(57)【要約】【課題】予め設定された転送先への転送に失敗したファクシミリ文書が記憶される領域が作業者の操作が認められない領域の場合にも、転送に失敗したファクシミリ文書の操作を行えるようにする。【解決手段】情報処理装置は、予め定めた転送先への転送が成功したファクシミリ文書を第１の領域から削除し、転送先への転送が失敗したファクシミリ文書を第１の領域から第２の領域に移動する管理手段を有し、第１の領域は、記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作が認められていない領域であり、第２の領域は、記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作が認められる領域である。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
予め定めた転送先への転送が成功したファクシミリ文書を第１の領域から削除し、転送先への転送が失敗したファクシミリ文書を当該第１の領域から第２の領域に移動する管理手段
を有し、
前記第１の領域は、記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作が認められていない領域であり、
前記第２の領域は、記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作が認められる領域である、情報処理装置。
【請求項２】
前記第２の領域に記憶されているファクシミリ文書に所有者がいる場合、前記管理手段は、当該ファクシミリ文書を操作可能な作業者を所有者又は管理者に制限する、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記第２の領域に記憶されているファクシミリ文書に所有者がいない場合、前記管理手段は、当該ファクシミリ文書を操作可能な作業者を管理者に制限する、請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第２の領域に記憶されているファクシミリ文書に所有者がいる場合、前記管理手段は、当該ファクシミリ文書を参照可能な作業者を所有者又は管理者に制限する、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記第２の領域に記憶されているファクシミリ文書に所有者がいない場合、前記管理手段は、当該ファクシミリ文書を参照可能な作業者を管理者に制限する、請求項１又は４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記第２の領域には、前記第１の領域とは異なる転送の規則の設定が可能である、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記規則により、前記第２の領域からのファクシミリ文書の転送先が、前記第１の領域からのファクシミリ文書の転送先とは異なる、請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記規則により、前記第２の領域から転送されたファイル名が、前記第１の領域から転送されたファクシミリ文書のファイル名とは異なる、請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記管理手段は、予め定めた条件を満たす場合に、転送先への転送に失敗したファクシミリ文書を前記第１の領域から前記第２の領域に移動する、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記条件は、転送が失敗した原因がネットワーク障害の場合である、請求項９に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
前記条件は、予め定めた特定の用語がファクシミリ文書から検出される場合である、請求項９に記載の情報処理装置。
【請求項１２】
前記条件は、ファクシミリ文書の所有者が特定の作業者であることである、請求項９に記載の情報処理装置。
【請求項１３】
前記第２の領域は初期状態から存在し、複製及び削除が禁止される、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項１４】
コンピュータに、
予め定めた転送先への転送が成功したファクシミリ文書を第１の領域から削除する機能と、
転送先への転送が失敗したファクシミリ文書を前記第１の領域から第２の領域に移動する機能と
を実行させるプログラムであり、
前記第１の領域は、記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作が認められていない領域であり、
前記第２の領域は、記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作が認められる領域であるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクシミリには、受信したファクシミリ文書を印刷せずに、予め設定された転送先に転送する機能を有するものがある。この機能は、ペーパーレスファックス機能と呼ばれる。転送先には、ファクシミリとネットワーク経由で接続されたサーバやコンピュータのフォルダ、特定のメールアドレス等が使用される。本機能により、作業者は、転送されたファクシミリ文書をコンピュータ端末上で閲覧し、選択的にファクシミリ文書を印刷することが可能になる。受信されたファクシミリ文書の全てを印刷せずに済むので、印刷コストの削減が可能になる。また、本機能は、ファクシミリが送受信されたファクシミリ文書のバックアップにも利用が可能である。
ところで、ファクシミリ文書が転送されるネットワークに障害が発生した場合等には、ファクシミリ文書の転送の失敗が起こり得る。その場合、転送先であるサーバ等にはファクシミリ文書が保存されない。また、ファクシミリ文書を添付したメールが特定のメールアドレスに届かなくなるため、ファクシミリ文書の受信に作業者が気づかない事態が起こり得る。また、転送先にファクシミリ文書が保存されない間に、ファクシミリ内からファクシミリ文書自体が削除される可能性もある。
そこで、既存の技術には、ファクシミリ文書の転送に失敗した場合には、自動的にファクシミリ文書を印刷する方法がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−４４３４５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、転送に失敗したファクシミリ文書を自動的に印刷すると、印刷されたファクシミリ文書が排出トレイ等に放置されることになる。結果として、宛先である作業者以外の人にファクシミリ文書が晒されることになり、セキュリティ上の問題が発生する。セキュリティに関する課題に対しては、該当するファクシミリ文書にアクセス可能な作業者を限定する手法の採用が考えられる。例えばアクセス権限を管理者に限定して登録する手法が考えられる。
しかし、送受信されたファクシミリ文書が一時的に記憶される領域については、送受信の履歴の確認が可能なだけで、保存されているファクシミリ文書の操作は行えない仕様になっている。すなわち、管理者であっても、転送に失敗したファクシミリ文書の印刷や再転送等の指示を行えない。
【０００５】
本発明は、予め設定された転送先への転送に失敗したファクシミリ文書が記憶される領域が作業者の操作が認められない領域の場合にも、転送に失敗したファクシミリ文書の操作を行えるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に記載の発明は、予め定めた転送先への転送が成功したファクシミリ文書を第１の領域から削除し、転送先への転送が失敗したファクシミリ文書を当該第１の領域から第２の領域に移動する管理手段を有し、前記第１の領域は、記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作が認められていない領域であり、前記第２の領域は、記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作が認められる領域である、情報処理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記第２の領域に記憶されているファクシミリ文書に所有者がいる場合、前記管理手段は、当該ファクシミリ文書を操作可能な作業者を所有者又は管理者に制限する、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記第２の領域に記憶されているファクシミリ文書に所有者がいない場合、前記管理手段は、当該ファクシミリ文書を操作可能な作業者を管理者に制限する、請求項１又は２に記載の情報処理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記第２の領域に記憶されているファクシミリ文書に所有者がいる場合、前記管理手段は、当該ファクシミリ文書を参照可能な作業者を所有者又は管理者に制限する、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記第２の領域に記憶されているファクシミリ文書に所有者がいない場合、前記管理手段は、当該ファクシミリ文書を参照可能な作業者を管理者に制限する、請求項１又は４に記載の情報処理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記第２の領域には、前記第１の領域とは異なる転送の規則の設定が可能である、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記規則により、前記第２の領域からのファクシミリ文書の転送先が、前記第１の領域からのファクシミリ文書の転送先とは異なる、請求項６に記載の情報処理装置である。
請求項８に記載の発明は、前記規則により、前記第２の領域から転送されたファイル名が、前記第１の領域から転送されたファクシミリ文書のファイル名とは異なる、請求項６に記載の情報処理装置である。
請求項９に記載の発明は、前記管理手段は、予め定めた条件を満たす場合に、転送先への転送に失敗したファクシミリ文書を前記第１の領域から前記第２の領域に移動する、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項１０に記載の発明は、前記条件は、転送が失敗した原因がネットワーク障害の場合である、請求項９に記載の情報処理装置である。
請求項１１に記載の発明は、前記条件は、予め定めた特定の用語がファクシミリ文書から検出される場合である、請求項９に記載の情報処理装置である。
請求項１２に記載の発明は、前記条件は、ファクシミリ文書の所有者が特定の作業者であることである、請求項９に記載の情報処理装置である。
請求項１３に記載の発明は、前記第２の領域は初期状態から存在し、複製及び削除が禁止される、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項１４に記載の発明は、コンピュータに、予め定めた転送先への転送が成功したファクシミリ文書を第１の領域から削除する機能と、転送先への転送が失敗したファクシミリ文書を前記第１の領域から第２の領域に移動する機能とを実行させるプログラムであり、前記第１の領域は、記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作が認められていない領域であり、前記第２の領域は、記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作が認められる領域であるプログラムである。
【発明の効果】
【０００７】
請求項１記載の発明によれば、予め設定された転送先への転送に失敗したファクシミリ文書が記憶される領域が作業者の操作が認められない領域の場合にも、転送に失敗したファクシミリ文書の操作を行えるようにできる。
請求項２記載の発明によれば、操作できる作業者を所有者又は管理者に限定できる。
請求項３記載の発明によれば、所有者が不明なファクシミリ文書の管理者による操作を可能にできる。
請求項４記載の発明によれば、参照可能な作業者の制限によりセキュリティを高めることができる。
請求項５記載の発明によれば、所有者が不明なファクシミリ文書の管理者による管理を可能にできる。
請求項６記載の発明によれば、第１の領域からの転送が成功したファクシミリ文書と第２の領域からの転送が成功した文書とを区別して管理できる。
請求項７記載の発明によれば、第１の領域からの転送が成功したファクシミリ文書が記憶される領域と第２の領域からの転送が成功した文書が記憶される領域とを区別できる。
請求項８記載の発明によれば、第１の領域からの転送が成功したファクシミリ文書と第２の領域からの転送が成功した文書をファイル名で区別できる。
請求項９記載の発明によれば、第１の領域から第２の領域への移動に条件を設けて管理できる。
請求項１０記載の発明によれば、ネットワーク障害からの復旧作業中にファクシミリ文書が失われないようにできる。
請求項１１記載の発明によれば、重要性が高いファクシミリ文書が失われないようにできる。
請求項１２記載の発明によれば、重要性の高いファクシミリ文書が失われないようにできる。
請求項１３記載の発明によれば、転送に失敗したファクシミリ文書が失われないようにできる。
請求項１４記載の発明によれば、予め設定された転送先への転送に失敗したファクシミリ文書が記憶される領域が作業者の操作が認められない領域の場合にも、転送に失敗したファクシミリ文書の操作を行えるようにできる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】実施の形態１で使用する情報処理システムの概念構成を説明する図である。
【図２】実施の形態１で使用する画像形成装置の構成例を説明する図である。
【図３】画像形成装置によるファクシミリ文書の送信又は受信に伴い実行される処理動作の例を説明するフローチャートである。
【図４】ファクシミリ文書の転送の概要を説明する図である。（Ａ）は送信又は受信されたファクシミリ文書の転送を示し、（Ｂ）は転送が成功した場合を示し、（Ｃ）は転送が失敗した場合を示す。
【図５】再転送ボックスに記憶されているファクシミリ文書を端末から参照する場合に表示される操作画面の例を説明する図である。
【図６】再転送ボックスに記憶されているファクシミリ文書を端末から参照する場合に表示される操作画面の他の例を説明する図である。
【図７】画像形成装置による再転送処理の例を説明するフローチャートである。
【図８】ファクシミリ文書の再転送を説明する図である。（Ａ）は再転送ボックスからの再転送を示し、（Ｂ）は再転送が成功した状態を示す。
【図９】転送の対象が同じでも転送の場合と再転送の場合とで異なるファイル名を使用する例を説明する図である。（Ａ）はファクシミリ送受信ボックスから転送する場合を示し、（Ｂ）は再転送ボックスから再転送する場合を示す。
【図１０】転送の対象が同じでも転送の場合と再転送の場合とで記憶される領域が異なる例を説明する図である。（Ａ）はファクシミリ送受信ボックスから転送する場合を示し、（Ｂ）は再転送ボックスから再転送する場合を示す。
【図１１】画像形成装置によるファクシミリ文書の送信又は受信に伴い実行される処理動作の他の例を説明するフローチャートである。
【図１２】転送の条件の一例を説明する図表である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。
＜実施の形態１＞
＜システムの全体構成＞
図１は、実施の形態１で使用する情報処理システム１の概念構成を説明する図である。
図１に示す情報処理システム１は、公衆回線１０と、公衆回線１０に接続されたファクシミリ２０Ａ及び２０Ｂと事業者システム３０とで構成されている。
図１の場合、ファクシミリ２０Ａは、事業者システム３０に対するファクシミリ文書の送信元であり、ファクシミリ２０Ｂは、事業者システム３０によるファクシミリ文書の送信先である。もっとも、ファクシミリ機能を有する装置であれば、公衆回線１０を通じて事業者システム３０に接続される装置はファクシミリ２０Ａ及び２０Ｂに限らない。
【００１０】
事業者システム３０は、ローカルエリアネットワーク３１と、ファクシミリ機能を有する画像形成装置３２と、画像形成装置３２が送受信したファクシミリ文書の転送先として用いられるファイルサーバ３３と、管理者や作業者が操作する端末３４とを有している。図中、画像形成装置３２及び端末３４はそれぞれ１台であるが、いずれも複数台でもよい。本実施の形態の場合、管理者は、画像形成装置３２の保守や管理に必要とされる機能にアクセスするための特別な権限が与えられている作業者をいう。本実施の形態における管理者は、画像形成装置３２の全ての機能にアクセスする権限が与えられている。換言すると、管理者以外の作業者は、個別に権限が与えられた機能にしかアクセスが許されない。
図１に示すように、画像形成装置３２、ファイルサーバ３３及び端末３４は、ローカルエリアネットワーク３１を介して互いに接続されている。
【００１１】
図１の場合、ファイルサーバ３３は、画像形成装置３２と同じローカルエリアネットワーク３１上に存在するが、インターネットやクラウドネットワーク上に存在してもよい。
本実施の形態の場合、ファイルサーバ３３は、ファクシミリ文書の転送先として画像形成装置３２に設定されている。なお、ファイルサーバ３３に設けられている特定のフォルダが転送先でもよい。
ファクシミリ文書の転送先は端末３４でもよい。端末３４を転送先とする場合、端末３４で管理される記憶領域にも受けられている特定のフォルダやメールアドレスが転送先として指定される。
【００１２】
＜画像形成装置の構成＞
図２は、実施の形態１で使用する画像形成装置３２の構成例を説明する図である。
図２に示す画像形成装置３２は、システム全体を制御するシステム制御部３０１と、原稿の画像イメージを読み取る画像読取部３０２と、記録媒体の一例である用紙上に画像を形成する画像形成部３０３と、画像データが表す画像に色補正や階調補正等の処理を加える画像処理部３０４と、画像データ等を記憶する記憶部３０５と、作業者による操作の受け付けや情報の表示に使用される操作及び表示部３０６と、ファクシミリ通信を制御するファクシミリ制御部３０７と、ネットワーク通信を制御するネットワーク制御部３０８とを有している。
すなわち、実施の形態１における画像形成装置３２には、原稿の画像イメージを読み取る機能、用紙に画像を形成する機能、ファクシミリ通信を制御する機能を含む複数の機能が設けられている。本実施の形態における画像形成装置３２は、情報処理装置の一例である。
なお、画像形成装置３２を構成する各部は、バス３０９や不図示の信号線を通じて接続されている。
【００１３】
システム制御部３０１は、ＣＰＵ（＝Central Processing Unit）と、ファームウェアやＢＩＯＳ（＝Basic Input Output System）等が記憶されたＲＯＭ（＝Read Only Memory）と、ワークエリアとして用いられるＲＡＭ（＝Random Access Memory）等を有している。システム制御部３０１は、いわゆるコンピュータであり、プログラムの実行を通じて各種の機能を提供する。
本実施の形態におけるシステム制御部３０１は、例えば送信又は受信したファクシミリ文書のファイルサーバ３３（図１参照）への転送を管理する機能も提供する。ここでのシステム制御部３０１は、管理手段の一例である。
【００１４】
画像読取部３０２は、原稿のコピーやファクシミリ送信に使用する原稿の読み取りに使用されるデバイスであり、スキャナとも呼ばれる。本実施の形態における画像読取部３０２には、原稿を自動的に搬送するデバイスも取り付けられている。
画像形成部３０３は、電子写真方式やインクジェット方式等により記録媒体の一例である用紙上に画像を形成するデバイスである。画像形成部３０３には、用紙を搬送するデバイスも含まれる。
画像処理部３０４は、画像データを印刷に適したデータに処理するための専用のプロセサや処理回路等で構成される。
【００１５】
記憶部３０５は、不揮発性の記憶装置であり、例えばハードディスク装置等によって構成される。記憶部３０５には、画像読取部３０２で読み取られた原稿の画像イメージに対応する画像データ、ネットワーク通信により外部から与えられる画像データ、ファクシミリ通信を通じて送信又は受信されたファクシミリ文書等が保存される。
このうち、送信又は受信されたファクシミリ文書は、記憶部３０５に確保されている専用の領域に記憶される。本実施の形態では、この専用の領域をファクシミリ送受信ボックス３０５Ａという。ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａは、画像形成装置３２の出荷段階から存在する。換言すると、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａは、初期段階から存在する。なお、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａは、複製、削除及び変更が許されない不変の領域である。
【００１６】
ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａは、送信又は受信されたファクシミリ文書がファイルサーバ３３に転送されるまでの一時的な記憶領域として使用される。このため、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａに記憶されているファクシミリ文書に対する作業者の操作は許されていない。換言すると、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａには、システム制御部３０１によるアクセスだけが許容されている。
なお、ファイルサーバ３３等への転送が成功したファクシミリ文書は、システム制御部３０１の制御により、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａから自動的に削除される。ここでのファクシミリ送受信ボックス３０５Ａは第１の領域の一例である。
【００１７】
また、本実施の形態における記憶部３０５には、ファイルサーバ３３等への転送が失敗したファクシミリ文書を記憶するための専用の領域が確保されている。本実施の形態では、この専用の領域を再転送ボックス３０５Ｂという。再転送ボックス３０５Ｂも、画像形成装置３２の出荷段階から存在する。換言すると、再転送ボックス３０５Ｂは、初期段階から存在する。再転送ボックス３０５Ｂも、複製、削除及び変更が許されない不変の領域である。換言すると、再転送ボックス３０５Ｂの複製、削除及び変更は禁止されている。
再転送ボックス３０５Ｂは、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａからファイルサーバ３３への転送が失敗したファクシミリ文書の記憶専用に使用される。換言すると、再転送ボックス３０５Ｂは、ファイルサーバ３３等への転送が失敗したファクシミリ文書の移動先として用いられる。再転送ボックス３０５Ｂへの移動の後、移動されたファクシミリ文書は、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａから削除される。
【００１８】
本実施の形態の場合、再転送ボックス３０５Ｂに記憶されているファクシミリ文書には、作業者による参照や操作が許容されている。従って、作業者は、再転送ボックス３０５Ｂに記憶されているファクシミリ文書を参照し、又は、必要な操作を行うことが可能である。
本実施の形態の場合、再転送ボックス３０５Ｂに記憶されているファクシミリ文書のファイル名や属性は、参照が許容されている作業者が操作する端末３４（図１参照）の操作画面に表示される。ここでの属性には、例えば送信先又は送信元のファクシミリ番号、送信又は受信の時刻、送信又は受信の結果の情報が含まれる。
操作が許容されている作業者は、作業画面上に表示されるファイルの内容の閲覧、ファイル名等の変更、ファイルの印刷、転送、移動、取り出し、削除等が可能である。
【００１９】
もっとも、本実施の形態では、作業者の参照及び操作には、権限に応じた制限が設けられている。
例えばファクシミリ文書を送信した作業者は、自身が送信したファクシミリ文書を参照することも操作することも許されるが、他者が送信したファクシミリ文書については参照することも操作することも許されない。ここでのファクシミリ文書を送信した作業者は、ファクシミリ文書の所有者の一例である。
また例えば受信したファクシミリ文書をＯＣＲ（＝Optical Character Recognition）処理して宛先とする作業者や部門名を特定できた場合には、該当する作業者や部門に属する作業者だけが受信したファクシミリ文書を参照し又は操作することが許される。ここでのファクシミリ文書の宛先である作業者は、ファクシミリ文書の所有者の一例である。
【００２０】
なお、送信した作業者や宛先である作業者を特定できない場合でも、管理者には、該当するファクシミリ文書の参照と操作が許される。換言すると、管理者は、所有者がいないファクシミリ文書の参照と操作が許される。もっとも、管理者は、全てのファクシミリ文書を参照し又は操作することが可能である。
ところで、参照の権限と操作の権限は、独立に設定することも可能である。例えば参照は許されても操作は許されないという設定も可能である。この反対も可能である。
これらの設定は、再転送ボックス３０５Ｂの管理用の規則として与えられる。この管理用の規則は、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａとは別に管理される。管理用の規則は、いつでも変更が可能である。
【００２１】
管理用の規則には、再転送に関する規則を含めることも可能である。
再転送に関する規則には、再転送ボックス３０５Ｂから再転送されるファクシミリ文書の転送先、再転送を実行するタイミング、再転送で用いるファイル名を付与する規則等を含めることが可能である。
もっとも、再転送に関する規則は、再転送ボックス３０５Ｂに記憶されているファクシミリ文書の参照や操作を管理する規則とは別に用意してもよい。
なお、ファイルサーバ３３等への転送が成功したファクシミリ文書は、システム制御部３０１の制御により、再転送ボックス３０５Ｂから自動的に削除される。ここでの再転送ボックス３０５Ｂは第２の領域の一例である。
【００２２】
操作及び表示部３０６は、操作パネル等に配置されるスイッチやボタン、情報の表示に用いられる液晶ディスプレイや有機ＥＬ（＝Electro Luminescence）ディスプレイ、ディスプレイに表示されたソフトキーに対する作業者の操作を検知するタッチセンサ等で構成される。
ファクシミリ制御部３０７は、例えば送信ジョブの制御、受信ジョブの制御、実行の結果を含むログの記憶を制御する。
ネットワーク制御部３０８は、ローカルエリアネットワーク３１（図１参照）経由でファイルサーバ３３（図１参照）や端末３４（図１参照）との通信を制御する。
【００２３】
＜処理動作の例＞
＜ファクシミリ文書の送信又は受信に伴い実行される動作＞
図３は、画像形成装置３２（図１参照）によるファクシミリ文書の送信又は受信に伴い実行される処理動作の例を説明するフローチャートである。
図３に示す処理動作は、システム制御部３０１（図２参照）によるプログラムの実行を通じて実現される。なお、図中に示す記号のＳはステップを意味する。
【００２４】
まず、システム制御部３０１は、ファクシミリ文書の送信又は受信が完了したか否かを判定する（ステップ１）。ステップ１で否定結果が得られている間、システム制御部３０１は、判定を繰り返す。なお、送信又は受信が完了したファクシミリ文書は、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａに一時的に記憶される。
ステップ１で肯定結果が得られると、システム制御部３０１は、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａに記憶されているファクシミリ文書の転送ジョブを実行する（ステップ２）。具体的には、システム制御部３０１は、転送先として設定されているファイルサーバ３３（図１参照）へのファクシミリ文書の転送を試みる。
【００２５】
続いて、システム制御部３０１は、転送が成功したか否かを判定する（ステップ３）。
ステップ３で肯定結果が得られた場合、システム制御部３０１は、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａからファクシミリ文書を削除し（ステップ４）、処理を終了する。
一方、ステップ３で否定結果が得られた場合、システム制御部３０１は、転送に失敗したファクシミリ文書をファクシミリ送受信ボックス３０５Ａから再転送ボックス３０５Ｂに移動する（ステップ５）。移動であるので、対象とするファクシミリ文書は、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａから削除される。
【００２６】
この後、システム制御部３０１は、再転送文書リストの末尾に転送ジョブの文書番号を登録する（ステップ６）。因みに、再転送文書リストは、例えば記憶部３０５に記憶される。
ここでの文書番号は、文書を識別する番号であり、転送ジョブ毎に付与される。文書番号は、文書を管理する情報の一例である。文書番号は、画像形成装置３２（図１参照）毎に管理される。
再転送文書リストには、ファイルサーバ３３（図１参照）への転送が失敗に終わったファクシミリ文書を管理する文書番号がリスト形式で記憶される。再転送は、再転送文書リストの先頭から順番に実行される。
【００２７】
図４は、ファクシミリ文書の転送の概要を説明する図である。（Ａ）は送信又は受信されたファクシミリ文書の転送を示し、（Ｂ）は転送が成功した場合を示し、（Ｃ）は転送が失敗した場合を示す。
前述したように、ファクシミリ文書の送信又は受信が完了すると、（Ａ）に示すように、ファイルサーバ３３への転送ジョブが実行される。ローカルエリアネットワーク３１（図１参照）等に障害がなければ、（Ｂ）に示すように、ファクシミリ文書はファイルサーバ３３に転送される。また、この場合、転送が成功したファクシミリ文書は、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａから削除される。
一方、ファクシミリ文書の転送が失敗した場合、（Ｃ）に示すように、該当するファクシミリ文書は、再転送ボックス３０５Ｂに移動される。移動であるので、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａから該当するファクシミリ文書は削除される。
【００２８】
このように本実施の形態では、転送に失敗したファクシミリ文書、すなわち再転送待ちのファクシミリ文書の全てが、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａから再転送ボックス３０５Ｂに移動される。このため、再転送待ちのファクシミリ文書がファクシミリ送受信ボックス３０５Ａに蓄積され続けることが無くなる。換言すると、蓄積され続ける再転送待ちのファクシミリ文書の増加によってファクシミリ送受信ボックス３０５Ａの空き容量が圧迫されることが無くなる。結果的に、ファクシミリ文書の送受信のパフォーマンスの低下が回避される。
【００２９】
また、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａだけを用いる場合には、ファクシミリ文書の送受信のためのアクセスだけでなく、ファクシミリ文書の転送のためのアクセスや再転送のためのアクセスもファクシミリ送受信ボックス３０５Ａに集中する。この場合、アクセスの衝突が起こり易くなり、ファクシミリ文書の送受信のパフォーマンスが低下する可能性がある。しかし、本実施の形態のように、再転送待ちのファクシミリ文書を再転送ボックス３０５Ｂに移動する場合には、アクセスの衝突が起こり難くなり、ファクシミリ文書の送受信のパフォーマンスの低下が回避される。
また、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａだけを用いる場合には、何らかの事情で、再転送待ちのファクシミリ文書がファクシミリ送受信ボックス３０５Ａから失われてしまう可能性がある。しかし、本実施の形態のように、再転送ボックス３０５Ｂを用いることで、再転送が成功するまで、再転送待ちのファクシミリ文書を保管することが可能になる。
【００３０】
また、本実施の形態における再転送ボックス３０５Ｂは、作業者による参照や操作が可能な領域である。このため、転送に失敗した再転送待ち中のファクシミリ文書についても、ファイルサーバ３３（図１参照）に蓄積されている場合と同様に端末３４（図１参照）から参照し、又は、操作することが可能になる。
図５は、再転送ボックス３０５Ｂに記憶されているファクシミリ文書を端末３４から参照する場合に表示される操作画面の例を説明する図である。
図５の場合、再転送ボックス３０５Ｂには、３つのファクシミリ文書＃１、＃２、＃３が記憶されている。このうち、ファクシミリ文書＃１の所有者はＡさんであり、ファクシミリ文書＃２の所有者はＣさんである。また、ファクシミリ文書＃３の所有者は不明である。
【００３１】
この場合に、Ａさんが端末３４を用いて再転送ボックス３０５Ｂを参照したとする。この場合、Ａさんが操作する端末３４の操作画面には、Ａさんが所有者であるファクシミリ文書＃１だけが表示される。なお、Ｃさんが再転送ボックス３０５Ｂを参照した場合には、ファクシミリ文書＃２だけが操作画面上に表示される。
ところで、Ｂさんが所有者であるファクシミリ文書は再転送ボックス３０５Ｂに記憶されていない。このため、Ｂさんが再転送ボックス３０５Ｂを参照しても、Ｂさんの端末３４の操作画面上には何も表示されない。
なお、管理者が操作する端末３４の操作画面には、再転送ボックス３０５Ｂに記憶されているファクシミリ文書＃１、＃２、＃３の全てが表示される。
ここでの表示は、Ａさん、Ｂさん、管理者が画像形成装置３２（図２参照）の操作及び表示部３０６（図２参照）を操作する場合についても同様である。ただし、認証機能により画像形成装置３２を操作する作業者が特定されることが前提である。
【００３２】
図６は、再転送ボックス３０５Ｂに記憶されているファクシミリ文書を端末３４から参照する場合に表示される操作画面の他の例を説明する図である。図６には、図５との対応部分に対応する符号を付して示している。
図６に示す例では、再転送ボックス３０５Ｂに記憶されているファクシミリ文書の存在については、操作者が誰であっても参照が可能である。具体的には、Ａさんが操作する端末３４の操作画面にも、Ｂさんが操作する端末３４の操作画面にも、再転送ボックス３０５Ｂにファクシミリ文書＃１、＃２、＃３が存在することが表示される。
ただし、ファクシミリ文書＃１、＃２、＃３の操作が可能であるのは、操作者が所有者であるファクシミリ文書だけである。
【００３３】
このため、Ａさんが操作する端末３４の操作画面では、ファクシミリ文書＃１だけが操作可能に表示され、ファクシミリ文書＃２とファクシミリ文書＃３は操作不能に表示されている。図６では操作可能なファクシミリ文書を白地で示し、操作不能なファクシミリ文書を網掛けで示している。
従って、Ｂさんが操作する端末３４の操作画面では、ファクシミリ文書＃１、＃２、＃３の全てが網掛けで表示されている。
なお、管理上の権限を有する管理者が操作する端末３４の操作画面の場合、ファクシミリ文書＃１、＃２、＃３の全てが白地で表示されている。
このように、ファクシミリ文書を操作できるのは、ファクシミリ文書の所有者だけである。従って、再転送待ち中のファクシミリ文書の内容が、権限を有しない作業者に見られる心配がない。
【００３４】
＜再転送処理＞
図７は、画像形成装置３２（図１参照）による再転送処理の例を説明するフローチャートである。
図７に示す処理動作は、システム制御部３０１（図２参照）によるプログラムの実行を通じて実現される。なお、図中に示す記号のＳはステップを意味する。
前述したように、再転送ボックス３０５Ｂに対しては再転送に関する規則が設定されており、規則の１つとして再転送を実行するタイミングが規定されている。本実施の形態の場合、再転送を実行するタイミングには、例えば画像形成装置３２（図１参照）の起動時、予め指定された日時、ネットワーク接続の設定時又は変更時が規定されている。図７には、再転送を実行するタイミングの１つである画像形成装置３２の起動時の例を示している。
【００３５】
この例の場合、システム制御部３０１は、電源オンによる起動処理が完了したか否かを判定する（ステップ１１）。ステップ１１で否定結果が得られている間、システム制御部３０１は、判定を繰り返す。
ステップ１１で肯定結果が得られると、システム制御部３０１は、再転送文書リストの先頭に位置する文書番号を取得する（ステップ１２）。
次に、システム制御部３０１は、取得された文書番号に対応するファクシミリ文書の再転送ジョブを実行する（ステップ１３）。
続いて、システム制御部３０１は、再転送が成功したか否かを判定する（ステップ１４）。
ステップ１４で否定結果が得られた場合、システム制御部３０１は、今回の再転送を終了する。再転送が失敗する原因は、他の再転送待ちのファクシミリ文書にも共通するためである。この場合、再転送文書リストの内容は、次回の再転送のタイミングまで保持される。
【００３６】
一方、ステップ１４で肯定結果が得られた場合、システム制御部３０１は、再転送に成功した文書番号を再転送文書リストから削除し、対応するファクシミリ文書を再転送ボックス３０５Ｂから削除する（ステップ１５）。
次に、システム制御部３０１は、再転送文書リストから次の文書番号を取得する（ステップ１６）。
この後、システム制御部３０１は、次の文書番号があるか否かを判定する（ステップ１７）。
ステップ１７で肯定結果が得られた場合、システム制御部３０１は、ステップ１３に戻り、新たに取得した文書番号に対応するファクシミリ文書についての再転送を実行する。一方、ステップ１７で否定結果が得られた場合、システム制御部３０１は、再転送の処理を終了する。
【００３７】
図８は、ファクシミリ文書の再転送を説明する図である。（Ａ）は再転送ボックス３０５Ｂからの再転送を示し、（Ｂ）は再転送が成功した状態を示す。
図８に示すように、本実施の形態の場合には、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａからの転送に失敗したファクシミリ文書は、再転送ボックス３０５Ｂからファイルサーバ３３に再転送され、再転送の成功後に再転送ボックス３０５Ｂから削除される。なお、再転送に失敗した場合には、（Ａ）に示す状態が維持される。
前述したように、再転送に関する規則は、再転送ボックス３０５Ｂについて適用される規則であり、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａに適用される規則とは別に管理される。
以下では、再転送に関する規則の一例について説明する。
【００３８】
図９は、転送の対象が同じでも転送の場合と再転送の場合とで異なるファイル名を使用する例を説明する図である。（Ａ）はファクシミリ送受信ボックス３０５Ａから転送する場合を示し、（Ｂ）は再転送ボックス３０５Ｂから再転送する場合を示す。
図９に示す例の場合、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａからファイルサーバ３３に転送されたファクシミリ文書には、ファクシミリ文書の名称の末尾に「00」を付加したファイル名が使用される。一方、再転送ボックス３０５Ｂからファイルサーバ３３に転送されたファクシミリ文書には、ファクシミリ文書の名称の末尾に「01」を付加したファイル名が使用される。
この結果、作業者はファイルサーバ３３に記憶されているファクシミリ文書のファイル名を見るだけで、再転送が実行されたのか否かを知ることが可能である。
【００３９】
図１０は、転送の対象が同じでも転送の場合と再転送の場合とで記憶される領域が異なる例を説明する図である。（Ａ）はファクシミリ送受信ボックス３０５Ａから転送する場合を示し、（Ｂ）は再転送ボックス３０５Ｂから再転送する場合を示す。
図１０に示す例の場合、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａからの転送先はファイルサーバ３３Ａであるのに対し、再転送ボックス３０５Ｂからの転送先はファイルサーバ３３Ｂである。なお、ファイルサーバ３３Ａとファイルサーバ３３Ｂは物理的に異なるサーバでもよいし、単一のサーバ内に設けられる異なるフォルダでもよい。
転送先を区別することにより、１回目の転送が成功したファクシミリ文書と１回目の転送が失敗したために再転送されたファクシミリ文書とを区別して管理することが可能になる。
【００４０】
＜他の実施の形態＞
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上述した実施の形態に記載の範囲に限定されない。上述した実施の形態に、種々の変更又は改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。
【００４１】
例えば前述の実施の形態１の場合には、転送に失敗したファクシミリ文書の全てを再転送ボックス３０５Ｂに移動させているが、予め定めた移動の条件を満たすファクシミリ文書に限り、再転送ボックス３０５Ｂに転送してもよい。
図１１は、画像形成装置３２（図１参照）によるファクシミリ文書の送信又は受信に伴い実行される処理動作の他の例を説明するフローチャートである。図１１には、図３との対応部分に対応する符号を付して示している。
図１１に示す例では、ステップ３で否定結果が得られた場合に、再転送ボックス３０５Ｂに対する移動の条件を満たすか否かを判定するステップ２１が設けられている。ここでの移動の条件は、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａに対する管理用の規則として事前に設定されている。
なお、システム制御部３０１（図２参照）は、移動の条件を満たす場合にはステップ５に進むが、移動の条件を満たさない場合には処理を終了する。
【００４２】
図１２は、転送の条件の一例を説明する図表である。
図１２には、６つの条件を例示している。
条件１は、転送が失敗した原因がネットワーク障害である場合である。転送が失敗した原因がネットワーク障害の場合、ネットワーク障害の復旧までに時間を要する蓋然性が高い。ネットワーク障害の復旧までの時間が長くなれば、それだけファクシミリ送受信ボックス３０５Ａに蓄積されるファクシミリ文書の数も増加する。前述したように、ファクシミリ送受信ボックス３０５Ａに記憶されるファクシミリ文書は、外部から気づかれない可能性も高く、空き容量の不足などからファクシミリ文書が失われる可能性も高くなる。そこで、転送が失敗した原因がネットワーク障害である場合には、優先的に再転送ボックス３０５Ｂに移動させ、ファクシミリ文書が失われないようにする。
【００４３】
条件２は、予め登録されている送信元又は特定の送信先に該当する場合である。送信元や送信先が重要な顧客や部門等である場合にはファクシミリ文書の重要性が高い。そこで、予め登録されている送信元又は特定の送信先に該当する場合には、優先的に再転送ボックス３０５Ｂに移動させ、ファクシミリ文書が失われないようにする。なお、送信元又は送信先の情報は、ファクシミリ文書をＯＣＲ処理を通じて取得する。
条件３は、ファクシミリ文書中から予め定めた用語が検出される場合である。予め定めた用語には、例えば重要、秘密、至急、危険の他、特定の名詞や名前がある。これらの用語を含むファクシミリ文書は保存の必要性が高い。そこで、ファクシミリ文書から予め定めた用語が検出される場合には、優先的に再転送ボックス３０５Ｂに移動させ、ファクシミリ文書が失われないようにする。これらの用語が含まれるか否かは、ファクシミリ文書をＯＣＲ処理した結果を用いて判定する。
【００４４】
条件４は、ファックス文書のデータ量が予め定めたサイズ以下の場合である。再転送ボックス３０５Ｂに割り当てられている記憶容量にも制限がある。このため、データ量が大きいファックス文書を再転送ボックス３０５Ｂに移動させると、優先的に移動させるべきファクシミリ文書の移動に支障が生じる可能性がある。そこで、データ量が予め定めたサイズ以下のファックス文書を優先的に再転送ボックス３０５Ｂに移動させ、該当するファクシミリ文書が失われないようにする。
条件５は、予め定めた時間帯の場合である。例えば夜中等の作業者がいない時間帯の場合、転送に失敗したファクシミリ文書を再転送ボックス３０５Ｂに移動しなくても、実務上の支障は生じない。そこで、日中等の作業者が活動している時間帯を予め設定しておくことで、優先的に再転送ボックス３０５Ｂに移動されるようにする。なお、夜中等の作業者がいない時間帯に受信等されたファクシミリ文書であっても、作業者が活動する時間帯になると、再転送ボックス３０５Ｂに移動される。
【００４５】
条件６は、ファクシミリ文書の所有者が予め登録されている特定のユーザである場合である。前述したように、ファクシミリ文書の所有者には、ファクシミリ文書を送信した作業者やファクシミリ文書の宛先である作業者等が含まれる。作業者毎にファクシミリ文書を再転送ボックス３０５Ｂに移動させるか否かを事前に設定しておけば、重要性の高いファックス文書を優先的に再転送ボックス３０５Ｂに移動させることが可能になる。
なお、再転送ボックス３０５Ｂへのファクシミリ文書の移動は、再転送ボックス３０５Ｂに予め定めたサイズ以上の空き容量が存在することを条件としてもよいし、移動するファクシミリ文書のデータのサイズよりも多い空き容量が存在することを条件としてもよい。
【００４６】
また、前述の実施の形態１では、ファクシミリ文書の転送及び再転送を制御する機能を有する装置の一例として、ファクシミリ機能を有する画像形成装置３２（図１参照）を例示したが、前述した機能を有する装置は画像形成装置３２に限らない。例えば実施の形態で説明した機能を有する装置は、ファクシミリ２０（図１参照）でもよい。ここでのファクシミリ２０も情報処理装置の一例である。また、実施の形態で説明した機能を有する装置は、ファクシミリ機能に関する処理を制御又は管理するサーバその他の情報処理装置でもよい。
【符号の説明】
【００４７】
１…情報処理システム、１０…公衆回線、２０…ファクシミリ、３０…事業者システム、３２…画像形成装置、３３、３３Ａ、３３Ｂ…ファイルサーバ、３０１…システム制御部、３０５Ａ…ファクシミリ送受信ボックス、３０５Ｂ…再転送ボックス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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