(57)【要約】【課題】  会議開催による充分な成果を常に得ることができる会議開催判断装置を提供する。【解決手段】    会議開催判断装置２２は、アクションアイテム及び回答対象者を記憶するＨＤＤ１１２と、メールサーバに対し、対象アクションアイテム名等を含む回答依頼情報と、対象アクションアイテムの回答を会議開催判断装置２２に対して送信することを要求するメッセージとを含む会議案内メールを、該当する対象者側端末装置に対して送信させる制御部１００と、対象アクションアイテムの回答を受信するＮＩＣ１１８と、各対象アクションアイテムの回答に対して有効判定処理を行ない、対象アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、有効であると判定された対象アクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出し、算出した有効回答率に基づいて、会議を開催するか否かを判定する制御部１００とを含むようにする。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも１つ以上の回答対象者側端末装置、及び、少なくとも１つ以上の出席対象者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催判断装置であって、
少なくとも１つ以上のアクションアイテム、及び、前記アクションアイテムの回答対象者を記憶する第１の記憶手段と、
前記アクションアイテムに入力すべき内容情報と、前記内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を当該会議開催判断装置に対して送信することを要求する指示を含む信号とを、前記回答対象者側端末装置に対して送信する第１の送信手段と、
前記回答対象者によって前記内容情報が入力された前記アクションアイテムの回答を前記回答対象者側端末装置から受信する第１の受信手段と、
受信した前記アクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定する第１の判定手段と、
前記アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、前記第１の判定手段によって有効であると判定された前記アクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出する算出手段と、
算出された前記有効回答率に基づいて、前記会議を開催するか否かを判定する第２の判定手段とを含むことを特徴とする会議開催判断装置。
【請求項２】
会議スケジュール及び出席対象者のスケジュールを含むデータベースを記憶する第２の記憶手段と、
前記データベースに基づいて、会議の開催場所及び開催日時の設定を行なう設定手段と、
設定された前記会議の開催場所及び開催日時を報知する信号を、前記回答対象者側端末装置及び前記出席対象者側端末装置に対して送信する第２の送信手段とを含むことを特徴とする請求項１に記載の会議開催判断装置。
【請求項３】
前記アクションアイテムの重要度を示すランクを前記アクションアイテム毎に記憶する第３の記憶手段をさらに含み、
前記算出手段は、前記アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、前記第１の判定手段によって有効であると判定された前記アクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を、前記ランク毎に算出し、
前記第２の判定手段は、算出された前記ランク毎の有効回答率に基づいて、前記会議を開催するか否かを判定することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の会議開催判断装置。
【請求項４】
必要有効回答率を予め記憶する第４の記憶手段をさらに含み、
前記第２の判定手段は、算出された前記有効回答率が前記必要有効回答率以上である場合に、前記会議を開催すると判定することを特徴とする請求項１〜請求項３のいずれか１つに記載の会議開催判断装置。
【請求項５】
前記アクションアイテムは、少なくとも文字及び画像のいずれかを含み、
前記第１の判定手段は、受信した前記アクションアイテムの回答における、少なくとも前記文字の数及び前記画像の複雑さのいずれかに基づいて、受信した前記アクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定することを特徴とする請求項１〜請求項４のいずれか１つに記載の会議開催判断装置。
【請求項６】
前記アクションアイテムの回答の回答期限日時と、前記第２の判定手段による前記会議を開催するか否かの判定を開始する日時である判定開始日時と、前記第２の判定手段による前記判定を行なう間隔である判定間隔とを記憶する第５の記憶手段をさらに含み、
前記第２の判定手段は、前記判定開始日時から前記回答期限日時までの期間において、前記判定間隔毎に、前記会議を開催するか否かを判定することを特徴とする請求項１〜請求項５のいずれか１つに記載の会議開催判断装置。
【請求項７】
現在の日時が前記回答期限日時以前であって、かつ、前記第２の判定手段によって、前記会議を開催しないと判定された場合に、前記アクションアイテムの回答を当該会議開催判断装置に対して送信することを催促する指示を含む信号を前記回答対象者側端末装置に対して送信する第３の送信手段をさらに含むことを特徴とする請求項６に記載の会議開催判断装置。
【請求項８】
現在の日時が前記回答期限日時以前ではなく、かつ、前記第２の判定手段によって、前記会議を開催しないと判定された場合に、前記会議の開催を中止するか、又は、前記会議の開催を延期するかを決定する決定手段をさらに含むことを特徴とする請求項６又は請求項７に記載の会議開催判断装置。
【請求項９】
前記決定手段による決定に基づいて、前記会議の開催を中止する旨を含む信号、又は、前記会議の開催を延期する旨を含む信号を、前記出席対象者側端末装置に対して送信する第４の送信手段をさらに含むことを特徴とする請求項８に記載の会議開催判断装置。
【請求項１０】
少なくとも１つ以上の回答対象者側端末装置と、少なくとも１つ以上の出席対象者側端末装置と、前記回答対象者側端末装置及び前記出席対象者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催判断装置とを含む会議開催自動判断システムにおいて、
前記会議開催判断装置は、
少なくとも１つ以上のアクションアイテム、及び、前記アクションアイテムの回答対象者を記憶する第１の記憶手段と、
前記アクションアイテムに入力すべき内容情報と、前記内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を当該会議開催判断装置に対して送信することを要求する指示を含む信号とを、前記回答対象者側端末装置に対して送信する第１の送信手段と、
前記回答対象者によって前記内容情報が入力された前記アクションアイテムの回答を前記回答対象者側端末装置から受信する第１の受信手段と、
受信した前記アクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定する第１の判定手段と、
前記アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、前記第１の判定手段によって有効であると判定された前記アクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出する算出手段と、
算出された前記有効回答率に基づいて、前記会議を開催するか否かを判定する第２の判定手段とを含み、
前記回答対象者側端末装置は、
前記内容情報と前記信号とを受信する受信手段と、
前記回答対象者によって前記内容情報が入力された前記アクションアイテムの回答を前記会議開催判断装置に対して送信する送信手段とを含むことを特徴とする会議開催自動判断システム。
【請求項１１】
少なくとも１つ以上の回答対象者側端末装置、及び、少なくとも１つ以上の出席対象者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催判断方法であって、
少なくとも１つ以上のアクションアイテム、及び、前記アクションアイテムの回答対象者を記憶する記憶ステップと、
前記アクションアイテムに入力すべき内容情報と、前記内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を当該会議開催判断装置に対して送信することを要求する指示を含む信号とを、前記回答対象者側端末装置に対して送信する送信ステップと、
前記回答対象者によって前記内容情報が入力された前記アクションアイテムの回答を前記回答対象者側端末装置から受信する受信ステップと、
受信した前記アクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定する第１の判定ステップと、
前記アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、前記第１の判定ステップによって有効であると判定された前記アクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出する算出ステップと、
算出された前記有効回答率に基づいて、前記会議を開催するか否かを判定する第２の判定ステップとを含むことを特徴とする会議開催判断方法。
【請求項１２】
少なくとも１つ以上の回答対象者側端末装置、及び、少なくとも１つ以上の出席対象者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催判断装置としてコンピュータを機能させるコンピュータプログラムであって、
当該コンピュータを、
少なくとも１つ以上のアクションアイテム、及び、前記アクションアイテムの回答対象者を記憶する第１の記憶手段と、
前記アクションアイテムに入力すべき内容情報と、前記内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を当該会議開催判断装置に対して送信することを要求する指示を含む信号とを、前記回答対象者側端末装置に対して送信する第１の送信手段と、
前記回答対象者によって前記内容情報が入力された前記アクションアイテムの回答を前記回答対象者側端末装置から受信する第１の受信手段と、
受信した前記アクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定する第１の判定手段と、
前記アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、前記第１の判定手段によって有効であると判定された前記アクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出する算出手段と、
算出された前記有効回答率に基づいて、前記会議を開催するか否かを判定する第２の判定手段として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１３】
請求項１２に記載のコンピュータプログラムを記録した、コンピュータが読取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議の設定管理を行なう技術に関し、特には、会議を開催するか否かを自動判断するための会議開催判断装置、会議開催自動判断システム、会議開催判断方法、コンピュータプログラム、及び、そのコンピュータプログラムを記録した記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
昨今の業務状況において、会議の占める時間的な割合が大きくなっている。これに伴って、会議の設定に必要となるスケジュールの調整が煩雑になり、会議開催者にかかる負担が大きくなっている。
【０００３】
このような問題を解決するために、例えば、後掲の特許文献１には、会議の設定管理を行なう会議システムについて開示されている。この会議システムにおいて、会議サーバは、会議システム用の操作端末によって予め登録された会議開催期間と会議参加者とに基づいて社員スケジュールデータベースを検索し、開催期間における各日の会議室とその時間帯の候補を抽出する。そして、各候補についていずれの日時に対して都合が良いかを問い合わせるメールを、メールサーバを介して出席予定者宛に送信する。会議サーバは、さらに、出席予定者からの返答メールを解析して、会議の開催日時を決定する。特許文献１に開示される技術によれば、会議の設定に必要となるスケジュール調整が簡便になり、会議開催者の負担を軽減することができる。
【特許文献１】特開２００２−１６９９３９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
会議を充実したものとするためには、出席対象者の出席率が高いことだけでなく、会議用資料（以下「アクションアイテム」と記す場合がある。）の事前準備が充分になされていることが重要である。アクションアイテムの準備が不充分な状態で会議が開催されると、会議開催による充分な成果を得ることができず、会議が無駄なものになってしまうという問題が生じる。特許文献１には、このような問題を回避するための方法については開示されていない。
【０００５】
本発明は、上述の問題に鑑みてなされたものであって、その目的は、会議開催による充分な成果を常に得ることができる会議開催判断装置、会議開催自動判断システム、会議開催判断方法、コンピュータプログラム、及び、そのコンピュータプログラムを記録した記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の第１の局面に係る会議開催判断装置は、少なくとも１つ以上の回答対象者側端末装置、及び、少なくとも１つ以上の出席対象者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催判断装置であって、少なくとも１つ以上のアクションアイテム、及び、アクションアイテムの回答対象者を記憶する第１の記憶手段と、アクションアイテムに入力すべき内容情報と、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を当該会議開催判断装置に対して送信することを要求する指示を含む信号とを、回答対象者側端末装置に対して送信する第１の送信手段と、回答対象者によって内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を回答対象者側端末装置から受信する第１の受信手段と、受信したアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定する第１の判定手段と、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、第１の判定手段によって有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出する算出手段と、算出された有効回答率に基づいて、会議を開催するか否かを判定する第２の判定手段とを含む。
【０００７】
このように、第１の判定手段が、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定し、算出手段が、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、第１の判定手段によって有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出し、第２の判定手段が、算出された有効回答率に基づいて会議を開催するか否かを判定するので、アクションアイテムの有効回答率が充分な状態であるか否かを判定して会議を開催することができる。したがって、無駄な会議が開催されることを防止することができるとともに、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【０００８】
好ましくは、会議開催判断装置は、会議スケジュール及び出席対象者のスケジュールを含むデータベースを記憶する第２の記憶手段と、データベースに基づいて、会議の開催場所及び開催日時の設定を行なう設定手段と、設定された会議の開催場所及び開催日時を報知する信号を、回答対象者側端末装置及び出席対象者側端末装置に対して送信する第２の送信手段とを含む。
【０００９】
このように、設定手段によって会議の開催場所及び開催日時が設定されるので、設定動作による会議の開催者にかかる負担を軽減することができる。また、第２の送信手段が、設定された会議の開催場所及び開催日時を報知する信号を、回答対象者側端末装置及び出席対象者側端末装置に対して送信するので、回答対象者及び出席対象者は会議の開催場所及び開催日時を容易に知ることができる。したがって、ユーザの利便性をより一層向上させることができる。
【００１０】
より好ましくは、会議開催判断装置は、アクションアイテムの重要度を示すランクをアクションアイテム毎に記憶する第３の記憶手段をさらに含み、算出手段は、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、第１の判定手段によって有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率をランク毎に算出し、第２の判定手段は、算出されたランク毎の有効回答率に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。
【００１１】
このように、アクションアイテムの重要度を示すランク毎の有効回答率に基づいて会議を開催するか否かを判定するので、アクションアイテムの有効回答率が充分な状態であるか否かをより一層正確に判定して会議を開催することができる。したがって、無駄な会議が開催されることをさらに確実に防止することができるとともに、会議開催による充分な成果をさらに確実に常に得ることができる。
【００１２】
さらに好ましくは、会議開催判断装置は、必要有効回答率を予め記憶する第４の記憶手段をさらに含み、第２の判定手段は、算出された有効回答率が必要有効回答率以上である場合に、会議を開催すると判定する。
【００１３】
このように、算出された有効回答率が必要有効回答率以上である場合に、会議を開催すると判定するので、会議を開催するか否かの判定をより一層容易に行なうことができる。したがって、無駄な会議が開催されることをより一層容易に防止することができるとともに、会議開催による充分な成果をより一層容易に常に得ることができる。
【００１４】
さらに好ましくは、アクションアイテムは、少なくとも文字及び画像のいずれかを含み、第１の判定手段は、受信したアクションアイテムの回答における、少なくとも文字の数及び画像の複雑さのいずれかに基づいて、受信したアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定する。
【００１５】
このように、少なくとも文字の数及び画像の複雑さのいずれかに基づいて、受信したアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定するので、判定をより一層正確に行なうことができる。したがって、無駄な会議が開催されることをより一層確実に防止することができるとともに、会議開催による充分な成果をより一層確実に常に得ることができる。
【００１６】
さらに好ましくは、会議開催判断装置は、アクションアイテムの回答の回答期限日時と、第２の判定手段による会議を開催するか否かの判定を開始する日時である判定開始日時と、第２の判定手段による判定を行なう間隔である判定間隔とを記憶する第５の記憶手段をさらに含み、第２の判定手段は、判定開始日時から回答期限日時までの期間において、判定間隔毎に、会議を開催するか否かを判定する。
【００１７】
このように、判定開始日時から回答期限日時までの期間において、判定間隔毎に会議を開催するか否かを判定するので、回答期限日時以前に有効回答率が充分な状態になった場合において、会議を開催するという判定をより一層迅速に下すことができる。
【００１８】
さらに好ましくは、会議開催判断装置は、現在の日時が回答期限日時以前であって、かつ、第２の判定手段によって会議を開催しないと判定された場合に、アクションアイテムの回答を当該会議開催判断装置に対して送信することを催促する指示を含む信号を回答対象者側端末装置に対して送信する第３の送信手段をさらに含む。
【００１９】
このように、現在の日時が回答期限日時以前であって、会議を開催しないと判定された場合に、アクションアイテムの回答の送信を催促するので、アクションアイテムの有効回答率をより一層高くすることができる。したがって、無駄な会議が開催されることをさらに確実に防止することができるとともに、会議開催による充分な成果をさらに確実に常に得ることができる。
【００２０】
さらに好ましくは、会議開催判断装置は、現在の日時が回答期限日時以前ではなく、かつ、第２の判定手段によって、会議を開催しないと判定された場合に、会議の開催を中止するか、又は、会議の開催を延期するかを決定する決定手段をさらに含む。
【００２１】
このように、回答期限日時経過後において会議を開催しないと判定された場合に、会議の開催を中止するか、又は、会議の開催を延期するかを決定するので、例えば、延期すると決定された場合には、アクションアイテムの回答の再回収及び再回収したアクションアイテムの回答に基づく上記各種判定等を再度行なうことができる。したがって、無駄な会議が開催されることをさらに確実に防止することができるとともに、会議開催による充分な成果をさらに確実に常に得ることができる。
【００２２】
さらに好ましくは、会議開催判断装置は、決定手段による決定に基づいて、会議の開催を中止する旨を含む信号、又は、会議の開催を延期する旨を含む信号を、出席者側端末装置に対して送信する第４の送信手段をさらに含む。これにより、出席者側端末装置のユーザは、決定手段による決定の結果を容易に知ることができるので、ユーザの利便性をより一層向上させることができる。
【００２３】
本発明の第２の局面に係る会議開催自動判断システムは、少なくとも１つ以上の回答対象者側端末装置と、少なくとも１つ以上の出席対象者側端末装置と、回答対象者側端末装置及び出席対象者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催判断装置とを含む会議開催自動判断システムであって、会議開催判断装置は、少なくとも１つ以上のアクションアイテム、及び、アクションアイテムの回答対象者を記憶する第１の記憶手段と、アクションアイテムに入力すべき内容情報と、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を当該会議開催判断装置に対して送信することを要求する指示を含む信号とを、回答対象者側端末装置に対して送信する第１の送信手段と、回答対象者によって内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を回答対象者側端末装置から受信する第１の受信手段と、受信したアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定する第１の判定手段と、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、第１の判定手段によって有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出する算出手段と、算出された有効回答率に基づいて、会議を開催するか否かを判定する第２の判定手段とを含む。回答対象者側端末装置は、内容情報と信号とを受信する受信手段と、回答対象者によって内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を会議開催判断装置に対して送信する送信手段とを含む。
【００２４】
このように、会議開催自動判断システムは、第１の判定手段が、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定し、算出手段が、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、第１の判定手段によって有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出し、第２の判定手段が、算出された有効回答率に基づいて会議を開催するか否かを判定する会議開催判断装置を含むので、アクションアイテムの有効回答率が充分な状態であるか否かを判定して会議を開催することができる。したがって、無駄な会議が開催されることを防止することができるとともに、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【００２５】
本発明の第３の局面に係る会議開催判断方法は、少なくとも１つ以上の回答対象者側端末装置、及び、少なくとも１つ以上の出席対象者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催判断方法であって、少なくとも１つ以上のアクションアイテム、及び、アクションアイテムの回答対象者を記憶する記憶ステップと、アクションアイテムに入力すべき内容情報と、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を当該会議開催判断装置に対して送信することを要求する指示を含む信号とを、回答対象者側端末装置に対して送信する送信ステップと、回答対象者によって内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を回答対象者側端末装置から受信する受信ステップと、受信したアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定する第１の判定ステップと、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、第１の判定ステップによって有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出する算出ステップと、算出された有効回答率に基づいて、会議を開催するか否かを判定する第２の判定ステップとを含む。
【００２６】
このように、第１の判定ステップにおいて、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定し、算出ステップにおいて、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、第１のステップによって有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出し、第２の判定ステップにおいて、算出された有効回答率に基づいて会議を開催するか否かを判定するので、アクションアイテムの有効回答率が充分な状態であるか否かを判定して会議を開催することができる。したがって、無駄な会議が開催されることを防止することができるとともに、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【００２７】
本発明の第４の局面に係るコンピュータプログラムは、少なくとも１つ以上の回答対象者側端末装置、及び、少なくとも１つ以上の出席対象者側端末装置とネットワークを介してデータ通信を行なう会議開催判断装置としてコンピュータを機能させるコンピュータプログラムであって、当該コンピュータを、少なくとも１つ以上のアクションアイテム、及び、アクションアイテムの回答対象者を記憶する第１の記憶手段と、アクションアイテムに入力すべき内容情報と、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を当該会議開催判断装置に対して送信することを要求する指示を含む信号とを、回答対象者側端末装置に対して送信する第１の送信手段と、回答対象者によって内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を回答対象者側端末装置から受信する第１の受信手段と、受信したアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定する第１の判定手段と、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、第１の判定手段によって有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出する算出手段と、算出された有効回答率に基づいて、会議を開催するか否かを判定する第２の判定手段として機能させる。
【００２８】
このように、第１の判定手段としての機能が、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定し、算出手段としての機能が、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、第１の判定手段としての機能によって有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出し、第２の判定手段としての機能が、算出された有効回答率に基づいて会議を開催するか否かを判定するので、アクションアイテムの有効回答率が充分な状態であるか否かを判定して会議を開催することができる。したがって、無駄な会議が開催されることを防止することができるとともに、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【００２９】
なお、上記コンピュータプログラムには、このコンピュータプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステム又は他のアプリケーションプログラム等と協働して処理を実行することによって上述した各機能を実現するものを含んでいてもよい。
【００３０】
本発明の第５の局面に係る記録媒体は、上述のコンピュータプログラムを記録した、コンピュータが読取り可能な記録媒体である。
【００３１】
なお、上記記録媒体としては、例えば、コンピュータ内部の主記憶又は補助記憶を構成するＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ−Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、及び、補助記憶装置としてのハードディスクドライブ（ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ））等がある。
【００３２】
また、コンピュータの外部記憶装置としてプログラム読取装置が設けられ、この装置に挿入することで読取可能な記録媒体であってもよい。通常は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）が主記憶以外の記録媒体からコンピュータプログラムを読出し、この読出されたコンピュータプログラムを主記憶装置にロードして実行する。ＣＰＵは、インストールされたコンピュータプログラムに従って所定の処理を行なうようにコンピュータの各部を統括的に制御する。プログラム読取装置で読取可能な記録媒体としては、（１）磁気テープ、カセットテープ等のテープ系、（２）フレキシブルディスク（ＦＤ）、ハードディスク（ＨＤ）等の磁気ディスク、又は、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ−Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ  Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｄｉｓｋ）、ＭＤ（Ｍｉｎｉ  Ｄｉｓｋ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）等の光ディスクといったディスク系、（３）メモリカードを含むＩＣ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｃｉｒｃｕｉｔ）カード、光カード等のカード系、及び、（４）マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、フラッシュメモリ等の半導体メモリを含めた固定的にプログラムを記録する媒体等を例示することができる。
【００３３】
さらに、コンピュータを、インターネットを含む通信ネットワークに接続可能な構成とし、通信ネットワークからコンピュータプログラムをダウンロードするように流動的にプログラムを担持する媒体であってもよい。このように通信ネットワークからコンピュータプログラムをダウンロードする場合には、そのダウンロード用プログラムは予めコンピュータに格納しておけばよい。また、他の記録媒体からインストールされてもよい。
【発明の効果】
【００３４】
本発明によれば、第１の判定手段が、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定し、算出手段が、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、第１の判定手段によって有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出し、第２の判定手段が、算出された有効回答率に基づいて会議を開催するか否かを判定するので、アクションアイテムの有効回答率が充分な状態であるか否かを判定して会議を開催することができる。したがって、無駄な会議が開催されることを防止することができるとともに、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３５】
以下の説明及び図面においては、同一の部品には同一の参照符号及び名称を付してある。それらの機能も同様である。したがって、それらについての詳細な説明をその都度繰返すことはしない。
【００３６】
〈会議開催自動判断システム１０の構成〉
図１は、本発明の一実施の形態に係る会議開催自動判断システム１０の構成を模式的に示す図である。図１を参照して、会議開催自動判断システム１０は、会議開催判断装置２２と、開催者側端末装置２４と、対象者側端末装置２６ａ〜２６ｄと、メールサーバ２８とを含む。会議開催判断装置２２、開催者側端末装置２４、対象者側端末装置２６ａ〜２６ｄ、及び、メールサーバ２８は、ネットワークであるイントラネット２０を介して互いに接続され、電子メール（以下単に「メール」と記す場合がある。）等を含む各種データを相互に送受できる。なお、図１には、対象者側端末装置２６ａ〜２６ｄのみを図示するが、実際には多数存在する。以下、これら全てを総称して対象者側端末装置２６と記す場合がある。
【００３７】
会議開催判断装置２２は、会議の設定管理に必要となる各種データを管理するとともに、会議の設定管理及び会議を開催するか否かの判定を行なうサーバ装置である。開催者側端末装置２４は、会議の開催者によって操作される、パーソナルコンピュータ等の端末装置である。対象者側端末装置２６ａ〜２６ｄは、少なくとも会議の出席対象者、及び、後述するアクションアイテムの回答対象者のいずれかになり得る対象者によって操作される、パーソナルコンピュータ等の端末装置である。メールサーバ２８は、イントラネット２０に接続される各装置におけるメールの送受信に関する処理を行なうコンピュータである。
【００３８】
〈ハードウェア構成〉
[会議開催判断装置２２]
図２は、会議開催判断装置２２の構成を示すブロック図である。図２を参照して、会議開催判断装置２２は、制御部１００、ＨＤＤ１１２、操作部１１４、表示部１１６、及び、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄ）１１８を含む。
【００３９】
制御部１００は、実質的にコンピュータであって、中央演算処理装置（以下「ＣＰＵ」と記す。）１２２、ＲＯＭ１２４、及び、ＲＡＭ１２６を含む。ＣＰＵ１２２には、ＢＵＳライン１２８が接続されており、このＢＵＳライン１２８には、ＲＯＭ１２４及びＲＡＭ１２６が電気的に接続される。ＣＰＵ１２２は、開催者側端末装置２４及び対象者側端末装置２６等を含む外部装置、又は、操作部１１４等からの指示に応じて各種コンピュータプログラムを実行することによって、会議開催判断装置２２の各構成部の動作及び外部装置との通信等の所望の処理を実行する。上記の各種コンピュータプログラムは、予めＲＯＭ１２４又はＨＤＤ１１２に記憶されており、所望の処理の実行時において、当該ＲＯＭ１２４又はＨＤＤ１１２から読出されてＲＡＭ１２６に転送される。ＣＰＵ１２２は、ＣＰＵ１２２内の図示しないプログラムカウンタと呼ばれるレジスタに格納された値によって指定される、ＲＡＭ１２６内のアドレスからプログラムの命令を読出し、解釈する。ＣＰＵ１２２はまた、読出された命令によって指定されるアドレスから演算に必要なデータを読出し、そのデータに対し命令に対応する演算を実行する。実行の結果も、ＲＡＭ１２６、ＨＤＤ１１２及びＣＰＵ１２２内のレジスタ等の、命令によって指定されるアドレスに格納される。
【００４０】
本実施の形態において、ＲＯＭ１２４又はＨＤＤ１１２には、後述する会議内容設定処理等を含む会議開催判断装置２２の一般的な動作を実行するためのプログラムとともに、後述する会議開催自動判断処理を実現させるためのコンピュータプログラムが記憶される。このコンピュータプログラムは、イントラネット２０及びＮＩＣ１１８を介して外部装置から提供されてもよい。また、このコンピュータプログラムは、そのコンピュータプログラムが記録された、例えばＤＶＤ等の記録媒体によって提供されてもよい。すなわち、コンピュータプログラムの記録媒体としてのＤＶＤが、会議開催判断装置２２内に内蔵されるＤＶＤドライブ（図示せず。）に装着され、そのＤＶＤからプログラムが読出されてＨＤＤ１１２にインストールされてもよい。会議開催自動判断処理を実現するためのコンピュータプログラムの制御構造については後述する。
【００４１】
ＢＵＳライン１２８には、さらに、ＨＤＤ１１２、操作部１１４、表示部１１６、及び、ＮＩＣ１１８が電気的に接続される。
【００４２】
ＨＤＤ１１２は、磁気記憶媒体を備え、開催者側端末装置２４の表示部１１６に画像を表示させるための画像データ、及び、自己のメールアドレス等を含む各種データを記憶する記憶領域を提供する。
【００４３】
ＨＤＤ１１２は、また、会議スケジュール管理データベース１３０、アクションアイテムデータベース１３２、及び、会議設定内容データベース１３４を記憶する。これらのデータベース（以下「ＤＢ」と記す。）については後述する。
【００４４】
操作部１１４は、開催者の指示等に応じた各種入力及び文字入力等を行なうためのキーボード及びポインティングデバイスであるマウス等からなる入力装置である。表示部１１６は、会議開催判断装置２２における処理結果等を表示するための、液晶ディスプレイ等からなる表示装置である。操作部１１４及び表示部１１６は、インターフェイス（図示せず。）を介してＢＵＳライン１２８と接続される。
【００４５】
会議開催判断装置２２は、ＮＩＣ１１８を介して、ネットワークであるイントラネット２０に接続されており、イントラネット２０上に接続される開催者側端末装置２４及び対象者側端末装置２６等を含む外部装置とのデータ通信が可能である。会議開催判断装置２２は、メールを自動作成して、外部装置に対して送信することができる。
【００４６】
会議開催判断装置２２の各構成部には電源（図示せず。）が接続され、この電源から電圧が印加されることで、会議開催判断装置２２の各構成部が動作する。
【００４７】
以下、上記した会議スケジュール管理ＤＢ１３０、アクションアイテムＤＢ１３２、及び、会議設定内容ＤＢ１３４について説明する。
【００４８】
（会議スケジュール管理ＤＢ１３０）
会議スケジュール管理ＤＢ１３０は、会議室に関する情報を管理する会議室ＤＢと、少なくとも、開催者及び上記した対象者のいずれかになり得るユーザに関する情報を管理するユーザＤＢとを含む。
【００４９】
会議室ＤＢは、会議室メインテーブル、設備一覧テーブル、及び、会議室スケジュールテーブルを含む。テーブル１〜テーブル３に、会議室メインテーブル、設備一覧テーブル、及び、会議室スケジュールテーブルの一例をそれぞれ示す。
【００５０】
【表１】
2010122944.tif 000003
【００５１】
【表２】
2010122944.tif 000004
【００５２】
【表３】
2010122944.tif 000005
【００５３】
テーブル１を参照して、会議室メインテーブルには、各会議室に関する情報を識別して管理するために各情報に対して割当てられる会議室管理番号と、会議室の名称を示す会議室名と、会議室の収容可能人数を示す定員数と、会議室に備えられる備品の種類を示す備品Ｎｏ．とが、それぞれ関連付けて記憶される。
【００５４】
テーブル２を参照して、設備一覧テーブルには、テーブル１に示される備品Ｎｏ．と、備品Ｎｏ．に対応する備品名とが、それぞれ関連付けて記憶される。
【００５５】
テーブル３を参照して、会議スケジュールテーブルには、各会議に関する情報を識別して管理するために、各会議に対して割当てられる会議管理番号と、テーブル１に示す会議室管理番号と、会議の開始時間と、終了時間とが、それぞれ関連付けて記憶される。
【００５６】
会議室メインテーブル及び設備一覧テーブルは、各会議室の情報に基づいて予め記憶される。会議スケジュールテーブルは、新たに会議が設定される度に、設定された会議に関する情報が追加登録される。
【００５７】
ユーザＤＢは、ユーザメインテーブル、及び、ユーザスケジュールテーブルを含む。テーブル４及びテーブル５に、ユーザメインテーブル、及び、ユーザスケジュールテーブルの一例をそれぞれ示す。
【００５８】
【表４】
2010122944.tif 000006
【００５９】
【表５】
2010122944.tif 000007
【００６０】
テーブル４を参照して、ユーザメインテーブルには、各ユーザに関する情報を識別して管理するために、各ユーザに対して割当てられるユーザＮｏ．と、ユーザの氏名等を示すユーザ名と、ユーザのメールアドレスとが、それぞれ関連付けて記憶される。
【００６１】
テーブル５を参照して、ユーザスケジュールテーブルには、テーブル４に示されるユーザＮｏ．と、対応するユーザの予定の内容を示す件名と、予定の開始時間及び終了時間とが、それぞれ関連付けて記憶される。
【００６２】
ユーザメインテーブルは、各ユーザの情報に基づいて予め記憶される。ユーザスケジュールテーブルは、新たにユーザのスケジュールが設定される度に、設定されたスケジュールに関する情報が追加登録される。
【００６３】
（アクションアイテムＤＢ１３２）
アクションアイテムＤＢ１３２は、アクションアイテムメインテーブル、アクションアイテムランクテーブル、アクションアイテム回答対象者テーブル、及び、アクションアイテム回答テーブルを含む。テーブル６〜テーブル９に、アクションアイテムメインテーブル、アクションアイテムランクテーブル、アクションアイテム回答対象者テーブル、及び、アクションアイテム回答テーブルの一例をそれぞれ示す。
【００６４】
【表６】
2010122944.tif 000008
【００６５】
【表７】
2010122944.tif 000009
【００６６】
【表８】
2010122944.tif 000010
【００６７】
【表９】
2010122944.tif 000011
【００６８】
テーブル６を参照して、アクションアイテムメインテーブルには、各アクションアイテムに関する情報を識別して管理するために、各アクションアイテムに対して割当てられるアクションアイテム管理番号と、アクションアイテムの名称であるアクションアイテム名と、アクションアイテムの重要度を示すランクとが、それぞれ関連付けて記憶される。
【００６９】
テーブル７を参照して、アクションアイテムランクテーブルには、テーブル６に示すランクと、アクションアイテムの必要有効回答率とが、それぞれ関連付けて記憶される。本実施の形態において、ランクは、Ａ〜Ｃの順に重要度が低くなるように予め設定されており、必要有効回答率もＡ〜Ｃの順に重要度に応じて小さくなるように予め設定されている。
【００７０】
テーブル８を参照して、アクションアイテム回答対象者テーブルには、アクションアイテムの回答に関する情報を識別して管理するために、各情報に対して割当てられる回答管理Ｎｏ．と、テーブル６に示すアクションアイテム管理番号と、回答対象者のユーザＮｏ．とが、それぞれ関連付けて記憶される。ここで、アクションアイテムの回答とは、回答対象者によってアクションアイテムに入力すべき内容情報が入力されたものを示す。
【００７１】
テーブル９を参照して、アクションアイテム回答テーブルには、テーブル８に示す回答管理Ｎｏ．と、アクションアイテムの回答が格納されるＨＤＤ１１２におけるアドレスと、アクションアイテムの回答が有効か否かを示す有効フラグとが、それぞれ関連付けて記憶される。本実施の形態において、アクションアイテムの回答が有効であれば有効フラグが１となり、回答内容が有効でない、すなわち無効であれば有効フラグは０となる。
【００７２】
アクションアイテムメインテーブル、及び、アクションアイテム回答対象者テーブルは、新たに会議が設定される度に、設定された会議内容に基づいて情報が追加登録される。アクションアイテムランクテーブルは、アクションアイテムの重要度に応じて予め記憶される。アクションアイテム回答テーブルは、新たにアクションアイテムの回答を受信する度に、受信した回答に基づく情報が追加登録される。
【００７３】
（会議設定内容ＤＢ１３４）
会議設定内容ＤＢ１３４は、会議設定内容メインテーブル、会議開催ステータステーブル、及び、達成フラグテーブルを含む。テーブル１０〜テーブル１２に、会議設定内容メインテーブル、会議開催ステータステーブル、及び、達成フラグテーブルの一例をそれぞれ示す。
【００７４】
【表１０】
2010122944.tif 000012
【００７５】
【表１１】
2010122944.tif 000013
【００７６】
【表１２】
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【００７７】
テーブル１０を参照して、会議設定内容メインテーブルには、テーブル３に示す会議管理番号と、会議名と、会議設定者のユーザＮｏ．と、未達成時のアクションと、対象アクションアイテムの回答の回答期限日時と、会議を開催するか否かの判定を開始する日時である判定開始日時と、会議を開催するか否かの判定を行なう間隔である判定間隔と、会議設定の状態を示すステータスＮｏ．と、出席対象者のユーザＮｏ．と、対象アクションアイテムのアクションアイテム管理番号とが、それぞれ関連付けて記憶される。ここで、未達成時アクションとは、アクションアイテムの回答期限日時経過後に、会議を開催しないと判定された場合に決定されるアクションのことであり、会議の開催を中止するアクション、又は、会議の開催を延期し、会議を設定し直すアクションのうちのいずれかが選択される。
【００７８】
テーブル１１を参照して、会議開催ステータステーブルには、テーブル１０に示すステータスＮｏ．と、会議設定の状態を示す会議開催ステータスとが、それぞれ関連付けて記憶される。
【００７９】
テーブル１２を参照して、達成フラグテーブルには、テーブル３に示す会議管理番号と、テーブル７に示すアクションアイテムのランクと、ランク毎に定められた必要有効回答率を達成したか否かを示す達成フラグとが、それぞれ関連付けて記憶される。
【００８０】
[開催者側端末装置２４及び対象者側端末装置２６]
開催者側端末装置２４及び対象者側端末装置２６ａ〜２６ｄは、ＨＤＤ１１２に、上記した各種ＤＢが記憶されない点、並びに、ＲＯＭ１２４又はＨＤＤ１１２に記憶されるコンピュータプログラムが異なる点を除いて、会議開催判断装置２２と同一のハードウェア構成を有する。なお、対象者側端末装置２６は、メールを作成して、会議開催判断装置２２に対して送信することができる。
【００８１】
〈ソフトウェア構成〉
[会議開催判断装置２２]
（会議開催自動判断処理）
図３及び図４は、会議開催自動判断処理を実現するためのコンピュータプログラムの制御構造をフローチャート形式で示す図である。上述したように、ＲＯＭ１２４又はＨＤＤ１１２に記憶されるコンピュータプログラムは、会議開催自動判断処理を実行するようにプログラミングされている。この会議開催自動判断処理は、ＣＰＵ１２２が、上記コンピュータプログラムに従って、会議開催判断装置２２の各構成部の動作を制御することによって、ハードウェアとコンピュータプログラムとの協働により実現する、送信機能、判定機能及び算出機能等によって実行される。なお、送信機能とは、対象アクションアイテムに入力すべき内容情報を示す対象アクションアイテム名等を含む回答依頼情報と、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答を会議開催判断装置２２に対して送信することを要求するメッセージとを含む会議案内メールを、回答対象者側端末装置２６に対して送信する機能のことであり、判定機能とは、受信した対象アクションアイテムの回答が有効であるか否かの判定、及び、会議を開催するか否かの判定等の後述する各種判定を行なう機能のことであり、算出機能とは、後述する有効回答率等を算出する機能のことである。
【００８２】
会議開催自動判断処理を実現するためのコンピュータプログラムは、開催者によって、後述するメイン画面の登録ボタンが押下されることによって起動される。
【００８３】
図３を参照して、このプログラムは、設定された会議内容が充分であるか否かを判定するステップＳ１００と、ステップＳ１００において、設定された会議内容が充分であると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）及び会議スケジュールテーブル（テーブル３）等に、設定された会議内容を追加登録するステップＳ１０１とを含む。ステップＳ１０１において、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）のステータスＮｏ．には、アクションアイテムを回収中であることを示す「２」が登録される。
【００８４】
このプログラムはさらに、追加登録された会議内容に基づく会議案内メール及び配信先リストを作成し、会議案内メール及び配信先リストと、会議案内メールを開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６に対して送信することを要求する指示を含む指示信号とを、メールサーバ２８に対して送信するステップＳ１０２を含む。この会議案内メールには、会議名、会議日時、会議室名、会議設定者名、及び、出席対象者名を含む会議開催予告情報と、対象アクションアイテムに入力すべき内容情報を示す対象アクションアイテム名、対象アクションアイテム毎の回答対象者名、対象アクションアイテムの回答の送信先である会議開催判断装置２２のメールアドレス、及び、対象アクションアイテムの回答の回答期限日時を含む回答依頼情報とが含まれる。配信先リストには、開催者、出席対象者、及び、回答対象者のメールアドレスが含まれる。なお、会議案内メールの本文には、対象アクションアイテムの回答を会議開催判断装置２２に対して送信することを要求するメッセージが入力される。
【００８５】
このプログラムはさらに、ステップＳ１００において、設定された会議内容が充分ではないと判定された場合（ＮＯの場合）に実行され、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）に、設定された会議内容を追加登録するとともに、会議設定内容が不充分であることを示すエラーメッセージをメイン画面の一部に表示させるステップＳ１０３を含む。このとき、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）のステータスＮｏ．には、連絡前、すなわち、会議案内メールの送信前であることを示す「１」が登録される。
【００８６】
このプログラムはさらに、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）の回答期限日時に基づいて、現在の日時が回答期限日時以前であるか否かを判定するステップＳ１０４と、ステップＳ１０４において、回答期限日時以前であると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）の判定開始日時に基づいて、現在の日時が判定開始日時以前であるか否かを判定するステップＳ１０５とを含む。
【００８７】
このプログラムはさらに、ステップＳ１０５において判定開始日時以前ではないと判定された場合（ＮＯの場合）、すなわち現在の日時が判定開始日時の経過後である場合に実行され、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）における判定開始日時及び判定間隔に基づいて、現在の日時が会議を開催するか否かの判定を行なう時期であるか否かを判定するステップＳ１０６とを含む。
【００８８】
このプログラムはさらに、ステップＳ１０５において判定開始日時以前であると判定された場合（ＹＥＳの場合）、又は、ステップＳ１０６において現在の日時が会議を開催するか否かを判定する時期ではないと判定された場合（ＮＯの場合）に実行され、アクションアイテム回答テーブル（テーブル９）の回答内容に基づいて、対象アクションアイテムの回答があるか否かを判定するステップＳ１０７と、ステップＳ１０７において、対象アクションアイテムの回答があると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、各対象アクションアイテムの回答に対して、対象アクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定するための有効判定処理を行なうステップＳ１０８と、対象アクションアイテムの回答毎の判定結果をアクションアイテム回答テーブル（テーブル９）の有効フラグに入力するステップＳ１０９とを含む。ステップＳ１０７において対象アクションアイテムの回答がないと判定された場合（ＮＯの場合）、又は、ステップＳ１０９の処理後には、制御はステップＳ１０４に戻る。
【００８９】
ステップＳ１０８における有効判定処理の方法としては、当該分野において一般的に使用される方法であれば特に限定されるものではない。例えば、対象アクションアイテムの回答がエディタソフトで作成されたファイルである場合、制御部１００は、まず、対象アクションアイテムの回答に画像及び文字の両方が含まれているか否かを判定する。そして、両方が含まれていると判定した場合には、画像に対する説明又は説明に必要な画像が挿入されているため意味のある内容であると判定し、対象アクションアイテムの回答は有効であると判定する。一方、両方が含まれていないと判定した場合には、制御部１００は、対象アクションアイテムの回答に文字のみが含まれているか、又は、画像のみが含まれているかを判定する。そして、文字のみが含まれていると判定した場合には、文字全体に対する、例えば「あああああ」等の連続した同一文字の割合を算出し、算出した連続した割合が予め定めるしきい値を超えていれば意味のない内容であると判定し、対象アクションアイテムの回答は無効であると判定する。一方、予め定めるしきい値を超えていなければ、対象アクションアイテムの回答は有効であると判定する。また、文字のみが含まれていると判定した場合には、文字数によって判定する方法を使用することもできる。すなわち、制御部１００は、アクションアイテムの回答の文字数を算出し、算出した文字数が予め定めるしきい値（例えば、３０文字）以上であるか否かを判定する。そして、予め定めるしきい値以上である場合には意味のある内容であると判定し、アクションアイテムの回答は有効であると判定する。一方、予め定めるしきい値より小さい場合には意味のない内容であると判定し、アクションアイテムの回答は無効であると判定する。一方、対象アクションアイテムの回答に画像のみが含まれていると判定した場合には、使用色数、又は、隣接するピクセルとの色の違いの大きさが、予め定めるしきい値を超えているか否かを判定する。そして、しきい値を超えている場合には複雑であるため意味のある内容であると判定し、アクションアイテムの回答は有効であると判定する。一方、しきい値を超えていない場合には複雑でないため意味のない内容であると判定し、アクションアイテムの回答は無効であると判定する。なお、対象アクションアイテムの回答が画像ファイルである場合には、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）処理後のファイルに対し、上述と同様の有効判定処理を行なえばよい。
【００９０】
このプログラムはさらに、ステップＳ１０４において回答期限日時以前ではないと判定された場合（ＮＯの場合）、すなわち、現在の日時が回答期限日時の経過後である場合、又は、ステップＳ１０６において現在の日時が会議を開催するか否かの判定を行なう時期であると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、有効回答率判定処理を行なうステップＳ１１０を含む。
【００９１】
図４を参照して、このプログラムはさらに、達成フラグテーブル（テーブル１２）に基づいて、該当する会議管理番号に対応する達成フラグが全て達成であるか否かを判定するステップＳ１１１と、ステップＳ１１１において、対応する達成フラグが全て達成であると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）に基づく会議開催連絡メール及び配信先リストを作成し、会議開催連絡メール及び配信先リストと、会議開催連絡メールを開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６に対して送信することを要求する指示を含む指示信号とを、メールサーバ２８に対して送信するステップＳ１１２とを含む。この会議開催連絡メールには、上記した会議開催予告情報が含まれる。また会議開催連絡メールの本文には、会議を開催する旨のメッセージが入力される。配信先リストには、開催者及び出席対象者のメールアドレスが含まれる。
【００９２】
このプログラムはさらに、ユーザスケジュールテーブル（テーブル５）に、出席対象者のユーザＮｏ．と、当該会議のスケジュール内容とを関連付けて追加登録するステップＳ１１３を含む。
【００９３】
このプログラムはさらに、ステップＳ１１１において、該当する会議管理番号における達成フラグが全て達成ではないと判定された場合（ＮＯの場合）、すなわち達成フラグのうち１つでも未達成のものがある場合に実行され、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）の回答期限日時に基づいて、現在の日時が回答期限日時以前であるか否かを判定するステップＳ１１４と、ステップＳ１１４において、回答期限日時以前であると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、会議設定内容テーブル（テーブル１０）、アクションアイテム回答対象者テーブル（テーブル８）、及び、アクションアイテム回答テーブル（テーブル９）に基づいて、有効フラグに「１」が１つも存在しない回答管理Ｎｏ．を抽出し、抽出した回答管理Ｎｏ．に対応する回答対象者のメールアドレスを含む配信先リストと、対象アクションアイテム名、及び、対象アクションアイテムの回答を会議開催判断装置２２に対して送信することを催促するメッセージを含む回答催促メールとを作成し、作成した回答催促メール及び配信先リストと、回答催促メールを該当する対象者側端末装置２６に対して送信することを要求する指示を含む指示信号とを、メールサーバ２８に対して送信するステップＳ１１５を含む。ステップＳ１１５の処理後、制御はステップＳ１０４に戻る。
【００９４】
このプログラムはさらに、ステップＳ１１４において、回答期限日時以前ではないと判定された場合（ＮＯの場合）に実行され、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）の未達成時のアクションに基づいて、未達成時のアクションが中止か否かを判定するステップＳ１１６と、ステップＳ１１６において、未達成時のアクションが中止であると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、会議中止連絡メール及び配信先リストを作成し、会議中止連絡メール及び配信先リストと、会議中止連絡メールを開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６に対して送信することを要求する指示を含む指示信号とを、メールサーバ２８に対して送信するステップＳ１１７とを含む。会議中止連絡メールの本文には、会議の開催を中止する旨のメッセージが入力される。配信先リストには、開催者、及び、出席対象者のメールアドレスが含まれる。
【００９５】
このプログラムはさらに、ステップＳ１１６において、未達成時のアクションが中止ではないと判定された場合（ＮＯの場合）、すなわち、未達成時のアクションが延期である場合に実行され、会議延期連絡メール及び配信先リストを作成し、会議延期連絡メール及び配信先リストと、会議延期連絡メールを開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６に対して送信することを要求する指示を含む指示信号とを、メールサーバ２８に対して送信するステップＳ１１８とを含む。会議延期連絡メールの本文には、会議の開催を延期する旨のメッセージとともに、開催者に対して会議の再設定を要求する旨のメッセージが入力される。配信先リストには、開催者、及び、出席対象者のメールアドレスが含まれる。
【００９６】
（有効回答率判定処理）
図５は、図３のステップＳ１１０における有効回答率判定処理を実現するためのプログラムの制御構造をフローチャート形式で示す図である。図５を参照して、有効回答率判定処理を実現するためのプログラムは、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）から対象アクションアイテムのアクションアイテム管理番号を抽出するステップＳ２０１と、抽出したアクションアイテム管理番号、アクションアイテムメインテーブル（テーブル６）及びアクションアイテム回答対象者テーブル（テーブル８）に基づいて、対象アクションアイテムのランク毎の回答対象者の人数を、ランク毎の対象アクションアイテムの回答の最大回答数として算出するステップＳ２０２とを含む。
【００９７】
このプログラムはさらに、アクションアイテム回答テーブル（テーブル９）に基づいて、ランク毎の有効であると判定された対象アクションアイテムの回答数を抽出し、ステップＳ２０２で算出した最大回答数に対する、有効であると判定された対象アクションアイテムの回答数の割合をランク毎の有効回答率として算出するステップＳ２０３と、算出したランク毎の有効回答率とアクションアイテムランクテーブル（テーブル７）に基づいて、有効回答率が必要有効回答率以上のランクがあるか否かを判定するステップＳ２０４とを含む。
【００９８】
このプログラムはさらに、ステップＳ２０４において、有効回答率が必要有効回答率以上のランクがあると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、達成フラグテーブル（テーブル１２）における、有効回答率が必要有効回答率以上のランクに対応する達成フラグを達成とし、有効回答率が必要有効回答率よりも小さいランクに対応する達成フラグを未達成とするステップＳ２０５を含む。
【００９９】
このプログラムはさらに、ステップＳ２０４において、有効回答率が必要有効回答率以上のランクがないと判定された場合（ＮＯの場合）に実行され、達成フラグテーブル（テーブル１２）における達成フラグを全て未達成とするステップｓ２０６とを含む。なお、回答対象者が対象アクションアイテムの回答の修正を行なう等したために、アクションアイテム回答テーブル（テーブル９）の同一の回答管理Ｎｏ．に対して複数の回答が存在する場合がある。この場合、同一の回答管理Ｎｏ．に対して、１つでも有効であることを示す有効フラグである「１」があれば達成とするか、全ての有効フラグが「１」であるときに達成とするかは、予め定めておく。
【０１００】
〈動作〉
図１〜図１０を参照して、会議開催自動判断システム１０を構成する会議開催判断装置２２、開催者側端末装置２４、対象者側端末装置２６、及び、メールサーバ２８は、以下のように動作する。
【０１０１】
（会議内容設定処理）
会議を開催したいと考える開催者は、まず、開催者側端末装置２４の操作部１１４からの入力操作によって、会議内容設定処理を開始する旨の指示を出す。会議内容設定処理を開始する旨の指示がなされると、開催者側端末装置２４は、会議開催判断装置２２と接続される。そして、開催者側端末装置２４の表示部１１６には、会議開催判断装置２２のＨＤＤ１１２に記憶される画像データに基づく、会議の設定を行なうためのメイン画面が表示される。このとき表示されるメイン画面には、会議設定者名（開催者名）と会議管理番号とが反映される。図６は、メイン画面５００の一例を示す図である。開催者は、図６に示すメイン画面５００を確認して、以下に示す会議内容設定処理を行なう。
【０１０２】
すなわち、開催者はメイン画面５００を確認して、テキストフィールド５０２に会議名を入力する。本実施の形態では、会議名として「新製品企画会議」が入力される。会議名の入力後、開催者は、会議室／会議日時設定ボタン５０４を押下する。
【０１０３】
会議室／会議日時設定ボタン５０４が押下されると、開催者側端末装置２４の表示部１１６には、会議室の設定及び会議日時の設定を行なうための会議室／会議日時設定画面が表示される。図７は、会議室／会議日時設定画面６００の一例を示す図である。開催者は、図７に示す会議室／会議日時設定画面６００を確認して、検索期間入力領域６１０、会議時間入力領域６２０、及び、会議室定員入力領域６３０における矢印ボタンを操作することによって各入力領域のエディットフィールドの下方に、複数の選択項目を含むプルダウンリスト（図示せず。）を表示させる。そして、表示されたプルダウンリストに基づいて決定内容を選択する。この操作によって、検索期間入力領域６１０のエディットフィールドには会議の開催日時である会議日時を検索するための検索期間が表示され、会議時間入力領域６２０のエディットフィールドには会議に要する時間（以下「会議時間」と記す。）が表示され、会議室定員入力領域６３０のエディットフィールドには会議室の所望の定員数が表示される。開催者は、さらに、会議室設備入力領域６４０における所望のチェックボックスをＯＮにすることで、設備一覧テーブル（テーブル２）に基づいて会議室設備入力領域６４０に表示される複数の備品名の中から、会議に必要なものを選択する。開催者は、上述のようにして検索期間、会議時間、会議室定員及び会議室設備を設定すると、検索ボタン６５０を押下する。
【０１０４】
検索ボタン６５０が押下されると、会議開催判断装置２２の制御部１００は、会議スケジュール管理ＤＢ１３０の会議室ＤＢの中を検索して、以下のようにして、上述の各入力領域において入力された全ての条件を満たす会議室名及び会議日時の組合せを抽出する。すなわち、制御部１００は、まず、会議室メインテーブル（テーブル１）に基づいて、会議室定員入力領域６３０に表示された定員数以上の定員数を有し、かつ、会議室設備入力領域６４０でＯＮにされた備品を全て備える会議室に対応する会議室管理番号を抽出する。次いで、制御部１００は、会議スケジュールテーブル（テーブル３）に基づいて、抽出された会議室管理番号の中から、検索期間入力領域６１０に表示された検索期間内において、会議時間入力領域６２０に表示された会議時間以上の連続した空き時間を有する会議室に対応する会議室管理番号を抽出する。次いで、制御部１００は、上述の検索結果に基づいて、会議開催可能な会議室名及び会議日時の組合せの全てをリスト形式で含む候補リスト（図示せず。）を、会議室／会議日時設定画面６００の一部に表示させる。
【０１０５】
開催者は、候補リストを確認して、所望の会議室名及び会議日時の組合せを選択する。所望の会議室名及び会議日時の組合せが選択されると、開催者側端末装置２４の表示部１１６には、選択された会議室名及び会議日時の組合せに基づく、会議日時、会議室名、会議室定員、及び、会議室備品の内容が反映されたメイン画面５００が表示される。
【０１０６】
開催者は、メイン画面５００を確認し、アクションアイテム回答期限入力領域５１０、有効回答率判定開始日時入力領域５２０、アクション入力領域５３０、及び、有効回答率判定間隔入力領域５４０における矢印ボタンを操作することによって各入力領域のエディットフィールドの下方に、複数の選択項目を含むプルダウンリスト（図示せず。）を表示させる。そして、表示されたプルダウンリストに基づいて決定内容を選択する。この操作によって、アクションアイテム回答期限入力領域５１０のエディットフィールドにはアクションアイテムの回答期限日時が表示され、有効回答率判定開始日時入力領域５２０のエディットフィールドには判定開始日時が表示され、アクション入力領域５３０のエディットフィールドには会議開催条件未達成時のアクションが表示され、有効回答率判定間隔入力領域５４０には判定間隔が表示される。開催者は、上述のようにして、アクションアイテムの回答期限日時、判定開始日時、会議開催条件未達成時のアクション、及び、判定間隔を設定すると、出席対象者選択ボタン５０６を押下する。
【０１０７】
出席対象者選択ボタン５０６が押下されると、開催者側端末装置２４の表示部１１６には、会議の出席対象者の設定を行なうための出席対象者登録画面が表示される。図８は、出席対象者登録画面７００の一例を示す図である。開催者は、図８に示す出席対象者登録画面７００を確認して、テキストフィールド７１０に、所望のユーザ名を検索するための検索キーワードを入力する。検索キーワードの入力後、開催者は、検索ボタン７２０を押下する。検索ボタン７２０が押下されると、会議開催判断装置２２の制御部１００は、会議スケジュール管理ＤＢ１３０のユーザＤＢの中を検索して、ユーザメインテーブル（テーブル４）の中から入力された検索キーワードを含むユーザ名を抽出する。次いで、制御部１００は、抽出されたユーザ名を含むユーザメインテーブルの一部を、ユーザ一覧リストの一部としてリスト表示フィールド７３０に表示させる。開催者は、また、スクロールバー７４０を操作して、リスト表示フィールド７３０に表示されるユーザメインテーブルに基づくユーザ一覧リストの表示範囲を移動させることで、所望のユーザ名を含むユーザ一覧リストの一部を、リスト表示フィールド７３０に表示させることもできる。
【０１０８】
開催者は、表示されたユーザ一覧リストの一部を確認して所望のユーザ名を選択し、追加ボタン７５０又は削除ボタン７６０を押下する。追加ボタン７５０が押下されると、開催者側端末装置２４の表示部１１６に、選択されたユーザ名が出席対象者として追加された出席対象者名が反映されたメイン画面５００が表示される。一方、削除ボタン７６０が押下されると、開催者側端末装置２４の表示部１１６に、選択されたユーザ名が出席対象者から削除された出席対象者名が反映されたメイン画面５００が表示される。
【０１０９】
開催者は、メイン画面５００を確認し、アクションアイテム追加／削除ボタン５０８を押下する。アクションアイテム追加／削除ボタン５０８が押下されると、開催者側端末装置２４の表示部１１６には、アクションアイテムの設定を行なうためのアクションアイテム登録画面が表示される。図９は、アクションアイテム登録画面８００の一例を示す図である。開催者は、図９に示すアクションアイテム登録画面８００を確認して、テキストフィールド８１０に所望のアクションアイテム名を入力する。アクションアイテム名の入力後、開催者は、矢印ボタン８２０を操作することによってエディットフィールド８３０の下方に、アクションアイテムランクテーブル（テーブル７）に基づく複数の選択項目を含むプルダウンリスト（図示せず。）を表示させる。そして、表示されたプルダウンリストに基づいてアクションアイテムのランクを選択する。この操作によって、エディットフィールド８３０には選択されたランクが表示され、エディットフィールド８３０の近傍には選択されたランクに対応する必要有効回答率が表示される。開催者は、既に登録済みの対象アクションアイテムのランクを変更したい場合には、登録済みアイテム検索ボタン８４０を押下する。登録済みアイテム検索ボタン８４０が押下されると、会議開催判断装置２２の制御部１００は、会議設定内容テーブル（テーブル１０）及びアクションアイテムメインテーブル（テーブル６）に基づいて、当該会議管理番号に対応する対象アクションアイテムとして既に登録済みの全てのアクションアイテム名をリスト形式で含む一覧リスト（図示せず。）を作成してアクションアイテム登録画面８００の一部に表示させる。開催者が、表示された一覧リストを確認して所望のアクションアイテム名を選択すると、選択されたアクションアイテム名及び対応するランクが、テキストフィールド８１０及びエディットフィールド８３０に表示されるとともに、エディットフィールド８３０の近傍には選択されたランクに対応する必要有効回答率が表示される。開催者は、矢印ボタン８２０を操作することによって表示されるプルダウンリストに基づいてアクションアイテムのランクを変更する。これによって、エディットフィールド８３０には変更後のランクが表示されるとともに、エディットフィールド８３０の近傍には変更後のランクに対応する必要有効回答率が表示される。
【０１１０】
開催者は、上述のようにしてアクションアイテム名及びランクを設定すると、登録ボタン８５０又は削除ボタン８６０を押下する。登録ボタン８５０が押下されると、会議開催判断装置２２の制御部１００は、アクションアイテムメインテーブル（テーブル６）に基づいて、会議設定内容テーブル（テーブル１０）における当該会議管理番号に対応する対象アクションアイテム欄の中に、テキストフィールド８１０に入力されたアクションアイテム名に対応するアクションアイテム管理番号が含まれるか否かを判定する。そして、対応するアクションアイテム管理番号が含まれると判定すると、アクションアイテムメインテーブル（テーブル６）における、入力されたアクションアイテム名に対応するランクを、エディットフィールド８３０に表示されたランクに変更することでランク情報を更新する。一方、対応するアクションアイテム管理番号が含まれないと判定すると、テキストフィールド８１０に入力されたアクションアイテム名と、エディットフィールド８３０に入力されたランクとを新たなアクションアイテム管理番号とともにそれぞれ関連づけてアクションアイテムメインテーブル（テーブル６）に追加登録するとともに、会議設定内容テーブル（テーブル１０）における当該会議管理番号に対応する対象アクションアイテム欄の中に、上記した新たなアクションアイテム管理番号を追加登録する。上述の更新処理又は追加登録処理後、開催者側端末装置２４の表示部１１６には、上述の更新処理又は追加登録処理後の対象アクションアイテム名及び対応するランクの内容が反映されたメイン画面５００が表示される。
【０１１１】
一方、削除ボタン８６０が押下されると、会議開催判断装置２２の制御部１００は、アクションアイテムメインテーブル（テーブル６）に基づいて、会議設定内容テーブル（テーブル１０）における当該会議管理番号に対応する対象アクションアイテム欄の中に、テキストフィールド８１０に入力されたアクションアイテム名に対応するアクションアイテム管理番号が含まれるか否かを判定する。そして、対応するアクションアイテム管理番号が含まれると判定すると、アクションアイテムメインテーブル（テーブル６）における、当該アクションアイテム管理番号に関連する項目を削除するとともに、会議設定内容テーブル（テーブル１０）における当該会議管理番号に対応する対象アクションアイテム欄の中の、当該アクションアイテム管理番号を削除する。上述の削除処理後、開催者側端末装置２４の表示部１１６には、上述の削除処理後の対象アクションアイテム名及び対応するランクの内容が反映されたメイン画面５００が表示される。
【０１１２】
開催者は、メイン画面５００を確認し、表示された対象アクションアイテム毎に対応して設けられる回答対象者ボタン５０１，５０３のいずれかを押下する。回答対象者ボタン５０１，５０３のいずれかが押下されると、開催者側端末装置２４の表示部１１６には、アクションアイテムの回答対象者の設定を行なうための回答対象者確認／登録画面が表示される。図１０は、回答対象者確認／登録画面９００の一例を示す図である。開催者は、図１０に示す回答対象者確認／登録画面９００に、押下された回答対象者ボタンに対応して表示される、対象アクションアイテムの、アクションアイテム管理番号、アクションアイテム名、対応するランク、及び、アクションアイテムの回答対象者名を確認して、回答対象者選択ボタン９１０を押下する。
【０１１３】
回答対象者選択ボタン９１０が押下されると、開催者側端末装置２４の表示部１１６には、出席対象者登録画面７００（図８参照）と同様の回答対象者登録画面が表示される。開催者は、出席対象者の設定を行なう処理と同様にして、回答対象者の追加又は削除を行なう。
【０１１４】
開催者によって、回答対象者登録画面の追加ボタンが押下されると、開催者側端末装置２４の表示部１１６に、選択されたユーザ名が回答対象者として追加された回答対象者名が反映された回答対象者確認／登録画面９００が表示される。一方、削除ボタンが押下されると、開催者側端末装置２４の表示部１１６に、選択されたユーザ名が回答対象者から削除された回答対象者名が反映された回答対象者確認／登録画面９００が表示される。開催者は上述のようにして回答対象者を設定すると、ＯＫボタン９２０を押下する。ＯＫボタン９２０が押下されると、アクションアイテム回答対象者テーブル（テーブル８）における、表示された回答対象者名に関連する項目の追加登録又は削除が行なわれる。
【０１１５】
開催者は、上述の会議内容設定処理によって会議内容を設定した後、会議内容を一時保存したい場合には、メイン画面５００における一時保存ボタン５０７を押下する。一時保存ボタン５０７が押下されると、会議開催判断装置２２の制御部１００は、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）に、設定された会議内容を追加登録する。このとき、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）のステータスＮｏ．には、連絡前、すなわち、会議案内メールの送信前であることを示す「１」が登録される。また、開催者は、会議内容を登録するとともに、会議開催自動判断処理を開始したい場合にはメイン画面５００における登録ボタン５０５を押下する。
【０１１６】
（会議開催自動判断処理）
登録ボタン５０５が押下されると、会議開催判断装置２２の制御部１００は、設定された会議内容が充分であるか否かを判定する（Ｓ１００）。そして、会議内容が充分であると判定する（Ｓ１００にてＹＥＳ）と、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）及び会議スケジュールテーブル（テーブル３）等に、設定された会議内容を追加登録する（Ｓ１０１）。このとき、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）のステータスＮｏ．には、アクションアイテムを回収中であることを示す「２」が登録される。会議内容の追加登録後、制御部１００は、追加登録された会議内容に基づく会議案内メール及び配信先リストを作成し、会議案内メール及び配信先リストと、会議案内メールを開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６ａ〜２６ｄに対して送信することを要求する指示を含む指示信号とを、メールサーバ２８に対して送信する（Ｓ１０２）。配信先リストには、開催者、出席対象者、及び、回答対象者のメールアドレスが含まれる。本実施の形態において、開催者側端末装置２４は、開催者かつ出席対象者かつ回答対象者である「佐藤Ａ郎」により操作される。また、対象者側端末装置２６ａは、出席対象者かつ回答対象者である「田中Ｃ子」によって操作され、対象者側端末装置２６ｂは、出席対象者である「山田Ｄ郎」によって操作され、対象者側端末装置２６ｃは、出席対象者である「鈴木Ｂ輔」によって操作され、対象者側端末装置２６ｄは、回答対象者である「青木Ｆ志」によって操作される。
【０１１７】
一方、会議開催判断装置２２の制御部１００は、設定された会議内容が充分ではないと判定する（Ｓ１００にてＮＯ）と、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）に、設定された会議内容を追加登録するとともに、会議設定内容が不充分であることを示すエラーメッセージをメイン画面５００の一部に表示させる（Ｓ１０３）。このとき、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）のステータスＮｏ．には、連絡前、すなわち、会議案内メールの送信前であることを示す「１」が登録される。開催者はエラーメッセージを確認して、設定された会議内容が充分であると判定されるまで、会議内容設定処理及び登録ボタン５０５の押下を繰返す。
【０１１８】
メールサーバ２８は、会議案内メール、配信先リスト及び指示信号を受信すると、配信先リストに含まれるメールアドレスに基づいて、開催者側端末装置２４及び対象者側端末装置２６ａ〜２６ｄに対して会議案内メールを送信する。
【０１１９】
回答対象者は会議案内メールに含まれる対象アクション名を確認することで、対象アクションアイテムに入力すべき内容情報を理解する。そして、対象アクションアイテムの回答を作成して、作成した回答を会議開催判断装置２２に対して送信する。
【０１２０】
会議開催判断装置２２のＮＩＣ１１８は、対象アクションアイテムの回答を受信したか否かを常時監視している。会議開催判断装置２２の制御部１００は、ＮＩＣ１１８によって対象アクションアイテムの回答が受信されると、受信した回答をＨＤＤ１１２に記憶させるとともに、受信した対象アクションアイテムの回答の回答管理Ｎｏ．と、記憶先のアドレスとをそれぞれ関連付けて、アクションアイテム回答テーブル（テーブル９）に登録する。
【０１２１】
会議開催判断装置２２の制御部１００は、現在の日時が回答期限日時以前であり（Ｓ１０４にてＹＥＳ）、かつ判定開始日時以前である場合（Ｓ１０５にてＹＥＳ）、又は、現在の日時が回答期限日時以前であり（Ｓ１０４にてＹＥＳ）、かつ判定開始日時以前ではなく（Ｓ１０５にてＮＯ）、かつ会議を開催するか否かの判定を行なう時期ではない場合（Ｓ１０６にてＮＯ）には、アクションアイテム回答テーブル（テーブル９）における回答内容に基づいて、対象アクションアイテムの回答があるか否かを判定する（Ｓ１０７）。そして、対象アクションアイテムの回答があると判定した場合には（Ｓ１０７にてＹＥＳ）、各対象アクションアイテムの回答に対して、対象アクションアイテムの回答が有効か否かを判定するための有効判定処理を行なう（Ｓ１０８）とともに、対象アクションアイテムの回答毎の判定結果をアクションアイテム回答テーブル（テーブル９）の有効フラグに入力する（Ｓ１０９）。有効フラグの入力後、又は、対象アクションアイテムの回答がないと判定した場合には（Ｓ１０７にてＮＯ）、会議開催判断装置２２の制御部１００は、現在の日時が回答期限日時以前であるか否かを判定する。
【０１２２】
会議開催判断装置２２の制御部１００は、現在の日時が回答期限日時以前ではない場合（Ｓ１０４にてＮＯ）、又は、現在の日時が回答期限日時以前であり（Ｓ１０４にてＹＥＳ）、かつ判定開始日時以前ではなく（Ｓ１０５にてＮＯ）、かつ会議を開催するか否かの判定を行なう時期である場合（Ｓ１０６にてＹＥＳ）には、以下のようにして有効回答率判定処理を行なう（Ｓ１１０）。
【０１２３】
すなわち、制御部１００は、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）から対象アクションアイテムのアクションアイテム管理番号を抽出し（Ｓ２０１）、抽出したアクションアイテム管理番号、アクションアイテムメインテーブル（テーブル６）及びアクションアイテム回答対象者テーブル（テーブル８）に基づいて、対象アクションアイテムのランク毎の回答対象者の人数を、ランク毎の対象アクションアイテムの回答の最大回答数として算出する（Ｓ２０２）。
【０１２４】
制御部１００は、さらに、アクションアイテム回答テーブル（テーブル９）に基づいて、ランク毎の有効であると判定された対象アクションアイテムの回答数を抽出し、算出した最大回答数に対する、有効であると判定された対象アクションアイテムの回答数の割合をランク毎の有効回答率として算出する（Ｓ２０３）。次いで、算出したランク毎の有効回答率とアクションアイテムランクテーブル（テーブル７）とに基づいて、有効回答率が必要有効回答率以上のランクがあるか否かを判定する（Ｓ２０４）。そして、有効回答率が必要有効回答率以上のランクがあると判定した場合には（Ｓ２０４にてＹＥＳ）、達成フラグテーブル（テーブル１２）における、有効回答率が必要有効回答率以上のランクに対応する達成フラグを達成とし、有効回答率が必要有効回答率よりも小さいランクに対応する達成フラグを未達成とする（Ｓ２０５）。一方、有効回答率が必要有効回答率以上のランクがないと判定した場合には（Ｓ２０４にてＮＯ）、達成フラグテーブル（テーブル１２）における達成フラグを全て未達成とする（Ｓ２０６）。
【０１２５】
会議開催判断装置２２の制御部１００は、達成フラグテーブル（テーブル１２）に基づいて、該当する会議管理番号（本実施の形態においては「２」）に対応する達成フラグが全て達成であるか否かを判定する（Ｓ１１１）。そして、対応する達成フラグが全て達成であると判定すると（Ｓ１１１にてＹＥＳ）、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）に基づく会議開催連絡メール及び配信先リストを作成し、会議開催連絡メール及び配信先リストと、会議開催連絡メールを開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６ａ〜２６ｃに対して送信することを要求する指示を含む指示信号とを、メールサーバ２８に対して送信する（Ｓ１１２）とともに、ユーザスケジュールテーブル（テーブル５）に、出席対象者のユーザＮｏ．と、当該会議のスケジュール内容とをそれぞれ関連付けて追加登録する（Ｓ１１３）。配信先リストには、開催者及び出席対象者のメールアドレスが含まれる。
【０１２６】
メールサーバ２８は、会議開催連絡メール、配信先リスト及び指示信号を受信すると、配信先リストに含まれるメールアドレスに基づいて、開催者側端末装置２４及び対象者側端末装置２６ａ〜２６ｃに対して会議開催連絡メールを送信する。
【０１２７】
一方、会議開催判断装置２２の制御部１００は、該当する会議管理番号における達成フラグが全て達成ではないと判定すると（Ｓ１１１にてＮＯ）、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）の回答期限日時に基づいて、現在の日時が回答期限日時以前であるか否かを判定する（Ｓ１１４）。そして、回答期限日時以前であると判定した場合には（Ｓ１１４にてＹＥＳ）、会議設定内容テーブル（テーブル１０）、アクションアイテム回答対象者テーブル（テーブル８）、及び、アクションアイテム回答テーブル（テーブル９）に基づいて、有効フラグに「１」が１つも存在しない回答管理Ｎｏ．を抽出し、抽出した回答管理Ｎｏ．に対応する回答対象者のメールアドレスを含む配信先リストと、対象アクションアイテム名、及び、対象アクションアイテムの回答を会議開催判断装置２２に対して送信することを催促するメッセージを含む回答催促メールとを作成し、作成した回答催促メール及び配信先リストと、回答催促メールを該当する対象者側端末装置２６に対して送信することを要求する指示を含む指示信号とを、メールサーバ２８に対して送信する（Ｓ１１５）。送信後、制御部１００は、現在の日時が回答期限日時以前であるか否かを判定する（Ｓ１０４）。
【０１２８】
メールサーバ２８は、回答催促メール、配信先リスト及び指示信号を受信すると、配信先リストに含まれるメールアドレスに基づいて、該当する対象者側端末装置２６に対して回答催促メールを送信する。
【０１２９】
一方、会議開催判断装置２２の制御部１００は、現在の日時が回答期限日時以前ではないと判定した場合には（Ｓ１１４にてＮＯ）、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）の未達成時のアクションに基づいて、未達成時のアクションが中止か否かを判定する（Ｓ１１６）。そして、未達成時のアクションが中止であると判定すると（Ｓ１１６にてＹＥＳ）、会議中止連絡メール及び配信先リストを作成し、会議中止連絡メール及び配信先リストと、会議中止連絡メールを開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６ａ〜２６ｃに対して送信することを要求する指示を含む指示信号とを、メールサーバ２８に対して送信する（Ｓ１１７）。配信先リストには、開催者、及び、出席対象者のメールアドレスが含まれる。
【０１３０】
メールサーバ２８は、会議中止連絡メール、配信先リスト及び指示信号を受信すると、配信先リストに含まれるメールアドレスに基づいて、開催者側端末装置２４及び対象者側端末装置２６ａ〜２６ｃに対して会議中止連絡メールを送信する。
【０１３１】
一方、会議開催判断装置２２の制御部１００は、未達成時のアクションが中止ではないと判定すると（Ｓ１１６にてＮＯ）、会議延期連絡メール及び配信先リストを作成し、会議延期連絡メール及び配信先リストと、会議延期連絡メールを開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６ａ〜２６ｃに対して送信することを要求する指示を含む指示信号とを、メールサーバ２８に対して送信する（Ｓ１１８）。配信先リストには、開催者、及び、出席対象者のメールアドレスが含まれる。
【０１３２】
メールサーバ２８は、会議延期連絡メール、配信先リスト及び指示信号を受信すると、配信先リストに含まれるメールアドレスに基づいて、開催者側端末装置２４及び対象者側端末装置２６ａ〜２６ｃに対して会議延期連絡メールを送信する。
【０１３３】
なお、開催者によって、図６〜図１０に示す各画面におけるキャンセルボタンが押下された場合には、各画面の表示が終了されるとともに、会議内容設定処理が中止される。
【０１３４】
また、会議開催連絡メール、会議延期連絡メール、又は、会議中止連絡メールの送信後には、会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）における、該当する会議管理番号に対応するステータスＮｏ．には、各メール内容に応じた番号が登録される。
【０１３５】
〈作用・効果〉
上記実施の形態によれば、少なくとも１つ以上の対象者側端末装置２６とイントラネット２０を介してデータ通信を行なう会議開催判断装置２２において、ＨＤＤ１１２は、少なくとも１つ以上のアクションアイテム、及び、アクションアイテムの回答対象者を記憶し、制御部１００は、メールサーバ２８に対し、対象アクションアイテムに入力すべき内容情報を示す対象アクションアイテム名等を含む回答依頼情報と、内容情報が入力された対象アクションアイテムの回答を会議開催判断装置２２に対して送信することを要求するメッセージとを含む会議案内メールを、会議開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６に対して送信させ、ＮＩＣ１１８は、回答対象者によって内容情報が入力された対象アクションアイテムの回答を対象者側端末装置２６から受信し、制御部１００は、受信した各対象アクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定するための有効判定処理を行ない、対象アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、有効であると判定された対象アクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出し、算出した有効回答率に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。
【０１３６】
このように、制御部１００が、内容情報が入力された対象アクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定し、対象アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、有効であると判定された対象アクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出し、算出された有効回答率に基づいて会議を開催するか否かを判定するので、対象アクションアイテムの有効回答率が充分な状態であるか否かを判定して会議を開催することができる。したがって、無駄な会議が開催されることを防止することができるとともに、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【０１３７】
また上記実施の形態によれば、ＨＤＤ１１２は、会議室スケジュールテーブル及びユーザスケジュールテーブル等を含む会議スケジュール管理ＤＢ１３０を記憶し、制御部１００は、会議スケジュール管理ＤＢ１３０に基づいて、会議の開催場所及び開催日時を設定し、設定した会議の開催場所及び開催日時を報知するための会議開催予告情報を含む会議案内メールを、開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６に対して送信する。
【０１３８】
このように、制御部１００によって会議の開催場所及び開催日時が設定されるので、設定動作による会議の開催者にかかる負担を軽減することができる。また、制御部１００は、上記した会議案内メールを、開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６に対して送信するので、回答対象者及び出席対象者は会議の開催場所及び開催日時を容易に知ることができる。したがって、ユーザの利便性をより一層向上させることができる。
【０１３９】
また上記実施の形態によれば、ＨＤＤ１１２は、アクションアイテムの重要度を示すランクをアクションアイテム毎に記憶し、制御部１００は、対象アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、有効であると判定された対象アクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率をランク毎に算出し、算出したランク毎の有効回答率に基づいて、会議を開催するか否かを判定する。このように、アクションアイテムの重要度を示すランク毎の有効回答率に基づいて会議を開催するか否かを判定するので、対象アクションアイテムの有効回答率が充分な状態であるか否かをより一層正確に判定して会議を開催することができる。したがって、無駄な会議が開催されることをさらに確実に防止することができるとともに、会議開催による充分な成果をさらに確実に常に得ることができる。
【０１４０】
また上記実施の形態によれば、ＨＤＤ１１２は、必要有効回答率を予め記憶し、制御部１００は、算出された有効回答率が必要有効回答率以上である場合に、会議を開催すると判定する。このように、算出された有効回答率が必要有効回答率以上である場合に、会議を開催すると判定するので、会議を開催するか否かの判定をより一層容易に行なうことができる。したがって、無駄な会議が開催されることをより一層容易に防止することができるとともに、会議開催による充分な成果をより一層容易に常に得ることができる。
【０１４１】
また上記実施の形態によれば、対象アクションアイテムは、少なくとも文字及び画像のいずれかを含み、制御部１００は、受信した対象アクションアイテムの回答における、少なくとも文字の数及び画像の複雑さのいずれかに基づいて、受信した対象アクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定する。このように、少なくとも文字の数及び画像の複雑さのいずれかに基づいて、受信した対象アクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定するので、判定をより一層正確に行なうことができる。したがって、無駄な会議が開催されることをより一層確実に防止することができるとともに、会議開催による充分な成果をより一層確実に常に得ることができる。
【０１４２】
また上記実施の形態によれば、ＨＤＤ１１２は、対象アクションアイテムの回答の回答期限日時と、会議を開催するか否かの判定を開始する日時である判定開始日時と、会議を開催するか否かの判定を行なう間隔である判定間隔とを記憶し、制御部１００は、判定開始日時から回答期限日時までの期間において、判定間隔毎に、会議を開催するか否かを判定する。このように、判定開始日時から回答期限日時までの期間において、判定間隔毎に会議を開催するか否かを判定するので、回答期限日時以前に有効回答率が充分な状態になった場合において、会議を開催するという判定をより一層迅速に下すことができる。
【０１４３】
また上記実施の形態によれば、制御部１００は、現在の日時が回答期限日時以前であって、かつ、会議を開催しないと判定した場合に、対象アクションアイテムの回答を会議開催判断装置２２に対して送信することを催促するメッセージを含む回答催促メールを、該当する対象者側端末装置２６に対して送信する。このように、現在の日時が回答期限日時以前であって、会議を開催しないと判定された場合に、対象アクションアイテムの回答の送信を催促するので、対象アクションアイテムの有効回答率をより一層高くすることができる。したがって、無駄な会議が開催されることをさらに確実に防止することができるとともに、会議開催による充分な成果をさらに確実に常に得ることができる。
【０１４４】
また上記実施の形態によれば、制御部１００は、現在の日時が回答期限日時以前ではなく、かつ、会議を開催しないと判定した場合に、会議の開催を中止するか、又は、会議の開催を延期するかを会議設定内容メインテーブル（テーブル１０）に基づいて決定する。このように、回答期限日時経過後において会議を開催しないと判定された場合に、会議の開催を中止するか、又は、会議の開催を延期するかを決定するので、例えば、延期すると決定された場合には、対象アクションアイテムの回答の再回収及び再回収した対象アクションアイテムの回答に基づく上記各種判定等を再度行なうことができる。したがって、無駄な会議が開催されることをさらに確実に防止することができるとともに、会議開催による充分な成果をさらに確実に常に得ることができる。
【０１４５】
また上記実施の形態によれば、制御部１００は、会議の開催を中止するか、又は、会議の開催を延期するかの決定に基づいて、メールサーバ２８に対し、会議の開催を中止する旨のメッセージを含む会議中止連絡メール、又は、会議の開催を延期する旨のメッセージを含む会議延期連絡メールを、会議開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６に対して送信させる。これにより、会議開催者側端末装置２４及び該当する対象者側端末装置２６のユーザ、すなわち出席対象者は、上記決定の結果を容易に知ることができるので、ユーザの利便性をより一層向上させることができる。
【０１４６】
また上記実施の形態によれば、会議開催自動判断システム１０は、少なくとも１つ以上の対象者側端末装置２６と、対象者側端末装置２６とイントラネット２０を介してデータ通信を行なう上記した会議開催判断装置２２とを含む。対象者側端末装置２６において、ＮＩＣ１１８は、上記した会議案内メールを受信し、制御部１００は、回答対象者によって内容情報が入力された対象アクションアイテムの回答を会議開催判断装置２２に対して送信する。
【０１４７】
このように、会議開催自動判断システム１０は、制御部１００が、内容情報が入力されたアクションアイテムの回答が有効であるか否かを判定し、アクションアイテムの回答の最大回答数に対する、有効であると判定されたアクションアイテムの回答数の割合を示す有効回答率を算出し、算出された有効回答率に基づいて会議を開催するか否かを判定する会議開催判断装置２２を含むので、対象アクションアイテムの有効回答率が充分な状態であるか否かを判定して会議を開催することができる。したがって、無駄な会議が開催されることを防止することができるとともに、会議開催による充分な成果を常に得ることができる。
【０１４８】
なお、上記実施の形態において、ユーザメインテーブルには、ユーザＮｏ．と、ユーザ名と、ユーザのメールアドレスとが、それぞれ関連付けて記憶されたが、本発明はそのような実施の形態に限定されない。例えば、ユーザの肩書、所属部署名、及び、電話番号等の情報が、上述の各項目に関連づけて記憶されていてもよい。また、ユーザメインテーブルは、同性同名のユーザを区別した検索、部門毎の検索、及び、管理職以上のユーザのみを対象とする検索等に利用可能なように構成されていてもよい。
【０１４９】
また、上記実施の形態において、ユーザＮｏ．として１から１０までの数字を使用したが、本発明はそのような実施の形態に限定されず、例えば、社員番号等を使用してもよい。
【０１５０】
また、上記実施の形態において、アクションアイテム回答テーブルには、回答内容として、ＨＤＤ１１２における対象アクションアイテムの回答の記憶先のアドレスが記憶されたが、本発明はそのような実施の形態には限定されない。例えば、上記アドレスに代えて、対象アクションアイテムの回答の内容自体が記憶されてもよい。
【０１５１】
また、上記実施の形態において、アクションアイテムランクテーブルにおける必要有効回答率は、アクションアイテムの重要度に基づいて予め記憶されたが、本発明はそのような実施の形態には限定されない。例えば、会議の開催者が新たに会議を設定する度に、新規に登録してもよい。
【０１５２】
また、上記実施の形態において、メールサーバ２８は、会議開催判断装置２２とは別の装置であったが、本発明はそのような実施の形態に限定されず、例えば一体型の装置であってもよい。
【０１５３】
また、上記実施の形態において、未達成時のアクションは予め登録されたが、本発明はそのような実施の形態には限定されない。例えば、達成フラグが全て達成ではないと判定された際に（Ｓ１１１にてＮＯ）、その旨を開催者に対して通知し、通知を受けた時点で開催者が登録してもよい。
【０１５４】
また、上記実施の形態において、会議スケジュール管理ＤＢ１３０、アクションアイテムＤＢ１３２、及び、会議設定内容ＤＢ１３４は、会議開催判断装置２２のＨＤＤ１１２に記憶されたが、本発明はそのような実施の形態に限定されない。例えば、イントラネット２０を介して、会議開催判断装置２２等と接続可能なＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  ＳＱＬ  Ｓｅｒｖｅｒ等のデータベースサーバに記憶されてもよい。
【０１５５】
今回開示された実施の形態は単に例示であって、この発明が上記した実施の形態のみに制限されるわけではない。この発明の範囲は、発明の詳細な説明の記載を参酌した上で、特許請求の範囲の各請求項によって示され、そこに記載された文言と均等の意味及び範囲内での全ての変更を含む。
【図面の簡単な説明】
【０１５６】
【図１】本発明の一実施の形態に係る会議開催自動判断システムの構成を模式的に示す図である。
【図２】会議開催判断装置の構成を示すブロック図である。
【図３】会議開催自動判断処理を実現するためのコンピュータプログラムの制御構造をフローチャート形式で示す図である。
【図４】会議開催自動判断処理を実現するためのコンピュータプログラムの制御構造をフローチャート形式で示す図である。
【図５】図３のステップＳ１１０における有効回答率判定処理を実現するためのプログラムの制御構造をフローチャート形式で示す図である。
【図６】メイン画面の一例を示す図である。
【図７】会議室／会議日時設定画面の一例を示す図である。
【図８】出席対象者登録画面の一例を示す図である。
【図９】アクションアイテム登録画面の一例を示す図である。
【図１０】回答対象者確認／登録画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【０１５７】
１０  会議開催自動判断システム
２０  イントラネット
２２  会議開催判断装置
２４  開催者側端末装置
２６  対象者側端末装置
２８  メールサーバ
１００  制御部
１１２  ＨＤＤ
１１４  操作部
１１６  表示部
１１８  ＮＩＣ
１２２  ＣＰＵ
１２４  ＲＯＭ
１２６  ＲＡＭ
１２８  ＢＵＳライン
１３０  会議スケジュール管理ＤＢ
１３２  アクションアイテムＤＢ
１３４  会議設定内容ＤＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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