(57)【要約】【課題】  会議開催による充分な成果を常に得ることができる会議開催者側端末装置を提供する。【解決手段】    会議開催情報解析装置２４は、会議の成果に対する貢献度の高いキーワードを予め記憶するＨＤＤ１１２と、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報が入力された出席予定者入力済みデータを会議開催情報解析装置２４に対して送信することを要求する指示を含むメールを会議開催情報返信装置に対して送信する制御部１００と、出席予定者によって会議開催情報が入力された出席予定者入力済みデータを含むメールを会議開催情報返信装置から受信するＮＩＣ１１８と、会議開催情報の中からキーワードを抽出して、抽出されたキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定する制御部１００とを含むようにする。【選択図】  図２
2010122815.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の開催者によって操作され、かつ、会議の出席予定者によって操作される少なくとも１つ以上の出席予定者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催者側端末装置であって、
前記会議の成果に対する貢献度の高いキーワードを予め記憶する記憶手段と、
前記会議の内容に対する前記出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、前記出席予定者による前記会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報が入力されたアクションアイテムを当該会議開催者側端末装置に対して送信することを要求する指示を含む信号を前記出席予定者側端末装置に対して送信する送信手段と、
前記出席予定者によって前記会議開催情報が入力されたアクションアイテムを前記出席予定者側端末装置から受信する受信手段と、
前記会議開催情報の中から、前記キーワードを抽出する抽出手段と、
抽出された前記キーワードの数に基づいて、前記会議を開催するか否かを判定する判定手段とを含むことを特徴とする会議開催者側端末装置。
【請求項２】
前記アクションアイテムは、前記会議開催情報が入力可能なように、予め様式が定められていることを特徴とする請求項１に記載の会議開催者側端末装置。
【請求項３】
前記記憶手段は、前記会議の成果に対する貢献度の高さがそれぞれ異なる複数の前記キーワードを予め記憶することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の会議開催者側端末装置。
【請求項４】
前記記憶手段は、前記会議の成果に対する貢献度を示す数値である重要度値を前記キーワード毎に関連付けて予め記憶し、
前記判定手段は、抽出された前記キーワードの数及び抽出された前記キーワードに対応する前記重要度値に基づいて、前記会議を開催するか否かを判定することを特徴とする請求項３に記載の会議開催者側端末装置。
【請求項５】
抽出された前記キーワードの数を前記キーワード毎に求め、求めた前記キーワードの数に対して対応する重要度値を乗じることで前記キーワード毎のポイント値を算出し、算出した前記キーワード毎のポイント値を全て加算することで前記出席予定者毎のポイント値を算出する第１の算出手段をさらに含み、
前記判定手段は、算出された前記出席予定者毎のポイント値に基づいて、会議を開催するか否かを判定することを特徴とする請求項４に記載の会議開催者側端末装置。
【請求項６】
全ての前記出席予定者に対応する前記出席予定者毎のポイント値を加算して合計値を算出する第２の算出手段をさらに含み、
前記判定手段は、算出された前記合計値が予め定められるしきい値を超えたか否かに基づいて、前記会議を開催するか否かを判定することを特徴とする請求項５に記載の会議開催者側端末装置。
【請求項７】
会議の出席予定者によって操作される少なくとも１つ以上の出席予定者側端末装置と、前記会議の開催者によって操作され、前記出席予定者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催者側端末装置とを含む会議開催自動判断システムにおいて、
前記会議開催者側端末装置は、
前記会議の成果に対する貢献度の高いキーワードを予め記憶する記憶手段と、
前記会議の内容に対する前記出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、前記出席予定者による前記会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報が入力されたアクションアイテムを当該会議開催者側端末装置に対して送信することを要求する指示を含む信号を前記出席予定者側端末装置に対して送信する送信手段と、
前記出席予定者によって前記会議開催情報が入力されたアクションアイテムを前記出席予定者側端末装置から受信する受信手段と、
前記会議開催情報の中から、前記キーワードを抽出する抽出手段と、
抽出された前記キーワードの数に基づいて、前記会議を開催するか否かを判定する判定手段とを含み、
前記出席予定者側端末装置は、
前記信号を受信する受信手段と、
前記出席予定者によって前記会議開催情報が入力されたアクションアイテムを前記会議開催者側端末装置に対して送信する送信手段とを含むことを特徴とする会議開催自動判断システム。
【請求項８】
会議の開催者によって操作され、かつ、会議の出席予定者によって操作される少なくとも１つ以上の出席予定者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催者側端末装置としてコンピュータを機能させるコンピュータプログラムであって、
当該コンピュータを、
前記会議の成果に対する貢献度の高いキーワードを予め記憶する記憶手段と、
前記会議の内容に対する前記出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、前記出席予定者による前記会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報が入力されたアクションアイテムを前記会議開催者側端末装置に対して送信することを要求する指示を含む信号を前記出席予定者側端末装置に対して送信する送信手段と、
前記出席予定者によって前記会議開催情報が入力されたアクションアイテムを前記出席予定者側端末装置から受信する受信手段と、
前記会議開催情報の中から、前記キーワードを抽出する抽出手段と、
抽出された前記キーワードの数に基づいて、前記会議を開催するか否かを判定する判定手段として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項９】
請求項８に記載のコンピュータプログラムを記録した、コンピュータが読取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議の設定管理を行なう技術に関し、特には、会議を開催するか否かを自動判断するための会議開催者側端末装置、会議開催自動判断システム、コンピュータプログラム、及び、そのコンピュータプログラムを記録した記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
昨今の業務状況において、会議の占める時間的な割合が大きくなっている。これに伴って、会議の設定に必要となるスケジュールの調整が煩雑になり、会議開催者にかかる負担が大きくなっている。
【０００３】
このような問題を解決するために、例えば、後掲の特許文献１には、会議の設定管理を行なう会議システムについて開示されている。この会議システムにおいて、会議サーバは、会議システム用の操作端末によって予め登録された会議開催期間と出席予定者とに基づいて社員スケジュールデータベースを検索し、開催期間における各日の会議室とその時間帯の候補を抽出する。そして、各候補についていずれの日時に対して都合が良いかを問い合わせるメールを、メールサーバを介して出席予定者宛に送信する。会議サーバは、さらに、出席予定者からの返答メールを解析して、会議の開催日時を決定する。特許文献１に開示される技術によれば、会議の設定に必要となるスケジュール調整が簡便になり、会議開催者の負担を軽減することができる。
【特許文献１】特開２００２−１６９９３９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
会議を充実したものとするためには、会議の目的及び目指す成果を事前に明確にし、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識を得ることが重要である。また、各出席予定者による会議用資料の準備等の事前準備も重要である。これらの状況が不充分な状態で会議が開催されると、会議開催による充分な成果を得ることができず、会議が無駄なものになってしまうという問題が生じる。特許文献１には、このような問題を回避するための方法については開示されていない。
【０００５】
本発明は、上述の問題に鑑みてなされたものであって、その目的は、会議開催による充分な成果を常に得ることができる会議開催者側端末装置、会議開催自動判断システム、コンピュータプログラム、及び、そのコンピュータプログラムを記録した記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の第１の局面に係る会議開催者側端末装置は、会議の開催者によって操作され、かつ、会議の出席予定者によって操作される出席予定者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催者側端末装置であって、会議の成果に対する貢献度の高いキーワードを予め記憶する記憶手段と、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報が入力されたアクションアイテムを当該会議開催者側端末装置に対して送信することを要求する指示を含む信号を出席予定者側端末装置に対して送信する送信手段と、出席予定者によって会議開催情報が入力されたアクションアイテムを出席予定者側端末装置から受信する受信手段と、会議開催情報の中からキーワードを抽出する抽出手段と、抽出されたキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定する判定手段とを含む。
【０００７】
このように、会議開催者側端末装置は、出席予定者によって入力された、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報の中に含まれる、会議の成果に対する貢献度の高いキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。したがって、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かを判断して会議を開催することができるので、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【０００８】
好ましくは、アクションアイテムは、会議開催情報が入力可能なように予め様式が定められているので、出席予定者に対し、キーワードを多く含む会議開催情報をより一層容易に入力させることが可能になる。したがって、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるようにすることが容易になるので、会議開催による充分な成果をより一層容易に得ることができる。
【０００９】
より好ましくは、記憶手段は、会議の成果に対する貢献度の高さがそれぞれ異なる複数のキーワードを予め記憶するので、会議開催者側端末装置は、会議開催情報の中に含まれる、会議の成果に対する貢献度の高さがそれぞれ異なる複数のキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定することができる。そのため、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かをより一層正確に判断することができるので、会議開催による充分な成果をより一層確実に得ることができる。
【００１０】
さらに好ましくは、記憶手段は、会議の成果に対する貢献度を示す数値である重要度値をキーワード毎に関連付けて予め記憶し、判定手段は、抽出されたキーワードの数及び抽出されたキーワードに対応する重要度値に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。したがって、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かをさらに正確に判断することができるので、会議開催による充分な成果をさらに確実に得ることができる。
【００１１】
さらに好ましくは、会議開催者側端末装置は、抽出されたキーワードの数をキーワード毎に求め、求めたキーワードの数に対して対応する重要度値を乗じることでキーワード毎のポイント値を算出し、算出したキーワード毎のポイント値を全て加算することで出席予定者毎のポイント値を算出する第１の算出手段をさらに含み、判定手段は、算出された出席予定者毎のポイント値に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。したがって、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かをさらに正確に判断することができるので、会議開催による充分な成果をさらに確実に得ることができる。
【００１２】
さらに好ましくは、会議開催者側端末装置は、全ての出席予定者に対応する出席予定者毎のポイント値を加算して合計値を算出する第２の算出手段をさらに含み、判定手段は、算出された合計値が予め定められるしきい値を超えたか否かに基づいて、会議を開催するか否かを判定する。このように、予め定められるしきい値を超えたか否かに基づいて会議を開催するか否かを判定するので、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かをより一層容易に判断することができるようになる。したがって、会議開催による充分な成果をより一層容易に得ることができる。
【００１３】
本発明の第２の局面に係る会議開催自動判断システムは、会議の出席予定者によって操作される少なくとも１つ以上の出席予定者側端末装置と、会議の開催者によって操作され、出席予定者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催者側端末装置とを含む会議開催自動判断システムであって、会議開催者側端末装置は、会議の成果に対する貢献度の高いキーワードを予め記憶する記憶手段と、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報が入力されたアクションアイテムを会議開催者側端末装置に対して送信することを要求する指示を含む信号を出席予定者側端末装置に対して送信する送信手段と、出席予定者によって会議開催情報が入力されたアクションアイテムを出席予定者側端末装置から受信する受信手段と、会議開催情報の中から、キーワードを抽出する抽出手段と、抽出されたキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定する判定手段とを含む。出席予定者側端末装置は、信号を受信する受信手段と、出席予定者によって会議開催情報が入力されたアクションアイテムを会議開催者側端末装置に対して送信する送信手段とを含む。
【００１４】
このように、会議開催自動判断システムは、出席予定者によって入力された会議開催情報の中に含まれるキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定する会議開催者側端末装置を含むので、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かを判断して会議を開催することができる。したがって、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【００１５】
本発明の第３の局面に係るコンピュータプログラムは、会議の開催者によって操作され、かつ、会議の出席予定者によって操作される少なくとも１つ以上の出席予定者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催者側端末装置としてコンピュータを機能させるコンピュータプログラムであって、当該コンピュータを、会議の成果に対する貢献度の高いキーワードを予め記憶する記憶手段と、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報が入力されたアクションアイテムを会議開催者側端末装置に対して送信することを要求する指示を含む信号を出席予定者側端末装置に対して送信する送信手段と、出席予定者によって会議開催情報が入力されたアクションアイテムを出席予定者側端末装置から受信する受信手段と、会議開催情報の中から、キーワードを抽出する抽出手段と、抽出されたキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定する判定手段として機能させる。
【００１６】
このようなコンピュータプログラムを実行させることによって、出席予定者によって入力された、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報の中に含まれる、会議の成果に対する貢献度の高いキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定できる。したがって、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かを判断して会議を開催することができるので、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【００１７】
なお、上記コンピュータプログラムには、このコンピュータプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステム又は他のアプリケーションプログラム等と共同して処理を実行することによって上述した各機能を実現するものを含んでいてもよい。
【００１８】
本発明の第４の局面に係る記録媒体は、上述のコンピュータプログラムを記録した、コンピュータが読取り可能な記録媒体である。
【００１９】
なお、上記記録媒体としては、例えば、コンピュータ内部の主記憶又は補助記憶を構成するＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ−Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、及び、補助記憶装置としてのハードディスクドライブ（ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ））等がある。
【００２０】
また、コンピュータの外部記憶装置としてプログラム読取装置が設けられ、この装置に挿入することで読取可能な記録媒体であってもよい。通常は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）が主記憶以外の記録媒体からコンピュータプログラムを読出し、この読出されたコンピュータプログラムを主記憶装置にロードして実行する。ＣＰＵは、インストールされたコンピュータプログラムに従って所定の処理を行なうようにコンピュータの各部を統括的に制御する。プログラム読取装置で読取可能な記録媒体としては、（１）磁気テープ、カセットテープ等のテープ系、（２）フレキシブルディスク（ＦＤ）、ハードディスク（ＨＤ）等の磁気ディスク、又は、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ−Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ  Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｄｉｓｋ）、ＭＤ（Ｍｉｎｉ  Ｄｉｓｋ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）等の光ディスクといったディスク系、（３）メモリカードを含むＩＣ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｃｉｒｃｕｉｔ）カード、光カード等のカード系、及び、（４）マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、フラッシュメモリ等の半導体メモリを含めた固定的にプログラムを記録する媒体等を例示することができる。
【００２１】
さらに、コンピュータを、インターネットを含む通信ネットワークに接続可能な構成とし、通信ネットワークからコンピュータプログラムをダウンロードするように流動的にプログラムを担持する媒体であってもよい。このように通信ネットワークからコンピュータプログラムをダウンロードする場合には、そのダウンロード用プログラムは予めコンピュータに格納しておけばよい。また、他の記録媒体からインストールされてもよい。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、会議開催者側端末装置は、出席予定者によって入力された、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報の中に含まれる、会議の成果に対する貢献度の高いキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。したがって、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かを判断して会議を開催することができるので、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下の説明及び図面においては、同一の部品には同一の参照符号及び名称を付してある。それらの機能も同様である。したがって、それらについての詳細な説明をその都度繰返すことはしない。
【００２４】
〈会議開催自動判断システム１０の構成〉
図１は、本発明の一実施の形態に係る会議開催自動判断システム１０の構成を模式的に示す図である。図１を参照して、会議開催自動判断システム１０は、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃと、会議開催情報解析装置２４とを含む。会議開催情報解析装置２４は、会議の開催者（以下単に「開催者」と記す。）によって操作される開催者側の端末装置である。会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃは、開催者によって会議の出席者として決定された会議の出席予定者（以下単に「出席予定者」と記す。）によって操作される出席予定者側の端末装置である。会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃと、会議開催情報解析装置２４とは、ネットワークであるイントラネット２０を介して互いに接続され、電子メール（以下単に「メール」と記す場合がある。）等を含む各種データを相互に送受できる。
【００２５】
〈ハードウェア構成〉
[会議開催情報解析装置２４]
図２は、会議開催情報解析装置２４の構成を示すブロック図である。図２を参照して、会議開催情報解析装置２４は、制御部１００、ＨＤＤ１１２、操作部１１４、表示部１１６、及び、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄ）１１８を含む。
【００２６】
制御部１００は、実質的にコンピュータであって、中央演算処理装置（以下「ＣＰＵ」と記す。）１２２、ＲＯＭ１２４、及び、ＲＡＭ１２６を含む。ＣＰＵ１２２には、ＢＵＳライン１２８が接続されており、このＢＵＳライン１２８には、ＲＯＭ１２４及びＲＡＭ１２６が電気的に接続される。ＣＰＵ１２２は、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃ等を含む外部装置又は操作部１１４等からの指示に応じて各種コンピュータプログラムを実行することによって、会議開催情報解析装置２４の各構成部の動作及び外部装置との通信等の所望の処理を実行する。上記の各種コンピュータプログラムは、予めＲＯＭ１２４又はＨＤＤ１１２に記憶されており、所望の処理の実行時において、当該ＲＯＭ１２４又はＨＤＤ１１２から読出されてＲＡＭ１２６に転送される。ＣＰＵ１２２は、ＣＰＵ１２２内の図示しないプログラムカウンタと呼ばれるレジスタに格納された値によって指定される、ＲＡＭ１２６内のアドレスからプログラムの命令を読出し、解釈する。ＣＰＵ１２２はまた、読出された命令によって指定されるアドレスから演算に必要なデータを読出し、そのデータに対し命令に対応する演算を実行する。実行の結果も、ＲＡＭ１２６、ＨＤＤ１１２及びＣＰＵ１２２内のレジスタ等の、命令によって指定されるアドレスに格納される。
【００２７】
本実施の形態において、ＲＯＭ１２４又はＨＤＤ１１２には、会議開催自動判断システム１０の一部としての会議開催情報解析装置２４を制御し、動作させることによって、後述する会議開催自動判断処理を実現させるためのコンピュータプログラムが記憶される。このコンピュータプログラムは、イントラネット２０及びＮＩＣ１１８を介して外部装置から提供されてもよい。また、このコンピュータプログラムは、そのコンピュータプログラムが記録された、例えばＤＶＤ等の記録媒体によって提供されてもよい。すなわち、コンピュータプログラムの記録媒体としてのＤＶＤが、会議開催情報解析装置２４内に内蔵されるＤＶＤドライブ（図示せず。）に装着され、そのＤＶＤからプログラムが読出されてＨＤＤ１１２にインストールされてもよい。このコンピュータプログラムの制御構造については後述する。
【００２８】
ＢＵＳライン１２８には、さらに、ＨＤＤ１１２、操作部１１４、表示部１１６、及び、ＮＩＣ１１８が電気的に接続される。
【００２９】
ＨＤＤ１１２は、磁気記憶媒体を備え、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃ等の電子メールアドレス等を含む各種データを記憶する記憶領域を提供する。ＨＤＤ１１２は、また、後述する会議開催自動判断処理において会議を開催するか否かを判定するために使用されるしきい値を予め記憶する。このしきい値は、会議の内容及び出席予定者の人数等に応じて会議毎に予め設定される。
【００３０】
ＨＤＤ１１２は、さらに、会議の内容に応じて複数設けられるキーワードリストを予め記憶する。このキーワードリストには、会議の成果に対する貢献度が高く、かつ、会議の成果に対する貢献度の高さがそれぞれ異なる複数のキーワードと、会議の成果に対する貢献度を示す数値である重要度値とが、それぞれ関連付けてリスト形式で記憶される。上記キーワードは、例えば、会議の内容と関連性の深い言葉等から選ばれる。テーブル１に、コストダウン会議に対応して設けられるキーワードリストの一例を示す。
【００３１】
【表１】
2010122815.tif 000003
【００３２】
テーブル１を参照して、コストダウン会議に対応して設けられるキーワードリストには、コストダウン会議の成果に対する貢献度が高く、かつ、コストダウン会議の成果に対する貢献度の高さがそれぞれ異なる「コスト」及び「部品」等の複数のキーワードと、会議の成果に対する貢献度を示す数値である「３」及び「１」等の重要度値とが、それぞれ関連付けてリスト形式で記憶される。
【００３３】
ＨＤＤ１１２は、さらに、アクションアイテムフォーマットデータを予め記憶する。このアクションアイテムフォーマットデータとは、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報が入力可能なように、予め様式が定められたデータのことである。以下、この様式のことを、アクションアイテムフォーマットと記す。図３は、アクションアイテムフォーマット３００の一例を示す図である。図３を参照して、アクションアイテムフォーマット３００は、会議の内容を説明するために必要な「テーマ」等を含む複数の会議要件を示す会議要件欄３０２と、各会議要件に対する開催者の説明（以下「会議開催案内情報」と記す。）を入力するための開催者側説明欄３０４と、各会議要件に対する出席予定者のコメントを入力するための出席予定者コメント欄３０６とを含む。出席予定者によって出席予定者コメント欄３０６に入力されるコメントは、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報である。
【００３４】
ＨＤＤ１１２は、さらに、開催者入力済みアクションアイテムフォーマットデータ（以下単に「開催者入力済みデータ」と記す。）を所定のファイル名で記憶する。この開催者入力済みデータとは、開催者によって会議開催案内情報が入力されたアクションアイテムフォーマットデータのことを示す。
【００３５】
操作部１１４は、開催者の指示等に応じた各種入力及び文字入力等を行なうためのキーボード等からなる入力装置である。表示部１１６は、会議開催情報解析装置２４における処理結果等を表示するための、液晶ディスプレイ等からなる表示装置である。操作部１１４及び表示部１１６は、インターフェイス（図示せず。）を介してＢＵＳライン１２８と接続される。
【００３６】
会議開催情報解析装置２４は、ＮＩＣ１１８を介して、ネットワークであるイントラネット２０に接続されており、イントラネット２０上に接続される会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃ等を含む外部装置とのデータ通信が可能である。会議開催情報解析装置２４は、ＨＤＤ１１２に所定のファイル名で記憶される開催者入力済みデータを添付したメールを自動作成して、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃに対して送信することができる。なお、この開催者入力済みデータが添付されたメールの本文には、後述する出席予定者入力済みデータを会議開催情報解析装置２４に対して送信することを要求するメッセージが自動的に入力される。
【００３７】
会議開催情報解析装置２４の各構成部には電源（図示せず。）が接続され、この電源から電圧が印加されることで、会議開催情報解析装置２４の各構成部が動作する。
【００３８】
[会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃ]
会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃは、パーソナルコンピュータ等のコンピュータである。会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃは、ＨＤＤ１１２に、しきい値、キーワードリスト、及び、アクションアイテムフォーマットデータが記憶されない点、並びに、ＲＯＭ１２４又はＨＤＤ１１２に記憶されるコンピュータプログラムが異なる点を除いて、会議開催情報解析装置２４と同一のハードウェア構成を有する。
【００３９】
会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃは、出席予定者入力済みデータを添付したメールを作成して、会議開催情報解析装置２４に対して送信することができる。この出席予定者入力済みデータとは、出席予定者によって各会議要件に対するコメント、すなわち、会議開催情報が入力された開催者入力済みデータのことを示す。
【００４０】
〈ソフトウェア構成〉
[会議開催情報解析装置２４]
図４は、会議開催自動判断処理を実現するためのコンピュータプログラムの制御構造をフローチャート形式で示す図である。上述したように、ＲＯＭ１２４又はＨＤＤ１１２に記憶されるコンピュータプログラムは、会議開催自動判断処理を実行するようにプログラミングされている。この会議開催自動判断処理は、ＣＰＵ１２２が、上記コンピュータプログラムに従って、会議開催情報解析装置２４の各構成部の動作を制御することによって、ハードウェアとコンピュータプログラムとの協働により実現する、送信機能、抽出機能、及び、判定機能等によって実行される。なお、送信機能とは、出席予定者入力済みデータを会議開催情報解析装置２４に対して送信することを要求するメッセージを含むメールを会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃに対して送信する機能のことであり、抽出機能とは、会議開催情報の中からキーワードを抽出する機能のことであり、判定機能とは、抽出されたキーワードの数等に基づいて、会議を開催するか否かを判定する機能のことである。
【００４１】
会議開催自動判断処理を実現するためのコンピュータプログラムは、開催者による操作部１１４からの入力操作によって、会議開催自動判断処理を開始する旨の指示がなされることによって起動される。
【００４２】
図４を参照して、このプログラムは、ＨＤＤ１１２に所定のファイル名で記憶される開催者入力済みデータが添付され、出席予定者入力済みデータを会議開催情報解析装置２４に対して送信することを要求するメッセージを含むメールを作成して、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃに対して送信するステップＳ１００と、出席予定者入力済みデータが添付されたメールを会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃのいずれかから受信するまで待機するステップＳ１０１とを含む。
【００４３】
このプログラムはさらに、ステップＳ１０１において、出席予定者入力済みデータが添付されたメールを受信したと判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、ＨＤＤ１１２から対応するキーワードリストを読出し、読出したキーワードリストのキーワードに基づいて、出席予定者入力済みデータに入力された会議開催情報の中からキーワードを抽出するステップＳ１０２を含む。
【００４４】
このプログラムはさらに、以下のようにして出席予定者毎のポイント値を算出するステップＳ１０３を含む。すなわち、ステップＳ１０３では、まず、抽出されたキーワードの数（以下「キーワードのヒット数」と記す。）をキーワード毎に求める。次いで、求めたキーワードのヒット数に対して対応する重要度値を乗じることで、キーワード毎のポイント値を算出する。そして、算出したキーワード毎のポイント値を全て加算することで出席予定者毎のポイント値を算出する。
【００４５】
このプログラムはさらに、受信した出席予定者入力済みデータと、出席予定者入力済みデータの送信元情報である電子メールアドレスと、算出した出席予定者毎のポイント値とを関連付けてＨＤＤ１１２に記憶させるステップＳ１０４と、ＨＤＤ１１２に記憶された出席予定者入力済みデータの送信元情報に基づいて、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃの全てから、出席予定者入力済みデータが添付されたメールを受信したか否かを判定し、判定結果に応じて制御を分岐するステップＳ１０５とを含む。
【００４６】
このプログラムはさらに、ステップＳ１０５において、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃの全てから出席予定者入力済みデータが添付されたメールを受信したと判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、ＨＤＤ１１２に記憶される全ての出席予定者毎のポイント値を加算して出席予定者毎のポイント値の合計値（以下単に「合計値」と記す。）を算出するステップＳ１０６と、算出した合計値をＨＤＤ１１２に記憶させるステップｓ１０７とを含む。ステップＳ１０５において、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃの全てから出席予定者入力済みデータが添付されたメールを受信していないと判定された場合（ＮＯの場合）には、制御はステップＳ１０１に戻る。
【００４７】
このプログラムはさらに、算出された合計値が予め定められるしきい値を超えたか否かを判定し、判定結果に応じて制御を分岐させるステップＳ１０８と、ステップＳ１０８において、合計値が予め定められるしきい値を超えたと判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、会議を開催すると判定し、会議を開催する旨のメッセージを含むメールを会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃに対して送信するステップＳ１０９とを含む。
【００４８】
このプログラムはさらに、ステップＳ１０８において、合計値が予め定められるしきい値を超えていないと判定された場合（ＮＯの場合）に実行され、会議を開催しないと判定し、会議を中止する旨のメッセージを含むメールを会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃに対して送信するステップＳ１１０を含む。
【００４９】
〈動作〉
図１〜図４を参照して、本実施の形態に係る会議開催情報解析装置２４及び会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃは、以下のように動作する。
【００５０】
コストダウン会議を開催したいと考える開催者は、まず、会議開催情報解析装置２４のＨＤＤ１１２に記憶されるアクションアイテムフォーマットデータを読出し、アクションアイテムフォーマット３００（図３参照）の開催者側説明欄３０４に会議開催案内情報を入力して、所定のファイル名を付して開催者入力済みデータとしてＨＤＤ１１２に記憶させる。
【００５１】
開催者による操作部１１４からの入力操作によって、会議開催自動判断処理を開始する旨の指示がなされると、会議開催情報解析装置２４の制御部１００は、ＨＤＤ１１２に所定のファイル名で記憶される開催者入力済みデータを添付したメールを自動作成して、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃに対して送信する（Ｓ１００）。この開催者入力済みデータが添付されたメールの本文には、会議開催情報が入力された出席予定者入力済みデータを会議開催情報解析装置２４に対して送信することを要求するメッセージが自動的に入力されている。
【００５２】
会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃを操作する各出席予定者は、受信したメールに添付される開催者入力済みデータにおける会議開催案内情報を確認する。そして、開催者入力済みデータの出席予定者コメント欄に会議開催情報を入力する。入力後、各出席予定者による会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃの操作部１１４からの入力操作によって、会議開催情報が入力された開催者入力済みデータは、出席予定者入力済みデータとしてメールに添付され、会議開催情報解析装置２４に対して送信される。本実施の形態において、会議開催情報返信装置２２ａ，２２ｂ，２２ｃは、この順に出席予定者入力済みデータが添付されたメールを会議開催情報解析装置２４に対して送信する。
【００５３】
会議開催情報解析装置２４の制御部１００は、会議開催情報返信装置２２ａから出席予定者入力済みデータが添付されたメールを受信すると（Ｓ１０１）、ＨＤＤ１１２から対応するキーワードリスト（テーブル１参照）を読出し、読出したキーワードリストのキーワードに基づいて、出席予定者入力済みデータに入力された会議開催案内情報の中からキーワードを抽出する（Ｓ１０２）。
【００５４】
会議開催情報解析装置２４の制御部１００は、さらに、抽出されたキーワードのヒット数をキーワード毎に求める。次いで、求めたキーワードのヒット数に対して対応する重要度値を乗じることで、キーワード毎のポイント値を算出する。そして、算出したキーワード毎のポイント値を全て加算することで出席予定者毎のポイント値を算出する（Ｓ１０３）。
【００５５】
図５は、出席予定者入力済みデータ５００の一例を示す図である。図５を参照して、出席予定者入力者済みデータ５００において、開催者側説明欄５０２には会議開催案内情報が入力され、出席予定者コメント欄５０４には会議開催情報が入力されている。出席予定者コメント欄５０４において、会議要件欄５０６の「伝達事項」に対応する会議開催情報には「賃率」というキーワードが含まれ、「課題」に対応する会議開催情報には「コスト」及び「部品」というキーワードが含まれ、「提案」に対応する会議開催情報には「部品」及び「購入」というキーワードが含まれ、「要望」に対応する会議開催情報には「組立時間」及び「コスト」というキーワードが含まれている。キーワードリストとしてテーブル１が使用される場合には、キーワードのヒット数は、「コスト」に対して２、「部品」に対して２、「組立時間」に対して１、「賃率」に対して１、及び、「購入」に対して１である。また、キーワード毎のポイント値は、「コスト」に対して６（２×３）、「部品」に対して２（２×１）、「組立時間」に対して２（１×２）、「賃率」に対して１（１×１）、及び、「購入」に対して２（１×２）である。したがって、出席予定者毎のポイント値は、１３（６＋２＋２＋１＋２）となる。
【００５６】
会議開催情報解析装置２４の制御部１００は、受信した会議開催情報返信装置２２ａからの出席予定者入力済みデータと、出席予定者入力済みデータの送信元情報である会議開催情報返信装置２２ａの電子メールアドレスと、算出した出席予定者毎のポイント値とを関連付けてＨＤＤ１１２に記憶させる（Ｓ１０４）。
【００５７】
会議開催情報解析装置２４の制御部１００は、次いで、会議開催情報返信装置２２ｂ，２２ｃからこの順で出席予定者入力済みデータが添付されたメールを受信し、上述した会議開催情報返信装置２２ａからの出席予定者入力済みデータに対する処理と同様の処理をそれぞれの出席予定者入力済みデータに対して実行する（Ｓ１０１〜Ｓ１０４）。
【００５８】
会議開催情報解析装置２４の制御部１００は、ＨＤＤ１１２に記憶される出席予定者入力済みデータの送信元情報に基づいて、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃの全てから出席予定者入力済みデータが添付されたメールを受信したと判定すると（Ｓ１０５）、ＨＤＤ１１２に記憶される全ての出席予定者毎のポイント値、すなわち、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃからの出席予定者入力済みデータに基づいてそれぞれ算出された出席予定者毎のポイント値を加算することで合計値を算出し（Ｓ１０６）、算出した合計値をＨＤＤ１１２に記憶させる（Ｓ１０７）。
【００５９】
会議開催情報解析装置２４の制御部１００は、算出した合計値が予め定められるしきい値を超えたか否かを判定する（Ｓ１０８）。そして、合計値が予め定められるしきい値を超えたと判定すると、会議を開催すると判定し、会議を開催する旨のメッセージを含むメールを会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃに対して送信する（Ｓ１０９）。一方、合計値が予め定められるしきい値を超えていないと判定すると、会議を開催しないと判定し、会議を中止する旨のメッセージを含むメールを会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃに対して送信する（Ｓ１１０）。
【００６０】
〈作用・効果〉
上記実施の形態によれば、会議開催情報解析装置２４は、会議の開催者によって操作され、かつ、会議の出席予定者によって操作される会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃとイントラネット２０を介してデータ通信を行なう開催者側の端末装置であって、ＨＤＤ１１２は、会議の成果に対する貢献度の高いキーワードを含むキーワードリストを予め記憶し、制御部１００は、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識の度合い、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備の度合いを示す会議開催情報が入力された出席予定者入力済みデータを送信することを要求する指示、及び、開催者入力済みデータを含むメールを会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃに対して送信し、ＮＩＣ１１８は、出席予定者によって会議開催情報が入力された出席予定者入力済みデータを含むメールを会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃから受信し、制御部１００は、会議開催情報の中からキーワードを抽出して、抽出されたキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。
【００６１】
このように、会議開催情報解析装置２４は、出席予定者によって入力された会議開催情報の中に含まれるキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。したがって、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かを判断して会議を開催することができるので、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【００６２】
また上記実施の形態によれば、アクションアイテムフォーマットは、会議開催情報が入力可能なように予め様式が定められているので、出席予定者に対し、キーワードを多く含む会議開催情報をより一層容易に入力させることが可能になる。したがって、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるようにすることが容易になるので、会議開催による充分な成果をより一層容易に得ることができる。
【００６３】
また上記実施の形態によれば、ＨＤＤ１１２は、会議の成果に対する貢献度の高さがそれぞれ異なる複数のキーワードを含むキーワードリストを予め記憶するので、会議開催情報解析装置２４は、会議開催情報の中に含まれる上記複数のキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定することができる。したがって、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かをより一層正確に判断することができるので、会議開催による充分な成果をより一層確実に得ることができる。
【００６４】
また上記実施の形態によれば、ＨＤＤ１１２に記憶されるキーワードリストは、会議の成果に対する貢献度を示す数値である重要度値をキーワード毎に関連付けて予め記憶し、制御部１００は、抽出されたキーワードの数及び抽出されたキーワードに対応する重要度値に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。すなわち、制御部１００は、抽出されたキーワードの数をキーワード毎に求め、求めたキーワードの数に対して対応する重要度値を乗じることでキーワード毎のポイント値を算出し、算出したキーワード毎のポイント値を全て加算することで出席予定者毎のポイント値を算出する。そして、算出された出席予定者毎のポイント値に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。したがって、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かをさらに正確に判断することができるので、会議開催による充分な成果をさらに確実に得ることができる。
【００６５】
また上記実施の形態によれば、制御部１００は、全ての出席予定者に対応する出席予定者毎のポイント値を加算して合計値を算出し、算出された合計値が予め定められるしきい値を超えたか否かに基づいて、会議を開催するか否かを判定する。このように、予め定められるしきい値を超えたか否かに基づいて会議を開催するか否かを判定するので、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かをより一層容易に判断することができるようになる。したがって、会議開催による充分な成果をより一層容易に得ることができる。
【００６６】
また上記実施の形態によれば、会議開催自動判断システム１０は、会議の出席予定者によって操作される会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃと、会議の開催者によって操作され、会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃとイントラネット２０を介してデータ通信を行なう上述した会議開催情報解析装置２４とを含む。会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃにおいて、ＮＩＣ１１８は、会議開催情報が入力された出席予定者入力済みデータを送信することを要求する指示、及び、開催者入力済みデータを含むメールを受信し、制御部１００は、出席予定者によって会議開催情報が入力された出席予定者入力済みデータを含むメールを会議開催情報解析装置２４に対して送信する。
【００６７】
このように、会議開催自動判断システム１０は、出席予定者によって入力された会議開催情報の中に含まれるキーワードの数に基づいて、会議を開催するか否かを判定する会議開催情報解析装置２４を含むので、会議の内容に対する出席予定者の関心及び認識、並びに、出席予定者による会議に対する事前準備が充分な状態であるか否かを判断して会議を開催することができる。したがって、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【００６８】
なお、上記実施の形態によれば、会議開催情報解析装置２４の制御部１００は、合計値が予め定められるしきい値を超えていないと判定した場合には、会議を中止する旨のメッセージを含むメールを会議開催情報返信装置２２ａ〜２２ｃに対して送信したが、本発明はそのような実施の形態に限定されず、会議を延期する旨のメッセージを含むメールを送信してもよい。
【００６９】
なお、上記実施の形態によれば、しきい値は、会議の内容及び出席予定者の人数等に応じて会議毎に予め設定されたが、本発明はそのような実施の形態に限定されない。例えば、出席予定者入力済みデータが添付されたメールを受信した後に、会議の内容及び出席予定者の人数等に応じて変更及び決定してもよい。
【００７０】
今回開示された実施の形態は単に例示であって、この発明が上記した実施の形態のみに制限されるわけではない。この発明の範囲は、発明の詳細な説明の記載を参酌した上で、特許請求の範囲の各請求項によって示され、そこに記載された文言と均等の意味及び範囲内での全ての変更を含む。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】本発明の一実施の形態に係る会議開催自動判断システムの構成を模式的に示す図である。
【図２】会議開催情報解析装置の構成を示すブロック図である。
【図３】アクションアイテムフォーマットの一例を示す図である。
【図４】会議開催自動判断処理を実現するためのコンピュータプログラムの制御構造をフローチャート形式で示す図である。
【図５】出席予定者入力済みデータの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００７２】
１０  会議開催自動判断システム
２０  イントラネット
２２  会議開催情報返信装置
２４  会議開催情報解析装置
１００  制御部
１１２  ＨＤＤ
１１４  操作部
１１６  表示部
１１８  ＮＩＣ
１２２  ＣＰＵ
１２４  ＲＯＭ
１２６  ＲＡＭ
１２８  ＢＵＳライン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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