(57)【要約】【課題】専用メーラを導入することなく、電子メールベースの稟議システムを実現する。【解決手段】稟議制御プログラムは、１以上の閲覧者（ユーザ）により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報および１以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報の双方を含む電子メール（稟議メール）に添付される。第１のユーザによりこの稟議メールが受信されると、閲覧情報に基づいて次の閲覧者となる第２のユーザを特定する。第１のユーザが入力インタフェースを操作したときには、稟議メールの次の送信先として第２のユーザの電子メールアドレスを設定する。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールに添付されるコンピュータプログラムであって、
１以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報と前記１以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報を保持し、
第１のユーザにより前記電子メールが受信されたことを検出する処理と、
前記第１のユーザにより前記電子メールが受信されたとき、前記閲覧情報を参照し、次の閲覧者となる第２のユーザを特定する処理と、
前記第１のユーザによる前記電子メールへの所定操作を検出したとき、前記電子メールの送信先を前記第２のユーザの電子メールアドレスに設定変更する処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする稟議制御プログラム。
【請求項２】
１以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報および前記１以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報の双方を含む電子メールと共に送信され、
第１のユーザにより前記電子メールが受信されたことを検出する処理と、
前記第１のユーザにより前記電子メールが受信されたとき、前記閲覧情報を参照し、次の閲覧者となる第２のユーザを特定する処理と、
前記第１のユーザによる前記電子メールへの所定操作を検出したとき、前記電子メールの送信先を前記第２のユーザの電子メールアドレスに設定変更する処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする稟議制御プログラム。
【請求項３】
１以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示すための電子メールに添付されるコンピュータプログラムであって、
第１のユーザにより前記電子メールが受信されたことを検出する処理と、
前記第１のユーザにより前記電子メールが受信されたとき、前記１以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報を参照し、次の閲覧者となる第２のユーザを特定する処理と、
前記第１のユーザによる前記電子メールへの所定操作を検出したとき、前記電子メールの送信先を前記第２のユーザの電子メールアドレスに設定変更する処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする稟議制御プログラム。
【請求項４】
前記稟議内容に対する意思を示すための複数種類の入力インタフェースを保持し、
前記第２のユーザが特定されたとき、前記複数種類の入力インタフェースのうち前記第２のユーザにあらかじめ対応づけられている入力インタフェースを有効化する処理と、
前記第２のユーザにより前記電子メールが受信されるとき、前記有効化された入力インタフェースを介して前記第２のユーザの入力を検出する処理と、
前記第２のユーザの入力結果を記録する処理と、
を更にコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の稟議制御プログラム。
【請求項５】
前記第２のユーザが承認者としてあらかじめ登録されているユーザであるときには、前記稟議内容の承認／却下を選択させるための入力インタフェースを有効化し、
前記第２のユーザにより前記電子メールが受信された状況において、前記有効化された入力インタフェースを介して前記第２のユーザによる承認を示す入力が検出されたときには前記閲覧情報に基づいて次の閲覧者としての第３のユーザを特定し、却下を示す入力が検出されたときには前記第３のユーザとは異なる所定ユーザを送信先として選択することを特徴とする請求項４に記載の稟議制御プログラム。
【請求項６】
前記第２のユーザが承認者であるときには、更に、稟議の差し戻しと差し戻し先を設定するための入力インタフェースを有効化し、
前記第２のユーザにより前記電子メールが受信された状況において、前記第２のユーザによる差し戻しを示す入力とその差し戻し先の指定が検出されたときには、差し戻し先として指定されたユーザを前記電子メールの次の送信先として選択することを特徴とする請求項５に記載の稟議制御プログラム。
【請求項７】
前記第２のユーザが承認者であるときには、更に、前記稟議内容を承認する権限の委譲とその委譲先を設定するための入力インタフェースを有効化し、
前記第２のユーザにより前記電子メールが受信された状況において、前記第２のユーザによる委譲を示す入力とその委譲先の指定が検出されたときには、委譲先として指定されたユーザを前記電子メールの次の送信先として選択し、
前記委譲先のユーザに送信される前記電子メールについても承認／却下を選択させるための入力インタフェースを有効化することを特徴とする請求項５または６に記載の稟議制御プログラム。
【請求項８】
前記第１のユーザから送信された前記電子メールが前記第２のユーザにより受信されたとき、前記電子メールのヘッダ情報に記載されている差出人の電子メールアドレスが前記第１のユーザについてあらかじめ登録されている電子メールアドレスと一致することを条件として、前記閲覧情報に基づいて次の閲覧者として第３のユーザを特定することを特徴とする請求項１から７のいずれかに記載の稟議制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報伝達技術、特に、通信ネットワークを介した稟議システムを実現するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク技術がビジネスに活用されることで、実際の業務体系も徐々に変わりつつある。その一つに、ワークフローシステムの導入があげられる。たとえば、特許文献１は、電子メールに基づく稟議システムを提案している。
【特許文献１】特開２００１−３０７００６号公報
【特許文献２】特開２００４−２２７４２９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
特許文献１の稟議システムの場合、稟議に参加するメンバーは、すべて専用の電子メールソフトウェア（以下、「専用メーラ」とよぶ）を導入する必要がある（特許文献１の段落［００７５］参照）。いいかえれば、専用メーラを導入していないパーソナルコンピュータからは稟議システムに参加できない。近年では複数の企業が協力し合いながら進めるタイプの業務も多い。こういった状況において、関係者全員に専用メーラの導入を要請することは事実上困難である。
【０００４】
本発明は、本発明者による上記課題認識に基づいて完成された発明であり、その主たる目的は、専用メーラを導入しなくても、電子メールベースによるユーザフレンドリーな稟議システムを実現するための技術、を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明のある態様は、１以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示すための電子メールに添付されるコンピュータプログラムに関する。
このプログラムは、第１のユーザにより電子メールが受信されたことを検出したとき、閲覧情報を参照し、次の閲覧者となる第２のユーザを特定する。第１のユーザによる電子メールへの所定操作を検出したとき、電子メールの送信先を第２のユーザの電子メールアドレスに設定変更する。電子メールは、通常のＨＴＭＬメールやいわゆるＷｅｂメールであってもよい。このコンピュータプログラムは、閲覧情報および稟議情報の双方または一方を含むプログラムであってもよい。閲覧情報や稟議情報は電子メールの本文、あるいは、このコンピュータプログラムとは異なる添付ファイルとして提供されてもよい。
【０００６】
なお、以上に示した各構成要素の任意の組み合わせ、本発明を方法、システム、記録媒体、コンピュータプログラムにより表現したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、ユーザフレンドリーな稟議システムを実現できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
電子メールをベースとした稟議システム１０を実現するために、２つの方法を説明する。第１実施例においては、稟議仲介サーバ１００により稟議進行を制御する中央制御型、第２実施例においては、電子メールに添付されるコンピュータプログラム（以下、「稟議制御プログラム」）により稟議進行を制御する自律制御型について説明する。第１実施例と第２実施例を特に区別しないときには、「本実施例」とよぶものとする。
【０００９】
［第１実施例］
図１は、第１実施例における稟議システム１０のハードウェア構成図である。
稟議システム１０においては、稟議仲介サーバ１００とクライアント端末２００ａ、２００ｂ、・・・、２００ｃ（以下、まとめて「クライアント端末２００」とよぶ）がＬＡＮ（Local Area Network）２０やインターネット３０を介して互いに接続されている。
【００１０】
稟議に参加する各ユーザは、クライアント端末２００を介して稟議に参加する。まず、稟議を発議するユーザ（以下、「発議者」とよぶ）は、稟議の内容を記載した電子メール（以下、「稟議メール」とよぶ）を稟議仲介サーバ１００に送信する。稟議仲介サーバ１００は、発議者の便宜を図るため、稟議メールのテンプレートを複数種類用意しておいてもよい。
【００１１】
本実施例における稟議メールは、１．稟議情報、２．閲覧情報、３．入力インタフェース、を含む。稟議情報は、稟議の内容を示す情報であり、稟議メールの本文として記述されてもよいし、添付ファイルに記述されてもよい。閲覧情報は、稟議メールを受信して稟議の内容を確認すべきユーザ、すなわち、閲覧者を示す。また、閲覧情報は各閲覧者が稟議メールを受信する順序も示す。入力インタフェースは、稟議内容への意思を示すためのインタフェースであり、JavaScript（登録商標）等の既知技術により提供される。
【００１２】
稟議仲介サーバ１００は、閲覧情報に示される順序にしたがって各閲覧者に稟議メールを順次転送する。各閲覧者は、稟議仲介サーバ１００から稟議メールを受信すると、内容を確認し、入力インタフェースを介して意思表示したあと、稟議メールを稟議仲介サーバ１００に返す。こうして、閲覧者の意思確認を受けながら、閲覧情報に示される順序にしたがって、稟議メールは複数の閲覧者に順次転送される。
【００１３】
図２は、稟議メール２１０を示す。
この稟議メール２１０は、閲覧者「Obuchi Satoshi」のクライアント端末２００にて受信されたときの状態を示している。稟議メール２１０は、ヘッダ２１２、稟議情報領域２１４および入力インタフェース領域２４０を含む。稟議情報領域２１４は、件名、送信者の電子メールアドレス（以下、単に「送信アドレス」とよぶ）と受信者の電子メールアドレス（以下、単に「受信アドレス」とよぶ）を含む。同図に示す稟議メール２１０は、送信者「Tanaka Masao」から受信者「Obuchi Satoshi」に送信されている。実際には、送信者「Tanaka Masao」が稟議仲介サーバ１００に稟議メール２１０を送信し、稟議仲介サーバ１００が受信者「Obuchi Satoshi」にその稟議メール２１０を送信しているため、送信者は稟議仲介サーバ１００である。このため、送信アドレスは稟議仲介サーバ１００の電子メールアドレスであってもよい。
稟議情報領域２１４は、稟議の内容、すなわち、稟議情報を示す。同図に示す稟議メール２１０は、パートタイマーの採用を申請するための稟議情報を示している。
【００１４】
入力インタフェース領域２４０は、受信者「Obuchi Satoshi」が稟議内容に対する意思を示すための入力インタフェースを含む。本実施例においては、以下の４種類の入力インタフェースについて説明する。
１．承認／却下インタフェース２１６
稟議内容を承認するときには承認ボタン２２２、却下するときには却下ボタン２２４を押下する。
２．差戻インタフェース２１８
稟議内容の再検討を促す場合には差戻ボタン２２６を押下する。このときには、差戻先となるユーザを差戻先設定領域２２８に設定する。差戻先となるユーザは、稟議メール２１０を過去に閲覧したユーザ、いいかえれば、当該受信者「Obuchi Satoshi」よりも閲覧順序が先に設定されているユーザである。
３．委譲インタフェース２２０
自分以外の第３者に承認／却下の判断を委譲するときには委譲ボタン２３０を押下する。このときには委譲先となるユーザを委譲先設定領域２３２に設定する。委譲先となるユーザは、閲覧情報に登録されているユーザ以外のユーザの中から選ばれてもよいし、閲覧情報に登録されているユーザの中から選ばれてもよい。
４．確認・棄権インタフェース（図示せず）
稟議内容を確認したときには確認ボタンを押下する。また、自分が確認すべき立場にはない、と判断したときには棄権ボタンを押下する。
【００１５】
このほかにも、稟議内容に対するコメントを記入するためのコメント欄が設けられてもよい。稟議メール２１０には、閲覧情報を示すファイルが添付される。閲覧情報には、稟議情報領域２１４を確認すべき閲覧者とその確認順序が対応づけられる。閲覧情報は、稟議メール２１０の本文に記述されてもよい。
稟議メール２１０に添付されるＰＤＦ（Portable Document Format）ファイルに、閲覧情報や稟議情報、入力インタフェースを生成するためのプログラムを埋め込んでもよい。
【００１６】
本実施例における閲覧者は、３種類に分けることができる。
１．発議者：稟議メール２１０を作成する。作成自体は代筆者に頼んでもよい。発議者は、稟議を発議する立場にあるユーザであればよい。このため、発議者のための入力インタフェースは特に設定されない。
２．確認者：稟議メール２１０を受信し、稟議内容を確認すべき立場にあるが、承認／却下等の権限はない。確認者は、確認・棄権インタフェースのみを操作可能である。
３．承認者：稟議内容を確認し、承認／却下を判断すべき立場にあるユーザである。承認者は、承認／却下インタフェース２１６、差戻インタフェース２１８および委譲インタフェース２２０を操作できる。
このように、閲覧者の立場に応じて、稟議メール２１０において有効化される入力インタフェースは変化することになる。
【００１７】
図３は、稟議仲介サーバ１００の機能ブロック図である。
ここに示す各ブロックは、ハードウェア的には、コンピュータのＣＰＵをはじめとする素子や機械装置で実現でき、ソフトウェア的にはコンピュータプログラム等によって実現されるが、ここでは、それらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックはハードウェア、ソフトウェアの組み合わせによっていろいろなかたちで実現できることは、当業者には理解されるところである。
【００１８】
稟議仲介サーバ１００は、通信部１１０、データ処理部１２０およびデータ保持部１３０を含む。
通信部１１０は、クライアント端末２００とのインタフェースを担当する。データ処理部１２０は、通信部１１０、データ保持部１３０から取得されたデータをもとにして各種のデータ処理を実行する。データ処理部１２０は、通信部１１０およびデータ保持部１３０の間のインタフェースの役割も果たす。データ保持部１３０は、各種データを保持するための記憶領域である。
【００１９】
通信部１１０：
通信部１１０は、メール受信部１１２とメール送信部１１４を含む。メール受信部１１２はユーザから稟議メール２１０を受信し、メール送信部１１４は次の閲覧者となるべきユーザに稟議メール２１０を送信する。
【００２０】
データ処理部１２０：
データ処理部１２０は、送信先特定部１２２、インタフェース付加部１２４および入力記録部１２６を含む。送信先特定部１２２は、稟議メール２１０が受信されたとき、次の送信先となるユーザを選択する。インタフェース付加部１２４は、稟議メール２１０に各種の入力インタフェースを設定する。入力記録部１２６は、各種入力インタフェースに対する入力結果をデータ保持部１３０に記録する。
【００２１】
図４は、第１実施例における稟議進行を説明するための模式図である。
稟議メール２１０には、ユーザ１、２、３、４、５、７の順を示す閲覧情報が添付されているものとする。ユーザ１は発議者、ユーザ２は確認者、ユーザ３〜７は承認者であるとする。ユーザ３とユーザ４は、どちらが先に閲覧してもよい、として順序設定されているとする。
【００２２】
発議者であるユーザ１は、稟議メール２１０を作成し、稟議仲介サーバ１００に送信する（Ｓ１）。稟議仲介サーバ１００は、添付されている閲覧情報を参照し、次の確認者であるユーザ２に稟議メール２１０を送信する（Ｓ２）。稟議仲介サーバ１００のインタフェース付加部１２４は、ユーザ２が確認者であるため、確認者に対応する確認・棄権インタフェースを稟議メール２１０に設定する。ユーザ２が確認者であるか承認者であるかといった情報は閲覧情報に記載される。あるいは、データ保持部１３０においてあらかじめユーザ２が確認者である旨を登録しておいてもよい。ユーザ２の電子メールアドレスも閲覧情報に記載されてもよいし、データ保持部１３０にあらかじめ登録されていてもよい。
【００２３】
ユーザ２は、確認後、稟議メール２１０を稟議仲介サーバ１００に送信する（Ｓ３）。この稟議メール２１０には、ユーザ２の確認・棄権インタフェースに対する入力結果を示すデータも添付される。入力記録部１２６は、ユーザ２の入力結果をデータ保持部１３０に保存する。稟議仲介サーバ１００の送信先特定部１２２は、閲覧情報に基づいて、次の送信先としてユーザ３とユーザ４を特定する。ユーザ３とユーザ４はどちらも承認者であるため、インタフェース付加部１２４は稟議メール２１０に承認／却下インタフェース２１６等を設定する。確認・棄権インタフェースは無効化される。稟議仲介サーバ１００は、ユーザ３とユーザ４に稟議メール２１０を送信する（Ｓ４）。
【００２４】
ユーザ３とユーザ４の両方から、承認という入力結果が付与された稟議メール２１０を受信すると（Ｓ５、Ｓ６）、稟議仲介サーバ１００は次のユーザ５に稟議メール２１０を送信する（Ｓ７）。ユーザ３とユーザ４のように、必要に応じて複数のユーザに稟議メール２１０を同時期に送信することにより、稟議進行の円滑化を図ることができる。
【００２５】
以降、同様にしてＳ８、Ｓ９の処理が実行され、最終承認者のユーザ７が稟議メール２１０を承認して稟議仲介サーバ１００に送信すると（Ｓ１０）、稟議完了となる。稟議仲介サーバ１００は、稟議が完了し、申請が許可された旨を示す電子メールを発議者であるユーザ１に送信する（Ｓ１１）。
【００２６】
一連の稟議経過は入力記録部１２６によりデータ保持部１３０に記録される。稟議仲介サーバ１００の入力記録部１２６は、稟議メール２１０を受信するごとに、稟議メール２１０の内容と稟議メール２１０に対する入力結果とを対応づけてデータ保持部１３０に保存する。稟議メール２１０自体や稟議メール２１０の添付ファイル等を保存してもよい。このような記録処理により、稟議の証跡管理が可能となる。
【００２７】
１．承認／却下インタフェース２１６
承認者が承認ボタン２２２の押下により、稟議内容を承認した場合には、送信先特定部１２２は閲覧情報にしたがって、次の閲覧者となるべきユーザをそのまま送信先として選択する。一方、却下ボタン２２４の押下により、稟議内容が却下された場合には、すでに稟議メール２１０を閲覧したいずれかのユーザ、たとえば、発議者であるユーザ１を送信先として選択する。この場合には、ユーザ１は稟議内容を見直して、再度、稟議メールを作成してもよい。却下されたときには、そのまま所定の管理者に稟議が却下された旨を通知してもよい。
【００２８】
２．差戻インタフェース２１８
承認者が差戻ボタン２２６の押下により、稟議内容の再検討を指示した場合には、差戻先設定領域２２８にて指定された差戻先のユーザが次の送信先となる。たとえば、ユーザ５が差し戻し先としてユーザ２を指定した場合には、ユーザ２は再び稟議メール２１０を受け取り、稟議情報について再考することになる。
【００２９】
３．委譲インタフェース２２０
承認者が委譲ボタン２３０の押下により、承認権限の委譲を指示したときには、委譲先設定領域２３２にて指定された委譲先のユーザ、たとえば、同図におけるユーザ６が次の送信先となる。ユーザ６は、データ保持部１３０においてあらかじめ委譲可能者として登録されている。委譲がなされるときには、ユーザ５による承認を受けないまま、稟議メール２１０はいったん稟議仲介サーバ１００に戻される。そして、送信先特定部１２２は次の送信先としてユーザ６を選択し、インタフェース付加部１２４は稟議メール２１０に承認／却下インタフェース２１６等を設定し、メール送信部１１４は稟議メール２１０をユーザ６に送信する。
【００３０】
稟議仲介サーバ１００は、承認ボタン等の操作記録が残っていない稟議メール２１０を承認者から受信したときには、当該承認者に稟議メール２１０を返送し、再検討を促す。
【００３１】
４．確認・棄権インタフェース
確認者が確認または棄権ボタンを押下した場合、送信先特定部１２２は閲覧情報にしたがって、次の閲覧者となるべきユーザをそのまま送信先として選択する。一方、稟議仲介サーバ１００は、確認ボタン等の押下記録が残っていない稟議メール２１０を確認者から受信したときには、当該確認者に稟議メール２１０を返送し、再確認を促す。
【００３２】
図５は、稟議仲介サーバ１００が稟議メール２１０を送受信する処理過程を示すフローチャートである。
稟議メール２１０を最初に受信するとき、すなわち、発議者から稟議メール２１０を受信するときには、送信先特定部１２２は閲覧情報にしたがって次の送信先を特定する。同図においては、発議者以外の各閲覧者から稟議メール２１０を受信したときの稟議仲介サーバ１００の処理内容を示す。
【００３３】
メール受信部１１２は、稟議メール２１０を受信する（Ｓ１０）。送信先特定部１２２は、稟議メール２１０のヘッダ２１２と、添付されている閲覧情報を確認する。閲覧情報を参照することにより、次に稟議メール２１０を送信してくるべきユーザがわかる。このユーザの電子メールアドレスがヘッダ２１２の送信アドレスと一致していなければ（Ｓ１２のＮ）、稟議に関係のない第３者が稟議メール２１０を不正取得した可能性がある。この場合には、メール送信部１１４は稟議システム１０の管理者や発議者等に警告を示す電子メールを送信し注意を促す（Ｓ１６）。稟議進行も中止される。
【００３４】
一致していれば（Ｓ１２のＹ）、適格なユーザによる送信であるため、Ｓ１４以降の処理に進む。送信者が確認者であるときであって（Ｓ１４のＹ）、確認・棄権のいずれかを示す入力結果が稟議メール２１０に添付されているときには（Ｓ１８のＹ）、送信先特定部１２２は閲覧情報にしたがって次の送信先となるユーザを選択する（Ｓ２２）。一方、確認・棄権のいずれも入力されていなければ（Ｓ１８のＮ）、送信先特定部１２２は稟議メール２１０の送信者を次の送信先として選択する（Ｓ２０）。再確認を促すためである。
【００３５】
送信者が承認者であるときであって（Ｓ１４のＮ）、承認がなされていれば（Ｓ２４のＹ）、送信先特定部１２２は閲覧情報にしたがって次の送信先となるユーザを選択する（Ｓ２６）。それ以外の場合であって（Ｓ２４のＮ）、却下を示す入力結果が添付されていれば（Ｓ２８のＹ）、次の送信先として発議者を選択する（Ｓ３０）。このときには発議者に却下された旨を通知する。差し戻しを示す入力結果が添付されているときには（Ｓ２８のＮ、Ｓ３２のＹ）、差戻先設定領域２２８にて指定された差し戻し先ユーザを選択する（Ｓ３４）。委譲を示す入力結果が添付されているときには（Ｓ３２のＮ、Ｓ３６のＹ）、委譲先設定領域２３２にて指定された委譲先のユーザを選択する（Ｓ３８）。これら以外の場合には（Ｓ３６のＮ）、送信先特定部１２２は稟議メール２１０の送信者を次の送信先として選択する（Ｓ４０）。再確認を促すためである。
【００３６】
入力記録部１２６は、次の送信先となるユーザに応じた入力インタフェースを設定する（Ｓ４２）。入力記録部１２６は、稟議メール２１０の受信記録やＳ１０にて受け取った送信者の入力結果等を証跡としてデータ保持部１３０に記録する（Ｓ４４）。メール送信部１１４は、選択された送信先のユーザに稟議メール２１０を送信する（Ｓ４６）。
【００３７】
［第２実施例］
第２実施例においては、稟議仲介サーバ１００ではなく、稟議メールに添付される稟議制御プログラムにより、稟議進行が制御される。稟議制御プログラムは、稟議メールに添付されるＰＤＦファイルに埋め込まれてもよい。稟議情報や閲覧情報もこのようなＰＤＦファイルに埋め込まれてもよい。あるいは、稟議情報や閲覧情報を保持する稟議制御プログラムが稟議メールに添付される形式でもよい。
【００３８】
図６は、第２実施例における稟議進行を説明するための模式図である。
稟議制御プログラムは、図３に示した稟議仲介サーバ１００の主機能を備えるコンピュータプログラムである。具体的には、稟議制御プログラムは送信先特定部１２２に対応する送信先特定機能、インタフェース付加部１２４に対応するインタフェース付加機能、入力記録部１２６に対応する入力記録機能を備える。稟議メール２１０がユーザによりオープンされたとき、稟議制御プログラムはクライアント端末２００にて実行される。
【００３９】
ここでも、稟議メール２１０には、ユーザ１、２、３、４、５、７の閲覧順を示す閲覧情報が添付されているものとする。ユーザ１は発議者、ユーザ２は確認者、ユーザ３〜７は承認者であるとする。ただし、ユーザ３とユーザ４は、ユーザ３の方が先に閲覧するように順序設定されているとする。
【００４０】
発議者であるユーザ１は、稟議メール２１０を作成し、次の閲覧者であるユーザ２に送信する（Ｓ１）。送信に先立ち、ユーザ１のクライアント端末２００ａにおいて、稟議制御プログラムはユーザ２が確認者であることを特定し、確認・棄権インタフェースを稟議メール２１０に設定する。入力インタフェース自体は、第１実施例と同じくJavaScript（登録商標）により提供されてもよいし、稟議制御プログラム自身がダイアログボックス等により提供してもよい。ユーザ２が確認者であるか承認者であるかといった情報は閲覧情報に記載されている。あるいは、所定のデータベースにあらかじめユーザ２が確認者である旨を登録しておいてもよい。この場合には、稟議制御プログラムはこのデータベースに問い合わせてユーザ２が確認者であるという情報を取得することになる。ユーザ２の電子メールアドレスについても同様である。
【００４１】
稟議制御プログラムが添付された稟議メールがユーザ２のクライアント端末２００ｂに到着し、ユーザ２が稟議メールをオープンすると、稟議制御プログラムはクライアント端末２００ｂにて再び起動される。ユーザ２が確認ボタンを押下すると、稟議制御プログラムはユーザ２の入力結果をファイル化し、このファイルを稟議メール２１０に添付する。あるいは、外部のデータベースに入力結果を記録してもよい。
【００４２】
稟議制御プログラムは閲覧情報にしたがって次の送信先としてユーザ３を特定し、承認者であるユーザ３に対応して、承認／却下インタフェース２１６等の入力インタフェースを有効化する。更に、稟議メール２１０のヘッダ２１２において、ユーザ３の電子メールアドレスを送信先として設定する。したがって、ユーザ２がメーラの送信ボタンを押下すれば、ユーザ３の電子メールアドレスを手動設定しなくても、稟議メール２１０はユーザ３に送信される（Ｓ２）。
【００４３】
以降、同様にしてＳ３〜Ｓ５の処理が実行され、最終承認者のユーザ７が承認すると、稟議が完了する。稟議制御プログラムは、稟議完了の旨を発議者であるユーザ１に通知する。
【００４４】
稟議制御プログラムの基本的な処理過程は図５と同様である。すなわち、稟議メール２１０が受信され、ユーザにオープンされたときＳ１０以降に示した処理が開始される。稟議制御プログラムは、送信者の適格性をヘッダ２１２と閲覧情報との比較に基づいて判定し、不適格であればあらかじめ登録されている管理者の電子メールアドレスに宛てて警告を発する。また、稟議メール２１０には先の閲覧者の入力結果を示すファイルが添付されているため、このファイルの内容にしたがって、Ｓ１４〜Ｓ４０の処理を実行する。
【００４５】
稟議制御プログラムは、次の送信先となるユーザのタイプに応じた入力インタフェースを設定し、入力結果等を添付ファイルに追加し、次の送信先となるユーザの電子メールアドレスをヘッダ２１２に設定する。
【００４６】
以上、第１実施例および第２実施例に基づいて、電子メールをベースとした稟議システムを実現するための方法を説明した。
いずれの実施例においても、クライアント端末２００に専用メーラを導入することなく、電子メールベースの稟議が可能となる。ユーザ、あるいは、ユーザのタイプに応じて適切な入力インタフェースを設定できるため、ユーザの立場に応じた稟議内容に対する意思が適切に反映されやすくなる。特に、却下や差し戻しにより、承認者が稟議進行を制御できるため、慎重に稟議を進めやすくなる。承認者が多忙のときには代行承認者に権限委譲できるため、稟議進行の停滞が発生しにくくなる。更に、ヘッダ２１２の送信アドレスと閲覧情報を比較することにより、稟議メール２１０の不正取得者が稟議進行に介入するのを防ぐことができる。稟議メールの受け手は、稟議メールの内容、特に、稟議情報を変更することもできる。たとえば、コメントやアノテーション（注釈）を付記できてもよい。
【００４７】
第１実施例に示した中央制御型によれば、各クライアント端末２００は常に稟議仲介サーバ１００に宛てて稟議メール２１０を送信するだけで、稟議仲介サーバ１００が適切に次の送信先を選択する。このため、発議者以外は閲覧の順序を特に意識する必要ななく、各ユーザは稟議内容の検討に意識を集中しやすくなる。また、稟議仲介サーバ１００に稟議進行に関する情報を記録として残すことができる。
【００４８】
また、第２実施例に示した自律制御型においても、稟議制御プログラムが送信先を自動的に設定するため、同じくユーザは稟議内容の検討に意識を集中しやすくなる。更に、稟議仲介サーバ１００すら設置する必要がないため、導入・保守に要するコストを更に低減しやすくなる。
【００４９】
以上、本発明について実施例をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組み合わせにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【図面の簡単な説明】
【００５０】
【図１】第１実施例における稟議システムのハードウェア構成図である。
【図２】稟議メールを示す図である。
【図３】稟議仲介サーバの機能ブロック図である。
【図４】第１実施例における稟議進行を説明するための模式図である。
【図５】稟議仲介サーバが稟議メールを送受信する処理過程を示すフローチャートである。
【図６】第２実施例における稟議進行を説明するための模式図である。
【符号の説明】
【００５１】
１０  稟議システム、  ２０  ＬＡＮ、  ３０  インターネット、  １００  稟議仲介サーバ、  １１０  通信部、  １１２  メール受信部、  １１４  メール送信部、  １２０  データ処理部、  １２２  送信先特定部、  １２４  インタフェース付加部、  １２６  入力記録部、  １３０  データ保持部、  ２００  クライアント端末、  ２１０  稟議メール、  ２１２  ヘッダ、  ２１４  稟議情報領域、  ２１６  承認／却下インタフェース、  ２１８  差戻インタフェース、  ２２０  委譲インタフェース、  ２２２  承認ボタン、  ２２４  却下ボタン、  ２２６  差戻ボタン、  ２２８  差戻先設定領域、  ２３０  委譲ボタン、  ２３２  委譲先設定領域、  ２４０  入力インタフェース領域。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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