(57)【要約】      （修正有）【課題】送信先のユーザーが所属するプロジェクトのプロジェクト識別情報とが同一でない場合には警告することで、電子データの誤送信を防止して情報漏洩を防ぐことが可能な方法等を提供する。【解決手段】ネットワークに接続され、複数のユーザーが所属する複数のプロジェクトを管理するサーバ装置における電子データの誤送信防止方法であって、複数のプロジェクトのうち、固有のプロジェクト識別情報が付与された電子データの送信指示を受け付ける工程と、固有のユーザー識別情報と、各プロジェクト識別情報と、を対応付けて記憶する記憶手段を参照して、特定されたユーザーが所属するプロジェクトに対応するプロジェクト識別情報と、電子データに付与されたプロジェクト識別情報が同一であるか否かを判定し、判定の結果同一でない場合には電子データの誤送信を警告する警告情報を提示するための警告提示データを送信する。【選択図】図４
2010020677.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続され、複数のユーザーが所属する複数のプロジェクトを管理するサーバ装置における電子データの誤送信防止方法であって、
前記複数のプロジェクトのうち、何れかの前記プロジェクトに対応する固有のプロジェクト識別情報が付与された前記電子データの送信指示を受け付ける送信受付工程と、
前記複数のユーザーのうち、前記電子データを送信する前記ユーザーを特定する情報を取得するユーザー特定情報取得工程と、
各前記プロジェクトに所属するユーザーに対応する固有のユーザー識別情報と、各前記プロジェクト識別情報と、を対応付けて記憶する記憶手段を参照して、前記ユーザー特定情報取得工程にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーが所属する前記プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報と、前記電子データに付与された前記プロジェクト識別情報が同一であるか否かを判定する判定工程と、
判定の結果、同一でない場合には前記電子データの誤送信を警告する警告情報を提示するための警告提示データを送信する警告提示データ送信工程と、
を有することを特徴とする電子データの誤送信防止方法。
【請求項２】
請求項１に記載の電子データの誤送信防止方法であって、
前記ユーザーのプロジェクトへの参加度合いを示す参加指数であって、所定期間における前記参加指数の総和を算出する算出工程を有し、
前記判定工程は、前記ユーザー特定情報取得工程にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーについて、前記算出工程で算出した前記所定期間における前記参加指数の総和が所定閾値以下であるか否かを判定し、
判定の結果、前記参加指数の総和が所定閾値以下である場合には、前記警告提示データ送信工程は前記警告提示データを送信することを特徴とする電子データの誤送信防止方法。
【請求項３】
請求項１又は請求項２に記載の電子データの誤送信防止方法であって、
前記ユーザーから前記プロジェクト識別情報と対応付けられた作業環境の指定指示を受け付ける作業環境指定受付工程と、
前記ユーザーから前記電子データの生成指示を受け付ける生成受付工程と、
前記作業環境指定受付工程により指定指示した作業環境に応じて前記プロジェクトを特定するプロジェクト特定工程と、
前記生成受付工程にて受け付けた生成指示に基づいて前記電子データを生成する生成工程と、
前記プロジェクト特定工程にて特定された前記プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報を、前記生成工程にて生成した前記電子データに付与する付与工程と、を有し、
前記送信受付工程は、前記付与工程にて前記プロジェクト識別情報が付与された前記電子データの送信指示を受け付けることを特徴とする電子データの誤送信防止方法。
【請求項４】
請求項１乃至請求項３のいずれか一項に記載の電子データの誤送信防止方法であって、
前記判定工程による判定の結果、前記ユーザー特定情報取得工程にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーが所属する前記プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報と、前記電子データに付与された前記プロジェクト識別情報が同一である場合には、前記ユーザー特定情報取得工程にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーに対して前記電子データを送信する電子データ送信工程を有することを特徴とする電子データの誤送信防止方法。
【請求項５】
請求項２乃至請求項４のいずれか一項に記載の電子データの誤送信防止方法であって、
各前記プロジェクトについて、前記算出工程により前記所定期間における前記参加指数の総和が所定閾値以下である前記ユーザーを特定し、当該ユーザーを当該プロジェクトの所属から外すために、前記記憶手段の当該プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報と、当該ユーザーに対応する前記ユーザー識別情報と、の対応付けを削除して前記記憶手段を更新する更新工程を有することを特徴とする電子データの誤送信防止方法。
【請求項６】
請求項５に記載の電子データの誤送信防止方法であって、
前記更新工程による前記記憶手段の更新の前に、対応付けを削除する対象となる前記プロジェクトを管理する管理ユーザーに対して、前記対応付けの削除を行なう旨の削除通告メッセージを送信する削除通告メッセージ送信工程を有することを特徴とする電子データの誤送信防止方法。
【請求項７】
請求項３乃至請求項６のいずれか一項に記載の電子データの誤送信防止方法であって、
前記送信受付工程は、前記サーバ装置とネットワークを介して通信可能な端末装置からの送信指示に基づいて前記電子データの送信指示を受け付け、
前記ユーザー特定情報取得工程は、前記端末装置から送信された前記電子データを送信する前記ユーザーを特定する情報を取得し、
前記作業環境指定受付工程は、前記ユーザーが前記端末装置を操作して前記プロジェクト識別情報の入力がされることにより、入力された前記プロジェクト識別情報と対応付けられた作業環境の指定指示を受け付け、
前記生成受付工程は、前記ユーザーが前記端末装置を操作して前記電子データの生成指示がされることにより、当該端末装置から前記電子データの生成指示を受け付け、
前記付与工程は、前記作業環境指定受付工程にて指定指示された作業環境と対応付けられたプロジェクト識別情報を前記電子データに付与し、
前記警告提示データ送信工程は、前記電子データの送信指示をしてきた前記端末装置に対して前記警告提示データを送信することを特徴とする電子データの誤送信防止方法。
【請求項８】
請求項３乃至請求項６のいずれか一項に記載の電子データの誤送信防止方法であって、
前記送信受付工程は、前記サーバ装置とネットワークを介して通信可能な一の端末装置から、前記ネットワークを介して通信可能な少なくとも１以上の他の端末装置に対して当該他の端末装置にて前記電子データの提示を指示する旨の電子データ提示指示メッセージを含む前記電子データの送信指示を受け付け、
前記ユーザー特定情報取得工程は、前記他の端末装置から前記ユーザーを特定する情報を取得し、
前記作業環境指定受付工程は、前記ユーザーが前記一の端末操作を操作して前記プロジェクト識別情報の入力がされることにより、入力された前記プロジェクト識別情報と対応付けられた作業環境の指定指示を受け付け、
前記警告提示データ送信工程は、前記一の端末装置に対して前記警告提示データを送信することを特徴とする電子データの誤送信防止方法。
【請求項９】
請求項８に記載の電子データの誤送信防止方法であって、
前記電子データ送信工程は、前記他の端末装置に対して前記電子データ提示指示メッセージを含む前記電子データ送信することを特徴とする電子データの誤送信防止方法。
【請求項１０】
ネットワークに接続され、複数のユーザーが所属する複数のプロジェクトを管理するサーバ装置であって、
前記複数のプロジェクトのうち、何れかのプロジェクトに対応する固有のプロジェクト識別情報が付与された前記電子データの送信指示を受け付ける送信受付手段、
前記複数のユーザーのうち、前記電子データを送信するユーザーを特定する情報を取得するユーザー特定情報取得手段と、
各前記プロジェクトに所属するユーザーに対応する固有のユーザー識別情報と、各前記プロジェクト識別情報と、を対応付けて記憶する記憶手段を参照して、前記ユーザー特定情報取得手段にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーが所属する前記プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報と、前記電子データに付与された前記プロジェクト識別情報が同一であるか否かを判定する判定手段と、
判定の結果、同一でない場合には前記電子データの誤送信を警告する警告情報を提示するための警告提示データを送信する警告提示データ送信手段と、
を有することを特徴とするサーバ装置。
【請求項１１】
請求項１０に記載のサーバ装置であって、
前記ユーザーのプロジェクトへの参加度合いを示す参加指数であって、所定期間における前記参加指数の総和を算出する算出手段を有し、
前記判定手段は、前記ユーザー特定情報取得手段にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーについて、前記算出手段で算出した前記所定期間における前記参加指数の総和が所定閾値以下であるか否かを判定し、
判定の結果、前記参加指数の総和が所定閾値以下である場合には、前記警告提示データ送信手段は前記警告提示データを送信することを特徴とするサーバ装置。
【請求項１２】
請求項１０又は請求項１１に記載のサーバ装置であって、
前記ユーザーから前記プロジェクト識別情報と対応付けられた作業環境の指定指示を受け付ける作業環境指定受付手段と、
前記ユーザーから前記電子データの生成指示を受け付ける生成受付手段と、
前記作業環境指定受付手段により指定指示した作業環境に応じて前記プロジェクトを特定するプロジェクト特定手段と、
前記生成指示に基づいて前記電子データを生成する生成手段と、
前記プロジェクト特定手段にて特定された前記プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報を、前記生成手段にて生成した前記電子データに付与する付与手段と、を有し、
前記送信受付手段は、前記付与手段にて前記プロジェクト識別情報が付与された前記電子データの送信指示を受け付けることを特徴とするサーバ装置。
【請求項１３】
請求項１０乃至請求項１２のいずれか一項に記載のサーバ装置であって、
前記判定手段による判定の結果、前記ユーザー特定情報取得手段にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーが所属する前記プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報と、前記電子データに付与された前記プロジェクト識別情報が同一である場合には、前記ユーザー特定情報取得手段にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーに対して前記電子データを送信する電子データ送信手段を有することを特徴とするサーバ装置。
【請求項１４】
請求項１１乃至請求項１３のいずれか一項に記載のサーバ装置であって、
各前記プロジェクトについて、前記算出手段により前記所定期間における前記参加指数の総和が所定閾値以下である前記ユーザーを特定し、当該ユーザーを当該プロジェクトの所属から外すために、前記記憶手段の当該プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報と、当該ユーザーに対応する前記ユーザー識別情報と、の対応付けを削除して前記記憶手段を更新する更新手段を有することを特徴とするサーバ装置。
【請求項１５】
請求項１４に記載のサーバ装置であって、
対応付けを削除する対象となる前記プロジェクトを管理する管理ユーザーに対して、前記対応付けの削除を行なう旨の削除通告メッセージを送信する削除通告メッセージ送信手段を有することを特徴とするサーバ装置。
【請求項１６】
請求項１２乃至請求項１５のいずれか一項に記載のサーバ装置であって、
前記送信受付手段は、前記サーバ装置とネットワークを介して通信可能な端末装置からの送信指示に基づいて前記電子データの送信指示を受け付け、
前記ユーザー特定情報取得手段は、前記端末装置から送信された前記電子データを送信する前記ユーザーを特定する情報を取得し、
前記作業環境指定受付手段は、前記ユーザーが前記端末操作を操作して前記プロジェクト識別情報の入力がされることにより、入力された前記プロジェクト識別情報と対応付けられた作業環境の指定指示を受け付け、
前記生成受付手段は、前記ユーザーが前記端末装置を操作して前記電子データの生成指示がされることにより、当該端末装置から前記電子データの生成指示を受け付け、
前記付与手段は、前記作業環境指定受付手段にて指定指示された作業環境と対応付けられたプロジェクト識別情報を前記電子データに付与し、
前記警告提示データ送信手段は、前記電子データの送信指示をしてきた前記端末装置に対して前記警告提示データを送信することを特徴とするサーバ装置。
【請求項１７】
請求項１３乃至請求項１６のいずれか一項に記載のサーバ装置であって、
前記送信受付手段は、前記サーバ装置とネットワークを介して通信可能な一の端末装置から、前記ネットワークを介して通信可能な少なくとも１以上の他の端末装置に対して当該他の端末装置にて前記電子データの提示を指示する旨の電子データ提示指示メッセージを含む前記電子データの送信指示を受け付け、
前記ユーザー特定情報取得手段は、前記他の端末装置から前記ユーザーを特定する情報を取得し、
前記作業環境指定受付手段は、前記ユーザーが前記一の端末操作を操作して前記プロジェクト識別情報の入力がされることにより、入力された前記プロジェクト識別情報と対応付けられた作業環境の指定指示を受け付け、
前記警告提示データ送信手段は、前記一の端末装置に対して前記警告提示データを送信することを特徴とするサーバ装置。
【請求項１８】
請求項１７に記載のサーバ装置であって、
前記電子データ送信手段は、前記他の端末装置に対して前記電子データ提示指示メッセージを含む前記電子データ送信することを特徴とするサーバ装置。
【請求項１９】
コンピュータを、請求項１０乃至１８のいずれか一項に記載のサーバ装置として機能させることを特徴とするサーバ処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークに接続され、複数のユーザーが所属する複数のプロジェクトを管理するサーバ装置における電子データの誤送信防止方法等の技術分野に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、文書などの電子データを送信する際、インターネットによる電子メールに電子データを添付して送信する方法がある。このような電子メールシステムを利用した電子データの送信では、送信先を複数指定することにより、同じ内容のメールを同報配信することができるため、例えば、プロジェクトに所属する全ての所属メンバーに対して文書を配布したい場合など、全メンバーを送信先として指定すれば、一度に同じ電子データを送ることができるため便利である。
【０００３】
ところで、プロジェクトに所属するメンバー全員にプロジェクトに関する資料の電子データを電子メールに添付して送信する際、当該プロジェクトに所属していない者に誤送信してしまうことにより、重要な機密情報が漏洩してしまう恐れがある。特に、近年企業活動の多様化等により、一人で多数のプロジェクトに参加（所属）したり、ユーザーが必要に応じて複数のプロジェクトに対して頻繁に参加・脱退を繰り返すような柔軟なプロジェクト運営が効率向上の点で重視されつつあるが、各ユーザーが、誰がどのプロジェクトに所属しているか、更には、電子メールに添付される資料に係るプロジェクトに、現時点で送信先相手がどの程度参加しているかを把握するのは非常に困難である。例えば、電子メールに電子データを添付して送信する際に、ユーザーが添付された電子データのアクセス権限を送信相手別に設定することにより、メールサーバが、送信相手がアクセス権限を有する電子データだけを添付して送信する技術がある（特許文献１）。しかし、この手法では、メール送信のたびに、ユーザーは送信相手をチェックし、送信相手のアクセス権限を設定しなければならないため、アクセス権限の設定ミスなどが生じ、誤送信が発生してしまう。
【０００４】
それに対して、電子メールに添付して送信される電子データにセキュリティレベルを設定すると共に、送信相手毎に各セキュリティレベルに対するアクセス権限の有無を設定し、メール送信時に、電子データに設定されたセキュリティレベルと、送信相手のセキュリティレベルに対するアクセス権限の有無を比較して、アクセス権限があれば、送信を許可するという手法が提案されている（特許文献２）。
【０００５】
この手法によれば、ユーザーは送信相手毎にアクセス権限を設定する必要がなくなり、設定ミス等による誤送信を防止することができる。
【特許文献１】特開平１１‐１１２５５５号公報
【特許文献２】特開２００７‐１１８８９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、上述した特許文献２に開示された手法では、ユーザーが複数のプロジェクトに参加している場合、ある送信相手に対して、共通のプロジェクトに関する資料の電子データのみにアクセス権限を設定することができない。つまり、ユーザーがプロジェクトＡ及びプロジェクトＢに所属しているような場合に、このユーザーが電子データに設定するセキュリティレベルは、プロジェクトＡ且つプロジェクトＢに関するアクセス権限しか設定できず、そのため、ある送信相手がプロジェクトＡにのみ所属し、プロジェクトＢには所属していないような場合には、この送信相手に対してプロジェクトＡに関する資料の電子データのみを送信することができない。
【０００７】
このように、上述した手法では、一人で多数のプロジェクトに所属する場合には利便性が悪いという問題があった。
【０００８】
本発明は、以上の問題等に鑑みてなされたものであり、ネットワークに接続され、複数のユーザーが所属する複数のプロジェクトを管理するサーバ装置において、ユーザーがプロジェクトに所属する他のユーザーに対してプロジェクトに関する資料を電子データとして送信する際に、ユーザーが送信しようとする電子データに付与されたプロジェクト識別情報と、送信先のユーザーが所属するプロジェクトのプロジェクト識別情報とが同一であるか否かを判定し、同一でない場合には、電子データの誤送信を警告する警告情報をユーザーに対して提示することにより、電子データの誤送信を防いで、情報漏洩を防止することが可能な電子データの誤送信防止方法、サーバ装置、サーバ処理プログラムを提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、ネットワークに接続され、複数のユーザーが所属する複数のプロジェクトを管理するサーバ装置における電子データの誤送信防止方法であって、前記複数のプロジェクトのうち、何れかの前記プロジェクトに対応する固有のプロジェクト識別情報が付与された前記電子データの送信指示を受け付ける送信受付工程と、前記複数のユーザーのうち、前記電子データを送信する前記ユーザーを特定する情報を取得するユーザー特定情報取得工程と、各前記プロジェクトに所属するユーザーに対応する固有のユーザー識別情報と、各前記プロジェクト識別情報と、を対応付けて記憶する記憶手段を参照して、前記ユーザー特定情報取得工程にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーが所属する前記プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報と、前記電子データに付与された前記プロジェクト識別情報が同一であるか否かを判定する判定工程と、判定の結果、同一でない場合には前記電子データの誤送信を警告する警告情報を提示するための警告提示データを送信する警告提示データ送信工程と、を有することを特徴とする電子データの誤送信防止方法である。
【００１０】
このような構成によれば、ユーザーが他のユーザーに電子データを送信しようとする際には、記憶手段を参照して、電子データに付与されたプロジェクト識別情報と、送信先のユーザーが所属するプロジェクトのプロジェクト識別情報とが同一であるか否かを判定し、同一でない場合には、電子データを送信しようとしたユーザーに対して電子ファイルの誤送信を警告する警告提示データを送信するよう構成したので、プロジェクトに所属しないユーザーに対する電子データの誤送信を防止して情報漏洩を防ぐことができる。
【００１１】
上記課題を解決するために、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の電子データの誤送信防止方法であって、前記ユーザーのプロジェクトへの参加度合いを示す参加指数であって、所定期間における前記参加指数の総和を算出する算出工程を有し、前記判定工程は、前記ユーザー特定情報取得工程にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーについて、前記算出工程で算出した前記所定期間における前記参加指数の総和が所定閾値以下であるか否かを判定し、判定の結果、前記参加指数の総和が所定閾値以下である場合には、前記警告提示データ送信工程は前記警告提示データを送信することを特徴とする電子データの誤送信防止方法である。
【００１２】
このような構成によれば、各ユーザーについてプロジェクトへの参加度合いを示す参加指数の所定期間における総和を算出し、当該参加指数の総和と所定閾値とを比較して、所定閾値以下である場合には、警告提示データを送信するよう構成したので、電子ファイルが参加指数の総和が所定閾値以下であるようなプロジェクトから離脱した可能性の高いユーザーに対して送信されることを確実に防止することができる。特に、各ユーザーの各プロジェクトへの参加度合いを示す参加指数を算出することにより、一人で多数のプロジェクトに参加したり、ユーザーがプロジェクトに対して頻繁に参加・脱退を繰り返すような場合であっても、各ユーザーの各プロジェクトへの参加度合いを容易に把握することができる。
【００１３】
上記課題を解決するために、請求項３に記載の発明は、請求項１又は請求項２に記載の電子データの誤送信防止方法であって、前記ユーザーから前記プロジェクト識別情報と対応付けられた作業環境の指定指示を受け付ける作業環境指定受付工程と、前記ユーザーから前記電子データの生成指示を受け付ける生成受付工程と、前記作業環境指定受付工程により指定指示した作業環境に応じて前記プロジェクトを特定するプロジェクト特定工程と、前記生成受付工程にて受け付けた生成指示に基づいて前記電子データを生成する生成工程と、前記プロジェクト特定工程にて特定された前記プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報を、前記生成工程にて生成した前記電子データに付与する付与工程と、を有し、前記送信受付工程は、前記付与工程にて前記プロジェクト識別情報が付与された前記電子データの送信指示を受け付けることを特徴とする電子データの誤送信防止方法である。
【００１４】
このような構成によれば、ユーザーが指定指示したプロジェクトのプロジェクトワークスペース等の作業環境で作成された電子データは、当該作業環境に対応するプロジェクトのプロジェクト識別情報が付与されるよう構成したので、各電子データに手間なく適切なプロジェクト識別情報を付与することができる。
【００１５】
上記課題を解決するために、請求項４に記載の発明は、請求項１乃至請求項３のいずれか一項に記載の電子データの誤送信防止方法であって、前記判定工程による判定の結果、前記ユーザー特定情報取得工程にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーが所属する前記プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報と、前記電子データに付与された前記プロジェクト識別情報が同一である場合には、前記ユーザー特定情報取得工程にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーに対して前記電子データを送信する電子データ送信工程を有することを特徴とする電子データの誤送信防止方法である。
【００１６】
このような構成によれば、誤送信チェックが行なわれた上で、いわば正規送信であるという認証済みの電子データを送信できるため、電子データを送信したユーザーのみならず、これを受信したユーザーもより安心感を得ることができる。
【００１７】
上記課題を解決するために、請求項５に記載の発明は、請求項２乃至請求項４のいずれか一項に記載の電子データの誤送信防止方法であって、各前記プロジェクトについて、前記算出工程により前記所定期間における前記参加指数の総和が所定閾値以下である前記ユーザーを特定し、当該ユーザーを当該プロジェクトの所属から外すために、前記記憶手段の当該プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報と、当該ユーザーに対応する前記ユーザー識別情報と、の対応付けを削除して前記記憶手段を更新する更新工程を有することを特徴とする電子データの誤送信防止方法である。
【００１８】
このような構成によれば、所定期間における参加指数の総和が所定閾値以下であるユーザーについて、記憶手段の該当するプロジェクトとの対応付けを削除するよう構成したので、記憶手段を最新の状態に保つことができ、プロジェクトに所属していないユーザーに対する電子ファイルの誤送信防止効果を向上させることができる。
【００１９】
上記課題を解決するために、請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の電子データの誤送信防止方法であって、前記更新工程による前記記憶手段の更新の前に、対応付けを削除する対象となる前記プロジェクトを管理する管理ユーザーに対して、前記対応付けの削除を行なう旨の削除通告メッセージを送信する削除通告メッセージ送信工程を有することを特徴とする電子データの誤送信防止方法である。
【００２０】
このような構成によれば、管理ユーザーは、参加度合いが低いユーザーの情報を容易に把握することができ、記憶手段の更新を予め把握することができる。
【００２１】
上記課題を解決するために、請求項７に記載の発明は、請求項３乃至請求項６のいずれか一項に記載の電子データの誤送信防止方法であって、前記送信受付工程は、前記サーバ装置とネットワークを介して通信可能な端末装置からの送信指示に基づいて前記電子データの送信指示を受け付け、前記ユーザー特定情報取得工程は、前記端末装置から送信された前記電子データを送信する前記ユーザーを特定する情報を取得し、前記作業環境指定受付工程は、前記ユーザーが前記端末操作を操作して前記プロジェクト識別情報の入力がされることにより、入力された前記プロジェクト識別情報と対応付けられた作業環境の指定指示を受け付け、前記生成受付工程は、前記ユーザーが前記端末装置を操作して前記電子データの生成指示がされることにより、当該端末装置から前記電子データの生成指示を受け付け、前記付与工程は、前記作業環境指定受付工程にて指定指示された作業環境と対応付けられたプロジェクト識別情報を前記電子データに付与し、前記警告提示データ送信工程は、前記電子データの送信指示をしてきた前記端末装置に対して前記警告提示データを送信することを特徴とする電子データの誤送信防止方法である。
【００２２】
このような構成によれば、ネットワークを介してサーバ装置と通信可能な端末装置から、サーバ装置にアクセスして、電子データの送信指示、作業環境の指定指示、電子データの生成指示等の各種情報の授受を行なうことにより、端末装置を介して電子データを送信する際にも、誤送信を防止することができる。
【００２３】
上記課題を解決するために、請求項８に記載の発明は、請求項３乃至請求項６のいずれか一項に記載の電子データの誤送信防止方法であって、前記送信受付工程は、前記サーバ装置とネットワークを介して通信可能な一の端末装置から、前記ネットワークを介して通信可能な少なくとも１以上の他の端末装置に対して当該他の端末装置にて前記電子データの提示を指示する旨の電子データ提示指示メッセージを含む前記電子データの送信指示を受け付け、前記ユーザー特定情報取得工程は、前記他の端末装置から前記ユーザーを特定する情報を取得し、前記作業環境指定受付工程は、前記ユーザーが前記一の端末操作を操作して前記プロジェクト識別情報の入力がされることにより、入力された前記プロジェクト識別情報と対応付けられた作業環境の指定指示を受け付け、前記警告提示データ送信工程は、前記一の端末装置に対して前記警告提示データを送信することを特徴とする電子データの誤送信防止方法である。
【００２４】
このような構成によれば、ユーザーが一の端末装置を介してプロジェクトのプロジェクトワークスペース等の作業環境内で、テレビ会議機能（ｗｅｂ会議）に参加中に、プロジェクトに関する会議の資料等を電子ファイルとして会議に参加している他のユーザーが操作する他の端末装置に対して送信し、会議資料等を提示する場合にも、プロジェクトに参加していないユーザーがいる場合には、一の端末装置がその会議資料等の開示（提示）を行なってよいか警告をうけることができるため、プロジェクトに参加していないユーザーが操作する他の端末装置に対して誤って会議資料等を送信することを防ぐことができる。
【００２５】
上記課題を解決するために、請求項９に記載の発明は、請求項８に記載の電子データの誤送信防止方法であって、前記電子データ送信工程は、前記他の端末装置に対して前記電子データ提示指示メッセージを含む前記電子データ送信することを特徴とする電子データの誤送信防止方法である。
【００２６】
このような構成によれば、電子データを受信した他の端末装置にて、速やかに電子データにかかる会議資料等を提示することができるため、スムーズなｗｅｂ会議を運営することができる。
【００２７】
上記課題を解決するために、請求項１０に記載の発明は、ネットワークに接続され、複数のユーザーが所属する複数のプロジェクトを管理するサーバ装置であって、前記複数のプロジェクトのうち、何れかのプロジェクトに対応する固有のプロジェクト識別情報が付与された前記電子データの送信指示を受け付ける送信受付手段、前記複数のユーザーのうち、前記電子データを送信するユーザーを特定する情報を取得するユーザー特定情報取得手段と、各前記プロジェクトに所属するユーザーに対応する固有のユーザー識別情報と、各前記プロジェクト識別情報と、を対応付けて記憶する記憶手段を参照して、前記ユーザー特定情報取得手段にて取得した情報に基づいて特定された前記ユーザーが所属する前記プロジェクトに対応する前記プロジェクト識別情報と、前記電子データに付与された前記プロジェクト識別情報が同一であるか否かを判定する判定手段と、判定の結果、同一でない場合には前記電子データの誤送信を警告する警告情報を提示するための警告提示データを送信する警告提示データ送信手段と、を有することを特徴とするサーバ装置である。
【発明の効果】
【００２８】
本発明によれば、ユーザーが他のユーザーに電子データを送信しようとする際には、各プロジェクトに対応するプロジェクト識別情報と、各プロジェクトに所属する各ユーザーに対応するユーザー識別情報とを対応付けて記憶する記憶手段を参照して、電子データに付与されたプロジェクト識別情報と、送信先のユーザーが所属するプロジェクトのプロジェクト識別情報とが同一であるか否かを判定し、同一でない場合には、電子データを送信しようとしたユーザーに対して電子ファイルの誤送信を警告する警告提示データを送信するよう構成したので、プロジェクトに所属しないユーザーに対する電子データの誤送信を防止して情報漏洩を防ぐことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
以下、本発明の最良の実施形態を図面に基づいて説明する。なお、以下に説明する実施の形態は、グループウェアシステムに対して本発明を適用した場合の実施形態である。
【００３０】
［１．グループウェアシステムの構成等］
始めに、図１を参照して、グループウェアシステムの概要構成等について説明する。
【００３１】
図１は、本実施形態に係るグループウェアシステムにおけるサーバ装置及び各端末装置の接続態様の一例を示す図である。
【００３２】
図１に示すように、グループウェアシステムＳは、インターネット等のネットワークを介して相互に接続されたサーバ装置１及び複数の端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄ、・・・、２ｚを備えて構成されている。なお、ネットワークは、サーバ装置１と各端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄ、・・・、２ｚが互いに通信することができれば、どのような媒体によって構成されたネットワークであっても適用可能である。
【００３３】
また、サーバ装置１及び各端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄ、・・・、２ｚには、固有のＩＰ（Internet Protocol）アドレスが割り当てられており、当該ＩＰアドレスは、サーバ装置１及び複数の端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄ、・・・、２ｚ間で重複しないものである。なお、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄ、・・・、２ｚのうち何れかの端末装置を示す場合には、便宜上、端末装置２という場合がある。
【００３４】
サーバ装置１は、一般のサーバコンピュータを適用可能であり、複数のプロジェクトグループ毎にワークスペース（作業環境）を設けてプロジェクトグループ間での共同作業を実現している。ユーザーは、各端末装置２を操作してネットワークを介してサーバ装置１にアクセスすることにより、Ｗｅｂブラウザ上で、プロジェクトグループに所属するメンバー間（及び外部）とのコミュニケーションツールとしての電子メール機能、メンバー間の打ち合わせや議論を行なうための電子会議室機能、メンバー間のリアルタイムな打ち合わせに利用されるテレビ会議機能、プロジェクトグループ全体に広報を行なう電子掲示板機能、メンバー間でスケジュールを共有するスケジューラ機能、アイデアやノウハウなどをデータベース化して共有する文書共有機能等を利用することができるように構成されている。
【００３５】
そして、あるプロジェクトＡに所属するユーザーが同じプロジェクトＡに所属するメンバー（ユーザー）に対してプロジェクトに関する文書等の電子ファイル（文書などを電子化した電子データの一例）を送信する場合には、ユーザーは端末装置２を操作してサーバ装置１にアクセスし、プロジェクトＡのワークスペースにログインして、送信先のユーザーをメールアドレス、又はアドレス登録された氏名、又はユーザーを特定するユーザー識別情報としてのユーザーＩＤなどのユーザーを特定する情報により送信先を指定して、電子メールに送信を所望する電子ファイルを添付して送信する。この電子ファイルにはプロジェクトＡの識別情報（プロジェクト識別情報）が付与されている。
【００３６】
そして、このような電子メールの送信指示を受け付けたサーバ装置１では、電子メールに添付された電子ファイルに付与されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトＡと、送信先として指定されているユーザーの所属するプロジェクトが一致しているかを判定し、一致していなければ、プロジェクトＡに関する電子ファイルが、プロジェクトＡの所属メンバーでない者に送信される誤送信の恐れがあるとして、誤送信を警告する警告情報を提示するための警告提示データを端末装置２に対して送信する。
【００３７】
これにより、警告提示データを受信した端末装置２にて、ユーザーに対してモニタ表示又は音声により警告がされ、ユーザーは誤送信を察知でき、情報漏洩を防止することができる。
【００３８】
［２．サーバ装置の構成例等］
次に、図２を参照して、サーバ装置１の構成及び機能について説明する。
【００３９】
図２は、サーバ装置１の概要構成例を示す図である。
【００４０】
サーバ装置１は、演算機能を有するＣＰＵ，作業用ＲＡＭ，各種データ及びプログラムを記憶するＲＯＭ等から構成されたコンピュータとしての制御部１１と、ユーザーデータベース、プロジェクトデータベース、作業データベース、を含む各種データ及びプログラム等を記憶（格納）するＨＤＤ等から構成された記憶手段としての記憶部１２と、ネットワークを通じて各端末装置２との間の通信制御を行なうための通信部１３と、例えば、キーボード、マウス、或いは操作パネル等の入出力インターフェースと接続され、サーバ装置１を操作するサーバ管理者等からの指示を受け付け当該指示に応じた指示信号を制御部１１に対して与える入出力部１４、を備えて構成され、これらの各構成要素、制御部１１、記憶部１２、通信部１３、入出力部１４は、バス１５を介して相互に接続されている。
【００４１】
このような構成において、制御部１１は、ＣＰＵが記憶部１２等に記憶されたプログラム（本発明のサーバ処理プログラムを含む）を読み出して実行することにより、全体を統括制御すると共に、本発明のサーバ装置の送信受付手段、ユーザー特定情報取得手段、判定手段、警告提示データ送信手段、作業環境指定受付手段、生成受付手段、プロジェクト特定手段、生成手段、付与手段、電子データ送信手段として機能し、後述する各種処理を行なうようになっている。
【００４２】
なお、サーバ処理プログラムは、例えば、ネットワーク上の所定のサーバからダウンロードされるようにしてもよいし、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録されて当該記録媒体のドライブを介して読み込まれるようにしてもよい。
【００４３】
記憶部１２に格納されているユーザーデータベース、プロジェクトデータベース、作業データベースについて説明する。
【００４４】
先ず、ユーザーデータベースについて説明する。表１にユーザーデータベースの一例を示す。
【００４５】
【表１】
2010020677.tif 000003
【００４６】
ユーザーデータベースには、ユーザー名、ユーザーを特定するユーザー識別情報としてのユーザーＩＤ（Ｕ１、Ｕ２、Ｕ３、…）、ユーザーのメールアドレスがそれぞれ対応付けて登録（記憶）されて構築されている。これらの情報は、サーバ管理者等が入出力部１４を操作して、ユーザー名、メールアドレス、ユーザーＩＤの情報を入力することにより、制御部１１によって記憶部１２に対応付けて登録されユーザーデータベースが構築される。なお、サーバ管理者等がサーバ装置１とネットワークを介して通信可能な端末装置２やその他のＰＣ等の装置を操作してこれら情報を入力し、上記ネットワークを介してサーバ装置１がこれら入力された情報を受信（取得）し、取得した情報を制御部１１が記憶部１２に対応付けて登録するよう構成してもよい。
【００４７】
続いて、プロジェクトデータベースについて説明する。表２にプロジェクトデータベースの一例を示す。
【００４８】
【表２】
2010020677.tif 000004
【００４９】
プロジェクトデータベースには、プロジェクト名（ＰｒｏＡ、ＰｒｏＢ、ＰｒｏＣ、…）、プロジェクトを特定するプロジェクト識別情報としてのプロジェクトＩＤ（Ｐ１、Ｐ２、Ｐ３、…）、プロジェクトに所属するユーザーのユーザーＩＤ、プロジェクトに所属するメンバーのみがログインしてグループウェアとしての種々の機能を利用できるプロジェクト専用のワークスペース（作業環境の一例としてのプロジェクトワークスペース：（ＰＳ１、ＰＳ２、ＰＳ３、…））がそれぞれ対応付けて登録（記憶）されて構築されている。これらの情報は、サーバ管理者やプロジェクトのリーダー等が入出力部１４を操作して、プロジェクト名、プロジェクトＩＤ、所属するユーザーのユーザーＩＤ、プロジェクトワークスペースの情報を入力することにより、制御部１１によって記憶部１２に対応付けて登録されプロジェクトデータベースが構築される。なお、サーバ管理者やプロジェクトのリーダー等がサーバ装置１とネットワークを介して通信可能な端末装置２やその他のＰＣ等の装置を操作することにより、上記ネットワークを介してサーバ装置１がこれら入力された情報を受信（取得）し、取得した情報を制御部１１が記憶部１２に対応付けて登録するよう構成してもよい。
【００５０】
作業データベースは、プロジェクト毎に設けられた作業データベースＰｒｏＡ ＤＢ、ＰｒｏＢ ＤＢ、ＰｒｏＣ ＤＢ、ＰｒｏＤ ＤＢ、ＰｒｏＥ ＤＢ・・・からなり、それぞれのプロジェクトワークスペース内でグループウェアとしての種々の機能を実現するための各種のデータが蓄積されている。例えば、ユーザーが自己が所属するプロジェクトのプロジェクトワークスペース（作業環境）を指定指示してログインすると、対応するプロジェクトの作業データベースの各種データを活用しながら、各プロジェクトワークスペースにおける種々の機能を利用することができるようになっている。特に、後に詳述する「電子ファイル作成処理」に従い、ユーザーが自己が所属するプロジェクトのプロジェクトワークスペース内で作成した電子ファイルが、対応するプロジェクトの作業データベースに蓄積保存されるよう構成されている。
【００５１】
次に、図３を参照して、端末装置２の構成及び機能について説明する。
【００５２】
図３は、端末装置２の概要構成例を示す図である。
【００５３】
端末装置２は、一般のパーソナルコンピュータ等のコンピュータを適用可能であり、演算機能を有するＣＰＵ，作業用ＲＡＭ，各種データ及びプログラムを記憶するＲＯＭ等から構成されたコンピュータとしての制御部２１と、各種データ（例えば、サーバ装置１のＩＰアドレス等）、プログラム等を記憶保存（格納）するためのＨＤＤ等から構成された記憶部２２と、ネットワークを通じてサーバ装置１との間の通信制御を行なうための通信部と、例えば、キーボード、マウス、或いは操作パネル、警告情報を表示させるディスプレイやモニタ等の表示部等の入出力インターフェースと接続され、ユーザーからの指示を受け付け当該指示に応じた指示信号を制御部２１に対して与え、また、制御部２１からの表示データを入出力インターフェースの表示部に対して送信する入出力部２４、を備えて構成され、これらの各構成要素、制御部２１、記憶部２２、通信部２３、入出力部２４は、バス２５を介して相互に接続されている。
【００５４】
このような構成において、制御部２１は、ＣＰＵが記憶部２２等に記憶されたプログラムを読み出して実行することにより、全体を統括制御するようになっている。
【００５５】
入出力部２４は、サーバ装置１から受信した誤送信を警告する警告情報を提示するための警告提示データに基づいて警告情報を提示する。例えば、警告提示データが映像又は画像データである場合、端末装置２は、当該映像又は画像データに基づいて制御部２１の指示により入出力部２４内の図示しない表示処理回路部がモニタなどで構成された表示部（入出力インターフェース）に表示すべき映像又は画像データをモニタ表示可能に生成し、該映像又は画像データを表示部に表示出力するよう構成されている。また、警告提示データが映像や警告音などの音声データを含む場合、端末装置２は、当該音声データに基づいて制御部２１の指示により入出力部２４内の図示しない音声処理回路部がスピーカーなどで構成された音声出力部（入出力インターフェース）を介して出力すべき音声信号を生成し、該音声信号を音声出力部を介して拡声するよう構成されている。
【００５６】
［３．グループウェアシステムにおける各装置の動作］
次に、グループウェアシステムＳにおける各装置の動作について説明する。
【００５７】
［３−１.サーバ装置１の処理］
以下に説明するサーバ装置１の処理は、本発明のサーバ処理プログラムがサーバ装置１の制御部１１の制御に基づいて実行されるものである。
【００５８】
図４は、サーバ装置１の制御部１１における「電子ファイル送信処理」を示すフローチャートである。
【００５９】
この「電子ファイル送信処理」が行なわれる前提として、先ず、サーバ装置１の制御部１１が、作業環境指定受付手段として機能して、ユーザーが操作する端末装置２から、プロジェクトワークスペースの指定指示を受け付ける。この指定指示には、端末装置２を操作するユーザーを特定するためのユーザーＩＤ及びプロジェクトを特定するためのプロジェクトＩＤが含まれており、制御部１１は、プロジェクト特定手段として機能して、記憶部１２のプロジェクトデータベースを参照して、指定指示されたプロジェクトワークスペースに対応するプロジェクトを特定すると共に、特定されたプロジェクトにユーザーＩＤにて特定されるユーザーが所属しているか否かを判定し、所属している場合にのみ、当該ユーザーのプロジェクトワークスペースへのログインを許可する。そして、制御部１１が、送信受付手段として機能し、ユーザーが操作する端末装置２から電子ファイルの送信指示を受け付ける。次いで、図４のフローチャートの処理が実行される。
【００６０】
先ず、制御部１１は、送信する電子ファイルを指定する情報を取得する（ステップＳ１）。具体的には、ユーザーが端末装置２を操作して送信を所望する電子ファイルを指定する情報を入力することにより、制御部１１は、ネットワーク及び通信部１３を介して当該電子ファイルを指定する情報を端末装置２から取得する。例えば、後に詳述する「電子ファイルの作成処理」に従って作成されて記憶部１２の各プロジェクトの作業データベースに蓄積保存された電子ファイルが指定され取得される。
【００６１】
そして、制御部１１は、ステップＳ１にて指定された電子ファイルにプロジェクトＩＤが付与されているか否かを判定し（ステップＳ２）、プロジェクトＩＤが付与されている場合（ステップＳ２：Ｙｅｓ）にはステップＳ５へ移行し、プロジェクトＩＤが付与されていない場合（ステップＳ２：Ｎｏ）には、制御部１１は付与手段として機能し、電子ファイルにプロジェクトＩＤを付与する（ステップＳ３）。
【００６２】
ここで、電子ファイルに付与されるプロジェクトＩＤについて説明する。記憶部１２の各プロジェクトの作業データベースに蓄積保存されている電子ファイル、すなわち、後に詳述する「電子ファイルの作成処理」において作成された電子ファイルは、各プロジェクトのプロジェクトワークスペース内（作業環境）において作成されたものであり、各プロジェクトに対応するプロジェクトＩＤが付与されて対応する作業データベースに蓄積保存されている。例えば、ユーザーが自己が所属するプロジェクトＢのワークスペースＰＳ２にログインして、当該プロジェクトワークスペースＰＳ２内で電子ファイルを作成した場合には、当該ログイン中のプロジェクトワークスペースＰＳ２に対応するプロジェクトＩＤ「Ｐ２」が電子ファイルに付与される。そして、電子ファイルは、プロジェクトＩＤ「Ｐ２」が付与された状態で記憶部１２の対応するプロジェクトの作業データベース「ＰｒｏＢ ＤＢ」に蓄積保存される。
【００６３】
一方、プロジェクトワークスペース内で作成された電子ファイル以外、すなわち、端末装置２の記憶部２２に記憶されている各種の文書、例えば、ユーザーがオフラインで作成した文書（例えば自宅で作成してきた文書）等には、何らのプロジェクトＩＤも付与されていない。従って、このような電子ファイルをサーバ装置１を経由してプロジェクトに所属する他のユーザーに対して送信する際には、当該電子ファイルに、ユーザーがログイン中のプロジェクトワークスペースに対応するプロジェクトのプロジェクトＩＤがステップＳ４の処理において付与されることとなる。これにより、全ての電子ファイルにプロジェクトＩＤを洩れなく付与することができる。
【００６４】
フローチャートの説明を続ける。
【００６５】
次いで、制御部１１は、ユーザー特定情報取得手段として機能し、電子ファイルを送信する送信先ユーザーを特定する情報を取得する（ステップＳ４）。具体的には、端末装置２を操作するユーザーが、電子ファイルの送信を所望する送信先ユーザーのメールアドレス（或いはユーザーＩＤ、或いはアドレス登録されているユーザーの氏名など）を入力し、制御部１１は、ネットワーク及び通信部１３を介して入力されたユーザーＩＤ等を、送信先ユーザーを特定する情報として端末装置２から受信（取得）する。
【００６６】
続いて、制御部１１は、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤと、ステップＳ４にて送信先として特定されたユーザーが所属するプロジェクトのプロジェクトＩＤとを比較する比較処理（プロジェクトＩＤ比較処理）を行なう（ステップＳ５）。なお、「プロジェクトＩＤ比較処理」は後に詳述する。
【００６７】
「プロジェクトＩＤ比較処理」の結果、所属先のプロジェクトのプロジェクトＩＤと電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤが不一致であるユーザーがリスト登録されている不一致リストが空であるか否かを判定し（ステップＳ６）、不一致リストが空である場合（ステップＳ６：Ｙｅｓ）、すなわち、送信先として特定された全てのユーザーが、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤに対応するプロジェクトに所属している場合にはステップＳ１０へ移行し、不一致リストが空でない場合（ステップＳ６：Ｎｏ）、制御部１１は、警告提示データ送信手段として機能し、プロジェクトに関する電子ファイルが当該プロジェクトに所属するユーザー以外の者に送信される誤送信の恐れがあるとして、誤送信を警告する警告情報を提示するための警告提示データをユーザーが操作している端末装置２に送信する（ステップＳ７）。
【００６８】
続いて、制御部１１は、端末装置２から送信指示がされたか否かを判定し（ステップＳ８）、送信指示があった場合には（ステップＳ８：Ｙｅｓ）、ステップＳ１０へ移行し、送信指示がない場合には（ステップＳ８：Ｎｏ）、制御部１１は、端末装置２から新たな送信先を特定する情報が送信されて送信先の再指定指示があったか否かを判定する（ステップＳ９）。送信先の再指定指示がない場合、つまり送信を中止（不許可）とする指示があった場合には（ステップＳ９：Ｎｏ）には、処理を終了する。
【００６９】
一方、送信先の再指定指示があった場合（ステップＳ９：Ｙｅｓ）には、ステップＳ４に移行して、再指定指示に基づいて電子ファイルを送信する送信先ユーザーを特定する情報を取得し、送信先として再指定されたユーザーが所属するプロジェクトのプロジェクトＩＤと、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤとを再度比較する。
【００７０】
次いで、ステップＳ１０において、制御部１１は、電子データ送信手段として機能し、特定された送信先ユーザーに対して電子ファイルを電子メールに添付して送信し（ステップＳ１０）、処理を終了する。このとき、制御部１１は、ステップＳ４で取得した送信先を特定する情報がユーザーＩＤである場合には、ユーザーデータベースを参照して、取得したユーザーＩＤに対応するメールアドレスに対して電子ファイルを添付した電子メールを送信する。
【００７１】
・ステップＳ５におけるプロジェクトＩＤ比較処理
次に、上記ステップＳ５における「プロジェクトＩＤ比較処理」について説明する。図５は、サーバ装置１の制御部１１における上記ステップＳ５の「プロジェクトＩＤ比較処理」を示すフローチャートである。
【００７２】
先ず、制御部１１は、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤを抽出する（ステップＳ２１）。次いで、上述したステップＳ４で取得した送信先を特定する情報に基づいて、送信先のユーザーが所属するプロジェクトＩＤをプロジェクトデータベースから取得し（ステップＳ２２）、ステップＳ２１で抽出したプロジェクトＩＤとステップＳ２２で取得したプロジェクトＩＤを比較する（ステップＳ２３）。
【００７３】
制御部１１は、判定手段として機能し、ステップＳ２３の比較の結果、プロジェクトＩＤが一致したか（同一であるか）否かを判定する（ステップＳ２４）。
【００７４】
表２に示す例によれば、例えば、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤ（ステップＳ２１で抽出）が「Ｐ１」、ステップＳ４で指定された送信先がユーザーＩＤ「Ｕ１」「Ｕ２」「Ｕ４」である場合を想定する。
【００７５】
この場合、先ず、ユーザーＩＤ「Ｕ１」のユーザーが所属するプロジェクトＩＤは、表２に示すプロジェクトデータベースより、「Ｐ１」「Ｐ２」「Ｐ４」であることがわかる。この場合には、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤ「Ｐ１」とユーザーＩＤ「Ｕ１」のユーザーが所属するプロジェクトＩＤ「Ｐ１」とが一致している。
【００７６】
そして、ユーザーＩＤ「Ｕ２」のユーザーが所属するプロジェクトＩＤは、表２に示すプロジェクトデータベースより、「Ｐ１」「Ｐ３」「Ｐ５」であることがわかる。この場合にも、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤ「Ｐ１」とユーザーＩＤ「Ｕ２」のユーザーが所属するプロジェクトＩＤ「Ｐ１」とが一致している。
【００７７】
一方、ユーザーＩＤ「Ｕ４」のユーザーが所属するプロジェクトＩＤは、表２に示すプロジェクトデータベースより、「Ｐ３」「Ｐ４」であることがわかる。この場合には、電子ファイルのプロジェクトＩＤ「Ｐ１」は、ユーザーＩＤ「Ｕ４」のユーザーが所属するプロジェクトＩＤと一致していないため、後の処理（上述したステップＳ７）で制御部１１は、警告情報を提示するための警告提示データを端末装置２に対して送信することとなる。
【００７８】
フローチャートの説明を続ける。
【００７９】
ステップＳ２４の判定の結果、プロジェクトＩＤが一致した場合（ステップＳ２４：Ｙｅｓ）には、ステップＳ２６へ移行し、プロジェクトＩＤが一致していない（同一でない）場合には（ステップＳ２４：Ｎｏ）、当該ユーザーを不一致リストに追加（登録）して（ステップＳ２５）、ステップＳ２６へ移行する。
【００８０】
次いで、ステップＳ２６において、ステップＳ４で取得した全ての送信先についてプロジェクトＩＤの比較が完了したか否かを判定し（ステップＳ２６）、プロジェクトＩＤの比較が完了した場合（ステップＳ２６：Ｙｅｓ）には、処理を終了してステップＳ６（図４）へ移行し、プロジェクトＩＤの比較が完了していない場合（ステップＳ２５：Ｎｏ）には、ステップＳ２２に移行して、全ての送信先についてプロジェクトＩＤの比較が完了するまでステップＳ２２〜ステップＳ２６の処理を繰り返し行なう。
【００８１】
・電子ファイル作成処理
次に、ユーザーがプロジェクトワークスペース内において電子ファイルを作成する際の「電子ファイルの作成処理」について説明する。図６は、サーバ装置１の制御部１１における「電子ファイルの作成処理」を示すフローチャートである。
【００８２】
この「電子ファイル送信処理」が行なわれる前提として、先ず、サーバ装置１の制御部１１が、作業環境指定受付手段として機能して、ユーザーが操作する端末装置２から、プロジェクトワークスペースの指定指示を受け付ける。この指定指示には、端末装置２を操作するユーザーを特定するためのユーザーＩＤ及びプロジェクトを特定するためのプロジェクトＩＤが含まれており、制御部１１は、プロジェクト特定手段として機能して、記憶部１２のプロジェクトデータベースを参照して、指定指示されたプロジェクトワークスペースに対応するプロジェクトを特定すると共に、特定されたプロジェクトにユーザーＩＤにて特定されるユーザーが所属しているか否かを判定し、所属している場合にのみ、当該ユーザーのプロジェクトワークスペースへのログインを許可する。
【００８３】
そして、当該プロジェクトワークスペースにおいて、サーバ装置１の制御部１１が生成受付手段として機能し、ユーザーが操作する端末装置２から電子ファイルの生成指示を受け付ける。そして、制御部１１は、生成手段として機能し、当該電子ファイルの生成指示に従って電子ファイルの生成処理を実行する。そして、電子ファイルの生成が完了した後に、図６のフローチャートの処理が実行される。
【００８４】
先ず、制御部１１は、ユーザーがログインしているプロジェクトワークスペースのプロジェクトを特定するプロジェクトＩＤを取得する（ステップＳ３１）。次いで、制御部１１は、付与手段として機能し、取得したプロジェクトＩＤを生成した電子ファイルに付与して（ステップＳ３２）、処理を終了する。なお、プロジェクトＩＤが付与された電子ファイルは、ログイン中のプロジェクトワークスペースに対応するプロジェクトの作業データベースに蓄積保存される。
【００８５】
［３−２.端末装置２における警告情報の提示］
端末装置２がサーバ装置１から警告情報を提示するための警告提示データを受信すると、端末装置２は、該警告提示データに基づいて警告情報を提示する。図７に端末装置２の表示部に表示された警告情報の一例を示す。
【００８６】
この表示例は、ユーザーが、プロジェクト名：ＰｒｏＢに対応するプロジェクトＩＤを指定指示に含んでサーバ装置１に送信して、当該ＰｒｏＢのプロジェクトワークスペースＰＳ２にログインし、送信先「Ｔａｎａｋａ  Ｈａｎａｋｏ」を指定して電子ファイルを送信しようとした際に受けた警告の表示例である。
【００８７】
この例の場合、表２に示すプロジェクトデータベースによれば、電子ファイルにはプロジェクトワークスペースＰＳ２に対応するプロジェクトＩＤ「Ｐ２」が付与されている。一方、送信先のユーザー「Ｔａｎａｋａ  Ｈａｎａｋｏ」を特定するユーザーＩＤは「Ｕ２」であり、所属するプロジェクトのプロジェクトＩＤは「Ｐ１」「Ｐ３」「Ｐ５」である。つまり、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤ「Ｐ２」と送信先のユーザー「Ｔａｎａｋａ  Ｈａｎａｋｏ」が所属するプロジェクトのプロジェクトＩＤ「Ｐ１」「Ｐ３」「Ｐ５」とが一致していない。そのため、端末装置２はサーバ装置１から警告提示データを受信し、端末装置２はこれを受けて、当該端末装置２の表示部に、警告提示データに基づいて警告情報が表示される。図７に示す例では、“プロジェクトの異なるユーザーへファイルを送信しようとしています”という警告情報が表示され、かつ、警告の詳細として、警告の対象となる電子ファイルのプロジェクトＩＤと送信先がそれぞれ“ファイルの所属プロジェクト：ＰｒｏＢ”、“プロジェクトの異なるユーザー：Ｔａｎａｋａ  Ｈａｎａｋｏ”と、表示されるようになっている。
【００８８】
そして、更に警告の詳細を確認したユーザーに対して送信を許可するか（許可）、送信を中止するか（不許可）、送信先を変更するか（送信先変更）の選択を促し、ユーザーが端末装置２の入出力部２４に接続されたマウス等の入出力インターフェースを介してその選択を行ない、選択した結果を、サーバ装置１に送信するように構成されている。
【００８９】
そして、選択の結果をサーバ装置１が受けると、サーバ装置１では、上述したフローチャートのステップＳ８又はＳ９にてその結果に基づく判断処理が実行される。
【００９０】
以上説明したように、本実施形態のグループウェアシステムＳによれば、サーバ装置１が各プロジェクトに対応するプロジェクトＩＤと、各プロジェクトに所属する各ユーザーに対応するユーザーＩＤとを対応付けてプロジェクトデータベースとして記憶部１２に記憶し、ユーザーが他のユーザーに電子ファイルを送信しようとする際には、当該電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤと、送信先のユーザーが所属するプロジェクトのプロジェクトＩＤとが同一であるか否かを判定し、同一でない場合には、電子ファイルを送信しようとしたユーザーに対して電子ファイルの誤送信を警告する警告提示データを送信するよう構成したので、プロジェクトに所属しないユーザーに対する電子ファイルの誤送信を防止して情報漏洩を防ぐことができる。
【００９１】
更に、ユーザーが自己が所属するプロジェクトのプロジェクトワークスペースにログインし、当該プロジェクトワークスペース（作業環境）内で生成したプロジェクトに関する資料等の電子ファイルは、当該プロジェクトワークスペースに対応するプロジェクトのプロジェクトＩＤが付与されるよう構成したので、各電子ファイルに手間なく適切なプロジェクトＩＤを付与することができる。
【００９２】
更に、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤと、送信先のユーザーが所属するプロジェクトのプロジェクトＩＤとが同一である場合には、当該電子ファイルを送信先のユーザーに送信するよう構成したので、プロジェクトの所属メンバー間で電子ファイルの送受信が行なわれる際、誤送信チェックが行なわれた上で、正規送信であるといういわば認証済みの電子ファイルが送受信されるため、電子ファイルを送信したユーザーのみならず、これを受信したユーザーもより安心感を得ることができる。
【００９３】
［４．他の実施形態］
［４―１．他の実施形態１］
上述した実施形態は、本発明を、ユーザーが端末装置２を介して電子ファイルの一又は複数の送信先を個別に指定して、或いは一斉送信として複数の送信先を一度に指定して、特定された各送信先に対して電子ファイルを送信する構成に適用した例であるが、ユーザーが端末装置２を介してプロジェクトワークスペース内で、当該プロジェクトグループに所属するメンバー間のリアルタイムな打ち合わせに利用されるテレビ会議機能（ｗｅｂ会議）に参加中に、プロジェクトに関する会議の資料等を電子ファイルとして会議に参加している他のユーザー（他のユーザーが操作する各端末装置２）に対して送信して提示する構成に対しても本発明を適用することができる。
【００９４】
他の実施形態１は、ユーザーが自己が所属するプロジェクトのプロジェクトワークスペースにログインし、ｗｅｂ会議に参加中に、プロジェクトに関する会議の資料等を電子ファイルとして会議に参加する他のユーザーが操作する各端末装置２に対して送信し、他の各端末装置２にて電子ファイルを受信し、各端末装置２の表示部に電子ファイルを提示する構成に本発明を適用した場合の一例である。
【００９５】
図８は、他の実施形態１のサーバ装置１の制御部１１における「電子ファイル送信処理」を示すフローチャートである。
【００９６】
この「電子ファイル送信処理」が行なわれる前提として、先ず、サーバ装置１の制御部１１が、プロジェクトワークスペースにログインしてｗｅｂ会議に参加中であるユーザーが操作する端末装置２から、会議に参加する他のユーザーが操作する各端末装置２に対して、電子ファイルの送信（提示）を指示する旨の電子データ提示指示メッセージの一例である提示指示メッセージを含む電子ファイルの送信指示を受け付ける。次いで、図８のフローチャートの処理が実行される。
【００９７】
先ず、制御部１１は、Ｗｅｂ会議にて提示する電子ファイルを指定する情報を取得する（ステップＳ４１）。具体的には、プロジェクトワークスペースにログインしてｗｅｂ会議に参加中のユーザーが操作する端末装置２から、プロジェクトワークスペースにログインしてｗｅｂ会議に参加している他のユーザーが操作する各端末装置２に対して提示を所望する電子ファイルを指定する情報が入力され、制御部１１がネットワーク及び通信部１３を介して当該電子ファイルを指定する情報を取得する。
【００９８】
そして、サーバ装置１が、ｗｅｂ会議に参加中の全ユーザーのユーザーＩＤを電子ファイルを送信すべき送信先ユーザーを特定する情報として取得する（ステップＳ４２）。具体的には、ｗｅｂ会議に参加している他のユーザーが、会議に参加するときに、各端末装置２を介してプロジェクトワークスペースにログインする際の指定指示に含まれるユーザーＩＤを、制御部１１がネットワーク及び通信部１３を介して取得する。そして、このとき取得したユーザーＩＤを制御部１１が送信先ユーザーを特定する情報として取得すればよい。なお、記憶部１２のユーザーデータベースを参照し、取得したユーザーＩＤと対応付けられたメールアドレスを送信先ユーザーを特定する情報として取得してもよい。
【００９９】
次いで、制御部１１は、ステップＳ４１にて指定された電子ファイルにプロジェクトＩＤが付与されているか否かを判定し（ステップＳ４３）、プロジェクトＩＤが付与されている場合（ステップＳ４３：Ｙｅｓ）にはステップＳ４５へ移行し、プロジェクトＩＤが付与されていない場合（ステップＳ４３：Ｎｏ）には、電子ファイルにプロジェクトＩＤを付与する（ステップＳ４４）。
【０１００】
そして、制御部１１は、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤと、ステップＳ４２にて送信先として指定されたユーザーが所属するプロジェクトのプロジェクトＩＤとを比較する比較処理（プロジェクトＩＤ比較処理）を行なう（ステップＳ４５）。
【０１０１】
上述したステップＳ４３、ステップＳ４４、及びステップＳ４５の「プロジェクトＩＤ比較処理」は、図５を用いて詳述した手法と同じであるため、ここでの説明は省略する。
【０１０２】
比較処理の結果、不一致リストが空であるか否かを判定し（ステップＳ４６）、不一致リストが空である場合（ステップＳ４６：Ｙｅｓ）、すなわち、送信先と指定された全てのユーザー（言い換えれば、ｗｅｂ会議に参加する全てのユーザー）が、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤに対応するプロジェクトに所属している場合にはステップＳ４９へ移行する。一方、不一致リストが空でない場合（ステップＳ４６：Ｎｏ）には、制御部１１は、プロジェクトに関する電子ファイルが当該プロジェクトに所属しないユーザーが操作する端末装置２に送信されて提示される誤送信の恐れがあるとして、不一致リストにあるユーザーを提示して、誤送信を警告する警告情報を提示するための警告提示データを、電子ファイルの送信指示をしてきた端末装置２に対して送信する（ステップＳ４７）。
【０１０３】
図９に端末装置２の表示部に表示された警告情報の一例を示す。
【０１０４】
この表示例は、サーバ装置１がステップＳ４７の処理で送信してきた警告提示データを受けた端末装置２の表示部の表示例である。この例では、ユーザーが、ｗｅｂ会議参加中に、プロジェクトＩＤ「Ｐ２」の電子ファイルを各ユーザーに提示すべく、サーバ装置１に当該電子ファイルを会議に参加する他のユーザーの操作する端末装置２に送信しようとした際に受けた警告の表示例である。
【０１０５】
同図に示す例の場合、サーバ装置１が、ｗｅｂ会議に参加している「Ｔａｎａｋａ  Ｈａｎａｋｏ」が、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤ「Ｐ２」に対応するプロジェクトに所属していないことを、上述した「プロジェクトＩＤ比較処理」にて検知して警告している。つまり、電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤ「Ｐ２」とｗｅｂ会議参加者の「Ｔａｎａｋａ  Ｈａｎａｋｏ」が所属するプロジェクトのプロジェクトＩＤ「Ｐ１」「Ｐ３」「Ｐ５」とが一致していないことに基づく警告である。
【０１０６】
図９に示すように、“プロジェクトの異なるユーザーが会議に参加しています”という警告情報が表示され、かつ、警告の詳細として、警告の対象となる電子ファイルのプロジェクトＩＤと送信先がそれぞれ“ファイルの所属プロジェクト：ＰｒｏＢ”、“プロジェクトの異なるユーザー：Ｔａｎａｋａ  Ｈａｎａｋｏ”と、表示されるようになっている。
【０１０７】
そして、更に警告の詳細を確認したユーザーに対して、プロジェクトに所属しないユーザーに対しても電子ファイルの表示を許可するか（許可）、表示を中止するか（不許可）の選択を促し、電子ファイルの送信指示をしてきたユーザーが端末装置２の入出力部２４に接続されたマウス等の入出力インターフェースを介してその選択を行ない、選択した結果を、サーバ装置１に送信するように構成されている。
【０１０８】
そして、制御部１１は、端末装置２から送信指示がされたか否かを判定し（ステップＳ４８）、送信指示がない場合、つまり送信（表示）を中止（不許可）とする指示があった場合には（ステップＳ４８：Ｎｏ）、処理を終了する。
【０１０９】
他方、送信指示があった場合には（ステップＳ４８：Ｙｅｓ）、制御部１１は、ステップＳ４２で取得した送信先ユーザーを特定する情報に基づいて、ｗｅｂ会議に参加する他のユーザーが操作する各端末装置２に対して、電子ファイルを提示するよう指示する提示指示メッセージと共に電子ファイルを送信し（ステップＳ４９）、処理を終了する。なお、電子ファイルは、電子メール等に添付して送信される構成のほか、サーバ装置１に格納された各端末装置のＩＰアドレスに従って各端末装置２に対して電子ファイルを送信するよう構成することができる。
【０１１０】
このような他の実施形態１によれば、ユーザーが端末装置２を介してプロジェクトワークスペース内で、テレビ会議機能（ｗｅｂ会議）に参加中に、プロジェクトに関する会議の資料等を電子ファイルとして会議に参加している他のユーザーに対して送信し、会議資料等を提示する場合にも、プロジェクトに参加していないユーザーがいる場合には、その会議資料等を送信してよいか、警告をうけることができるため、プロジェクトに参加していないユーザーに対して誤って会議資料等が送信され提示されることを防ぐことができる。
【０１１１】
また、ステップＳ４９の処理において、制御部１１は、他のユーザーが操作する各端末装置２に対して、電子ファイルを提示するよう指示する提示指示メッセージと共に電子ファイルを送信するよう構成したので、これを受信した各端末装置２では、速やかに電子ファイルにかかる会議資料等を表示部に提示することができるため、スムーズなｗｅｂ会議を運営することができる。
【０１１２】
［４―２．他の実施形態２］
上述した各実施形態における「プロジェクトＩＤ比較処理」では、プロジェクトデータベースを参照し、プロジェクトＩＤやユーザーＩＤなどの情報に基づいて、比較処理を行なっている。
【０１１３】
従って、例えばプロジェクトが長期間にわたる場合など、プロジェクトの企画／立ち上げ時、計画策定時、展開時、業務分析時、完成時などの遂行段階に応じて参加するメンバーが頻繁に変わるような状況の場合、プロジェクトデータベースの情報が古いと、既にプロジェクトから離脱しているユーザーに対してプロジェクトに関する電子ファイルを誤って送信してしまう恐れがある。
【０１１４】
他の実施形態２では、サーバ装置１の制御部１１が、本発明のサーバ装置の算出手段、更新手段、削除通告メッセージ送信手段として更に機能し、各ユーザーのプロジェクトへの参加度合いに応じてプロジェクトデータベースの対応付けを削除して更新することにより、プロジェクトデータベースを常に最新の状態に保ち、誤送信を防止の効果を向上させる構成について述べる。
【０１１５】
図１０は他の実施形態２にかかるサーバ装置１の記憶部１２の構成例である。
【０１１６】
他の実施形態２にかかるサーバ装置１の記憶部１２は、上述した実施形態において説明したユーザーデータベース、プロジェクトデータベース、作業データベースの他、更に、履歴データベース、イベントデータベース、参加度計算ルールデータベースを格納している。記憶部１２が記憶するユーザーデータベース、プロジェクトデータベース、作業データベースは上述した実施形態と同様であるため、ここでの説明は省略する。
【０１１７】
記憶部１２が記憶する履歴データベース、イベントデータベース及び参加度計算ルールデータベースについて説明する。
【０１１８】
先ず、履歴データベースについて説明する。表３に履歴データベースの一例を示す。
【０１１９】
【表３】
2010020677.tif 000005
【０１２０】
履歴データベースは、プロジェクトＩＤ、当該プロジェクトＩＤにかかるプロジェクトに所属するユーザーのユーザーＩＤ、各ユーザーのプロジェクトへの参加度合いを示す参加指数の所定期間の総和、プロジェクト離脱者として判定する基準となる所定閾値が、それぞれ対応付けて登録（記憶）されて構築されている。
【０１２１】
参加指数は、各ユーザーのプロジェクトへの参加度合いを示すものであり、サーバ装置１が、各ユーザーがプロジェクトワークスペースにログインしてプロジェクトに関する活動状況を監視して、ユーザーが「プロジェクトに関する活動」を行なうごとにポイント加算されるものである。そして所定期間（例えば、７日間など）に加算されたポイントを所定期間における参加指数の総和として算出されて、最も最近の（最新の）所定期間における参加指数の総和として履歴データベースに登録されている。
【０１２２】
図１１は任意のユーザーの任意のプロジェクトに対する参加指数の説明図である。（Ａ）は３月２７日から４月８日までの各日の参加指数の変化を示すグラフであり、（Ｂ）は３月２７日から４月８日の間の複数の所定期間における参加指数の総和の変化を示すグラフである。
【０１２３】
図１１（Ａ）に示す例は、ユーザーが４月６日に当該プロジェクトでの役目が終わる等によりプロジェクトから外れた場合を想定しており、図１１（Ｂ）を参照すると、４月１日から４月７日の所定期間で初めてその参加指数の総和が、予め設定された所定閾値以下となっている。所定閾値は、所定期間に取得すべき最低参加指数の総和であって、プロジェクト離脱者として判定する基準となるものである。プロジェクトを管理する管理ユーザー（プロジェクトのリーダーや、プロジェクトの所属メンバーであるポイント管理専任者等）が、サーバ装置１を操作して、或いはサーバ装置１とネットワークを介して通信可能な端末装置２やその他のＰＣ等の装置を操作することにより、上記ネットワークを介してサーバ装置１に対して所定閾値を示す情報を送信し、サーバ装置１がこれを取得し、制御部１１が取得した情報を記憶部１２に記憶しておくよう構成する。
【０１２４】
そして、プロジェクトへの参加指数の総和が所定閾値以下となったときに、プロジェクトデータベースのユーザーとプロジェクトの対応付けを削除してプロジェクトデータベースを更新する。
【０１２５】
ところで、サーバ装置１が監視する「プロジェクトに関する活動」とは、例えば、プロジェクトメーリングリストにメールを送信したり、プロジェクトの会議へ参加したりといった行動である。これら各活動とユーザーに加算されるポイントについては、以下に説明するイベントデータベース及び参加度計算ルールデータベースについての説明で詳細に述べる。
【０１２６】
表４にイベントデータベースの一例を示す。
【０１２７】
【表４】
2010020677.tif 000006
【０１２８】
イベントデータベースには、「プロジェクトに関する活動」の一例であるイベント名、イベントの種類、イベントが開催（実行）される日時、そのイベントに対して活動（出席、参加、協力等）した際に加算される参加指数、が、それぞれ対応付けて登録（記憶）されて構築されている。それぞれの「プロジェクトに関する活動」に応じて加算される参加指数は、それぞれの活動に応じて異なるポイントとすることができるため、活動に応じた重み付けが可能である。
【０１２９】
これらの情報は、プロジェクトを管理する管理ユーザー（プロジェクトのリーダーや、プロジェクトの所属メンバーであるイベントデータベース登録専任者等）が、サーバ装置１を操作して、或いはサーバ装置１とネットワークを介して通信可能な端末装置２やその他のＰＣ等の装置を操作することにより、上記ネットワークを介してサーバ装置１が、イベント名、イベントの種類、日時、参加指数の情報を取得し、制御部１１が取得した情報を記憶部１２に対応付けて登録してイベントデータベースが構築されるよう構成すればよい。
【０１３０】
ユーザーが「プロジェクトに関する活動」を行なうと、当該活動がイベントデータベースに登録されているイベントである場合には、当該イベントデータベースに対応付けられている参加指数がポイント加算され、イベントデータベースに登録されていない場合には、次に説明する参加度計算ルールデータベースに基づいて「プロジェクトに関する活動」に応じたポイントが加算されることとなる。
【０１３１】
続いて、参加度計算ルールデータベースについて説明する。表５に参加度計算ルールデータベースの一例を示す。
【０１３２】
【表５】
2010020677.tif 000007
【０１３３】
参加度計算ルールデータベースには、各プロジェクト毎に、「プロジェクトに関する活動」とその活動に対する参加指数が対応付けて登録（記憶）されて構築されている。
【０１３４】
そして、登録される各情報は、プロジェクトを管理する管理ユーザー（プロジェクトのリーダーや、プロジェクトの所属メンバーである参加指数登録専任者など）が、サーバ装置１を操作して、或いはサーバ装置１とネットワークを介して通信可能な端末装置２やその他のＰＣ等の装置を操作することにより、上記ネットワークを介してサーバ装置１が、プロジェクトに関する活動とその活動に対する参加指数の情報を取得し、制御部１１が取得した情報を記憶部１２に対応付けて登録して参加度計算ルールデータベースが構築されるよう構成すればよい。
【０１３５】
イベントデータベースと参加度計算ルールデータベースを個別に設けることにより、定例で行なわれる会議など通常の「プロジェクトに関する活動」は参加度計算ルールデータベースを参照して参加指数をポイント加算し、重要な会議やプレゼンテーション等プロジェクトの節目となる行事等はイベントデータベースを参照して参加指数をポイント加算する。
【０１３６】
これにより、例えば、重要な会議をイベントデータベースに登録する際その参加指数を、参加度計算ルールデータベースの「会議に参加」の参加指数７ポイントよりも高いポイントで設定することができ、同じ「会議に参加」であっても、その会議の重要度に応じて参加指数の重み付けが可能である。
【０１３７】
続いて、サーバ装置１にて行なわれる各ユーザーのプロジェクトの参加指数を管理する「参加指数管理処理」及び「プロジェクトデータベース更新管理処理」について説明する。
【０１３８】
図１２は、サーバ装置１の制御部１１における「参加指数管理処理」を示すフローチャートである。
【０１３９】
この「参加指数管理処理」が行なわれる前提として、先ず、サーバ装置１の制御部１１が、作業環境指定受付手段として機能して、ユーザーが操作する端末装置２から、プロジェクトワークスペースの指定指示を受け付ける。この指定指示には、端末装置２を操作するユーザーを特定するためのユーザーＩＤ及びプロジェクトを特定するためのプロジェクトＩＤが含まれており、制御部１１は、プロジェクト特定手段として機能して、記憶部１２のプロジェクトデータベースを参照して、指定指示されたプロジェクトワークスペースに対応するプロジェクトを特定すると共に、特定されたプロジェクトにユーザーＩＤにて特定されるユーザーが所属しているか否かを判定し、所属している場合にのみ、当該ユーザーのプロジェクトワークスペースへのログインを許可する。
【０１４０】
先ず、制御部１１は、サーバ装置１の電源がオフとされたか否かを判定し（ステップＳ５１）、オフとされていなければ（ステップＳ５１：Ｎｏ）、ユーザーがプロジェクトに関する活動を実行したか否かを判定する（ステップＳ５２）。具体的にはユーザーがログイン中のプロジェクトワークスペース（作業空間）でプロジェクトに関する活動を行なったか否かを判定する。
【０１４１】
次いで、プロジェクトに関する活動を行なっていない場合には（ステップＳ５２：Ｎｏ）、ステップＳ５１へ移行し、プロジェクトに関する活動を行なった場合には（ステップＳ５２：Ｙｅｓ）、ユーザーがログインしているプロジェクトワークスペースのプロジェクトＩＤを取得する（ステップＳ５３）。
【０１４２】
続いて、制御部１１は、プロジェクトに関する活動をしたユーザーのユーザーＩＤを取得し（ステップＳ５４）、制御部１１は、記憶部１２のイベントデータベースに登録されたイベントであるか否かを判定する（ステップＳ５５）。判定の結果、イベントデータベースに登録されたイベントである場合には（ステップＳ５５：Ｙｅｓ）、イベントデータベースから当該イベントに対応する参加指数を取得し（ステップＳ５６）、イベントデータベースに登録されたイベントでない場合には（ステップＳ５５：Ｎｏ）、参加度計算ルールデータベースから当該プロジェクトに関する活動に対応する参加指数を取得する（ステップＳ５７）。
【０１４３】
そして、制御部１１は、ステップＳ５６又はステップＳ５７にて取得した参加指数に基づいて記憶部１２の履歴データベースを更新し（ステップＳ６８）、サーバ装置１の電源がオフとされるまで（ステップＳ５１：Ｙｅｓ）、ステップＳ５１〜ステップＳ５８の処理を繰り返し行なう。
【０１４４】
続いて、「プロジェクトデータベース更新管理処理」について説明する。
【０１４５】
図１３は、サーバ装置１の制御部１１における「プロジェクトデータベース更新管理処理」を示すフローチャートである。
【０１４６】
この「プロジェクトデータベース更新管理処理」は、サーバ装置１にて定期的（例えば毎日、７日毎、１ヶ月毎など）に実行されるものである。
【０１４７】
先ず、制御部１１は、プロジェクトデータベースから参加指数を計算するプロジェクトと、参加指数を計算するユーザーを選択する（ステップＳ６１、ステップＳ６２）。
【０１４８】
続いて、制御部１１は、ステップＳ６１で選択したプロジェクトについて、ステップＳ６２で選択したユーザーの所定期間の参加指数の総和を算出する（ステップＳ６３）。算出した参加指数の総和は、プロジェクトＩＤとユーザーＩＤに対応付けて履歴データベースに登録する。そして、制御部１１は、履歴データベースを参照してステップＳ６１で選択したプロジェクトに対応する所定閾値を抽出し、算出した参加指数の総和が、抽出した所定閾値以下か否かを判定する（ステップＳ６４）。
【０１４９】
判定の結果、参加指数の総和が所定閾値以下である場合には（ステップＳ６４：Ｙｅｓ）、プロジェクトリーダー等のプロジェクトを管理する管理ユーザーに対して参加指数の総和が所定閾値以下であるユーザーがいる旨の情報と、当該ユーザーとプロジェクトの対応付けをプロジェクトデータベースから削除する更新を行なう旨の情報を含む削除通告メッセージを送信する（ステップＳ６５）。
【０１５０】
判定の結果、参加指数の総和が所定閾値以下でない場合には（ステップＳ６４：Ｎｏ）、プロジェクトデータベースを参照して、ステップＳ６１にて選択したプロジェクトについて、未だ所定期間の参加指数の総和を算出していないユーザーが存在するかを判定し（ステップＳ６６）、未だ所定期間の参加指数の総和を算出していないユーザーが存在する場合には（ステップＳ６６：Ｙｅｓ）、ステップＳ６２に移行して、ステップＳ６１にて選択したプロジェクトについて、当該プロジェクトに所属する全てのユーザーについて所定期間の参加指数の総和の算出が完了するまでステップＳ６２からステップＳ６６の処理を繰り返し行なう。
【０１５１】
一方、ステップＳ６１にて選択したプロジェクトについて、当該プロジェクトに所属する全てのユーザーについて所定期間の参加指数の総和の算出が完了した場合には（ステップＳ６６：Ｎｏ）、プロジェクトデータベースを参照して、ユーザーの参加指数の算出が完了していないプロジェクトがあるか否かを判定し（ステップＳ６７）、プロジェクトデータベースに登録された全てのプロジェクトについてユーザーの所定期間における参加指数の総和の算出が完了していない場合には（ステップＳ６７：Ｙｅｓ）、プロジェクトデータベースに登録された全てのプロジェクトについて算出が完了するまでステップＳ６１からステップＳ６７の処理を繰り返し行なう。
【０１５２】
そして、全てのプロジェクトについて算出が完了すると（ステップＳ６７：Ｎｏ）、処理を終了する。
【０１５３】
上述したステップＳ６５において、削除通告メッセージを送信後、これを受けた管理ユーザーから端末装置２又はその他のＰＣ等の装置を介して、プロジェクトデータベースの削除通告にかかるユーザーとプロジェクトの対応付けを削除することを許可（更新を許可）する旨の指示がされてきた場合には、当該対応付けを削除し、プロジェクトデータベースを更新する。
【０１５４】
以上説明したように、他の実施形態２によれば、各ユーザーについてプロジェクトへの参加度合いを示す参加指数の所定期間における総和を算出し、当該参加指数の総和と所定閾値とを比較して、所定閾値以下である場合には、その旨を管理ユーザーに削除通告メッセージを送信するよう構成したので、管理ユーザーは、参加度合いが低いユーザーの情報を容易に把握することができると共に、当該ユーザーをプロジェクトデータベースの該当するプロジェクトとの対応付けを削除するよう構成したので、プロジェクトデータベースを最新の状態に保つことができ、プロジェクトに所属していないユーザーに対する電子ファイルの誤送信を防止する効果を向上させることができる。特に、各ユーザーの各プロジェクトへの参加度合いを示す参加指数を算出することにより、一人で多数のプロジェクトに参加したり、ユーザーがプロジェクトに対して頻繁に参加・脱退を繰り返すような場合であっても、各ユーザーの各プロジェクトへの参加度合いを容易に把握・管理することができる。
【０１５５】
なお、上述した他の実施形態２では、管理ユーザーからプロジェクトデータベースの更新を許可する旨の指示がされてきた場合にのみ、プロジェクトデータベースの更新を行なうよう構成したが、これに限らず、他の手法として、削除通告メッセージ送信後、一定期間の間管理ユーザーから削除停止（更新停止）などの指示がない場合には、更新を行うよう構成してもよく、又は、他の手法として、重要な活動をイベントデータベースにイベント登録しておき、当該イベントにかかる活動に参加しなかったユーザーは、参加指数の総和と所定閾値の比較する構成に依らず、即プロジェクトから離脱（プロジェクトデータベースの対応付けを削除）させるよう構成することもできる。この場合には、より重要なイベントが開催される日時が経過した段階で、制御部１１が該当するプロジェクトに所属する各ユーザーのイベントへの参加状態を確認するよう構成すればよい。
【０１５６】
更に、ユーザーが電子ファイルを送信する際には、履歴データベースを参照して送信先のユーザーの所定期間における参加指数の総和が、所定閾値以下であるか否かを判定し、所定閾値以下である場合には、送信を所望したユーザーに対して誤送信を警告する警告提示データを送信するよう構成してもよい。この場合、上述したサーバ装置１による「電子ファイル送信処理」のステップＳ１０の電子ファイルの送信処理の前に、制御部１１が、＜１＞電子ファイルに付与されたプロジェクトＩＤを抽出して取得し、＜２＞ステップＳ４で取得した送信先を特定する情報に基づいて送信先ユーザーのユーザーＩＤを取得し、＜３＞＜１＞及び＜２＞で取得したプロジェクトＩＤとユーザーＩＤに基づいて履歴データベースを参照して、送信先ユーザーの参加指数の総和と所定閾値とを比較して判定すればよい。このような構成によれば、電子ファイルが参加指数の総和が所定閾値以下であるようなプロジェクトから離脱した可能性の高いユーザーに対して送信されることを確実に防止することができる。特に、サーバ装置１にて定期的に行なわれる「プロジェクトデータベース更新管理処理」の実行を待つことなく、履歴データベースを参照して参加指数の総和を確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１５７】
【図１】本実施形態に係るグループウェアシステムＳにおける各端末装置の接続態様の一例を示す図である。
【図２】サーバ装置１の概要構成例を示す図である。
【図３】端末装置２の概要構成例を示す図である。
【図４】本実施形態のサーバ装置１の制御部１１における「電子ファイル送信処理」を示すフローチャートである。
【図５】ステップＳ５の「プロジェクトＩＤ比較処理」を示すフローチャートである。
【図６】サーバ装置１の制御部１１における「電子ファイルの作成処理」を示すフローチャートである。
【図７】本実施形態の端末装置２の表示部に表示された警告情報の一例である。
【図８】他の実施形態１のサーバ装置１の制御部１１における「電子ファイル送信処理」を示すフローチャートである。
【図９】他の実施形態の端末装置２の表示部に表示された警告情報の一例である。
【図１０】他の実施形態２にかかるサーバ装置１の記憶部１２の構成例である。
【図１１】任意のユーザーの任意のプロジェクトに対する参加指数の説明図である。
【図１２】他の実施形態２のサーバ装置１の制御部１１における「参加指数管理処理」を示すフローチャートである。
【図１３】他の実施形態２のサーバ装置１の制御部１１における「プロジェクトデータベース更新管理処理」を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１５８】
１  サーバ装置
２、（２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄ、・・・２ｘ）  端末装置
１１、２１  制御部
１２、２２  記憶部
１３、２３  通信部
１４、２４  入出力部
１５、２５  バス
Ｓ  グループウェアシステム
【図１】
2010020677.tif 000008
【図２】
2010020677.tif 000009
【図３】
2010020677.tif 000010
【図４】
2010020677.tif 000011
【図５】
2010020677.tif 000012
【図６】
2010020677.tif 000013
【図７】
2010020677.tif 000014
【図８】
2010020677.tif 000015
【図９】
2010020677.tif 000016
【図１０】
2010020677.tif 000017
【図１１】
2010020677.tif 000018
【図１２】
2010020677.tif 000019
【図１３】
2010020677.tif 000020