(57)【要約】      （修正有）【課題】機密文書を安全に管理するための方法及び装置のシステムを提供する。【解決手段】機密文書を取り扱うためのシステムは、文書から編集された機密情報に基づく文書を受信及び格納する。電子文書は、解析されて機密情報を有するキャラクタブロックを特定する。機密情報は、文書内で異なるフォーマットであることができる。編集ルールがキャラクタブロックに適用され、ブロック内の機密情報に対する機密カテゴリを特定する。機密情報は、機密情報が文書から取り除かれるようにルールに基づいて編集される。閲覧可能又は印刷可能でなくなるように、編集済みの情報によって新しい電子文書が生成される。機密情報のレベルが異なる２つの文書は、システム内の分離した装置に格納される。【選択図】図１
2020155105.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像形成装置のシステムであって、
第１セキュリティステータスを有する第１画像形成装置と、第２セキュリティステータスを有する第２画像形成装置とを備える複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と通信するプロセッサと、
前記プロセッサに接続され、前記プロセッサによって読み取り可能であって、一連のプログラム命令を格納するメモリと、
を備え、
前記一連のプログラム命令は、前記プロセッサにより実行された場合、前記プロセッサが、
前記第１画像形成装置で第１電子文書を受信し、
前記第１電子文書のための第１有効期限パラメータを生成し、
前記第１電子文書を修正して、第２電子文書を生成し、
前記第２電子文書のための第２有効期限パラメータを生成し、
前記第１画像形成装置に前記第１電子文書を、及び前記第２画像形成装置に前記第２電子文書を格納し、
前記第１有効期限パラメータに従って前記第１電子文書を利用不能にし、
前記第２有効期限パラメータに従って前記第２電子文書を利用不能にするように構成されている、画像形成装置のシステム。
【請求項２】
請求項１に記載の画像形成装置のシステムであって、前記第１有効期限パラメータは、前記第１セキュリティステータスに関連付けられている第１有効期限パラメータ閾値を含み、前記第２有効期限パラメータは、前記第２セキュリティステータスに関連付けられている第２有効期限パラメータ閾値を含む、画像形成装置のシステム。
【請求項３】
請求項２に記載の画像形成装置のシステムであって、前記第１有効期限パラメータ閾値は、前記第２有効期限パラメータ閾値よりも低い、画像形成装置のシステム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれか１項に記載の画像形成装置のシステムであって、前記第１及び第２有効期限パラメータは、前記第１及び第２電子文書が、それぞれ、前記第１及び第２画像形成装置に格納される期間を含む、画像形成装置のシステム。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれか１項に記載の画像形成装置のシステムであって、前記第１及び第２有効期限パラメータは、前記第１及び第２電子文書が印刷される回数を含む、画像形成装置のシステム。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれか１項に記載の画像形成装置のシステムであって、前記第１及び第２有効期限パラメータは、前記第１及び第２電子文書がアクセスされる回数を含む、画像形成装置のシステム。
【請求項７】
請求項２乃至６のいずれか１項に記載の画像形成装置のシステムであって、前記プロセッサは、
前記第１有効期限パラメータが第１有効期限パラメータ閾値を超えるかを判定し、
前記第１有効期限パラメータが前記第１有効期限パラメータ閾値を超える場合、前記第１画像形成装置から前記第１電子文書を削除するようにさらに構成されている、画像形成装置のシステム。
【請求項８】
請求項２乃至７のいずれか１項に記載の画像形成装置のシステムであって、前記プロセッサは、
前記第２有効期限パラメータが第２有効期限パラメータ閾値を超えるかを判定し、
前記第２有効期限パラメータが前記第２有効期限パラメータ閾値を超える場合、前記第２画像形成装置から前記第２電子文書を削除するようにさらに構成されている、画像形成装置のシステム。
【請求項９】
画像形成装置のシステム内の機密情報を有する文書にアクセスする方法であって、
第１セキュリティステータスを有する第１画像形成装置で第１電子文書を受信する工程と、
前記第１電子文書のための第１有効期限パラメータを生成する工程と、
前記第１電子文書を修正して、第２電子文書を生成する工程と、
前記第２電子文書のための第２有効期限パラメータを生成する工程と、
前記第１画像形成装置に前記第１電子文書を、及び第２セキュリティステータスを有する第２画像形成装置に前記第２電子文書を格納する工程と、
前記第１有効期限パラメータに従って前記第１電子文書を利用不能にする工程と、
前記第２有効期限パラメータに従って前記第２電子文書を利用不能にする工程と、
を備える、方法。
【請求項１０】
請求項９に記載の方法であって、
前記第１有効期限パラメータのための前記第１セキュリティステータスに関連付けられている第１有効期限パラメータ閾値を生成する工程と、
前記第２有効期限パラメータのための前記第２セキュリティステータスに関連付けられている第２有効期限パラメータ閾値を生成する工程とをさらに備える、方法。
【請求項１１】
請求項１０に記載の方法であって、前記第１有効期限パラメータ閾値は、前記第２有効期限パラメータ閾値よりも低い、方法。
【請求項１２】
請求項９乃至１１のいずれか１項に記載の方法であって、前記第１及び第２有効期限パラメータは、前記第１及び第２電子文書が、それぞれ前記第１及び第２画像形成装置に格納される期間を含む、方法。
【請求項１３】
請求項９乃至１２のいずれか１項に記載の方法であって、前記第１及び第２有効期限パラメータは、前記第１及び第２電子文書が印刷される回数を含む、方法。
【請求項１４】
請求項９乃至１３のいずれか１項に記載の方法であって、前記第１及び第２有効期限パラメータは、前記第１及び第２電子文書がアクセスされる回数を含む、方法。
【請求項１５】
請求項１０乃至１４のいずれか１項に記載の方法であって、
前記第１有効期限パラメータが第１有効期限パラメータ閾値を超えるかを判定する工程と、
前記第１有効期限パラメータが前記第１有効期限パラメータ閾値を超える場合、前記第１画像形成装置から前記第１電子文書を削除する工程とをさらに備える、方法。
【請求項１６】
請求項１０乃至１５のいずれか１項に記載の方法であって、
前記第２有効期限パラメータが第２有効期限パラメータ閾値を超えるかを判定する工程と、
前記第２有効期限パラメータが前記第２有効期限パラメータ閾値を超える場合、前記第２画像形成装置から前記第２電子文書を削除する工程とをさらに備える、方法。
【請求項１７】
画像形成装置のシステムで機密情報を有する文書を管理する方法であって、
第１セキュリティステータスを有する第１画像形成装置で第１電子文書を受信する工程と、
前記第１電子文書を修正して、第２電子文書を生成する工程と、
前記第１画像形成装置に前記第１電子文書を、及び第２セキュリティステータスを有する第２画像形成装置に前記第２電子文書を格納する工程と、
前記第１画像形成装置及び前記第２画像形成装置の１つが、所定の期間の長さで、画像形成装置の前記システムから除去されるかを判定する工程と、
前記第１画像形成装置が除去される場合は、前記第１セキュリティステータスを有する第３画像形成装置、又は前記第２画像形成装置が除去される場合は、前記第２セキュリティステータスを有する第３画像形成装置を判定する工程と、
前記各第１電子文書又は前記第２電子文書を前記第３画像形成装置に移動する工程と、
を備える、方法。
【請求項１８】
請求項１７に記載の方法であって、前記第１画像形成装置又は前記第２画像形成装置から前記第３画像形成装置までの前記システム内における距離を算出する工程をさらに備える、方法。
【請求項１９】
請求項１８に記載の方法であって、前記距離を算出する工程は、前記第３画像形成装置でビーコンからのデータを使用することを含む、方法。
【請求項２０】
請求項１７乃至１９のいずれか１項に記載の方法であって、
前記第３画像形成装置よりも前記第１画像形成装置又は前記第２画像形成装置に近い第４画像形成装置に前記第１電子文書又は前記第２電子文書を移動する工程をさらに備える、方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、有効期限パラメータを使用して、装置又は画像形成装置のシステム内に機密情報を有する文書をスキャンすること及び格納することに関する。
【背景技術】
【０００２】
オフィス環境によっては、ユーザは慎重に扱うべき／機密情報を含む文書をスキャン又は印刷する。特に複数の画像形成装置を有するシステムに文書が格納される場合、ユーザはその情報を編集したいかもしれない。ユーザは、スキャンされた、ファックスされた、又はコピーされる予定の文書上の機密情報を取り除く又は隠す場合、いくつかの対策を講じなければならない。機密情報の公開を回避するため、ユーザは、付箋ノート、テープ、修正液、又はステッカーを使用して、次の文書内でそれが複製又は閲覧されることを阻止する。機密情報を隠す他の方法としては、文書のソフトコピーを作成し、コンピュータ上の文書編集ソフトウェアプログラムを通してそれを編集し、その後、修正された、編集された又は直された文書をもう一度印刷する。これらのタスクは全て時間とリソースを使い、多くの場合、プリンタ又はスキャナから分離されている。さらに、コンピュータ又は適切なオフィス支給品が使用できないこともある。結果として出来上がる文書もまた、付箋ノートなどを使用している場合、プロフェッショナルらしくなく見えてしまう。さらに、ユーザは、他のユーザによって元の文書が使用されることを防ぐために、システム内に文書を再スキャン又は入力しなくてはならない。
【発明の概要】
【０００３】
装置のシステムが開示されている。前記システムは、第１セキュリティステータスを有する第１装置と、第２セキュリティステータスを有する第２装置とを備える複数の装置を備える。前記システムは、前記複数の装置と通信するプロセッサも備える。前記システムは、前記プロセッサに接続され、前記プロセッサによって読み取り可能なメモリも備える。前記メモリは、一連のプログラム命令を格納し、前記一連のプログラム命令は、前記プロセッサにより実行された場合、前記プロセッサが、前記第１装置で第１電子文書を受信するように構成する。前記プロセッサはまた、前記第１電子文書から第１有効期限パラメータを生成するように構成されている。前記プロセッサはまた、前記第１電子文書を修正して、第２電子文書を生成するように構成されている。前記プロセッサはまた、前記第２電子文書のための第２有効期限パラメータを生成するように構成されている。前記プロセッサはまた、前記第１装置に前記第１電子文書を、及び前記第２装置に前記第２電子文書を格納するように構成されている。前記プロセッサはまた、前記第１有効期限パラメータに従って前記第１電子文書を利用不能にするように構成されている。前記プロセッサはまた、前記第２有効期限パラメータに従って前記第２電子文書を利用不能にするように構成されている。
【０００４】
装置のシステム内の機密情報を有する文書にアクセスする方法が開示されている。前記方法は、第１セキュリティステータスを有する第１装置で第１電子文書を受信する工程を備える。前記方法はまた、前記第１電子文書のための第１有効期限パラメータを生成する工程を備える。前記方法はまた、前記第１電子文書を修正して、第２電子文書を生成する工程を備える。前記方法はまた、前記第２電子文書のための第２有効期限パラメータを生成する工程を備える。前記方法はまた、前記第１装置に前記第１電子文書を、及び第２セキュリティステータスを有する第２装置に前記第２電子文書を格納する工程を備える。前記方法はまた、前記第１有効期限パラメータに従って前記第１電子文書を利用不能にする工程を備える。前記方法はまた、前記第２有効期限パラメータに従って前記第２電子文書を利用不能にする工程とを備える。
【０００５】
装置のシステムで機密情報を有する文書を管理する方法が開示されている。前記方法は、第１セキュリティステータスを有する第１装置で第１電子文書を受信する工程を備える。前記方法はまた、前記第１電子文書を修正して、第２電子文書を生成する工程を備える。前記方法はまた、前記第１装置に前記第１電子文書を、及び第２セキュリティステータスを有する第２装置に前記第２電子文書を格納する工程を備える。前記方法はまた、前記第１装置及び前記第２装置の１つが、所定の期間の長さで、装置のシステムから除去されるかを判定する工程を備える。前記方法はまた、前記第１装置が除去される場合は、前記第１セキュリティステータスを有する第３装置、又は前記第２装置が除去される場合は、前記第２セキュリティステータスを有する第３装置を判定する工程を備える。前記方法はまた、前記各第１電子文書又は前記第２電子文書を前記第３装置に移動する工程とを備える。
【図面の簡単な説明】
【０００６】
添付の図面と併せて考慮すれば、本発明の様々な他の特性及び付随する利点がより完全に理解されるだろう。
【図１】開示の実施形態による機密文書を取り扱うためのシステムを示す。
【図２】開示の実施形態による画像形成装置のためのコンピュータアーキテクチャの構成図を示す。
【図３】開示の実施形態により生成された複数の機密文書の構成図を示す。
【図４】開示の実施形態によるシステムに機密情報を有する文書を生成するためのフローチャートを示す。
【図５Ａ】開示の実施形態による電子文書内のキャラクタブロックを光学的に認識するためのフローチャートを示す。
【図５Ｂ】開示の実施形態による、ルールの編集ルールを適用して、電子文書からキャラクタブロックを編集するためのフローチャートを示す。
【図６Ａ】開示の実施形態による、装置で文書コードを受信するため及び電子文書を取得するためのフローチャートを示す。
【図６Ｂ】開示の実施形態による装置を選択して、生成された電子文書を格納するためのフローチャートを示す。
【図７】開示の実施形態によるシステム内の装置に格納された電子文書にアクセスするためのフローチャートを示す。
【図８】開示の実施形態による有効期限パラメータの実行のためのフローチャートを示す。
【図９】開示の実施形態による有効期限パラメータを有する文書を取得するためのフローチャートを示す。
【図１０】開示の実施形態による有効期限パラメータを有する文書を管理するためのフローチャートを示す。
【発明を実施するための形態】
【０００７】
ここで、本発明の特定の実施形態を詳細に参照する。これら実施形態の例は、添付の図面に示されている。本発明を完全に理解するため、多数の具体的な詳細が説明されている。実施形態は、図面と併せて説明されているが、以下の説明に本発明を任意の１つの実施形態に限定する意図はないことが理解されるだろう。反対に、以下の説明には、添付の請求項の主旨及び適用範囲内に含まれ得る代替手段、変形例、及び同等のものをカバーする意図がある。本発明を完全に理解するため、多数の具体的な詳細が説明されている。
【０００８】
開示の実施形態は、ファイルをスキャンし、ユーザが慎重に扱うべき情報を自動的に編集することを可能にし得るコンピュータアーキテクチャと共にアプリケーションを提供する。ユーザは、スキャンしたファイルの編集済みバージョンを印刷又は格納してもよい。画像形成システムは、複数の画像形成装置を含む。実施形態によっては、システム内に少なくとも３つの画像形成装置が存在することもある。各画像形成装置は、編集済み機密文書の異なるバージョンを格納する。このように、異なるセキュリティレベルに対してパスワード又はログイン情報を格納しておく必要性が不要である。開示のシステムは、機密情報を有する文書の処理及び格納に付随する時間及び心配を減少させ得る。
【０００９】
画像形成装置のシステム例は、元の文書を有する第１画像形成装置を含む。画像形成装置は、印刷デバイス、スキャン装置、又は装置として知られていてもよい。システムは、編集済み文書を有する第２画像形成装置を含んでいてもよく、機密情報は編集済みである。第１画像形成装置は、より高い許可レベルを持つ管理者により元の文書を閲覧又は印刷するためにアクセス可能である。第２画像形成装置は、編集済み文書にのみアクセスを持つ他のほとんどの従業員によってアクセス可能である。セキュリティ許可の第２レベルは、第１画像形成装置に格納された元の文書内の編集済み機密情報にアクセスできない。
【００１０】
処理例はユーザ視点からであってもよい。文書の本来の所有者が第１画像形成装置でファイルをスキャンしてもよい。アプリケーションを動かす装置は、以下に開示される機能を実施するために実行してもよい。装置は、名前、日付、場所、価格、識別番号、個人情報などのカテゴリを検出してもよい。本来の所有者は、その後、何のタイプの情報か見ることができる画像形成装置又は装置を指定してもよい。例えば、装置Ａは名前及び日付を見ることができる。装置Ｂは名前も、日付も、場所も見ることができない。本来の所有者はまた、文書の有効期限又はファイルにアクセスできる時間若しくは期間がいつなのかを指定してもよい。命令は、Ｘ日後に文書の有効期限が切れること、又は文書は勤務時間中のみにしかアクセスできないことを指定してもよい。装置は、個別の装置又はグループの装置のいずれかとして、カテゴリ分けされてもよい。個別の装置は、１人のユーザに属していてもよく、文書にアクセスするためにそれ以上の認証を必要としない。グループの装置は、文書にアクセスするために認証を必要としてもよい。例えば、個別の装置は、モバイルスマートフォンであってもよいのに対して、グループの装置は、画像形成装置であってもよい。
【００１１】
他の処理例は、文書をスキャンすることを含んでもよい。ユーザは、画像形成装置まで行き、京セラ社外秘（ＫＣ）ＨｙＰＡＳＴＭアプリケーション等のアプリケーションを開く。ユーザは、パスワードと共にユーザ名、個人識別番号、バイオメトリック情報などでログインする。ユーザはまた、１度きりのゲスト使用を使用して、装置にログインしてもよい。ユーザが数ページスキャンすると、機密情報を有する文書が画像形成装置に格納される。アプリケーションは、文書内のいくつかのカテゴリ、例えば、名前、日付、場所、価格、個人情報などを検出する。
【００１２】
ユーザは、その後、編集済み機密文書を印刷してもよい。ユーザは、おそらく他の画像形成装置に格納するために、システムを通して機密文書を送信してもよい。ユーザは、多数の機密レベルを設定できる。ユーザは、各レベルに対しどのようなタイプの情報が入手可能かも設定でき、例えば、個人識別番号、ＱＲ又は他のグラフィックコード、バーコードなど、どのように文書にアクセスするかも設定できる。ユーザは、ユーザリストからどのユーザがアクセスを持つのかも指定できる。
【００１３】
例えば、ユーザは、セキュリティ又は機密ステータスと関連する３つのレベルのアクセスを設定してもよい。レベル１のアクセスは、文書の日付のみを取得してもよい。レベル２のアクセスは、文書の日付及び名前を取得してもよい。レベル３のアクセスは、文書全体を取得してもよい。アクセスは、１回又は数回設定してもよい。文書は一度若しくは特定の日付以降にアクセスされた後、又はいずれかが先に起こった際に削除される。文書は、何度アクセスされたかにかかわらず、特定の日付の後に削除されてもよい。また、一定の日数が過ぎたら削除されてもよい。文書は勤務時間中にアクセスされてもよい、平日にのみアクセスされてもよい、午前中のみ、又はいつでもアクセスされてもよい等、ユーザはアクセス時間を設定してもよい。ユーザは、アクセス場所を指示してもよい。文書は、指定された装置又は画像形成装置からのみアクセスされてもよいし、ネットワークに繋がった装置からのみアクセスされてもよいし、どこからアクセスされてもよい。ユーザは、スキャン時に同じ設定を再入力又は入力する代わりにテンプレートを選択してもよいように、ユーザはスキャン設定をテンプレートとして保存できる。
【００１４】
実施形態によっては、ユーザは、使用してもよい文書コードを受信する。アクセスタイプが個人識別番号（ＰＩＮ）、バーコード、ＱＲ又は他のグラフィカルコードとして設定されている場合、ＰＩＮ、バーコード、ＱＲ又は他のグラフィカルコードが特定の機密レベルに対応する。ユーザは、他のユーザにコードを電子メールすることが許され、そうして、彼らに適正なレベルのセキュリティにアクセスするためにコードを使用することを許可する。アクセスタイプが特定のユーザとして設定されている場合、その指定されたユーザは彼の／彼女のアカウントにログインした後、文書にアクセスできるようになる。一度ログインすると、ユーザは、いつ文書がアクセスされたのか、どの装置又は画像形成装置から文書がアクセスされたのか、又はゲストなのか、不明ユーザなのか、特定のユーザなのか等の誰が文書にアクセスしたのか、等の文書の下記の詳細を閲覧してもよい。
【００１５】
いくつかの実施形態は、特定のユーザによって文書にアクセスすることにも関する。ユーザは、バイオメトリック、ＰＩＮ、ユーザ名などの適切な本人確認と、パスワードとでアプリケーションにログインする。ユーザは、彼又は彼女と共有されたファイルの一覧を見ることができる。ユーザは、その後、一覧の中の文書にアクセスするためにコードまたはＰＩＮを入力してもよい。ユーザは、許可されている場合、続いて、文書を印刷してもよい。ユーザは、ワンタイムユーザとして文書にアクセスしてもよい。
【００１６】
「管理者」とは、高いレベルのアクセス又は管理を持つ誰かを指してもよい。管理者はユーザでもある。管理者は、画像形成装置へ行ってもよく、機密アプリケーションを開く。管理者は、装置又は画像形成装置の管理者としてログインしてもよい。
【００１７】
下記の処理によって開示されるステップは、第１画像形成装置又は多機能プリンタ（ＭＦＰ）内で行われてもよい。この場合、第１電子文書が、機密文書管理リポジトリ等のリポジトリ内に格納されるスキャン文書又は電子文書である。このリポジトリは、１以上の画像形成装置内に存在してもよい。リポジトリは、画像形成装置によりアクセスされる外部データベースであることもできる。実施形態によっては、サーバは、ステップを実行する機密文書管理サーバとして機能する。「プロセッサ」という用語は、１以上のプロセッサを指してもよい。下記に開示される処理は、画像形成装置の１つのプロセッサ又は画像形成装置に接続された他の画像形成装置の他のプロセッサによって実行されてもよい。プロセッサは、接続されたサーバ上又は分散処理ネットワーク上のプロセッサを指してもよい。
【００１８】
情報の編集は、機密文書管理リポジトリから機密情報フォーマットデータを取得することを含んでもよい。機密フォーマットデータは、複数の機密カテゴリの１つに対応する機密項目の１以上のフォーマットを含む。例えば、スキャン文書内の機密項目は、ジェフ・スミス（名前）、１１１−２２−３３３３（政府識別番号）、２０２−５５５−１２４３（電話番号）、１２３４−５６７８９０（銀行口座番号）、２６／１１／１９７０（生年月日）等を含んでいてもよい。機密項目は、政府識別番号にはＸＸＸ−ＸＸ−ＸＸＸＸ、電話番号にはＸＸＸ−ＸＸＸ−ＸＸＸＸ等の機密情報フォーマットを有する。機密カテゴリは、ユーザ名、政府識別番号、電話番号、銀行口座情報、生年月日等を含んでいてもよい。
【００１９】
第１電子文書が解析される。この解析は、第１電子文書の光学的に認識される表現を取得するために、第１電子文書上で光学式文字認識を実施することを含んでもよい。第１電子文書の光学的に認識される表現上に提示された少なくとも１つのキャラクタブロックが判定される。少なくとも１つのキャラクタブロックは、１以上のアルファベット又は数字を含む。キャラクタブロックは、機密情報の１以上のフォーマットと比較される。比較は、認識されたキャラクタブロックから少なくとも１つの機密キャラクタブロックを判定する。機密キャラクタブロックは、機密情報を含む。
【００２０】
開示の実施形態は、比較に基づき少なくとも１つの機密ブロックの１以上の機密カテゴリも特定する。機密カテゴリは、名前、住所、電話番号、識別番号、年齢など、文書で一般的に見つかる様々な機密条項に関してもよい。開示のシステムは、続いて、機密文書管理リポジトリから機密カテゴリに関連付けられている１以上の代替対象物を取得する。代替対象物は、機密文書管理リポジトリ内で、各機密カテゴリに関連付けられて格納されている。このデータを使用して、各機密対象物上に１以上の代替対象物を電子的に重ねることで、第２電子文書が作成される。
【００２１】
この処理は、電子文書に対する、格納、アクセス、印刷、修正、等の追加的特徴と併せて使用されてもよい。例えば、第３電子文書が、第１電子文書と第２電子文書とのセキュリティレベルの間に作成されてもよい。異なる電子文書は、アクセスに対する異なるセキュリティレベルを有する異なる画像形成装置に格納されてもよい。
【００２２】
図１は、開示の実施形態による機密文書を取り扱うためのシステム１００を示す。システム１００は、複数の画像形成装置１０４乃至１１８を含む。画像形成装置は、印刷デバイス、スキャン装置、情報格納装置等と称されてもよい。簡潔にするために、開示の実施形態は、システム１００のこれらのコンポーネントを「装置」と呼ぶ。各装置は、セキュリティレベル、クリアランスなどとして知られていてもよい、セキュリティステータスを有していてもよい。装置のセキュリティステータスは、図１でＡＡ、ＢＢ、ＣＣ、及びＸＸとして示されてもよい。例えば、装置１０４は、ＡＡのセキュリティステータスを有し、装置１０６は、ＢＢのセキュリティステータスを有し、及び装置１０８は、ＣＣのセキュリティステータスを有する。セキュリティステータスのタイプは、装置により取り扱われてもよい機密情報のタイプ及びレベルを判断してもよい。
【００２３】
機密情報に関して、ＡＡのセキュリティステータスがシステム１００内における最高レベルのセキュリティを示してもよいし、最高レベルの機密情報を受信する能力を示してもよい。装置１０４は、例えば、システム１００内の最高レベルの機密情報を受信し、処理してもよい。装置１０４は、最高レベルの機密文書を編集するだけでなく、このような文書を格納してもよい。例えば、ＢＢのセキュリティステータスは、システム１００内の２番目に最高レベルのセキュリティを示してもよいし、ＣＣのセキュリティステータスは、システム１００内の３番目に最高レベルのセキュリティを示してもよい。ＸＸのセキュリティステータスは、その装置に機密情報が格納されるべきではないことを示してもよい。
【００２４】
実施形態によっては、ＡＡのセキュリティステータスを必要とする文書は、装置１０６又は１０８で格納又は印刷されなくてもよい。ＢＢのセキュリティステータスを有する文書は、より高いセキュリティステータスを有しているので、装置１０６だけでなく、装置１０４で格納又は印刷されてもよい。ＣＣのセキュリティステータスを有する装置１０８では格納又は印刷されなくてもよい。代わりに、装置に許可されたものと全く同じセキュリティステータスを有していない装置で、文書は、印刷、格納、又は処理されなくてもよい。このように、ＢＢのセキュリティステータスを有する文書は、装置１０４で格納又は印刷されなくてもよい。
【００２５】
装置１０４乃至１１８は、ネットワーク１０２を通して文書を送信及び受信してもよい。ネットワーク１０２は、装置間で情報を交換するプロトコルをサポートする有線又は無線ネットワークであってもよい。ネットワーク１０２は、組織又は企業内の装置を接続するという点でイントラネットネットワークであってもよい。ネットワーク１０２は、情報交換するために、外部のネットワークと通信してもよい。他の実施形態では、ネットワーク１０２はインターネットを通じて接続されてもよい。ネットワーク１０２内の装置は、情報、文書、電子メールなどが、目的の装置に対応するアドレスに届くように、固有のアドレスを有するべきである。
【００２６】
システム１００は、スキャナ１０５も含んでもよい。スキャナ１０５は、システム１００内の分離したコンポーネントであってもよい又はそれは、装置１０４等の装置内で具現化されてもよい。言い換えると、装置１０４はそのコンポーネント内にスキャナを組み込んでいる。実施形態によっては、スキャナ１０５は、走査板の上部に設置された文書を横断するスキャナ部を含む。スキャナ部が移動するにしたがって、光源が文書を照らす。光が文書に当たり、反射する。反射光は、スキャナレンズを通って、電荷結合素子（ＣＣＤ）センサに達する。ＣＣＤセンサは、画像を通して反射された光の量を計測し、光をアナログ電圧に変換する。アナログ電圧は、Ａ／Ｄ変換器（ＡＤＣ）によりデジタル値に変換される。この情報は、画素から成る電子文書に格納される。
【００２７】
システム１００は、管理者１２０、サーバ１２２、及び機密文書管理リポジトリ１２４も含む。管理者１２０は、ネットワーク１０２内でのフローの管理だけでなく、セキュリティレベルの割り当て等、装置１０４乃至１１８を制御してもよい。管理者１２０は、リポジトリ１２４内に格納されたシステム１００に適用可能なルールを設定してもよい。実施形態によっては、管理者１２０は、システム１００内の１つの装置内に位置するモジュールであってもよい。代わりに、それは、ネットワーク１０２を通じて通信する分離した装置であってもよい。
【００２８】
サーバ１２２はシステム１００内の機密文書管理サーバである。サーバ１２２は、システム１００内の装置１０４乃至１１８によってアクセス可能な情報を格納するネットワーク１０２に接続されたデータベースを含む。サーバ１２２は、システム１００内の装置に位置していてもよい。言い換えると、装置の１つは、ネットワーク１０２内にあるサーバとして機能するデータベース及びプロセッサをそれ自体の固有のアドレス等と共に含んでもよい。文書は、格納のために、サーバ１２２に送信されてもよい。サーバ１２２は、受信された文書及び情報のセキュリティレベルに対応して、格納場所に分解されてもよい。
【００２９】
リポジトリ１２４は、機密文書管理リポジトリである。リポジトリ１２４は、システム１００内で使用される及び交換される文書内で見つけられる機密項目の１以上のフォーマットに機密情報フォーマットデータを含む。文書内の機密項目は、リポジトリ１２４により認識される１以上の機密カテゴリに関連していてもよい。リポジトリ１２４は、必要に応じて、装置１０４乃至１１８に送信されてもよい機密カテゴリに関連付けられている１以上の代替対象物も含む。リポジトリ１２４は、システム１００内の文書に適用可能なルールも含む。これらの特性は、以下にさらに詳細に開示されている。実施形態によっては、リポジトリ１２４はサーバ１２２内に位置してもよいが、情報を送信及び受信するための固有のアドレスと共に、システム１００内でそれ自体の分離したエンティティとして機能する。リポジトリ１２４内の情報は、システム１００内の他のいかなる装置又はエンティティではなく、管理者１２０によってアクセス可能であってもよい。理解できるように、リポジトリ１２４は、文書のいかなる機密レベルを受信、格納、アクセス、処理等できるようにするセキュリティステータスを有している。
【００３０】
モバイルデバイス１２６及び１２８が、システム１００内にあってもよい。モバイルデバイスは、印刷、スキャン、処理、等のためにシステム１００内にある、任意の装置を活用してもよい。モバイルデバイス１２６及び１２８は、必ずしも装置１０４乃至１１８のようにセキュリティステータスを有していないが、セキュリティステータスに起因して特定の装置に限定されてもよい。以下にさらに詳細に開示するように、システム１００内の文書に関連付けられたモバイルデバイスにコードが送信されてもよい。このように、モバイルデバイス１２６がコード１２６ｇを受信してよいのに対し、モバイルデバイス１２８はコード１２８ｇを受信する。好適には、コード１２６ｇ及び１２８ｇは、システム１００内の装置によって読み取り可能なグラフィカルコードである。
【００３１】
装置１０４乃至１１８は、それらの中にインストールされているビーコン１３０を含む。ビーコン１３０は、装置の場所を示す。全ての装置が均等な距離で離れているというわけではない。例えば、装置１０４は、建物の北側の３階の場所にあってもよい。装置１１０は、同じ場所の近くにあってもよい。装置１０６は、装置１１４及び１１６と共に、オフィスビルの東側の１階に位置していてもよい。ビーコン１３０は、これらの物理的位置を示す。装置及びビーコンの位置は、管理者１２０又はリポジトリ１２４により使用されるネットワークトポロジマップ内でキャプチャされてもよい。ビーコン１３０は、システム１００内で文書を送信する最良のパスを判定するために利用されてもよい。
【００３２】
文書は、システム１００内で受信される。各装置内のスキャナは、文書の電子文書をスキャンして、生成する。開示の実施形態は、その後、電子文書に変化又は変更を行い、リポジトリ１２４により適用されたルール及びカテゴリに従って機密情報を隠す又は取り除く。結果として出来上がる修正された文書は、さらなる処理、印刷、又は格納のためにシステム１００内の他の装置に送信されてもよい。電子文書は、その装置に向けて、リポジトリ１２４により適用されたルール及びカテゴリに従って、さらに修正されてもよい。さらなる処理、印刷、又は格納等のために、さらなる修正文書がシステム１００内で送信されてもよい。
【００３３】
例えば、電子文書Ａは装置１０４で受信されてもよい。装置１０４は、電子文書Ａの物理的コピーをスキャン又はサーバ１２２又はモバイルデバイス１２６又は１２８等のシステム１００内の他のコンポーネントからそれを受信してもよい。電子文書は修正されて、その中で特定される機密情報を取り除く又は編集する。修正された文書は、装置１０４により作成された文書Ｂであってもよい。しかしながら、文書Ｂは、ＡＡのセキュリティステータスを有していなくてもよい。その代わりに、文書Ｂは、ＢＢのセキュリティステータスを有している。このように、文書Ｂは、装置１０４で格納又は印刷されなくてもよい。
【００３４】
文書Ｂは、ネットワーク１０２を通して、ＢＢのセキュリティステータスを有する装置１０６に送信されてもよい。文書Ｂは、さらに修正されて、機密情報を取り除く又は編集し、文書Ｃを生成してもよい。文書Ｃは、ＣＣのセキュリティステータスを有し、そのため、システム１００内の装置１０８に送信される。修正処理が再度行われ、文書Ｘが生成される。文書Ｘは、編集された全ての機密情報を有してもよく、ＸＸのセキュリティステータスを有する装置でのみ格納又は印刷されることができる。ＸＸを最低として、他のレベルのセキュリティステータスを使用してもよい。システム１００内で生成された全ての電子文書は、サーバ１２２又はリポジトリ１２４に格納されてもよい。装置においてこれらの文書の１つを印刷又は文書の１つにアクセスするには、ユーザは、文書を取得するために、適切な装置でコード又は識別番号を提示する必要があってもよい。例えば、ユーザは、そのレベルのセキュリティ及び機密性で容認できる装置１０４に格納されている文書Ａにアクセスするためのコード又は識別番号が必要であるだろう。
【００３５】
図２は、開示の実施形態によるシステム１００内の装置１０４のためのコンピュータアーキテクチャの構成図を示す。装置１０４が示されているが、開示されたアーキテクチャはシステム１００内のいずれの装置に適用してもよい。アーキテクチャは、印刷デバイス、スキャン装置、多機能プリンタ、又は印刷、格納、コピーなどの他の機能を行うために文書をスキャンする画像形成装置を開示する。装置１０４は、これらの動作を連係させて実施するようにエンジン２６０を使用する。
【００３６】
装置１０４は、これらの機能をサポートするための動作を実施するコンピューティングプラットフォーム２０１を含む。コンピューティングプラットフォーム２０１は、中央処理装置（ＣＰＵ）２０２、画像形成ユニット２０４、メモリ部２０６、及びネットワーク通信インタフェース２１０を含む。他のコンポーネントも含まれてもよいが、簡潔にするために不図示である。コンピューティングプラットフォーム２０１を使用して、装置１０４は、スキャン、コピー、印刷、ファクシミリの受信若しくは送信、又は文書の処理等の様々な動作を行うように構成されていてもよい。従って、装置１０４は、スキャナを含み、コピー機、ファクシミリ装置、及びプリンタの１以上の機能を有する印刷デバイス又は多機能周辺装置であってもよい。これらの機能を提供するため、装置１０４は、印刷動作を行うためのプリンタコンポーネント２２０、コピー動作を行うためのコピー機コンポーネント２２２、スキャン動作を行うためのスキャナコンポーネント２２４、及びファクシミリ文書を受信及び送信するためのファクシミリコンポーネント２２６を含む。ＣＰＵ２０２は、これらのコンポーネントに命令を出し、所望の動作を行ってもよい。
【００３７】
装置１０４は、フィニッシャ２１１及び１以上の用紙カセット２１２も含む。フィニッシャ２１１は、回転可能下流側ローラを有して、所望の動作の後、画像形成面を有する用紙をトレイへと動かす。フィニッシャ２１１は、完成した用紙を分類すること、ホッチキスで用紙のシートをまとめること、重ね合わせること、折り目をつけること、穴をあけること、折り畳むこと、等の追加的な動作を行ってもよい。用紙カセット２１２は、様々なコンポーネント２２０、２２２、２２４、及び２２６に、用紙を供給し、用紙に画像形成面を作成する。用紙カセット２１２は、様々なサイズ、色、組成物等有する用紙を有してもよい。用紙カセット２１２は、必要に応じて、取り外されて再充填されてもよい。
【００３８】
文書プロセッサ入力供給トレイ２３０は、装置１０４の物理的コンポーネントであってもよく、処理される予定の用紙及び文書を受信する。文書は、装置１０４内の他のコンポーネントへと文書を動かす、文書プロセッサ入力供給トレイ２３０の上又は中に設置される。文書プロセッサ入力供給トレイ２３０からの文書の動きは、ユーザにより入力された命令により制御されてもよい。例えば、文書は、スキャン動作のためにスキャナ平台へと動いてもよい。このように、文書プロセッサ入力供給トレイ２３０は文書をスキャナコンポーネント２２０へと提供する。図２に示されるように、文書プロセッサ入力供給トレイ２３０は、エンジンファームウェア１０６と相互に作用して、所望の動作を行ってもよい。
【００３９】
メモリ部２０６は、メモリ格納場所２１４を有して、命令２１５を格納する。命令２１５は、ＣＰＵ２０２又はコンポーネント２２０、２２２、２２４、又は２２６内の任意のプロセッサ等の装置１０４に関連付けられている他のプロセッサで実行可能である。メモリ部２０６は、装置１０４に特有のデータだけでなく、様々なプログラム及びアプリケーションのための情報を格納してもよい。例えば、格納場所２１４は、コンピューティングプラットフォーム２０１により実行されるオペレーティングシステムを動かすためのデータを有して、装置１０４内のコンポーネントをサポートしてもよい。
【００４０】
メモリ部２０６は、揮発性及び不揮発性メモリを備えてもよい。揮発性メモリは、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）を含んでもよい。不揮発性メモリの例としては、読み出し専用メモリ（ＲＯＭ）、フラッシュメモリ、電気的消去可能ＰＲＯＭ（ＥＥＰＲＯＭ）、デジタルテープ、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、又は半導体ドライブ（ＳＳＤ）が挙げられてもよい。メモリ部２０６は、他の可能なメモリ装置と共に、読み取り可能又は書き込み可能な揮発性メモリ又は不揮発性メモリの任意の組み合わせも有する。
【００４１】
コンピューティングプラットフォーム２０１は、ＣＰＵ２０２等の１以上のプロセッサをホストしてもよい。これらのプロセッサは１以上の格納場所２１４に格納された命令２１５を実行できる。これらの命令を実行することにより、プロセッサは装置１０４に様々な動作を行わせる。プロセッサは、特定用途向け集積回路（ＡＳＩＣ）及びフィールドプログラマブルゲートアレイ（ＦＰＧＡ）等の特定の目的に対する処理装置を組み込んでいてもよい。他のプロセッサが、コンポーネント２２０、２２２、２２４、及び２２６に特定の動作を実行するために含まれていてもよい。言い換えると、特定のプロセッサは、装置１０４をプリンタ、コピー機、スキャナ、又はファクシミリ装置として機能させてもよい。
【００４２】
装置１０４は、コンピューティングプラットフォーム２０１に接続されてもよい、操作パネル２０８を有してもよい。操作パネル２０８は、ユーザとの相互作用を容易にして、装置１０４に命令を提供するため、表示部２１６及び入力部２１７を有してもよい。表示部２１６は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等の任意の電子映像表示であってよい。入力部２１７は、ボタン、タッチスクリーン、キーボード又はキーパッド、スイッチ、ダイヤル等のユーザが操作パネル２０８に情報を入力できる任意の組み合わせの装置を有してもよい。好適には、入力部２１７は、ユーザからの入力を受け付けるため、接触を感知する、表示部２１６を覆うタッチスクリーンデジタイザを有する。この方法により、ユーザは、表示部２１６と相互に作用する。
【００４３】
装置１０４は、ネットワーク通信処理部２１８を含んでもよい。ネットワーク通信処理部２１８は、ネットワーク１０２を通してのシステム１００内の他のコンポーネントとの無線又は有線接続等のネットワーク通信を構築してもよい。ＣＰＵ２０２は、ネットワーク通信処理部２１８にネットワーク通信インタフェース２１０を使用してネットワーク１０２を通して情報を送信又は取得するよう命令してもよい。ネットワークを通してコンピューティングプラットフォーム２０１でデータが受信されると、ネットワーク通信処理部２１８は、入ってくるパケットをデコードし、それらをＣＰＵ２０２に届ける。ＣＰＵ２０２は、装置１０４で動作が起こるようにすることで、状況に応じて機能してもよい。ＣＰＵ２０２は、装置１０４の設定等、メモリ部２０６に格納された情報も取得してもよい。
【００４４】
装置１０４は、エンジン２６０も有する。エンジン２６０は、タスクを遂行するために状況に応じて機能する、ハードウェア、ファームウェア、又はソフトウェアコンポーネントの組み合わせであってもよい。例えば、エンジン２６０は、文書をスキャン及び表示するための上記で参照されたコンポーネントから成る。それは、ユーザが操作パネル２０８を介して入力した後、コンピューティングプラットフォーム２０１から命令を受信してもよい。代わりに、エンジン２６０は、システム１００内の他の装置及びコンポーネントから命令を受信してもよい。
【００４５】
エンジン２６０は、用紙上へのトナーの配置を作動させるハードウェアコンポーネント等の印刷デバイスエンジンの低レベル機構を管理及び操作する。エンジン２６０は、ハーフトナー、トナーカートリッジ、ローラ、スケジューラ、格納部、入出力操作等を管理及び連係してもよい。ページ記述言語（ＰＤＬ）を解釈するラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）ファームウェア２９０が、装置１０４での作業中、実際の画像のレンダリング及びトナーの用紙への塗布のために、低レベルエンジン２６０へと命令を送信して送るだろう。
【００４６】
図２により開示されているコンピュータアーキテクチャは、機密アプリケーション２５０に従って、システム１００内で機密文書を取り扱うための作業を遂行するように構成されていてもよい。機密アプリケーション２５０は、コンピューティングプラットフォーム２０１によりサポートされてもよい。１以上のＣＰＵ２０２は、機密アプリケーション２５０が開始すると、システム１００内を動き回る、機密文書の作成、生成、及び追跡を連係してもよい。ＣＰＵ２０２は、メモリ部２０６に格納される命令２１５を実行して、機密アプリケーション２５０を可能にしてもよい。このような実施形態では、結果的にシステム１００に対して装置１０４が管理者及びコンピューティング・デバイスとして機能することとなる。これらの機能及び特性は、システム１００内の他の装置で実装されてもよい。言い換えると、機密アプリケーション２５０は、システム１００内で他のコンポーネントに命令を送信し、これらのコンポーネントから情報を受信してもよい。
【００４７】
機密アプリケーション２５０が実行されると、それは、リポジトリ１２４によって提供されるシステム１００のためのルールを適用するだけでなく、ＣＰＵ２０２に装置１０４を専用機とするように命令を出し、以下に開示される機能を実施してもよい。機密アプリケーション２５０は、これらの文書は、装置１０４のユーザでは利用できないかもしれないが、メモリ部２０６に文書を格納するように、ＣＰＵ２０２に命令を出してもよい。特別目的マシンとして、装置１０４は、機密アプリケーション２５０により特別に定義された動作を行って、システム１００内の複数の装置を制御して、機密文書を生成及び交換する。
【００４８】
実施形態によっては、サーバ１２２又はリポジトリ１２４は、装置１０４で実行に移してもよい。従って、コンピューティングプラットフォーム２０１の機密アプリケーション２５０、ＣＰＵ２０２、及び他のコンポーネントは、ネットワーク１０２を通す必要なく、サーバ１２２又はリポジトリ１２４に装置１０４上で直接的にアクセスできる。メモリ部２０６は、各コンポーネントに必要なデータベースのためにメモリ格納部内に場所を確保しておいてもよい。図２に示されるように、サーバ１２２及びリポジトリ１２４は、分離メモリ構造等の装置１０４内の分離したコンポーネントである。
【００４９】
ビーコン１３０も装置１０４に位置する。ビーコン１３０は、全地球測位衛星（ＧＰＳ）又はコンピューティングプラットフォーム２０１に提供される他のソースのための位置情報を受信するハードウェア又はファームウェアコンポーネントであってもよい。他の実施形態では、ビーコン１３０は、システム１００内での位置を提供するようにプログラムされている。ビーコンは、装置間の距離及びシステム１００内の様々なパスの長さを判定するために使用される。
【００５０】
図３は、開示の実施形態により生成される複数の機密文書の構成図を示す。適切な場合に、図３は、システム１００内の適切なコンポーネントだけでなく、図１の文書Ａ、Ｂ、Ｃ、及びＸを再度参照する。図３は、各文書を生成し、文書内の機密情報を管理する処理も示す。元の文書３０２が、装置１０４等のシステム１００内の装置で受信される。
【００５１】
元の文書３０２は、スキャナコンポーネント２２４を使用して等で、装置によりスキャンされてもよい。代わりに、元の文書３０２は、おそらく電子文書として、ネットワーク１０２を通して装置で受信されてもよい。それは、モバイルデバイス１２６又は１２８から文書として受信される。このように、元の文書３０２は、装置に提供される前に別の場所でスキャンされる。電子文書はスキャン処理から生成される。電子文書は、図３において文書Ａで示される。
【００５２】
文書Ａは、文書３０２上の元の素材のテキスト及びグラフィック表現を含む電子文書である。画素は、テキスト及びグラフィックを含む。画素の群は、光学式文字認識を使用して、１以上のキャラクタブロックであると認識できてもよい。文書Ａは、キャラクタブロックＡ１００、Ｂ１００、Ｃ１００、及びＸ１００を表す。開示の実施形態は、これらのキャラクタブロックに限定されない。文書Ａ内にはいかなる数のキャラクタブロックが存在してもよい。
【００５３】
好適には、キャラクタブロックは１以上のアルファベット又は数字を含む。キャラクタは、組み合わされて、機密情報を形成してもよい。例えば、キャラクタブロックＡ１００は、ユーザの名前を表してもよく、キャラクタブロックＢ１００は、ユーザの社会保障番号を表してもよく、キャラクタブロックＣ１００は、ユーザの電話番号を表してもよく、キャラクタブロックＸ１００は、ユーザの金融機関の口座番号を表してもよい。これらのキャラクタブロックの中に、社会保障番号にはＸＸＸ−ＸＸ−ＸＸＸＸ、電話番号にはＸＸＸ−ＸＸＸ−ＸＸＸＸ、又は口座番号には１２３４−５６７８９０等のフォーマットを情報は有してもよい。名前キャラクタブロックは、アルファベットのキャラクタを含んでもよく、認識できる数的キャラクタを有さなくてもよい。異なる機密カテゴリに対する適切なフォーマットが、機密文書編集ルール３０４内に明記されていてもよい。
【００５４】
機密文書編集ルール３０４は、リポジトリ１２４から取得される。ルール３０４は、機密カテゴリＣ１、Ｃ２、Ｃ３、及びＣ４を含む。機密カテゴリは、電子文書Ａに適用可能であってもよい機密情報の表現を含む。機密情報は、機密カテゴリの１つに対応するアルファベット又は数字であってもよい。上記の例を使用して、機密カテゴリＣ１はキャラクタブロックＡ１００内で見つかる名前に対する機密情報に適用してもよく、機密カテゴリＣ２はキャラクタブロックＢ１００内で見つかる社会保障に対する機密情報に適用してもよく、機密カテゴリＣ３はキャラクタブロックＣ１００内で見つかる電話番号に対する機密情報に適用してもよく、機密カテゴリＣ４はキャラクタブロックＸ１００内で見つかる口座番号に対する機密情報に適用してもよい。
【００５５】
ルール３０４は、機密カテゴリがいかに電子文書Ａに適用されるかも明記している。例えば、装置１０４は、機密カテゴリ内の機密情報のフォーマットを文書Ａ内のキャラクタブロック又はアルファベット又は数字に対して比較する処理を実行してもよい。キャラクタブロックは、キャラクタブロックの既知の特性に基づいて特定され、その後、カテゴリ内の機密情報フォーマットと比較される。機密情報は、ルール３０４内の機密カテゴリに基づいて、キャラクタブロック内で特定される。
【００５６】
そのため、開示の実施形態は、機密文書管理リポジトリ１２４から機密情報フォーマットデータを取得してもよい。機密情報フォーマットデータは、機密項目の１以上のフォーマットを含んでもよい。機密情報フォーマットデータはそれぞれ、ルール３０４内に明記された複数の機密カテゴリの１つに対応する。
【００５７】
機密項目は、ユーザ名、社会保障番号、電話又は携帯番号、及び銀行口座情報を含んでもよい。機密項目は、上記で提供された例のような機密情報フォーマットを有してもよい。社会保障番号機密項目は、ＸＸＸ−ＸＸ−ＸＸＸＸの機密情報フォーマットを有してもよい。このように、解析された電子文書内で特定される機密カテゴリは、ユーザ名、社会保障番号、電話番号、及び銀行口座情報である。
【００５８】
文書Ａを参照すると、ルール３０４は、文書内の誰かの名前等の機密情報を有するとして、キャラクタブロックＡ１００を特定する。キャラクタブロックＡ１００内の機密情報の特定後、リポジトリ１２４は装置１０４に代替対象物３２０を送信する。代替対象物３２０は、キャラクタブロックＡ１００で編集される予定の機密情報に対応する。装置１０４は、その中にある機密情報が文書内で見えないように、キャラクタブロックＡ１００上に代替対象物３２０を重ねる。このように、代替対象物３２０が文書Ａ上に重ねられることで、キャラクタブロックＡ１００内の機密情報が編集された後、電子文書Ｂ１が生成される。
【００５９】
電子文書Ｂ１は編集済みの機密情報３０６により生成される。文書Ｂ１はまだ、潜在的機密情報を持っているキャラクタブロックＢ１００、Ｃ１００、及びＸ１００を含んでいる。ルール３０４は、機密カテゴリＣ１、Ｃ２、Ｃ３、及びＣ４を電子文書Ｂ１に適用し、キャラクタブロックの１つの中の機密情報を特定する。この場合には、装置１０４は、機密カテゴリＣ２により示される機密情報を有するとして、キャラクタブロックＢ１００を特定する。機密カテゴリＣ２に対応する代替対象物３２２が、リポジトリ１２４により提供され、キャラクタブロックＢ１００上に重ねられる。機密情報が  キャラクタブロックＢ１００から編集された後、編集済みの機密情報３０６及び３０８により電子文書Ｃが生成される。
【００６０】
ルール３０４により明記された機密カテゴリを使用した機密情報の特定処理は、キャラクタブロック内の全ての機密情報が編集済みになるまで繰り返されてもよい。文書３０２内の全ての情報が編集されるべきというわけではない。図３は、開示の処理の最後の繰り返しの電子文書Ｘを示す。電子文書Ｃが代替対象物３２４を受信し、それを、機密情報を有するとして特定されたキャラクタブロックＣ１００に重ねた。電子文書Ｘは、キャラクタブロックＡ１００内の情報に対応する編集済みの機密情報３０６、キャラクタブロックＢ１００内の情報に対応する編集済みの機密情報３０８、及びキャラクタブロックＣ１００内の情報に対応する編集済みの機密情報３１０を含む。上記からの例では、キャラクタブロックＣ１００は、文書３０２で言及された人物の電話番号に関連付いた機密情報を含んでもよい。開示の実施形態は、キャラクタブロックＸ１００内で、その中の機密情報を編集するために代替対象物３２６が提供されるように、さらに機密情報を特定してもよい。
【００６１】
いくつかの実施形態によると、機密情報の異なるカテゴリは、特定及び編集されて、１つの解析された電子文書から２以上の電子文書を生成してもよい。例えば、電子文書Ｂ２は、電子文書Ｂ１から生成されてもよい。ルール３０４は、電子文書Ｂ１から分離した電子文書が生成されて、電子文書Ａ内の異なるキャラクタブロックから機密情報を編集することを示してもよい。機密項目がキャラクタブロックＸ１００内で特定され、他の代替対象物３２０を使用して編集される。電子文書Ｂ１内の編集済み情報３０６ではなく編集済み情報３１１によって電子文書Ｂ２が生成される。他の実施形態では、電子文書Ａ内のキャラクタブロックＡ１００及びＸ１００が特定及び編集されて、編集済み情報３０６及び３１１の両方を有する電子文書を生成してもよい。
【００６２】
編集済み情報に基づき、各電子文書は、システム１００内で使用されるセキュリティステータスに関連付けられているセキュリティステータスを含む。セキュリティステータスは、システム１００内のどこに文書が格納されているか、及び誰が文書にアクセスできるかを示す。電子文書Ａには編集済み情報がないため、ＡＡのセキュリティステータス３３２が与えられてもよい。電子文書Ａは、例えば、装置１０４上で格納及びアクセスされてもよい。編集済み情報を含むため、電子文書Ｂは異なるセキュリティステータス３４２を有する。編集済み情報を有する文書は、電子文書Ａほど高いセキュリティステータスを有するべきではない。セキュリティステータス３４２は、システム１００内でＢＢのセキュリティステータスを有する装置に対応してもよい。電子文書Ｂ１は、装置１０６上で格納及びアクセスされてもよい。電子文書Ｃ及びＸもセキュリティステータスを有しているが、これらは不図示である。
【００６３】
セキュリティステータスを使用して、開示の実施形態により生成される電子文書は、システム１００内の異なる装置で格納、アクセス、印刷、閲覧、等されてもよい。ＡＡのセキュリティステータス３３２を有する電子文書Ａは、装置１０４又は装置１１４に格納されてもよい。電子文書Ａは、装置１０６、１０８、１１０、１１２、１１６、又は１１８で格納されなくてもよい。さらに、正しいコード又は認証を持っていない限り、その人はこれらの装置から電子文書Ａにアクセスできなし。ＢＢのセキュリティステータスを有する電子文書Ｂ１は、装置１０６で格納されてもよい。電子文書Ｂ１は、より高いセキュリティステータスである装置ＡＡで格納されてもよい。他の実施形態では、電子文書Ｂ１は、装置１０６に限定されていてもよく、図１に示される他の装置でアクセス可能でなくてもよい。
【００６４】
電子文書Ｃ及びＸは、特定されたキャラクタブロック内の機密情報のレベルに関連付けられているセキュリティステータスを有する。例えば、電子文書Ｃは、システム１００内の装置１０８で格納されることを可能にするＣＣのセキュリティステータス３５２を有してもよい。それは、この装置に限定されていてもよい、又はより高いセキュリティステータスを有する装置１０４、１０６、及び１１４でアクセス可能であってもよい。電子文書Ｘは、その中に全てではないとしてもほとんどの編集済みの機密情報を有する文書を表してもよい。実施形態によっては、電子文書Ｘにはセキュリティステータスが生成されない。それ故、電子文書Ｘは、システム１００内のいかなる装置上で格納及びアクセスされてもよい。全ての文書及び関連付けられているセキュリティステータスは機密文書管理サーバ１２２に格納されてもよい。
【００６５】
各電子文書に他の項目が生成されてもよい。これらの項目は、文書がどのように利用及びアクセスされてよいかを限定するため、パラメータとして知られていてもよい。例えば、有効期限パラメータ３３０は、電子文書Ａで発行されてもよい。有効期限パラメータは、文書が利用できる所定の期間の長さを参照してもよい。有効期限パラメータの閾値は、文書のセキュリティステータスのレベルに関連してもよい。有効期限パラメータの閾値に到達後、文書はシステム１００から処分又は削除される。セキュリティステータス３４２に対応する電子文書Ｂ１は、電子文書Ａに対する有効期限パラメータ３３０と異なる有効期限パラメータ３４０を有してもよい。セキュリティステータス３５２に対応する電子文書Ｃは、有効期限パラメータ３５０を有する。電子文書Ｘは、この文書がそれらの削除命令が与えられるまでシステム１００内で利用できるままとなるように、いかなる有効期限パラメータも有していなくてもよい。
【００６６】
実施形態によっては、有効期限パラメータはシステム１００内で文書が利用できる所定の期間の長さに関連していてもよい。例えば、所定の期間の長さは、１０日間の第１閾値、２０日間の第２閾値、１５日間の第３閾値を有していてもよい。有効期限パラメータ３３０は、電子文書Ａに対するセキュリティステータス３３２に対応する１０日間であってもよい。システム１００は、その機密情報の全てを有する文書が１０日間利用できるようにできてもよい。１０日後、ＡＡ装置に対するセキュリティステータスを有する文書は削除される。有効期限パラメータ３４０は、編集済みの機密情報を有する電子文書Ｂ１によって２０日間であってもよい。電子文書Ｂ１が電子文書Ａよりも長い間、システム１００内で利用できても、それほどリスクはない。
【００６７】
他の可能性のある有効期限パラメータとして、文書が印刷されてもよい回数がある。機密情報を有する文書は、編集済みの情報を有する文書ほど印刷されるべきではない。このように、印刷される回数は、５回の第１閾値、２０回の第２閾値、及び１０回の第３閾値を有していてもよい。他の有効期限パラメータは、システム１００内でアクセスされた回数であってもよい。アクセスには、閲覧、転送、及び印刷以外の他の活動が含まれてもよい。アクセスされた回数は、５回の第１閾値、２０回の第２閾値、及び１０回の第３閾値を有していてもよい。
【００６８】
有効期限パラメータは、ルール３０４に基づいて算出される。生成された電子文書内の機密情報の量は、パラメータが期限切れになり、システム１００から文書が削除される前の閾値の長さに影響を与える。実施形態によっては、有効期限パラメータが有効期限パラメータ閾値を超えると、他のバージョンの電子文書が送信されて、システム１００から削除されたものと交換される。好適には、交換文書は、削除された文書よりも低いセキュリティステータスを有する。このように、文書はシステム１００内で利用できるように保持されるが、機密情報を引き渡してしまう危険性が低くなっている。
【００６９】
電子文書の使用に関する情報が、システム１００、好適には、サーバ１２２で格納されてもよい。使用情報は、電子文書が取得される機会毎にアクセスされる。サーバ１２２は、使用情報を照合する要求を受信する。サーバ１２２は、文書に合わせて使用情報を調整する。リポジトリ１２４内のルール３０４は、使用が有効期限パラメータ閾値を超えるかどうかを照合する。期間の長さ例を使用して、サーバ１２２は、太平洋標準時刻（ＰＳＴ）で深夜（午前１２時）等の１日の特定の時刻におけるその使用情報を調整する。サーバ１２２は、その後、格納された文書とルール３０４とを比較し、パラメータ閾値を超えたものを削除する。
【００７０】
グラフィカルコード及び認証コード等のコードも、電子文書と共に生成されてもよい。コードは、文書内の機密情報のレベルに基づいて、文書にアクセス又は文書を取得するために使用されてもよい。図３に示されるように、コード３３４は電子文書Ａと共に生成されてもよく、コード３４４は電子文書Ｂ１のために生成されてもよく、コード３５４は電子文書Ｃのために生成されてもよい。電子文書Ｘもコードを有してもよいが、図３には不図示である。代わりに、電子文書Ｘは、この文書へのアクセスが特定の装置やセキュリティステータスに限定されていないため、コードが生成されなくてもよい。
【００７１】
例えば、開示の実施形態は、電子文書Ａのコード３３４として第１グラフィカルコードを、電子文書Ｂ１のコード３４４として第２グラフィカルコードを、電子文書Ｃのコード３５４として第３グラフィカルコードを生成してもよい。グラフィカルコードは、コード３３４は装置１０４、コード３４４は装置１０６、コード３５４は装置１０８というように適切な装置で格納されてもよい。グラフィカルコードは、他の装置又はモバイルデバイス１２６又は１２８から対応する文書にアクセスするために使用される。
【００７２】
例えば、グラフィカルコード１２６ｇであるコード３３４はモバイルデバイス１２６に送信されてもよい。ＡＡのセキュリティステータスを有するユーザが装置１０６から電子文書Ａへのアクセスを要求する。装置１０６は、モバイルデバイス１２６からコード３３４に対応するグラフィカルコード１２６ｇをスキャンするようにユーザを促す。システム１００は、グラフィカルコード１２６ｇを受信し、スキャンしたコードを装置１０４へ送信する。装置１０４は、グラフィカルコード１２６ｇの信憑性及びそれが装置に格納されている電子文書Ａのためのコード３３４に対応することを確認する。電子文書Ａは、モバイルデバイス１２６を有するユーザによって使用されるため、装置１０６に送信されてもよい。この処理は、電子文書Ｂ１のためのコード３４４及び電子文書Ｃのためのコード３５４を使用して繰り返されてもよい。電子文書Ｘは、アクセスのためのコードは必要ない。
【００７３】
実施形態によっては、コード３３４、３４４、及び３５４は、クイック・レスポンス（ＱＲ）コード又はマトリックスバーコードである。ＱＲコード（登録商標）を使用して、ユーザ及び装置１０４に関する情報がエンコーディングされてもよい。コード３３４が装置１０６でＱＲコード（登録商標）としてスキャンされると、第２装置がスキャンされたグラフィカルコードをデコードして、グラフィカルコードに含まれる情報を取得してもよい。コード３３４を装置１０４に送信する代わりに、装置１０６は、装置１０４に関する情報に従ってデコードされた情報を、受信先に関する情報として送信してもよい。言い換えると、ＱＲコード（登録商標）は、電子文書Ａへのアクセスを認証するために追加的な情報を含む。
【００７４】
他の実施形態では、コード３３４、３４４、及び３５４は、システム１００内の他の装置に格納されている文書にアクセスするために使用される認証コードである。ある人が、別の場所に格納された文書にアクセスするために認証コードを装置に入力する。実施形態によっては、装置１０８から電子文書Ｂ１を要求する等、セキュリティステータスがより低い装置でより高いレベルの文書の要求が行われた場合にのみ認証コードが要求されてもよい。認証コードの例としては、パスワード、４つの番号等の個人識別番号（ＰＩＮ）、又はグラフィカルコードであってもよい。代わりに、認証コードは、グラフィカルコードと共に生成されてもよい。
【００７５】
図４は、開示の実施形態によるシステム１００内に機密情報を有する文書を生成するためのフローチャート４００を示す。適用可能な場合、例示の目的で、図１乃至３によって開示された特性を再度参照する。しかしながら、本明細書中に開示される実施形態は、図１乃至３の開示に限定されない。
【００７６】
ステップ４０１は、元の文書３０２をスキャンすることで実行される。文書３０２内において、電子的な表現は、テキスト、キャラクタ、及びグラフィックスで作られている。このように、電子文書Ａ等の第１電子文書が生成される。ステップ４０２は、第１電子文書をシステム１００内の装置、スキャナ、サーバ、又はプロセッサで解析することにより実行される。例えば、第１電子文書は、以下に開示された機能を実行するためにＣＰＵ２０２及び他のコンピュータコンポーネントを有するスキャナ１０５を含む装置１０４で受信されてもよい。電子文書は、以下により詳細に開示される光学式文字認識処理を実施することにより解析される。
【００７７】
ステップ４０４は、第１電子文書内で１以上のキャラクタブロックを特定することにより実行される。図３に示されるように、電子文書Ａは、キャラクタブロックＡ１００、Ｂ１００、Ｃ１００、及びＸ１００を含む。キャラクタブロックは、電子文書内で特定され、ブロック内のアルファベット又は数字を既知のキャラクタブロックと比較する。代わりに、キャラクタブロックは、手紙の挨拶の列だけでなく、名前及び住所の列等の、第１電子文書内の位置により特定されてもよい。サーバ１２２、リポジトリ１２４のルール３０４などからテンプレートが使用されて、キャラクタブロックを特定してもよい。
【００７８】
ステップ４０６は、１以上の編集ルールを、第１電子文書内の機密情報を有するキャラクタブロックに適用することにより実行される。このステップは、以下にさらに詳細に開示されている。１以上のキャラクタブロックは、システム１００での分配及び可用性のためのセキュリティ要求に見合うため、編集の必要がある機密情報を含んでもよい。ステップ４０６は、少なくとも１つの編集ルールを適用して、機密情報を有するキャラクタブロックに代替対象物を重ね、その結果、電子文書内の機密情報をマスキングする。このようにして、ステップ４０８は、適切な編集ルールに従って１以上のキャラクタブロックを編集することにより実行される。
【００７９】
機密情報の編集の結果、ステップ４１０は、図３の電子文書Ｂ１等の第２電子文書を生成することにより実行される。第２電子文書は、第１電子文書ほどその中に機密情報を有さないように、編集されたキャラクタブロックを有する。図３を参照すると、電子文書Ｂ１は編集済みのキャラクタブロックＡ１００を有する。ステップ４１２は、第２電子文書に関連付けられている任意のパラメータ又はコードを生成することにより実行される。ここ、又はステップ４０１若しくは４０２のいずれかで、第１電子文書にも同様のパラメータ及びコードが生成されてもよい。さらに、各電子文書は異なるセキュリティステータスを有して、システム１００内のどの装置が文書にアクセス又は文書を印刷してもよいかを示す。
【００８０】
ステップ４１４は、システム１００内の装置１０４等の第１装置で関連付けられている任意のパラメータ又はコードと共に第１電子文書を格納することにより実行される。装置１０４は、第１電子文書のセキュリティステータスに対応するセキュリティステータスを有する。装置１０４は、最高レベルのセキュリティを有する文書をサポートする。例えば、装置１０４は、建物内の安全な区域又は軍用基地の安全施設内に位置してもよい。最高レベルのセキュリティステータスを有する人員のみが装置１０４を使用してもよい。
【００８１】
ステップ４１６は、装置１０６等の第２装置で関連付けられている任意のパラメータ又はコードと共に第２電子文書を格納することにより実行される。図１に示されるように、装置１０６は、装置１０４のＡＡよりは低いＢＢのセキュリティステータスを有する。このように、文書３０２の２つのバージョンがシステム１００内で処理及び格納されてもよい。機密情報編集ルールが使用されて、機密情報を編集することにより第２電子文書を生成する。さらに、第１電子文書は、第２装置から格納もアクセスもできない。電子文書Ａは、ユーザに装置１０４へのアクセスを許可する認証コード又はグラフィカルコードがない装置１０６からアクセス可能ではない。しかしながら、第２電子文書は、装置１０６を操作することをクリアした人が、編集されていない情報を使用すること許可する。
【００８２】
ステップ４１８は、第２電子文書内のキャラクタブロックを特定することにより実行される。図３を参照すると、電子文書Ｂ１は、キャラクタブロックＢ１００、Ｃ１００、及びＸ１００を含む。これらのキャラクタブロックの１つはさらなる機密情報を含んでいる。それは、ステップ４０８で編集された情報ほど慎重に扱わなくてもよいが、まだ内密又は公開されると損害を被る。ステップ４２０は、リポジトリ１２４に格納されているルール３０４から適切な編集ルールを適用することにより実行される。ステップ４１８は上記で開示されたステップ４０６のように実行されてもよい。ステップ４２２は、第２電子文書からの特定されたキャラクタブロックを編集することにより実行される。
【００８３】
フローチャート４００はＡに進み、Ａはステップ４２４及び４２６に進む。ステップ４２４は、図３に示される電子文書Ｃ等の第３電子文書を生成することにより実行される。電子文書Ｃは、電子文書Ｂ１又は第２文書よりも少ない機密情報を含むように、編集されたキャラクタブロックＡ１００及びＢ１００を有する。ステップ４２６は、第３電子文書に対応する適切なパラメータ及びコードを生成することにより実行される。
【００８４】
ステップ４２８は、システム１００内の第２装置及び第３装置内の第２電子文書及び第３電子文書をそれぞれ格納することにより実行される。図１を参照すると、第３電子文書又は文書Ｃは、装置１０８に格納されている。装置１０８は、第３電子文書と同じセキュリティレベルを有する。第３電子文書は装置１０４及び１０６に格納されるべきではない。ステップ４３０は、キャラクタブロックを特定し、編集ルールを適用し、最終的に生成された電子文書に残されたキャラクタブロック又は機密情報がこれ以上なくなるまで機密情報を有するキャラクタブロックを編集する開示の処理を繰り返すことにより実行される。元の文書３０２内の全ての機密情報が編集された。
【００８５】
図５Ａは、開示の実施形態による電子文書内のキャラクタブロックを光学的に認識するためのフローチャート５０を示す。フローチャート５０は、フローチャート４００のステップ４０２及び４０４に対応してもよいが、図４の第２電子文書のためのステップ４１８等の１以上のキャラクタブロックを特定するために電子文書が解析されるいかなる動作にも適用されてもよい。
【００８６】
ステップ５２は、スキャンされた電子文書上で光学式文字認識処理を行うことにより実行される。認識処理は、電子文書内の画素を解析して、アルファベット又は数字としても知られている文字及び数字の表現を判定する。機密情報又はキャラクタブロック用の許容できるアルファベット又は数字のテンプレートが、リポジトリ１２４に格納又はルール３０４内に位置していてもよい。代わりに、キャラクタ認識で使用されるファイルが、装置又はスキャナ内のプロセッサに接続されたメモリ内等の、装置又はスキャナ自体に格納されていてもよい。光学式文字認識処理は、電子文書の画素内のアルファベット又は数字ではない項目を考慮から除外してもよい。例えば、ロゴ、画像、又は空白は、キャラクタブロックとして特定されなくてもよい。これらの項目は、ほとんどの場合、いかなる機密情報も含んでいない。
【００８７】
ステップ５４は、認識処理に基づいて電子文書の光学的に認識される表現を入手することにより実行される。表現は、上記で開示されたメモリ部２０６等の装置又はスキャナでメモリ内に格納されていてもよい。それは、サーバ１２２等の装置又はスキャナから離れて格納されてもよい。表現は、電子文書内で認識されたアルファベット又は数字を含む。ステップ５６は、表現内のアルファベット又は数字を特定することにより実行される。
【００８８】
ステップ５８は、アルファベット又は数字を使用してキャラクタブロックを判定することにより実行される。開示の実施形態は、情報のキャラクタブロックを構成するキャラクタの群を判定する。この情報は、名前、数字、文章等、ある程度、関連している。ステップ６０は、キャラクタブロックの後端を判定することにより実行される。後端は、キャラクタブロックが、キャラクタブロックに必ずしも関連しているわけではないキャラクタを含むように延びていないように、判定されるべきである。キャラクタブロックの後端の例として、空白又は一切色がない／クレースケールの画素をその中に検出することが挙げられる。他の実施形態として、表現は、空白が削除されるとすぐにキャラクタの新しい列が始まるようにキャラクタブロックに分解されている。ステップ５８及び６０は、電子文書内の全てのキャラクタブロックが特定されるまで繰り返されてもよい。開示の実施形態は、その後、認識処理により特定されたキャラクタブロックを使用して、潜在的な機密情報が位置している電子文書を示してもよい。
【００８９】
図５Ｂは、開示の実施形態による、ルール３０４の編集ルールを適用して、電子文書からキャラクタブロックを編集するためのフローチャート５００を示す。フローチャート５００は、フローチャート４００のステップ４２０及び４２２だけでなく、ステップ４０６及び４０８に対応してもよい。
【００９０】
ステップ５０２は、文書内のキャラクタブロック内の機密キャラクタ項目を特定することにより実行される。図３を参照すると、電子文書Ａは、キャラクタブロックＡ１００を含む。キャラクタブロックＡ１００は、そのフォーマットにより特定されるような、機密キャラクタ項目を含む。機密キャラクタ項目は、名前、社会保障番号、住所、電話番号、口座番号、パスワードなどの機密情報を含む。システム１００により編集される予定の機密情報のフォーマットは、リポジトリ１２４内にルール３０４と共に格納されている。実施形態によっては、キャラクタブロック内のアルファベット又は数字が機密情報のフォーマットと比較されて、機密キャラクタ項目が特定される。
【００９１】
ステップ５０４は、ルール３０４にアクセスすることにより実行される。好適には、ルール３０４はリポジトリ１２４内に位置する。上記に開示のように、ルール３０４は機密カテゴリＣ１乃至Ｃ４を含む。追加の機密カテゴリは、ルール３０４に概説されてもよい。ステップ５０６は、機密情報項目を有するキャラクタブロックをルール３０４内の機密カテゴリと比較することにより実行される。各機密カテゴリＣ１、Ｃ２、Ｃ３、及びＣ４は、機密情報の特定のフォーマット又はタイプに対応する。例えば、機密カテゴリＣ１は、名前を有する機密項目に対応してもよい。機密カテゴリＣ２は、社会保障番号又はＸＸＸ−ＸＸ−ＸＸＸＸのフォーマットを有するキャラクタブロック内の機密項目に対応してもよい。文書から機密情報を編集する際には、全ての機密カテゴリが適用されていないこともあり得る。
【００９２】
ステップ５０８は、ステップ５０６で行われた比較に基づいて適用可能な機密カテゴリを特定することにより実行される。機密カテゴリはさらに、キャラクタブロック内で機密項目を編集するために使用される代替対象物に対応する。電子文書Ａの例を使用し、代替対象物３２０は、機密カテゴリＣ１に対応すると判定される。機密カテゴリＡは、キャラクタブロックＡ１００内で見つかるもののような、ユーザ名に関連する。代替対象物３２０は、文書から名前を編集するために使用される項目である。
【００９３】
ステップ５１２は、機密項目を有するキャラクタブロック上に代替対象物を電子的に重ねることにより実行される。アルファベット又は数字での名前に代えて、キャラクタを覆い隠すマスキング又は他のデータを有する対象物が文書に置かれる。代替対象物が適用された後、機密項目は閲覧可能でも印刷可能でもあるべきではない。このように、機密情報を有するキャラクタブロックは、電子文書から編集される。上記例を参照すると、電子文書Ａ内のキャラクタブロックＡ１００は、代替対象物３２０を使用して編集される。結果的に、第２電子文書は、編集済みキャラクタブロックの適所に代替対象物を有して生成される。
【００９４】
ステップ５１４、５１６、５１８、及び５２０は、編集済み情報を有する新しい電子文書の生成に応じて実行される。これらのステップは、システム１００内の電子文書に伴ってもよい様々なパラメータ及びコードに関連する。これらの項目は、電子文書と共に格納されてもよい。ステップ５１４は、代替対象物により編集された情報に基づいて、第２電子文書のためのセキュリティステータスを生成することにより実行される。実施形態によっては、機密カテゴリは、セキュリティステータス又はレベルに関連してもよい。非常に慎重に扱うべき情報の編集は、結果的に、結果として生成される文書のより低いセキュリティステータスとなってもよい。セキュリティステータスは、編集済み情報を有する生成された文書がどこで格納、アクセス、印刷されるか、及び誰がこれらの行動を行ってもよいかを判定してもよい。
【００９５】
ステップ５１６は、編集済み情報を有する文書のためのグラフィックコードを生成することにより実行される。グラフィックコードの使用は上記で開示されている。ステップ５１８は、結果として生成される文書にアクセスするために使用されてもよい認証コードを生成することにより実行される。ステップ５２０は、該当の場合、結果として生成される文書のための１以上のパラメータを生成することにより実行される。パラメータの例は上記で開示されている。なお、ステップ５１４乃至５２０は、好適には、ステップ４０２で受信される第１文書のために実行される。言い換えると、電子文書Ａは、セキュリティステータス、グラフィックコード、認証コード、又はパラメータも含む。
【００９６】
ステップ５２２は、編集済み情報を有する結果として生成される文書を、セキュリティステータス又はシステム１００内の他の制約に基づいて、格納又は転送することにより実行される。このステップは、第２電子文書が、より高いセキュリティステータスを有する装置で生成された場合に適用可能であってもよい。例えば、電子文書Ｂは装置１０４で生成される。電子文書Ｂは、装置１０４で格納できないので、適正なセキュリティステータスを有する装置１０６に送信される。上記で開示されるように、これらのステップは、編集済み情報を有する第３、第４、第５、及び任意の数の電子文書を生成するために繰り返されてもよい。
【００９７】
図６Ａは、開示の実施形態による、装置で文書コードを受信し、電子文書を取得するフローチャート６００を示す。上記で開示されたように、電子文書と共にコードが生成されてもよい。このようなコードの１つは、文書コードであってもよい。文書コードは、電子文書及びそのセキュリティステータスを示すグラフィカルコードであってもよい。他の情報が、システム１００内の格納場所及び任意の適切なパラメータ等のコードと共に含まれていてもよい。代わりに、文書コードは、文書を示す数字又はアルファベット又は数字であってもよい。
【００９８】
ステップ６０２は、第１装置で第１電子文書のための第１文書コードを生成することにより実行される。図３を参照すると、電子文書Ａは、それに関連付けられているコード３３４を有してもよい。ステップ６０４は、適切なセキュリティステータスを有する装置に第１文書コードを格納することにより実行される。例えば、電子文書Ａが装置１０４に格納されている。文書コード３３４も、装置１０４上に格納されている。ステップ６０６は、第２装置で第２電子文書のための第２文書コードを生成することにより実行される。第２電子文書は、第１電子文書から編集された情報を含む。図３を参照すると、電子文書Ｂ１は、それに関連付けられているコード３４４を有してもよい。文書コード３４４は、文書コード３３４とは異なる。ステップ６０８は、第２装置上に第２文書コードを格納することにより実行される。上記例を使用して、電子文書Ｂ１及び文書コード３４４がシステム１００内の装置１０６に格納される。
【００９９】
ステップ６１０は、システム１００内の装置の１つで文書コードを受信することにより実行される。実施形態によっては、文書コードは、装置内へとスキャンされる。他の実施形態では、文書コードは、キーボード、グラフィカルユーザインタフェース、操作パネル２０８等の入力デバイスを使用して入力される。ユーザは、格納された電子文書を取得し、使用するために文書コードを入力する。しかしながら、ユーザは、文書にアクセスできるかどうか制限されていてもよい。例えば、ユーザは、編集済みの機密情報を有する第２電子文書に限定されていてもよい。
【０１００】
要求された電子文書は、文書コードを受信する装置で格納されなくてもよい。このように、ステップ６１２は、文書コードにより要求された電子文書が、装置に格納されているかどうかを判定することにより実行される。格納されていない場合、要求は、電子文書を格納する他の装置に送信される必要がある。要求された電子文書は、文書コードを受信する装置に送信されてもよい。
【０１０１】
ステップ６１２がＹＥＳの場合、ステップ６１４は、要求された電子文書に対応する装置で受信された文書コードを確認することにより実行される。確認は、受信された文書コードを電子文書のための装置に格納された文書コードと比較することにより行われてもよい。例えば、電子文書Ａのためのグラフィカルコード１２６ｇが装置１０４で受信される場合、それは文書コード３３４と比較されて、要求が許容できるものであることを確認する。そうでない場合、警告が表示されてもよいし、ユーザに送信されてもよい。許容できる場合、ステップ６１６が、装置から電子文書を取得することにより実行される。ステップ６１８は、文書コードの受信に応じて電子文書を表示又は印刷することにより実行される。
【０１０２】
ステップ６１２がＮＯの場合、ステップ６２０は、電子文書を格納する適切な装置に文書コードを転送することにより実行される。例えば、電子文書Ａのための文書コード３３４が装置１０８で受信される。装置１０８は、電子文書Ａを格納するために許容できるセキュリティステータスを有していない。そのため、装置１０８は、文書コードを、電子文書Ａを格納する一番近い装置に転送してもよい。実施形態によっては、ビーコン１３０が使用されて、どの装置が要求された文書にアクセスするのか判定してもよい。上記で開示されたように、ビーコン１３０は、装置間の距離が判定されてもよいように、装置の場所を示してもよい。例えば、文書コード３３４が装置１１６で受信される場合、システム１００は、装置１０４よりも装置１１６に近いため、そのＡＡのセキュリティステータスによって電子文書Ａを有してもよい装置１１４に要求を送信してもよい。
【０１０３】
ステップ６２２は、対応する電子文書を有する目的の装置で文書コードを受信することにより実行される。ステップ６２４は、上記で開示されたように、要求された電子文書のための格納された文書コードに対して受信された文書コードを確認することにより実行される。ステップ６２６は、電子文書を取得することにより実行される。ステップ６２８は、文書コードを受信した装置に取得された電子文書を転送することにより実行される。要求された文書は、文書を格納するために許容できるセキュリティステータスを有していなくても、装置に送信されてもよい。例えば、電子文書Ａは、ユーザが編集済み情報を有していない文書にアクセスを持つため、装置１１４に送信されてもよい。フローチャート６００はステップ６１８へと進み、電子文書を表示又は印刷する。
【０１０４】
図６Ｂは、開示の実施形態による生成された電子文書を格納する装置を選択するためのフローチャート６５０を示す。フローチャート６５０は、ステップ４１４、４１６、４２８、又は電子文書がスキャン又は生成されてからシステム１００内の装置に格納される任意の処理に対応してもよい。ビーコン１３０を使用して、開示の実施形態は、スキャナ１０５に一番近い装置又は文書を生成する適切な装置を選択してもよい。電子文書の制御を持つユーザに一番近い装置を選択してもよい。
【０１０５】
ステップ６５２は、装置で電子文書を生成することにより実行される。生成された文書は装置内へスキャン又はスキャナ１０５によりスキャンされてもよい。代わりに、生成された文書は、第１電子文書内の機密情報を編集することに関して上記で開示された処理を使用して作成されてもよい。ソース電子文書上に重ねられた代替対象物を使用して、１以上のキャラクタブロックが編集されてもよい。生成された電子文書は、関連付けられているコード及びパラメータだけでなくセキュリティステータスも含んでもよい。
【０１０６】
代わりに、ステップ６５４は、システム１００内の他の装置から電子文書に対する要求を受信することにより実行されてもよい。ステップ６５４は、フローチャート６００に対応していてもよく、そこで文書は文書コードを使用して装置から要求される。要求された文書はシステム１００内の他の装置に送信される。
【０１０７】
ステップ６５６は、電子文書のためのセキュリティステータスを判定することにより実行される。セキュリティステータスは、どの装置がシステム１００内の電子文書を受信、格納、表示、又は印刷するのかを判定する。図３を参照すると、装置１０８は、文書に関連付けられている許容できるセキュリティステータスを有していないため、電子文書Ａを格納しなくてもよい。ステップ６５８は、許容できる装置を判定することにより実行され、電子文書を受信する。図３に示されるように、ＡＡのセキュリティステータスを有する電子文書は、装置１０４及び１１４で受信及び格納されてもよい。ＸＸのセキュリティステータスを有するものは、システム１００内の任意の装置で格納されてもよい。
【０１０８】
ステップ６６０は、電子文書を受信、格納、表示、又は印刷するための最適な装置を判定することにより実行される。実施形態によっては、ビーコン１３０は、電子文書を生成又は取得するための装置から許容できる装置までの最短距離を判定するために使用されてもよい。ビーコン１３０は、システム１００内の特定の場所を示してもよい。開示の実施形態は、ビーコンの位置に基づいて、装置間の距離を判定できる。代わりに、ビーコン１３０はシステム１００内のノードを示してもよい。各ノードから他のノードへファイルをルーティングしなくてはならないため、ノード間の距離は重要ではない。ステップ６６０は、ノードを通した所望の装置への最短ルートを探してもよい。
【０１０９】
図３を参照すると、ＢＢのセキュリティステータスを有する電子文書は装置１１２でスキャンされる。装置１１２は、装置１０８及び１１０の近くに位置していてもよい。このように、文書を格納する装置１０６への１つのルートは、特に装置１０８が装置１０６に物理的に近い場合、これらの装置を通っていてもよい。代わりに、装置１１２は、ネットワーク１０２を通じて直接的に装置１０６に接続して、装置１０８及び１１０の追加のノードを避けてもよい。他の例では、装置１１０は、ＢＢのセキュリティステータスを有してもよい。装置１１０は、装置１０６よりも装置１１２に近い。このように、ＢＢのセキュリティステータスを有する電子文書は、装置１１０へと送信される。文書の作者に一番近い装置、プリンタに一番近い装置等、最適な装置を選択して、電子文書を受信するために他の基準が使用されてもよい。別の実施形態では、ステップ６６０は、ソース装置から最も遠く離れた装置を選択してもよい。
【０１１０】
ステップ６６２は、最適な装置に電子文書を転送することにより実行される。ステップ６６４は、選択された装置で電子文書を格納することにより実行される。文書は、関連付けられている文書コードと共に格納されてもよい。代わりに、ステップ６６４は、ステップ６５４でそれが要求された場合、文書を表示又は印刷することにより実施されてもよい。
【０１１１】
図７は、開示の実施形態によるシステム１００内の装置に格納された電子文書にアクセスするためのフローチャート７００を示す。フローチャート７００により開示される処理では、格納された電子文書は、アクセス及び取得される。文書は、編集済み情報を有してもよいし、有さなくてもよい。開示の実施形態は、機密情報を有する文書への不正アクセスを防いでもよいが、この編集済みの情報を有する類似の文書へのアクセスを許可してもよい。
【０１１２】
ステップ７０２は、システム１００内の装置に文書のための認証コードを入力することにより実行される。装置は、装置１０４乃至１１８又はモバイルデバイス１２６及び１２８の１つであってもよい。ユーザは、生成された際に電子文書に割り当てられた認証コードを入力する。代わりに、認証コードは、装置から適切なステータスレベルを有するユーザからの要求に応じて生成されてもよい。このような方法で、機密情報を有する同じ電子文書のために、２つの分離した認証コードが２人の異なるユーザに送信されてもよい。上記で開示されたように、認証コードは、４つの番号を有するＰＩＮ、グラフィカル又はＱＲコード（登録商標）、パスワードなどであってもよい。
【０１１３】
ステップ７０４は、ユーザのために装置に文書コードを送信すべきかどうかを判定することにより実行される。言い換えると、ユーザ又はシステムは、装置が電子文書にアクセスするために文書コードを処理すべきか判定する。ＹＥＳの場合、ステップ７０６がユーザの装置に電子文書のための文書コードを送信することにより実行される。改めて、文書コードは、電子文書及びシステム１００内のその位置に関連付けられている情報を有するグラフィカルコードであってもよい。
【０１１４】
ステップ７０８は、装置で文書コードを受信することにより実行される。実施形態によっては、ユーザが装置に直接的に文書コードを入力するように、ステップ７０２乃至７０６がスキップされる。例えば、ユーザは、彼女のモバイルデバイス１２６に電子文書のためのグラフィカルコード１２６ｇを有してもよい。このコードは、電子文書により生成され、モバイルデバイス１２６に格納された。代わりに、ユーザは、電子文書を格納する装置から文書コードを取得する。例えば、電子文書Ａにアクセスするために、装置１０４は文書コードを提供する。
【０１１５】
ステップ７１０は、装置で文書コードを入力又はスキャンすることにより実行される。コードがＰＩＮ又は番号である場合、ユーザはキーパッド又は操作パネル２０８を使用して、それを入力してもよい。ステップ７１２は、要求された電子文書を有するシステム１００内の装置又は格納場所を特定することにより実行される。例えば、電子文書Ａは装置１０４から格納及びアクセス可能であってもよい。サーバ１２２内に格納されてもよい。
【０１１６】
ステップ７０４に戻って参照すると、ＮＯの場合、ステップ７１４がその格納場所から直接的に電子文書を要求することにより実行される。認証コードは、電子文書にアクセスするために要する情報に関連付けられてもよい。認証コードはシステム１００内の装置により受信され、装置、他の装置、又はサーバ１２２に格納された電子文書の情報に対して比較されて、文書の位置を判定する。ステップ７１４後、フローチャート７００はステップ７１２へと進む。
【０１１７】
ステップ７１６は、要求された電子文書のセキュリティ又は機密ステータスを照合することにより実行される。ステップ７１８は、文書コードからの要求又は認証コードを入力するユーザのレベルに基づいてアクセスが認められるかどうか判定することにより実行される。ステップ７１８はまた、文書を要求している装置が機密情報を有する電子文書の受信を許可されているかどうかを判定してもよい。そうでない場合、ステップ７２０が発生している問題を示すことにより実行される。メッセージが彼女の装置を介してユーザに送信されてもよい。エラーライトが点灯してもよい。実施形態によっては、要求された電子文書は、文書コードに基づき要求を送信している装置に送信されない。
【０１１８】
ステップ７１８が、ＹＥＳの場合、ステップ７２２が電子文書を取得することにより実行される。文書が編集済み情報を有する場合、開示の実施形態は、さらなる作業の前に情報がまだ編集済みであることを確認する。ステップ７２４は、いかなる編集済み情報も含む電子文書を、文書コード又は認証コードを受信する装置に転送して、文書を要求することにより実行される。
【０１１９】
ステップ７２６乃至７３０は、上記で開示された特性を使用して、取得された文書にさらなる編集を行うユーザ又は装置で実行される。ユーザは、電子文書から手作業で情報を編集してもよい。このように、ステップ７２６は、文書からさらに機密情報を編集することにより実行される。ステップ７２８は、編集済み情報を有する新しい電子文書を生成することにより実行される。ステップ７２８は、上記で開示された実施形態に従ってもよい。ステップ７３０は、システム１００内の装置に新しい電子文書を格納することにより実行される。
【０１２０】
フローチャート７００は、文書のためのいかなるステータスに対して実施されてもよい。このように、第２文書コードは第１電子文書に基づき第２電子文書にアクセス及び取得するために使用されてもよい。第２電子文書は、情報が閲覧可能又は印刷可能でなくなるように編集済みの機密情報を含む。第２電子文書は、システム１００内でそれにアクセスするために使用される異なる文書コード又は認証コードを受信する。
【０１２１】
図８は、開示の実施形態による有効期限パラメータを実行するためのフローチャート８００を示す。有効期限パラメータは、図３に示されるパラメータ３３０、３４０、及び３５０に対応する。受信又は修正された文書に関連する他のパラメータが生成されてもよい。しかしながら、フローチャート８００は、時間における時点で又は閾値／基準が満たされた際にシステム１００から文書を取り除く有効期限パラメータの使用を開示している。有効期限パラメータは、だれかが手動でそれらを消去するまで永久にこれらの文書が利用できることがないように、機密情報を有する文書の除去を可能する。この特性は、機密情報を有する文書がこれ以上その組織に適用されないように、ユーザの出入りのある組織では望ましいかもしれない。代わりに、文書に対する有効期限パラメータは、システム１００内で文書が印刷又はアクセスされる回数に関連していてもよい。この特性は、そのような文書の広範囲の印刷又はコピーを防止するため、又はシステム１００内においてさらなる支払いなく文書が使用されてもよい回数を制限するために重要であってもよい。
【０１２２】
ステップ８０２は、第１装置で第１文書を受信することにより実行される。図１及び３を参照すると、装置１０４で文書Ａが受信される。上述のように、セキュリティステータスＡＡは、装置１０４に関連付けられていてもよい。ステップ８０４は、文書Ａのための第１有効期限パラメータ３３０を生成することにより実行される。有効期限パラメータは、多数の要因に基づいて生成されてもよい。例えば、装置１０４のセキュリティステータスに基づいて発行されてもよい。言い換えると、特定のセキュリティステータスを有するいかなる文書も設定された有効期限パラメータを受信してもよい。文書内に機密情報を含むため、より高いセキュリティステータスを有する文書は、より低いセキュリティステータスを有するものよりも早くシステムから除去されてもよい。代わりに、ユーザは、装置１０４に有効期限パラメータを設定してもよい。実施形態によっては、有効期限パラメータは、セキュリティステータスにかかわらず装置によって設定されてもよい。例えば、装置１０４に格納された全ての文書が設定された有効期限パラメータを有している。
【０１２３】
有効期限パラメータのタイプは、開示の実施形態により変わってもよい。１つの有効期限パラメータのタイプは、文書がシステム１００又は装置１０４でアクセス可能な期間であってもよい。有効期限は、パラメータであってもよい。例えば、装置１０４の全ての文書は、四半期の終わり又は暦年の終わりに期限切れとなる。代わりに、設定された期間に基づく日付は、パラメータであってもよい。例えば、有効期限パラメータは、文書を受信又は生成してから２ヶ月であってもよい。
【０１２４】
他のタイプの有効期限パラメータは、装置１０４上又はシステム１００内のどちらかで文書がアクセスされる回数を含む。「アクセス」は、文書の印刷、表示、移動、保存、及び修正を含んでもよい。例えば、文書Ａは、２０回印刷される有効期限パラメータ３３０を有してもよい。このような有効期限パラメータは、限られた数の人が、機密情報を含む文書Ａを印刷してもよいように、制限を設定する。代わりに、文書Ａを印刷する制限は、システム内の装置で印刷するために支払った料金に基づいてシステムＡ内で設定してもよい。ある人はシステム１００内で無制限のコピー利用が可能でなくてもよい。文書Ａをより多くコピーするために、ある人は装置上での印刷に関連付けられている追加の料金を支払わなくてはならないだろう。
【０１２５】
ステップ８０６は、第１装置に第１有効期限パラメータと共に第１文書を格納することにより実行される。上記で開示されたように、第１装置は、文書のセキュリティステータスに対応する。このように、文書Ａ及び有効期限パラメータ３３０は、装置１０４に格納される。ステップ８０８は、上記で開示されたように、第１文書を修正することにより実行される。好適には、修正された文書が、第１文書ほど機密情報を持たないように、文書Ａからいくつかの機密情報が除去される。
【０１２６】
ステップ８１０は、修正に基づいて、第２文書を生成することにより実行される。文書Ａのそれよりも低いセキュリティステータスを有する文書Ｂが生成される。ステップ８１２は、第２文書に対する第２有効期限パラメータを生成することにより実行される。第２有効期限パラメータは、好適には、第１有効期限パラメータに基づき、類似している。第２有効期限パラメータは、より少ない機密情報を有する文書に対応するため、それは、第１有効期限パラメータよりも高い閾値を有してもよい。文書Ｂの使用は、有効期限パラメータ３４０に従って期限切れになってもよい。
【０１２７】
ステップ８１４は、第２文書及び第２有効期限パラメータを第２装置に格納することにより実行される。文書Ｂ及び有効期限パラメータ３４０は、装置１０６に格納されてもよい。ステップ８１６は第２装置上の第２文書を修正して、さらに機密情報を除去することにより実行される。例えば、ステップ８０８は、第１文書のための住所を除去してもよく、ステップ８１６は、第２文書から名前を除去してもよい。ステップ８１８は、第１及び第２文書のためのものよりも低い第３セキュリティステータスを有する第３文書を生成することにより実行される。ステップ８２０は、第３文書のための第３有効期限パラメータを生成することにより実行される。ステップ８２２は、第３文書及び第３有効期限パラメータを第３装置に格納することにより実行される。文書Ｃは、装置１０６で生成され、有効期限パラメータ３５０も生成される。文書Ｃ及び有効期限パラメータ３５０は、装置１０８に送信されて、そこに格納される。
【０１２８】
この方法で、それぞれ異なるレベルの機密情報を有する、３以上の文書は、有効期限パラメータと共に生成及び提供される。上述のように、各有効期限パラメータは、文書間で同じであってもよいし、文書、セキュリティステータス、装置などのタイプに基づいて異なってもよい。１つの文書の有効期限は、他の文書の有効期限に依存しない。言い換えると、文書Ｃは、文書Ａよりも前にシステム１００から除去されてもよい。その有効期限パラメータのための閾値に達した後、文書Ｂが除去されても、文書Ｃはまだ利用できる。フローチャート８００は、いつ文書を利用不能にするか判定するステップを開示している。
【０１２９】
ステップ８０６に戻り、ステップ８３０は、第１有効期限パラメータの期限が切れたかどうかを判定することにより実行される。この判定は、パラメータ数値を第１有効期限パラメータ閾値と比較することにより実施されてもよい。パラメータ数値が閾値を上回る場合、有効期限パラメータは期限切れとなっている。例えば、パラメータ数値は、第１文書又は文書Ａが印刷された回数を示す。閾値は、文書のコピーが１０回印刷されてもよいように、１０であってもよい。第１文書が印刷されると、パラメータ数値が増やされる。ステップ８３０は、閾値に達したか又は超えたかどうかを判定する。
【０１３０】
ステップ８３０がＹＥＳの場合、続いて、ステップ８３２が、システム１００内のユーザ又は装置に対し、第１文書を利用不能とすることにより実行される。第１文書は、装置１０４から削除又は除去されてもよい。代わりに、それは、格納のため又はさらなる可用性のため、他の場所に移動されてもよい。例えば、文書Ａは、装置１０４上で格納場所から削除されてもよいが、文書Ａの電子コピーがサーバ１２２に送信されて格納される。サーバ１２２は、文書Ａが安全で、さらなる動作のために「利用可能」状態でないままとなるように、ネットワーク１０２上で容易にアクセスできなくてもよい。ステップ８３０がＮＯの場合、続いて、ステップ８３４が、装置１０４上又はシステム１００内のどちらかで第１文書が利用可能とすることにより実行される。
【０１３１】
これらのステップは、フローチャート８００により生成される第２及び第３文書のために必要であれば、繰り返される。有効期限パラメータが文書間で異なってもよいため、文書を利用可能にするための処理が異なってもよい。そのため、フローチャート８００は、第２及び第３文書の有効期限ステータスを判定するための分離したステップを含んでもよい。
【０１３２】
ステップ８１４に戻り、ステップ８３６は、第２有効期限パラメータが期限切れになったかどうかを判定することにより実行される。この判定は、第２文書のためのパラメータ数値を利用可能にして、第２有効期限パラメータのための閾値と比較することにより行われてもよい。パラメータ数値が閾値と等しい又は閾値を超える場合、第２文書は装置１０６から除去されるべき又はシステム１００内でアクセスされるべきではない。ステップ８３６がＹＥＳの場合、続いて、ステップ８３８が、第２文書を利用不能とすることにより実行される。例えば、文書Ｂは、装置１０６から除去される。上述のように、文書Ｂは、他の装置又はサーバ１２２に送信してもよい。ステップ８３６がＮＯの場合、続いて、ステップ８４０が、装置１０６上又はシステム１００内で第２文書を利用可能とすることにより実行される。パラメータ数値は、増やされてもよい。
【０１３３】
ステップ８２２に戻り、ステップ８４２が、第３有効期限パラメータが期限切れになったかどうかを判定することにより実行される。この判定は、第３文書のためのパラメータ数値を利用可能にして、第３有効期限パラメータのための閾値と比較することにより行われてもよい。パラメータ数値が閾値に等しい又は閾値を超える場合、第３文書は、装置１０８から除去されるべき又はシステム１００内でアクセスされるべきではない。ステップ８４２がＹＥＳの場合、続いて、ステップ８４４が、第３文書を利用不能とすることにより実行される。例えば、文書Ｃは、装置１０８から除去される。上述のように、文書Ｃは、他の装置又はサーバ１２２に送信してもよい。ステップ８４２がＮＯの場合、続いて、ステップ８４６が、装置１０８上又はシステム１００内で第３文書を利用可能とすることにより実行される。パラメータ数値は、増やされてもよい。
【０１３４】
実施形態によっては、有効期限パラメータが期限切れになったかどうかを判定するステップは、文書が利用可能にされた後で実行されてもよい。例えば、文書Ｂの印刷後、開示の実施形態は、有効期限パラメータ３４０が期限切れになったと判定してもよい。この処理は、早急にシステムから文書を除去してもよい。他の実施形態では、システム１００は、指定された時間又は間隔で有効期限パラメータ判定を開始してもよい。例えば、午前０時を過ぎてすぐ、除去、削除、又は移動すべき文書があるかどうか、有効期限パラメータが確認される。
【０１３５】
図９は、開示の実施形態による有効期限パラメータを有する文書を取得するためのフローチャート９００を示す。上記で開示されたように、システム１００内に格納された電子文書と共に生成された有効期限パラメータは、文書が取得又はアクセスされることができるかどうかを判定してもよい。その有効期限パラメータを超えた文書は、装置上又はシステム１００内のいずれにおいても、利用可能にすべきでない。図８を参照すると、フローチャート９００の開示の処理は、第１、第２、又は第３文書に適用されてもよい。
【０１３６】
ステップ９０２は、システム１００内の装置上に格納される電子文書に対する要求を受信することにより実行される。要求は、印刷、表示、コピーなどであってもよい。要求を承諾する前に、フローチャート９００は、その有効期限パラメータに基づいて文書を利用可能にしてよいかどうかを確認する。ステップ９０４は、文書のセキュリティステータスを判定することにより実行される。セキュリティステータスは、文書の有効期限パラメータに関連していてもよい。さらに、適切なセキュリティステータスを有していない装置は、文書にアクセスできなくてもよいが、有効期限パラメータの判定を行ってもよい。
【０１３７】
ステップ９０６は、文書のための有効期限パラメータを再検討又は更新することにより実行される。例えば、文書Ａは、有効期限パラメータ３３０を含む。有効期限パラメータ３３０のための数値が取得されてもよい。それは、数値のためのいかなる新しい情報と共に更新されてもよい。例えば、要求の日付に合わせて数値が更新されてもよい。実施形態によっては、有効期限パラメータは、セキュリティステータスと比較して、両方の数値が正確に互いに対応することを確かめてもよい。例えば、特定のセキュリティステータスに関連する有効期限パラメータは、システム１００内で更新されていてもよい。このように、有効期限パラメータ３３０は、状況に応じて更新されるべきである。
【０１３８】
ステップ９０８は、有効期限パラメータが期限切れになったかどうかを判定することにより実行される。ステップ９０８は、図８内のステップ８３０、８３６、及び８４２に関連付けられてもよい。上記で開示された同じ解析が実施されてもよい。有効期限パラメータのためのパラメータ数値が、閾値と比較されて、数値が閾値を超えるかどうか確認する。実施形態によっては、有効期限パラメータは、数値が閾値と等しい場合、期限切れとなる。ステップ９０８がＮＯの場合、続いて、ステップ９１０が、要求による文書を提供することにより実行される。格納された電子文書が、要求を送信したユーザに利用可能となる。ステップ９１２は、適用可能であれば、有効期限パラメータのための数値を更新することにより実行される。実施形態によっては、文書を利用不能とするべきかどうか、他の判定が行われてもよい。
【０１３９】
ステップ９０８がＹＥＳの場合、続いて、ステップ９１４が、要求に応じて文書を提供しないことにより実行される。開示の実施形態は、文書を利用不能にする。要求を受信する装置で、文書が利用不能だという警告が提供されてもよい。さらに、文書が利用可能でないことをさらなる要求が示すように、文書は装置から削除されてもよい。
【０１４０】
要求に応じて文書を提供しないという判定の後に、さらなる処理が起こってもよい。例えば、ステップ９１６は、システム１００内の適切な場所を判定して、要求された文書を移動させることで実行される。文書Ａは、装置１０４上にこれ以上格納されなくてもよい。しかしながら、文書Ａは、他の装置ではまだ利用可能となっていてもよい。開示の実施形態は、装置１１４が装置１０６と同じセキュリティステータスを有するかを判定する。代わりに、全ての期限切れの文書はサーバ１２２に送信されて、アーカイブに保管される。期限切れの文書のための目的地が示される。ステップ９１８は、ステップ９１６で判定された場所に文書を移動させることにより実行される。他の実施形態では、要求は、利用可能な場合、上記に示された場所に送信されて、文書が取得されてもよいかどうか確認されてもよい。
【０１４１】
図１０は、開示の実施形態による有効期限パラメータを有する文書を管理するためのフローチャート１０００を示す。上記で開示されたように、有効期限パラメータが期限切れになったかどうかを判定することは、文書要求なしでも定期的に起こってもよい。開示の実施形態は、毎日、毎週、毎月等、定期的に文書がシステム１００から除去される際に、この特性を実行してもよい。期限切れの文書は、それが格納されている装置から除去されてもよいし、文書へのアクセスはまだあるが、ただ元の装置にはないように、他の装置に移動させられてもよい。フローチャート１０００は、図８に開示の第１、第２、又は第３文書に適用されてもよい。
【０１４２】
ステップ１００２は、装置から文書が除去されるかどうかを判定することにより実行される。判定は、有効期限パラメータを超えたかどうかを判定したことによる結果であってもよい。例えば、装置１０４は、文書Ａのための有効期限パラメータ３３０が期限切れになったか判定する。代わりに、命令が受信されて、装置から文書を削除してもよい。リポジトリ１２４内のポリシー又はルールは、全ての除去された文書はバックアップとして他の場所に送信されるということである。例えば、装置１０４は、文書Ａを除去するという要求を受信する。
【０１４３】
ステップ１００４は、元の装置の同じセキュリティステータスを有するシステム１００内の他の装置を特定することにより実行される。フローチャート１０００は、より高いセキュリティステータスを有する装置も考慮してもよい。例えば、文書Ｂが、ＢＢのセキュリティステータスを有する装置１０６から除去される予定である。ステップ１００４は、装置１０４及び１１４を、ＡＡのセキュリティステータスを有するため、潜在的な対象装置として特定してもよい。サーバ１２２は、セキュリティステータスが何であれ、文書を受信できてもよい。
【０１４４】
ステップ１００６は、特定された装置までの距離又は複数の特定された装置までの距離を算出することにより実行される。好適には、元の装置から期限切れの文書を受信するために、いくつかの装置が利用できる。ステップ１００６は、セキュリティステータス、メモリの可用性、表示制約などの文書を維持するために望ましい装置のいかなる特性を判定してもよい。例えば、期限切れの文書は、その文書処理フォーマットをサポートしない装置に送信されるべきではない。文書はカラーグラフィックを含んでもよく、カラー印刷をサポートする装置に送信される必要がある。
【０１４５】
装置間の距離は、ビーコン１３０を使用して判定されてもよい。システム１００内での停止回数は、元の装置と目的の装置との間のビーコンの数によって判定されてもよい。例えば、図１を参照すると、装置１０４と１１６との間の距離は２つのビーコンであってもよい。装置１１２にネットワーク１０２への直接的なリンクがない場合、それは、装置１１６から４つのビーコンの距離を有している。ビーコン１３０は、装置間の実際の徒歩距離が判定される等、各装置の物理的位置を示してもよい。この情報は、システム１００のためのネットワークトポロジマップを使用して判定されてもよい。
【０１４６】
ステップ１００８は、ステップ１００６で判定された要因に基づいて適切な装置を判定することにより実行される。例えば、セキュリティのレベルが適切な最も近い装置が選択されてもよい。代わりに、文書の格納、アクセス、及び印刷をサポートするために必要な特性を有する装置が選択されてもよい。ステップ１０１０は、特性に基づいた選択後、期限切れの文書を受信してもよい、より近い装置が存在するかどうか判定することにより実行される。改めて、ビーコン１３０は、より近い装置を判定するために使用されてもよい。例えば、ＸＸのセキュリティステータスを有する文書は、装置１１６から除去される。装置１１０は、セキュリティステータスＸＸを有する他の装置として特定されて、文書を受信する。しかしながら、ステップ１０１０は、装置１１８が、ビーコン１３０に関して装置１１０よりも近いことを判定する。装置１１８へは２つのビーコンのみなのに対して、装置１１０へは３つのビーコンである。他の実施形態では、装置１１０は、装置１１６から２階離れていてもよいが、装置１１８は同じ階にあってもよい。ステップ１０１０は、装置１１８を、期限切れの文書を受信するより良好な装置として特定してもよい。
【０１４７】
ステップ１０１０がＮＯの場合、続いて、ステップ１０１２が、期限切れの文書をステップ１００８で文書を受信すると判定された装置に移動させることにより実行される。ステップ１０１０がＹＥＳの場合、装置は判定された装置よりも近い。ステップ１０１４は、期限切れの文書をより近い装置に移動させることにより実行される。このように、期限切れの文書は、システム１００内で管理されてもよい。
【０１４８】
開示の処理は、機密文書管理リポジトリ１２４にも適用されてもよい。文書は、リポジトリ１２４に格納されて、上記で開示されたように有効期限パラメータに従って除去／削除されてもよい。代わりに、リポジトリ１２４は、上記で開示された第１、第２、及び第３文書で使用されたものと異なるそれ自体の有効期限パラメータを実行してもよい。さらに、リポジトリ１２４内のルール３０４は、有効期限パラメータのための閾値を明記してもよい。
【０１４９】
当業者には理解されるように、本発明はシステム、方法、又はコンピュータプログラム製品として具現化されてもよい。その結果、本発明は、全くのハードウェア実施形態、全くのソフトウェア実施形態（ファームウェア、常駐ソフトウェア、マイクロコード等を含む）、又は本明細書において、すべて、包括的に「回路」、「モジュール」、又は「システム」と呼ばれることがある、ソフトウェア態様とハードウェア態様を組み合わせた実施形態の形を取ってもよい。さらに、本発明は、媒体に具現化されたコンピュータ使用可能なプログラムコードを有する表現のうち、あらゆる物理的な媒体において具現化されたコンピュータプログラム製品という形を取ってもよい。
【０１５０】
１以上のコンピュータ使用可能又はコンピュータ読み込み可能な媒体の任意の組み合わせを使用してもよい。コンピュータ使用可能又はコンピュータ読み込み可能な媒体は、例えばこれに限定されないが、電子的、磁気的、光学的、電磁気的、赤外線式、又は半導体のシステム、装置、機器、及び伝播媒体であってもよい。コンピュータ読み込み可能な媒体のより具体的な例（非網羅的リスト）には、以下が挙げられる。すなわち、１本以上の線を有する電気的接続、携帯型コンピュータディスク、ハードディスク、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）、読み出し専用メモリ（ＲＯＭ）、消去可能プログラマブル読み出し専用メモリ（ＥＰＲＯＭ又はフラッシュメモリ）、光ファイバ、ポータブルコンパクトディスク読み出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、光学的格納装置、インターネット若しくはイントラネットをサポートする伝送媒体等の伝送媒体、又は磁気格納装置である。コンピュータ使用可能又はコンピュータ読み込み可能な媒体は用紙又はプログラムが印刷されるその他の適切な媒体でもよいことに留意されたい。というのは、プログラムは、例えば、用紙又はその他の媒体の光学的走査によって電子的に取り込まれ、次に、コンパイルされ、解釈され、あるいはそうでなければ、必要に応じて適切な方法で処理され、次にコンピュータのメモリに格納できるからである。
【０１５１】
本発明の動作を実行するためのコンピュータプログラムコードは、Ｊａｖａ、Ｓｍａｌｌｔａｌｋ、Ｃ＋＋等のオブジェクト指向プログラミング言語及び「Ｃ」プログラミング言語又は同様のプログラミング言語等の従来の手続き型プログラミング言語を含む１以上のプログラミング言語の任意の組み合わせで書いてもよい。プログラムコードは、ユーザのコンピュータで全体的に、又はユーザのコンピュータで部分的にスタンドアローンのソフトウェアパッケージとして、あるいはユーザのコンピュータで部分的に且つ遠隔のコンピュータで部分的に、又は遠隔のコンピュータ又はサーバで全体的に実行してもよい。後者のシナリオでは、遠隔のコンピュータは、ローカルエリア・ネットワーク（ＬＡＮ）又は広域ネットワーク（ＷＡＮ）を含むあらゆる種類のネットワークを介してユーザのコンピュータに接続されてもよい、あるいは外部のコンピュータ（例えば、インターネットサービスプロバイダを用いてインターネットを介して）に接続されてもよい。
【０１５２】
本発明は、方法、装置（システム）及び本発明の実施形態に係るコンピュータプログラム製品のフローチャート図及び／又はブロック図を参照して説明されている。フローチャート図及び／又はブロック図の各ブロック、並びにフローチャート図及び／又はブロック図のブロックの組み合わせは、コンピュータプログラムの命令によって実施することができることは理解されよう。これらのコンピュータプログラムの命令は、コンピュータ又はその他のプログラマブルデータ処理装置のプロセッサにより実行される命令が、フローチャート及び／又はブロック図のブロック及びブロック群で規定される機能／動作を実施するための手段を生成するように汎用コンピュータ、専用コンピュータ、又はその他のプログラマブルデータ処理装置のプロセッサに提供されて、機械を製造してもよい。
【０１５３】
図のフローチャート及びブロック図は、本発明の様々な実施形態に係るシステム、方法、及びコンピュータプログラム製品の可能な実施に関するアーキテクチャ、機能性、及び動作を例示している。この関連で、フローチャート又はブロック図の各ブロックは、モジュール、セグメント、又はコードの一部を表してもよく、また、規定された論理機能を実施するための１以上の実行可能な命令から成る。また、代替の実施の中には、ブロックに記載された機能は、図に記載された順序から外れて実行されることがあることに留意されたい。例えば、連続して示される２つのブロックが、実際には、ほとんど同時に実行される場合があり、あるいは、ブロック群が、関連する機能性次第で、逆順に実行される場合もある。また、ブロック図及び／又はフローチャート図の各ブロック、及びブロック図及び／又はフローチャート図のブロック群の組み合わせは、規定された機能又は動作を実行する専用ハードウェアベースシステムによって、又は専用ハードウェアとコンピュータの命令の組み合わせよって実行され得ることにも留意されたい。
【０１５４】
本明細書で使用される専門用語は特定の実施形態を説明することのみが目的であり、本発明を限定することを意図していない。本明細書で使用されるように、単数形「ａ」、「ａｎ」、及び「ｔｈｅ」は、文脈上で別段明確に示していない限り、複数形も同様に含むことを意図している。さらに、用語「含む（ｃｏｍｐｒｉｓｅ）」及び／又は「含んでいる（ｃｏｍｐｒｉｓｉｎｇ）」は、本明細書で使用される場合、記述された機能、整数、ステップ、動作、要素、及び／又はコンポーネントの存在を明示するが、１以上の他の機能、整数、ステップ、動作、要素、コンポーネント、及び／又はそれらのグループの存在又は追加を排除するものではないことは理解されよう。
【０１５５】
実施形態は、コンピュータのプロセス、コンピューティングシステムとして、あるいはコンピュータ読み取り可能な媒体のコンピュータプログラム製品等の製品として実施してもよい。コンピュータプログラム製品は、コンピュータシステムによって読み取り可能で、かつコンピュータのプロセスを実行するためのコンピュータプログラムの命令を符号化するコンピュータ格納媒体であってもよい。アクセスされた場合、上記に開示された機能を実行するために、命令はプロセッサに他のコンポーネントをイネーブルさせる。
【０１５６】
下記の請求項における、機能要素に加えて、すべての手段又はステップの対応する構造、材料、動作、及び同意義物は、具体的に請求されている他の請求要素と一緒に機能の実行をするためのあらゆる構造、材料又は動作を含むことが意図されている。本発明に関する記載は、例示及び説明の目的で提示してきたが、開示された形態で本発明を網羅あるいは限定する意図ではない。本発明の範囲と主旨から逸脱することなく多くの変更及び変形ができることは、当業者にとって明らかであろう。本発明と実用的応用の本質を最もよく説明するために、そして本発明を当業者が理解できるようにするために、考えられる特定の用途に適した様々な変更がされた実施形態について選択して説明されている。
【０１５７】
開示されたネットワーク又はシステムの１以上の部分は、情報及びデータを交換することが可能なネットワークに接続された１以上のコンピュータシステムに渡って分散されてもよい。これらのコンピュータシステムはまた多目的コンピュータシステムであってもよい。コンピュータシステムの様々な機能及びコンポーネントが複数のクライアントのコンピュータプラットフォームに渡って分散され、あるいは分散システムの一部としてタスクを実行するように構成されてもよい。これらのコンポーネントは、実行可能で、プロトコルを用いてネットワークを介して通信できる中間コード又は解釈済コードであってもよい。コンポーネントは、ネットワーク内でコンポーネントを特定するために特定のアドレス又はその他の指示子を有してもよい。
【０１５８】
本発明の主旨及び範囲を逸脱することなく開示に対して様々な変更ができることは、当業者にとって明らかであろう。従って、これらの変更が請求項とその同意義物の範囲に入ることを条件として、本発明が上記で開示された変更と変形を含むように意図されている。
【符号の説明】
【０１５９】
１００  システム
１０４乃至１１８  画像形成装置
１２０  管理者
１２２  サーバ
１２４  リポジトリ
１３０  ビーコン
【図１】
2020155105.tif 000003
【図２】
2020155105.tif 000004
【図３】
2020155105.tif 000005
【図４】
2020155105.tif 000006
【図５Ａ】
2020155105.tif 000007
【図５Ｂ】
2020155105.tif 000008
【図６Ａ】
2020155105.tif 000009
【図６Ｂ】
2020155105.tif 000010
【図７】
2020155105.tif 000011
【図８】
2020155105.tif 000012
【図９】
2020155105.tif 000013
【図１０】
2020155105.tif 000014
【外国語明細書】
METHODS AND SYSTEM OF DEVICES FOR MANAGING CONFIDENTIAL DOCUMENTS USING EXPIRATION PARAMETERS
Field of the Invention
[0001]       The present invention relates to scanning and storing of documents having confidential information within a system of devices or image forming apparatuses using expiration parameters.
Description of the Related Art
[0002]       In some office environments, users scan or print a document that includes sensitive/confidential information. A user may want to redact that information, especially if the document is to be stored on a system with a plurality of image forming apparatuses. A user must take several measures when removing or hiding confidential information on a scanned, faxed, or to-be-copied document. In order to avoid disclosure of confidential information, the user uses post-it notes, tape, correction fluid, or stickers to block it from being reproduced or viewed in a subsequent document. Another way to hide the confidential information is to make a soft copy of the document, edit it through a document-editing software program on a computer, and then reprint the corrected, edited, or fixed document. All of these tasks take time and resources, many times away from the printer or scanner. Further, a computer or appropriate office supplies may not be available to use. The resulting document also looks unprofessional in the case of using post-it notes and the like. Moreover, the user must rescan or enter the document into the system to keep the original document from being available to other users.
Summary of the Invention
[0003]       A system of devices is disclosed. The system includes a plurality of devices comprising a first device having a first security status and a second device having a second security status. The system also includes a processor in communication with the plurality of devices. The system also includes a memory coupled to and readable by the processor. The memory stores a set of program instructions which, when executed by the processor, configures the processor to receive a first electronic document at the first device. The processor also is configured to generate a first expiration parameter from the first electronic document. The processor also is configured to modify the first electronic document to generate a second electronic document. The processor also is configured to generate a second expiration parameter for the second electronic document. The processor also is configured to store the first electronic document at the first device and the second electronic document at the second device. The processor also is configured to make the first electronic document unavailable according to the first expiration parameter. The processor also is configured to make the second electronic document unavailable according to the second expiration parameter.
[0004]       A method for accessing documents having confidential information is a system of devices is disclosed. The method includes receiving a first electronic document at a first device having a first security status. The method also includes generating a first expiration parameter for the first electronic document. The method also includes modifying the first electronic document to generate a second electronic document. The method also includes generating a second expiration parameter for the second electronic document. The method also includes storing the first electronic document at the first device and the second electronic document at a second device having a second security status. The method also includes making the first electronic document unavailable according to the first expiration parameter. The method also includes making the second electronic document unavailable according to the second expiration parameter.
[0005]       A method for managing documents having confidential information on a system of devices is disclosed. The method includes receiving a first electronic document at a first device having a first security status. The method also includes modifying the first electronic document to generate a second electronic document. The method also includes storing the first electronic document at the first device and the second electronic document at a second device having a second security status. The method also includes determining if one of the first device and the second device is to be removed from the system of devices within a predetermined length of time. The method also includes determining a third device having the first security status if the first device is to be removed or having the second security status if the second device is to be removed. The method also includes transferring the respective first electronic document or the second electronic document to the third device.
Brief Description of the Drawings
[0006]       Various other features and attendant advantages of the present invention will be more fully appreciated when considered in conjunction with the accompanying drawings.
Figure 1 illustrates a system for handling confidential documents according to the disclosed embodiments.
Figure 2 illustrates a block diagram of a computer architecture for an image forming apparatus according to the disclosed embodiments.
Figure 3 illustrates a block diagram of a plurality of confidential documents generated according to the disclosed embodiments.
Figure 4 illustrates a flowchart for generating documents having confidential information in the system according to the disclosed embodiments.
Figure 5A illustrates a flowchart for optically-recognizing a character block in an electronic document according to the disclosed embodiments.
Figure 5B illustrates a flowchart for applying a redaction rule of the rules and redacting a character block from an electronic document according to the disclosed embodiments.
Figure 6A illustrates a flowchart for receiving a document code at a device and retrieving an electronic document according to the disclosed embodiments.
Figure 6B illustrates a flowchart for selecting a device to store a generated electronic document according to the disclosed embodiments.
Figure 7 illustrates a flowchart for accessing an electronic document stored on a device within the system according to the disclosed embodiments.
Figure 8 illustrates a flowchart for implementing expiration parameters according to the disclosed embodiments.
Figure 9 illustrates a flowchart for retrieving a document having an expiration parameter according to the disclosed embodiments.
Figure 10 illustrates a flowchart for managing a document having an expiration parameter according to the disclosed embodiments.
Detailed Description of the Preferred Embodiments
[0007]       Reference will now be made in detail to specific embodiments of the present invention. Examples of these embodiments are illustrated in the accompanying drawings. Numerous specific details are set forth in order to provide a thorough understanding of the present invention. While the embodiments will be described in conjunction with the drawings, it will be understood that the following description is not intended to limit the present invention to any one embodiment. On the contrary, the following description is intended to cover alternatives, modifications, and equivalents as may be included within the spirit and scope of the appended claims. Numerous specific details are set forth in order to provide a thorough understanding of the present invention.
[0008]       The disclosed embodiments provide an application along with computer architecture that may scan a file and allow a user to redact sensitive information automatically. The user may print or store the redacted version of the scanned file. The image forming system includes a plurality of image forming apparatuses. In some embodiments, there may be at least three image forming apparatuses in the system. Each image forming apparatus stores a different version of the redacted confidential document. Thus, the need to memorize passwords or log-in information for different security levels is not needed. The disclosed system may reduce the time and worry with processing and storing documents with confidential information.
[0009]       An example system of image forming apparatuses includes a first image forming apparatus that has an original document. The image forming apparatuses also may be known as printing devices, scanning devices, or devices. The system also includes a second image forming apparatus having a redacted document, wherein the confidential information is redacted. The first image forming apparatus is accessible by an administrator with a higher level of permission to view or print the original document. The second image forming apparatus is accessible by most other employees that only have access to the redacted document. The second level of security permission cannot access the redacted confidential information in the original document stored at the first image forming apparatus.
[0010]       An example process may be from the point of view for a user. The original owner of the document may scan the file at the first image forming apparatus. A device running the application may execute to perform the functions disclosed below. The device may detect categories, such as names, dates, locations, prices, identification numbers, personal information, and the like. The original owner then may specify the image forming apparatuses or devices that can view what types of information. For example, device A can view names and dates. Device B cannot view any names, dates, or locations. The original owner also may specify an expiration date of the document or what time or period that the file can be accessed. An instruction may specify that the document will expire in X days or that the document may be accessed only during working hours. Devices may be categorized as either an individual device or a group device. An individual device may belong to one user and will require no further authentication to access documents. A group device may require authentication to access documents. For example, an individual device may be a mobile smartphone while a group device may be an image forming apparatus.
[0011]       Another example process may include scanning a document. The user goes to an image forming apparatus and opens an application, such as the KYOCERA Confidential (KC) HyPASTM application. The user logs in with a user name, personal identification number, biometric information, and the like along with a password. The user also may log in to the apparatus using a one-time guest use. The user scans a few pages and the document with the confidential information is stored on the image forming apparatus. The application detects several categories in the document, such as names, dates, locations, prices, personal information, and the like.
[0012]       The user then may print the redacted confidential document. The user also may send the confidential document over the system, possibly for storage in other image forming apparatuses. The user can set multiple confidential levels. The user also can set what types of information is available for each level, can set how to access the documents, such as personal identification numbers, QR or other graphic codes, barcodes, and the like. The user also can specify which users have access from a user list.
[0013]       For example, the user may set three levels of access associated with a security or confidential status. Level 1 access may retrieve only dates in the document. Level 2 access may retrieve dates and names in the document. Level 3 access may retrieve the entire document. Access also may be set for once or multiple times. The document will be deleted after being accessed once or after a certain date, or whichever occurs first. The document also may be deleted after a certain date, no matter how many times it is accessed. It also may be deleted after a certain number of days. The user also may set an access time, such as the document may be accessed during working hours, accessed only on weekdays, only during the morning hours, or accessed anytime. The user also may indicate access locations. The document may be accessed only from specified devices or image forming apparatuses, only access from devices connected to the network, or accessed from anywhere. The user also can save scan settings as a template so that the user may select the template instead of reentering or inputting the same settings when scanning.
[0014]       In some embodiments, the user receives document codes that may be used. If the access type is set as a personal identification number (PIN), barcode, QR or other graphical code, then the PIN, barcode, QR or other graphical code corresponds to a specific confidential level. The user is allowed to email a code to other users that then allow them to use the code to access the proper level of security. If access type is set as a specific user, then the specified user will be able to access the document after logging into his/her account. Once logged in, the user may view the following details of the document, such as when the document was accessed, from which device or image forming apparatus the document was accessed, or who accessed the document, such as a guest or unknown user or a specific user.
[0015]       Some embodiments also relate to accessing a document by a specific user. The user logs into the application with the appropriate identification, such biometric, PIN, username, and the like plus a password. The user can see a list of files being shared with him or her. The user may then input a code or PIN to access a document within the list. The user, if allowed, then may print the document. The user also may access the document as a one-time user.
[0016]       An “administrator” may refer to someone who has a high level of access or control. The administrator also is a user. The administrator may go to an image forming apparatus and opens the confidential application. The administrator may log in as a device or image forming apparatus administrator.
[0017]       The steps disclosed by the processes below may be performed in a first image forming apparatus, or multi-functional printer (MFP). In this case, the first electronic document is a scanned document or an electronic document stored in a repository, such as a confidential document managing repository. This repository may reside in one or more image forming apparatuses. The repository also can be an external database that is accessed by the image forming apparatuses. In some embodiments, a server acts as a confidential document managing server that executes the steps. The term “processor” may refer to one or more processors. The processes disclosed below may be executed by one processor at an image forming apparatus or another processor at another image forming apparatus connected to the image forming apparatus. The processor also may refer to a processor on the connected server or a distributed processing network.
[0018]       The redaction of information may include retrieving confidential information format data from a confidential document management repository. The confidential format data includes one or more formats of confidential items that corresponds to one of a plurality of confidential categories. For example, confidential items within a scanned document may include Jeff Smith (name), 111-22-3333 (government identification number), 202-555-1243 (phone number), 1234-567890 (bank account number), 26/11/1970 (birth date), and the like. The confidential items will have a confidential information format, such as XXX-XX-XXXX for government identification number, XXX-XXX-XXXX for phone number, and the like. Confidential categories may include user name, government identification number, phone number, back account information, date of birth, and the like.
[0019]       The first electronic document is analyzed. This analysis may include performing an optical character recognition on the first electronic document to obtain an optically- recognized representation of the first electronic document. At least one character block presented on the optically-recognized representation of the first electronic document is determined. The at least one character block includes one or more alphanumeric characters. The character block is compared with one or more formats of the confidential information. The comparison determines at least one confidential character block from the recognized character blocks. The confidential character blocks include confidential information.
[0020]       The disclosed embodiments also identify one or more confidential categories of the at least one confidential block based on the comparison. A confidential category may be related to various confidential terms commonly found in the documents, such as name, address, phone number, identification number, age, and the like. The disclosed system then retrieves one or more alternative objects associated with the confidential categories from the confidential document managing repository. The alternative objects are stored associated with the respective confidential category in the confidential document managing repository. Using this data, a second electronic document is generated by electronically layering the one or more alternative objects on the respective confidential objects.
[0021]       This process also may be used in conjunction with additional features to store, access, print, modify, and the like for the electronic documents. For example, a third electronic document may be generated that is in between security levels for the first electronic document and the second electronic document. The different electronic documents may be stored at different image forming apparatuses having the different security levels for access.
[0022]       Figure 1 depicts a system 100 for handling confidential documents according to the disclosed embodiments. System 100 includes a plurality of image forming apparatuses 104-118. Image forming apparatuses may be referred to as printing devices, scanning devices, information storage devices, and the like. For simplicity, the disclosed embodiments will refer to “devices” for these components of system 100. Each device may have a security status, which also may be known as security level, clearance, and the like. The security status for a device may be shown by AA, BB, CC, and XX in Figure 1.  For example, device 104 has a security status of AA, device 106 has a security status of BB, and device 108 has a security status of CC. The type of security status may determine the type and level of confidential information may be handled by the device.
[0023]       In terms of confidential information, a security status of AA may indicate the highest level of security within system 100, or the ability to receive the highest level of confidential information. Device 104, for example, may receive and process the highest level of confidential information within system 100. Device 104 also may store the highest level of confidential documents as well as edit such documents. A security status of BB may indicate the second highest level of security within system 100, a security status of CC may indicate the third highest level of security within system 100, and so on. A security status of XX may indicate that no confidential information should be stored on that device.
[0024]       In some embodiments, a document requiring a security status of AA may not be stored or printed on device 106 or 108. A document having a security status of BB may be stored or printed on device 104, as it has a higher security status as well as device 106. It may not be stored or printed on device 108, which has a security status of CC. Alternatively, a document may not be printed, stored, or processed on a device that does not have the exact same security status as that allowed on the device.  Thus, a document having a security status of BB may not be stored or printed on device 104.
[0025]       Devices 104-118 may send and receive documents over network 102. Network 102 may be a wired or wireless network supporting a protocol to exchange information between devices. Network 102 may be an intranet network in that it connects devices within an organization or company. Network 102 may communicate with an outside network in order to exchange information. In other embodiments, network 102 may be connected through the Internet. The devices in network 102 should have unique addresses such that information, documents, emails, and the like are delivered to an address corresponding with the destination device.
[0026]       System 100 also may include a scanner 105. Scanner 105 may be a separate component within system 100 or it may be embodied in a device, such as device 104. In other words, device 104 incorporates a scanner in its components. In some embodiments, scanner 105 includes a scanning unit that moves across a document placed on top of a scanning plate. As the scanning unit moves, a light source shines on the document. The light strikes the document and is reflected. The reflected light passes to scanner lens onto the charge-coupled device (CCD) sensors. The CCD sensors measure the amount of light reflected through the image and converts the light to an analog voltage. The analog voltage is converted to digital values by an analog-to-digital converter (ADC). This information is stored in an electronic document comprised of pixels.
[0027]       System 100 also includes administrator 120, server 122, and confidential document managing repository 124. Administrator 120 may control devices 104-118, such as assigning security levels, as well as managing flow within network 102. It also may set the rules applicable to system 100 stored in repository 124. In some embodiments, administrator 120 may be a module located within one of the devices within system 100. Alternatively, it may be a separate device that communicates through network 102.
[0028]       Server 122 is a confidential document managing server within system 100. Server 122 includes a database connected to network 102 that stores information accessible by device 104-118 within system 100. Server 122 also may be located at a device within system 100. In other words, one of the devices may include a database and processor that acts as a server within network 102, with its own unique address and the like. Documents may be sent to server 122 for storage. Server 122 may be broken into storage locations corresponding to the security levels for the received documents and information.
[0029]       Repository 124 is a confidential document managing repository. Repository 124 includes confidential information format data of one or more formats of confidential items found within documents used and exchanged in system 100. The confidential items within a document may relate to one or more confidential categories recognized by repository 124. Repository 124 also includes one or more alternative objects associated with the confidential categories that may be sent, as needed, to devices 104-118. Repository 124 also includes rules applicable to documents within system 100. These features are disclosed in greater detail below. In some embodiments, repository 124 may be located within server 122, but acts as its own separate entity within system 100 with a unique address to send and receive information.  Information within repository 124 may be accessible by administrator 120, but not any other device or entity within system 100. As can be appreciated, repository 124 has a security status that allows it to receive, store, access, process, and the like any confidential level of document.
[0030]       Mobile devices 126 and 128 also may be within system 100. The mobile devices may utilize any of the devices within system 100 for printing, scanning, processing, and the like. Mobile devices 126 and 128 do not necessarily have security statuses like devices 104-118, but they may be limited to certain devices due to the security statuses. As disclosed in greater detail below, a code may be sent to a mobile device that associates with a document within system 100. Thus, mobile device 126 may receive code 126g while mobile device 128 receives code 128g. Preferably, codes 126g and 128g are graphical codes readable by the devices within system 100.
[0031]       Devices 104-118 include beacons 130 installed therein. Beacons 130 indicate a location of the devices. Not all devices are at an equal distance apart. For example, device 104 may be on a third floor in a location at the north side of the building. Devices 110 may be near the same location. Device 106 may be located on the first floor at the eastern side of the office building along with devices 114 and 116. Beacons 130 indicate these physical locations. Locations of the devices and beacons may be captured in a network topology map used by administrator 120 or repository 124. Beacons 130 may be utilized to determine a best path to send a document within system 100.
[0032]       Documents are received within system 100. A scanner within each device scans and generates an electronic document of the document. The disclosed embodiments then may make alterations or changes to the electronic document to hide or remove confidential information according to the rules and categories applied by repository 124. The resulting modified document may be sent to another device within system 100 for further processing, printing, or storage. The electronic document may be further modified according to the rules and categories applied by repository 124 for that device. The further modified document may be sent within system 100 for further processing, printing, or storage, and so on.
[0033]       For example, electronic document A may be received at device 104. Device 104 may scan a physical copy of electronic document A or receive it from another component within system 100, such as server 122 or mobile device 126 or 128. The electronic document is modified to remove or redact confidential information identified therein. The modified document may be document B, generated by device 104. Document B, however, may not have a security status of AA. Instead, it has a security status of BB. Thus, it may not be stored or printed on device 104.
[0034]       Document B may be sent over network 102 to device 106, which has a security status of BB. Document B may be further modified to remove or redact confidential information to generate document C. Document C has a security status of CC so it is sent to device 108 within system 100. The modification process is performed again to generate document X. Document X may have all confidential information redacted and only able to be stored or printed on devices having a security status of XX. Other levels of security statuses may be used with XX being the lowest. All electronic documents generated within system 100 may be stored in server 122 or repository 124. To print or access one of these documents at a device, a user may have to present a code or identification number at the applicable device to retrieve the document. For example, a user would need a code or identification number to access document A stored on device 104 that is acceptable for that level of security and confidentiality.
[0035]       Figure 2 depicts a block diagram of a computer architecture for a device 104 within system 100 according to the disclosed embodiments. Device 104 is shown but the disclosed architecture may apply to any device within system 100. The architecture discloses a printing device, a scanning device, a multi-functional printer or an image forming apparatus that scans documents to perform other functions, such as printing, storing, copying, and the like. Device 104 uses engine 260 to coordinate and execute these operations.
[0036]       Device 104 includes a computing platform 201 that performs operations to support these functions. Computing platform 201 includes a computer processing unit (CPU) 202, an image forming unit 204, a memory unit 206, and a network communication interface 210. Other components may be included but are not shown for brevity. Device 104, using computing platform 201, may be configured to perform various operations, such as scanning, copying, printing, receiving or sending a facsimile, or document processing. As such, device 104 may be a printing device or a multi-function peripheral including a scanner, and one or more functions of a copier, a facsimile device, and a printer. To provide these functions, device 104 includes printer components 220 to perform printing operations, copier components 222 to perform copying operations, scanner components 224 to perform scanning operations, and facsimile components 226 to receive and send facsimile documents. CPU 202 may issue instructions to these components to perform the desired operations.
[0037]       Device 104 also includes a finisher 211 and one or more paper cassettes 212. Finisher 211 includes rotatable downstream rollers to move papers with an image formed surface after the desired operation to a tray. Finisher 211 also may perform additional actions, such as sorting the finished papers, binding sheets of papers with staples, doubling, creasing, punching holes, folding, and the like. Paper cassettes 212 supply paper to the various components 220, 222, 224, and 226 to create the image formed surfaces on the papers. Paper cassettes 212 may include papers having various sizes, colors, composition, and the like. Paper cassettes 212 may be removed to refill as needed.
[0038]       Document processor input feeder tray 230 may be the physical components of device 104 to receive papers and documents to be processed. A document is placed on or in document processor input feeder tray 230, which moves the document to other components within device 104. The movement of the document from document processor input feeder tray 230 may be controlled by the instructions input by the user. For example, the document may move to a scanner flatbed for scanning operations. Thus, document processor input feeder tray 230 provides the document to scanner components 220. As shown in Figure 2, document processor input feeder tray 230 may interact with engine firmware 106 to perform the desired operations.
[0039]       Memory unit 206 includes memory storage locations 214 to store instructions 215. Instructions 215 are executable on CPU 202 or other processors associated with device 104, such as any processors within components 220, 222, 224, or 226. Memory unit 206 also may store information for various programs and applications, as well as data specific to device 104. For example, a storage location 214 may include data for running an operating system executed by computing platform 201 to support the components within device 104.
[0040]       Memory unit 206 may comprise volatile and non-volatile memory. Volatile memory may include random access memory (RAM). Examples of non-volatile memory may include read-only memory (ROM), flash memory, electrically erasable programmable read-only memory (EEPROM), digital tape, a hard disk drive (HDD), or a solid-state drive (SSD). Memory unit 206 also includes any combination of readable or writable volatile memories or non-volatile memories, along with other possible memory devices.
[0041]       Computing platform 201 may host one or more processors, such as CPU 202. These processors are capable of executing instructions 215 stored at one or more storage locations 214. By executing these instructions, the processors cause device 104 to perform various operations. The processors also may incorporate processing units for specific purposes, such as application-specific integrated circuits (ASICs) and field programmable gate arrays (FPGAs). Other processors may be included for executing operations particular to components 220, 222, 224, and 226. In other words, the particular processors may cause device 104 to act as a printer, copier, scanner, or a facsimile device.
[0042]       Device 104 also may include an operations panel 208, which may be connected to computing platform 201. Operations panel 208 may include a display unit 216 and an input unit 217 for facilitating interaction with a user to provide commands to device 104. Display unit 216 may be any electronic video display, such as a liquid crystal display (LCD). Input unit 217 may include any combination of devices that allow users to input information into operations panel 208, such as buttons, a touch screen, a keyboard or keypad, switches, dials, and the like. Preferably, input unit 217 includes a touch-screen digitizer overlaid onto display unit 216 that senses touch to receive inputs from the user. By this manner, the user interacts with display unit 216.
[0043]       Device 104 also includes network communication processing unit 218. Network communication processing unit 218 may establish a network communication, such as a wireless or wired connection with other components within system 100 over network 102. CPU 202 may instruct network communication processing unit 218 to transmit or retrieve information over network 102 using network communication interface 210. As data is received at computing platform 201 over a network, network communication processing unit 218 decodes the incoming packets and delivers them to CPU 202. CPU 202 may act accordingly by causing operations to occur on device 104. CPU 202 also may retrieve information stored in memory unit 206, such as settings for device 104.
[0044]       Device 104 also includes engine 260. Engine 260 may be a combination of hardware, firmware, or software components that act accordingly to accomplish a task. For example, engine 260 is comprised of the components referenced above to scan and display a document. It may receive instructions from computing platform 201 after user inputs via operations panel 208. Alternatively, engine 260 may receive instructions from other devices and components within system 100.
[0045]       Engine 260 manages and operates the low-level mechanism of the printing device engine, such as hardware components that actuate placement of toner onto paper. Engine 260 may manage and coordinate the half-toner, toner cartridges, rollers, schedulers, storage, input/output operations, and the like. Raster image processor (RIP) firmware 290 that interprets the page description languages (PDLs) would transmit and send instructions down to the lower-level engine 260 for actual rendering of an image and application of the toner onto paper during operations on device 104.
[0046]       The computer architecture disclosed by Figure 2 may be configured to accomplish the operations for handling confidential documents within system 100 according to confidential application 250. Confidential application 250 may be supported by computing platform 201. One or more CPUs 202 may coordinate the creation, generation, and tracking of the confidential documents that move throughout system 100 when confidential application 250 is launched. CPU 202 may execute instructions 215 stored in memory 206 to enable confidential application 250. Such embodiments result in device 104 acting as an administrator and computing device for system 100. These functions and features may be implemented on other devices within system 100. In other words, confidential application 250 may send instructions to other components and receive information from these components within system 100.
[0047]       When confidential application 250 is executed, it may instruct CPU 202 to configure device 104 into a special purpose machine to perform the functions disclosed below as well as apply the rules for system 100 provided by repository 124. Confidential application 250 also may instruct CPU 202 to store documents in memory 206, though these documents may not be available to a user of device 104. As a special purpose machine, device 104 performs the operations specifically defined by confidential application 250 to control a plurality of devices within system 100 to generate and exchange confidential documents.
[0048]       In some embodiments, server 122 or repository 124 may be put into action on device 104. As such, confidential application 250, CPU 202 and other components of computing platform 201 can access server 122 or repository 124 directly on device 104, without the need to go through network 102.  Memory 206 may set aside locations in the memory storage for the databases needed for each component. As shown in Figure 2, server 122 and repository 124 are separate components within device 104, such as separate memory structures.
[0049]       Beacon 130 also is located on device 104. Beacon 130 may be a hardware or firmware component that receives location information for global positioning satellites (GPS) or other sources that is provided to computing platform 201. In other embodiments, beacon 103 is programmed to provide a location within system 100. Beacons are used to determine the distance between devices and the lengths of various paths within system 100.
[0050]       Figure 3 depicts a block diagram of a plurality of confidential documents generated according to the disclosed embodiments. Where appropriate, Figure 3 refers back to documents A, B, C, and X of Figure 1 as well as applicable components within system 100. Figure 3 also depicts the process to generate each document and manage confidential information within the documents. Original document 302 is received at a device within system 100, such as device 104.
[0051]       Original document 302 may be scanned by the device, such as using scanner components 224. Alternatively, original document 302 is received at the device over network 102, possibly as an electronic document. It also may be received as a document from mobile device 126 or 128. Thus, original document 302 is scanned elsewhere before being provided to the device. An electronic document is generated from the scanning process. The electronic document is shown by document A in Figure 3.
[0052]       Document A is an electronic document that includes text and graphics representative of the original material on document 302. Pixels comprise the text and graphics. Groups of pixels may be recognizable using optical character recognition as one or more character blocks. Document A shows character blocks A100, B100, C100, and X100. The disclosed embodiments are not limited to these character blocks. Any number of character blocks may be present in document A.
[0053]       Preferably, the character blocks include one or more alphanumeric characters. The characters may be combined to form confidential information. For example, character block A100 may represent the name of a user, character block B100 may represent the social security number of the user, character block C100 may represent the phone number of the user, and character block X100 may represent an account number for financial institution for the user. Within these character blocks, the information may have a format, such as XXX- XX-XXXX for social security number, XXX-XXX-XXXX for phone number, or 1234- 567890 for account number. The name character block may include alphabetical characters and not have recognizable numerical characters. The applicable formats for the different confidential categories may be set forth in confidential document redaction rules 304.
[0054]       Confidential document redaction rules 304 are retrieved from repository 124. Rules 304 includes confidential categories C1, C2, C3, and C4. The confidential categories include representations of confidential information that may be applicable to electronic document A. The confidential information also may be in alphanumeric characters, which correspond to one of the confidential categories. Using the above example, confidential category C1 may apply to confidential information for a name found in character block A100, confidential category C2 may apply to confidential information for a social security found in character block B100, confidential category C3 may apply to confidential information for a phone number found in character block C100, and confidential category C4 may apply to confidential information for an account number found in character block X100.
[0055]       Rules 304 also set forth how the confidential categories are applied on electronic document A. For example, device 104 may execute the process to compare the format of confidential information within the confidential categories against the character blocks, or alphanumeric characters, in document A. The character blocks are identified based on known characteristics of character blocks and then compared to confidential information formats within the categories. Confidential information is identified in the character blocks based on the confidential categories in rules 304.
[0056]       The disclosed embodiments, therefore, may retrieve confidential information format data from a confidential document management repository 124. The confidential information format data may include one or more formats of confidential items. The confidential information format data each corresponds to one of a plurality of confidential categories set forth in rules 304.
[0057]       Confidential items may include user name, social security number, phone or mobile number, and bank account information. The confidential items may have a confidential information format, such as the examples provided above. Social security number confidential items may have a confidential information format of XXX-XX-XXXX. Thus, the confidential categories that are identified in the analyzed electronic document are user name, social security number, phone number, and bank account information.
[0058]       Referring to document A, rules 304 identify character block A100 as having confidential information, such as the name of someone in the document. After identification of confidential information in character block A100, repository 124 sends alternative object 320 to device 104. Alternative object 320 corresponds to the confidential information to be redacted in character block A100. Device 104 overlays alternative object 320 on character block A100 so that the confidential information therein is not visible within the document. Thus, electronic document B1 is generated after the confidential information in character block A100 is redacted by alternative object 320 overlaid on document A.
[0059]       Electronic document B1 is generated with redacted confidential information 306. Document B1 still includes character blocks B100, C100, and X100 with potential confidential information. Rules 304 applies confidential categories C1, C2, C3, and C4 to electronic document B1 to identify confidential information in one of the character blocks. In this instance, device 104 identifies character block B100 as having confidential information as indicated by confidential category C2. Alternative object 322 corresponding to confidential category C2 is provided by repository 124 to overlay on character block B100. After the confidential information is redacted from character block B100, electronic document C is generated with redacted confidential information 306 and 308.
[0060]       The process of identifying confidential information using the confidential categories set forth by rules 304 may be repeated until all confidential information in the character blocks is redacted. Not all information in document 302 should be redacted. Figure 3 shows electronic document X of the final iteration of the disclosed process. Electronic document C received alternative object 324 and overlaid it onto character block C100, which was identified as having confidential information. Electronic document X includes redacted confidential information 306 corresponding to the information in character block A100, redacted confidential information 308 corresponding to the information in character block B100, and redacted confidential information 310 corresponding to the information in character block C100. In the example from above, character block C100 may include confidential information correlating to the phone number of the person mentioned in document 302. The disclosed embodiment may further identify confidential information in character block X100, so that alternative object 326 is provided to redact the confidential information therein.
[0061]       According to some embodiments, different categories of confidential information may be identified and redacted to generate two or more electronic documents from one analyzed electronic document. For example, electronic document B2 may be generated from electronic document B1. Rules 304 may indicate that an electronic document separate from electronic document B1 is to be generated to redact the confidential information from a different character block in electronic document A. A confidential item is identified in character block X100 and redacted using another alternative object 320. Electronic document B2 is generated with redacted information 311 as opposed to redacted information 306 in electronic document B1. In other embodiments, character blocks A100 and X100 in electronic document A may be identified and redacted to generate an electronic document having both redacted information 306 and 311.
[0062]       Based on the redacted information, each electronic document includes a security status associated with the security statuses used in system 100. The security status indicates where in system 100 the document may be stored and who can access the document. As electronic document A has no redacted information, it may be given a security status 332 of AA. Electronic document A may be stored and accessed, for example, on device 104. Electronic document B has a different security status 342 as it includes redacted information. A document with redacted information should not have as high of a security status as electronic document A. Security status 342 may correspond to devices having a security status of BB in system 100. Electronic document B1 may be stored and accessed on device 106. Electronic documents C and X also have security statuses, though these are not shown.
[0063]       Using the security statuses, the electronic documents generated by the disclosed embodiments may be stored, accessed, printed, viewed, and the like at different devices within system 100. Electronic document A having a security status 332 of AA may be stored on device 104 or device 114. It may not be stored on devices 106, 108, 110, 112, 116, or 118. Further, one may not access electronic document A from these devices unless he/she has a proper code or authentication. Electronic document B1 having a security status of BB may be stored on device 106. It also may be stored on device AA, which as a higher security status. In other embodiments, electronic document B1 may be limited to device 106 and not accessible at any other device shown in Figure 1.
[0064]       Electronic documents C and X also have security statuses associated with the level of confidential information in the identified character blocks. For example, electronic document C may have a security status 352 of CC, which allows it to be stored on device 108 in system 100. It may be limited to this device, or may be accessible at devices 104, 106, and 114 having higher security statuses. Electronic document X may represent a document having most, if not all, confidential information redacted therein. In some embodiments, no security status is generated for electronic document X. Consequently, electronic document X may be stored and accessed on any device within system 100.  All documents and associated security statuses may be stored in confidential document managing server 122.
[0065]       Other items may be generated for each electronic document. These items may be known as parameters as they limit how the document may be utilized and accessed. For example, an expiration parameter 330 may be issued with electronic document A. The expiration parameter may refer to a predetermined length of time that the document will be available. The thresholds for the expiration parameters may be related to the level of security status for the document. After an expiration parameter threshold is reached, the document is purged or deleted from system 100. Electronic document B1 corresponding to security status 342 may have an expiration parameter 340, which differs from expiration parameter 330 for electronic document A. Electronic document C corresponding to security status 352 has an expiration parameter 350. Electronic document X may not have any expiration parameters such that this document will remain available in system 100 until a command is given to delete them.
[0066]       In some embodiments, the expiration parameters may relate to a predetermined length of time that the documents are available in system 100. For example, the predetermined length of time may have a first threshold of 10 days, a second threshold of 20 days, and a third threshold of 15 days. Expiration parameter 330 may be 10 days, which corresponds to security status 332 for electronic document A. System 100 may allow documents having all of its confidential information to be available for 10 days. After the 10 days, the documents having a security status for AA devices are deleted. Expiration parameter 340 may be 20 days due to electronic document B1 having confidential information redacted. It isn’t as risky to have electronic document B1 available in system 100 longer than electronic document A.
[0067]       Another possible expiration parameter is the number of times that a document may be printed. Documents with confidential information should not be printed as much as those with the information redacted. Thus, the number of times printed may have a first threshold of 5 times, a second threshold of 20 times, and third threshold of 10 times. Another expiration parameter may be the number of times accessed within system 100. Access may include viewing, forwarding, and other activities besides printing. The number of times accessed may have a first threshold of 5 times, a second threshold of 20 times, and a third threshold of 10 times.
[0068]       Expiration parameters are calculated based on rules 304. The amount of confidential information in the generated electronic document dictates the length of the threshold before the parameter expires and the document deleted from system 100. In some embodiments, if an expiration parameter exceeds the expiration parameter threshold, then another version of the electronic document is sent to replace the one deleted from system 100. Preferably, the replacement document has a lower security status than the deleted document. Thus, the document is kept available within system 100, but with less risk of giving away confidential information.
[0069]       Information regarding usage of the electronic documents may be stored on system 100, preferably at server 122. The usage information is accessed at each instance that the electronic document is retrieved. Server 122 will receive a request to check on the usage information. It adjusts the usage information accordingly for the document. Rules 304 in repository 124 are then checked to see if the usage exceeds the expiration parameter threshold.  Using the length of time example, server 122 may adjust its usage information at a certain time of the day, such as midnight (12 am) Pacific Standard Time (PST). It then compares the stored documents to rules 304 to remove those that have exceeded the parameter threshold.
[0070]       Codes, such as graphical codes and authentication codes, may be generated as well along with the electronic documents. The codes may be used to access or retrieve the documents based on the level of confidential information in the documents. As shown in Figure 3, code 334 may be generated with electronic document A, code 344 generated for electronic document B1, and code 354 generated for electronic document C. Electronic document X also may have a code, though it is not shown in Figure 3. Alternatively, electronic document X may not have a code generated as access to this document is not limited to any specific device or security status.
[0071]       For example, the disclosed embodiments may generate a first graphical code as code 334 for electronic document A, a second graphical code as code 344 for electronic document B1, and a third graphical code for electronic document C. The graphical codes may be stored on the appropriate device, such as device 104 for code 334, device 106 for code 344, and device 108 for code 354. The graphical codes are used to access the corresponding documents from other devices or mobile device 126 or 128.
[0072]       For example, code 334 as a graphical code 126g may be sent to mobile device 126. A user having a security status of AA requests to access electronic document A from device 106. Device 106 prompts the user to scan graphical code 126g corresponding to code 334 from mobile device 126. System 100 receives graphical code 126g and sends the scanned code to device 104. Device 104 verifies the veracity of graphical code 126g and that it corresponds to code 334 for electronic document A stored at the device. Electronic document A may be sent to device 106 for use by the user having mobile device 126. This process may be repeated using code 344 for electronic document B1 and code 354 for electronic document C. Electronic document X does not need a code for access.
[0073]       In some embodiments, codes 334, 344, and 354 are quick response (QR) codes or matrix barcodes. Using the QR codes, information on the user and device 104 may be encoded. When code 334 is scanned as a QR code on device 106, the second device may decode the graphical code scanned and retrieve information included in the graphical code. Instead of sending code 334 to device 104, device 106 can send the decoded information according to the information on device 104 as information on the destination for receipt. In other words, the QR code includes information in additional to authenticating access to electronic document A.
[0074]       In other embodiments, codes 334, 344, and 354 are authentication codes used to access a document stored on another device within system 100. One enters the authentication code on a device to access the document stored elsewhere. In some embodiments, the authentication code may only be required when a request to a higher-level document is performed on a lower security status device, such as requesting electronic document B1 from device 108. Examples of authentication codes may be a password, a personal identification number (PIN), such as 4 numbers, or graphical codes. Alternatively, an authentication code may be generated along with a graphical code.
[0075]       Figure 4 depicts a flowchart 400 for generating documents having confidential information in system 100 according to the disclosed embodiments. Where applicable, reference is made back to the features disclosed by Figures 1-3 for illustrative purposes. The embodiments disclosed herein, however, are not limited to the disclosure of Figures 1-3.
[0076]       Step 401 executes by scanning original document 302. An electronic representation is made of the text, characters, and graphics in document 302. Thus, a first electronic document is generated, such as electronic document A. Step 402 executes by analyzing the first electronic document at a device, scanner, server, or processor within system 100. For example, the first electronic document may be received at device 104 including scanner 105, which has CPU 202 and other computer components to execute the functions disclosed below. The electronic document is analyzed by performing an optical character recognition process, disclosed in greater detail below.
[0077]       Step 404 executes by identifying one or more character blocks in the first electronic document. As shown in Figure 3, electronic document A includes character blocks A100, B100, C100, and X100. The character blocks are identified within the electronic document be comparing the alphanumeric characters within the blocks to known character blocks. Alternatively, character blocks may be identified by the location in the first electronic document, such as the name and address line as well as the salutation line in a letter. Templates may be used from server 122, rules 304 of repository 124, and the like to identify the character blocks.
[0078]       Step 406 executes by applying one or more redaction rules to the character blocks having confidential information in the first electronic document. This step is disclosed in greater detail below. One or more character blocks may include confidential information that needs to be redacted in order to meet the security requirements for distribution and availability on system 100. Step 406 applies at least one redaction rule to overlay the character block with confidential information with an alternative object, thereby masking the confidential information within the electronic document. Thus, step 408 executes by redacting one or more character blocks according to the appropriate redaction rule.
[0079]       As a result of the redaction of confidential information, step 410 executes by generating a second electronic document, such as electronic document B1 in Figure 3. The second electronic document has a character block redacted such that it does not have as much confidential information therein as the first electronic document. Referring to Figure 3, electronic document B1 has character block A100 redacted. Step 412 executes by generating any parameters or codes associated with the second electronic document. Similar parameters and codes may be generated for the first electronic document as well, either here or in step 401 or 402. Further, each electronic document has a different security status to indicate what devices within system 100 may access or print the document.
[0080]       Steps 414 executes by storing the first electronic document along with any associated parameters or codes at a first device, such as device 104, in system 100. Device 104 has a security status corresponding to that of the first electronic document. Device 104 supports documents having the highest level of security. For example, device 104 may be located in a secure area in a building or a secure facility on a military base. Only personnel having the highest level of security status may use device 104.
[0081]       Step 416 executes by storing the second electronic document along with any associated parameters or codes at a second device, such as device 106. As shown in Figure 1, device 106 has a security status of BB, which is lower than AA of device 104. Thus, two versions of document 302 may be processed and stored within system 100. A confidential information redaction rule is used to generate the second electronic document by redacting the confidential information. Further, the first electronic document is not stored or accessed from the second device. Electronic document A is not accessible from device 106, absent an authentication code or graphical code allowing a user access to device 104. The second electronic document, however, allows use of the information not redacted by one cleared to operate device 106.
[0082]       Step 418 executes by identifying the character blocks within the second electronic document. Referring to Figure 3, electronic document B1 includes character blocks B100, C100, and X100. One of these character blocks contains further confidential information. It may not be as sensitive as the information redacted in step 408, but still is private or damaging if made public. Step 420 executes by applying the appropriate redaction rule from rules 304 stored in repository 124. Step 418 may execute like step 406 disclosed above. Step 422 executes by redacting the identified character block from the second electronic document.
[0083]       Flowchart 400 proceeds to A, which proceeds to steps 424 and 426. Step 424 executes by generating a third electronic document, such as electronic document C shown in Figure 3. Electronic document C has character blocks A100 and B100 redacted such that it includes less confidential information than electronic document B1, or the second document. Step 426 executes by generating applicable parameter(s) and code(s) corresponding to the third electronic document.
[0084]       Step 428 executes by storing the second electronic document and the third electronic document in the second device and the third device in system 100, respectively. Referring to Figure 1, the third electronic document, or document C, is stored in device 108. Device 108 has the same security level as the third electronic document. The third electronic document should not be stored on devices 104 and 106. Step 430 executes by repeating the disclosed process of identifying character blocks, applying the redaction rule, and redacting the character block having confidential information until no further character blocks or confidential information is left in the final generated electronic document. All confidential information in original document 302 has been redacted.
[0085]       Figure 5A illustrates a flowchart 50 for optically-recognizing a character block in an electronic document according to the disclosed embodiments. Flowchart 50 may correspond to steps 402 and 404 in flowchart 400, but also apply to any actions where an electronic document is analyzed to identify one or more character blocks, such as step 418 for the second electronic document in Figure 4.
[0086]       Step 52 executes by performing an optical character recognition process on the scanned electronic document. The recognition process analyzes the pixels within the electronic document to determine representations of letters and numbers, also known as alphanumeric characters. A template of acceptable alphanumeric characters for confidential information or character blocks may be stored at repository 124 or located within rules 304. Alternatively, files used for character recognition may be stored at the device or scanner itself, such as in a memory connected to a processor within the device or scanner.  The optical character recognition process may remove from consideration those items in the pixels of the electronic document that are not alphanumeric characters. For example, logos, pictures, or white space may not be identified as character blocks. These items most likely do not include any confidential information.
[0087]       Step 54 executes by obtaining an optically-recognized representation of the electronic document based on the recognition process. The representation may be stored at the device or scanner in a memory, such as memory 206 disclosed above. It also may be stored away from the device or scanner, such as at server 122. The representation includes the alphanumeric characters recognized in the electronic document. Step 56 executes by identifying the alphanumeric characters in the representation.
[0088]       Step 58 executes by determining a character block using the alphanumeric characters. The disclosed embodiments determine that a group of characters comprise a character block of information. This information is related in some manner, such as a name, number, sentence, and the like. Step 60 executes by determining the end of the character block. The end should be determined such that the character block does not extend to include characters not necessarily related to the character block. Examples of ending the character block include detection of white space, or pixels not having any color/greyscale in them. In other embodiments, the representation is broken into character blocks such that a new line of characters is started as soon as white space is detected. Steps 58 and 60 may be repeated until all the character blocks in the electronic document are identified. The disclosed embodiments then may use the character blocks identified by the recognition process to indicate wherein the electronic document that the potential confidential information is located.
[0089]       Figure 5B depicts a flowchart 500 for applying a redaction rule for rules 304 and redacting a character block from an electronic document according to the disclosed embodiments. Flowchart 500 may correspond to steps 406 and 408 as well as steps 420 and 422 in flowchart 400.
[0090]       Step 502 executes by identifying a confidential character item in a character block in the document. Referring to Figure 3, electronic document A includes character block A100. Character block A100 includes a confidential character item, as identified due to its format. The confidential character item includes confidential information, such as name, social security number, address, phone number, account numbers, passwords, and the like. Formats of confidential information to be redacted by system 100 are stored in repository 124 with rules 304. In some embodiments, the alphanumeric characters within the character block are compared to the formats of the confidential information to identify the confidential character item.
[0091]       Step 504 executes by accessing rules 304. Preferably, rules 304 are located in repository 124. As disclosed above, rules 304 include confidential categories C1-C4. Additional confidential categories may be outlined in rules 304. Step 506 executes by comparing the character block having confidential information item to the confidential categories in rules 304. Each confidential category C1, C2, C3, and C4 will correspond to a certain format or type of confidential information. For example, confidential category C1 may correspond to confidential items having a name. Confidential category C2 may correspond to a confidential item in a character block having a social security number, or an XXX-XX-XXXX format. Not all confidential categories may be applied in redacting confidential information from a document.
[0092]       Step 508 executes by identifying an applicable confidential category based on the comparison done in step 506. The confidential category further corresponds to an alternative object that is used to redact the confidential item in the character block. Using the example of electronic document A, alternative object 320 is determined to correspond to confidential category C1. Confidential category A pertains to a user name, as the one found in character block A100. Alternative object 320 is the item used to redact names from documents.
[0093]       Step 512 executes by electronically layering the alternative object onto the character block with the confidential item. Instead of the name with alphanumeric characters, an object having a mask or other data to obscure the characters is placed in the document. The confidential item should be not viewable or printable after the alternative object is applied. Thus, the character block having confidential information is redacted from the electronic document. Referring the example above, character block A100 in electronic document A is redacted using alternative object 320. As a result, the second electronic document is generated having the alternative object in place the redacted character block.
[0094]       Steps 514, 516, 518, and 520 execute in response to the generation of a new electronic document with the redacted information. These steps pertain to the various parameters and codes that may accompany the electronic document within system 100. These items may be stored with the electronic document. Step 514 executes by generating a security status for the second electronic document based on the information redacted by the alternative object. In some embodiments, the confidential categories may relate to a security status, or level. Redaction of highly sensitive information may result in a lower security status for the resulting document. The security status may determine where the generated document with redacted information is stored, accessed, printed, and who may perform these actions.
[0095]       Step 516 executes by generating a graphic code for the document with the redacted information. The use of the graphic code is disclosed above. Step 518 executes by generating an authentication code that may be used to access the resulting document. Step 520 executes by generating one or more parameters, if applicable, for the resulting document. Examples of parameters are disclosed above.  It should be noted that steps 514-520 preferably are executed for the first document received in step 402.  In other words, electronic document A also includes a security status, graphic code, authentication code, or a parameter.
[0096]       Step 522 executes by storing or forwarding the resulting document with the redacted information based on the security status or other limitation within system 100. This step may be applicable when the second electronic document is generated on a device with a higher security status. For example, electronic document B generated on device 104. Electronic document B cannot be stored on device 104 so it is sent to device 106 having the appropriate security status. As disclosed above, these steps may be repeated to generate a third, fourth, fifth, and any number of electronic documents having redacted information.
[0097]       Figure 6A depicts a flowchart 600 for receiving a document code at a device and retrieving an electronic document according to the disclosed embodiments. As disclosed above, codes may be generated along with the electronic documents. One such code may be a document code. The document code may be a graphical code indicating the electronic document and its security status. Other information may be included with the code, such as storage location within system 100 and any applicable parameters. Alternatively, the document code may be a number or alphanumeric characters that indicate the document.
[0098]       Step 602 executes by generating a first document code for a first electronic document at a first device. Referring to Figure 3, electronic document A may have code 334 associated therewith. Step 604 executes by storing the first document code on a device having an appropriate security status. For example, electronic document A is stored on device 104. Document code 334 also is stored on device 104. Step 606 executes by generating a second document code for a second electronic document at a second device. The second electronic document includes information that was redacted from the first electronic document. Referring to Figure 3, electronic document B1 has a code 344 associated with it. Document code 344 is different than document code 334. Step 608 executes by storing the second document code on the second device. Using the above example, electronic document B1 and document code 344 are stored on device 106 in system 100.
[0099]       Step 610 executes by receiving a document code at one of the devices in system 100. In some embodiments, the document code is scanned into the device. In other embodiments, the document code is entered using an input device, such as a keyboard, graphical user interface, operations panel 208, and the like. The user enters the document code in order to retrieve and use the stored electronic document. The user, however, may be restricted on whether he/she can access the document. For example, the user may be limited to the second electronic document with the confidential information redacted.
[00100]      The requested electronic document may not be stored on the device receiving the document code. Thus, step 612 executes by determining whether the electronic document requested by the document code is stored on the device. If it is not, then a request will need to be sent to another device storing the electronic document. The requested electronic document then may be sent to the device receiving the document code.
[00101]      If step 612 is yes, then step 614 executes by verifying the document code received at the device corresponds to the requested electronic document. Verification may be done by comparing the received document code to the document code stored on the device for the electronic document. For example, if graphical code 126g for electronic document A is received at device 104, then it is compared to document code 334 to verify that the request is acceptable. If it is not, then an alert may be displayed or may be sent to the user. If it is acceptable, then step 616 executes by retrieving the electronic document from the device. Step 618 executes by displaying or printing the electronic document in response to receipt of the document code.
[00102]      If step 612 is no, then step 620 executes by forwarding the document code to an appropriate device storing the electronic document. For example, document code 334 for electronic document A is received at device 108. Device 108 does not have the security status acceptable to store electronic document A. Therefore, device 108 may forward the document code to the nearest device storing electronic document A. In some embodiments, beacons 130 may be used to determine which device to access for the requested document. As disclosed above, beacons 130 may indicate a location of the devices such that a distance between devices may be determined. For example, if document code 334 is received at device 116, then system 100 may send the request to device 114, which may have electronic document A due to its security status of AA, as it is closer to device 116 than device 104.
[00103]      Step 622 executes by receiving the document code at the destination device having the corresponding electronic document. Step 624 executes by verifying the received document code against the stored document code for the requested electronic document, as disclosed above. Step 626 executes by retrieving the electronic document. Step 628 executes by forwarding the retrieved electronic document to the device that received the document code. The requested document may be sent to a device, even if it does not have a security status acceptable to store the document. For example, electronic document A may be sent to device 114 because the user has access to the document that does not have redacted information. Flowchart 600 proceeds to step 618 to display or print the electronic document.
[00104]      Figure 6B depicts a flowchart 650 for selecting a device to store a generated electronic document according to the disclosed embodiments. Flowchart 650 may correspond to steps 414, 416, 428, or any process in which an electronic document is scanned or generated then stored on a device in system 100. Using beacons 130, the disclosed embodiments may select a device nearest to scanner 105 or the applicable device generating the document. It also may select a device nearest the user having control of the electronic document.
[00105]      Step 652 executes by generating an electronic document at a device. The generated document may be scanned into the device or by scanner 105. Alternatively, the generated document may be created using the processes disclosed above with regards to redacting confidential information in a first electronic document. One or more character blocks may be redacted using alternative objects layered onto the source electronic document. The generated electronic document also may include a security status as well as associated code(s) and parameter(s).
[00106]      Alternatively, step 654 may execute by receiving a request for the electronic document from another device within system 100. Step 654 may correspond to flowchart 600 wherein a document is requested from a device using a document code. The requested document is sent to another device within system 100.
[00107]      Step 656 executes by determining a security status for the electronic document. The security status determines what devices may receive, store, display, or print the electronic document within system 100. Referring to Figure 3, device 108 may not store electronic document A as it does not have the acceptable security status associated with the document. Step 658 executes by determining the acceptable devices to receive the electronic document. An electronic document having a security status of AA may be received and stored on devices 104 and 114 as shown in Figure 3. One having a security status of XX may be stored on any device in system 100.
[00108]      Step 660 executes by determining the optimal device to receive, store, display, or print the electronic document. In some embodiments, beacons 130 may be used to determine the shortest distance from the device generating or retrieving the electronic document to an acceptable device. Beacons 130 may indicate specific locations within system 100. The disclosed embodiments can determine the distance between devices based on the location of the beacons. Alternatively, beacons 130 may indicate nodes within system 100. Distance between the nodes is not important as the files must be routed from each node to another node. Step 660 may seek the shortest route through the nodes to the desired device.
[00109]      Referring to Figure 3, an electronic document having a security status of BB is scanned on device 112. Device 112 may be located near devices 108 and 110. Thus, one route to device 106 to store document may be through these devices, especially if device 108 is physically close to device 106. Alternatively, device 112 may connect directly through network 102 to device 106 to avoid the additional nodes of devices 108 and 110. In another example, a device 110 may have a security status of BB. Device 110 is nearer to device 112 than device 106. Thus, an electronic document having a security status of BB is sent to device 110. Other criteria may be used to select the optimal device to receive the electronic document, such as the device closest to the author of the document, the closest device with a printer, and so on. In alternate embodiments, step 660 may select the device furthest away from the source device.
[00110]      Step 662 executes by forwarding the electronic document to the optimal device. Step 664 executes by storing the electronic document at the selected device. The document may be stored with an associated document code. Alternatively, step 664 may execute by displaying or printing the document if it was requested in step 654.
[00111]      Figure 7 depicts a flowchart 700 for accessing an electronic document stored on a device within system 100 according to the disclosed embodiments. In the processes disclosed by flowchart 700, a stored electronic document is accessed and retrieved. The document may or may not have redacted information. The disclosed embodiments may prevent unauthorized access to documents with confidential information but allow access to similar documents having this information redacted.
[00112]      Step 702 executes by entering an authentication code for a document into a device in system 100. The device may be one of devices 104-118 or mobile devices 126 and 128. The user enters the authentication code, which is assigned to the electronic document when it is generated. Alternatively, the authentication code may be generated upon request from the user having the appropriate status level from the device. In this manner, two separate authentication codes may be sent to two different users for the same electronic document having confidential information. As disclosed above, the authentication code may be a PIN having 4 numbers, a graphical or QR code, a password, and the like.
[00113]      Step 704 executes by determining whether a document code should be sent to the device for the user. In other words, the user or system determines that the device should process the document code in order to access the electronic document. If yes, then step 706 executes by sending the document code for the electronic document to the device of the user. Again, the document code may be a graphical code with information associated with the electronic document and its location within system 100.
[00114]      Step 708 executes by receiving the document code at the device. In some embodiments, steps 702-706 are skipped such that the user enters the document code directly into the device. For example, the user may have a graphical code 126g for the electronic document on her mobile device 126. This code was generated with the electronic document and stored on mobile device 126. Alternatively, the user retrieves the document code from the device storing the electronic document. For example, in order to access electronic document A, device 104 provides a document code.
[00115]      Step 710 executes by entering or scanning the document code at the device. If the code is a PIN or number, then the user may enter it using a keypad or operations panel 208. Step 712 executes by identifying the device or storage location within system 100 that has the requested electronic document. For example, electronic document A may be stored and accessible from device 104. It also may be stored in server 122.
[00116]      Referring back to step 704, if it is no, then step 714 executes by requesting the electronic document directly from its storage location. The authentication code may correlate with the information needed to access the electronic document. The authentication code is received by a device in system 100 and compared against information for the electronic document stored in the device, another device, or server 122 to determine the location of the document. After step 714, flowchart 700 proceeds to step 712.
[00117]      Step 716 executes by checking the security or confidential status of the requested electronic document. Step 718 executes by determining whether access is allowed based on the request from the document code or the level of the user entering the authentication code. It also may determine whether the device requesting the document is allowed to receive the electronic document having confidential information. If not, then step 720 executes by indicating a problem occurred. A message may be sent to the user via her device. An error light may illuminate. In some embodiments, the requested electronic document is not sent to the device sending the request based on the document code.
[00118]      If step 718 is yes, then step 722 executes by retrieving the electronic document. If the document has redacted information, then the disclosed embodiments make sure that the information is still redacted before further operations. Step 724 executes by forwarding the electronic document including any redacted information to the device receiving the document code or authentication code to request the document.
[00119]      Steps 726-30 executes with the user or device making further redactions on the retrieved document, using the features disclosed above. The user may manually redact information from the electronic document. Thus, step 726 executes by redacting further confidential information from the document. Step 728 executes by generating a new electronic document with the redacted information. Step 728 may follow the embodiments disclosed above. Step 730 executes by storing the new electronic document on a device within system 100.
[00120]      Flowchart 700 may be executed for any status for the document. Thus, a second document code may be used to access and retrieve a second electronic document based on a first electronic document. The second electronic document includes redacted confidential information such that the information is not viewable or printable. The second electronic document will receive a different document code or authentication code that is used to access it within system 100.
[00121]      Figure 8 depicts a flowchart 800 for implementing expiration parameters according to the disclosed embodiments. Expiration parameters correspond to parameters 330, 340, and 350 shown in Figure 3. Other parameters may be generated that pertain to a received or modified document. Flowchart 800, however, discloses the use of expiration parameters that remove a document from system 100 at some point in time or when a threshold/criterion is met.  Expiration parameters allow for the removal of documents with confidential information so that these documents are not perpetually available until one manually deletes them. This feature may be desirable for organizations having users that move in and out such that the documents with the confidential information no longer apply to the organization. Alternatively, the expiration parameter for a document may relate to the number of times that the document is printed or accessed within system 100. This feature may be important to prevent widespread printing or copying of such a document or to limit the number of times the document may be used without further payment within system 100.
[00122]      Step 802 executes by receiving a first document at a first device. Referring to Figures 1 and 3, document A is received at device 104. As noted above, a security status AA may be associated with device 104. Step 804 executes by generating a first expiration parameter 330 for document A. The expiration parameter may be generated based on a number of factors. For example, it may be issued based on the security status of device 104. In other words, any document having a certain security status may receive a set expiration parameter. A document having a higher security status may be removed from the system earlier than one with a lower security status due to the inclusion of confidential information in the document. Alternatively, the user may set the expiration parameter at device 104. In some embodiments, the expiration parameter may be set by the device, regardless of the security status. For example, all documents stored on device 104 has a set expiration parameter.
[00123]      The type of expiration parameter also may vary according to the disclosed embodiments. One type of expiration parameter may be a period of time that the document is accessible on system 100 or device 104. An expiration date may be the parameter. For example, all documents on device 104 expire at the end of the quarter or end of the calendar year. Alternatively, a date based on a set time period may be the parameter. For example, the expiration parameter may be two months after receiving or generating the document.
[00124]      Other types of expiration parameters include the number of times that the document is accessed either on device 104 or within system 100. “Access” may include printing, displaying, transferring, saving, and modifying the document. For example, document A may have an expiration parameter 330 to be printed 20 times. Such an expiration parameter sets a limit so that a limited number of people may print document A, which includes confidential information. Alternatively, a limit for printing document A may be set within system A based on a fee paid to print on devices within the system. One may not have unlimited copies available within system 100. To print more copies of document A, one would have to pay the extra fees associated with printing on a device.
[00125]      Step 806 executes by storing the first document along with the first expiration parameter at the first device. As disclosed above, the first device corresponds to a security status of the document. Thus, document A and expiration parameter 330 are stored on device 104. Step 808 executes by modifying the first document, as disclosed above. Preferably, some portion of confidential information is removed from document A so that the modified document does not have as much confidential information as the first document.
[00126]      Step 810 executes by generating a second document based on the modification. Document B is generated having a lower security status than that of document A. Step 812 executes by generating a second expiration parameter for the second document. The second expiration parameter preferably is based on and similar to the first expiration parameter. It also may have a threshold higher than the first expiration parameter because the second expiration parameter corresponds to a document with less confidential information. Use of document B may expire according to expiration parameter 340.
[00127]      Step 814 executes by storing the second document and the second expiration parameter at a second device. Document B and expiration parameter 340 may be stored on device 106. Step 816 executes by modifying the second document on the second device to further remove confidential information. For example, step 808 may remove an address for the first document and step 816 may remove names from the second document. Step 818 executes by generating a third document having a third security status lower than the ones for the first and second documents.  Step 820 executes by generating a third expiration parameter for the third document. Step 822 executes by storing the third document and the third expiration parameter at a third device.  Document C is generated at device 106 and expiration parameter 350 is generated as well. Document C and expiration parameter 350 are sent to device 108 and stored thereon.
[00128]      In this manner, three or more documents, each with different levels of confidential information, are generated and provided with expiration parameters. As noted above, each expiration parameter may be the same between the documents or may differ based on the type of document, security status, device, and the like. Expiration of one document is not dependent on the expiration of another document. In other words, document C may be removed from system 100 before document A. If document B is removed after reaching the threshold for its expiration parameter, document C is still available. Flowchart 800 discloses the steps for determining when to make the documents unavailable.
[00129]      Returning to step 806, step 830 executes by determining whether the first expiration parameter has expired. This determination may be performed by comparing a parameter value to first expiration parameter threshold. If the parameter value exceeds the threshold, then the expiration parameter has expired. For example, the parameter value may indicate the number of times that the first document, or document A, has been printed. The threshold may be 10, such that 10 copies of the document may be printed. As the first document is printed, the parameter value is incremented. Step 830 determines whether the threshold has been reached or exceeded.
[00130]      If step 830 is yes, then step 832 executes by making the first document unavailable to users or devices within system 100. The first document may be deleted or removed from device 104. Alternatively, it may be transferred to another location for storage or further availability. For example, document A may be deleted from the storage on device 104 but an electronic copy of document A is sent to server 122 to be stored. Server 122 may not be readily accessible over network 102 so that document A stays secure and not “available” for further actions. If step 830 is no, then step 834 executes by making the first document available either on device 104 or within system 100.
[00131]      These steps are repeated as needed for the second and third documents generated by flowchart 800. Because the expiration parameters may differ between documents, the processes for making the documents available also may differ. Flowchart 800, therefore, includes separate steps for determining the expiration status of the second and third documents.
[00132]      Returning to step 814, step 836 executes by determining whether the second expiration parameter has expired. This determination may be made by making a parameter value for the second document available to compare against a threshold for the second expiration parameter. If the parameter value equals or exceeds the threshold, then the second document should be removed from device 106 or not accessed within system 100. If step 836 is yes, then step 838 executes by making the second document unavailable. For example, document B is removed from device 106. As noted above, document B may be sent to another device or to server 122. If step 836 is no, then step 840 executes by making the second document available on device 106 or within system 100. The parameter value may be incremented.
[00133]      Returning to step 822, step 842 executes by determining whether the third expiration parameter has expired. This determination may be made by making a parameter value for the third document available to compare against a threshold for the third expiration parameter. If the parameter value equals or exceeds the threshold, then the third document should be removed from device 108 or not accessed within system 100. If step 842 is yes, then step 844 executes by making the third document unavailable. For example, document C is removed from device 108. As noted above, document C may be sent to another device or to server 122. If step 842 is no, then step 846 executes by making the third document available on device 108 or within system 100. The parameter value may be incremented.
[00134]      In some embodiments, the steps to determine whether the expiration parameter has expired may be executed after the document has been made available. For example, after printing document B, the disclosed embodiments may determine expiration parameter 340 has expired. This process may remove the document from the system in a prompt manner. In other embodiments, system 100 may initiate an expiration parameter determination at specified times or intervals. For example, shortly after midnight, the expiration parameters are checked to see if any documents should be removed, deleted, or transferred.
[00135]      Figure 9 illustrates a flowchart 900 for retrieving a document having an expiration parameter according to the disclosed embodiments. As disclosed above, the expiration parameters generated with the electronic documents stored within system 100 may determine whether the documents can be retrieved or accessed. A document that has exceeded its expiration parameter should not be made available, either on a device or within system 100. Referring to Figure 8, the disclosed process of flowchart 900 may apply to the first, second, or third document.
[00136]      Step 902 executes by receiving a request for an electronic document stored on a device within system 100. The request may be to print, display, copy, and the like. Before granting the request, flowchart 900 checks to see if the document may be made available based on its expiration parameter. Step 904 executes by determining a security status of the document. The security status may be related to the expiration parameter of the document. Further, a device not having the appropriate security status may not access the document, yet may perform a determination for the expiration parameter.
[00137]      Step 906 executes by reviewing or updating the expiration parameter for the document. For example, document A includes expiration parameter 330. The value for expiration parameter 330 may be retrieved. It also may be updated with any new information for the value. For example, the value may be updated with the date of the request. In some embodiments, the expiration parameter may be compared to the security status to make sure that both values correspond correctly to each other. For example, the expiration parameter related to a specific security status may have been updated within system 100. Thus, expiration parameter 330 should be updated accordingly.
[00138]      Step 908 executes by determining whether the expiration parameter has expired. Step 908 may correlate to steps 830, 836, and 842 in Figure 8. The same analysis as disclosed above may be performed. The parameter value for the expiration parameter is compared to a threshold to see if the value exceeds the threshold. In some embodiments, the expiration parameter is expired when the value is equal to the threshold. If step 908 is no, then step 910 executes by providing the document according to the request. The stored electronic document is made available to the user sending the request. Step 912 executes by updating the value for the expiration parameter, if applicable. In some embodiments, another determination may be executed whether the document should be made unavailable.
[00139]      If step 908 is yes, then step 914 executes by not providing the document in response to the request. The disclosed embodiments make the document unavailable. An alert may be provided on the device receiving the request that the document is not available. Further, the document may be deleted from the device so that further requests will indicate that the document is not available.
[00140]      Further processing may occur after the determination to not provide the document in response to the request. For example, step 916 executes by determining an appropriate location within system 100 to transfer the requested document. Document A may no longer be stored on device 104. Document A, however, may still be made available at another device. The disclosed embodiments determine that device 114 has the same security status as device 106. Alternatively, all expired documents are sent to server 122 to be archived. The destination location for the expired document is indicated. Step 918 executes by directing the document to the location determined in step 916. In other embodiments, the request may be sent to the location identified above to see if the document may be retrieved, if available.
[00141]      Figure 10 illustrates a flowchart 1000 for managing a document having an expiration parameter according to the disclosed embodiments. As disclosed above, the determination of whether an expiration parameter has expired may occur periodically without a document request. The disclosed embodiments may implement this feature when documents are removed from system 100 on a periodic basis, such as every day, week, month, and the like. The expired documents may be removed from the device on which it is stored but also may be transferred to another device so that access to the document is still available, just not on the original device. Flowchart 1000 may apply to the first, second, or third document disclosed in Figure 8.
[00142]      Step 1002 executes by determining whether the document is to be removed from the device. The determination may be a result of determining whether an expiration parameter has been exceeded. For example, device 104 determines that expiration parameter 330 for document A has expired. Alternatively, an instruction may be received to delete the document from the device. The policy or rule in repository 124 is that all removed documents are sent to another location as a backup. For example, device 104 receives a request to remove document A.
[00143]      Step 1004 executes by identifying other devices within system 100 having the same security status of the original device. Flowchart 1000 also may consider devices having a higher security status. For example, document B is to be removed from device 106, which has a security status of BB. Step 1004 may identify devices 104 and 114 as possible target devices because they have security statuses of AA. Server 122 may be able to receive documents no matter what the security status. 
[00144]      Step 1006 executes by calculating a distance to an identified device or the distances to a plurality of identified devices. Preferably, several devices are available to receive the expired document from the original device. Step 1006 also may determine any features of the device or devices that is desirable in maintaining the document, such as security status, memory availability, display limitations, and the like. For example, the expired document should not be sent to a device that does not support its word processing format. The document may include color graphics and needs to be sent to a device that supports color printing.
[00145]      Distance between devices may be determined using beacons 130. The number of stops within system 100 may be determined by the number of beacons between the origin and destination devices. For example, referring to Figure 1, the distance between devices 104 and 116 may be two beacons. If device 112 does not have a direct link to network 102, then it has a distance of four beacons from device 116. Beacons 130 also may indicate the physical location of the respective devices such that the actual walking distance between devices is determined. This information also may be determined using a network topology map for system 100.
[00146]      Step 1008 executes by determining the appropriate device based on the factors determined in step 1006. For example, the closest device having the appropriate level of security may be selected. Alternatively, the device having the feature needed to support the storage, access, and printing of the document may be selected. Step 1010 executes by determining, after selection based on features, whether a closer device exists that may receive the expired document. Again, beacons 130 may be used to determine a closer device. For example, a document having a security status of XX is to be removed from device 116. Device 110 is identified as another device having a security status XX to receive the document. Step 1010, however, determines that device 118 is closer in terms of beacons 130 than device 110. It is only two beacons to device 118 while it is three beacons to device 110. In other embodiments, device 110 may be two floors away from device 116 while device 118 is on the same floor. Step 1010 may identify device 118 as a better device to receive the expired document.
[00147]      If step 1010 is no, then step 1012 executes by transferring the expired document to the device determined to receive the document in step 1008. If step 1010 is yes, then a device is closer than the determined device. Step 1014 executes by transferring the expired document to the closer device. Thus, expired documents may be managed within system 100.
[00148]      The disclosed processes also may be applied to confidential document managing repository 124. Documents may be stored at repository 124 and removed/deleted according to expiration parameters as disclosed above. Alternatively, repository 124 may implement its own expiration parameters that differs from the ones used for the first, second, and third documents disclosed above. Further, rules 304 in repository 124 may set forth the thresholds for the expiration parameters.
[00149]      As will be appreciated by one skilled in the art, the present invention may be embodied as a system, method or computer program product. Accordingly, the present invention may take the form of an entirely hardware embodiment, an entirely software embodiment (including firmware, resident software, micro-code, etc.) or an embodiment combining software and hardware aspects that may all generally be referred to herein as a “circuit,” “module” or “system.” Furthermore, the present invention may take the form of a computer program product embodied in any tangible medium of expression having computer-usable program code embodied in the medium.
[00150]      Any combination of one or more computer usable or computer readable medium(s) may be utilized. The computer-usable or computer-readable medium may be, for example but not limited to, an electronic, magnetic, optical, electromagnetic, infrared, or semiconductor system, apparatus, device, or propagation medium. More specific examples (a non- exhaustive list) of the computer-readable medium would include the following: an electrical connection having one or more wires, a portable computer diskette, a hard disk, a random access memory (RAM), a read-only memory (ROM), an erasable programmable read-only memory (EPROM or Flash memory), an optical fiber, a portable compact disc read-only memory (CD-ROM), an optical storage device, a transmission media such as those supporting the Internet or an intranet, or a magnetic storage device. Note that the computer- usable or computer-readable medium could even be paper or another suitable medium upon which the program is printed, as the program can be electronically captured, via, for instance, optical scanning of the paper or other medium, then compiled, interpreted, or otherwise processed in a suitable manner, if necessary, and then stored in a computer memory.
[00151]      Computer program code for carrying out operations of the present invention may be written in any combination of one or more programming languages, including an object oriented programming language such as Java, Smalltalk, C++ or the like and conventional procedural programming languages, such as the "C" programming language or similar programming languages. The program code may execute entirely on the user's computer, partly on the user's computer, as a stand-alone software package, partly on the user’s computer and partly on a remote computer or entirely on the remote computer or server. In the latter scenario, the remote computer may be connected to the user’s computer through any type of network, including a local area network (LAN) or a wide area network (WAN), or the connection may be made to an external computer (for example, through the Internet using an Internet Service Provider).
[00152]      The present invention is described with reference to flowchart illustrations and/or block diagrams of methods, apparatus (systems) and computer program products according to embodiments of the invention. It will be understood that each block of the flowchart illustrations and/or block diagrams, and combinations of blocks in the flowchart illustrations and/or block diagrams, can be implemented by computer program instructions. These computer program instructions may be provided to a processor of a general purpose computer, special purpose computer, or other programmable data processing apparatus to produce a machine, such that the instructions, which execute via the processor of the computer or other programmable data processing apparatus, create means for implementing the functions/acts specified in the flowchart and/or block diagram block or blocks.
[00153]      The flowchart and block diagrams in the figures illustrate the architecture, functionality, and operation of possible implementations of systems, methods and computer program products according to various embodiments of the present invention. In this regard, each block in the flowchart or block diagrams may represent a module, segment, or portion of code, which comprises one or more executable instructions for implementing the specified logical function(s). It should also be noted that, in some alternative implementations, the functions noted in the block may occur out of the order noted in the figures. For example, two blocks shown in succession may, in fact, be executed substantially concurrently, or the blocks may sometimes be executed in the reverse order, depending upon the functionality involved. It will also be noted that each block of the block diagrams and/or flowchart illustration, and combinations of blocks in the block diagrams and/or flowchart illustration, can be implemented by special purpose hardware-based systems that perform the specified functions or acts, or combinations of special purpose hardware and computer instructions.
[00154]      The terminology used herein is for the purpose of describing particular embodiments only and is not intended to be limiting of the invention. As used herein, the singular forms “a,” “an” and “the” are intended to include plural forms as well, unless the context clearly indicates otherwise. It will be further understood that the terms “comprises” and/or “comprising,” when used in this specification, specific the presence of stated features, integers, steps, operations, elements, and/or components, but do not preclude the presence or addition of one or more other features, integers, steps, operation, elements, components, and/or groups thereof.
[00155]      Embodiments may be implemented as a computer process, a computing system or as an article of manufacture such as a computer program product of computer readable media. The computer program product may be a computer storage medium readable by a computer system and encoding computer program instructions for executing a computer process. When accessed, the instructions cause a processor to enable other components to perform the functions disclosed above.
[00156]      The corresponding structures, material, acts, and equivalents of all means or steps plus function elements in the claims below are intended to include any structure, material or act for performing the function in combination with other claimed elements are specifically claimed. The description of the present invention has been presented for purposes of illustration and description, but is not intended to be exhaustive or limited to the invention in the form disclosed. Many modifications and variations will be apparent to those of ordinary skill without departing from the scope and spirit of the invention. The embodiment was chosen and described in order to best explain the principles of the invention and the practical application, and to enable others of ordinary skill in the art to understand the invention for embodiments with various modifications as are suited to the particular use contemplated.
[00157]      One or more portions of the disclosed networks or systems may be distributed across one or more computer systems coupled to a network capable of exchanging information and data. These computer systems also may be general-purpose computer systems. Various functions and components of the computer system may be distributed across multiple client computer platforms, or configured to perform tasks as part of a distributed system. These components may be executable, intermediate or interpreted code that communicates over the network using a protocol. The components may have specified addresses or other designators to identify the components within the network.
[00158]      It will be apparent to those skilled in the art that various modifications to the disclosed may be made without departing from the spirit or scope of the invention. Thus, it is intended that the present invention covers the modifications and variations disclosed above provided that these changes come within the scope of the claims and their equivalents.
REFFERENCE SIGNS LIST
[00159]       
100    System
104-118    image forming apparatus
120    administrator
122    server
124    repository
130    beacon
Claims
1.    A system of image forming apparatuses comprising:
a plurality of image forming apparatuses comprising a first image forming apparatus having a first security status and a second image forming apparatus having a second security status;
a processor in communication with the plurality of image forming apparatuses; and
a memory coupled to and readable by the processor, the memory storing a set of program instructions which, when executed by the processor, configures the processor to receive a first electronic document at the first image forming apparatus;
generate a first expiration parameter for the first electronic document;
modify the first electronic document to generate a second electronic document;
generate a second expiration parameter for the second electronic document;
store the first electronic document at the first image forming apparatus and the second electronic document at the second image forming apparatus;
make the first electronic document unavailable according to the first expiration parameter; and
make the second electronic document unavailable according to the second expiration parameter.
2.    The system of image forming apparatuses of claim 1, wherein the first expiration parameter includes a first expiration parameter threshold associated with the first security status and the second expiration parameter includes a second expiration parameter threshold associated with the second security status.
3.    The system of image forming apparatuses of claim 2, wherein the first expiration parameter threshold is lower than the second expiration parameter threshold.
4.    The system of image forming apparatuses of any one of claims 1 to 3, wherein the first and second expiration parameters include periods of time for the first and second electronic documents to be stored on the first and second image forming apparatuses, respectively.
5.    The system of image forming apparatuses of any one of claims 1 to 4, wherein the first and second expiration parameters include numbers of time that the first and second electronic documents are printed.
6.    The system of image forming apparatuses of any one of claims 1 to 5, wherein the first and second expiration parameters include numbers of times that the first and second electronic documents are accessed.
7.    The system of image forming apparatuses of any one of claims 2 to 6, wherein the processor is further configured to
determine if the first expiration parameter exceeds the first expiration parameter threshold; and
delete the first electronic document from the first image forming apparatus if the first expiration parameter exceeds the first expiration parameter threshold.
8.    The system of image forming apparatuses of any one of claims 2 to 7, wherein the processor is further configured to
determine if the second expiration parameter exceeds the second expiration parameter threshold; and
delete the second electronic document from the second image forming apparatus if the second expiration parameter exceeds the second expiration parameter threshold.
9.    A method for accessing documents having confidential information in a system of image forming apparatuses, the method comprising:
receiving a first electronic document at a first image forming apparatus having a first security status;
generating a first expiration parameter for the first electronic document;
modifying the first electronic document to generate a second electronic document;
generating a second expiration parameter for the second electronic document;
storing the first electronic document at the first image forming apparatus and the second electronic document at a second image forming apparatus having a second security status;
making the first electronic document unavailable according to the first expiration parameter; and
making the second electronic document unavailable according to the second expiration parameter.
10.   The method of claim 9, further comprising:
generating a first expiration parameter threshold associated with the first security status for the first expiration parameter; and
generating a second expiration parameter threshold associated with the second security status for the second expiration parameter.
11.   The method of claim 10, wherein the first expiration parameter threshold is lower than the second expiration parameter threshold.
12.   The method of any one of claims 9 to 11, wherein the first and second expiration parameters include periods of time for the first and second electronic documents to be stored on the first and second image forming apparatuses.
13.   The method of any one of claims 9 to 12, wherein the first and second expiration parameters include numbers of time that the first and second electronic documents are printed.
14.   The method of any one of claims 9 to 13, wherein the first and second expiration parameters include numbers of times that the first and second electronic documents are accessed.
15.   The method of any one of claims 10 to 14, further comprising:
determining if the first expiration parameter exceeds the first expiration parameter threshold; and
deleting the first electronic document from the first image forming apparatus if the first expiration parameter exceeds the first expiration parameter threshold.
16.   The method of any one of claims 10 to 15, further comprising:
determining if the second expiration parameter exceeds the second expiration parameter threshold; and
deleting the second electronic document from the second image forming apparatus if the second expiration parameter exceeds the second expiration parameter threshold.
17.   A method for managing documents having confidential information on a system of image forming apparatuses, the method comprising:
receiving a first electronic document at a first image forming apparatus having a first security status;
modifying the first electronic document to generate a second electronic document;
storing the first electronic document at the first image forming apparatus and the second electronic document at a second image forming apparatus having a second security status;
determining if one of the first image forming apparatus and the second image forming apparatus is to be removed from the system of image forming apparatuses within a predetermined length of time;
determining a third image forming apparatus having the first security status if the first image forming apparatus is to be removed or having the second security status if the second image forming apparatus is to be removed; and
transferring the respective first electronic document or the second electronic document to the third image forming apparatus.
18.   The method of claim 17, further comprising calculating a distance within the system from the first image forming apparatus or the second image forming apparatus to the third image forming apparatus.
19.   The method of claim 18, wherein calculating the distance includes using data from a beacon at the third image forming apparatus.
20.   The method of any one of claims 17 to 19, further comprising transferring the first electronic document or the second electronic document to a fourth image forming apparatus closer to the first image forming apparatus or the second image forming apparatus than the third image forming apparatus.
1.  Abstract
2.  SOLUTION
A system of devices receives and stores documents based on confidential information redacted from the documents. An electronic document is analyzed to identify character blocks having confidential information. The confidential information can be in different formats within the document. Redaction rules are applied to the character blocks to identify confidential categories for the confidential information within the blocks. The confidential information is redacted based on the rules such that the confidential information is removed from the document. A new electronic document is generated with the information redacted such that it is not viewable or printable. The two documents with different levels of confidential information is then stored on separate devices within the system.       3.  Representative Drawing: Fig. 1
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