(57)【要約】【課題】医療記録媒体の検索及び誤収納の発見を容易かつ確実に行うことができる管理方法の提供を目的とする。【解決手段】本発明は、０から９の整数に対応した１０個の空白枠部を有する医療記録媒体と、０から９の整数に対応した異なるカラーを有するカラーシールと、１００区分を有する一次管理棚と、最終診察日による区分を有する二次管理棚とを用いる医療記録媒体の管理方法であって、初診患者にその医療記録媒体に対応する医療記録番号を付与するステップ、医療記録番号の下二桁目の整数に対応する空白枠部に、医療記録番号の下一桁目の整数に対応するカラーシールを貼付するステップ、医療記録番号の下二桁に対応する一次管理棚の区分に、カラーシールが手前になるよう医療記録媒体を収納するステップ、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を選別して、二次管理棚に収納するステップを有する方法である。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
一つの辺縁に沿って、０から９の整数に順次対応し略同一形状に区切られた１０個の空白枠部が設けられた医療記録媒体と、
０から９の整数のそれぞれに対応した異なるカラーを有するカラーシールと、
０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有する一次管理棚と、
最終診察日に基づいた区分を有する二次管理棚とを用い、
初診の各患者に、その医療記録媒体に対応した医療記録番号を付与する医療記録番号付与ステップと、
医療記録番号の下二桁目の整数に対応する空白枠部に、医療記録番号の下一桁目の整数に対応するカラーシールを貼付するカラーシール貼付ステップと、
各患者の診察後、医療記録番号の下二桁に対応する一次管理棚の区分に、カラーシールが手前になるように医療記録媒体を収納する一次管理移行ステップと、
一次管理棚の個々の区分内で、所定期間内に使用した医療記録媒体と、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを選別する医療記録媒体選別ステップと、
この所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を、二次管理棚の最終診察日に基づいた区分に、カラーシールが手前になるように収納する二次管理移行ステップと、
二度目以降の診察を受ける患者の医療記録番号及び最終診察日に基づいて、一次管理棚又は二次管理棚から、この患者に対応する医療記録媒体を抽出する医療記録媒体抽出ステップとを有し、
上記医療記録媒体抽出ステップにおいて、患者情報を入力することによって医療記録番号、医療記録媒体が収納されている棚の種別、並びに医療記録媒体に貼付されたカラーシールの色及び空白枠部貼付位置を検出可能なシステムを用いる小規模医療機関向け医療記録媒体の管理方法。
【請求項２】
上記一次管理棚に代えて、
０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有し、更にこれらの区分のそれぞれが少なくとも二つの小区分を有する一次管理棚を用い、
一次管理移行ステップ及び医療記録媒体選別ステップにおいて、所定期間開始時には、一つの区分に属する全ての医療記録媒体をこの区分内の一又は二以上の小区分に収納しておき、所定期間内に使用した医療記録媒体を他の小区分に収納していくことによって、所定期間内に使用した医療記録媒体と、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを選別する請求項１に記載の管理方法。
【請求項３】
二次管理移行ステップにおいて、二次管理棚の最終診察日に基づく各々の区分の中で、医療記録番号の下二桁目が０から９の整数毎に一群を形成する十群の医療記録媒体をこの整数順に収納し、かつこの各群の医療記録媒体の中で、医療記録番号の下一桁目が０から９の整数毎一群を形成する十群の医療記録媒体をこの整数順に収納する請求項１又は請求項２に記載の管理方法。
【請求項４】
上記システムが、
各患者の患者情報、医療記録番号及び診察日を関連させて記憶するデータベースと、
患者情報の入力により、上記データベースからその患者の医療記録番号及び最終診察日を検索する検索手段と、
上記医療記録媒体選別ステップの選別基準である所定期間と上記検索手段で検索した最終診察日とに基づき、その医療記録媒体が収納されている棚の種別を判別する棚判別手段と、
上記棚判別手段で判別した棚の種別、検索手段で検索した医療記録番号、並びにその医療記録番号の下二桁に基づくカラーシールの色及び空白枠部貼付位置を表示する表示手段と
を備えている請求項１、請求項２又は請求項３に記載の管理方法。
【請求項５】
上記システムが、
上記検索手段で検索した医療記録番号及び最終診察日に基づき、その医療記録媒体が収納されている棚の区分を判別する区分判別手段を備え、
上記表示手段が、さらに区分判別手段で判別した棚の区分を表示する請求項４に記載の管理方法。
【請求項６】
上記一次管理棚及び二次管理棚が各区分に発光手段を備えており、
上記システムが、区分判別手段で判別した棚の区分の発光手段を発光させる発光制御手段を備えている請求項５に記載の管理方法。
【請求項７】
一次管理棚に収納可能な医療記録媒体の数が１０，０００以下である請求項１から請求項６のいずれか１項に記載の管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、小規模医療機関向け医療記録媒体の管理方法に関し、詳細には、カルテ等の医療記録媒体に付した番号の下二桁によって医療記録媒体を管理する方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
カルテは、病院において各患者の既往歴や診療経過等を記載するものであり、患者数の増加に伴ってカルテの数も増加する。加えて、カルテは、医師法により記録後最低５年間は保存することが義務づけられているため、保存しなければならないカルテは膨大な量となる。従って、それらのカルテを容易かつ過誤なく取出し及び収納することができると共に、記録後５年間経過したカルテをスムーズに廃棄可能にする仕組みを構築することが極めて重要となる。
【０００３】
近年、大規模医療機関では、医療記録のコンピュータ管理装置が導入されてきている。このような技術としては、例えば、（１）カルテを棚の任意の収納部に収納し、医療記録の管理全般をコンピュータによって行う装置（特開平１１−１１６１４号公報参照）が開発されている。この装置では、所定期間内に使用しなかったカルテ群を所定期間内に使用したカルテ群から分離して管理する手法が用いられている。しかし、このようなコンピュータ管理装置は、システム導入時のコストが大きく、またカルテを任意の収納部に収容するものなので、記録後５年間経過したカルテの選別、廃棄作業が繁雑になる。従って、ほとんどの小規模医療機関では、現在もマニュアルによるカルテの管理を行っており、それが今後も主流になると予想される。
【０００４】
そのようなマニュアルによるカルテの管理装置や管理方法としては、（２）一辺の彩色及びマーキングの高さによってファイル管理するカルテ用ファイルの組み合わせ（実開平３−８７２８７号参照）、（３）カルテの折り込み可能な辺に２以上のカラーシールを貼付して管理する方法（特開平７−８９２６３号公報参照）、（４）カルテの一辺に１０個の枠を設けてその枠にカラーシールを貼付して管理する方法（特開２００７−１６８４１７号公報参照）等が存在する。
【０００５】
しかし、上記（２）の技術では、カルテを検索するために、少なくともファイルの彩色とマーキングの高さという二点に着目しなければならず、所望のカルテ及び誤収納のカルテの発見が容易ではない。上記（３）の方法も、カルテを検索するために、２以上のカラーシールという二点以上に着目しなけらばならず、上記（２）の技術と同様の不都合がある。また、上記（４）の方法は、カルテの一点だけに着目することによってカルテの判別が可能であるという点では優れているが、上記（２）及び（３）と同じく、所定期間内に使用しなかったカルテ群を所定期間内に使用したカルテ群から分離して管理する手法は導入されていない（以下では、このような管理手法を「二次管理」と称する）。従って、カルテの一点だけに着目することによって容易にカルテの判別が可能であると同時に、効率的な二次管理が可能なカルテの管理方法の開発が望まれている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開平１１−１１６１４号公報
【特許文献２】実開平３−８７２８７号
【特許文献３】特開平７−８９２６３号公報
【特許文献４】特開２００７−１６８４１７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、これらの不都合に鑑みてなされたものであり、カルテ等の医療記録媒体の検索及び誤収納の発見を容易かつ確実に行うことができると共に、二次管理を効率的に行うことが可能であり、加えて記録後５年間経過後の廃棄作業も容易である医療記録媒体の管理方法の提供を目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するためになされた発明は、
一つの辺縁に沿って、０から９の整数に順次対応し略同一形状に区切られた１０個の空白枠部が設けられた医療記録媒体と、
０から９の整数のそれぞれに対応した異なるカラーを有するカラーシールと、
０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有する一次管理棚と、
最終診察日に基づいた区分を有する二次管理棚とを用い、
初診の各患者に、その医療記録媒体に対応した医療記録番号を付与する医療記録番号付与ステップと、
医療記録番号の下二桁目の整数に対応する空白枠部に、医療記録番号の下一桁目の整数に対応するカラーシールを貼付するカラーシール貼付ステップと、
各患者の診察後、医療記録番号の下二桁に対応する一次管理棚の区分に、カラーシールが手前になるように医療記録媒体を収納する一次管理移行ステップと、
一次管理棚の個々の区分内で、所定期間内に使用した医療記録媒体と、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを選別する医療記録媒体選別ステップと、
この所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を、二次管理棚の最終診察日に基づいた区分に、カラーシールが手前になるように収納する二次管理移行ステップと、
二度目以降の診察を受ける患者の医療記録番号及び最終診察日に基づいて、一次管理棚又は二次管理棚から、この患者に対応する医療記録媒体を抽出する医療記録媒体抽出ステップとを有し、
上記医療記録媒体抽出ステップにおいて、患者情報を入力することによって医療記録番号、医療記録媒体が収納されている棚の種別、並びに医療記録媒体に貼付されたカラーシールの色及び空白枠部貼付位置を検出可能なシステムを用いる小規模医療機関向け医療記録媒体の管理方法である。
【０００９】
当該医療記録媒体の管理方法によると、医療記録番号の下二桁が同一である医療記録媒体群は、一次管理棚において、同色のカラーシールが同一高さで視認されることになる。すなわち、一次管理棚において、医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシールの色が順々に異なり、かつ医療記録番号の下二桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシールの高さが順々に異なった医療記録媒体の各群が視認されることになる。従って、一次管理棚では、カラーシールで着色された一点のみに着目して医療記録媒体を管理することができるので、所望の医療記録媒体の収納場所を一見して判別できると共に、誤収納を容易に判別することができる。また、当該医療記録媒体の管理方法によると、医療記録媒体選別ステップによって、一次管理棚の中で、所定期間内に使用した医療記録媒体と所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを確実に分類し、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を容易かつ誤りなく二次管理棚に移動することができる。さらに、当該医療記録媒体の管理方法は、医療記録媒体の所定箇所を着色することによって医療記録媒体を管理するものであるから、低コストで管理を行うことができる。加えて、最終診察日に基づいた区分を有する二次管理棚を用いて二次管理を行うことによって、記録後５年経過した医療記録媒体の選別及び廃棄作業も容易となる。また、当該医療記録媒体の管理方法は、上述のようなカラーシールで着色された一点の色及び位置の判別による収納場所の判別容易性及び誤収納防止性に加え、医療記録媒体抽出ステップにおいて、患者情報を入力することによって医療記録番号、医療記録媒体が収納されている棚の種別、並びに医療記録媒体に貼付されたカラーシールの色及び空白枠部貼付位置を検出可能なシステムを用いることで、再来院患者の医療記録媒体の収納場所を更に容易に検索、抽出することができる。
【００１０】
上記一次管理棚に代えて、０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有しており、更にこれらの区分のそれぞれが少なくとも二つの小区分を有する一次管理棚を用いると共に、一次管理移行ステップ及び医療記録媒体選別ステップにおいて、所定期間開始時には、一つの区分に属する全ての医療記録媒体をこの区分内の一又は二以上の小区分に収納しておき、所定期間内に使用した医療記録媒体を他の小区分に収納することによって、所定期間内に使用した医療記録媒体と、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを選別するとよい。このように、一次管理棚のそれぞれの区分の中に複数の小区分を設けることによって、医療記録媒体の選別及び二次管理棚への移動を更に容易、確実に行うことができる。
【００１１】
二次管理移行ステップにおいては、二次管理棚の最終診察日に基づいた各々の区分の中で、医療記録番号の下二桁目が０から９の整数毎に一群を形成する十群の医療記録媒体をこの整数順に収納し、かつこの各群の医療記録媒体の中で、医療記録番号の下一桁目が０から９の整数毎に一群を形成する十群の医療記録媒体をこの整数順に収納するとよい。二次管理棚においてこのような収納方法を採用することによって、医療記録番号の下二桁目の整数が同じである医療記録媒体群が連続して視認される。そして、二次管理棚に収納された医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシールの色が異なった医療記録媒体群が視認されることになる。従って、二次管理棚でも一次管理棚と同様、カラーシールで着色された一点のみを目印として医療記録媒体を管理することができるので、所望の医療記録媒体の収納場所が一見して分かると共に、誤収納を容易に判別することができる。また、医療記録媒体を一次管理棚と二次管理棚に分けた状態で確実に管理することができるので、現在通院中の患者の医療記録媒体であっても、また長期に渡って来院のなかった患者の医療記録媒体であっても、素早く検索することができる。
【００１２】
上記医療記録媒体抽出ステップで用いるシステムは、各患者の患者情報、医療記録番号及び診察日を関連させて記憶するデータベースと、患者情報の入力により、上記データベースからその患者の医療記録番号及び最終診察日を検索する検索手段と、上記医療記録媒体選別ステップの選別基準である所定期間と上記検索手段で検索した最終診察日とに基づき、その医療記録媒体が収納されている棚の種別を判別する棚判別手段と、上記棚判別手段で判別した棚の種別、検索手段で検索した医療記録番号、並びにその医療記録番号の下二桁に基づくカラーシールの色及び空白枠部貼付位置を表示する表示手段とを備えるとよい。このように医療記録媒体抽出ステップでデータベース、検索手段、棚判別手段及び表示手段を備えるシステムを用いることで、医療記録媒体が収納されている棚の種別並びに医療記録媒体に貼付されているカラーシールの色及び位置が明確になる結果、医療記録媒体の取り出しが容易かつ確実になる。
【００１３】
また、上記医療記録媒体抽出ステップで用いるシステムは、上記検索手段で検索した医療記録番号及び最終診察日に基づき、その医療記録媒体が収納されている棚の区分を判別する区分判別手段を備え、上記表示手段が、さらに区分判別手段で判別した棚の区分を表示するとよい。このように当該システムが区分判別手段を備えることで、医療記録媒体の取り出し作業がさらに容易かつ確実になる。
【００１４】
さらに、上記一次管理棚及び二次管理棚が各区分に発光手段を備え、上記システムが、区分判別手段で判別した棚の区分の発光手段を発光させる発光制御手段を備えるとよい。このように棚の各区分が発光手段を備え、当該システムが発光制御手段を備え、この発光制御手段及び発光手段により区分判別手段で判別した棚の区分を発光させることで、医療記録媒体の取り出し作業が飛躍的に容易かつ確実になる。
【００１５】
一次管理棚に収納可能な医療記録媒体の数は１０，０００以下とすることができる。一次管理棚に収納する医療記録媒体の上限数をこのように設定することによって、大規模医療機関並びに中小規模の医療機関において、医療記録媒体の確実かつ効率的な管理が可能となる。
【００１６】
ここで、「医療記録媒体」とは、診療録が記されたカルテ、あるいはカルテを挿入又は挟持するためのファイル（ホルダーとも呼ばれる）を意味する。「ファイル」には、市販のクリアファイルも包含される。すなわち、「医療記録媒体」は、一つの辺縁に沿って、０から９の整数に順次対応し略同一形状に区切られた１０個の空白枠部が設けられたものである限りは、その呼称によって特に限定されるものではない。
【００１７】
また、直近の使用から所定期間経過前の医療記録媒体の管理を「一次管理」と称し、一次管理用の棚を「一次管理棚」と称する。同様に、直近の使用から所定期間経過後の医療記録媒体の管理を「二次管理」と称し、二次管理用の棚を「二次管理棚」と称する。「初診の患者」とは、対象の医院で初めて診察を受ける患者を意味するが、最後の診察から５年経過したことによって医療記録媒体が廃棄された患者は再度医療記録媒体を作成する必要があるので、「初診の患者」に含めるものとする。また、「最終診察日」とは、来院するのが二度目以上の患者の前回における診察日を意味する。
【発明の効果】
【００１８】
以上説明したように、本発明の医療記録媒体の管理方法は、医療記録媒体を容易かつ確実に、低コストで管理することができる。また、二次管理中の医療記録媒体の検索も容易に行うことができ、一次管理棚と二次管理棚の間の医療記録媒体の移動も確実に行うことができ、また記録後５年間経過した医療記録媒体の選別及び廃棄にも適している。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の一実施形態に係る医療記録媒体の管理方法を示すフロー図である。
【図２】図１の管理方法で用いる医療記録媒体を示す概観図である。
【図３】図１の管理方法で用いる一次管理棚を示す概観図である。
【図４】図１の管理方法で用いる二次管理棚を示す概観図である。
【図５】図１の管理方法の一次管理移行ステップ及び医療記録媒体選別ステップの組み合わせ手法を示すフロー図である。
【図６】図１の管理方法の医療記録媒体抽出ステップで用いるシステムを示す概略構成図である。
【図７】図６のシステムの棚判別手段及び区分判別手段における判別処理を示すフロー図である。
【図８】図６のシステムとは異なる形態に係るシステムを示す概略構成図である。
【図９】図１の管理方法とは異なる形態の医療記録媒体の管理方法に用いられる医療記録媒体を示す概観図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、適宜図面を参照しつつ本発明の実施の形態を詳細する。
【００２１】
図１の医療記録媒体の管理方法は、医療記録番号付与ステップ（ＳＴＰ１）、カラーシール貼付ステップ（ＳＴＰ２）、一次管理移行ステップ（ＳＴＰ３）、医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）、二次管理移行ステップ（ＳＴＰ５）及び医療記録媒体抽出ステップ（ＳＴＰ６）を有している。
【００２２】
医療記録番号付与ステップ（ＳＴＰ１）は、医院において、初診の各患者にその患者の医療記録媒体に対応した医療記録番号を付与するステップである。このように医療記録番号を付与することによって、各患者情報に対応して医療記録番号が配されることになり、後述する医療記録番号の下二桁の各整数による医療記録媒体の確実な管理が可能となる。
【００２３】
カラーシール貼付ステップ（ＳＴＰ２）は、医療記録番号の下二桁の各整数に対応させて、医療記録媒体所定位置に十色のうち一色のカラーシールを貼付するステップである。ここでは、図２に示されるような略長方形の二折片を有し、一方の折片の一つの辺縁に沿って、０から９の整数に順次対応して略同一形状に区切られた１０個の空白枠部２が設けられ、かつ他方の折片におけるこれらの空白枠部２に対応する箇所が切断された医療記録媒体１を用いる。図示しないが、１０個の空白枠部２は、その折片の反対側の面にも同じ大きさ及び位置で設けられる。空白枠部２の傍には、それぞれの枠に対応した０から９までの整数が順に印刷されている。医療記録媒体１のサイズは特に限定されないが、典型的にはＡ３サイズのものを用いる。なお、医療記録媒体１は、医療記録を記入するカルテ自体であってもよく、またカルテを保存するためのファイルであっても良い。また、このステップでは、０から９のいずれかである二つの同一の整数が横並びに記され、この整数に対応した地色を有するカラーシール３（図中、整数が６の場合のカラーシールを例示）を用いる。このカラーシール３としては市販のものを用いることができる。例えば、「０」に対応して黄色、「１」に対応して青、「２」に対応して「ピンク」、「３」に対応して茶色、「４」に対応して水色、「５」に対応して紫、「６」に対応してオレンジ、「７」に対応して灰色、「８」に対応して赤、「９」に対応して緑のそれぞれの色を有するカラーシール３を用意する。
【００２４】
このカラーシール貼付ステップ（ＳＴＰ２）においては、医療記録番号の下一桁目の整数に対応するカラーを有するカラーシール３を、医療記録番号の下二桁目の整数に対応する空白枠部２の辺縁で表裏に折り返して、その空白枠部２の表裏いずれの方向からもこの整数が視認できるように貼付する。図２の例では、医療記録番号が「０５０１３７６」であり、下二桁が「７６」であるので、「７」に対応する空白枠部に、「６」の整数が併記されたオレンジのカラーシール３を表裏に連続して貼付する。このように、空白枠部２の下に印刷された整数とカラーシール３に表示されている数字とを合わせることによって医療記録番号番号の下二桁である７６に対応することになる。
【００２５】
このカラーシール貼付ステップ（ＳＴＰ２）で、上記のように、他方の折片における空白枠部２に対応する箇所が切断された医療記録媒体１を用いることによって、その空白枠部２の表裏いずれの方向からも医療記録番号の下二桁を確実に判別することができる。また、このステップにおいてカラーシール３が貼付された医療記録媒体１を、後述する一次管理移行ステップの手法によって一次管理棚に収納することによって、医療記録媒体１の容易かつ確実な管理が可能となる。
【００２６】
一次管理移行ステップ（ＳＴＰ３）は、各患者の診察後、医療記録番号の下二桁に対応する一次管理棚の区分に、カラーシールが手前になるように医療記録媒体を収納するステップである。ここでは、図３に示されたように、００から９９までの数の区分番号１３が順次付された１００個の区分１２を有する一次管理棚１１を用いる。一次管理棚１１の構造は、特に限定されるものではないが、医療記録媒体１を容易に収納、抽出等できるように、好ましくは据置き式のものを用いることができる。
【００２７】
この一次管理移行ステップでは、診察後の医療記録媒体１を、その医療記録番号の下二桁と同じ区分番号１３が付された区分１２に、カラーシール３が手前になるように収納する。その結果、一次管理棚１１において、医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール３の色が順々に異なり、かつ医療記録番号の下二桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール３の高さが順々に異なった医療記録媒体１の各群が視認されることになる。このような収納方法によって、医療記録媒体１を収納すべき位置を容易に判別することができ、また誤収納を簡単に見つけることができる。すなわち、一次管理棚１１では、カラーシール３で着色された一点のみを目印として医療記録媒体１を管理することが可能となる。
【００２８】
なお、この一次管理移行ステップでは、医療記録番号の下二桁が同一の医療記録媒体１を区分１２に収納する場合は、医療記録番号の下三桁目以上の整数の大小に従って並べることが好ましい。これにより、同色のカラーシール３が同じ高さに貼付された医療記録媒体１同士の中でも、所望の医療記録媒体がどのあたりに存在するのかの予測をつけることができる。
【００２９】
医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）は、一次管理棚１１の個々の区分内で、所定期間内に使用した医療記録媒体１ａと、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体１ｂとを選別するステップである。ここでいう「所定期間」は、特に限定されるものではないが、典型的には、各月末を選別処理基準日とし、その月の一日から末日までとすることができる。
【００３０】
一次管理棚１１において、医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール３の色が順々に異なり、かつ医療記録番号の下二桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール３の高さが順々に異なった医療記録媒体１の各群が視認されるため、それら各群から効率的に上記の選別作業を行うことができる。また、例えば上記の一次管理移行ステップにおいて、所定期間内に使用した医療記録媒体１ａを、使用（診察）の後、一次管理棚１１の個々の区分の一番左に収納していくようにすることによって、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体１ｂとの選別を容易に行うことができる。
【００３１】
二次管理移行ステップ（ＳＴＰ５）は、医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）で所定期間内に使用しなかったものとして選別された医療記録媒体１ｂを、二次管理棚の最終診察日に基づいた区分に、カラーシールが手前になるように収納するステップである。ここでは、図４に示されるように、最終診察月表示２４が付された各区分を有する二次管理棚２１を用いる。二次管理棚２１の構造は特に限定されないが、きわめて多数の医療記録媒体１ｂの保管を要することになるので、好ましくは移動式のラック棚を用いることができる。二次管理棚２１は、一次管理棚１１のように、１００個に区分けされた区分１２を有している必要はなく、書棚式のスチール棚等を用いることができる。最終診察月表示２４は、最終診察月（例えば「最終診察平成１９年１２月」など）を表示したマグネットを二次管理棚２１の該当区分に貼付したものとすることができる。
【００３２】
この二次管理移行ステップでは、医療記録媒体選別ステップにおいて選別された医療記録媒体１ｂを、一定期間毎に、医療記録番号の下二桁が同一の医療記録媒体１ｂの群毎に取り出して、二次管理棚２１に移動する。具体的には、図４に示されるように、各月末毎に、その月に使用しなかったものとして選別された医療記録媒体１ｂを、医療記録番号の下二桁が同じである群毎に、該当最終診察月表示２４が付された箇所に移動する。この収納の際には、二次管理棚２１の最終診察日に基づいた各々の区分の中で、医療記録番号の下二桁目が０から９の整数毎に一群を形成する十群の医療記録媒体１ｂをこの整数順に収納し、かつこの各群の医療記録媒体１ｂの中で、医療記録番号の下一桁目が０から９の整数毎に一群を形成する十群の医療記録媒体１ｂをこの整数順に収納する。
【００３３】
このように、医療記録媒体１の管理を一次管理と二次管理に分けることによって、現在通院中の患者の医療記録媒体を一次管理棚１１でまとめて管理することができる一方で、通院が終了して次回来院予定のない患者の医療記録媒体を二次管理棚２１で別個に管理することができる。従って、所望の医療記録媒体の殆どが一次管理されていることになり、医療記録媒体検索の労力を少なくすることができる。
【００３４】
また、二次管理棚２１で上述のような収納方法を採用することによって、図４に示されるように、医療記録番号の下二桁目が同じである医療記録媒体１ｂの群が、カラーシール３によって、同一高さで連続して視認される。そして、二次管理棚２１に収納された医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール３の色が異なった医療記録媒体１ｂの群が視認されることになる。従って、二次管理棚２１においても、一次管理棚１１と同様に、カラーシール３で着色された一点のみを目印として医療記録媒体１ｂを管理することができるので、所望の医療記録媒体１ｂの収納場所が一見して分かると共に、誤収納を容易に判別することができる。また、医療記録媒体１を一次管理棚１１と二次管理棚２１に分けた状態で確実に管理することができるので、現在通院中の患者の医療記録媒体であっても、また長期に渡って来院のなかった患者の医療記録媒体であっても、素早く検索することができる。
【００３５】
なお、二次管理棚２１に収納された医療記録媒体１ｂは、再度の使用後には一次管理棚１１に移動される（一次管理に戻される）。それ故、二次管理棚２１の各区分内に収納される医療記録媒体１ｂは徐々に減少することになる。従って、二次管理棚２１において医療記録媒体１ｂを最終診察日に基づいて区分する手段としては移動可能な仕切り２５を用いることが好ましい。これにより、二次管理棚２１の各区分に収納された医療記録媒体１ｂの減少に応じて仕切り２５を移動させることができる。そして、この移動により生じたスペースにその月以降に二次管理棚２１に移動した医療記録媒体１ｂを区分毎に順次移動させていくことで、二次管理棚２１のスペースを有効に使用することができる。さらに、最終診察月表示２４にマグネットを用いることで、最終診察月表示２４も仕切りの移動に対応して容易に移動させることができる。
【００３６】
また、二次管理棚２１においても、一次管理棚１１と同様、医療記録番号の下二桁が同一の医療記録媒体１ｂについては、医療記録番号の下三桁目以上の整数の大小に従って並べることが好ましい。これにより、同色のカラーシール３が同じ高さに貼付された医療記録媒体１ｂ同士の中でも、所望の医療記録媒体がどのあたりに存在するのかの予測をつけることができる。
【００３７】
一連のステップである一次管理移行ステップ（ＳＴＰ３）、医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）及び二次管理移行ステップ（ＳＴＰ５）において、０から９９までの整数に順次対応する１００個に区分けされた区分１２の各々が二つの小区分１２ａ、１２ｂを有する一次管理棚１１を用いることにより、一次管理移行ステップと医療記録媒体選別ステップとを組み合わせて行い、そこで選別された医療記録媒体１ｂに対して二次管理への移行を行うことができる。そのような小区分１２ａ、１２ｂを構成する手段としては、医療記録媒体１より少し大きめの移動可能な仕切り１６を用いることができる。このように、医療記録媒体１より少し大きめの仕切り１６を用いることで、仕切り左側に保管されている医療記録媒体１ａと仕切り右側に保管されている医療記録媒体１ｂとを一見して区別することが可能となる。また、移動可能な仕切りを用いることで、各区分１２のスペースを有効に使用することができる。
【００３８】
一次管理移行ステップ（ＳＴＰ３）及び医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）の組み合わせから二次管理移行ステップ（ＳＴＰ５）に至る具体的なフローを図５を参照して説明する。一次管理棚１１の各区分１２において、医療記録媒体１を左右に分類できるように、医療記録媒体１より少し大きめであり、かつ移動可能な仕切り１６を備えておく（図３参照）。患者の診察後（医療記録媒体の使用後）、カラーシール３が貼付された医療記録媒体１ａを、医療記録番号に従って一次管理棚１１の所定区分１２のうち仕切り１６の左側小区分１２ａに収納する。この医療記録媒体１ａを当該月の月末までに再度使用した場合は、同じ区分１２の仕切り１６の左側小区分１２ａに、医療記録番号の下三桁以上の整数の大小に従って返却し、その月の月末までに再度使用しなかった場合は、そのままの状態で保管しておく。その月末までに使用しなかった医療記録媒体１ｂが仕切り１６の右側小区分１２ｂに残っているので、これらの医療記録媒体１ｂを一次管理棚１１の各区分１２ｂ内での並び順を変えずに、区分番号１３として「００」を付された区分１２から順に二次管理棚２１に移動し、かつ残存している医療記録媒体１ａの左側に仕切り１６を移動させる。このように、一次管理棚１１の各区分１２において医療記録媒体１より少し大きめの移動可能な仕切り１６を用いることによって、各区分１２内のスペースを有効に使用することができると共に、二次管理棚２１に移動させるべき医療記録媒体１ｂと一次管理を継続すべき医療記録媒体１ａとに一見して明瞭に分けることができ、ひいては一次管理棚１１から二次管理棚２１への医療記録媒体１の移動を効率的に行うことができる。
【００３９】
医療記録媒体抽出ステップ（ＳＴＰ６）は、二度目以降の診察を受ける患者の医療記録番号及び最終診察日に基づいて、一次管理棚１１又は二次管理棚２１から、この患者に対応する医療記録媒体１を抽出するステップである。
【００４０】
このステップでは、再来院した患者の医療記録番号の下二桁及び最終診察日（前回を診察を受けた日）に基づいて、一次管理棚１１及び二次管理棚２１における医療記録媒体１の収納位置を検索し抽出する。上述のように、一次管理棚１１において、医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール３の色が順々に異なり、かつ医療記録番号の下二桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール３の高さが順々に異なった医療記録媒体１の各群が視認される。また、二次管理棚２１においても、医療記録番号の下二桁目が同じである医療記録媒体１ｂの群についてはカラーシール３が同一高さで視認され、医療記録番号の下一桁目の整数が１つ異なる毎にカラーシール３の色が異なった医療記録媒体１ｂの群が視認される。従って、一次管理棚１１又は二次管理棚２１からこのように視認される所望の医療記録媒体１を容易に検索、抽出することができる。
【００４１】
なお、二次管理棚２１に収納されていた医療記録媒体１ｂも、再度の使用後は一次管理棚１１に移動する（一次管理に戻す）。結果的に、最終診察日より５年経過して二次管理棚に残っているのは、その５年間に一度も来院の無かった患者の医療記録媒体のみであるから、廃棄可能な医療記録媒体を容易に判別することができる。
【００４２】
当該医療記録媒体抽出ステップ（ＳＴＰ６）において、患者情報（例えば診察券ＩＤ）を入力することによって医療記録番号、医療記録媒体１が収納されている棚の種別、並びに医療記録媒体１に貼付されたカラーシール３の色及び空白枠部２の貼付位置を検出可能なシステムを用いる。当該システムは、特に限定されるものではないが、汎用のコンピュータを用い、データベースソフト等を適宜プログラミングすることで実現される。
【００４３】
具体的には、医療記録媒体抽出ステップ（ＳＴＰ６）において、図６に示すようなシステム３０を使用することができる。当該システム３０は、データベース３１、検索手段３２、棚判別手段３３、区分判別手段３４及び表示手段３５を主構成要素とする。
【００４４】
このシステム３０は、具体的にはＣＰＵなどからなる制御部、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、モニター、キーボード、スキャナー、プリンターなどを備えるコンピュータにより構成されている。かかるコンピュータのＲＯＭ、ハードディスク等の記録手段に記録されているコンピュータプログラムに基づいて制御部が各部を制御することで、検索手段３２、棚判別手段３３、区分判別手段３４及び表示手段３５が機能するよう構成されている。
【００４５】
このデータベース３１は、各患者の患者情報（例えば診察券ＩＤ、氏名、生年月日、住所、電話番号、保険証番号等）、医療記録番号及び診察日を関連させて記憶する。このデータベース３１への患者情報の入力は、原則初診時に行われ、特に再診診察日に関しては再診受付におけるパソコンへの診察券ＩＤの入力により自動的に記録されるとよい。検索手段３２は、患者情報（診察券ＩＤ等）の入力により、データベース３１からその患者の医療記録番号及び最終診察日を検索する。棚判別手段３３は、医療記録媒体選別ステップの選別基準である所定期間と検索手段３２で検索した最終診察日とに基づき、その医療記録媒体１が収納されている棚の種別を判別する。区分判別手段３４は、検索手段３２で検索した医療記録番号及び最終診察日に基づき、その医療記録媒体１が収納されている棚の区分を判別する。表示手段３５は、検索手段３２で検索した医療記録番号、棚判別手段３３で判別した棚の種別、区分判別手段で判別した棚の区分、並びにその医療記録番号の下二桁に基づくカラーシール３の色及び貼付位置を表示する。
【００４６】
棚判別手段３３及び区分判別手段３４における具体的な判別処理フローを図７に従って説明する。なお、医療記録媒体選別ステップ（ＳＴＰ４）の選別基準である所定期間を、直近の月末を選別処理基準日とし、その月の一日から末日までとして説明する。まず、再診患者が来院した場合、この患者の診察券ＩＤに基づいて、対応する医療記録番号及び最終診察日を検索する。前月以降に来院（診察）しており、かつ今月も来院している患者の場合は、一次管理棚１１の中の医療記録番号下二桁に対応する区分１２のうち仕切り１６の左側小区分１２ａに所望の医療記録媒体１ａが存在する。一方、前月以降に来院しており、かつ今月に来院していない患者の場合は、一次管理棚１１の中の医療記録番号下二桁に対応する区分１２のうち仕切り１６の右側小区分１２ｂに所望の医療記録媒体１ｂが存在する。また、前月以降に来院していない患者の場合は、二次管理棚２１の中の最終診察日に基づいた区分に医療記録媒体１ｂが存在する。このように、最終診察日を基準として医療記録媒体１が収納されている棚の種別及び区分の判別が可能となる。
【００４７】
このシステム３０によれば、検索手段３２により医療記録番号及び最終診察日を検索することができ、棚判別手段３３によりこの患者の医療記録媒体１が一次管理棚１１と二次管理棚２１のどちらにあるのかが判別でき、区分判別手段３４により医療記録媒体１が収納されている一次管理棚１１の区分１２（及び仕切り１６の左右の小区分１２ａ、１２ｂ）及び二次管理棚２１の区分を判別することができ、表示手段３５によりそれらの情報及び医療記録媒体１に貼付されているカラーシール３の色及び空白枠部２の貼付位置を容易に認識することができる。従って、当該システム３０によれば、所望の医療記録媒体１を極めて容易に見つけることができる。
【００４８】
また、一次管理棚１１及び二次管理棚２１が各区分に発光手段４２を備え、医療記録媒体抽出ステップ（ＳＴＰ６）において図８に示すようなシステム４０を使用することもできる。この発光手段４２は、特に限定されず、例えばＬＥＤ等の光源、電源、光源と電源を結ぶ電気回路等が備えられる。
【００４９】
当該システム４０は、データベース３１、検索手段３２、棚判別手段３３、区分判別手段３４、表示手段３５及び発光制御手段４１を主構成要素とする。これらのデータベース３１、検索手段３２、棚判別手段３３、区分判別手段３４及び表示手段３５は、図６のシステム３０と同様であるため、同一番号を付して説明を省略する。
【００５０】
発光制御手段４１は、区分判別手段３４で判別した棚の区分の発光手段４２を発光させるよう構成されている。このように棚の各区分が発光手段４２を備え、当該システム４０が発光制御手段４１を備え、この発光制御手段４１及び発光手段４２により区分判別手段３４で判別した棚の区分を発光させることで、医療記録媒体１の取り出し作業が飛躍的に容易かつ確実になる。
【００５１】
上述のように当該医療記録媒体１の管理方法は、医療記録番号の下二桁によって医療記録媒体１を管理するものである。医療記録番号の下二桁が同一の医療記録媒体１に対しては、医療記録番号の下三桁目以上の整数の大小に従って並べて管理することで所望の医療記録媒体１を容易に検索することができる。従って、一次管理棚１１に収納可能な医療記録媒体１の数は特に限定されるものではないが、１００００までが好ましく、３０００までがさらに好ましい。一次管理棚１１において管理する医療記録媒体１の数が１００００までであれば、医療記録番号の下二桁が同一となる医療記録媒体１の数は１００以下であり、カラーシール３の色と高さ、及び医療記録番号の下三桁目以上の数によって所望の医療記録媒体１の保管場所をほぼ予測することができる。また、一次管理棚１１において管理する医療記録媒体１の数が３０００までであれば、医療記録番号の下二桁が同一となる医療記録媒体１の数は３０以下となり、医療記録媒体１の保管場所の予測が更に容易になる。従って、この医療記録媒体の管理方法は、個人又は小規模医療機関において好適に用いられる。
【００５２】
なお、医療記録媒体抽出ステップ（ＳＴＰ６）のシステムの検索手段３２は、診察券ＩＤに限定されず、氏名等の患者情報から医療記録番号及び最終診察日を検索可能に構成することも可能である。例えば、患者の氏名から医療記録番号及び最終診察日を判別可能なシステムがあれば、患者が診察券を持参するのを忘れた場合であっても、容易に医療記録媒体１の検索が可能である。また、患者数が多い場合は、同一氏名の患者が存在する可能性もあるので、患者情報として、氏名に加えて生年月日等を利用することもできる。
【００５３】
次に、本発明に係る医療記録番号の下二桁を利用した医療記録媒体の管理方法を５０音別管理に応用した実施形態について、上述の実施形態と異なる部分を中心に図７を参照して説明する。
【００５４】
ここでは、上述の実施形態に係る医療記録媒体１に代えて、略長方形の二折片を有し、少なくとも一方の折片の一つの辺縁に沿って、５０音図の各行を示すアルファベット（あ行＝Ａ、か行＝Ｋ、さ行＝Ｓ、た行＝Ｔ、な行＝Ｎ、は行＝Ｈ、ま行＝Ｍ、や行＝Ｙ、ら行＝Ｒ、わ行＝Ｗ）に順次対応し略同一形状に区切られた１０個の空白枠部５２が設けられた医療記録媒体５１を用いる。また、上述の実施形態に係るカラーシール３に代えて、５０音図の各段（母音）を示すアルファベット（あ＝Ａ、い＝Ｉ、う＝Ｕ、え＝Ｅ、お＝Ｏ）のそれぞれに対応した異なるカラーを有する５種類のカラーシール５３を用いる。本実施形態では、医療記録番号の下二桁の代わりに、患者の苗字の第一音を用いる。一次管理棚としては、苗字の冒頭に用いられる仮名である「あ」から「わ」に対応した４４音（や行は３音、わ行は１音）に対応した区分を有する棚を用いる。但し、「が」、「ざ」等の濁音に対応した区分を更に設けてもよい。
【００５５】
この実施形態では、各患者の苗字の第一音を利用するので、医療記録番号を付与するステップは省かれる。
【００５６】
カラーシール貼付ステップでは、患者の苗字の第一音における子音に対応する空白枠部５２に、その第一音の母音に対応するカラーを有するカラーシール５３を貼付する。例えば、患者の名字が「佐藤」（第一音は「さ」＝ＳＡ」）であれば、「Ｓ」に対応する空白枠部５２に、「Ａ」のアルファベットが併記されたカラーシール５３を、医療記録媒体５１の空白枠部５２の表裏に連続して貼付する。但し、患者の第一音が「が」、「ざ」等の濁音の場合は、濁点がない音を第一音とするものとする。一次管理移行ステップでは、各患者の診察後、その患者の苗字の第一音に対応する一次管理棚の区分に、カラーシール５３が手前になるように医療記録媒体５１を収納する。それ以外の管理要領は、上述の実施形態と同様である。
【００５７】
このような５０音別管理を用いた実施形態においても、上述の医療記録番号の下二桁を利用した医療記録媒体の管理方法と同様の効果が得られる。すなわち、一次管理棚及び二次管理棚において、患者の苗字の第一音毎に、カラーシール５３の高さ又は色が順々に異なった医療記録媒体５１の各群が視認される。従って、医療記録媒体５１の一点だけに着目することによって、容易に医療記録媒体５１の判別が可能であると同時に、効率的な二次管理も可能である。
【００５８】
なお、本発明の医療記録媒体の管理方法は、上記実施形態に限定されるものではない。例えば、当該管理方法はカラーシールの色と高さに着目して管理するものなので、医療記録媒体の空白枠部の傍に整数又はアルファベットを印刷していないものを用いてもよい。また、カラーシールとしては、整数又はアルファベットが一箇所のみに記されているものを用いてもよいし、整数又はアルファベットが記されていないものを用いてもよい。医療記録媒体の空白枠部は、カラーシールで着色する代わりに、マーキングによって着色してもよい。
【００５９】
医療記録媒体は、必ずしも二折片を有している必要はなく、一つの辺縁に沿って、略同一形状に区切られた１０個の空白枠部を設けられるものであればよい。また、医療記録媒体としては、市販のクリアファイルを使用してもよい。医療記録媒体としてクリアファイルを用い、カルテをクリアファイル内に保持することによって、カルテ自体を保護することができると共に、諸検査の貼付資料等の脱落を防止することができる。
【００６０】
一次管理棚１１は、０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分の各区分が、三つ以上の小区分を有していてもよい。例えば、一次管理棚１１が三つの小区分を有している場合は、前々月には使用したが前月及び今月は使用していない医療記録媒体を一番左の小区分に保管し、今月は使用していないが前月には使用した医療記録媒体を真ん中の小区分に保管し、今月に使用した医療記録媒体を一番右の小区分に保管するというように、一次管理棚１１において３ヶ月分の医療記録媒体を管理することが可能になる。これにより、所望の医療記録媒体の検索効率をさらに高めることができる。また、各小区分を構成する手段としては必ずしも仕切りである必要はなく、一次管理棚１１の区分１２を左右に分断する固定式の縦板等であってもよい。
【００６１】
図５に示した一次管理移行ステップと医療記録媒体選別ステップの組み合わせは、必ずしも図示された経路を経る必要はない。例えば、月末に仕切りの右側にある医療記録媒体を二次管理棚に移動した後に、仕切りを残存している医療記録媒体の左側に移動させず、翌月は使用した医療記録媒体を仕切りの右側に収納していき、その月末に仕切りの左側にある医療記録媒体を二次管理棚に移動するようにしてもよい。
【００６２】
また、医療記録媒体の一次管理棚から二次管理棚への移動については、月末毎に行う必要はなく、各医療機関の規模に合わせて行うことができ、例えば隔月であってもよい。二次管理棚における最終診察月表示は、二次管理棚に移動した医療記録媒体の直前に使用した年月を特定できるものであればよく、棚へのマグネットの貼付による必要はない。例えば、マグネットに代えてシールでもよいし、直前に使用した年月を表示した標識を付設してもよい。
【００６３】
また、医療記録媒体抽出ステップ（ＳＴＰ６）のシステムに入力する患者情報として例示した診察券ＩＤは医療記録番号と共通することも可能である。この場合、検索手段で検索するのがその患者の最終診察日となる。
【００６４】
さらに、医療記録媒体抽出ステップ（ＳＴＰ６）で使用するシステムは、区分判別手段を備えていなくてもよい。本発明の管理方法は、上述のように医療記録番号の下二桁で医療記録媒体を管理し、その下二桁をカラーシールの色及び貼付位置により識別できるように構成されているため、区分判別手段がなくても十分に収納及び取り出しの容易かつ確実性を発現することができる。
【産業上の利用可能性】
【００６５】
本発明によれば、カルテ等の医療記録媒体の検索及び誤収納の発見を容易かつ確実に行うことができると共に、二次管理を効率的に行うことが可能であり、加えて記録後５年経過時の廃棄作業も容易である小規模医療機関向け医療記録媒体の管理方法が提供される。
【符号の説明】
【００６６】
１  医療記録媒体
１ａ  医療記録媒体
１ｂ  医療記録媒体
２  空白枠部
３  カラーシール
１１  一次管理棚
１２  区分
１２ａ  小区分
１２ｂ  小区分
１３  区分番号
１６  仕切り
２１  二次管理棚
２４  最終診察月表示
２５  仕切り
３０  システム
３１  データベース
３２  検索手段
３３  棚判別手段
３４  区分判別手段
３５  表示手段
４０  システム
４１  発光制御手段
４２  発光手段
５１  医療記録媒体
５２  空白枠部
５３  カラーシール
【図１】
2010167757.tif 000003
【図２】
2010167757.tif 000004
【図３】
2010167757.tif 000005
【図４】
2010167757.tif 000006
【図５】
2010167757.tif 000007
【図６】
2010167757.tif 000008
【図７】
2010167757.tif 000009
【図８】
2010167757.tif 000010
【図９】
2010167757.tif 000011
【手続補正書】
【提出日】平成21年12月24日(2009.12.24)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
一つの辺縁に沿って、０から９の整数に順次対応し略同一形状に区切られた１０個の空白枠部が設けられた医療記録媒体と、
０から９の整数のそれぞれに対応した異なるカラーを有するカラーシールと、
０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有する一次管理棚と、
最終診察日に基づいた区分を有する二次管理棚とを用い、
初診の各患者に、その医療記録媒体に対応した医療記録番号を付与する医療記録番号付与ステップと、
医療記録番号の下二桁目の整数に対応する空白枠部に、医療記録番号の下一桁目の整数に対応するカラーシールを貼付するカラーシール貼付ステップと、
各患者の診察後、医療記録番号の下二桁に対応する一次管理棚の区分に、カラーシールが手前になるように医療記録媒体を収納する一次管理移行ステップと、
一次管理棚の個々の区分内で、所定期間内に使用した医療記録媒体と、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを選別する医療記録媒体選別ステップと、
この所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を、二次管理棚の最終診察日に基づいた区分に、カラーシールが手前になるように収納する二次管理移行ステップと、
二度目以降の診察を受ける患者の医療記録番号及び最終診察日に基づいて、一次管理棚又は二次管理棚から、この患者に対応する医療記録媒体を抽出する医療記録媒体抽出ステップとを有し、
上記医療記録媒体抽出ステップにおいて、患者情報を入力することによって医療記録番号、医療記録媒体が収納されている棚の種別、並びに医療記録媒体に貼付されたカラーシールの色及び空白枠部貼付位置を検出可能なコンピュータシステムを用い、このコンピュータシステムが、
各患者の患者情報、医療記録番号及び診察日を関連させて記憶するデータベースと、
患者情報の入力により、上記データベースからその患者の医療記録番号及び最終診察日を検索する検索手段と、
上記医療記録媒体選別ステップの選別基準である所定期間と上記検索手段で検索した最終診察日とに基づき、その医療記録媒体が収納されている棚の種別を判別する棚判別手段と、
上記棚判別手段で判別した棚の種別、検索手段で検索した医療記録番号、並びにその医療記録番号の下二桁に基づくカラーシールの色及び空白枠部貼付位置を表示する表示手段と
を備えている小規模医療機関向け医療記録媒体の管理方法。
【請求項２】
上記一次管理棚に代えて、
０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有し、更にこれらの区分のそれぞれが少なくとも二つの小区分を有する一次管理棚を用い、
一次管理移行ステップ及び医療記録媒体選別ステップにおいて、所定期間開始時には、一つの区分に属する全ての医療記録媒体をこの区分内の一又は二以上の小区分に収納しておき、所定期間内に使用した医療記録媒体を他の小区分に収納していくことによって、所定期間内に使用した医療記録媒体と、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを選別する請求項１に記載の管理方法。
【請求項３】
二次管理移行ステップにおいて、二次管理棚の最終診察日に基づく各々の区分の中で、医療記録番号の下二桁目が０から９の整数毎に一群を形成する十群の医療記録媒体をこの整数順に収納し、かつこの各群の医療記録媒体の中で、医療記録番号の下一桁目が０から９の整数毎一群を形成する十群の医療記録媒体をこの整数順に収納する請求項１又は請求項２に記載の管理方法。
【請求項４】
上記コンピュータシステムが、
上記検索手段で検索した医療記録番号及び最終診察日に基づき、その医療記録媒体が収納されている棚の区分を判別する区分判別手段を備え、
上記表示手段が、さらに区分判別手段で判別した棚の区分を表示する請求項１、請求項２又は請求項３に記載の管理方法。
【請求項５】
上記一次管理棚及び二次管理棚が各区分に発光手段を備えており、
上記コンピュータシステムが、区分判別手段で判別した棚の区分の発光手段を発光させる発光制御手段を備えている請求項１から請求項４のいずれか１項に記載の管理方法。
【請求項６】
一次管理棚に収納可能な医療記録媒体の数が１０，０００以下である請求項１から請求項５のいずれか１項に記載の管理方法。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００８】
上記課題を解決するためになされた発明は、
一つの辺縁に沿って、０から９の整数に順次対応し略同一形状に区切られた１０個の空白枠部が設けられた医療記録媒体と、
０から９の整数のそれぞれに対応した異なるカラーを有するカラーシールと、
０から９９までの整数に順次対応する１００個の区分を有する一次管理棚と、
最終診察日に基づいた区分を有する二次管理棚とを用い、
初診の各患者に、その医療記録媒体に対応した医療記録番号を付与する医療記録番号付与ステップと、
医療記録番号の下二桁目の整数に対応する空白枠部に、医療記録番号の下一桁目の整数に対応するカラーシールを貼付するカラーシール貼付ステップと、
各患者の診察後、医療記録番号の下二桁に対応する一次管理棚の区分に、カラーシールが手前になるように医療記録媒体を収納する一次管理移行ステップと、
一次管理棚の個々の区分内で、所定期間内に使用した医療記録媒体と、所定期間内に使用しなかった医療記録媒体とを選別する医療記録媒体選別ステップと、
この所定期間内に使用しなかった医療記録媒体を、二次管理棚の最終診察日に基づいた区分に、カラーシールが手前になるように収納する二次管理移行ステップと、
二度目以降の診察を受ける患者の医療記録番号及び最終診察日に基づいて、一次管理棚又は二次管理棚から、この患者に対応する医療記録媒体を抽出する医療記録媒体抽出ステップとを有し、
上記医療記録媒体抽出ステップにおいて、患者情報を入力することによって医療記録番号、医療記録媒体が収納されている棚の種別、並びに医療記録媒体に貼付されたカラーシールの色及び空白枠部貼付位置を検出可能なコンピュータシステムを用い、このコンピュータシステムが、
各患者の患者情報、医療記録番号及び診察日を関連させて記憶するデータベースと、
患者情報の入力により、上記データベースからその患者の医療記録番号及び最終診察日を検索する検索手段と、
上記医療記録媒体選別ステップの選別基準である所定期間と上記検索手段で検索した最終診察日とに基づき、その医療記録媒体が収納されている棚の種別を判別する棚判別手段と、
上記棚判別手段で判別した棚の種別、検索手段で検索した医療記録番号、並びにその医療記録番号の下二桁に基づくカラーシールの色及び空白枠部貼付位置を表示する表示手段と
を備えている小規模医療機関向け医療記録媒体の管理方法である。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１２】
上記医療記録媒体抽出ステップで用いるコンピュータシステムは、各患者の患者情報、医療記録番号及び診察日を関連させて記憶するデータベースと、患者情報の入力により、上記データベースからその患者の医療記録番号及び最終診察日を検索する検索手段と、上記医療記録媒体選別ステップの選別基準である所定期間と上記検索手段で検索した最終診察日とに基づき、その医療記録媒体が収納されている棚の種別を判別する棚判別手段と、上記棚判別手段で判別した棚の種別、検索手段で検索した医療記録番号、並びにその医療記録番号の下二桁に基づくカラーシールの色及び空白枠部貼付位置を表示する表示手段とを具備している。このように医療記録媒体抽出ステップでデータベース、検索手段、棚判別手段及び表示手段を備えるコンピュータシステムを用いることで、医療記録媒体が収納されている棚の種別並びに医療記録媒体に貼付されているカラーシールの色及び位置が明確になる結果、医療記録媒体の取り出しが容易かつ確実になる。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１３】
また、上記医療記録媒体抽出ステップで用いるコンピュータシステムは、上記検索手段で検索した医療記録番号及び最終診察日に基づき、その医療記録媒体が収納されている棚の区分を判別する区分判別手段を備え、上記表示手段が、さらに区分判別手段で判別した棚の区分を表示するとよい。このように当該コンピュータシステムが区分判別手段を備えることで、医療記録媒体の取り出し作業がさらに容易かつ確実になる。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１４】
さらに、上記一次管理棚及び二次管理棚が各区分に発光手段を備え、上記コンピュータシステムが、区分判別手段で判別した棚の区分の発光手段を発光させる発光制御手段を備えるとよい。このように棚の各区分が発光手段を備え、当該コンピュータシステムが発光制御手段を備え、この発光制御手段及び発光手段により区分判別手段で判別した棚の区分を発光させることで、医療記録媒体の取り出し作業が飛躍的に容易かつ確実になる。