(57)【要約】【課題】ＴＶ会議システムで接続された各会議室の参加者に資料を配布する際の宛先情報を容易に収集することのできる会議管理サーバを提供する。【解決手段】会議名と会議の開催日時を含む会議識別情報を複合機３０から会議管理サーバ１０へ送信すると（Ｐ２）、会議管理サーバ１０はその情報と会議履歴からその会議で接続されたＴＶ会議システム３およびその会議室名を特定し（Ｐ３、Ｐ４）、該会議室名と会議開催日時を入退室管理システム５に送信して（Ｐ５）その会議室に会議開催日時に入室していた人の名前（会議参加者名）を取得し（Ｐ６、Ｐ７）、この会議参加者名を社員管理システム７に送信して（Ｐ８）各会議参加者の電子メールアドレスを取得して（Ｐ９、Ｐ１０）、これを複合機３０に転送する（Ｐ１１）。複合機３０は会議管理サーバ１０から受信した電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する（P12）。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議識別情報を受信する会議識別情報受信部と、
前記会議識別情報受信部で受信した会議識別情報が示す会議で接続されたＴＶ会議システムを特定する接続システム特定部と、
前記接続システム特定部によって特定されたＴＶ会議システムが使用された会議室を特定する会議室特定部と、
前記会議室特定部によって特定された会議室を前記会議識別情報の送信元へ通知する通知部と、
を有する
ことを特徴とする会議管理サーバ。
【請求項２】
前記会議識別情報が示す会議の開催時間に前記会議室特定部によって特定された会議室に居た前記会議の参加者を、会議室への人の入退室を管理する入退室管理システムに問い合わせて特定する参加者特定部をさらに備え、
前記通知部は、前記会議室特定部によって特定された会議室に代えてもしくは前記会議室に加えて、前記参加者特定部によって特定された参加者を前記前記会議識別情報の送信元へ通知する
ことを特徴とする請求項１に記載の会議管理サーバ。
【請求項３】
前記参加者特定部によって特定された参加者の電子メールアドレスを、所定のユーザ情報管理システムに問い合わせて特定する宛先特定部をさらに備え、
前記通知部は、前記参加者特定部によって特定された参加者に代えてもしくは前記参加者に加えて、前記宛先特定部によって特定された前記参加者の電子メールアドレスを前記前記会議識別情報の送信元へ通知する
ことを特徴とする請求項２に記載の会議管理サーバ。
【請求項４】
前記参加者特定部は、前記入退室管理システムに問い合わせることに代えて、前記会議室特定部によって特定された会議室に前記会議の開催時に居た人を撮影した写真データを入手し、所定のユーザ情報管理システムに前記写真データに映っている人を問い合わせて前記会議の参加者を特定する
ことを特徴とする請求項２または３に記載の会議管理サーバ。
【請求項５】
前記接続システム特定部は、前記会議識別情報受信部で受信した会議識別情報が示す会議で、所定時間以上接続されたＴＶ会議システムのみを特定する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１つに記載の会議管理サーバ。
【請求項６】
資料を会議の参加者に送信する資料送付装置と、請求項１乃至５のいずれか１つに記載の会議管理サーバとが通信可能に接続された会議管理システムであって、
前記資料送付装置は、会議の選択を受ける選択部と、
前記選択部で選択され会議の会議識別情報を前記会議管理サーバに送信する送信部と、
前記送信部が送信した前記会議識別情報に対して前記会議管理サーバから通知された情報を受信する通知受信部と、
前記通知受信部が受信した情報に基づいて、前記資料の宛先を設定する宛先設定部と、
前記宛先設定部が設定した宛先に前記資料を送信する資料送信部と、
を有する
ことを特徴とする会議管理システム。
【請求項７】
前記通知部は少なくとも前記会議室特定部によって特定された会議室を前記資料送付装置に通知し、
前記資料送付装置は、前記会議管理サーバから通知された会議室の選択を受ける会議室選択部を備え、前記会議室選択部で選択された会議室で前記会議に参加した参加者を前記資料の宛先に設定する
ことを特徴とする請求項６に記載の会議管理システム。
【請求項８】
サーバのＣＰＵで実行されるプログラムであって、
前記サーバを、請求項１乃至５のいずれか１つに記載の会議管理サーバとして機能させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＴＶ会議の参加者を管理する会議管理サーバ、プログラムおよび会議管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
複合機のScan To Email機能を利用して会議の資料をその会議の参加者に配布するといったことがよく行われる。
【０００３】
会議の議事録を送信する技術として、たとえば、下記特許文献１には、デジタルカメラで撮影した議事録をその撮影を行った人に電子メールで送信する機能を備えたデジタルカメラが開示されている。
【０００４】
また、下記特許文献２には、会議終了後にその会議の出席者に議事録や資料を送る場合に、出席予定であったが出席しなかった人や出席予定がないのに出席した人に対して送付する資料に制限を設ける技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−２２７８１０号公報
【特許文献２】特開２００６−１７１８２５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
複合機のScan To Email機能を利用して会議の資料をその会議の参加者に配布するには、会議の参加者全員の電子メールアドレスを宛先として複合機に設定する必要がある。しかし、流動的なメンバーで打ちあわせをする等の場合、宛先となる各参加者の電子メールアドレスを集約して複合機に設定するのに手間がかかる。特にＴＶ会議システムを利用して遠隔地の複数の会議室を接続して会議を行う場合には、参加者が多岐に渡り、資料の配布を担当する一人の管理者がすべての会議室の参加者を把握してその宛先を集約することは難しく、各会議室の担当者に依頼して宛先を集める等の作業が必要となり、時間と手間を要していた。
【０００７】
前述した特許文献１、２に開示の技術では、ＴＶ会議で接続された各会議室の参加者を特定して資料の宛先を集約することはできず、上記の問題は解決できない。
【０００８】
本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、ＴＶ会議システムで接続された各会議室の参加者に資料を配布する際の宛先情報を容易に収集することのできる会議管理サーバ、会議管理システムおよびプログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
【００１０】
［１］会議識別情報を受信する会議識別情報受信部と、
前記会議識別情報受信部で受信した会議識別情報が示す会議で接続されたＴＶ会議システムを特定する接続システム特定部と、
前記接続システム特定部によって特定されたＴＶ会議システムが使用された会議室を特定する会議室特定部と、
前記会議室特定部によって特定された会議室を前記会議識別情報の送信元へ通知する通知部と、
を有する
ことを特徴とする会議管理サーバ。
【００１１】
上記発明では、会議管理サーバは、会議識別情報が指定する会議でＴＶ会議システムを使用して接続された各会議室を特定して通知する。
【００１２】
［２］前記会議識別情報が示す会議の開催時間に前記会議室特定部によって特定された会議室に居た前記会議の参加者を、会議室への人の入退室を管理する入退室管理システムに問い合わせて特定する参加者特定部をさらに備え、
前記通知部は、前記会議室特定部によって特定された会議室に代えてもしくは前記会議室に加えて、前記参加者特定部によって特定された参加者を前記前記会議識別情報の送信元へ通知する
ことを特徴とする［１］に記載の会議管理サーバ。
【００１３】
上記発明では、会議管理サーバは、会議識別情報が指定する会議で実際に参加した参加者名を特定して通知する。
【００１４】
［３］前記参加者特定部によって特定された参加者の電子メールアドレスを、所定のユーザ情報管理システムに問い合わせて特定する宛先特定部をさらに備え、
前記通知部は、前記参加者特定部によって特定された参加者に代えてもしくは前記参加者に加えて、前記宛先特定部によって特定された前記参加者の電子メールアドレスを前記前記会議識別情報の送信元へ通知する
ことを特徴とする［２］に記載の会議管理サーバ。
【００１５】
上記発明では、会議管理サーバは、会議識別情報が指定する会議で実際に参加した参加者の電子メールアドレスを特定して通知する。
【００１６】
［４］前記参加者特定部は、前記入退室管理システムに問い合わせることに代えて、前記会議室特定部によって特定された会議室に前記会議の開催時に居た人を撮影した写真データを入手し、所定のユーザ情報管理システムに前記写真データに映っている人を問い合わせて前記会議の参加者を特定する
ことを特徴とする［２］または［３］に記載の会議管理サーバ。
【００１７】
上記発明では、会議の開催時に該当の会議室に居た人を撮影した写真データに基づいて会議の参加者を特定する。
【００１８】
［５］前記接続システム特定部は、前記受信部で受信した会議識別情報が示す会議で、所定時間以上接続されたＴＶ会議システムのみを特定する
ことを特徴とする［１］乃至［４］のいずれか１つに記載の会議管理サーバ。
【００１９】
上記発明では、短時間の接続は、誤接続と判断して除外する。
【００２０】
［６］資料を会議の参加者に送信する資料送付装置と、［１］乃至［５］のいずれか１つに記載の会議管理サーバとが通信可能に接続された会議管理システムであって、
前記資料送付装置は、会議の選択を受ける選択部と、
前記選択部で選択され会議の会議識別情報を前記会議管理サーバに送信する送信部と、
前記送信部が送信した前記会議識別情報に対して前記会議管理サーバから通知された情報を受信する通知受信部と、
前記通知受信部が受信した情報に基づいて、前記資料の宛先を設定する宛先設定部と、
前記宛先設定部が設定した宛先に前記資料を送信する資料送信部と、
を有する
ことを特徴とする会議管理システム。
【００２１】
上記発明では、資料送付装置は、会議の資料を送信する際の宛先を会議管理サーバから通知された情報に基づいて設定する。
【００２２】
［７］前記通知部は少なくとも前記会議室特定部によって特定された会議室を前記資料送付装置に通知し、
前記資料送付装置は、前記会議管理サーバから通知された会議室の選択を受ける会議室選択部を備え、前記会議室選択部で選択された会議室で前記会議に参加した参加者を前記資料の宛先に設定する
ことを特徴とする［６］に記載の会議管理システム。
【００２３】
上記発明では、会議が開催された各会議室のうち、ユーザの指定する会議室に居た該会議の参加者を資料の宛先に設定する。
【００２４】
［８］サーバのＣＰＵで実行されるプログラムであって、
前記サーバを、［１］乃至［５］のいずれか１つに記載の会議管理サーバとして機能させるプログラム。
【発明の効果】
【００２５】
本発明に係る会議管理サーバ、会議管理システムおよびプログラムによれば、ＴＶ会議システムで接続された各会議室の参加者に資料を配布するための宛先情報を容易に収集することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２６】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る会議管理システム２のシステム構成を示す図である。
【図２】会議管理システムにおいて会議参加者の電子メールアドレスを取得する際の処理シーケンスを示す図である。
【図３】第１の実施の形態の会議管理サーバの概略構成を示すブロック図である。
【図４】複合機の概略構成を示すブロック図である。
【図５】会議管理サーバが管理・保持するＴＶ会議履歴テーブルの一例を示す図である。
【図６】会議管理サーバが保持している会議室登録テーブルの一例を示す図である。
【図７】入退室管理システムが管理・保持している入退室履歴テーブルの一例を示す図である。
【図８】社員管理システムが管理する情報（社員一人分の情報）の一例を示す図である。
【図９】第１の実施の形態に係る会議管理システムの複合機が会議管理サーバと連携してScan To Email機能の宛先を設定する際の処理を示す流れ図である。
【図１０】指定方法選択画面の一例を示す図である。
【図１１】会議選択画面の一例を示す図である。
【図１２】複合機が会議管理サーバに送信する会議識別情報の一例を示す図である。
【図１３】第１の実施の形態に係る会議管理システムの会議管理サーバが行う処理を示す流れ図である。
【図１４】第２の実施の形態に係る会議管理サーバの概略構成を示すブロック図である。
【図１５】第２の実施の形態において複合機が会議管理サーバと連携して会議参加者の電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する際の処理シーケンスを示す図である。
【図１６】第２の実施の形態に係る複合機の動作を示す流れ図である。
【図１７】第２の実施の形態に係る会議管理サーバの動作を示す流れ図である。
【図１８】第３の実施の形態に係る会議管理サーバの概略構成を示すブロック図である。
【図１９】第３の実施の形態の会議管理サーバ１０と連携して複合機が会議参加者の電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する際の処理シーケンスを示す図である。
【図２０】第３の実施の形態に係る複合機の動作を示す流れ図である。
【図２１】第３の実施の形態に係る会議管理サーバの動作を示す流れ図である。
【図２２】第４の実施の形態に係る複合機の概略構成を示すブロック図である。
【図２３】第４の実施の形態の複合機が会議参加者の電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する際の処理シーケンスを示す図である。
【図２４】第４の実施の形態に係る複合機の動作を示す流れ図である。
【図２５】第４の実施の形態に係る会議管理サーバの動作を示す流れ図である。
【図２６】会議室選択画面の一例を示す図である。
【図２７】第５の実施の形態に係る会議管理システムの一例を示す図である。
【図２８】第５の実施の形態において複合機が会議管理サーバと連携して会議参加者の電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する際の処理シーケンスを示す図である。
【図２９】第５の実施の形態に係る会議管理サーバの動作を示す流れ図である。
【図３０】図２９のステップＳ２９０の詳細を示す流れ図である。
【図３１】第６の実施の形態に係る処理を示す流れ図である。
【発明を実施するための形態】
【００２７】
以下、図面に基づき本発明の実施の形態を説明する。
【００２８】
＜第１の実施の形態＞
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る会議管理システム２のシステム構成を示す図である。会議管理システム２は、ＴＶ会議システム３を使用した会議の予約・運用・履歴の管理などを行う。ここでは、会議管理システム２は、各地に支社を有するＫＭ社に導入されているものとする。
【００２９】
ＴＶ会議システム３は、本システムの中枢となる会議管理サーバ１０と、各地の会議室に設置されたＴＶ会議システム３、各会議室への人の入退室を管理する入退室管理システム５、利用者（ここでは、ＫＭ社の社員）に関する情報を管理するユーザ情報管理システムとしての社員管理システム７、会議の参加者に会議の議事録等を電子メールに添付して配布する資料送付装置の機能を有する複合機（ＭＦＰ）３０などで構成される。
【００３０】
各会議室に配置されたＴＶ会議システム３はネットワークを通じて会議管理サーバ１０に接続される。ＴＶ会議システム３は、ＴＶ会議用の通信端末、これに接続されるカメラ、マイク、スピーカ等を備える。
【００３１】
複合機３０および会議管理サーバ１０、社員管理システム７、入退室管理システム５はネットワークを介して通信可能に接続されている。入退室管理システム５や社員管理システム７は、一般的なサーバＯＳを搭載した情報処理装置である。
【００３２】
会議管理サーバ１０は、ＴＶ会議の予約を受け付けて会議スケジュールの管理をしたり、会議の開始時刻が近づいた際にその会議の参加予定者に会議の開始を通知したり、会議の履歴を蓄積記憶したりする機能を備えている。たとえば、会議の履歴として、実際に該当の会議で接続されたＴＶ会議システム３のＩＰアドレスをその会議の会議名に対応付けて登録する。また、会議管理サーバ１０は、クライアントから要求された会議における実際の参加者を特定し、各参加者の電子メールアドレスを集約して要求元に通知する機能を備えている。この機能についての詳細は後述する。
【００３３】
複合機３０は、スキャナで原稿を光学的に読み取って得た画像データに基づく画像を記録紙に印刷するコピー機能、スキャナで読み取って得た原稿の画像データをファイル化して保存するScan To File機能、スキャナで読み取って得た原稿の画像データをファイル化し、このファイルを電子メールに添付して送信するScan To Email機能、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）から受信した印刷データに基づく画像を記録紙に印刷して出力するＰＣプリント機能、ファクシミリ手順に従って画像データを送受信するＦＡＸ機能などを備えた装置である。
【００３４】
会議管理システム２では、複合機３０のScan To Email機能を用いて会議の資料をその会議の参加者に配布する。この際、資料配布先となる各参加者の電子メールアドレスを会議管理サーバ１０が調べて、複合機３０に通知し、複合機３０は会議管理サーバ１０から通知された電子メールアドレスをScan To Email機能で資料配布する際の宛先に設定する。
【００３５】
図２は、会議管理システム２において複合機３０が会議参加者の電子メールアドレスを会議管理サーバ１０に問い合わせて取得する際の処理シーケンスを示している。複合機３０は、Scan To Emailの宛先設定において、ユーザから資料配布に係る会議の選択を受ける（Ｐ１）。複合機３０は、その選択された会議の識別情報（会議名、会議の開催日時等を示す会議識別情報）を会議管理サーバ１０に送信して、その会議の参加者の電子メールアドレスを要求する（Ｐ２）。
【００３６】
会議識別情報を受信した会議管理サーバ１０は、指定された会議の履歴を参照して、その会議で接続されていたＴＶ会議システム３を特定し（Ｐ３）、さらにそのＴＶ会議システム３が設置されていた会議室の名前（会議室名）を特定する（Ｐ４）。会議管理サーバ１０は、特定した会議室名と該当する会議の開催日時とを含む参加者情報取得要求を入退室管理システム５に送信する（Ｐ５）。
【００３７】
これを受けた入退室管理システム５は、入退室履歴から、参加者情報取得要求で指定された会議室に参加者情報取得要求で指定された日時に入室していた人（会議参加者）を特定し（Ｐ６）、その人の名前（会議参加者名）を会議管理サーバ１０に送信する（Ｐ７）。
【００３８】
入退室管理システム５から会議参加者名の通知を受けた会議管理サーバ１０は、通知された会議参加者名を含むメールアドレス要求を社員管理システム７に送信する（Ｐ８）。
【００３９】
社員管理システム７は、メールアドレス要求で指定された社員の電子メールアドレスを、社員データベースを参照して取得し（Ｐ９）、これを会議管理サーバ１０に送信する（Ｐ１０）。
【００４０】
会議管理サーバ１０は、社員管理システム７から受信した会議参加者の電子メールアドレスを複合機３０に送信する（Ｐ１１）。
【００４１】
複合機３０は、会議管理サーバ１０から受信した電子メールアドレスをScan To Email機能で会議資料を送信する際の宛先に設定する（Ｐ１２）。
【００４２】
このように、第１の実施の形態に係る会議管理システム２では、ユーザは、複合機３０の操作パネル３８で会議を指定するだけで、その会議の参加者の電子メールアドレスをScan To Email機能の宛先に設定することができる。また、会議の予約時に参加予定者が登録されていたとしても、実際には参加予定者が参加しなかったり、参加予定者でない人が参加したりすることがあり、特に、ＴＶ会議では会議室が複数あるため、実際に参加した人の管理が難しくなるが、第１の実施の形態に係る会議管理システム２では、入退室管理システム５を利用して実際に参加した人を特定するので、参加者が流動的な会議であっても、実際の会議参加者の宛先を的確に集約することができる。
【００４３】
図３は、会議管理サーバ１０の概略構成を示すブロック図である。会議管理サーバ１０は、自装置の動作を統括的に制御する制御部としてのＣＰＵ（Central Processing Unit）１１を有している。ＣＰＵ１１にはバスを通じてＲＯＭ(Read Only Memory)１２、ＲＡＭ(Random Access Memory)１３、不揮発メモリ１４、ハードディスク装置１５、ネットワーク通信部１６、操作パネル１７などが接続されている。
【００４４】
ＣＰＵ１１は、ＯＳ(Operating System)プログラムをベースとし、その上で、ミドルウェアやアプリケーションプログラムなどを実行する。ＲＯＭ１２には、各種のプログラムが格納されており、これらのプログラムに従ってＣＰＵ１１が各種処理を実行することで会議管理サーバ１０としての機能が実現される。
【００４５】
ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１がプログラムに基づいて処理を実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリなどとして使用される。
【００４６】
不揮発メモリ１４は、電源をオフにしても記憶内容が破壊されないメモリ（フラッシュメモリ）であり、各種設定情報の保存などに使用される。
【００４７】
ハードディスク装置１５は、大容量不揮発の記憶装置であり、各種のプログラムやデータを記憶する。
【００４８】
ネットワーク通信部１６は、ネットワークを通じて複合機３０、入退室管理システム５、社員管理システム７、各会議室に設置されたＴＶ会議システム３、その他の各種の装置と通信する機能を果たす。
【００４９】
操作パネル１７は、操作部１７ａと表示部１７ｂを備えている。表示部１７ｂは、各種の操作画面、設定画面等を表示する機能を果たす。表示部１７ｂは液晶ディスプレイとそのドライバなどで構成される。操作部１７ａはユーザから各種の操作を受ける機能を果たし、ハードキーおよびタッチスクリーン上のソフトキーなどで構成される。
【００５０】
会議管理サーバ１０のＣＰＵ１１はプログラムに基づいて動作することにより、ＴＶ会議の予約を受け付けてスケジュール管理したり、予約時刻が近づいた際に参加予定者に会議の開催を通知したり、会議の履歴を登録したりする動作の制御を行うと共に、会議識別情報受信部２１、接続システム特定部２２、会議室特定部２３、参加者特定部２４、宛先特定部２５、通知部２６としての機能を果たす。
【００５１】
会議識別情報受信部２１は、ネットワーク通信部１６を介して複合機３０から会議識別情報を受信する制御を行う。
【００５２】
接続システム特定部２２は、受信した会議識別情報が示す会議で接続されたＴＶ会議システム３を、ＴＶ会議の履歴（後述するＴＶ会議履歴テーブル６１）を参照して特定する機能を果たす。
【００５３】
会議室特定部２３は、接続システム特定部２２が特定したＴＶ会議システムが設置されている会議室を特定する機能を果たす。
【００５４】
参加者特定部２４は、会議識別情報が示す会議の開催時間に会議室特定部２３によって特定された会議室に居た人（会議の参加者）を、会議室への人の入退室を管理する入退室管理システム５に問い合わせて特定する機能を果たす。
【００５５】
宛先特定部２５は、参加者特定部２４によって特定された参加者の電子メールアドレスを社員管理システム７に問い合わせて取得し特定する機能を果たす。
【００５６】
通知部２６は、宛先特定部２５によって特定された電子メールアドレスを会議識別情報の送信元の複合機３０へ通知する機能を果たす。
【００５７】
図４は、複合機３０の概略構成を示すブロック図である。複合機３０は、当該複合機３０の動作を統括的に制御するＣＰＵ３１を有している。ＣＰＵ３１にはバスを通じてＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３、不揮発メモリ３４、ハードディスク装置３５、スキャナ部３６、プリンタ部３７、操作パネル３８、画像処理部３９、ファクシミリ通信部４１、ネットワーク通信部４２、認証部４３などが接続されている。
【００５８】
ＣＰＵ３１は、ＯＳプログラムをベースとし、その上で、ミドルウェアやアプリケーションプログラムなどを実行する。ＲＯＭ３２には、各種のプログラムが格納されており、これらのプログラムに従ってＣＰＵ３１が各種処理を実行することで複合機３０の各機能が実現される。
【００５９】
ＲＡＭ３３は、ＣＰＵ３１がプログラムに基づいて処理を実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリや画像データを格納する画像メモリなどとして使用される。
【００６０】
不揮発メモリ３４は、電源をオフにしても記憶内容が破壊されないメモリ（フラッシュメモリ）であり、各種設定情報の保存などに使用される。
【００６１】
ハードディスク装置３５は、大容量不揮発の記憶装置であり、印刷データ、画像データなどのほか各種のプログラムやデータが記憶される。
【００６２】
スキャナ部３６は、原稿を光学的に読み取って画像データを取得する機能を果たす。スキャナ部３６は、原稿に光を照射する光源、該光源から射出されて原稿で反射した光を受光するラインイメージセンサ等を備えて構成される。スキャナ部３６は、原稿台にセットされた原稿をその最上のものから１枚ずつ順に繰り出し搬送して読み取る機能、およびプラテンガラス上に載置された原稿を読み取る機能を備えている。
【００６３】
プリンタ部３７は、画像データに応じた画像を記録紙上に画像形成する機能を果たす。ここでは、記録紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、レーザーユニットと、現像装置と、転写分離装置と、クリーニング装置と、定着装置とを有し、電子写真プロセスによって画像形成を行う、所謂、レーザープリンタとして構成されている。画像形成は他の方式でもかまわない。
【００６４】
操作パネル３８は、操作部３８ａと表示部３８ｂを備えている。表示部３８ｂは各種の操作画面、設定画面等を表示する機能を果たし、液晶ディスプレイなどで構成される。操作部３８ａはユーザから各種の操作を受けるスタートボタンやテンキーなど各種のハードキーと、表示部３８ｂの表示面に設けられたタッチスクリーンで構成される。操作パネル３８はユーザからジョブの設定操作を受け付ける。
【００６５】
画像処理部３９は、画像の拡大縮小、回転などの処理のほか、印刷データをイメージデータに変換するラスタライズ処理、画像データの圧縮、伸張処理などを行う。
【００６６】
ファクシミリ通信部４１は、ファクシミリ機能を備えた装置と電話回線を通じて画像データを送受信する機能を果たす。
【００６７】
ネットワーク通信部４２は、ネットワークを通じて会議管理サーバ１０、入退室管理システム５、社員管理システム７などの各種サーバや外部機器と通信する機能を果たす。
【００６８】
複合機３０のＣＰＵ３１はプログラムに基づいて動作することにより、複合機３０の各種動作を制御すると共に、Scan To Email宛先設定部５１の機能を果たす。Scan To Email宛先設定部５１は、会議選択部５２、会議識別情報送信部５３、通知受信部５４、宛先設定部５５の各機能を果たす。また、ＣＰＵ３１は、スキャナ部３６で読み取った会議資料等をScan To Email機能を使用して送信する資料送信部としての機能も果たす。
【００６９】
Scan To Email宛先設定部５１は、Scan To Email機能を利用して会議資料等を送信する際の宛先を設定する機能果たす。
【００７０】
会議選択部５２は、操作パネル３８を通じてユーザから会議の選択を受け付ける制御を行う。
【００７１】
会議識別情報送信部５３は、会議選択部５２で選択された会議の会議識別情報を会議管理サーバ１０に送信する制御を行う。
【００７２】
通知受信部５４は、会議管理サーバ１０から通知される情報を受信する制御を行う。第１の実施の形態では、会議管理サーバ１０から会議の参加者の電子メールアドレスが通知される。
【００７３】
宛先設定部５５は、会議管理サーバ１０から通知された情報に基づいて、Scan To Emailの宛先を設定する。
【００７４】
図５は、会議管理サーバ１０が管理・保持するＴＶ会議履歴テーブル６１の一例を示している。ＴＶ会議履歴テーブル６１は開催された会議の履歴として、会議名に対応付けて、その会議で接続されたＴＶ会議システム３のＩＰアドレスを登録している。接続システム特定部２２は、ＴＶ会議履歴テーブル６１を、会議識別情報受信部２１が受信した会議識別情報に含まれる会議名で参照することで、その会議において接続されたＴＶ会議システム３のＩＰアドレスを特定する。
【００７５】
図６は、会議管理サーバ１０が保持している会議室登録テーブル６３の一例を示している。会議室登録テーブル６３は、会議室名とその会議室に設置されているＴＶ会議システム３のＩＰアドレスとを対応付けて予め登録したものである。会議室特定部２３は、接続システム特定部２２が取得したＩＰアドレスで会議室登録テーブル６３を参照することで、そのＩＰアドレスに対応する会議室名を特定する。
【００７６】
図７は、入退室管理システム５が管理・保持している入退室履歴テーブル６５の一例を示している。入退室履歴テーブル６５は１つの会議室を対象としたものであり、会議室毎に設けてある。
【００７７】
入退室履歴テーブル６５には、対象の会議室に人が入退出する事象毎に、その事象の発生した日時、入退出した人のＩＤ（社員ＩＤ等）、名前、状態（入室／退室のいずれの事象が発生したかを示す）の各情報が時系列に登録される。
【００７８】
図８は、社員管理システム７が管理する社員一人分の情報の一例を示している。社員管理システム７は、社員（ユーザ）毎に、その社員の氏名、社員ＩＤ，内線番号、電子メールアドレス、顔写真の各情報を関連付けてデータベースに登録管理する。
【００７９】
図９は、第１の実施の形態に係る会議管理システム２の複合機３０が会議管理サーバ１０と連携してScan To Email機能の宛先を設定する際の処理を示す流れ図である。複合機３０は、Scan To Emailの宛先を設定するための所定の操作をユーザから操作パネル３８で受けると、図１０に示すような、Scan To Email宛先設定の初期画面である指定方法選択画面８０を操作パネル３８に表示する（図９のステップＳ１０１）。宛先の指定方法には、宛先を直接指定する方法と、会議を指定することでその会議の参加者を宛先に指定する方法があり、指定方法選択画面８０ではいずれかの指定方法を選択する。宛先指定釦８１は、宛先を直接指定する指定方法を選択するための操作釦であり、会議指定釦８２は会議の指定により宛先を指定する指定方法する選択するための操作釦である。ここでは、ユーザは会議指定釦８２を操作するものとする（ステップＳ１０２）。
【００８０】
会議指定釦８２の操作を受けた複合機３０は、ユーザから目的とする会議の日付とその会議が開かれたいずれか１つの会議室の選択を受け、その日付と会議室を指定して会議管理サーバ１０に対して会議のスケジュール表を要求する。そして、複合機３０は、この要求に応じて会議管理サーバ１０から送られてきた会議のスケジュール表を操作パネル３８に表示して（ステップＳ１０３）、会議の選択を受ける（ステップＳ１０４）。
【００８１】
図１１は、会議のスケジュール表８４を表示して会議の選択を受ける会議選択画面８３の一例を示している。ユーザは、表示された会議のスケジュール表８４の中から目的の会議を選択し、ＯＫ釦を押下することで、会議を選択する（図９のステップＳ１０４、図２のＰ１）。
【００８２】
なお、会議の選択方法はこれに限定されるものではない。たとえば、ユーザが会議名を知っている場合はその会議名を入力して会議を直接指定してもよいし、日付（もしくは会議室）しかわからない場合は日付（もしくは会議室）のみを最初に指定し、その日付に（もしくは会議室で）開催された会議の一覧の中から会議を選択するようにしてもよい。日付は期間で指定してもよい。
【００８３】
会議の選択を受けた複合機３０は、その選択された会議の会議名と会議の開催日時とを含む会議識別情報を作成し、これを会議管理サーバ１０に送信して、会議参加者の電子メールアドレスの取得を要求する（ステップＳ１０５、Ｐ２）。図１２は、複合機３０が会議管理サーバ１０に送信する会議識別情報６９の一例を示している。この例では会議室名も会議識別情報６９に含めているがこの情報はなくてもよい。
【００８４】
複合機３０は、この要求に応じて会議管理サーバ１０から送られて来る会議参加者の電子メールアドレス一覧を受信し（図９のステップＳ１０６、図２のＰ１１）、該一覧にある各電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定して（ステップＳ１０７、Ｐ１２）、本処理を終了する。
【００８５】
図１３は、第１の実施の形態に係る会議管理システム２の会議管理サーバ１０が行う処理を示す流れ図である。会議管理サーバ１０の会議識別情報受信部２１が、複合機３０から送信されてきた会議識別情報を受信すると（ステップＳ２０１、図２のＰ２）、会議管理サーバ１０の接続システム特定部２２は、該会議識別情報に含まれる会議名でＴＶ会議履歴テーブル６１を参照して、その会議名の会議で接続されていたＴＶ会議システム３のＩＰアドレスを特定する（ステップＳ２０２、図２のＰ３）。
【００８６】
次に、会議管理サーバ１０の会議室特定部２３は、接続システム特定部２２によって特定されたＩＰアドレスを有するＴＶ会議システム３が設置されている会議室の会議室名を、そのＩＰアドレスで会議室登録テーブル６３を参照して特定する（ステップＳ２０３、図２のＰ４）。
【００８７】
次に、会議管理サーバ１０の参加者特定部２４は、会議室特定部２３が特定した会議室名と、受信した会議室識別情報に含まれるその会議の開催日時（時間データ）とを入退室管理システム５に送信して、その日時にその会議室に居た人（該会議の参加者）の氏名もしくはＩＤの取得を要求する（ステップＳ２０４、図２のＰ５））。
【００８８】
該要求に応じて入退室管理システム５は、該当の会議室の入退室履歴テーブル６５を参照し、該当の会議の開催時間帯にその会議室に居た人（会議参加者）の氏名もしくはＩＤを特定し（図２のＰ６）、これを会議管理サーバ１０に送信する。ここでは、会議室毎に分類した会議参加者の一覧を送信する（図２のＰ７）。
【００８９】
会議管理サーバ１０の参加者特定部２４は入退室管理システム５から送られて来る会議参加者一覧を受信する（ステップＳ２０５、図２のＰ７）。会議管理サーバ１０の宛先特定部２５は、受信した会議参加者一覧を社員管理システム７に送信して、該一覧にある各人（社員）の電子メールアドレスの取得を社員管理システム７に要求する（ステップＳ２０６、図２のＰ８）。
【００９０】
この要求を受けた社員管理システム７は、一覧にある各人の電子メールアドレスを自装置のデータベースから抽出し、これを会議管理サーバ１０に送信する。ここでは、会議室名と会議参加者名と電子メールアドレスとを紐付けた電子メールアドレス一覧を送信する（図２のＰ９、Ｐ１０）。
【００９１】
会議管理サーバ１０の宛先特定部２５は、社員管理システム７から送られて来た電子メールアドレスの一覧を受信する（図１３のステップＳ２０７、図２のＰ１０）。
【００９２】
会議管理サーバ１０の通知部２６は、宛先特定部２５が受信した電子メールアドレス一覧を、ステップＳ２０１で受信した会議識別情報の送信元の複合機３０へ送信して（ステップＳ２０８、図２のＰ１１）、本処理を終了する。
【００９３】
以上のように、本発明の第１の実施の形態に係る会議管理システム２では、複合機３０で会議を指定すれば、その会議に実際の参加した人の電子メールアドレスを会議管理サーバ１０から取得することができるので、実際の会議参加者をScan To Emailの宛先に容易に設定することができる。
【００９４】
＜第２の実施の形態＞
第２の実施の形態では、複合機３０から会議識別情報を受信した会議管理サーバ１０Ｂは、その会議の参加者一覧を複合機３０Ｂに返送する。複合機３０Ｂは、参加者一覧を社員管理システム７に送信して各参加者の電子メールアドレスを取得する。
【００９５】
図１４は、第２の実施の形態に係る会議管理サーバ１０Ｂの概略構成を示すブロック図である。図３に示すものと同一箇所には同一の符号を付してありその説明は省略する。第２の実施の形態に係る会議管理サーバ１０Ｂは、図３に示す第１の実施の形態に係る会議管理サーバ１０が備える宛先特定部２５を備えていない。通知部２６は会議の参加者一覧を複合機３０Ｂに送信する。その他は第１の実施の形態と同一である。
【００９６】
図１５は、第２の実施の形態において複合機３０Ｂが会議管理サーバ１０Ｂと連携して会議参加者の電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する際の処理シーケンスを示している。図１６は、第２の実施の形態に係る複合機３０の動作を示す流れ図である。図１６に示すステップＳ１２１〜１２４は図９のステップＳ１０１〜１０４と同一である。図１７は第２の実施の形態に係る会議管理サーバ１０Ｂの動作を示す流れ図である。ステップＳ２２１〜ステップＳ２２５の動作は図１３に示すステップＳ２０１〜Ｓ２２５と同一である。
【００９７】
第２の実施の形態では、複合機３０Ｂは、Scan To Emailの宛先を設定するための所定の操作をユーザから受けると、指定方法選択画面８０を操作パネル３８に表示して（ステップＳ１２１）、宛先の指定方法の選択操作を受ける。この画面で会議指定釦８２の操作を受けると（ステップＳ１２２）、会議のスケジュール表８４を含む会議選択画面８３を操作パネル３８に表示し（ステップＳ１２３）、会議の選択操作を受ける（ステップＳ１２４、Ｑ１）。
【００９８】
会議の選択を受けた複合機３０Ｂは、その選択された会議名と会議の開催日時とを含む会議識別情報を作成し、これを会議管理サーバ１０Ｂに送信して、会議参加者名のリストを要求する（ステップＳ１２５、Ｑ２）。
【００９９】
会議管理サーバ１０Ｂの会議識別情報受信部２１は、複合機３０Ｂから会議識別情報を受信する（ステップＳ２２１、Ｑ２）。会議管理サーバ１０Ｂの接続システム特定部２２は受信した会議識別情報に含まれる会議名でＴＶ会議履歴テーブル６１を参照して、その会議名の会議で接続されていたＴＶ会議システム３のＩＰアドレスを特定する（ステップＳ２２２、Ｑ３）。
【０１００】
次に、会議管理サーバ１０Ｂの会議室特定部２３は、接続システム特定部２２によって特定されたＩＰアドレスを有するＴＶ会議システム３が設置されている会議室の会議室名を、そのＩＰアドレスで会議室登録テーブル６３を参照して特定する（ステップＳ２２３、Ｑ４）。
【０１０１】
次に、会議管理サーバ１０Ｂの参加者特定部２４は、会議室特定部２３が特定した会議室名と、受信した会議室識別情報に含まれる会議の開催日時（時間データ）とを入退室管理システム５に送信して、その日時にその会議室に居た人（該会議の参加者）の氏名もしくはＩＤの取得を要求する（ステップＳ２２４、Ｑ５））。
【０１０２】
該要求に応じて入退室管理システム５は、該当の会議室の入退室履歴テーブル６５を参照し、指定の日時に指定の会議室に居た人（会議の参加者）の氏名もしくはＩＤを特定し（図１５のＱ６）、これを会議管理サーバ１０Ｂに送信する（Ｑ７）。
【０１０３】
会議管理サーバ１０Ｂの参加者特定部２４は退室管理システム５から送られて来る会議参加者一覧を受信し（図１７のステップＳ２２５、図１５のＱ７）、会議管理サーバ１０Ｂの通知部２６は、参加者特定部２４が受信した会議参加者一覧を、ステップＳ２２１で受信した会議識別情報の送信元の複合機３０Ｂへ送信する（ステップＳ２２６、Ｑ８）。
【０１０４】
複合機３０Ｂは、会議管理サーバ１０Ｂから会議参加者一覧を受信すると（図１６のステップＳ１２６、Ｑ８）、その会議参加者一覧を社員管理システム７に送信して、該一覧にある各人（社員）の電子メールアドレスの取得を社員管理システム７に要求する（ステップＳ１２７、Ｑ９）。この要求を受けた社員管理システム７は、一覧にある各人の電子メールアドレスを自装置のデータベースから抽出し（Ｑ１０）、これを複合機３０Ｂに送信する（Ｑ１１）。
【０１０５】
複合機３０Ｂは、社員管理システム７から電子メールアドレスの一覧を受信すると（ステップＳ１２８、Ｑ１１）、該一覧にある各電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する（ステップＳ１２９、Ｑ１２）。
【０１０６】
以上のように、本発明の第２の実施の形態に係る会議管理システム２では、複合機３０は会議を指定すれば、その会議に実際の参加した人の名前を会議管理サーバ１０Ｂから取得することができるので、該取得した会議参加者に対応する電子メールアドレスを社員管理システム７に問い合わせて取得することで、実際の会議参加者をScan To Emailの宛先に容易に設定することができる。
【０１０７】
＜第３の実施の形態＞
第３の実施の形態では、複合機３０Ｃから会議識別情報を受信した会議管理サーバ１０Ｃは、その会議（ＴＶ会議）が開かれた会議室名の一覧を複合機３０Ｃに返送する。複合機３０Ｃは、会議管理サーバ１０Ｃから取得した会議室名一覧とその会議が開かれた日時とを入退室管理システム５に送信して、各会議室でその会議に参加していた人の一覧（参加者一覧）を取得し、さらにこの参加者一覧を社員管理システム７に送信して各参加者の電子メールアドレスを取得する。
【０１０８】
図１８は、第３の実施の形態に係る会議管理サーバ１０Ｃの概略構成を示すブロック図である。図３に示すものと同一箇所には同一の符号を付してありその説明は省略する。第３の実施の形態に係る会議管理サーバ１０Ｃは、図３に示す第１の実施の形態に係る会議管理サーバ１０が備える参加者特定部２４および宛先特定部２５を備えていない。通知部２６は会議室名一覧を複合機３０に送信する。その他は第１の実施の形態と同一である。
【０１０９】
図１９は、第３の実施の形態の会議管理サーバ１０Ｃと連携して複合機３０Ｃが会議参加者の電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する際の処理シーケンスを示している。図２０は、第３の実施の形態に係る複合機３０Ｃの動作を示す流れ図である。図２０に示すステップＳ１４１〜１４４は図９のステップＳ１０１〜１０４と同一である。図２１は第３の実施の形態に係る会議管理サーバ１０Ｃの動作を示す流れ図である。ステップＳ２４１〜ステップＳ２４３は図１３に示すステップＳ２０１〜Ｓ２０３と同一である。
【０１１０】
第３の実施の形態の複合機３０Ｃは、Scan To Emailの宛先の指定方法を選択する指定方法選択画面８０を操作パネル３８に表示し（ステップＳ１４１）、さらにこの画面で会議指定釦８２の操作を受けると（ステップＳ１４２）、操作パネル３８に会議のスケジュール表８４を含む会議選択画面８３を表示し（ステップＳ１４３）、会議の選択を受ける（ステップＳ１４４、Ｒ１）。
【０１１１】
会議の選択を受けた複合機３０Ｃは、選択された会議名と会議の開催日時とを含む会議識別情報を作成し、これを会議管理サーバ１０Ｃに送信して、会議室名のリストを要求する（ステップＳ１４５、Ｒ２）。
【０１１２】
会議管理サーバ１０Ｃの会議識別情報受信部２１は、複合機３０Ｃから会議識別情報を受信する（ステップＳ２４１、Ｒ２）。会議管理サーバ１０Ｃの接続システム特定部２２は受信した会議識別情報に含まれる会議名でＴＶ会議履歴テーブル６１を参照して、その会議で接続されていたＴＶ会議システム３のＩＰアドレスを特定する（ステップＳ２４２、Ｒ３）。
【０１１３】
次に、会議管理サーバ１０Ｃの会議室特定部２３は、接続システム特定部２２によって特定されたＩＰアドレスを有するＴＶ会議システム３が設置されている会議室の会議室名を、そのＩＰアドレスで会議室登録テーブル６３を参照して特定する（ステップＳ２４３、Ｒ４）。
【０１１４】
次に、会議管理サーバ１０Ｃの通知部２６は、会議室特定部２３が特定した会議室名の一覧を、ステップＳ２４１で受信した会議識別情報の送信元の複合機３０Ｃへ送信する（ステップＳ２４５、Ｒ５）。
【０１１５】
複合機３０Ｃは、会議管理サーバ１０Ｃから会議室名の一覧を受信すると（ステップＳ１４６、Ｒ５）と、該会議室名の一覧とこの会議の開催日時（時間データ）とを入退室管理システム５に送信して、その日時にその会議室に居た人（該会議の参加者）の氏名もしくはＩＤの取得を要求する（ステップＳ１４７、Ｒ６）。
【０１１６】
該要求に応じて入退室管理システム５は、該当の会議室の入退室履歴テーブル６５を参照し、指定された会議の開催時間にその会議室に居た人（会議の参加者）の氏名もしくはＩＤを特定し（Ｒ７）、これを複合機３０Ｃに送信する（Ｒ８）。
【０１１７】
複合機３０Ｃは、入退室管理システム５から会議参加者一覧を受信すると（ステップＳ１４８、Ｒ８）、その会議参加者一覧を社員管理システム７に送信して、該一覧にある各人（社員）の電子メールアドレスの取得を要求する（ステップＳ１４９、Ｒ９）。この要求を受けた社員管理システム７は、一覧にある各人の電子メールアドレスを自装置のデータベースから抽出し（Ｒ１０）、これを複合機３０Ｃに送信する（Ｒ１１）。
【０１１８】
複合機３０Ｃは、社員管理システム７から電子メールアドレスの一覧を受信すると（ステップＳ１５０、Ｒ１１）、該一覧にある各電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する（ステップＳ１５１、Ｒ１２）。
【０１１９】
以上のように、本発明の第３の実施の形態に係る会議管理システム２では、複合機３０で会議を指定すれば、その会議（ＴＶ会議）が開かれた会議室名を会議管理サーバ１０Ｃから取得することができるので、該取得した会議室名とその会議の開催日時を入退室管理システム５に送信することで該会議に実際に参加した人の名前を社員管理システム７から取得し、さらに会議参加者に対応する電子メールアドレスを社員管理システム７に問い合わせて取得することで、実際の会議参加者をScan To Emailの宛先に容易に設定することができる。
【０１２０】
＜第４の実施の形態＞
第４の実施の形態に係る会議管理システム２では、複合機３０Ｄは、指定の会議（ＴＶ会議）が開かれた会議室名の一覧を会議管理サーバ１０Ｄから取得して表示し、その中から一または複数の会議室の選択をユーザから受け付け、その選択された会議室で該会議に参加した参加者のみをScan To Emailの宛先に設定するようになっている。
【０１２１】
図２２は、第４の実施の形態に係る複合機３０Ｄの概略構成を示すブロック図である。図４に示すものと同一箇所には同一の符号を付してありその説明は省略する。第４の実施の形態に係る複合機３０Ｄは、図３に示す第１の実施の形態に係る複合機３０に対して、さらに会議室選択部５６を備える。
【０１２２】
図２３は、第４の実施の形態の複合機３０Ｄが会議参加者の電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する際の処理シーケンスを示している。図２４は、第４の実施の形態に係る複合機３０Ｄの動作を示す流れ図である。図２４に示すステップＳ１６１〜１６５は図９のステップＳ１０１〜１０５と同一である。図２５は第４の実施の形態に係る会議管理サーバ１０Ｄの動作を示す流れ図である。ステップＳ２６１〜ステップＳ２６３の動作は図１３に示すステップＳ２０１〜２０３と同一である。
【０１２３】
第４の実施の形態に係る複合機３０Ｄは、Scan To Emailの宛先設定の初期画面である指定方法選択画面８０を操作パネル３８に表示する（ステップＳ１６１）。この画面で会議指定釦８２の操作を受けると（ステップＳ１６２）、会議のスケジュール表８４を含む会議選択画面８３を操作パネル３８に表示して（ステップＳ１６３）、会議の選択を受ける（ステップＳ１６４、Ｕ１）。
【０１２４】
会議の選択を受けた複合機３０Ｄは、選択された会議名と会議の開催日時とを含む会議識別情報を作成し、これを会議管理サーバ１０Ｄに送信して、会議室名のリストを要求する（ステップＳ１６５、Ｕ２）。
【０１２５】
会議管理サーバ１０Ｄの会議識別情報受信部２１は、複合機３０Ｄから会議識別情報を受信し（ステップＳ２６１、Ｕ２）、会議管理サーバ１０Ｄの接続システム特定部２２は該受信した会議識別情報に含まれる会議名でＴＶ会議履歴テーブル６１を参照して、その会議名の会議で接続されていたＴＶ会議システム３のＩＰアドレスを特定する（図２５のステップＳ２６２、Ｕ３）。
【０１２６】
次に、会議管理サーバ１０Ｄの会議室特定部２３は、接続システム特定部２２によって特定されたＩＰアドレスのＴＶ会議システム３が設置されている会議室の会議室名を、そのＩＰアドレスで会議室登録テーブル６３を参照して特定する（ステップＳ２６３、Ｕ４）。
【０１２７】
次に、会議管理サーバ１０Ｄの通知部２６は、会議室特定部２３が特定した会議室名の一覧を、ステップＳ２６１で受信した会議識別情報の送信元の複合機３０Ｄへ送信する（ステップＳ２６４、Ｕ５）。
【０１２８】
複合機３０Ｄの会議室選択部５６は、会議管理サーバ１０Ｄから会議室名の一覧を受信すると（ステップＳ１６６、Ｒ５）と、Scan To Emailの宛先設定画面の１つである会議室選択画面８６（図２６参照）を操作パネル３８に表示して（ステップＳ１６７）、会議室の選択操作をユーザから受ける（ステップＳ１６８）。会議室選択画面８６には、会議管理サーバ１０Ｄから通知された会議室名一覧に記載された各会議室に対応する会議室選択釦８７が表示されており（図２６参照）、ユーザは、一又は複数の会議室選択釦８７を選択することができる。一又は複数の会議室選択釦８７を選択した後、ＯＫ釦を操作することで会議室の選択操作は完了する。複合機３０Ｄは、選択された会議室名を会議管理サーバ１０Ｄに送信する（ステップＳ１６９）。
【０１２９】
選択された会議室名が通知された会議管理サーバ１０Ｄの参加者特定部２４は、通知された会議室名と、ステップＳ２６１で受信した会議室識別情報に含まれる会議の開催日時（時間データ）とを入退室管理システム５に送信して、その日時に指定の会議室に居た人（指定の会議室で該会議に参加した者）の氏名もしくはＩＤの取得を要求する（ステップＳ２６６、Ｕ８）。
【０１３０】
該要求に応じて入退室管理システム５は、該当の会議室の入退室履歴テーブル６５を参照し、指定された時間に指定の会議室に居た人（会議の参加者）の氏名もしくはＩＤを特定し（Ｕ９）、これを会議管理サーバ１０Ｄに送信する（Ｕ１０）。
【０１３１】
会議管理サーバ１０Ｄの参加者特定部２４は、入退室管理システム５から指定会議室の会議参加者一覧を受信する（ステップＳ２６７、Ｕ１０）。会議管理サーバ１０Ｄの宛先特定部２５は、その会議参加者一覧を社員管理システム７に送信して、該一覧に記載されている各人（社員）の電子メールアドレスの取得を要求する（ステップＳ２６８、Ｕ１１）。この要求を受けた社員管理システム７は、一覧に記載されている各人の電子メールアドレスを自装置のデータベースから抽出し（Ｕ１２）、これを会議管理サーバ１０Ｄに送信する（Ｕ１３）。
【０１３２】
会議管理サーバ１０Ｄの宛先特定部２５は、社員管理システム７から送られてきた電子メールアドレスの一覧を受信し（ステップＳ２６９、Ｕ１３）、会議管理サーバ１０Ｄの通知部２６は、宛先特定部２５が受信した電子メールアドレス一覧を、ステップＳ２６１で受信した会議識別情報の送信元の複合機３０Ｄへ送信する（ステップＳ２７０、Ｕ１４）。
【０１３３】
複合機３０Ｄは、会議管理サーバ１０Ｄから送られてきた会議参加者の電子メールアドレス一覧を受信し（ステップＳ１７０、Ｕ１４）、該一覧にある各電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する（ステップＳ１７１、Ｕ１５）。
【０１３４】
以上のように、本発明の第４の実施の形態に係る会議管理システム２では、複合機３０Ｄで会議室を指定することで、指定の会議室で該当の会議に実際の参加した人の電子メールアドレスを会議管理サーバ１０Ｄから取得してScan To Emailの宛先に設定することができる。
【０１３５】
なお、ユーザが会議室を会議室選択画面８６で指定すれば、その他のシーケンスは第２の実施の形態、あるいは第３の実施の形態のようにされてもよい。すなわち、入退室管理システム５や社員管理システム７にアクセスして参加者名や各参加者の電子メールアドレスを取得する処理を複合機３０Ｄ側で行うようにしてもよい。
【０１３６】
＜第５の実施の形態＞
第５の実施の形態では、入退室管理システム５が故障等のために、一部もしくは全部の会議室で入退室の履歴データが無いもしくは使えない場合に、履歴データの無いもしくは使えない会議室のＴＶ会議システム３からその会議の参加者の顔写真データを入手し、該顔写真データを社員管理システム７に送信して、その顔写真データに対応する人およびその人の電子メールアドレスを社員管理システム７から取得するようになっている。なお、ＴＶ会議システム３は、会議室内を撮影して会議参加者の顔写真データを取得し蓄積する動作を随時行っているものとする。
【０１３７】
図２７は、第５の実施の形態に係る会議管理システム２Ｅの一例を示している。入退室管理システム５は一部または全部が故障している。なお、入退室管理システム５の無いシステムであってもよい。
【０１３８】
図２８は、第５の実施の形態において複合機３０Ｅが会議管理サーバ１０Ｅと連携して会議参加者の電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する際の処理シーケンスを示している。図２９は、第５の実施の形態に係る会議管理サーバ１０Ｅの動作を示す流れ図である。図３０は、図２９のステップＳ２９０の詳細を示している。図２９に示すステップＳ２８１〜Ｓ２８５は図１３に示すステップＳ２０１〜Ｓ２０５と同一である。また、複合機３０Ｅの動作は、図９に示す第１の実施の形態と同一とする。
【０１３９】
複合機３０Ｅは、ユーザから会議の選択を受けて（図２８、Ｖ１）、その選択された会議名と会議の開催日時を含む会議識別情報を会議管理サーバ１０Ｅに送信する（Ｖ２）。会議管理サーバ１０Ｅの会議識別情報受信部２１は、複合機３０Ｅから会議識別情報を受信する（図２９、ステップＳ２８１）。会議管理サーバ１０Ｅの接続システム特定部２２は受信した会議識別情報に含まれる会議名でＴＶ会議履歴テーブル６１を参照して、その会議名の会議で接続されていたＴＶ会議システム３のＩＰアドレスを特定する（ステップＳ２８２、Ｖ３）。
【０１４０】
次に、会議管理サーバ１０Ｅの会議室特定部２３は、接続システム特定部２２によって特定されたＩＰアドレスのＴＶ会議システム３が設置されている会議室の会議室名を、そのＩＰアドレスで会議室登録テーブル６３を参照して特定する（ステップＳ２８３、Ｖ４）。
【０１４１】
次に、会議管理サーバ１０Ｅの参加者特定部２４は、会議室特定部２３が特定した会議室名と、ステップＳ２８１で受信した会議室識別情報に含まれる会議の開催日時（時間データ）とを入退室管理システム５に送信して、その日時にその会議室に居た人（該会議の参加者）の氏名もしくはＩＤの取得を要求する（ステップＳ２８４、Ｖ５）。
【０１４２】
該要求に応じて入退室管理システム５は、該当の会議室の入退室履歴テーブル６５を参照し、該当の会議の時間にその会議室に居た人（会議の参加者）の氏名もしくはＩＤを特定し（Ｖ６）、これを会議管理サーバ１０Ｅに送信する（Ｖ７）。この際、故障等により該当の会議室のうちの一部または全部の会議室について入退室履歴が無い場合には、その旨を会議管理サーバ１０Ｅへ通知する。
【０１４３】
会議管理サーバ１０Ｅの参加者特定部２４は入退室管理システム５から会議参加者一覧を受信すると（ステップＳ２８５、Ｖ７）、ステップＳ２８４で要求したすべての会議室について入退室管理システム５にて会議参加者を特定できたか否かを判断する（ステップＳ２８６）。
【０１４４】
ステップＳ２８４で要求したすべての会議室について入退室管理システム５にて会議参加者を特定できた場合は（ステップＳ２８６;Ｙｅｓ）、図９のステップＳ２０６および図２のＰ８以降と同様の処理を行う。
【０１４５】
ステップＳ２８４で要求した一部または全ての会議室について入退室管理システム５にて会議参加者を特定できなかった場合は（ステップＳ２８６;Ｎｏ）、顔データ処理を行う（ステップＳ２９０）。
【０１４６】
顔データ処理において、会議管理サーバ１０Ｅは、入退室管理システム５で会議参加者を特定できなかった会議室のＴＶ会議システム３（そのＩＰアドレス）を特定し（図３０、ステップＳ３０１）、特定した各ＴＶ会議システム３から該当する会議の参加者の顔写真データを取得する（ステップＳ３０２、Ｖ９、Ｖ１０）。具体的には、会議管理サーバ１０Ｅは、入退室管理システム５で会議参加者を特定できなかった会議室のＴＶ会議システム３に対して会議識別情報（会議の開催日時）を含む顔写真データ要求を送信する（Ｖ９）。この要求を受けたＴＶ会議システム３は、蓄積している中でその会議の開催時間に撮影した顔写真データを抽出し、これを会議管理サーバ１０Ｅに返送する（Ｖ１０）。
【０１４７】
会議管理サーバ１０Ｅは、入退室管理システム５から受信した顔写真データを社員管理システム７に送信して、該顔写真データに対応する人（会議参加者）の電子メールアドレスの取得を要求する（ステップＳ３０３、Ｖ１１）。社員管理システム７は受信した顔写真データと、登録してある各社員の顔写真とを対比してその顔写真データに対応する社員を特定し、さらにその社員の電子メールアドレスを特定する（Ｖ１２）。そして、特定した社員の名前および電子メールアドレスを会議管理サーバ１０Ｅへ送信する（Ｖ１３）。
【０１４８】
会議管理サーバ１０Ｅは、社員管理システム７から顔写真データに対応する人（会議参加者）の電子メールアドレスを受信して保持する（ステップＳ３０４、Ｖ１３）。次に、入退室管理システム５にて特定できた会議参加者の電子メールアドレスを社員管理システム７に問い合わせて取得する（ステップＳ３０５、Ｓ３０６、Ｖ１４〜Ｖ１６）。そして、ステップＳ３０４、Ｓ３０６で受信したすべての会議参加者の電子メールアドレスの一覧を、ステップＳ２８１で受信した会議識別情報の送信元の複合機３０Ｅへ送信する（ステップＳ３０７、Ｖ１７）。
【０１４９】
複合機３０Ｅは、会議管理サーバ１０Ｅから受信した電子メールアドレス一覧にある各電子メールアドレスをScan To Emailの宛先に設定する（Ｖ１８）。
【０１５０】
このように、ＴＶ会議システム３から会議参加者の顔写真データを取得して会議参加者を特定することで、入退室管理システム５の故障等により入退室管理システム５から会議参加者名を取得できない場合にも対応することができる。
【０１５１】
なお、ＴＶ会議システム３から顔写真データを取得して会議参加者名を特定する以外の部分のシーケンスについては第２〜第４の実施の形態のようにされてもよい。
【０１５２】
＜第６の実施の形態＞
第６の実施の形態では、他の実施の形態に対して以下の処理を付加する。その他の点は他の実施の形態と同様である。第６の実施の形態では、該当の会議に接続していたＴＶ会議システム３をＴＶ会議履歴テーブル６１を参照して特定する際に、その接続が一時的なものであったか、継続的なものであったかを判断する。ＴＶ会議を行うに際して、人的ミスにより、間違った会議室のＴＶ会議システム３を接続することがあり、この場合、接続後、担当者等が間違いに気づいて、短時間で接続が切断される。
【０１５３】
そこで、第６の実施の形態では、間違って接続されたか否かを判断するための閾値を設け、接続時間が閾値以上のＴＶ会議システム３のみを、該当の会議が開催されたＴＶ会議システム３であると判断する。
【０１５４】
図３１は、ステップＳ２０２、Ｓ２２２、Ｓ２４２、Ｓ２６２、Ｓ２８２に代えて行われる第６の実施の形態に係る処理を示す流れ図である。ＴＶ会議履歴テーブル６１に該当の会議に対応付けて登録されているＩＰアドレスの中から未確認の１つを選択し（ステップＳ４０１）、そのＩＰアドレスのＴＶ会議システム３が接続されていた時間が閾値以上か否かを判断する（ステップＳ４０２）。閾値以上ならば（ステップＳ４０２;Ｙｅｓ）、このＩＰアドレスのＴＶ会議システム３が設置された会議室で該当の会議が開催されたと判断し、該ＴＶ会議システム３のＩＰアドレスを接続先テーブルに追加登録して（ステップＳ４０３）、ステップＳ４０４へ移行する。閾値未満ならば（ステップＳ４０２;Ｎｏ）、ステップＳ４０４へ移行する。
【０１５５】
ステップＳ４０４では、該当する会議に対応付けてＴＶ会議履歴テーブル６１に登録されている全てのＩＰアドレスについて、接続時間の確認が完了しているか否かを判断し、未確認のものがあるならば（ステップＳ４０４;Ｎｏ）、ステップＳ４０１に戻って処理を継続する。すべて確認済みならば（ステップＳ４０４;Ｙｅｓ）、本処理を終了する。接続先テーブルに登録されたＩＰアドレスが、実際に該当の会議が開催されたＴＶ会議システム３のＩＰアドレスである。
【０１５６】
第６の実施の形態によれば、短時間の誤接続されたＴＶ会議システム３を排除して、会議参加者を特定することができる。
【０１５７】
以上、本発明の実施の形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施の形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。
【０１５８】
実施の形態では、会議資料を送付する資料送付装置を複合機３０とする例を示したが、資料送付装置はこれに限定されるものではない。たとえば、スキャナ部３６、プリンタ部３７、ファクシミリ通信部４１などは無くてもよい。会議資料の読み取りは外部のスキャナを使用しても良い。対象の会議資料がＰＣ上で作成されたものであれば、そのファイルを入手して会議参加者に送信すればよいので、この場合には資料送付装置はスキャナを備えなくても良い。
【０１５９】
本発明は、情報処理装置を各実施の形態に係る会議管理サーバとして機能させるプログラムとされてもよい。
【符号の説明】
【０１６０】
２、２Ｅ…会議管理システム
３…ＴＶ会議システム
５…入退室管理システム
７…社員管理システム
１０、１０Ｂ、１０Ｃ、１０Ｄ、１０Ｅ…会議管理サーバ
１１…ＣＰＵ
１２…ＲＯＭ
１３…ＲＡＭ
１４…不揮発メモリ
１５…ハードディスク装置
１６…ネットワーク通信部
１７…操作パネル
１７ａ…操作部
１７ｂ…表示部
２１…会議識別情報受信部
２２…接続システム特定部
２３…会議室特定部
２４…参加者特定部
２５…宛先特定部
２６…通知部
３０、３０Ｂ、３０Ｃ、３０Ｄ、３０Ｅ…複合機（ＭＦＰ）
３１…ＣＰＵ
３２…ＲＯＭ
３３…ＲＡＭ
３４…不揮発メモリ
３５…ハードディスク装置
３６…スキャナ部
３７…プリンタ部
３８…操作パネル
３８ａ…操作部
３８ｂ…表示部
３９…画像処理部
４１…ファクシミリ通信部
４２…ネットワーク通信部
４３…認証部
５１…ScanToEmail宛先設定部
５２…会議選択部
５３…会議識別情報送信部
５４…通知受信部
５５…宛先設定部
５６…会議室選択部
６１…ＴＶ会議履歴テーブル
６３…会議室登録テーブル
６５…入退室履歴テーブル
６９…会議識別情報
８０…指定方法選択画面
８１…宛先指定釦
８２…会議指定釦
８３…会議選択画面
８４…スケジュール表
８６…会議室選択画面
８７…会議室選択釦
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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