(57)【要約】【課題】業務上作成する文書が最終的に提出された後では、どれが最終提出版なのか、作成途中版なのか分からなくなってしまう。【解決手段】スキャン画像から印影を抽出できた業務文書を最終提出版であると判定する。その後、最終提出版に対応するスキャン画像から印影データを除いた印影除去スキャン画像と各ファイルデータの印刷イメージとの比較により最終提出版に対応するファイルデータか否かを判定する。すなわち、印影除去スキャン画像と印刷イメージが一致した各ファイルデータを作成途中版のファイルデータであると判定する。【選択図】図１
2010225076.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務文書について取り込まれたスキャン画像を格納するデータ記憶部と、
前記スキャン画像を処理対象として印影の抽出処理を実行する印影抽出部と、
印影が抽出されていた場合、当該印影が抽出されたスキャン画像を、最終提出版に対するスキャン画像として判定する提出版判定部と
を有する業務文書処理装置。
【請求項２】
前記提出版判定部は、
前記最終提出版に対するスキャン画像から印影イメージを除去して印影除去スキャン画像を生成する処理部と、
設定範囲内の記憶領域からファイルデータを読み出し、各ファイルデータの印刷イメージ画像を生成する処理部と、
前記印影除去スキャン画像と前記印刷イメージとを順次比較する比較部と、
前記印影除去スキャン画像と一致した印刷イメージに対応するファイルデータを、最終提出版に対応するファイルデータであると判定する判定部と
を有することを特徴とする請求項１に記載の業務文書処理装置。
【請求項３】
前記判定部は、
最終提出版と判定されたファイルデータに対し、少なくとも最終提出版である旨のメタデータを付与し、画面上に確認画面を表示する
ことを特徴とする請求項２に記載の業務文書処理装置。
【請求項４】
前記判定部において最終提出版と判定されたファイルデータのファイル名又は本文データと、設定範囲内の記憶領域から読み出される各ファイルデータのファイル名又は本文データとを比較する比較部と、双方の違いが設定条件以下の場合には、当該ファイルデータを作成途中版と判定する判定部とを有する途中版判定部と
を更に有することを特徴とする請求項２又は３に記載の業務文書処理装置。
【請求項５】
前記途中版判定部は、
作成途中版と判定されたファイルデータに対し、少なくとも作成途中版である旨のメタデータを付与し、画面上に確認画面を表示する
ことを特徴とする請求項４に記載の業務文書処理装置。
【請求項６】
作成途中版である旨のメタデータが付与されているファイルデータを抽出する処理部と、抽出されたファイルデータに対応する最終提出版のファイルデータがスキャンされた日時から設定期間以上経過しているか否か判定する判定部とを有する第２の途中版判定部と
を更に有することを特徴とする請求項５に記載の業務文書処理装置。
【請求項７】
前記第２の途中版判定部は、
最終提出版のファイルデータがスキャンされた日時に対して所定期間以上経過していると判定された作成途中版のファイルデータを確認するための画面を表示する
ことを特徴とする請求項６に記載の業務文書処理装置。
【請求項８】
業務文書について取り込まれたスキャン画像を処理対象として印影の抽出処理を実行する処理と、
印影が抽出されていた場合、当該印影が抽出されたスキャン画像を、最終提出版に対するスキャン画像として判定する処理と
をコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項９】
前記最終提出版に対するスキャン画像から印影イメージを除去して印影除去スキャン画像を生成する処理と、
設定範囲内の記憶領域からファイルデータを読み出し、各ファイルデータの印刷イメージ画像を生成する処理と、
前記印影除去スキャン画像と前記印刷イメージとを順次比較する処理と、
前記印影除去スキャン画像と一致した印刷イメージに対応するファイルデータを、最終提出版に対応するファイルデータであると判定する処理と
をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項８に記載のプログラム。
【請求項１０】
最終提出版と判定されたファイルデータに対し、少なくとも最終提出版である旨のメタデータを付与し、画面上に確認画面を表示する処理
をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項９に記載のプログラム。
【請求項１１】
最終提出版と判定されたファイルデータのファイル名又は本文データと、設定範囲内の記憶領域から読み出される各ファイルデータのファイル名又は本文データとを比較する処理と、
双方の違いが設定条件以下の場合には、当該ファイルデータを作成途中版と判定する処理と
をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項９又は１０に記載のプログラム。
【請求項１２】
作成途中版と判定されたファイルデータに対し、少なくとも作成途中版である旨のメタデータを付与し、画面上に確認画面を表示する処理
をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１１に記載のプログラム。
【請求項１３】
作成途中版である旨のメタデータが付与されているファイルデータを抽出する処理と、
抽出されたファイルデータに対応する最終提出版のファイルデータがスキャンされた日時から設定期間以上経過しているか否か判定する処理と
をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１２に記載のプログラム。
【請求項１４】
最終提出版のファイルデータがスキャンされた日時に対して所定期間以上経過していると判定された作成途中版のファイルデータを確認するための画面を表示する処理を
をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１３に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、大量かつ分散的に存在する業務文書のファイルデータを効率的に管理するための技術に関する。本発明は、例えば業務文書処理装置やこれに対応する処理機能をコンピュータを通じて実現するプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業など多くの組織では、企画書、提案書、報告書その他の多種多様な文書（以下、「業務文書」という。）が業務上作成される。業務文書は前述した書式の違いだけでなく、作成過程にも多くの違いがある。例えば完成版までに複数回の推敲が行われるものがある。また、上長の査読の後に修正が加えられ、最終的に上長の承認が得られた段階で完成版となるものがある。また、業務文書は、コンピュータ上で動作するワープロソフトなどのオフィスソフトを用いて作成されることが一般的である。しかし、下記に挙げる理由のため、その作成過程は単純とは限らない。
【０００３】
（理由１）各版が異なるファイルとして作成される場合がある。このように版が異なるファイルが作成される理由には、例えば１つの文書を複数人が分担して作成するため、例えば簡単に版を遡れるようにするため、例えば各版でどのような修正を行ったか明らかにするため、例えばファイルを誤って取扱う（上書や削除）リスクを回避するため、例えば上書きを繰り返すうちにファイルが破損してしまうリスクを回避するため、などが挙げられる。このため、各ファイルのファイル名やフォルダ名に作成者名・日付・版番号などを書き加える場合が多い。ファイルのコピー＆ペーストを行ったことを示す「コピー 〜」や「コピー (2) 〜」などの接頭辞がファイル名の冒頭に加わっていることもある。
【０００４】
（理由２）前述した理由１で述べた複数のファイルは、複数のフォルダに分かれて保存される場合がある。フォルダが分かれる理由には、例えば複数人の作成者がそれぞれローカルＰＣ上に保存しているため、例えば通常は作成者のローカルＰＣ上で保存しているが上長の査読を受ける際には別ファイルとして（メール・共有フォルダ・ファイルサーバ・ワークフロー・グループウェアなどを用いて）提出するため、例えば取り纏め事務局部門へ提出するため、例えば他の人へ参考情報として提供するため、などが挙げられる。
【０００５】
（理由３）推敲を繰り返したり上長の査読を受けたりしている途中で、版の進行が枝分かれする場合がある。このように枝分かれが生じる理由には、上長の査読結果に対して複数の修正案を検討したため、修正をしたつもりが改悪になってしまい差し戻したため、上長の査読待ちの間にも修正を進めたため、などが挙げられる。
【０００６】
（理由４）ファイルの作成日付が最新のものが、最終的な提出版ではない場合がある。その理由には、いったんは完成版となった後で状況の変化により取り消されてその前の版を最終的に提出したため、作成途中の版のファイルを誤って上書き保存してしまい作成日付が変わったため、サーバとローカルなコンピュータとの間で時刻設定がずれていたため、などが挙げられる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００８−１７６５２１号公報
【特許文献２】特開２００６−３０９７８１号公報
【特許文献３】特開平９−２２９６４６号公報
【非特許文献】
【０００８】
【非特許文献１】Documentum（EMCジャパン株式会社）、[online]、2007年9月3日、インターネット<URL:http://japan.emc.com/products/documentum-platform/developer-components.htm>
【非特許文献２】Apeos PEMaster（富士ゼロックス株式会社）、[online]、2007年11月27日、インターネット<http://www.fujixerox.co.jp/company/tr/17/pdf/p_04.pdf>
【非特許文献３】FileNet（日本アイ・ビー・エム株式会社）、[online]、2007年12月21日、インターネット<http://www.ibm.com/developerworks/jp/ysl/library/db2/y-db2-filenetp8-3/>
【非特許文献４】酒井幸市：ディジタル画像処理の基礎と応用−基本概念から顔画像認識まで− ５．２節〜５．３節 CQ出版社（2003年発行）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
理由１や理由２のために、作成過程では多くのファイルが多くのフォルダに残ってしまうことになる。完成までに１０以上の版を重ねる文書も少なくない。しかし、業務文書が最終的に提出されてしまえば、作成途中の版はストレージ容量を無駄に消費するものでしかない。また、最終的な提出版が機密情報であるとしてアクセス管理しなくてはならない場合には、作成途中の版にも機密情報が記載されていると考えるべきである。しかし、前述した通り、不要になった作成途中の版のファイルは単なるファイルとして放置されてしまっており、アクセス管理の対象に入れることができない。
【００１０】
また、前述した通り、不要な作成途中の版のファイルがフォルダに残ること、最新の作成日時のものが必ずしも最終的な提出版とは限らない等の理由から、後日に提出文書の電子データを探そうとしても難しい。どれが最終的な提出版なのか、それとも作成途中の版なのかが、作成者や査読者にも分かり難くなってしまう場合も多く、版の確認のためにユーザは無駄な工数を費やすことになる。
【００１１】
因みに、薬事申請書類、マニュアル、内部統制のリスクコントロールマトリックスなど、専門分野における文書の作成には、版管理などを行う機能が備わった専門の文書管理システムがある（非特許文献１〜３を参照）。
【００１２】
しかし、非特許文献１〜３に挙げたような従来技術では、作成途中の版のファイルがストレージ容量を消費すること、最終的に提出された版の電子データを探すのが難しいことを解決することはできない。なぜなら、非特許文献１〜３に示すような文書管理システムでは、文書作成中に各版を文書管理システムに登録することが前提とされているためである。文書作成中の各版を逐次登録するのであれば整理して取り扱うことができるが、何も登録をせずに版を重ねて作成を終えてしまった後では適用させることはできない。また、予め文書についての構造情報を登録する必要があり、雑多な文書を扱うことには不向きである。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
そこで、発明者は、前述した課題の一つを解決することを目的として、業務文書について取り込まれたスキャン画像を処理対象として印影の抽出処理を実行し、印影が抽出された場合には、印影が抽出されたスキャン画像を、最終提出版として判定する手法を提案する。
【００１４】
また、発明者は、前述した課題の一つを解決することを目的として、最終提出版として判定されたスキャン画像から印影イメージを除去して印影除去スキャン画像を生成する一方で、設定範囲内の記憶領域からファイルデータを読み出してその印刷イメージ画像を生成し、印影除去スキャン画像と印刷イメージとを順次比較することにより、印影除去スキャン画像と一致する印刷イメージを有するファイルデータを、最終提出版に対応するファイルデータと判定する手法を提案する。
【００１５】
また、発明者は、前述した課題の一つを解決することを目的として、最終提出版と判定されたファイルデータのファイル名又は本文データと、設定範囲内の記憶領域から読み出される各ファイルデータのファイル名又は本文データとの違いが設定条件以下の場合には、当該ファイルデータを作成途中版と判定する手法を提案する。
【００１６】
また、発明者は、前述した課題の一つを解決することを目的として、作成途中版である旨のメタデータが付与されているファイルデータのうち、対応する最終提出版のファイルデータのスキャン日時に対して設定期間以上経過しているものだけを抽出する手法を提案する。
【発明の効果】
【００１７】
発明者の提案する１つの発明によれば、推敲や修正が何度も繰り返されて版を重ねて作成された業務文書であったとしても、最終提出版に対応するファイルデータを容易に抽出することができる。これにより、最終提出版に対応するファイルデータの探索に要する工数を大幅に削減することができる。また、発明者の提案する１つの発明によれば、最終提出版に対応するファイルデータだけでなく、その作成途中版に対応するファイルデータも容易に抽出できる。このため、作成途中版に対応するファイルデータをアクセス管理対象に含めることができる。また、作成途中版に対応するファイルデータをストレージから削除することにより、ストレージ容量を有効に活用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】形態例に係る業務文書処理装置の概略構成例を示す機能ブロック図である。
【図２】版情報データのデータ構造例を示す図である。
【図３】業務文書のスキャン時に業務文書処理装置において実行される処理手順の全体を説明するフローチャートである。
【図４】業務文書の棚卸し時に業務文書処理装置において実行される処理手順の全体を説明するフローチャートである。
【図５】業務文書の棚卸し時に表示される確認画面例を示す図である。
【図６】提出版判定処理部で実行される詳細動作例を説明するフローチャートである。
【図７】提出版判定処理部によって表示される確認画面例を示す図である。
【図８】作成途中版処理部で実行される詳細動作例を説明するフローチャートである。
【図９】作成途中版処理部によって表示される確認画面例を示す図である。
【図１０】作成途中版処理部によって表示される他の確認画面例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る業務文書処理装置の形態例を説明する。勿論、後述する形態例やその説明は一例であり、本発明には様々な変形例が考えられる。
【００２０】
また、以下の形態例において、発明者は、最終的に提出される業務文書には、作成者や承認者によって押印されることが多く、かつ、提出前に控えとして電子データのコピーが作成されることが多いという事実に着目した。電子データのコピーは、省スペースや省資源の観点からも推奨されている。
【００２１】
（１）形態例
（１−１）システム構成
図１〜図９は、以下で説明する形態例を例示する図であり、これらの図において、同一の符号を付した部分は同一物を表し、基本的な構成及び動作は同様であるものとする。
【００２２】
図１は、形態例に係る業務文書処理装置の内部構造を概略的に示す機能ブロック図である。この業務文書処理装置は、複合機１００、ファイル保存場所１０１、データを表示するための表示装置１０２、表示されたデータに対してメニューを選択するなどの操作を行うためのキーボード１０３、マウスなどのポインティングデバイス１０４、必要な演算処理、制御処理等を行う中央処理装置１０５、中央処理装置１０５での処理に必要なプログラムを格納するプログラムメモリ１０６、中央処理装置１０５での処理に必要なデータを格納するデータメモリ１０７を備えている。
【００２３】
ここで、複合機１００は、業務文書を電子データ（スキャン画像）として取り込むためのスキャナと、印刷イメージを紙媒体に印刷して出力するための印刷エンジンの両方を有している。ファイル保存場所１０１は、ローカルＰＣ、共有ファイルサーバ、メールサーバ、ワークフローシステム、グループウェア等のようにファイルデータを格納できる記憶装置又は記憶領域である。実際の業務文書処理装置では、これらの全部又は一部の組み合わせがファイル保存場所１０１として使用される。
【００２４】
中央処理装置１０５は、提出版処理部１０８と、作成途中版処理部１０９と、作成途中版削除処理部１１０とを備えている。この形態例の場合、コンピュータによって構成され、提出版処理部１０８と、作成途中版処理部１０９と、作成途中版削除処理部１１０は、いずれもコンピュータ上で実行されるプログラムの機能の一部として実現される。なお、これらのプログラムは、プログラムメモリ１０６に格納されている。また、データメモリ１０７は、ファイルが最終提出版と作成途中版のどちらであるか否かなどの版情報を保持する版情報データ１１６を格納する。
【００２５】
中央処理装置１０５を構成する処理機能の説明に戻る。
提出版処理部１０８は、印影抽出処理部１１１と、提出版判定処理部１１２と、提出版情報付与処理部１１３とを備えている。
【００２６】
印影抽出処理部１１１は、業務文書のスキャン画像に対して印影の抽出処理を実行し、最終的な提出版（すなわち、最終提出版）のスキャン画像であることの判定処理を実行する処理機能を提供する。
【００２７】
提出版判定処理部１１２は、最終提出版と判定されたスキャン画像から印影を除去した印影除去スキャン画像を生成する処理と、ファイル保存場所１０１に存在する各ファイルに対して印刷イメージを生成する処理と、印影除去スキャン画像と印刷イメージとを比較する処理と、一致が確認された印刷イメージに対応するファイルを最終提出版に対応する電子データ（ファイル）であると判定する処理を実行する処理機能を提供する。
【００２８】
提出版情報付与処理部１１３は、最終提出版の電子データ（ファイル）であると判定されたファイルに対し、例えば提出版であること、最終提出版をスキャンした日時を内容とするメタデータを付与する処理と、その結果を表示装置１０２の画面上に表示する処理とを提供する。
【００２９】
作成途中版処理部１０９は、作成途中版判定処理部１１４と、作成途中版情報付与処理部１１５とを備えている。
【００３０】
作成途中版判定処理部１１４は、最終提出版の電子データ（ファイル）に対して関連性のあるファイル保存場所１０１のファイルを処理対象として、作成途中版の電子データ（ファイル）であるか否かを判定する処理機能を提供する。
【００３１】
ここで、関連性のあるファイル保存場所１０１とは、例えば最終提出版の電子データ（ファイル）と同じフォルダ、最終提出版の電子データ（ファイル）に対してメールの送信又は返信関係があるフォルダ、最終提出版の電子データ（ファイル）と同じワークフロー上のフォルダ、最終提出版の電子データ（ファイル）と同じグループウェア上のフォルダやその他の保存場所をいう。処理対象の範囲を規定する関連性は、ユーザによって事前に設定されている。もっとも、その都度、ユーザが目的等を考慮して設定しても良い。
【００３２】
この形態例の場合、作成途中版の電子データ（ファイル）であるか否かの判定は、ファイル名のうち事前に設定した接頭語だけが異なるか否かによって行う。例えば最終提出版の電子データ（ファイル）が有するファイル名との違いが、作成者名、日付、版番号、ファイルのコピー＆ペーストを行ったことを示す接頭辞だけの場合、作成途中版判定処理部１１４は、該当ファイルを作成途中版の電子データ（ファイル）であると判定するものとする。
【００３３】
作成途中版情報付与処理部１１５は、作成途中版と判定された電子データ（ファイル）に対し、例えば作成途中版であること、対応する最終提出版の電子データ（ファイル）の保存場所、最終提出版をスキャンした日時を内容とするメタデータを付与する処理と、その結果を表示装置１０２の画面上に表示する処理とを提供する。
【００３４】
作成途中版削除処理部１１０は、ファイルの棚卸しの実行時に、予め設定された範囲のファイル保存場所１０１にある電子データ（ファイル）をクロールし、作成途中版の電子データ（ファイル）のうち、最終提出版をスキャンした日時から予め設定した一定期間が経過したものを削除対象候補として表示装置１０２の画面上に表示する処理と、削除指示があった場合に該当する電子データ（ファイル）を削除する処理とを提供する。
【００３５】
（１−２）版情報データ
図２に、データメモリ１０７に含まれる版情報データ１１６のデータ構造例を示す。版情報データは、例えば提出版フラグ２００、作成途中版フラグ２０１、提出版保存場所２０２、提出版スキャン日時２０３で構成される。提出版フラグ２００及び作成途中版２０１には、初期化時においてＮＯが設定される。提出版保存場所２０２及び提出版スキャン日時２０３には、初期化時において、空文字列が設定される。また、提出版保存場所２０２には、最終提出版の電子データ（ファイル）のパスが保持される。最終提出番の電子データ（ファイル）が複数あると判断された場合（例えば、ローカルＰＣで推敲処理を行ない、ファイルサーバにコピーすると共にメールに添付して上司に査読を求め、提出するように指示を受けた場合等の場合）には、複数のパスを区切り文字で連結して保持する。
【００３６】
図２は、作成途中版と既に判断されたファイルの版情報データを例示している。従って、提出版フラグ２００はＮＯに設定され、作成途中版フラグ２０１はＹＥＳに設定された状態を示している。このフラグの状態が、最終提出版と判定されてはおらず、作成途中版と判定された状態を意味する。また、図２の場合、このファイルに対する推敲により得られた最終提出版のファイルのパス名が、提出版保存場所２０２に「C:\tmp\document.doc」として示されている。また、図２の場合、このファイルに対応する最終提出版がスキャンされた日時が、提出版スキャン日時２０３に「2009年1月7日9時00分」として示されている。
【００３７】
（１−３）処理動作の概要
次に、前述した業務文書処理装置において実行される処理動作の概要を説明する。業務文書処理装置で実行される処理動作は、業務文書をスキャンした時と、ファイルの棚卸しを実行する時の２つに分類することができる。これら各時点に対応する処理動作の概要を図３及び図４に示す。なお、図３は、業務文書をスキャンした時における処理の流れを概略的に示すフローチャートである。図４は、ファイルの棚卸しを行う時に作成途中版削除処理部１１０を用いて実行される処理の流れを概略的に示すフローチャートである。
【００３８】
まず、図３を用い、業務文書のスキャン時の動作の概略を説明する。中央処理装置１０５は、業務文書をスキャンして得られる文書スキャン画像を読み込む（ステップ３００）。この文書スキャン画像は、例えば複合機１００において紙媒体から取り込まれ、ファイル保存場所１０１に保存される。
【００３９】
次に、提出版処理部１０８が、提出版を判定する処理を実行する（ステップ３０１）。ここでの処理は、印影抽出処理部１１１、提出版判定処理部１１２、提出版情報付与処理部１１３の処理動作を通じて実行される。なお、処理動作の詳細内容は図６において説明する。
【００４０】
提出版処理部１０８の処理動作が終了した後、作成途中版処理部１０９が作成途中版を判定する処理を実行する（ステップ３０２）。ここでの処理は、作成途中版判定処理部１１４、作成途中版情報付与処理部１１５の処理動作を通じて実行される。なお、処理動作の詳細内容は図８を用いて説明する。
【００４１】
次に、図４を用い、ファイルの棚卸し時の動作の概略を説明する。中央処理部１０５の作成途中版削除処理部１１０は、ファイル保存場所１０１のクロール（探索）を開始し、最初のファイルに着目する（ステップ４００）。続いて、作成途中版削除処理部１１０は、クロール対象のファイルがまだ残っているか否かを確認する（ステップ４０１）。残っていないならば処理を終了する。これに対し、ステップ４０１の判定においてファイルが残っていた場合、作成途中版削除処理部１１０は、版情報データ１１６の作成途中版フラグ２０１がＹＥＳであり、かつ、提出版スキャン日時２０３が現在時刻よりも一定期間以上前であるか否かを調べる（ステップ４０２）。
【００４２】
この判定条件に当てはまる場合（ＹＥＳの場合）は、図５に示すような確認画面を表示装置１０２の画面上に表示する（ステップ４０３）。この確認画面には、「一定期間が過ぎた作成途中版ファイルの削除確認」なる表題と、表示されているファイルが作成途中版と判定されていること、しかも、最終提出版が提出されてから一定期間が経過していることをユーザに説明するメッセージとが表示される。また、この確認画面には、削除候補としての作成途中版の「ファイル名」、作成途中版に対応する「提出版ファイル名」、最終提出版が提出された日時に対応する「提出版スキャン日時」も表示される。また、この確認画面には、操作ボタンとして、表示されたファイルの削除の指示入力に使用される「削除する」ボタンと、表示されたファイルの保存の指示入力に使用される「削除しない」ボタンとが表示される。
【００４３】
さて、ステップ４０３において、ユーザが削除を指示する「削除する」ボタン５００を押下した場合、作成途中版削除処理部１１０は、該当ファイルをそのファイル保存先１０１から削除する。この削除処理の後、又はステップ４０２で否定結果が得られた場合（Ｎの場合）、作成途中版削除処理部１１０は、引き続きファイル保存場所１０１のクロールを続行する。すなわち、次のファイルに着目する（ステップ４０４）。そして、ステップ４０１から処理をやり直す。この動作は、クロール先であるファイル保存場所１０１にステップ４０２以降の処理が実行されていないファイルが無くなるまで実行される。
【００４４】
以上の処理により、ユーザは、作成途中版のファイルを選択的に削除することができ、ストレージ容量の空き容量を増やすことができる。なお、この形態例のように、作成途中版のファイルを選択的に削除できるようにしたことにより、ユーザ側のポリシーに応じた管理が可能になる。勿論、提出から一定時間が経過したファイルは自動的に全て削除するようにプログラムを作成することもできる。
【００４５】
（１−４）詳細動作
以下では、業務文書をスキャンした時（すなわち、業務文書を提出した場合）に実行される処理動作の詳細動作について説明する。この処理動作は、図３のステップ３０１とステップ３０２の動作に対応する。
【００４６】
（ａ）ステップ３０１の詳細動作
まず、ステップ３０１に対応する処理動作の詳細を、図６に示すフローチャートに従って説明する。提出版処理部１０８は、文書スキャン画像に対して印影の抽出処理を実行する（ステップ６００）。この処理は、印影抽出処理部１１１によって実行される。なお、抽出処理については、既存の技術（特許文献１〜３を参照）を適用可能である。従って、詳細な処理動作の説明は省略する。
【００４７】
次に、提出版処理部１０８は、ステップ６００で印影が抽出されたか否かを判定する（ステップ６０１）。必ずしも、全ての文書スキャン画像が提出される業務文書でないからである。さて、ステップ６０１で、印影が抽出されなかったと判定された場合、提出版処理部１０８は、文書スキャン画像が最終的に提出された業務文書をスキャンしたのではないと判断する。この場合、以降の処理を行う必要がない。従って、提出版処理部１０８は、処理を終了する。これに対し、ステップ６０１で、印影が抽出されたと判定された場合、提出版処理部１０８は、ステップ６０２以降の処理を実行する。このステップ６０２以降の処理は、提出版判定処理部１１２により実行される。
【００４８】
提出版判定処理部１１２は、ファイル保存場所１０１のクロールを開始し、最初のファイルに着目する（ステップ６０２）。次に、クロール対象のファイルがまだ残っているか否かを判定する（ステップ６０３）。残っていない場合、提出版判定処理部１１２は、以降の処理を終了する。
【００４９】
これに対し、ステップ６０３においてファイルが残っていると判定された場合、提出版判定処理部１１２は、版情報データが初期化されており（版情報データ１１６の提出版フラグ２００と作成途中版フラグ２０１が両方ともＮＯであり）、かつ、現在着目しているファイルの印刷イメージは、ステップ６００で抽出した印影を除いた文書スキャン画像（印影除去スキャン画像）と合致するか否かを判定する（ステップ６０４）。
【００５０】
二つの画像が合致するか否かの判定には、既知の技術（例えば非特許文献４を参照）を適用することができる。様々な方法が既に存在するので、ここでは詳細な説明を省略する。
【００５１】
ステップ６０４で判定条件を満たすと判定された場合、提出版判定処理部１１２から処理を引き継いだ提出版情報付与処理部１１３は、版情報データ１１６の提出版フラグ２００にＹＥＳを設定すると共に（ステップ６０５）、提出版スキャン日時２０３に現在時刻を設定する（ステップ６０６）。
【００５２】
その後、提出版情報付与処理部１１３は、ステップ６０５及び６０６で設定された内容に基づいて図７に示すような確認画面を作成し、表示装置１０２の画面上に表示する（ステップ６０７）。この確認画面には、「提出版ファイルの判定・登録確認」なる表題と、表示されているファイルの印刷イメージが、スキャン画像と印影以外で同じあり、最終提出版の電子データと判定したことをユーザに説明するメッセージとが表示される。
【００５３】
また、この確認画面には、「ファイル名」、「提出版フラグ」、「作成途中版フラグ」、「提出版スキャン日時」も表示される。この形態例の場合、「ファイル名」の並びには、現在着目しているファイルのパス７００も表示される。同様に、「提出版フラグ」の並びには、版情報データ１１６に登録されている提出版フラグ２００の設定内容７０１が表示される。図７の場合には、ＹＥＳ側の黒丸表示によって設定内容が表示される。同様に、「作成途中版フラグ」の並びには、作成途中版フラグ２０１の設定内容７０２が表示される。図７の場合には、ＮＯ側の黒丸表示によって設定内容が表示される。また、「提出版スキャン日時」の並びには、提出版スキャン日時２０３の設定内容７０３が表示される。ユーザはこれらの表示に基づいて判定内容の妥当性を確認し、必要であれば設定内容を修正する作業を確認画面上で実行する。
【００５４】
なお、確認画面にはこれら以外にも、操作ボタンとして、ファイル名で指定されたファイルの内容を確認するための「参照」ボタン、表示されたファイルの登録中止の指示入力に使用される「キャンセル」ボタンと、表示されたファイルの登録の指示入力に使用される「登録」ボタンとが表示されている。
【００５５】
さて、ステップ６０７で「キャンセル」ボタン又は「登録」ボタンが操作された場合、又は、ステップ６０４で合致したファイルでないと判定された場合、提出版情報付与処理部１１３から処理を引き継いだ提出版判定処理部１１２は、ファイル保存場所１０１のクロールを続け、次のファイルに着目する（ステップ６０８）。そして、ステップ６０３から処理をやり直す。
【００５６】
（ｂ）ステップ３０２の詳細動作
次に、ステップ３０２に対応する処理動作の詳細を、図８に示すフローチャートに従って説明する。まず、作成途中版処理部１０９の作成途中版判定処理部１１４は、最終提出版のファイルが一つ以上判定されたか否かを判定する（ステップ８００）。最終提出版のファイルが一つもないと判定された場合、作成途中版のファイルを判定することに意味がない。この場合、作成途中版判定処理部１１４は、この時点で処理を終了する。
【００５７】
これに対し、最終提出版のファイルが一つ以上あると判定された場合、作成途中版判定処理部１１４は、最終提出版と判定されたファイルの周辺に位置するファイル保存場所をクロール対象としてクロールを開始し、最初のファイルに着目する（ステップ８０１）。ここでの「周辺」とは、例えば最終提出版の電子データ（ファイル）と同じフォルダ、最終提出版の電子データ（ファイル）に対してメールの送信又は返信関係があるフォルダ、最終提出版の電子データ（ファイル）と同じワークフロー上のフォルダ、最終提出版の電子データ（ファイル）と同じグループウェア上のフォルダその他の保存場所をいう。周辺の範囲は、ユーザによって事前に設定されている。もっとも、その都度、ユーザが目的等を考慮して設定しても良い。
【００５８】
次に、作成途中版判定処理部１１４は、クロール対象のファイルが残っているか否かを判定する（ステップ８０２）。ステップ８０２でファイルが残っていないと判定された場合、作成途中版判定処理部１１４は、その時点で処理を終了する。
【００５９】
これに対して、ステップ８０２でファイルが残っていると判定された場合、作成途中版判定処理部１１４は、版情報データが初期化されており（版情報データ１１６の提出版フラグ２００と作成途中版フラグ２０１が両方ともＮＯであり）、かつ、現在着目しているファイルと最終提出版のファイルとのファイル名の相違が、作成者名（「document_matsumoto.doc」のような相違）、日付（「document_20090109.doc」のような相違）、版番号（「document_rev06.doc」のような相違）、接頭辞（「コピー 〜document.doc」や「コピー (2) 〜document.doc」のような相違）だけであるか否かを確認する（ステップ８０３）。
【００６０】
判定条件を満たす場合、作成途中版判定処理部１１４から処理を引き継いだ作成途中版情報付与処理部１１５は、版情報データ１１６の作成途中版フラグ２０１にＹＥＳを設定し（ステップ８０４）、提出版保存場所２０２に提出版のファイルのパスを設定し（ステップ８０５）、提出版スキャン日時２０３に最終提出版のファイルに対しステップ６０６で設定した提出版スキャン日時２０３の値を転記する（ステップ８０６）。
【００６１】
その後、作成途中版情報付与処理部１１５は、ステップ８０４〜８０６で設定された内容に基づいて図９に示すような確認画面を作成し、表示装置１０２の画面上に表示する（ステップ８０７）。この確認画面には、「作成途中の版ファイルの判定・登録確認」なる表題と、表示されているファイルが、最終提出版のファイルの周辺で発見された作成途中版のファイルとして判定されたことをユーザに説明するメッセージとが表示される。
【００６２】
また、この確認画面には、「ファイル名」、「提出版フラグ」、「作成途中版フラグ」、「提出版保存場所」、「提出版スキャン日時」も表示される。この形態例の場合、「ファイル名」の並びには、現在着目しているファイルのパス９００も表示される。同様に、「提出版フラグ」の並びには、版情報データ１１６に登録されている提出版フラグ２００の設定内容９０１が表示される。図９の場合には、ＮＯ側の黒丸表示によって設定内容が表示される。同様に、「作成途中版フラグ」の並びには、作成途中版フラグ２０１の設定内容９０２が表示される。図９の場合には、ＹＥＳ側の黒丸表示によって設定内容が表示される。また、「提出版保存場所」の並びには、現在着目しているファイルと対応する提出版のファイルのパス（提出版保存場所２０２の設定内容）９０３が表示される。また、「提出版スキャン日時」の並びには、提出版スキャン日時２０３の設定内容９０４表示される。ユーザはこれらの表示に基づいて判定内容の妥当性を確認し、必要であれば設定内容を修正する作業を確認画面上で実行する。
【００６３】
なお、確認画面にはこれら以外にも、操作ボタンとして、ファイル名で指定されたファイルの内容を確認するための「参照」ボタン、表示されたファイルの登録中止の指示入力に使用される「キャンセル」ボタンと、表示されたファイルの登録の指示入力に使用される「登録」ボタンとが表示されている。
【００６４】
さて、ステップ８０７で「キャンセル」ボタン又は「登録」ボタンが操作された場合、又は、ステップ８０３で合致したファイルでないと判定された場合、作成途中版情報付与処理部１１５はから処理を引き継いだ作成途中版判定処理部１１４は、ファイル保存場所１０１のクロールを続け、次のファイルに着目する（ステップ８０８）。そして、ステップ８０２から処理をやり直す。
【００６５】
（１−５）まとめ
以上説明したように、この形態例に係る業務文書処理装置では、業務文書について取り込まれたスキャン画像がデータ記憶部１０１に格納されると、印影抽出処理部１１１によってスキャン画像から印影を抽出する処理を実行する。そして、印影が抽出されたスキャン画像を、提出版判定処理部１１２において最終提出版であると判定する。この判定手順により、最終提出版とそれ以外の業務文書とを実用的に十分な精度で区別することが可能になる。
【００６６】
また、形態例に係る業務文書処理装置では、最終提出版であると判定されたスキャン画像から印影イメージを除去した画像（印影除去スキャン画像）と、設定範囲内にあるファイル保存場所１０１から読み出されるファイルデータの印刷イメージ画像とを比較する処理を提出版判定処理部１１２で実行し、両者が一致したファイルデータを、最終提出版に対応するファイルデータであると判定する。この処理動作によって、アクセス可能なファイル保存領域内であれば、必要な電子データ（ファイルデータ）を容易に探し出すことができる。
【００６７】
また、形態例に係る業務文書処理装置では、最終提出版と判定されたファイルデータに対し、少なくとも最終提出版である旨のメタデータを付与し、画面上に確認画面を表示することで、判定結果が正しいものか否かをユーザに確認させる機会を与えることができる。また、必要に応じて判定結果を正しい内容に変更することが可能になる。
【００６８】
また、形態例に係る業務文書処理装置では、最終提出版と判定されたファイルデータのファイル名と、設定範囲内の記憶領域から読み出される各ファイルデータのファイル名との違いが事前に設定された項目のみの場合に、当該ファイルデータを作成途中版と判定する。この処理動作により、最終提出版の業務文書を作成する過程で使用したファイルデータを効果的に探し出すことができる。この機能の搭載により、記憶容量を不必要に消費するファイルデータを容易に削除することできる。
【００６９】
また、形態例に係る業務文書処理装置では、作成途中版と判定されたファイルデータに対し、少なくとも作成途中版である旨のメタデータを付与し、画面上に確認画面を表示することで、判定結果が正しいものか否かをユーザに確認させる機会を与えることができる。また、必要に応じて判定結果を正しい内容に変更することが可能になる。
【００７０】
また、形態例に係る業務文書処理装置では、作成途中版である旨のメタデータが付与されているファイルデータのうち、抽出されたファイルデータに対応する最終提出版のファイルデータがスキャンされた日時から設定期間以上経過しているか否か判定する。この機能の搭載により、業務文書を最終的に提出した日時から経過した時間が長いものをと、短いものを自動的に判定することができる。
【００７１】
また、形態例に係る業務文書処理装置では、最終提出版のファイルデータがスキャンされた日時に対して所定期間以上経過していると判定された作成途中版のファイルデータを確認するための画面を表示する。この機能の搭載により、必要性の少なくなったファイルデータを選択的に削除することが可能になる。
【００７２】
（２）他の形態例
前述した形態例の場合には、作成途中版削除処理部１１０の機能により、作成途中版と判定されたファイルデータを削除する場合について説明した。しかしながら、削除するのではなくバックアップ領域に退避させる動作を搭載しても良い。
【００７３】
また、前述した形態例の場合には、作成途中版のファイルデータが発見された場合に、図９に示すような確認画面を表示する場合について説明した。すなわち、作成途中版と判定されたファイルデータが１つ見つかるたびに、その設定内容を画面上に表示する場合について説明した。しかしながら、図１０に示すように、１つの最終提出版のファイルデータに対して発見された複数の作成途中版のファイルデータを一覧形式により画面上に同時に表示することもできる。図１０の場合、最終提出版のファイルの周辺で発見された作成途中版のファイルデータが一覧形式で表示欄１０００に表示されている。因みに、図１０は、作成途中版と判定されたファイルデータの数が、表示欄１００に表示可能な数を超える場合の表示例を表している。このため、表示欄１０００の右サイドにスクロールバーが表示されている。
【００７４】
なお、この表示形式の場合、提出版フラグ１００１、途中版フラグ１００２、提出版保存場所のパス（提出版保存場所２０２の設定内容）１００３、提出版スキャン日時（提出版スキャン日時２０３の設定内容）１００４の表示内容は全て同じ値に設定されることになる。
【００７５】
また、図１０に示す確認画面の場合、操作ボタンとして、ファイル名で指定されたファイルデータの内容を確認するための「参照」ボタン（図９）に代えて、「追加」ボタン、「編集」ボタン、「削除」ボタンが表示される。「追加」ボタンは、一覧表に無いファイルデータを追加する際に使用する操作ボタンである。「編集」ボタンは、一覧表にある特定のファイルデータの設定内容を変更する場合に使用する操作ボタンである。「削除」ボタンは、一覧表から特定のファイルデータを削除する際に使用する操作ボタンである。勿論、確認画面には、「キャンセル」ボタンや「登録」ボタンも表示される。
【００７６】
また、前述した形態例の場合には、ファイルの保存場所及びファイル名の比較に基づいて作成途中版のファイルデータか否かを判定する場合を例示したが、本文データ（内容）に基づいて作成途中版のファイルデータか否かを判定しても良い。例えば既知のアライメントスコアを計算する手法や共有文字列の出現頻度を調べる方法などを適用すれば良い。いずれの場合も、計算値や検出値と閾値とを比較し、閾値を越える一致度が得られた場合（又は双方の違いが閾値以下の場合）に、作成途中版のファイルデータと判定すれば良い。
【００７７】
また、前述の形態例の場合には、提出版処理部１０８、作成途中版処理部１０９及び作成途中版削除処理部１１０のそれぞれが、中央処理装置１０５で実行されるプログラムの機能として実現される場合について説明した。しかしながら、当該機能をハードウェア的に実現することもできる。また、当該プログラムの全部又は一部を記憶媒体に格納した状態で配布しても良い。また、当該プログラムの全部又は一部をネットワーク経由の通信又は放送形態で配布しても良い。
【符号の説明】
【００７８】
１００・・・複合機
１０１・・・ファイル保存場所
１０２・・・表示装置
１０３・・・キーボード
１０４・・・ポインティングデバイス
１０５・・・中央処理装置
１０８・・・提出版処理部
１０９・・・作成途中版処理部
１１０・・・作成途中版削除処理部
１１１・・・印影抽出処理部
１１２・・・提出版判定処理部
１１３・・・提出版情報付与処理部
１１４・・・作成途中版判定処理部
１１５・・・作成途中版情報付与処理部
１０６・・・プログラムメモリ
１０７・・・データメモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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