(57)【要約】【課題】来訪者の重要度に応じて、代理担当者への通知を行う。【解決手段】受付端末２０は、来訪者の発話音声又は手動操作に基づき、来訪者名を取得し、この取得した来訪者名に基づいて、来訪者に応対すべき担当者と担当者を代理して来訪者に応対すべき代理応対者とを予め関連付けた応対者データベース１５２０へアクセスし、設定された通知重要度に応じて、対応する担当者及び代理応対者への通知処理を決定し、この決定した通知処理に基づき、担当者又は代理応対者に対応した通知先へ通知する。【選択図】図１６
2010231492.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
来訪者の来訪に対する受付処理を行う来訪者受付装置であって、
来訪者の発話音声又は手動操作に基づき、来訪者情報を取得する来訪者情報取得手段と、
前記来訪者情報取得手段により取得した前記来訪者情報に基づいて、前記来訪者に応対すべき来訪対応者と前記来訪対応者を代理して前記来訪者に応対すべき代理応対者とを予め関連付けて記憶手段に記憶された応対者データベースへアクセスし、設定された通知重要度に応じて、対応する前記来訪対応者及び前記代理応対者への通知処理を決定する通知処理決定手段と、
前記通知処理決定手段により決定した前記通知処理に基づき、前記来訪対応者又は前記代理応対者に対応した通知先へ通知するための通知信号を出力する通知信号出力手段と
を有することを特徴とする来訪者受付装置。
【請求項２】
前記応対者データベースより、前記来訪者情報に対応した前記来訪対応者の階級情報を取得し、その取得した階級情報に応じた通知重要度を算出する重要度算出手段と、
前記重要度算出手段により算出された前記通知重要度を設定する通知重要度設定手段とをさらに有し、
前記通知処理決定手段は、
前記通知重要度設定手段により設定された前記通知重要度に応じて、前記来訪対応者及び前記代理応対者への通知処理を決定する
ことを特徴とする請求項１記載の来訪者受付装置。
【請求項３】
前記重要度算出手段は、
来訪者の来訪予約情報又は来訪履歴情報を予め前記記憶手段に記録可能な予約・履歴データベースへアクセスし、前記来訪者情報に対応した前記来訪者の来訪予約又は来訪履歴の有無を判断する予約・履歴判断手段を備え、
前記予約・履歴判断手段により前記来訪予約又は来訪履歴があると判断された場合には、前記来訪予約又は来訪履歴がない場合に比べ、前記通知重要度を高く算出する
ことを特徴とする請求項２記載の来訪者受付装置。
【請求項４】
前記通知処理決定手段は、
前記来訪者情報取得手段により取得した前記来訪者情報に対応した前記来訪対応者を特定する来訪対応者特定手段と、
当該特定された前記来訪対応者に対応した前記代理応対者を特定する代理応対者特定手段と、
前記来訪対応者特定手段により特定された前記来訪対応者に対応した前記通知先に対する、前記通知信号出力手段による通知信号の第１出力開始時期及び第１出力継続時間をそれぞれ決定する第１信号出力時期決定手段と、
前記代理応対者特定手段により特定された前記代理応対者に対応した前記通知先に対する、前記通知信号出力手段による通知信号の第２出力開始時期及び第２出力継続時間をそれぞれ決定する第２信号出力時期決定手段とを備え、
前記通知信号出力手段は、
前記第１出力開始時期以降で、前記第１出力継続時間経過する前に、前記第２出力開始時期となった場合には、前記代理応対者に対応した通知先に対しても併せて前記通知信号を出力する
ことを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項記載の来訪者受付装置。
【請求項５】
前記第２信号出力時期決定手段は、
個人スケジュール情報を前記来訪対応者又は前記代理応対者ごとに記録可能なスケジュールデータベースに記憶された、前記来訪対応者又は前記代理応対者の前記個人スケジュール情報に、所定の用件情報が含まれているかどうかを判断するスケジュール情報判断手段を備え、
前記スケジュール情報判断手段により、前記代理応対者の個人スケジュール情報に前記所定の用件情報が含まれていると判断された場合には、前記第２出力開始時期を早くする、若しくは前記第２出力継続時間を短くすることを決定する
ことを特徴とする請求項４記載の来訪者受付装置。
【請求項６】
前記来訪対応者又は前記代理応対者に対応して設けられた前記通知先としての第１通知手段及び第２通知手段と、
前記通知先として、前記第１通知手段及び前記第２通知手段のうちいずれかを選択する
通知手段選択手段と
をさらに有し、
前記通知手段選択手段は、
前記スケジュール情報判断手段により判断された前記所定の用件情報の有無に応じて、前記通知先として、前記第１通知手段及び前記第２通知手段のうちいずれかを選択する
ことを特徴とする請求項５記載の来訪者受付装置。
【請求項７】
前記応対者データベースは、
前記代理応対者と前記来訪対応者との属性関係に関する属性関係情報を含んでおり、
前記通知手段選択手段は、
前記応対者データベースへのアクセスに基づき取得された前記属性関係情報に応じて、前記代理応対者への通知先を、前記第１通知手段及び前記第２通知手段のいずれかに選択する
ことを特徴とする請求項６記載の来訪者受付装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、来訪者の来訪に対する受付処理を行う来訪者受付装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、例えば会社への来訪者に対する受付業務を自動化するための来訪者受付装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。この従来技術においては、来訪者（訪問者）が来訪して操作端末（キオスク端末）で自分の名前等（訪問者情報）を操作入力すると、対応する来訪対応者（利用者）に通知して、取次ぎを行うようになっている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−３４２８０４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記従来技術のように、装置を利用して受付を無人化した場合、通知先の来訪対応者がもし不在であった場合に、来客の応対が滞ってしまう。これを回避するために、通知先の来訪対応者が一定時間たっても無応答の場合には不在とみなし、予め定めた代理応対者に通知することも考えられる。しかしながら、この場合も、代理応対者に通知され応対するまで、来訪者が長時間にわたり待たされるという問題がある。特に、重要な来客である場合には、長時間待たせることは問題であるため、来訪者の重要度に応じて代理応対者への通知の仕方を変えることが望まれていた。
【０００５】
本発明の目的は、来訪者の重要度に応じて、代理応対者への通知を行うことができる来訪者受付装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、第１の発明は、来訪者の来訪に対する受付処理を行う来訪者受付装置であって、来訪者の発話音声又は手動操作に基づき、来訪者情報を取得する来訪者情報取得手段と、前記来訪者情報取得手段により取得した前記来訪者情報に基づいて、前記来訪者に応対すべき来訪対応者と前記来訪対応者を代理して前記来訪者に応対すべき代理応対者とを予め関連付けて記憶手段に記憶された応対者データベースへアクセスし、設定された通知重要度に応じて、対応する前記来訪対応者及び前記代理応対者への通知処理を決定する通知処理決定手段と、前記通知処理決定手段により決定した前記通知処理に基づき、前記来訪対応者又は前記代理応対者に対応した通知先へ通知するための通知信号を出力する通知信号出力手段とを有することを特徴とする。
【０００７】
本願第１発明においては、来訪者が来訪したとき、その発話音声や手動操作に基づき、来訪者情報取得手段が来訪者情報を取得する。このとき、応対者データベースには、予め、来訪者に応対すべき来訪対応者と、その来訪対応者を代理して応対を行う代理応対者とが関連付けて記録されている。上記取得された来訪者情報に基づいて通知処理決定手段が上記応対者データベースにアクセスすることで、設定された通知重要度に応じて、来訪した来訪者に対応する来訪対応者及びその代理応対者に対する通知処理を決定する。この決定結果に基づき、通知信号出力手段が、来訪対応者に対応した通知先や代理応対者に対応した通知先へ所定の通知信号を出力する。
【０００８】
以上のようにして、来訪者の受付処理時における来訪対応者や代理応対者への通知処理を、通知重要度に応じて可変とする。これにより、当該来訪者への応対を実行する際、その迅速性に差を設けることができる。すなわち、重要性が高い来客応対である場合には、来訪対応者の呼び出し時間を通常よりも長くしたり、来訪対応者の応答がない場合に通常よりも短い時間で代理応対者を呼び出すようにしたり、複数の代理応対者を順次呼び出すときの切り替え時間を通常よりも短くする等を実行することができる。この結果、重要な来訪者をあまり待たせないような、より柔軟性の高い来客応対が可能となり、利便性を向上することができる。
【０００９】
第２発明は、上記第１発明において、前記応対者データベースより、前記来訪者情報に対応した前記来訪対応者の階級情報を取得し、その取得した階級情報に応じた通知重要度を算出する重要度算出手段と、前記重要度算出手段により算出された前記通知重要度を設定する通知重要度設定手段とをさらに有し、前記通知処理決定手段は、前記通知重要度設定手段により設定された前記通知重要度に応じて、前記来訪対応者及び前記代理応対者への通知処理を決定することを特徴とする。
【００１０】
例えば会社の管理職や役員等に対する来客の場合は、重要な取引相手であったり、会社にとって特に重要な来客である可能性が高い。本願第２発明においては、そのような役職に対応した来訪対応者の階級情報に応じて重要度算出手段が通知重要度を算出し、その算出結果により通知重要度設定手段が設定した通知重要度に応じて通知処理決定手段が通知処理を決定する。これにより、上記のような重要な来訪者を確実に待たせないようにすることが可能となる。
【００１１】
第３発明は、上記第２発明において、前記重要度算出手段は、来訪者の来訪予約情報又は来訪履歴情報を予め前記記憶手段に記録可能な予約・履歴データベースへアクセスし、前記来訪者情報に対応した前記来訪者の来訪予約又は来訪履歴の有無を判断する予約・履歴判断手段を備え、前記予約・履歴判断手段により前記来訪予約又は来訪履歴があると判断された場合には、前記来訪予約又は来訪履歴がない場合に比べ、前記通知重要度を高く算出することを特徴とする。
【００１２】
一般に、予めアポイントメントをとってから来訪した来客の場合は、アポイントメントがない来客に比べれば重要な来客である可能性が高い。また、以前に既に来訪したことのある来客も、同様に重要な来客である可能性が高い。本願第３発明においては、重要度算出手段が、来訪予約又は来訪履歴の有無を予約・履歴判断手段により参照して通知重要度を算出し、来訪予約又は来訪履歴がある来訪者は、通知重要度を高く算出する。これにより、アポイントメントや来訪履歴のある重要な来訪者を確実に待たせないようにすることが可能となる。
【００１３】
第４発明は、上記第１乃至第３発明のいずれかにおいて、前記通知処理決定手段は、前記来訪者情報取得手段により取得した前記来訪者情報に対応した前記来訪対応者を特定する来訪対応者特定手段と、当該特定された前記来訪対応者に対応した前記代理応対者を特定する代理応対者特定手段と、前記来訪対応者特定手段により特定された前記来訪対応者に対応した前記通知先に対する、前記通知信号出力手段による通知信号の第１出力開始時期及び第１出力継続時間をそれぞれ決定する第１信号出力時期決定手段と、前記代理応対者特定手段により特定された前記代理応対者に対応した前記通知先に対する、前記通知信号出力手段による通知信号の第２出力開始時期及び第２出力継続時間をそれぞれ決定する第２信号出力時期決定手段とを備え、前記通知信号出力手段は、前記第１出力開始時期以降で、前記第１出力継続時間経過する前に、前記第２出力開始時期となった場合には、前記代理応対者に対応した通知先に対しても併せて前記通知信号を出力することを特徴とする。
【００１４】
これにより、重要性が高い来客応対であるかどうかに応じて、来訪対応者に対しいつ頃からどのような時間長さで呼び出しを行うかを来訪対応者特定手段及び第１信号出力時期決定手段により可変に設定できる。また、代理応対者特定手段及び第２信号出力時期決定手段により、来訪対応者の応答がない場合にどれだけ待ってから代理応対者の呼び出しに切り替えるか、そのときの時間長さをどうするか、さらに別の代理応対者を順次呼び出すときの切り替え時間をどうするか等を可変に設定することができる。このように来客応対の重要性に応じて詳細な設定を行う。また、本願第４発明では、第１出力開始時期となって来訪対応者に通知を開始した後、来訪対応者が応対未実行のまま第２出力開始時期となった場合には、代理応対者に対しても併せて呼び出しを行うようにする。これらにより、柔軟性の高い来客応対を確実に行うことができる。
【００１５】
第５発明は、上記第４発明において、前記第２信号出力時期決定手段は、個人スケジュール情報を前記来訪対応者又は前記代理応対者ごとに記録可能なスケジュールデータベースに記憶された、前記来訪対応者又は前記代理応対者の前記個人スケジュール情報に、所定の用件情報が含まれているかどうかを判断するスケジュール情報判断手段を備え、前記スケジュール情報判断手段により、前記代理応対者の個人スケジュール情報に前記所定の用件情報が含まれていると判断された場合には、前記第２出力開始時期を早くする、若しくは前記第２出力継続時間を短くすることを決定することを特徴とする。
【００１６】
例えば、来訪対応者や代理応対者が会議中であったり別の来客応対中である場合には呼び出しになかなか応答できなかったり応答できない可能性が高く、代理応対者が別の用件で外出中であった場合には応答できない。本願第５発明においては、第２信号出力時期決定手段が、スケジュール情報判断手段によって、代理応対者の個人スケジュール情報に所定の用件情報が含まれているかどうかを判断し、用件情報が含まれている場合には、第２出力開始時期を早くして代理応対者を早めに呼び出すようにしたり、代理応対者が不在であることも想定して第２出力継続時間を短くする。このように、各人のスケジュールに対応し呼び出し時期や呼び出し時間を長さを調整することで、さらに柔軟かつ効果的な呼び出しを行うことができる。この結果、さらに確実に来訪者を待たせないようにすることができる。
【００１７】
第６発明は、上記第５発明において、前記来訪対応者又は前記代理応対者に対応して設けられた前記通知先としての第１通知手段及び第２通知手段と、前記通知先として、前記第１通知手段及び前記第２通知手段のうちいずれかを選択する通知手段選択手段とをさらに有し、前記通知手段選択手段は、前記スケジュール情報判断手段により判断された前記所定の用件情報の有無に応じて、前記通知先として、前記第１通知手段及び前記第２通知手段のうちいずれかを選択することを特徴とする。
【００１８】
例えば社内にいる来訪対応者や代理応対者に対し来訪者が来訪した旨を通知する場合には、電話で呼び出しを行ったり、携帯電話やパソコンにメール送信を行ったり、パソコン画面にポップアップ表示をする等の種々のバリエーションが考えられる。ここで、例えば来訪対応者や代理応対者が会議中である場合には電話での呼び出しよりもメールやポップアップ等による呼び出しの方が適切であり、在席中であればそれらよりも電話での呼び出しの方が実効性が高い。
【００１９】
そこで、本願第６発明においては、例えば電話からなる第１通知手段、及び、例えばパソコン表示からなる第２通知手段のうち、いずれかを選択する通知手段選択手段を設け、来訪対応者や代理応対者のスケジュールでの所定の用件情報の有無に応じて通知先として第１通知手段及び第２通知手段のいずれかを選択するようにする。これにより、上記のような各人のスケジュールに対応し、実効的な呼び出しを行うことができる。この結果、さらに確実に来訪者を待たせないようにすることができる。
【００２０】
第７発明は、上記第６発明において、前記応対者データベースは、前記代理応対者と前記来訪対応者との属性関係に関する属性関係情報を含んでおり、前記通知手段選択手段は、前記応対者データベースへのアクセスに基づき取得された前記属性関係情報に応じて、前記代理応対者への通知先を、前記第１通知手段及び前記第２通知手段のいずれかに選択することを特徴とする。
【００２１】
例えば来訪対応者が不在等により応答がなく、予め設定された代理応対者を呼び出して応対をしてもらう際、来訪対応者と代理応対者とが同じ部署の同様の内容の仕事をしていたり、同じクライアントを担当している等の密接な関係であれば、代理して応対する際に来訪者に対して電話でも適切な説明等を行うことができ、来訪者から質問があっても即座に対応できる可能性が高い。このような場合には当該代理応対者には電話によって通知を行った方がよい。
【００２２】
これに対し、来訪対応者と代理応対者とが違う部署であったり仕事内容が大幅に違っていたり別種のクライアントを担当している等の場合、代理応対者のパソコン操作等による来訪者受付装置の表示画面への表示等によって、来訪者に応対する方が好ましい場合もある。このような場合には当該代理応対者にはパソコン画面を通じて通知を行った方がよい。
【００２３】
本願第７発明においては、上記に対応し、通知手段選択手段が、来訪対応者と代理応対者との属性関係に応じて通知先を第１通知手段及び第２通知手段のいずれにするかを選択する。これにより、上記のような来訪対応者と代理応対者との関係に対応し、実効的な呼び出し及び応対を行うことができる。
【発明の効果】
【００２４】
本発明によれば、来訪者の重要度に応じて、代理応対者への通知を行うことができ、重要な来訪者を長時間待たせないような柔軟性の高い来客応対を実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】本発明の一実施の形態の来訪者受付システムの全体構成の概略構成を表すシステム構成図である。
【図２】受付端末に備えられた、タッチパネル及びマイクの詳細外観構造の一例を表す斜視図である。
【図３】タッチパネルにおける表示画面の一例を表す図である。
【図４】タッチパネルにおける表示画面の他の例を表す図である。
【図５】タッチパネルにおける表示画面のさらに他の例を表す図である。
【図６】受付端末の機能的構成を示す機能ブロック図である。
【図７】ＤＢサーバの機能的構成を表す機能ブロック図である。
【図８】予約データベースの記憶内容を表す概念的説明図である。
【図９】応対者データベースの記憶内容を表す概念的説明図である。
【図１０】スケジュールデータベースの記憶内容を表す概念的説明図である。
【図１１】部署電話番号データベースの記憶内容を表す概念的説明図である。
【図１２】来訪者から来訪者名を取得するまでの手順の概要を、主としてタッチパネルの画面遷移により説明した説明図である。
【図１３】算出された通知重要度の一例を表す概念的説明図である。
【図１４】設定された通知重要度に応じて決定された、出力開始時期及び出力継続時間の一例を表した概念的説明図である。
【図１５】設定された通知重要度に応じて決定された、出力開始時期及び出力継続時間の他の例を表した概念的説明図である。
【図１６】担当者、代理担当者、及び関係者の通知先への通知の一例を、時間経過とともに説明した説明図である。
【図１７】ＰＣ端末への通知としてポップアップ表示を行う場合において、ＰＣ端末のディスプレイにおけるポップアップ表示画面の一例を表す図である。
【図１８】受付端末の制御回路部により実行する制御手順を表すフローチャートである。
【図１９】ステップＳ１４０の詳細手順を表すフローチャートである。
【図２０】担当者のＩＰ電話機への発信に関するステップＳ４００の詳細手順を表すフローチャートである。
【図２１】代理担当者のＩＰ電話機への発信に関するステップＳ４００の詳細手順を表すフローチャートである。
【図２２】関係者のＰＣ端末へのＥメールの送信に関するステップＳ４００の詳細手順を表すフローチャートである。
【図２３】来訪者の来訪予約の有無に応じて通知重要度を算出する変形例において、算出された通知重要度の一例を表す概念的説明図である。
【図２４】受付端末の制御回路部により実行する制御手順を表すフローチャートである。
【図２５】代理担当者のスケジュールを参酌する変形例において、決定された出力開始時期及び出力継続時間の一例を表した概念的説明図である。
【図２６】担当者、代理担当者、及び関係者の通知先への通知の一例を、時間経過とともに説明した説明図である。
【図２７】ステップＳ１４０の詳細手順を表すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００２６】
以下、本発明の一実施の形態を図面を参照しつつ説明する。
【００２７】
（Ａ）システムの基本構成
図１は、本実施形態の来訪者受付システムの全体構成の概略構成を表すシステム構成図である。図１において、来訪者受付システム１は、例えば、ビルや会社その他の建造物への来訪者に対する受付業務を行うシステムである。この例では会社へ設置されている場合を例にとって説明する。
【００２８】
来訪者受付システム１は、例えば会社の入口付近に設置された受付端末２０（来訪者受付装置）と、周知のパーソナルコンピュータにより構成されるＤＢサーバ１０と、周知のパーソナルコンピュータにより構成され、会社の従業員それぞれに対応して設けられた複数のＰＣ端末３０（第２通知手段、通知先）と、会社の従業員それぞれに対応して設けられた複数のＩＰ電話機６０（第１通知手段、通知先）と、それら複数のＩＰ電話機６０の回線交換を行う周知の交換装置であるＩＰ−ＰＢＸ（Ｉｎｔｅｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ  Ｐｒｉｖａｔｅ  Ｂｒａｎｃｈ  ｅＸｃｈａｎｇｅ）５０とを有し、これらは全てルータ４０を介して接続されている。
【００２９】
受付端末２０は、端末本体２０Ａと、この端末本体２０Ａに接続された、タッチパネル２１０、マイク２０７、スピーカ２０８、及びカメラ２０９とを有している。
【００３０】
スピーカ２０８は、端末本体２０Ａから入力された音声信号を音声に変換して出力し、来訪者に対し報知を行う。マイク２０７は来訪者により入力された音声を音声情報に変換し、端末本体２０Ａへ出力する（但し、マイク２０７を省略することもできる。後述の（５）の変形例参照）。
【００３１】
カメラ２０９は、図示しないレンズ等を介して入力された光像を画像情報（又は映像情報）に変換し、端末本体２０Ａへ出力する。
【００３２】
図２は、上記受付端末２０に備えられた、タッチパネル２１０及びマイク２０７の詳細外観構造の一例を表す斜視図である。
【００３３】
図２において、タッチパネル２１０は、この例では水平に設置されるベース２１２に対してアーム２１１を介し支持され、操作者（すなわちこの例では来訪者）の視線に対して直角となるように面方向が斜め上方を向いている。マイク２０７は、ベース２１２に対し先端を来訪者側へ向けるようにして略円弧状に配置されている。
【００３４】
図３は、タッチパネル２１０における表示画面の一例を表す図である。この画面においては、後述の描画プログラムによって生成された、受付業務を行う仮想人物Ｍ（以下適宜、仮想受付者Ｍという）が、後述の受付処理が開始されると、オフィス風の背景Ｇとともに表示される。また、スピーカ２０８から発話される音声に対応する文章Ｌ（図中では「＊＊＊」で略記している）が併せて表示される。
【００３５】
図４は、タッチパネル２１０における表示画面の他の例を表す図である。この画面においては、後述の描画プログラムによって生成された、来訪者が指でタッチすることで操作入力可能な少なくとも１つの操作ボタンＢが背景Ｇ（図示では上記図３とは異なる背景の表示例を示している）とともに表示される。なお、各ボタンＢにはその内容が記載（図中では「＊＊＊」で略記している）されている。
【００３６】
図５は、タッチパネル２１０における表示画面のさらに他の例を表す図である。この画面においては、後述の描画プログラムによって生成された、来訪者が指でタッチすることで操作入力可能ないわゆるソフトウェアキーボードＳＢが表示される。ソフトウェアキーボードＳＢには、平仮名五十音をそれぞれ操作入力するためのかなボタンＳＢ１と、誤入力時に訂正するための「訂正」ボタンＳＢ２と、来訪者が担当者（後述）の名前を知らないときにその旨を操作入力するための「担当者名不明」ボタンＳＢ３と、入力内容を確定させる「決定」ボタンＳＢ４と、現在の入力内容を表示する「担当者名」表示欄ＳＢ５とを備えている。
【００３７】
タッチパネル２１０は、上記の例を含む複数の画面を所定の順序で順次切り替えて表示可能となっている（詳細は後述）。
【００３８】
以上の構成において、例えば受付端末２０の電源がＯＮされた後、この状態で会社への来訪者が上記タッチパネル２１０を操作することで、受付端末２０は来訪者が検出されたと認識して受付処理を開始する。すなわち、端末本体２０Ａからの音声信号に基づき、スピーカ２０８から来訪者に関する所定の質問（詳細は後述）を所定の順序で発声する。またこのときタッチパネル２１０においても、上記発声に対応した所定の表示を行う（詳細は後述）。
【００３９】
上記スピーカ２０８の発声やタッチパネル２１０の表示に応じて、来訪者が自己の氏名等を発声すると、受付端末２０は、対応する音声情報をマイク２０７から入力し、音声認識処理を行う。また来訪者が上記スピーカ２０８の発声やタッチパネル２１０の表示に応じて、タッチパネル２１０の適宜の画面における各種ボタン（詳細は後述）を手動操作すると、対応する操作情報を入力する。
【００４０】
そして、受付端末２０は、上記音声情報の音声認識結果及び上記操作情報の入力結果に応じて、会社の来訪者に応対すべき来訪対応者（以下適宜、単に担当者という）のＰＣ端末３０や、ＩＰ電話機６０にＩＰ−ＰＢＸ５０を介して接続し、担当者への通知処理を行う（詳細は後述）。また、担当者へ通知後、しばらくしても担当者が応答しなかった場合には、当該担当者を代理して来訪者に応対すべき代理応対者（後述の代理担当者及び関係者）のＩＰ電話機６０やＰＣ端末３０への通知処理を行う（詳細は後述）。応答した社員（担当者又は代理応対者）は、通知された来訪者の身元に関する情報に応じて、受付端末２０に対して応対を指示する。この指示に応じて、受付端末２０は、来訪者と当該社員とが会話できるようにＩＰ電話機６０を接続したり、当該社員の代理で来訪者に応対したりする。このようにして、本実施形態の来訪者受付システム１は、会社における受付業務を自動的に行うことができる。
【００４１】
（Ｂ）受付端末の詳細機能
図６は、受付端末２０の機能的構成を示す機能ブロック図である。
【００４２】
図６において、受付端末２０の端末本体２０Ａは、制御回路部２００と、入出力（Ｉ／Ｏ）インタフェイス２０４と、ハードディスク装置（ＨＤＤ）２０５とを有している。
【００４３】
制御回路部２００は、ＣＰＵ２０１と、受付端末２０の基本的な動作に必要なプログラムやそのための設定値を記憶したＲＯＭ２０２と、各種データを一時的に記憶するＲＡＭ２０３とを備えている。ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２や、ＨＤＤ２０５に記憶されたプログラムに従って、受付端末２０全体の動作を制御する。
【００４４】
Ｉ／Ｏインタフェイス２０４には、上記ＣＰＵ２０１と、上記ハードディスク装置２０５と、上記タッチパネル２１０と、上記マイク２０７と、上記スピーカ２０８と、上記カメラ２０９と、ネットワーク（ＮＷ）カード２０６とが接続されている。
【００４５】
ＨＤＤ２０５には、来訪者による発話の認識に使用するための言語モデル記憶エリア２５２、来訪者の身元を特定するための音声認識に使用される辞書記憶エリア２５３、及びプログラム記憶エリア２５６を含む複数の記憶エリアを備えている。
【００４６】
プログラム記憶エリア２５６には、例えば、受付端末２０の各種動作を制御するための複数のプログラムが記憶されている。記憶されているプログラムとしては、例えば、受付端末２０の基本的な動作を制御するシステムプログラム、ＤＢサーバ１０との通信を制御する通信プログラム、タッチパネル２１０に表示する画像を生成する描画プログラム、音声認識を実行する音声認識プログラム、ＤＢサーバ１０のデータベースにアクセスし照合を行うためのＤＢ照合プログラム、音声合成プログラム、対話制御プログラム、ＩＰ電話機６０とＩＰ−ＰＢＸ５０との接続に係わる電話接続プログラム等がある。
【００４７】
なお、図示はされていないが、ＨＤＤ２０５には、その他、音声認識処理で一般的に使用される周知の音響モデルや、各種処理で使用される設定値等も記憶されている。なお、詳細は説明しないが、音響モデルは、音声の音響的特徴を統計的にモデル化したもので、例えば、母音、子音のそれぞれについて、音響的特徴（例えば、周波数特性）と対応する音素とで表現されている。
【００４８】
ＮＷカード２０６は、上記ルータ４０に接続され、ＤＢサーバ１０などとの間でデータの送受信を可能とするための拡張カードである。
【００４９】
（Ｃ）ＤＢサーバの詳細機能
図７は、ＤＢサーバ１０の機能的構成を表す機能ブロック図である。
【００５０】
図７に示すように、ＤＢサーバ１０は、ＣＰＵ１０１と、ＣＰＵ１０１に各々接続されたＲＯＭ１０２及びＲＡＭ１０３と、ＣＰＵ１０１に接続された入出力（Ｉ／Ｏ）インタフェイス１０４と、Ｉ／Ｏインタフェイス１０４にそれぞれ接続された、マウスコントローラ１０６、キーコントローラ１０７、ビデオコントローラ１０８、通信装置１０９、及び記憶手段としてのハードディスク装置（ＨＤＤ）１５０とを有している。
【００５１】
ＲＯＭ１０２は、ＢＩＯＳを含む、ＤＢサーバ１０を動作させるための各種のプログラムを記憶している。ＲＡＭ１０３は、各種データを一時的に記憶する。ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０２や、後述するＨＤＤ１５０に記憶されたプログラムに従って、ＤＢサーバ１０の全体の制御を司る。
【００５２】
マウスコントローラ１０６、キーコントローラ１０７、及びビデオコントローラ１０８には、それぞれマウス１１６、キーボード１１７、及びディスプレイ１１８が接続されている。通信装置１０９は、ルータ４０に接続され、受付端末２０等、外部機器との間でデータの送受信を行うことを可能とする。
【００５３】
ＨＤＤ１５０は、予約・履歴データベース記憶エリア１５１、応対者データベース記憶エリア１５２、スケジュールデータベース記憶エリア１５７、部署電話番号データベース記憶エリア１５５、及びプログラム記憶エリア１５６を含む複数の記憶エリアを備えている。
【００５４】
予約・履歴データベース記憶エリア１５１には、予定された来訪者（以下適宜、単に来訪予定者という）の来訪予約情報又は過去に来訪履歴がある来訪者の来訪履歴情報を記録可能な予約・履歴データベース（この例では来訪予定者の来訪予約情報を記録可能な予約データベース１５１０（後述の図８参照））が記憶されている。
【００５５】
応対者データベース記憶エリア１５２には、少なくとも担当者及び代理応対者（以下適宜、総称して応対者という）を含む社員の個人情報（以下、応対者情報という）と、担当業者情報とを格納する応対者データベース１５２０（後述の図９参照）が記憶されている。
【００５６】
スケジュールデータベース記憶エリア１５７には、少なくとも上記応対者を含む社員がそれぞれ個別に記録した個人スケジュール情報（詳細は後述）を記憶する、スケジュールデータベース１５７０（後述の図１０参照）が記憶されている。
【００５７】
部署電話番号データベース記憶エリア１５５には、会社の全部署の電話番号情報を格納する部署電話番号データベース１５５０（後述の図１１参照）が記憶されている。
【００５８】
プログラム記憶エリア１５６には、システムプログラム、通信プログラム等、各種処理をＤＢサーバ１０に実行させるための各種プログラムが記憶されている。なお、これらのプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭに記憶されたものがＣＤ−ＲＯＭドライブ（図示せず）を介してインストールされ、プログラム記憶エリア１５６に記憶される。又は、適宜のネットワークを介してシステム外部からダウンロードされたプログラムが記憶されてもよい。
【００５９】
図８は、予約データベース１５１０の記憶内容を表す概念的説明図である。図８において、予約データは、来訪予定者の訪問予定が決まった時点で、来訪予定者１名ごとに図示横一列の段を用いて作成される。すなわち、図示の各段に示される予約データは、来訪者会社名、来訪者会社名ヨミ、来訪者名、来訪者名ヨミ、訪問予定日時、担当者名、担当者名ヨミ、部署名をそれぞれ含む。なお、図示を省略しているが、当該予約に係わる用件概要（打ち合わせ、商談、資材搬入、商品搬出等）を別途含むようにしてもよい。
【００６０】
なお、上記予約データの全て、すなわち、来訪者会社名、来訪者会社名ヨミ、来訪者名、来訪者名ヨミ、訪問予定日時、担当者名、担当者名ヨミ、及び部署名は、それぞれ、各請求項記載の来訪者の来訪予約情報を構成している。
【００６１】
来訪者会社名は、来訪予定者が所属する会社や団体の名前であり、平仮名、片仮名、漢字、アルファベット等による通常の表記で記憶されている。なお、来訪者会社名としては、必ずしも会社等の正式な名称ではなく、図示のように、通常身元を名乗る際に用いられる名前（通称）が記憶されていてもよい。例えば「株式会社Ｂ運送」について、「株式会社」を省略した「Ｂ運送」のみを、来訪者会社名として記憶しておくことができる。また、来訪者会社名ヨミは、来訪者会社名の読み方、すなわち発音であり、片仮名で記憶されている。
【００６２】
来訪者名は、来訪予定者の名前であり、この例では、平仮名、片仮名、漢字、アルファベット等による通常の表記で記憶されている。なお、通常、来訪者は、他社の訪問時に身元を名乗る際、フルネームではなく苗字のみを使用することが多い。よって、来訪者名としては、図示のように、苗字のみが記憶されていてもよい。また、来訪者名ヨミは、来訪者名の読み方、すなわち発音であり、片仮名で記憶されている。
【００６３】
訪問予定日時は、来訪予定者の訪問が予定されている日時である。
【００６４】
担当者名は、来訪予定者の応対を担当する担当者の名前である。この担当者名は、平仮名、片仮名、漢字、アルファベット等による通常の表記で記憶されている。なお、通常、来訪者は、他社の訪問時に担当者を通知する際、フルネームではなく苗字のみを使用することが多い。よって、図示のように、担当者名として、来訪者名と同様、苗字のみが記憶されていてもよい。担当者名ヨミは、担当者名の読み方、すなわち発音であり、片仮名で記憶されている。
【００６５】
部署名は、担当者の所属部署の名称である。なお、この図８に示す例以外に、会社等の正式名称、来訪者名及び担当者のフルネーム、担当者に対応する各社員を識別する社員コード、来訪予定者の同行者の人数、担当者が予め設定した後述の通知重要度等が記憶されていてもよい。
【００６６】
なお、この例では予約・履歴データベース記憶エリア１５１に、来訪予定者の来訪予約情報を記録可能な予約データベース１５１０が記憶されている例を示したが、これに限らず、過去に来訪履歴がある来訪者の来訪履歴情報を記録可能な履歴データベースが記憶されていてもよい（あるいは両方とも記憶されていてもよい）。
【００６７】
図９は、応対者データベース１５２０の記憶内容を表す概念的説明図である。
図９において、応対者情報は、社員１名ごとに作成されるものであり、例えば、図示のように、社員名、部署名、役職名、電話番号、ＰＣアドレス、代理担当者名（１）、代理担当者名（２）、代理担当者名（３）、担当業者それぞれを含む。なお、図示を省略しているが、この応対者情報には、図９に示す以外に、上記社員コード等の情報が含まれていてもよい。
【００６８】
社員名は、会社の社員の氏名である。部署名は、社員の所属部署の名称である。
【００６９】
役職名は、社員の役職の名称であり、この例では「部長」、「課長」、「一般社員」などと表している。なお、この役職名が、各請求項記載の階級情報を構成している。
【００７０】
電話番号は、社員が使用するＩＰ電話機６０の電話番号（あるいは、各社員が使用する携帯電話機やＰＨＳ機の電話番号でもよい）である。ＰＣアドレスは、社員が使用するＰＣ端末３０のアドレス情報である。
【００７１】
代理担当者名（１）、代理担当者名（２）、及び代理担当者名（３）は、それぞれ代理担当者の氏名である。代理担当者名（１）は、複数の代理担当者の中で最も通知（後述）の優先順位が高い（優先順位１位である）第１代理担当者の氏名であり、代理担当者名（２）は、上記優先順位２位である第２代理担当者の氏名であり、代理担当者名（３）は、上記優先順位３位である第３代理担当者の氏名である。すなわち、基本的には、第１代理担当者→第２代理担当者→第３代理担当者の順で、通知が行われるのである。なお、この例では、最大３名の代理担当者の氏名が記憶されている例を示したが、もっと多くの代理担当者の氏名が記憶されていてもよいし、逆にもっと少なくてもよい。
【００７２】
担当業者は、社員が担当する業者（当該社員を定期的に訪問する来訪者）の会社名（図示の例では会社名の通称で表記）、当該業者の社員の名前（図示の例では苗字で表記）である。
【００７３】
図１０は、スケジュールデータベース１５７０の記憶内容を表す概念的説明図である。図１０において、スケジュールデータベース１５７０には、社員ごとに自ら記載した個人スケジュールの内容を表す情報（個人スケジュール情報）が記憶されている。この例では個人スケジュール情報は、社員１名に対し図示横１列の段を用いて作成される。図示の例では、２００８年４月２８日の０時から２４時まで（但し、９時以前及び１４時以降については図示省略している）の各社員の個人スケジュール情報を示している。例えば、社員である鈴木一郎さんは、この例では、２００８年４月２８日の自分のスケジュールとして、１０時から１２時まで「会議」と記載している。
【００７４】
図１１は、部署電話番号データベース１５５０の記憶内容を表す概念的説明図である。図示のように、部署名と、これに対応するＩＰ電話機６０の電話番号（部署代表連絡番号）とを含んでいる。
【００７５】
（Ｄ）受付処理の流れ
以上のような構成の本実施形態の最大の特徴は、来訪者に対応した通知重要度に応じ、その応対者への通知処理の内容を決定することである。以下、その詳細を順を追って説明する。
【００７６】
（Ｄ−１）来訪者情報の取得
図１２は、来訪者から来訪者名を取得するまでの手順の概要を、主としてタッチパネル２１０の画面遷移により説明した説明図である。
【００７７】
図１２において、来訪者が受付端末２０に到着したときには、タッチパネル２１０に待ち受け状態の画面（初期画面）Ｄ１が表示されている。この画面Ｄ１には「御用の方はこのボタンを押してください」の旨の受付開始ボタンＢ１が表示されている。来訪者が指でこのボタンＢ１をタッチすると、タッチパネル２１０の表示が次の画面Ｄ２へ移る。
【００７８】
画面Ｄ２では前述の仮想受付者Ｍが表示され、さらにこれに併せてスピーカ２０８から”いらっしゃいませ。どちら様でしょうか。（マイクに向かってお名前を入力してください）”という音声による問いかけが行われる。また図示のように、画面Ｄ２にはこの発声内容のテキスト「いらっしゃいませ。どちら様でしょうか？」が仮想受付者Ｍからの吹き出し形状として表示される。来訪者がこれらの音声問いかけや表示に応じて、受付端末２０に対して自己の氏名を発話すると、上述したようにマイク２０７によって対応する音声情報が入力されて音声認識される。来訪者の発話が音声認識できた場合には、対応する来訪者名（当該音声認識結果）が受付端末２０において取得される。なお、来訪者の発話音声に基づき取得した来訪者名が各請求項記載の来訪者情報を構成している。
【００７９】
なお、来訪者の（例えば前述のソフトウェアキーボードＳＢを介しての）手動操作の操作情報に基づき、来訪者情報を取得するようにしてもよい（後述の（５）の変形例参照）。また、この例では、来訪者に対して自己の氏名のみを発話させ、対応する来訪者名を取得するようにしたが、このとき来訪者の会社名についても発話させ、対応する来訪者会社名を取得するようにしてもよい。この場合、来訪者名と来訪者会社名とが各請求項記載の来訪者情報を構成する。
【００８０】
そして、来訪者の発話が音声認識され来訪者名が取得できた場合には、当該音声認識した来訪者名の内容が、前述の予約データベース１５１０のいずれかの予約データの「来訪者名」と一致するかどうかが照合される。照合結果が一致であった（該当する来訪者名の予約データが存在した）場合には、来訪者に当該予約データに対応する予約内容を確認させる。そして、予約内容が正しかった場合は、来訪者の発話音声により取得された来訪者名に対応した（当該来訪者名が予約データの「来訪者名」と一致した）担当者が特定される。
【００８１】
（Ｄ−２）通知重要度の算出・設定
上述のようにして、担当者が特定された後は、応対者データベース１５２０より、来訪者の発話音声により取得された来訪者名に対応した、すなわち上記特定された、担当者の役職名（前述の例では「部長」、「課長」、「一般社員」など）が取得される。そして、この取得された役職名に応じた通知重要度が算出される。
【００８２】
ここで、通知重要度とは、来訪者の受付処理時における応対者への通知の重要度のことであり、この重要度に応じて、後述するように、応対者の呼び出し開始タイミングや呼び出し長さ、あるいは呼び出すためのツール等が可変に設定されるものである。重要性が高い来訪者であれば、上記通知重要度を高く設定し、あまり重要性が高くない来訪者であれば、上記通知重要度を低く設定する。本実施形態では、来訪者に応対すべき担当者の役職名に応じて、上記通知重要度を算出し、その算出された通知重要度を（例えばレジスタの値に）設定する。
【００８３】
図１３は、算出された通知重要度の一例を表す概念的説明図である。図１３に示すように、この例では、担当者の役職名が部長や課長等の管理職である場合においては、上記通知重要度が「Ｂ」と算出され、担当者の役職が一般社員（平社員）である場合においては、上記通知重要度が「Ｃ」と算出された場合を示している（なお、この例では、通知重要度はアルファベット順に、「Ａ」の方が「Ｂ」よりも高く、「Ｂ」の方が「Ｃ」よりも高くなっている）。
【００８４】
なお、この例では「Ｂ」又は「Ｃ」の２つに通知重要度が算出された場合を示したが、もっと細かく（例えば、役員は「ＡＡ」、部長は「Ａ」、課長は「Ｂ」、一般社員は「Ｃ」など。「ＡＡ」、「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」の順に通知重要度が順次低くなる）算出するようにしてもよい。また、ここでは、通知重要度を「Ｂ」、「Ｃ」等のアルファベットを用いて表したが、これに限られず、例えば、「１」、「２」等の数値や「高」、「低」等の言葉などを用いて表してもよい。
【００８５】
なお、来訪者の来訪予約や来訪履歴の有無に応じて、あるいは、担当者の役職名と、来訪者の来訪予約（又は来訪履歴）の有無との両方に応じて、通知重要度を算出するようにしてもよい（詳細は後述の（１）の変形例参照）。さらには、上記予約データベース１５１０に、予め来訪予約情報として来訪予定者の同行者数を記録しておき、この来訪予定者の同行者数に応じて、通知重要度を算出するようにしてもよい（例えば、同行者数が多い場合は、通知重要度を通常よりも高く算出する等）。
【００８６】
このように、通知重要度が算出されると、その算出された通知重要度が設定される。なお、通知重要度を算出せずに、担当者が、来訪予定者１名ごとに手動で通知重要度を予め設定するようにしてもよい（後述の（４）の変形例参照）。
【００８７】
（Ｄ−３）出力開始時期及び出力継続時間の決定
本実施形態では、上述のようにして、通知重要度が設定された後は、この設定された通知重要度に応じて、対応する担当者及び代理応対者への通知処理を決定する。具体的には、上記特定された担当者に対応した代理担当者（詳しくは、第１代理担当者、第２代理担当者、第３代理担当者）を特定し、さらに関係者（例えば担当者と同じ部署の社員（但し、代理担当者を除く）、担当者と同じグループの社員（但し、代理担当者を除く）など）を特定する。そして、特定された担当者、代理担当者、及び関係者に対応した通知先であるＩＰ電話機６０やＰＣ端末３０に対する、通知信号の出力開始時期及び出力継続時間をそれぞれ決定する。
【００８８】
図１４は、設定された通知重要度が「Ｂ」である場合に、決定された出力開始時期及び出力継続時間の一例を表した概念的説明図である。
【００８９】
図１４において、この例では、図９の例に沿い、特定された担当者が「鈴木一郎」である場合で、特定された代理担当者が「佐藤二郎」（第１代理担当者）及び「高橋三郎」（第２代理担当者）であり、特定された関係者が「渡辺四郎」及び「小林次郎」である場合を示している。
【００９０】
また、特定された担当者の通知先への通知信号の出力開始時期（第１出力開始時期）をｔ０、出力継続時間（第１出力継続時間）をｔａで表している。この例では、設定された通知重要度が「Ｂ」であることに応じて、鈴木一郎さんに係わる出力開始時期ｔ０が０秒、出力継続時間ｔａが５０秒間と決定されている。
【００９１】
また、特定された代理担当者の通知先への通知信号の（この例では上記ｔ０を基準とする）出力開始時期（第２出力開始時期）をｔ１、出力継続時間（第２出力継続時間）をｔｂで表している。この例では、佐藤二郎さんに係わる出力開始時期ｔ１がｔ０から１０秒後、出力継続時間ｔｂが５０秒間と決定され、高橋三郎さんに係わる出力開始時期ｔ１がｔ０から２０秒後、出力継続時間ｔｂが５０秒間と決定されている。
【００９２】
さらに、特定された関係者の通知先への通知信号の（この例では上記ｔ０を基準とする）出力開始時期（第２出力開始時期）をｔ２、出力継続時間（第２出力継続時間）をｔｃで表している。この例では、渡辺四郎さんに係わる出力開始時期ｔ２がｔ０から３０秒後、出力継続時間ｔｃが５０秒間と決定され、小林次郎さんに係わる出力開始時期ｔ２がｔ０から３０秒後、出力継続時間ｔｃが５０秒間と決定されている。
【００９３】
なお、この例では、特定された関係者（この例では、渡辺四郎さん及び小林次郎さん）への通知を、同じ時期に同じ継続時間行うようにしている。すなわち、関係者においては、出力開始時期ｔ２及び出力継続時間ｔｃが全員等しくなっている。
【００９４】
また、後述のように、担当者、代理担当者、又は関係者の通知先がＰＣ端末３０であり、ＰＣ端末３０へＥメール（通知信号）を送信（出力）する場合のように、通知信号の出力を継続して行わない場合もある。このような場合は、出力開始時期ｔ０，ｔ１，ｔ２において、ＰＣ端末３０へＥメールを送信し、出力継続時間ｔａ，ｔｂ，ｔｃが経過しても、応答（例えば、当該Ｅメールへの返信）がなかったら、タイムアウト（応答がなかった）として取り扱えばよい。
【００９５】
図１５は、設定された通知重要度が「Ｃ」である場合に、決定された、出力開始時期及び出力継続時間の一例を表した概念的説明図であり、上記図１４に対応する図である。
【００９６】
図１５において、この例では、図９の例に沿い、特定された担当者が「小林次郎」である場合で、特定された代理担当者が「渡辺四郎」（第１代理担当者）及び「佐藤二郎」（第２代理担当者）であり、特定された関係者が「鈴木一郎」である場合を示している。
【００９７】
この例では、設定された通知重要度が「Ｃ」であることに応じて、小林次郎さんに係わる出力開始時期ｔ０が０秒、出力継続時間ｔａが５０秒間と決定されている。同様に、渡辺四郎さんに係わる出力開始時期ｔ１が３０秒、出力継続時間ｔｂが５０秒間と決定され、佐藤二郎さんに係わる出力開始時期ｔ１が５０秒、出力継続時間ｔｂが５０秒間と決定されている。また同様に、鈴木一郎さんに係わる出力開始時期ｔ２が６０秒、出力継続時間ｔｃが５０秒間と決定されている。
【００９８】
図１６は、担当者、代理担当者、及び関係者の通知先への通知の一例を、時間経過とともに説明した説明図である。このとき、図１６（ａ）は通知重要度が「Ｂ」の上記図１４の例に対応しており、図１６（ｂ）は通知重要度が「Ｃ」の上記図１５の例に対応している。なお、これら図１６（ａ）及び図１６（ｂ）では、横軸に時間ｔ［ｓｅｃ］をとり、図示右側ほど時間が経過している。
【００９９】
図１６（ａ）及び図１６（ｂ）において、この例では、担当者の通知先がＩＰ電話機６０であり、代理担当者の通知先がＩＰ電話機６０であり、関係者の通知先がＰＣ端末３０である場合を示している。
【０１００】
図１６（ａ）に示す例では、前述の例に沿い、まずｔ＝０［ｓｅｃ］で、担当者である鈴木一郎さんのＩＰ電話機６０へ発信（呼び出し。以下同様）が開始されている。そして、ｔ＝１０［ｓｅｃ］になっても鈴木一郎さんの応答がないため、第１代理担当者である佐藤二郎さんのＩＰ電話機６０へ発信が開始されている。
【０１０１】
その後、ｔ＝２０［ｓｅｃ］になっても鈴木一郎さん及び佐藤二郎さんのどちらの応答もないため、第２代理担当者である高橋三郎さんのＩＰ電話機６０へ発信が開始されている。そして、ｔ＝３０［ｓｅｃ］になっても鈴木一郎さん、佐藤二郎さん、及び高橋三郎さんのいずれの応答もないため、関係者である渡辺四郎さん及び小林次郎さんのＰＣ端末３０へＥメールの送信が（同時に）開始されている。
【０１０２】
その後、鈴木一郎さん、佐藤二郎さん、高橋三郎さん、渡辺四郎さん、及び小林次郎さんのいずれの応答もないままｔ＝５０［ｓｅｃ］になり（ｔ＝０［ｓｅｃ］から５０［ｓｅｃ］経過）、鈴木一郎さんのＩＰ電話機６０への発信が切断され、さらにｔ＝６０［ｓｅｃ］になり（ｔ＝１０［ｓｅｃ］から５０［ｓｅｃ］経過）、佐藤二郎さんのＩＰ電話機６０への発信が切断されている。そして、ｔ＝６５［ｓｅｃ］で、渡辺四郎さんが応答（受信した上記Ｅメールへ返信）し、これにより高橋三郎さんのＩＰ電話機６０への発信が切断されている。
【０１０３】
次に、図１６（ｂ）に示す例では、前述の例に沿い、まずｔ＝０［ｓｅｃ］で、担当者である小林次郎さんのＩＰ電話機６０へ発信が開始されている。そして、ｔ＝３０［ｓｅｃ］になっても小林次郎さんの応答がないため、第１代理担当者である渡辺四郎さんのＩＰ電話機６０へ発信が開始されている。
【０１０４】
その後、ｔ＝５０［ｓｅｃ］になっても小林次郎さん及び渡辺四郎さんのどちらの応答もないため、第２代理担当者である佐藤二郎さんのＩＰ電話機６０へ発信が開始されている。さらにこのとき（ｔ＝０［ｓｅｃ］から５０［ｓｅｃ］経過したため）、小林次郎さんのＩＰ電話機６０への発信が切断されている。
【０１０５】
そして、ｔ＝６０［ｓｅｃ］になっても渡辺四郎さん及び佐藤二郎さんのどちらの応答もないため、関係者である鈴木一郎さんのＰＣ端末３０へＥメールの送信が開始されている。その後、ｔ＝７０［ｓｅｃ］で、佐藤二郎さんが応答し、これにより渡辺四郎さんのＩＰ電話機６０への発信が切断されている。
【０１０６】
なお、これら図１６（ａ）及び図１６（ｂ）に示した例では、担当者の通知先がＩＰ電話機６０であり、代理担当者の通知先がＩＰ電話機６０であり、関係者の通知先がＰＣ端末３０である場合を示したが、これに限られない。すなわち、担当者の通知先をＰＣ端末３０、代理担当者の通知先をＰＣ端末３０、関係者の通知先をＩＰ電話機６０としてもよい。さらに、ＰＣ端末３０への通知をＥメールの送信で行うのではなく、いわゆるポップアップ表示で行うようにしてもよい。
【０１０７】
図１７は、ＰＣ端末３０への通知としてポップアップ表示を行う場合において、ＰＣ端末３０の図示しないディスプレイにおけるポップアップ表示画面の一例を表す図である。なお、この例では代理応対者（代理担当者又は関係者）のＰＣ端末３０へのポップアップ表示を行う場合における、ポップアップ表示画面を示している。
【０１０８】
図１７において、このポップアップ表示画面においては、前述の仮想受付者Ｍ（詳しくは仮想受付者Ｍの上半身部分）に対応する画像Ｍ１と、受付端末２０のカメラ２０９により撮影された来訪者に対応する画像Ｐと、代理応対者に対し来訪者の応対を促す文章Ｌ１とが表示されている。また、これらの表示とともに、代理応対者が来訪者を応対するときに、例えばＰＣ端末３０の図示しないマウスを操作して操作入力可能な「応対」ボタンＢ２と、（例えば来訪者の応対を拒否する等で）このポップアップ表示画面を閉じるときに、マウスを操作して操作入力可能な「×」ボタンＢ３とが表示されている。
【０１０９】
代理応対者がこのポップアップ表示画面を確認して、来訪者を応対する場合は、「応対」ボタンＢ２を手動操作することで、その操作情報が受付端末２０に入力する。これにより、受付端末２０のスピーカ２０８を介して、来訪者に対して例えば代理応対者が迎えに来る旨のメッセージを発話したり、「応対」ボタンＢ１を手動操作した代理応対者以外の代理応対者及び担当者が使用するＰＣ端末３０に、応答済みメッセージを（Ｅメールやポップアップ表示等で）通知したりする。
【０１１０】
（Ｅ）制御手順
図１８は、以上説明した内容を実現するために、受付端末２０の制御回路部２００により実行する制御手順を表すフローチャートである。なお、このフローに示す処理は、ＨＤＤ２０５のプログラム記憶エリア２５６に記憶された来訪者受付処理用のプログラム群（前述のシステムプログラム、通信プログラム、描画プログラム、音声認識プログラム、ＤＢ照合プログラム、電話接続プログラム等）に従って、ＣＰＵ２０１が実行するものである。
【０１１１】
図１８において、例えば受付端末２０の電源ＯＮによって、このフローが開始される（「ＳＴＡＲＴ」位置）。まずステップＳ１０で、タッチパネル２１０に表示信号を出力し、前述の受付開始ボタンＢ１を含む待ち受け状態の画面Ｄ１（図１２参照）を表示させる。
【０１１２】
その後、ステップＳ２０で、受付開始ボタンＢ１が手動操作されたか否かを判定する。来訪者によって押下されるまでは判定が満たされずループ待機し、押下されたら判定が満たされて、ステップＳ３０に移る。
【０１１３】
ステップＳ３０では、来訪者の発話を認識するために、ＤＢサーバ１０の予約データベース１５１０を参照しつつＨＤＤ２０５の辞書記憶エリア２５３に記憶された来訪者辞書を取得し、辞書更新を行う。例えば、ステップＳ２０で受付開始ボタンが操作された時刻を基準とし、予約データベース１５１０の全予約データのうちその前後所定時間以内（例えば１時間以内）を訪問予定日時とする予約データに基づいて作成された辞書を取得する。
【０１１４】
そして、ステップＳ４０で、タッチパネル２１０に表示信号を出力して前述の仮想受付者Ｍを含む画面Ｄ２（図１２参照）を表示させるとともに、スピーカ２０８へ音声信号を出力し、”いらっしゃいませ。どちら様でしょうか。（マイクに向かってお名前を入力してください）”という来訪者名を問いかける台詞を発声させる。
【０１１５】
その後、ステップＳ５０で、この問いかけに対応して発話した来訪者の音声情報をマイク２０７を介して入力し、上記ステップＳ３０で取得した来訪者辞書を用いて音声認識を行う。
【０１１６】
そして、ステップＳ６０で、上記入力した来訪者からの音声情報が音声認識できたかどうかを判定する。言語として音声認識できなかった場合には判定が満たされず、”音声を認識できませんでした。もう一度マイクに向かってお名前を入力してください”という音声認識ができなかったことを来訪者に通知する台詞をスピーカ２０８に発声させ、上記ステップＳ５０に戻り、同様の手順を繰り返す。なお、この図１７では図示を省略しているが、上記音声認識ができなかったことを来訪者に通知する台詞の発声は、予め定められた設定回数だけ行われ、その間に音声認識できない場合には、対応する処理（例えば部署代表の受付担当者等に取り次ぐ等）を行う。一方、言語として音声認識できた場合には、ステップＳ６０の判定が満たされ、ステップＳ７０に移る。
【０１１７】
ステップＳ７０では、上記音声認識結果（来訪者名）を（例えばＲＡＭ２０３に）保存する（来訪者情報取得手段としての機能）。
【０１１８】
その後、ステップＳ８０で、ＤＢサーバ１０の予約データベース１５１０又は応対者データベース１５２０にアクセスし、上記ステップＳ７０で取得した来訪者名が、予約データベース１５１０のいずれかの予約データの「来訪者名」、あるいは応対者データベース１５２０のいずれかの応対者情報の「担当業者」と一致するかどうかを照合する。なお、完全な一致ではなく、ある類似幅、許容幅を持たせた範囲内で適合するかどうかを照合するようにしてもよい。
【０１１９】
そして、ステップＳ９０で、上記ステップＳ８０での照合結果が一致したか（適合したか。以下同様）どうかを判定する。ステップＳ８０での照合結果が一致した（取得した来訪者名と一致する予約データ、あるいは応対者情報が存在した）場合には判定が満たされ、ステップＳ１００に移る。
【０１２０】
ステップＳ１００では、上記照合結果が一致であった予約データ、あるいは応対者情報の内容を予約データベース１５１０、あるいは応対者データベース１５２０から取得し、例えばＲＡＭ２０３に記憶する。
【０１２１】
その後、ステップＳ１１０で、タッチパネル２１０に表示信号を出力して前述の仮想受付者Ｍ、予約内容、「訂正」ボタン、「決定」ボタン等を含む画面を表示させるとともに、スピーカ２０８へ音声信号を出力し、“この内容でよろしいでしょうか？”という最終確認を問いかける台詞を発声させる（タッチパネル２１０にテキスト表示も行う。なお、発声を行わず表示のみとしてもよい）。
【０１２２】
そして、ステップＳ１１５で、上記「決定」ボタンが操作されたかどうかを判定する。来訪者が予約内容が正しいことを確認し、「決定」ボタンを手動操作した場合には判定が満たされ、ステップＳ１２０に移る。
【０１２３】
ステップＳ１２０では、上記ステップＳ８０での照合結果が一致した（＝上記ステップＳ７０で取得した来訪者名に対応した）担当者が誰であるかを特定する。そして、ステップＳ１２５に移る。
【０１２４】
ステップＳ１２５では、ＤＢサーバ１０の応対者データベース１５２０にアクセスし、上記ステップＳ７０で取得した来訪者名に対応した担当者（言い換えれば、上記ステップＳ１２０で特定された担当者）、又は、後述のステップＳ２３０での照合結果が一致した社員（担当者）の役職名を取得し、例えばＲＡＭ２０３に記憶する。
【０１２５】
その後、ステップＳ１３０で、上記ステップＳ１２５において取得した役職名に応じた通知重要度を算出する（重要度算出手段としての機能）。
【０１２６】
そして、ステップＳ１３５で、上記ステップＳ１３０において算出された通知重要度を今回使用する値として設定し（通知重要度設定手段としての機能）、例えばＲＡＭ２０３に記憶する。
【０１２７】
その後、ステップＳ１４０で、代理応対者（代理担当者及び関係者）の特定や応対者への通知処理を行う社員通知処理（詳細は後述の図１９参照）を実行する。そして、ステップＳ１４５に移る。
【０１２８】
ステップＳ１４５では、後述の図２０のステップＳ４２０における担当者のＩＰ電話機６０への発信、後述の図２１のステップＳ５３０における代理担当者のＩＰ電話機６０への発信、及び後述の図２２のステップＳ６３０における関係者のＰＣ端末３０へのＥメールの送信に対し（以下適宜、これらを省略して「担当者、代理担当者、及び関係者への通知に対し」という）、当該担当者、当該代理担当者、又は当該関係者のいずれかによる応答があったかどうかを判定する。いずれからも応答がなかった場合には判定が満たされず、ステップＳ１５０に移る。
【０１２９】
ステップＳ１５０では、担当者、代理担当者、及び関係者それぞれのＰＣ端末３０にテキストデータを出力して、応答がなかった旨のメッセージを通知し（例えばＰＣ端末３０のディスプレイにポップアップ表示し）、後述のステップＳ３１０に移る。
【０１３０】
一方、上記ステップＳ１４５において、いずれかによる応答があった場合には、ステップＳ１４５の判定が満たされて、ステップＳ１６０に移る。
【０１３１】
ステップＳ１６０では、担当者、後述の図２１のステップＳ５３０で対応するＩＰ電話機６０に発信が行われた代理担当者、及び後述の図２２のステップＳ６３０で対応するＰＣ端末３０へＥメールの送信が行われた関係者のうち、応答したものを除くそれぞれの対応するＰＣ端末３０に、テキストデータを出力して、応答があった旨のメッセージを通知する（例えばＰＣ端末３０のディスプレイにポップアップ表示したり、その旨を伝えるＥメールを送信したりする）。
【０１３２】
その後、ステップＳ１７０で、応答がＩＰ電話機６０による応答であったかどうかを判定する。ＩＰ電話機６０による応答でなかった、すなわち、ＰＣ端末３０による応答であった場合には判定が満たされず、ステップＳ１８０に移る。
【０１３３】
ステップＳ１８０では、来訪者に対し、社員（担当者、代理担当者、又は関係者のいずれか）が迎えにくる旨を伝える台詞をスピーカ２０８に発声させ、このフローを終了する。
【０１３４】
一方、上記ステップＳ１７０において、応答がＩＰ電話機６０による応答であった場合には、ステップＳ１７０の判定が満たされてステップＳ１９０に移る。
【０１３５】
ステップＳ１９０では、ＩＰ電話機６０による応答（対話）が完了したかどうかを判定する。完了するまでは判定が満たされずループ待機し、完了したら判定が満たされて、このフローを終了する。
【０１３６】
一方、ステップＳ９０で上記ステップＳ８０での照合結果が一致せず（取得した来訪者名と一致する予約データ、あるいは応対者情報が存在せず）に判定が満たされなかった場合は、ステップＳ２００に移る。
【０１３７】
ステップＳ２００では、スピーカ２０８へ音声信号を出力し、”担当者名を入力してください”という担当者名を問いかける台詞を発声させ、さらにステップＳ２１０で、タッチパネル２１０に表示信号を出力して前述のソフトウェアキーボードＳＢを含む画面（図５参照）を表示させる。
【０１３８】
そして、ステップＳ２２０で、来訪者のソフトウェアキーボードＳＢの操作による操作情報を取得し、対応する担当者名を（例えばＲＡＭ２０３に）保存する。
【０１３９】
その後、ステップＳ２３０で、ＤＢサーバ１０の応対者データベース１５２０にアクセスし、上記ステップＳ２２０において操作情報より取得した担当者名が、応対者データベース１５２０のいずれかの応対者情報の「社員名」と一致するかどうかを照合する。このときも、前述と同様、完全な一致ではなく、ある類似幅、許容幅を持たせた範囲内で適合するかどうかを照合するようにしてもよい。
【０１４０】
そして、ステップＳ２６０で、上記ステップＳ２３０での照合結果が一致した（担当者名と「社員名」とが一致した）社員がいたかどうかを判定する。ステップＳ２３０での照合結果が一致した社員がいた場合には判定が満たされ、この社員を担当者とみなして、先のステップＳ１２５に移り、同様の手順を繰り返す。一方、ステップＳ２３０での照合結果が一致した社員がいなかった場合には、判定が満たされずステップＳ２８０に移る。
【０１４１】
ステップＳ２８０では、スピーカ２０８へ音声信号を出力し、”担当者が確認できませんでした”旨の台詞を発声させ、さらにステップＳ２９０で、タッチパネル２１０に表示信号を出力して全ての部署名に対応するボタンを含む部署名一覧表示画面を表示させる。
【０１４２】
その後、ステップＳ３００で、来訪者の上記ボタンの操作による操作情報を取得し、対応する部署名を（例えばＲＡＭ２０３に）保存する。
【０１４３】
そして、ステップＳ３１０で、担当者が確認できなかった（あるいは予約自体がされていなかった）、又は、前述のように担当者、代理担当者、又は関係者のいずれからも応答がなかったこと基づき、対応する部署連絡先（この例では部署代表のＩＰ電話機６０に発信（コール）を行う。具体的には、対応する通知文を作成し、その通知文のテキストデータを音声データに変換し、ステップＳ３００で特定された部署代表の電話番号を、部署電話番号データベース１５５０（図１１参照）の記憶内容を参照して取得し、ＩＰ−ＰＢＸ５０を介しＩＰ電話機６０に発信する。その後、このフローを終了する。
【０１４４】
図１９は、上記図１８のステップＳ１４０の詳細手順を表すフローチャートである。
【０１４５】
図１９において、まずステップＳ３３０において、ＤＢサーバ１０の応対者データベース１５２０にアクセスし、上記図１８のステップＳ１２０で特定された担当者（あるいは、上記図１８のステップＳ２３０での照合結果が一致した担当者。以下同様）に対応した、言い換えれば、当該担当者に対応する応対者情報の「代理担当者名（１）〜（３）」に記録された、代理担当者が誰であるかを特定する。なお、代理担当者が複数いる場合は、その優先順位（第１代理担当者、第２代理担当者、第３代理担当者など）も特定する。
【０１４６】
その後、ステップＳ３４０で、ＤＢサーバ１０の応対者データベース１５２０にアクセスし、上記図１８のステップＳ１２０で特定された担当者の関係者（例えば、同じ部署の社員）者が誰であるかを特定する。
【０１４７】
そして、ステップＳ３５０で、上記図１８のステップＳ１３５で設定された通知重要度に応じて、上記図１８のステップＳ１２０で特定された担当者のＩＰ電話機６０に対する、上記出力開始時期ｔ０及び出力継続時間ｔａ（図１４及び図１５参照）をそれぞれ決定する。
【０１４８】
その後、ステップＳ３６０で、上記図１８のステップＳ１３５で設定された通知重要度に応じて、上記ステップＳ３３０で特定された代理担当者のＩＰ電話機６０に対する、上記出力開始時期ｔ１及び出力継続時間ｔｂ（図１４及び図１５参照）をそれぞれ決定する。
【０１４９】
そして、ステップＳ３７０で、上記図１８のステップＳ１３５で設定された通知重要度に応じて、上記ステップＳ３４０で特定された関係者のＰＣ端末３０に対する、上記出力開始時期ｔ２及び出力継続時間ｔｃ（図１４及び図１５参照）を決定する。
【０１５０】
その後、ステップＳ３８０で、計時手段であるタイマ（図示せず）を起動させ、時間ｔの計測を開始し、ステップＳ４００に移る。
【０１５１】
ステップＳ４００では、応対者（担当者、代理担当者、及び関係者）の対応する通知先への通知を行う応対者通知処理（詳細は後述の図２０、図２１、及び図２２参照）を実行する。そして、後述の図２０、図２１、及び図２２の全てのフローが終了したら、このルーチンを終了する。
【０１５２】
図２０、図２１、及び図２２は、上記図１９のステップＳ４００の詳細手順を表すフローチャートである。図２０は、担当者のＩＰ電話機６０への発信に関する制御手順のフローであり、図２１は、代理担当者のＩＰ電話機６０への発信に関する制御手順のフローであり、図２２は、関係者のＰＣ端末３０へのＥメールの送信に関する制御手順のフローである。なお、これら図２０、図２１、及び図２２の３つのフローは、例えばコンピュータのＯＳ等でしばしば行われる「マルチタスク処理」と同様の公知の手法により、前述のプログラム記憶エリア２５６に記憶されたプログラム群に従って、ＣＰＵ２０１によって同時並行処理されるようになっている。
【０１５３】
図２０に示す担当者通知処理では、まずステップＳ４１０で、タイマによる計測時間ｔが、上記図１９のステップＳ３５０で決定された上記出力開始時期ｔ０になったかどうかを判定する。ｔ＝ｔ０になるまで判定が満たされずループ待機し、ｔ＝ｔ０になったら判定が満たされて、ステップＳ４２０に移る。
【０１５４】
ステップＳ４２０では、上記図１８のステップＳ１２０で特定された担当者のＩＰ電話機６０に、上記図１９のステップＳ３５０で決定された出力継続時間ｔａが経過するまで、発信（コール）を行う。具体的には、担当者への通知文を作成し、その通知文のテキストデータを音声データに変換し、当該担当者の電話番号を、応対者データベース１５２０の「電話番号」を参照して取得する。そして、ＩＰ−ＰＢＸ５０を介して担当者の使用するＩＰ電話機６０に発信（通知信号を出力）する。
【０１５５】
そして、ステップＳ４３０で、上記図１９のステップＳ３５０で決定された上記出力継続時間ｔａが経過（タイムアウト）したか、又は、担当者、代理担当者、及び関係者への通知に対し、当該担当者、当該代理担当者、又は当該関係者のいずれかによる応答があったかどうかを判定する。タイムアウトする、又は、いずれかによる応答があるまで、上記担当者の使用するＩＰ電話機６０への発信を継続する。当該出力継続時間ｔａが経過したか、あるいは、経過する前でも、担当者、代理担当者、及び関係者への通知に対し、当該担当者、当該代理担当者、又は当該関係者のいずれかによる応答があった場合には、判定が満たされて、このルーチンを終了し、ステップＳ４２０で開始した当該発信を切断（中断）する。
【０１５６】
図２１に示す代理担当者通知処理では、まずステップＳ５０３で、上記図１９のステップＳ３３０において特定された代理担当者が（少なくとも１人は）いたかどうかを判定する。特定された代理担当者が誰もいなかった場合には判定が満たされず、このルーチンを終了する。特定された代理担当者がいた場合には判定が満たされて、ステップＳ５０５に移る。
【０１５７】
ステップＳ５０５では、後述のステップＳ５３０で通知を行う代理担当者に対応する変数ＮをＮ＝１（第１代理担当者）に設定する（なお、この例ではＮ＝１が第１代理担当者に対応し、Ｎ＝２が第２代理担当者に対応し、Ｎ＝３が第３代理担当者に対応している）。
【０１５８】
そして、ステップＳ５１０で、タイマによる計測時間ｔが、現在の変数Ｎの値に対応する代理担当者に係わる、上記図１９のステップＳ３６０で決定された出力開始時期ｔ１になったかどうかを判定する。ｔ＝ｔ１になるまで判定が満たされずループ待機し、ｔ＝ｔ１になったら判定が満たされて、ステップＳ５２０に移る。
【０１５９】
ステップＳ５２０では、担当者、代理担当者、及び関係者への通知に対し、当該担当者、当該代理担当者、又は当該関係者のいずれかによる応答があったかどうかを判定する。いずれからも応答がなかった（まだ誰も応答していない）場合には判定が満たされず、ステップＳ５３０に移る。
【０１６０】
ステップＳ５３０では、現在の変数Ｎの値に対応する代理担当者のＩＰ電話機６０に、上記図１９のステップＳ３６０で決定された出力継続時間ｔｂが経過するまで、発信（コール）を行う。具体的には、代理担当者への通知文を作成し、その通知文のテキストデータを音声データに変換し、現在の変数Ｎの値に対応する代理担当者の電話番号を、応対者データベース１５２０の「電話番号」を参照して取得する。そして、ＩＰ−ＰＢＸ５０を介して当該代理担当者の使用するＩＰ電話機６０に発信する。
【０１６１】
その後、ステップＳ５４０において、上記変数Ｎの値が、上記図１９のステップＳ３３０で特定された代理担当者の人数Ｎｍａｘになった、言い換えれば、上記ステップＳ５３０で、上記特定された代理担当者全員のＩＰ電話機６０に発信を行ったかどうかを判定する。Ｎ＝Ｎｍａｘになっていない（まだ代理担当者全員のＩＰ電話機６０に発信を行っていない）場合には、判定が満たされずに、ステップＳ５５０に移る。
【０１６２】
ステップＳ５５０では、上記変数Ｎの値に１を加え、上記ステップＳ５１０に戻り、同様の手順を繰り返す。
【０１６３】
一方、上記ステップＳ５２０で担当者、代理担当者、又は関係者のいずれかによる応答があり判定が満たされた場合、上記ステップＳ５４０でＮ＝Ｎｍａｘになって（代理担当者全員のＩＰ電話機６０に発信を行って）判定が満たされた場合は、ステップＳ５６０に移る。
【０１６４】
ステップＳ５６０では、上記図１９のステップＳ３３０で特定された全ての代理担当者に係わる、上記図１９のステップＳ３６０で決定された上記出力継続時間ｔｂが経過（タイムアウト）したか、又は、担当者、代理担当者、及び関係者への通知に対し、当該担当者、当該代理担当者、又は当該関係者のいずれかによる応答があったかどうかを判定する。タイムアウトする、又は、いずれかによる応答があるまで、上記代理担当者の使用するＩＰ電話機６０への発信を継続する。当該出力継続時間ｔｂが経過したか、あるいは、経過する前でも、担当者、代理担当者、及び関係者への通知に対し、当該担当者、当該代理担当者、又は当該関係者のいずれかによる応答があった場合には、判定が満たされて、このルーチンを終了し、ステップＳ５６０で開始した当該発信を切断する。
【０１６５】
図２２に示す関係者通知処理では、まずステップＳ６０５で、上記図１９のステップＳ３４０において特定された関係者が（少なくとも１人は）いたかどうかどうかを判定する。特定された関係者が誰もいなかった場合には判定が満たされず、このルーチンを終了する。特定された関係者がいた場合には判定が満たされて、ステップＳ６１０に移る。
【０１６６】
ステップＳ６１０では、タイマによる計測時間ｔが、上記図１９のステップＳ３７０で決定された出力開始時期ｔ２になったかどうかを判定する。ｔ＝ｔ２になるまで判定が満たされずループ待機し、ｔ＝ｔ２になったら判定が満たされて、ステップＳ６２０に移る。
【０１６７】
ステップＳ６２０では、上記図２０のステップＳ４２０における担当者のＩＰ電話機６０への発信、上記図２１のステップＳ５３０における代理担当者のＩＰ電話機６０への発信に対し、当該担当者又は当該代理担当者のいずれかによる応答があったかどうかを判定する。いずれからも応答がなかった（まだ誰も応答していない）場合には判定が満たされず、ステップＳ６３０に移る。
【０１６８】
ステップＳ６３０では、上記図１９のステップＳ３４０で特定された関係者全員のＰＣ端末３０へＥメール（通知信号）の送信（出力）を行う。具体的には、関係者への通知文を作成し、関係者全員のＥメールアドレスを、応対者データベース１５２０（図９参照）の「ＰＣアドレス」を参照して取得し、ＩＰ−ＰＢＸ５０を介して関係者の使用するＰＣ端末３０に、上記通知文をＥメールで送信する。
【０１６９】
そして、ステップＳ６４０で、上記図１９のステップＳ３７０で決定された上記出力継続時間ｔｃが経過（タイムアウト）したか、又は、担当者、代理担当者、及び関係者への通知に対し、当該担当者、当該代理担当者、又は当該関係者のいずれかによる応答があったかどうかを判定する。タイムアウトする、又は、いずれかによる応答があるまで判定が満たされずループ待機し、タイムアウトした、又は、いずれかによる応答があった場合には判定が満たされて、このルーチンを終了する。
【０１７０】
なお、以上において、図１８に示すステップＳ１２０、図１９に示すステップＳ３３０、ステップＳ３４０、ステップＳ３５０、ステップＳ３６０、及びステップＳ３７０の全体が、各請求項記載の通知処理決定手段として機能している。そのうちステップＳ１２０が来訪対応者特定手段として機能し、ステップＳ３３０及びステップＳ３４０が代理応対者特定手段として機能し、ステップＳ３５０が第１信号出力時期決定手段として機能し、ステップＳ３６０及びステップＳ３７０が第２信号出力時期決定手段として機能する。また、図２０に示すステップＳ４２０、図２１に示すステップＳ５３０、及び図２２に示すステップＳ６３０が、通知信号出力手段として機能している。
【０１７１】
以上説明したように、本実施形態の受付端末２０においては、応対者データベース１５２０に、担当者名と代理担当者名とが予め関連付けて記憶されている。来訪者が来訪したときは、マイク２０７を介し入力する来訪者の発話音声に基づき来訪者名が取得される。この取得された来訪者名に基づいて、応対者データベース１５２０にアクセスすることで、担当者の通知重要度に応じて、来訪した来訪者を対応する担当者、代理担当者及び関係者に対する通知処理が決定される（図２０、図２１、図２２参照）。具体的には、特定された担当者、代理担当者、及び関係者に係わる出力開始時期ｔ０，ｔ１，ｔ２及び出力継続時間ｔａ、ｔｂ，ｔｃをそれぞれ決定する。これにより、重要性が高い来客応対であるかどうかに応じて、担当者に対しいつ頃からどのような時間長さで呼び出しを行うかを可変に設定する。また、担当者の応答がない場合にどれだけ待ってから代理応対者（代理担当者や関係者）の呼び出しに切り替えるか、そのときの時間長さをどうするか、さらに別の代理応対者を順次呼び出すときの切り替え時間をどうするか等を可変に設定することができる。そして、上記のようにして決定された通知処理の内容に基づき、担当者及び代理担当者のＩＰ電話機６０へ発信し、関係者のＰＣ端末３０へＥメールを送信することで、担当者、代理担当者、及び関係者への通知を行う。
【０１７２】
このように、応対者データベース１５２０へのアクセス結果や設定された通知重要度に応じて、来訪者の受付処理時における担当者、代理担当者、及び関係者への通知処理を可変とし、当該来訪者への応対を実行する際、その迅速性に差を設けることができる。すなわち、重要性が高い来客応対である場合（例えば担当者の役職が高く通知重要度が「Ａ」「Ｂ」等の場合。あるいは前述したように予約済みの来訪者の場合など）には、担当者の呼び出し時間である第１出力継続時間ｔａを長めに設定したり、担当者の応答がない場合に代理応対者の応対に切り替える第２出力開始時期ｔ１，ｔ２を短めにして早めに代理応対者（代理担当者や関係者）を呼び出すようにしたり、複数の代理応対者の第２出力開始時期ｔ１どうしのずれ時間（言い換えれば順次呼び出すときの切り替え時間）を通常よりも短くする等を行って、来訪者をあまり待たせないような手配を確実に実行することができる（図１４及び図１５の例も参照）。この結果、より柔軟性の高い来客応対が可能となり、利便性を向上することができる。
【０１７３】
ここで、会社の管理職や役員等に対する来客（来訪者）の場合は、会社にとって重要な取引相手であったり、特に重要な来客である可能性が高い。そこで、本実施形態では特に、図１８のステップＳ１２５において、来訪者から取得した来訪者名に対応した（当該来訪者を応対すべき）担当者の役職名を、応対者データベース１５２０より取得し、その取得した役職名に応じた通知重要度を算出し、設定する（ステップＳ１３５）。そして、設定された通知重要度に応じて、担当者、代理担当者、及び関係者の通知処理を決定する。これにより、上記のような重要な来訪者を確実に待たせないようにすることができる。
【０１７４】
なお、本発明は、上記実施形態に限られるものではなく、その趣旨及び技術的思想を逸脱しない範囲内で種々の変形が可能である。以下、そのような変形例を順を追って説明する。
【０１７５】
（１）来訪者の来訪予約の有無に応じて通知重要度を算出する場合
上記実施形態においては、担当者の役職に応じて、通知重要度を算出していたが、これに限られず、担当者の役職と来訪者の来訪予約（アポイントメント）の有無とに応じて、通知重要度を算出するようにしてもよい。
【０１７６】
ここで、前述したように、予約データベース１５１０（図８参照）には、来訪予定者の予約データ（来訪者会社名、来訪者名、訪問予定日時、担当者名、部署名など）が記憶されている。本変形例においては、この予約データベース１５１０にアクセスし、来訪者の来訪予約の有無を判断する。具体的には、来訪者から取得した来訪者名が、当該来訪者を対応すべき担当者のいずれかの予約データの「来訪者名（来訪予定者の名前）」と一致（適合）するかどうかを照合する。そして、来訪予約があると判断された場合（＝照合結果が一致した場合）には、上記通知重要度を、来訪予約がないと判断された場合よりも高めに算出する。
【０１７７】
図２３は、本変形例において算出された通知重要度の一例を表す概念的説明図であり、前述の図１３に対応する図である。
【０１７８】
図２３において、この例では、来訪者を対応すべき担当者の役職名と、来訪者の来訪予約の有無とに応じて、上記通知重要度が算出された場合を示している。また、担当者の役職名が同じであっても、来訪予約がある場合には、来訪予約がない場合と比べて通知重要度が、高くなるように算出されている。
【０１７９】
すなわち、担当者の役職名が管理職である場合において、来訪者の来訪予約がない場合では、通知重要度は「Ｂ」と算出されているのに対し、来訪者の来訪予約がある場合では、通知重要度は「Ａ」と算出されている（「Ａ」の方が「Ｂ」よりも高い）。また、担当者の役職名が一般社員である場合において、来訪者の来訪予約がない場合では、通知重要度は「Ｃ」と算出されているのに対し、来訪者の来訪予約がある場合では、通知重要度は「Ｂ」と算出されている（「Ｂ」の方が「Ｃ」よりも高い）。
【０１８０】
図２４は、本変形例において受付端末２０の制御回路部２００により実行する制御手順を表すフローチャートであり、前述の図１８に対応する図である。図１８と同等の手順には同符号を付し説明を省略する。
【０１８１】
図２４において、前述の図１８と異なる点は、ステップＳ１２５とステップＳ１３０との間に新たにステップＳ１２６及びステップＳ１２７を設け、さらに新たにステップＳ１２８を設けた点である。すなわち、ステップＳ１２５で、前述のステップＳ７０で取得した来訪者名に対応した担当者、又は、前述のステップＳ２３０での照合結果が一致した社員（担当者）の役職名を取得し記憶したら、新たに設けたステップＳ１２６に移る。
【０１８２】
ステップＳ１２６では、来訪者の来訪予約の有無を判断する。この判断は、前述のステップＳ８０での照合結果が一致していたかどうかを判断すれば足りる。
【０１８３】
そして、ステップＳ１２７で、上記ステップＳ１２６で来訪者の来訪予約があると判断されたかどうかを判定する。上記ステップＳ１２６で来訪予約があると判断された（＝ステップＳ８０での照合結果が一致していた）場合には判定が満たされて、ステップＳ１２８に移る。
【０１８４】
ステップＳ１２８では、上記ステップＳ１２５において取得した役職名、及び、上記ステップＳ１２６での判断結果（来訪予約有り）に応じて、通知重要度を（ステップＳ１３０で算出するよりも）例えばワンランク上げて（「Ｃ」→「Ｂ」、「Ｂ」→「Ａ」等）算出する。その後、ステップＳ１３５に移る。
【０１８５】
一方、ステップＳ１２７において、上記ステップＳ１２６で来訪予約がないと判断されていた（＝ステップＳ８０での照合結果が一致していなかった）場合には、ステップＳ１２７の判定が満たされず、ステップＳ１３０に移る。
【０１８６】
その後のステップＳ１３０以降の手順は、前述の図１８と同様であるので説明を省略する。
【０１８７】
なお、この図２４に示すステップＳ１２６、ステップＳ１２８、及びステップＳ１３０が、重要度算出手段として機能し、そのうちステップＳ１２６が予約・履歴判断手段として機能する。
【０１８８】
本変形例においては、以下の効果を奏する。すなわち、一般に、予め来訪予約をとってから来訪した来客の場合は、来訪予約がない来客に比べれば）重要な来客である可能性が高い。本変形例においては、予約データベース１５１０にアクセスし、来訪者から取得した来訪者名に対応した（当該来訪者名が予約データベース１５１０の予約データの「来訪者名」と一致した）担当者に係わる来訪者の来訪予約の有無を判断する。そして、来訪予約があると判断された場合には、通知重要度を（来訪予約がないと判断された場合よりも）高めて算出する。この結果、来訪予約のある重要な来訪者を確実に待たせないようにすることができる。
【０１８９】
なお、本変形例では、来訪予定者の来訪予約情報（上記の例では来訪者会社名、来訪者会社名ヨミ、来訪者名、来訪者名ヨミ、訪問予定日時、担当者名、担当者名ヨミ、部署名など）を予め記憶した予約データベース１５１０にアクセスし、来訪者の来訪予約の有無に応じて、通知重要度を算出していたが、これに限られない。すなわち、過去に来訪履歴がある来訪者の来訪履歴情報（例えば、来訪者会社名、来訪者会社名ヨミ、来訪者名、来訪者名ヨミ、担当者名、担当者名ヨミ、部署名、前回来訪日時など）を予め記憶した履歴データベース（予約・履歴データベース）にアクセスし、来訪者の来訪履歴の有無に応じて、通知重要度を算出するようにしてもよい。この場合も、本変形例と同様の効果を得る。
【０１９０】
（２）代理担当者のスケジュールを参酌する場合
上記実施形態や（１）の変形例と異なり、スケジュールデータベース１５７０に記憶された、代理担当者の個人スケジュール情報を参酌して、スケジュールに応じた通知処理の決定や通知先の選択をするようにしてもよい。
【０１９１】
ここで、前述したように、スケジュールデータベース１５７０（図１０参照）には、社員（代理担当者を含む）がそれぞれ個別に記載した個人スケジュールの内容を表す情報（個人スケジュール情報）が記憶されている。
【０１９２】
本変形例においては、このスケジュールデータベース１５７０にアクセスし、前述のようにして特定された代理担当者の所定の時間範囲の（例えば、受付処理が開始された時刻の前後１時間範囲の）個人スケジュール情報に、所定の用件情報（例えば、「会議」や「打合せ」など）が含まれているかどうかを判断する（上記用件情報の有無を判断する）。そして、上記用件情報が含まれていると判断された場合（上記用件情報が有った場合）には、当該代理担当者の通知先として、この例ではＰＣ端末３０を選択する（なお、ＩＰ電話機６０を選択するようにしてもよい）。さらに、当該代理担当者よりも通知の優先順位が低い、すなわち、当該代理担当者よりも通知を後で行う代理担当者に係わる上記出力開始時期ｔ１、及び、関係者に係わる上記出力開始時期ｔ２を、上記用件情報が含まれていないと判断された場合よりも早くすることを決定する。
【０１９３】
図２５は、本変形例において決定された出力開始時期ｔ０，ｔ１，ｔ２及び出力継続時間ｔａ，ｔｂ，ｔｃの一例を表した概念的説明図であり、前述の図１４に対応する図である。
【０１９４】
図２５において、この例では、担当者である鈴木一郎さんの第１代理担当者である、佐藤二郎さんの上記時間範囲の個人スケジュール情報に、上記用件情報（例えば「会議」）が含まれていた場合を示している。また、前述の図１４は、この例では、いずれの代理担当者の上記時間範囲の個人スケジュール情報に、上記用件情報が含まれていなかった場合に対応している。
【０１９５】
すなわち、図２５と図１４とを対比してわかるように、この場合では、当該佐藤二郎よりも後に通知される（第２代理担当者である）高橋三郎さんに係わる出力開始時期ｔ１が前述の図１４（上記用件情報が含まれていなかった場合）よりも、この例では５秒早くなっている（２０秒→１５秒）。さらに、関係者である渡辺四郎さん及び小林次郎さんに係わる出力開始時期ｔ２が、前述の図１４よりも、それぞれ、この例では５秒早くなっている（３０秒→２５秒）。
【０１９６】
そして、上記用件情報が含まれていた佐藤二郎さんは、通知先として（通常はＩＰ電話機６０であるのに対し）ＰＣ端末３０が選択される。
【０１９７】
図２６は、本変形例における、担当者、代理担当者、及び関係者の通知先への通知の一例を、時間経過とともに説明した説明図であり、前述の図１６（ａ）に対応する図である。
【０１９８】
図２６において、上記の例に沿い、前述の図１６（ａ）と同様、まずｔ＝０［ｓｅｃ］で、担当者である鈴木一郎さんのＩＰ電話機６０へ発信が開始され、ｔ＝１０［ｓｅｃ］で、個人スケジュール情報に上記用件情報が含まれていた（例えば、「会議」と記載されていた）佐藤二郎さんのＰＣ端末３０へＥメールの送信が開始されている。
【０１９９】
その後、前述の図１６（ａ）よりも５［ｓｅｃ］早い、ｔ＝１５［ｓｅｃ］で、高橋三郎さんのＩＰ電話機６０へ発信が開始されている。そして、前述の図１６（ａ）よりも５［ｓｅｃ］早い、ｔ＝２５［ｓｅｃ］で、渡辺四郎さん及び小林次郎さんのＰＣ端末３０へＥメールの送信が開始されている。
【０２００】
その後、鈴木一郎さん、佐藤二郎さん、高橋三郎さん、渡辺四郎さん、及び小林次郎さんのいずれの応答もないままｔ＝５０［ｓｅｃ］になり（ｔ＝０［ｓｅｃ］から５０［ｓｅｃ］経過）、鈴木一郎さんのＩＰ電話機６０への発信が切断されている。そして、ｔ＝６０［ｓｅｃ］で、渡辺四郎さんが応答（受信した上記Ｅメールへ返信）し、これにより高橋三郎さんのＩＰ電話機６０への発信が切断されている。
【０２０１】
図２７は、本変形例における、前述の図１８のステップＳ１４０の詳細手順を表すフローチャートであり、前述の図１９に対応する図である。図１９と同等の手順には同符号を付し説明を省略する。
【０２０２】
図２７において、ステップＳ３３０、ステップＳ３４０、及びステップＳ３５０は、前述の図１９と同様であり、代理担当者が誰であるかを特定し、関係者が誰であるかを特定し、上記特定された担当者のＩＰ電話機６０に対する、上記出力開始時期ｔ０及び出力継続時間ｔａをそれぞれ決定したら、新たに設けたステップＳ３５２に移る。
【０２０３】
ステップＳ３５２では、ＤＢサーバ１０のスケジュールデータベース１５７０にアクセスし、スケジュールデータベース１５７０に記憶された代理担当者の個人スケジュール情報に、所定の用件情報（例えば、「会議」など）が含まれているか（本人が当該所定の用件をスケジュール中に記載したか）どうかを判断する。
【０２０４】
その後、ステップＳ３５４で、上記ステップＳ３５２で個人スケジュール情報に、上記用件情報が含まれていると判断された代理担当者が（少なくとも１人）いたかどうかを判定する。上記用件情報が含まれていると判断された代理担当者がいた場合には判定が満たされて、新たに設けたステップＳ３５６に移る。
【０２０５】
ステップＳ３５６では、上記ステップＳ３５４において上記所定の用件情報が含まれている（上記所定の用件が記載されている）と判断された代理担当者の通知先として、ＰＣ端末３０を選択する（通知手段選択手段としての機能）。なお、その他の代理担当者の通知先は、前述のようにＩＰ電話機６０に設定されている。
【０２０６】
そして、新たに設けたステップＳ３５８で、上記ステップＳ３５２で上記用件情報が含まれていると判断された代理担当者よりも通知の優先順位が低い代理担当者及び関係者に係わる出力開始時期ｔ１，ｔ２を所定時期早くする（例えば前述の例のように５秒早くする）ことを決定する。
【０２０７】
その後、新たに設けたステップＳ３６０Ａで、前述の図１８のステップＳ１３５で設定された通知重要度と、上記ステップＳ３５８での決定結果とに応じて、前述のステップＳ３３０で特定された代理担当者の通知先（ＩＰ電話機６０又はＰＣ端末３０）に対する、上記出力開始時期ｔ１及び出力継続時間ｔｂをそれぞれ決定する。
【０２０８】
そして、新たに設けたステップＳ３７０Ａで、前述の図１８のステップＳ１３５で設定された通知重要度と、上記ステップＳ３５８での決定結果とに応じて、前述のステップＳ３４０で特定された関係者のＰＣ端末３０に対する、出力開始時期ｔ２及び出力継続時間ｔｃを決定する。その後、ステップＳ３８０に移る。
【０２０９】
一方、上記ステップＳ３５４において、上記用件情報が含まれていると判断された代理担当者が誰もいなかった場合には、ステップＳ３５４の判定が満たされず、ステップＳ３６０に移る。
【０２１０】
その後のステップＳ３６０、ステップＳ３７０、ステップＳ３８０は、前述の図１９と同様である。すなわち、ステップＳ３８０で、タイマを起動させ、時間ｔの計測を開始したら、ステップＳ４００に対応するステップＳ４００′に移り、本変形例における応対者通知処理（詳細は後述する）を実行したら、このルーチンを終了する。
【０２１１】
なお、以上において、図２７に示すステップＳ３５２、ステップＳ３６０、ステップＳ３７０、ステップＳ３５８、ステップＳ３６０Ａ、及びステップＳ３７０Ａが、各請求項記載の第２信号出力時期決定手段として機能し、そのうち、ステップＳ３５２がスケジュール情報判断手段として機能する。
【０２１２】
上記ステップＳ４００′では、前述の図２０と同等のフロー、前述の図２１に対応するフロー、及び前述の図２２に対応するフローが、ステップＳ４００と同様に、例えばコンピュータのＯＳ等でしばしば行われる「マルチタスク処理」と同様の公知の手法により、前述のプログラム記憶エリア２５６に記憶されたプログラム群に従って、ＣＰＵ２０１によって同時並行処理されるようになっている。
【０２１３】
すなわち、前述の図２１に対応するフローでは、前述したように用件情報が含まれていると判断された代理担当者が１人もおらず上記図２７のステップＳ３５４の判定が満たされていなかった場合（＝ステップＳ３５４→ステップＳ３６０→ステップＳ３７０→ステップＳ３８０→ステップＳ４００′の手順を行った場合）は、前述の図２１と同様の制御手順となる。これに対し、用件情報が含まれていると判断された代理担当者が少なくとも１人いて上記ステップＳ３５４の判定が満たされていた場合（＝ステップＳ３５４→ステップＳ３５６→ステップＳ３５８→ステップＳ３６０Ａ→ステップＳ３７０Ａ→ステップＳ３８０→ステップＳ４００′の手順を行った場合）は、前述の図２１と異なる制御手順となる。
【０２１４】
すなわち、この場合、図２１におけるステップＳ５１０において、タイマによる計測時間ｔが、現在の変数Ｎの値に対応する代理担当者に係わる、上記図２７のステップＳ３６０Ａで決定された出力開始時期ｔ１（通常のステップＳ３６０のｔ１と異なる値に変更されている）になったかどうかを判定する。ｔ＝ｔ１になるまで判定が満たされずループ待機し、ｔ＝ｔ１になったら判定が満たされて、ステップＳ５２０に移る。
【０２１５】
ステップＳ５２０は、前述の図２１と同様である。そして、図２１におけるステップＳ５３０で、現在の変数Ｎの値に対応する代理担当者が、上記図２７のステップＳ３５６で通知先として、ＰＣ端末３０を選択された代理担当者である場合は、ＰＣ端末３０に、Ｅメールの送信を行う。現在の変数Ｎの値に対応する代理担当者が、上記以外の代理担当者である場合は、図２１と同様である。
【０２１６】
その後のステップＳ５３０、ステップＳ５４０、及びステップＳ５５０は、前述の図２１とほぼ同様である。そして、図２１におけるステップＳ５６０で、上記図１８のステップＳ３３０で特定された全ての代理担当者において、上記図２７のステップＳ３６０Ａで決定された上記出力継続時間ｔｂ（通常のステップＳ３６０のｔｂと異なる値に変更されている）が経過しタイムアウトとなった、又は、担当者、代理担当者、及び関係者への通知に対し、当該担当者、当該代理担当者、又は当該関係者のいずれかによる応答があったかどうかを判定する。タイムアウトする、又は、いずれかによる応答があるまで判定が満たされずループ待機し、タイムアウトした、又は、いずれかによる応答があった場合には判定が満たされて、前述の図２１に対応するフローを終了する。
【０２１７】
一方、前述の図２２に対応するフローでは、上記と同様に、上記図２７のステップＳ３５４の判定が満たされていなかった場合は、前述の図２２と同様の制御手順となり、上記ステップＳ３５４の判定が満たされていた場合は、前述の図２２と異なる制御手順となる。
【０２１８】
すなわち、上記ステップＳ３５４の判定が満たされていた場合は、図２２におけるステップＳ６１０において、タイマによる計測時間ｔが、上記図２７のステップＳ３７０Ａで決定された出力開始時期ｔ２（通常のステップＳ３７０のｔ２と異なる値に変更されている）になったかどうかを判定する。ｔ＝ｔ２になるまで判定が満たされずループ待機し、ｔ＝ｔ２になったら判定が満たされて、ステップＳ６２０に移る。
【０２１９】
ステップＳ６２０及びステップＳ６３０は、前述の図２２と同様である。そして、図２２におけるステップＳ６４０で、上記図２７のステップＳ３７０Ａで決定された上記出力継続時間ｔｃ（通常のステップＳ３７０のｔｃと異なる値に変更されている）が経過しタイムアウトとなった、又は、担当者、代理担当者、及び関係者への通知に対し、当該担当者、当該代理担当者、又は当該関係者のいずれかによる応答があったかどうかを判定する。タイムアウトする、又は、いずれかによる応答があるまで判定が満たされずループ待機し、タイムアウトした、又は、いずれかによる応答があった場合には判定が満たされて、前述の図２２に対応するフローを終了する。
【０２２０】
なお、以上においても、前述と同様、図２０におけるステップＳ４２０、図２１におけるステップＳ５３０、及び図２２におけるステップＳ６３０が、通知信号出力手段として機能している。
【０２２１】
本変形例においては、以下の効果を奏する。すなわち、代理担当者が会議中であったり別の来客応対中である場合には、当該代理担当者は呼び出しになかなか応答できなかったり、応答できない可能性が高い。また、代理担当者が別の用件で外出中であった場合には、当該代理担当者は応答することができない。本変形例においては、スケジュールデータベース１５７０にアクセスし、代理担当者の個人スケジュール情報に、所定の用件情報（例えば、「会議」など）が含まれているかどうかを判断する。そして、上記用件情報が含まれていると判断された代理担当者がいた場合には、当該代理担当者に係わるよりも通知の優先順位が低い代理担当者及び関係者の出力開始時期ｔ１，ｔ２を、所定時期早くする（例えば上記の例のように５秒早くする）ことを決定する（図２７のステップＳ３５８）。これにより、上記のような各人のスケジュールに対応し呼び出しを早く行ったり等、さらに柔軟かつ効果的な呼び出しを行うことができる。この結果、さらに確実に来訪者を待たせないようにすることができる。
【０２２２】
また、前述のように、通知手段として、電話呼び出し、携帯電話やパソコンへのＥメール送信、パソコン画面のポップアップ表示をする等があるが、代理担当者が会議中である場合には電話での呼び出しよりもＥメールやポップアップ等による呼び出しの方が適切であり、在席中であればそれらよりも電話での呼び出しの方が実効性が高い。そこで、上記用件情報が含まれている（スケジュール中に上記所定の用件が記載されている）と判断された代理担当者がいた場合には、当該代理担当者の通知先として、ＰＣ端末３０を選択する（図２７のステップＳ３５６）。これにより、上記のような各人のスケジュールに対応した実効性が高い通知先に、呼び出しを行うことができる。この結果、さらに確実に来訪者を待たせないようにすることができる。
【０２２３】
なお、本変形例では、代理担当者の個人スケジュール情報に、上記用件情報が含まれているかどうかを判断して、上記用件情報が含まれていた場合は、当該代理担当者よりも通知の優先順位が低い（＝当該代理担当者よりも通知を後で行う）代理担当者や関係者に係わる出力開始時期ｔ１，ｔ２を早くすることを決定している。しかしながら、これに限られず、上記用件情報が含まれていた場合は、当該代理担当者に係わる出力開始時期ｔｂを短くしたり、代理担当者への通知の順序を入れ替えたり、当該代理担当者への通知を行わないようにすることを決定してもよい。また、担当者や関係者の個人スケジュール情報に、上記用件情報が含まれていたかどうかを判断するようにしてもよい。この場合も、本変形例と同様の効果を得る。
【０２２４】
（３）代理担当者と担当者との属性関係に応じて、代理担当者の通知先を選択する場合
すなわち、応対者データベース１５２０へのアクセスに基づき取得された、代理担当者と担当者との属性関係（例えば、所属部署が同じか違うかなど）に応じて、代理担当者の通知先として、ＩＰ電話機６０又はＰＣ端末３０を選択するようにしてもよい。
【０２２５】
代理担当者に応対をしてもらう際、担当者と代理担当者とが同じ部署の同様の内容の仕事をしていたり、同じクライアントを担当している等の密接な関係であれば、代理して応対する際に来訪者に対して（担当者になりかわって）電話でも適切な説明等を行うことができ、来訪者から質問があっても即座に対応できる可能性が高い。このような場合には当該代理担当者には電話によって通知を行った方がよい。
【０２２６】
これに対し、担当者と代理担当者とが違う部署であったり仕事内容が大幅に違っていたり、別種のクライアントを担当している等の場合、（電話では即座に対応できないことから）代理担当者のパソコン等による操作によって、来訪者に応対する方が好ましい場合もある。このような場合には当該代理応対者にはパソコン画面を通じて通知を行った方がよい。
【０２２７】
そこで、本変形例においては、前述の応対者データベース１５２０（図９参照）が、代理担当者と担当者との上記属性関係情報（例えば、所属部署が同じか違うかなど）を含んでいる。そして、前述のようにして担当者、代理担当者がそれぞれ特定された後、応対者データベース１５２０へアクセスし、特定された担当者と、特定された代理担当者との上記属性関係情報をそれぞれ取得し、当該担当者と当該代理担当者との属性関係が深いか薄いかを判断する。この例では、応対者データベース１５２０に記憶された、応対者情報の「部署名」が同じもの同士は、属性関係が深く（＝密接な関係である可能性が高い）、逆に応対者情報の「部署名」が違うもの同士は、属性関係が薄い（＝密接な関係である可能性が低い）としている。
【０２２８】
そして、担当者との属性関係が深いと判断された代理担当者は、対応する通知先としてＩＰ電話機６０を選択し、逆に担当者との属性関係が薄いと判断された代理担当者は、対応する通知先としてＰＣ端末３０を選択する（このとき、制御回路部２００により実行する制御手順が、通知手段選択手段として機能している）。このように、本変形例によれば、応対者データベース１５２０へのアクセスに基づき取得された担当者と代理担当者との属性関係に応じて、代理担当者の通知先（ＩＰ電話機６０又はＰＣ端末３０）を可変に選択する。これにより、上記のような担当者と代理担当者との関係に対応し、実効的な呼び出し及び応対を行うことができる。
【０２２９】
（４）来訪予定者の通知重要度を予め設定しておく場合
上記の例では、担当者の役職名（上記実施形態を参照）や来訪者の来訪予約又は来訪履歴の有無（（１）の変形例を参照）に応じて、対応する来訪者の通知重要度を算出し、算出された通知重要度を設定していたが、これに限られない。すなわち、担当者が、前述の予約データベース１５１０に来訪予定者の来訪予約情報を記録する際に、来訪予約情報として当該来訪予定者の通知重要度を予め手動操作で所望の値に設定し、記録しておくようにしてもよい。また、過去の来訪履歴のある来訪者であれば、過去に設定されていた通知重要度をそのまま引き継ぐようにしてもよい。これにより、予め来訪予約がされていた来訪予定者（又は、過去に来訪履歴のある来訪者）が来訪した際は、（算出をせずに）記録された通知重要度を参照するだけで足り、重要な来訪者を確実に待たせないようにすることができる。また、担当者が自らの意思を反映して通知重要度を設定することができるので、算出された通知重要度を設定する場合に比べ、信頼性を高めることができる。
【０２３０】
（５）来訪者の手動操作に基づき来訪者情報を取得する場合
上記においては、マイク２０７を介して入力した来訪者の発話音声に対応する音声情報に基づき、来訪者名を取得していたが、これに限られない。すなわち、来訪者のタッチパネル２１０に表示されたソフトウェアキーボードＳＢの手動操作による操作情報に基づき、来訪者名を取得するようにしてもよい。この場合、受付端末２０に備えられたマイク２０７を省略することができる。この場合も上記実施形態や各変形例と同様の効果を得る。
【０２３１】
（６）システム構成のバリエーション
上記来訪者受付システム１においては、来訪者の受付処理が行われる受付端末２０と、ＤＢサーバ１０とは、別個の装置であった。しかしながら、これに限られず、サーバを会社の入口付近に設置し、サーバのみで、来訪者受付処理の全てを行うようにしてもよい。また、予約データベース１５１０、応対者データベース１５２０、スケジュールデータベース１５７０等、ＨＤＤ１５０に記憶されている情報を受付端末２０側のＨＤＤ２０５に記憶するようにしてもよい。この場合、受付端末２０のＨＤＤ２０５が各請求項記載の記憶手段を構成する。さらにはネットワークを介して受付端末２０に接続可能な別個の記憶装置に記憶させておき、来訪者受付処理中に、必要な情報を読み出す構成としてもよい。この場合、当該別個の記憶装置が各請求項記載の記憶手段を構成する。これらの場合も上記実施形態や各変形例と同様の効果を得る。
【０２３２】
（７）その他
受付端末２０のタッチパネル２１０の待ち受け状態の画面Ｄ１における受付開始ボタンＢ１の手動操作の有無によって、来訪者の有無を検出したが、これに限られない。すなわち、例えば、周知の人感センサ又はカメラ等の他の検知手段を用いて来訪者の来訪を検出するようにしてもよい。
【０２３３】
なお、以上において、図６、図７等の各図中に示す矢印は信号の流れの一例を示すものであり、信号の流れ方向を限定するものではない。
【０２３４】
また、図１８〜図２２、図２４、及び図２７等に示すフローチャートは本発明を上記フローに示す手順に限定するものではなく、発明の趣旨及び技術的思想を逸脱しない範囲内で手順の追加・削除又は順番の変更等をしてもよい。
【０２３５】
また、以上既に述べた以外にも、上記実施形態や各変形例による手法を適宜組み合わせて利用しても良い。
【０２３６】
その他、一々例示はしないが、本発明は、その趣旨を逸脱しない範囲内において、種々の変更が加えられて実施されるものである。
【符号の説明】
【０２３７】
２０                受付端末（来訪者受付装置）
３０                ＰＣ端末（第２通知手段；通知先）
６０                ＩＰ電話機（第１通知手段；通知先）
１５０              ハードディスク装置（記憶手段）
１５１０            予約データベース（予約・履歴データベース）
１５２０            応対者データベース
１５７０            スケジュールデータベース
【図１】
2010231492.tif 000003
【図２】
2010231492.tif 000004
【図３】
2010231492.tif 000005
【図４】
2010231492.tif 000006
【図５】
2010231492.tif 000007
【図６】
2010231492.tif 000008
【図７】
2010231492.tif 000009
【図８】
2010231492.tif 000010
【図９】
2010231492.tif 000011
【図１０】
2010231492.tif 000012
【図１１】
2010231492.tif 000013
【図１２】
2010231492.tif 000014
【図１３】
2010231492.tif 000015
【図１４】
2010231492.tif 000016
【図１５】
2010231492.tif 000017
【図１６】
2010231492.tif 000018
【図１７】
2010231492.tif 000019
【図１８】
2010231492.tif 000020
【図１９】
2010231492.tif 000021
【図２０】
2010231492.tif 000022
【図２１】
2010231492.tif 000023
【図２２】
2010231492.tif 000024
【図２３】
2010231492.tif 000025
【図２４】
2010231492.tif 000026
【図２５】
2010231492.tif 000027
【図２６】
2010231492.tif 000028
【図２７】
2010231492.tif 000029