(57)【要約】【課題】  会議室に設けられるデータ処理装置に格納された電子データを、会議の開始日時及び参加者の在室状況または会議の終了日時及び会議室における在室状況に基づいて無効化する。【解決手段】  会議室に設けられ、当該会議室で開催される会議の開始日時及び終了日時と、当該会議に参加する参加者の前記会議室における在室状況とを管理する管理装置と通信可能なデータ処理装置であって、会議に対応付けて管理される電子データを格納する格納手段と、格納手段に格納された電子データを、管理装置によって管理された会議の開始日時及び参加者の在室状況、または会議の終了日時及び会議室における在室状況に基づいて無効化する制御手段とを備えることを特徴とする。【選択図】  図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議室に設けられ、当該会議室で開催される会議の開始日時及び終了日時と、当該会議に参加する参加者の前記会議室における在室状況とを管理する管理装置と通信可能なデータ処理装置であって、
前記会議に対応付けて管理される電子データを格納する格納手段と、
前記格納手段に格納された電子データを、前記管理装置によって管理された前記会議の開始日時及び前記参加者の在室状況、または前記会議の終了日時及び前記会議室における在室状況に基づいて無効化する制御手段とを備えることを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
前記制御手段は、前記開始日時から所定時間が経過しても、前記会議室に前記参加者が入室していない場合に、前記電子データを無効化することを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、前記会議の終了日時が経過する前に、前記参加者が退室した状態で、所定時間が経過した場合に、前記電子データを無効化することを特徴とする請求項１または２に記載のデータ処理装置。
【請求項４】
前記制御手段は、前記会議の終了日時が経過した後、前記会議室から前記参加者が退室した場合に、前記電子データを無効化することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載のデータ処理装置。
【請求項５】
前記制御手段は、前記会議の終了日時が経過した後、前記会議に参加する参加者以外の人物が前記会議室に入室した場合に、前記電子データを無効化することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載のデータ処理装置。
【請求項６】
会議室に設けられ、当該会議室で開催される会議の開始日時及び終了日時と、当該会議に参加する参加者の前記会議室における在室状況とを管理する管理装置と通信可能なデータ処理装置の制御方法であって、
前記会議に対応付けて管理される電子データを記憶部に格納する格納工程と、
前記記憶部に格納された電子データを、前記管理装置によって管理された前記会議の開始日時及び前記参加者の在室状況、または前記会議の終了日時及び前記会議室における在室状況に基づいて無効化する制御工程とを備えることを特徴とするデータ処理装置の制御方法。
【請求項７】
前記制御工程では、前記開始日時から所定時間が経過しても、前記会議室に前記参加者が入室していない場合に、前記電子データを無効化することを特徴とする請求項６に記載のデータ処理装置の制御方法。
【請求項８】
前記制御工程では、前記会議の終了日時が経過する前に、前記参加者が退室した状態で、所定時間が経過した場合に、前記電子データを無効化することを特徴とする請求項６または７に記載のデータ処理装置の制御方法。
【請求項９】
前記制御工程では、前記会議の終了日時が経過した後、前記会議室から前記参加者が退室した場合に、前記電子データを無効化することを特徴とする請求項６乃至８のいずれかに記載のデータ処理装置の制御方法。
【請求項１０】
前記制御工程では、前記会議の終了日時が経過した後、前記会議に参加する参加者以外の人物が前記会議室に入室した場合に、前記電子データを無効化することを特徴とする請求項６乃至９のいずれかに記載のデータ処理装置の制御方法。
【請求項１１】
会議室に設けられたデータ処理装置と、前記会議室にて行なわれる会議の情報を管理する管理装置とを含む会議システムであって、
前記管理装置は、
前記会議室で開催される会議の開始日時及び終了日時と、当該会議に参加する参加者の前記会議室における在室状況とを管理する管理手段を備え、
前記データ処理装置は、
前記会議に対応付けて管理される電子データを格納する格納手段と、
前記格納手段に格納された電子データを、前記管理装置によって管理された前記会議の開始日時及び前記参加者の在室状況、または前記会議の終了日時及び前記会議室における在室状況に基づいて、無効化する制御手段とを備えることを特徴とする会議システム。
【請求項１２】
請求項６乃至請求項１０のいずれかに記載のデータ処理装置の制御方法を、前記データ処理装置のコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラムを記憶したコンピュータ読取可能な記憶媒体。
【請求項１３】
請求項６乃至請求項１０のいずれかに記載のデータ処理装置の制御方法を、前記データ処理装置のコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ処理装置、データ処理方法、会議システム、記憶媒体及びプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、記憶部の中に会議資料等を電子データとして記憶しておき、ユーザからの指示に基づいて、記憶部に記憶された会議資料等の電子データを印刷するＭＦＰ等のデータ処理装置がある。なお、ＭＦＰは、Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌの略である。
【０００３】
このようなデータ処理装置を用いれば、会議の参加者は、予め会議資料をデータ処理装置の記憶部に格納しておき、会議の際に記憶部の会議資料を印刷して用いることができる。
【０００４】
また、このようなデータ処理装置を会議室に設置することで、会議の参加者は、会議室に向かう前に、予め会議資料を印刷しておく必要がなくなる。なぜならば、会議の参加者は、会議室外のホストコンピュータから、会議室のデータ処理装置に、ネットワークを介して会議資料を格納しておく。そして、会議の参加者は、会議室に入室してから、必要に応じて、会議資料を印刷すればよいからである。しかし、会議室によっては、不特定多数の参加者によって利用されることもあり、データ処理装置の記憶部に格納する会議資料のセキュリティを確保する必要がある。
【０００５】
例えば、セキュアプリントのように、記憶手段に格納されたデータに対してパスワードの登録を行い、出力時にパスワードが入力されたことに応じて、当該データを出力することが出来るものがある。それによって、パスワードを知らない第三者によって当該データが印刷されることを防ぐことができる。
【０００６】
また、記憶部に格納されたデータを、記憶部に対して設定された保存期限に従って消去するものもある（特許文献１参照）。それによって、データ処理装置の記憶部に格納されたデータが無期限に記憶されつづけることによるセキュリティの低下を防ぐことができる。
【特許文献１】特開２００４−２６６４５６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上述した従来の技術では、会議の開始日時及び前記参加者の在室状況または前記会議の終了日時及び前記会議室における在室状況に基づいて電子データを無効化するものではなかった。
【０００８】
本発明は、上記の課題を解決するためになされたもので、会議室に設けられるデータ処理装置に格納された電子データを、会議の開始日時及び参加者の在室状況または会議の終了日時及び会議室における在室状況に基づいて無効化する仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成する本発明のデータ処理装置は以下に示す構成を備える。
【００１０】
会議室に設けられ、当該会議室で開催される会議の開始日時及び終了日時と、当該会議に参加する参加者の前記会議室における在室状況とを管理する管理装置と通信可能なデータ処理装置であって、会議に対応付けて管理される電子データを格納する格納手段と、格納手段に格納された電子データを、管理装置によって管理された会議の開始日時及び参加者の在室状況、または会議の終了日時及び会議室における在室状況に基づいて無効化する制御手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、会議室に設けられるデータ処理装置に格納された電子データを、会議の開始日時及び参加者の在室状況または会議の終了日時及び会議室における在室状況に基づいて電子データを無効化できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
次に本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。
【００１３】
＜システム構成の説明＞
〔第１実施形態〕
図１は、本実施形態を示す会議システムの構成を説明する図である。図１には、ゲート手段１０１によって入退室が管理される会議室１００にデータ処理装置の例である画像形成装置１０２が備えられている。また、会議室１０１の入退室管理サーバ１０４と、会議室予約サーバ１０５、さらに、クライアントＰＣ１０６、１０７がそれぞれ通信可能に構成されている。
【００１４】
図１において、画像形成装置１０２は、例えば、スキャナ部、プリンタ部を備える複合機（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）であり、画像入出力処理を実行する。また、画像形成装置１０２は、スキャナ部や外部のホストコンピュータから入力されたデータを格納するための外部記憶装置を備えている。なお、この外部記憶装置は、例えばハードディスク等の不揮発性記憶媒体で構成されおり、データを格納するための複数のＢＯＸ領域から構成されている。なお、本実施形態では、複数の機能を有する複合機を例に説明するが、単機能のみからなるプリンタ装置であってもよい。
【００１５】
また、１０１はゲート手段で、会議室１００に対するメンバ（会議室システムのユーザであるため、以降ユーザともいう。）の入退室を行う出入り口である。会議室１００は、少なくとも１つ以上のゲート手段１０１を有し、物理的な隔壁である壁等によって、外界から区分されている。なお、本実施形態では説明を簡単にするために、会議システムが、１つの会議室１００で構成されている場合を例に説明するが、会議システムは、複数の会議室で構成されていても構わない。
【００１６】
また、ゲート手段１０１は、ＲＦＩＤを備えるユーザ識別カード内に格納された情報を読み出し／書き込みを行うことができるリーダ／ライタ部（不図示）を有する。そして、ユーザによって、ユーザ識別カードがリーダ／ライタ部に近づけられたことに応じて、当該ユーザ識別カードからユーザＩＤを読出し、後述する入退室管理サーバ１０４にユーザＩＤを送信する。そして、入退室管理サーバ１０４から、入室許可の通知を受けた場合に、ゲート手段１０１が有するゲートの施錠状態を解除する。このように、ユーザは、会議室１００に入退室するたびに、ゲート手段１０１にユーザＩＤを読み取らせる。それによって、会議室システムは、ＲＦＩＤを有するユーザ識別カードを携帯するメンバの会議室への出入りを認識することができる。１０３はネットワーク手段であり、上記ゲート手段１０１やＭＦＰ１０２や、後述する各種のサーバ装置を接続する。
【００１７】
１０４は入退室管理サーバであり、ゲート手段１０１からの情報により、任意の人物が会議室１００に在室しているのか、退室状態であるのかを管理する。例えば、入退室管理サーバ１０４は、ゲート手段１０１からユーザＩＤを受信する場合に、ユーザ識別カードが、会議室１００の外あるいは中のいずれのリーダ／ライタ部に近づけられたのかを示す情報も受信する。そして、入退室管理サーバ１０４は、受信したユーザＩＤに対応するユーザが会議室１００に入室する権限があるか否かを判定し、入室する権限があると判定した場合に、ゲート手段１０１に入室許可を通知する。その際に、ユーザ識別カードが、会議室１００の外のリーダ／ライタ部に近づけられたことを示す情報を受信している場合には、ユーザが会議室１００に入室し、会議室１００内にいることを示す情報を記憶する。また、ユーザ識別カードが、会議室１００の中のリーダ／ライタ部に近づけられたことを示す情報を受信している場合には、ユーザが会議室１００から退室し、会議室１００外にいることを示す情報を記憶する。それによって、入退室管理サーバ１０４は、ユーザが会議室１００に入室しているか否かを管理しておくことができる。
【００１８】
１０５は会議室予約サーバであり、会議室１００に対して、会議開始時間／会議終了時間、会議参加人員情報等を予約することで、上記会議室１００の管理を行うものである。会議開始時間、会議終了時間は、会議の開始日時であればよく、時、分、秒のいずれの単位で設定されていてもよい。
【００１９】
１０６、１０７はクライアントＰＣであり、上記ＰＣから会議室１００を予約するための会議室予約情報を、会議室予約サーバ１０５に入力することが可能である。また、クライアントＰＣ１０６、１０７は上記会議室予約を行う際に、会議で使用する会議資料１０８を画像形成装置１０２のＢＯＸ領域に、電子データとして予め格納させておくことができる。
【００２０】
例えばクライアントＰＣ１０６上で会議室予約アプリケーションを起動して、会議資料１０８を指定することで、会議室予約サーバ１０５を介して、原稿データを画像形成装置１０２内のＨＤＤ内に格納させることできる。そして、ＨＤＤに格納された原稿データは会議室１００内にて、ユーザが画像形成装置１０２を操作することで印刷出力することができる。なお、会議室予約サーバ１０５、入退室管理サーバ１０４の機能は、１つのサーバで処理する構成としてもよいし、本実施形態に示すようにそれぞれの機能に分けてサーバを設ける構成としてもよい。
【００２１】
図２は、図１に示したクライアントＰＣ１０６、１０７、会議室予約サーバ１０５、入退室管理サーバ１０４のハードウエア構成を説明するブロック図である。
【００２２】
図２において、１はシステム・バスであり、これから説明する各構成ブロックはこのシステム・バスに接続されている。２はＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）である。３はプログラム・メモリ（ＰＭＥＭと称す）で、ＣＰＵ２は、本処理のためのプログラムを適宜ハードディスク１０からＰＭＥＭ３に読出して実行する。又、キーボード１２から入力されたデータはテキスト・メモリでもあるＰＭＥＭ３にコード情報として格納される。４は通信制御部であり、通信ポート５に於ける入出力データの制御を行う。通信ポート５から出力された信号は、通信回線６を経由して、ネットワーク上の他の装置７の通信ポートに伝えられる。
【００２３】
また、本実施形態ではＬＡＮなどのネットワークに関して記述するが、この通信制御部に接続される通信ポート及び通信回線が一般の公衆回線であっても本発明が適応されることは言うまでもない。
【００２４】
８は外部記憶装置制御部で、データファイル用のディスクとして機能するフレキシブルディスク（ＦＤ）９、ハードディスク（ＨＤ）１０に対する読み書きアクセスを制御する。
【００２５】
１１は入力制御部であり、キーボード１２、ポインティングデバイス１３等の入力装置が接続される。操作者はこのキーボード１２を操作することによりシステムの動作指令等を行う。
【００２６】
また、ポインティングデバイス１３は、表示装置１６上で画像情報を編集する指示を行なうためのものである。例えば、ユーザは、表示装置１６上のカーソルを、ポインティングデバイス１３を使用して任意に移動させ、コマンドメニュー上のコマンド・アイコンを選択して処理の指示を行う。１４はビデオ・イメージ・メモリ（ＶＲＡＭと称す）、１５は表示出力制御部で、ＶＲＡＭ１１上にビットマップデータとして展開されているデータを表示装置１６に表示させる。
【００２７】
なお、本実施形態でプログラムは、ＨＤ１０に記憶されている例について説明したが、ＦＤ９などの記憶媒体に記憶されていてもよい。
【００２８】
さらに、当該プログラムは、ネットワークで接続されている他の装置上に記憶されていてもよい。
【００２９】
図３は、図１に示した会議室１００に設置されている画像形成装置１０２のハードウエア構成を説明するブロック図である。
【００３０】
図３に示すように、画像形成装置１０２は、装置全体の制御を司るＣＰＵ２１２と、印刷データと印刷設定からなる印刷ジョブを蓄積するための大容量の記憶装置であるＨＤＤ２１３を備える。なお、ＨＤＤ２１３は、複数のＢＯＸ領域を有し、これらのＢＯＸ領域は、会議資料を一時的に格納する領域として管理される。ＢＯＸ領域は複数あり、それら複数のＢＯＸ領域は、例えば、ユーザごとに利用したり、会議ごとに利用したりすることができる。また、画像形成装置１０２は、会議室予約サーバ１０５からの会議資料削除指示に従い、上記ＢＯＸ領域に格納されている会議資料を削除する。
【００３１】
さらに、画像形成装置１０２は、通信部（ネットワークインタフェース）２１４と、本装置が複合機として機能する処理プログラムやフォントデータを格納するＲＯＭ２１５を備える。
【００３２】
さらに、画像形成装置１０２は、ワークエリア、バッファ、印刷イメージ展開用に使用されるＲＡＭ２１６と、出力エンジン２１７と、排紙部２１８を備える。さらに、画像形成装置１０２は、表示部や各種入力スイッチで構成される操作パネルとして機能する入力部２２０、及びこれらを接続するバス２１９を備えて構成される。
【００３３】
ここで、通信部２１４は、画像形成装置１０２から出力するデータ及び画像形成装置１０２に入力するデータに対してプロトコルの変換等を行う。そして、通信部２１４は、所定のプロトコルに従いネットワークを経由してクライアントＰＣ１０６、１０７、会議室予約サーバ１０５、入退室管理サーバ１０４とのデータ通信を可能としている。
【００３４】
出力エンジン２１７は、インクジェット方式あるいはレーザービーム方式等の印刷部を備えており、ＣＰＵ２１２の制御により、印刷出力処理を行うが、印刷方式によって本発明が限定されるものではない。排紙部２１８は、出力エンジン２１７が印刷出力したプリント用紙（印刷物）を不図示の排紙トレイ上に排紙する処理を行う。
【００３５】
図４は、本実施形態を示すサーバ装置における第１のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、ゲート手段１０１から得られる情報に基づいて会議室１００へのメンバの在室／退室状況を管理するための入退室管理サーバ１０４による処理の例である。なお、Ｓ２０２〜Ｓ２０５は各ステップを示す。また、各ステップは、入退室管理サーバ１０４のＣＰＵ２がＨＤ１０、ＰＭＥＭ３に記憶される制御プログラムを実行することで実現される。
【００３６】
なお、本システムでは、上述したように、会議室１００に入退室するメンバはユーザ識別カード（以下、ＩＣカードと呼ぶ）をゲート手段１０１のリーダ／ライタ部に近づける。ＩＣカードを近づけられたリーダ／ライタ部に対応するゲート手段１０１は、入退室管理サーバ１０４にユーザＩＤを送信する。
【００３７】
Ｓ２０２で、入退室管理サーバ１０４のＣＰＵ２は、ゲート手段１０１から送信されるユーザＩＤを読み取る。そして、当該ユーザＩＤに対応するユーザが会議室１００に入室する権限を持つか否かを、入退室管理サーバ１０４のＨＤ１０に記憶される入室権限管理テーブルに基づいて判定する。この入室権限管理テーブルには、ユーザごとに、どの会議室に入室できるかが記録されている。そして、入室する権限を持つと判定された場合に、入退室管理サーバ１０４のＣＰＵ２は、ゲート手段１０１に入室許可を通知する。
【００３８】
次に、Ｓ２０３で、入退室管理サーバ１０４のＣＰＵ２は、それまで、ユーザＩＤに対応するユーザが会議室内にいたか否かを判定する。
【００３９】
ここで、入退室管理サーバ１０４のＣＰＵ２は、ユーザＩＤに対応するユーザが会議室内にいたか否かを次のように判定する。入退室管理サーバ１０４は、Ｓ２０２で、ユーザＩＤと共に、ユーザ識別カードが、会議室１００の外あるいは中のいずれのリーダ／ライタ部に近づけられたのかを示す情報も受信する。入退室管理サーバ１０４のＣＰＵ２は、ユーザ識別カードが、会議室１００の外のリーダ／ライタ部に近づけられたことを示す情報をＳ２０２で受信している場合には、ユーザはそれまで会議室の外にいたことになる。そして、当該ユーザは、会議室１００に入室したことになる。そのため、Ｓ２０５に処理を進め、当該ＣＰＵ２は、ユーザの現時点での位置情報を会議室１００内に更新する。
【００４０】
また、当該ＣＰＵ２は、ユーザ識別カードが、会議室１００の中のリーダ／ライタ部に近づけられたことを示す情報を受信している場合には、ユーザはそれまで会議室内にいたことになる。そして、当該ユーザは、会議室から退室したことになる。そのため、Ｓ２０４に処理を進め、当該ＣＰＵ２は、ユーザの現時点での位置情報を会議室外に更新する。それによって、入退室管理サーバ１０４は、ユーザが会議室１００に入室しているか否かを管理しておくことができる。
【００４１】
なお、上記フローチャートはＳ２０４、Ｓ２０５の後、待機状態に移行し、次にＩＣカードを携帯する人物が上記会議室１００のゲート手段１０１を通過した際に再度Ｓ２０２から同様の処理を繰り返す。
【００４２】
図５は、本実施形態を示すサーバ装置における第２のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、会議室予約サーバ１０５が行う、会議室の予約処理や、会議室の予約状況を表示する処理例である。なお、Ｓ３０２〜Ｓ３０８は各ステップを示す。また、各ステップは、会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２がＨＤ１０、ＰＭＥＭ３に記憶される制御プログラムを実行することで実現される。
【００４３】
図６は、図１に示したクライアントＰＣ１０６、１０７の表示装置１６に表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。本例では、クライアントＰＣ１０６、１０７が、会議室予約サーバ１０５が提示する画面情報をクライアントＰＣ１０６、１０７にインストールされているブラウザを介して表示させる。
【００４４】
図６において、（ａ）は会議室予約状況で、会議室１〜３の予約状況を確認する画面に対応し、図中で白領域が会議室が未使用（予約なし）である時間帯を示す。また、グレーの領域が予約ありの時間帯を示す。ユーザは、未使用領域をクリックして、次へボタンＢ１を押下する。それによって、画面が図６の（ｂ）に切り替わる。
【００４５】
図６の（ｂ）では、会議室１の会議開始時間と、会議終了時間とを指定入力した状態で、次へボタンＢ１が押下されると、表示画面が（ｃ）に切り替わる。
【００４６】
図６の（ｃ）では、会議室に参加するメンバーを入力した状態であり、この状態で、次へボタンＢ１が押下されると、表示画面が（ｄ）に切り替わり、会議資料を画像形成装置１０２のＢＯＸ領域に格納することができる。ここでは、ユーザがクライアントＰＣ１０６、１０７、あるいはネットワーク上で参照可能なフォルダから会議資料を検索して、例えばドラッグ＆ドロップすることで会議資料を会議に対応付けて設定することができる。図６の（ｄ）で、予約ボタンＢ２が押されることによって、会議室予約サーバ１０５は、図６の（ａ）〜（ｄ）で設定された項目を関連付けた状態でＨＤ１０に記憶する。
【００４７】
では、図５のフローチャートを用いて、図６の（ａ）〜（ｄ）の画面を用いて会議室の予約する際の手順を説明する。なお、図６の（ａ）〜（ｄ）の画面は、ＨＴＭＬ等の言語で実現することができ、会議室予約サーバ１０５が図６の（ａ）〜（ｄ）の画面を介して、クライアントＰＣと情報をやり取りする。それによって、会議室予約サーバ１０５は、会議室予約に必要な情報を受付けて、会議室予約サーバ１０５のＨＤ１０に記憶する。
【００４８】
まず、ユーザがクライアントＰＣ１０６もしくはクライアントＰＣ１０７から会議室予約サーバ１０５にアクセスした場合に、会議室予約サーバ１０５は、以下の処理を実行する。なお、会議室予約サーバ１０５は、図５に示す処理を実行する前に、所定の認証処理を実行し、認証に成功した場合にのみ図５に示す処理を実行する構成としてもよい。
【００４９】
まず、Ｓ３０２において、会議室の予約状況をクライアントＰＣ１０６またはクライアントＰＣ１０７の表示装置１６に表示させる。これは、１０５会議室予約サーバ内に記憶されている各会議室の予約状況情報を、ネットワークを介してクライアントＰＣ１０６もしくはクライアントＰＣ１０７に送信することで実現する。これにより、図６の（ａ）に示すように、各会議室における予約状況がクライアントＰＣ１０６もしくはクライアントＰＣ１０７の表示装置１６に表示される。なお、上述したように、図６の（ａ）に示す画面で、図中において、白領域が、会議室が未予約状態の時間帯を示している。そしてユーザが、この白領域に対応する時間帯をユーザがクリックして、さらに、次へボタンＢ１を押下すると、会議室予約サーバ１０５は、次のように制御する。会議室予約サーバ１０５は、予約時間を指定する画面をクライアントＰＣ１０６またはクライアントＰＣ１０７の表示装置１６に表示させる。
【００５０】
次に、Ｓ３０３で、ユーザは会議室１００の予約状況情報を確認して、自分の予約したい時間に対して会議開始時間と、会議終了時間の入力を行う。なお、本実施形態では、ユーザは上記予約状況から現在使用されていない会議室１の１０：００〜１２：００の間を予約するものとする。そして、Ｓ３０３において、ユーザが会議室使用時間である１０：００〜１２：００の時間を指定する。（図６の（ｂ））そして、ユーザによって次へボタンＢ１が押下されると、会議室予約サーバ１０５は、予約時間を指定する画面をクライアントＰＣ１０６またはクライアントＰＣ１０７の表示装置１６に表示させる。
【００５１】
次に、Ｓ３０４において、ユーザは上記会議に対して参加するメンバー情報を入力する。例えば、会議参加メンバーとして、会議室予約を行ったメンバーＡと、他にメンバーＢ及びメンバーＣの計３名が参加するものとして、上記３名の氏名を入力する（図６の（ｃ））。なお、入力方法は、直接キーボード１２から参加者の氏名を入力してもよいし、参加者を選択して、参加者を入力する構成であってもよい。
【００５２】
次に、Ｓ３０５において、ユーザは、上記会議に使用する会議資料データの添付を行う。図６の（ｄ）に示すように、各クライアントＰＣ１０６もしくはクライアントＰＣ１０７のＨＤ１０から、必要な会議資料を指定することが可能であり、添付欄に上記会議資料のファイルの指定を行う。
【００５３】
次に、Ｓ３０６において、Ｓ３０３にて指定された会議室使用時間、Ｓ３０４にて指定された会議参加メンバー名、Ｓ３０５にて指定された会議資料ファイル名等を、ユーザが確認できるように表示する。
【００５４】
次に、ユーザによって、図６（ｄ）の予約ボタンＢ２が押された場合に、Ｓ３０７において、会議室予約サーバ１０５は、ユーザによって入力された内容に間違いが無いか否かをＣＰＵ２が確認する。具体的には、指定された時間が妥当な値であるか否かや、添付された資料が画像形成装置１０２で印刷可能な形式のデータであるか否かが判定される。また、それ以外、すなわち、間違いがある（すなわち、指定された時間が妥当ではない、あるいは、印刷可能な形式ではない）とＣＰＵ２が確認した場合は、Ｓ３０２へ戻り、処理を繰り返す。
【００５５】
そして、Ｓ３０７で、入力された内容が正しいと判定した場合は、Ｓ３０８において、図６の（ｄ）に示す画面において、ユーザの操作で添付された会議資料ファイルを、画像形成装置１０２内のＨＤＤ２１３に格納して、本処理を終了する。
【００５６】
なお、会議室予約サーバ１０５は、Ｓ３０５にて指定された会議資料ファイルを、ネットワークを介して送信することによって、画像形成装置１０２内のＨＤＤ２１３に格納させる。以上のようにして、会議室予約サーバ１０５を介して、各会議室に対する会議室予約を行うことができる。
【００５７】
次に、本実施例で説明する、画像形成装置１０２内のＨＤＤ２１３に格納された会議資料の自動削除処理を説明する。
【００５８】
図７は、本実施形態を示すサーバ装置における第３のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、会議室予約サーバ１０５が行う、画像形成装置１０２に格納された会議資料の削除処理例である。なお、Ｓ５０２〜Ｓ５０９は各ステップを示す。また、各ステップは、会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２がＨＤ１０、ＰＭＥＭ３に記憶される制御プログラムを実行することで実現される。
【００５９】
図７に示す処理は、会議室予約サーバ１０５が、図６の（ａ）の画面を介して予約された会議が始まったか否かを監視し、会議が始まったと判定した場合に開始される。
【００６０】
会議が始まったと判定された場合、まず、Ｓ５０２で、ＣＰＵ２は、会議室１００に会議参加メンバーが入室しているかどうかを判断する。具体的に、会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２は、始まった会議について、図６の（ｃ）の画面で登録されたメンバが会議室１００内に存在するか否かを判定する。これは、入退室管理サーバ１０４が管理している入退室管理状況に基づいて判定することができる。ここで、ＣＰＵ２が、参加者として指定されているメンバが１人も入室していないとＣＰＵ２が判断した場合は、Ｓ５０８へ進む。そして、あらかじめ設定された待機時間、例えば１５分が経過しているかどうかをＣＰＵ２が判断する。なお、所定の待機時間は、例えば１５分とするが、ユーザの環境に応じて適切な待機時間を設定すればよい。ここで、ＣＰＵ２は指定された待機時間が経過していないと判断した場合は、Ｓ５０２に処理を進める。
【００６１】
一方、Ｓ５０８で、１５分が経過しているとＣＰＵ２が判断した場合は、Ｓ５０６へ進む。そして、Ｓ５０６で、会議室予約サーバ１０５は、画像形成装置１０２のＢＯＸ領域に格納されている、図６の（ｄ）の画面で設定された会議資料を削除するための指示を画像形成装置１０２に送信する。そして、本処理を終了する。これによって、例えば、会議室予約サーバ１０５に予約された会議が、中止された場合等に、中止された会議に対応する会議資料を削除することができる。
【００６２】
一方、Ｓ５０２で、会議参加メンバーが少なくとも１人、入室しているとＣＰＵ２が判断した場合は、Ｓ５０３に処理を進める。Ｓ５０３で、会議室予約サーバ１０５は、入室した参加者が全員指定された会議室１００から退室したかどうかを入退室管理サーバ１０４の入退室管理状況に基づいて判断する。
【００６３】
ここで、会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２が全員退室していると判断した場合は、Ｓ５０７へ進み、所定の待機時間が経過しているかどうかをＣＰＵ２が判断する。なお、所定の待機時間は、例えば１５分とするが、ユーザの環境に応じて適切な待機時間を設定すればよい。
【００６４】
そして、Ｓ５０７で、１５分が経過していると会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２が判断した場合は、Ｓ５０６へ進み、上述のＳ５０６の説明と同様の方法で、会議資料の削除を処理を行い、本処理を終了する。
【００６５】
一方、Ｓ５０７で、１５分が経過していないと会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２が判断した場合は、Ｓ５０４へ進む。
【００６６】
そして、Ｓ５０４で、指定されている会議終了時間に到達しているかどうかを会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２が判断する。ここで、指定されている会議終了時間に到達していないとＣＰＵ２が判断した場合は、Ｓ５０３へ戻り、同様の処理を繰り返す。このように、会議終了時間に到達していない場合でも、会議参加メンバが全員退室した場合には、会議が終了したと判断して、画像形成装置１０２内の会議資料を削除することができる。しかし、会議参加メンバが全員退室したからといって、必ずしも会議が終了したとは限らず、休憩時間等のために、たまたま会議参加メンバが全員退室した状況であるかもしれない。そのため、会議参加メンバが全員退室した場合に、直ちに会議資料を削除するのではなく、所定の時間は会議資料を残すように制御することで、会議が再開された場合に、会議参加メンバは会議資料を利用できる。
【００６７】
一方、Ｓ５０４で、指定されている会議終了時間に到達していると会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２が判断した場合は、Ｓ５０５へ進む。そして、Ｓ５０５で、会議参加メンバーが全員、会議室１００から退室しているかどうかを会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２が判断する。ここで会議参加メンバーが全員、会議室１００から退室していると、会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２が判断した場合は、Ｓ５０６へ進み、会議資料を削除して、本処理を終了する。
【００６８】
一方、Ｓ５０５で、会議参加メンバーが全員、会議室１００から退室していないと会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２が判断した場合は、Ｓ５０９へ進む。
【００６９】
そして、Ｓ５０９で、他の会議の参加メンバーが会議室１００に入室しているかどうかを会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２が判断する。ここで、他の会議の参加メンバーが会議室１００に入室していないと判断した場合は、Ｓ５０５へ戻り、同様の処理を繰り返す。ここでは、他の会議の参加メンバが会議室１００に入室しているかどうかをＣＰＵ２が判断する場合を例に説明したが、これに限られるものではない。例えば、終了せず、続行されている会議の参加メンバとして登録されている参加者以外のユーザ（部外者）が会議室１００に入室したか否かを判定してもよい。この場合、会議室予約サーバ１０５は、部外者が入室したと判定した場合に、Ｓ５０６に処理を進め、部外者が入室していないと判定した場合に、Ｓ５０５に処理を進める。
【００７０】
一方、Ｓ５０５で、他の会議の参加メンバーが会議室１００に入室していると判定した場合は、Ｓ５０６へ進み、会議資料を削除して、本処理を終了する。このように、会議終了時間になった場合にでも、会議参加メンバが会議室１００に残っている場合には、画像形成装置１０２内のＨＤＤ２１３に格納された会議資料を削除しない。それによって、会議が延長されている場合に、会議参加メンバは、画像形成装置１０２内のＨＤＤ２１３に格納された会議資料を利用することができる。
【００７１】
なお、本実施形態では、会議入室状態を管理するサーバ装置と、会議室の予約を管理するサーバ装置とを別構成としてシステムを構築する場合について説明した。しかし、これらを１つのサーバ装置として構成してもよい。
【００７２】
以下、会議資料を削除する具体的態様に分けて説明する。
【００７３】
〔予定通りに会議が終了したと判断された場合〕
図８は、本実施形態を示す会議資料の削除処理の一例を示す態様図である。本例は、予定通りに会議が終了した場合の会議資料削除処理例である。
【００７４】
図６の（ａ）で設定された会議室１にて、１０：００〜１２：００の間に予約された会議が終了した場合を説明する。なお、図６の（ａ）の会議室１は、図１の会議室１００に対応する。会議室予約サーバ１０５に予め登録されていたメンバーＡ，メンバーＢ，メンバーＣが全員、会議室１から退室した時刻が１２：０３であった場合について説明する。
【００７５】
入退室管理サーバ１０４のＣＰＵ２は会議室１の出入り口に設置されたゲート手段１０１内のリーダ／ライタ部によって、上記全ての会議参加メンバーが１２：０３に会議室１から退室したことを認識する。そして、入退室管理サーバ１０４のＣＰＵ２は、会議室１００に、会議参加メンバが存在しないことを、入退室管理状況として管理しておく。
【００７６】
そして、会議室予約サーバ１０５は、入退室管理サーバ１０４の入退室管理状況を定期的（例えば１分ごと）に参照し、会議室１で１０：００〜１２：００に予定された会議の参加メンバが誰も在室していないことを認識する。なお、本実施形態では、会議室予約サーバ１０５が、定期的に入退室管理サーバ１０４の入退室管理状況を参照する場合について説明するが、これに限られるものではない。例えば、ゲート手段１０１によって会議室１００の在室状況が変わったことを認識したことに応じて、入退室管理サーバ１０４が、会議室予約サーバ１０５に入退室管理状況を通知するように制御してもよい。
【００７７】
この場合、会議は終了したと判断し、画像形成装置１０２のＨＤＤ２１３に格納された会議資料を削除すべきであると、会議室予約サーバ１０５のＣＰＵ２が判断する。そして、会議室予約サーバ１０５は、画像形成装置１０２に対して、終了した会議に対応する会議資料を削除するように画像形成装置１０２に要求を送信する。
【００７８】
そして、画像形成装置１０２は会議室予約サーバ１０５からの削除要求を受け取り、該当する会議資料をＨＤＤ２１３から削除する。
【００７９】
以下、予定通りに会議が終了した態様に基づく会議資料の削除処理を図７のフローチャートを用いて説明する。
【００８０】
Ｓ５０２にて、会議参加メンバーの内の少なくとも１人が会議室１に入室したかどうかを入退室管理サーバ１０４のＣＰＵ２が確認する。会議を開始する開始時間までに会議参加メンバーが入室したため、Ｓ５０３に進む。本実施形態では、会議終了時間である１２：００までに、会議参加メンバが、会議室１００から退室しなかったため、Ｓ５０４からＳ５０５に進む。
【００８１】
本例では、１２：０３までに、他の会議参加メンバが入室することなく、会議参加メンバー全員が会議室から退室したため、１２：０３の時点で、会議予約サーバ１０５のＣＰＵ２は、Ｓ５０６の処理を行なう。
【００８２】
具体的に、会議予約サーバ１０５のＣＰＵ２は、画像形成装置１０２に対してＨＤＤ２１３内の会議資料ファイルの削除要求を出力する。画像形成装置１０２は該当の会議資料を削除する。
【００８３】
以上で当該会議に関わる会議資料が画像形成装置１０２のＨＤＤ２１３から自動的に削除され、フローチャートは終了する。
【００８４】
本会議終了の態様では、以上の手順を実行することにより、上記会議用に予め登録されていた会議資料は、会議室予約サーバ１０５のＣＰＵが会議終了タイミングを自動的に判断することで自動的に削除される。
【００８５】
これにより、会議中は、任意のタイミングで画像形成装置１０２から会議資料を出力することができ、会議終了タイミングにおいて会議参加メンバが会議資料の削除を指示せずとも自動的に削除が行われる。従って、画像形成装置１０２のＨＤＤ２１３に格納された会議資料が消し忘れ等によって、ＨＤＤ２１３に残りつづけることがなく、セキュリティを向上させることが可能となる。なお、会議資料の削除完了メールを、画像形成装置１０２が、ネットワーク１０３を介して参加者全員、あるいは、指定された特定の参加者に通知する処理を加えてもよい。
【００８６】
〔会議が予定より早く終了したと判断した場合〕
図９は、本実施形態を示す会議資料の削除処理の一例を示す態様図である。本例は、会議が予定より早く終了した場合の会議資料削除処理例である。
【００８７】
会議室１にて開催されていた会議が、予め予約されていた会議時間より早く終了した場合について説明する。
【００８８】
例えば１１：３０に全ての会議メンバが会議室１から退室した場合、入退室管理サーバ１０４は上記全ての会議参加メンバが１１：３０に会議室１から退室したことを認識する。ここで、入退室管理サーバ１０４はゲート手段１０１内のリーダ／ライタ部により、会議参加メンバが１１：３０に会議室１から退室したことを認識する。そして、入退室管理サーバ１０４は、会議室１から全ての会議参加メンバが退室したことを入退室管理状況として管理しておく。
【００８９】
そして、会議室予約サーバ１０５は、入退室管理サーバ１０４が管理する入退室管理状況を参照して、会議室１に会議参加メンバが在室していないことを認識する。この場合、会議室予約サーバ１０５はこの会議が終了したが、予約された会議終了時間が経過していないため、この会議用に予め画像形成装置１０２のＨＤＤ２１３に格納された会議資料を直ちに削除はしない。会議室予約サーバ１０５は、予め定められた時間（例えば１５分）が経過したことに応じて、ＨＤＤ２１３内の会議資料を削除する。これは、会議終了時間前に再びメンバーが会議室１に対して入室することで会議が再開される可能性があり、その場合、この会議に必要な会議資料が利用される場合があるためである。
【００９０】
この場合、会議室予約サーバ１０５は全ての会議参加メンバが退室した１１：３０から所定時間経過後に上記会議資料を削除する。
【００９１】
例えば、１５分間、会議参加メンバが誰も会議室１に入室しなかった場合、１１：４５の時点で初めて会議資料がもはや必要でないと判断する。会議室予約サーバ１０５は、上記会議資料は無効であるとして、画像形成装置１０２に対して削除要求を送信する。なお、１５分間は、一例であって、本システムを利用する会議の慣例、慣習にしたがい、適切な時間を設定すればよい。
【００９２】
そして、画像形成装置１０２は会議室予約サーバ１０５からの削除要求を受け取り、該当する会議資料をＨＤＤ２１３から削除する。
【００９３】
なお、１１：４５までに会議参加メンバの内の１人でも、会議室１に再入室を確認した場合、上記１５分をカウントするタイマはリセットされ、再度全ての会議参加メンバが退室したタイミングから再度１５分間を計測する。
【００９４】
また、例えば全ての会議参加メンバーが１１：５０に退室した場合、１５分が経過するより前に、予め予約された会議終了時間（この例では１２：００）になることになる。この場合、会議室予約サーバ１０５は、１２：００の時点で、画像形成装置１０２に対して会議資料の削除要求を送信してもよいし、１２：００には会議資料の削除要求を行なわず、１２：０５に会議資料の削除要求を送信してもよい。１２：０５に会議資料の削除要求を行なう場合、１２：０３に会議が再開された場合でも、会議参加メンバは画像形成装置１０２内の会議資料を利用することができる。そして、画像形成装置１０２は会議室予約サーバ１０５からの削除要求を受け取り、該当する会議資料をＨＤＤ２１３から削除する。
【００９５】
以下、会議が予定より早く終了した態様に基づく会議資料の削除処理を図７のフローチャートを用いて説明する。
【００９６】
Ｓ５０２にて、会議参加メンバの内の少なくとも１人が会議室に入室したかどうかをＣＰＵ２が確認する。本会議の態様では、開始時間までに会議参加メンバが入室したため、Ｓ５０３に進む。本実施形態では、会議終了時刻である１２：００より前の１１：３０の時点で会議が終了し、会議参加メンバ全員が会議室から退室したため、Ｓ５０３にて全員退室したとＣＰＵ２が判断し、Ｓ５０７に進む。
【００９７】
Ｓ５０７では会議参加メンバ全員が退室してから１５分が経過したかどうかをＣＰＵ２が確認する。ここで、１５分が経過していない場合は、Ｓ５０４に進み、１５分経過する前に終了時間になったかどうかをＣＰＵ２が確認する。
【００９８】
本実施形態では１１：４５に１５分が経過するので、Ｓ５０４での判断の後、Ｓ５０３→Ｓ５０７→Ｓ５０４とのフローを繰り返し、１１：４５の時点でＳ５０７にて１５分経過したとしてＳ５０６に進む。
【００９９】
そして、Ｓ５０６では会議が終了し、画像形成装置１０２に対してＨＤＤ２１３内の会議資料ファイルの削除要求を会議室予約サーバ１０５が出力する。画像形成装置１０２は該当の会議資料を削除する。以上で会議資料が自動的に削除され、フローチャートは終了する。
【０１００】
なお、本実施形態において、会議参加メンバ全員が会議室から退室した時間が１１：５０であった場合、上記Ｓ５０３→Ｓ５０７→Ｓ５０４→Ｓ５０３の繰り返しの途中で、会議終了時間である１２：００になるため、その時点でＳ５０４からＳ５０５に進む。そして、Ｓ５０５では会議参加メンバ全員が退室しているため、Ｓ５０６に進み、該当する会議資料を削除してフローチャートに示す処理は終了する。
【０１０１】
以上の手順により、上記会議用に予め登録されていた会議資料は会議終了タイミングを自動的に判断することで自動的に削除される。
【０１０２】
これにより、会議中は、任意のタイミングで画像形成装置１０２から会議資料を出力することができ、会議終了タイミングにおいて会議参加メンバが会議資料の削除指示をせずとも、自動的に削除が行われる。また、会議が予定より早く終わった場合に、予定されていた会議終了時間にならずとも、会議資料が削除される。これにより、画像形成装置１０２のＨＤＤ２１３に格納された会議資料のセキュリティを向上させることが可能となる。
【０１０３】
また、会議終了時間前に一時的に全ての会議参加メンバが会議室から退室した後に、会議が再開された場合にも、所定の時間内であれば会議思料が残るので、会議資料を出力することが可能である。
【０１０４】
〔会議が開催されなかった場合〕
図１０は、本実施形態を示す会議資料の削除処理の一例を示す態様図である。本例は、会議が開催されなかった場合の会議資料削除処理例である。
【０１０５】
会議室１にて予約されていた会議が、会議開始時刻である１０：００を経過しても開催されなかった場合について説明する。
【０１０６】
例えば会議室予約サーバ１０５に予め会議開始時間の時点で会議参加メンバが誰も会議室１に入室していない場合がある。この場合、がは、所定時間経過後、例えば、１５分後の１０：１５の時点で、入退室管理サーバ１０４から会議参加メンバの誰も入室していないという情報を受信する。
【０１０７】
この場合は、会議室予約サーバ１０５は１０：１５の時点で、予め予約された会議は中止されたと判断する。
【０１０８】
そして、会議室予約サーバ１０５は、画像形成装置１０２内のＨＤＤ２１３から上記会議資料を削除要求を、画像形成装置１０２に対して送信する。なお、この場合、会議資料を削除する前に、削除実行を確認するメールを通知者として登録された参加者、あるいは全員に通知して、確認がとれた場合にのみ削除する構成としてもよい。それによって、会議が中止されていない場合にまで、会議資料が削除されることを防ぐことができる。
【０１０９】
以下、会議が開催されなかった場合の会議資料の削除処理を図７のフローチャートを用いて説明する。
【０１１０】
Ｓ５０２にて、参加メンバのうちの少なくとも１人が会議室に入室したかどうかをＣＰＵ２が確認する。本実施形態では会議開始時間である１０：００から１５分を経過しても、会議参加メンバが誰も入室しないので、Ｓ５０８にて１０：１５の時点でＳ５０６に進む。
【０１１１】
時刻が１０：１５になった時点で、会議はキャンセルされたと判断するため、Ｓ５０６にて、会議室予約サーバ１０５は、画像形成装置１０２に対してＨＤＤ２１３内の会議資料ファイルの削除要求を送信する。画像形成装置１０２は該当の会議資料を削除する。以上で会議資料が自動的に削除され、フローチャートに示す処理は終了する。
【０１１２】
以上の手順により、上記会議用に予め登録されていた会議資料は、会議終了時間にならなくとも自動削除される。このため、会議が中止された場合等に、会議終了時間になる前に、当該会議の会議参加メンバ以外のメンバによって、会議資料が閲覧される可能性が少なくなる。それによって、上記会議資料のセキュリティの低下を防ぐことができる。
【０１１３】
〔会議終了時刻以降もメンバが在室している場合に選択的に行なう制御〕
図１１は、本実施形態を示す会議資料の削除処理の一例を示す態様図である。本例は、会議終了時刻以降もメンバが在室していた場合の会議資料削除処理例である。
【０１１４】
会議室１にて開催されていた会議が、予め予約されていた会議終了時刻を経過しても終了せずに会議が続いていた場合について説明する。
【０１１５】
例えば、会議室予約サーバ１０５に予め予約されていた会議終了時刻である１２：００の時点で、会議参加メンバの内の少なくとも１人が会議室１内に在室している場合がある。この場合は、入退室管理サーバ１０４からの入退室管理情報から会議室予約サーバ１０５はまだその会議が終了せずに延長されている（会議が長引いている）と判断する。
【０１１６】
このように会議が延長している場合、会議終了時刻を経過しても、会議資料が利用される可能性があるため、直ちに会議資料を削除しない。よって、この場合の会議資料の削除については以下の２通りの場合が考えられる。
【０１１７】
第１の場合として、会議終了後、全ての会議参加メンバが会議室１から退室した時刻が１２：１２だった場合を考える。
【０１１８】
この場合、時刻が１２：１２の時点で、会議室予約サーバ１０５は、画像形成装置１０２に対して削除要求を送信する。そして、画像形成装置１０２は会議室予約サーバ１０５からの削除要求を受け取り、該当する会議資料をＨＤＤ２１３から削除する。
【０１１９】
第２の場合として、会議終了時刻１２：００以降で且つ会議参加メンバの内の少なくとも１人が会議室に在室している状態で、更にこの会議の参加メンバ以外の人物が会議室１に入室した場合がある。この場合は、会議室予約サーバ１０５は次の会議を開始するために別のメンバが入室したと判断する。
【０１２０】
例えば、時刻１２：１０に会議参加メンバ以外の人物が会議室に入室した場合、会議参加メンバ以外の人物によって会議資料が閲覧されないように、当該会議の会議資料を削除する。
【０１２１】
具体的に、会議室予約サーバ１０５は、上記会議資料は無効であるとして、画像形成装置１０２に対して削除要求を送信する。そして、画像形成装置１０２は会議室予約サーバ１０５からの削除要求を受け取り、該当する会議資料をＨＤＤ２１３から削除する。
【０１２２】
以下、会議終了時刻以降もメンバが在室していた場合の会議資料の削除処理を図７のフローチャートを用いて説明する。
【０１２３】
本実施形態では、少なくとも会議開始時刻である１０：００から会議が開始され、会議終了時刻である１２：００の時点では、会議参加メンバは会議室内に在室するため、フローチャートはＳ５０２→Ｓ５０３→Ｓ５０４の順に進む。そして、Ｓ５０４では、時刻１２：００の時点でＳ５０５に進む。そして、Ｓ５０５では会議参加メンバ全員が会議室から退室したかどうかをＣＰＵ２が確認する。
【０１２４】
本実施形態では、会議が延長して時刻１２：００の時点ではまだ会議参加メンバは会議室内に在室しているため、Ｓ５０９に進む。
【０１２５】
そして、上記第１の場合、最終的に会議参加メンバが全員退室する時刻が１２：１２であるため、時刻１２：１２までＳ５０５→Ｓ５０９→Ｓ５０５のフローを繰り返す。
【０１２６】
そして、時刻１２：１２の時点で、会議参加メンバが全員退室した時に、Ｓ５０５において、会議参加メンバ全員が会議室から退室したことをＣＰＵ２が確認し、Ｓ５０６に進む。
【０１２７】
そして、Ｓ５０６では、画像形成装置１０２に対してＨＤＤ２１３内の会議資料ファイルの削除要求を会議室予約サーバ１０５が出力する。そして、画像形成装置１０２は、削除指示に従いＨＤＤ２１３から当該会議のために格納されている該当の会議資料を削除する。以上で会議資料が自動的に削除され、フローチャートに示す処理は終了する。
【０１２８】
又上記第２の場合、時刻１２：１０に他の会議の参加メンバが入室するまでは、Ｓ５０５→Ｓ５０９→Ｓ５０５のフローを繰り返す。
【０１２９】
時刻１２：１０の時点で、他の会議の参加メンバが会議室に入室した時点で、Ｓ５０９において他の会議の参加メンバが入室したことを確認してＳ５０６に進む。
【０１３０】
そして、Ｓ５０６では他の会議のメンバが会議室に入室した時点で、現在画像形成装置１０２のＨＤＤ２１３に格納された会議資料が、上記他の会議のメンバに閲覧される可能性がある。このため、会議資料を無効として、その時点以降に画像形成装置１０２からの出力を不可能にする。画像形成装置１０２に対してＨＤＤ２１３内の会議資料ファイルの削除要求を会議室予約サーバ１０５が出力する。画像形成装置１０２は、削除指示に従い、ＨＤＤ２１３に格納されている該当の会議資料を削除する。以上で会議資料が自動的に削除され、フローチャートに示す処理は終了する。
【０１３１】
以上の手順により、上記会議用に予め登録されていた会議資料は会議終了タイミングを自動的に判断することで自動的に削除される。
【０１３２】
これにより、会議中は、任意のタイミングで画像形成装置１０２から会議資料を出力することでき、会議終了タイミングにおいて会議参加メンバが会議資料の削除を指示せずとも、自動的に削除が行われる。これにより、画像形成装置１０２内のＨＤＤ２１３に格納された会議資料のセキュリティを向上させることが可能となる。
【０１３３】
また、次の会議参加メンバが会議室に入室したことにより、最初の会議は終了となり最初の会議用の会議資料が自動削除される。それによって、会議資料を利用する会議の会議参加メンバ以外のメンバによって、会議資料が閲覧される可能性を低下させることができる。そのため、画像形成装置１０２のＨＤＤ２１３に格納された会議資料のセキュリティが守られる。
【０１３４】
以上のように、会議室予約サーバ１０５は、予め設定された会議の情報と、会議室に在室しているメンバの状況に基づいて、当該会議室に設置された画像形成装置１０２内の会議資料の削除を制御する。ここでいう会議の情報とは、例えば、図６の（ａ）〜（ｄ）を用いて設定された会議室、会議開始時間、会議終了時間、参加メンバ等の情報である。
【０１３５】
それによって、画像形成装置１０２のＨＤＤ２１３に格納された会議資料を、決められた時間に削除するだけでなく、会議の状況に応じて、削除することができる。
【０１３６】
なお、本実施形態では、会議室予約サーバ１０５が、所定のタイミングで、画像形成装置１０２に削除要求を送信することで、実際に会議資料ファイルを削除する場合について説明した。
【０１３７】
しかしながら、実際に削除を行わず、上記会議資料が画像形成装置１０２にて利用できなくなるように無効化してもよい。なお、会議資料の利用には、会議資料の印刷だけでなく、会議資料の表示、送信等も含まれる。
【０１３８】
以下、図１２に示すメモリマップを参照して本発明に係るサーバ装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【０１３９】
図１２は、本発明に係る装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。
【０１４０】
なお、特に図示しないが、記憶媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【０１４１】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、各種プログラムをコンピュータにインストールするためのプログラムや、インストールするプログラムが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【０１４２】
本実施形態における図４、図５、図７に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【０１４３】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１４４】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１４５】
従って、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。
【０１４６】
プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤなどを用いることができる。
【０１４７】
この場合、コンピュータ読取可能な記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１４８】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバやｆｔｐサーバ等も本発明の請求項に含まれるものである。
【０１４９】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１５０】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではない。例えばそのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行う。そして、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１５１】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込ませる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１５２】
本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。
【０１５３】
本発明の様々な例と実施形態を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。
【図面の簡単な説明】
【０１５４】
【図１】本実施形態を示す会議システムの構成を説明する図である。
【図２】図１に示したクライアントＰＣ、会議室予約サーバ、入退室管理サーバのハードウエア構成を説明するブロック図である。
【図３】図１に示した会議室に設置されている画像形成装置のハードウエア構成を説明するブロック図である。
【図４】本実施形態を示すサーバ装置における第１のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図５】本実施形態を示すサーバ装置における第２のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図６】図１に示したクライアントＰＣの表示装置に表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。
【図７】本実施形態を示すサーバ装置における第３のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】本実施形態を示す会議資料の削除処理の一例を示す態様図である。
【図９】本実施形態を示す会議資料の削除処理の一例を示す態様図である。
【図１０】本実施形態を示す会議資料の削除処理の一例を示す態様図である。
【図１１】本実施形態を示す会議資料の削除処理の一例を示す態様図である。
【図１２】本発明に係るサーバ装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。
【符号の説明】
【０１５５】
１００  会議室
１０１  ゲート手段
１０２  画像形成装置
１０４  入退室管理サーバ
１０５  会議室予約サーバ
１０６、１０７  クライアントＰＣ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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