(57)【要約】      （修正有）【課題】定期的に収集した最新のユーザ環境に基づいて、公開先に指定した複数のユーザに、公開しようとしている文書を参照できるアプリケーション、または代替アプリケーションがあるか、文書をイメージに変換すれば参照できるかにより、公開先ユーザに表示するアイコンを選択する。【解決手段】ユーザ環境情報収集ツールをクライアントにインストールし、最新のユーザ環境情報を取得し、ＤＭＳサーバへ格納する。ユーザは公開文書を参照できるユーザをアイコンで判断できるため、判りやすいユーザインタフェースで選択、決定することができる。【選択図】図６
2010122892.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
様々な電子データの形態で文書を管理する文書管理システムにおいて、
文書を共有するために、文書管理システムに接続するＰＣ環境が文書を表示、参照できるアプリケーションを所有すると共に、
ＰＣ環境の情報を収集するためのアプリケーションをインストールする手段と、
アプリケーションがスケジュール機能で、定期的にレジストリ、ライセンス情報から収集する手段と、
収集した情報を文書管理システムに送信する手段と、
上記情報をユーザ単位で属性情報として格納する手段とを備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
クライアントからユーザの属性管理情報を取得する手段と、
公開する文書の拡張子に対して、表示、編集可能なアプリケーションの有無を判断する手段と、
表示、編集可能なアプリケーションがインストールされていない場合、表示できない旨を表すアイコンをユーザインタフェースに表示する手段と、
表示、編集可能なアプリケーションがインストールされていない場合に、ユーザを公開先に登録しようとすると、イメージに変換する旨のメッセージを表示してユーザに確認させる手段と
以上の情報を元に、ユーザが文書の公開を開始するユーザインタフェースを備える事を特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
文書管理システムは様々なフォーマットの文書を格納可能である。
しかし、各ユーザ環境は多種多様であり、セキュリティ管理の面でも、最適な文書フォーマットを知ることは困難である。
【０００２】
本発明は、複数名のクライアントユーザの環境を認識し、最適な文書フォーマットを選択することによって、文書公開を行う技術に関するものである。
【背景技術】
【０００３】
近年のＣＰＵ，メモリなどのハードウエアの進歩により、ＰＣで取り扱うことのできるようになった情報のフォーマットは非常に多い。
【０００４】
文書、イメージ、画像、音声、動画などの情報を多数の環境、ユーザで共有するためにデータの電子化が進み、そのための規格制定が進んでいる。
【０００５】
また、画像編集アプリケーションや、文書作成アプリケーションなど、それを取り扱うアプリケーションも開発も盛んである。同じアプリケーションの環境下では、そのフォーマットを参照、編集することが可能となる。
【０００６】
データの共有を目的に制定されているフォーマットであるが、実際には常に改良が加えられているのが実情である。
【０００７】
高圧縮化や検索性の向上などを目的にフォーマット、アプリケーションの改良も絶え間なく実施されているため、その結果様々なアプリケーションが氾濫し、多種多様なフォーマット、アプリケーションが存在、普及しているのが実情である。
【０００８】
多数の文書を格納し、複数のユーザ、環境で共有する文書管理システムにおいては、使用するフォーマットを統一し、使用するアプリケーションも統一するのが理想である。
【０００９】
しかし、上述したように、不特定多数のクライアントが接続する文書管理システムの場合、統一による制限を実施すると、そのフォーマットを開けないユーザが存在する可能性があるため、逆に文書共有ができない場合も発生してしまうという問題がある。
【００１０】
そのため、あるユーザが文書を作成し、文書管理システムにおいて文書を公開する場合、クライアントユーザのＰＣ環境を想定し、全ユーザが参照可能なフォーマットを確認することが重要である。
【００１１】
問題解決の方法としては、文書の公開者が口頭や電子メールなどで公開先に最適なフォーマットを問い合わせる手法があるが、公開先の人数が多数の場合や、不特定多数の場合、効率的であるとは言えない。
【００１２】
そのため、問題解決の方法として、クライアントで扱える形式にサーバで変換し、クライアントから文書を開こうとした際に、クライアントが参照できる形式の文書を参照するようにする技術が一般的である。（例えば、特許文献１参照）
しかし、セキュリティ管理の観点から、公開先の個々のクライアント環境を１ユーザが容易に知ることはできないという問題がある。
【特許文献１】特開２００４−０２１６７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１３】
この発明は文書管理サーバにおいて、各ユーザの環境に適したフォーマットに変換して、参照、編集を可能とするものである。しかしながら、各ユーザの環境が最新情報であるか、どうやって収集するかについて言及していない。
【００１４】
前述した様に、文書管理システムに接続するクライアントユーザは不特定多数であるため、複数の環境が想定され、且つ、各クライアント環境の内容は刻々変化する可能性がある。
【００１５】
そのため、公開後に或るユーザが参照できなくなってしまう可能性があるという問題がある。
【００１６】
また、アプリケーションを使用するためには、ライセンスが必要である。目的のアプリケーションがインストールされた環境のＰＣにライセンスを入力し、ユーザの使用を許可するものが大半である。
【００１７】
しかし、近年ではインフラの普及により、ユーザが文書管理サーバに接続する環境は特定のＰＣであるとは限らない状況になってきている。どこからでも接続可能な環境が普及している。
【００１８】
この場合、自分の業務用ＰＣには該当アプリケーションがインストールされているが、外出先のＰＣにはそのアプリケーションがインストールされているとは限らない。
【００１９】
近年では、この様なユーザの使用形態の場合、アプリケーションのライセンス管理をネットワーク上のライセンス管理サーバLicense Management Server（以降ＬＭＳ）での管理に移行しつつある。
【００２０】
ユーザはまずＬＭＳに認証を申請し、ＬＭＳの認証後であれば、どこのＰＣにおいても使用が可能であるため、ユーザは環境を意識することなく作業ができる。
【００２１】
この場合、ＰＣ環境には依存しないため、ＰＣ環境では公開フォーマットを判定することができないという問題がある。
【００２２】
また、文書の公開者は、公開先のユーザの環境情報を知ることができないという問題があり、そのため公開を実施するための手続きが煩雑になるという問題があった。
【００２３】
実際に開くことができなかった場合、それではその公開先ユーザはどのような手段でその文書を開いたら良いかを知ることができないという問題がある。
【課題を解決するための手段】
【００２４】
上述した課題を解決するために、本発明は最新のユーザのＰＣ環境の収集を行う手段として、ユーザ環境の情報収集ツールをユーザ環境にインストールして情報を収集する。
【００２５】
取得したアプリケーション情報を、文書管理サーバに送信し、もし表示できなかった場合は、エラー情報を文書管理サーバに送信するところに特徴がある。
【００２６】
また、これらの情報は文書管理サーバで管理され、ユーザ単位で管理している点に特徴があり、その情報の一部にＬＭＳで管理されているライセンス情報を管理する点に特徴がある。
【００２７】
まず、ユーザ環境情報収集ツールは、たとえばアプリケーションのインストール時に同時にインストールされ、ユーザ環境にインストールされているアプリケーションなどの情報を収集するアプリケーションツールである。
【００２８】
ＯＳ、アプリケーションなどの情報を公知の技術を用いて収集し、文書管理サーバへ送信して、文書管理サーバはその情報をユーザ単位で管理する。
【００２９】
また、文書管理サーバはＬＭＳサーバへ問い合わせを行い、ユーザ単位のライセンス管理情報を取得し、同様にユーザ単位で管理を行う。
【００３０】
ユーザが文書公開を実施する場合、公開文書を選択すると、そのフォーマットを確認し、そのユーザの環境に対応するアプリケーションが存在しない場合に、そのユーザのアイコンを表示、編集できないことを表すアイコンで表示する。
【００３１】
これにより、そのユーザに公開可能か否かを容易に判定できるユーザインタフェースを提供する。
【００３２】
また、参照、編集可能なアプリケーションがないと判定された場合は、ＰＤＦまたはＢＭＰ等のイメージに変換する点に特徴がある。
【発明の効果】
【００３３】
本発明によって、ユーザ環境の最新情報が定期的に収集されるため、ユーザの最新環境情報に基づいた情報で判定を行い、公開先に指定した複数のユーザに最適なフォーマットを選択することが可能である。
【００３４】
環境情報はユーザ単位で収集され、文書管理サーバにおいてユーザ単位で管理するため、ネットワークでライセンス管理を行うアプリケーションの場合でも、ユーザが正規に所有するライセンス情報に基づいて最適なフォーマットを選択することができる。
【００３５】
公開する文書を選択し、公開先ユーザを選択するユーザインタフェースにおいて、そのユーザ環境では参照、編集できない場合、ユーザのアイコン表示を変更することで、そのユーザは参照、編集できないことを表す。
【００３６】
よって公開者は各ユーザの詳細情報を意識しなくても、公開の可能性の有無を確認できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３７】
次に、本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。
【実施例１】
【００３８】
図１は本発明の一実施形態にかかる文書管理システム(Document Management System: 以下ＤＭＳという。) の構成を表す概略構成を示すブロック図である。
【００３９】
１１はネットワークであり、本実施例の場合ＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３，１４、ＬＭＳサーバ１６、複合機１５はネットワーク１１に接続されていることを表している。
【００４０】
１２はＤＭＳサーバであり、このシステムで取り扱う電子データの形態の成果物を管理するコンピュータである。
【００４１】
公知の技術で実現されるネットワーク処理の他に、主に文書データベースの構築、各装置間の文書データの送受信処理、アクセス制御を行うセキュリティの管理、複数ユーザ間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理などを行う。
【００４２】
このＤＭＳサーバ１２の詳細は図２を参照して後述する。
【００４３】
１３、１４はＤＭＳクライアントであり、それぞれＤＭＳサーバ１２のクライアントとして動作する。
【００４４】
ＤＭＳクライアント１３、１４は、ユーザが実際に文書データの入力、参照、出力、などの操作を行うパーソナルコンピュータであり、本実施形態では、１サーバに対して複数台のＤＭＳクライアントが接続されている環境である。
【００４５】
各ＤＭＳクライアント１３、１４は公知の技術を用いて複合機１５を共有し、それぞれネットワーク１１を経由してその動作を制御することができる。
【００４６】
本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２に格納する目的で文書を読み込み、読み込んだデータをＤＭＳサーバ１２に直接格納する役割、またはＤＭＳサーバ１２に格納されている文書を紙に印刷出力する役割を果たす事が可能である。
【００４７】
また、本実施例では１２、１３、１４は相互に通信可能であるため、各クライアントが相互に各サーバに接続操作できる環境であってもよい。
【００４８】
１５は複合機であり、ネットワーク１１に接続されており、ＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３、ＤＭＳクライアント１４と通信が可能である。
【００４９】
１６はＬＭＳサーバであり、アプリケーションのライセンスを管理するサーバである。本実施例の場合、ＤＭＳクライアント１３、ＤＭＳクライアント１４にインストールされているアプリケーションのライセンス情報を管理する。
【００５０】
近年では、数百台規模のＰＣが運用されている企業では、ＰＣ単位のライセンスではなく、社員の個人情報でライセンスを管理する傾向にある。その場合、ＬＭＳサーバを導入しライセンスを管理する。
【００５１】
本実施例の場合、ユーザがＤＭＳクライアント１３やＤＭＳクライアント１４にインストールしているアプリケーションをユーザが起動すると、ＬＭＳサーバ１６でユーザ情報の正当性を判断する。正当なユーザであると判断された場合は、アプリケーションを起動することができる。
【００５２】
具体的には、アプリケーション起動時にユーザの認証情報をネットワーク１１を介してＬＭＳサーバ１６に送信し、ＬＭＳサーバ１６ではユーザの認証情報の正当性を検証する。
【００５３】
正当なユーザであると認証された場合は、認証済み情報をＤＭＳクライアントに送信し、アプリケーションはそれを受信すれば、正常に起動することができる。
【００５４】
図２はＤＭＳサーバ１２、およびＤＭＳクライアント１３、１４の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。
【００５５】
本実施例ではサーバとクライアントが異なるＰＣである設定であるが、１台のＰＣでサーバとクライアントを兼ねる構成でも良い。
【００５６】
ＤＭＳサーバ１２、およびＤＭＳクライアント１３，１４の構成は，文書管理システム２００とスキャナ２０１とプリンタ２１４、ディスプレイ２１２から構成される。
【００５７】
２０１はスキャナ、２０２は画像入力部、２０３はファイルインポート処理部、２０４は文書属性情報登録部、２０５は文書登録部、２０６は文書管理部、２０７は文書データベース部、２０８は文書実体記憶部である。
【００５８】
オペレータは登録したい文書を２０１のスキャナにおき、画像の読み取り処理を行う。２０２の画像入力部はスキャンされた画像データを入力する。
【００５９】
その後、２０５の文書登録部に送られ、２０６の文書管理部を通じて、文書の実体は２０８の文書実体記憶部へ登録し、２０４で生成した文書属性情報は２０７の文書データベースに記憶される。
【００６０】
２０９は文書検索処理部、２１０は文書表示処理部、２１１は画像出力処理部、２１２はディスプレイである。
【００６１】
オペレータは、ＤＭＳサーバ１２で運用されている、図２に示す文書管理システム２００に登録された文書から任意の文書を参照する場合、ＤＭＳクライアントで表示を行なうために、ＤＭＳクライアント１３で文書検索を実施する。２０９の文書検索処理部では設定された条件の文書情報を２０７の文書データベースから検出する処理を行なう。
【００６２】
２０９の文書検索処理部では検索された文書情報から、文書実体記憶部２０８に格納されている対応する文書の実体を獲得し、復号化する処理を行なう。
【００６３】
２１１の画像出力処理部では表示用メモリに展開処理を行い、２１２のディスプレイがそのメモリの状態を表示し、オペレータは内容を確認することができる。
【００６４】
オペレータが印刷を行なう場合は、同様に２１０に獲得された文書情報から２１３の印刷出力処理部が印刷用メモリに展開処理を行い、２１４のプリンタがその情報を印刷出力する。
【００６５】
２１５はユーザ情報管理部であり、２１６はユーザ情報記憶部である。文書管理システム２００に登録されているユーザ情報が２１６のユーザ情報記憶部で管理されている。詳細は図３に示すようなデータテーブルで構成されている。
【００６６】
２１５のユーザ情報管理部は、２１６に記憶されているユーザの属性情報の登録、更新、削除、等の処理、更にはユーザ情報の検索、抽出などを処理する。
【００６７】
本実施例の場合、図５に示すユーザ情報収集ツールと通信を行い、取得したユーザ環境において、使用可能なアプリケーションの情報を登録する処理を実施する。詳細は後述する。
【００６８】
２１７は文書公開処理部であり、本発明の特徴を表す部分である。
【００６９】
ユーザが後述するユーザインタフェースを用いて文書の公開を行う場合、２１５のユーザ情報管理部から、ユーザ情報と、ユーザの属性情報を取得し、各ユーザ環境で表示、編集できる文書であるか否かを判定し、公開する処理を行う。
【００７０】
より具体的な処理は図８、図９のフローチャートで後述する。
【００７１】
２１８はアプリケーション管理テーブル記憶部である。文書の拡張子とアプリケーションの関係を格納したデータテーブルであり、文書公開処理部が、公開文書を開くアプリケーションが存在するか否かを判定する際に参照するテーブルである。
【００７２】
より詳細に説明した図が図１１である
図３は図２に示すユーザ情報記憶部２１６の内容をより詳細に表わした図である。
【００７３】
ユーザインタフェース上では、ＤＭＳサーバ１２などで管理アプリケーションを起動すると図４のようなユーザインタフェースで表示され、ユーザが任意に編集可能である。
【００７４】
図３は１名のユーザのテーブル情報を表したものであり、登録されているユーザ分だけこのテーブルが生成される。
【００７５】
３０１はユーザ名であり、ＤＭＳサーバ１２やＤＭＳクライアントにインストールされているＤＭＳアプリケーションでシステムにログインする際に使用する名称である。本実施例の場合'naga'というユーザ名が格納されている。
【００７６】
３０２は姓であり、ユーザの姓名の姓を登録する領域である。本実施例の場合'Naga'という名称が登録されている。
【００７７】
３０３は名であり、ユーザの姓名の名を登録するする領域である。本実施例の場合、'Tada'という名称が登録されている。
【００７８】
３０４はメールアドレスであり、文書管理システムにおいて、何らかの操作を行った結果をユーザに通知したり、エラー情報を通知する際に使用されるアドレスである。
【００７９】
本実施例の場合、'Naga.tada@aaa.co.jp'が登録されている。
【００８０】
３０５はパスワードの格納領域である。文書管理システムにログインする際に使用するパスワードで３０１のユーザ名とセットで使用される。
【００８１】
ユーザがログインを実行した際に、このパスワードとの比較処理を行い、パスワードが一致していれば、ユーザはシステムにログインすることができる。
【００８２】
３０６はアクセス権情報である。文書管理システムではユーザ単位でアクセス権が制御されており、その設定情報が本領域に格納される。
【００８３】
３０７は所有ライセンスである。これはつまり３０１に示すユーザが使用するローカルＰＣにインストールされているアプリケーションでライセンスを所有し、使用可能なアプリケーションの一覧を格納する領域である。
【００８４】
図５に示すユーザ環境情報収集ツールが図２に示す文書公開処理部２１７にライセンス一覧を送信し、本領域に格納する。本実施例の場合、Office2000（ＭＩＣＲＯＳＯＦＴ  ＯＦＦＩＣＥ  ２０００は登録商標）, Project, Visio（登録商標）, AcrobatA（Ａｃｒｏｂａｔ＼アクロバツトは登録商標）などを格納されており、３０１に示すユーザnagaはこれらのアプリケーションを使用可能であることを表している。
【００８５】
３０８は同じく所有ライセンスを格納する領域であるが、ネットワーク経由でライセンスを取得しているアプリケーションの一覧である。本ライセンスはユーザに与えられるものであるため、ＰＣには依存しない。
【００８６】
本実施例の場合、図１に示すＬＭＳサーバ１６がライセンスを管理するサーバであり、このサーバで管理されているライセンスが格納される。本実施例の場合、Pb Managerというライセンスが格納されていることを表している。
【００８７】
つまり、ユーザnagaはPb ManagerをどのＤＭＳクライアントＰＣでも使用することができることを表している。図１の例では、ＤＭＳクライアント１３、１４のどちらでも使用することが可能である。
【００８８】
図4は図2に示すユーザ情報記憶部２１６の内容がユーザインタフェース上に表示されている例である。
【００８９】
４０１は３０１に対応し、ユーザ名である。
【００９０】
４０２は３０２に対応し、姓である。
【００９１】
４０３は３０３に対応し、名である。
【００９２】
４０４は３０４に対応し、メールアドレスである。
【００９３】
４０５は３０５に対応し、パスワードである。
【００９４】
４０６は３０７、３０８に対応し、ライセンスが表示されている。
【００９５】
このようにユーザインタフェース上に表示され、ユーザは任意に編集が可能である。
【００９６】
図５は本発明の特徴を表すところの、ユーザ環境情報収集ツールを表すブロック図である。これはアプリケーションソフトウエアであり、ＤＭＳサーバ１２やＤＭＳクライアント１３，１４にインストールされるＤＭＳアプリケーションとは別のアプリケーションである。
【００９７】
これはＤＭＳアプリケーションをインストールする際に、同時にユーザ環境にインストールされるアプリケーションであり、ユーザが使用するＰＣの使用環境を収集し、ＤＭＳサーバ１２やＤＭＳクライアント１３、１４に情報を送信する機能を持つ。
【００９８】
ＤＭＳソフトウエア内にこの機能を実装する形態でも実現可能であるが、ＤＭＳ管理アプリケーションはこの機能を必要としないため、本発明では別アプリケーションの形態で実現している。
【００９９】
５００は情報収集ツールの共通処理部であり、各処理部間の通信処理、情報の取得、検索などの基本的処理を行う。
【０１００】
５０１はユーザ環境情報収集部であり、５０２はレジストリ情報収集部であり、５０３はライセンス情報収集部である。
【０１０１】
５０２はレジストリ情報収集部であるが、ＤＭＳアプリケーションがインストールされているＰＣのレジストリを検索し、インストールされているアプリケーションのレジストリ情報を収集する。
【０１０２】
アプリケーションのレジストリ情報は５０７の変換テーブル記憶部に格納されており、レジストリ情報から、インストールされているアプリケーションの情報を取得する。その結果を５０１のユーザ環境情報収集部に送り、５０８の通信処理部がＤＭＳサーバ１２に送信し、図３に示す３０７の所有ライセンスの領域に格納する。
【０１０３】
５０３はライセンス情報収集部であるが、ライセンスがネットワークで管理されている場合、各ＰＣにはユーザ認証情報と、アプリケーション情報が格納されている。たとえば公的機関で認証された個人証明書とＬＭＳサーバから供給されたライセンス情報である。
【０１０４】
５０８の通信処理部にＬＭＳサーバへ問い合わせを実施し、ＬＭＳサーバで管理されているライセンス情報を取得する。
【０１０５】
これらの処理は公知の電子承認処理で実現できるものあるため、詳細は省略する。
【０１０６】
５０４は情報生成部であり、５０１のユーザ情報収集処理部が取得したデータをデータとして生成する処理を行う。ひとつは５０５のログ生成出力部であり、公知の技術を用いてテキストデータ等への出力処理を行う。
【０１０７】
５０６は画像出力処理部であり、公知の技術を用いて図２に示すディスプレイ２１２に表示するための処理を行う。
【０１０８】
５０７は変換テーブル記憶部であり、５０２で取得したレジストリ情報とアプリケーション情報の組み合わせを参照するためのデータテーブルである。レジストリ情報からアプリケーションの情報を取得することができる。
【０１０９】
５０９はサーバアドレス記憶部であり、図１に示すクライアント１３、１４、ＤＭＳサーバ１２、ＬＭＳサーバ１６などのアドレスが格納されている。
【０１１０】
５１０はスケジュール管理部である。本アプリケーションは定期的にユーザ環境の情報を収集する処理を行う。そのスケジュール処理を実施する。設定スケジュール、データ等は５１１のスケジュール情報記憶部に格納されている。
【０１１１】
図６は本発明の特徴を表すところの、文書を公開するユーザを選択するユーザインタフェースであり、ＤＭＳクライアント１３、１４でＤＭＳアプリケーションを起動した際に表示されるユーザインタフェースである。
【０１１２】
ユーザはこのユーザインタフェースを用いて文書を公開するユーザを選択する。
【０１１３】
６００は公開するドキュメントを表すアイコンであり、アプリケーションの種類を表すアイコンが表示されている。
【０１１４】
６０１は公開するユーザの一覧を表示するリストボックスであり、本リストに表示されているユーザ、グループには６００に表す文書を公開することを表している。
【０１１５】
６０２は図２に示す２１６のユーザ情報記憶部で管理されているユーザが一覧表示される。本ユーザインタフェースを操作するユーザはこのリストから文書を公開するユーザ、グループを選択することができる。
【０１１６】
６０３は６０２で選択したユーザ、グループを６０１のリストに移動するボタンであり、選択したユーザ、グループはリスト６０２から削除され、リスト６０１に追加される。
【０１１７】
６０４は逆にリスト６０１からユーザ、グループを削除するためのボタンである。リスト６０１で選択したユーザ、グループがリストから消去され、リスト６０２に追加される。
【０１１８】
６０５はアクセス権の設定であり、６０１に追加したユーザ、グループに対して６００であらわす公開文書へのアクセス権を設定するためのドロップダウンボックスである。本実施例では、Ｂは読み込みまで可能であるように設定されていることを表している。
【０１１９】
６０６は本ユーザインタフェースの現在の状態で設定を確定するためのボタンである。
【０１２０】
６０７はすべての設定をキャンセルし、本ユーザインタフェースを閉じるためのボタンである。
【０１２１】
図７は第１の実施例を説明するフローチャートである。
【０１２２】
図１に示すシステムのうち、ＤＭＳクライアント１４にインストールされた図５に示すユーザ環境情報収集ツールがユーザ環境を収集し、その結果をＤＭＳサーバ１２が管理する図２に示す２１６のユーザ情報記憶部に格納するまでの手順を説明するフローチャートである。
【０１２３】
具体的には、ＤＭＳクライアント１３、１４にはそれぞれ、ＤＭＳアプリケーションとともに、図５に示すユーザ環境情報収集ツールがインストールされている。
【０１２４】
本例では、あるユーザがＤＭＳクライアント１４を主に使用するユーザ“naga”に文書を公開する場合を想定して説明する。まずはnagaが主に使用するＰＣであるＤＭＳクライアント１４の環境を取得する例を説明するのが、本フローチャートの目的である。
【０１２５】
ステップ７００では初期化処理を行う。図５に示す５１０のスケジュール管理部が処理するサービス起動、ＤＭＳクライアント１３の起動、ＤＭＳサーバ１２の起動、等のパーソナルコンピュータの起動、初期化、複合機１５、ネットワークシステム１１の起動を行なう。
【０１２６】
それぞれ起動処理を行なうと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらは公知の技術で実施できるものであるため、詳細は省略する。
【０１２７】
ステップ７０１では、５１０のスケジュール管理部がＤＭＳクライアント１４の時刻の取得を行う。これは５１１に設定された時刻に達しているか否かを判断するために現在時刻を取得する処理を行う。
【０１２８】
ステップ７０２では、ステップ７０１で取得した時刻と、５１１に格納されている時刻の比較処理を実施する。
【０１２９】
設定時刻と判断された場合は、ステップ７０３に処理を移行する。設定時刻ではないと判断された場合は、処理をステップ７０１に戻す。
【０１３０】
ステップ７０３では図５の５００の情報収集ツール共通処理部を起動し、ユーザ情報の取得処理を開始する。具体的には、５０１のユーザ環境情報収集処理部を起動する。収集処理にはレジストリ情報からアプリケーションのライセンス情報を取得する処理と、ネットワーク管理されたライセンスの取得処理が存在する。
【０１３１】
ステップ７０４ではＤＭＳクライアント１４のレジストリ情報から、インストールされているアプリケーションの情報を取得する。アプリケーションのインストールを実行すると、ＯＳ（オペレーティングシステム）は登録情報をレジストリに格納する。このレジストリ情報を参照すると、インストールされているアプリケーションを判断することが可能である。
【０１３２】
ステップ７０５ではステップ７０４で取得したレジストリ情報をアプリケーション情報に変換する処理を行う。変換テーブルは図５に示す変換テーブル記憶部５０７に格納されており、図３に示すユーザ属性情報に格納するための情報を取得する。３０７に示すように、ユーザが視認できるような情報に変換される。
【０１３３】
ステップ７０６はレジストリ情報の取得終了を判断する。終了していないと判断された場合は、ステップ７０４に処理を戻し、次の情報の取得と変換処理を続ける。終了したと判断した場合は、ステップ７０７に移行する。
【０１３４】
ステップ７０７では、ＬＭＳで管理されているライセンスの取得処理を行う。図５の５０９にはＬＭＳサーバ１６のアドレスが格納されており、公知の技術を用いて情報を取得する。ＬＭＳサーバにはユーザ情報、アプリケーション情報、ライセンス情報などが格納、管理されている。
【０１３５】
詳細な処理については、公知の技術である電子証明書処理などで容易に実現できる処理であるため、説明を省略する。
【０１３６】
ステップ７０８ではライセンス情報の取得終了を判断する。終了していない場合は、処理をステップ７０７に戻し、引き続き取得処理を続ける。終了した場合は、ステップ７０９に移行する。
【０１３７】
ステップ７０９では、以上の処理で取得した情報をＤＭＳサーバ１２に送信する処理を行う。５０９のサーバアドレス記憶部にＤＭＳサーバ１２のアドレスが格納されており、公知の技術を用いてＤＭＳサーバ１２に送信する。
【０１３８】
ステップ７１０はＤＭＳサーバ１２が情報を受信し、２１６のユーザ情報記憶部に格納する処理を行う。本実施例の場合、図３に示す３０７に格納する。Ｏｆｆｉｃｅ２０００、Ｐｒｏｊｅｃｔ等が登録されたことを表している。
【０１３９】
ステップ７２０は終了処理である。メモリの解放処理などを行う。
【０１４０】
以上の処理で、ＤＭＳクライアント１４にインストールされているアプリケーション情報を取得し、ＤＭＳサーバ１２のユーザ属性情報管理部の２１６に格納されたことになる。
【０１４１】
本実施例ではスケジューラによる定期的な起動によって行われる情報収集手順を説明したが、ユーザが手動で起動した場合の処理も同じである。
【実施例２】
【０１４２】
図８は第２の実施例を説明するフローチャートである。
【０１４３】
具体的には、ユーザが文書を公開するユーザを選択し、各ユーザがその公開文書を表示または編集できるアプリケーションを所有しているか否かを判定する。
【０１４４】
所有していなければ、代替フォーマットに変換し、無ければＯＳの汎用アプリケーションで表示することができるｂｍｐなどのフォーマットに変換する手順を説明するフローチャートである。
【０１４５】
本実施例では、ＤＭＳクライアント１３を使用するユーザが、ＤＭＳクライアント１４を使用するユーザであるnagaに文書を公開する手順で説明する。
【０１４６】
ステップ８００では初期化処理を行う。ＤＭＳクライアント１３の起動、ＤＭＳサーバ１２の起動、等のパーソナルコンピュータの起動、初期化、複合機１５、ネットワークシステム１１の起動を行なう。
【０１４７】
それぞれ起動処理を行なうと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらは公知の技術で実施できるものであるため、詳細は省略する。
【０１４８】
ステップ８０１では、公開文書を選択し、公開処理を開始する操作を公開者であるユーザがＤＭＳクライアント１３上で実施する。
【０１４９】
この操作は図１０に示すユーザインタフェースで説明する。文書１００を選択し、メニューから１０１の「文書を公開する」を選択する。本実施例では、text.docという文書名のファイルを選択し、これを公開しようとしている様子を表している。
【０１５０】
ステップ８０２では、ステップ８０１で選択した文書のフォーマットを判定するための識別子である拡張子を取得する。
【０１５１】
拡張子はＯＳ（オペレーティングシステム）で管理されているものであり、ＯＳに実装されている公知の技術で実現された手段で拡張子情報を取得する。本実施例の場合、docという拡張子である。
【０１５２】
ステップ８０３では、ユーザの環境の情報を取得する処理を行う。ＤＭＳクライアント１３はＤＭＳサーバ１２にネットワークを介してユーザの属性情報取得要求を送信する。
【０１５３】
本実施例の場合、ＤＭＳクライアント１３は２１７の文書公開処理部にＤＭＳサーバ１４のユーザ属性情報の取得要求を送信する。
【０１５４】
２１７の文書公開処理部は２１５のユーザ情報管理部にユーザの属性情報取得を要求し、文書管理部２０６を介して２１６のユーザ情報属性記憶部から該当するユーザの属性情報を取得する。
【０１５５】
本実施例の場合、図３に示すユーザ'naga'の情報を取得する。
【０１５６】
文書公開処理部２１７はその情報をクライアント１３に送信する。
【０１５７】
以上の処理で、ユーザ属性情報の取得処理が行われる。
【０１５８】
ステップ８０４ではＤＭＳクライアント１３がステップ８０２で取得した拡張子情報と、ステップ８０３で取得したアプリケーション情報の照合を行う。
【０１５９】
拡張子情報と図１１に示す拡張子とアプリケーション情報の関連テーブルを参照し、ライセンスを所有するアプリケーションが公開文書の拡張子を対象としているか否かを判断する。
【０１６０】
本実施例の場合、図３に示す３０７の所有ライセンス情報から、Ｏffice２０００を所有しているため、図１１の１１０２から対応する拡張子情報として１１０３のdocを表示、編集できることが判る。
【０１６１】
ステップ８０４でインストールされているアプリケーションがステップ８０２で取得した拡張子を開くことができると判定した場合は、ステップ８０５に処理を移行する。開くことができるアプリケーションが無いと判断された場合は、ステップ８０６に処理を移行する。
【０１６２】
以降は図６に示す公開先ユーザを選択するためのユーザインタフェースの表示情報を生成する処理を行う。
【０１６３】
ステップ８０５、ステップ８０６では図６に示すユーザ、グループを表すアイコンの表示情報を生成する処理を行う。６０８は６００で表示されている公開文書を開くことができるユーザ、グループを表しており、６０９は開くことができないユーザ、グループであることを表している。
【０１６４】
ステップ８０５では、開くことができるユーザであると判断されたため、６０８のようなアイコン情報を取得する。これは汎用のリソースデータであり、図２に格納されているリソースデータからリソースデータを取得し、２１１の画像情報出力部に格納する。
【０１６５】
ステップ８０６では、開くことができないユーザであると判断されため、６０９のようなアイコン情報をステップ８０５と同様の手順で２１１の画像情報出力部に格納する。
【０１６６】
ステップ８０７では、図６に示すユーザ、グループ情報のすべてを取得し、画像情報出力部２１１に格納したかどうかを判定する。
【０１６７】
終了していない場合は、処理をステップ８０３に戻し、次のユーザの処理を行う。終了した場合は、ステップ８０８に処理を移行する。
【０１６８】
ステップ８０８では以降の情報を元に、ＵＩを表示する。クライアント１３は２１１の画像情報出力部に格納された情報を２１２のディスプレイに表示する処理を実施する。図６が表示例である。
【０１６９】
ステップ８０９ではユーザが公開先ユーザの選択操作を行う。図６に示す６０３の「追加」ボタン、６０４の「削除」ボタンを用いてユーザの追加削除を行う。詳細に関しては、図９のフローチャートにおいて説明する。
【０１７０】
ステップ８１０では、図６の６０６のＯＫボタンが押下されたかどうかを判定する。押下されていない場合は、処理を８０９に戻す。押下されたと判断されたばあいは、処理をステップ８１１に移行する。
【０１７１】
ステップ８１１では、以上の処理で公開先ユーザが決定されたので、公開処理を開始する。本発明の目的は公開文書として最適なフォーマットを決定、もしくは変換する処理のみであるが、６０５のアクセス権設定を行っている場合は、アクセス権の設定処理などを実行する。
【０１７２】
ステップ８１２は終了処理である。メモリの解放処理などを行う。
【０１７３】
以上の処理で、ＤＭＳクライアント１３を使用する文書の公開者が、図１０に示す文書１００を公開するユーザを選択し、文書公開を開始したことになる。
【０１７４】
図９は図８に示すフローチャートで、ステップ８０９に示すユーザ選択操作を更に詳細に説明するフローチャートであり、本発明の特徴のひとつを表す手順を説明するものである。
【０１７５】
ステップ９００は初期化処理である、メモリの初期化などを行う。
【０１７６】
ステップ９０１はユーザを選択する操作を行う。本実施例の場合、図６のリストボックス６０２から選択する操作を行う。６０２ではユーザ、グループを表す識別子としてアイコンと、図３の３０１に格納されているユーザ名を表示している。
【０１７７】
アイコンは正常なアイコンと、制限がある旨を表現したアイコンの２種類が存在し、６０８は６００に表示されている公開文書を表示、編集できることを表している。６０９は６００に表示されている公開文書を表示、編集できないことを表している。
【０１７８】
ユーザは、マウス、キーボードなどのデバイスを用いて任意に６０２のリストボックスから対象を選択する。
【０１７９】
ステップ９０２は６０３の追加ボタンが押下されたか否かを判定する。６０３が押下されたと判定した場合は、ステップ９０３に処理を移行し、それ以外の場合はステップ９０４に処理を移行する。
【０１８０】
ステップ９０３はステップ９０１で選択したアイコンが公開文書を表示、編集できるアイコンを選択したか否かを判定する。表示、編集できるアイコンであると判定された場合は処理を９０５に移行し、リストボックス６０１にアイコンと名称を追加し、リストボックス６０２から削除する。
【０１８１】
表示、編集できないアイコンを選択し、６０３の追加ボタンを押下した場合は、ステップ９０６に処理を移行する。
【０１８２】
ステップ９０６では、図１１に表すテーブルから１１００のアプリケーションリストから、対応する１１０１の拡張子情報を取得し、拡張子に変換できるか否かを判定する。本実施例の場合、公開する文書はdocであり、１１０２のWordがインストールされていないユーザの場合、１１０３のＷｏｒｄＰａｄで開くことができる。よって代替アプリケーションがあると判定し、処理を９０５に移行する。
【０１８３】
ステップ９０６で代替アプリケーションが無いと判定された場合は、処理をステップ９０８に移行し、イメージ文書への変換を実施する旨の確認メッセージダイアログを表示する。
【０１８４】
確認後、ステップ９０９に処理を移行し、殆どのユーザ環境では表示できるＢＭＰ等のイメージフォーマットに変換し、登録する。
【０１８５】
登録後、ステップ９０５に移行する。
【０１８６】
ステップ９０４ではその他の処理を実行する。６０４の削除ボタン、６０５のアクセス権設定ボタン、などの操作を実施する。本実施例に関連しないため説明は省略する。
【０１８７】
処理後、ステップ９０６に処理を進める。
【０１８８】
ステップ９０６は、終了処理である。メモリの解放処理等を行う。
【０１８９】
以上で、ユーザの選択処理を完了したことになる。
【図面の簡単な説明】
【０１９０】
【図１】本発明の実施形態における文書管理システムのシステムブロック図。
【図２】本発明の実施形態における文書管理サーバまたはクライアントのシステムブロック図。
【図３】図２のユーザ情報記憶部２１６に格納されるユーザの属性情報の管理データテーブル。
【図４】図３のユーザ属性情報がユーザインタフェースに表示されている状態を表した図。
【図５】ＤＭＳクライアント１３、１４にインストールするアプリケーションであるユーザ環境情報収集ツールのプログラム構成を説明するシステムブロック図。
【図６】ＤＭＳクライアント１３、１４で文書公開を開始する際に表示されるユーザインタフェース。
【図７】図５のユーザ環境情報収集ツールが情報を収集し、ＤＭＳサーバ１２に格納するまでの処理を説明するフローチャート図。
【図８】図６を用いた文書を公開するユーザを選択する手順を説明するフローチャート図。
【図９】図８のステップ８０９を更に詳細に説明するフローチャート図。
【図１０】ＤＭＳクライアント１３，１４で文書公開を開始する際のユーザインタフェース上でのユーザの操作を説明する図。
【図１１】図２の２１８アプリケーション管理テーブル記憶部を更に詳細に説明する図。
【符号の説明】
【０１９１】
１１  ネットワーク
１２  ＤＭＳサーバ
１３  ＤＭＳクライアント
１４  ＤＭＳクライアント
１５  複合機
１６  ＬＭＳサーバ
２００  文書管理システム
２０１  スキャナ
２０２  画像入力部
２０３  ファイルインポート部
２０４  文書属性情報登録部
２０５  文書登録部
２０６  文書管理部
２０７  文書データベース
２０８  文書実体記憶部
２０９  文書検索処理部
２１０  文書表示処理部
２１１  画像出力処理部
２１２  ディスプレイ
２１３  印刷出力処理部
２１４  プリンタ
２１５  ユーザ情報管理部
２１６  ユーザ情報記憶部
２１７  文書公開処理部
２１８  アプリ管理テーブル記憶部
３０１  ユーザ名
３０２  姓
３０３  名
３０４  メールアドレス
３０５  パスワード
３０６  アクセス権情報
３０７  所有ライセンス（Local）
３０８  所有ライセンス（ＬＭＳ）
４０１  ユーザ名
４０２  姓
４０３  名
４０４  メールアドレス
４０５  パスワード
４０６  所有ライセンス
５００  情報収集ツール共通処理部
５０１  ユーザ環境情報収集処理部
５０２  レジストリ情報収集部
５０３  ライセンス情報収集部
５０４  情報生成部
５０５  ログ生成出力部
５０６  画像出力処理部
５０７  変換テーブル記憶部
５０８  通信処理部
５０９  サーバアドレス処理部
５１０  スケジュール管理部
５１１  スケジュール情報記憶部
６００  公開文書を表すアイコン
６０１  公開するユーザ/グループ
６０２  全てのユーザ/グループ
６０３  追加ボタン
６０４  削除ボタン
６０５  アクセス権設定ドロップダウンボックス
６０６  確定ボタン
６０７  キャンセルボタン
１００  公開文書
１０１  「文書を公開する」メニュー
１１００  アプリケーションデータテーブル
１１０１  拡張子
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2010122892.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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