(57)【要約】【課題】本発明の課題は、ユーザがプリント指示を出した際に、印刷前に印刷対象情報を電子情報の段階で検査してその内容が機密文書であるか否かを判定し、もし、機密文書であると認められた際には正当な印刷であることを確認するまで、ユーザに印刷動作を実行させない機能を備えた機密情報プリント安全管理システムを提供することにある。【解決手段】本発明の機密情報プリント安全管理システムは、基本構成として機密情報との関連が推定されるキーワードを予め登録しておく手段と、ユーザが印刷しようとする情報中に、前記登録されたキーワードが存在するかを検索する手段と、存在しなかった場合には前記印刷情報をプリンタに送信する手段と、存在した場合にはそれを管理者に通知する手段と、管理者による前記印刷情報の内容確認を可能とする手段と、適正な印刷であることが確認できた場合に前記印刷情報をプリンタに送信する手段とを備えたものとした。【選択図】図１
2010049520.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
機密情報との関連が推定されるキーワードを予め登録しておく手段と、ユーザが印刷しようとする情報中に、前記登録されたキーワードが存在するかを検索する手段と、存在しなかった場合には前記印刷情報をプリンタに送信する手段と、存在した場合にはそれを管理者に通知する手段と、管理者による前記印刷情報の内容確認を可能とする手段と、適正な印刷であることが確認できた場合に前記印刷情報をプリンタに送信する手段とを備えたものである機密情報プリント安全管理システム。
【請求項２】
機密情報との関連が推定されるキーワードを用いた検索式の条件を予め登録しておく手段と、ユーザが印刷しようとする情報中に、前記登録された条件式を満たすか否かを検索する手段と、存在しなかった場合には前記印刷情報をプリンタに送信する手段と、前記登録された検索式の条件を満たした場合には、それを管理者に通知する手段と、管理者による前記印刷情報の内容確認を可能とする手段と、適正な印刷であることが確認できた場合に前記印刷情報をプリンタに送信する手段とを備えたものである機密情報プリント安全管理システム。
【請求項３】
ユーザが印刷しようとする文書の特定情報、抽出テキスト情報、印刷日時及びユーザ特定情報を蓄積して印刷履歴データベースとする手段を備えたものである請求項１または２に記載の機密情報プリント安全管理システム。
【請求項４】
印刷履歴データを期間毎に分割して蓄積する手段と、保存期間を経過した印刷履歴データをバックアップシステムに移管する手段とを備えた請求項３に記載の機密情報プリント安全管理システム。
【請求項５】
前記抽出テキスト情報から単語を抽出するインデックス化処理を経てキーワード毎の印刷履歴情報のテーブルを作成して蓄積し、検索結果備蓄データベースとする手段を備えたものである請求項１乃至４のいずれかに記載の機密情報プリント安全管理システム。
【請求項６】
検索結果備蓄データベースには文書の特定情報と共に、印刷日時、ユーザ名、部署名が蓄積されたものであって、登録キーワード検索、フリーキーワード検索に加え、印刷日時、ユーザ名、部署名情報に基づく検索機能を備えたものである請求項５に記載の機密情報プリント安全管理システム。
【請求項７】
検索結果備蓄データベースを用いた検索機構は印刷履歴データベースにリンクされており、検索結果に基づき該当文書の印刷情報を含む詳細情報を印刷履歴データベースから読み出す機能を備えたものである請求項６に記載の機密情報プリント安全管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子化され蓄積された機密情報が読み出されて印刷される前に、印刷情報が機密情報であるか否かを検知できる機密情報プリントの安全管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年の情報化社会では個人情報等多くの機密情報が電子情報として関係部署に蓄積されている。これらの情報が、多種多様なネットワークや記録媒体を介して流出する事故や事件が頻発している。これらの機密情報は最終的にはプリンターによって紙面印刷され、人の目に触れることが多い。その場合、機密情報とはいえ、正規な利用の場合にはプリントされて利用者の目に触れる形態で提供される必要がある。ところが、正規の利用でない場合、オペレータの故意又は過失によって機密情報が他者の目に触れる形態で提供されてしまうことはあってはならないことであり、その予防は今社会的に強く要望されているところである。
【０００３】
従来この種の機密情報漏洩防止の技術としては、種々の提案がなされている。例えば、特許文献１には「個人情報保護用紙」が提示されている。この発明は、個人情報が印刷された印刷物の廃棄に際して、個人情報の保護を容易に行うことを可能とする個人情報保護用紙の提供を目的とするもので、その目的を達成するための手段として、個人情報を記載するための保護情報記載領域を備えた用紙であって、前記保護情報記載領域の周縁部にはその保護情報記載領域を他から切離すための分離線が設けられたものである。顧客が内容を確認した後、シートを廃棄する場合には、まず、シートの分離線を破断させて、シート本体から保護領域を分離させる。この際、保護領域には細断線が形成されているが、分離線の方が細断線よりも単位長さあたりの切れ目の長さが長いので切り取り易く、細断線が先に破断されてシート本体に残ってしまうことを防いで、保護領域をシート本体から確実に分離できる。印刷された用紙の使用後、シート本体から分離させた保護領域について、細断線を破断させることにより、保護領域を細かい方形状の断片に分割することができる。ここで、保護領域を細断線で分割すると、住所と氏名とが分離されたり、それぞれを構成する単語の文字同士が分離されたり、文字そのものが分断されたりすることで、保護領域に記載された個人情報が、個人情報として意味をなさない程度まで分割される。このため、保護領域に記載されていた住所・氏名等の個人情報を読取ることを困難にした状態で廃棄することができるというものである。
【０００４】
特許文献２に提示された「個人情報保護媒体とその印字方法」は、個人情報の完全な除去による保護が容易で、且つ、所望の情報のみを選択的に除去することが可能な媒体を提供することを目的としたもので、この発明の第一は、JISK6768で測定した表面張力が３３×１０−５〜３７×１０−５Ｎ／ｍである樹脂フィルム基材上にエネルギー線硬化型インキからなる個人情報印字部を有することを特徴とする個人情報保護媒体であり、また、第二の発明は、JISK6768で測定した表面張力が３３×１０−５〜３７×１０−５Ｎ／ｍとなるように樹脂フィルム基材に表面処理を施した後、該表面にエネルギー線硬化型インキにより個人情報を印字することを特徴とする個人情報保護媒体の印字方法である。この発明の個人情報保護媒体は、樹脂フィルム基材上に印字された個人情報が指等で軽く擦る程度では剥がれず、所定の圧力で硬貨や爪等で擦ることにより容易に剥離除去することができ、また、個人情報の印字はインクジェットプリンタにより印字することができる。よって、住所や氏名といった個人情報が印字される郵便物に好ましく適用される。また、本発明の個人情報保護媒体は、擦る箇所を選択することにより、所望の領域のみ選択的に情報を容易に剥離除去することが可能であり、当該媒体の保存時に不要な情報のみを選択的に削除することができ、応用形態が広いことを効果としている。
【０００５】
また、特許文献３には、個人情報保護に配慮しつつ、画面の中の情報のうち保守担当者によるメンテナンスのために必要なものを用紙またはリムーバブルディスクなどの記録媒体に出力できるようにすることを目的とした「画面再現用データ生成システム、画面再現用データ生成方法、およびコンピュータプログラム」が開示されている。従来技術としてカルテをイメージスキャナで読み取った際のディジタルデータに対して、個人を特定するデータ部分を指定してマスキングする。そして、残りの医療属性情報部分をイメージデータとして取り込み保存する。これによって、個人を特定する情報が隠されると同時に、医療関連の属性情報記載部分のみがイメージスキャナを用いてイメージ化されるという技術、また、他の従来技術として、クライアントに対して発行する秘匿情報を、印刷した後、目視不可能なように密閉処理し、これにより、その秘匿情報が、危険な状態で申請書類などの紙媒体に記載されることを防ぐという技術が紹介されているが、このような従来の方法では、保守担当者は、メンテナンスの作業を行うに当たって、必要な情報を得られないことがあり、その作業の効率が悪くなってしまう。また、作業そのものができなくなってしまうこともあるという問題点を解決するものとして提案されている。この発明に係る画面再現用データ生成システムは、一つまたは複数の情報が配置された画面を表示する表示手段と、エラーが発生した時に表示されている前記画面の中に配置されている情報のうち秘密にすべき情報を、当該エラーに応じて決定する決定手段と、エラーが発生した時に表示されている前記画面の中に配置されている情報のうち秘密にすべきであると決定した情報が認識できない状態で当該画面を再現するための画面再現用データを生成する画面再現用データ生成手段と、を有することを特徴としたものである。
【特許文献１】特開２００４−３１７８７５号公報  「個人情報保護用紙」  平成１６年１１月１１日公開
【特許文献２】特開２００７−１７８４７８号公報  「個人情報保護媒体とその印字方法」  平成１９年７月１２日公開
【特許文献３】特開２００７−２３３４６５号公報  「画面再現用データ生成システム、画面再現用データ生成方法、およびコンピュータプログラム」  平成１９年９月１３日公開
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１の技術は正規のプリント使用後に機密情報部分を他者の目に触れさせないように部分の廃棄を容易にしたものであり、特許文献２の技術は正規の使用の後、機密情報部分を他者の目に触れさせないように部分を削り取るものである。いずれもプリント時は機密情報部分も印刷されるもので印刷前に機密情報が含まれていることを検知するものではない。また、特許文献３の技術は印刷前に機密情報が含まれていることを検知するものではあるが、その場合に印刷そのものを中止させる機能を備えたものではない。
機密情報が故意又は過失によって外部へ流出されてしまうことを防止するには、プリント情報をチェックしてそれが機密情報でないこと、または機密情報であってもそれが適正な使用であることを確認してからプリントする必要がある。しかし、組織内でネットワークが組まれ、多数のパソコンとプリンターが接続されている現在のオフィスシステムにおいて、業務効率に支障を来たすことなく個々のプリント情報の安全性を確認することは困難である。
本発明の課題は、ユーザがプリント指示を出した際に、印刷前に印刷対象情報を電子情報の段階で検査してその内容が機密文書であるか否かを判定し、もし、機密文書であると認められた際には正当な印刷であることを確認するまで、ユーザに印刷動作を実行させない機能を備えた機密情報プリント安全管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の機密情報プリント安全管理システムは、基本構成として機密情報との関連が推定されるキーワードを予め登録しておく手段と、ユーザが印刷しようとする情報中に、前記登録されたキーワードが存在するかを検索する手段と、存在しなかった場合には前記印刷情報をプリンタに送信する手段と、存在した場合にはそれを管理者に通知する手段と、管理者による前記印刷情報の内容確認を可能とする手段と、適正な印刷であることが確認できた場合に前記印刷情報をプリンタに送信する手段とを備えたものとした。
また、異なる形態の本発明の機密情報プリント安全管理システムは、基本構成として機密情報との関連が推定されるキーワードを用いた検索式の条件を予め登録しておく手段と、ユーザが印刷しようとする情報中に、前記登録された条件式を満たすか否かを検索する手段と、存在しなかった場合には前記印刷情報をプリンタに送信する手段と、前記登録された検索式の条件を満たした場合には、それを管理者に通知する手段と、管理者による前記印刷情報の内容確認を可能とする手段と、適正な印刷であることが確認できた場合に前記印刷情報をプリンタに送信する手段とを備えたものとした。
【０００８】
本発明の機密情報プリント安全管理システムは、上記基本構成に加え、ユーザが印刷しようとする文書の特定情報、抽出テキスト情報、印刷日時及びユーザ特定情報を蓄積して印刷履歴データベースとする手段を備えたものとした。また、更には印刷履歴データを期間毎に分割して蓄積する手段と、保存期間を経過した印刷履歴データをバックアップシステムに移管する手段とを備えるものとした。
本発明の機密情報プリント安全管理システムは、上記基本構成に加え、前記抽出テキスト情報から単語を抽出するインデックス化処理を経てキーワード毎の印刷履歴情報のテーブルを作成して蓄積し、検索結果備蓄データベースとする手段を備えたものとした。また、検索結果備蓄データベースには文書の特定情報と共に、印刷日時、ユーザ名、部署名が蓄積されたものであって、登録キーワード検索、フリーキーワード検索に加え、印刷日時、ユーザ名、部署名情報に基づく検索機能を備えたものとした。
本発明の機密情報プリント安全管理システムは、検索結果備蓄データベースを用いた検索機構は印刷履歴データベースにリンクされており、検索結果に基づき該当文書の印刷情報を含む詳細情報を印刷履歴データベースから読み出す機能を備えたものとした。
【発明の効果】
【０００９】
本発明の機密情報プリント安全管理システムは、プリント情報として読み込まれた情報内に予め登録されている機密情報との関連が推定されるキーワードが存在することを検索する手段を備えているので、ユーザが印刷する前にその確認ができ、検出された場合には印刷動作を待機状態とすると共にそれを管理者に通知する手段を備えているため、キーワードが検出された場合だけ印刷動作が待機状態とされ、管理者がユーザに対して内容の確認をすればよい。そして、適正な印刷であることが確認できた場合には直ちに前記待機状態を解除することができるので、業務効率を落としたり、管理負担を最小限とした実務的な安全管理を実現することができる。
また、異なる形態の本発明の機密情報プリント安全管理システムは、機密情報検索機能として単なるキーワード検出ではなく、キーワードを用いた検索式の条件を満たした場合の検知機能を備えたものであるから、印刷待機状態となるケースを格段に少なくでき、管理者にかかる負担も格段に軽くすることができる。これによって業務効率の向上が図れる。
【００１０】
本発明の機密情報プリント安全管理システムは、上記基本構成に加え、ユーザが印刷しようとする文書の名称、文書内容（テキスト情報）、印刷日時をユーザ特定情報と共に、印刷履歴データベースとして蓄積する手段を備えるものとしたので、既になされた印刷文書についても誰が何時どのような内容を印刷したか後日に確認することができる。この機能によって、故意又は過失によって機密情報をプリントしようとした者が過去に行った印刷履歴を追跡調査することが容易に可能となる。また、更には印刷履歴データを期間毎に分割して蓄積する手段と、保存期間を経過した印刷履歴データをバックアップシステムに移管する手段とを備えるものは、多量の蓄積情報を時分割して合理的に管理することができると共に、必要度の高い所定機関の情報のみを本システムの記憶エリアに蓄積し、必要度の低くなった保存期間を経過した印刷履歴データはバックアップシステムに移管するようにして、本システムの負荷を軽くするようにしている。この構成によって、本システムの検索処理速度の低下を防ぎつつも、過去データの検索をも担保することができる。
【００１１】
また、本発明の機密情報プリント安全管理システムは、上記基本構成に加え、前記印刷情報から単語を抽出したインデックス形態のテキスト情報を蓄積して検索結果備蓄データベースとする手段を備えたものとしたので、登録キーワード検索だけでなくフリーキーワード検索をすることができる。また、検索結果備蓄データベースには文書の特定情報と共に、印刷日時、ユーザ名、部署名が蓄積されたものでは、登録キーワード検索、フリーキーワード検索に加え、印刷日時、ユーザ名、部署名情報に基づく検索も可能となるので、高速検索ができるものとなる。
また、検索結果備蓄データベースを用いた検索機構は印刷履歴データベースにリンクされており、検索結果に基づき該当文書の印刷情報を含む詳細情報を印刷履歴データベースから読み出す機能を備えたものである本発明の機密情報プリント安全管理システムは、過去の蓄積データについても検索が可能であり、検索結果に基づく該当文書の内容をディスプレイ上に直接表示して確認することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
機密保持が厳しく要求される業種においては業務効率を多少落としてでも情報の安全管理が求められる。かといって、印刷ジョブの管理者による全件チェックはあまりにも負担が重すぎるので、何とか人手をかけない方法で行いたいとなると印刷情報中に機密情報と関連が深いワード（キーワード）が含まれているか否かを検索してキーワードが含まれる文書についてだけチェックするという方法が考えられる。現状でこれを実現しようとすれば、例えば１部のみを一旦仮印刷してこれをＯＣＲによって読み込ませ、その電子化された情報をテキスト検索にかける方法などが考えられるが、すべてのプリンタにＯＣＲをセットで配備することとなると費用の点でもスペースの点でも負担が重くなり、ＯＣＲには読み取り誤差が付きものである上、組織内で頻繁に行われる印刷について全件ＯＣＲに読取らせて検閲することは時間的なロスもあり、大きな業務負担となって現実的でない。
【００１３】
この様な事情の中で提案された本発明に係る機密情報プリント安全管理システムの動作イメージについて図１を参照しながら説明する。図中の拠点（印刷場所）は例えば会社等の組織内各部署であり、そこに設置されているプリンタにおいて、ユーザによって機密情報が故意又は過失によって印刷されようとした場合の事前発見を想定する。本発明ではユーザが印刷を実行しようとする印刷情報がプリンタ内の記憶部に取り込まれる前に、当該情報中に機密情報と関連が深いと思われるワード（登録キーワード）が含まれているか否かを検索する機能を備え、登録キーワードが含まれる文書については管理者による事前確認が可能となる安全管理システムが提示される。そのため、組織内に配置されている各拠点（印刷場所）は機密文書の検索システムと管理部署の検索端末と接続され、ネットワークが構築されている。各部署でユーザが印刷しようとすると印刷情報がプリンタ内の記憶部に取り込まれる前に、検索システムの印刷ＪＯＢ管理サーバに送られ、印刷履歴データとして登録されると共に、ＪＯＢ内のテキストデータをすべて抽出し、その中に登録キーワードが含まれているか否かを事前検索する。前記印刷履歴データは文書を特定するＩＤ、文書名（タイトル）、文書内容、印刷日時、ユーザＩＤが含まれたものであり、検索システムはこの印刷情報を順次蓄積して印刷履歴情報データベース（記憶蓄積部）とする。また、事前検索の結果として抽出テキストデータ内のワードをインデックス化して検索結果備蓄データベースとして順次蓄積する。検索システムの印刷ＪＯＢ管理サーバによる事前検索において登録キーワードが含まれていなかった場合には当該印刷ＪＯＢは各拠点のプリンタに送信され、印刷が実行される。
【００１４】
前記事前検索において登録キーワードが含まれていた場合には管理部署の検索端末に通知メールとして送られ、管理者による内容チェックが行われる。この内容チェックは必要に応じて当該印刷ＪＯＢの内容を管理部署の検索端末のディスプレイに表示させて確認することができる。管理者が問題有りと判断したときは拠点にいるユーザに連絡を取り安全上の確認をする。この連絡確認には組織内の電話若しくはインターホーンなど適宜の手段が配備される。確認の結果、管理者が問題なしと判断したときは管理部署の検索端末から当該印刷ＪＯＢの許可指令が印刷ＪＯＢ管理サーバに送られ、当該印刷ＪＯＢが各拠点のプリンタに送信され、印刷が実行される。管理者が問題あり、すなわちユーザの故意又は過失による不適正なものであったと判断したときは当然ながら、当該印刷ＪＯＢは実行されず、機密情報の安全が守られることとなる。
【００１５】
以上が本発明の機密情報プリント安全管理システムの基本機能であるが、この登録キーワードがあったすべての印刷ＪＯＢを管理者がチェックすることは管理者の負担が重い。この管理者作業負担を合理的に軽減する機能を本発明は提示する。それは自動通知条件設定機能である。管理部署の検索端末は検索システムの検索サーバと接続されており、管理者が「極秘」「契約書」「社外秘」「部外秘」といった機密情報と関連が深いと思われるワードをキーワードとして検索サーバに登録する機能を備えているが、更に前記キーワードを組合わせてより機密情報としての確率が高いと解される検索式を検索サーバに登録する機能を担う。これは単に登録キーワードの有無を検索するのではなく、登録キーワードの組合わせを演算式で表現して設定したり、登録キーワードの使用回数をカウントして設定以上使用されているものなど、機密情報である確率の高いものを検索する機能を備えたものである。例えば、郵便番号の記号と都道府県名が多数含まれたものは名簿、顧客リストであると推定するなどの設定が可能である。管理者は管理部署の検索端末から上記のような自動通知条件を設定し検索システムの印刷ＪＯＢ管理サーバに登録しておくことにより、より機密情報であると推定される印刷ＪＯＢだけをチェックすればよく、管理者の負担は軽くなる。
【００１６】
次に、本発明に係る安全管理システムの検索システムにおけるデータベースの蓄積形態について図２を参照しながら詳しく説明する。各部署の配備されているプリンタでユーザが実行しようとする印刷情報がプリンタ内の記憶部に取り込まれる前に、この情報は検索システムにおける印刷ＪＯＢ管理サーバに送られ、当日分の印刷履歴データの記憶領域に印刷記録履歴として登録される。この印刷履歴データは図３のデータ構造イメージにおいて印刷履歴テーブルとして例示されているように、当該文書を特定する文書ＩＤ，タイトル、印刷アプリ名、ＪＯＢ-ＩＤ，プリンタ名称、ドキュメント名称、抽出テキスト（印刷文書内容）、ユーザＩＤ、印刷開始日時、印刷枚数、印刷コンピュータ名、ＩＰアドレス、ドライバ名称、カラー／モノクロ、ページ数、両面有無、用紙サイズ、解像度、用紙方向、割付面数、実際の印刷枚数、‥‥といった印刷ログ情報と印刷文書内容のテキスト情報とを含む。これを１日分例えば順次時系列的に蓄積して当日分の印刷履歴登録とする。この当日分の印刷履歴登録を期間毎、例えば１週間分をまとめて週テーブルとする。更にこの週テーブルを月単位にまとめ、月印刷履歴データベースとする。検索システムの印刷履歴蓄積データベースとしてはこの月印刷履歴データベースを複数月分を格納するものとし、設定した保存期間を過ぎた月印刷履歴データベースの情報はバックアップメディアに退避させ、本検索システムの肥大化を防止する。
【００１７】
ユーザが印刷しようとしている印刷情報は前述したように当日分の印刷履歴データの記憶領域に印刷記録履歴として登録され、この印刷情報中のテキスト情報に対して予め登録されている機密情報と関連が深いワード（登録キーワード）が含まれているか否かを印刷ＪＯＢ管理サーバが事前検索する。当該文書中に登録キーワードをヒットした場合、図３のデータ構造イメージにキーワードテーブルとして例示されているように、キーワード毎に該当文書を特定するＩＤ情報が書き込まれる。該当文書を特定するＩＤ情報として印刷履歴ＩＤの他、その文書が蓄積されている月印刷履歴データベースを特定する印刷履歴ＤＢ、そしてその中の週テーブルを特定するＴＢＬ名がセットで書き込まれる。この事前検索がなされた後、印刷ＪＯＢ管理サーバは事後の高速検索のための抽出テキスト情報に対するインデックス化の処理を実行する。インデックス化においては例えばUNICODEを使用すれば、全世界言語に対応できるようにできる。この事前検索の結果情報と全文検索インデックス情報は当日分として前日までの検索結果情報に加えて順次検索結果備蓄データベースに記憶蓄積されていく。
【００１８】
次に、本発明に係る安全管理システムの検索システムにおける事後検索機能について説明する。管理者は必要に応じてデータベースに蓄積されている過去の印刷ＪＯＢに対して「フリーキーワード」「登録キーワード」「印刷日時」「ユーザ名」等に基づく検索を実行することができる。まず、「フリーキーワード」「登録キーワード」「印刷日時」「ユーザ名」等に基づく検索のための条件式を設定し、検索結果備蓄データベースサーバによる検索がなされる。これによって、条件式に該当する過去の印刷ＪＯＢを検索することができ、更に、必要に応じてそのドキュメント内容をリンクされている印刷履歴データベースから読み出して表示させることができる。
【実施例】
【００１９】
次に本発明に係る安全管理システムの検索システムの実施例を示す。本実施例における管理部署の検索端末が行う動作について詳細に説明する。管理部署で行う操作は機密情報の安全管理の上で極めて重要であるので、まず、この検索端末の操作を実行する適格者であることを確認するための機能が備えられている。検索端末をＯＮするとまず、図４の(１)に示されるような「認証画面」が表示される。管理者のユーザ名と与えられたパスワードを入力するとユーザテーブルに照会して当事者適格を確認する。確認がとれたところでログインができ、図４の(２)に示されるような「メニュー画面」が表示される。「検索キーワード登録」と「キーワード検索結果表示」「フリーキーワード検索」そして「検索結果通知設定」の４つのジョブ選択が可能となっている。
【００２０】
まず、検索キーワード登録の作業であるが、メニューから「検索キーワード登録」を選択すると図５に示すような登録画面が表示される。キーワードの設定セルがあり、ここに登録したいキーワードを書き込み、登録ボタンを押す。すると下の欄の登録キーワード一覧表示に書き加えられる。既存の登録キーワードは登録キーワード一覧表示欄のカーソル移動で確認することができ、登録を抹消したい場合には該当キーワードにカーソルを合わせて削除キーを押すことにより抹消することができる。抹消されたキーワードは登録キーワード一覧表示欄から消去される。登録作業が終了したときは戻るキーを押すことでメニュー画面に戻すことができる。
【００２１】
メニュー画面で「キーワード検索結果表示」を選択すると、図５に示されるような検索結果表示画面が表示される。上部欄に検索キーワードを複数書き込めるセルと［ＡＮＤ］「ＯＲ」「ＮＯＴ」の条件式設定セルがある。これは登録キーワードで検索された結果をキーワードの組み合わせで抽出する際に用いられる。管理者の負担を軽減するため機密情報との関連が推定されるキーワードを用いた検索式の条件を予め登録しておくときの手段として用いることができる。また、管理者が事前検索において通知を受けたときの確認作業として、条件式を立てて使用することもできる。その場合には管理者は上部欄の検索キーワードを複数書き込めるセルと［ＡＮＤ］「ＯＲ」「ＮＯＴ」の条件式設定セルに条件式を書き込み、中段にある検索対象を特定する日時範囲、ユーザＩＤ，拠点等の条件を書き込むセルにも必要に応じて書き込んで絞り込むことができるようになっている。そして、検索キーを押すことにより、この条件式による検索結果が下部欄の検索結果表示欄に表示されるようになっている。該当文書が複数あれば数頁にわたって表示され、スクロール機能で各頁表示が可能となっている。表示内容は検索該当件数、およびドキュメントタイトル、印刷内容の一部が表示され、必要に応じて全文を表示したいときは印刷履歴データベースにリンクされていることにより、該当履歴の抽出テキスト情報を表示させることができる。図示の例では表示されたテキスト情報において登録キーワードについては反転表示で強調表示されるようになっている。
【００２２】
メニュー画面で「フリーキーワード検索」を選択すると、図５の検索結果表示画面と基本的に同じフリーキーワード検索画面が表示される。上部欄に検索キーワードを複数書き込めるセルと［ＡＮＤ］「ＯＲ」「ＮＯＴ」の条件式設定セルがある点で図５と同様であるが、この検索キーワードは登録キーワードではなく、管理者がフリ−ワードを書き込み、条件式を設定できるようになっている。中段にある検索対象を特定する日時範囲、ユーザＩＤ，拠点等の条件を書き込むセルにも必要に応じて書き込んで絞り込むことができるようになっている点は同様である。そして、検索キーを押すことにより、この条件式による検索結果が下部欄の検索結果表示欄に表示されるようになっている。該当文書が複数あれば数頁にわたって表示され、スクロール機能で各頁表示が可能となっている。表示内容は検索該当件数、およびドキュメントタイトル、印刷内容の一部が表示され、必要に応じて全文を表示したいときは印刷履歴データベースにリンクされていることにより、該当履歴の抽出テキスト情報を表示させることができる。図示の例では表示されたテキスト情報において登録キーワードについては反転表示で強調表示されるようになっている点の同様で、要するに登録キーワードを越えてフリーキーワードによる全文テキストサーチが可能ということである。
【００２３】
メニュー画面で「検索結果通知設定」を選択すると、図６に示されるような検索結果通知設定画面が表示される。送信先を特定する書き込みセルがあり、記入して登録キーを押すと送信先が登録される。すると下の欄の送信先一覧表示に書き加えられる。既存の送信先は送信先一覧表示欄のカーソル移動で確認することができ、登録を抹消したい場合には該当送信先にカーソルを合わせて削除キーを押すことにより抹消することができる。抹消された送信先は送信先一覧表示欄から消去される。また、下部には検索の組み合わせ情報が表示される欄があり、検索条件が確認できる。登録作業が終了したときは戻るキーを押すことでメニュー画面に戻すことができる。
【産業上の利用可能性】
【００２４】
本発明に係る安全管理システムの検索システムは、機密情報と認識されるすべての情報に対する漏洩を防止し、印刷処理要求および印刷処理完了における履歴を保持することにより、組織内における日常の業務が安全に遂行されることを可能とするシステムであるから、銀行、金融、証券、商品先物取引、不動産業界などにおける顧客情報、また、調査、コンサルト、教育業界などにおける個人情報および守秘義務情報、および、企業における技術情報、経営情報などを扱う広い分野の業務において、印刷物を介しての機密漏洩事故を防止するシステムとして利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】本発明の安全管理システムの検索システムの動作イメージを示す図である。
【図２】本発明の印刷ＪＯＢ情報を蓄積したデータベースを説明する図である。
【図３】本発明における蓄積データのデータ構造を説明する図である。
【図４】本発明における検索動作を実行する際の表示画面を説明する図である。
【図５】本発明における検索動作の設定と検索結果表示の画面を示す図である。
【図６】本発明における検索結果通知の設定をする際の表示画面を示す図である。
【図１】
2010049520.tif 000003
【図２】
2010049520.tif 000004
【図３】
2010049520.tif 000005
【図４】
2010049520.tif 000006
【図５】
2010049520.tif 000007
【図６】
2010049520.tif 000008