(57)【要約】【課題】各種手続きにおける利用者の手続きの効率化を行う。【解決手段】書類申請システム１は、利用者スマートフォン２と総合受付Ｗｅｂサーバ６とを有し、利用者スマートフォン２は、書類が発行される役所１６へ利用者ＵＳＲが直接訪れるに先立ち、申請に関する申請情報を利用者ＵＳＲに入力させる書類申請画面ＤＩＰを操作表示部２１に表示させる表示手段５４と、書類申請画面ＤＩＰに入力された申請情報を取得する取得手段５５と、取得手段５５により取得した申請情報を総合受付Ｗｅｂサーバ６へ送信する送信手段５６とを設け、総合受付Ｗｅｂサーバ６は、利用者スマートフォン２から申請情報を受信する申請書受付手段６０と、役所１６において発行すべき書類に対応した担当部署としての担当課１８へ申請書ＡＦＤを出力するプリンタ出力手段６３とを設けるようにした。【選択図】図６
2020035398.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報処理装置とサーバとからなる書類申請システムにおいて、
前記情報処理装置は、
書類が発行される所定の書類発行所へ利用者が直接訪れるに先立ち、申請に関する申請情報を利用者に入力させる申請情報入力部を表示部に表示させる表示手段と、
前記申請情報入力部に入力された前記申請情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得した前記申請情報を前記サーバへ送信する送信手段と
を具え、
前記サーバは、
前記情報処理装置から前記申請情報を受信する申請書受付手段と、
前記書類発行所において発行すべき書類に対応した担当部署へ申請書を出力する出力手段と
を具える
書類申請システム。
【請求項２】
前記担当部署において前記申請情報に基づいて発行すべき前記書類の進捗状況を入力される進捗情報入力手段と、
前記進捗状況を示す進捗状況情報を前記サーバへ送信する進捗情報通知手段と
を具える進捗管理装置
をさらに有する請求項１に記載の書類申請システム。
【請求項３】
前記サーバは、
前記進捗管理装置から前記進捗状況情報を受信し、前記進捗状況情報に基づき、前記申請情報により示される、前記利用者が申請した前記書類について、前記担当部署毎の前記書類の前記進捗状況を管理する進捗管理手段と、
前記利用者が申請した全ての前記書類の作成が完了した場合、前記情報処理装置へ前記書類の作成が完了したことを示す書類作成完了通知を送信する書類作成完了通知手段
をさらに有する請求項２に記載の書類申請システム。
【請求項４】
前記サーバは、
前記進捗管理手段により管理されている、前記担当部署毎の前記書類の前記進捗状況を所定の表示部に表示させる表示手段
をさらに有する請求項３に記載の書類申請システム。
【請求項５】
前記書類作成完了通知手段は、
前記書類を前記書類発行所まで直接取りに来ることを促す内容を含む前記書類作成完了通知を送信する
請求項３に記載の書類申請システム。
【請求項６】
前記サーバは、
前記書類作成完了通知を送信する前に、前記書類の作成が完了する予定の時間を示す書類作成時間通知を前記情報処理装置へ通知する書類作成時間通知手段
をさらに有する請求項３に記載の書類申請システム。
【請求項７】
前記表示手段は、
問診形式で前記申請情報を前記利用者に入力させる
請求項１に記載の書類申請システム。
【請求項８】
書類が発行される所定の書類発行所へ利用者が直接訪れるに先立ち、申請に関する申請情報を利用者に入力させる申請情報入力部を表示部に表示させる表示ステップと、
前記申請情報入力部に入力された前記申請情報を取得する取得ステップと、
前記取得ステップにより取得した前記申請情報を送信する送信ステップと
を実行する情報処理装置として機能させる情報処理プログラムと、
前記情報処理装置から前記申請情報を受信する申請書受付手段と、
前記書類発行所において発行すべき書類に対応した担当部署へ申請書を出力する出力手段と
を具えるサーバと
を有する書類申請システム。
【請求項９】
書類が発行される所定の書類発行所へ利用者が直接訪れるに先立ち利用者により入力された申請情報を情報処理装置から受信する申請書受付手段と、
前記書類発行所において発行すべき前記書類に対応した担当部署へ申請書を出力する出力手段と、
前記申請情報に基づいて発行すべき前記書類の進捗状況を示す進捗状況情報を受信し、前記進捗状況情報に基づき、前記申請情報により示される、前記利用者が申請した前記書類について、前記担当部署毎の前記書類の前記進捗状況を管理する進捗管理手段と、
前記利用者が申請した全ての前記書類の作成が完了した場合、前記情報処理装置へ前記書類の作成が完了したことを示す書類作成完了通知を送信する書類作成完了通知手段と
を有する書類発行受付サーバ。
【請求項１０】
書類が発行される所定の書類発行所へ利用者が直接訪れるに先立ち、申請に関する申請情報を利用者に入力させる申請情報入力部を所定の表示手段により情報処理装置の表示部に表示させる表示ステップと、
前記申請情報入力部に入力された前記申請情報を所定の取得手段により取得する取得ステップと、
前記取得ステップにおいて取得した前記申請情報を所定の送信手段によりサーバへ送信する送信ステップと、
前記情報処理装置から所定の申請書受付手段により前記申請情報を受信する申請書受付ステップと、
前記書類発行所において発行すべき書類に対応した担当部署へ所定の出力手段により申請書を出力する出力ステップと
を有する書類申請方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は書類申請システム、書類発行受付サーバ及び書類申請方法に関し、各種の申請又は申込に応じ書類を発行する書類申請システムに適用して好適なものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、各種の手続きを行うときに申請書を作成して書類を作成する際の申請処理を補助するものが提案されている（例えば、特許文献１及び特許文献２参照）。図１６に、利用者が役所に直接出向いて各種手続きを行う従来の書類申請方法を示す。従来の運用方法では、役所１６内で利用者ＵＳＲが担当課１８ａ、１８ｂ、１８ｃ……１８ｎ等、必要な担当課１８を１つずつ回り、各担当課１８において申請書に手書きで入力を行って受付を待って申請書を提出してから手続き完了を待つことを繰り返していた。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１８−３２０６８号公報
【特許文献２】特開２００４−１３３５４９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら従来の運用方法では、利用者ＵＳＲが役所１６を直接訪れ、手続きが必要な全ての担当課１８の窓口を回って申請を行う必要があったため、手続きの効率化が不十分であった。
【０００５】
本発明は以上の点を考慮してなされたもので、各種手続きにおける利用者の手続きの効率化を行い得る書類申請システム、書類発行受付サーバ及び書類申請方法を提案しようとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
かかる課題を解決するため本発明の書類申請システムにおいては、情報処理装置とサーバとからなる書類申請システムにおいて、情報処理装置は、書類が発行される所定の書類発行所へ利用者が直接訪れるに先立ち、申請に関する申請情報を利用者に入力させる申請情報入力部を表示部に表示させる表示手段と、申請情報入力部に入力された申請情報を取得する取得手段と、取得手段により取得した申請情報をサーバへ送信する送信手段とを設け、サーバは、情報処理装置から申請情報を受信する申請書受付手段と、書類発行所において発行すべき書類に対応した担当部署へ申請書を出力する出力手段と設けるようにした。
【０００７】
また本発明の書類申請システムにおいては、書類が発行される所定の書類発行所へ利用者が直接訪れるに先立ち、申請に関する申請情報を利用者に入力させる申請情報入力部を表示部に表示させる表示ステップと、申請情報入力部に入力された申請情報を取得する取得ステップと、取得ステップにより取得した申請情報を送信する送信ステップとを実行する情報処理装置として機能させる情報処理プログラムと、情報処理装置から申請情報を受信する申請書受付手段と、書類発行所において発行すべき書類に対応した担当部署へ申請書を出力する出力手段とを具えるサーバとを設けるようにした。
【０００８】
さらに本発明の書類発行受付サーバにおいては、書類が発行される所定の書類発行所へ利用者が直接訪れるに先立ち利用者により入力された申請情報を情報処理装置から受信する申請書受付手段と、書類発行所において発行すべき書類に対応した担当部署へ申請書を出力する出力手段と、申請情報に基づいて発行すべき書類の進捗状況を示す進捗状況情報を受信し、進捗状況情報に基づき、申請情報により示される、利用者が申請した書類について、担当部署毎の書類の進捗状況を管理する進捗管理手段と、利用者が申請した全ての書類の作成が完了した場合、情報処理装置へ書類の作成が完了したことを示す書類作成完了通知を送信する書類作成完了通知手段とを設けるようにした。
【０００９】
さらに本発明の書類申請方法においては、書類が発行される所定の書類発行所へ利用者が直接訪れるに先立ち、申請に関する申請情報を利用者に入力させる申請情報入力部を所定の表示手段により情報処理装置の表示部に表示させる表示ステップと、申請情報入力部に入力された申請情報を所定の取得手段により取得する取得ステップと、取得ステップにおいて取得した申請情報を所定の送信手段によりサーバへ送信する送信ステップと、情報処理装置から所定の申請書受付手段により申請情報を受信する申請書受付ステップと、書類発行所において発行すべき書類に対応した担当部署へ所定の出力手段により申請書を出力する出力ステップとを設けるようにした。
【００１０】
これにより本発明は、書類を申請する際に書類発行所へ利用者が直接訪れて各担当部署の窓口を回る手間をなくすことができる。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、書類を申請する際に書類発行所へ利用者が直接訪れて各担当部署の窓口を回る手間をなくすことができ、かくして各種手続きにおける利用者の手続きの効率化を行い得る書類申請システム、サーバ及び書類申請方法を実現できる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】第１の実施の形態による書類申請システムの全体構成を示す図である。
【図２】利用者スマートフォンの構成を示すブロック図である。
【図３】総合受付Ｗｅｂサーバの構成を示すブロック図である。
【図４】進捗管理ＰＣの構成を示すブロック図である。
【図５】プリンタの構成を示すブロック図である。
【図６】第１の実施の形態による書類申請方法の全体の流れを示す図である。
【図７】第１の実施の形態による書類申請処理手順を示すシーケンスチャートである。
【図８】書類申請画面（１）を示す図である。
【図９】書類申請画面（２）を示す図である。
【図１０】書類申請画面（３）を示す図である。
【図１１】書類申請画面（４）を示す図である。
【図１２】書類申請画面（５）を示す図である。
【図１３】書類申請画面（６）を示す図である。
【図１４】第２の実施の形態による書類申請システムの全体構成を示す図である。
【図１５】第２の実施の形態による書類申請方法の全体の流れを示す図である。
【図１６】従来の書類申請方法の全体の流れを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、発明を実施するための形態（以下実施の形態とする）について、図面を用いて説明する。
【００１４】
［１．第１の実施の形態］
［１−１．書類申請システムの構成］
図１に示すように書類申請システム１は、利用者が把持する利用者スマートフォン２がインターネット４を介して総合受付Ｗｅｂ（World Wide Web）サーバ６と接続されていると共に、進捗管理ＰＣ（Personal Computer）１０及びプリンタ１２（プリンタ１２ａ、１２ｂ及び１２ｃ……）が有線又は無線のＬＡＮ（Local Area Network）であるローカルＬＡＮ８により総合受付Ｗｅｂサーバ６と接続されている。総合受付Ｗｅｂサーバ６、ローカルＬＡＮ８、進捗管理ＰＣ１０及びプリンタ１２は、役所１６内に設置されている。役所１６は、戸籍住民課、保育サービス課や高齢福祉課等の様々な担当課１８ａ、担当課１８ｂ及び担当課１８ｃ……が設けられている。以下では担当課１８ａ、担当課１８ｂ及び担当課１８ｃ……をまとめて担当課１８とも呼ぶ。
【００１５】
［１−１−１．利用者スマートフォンの構成］
図２に示すように利用者スマートフォン２は、所謂スマートフォン等の利用者による持ち運びが容易なモバイル端末により構成されており、例えば利用者の自宅である利用者自宅１４（図１）において該利用者により操作されると共に、インターネット４を介して総合受付Ｗｅｂサーバ６と接続されている。利用者スマートフォン２は、スマートフォン制御部２０が各部（操作表示部２１、通信部２２及び記憶部２３）を統轄制御する。スマートフォン制御部２０は、図示しないＣＰＵを中心に構成されており、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）やフラッシュメモリ等でなる記憶部２３から所定のプログラムを読み出して実行することにより、各部を制御して種々の処理を行う。
【００１６】
操作表示部２１は、例えばＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とタッチパネルとが一体化されており、各種画面を表示すると共に利用者の操作指示を受け付ける。操作表示部２１は、利用者により操作された際、操作指示をスマートフォン制御部２０に出力する。通信部２２は、インターネット４に接続されており、該インターネット４を介し総合受付Ｗｅｂサーバ６とデータを送受信する。
【００１７】
［１−１−２．総合受付Ｗｅｂサーバの構成］
図３に示すように総合受付Ｗｅｂサーバ６は、役所１６の総合窓口１７（図１）に設置されており、サーバ制御部２５が各部（記憶部２６、操作部２７、通信部２８及び表示部２９）を統轄制御する。サーバ制御部２５は、図示しないＣＰＵを中心に構成されており、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクドライブやフラッシュメモリ等でなる記憶部２６から所定のプログラムを読み出して実行することにより、各部を制御して種々の処理を行う。
【００１８】
通信部２８は、インターネット４を介し利用者スマートフォン２とデータの送受信を行うと共に、ローカルＬＡＮ８を介し進捗管理ＰＣ１０及びプリンタ１２とデータの送受信を行う。操作部２７は、例えばキーボード及びマウスにより構成されており、ユーザの操作指示を受け付ける。表示部２９は、例えば液晶ディスプレイにより構成されており、サーバ制御部２５から出力された画像データを表示する。
【００１９】
［１−１−３．進捗管理ＰＣの構成］
図４に示すように進捗管理装置としての進捗管理ＰＣ１０は、例えばノートパソコンにより構成されており、役所１６（図１）に設置され、管理ＰＣ制御部３１が各部（記憶部３２、操作部３３、通信部３４及び表示部３５）を統轄制御する。管理ＰＣ制御部３１は、図示しないＣＰＵを中心に構成されており、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクドライブやフラッシュメモリ等でなる記憶部３２から所定のプログラムを読み出して実行することにより、各部を制御して種々の処理を行う。この進捗管理ＰＣ１０は、担当課１８において手続きが完了した際に、手続きが完了したことを示す進捗状況の入力が担当者により行われる。
【００２０】
通信部３４は、ローカルＬＡＮ８を介し総合受付Ｗｅｂサーバ６とデータの送受信を行う。操作部３３は、例えばキーボード及びトラックパッドにより構成されており、操作者の操作指示を受け付ける。表示部３５は、例えば液晶ディスプレイにより構成されており、管理ＰＣ制御部３１から出力された画像データを表示する。
【００２１】
［１−１−４．プリンタの構成］
図１に示すようにプリンタ１２ａは担当課１８ａに、プリンタ１２ｂは担当課１８ｂに、プリンタ１２ｃは担当課１８ｃに、それぞれ設置されている。すなわちプリンタ１２（プリンタ１２ａ、１２ｂ及び１２ｃ……）は、役所１６内の各担当課１８に１台ずつ設置されている。以下ではプリンタ１２ａ、１２ｂ及び１２ｃ……をまとめてプリンタ１２とも呼ぶ。図５に示すようにプリンタ１２は、プリンタ制御部３７が各部（操作表示部３８、通信部３９、記憶部４０及び印刷部４１）を統轄制御する。プリンタ制御部３７は、図示しないＣＰＵを中心に構成されており、ＲＯＭ、ＲＡＭやフラッシュメモリ等でなる記憶部４０から所定のプログラムを読み出して実行することにより、各部を制御して種々の処理を行う。
【００２２】
操作表示部３８は、例えばＬＣＤとタッチパネルとが一体化されており、印刷設定画面を表示すると共にユーザの操作指示を受け付ける。操作表示部３８は、ユーザにより操作された際、操作指示をプリンタ制御部３７に出力する。通信部３９は、ローカルＬＡＮ８を介し総合受付Ｗｅｂサーバ６から申請情報を受信する。印刷部４１は、印刷設定と受信した申請情報とに基づき、印刷を実行する。
【００２３】
［１−２．書類申請システムの機能構成］
ここで、書類申請システム１における後述する書類申請処理に関係する基本的な機能を、図１に機能ブロック図として示す。
【００２４】
［１−２−１．利用者スマートフォンの機能構成］
利用者スマートフォン２は、Ａｎｄｒｏｉｄ（登録商標）端末５０ａ又はｉＯＳ（登録商標）端末５０ｉにより構成されている。Ａｎｄｒｏｉｄ端末５０ａは、Ａｎｄｒｏｉｄ向け申請書受付管理アプリ５１ａ及びメールブラウザ５２ａがインストールされている。ｉＯＳ端末５０ｉは、ｉＯＳ向け申請書受付管理アプリ５１ｉ及びメールブラウザ５２ｉがインストールされている。Ａｎｄｒｏｉｄ端末５０ａ及びｉＯＳ端末５０ｉは、ＯＳ（Operating System）の種類が異なるだけでほぼ同一の処理を行うため、以下では主にＡｎｄｒｏｉｄ端末５０ａについて説明する。以下ではＡｎｄｒｏｉｄ向け申請書受付管理アプリ５１ａ及びｉＯＳ向け申請書受付管理アプリ５１ｉをまとめて申請書受付管理アプリ５１とも呼び、メールブラウザ５２ａ及びメールブラウザ５２ｉをまとめてメールブラウザ５２とも呼ぶ。
【００２５】
Ａｎｄｒｏｉｄ向け申請書受付管理アプリ５１ａは、申請書の入力を補助する機能を搭載したアプリケーションである。メールブラウザ５２ａは、Ｗｅｂブラウザからメールを送受信する機能である。
【００２６】
利用者スマートフォン２のスマートフォン制御部２０（図２）は、Ａｎｄｒｏｉｄ向け申請書受付管理アプリ５１ａ又はｉＯＳ向け申請書受付管理アプリ５１ｉを実行することにより、Ａｎｄｒｏｉｄ向け申請書受付管理アプリ５１ａ及びｉＯＳ向け申請書受付管理アプリ５１ｉの機能として、表示手段５４、取得手段５５及び送信手段５６の各機能ブロックを実現する。表示手段５４は、役所１６が申請に応じ発行する書類である発行書類が発行される役所１６へ利用者が直接訪れるに先立ち、申請に関する申請情報を利用者に入力させる申請情報入力部を操作表示部２１に表示させる。取得手段５５は、操作表示部２１の申請情報入力部に入力された申請情報を取得する。送信手段５６は、取得手段５５により取得した申請情報を総合受付Ｗｅｂサーバ６へ送信する。
【００２７】
［１−２−２．総合受付Ｗｅｂサーバの機能構成］
総合受付Ｗｅｂサーバ６のサーバ制御部２５（図３）は、所定の書類申請プログラムを実行することにより、申請書受付手段６０、進捗管理手段６１、受取時間メール送信手段６２、プリンタ出力手段６３及び完了メール送信手段６４の各機能ブロックを実現する。申請書受付手段６０は、サーバ制御部２５、記憶部２６及び通信部２８（図３）と対応しており、利用者からの申請書を受け付ける。進捗管理手段６１は、サーバ制御部２５及び記憶部２６と対応しており、利用者の申請書の処理状態を管理する。書類作成時間通知手段としての受取時間メール送信手段６２は、サーバ制御部２５及び通信部２８と対応しており、利用者から申請がされた際に、役所１６側で手続きが完了し利用者が役所１６へ発行書類を取りに出向く目安の時間を示す電子メールである書類作成時間通知としての受取時間メールを利用者へ送信する。プリンタ出力手段６３は、サーバ制御部２５及び通信部２８と対応しており、利用者からの申請に応じて、担当課１８のプリンタ１２に申請書を印刷する。書類作成完了通知手段としての完了メール送信手段６４は、サーバ制御部２５及び通信部２８と対応しており、利用者からの申請に応じた手続きが完了した際に利用者に電子メールである書類作成完了通知としての完了メールを送信する。
【００２８】
［１−２−３．進捗管理ＰＣの機能構成］
進捗管理ＰＣ１０の管理ＰＣ制御部３１（図４）は、所定の進捗管理プログラムを実行することにより、進捗情報入力手段７０及び進捗情報通知手段７１（図１）の機能ブロックを実現する。進捗情報入力手段７０は、管理ＰＣ制御部３１、操作部３３及び表示部３５（図４）と対応しており、担当課１８において申請情報に基づいて発行すべき発行書類の進捗状況を担当者により入力される。進捗情報通知手段７１は、管理ＰＣ制御部３１及び通信部３４と対応しており、進捗情報を総合受付Ｗｅｂサーバ６へ送信する。
【００２９】
［１−３．書類申請方法］
ここで、第１の実施の形態による書類申請システム１における書類申請方法の全体の流れを図６に示す。工程ＰＲ１において例えば利用者自宅１４にいる利用者ＵＳＲは、利用者スマートフォン２を操作してＡｎｄｒｏｉｄ向け申請書受付管理アプリ５１ａ（図１）をダウンロードしてインストールし、Ａｎｄｒｏｉｄ向け申請書受付管理アプリ５１ａを起動して、書類申請画面に必要情報を入力する。工程ＰＲ２において利用者スマートフォン２は、利用者ＵＳＲに入力された申請内容を示す申請情報を作成し、総合受付Ｗｅｂサーバ６へ送信する。
【００３０】
工程ＰＲ３において総合受付Ｗｅｂサーバ６は、申請情報に基づき、利用者ＵＳＲと、該利用者ＵＳＲが申請した担当課１８毎の発行書類の進捗情報とを対応付けて進捗状況管理情報として記憶部２６に記憶する。工程ＰＲ４において総合受付Ｗｅｂサーバ６は、申請情報により示される担当課１８毎に、該当する担当課１８に対応する申請書ＡＦＤをプリンタ１２へ出力し印刷させる。工程ＰＲ５において総合受付Ｗｅｂサーバ６は、発行書類を役所１６まで直接取りに来る時間を利用者ＵＳＲに通知する電子メールである受取時間メールを利用者スマートフォン２へ送信する。
【００３１】
工程ＰＲ６において各担当課１８の担当者ＳＴは、印刷された申請書ＡＦＤに基づき手続きを行い、手続きが完了すると、進捗管理ＰＣ１０に進捗状況として手続きが完了したことを入力する。工程ＰＲ７において進捗管理ＰＣ１０は、進捗状況を示す進捗状況情報を総合受付Ｗｅｂサーバ６へ送信する。工程ＰＲ８において総合受付Ｗｅｂサーバ６は、進捗状況管理情報における、受信した進捗状況情報により示される利用者ＵＳＲにおける完了した手続きの進捗状況を完了に更新する。工程ＰＲ９において総合受付Ｗｅｂサーバ６は、利用者ＵＳＲが申請した全ての手続きの進捗状況が完了になると、全ての手続きが完了したため発行書類を役所１６まで直接取りに来ることを利用者ＵＳＲに促す電子メールである完了メールを利用者スマートフォン２へ送信する。
【００３２】
工程ＰＲ１０において利用者ＵＳＲは、自身が役所１６へ直接訪れるに先立ち申請した全ての手続きが完了し発行書類が発行されたことを認識し、発行書類を取りに役所１６へ来庁して、総合窓口１７を訪問し、受付１９において該発行書類を受け取る。
【００３３】
［１−４．書類申請処理手順］
次に書類申請システム１による書類申請処理手順ＲＴ１について、図７のシーケンスチャートを用いて説明する。ステップＳＰ１において利用者スマートフォン２のスマートフォン制御部２０は、図８、図９、図１０、図１１、図１２及び図１３に示す書類申請画面ＤＩＰ１、ＤＩＰ２、ＤＩＰ３、ＤＩＰ４、ＤＩＰ５及びＤＩＰ６を表示手段５４により操作表示部２１に表示させ、ステップＳＰ２へ移る。以下では書類申請画面ＤＩＰ１、ＤＩＰ２、ＤＩＰ３、ＤＩＰ４、ＤＩＰ５及びＤＩＰ６をまとめて書類申請画面ＤＩＰとも呼ぶ。ステップＳＰ２においてスマートフォン制御部２０は、利用者ＵＳＲにより書類申請画面ＤＩＰにおいて書類申請の全ての記入が終了するのを待ち受ける。
【００３４】
このときスマートフォン制御部２０は、最初に図８に示す書類申請画面ＤＩＰ１を操作表示部２１に表示させる。書類申請画面ＤＩＰ１には、転入・転出ボタンＢＴ１と、出生・死亡ボタンＢＴ２と、婚姻・離婚ボタンＢＴ３とが表示されている。利用者ＵＳＲは、例えば死亡届を届け出る場合、書類申請画面ＤＩＰ１において出生・死亡ボタンＢＴ２を押下する。書類申請画面ＤＩＰ１において出生・死亡ボタンＢＴ２が押下されると、スマートフォン制御部２０は、図９に示す書類申請画面ＤＩＰ２を操作表示部２１に表示させる。
【００３５】
書類申請画面ＤＩＰ２には、氏名記入欄ＥＴ１と、住所記入欄ＥＴ２と、生年月日記入欄ＥＴ３とが表示されている。利用者ＵＳＲは、死亡した人の氏名を氏名記入欄ＥＴ１に、住所を住所記入欄ＥＴ２に、生年月日を生年月日記入欄ＥＴ３に、それぞれ入力する。書類申請画面ＤＩＰ２の全ての記入欄に情報が記入されると、スマートフォン制御部２０は、図１０に示す書類申請画面ＤＩＰ３を操作表示部２１に表示させる。
【００３６】
書類申請画面ＤＩＰ３には、例えば、住民登録選択部ＩＳ１と、印鑑登録証選択部ＩＳ２と、国民健康保険選択部ＩＳ３と、国民年金選択部ＩＳ４と、固定資産選択部ＩＳ５と、農地選択部ＩＳ６とが表示されている。利用者ＵＳＲは、それぞれの選択部において「はい」又は「いいえ」を選択する。書類申請画面ＤＩＰ３の全ての選択部が選択されると、スマートフォン制御部２０は、図１１に示す書類申請画面ＤＩＰ４を操作表示部２１に表示させる。
【００３７】
書類申請画面ＤＩＰ４には、利用者ＵＳＲに必要な手続きを示すと共に選択させる、例えば、死亡届ボタンＢＴ１０と、世帯主変更届ボタンＢＴ１１と、国民健康保険証返還ボタンＢＴ１２と、国民年金給付死亡手続ボタンＢＴ１３と、相続農地権利取得届出書ボタンＢＴ１４とが表示されている。利用者ＵＳＲは、例えば死亡届を届け出る場合、書類申請画面ＤＩＰ５において死亡届ボタンＢＴ１０を押下する。書類申請画面ＤＩＰ５において死亡届ボタンＢＴ１０が押下されると、スマートフォン制御部２０は、図１２に示す書類申請画面ＤＩＰ５を操作表示部２１に表示させる。
【００３８】
書類申請画面ＤＩＰ５には、氏名記入欄ＥＴ１１と、住所記入欄ＥＴ１２と、生年月日記入欄ＥＴ１３と、死亡月日記入欄ＥＴ１４と、本籍記入欄ＥＴ１５とが表示されている。利用者ＵＳＲは、死亡した人の氏名を氏名記入欄ＥＴ１１に、住所を住所記入欄ＥＴ１２に、生年月日を生年月日記入欄ＥＴ１３に、死亡月日を死亡月日記入欄ＥＴ１４に、本籍を本籍記入欄ＥＴ１５に、それぞれ入力する。書類申請画面ＤＩＰ５の全ての記入欄に情報が記入されると、スマートフォン制御部２０は、図１３に示す書類申請画面ＤＩＰ６を操作表示部２１に表示させる。
【００３９】
書類申請画面ＤＩＰ６には、申請書類を再度確認するか否かを利用者ＵＳＲに質問する再確認要否質問部ＲＳ１と、はいボタンＢＴ２０と、いいえボタンＢＴ２１とが表示されている。利用者ＵＳＲは、申請書類の記入を再度行いたい場合、はいボタンＢＴ２０を押下する一方、申請書類の記入を再度行わずに申請書類の手続きを開始した場合、いいえボタンＢＴ２１を押下する。書類申請画面ＤＩＰ６において、はいボタンＢＴ２０が押下されると、スマートフォン制御部２０は、書類申請画面ＤＩＰ５（図１２）を操作表示部２１に再度表示させる。
【００４０】
一方書類申請画面ＤＩＰ６において、いいえボタンＢＴ２１が押下されると、書類申請の全ての記入が終了したため、スマートフォン制御部２０は、ステップＳＰ３（図７）へ移り、利用者ＵＳＲに入力された申請内容を取得手段５５により取得して、該申請内容を示す申請情報を作成し、ステップＳＰ４へ移る。ステップＳＰ４においてスマートフォン制御部２０は、申請情報を送信手段５６により総合受付Ｗｅｂサーバ６へ送信する。以上は死亡届について説明したが、スマートフォン制御部２０は、世帯主変更届と、国民健康保険証の返還の手続きと、国民年金の給付または死亡の手続きと、相続による農地権利の取得届出とについても同様の処理を行う。
【００４１】
ステップＳＰ５において総合受付Ｗｅｂサーバ６のサーバ制御部２５は、利用者スマートフォン２から申請書受付手段６０により申請情報を受信し、ステップＳＰ６へ移る。ステップＳＰ６においてサーバ制御部２５は、申請情報に基づき、利用者ＵＳＲと、該利用者ＵＳＲが申請した担当課１８毎の発行書類の進捗情報とを対応付けて進捗状況管理情報として進捗管理手段６１により記憶部２６に記憶し、ステップＳＰ７へ移る。この状態において進捗状況管理情報は、全ての担当課１８の進捗状況が、手続き中（すなわち完了前）となっている。ステップＳＰ７においてサーバ制御部２５は、申請情報により示される担当課１８毎に、該当する担当課１８に対応する申請書ＡＦＤを示す申請書情報をプリンタ出力手段６３によりプリンタ１２へ送信し、ステップＳＰ８へ移る。ステップＳＰ８においてサーバ制御部２５は、利用者ＵＳＲの申請した全ての手続きが完了するまでに通常要する時間を現在時刻に加算して受け取り時間を算出し、該受け取り時間を示す電子メールである受取時間メールを受取時間メール送信手段６２により利用者スマートフォン２へ送信する。
【００４２】
受取時間メールを受信すると、ステップＳＰ９において利用者スマートフォン２のスマートフォン制御部２０は、受取時間メールをメールブラウザ５２により操作表示部２１に表示させる。利用者ＵＳＲは、受取時間メールを確認すると、自身が役所１６へ直接訪れる目安の時間を認識する。
【００４３】
ステップＳＰ１０においてプリンタ１２のプリンタ制御部３７は、総合受付Ｗｅｂサーバ６から受信した申請書情報に基づき申請書ＡＦＤを印刷する。各担当課１８の担当者ＳＴは、印刷された申請書ＡＦＤに基づき手続きを行い、手続きが完了すると、進捗管理ＰＣ１０に進捗状況として、手続きが完了したことの入力を行う。
【００４４】
ステップＳＰ１１において進捗管理ＰＣ１０の管理ＰＣ制御部３１は、担当者ＳＴにより手続きが完了したことを示す進捗状況の入力を待ち受け、進捗状況の入力が行われると、ステップＳＰ１２へ移る。ステップＳＰ１２において管理ＰＣ制御部３１は、進捗状況を示す進捗状況情報を進捗情報通知手段７１により総合受付Ｗｅｂサーバ６へ送信する。
【００４５】
ステップＳＰ１３において総合受付Ｗｅｂサーバ６のサーバ制御部２５は、進捗管理ＰＣ１０から進捗状況情報を受信すると、進捗状況管理情報における、進捗状況情報により示される利用者ＵＳＲにおける完了した手続きの進捗状況を、進捗管理手段６１により完了に更新し、ステップＳＰ１４へ移る。利用者ＵＳＲの申請した全ての手続きの進捗状況が完了になると、ステップＳＰ１４においてサーバ制御部２５は、全ての手続きが完了したことを示す電子メールである完了メールを完了メール送信手段６４により利用者スマートフォン２へ送信する。
【００４６】
完了メールを受信すると、ステップＳＰ１５において利用者スマートフォン２のスマートフォン制御部２０は、完了メールをメールブラウザ５２により操作表示部２１に表示させる。利用者ＵＳＲは、完了メールを確認すると、自身が役所１６へ直接訪れるに先立ち申請した全ての手続きが完了したことを認識し、発行書類を取りに役所１６へ来庁して、総合窓口１７を訪問し、受付１９において係員ＡＴから発行書類を受け取る。
【００４７】
［１−５．効果等］
以上の構成において書類申請システム１は、申請に関する申請情報を利用者スマートフォン２において利用者ＵＳＲに入力させて申請情報を総合受付Ｗｅｂサーバ６へ送信し、申請情報に基づき、役所１６において発行すべき発行書類に対応した担当課１８のプリンタ１２へ総合受付Ｗｅｂサーバ６から申請書ＡＦＤを出力し、担当課１８において書類発行が完了すると、完了ステータスを示す進捗状況情報を進捗管理ＰＣ１０から総合受付Ｗｅｂサーバ６へ送信し、進捗状況情報に基づき、進捗状況を管理し、利用者が申請した全ての発行書類の作成が完了した場合、完了メールを総合受付Ｗｅｂサーバ６から利用者スマートフォン２へ送信するようにした。
【００４８】
このため書類申請システム１は、利用者ＵＳＲが役所１６まで出向く必要なく利用者自宅１４から申請書の入力及び申請ができるため、利用者ＵＳＲの負担を大幅に軽減することができる。また書類申請システム１は、依頼した手続きの役所１６での処理が完了してから完了メールを利用者ＵＳＲが受け取るため、役所１６へ利用者ＵＳＲが直接訪れる際における、各担当課１８での受付待ち時間と手続き待ち時間とをなくし、利用者ＵＳＲが発行書類を受け取る際の待ち時間を緩和させることができる。
【００４９】
さらに書類申請システム１は、利用者ＵＳＲの申請した全ての手続きが完了すると、発行された発行書類を予め印刷しておき、総合窓口１７に用意しておき、利用者ＵＳＲが来庁した際に渡すようにした。このため書類申請システム１は、必要な各担当課１８の窓口を全て利用者ＵＳＲが回って発行書類を取得するという手間を省き、総合窓口１７においてワンストップで全ての発行書類を利用者ＵＳＲに渡すことができる。
【００５０】
本発明は、例えば住民票のような現在ではコンビニエンスストア等でも容易に発行できるような書類よりも、例えばパスポート等のような、現在は申請する際に利用者が窓口に直接出向く必要があり、且つ申請可能な場所の数が少なく、且つ混雑していることが多く待ち時間が長くなる傾向がある書類を発行する際に適用すると、より一層有用である。
【００５１】
さらに書類申請システム１は、申請に関する申請情報を、役所１６においてではなく、例えば利用者自宅１４において利用者スマートフォン２に入力させるようにした。このため利用者ＵＳＲは、利用者自宅１４で周囲の人に確認しながら書類申請画面ＤＩＰにおいて死亡した人の生年月日等の必要事項を入力できる。これにより書類申請システム１は、利用者ＵＳＲの利便性を向上できる。
【００５２】
さらに書類申請システム１は、利用者スマートフォン２から書類申請が行われると、総合受付Ｗｅｂサーバ６から受取時間メールを利用者スマートフォン２へ送信するようにした。このため書類申請システム１は、発行書類を受け取りに利用者ＵＳＲがいつ役所１６へ訪問すれば良いかを、書類申請が行われた段階で、利用者ＵＳＲへ通知でき、利用者ＵＳＲの利便性を向上させることができる。
【００５３】
ところで、短時間の間に多数の利用者が書類発行の申請を行いに役所１６の所定の担当課１８に来た場合、担当者ＳＴが短時間に多くの書類の発行を行う必要があることや、利用者を担当課１８の窓口で待たせていることへの焦りやプレッシャー等から、ミスが発生しやすくなってしまう可能性がある。  
【００５４】
これに対し書類申請システム１は、利用者ＵＳＲが担当課１８の窓口に来ずに役所１６へ送信した申請情報に基づきプリンタ１２から申請書ＡＦＤを印刷し、申請書ＡＦＤに基づき担当者ＳＴに手続きを行わせるようにした。このため書類申請システム１は、担当課１８の窓口で利用者を待たせることなく落ち着いて担当者ＳＴのペースで手続きを行わせ、利用者ＵＳＲが役所１６へ来庁する際までに予め手続きを終わらせて発行書類を用意させておくことができる。これにより書類申請システム１は、手続きのミスが発生することを抑止し、役所１６における担当者ＳＴの手続き業務を効率化できる。
【００５５】
さらに書類申請システム１は、書類申請画面ＤＩＰにおいて、入力内容を文章で案内して誘導し、利用者ＵＳＲへ質問をし、該質問への回答として申請情報を利用者ＵＳＲに入力させるような、問診形式で申請情報を入力させるようにした。これにより書類申請システム１は、利用者ＵＳＲが役所１６に出向いて担当者ＳＴと直接話しながら申請書に記入をしなくても、書類申請画面ＤＩＰの誘導に従うだけで、申請書に入力を行うことができる。
【００５６】
以上の構成によれば書類申請システム１は、利用者スマートフォン２と総合受付Ｗｅｂサーバ６とからなる書類申請システム１において、利用者スマートフォン２は、書類としての発行書類が発行される所定の書類発行所としての役所１６へ利用者ＵＳＲが直接訪れるに先立ち、申請に関する申請情報を利用者ＵＳＲに入力させる申請情報入力部としての書類申請画面ＤＩＰを表示部としての操作表示部２１に表示させる表示手段５４と、書類申請画面ＤＩＰに入力された申請情報を取得する取得手段５５と、取得手段５５により取得した申請情報を総合受付Ｗｅｂサーバ６へ送信する送信手段５６とを設け、総合受付Ｗｅｂサーバ６は、利用者スマートフォン２から申請情報を受信する申請書受付手段６０と、役所１６において発行すべき発行書類に対応した担当部署としての担当課１８へ申請書ＡＦＤを出力するプリンタ出力手段６３とを設けるようにした。
【００５７】
これにより書類申請システム１は、発行書類を申請する際に役所１６へ利用者ＵＳＲが直接訪れて各担当課１８の窓口を回る手間をなくすことができる。
【００５８】
［２．第２の実施の形態］
［２−１．書類申請システムの構成］
図１と対応する部材に同一符号を付した図１４に示すように、第２の実施の形態による書類申請システム１０１は、第１の実施の形態による書類申請システム１（図１）と比較して、総合受付Ｗｅｂサーバ６に代わる総合受付Ｗｅｂサーバ１０６を有すると共に進捗管理ＰＣ１０が省略されている点において相違するものの、他の点については同様に構成されている。総合受付Ｗｅｂサーバ１０６は総合受付Ｗｅｂサーバ６と比較して、進捗管理手段６１、受取時間メール送信手段６２及び完了メール送信手段６４が省略されている点において相違するものの、他の点については同様に構成されている。
【００５９】
［２−２．書類申請方法］
図６と対応する処理手順に同一符号を付した図１５に示すように、第２の実施の形態による書類申請システム１０１における書類申請方法の全体の流れは、書類申請システム１（図６）と比較して、工程ＰＲ３、工程ＰＲ５、工程ＰＲ８及び工程ＰＲ９が省略されていると共に、工程ＰＲ６に代わる工程ＰＲ１０６と工程ＰＲ９に代わる工程ＰＲ１０９とを有する点において相違するものの、他の点については同様に構成されている。
【００６０】
工程ＰＲ１、工程ＰＲ２及び工程ＰＲ４において書類申請システム１０１は、書類申請システム１（図６）と同様の工程を経て、工程ＰＲ１０６へ移る。工程ＰＲ１０６において各担当課１８の担当者ＳＴは、印刷された申請書ＡＦＤに基づき手続きを行い、手続きが完了すると、総合窓口１７に連絡する。工程ＰＲ１０９において総合窓口１７の係員は、全ての手続きが完了したことを示す例えば電話を利用者ＵＳＲへかける。
【００６１】
書類申請システム１０１は、書類申請システム１と比較して、係員ＡＴが行う処理が増加するものの、進捗管理ＰＣ１０を省略でき、構成を簡素化できる。
【００６２】
その他の点においても、第２の実施の形態による書類申請システム１０１は、第１の実施の形態による書類申請システム１と同様の作用効果を奏し得る。
【００６３】
［３．他の実施の形態］
なお上述した実施の形態においては、書類申請処理手順ＲＴ１のステップＳＰ７及びＳＰ１０において、総合受付Ｗｅｂサーバ６からプリンタ１２へ申請書情報を送信して申請書ＡＦＤを印刷する場合について述べた。本発明はこれに限らず、各担当課１８に設置されたパソコンへ総合受付Ｗｅｂサーバ６から申請書情報を送信し、各担当課１８の担当者ＳＴが該申請書情報に基づきプリンタ１２で申請書ＡＦＤを印刷しても良い。
【００６４】
また上述した実施の形態においては、書類申請画面ＤＩＰにおいて入力内容を文章で利用者に案内し誘導する場合について述べた。本発明はこれに限らず、文章に限らずに画像や音声等を適宜組み合わせて利用者に案内し誘導しても良い。
【００６５】
さらに上述した書類申請画面ＤＩＰ５（図１２）の氏名記入欄ＥＴ１１、住所記入欄ＥＴ１２及び生年月日記入欄ＥＴ１３には、書類申請画面ＤＩＰ２（図９）の氏名記入欄ＥＴ１、住所記入欄ＥＴ２及び生年月日記入欄ＥＴ３で入力済みの内容を表示しても良い。
【００６６】
さらに、第１の実施の形態における進捗管理ＰＣ１０の進捗情報入力手段７０及び進捗情報通知手段７１の機能を、総合受付Ｗｅｂサーバ６が担っても良い。
【００６７】
さらに、書類申請処理手順ＲＴ１のステップＳＰ１３において、進捗状況管理情報を総合受付Ｗｅｂサーバ６の表示部２９に表示させても良い。
【００６８】
さらに上述した実施の形態においては、書類申請処理手順ＲＴ１のステップＳＰ１４において総合受付Ｗｅｂサーバ６から利用者スマートフォン２へ完了メールを送信する場合について述べた。本発明はこれに限らず、ＳＭＳ（Short Message Service）、ＭＭＳ（Multimedia Messaging Service）等のメッセージサービスや、各種ＳＮＳ（Social Networking Service）等、他の種々の通知手段により、手続きが完了したことを通知しても良い。
【００６９】
さらに上述した実施の形態においては、利用者からの申請がされた際に総合受付Ｗｅｂサーバ６から利用者スマートフォン２へ受取時間メールを送信する場合について述べた。本発明はこれに限らず、要は完了メールを送信する前に受取時間メールを総合受付Ｗｅｂサーバ６から利用者スマートフォン２へ送信すれば良い。
【００７０】
さらに上述した実施の形態において、総合受付Ｗｅｂサーバ６は、現在の担当課１８での混雑状況をリアルタイムで管理した上で、受取時間を算出しても良い。
【００７１】
さらに上述した実施の形態においては、利用者ＵＳＲは利用者スマートフォン２を操作して申請書ＡＦＤを入力する場合について述べた。本発明はこれに限らず、所謂スマートフォンに限らず、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）等の利用者ＵＳＲによる持ち運びが容易なモバイル端末や、タブレット、デスクトップパソコンやノートパソコン等、画面表示と操作入力とデータの送受信が可能な情報処理装置であれば良い。
【００７２】
さらに上述した実施の形態においては、利用者スマートフォン２はＡｎｄｒｏｉｄ端末５０ａ又はｉＯＳ端末５０ｉである場合について述べた。本発明はこれに限らず、他の種々のＯＳで可動する端末であっても良い。
【００７３】
さらに上述した実施の形態においては、進捗管理ＰＣ１０が役所１６に１台設置されている場合について述べた。本発明はこれに限らず、進捗管理ＰＣ１０は、各担当課１８に１台ずつ設置されていても良く、また複数の担当課１８でまとめて１台設置されていても良い。
【００７４】
さらに上述した実施の形態においては、総合受付Ｗｅｂサーバ６は役所１６内部に配置される場合について述べた。本発明はこれに限らず、総合受付Ｗｅｂサーバ６は役所１６外部に配置されても良い。
【００７５】
さらに上述した実施の形態においては、発行書類が発行される手続きに本発明を適用する場合について述べた。本発明はこれに限らず、発行書類が発行されない手続きに本発明を適用しても良い。
【００７６】
さらに上述した実施の形態においては、行政機関における死亡届の手続きに本発明を適用する場合について述べた。本発明はこれに限らず、行政機関における他の種々の手続きや、金融機関の諸届業務（住所変更や印鑑紛失等）等、他の種々の機関における種々の手続きに本発明を適用しても良い。
【００７７】
さらに本発明は、上述した各実施の形態及び他の実施の形態に限定されるものではない。すなわち本発明は、上述した各実施の形態と上述した他の実施の形態の一部又は全部を任意に組み合わせた実施の形態や、一部を抽出した実施の形態にもその適用範囲が及ぶものである。
【００７８】
さらに上述した実施の形態においては、表示手段としての表示手段５４と、取得手段としての取得手段５５と、送信手段としての送信手段５６とを有する情報処理装置としての利用者スマートフォン２と、申請書受付手段としての申請書受付手段６０と、出力手段としてのプリンタ出力手段６３とを有するサーバとしての総合受付Ｗｅｂサーバ６とによって、書類申請システムとしての書類申請システム１を構成する場合について述べた。しかしながら本発明はこれに限らず、その他種々の構成でなる表示手段と、取得手段と、送信手段とを有する情報処理装置と、申請書受付手段と、出力手段とを有するサーバとによって、書類申請システムを構成しても良い。
【産業上の利用可能性】
【００７９】
本発明は、各種申請に応じ書類を発行する種々のシステムでも利用できる。
【符号の説明】
【００８０】
１、１０１……書類申請システム、２……利用者スマートフォン、４……インターネット、６、１０６……総合受付Ｗｅｂサーバ、８……ローカルＬＡＮ、１０……進捗管理ＰＣ、１２……プリンタ、１４……利用者自宅、１６……役所、１７……総合窓口、１８……担当課、１９……受付、ＵＳＲ……利用者、ＳＴ……担当者、ＡＴ……係員、ＡＦＤ……申請書、２０……スマートフォン制御部、２１……操作表示部、２２……通信部、２３……記憶部、２５……サーバ制御部、２６……記憶部、２７……操作部、２８……通信部、２９……表示部、３１……管理ＰＣ制御部、３２……記憶部、３３……操作部、３４……通信部、３５……表示部、３７……プリンタ制御部、３８……操作表示部、３９……通信部、４０……記憶部、４１……印刷部、５０ａ……Ａｎｄｒｏｉｄ端末、５０ｉ……ｉＯＳ端末、５１ａ……Ａｎｄｒｏｉｄ向け申請書受付管理アプリ、５１ｉ……ｉＯＳ向け申請書受付管理アプリ、５２ａ……メールブラウザ、５２ｉ……メールブラウザ、５４……表示手段、５５……取得手段、５６……送信手段、６０……申請書受付手段、６１……進捗管理手段、６２……受取時間メール送信手段、６３……プリンタ出力手段、６４……完了メール送信手段、７０……進捗情報入力手段、７１……進捗情報通知手段、ＤＩＰ……書類申請画面。
【図１】
2020035398.tif 000003
【図２】
2020035398.tif 000004
【図３】
2020035398.tif 000005
【図４】
2020035398.tif 000006
【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
2020035398.tif 000010
【図９】
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【図１０】
2020035398.tif 000012
【図１１】
2020035398.tif 000013
【図１２】
2020035398.tif 000014
【図１３】
2020035398.tif 000015
【図１４】
2020035398.tif 000016
【図１５】
2020035398.tif 000017
【図１６】
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