(57)【要約】【課題】  ワークフローにある電子文書の印刷許可状態を画像形成装置側で検知して、印刷の可否を制御すること。【解決手段】  本発明の画像形成装置は、ワークフローを管理する管理サーバへ印刷データの印刷許可状態の問合せを行うワークフロー印刷許可状態問合せ部を設けて、該問合せの結果に基づいて印刷の可否を制御する方法により課題を解決した。さらに印刷データ中に特定文字列が存在する場合にのみワークフローに印刷許可を問い合わせるとすることして、ワークフロートは関係ないデータでの不必要な問い合わせにかかる時間を削減した。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフローの印刷データの印刷許可状態を管理サーバに問い合わせるワークフロー印刷許可状態問合せ部と、
前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部の問合せ結果に基づいて印刷するかしないかの判断をする印刷判断部とを有する
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
請求項１の画像形成装置であって、
前記印刷データ中に特定文字列の存在を検知する特定文字列検知部を有し、
前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部は、前記特定文字列検知部が検知した前記特定文字列の存在の有無に基づいて前記印刷許可状態を問い合わせる
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項３】
請求項１又は２の画像形成装置であって、
前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部による前記印刷データの印刷許可状態の問合せ結果、印刷が不許可の場合に該印刷データを廃棄処理する不許可データ廃棄部を有する
ことを特徴とする画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
電子文書の回覧システムであるワークフロー中の該電子文書の印刷許可状態を画像形成装置側で検知して、画像形成装置が印刷の可否を制御することを可能とする技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
米国でのＳＯＸ法（上場企業会計改革および投資家保護法）の制定を受けて、企業内文書での取り扱いに関して、一層のセキュリティの向上が必要とされるようになった。
【０００３】
電子文書をグループ内の複数のユーザで操作するワークフローのシステムでは、電子文書を回覧して指定したユーザにのみ閲覧や印刷が可能とする機能がある。従来このワークフローのシステムでは、印刷可能なワークフロー状態であるかをホストに問い合わせを行い、印刷可能な状態であれば印刷するという印刷可否の制御をホスト側が行っていた。その制御方法としては、ホスト側のアプリケーション上で印刷ボタンを無効にしたり、グレーアウトにしたりなど、印刷データを作れる状態になってからボタンが有効になるという形式がとられていた。
【０００４】
しかし、このホスト側制御によるワークフローの印刷の制限方法では、一旦ワークフローの電子文書をプリンタブルファイル化して何度でも送信可能な状態にした場合、印刷されるのが一度だけと指定してあるデータであっても複数回の印刷が可能になってしまう問題があった。これは、ホスト側のアプリケーションにのみ印刷可否制御を行わせるためであるが、これまで、画像形成装置がワークフローの電子文書の状態を検知して印刷を制御する方法は無かった。
【０００５】
従来技術として、画像出力装置のセキュリティ装置において、入力されるプリントジョブ中の特定の出力内容の有無を検知する特定出力内容検知手段１と、画像出力装置の紙詰まりを検知する紙詰まり検知手段２と、紙詰まりが生じたページの再印刷処理を制御する再印刷制御手段３とから構成し、特定出力内容検知手段１の出力と紙詰まり検知手段２の出力によって再印刷制御・出力制御手段３を制御して、特定内容を有するページに紙詰まりが生じた場合には再印刷を禁止する方法がある（特許文献１参照）。
【０００６】
また、ジョブ履歴を当該ジョブ履歴に関わったユーザ以外に参照できないように対策するとともに、全てのユーザのプライバシーに関する情報を取得できないように対策することで、セキュリティを向上させるデバイスおよび履歴表示制御方法を提供する方法がある（特許文献２参照）。
【０００７】
しかし、これらの方法では、ワークフローにある電子文書の印刷許可状態を画像形成装置側で検知して、印刷の可否を制御することはできなかった。
【特許文献１】特開平０７−１２５３９１号公報
【特許文献２】特開２００７−８７００２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
解決しようとする問題点は、ワークフローにある電子文書の印刷許可状態を画像形成装置側で検知して、印刷の可否を制御することはできなかった点である。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の画像形成装置は、ワークフローの印刷データの印刷許可状態を管理サーバに問い合わせるワークフロー印刷許可状態問合せ部と、前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部の問合せ結果に基づいて印刷するかしないかの判断をする印刷判断部とを有することを特徴とする。
【００１０】
ここでワークフローとは、特定のグループ内で複数のユーザが電子文書を取り扱うことを可能とさせる電子文書回覧システムのことを指す。
【００１１】
また、本発明の画像形成装置は、前記印刷データ中に特定文字列の存在を検知する特定文字列検知部を有し、前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部は、前記特定文字列検知部が検知した前記特定文字列の存在の有無に基づいて前記印刷許可状態を問い合わせることを特徴としてもよい。
【００１２】
また、本発明の画像形成装置は、前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部による前記印刷データの印刷許可状態の問合せ結果、印刷が不許可の場合に該印刷データを廃棄処理する不許可データ廃棄部を有することを特徴としてもよい。
【発明の効果】
【００１３】
本発明の画像形成装置は、ワークフローの印刷データの印刷許可状態を管理サーバに問い合わせるワークフロー印刷許可状態問合せ部と、前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部の問合せ結果に基づいて印刷するかしないかの判断をする印刷判断部とを有することを特徴とする。
【００１４】
このため、従来行われていたホスト側での印刷許可をせずとも、画像形成装置自体がワークフロー中の印刷許可状態に応じて、印刷の可否の制御を行うことが可能となるために、ワークフローの電子文書の印刷に関するセキュリティが向上する。
【００１５】
また、本発明の画像形成装置は、前記印刷データ中に特定文字列の存在を検知する特定文字列検知部を有し、前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部は、前記特定文字列検知部が検知した前記特定文字列の存在の有無に基づいて前記印刷許可状態を問い合わせることを特徴としてもよい。
【００１６】
このため、電子文書によってワークフローに問合せが必要なデータか不必要なデータかを印刷データを受け取った時点で確認可能となり、印刷データのワークフローを管理する管理サーバへの問合せに関する制御が簡単化される。
【００１７】
また、本発明の画像形成装置は、前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部による前記印刷データの印刷許可状態の問合せ結果、印刷が不許可の場合に該印刷データを廃棄処理する不許可データ廃棄部を有することを特徴としてもよい。
【００１８】
このため、本来印刷されてはならない印刷データが画像形成装置内に残ることを禁止して常に廃棄することにより、印刷データのセキュリティが向上する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
ワークフローにある電子文書の印刷許可状態を画像形成装置側で検知して、印刷の可否を制御することはできなかった点を画像形成装置にワークフローを管理する管理サーバへの問合せ機能を設けて、該問合せの結果に基づいて印刷を制御する方法により解決した。
【実施例】
【００２０】
［構成］
図１は、本発明の実施例に係わる画像形成装置の機能ブロック図である。
【００２１】
画像形成装置１０１は、データインタフェース部１１１、本体設定部１１３、記憶部１１５、制御部１１７、出力設定部１１９、印刷制御部１２１、印刷部１２３、解析部１３１とを有している。解析部１３１は、本発明の本質的な機能を司る機能部であるが、その内部にさらに特定文字列検知部１３３、ワークフロー印刷許可状態問合せ部１３５、印刷判断部１３７、不許可データ廃棄部１３９とを有している。
【００２２】
以下に各機能部について説明する。
【００２３】
データインタフェース部１１１は、ＰＣ（Personal Computer）２０１から送信された印刷データを受信すると共に管理サーバ３０１とのデータの送受信を行う機能部である。インタフェースの規格はＵＳＢ、シリアル、パラレルないしはネットワークインタフェース等のいずれであってもよい。
【００２４】
本体設定部１１３は、画像形成装置１０１本体の様々な初期設定を記録保持する機能部である。
【００２５】
記憶部１１５は、半導体メモリ及び回転磁気ディスク装置等の記憶装置からなり、画像形成装置の動作に必要なプログラムやデータを記録すると共に、本発明の印刷データ及び印刷データリストを記録する。
【００２６】
制御部１１７は、ＣＰＵと周辺回路を有し、画像形成装置１０１の動作の制御を行う。また、後述の解析部１３１が有する各機能部からの指示を得て、本発明の印刷許可に関する動作の制御を行う。
【００２７】
出力設定部１１９は、画像形成装置１０１が印刷出力を行う際の設定事項の記録保存を行う。
【００２８】
印刷制御部１２１は、印刷部１２３で印刷出力を行う際に必要な制御を行う。
【００２９】
印刷部１２３は、印刷エンジンを有し、紙などの媒体に印刷出力Ｄ５３を行う。
【００３０】
解析部１３１は、本発明の最も本質的な機能を司る機能部であり、ワークフロー文書の管理を行う管理サーバ３０１に印刷可否状態を問合せ、その結果に基づく印刷の判断を行う。また、問合せを行うためのデータであるかどうかを判断するために印刷データ中の特定文字列の存在を検知する。各動作の詳細は以降の各機能部に記載する。
【００３１】
特定文字列検知部１３３は、印刷データのヘッダ中にワークフローへの確認を行うかどうかの特定文字列が存在するかどうかを検知する。印刷データは一般的にページ記述言語で書かれており、そのヘッダ部分にはＰＪＬ（Printer Job Language）などによるプリンタコントロールのコマンドが書かれているが、同ヘッダ中にワークフローへの確認を行うことを表すワークフロー確認特定文字列を組み込んでおくと、その印刷データは保存することなく印刷が許可される。この文字列は、どのようなものであってもよいが、偶然にも同じ文字列が発生しないよう”％”や”＆”などの特殊文字を埋め込んだ、例えば、”％％＆＆ＷＯＲＫＦＬＯＷ＆ＩＤ＝ｘｘｙｙｚｚ＆＆％％”のようなものでよい。後半の”ＩＤ＝ｘｘｙｙｚｚ”部分に問い合わせる管理サーバの情報、問合せ文書の情報などを含める方法とすることが可能である。
【００３２】
ワークフロー印刷許可状態問合せ部１３５は、前記特定文字列検知部１３３がワークフロー確認特定文字列の存在を検知すると、管理サーバ３０１に印刷データがワークフローにおいて印刷許可のステータスを有しているかどうかの確認を行う。ワークフロー中の電子文書は、設定によって一度（ないしは所定の回数）印刷されると以降の印刷を許可しないなどの制御が可能である。
【００３３】
従来は、ホスト（ＰＣ２０１等）側でこのような印刷許可の確認を管理サーバに問い合わせるか、ないしは送られてきた電子文書中に埋め込まれたステータス情報を基に印刷許可が与えられているかどうかを判断し、印刷データの生成の可否の制御を行ってきた。
【００３４】
本実施例の画像形成装置１０１では、このようなホスト側の制御ではなく、たとえ画像形成装置１０１に印刷可能状態にされたファイルが送信されても、画像形成装置１０１自体がワークフローの管理サーバ３０１に問合せを行う方法により、印刷許可が得られていない文書に関しては印刷ができなくなり、より高いセキュリティを保つことが可能となる。
【００３５】
印刷判断部１３７は、前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部１３５の問合せ結果に基づいて印刷の可否の判断を行い、印刷可であれば印刷部１２３に印刷データを渡して印刷を行う。印刷不可であれば印刷は行わない。
【００３６】
不許可データ廃棄部１３９は、前記ワークフロー印刷許可状態問合せ部１３５の問合せ結果、印刷不可と判断された場合に該印刷データを画像形成装置１０１の記憶部１１５内にとどめずにデータの消去を行って廃棄処理をする。データの廃棄を確実に行うために、単にＦＡＴ（File Allocation Table）からのデータの消去を行うのではなく、実際にデータが記録されていた記憶部１１５（一次記憶と二次記憶の両方）の該当データ値を例えば全てＮＵＬＬ値に書き換えするなどの処理を行う。
【００３７】
［フローチャート］
図２のフローチャートを用いて、画像形成装置１０１が管理サーバに問合せを行い、その結果に基づいて印刷の可否を制御する動作の流れについて説明する。
【００３８】
最初のＳ１１及びＳ１３は、ＰＣ２０１上での処理動作である。
【００３９】
Ｓ１１：ＰＣ２０１において、印刷データを生成するが、その際にワークフローへの問合せを行うための特定文字列を付加するかどうかの設定を行う。
【００４０】
Ｓ１３：Ｓ１１で特定文字列の付加ないしは不付加の設定がされた印刷データを画像形成装置１０１に送信し、印刷実行が指示される。
【００４１】
以降のＳ２１及びＳ２３は画像形成装置１０１上での処理動作である。
【００４２】
Ｓ２１：データインタフェース部１１１は、印刷データのヘッダ部分を受信する。
【００４３】
Ｓ２３：特定文字列検知部１３３は、ワークフローを管理する管理サーバ３０１への該印刷データの印刷許可状態を問合せするワークフロー確認特定文字列が印刷データのヘッダ中にあるかどうかを検知する。前記ワークフロー確認特定文字列が存在したときは動作をＳ２５に移行する。存在しない場合には動作をＳ３５に移行する。
【００４４】
Ｓ２４：ワークフロー印刷許可状態問合せ部１３５は、管理サーバ３０１に印刷データが印刷許可状態であるかどうかの問合せを行う。
【００４５】
以降のＳ２５及びＳ２７は管理サーバ３０１上での動作である。
【００４６】
Ｓ２５： 印刷許可状態の問合せを受信した管理サーバ３０１は、ワークフローのシステムに印刷許可状態を確認する処理を行う。
【００４７】
Ｓ２７：Ｓ２５での確認の結果得られた印刷許可状態を画像形成装置１０１に返す。
【００４８】
以降は、再度の画像形成装置１０１側における動作である。
【００４９】
Ｓ２９：ワークフロー印刷許可状態問合せ部１３５は問合せ結果を受け取って、内容の確認を行う。
【００５０】
Ｓ３１：印刷判断部１３７は、Ｓ２９で受信した問合せの結果、印刷を許可するかどうかを判断する。印刷を許可する場合は動作をＳ３３に移行する。印刷を許可しない場合には動作をＳ３９に移行する。
【００５１】
Ｓ３３：データインタフェース部１１１は、残りの印刷データを受信する。Ｓ３３へ流れるフローは、Ｓ３１にて印刷許可状態と判断された場合と、後述のＳ３５にてデータ受信が完了していないと判断された場合との２系統からの動作の流れがある。
【００５２】
Ｓ３５：制御部１１７は、印刷データの受信が完了したかどうかを判断する。印刷データの受信が終わっていなければ動作をＳ３３に移行してデータ受信を継続する。印刷データの受信が終了した場合には動作をＳ３７に移行する。
【００５３】
Ｓ３７：印刷許可がされたので、印刷部１２３にて印刷データの印刷出力を行う。
【００５４】
Ｓ３９：印刷許可がされなかったので、不許可データ廃棄部１３９は、印刷データの廃棄処理を行う。
【００５５】
上記の一連の動作により、ワークフローにおける電子文書の印刷の許可状態を画像形成装置１０１が管理サーバ３０１に問い合わせて、該問合せの結果に基づいて印刷の可否を決定して印刷を行う動作を完了する。
【００５６】
［実施例の効果］
本発明実施例の画像形成装置により、以下のことが可能となる。
【００５７】
ワークフロー確認特定文字列の存在を検知することにより、ワークフローには関係のない電子文書に関しては通常の印刷を可能とし、ワークフローの電子文書に関しては管理サーバへの問合せを行って、印刷許可状態をチェックすることが可能となる。
【００５８】
画像形成装置側でもワークフロー文書の印刷許可の制御が可能となるために、ホスト側での印刷制御のループ・ホールが発見されたとしても、画像形成装置側でセキュリティを守ることが可能となる。
【００５９】
ワークフローの電子文書の印刷に関して画像形成装置側でもセキュリティをかけることが可能となるために、セキュリティ管理の責務がはっきりする。
【００６０】
印刷データが印刷不許可だった場合には、該印刷データを廃棄処理するため、残った印刷データを取り出して他の方法で印刷しようとするのを妨げることができ、よりセキュリティが高まる。
【００６１】
［その他］
本発明実施例では、特定文字列がヘッダ中に存在するかどうかを検知する方法としたが、ヘッダ中に限定せずに印刷データ全体中に存在するかどうかを検知する方法としてもよい。
【００６２】
本発明実施例では、ワークフロー確認特定文字列が存在すると管理サーバ３０１への問合せを行うとの設定にしたが、例えばワークフロー確認特定文字列が存在しないと管理サーバ３０１への問合せを行うなどの他の設定によって動作させる方法であってもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】本発明実施例の画像形成装置の機能ブロック図である。
【図２】本発明実施例の画像形成装置の動作のフローチャートである。
【符号の説明】
【００６４】
１０１  画像形成装置
１１１  データインタフェース部
１１３  本体設定部
１１５  記憶部
１１７  制御部
１１９  出力設定部
１２１  印刷制御部
１２３  印刷部
１３１  解析部
１３３  特定文字列検知部
１３５  ワークフロー印刷許可状態問合せ部
１３７  印刷判断部
１３９  不許可データ廃棄部
２０１  ＰＣ（Personal Computer）
３０１  管理サーバ
【図１】
2010099993.tif 000003
【図２】
2010099993.tif 000004