(57)【要約】【課題】文書内にある変換対象の言葉を文書の利用先に応じた言葉に変換することのできる文書変換装置を提供する。【解決手段】変換元ワードに対応付けて、複数の部門について部門別に変換候補の言葉（変換ワード）が登録された変換テーブル３０を予め記憶しておき、処理対象の文書データから変換テーブル３０に登録されている変換元ワードを検出し、該検出された変換元ワードを、その言葉に対応付けて変換テーブル３０に登録されている変換ワードのうち、文書の利用先に指定された部門の変換ワードに変換する。たとえば、文書データ中の変換元ワード「ＭＦＰ」は、指定部門が生産部門であれば「複合機」に、知財部門であれば「画像形成装置」に変換される。【選択図】図２
2010257125.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
変換元の言葉に対応付けて、複数の部門について部門別に変換候補の言葉が登録された変換テーブルを記憶する記憶部と、
処理対象の文書データを入力する入力部と、
前記入力部によって入力された前記処理対象の文書データから前記変換テーブルに登録されている変換元の言葉を検出し、該検出された言葉をその言葉に対応付けて前記変換テーブルに登録されている変換候補の言葉のうち指定された部門の言葉に変換する変換部と、
を有する
ことを特徴とする文書変換装置。
【請求項２】
３以上の部門について、部門間で相互に変換候補にされる言葉が対応付けて登録された変換テーブルを記憶する記憶部と、
処理対象の文書データを入力する入力部と、
前記入力部によって入力された前記処理対象の文書データから前記変換テーブルに登録されている言葉を検出し、該検出された言葉をその言葉の変換候補として前記変換テーブルに登録されている言葉のうち指定された部門の言葉に変換する変換処理を行う変換部と、
を有する
ことを特徴とする文書変換装置。
【請求項３】
前記変換部は、変換先の部門が複数指定された場合は、指定された部門毎に前記変換処理を施した文書データを生成する
ことを特徴とする請求項１または２に記載の文書変換装置。
【請求項４】
ユーザを特定するユーザ特定部をさらに有し、
前記記憶部は、ユーザ別に前記変換テーブルを記憶しており、
前記変換部は、前記変換処理を行う際に、前記ユーザ特定部によって特定されたユーザの変換テーブルを使用する
ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項に記載の文書変換装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データから特定の言葉を検出し、この検出した言葉を別の言葉に変換する文書変換装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書内から略語や社内用語などの特定の言葉を検出し、その検出した言葉を別の言葉に、たとえば、略語をその元の言葉に、社内用語を一般的な言葉に置き換えるといった変換処理がしばしば行われる。
【０００３】
このような変換処理では、通常、変換元の言葉と変換後の言葉とを対応付けて登録した変換テーブルを予め用意しておき、この変換テーブルを参照して言葉の変換が行われる（たとえば、特許文献１、２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−３２２０４７号公報
【特許文献２】特開２００５−３３９０４０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、文書中に存在する略語などの言葉を、印刷物の配布先や利用先に応じて異なる言葉に変換したいといった要請がある。たとえば、ＭＦＰという略語を、顧客に配布する文書では「複合機」に置き換えて印刷し、社内で使用する文書では「画像形成装置」に置き換えて印刷し、友人用の文書では「コピア」に置き換えて印刷したいといった要請がある。また、たとえば、既に作成した友人用の文書から言葉の置き換えによって顧客用の文書を作成したり社内用の文書を作成したりできれば便利である。
【０００６】
しかしながら、従来の変換テーブルは、１つの変換元の言葉に対応付けて１つの変換後の言葉が登録されるので、上記のような要請に対応することはできなかった。顧客用、社内用、友人用、さらには友人用から顧客用への変換専用や友人用から社内用への変換専用といった個別の変換テーブルを多数用意すれば、様々な変換に対応可能になるが、変換テーブルの数が多くなってしまう。このため、それら多数の変換テーブルを作成する手間やそれらの記憶容量が増大すると共に、使用時における変換テーブルの選択に係る操作や処理が煩雑になるなどの問題が生じてしまう。
【０００７】
本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、文書内にある変換対象の言葉を文書の利用先に応じた言葉に変換することのできる文書変換装置を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
【０００９】
［１］変換元の言葉に対応付けて、複数の部門について部門別に変換候補の言葉が登録された変換テーブルを記憶する記憶部と、
処理対象の文書データを入力する入力部と、
前記入力部によって入力された前記処理対象の文書データから前記変換テーブルに登録されている変換元の言葉を検出し、該検出された言葉をその言葉に対応付けて前記変換テーブルに登録されている変換候補の言葉のうち指定された部門の言葉に変換する変換部と、
を有する
ことを特徴とする文書変換装置。
【００１０】
上記発明では、変換テーブルには、各変換元の言葉に対応付けて、複数の部門について部門別に変換候補の言葉が登録されている。たとえば、変換元の言葉「ＭＦＰ」に対して、部門Ａは「複合機」、部門Ｂは「画像形成装置」、部門Ｃは「多機能プリンタ」というように部門別に変換候補の言葉が登録される。変換部は、処理対象の文書データから変換テーブルに登録されている変換元の言葉を検出し、該検出された言葉をその言葉に対応付けて変換テーブルに登録されている変換候補の言葉のうち指定された部門の言葉に変換する。これにより文書データ内にある変換対象の言葉を文書の利用先の部門に応じた言葉に変換することができる。
【００１１】
［２］３以上の部門について、部門間で相互に変換候補にされる言葉が対応付けて登録された変換テーブルを記憶する記憶部と、
処理対象の文書データを入力する入力部と、
前記入力部によって入力された前記処理対象の文書データから前記変換テーブルに登録されている言葉を検出し、該検出された言葉をその言葉の変換候補として前記変換テーブルに登録されている言葉のうち指定された部門の言葉に変換する変換処理を行う変換部と、
を有する
ことを特徴とする文書変換装置。
【００１２】
上記発明では、変換テーブルには、部門間で相互に変換候補にされる複数（３以上）の言葉が対応付けて登録されている。たとえば、部門Ａの「ＭＦＰ」と、部門Ｂの「複合機」と、部門Ｃの「画像形成装置」と部門Ｄの「多機能プリンタ」といった複数の言葉が互いに他の部門の言葉の変換候補として関連付けて登録される。変換部は、処理対象の文書データから変換テーブルに登録されている言葉を検出し、該検出された言葉をその言葉の変換候補として変換テーブルに登録されている言葉のうち指定された部門の言葉に変換する。これにより、様々な部門の言葉が混在して使用されている文書データを特定の部門の言葉に統一した文書データに変換したり、部門Ａ用の文書データを部門Ｂ用の言葉に置き換えた文書データを作成したりすることができる。
【００１３】
［３］前記変換部は、変換先の部門が複数指定された場合は、指定された部門毎に前記変換処理を施した文書データを生成する
ことを特徴とする［１］または［２］に記載の文書変換装置。
【００１４】
上記発明では、変換先の部門が複数指定された場合は、指定された部門毎に変換処理を施した文書データが生成される。たとえば、部門Ａと部門Ｂが指定されると、検出された変換対象の言葉を部門Ａ用の言葉に変換した文書データと、検出された変換対象の言葉を部門Ｂ用の言葉に変換した文書データがそれぞれ生成される。
【００１５】
［４］ユーザを特定するユーザ特定部をさらに有し、
前記記憶部は、ユーザ別に前記変換テーブルを記憶しており、
前記変換部は、前記変換処理を行う際に、前記ユーザ特定部によって特定されたユーザの変換テーブルを使用する
ことを特徴とする［１］乃至［３］のいずれか一項に記載の文書変換装置。
【００１６】
上記発明では、ユーザ別の変換テーブルが使用される。これにより、ユーザ毎に異なる変換ルールを定義することができる。
【発明の効果】
【００１７】
本発明に係る文書変換装置によれば、文書中に登場する変換対象の言葉を複数の利用先のそれぞれに応じた言葉に変換することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書処理装置としての機能を備えた複合機の概略構成を示すブロック図である。
【図２】第１の実施の形態に係る変換テーブル（ユーザＡ用）を示す説明図である。
【図３】ユーザＢの変換テーブルを示す説明図である。
【図４】複合機が処理対象の文書データを入力して印刷する場合の動作を示す流れ図である。
【図５】変換元ワード検出処理（図４のステップＳ１０５）の詳細を示す流れ図である。
【図６】第１の実施の形態に係る検出結果テーブルの一例を示す説明図である。
【図７】操作表示部に表示される操作画面、問い合わせ画面、出力設定選択画面およびそれらの画面遷移を示す説明図である。
【図８】操作表示部に表示される部門別出力部数設定画面、印刷中画面およびそれらの画面遷移を示す説明図である。
【図９】操作表示部に表示される通常出力設定画面、印刷中画面およびそれらの画面遷移を示す説明図である。
【図１０】本発明の第２の実施の形態に係る複合機で使用される相互変換テーブルの一例を示す説明図である。
【図１１】本発明の第２の実施の形態における変換元ワード検出処理の詳細を示す流れ図である。
【図１２】本発明の第２の実施の形態に係る検出結果テーブルを示す説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、図面に基づき本発明の実施の形態を説明する。
【００２０】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書処理装置としての機能を備えた複合機１０の概略構成を示している。複合機１０は、原稿画像を光学的に読み取ってその複製画像を記録紙に印刷するコピー機能、読み取った原稿の画像データをファイルにして保存したり外部端末へ送信したりするスキャン機能、パーソナルコンピュータなどの外部端末から受信した印刷データに係る画像を記録紙上に形成して出力するプリント機能などを備えた装置である。
【００２１】
さらに複合機１０は、処理対象の文書データから変換対象にされている特定の言葉を検出し、その言葉を予め登録されている変換候補の言葉に変換する変換機能を備えている。
【００２２】
複合機１０は、当該複合機１０の動作を制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）１１にバス１２を介して、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１４と、不揮発メモリ１５と、ハードディスク装置１６と、操作表示部１７と、読取部１８と、印刷部１９と、画像処理部２１と、ファクシミリ通信部２２と、ネットワーク通信部２３と、認証部２４などが接続されて構成されている。
【００２３】
読取部１８は、原稿画像を光学的に読み取って画像データを取得する。読取部１８は、たとえば、原稿に光を照射する光源と、その反射光を受けて原稿を幅方向に１ライン分読み取るラインイメージセンサと、原稿からの反射光をラインイメージセンサに導いて結像させるレンズやミラーなどからなる光学系のほか、ミラーや光源を移動させてライン単位の読取位置を原稿の長さ方向に順次移動させる移動機構などを備えて構成されている。
【００２４】
印刷部１９は、画像データに基づく画像を電子写真プロセスによって記録紙上に形成して出力する。印刷部１９は、たとえば、記録紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、入力される画像データに応じて点灯制御されるＬＤ（Laser Diode）と、ＬＤから射出されたレーザ光を感光体ドラム上で走査させる走査ユニットと、現像装置と、転写分離装置と、クリーニング装置と、定着装置とを有する、いわゆるレーザープリンタとして構成されている。レーザ光に代えてＬＥＤ（Light Emitting Diode）で感光体ドラムを照射するＬＥＤプリンタや他の方式のプリンタであってもかまわない。
【００２５】
ＲＯＭ１３には各種プログラムや固定データが格納され、ＣＰＵ１１はこれらのプログラムに従って各種の処理を実行することで複合機１０としての各種機能や前述の変換機能などを実現する。ＲＡＭ１４はＣＰＵ１１がプログラムを実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリや画像データを一時記憶する画像メモリとして使用される。
【００２６】
不揮発メモリ１５は、電源をオフしてもその記憶内容が保持される書き換え可能なメモリである。不揮発メモリ１５には、複合機１０に対して設定された各種の設定内容（設定値）やユーザ情報などが記憶される。また、不揮発メモリ１５には、変換対象の言葉およびその変換候補の言葉が登録された後述の変換テーブル３０や相互変換テーブル８０が記憶される。
【００２７】
ハードディスク装置１６は、大容量不揮発の記憶装置である。ハードディスク装置１６は、読取部１８で読み取られた原稿の画像データ、外部端末から受信した印刷データやこれを展開して得た画像データ、処理対象の文書データを変換機能によって変換して得た文書データ（変換文書データ）などの保存に使用される。なお、処理対象の文書データには、読取部１８で読み取って得た画像データのほか印刷部１９で印刷される画像データやその元になる印刷データなどがある。
【００２８】
操作表示部１７は、各種の操作画面を表示する機能と、ユーザから各種の操作を受ける機能を果たす。操作表示部１７は、表示器としての液晶ディスプレイと、モード選択ボタン、スタートボタン、ストップボタン、テンキーなどの各種ボタン類と、液晶ディスプレイの表面に設けられて押下された座標位置を検出するタッチパネルなどで構成される。
【００２９】
画像処理部２１は画像データに対して、画像補正、回転、拡大／縮小、圧縮／伸張など各種の画像処理を施す。
【００３０】
ファクシミリ通信部２２は、ファクシミリ送信および受信に関する制御を行う。
【００３１】
ネットワーク通信部２３は、ＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワークを通じてホストコンピュータなどの外部端末と印刷データや各種のデータを送受信する機能を果たす。
【００３２】
認証部（ユーザ特定部）２４は、複合機１０を使用するユーザの認証を行う。ここでは、複合機１０の近くに居るユーザが所持する個人認証用無線カードと交信して該カードからユーザ情報を読み出すことによってユーザを特定して認証する。認証方法はこれに限定されるものではなく、たとえば、操作表示部１７からユーザＩＤとパスワードの入力を受け、これらを予め記憶されているユーザＩＤおよびパスワードの組み合わせと照合するなどでもかまわない。
【００３３】
ＣＰＵ１１は、言葉の変換機能を実行する変換部としての機能、ＯＣＲ（Optical Character Reader）処理を行う機能、文字コードやページ記述言語などで記述された印刷データを展開（ラスタライズ）してビットマップ形式の画像データを生成する機能なども果たす。
【００３４】
図２は、変換テーブル３０の一例を示している。変換テーブル３０は、変換元の言葉（以後、変換元ワードとも呼ぶ。）に対応付けて、複数の部門について部門別に変換候補の言葉（以後、変換ワードとも呼ぶ。）を登録したものである。部門は、文書の利用先や配布先などを分類したものである。ここでは、開発部門、生産部門、販売部門、知財部門、友人部門などが設けられており、各変換元ワードに対して部門毎にその部門の変換ワードが登録されている。たとえば、図２の変換テーブル３０Ａでは、変換元ワード「ＰＥＴ」に対して、開発部門の変換ワードは「ＰＥＴ」、生産部門の変換ワードは「ｐｅｔ」、販売部門の変換ワードは「ペット」、知財部門の変換ワードは「ポリエチレン」、友人部門の変換ワードは「ペットボトル」が登録されている。
【００３５】
変換テーブル３０は複合機１０に１つ設けられてもよいが、ここでは、ユーザ別に変換テーブル３０が設けられており、ユーザ認証によって特定されたユーザの変換テーブル３０を変換処理に使用するようになっている。図２はユーザＡの変換テーブル３０Ａを、図３はユーザＢの変換テーブル３０Ｂを例示している。なお、図２、図３の例では、変換元ワードは略語であり、変換ワードはその略語に対応する各部門の言葉になっているが、変換元ワードは略語に限定されるものではない。
【００３６】
ユーザ別の変換テーブル３０Ａ、３０Ｂのほかに共通の変換テーブル３０を設け、ユーザが特定された場合はユーザ別の変換テーブルを使用し、ユーザが特定されない場合は共通の変換テーブルを使用する、あるいはユーザが特定された場合はユーザ別の変換テーブルと共通の変換テーブルとを併用するように構成されてもよい。併用する場合にユーザ別の変換テーブルと共通の変換テーブルとで変換元ワードが重複する場合はユーザ別の変換テーブルを優先するように構成するとよい。また、どちらを優先するかを選択設定できるようにされてもよい。
【００３７】
変換テーブル３０は、管理者あるいは各ユーザにより予め設定されて不揮発メモリ１５に記憶される。変換テーブル３０の設定は、複合機１０の操作表示部１７から、あるいはネットワーク通信部２３を通じて外部端末から行うことができる。また、一度登録した変換テーブル３０に対して、部門の追加や削除なども可能にされている。
【００３８】
次に、変換機能に係る複合機１０の動作を説明する。
【００３９】
図４は、複合機１０が処理対象の文書データを印刷する場合の動作の流れを示している。ここでは、変換元ワードが略語である場合を例に説明する。まず、認証部２４によってユーザを認証し、特定する（ステップＳ１０１）。次に、処理対象データを入力する（ステップＳ１０２）。ここでは、読取部１８によって原稿画像を読み取って得た画像データを処理対象の文書データとする。図７（ａ）は原稿読み込み中に操作表示部１７に表示される操作画面４０の一例を示している。
【００４０】
なお、処理対象の文書データは、印刷データや画像データを外部端末から受信する方法、あるいは既に読取部１８で読み取られてハードディスク装置１６に保存されている画像データを処理対象にする選択操作をユーザから受け付け、その指定された画像データを読み出すなどの方法で入力されてもよい。
【００４１】
続いてＣＰＵ１１は、認証されたユーザの変換テーブル３０が不揮発メモリ１５に記憶されているか否かを調べ（図４：ステップＳ１０３）、記憶されていない場合は、変換せずに通常の印刷を行うステップＳ１１３へ移行する。記憶されている場合は（図４：ステップＳ１０３；Ｙｅｓ）、操作表示部１７に、図７（ｂ）に示すような問い合わせ画面４２を表示し、変換機能の使用を希望するか否かをユーザに問い合わせる(ステップＳ１０４)。ここで、変換機能を使用しない旨の選択（図７（ｂ）では、行わない釦４３の操作）を受けた場合は（図４：ステップＳ１０４；Ｎｏ）、ステップＳ１１３へ移行する。
【００４２】
変換機能を使用する旨の選択（図７（ｂ）では、行う釦４４の操作）を受けた場合は（図４：ステップＳ１０４；Ｙｅｓ）、処理対象の文書データ中に当該ユーザの変換テーブル３０に登録されている変換元ワードが存在するか否かを調べる変換元ワード検出処理を行う(ステップＳ１０５)。
【００４３】
図５は、変換元ワード検出処理（図４のステップＳ１０５）の詳細を示している。まず、処理対象の文書データの総ページ数Ｎを取得する（ステップＳ２０１）。次に、処理対象ページのページ番号を示す変数Ｐを１に初期化する(ステップＳ２０２)。その後、ページ毎に変換元ワードが含まれているか否か処理対象文書データの全ページについて順次調べる。詳細には、全ページ確認完了（Ｐ＞Ｎ）か否か調べ(ステップＳ２０３)、未完了の場合は(ステップＳ２０３；Ｎｏ)、処理対象ページＰに含まれているすべての単語を抽出する（ステップＳ２０４）。単語の抽出は文書データがビットマップデータの場合は、ＯＣＲ処理によって行う。印刷データの場合は文字コードの検出によって行う。
【００４４】
次に、抽出した各単語と当該ユーザの変換テーブル３０に登録されている各変換元ワードとを比較することで、処理対象ページＰに存在する変換元ワードを検出し（ステップＳ２０５）、その検出結果を不揮発メモリ１５に保存する（ステップＳ２０６）。図６は、検出結果が保存される検出結果テーブル５０の一例を示している。検出結果テーブル５０には、処理対象の文書データについて、各ページのページ番号に対応付けて、変換元ワードの検出有無と、検出された場合にはその検出された変換元ワードが対応付けて登録される。図６の検出結果テーブル５０は、１ページ目において変換元ワード「ＰＥＴ」と「ＰＤＬ」が検出され、２ページ目、３ページ目からは変換元ワードが検出されていない状態を示している。
【００４５】
ステップＳ２０６の後、ＣＰＵ１１は、ページ番号Ｐを＋１して（図５：ステップＳ２０７）ステップＳ２０３に戻り、次ページがあれば（ステップＳ２０３；Ｎｏ）、ステップＳ２０４へ以降して処理を継続し、全ページ確認完了であれば（ステップＳ２０３；Ｙｅｓ）、処理を終了する（リターン）。
【００４６】
図４に戻って説明を続ける。変換元ワード検出処理から戻ると当該変換元ワード検出処理において変換元ワードが検知されたか否かを調べる（ステップＳ１０６）。ここでは、図６の検出結果テーブル５０の登録内容から判断する。すべてのページで変換元ワードが検出されていない場合は（図４：ステップＳ１０６；Ｎｏ）、ステップＳ１１３へ移行する。この際、変換元ワード（略語）が検出されなかった旨をメッセージの表示などによってユーザに通知するとよい。
【００４７】
変換元ワードが検出されている場合は(ステップＳ１０６；Ｙｅｓ)、図７（ｃ）に示すような出力設定選択画面４６を操作表示部１７に表示し、検出された変換元ワードに対して出力先の部門に応じた変換処理を行うか否かをユーザに問い合わせる（図４：ステップＳ１０７）。
【００４８】
ユーザから部門別の変換処理を行わない旨の選択（図７（ｃ）では、行わない釦４７の操作）を受けた場合は（図４：ステップＳ１０８；Ｎｏ）、ステップＳ１１３へ移行する。
【００４９】
部門別の変換処理を行う旨の選択（図７（ｃ）では、行う釦４８の操作）を受けた場合は（図４：ステップＳ１０８；Ｙｅｓ）、図８（ａ）に示すような、部門別出力部数設定画面６０を操作表示部１７に表示して(図４：ステップＳ１０９)、ユーザから部門別の出力部数の設定を受け付ける。
【００５０】
図８（ａ）の部門別出力部数設定画面６０には、当該ユーザの変換テーブル３０に登録されている全部門のそれぞれについて、変換後の文書の出力部数の入力欄６２が表示される。ユーザは、図示しないテンキーなどを使用して各出力部数入力欄６２に希望する出力部数を入力する。ここで、出力を希望しない部門については出力部数「０」を設定する。すなわち、出力部数の設定は、変換先の部門を指定する操作にもなっている。図８（ｂ）は出力部数の設定が完了した状態の部門別出力部数設定画面６０Ｂを示している。この画面６０Ｂで実行釦６３が操作されると、出力部数の設定が完了する。
【００５１】
ＣＰＵ１１は、部門別出力部数の設定完了の操作を受けると(図４：ステップＳ１１０；Ｙｅｓ)、１以上の出力部数が設定された各部門について、変換元ワードを変換ワードに変換した文書データ（変換文書データ）を作成する（ステップＳ１１１）。詳細には、出力部数が１以上に設定されたそれぞれの部門について、処理対象の文書データ内の各変換元ワードを、当該ユーザの変換テーブル３０においてその変換元ワードに対応付けされて登録されている複数の変換ワードの中でその部門に対応する変換ワードに変換することで、部門別の変換文書データを作成する。
【００５２】
たとえば、使用者がユーザＢであって図３に示すユーザＢ用の変換テーブル３０Ｂを使用する場合、企画部門用の変換文書データでは「ＰＥＴ」は「ペット」に変換され、「ＤＦ」は「オートＤＦ」に変換される。取引先２用の変換文書データでは「ＰＥＴ」は「ポリエチレン」に変換され、「ＤＦ」は「自動原稿送り装置」に変換される。
【００５３】
ＣＰＵ１１は、出力部数が１以上に設定された各部門について、その部門の変換文書データに基づく印刷を、その部門に対して設定された出力部数だけ行って（図４：ステップＳ１１２）処理を終了する。
【００５４】
たとえば、図８（ｂ）の部門別出力部数設定画面６０Ｂに示すように出力部数の設定がなされた場合、販売部門用の変換文書データを使用して１２部印刷を行い、企画部門用の変換文書データを使用して３部印刷を行い、取引先１部門用の変換文書データを使用して１部印刷を行う。図８（ｃ）は、部門別の印刷が行われている間に操作表示部１７に表示される印刷中画面６５を例示している。
【００５５】
なお、図８（ｂ）の部門別出力部数設定画面６０Ｂに示すように出力部数の設定がなされた場合、取引先２部門および友人部門については出力部数が「０」に設定されているので、変換文書データは作成されず、またこれらの部門用の印刷は行われない。
【００５６】
図４のステップＳ１１３では変換処理を施していない処理対象の文書データに基づく印刷（通常印刷）が行われ、印刷完了により本処理を終了する。詳細には、図４のステップＳ１０４；Ｎｏ、ステップＳ１０６；Ｎｏ、ステップＳ１０８；Ｎｏのいずれかとなった場合、ＣＰＵ１１は図９（ａ）に示すような通常出力設定画面７０を表示して印刷部数の設定操作を受ける。その後、実行釦７２の操作を受けると、変換処理を施していない処理対象の文書データに基づく印刷を、設定された部数だけ実行して処理を終了する。図９（ｂ）は通常印刷が行われている間に操作表示部１７に表示される印刷中画面７４の一例である。
【００５７】
このように、各変換元ワードに対して複数部門について部門別に変換ワードが登録された変換テーブル３０を使用して言葉の変換処理を行うので、各変換元ワードを、文書の出力先や利用先などの部門に応じた言葉に変換することができる。また、複数の部門の変換ワードを１つの変換テーブル３０に集約して登録しているので、たとえば、部門毎に個別の変換テーブルを設ける場合に比べて、変換テーブルの作成や保存、変換時における変換テーブルの選択処理などを少なくでき、効率化を図ることができる。
【００５８】
次に、第２の実施の形態について説明する。
【００５９】
第２の実施の形態では、図２、図３に示した変換テーブル３０に代えて、図１０に示すような相互変換テーブル８０が使用される。複合機１０の基本的な構成などは第１の実施の形態と同じであり、それら同一部分に関する説明は適宜省略する。
【００６０】
相互変換テーブル８０には、３以上の部門について、部門間で相互に変換候補にされる言葉（相互変換ワード）が対応付けて登録されている。言い換えると、図２の変換テーブル３０に比べて変換元ワードの欄がない構成になっている。
【００６１】
相互変換テーブル８０では、横一列に配列された言葉は相互に変換元ワードと変換ワードの関係にある。すなわち、横一列に配列されている複数の言葉は、そのいずれもがそれぞれの部門の変換元ワードであり、かつ他の部門の言葉に対する変換ワードになっており、相互に変換候補の関係にある。
【００６２】
たとえば、開発部門の登録単語である「ＭＦＰ」を変換元ワードとした場合は、生産部門の「複合機」や販売部門の「多機能周辺装置」など他の部門に登録されている言葉は変換ワードであり、生産部門の「複合機」を変換元ワードとした場合は、開発部門の「ＭＦＰ」や販売部門の「多機能周辺装置」などは変換ワードになる。
【００６３】
図１１は、相互変換テーブル８０を使用する場合の変換元ワード検出処理を示している。図５に示す処理と同一部分には同一のステップ番号を付してある。相違は、ステップＳ２０５がステップＳ２０５Ｂに、ステップＳ２０６がステップＳ２０６Ｂとなっている点である。ステップＳ２０５Ｂでは、Ｐページ目から抽出された各単語と、相互変換テーブル８０内の全ての単語とを比較して、一致する単語を検出する。すなわち、相互変換テーブル８０に登録されているすべての相互変換ワードを変換元ワードとして検出が行われる。
【００６４】
ステップＳ２０６Ｂでは、検出された相互変換ワード（以後、検出された相互変換ワードを検出ワードとも呼ぶ。）とその部門とを対応付けて保存する。たとえば、「ポリエチレン」という相互変換ワードが文書データから検出された場合、「ポリエチレン」という単語と、相互変換テーブル８０においてこの単語が登録されている部門である「知財部門」とを対応付けて、たとえば、図１２の検出結果テーブル５０Ｂのような形式で登録する。
【００６５】
処理対象の文書データから指定された部門用の変換文書データを作成する際（図４のステップＳ１１１に相当）には、処理対象の文書データから検出結果テーブル５０Ｂに登録されている検出ワードを検出する。そして、その検出ワードに対応付けて検出結果テーブル５０Ｂに登録されている検出部門を確認する。たとえば、「ポリエチレン」が検出ワードであれば、図１２の検出結果テーブル５０Ｂを参照してその検出部門が知財部門であることが確認される。
【００６６】
次に、図１０の相互変換テーブル８０のうち、先の確認された検出部門に係る相互変換ワード群の中から先ほどの検出ワードの登録位置を特定する。次に、その特定した位置を含む横一行に登録されている相互変換ワードのうち、出力先に指定されている部門の相互変換ワードを変換ワードに決定する。そして、文書データ中の当該検出ワードをその決定した変換ワードに置き換える、というように処理を行う。
【００６７】
たとえば、先の例で、出力先に指定された部門が販売部門であるとすると、図１０の相互変換テーブル８０の中で知財部門に属する相互変換ワード群８１を検索して「ポリエチレン」の単語が登録されている横一行８２を特定し、この横一行８２のうち出力先に指定された販売部門に対応する「ペット」の語を変換ワードに決定し、文書データ中の「ポリエチレン」を「ペット」に置き換える。
【００６８】
相互変換テーブル８０では、文書データから検出する変換元ワードは、すべての部門の相互変換ワードが対象になるので、たとえば、その文書データの中で、「ＰＥＴ」、「ペット」、「ポリエチレン」というように、相互変換テーブル８０において同じ横一行にある（相互に変換候補とされている）言葉が混在使用されていても、それらすべてを検出して、指定された部門の言葉（相互変換ワード）に統一して変換することができる。たとえば、指定部門が友人部門であれば、「ＰＥＴ」、「ペット」、「ポリエチレン」の各単語はすべて「ペットボトル」に置き換えられる。
【００６９】
このように、第２の実施の形態では、相互変換テーブル８０に登録されているすべての相互変換ワードを変換元ワードとして扱って文書データから該当の言葉を検出して変換することができる。また、変換テーブル３０のように部門別の変換ワードとは別に変換元ワードを登録する場合に比べて、登録するデータ量が少なくなる利点がある。
【００７０】
なお、ユーザから変換元の部門の指定を受け付け、その指定された部門の相互変換ワードのみを変換元ワードとして処理対象の文書データから検出し変換するように構成されてもよい。すなわち、変換元の部門の指定を操作表示部１７などから受け付け、処理対象の文書データから、相互変換テーブル８０に登録されている言葉（相互変換ワード）のうち、先ほど指定された部門の言葉（相互変換ワード）のみを検出するように構成する。なお、変換元の部門の指定は１部門のみでもよいし、複数部門を指定可能に構成されてもよい。変換元の部門を指定することで、たとえば、友人用に作成された文書を販売部門用に変換するというように、特定の部門用の文書から他の部門用の文書を容易に作成することができる。
【００７１】
以上、本発明の実施の形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施の形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。
【００７２】
たとえば、実施の形態では、部門別に作成した変換文書データを使用して、部門毎に指定された部数の文書を印刷する例を示したが、作成された変換文書データに対する処理は印刷に限定されるものではなく、外部への送信など他の用途に使用されてもよい。たとえば、登録されている送信宛先を予め部門別に分類しておき、同報送信が指定された場合に、送信する文書データを、それぞれの宛先が属する部門用の変換文書データに変換して各宛先へ送信する、というように構成されてもよい。
【００７３】
実施の形態では複合機１０が文書の変換機能を具備する例を示したが、変換機能のみを有する装置として構成されてもよいし、他の装置、たとえば、プリントサーバなどに変換機能を組み込むように構成されてもかまわない。
【符号の説明】
【００７４】
１０…複合機
１１…ＣＰＵ
１２…バス
１３…ＲＯＭ
１４…ＲＡＭ
１５…不揮発メモリ
１６…ハードディスク装置
１７…操作表示部
１８…読取部
１９…印刷部
２１…画像処理部
２２…ファクシミリ通信部
２３…ネットワーク通信部
２４…認証部
３０、３０Ａ、３０Ｂ…変換テーブル
４０…操作画面
４２…問い合わせ画面
４３…行わない釦
４４…行う釦
４６…出力設定選択画面
４７…行わない釦
４８…行う釦
５０、５０Ｂ…検出結果テーブル
６０、６０Ｂ…部門別出力部数設定画面
６２…出力部数の入力欄
６３…実行釦
６５…印刷中画面
７０…通常出力設定画面
７２…実行釦
７４…印刷中画面
８０…相互変換テーブル
８１…相互変換ワード群
８２…横一行（相互に変換候補の関係にあるワード群）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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