(57)【要約】【課題】  ユーザへ，ドキュメントの最新版を提供し，非会員へ自動的に暗号化して提供するドキュメント提供装置を実現する。【解決手段】  ドキュメント管理部１４は，ドキュメントから複製した複数のデータ各々に一意の識別情報を埋め込んで保持する。取得要求判定部１３は，取得要求を受け付け，送信先から会員，準会員，非会員を特定する。送信先が会員または準会員であれば，ドキュメント送信部１５２が，該当ドキュメントのデータを取り出してメールに添付してメール送信する。送信先が非会員であれば，暗号化ドキュメント送信部１５３が，該当ドキュメントのデータを取り出して暗号化し，暗号化データを添付したメールと，復号用のパスワードを記したメールとをメール送信する。ドキュメント管理部１４は，送信されたデータを削除し，新たな識別情報を埋め込んだ複製データを補充する。履歴情報蓄積部１６は，送信処理を記憶する。【選択図】  図１
2010231697.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
提供対象のドキュメントごとに，前記ドキュメントの各バージョンに対応する一または複数のデータファイルを記憶するドキュメント記憶部と，
会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と，
前記ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部と，
前記ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製して，前記複製したデータファイルに，データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して，前記データ識別情報を，出力時に可視状態となる設定を行って前記データファイルに埋め込む処理と，前記複製されたデータファイルを前記ドキュメントと前記バージョンとに対応付けて前記ドキュメント記憶部に格納する処理と，前記ドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理とを行うドキュメント管理部と，
ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて，前記ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する取得要求判定部と，
前記送信先が会員である場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出し，前記取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して，前記受け付けた送信先へ送信するドキュメント送信部と，
前記送信先が会員ではない場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するデータファイルを１つ取り出して，前記取り出したデータファイルを暗号化し，前記暗号化の復号用情報を生成する処理と，前記暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，前記復号用情報を記したメールメッセージとを生成して前記受け付けた送信先へ送信する処理とを行う暗号化ドキュメント送信部と，
前記メールメッセージの送信処理が実行された場合に，送信日時と，前記送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と，前記メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する履歴情報蓄積部とを備える
ことを特徴とするドキュメント提供装置。
【請求項２】
前記ドキュメント送信部は，前記取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを１つ特定し，前記特定したデータファイルへのアドレス情報を生成して，生成したアドレス情報を組み込んだメールメッセージを生成する前記アドレス情報送信部を備える
ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメント提供装置。
【請求項３】
前記ドキュメント送信部は，前記取得要求にバージョン指定が含まれている場合に，前記バージョン指定で指定されたバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出す
ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載のドキュメント提供装置。
【請求項４】
前記暗号化ドキュメント送信部は，前記取得要求にバージョン指定が含まれている場合に，前記バージョン指定で指定されたバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出す
ことを特徴とする請求項１ないし請求項３のいずれか一項に記載のドキュメント提供装置。
【請求項５】
前記ドキュメント管理部は，前記履歴情報から，ドキュメント単位の取得要求の傾向を算出して，前記算出の結果にもとづいて，複製するデータファイル数を増加または減少する
ことを特徴とする請求項１ないし請求項４のいずれか一項に記載のドキュメント提供装置。
【請求項６】
提供対象のドキュメントごとに，前記ドキュメントの各バージョンに対応する一または複数のデータファイルを記憶するドキュメント記憶部と，
会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と，
前記ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部とを備えるドキュメント提供装置が実行するドキュメント提供方法であって，
前記ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製し，前記複製したデータファイルに，データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して，前記データ識別情報を，出力時に可視状態となる設定を行って前記データファイルに埋め込む処理過程と，
前記複製されたデータファイルを前記ドキュメントと前記バージョンとに対応付けて前記ドキュメント記憶部に格納する処理過程と，
ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて，前記ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する処理過程と，
前記送信先が会員である場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出し，前記取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して，前記受け付けた送信先へ送信する処理過程と，
前記送信先が会員ではない場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するデータファイルを１つ取り出して，前記取り出したデータファイルを暗号化し，前記暗号化の復号用情報を生成する処理過程と，
前記暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，前記復号用情報を記したメールメッセージとを生成して前記受け付けた送信先へ送信する処理過程と，
前記メールメッセージの送信処理が実行された場合に，送信日時と，前記送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と，前記メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する処理過程と，
前記ドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理過程とを備える
ことを特徴とするドキュメント提供方法。
【請求項７】
コンピュータを，
提供対象のドキュメントごとに，前記ドキュメントの各バージョンに対応する一または複数のデータファイルを記憶するドキュメント記憶部と，
会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と，
前記ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部と，
前記ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製して，前記複製したデータファイルに，データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して，前記データ識別情報を，出力時に可視状態となる設定を行って前記データファイルに埋め込む処理と，前記複製されたデータファイルを前記ドキュメントと前記バージョンとに対応付けて前記ドキュメント記憶部に格納する処理と，前記ドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理とを行うドキュメント管理部と，
ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて，前記ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する取得要求判定部と，
前記送信先が会員である場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出し，前記取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して，前記受け付けた送信先へ送信するドキュメント送信部と，
前記送信先が会員ではない場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するデータファイルを１つ取り出して，前記取り出したデータファイルを暗号化し，前記暗号化の復号用情報を生成する処理と，前記暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，前記復号用情報を記したメールメッセージとを生成して前記受け付けた送信先へ送信する処理とを行う暗号化ドキュメント送信部と，
前記メールメッセージの送信処理が実行された場合に，送信日時と，前記送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と，前記メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する履歴情報蓄積部とを備える
ドキュメント提供装置として機能させるためのドキュメント提供プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は，会員間で共有するドキュメントを，取得要求に応じて提供するドキュメント提供装置，方法，およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
登録された会員からアップロードされたドキュメントを一括管理する管理サーバを設けて，会員がこの管理サーバにアクセスしてドキュメントをアップロードまたはダウンロードすることによって，会員間でドキュメントを共有するシステムが知られている。
【０００３】
このシステムでは，例えば，会員は，上記サーバのＷｅｂページ上で，アップロードされているドキュメントのアドレス情報（例えば，ドキュメントのＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ））を選択してダウンロード処理を行うことによって，所望のドキュメントのデータファイルを取得することができる。
【０００４】
また，共有されるドキュメントを管理するシステムであって，ドキュメントの閲覧または閲覧の要求があった場合に，会員が要求したドキュメントのデータファイルへアクセスできるように，要求されているドキュメントの原ドキュメントに対する識別情報（正本ＩＤ）と，要求ごとに異なる識別情報（副本ＩＤ）を生成して要求元への応答として送信するとともに，正本ＩＤと副本ＩＤとの派生関係を管理する処理と，副本ＩＤを要求されたドキュメントに付加する処理とがある（例えば，特許文献１）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−００４６４９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上記のようなドキュメント共有システムでは，管理サーバからドキュメントを取得した会員は，要求したドキュメントの版数が更新されていても，アクセス先のドキュメントは，取得要求に対応付けられた副本ＩＤにもとづいてドキュメントを送信するため，最新版のドキュメントを送信対象としていない。会員は，要求するドキュメントの最新版を取得するためには，最新版を指定して要求しなければならなかった。
【０００７】
さらに，会員が会員以外の者にドキュメントを提供する場合には，データファイルが暗号化処理されて送信されることが好ましい。しかし，添付データファイルの暗号化は，会員個々の判断に委ねられて処理されるため，暗号化を行わずにデータファイルが外部へ送信される危険性があり，セキュリティ上問題となる。
【０００８】
本願発明の目的は，ユーザがドキュメントの版数を意識しなくても，要求されたドキュメントの最新版のデータファイルを取得できるように，データファイルを送信するドキュメント提供装置を実現することである。
【０００９】
また，本願発明の他の目的は，ドキュメントの送信先に応じて，送信するデータファイルの暗号化を自動的に行うドキュメント提供装置を実現することである。
【００１０】
また，本願発明の他の実施態様にもとづく他の目的は，上記ドキュメント提供装置において実行される処理方法を提供することである。
【００１１】
さらに，本願発明の他の実施態様にもとづく他の目的は，コンピュータを上記ドキュメント提供装置として機能させるためのプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本願において開示されるドキュメント提供装置は，提供対象のドキュメントごとに，各バージョンに対応する一または複数のデータファイルを記憶するドキュメント記憶部と，会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と，ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部とを備える。
【００１３】
さらに，上記のドキュメント提供装置は，ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製して，複製したデータファイルに，データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して，このデータ識別情報をデータファイル出力時に可視状態となる設定を行ってデータファイルを埋め込む処理と，ドキュメントのバージョンごとに複製された一または複数のデータファイルを前記ドキュメント記憶部に格納する処理と，取得要求されたドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理とを行うドキュメント管理部と，ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて，ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する取得要求判定部と，
送信先が会員である場合に，ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを１つ取り出し，取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して会員の送信先へ送信するドキュメント送信部と，送信先が会員ではない場合に，ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンのデータファイルを１つ取り出して，取り出したデータファイルを暗号化し，暗号化の復号用情報を生成する処理と，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，復号用情報を記したメールメッセージとを生成して，生成した２つのメールメッセージを送信先へ送信する処理とを行う暗号化ドキュメント送信部と，メールメッセージの送信処理が実行された場合に，送信日時と，送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と，メールメッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する履歴情報蓄積部とを備える。
【００１４】
上記のドキュメント提供装置は以下のように動作する。
【００１５】
ドキュメント提供装置のドキュメント管理部が，ドキュメントの各バージョンのデータファイルを所定数になるまで複製して，さらに，データファイルを一意に識別するデータ識別情報をデータファイルに付与し，このデータ識別情報を，データファイル出力時に可視状態となる設定を行ってデータファイルに埋め込む。そして，複製した一または複数のデータファイルをドキュメントおよびバージョンに対応付けてドキュメント記憶部に格納する。
【００１６】
取得要求判定部は，ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けると，ユーザ情報をもとに送信先が会員であるかを判定する。
【００１７】
送信先が会員である場合に，ドキュメント送信部は，ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを１つ取り出す。そして，取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して，受け付けた送信先へメール送信を行う。
【００１８】
送信先が会員ではない場合に，暗号化ドキュメント送信部は，ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを１つ取り出して，取り出したデータファイルを暗号化する。さらに，暗号化の復号用情報を生成し，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，復号用情報を記した別のメールメッセージとを生成する。そして，受け付けた送信先へ，これらのメールメッセージを送信する。
【００１９】
ドキュメント管理部は，取得要求されたドキュメントとして取り出され，送信処理されたデータファイルを，ドキュメント記憶部から削除する。また，履歴情報蓄積部は，メールメッセージの送信処理が行われると，送信処理の送信日時と，送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と，メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する。
【００２０】
上記のドキュメント提供装置のドキュメント送信部は，送信先が会員である場合に，ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを１つ特定し，特定したデータファイルへのアドレス情報を生成して，アドレス情報を含む第１のメッセージを生成して会員の送信先へ送信することができる。
【００２１】
この場合に，ドキュメント管理部は，送信されたアドレス情報を通じて，特定されたデータファイルが送信処理された後，送信処理されたデータファイルをドキュメント記憶部から削除する。
【発明の効果】
【００２２】
上記のドキュメント提供装置によれば，会員が単にドキュメントを指定して取得要求をした場合であっても，ドキュメント記憶部に記憶されている最新のバージョンのドキュメントのデータファイルを送信するので，会員は，バージョンを意識することなく最新のドキュメントを取得することができる。
【００２３】
また，ドキュメントの送信先が予め登録された会員ではない場合に，送信処理するデータファイルを自動的に暗号化して，メールメッセージに添付して送信するとともに，復号用情報を記したメールメッセージをも送信する。よって，情報漏洩の危険性を低くすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】本発明の一実施形態におけるドキュメント提供装置の構成例を示す図である。
【図２】ユーザ情報記憶部に記憶されるユーザ情報の例を示す図である。
【図３】ドキュメント記憶部に記憶されている情報の例を示す図である。
【図４】送信履歴記憶部に記憶される履歴情報の例を示す図である。
【図５】メール送信要求画面の例を示す図である。
【図６】各ドキュメントの取得要求数の例を示す図である。
【図７】アドレス情報が組み込まれたメールメッセージの例を示す図である。
【図８】データファイルが添付されたメールメッセージの例を示す図である。
【図９】パスワード情報の例を示す図である。
【図１０】暗号化データファイルが添付されたメールメッセージおよびパスワードが記されたメールメッセージの例を示す図である。
【図１１】ドキュメント保存処理の処理フロー例を示す図である。
【図１２】メール送信によるドキュメントの取得要求に対する処理フローの例を示す図である。
【図１３】ステップＳ１３のアドレス情報送信処理の処理フロー例を示す図である。
【図１４】ステップＳ１４の添付ファイル送信処理の処理フロー例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２５】
図１は，本発明の実施の形態の一例におけるドキュメント提供装置の構成例を示す図である。
【００２６】
図１のドキュメント提供装置１は，ドキュメントを保存しておき，ユーザの要求に応じてドキュメントを提供するサーバ装置である。
【００２７】
ドキュメント提供装置１は，ユーザが使用する端末であって，メール送受信を含むデータ通信機能を備える端末３と，ネットワーク２を介してデータ通信を行う。
【００２８】
会員または準会員は，予め登録されたユーザの区分である。登録されていないユーザを非会員とする。
【００２９】
会員は，ドキュメント提供装置１が提供するドキュメントを，アドレス情報を用いたＨＴＴＰ通信により，または，ドキュメントのデータファイルを添付したメール通信により，取得することができる。また，会員は，非会員へドキュメントを配布することができる。
【００３０】
準会員は，ドキュメント提供装置１が提供するドキュメントを，データファイルを添付したメール通信により取得することができる。
【００３１】
図１中，端末３は，ドキュメントをドキュメント提供装置１へアップロードする会員が使用する会員端末３０，ドキュメント提供装置１のドキュメントを要求する会員が使用する会員端末３１，準会員が使用する準会員端末３２，非会員の非会員端末３３として示す。
【００３２】
ドキュメント提供装置１は，ユーザ情報記憶部１０，ドキュメント記憶部１１，送信履歴記憶部１２，取得要求判定部１３，ドキュメント管理部１４，送信部１５，および履歴情報蓄積部１６を備える。
【００３３】
ユーザ情報記憶部１０は，ユーザの識別情報と送信先と会員または準会員を示す区分とを含むユーザ情報を記憶する。
【００３４】
図２は，ユーザ情報記憶部１０に記憶されるユーザ情報の例を示す図である。
【００３５】
ユーザ情報は，会員または準会員として登録されているユーザの識別情報であるユーザＩＤ，ユーザの氏名，会員または準会員の区分，送信先を示すメールアドレスを含む。
【００３６】
ドキュメント記憶部１１は，提供対象のドキュメントごとに，前記ドキュメントの各バージョンに対応する一または複数のデータファイル，および管理情報を含むドキュメント情報を記憶する。
【００３７】
図３は，ドキュメント記憶部１１に記憶されているドキュメント情報の例を示す図である。
【００３８】
ドキュメント情報は，保存されている各ドキュメントを一意に識別する情報である「ドキュメントＩＤ」，ドキュメントのバージョンに対応して複製された各データファイルを，全体で一意に識別する情報である「データＩＤ」，ドキュメントのバージョンを示す「版数」，ドキュメントのデータファイルとなる「ドキュメント本体」，ドキュメントのデータファイルがアップロードされた日時の情報である「登録日」，ドキュメントに対応するデータファイルが複製された日時の情報である「作成日」を含む。
【００３９】
ここで，データＩＤとして，グローバル一意識別子（ＧＵＩＤ）を使用する。
【００４０】
ドキュメント本体は，ドキュメントの本体となるデータであって，付与されたデータＩＤが，出力時に可視状態となるように設定されて，例えばドキュメントのヘッダ部，フッタ部に埋め込まれている。ドキュメント本体は，メールへ添付されるデータファイルとなるデータである。
【００４１】
図３において，ドキュメントＩＤ“ｄ５５５５”が初めてアップロードされると，版数“ｖ１”が設定され，ドキュメント本体（データファイル）が所定数まで複製される。そして，各ドキュメントに対してデータＩＤが付与される。例えば，ドキュメント“ｄ５５５５”のドキュメント本体には，それぞれ，データＩＤ“ＵＩＤ１１１”，“ＵＩＤ１１２”，“ＵＩＤ１１３”が埋め込まれる。
【００４２】
その後にドキュメント“ｄ５５５５”が改版され，再アップロードされると，版数“ｖ２”が設定され，同様に，ドキュメント本体（データファイル）が所定数まで複製される。改版されたドキュメント“ｄ５５５５”のドキュメント本体には，それぞれ，データＩＤ“ＵＩＤ１１４”，“ＵＩＤ１１５”，“ＵＩＤ１１６”が埋め込まれる。
【００４３】
送信履歴記憶部１２は，ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する。
【００４４】
図４は，送信履歴記憶部１２に記憶される履歴情報の例を示す図である。
【００４５】
履歴情報は，送信処理が実行された日時を示す「送信日時」，取得要求されたドキュメントを示す「ドキュメントＩＤ」，送信処理されたドキュメント本体を示す「データＩＤ」，送信処理の送信先を示す「送信先」を含む。
【００４６】
取得要求判定部１３は，ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて，ユーザ情報記憶部１０の情報をもとに，送信先が，会員，準会員，または非会員であるかを判定する。
【００４７】
取得要求判定部１３が受け付ける取得要求と送信先は，端末３に表示されるメール送信によるドキュメント取得要求画面（メール送信要求画面）において入力された情報である。
【００４８】
図５は，メール送信によるドキュメントの取得要求を行う会員端末３１，３２のブラウザに表示されるメール送信要求画面１００の例を示す図である。
【００４９】
図５のメール送信要求画面１００は，会員または準会員がアクセス可能なＷｅｂページの一部として用意されている。
【００５０】
メール送信要求画面１００は，要求可能なドキュメントを示すドキュメントリスト１０１，ドキュメントが複数の版数を持つ場合にバージョンを指定するバージョン指定１０２，メール送信の送信先となるメールアドレスを入力する送信先１０３，添付ファイルによる要求またはアドレス情報による要求を指定する選択指定１０４，および取得要求の発行を指示するメール送信ボタン１０５を備える。
【００５１】
メール送信要求画面１００のドキュメントリスト１００でドキュメントが選択され，送信先１０３にメールアドレスが入力されて，メール送信ボタン１０５が選択されると，入力情報である，取得要求とともに，ドキュメントＩＤと送信先（メールアドレス）とがドキュメント提供装置１に送信される。
【００５２】
なお，バージョン指定１０２が無指定の場合には，最新のバージョンが取得要求対象となる。また，選択指定１０４の選択は，送信先１０３に入力されたアドレスが会員または非会員のいずれでもない場合には無効となる。
【００５３】
ドキュメント管理部１４は，会員端末３０からアップロードされたドキュメントのデータファイルを複製して，複製した一または複数のデータファイルの各々に，データＩＤを付与して，このデータＩＤがドキュメントの出力時に可視状態にする設定を行って，ドキュメント本体の所定の部分に埋め込む。具体的には，付与されたデータＩＤをドキュメント本体のヘッダ部やフッダ部に追加するように，またはデータＩＤを出力時にすかし印刷するように設定する。
【００５４】
ドキュメント管理部１４は，データＩＤを埋め込んだドキュメント本体を，必要な管理情報（ドキュメントＩＤ，データＩＤ，版数，作成日等）とともにドキュメント記憶部１１に格納する。
【００５５】
また，ドキュメント管理部１４は，送信処理されたドキュメント本体（データファイル）をドキュメント記憶部１１から削除し，削除したドキュメント本体と同じデータを複製し，複製したドキュメント本体に新たなデータＩＤを埋め込み，ドキュメント記憶部１１に格納する。
【００５６】
例えば，図３に示すドキュメント情報の場合に，ユーザがドキュメント“ｄ５５５５”の取得要求を行うと，最新の版数である“ｖ２”のドキュメントデータ“ＵＩＤ１１５”が添付データファイルとして送信処理される。したがって，この送信処理後に，ドキュメントデータ“ＵＩＤ１１５”がドキュメント記憶部１１から削除される。さらに，ドキュメント“ｄ５５５５”の版数“ｖ２”のドキュメント本体が複製され，データＩＤ“ＵＩＤ１１７”が付与され，埋め込まれたドキュメント本体がドキュメント記憶部１１に格納される。
【００５７】
このようなドキュメント管理部１４の処理によって，ドキュメント記憶部１１には，各ドキュメントの各バージョンについて，所定数複製された，提供用のドキュメント本体（データファイル）が維持されることになる。
【００５８】
また，ドキュメント管理部１４は，送信履歴記憶部１２の履歴情報から，ドキュメント単位の取得要求数，または全取得要求数に対する各ドキュメントの取得要求数の割合等を算出する。そして，算出結果にもとづいて，ドキュメント本体（データファイル）の複製数を増加または減少させる。
【００５９】
図６は，各ドキュメントの取得要求数の例を示す図である。
【００６０】
図６に示すように，ドキュメント“ｄ５５５５”，“ｄ７７７７”，“ｄ６６６６”の順に取得要求数が多い場合に，ドキュメント管理部１４は，ドキュメント“ｄ５５５５”を所定数より多めに複製し，ドキュメント“ｄ７７７７”を所定数で複製し，その他のドキュメントを所定数より少なめに複製する。これによって，取得要求傾向にもとづいた効率的なドキュメントの保持を行うことができる。
【００６１】
送信部１５は，ドキュメントの取得要求をしたユーザに対して，ドキュメントへのアドレス情報またはデータファイルを送信する。
【００６２】
送信部１５は，アドレス情報送信部１５１，ドキュメント送信部１５２，暗号化ドキュメント送信部１５３を備える。
【００６３】
アドレス情報送信部１５１は，受け付けた取得要求について，送信先が会員であり，アドレス情報による取得が選択されている場合に，ドキュメント記憶部１１から，取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのドキュメント本体（データファイル）を１つ特定し，特定したデータファイルへのアドレス情報を生成して，アドレス情報が組み込まれたメッセージを生成して受け付けた送信先（会員端末３１）へ送信する。
【００６４】
図７は，アドレス情報が組み込まれたメールメッセージの例を示す図である。
【００６５】
例えば，図２に示すユーザ情報から，送信先として指定されたメールアドレス“ａａａ＠ｂｂｂ．ｃｏｍ”が会員のものであると判定された場合に，取得要求されたドキュメント“ｄ５５５５”の最新版（ｖ２）のデータファイルが１つ特定される。そして，特定されたデータファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１５”）へのアドレス情報が組み込まれた第１のメッセージが生成される。
【００６６】
ドキュメント送信部１５２は，受け付けた取得要求において入力された送信先が会員または準会員である場合に，ドキュメント記憶部１１から，取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するドキュメント本体（データファイル）を１つ取り出す。そして，取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して，このメールメッセージを受け付けた送信先（会員端末３１，準会員端末３２）へ送信する。
【００６７】
図８は，データファイルが添付されたメッセージの例を示す図である。
【００６８】
例えば，図２に示すユーザ情報から，送信先として指定されたメールアドレス“ｘｘｘ＠ｂｂｂ．ｃｏｍ”の区分が準会員であると判定された場合に，取得要求されたドキュメント“ｄ５５５５”の最新版（ｖ２）のデータファイルが１つ取り出されると，取り出されたデータファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１６”）を添付したメールメッセージが生成される。
【００６９】
暗号化ドキュメント送信部１５３は，受け付けた取得要求において送信先が，ユーザ情報記憶部１０の情報に登録されていないものである場合に，この送信先を非会員と判定し，ドキュメント記憶部１１から，取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するドキュメント本体（データファイル）を１つ取り出す。そして，取り出したデータファイルを暗号化し，この暗号化処理の復号用情報（パスワード）を生成し，暗号化したデータファイルのデータＩＤと，生成したパスワードとの対応を示すパスワード情報を，ドキュメント記憶部１１に格納する。
【００７０】
図９は，パスワード情報の例を示す図である。
【００７１】
パスワード情報には，暗号化ドキュメント送信部１５３が，要求対象のドキュメントとして取り出され，暗号化されたデータＩＤ（“ＵＩＤ１１７”）と，その復号情報であるパスワード（１２３４５６）が対応付けて記録される。
【００７２】
そして，暗号化ドキュメント送信部１５３は，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，パスワードを記したメールメッセージとを生成して，これらのメッセージを，受け付けた送信先（非会員端末３２）へ送信する。
【００７３】
図１０（Ａ）は，暗号化データファイルが添付されたメールメッセージ例，および図１０（Ｂ）は，パスワードが記されたメールメッセージの例を示す図である。
【００７４】
図１０（Ａ）に示すように，例えば，図２に示すユーザ情報から，送信先として指定されたメールアドレス“ｘｙｚ＠ｘｙｚ．ｃｏｍ”が非会員であると判定された場合に，取得要求されたドキュメント“ｄ５５５５”の最新版（ｖ２）のデータファイルが１つ取り出されると，取り出されたデータファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１７”）を暗号化し，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージが生成される。
【００７５】
さらに，図１０（Ｂ）に示すように，データファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１７”）に対する復号化のパスワード（１２３４５６７）をメール本文に記したメールメッセージが生成される。
【００７６】
このように，暗号化ドキュメント送信部１５３が，送信先に応じて添付するデータファイルに自動的に暗号化処理を行うために，情報漏洩の危険性を軽減することができる。
【００７７】
また，ドキュメントの取得要求時に，会員が，暗号化データファイルを復号する際のパスワードを設定できるようにしてもよい。
【００７８】
暗号化ドキュメント送信部１５３は，ドキュメントの取得要求とともに，会員が設定したパスワードと，このパスワードを受信者に想起させるヒント情報とを取得して，パスワード情報に記録しておき，復号化のパスワードの代わりヒント情報をメール本文に記したメールメッセージを生成して送信する。
【００７９】
例えば，データファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１６”）を暗号化する場合に，予め，パスワードとして“０９０３２５”を，ヒント情報として“前回二人で打ち合わせを行った年月日の６桁です”を取得して，図９に示すパスワード情報に記録しておく。
【００８０】
そして，データファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１６”）の暗号化処理において“０９０３２５”をパスワードとして使用する。また，ヒント情報として“前回二人で打ち合わせを行った年月日の６桁です”をメール本文に記したメールメッセージを生成して送信する。
【００８１】
これにより，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，パスワードを本文に記したメールメッセージとが本来の受信者ではない者に誤って送信されても，データファイルを復号することができず，セキュリティをより強化させることができる。
【００８２】
また，アドレス情報送信部１５１，ドキュメント送信部１５２，および暗号化ドキュメント送信部１５３は，自動的に最新バージョンのデータファイルを取り出すため，ユーザは，バージョンを意識することなくドキュメントの取得要求をすることができる。
【００８３】
さらに，アドレス情報送信部１５１，ドキュメント送信部１５２，および暗号化ドキュメント送信部１５３は，取得要求にドキュメントのバージョン指定が含まれている場合に，ドキュメント記憶部１１から，バージョン指定で指定されたバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出すことができる。これにより，ユーザは，所望するバージョンのドキュメントを取得することもできる。
【００８４】
履歴情報蓄積部１６は，メールメッセージの送信処理が実行された場合に，その送信処理の「送信日時」，前記送信処理されたデータファイルの「データＩＤ」，メッセージの送信先等を含む履歴情報を送信履歴記憶部１２に蓄積する。
【００８５】
履歴情報蓄積部１６に履歴情報を蓄積することによって，送信されたドキュメントのデータファイルを一意に識別することができ，また，その送信先を特定することができるため，ドキュメント提供装置１が提供したドキュメントの漏洩事故が発生した場合に，どの提供者へ提供されたものであるかを特定することができる。
【００８６】
以下に，ドキュメント提供装置１の処理の流れを説明する。
【００８７】
まず，ドキュメントのアップロード時のドキュメント保存処理を説明する。
【００８８】
図１１は，ドキュメント保存処理の処理フロー例を示す図である。
【００８９】
ドキュメント提供装置１のドキュメント管理部１４は，会員端末３０からアップロードされたドキュメントを取得すると（ステップＳ１），取得したドキュメントとその管理情報とをドキュメント記憶部１１に格納するとともに，取得したドキュメントを所定数複製する（ステップＳ２）。そして，ドキュメント管理部１４は，複製した各ドキュメントのドキュメント本体にデータＩＤを埋め込み，バイナリ形式でドキュメント記憶部１１に保存する（ステップＳ３）。
【００９０】
次に，メール送信によるドキュメント取得要求を受け付けた場合の処理を説明する。
【００９１】
図１２は，メール送信によるドキュメントの取得要求に対する処理フローの例を示す図である。
【００９２】
ドキュメント提供装置１の取得要求判定部１３は，端末３（３１，３２）から，ドキュメントの取得要求を受け付け，ドキュメントＩＤと送信先とを取得する（ステップＳ１０）。取得要求判定部１３は，ユーザ情報をもとに，送信先に入力されたメールアドレスが会員であるかを判定する（ステップＳ１１）。送信先のメールアドレスが会員でなければ（ステップＳ１１のＮＯ），ステップＳ１４の添付ファイル送信処理へ進む。一方，送信先のメールアドレスが会員であれば（ステップＳ１１のＹＥＳ），ステップＳ１２の処理へ進む。
【００９３】
取得要求判定部１３は，メール送信要求画面１００の選択指定１０４で，アドレス情報が選択されているかを判定し（ステップＳ１２），選択指定１０４でアドレス情報が選択されていれば（ステップＳ１２のＹＥＳ），ステップＳ１３のアドレス情報送信処理へ進み，選択指定１０４でアドレス情報が選択されていなければ（ステップＳ１２のＮＯ），ステップＳ１４の添付ファイル送信処理へ進む。
【００９４】
ステップＳ１３またはステップＳ１４の処理の後，履歴情報蓄積部１６は，実行された送信処理の履歴情報を，送信履歴記憶部１２に蓄積する（ステップＳ１５）。ドキュメント管理部１４は，送信されたドキュメントのデータファイル（データＩＤ）をドキュメント記憶部１１から削除し，削除したデータファイルを複製して新たなデータＩＤを埋め込んだデータファイルをドキュメント記憶部１１に保存して補充する（ステップＳ１６）。
【００９５】
図１３は，ステップＳ１３のアドレス情報送信処理の処理フロー例を示す図である。
【００９６】
アドレス情報送信部１５１は，メール送信要求画面１００のバージョン指定１０２で，バージョンが指定されているかを判定し（ステップＳ１３１），バージョンの指定がなければ（ステップＳ１３１のＮＯ），ドキュメント記憶部１１の要求されたドキュメントの最新バージョンのデータファイルを１つ特定する（ステップＳ１３２）。バージョンの指定があれば（ステップＳ１３１のＹＥＳ），要求されたドキュメントの指定されたバージョンのデータファイルを１つ特定する（ステップＳ１３３）。
【００９７】
そして，アドレス情報送信部１５１は，特定したデータファイルへのアドレス情報を生成し（ステップＳ１３４），生成したアドレス情報を組み込んだメールメッセージを生成して，受け付けた送信先にメールメッセージを送信処理する（ステップＳ１３５）。
【００９８】
図１４は，ステップＳ１４の添付ファイル送信処理の処理フロー例を示す図である。
【００９９】
ドキュメント送信部１５２は，メール送信要求画面１００のバージョン指定１０２で，バージョンが指定されているかを判定し（ステップＳ１４１），バージョンの指定がなければ（ステップＳ１４１のＮＯ），ドキュメント記憶部１１から，要求されたドキュメントの最新バージョンのデータファイルを１つ取得する（ステップＳ１４２）。バージョンの指定があれば（ステップＳ１４１のＹＥＳ），要求されたドキュメントの指定されたバージョンのデータファイルを１つ取得する（ステップＳ１４３）。
【０１００】
ドキュメント送信部１５２は，送信先に入力されたメールアドレスが準会員であるかを判定する（ステップＳ１４４）。送信先のメールアドレスが準会員であれば（ステップＳ１４４のＹＥＳ），取得したデータファイルを添付したメールメッセージを作成して，受け付けた送信先にこのメールメッセージを送信処理する（ステップＳ１４５）。
【０１０１】
送信先に入力されたメールアドレスがユーザ情報に登録されておらず，準会員でなければ（ステップＳ１４４のＮＯ），暗号化ドキュメント送信部１５３は，取得したデータファイルを暗号化し（ステップＳ１４６），暗号化を復号するためのパスワードをパスワード情報に記録する（ステップＳ１４７）。
【０１０２】
さらに，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージを作成して，受け付けた送信先に，このメールメッセージを送信処理する（ステップＳ１４８）。続いて，パスワードを本文内に記したメールメッセージを作成して，受け付けた送信先（同じ送信先）にメールメッセージを送信処理する（ステップＳ１４９）。
【０１０３】
図１４に示す処理フローは，ドキュメント提供装置１において，送信部１５がドキュメント送信部１５２と暗号化ドキュメント送信部１５３とを有する構成例の場合の処理として説明した。
【０１０４】
ドキュメント提供装置１では，送信部１５が，ドキュメント送信部１５２と暗号化ドキュメント送信部１５３の代わりに，暗号処理部を備えるドキュメント送信部１５２’を有する構成であってもよい。この場合に，図１４の処理は，暗号処理部を備えるドキュメント送信部１５２’によって実行される。
【０１０５】
以上の説明では，主として本願の発明者によってなされた発明を，一実施形態としてドキュメント提供装置に適用した場合について説明したが，本願発明は，これに限定されるものではなく，その記述の主旨の範囲において種々の変形が可能であることは当然である。
【０１０６】
また，一実施形態として開示したドキュメント提供装置１は，プログラムがコンピュータにより読み取られ実行されることにより，ドキュメント提供装置１が有する取得要求判定部１３，ドキュメント管理部１４，送信部１５，履歴情報蓄積部１６が実現されることによって構築することができる。このプログラムは，コンピュータが読み取り可能な，可搬媒体メモリ，半導体メモリ，ハードディスクなどの適当な記録媒体に格納することができ，これらの記録媒体に記録して提供される。または，このプログラムは，通信インタフェースを介して種々の通信網を利用した送受信により提供される。
【符号の説明】
【０１０７】
１  ドキュメント提供装置
１０  ユーザ情報記憶部
１１  ドキュメント記憶部
１２  送信履歴記憶部
１３  取得要求判定部
１４  ドキュメント管理部
１５  送信部
１５１  アドレス情報送信部
１５２  ドキュメント送信部
１５３  暗号化ドキュメント送信部
１６  履歴情報蓄積部
２  ネットワーク
３  端末
３０，３１  会員端末
３２  準会員端末
３３  非会員端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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