(57)【要約】【課題】次の閲覧先を表示部に表示して、正確な閲覧順序を指示して閲覧順序の間違いを未然に防止すると共に、閲覧不要な閲覧者による秘密漏洩を防止する書類ナビゲーションシステムを提供する。【解決手段】この書類ナビゲーションシステム１００は、ＩＤ情報を記録したＩＣタグ２２と表示部２０とを少なくとも備えたホルダ７と、ＩＣタグ２２に電波を放射して情報の授受を行なう複数のリーダライタ６、９、１１と、リーダライタを夫々制御するＰＣ５、８、１０と、書類名毎に設定した書類ＩＤ、書類名毎に設定した閲覧順序、各書類に係るフォーマット、ホルダ７毎に設定したホルダＩＤ、及びリーダライタ毎に設定したリーダライタＩＤを少なくとも記憶したデータベース２を有するサーバ１と、サーバ１と各ＰＣを接続するＬＡＮ４と、サーバ１と各ＰＣによりシェアーするプリンタ３と、を備えて構成されている。【選択図】図１
2010122740.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ＩＤ情報を記録した非接触情報記録媒体と表示部とを少なくとも備えたホルダと、
前記非接触情報記録媒体との間で情報の授受を電波により行なうリーダライタと、
該リーダライタを制御する制御部と、
書類名毎に設定した書類ＩＤ、書類名毎に設定した閲覧順序、前記各書類に係るフォーマット、前記ホルダ名毎に設定したホルダＩＤ、及び前記リーダライタ毎に設定したリーダライタＩＤを少なくとも記憶したデータベースを有するサーバと、を備え、
前記サーバは、前記制御部により選択された書類名に係るフォーマットを前記データベースより読出して該制御部に送信し、該制御部により入力されたホルダ名と前記サーバより受信したフォーマットに基づいて作成した書類名とを受信して前記ホルダＩＤと書類ＩＤとを関連付け、前記リーダライタにより読取られたホルダＩＤと前記リーダライタＩＤに基づいて前記ホルダＩＤ、書類ＩＤ、及びリーダライタＩＤをそれぞれ関連付けることにより、当該リーダライタにより読取られたホルダＩＤに係る次閲覧者を前記閲覧順序より決定して前記制御部に送信し、
前記制御部は、前記サーバから受信した次閲覧者名を該ホルダに備えられた非接触情報記録媒体を介して前記表示部に表示することを特徴とする書類ナビゲーションシステム。
【請求項２】
前記サーバは、前記リーダライタにより読取られたホルダＩＤの次閲覧者を前記閲覧順序より決定して前記制御部に送信後、次のホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信するまでの時間が所定の値に達すると該リーダライタを制御する制御部に警報を送信することを特徴とする請求項１に記載の書類ナビゲーションシステム。
【請求項３】
前記サーバは、次のホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信した場合、該リーダライタＩＤが前記閲覧順序と合致するか否かを判定することを特徴とする請求項１に記載の書類ナビゲーションシステム。
【請求項４】
前記制御部に前記リーダライタを少なくとも２つ備え、一方のリーダライタを閲覧前のホルダＩＤを読取る閲覧前リーダライタとし、他方のリーダライタを閲覧後のホルダＩＤを読取る閲覧後リーダライタとすることを特徴とする請求項１、２又は３に記載の書類ナビゲーションシステム。
【請求項５】
前記制御部に閲覧順序、及び閲覧経過を少なくとも表示するガイダンス手段を備えたことを特徴とする請求項１乃至４の何れか一項に記載の書類ナビゲーションシステム。
【請求項６】
前記ホルダに電子錠を備え、前記制御部は、前記リーダライタにより前記ホルダＩＤが読取られ、前記サーバにより操作者が認証された操作者であると確認された場合に限り、前記電子錠を開錠することを特徴とする請求項１乃至５の何れか一項に記載の書類ナビゲーションシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類ナビゲーションシステムに関し、さらに詳しくは、書類を収納したホルダの表示部に次閲覧者を表示して、閲覧順序を指示する書類ナビゲーションシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業、役所等のように多くの人員を雇用する組織において書類を回覧する場合には、書類を綴じたファイルに回覧順を示すリスト等を貼付し、そのリストの該当個所に回覧済み者がチェックマークを記入する方式が一般に採用されている。しかし、回覧する書類の内容によっては、閲覧者を制限する必要が生じる。例えば、人事に関する書類や、査定に関する書類は特定の管理者のみが閲覧可能なものである。従って、回覧される書類の内容によっては、リストをその都度変更して貼付し直さなければならず、手間がかかるばかりでなく、書類内容を見てから行なうため、秘密の漏洩を防ぐことができない。
また従来技術としては、特許文献１に、回覧と同報とを組み合わせた文書回覧と、その回覧状態の把握、及び期限管理による円滑な文書回覧を実現することが開示されている。それによると、文書とその配布形態を管理するサーバと、ネットワークを介してサーバに接続される端末から構成されるシステムであり、サーバは回覧と同報とを組み合わせた配布形態指定を可能とする表形式の配布形態入力画面を持つ。また文書の配布者が送信すべき文書と、回覧先、回覧順序などの配布形態をサーバの配布先テーブルに入力すると、サーバは指定された回覧先の端末へ文書を送信する。各回覧先では、受信した文書に対して、返答など何らかの応答を送信する。サーバは、この応答を受けて、次の回覧先に文書を送信することにより、文書回覧を実現し、また、回覧状態を管理する。さらに、各回覧先に期限を設定し、その期限内に応答のない回覧先には催促を行なうものである。
【特許文献１】特開平６−１０４９２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
従来のように回覧対象物にリスト等を貼付して回覧する方法は、回覧対象物が変わるたびに新たなリストに付け替えなければならず作業が煩雑であり、回覧中の回覧対象物が今どこにあるのかを確認することができず、探し回らなければならないといった問題がある。
また特許文献１に開示されている従来技術は、電子文書の回覧を対象とした発明であり、例えば、色見本や実際に印鑑を押印したり直筆のサインを必要とする、所謂、電子文書ではない有体物としての回覧対象物を回覧するシステムでは対応できないといった問題がある。
本発明は、かかる課題に鑑みてなされたものであり、次の閲覧先を表示部に表示して、正確な閲覧順序を指示して閲覧順序の間違いを未然に防止すると共に、閲覧不要な閲覧者による秘密漏洩を防止する書類ナビゲーションシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明はかかる課題を解決するために、請求項１は、ＩＤ情報を記録した非接触情報記録媒体と表示部とを少なくとも備えたホルダと、前記非接触情報記録媒体との間で情報の授受を電波により行なうリーダライタと、該リーダライタを制御する制御部と、書類名毎に設定した書類ＩＤ、書類名毎に設定した閲覧順序、前記各書類に係るフォーマット、前記ホルダ名毎に設定したホルダＩＤ、及び前記リーダライタ毎に設定したリーダライタＩＤを少なくとも記憶したデータベースを有するサーバと、を備え、前記サーバは、前記制御部により選択された書類名に係るフォーマットを前記データベースより読出して該制御部に送信し、該制御部により入力されたホルダ名と前記サーバより受信したフォーマットに基づいて作成した書類名とを受信して前記ホルダＩＤと書類ＩＤとを関連付け、前記リーダライタにより読取られたホルダＩＤと前記リーダライタＩＤに基づいて前記ホルダＩＤ、書類ＩＤ、及びリーダライタＩＤをそれぞれ関連付けることにより、当該リーダライタにより読取られたホルダＩＤに係る次閲覧者を前記閲覧順序より決定して前記制御部に送信し、前記制御部は、前記サーバから受信した次閲覧者名を該ホルダに備えられた非接触情報記録媒体を介して前記表示部に表示することを特徴とする。
まず、担当者が書類を作成するために制御部から書類名を入力する。サーバには予め、複数の書類に係る閲覧順序と、そのフォーマットが記憶されているので、入力された書類名からフォーマットを呼び出して制御部に送信する。担当者は、受信したフォーマットに必要事項を電子入力して書類を作成する。そして、その書類を予め登録してあるホルダに収納して、ホルダ名と書類名をサーバに送信する。サーバはそれらの情報からホルダＩＤと書類ＩＤとを関連付ける。次に、担当者は書類を収納したホルダを自分のリーダライタに載置する。その結果、制御部からホルダＩＤとリーダライタＩＤがサーバに送られる。サーバでは、その情報により、ホルダＩＤ、書類ＩＤ、及びリーダライタＩＤをそれぞれ関連付けて記憶する。即ち、リーダライタＩＤに氏名、部署、及び役職を関連付けて記憶しておけば、書類ＩＤにより設定された閲覧順序のどこに該当するかを判断することができるので、次の閲覧者を決定して制御部に送信することが可能となる。そして、次の閲覧者の情報を受信した制御部は、その内容を表示部に表示する。これにより、正確な閲覧順序を指示して閲覧順序の間違いを未然に防止すると共に、閲覧不要な閲覧者による秘密漏洩を防止することができる。
【０００５】
請求項２は、前記サーバは、前記リーダライタにより読取られたホルダＩＤの次閲覧者を前記閲覧順序より決定して前記制御部に送信後、次のホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信するまでの時間が所定の値に達すると該リーダライタを制御する制御部に警報を送信することを特徴とする。
次閲覧者が指示されても、閲覧者が不在等で次閲覧者にホルダを渡せない場合がある。そのような場合、次閲覧者からホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信することができない。サーバは次閲覧者を指示してからホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信するまでの時間を計数して、所定の時間経過しても受信しない場合は閲覧者に警報を発する。これにより、ホルダが１箇所で滞留する時間を最小限に抑えることができる。
請求項３は、前記サーバは、次のホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信した場合、該リーダライタＩＤが前記閲覧順序と合致するか否かを判定することを特徴とする。
サーバは、受信したリーダライタＩＤにより、当該書類（ホルダ）が閲覧順序通りに閲覧されているか否かを判断することができる。そこで、次のホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信した場合、このリーダライタＩＤが閲覧順序と合致するか否かを判定する。これにより、事前に閲覧順序の間違いを見つけて報知することができる。
【０００６】
請求項４は、前記制御部に前記リーダライタを少なくとも２つ備え、一方のリーダライタを閲覧前のホルダＩＤを読取る閲覧前リーダライタとし、他方のリーダライタを閲覧後のホルダＩＤを読取る閲覧後リーダライタとすることを特徴とする。
リーダライタが１つの場合、前の閲覧者から来たホルダがリーダライタに載置され、そのホルダを次の閲覧者がリーダライタから取り出して、中の書類を閲覧、確認して必要箇所に押印して再びホルダに収納してリーダライタに載置することにより次閲覧者が指示される。従って、サーバは２回目にリーダライタにホルダが載置されたことを検知する必要があり制御が煩雑であった。そこで本発明では、リーダライタを２つ備え、一方を前の閲覧者から受けるリーダライタとし、他方を閲覧後のホルダを載置して次閲覧者を表示するためのリーダライタとする。これにより、サーバの制御が簡略化され、リーダライタに載置されたホルダが閲覧前か後かを即座に判断することができる。
請求項５は、前記制御部に閲覧順序、及び閲覧経過を少なくとも表示するガイダンス手段を備えたことを特徴とする。
例えば、管理者の席に設置された制御部にホルダが今、何処にあり、誰が閲覧中かを確認することができるガイダンス手段を備えておく。管理者はその内容を確認することにより、閲覧順序が正確に且つ滞留なく経過しているかを確認することができる。
請求項６は、前記ホルダに電子錠を備え、前記制御部は、前記リーダライタにより前記ホルダＩＤが読取られ、前記サーバにより操作者が認証された操作者であると確認された場合に限り、前記電子錠を開錠することを特徴とする。
ホルダ内の書類には、秘密を保持する必要がある書類が存在する。しかし、開閉自在な紙袋に書類を収納すると、故意に中身を第三者に見られる虞がある。そこで本発明では、ホルダを強固な箱状に構成して、その開閉口に電子錠を備え、サーバにより操作者が認証された操作者であると確認された場合に限り、電子錠を開錠する。これにより、第三者による秘密漏洩を未然に防止することができる。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、リーダライタＩＤに氏名、部署、及び役職を関連付けて記憶しておけば、書類ＩＤにより設定された閲覧順序のどこに該当するかを判断することができるので、次の閲覧者を決定して制御部に送信することが可能となる。そして、次の閲覧者の情報を受信した制御部は、その内容を表示部に表示するので、正確な閲覧順序を指示して閲覧順序の間違いを未然に防止すると共に、閲覧不要な閲覧者による秘密漏洩を防止することができる。
また、サーバは次閲覧者を指示してからホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信するまでの時間を計数して、所定の時間経過しても受信しない場合は警報を発するので、ホルダが１箇所で滞留する時間を最小限に抑えることができる。
また、次のホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信した場合、このリーダライタＩＤが閲覧順序と合致するか否かを判定するので、事前に閲覧順序の間違いを見つけて報知することができる。
【０００８】
また、リーダライタを２つ備え、一方を前の閲覧者から受けるリーダライタとし、他方を閲覧後のホルダを載置して次閲覧者を表示するためのリーダライタとするので、サーバの制御が簡略化され、リーダライタに載置されたホルダが閲覧前か後かを即座に判断することができる。
また、制御部に、ホルダが今、何処にあり、誰が閲覧中かを確認することができるガイダンス手段を備えるので、管理者はその内容を確認することにより、閲覧順序が正確に且つ滞留なく経過しているかを確認することができる。
また、ホルダに電子錠を備え、サーバにより操作者が認証された操作者であると確認された場合に限り、電子錠を開錠するので、第三者による秘密漏洩を未然に防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明を図に示した実施形態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎない。
図１は本発明の第１の実施形態に係る書類ナビゲーションシステムの全体構成を示す図である。この書類ナビゲーションシステム１００は、ＩＤ情報を記録したＩＣタグ（非接触情報記録媒体）２２と表示部２０とを少なくとも備えたホルダ７と、ＩＣタグ２２と電波により情報の授受を行なう複数のリーダライタ（図ではＲ／Ｗと表す）６、９、１１と、リーダライタ６、９、１１を夫々制御するＰＣ（制御部）５、８、１０と、書類名毎に設定した書類ＩＤ、書類名毎に設定した閲覧順序、各書類に係るフォーマット、ホルダ７毎に設定したホルダＩＤ、及びリーダライタ６、９、１１毎に設定したリーダライタＩＤを少なくとも記憶したデータベース（以下、ＤＢと記す）２を有するサーバ１と、サーバ１と各ＰＣ５、８、１０を接続するＬＡＮ４と、サーバ１とＰＣ５、８、１０によりシェアーするプリンタ３と、を備えて構成されている。尚、図示は省略するが、各ＰＣにはキーボード、又はマウス等の入力手段、及びディスプレイ１２を有する。
【００１０】
本システムのサーバ１は、例えば、ＰＣ５により選択された書類名に係るフォーマットをＤＢ２より読出してＰＣ５に送信し、ＰＣ５により入力されたホルダ名とサーバ１より受信したフォーマットに基づいて作成した書類名とを受信してホルダＩＤと書類ＩＤとを関連付け、リーダライタ６により読取られたホルダＩＤとリーダライタＩＤに基づいてホルダＩＤ、書類ＩＤ、及びリーダライタＩＤをそれぞれ関連付けることにより、当該リーダライタ６により読取られたホルダＩＤに係る次閲覧者を、ＤＢ２に記憶された閲覧順序より決定してＰＣ５に送信し、ＰＣ５は、サーバ１から受信した次閲覧者をホルダ７に備えられたＩＣタグ２２を介して表示部２０に表示する。
【００１１】
まず、担当者が書類を作成するために、ＰＣ５から書類名を入力する。サーバ１には予め、複数の書類に係る閲覧順序と、そのフォーマットが記憶されているので、入力された書類名からフォーマットを呼び出してＰＣ５に送信する。担当者は、受信したフォーマットに必要事項を電子入力して書類を作成して、プリンタ３で印刷する。そして、印刷した書類を予め登録してあるホルダ７に収納して、入力手段によりホルダ名と書類名を入力してサーバ１に送信する。サーバ１は、それらの情報からホルダＩＤと書類ＩＤとを関連付ける。次に、担当者は書類を収納したホルダ７を自分のリーダライタ６に載置する。その結果、ＰＣ５からホルダＩＤとリーダライタＩＤがサーバ１に送られる。サーバ１では、その情報により、ホルダＩＤ、書類ＩＤ、及びリーダライタＩＤをそれぞれ関連付けて記憶する（図４（ｃ）参照）。即ち、リーダライタＩＤに氏名、部署、及び役職を関連付けて記憶しておけば（図４（ｂ）参照）、書類ＩＤにより設定された閲覧順序（図５（ａ）参照）のどこに該当するかを判断することができるので、次の閲覧者を決定してＰＣ５に送信することが可能となる。そして、次の閲覧者の情報を受信したＰＣ５は、その内容をホルダ７の表示部２０に表示する。これにより、正確な閲覧順序を指示して閲覧順序の間違いを未然に防止すると共に、閲覧不要な閲覧者による秘密漏洩を防止することができる。
【００１２】
図２（ａ）はホルダの外観構成を示す図である。このホルダ７は、ＩＤ情報を記録したＩＣタグ２２と表示部２０とを少なくとも備え、ホルダ７の表面には、表示部２０が備えられ、ＩＣタグ２２と接続されている。また、ホルダ名２１（図２ではホルダ名はＡとする）が記載され、操作者がサーバ１に登録するときに使用される。尚、表示部２０は、電源がなくても表示を維持する必要があるため、例えば電子ペーパ等により実現する。また、ホルダ７内には、閲覧・検印する書類２３が収納されている。図２（ｂ）はＩＣタグの内部構成を示す図であり、このＩＣタグ２２は、リーダライタと情報の授受を行なう通信部２６と、ホルダＩＤや一時的にデータを記憶する記憶部２４と、通信部２６及び記憶部２４を制御する制御部２５により構成されている。また、制御部２５は、表示部２０と接続され、ＰＣ５から送られた表示内容をリーダライタ６を介して通信部２６で受信して表示部２０に表示する。尚、ＩＣタグ２２はリーダライタ６から放射された電波を受信して電力を生成して動作するタイプでも良いし、ホルダにバッテリを内蔵してその電力により動作するタイプでも良い。
【００１３】
図３は本発明の書類ナビゲーションシステムに係る動作を説明するフローチャートである。このフローチャートでは、サーバ１側の動作とＰＣ（制御部）側の動作を併記して説明する。尚、このフローチャートでは、図１の構成により、書類として「製作指示書」（図５（ｂ））を選択する場合で、担当者の制御部はＰＣ５、係長の制御部はＰＣ８、課長の制御部はＰＣ１０、製造部の制御部はＰＣ１３として説明する。
先ず、担当者はＰＣ５から書類名「製作指示書」を選択する（Ｓ２１）。そのデータはＬＡＮ４を介してサーバ１に送信される。サーバ１では選択された「製作指示書」のフォーマットをＤＢ６から呼び出す（Ｓ１）。「製作指示書」のフォーマットは例えば、図５（ｂ）のようなフォーマットであり、「製作品名」、「納期」、「数量」、「保管場所」、「承認者」、「リーダライタＩＤ」と検印枠が記載されている。サーバ１はこのフォーマットをＰＣ５に送信する（Ｓ２）。担当者はこのフォーマットを受信すると、空欄に必要事項を電子入力する（Ｓ２２）。例えば、「製作品名」には「モータ」、「納期」には「××年△月○日」、「数量」には「１００」、「保管場所」には「部品倉庫」、「承認者」「△△△」、「リーダライタＩＤ」には「Ｒ０２」と入力する。そしてそのフォーマットをプリンタ３により印刷出力する（Ｓ２３）。そして検印欄の作成者欄に担当者の印を押印して、ホルダ「Ａ」（図２参照）に収納する（Ｓ２４）。このとき、他の必要書類も同封する。次に、担当者はＰＣ５からホルダ名「Ａ」と書類名「製作指示書」を入力する（Ｓ２５）。そのデータはＬＡＮ４を介してサーバ１に送信され、サーバ１ではホルダ名「Ａ」と書類名「製作指示書」を関連付ける（Ｓ３）。ホルダ名とホルダＩＤは図４（ａ）のように予め関連付けられてＤＢ２に記憶されているので、ホルダ名「Ａ」はホルダＩＤ「Ｈ０１」と解る。
【００１４】
また、書類名は図５（ａ）のように、予め関連付けられてＤＢ２に記憶されているので、書類名「製作指示書」は書類ＩＤ「Ｄ０２」と解る。その結果、ホルダＩＤ「Ｈ０１」と書類ＩＤ「Ｄ０２」が関連付けられる。また、担当者は次の閲覧者を確認するために、書類を収納したホルダ「Ａ」をリーダライタ６に載置する（Ｓ２６）。リーダライタ６では、ホルダ「Ａ」に備えられたＩＣタグ２２に記憶されているホルダＩＤ「Ｈ０１」を読み取り、リーダライタ６に付与されたリーダライタＩＤ「Ｒ０５」と共にサーバ１に送信する（Ｓ２７）。サーバ１では、既にホルダＩＤ「Ｈ０１」と書類ＩＤ「Ｄ０２」が関連付けられているので、ホルダＩＤ「Ｈ０１」とリーダライタＩＤ「Ｒ０５」とを関連付けることにより、ホルダＩＤ「Ｈ０１」、書類ＩＤ「Ｄ０２」、リーダライタＩＤ「Ｒ０５」が関連付けられる（Ｓ４）。次にサーバ１は、次の閲覧者を決定するために、ＤＢ２から書類名「製作指示書」に係る閲覧順序を検索する。図５（ａ）の閲覧順序では担当者の次は「×△○係長」であることがわかるので、次の閲覧者としてＰＣ５に送信する（Ｓ５）。ＰＣ５はその情報を受信すると、リーダライタ６を介してＩＣタグ２２により表示部２０に「次は×△○係長です」と表示する（Ｓ２８）。それを見た担当者はホルダ「Ａ」を「×△○係長」のリーダライタ９に載置する（Ｓ２９）。リーダライタ９は常に活性化されているので、ホルダ「Ａ」からホルダＩＤ「Ｈ０１」を読み取り、リーダライタ９に付与されたリーダライタＩＤ「Ｒ０３」と共にサーバ１に送信する（Ｓ３０）。サーバ１ではステップＳ５で次の閲覧者を送信してから応答の有無をチエックし、応答がない場合は（Ｓ６でＮＯ）タイムオーバか否かをチエックしている。タイムオーバであれば、次の閲覧者に回すように催促のデータをＰＣ５に送信する（Ｓ１１）。次閲覧者が指示されても、閲覧者が不在等で次閲覧者にホルダを渡せない場合がある。そのような場合、次閲覧者からホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信することができない。サーバは次閲覧者を指示してからホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信するまでの時間を計数して、所定の時間経過しても受信しない場合は閲覧者に警報を発する。これにより、ホルダが１箇所で滞留する時間を最小限に抑えることができる。
【００１５】
時間内に応答があれば（Ｓ６でＹＥＳ）、ホルダＩＤ「Ｄ０２」、リーダライタＩＤ「Ｒ０３」が関連付けられる（Ｓ７）。サーバ１はリーダライタＩＤ「Ｒ０３」が正しい閲覧順序か否かをチエックする（Ｓ８）。もし、正しい閲覧順序でなければ（Ｓ８でＮＯ）、閲覧順序が間違っている旨と、正しい閲覧先をＰＣ８に送信する（Ｓ１２）。ステップＳ８で正しい閲覧順序であれば（Ｓ８でＹＥＳ）、閲覧順序が正しい旨をＰＣ８に送信する（Ｓ９）。これにより、ホルダＩＤ「Ｈ０１」、書類ＩＤ「Ｄ０２」、リーダライタＩＤ「Ｒ０３」が関連付けられる。サーバ１は、受信したリーダライタＩＤにより、当該書類（ホルダ）が閲覧順序通りに閲覧されているか否かを判断することができる。そこで、次のホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信した場合、このリーダライタＩＤが閲覧順序と合致するか否かを判定する。これにより、事前に閲覧順序の間違いを見つけて報知することができる。
【００１６】
また、そのときサーバ１は閲覧者が最終閲覧者であるか否かをチエックして（Ｓ１３）、最終閲覧者でなければ（Ｓ１３でＮＯ）ステップＳ５に戻って繰り返し、採集閲覧者であれば（Ｓ１３でＹＥＳ）最終閲覧者である旨をＰＣ８に送信する。ＰＣ８は閲覧順序が正しいか否か、及び最終閲覧者であるか否かの結果が表示されるので（Ｓ３１）、閲覧順序が正しくなければ（Ｓ３２でＮＯ）正しい閲覧先にホルダ「Ａ」を送る（Ｓ３５）。閲覧先が正しければ（Ｓ３２でＹＥＳ）ホルダ「Ａ」から書類を出して、内容を確認後、係長欄に押印してホルダ「Ａ」に収納して、次の閲覧者を確認するために、再びリーダライタ９にホルダ「Ａ」を載置する（Ｓ３４）。また、最終閲覧者であれば（Ｓ３６でＹＥＳ）最終閲覧者である旨をＰＣ８のディスプレイに表示する（Ｓ３７）。ここでは、まだ最終閲覧者でないので（Ｓ３６でＮＯ）、ステップ２８に戻って、次の閲覧者がホルダ「Ａ」の表示部２０に表示されるのを待つ。この動作を最終閲覧者になるまで繰り返す。
【００１７】
例えば、最終閲覧者である管理者の席に設置されたＰＣに、ホルダ７が今、何処にあり、誰が閲覧中かを確認することができるガイダンス手段を備えておく。管理者はその内容を確認することにより、閲覧順序が正確に且つ滞留なく経過しているかを確認することができる。
また、ホルダ７内の書類には、秘密を保持する必要がある書類が存在する。しかし、開閉自在な紙袋に書類を収納すると、故意に中身を第三者に見られる虞がある。そこで本発明では、ホルダを強固な箱状に構成して、その開閉口に電子錠を備え、サーバ１により操作者が認証された操作者であると確認された場合に限り、電子錠を開錠する。これにより、第三者による秘密漏洩を未然に防止することができる。
【００１８】
図４はデータベースに記憶されている各種データを示す図である。図４（ａ）はホルダ名とホルダＩＤを関連付けたデータであり、例えば、ホルダ名「Ａ」のホルダＩＤは「Ｈ０１」、ホルダ名「Ｂ」のホルダＩＤは「Ｈ０２」、ホルダ名「Ｃ」のホルダＩＤは「Ｈ０３」と関連付ける。図４（ｂ）はリーダライタＩＤと氏名、部署、役職を関連付けたデータであり、例えば、リーダライタＩＤ「Ｒ００」の氏名は「○△△」、部署は「事業部」、役職は「事業部長」、リーダライタＩＤ「Ｒ０１」の氏名は「×××」、部署は「設計部」、役職は「部長」、リーダライタＩＤ「Ｒ０２」の氏名は「△△△」、部署は「設計部」、役職は「課長」、リーダライタＩＤ「Ｒ０３」の氏名は「×△○」、部署は「設計部」、役職は「係長」、リーダライタＩＤ「Ｒ０４」の氏名は「○○○」、部署は「設計部」、役職は「課員」と関連付ける。また、リーダライタＩＤ「ＲＳ０１」の氏名は「×○○」、部署は「製造部」、役職は「課長」と関連付ける。図４（ｃ）は、ホルダＩＤ、書類ＩＤ、及びリーダライタＩＤを関連付けた結果を記憶した図である。この例では、ホルダＩＤ「Ｈ０１」に書類「製作指示書」「Ｄ０２」を閲覧した場合であり、閲覧順序は、設計部の課員「○×△」「Ｒ０５」、設計部の係長「×△○」「Ｒ０３」、設計部の課長「△△△」「Ｒ０２」、製造部の課長「×○○」「ＲＳ０１」と閲覧されたことがわかる。
【００１９】
図４（ｄ）は書類名、書類ＩＤ、閲覧順序、及びフォーマットを関連付けた図である。例えば、書類名「稟議書」の書類ＩＤは「Ｄ０１」、その閲覧順序は「作成者―係長―課長―部長―事業部長」、フォーマットは「Ａ」となり、書類名「製作指示書」の書類ＩＤは「Ｄ０２」、その閲覧順序は「作成者―係長―課長―製造部」、フォーマットは「Ｂ」となり、書類名「棚卸指示書」の書類ＩＤは「Ｄ０３」、その閲覧順序は「係長―課長―部長」、フォーマットは「Ｃ」となり、書類名「一般回覧」の書類ＩＤは「Ｄ０４」、その閲覧順序は「課員Ａ―課員Ｂ―課員Ｃ・・・課長―廃棄／保存」、フォーマットは「Ｄ」となる。図４（ｅ）は製作指示書のフォーマットの一例を示す図である。製作指示書は、作成日の下に、製作品名、納期、保管場所、承認者、リーダライタＩＤが記入する欄があり、下段に閲覧順序に従って検印する検印欄を設ける。
【００２０】
図５は本発明の第２の実施形態に係る書類ナビゲーションシステムの全体構成を示す図である。同じ構成要素には図１と同じ参照番号を付して説明する。この書類ナビゲーションシステム１１０が図１と異なる点は、各ＰＣにリーダライタを少なくとも２つ備え、一方のリーダライタ（符号の後にａを付加）を閲覧前のホルダＩＤを読取る閲覧前リーダライタとし、他方のリーダライタ（符号の後にｂを付加）を閲覧後のホルダＩＤを読取る閲覧後リーダライタとして点である。即ち、リーダライタが１つの場合、前の閲覧者から来たホルダがリーダライタに載置され、そのホルダを次の閲覧者がリーダライタから取り除いて、中の書類を閲覧、確認して必要箇所に押印して再びホルダに収納してリーダライタに載置することにより次閲覧者が指示される。従って、サーバは２回目にリーダライタにホルダが載置されたことを検知する必要があり制御が煩雑であった。そこで本実施形態では、リーダライタを２つ備え、一方を前の閲覧者から受けるリーダライタとし、他方を閲覧後のホルダを載置して次閲覧者を表示するためのリーダライタとする。これにより、サーバ１の制御が簡略化され、リーダライタに載置されたホルダが閲覧前か後かを即座に判断することができる。
【００２１】
図６は本発明の第３の実施形態に係る書類ナビゲーションシステムの全体構成を示す図である。この書類ナビゲーションシステム１２０は、データベース３１、サーバ３２、プリンタ３３を会社内に設置し、インターネット３４を介して在宅ワーカ３５、３８、４１と接続して、郵送したホルダの確認と次の在宅ワーカの指定等を行なうシステムである。即ち、ホルダ７は会社より郵送にて最初の在宅ワーカ３５に送られ、各指示はインターネット３４を介して在宅ワーカ３５に送信される。在宅ワーカ３５は郵送されたホルダ７をリーダライタ３７に載置することにより、サーバ３２は郵送した正しいホルダであるか、また、認証された在宅ワーカであるかを確認することができる。その結果、サーバ３２はホルダの電子錠を開錠するデータを送って、在宅ワーカ３５はホルダ７に収納されている原稿を取り出すことができる。在宅ワーカ３５は指示された作業を終了すると、再びホルダ７をリーダライタに載置する。サーバ３２は、ホルダＩＤとリーダライタＩＤを受信することにより、在宅ワーカ３５の作業が終了したと見做して、ホルダ７の表示部２０に次の在宅ワーカ３８を表示すると共に、ホルダ７の電子錠を施錠する。在宅ワーカ３５はホルダ７を次の在宅ワーカ３８に郵送する。以下、同様にして作業を進めて、最後の在宅ワーカ４１は、作業終了後にホルダ７を会社３０に郵送する。このように、本実施形態では、サーバ３２はホルダ７の作業進捗状況を遠隔で把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２２】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る書類ナビゲーションシステムの全体構成を示す図である。
【図２】（ａ）はホルダの外観構成を示す図、（ｂ）はＩＣタグの内部構成を示す図である。
【図３】本発明の書類ナビゲーションシステムに係る動作を説明するフローチャートである。
【図４】（ａ）はホルダ名とホルダＩＤを関連付けたデータを示す図、（ｂ）はリーダライタＩＤと氏名、部署、役職を関連付けたデータを示す図、（ｃ）は、ホルダＩＤ、書類ＩＤ、及びリーダライタＩＤを関連付けた結果を記憶した図、（ｄ）は書類名、書類ＩＤ、閲覧順序、及びフォーマットを関連付けた図、（ｅ）は製作指示書のフォーマットの一例を示す図である。
【図５】本発明の第２の実施形態に係る書類ナビゲーションシステムの全体構成を示す図である。
【図６】本発明の第３の実施形態に係る書類ナビゲーションシステムの全体構成を示す図である。
【符号の説明】
【００２３】
１  サーバ、２  ＤＢ、３  プリンタ、４  ＬＡＮ、５、８、１０、１３  ＰＣ、６、９、１１  リーダライタ、７  ホルダ、２０  表示部、２１  ホルダ名、２２  ＩＣタグ、２３  書類、２４  記憶部、２５  制御部、２６  通信部、１００  書類ナビゲーションシステム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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