(57)【要約】【課題】複数の文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版を一元的に参照できるようにする。【解決手段】各文書管理システム１００ａ、１００ｂは、電子文書及び電子文書に関する情報をデータベース１０１に保存して管理する管理部１０２と、電子文書及び電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する更新部１０３と、電子文書及び電子文書に関する情報の更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として送信する送信制御部１０４とを備え、文書参照管理装置２００は、各文書管理システム１００ａ、１００ｂから受信した差分情報に基づいて、各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーをデータベース２０３に保存し、管理する管理部２０１を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を管理する複数の文書管理システムと、
前記複数の文書管理システムが管理する電子文書のコピーをクライアント端末で参照できるように管理する文書参照管理装置とを備えた文書参照システムであって、
前記各文書管理システムは、
電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する管理手段と、
前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する更新手段と、
前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として前記文書参照管理装置に送信する送信制御手段とを備え、
前記文書参照管理装置は、
前記各文書管理システムから受信した差分情報に基づいて、前記各文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーを記憶手段に保存し、前記クライアント端末で参照できるように管理する管理手段を備えたことを特徴とする文書参照システム。
【請求項２】
前記文書参照管理装置は、前記各文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーを所定のデータ形式に変換して前記記憶手段に保存することを特徴とする請求項１に記載の文書参照システム。
【請求項３】
前記電子文書に関する情報には、電子文書ごと及び各電子文書の改訂ごとに作成した文書情報が含まれることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書参照システム。
【請求項４】
前記電子文書に関する情報には、電子文書のアドレス情報が含まれることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書参照システム。
【請求項５】
前記電子文書に関する情報には、文書間リンク情報が含まれることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書参照システム。
【請求項６】
前記電子文書に関する情報には、削除された電子文書を管理する削除文書管理情報が含まれることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の文書参照システム。
【請求項７】
前記文書参照管理装置は、予め設定された検索条件で検索される電子文書をまとめて管理する検索条件管理情報を保有することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の文書参照システム。
【請求項８】
電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する管理手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する更新手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として送信する送信制御手段とを備えた複数の文書管理システムに接続する文書参照管理装置であって、
前記各文書管理システムから受信した差分情報に基づいて、前記各文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーを記憶手段に保存し、クライアント端末で参照できるように管理する管理手段を備えたことを特徴とする文書参照管理装置。
【請求項９】
電子文書を管理する文書管理システムであって、
電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する管理手段と、
前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する更新手段と、
前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として送信する送信制御手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項１０】
電子文書を管理する複数の文書管理システムと、
前記複数の文書管理システムが管理する電子文書のコピーを参照端末で参照できるように管理する文書参照管理装置とを備えた文書参照システムによる文書参照方法であって、
前記各文書管理システムが、
電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する手順と、
前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する手順と、
前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として前記文書参照管理装置に送信する手順とを行い、
前記文書参照管理装置が、
前記各文書管理システムから受信した差分情報に基づいて、前記各文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーを記憶手段に保存し、前記参照端末で参照できるように管理する手順を行うことを特徴とする文書参照方法。
【請求項１１】
電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する管理手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する更新手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として送信する送信制御手段とを備えた複数の文書管理システムに接続する文書参照管理装置を制御するためのプログラムであって、
前記各文書管理システムから受信した差分情報に基づいて、前記各文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーを記憶手段に保存し、参照端末で参照できるように管理する処理をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
電子文書を管理する文書管理システムを制御するためのプログラムであって、
電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する処理と、
前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する処理と、
前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として送信する処理とをコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の文書管理システムが管理する電子文書を一元的に参照できるようにする文書参照システム及び方法、文書参照管理装置、文書管理システム、並びにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子化された文書（電子文書）を記憶媒体に保存し、管理する文書管理システムについては多くの提案がなされており、電子文書間にリンクを張ることも行われている（特許文献１、２等を参照）。
【０００３】
文書間のリンクに関して、例えば特許文献１には、リンク元の文書とリンク先の文書とをリンクする文書リンクを前記両文書の文書情報の検索により決定するための条件であるリンク成立条件を記述する抽象リンクを、対象となる文書中に記述することで前記文書リンクを表現することが提案されている。これによれば、ひとつの抽象リンクを記述することで複数の文書リンクを表現することが可能となるので、文書リンクを記述する労力を低減し、記述する文書のサイズを低減することができる。
【０００４】
また、例えば特許文献２には、文書管理コンピュータが管理する文書に対して、文書検索コンピュータが文書間の関連付けを行い、ナレッジ管理コンピュータがその関連性（リンク）を管理することが提案されている。これによれば、文書間のリンクの表示をリンク設定者または検索者が制御可能なことより、関連文書の検索が容易になる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００１−１３４６０６号公報
【特許文献２】特開２００２−１１７０７４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
改訂版だけでなく、それ以前の電子文書も管理する文書管理システムでは、改訂前の電子文書にリンクが張られている場合、都度人がリンクを更新しなおす必要があった。電子文書を廃止する場合も同様に都度人がリンクを更新しおなす必要があり、そうしなかった場合、ページが表示されなかったり、見つかりません等のように曖昧な文言で表示されたりする。
【０００７】
同じ文書管理システム内で常に最新版とリンクを張るように工夫することは可能であるが、他の文書管理システムが管理する電子文書の最新版だけを常にリンクして参照したい場合は、都度最新版であるか否かを確認しなければならない。
【０００８】
また、複数の文書管理システムが管理する電子文書を参照する場合、外部端末から各文書管理システムにそれぞれログインしなければならず、その作業が面倒であるとともに、電子文書を参照するまでに時間がかかってしまう。
【０００９】
本発明は以上のような状況に鑑みてなされたものであり、複数の文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版を一元的に参照できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の文書参照システムは、電子文書を管理する複数の文書管理システムと、前記複数の文書管理システムが管理する電子文書のコピーをクライアント端末で参照できるように管理する文書参照管理装置とを備えた文書参照システムであって、前記各文書管理システムは、電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する管理手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する更新手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として前記文書参照管理装置に送信する送信制御手段とを備え、前記文書参照管理装置は、前記各文書管理システムから受信した差分情報に基づいて、前記各文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーを記憶手段に保存し、前記クライアント端末で参照できるように管理する管理手段を備えたことを特徴とする。
本発明の文書参照管理装置は、電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する管理手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する更新手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として送信する送信制御手段とを備えた複数の文書管理システムに接続する文書参照管理装置であって、前記各文書管理システムから受信した差分情報に基づいて、前記各文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーを記憶手段に保存し、クライアント端末で参照できるように管理する管理手段を備えたことを特徴とする。
本発明の文書管理システムは、電子文書を管理する文書管理システムであって、電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する管理手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する更新手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として送信する送信制御手段とを備えたことを特徴とする。
本発明の文書参照方法は、電子文書を管理する複数の文書管理システムと、前記複数の文書管理システムが管理する電子文書のコピーをクライアント端末で参照できるように管理する文書参照管理装置とを備えた文書参照システムによる文書参照方法であって、前記各文書管理システムが、電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する手順と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する手順と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として前記文書参照管理装置に送信する手順とを行い、前記文書参照管理装置が、前記各文書管理システムから受信した差分情報に基づいて、前記各文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーを記憶手段に保存し、前記クライアント端末で参照できるように管理する手順を行うことを特徴とする。
本発明のプログラムは、電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する管理手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する更新手段と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として送信する送信制御手段とを備えた複数の文書管理システムに接続する文書参照管理装置を制御するためのプログラムであって、前記各文書管理システムから受信した差分情報に基づいて、前記各文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーを記憶手段に保存し、クライアント端末で参照できるように管理する処理をコンピュータに実行させる。
本発明のプログラムは、電子文書を管理する文書管理システムを制御するためのプログラムであって、電子文書及び電子文書に関する情報を記憶手段に保存して管理する処理と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する処理と、前記電子文書及び前記電子文書に関する情報の前記更新実行タイミング前後の差分をとり、その差分のコピーを差分情報として送信する処理とをコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、各文書管理システムは、電子文書及び電子文書に関する情報の更新実行タイミング前後のコピーを差分情報として文書参照管理装置に送信し、文書参照管理装置は、各文書管理システムから受信した差分情報に基づいて、各文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーを記憶手段に保存し、クライアント端末で参照できるように管理するので、複数の文書管理システムが管理する電子文書のうち最新版を一元的に参照することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明を適用した実施形態に係る文書参照システムの構成を示す図である。
【図２】文書管理システムの機能構成を示す図である。
【図３】文書参照管理装置の機能構成を示す図である。
【図４】文書情報の例を示す図である。
【図５】アドレス情報の例を示す図である。
【図６】文書間リンク情報の例を示す図である。
【図７】権限情報の例を示す図である。
【図８】検索条件管理情報の例を示す図である。
【図９】削除文書管理情報の例を示す図である。
【図１０】検索条件管理情報の例を示す図である。
【図１１】検索文書情報の例を示す図である。
【図１２】文書アドレス提供情報の例を示す図である。
【図１３】部門名、個人ＩＤ及びパスワードを入力するログイン画面の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、添付図面を参照して、本発明の好適な実施形態について説明する。
図１に、本発明を適用した実施形態に係る文書参照システムの構成を示す。１００ａ、１００ｂは文書管理システムであり、それぞれ後述するような電子文書の登録（保存）処理や削除処理等の管理をする。電子文書は、一般的には文書作成ソフトウェアや表計算ソフトウェアで作成されている。
【００１４】
２００は文書参照管理装置であり、各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書のコピーを保存管理し、クライアント端末３００からの要求に応じて該当する電子文書を送信して参照できるようにする。
【００１５】
３００はクライアント端末であり、文書参照管理装置２００にアクセスして、文書参照管理装置２００が管理する電子文書のコピーを参照することができる。また、クライアント端末３００から文書管理システム１００ａ、１００ｂにアクセスして、各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書を直接参照できるようにしてもよい。
【００１６】
なお、図１に示す構成は一例であり、文書管理システム１００ａ、１００ｂやクライアント端末３００の数は限定されるものではない。また、文書参照管理装置２００を一つの機器として図示しているが、文書参照管理装置２００が複数の機器により構成されるようにしてもよい。
【００１７】
図２に、文書管理システム１００（１００ａ、１００ｂ）の機能構成を示す。１０１は記憶手段たるデータベースであり、電子文書及び電子文書に関する情報を保存する。電子文書に関する情報として、本実施形態では、文書情報４００（図４）、アドレス情報５００（図５）、文書間リンク情報６００（図６）、権限情報７００（図７）、検索条件管理情報８００（図８（ｃ））及び、削除文書管理情報９００（図９）が含まれる。なお、各情報の詳細については後述する。
【００１８】
１０２は管理部であり、データベース１０１に保存した電子文書及び電子文書に関する情報の登録（保存）処理や削除処理等の管理をする。
【００１９】
１０３は更新部であり、電子文書及び電子文書に関する情報について更新の指示があったものを所定のタイミングで更新する。ここでいう更新としては、既にある電子文書や電子文書に関する情報の書き換え（例えば電子文書の改訂）や削除だけでなく、新たな電子文書や電子文書に関する情報の追加も含まれる。これにより、データベース１０１に電子文書や電子文書に関する情報が登録、削除、更新等される。文書管理システム１００では、文書管理者から更新の指示があると、それを受け付けておき、１日に１回、予め決められた時刻に更新を実行する構成となっている。
【００２０】
１０４は送信制御部であり、更新部１０３により更新が実行された後に、電子文書及び電子文書に関する情報の更新実行結果の差分（更新分）をとり、その差分のコピーを差分情報として文書参照管理装置２００に送信する。具体的に図４では、改訂番号５の電子文書が今回更新されたものであるとすると、図示しない更新年月日情報と、これから送信する日付を判断し改訂番号５が差分と認識し、所定時刻になると文書参照管理装置２００にする。
【００２１】
図３に、文書参照管理装置２００の機能構成を示す。２０１は管理部であり、各文書管理システム１００ａ、１００ｂから受信した差分情報に基づいて、各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーをデータベース２０３に保存する。
【００２２】
また、管理部２０１は、各文書管理システム１００ａ、１００ｂから受信した差分情報に基づいて、各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書に関する情報のうち最新版だけのコピーをデータベース２０３に保存し、管理する。このとき、もともと電子文書に関する情報に含まれているアドレス（文書管理システム１００ａ、１００ｂにおけるアドレス）を、文書参照管理装置２００におけるアドレスに書き換える（或いは新たに関連付ける）。すなわち、各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書に関する情報のうち最新版だけのコピーをデータベース２０３に保存するとは、最新版のコピーそのものを保存するだけでなく、最新版のコピーを加工、編集したものを保存する意味も含む。尚、文書管理システム１００（１００ａ、１００ｂ）の管理情報（図４〜図７、図９）についても情報を共有できるように、ＤＢ１０１にリンクする。また各文書管理システムの検索条件管理情報８０１（図８（ａ））、８０２（図８（ｂ））を元に両情報を含んだ検索条件８００（図８（ｃ））を作成し、これを元に検索文書情報１０００（図１０）も作成する。この検索管理情報１０００（図１０）は文書参照管理装置２００で条件を追加することも可能である。
【００２３】
検索文書情報１１００（図１１）と検索文書情報１２００（図１２）は上述した情報を元に作成する。
【００２４】
２０２はデータ変換部であり、各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書のうち最新版だけのコピーをデータベース２０３に保存する際に、所定のデータ形式、例えば改竄されにくいＰＤＦ形式に変換する。
【００２５】
２０３は記憶手段たるデータベースであり、管理部２０１による管理下で、データ変換部２０２により変換されたＰＤＦ形式の電子文書（各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書のうち最新版だけのコピー）、及び、各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書に関する情報のうち最新版だけのコピー（それを加工、編集したものも含む）を保存する。
【００２６】
このようにした文書参照管理装置２００では、例えば文書管理システム１００ａ、１００ｂにおいて新たな電子文書が登録された場合、その新たな電子文書のコピー（ＰＤＦ形式に変換したもの）がデータベース２０３に登録されることになる。また、例えば文書管理システム１００ａ、１００ｂにおいて既存の電子文書が改訂された場合、その改訂後（最新版）の電子文書のコピー（ＰＤＦ形式に変換したもの）が、データベース２０３に既にある改訂前の電子文書のコピー（ＰＤＦ形式に変換したもの）と置き換えられることになる。
【００２７】
ここで、図４〜８を参照して、各文書管理システム１００ａ、１００ｂが保存する、電子文書に関する情報について説明する。図４に、文書情報４００の例を示す。文書情報４００は、電子文書ごと、更には各電子文書の改訂版ごとに作成され、電子文書を特定する文書Ｎｏ．、改訂番号、種別、大分類、中分類、小分類、表題、主管部門、リンク文書、参照権限部門等の項目がテーブル形式に記述される。図示例では、文書Ｎｏ．「１２３」の電子文書について、改訂番号「０」〜「５」の６つの電子文書が存在しており、それぞれに対応して文書情報も６つ存在している。この文書情報４００の各情報は、文書管理者により入力される。
【００２８】
図５に、アドレス情報５００の例を示す。アドレス情報５００は、電子文書ごとにアドレスがテーブル形式に記述される。改訂版がある場合、改訂版ごとにアドレスを有しており、図示例では、６つの改訂版（改訂番号「０」〜「５」）が存在し、それぞれに対応するアドレスが記述されている。なお、上述したように、文書管理システム１００の更新部１０３が電子文書の改訂処理するときに、その対象となる電子文書に関する情報としてのアドレス情報５００に改訂履歴として最新の改訂番号とアドレスを追記する。
【００２９】
図６に、文書間リンク情報６００の例を示す。文書間リンク情報６００は、文書管理者により文書情報４００の「リンク文書」として文書間のリンクが張られたときに、管理部１０２が各文書のアドレス情報を抽出して、リンクの張られた電子文書及びそのアドレスをテーブル形式に記述する。各電子文書及びそのアドレスは、更新部１０３により都度最新版のものに更新されるようになっている。図示例では、文書Ｎｏ．１２３には、２つの文書（リンク文書Ｎｏ．９９９１、９９９２）がリンクしている設定となっている。ここで、例えば文書Ｎｏ．９９９１が改訂されると、そのリンクアドレスも更新部１０３により最新のものに書き換えられる。
【００３０】
図７に、権限情報７００の例を示す。権限情報７００は、電子文書ごとに該電子文書についての権限がテーブル形式に記述される。図示例では、部門単位でテーブルが作成され、個人ＩＤ及びパスワード、各個人の権限（参照の可否、更新の可否、承認の可否）が記述されている。
【００３１】
図８（ｃ）に、検索条件管理情報８００の例を示す。各文書管理システム１００ａ、１００ｂは、クライアント端末３００等の外部端末から、例えば頻繁に利用する検索条件を登録する設定がなされた場合、その検索結果をまとめたフォルダを作成する機能を有する。例えば図８（ａ）に示すように、「表題に「洗浄」があるもの」という検索条件が各文書管理システム１００ａに登録された場合、文書情報（図４）の表題を参照して関連する電子文書を検索し、その電子文書のアドレスを一つのフォルダにまとめる。文書参照者からみれば、フォルダを選択するだけで、「表題に「洗浄」がある」電子文書を一括して参照することが可能になる。このような機能を持たせるために、図８（ａ）に示すように、抽出条件（検索条件）と、リンク文書名称ＩＤ（まとめたフォルダの名称及びアドレス）とがテーブル形式に記述され、データベース１０１に保存される。リンク文書名称ＩＤには、対象文書が保有する文書管理システムを識別する情報を付与している。同様に各文書管理システム１００ｂにも図８（ｂ）に示すような検索条件管理情報８０２がデータベース１０１に保存される。そして、文書参照管理装置２００の管理部２０１では、各文書管理システムの検索条件管理情報８０１（図８（ａ））、８０２（図８（ｂ））を元に両情報を含んだ検索条件８００（図８（ｃ））を作成し、データベース２０３に保存する。
【００３２】
図９に、削除文書管理情報９００の例を示す。削除文書管理情報９００は、削除（廃止）された電子文書がそのリンク元アドレスとともにテーブル形式に記述される。図示例では、文書Ｎｏ．５６７は３つの電子文書からリンクされている設定となっている。
【００３３】
上述したように、文書参照管理装置２００では、ＰＤＦ形式の電子文書（各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書のうち最新版だけのコピー）に加え、図４〜９に示した電子文書に関する情報のうち最新版だけのコピー（それを加工、編集したものも含む）もデータベース２０３に保存するが、そのとき、もともと電子文書に関する情報に含まれているアドレス（各文書管理システム１００ａ、１００ｂにおけるアドレス）を、文書参照管理装置２００におけるＰＤＦ形式の電子文書のアドレスに書き換える。すなわち、アドレス情報５００、文書間リンク情報６００、検索条件管理情報８００、削除文書管理情報９００に記述されているアドレスがＰＤＦ形式の電子文書のアドレスに書き換えられる。これにより、各文書管理システム１００ａ、１００ｂにおける文書情報、文書間リンク、権限、検索条件の設定、削除の有無等を、文書参照管理装置２００が管理するＰＤＦ形式の電子文書にも反映させることができる。
【００３４】
ここで、図１０に、文書参照管理装置２００が保存する、検索条件管理情報１０００の例を示す。上述したように、各文書管理システム１００ａ、１００ｂは検索条件管理情報８００を有するが、文書参照管理装置２００でも、それに基づいて検索条件管理情報１０００を作成する。この場合に、例えば文書管理システム１００ａ、１００ｂの両方で同じ検索条件が登録されていたならば、文書管理システム１００ａ、１００ｂの両方での検索結果を統合したフォルダ（表示名称：種類ＸＹ）として管理するようにする。
【００３５】
また、文書参照管理装置２００にも、クライアント端末３００から頻繁に利用する検索条件を登録して、その検索結果をまとめたフォルダを作成する機能を持たせている。すなわち、各文書管理システム１００ａ、１００ｂでの検索条件の登録とは別に、文書参照管理装置２００で独自に検索条件を登録できるようにして、その内容を検索条件管理情報１０００に記述する。図示例では、種類Ｚに文書管理参照装置２００にある電子文書全てを検索する条件を示す。
【００３６】
図１１に、文書参照管理装置２００が保存する、検索文書情報１１００の例を示す。管理部２０１は、図４〜９に示した各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書に関する情報のうち最新版だけのコピーに基づいて、検索条件管理情報１０００で抽出される電子文書の各種情報を編集してテーブル化しておき、文書間リンクや権限のチェックに使用する。
【００３７】
図１２に、文書参照管理装置２００が保存する、文書アドレス提供情報１２００の例を示す。文書参照管理装置２００が管理するＰＤＦ形式の電子文書（各文書管理システム１００ａ、１００ｂが管理する電子文書のうち最新版だけのコピー）に独自にリンクを張ることができるように、ＰＤＦ形式の電子文書のアドレスを提供する。この場合に、一つのＰＤＦ形式の電子文書のアドレスを提供する場合は、アドレス情報５００のコピーに基づいてアドレスを提供すればよい。また、検索条件管理情報１０００で管理するフォルダのアドレスを提供する場合、予め文書アドレス提供情報１２００を作成しておき、それに基づいてアドレスを提供すればよい。
【００３８】
文書参照管理装置２００が管理するＰＤＦ形式の電子文書をクライアント端末３００から参照する場合、図１３に示すように、クライアント端末３００に表示されるログイン画面に部門名、個人ＩＤ及びパスワードを入力して、文書参照管理装置２００にアクセスする。
【００３９】
一つの電子文書を参照する場合、例えばクライアント端末３００で文書Ｎｏ．が入力されたり、現在参照している電子文書にリンクする他の電子文書を参照する操作が行われたりした場合、文書参照管理装置２００では、文書情報４００やアドレス情報５００のコピーを照合して、ＰＤＦ形式の電子文書を検索する。また、入力済みの部門名、個人ＩＤ及びパスワードと権限情報７００のコピーとを照合して、権限を有する者であれば、クライアント端末３００からＰＤＦ文書を参照することを許可する。権限がない者である場合、「参照権限がありません」等のメッセージを通知する。
【００４０】
また、電子文書が見つからない場合、削除文書管理情報９００のコピーを照合して、削除されたものであれば、「文書は廃止されました」等のメッセージを通知する。このように削除文書管理情報を持たせることにより、ページが表示されなかったり、見つかりません等のように曖昧な文言で表示されたりする状態を避けることができる。
【００４１】
また、複数の電子文書を参照する場合、例えばリンク文書名称ＩＤを指定する操作が行われた場合、文書情報４００、アドレス情報５００、権限情報７００のコピー、更に検索文書情報１１００も照合して、クライアント端末３００からＰＤＦ文書を参照することを許可する。この場合にも、権限がない者である場合、「参照権限がありません」等のメッセージを通知したり、電子文書が見つからない場合、削除文書管理情報９００のコピーを参照して、削除されたものであれば、「文書は廃止されました」等のメッセージを通知したりする。
【００４２】
なお、文書参照管理装置２００が管理するＰＤＦ形式の電子文書に対して、別の場所で管理されている電子文書からリンクを張ることができるようにする構成も考えられる。その場合、別の場所で管理されている電子文書から文書参照管理装置２００が管理するＰＤＦ形式の電子文書を参照する場合にも、まずログイン画面に部門名、個人ＩＤ及びパスワードを入力させる構成とする。
【００４３】
本発明を適用した文書参照管理装置２００は、具体的にはＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を備えたコンピュータシステムにより構成することができ、ＣＰＵがプログラムを実行することによって実現される。したがって、プログラム自体及びそのプログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【符号の説明】
【００４４】
１００（１００ａ、１００ｂ）    文書管理システム
２００                          文書参照管理装置
３００                          クライアント端末
１０１                          データベース
１０２                          管理部
１０３                          更新部
１０４                          送信制御部
２０１                          管理部
２０２                          データ変換部
２０３                          データベース
【図１】
2010257127.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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