処理を行うためのコンピュータプログラムをＲＡＭにロードし実行する処理の流れを示す。
【００５３】
まず、デジタル複合機１０１は、入力ジョブ又は出力ジョブを実行すると、当該ジョブの属性情報を生成する。さらに、デジタル複合機１０１は、情報処理サーバ１０２に対して当該属性情報を送信する。
【００５４】
ステップＳ８０１で、情報処理サーバ１０２は、デジタル複合機１０１から属性情報を受信する。さらに、受信した属性情報に対し、データベース１０３における保存期限を示す保存期限情報を付加する。その後、ステップＳ８０２で、情報処理サーバ１０２は、受信した属性情報に含まれるジョブ種別情報に基づき、データベース１０３へ記憶すべきジョブ履歴が出力ジョブであるか否かを判定する。当該判定処理により、出力ジョブではないと判定した場合、受信したジョブ履歴は入力ジョブであると判断し、ステップＳ８０５へ移行する。一方、データベース１０３へ記憶すべきジョブ履歴が出力ジョブであると判定した場合、ステップＳ８０３へ移行する。
【００５５】
（入力ジョブの場合の処理）
ステップＳ８０５で、情報処理サーバ１０２は、データベース１０３へ記憶すべき画像データをデジタル複合機１０１から受信し、ステップＳ８０６へ移行する。さらに、ステップＳ８０６で、情報処理サーバ１０２は、デジタル複合機１０１から受信したジョブ履歴である属性情報及び画像データを、当該属性情報の保存期限情報を画像データに対して紐付けて、データベース１０３へ記憶する。以上の処理により、情報処理サーバ１０２は、ジョブ履歴の記憶処理を終了する。なお、ジョブ履歴が入力ジョブである場合の、ステップＳ８０１における属性情報の受信処理、及びステップＳ８０５における画像データの受信処理は、第１の受信手段による処理に相当する。
【００５６】
（出力ジョブの場合の処理）
ステップＳ８０３で、情報処理サーバ１０２は、受信した属性情報に参照情報として含まれる文書ＩＤと同一の文書ＩＤを有する画像データが、当該属性情報の参照先の画像データとしてデータベース１０３に存在するか否かを判定する。なお、当該判定処理には、データベース１０３に対するＳＱＬ文の発行、検索サーバ１０４による検索結果の利用等、どのような方法を用いてもよい。
【００５７】
情報処理サーバ１０２は、ステップＳ８０３における判定の結果、参照先の画像データがデータベース１０３に存在しない場合、ステップＳ８０５へ移行する。ステップＳ８０５で、情報処理サーバ１０２は、デジタル複合機１０１に文書ＩＤを指定して画像データの送信を要求し、これに応じて画像データを受信する。その後、ステップＳ８０６で、情報処理サーバ１０２は、デジタル複合機１０１から受信したジョブ履歴である属性情報及び画像データを、当該属性情報の保存期限情報を画像データに対して紐付けて、データベース１０３へ記憶する。
【００５８】
一方、情報処理サーバ１０２は、ステップＳ８０３における判定の結果、参照先の画像データがデータベース１０３に存在する場合、ステップＳ８０４へ移行する。ステップＳ８０４で、情報処理サーバ１０２は、データベース１０３に存在する画像データの保存期限を、記憶すべき属性情報と同一の保存期限に変更する。その後、ステップＳ８０６で、情報処理サーバ１０２は、デジタル複合機１０１から受信した属性情報のみをデータベース１０３へ記憶する。以上の処理により、情報処理サーバ１０２は、ジョブ履歴の記憶処理を終了する。なお、ジョブ履歴が出力ジョブである場合の、ステップＳ８０１における属性情報の受信処理、及びステップＳ８０５における画像データの受信処理は、第２の受信手段による処理に相当する。
【００５９】
なお、所定の保存期限として、情報処理システム１００内で統一した期限に設定してもよいし、ジョブ種別情報、ジョブを実行したデジタル複合機、又はジョブ実行ユーザ等の属性情報に応じて、異なる期限を設定してもよい。また、出力ジョブのジョブ履歴を情報処理サーバ１０２がデータベース１０３へ記憶する際、参照先の画像データの保存期限を変更するのではなく、記憶するジョブ履歴の保存期限を当該画像データの保存期限に変更してもよい。すなわち、参照先の画像データの保存期限と、当該画像データを参照する属性情報の保存期限を一致させればよいのであって、そのためにはどのような方法を用いてもよい。また、画像データの保存期限の変更は、データベース１０３によって行われてもよい。
【００６０】
以上説明したように、本実施形態に係る本発明の情報処理システムでは、画像処理装置が出力ジョブのジョブ履歴を、情報処理サーバを介してデータベースへ記憶する際に、ジョブの実行に使用した画像データの識別情報を含む属性情報のみを記憶する。その際、当該画像データがデータベースに既に記憶されている場合には、当該画像データの保存期限が、属性情報に付加された保存期限に変更される。これにより、データベースにおいて必要となる記憶容量を低減するとともに、画像データへの参照切れを防止する情報処理システム及びその制御方法を提供できる。
【００６１】
＜その他の実施形態＞
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム又は装置に供給し、それらのコンピュータ（ＣＰＵやＭＰＵ等）が格納されたプログラムコードを読出し実行しても本発明の目的は達成される。
【００６２】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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