(57)【要約】【課題】会議などに参加する参加者がプレゼンテーションなどの内容に関する情報のうち所望する情報を従来よりも容易に検索できるようにする。【解決手段】参考資料記憶部に、プレゼンテーションの内容に関連する情報を示す参考資料ファイルを複数、予め記憶させておき（＃１１）、参加者によって指定されたキーワードを含む参考資料ファイルを参考資料記憶部から検索し（＃２１）、検索の結果を参加者に対して出力する（＃２２）。【選択図】図１８
2010218343.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のテーマに関する情報である関連情報を、前記所定のテーマの説明を聴く聴取者に対して提供する、情報提供方法であって、
前記関連情報を複数、関連情報記憶手段に予め記憶させておき、
コンピュータに、
前記関連情報のうちの前記聴取者によって指定された語句を含むものを前記関連情報記憶手段から検索する第一の処理を実行させ、
前記第一の処理における検索の結果を前記聴取者に対して出力する第二の処理を実行させる、
ことを特徴とする情報提供方法。
【請求項２】
前記各関連情報を複数のディレクトリのうちのいずれかに分類して前記関連情報記憶手段に記憶させておき、
語句ごとに、当該語句が指定された場合の前記関連情報の検索場所とする前記ディレクトリを予め決めておき、
前記第一の処理として、前記指定された語句に対して予め決められた前記ディレクトリに分類される前記関連情報のうちの当該指定された語句を含むものを検索する処理を、前記コンピュータに実行させる、
請求項１記載の情報提供方法。
【請求項３】
前記説明のために主として使用される情報であるメイン情報をメイン情報記憶手段に予め記憶させておき、
前記コンピュータに、
前記メイン情報と前記検索の結果とを１つに纏めた情報であるバインド情報を生成する第三の処理を実行させ、
前記バインド情報を前記聴取者に対して出力する第四の処理を実行させる、
請求項１または請求項２記載の情報提供方法。
【請求項４】
前記説明のために主として使用される情報であるメイン情報をメイン情報記憶手段に予め記憶させておき、
前記コンピュータに、
前記メイン情報と前記第一の処理において前記関連情報を検索する際に指定された回数が所定の数以上である語句による検索の結果とを１つに纏めた情報であるバインド情報を生成する第五の処理を実行させ、
前記バインド情報を前記聴取者に対して出力する第六の処理を実行させる、
請求項１または請求項２記載の情報提供方法。
【請求項５】
前記コンピュータに、
前記指定された語句を含む前記関連情報が前記第一の処理において検索できなかった場合に、インターネット上で公開されておりかつ当該指定された語句を含む情報である第二の情報を、インターネット上の検索サーバに検索させる、第七の処理を実行させ、
前記検索サーバによる検索の結果を前記聴取者に対して出力する第八の処理を実行させる、
請求項１ないし請求項４のいずれかに記載の情報提供方法。
【請求項６】
所定のテーマに関する情報である関連情報を、前記所定のテーマの説明を聴く聴取者に対して提供する、情報提供装置であって、
前記関連情報を１つまたは複数記憶する関連情報記憶手段と、
前記関連情報のうちの前記聴取者によって指定された語句を含むものを前記関連情報記憶手段から検索する関連情報検索手段と、
前記関連情報検索手段による検索の結果を前記聴取者に対して出力する検索結果出力手段と、
を有することを特徴とする情報提供装置。
【請求項７】
所定のテーマに関する情報である関連情報を前記所定のテーマの説明を聴く聴取者に対して提供するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
前記コンピュータに、
前記関連情報のうちの前記聴取者によって指定された語句を含むものを、予め決められた記憶手段から検索する処理を実行させ、
検索の結果を前記聴取者に対して出力する処理を実行させる、
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報を検索する方法および装置などに関する。
【背景技術】
【０００２】
かつては、会議またはセミナーは、複数の人が１箇所に集まって行うことがほとんどであったが、近年は、インターネットなどのネットワークを利用することによって互いに離れた場所に居ながら行うことができるようになった。後者のような形態の会議またはセミナーは、一般に、「電子会議」などと呼ばれている。
【０００３】
電子会議の場合は、参加者は、会議中に興味を持ったことを、インターネット上のいわゆる検索エンジンによって調べることができる。
【０００４】
また、近年、会議室およびセミナールームなどの部屋における通信の環境が整備されている。これにより、１箇所に集まって行う会議においても、参加者は、いわゆるノートパソコンを持ち込み、会議中に興味を持ったことを検索エンジンによって調べることができるようになった。
【０００５】
そのほか、特許文献１には、会議におけるプレゼンテーションの資料を提供するためのシステムが提案されている。このシステムによると、資料を説明する映像および音声とをサーバなどに記録させておき、後日、必要なときに参加者に参照させることができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００２−１０９０９９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、インターネット上の検索エンジンで検索を行う方法は、インターネット上の多数のサーバに存在する膨大な情報の中から、参加者が本当に必要とする情報を検索することができるかどうか分からない。しかも、ヒット数が多い場合には、目的とする情報にたどり着くまでに時間を要してしまうことがある。また、誤った情報を正しい情報であると誤認したりする場合がある。また、検索するキーワードによっては、何もヒットしないという場合も考えられる。
【０００８】
本発明は、上に述べた問題点に鑑みてなされたもので、参加者が所望する情報を従来よりも容易に検索できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の一形態に係る情報提供方法は、所定のテーマに関する情報である関連情報を、前記所定のテーマの説明を聴く聴取者に対して提供する、情報提供方法であって、前記関連情報を複数、関連情報記憶手段に予め記憶させておき、コンピュータに、前記関連情報のうちの前記聴取者によって指定された語句を含むものを前記関連情報記憶手段から検索する第一の処理を実行させ、前記第一の処理における検索の結果を前記聴取者に対して出力する第二の処理を実行させる、ことを特徴とする情報提供方法である。
【００１０】
好ましくは、前記各関連情報を複数のディレクトリのうちのいずれかに分類して前記関連情報記憶手段に記憶させておき、語句ごとに、当該語句が指定された場合の前記関連情報の検索場所とする前記ディレクトリを予め決めておき、前記第一の処理として、前記指定された語句に対して予め決められた前記ディレクトリに分類される前記関連情報のうちの当該指定された語句を含むものを検索する処理を、前記コンピュータに実行させる。
【００１１】
または、前記説明のために主として使用される情報であるメイン情報をメイン情報記憶手段に予め記憶させておき、前記コンピュータに、前記メイン情報と前記検索の結果とを１つに纏めた情報であるバインド情報を生成する第三の処理を実行させ、前記バインド情報を前記聴取者に対して出力する第四の処理を実行させる。
【００１２】
または、前記説明のために主として使用される情報であるメイン情報をメイン情報記憶手段に予め記憶させておき、前記コンピュータに、前記メイン情報と前記第一の処理において前記関連情報を検索する際に指定された回数が所定の数以上である語句による検索の結果とを１つに纏めた情報であるバインド情報を生成する第五の処理を実行させ、前記バインド情報を前記聴取者に対して出力する第六の処理を実行させる。
【００１３】
または、前記コンピュータに、前記指定された語句を含む前記関連情報が前記第一の処理において検索できなかった場合に、インターネット上で公開されておりかつ当該指定された語句を含む情報である第二の情報を、インターネット上の検索サーバに検索させる、第七の処理を実行させ、前記検索サーバによる検索の結果を前記聴取者に対して出力する第八の処理を実行させる。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によると、参加者は、所望する情報を従来よりも容易に取得することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】資料提供システムの全体的な構成の例を示す図である。
【図２】資料管理サーバのハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】資料管理サーバの機能的構成の例を示す図である。
【図４】画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図５】画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。
【図６】検索先記憶部の例を示す図である。
【図７】送信先記憶部の例を示す図である。
【図８】検索ログ記憶部の例を示す図である。
【図９】キーワード検索回数記憶部の例を示す図である。
【図１０】準備処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１１】ダウンロード用ページの例を示す図である。
【図１２】検索用ページの例を示す図である。
【図１３】検索処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１４】ヒット一覧ページの例を示す図である。
【図１５】ヒット一覧ページの例を示す図である。
【図１６】バインド資料提供処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１７】バインド資料の構成の例を示す図である。
【図１８】資料管理サーバの全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１９】ＱＲコードを記載した基本資料の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
図１は資料提供システムＳＹの全体的な構成の例を示す図、図２は資料管理サーバ１のハードウェア構成の例を示す図、図３は資料管理サーバ１の機能的構成の例を示す図、図４は画像形成装置３のハードウェア構成の例を示す図、図５は画像形成装置３の機能的構成の例を示す図である。
【００１７】
図１に示す資料提供システムＳＹは、会社、学校、または役所などの組織に設置されている。資料提供システムＳＹは、複数の参加者が集まって行うセミナーまたは会議などのイベントの資料を電子ファイルとして配付するために用いられる。
【００１８】
以下、ある会議の中で行われるプレゼンテーションの資料を電子ファイルとして参加者に配付するために資料管理サーバ１が用いられる場合を例に説明する。また、参加者を「ユーザ」と記載する。ユーザには１人１つずつユニークなユーザＩＤが与えられている。
【００１９】
資料提供システムＳＹは、資料管理サーバ１、端末装置２、画像形成装置３、および通信回線ＴＫ１などによって構成される。資料管理サーバ１、端末装置２、および画像形成装置３は、通信回線ＴＫ１を介して互いに接続可能である。通信回線ＴＫ１として、いわゆるＬＡＮ回線またはインターネットなどが用いられる。
【００２０】
資料管理サーバ１は、プレゼンテーションの資料の電子ファイルを一元的に管理し、端末装置２または画像形成装置３を介してユーザへ提供する。
【００２１】
また、資料管理サーバ１は、インターネット上の検索サーバ４に接続し、種々の情報を検索サーバ４に検索させることができる。検索サーバ４として、グーグル株式会社またはヤフー株式会社などが運営する検索サイトのサーバが用いられる。
【００２２】
端末装置２は、資料管理サーバ１から提供される資料をユーザが閲覧したり検索したりするために、用いられる。ユーザは、会場に自分の端末装置２を持ち込めば、プレゼンテーションの最中に資料を閲覧したり検索したりすることができる。会議がいわゆる電子会議（「オンライン会議」と呼ばれることもある。）である場合も、Ｗｅｂブラウザの画面を会議用のウィンドウと並べてまたは重ねて、資料を閲覧したり検索したりすることができる。
【００２３】
端末装置２として、Ｗｅｂブラウザおよびメーラを備えた装置、例えば、パーソナルコンピュータ、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、または携帯電話端末などが用いられる。
【００２４】
画像形成装置３は、一般に複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれる装置であって、コピー、ネットワークプリンティング（ＰＣプリント）、ファックス、スキャナ、ボックスおよび電子メールなどの機能を集約した装置である。
【００２５】
「ボックス機能」とは、「ボックス」と呼ばれる、パーソナルコンピュータにおけるフォルダまたはディレクトリなどに相当する記憶領域をユーザごとに与えておき、ユーザが自分の記憶領域に画像ファイルなどのドキュメントデータを保存しておくことができるようにする機能である。
【００２６】
資料管理サーバ１は、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit ）１０ａ、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０ｂ、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０ｃ、ハードディスク１０ｄ、およびネットワークインタフェース１０ｅなどによって構成される。
【００２７】
ネットワークインタフェース１０ｅは、端末装置２、画像形成装置３、および検索サーバ４などとＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol ）で通信を行うためのＮＩＣ（Network Interface Card）である。
【００２８】
ハードディスク１０ｄには、図３に示すような資料等準備処理部１０１、ユーザ認証部１０２、基本資料配付部１０３、検索指令受付部１２１、参考資料検索部１２２、インターネット検索要求部１２３、検索結果転送部１２４、要求資料提供部１２５、バインド資料生成部１３１、バインド資料配付部１３２、基本資料記憶部１Ｋ１、参考資料記憶部１Ｋ２、検索先記憶部１Ｋ３、送信先記憶部１Ｋ４、検索ログ記憶部１Ｋ５、キーワード検索回数記憶部１Ｋ６、および検索ファイル等記憶部１Ｋ７などの機能を実現するためのプログラムおよびデータが記憶されている。これらのプログラムおよびデータは必要に応じてＲＡＭ１０ｂに呼び出され、ＣＰＵ１０ａによってプログラムが実行される。
【００２９】
画像形成装置３は、図４に示すように、ＣＰＵ３０ａ、ＲＡＭ３０ｂ、ＲＯＭ３０ｃ、ハードディスク３０ｄ、スキャナ３０ｅ、印刷ユニット３０ｆ、ネットワークインタフェース３０ｇ、タッチパネル３０ｈ、およびモデム３０ｉのほか、種々の制御用回路などによって構成される。
【００３０】
スキャナ３０ｅは、用紙に記されている写真、文字、絵、図表などの画像を読み取って画像データを生成する装置である。
【００３１】
印刷ユニット３０ｆは、スキャナ３０ｅによって読み取られた画像または他の装置から受信した画像データに示される画像を印刷する。
【００３２】
タッチパネル３０ｈは、ユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが処理の指令および条件を入力するための画面、およびＣＰＵ３０ａの処理の結果を示す画面などを表示する。また、ユーザが指で触れた位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ３０ａに送信する。
【００３３】
ネットワークインタフェース３０ｇは、資料管理サーバ１および端末装置２とＴＣＰ／ＩＰで通信を行うためのＮＩＣである。
【００３４】
モデム３０ｉは、固定電話網を介して他のファックス端末との間でＧ３のプロトコルで画像データをやり取りするための装置である。
【００３５】
ＲＯＭ３０ｃまたはハードディスク３０ｄには、図５に示すユーザ認証部３０１および資料印刷処理部３０２などを実現するためのプログラムおよびデータが記憶されている。これらのプログラムおよびデータは必要に応じてＲＡＭ３０ｂに呼び出され、ＣＰＵ３０ａによってプログラムが実行される。
【００３６】
図６は検索先記憶部１Ｋ３の例を示す図、図７は送信先記憶部１Ｋ４の例を示す図、図８は検索ログ記憶部１Ｋ５の例を示す図、図９はキーワード検索回数記憶部１Ｋ６の例を示す図、図１０は準備処理の流れの例を説明するフローチャート、図１１はダウンロード用ページ６Ａの例を示す図、図１２は検索用ページ６Ｂの例を示す図、図１３は検索処理の流れの例を説明するフローチャート、図１４はヒット一覧ページ６Ｃの例を示す図、図１５はヒット一覧ページ６Ｄの例を示す図、図１６はバインド資料提供処理の流れの例を説明するフローチャート、図１７はバインド資料の構成の例を示す図である。
【００３７】
次に、図３に示す資料管理サーバ１の各部および図５に示す画像形成装置３の各部の処理について説明する。
【００３８】
図３において、資料管理サーバ１の基本資料記憶部１Ｋ１には、プレゼンテーションで主に使用される資料（例えば、レジュメ）の電子ファイルが記憶されている。以下、この資料を「基本資料」と記載し、基本資料の電子ファイルを「基本資料ファイル５Ｋ」と記載する。説明の簡単のため、本例のプレゼンテーションでは基本資料は１つだけ使用されるものとする。
【００３９】
参考資料記憶部１Ｋ２には、プレゼンテーションではほとんど使用されないがプレゼンテーションの内容に関連のある事項を記載する資料の電子ファイルが複数記憶されている。会議のユーザは、これらの資料を参考することによって、プレゼンテーションで紹介された事項のうちの分からない事項について調べたり、プレゼンテーションの内容の理解をさらに深めたりすることができる。以下、これらの資料を「参考資料」と記載する。また、参考資料の電子ファイルを「参考資料ファイル５Ｓ」と記載する。参考資料記憶部１Ｋ２には、カテゴリごとのディレクトリ（フォルダ）が設けられている。参考資料ファイル５Ｓは、それが属するカテゴリのディレクトリに記憶されている。
【００４０】
基本資料ファイル５Ｋおよび参考資料ファイル５Ｓのフォーマットとして、例えばＰＤＦ（Portable Document Format）が用いられる。または、いわゆるプレゼンテーションアプリのフォーマットを用いてもよい。
【００４１】
検索先記憶部１Ｋ３には、図６のように、キーワードごとに、そのキーワードが指定された際にそのキーワードが記載される参考資料を参考資料記憶部１Ｋ２のどのディレクトリから検索すべきか（つまり、検索先）が示されている。
【００４２】
なお、検索先記憶部１Ｋ３には、キーワードのフィールドが空欄のレコードが存在する。このレコードは、他のいずれのレコードのキーワードにも該当しないキーワードが検索の際に指定された場合に使用する検索サーバ４のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を示している。後述するように、資料管理サーバ１は、検索をこの検索サーバ４に対して要求（依頼）することがある。以下、このＵＲＬを「要求先ＵＲＬ」と記載する。
【００４３】
送信先記憶部１Ｋ４には、図７（ａ）および（ｂ）のように、ユーザごとの、後述する補足版資料の電子ファイルの送信先を示すレコードが記憶されている。各ユーザは、送信先として、自分の電子メールアドレスまたは端末装置２のアドレスを指定してもよいし、自分が日頃使用する画像形成装置３に設けられているボックスのアドレスを指定してもよい。図７の例では、送信先が電子メールアドレスまたは端末装置２のアドレスであるか画像形成装置３に設けられているボックスのアドレスであるかによって、２つのテーブルに分けてレコードを記憶させているが、１つのテーブルに纏めて記憶させてもよい。
【００４４】
また、これらのレコードには、それぞれのレコードに示される転送先へ補足版資料への送信を完了したか否かが示される。
【００４５】
基本資料記憶部１Ｋ１ないし送信先記憶部１Ｋ４へのファイルなどの登録の処理は、後述する資料等準備処理部１０１によって行われる。
【００４６】
検索ログ記憶部１Ｋ５には、図８のように、各回の検索ごとの、それを指令したユーザのユーザＩＤおよびそのユーザが指定したキーワードを示すレコードが格納されている。
【００４７】
キーワード検索回数記憶部１Ｋ６には、図９のように、キーワードごとに、ユーザが検索を行う際にそれを指定した回数を示すレコードを記憶する。
【００４８】
検索ログ記憶部１Ｋ５およびキーワード検索回数記憶部１Ｋ６へのレコードの登録または既存のレコードの更新は、参考資料検索部１２２または検索サーバ４によって検索がなされるごとに、後述するように、適宜、行われる。
【００４９】
検索ファイル等記憶部１Ｋ７には、ユーザごとのディレクトリが設けられている。ディレクトリには、それが与えられたユーザの指令に基づいて行われた検索の結果のデータなどが記憶される。
【００５０】
資料等準備処理部１０１は、基本資料記憶部１Ｋ１ないし送信先記憶部１Ｋ４へのファイルなどの登録の処理を、図１０のフローチャートに示すような手順で実行する。
【００５１】
図１０において、資料等準備処理部１０１は、ユーザからの要求を待つ（＃５０１）。プレゼンテーションの担当者であるユーザは、端末装置２のアプリケーションソフトを使用するなどして基本資料を用意する。そして、基本資料の登録の要求のコマンドを入力するとともに、作成した基本資料のファイルつまり基本資料ファイル５Ｋを端末装置２から資料管理サーバ１へ送信する。または、作成した基本資料の印刷物を画像形成装置３にスキャンさせて基本資料ファイル５Ｋを用意し、コマンドを入力し、基本資料ファイル５Ｋを画像形成装置３から資料管理サーバ１へ送信してもよい。
【００５２】
資料等準備処理部１０１は、コマンドおよび基本資料ファイル５Ｋを受信すると（＃５０２でＹｅｓ）、基本資料のデフォルトの記憶場所つまり基本資料記憶部１Ｋ１に基本資料ファイル５Ｋを記憶させる（＃５０３）。
【００５３】
担当者は、同様に、参考資料を用意し、そのファイルつまり参考資料ファイル５Ｓを資料管理サーバ１へ送信する。ただし、この場合は、上述のコマンドではなく、参考資料の登録の要求のコマンドを入力する。さらに、記憶場所とするディレクトリを資料管理サーバ１に対して指定する。
【００５４】
資料等準備処理部１０１は、コマンドおよび参考資料ファイル５Ｓを受信すると（＃５０２でＮｏ、＃５０４でＹｅｓ）、参考資料記憶部１Ｋ２の中の指定されたディレクトリに参考資料ファイル５Ｓを記憶させる（＃５０５）。
【００５５】
さらに、担当者は、プレゼンテーションで紹介する予定でありまたはプレゼンテーションの内容に関連するキーワードと、そのキーワードが検索の際に指定された場合の参考資料の検索場所（検索先）とするディレクトリとを、指定する。そして、検索先の登録の要求のコマンドを入力し、指定した内容を資料管理サーバ１へ送信する。
【００５６】
資料等準備処理部１０１は、コマンドおよび指定された内容を受信すると（＃５０２でＮｏ、＃５０４でＮｏ、＃５０６でＹｅｓ）、その内容を示すレコードを生成し、図６の検索先記憶部１Ｋ３に記憶させる（＃５０７）。
【００５７】
なお、担当者は、複数のキーワードを１組にして、検索先とするディレクトリを組ごとに指定するしてもよい。または、１つまたは１組のキーワードに対して複数のディレクトリを指定してもよい。
【００５８】
さらに、担当者は、参考資料記憶部１Ｋ２に登録した参考資料ファイル５Ｓのいずれもヒットしなかったときに使用する検索サーバ４のＵＲＬ（要求先ＵＲＬ）を指定し、コマンドを入力する。この場合は、資料等準備処理部１０１は、ステップ＃５０７において、キーワードのフィールドが空欄であり検索先のフィールドにそのＵＲＬが示されるレコードを生成し、検索先記憶部１Ｋ３に記憶させる。
【００５９】
プレゼンテーションを聴く側のユーザは、端末装置２または画像形成装置３を操作して、自分のユーザＩＤおよび後述する補足版資料のファイルの送信先を指定する。そして、送信先の登録の要求のコマンドを入力し、指定した内容を資料管理サーバ１へ送信する。
【００６０】
資料等準備処理部１０１は、コマンドおよび指定された内容を受信すると（＃５０２でＮｏ、＃５０４でＮｏ、＃５０６でＮｏ、＃５０８でＹｅｓ）、その内容を示すレコードを生成し、図７の送信先記憶部１Ｋ４に記憶させる（＃５０９）。ただし、送信完了のフィールドの初期値は「未」である。このフィールドは、後述するバインド資料配付部１３２の処理の完了後、更新される。
【００６１】
ステップ＃５０１〜＃５０９の処理は、準備を開始してから登録の受付を終了するまで（例えば、プレゼンテーションが開始するまで）の間、要求があるごとに適宜実行される。
【００６２】
図３に戻って、プレゼンテーションが開始するまでに、基本資料がユーザに１部ずつ配付される。ユーザが１箇所に集まって行う会議（つまり、電子会議でない、普通の会議）である場合は、基本資料を印刷した印刷物を配付してもよい。または、会議の形態に関わらず、基本資料ファイル５Ｋを電子メールに添付し各ユーザの電子メールアドレスに宛てて送信することによって配付してもよい。
【００６３】
または、ユーザが必要に応じて資料管理サーバ１にアクセスし、基本資料ファイル５Ｋをダウンロードしてもよい。この場合は、基本資料配付部１０３によって次のような処理が行われる。
【００６４】
ユーザは、端末装置２のＷｅｂブラウザを使用して所定のＵＲＬを指定し、基本資料のダウンロード用のＷｅｂページへのアクセスを資料管理サーバ１に対して要求する。
【００６５】
すると、基本資料配付部１０３は、そのＵＲＬに示される、基本資料のダウンロード用のＷｅｂページのデータ（ＨＴＭＬファイルおよびそれに示される画像ファイルなど）を、端末装置２へ送信する。端末装置２は、そのデータを受信すると、図１１のようなダウンロード用ページ６Ａを表示する。
【００６６】
ユーザが「はい」ボタンを押すと、端末装置２から資料管理サーバ１へ基本資料の配付の要求のコマンドが送信される。そして、基本資料配付部１０３は、コマンドを受信すると、基本資料記憶部１Ｋ１から基本資料ファイル５Ｋを読み出し、端末装置２へ送信する。
【００６７】
なお、ユーザは、Ｗｅｂブラウザを起動して最初に資料管理サーバ１にアクセスした際に、自分のユーザＩＤおよびパスワードを正確に入力しなければならない。
【００６８】
ユーザ認証部１０２は、入力されたユーザＩＤおよびパスワードに基づいてユーザ認証を行う。そして、入力されたユーザＩＤおよびパスワードが正しいことが確認できた場合は、資料管理サーバ１へのログインを認め、上記の基本資料ファイル５Ｋのダウンロードおよび後述する検索などのサービスの利用を許可する。
【００６９】
プレゼンテーションの開始後、ユーザは、基本資料には記載されていないが気になる事項が生じたら、端末装置２を操作してその事項に関する情報を収集することができる。ユーザは、端末装置２のＷｅｂブラウザを使用して所定のＵＲＬを指定し、検索用のＷｅｂページへのアクセスを資料管理サーバ１に対して要求する。
【００７０】
すると、検索指令受付部１２１は、検索の指令（コマンド）およびキーワードを受け付ける処理を次のように行う。
【００７１】
検索指令受付部１２１は、検索用のＷｅｂページのデータを端末装置２へ送信する。すると、端末装置２は、そのデータを受信すると、図１２のような検索用ページ６Ｂを表示する。
【００７２】
ユーザがキーワードを入力して「検索」ボタンを押すと、そのキーワードおよび検索の要求のコマンドが端末装置２から資料管理サーバ１へ送信される。そして、検索指令受付部１２１は、そのキーワードおよびコマンドを受け付ける。
【００７３】
参考資料検索部１２２は、検索指令受付部１２１によってキーワードおよびコマンドが受け付けられると、そのキーワードが記載された参考資料ファイル５Ｓを検索する。
【００７４】
インターネット検索要求部１２３は、そのキーワードが記載された参考資料ファイル５Ｓを参考資料検索部１２２によって検索することができなかった場合に、そのキーワードが記載されたファイルを検索するように検索サーバ４に対して要求する。
【００７５】
検索結果転送部１２４は、参考資料検索部１２２または検索サーバ４による検索の結果を端末装置２へ送信する。
【００７６】
要求資料提供部１２５は、参考資料検索部１２２または検索サーバ４によって検索されたファイルのうちのユーザが指定したものを、端末装置２へ提供する。
【００７７】
ここで、参考資料検索部１２２、インターネット検索要求部１２３、検索結果転送部１２４、および要求資料提供部１２５による処理の手順を、図１３のフローチャートを参照しながら説明する。
【００７８】
参考資料検索部１２２は、受け付けられたキーワードの検索先であるディレクトリを検索先記憶部１Ｋ３（図６参照）に基づいて特定し、そのキーワードと特定したディレクトリに記憶されている参考資料ファイル５Ｓに示されるテキストとを照らし合わせることによって、そのキーワードがそのテキストに含まれているか否かをチェックする（＃６１１）。複数の参考資料ファイル５Ｓが記憶されている場合は、そのキーワードをそれぞれと照らし合わせてチェックする。
【００７９】
そして、そのキーワードを含むテキストを示す参考資料ファイル５Ｓが見つかった場合は（＃６１２でＹｅｓ）、検索結果転送部１２４は、見つかった（ヒットした）参考資料ファイル５Ｓのファイル名の一覧を示すＷｅｂページである図１４のようなヒット一覧ページ６Ｃのデータを、検索結果として端末装置２へ送信する（＃６１３）。
【００８０】
一方、そのキーワードを含むテキストを示す参考資料ファイル５Ｓが見つらなかった場合は（＃６１２でＮｏ）、インターネット検索要求部１２３は、インターネット上で公開されているＷｅｂページ（以下、「公開Ｗｅｂページ」と記載する。）の中からそのキーワードを示すものを検索するように、検索先記憶部１Ｋ３に示される要求先ＵＲＬに基づいて検索サーバ４に対して要求する（＃６１４）。なお、ＰＤＦフォーマットのファイルが公開Ｗｅｂページとして公開されている場合もある。このファイルも、公開Ｗｅｂページとして検索される場合がある。
【００８１】
すると、検索サーバ４は、そのキーワードを示す公開Ｗｅｂページを検索し、見つかった公開ＷｅｂページのＵＲＬの一覧を示すＷｅｂページである図１５のようなヒット一覧ページ６Ｄのデータを、検索結果として資料管理サーバ１へ送信する。ただし、見つからなかった場合は、その旨を資料管理サーバ１に回答する。
【００８２】
検索結果転送部１２４は、検索サーバ４からヒット一覧ページ６Ｄのデータが得られた場合は（＃６１５でＹｅｓ）、このヒット一覧ページ６Ｄのデータを検索結果として端末装置２へ送信する（＃６１６）。一方、公開Ｗｅｂページが見つからなかった場合は（＃６１５でＮｏ）、何も見つからなかった旨のメッセージを記載したＷｅｂページである検索失敗通知ページ６Ｅのデータを端末装置２へ送信する（＃６１７）。
【００８３】
検索ファイル等記憶部１Ｋ７に設けられている、検索の依頼者であるユーザ（つまり、資料管理サーバ１に現在ログインしているユーザ）のディレクトリには、今回の検索結果を示すデータすなわちヒット一覧ページ６Ｃ、ヒット一覧ページ６Ｄ、および検索失敗通知ページ６Ｅのうちのいずれかのデータが記憶される（＃６１８）。
【００８４】
また、検索ログ記憶部１Ｋ５およびキーワード検索回数記憶部１Ｋ６には、今回の検索の実績が加えられる（＃６１９）。つまり、検索の依頼者であるユーザのユーザＩＤ、今回の検索に使用されたキーワード、および今回の検索先のディレクトリまたは検索を行った検索サーバ４のＵＲＬを示すレコードが、検索ログ記憶部１Ｋ５（図８参照）に新たに登録される。さらに、キーワード検索回数記憶部１Ｋ６（図９参照）に記憶されているそのキーワードのレコードの回数のフィールドの値に「１」が加算される。
【００８５】
端末装置２は、ヒット一覧ページ６Ｃ、ヒット一覧ページ６Ｄ、および検索失敗通知ページ６ＥのうちのいずれかのＷｅｂページのデータを資料管理サーバ１から受信すると、そのＷｅｂページを表示する。表示されたＷｅｂページがヒット一覧ページ６Ｃである場合は、ユーザは、ヒットした参考資料ファイル５Ｓのうちの所望するもののリンクをクリックして選択し、ダウンロードすることができる。または、表示されたＷｅｂページがヒット一覧ページ６Ｄである場合は、ユーザは、ヒットした公開Ｗｅｂページのうちの所望するもののリンクをクリックして選択し、ダウンロードすることができる。
【００８６】
ユーザがリンクをクリックすると、それに対応する参考資料ファイル５Ｓまたは公開Ｗｅｂページの要求が資料管理サーバ１に対してなされる。
【００８７】
すると（＃６２０でＹｅｓ）、要求資料提供部１２５は、要求された参考資料ファイル５Ｓを参考資料記憶部１Ｋ２から読み出して端末装置２へ送信し、または、要求された公開Ｗｅｂページのデータをインターネット上のＷｅｂサーバから取得し端末装置２へ転送する（＃６２１）。また、送信された参考資料ファイル５Ｓまたは公開Ｗｅｂページのデータは、検索ファイル等記憶部１Ｋ７に設けられている、要求者であるユーザのディレクトリに記憶される（＃６２２）。
【００８８】
各ユーザは、上述のように、プレゼンテーションの内容に関する参考資料ファイル５Ｓおよび公開Ｗｅｂページを検索し閲覧することができる。また、検索させたユーザのディレクトリには、検索結果のほかユーザが提供を受けた参考資料ファイル５Ｓおよび公開Ｗｅｂページのデータが蓄積される。
【００８９】
図３に戻って、バインド資料生成部１３１は、プレゼンテーションの終了後に、各ユーザが取得した参考資料および公開Ｗｅｂページを基本資料と合わせた（バインドした）資料を生成する処理を行う。
【００９０】
バインド資料配付部１３２は、バインド資料生成部１３１によってバインドされた資料をユーザへ配付する処理を行う。
【００９１】
ここで、バインド資料生成部１３１およびバインド資料配付部１３２による処理の手順を、図１６のフローチャートを参照しながら説明する。
【００９２】
バインド資料生成部１３１は、基本資料記憶部１Ｋ１から基本資料ファイル５Ｋを読み出しておく（図１６の＃５３１）。キーワード検索回数記憶部１Ｋ６に記憶されている各レコードをチェックすることによって、検索の際に指定された回数が所定の数以上であるキーワードを選出する（＃５３２）。所定の数として、例えば、ユーザの総数の３０％に当たる数が用いられる。
【００９３】
バインド資料生成部１３１は、キーワードを選出できた場合は（＃５３３でＹｅｓ）、そのキーワードに基づいて参考資料検索部１２２または検索サーバ４によって行われた検索の結果を基本資料にバインドする（＃５３４）。例えば、そのキーワードによる検索結果を示すヒット一覧ページ６Ｃ、ヒット一覧ページ６Ｄ、および検索失敗通知ページ６ＥのうちのいずれかのＷｅｂページのデータを検索ファイル等記憶部１Ｋ７から読み出し、そのＷｅｂページが図１７（ａ）のように基本資料の最終頁にバインドされるように、ステップ＃５３１で読み出した基本資料ファイル５Ｋを更新する。
【００９４】
さらに、バインド資料生成部１３１は、ユーザそれぞれのために次のようにバインドの処理を行う。検索ファイル等記憶部１Ｋ７に設けられている、１人目のユーザのディレクトリをチェックして、参考資料ファイル５Ｓおよび公開Ｗｅｂページのデータを読み出す（＃５３７）。読み出すことができたら（＃５３８でＹｅｓ）、読み出した参考資料ファイル５Ｓおよび公開Ｗｅｂページのデータに基づいて、図１７（ｂ）のように、参考資料および公開Ｗｅｂページがバインドされるように、読み出した基本資料ファイル５Ｋを更新する（＃５３９）。または、そのディレクトリにデータが記憶されているヒット一覧ページ６Ｃ、ヒット一覧ページ６Ｄ、および検索失敗通知ページ６Ｅを、参考資料および公開Ｗｅｂページの代わりにまたは参考資料および公開Ｗｅｂページとともに、基本資料にバインドしてもよい。
【００９５】
以下、ステップ＃５３４、＃５３９において適宜バインドの処理がなされた基本資料ファイル５Ｋを「バインド資料ファイル５Ｌ」と記載する。また、バインド資料ファイル５Ｌによって再現される資料を「バインド資料」と記載する。このようにして、１人目のユーザのバインド資料ファイル５Ｌが生成される。
【００９６】
バインド資料配付部１３２は、１人目のユーザのバインド資料ファイル５Ｌを、１人目のユーザが指定した送信先へ宛てて送信する（＃５４０）。送信先は、送信先記憶部１Ｋ４（図７参照）に示されている。バインド資料配付部１３２は、送信先が電子メールアドレスである場合は、バインド資料ファイル５Ｌを、電子メールに添付して送信する。端末装置２に設けられているディレクトリ（フォルダ）または画像形成装置３に設けられているボックスのパスが示される場合は、バインド資料ファイル５ＬをＳＭＢ（Server Message Block）によって送信する。
【００９７】
バインド資料配付部１３２によってバインド資料ファイル５Ｌが送信できたら、送信先記憶部１Ｋ４に記憶されている、その送信先のレコードの送信完了のフィールドが「未」から「完了」に更新される（＃５４１）。
【００９８】
バインド資料生成部１３１は、２人目以降のユーザのバインド資料ファイル５Ｌも同様に、各人のディレクトリに保存されているファイルおよびデータに基づいて生成する。そして、バインド資料配付部１３２は、各人のバインド資料ファイル５Ｌを、各人が指定した送信先へ送信する。
【００９９】
なお、ダウンロードを一度も行わなかったユーザのために、参考資料ファイル５Ｓまたは公開Ｗｅｂページをバインドしたバインド資料ファイル５Ｌを生成してもよい。プレゼンテーションの間、参考資料および公開Ｗｅｂページごとに、閲覧された（ファイルがダウンロードされた）回数をカウントしておく。そして、閲覧された回数が所定の数以上である参考資料および公開Ｗｅｂページをバインドしたバインド資料ファイル５Ｌを生成する。または、これらの参考資料および公開Ｗｅｂページは、ダウンロードの有無に関わらず全ユーザのためにバインドしてもよい。
【０１００】
ユーザは、会議の終了後、自分のために生成されたバインド資料ファイル５Ｌを使用することができる。例えば、端末装置２のメーラを起動し、資料管理サーバ１から発信された電子メールに添付されているバインド資料ファイル５Ｌを受信し使用することができる。または、所定のディレクトリを開いてバインド資料ファイル５Ｌを使用することができる。
【０１０１】
または、ユーザは、画像形成装置３を操作してバインド資料ファイル５Ｌを取得し使用することができる。この際に、図５に示す画像形成装置３の各部は次のように処理を行う。
【０１０２】
ユーザ認証部３０１は、ユーザがユーザＩＤおよびパスワードを入力すると、それらに基づいてユーザ認証を行う。そして、入力されたユーザＩＤおよびパスワードが正しいことが確認できた場合は、画像形成装置３へのログインを認める。
【０１０３】
資料印刷処理部３０２は、ログインしたユーザのボックスに記憶されているバインド資料ファイル５Ｌに基づいてバインド資料が白紙に印刷されるように印刷ユニット３０ｆを制御する。
【０１０４】
図１８は資料管理サーバ１の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【０１０５】
次に、あるプレゼンテーションの情報をユーザへ提供するための全体的な処理の流れを、図１８のフローチャートを参照しながら説明する。
【０１０６】
資料管理サーバ１は、プレゼンテーションが開始するまでに、プレゼンテーションの資料をユーザに提供するための準備のための処理を行う（図１８の＃１１）。この処理の詳細は、前に図１０で説明した通りである。
【０１０７】
資料管理サーバ１は、プレゼンテーションが終了するまでの間、ユーザからの要求に応じて次のような処理を行う。
【０１０８】
ユーザは、端末装置２においてＷｅｂブラウザを起動した後初めて資料管理サーバ１へアクセスする際に、自分のユーザＩＤおよびパスワードを正しく入力しなければならない。資料管理サーバ１は、ユーザが入力したユーザＩＤおよびパスワードを端末装置２から取得すると、それが正しいか否かをチェックし（＃１３）、正しければ（＃１４でＹｅｓ）、基本資料のダウンロードなどのサービスの使用をそのユーザに対して認める。
【０１０９】
資料管理サーバ１は、ユーザの端末装置２からダウンロード用ページ６Ａへのアクセスの要求があった場合は（＃１６でＹｅｓ）、ダウンロード用ページ６Ａの表示用のデータをその端末装置２へ送信する（＃１７）。そして、その端末装置２から基本資料の要求があった場合は、基本資料ファイル５Ｋをその端末装置２へ送信する（＃１８）。
【０１１０】
または、資料管理サーバ１は、ユーザの端末装置２から検索用ページ６Ｂへのアクセスの要求があった場合は（＃１９でＹｅｓ）、検索用ページ６Ｂの表示用のデータをその端末装置２へ送信する（＃２０）。そして、そのユーザが指定したキーワードによる参考資料および公開Ｗｅｂページの検索の処理を行う（＃２１）。この処理の詳細は、前に図１３で説明した通りである。
【０１１１】
プレゼンテーションが終了するまでの間、各ユーザは、ログアウトしない限り、何度でも基本資料、参考資料、および公開Ｗｅｂページを取得することができる。資料管理サーバ１は、適宜、ステップ＃１３の処理、ステップ＃１７、＃１８の処理、およびステップ＃２０、＃２１の処理を実行する。
【０１１２】
プレゼンテーションが終了したら（＃１２でＹｅｓまたは＃１５でＹｅｓ）、資料管理サーバ１は、ユーザごとにバインド資料ファイル５Ｌを生成し提供する処理を行う（＃２２）。この処理の詳細は前に図１６で説明した通りである。
【０１１３】
本実施形態によると、会議に参加する者がプレゼンテーションの内容の中で興味を持ったことなどに関する情報を従来よりも容易に検索することができる。
【０１１４】
また、検索ログ記憶部１Ｋ５に蓄積されたレコードを、各ユーザの興味の分析のために使用することができる。よって、アンケートを取る手間を省くことができる。または、アンケートを取る場合であっても、質問の項目の数を間引くことができる。
【０１１５】
本実施形態では、バインド資料のデータを、１つのバインド資料ファイル５Ｌに纏めることによって生成したが、１つのフォルダに纏めることによって生成してもよい。または、そのフォルダをＺＩＰまたはＬＺＨなどの形式の圧縮ファイルに変換し、これをバインド資料ファイル５Ｌとしてユーザに提供してもよい。
【０１１６】
図１９はＱＲコードを記載した基本資料の例を示す図である。基本資料に、図１９のように、プレゼンテーションの内容に関する１つまたは１組のキーワードごとに、それに関する参考資料の検索先を示すＱＲコードを記載しておいてもよい。ユーザは、端末装置２のデジタルカメラで興味のあるキーワードに対応するＱＲコード撮影するとともにキーワードを入力する。すると、端末装置２は、そのＱＲコードを解析して検索先を特定し、その検索先へアクセスしてキーワードを参考資料検索部１２２または検索サーバ４に検索させる。資料管理サーバ１は、参考資料検索部１２２または検索サーバ４による検索結果を端末装置２へ返信する。または、キーワードもＱＲコードに示されるようにしてもよい。
【０１１７】
さらに、この場合は、資料管理サーバ１は、そのユーザのバインド資料の中に、検索ファイル等記憶部１Ｋ７に記憶された、そのユーザの指令に基づいて行われた検索の結果を示すＷｅｂページ（ヒット一覧ページ６Ｃ、ヒット一覧ページ６Ｄ、または検索失敗通知ページ６Ｅ）のＵＲＬを示すＱＲコードを記載する。これにより、ユーザは、プレゼンテーションの終了後も、そのＱＲコードを撮影して資料管理サーバ１にアクセスすれば、検索結果を閲覧することができる。または、ダウンロードした参考資料ファイル５Ｓまたは公開ＷｅｂページのＵＲＬを示すＱＲコードをバインド資料に記載しておいてもよい。
【０１１８】
複数の検索サーバ４のＵＲＬを要求先ＵＲＬとして検索先記憶部１Ｋ３に登録しておいてもよい。そして、各検索サーバ４による検索結果を纏めてまたは任意に選択してユーザへ提供してもよい。
【０１１９】
その他、資料提供システムＳＹ、資料管理サーバ１、端末装置２、画像形成装置３の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、データの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【符号の説明】
【０１２０】
１  資料管理サーバ（情報提供装置）
１２２  参考資料検索部（関連情報検索手段）
１２４  検索結果転送部（検索結果出力手段）
１Ｋ２  参考資料記憶部（関連情報記憶手段）
５Ｋ  基本資料ファイル（メイン情報のデータ）
５Ｌ  バインド資料ファイル（バインド情報のデータ）
５Ｓ  参考資料ファイル（関連情報のデータ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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