(57)【要約】【課題】  発注業務で利用する帳票の管理を適切に行うことを可能とする。【解決手段】  デジタル複合機１０１は、商品の識別情報に対応付けて商品の発注先に係る情報を管理する。また、デジタル複合機１０１は、注文書の内容を示す注文書データを入力すると、注文書データに含まれる商品の識別情報に対応する商品の発注先に係る情報を取得し、商品の発注先に係る情報及び注文書データに基づいて商品の発注書データを生成する。【選択図】  図１
2010049360.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
商品の識別情報に対応付けて商品の発注先に係る情報を管理する第１の管理手段と、
注文書の内容を示す注文書データを入力する注文書データ入力手段と、
前記注文書データに含まれる商品の識別情報に対応する商品の発注先に係る情報を前記第１の管理手段より取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された商品の発注先に係る情報及び前記注文書データに基づいて、発注先に対する商品の発注書データを生成する発注書データ生成手段とを有することを特徴とする発注管理装置。
【請求項２】
前記発注書データを一意に特定するための発注書特定情報を管理する第２の管理手段と、
納品書の内容を示す納品書データを入力する納品書データ入力手段と、
前記納品書データに含まれる前記納品書データを一意に特定するための納品書特定情報に対応する発注書特定情報が前記第２の管理手段において管理されているか否かに応じて、納品状況を判定する判定手段とを更に有することを特徴とする請求項１に記載の発注管理装置。
【請求項３】
前記第２の管理手段は、各発注書特定情報に対応付けて納品済みか否かを更に管理し、前記判定手段は、前記納品書特定情報に対応する発注書特定情報が前記第２の管理手段において管理され、且つ当該発注書特定情報に対応付けて納品済みであることが前記第２の管理手段において管理されているか否かに応じて、納品状況を判定することを特徴とする請求項２に記載の発注管理装置。
【請求項４】
注文書の追加指示を受け付ける第１の受付手段と、
前記第１の受付手段による注文書の追加指示の受け付けに応じて前記注文書データ入力手段より新たに入力される追加分の注文書の内容を示す注文書データに基づいて前記発注書データを更新する発注書データ更新手段とを更に有することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の発注管理装置。
【請求項５】
前記発注書データの変更指示を受け付ける第２の受付手段と、
前記第２の受付手段により受け付けた変更指示に応じて前記発注書データを変更する発注書データ変更手段とを更に有することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の発注管理装置。
【請求項６】
前記発注書データ生成手段により生成された前記発注書データは、外部装置において格納され、前記第２の管理手段は、前記発注書特定情報に対応付けて前記外部装置における前記発注書データの格納先情報を更に管理することを特徴とする請求項１乃至５の何れか１項に記載の発注管理装置。
【請求項７】
前記発注書データ生成手段により生成された前記発注書データは、前記発注管理装置において格納され、前記第２の管理手段は、前記発注書特定情報に対応付けて前記発注管理装置における前記発注書データの格納先情報を更に管理することを特徴とする請求項１乃至５の何れか１項に記載の発注管理装置。
【請求項８】
発注管理装置による発注管理方法であって、
注文書の内容を示す注文書データを入力する注文書データ入力ステップと、
前記注文書データに含まれる商品の識別情報に対応する商品の発注先に係る情報を、商品の識別情報に対応付けて商品の発注先に係る情報を管理する管理手段より取得する取得ステップと、
前記取得ステップにより取得された商品の発注先に係る情報及び前記注文書データに基づいて、発注先に対する商品の発注書データを生成する発注書データ生成ステップとを含むことを特徴とする発注管理方法。
【請求項９】
注文書の内容を示す注文書データを入力する注文書データ入力ステップと、
前記注文書データに含まれる商品の識別情報に対応する商品の発注先に係る情報を、商品の識別情報に対応付けて商品の発注先に係る情報を管理する管理手段より取得する取得ステップと、
前記取得ステップにより取得された商品の発注先に係る情報及び前記注文書データに基づいて、発注先に対する商品の発注書データを生成する発注書データ生成ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１０】
注文書の内容を示す注文書データを入力する注文書データ入力ステップと、
前記注文書データに含まれる商品の識別情報に対応する商品の発注先に係る情報を、商品の識別情報に対応付けて商品の発注先に係る情報を管理する管理手段より取得する取得ステップと、
前記取得ステップにより取得された商品の発注先に係る情報及び前記注文書データに基づいて、発注先に対する商品の発注書データを生成する発注書データ生成ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、商品の発注業務で利用する帳票管理を行うための技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、コスト削減や人為的ミス防止のため、受発注業務のシステム化は多くの企業が目指すところである。日々多くの受発注が発生し、且つ多数の外注先を抱える企業においては、受発注業務及びそれに伴う各帳票（受注書／発注書／納品書）の管理負荷は大きなものになる。しかしながら、「得意先」、「発注元」及び「外注先」の三者が関連する受発注業務において共通システムを導入することは、コスト面、インフラ面等において障壁が高い。
【０００３】
また、現在でもＦＡＸによる受発注処理は広く使用されており、特に中小企業や年配の作業者においては、ＦＡＸからシステムへの移行は人的スキル面でもハードルが高い。
【０００４】
そのような状況の中の策の一つとして、特許文献１では、ＦＡＸによる受発注確認の自動化方法を提案している。この中で、受信ＦＡＸデータから発注コードをＯＣＲ処理により取得し、対応する発注情報に基づいて発注要求を行う方法について記されている。このシステムでは、発注コードに紐付いた発注内容をデータベース等から検索するため、作業手間の省略と発注ミスの防止を目的としている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−１１０１４３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１では、発注要求の自動化について記載されているものの、その際の発注書の起票については言及されておらず、帳票管理という面においての利便性が高まるとは考えにくい。また、三者間での受発注が発生する業態において、得意先からの注文書の受理、外注先への発注、外注先からの納品確認といった流れをフォローするものにはなり得ない。
【０００７】
そこで、本発明の目的は、発注業務で利用する帳票の管理を適切に行うことを可能とすることにある。
【０００８】
本発明の他の目的は、発行した発注書に対して納品書を受領したか否かを適切に管理することを可能とすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の発注管理装置は、商品の識別情報に対応付けて商品の発注先に係る情報を管理する第１の管理手段と、注文書の内容を示す注文書データを入力する注文書データ入力手段と、前記注文書データに含まれる商品の識別情報に対応する商品の発注先に係る情報を前記第１の管理手段より取得する取得手段と、前記取得手段により取得された商品の発注先に係る情報及び前記注文書データに基づいて、発注先に対する商品の発注書データを生成する発注書データ生成手段とを有することを特徴とする。
本発明の発注管理方法は、発注管理装置による発注管理方法であって、注文書の内容を示す注文書データを入力する注文書データ入力ステップと、前記注文書データに含まれる商品の識別情報に対応する商品の発注先に係る情報を、商品の識別情報に対応付けて商品の発注先に係る情報を管理する管理手段より取得する取得ステップと、前記取得ステップにより取得された商品の発注先に係る情報及び前記注文書データに基づいて、発注先に対する商品の発注書データを生成する発注書データ生成ステップとを含むことを特徴とする。
本発明のプログラムは、注文書の内容を示す注文書データを入力する注文書データ入力ステップと、前記注文書データに含まれる商品の識別情報に対応する商品の発注先に係る情報を、商品の識別情報に対応付けて商品の発注先に係る情報を管理する管理手段より取得する取得ステップと、前記取得ステップにより取得された商品の発注先に係る情報及び前記注文書データに基づいて、発注先に対する商品の発注書データを生成する発注書データ生成ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
本発明のコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、注文書の内容を示す注文書データを入力する注文書データ入力ステップと、前記注文書データに含まれる商品の識別情報に対応する商品の発注先に係る情報を、商品の識別情報に対応付けて商品の発注先に係る情報を管理する管理手段より取得する取得ステップと、前記取得ステップにより取得された商品の発注先に係る情報及び前記注文書データに基づいて、発注先に対する商品の発注書データを生成する発注書データ生成ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明においては、注文書データを入力すると、当該注文書データに含まれる商品の識別情報に対応する商品の発注先に係る情報を取得し、商品の発注先に係る情報と当該注文書データとに基づいて商品の発注書データを生成するように構成している。従って、本発明によれば、注文書データを入力することにより発注書の起票を自動的に行うことが可能となり、発注業務で利用する帳票の管理を適切に行うことができる。
【００１１】
また、本発明においては、納品書データを入力すると、納品書データに含まれる納品書特定情報に対応する発注書特定情報が管理されているか否かに応じて、納品状況を判定するように構成している。従って、本発明によれば、発行した発注書に対して納品書を受領したか否かを適切に管理することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本発明の実施形態における「得意先」、「自社（発注元）」及び「外注先」の三者間のシステム構成を示す図である。
【００１４】
自社内においては、ＦＡＸの送受信端末となるデジタル複合機１０１と、文書管理サーバ１０２と、文書情報を格納するデータベース１０４と、文書管理サーバ１０２に格納された文書情報等の検索、閲覧等を行うためのクライアント端末１０３とを備える。これらは自社内においてＬＡＮ１０５を介して互いに接続される。なお、デジタル複合機１０１は、本発明の発注管理装置の適用例となる構成である。文書管理サーバ１０２は、本発明の外部装置の適用例となる構成である。
【００１５】
得意先においては、発注書のファクシミリ送信を行うためのＦＡＸ機１０６を備える。外注先においては、注文書（兼納品書）のファクシミリ送信及び受信を行うためのＦＡＸ機１０７を備える。デジタル複合機１０１、各ＦＡＸ送信端末であるＦＡＸ機１０６及びＦＡＸ機１０７は、ファクシミリ通信を行うための回線であるＦＡＸ回線１０８で互いに接続される。なお、ＦＡＸ機１０６及びＦＡＸ機１０７の代替手段としてデジタル複合機を使用してもよい。
【００１６】
図２は、図１におけるデジタル複合機１０１のハードウェア構成を示す図である。ＣＰＵ２０２、メモリ２０３、外部インタフェース２０４、記憶装置２０５、入力装置２０６、表示装置２０７、スキャナ装置２０８、印刷装置２０９及びＦＡＸ装置２１０がデータバス２０１で接続されている。
【００１７】
ＣＰＵ２０２は、演算処理によって様々なプログラムを実行できる中央演算処理装置である。
【００１８】
メモリ２０３は、揮発性の記憶装置であり、電源が入っている間だけ有効なメモリである。
【００１９】
外部インタフェース２０４は、ネットワーク及びＦＡＸ回線１０８との接続部分であり、ネットワーク及びＦＡＸ回線１０８に接続された外部の機器とのデータの送受信の窓口となる装置である。
【００２０】
記憶装置２０５は、電源を切断してもデータが消去されない不揮発性の記憶装置であり、長期間保存する可能性のあるデータを保存することを目的としたものである。記憶装置２０５としては通常、ハードディスク（ＨＤ）が用いられる。この記憶装置２０５には、プログラム記憶領域２１１と登録文書やその属性情報を保存するためのデータ記憶領域２１２とが存在する。
【００２１】
入力装置２０６は、業務担当者がデジタル複合機１０１を操作するための装置である。入力装置２０６としては通常、デジタル複合機１０１の操作パネル部に配置されるボタンや表示装置２０７に表示されている対象を業務担当者が直接タッチすることで反応するタッチパネルが使われる。
【００２２】
表示装置２０７は、業務担当者の操作結果や情報処理の結果、端末が外部機器と通信した結果をユーザに見せるためのものである。表示装置２０７としては通常、デジタル複合機１０１と一体化した液晶等の小型のディスプレイが使用され、タッチパネル機能により入力装置２０６の一部にもなっている。
【００２３】
スキャナ装置２０８は、業務担当者が紙文書をデジタル複合機１０１に読み込ませ、電子化された文書データを記憶装置２０５のデータ記憶領域２１２に保存することができる装置である。
【００２４】
印刷装置２０９は、電子化された文書データを紙に印刷することができる装置である。印刷装置２０９としては通常、デジタル複合機１０１と一体化した構造になっている。
【００２５】
ＦＡＸ装置２１０は、電子化された文書データを、ＦＡＸ回線を介して送受信できる装置である。
【００２６】
図３は、文書管理サーバ１０２のハードウェア構成を示す図である。ＣＰＵ３０２、メモリ３０３、外部インタフェース３０４、記憶装置３０５が互いにデータバス３０１で接続されている。
【００２７】
ＣＰＵ３０２は、演算処理によって様々なプログラムを実行できる中央演算処理装置である。
【００２８】
メモリ３０３は、揮発性の記憶装置であり、電源が入っている間だけ有効なメモリである。
【００２９】
外部インタフェース３０４は、ネットワークとの接続部分であり、ネットワークに接続された外部の機器とのデータの送受信の窓口となる装置である。本発明の実施形態においては、ＬＡＮ１０５を介してクライアント端末１０３とデジタル複合機１０１と接続されている。
【００３０】
記憶装置３０５は、電源を切断してもデータが消去されない不揮発性の記憶装置であり、長期間保存する可能性のあるデータを保存することを目的としたものである。記憶装置３０５としては通常、ハードディスク（ＨＤ）が用いられる。この記憶装置３０５には、プログラム記憶領域３０６とデータの一時保存等に使用するデータ記憶領域３０７とが存在する。
【００３１】
ＣＰＵ３０２は、記憶装置３０５のプログラム記憶領域３０６に記憶されたプログラム群の中から必要に応じて適切なプログラムをメモリ３０３に読み込んで実行する。
【００３２】
図４は、得意先のＦＡＸ機１０６、外注先のＦＡＸ機１０７、自社内のデジタル複合機１０１及び文書管理サーバ１０２の機能的な構成を示すブロック図である。
【００３３】
得意先のＦＡＸ機１０６は、注文書送信部４０１を備える。注文書送信部４０１は、自社（発注元）のデジタル複合機１０１の受信部４０５に対して注文書データをファクシミリ送信する。注文書データは、例えば、発注商品の商品ＩＤ／商品名／個数／納期等を表すデータから構成されている。
【００３４】
外注先のＦＡＸ機１０７は、納品書送信部４０２及び発注書受信部４０３を備える。納品書送信部４０２は、自社（発注元）のデジタル複合機１０１の受信部４０５に対して納品書データをファクシミリ送信する。発注書受信部４０３は、自社（発注元）のデジタル複合機１０１の送信部４０４より送信された発注書データをファクシミリ受信する。納品書データ、及び発注書データは、例えば、発注商品の商品ＩＤ／商品名／個数／納期／納品先住所等を表すデータから構成されている。
【００３５】
なお、注文書送信部４０１、納品書送信部４０２及び発注書受信部４０３は、デジタル複合機に関わらず、通常のＦＡＸ機器にも備わる機能である。
【００３６】
４０４〜４１５は、デジタル複合機１０１に備わる機能である。４０４は、外注先のＦＡＸ機１０７の発注書受信部４０３に対して発注書データをファクシミリ送信する送信部である。
【００３７】
４０５は、得意先のＦＡＸ機１０６の注文書送信部４０１から送信された注文書データや、外注先のＦＡＸ機１０７から送信された納品書データをファクシミリ受信する受信部である。
【００３８】
４０６は、紙文書のスキャン結果やＯＣＲ結果を表示する表示部であり、通常はデジタル複合機１０１と一体となった液晶パネルに出力を行う。
【００３９】
４０７は、注文書データ処理部であり、図１２の[注文書スキャン]ボタン１２０１が押下されることにより実行される。得意先のＦＡＸ機１０６の注文書送信部４０１から送信された注文書データをデジタル複合機１０１の受信部４０５で受信し、ユーザが受信した注文書データをデジタル複合機１０１のスキャナ装置２０８に設定することで、当該注文書が読み取られる。読み取られた結果は、予めデジタル複合機１０１の情報記憶部４１４に登録されている各種テンプレートと照合される。テンプレートは、当該業務で使用する帳票フォーマットを登録したものであり、他の用途のＦＡＸ文書が混在していた場合に、当該業務の帳票だけを抽出して処理するために使用する。照合の結果、テンプレートと一致した場合は、当該テンプレートの設定に従い、発注書リスト生成処理を行う。
【００４０】
４０８は、発注書リスト生成部であり、注文書データ処理部４０７での処理結果を受けて、発注書リストを生成する。
【００４１】
４０９は、発注書生成部であり、発注書リスト生成部４０８で生成された発注書リストの内容で発注書のイメージデータを生成する。生成されたイメージデータは送信部４０４にてファクシミリ送信される。
【００４２】
４１０は、データ格納部であり、文書管理サーバ１０２に対して送信部４０４にて外注先へ送信した発注書データを文書管理サーバ１０２に格納する機能と、受信部４０５にて外注先から受信した納品書データを文書管理サーバ１０２に送信する機能とを備える。
【００４３】
４１１は、発注情報変更部であり、発注処理後に発注数及び納期の変更を行うための機能である。本機能は、図１２の[発注情報の変更]ボタン１２０３が押下されることにより実行される。
【００４４】
４１２は、エラー帳票処理部であり、図１２の[エラー帳票の処理]ボタン１２０４が押下されることにより実行される。通常の納品時は、納品書をデジタル複合機１０１のスキャナ装置２０８に設定し、[納品書スキャン]ボタン１２０２を押下することで、帳票に付属のＱＲコードを読み取り、文書管理サーバ１０２に自動格納される。しかし、納品書の汚れや拡大縮小等により、ＱＲコードの読み取りエラーになった場合に、ユーザは目視で帳票に記載されている発注ＩＤを図１５（Ａ）に示すＩＤ入力欄１５０１に入力し、［ＯＫ］ボタン１５０２を押下する。これにより、エラー帳票処理部４１２は、帳票を文書管理サーバ１０２に送信し、文書管理サーバ１２で格納できるようにする。
【００４５】
４１３は、納品処理部であり、図１２の[納品書スキャン]ボタン１２０２が押下されることにより実行される。
【００４６】
４１４は、情報記憶部であり、プログラム記憶領域２１１及びデータ記憶領域２１２を合わせた記憶領域に対し、情報の書き込みが行われる。
【００４７】
４１５は、メール通知部であり、エラー発生時において情報記憶部４１４にて登録済みの通知先メールアドレスに対するメール送信を行う。主にシステム管理者や業務担当者がメールの通知先に設定される。
【００４８】
４１６〜４１９は、文書管理サーバ１０２が備える機能である。送信部４１９は、デジタル複合機１０１の発注情報変更部４１１から生成済み発注書の要求を受けた場合に、要求された発注書データを、外部インタフェース３０４を介してデジタル複合機１０１に対して送信する。
【００４９】
受信部４１６は、デジタル複合機１０１のデータ格納部４１０から送信されたデータを、外部インタフェース３０４を介して受信し、制御部４１７を介して記憶部４１８に保存する。
【００５０】
制御部４１７は、データの送受信及び検索や読み出し等、文書管理サーバ１０２が備える諸々の機能の制御を司る。
【００５１】
記憶部４１８は、データ記憶領域３０７を備えており、このデータ記憶領域３０７において受信したデータを記憶する。
【００５２】
図５は、本実施形態の全体の流れを示す図であり、本実施形態が想定している業務フローにおける「得意先」、「自社（発注元）」及び「外注先」の三者間での処理の流れを表している。
【００５３】
「得意先」は、商品発注が発生すると、「自社（発注元）」に対して注文書データの送信を行う（ステップＳ５０１）。
【００５４】
「自社（発注元）」の側では、注文書データをファクシミリ受信し（ステップＳ５０２）、注文書データを紙で出力する。その後、発注業務担当者は注文書の内容に基づき、各外注先に対してファクシミリ送信による発注処理を行う（ステップＳ５０３）。ここでの発注処理は、デジタル複合機１０１のタッチパネル操作で行うものであり、詳細は後述する。
【００５５】
「外注先」の側では、発注書データのファクシミリ受信を受けて（ステップＳ５０６）、商品の納品作業を実施し、作業完了に合わせて「自社（発注元）」に納品書データをファクシミリ送信する（ステップＳ５０７）。「自社（発注元）」では納品書データをファクシミリ受信した後（ステップＳ５０４）、納品処理を行い（ステップＳ５０５）、一連の受発注業務が完了する。ステップＳ５０５の納品処理は、デジタル複合機１０１のタッチパネル操作で行うものであり、詳細は後述する。
【００５６】
なお、本実施形態においては、三者間の帳票データの送受信は全てＦＡＸを介して行われることを想定しているが、三者間がネットワークで接続された環境の場合は、電子データの送受信による実施も可能とする。
【００５７】
また、三者間では、予め規定された数種類の定型帳票が使用される。取引対象の外注先や取扱商品データは図１７及び図１８に示すようにマスタで管理されており、未登録の外注先に対する発注及び未登録商品の発注は行わないものとする。
【００５８】
図６は、本実施形態において使用する帳票例を示す図である。図６（Ａ）は、図５における得意先と自社間での受発注処理で使用される帳票である。本帳票は、発注商品の商品ＩＤ／商品名／個数／納期が記載された注文書の定型フォーマットであり、行数は発注商品数に応じて可変となる。また、本帳票には、注文商品の納品は得意先会社住所への配送ではなく、別拠点へ直送する場合を考慮し、納品先情報が記載される。図６（Ｂ）は、図５における自社と外注先間での受発注及び納品処理で使用される帳票である。発注商品の商品ＩＤ／商品名／個数／納期／納品先住所が記載された発注書（兼納品書）の定型フォーマットであり、行数は発注商品数に応じて可変となる。外注先からの納品の際は、本帳票が納品書として使用される。また、発注ＩＤを埋め込んだＱＲコード６０１が付加され、納品後に文書管理サーバ１０２に格納された発注データと納品データとを照合する際に使用される。なお、発注書（兼納品書）に付与されるＱＲコードで示される発注ＩＤは、本発明の発注書特定情報、納品書特定情報の適用例となる構成である。
【００５９】
図１２〜図１６は、デジタル複合機１０１のタッチパネル上で表示される画面イメージを示す図である。以下、各画面の詳細について説明する。
【００６０】
図１２はトップ画面である。ユーザが[注文書スキャン]ボタン１２０１を押下すると、デジタル複合機１０１のスキャナ装置２０８より原稿台又は自動紙送り装置の紙文書のスキャンが開始される。スキャンが完了すると図１３の画面に遷移し、後述する図７の手順に従って発注処理が行われる。発注処理完了後は、図１２の画面に戻る。
【００６１】
ユーザが[納品書スキャン]ボタン１２０２を押下すると、デジタル複合機１０１のスキャナ装置２０８より原稿台又は自動紙送り装置の紙文書のスキャンが開始される。スキャンが完了すると、納品処理部４１３にて後述する図１１の手順で納品処理が行われる。正常終了すると、図１２の画面に戻る。
【００６２】
ユーザが[発注情報の変更]ボタン１２０３を押下すると、図１５（Ａ）の画面に遷移し、発注情報の変更を行うことができる。
【００６３】
ユーザが[エラー帳票の処理]ボタン１２０４を押下すると、図１６（Ａ）の画面に遷移し、納品処理の照合エラー等で自動格納されなかった文書データを処理することができる。
【００６４】
図１３は、発注商品リストの表示画面を示す図である。図１３の１３０１の発注商品リストには、スキャン原稿から読み取った情報（商品名、数量、納期）及び商品ＩＤをキーに商品マスタを検索して取得した情報（単価、外注先）が表示される。
【００６５】
ユーザが発注商品リスト１３０１の１行を選択し、[修正]ボタン１３０４を押下すると、図１６（Ｂ）に遷移し、ＯＣＲ結果及び商品マスタからの取得情報の変更が行える。
【００６６】
ユーザが[注文書表示]ボタン１３０２を押下すると、図１６（Ａ）の画面に遷移し、スキャンイメージをプレビューで参照しながら発注内容を目視で確認でき、ＯＣＲ結果の確認に効果的である。
【００６７】
[追加読み込み]ボタン１３０３は他の注文書を追加スキャンし、発注商品リスト１３０１に加える場合に使用する。ユーザが[追加読み込み]ボタン１３０３を押下すると、デジタル複合機１０１のスキャナ装置２０８より原稿台又は自動紙送り装置の紙文書がスキャンされる。スキャンが完了すると、スキャン前に表示されていた発注商品リストの内容にスキャンした内容が追加された状態で画面が更新される。
【００６８】
図１４は、発注前確認画面を示す図である。後述するステップＳ７０７の処理により、生成した発注書データをプレビュー画面１４０１に表示し、送信先表示部１４０３に表示される送信先と併せて最終確認させる。
【００６９】
発注書が複数にまたがる場合は、[次へ]ボタン１４０２が有効になり、ユーザが[次へ]ボタン１４０２を押下すると２件目以降の発注書データのプレビュー画像及び送信先名称・ＦＡＸ番号が順に表示される。
【００７０】
[送信]ボタン１４０４は、ファクシミリ送信を行うためのボタンであり、処理が終了すると図１２に示す画面に戻る。
【００７１】
図１５は、発注情報変更時の画面を示す図である。図１５（Ａ）は、変更したい発注の発注ＩＤを入力する画面を示しており、デジタル複合機１０１が備えた入力装置２０６を用いて、この発注ＩＤがＩＤ入力欄１５０１に入力される。また、図１５（Ａ）に示す画面は、図１２に示す[エラー帳票の処理]ボタン１２０４押下時にも表示される。その場合は、文書管理サーバ１０２に送信したい納品書をデジタル複合機１０１のスキャナ部２０８に配置し、ＩＤ入力欄１５０１に当該納品書に記載の発注ＩＤを手入力後、[ＯＫ]ボタン１５０２を押下する。これにより、文書管理サーバ１０２にスキャンイメージが送信される。
【００７２】
図１５（Ｂ）は、発注情報表示画面を示している。図１５の１５０３に発注情報が表示され、変更したい行を選択し、[修正]ボタン１５０５を押下すると、後述する図１６（Ｂ）の画面に遷移し、発注情報の変更が行える。
【００７３】
ユーザが[発注書表示]ボタン１５０４を押下すると、後述する図１６（Ａ）の画面に遷移し、送信済み発注書をプレビューで参照しながら発注内容の変更が行える。[ＯＫ]ボタン１５０６を押下すると、表示されている内容で変更情報を確定し、図１５（Ｃ）の画面に遷移する。図１５（Ｃ）は、変更済み発注書の送信前確認画面を示している。
【００７４】
後述するステップＳ１００６の処理により、再生成した発注書データを図１５の１５０７に示すプレビュー画面にプレビュー表示し、図１５の送信先表示部１５０９に表示される送信先と併せて最終確認させる。
【００７５】
[再送信]ボタン１５０８は、ファクシミリ送信を行うためのボタンであり、処理が終了すると図１２に示す画面に戻る。
【００７６】
図１６（Ａ）は、１６０１に発注書のプレビュー画像、１６０２に発注商品リストを表示することで、同一画面上で確認できるようにする画面であり、補足機能として使用される。[修正]ボタン１６０３を押下すると図１６（Ｂ）の画面で内容修正が可能である。ユーザが[ＯＫ]ボタン１６０４を押下すると、図１５（Ｂ）に示す［ＯＫ］ボタン１５０６の押下時と同様に図１５（Ｃ）の画面に遷移する。
【００７７】
図１６（Ｂ）は内容変更時の入力画面である。情報表示部１６０５には、前画面の発注商品リストで選択された発注商品の情報が表示される。変更入力部１６０６は、変更後の内容を入力する部分である。数量、納期、単価についてはデジタル複合機１０１の入力装置２０６より入力される。発注先については、商品マスタに複数の外注先が登録されている商品の場合は、リストボックス形式で発注可能な会社名が表示され、選択変更が可能である。外注先が一つの商品の場合は変更できない。[キャンセル]ボタン１６０７を押下すると、変更内容を反映せずに図１５（Ｂ）に示す画面に戻る。ユーザが[ＯＫ]ボタン１６０８を押下すると、変更入力部１６０６に入力した内容を反映させ、図１５（Ｂ）を再表示する。
【００７８】
図１７は、商品マスタの構成を示す図である。商品マスタは、取扱商品の情報が登録されたマスタであり、商品名／単価／外注先等の項目を含んで構成されている。外注先には発注可能な外注先が列挙されており、複数ある場合はカンマで区切られた先頭の外注先名が図１６（Ｂ）の変更入力部１６０６へデフォルト表示される。２番目以降の外注先名は図１６（Ｂ）の変更入力部１６０６のリストボックスに列挙され、ユーザ操作により選択変更が可能となる。なお、商品マスタは、本発明の第１の管理手段の適用例となる構成である。
【００７９】
図１８は、外注先マスタの構成を示す図である。外注先マスタは、取引先の外注先が登録されたマスタであり、会社名、住所等の項目を含んで構成されている。レコード管理上、外注マスタに外注先ＩＤ等の識別子を使用する場合もある。発注書の送信先ＦＡＸ番号は本マスタに登録されたＦＡＸ番号になる。
【００８０】
図１９は、発注マスタの構成を示す図である。発注マスタは、発注済みデータが登録されたマスタであり、発注ＩＤ／無効フラグ／納品完了フラグ／文書格納先等の項目を含んで構成されている。発注マスタは、ファクシミリ送信の完了時に新規レコードが追加され、初期状態では発注ＩＤ及び文書格納先が記録される。更新版の発注書が発行されると旧版の無効フラグが１になり、納品処理が完了すると納品完了フラグが１になる。なお、発注マスタは、本発明の第２の管理手段の適用例となる構成である。
【００８１】
図７は、発注処理の流れを示すフローチャートである。図７に示すフローチャートと図１２〜図１４（１２０１〜１４０４）に示すデジタル複合機１０１上の画面遷移とを用いて発注処理の流れについて説明する。
【００８２】
発注処理は、ユーザが図６（Ａ）に示す帳票をデジタル複合機１０１の自動紙送り装置に乗せ、デジタル複合機１０１の［注文書スキャン］ボタン１２０１を押下し、スキャナ装置２０８よりスキャンすることにより開始する。これは、注文書データ処理部４０７にて行われる。
【００８３】
ステップＳ７０１では、注文書データ処理部４０７は、スキャンにより読み取り処理を行い、注文書データを情報記憶部４１４に記憶する。ステップＳ７０１は、本発明の注文書データ入力手段の処理例である。
【００８４】
次に、ステップＳ７１２において、注文書データ処理部４０７は、情報記憶部４１４に予め記憶されている帳票テンプレートと一致しているか照合を行う。一致する場合は本業務で使用する注文書と判断し、ステップＳ７０２の発注商品リスト生成処理に移る。一致しない場合は、対象外の注文書と判断し、ステップＳ７１３でエラーメッセージを表示し、処理を終了する。ステップＳ７０２の詳細は図８を用いて説明する。
【００８５】
発注商品リストが生成されると、表示部４０６は、発注商品リストの内容に基づき、ステップＳ７０３で図１３に示す画面表示を行う。
【００８６】
ステップＳ７０４では、発注書リスト生成部４０８は、ユーザによって行われたボタン操作の判断を行う。[追加読み込み]ボタン１３０３が押下されるとステップＳ７０５へ進み、注文書データ処理部４０７は、追加読み込み処理を行う。続いて、注文書データ処理部４０７は、ステップＳ７０１に戻って原稿のスキャン処理を行い、発注書から読み取った内容を既存の発注商品リストに追加する。［追加読み込み］ボタン１３０３の押下を受け付ける処理は、本発明の第１の受付手段の処理例である。
【００８７】
これによって、同一得意先からの発注書が複数ある場合には、追加読み込みを行うことにより、まとめて発注を行うことができる。
【００８８】
また、図１３に示す画面では、[注文書表示]ボタン１３０２を押下すると、注文書のプレビュー画面と発注商品リストを一画面上に表示して確認することができる（図１６（Ａ））。
【００８９】
ＯＣＲ結果の間違いや単価の変更等により、発注商品リストの内容を変更する場合には、[修正]ボタン１３０４より、ステップＳ７０６の内容修正処理を行う。内容修正は図１６（Ｂ）の画面で行い、完了後は修正した内容で図１３の画面を再表示する。
【００９０】
ユーザにより[ＯＫ]ボタン１３０５が押下され、リストの内容が確定すると、発注書リスト生成部４０８及び発注書生成部４０９は、ステップＳ７０７の発注書データ作成処理を行い、例えばＴＩＦＦ等のファイル形式の発注書の画像データを送信件数分生成する。この部分の詳細は後述する。なお、ステップＳ７０７は、本発明の発注書データ生成手段、発注書データ更新手段の処理例である。
【００９１】
その後、表示部４０６は、ステップＳ７０８、Ｓ７０９において発注書の画像データをプレビュー画面１４０１へプレビュー表示及びＦＡＸ番号の表示を行い、ユーザに発注書データの最終確認をさせる。図１４に示す画面上で表示されるＦＡＸ番号は、図１８に示す外注先マスタに登録されている番号を使用する。
【００９２】
ステップＳ７１０では、［送信］ボタン１４０４が押下されることにより、送信部４０４は、作成した発注書データを設定されたＦＡＸ番号に送信する。
【００９３】
送信が完了すると、ステップＳ７１１において、データ格納部４１０は、例えばＴＩＦＦ等のファイル形式で送信済みの発注書データを文書管理サーバ１０２に送信する。文書格納先は、例えば月単位でフォルダを作成して管理する等、運用に応じて予め決められている。
【００９４】
最後に、ステップＳ７１２では、情報記憶部４１４は、発注済み情報を図１９の発注マスタに登録し、以上で一連の発注処理が完了する。
【００９５】
図８は、図７のステップＳ７０２の発注商品リスト生成処理の詳細を示すフローチャートである。以下、図８を用いて発注商品リスト生成処理について説明する。本処理は、デジタル複合機１０１の発注書リスト生成部４０８にて実行される。
【００９６】
ステップＳ８０２では、発注書リスト生成部４０８は、帳票フォーマット毎に決められた領域に対してＯＣＲ処理を行う。読み取るＯＣＲ領域は、ステップＳ７０１で情報記憶部４１４に記憶した注文書データに対し、ステップＳ７１２で一致した帳票テンプレートに対応して情報記憶部４１４に予め記憶されている帳票フォーマットからＯＣＲ処理を行うための設定値を読み取る。帳票毎に一般的には枠や罫線で囲まれた領域が複数個設定されている。例えば、図６（Ａ）の帳票フォーマットの場合は、記載商品の商品ＩＤ、個数、納期、納品先といったＯＣＲ領域が設定されている。複数の商品が記載されている場合は、全行読み取りを行う。
【００９７】
次に、ステップＳ８０３において、発注書リスト生成部４０８は、ＯＣＲ処理の結果、取得した文字列を情報記憶部４１４に記憶されている発注商品リストに追加する。
【００９８】
ステップＳ８０４では、発注書リスト生成部４０８は、ステップＳ８０３で記憶した発注商品リストの先頭行の商品ＩＤをキーに図１７に示す商品マスタを検索し、一致するＩＤの「商品名」、「単価」及び「外注先名」を取得する。各商品の発注先は「外注先名」に設定された会社となる。複数社が設定されている場合は先頭の会社を取得する。ステップＳ８０４は、本発明の取得手段の処理例である。
【００９９】
ステップＳ８０５では、発注書リスト生成部４０８は、ステップＳ８０３で記憶したリストの最終行のデータかどうかを確認し、以降の行が存在しない場合はステップＳ８０６へ遷移する。以降の行が存在する場合はステップＳ８０４に戻り、発注書リスト生成部４０８は、次の行の商品ＩＤをキーに図１７の商品マスタを検索する。
【０１００】
最後の行に達すると、発注書リスト生成部４０８は、ステップＳ８０６で新規発注書か、ステップＳ７０５で実行された追加読み込みデータかの判断を行う。追加読み込みの場合、発注書リスト生成部４０８は、初回読み込み時のリスト（テンポラリ）が情報記憶部４１４に保持されているのでステップＳ８０８で追加する。新規発注書の場合は、情報記憶部４１４に今回の発注書リスト領域に記憶する。以上により、記憶領域上で発注商品リストが完成する（ステップＳ８０７）。
【０１０１】
図９は、図７のステップＳ７０７の発注書データ作成処理の詳細を示すフローチャートである。以下、図９を用いて発注書データ作成処理の詳細について説明する。ここでは、発注商品リストの各商品を、同一外注先且つ同一納期毎にまとめ、それぞれを発注書として発行する処理を行う。この処理は主にデジタル複合機１０１の発注書リスト生成部４０８にて行われる。
【０１０２】
ステップＳ９０１では、発注書リスト生成部４０８は、ステップＳ７０２で情報記憶部４１４に記憶された発注商品リストを先頭行から順に読み込む。先頭行を読み込んだ場合は、リストの内容をメモリ２０３に記録する。これを発注書リスト（一時リスト）とする。２行目以降を読み込んだ場合、発注書リスト生成部４０８は、メモリ２０３に記録されている発注書リスト（一時リスト）の内容と比較し、読み込んだ行の外注先名が同一かどうかを判定する（ステップＳ９０２）。読み込んだ行の外注先名が同一である場合、発注書リスト生成部４０８は、メモリ２０３に記録されている発注書リスト（一時リスト）の内容と比較し、納期が同一かどうかを判定する（ステップＳ９０３）。納期が同一である場合、発注書リスト生成部４０８は、読み込んだ行を発注書リスト（一時リスト）に追加する。
【０１０３】
ステップＳ９０２で発注先がメモリ２０３上の発注書リスト（一時リスト）のいずれとも一致しないと判定された場合、発注書リスト生成部４０８は、ステップＳ９０６で発注書リストをメモリ２０３上に新規に追加する。また、ステップＳ９０３で納期がメモリ２０３上の発注書リスト（一時リスト）のいずれとも一致しないと判定された場合も、発注書リスト生成部４０８は、ステップＳ９０６で発注書リストをメモリ２０３上に新規に追加する。以上をステップＳ７０７で作成した発注商品リストの全商品について繰り返す。
【０１０４】
ステップＳ９０５で、発注書リスト生成部４０８は、発注商品リストの全商品について処理を行ったか確認し、未処理分が残っている場合はステップＳ９０１に戻って処理を繰り返す。
【０１０５】
以上で、全商品についてメモリ２０３上の発注書リスト（一時リスト）への振り分けが完了する。ここで完成した発注書リスト毎に、発注書が１枚ずつ作成されることになる。次にステップＳ９０７で、発注書リスト生成部４０８は発注ＩＤを割り当てる。発注ＩＤは発注書毎に一意に付加される番号に、発行回数を連結したものを使用する。例えばYYMMDDxxxx-01（YYMMDDは発行年月日、xxxxは通し番号）といった形式である。発行回数とは、後述の発注情報変更を行った際にカウントアップされるもので、発注情報変更を行ったか否かを判断するものである。
【０１０６】
続くステップＳ９０８で、発注書リスト生成部４０８は、割り当てられた発注ＩＤからＱＲコードを生成する。ここではＱＲコードを用いているが、バーコードによる運用としてもよい。
【０１０７】
続くステップＳ９０９で、発注書生成部４０９は、ステップＳ９０５までで生成された発注書リストの内容をＴＩＦＦ等のイメージデータに生成する。ステップＳ９０７で採番された発注ＩＤとステップＳ９０８で生成したＱＲコードも付加され、図６（Ｂ）のようなフォーマットで生成される。同時に、発注書リストの情報は、書誌情報として各帳票と紐付く形で保管される。対になるテキスト情報として保持してもよいし、データベースに保管してもよい。
【０１０８】
複数の発注書リストが存在する場合、発注書リスト生成部４０８は、ステップＳ９０７に戻って処理を繰り返し、ステップＳ９１０で全発注書リストのイメージ化が完了したと判断すると処理を終了する。
【０１０９】
図１０は、発注情報の変更処理の流れを示すフローチャートである。以下、図１０を用いて発注情報を変更する場合の処理について説明する。この処理は主にデジタル複合機１０１の発注情報変更部４１１にて行われる。これは外注先への発注後に、外注先から納期変更や数量変更の依頼があった場合等に使用する機能であり、デジタル複合機１０１のタッチパネル上（図１２の[発注情報の変更]ボタン１２０３）より発注情報変更を行い、発注書を再発行する。[発注情報の変更]ボタン１２０３押下後は、図１５（Ａ）、図１５（Ｂ）、図１５（Ｃ）の順に画面遷移を行う。［発注情報の変更］ボタン１２０３の押下を受け付ける処理は、本発明の第２の受付手段の処理例である。
【０１１０】
まず、ステップＳ１００１では、ユーザ操作により、図１５（Ａ）に示すＩＤ入力欄１５０１に発注情報を変更したい発注ＩＤが入力され、[ＯＫ]ボタン１５０２が押下されると、発注情報変更部４１１は入力された発注ＩＤを取得する。
【０１１１】
次に、ステップＳ１００２において、発注情報変更部４１１は、発注ＩＤをキーに図１９に示す発注マスタを検索し、一致したレコードの文書格納先情報を取得する。続くステップＳ１００３において、発注情報変更部４１１は取得した文書格納先情報から送信済み発注書データを取得する。文書格納先情報は、ステップＳ７１１の説明にて記載の通りである。
【０１１２】
続くステップＳ１００４で、発注情報変更部４１１は指定した発注書データの書誌情報として保存されている発注書リストの全情報を読み込み、デジタル複合機１０１のタッチパネル上にリスト形式で表示する（図１５（Ｂ））。
【０１１３】
続くステップＳ１００５では、発注情報変更部４１１は発注情報の変更を行う。ユーザがデジタル複合機１０１のタッチパネル上の発注書リストで変更したい商品の行を選択し、[修正]ボタン１５０５を押下すると、図１６（Ａ）、図１６（Ｂ）の順に画面遷移し、これらの画面を用いて発注情報の変更を行うことが可能となる。
【０１１４】
変更が完了すると画面１５（Ｂ）に戻り、[ＯＫ]ボタン１５０６を押下すると内容確定となる。続くステップＳ１００６では、発注情報変更部４１１は変更確定した内容で発注書データの再作成を行う。ここでの処理は図９の流れと同一であるが、発注ＩＤは新規採番ではなく末尾の発行回数のみカウントアップしたものを使用する。ステップＳ１００６は、本発明の発注書データ変更手段の処理例である。
【０１１５】
発注書データが作成されると、表示部４０６は、ステップＳ１００７、Ｓ１００８でプレビュー表示及びファクシミリの送信先の表示を行う（図１５（Ｃ））。図７の初回発行時と同様、送信先ＦＡＸ番号は図１９に示す外注先マスタより取得する。
【０１１６】
[再送信]ボタン１５０８が押下されると、ステップＳ１００９で送信部４０４は外注先のＦＡＸ機１０７に対してファクシミリ送信処理を行う。ここでは修正済みの発注書データを設定されたＦＡＸ番号に送信する。
【０１１７】
ファクシミリ送信が完了すると、発注情報変更部４１１はステップＳ１０１０で送信済みの発注書データを文書管理サーバ１０２へ送信する。併せて修正前（旧版）データも履歴として文書管理サーバ１０２に保存しておく。文書管理サーバ１０２では、受信部４１６で受信したデータを記憶部４１８に格納する。
【０１１８】
発注情報変更部４１１は、最後にステップＳ１０１１で図１９の発注マスタの更新を行う。発注情報変更部４１１は、修正後の発注書データの内容を新規レコードとして追加し、旧版データのレコードの無効フラグテーブルの値を１にする。無効フラグの値が１のレコードに関しては、更新版が発行されているものとして扱う。
【０１１９】
図１１は、納品処理の流れを示すフローチャートである。以下、図１１を用いて納品処理の流れについて説明する。この納品処理は、主に納品処理部４１７で処理される。納品時には文書管理サーバ１０２の記憶部４１６に格納されている発注書データと照合し、正しい発注書データの内容で納品されているかを確認する。
【０１２０】
外注先から納品書（発注書と兼用、図６（Ｂ））が送付されると、ユーザは図１２の[納品書スキャン]ボタン１２０２を押下し、デジタル複合機１０１のスキャナ装置２０８より納品書の読み取りを実行する。通常は、ＦＡＸ装置２１０で受信した納品書データを印刷装置２０９で紙出力したものを読み取る。スキャナ装置２０８によって納品書を読み取り、納品書データを入力する処理は、本発明の納品書データ入力手段の処理例である。
【０１２１】
先ずステップＳ１１０１では、納品処理部４１７は納品書データに付加されたＱＲコードの読み取りを行い、読み取り結果をデコードすることで発注ＩＤを抽出する。図１１の示すフローチャートでは省略しているが、この前には図７に示す発注処理の場合と同様に、テンプレートが一致しているか確認を行い、当該業務で使用する帳票かどうかの判断が行われる。また、テンプレート毎にＱＲコードの位置は一意に決定されている。
【０１２２】
納品書の汚れ等により読み取りに失敗した場合は、ステップＳ１１０２でエラーメッセージを表示後、ステップＳ１１０３で納品書に記載された発注番号を直接タッチパネル上で入力する。また、図１２の[エラー帳票の処理]ボタン１２０４より操作することも可能である。
【０１２３】
ステップＳ１１０４においては、納品処理部４１７は、取得した発注ＩＤをキーに図１９に示す発注マスタを検索する。続くステップＳ１１０５で納品処理部４１７は検索結果の確認を行う。納品処理部４１７は、図１９に示す発注マスタ上に発注ＩＤが一致するレコードが存在する場合は一致したレコードの発注情報を照合する。ここでは無効フラグの値と納品完了フラグの値とを確認し、共に０の場合は正常納品とし、納品完了フラグを１にする。ステップＳ１１０５は、本発明の判定手段の処理例である。
【０１２４】
無効フラグが１の場合、納品処理部４１７は発注書のバージョンミスと判断し、ステップＳ１１０７で表示部４０６はエラーメッセージを表示する。その後、メール通知部４１５にてステップＳ１１０８で予め設定されているエラー通知先メールアドレスへエラーメール通知を行い、当該帳票データを文書管理サーバ１０２のエラー用フォルダへ送信する。通知先のメールアドレスは情報記憶部４１８に予め設定情報として記憶されているアドレスが取得される。送信メールにはエラー帳票データを添付し、メール本文にエラーの内容を記載する。
【０１２５】
例えば、納品書のバージョン誤りの場合は、「○○会社からの納品書のバージョンに誤りがあります。受理可能な納品書は「発注ID：0711050001-03」です。再送信を依頼してください」といったメッセージを本文に記載してメール送信する。このメッセージ中の受理可能な納品書の発注ＩＤ（「発注ID：0711050001-03」）は、図１９に示す発注書マスタの「発注ＩＤ」の下２桁が最大であり、且つ「無効フラグ」、「納品完了フラグ」共に０のレコードより抽出する。
【０１２６】
メール通知以外にも、複合機でアラート音を鳴らす、エラーレポートを色付き用紙に印刷するなどのエラー処理が考えられる。その場合は特定の管理者や担当者でなく、デジタル複合機１０１付近で業務を行っている不特定多数にエラーの発生を通知できる。
【０１２７】
また、外注先へ自動返信を行うような処理を加えてもよい。その場合は「納品書のバージョンに誤りがあります。受理可能な納品書は「発注ID：0711050001-03」です。発注ＩＤを確認し、再送信してください」といったメッセージを付加して返信する。この場合もメール通知の場合と同様の方法で受理可能な納品書の発注ＩＤを抽出する。
【０１２８】
納品完了フラグが１の場合は既に納品済みであると判断し、同様にエラー処理を行う。エラー帳票をエラー用フォルダへ保存しておくことで、エラーの履歴を把握できると同時に、上記エラー処理の際の利用も可能である。
【０１２９】
正常納品の場合は、ステップＳ１１０６でデータ格納部４１０より文書管理サーバ１０２に納品書を送信し、処理を終了する。文書管理サーバ１０２では、受信部４１４で受信したデータを記憶部４１６に格納する。格納先は、対になる発注書とセットで格納する、納品日毎に管理する等、運用によって決定される。
【０１３０】
以上のように、本実施形態においては、注文書データを入力すると、当該注文書データに含まれる商品ＩＤに対応する、商品名や外注名等の商品の発注先に係る情報を取得する。そして、商品の発注先に係る情報と当該注文書データとに基づいて商品の発注書データを生成するように構成している。従って、注文書データを入力することにより発注書の起票を自動的に行うことが可能となり、発注業務で利用する帳票の管理を適切に行うことができる。
【０１３１】
また、本実施形態においては、納品書データを入力すると、納品書データに含まれるＱＲコードに対応する発注ＩＤが管理されているか否かに応じて、納品状況を判定するように構成している。従って、発行した発注書に対して納品書を受領したか否かを適切に管理することが可能となる。
【０１３２】
上述した実施形態においては、発注書データを文書管理サーバ１０２内に格納し、その文書格納先情報を発注マスタ上で管理しているが、本発明はこれに限らない。例えば、発注書データをデジタル複合機１０１内に格納してもよく、この場合にはデジタル複合機１０１内における発注書データの文書格納先情報を発注マスタ上で管理することになる。
【０１３３】
また、上述した実施形態においては、注文書及び納品書をスキャナ装置で読み取ることで、注文書データ及び納品書データを入力するように構成しているが、本発明はこれに限らない。例えば、注文書データ及び納品書データを電子メールで受信することで入力してよい。例えば、電子メールに注文書データ等が添付されている場合には、その添付ファイルに対してＯＣＲ処理を施すことになる。
【０１３４】
上述した本発明の実施形態を構成する各手段及び各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭ等に記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。
【０１３５】
また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【０１３６】
なお、本発明は、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム又は装置に直接、又は遠隔から供給する。そして、そのシステム又は装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１３７】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【０１３８】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。更に、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ等が、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１３９】
更に、その他の方法として、まず記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。そして、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１４０】
【図１】本発明の実施形態における「得意先」、「自社（発注元）」及び「外注先」の三者間のシステム構成を示す図である。
【図２】デジタル複合機のハードウェア構成を示す図である。
【図３】文書管理サーバのハードウェア構成を示す図である。
【図４】得意先のＦＡＸ機、外注先のＦＡＸ機、自社内のデジタル複合機及び文書管理サーバの機能的な構成を示すブロック図である。
【図５】本発明の実施形態が想定している業務フローにおける「得意先」、「自社（発注元）」及び「外注先」の三者間での処理の流れを示す図である。
【図６】本発明の実施形態において使用する帳票例を示す図である。
【図７】発注処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】図７のステップＳ７０２の発注商品リスト生成処理の詳細を示すフローチャートである。
【図９】図７のステップＳ７０７の発注書データ作成処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１０】発注情報の変更処理の流れを示すフローチャートである。
【図１１】納品処理の流れを示すフローチャートである。
【図１２】デジタル複合機のタッチパネル上で表示される画面イメージを示す図である。
【図１３】デジタル複合機のタッチパネル上で表示される画面イメージを示す図である。
【図１４】デジタル複合機のタッチパネル上で表示される画面イメージを示す図である。
【図１５】デジタル複合機のタッチパネル上で表示される画面イメージを示す図である。
【図１６】デジタル複合機のタッチパネル上で表示される画面イメージを示す図である。
【図１７】商品マスタの構成を示す図である。
【図１８】外注先マスタの構成を示す図である。
【図１９】発注マスタの構成を示す図である。
【符号の説明】
【０１４１】
１０１：デジタル複合機
１０２：文書管理サーバ
１０３：クライアント端末
１０４：データベース
１０５：ＬＡＮ
１０６：得意先のＦＡＸ機
１０７：外注先のＦＡＸ機
１０８：ＦＡＸ回線
２０１、３０１：データバス
２０２、３０２：ＣＰＵ
２０３、３０３：メモリ
２０４、３０４：外部インタフェース
２０５、３０５：記憶装置
２０６：入力装置
２０７：表示装置
２０８：スキャナ装置
２０９：印刷装置
２１０：ＦＡＸ装置
２１１、３０６：プログラム記憶領域
２１２、３０７：データ記憶領域
４０１：注文書送信部
４０２：納品書送信部
４０３：発注書受信部
４０４：送信部
４０５：受信部
４０６：表示部
４０７：注文書データ処理部
４０８：発注書リスト生成部
４０９：発注書生成部
４１０：データ格納部
４１１：発注情報変更部
４１２：エラー帳票処理部
４１３：納品処理部
４１４：情報記憶部
４１５：メール通知部
４１６：受信部
４１７：制御部
４１８：記憶部
４１９：送信部
【図１】
2010049360.tif 000003
【図２】
2010049360.tif 000004
【図３】
2010049360.tif 000005
【図４】
2010049360.tif 000006
【図５】
2010049360.tif 000007
【図６】
2010049360.tif 000008
【図７】
2010049360.tif 000009
【図８】
2010049360.tif 000010
【図９】
2010049360.tif 000011
【図１０】
2010049360.tif 000012
【図１１】
2010049360.tif 000013
【図１２】
2010049360.tif 000014
【図１３】
2010049360.tif 000015
【図１４】
2010049360.tif 000016
【図１５】
2010049360.tif 000017
【図１６】
2010049360.tif 000018
【図１７】
2010049360.tif 000019
【図１８】
2010049360.tif 000020
【図１９】
2010049360.tif 000021