(57)【要約】【課題】文書データの期限管理を効率化すること。【解決手段】期限管理装置２の期限算出部２４で、イベント入力部２１が入力を受け付けたイベントの種別からイベント発生時刻を起点として所定時間を加算する旨の期限算出式を選択し、選択した期限算出式に対してイベント入力部２１が入力を受け付けたイベント発生時刻を代入することで、イベントに対する期限算出結果を計算し、旧文書管理テーブル１３ａに格納されている文書データの属性情報を読み取って、イベント入力部２１が入力を受け付けた文書データの属性情報と一致するときに、その文書データの属性情報に対応する期限算出結果を、その文書データの期限とする。【選択図】図１
2010250371.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データの期限を管理する文書管理装置であって、
前記文書管理装置は、記憶手段と、イベント入力部と、期限算出部と、を有し、
前記記憶手段は、文書データごとに、その文書データのＩＤと、文書データの属性情報と、文書データの所在位置と、を対応づける対応情報を格納しており、
前記イベント入力部は、イベントの種別と、イベントの発生時刻と、イベントに該当する文書データの属性情報と、を対応づけて入力を受け付け、
前記期限算出部は、
前記イベント入力部が入力を受け付けたイベントの種別からイベント発生時刻を起点として所定時間を加算する旨の期限算出式を選択し、
前記選択した期限算出式に対して前記イベント入力部が入力を受け付けたイベント発生時刻を代入することで、イベントに対する期限算出結果を計算し、
前記文書管理装置の記憶手段に格納されている文書データの属性情報を読み取って、前記イベント入力部が入力を受け付けた文書データの属性情報と一致するときに、その文書データの属性情報に対応する前記期限算出結果を、その文書データの期限とすることを特徴とする
文書管理装置。
【請求項２】
前記文書管理装置は、さらに、文書移行部を有し、
前記文書移行部は、前記期限算出部が算出した文書データの期限を現在時刻が超過しているか否かを判定し、超過していない文書データを、文書管理装置の記憶手段に格納されている文書データの所在位置とは別の所在位置へと、文書データをデータコピーすることを特徴とする
請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記文書移行部は、さらに、データコピーする文書データについて、前記文書管理装置の記憶手段に格納されている前記対応情報もデータコピーすることを特徴とするを特徴とする
請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
文書データの期限を管理する文書管理装置による文書管理方法であって、
前記文書管理装置は、記憶手段と、イベント入力部と、期限算出部と、を有し、
前記記憶手段は、文書データごとに、その文書データのＩＤと、文書データの属性情報と、文書データの所在位置と、を対応づける対応情報を格納しており、
前記イベント入力部は、イベントの種別と、イベントの発生時刻と、イベントに該当する文書データの属性情報と、を対応づけて入力を受け付け、
前記期限算出部は、
前記イベント入力部が入力を受け付けたイベントの種別からイベント発生時刻を起点として所定時間を加算する旨の期限算出式を選択し、
前記選択した期限算出式に対して前記イベント入力部が入力を受け付けたイベント発生時刻を代入することで、イベントに対する期限算出結果を計算し、
前記文書管理装置の記憶手段に格納されている文書データの属性情報を読み取って、前記イベント入力部が入力を受け付けた文書データの属性情報と一致するときに、その文書データの属性情報に対応する前記期限算出結果を、その文書データの期限とすることを特徴とする
文書管理方法。
【請求項５】
前記文書管理装置は、さらに、文書移行部を有し、
前記文書移行部は、前記期限算出部が算出した文書データの期限を現在時刻が超過しているか否かを判定し、超過していない文書データを、文書管理装置の記憶手段に格納されている文書データの所在位置とは別の所在位置へと、文書データをデータコピーすることを特徴とする
請求項４に記載の文書管理方法。
【請求項６】
前記文書移行部は、さらに、データコピーする文書データについて、前記文書管理装置の記憶手段に格納されている前記対応情報もデータコピーすることを特徴とするを特徴とする
請求項５に記載の文書管理方法。
【請求項７】
請求項４ないし請求項６に記載の文書管理方法を、コンピュータである前記文書管理装置に実行させるための文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理方法、および、文書管理プログラムの技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、文書データを保存・管理する文書管理装置は、電子計算機、情報記憶装置といった情報機器およびその情報機器上で動作するプログラム（オペレーティング・システム、サーバ・プログラム、ＤＢＭＳ（Data Base Management System）など）で実現されている。文書管理装置を構成する情報機器は、経年劣化に伴う故障や情報処理量の増加等を原因とする性能低下を回避することを目的として、数年（一般的には５年程度）の間隔で、新しい情報機器へと更新される。
【０００３】
情報機器というハードウェアの更新に伴い、その情報機器内で保管されている文書データも、新しい情報機器へと移行する必要がある。この文書データの移行処理において、古い情報機器内の全ての文書データをそのまま新しい情報機器へとコピーする方式が一般的である。
【０００４】
一方、保存期限を超過した文書データを移行しないことにより、不要な文書データの蓄積を原因とする情報記録装置の記録容量の不必要な消費や、その消費に伴う情報処理量の増加を原因とする情報処理能力の不必要な消費を抑制できる。
【０００５】
特許文献１には、保管・管理している文書データの保存期限の管理機能を有する文書管理装置が、開示されている。この文書管理装置は、文書データの登録時にユーザがその文書データの保存期限を入力すると、保存期限を超過した文書を検出する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００６−３４３９６４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
文書データの保存期限の管理をユーザの手作業に依存することは、ユーザに多大な負担を強いることになる。まず、文書データの登録時に、ユーザが文書データごとの保存期限を入力する手間は、大きい。
【０００８】
次に、文書データの登録時には、文書データの保存期限が未確定であるケースもある。このような保存期限が未確定のケースでは、特許文献１の文書管理装置に対しては文書データの登録が拒否されてしまうので、ユーザに不便を強いる。
【０００９】
そこで、本発明は、前記した問題を解決し、文書データの期限管理を効率化することを、主な目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
前記課題を解決するために、本発明は、文書データの期限を管理する文書管理装置であって、
前記文書管理装置が、記憶手段と、イベント入力部と、期限算出部と、を有し、
前記文書管理部が、文書データごとに、その文書データのＩＤと、文書データの属性情報と、文書データの所在位置と、を対応づける対応情報を格納しており、
前記イベント入力部が、イベントの種別と、イベントの発生時刻と、イベントに該当する文書データの属性情報と、を対応づけて入力を受け付け、
前記期限算出部が、
前記イベント入力部が入力を受け付けたイベントの種別からイベント発生時刻を起点として所定時間を加算する旨の期限算出式を選択し、
前記選択した期限算出式に対して前記イベント入力部が入力を受け付けたイベント発生時刻を代入することで、イベントに対する期限算出結果を計算し、
前記文書管理装置の記憶手段に格納されている文書データの属性情報を読み取って、前記イベント入力部が入力を受け付けた文書データの属性情報と一致するときに、その文書データの属性情報に対応する前記期限算出結果を、その文書データの期限とすることを特徴とする。
その他の手段は、後記する。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、文書データの期限管理を効率化することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の一実施形態に関する文書管理システム（文書管理装置）を示す構成図である。
【図２】本発明の一実施形態に関する移行装置内の各データの詳細を示す構成図である。
【図３】本発明の一実施形態に関する期限管理装置内の各データの詳細を示す構成図である。
【図４】本発明の一実施形態に関する文書管理システムの処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明の一実施形態を、図面を参照して詳細に説明する。
【００１４】
図１は、文書管理システム（文書管理装置）を示す構成図である。文書管理システムは、移行装置１と、期限管理装置２とがネットワークで接続されて構成される。
移行装置１および期限管理装置２は、それぞれＣＰＵおよびメモリを有し、入力装置および表示装置とそれぞれ接続されるコンピュータとして構成される。
ＣＰＵは、メモリに格納されている各処理部を構成するためのプログラムを読み込んで実行する。
メモリには、各処理部を構成するためのプログラムと、各処理部が処理する各データとが格納される。
入力装置は、キーボードやマウスなどで構成され、ユーザからデータの入力を受け付ける。
表示装置は、ディスプレイなどで構成され、各処理部の処理結果を表示する。
【００１５】
期限管理装置２は、イベント入力部２１と、イベントテーブル２２と、期限算出式テーブル２３と、期限算出部２４と、期限管理テーブル２５と、を有する。
イベント入力部２１は、発生したイベントおよびその発生時刻の入力を受け付けてイベントテーブル２２に登録する。
期限算出部２４は、期限算出式テーブル２３の期限算出式に対して、イベントテーブル２２のイベントの情報を代入することにより期限を算出し、その結果を期限管理テーブル２５に格納する。
【００１６】
移行装置１は、旧文書データ１２ａおよび旧文書管理テーブル１３ａを格納する旧文書管理部１１ａと、新文書データ１２ｂおよび新文書管理テーブル１３ｂを格納する新文書管理部１１ｂと、文書移行部１６と、移行管理テーブル１７と、を有する。
【００１７】
旧文書データ１２ａは、あからじめ移行装置１内に登録されている移行候補の文書データである。この旧文書データ１２ａの保存期限は、移行装置１への登録時点では保存期限が不明であることもあるため、入力を省略することができる。旧文書管理テーブル１３ａは、旧文書データ１２ａの文書ごとにその属性などの文書を示す情報を管理するテーブルである。
新文書データ１２ｂは、旧文書データ１２ａから保存期限内の文書データを選別して移行（データコピー）したものである。新文書管理テーブル１３ｂは、新文書データ１２ｂの文書ごとにその属性などの文書を示す情報を管理するテーブルである。
【００１８】
文書移行部１６は、旧文書管理テーブル１３ａに登録されている旧文書データ１２ａの属性情報を検索キーとして期限管理テーブル２５から該当する期限を検索し、その結果を移行管理テーブル１７に登録する。そして、文書移行部１６は、旧文書データ１２ａの文書ごとに現在時刻と期限時刻とを照合することにより、期限時刻を超過していない文書を特定し、その特定した文書を新文書データ１２ｂへと移行（データコピー）するとともに、その特定した文書の属性情報を旧文書管理テーブル１３ａから新文書管理テーブル１３ｂへとデータコピーする。
【００１９】
図２は、移行装置１内の各データの詳細を示す構成図である。
【００２０】
旧文書管理テーブル１３ａは、文書番号と、文書記憶先と、版数と、文書名と、顧客名と、製品名と、文書分類と、を対応づけて構成する。
文書番号は、文書を特定するためのＩＤであり、移行装置１が文書ごとに連番として発行する番号である。
文書記憶先は、文書の格納先を示すパスであり、格納先の装置名（例えば、PC1）と、その装置内の格納先のフォルダ（例えば、\Y\Z\1234）とを文字列として連結した記法で記述される。この文書記憶先のパスは、移行装置１が、未使用の記憶領域を示すパスを文書ごとに割り当てる。
版数は、文書のバージョン番号であり、ユーザから入力される情報である。
文書名は、文書のタイトルであり、ユーザから入力される情報である。
顧客名、製品名、および、文書分類は、それぞれ文書の属性情報であり、ユーザから入力される情報である。これらの文書の属性情報は、他のテーブルでも記述される情報であるため、ユーザから直接文字入力させるよりも、属性情報のリストからユーザに選択させることが、スペルミスの発生を抑制する上で好ましい。
【００２１】
移行管理テーブル１７は、旧文書データ１２ａの文書ごとに、その文章を移行するか否かを示すテーブルである。移行管理テーブル１７は、文書番号と、期限算出結果と、移行可否と、を対応づけて構成する。
文書番号は、旧文書管理テーブル１３ａのものと同じである。
期限算出結果は、文書ごとの保存期限を示す。つまり、保存期限内の文書データは、移行対象である。この期限算出結果は、期限管理テーブル２５の期限算出結果（図３で後記する）からコピーしたものでもよいし、旧文書データ１２ａの登録時に、その登録する文書データを示す旧文書管理テーブル１３ａの文書属性の入力とともに入力された保存期限としてもよい。
移行可否は、文書ごとに移行するか否かを示す。つまり、現在時刻（図２では、2009/4/1時点）よりも期限算出結果の保存期限が時間的に後であるときには、移行する（図２では、「○」）ことにする。
【００２２】
新文書管理テーブル１３ｂは、旧文書管理テーブル１３ａから移行管理テーブル１７を基にした移行結果を示すテーブルであり、その形式は新文書管理テーブル１３ｂと同じである。
文書番号がＰ１〜Ｐ４のレコードは、移行管理テーブル１７において移行可否が「○する」であるため、旧文書管理テーブル１３ａにも新文書管理テーブル１３ｂにも存在する。
文書番号がＰ５のレコードは、移行管理テーブル１７において移行可否が「×しない」であるため、旧文書管理テーブル１３ａには存在するが新文書管理テーブル１３ｂには存在しない。
【００２３】
図３は、期限管理装置２内の各データの詳細を示す構成図である。
【００２４】
イベントテーブル２２は、イベント名と、イベント発生時刻と、顧客名と、製品名と、を対応づけて構成する。なお、イベントとは、文書データの属性情報（製品名など）に関連する出来事である。イベントの一例として、製品名が示す製品のライフサイクルにおける節目の出来事として、製品の製造完了や、製品引渡などが挙げられる。
イベント名およびイベント発生時刻は、発生したイベントを示す情報である。
顧客名および製品名は、発生したイベントが対象とする文書データの属性情報である。
例えば、イベントテーブル２２の１行目のレコードは、「ユーザＵ１」の顧客に対して納める予定の「製品Ｍ０」について、「製造完了」というイベントが「2007/12/25」に発生した旨を示す。
【００２５】
期限算出式テーブル２３は、文書分類と、期限算出式と、を対応づけて構成する。
文書分類は、文書データの属性情報の一例であり、対応する期限算出式が文書分類ごとに異なっている。なお、文書分類の数（文書属性の種類数）は、文書データの数（実データのファイル数）よりも少ないため、個々の文書データの期限を直接入力する手間よりも、期限算出式テーブル２３を文書分類のレコード分だけあらかじめ作成する手間のほうが少なくて済む。
期限算出式は、イベント名ごとのイベント発生時刻を引数とする関数である。例えば、期限算出式は、イベント発生時刻を起点とする経過時間で表現される。
【００２６】
まず、期限算出式テーブル２３の１行目のレコードは、文書分類が「見積仕様書」である文書データについて、イベント名「製品引渡」のイベント発生時刻を「Ｘ」とすると、期限算出式「Ｘ＋１（年）」を計算することにより、その文書データの期限を算出する旨が記載されている。つまり、「見積仕様書」に分類される文書データの保存期限が、「引渡し後１年」であることを意味する。
【００２７】
一方、期限算出式テーブル２３の２行目のレコードは、文書分類が「設計変更通知書」である文書データについて、期限算出式「Ｘ＋０（年）」を計算することにより、その文書データの期限を算出する旨が記載されている。つまり、１行目のレコードと２行目のレコードとでは、同じイベント名「製品引渡」のイベント発生時刻「Ｘ」を用いていても、期限算出式がそれぞれ異なるので、それぞれの期限算出結果が互いに異なる。
【００２８】
期限管理テーブル２５は、イベントテーブル２２が示す情報（イベント名、イベント発生時刻、顧客名、製品名）と、期限算出式テーブル２３が示す文書分類と、期限算出式テーブル２３が示す期限算出式の期限算出結果を対応づけて構成する。
例えば、期限管理テーブル２５の１行目のレコードは、イベントテーブル２２の３行目のレコードが示すイベント（製品引渡）の発生により、作成されるレコードである。そのため、期限管理テーブル２５の１行目のレコードの左側４列に、イベントテーブル２２の３行目のレコードをコピーする。
そして、製品引渡時刻は、イベント（製品引渡）のイベント発生時刻であるので、「2008/08/20」である。以下、期限算出式テーブル２３のレコードの内の製品引渡時刻Ｘを引数とするレコードごとに、期限算出結果を計算する。
【００２９】
見積仕様書の期限算出式「Ｘ＋１（年）」に対して、製品引渡時刻「2008/08/20」を代入することで、期限算出結果「2009/08/20」を得る。
設計変更通知書の期限算出式「Ｘ＋０（年）」に対して、製品引渡時刻「2008/08/20」を代入することで、期限算出結果「2008/08/20」を得る。
契約関係資料の期限算出式「Ｘ＋５（年）」に対して、製品引渡時刻「2008/08/20」を代入することで、期限算出結果「2013/08/20」を得る。
打ち合わせ議事録の期限算出式「Ｘ＋０（年）」に対して、製品引渡時刻「2008/08/20」を代入することで、期限算出結果「2008/08/20」を得る。
【００３０】
図４は、文書管理システムの処理を示すフローチャートである。
【００３１】
Ｓ１１として、移行装置１は、旧文書データ１２ａおよび旧文書管理テーブル１３ａの入力を受け付ける。ここで、前記したように、旧文書管理テーブル１３ａの文書番号および文書記憶先は、それぞれ移行装置１が未使用のものを割り当てるので、ユーザが入力する必要はない。一方、旧文書データ１２ａおよび旧文書管理テーブル１３ａの他の属性情報は、ユーザが入力する情報である。
例えば、旧文書管理テーブル１３ａの１行目のレコード「文書番号＝Ｐ１」は、３つの属性情報（顧客名＝ユーザＵ１、製品名＝製品Ｍ０、文書分類＝見積仕様書）が、ユーザから入力されている。
【００３２】
Ｓ１２として、イベント入力部２１は、発生したイベントおよびその発生時刻の入力を受け付けてイベントテーブル２２に登録する。
例えば、イベントテーブル２２の３行目のレコードは、「ユーザＵ１」の顧客に対して納める予定の「製品Ｍ０」について、「製造引渡」というイベントが「2008/08/20」に発生した旨を示す。つまり、製品引渡時刻Ｘは、「2008/08/20」である。
【００３３】
Ｓ１３として、期限算出部２４は、期限算出式テーブル２３の期限算出式に対して、イベントテーブル２２のイベントの情報（イベント名に対応するイベント発生時刻）を代入することにより期限を算出し、その結果を期限管理テーブル２５に格納する。この期限管理テーブル２５への格納処理は、イベントテーブル２２の全てのレコードに対して実行される。
例えば、期限管理テーブル２５の１行目のレコードは、見積仕様書の期限算出式「Ｘ＋１（年）」に対して、製品引渡時刻「2008/08/20」を代入することで、期限算出結果「2009/08/20」を得た結果を示す。
なお、期限算出式テーブル２３の期限算出式が、ユーザの編集処理などにより変更されることもある。このときには、変更後の期限算出式を用いて、Ｓ１３以降の処理を再計算すればよい。
【００３４】
Ｓ１４として、文書移行部１６は、旧文書管理テーブル１３ａに登録されている旧文書データ１２ａの属性情報を検索キーとして期限管理テーブル２５から該当する期限を検索し、その結果を移行管理テーブル１７に登録する。
例えば、旧文書管理テーブル１３ａの１行目のレコード「文書番号＝Ｐ１」は、３つの属性情報（顧客名＝ユーザＵ１、製品名＝製品Ｍ０、文書分類＝見積仕様書）を含んでいる。そして、この３つの属性情報が一致する期限管理テーブル２５のレコードは、１行目のレコードであり、そのレコードの期限算出結果は「2009/08/20」である。よって、文書移行部１６は、「文書番号＝Ｐ１」の「期限算出結果＝2009/08/20」を、移行管理テーブル１７の１行目のレコードに登録する。
【００３５】
Ｓ１５として、文書移行部１６は、旧文書データ１２ａの文書ごとに現在時刻と期限時刻とを照合することにより、期限時刻を超過していない文書を特定する。
例えば、文書移行部１６は、現在時刻が「2009/4/1」であるときには、移行管理テーブル１７の１行目のレコードでは、「文書番号＝Ｐ１」の「期限算出結果＝2009/08/20」を超過していないため、対応する移行可否列には、「○する」を代入する。
【００３６】
Ｓ１６として、文書移行部１６は、Ｓ１５で特定した文書を新文書データ１２ｂへと移行（データコピー）するとともに、その特定した文書の属性情報を旧文書管理テーブル１３ａから新文書管理テーブル１３ｂへとデータコピーする。
例えば、文書移行部１６は、移行管理テーブル１７の１行目のレコード「文書番号＝Ｐ１」の移行可否列が「○する」であるため、旧文書管理テーブル１３ａの１行目のレコード「文書番号＝Ｐ１」が示す「Ａ仕様書」を、旧文書データ１２ａから新文書データ１２ｂへと移行する。
【００３７】
以上説明した本実施形態では、移行管理テーブル１７の移行可否列が「×しない」である、保存期限を超過した文書データを移行しないことで、旧文書データ１２ａから新文書管理部１１ｂへの不必要な文書データの蓄積を回避することができ、新文書データ１２ｂの記憶領域の消費量を抑制できるとともに、新文書管理テーブル１３ｂのレコード数も抑制できる。
新文書データ１２ｂのデータ量の削減により、その文書データの保守・運用にかかる費用を低減することができる。新文書管理テーブル１３ｂのレコード数が少なくなることで、新文書管理テーブル１３ｂへのデータアクセスに関する性能低下を抑止できる。つまり、費用効率の高い投資とユーザ・エクスペリエンスの向上を実現できる。
ここで、旧文書管理テーブル１３ａ内の文書データの属性情報として文書データの保存期限を設定する代わりに、期限算出式テーブル２３の期限算出式から文書データの保存期限を求めることにより、保存期限の管理コストを大幅に削減できる。
【符号の説明】
【００３８】
１      移行装置
２      期限管理装置
１１ａ  旧文書管理部
１２ａ  旧文書データ
１３ａ  旧文書管理テーブル
１１ｂ  新文書管理部
１２ｂ  新文書データ
１３ｂ  新文書管理テーブル
１６    文書移行部
１７    移行管理テーブル
２１    イベント入力部
２２    イベントテーブル
２３    期限算出式テーブル
２４    期限算出部
２５    期限管理テーブル
【図１】
2010250371.tif 000003
【図２】
2010250371.tif 000004
【図３】
2010250371.tif 000005
【図４】
2010250371.tif 000006