(57)【要約】【課題】文書の登録や更新を行う担当者の操作負担を軽減するとともに、効率的な文書管理のワークフローを実現できる文書管理システム、該システムを構成するクライアント端末及びサーバ装置などを提供する。【解決手段】文書を作成するクライアント端末と、クライアント端末に作成された文書を登録して管理するサーバ装置と、を有して構成される文書管理システムであって、クライアント端末は、作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び該処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を作成して保持し、保持した操作ルール情報を用いてサーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新を行い、サーバ装置は、クライアント端末から操作ルール情報を取得して管理し、クライアント端末の要求に応じて操作ルール情報を提供する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を作成するクライアント端末と、前記クライアント端末に作成された文書を登録して管理するサーバ装置と、を有して構成される文書管理システムであって、
前記クライアント端末は、作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び前記処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を作成して保持し、前記保持した操作ルール情報を用いて前記サーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新を行い、
前記サーバ装置は、前記クライアント端末から前記操作ルール情報を取得して管理し、前記クライアント端末の要求に応じて前記操作ルール情報を提供することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記クライアント端末は、
前記操作ルール情報を生成する操作ルール生成部と、
前記生成した操作ルール情報を保持する操作ルール保持部と、
前記サーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新の処理要求がなされたとき、前記処理要求について前記保持した操作ルール情報を適用できるか否かを判定する操作ルール判定部と、
を有し、
前記操作ルール判定部により適用可能と判定されたとき、適用できる操作ルール情報の処理内容に従って文書の登録及び／又は更新の処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記サーバ装置は、
作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び前記処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を生成した前記クライアント端末の処理要求に応じて、前記クライアント端末から操作ルール情報を取得して保持し、前記保持された操作ルール情報を前記クライアント端末に取得させる操作ルール管理部と、
前記クライアント端末から取得した操作ルール情報を保持する操作ルール保持部と、
を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
サーバ装置とともに文書管理システムを構成し、前記サーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新を行うクライアント端末であって、
作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び前記処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を生成する操作ルール生成部と、
前記生成した操作ルール情報を保持する操作ルール保持部と、
前記サーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新の処理要求がなされたとき、前記処理要求について前記保持した操作ルール情報を適用できるか否かを判定する操作ルール判定部と、
を有し、
前記操作ルール判定部により適用可能と判定されたとき、適用できる操作ルール情報の処理内容に従って文書の登録及び／又は更新の処理を行うことを特徴とするクライアント端末。
【請求項５】
文書が作成されたとき、前記文書のアプリケーション種別、ファイル名、ファイル内容からキーワードを抽出するキーワード抽出部を有し、
前記操作ルール判定部は、前記抽出されたキーワードを用いて前記操作ルール保持部内を検索し、前記キーワードと一致するキーワードを適用条件に持つ操作ルール情報を前記処理要求に適用可能な操作ルール情報と判定することを特徴とする請求項４に記載のクライアント端末。
【請求項６】
前記操作ルール情報の処理内容は、文書の登録及び／又は更新の際に行う付加処理、文書の登録先フォルダを含んで構成され、
前記操作ルール情報の適用条件は、文書のアプリケーション種別、キーワード、操作ルール情報を適用できるユーザの所属部署を含んで構成されることを特徴とする請求項４又は５に記載のクライアント端末。
【請求項７】
生成した操作ルール情報を保持するごとに前記サーバ装置に前記操作ルール情報をアップロードして管理させ、前記サーバ装置から操作ルール情報をダウンロードして最新の操作ルール情報を保持することを特徴とする請求項４から６のいずれか１項に記載のクライアント端末。
【請求項８】
クライアント端末とともに文書管理システムを構成し、前記クライアント端末で作成された文書を蓄積して管理するサーバ装置であって、
作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び前記処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を生成した前記クライアント端末の処理要求に応じて、前記クライアント端末から操作ルール情報を取得して保持し、前記保持された操作ルール情報を前記クライアント端末に取得させる操作ルール管理部と、
前記クライアント端末から取得した操作ルール情報を保持する操作ルール保持部と、
を有することを特徴とするサーバ装置。
【請求項９】
前記操作ルール管理部は、前記クライアント端末の処理要求が操作ルール情報のダウンロードであるときは、前記保持された操作ルール情報を前記クライアント端末にダウンロードさせ、前記クライアント端末の処理要求が操作ルール情報のアップロードであるときは、前記クライアント端末に操作ルール情報をアップロードさせて該操作ルール情報を用いて前記保持された情報を更新することを特徴とする請求項８に記載のサーバ装置。
【請求項１０】
前記操作ルール情報の適用条件は、文書のアプリケーション種別、キーワード、操作ルール情報を適用できるユーザの所属部署を含んで構成され、
前記操作ルール管理部は、前記クライアント端末から操作ルール情報ダウンロードの処理要求を受けたとき、前記要求にかかる操作ルール情報の適用条件に含まれる所属部署の全ユーザに前記操作ルール情報をダウンロードさせることを特徴とする請求項８又は９に記載のサーバ装置。
【請求項１１】
文書を作成するクライアント端末と、前記クライアント端末に作成された文書を登録して管理するサーバ装置と、を有して構成される文書管理システムで用いられるプログラムであって、
前記クライアント端末のコンピュータに、
作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び前記処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を生成する操作ルール生成ステップと、
前記生成した操作ルール情報を保持する操作ルール保持ステップと、
前記サーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新の処理要求がなされたとき、前記処理要求について前記保持した操作ルール情報を適用できるか否かを判定する操作ルール判定ステップと、
を実行させ、
前記操作ルール判定ステップにより適用可能と判定されたとき、適用できる操作ルール情報の処理内容に従って文書の登録及び／又は更新の処理を行わせることを特徴とするプログラム。
【請求項１２】
前記サーバ装置のコンピュータに、
前記操作ルール情報を生成した前記クライアント端末の処理要求に応じて、前記クライアント端末から操作ルール情報を取得して保持し、前記保持された操作ルール情報を前記クライアント端末に取得させる操作ルール管理ステップと、
前記クライアント端末から取得した操作ルール情報を保持する操作ルール保持ステップと、
を実行させることを特徴とする請求項１１に記載のプログラム。
【請求項１３】
請求項１１又は１２に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、クライアント端末、サーバ装置、プログラム、及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関し、特に、分類された文書を管理する文書管理システムにおける文書管理の操作性を向上させるものとして好適な技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
日本版ＳＯＸ法令などにより企業文書の内部統制が進みつつある現在、企業では部門ごと若しくは全社的に文書管理システムを利用して文書の統制を強化しつつある。個々の文書は各担当者が作成し、適切な承認を受けて正式な文書となる。この承認フローは、大体の場合、文書管理システムにその機能がある。担当者はまず、個人のローカルＰＣで文書ファイルを作成し、それを文書管理システムに登録する。その後、承認ワークフローを定義し、配布先を設定したり、もしくは文書ファイルを閲覧用にＰＤＦ化したりするなど様々な付加処理する必要がある。企業では作成する文書の数が多く、文書ごとに一連の作業をすることは担当者の負担が大きい。また、企業の文書は多種多様であるが、その業務ごとにその文書はほぼ決まっている。例えば、見積書、発注書、契約書などのようにそれぞれの文書ごとにその後の承認ワークフローなどの付加処理も同じ場合が多い。
【０００３】
例えば特許文献１では、文書ファイルの属性情報形式や属性内容を効率良く登録できるようにし、一旦、登録された文書ファイルを他の分類へ移動あるいはコピーするときにもユーザの労力を低減できる文書管理システムが開示されている。当該文書管理システムでは、指定されたフォルダのフォルダタイプからそのフォルダに属する文書の文書タイプを抽出するタイプ抽出部、抽出された文書タイプについて指定された文書の情報を設定する文書タイプ設定部、指定された文書に設定された文書タイプを属性情報として付加して登録する文書登録部を備え、新たに登録する文書に属性情報を付加するようにしている。
【特許文献１】特開２００２−２３００１０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１に記載された文書管理システムでは、文書管理者などが予めどの文書タイプを設定し、どのフォルダに格納するかということを設定しておかなければならない。しかしながら、実際に運用する場合には、最初に全て設定できるとは限らず、運用しながら適宜変更していくことが必要となる。つまり、特許文献１の文書管理システムではこのような対応はできない。
【０００５】
そこで、本発明は、文書の登録や更新を行う担当者にとって、効率的な文書管理のワークフローを実現できる文書管理システム、該システムを構成するクライアント端末及びサーバ装置などを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
かかる目的を達成するために、本発明は、文書を作成するクライアント端末と、前記クライアント端末に作成された文書を登録して管理するサーバ装置と、を有して構成される文書管理システムであって、前記クライアント端末は、作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び前記処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を作成して保持し、前記保持した操作ルール情報を用いて前記サーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新を行い、前記サーバ装置は、前記クライアント端末から前記操作ルール情報を取得して管理し、前記クライアント端末の要求に応じて前記操作ルール情報を提供することを特徴とする文書管理システムである。
【０００７】
また、本発明は、上記の文書管理システムにおいて、前記クライアント端末は、前記操作ルール情報を生成する操作ルール生成部と、前記生成した操作ルール情報を保持する操作ルール保持部と、前記サーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新の処理要求がなされたとき、前記処理要求について前記保持した操作ルール情報を適用できるか否かを判定する操作ルール判定部と、を有し、前記操作ルール判定部により適用可能と判定されたとき、適用できる操作ルール情報の処理内容に従って文書の登録及び／又は更新の処理を行うことを特徴とするものでもよい。
【０００８】
また、本発明は、上記の文書管理システムにおいて、前記サーバ装置は、作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び前記処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を生成した前記クライアント端末の処理要求に応じて、前記クライアント端末から操作ルール情報を取得して保持し、前記保持された操作ルール情報を前記クライアント端末に取得させる操作ルール管理部と、前記クライアント端末から取得した操作ルール情報を保持する操作ルール保持部と、を有することを特徴とするものでもよい。
【０００９】
他の態様として、本発明は、サーバ装置とともに文書管理システムを構成し、前記サーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新を行うクライアント端末であって、作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び前記処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を生成する操作ルール生成部と、前記生成した操作ルール情報を保持する操作ルール保持部と、前記サーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新の処理要求がなされたとき、前記処理要求について前記保持した操作ルール情報を適用できるか否かを判定する操作ルール判定部と、を有し、前記操作ルール判定部により適用可能と判定されたとき、適用できる操作ルール情報の処理内容に従って文書の登録及び／又は更新の処理を行うことを特徴とするクライアント端末である。
【００１０】
また、本発明は、上記のクライアント端末において、文書が作成されたとき、前記文書のアプリケーション種別、ファイル名、ファイル内容からキーワードを抽出するキーワード抽出部を有し、前記操作ルール判定部は、前記抽出されたキーワードを用いて前記操作ルール保持部内を検索し、前記キーワードと一致するキーワードを適用条件に持つ操作ルール情報を前記処理要求に適用可能な操作ルール情報と判定することを特徴とするものでもよい。
【００１１】
また、本発明は、上記のクライアント端末において、前記操作ルール情報の処理内容は、文書の登録及び／又は更新の際に行う付加処理、文書の登録先フォルダを含んで構成され、前記操作ルール情報の適用条件は、文書のアプリケーション種別、キーワード、操作ルール情報を適用できるユーザの所属部署を含んで構成されることを特徴とするものでもよい。
【００１２】
また、本発明は、上記のクライアント端末において、生成した操作ルール情報を保持するごとに前記サーバ装置に前記操作ルール情報をアップロードして管理させ、前記サーバ装置から操作ルール情報をダウンロードして最新の操作ルール情報を保持することを特徴とするものでもよい。
【００１３】
他の態様として、本発明は、クライアント端末とともに文書管理システムを構成し、前記クライアント端末で作成された文書を蓄積して管理するサーバ装置であって、作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び前記処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を生成した前記クライアント端末の処理要求に応じて、前記クライアント端末から操作ルール情報を取得して保持し、前記保持された操作ルール情報を前記クライアント端末に取得させる操作ルール管理部と、前記クライアント端末から取得した操作ルール情報を保持する操作ルール保持部と、を有することを特徴とするサーバ装置である。
【００１４】
また、本発明は、上記のサーバ装置において、前記操作ルール管理部は、前記クライアント端末の処理要求が操作ルール情報のダウンロードであるときは、前記保持された操作ルール情報を前記クライアント端末にダウンロードさせ、前記クライアント端末の処理要求が操作ルール情報のアップロードであるときは、前記クライアント端末に操作ルール情報をアップロードさせて該操作ルール情報を用いて前記保持された情報を更新することを特徴とするものでもよい。
【００１５】
また、本発明は、上記のサーバ装置において、前記操作ルール情報の適用条件は、文書のアプリケーション種別、キーワード、操作ルール情報を適用できるユーザの所属部署を含んで構成され、前記操作ルール管理部は、前記クライアント端末から操作ルール情報ダウンロードの処理要求を受けたとき、前記要求にかかる操作ルール情報の適用条件に含まれる所属部署の全ユーザに前記操作ルール情報をダウンロードさせることを特徴とするものでもよい。
【００１６】
他の態様として、本発明は、文書を作成するクライアント端末と、前記クライアント端末に作成された文書を登録して管理するサーバ装置と、を有して構成される文書管理システムで用いられるプログラムであって、前記クライアント端末のコンピュータに、作成した文書の登録及び／又は更新の処理内容及び前記処理内容で文書の登録及び／又は更新を行うための適用条件からなる操作ルール情報を生成する操作ルール生成ステップと、前記生成した操作ルール情報を保持する操作ルール保持ステップと、前記サーバ装置に対して文書の登録及び／又は更新の処理要求がなされたとき、前記処理要求について前記保持した操作ルール情報を適用できるか否かを判定する操作ルール判定ステップと、を実行させ、前記操作ルール判定ステップにより適用可能と判定されたとき、適用できる操作ルール情報の処理内容に従って文書の登録及び／又は更新の処理を行わせることを特徴とするプログラムである。
【００１７】
また、本発明は、上記のプログラムにおいて、前記サーバ装置のコンピュータに、前記操作ルール情報を生成した前記クライアント端末の処理要求に応じて、前記クライアント端末から操作ルール情報を取得して保持し、前記保持された操作ルール情報を前記クライアント端末に取得させる操作ルール管理ステップと、前記クライアント端末から取得した操作ルール情報を保持する操作ルール保持ステップと、を実行させることを特徴とするものである。
【００１８】
他の態様として、本発明は、上記のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、文書の登録や更新を行う担当者にとって、効率的な文書管理のワークフローを実現できる文書管理システム、該システムを構成するクライアント端末及びサーバ装置などが提供される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
まず、図面を参照しながら、本発明の実施形態について説明する。なお、以下の述べる実施形態は、本発明の好適な実施の形態であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。
【００２１】
はじめに、本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成について説明する。
【００２２】
図１は、本実施形態の文書管理システムのシステム構成を示した図である。本実施形態の文書管理システムは、文書管理サーバ１０、文書管理クライアント２０（図では文書クライアントＡ２０ａ〜文書クライアントＣ２０ｃが示されているが、３つに限られず設置数は任意である）を有して構成され、これらの装置はインターネット／イントラネット３０を介して接続されている。
【００２３】
図２は、本実施形態の文書管理クライアントの内部構成を示した機能ブロック図である。本実施形態の文書管理クライアント２０は、文書操作インタフェース部２１、メッセージ送受信部２２、操作ルール生成部２３、操作ルール判定部２４、キーワード抽出部２５、操作ルールリスト２６を有する。
【００２４】
文書操作インタフェース部２１は、文書管理クライアント２０で作成した文書ファイルを文書管理サーバ１０に登録する一連の操作をユーザから受け付ける。メッセージ送受信部２２は、文書操作インタフェース部２１で受け付けた操作要求を文書管理サーバ１０に依頼するために処理要求メッセージや、文書管理サーバ１０からの処理結果メッセージを処理する。操作ルール生成部２３は、文書の登録や更新を行った際の操作ログ（処理シーケンス）と、文書操作インタフェース部２１で受け付けた内容を用いて、次回以降の登録・更新において再利用するための操作ルールを生成する。操作ルール判定部２４は、文書管理サーバへ処理を依頼する前に、メッセージ送受信処理部２２が以前に同じような処理をしたかどうか確認し、同じような操作をした場合に、依頼にかかる文書の登録更新処理で以前実施した付加処理を再度利用できないかどうか判定する。キーワード抽出部２５は、登録する文書のアプリケーション種別や、ファイル名やファイル内容からキーワードを抽出する。操作ルールリスト２６は、操作ルール生成部２３で生成された操作ルールを保持する。
【００２５】
文書管理クライアント２０は、上記構成を有し、作成した文書ファイルを適当な文書タイプに割り振り、文書管理サーバ１０の適当なフォルダに登録し、その後の付加処理（表示用のサムネイル作成、承認フロー、配布のための配布先設定など）を記憶し、次回以降のその記録を操作ルールとして使う機能を有する。
【００２６】
図３は、本実施形態の文書管理サーバの内部構成を示した機能ブロック図である。本実施形態の文書管理サーバ１０は、メッセージ送受信部１１、文書管理処理部１２、文書管理ＤＢ１３、操作ルール管理部１４、操作ルールリスト１５、ユーザテーブル１６を有する。
【００２７】
メッセージ送受信部１１は、文書管理クライアント２０からの処理要求メッセージを受信し、文書管理サーバ１０での処理結果メッセージを送信する。文書管理処理部１２は、メッセージ送受信部１１で受信した文書管理クライアント２０からの処理要求メッセージを順次処理する。文書管理ＤＢ１３は、登録した文書データを格納する。操作ルール管理部１４は、メッセージ送受信部１１から処理要求メッセージを受け付け、その要求が操作ルールリストのダウンロード要求の場合、文書管理サーバ１０が保管する操作ルールリスト（すべて若しくは該当する操作ルールのみ）を要求したクライアントにダウンロードさせ、またその要求が操作ルールリストのアップロードの場合、クライアントからアップロードさせた操作ルールを操作ルールリスト１５に反映させて保存する。操作ルールリスト１５は、文書管理クライアント２０からアップロードさせた操作ルールを保持する。ユーザテーブル１６は、各クライアントのユーザがどの部署に所属するかを表したテーブルである。
【００２８】
文書管理サーバ１０は、上記構成を有し、それぞれの文書管理クライアントで作成した同一種別の（同一の文書タイプをもつ）文書ファイルを文書管理サーバに登録する際の一連の登録処理シーケンスを各クライアントがルールとして記憶し、適当なタイミングでその操作ルールを文書管理サーバにアップロードさせ、また各クライアントが文書管理サーバにアクセスする適当なタイミングで、文書管理サーバで集中管理される各クライアントの操作ルールを、すべてもしくは、所属する部署単位で各クライアントにダウンロードさせることで、１つのクライアントで操作した一連の登録処理シーケンスを他の全てのクライアントで再利用させる機能を有する。
【００２９】
図４は、本実施形態における操作ルールリストの例を示した図である。操作ルールリストは大きく適用条件とアクションに分けられる。適用条件は、操作ルールを適用できるか否かの判定に用いられる情報を表し、文書管理サーバ１０に登録した文書ファイルのアプリケーション種類（Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ（登録商標）、画像データなど）、その文書ファイル中のキーワード、このルールを実行したユーザの所属部署名、このルールを用いて登録した回数、このルールの適用操作を示す操作種別から構成される。アクションは、文書管理サーバ１０への登録や更新の際に行われる実際の処理内容で、文書種類毎に特有なプロパティをもつ文書タイプ、この文書を登録するフォルダ、登録や更新に際しての付加処理（文書登録後、表示用のサムネイルを作成したり、承認ワークフローを定義したり、承認後適当なメンバーへ文書配布したり、PDFデータへ変換するなどの処理）から構成される。
【００３０】
図５は、本実施形態におけるユーザテーブルの例を示した図である。ユーザテーブルは、文書管理サーバ１０にアクセス可能なユーザがどの部署のユーザかを識別するための情報であり、ユーザ名と所属部署名から構成される。このテーブルの作成は、文書管理サーバ１０を利用するための事前設定として設定される。
【００３１】
次に、本実施形態に係る文書管理システムにおける処理について説明する。
【００３２】
図６は、本実施形態における文書登録処理の流れを示したフローチャートである。まず、文書操作インタフェース部２１は、ユーザからの操作要求を受け付ける（ステップＳ１１）。次いで、メッセージ送受信部２２は、文書操作インタフェース部２１からの指示を受け、操作要求が“文書登録”の場合に操作ルール判定部２４に処理を依頼する（ステップＳ１２）。次いで、操作ルール判定部２４は、文書登録要求を受け、登録文書に関するキーワードの抽出をキーワード抽出処理部に依頼し、キーワード情報を取得する。そして、ルール操作リスト２６を参照し、登録文書情報（ファイル種類、キーワード）と合致するルールを検索する（ステップＳ１３）。
【００３３】
合致したルールが見つかった場合（ステップＳ１４／ＹＥＳ）、操作ルール判定部２４は、合致したルールのアクション（登録文書タイプ、登録フォルダ、付加処理）を読み出し、メッセージ送受信部２２に返す。また、操作ルールリストの適用回数をインクリメントする（ステップＳ１５）。そして、メッセージ送受信部２２は、操作ルール判定部２４から返された情報をもとに、文書管理サーバ１０への要求メッセージを作成する（ステップＳ１６）。なお、作成する前に、文書操作インタフェース部２１を通して、処理内容の確認をユーザに求める。
【００３４】
合致したルールが見つからなかった場合（ステップＳ１４／ＮＯ）、操作ルール生成部２３は、検索時に用いた情報（ファイル種類、キーワード等）を取得し、適用条件として操作ルールに加える（ステップＳ１７）。次いで、操作ルール生成部２３は、ユーザに設定された一連の文書登録に必要な付加的な情報（文書タイプ、登録フォルダ、付加処理等）を、文書操作インタフェース部２１を通して取得する。また、その情報をアクションとして操作ルールに加えてルールを完成させる（ステップＳ１８）。そして、メッセージ送受信部２２は、文書管理サーバ１０への処理要求メッセージを作成し、文書管理サーバ１０に処理を依頼する（ステップＳ１９）。
【００３５】
文書管理クライアントＡ２０ａにて発注書を文書管理サーバ１０に登録する場合の操作を例にとって、図６のフローに従って説明する。まず、文書管理クライアントＡ２０ａの文書操作インタフェース部２１でＷＯＲＤで作成した発注書を登録する。また、メッセージ送受信部２２にて、操作要求が“文書登録”であることを確認する。次に、操作ルール判定部２４を介してキーワード抽出部２５にてキーワード情報を抽出する。この場合、以下の情報が抽出された。
・ファイル種別：Ｗｏｒｄ
・キーワード  ：発注書
・操作部署    ：部門Ａ
・操作種別    ：文書登録
【００３６】
次に、操作ルール判定部２４は、操作ルールリスト（図４）を用いて上記項目を含むルールが存在するかどうかを確認する。今回は新規の登録であるため、合致したルールは見つからない。操作ルール生成部２３は、上記項目を適用条件として操作ルールを生成し、操作ルールリスト２６に記憶する。そして、文書操作インタフェース部２１及びメッセージ送受信部２２にて、今回の登録文書の付加情報（割り当て文書タイプ、登録フォルダ、承認・審査フォロー、配布先、表示用ＰＤＦデータ作成、サムネイル作成等）を文書管理クライアントＡのユーザと対話的に指定する。この結果をアクションとして操作ルールに加え、操作ルールリスト２６に登録する。最後に、メッセージ送受信部２２は、今回の文書登録を文書管理サーバ１０に依頼し、サーバ側で付加処理（割り当て文書タイプ、登録フォルダ、承認・審査フォロー、配布先、表示用ＰＦＤデータ作成、サムネイル作成等）を含めた文書登録処理が実行される。
【００３７】
続いて文書管理クライアントＡ２０ａは、別の発注書を文書管理サーバ１０に登録する操作を考える。図６のフローに従って処理する。今回の場合、前回操作ルールリスト２６に登録されたルールが適用できるので、ルールの適用回数がインクリメントされ、文書操作インタフェース部２１を通して、今回の文書登録処理の付加処理の確認をユーザに求める。このようにして、初回のみ設定すれば、次回以降の文書登録に関わる設定業務が簡略化される。
【００３８】
図７及び図８は本実施形態における操作ルールのアップロード処理の流れを示したフローチャートで、図７は文書管理クライアントの動作を表し、図８は文書管理サーバの動作を表す。文書管理クライアント２０側では、まずメッセージ送受信部２２は、あるタイミングにて、文書管理サーバ１０に自クライアントで記録した操作ルールをアップロードする処理を起動する（ステップＳ２１）。次いで、操作ルール判定部２４は、メッセージ送受信部２２のアップロード依頼を受け、アップロード未実施の操作ルールを抽出し、メッセージ送受信部２２に渡す（ステップＳ２２）。そして、メッセージ送受信部２２は、操作ルール判定部２４から渡された操作ルールから操作ルールアップロードメッセージを作成し、文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ２３）。
【００３９】
一方、文書管理サーバ１０側では、メッセージ送受信部１１は、文書管理クライアント２０からのメッセージを受け付け、操作ルールを文書管理クライアント２０からアップロードする処理を起動する（ステップＳ３１）。次いで、操作ルール管理部１４は、メッセージ送受信部１１からアップロード依頼を受け取り、文書管理サーバ１０に反映すべき操作ルールを操作ルールリスト１５に追加する（ステップＳ３２）。そして、メッセージ送受信部１１は、操作ルール管理部１４の操作ルールアップロード処理の完了を受け、文書管理クライアント２０に完了メッセージを返す（ステップＳ３３）。
【００４０】
図９及び図１０は本実施形態における操作ルールのダウンロード処理の流れを示したフローチャートで、図９は文書管理サーバの動作を表し、図１０は文書管理クライアントの動作を表す。文書管理サーバ１０側では、まずメッセージ送受信部１１は、文書管理クライアント２０からの操作ルールダウンロード処理のメッセージを受信し、操作ルール管理部１４に処理を依頼する（ステップＳ４１）。次いで、操作ルール管理部１４は、要求のあった文書管理クライアント２０に適切な操作ルールを操作ルールリスト１５から抽出し、メッセージ送受信部１１に渡す（ステップＳ４２）。そして、メッセージ送受信部１１は、操作ルール管理部１４からの操作ルールをダウンロード処理結果メッセージとして、要求のあった文書管理クライアント２０に送信する（ステップＳ４３）。
【００４１】
一方、文書管理クライアント２０側では、メッセージ送受信部２２は、文書管理サーバ１０から操作ルールのダウンロード処理メッセージを受信し、ダウンロードした操作ルールを操作ルール判定部２４に渡す（ステップＳ５１）。次いで、操作ルール判定部２４は、メッセージ送受信部２２から受け取った操作ルールを自リストとして操作ルールリスト２６に保存あるいは上書き保存する（ステップＳ５２）。そして、メッセージ送受信部２２は、操作ルール判定部２４から操作ルールのダウンロードが完了した旨を受け、文書管理サーバ１０に処理完了メッセージを送信する（ステップＳ５３）。
【００４２】
例えば、文書管理クライアントＢ２０ｂあるいは文書管理クライアントＣ２０ｃが文書登録した操作ルールを文書管理サーバ１０にアップロードする場合は、上記の図７及び図８のフローに従って、文書管理サーバ１０の操作ルールリスト１５に格納される。文書管理クライアントＢ２０ｂあるいは文書管理クライアントＣ２０ｃにおけるアップロード処理は図７のフローに従い、文書管理サーバ１０におけるアップロード処理は図８のフローに従う。
【００４３】
また例えば、文書管理クライアントＡ２０ａが文書管理サーバ１０から操作ルールをダウンロードする場合は、上記の図９及び図１０のフローに従って、文書管理クライアントＡ２０ａの操作ルールリスト２６に格納される。文書管理サーバ１０におけるダウンロード処理は図９のフローに従い、文書管理クライアントＡ２０ａにおけるダウンロード処理は図１０のフローに従う。なお、操作ルールリストのダウンロードにより、文書管理サーバ１０側の操作ルールリストの情報と、文書管理クライアントＡ２０ａの操作ルールリストの情報がマージされる。また、ダウンロードされた操作リストと、文書管理クライアントＡ２０ａの操作リストをマージする際の動作としては、同一の適用条件の場合は、自クライアントのルールを優先するか、サーバ側のルールを優先するかは文書管理システムの設定に依存する。
【００４４】
図１１は、本実施形態における操作ルールのダウンロード処理の流れを示したフローチャートで、文書管理サーバの動作を表したものである。図１１のフローは図９のフローの他の動作例で、各クライアントに操作リストをダウンロードする際、アクセスしてきたユーザの所属部署のルールのみダウンロードさせるものである。
【００４５】
文書管理サーバ１０の操作種別のダウンロードの際、ダウンロード要求した文書管理クライアント２０のユーザと同じ所属部署のルールをダウンロード対象とする。図９のフローにおいて、処理メッセージ中にあるクライアントユーザをもとに、文書管理サーバ１０のユーザテーブル１６を走査し、そのユーザと同じ部署のルールをダウンロード対象とする。
【００４６】
具体的には、メッセージ送受信部１１は、文書管理クライアント２０からの操作ルールのダウンロード処理メッセージを受信する。そして、処理メッセージからユーザ名を抽出し、操作ルール管理部１４に依頼する（ステップＳ６１）。次いで、操作ルール管理部１４は、ユーザ名をもとに、ユーザテーブル１６からそのユーザの所属を特定する。そして、操作ルールリスト１５からそのクライアントユーザと同一部署の操作ルールを抽出し、メッセージ送受信部１１に渡す（ステップＳ６２）。次いで、メッセージ送受信部１１は、操作ルール管理部１４からの操作ルールをダウンロード処理結果メッセージとして、要求のあった文書管理クライアント２０に送信する（ステップＳ６３）。
【００４７】
例えば文書管理クライアントＡ２０ａからのダウンロード要求の場合、クライアントＡ２０ａのユーザＡは、ユーザテーブル（図５）から所属部門が“部門Ａ”であり、操作部署が“部門Ａ”であるルール、つまり、操作ルールリスト（図４）のルールＩＤ＝１，３のルールがダウンロードの対象となる。その他の処理については、図９、１０のフローと同様である。
【００４８】
なお、上述する実施形態は、本発明の好適な実施形態であり、上記実施形態のみに本発明の範囲を限定するものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において種々の変更を施した形態での実施が可能である。
【００４９】
上記実施形態では文書管理サーバをＰＣサーバに限定していたが、文書管理システムへの文書の登録の操作性を向上させる機能を画像形成装置（例えばＭＦＰ）の内部に実装させ、文書管理サーバを構成するようにしてもよい。
【００５０】
また、上記文書管理システムの自動パラメタチューニング機能を実現するプログラムも本発明の実施形態の１つとなりうる。すなわち、本実施形態における文書管理クライアントで実行されるプログラムは、先に述べた各部（操作ルール生成部、操作ルール判定部、キーワード抽出部など）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアを用いて具体的手段を実現する。また、本実施形態における文書管理サーバで実行されるプログラムは、先に述べた各部（操作ルール管理部、文書管理処理部など）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアを用いて具体的手段を実現する。このように、文書管理クライアントや文書管理サーバのコンピュータ（ＣＰＵ）が所定の記録媒体からプログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、それぞれの機能を実現する。
【００５１】
本実施形態における文書管理システムで実行されるプログラムは、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納され、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供されるように構成してもよい。また、上記プログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供あるいは配布するように構成してもよい。
【００５２】
また、上記プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルで、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ、不揮発性のメモリカード等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供されるように構成してもよい。また、上記プログラムは、ＲＯＭ等にあらかじめ組み込んで提供するように構成してもよい。
【００５３】
この場合、上記記録媒体から読み出された又は通信回線を通じてロードし実行されたプログラムコード自体が前述の実施形態の機能を実現することになる。そして、そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成する。
【００５４】
上述した実施形態によれば、文書管理サーバに文書ファイルを登録する作業において、最初の文書ファイルについては、承認ワークフォローや配布先設定など付加処理の設定をする必要があるが、次回以降、同じ種類の文書ファイルの登録の際は、前回登録操作シーケンスを実行することにより、文書登録担当者の手間を省くことができる。
【００５５】
また、上述した実施形態によれば、同一種別の文書を文書管理サーバに登録する担当者は、一人がその登録を実施すれば、他の担当者はその登録手順を再利用することができ、担当者全体の手間を省くことができる。
【００５６】
また、上述した実施形態によれば、部署内でのルールの再利用率が高まり、部署内での文書登録操作の手間が省ける。
【００５７】
また、上述した実施形態によれば、文書改定時にも操作ルールが適用され、文書管理作業の手間が省ける。
【００５８】
また、上述した実施形態によれば、ＭＦＰ内部でも文書管理システムの効果が期待でき、また記録媒体に記録されたプログラムなども有効となる。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムのシステム構成を示した図である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書管理クライアントの内部構成を示した機能ブロック図である。
【図３】本発明の実施形態に係る文書管理サーバの内部構成を示した機能ブロック図である。
【図４】本発明の実施形態における操作ルールリストの例を示した図である。
【図５】本発明の実施形態におけるユーザテーブルの例を示した図である。
【図６】本発明の実施形態における文書登録処理の流れを示したフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態における操作ルールのアップロード処理（文書管理クライアント側）の流れを示したフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態における操作ルールのアップロード処理（文書管理サーバ側）の流れを示したフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態における操作ルールのダウンロード処理（文書管理サーバ側）の流れを示したフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態における操作ルールのダウンロード処理（文書管理クライアント側）の流れを示したフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態における操作ルールのダウンロード処理（文書管理サーバ側）の流れを示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００６０】
１０    文書管理サーバ
１１，２２    メッセージ送受信部
１２    文書管理処理部
１３    文書管理ＤＢ
１４    操作ルール管理部
１５，２６    操作ルールリスト
１６    ユーザテーブル
２０，２０ａ〜２０ｃ    文書管理クライアント、文書管理クライアントＡ〜Ｃ
２１    文書操作インタフェース部
２３    操作ルール生成部
２４    操作ルール判定部
２５    キーワード抽出部
３０    インターネット／イントラネット
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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