(57)【要約】【課題】最適なサムネイルに変更することで文書の特定を容易にする情報処理装置等を提供する。【解決手段】文書の編集または閲覧が終了した際に、編集情報をもとに文書テーブル９０１とページテーブル１００１を更新する。その後、ユーザが決定したサムネイルの優先条件をもとに、ページテーブル１００１の各ページの重要度を算出し、重要度の最も高いページのサムネイルを当該文書のサムネイル画像として変更する。例えば、優先条件を編集時間だけに設定した場合、編集時間が長いページから順に最も大きな数値をページテーブル１００１の重要度１０１９にセットする。【選択図】図１４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを表示可能な情報処理装置であって、  前記文書データのサムネイルを表示する表示手段と、  前記文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、  表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを変更する変更手段と、  を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記サムネイル決定条件に従って前記サムネイルを表示するページを特定する特定手段と、
を更に備え、
前記変更手段は特定されたページのサムネイルに変更することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記サムネイル決定条件に従ってユーザの操作に応じた前記文書データのページごとの操作値を更新する更新手段と、
を更に備え、
前記特定手段は、前記操作値が最大のページをサムネイル表示するページとして特定することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記文書データを表示するウインドウがアクティブか否かを判定するアクティブ判定手段と、
を更に備え、
前記更新手段は、前記アクティブ判定手段でウインドウがアクティブである場合に更新することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記文書データがワークフロー登録されているか否かを判定する判定手段と、
を更に備え、
前記特定手段は、前記文書データがワークフロー登録されている場合、ワークフロー中の複数のユーザの操作値の累計をもとにページを特定することを特徴とする請求項２乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記特定手段は、前記文書データがワークフロー登録されていない場合、当該文書データを操作しているユーザの操作値に従いページを特定することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記サムネイル決定条件は、前記文書データを表示したページの閲覧時間、前記文書データを編集したページの編集時間、もしくは前記文書データのページのアノテーション数の少なくとも一つを含む条件であることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記文書データと前記サムネイルを管理する文書管理サーバとは別の筐体で構成されることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項９】
複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記文書データと前記サムネイルを表示可能な情報処理装置とで構成される文書管理システムであって、  前記情報処理装置は、  前記文書管理サーバから受信したサムネイルを表示する表示手段と、  前記文書管理サーバから受信した文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、  前記文書管理サーバで決定された表示するサムネイルに従って、前記出力手段で出力した前記文書データのサムネイルを変更する変更手段と、を備え、  前記文書管理サーバは、  表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを決定する決定手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項１０】
複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを表示可能な情報処理装置の処理方法であって、  前記文書データのサムネイルを表示するステップと、  前記文書データを表示または編集するために前記文書データを出力するステップと、  表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを変更するステップと、  を備えることを特徴とする情報処理装置の処理方法。
【請求項１１】
複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記文書データと前記サムネイルを表示可能な情報処理装置とで構成される文書管理システムの処理方法であって、
前記情報処理装置が、前記文書管理サーバから受信したサムネイルを表示するステップと、  前記情報処理装置が、前記文書管理サーバから受信した文書データを表示または編集するために前記文書データを出力するステップと、  前記情報処理装置が、前記文書管理サーバで決定された表示するサムネイルに従って、前記出力手段で出力した前記文書データのサムネイルを変更するステップと、  前記文書管理サーバが、表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力するステップで出力した前記文書データの表示するサムネイルを決定するステップと、
を備えることを特徴とする文書管理システムの処理方法。
【請求項１２】
複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを表示可能な情報処理装置として機能させるためのプログラムであって、  前記文書データのサムネイルを表示する表示手段と、  前記文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、  表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを変更する変更手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１３】
複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記文書データと前記サムネイルを表示可能な情報処理装置とで構成される文書管理システムとして機能させるためのプログラムであって、  前記情報処理装置を、  前記文書管理サーバから受信したサムネイルを表示する表示手段と、  前記文書管理サーバから受信した文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、  前記文書管理サーバで決定された表示するサムネイルに従って、前記出力手段で出力した前記文書データのサムネイルを変更する変更手段として機能させ、  前記文書管理サーバを、  表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを決定する決定手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを表示可能な情報処理装置、サムネイルを管理する文書管理サーバと情報処理装置とで構成される文書管理システム、処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
画像や文書のページなどを表示する際には、視認性を高めるために縮小させた代表画像としてサムネイルが使われる。ＰＣ（パーソナルコンピュータ）内のフォルダや文書管理ソフトに保存されている文書についてファイル名などで内容が判断しづらい場合でも、サムネイルを見れば画像や文書の全体イメージを容易に掴むことができる。ＯＳ（オペレーティングシステム）や多くの画像編集ソフトにもサムネイル作成機能があり、ファイルの表示形式として、リスト表示とサムネイル表示を持っていることが多い。サムネイル画像は代表画像として１ファイルにつき１ページのみが抽出されるが、その文書の１ページ目の画像を縮小したものをサムネイル画像とすることが多い。サムネイルはユーザが文書データを識別するために表示されるため、文書データの特徴を表した画像であることが好ましい。
【０００３】
しかしながら、複数ページが存在する文書の特徴的なページが１ページ目では無い場合、文書のサムネイルを閲覧した際にその１ページ目のサムネイル画像を見ただけでは文書の概要が掴めず、別のページのサムネイル画像を見るか、実画像を見なければ目的の文書を特定できないという問題が生じる。
【０００４】
このような問題を解決するために、特許文献１には、画像データを識別可能とするサムネイルを生成するシステムが開示されている。特に、画像サイズ、データ量、他のページとの類似度をページごとの特性として特徴量を算出し、サムネイル画像を決定するものである。
【０００５】
【特許文献１】特開２００８−７８９４２
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１に記載のシステムにおいては、画像データから図形または写真の表された候補画像を抽出している。複数の候補画像が抽出された場合は、以下の属性に基づいて代表画像を選択する。属性は、画像サイズ、データ量、類似する他の候補画像と数、類似する他のデータのサムネイル数である。
しかしながら、例えば、発注などを行う業務では、受注した伝票を確認しながら間違いがないか確認し、修正が必要な場合には、文書管理ソフトを用いてアノテーション（注釈）などでコメントを付加して、受注先にＦＡＸ（ファクシミリ装置）送信を行っている。
【０００７】
この場合、実際に作業上注目するページと特許文献１の技術を用いたページとは一致しないことが考えられ、特許文献１の技術を用いて作成されたサムネイル画像が作業上注目するページのサムネイル画像ではないため、文書を特定することが容易でない場合が存在していた。
【０００８】
そこで、本発明の目的は、最適なサムネイルに変更することで文書の特定を容易にする仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
前述した目的を達成するために、第１の発明は、複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを表示可能な情報処理装置であって、前記文書データのサムネイルを表示する表示手段と、前記文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを変更する変更手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置である。第１の発明に係る情報処理装置を使用することによって、実際に作業上注目するページのサムネイルを最適なサムネイルとして変更することが可能である。
【００１０】
前記第１の発明は、前記サムネイル決定条件に従って前記文書データのサムネイルを表示するページを特定する特定手段と、を更に備え、前記変更手段は特定されたページのサムネイルに変更するものが望ましい。これにより、複数ページある文書データの中から最適なページをサムネイルに決定することができる。
【００１１】
また、前記第１の発明は、前記サムネイル決定条件に従ってユーザの操作に応じた前記文書データのページごとの操作値を更新する更新手段と、を更に備え、前記特定手段は、前記操作値が最大のページをサムネイル表示するページとして特定するものが望ましい。これにより、客観的な数値をもとにサムネイルを決定することが可能である。
【００１２】
また、前記第１の発明は、前記文書データを表示するウインドウがアクティブか否かを判定するアクティブ判定手段と、を更に備え、前記更新手段は、前記アクティブ判定手段でウインドウがアクティブである場合に更新するものが望ましい。これにより、実際のユーザの操作に応じた操作値を取得することが可能となる。
【００１３】
また、前記第１の発明は、前記文書データがワークフロー登録されているか否かを判定する判定手段と、を更に備え、前記特定手段は、前記文書データがワークフロー登録されている場合、ワークフロー中の複数のユーザの操作値の累計をもとにページを特定するものが望ましい。ワークフロー中の複数のユーザの操作値の累計を基にサムネイルを変更することで、ワークフローの上流の作業者が注目したページをサムネイルとして表示することができる。
【００１４】
また、前記特定手段は、前記文書データがワークフロー登録されていない場合、当該文書データを操作しているユーザの操作値に従いページを特定するものが望ましい。
【００１５】
また、前記サムネイル決定条件は、前記文書データを表示したページの閲覧時間、前記文書データを編集したページの編集時間、もしくは前記文書データのページのアノテーション数の少なくとも一つを含む条件であるものが望ましい。これにより、より多く作業を行ったページをサムネイルとすることが可能となる。
【００１６】
また、前記第１の発明は、前記文書データと前記サムネイルを管理する文書管理サーバとは別の筐体で構成されるものであっても良い。
【００１７】
第２の発明は、複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記文書データと前記サムネイルを表示可能な情報処理装置とで構成される文書管理システムであって、前記情報処理装置は、前記文書管理サーバから受信したサムネイルを表示する表示手段と、前記文書管理サーバから受信した文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、前記文書管理サーバで決定された表示するサムネイルに従って、前記出力手段で出力した前記文書データのサムネイルを変更する変更手段と、を備え、前記文書管理サーバは、表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを決定する決定手段と、を備えることを特徴とする文書管理システムである。第２の発明に係る文書管理システムを使用することによって、実際に作業上注目するページのサムネイルを最適なサムネイルに変更することが可能である。
【００１８】
第３の発明は、複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを表示可能な情報処理装置の処理方法であって、前記文書データのサムネイルを表示するステップと、前記文書データを表示または編集するために前記文書データを出力するステップと、表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを変更するステップと、を備えることを特徴とする情報処理装置の処理方法である。第３の発明に係る情報処理装置の処理方法を使用することによって、実際に作業上注目するページのサムネイルを最適なサムネイルに変更することが可能である。
【００１９】
第４の発明は、複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記文書データと前記サムネイルを表示可能な情報処理装置とで構成される文書管理システムの処理方法であって、前記情報処理装置が、前記文書管理サーバから受信したサムネイルを表示するステップと、前記情報処理装置が、前記文書管理サーバから受信した文書データを表示または編集するために前記文書データを出力するステップと、前記情報処理装置が、前記文書管理サーバで決定された表示するサムネイルに従って、前記出力手段で出力した前記文書データのサムネイルを変更するステップと、前記文書管理サーバが、表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力するステップで出力した前記文書データの表示するサムネイルを決定するステップと、を備えることを特徴とする文書管理システムの処理方法である。第４の発明に係る文書管理システムの処理方法を使用することによって、実際に作業上注目するページのサムネイルを最適なサムネイルに変更することが可能である。
【００２０】
第５の発明は、複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを表示可能な情報処理装置として機能させるためのプログラムであって、前記文書データのサムネイルを表示する表示手段と、前記文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを変更する変更手段として機能させることを特徴とするプログラムである。第５の発明に係るプログラムを使用することによって、実際に作業上注目するページのサムネイルを最適なサムネイルに変更することが可能である。
【００２１】
第６の発明は、複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記文書データと前記サムネイルを表示可能な情報処理装置とで構成される文書管理システムとして機能させるためのプログラムであって、前記情報処理装置を、前記文書管理サーバから受信したサムネイルを表示する表示手段と、前記文書管理サーバから受信した文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、前記文書管理サーバで決定された表示するサムネイルに従って、前記出力手段で出力した前記文書データのサムネイルを変更する変更手段と、して機能させ、前記文書管理サーバを、表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを決定する決定手段として機能させることを特徴とするプログラムである。第６の発明に係るプログラムを使用することによって、実際に作業上注目するページのサムネイルを最適なサムネイルに変更することが可能である。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、最適なサムネイルに変更することで文書の特定することが容易になる。例えば、文書の最も特徴的なページを自動でサムネイルとすることができるので、使用者がサムネイルの変更や文書を開く操作をすること無く目的の文書を特定でき、文書の特定が容易となり、作業効率向上に繋がる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下図面に基づいて、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００２４】
図１は本発明の実施形態に係る情報処理装置としての文書管理システムの構成を示す図である。  尚、図１のネットワーク１０４上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００２５】
図１において、サーバ端末１０２とクライアント端末（情報処理装置）１０１とＦＡＸ１０５がＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）１０４のネットワークを介して通信可能に接続されている。サーバ端末１０２は、ＦＡＸ１０５やスキャナ（不図示）やクライアント端末１０１から取得した文書（画像）データ及び文書データをクライアント端末１０１上でサムネイル表示させるサムネイル画像を登録したデータベース（記憶部）１０３と接続している。尚、登録した文書データ（登録文書）やサムネイル画像は別サーバ内の記憶部に登録されていても良い。
【００２６】
クライアント端末１０１は、登録文書やサムネイル画像を表示させ、サーバ端末１０２はクライアント端末１０１からの要求に従って、クライアント端末１０１に登録文書やサムネイル画像の送信、文書の更新やサムネイルの更新などの各種処理を実行する。また、サーバ端末１０２やデータベース１０３には登録文書やサムネイル画像を管理するための管理情報を保持している。  尚、クライアント端末１０１は複数あるように構成してもよい。
【００２７】
ＦＡＸ１０５は電話回線を介して外部ネットワークのＦＡＸ（例えば取引先のＦＡＸ）と通信可能となるように接続され、受信したＦＡＸ画像をサーバ端末１０２へ送信することで、文書データが登録される。また、サーバ端末１０２で保存されている画像をクライアント端末１０１で編集し、クライアント端末１０１にインストールされているＦＡＸドライバからＬＡＮ１０４のネットワークを介して電話回線で、外部ネットワークのＦＡＸと通信することが可能である。
【００２８】
図２は、図１におけるクライアント端末１０１とサーバ端末１０２のハードウエア構成を概略的に示すブロック図である。
【００２９】
ハードウエア構成２００は、クライアント端末１０１のハードウエア構成の概略図である。ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｓｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ /Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ)やＯＳ（オペレーティングシステムプログラム）や、サーバの実行する機能を実現するために必要な図１７に示す各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００３０】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。  また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ  Ｒａｙ  Ｔｕｂｅ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。
【００３１】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ  Ｍｅｍｏｒｙ  Ｃａｒｄ  Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ  Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）カードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００３２】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いたインターネット通信等が可能である。尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３３】
本発明を実現するための文書管理アプリケーション及び関連プログラムで利用されるデータはサーバ端末１０２に記録されており、必要に応じてクライアントアプリ経由でＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。
【００３４】
ハードウエア構成２２０は、サーバ端末１０２のハードウエア構成の概略図である。ハードウエア構成２２０は、クライアント端末１０１のハードウエア構成２００と同じである。ＣＰＵ２２１は、システムバス２２４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２２２あるいは外部メモリ２３１には、ＣＰＵ２２１の制御プログラムであるＢＩＯＳやＯＳや、クライアントの実行する機能を実現するために必要な図１７に示す各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２２３は、ＣＰＵ２２１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００３５】
ＣＰＵ２２１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２２３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００３６】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）２２５は、キーボード２２９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２２６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２３０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
【００３７】
メモリコントローラ（ＭＣ）２２７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２３１へのアクセスを制御する。      
【００３８】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２２８は、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。  尚、ＣＰＵ２２１は、例えばＲＡＭ２２３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２３０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２２１は、ＣＲＴ２３０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３９】
本発明を実現するための文書管理アプリケーション及び文書管理アプリケーションで利用されるデータは外部メモリ２３１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２２３にロードされることによりＣＰＵ２２１によって実行されるものである。  尚、外部メモリ２３１はデータベース１０３を含んでも良い。
【００４０】
図１７は、クライアント端末１０１とサーバ端末１０２のソフトウエア構成図である。  サーバ端末１０２には、文書管理サーバアプリ２００１と文書管理のデータを保存しているデータベース１０３がインストールされている。サムネイル決定条件設定機能を実行するサムネイル決定条件設定モジュール２００９、サムネイルの変更処理を実行するサムネイル変更モジュール２００２もインストールされる。また、ワークフローアプリ２００４は、文書管理サーバ内の文書がワークフロー実行中の場合に、ワークフローアプリ２００４から文書管理サーバアプリ２００１にワークフロー実行中を示す情報を送信する。サーバ端末１０２のアプリは、図２のサーバ端末１０２上に存在するハードウエア装置ＣＰＵ２２１、ＲＡＭ２２３、ＲＯＭ２２２などを使用して稼働する。
【００４１】
クライアント端末１０１には、文書管理クライアントアプリ２００８がインストールされており、図１１の文書表示フローでの操作の起点となる。イメージビューワ２００７とＰＤＦビューワ２００６は、文書管理クライアントアプリ２００８でイメージ文書やＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）文書を編集、閲覧する際にそれぞれ起動されるビューワであり、図１２と図１３のフローで起動するアプリケーションである。他アプリケーションビューワ２０１０は他のアプリケーション文書の編集、閲覧時に起動するビューワで、各アプリケーションメーカーが提供する。他アプリケーションビューワ２０１０にはアドインソフト２００５がアドインされており、ビューワの拡張機能として提供される。
【００４２】
クライアント端末１０１の各アプリは、クライアント端末１０１上のハードウエア装置ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０３、ＲＯＭ２０２などを使用して稼働する。
【００４３】
図３は、文書管理アプリケーションのユーザインタフェースの概略構成図である。  文書管理アプリケーションは、主として、メインウィンドウ３０１から構成される。メインウィンドウ３０１は、データベース１０３に格納されたファイルを扱うためのウインドウである。
【００４４】
レポジトリ表示領域３０４は、文書管理アプリケーションで利用されるデータベース１０３内のキャビネット構成やフォルダ構成を表示するツリービューであり、文書表示領域３０５は、レポジトリ表示領域３０４で選択した領域の文書を、サムネイルモードやリストモードで表示する領域である。
キャビネットとは、文書管理の独立した単位で、ユーザが作成したフォルダをひとまとめにする保管単位であり、キャビネット毎にデータベースを管理する。
【００４５】
クライアント端末１０１で使用者がレポジトリ表示領域３０４や文書表示領域３０５に文書やイメージの各種ファイルを追加したり削除したり（即ち、編集）することにより文書管理アプリケーションで利用されるデータベース１０３の編集が可能である。またこのとき、フォルダ内の各種ファイルの追加・変更（即ち、編集）も可能であり、さらにキャビネットやフォルダの追加や削除（即ち、編集）もできる。
【００４６】
図３では、キャビネット「Ｉ−Ｆｏｌ１」内に３つの文書Ａ，Ｂ，Ｃが格納されている例をサムネイル形式で示している。  文書Ａはアプリケーション文書である。アプリケーションデータから入手した１ページ目のサムネイル画像の右下に、当該アプリケーションアイコンが表示されており、この例では、「Ｚ」というアイコンが表示されている。文書Ｂと文書Ｃは、イメージ文書である。サムネイルの下の矢印は、頁めくりをあらわしており、矢印を変更すると、該当するページのサムネイルが表示できる。
【００４７】
キャビネットボタン３０２はキャビネットを示すボタンであり、フォルダボタン３０３はフォルダを示すボタンである。表示ボタン３０６は、文書表示領域３０５に表示するフォルダや文書オブジェクトをサムネイル形式で表示するか、リスト（一覧）形式で表示するかを選択するボタンである。
【００４８】
図４は、イメージ文書またはＰＤＦ文書を編集する際に利用する編集用ビューワを示す。文書を編集モードで開く場合は、図５に示すように、使用者は文書表示領域３０５において編集したい文書オブジェクトを選択し右クリックすることによってポップアップメニューを表示する。このポップアップメニューで「編集モードで開く」を選択すると、編集用ビューワが表示される。
【００４９】
メニューバー４０２は、機能を起動するためのＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）標準のメニュー操作領域である。ツールバー４０３は、メニューバー４０２の特徴的な機能をボタンで「ツールボタン」として表示したものである。サムネイルビュー４０４は、閲覧中の登録文書（登録画像）のサムネイル画像をページ単位で表示する領域である。ページツールバー４０６は、ページビューに表示されているページを切り替えるアイコンである。アノテーションツール４０７は、文書にアノテーション（注釈画像）４０９を付与する時に使用するツールバーである。ステータスバー４０８は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）標準のものである。
【００５０】
図５は、文書表示領域３０５にて、文書を選択し右クリックした時に表示されるポップアップメニュー５０１を示した図である。ポップアップメニュー５０１には、「編集モードで開く」メニューと「読取モードで開く」メニューが表示される。ポップアップメニュー５０１内には、この他の文書に対する操作メニューを組み込むこともできる。
【００５１】
図６は、文書を読取専用として開き、閲覧する場合に起動する読取専用ビューワである。図５のポップアップメニュー５０１において、「読取モードで開く」を選択すると表示される。読取専用ビューワと図４の編集用ビューワとの相違点は、読取専用ビューワにはアノテーションツール４０７が存在せずアノテーションを新たに付与できない点、ページの削除、ページの入れ替えなどの編集操作を行うことができない点である。
【００５２】
図７は、文書管理ソフトに保存されているアプリケーション文書を利用する際に起動されるアプリケーションビューワである。メニューバー７０２、ツールバー７０３は、編集用ビューワ、読取専用ビューワと同様で機能を起動するためのＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）標準のメニュー操作領域である。アドインバー７０４は、各アプリケーションがアドインしているツールが表示されるアイコン領域である。ページビュー７０５は、文書を表示する領域である。本実施例では、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ（登録商標）の文書をアプリケーション文書として想定している。
【００５３】
アドイン７０４は、アドインメニューから起動されるアドインアプリケーションであり、アプリケーションビューワ７０１の各ページが開いている時間を計測する。ストップウォッチ７０６は、任意のページが閉じるまでの時間を自動計測する機能を持っている。計測を終了するまでに集計した値はクライアント端末１０１のＲＡＭ２０３に記憶しておく。停止ボタン７０８はストップウォッチ７０６の計測を一旦停止する時に使用するボタンである。一旦停止された計測を再開するには、開始ボタン７０７をクリックすることにより、計測を継続できる。
【００５４】
図８は、サーバ端末１０２上で表示されるサムネイル決定条件を管理者が指定する画面である。サムネイル決定条件画面８０１には優先順位ビュー８０２と項目選択ビュー８０３がある。優先順位ビュー８０２では優先順位の数値が小さいほうが重要度の高い条件となることを指す。この条件をもとに文書内の各ページの重要度を計測し、重要度が最も高いページがサムネイルに適したページと判断される。
【００５５】
項目選択ビュー８０３には、あらかじめサムネイル決定条件に指定可能な項目が表示される。例えば、閲覧時間やアノテーション数、参照回数などである。管理者は、項目の中から重要度を高く設定したい順番に優先順位リスト８０２へ項目を移動する。管理者は、項目選択ビュー８０３から移動したい項目を選択し矢印ボタン８０４の左矢印をクリックすることにより、優先順位ビュー８０２に項目を移動することができる。逆に、優先順位ビュー８０２に設定されている項目を消去したい場合は、優先順位ビュー８０２から消去したい項目を選択し矢印ボタン８０４の右矢印をクリックすることにより、項目選択ビュー８０３に項目を移動できる。
【００５６】
なお、本実施例では優先条件として複数の条件を設定し優先順位をつけるように構成したが、複数の条件を登録せずに１つの条件を登録させるように構成することも可能である。例えば閲覧時間のみを登録させた場合、閲覧時間の最も長いページがサムネイル表示するページとして決定される。つまり、図６の画面で文書を表示し文書表示を終了して図３の画面に戻るまでの時間（閲覧時間）の最も長かったページのサムネイルが、文書表示領域３０５に表示される。
【００５７】
また、本実施例では、サムネイル決定条件を文書管理システム内のすべての文書に適用することとしたが、文書ごとにサムネイル決定条件を設定してもよい。
【００５８】
図９の文書テーブル９０１、ページテーブル１００１について説明する。
文書テーブル９０１には、データベース１０３に保存される文書管理システムの文書情報が１文書１レコードで記述されている。テーブルの項目は、文書テーブル９０１で一意な「文書ＩＤ」９０３、「文書名」９０５、その文書のファイル形式を示す「ファイル形式」９０７、文書のサムネイルであるページ番号を示す「サムネイルページ」９０９、その文書がワークフローシステムにより処理中か否かを示すフラグである「ワークフロー実行状態」９１１、前回閲覧したページを示す「最終閲覧ページ」９１３が存在する。
【００５９】
ワークフローは、サーバ端末１０２上で稼働するワークフローアプリにより実行される。文書管理サーバ内の文書に対して、ワークフロー処理が実行されると、ワークフローアプリから文書管理システムに、ワークフロー実行中というステータスが渡される。サーバ端末１０２では、文書テーブル９０１に、ワークフロー実行中というステータスが保持される。補足として、ワークフロー実行中の場合、その文書のワークフローが終了または棄却されなければ別ワークフローを流すことはできない。
【００６０】
文書のサムネイルの実体は、ページテーブル１００１に保存しており、文書テーブル９０１ではどのページが表示されるサムネイルページなのかを示すサムネイルページ９０９情報のみ保存されている。
【００６１】
ページテーブル１００１には、文書テーブル９０１へのレコード書き込みと同時に、ページごとのレコードが書き込まれる。ページテーブル１００１の構成は、文書との関連を示す「文書ＩＤ」１００３と、その文書内の「ページ番号」１００５、そのページを閲覧した経過時間が保存される「閲覧時間」１００７、編集した時間が保存される「編集時間」１００９、また、ページに付与されているアノテーションの数が保持される「アノテーション数」１０１１、アノテーションのフォントサイズを示す「フォントサイズ」１０１３、当該ページを閲覧もしくは編集した回数を示す「参照回数」１０１５、サムネイル画像ファイル名を保持する「サムネイル画像」１０１７、ページの重要度を数値化した「重要度」１０１９からなる。
【００６２】
「閲覧時間」１００７と「編集時間」１００９項目は、時分秒形式で定義される。また、「重要度」１０１９は、数字が大きい方が重要なページであることを示す。「アノテーション数」１０１１は、アノテーションツール４０７を用いて付与されたアノテーション４０９の数を示す。サムネイル実体はサーバ端末１０２の外部メモリ２３１に記憶しておき、サムネイル実体と関連付けるサムネイル画像のファイル名を保持するように構成しても良い。この場合、ファイル名に従って、サーバ端末１０２のサムネイル画像を検索し、取得してサムネイル表示するように構成する。  なお、これらの各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【００６３】
次に、文書管理システムで文書を登録する際の基本的な処理フローについて、図１０を用いて説明する。
【００６４】
文書管理システムに文書が登録される際に、サーバ端末１０２において文書登録フローが実行される。  文書管理システムに登録する画像を取り込み（Ｓ１２０１）、取り込んだ画像の初期サムネイルの作成をする（Ｓ１２０２）。画像の取り込み方法には、スキャナで取り込む方法や、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）上に保存されている文書をサーバ端末１０２上のＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ  Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を通して取り込む方法があげられる。
【００６５】
取り込まれた文書をデータベース１０３に登録し、文書テーブル９０１に文書情報を１レコード追加する（Ｓ１２０３）。この時、文書ＩＤ９０３は文書テーブル９０１内で一意になるようにサーバ端末１０２が自動採番する。また、取り込んだ画像のファイル形式を拡張子から判断し、文書テーブル９０１の項目「ファイル形式」９０７に保存する。また、取り込んだ画像のページごとのレコードをページテーブル１００１に追加する。各ページのサムネイル画像をページテーブル１００１の「サムネイル画像」１０１７に保存し、取り込んだ画像の1ページ目のサムネイル画像を文書の初期サムネイルとしてデータベース１０３に登録する。
【００６６】
文書を文書管理システムに登録する際に取り込んだ画像の全てのページのサムネイルを作成する。また、文書データが変更（編集、アノテーション付与）された場合には、そのページのサムネイルを再作成する。
【００６７】
なお、本実施例では、文書登録時に全てのページのサムネイルを作成するように構成したが、文書登録時にデフォルト表示するサムネイル（文書の１ページ目のサムネイル）のみを作成し、サムネイルページ切り替えボタン３０７が押下された際にサムネイルを作成したり、文書データが変更された場合に、変更された（表示対象となる）ページのサムネイルを作成したりするように構成しても良い。
【００６８】
文書管理システムに保存された文書をクライアント端末１０１から閲覧する際のフローを図１１で説明する。
【００６９】
使用者は文書を選択するために、クライアント端末１０１に表示されている図３に示す画面で、ボタン３０２により文書が保存されているキャビネットを選択し、ボタン３０３によりキャビネット内のフォルダを指定する。クライアント端末１０１はサムネイル一覧のデータを要求するためにキャビネット情報とフォルダ情報をサーバ端末１０２に送信する（Ｓ１３０１）。
【００７０】
サーバ端末１０２は、クライアント端末１０１からのサムネイル一覧要求とレポジトリ表示領域３０４で選択されているフォルダ情報を受信し（Ｓ１３０２）、そのフォルダ配下のサムネイル一覧をデータベース１０３の文書テーブル９０１とページテーブル１００１から取得し、クライアント端末１０１へ送信する（Ｓ１３０３）。サーバ端末１０２から取得したサムネイル一覧を図３に示す文書表示領域３０５へ表示する（Ｓ１３０４）。
【００７１】
使用者は文書表示領域３０５のサムネイル一覧の中から閲覧する文書を選択し、右クリックによりポップアップメニュー５０１を表示させる。使用者がポップアップメニュー５０１から「編集モードで開く」または「読取モードで開く」のいずれかを選択すると、クライアント端末１０１はその文書データを取得するために（Ｓ１３０５）、選択された文書の文書ＩＤをサーバ端末１０２へ送信する（Ｓ１３０６）。サーバ端末１０２は文書ＩＤを受信し（Ｓ１３０７）、取得した文書ＩＤをキーにして、文書テーブル９０１の中から文書情報を取得し、文書データをデータベース１０３から取得する（Ｓ１３０８）。
【００７２】
サーバ端末１０２は取得した文書データをクライアント端末１０１へ送信する（Ｓ１３０９）。クライアント端末は文書データを受信し（Ｓ１３１０）、メモリ２１１に保存する。クライアント端末１０１は使用者が選択した閲覧モードをもとにモードを判断し（Ｓ１３１１）、読取モードの場合は文書データを読取モードで開き（Ｓ１３１２）、編集モードの場合は、編集モードで開く（Ｓ１３１３）。
【００７３】
文書の閲覧モードの指定方法は、ポップアップメニュー５０１以外に、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）の標準のメニューバーで指定することも可能であり、一旦文書を開いた後に閲覧モードを切り替えることもできる。
【００７４】
また、サーバ端末１０２からクライアント端末１０１へ送信するサムネイル情報は、文書のサムネイル１ページ分だけを送信しても良いし、全ページのサムネイルを一度に送信しても良い。１ページ分だけのサムネイルを取得する場合は、サムネイルページ切り替えボタン３０７やビューワにおいて、ページ切り替えの要求が発生したタイミングでサーバ端末１０２からクライアント端末１０１に、サムネイルを送信する。
【００７５】
さらに、サーバ端末１０２からクライアント端末１０１へ送信するサムネイル情報は、サムネイル決定条件に基づいて、例えば重要度の高い３ページ分のサムネイルを抽出して送信してもよい。また、クライアント端末１０１に表示するサムネイルは、重要度の高い３ページ分のみとしてもよい。これによって、クライアント端末１０１とサーバ端末１０２との通信時間を短縮しながら、文書の特定に最適なサムネイルを送信することができる。
【００７６】
次に、編集モードで文書を開く場合の処理フローを図１２で説明する。  クライアント端末１０１は、メモリ２１１に保存している文書情報から、文書のファイル形式を取得する（Ｓ１４０１）。ファイル形式がＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ  Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ  Ｅｘｐｅｒｔｓ  Ｇｒｏｕｐ）、ＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ  Ｉｍａｇｅ  Ｆｉｌｅ  Ｆｏｒｍａｔ）、ＢＭＰ（Ｂｉｔ  ＭａＰ）などのイメージ文書である場合、図４の文書管理システムの編集用ビューワを起動する（Ｓ１４０８）。ＰＤＦ文書である場合も、図４の編集用ビューワを起動する（Ｓ１４０５）。その後、編集用ビューワのページビューに、サムネイルに指定されているページが初期ページとして表示される（Ｓ１４０６）。この時、図４の編集用ビューワのサムネイルビュー領域では、ページビューに表示されているページのサムネイルが強調表示される。文書が開かれた時点から、文書のページごとに編集時間をカウントアップする（Ｓ１４０７）。
【００７７】
文書のファイル形式がイメージまたはＰＤＦではなく他のアプリケーション形式の場合、アプリケーション専用のビューワを起動する（Ｓ１４０２）。例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｗｏｒｄ（登録商標）文書の場合、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｗｏｒｄを起動し、文書を開く（Ｓ１４０３）。Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｆｆｉｃｅ（登録商標）のようにアドイン機能（ソフトウエアに後付けで追加できる拡張機能）がある場合は、図７に示すアドインツール７０４を追加することによりアプリケーションビューワで文書を閲覧している時間を計測する（Ｓ１４０４）。
【００７８】
また、特定のページを初期ページとして開くＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｐｒｏｇｒａｍｍｉｎｇ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を提供しているアプリケーションであれば、サムネイルに指定されているページを初期ページとして表示させることができる。
【００７９】
計測中のビューワがアクティブウィンドウになっているかを判定し（Ｓ１４０９）、アクティブウィンドウの場合は、編集中のページ情報を取得し、編集時間をカウントアップする（Ｓ１４１０）。編集中のページの取得やアクティブウィンドウの取得は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｆｆｉｃｅの場合はＶＢＡ（Ｖｉｓｕａｌ  Ｂａｓｉｃ  ｆｏｒ  Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎｓ）マクロを使うことにより実現可能である。編集用ビューワがアクティブウィンドウになっておらず、他のウインドウがアクティブの場合は、編集時間としてカウントアップしない。編集が終了するまでアクティブウィンドウの判定を繰り返す（Ｓ１４１１）。編集が終了となった場合、編集時間の取得は終了する（Ｓ１４１２）。更新した文書データの実体と編集時間をサーバ端末１０２へ送信する（１４１３）。クライアント端末１０１は、開いていた編集用ビューワを閉じる（Ｓ１４１４）。サーバ端末１０２は、更新された文書データを受信し（Ｓ１４１５）、後述する重要度の算出1を実行する（Ｓ１４１６）。ページテーブル１００１を参照し、文書の中で最も重要度の大きな数値のページをサムネイル画像として、ページテーブル１００１の「サムネイル画像」１０１７に指定する（Ｓ１４１７）。更新されたサムネイルデータをクライアント端末１０１へ送信する（Ｓ１４１８）。クライアント端末は、更新されたサムネイルデータを受信し（Ｓ１４１９）、図３の文書表示領域３０５において、更新したサムネイルを表示する。
【００８０】
なお、本実施例では、重要度の算出とサムネイル変更手段をサーバ端末１０２で実行したが、クライアント端末１０１で実行しても良い。この場合は、編集時間の取得終了後、クライアント端末１０１が重要度の算出とサムネイルの変更を行い、サーバ端末１０２へ変更した文書の実体とテーブル情報、文書のサムネイルを送信する。
【００８１】
次に、読取モードで文書を開く場合の処理フローを図１３で説明する。  メモリ２１１に保存している文書情報から、文書のファイル形式を取得する（Ｓ１５０１）。ファイル形式がＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ、ＢＭＰなどのイメージ文書である場合、図６の文書管理システムの読取専用ビューワを起動する（Ｓ１５０４）。ＰＤＦ文書である場合、イメージ文書と同様に、図６の読取専用ビューワを起動する（Ｓ１５０３）。
【００８２】
その後、読取専用ビューワのページビューに、サムネイルに指定されているページが初期ページとして表示される（Ｓ１５０５）。この時に、図６の読取専用ビューワのサムネイルビュー領域では、ページビューに表示されているページのサムネイルが強調表示される。文書が開かれた時点から、文書のページごとに閲覧時間をカウントアップする（Ｓ１５０６）。
【００８３】
文書のファイル形式がイメージまたはＰＤＦではなく他のアプリケーション形式の場合、アプリケーション専用のビューワを起動する（Ｓ１５０２）。アプリケーションの機能において、読取専用形式で文書を開くことができる場合は、読取専用形式で文書を開く。例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｗｏｒｄ（登録商標）文書の場合、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｗｏｒｄを起動し、文書を開く（Ｓ１５１８）。Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｆｆｉｃｅのように、アドイン機能（ソフトウエアに後付けで追加できる拡張機能）がある場合は、図７に示すアドインツール７０４を追加することによりアプリケーションビューワで文書を閲覧している時間を計測する（Ｓ１５１９）。
【００８４】
読取専用ビューワがアクティブウィンドウになっているかを判定する（Ｓ１５０７）。アクティブウィンドウの場合は、閲覧中のページ情報を取得し、編集時間をカウントアップする（Ｓ１５０８）。閲覧中のページ情報の取得やアクティブウィンドウの取得は、閲覧モードのフローと同じで、Ｏｆｆｉｃｅの場合はＶＢＡマクロを使うことにより実現可能である。これにより編集時間が更新される。      
【００８５】
読取専用ビューワがアクティブウィンドウになっておらず、他のウインドウがアクティブの場合は、閲覧時間をカウントアップしない。閲覧が終了となるまでアクティブウィンドウの判断を繰り返す（Ｓ１５０９）。閲覧が終了となった場合、閲覧時間の取得は終了する（Ｓ１５１０）。クライアント端末１０１は閲覧時刻をサーバ端末１０２へ送信する（Ｓ１５１１）。クライアント端末は、開いていた読取専用ビューワを閉じる（Ｓ１５１２）。サーバ端末１０２は文書データを受信し（Ｓ１５１３）、後述する重要度の算出２を実行する（Ｓ１５１４）。サーバ端末１０２はページテーブル１００１を参照し、文書の中で最も重要度の大きな数値のページをサムネイル画像として、ページテーブル１００１の「サムネイル画像」１０１７に指定する（Ｓ１５１５）。更新されたサムネイルデータをクライアント端末１０１へ送信する（Ｓ１５１６）。クライアント端末１０１は更新されたサムネイルデータを受信し（Ｓ１５１７）、文書表示領域３０５において、更新したサムネイルを表示する。      
【００８６】
文書を編集モードで開いたときの重要度の算出1のフローを図１４を用いて説明する。  編集した文書がワークフロー実行中（登録）の文書かを判断する（Ｓ１６０１）。  文書テーブル９０１のワークフロー実行状態９１１の項目に「実行中」を意味する値が保存されていれば、ワークフロー実行中である。逆に何の値も保存されていなければ、ワークフロー未実行である。
【００８７】
ワークフロー実行中の場合、クライアント端末１０１から取得した編集時間をページごとにページテーブル１００１に加算する（Ｓ１６０２）。例えば、文書ＩＤ１００３「００００１」の1ページを２分編集し、３ページを３０秒編集した場合、その該当テーブルの「編集時間」項目に編集時間を加算し、図１６のようにテーブルを変更する。ワークフロー実行中の文書は一連のフローを継続しているので、どのページが重要であるかもそのワークフロー全体で判断されるべきであるため、ワークフロー実行中は「編集時間」を累計することとなる。また、編集時間はワークフローを実行する複数のユーザが操作することによって決定（更新）される値（操作値）である。なお、時間の加算については、２９秒編集していても、３０秒として加算するように構成しても良い。つまり、加算するという累計処理では秒数に誤差が生じることがあってもよい。      
【００８８】
編集した文書がワークフロー実行中の文書か否かの判断において、ワークフローが実行中で無ければ、該当文書のページテーブル１００１の編集時間１００９をリセットし０に戻す（Ｓ１６０３）。つまり、編集時間は現在文書を編集しているユーザの操作した値によってのみ決定（更新）される値（操作値）である。リセットされたページテーブル１００１に対して、クライアント端末１０１が取得した編集時間をページごとに保存する（Ｓ１６０４）。サーバ端末１０２はデータベース１０３に保持されている優先条件を取得する（Ｓ１６０５）。優先条件は、予めサムネイル決定条件画面８０１にて設定されており、データベース１０３に保存されている。優先順位の数値の小さいほうから順に予め定められた重要度倍率をもとに重要度の計算を行う（Ｓ１６０６）。  すべての優先順位が終了するまで優先条件の取得と重要度の算出を繰り返す（Ｓ１６０７）。      
【００８９】
重要度の決定方法として、例えば、優先条件を編集時間だけに設定した場合、編集時間が長いページから順に最も大きな数値をページテーブル１００１の重要度１０１９にセットする。要するに、最も編集時間が長いページがサムネイルとなる。      
【００９０】
また、別の例として、優先条件を３つ指定した場合、優先順位の高いほうから倍率を３、２、１として重要度を計算する。また、１文書の中でどのページが重要かを示す値を重要度係数と定義する。閲覧時間や編集時間は、より長いページのほうが使用者がより注目しているページであり特徴的な文書であると判断し、重要度係数は大きくなる。アノテーション数は、アノテーションの数が多いほど、その文書を他の担当者に見せたり、自分が見たり、メモ書きとして利用したりするということにより、より重要なページと判断できるため、重要度係数は大きくなる。      
【００９１】
すべての優先順位の処理が終了したら、重要度係数と重要度倍率を乗算した値を合算して重要度総数を求め、ページテーブル１００１の重要度１０１９を更新する（Ｓ１６０８）。重要度１０１９が一番大きなページが、その文書の中で最も特徴的なページと判断し、そのページをサムネイルと判断する。
【００９２】
文書を読み取りモードで開いたときの重要度の算出２のフローを図１５を用いて説明する。  閲覧した文書がワークフロー実行中の文書かを判断する（Ｓ１７０１）。ワークフロー実行中の場合、クライアント端末１０１から取得した閲覧時間をページごとにページテーブル１００１に加算する（Ｓ１７０２）。重要度の算出１と同様に、ワークフロー実行中の文書は一連のフローを継続しているので、「閲覧時間」を加算する。ワークフローが実行中で無ければ、該当文書のページテーブル１００１の閲覧時間１００７をリセットし、０に戻す（Ｓ１７０３）。リセットされたページテーブル１００１の閲覧時間１００７に、クライアント端末１０１から取得した閲覧時間をページごとに保存する（Ｓ１７０４）。なお、閲覧時間はユーザが操作することによって決定される操作値である。
【００９３】
サーバ端末１０２で保持されている優先条件を取得し（Ｓ１７０５）、重要度の計算を行い（Ｓ１７０６）、この処理を全優先順位が終了するまで繰り返す（Ｓ１７０７）フローは、編集モードの処理と同じなので説明を省く。
【００９４】
すべての優先順位の処理が終了したら、重要度１０１９の更新を行い（Ｓ１７０８）、重要度総数が一番大きなページが、その文書の中で最も特徴的なページと判断し、そのページをサムネイルと判断する。
【００９５】
以上説明したように、本実施形態によれば、文書の最も特徴的なページを自動でサムネイルとすることができるので、使用者がサムネイルの変更や文書を開く操作をすること無く目的の文書を特定でき、文書の特定が容易となり、作業効率向上に繋がる。
また、サーバ／クライアント間のデータ通信を行う際に、文書の全ページのサムネイル情報を送信せず、重要度の高いページ分のみ送信することで、ネットワークを流れるデータ量も減らせる。サーバ上に作成するサムネイルのページを重要度の高いページにすることにより、サーバのデータ容量も減らすことができる。
【００９６】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００９７】
以上、添付図面を参照しながら、本発明に係る文書管理システム等の好適な実施形態について説明したが、本発明はかかる例に限定されない。当業者であれば、本願で開示した技術的思想の範疇内において、各種の変更例又は修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。
【図面の簡単な説明】
【００９８】
【図１】本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示す図
【図２】本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図
【図３】本発明の実施形態の文書管理システムのユーザインタフェースのメインウィンドウの概略構成を示す図
【図４】本発明の実施形態のメインウィンドウから開かれる編集用ビューワの概略構成を示す図
【図５】本発明の実施形態のメインウィンドウにおいて、表示されるポップアップメニュー５０１を示す図
【図６】本発明の実施形態のメインウィンドウから開かれる読取専用ビューワの概略構成を示す図
【図７】本発明の実施形態のアプリケーションビューワの一例を示す図
【図８】本発明の実施形態のサムネイル決定条件を指定する設定画面の一例を示す図
【図９】本発明の実施形態の文書テーブル９０１とページテーブル１００１の一例を示す図
【図１０】本発明の実施形態の文書管理システムで文書を登録する際の基本的な処理フローチャート
【図１１】本発明の実施形態の文書管理システムに保存された文書をクライアント端末１０１から閲覧する際のフローチャート
【図１２】本発明の実施形態における文書を編集モードで開く場合の処理フローチャート
【図１３】本発明の実施形態における文書を読取モードで開く場合の処理フローチャート
【図１４】文書を編集モードで開いた場合の重要度の算出処理フローチャート
【図１５】文書を読取モードで開いた場合の重要度の算出処理フローチャート
【図１６】変更後の文書テーブル９０１とページテーブル１００１の一例を示す図
【図１７】クライアント端末１０１とサーバ端末１０２のソフトウエア構成図
【符号の説明】
【００９９】
１０１………クライアント端末  １０２………サーバ端末  １０３………データベース  １０４………ＬＡＮ  １０５………ＦＡＸ  ８０１………サムネイル決定条件画面  ８０２………優先順位ビュー  ８０３………項目選択ビュー  ８０４………矢印ボタン  ９０１………文書テーブル  ９０３………文書ＩＤ  ９０５………文書名  ９０７………ファイル形式  ９０９………サムネイルページ  ９１１………ワークフロー実行状態  ９１３………最終閲覧ページ  １００１………ページテーブル  １００３………文書ＩＤ  １００５………ページ番号  １００７………閲覧時間  １００９………編集時間  １０１１………アノテーション数  １０１３………フォントサイズ  １０１５………参照回数  １０１７………サムネイル画像  １０１９………重要度
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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