(57)【要約】【課題】電子メールを利用するユーザに対して電子メールの利用状況を分析可能なメール利用状況分析システムを提供する。【解決手段】電子メール格納部１０４は、対象ユーザが送受信した電子メールを格納する。メールスレッド生成部１０１は、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成する。メールスレッド分類部１０２は、メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成するメールスレッド生成部と、
前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類するメールスレッド分類部とを備えるメール利用状況分析システム。
【請求項２】
前記メールスレッド分類部は、前記メールスレッドの段数ｄと、前記メールスレッドを構成する電子メールの総数Ｎとに基づいて、前記枝の広さを示す指標Ｋを求め、該指標Ｋの値に応じて前記枝の広さを評価する、請求項１に記載のメール利用状況分析システム。
【請求項３】
前記メールスレッド分類部は、メールスレッドの段数ｄの関数であり、基準となるメールスレッド形状における段数ｄまでの累積ノード数を表す値ｑ（ｄ）と、前記メールスレッドを構成する電子メールの総数Ｎとの比に基づいて、前記枝の広さを示す指標Ｋを算出する、請求項２に記載のメール利用状況分析システム。
【請求項４】
前記メールスレッド分類部は、前記ノード累積数ｑ（ｄ）を、
ｑ（ｄ）＝ｄ（ｄ＋７）／８
で求める、請求項３に記載のメール利用状況分析システム。
【請求項５】
前記メールスレッド分類部は、前記メールスレッドの段数ｄと所定のしきい値とを比較すると共に、前記枝の広さを示す指標Ｋと所定のしきい値とを比較し、前記メールスレッドの段数ｄがしきい値以下であるか否か、及び、前記枝の広さを示す指標Ｋがしきい値以下であるか否かに応じて、前記メールスレッドを、第１〜第４の分類の何れかに分類する、請求項２乃至４の何れか一に記載のメール利用状況分析システム。
【請求項６】
メールスレッドの総数に対する各分類のメールスレッド数の割合、及び、発信メールの総数に対する各分類の発信メール数の割合の少なくとも一方を個人傾向指標として算出する個人傾向指標算出部と、
前記個人傾向指標における各分類の値としきい値とを比較し、前記各分類の値がしきい値を超える又はしきい値よりも小さい分類を特徴分類として特定する特徴分類特定部とを更に備える、請求項１乃至５の何れか一に記載のメール利用状況分析システム。
【請求項７】
他のユーザを含むユーザの前記個人傾向指標を統計処理し、前記特徴分類特定部が比較するしきい値を生成する比較基準値生成部を更に備える、請求項６に記載のメール利用状況分析システム。
【請求項８】
対象ユーザが送受信する電子メールが新たに発生すると、該新たな電子メールの発生前後で、前記新たに発生する電子メールが含まれるメールスレッドの分類が変化するか否かを判定する分類変化判定部を更に備える、請求項１乃至７の何れか一に記載のメール利用状況分析システム。
【請求項９】
少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成するメールスレッド生成部と、
前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類するメールスレッド分類部と、
前記メールスレッドの分類結果に応じて、メッセージを格納するメッセージ格納部からメッセージを取得するメッセージ割当部とを備える業務効率化支援システム。
【請求項１０】
メールスレッドの総数に対する各分類のメールスレッド数の割合、及び、発信メールの総数に対する各分類の発信メール数の割合の少なくとも一方を個人傾向指標として算出する個人傾向指標算出部と、
前記個人傾向指標における各分類の値としきい値とを比較し、前記各分類の値がしきい値を超える又はしきい値よりも小さい分類を特徴分類として特定する特徴分類特定部とを更に備え、
前記メッセージ割当部は、前記メッセージ格納部から、前記個人傾向指標における前記特徴分類の値がしきい値を超える又はしきい値よりも小さいことに対応したメッセージを取得する、請求項９に記載の業務効率化支援システム。
【請求項１１】
対象ユーザが送受信する電子メールが新たに発生すると、該新たな電子メールの発生前後で、前記新たに発生する電子メールが含まれるメールスレッドの分類が変化するか否かを判定する分類変化判定部を更に備え、
前記メッセージ割当部は、前記分類変化判定部がメールスレッドの分類が変化すると判定すると、前記メッセージ格納部から、分類変化に対応したメッセージを取得する、請求項９又は１０に記載の業務効率化支援システム。
【請求項１２】
コンピュータが、少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成するステップと、
前記コンピュータが、前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類するステップとを有するメール利用状況分析方法。
【請求項１３】
前記メールスレッドを分類するステップでは、前記コンピュータは、前記メールスレッドの段数ｄと、前記メールスレッドを構成する電子メールの総数Ｎとに基づいて、前記枝の広さを示す指標Ｋを求め、該指標Ｋの値に応じて前記枝の広さを評価する、請求項１２に記載のメール利用状況分析方法。
【請求項１４】
前記メールスレッドを分類するステップでは、前記コンピュータは、メールスレッドの段数ｄの関数であり、基準となるメールスレッド形状における段数ｄまでの累積ノード数を表す値ｑ（ｄ）と、前記メールスレッドを構成する電子メールの総数Ｎとの比に基づいて、前記枝の広さを示す指標Ｋを算出する、請求項１３に記載のメール利用状況分析方法。
【請求項１５】
前記コンピュータが、メールスレッドの総数に対する各分類のメールスレッド数の割合、及び、発信メールの総数に対する各分類の発信メール数の割合の少なくとも一方を個人傾向指標として算出するステップと、
前記コンピュータが、前記個人傾向指標における各分類の値としきい値とを比較し、前記各分類の値がしきい値を超える又はしきい値よりも小さい分類を特徴分類として特定するステップとを更に有する、請求項１２乃至１４の何れか一に記載のメール利用状況分析方法。
【請求項１６】
前記コンピュータが、対象ユーザが送受信する電子メールが新たに発生すると、該新たな電子メールの発生前後で、前記新たに発生する電子メールが含まれるメールスレッドの分類が変化するか否かを判定するステップを更に有する、請求項１２乃至１５の何れか一に記載のメール利用状況分析方法。
【請求項１７】
コンピュータが、少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成するステップと、
前記コンピュータが、前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類するステップと、
前記コンピュータが、前記メールスレッドの分類結果に応じて、メッセージを格納するメッセージ格納部からメッセージを取得するステップとを有する業務効率化支援方法。
【請求項１８】
前記コンピュータが、メールスレッドの総数に対する各分類のメールスレッド数の割合、及び、発信メールの総数に対する各分類の発信メール数の割合の少なくとも一方を個人傾向指標として算出するステップと、
前記コンピュータが、前記個人傾向指標における各分類の値としきい値とを比較し、前記各分類の値がしきい値を超える又はしきい値よりも小さい分類を特徴分類として特定するステップとを更に有し、
前記コンピュータは、前記メッセージを取得するステップでは、前記メッセージ格納部から、前記個人傾向指標における前記特徴分類の値がしきい値を超える又はしきい値よりも小さいことに対応したメッセージを取得する、請求項１７に記載の業務効率化支援方法。
【請求項１９】
前記コンピュータが、対象ユーザが送受信する電子メールが新たに発生すると、該新たな電子メールの発生前後で、前記新たに発生する電子メールが含まれるメールスレッドの分類が変化するか否かを判定するステップを更に有し、
前記コンピュータは、前記分類が変化するか否かを判定するステップで前記分類が変化すると判定すると、前記メッセージを取得するステップで、前記メッセージ格納部から分類変化に対応したメッセージを取得する、請求項１７又は１８に記載の業務効率化支援方法。
【請求項２０】
コンピュータに、
少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成する処理と、
前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類する処理とを実行させるプログラム。
【請求項２１】
前記メールスレッドを分類する処理では、前記メールスレッドの段数ｄと、前記メールスレッドを構成する電子メールの総数Ｎとに基づいて、前記枝の広さを示す指標Ｋを求め、該指標Ｋの値に応じて前記枝の広さを評価する、請求項２０に記載のプログラム。
【請求項２２】
前記メールスレッドを分類する処理では、メールスレッドの段数ｄの関数であり、基準となるメールスレッド形状における段数ｄまでの累積ノード数を表す値ｑ（ｄ）と、前記メールスレッドを構成する電子メールの総数Ｎとの比に基づいて、前記枝の広さを示す指標Ｋを算出する、請求項２１に記載のプログラム。
【請求項２３】
コンピュータに、
少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成する処理と、
前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類する処理と、
前記メールスレッドの分類結果に応じて、メッセージを格納するメッセージ格納部からメッセージを取得する処理とを実行させるプログラム。
【請求項２４】
前記コンピュータに、
メールスレッドの総数に対する各分類のメールスレッド数の割合、及び、発信メールの総数に対する各分類の発信メール数の割合の少なくとも一方を個人傾向指標として算出する処理と、
前記個人傾向指標における各分類の値としきい値とを比較し、前記各分類の値がしきい値を超える又はしきい値よりも小さい分類を特徴分類として特定する処理とを更に実行させ、
前記メッセージを取得する処理では、前記メッセージ格納部から、前記個人傾向指標における前記特徴分類の値がしきい値を超える又はしきい値よりも小さいことに対応したメッセージを取得する、請求項２３に記載のプログラム。
【請求項２５】
前記コンピュータに、対象ユーザが送受信する電子メールが新たに発生すると、該新たな電子メールの発生前後で、前記新たに発生する電子メールが含まれるメールスレッドの分類が変化するか否かを判定する処理を更に実行させ、
前記分類が変化するか否かを判定する処理で前記分類が変化すると判定されると、前記メッセージを取得する処理で、前記メッセージ格納部から分類変化に対応したメッセージを取得する、請求項２３又は２４に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メール利用状況分析システム、業務効率化支援システム、方法、及び、プログラムに関し、更に詳しくは、ユーザが送受信する電子メールのメールスレッドの分析を行うメール利用状況分析システム、業務効率化支援システム、方法、及び、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メールは、日々の業務遂行に対して、多くの場面で利用されている。電子メールの利用場面としては、下記のような場面が考えられる。
（１）電子メールを使用して、指示、連絡、議論が行われる場面。
（２）対面の会議の前後に、日程調整、会議開催通知、議事録といったものを電子メールで送受信する場面。
（３）電子的に作成される資料類が、作成途中に、或いは、作成完了後に、電子メールで配布される場面。
【０００３】
利用者が発信した電子メールを分析して、利用者の傾向を抽出するシステムが、特許文献１に記載されている。特許文献１では、利用者が受発信した電子メールから、返信関係にある電子メールの連なりである“メールスレッド”（以下、単にスレッドとも呼ぶ）を作成する。メールスレッドは、電子メールの送受信を行うメールクライアント（メーラー）に広く一般的に取り入れられているメールグループ化の手法の１つである。例えば、ある電子メールＡと、その電子メールＡに対する返信メールＢとがあるとき、電子メールＡと返信メールＢとを、つながりを持った１つのグループとしたものがメールスレッドである。
【０００４】
図１４（ａ）〜（ｃ）に、メールスレッドの具体例を示す。図１４（ａ）に示すメールスレッドは、電子メールＡと、その電子メールＡに対する返信メールＢとで構成されている。各電子メールには、メールＩＤが付与されている。また、返信メールは、ヘッダ中に、「Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ」の情報記述欄を有し、その欄に返信元の電子メールＩＤが記述されている。メールスレッドの作成に際しては、ヘッダ中の情報を参照して電子メール間のつながりを特定するのが一般的である。上記の例では、返信メールＢのヘッダに記述された「Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ」に、電子メールＡのメールＩＤが記述されているので、これを参照することで、図１４（ａ）に示すメールスレッドが生成できる。
【０００５】
メールスレッドは、一般に木構造を形成する。例えば、上記の例で、電子メールＢに対して電子メールＣが更に返信されると、図１４（ｂ）に示すように、スレッドの段数が深くなる。また、電子メールＡに対して、電子メールＢに加えて電子メールＤが返信されたとき、メールスレッドは、図１４（ｃ）に示すように枝分れする。このようにメールスレッドは、深さの段数と、枝の広がりとを持つ。
【０００６】
特許文献１では、スレッドを分析し、下記３つの評価値を計算する。
・Ｓｐｅｅｄ：対象者が最初の発信者になっているスレッドの時間的長さの平均
・Ｌｅａｄｅｒｓｈｉｐ：対象者が最初の発信者になっているスレッドの個数が、プロジェクト全体のスレッドの個数に占める割合
・Ａｃｔｉｖｉｔｙ：対象者が発信したメールのサイズが、プロジェクト全体のメールのサイズに占める割合
特許文献１では、上記３つの評価値を、個人業績評価に利用している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００８−２４２５７４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
電子メールは、様々な場面で利用されており、電子メールの送受信には、各人の業務の進め方が反映されることになる。従って、電子メールのやり取りを解析することで、業務の進め方の傾向を読み取ることができる。特許文献１では、Ｓｐｅｅｄ、Ｌｅａｄｅｒｓｈｉｐ、Ａｃｔｉｖｉｔｙを評価し、個人業務評価を行っている。しかしながら、これらの評価だけでは、ユーザが電子メールを業務にどのように用いているかまでは推定することはできない。また、特許文献１では、ユーザの電子メールの利用状況に応じたメッセージをユーザに提示して、ユーザの業務効率化を支援することもできない。
【０００９】
本発明は、電子メールを利用するユーザに対して電子メールの利用状況を分析可能なメール利用状況分析システム、業務効率化支援システム、方法、及び、プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するために、本発明のメール利用状況分析システムは、少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成するメールスレッド生成部と、前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類するメールスレッド分類部とを備えることを特徴とする。
【００１１】
本発明の業務効率化支援システムは、少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成するメールスレッド生成部と、前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類するメールスレッド分類部と、前記メールスレッドの分類結果に応じて、メッセージを格納するメッセージ格納部からメッセージを取得するメッセージ割当部とを備えることを特徴とする。
【００１２】
本発明のメール利用状況分析方法は、コンピュータが、少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成するステップと、前記コンピュータが、前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類するステップとを有することを特徴とする。
【００１３】
本発明の業務効率化支援方法は、コンピュータが、少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成するステップと、前記コンピュータが、前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類するステップと、前記コンピュータが、前記メールスレッドの分類結果に応じて、メッセージを格納するメッセージ格納部からメッセージを取得するステップとを有することを特徴とする。
【００１４】
本発明のプログラムは、コンピュータに、少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成する処理と、前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類する処理とを実行させることを特徴とする。
【００１５】
本発明のプログラムは、コンピュータに、少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する電子メール格納部を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成する処理と、前記メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類する処理と、前記メールスレッドの分類結果に応じて、メッセージを格納するメッセージ格納部からメッセージを取得する処理とを実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
本発明のメール利用状況分析システム、業務効率化支援システム、方法、及び、プログラムは、電子メールを利用するユーザの電子メールの利用状況を分析することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本発明の業務効率化支援システムを示すブロック図。
【図２】本発明の第１実施形態の業務効率化支援システムを示すブロック図。
【図３】メールスレッドの分類を示す図。
【図４】基準となるメールスレッド形状を示す図。
【図５】（ａ）及び（ｂ）は、メールスレッドの例を示す図。
【図６】個人傾向指標算出部が算出した各分類の割合（個人傾向指標１）のデータ例。
【図７】個人傾向指標算出部が算出した各分類の割合（個人傾向指標２）のデータ例。
【図８】メッセージ格納部が格納するメッセージのデータ例。
【図９】動作手順を示すフローチャート。
【図１０】本発明の第２実施形態の業務効率化支援システムを示すブロック図。
【図１１】本発明の第３実施形態の業務効率化支援システムを示すブロック図。
【図１２】第３実施形態にてメッセージ格納部が格納するメッセージのデータ例。
【図１３】第３実施形態の動作手順を示すフローチャート。
【図１４】（ａ）〜（ｃ）は、メールスレッドを示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
まず、本発明の概要について説明する。図１は、本発明のメール利用状況分析システムを含む業務効率化支援システムを示している。メール利用状況分析システム１００は、最小構成として、メールスレッド生成部１０１と、メールスレッド分類部１０２とを有する。電子メール格納部１０４は、少なくとも対象ユーザが送受信した電子メールを記憶する。メールスレッド生成部１０１は、電子メール格納部１０４を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成する。メールスレッド分類部１０２は、メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝の広さとに応じて複数の分類に分類する。
【００１９】
メールスレッドには、様々な形状がある。メールスレッドには、２、３通のメールからなる小さなスレッドもあれば、多数のメールが多段につながり、枝分れの数も多い、深く広い木構造のスレッドもある。メールスレッドの形状は、業務の内容（電子メールの利用状況）を反映していると考えられる。例えば、段数が少なく、枝分かれも少ない小さなスレッドが多い場合、ユーザは、電子メールを、返信が少ない「通知」、「連絡」、「報告」などに利用していると考えられる。一方、段数が多く、枝分かれも多い、深く広いスレッドが多い場合、ユーザは、多人数が関わり話題も単一ではない「議論」に電子メールを利用していると考えられる。本実施形態では、メールスレッドを、段数と枝の広さとで、複数の分類に分類する。このようにすることで、ユーザが、電子メールを、業務に対してどのように利用しているかを推定することができる。
【００２０】
本発明の業務効率化支援システム１１０は、最小構成として、メール利用状況分析システム１００と、メッセージ割当部１０３とを有する。メッセージ割当部１０３は、メールスレッドの分類結果に応じて、メッセージを格納するメッセージ格納部１０５からメッセージを取得する。ユーザに、メールスレッドの分類結果に応じたメッセージを提示することで、ユーザに対して、電子メールの利用の仕方を見直す機会を提供することができる。ユーザが、自身の電子メールの利用状況を把握し、電子メールをより効率的に業務に利用することで、業務改善を図ることができる。
【００２１】
以下、図面を参照し、本発明の実施の形態を詳細に説明する。図２は、本発明の第１実施形態の業務効率化支援システムを示している。業務効率化支援システム１０は、メールスレッド生成部１１、メールスレッド分類部１２、個人傾向指標算出部１３、メンバ指標算出部１４、特徴分類特定部１５、メッセージ割当部１６、メッセージ格納部１７、及び、メッセージ表示部１８を有する。業務効率化支援システム１０内の各部の機能は、コンピュータ上でプログラムを実行することで実現可能である。
【００２２】
メールクライアント２０は、ユーザが使用するパーソナルコンピュータや携帯電話機などの情報端末装置で動作するメーラなどのソフトウェアである。メールクライアント２０は、メール制御部２１と電子メール格納部２２とを有する。メール制御部２１は、メールサーバ３０に対して、電子メールを送信する。また、メール制御部２１は、メールサーバ３０から、ユーザ宛ての電子メールを受信する。メール制御部２１は、ユーザが送受信した電子メールを電子メール格納部２２に格納する。
【００２３】
メールスレッド生成部１１は、電子メール格納部２２から、ユーザが送受信した電子メールのヘッダ部分の情報を取得する。メールスレッド生成部１１は、取得したヘッダ情報を用いて、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成する。ユーザが送受信した電子メールのうち、特に発信メールに着目するのは、電子メールには一方的に送りつけられるものもあり、ユーザが業務に対して電子メールをどのように用いているかは、ユーザ自らが発信した電子メールにより強く反映されると考えられるからである。
【００２４】
メールスレッド生成部１１は、発信メールを含むメールスレッドの生成では、いったんユーザが送受信したメールを含むメールスレッドを生成し、その後、生成したメールスレッドのうち、対象ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを選別抽出する。或いは、メールスレッド生成部１１は、対象ユーザが発信した電子メールを手掛かりに、発信メールと関連がある電子メールを検索し、発信メールを含むメールスレッドを生成してもよい。
【００２５】
メールスレッド分類部１２は、対象ユーザの発信メールを含むメールスレッドを、段数の深さと枝の広さの２軸で、複数の分類に分類する。メールスレッド分類部１２は、メールスレッドの段数をしきい値処理し、メールスレッドの段数が深いか浅いかを判定する。また、メールスレッド分類部１２は、メールスレッドの枝の広さ（枝分かれの多さ）をしきい値処理し、メールスレッドの枝が広いか狭いかを判定する。メールスレッド分類部１２は、メールスレッドの段数が深いか浅いかと、枝が広いか狭いかとの組み合わせに応じて、メールスレッドを、第１類〜第４類に分類する。
【００２６】
図３に、メールスレッドの分類を示す。メールスレッド分類部１２は、小さいスレッド、すなわち、段数が少なく、枝分れも少ないスレッドを、第１類に分類する。メールスレッド分類部１２は、浅く広いスレッド、すなわち、段数が少なく、枝分れは多いスレッドを、第２類に分類する。メールスレッド分類部１２は、深く細いスレッド、すなわち、段数が多く、枝分れは少ないスレッドを、第３類に分類する。メールスレッド分類部１２は、深く広いスレッド、すなわち、段数が多く、枝分れも多いスレッドを、第４類に分類する。
【００２７】
メールスレッドの各分類は、メールの内容と以下のような対応関係にある。
第１類（小さいスレッド）：返信の少ない「通知」「連絡」「報告」などを近似的に反映
第２類（浅く広いスレッド）：他人数が並列して簡単な返信をする「調整」などを反映
第３類（深く細いスレッド）：特定のメンバとの「依頼と回答」「問い合わせと解答」などを反映
第４類（深く広いスレッド）：多人数がかかわり話題も単一でない「議論」を反映
【００２８】
メールスレッド分類部１２は、メールスレッドの深さについては、メールスレッドの段数が所定のしきい値よりも大きいか否か、又は、しきい値以上か否かに基づいて、段数が深いか浅いかを判定する。メールスレッド分類部１２は、メールスレッドの段数がしきい値以下のメールスレッドを、段数が浅いメールスレッドと判定する。また、メールスレッド分類部１２は、メールスレッドの段数がしきい値よりも大きいメールスレッドを、段数が深いメールスレッドと判定する。
【００２９】
メールスレッド分類部１２は、枝の広さの判定では、メールスレッドの段数と、メールスレッドを構成する電子メールの総数との関係に基づいて、枝分かれが広いか狭いか（枝分かれが多いか少ないか）を判定する。メールスレッド分類部１２は、メールスレッドの段数に対してメールスレッドを構成する電子メールの総数が少ないメールスレッドを、枝分かれが少ないスレッドと判定する。また、メールスレッド分類部１２は、メールスレッドの段数に対してメールスレッドを構成する電子メールの総数が多いメールスレッドを、枝分かれが多いスレッドと判定する。
【００３０】
メールスレッドの分類について数値例を用いて説明する。メールスレッドが深いか浅いかを判定するためのしきい値は、例えば３段とする。メールスレッド分類部１２は、メールスレッドの段数が３段以下のメールスレッドを浅いスレッドと判定し、段数が３段よりも大きいスレッド、つまりは、段数が４段以上のスレッドを深いスレッドと判定する。
【００３１】
メールスレッド分類部１２は、枝の広さについては、メールスレッドの段数と、メールスレッドを構成する電子メールの総数とに基づいて、枝の広さを示す指標を求め、その指標が所定のしきい値よりも大きいか否か、又は、しきい値以上か否かに基づいて、枝が広いか狭いかを判定する。この枝の広さの判定では、メールスレッドの枝分かれが多いか少ないかの判断基準として、基準となるメールスレッド形状を考える。メールスレッド分類部１２は、基準となるメールスレッド形状よりも枝分れが多いメールスレッドを広いメールスレッドと判定し、基準のメールスレッド形状よりも枝分れが少ないメールスレッドを狭いメールスレッドとする。
【００３２】
図４に、基準となるメールスレッド形状を示す。基準となるメールスレッド形状として、５段目までに、分岐したノード（電子メール）が１となるスレッド形状を考える。５段目までに分岐したノードが１になるように各段のノード数を配分すれば、２段目のノード数は１．２５、３段目のノード数は１．５、４段目のノード数は１．７５となる。各段における累積ノード数（累積メール数）は、１段目は１、２段目は２．２５、３段目は３．７５、４段目は５．５、５段目は７．５となる。
【００３３】
基準となるメールスレッド形状にて、各段のノード数と、メールスレッドの段数との関係を求めると、段数ｄにおけるノード数ｍ（ｄ）は、
ｍ（ｄ）＝（ｄ＋３）／４
となる。また、基準となるメールスレッド形状にて、各段の累積ノード数と、メールスレッドの段数との関係を求めると、段数ｄにおける累積ノード数ｑ（ｄ）は、
ｑ（ｄ）＝ｄ（ｄ＋７）／８
となる。これらは、上記の数列を解くことで求まる。メールスレッド分類部１２は、メールスレッドを構成する電子メールの総数Ｎと、上記で求めた基準となるメールスレッド形状における累積ノード数ｑ（ｄ）との比を、枝分かれの多さを示す指標Ｋと定義する。すなわち、メールスレッド分類部１２は、枝別れの多さを示す指標Ｋを、
Ｋ＝Ｎ／ｑ（ｄ）＝８Ｎ／｛ｄ（ｄ＋７）｝
と定義する。
【００３４】
上記指標Ｋの値が１よりも大きいということは、メールスレッドの枝分かれが、基準となるメールスレッド形状における枝分かれよりも多いことを表している。また、指標Ｋの値が１よりも小さいということは、メールスレッドの枝分かれが、基準となるメールスレッド形状における枝分かれよりも少ないことを表している。メールスレッド分類部１２は、枝分かれの多さを表す指標Ｋのしきい値を１として、指標Ｋが１以上のスレッドを、枝分かれが広いスレッドと判定する。また、メールスレッド分類部１２は、指標Ｋが１よりも小さいスレッドを、枝分かれが狭いスレッドと判定する。
【００３５】
図５（ａ）及び（ｂ）に、メールスレッドを示す。図５（ａ）に示すメールスレッドは、段数ｄが５段で、メールスレッドを構成する電子メールの総数（ノード数）Ｎが６個である。基準となるメールスレッド形状では、図４に示すように、段数５のときの累積ノード数ｑ（５）は７．５である。図５（ａ）に示すメールスレッドのノード数は、基準となるメールスレッド形状の累積ノード数よりも少ないので、メールスレッド分類部１２は、図５（ａ）に示すメールスレッドを枝が狭いメールスレッドと判定する。一方、図５（ｂ）に示すメールスレッドは、段数５に対して電子メールの総数Ｎが８個であり、基準となるメール形状の累積ノード数７．５よりも多い。従って、メールスレッド分類部１２は、図５（ｂ）に示すメールスレッドを枝が広いメールスレッドと判定する。
【００３６】
以上、まとめると、段数のしきい値を３とし、枝分かれの多さを示す指標Ｋのしきい値を１とした場合、メールスレッド分類部１２は、指標Ｋと、スレッドの段数ｄとの組み合わせに応じて、下記のように、メールスレッドを、第１類〜第４類に分類する。
第１類：ｄ≦３、かつ、Ｋ＜１    （小さいスレッド）
第２類：ｄ≦３、かつ、Ｋ≧１    （浅く広いスレッド）
第３類：ｄ≧４、かつ、Ｋ＜１    （深く細いスレッド）
第４類：ｄ≧４、かつ、Ｋ≧１    （深く広いスレッド）
【００３７】
個人傾向指標算出部１３は、メールスレッドの総数に対する各分類のメールスレッド数の割合を算出する。より詳細には、個人傾向指標算出部１３は、上記４つの分類に含まれるメールスレッド数を分類ごとに計測し、各分類の計測値をメールスレッドの総数で割った値を算出する。これを、“個人傾向指標１”とする。図６に、個人傾向指標１のデータ例を示す。個人傾向指標１は、対象ユーザの発信メールを含むメールスレッドの総数に対して、各分類のスレッドがどれだけの割合で存在するかを示している。
【００３８】
また、個人傾向指標算出部１３は、発信メールの総数に対する各分類の発信メール数の割合を算出する。より詳細には、個人傾向指標算出部１３は、対象ユーザの発信メールを、４つの分類のスレッドのどこに属するかに応じて分類ごとに計測し、各分類の計測値を発信メールの総数で割った値を算出する。これを、“個人傾向指標２”とする。図７に、個人傾向指標２のデータ例を示す。個人傾向指標２は、対象ユーザの発信メールの総数に対して、発信メールがメールスレッドの分類ごとにどれだけの割合で存在するかを示している。個人傾向指標算出部１３は、個人傾向指標１と個人傾向指標２との少なくとも一方を計算すればよい。
【００３９】
メンバ指標算出部１４は、比較基準値生成部に相当し、他のユーザを含むユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２を統計処理し、特徴分類特定部１５にて対象ユーザの個人傾向指標と比較する値を生成する。メンバ指標算出部１４は、個人傾向指標算出部１３から、対象ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２における各分類の値を受け取る。また、他のユーザの業務効率化支援システム４０から、他のユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２の各分類の値を受け取る。メンバ指標算出部１４は、対象ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２の値と、他のユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２とから、対象ユーザが属する組織のユーザ全体の個人傾向指標１及び個人傾向指標２の平均値と標準偏差（分散）とを算出する。
【００４０】
特徴分類特定部１５は、個人傾向指標算出部１３から、対象ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２を受け取る。また、特徴分類特定部１５は、メンバ指標算出部１４から、ユーザ全体の個人傾向指標１及び個人傾向指標２の平均値と標準偏差とを受け取る。特徴分類特定部１５は、各分類について、対象ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２の値と、ユーザ全体の個人傾向指標１及び個人傾向指標２の値とを比較する。特徴分類特定部１５は、両者の差の絶対値が所定の値以上の分類を、特徴分類として特定する。つまり、特徴分類特定部１５は、対象ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２の値が、平均値から所定の範囲を超えて隔たっている分類を、特徴分類として特定する。特徴分類特定部１５は、例えば、対象ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２の値とユーザ全体の平均値との差の絶対値が、標準偏差の２倍以上ある分類を、特徴分類として特定する。
【００４１】
上記動作は、ユーザ全体の個人傾向指標１及び個人傾向指標２の値の上下にしきい値を設け、対象ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２の値が上側のしきい値を超える分類、又は、下側のしきい値よりも小さい分類を、特徴分類として特定するという動作と等価である。特徴分類特定部１５は、例えば対象ユーザの個人傾向指標１（図６）における第１類（小さいスレッド）の値が上側のしきい値よりも大きいときは、第１類を特徴分類とし、第１類の値がユーザ全体の平均値に比して所定の範囲を超えて大きい旨をメッセージ割当部１６に通知する。また、特徴分類特定部１５は、例えば対象ユーザの個人傾向指標１における第４類（深く広いスレッド）の値が下側のしきい値よりも小さいときは、第４類を特徴分類とし、第４類の値がユーザ全体の平均値に比して所定の範囲を超えて小さい旨をメッセージ割当部１６に通知する。
【００４２】
メッセージ格納部１７には、４つの分類に対して、対象ユーザの個人傾向指標の値がユーザ全体の平均値よりも所定の範囲を超えて隔たっているときに対象ユーザに通知すべきメッセージが格納されている。メッセージ割当部１６は、メールスレッドの分類結果に応じて、メッセージ格納部１７からメッセージを取得する。より詳細には、メッセージ割当部１６は、特徴分類特定部１５から特徴分類とされた分類の通知を受け、メッセージ格納部１７から、その特徴分類に対応するメッセージを取得する。メッセージ表示部１８は、メッセージ割当部１６が取得したメッセージ内容を、対象ユーザに出力する。メッセージ表示部１８は、例えばメッセージ内容を、ディスプレイなどの情報表示画面に表示する。或いは、メッセージ表示部１８は、メッセージ内容をプリンタなどに出力し、印刷する。
【００４３】
図８に、メッセージ格納部１７が格納するメッセージの例を示す。図８に示すメッセージは、個人傾向指標２に関するメッセージである。メッセージ格納部１７には、メッセージが選択される条件と、メッセージの内容とが格納される。メッセージ内容は、対象ユーザが、業務に対して電子メールをどのように利用する傾向にあるかを知らせる内容を含む。また、メッセージ内容は、電子メールの利用状況に対して、業務改善のための対応策を通知する内容を含む。メッセージ内容は、単に、特徴分類と、特徴分類の割合がユーザ全体の平均に比して大きいか小さいかを知らせる内容でもよい。
【００４４】
メッセージ割当部１６は、特徴分類特定部１５からの通知内容と、メッセージ格納部１７に格納された条件とに従って、メッセージ内容を取得する。例えば、メッセージ割当部１６は、特徴分類特定部１５から、個人傾向指標２について、特徴分類が第４類で、かつ、個人傾向指標２における特徴分類の値がユーザ全体の平均よりも大きい旨の通知を受け取ったときは、メッセージ格納部１７から、「多人数が関わる内容の複雑な議論を電子メールで行っている頻度が多いようです。そのような議論は、対面の会合を開いて行った方が効率的かも知れません。検討してみてください。」というメッセージ内容を取得する。メッセージ表示部１８は、メッセージ割当部１６が取得したメッセージ内容を出力して、ユーザに業務改善を促す。
【００４５】
図９に、動作手順を示す。メールスレッド生成部１１は、電子メール格納部２２を参照し、電子メールのヘッダ情報に基づいて、対象ユーザの発信メールを含むメールスレッドを生成する（ステップＡ１）。メールスレッド分類部１２は、メールスレッドを、段数と枝の広さとに基づいて、第１類〜第４類に分類する（ステップＡ２）。個人傾向指標算出部１３は、メールスレッドの分類結果に基づいて、個人傾向指標１及び個人傾向指標２を算出する（ステップＡ３）。特徴分類特定部１５は、対象ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２と、ユーザ全体の個人傾向指標１及び個人傾向指標２とを比較し、特徴分類を特定する（ステップＡ４）。
【００４６】
メッセージ割当部１６は、メールスレッドの分類結果に応じて、特徴分類とされた分類に対応するメッセージを、メッセージ格納部１７から取得する（ステップＡ５）。メッセージ表示部１８は、メッセージ割当部１６が取得したメッセージを対象ユーザに出力する（ステップＡ６）。メッセージ表示部１８は、メッセージ割当部１６が取得したメッセージに加えて、又は、これに代えて、個人傾向指標算出部１３が求めた個人傾向指標１及び個人傾向指標２を、対象ユーザに出力してもよい。或いは、メッセージ表示部１８は、特徴分類と特定された分類を、対象ユーザに通知してもよい。
【００４７】
本実施形態では、メールスレッド生成部１１が、電子メール格納部２２を参照し、ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成し、メールスレッド分類部１２は、メールスレッドを、メールスレッドの段数と枝分かれの広さとに応じて複数の分類に分類する。メールスレッドの形状は、ユーザが電子メールを業務に対してどのように用いているかを表しており、メールスレッドの分類結果を参照することで、対象ユーザが電子メールを業務にどのように用いる傾向にあるかを推定することができる。
【００４８】
例えば、メールスレッドの形状を分析した結果、小さなスレッド（第１類）の割合（構成比）が高いことが判明したユーザは、電子メールを、返信が少ない「通知」「連絡」「報告」などにより多く利用していると推定できる。一方、メールスレッドの形状を分析した結果、深く広いスレッド（第４類）の割合が高いことが判明したユーザは、多人数がかかわり話題も単一でない「議論」に電子メールをより多く利用していると推定できる。つまり、どの分類のメールスレッド、又は、どの分類のメールスレッドを構成する発信メールが多いかを調べることで、対象ユーザが電子メールを業務にどのように利用しているかを推定することができる。
【００４９】
また、本実施形態では、メッセージ割当部１６は、メールスレッドの分類結果に応じてメッセージを取得する。メッセージ割当部１６が、メッセージ格納部１７からメールスレッドの分類結果に応じたメッセージを取得することで、対象ユーザに、電子メールの利用状況に応じたメッセージを提示することができる。
【００５０】
メッセージ格納部１７には、例えば、ユーザの業務の仕方の傾向に対する改善案を提案するメッセージ内容を格納しておく。メッセージ割当部１６は、メールスレッドの分類結果を用いて推定された、対象ユーザの電子メール利用状況に合わせたメッセージ内容を、メッセージ格納部１７から取得する。ユーザが、自身の電子メール利用状況を把握し、それに応じて電子メールの利用の仕方を見直すことで、ユーザの業務効率化を図ることができる。
【００５１】
具体的には、あらゆる業務について、電子メールに依存する割合が高いユーザが、必要に応じて、電話やＷｉｋｉなどの他のメディアを用い、或いは、対面の会合を設定することなどで、情報を効率的に得ることや、時間を効率的に使用することが可能になる。また、電子メールを利用する割合が低いユーザが、電子メールを様々な業務に活用することで、例えば、個別に行っていた伝達を一斉メールで行い、効率化を図ることができると共に、伝達内容の記録も残せるといった業務改善が可能になる。
【００５２】
本実施形態では、メンバ指標算出部１４を用い、他のユーザを含むユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２を統計処理する。特徴分類特定部１５は、メンバ指標算出部１４が処理した統計値を用いて、対象ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２が、ユーザ全体の個人傾向指標１及び個人傾向指標２に対して一定の範囲内にあるか否かを判断する。例えば、対象ユーザの個人傾向指標１にて、第１類に分類されるメールスレッドの割合が６０％と高かったとしても、他のユーザも同様に第１類されるメールスレッドの割合が６０％程度であれば、対象ユーザの電子メールの利用状況は、他のユーザの電子メールの利用状況と大して変わらない。本実施形態では、ユーザ全体との比較で特徴分類を特定するので、業務に対する電子メールの利用状況が、他のユーザとは異なる分類を、特徴分類として特定することができる。
【００５３】
メッセージ表示部１８がメッセージを出力する相手は、対象ユーザには限られない。メッセージ表示部１８は、対象ユーザに加えて、又は、これに代えて、上司など、対象ユーザと関連がある者に対してメッセージを出力してもよい。例えば、あるプロジェクトに関与している特定のメンバ（ユーザ）について、「第４類：深く広いスレッド」が他のメンバに比して極端に高くなっている場合、そのメンバのプロジェクト遂行上の負荷が他のメンバよりも高いことが推測される。そのような場合、部門管理者が、プロジェクト内の役割を見直し、特定のメンバに業務が集中しないように業務分担を変更することで、メンバ間の業務の平準化を図ることができる。
【００５４】
続いて、本発明の第２実施形態について説明する。図１０は、本発明の第２実施形態の業務効率化支援システムを示している。メールサーバ３０は、サーバ側メール制御部３１と、全電子メール格納部３２とを有する。本実施形態は、メールスレッド生成部１１がヘッダ情報を取得する取得元が、メールクライアント２０からメールサーバ３０に変更されている点が、第１実施形態と異なる。その他の点は、第１実施形態と同様である。
【００５５】
サーバ側メール制御部３１は、複数のユーザのメールクライアント２０から送信メールを受け取る。また、サーバ側メール制御部３１は、複数のユーザのメールクライアント２０に、ユーザ宛ての電子メールを送信する。サーバ側メール制御部３１は、ユーザが送受信する電子メールを、全電子メール格納部３２に格納する。全電子メール格納部３２が格納する電子メールは、特定のユーザが送受信する電子メールではなく、メールサーバ３０が送受信する全てのユーザの電子メールである。
【００５６】
メールスレッド生成部１１は、全電子メール格納部３２から、電子メールのヘッダ部分に記載された情報を取得する。メールスレッド生成部１１は、取得したヘッダ情報に基づいて、ユーザごとに、各ユーザが発信した電子メールを含むメールスレッドを生成する。ユーザの発信メールを含むメールスレッド生成の手法は、第１実施形態と同じ手法を用いることができる。メールスレッド分類部１２は、ユーザごとに、発信メールを含むメールスレッドを、段数の深さと枝分れの多さとの２軸で第１類から第４類までの４つの分類に分類する。分類の手法は、第１実施形態における分類手法と同様な手法を用いることができる。
【００５７】
個人傾向指標算出部１３は、各ユーザについて、メールスレッドの分類結果を用いて、メールスレッドの総数に対する各分類のメールスレッド数の割合（個人傾向指標１）、及び、発信メールの総数に対する各分類の発信メール数の割合（個人傾向指標２）を算出する。メンバ指標算出部１４は、個人傾向指標算出部１３が求めた各ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２を統計処理し、ユーザ全体の個人傾向指標１及び個人傾向指標２の平均値と標準偏差とを算出する。
【００５８】
特徴分類特定部１５は、個人傾向指標算出部１３から、各ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２を受け取る。また、特徴分類特定部１５は、メンバ指標算出部１４からユーザ全体の平均値と標準偏差とを受け取る。特徴分類特定部１５は、第１実施形態と同様な動作で、ユーザの個人傾向指標１及び個人傾向指標２にて、平均値からの隔たりが一定範囲を超える分類を、特徴分類として特定する。
【００５９】
メッセージ割当部１６は、メッセージ格納部１７から、特徴分類に対応するメッセージを取得する。例えば、メッセージ割当部１６は、あるユーザについて、個人傾向指標２の第４類の割合の値が平均値を中心とした一定幅よりも多いときは、メッセージ格納部１７（図８）から、「多人数が関わる内容の複雑な議論を電子メールで行っている頻度が多いようです。そのような議論は、対面の会合を開いて行った方が効率的かも知れません。検討してみてください。」というメッセージ内容を取得する。
【００６０】
メッセージ表示部１８は、メッセージ割当部１６が取得したメッセージ内容を出力して、ユーザに業務改善を促す。その際、メッセージ表示部１８は、各ユーザが利用する情報端末装置に、個別に、メッセージを出力する。或いは、各ユーザに対して出力すべきメッセージを一覧表示にして表示してもよい。
【００６１】
本実施形態では、メールスレッド生成部１１は、メールサーバ３０内の全電子メール格納部３２からヘッダ情報を取得し、各ユーザについて、発信メールを含むメールスレッドを生成する。この場合でも、メールスレッドの形状を段数と枝の広さとに応じて分類することで、第１実施形態と同様に、ユーザが電子メールをどのように利用しているかを推定することができる。また、メッセージ割当部１６が、分類結果に応じてメッセージを取得し、ユーザに出力することで、ユーザに、電子メールの利用状況に応じたメッセージを提示することができるという効果が得られる。
【００６２】
本実施形態では、各ユーザが送受信する電子メールは全電子メール格納部３２にあるので、各ユーザのメールクライアント２０ごとに、業務効率化支援システム１０を設ける必要がない。更に、本実施形態では、メンバ指標算出部１４は、他のユーザの業務効率化支援システム１０から個人傾向指標１及び個人傾向指標２を収集しなくても、平均値と標準偏差とを算出することができる。
【００６３】
本発明の第３実施形態について説明する。図１１は、本発明の第３実施形態の業務効率化支援システムを示している。業務効率化支援システム１０ａは、メールスレッド生成部１１、メールスレッド分類部１２、メッセージ割当部１６、メッセージ格納部１７、メッセージ表示部１８、メール送受信監視部５１、分類変化判定部５２、及び、スレッド分類記憶部５３を有する。メールクライアント２０は、メール制御部２１と電子メール格納部２２とを有する。メール制御部２１は、メールサーバ３０との間で電子メールを送受信する。電子メール格納部２２は、対象ユーザが送受信した電子メールを格納する。
【００６４】
スレッド分類記憶部５３は、対象ユーザが送受信した既存の電子メールについて、発信メールを含むメールスレッドと、その分類とを記憶している。発信メールを含むメールスレッドの生成、及び、メールスレッドの分類は、第１実施形態におけるメールスレッド生成及びスレッド分類と同様な手順で行うことができる。スレッド分類記憶部５３には、電子メール格納部２２にある程度の電子メールが蓄積された時点で、発信メールを含むメールスレッドについて、各メールスレッドの分類を記憶しておく。スレッド分類記憶部５３へのメールスレッド及びその分類の記録は、メールスレッド生成部１１及びメールスレッド分類部１２が行う。
【００６５】
メール送受信監視部５１は、周期的に電子メール格納部２２にアクセスし、対象ユーザが新たに電子メールを送受信したか否かを判断する。メール送受信監視部５１は、新たな送受信メールが発生したと判断すると、メールスレッド生成部１１にその旨を通知する。メールスレッド生成部１１は、メール送受信監視部５１から新たに発生した電子メールのＩＤを受け取り、電子メール格納部２２から、新たに発生した電子メールのヘッダ情報を取得する。
【００６６】
メールスレッド生成部１１は、取得したヘッダ情報に基づいて、新たに発生した電子メールが、既存のメールスレッドに追加される電子メールであるか否かを判断する。メールスレッド生成部１１は、新たに発生した電子メールが、既存のメールスレッドに追加される電子メールに該当するときは、既存のメールスレッドに新たな電子メールを追加し、新たな電子メールが追加されたメールスレッドを、メールスレッド分類部１２に通知する。メールスレッドは、新たな電子メールが追加されることで段数又は枝分れが増え、形状が変化する。
【００６７】
メールスレッド分類部１２は、メールスレッド生成部１１が生成したメールスレッド、つまり、新たな電子メールが追加されることで形状が変化したメールスレッドの分類を、メールスレッドの段数と枝の広さとに基づいて判定する。このメールスレッドの分類の種類、及び、分類の手法は、第１実施形態と同様である。分類変化判定部５２は、メールスレッド分類部１２から、新たな電子メールが追加されたメールスレッドの分類結果を受け取る。分類変化判定部５２は、スレッド分類記憶部５３を参照し、新たな電子メールが追加される前後で、メールスレッドの分類が変化したか否かを判断する。分類変化判定部５２は、分類が変化したと判定すると、その旨をメッセージ割当部１６に通知する。
【００６８】
メッセージ格納部１７には、４つの分類に対して、メールスレッドの分類が変化したときに対象ユーザに通知すべきメッセージが格納されている。メッセージ割当部１６は、分類変化判定部５２から分類が変化した旨の通知を受けると、メッセージ格納部１７から、分類変化に対応したメッセージを取得する。メッセージ表示部１８は、メッセージ割当部１６が取得したメッセージ内容を、対象ユーザに提示する。メッセージ表示部１８は、メッセージ内容を対象ユーザが使用する情報処理装置の表示画面上に表示する。或いは、プリンタなどを用いて、メッセージを紙に印刷してもよい。
【００６９】
図１２に、メッセージ格納部１７が格納するメッセージの例を示す。メッセージ格納部１７には、メッセージが選択される条件と、メッセージ内容とが格納される。メッセージ内容は、対象ユーザが、業務に対して電子メールをどのように利用しているかを知らせる内容を含む。また、メッセージ内容は、電子メールの利用状況に対して、業務改善のための対応策を通知する内容を含む。メッセージ内容は、単に、メールスレッドの分類がどのように変化したかを知らせる内容でもよい。
【００７０】
図１３に、動作手順を示す。メール送受信監視部５１は、電子メール格納部２２を参照し、対象ユーザが新たに送受信した電子メールがあるか否かを調べる（ステップＢ１）。メールスレッド生成部１１は、対象ユーザが新たに送受信した電子メールがあるときは、既存メールスレッドにその電子メールを追加する（ステップＢ２）。メールスレッド分類部１２は、新たに電子メールが追加されたメールスレッドを、段数と枝の広さとに応じて、第１類〜第４類の何れかに分類する（ステップＢ３）。分類変化判定部５２は、スレッド分類記憶部５３を参照し、新たな電子メールが追加される前後で、メールスレッドの分類が変化したか否かを判定する（ステップＢ４）。
【００７１】
分類変化判定部５２は、分類が変化したと判定すると、変化後の分類をメッセージ割当部１６に通知する。また、分類変化判定部５２は、変化後の分類をスレッド分類記憶部５３に記録する。メッセージ割当部１６は、分類が変化した旨の通知を受けると、分類変化に応じたメッセージを、メッセージ格納部１７から取得する（ステップＢ５）。メッセージ表示部１８は、メッセージ割当部１６が取得したメッセージを、対象ユーザに出力する（ステップＢ６）。ステップＢ４で、分類変化判定部５２が分類変化がないと判定した場合は、メッセージ出力を行わずに、処理を終了する。
【００７２】
例えば、メールスレッドＡというメールスレッドがあり、新たに発生した電子メールが、メールスレッドＡに追加される電子メールであるとする。メールスレッド生成部１１は、新たに発生した電子メールを既存のメールスレッドＡに追加し、メールスレッド分類部１２に渡す。メールスレッド分類部１２は、新たな電子メールが追加されたメールスレッドＡの分類結果を、分類変化判定部５２に渡す。分類変化判定部５２は、スレッド分類記憶部５３から、新たな電子メールが追加される前のメールスレッドＡの分類を取得する。
【００７３】
スレッド分類記憶部５３に、既存のメールスレッドＡの分類が第２類（浅く広いスレッド）である旨が記録されているとする。また、メールスレッド分類部１２が、新たな電子メール追加後のメールスレッドＡを、第４類（深く広いスレッド）に分類したとする。この場合、分類変化判定部５２は、メールスレッドＡが、新たな電子メールの発生前後で、メールスレッドの分類が第２類から第４類に変化したと判定する。分類変化判定部５２は、メッセージ割当部１６に、メールスレッドＡの分類が、第２類から第４類に変化した旨を通知する。
【００７４】
メッセージ割当部１６は、分類変化判定部５２から、メールスレッドＡの分類が第４類に変化した旨の通知を受けると、メッセージ格納部１７を参照し、条件「スレッド分類が第４類（深く広いスレッド）に変化した」に対応するメッセージ内容（図１２）を取得する。メッセージ表示部１８は、メッセージ割当部１６が取得したメッセージ内容「多人数が関わる内容の複雑な議論を電子メールで行っているようです。そのような議論は、対面の会合を開いて行った方が効率的かも知れません。検討してみてください。」というメッセージを出力する。
【００７５】
本実施形態では、分類変化判定部５２は、新たな電子メールの発生前後で、新たに発生した電子メールが含まれるメールスレッドの分類が変化するか否かを判定する。メッセージ割当部１６は、分類変化判定部５２がメールスレッドの分類が変化すると判定すると、メッセージ格納部１７から、分類変化に対応したメッセージを取得する。本実施形態では、メールスレッドの形状の変化から、対象ユーザの電子メールの利用状況の変化を検出し、対象ユーザに、変化に応じたメッセージを提示する。従って、本実施形態においても、第１実施形態と同様に、電子メールの利用状況に応じたメッセージを提示できるという効果を得ることができる。
【００７６】
なお、第１及び第２実施形態では、ユーザ全体の個人傾向指標１及び個人傾向指標２を統計処理し、特徴分類特定部１５で比較する値を動的に生成したが、特徴分類特定部１５が比較する値は、あらかじめ定義した固定値でもよい。その場合、特徴分類特定部１５は、比較する固定値を複数用意すると共に、ユーザの属性を管理するユーザ属性テーブルを設けておき、ユーザが所属するグループや役職に応じて、比較する固定値を選択してもよい。
【００７７】
メンバ指標算出部１４は、ユーザの組織情報などを参照して、統計処理する個人傾向指標１及び個人傾向指標２の範囲を定めてもよい。例えば、開発部門に所属するユーザと、営業部門に所属するユーザとがいるとき、メンバ指標算出部１４は、開発部門に所属するユーザ全体の個人傾向指標１及び個人傾向指標２を統計処理すると共に、営業部門に所属するユーザ全体の個人傾向指標１及び個人傾向指標２を統計処理してもよい。或いは、メンバ指標算出部１４は、役職に応じてユーザを区分し、それぞれの区分について、個人傾向指標１及び個人傾向指標２を統計処理してもよい。
【００７８】
第３実施形態では、スレッド分類記憶部５３に、既存のメールスレッドとその分類結果とを格納したが、その都度、新たな電子メール発生の前後でのメールスレッドの分類を行う場合は、スレッド分類記憶部５３を省いてもよい。すなわち、メールスレッド分類部１２は、新たな電子メールが追加される前の状態におけるメールスレッドの分類を行うと共に、新たな電子メール追加後の状態におけるメールスレッドの分類を行い、それら分類結果を分類変化判定部５２に通知して、分類変化判定部５２にて、分類が変化するか否かを判定してもよい。
【００７９】
以上、本発明をその好適な実施形態に基づいて説明したが、本発明のメール利用状況分析システム、業務効率化支援システム、方法、及び、プログラムは、上記実施形態にのみ限定されるものではなく、上記実施形態の構成から種々の修正及び変更を施したものも、本発明の範囲に含まれる。
【符号の説明】
【００８０】
１０：業務効率化支援システム
１１：メールスレッド生成部
１２：メールスレッド分類部
１３：個人傾向指標算出部
１４：メンバ指標算出部
１５：特徴分類特定部
１６：メッセージ割当部
１７：メッセージ格納部
１８：メッセージ表示部
２０：メールクライアント
２１：メール制御部
２２：電子メール格納部
３０：メールサーバ
３１：サーバ側メール制御部
３２：全電子メール格納部
４０：他のユーザの業務効率化支援システム
５１：メール送受信監視部
５２：分類変化判定部
５３：スレッド分類記憶部
１００：メール利用状況分析システム
１０１：メールスレッド生成部
１０２：メールスレッド分類部
１０３：メッセージ割当部
１０４：電子メール格納部
１０５：メッセージ格納部
１１０：業務効率化支援システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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