(57)【要約】【課題】災害発生時における人員確認の確実性及び迅速性に貢献し得る来客管理システム及び来客管理システムの制御プログラムを提供する。【解決手段】来客管理システム１は、パーソナルコンピュータ１０と、データベースサーバ３０と、複数の携帯端末５０と、プリンタ７０により構成されている。パーソナルコンピュータ１０は、施設の受付に設置されており、来客データをデータベースサーバ３０へ登録することで来客の入退場管理を行う。防災レポートボタン９０の操作又は災害発生情報の取得があった場合、来客管理システム１は、来客データ記憶領域３１から、入場中の来客データを抽出し（Ｓ１５）、プリンタ７０から緊急防災レポート９５を印刷する（Ｓ１７）。又、来客管理システム１は、入場中の来客者に係る訪問先を担当する防災責任者の携帯端末５０に対して、当該訪問先に係る来客者の情報を列挙した緊急防災メール９６を送信する（Ｓ２２）。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
施設に訪れた来客者個人を特定可能な来客個人情報と、当該来客者が訪問する当該施設内における訪問先を示す訪問先情報と、当該来客者の当該施設に対する入退場の状況を示す入退場情報と、を含む来客情報を入力する入力手段と、前記入力手段により入力された来客情報を登録する登録手段と、を有する来客管理端末と、
前記来客管理端末の登録手段により登録された来客情報を格納するデータベースと、
前記施設内における所定の管理範囲を管理する管理者に対応付けられ、電子メールの受信及び閲覧が可能な管理者端末と、を有する来客管理システムであって、
前記来客者が訪問し得る訪問先と当該訪問先が属する管理範囲を管理する管理者に係るメールアドレスが対応付けられたアドレスデータと、前記来客情報及び前記アドレスデータに基づき、前記管理者のメールアドレスに送信されるメールデータの生成に用いられるメールテンプレートデータと、を格納する記憶手段と、
前記施設を対象とする災害の発生に伴う所定の条件を満たした場合に、前記データベースに格納されている来客情報に含まれる入退場情報に基づいて、前記来客情報から、入場中の来客者に係る来客情報を抽出する第１抽出手段と、
前記第１抽出手段により抽出された来客情報に含まれる訪問先情報に基づいて、同一の訪問先に入場中の来客者に係る来客個人情報を、前記訪問先情報で示される訪問先毎に抽出する第２抽出手段と、
前記第２抽出手段により抽出された来客個人情報に係る訪問先情報と、前記アドレスデータに基づいて、当該訪問先情報に係る訪問先が属する管理範囲と対応付けられた前記メールアドレスを特定するアドレス特定手段と、
前記第２抽出手段により抽出された来客個人情報と、前記アドレス特定手段により特定されたメールアドレスと、前記メールテンプレートデータに基づいて、当該来客個人情報に係る訪問先情報で示される訪問先に入場している来客者を列挙したメールデータを生成するメール生成手段と、
前記メール生成手段により生成されたメールデータを、当該メールデータに係るメールアドレスへ送信するメール送信手段と、
を備えることを特徴とする来客管理システム。
【請求項２】
請求項１記載の来客管理システムにおいて、
前記来客管理端末は、
災害発生時にユーザによって操作される防災メール操作手段を備え、
前記第１抽出手段は、
前記防災メール操作手段が操作されたことを条件に、前記データベースに格納されている来客情報から、入場中の来客者に係る来客情報を抽出すること
を特徴とする来客管理システム。
【請求項３】
請求項１又は請求項２記載の来客管理システムにおいて、
前記来客管理端末は、
外部ネットワークと接続され、災害が発生したことを示す災害発生情報を、当該外部ネットワークから取得する情報取得手段を備え、
前記第１抽出手段は、
前記災害発生情報を取得したことを条件に、前記データベースに格納されている来客情報から、入場中の来客者に係る来客情報を抽出すること
を特徴とする来客管理システム。
【請求項４】
請求項１乃至請求項３の何れかに記載の来客管理システムにおいて、
前記記憶手段は、
前記第１抽出手段により抽出された来客情報に基づいて、当該施設に入場中の来客者を列挙したリストデータを作成する際に用いられるリストテンプレートデータを格納し、
前記来客管理システムは、
前記第１抽出手段により当該施設に入場中の来客者に係る来客情報が抽出された場合に、当該来客情報と前記リストテンプレートデータに基づいて、当該施設に入場している来客者を列挙したリストデータを生成するリスト生成手段と、
前記リスト生成手段により生成されたリストデータに基づいて、当該施設に現在入場している来客者を列挙した来客リストを印刷する印刷手段と、
を備えることを特徴とする来客管理システム。
【請求項５】
施設に訪れた来客者個人を特定可能な来客個人情報と、当該来客者が訪問する当該施設内における訪問先を示す訪問先情報と、当該来客者の当該施設に対する入退場の状況を示す入退場情報と、を含む来客情報を入力する入力手段と、前記入力手段により入力された来客情報を登録する登録手段と、を有する来客管理端末と、
前記来客管理端末の登録手段により登録された来客情報を格納するデータベースと、
前記施設内における所定の管理範囲を管理する管理者に対応付けられ、電子メールの受信及び閲覧が可能な管理者端末と、を有する来客管理システムの制御プログラムであって、
前記施設を対象とする災害の発生に伴う所定の条件を満たした場合に、前記データベースに格納されている来客情報に含まれる入退場情報に基づいて、前記来客情報から、入場中の来客者に係る来客情報を抽出するように、前記来客管理システムを制御する第１抽出ステップと、
前記第１抽出ステップにより抽出された来客情報に含まれる訪問先情報に基づいて、同一の訪問先に入場中の来客者に係る来客個人情報を、前記訪問先情報で示される訪問先毎に抽出するように、前記来客管理システムを制御する第２抽出ステップと、
前記第２抽出ステップにより抽出された来客個人情報に係る訪問先情報と、前記来客者が訪問し得る訪問先と当該訪問先が属する管理範囲を管理する管理者に係るメールアドレスが対応付けられ、来客管理システムを構成する記憶手段に格納されているアドレスデータに基づいて、当該訪問先情報に係る訪問先が属する管理範囲と対応付けられた前記メールアドレスを特定するように、前記来客管理システムを制御するアドレス特定ステップと、
前記第２抽出ステップにより抽出された来客個人情報と、前記アドレス特定ステップにより特定されたメールアドレスと、前記記憶手段に格納されているメールテンプレートデータに基づいて、当該来客個人情報に係る訪問先情報で示される訪問先に入場している来客者を列挙したメールデータを生成するように、前記来客管理システムを制御するメール生成ステップと、
前記メール生成ステップにより生成されたメールデータを、当該メールデータに係るメールアドレスへ送信するように、前記来客管理システムを制御するメール送信ステップと、
を備えることを特徴とする来客管理システムの制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、施設に対する来客の入退場を管理する来客管理システム及び来客管理システムの制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、来客管理システムは、施設の受付等において、当該施設に対する来客者の入退場の管理に用いられている。これらの来客管理システムは、受付担当者により操作される来客管理端末と、データベースと、を有している。当該来客管理システムにおいて、受付担当者は、来客者が施設へ入場する際に、来客管理端末を用いて、当該来客者を特定し得る情報と共に、当該施設へ入場していることを示す情報を、データベースに登録する。又、来客者が施設から退場する場合は、受付担当者は、来客管理端末を用いて、当該来客者が施設から退場したことを示す情報を、データベースに登録する。従って、当該来客管理システムは、データベースの登録内容に基づいて、当該施設に対する来客の入退場を管理し得る。
【０００３】
ここで、当該施設に災害が発生した場合、当該施設の防災責任者は、当該施設における災害発生時における入場者全員の所在を、できるだけ迅速に把握する必要がある。入場者の所在の把握が遅れると、所在不明者が被災している場合に、当該所在不明者の救助や応急処置が遅れ、被害（例えば、負傷の程度）が拡大してしまうためである。特に、来客者は、当該施設に常時入場しているものではないため、所在確認には注意を要する。
【０００４】
施設内の人員の所在確認を迅速に行うためには、災害発生時における各人員の所在が明確であることが好ましい。ここで、特許文献１には、人員の現在状況を把握可能な行動表示システムに関する発明が記載されている。当該行動表示システムは、サーバの記憶内容に基づいて、各従業員の勤務状態（例えば、「在席」や「出張」等）を、一覧表形式で電子ペーパーに表示する。これにより、当該行動表示システムは、各従業員の勤務状態を報知し得る。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００８−９０４４４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１記載の行動表示システムは、従業員の勤務状態を行動表示の対象としているため、災害発生時に、従業員以外の者（例えば、来客者）の所在を把握することは困難である。
【０００７】
又、当該行動表示システムにおける行動表示は、各従業員の勤務状態（例えば、「出張」「社外」等）のみを表示する（特許文献１の図４、図７参照）。従って、当該行動表示システムは、災害発生時に「従業員が施設内にいるか否か」は報知できるが、「従業員が施設内の何処にいるか」は報知できない。即ち、或る者の所在が確認できなかった場合、防災責任者は、施設全域を対象とする捜索等を行わなければならない。
【０００８】
そして、当該行動表示システムは、各従業員の勤務状態を、壁面等に設置された電子ペーパーに表示する。従って、防災責任者は、当該電子ペーパーまで移動しなければ、各従業員の勤務状態（例えば、「在席」「出張」等）を把握することはできない。従って、当該行動表示システムは、災害発生時の人員確認に関する迅速性を担保し難い。
【０００９】
本明細書は、災害発生時における人員確認の確実性及び迅速性に貢献し得る来客管理システム及び来客管理システムの制御プログラムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の請求項１記載の来客管理システムは、施設に訪れた来客者個人を特定可能な来客個人情報と、当該来客者が訪問する当該施設内における訪問先を示す訪問先情報と、当該来客者の当該施設に対する入退場の状況を示す入退場情報と、を含む来客情報を入力する入力手段と、前記入力手段により入力された来客情報を登録する登録手段と、を有する来客管理端末と、前記来客管理端末の登録手段により登録された来客情報を格納するデータベースと、前記施設内における所定の管理範囲を管理する管理者に対応付けられ、電子メールの受信及び閲覧が可能な管理者端末と、を有する来客管理システムであって、前記来客者が訪問し得る訪問先と当該訪問先が属する管理範囲を管理する管理者に係るメールアドレスが対応付けられたアドレスデータと、前記来客情報及び前記アドレスデータに基づき、前記管理者のメールアドレスに送信されるメールデータの生成に用いられるメールテンプレートデータと、を格納する記憶手段と、前記施設を対象とする災害の発生に伴う所定の条件を満たした場合に、前記データベースに格納されている来客情報に含まれる入退場情報に基づいて、前記来客情報から、入場中の来客者に係る来客情報を抽出する第１抽出手段と、前記第１抽出手段により抽出された来客情報に含まれる訪問先情報に基づいて、同一の訪問先に入場中の来客者に係る来客個人情報を、前記訪問先情報で示される訪問先毎に抽出する第２抽出手段と、前記第２抽出手段により抽出された来客個人情報に係る訪問先情報と、前記アドレスデータに基づいて、当該訪問先情報に係る訪問先が属する管理範囲と対応付けられた前記メールアドレスを特定するアドレス特定手段と、前記第２抽出手段により抽出された来客個人情報と、前記アドレス特定手段により特定されたメールアドレスと、前記メールテンプレートデータに基づいて、当該来客個人情報に係る訪問先情報で示される訪問先に入場している来客者を列挙したメールデータを生成するメール生成手段と、前記メール生成手段により生成されたメールデータを、当該メールデータに係るメールアドレスへ送信するメール送信手段と、を備えることを特徴とする。
【００１１】
当該来客管理システムは、来客管理端末と、データベースと、管理者端末と、を有する。当該来客管理システムは、記憶手段と、第１抽出手段と、第２抽出手段と、アドレス特定手段と、メール生成手段と、メール送信手段と、を有する。従って、当該来客管理システムは、施設を対象とする災害の発生に伴う所定の条件を満たした場合、メール生成手段により生成されたメールデータに基づくメールを、施設内における所定の管理範囲を管理する管理者に対して、夫々送信する。当該メールは、第１抽出手段、第２抽出手段により抽出された来客個人情報と、アドレス特定手段により特定されたメールアドレスと、メールテンプレートデータに基づいて、自動生成される。従って、当該メールは、同一の訪問先に現在入場中の来客者個人を特定し得る情報を含み、当該訪問先が属する管理範囲を管理する管理者に送信される。これにより、当該来客管理システムによれば、管理者は、自己の管理範囲に属する訪問先に入場している全ての来客者を迅速に特定することができ、もって、迅速且つ確実な人員確認を行い得る。又、来客者の訪問先毎にメールが生成されるので、管理者は、来客者の所在が不明な場合であっても、当該メールに係る訪問先周辺を優先的に捜索範囲とし得る。当該訪問先周辺は所在不明な来客者が居る可能性が高いと考えられるので、当該来客管理システムは、被災した来客者の迅速な発見に貢献することができ、もって、迅速な救助や応急処置にも貢献し得る。
【００１２】
そして、請求項２記載の来客管理システムは、請求項１記載の来客管理システムにおいて、前記来客管理端末は、災害発生時にユーザによって操作される防災メール操作手段を備え、前記第１抽出手段は、前記防災メール操作手段が操作されたことを条件に、前記データベースに格納されている来客情報から、入場中の来客者に係る来客情報を抽出することを特徴とする。
【００１３】
当該来客管理システムは、災害発生時にユーザによって操作される防災メール操作手段の操作に基づいて、メール生成手段によりメールデータを生成し、当該メールデータに基づくメールを、各管理者に送信する。従って、当該来客システムは、当該施設に災害が発生した場合に、ユーザによる操作に基づいて、確実に各管理者に対して管理範囲内の訪問先に入場中の来客に関する情報を伝達し得る。この結果、当該来客管理システムは、災害発生時における人員確認の確実性に、より貢献し得る。
【００１４】
又、請求項３記載の来客管理システムは、請求項１又は請求項２記載の来客管理システムにおいて、前記来客管理端末は、外部ネットワークと接続され、災害が発生したことを示す災害発生情報を、当該外部ネットワークから取得する情報取得手段を備え、前記第１抽出手段は、前記災害発生情報を取得したことを条件に、前記データベースに格納されている来客情報から、入場中の来客者に係る来客情報を抽出することを特徴とする。
【００１５】
当該来客管理システムは、情報取得手段により外部ネットワークから災害発生情報を取得すると、メール生成手段によりメールデータを生成する。そして、当該来客管理システムは、メール送信手段により、当該メールデータに基づくメールを、各管理者に送信する。従って、当該来客管理システムは、来客管理端末近傍（例えば、施設の受付等）が無人であっても、災害発生情報を受信すると、各管理者に対して管理範囲内の訪問先に入場中の来客に関する情報を、迅速かつ確実に伝達し得る。この結果、当該来客管理システムは、災害発生時における人員確認の迅速性及び確実性に、より貢献し得る。
【００１６】
そして、請求項４記載の来客管理システムは、請求項１乃至請求項３の何れかに記載の来客管理システムにおいて、前記記憶手段は、前記第１抽出手段により抽出された来客情報に基づいて、当該施設に入場中の来客者を列挙したリストデータを作成する際に用いられるリストテンプレートデータを格納し、前記来客管理システムは、前記第１抽出手段により当該施設に入場中の来客者に係る来客情報が抽出された場合に、当該来客情報と前記リストテンプレートデータに基づいて、当該施設に入場している来客者を列挙したリストデータを生成するリスト生成手段と、前記リスト生成手段により生成されたリストデータに基づいて、当該施設に現在入場している来客者を列挙した来客リストを印刷する印刷手段と、を備えることを特徴とする。
【００１７】
当該来客管理システムは、リスト生成手段と、印刷手段と、を備える。当該来客管理システムは、第１抽出手段により当該施設に入場中の来客者に係る来客情報が抽出された場合、抽出された来客情報と、リストテンプレートデータに基づいて、リストデータを生成する。そして、当該来客管理システムは、リストデータに基づいて、現在、当該施設に入場中の全ての来客を特定し得る情報が列挙された来客リストを印刷する。この来客リストにより、施設に入場している全ての来客を特定することができるので、当該来客管理システムは、災害発生時における人員確認を、より確実に行うことができる。
【００１８】
更に、請求項５記載の来客管理システムの制御プログラムは、施設に訪れた来客者個人を特定可能な来客個人情報と、当該来客者が訪問する当該施設内における訪問先を示す訪問先情報と、当該来客者の当該施設に対する入退場の状況を示す入退場情報と、を含む来客情報を入力する入力手段と、前記入力手段により入力された来客情報を登録する登録手段と、を有する来客管理端末と、前記来客管理端末の登録手段により登録された来客情報を格納するデータベースと、前記施設内における所定の管理範囲を管理する管理者に対応付けられ、電子メールの受信及び閲覧が可能な管理者端末と、を有する来客管理システムの制御プログラムであって、前記施設を対象とする災害の発生に伴う所定の条件を満たした場合に、前記データベースに格納されている来客情報に含まれる入退場情報に基づいて、前記来客情報から、入場中の来客者に係る来客情報を抽出するように、前記来客管理システムを制御する第１抽出ステップと、前記第１抽出ステップにより抽出された来客情報に含まれる訪問先情報に基づいて、同一の訪問先に入場中の来客者に係る来客個人情報を、前記訪問先情報で示される訪問先毎に抽出するように、前記来客管理システムを制御する第２抽出ステップと、前記第２抽出ステップにより抽出された来客個人情報に係る訪問先情報と、前記来客者が訪問し得る訪問先と当該訪問先が属する管理範囲を管理する管理者に係るメールアドレスが対応付けられ、来客管理システムを構成する記憶手段に格納されているアドレスデータに基づいて、当該訪問先情報に係る訪問先が属する管理範囲と対応付けられた前記メールアドレスを特定するように、前記来客管理システムを制御するアドレス特定ステップと、前記第２抽出ステップにより抽出された来客個人情報と、前記アドレス特定ステップにより特定されたメールアドレスと、前記記憶手段に格納されているメールテンプレートデータに基づいて、当該来客個人情報に係る訪問先情報で示される訪問先に入場している来客者を列挙したメールデータを生成するように、前記来客管理システムを制御するメール生成ステップと、前記メール生成ステップにより生成されたメールデータを、当該メールデータに係るメールアドレスへ送信するように、前記来客管理システムを制御するメール送信ステップと、を備えることを特徴とする。
【００１９】
当該来客管理システムの制御プログラムは、来客管理端末と、データベースと、管理者端末と、を有する来客管理システムにおいて実行されることにより、請求項１記載の来客管理システムと同様の効果を奏する。当該来客管理システムの制御プログラムは、上記来客管理システムで実行されることにより、災害発生時における人員確認の迅速性及び確実性に貢献し得る。又、当該来客管理システムの制御プログラムは、上記来客管理システムで実行されることにより、被災した来客の迅速な発見に貢献することができ、もって、迅速な救助や応急処理にも貢献し得る。
【図面の簡単な説明】
【００２０】
【図１】本発明の一実施形態に係る来客管理システムの構成を示す説明図である。
【図２】来客管理システムの制御系を示すブロック図である。
【図３】データベースサーバの記憶内容を示す説明図である。
【図４】リストテンプレートデータの一例を示す説明図である。
【図５】メールテンプレートデータの一例を示す説明図である。
【図６】来客管理システムにおけるメイン制御プログラムのフローチャートである。
【図７】来客管理画面の一表示例を示す説明図である。
【図８】来客管理システムにおける緊急防災処理プログラムのフローチャートである。
【図９】緊急防災レポートの一例を示す説明図である。
【図１０】アドレス特定テーブルの一例を示す説明図である。
【図１１】緊急防災メールの一例を示す説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００２１】
以下、本発明に係る来客管理システム及び来客管理システムの制御プログラムを、来客管理システム１に具体化した一実施形態について、図面を参照しつつ詳細に説明する。
【００２２】
先ず、本実施形態に係る来客管理システム１の構成について、図面を参照しつつ詳細に説明する。図１に示すように、来客管理システム１は、パーソナルコンピュータ１０と、データベースサーバ３０と、複数の携帯端末５０と、プリンタ７０と、により構成されている。尚、当該来客管理システム１は、受付と、複数の建物（例えば、第２ビル、第３ビル等）を含む或る施設に設置されている。
【００２３】
パーソナルコンピュータ１０は、当該施設の受付に設置されており、当該受付における受付担当者により操作される。当該パーソナルコンピュータ１０は、当該施設内を対象に構築されたローカルネットワークＮに接続されている。そして、パーソナルコンピュータ１０は、ローカルネットワークＮを介して、データベースサーバ３０、各携帯端末５０、プリンタ７０を制御し、来客管理システム１における来客管理の中枢を担う。
【００２４】
データベースサーバ３０は、ローカルネットワークＮを介して、パーソナルコンピュータ１０と接続されている。当該データベースサーバ３０は、種々のデータを格納する。当該種々のデータは、パーソナルコンピュータ１０により入力された来客データ等を含む。データベースサーバ３０に格納されているデータは、来客管理システム１における来客管理に用いられる。
【００２５】
各携帯端末５０は、ローカルネットワークＮを介して、パーソナルコンピュータ１０と接続されている。各携帯端末５０は、電子メールの送受信機能を有しており、それぞれ、防災責任者に対応付けられている。即ち、各携帯端末５０には、当該防災責任者に係るメールアドレスが設定されている。従って、各携帯端末５０は、当該防災責任者宛の緊急防災メール９６（図１１参照）を受信し、当該緊急防災メール９６の内容を、小型ディスプレイ５２に表示し得る。
【００２６】
本実施形態において、防災責任者は、災害発生時における避難誘導、人員確認及び人命救助を行う責務を有する者である。各防災責任者は、それぞれ、当該施設の所定範囲（例えば、第２ビルの２階全域等）を、担当エリアとして割り当てられており、災害発生時においては、当該担当エリア内の人員の避難誘導、人員確認及び人命救助を担当する。
【００２７】
プリンタ７０は、ローカルネットワークＮを介して、パーソナルコンピュータ１０と接続されている。当該プリンタ７０は、所謂、ネットワークプリンタとして機能する。即ち、当該プリンタ７０は、パーソナルコンピュータ１０から印刷データと、印刷指示を受けると、当該印刷データを用紙に印刷する。従って、当該プリンタ７０は、パーソナルコンピュータ１０からの印刷指示に基づいて、緊急防災レポート９５（図９参照）を印刷し得る。
【００２８】
次に、本実施形態に係る来客管理システム１の制御系について、図面を参照しつつ詳細に説明する。図２に示すように、来客管理システム１は、パーソナルコンピュータ１０、データベースサーバ３０、複数の携帯端末５０、プリンタ７０により構成される。パーソナルコンピュータ１０、データベースサーバ３０、携帯端末５０、プリンタ７０は、夫々、ローカルネットワークＮを介して、相互に通信可能である。
【００２９】
パーソナルコンピュータ１０は、制御部２０を有している。制御部２０は、パーソナルコンピュータ１０に対する制御の中枢を担う。上述したように、パーソナルコンピュータ１０は、来客管理システム１に対する制御の中枢を担う。即ち、制御部２０は、来客管理システム１全体を、統括的に制御する。
【００３０】
制御部２０は、ＣＰＵ２１、ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３を有している。ＣＰＵ２１は、パーソナルコンピュータ１０の制御の中枢を担う中央演算処理装置である。ＲＯＭ２２は、パーソナルコンピュータ１０の制御上必要な種々の制御プログラムやデータテーブルを記憶する記憶装置である。例えば、ＲＯＭ２２は、後述するメイン制御プログラム（図６参照）、緊急防災処理プログラム（図８参照）を記憶している。ＲＡＭ２３は、ＣＰＵ２１による演算処理結果等を一時的に格納する記憶装置である。
【００３１】
そして、パーソナルコンピュータ１０は、ディスプレイ１１、操作部１２、ネットワークＩ／Ｆ１３、ネットワークＩ／Ｆ１４、ＨＤＤ１５を有している。ディスプレイ１１は、制御部２０の制御に基づいて、種々の画面を表示する。具体的には、ディスプレイ１１は、後述する来客管理画面８０を表示する。操作部１２は、前記受付担当者による操作に用いられる。図１に示すように、操作部１２は、キーボードやマウスにより構成される。
【００３２】
ネットワークＩ／Ｆ１３は、パーソナルコンピュータ１０とローカルネットワークＮとの間におけるデータ通信に関するインターフェイスである。パーソナルコンピュータ１０は、ネットワークＩ／Ｆ１３、ローカルネットワークＮを介して、データベースサーバ３０、携帯端末５０、プリンタ７０に対する制御信号やデータの送受信を行う。
【００３３】
ネットワークＩ／Ｆ１４は、パーソナルコンピュータ１０と外部ネットワークＩとの間におけるデータ通信に関するインターフェイスである。外部ネットワークＩは、ローカルネットワークＮの外部に構築されているネットワークであり、例えば、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＧＡＮ（Ｇｌｏｂａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）を意味する。当該外部ネットワークＩは、災害発生時において、災害発生情報を発する（例えば、気象庁の緊急地震速報等）。従って、パーソナルコンピュータ１０は、ネットワークＩ／Ｆ１４を介して、外部ネットワークＩから災害発生情報を取得し得る。
【００３４】
ＨＤＤ１５は、アプリケーションプログラム等を格納する記憶装置である。ＨＤＤ１５は、電子メールクライアント、ウェブブラウザ、文書作成処理プログラム等の種々のアプリケーションプログラムを格納している。
【００３５】
データベースサーバ３０は、後述する来客データ等の当該施設における来客の入退場管理に用いられるデータを格納、管理し、容易に検索・抽出等の再利用を可能としたものである。図２に示すように、当該データベースサーバ３０は、来客データ記憶領域３１、テンプレートデータ記憶領域３２、防災責任者データ記憶領域３３を有している。
【００３６】
来客データ記憶領域３１は、パーソナルコンピュータ１０により登録される来客データを記憶する。当該来客データは、当該施設に訪れた来客者に関する種々の情報を示す。テンプレートデータ記憶領域３２は、後述する緊急防災レポート９５、緊急防災メール９６を生成する際に用いられるリストテンプレートデータ３５、メールテンプレートデータ４０を記憶する。防災責任者データ記憶領域３３は、当該施設における防災責任者に関する防災責任者データと、後述するアドレス特定テーブルを記憶する。防災責任者データは、当該防災責任者の氏名、担当エリア、メールアドレス等を含む。尚、来客データ記憶領域３１〜防災責任者データ記憶領域３３の記憶内容については、後に図面を参照しつつ、更に詳細に説明する。
【００３７】
そして、データベースサーバ３０は、ローカルネットワークＮを介して、パーソナルコンピュータ１０と接続されている。従って、来客管理システム１は、パーソナルコンピュータ１０の制御に基づいて、来客データの登録・管理、テンプレートデータ、防災責任者データの利用を行い得る。
【００３８】
携帯端末５０は、上述したように、各防災責任者に対して割り当てられた携帯端末（例えば、ＰＤＡ等）である。図２に示すように、当該携帯端末５０は、端末制御部５１、小型ディスプレイ５２、ネットワークＩ／Ｆ５３を有している。端末制御部５１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭを有し、携帯端末５０の制御を司る。当該ＲＯＭは、メールクライアント等のアプリケーションプログラムを格納している。又、小型ディスプレイ５２は、端末制御部５１の制御に従って、種々の画面を表示する。従って、携帯端末５０は、パーソナルコンピュータ１０等から送信された電子メールの内容を、小型ディスプレイ５２に表示し得る。ネットワークＩ／Ｆ５３は、携帯端末５０とローカルネットワークＮとの間におけるデータ通信に関するインターフェイスである。従って、携帯端末５０は、ネットワークＩ／Ｆ５３、ローカルネットワークＮを介して、パーソナルコンピュータ１０等から送信された電子メールを受信し得る。
【００３９】
プリンタ７０は、所謂、ネットワークプリンタであり、ローカルネットワークＮに接続されている。図２に示すように、プリンタ７０は、プリンタ制御部７１と、印刷機構部７２を有している。プリンタ制御部７１は、プリンタ７０における印刷制御の中枢を担う。印刷機構部７２は、プリンタ制御部７１の制御に基づいて、所望の印刷を、被記録媒体（例えば、用紙）に行う。従って、当該プリンタ７０は、パーソナルコンピュータ１０等からローカルネットワークＮを介して送信された印刷データを、用紙に印刷し得る。
【００４０】
ここで、データベースサーバ３０の記憶内容について、図３を参照しつつ詳細に説明する。上述したように、データベースサーバ３０は、来客データ記憶領域３１と、テンプレートデータ記憶領域３２と、防災責任者データ記憶領域３３と、を有している。
【００４１】
来客データ記憶領域３１は、当該施設に訪れた来客に関する種々の情報を示す来客データを記憶する。当該来客データは、来客者個人を特定し得る情報により構成される来客個人データと、当該来客者の訪問に関する種々の情報により構成される予約データと、からなる。そして、当該来客データは、後述する来客管理画面８０の入力ウィンドウ８１を構成する入力欄等に対する操作により、来客データ記憶領域３１に登録される。
【００４２】
図３に示すように、来客個人データは、当該来客者の氏名、当該来客者の所属する会社名を含む。従って、この来客個人データの内容に基づいて、防災責任者等は、当該来客者個人を特定し得る。そして、予約データは、当該施設における当該来客者の訪問先、当該訪問先において来客者に対応する者（以下、「ホスト」という）の氏名、当該ホストの所属を含む（図３参照）。又、予約データは、当該来客者の入退場状況を含む。従って、予約データの内容に基づいて、防災責任者等は、当該来客者が訪問した訪問先を、具体的に特定することができる。又、防災責任者等は、予約データの入退場状況に基づいて、当該来客者が施設に入場中であるか、既に退場しているかを判断し得る。
【００４３】
そして、テンプレートデータ記憶領域３２は、リストテンプレートデータ３５と、メールテンプレートデータ４０を記憶している。上述したように、リストテンプレートデータ３５は、来客管理システム１において、緊急防災レポート９５を生成する際に用いられる。そして、メールテンプレートデータ４０は、来客管理システム１において、防災責任者宛に送信される緊急防災メール９６を生成する際に用いられる。リストテンプレートデータ３５、メールテンプレートデータ４０の詳細については、後に図面を参照しつつ説明する。
【００４４】
防災責任者データ記憶領域３３は、防災責任者データと、アドレス特定テーブルとを記憶している。防災責任者データは、防災責任者の氏名と、当該施設内で当該防災責任者が防災を担当する担当エリアと、当該防災責任者に対応付けられた携帯端末５０に設定されているメールアドレスを示す責任者アドレスと、を含む（図３参照）。そして、アドレス特定テーブルは、後述する緊急防災メール９６を送信する際に、緊急防災メール９６が送信される防災責任者のメールアドレスを特定する際に用いられる。アドレス特定テーブルの詳細については、後に図面を参照しつつ説明する。
【００４５】
ここで、リストテンプレートデータ３５について、図４を参照しつつ詳細に説明する。上述したように、リストテンプレートデータ３５は、後述する緊急防災レポート９５を生成する際の雛形として用いられる。図４に示すように、リストテンプレートデータ３５は、日時配置領域３６と、総数配置領域３７と、来客リスト配置領域３８と、を有している。
【００４６】
日時配置領域３６は、緊急防災レポート９５の生成日時（例えば、「2009/04/23 12:48:09」の文字列）が配置される領域である。総数配置領域３７は、現在、当該施設に入場している来客者の総数（例えば、「９」等）が配置される領域である。そして、来客リスト配置領域３８は、後述するリストデータ生成処理（Ｓ１５）で生成される来客リストが配置される領域である。即ち、来客リスト配置領域３８には、現在、当該施設に入場している全ての来客者に関する情報（即ち、来客データ、予約データの内容）が列挙される。
【００４７】
続いて、メールテンプレートデータ４０について、図５を参照しつつ詳細に説明する。当該メールテンプレートデータ４０は、後述する緊急防災メール９６を生成する際の雛形として用いられる。図５に示すように、メールテンプレートデータ４０は、送信先名称配置領域４１と、担当エリア配置領域４２と、防災責任者名配置領域４３と、対象人数配置領域４４と、対象者リスト配置領域４５と、を有している。
【００４８】
送信先名称配置領域４１は、当該緊急防災メール９６が送信される送信先の名称（例えば、防災責任者の氏名）が配置される領域である。担当エリア配置領域４２は、当該緊急防災メール９６が送信される防災責任者の担当エリアに属する訪問先を示す文字列が配置される領域である。対象人数配置領域４４は、当該訪問先に入場している来客者の人数を示す文字列が配置される領域である。対象者リスト配置領域４５は、当該訪問先に入場している来客者に関する情報を示す文字列が配置される領域である。
【００４９】
次に、本実施形態に係る来客管理システム１のメイン制御プログラムについて、図６を参照しつつ詳細に説明する。当該メイン制御プログラムは、パーソナルコンピュータ１０のＣＰＵ２１により実行される。
【００５０】
先ず、Ｓ１においては、ＣＰＵ２１は、来客管理画面表示処理を実行する。具体的には、ＣＰＵ２１は、来客管理画面８０をディスプレイ１１に表示する。来客管理画面８０をディスプレイ１１に表示した後、ＣＰＵ２１は、Ｓ２に処理を移行する。
【００５１】
ここで、ディスプレイ１１に表示される来客管理画面８０について、図７を参照しつつ詳細に説明する。図７に示すように、来客管理画面８０は、入力ウィンドウ８１と、リスト表示ウィンドウ８６と、を有している。入力ウィンドウ８１は、来客データを構成する種々の情報の入力に用いられる。リスト表示ウィンドウ８６は、データベースサーバ３０の来客データ記憶領域３１の記憶内容に基づいて生成された種々のリスト（例えば、予約リスト、来客履歴リスト等）の内容を表示する。
【００５２】
そして、入力ウィンドウ８１は、来客個人データ入力部８２と、予約データ入力部８３と、を有している。来客個人データ入力部８２は、来客個人データを構成する来客者の氏名や、来客者が所属する会社名等の入力欄を有している。来客個人データ入力部８２の各入力欄に対する入力内容は、それぞれ、来客個人データの一部を構成する。
【００５３】
予約データ入力部８３は、予約データを構成する各種情報の入力欄と、入場登録ボタン８４と、退場登録ボタン８５と、を有している。具体的には、予約データ入力部８３は、来客者が訪れる当該施設内の訪問先や、当該訪問先で来客者を応対するホストの氏名、ホストの所属部署等の入力欄を有している。予約データ入力部８３の各入力欄に対する入力内容は、それぞれ、予約データの一部を構成する。
【００５４】
入場登録ボタン８４は、入力ウィンドウ８１の各入力欄に入力された内容を、来客データとして、データベースサーバ３０の来客データ記憶領域３１に登録する際に操作される。又、この入場登録ボタン８４の操作は、当該来客者が施設に入場したことを意味する。従って、当該入場登録ボタン８４が操作されると、ＣＰＵ２１は、入力ウィンドウ８１の各入力欄における入力内容に基づく来客データを来客データ記憶領域３１に登録すると共に、当該来客データに係る予約データに対し、「入場中」を示す入退場状況に係る情報を付加する（Ｓ４）。
【００５５】
そして、退場登録ボタン８５は、来客者が当該施設から退場する際に、当該来客が退場したことを、来客データ記憶領域３１に登録する際に操作される。当該退場登録ボタン８５の操作は、後述する来客データ検索処理（Ｓ５）で特定された来客データに係る来客者が当該施設から退場したことを意味する。具体的には、退場する来客者に係る来客データを特定した後（Ｓ５）、退場登録ボタン８５が操作されると、ＣＰＵ２１は、特定された来客データの予約データに対し、「退場」を示す入退場状況に係る情報を登録する（Ｓ６）。
【００５６】
図７に示すように、リスト表示ウィンドウ８６は、情報リスト表示部８７と、表示内容切換部８８と、日時表示部８９を有している。情報リスト表示部８７は、来客データ記憶領域３１の記憶内容に基づく各種リストの内容を表示する。従って、情報リスト表示部８７は、予約リスト、来客履歴リスト等の内容を表示する。表示内容切換部８８は、表示内容切換部８８は、情報リスト表示部８７に表示されるリストの内容を切り変える際に操作される。日時表示部８９は、制御部２０を構成するＣＰＵ２１のクロックにより計時した現在日時を表示する。
【００５７】
又、来客管理画面８０は、防災レポートボタン９０を有している。防災レポートボタン９０は、当該施設を対象とする災害が発生した場合に、受付担当者により操作される。後述するように、防災レポートボタン９０が操作された場合、来客管理システム１は、緊急防災レポート９５の出力や緊急防災メール９６の送信を行う。
【００５８】
来客管理画面表示処理（Ｓ１）を終了すると、ＣＰＵ２１は、受付を訪れた来客が入場目的であるか否かを判断する（Ｓ２）。ＣＰＵ２１は、来客管理画面８０に対する操作部１２の操作に基づいて、Ｓ２の判断を行う。受付を訪れた来客が入場目的である場合（Ｓ２：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２１は、Ｓ３に処理を移行する。一方、受付を訪れた来客が退場目的である場合（Ｓ２：ＮＯ）、ＣＰＵ２１は、Ｓ５に処理を移行する。
【００５９】
Ｓ３に移行すると、ＣＰＵ２１は、来客データ入力処理を実行する。この時、受付担当者は、受付に訪れた来客者から、来客データを構成する種々の情報（例えば、当該来客者の氏名、所属会社名等）を聴取し、操作部１２により来客管理画面８０の各入力欄に入力する。来客管理画面８０の各入力欄に必要事項がされると、ＣＰＵ２１は、Ｓ４に処理を移行する。
【００６０】
尚、本実施形態においては、来客者が受付を訪れた際に、当該来客者の来客データを構成する種々の情報を聴取し、来客管理画面８０の各入力欄に入力するように構成しているが、この態様に限定されるものではない。例えば、当該施設を訪問する予定である来客者については、事前に来客データを構成する種々の情報を入力しておく構成を採用することも可能である。この場合、Ｓ３においては、事前に入力された入力内容に基づくデータ（以下、来客予定者データという）から、当該来客者を示す来客予定者データを読み出すことで、各入力欄に対する入力に代替することも可能である。
【００６１】
Ｓ４においては、ＣＰＵ２１は、入場登録処理を実行する。入場登録処理（Ｓ４）では、ＣＰＵ２１は、入場登録ボタン８４の操作に基づいて、来客管理画面８０の各入力欄における入力内容と、入場登録ボタン８４の操作に基づく入退場状況を、データベースサーバ３０へ送信し、来客データ記憶領域３１に登録する。これにより、来客管理システム１は、当該施設に入場した来客者に係る種々の情報（例えば、来客者の氏名、所属、訪問先等）を、来客データ記憶領域３１に登録し得る。又、この時、当該来客管理システム１は、当該来客者が施設に入場中であることも、来客データ記憶領域３１に登録し得る。入場登録処理（Ｓ４）を終了すると、ＣＰＵ２１は、Ｓ２に処理を戻す。
【００６２】
Ｓ５では、ＣＰＵ２１は、来客データ検索処理を実行する。具体的には、ＣＰＵ２１は、操作部１２によって設定された検索条件に基づいて、来客データ記憶領域３１から、受付に訪れた来客者に係る来客データを検索する。当該検索条件は、受付担当者が当該来客者の氏名や所属会社名等を聴取し、聴取内容に基づいて設定される。受付に訪れた来客者に係る来客データを抽出した後、ＣＰＵ２１は、Ｓ６に処理を移行する。
【００６３】
Ｓ６では、ＣＰＵ２１は、退場登録処理を実行する。退場登録処理（Ｓ６）においては、ＣＰＵ２１は、退場登録ボタン８５の操作に基づいて、来客データ検索処理（Ｓ５）で特定された来客データに対して、「退場」を示す入退場状況を示す情報を登録する。即ち、当該来客管理システム１は、来客データ検索処理（Ｓ５）で特定された来客データに係る来客者が当該施設から退場したことを、来客データ記憶領域３１に登録し得る。退場登録処理（Ｓ６）を終了すると、ＣＰＵ２１は、Ｓ２に処理を戻す。
【００６４】
このように、当該来客管理システム１は、メイン制御プログラムに従った制御を行うことにより、当該施設に対する来客の入退場を管理し得る。そして、来客管理システム１は、来客データ記憶領域３１の記憶内容に基づいて、来客の入退場の状況を、受付担当者等に報知し得る。
【００６５】
続いて、来客管理システム１の緊急防災処理プログラムについて、図面を参照しつつ詳細に説明する。当該緊急防災処理プログラムは、パーソナルコンピュータ１０のＣＰＵ２１により実行される。又、当該緊急防災処理プログラムは、上述したメイン制御プログラムのバックグラウンドで、メイン制御プログラムと並列的に実行される。
【００６６】
図８に示すように、ＣＰＵ２１は、まず、災害発生情報を取得したか否かを判断する（Ｓ１１）。災害発生情報は、外部ネットワークＩ内において、災害の発生に伴い生成され、ネットワークＩ／Ｆ１４を介して、外部ネットワークＩから取得される。災害発生情報には、例えば、気象庁による緊急地震速報等が含まれる。災害発生情報を取得した場合（Ｓ１１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２１は、Ｓ１３に処理を移行する。一方、災害発生情報を取得していない場合（Ｓ１１：ＮＯ）、ＣＰＵ２１は、Ｓ１２に処理を移行する。
【００６７】
Ｓ１２に移行すると、ＣＰＵ２１は、防災レポートボタン９０が入力されたか否かを判断する。防災レポートボタン９０が入力された場合（Ｓ１２：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２１は、Ｓ１３に処理を移行する。一方、防災レポートボタン９０が入力されていない場合（Ｓ１２：ＮＯ）、ＣＰＵ２１は、Ｓ１１に処理を戻す。
【００６８】
Ｓ１３では、ＣＰＵ２１は、入場状態確認処理を実行する。入場状態確認処理（Ｓ１３）においては、ＣＰＵ２１は、データベースサーバ３０の来客データ記憶領域３１に登録されている来客データの入退場状況を参照し、各来客データが示す来客者の入退場状況を確認する。入場状態確認処理（Ｓ１３）を終了した後、ＣＰＵ２１は、Ｓ１４に処理を移行する。
【００６９】
Ｓ１４においては、ＣＰＵ２１は、入場状態確認処理の処理結果に基づいて、当該施設に入場中の来客が存在するか否かを判断する。当該施設に対して現在入場中の来客が存在する場合（Ｓ１４：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２１は、Ｓ１５に処理を移行する。一方、当該施設において、入場中の来客が存在しない場合（Ｓ１４：ＮＯ）、ＣＰＵ２１は、Ｓ１１に処理を戻す。
【００７０】
Ｓ１５に移行すると、ＣＰＵ２１は、リストデータ生成処理を実行する。リストデータ生成処理（Ｓ１５）では、ＣＰＵ２１は、まず、データベースサーバ３０の来客データ記憶領域３１に格納されている来客データから、入退場状況が「入場中」である来客データを、全て取得する。この時、ＣＰＵ２１は、「入場中」の来客データの訪問先に係る情報と、後述するアドレス特定テーブル（図１０参照）に基づいて、当該訪問先に係る防災責任者の氏名を特定し、各来客データに対して、防災責任者の氏名に関する情報を付加する。その後、ＣＰＵ２１は、取得した「入場中」である来客データ（防災責任者の氏名を含む）を、各来客データを構成する訪問先毎にソートし、リストデータを生成する。これにより、リストデータは、全ての来客データを列挙し、且つ、同一の訪問先毎に分類された状態となる（図９参照）。尚、この時、ＣＰＵ２１は、リストデータを構成する来客データの総数を算出する。この算出結果は、総数配置領域３７に数字を配置する際に用いられる。リストデータを生成した後、ＣＰＵ２１は、Ｓ１６に処理を移行する。
【００７１】
Ｓ１６では、ＣＰＵ２１は、レポートデータ生成処理を実行する。レポートデータ生成処理（Ｓ１６）においては、ＣＰＵ２１は、リストデータ生成処理（Ｓ１５）で生成されたリストデータと、リストテンプレートデータ３５に基づいて、レポートデータを生成する。
【００７２】
具体的には、ＣＰＵ２１は、まず、テンプレートデータ記憶領域３２から、リストテンプレートデータ３５を取得する。そして、ＣＰＵ２１は、ＣＰＵ２１のクロックにより計時した現在日時を示す文字列を、リストテンプレートデータ３５の日時配置領域３６に配置する。又、ＣＰＵ２１は、Ｓ１５で算出したリストデータを構成する来客データの総数を示す数字を、総数配置領域３７に配置する。そして、ＣＰＵ２１は、Ｓ１５で生成したリストデータを、来客リスト配置領域３８に配置する。リストテンプレートデータ３５の各配置領域（即ち、日時配置領域３６〜来客リスト配置領域３８）に、夫々に対応するデータを配置した後、ＣＰＵ２１は、レポートデータ生成処理（Ｓ１６）を終了し、Ｓ１７に処理を移行する。
【００７３】
Ｓ１７においては、ＣＰＵ２１は、レポート印刷処理を実行する。レポート印刷処理（Ｓ１７）では、ＣＰＵ２１は、レポートデータ生成処理（Ｓ１６）で生成したレポートデータと、印刷指示を、ローカルネットワークＮを介して、プリンタ７０に対して送信する。当該レポートデータと印刷指示を受信すると、プリンタ７０は、プリンタ制御部７１の制御に基づいて、当該レポートデータに基づく印刷を用紙に施し、緊急防災レポート９５を出力する。レポート印刷処理（Ｓ１７）を終了すると、ＣＰＵ２１は、Ｓ１８に処理を移行する。
【００７４】
図９に示すように、来客管理システム１は、災害発生時において、当該施設に入場中である全ての来客者に関する情報が列挙された緊急防災レポート９５を出力し得る。当該緊急防災レポート９５には、入場中の来客者の氏名及び会社名が明記されているので、防災責任者等は、来客者個人を容易に特定することができ、もって、迅速に人員確認を行い得る。又、当該緊急防災レポート９５には、入場中の来客者の訪問先や、当該来客に対応するホストに関する情報（ホスト氏名及びホスト所属）も明記される。訪問先は当該来客者が訪れた場所を意味し、ホストは当該来客者と接した者を意味するので、防災責任者等は、訪問先及びホストに係る情報に基づいて、来客者の所在に関する手がかりを得ることができ、もって迅速かつ確実な人員確認を行い得る。
【００７５】
Ｓ１８に移行すると、ＣＰＵ２１は、メール送信設定が有効であるか否かを判断する。メール送信設定は、緊急防災メール９６を防災責任者宛に送信するか否かの設定を意味し、パーソナルコンピュータ１０において、受付担当者等により設定される。メール送信設定が有効である場合（Ｓ１８：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２１は、Ｓ１９に処理を移行する。一方、メール送信設定が有効でない場合（Ｓ１８：ＮＯ）、ＣＰＵ２１は、そのままＳ１１に処理を戻す。
【００７６】
Ｓ１９においては、ＣＰＵ２１は、対象データ抽出処理を実行する。対象データ抽出処理（Ｓ１９）では、ＣＰＵ２１は、リストデータ生成処理（Ｓ１５）で生成されたリストデータを構成する来客データに基づいて、対象リストデータを生成する。対象リストデータは、入場中の来客データであって、且つ、同一の訪問先に係る情報を含む来客データにより構成される。
【００７７】
具体的には、ＣＰＵ２１は、前記リストデータを構成する来客データにおける訪問先の情報に基づいて、同一の訪問先を示す情報を有する来客データを抽出する。例えば、図９に示す具体例の場合、ＣＰＵ２１は、訪問先「第２ビル  １Ｆ  応接室２」を含む来客データを抽出する。そして、ＣＰＵ２１は、抽出した来客データに基づいて、対象リストデータを生成する。この場合、ＣＰＵ２１は、来客者氏名「Ｈａｙａｓｈｉ，Ｔａｋｅｓｈｉ」及び「Ｄａｖｉｄ，Ｐｅｔｅｒ」に係る来客データを抽出し、訪問先「第２ビル  １Ｆ  応接室２」に係る対象リストデータを生成する。対象データ抽出処理（Ｓ１９）を終了すると、ＣＰＵ２１は、Ｓ２０に処理を移行する。
【００７８】
尚、対象データ抽出処理（Ｓ１９）では、ＣＰＵ２１は、前記リストデータに含まれる訪問先毎に、対象リストデータを生成する。例えば、図９に示す場合、ＣＰＵ２１は、４箇所の訪問先（即ち、「第３ビル  ５Ｆ  Ｒｏｏｍ５０１」、「第２ビル  １Ｆ  応接室２」、「第２ビル  ２Ｆ  Ｒｏｏｍ２０２」、「第３ビル  ２Ｆ  会議室１」）に係る対象リストデータを生成する。又、ＣＰＵ２１は、各対象リストデータを構成する来客データの数を算出する。
【００７９】
Ｓ２０では、ＣＰＵ２１は、対象リストデータ挿入処理を実行する。対象リストデータ挿入処理（Ｓ２０）においては、ＣＰＵ２１は、対象リストデータに基づく種々の情報を、メールテンプレートデータ４０の各配置領域に配置し、メールデータを生成する。この時、ＣＰＵ２１は、対象リストデータ毎（即ち、訪問先毎）に処理を行う。
【００８０】
具体的に説明すると、ＣＰＵ２１は、まず、対象リストデータを構成する来客データの訪問先の情報に基づいて、当該訪問先を示す文字列を、担当エリア配置領域４２に配置する。又、ＣＰＵ２１は、対象リストデータを構成する来客データの数に基づいて、当該訪問先に入場している来客者の数を示す数字を、対象人数配置領域４４に配置する。そして、ＣＰＵ２１は、対象リストデータに係る訪問先に係る防災責任者の氏名を示す文字列を、送信先名称配置領域４１、防災責任者名配置領域４３に、夫々配置する。更に、ＣＰＵ２１は、対象リストデータに基づいて、当該訪問先に入場している来客者を特定し得る情報（来客者氏名、来客会社名）と、当該来客者を応対するホストに関する情報（ホスト氏名、ホスト所属）を、対象者リスト配置領域４５に配置する。対象リストデータ挿入処理（Ｓ２０）を終了すると、ＣＰＵ２１は、Ｓ２１に処理を移行する。
【００８１】
Ｓ２１に移行すると、ＣＰＵ２１は、送信先アドレス特定処理を実行する。送信先アドレス特定処理（Ｓ２１）では、ＣＰＵ２１は、対象リストデータに係る訪問先と、アドレス特定テーブル（図１０参照）に基づいて、メールデータに基づく電子メールの送信先を特定する。
【００８２】
ここで、アドレス特定テーブルについて、図１０を参照しつつ詳細に説明する。図１０に示すように、アドレス特定テーブルは、当該施設における各訪問先（例えば、「第２ビル  １Ｆ  応接室２」等）に対して、当該訪問先が属する担当エリアを担当する防災責任者の氏名（例えば、「Ｋａｔｏ，Ｙｏｓｈｉｏ」等）及びメールアドレス（例えば、「ｋａｔｏ＠○○．ｃｏｍ」）が対応付けられて構成されている。従って、ＣＰＵ２１は、対象リストデータに係る一の訪問先と、当該アドレス特定テーブルに基づいて、当該訪問先が属する担当エリアを担当する防災責任者のメールアドレス（以下、責任者アドレスという）を特定し得る。
【００８３】
従って、送信先アドレス特定処理（Ｓ２１）では、ＣＰＵ２１は、メールデータを構成する対象リストデータに係る訪問先に基づいて、当該訪問先が属する担当エリアを担当する責任者アドレスを、当該メールデータに基づく電子メールの送信先に特定する。そして、ＣＰＵ２１は、特定した責任者アドレスを示すアドレスデータを、当該メールデータに付加する。尚、送信先アドレス特定処理（Ｓ２１）において、ＣＰＵ２１は、アドレス特定テーブルを用いた責任者アドレスの特定及びアドレスデータの付加を、各メールデータ単位で実行する。送信先アドレス特定処理（Ｓ２１）を終了すると、ＣＰＵ２１は、Ｓ２２に処理を移行する。
【００８４】
Ｓ２２においては、ＣＰＵ２１は、メール送信実行処理を行う。メール送信実行処理（Ｓ２２）では、ＣＰＵ２１は、送信先アドレス特定処理（Ｓ２１）で特定された各責任者アドレスに対して、メールデータに基づく電子メール（即ち、緊急防災メール９６）を、それぞれ送信する。これにより、防災責任者は、自己の携帯端末５０によって、自己の担当エリアに係る緊急防災メール９６を受信、閲覧し得る。送信実行処理（Ｓ２２）を終了すると、ＣＰＵ２１は、Ｓ１１に処理を戻す。
【００８５】
図１１に示すように、緊急防災メール９６は、担当エリアに属する或る訪問先に係る来客及びホストに関する情報を含む。そして、緊急防災メール９６は、当該訪問先が属する担当エリアを担当する防災責任者の携帯端末５０へ送信される。従って、災害発生時において、防災責任者は、緊急防災メール９６を受信・閲覧することにより、自己の担当エリアに属する訪問先に係る来客及びホストに関する情報を取得し得る。この結果、当該防災責任者は、自己の担当エリアに係る訪問先における来客及びホストを、確実に特定することができ、もって、迅速かつ確実に、当該来客及びホストに係る人員確認を行うことができる。又、来客及びホストが担当エリア内の特定の訪問先にいたことを特定することができるので、防災責任者は、当該訪問先近傍を捜索することで、当該来客及びホストを迅速に発見し得る。これにより、仮に、当該来客やホストが負傷していた場合においても、防災責任者は、迅速に負傷した来客等を発見することができ、迅速な救助及び応急措置を行い得る。
【００８６】
以上、説明したように、本実施形態に係る来客管理システム１は、「防災レポートボタン９０の操作」又は「災害発生情報の取得」の何れかの条件を満たした場合に、緊急防災メール９６を、防災責任者に係る携帯端末５０へ送信する。緊急防災メール９６は、当該防災責任者の担当エリアに属する一の訪問先に入場中の全て来客者に関する情報（来客者氏名等）を含む（図１１参照）。従って、当該緊急防災メール９６を受信・閲覧することにより、防災責任者は、自己の担当エリアに属する訪問先に入場している来客者を全て特定することができ、もって、当該訪問先に係る人員確認を、迅速かつ確実に行い得る。
【００８７】
又、当該緊急防災メール９６は、災害発生時に来客者が入場している訪問先毎に生成される。従って、防災責任者は、来客者の所在が不明な場合であっても、緊急防災メール９６に係る訪問先周辺を優先的に捜索範囲とし得る。当該訪問先は所在不明な来客者が訪れた場所であるため、所在不明な来客者は、当該訪問先周辺に居る可能性が高いと考えられる。従って、当該来客管理システム１は、来客者の所在が不明な場合においても、より迅速な人員確認に貢献し得る。そして、所在不明な来客者が被災し、負傷等していた場合であっても、当該来客管理システムは、負傷した来客者を迅速な発見に貢献することができる。これにより、当該来客管理システム１は、負傷者に対する迅速な救助や応急処置にも貢献し得る。
【００８８】
そして、当該来客管理システム１は、「防災レポートボタン９０の操作」又は「災害発生情報の取得」の何れかの条件を満たした場合に、プリンタ７０により、緊急防災レポート９５を出力する。当該緊急防災レポート９５は、災害発生時に当該施設へ入場している全ての来客者に関する情報（来客者氏名等）を含む（図９参照）。従って、防災責任者等は、緊急防災レポート９５に基づいて、当該施設に入場中の全ての来客者を特定し得る。この結果、当該来客管理システム１によれば、防災責任者は、より確実に、災害発生時における来客者の人員確認を行い得る。
【００８９】
又、当該来客管理システム１は、防災レポートボタン９０の操作に基づいて、緊急防災レポート９５の出力、緊急防災メール９６の送信を行う。即ち、当該来客管理システム１は、ユーザ（例えば、受付担当者）の操作に基づいて、緊急防災レポート９５の出力、緊急防災メール９６の送信により、当該施設に入場中の来客者に関する情報を提供する。従って、当該来客管理システム１は、災害発生時における来客者に関する情報を、確実に防災責任者に提供することができ、もって、災害発生時における人員確認の確実性及び迅速性に貢献し得る。
【００９０】
更に、当該来客管理システム１は、外部ネットワークＩから災害発生情報を取得した場合に、自動的に、緊急防災レポート９５の出力、緊急防災メール９６の送信を行う。従って、当該来客管理システム１は、災害発生時において、迅速に、来客者に関する情報を防災責任者に提供し得る。この結果、当該来客管理システム１は、災害発生時における人員確認の迅速性に、より貢献し得る。
【００９１】
以上、実施形態に基づき本発明を説明したが、本発明は上述した実施形態に何ら限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で種々の改良変更が可能である。
例えば、本実施形態に係る来客管理システム１においては、パーソナルコンピュータ１０と、データベースサーバ３０を個別に設けていたが、この態様に限定されるものではない。例えば、パーソナルコンピュータ１０が大容量の記憶装置を有する場合であれば、当該記憶装置に、来客データ記憶領域３１、テンプレートデータ記憶領域３２、防災責任者データ記憶領域３３を形成し、来客データ等を管理する構成としてもよい。
【００９２】
又、本実施形態においては、パーソナルコンピュータ１０のＣＰＵ２１が、入場中の来客データの抽出処理、リストデータの生成処理、レポートデータの生成処理、対象リストデータの生成処理、メールデータの生成処理を行っていたが、この態様に限定されるものではない。例えば、パーソナルコンピュータ１０からの制御信号に基づいて、データベースサーバ３０が、上記各処理を実行するように構成することも可能である。
【符号の説明】
【００９３】
１    来客管理システム
１０  パーソナルコンピュータ
１１  ディスプレイ
１２  操作部
２０  制御部
３０  データベースサーバ
３１  来客データ記憶領域
３２  テンプレートデータ記憶領域
３３  防災責任者データ記憶領域
３５  リストテンプレートデータ
４０  メールテンプレートデータ
５０  携帯端末
５２  小型ディスプレイ
７０  プリンタ
８０  来客管理画面
９０  防災レポートボタン
９５  緊急防災レポート
９６  緊急防災メール
Ｎ    ローカルネットワーク
Ｉ    外部ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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