(57)【要約】【課題】電子メールを利用したタスク管理システムを構築することで、タスクと電子メールとを別個に管理する場合に比べて省力化を図る。【解決手段】電子メールの送受信および管理を行なう電子メール管理システムと接続したタスク管理システムであって、電子メール作成時、電子メール受信時もしくは既存電子メール選択時に、作成、受信もしくは選択された電子メールの内容に基づいて新たなタスクを作成する手段を備える。【選択図】図１
2010049427.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送受信および管理を行なう電子メール管理システムと接続したタスク管理システムであって、
電子メール作成時、電子メール受信時もしくは既存電子メール選択時に、作成、受信もしくは選択された電子メールの内容に基づいて新たなタスクを作成する手段
を備えたことを特徴とするタスク管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載のタスク管理システムにおいて、
電子メールに基づいて作成されたタスクのアクセス権を、作成元の電子メールの宛先情報に基づいて設定する手段
を備えたことを特徴とするタスク管理システム。
【請求項３】
請求項１または２のいずれか一項に記載のタスク管理システムにおいて、
電子メールに基づいて作成されたタスクの添付書類として、作成元の電子メールへの返答電子メールを付与する手段
を備えたことを特徴とするタスク管理システム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれか一項に記載のタスク管理システムにおいて、
電子メールに基づいて作成されたタスクにつき、作成元の電子メールおよび返答電子メールの添付書類のリストを作成する手段
を備えたことを特徴とするタスク管理システム。
【請求項５】
請求項４に記載のタスク管理システムにおいて、
電子メールに基づいて作成されたタスクの添付書類として、前記添付書類のリストを付与する手段
を備えたことを特徴とするタスク管理システム。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれか一項に記載のタスク管理システムにおいて、
電子メールに基づいて作成されたタスクにつき、作成元の電子メールおよび返答電子メールのアドレス情報のリストを作成する手段
を備えたことを特徴とするタスク管理システム。
【請求項７】
請求項６に記載のタスク管理システムにおいて、
電子メールに基づいて作成されたタスクの状態が変更されたときに、前記アドレス情報のリストにあるいずれかもしくは全ての宛先に連絡用の電子メールを送付する手段
を備えたことを特徴とするタスク管理システム。
【請求項８】
電子メールの送受信および管理を行なう電子メール管理システムと接続したタスク管理システムの制御方法であって、
電子メール作成時、電子メール受信時もしくは既存電子メール選択時に、作成、受信もしくは選択された電子メールの内容に基づいて新たなタスクを作成する工程
を備えたことを特徴とするタスク管理制御方法。
【請求項９】
電子メールの送受信および管理を行なう電子メール管理システムと接続したタスク管理システムの制御プログラムであって、
前記タスク管理システムを構成するコンピュータを、
電子メール作成時、電子メール受信時もしくは既存電子メール選択時に、作成、受信もしくは選択された電子メールの内容に基づいて新たなタスクを作成する手段
として機能させるタスク管理制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はタスク管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メールは他者との通信手段として広く受け入れられており、過去に送受信した内容をネットワーク環境になくても確認できるというオフライン性や、文書として管理可能であるといった性質などから、オフィス業務における主要な通信手段となっている。
【０００３】
一方、業務の効率的な進捗を管理するためにタスク管理システム（ワークフロー管理システム）が導入されている場合もある（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
このような環境においては、ユーザは電子メールの操作とタスク管理システムの操作とを別々に行うことになる。
【特許文献１】特開２００６−２４３８３０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、電子メールにより他者に何らかの業務を依頼し、電子メールのやりとりを通して業務を遂行していくということは、タスクの遂行にほかならない。そのため、電子メールを用いて実質的にタスクを管理しているユーザは多い。
【０００６】
従って、タスク管理システムが導入されている環境にあるユーザは、実質的に同様の内容について電子メールとタスク管理システムの両者に対して重複して操作を行っていることになり、無駄がある。
【０００７】
本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、電子メールを利用したタスク管理システムを構築することで、タスクと電子メールとを別個に管理する場合に比べて省力化を図ることのできるタスク管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、電子メールの送受信および管理を行なう電子メール管理システムと接続したタスク管理システムであって、電子メール作成時、電子メール受信時もしくは既存電子メール選択時に、作成、受信もしくは選択された電子メールの内容に基づいて新たなタスクを作成する手段を備えるタスク管理システムを要旨としている。
【０００９】
また、請求項２に記載されるように、請求項１に記載のタスク管理システムにおいて、電子メールに基づいて作成されたタスクのアクセス権を、作成元の電子メールの宛先情報に基づいて設定する手段を備えるようにすることができる。
【００１０】
また、請求項３に記載されるように、請求項１または２のいずれか一項に記載のタスク管理システムにおいて、電子メールに基づいて作成されたタスクの添付書類として、作成元の電子メールへの返答電子メールを付与する手段を備えるようにすることができる。
【００１１】
また、請求項４に記載されるように、請求項１乃至３のいずれか一項に記載のタスク管理システムにおいて、電子メールに基づいて作成されたタスクにつき、作成元の電子メールおよび返答電子メールの添付書類のリストを作成する手段を備えるようにすることができる。
【００１２】
また、請求項５に記載されるように、請求項４に記載のタスク管理システムにおいて、電子メールに基づいて作成されたタスクの添付書類として、前記添付書類のリストを付与する手段を備えるようにすることができる。
【００１３】
また、請求項６に記載されるように、請求項１乃至５のいずれか一項に記載のタスク管理システムにおいて、電子メールに基づいて作成されたタスクにつき、作成元の電子メールおよび返答電子メールのアドレス情報のリストを作成する手段を備えるようにすることができる。
【００１４】
また、請求項７に記載されるように、請求項６に記載のタスク管理システムにおいて、電子メールに基づいて作成されたタスクの状態が変更されたときに、前記アドレス情報のリストにあるいずれかもしくは全ての宛先に連絡用の電子メールを送付する手段を備えるようにすることができる。
【００１５】
また、請求項８に記載されるように、電子メールの送受信および管理を行なう電子メール管理システムと接続したタスク管理システムの制御方法であって、電子メール作成時、電子メール受信時もしくは既存電子メール選択時に、作成、受信もしくは選択された電子メールの内容に基づいて新たなタスクを作成する工程を備えるタスク管理制御方法として構成することができる。
【００１６】
また、請求項９に記載されるように、電子メールの送受信および管理を行なう電子メール管理システムと接続したタスク管理システムの制御プログラムであって、前記タスク管理システムを構成するコンピュータを、電子メール作成時、電子メール受信時もしくは既存電子メール選択時に、作成、受信もしくは選択された電子メールの内容に基づいて新たなタスクを作成する手段として機能させるタスク管理制御プログラムとして構成することができる。
【発明の効果】
【００１７】
本発明のタスク管理システムにあっては、電子メールを利用したタスク管理システムを構築することで、タスクと電子メールとを別個に管理する場合に比べて省力化を図ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。
【００１９】
＜構成＞
図１は本発明の一実施形態にかかるシステムの構成例を示す図である。
【００２０】
図１において、システムは、ユーザＵが操作するタスク管理システム１００および電子メールクライアント２００と、電子メールシステム３００とを備えている。
【００２１】
タスク管理システム１００は、ユーザＵが操作するＰＣ（Personal Computer）等で動作するＷｅｂブラウザ等のユーザインタフェース１１０と、アプリケーションサーバ等で動作するワークフローエンジン１２０と、データベースサーバ等で動作するデータベース１３０とから構成される。
【００２２】
ユーザインタフェース１１０は、画面描画（レンダリング）を行うレンダリングエンジン１１１と、ワークフローエンジン１２０に対する入出力を行う入出力制御部１１２とを備えている。
【００２３】
データベース１３０には、ワークフローの実行に際して参考にされる関連情報を格納する関連情報ＤＢ１３１と、予め管理者等によって抽象化されたタスクモデルを格納するタスクモデルＤＢ１３２と、具体的なタスクに対応するタスクインスタンスを格納するタスクインスタンスＤＢ１３３と、ワークフローの作業記録を格納する作業記録ＤＢ１３４と、組織情報を格納する組織情報ＤＢ１３５と、ユーザ情報（ユーザＩＤ、パスワード等を含む）を格納するユーザ情報ＤＢ１３６と、メール文書を格納するメールＤＢ１３７とを備えている。タスクモデルＤＢ１３２およびタスクインスタンスＤＢ１３３は、関連情報ＤＢ１３１、組織情報ＤＢ１３５、ユーザ情報ＤＢ１３６に登録された情報とのリンクを持つ。
【００２４】
ワークフローエンジン１２０は、電子メールクライアント２００と通信を行う通信部１２１と、データベース１３０に対して各種の検索を実行する検索エンジン１２２と、ワークフローを構成するタスクの制御を行うタスク制御部１２３と、ワークフローに対する作業記録を作業記録ＤＢ１３４に対して行うワークフロー記録部１２７とを備えている。タスク制御部１２３は、タスクを作成するタスク作成部１２４と、作成されたタスクを実行するタスク実行部１２５と、作業記録ＤＢ１３４の情報を元にユーザＵの現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース１３０から検索して提示する推測エンジン１２６とを備えている。
【００２５】
電子メールクライアント２００は、ユーザＵが操作するＰＣ等で動作するものであり、画面描画を行うレンダリングエンジン２０２および入出力制御を行う入出力制御部２０３を含むユーザインタフェース２０１と、ローカルのメール文書を検索する検索エンジン２０４と、ローカルのメール文書を格納するメールＤＢ２０５と、電子メールシステム３００およびワークフローエンジン１２０と通信を行う通信部２０６とを備えている。なお、タスク管理システム１００のユーザインタフェース１１０と電子メールクライアント２００は、ユーザＵが同じＰＣ等で使用する場合には同じコンピュータ装置上で動作するものである。また、電子メールクライアント２００がＷｅｂブラウザにより実現される場合は、ユーザインタフェース２０１とユーザインタフェース１１０は兼用されることになる。
【００２６】
電子メールシステム３００は、電子メールクライアント２００およびデータベース１３０と通信を行う通信部３０１と、メールＤＢ１３７からメール文書を検索する検索エンジン３０２と、電子メールの送信を行う送信サーバ３０３と、電子メールの受信を行う受信サーバ３０４とを備えている。なお、電子メールシステム３００で送受信したメール文書はデータベース１３０のメールＤＢ１３７に格納するようにしているが、電子メールシステム３００内にデータベースを設け、そこに格納するようにしてもよい。
【００２７】
ワークフロー制御の基本的な動作概要としては、ユーザＵはユーザインタフェース１１０を通じてワークフローエンジン１２０を操作し、ワークフローの作成、実行、ワークフローモデルの作成、関連情報、文書の登録、およびこれらとワークフローインスタンス、ワークフローモデルとのリンク等の作業を行う。ワークフローの作成に際し、ワークフローエンジン１２０の検索エンジン１２２は、データベース１３０に対して各種の検索を実行する。
【００２８】
タスク制御部１２３は、タスクモデルＤＢ１３２およびタスクインスタンスＤＢ１３３を使用し、ユーザＵの指示等に基づいてタスクを制御する。タスク制御部１２３のタスク作成部１２４は、ユーザＵの指示等に従ってデータベース１３０の情報を元にタスクの作成、情報のリンク付け等の作業を行う。タスク実行部１２５は、ユーザＵの指示に従ってタスクインスタンスＤＢ１３３の情報を利用し、実際のタスク情報の更新（タスクの実行とはシステム側から見ればタスク情報の更新である。）を行う。推測エンジン１２６は、作業記録ＤＢ１３４の情報を元にユーザＵの現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース１３０から検索し、ユーザＵに提示する。ワークフロー記録部１２７は、ユーザＵとワークフローエンジン１２０の動作を監視し、ワークフローの作業記録を作業記録ＤＢ１３４に格納する。
【００２９】
図２はタスク管理システム１００の実装例を示す図であり、「Web Browser」がユーザインタフェース１１０に相当し、「J2EE Web Application」「HTML-based Collaborative Documenting System」「Web Server」「Workflow Management System」「Search Engine」がワークフローエンジン１２０に相当する。「J2EE Web Application」「HTML-based Collaborative Documenting System」「Web Server」はフロントエンド（Frontend）を構成している。「J2EE Web Application」はアプリケーションロジックを制御するＪａｖａ（登録商標）アプリケーションである。「HTML-based Collaborative Documenting System」はＷｉｋｉ等のＨＴＭＬベースの協調文書作成システムである。ユーザＵがＷｅｂブラウザを用いてシステムにアクセスできるようにＷｅｂサーバとＨＴＭＬベースの協調文書作成システムを具備している。また、ネットワーク上でのファイルへのアクセスを管理する必要があるが、NetDrive等のネットワーク上でのファイル管理システムを用いて本機能を実現することができる。
【００３０】
「Workflow Management System」「Search Engine」はバックエンド（Backend）を構成している。ワークフロー管理の基本的な機能に関しては従来のシステムと同一であるため、本発明によるシステムにも一般的なワークフロー管理システムのエンジンを用いることができる。また、タスクや関連情報を検索するための検索エンジンについても、一般的なクエリに基づいた検索エンジンを使用することができる。
【００３１】
また、「MySQL」「RDF Repositories」「Doc.Index」「WebDAV Repositories」がデータベース１３０に相当し、データレイヤ（Data layer)を構成している。タスク情報および関連情報はＲＤＦ（Resource Description Framework）リポジトリとして管理されるものとし、関連情報は文書リポジトリとインデックスサーバにより管理される。前者はタスクモデルＤＢ１３２およびタスクインスタンスＤＢ１３３に相当し、後者は関連情報ＤＢ１３１に相当する。組織情報とユーザ情報も同じくＲＤＦリポジトリで実現され、組織情報ＤＢ１３５、ユーザ情報ＤＢ１３６に相当する。メール文書もＲＤＦリポジトリで実現される。なお、メールアドレスに関する情報は他のデータ層のデータベースで管理してもよい。
【００３２】
図３はシステム要素のハードウェア構成例を示す図であり、ユーザインタフェース１１０および電子メールクライアント２００が動作するＰＣ、ワークフローエンジン１２０が実行するアプリケーションサーバ、データベース１３０が動作するデータベースサーバ、電子メールシステム３００が動作するメールサーバ等のコンピュータ装置１０のハードウェア構成例を示している。すなわち、システムバス１１に接続されたＣＰＵ（Central Processing Unit）１２、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３、ＲＡＭ（Random Access Memory）１４、ＮＶＲＡＭ（Non-Volatile Random Access Memory）１５、Ｉ／Ｆ（Interface）１６と、Ｉ／Ｆ１６に接続された、キーボード、マウス、モニタ等のＩ／Ｏ（Input/Output Device）１７、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１８、ＮＩＣ（Network Interface Card）１９を備えている。
【００３３】
図４はタスクインスタンスＤＢ１３３に格納されるタスク情報の例を示す図であり、「タスク名」「タスクＩＤ」「実行者ＩＤ」「実行者電子メールアドレス」「参照可能ユーザＩＤ」「編集可能ユーザＩＤ」「プロジェクトＩＤ」「使用者および時間」「実行日時」「終了日時」「期日」「状態」「使用時間」「添付書類」「実行に必要な情報」「実行により作られた情報」「サブタスクに関する情報」「制約条件」「タスクの詳細情報」「電子メールからの作成」等の項目（データラベル）を有している。
【００３４】
ここで、タスク情報としての一般的な項目以外の特徴的な項目としては、「電子メールからの作成」の項目がある。この「電子メールからの作成」はフラグであり、「１」の場合は電子メールに基づいて作成されたタスクであることを示し、「０」の場合は通常のタスクであることを示す。
【００３５】
＜動作＞
図５は電子メール送信時におけるタスク作成の処理例を示すシーケンス図である。
【００３６】
図５において、ユーザＵが電子メールクライアント２００に対して電子メール作成を指示すると（ステップＳ１０１）、電子メールクライアント２００は電子メール＃１を作成する（ステップＳ１０２）。
【００３７】
次いで、ユーザＵが電子メールクライアント２００に対して電子メールに基づくタスク作成を指示すると（ステップＳ１０３）、電子メールクライアント２００はワークフローエンジン１２０に対し、作成された電子メール＃１のヘッダ情報および本文情報を伴ってタスク作成を指示する（ステップＳ１０４）。なお、電子メールクライアント２００は、ユーザＵからのタスク作成の指示を受けずに自動的にタスク作成の処理を進めるようにしてもよい。
【００３８】
ワークフローエンジン１２０はユーザ情報ＤＢ１３６に対し、ヘッダ情報に基づいてユーザＩＤの検索を行い（ステップＳ１０５、Ｓ１０６）、該当するユーザＩＤを取得する（ステップＳ１０７）。図６は電子メールのヘッダ情報の例を示す図であり、宛先「Ｔｏ：ｔｅｓｔ１＠ｔｅｓｔ．ｃｏ．ｊｐ」「Ｃｃ：ｔｅｓｔ６＠ｔｅｓｔ．ｃｏ．ｊｐ」および送信元「Ｆｒｏｍ：ｔｅｓｔ１０＠ｔｅｓｔ．ｃｏ．ｊｐ」等に基づいてユーザ情報ＤＢ１３６の検索を行い、当該電子メールアドレスを有するユーザのユーザＩＤを取得する。
【００３９】
図５に戻り、ユーザＵが電子メールクライアント２００に対して電子メール送信を指示すると（ステップＳ１０８）、電子メールクライアント２００は電子メール＃１の送信を行う（ステップＳ１０９）。
【００４０】
次いで、電子メールクライアント２００はワークフローエンジン１２０に電子メールの送信が行われたことを通知し（ステップＳ１１０）、ワークフローエンジン１２０はタスクインスタンスＤＢ１３３に対して、既に取得してあるユーザＩＤ、ヘッダ情報、本文情報を伴ってタスク作成を行い（ステップＳ１１１）、タスク作成完了通知を受ける（ステップＳ１１２）。電子メール送信時におけるタスク作成にあっては、ヘッダ情報の「Ｓｕｂｊｅｃｔ」をタスク名とし、アクセス権として、メール送信者（Ｆｒｏｍ）のユーザＩＤを実行者ＩＤとし、宛先（Ｔｏ、Ｃｃ、Ｂｃｃ）のユーザＩＤを参照可能ユーザＩＤとする。
【００４１】
図７は電子メールに基づいて作成されたタスク情報の例を示す図であり、「タスク名」に図６に示した電子メールの「Ｓｕｂｊｅｃｔ」の内容「ｔｅｓｔ  ｉｎ  ｔｅｓｔ」が入り、「実行者ＩＤ」にメール送信者のユーザＩＤ「００００１０」が入り、「実行者電子メールアドレス」にメール送信者のメールアドレス「ｔｅｓｔ１０＠ｔｅｓｔ．ｃｏ．ｊｐ」が入り、「参照可能ユーザＩＤ」に宛先のユーザＩＤ「０００００１」「０００００６」が入っている。また、「電子メールからの作成」フラグには「１」が入っている。
【００４２】
図８は電子メール受信時におけるタスク作成の処理例を示すシーケンス図である。
【００４３】
図８において、電子メールシステム３００から電子メールクライアント２００に受信した電子メールの転送が行われると（ステップＳ１２１）、電子メールクライアント２００はワークフローエンジン１２０に対し、受信した電子メールのヘッダ情報および本文情報を伴ってタスク作成を指示する（ステップＳ１２２）。
【００４４】
ワークフローエンジン１２０はユーザ情報ＤＢ１３６に対し、ヘッダ情報に基づいてユーザＩＤの検索を行い（ステップＳ１２３、Ｓ１２４）、該当するユーザＩＤを取得する（ステップＳ１２５）。
【００４５】
次いで、ワークフローエンジン１２０はタスクインスタンスＤＢ１３３に対して、ユーザＩＤ、ヘッダ情報および本文情報を伴ってタスク作成を行い（ステップＳ１２６）、タスク作成完了通知を受ける（ステップＳ１１７）。
【００４６】
図９は既存の電子メールからのタスク作成の処理例を示すシーケンス図である。
【００４７】
図９において、ユーザＵが電子メールクライアント２００に対して既存の電子メールを選択してタスク作成を指示すると（ステップＳ１３１）、電子メールクライアント２００はワークフローエンジン１２０に対し、選択された電子メールのヘッダ情報および本文情報を伴ってタスク作成を指示する（ステップＳ１３２）。
【００４８】
ワークフローエンジン１２０はユーザ情報ＤＢ１３６に対し、ヘッダ情報に基づいてユーザＩＤの検索を行い（ステップＳ１３３、Ｓ１３４）、該当するユーザＩＤを取得する（ステップＳ１３５）。
【００４９】
次いで、ワークフローエンジン１２０はタスクインスタンスＤＢ１３３に対して、ユーザＩＤ、ヘッダ情報および本文情報を伴ってタスク作成を行い（ステップＳ１３６）、タスク作成完了通知を受ける（ステップＳ１３７）。
【００５０】
図１０はタスク作成元の電子メールへの返答電子メールをタスクの添付書類として付与する処理例を示すシーケンス図である。
【００５１】
図１０において、外部の電子メールシステム４００から電子メールシステム３００が電子メールの転送を受けると（ステップＳ２０１）、電子メールシステム３００は電子メールクライアント２００にヘッダ情報および本文情報を伴ったメール受信通知を送信し（ステップＳ２０２）、電子メールクライアント２００はユーザＵにメール受信を通知する（ステップＳ２０３）。
【００５２】
電子メールクライアント２００はワークフローエンジン１２０に対し、ヘッダ情報を伴ったメール受信通知を行い（ステップＳ２０４）、ワークフローエンジン１２０はヘッダ情報に基づいてタスクインスタンスＤＢ１３３からタスク検索を行い（ステップＳ２０５、Ｓ２０６）、タスクＩＤを取得する（ステップＳ２０７）。ヘッダ情報に基づくタスク検索は、ヘッダ情報の「Ｓｕｂｊｅｃｔ」とタスク情報の「タスク名」の一致性から行うことができる。この際、タスク情報の「実行者電子メールアドレス」がヘッダ情報の「Ｆｒｏｍ」「Ｔｏ」等に入っているか否かも考慮することができる。
【００５３】
次いで、ワークフローエンジン１２０は電子メールクライアント２００に対して電子メール情報の要求を行い（ステップＳ２０８）、電子メールクライアント２００はワークフローエンジン１２０に対してメッセージＩＤおよび本文情報を送信する（ステップＳ２０９）。メッセージＩＤとは、電子メールシステム３００内において個々の電子メール（メッセージ）を特定する識別子である。
【００５４】
これを受け、ワークフローエンジン１２０はタスクインスタンスＤＢ１３３に対し、タスクＩＤで特定されるタスク情報の添付書類にメッセージＩＤを登録するタスク情報更新を行い（ステップＳ２１０）、ワークフローエンジン１２０から電子メールクライアント２００に電子メール添付を通知し（ステップＳ２１１）、電子メールクライアント２００からユーザＵにその旨を伝える（ステップＳ２１２）。
【００５５】
図１１はタスク作成元の電子メールおよび返答電子メールの添付書類のリストをタスクの添付書類として付与する処理例を示すシーケンス図である。
【００５６】
図１１において、ユーザＵがワークフローエンジン１２０に対してタスクを指定すると（ステップＳ２２１）、ワークフローエンジン１２０はタスクインスタンスＤＢ１３３からタスク検索をすることでタスクを同定し（ステップＳ２２２、Ｓ２２３）、タスクＩＤと、当該タスクが電子メールから作成されたことを示す情報を取得する（ステップＳ２２４）。
【００５７】
次いで、ワークフローエンジン１２０は関連情報ＤＢ１３１に対してタスクＩＤに基づいて検索することで（ステップＳ２２５、Ｓ２２６）、関連情報リストを取得する（ステップＳ２２７）。
【００５８】
その後、ワークフローエンジン１２０はメッセージＩＤにより電子メールのみを抽出し（ステップＳ２２８）、電子メールシステム３００からメッセージＩＤで特定される電子メールから添付書類を検索し（ステップＳ２２９、Ｓ２３０）、添付書類リストを取得する（ステップＳ２３１）。
【００５９】
次いで、ワークフローエンジン１２０はタスクインスタンスＤＢ１３３に対して添付書類リストを添付書類に登録するタスク情報更新を行い（ステップＳ２３２、Ｓ２３３）、更新完了通知を受ける（ステップＳ２３４）。そして、ワークフローエンジン１２０はタスク添付情報更新の旨をユーザＵに通知する（ステップＳ２３５）。
【００６０】
図１２は電子メールに基づいて作成されたタスクの状態が変更されたときに関係者へ通知する処理例を示すシーケンス図である。
【００６１】
図１２において、ユーザＵがワークフローエンジン１２０に対してタスクを指定すると（ステップＳ３０１）、ワークフローエンジン１２０はタスクインスタンスＤＢ１３３からタスクを同定し（ステップＳ３０２）、タスク情報を取得する（ステップＳ３０３）。
【００６２】
その後、ユーザＵがワークフローエンジン１２０に対してタスクの状態を「完了」に変更すると（ステップＳ３０４）、ワークフローエンジン１２０はタスクインスタンスＤＢ１３３に対してタスク状態を「完了」にすべく更新し（ステップＳ３０５、Ｓ３０６）、更新完了通知と、当該タスクが電子メールから作成されたことを示す情報を取得する（ステップＳ３０７）。なお、タスク状態が「完了」になった場合を例としているが、その他の状態の変化も対象とすることができる。
【００６３】
次いで、ワークフローエンジン１２０はタスクインスタンスＤＢ１３３に対して電子メールの宛先リストを要求し（ステップＳ３０８）、検索を行うことで宛先リストを取得する（ステップＳ３０９、Ｓ３１０）。宛先リストは電子メールに基づいてタスクを作成する際に、ヘッダ情報の「Ｆｒｏｍ」「Ｔｏ」「Ｃｃ」「Ｂｃｃ」等にあるメールアドレスをリスト形式としてタスク情報に付加情報として保持させておくことができる。また、宛先リストをタスクＩＤと関連付けて関連情報ＤＢ１３１で管理することもできる。
【００６４】
次いで、ワークフローエンジン１２０は電子メールクライアント２００に対し、宛先リストに掲載された宛先に対する電子メールの作成指示を行う（ステップＳ３１１）。電子メールクライアント２００は宛先リストの個々の宛先に対して電子メールを作成し（ステップＳ３１２）、送信する（ステップＳ３１３）。この電子メールには、状態に変化のあったタスクのタスク名やＵＲＩ等を含めることができる。
【００６５】
電子メールクライアント２００は電子メールの送信が完了すると、ワークフローエンジン１２０に対して電子メール送信完了通知を送信する（ステップＳ３１４）。ワークフローエンジン１２０はその旨をユーザＵに伝える（ステップＳ３１５）。
【００６６】
＜総括＞
上述した実施形態によれば次のような利点がある。
（１）送信、受信もしくは選択した電子メールに基づいてタスク管理システム上のタスクを作成することで、電子メールの内容をコピーして別途タスクを作る手間を省くことができる。
（２）タスクのアクセス権を、そのタスクの元になった電子メールのアドレス情報に従って設定することで、アクセス権の設定の手間が省けるとともに、タスクに関連するメンバーの情報を用いて容易にアクセス権の設定を行うことができる。
（３）タスク生成の元となった電子メールへの返答電子メールを、そのタスクの添付書類として関連付けることで、そのタスクの背景情報を拡充することができる。これにより使用者はそのタスクを閲覧する際に、これらの情報のやり取りを容易に参照することができる。
（４）電子メールに基づいて作成されたタスクの背景情報として、その電子メールに関連するメンバーの情報を参照することが可能となる。
（５）電子メールに基づいて作成されたタスクの背景情報として、その電子メールおよびその電子メールへの返答としてやり取りされた電子メールの添付書類を参照することが可能となる。
（６）電子メールに基づいて作成されたタスクの状態、例えば進捗の割合等が変更されたときに、そのタスク生成の元になった電子メールの宛先、送付元に、電子メールで連絡を入れることが可能となり、共有タスクの進捗の把握が容易になる。
【００６７】
以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】本発明の一実施形態にかかるシステムの構成例を示す図である。
【図２】タスク管理システムの実装例を示す図である。
【図３】システム要素のハードウェア構成例を示す図である。
【図４】タスク情報の例を示す図である。
【図５】電子メール送信時におけるタスク作成の処理例を示すシーケンス図である。
【図６】電子メールのヘッダ情報の例を示す図である。
【図７】電子メールに基づいて作成されたタスク情報の例を示す図である。
【図８】電子メール受信時におけるタスク作成の処理例を示すシーケンス図である。
【図９】既存の電子メールからのタスク作成の処理例を示すシーケンス図である。
【図１０】タスク作成元の電子メールへの返答電子メールをタスクの添付書類として付与する処理例を示すシーケンス図である。
【図１１】タスク作成元の電子メールおよび返答電子メールの添付書類のリストをタスクの添付書類として付与する処理例を示すシーケンス図である。
【図１２】電子メールに基づいて作成されたタスクの状態が変更されたときに関係者へ通知する処理例を示すシーケンス図である。
【符号の説明】
【００６９】
１００      タスク管理システム
１１０      ユーザインタフェース
１１１      レンダリングエンジン
１１２      入出力制御部
１２０      ワークフローエンジン
１２１      通信部
１２２      検索エンジン
１２３      タスク制御部
１２４      タスク作成部
１２５      タスク実行部
１２６      推測エンジン
１２７      ワークフロー記録部
１３０      データベース
１３１      関連情報ＤＢ
１３２      タスクモデルＤＢ
１３３      タスクインスタンスＤＢ
１３４      作業記録ＤＢ
１３５      組織情報ＤＢ
１３６      ユーザ情報ＤＢ
１３７      メールＤＢ
２００      電子メールクライアント
２０１      ユーザインタフェース
２０２      レンダリングエンジン
２０３      入出力制御部
２０４      検索エンジン
２０５      メールＤＢ
２０６      通信部
３００      電子メールシステム
３０１      通信部
３０２      検索エンジン
３０３      送信サーバ
３０４      受信サーバ
４００      電子メールシステム
Ｕ          ユーザ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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