(57)【要約】【課題】送信した電子メールの転送状況と返信状況を追跡管理し得るメールクライアント及びそのメールフロー管理方法，メールフロー管理用プログラムを提供する。【解決手段】第１のメールクライアントにおける追跡情報付加手段１３ｂが電子メールに対して自アドレスを含む追跡情報を付加し送信手段１１がこの電子メールを送信し、第２のメールクライアントにおける転送メール作成手段１３が受信メールに付加されている追跡情報に自アドレスを追記して転送メールを作成し送信手段１１がこの転送メールを転送先に送信し、第３のメールクライアントにおける返信メール作成手段１３ｃが受信メールに対する返信メールを作成して送信手段１１がこの返信メールを返信先に送信し、この際に返信通知手段が、この返信メールの元となった受信メールに付加されていた追跡情報に記録されたアドレスのメールクライアントに対して返信通知情報を送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１のメールクライアントと、第２のメールクライアントと、第３のメールクライアントとの少なくとも３つのメールクライアントが通信ネットワークを介して互いに接続して成る電子メールシステムであって、
前記第１のメールクライアントは、ユーザの操作入力に基づいて宛先が設定された電子メールを作成するメール作成手段と、この作成された電子メールに対して自アドレスを含む追跡情報を付加する追跡情報付加手段と、この作成された電子メールをその宛先である前記第２のメールクライアントに対して送信する送信手段と、自アドレス宛てに送られてきた電子メールを受信するメール受信手段とを備え、
前記第２のメールクライアントは、自アドレス宛てに送られてきた電子メールを受信する受信手段と、この受信メールに付加されている追跡情報に自アドレスを追記して当該受信メールに対する転送メールを作成する転送メール作成手段と、この作成された転送メールを転送先に送信する送信手段とを備え、
前記第３のメールクライアントは、
前記第２のメールクライアントから送られてきた電子メールを受信する受信手段と、この受信メールの差出人アドレスを宛先に設定して当該受信メールに対する返信メールを作成する返信メール作成手段と、この作成された返信メールを返信先に送信する送信手段と共に、
前記返信メールからその経路を示す情報を返信通知情報として抽出する返信通知情報抽出手段と、前記返信メールが送信された場合にこの返信メールに対応する前記返信通知情報を当該返信メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスの前記第１及び第２のメールクライアントに対して送信する返信通知手段とを備えたことを特徴とする電子メールシステム。
【請求項２】
前記請求項１に記載の電子メールシステムにおいて、
前記第２のメールクライアントは、前記転送メールが送信された場合にこの転送メールの転送先を示す転送先通知情報を、当該転送メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスを宛先にして送信する転送先通知手段を備えたことを特徴とする電子メールシステム。
【請求項３】
前記請求項２に記載の電子メールシステムにおいて、
前記第１のメールクライアントは、
自アドレス宛てに送られてきた電子メールを受信する受信手段と、前記送信された電子メールを送信済メールとして格納すると共に前記受信された電子メールを受信メールとして格納するメールデータ格納部と共に、
前記受信手段に受信されたメールの種類を当該メールに含まれる情報を元に判別すると共に前記受信されたメールが前記転送先通知情報であった場合にこの転送先通知情報に基づいてこれに対応する送信済メールとその転送先を特定する前記受信メール判別手段と、この特定された送信済メールの転送先を表示する表示部とを備えたことを特徴とする電子メールシステム。
【請求項４】
前記請求項３に記載の電子メールシステムにおいて、
前記第１のメールクライアントの前記受信メール判別手段は、前記受信されたメールが前記返信通知情報であった場合にこの返信通知情報に基づいてこれに対応する送信済メールの転送先とその返信状態を特定する機能を備え、前記第１のメールクライアントの前記表示部は、前記受信メール判別手段に特定された転送先の返信状態を表示することを特徴とする電子メールシステム。
【請求項５】
ユーザの操作入力に基づいて宛先が設定された電子メールを作成するメール作成手段と、この作成された電子メールをその宛先である他のメールクライアントに対して送信する送信手段と、自アドレス宛てに送られてきた電子メールを受信する受信手段と、前記送信された電子メールを送信済メールとし前記受信された電子メールを受信メールとして格納するメールデータ格納部とを備えたメールクライアントであって、
ユーザの操作入力に従って新規の電子メールを作成する新規メール作成手段と、前記受信メールの差出人アドレスを宛先にして当該受信メールに対する返信メールを作成する返信メール作成手段と、前記作成された電子メールに対して自アドレスを含む追跡情報を付加する追跡情報付加手段と、前記受信メールに付加されている追跡情報に自アドレスを追記して当該受信メールに対する転送メールを作成する転送メール作成手段とを、前記メール作成手段が備え、
前記作成された返信メールからその経路を示す情報を抽出して返信通知情報とする返信通知情報抽出手段と、前記返信メールが送信された場合にこの返信メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスを宛先に設定した前記返信通知情報をその宛先である他のメールクライアントに対して送信する返信通知手段とを備えたことを特徴とするメールクライアント。
【請求項６】
前記請求項５に記載のメールクライアントにおいて、
前記転送メールが送信された場合にこの転送メールの送信先を示す転送先通知情報を、当該転送メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスの他のメールクライアントに対して送信する転送先通知手段を備えたことを特徴とするメールクライアント。
【請求項７】
前記請求項６に記載のメールクライアントにおいて、
前記受信手段に受信されたメールの種類を判別すると共に前記受信されたメールが前記転送先通知情報であった場合にこの転送先通知情報に基づいてこれに対応する送信済メールとその転送先を特定する前記受信メール判別手段と、この特定された送信済メールの転送先を表示する表示部とを備えたことを特徴とするメールクライアント。
【請求項８】
前記請求項７に記載のメールクライアントにおいて、
前記受信メール判別手段は、前記受信されたメールが前記返信通知情報であった場合にこの返信通知情報に基づいてこれに対応する送信済メールの転送先とその返信状態を特定する機能を備え、前記表示部は、前記受信メール判別手段に特定された転送先に返信があったこと表す情報を表示することを特徴とするメールクライアント。
【請求項９】
ユーザの操作入力に基づいて第１のメールクライアントが動作し宛先が設定された電子メールを作成すると共に当該電子メールに対して自アドレスを含む追跡情報を付加した後、この電子メールをその宛先である第２のメールクライアントに対して送信し、
前記電子メールを受信した前記第２のメールクライアントは、この受信した電子メールに付加されている前記追跡情報に自アドレスを追記して当該受信メールに対する転送メールを作成しこの作成した転送メールを転送先に送信し、
前記第２のメールクライアントから送られてきた電子メールを受信した第３のメールクライアントは、この受信メールの差出人アドレスを宛先に設定して当該受信メールに対する返信メールを作成し、この返信メールからその経路を示す情報を返信通知情報として抽出し、前記作成された返信メールを返信先に送信し、この送信された返信メールに対応する返信通知情報を当該返信メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスの前記第１及び第２のメールクライアントに対して送信することを特徴とするメールフロー管理方法。
【請求項１０】
前記請求項９に記載のメールフロー管理方法において、
前記第２のメールクライアントが前記転送メールを送信した後に、この転送メールの送信先を示す転送先通知情報を、当該転送メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレス宛てに送信することを特徴とするメールフロー管理方法。
【請求項１１】
前記請求項１０に記載のメールフロー管理方法において、
前記第１のメールクライアントが前記第２のメールクライアントに対して電子メールを送信した後にその送信した電子メールを送信済メールとしメールデータ格納部に格納すると共に、
前記第１のメールクライアントが前記第２のメールクライアントから前記転送先通知情報を受信し、この受信した転送先通知情報に基づいてこれに対応する送信済メールとその転送先を特定し、この特定された送信済メールの転送先を表示することを特徴とするメールフロー管理方法。
【請求項１２】
前記請求項１１に記載のメールフロー管理方法において、
前記第１のメールクライアントが前記第３のメールクライアントから前記返信通知情報を受信し、この受信した返信通知情報に基づいてこれに対応する送信済メールの転送先を特定し、この特定された転送先に返信があったこと表す情報を表示することを特徴とするメールフロー管理方法。
【請求項１３】
予め設定された自アドレス宛てに送られてきた電子メールをメールサーバから受信する受信機能と、ユーザの操作入力に基づいて宛先が設定された新規の電子メールを作成する新規メール作成機能と、前記受信メールの差出人アドレスを宛先に設定して当該受信メールに対する返信メールを作成する返信メール作成機能と、前記作成された電子メールに対して自アドレスを含む追跡情報を付加する追跡情報付加機能と、前記受信メールに付加されている前記追跡情報に自アドレスを追記した当該受信メールに対する転送メールを前記ユーザの操作入力に基づいて宛先を設定して作成する転送メール作成機能と、前記作成された各種電子メールを前記メールサーバへ送信する送信機能と、
前記返信メールからその経路を示す情報を返信通知情報として抽出する返信通知情報抽出機能と、前記返信メールが送信された場合にこの返信メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスを宛先に設定した前記返信通知情報を前記メールサーバへ送信する返信通知機能とをコンピュータに実行させることを特徴とするメールフロー管理用プログラム。
【請求項１４】
前記請求項１３に記載のメールフロー管理用プログラムにおいて、
前記送信機能により転送メールが送信された場合に、この転送メールの送信先を示す転送先通知情報を、当該転送メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスを宛先に設定して前記メールサーバへ送信する転送先通知機能を前記コンピュータに実行させることを特徴とするメールフロー管理用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールを送受信する電子メールシステム，メールクライアント，メールフロー管理方法，メールフロー管理用プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メールは、業務を遂行するのに欠かせない情報伝達ツールとして広く利用されており、特に業務連絡や作業依頼などでコミュニケーションを補完する重要なツールとして用いられている。
【０００３】
しかし、電子メールを作成し送受信するメールクライアントにおいては、大量のメールを送受信して管理するのに、ユーザが個々のメールを確認して重要なメールか否かを判断して仕分けしていたので、送受信メールの数に比例してユーザへの負担を増加させていたという不都合があった。
【０００４】
例えば、メール受信側は、大量の受信メールのうち、返信が必要なメールなのか不要なメールなのかを、ユーザが各受信メールの本文から判断して仕分けし、メール送信側では、作業を依頼するために多数の電子メールを送った場合に、各依頼に対する返信があったか否かを、ユーザが受信メールの本文から確認して仕分けしていた。
【０００５】
またさらに、作業を依頼するために送信した電子メールが送信先クライアントから他のクライアントに転送された場合に、作業の依頼がどこまで伝わっているかの伝達状況の情報を、最初にメールを送信した依頼元のクライアントは得ることができなかった。
【０００６】
そこで、これを鑑みた技術が特許文献１乃至３と非特許文献１に開示されている。特許文献１に開示された技術は、電子メールの本文を解析して回答期限の記述部分を抽出して記憶し、メール一覧表示に期限日時を表示する技術である。これにより、処理が必要な電子メールならびに、その期限をユーザが容易に把握できるようになる。
【０００７】
特許文献２に開示された技術は、送信したメールに対して返信があったかを管理する技術であり、送信したメールのうち返信を必要とするメールにはマークを付与して記憶しておき、そのメールに対する返信メールを受信した場合に、対応する送信済メールのマークを変更する技術である。
【０００８】
非特許文献１に開示された技術は、メールの転送経路を追跡する技術であり、転送した宛先を第一発信者に通知することで、第三者に転送された場合でも第１発信者はメールの送受信状況を追跡管理可能となる。
【０００９】
特許文献３に開示された技術は、親機が子機にメールを送信するときに自機への開封確認通知を要求し、子機は孫機にメールを転送するときに自機及び親機へ開封確認通知を要求する技術である。この特許文献３の技術により、親機は孫機がメールの転送を受けたことを確認することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１０】
【特許文献１】特開２００５−２８４４７５号公報
【特許文献２】特開２０００−３３１７号公報
【特許文献３】特開２００８−３０１０５４号公報
【非特許文献】
【００１１】
【非特許文献１】前田雅郎，田中克己，「地域コミュニティ活性化支援システム−FlowKun−」，情報処理学会研究報告 [グループウェア]，Ｖｏｌ．９８  Ｎｏ．８，１９９８年１月２９日，ｐｐ．７９−８４
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１２】
しかしながら、特許文献１に記載された技術では、メール本文に回答期限の記述が含まれていなかったり、期限の記述形式が対象外の形式であったりした場合に、返信が必要なメールであるか否かの判定に失敗する可能性があるという不都合があった。
【００１３】
特許文献２に記載された技術では、送信側で返信を期待する送信メールの返信状況を管理できるが、受信側で返信すべきメールか否かをユーザに対して明示的に知らせることができないという不都合があった。
【００１４】
非特許文献１に記載された技術では、転送されたメールの宛先が第１発信者にしか通知されないため、第１発信者以外は第三者に転送されたメールの回覧状況を管理できないという不都合があった。例えば、発信者から第１受信者、第２受信者、第３受信者と順番にメールが転送された場合、発信者は第１受信者及び第２受信者から転送先の通知を受けるため、どこに転送されたかを追跡することが可能であるが、第１受信者には第２受信者から第３受信者へ転送されたことが通知されないため、第１受信者はメールの転送先を追跡し管理することができなかった。
【００１５】
特許文献３に記載された技術では、孫機にメールが転送されたことを親機が確認することはできるが、孫機から子機に対して回答が返信されたか否かについて親機が確認することはできないという不都合があった。
【００１６】
そこで、本発明は、前述した各文献に開示された技術の不都合を改善し、電子メールの伝達状況をそのメールの送信者側が管理し得る電子メールシステム，メールクライアント及びメールフロー管理方法，メールフロー管理用プログラムを提供することを、その目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１７】
上記目的を達成するため、本発明の電子メールシステムは、第１のメールクライアントと、第２のメールクライアントと、第３のメールクライアントとが通信ネットワークを介して互いに接続して成る電子メールシステムであって、前記第１のメールクライアントは、ユーザの操作により入力された情報に基づいて宛先が設定された電子メールを作成するメール作成手段と、この作成された電子メールに対して自アドレスを含む追跡情報を付加する追跡情報付加手段と、この作成された電子メールを前記設定された宛先に送信する送信手段と、自アドレス宛てに送られてきた電子メールを受信するメール受信手段とを備え、前記第２のメールクライアントは、自アドレス宛てに送られてきた電子メールを受信する受信手段と、この受信した電子メールに付加されている追跡情報に自アドレスを追記して転送メールを作成する転送メール作成手段と、この作成された転送メールを転送先に送信する送信手段とを備え、前記第３のメールクライアントは、前記第２のメールクライアントから送られてきた電子メールを受信する受信手段と、この受信したメールの差出人アドレスを宛先とする返信メールを作成する返信メール作成手段と、この作成された返信メールをその宛先に送信する送信手段と、前記返信メールからその経路を示す情報を返信通知情報として抽出する返信通知情報抽出手段と、前記返信メールが送信された場合にこの返信メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスを宛先にして当該返信メールに対応する前記返信通知情報を送信する返信通知手段とを備えたことを特徴とする。
【００１８】
本発明のメールフロー管理方法は、第１のメールクライアントが、ユーザの操作入力により宛先が設定された電子メールを作成する際に当該電子メールに対して自アドレスを含む追跡情報を付加した後、この電子メールを第２のメールクライアントに対して送信し、前記電子メールを受信した前記第２のメールクライアントが、この受信した電子メールに付加されている前記追跡情報に自アドレスを追記し、この追記された追跡情報を付した転送メールを作成して、この作成した転送メールを転送先に送信し、前記第２のメールクライアントから送られてきた電子メールを受信した第３のメールクライアントが、この受信した電子メールの差出人アドレスを宛先とする返信メールを作成し、この返信メールからその経路を示す情報を返信通知情報として抽出し、前記作成された返信メールをその宛先に送信し、この送信された返信メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスを宛先にして前記返信通知情報を送信することを特徴とする。
【００１９】
本発明のメールフロー管理用プログラムは、予め設定された自アドレス宛てに送られてきた電子メールをメールサーバから受信する受信機能と、ユーザの操作入力に基づいて宛先が設定された新規の電子メールを作成する新規メール作成機能と、前記受信メールの差出人アドレスを宛先に設定して当該受信メールに対する返信メールを作成する返信メール作成機能と、前記作成された電子メールに対して自アドレスを含む追跡情報を付加する追跡情報付加機能と、前記受信メールに付加されている前記追跡情報に自アドレスを追記した当該受信メールに対する転送メールを前記ユーザの操作入力に基づいて宛先を設定して作成する転送メール作成機能と、前記作成された各種電子メールを前記メールサーバへ送信する送信機能と、前記返信メールからその経路を示す情報を返信通知情報として抽出する返信通知情報抽出機能と、前記返信メールが送信された場合にこの返信メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスを宛先に設定した前記返信通知情報を前記メールサーバへ送信する返信通知機能とをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００２０】
本発明は以上のように構成され機能するため、これにより、第１のメールクライアントが自アドレスを含む追跡情報を付加した電子メールを送信し、この送信された電子メールを受信した第２のメールクライアントがその受信メールに付加されている追跡情報に自アドレスを追記して作成した転送メールを送信し、この転送メールを受信した第３のメールクライアントがその受信したメールに対する返信メールを作成して送信すると共にその返信した旨を示す返信通知情報をこの返信の元となった受信メールの追跡情報に記録されたアドレスを宛先にして送信するので、メール受信側が、追跡情報に記録されたアドレスからそのメールの回覧経路を特定することができ、間接的なメール送信元に対しても通知を送ることが可能となり、メール送信側は、返信通知情報を受けることで送信した電子メールの伝達状況及びそれに対する返信状況を効率よく有効に管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】本発明にかかる一実施形態の電子メールシステム及びメールクライアントの構成を示すブロック図である。
【図２】図１に開示した実施形態のメールクライアントにおける返信状態格納部に格納された情報の一例を示す図である。
【図３】図１に開示した実施形態のメールクライアントのメール受信時の動作を示すフローチャートである。
【図４】図１に開示した実施形態のメールクライアントのメール送信時の動作を示すフローチャートである。
【図５】図１に開示した実施形態のメールクライアントのメール返信時の動作を示すフローチャートである。
【図６】図１に開示した実施形態の電子メールシステムにおける全体動作を示すシーケンス図である。
【図７】図１に開示した実施形態のメールクライアントの一使用例であるシステムの全体動作を示すシーケンス図である。
【図８】（Ａ）図７に示す使用例における課長端末の画面表示の一例を示す図である。（Ｂ）図７に示す使用例における課長端末に作成された送信メールの一例を示す図である。
【図９】図７に示す使用例における主任端末の画面表示の一例を示す図である。
【図１０】（Ａ）図７に示す使用例における主任端末の画面表示の他の例を示す図である。（Ｂ）図７に示す使用例における主任端末から送信された転送メールの一例を示す図である。（Ｃ）図７に示す使用例における主任端末から送信された転送先通知情報の一例を示す図である。
【図１１】図７に示す使用例における課長端末の画面表示の他の例を示す図である。
【図１２】図７に示す使用例における担当者端末の画面表示の一例を示す図である。
【図１３】（Ａ）図７に示す使用例における担当者端末の画面表示の他の例を示す図である。（Ｂ）図７に示す使用例における担当者端末から送信される返信メールの一例を示す図である。（Ｃ）図７に示す使用例における担当者端末から送信される返信通知情報の一例を示す図である。
【図１４】図７に示す使用例における主任端末の画面表示の他の例を示す図である。
【図１５】図７に示す使用例における課長端末の画面表示の他の例を示す図である。
【図１６】（Ａ）図７に示す使用例における主任端末の画面表示の他の例を示す図である。（Ｂ）図７に示す使用例における主任端末から送信される返信メールの他の例を示す図である。
【図１７】図７に示す使用例における課長端末の画面表示の他の例を示す図である。
【図１８】図１に開示した実施形態のメールクライアントの他の使用例であるシステムの全体動作を示すシーケンス図である。
【図１９】図１８に示す使用例における部長端末の画面表示の一例を示す図である。
【図２０】図１８に示す使用例における部長端末の画面表示の他の例を示す図である。
【図２１】図１８に示す使用例における部長端末の画面表示の他の例を示す図である。
【図２２】図１８に示す使用例における部長端末の画面表示の他の例を示す図である。
【図２３】図１８に示す使用例における部長端末の画面表示の他の例を示す図である。
【図２４】図１８に示す使用例における部長端末の画面表示の他の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２２】
以下、本発明における一実施形態を、図面に基づいて説明する。
【００２３】
図１は、本発明に係る電子メールシステムの構成を示すブロック図である。図１に示すように、本実施形態の電子メールシステムは、少なくとも３機のメールクライアント１と、各メールクライアント１から送られてくる電子メールを受信して保管すると共にメールクライアント１からの要求に従って対応する電子メールを送信するメールサーバ３とが通信ネットワーク２に接続した構成である。
【００２４】
本実施形態のメールクライアント１の構成を示す機能ブロック図である。図１に示すように、本実施形態のメールクライアント１は、通信ネットワーク２に接続するネットワーク接続部１０と、電子メールをメールサーバ３へ送信する送信手段１１と、電子メールを通信ネットワーク２を介してメールサーバ３から受信する受信手段１２と、ユーザの操作に応じてデータを入力する情報入力部１５と、情報入力部１５から入力されたデータに基づいて宛先が設定された電子メールを作成するメール作成手段１３と、このメール作成手段１３に作成されたメールを格納し、送信したメールを送信済メールとして格納すると共に受信したメールを受信メールとして格納するメールデータ格納部１４と、メール作成用画面や送信メール一覧，受信メール一覧などの画像を表示する表示部１６と、メールデータ格納部１４に格納されている情報に基づいて送信メール一覧情報，受信メール一覧情報を作成するメール一覧作成手段１７とを備えている。
【００２５】
メール作成手段１３は、情報入力部１５から入力されたメール本文テキストと宛先アドレスとに基づいて新規の電子メールを作成する新規メール作成手段１３ａと、作成された電子メールに対し、予め設定された自アドレスが記録された追跡情報を付加する追跡情報付加手段１３ｂと、情報入力部１５から返信指示が入力されるとその指示に指定された受信メールに対する返信メールを作成する返信メール作成手段１３ｃと、情報入力部１５から転送指示が入力されるとその指示に指定された受信メールに対応する転送メールを作成する転送メール作成手段１３ｄとを有している。
【００２６】
転送メール作成手段１３ｄは、転送の元となる受信メールに追跡情報が付加されていた場合には、その追跡情報に自アドレスを追記して当該受信メールに対する転送メールに付加する機能を備えている。
【００２７】
さらに、本実施形態のメールクライアント１は、返信メール作成手段１３ｃに作成された返信メールからその経路を示す情報を抽出して返信通知情報とする返信通知情報抽出手段２３と、返信メール作成手段１３ｃに作成された返信メールを送信手段１１が送信した場合に当該返信メールの元となった受信メールに付加されていた追跡情報に記録されたアドレスを宛先にした返信通知情報をメールサーバ３へ送信する返信通知手段１８と、転送メール作成手段１３ｄに作成された転送メールを送信手段１１が送信した場合に当該転送メールの元となった受信メールに付加されていた追跡情報に記録されたアドレスを宛先にした転送先通知情報をメールサーバ３へ送信する転送先通知手段１９と、受信したメールの種類を判別する受信メール判別手段２０と、受信メールの種類に応じてメールデータ格納部１４内の情報を書き換えるメールデータ更新手段２１と、メールクライアント１におけるこれら各手段の動作を制御する主制御部２２とを備えている。
【００２８】
送信手段１１は、メール作成手段１３に作成されたメールを情報入力部１５から入力された送信指示に従ってメールサーバ３へ送信する機能を備えている。本実施形態における送信手段１１は、メールデータ格納部１４から送信指示に対応する作成メールを読み出してメールサーバ３へ送信する。ここで、送信されたメールのコピーが送信済メールとしてメールデータ格納部１３に格納される。また、送信手段１１は、返信通知手段１８が出力した返信通知情報を送信する機能と、転送先通知手段１９が出力する転送先通知情報を送信する機能とを備えている。
【００２９】
受信手段１２は、予め設定された自アドレス宛てに送られてきたメールをメールサーバ３から受信する機能を備えている。ここで、受信したメールは受信メールとしてメールデータ格納部１３に格納される。
【００３０】
追跡情報付加手段１３ｂは、情報入力手段１５から入力された指令に従って、送信メールがどこに転送されたかを追跡するための追跡情報を送信メールに付加する手段である。追跡情報には、付加されるメールのメッセージＩＤとそのメールの発信元アドレスとが記録されている。ここで、追跡情報の形式は、電子メールに付加される形式であれば限定されず、メールのヘッダ部分に記述する形式や、添付ファイルとして付加する形式，メール本文に記載する形式などのいずれであってもよい。
【００３１】
返信メール作成手段１３ｃは、情報入力部１５に入力された返信指示で指定された受信メールの差出人アドレスを宛先に設定した返信メールを作成する手段である。この返信メールには、返信の元となったメールの識別情報が含まれている。本実施形態における返信メール作成手段１３ｃは、返信指示で指定された受信メールに追跡情報が付加されていた場合、その追跡情報にその受信メールの識別情報を追記して、作成した返信メールに付する機能を備えている。この追跡情報の形式も、電子メールに付加される形式であれば限定されず、メールのヘッダ部分に記述する形式や、添付ファイルとして付加する形式，メール本文に記載する形式などのいずれであってもよい。
【００３２】
転送メール作成手段１３ｄは、情報入力部１５に入力された転送指示で指定されたアドレスを宛先に設定した転送メールを作成する手段である。転送メールには、転送の元となったメールの識別情報が含まれている。本実施形態における転送メール作成手段１３ｄは、転送指示で指定された受信メールに追跡情報が付加されていた場合、その追跡情報に自アドレスを追記して、作成した転送メールに付する機能を備えている。この追跡情報の形式は、電子メールに付加される形式であれば限定されず、メールのヘッダ部分に記述する形式や、添付ファイルとして付加する形式，メール本文に記載する形式などのいずれであってもよい。
【００３３】
メールデータ格納部１４は、メール作成手段１３に作成されたメール，送信された送信済メール，受信された受信メールを格納する。本実施形態のメールデータ格納部１４は、各メールを構成するヘッダ情報及び本文情報を格納するメール格納部１４ａと、メール格納部１４ａに格納されている各メールのうち追跡情報を付加されたメールの返信状態を示す情報を格納する返信状態格納部１４ｂとを有している。図２は、返信状態格納部１４ｂに格納されている情報の一例を示す図である。図２に示すように、返信状態格納部１４ｂには、メール格納部１４ａに格納されているメールの識別情報であるメールＩＤと、各メールＩＤに対応するメールの返信状態を示す状態フラグとが対応付けられて格納されている。
【００３４】
図２に示す状態フラグにおいて、「返信待ち」は、追跡情報が付加された送信済メールに対する返信状態であり、「受信済」は、対応する返信メールがあった追跡情報付き送信済メールに対する返信状態である。「要返信」は、追跡情報が付加されていた受信メールに対する返信状態であり、「返信済」は、返信メールの返信を行った追跡情報付き受信メールに対する返信状態である。
【００３５】
情報入力部１５は、ユーザの操作に対応したコマンドを入力する機能を備えている。情報入力部１５は、例えば、キーボードやマウスなどの入力装置を含む構成である。表示部１６は、メール作成用画面，送受信メール一覧，メール本文を画面に表示する。
【００３６】
メール一覧作成手段１７は、メールデータ格納部１４に格納された情報に基づいて、送信済メールの一覧，受信メールの一覧を作成して表示部へ出力する。メール一覧には、メールの主題，宛先，送信日又は受信日，返信状態がメール毎に示されている。
【００３７】
返信通知手段１８は、返信メールを送信手段１１が送信した際に、その返信メールの元となった受信メールに追跡情報が付加されているか否かを判定し、付加されていた場合に、この追跡情報に記録されたアドレスを宛先に設定した返信通知情報をメールサーバ３へ送信する手段である。この返信通知情報には、例えば、送信された返信メールの元となったメールに付加されていた追跡情報に示されたメール識別情報とこの返信メールの返信先アドレスとが含まれている。
【００３８】
転送先通知手段１９は、転送メールを送信手段１１が送信した際に、その転送メールの元となった受信メールに追跡情報が付加されているか否かを判定し、付加されていた場合に、この追跡情報に記録されたアドレスを宛先に設定した転送先通知情報をメールサーバ３へ送信する手段である。転送先通知情報には、例えば、送信された転送メールの元となったメールに付加されていた追跡情報に示されたメール識別情報とこの転送メールの転送先アドレスとが含まれている。
【００３９】
受信メール判別手段２０は、受信メールの追跡情報の有無とその内容に基づいて、受信したメールが、追跡情報付きのメール，送信済メールに対する返信メール，返信通知情報，転送先通知情報，通常メールのうちのいずれであるかを判別すると共に、受信メールが返信メールであった場合にこの返信メールに基づいてこれに対応する送信済メールを特定してこの送信済メールの返信状態を「受信済」に決定し、受信メールが転送先通知情報であった場合にこの転送先通知情報に基づいてこれに対応する送信済メールとその転送先を特定し、受信メールが返信通知情報であった場合にこの返信通知情報に基づいてこれに対応する送信済メールの転送先を特定しこの転送先の返信状態を「受信済」に決定する手段である。
【００４０】
メールデータ更新手段２１は、送信手段１１によって返信メールが送信された場合、もしくは受信メール判別手段２０の判別結果に基づいて、メールデータ格納部１４に格納された情報を更新する手段である。このメールデータ更新手段２１は、追跡情報付きの受信メールに対する返信メールが送信された際に、返信状態格納部１４ｂに格納された情報のうち、その追跡情報付きの受信メールの返信状態を「要返信」から「返信済」に書き換える。また、受信メールが返信メールであった場合に対応する送信済メールの返信状態を「返信待ち」から「受信済」に書き換え、受信メールが転送先通知情報であった場合に対応する送信済メールに対応付けて転送先の情報を追加する。また、受信メールが返信通知情報であった場合は、対応する転送先の返信状態を「受信済」に書き換える。
【００４１】
このように、メールデータ格納部１４に格納された各メールの返信状態を書き換えることで、表示されるメール一覧情報の返信状態も更新され、ユーザに対してメールの転送状況や返信状況を知らせることができる。
【００４２】
次に、本実施形態のメールクライアント１の動作について説明する。ここで、以下の動作説明は、本発明のメールフロー管理方法の実施形態となる。
【００４３】
＜メール受信時の動作＞
図３は、本実施形態のメールクライアント１のメール受信動作を示すフローチャートである。図３に示すように、本実施形態のメールクライアント１のメール受信動作は、まず、情報入力手段１５にメール受信指示が入力されると、主制御部２２が送信手段を介してメールサーバ３へ受信要求を送信し、受信要求に応じてメールサーバ３から送信された新着メールを受信手段１２が受信する（図３のステップＳ２０１）。そして、この受信したメールはメールデータ格納部１４に格納される。
【００４４】
続いて、受信メール判別手段２０が新着メールに追跡情報が付与されているか否か判定を行う（図３の２ステップＳ２０２）。新着メールに追跡情報が付与されていた場合、受信メール判別手段２０が新着メールの返信状態を「要返信」にすることをメールデータ更新手段２１に指示し、メールデータ更新手段２１が返信状態格納部１４ｂにその情報を格納する。（図３のステップＳ２０６）。
【００４５】
新着メールに追跡情報が付与されていなかった場合、受信メール判別手段２０は新着メールが追跡情報付きのメールを送信した先から返信された返信メールであるか否か判定を行う（図３のステップＳ２０３）。新着メールが返信メールであった場合、受信メール判別手段２０はその新着メールに対応する送信済メールの返信状態を「受信済」にすることをメールデータ更新手段２１に指示し、メールデータ更新手段２１が返信状態格納部１４ｂに格納された情報を更新する（図３のステップＳ２０７）。
【００４６】
新着メールが返信メールでなかった場合、受信メール判別手段２０は新着メールが返信通知情報であるか判定を行う（図３のステップＳ２０４）。新着メールが返信通知情報であった場合、対応する転送先の返信状態を「返信済」に書き換えることをメールデータ更新手段２１に指示し、メールデータ更新手段２１が返信状態格納部１４ｂに格納された情報を更新する（図３のステップＳ２０８）。
【００４７】
新着メールが返信通知情報でなかった場合、受信メール判別手段２０は新着メールが転送先通知情報であるか判定を行う（図３のステップＳ２０５）。新着メールが転送先通知情報であった場合、受信メール判別手段２０は、その転送先通知情報に対応する送信済メールに対応付けて転送先の情報をメール格納部１４ａに格納するようにメールデータ更新手段２１に指示し、メールデータ更新手段２１が該当する送信済メールの配下に転送先の情報を追加してメールデータ格納部１４に格納する（図３のステップＳ２０９）。
【００４８】
＜メール送信時の動作＞
図４は、本実施形態のメールクライアント１のメール送信動作を示すフローチャートである。図４に示すように、本実施形態のメールクライアント１のメール送信動作は、まず、情報入力部１５に入力された情報に基づいてメール作成手段１３が追跡情報付きの電子メールを作成する（図４のステップＳ３０１）。
【００４９】
この追跡情報付きの電子メールを送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図４のステップＳ３０２）。転送先通知手段１９が、送信したメールは転送メールであるか否かを判定する（図４のステップＳ３０３）。
【００５０】
転送メールであると判定された場合、転送先通知手段１９が転送メールの元となった受信メールに付与されていた追跡情報に記録されたアドレスを宛先に設定した転送先通知情報を作成しメールサーバ３に送信する（図４のステップＳ３０６）。そして、メール格納部１４ａが転送メールのコピーを受け取り、対応する受信メールの配下に属する送信済メールとして格納する（図４のステップＳ３０７）。一方、転送メールではないと判定された場合、送信したメールのコピーをメール格納部１４ａが受け取り送信済メールとして格納する（図４のステップＳ３０４）。メール格納部１４ａに格納された送信済メールの返信状態が「返信待ち」であることを示す返信状態情報を返信状態格納部１４ｂが記憶する（図４のステップＳ３０５）。
【００５１】
＜メール返信時の動作＞
図５は、本実施形態のメールクライアント１のメール返信時の動作を示すフローチャートである。図５に示すように、本実施形態のメールクライアント１のメール返信時の動作は、まず、情報入力部１５に入力された返信指示に従って、追跡情報が付与された受信メールに対する返信メールをメール作成手段１３が作成する。この作成した返信メールを送信手段１１がメールサーバ３に対して送信する（図５のステップＳ４０１）。
【００５２】
続いて、メールデータ更新手段２１が、送信した返信メールの元となった受信メールの返信状態を「返信済」に変更するように返信状態格納部１４ｂに格納されている情報を更新する（図５のステップＳ４０２）。
【００５３】
続いて、返信通知情報抽出手段２３が返信メールからその経路を示す情報を抽出して返信通知情報とし、返信通知手段１８が、返信メールの元となった受信メールに付加されている追跡情報に記録されたアドレスを宛先にして返信通知情報を送信する（図５のステップＳ４０３）。
【００５４】
次に、本実施形態の電子メールシステムの全体の動作について説明する。
【００５５】
図６は、本実施形態の電子メールシステムの全体の動作を示すシーケンス図である。ここでは、メールクライアント１の１つが、追跡情報を付加した新規メールを発信した場合の電子メールシステム全体の動作を説明する。以下、新規メールを発信するメールクライアント１を第１のメールクライアントとし、受信したメールを転送するメールクライアント１を第２のメールクライアントとし、受信したメールに対する返信メールを返信するメールクライアント１を第３のメールクライアントとする。
【００５６】
まず、第１のメールクライアントにおいて、情報入力部１５に入力されたメール本文及び宛先に基づいて新規メール作成手段１３ａが電子メールを作成し、この作成されたメールに追跡情報付加手段１３ｂが追跡情報を付加する（図６のステップＳ１）。追跡情報には、当該メールのメッセージＩＤと第１のメールクライアント自身のアドレスとが含まれている。そして、この作成されたメールを送信手段１１が送信する（図６のステップＳ２）。
【００５７】
続いて、第２のメールクライアントにおいて、受信手段１２が自アドレス宛てに送られてきたメールを受信し主制御部２２が受信メールをメールデータ格納部１４に格納する（図６のステップＳ３）。そして、情報入力部１５に転送指示が入力されると転送メール作成手段１３ｄがその転送指示で指定された受信メールを元に転送メールを作成する（図６のステップＳ４）。このとき、転送指示で指定された受信メールに付加されていた追跡情報に自アドレスを追記して転送メールに付加する。そして、作成された転送メールを送信手段１１が転送先に送信する（図６のステップＳ５）。転送メールが送信されると、転送先通知手段１９が転送指示で指定された受信メールに付加されていた追跡情報に記録されたアドレスを宛先に設定した転送先通知情報を送信手段１１を介してメールサーバ３へ送信する（図６のステップＳ６）。
【００５８】
続いて、第１のメールクライアントにおいて、受信手段１２が転送先通知情報メールを受信すると、メールデータ更新手段２１が対応する送信済メールの配下に転送先の情報を追加してメールデータ格納部１４に格納する（図６のステップＳ７）。
【００５９】
一方で、第３のメールクライアントにおいて、受信手段１２が自アドレス宛てに送られてきたメールを受信し主制御部２２が受信メールをメールデータ格納部１４に格納する（図６のステップＳ８）。そして、情報入力部１５に返信指示が入力されると返信メール作成手段１３ｃが指定の受信メールに対する返信メールを作成する（図６のステップＳ９）。そして、作成された返信メールを送信手段１１が返信先に対して送信する（図６のステップＳ１０）。このとき、返信通知手段１９が、返信メールの元となった受信メールに付加されていた追跡情報に記録されているアドレスを宛先にして返信通知情報を送信する（図６のステップＳ１１）。そして、返信メールの送信後、メールデータ更新手段２１が、その送信した返信メールをメール格納部１４ａに格納し、返信状態格納部１４ｂに格納された情報のうち、送信した返信メールの元の受信メールの返信状態を「要返信」から「返信済」に書き換える（図６のステップＳ１２）。
【００６０】
続いて、第２のメールクライアントにおいて、受信手段１２がメールを受信すると、受信メール判別手段２０がこの受信メールが返信メールであると判別してこの返信メールに含まれる情報から対応する送信済メールを特定する。そして、メールデータ更新手段２１が、返信状態格納部１４ｂに格納された情報のうち、この返信メールに対応する送信済メールの返信状態を「返信待ち」から「受信済」に書き換えると共に、受信したメールを受信メールとしてメールデータ格納部１４に格納する（図６のステップＳ１３）。
【００６１】
第１のメールクライアントにおいて、受信手段１２が返信通知情報を受信すると、受信メール判別手段２０がこの返信通知情報に基づいて対応する送信済メール及び転送先を特定する。そして、メールデータ更新手段２１が、返信状態格納部１４ｂに格納された情報のうち、この返信通知情報に対応する送信済メール配下の転送先の返信状態を「返信待ち」から「受信済」に書き換える（図６のステップＳ１４）。
【００６２】
続いて、第２のメールクライアントにおいて、情報入力部１５に返信指示が入力されると返信メール作成手段１３ｃが受信メールに対する返信メールを作成する（図６のステップＳ１５）。そして、作成された返信メールを送信手段１１が返信先に対して送信する（図６のステップＳ１６）。
【００６３】
第１のメールクライアントにおいて、受信手段１２が電子メールを受信すると、受信メール判別手段２０がこの受信メールが返信メールであると判別してこの返信メールに含まれる情報から対応する送信済メールを特定する。そして、メールデータ更新手段２１が、返信状態格納部１４ｂに格納された情報のうち、この返信メールに対応する送信済メールの返信状態を「返信待ち」から「受信済」に書き換えると共に、受信したメールを受信メールとしてメールデータ格納部１４に格納する（図６のステップＳ１７）。
【００６４】
このように、本実施形態の電子メールシステムによれば、メール送信側は、返信を必要とするメールにあらかじめ追跡情報を付与して送信することで、送信したメールが別の第三者のメールクライアント１に転送された場合でも、転送先通知情報によりメールがどの宛先に転送されたのか管理することが可能になる。また、第三者のメールクライアント１が返信を行った場合、返信通知情報により転送先での返信状況を確認することが可能になる。
【００６５】
また、メール受信者側では、追跡情報が付与されたメールを受信した場合に、その受信メールの返信状態を「要返信」として画面に表示するので、この受信メールが返信を必要とするメールであることを明示的に区別することが可能になる。また、返信を行った場合に、返信に対応する受信メールの返信状態を「返信済」に更新するので、返信を必要とするメールに対して、すでに返信を行ったのか、それともまだ返信していないのかを管理することが可能になる。
【００６６】
次に、本実施形態の電子メールシステムを社内ＬＡＮシステムに適用した場合の使用例について説明する。
【００６７】
第１の使用例は、図１に示す通信ネットワーク２を社内ＬＡＮとし、メールクライアント１を課長，主任，担当者に使用させた場合の例である。また、本使用例におけるメールクライアント１においては、メールのヘッダ部分に予め定められた情報を付して、返信メール、転送メール、転送先通知情報、返信通知情報を作成するように構成されている。また、追跡情報をメールヘッダに付するように構成されている。
【００６８】
図７は、課長が使用するメールクライアント１（以下、課長端末とする）と、主任が使用するメールクライアント１（以下、主任端末とする）と、担当者が使用するメールクライアント１（以下、担当者端末とする）との相互間におけるメール送受信の動作の一例を示すシーケンス図である。図７は、課長端末が主任端末へ追跡情報付きメールを送信した場合の各端末の動作を示している。
【００６９】
まず、課長端末において、メール作成手段１３が情報入力部１５に入力されたコマンドに従って主任端末を宛先にした追跡情報付きのメールを作成し、この追跡情報付きのメールを送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図７のステップＳ１１１）。図８（Ａ）は、この課長端末が主任端末にメールを送信したときに課長端末の画面に表示されるメール一覧情報のイメージを示す図である。図８（Ｂ）は、このとき課長端末が主任端末へ送信したメールのテキストイメージを示す図である。
【００７０】
図８（Ｂ）に示すように、本使用例では、課長端末におけるメール作成手段１３が、送信するメールのヘッダ部分に追跡情報として「X-Mail-Control:Request_Response 課長MID＜課長MADDR＞」を付与する。「X-Mail-Control:」は、メールクライアント１の動作をコントロールする情報であることを示し、「Request_Response」は、このメールの発信者が返信を要求していることを示している。「課長MID」は、課長端末が発信したメールであることを一意に示すメッセージＩＤであり、「＜課長MADDR＞」は、課長端末のメールアドレスである。
【００７１】
図８（Ａ）に示すように、本使用例におけるメール一覧情報は、送信メール及び受信メールそれぞれの主題，宛先，受信日，送信日，返信状態を示す情報を含んでいる。図８の（Ａ）には、主題が「２００８年度棚卸作業」，宛先が「主任端末」，送信日が「２００８／１２／０１」であるメールを送信し、そのメールの返信状態が「返信待ち」であることが示されている。
【００７２】
図８（Ａ）では、送信したメールの情報が１行目に表示されており、その下の行に送信先毎の情報が表示されている。本例では、送信先が１つのため、送信先毎の情報は一行しか表示されていないが、複数の端末に送信した場合には、複数の行に表示されることになる。
【００７３】
続いて、課長端末からのメールを主任端末における受信手段１２が受信する（図７のステップＳ１１２）。主任端末が受信したメールには、図８の（Ｂ）に示すように、ヘッダに追跡情報である「X-Mail-Control:Request_Response〜」が付与されているため、主任端末における受信メール判別手段２０によって、この受信メールが追跡情報付きのメールであると判定される。図９は、このときに主任端末の画面に表示されるメール一覧情報のイメージを示す図である。図９に示すように、主任端末が受信したメールが、追跡情報付きのメールであるので、返信状態の欄に「要返信」と表示される。
【００７４】
続いて、主任端末におけるメール作成手段１３が情報入力部１５に入力されたコマンドに従って、課長端末から受信したメールを元に、担当者端末を宛先にした転送メールを作成し、この転送メールを送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図７のステップＳ１２１）。図１０の（Ｂ）は、主任端末から担当者端末へ転送されたメールのテキストイメージを示す図である。図１０の（Ｂ）に示すように、担当者端末を宛先とした転送メールは、ヘッダ部分に追跡情報として「X-Mail-Control:Request_Response 課長MID＜課長MADDR＞ 主任MID＜主任MADDR＞」が付与されている。この「X-Mail-Control:Request_Response」と「課長MID＜課長MADDR＞」の意味は、前述した通りであり、「主任MID」は、主任端末が送信したメールを一意に示すメッセージＩＤを示し、「＜主任MADDR＞」は、主任端末のメールアドレスを示している。つまり、「X-Mail-Control:Request_Respons 課長MID＜課長MADDR＞ 主任MID＜主任MADDR＞」は、課長端末から発信されて主任端末で転送されたメールであることを示している。
【００７５】
図１０の（Ａ）は、このときの主任端末の画面に表示されたメール一覧情報のイメージを示す図である。図１０の（Ａ）に示すように、主任端末の画面には、一行目に課長端末から受信したメールの情報が表示され、二行目に転送メールに関する情報が表示され、三行目に転送先毎の情報が表示される。この例では、転送先が１つであるため二行目下には一行しかないが、転送先が複数あった場合は、転送先の数だけ行数が増えることになる。
【００７６】
続いて、主任端末から転送されたメールを担当者端末における受信手段１２が受信する（図７のステップＳ１２２）。図１２は、このとき担当者端末の画面に表示されるメール一覧情報のイメージを示す図である。このとき担当者端末が受信したメールには、図１０の（Ｂ）に示す様に、追跡情報として「X-Mail-Control:Request_Response〜」が付与されているため、担当者端末における受信メール判別手段２０が、受信メールを追跡情報付きメールであると判定し、この受信メールに関する情報の返信状態を「要返信」として返信状態格納部１４ｂに格納させる。
【００７７】
続いて、主任端末における転送先通知手段１９が課長端末を宛先にした転送先通知情報を作成しこの転送先通知情報を主任端末の送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図７のステップＴ１２３）。そして、主任端末から送信された転送先通知情報をメールサーバ３を介して課長端末の受信手段１２が受信する（図７のステップＴ１２４）。この転送先通知情報の内容を、図１０（Ｃ）に図示している。図１０（Ｃ）に示すように、この転送先通知情報は、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Notice_Add 課長MID 主任MADDR ＜担当MADDR＞」が付与されている。「X-Mail-Control」の意味は前述した通りであり、「Notice_Add」は、転送先通知情報であることを示している。「課長MID」は転送の元となったメールのメッセージＩＤであり、課長端末から受信したメールのヘッダに付与されていた「X-Mail-Control:Request_Response〜」の情報から取得した情報である。また、「主任MADDR」は主任端末のメールアドレスであり、「＜担当MADDR＞」は転送先である担当者端末のメールアドレスを示している。
【００７８】
つまり、「X-Mail-Control:Notice_Add 課長MID 主任MADDR＜担当MADDR＞」は、課長端末から発信された「課長MID」というメッセージＩＤのメールが主任端末から担当者端末へ転送されたことが示されている。図１１は、転送先通知情報を受けた課長端末の画面に表示されるメール一覧情報のイメージを示す図である。本例では、転送先が１つであるため二行目配下に一行追加されて三行になっているが、転送先が２つ以上の場合は二行目配下に転送先の数の行が追加されることになる。
【００７９】
続いて、担当者端末におけるメール作成手段１３が主任端末から受信したメールに対する返信メールを作成しこの返信メールを担当者端末の送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図７のステップＳ１３１）。図１３（Ｂ）は、担当者端末から主任端末に対して返信されるメールのテキストイメージを示す図である。図１３（Ｂ）に示すように、返信メールには、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply 課長MID 主任MID」という情報が付与されている。この「X-Mail-Control:」の意味は前述した通りである。「Reply」は、このメールが返信であることを示している。「課長MID 主任MID」は、返信の元となったメールに付与されていた「X-Mail-Control:Request_Response〜」の情報で、どの配下のメールに対する返信なのかを特定する情報である。
【００８０】
図１３（Ａ）は、このとき担当者端末の画面に表示されるメール一覧情報のイメージを示す図である。図１３の（Ａ）に示すように、メールデータ更新手段２１によって、返信状態格納部１４ｂに格納された情報のうち、返信の元となった受信メールの返信状態が「要返信」から「返信済」に書き換えられるので、担当者端末の表示部１６に表示されるメール一覧情報のうち、返信の元になった受信メールの返信状態の欄が「要返信」から「返信済」に変更される。
【００８１】
続いて、担当者端末から返信されたメールを主任端末の受信手段１２が受信する（図７のステップＳ１３２）。このとき主任端末が受信したメールには、図１３の（Ｂ）に示す様に、メールのヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply 課長MID 主任MID」という情報が付与されているため、主任端末における受信メール判別手段２０は、受信したメールが返信メールであると判定し、「課長MID 主任MID」を基にどのメールに対する返信かを判断する。
【００８２】
図１４は、このとき主任端末の画面に表示されるメール一覧情報のイメージを示す図である。図１４に示すように、メールデータ更新手段２１が、返信状態格納部１４ｂに格納された情報のうち、返信メールに対応する送信済メールの返信状態を「返信待ち」から「受信済」に書き換える。また、受信したメールの内容を当該メールの情報として置換えて登録する。
【００８３】
続いて、担当者端末における返信通知手段１８が課長端末を宛先にした返信通知情報を送信手段１１を介してメールサーバ３へ送信する（図７のステップＴ１３３）。図１３（Ｃ）は、この返信通知情報の内容を示す図である。図１３（Ｃ）に示すように、返信通知情報はヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply 課長MID 主任MADDR」という情報が付与されており、「X-Mail-Control: Reply」の意味は前述した通りである。「課長MID 主任MADDR」は、返信の元になった受信メールに付与されていた情報である。この情報は、どのメールに対する返信通知情報なのかを示している。
【００８４】
続いて、担当者端末から送信された返信通知情報を課長端末の受信手段１２が受信する（図７のステップＴ１３４）。このとき課長端末が受信したメールには、図１３の（Ｃ）に示すように、メールのヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply 課長MID 主任MADDR」という情報が付与されているため、課長端末における受信メール判別手段２０は、受信したメールが返信通知情報であると判定し、「課長MID 主任MADDR」を基にどのメールに対する返信通知情報かを判断する。
【００８５】
図１５は、このとき課長端末の画面に表示されるメール一覧情報のイメージを示す図である。図１５に示すように、課長端末のメールデータ更新手段２１が、返信状態格納部１４ｂに格納された情報のうち、返信通知情報に対応する転送先の返信状態を「返信待ち」から「受信済」に書き換える。
【００８６】
続いて、主任端末におけるメール作成手段１３が情報入力部１５に入力されたコマンドに従って課長端末から受信したメールに対する返信メールを作成し、この返信メールを送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図７のステップＳ１４１）。この返信メールの内容は、図１６の（Ｂ）に示すように、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply 課長MID」という情報が付与されている。この情報の意味については前述した通りである。このとき、主任端末の画面に表示されるメール一覧情報は、図１６の（Ａ）に示すように、返信の元になった受信メールの返信状態の欄が「要返信」から「返信済」に更新される。
【００８７】
続いて、主任端末から返信されたメールを課長端末の受信手段１２が受信する（図７のステップＳ１４２）。課長端末が受信したメールには、図１６（Ｂ）に示すようなヘッダ情報が付加されていので、課長端末のメールデータ更新手段２１は、返信状態格納部１４ｂに格納された情報のうち、対応する送信済メールの返信状態を「返信待ち」から「受信済」に書き換えて、当該メールが返信されたメールと置き換えて登録する。また、メールデータ更新手段２１は、すべての宛先の返信状態が「受信済」になったことを受けて、そのメールの返信状態を「返信待ち」から「受信済」に書き換える（図１７参照）。
【００８８】
このような使用例のように、課長端末は、送信メールに追跡情報を付与することで、メールの伝達状況を的確に監視することが可能になる。これにより、課長は、業務依頼のメールがどこに伝達されたか管理することが可能になると共に、担当者から主任への回答の有無を管理することが可能になるため、依頼した業務の進行状況を的確に把握することができる。課長は、業務の進行状況を把握することが可能となることで、業務が終了する期日の予測を適切に行うことも可能となる。
【００８９】
ここで、メール作成手段１３，返信通知手段１８，転送先通知手段１９は、本例においてメールのヘッダ部分に付与した「X-Mail-Control:〜」に相当する情報を、ヘッダ部分に付与するのではなく、添付ファイルにするか、又はメール本文中に付与するようにしてもよい。また、メール作成手段１３，返信通知手段１８，転送先通知手段１９が、「X-Mail-Control:〜」に相当する情報を暗号化して送信メールに付与するようにし、受信メール判別手段２１がその暗号化された情報を復号する機能を有するように構成してもよい。
【００９０】
次に、第２の使用例として、部長を加えた部長，課長，主任，担当者にメールクライアント１を使用させた場合の使用例について説明する。
【００９１】
本第２の使用例においても、前述した第１の使用例と同様に、メールクライアント１は、メールのヘッダ部分に予め定められた情報を付して、返信メール、転送メール、転送先通知、返信通知情報を作成するように構成されており、追跡情報をメールヘッダに付するように構成されているものとする。
【００９２】
図１８は、部長が使用するメールクライアント１（以下、部長端末とする）と、課長が使用するメールクライアント１（以下、課長端末とする）と、主任が使用するメールクライアント１（以下、主任端末とする）と、担当者が使用するメールクライアント１（以下、担当者端末とする）との相互間におけるメール送受信の動作の一例を示すシーケンス図である。図１８は、部長端末が課長端末へ追跡情報付きメールを送信した場合の各端末の動作を示している。
【００９３】
ここで、以下の説明では、各端末（メールクライアント１）の内部処理動作については前述した第１の使用例と同様なので説明を省略しており、各端末のメール送受信動作を説明すると共に、部長端末の表示部１６に表示されるメール一覧情報を図１９乃至２４に基づいて説明している。
【００９４】
まず、部長端末において、メール作成手段１３が情報入力部１５に入力されたコマンドに従って課長端末を宛先にした追跡情報付きのメールを作成しこの追跡情報付きのメールを送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図１８のステップＳ２０１）。ここで、このとき送信されるメールのヘッダ部分には、追跡情報として「X-Mail-Control:Request_Response 部長MID＜部長MADDR＞」が付加されている。ここで、「X-Mail-Control:Request_Response」については、前述したとおりであり、「部長MID」はメールの識別情報であり、「＜部長MADDR＞」は部長端末のアドレスを示している。
【００９５】
このときに、部長端末の表示部１６が表示する、メール一覧情報の一例を図１９に示す。図１９では、主題「２００８年度棚卸作業」，宛先「課長」の追跡情報付きメールを、「２００８年１２月１日」に送信したことを表している。
【００９６】
そして、部長端末からのメールを課長端末における受信手段１２が受信する（図１８のステップＳ２０２）。課長端末が受信したメールには、ヘッダに「X-Mail-Control:Request_Response〜」という情報が付与されているため、課長端末における受信メール判別手段２０によって、この受信メールが追跡情報付きのメールであると判定される。
【００９７】
続いて、課長端末におけるメール作成手段１３が情報入力部１５に入力されたコマンドに従って、部長端末から受信した追跡情報付きメールを元に、主任端末を宛先にした転送メールを作成しこの転送メールを送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図１８のステップＳ２１１）。このときの主任端末宛の転送メールは、ヘッダ部分に追跡情報として「X-Mail-Control:Request_Response 部長MID＜部長MADDR＞ 課長MID＜課長MADDR＞」が付与されている。
【００９８】
そして、課長端末から転送されたメールを主任端末における受信手段１２が受信する（図１８のステップＳ２１２）。このとき主任端末が受信したメールには、「X-Mail-Control:Request_Response」という情報が付与されているため、主任端末における受信メール判別手段２０が、受信メールを追跡情報付きメールであると判定する。
【００９９】
続いて、課長端末における転送通知手段１９が部長端末を宛先にした転送先通知情報を作成しこの転送先通知情報を課長端末の送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図７のステップＴ２１３）。この転送先通知情報は、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Notice_Add  部長MID 課長MADDR ＜主任MADDR＞」が付与されている。
【０１００】
そして、部長端末の受信手段１２が課長端末からの転送先通知情報を受信する（図１８のステップＴ２１４）。このときに、部長端末の表示部１６が表示する、メール一覧情報の一例を図２０に示す。図２０では、主題「２００８年度棚卸作業」の追跡情報付きメールが、「２００８年１２月２日」に課長端末から主任端末へ転送されたことを表している。
【０１０１】
続いて、主任端末におけるメール作成手段１３が情報入力部１５に入力されたコマンドに従って、課長端末から受信した追跡情報付きメールを元に、担当者端末を宛先にした転送メールを作成しこの転送メールを送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図１８のステップＳ２２１）。このときの担当者端末宛の転送メールは、ヘッダ部分に追跡情報として「X-Mail-Control:Request_Response 部長MID＜部長MADDR＞ 課長MID＜課長MADDR＞ 主任MID＜主任MADDR＞」が付与されている。
【０１０２】
そして、主任端末から転送されたメールを担当者端末における受信手段１２が受信する（図１８のステップＳ２２２）。このとき担当者端末が受信したメールには、「X-Mail-Control:Request_Response」という情報が付与されているため、担当者端末における受信メール判別手段２０が、受信メールを追跡情報付きメールであると判定する。
【０１０３】
続いて、主任端末における転送通知手段１９が部長端末アドレスを宛先にした転送先通知情報と課長端末アドレスを宛先にした転送先通知情報とを作成し、これら転送先通知情報を主任端末の送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図１８のステップＴ２２３）。この転送先通知情報は、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Notice_Add 部長MID 主任MADDR ＜担当者MADDR＞」が付与されている。
【０１０４】
そして、課長端末の受信手段１２が主任端末からの転送先通知情報を受信し（図１８のステップＴ２２４）、同様に部長端末の受信手段１２が転送先通知情報を受信する（図１８のステップＴ２２５）。このときに、部長端末の表示部１６が表示する、メール一覧情報の一例を図２１に示す。図２１では、主題「２００８年度棚卸作業」の追跡情報付きメールが、「２００８年１２月３日」に主任端末から担当者端末へ転送されたことを表している。
【０１０５】
このように、本第２使用例では、主任端末が転送先通知情報を課長端末宛だけでなく部長端末宛にも送信する。これは、転送の元となったメールに付加されていた追跡情報に、部長端末のアドレスと課長端末のアドレスとが記録されているため、主任端末が直接メールを受けていない部長端末のアドレスを得られることで実行可能となっている。
【０１０６】
続いて、担当者端末におけるメール作成手段１３が主任端末から受信したメールに対する返信メールを作成しこの返信メールを担当者端末の送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図１８のステップＳ２３１）。この返信メールには、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply  課長MID 主任MID」という情報が付与されている。
【０１０７】
そして、担当者端末から返信されたメールを主任端末の受信手段１２が受信する（図１８のステップＳ２３２）。このとき主任端末が受信したメールには、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply〜」という情報が付与されているため、主任端末における受信メール判別手段２０は、受信したメールが返信メールであると判定し、ヘッダ部分の「課長MID 主任MID」を基にどのメールに対する返信かを判断する。
【０１０８】
続いて、担当者端末における返信通知手段１８が課長端末を宛先にした返信通知情報と部長端末を宛先にした返信通知情報とを送信手段１１を介してメールサーバ３へ送信する（図１８のステップＴ２３３）。この返信通知情報は、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply  部長MID 主任MADDR」という情報が付与されている。
【０１０９】
そして、担当者端末から送信された返信通知情報を、課長端末の受信手段１２が受信し（図１８のステップＴ２３４）、部長端末の受信手段１２が受信する（図１８のステップＴ２３５）。部長端末及び課長端末における受信メール判別手段２０は、受信したメールが返信通知情報であると判定し、ヘッダ部分の「部長MID 主任MADDR」を基にどのメールに対する返信通知情報かを判断する。このときに、部長端末の表示部１６が表示する、メール一覧情報の一例を図２２に示す。図２２では、主題「２００８年度棚卸作業」の追跡情報付きメールに対する返信が担当者端末から主任端末へ「２００８年１２月４日」に送信されたことを表している。
【０１１０】
このように、本第２使用例では、担当者端末が返信通知情報を課長端末宛だけでなく部長端末宛にも送信する。これは、返信の元となったメールに付加されていた追跡情報に、部長端末のアドレスと課長端末のアドレスと主任端末のアドレスとが記録されているため、担当者端末が直接メールを受けていない部長端末及び課長端末のアドレスを得られることで実行可能となっている。
【０１１１】
続いて、主任端末におけるメール作成手段１３が情報入力部１５に入力されたコマンドに従って課長端末から受信したメールに対する返信メールを作成し、この返信メールを主任端末の送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図１８のステップＳ２４１）。この返信メールには、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply 部長MID 課長MID」という情報が付与されている。
【０１１２】
そして、主任端末から返信されたメールを課長端末の受信手段１２が受信する（図１８のステップＳ２４２）。このとき課長端末が受信したメールには、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply〜」という情報が付与されているため、課長端末における受信メール判別手段２０は、受信したメールが返信メールであると判定し、ヘッダ部分の「部長MID 課長MID」を基にどのメールに対する返信かを判断する。
【０１１３】
続いて、主任端末における返信通知手段１８が部長端末を宛先にした返信通知情報を送信手段１１を介してメールサーバ３へ送信する（図１８のステップＴ２４３）。この返信通知情報は、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply 部長MID 課長MADDR」という情報が付与されている。
【０１１４】
そして、主任端末から送信された返信通知情報を部長端末の受信手段１２が受信する（図１８のステップＴ２４４）。部長端末における受信メール判別手段２０は、受信したメールが返信通知情報であると判定し、ヘッダ部分の「部長MID 課長MADDR」を基にどのメールに対する返信通知情報かを判断する。このときに、部長端末の表示部１６が表示する、メール一覧情報の一例を図２３に示す。図２３では、主題「２００８年度棚卸作業」の追跡情報付きメールに対する返信が主任端末から課長端末へ「２００８年１２月５日」に送信されたことを表している。
【０１１５】
続いて、課長端末におけるメール作成手段１３が情報入力部１５に入力されたコマンドに従って部長端末から受信したメールに対する返信メールを作成し、この返信メールを送信手段１１がメールサーバ３へ送信する（図１８のステップＳ２５１）。この返信メールは、ヘッダ部分に「X-Mail-Control:Reply 部長MID」という情報が付与されている。
【０１１６】
そして、課長端末から返信されたメールを部長端末の受信手段１２が受信する（図１８のステップＳ２５２）。このときに、部長端末の表示部１６が表示する、メール一覧情報の一例を図２４に示す。図２４では、主題「２００８年度棚卸作業」の追跡情報付きメールに対する返信が課長端末から「２００８年１２月６日」に送信されたことを表している。
【０１１７】
このように、本第２の使用例においては、追跡情報付きのメールを課長端末へ送信した部長端末は、課長端末及び主任端末それぞれから転送先通知情報を受けるので、送信メールの転送状況を監視しユーザである部長に提示することができる。また、部長端末は、担当者端末及び主任端末それぞれから返信通知情報を受けるので、送信メールに対する返信状況を監視することも可能である。
【０１１８】
また、本第２の使用例においては、課長端末も、主任端末から転送先通知情報を受け、担当者端末から返信通知情報を受けるので、送信メールの転送状況及び返信状況を監視できる。
【０１１９】
ここで、本実施形態のメールクライアント１における送信手段１１，受信手段１２，メール作成手段１３，返信通知手段１８，転送先通知手段１９，受信メール判別手段２０，メールデータ更新手段２１については、その機能内容をプログラム化してコンピュータに実行させるように構成してもよく、この場合、メールデータ格納部１４の機能内容を、ハードディスクドライブなどの補助記憶装置に実行させるようにする。
【０１２０】
以上のように、本実施形態のメールクライアント１によれば、メールの送受信状態を管理することができる。メール送信側では、追跡情報を付加して送信したメールが返信を必要とするメールである旨を表示し、そのメールに対して返信が有ったか否かを表示すると共に、追跡情報付きのメールが転送されたとしても、その転送した側から転送先通知情報を受けて転送先を表示し、メールを間接的に受け取った転送先が返信を行うとその転送先から返信通知情報を受けて転送先の返信状態を表示するので、ユーザに対してメールの返信の有無及び転送先を明示的に示しメールの伝達状況と返信状況を容易に確認させることが可能になる。メール受信側では、受信メールに追跡情報が付加されていた場合にそのメールに対して返信が必要である旨を表示し、そのメールに対して返信したか否かを表示するので、ユーザに対して返信の実行の有無を効率よく管理させることが可能になる。
【産業上の利用可能性】
【０１２１】
本発明は、メールの送受信状況を管理するメールフロー管理といった用途に適用できる。
【符号の説明】
【０１２２】
１  メールクライアント
２  通信回線
３  メールサーバ
１０  ネットワーク接続部
１１  送信手段
１２  受信手段
１３  メール作成手段
１３ａ  新規メール作成手段
１３ｂ  追跡情報付加手段
１３ｃ  返信メール作成手段
１３ｄ  転送メール作成手段
１４  メールデータ格納部
１５  情報入力部
１６  表示部
１７  メール一覧作成手段
１８  返信通知手段
１９  転送先通知手段
２０  受信メール判別手段
２１  メールデータ更新手段
２２  主制御部
２３  返信通知情報抽出手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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