(57)【要約】【課題】電子文書の初稿から最終稿に至る校正のプロセスにおいて確認者が修正箇所を指摘するだけでなく、それを作成者が修正したことを一覧表に反映させ、次稿を確認する各作業を円滑に進める。【解決手段】電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者Ａと、この電子文書を精査・校正する確認者Ｂとが、文書保存して管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理方法であり、電子文書作成段階Ｓ１と、修正指摘段階Ｓ２と、電子付箋一覧作成段階Ｓ３と、電子付箋一覧差戻段階Ｓ４と、電子付箋一覧照合段階Ｓ５と、修正・コメント入力段階Ｓ６と、修正稿確認段階Ｓ７と、を含み、確認者Ｂが修正を更に指摘する場合は、修正指摘段階Ｓ２から修正稿確認段階Ｓ７までの作業を、その電子文書の校正が完了するまで繰り返すことにより、電子文書について初稿から最終稿までを版管理する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者（Ａ）と、この電子文書を精査・校正する確認者（Ｂ）とが、文書保存して管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理方法であって、
前記作成者（Ａ）が作成した電子文書を校正管理装置（２）に保存する、電子文書作成段階（Ｓ１）と、
前記確認者（Ｂ）が、電子文書の版ごとに修正を指摘する電子付箋を貼付する、修正指摘段階（Ｓ２）と、
前記確認者（Ｂ）が、貼付された電子付箋の内容を抽出し、電子付箋一覧として管理する、電子付箋一覧作成段階（Ｓ３）と、
前記確認者（Ｂ）が、電子付箋が貼付された電子文書を、その電子付箋一覧と共に前記作成者（Ａ）に差し戻す、電子付箋一覧差戻段階（Ｓ４）と
前記作成者（Ａ）が、差し戻された電子文書自身に貼付されている電子付箋と、前記電子付箋一覧とを確認する、電子付箋一覧照合段階（Ｓ５）と、
前記作成者（Ａ）が電子文書を修正し、さらに前記電子付箋一覧の各指摘に対して修正に関するコメントを入力する、修正・コメント入力段階（Ｓ６）と、
前記確認者（Ｂ）が、再度その電子付箋と前記作成者（Ａ）が記載したコメントを参照しながら、修正稿を確認する、修正稿確認段階（Ｓ７）と、を含み、
前記確認者（Ｂ）が修正を更に指摘する場合は、前記修正指摘段階（Ｓ２）から前記修正稿確認段階（Ｓ７）までの作業を、その電子文書の校正が完了するまで繰り返すことにより、電子文書を初稿から最終稿までを版管理する、ことを特徴とする電子付箋による電子文書の校正作業管理方法。
【請求項２】
前記修正指摘段階（Ｓ２）は、電子文書と共にＰＤＦファイルなどをページ単位で分割して構造化文書の背景として表示し、修正箇所の指摘だけを電子付箋にして管理する、ことを特徴とする請求項１の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法。
【請求項３】
複数の確認者（Ｂ）が、前記修正指摘段階（Ｓ２）、前記電子付箋一覧作成段階（Ｓ３）、前記電子付箋一覧差戻段階（Ｓ４）、前記修正稿確認段階（Ｓ７）の各作業を行い、同時並行して校正作業をする、ことを特徴とする請求項１又は２の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法。
【請求項４】
前記電子付箋一覧差戻段階（Ｓ４）では、
貼られた電子付箋を前記作成者（Ａ）に差し戻す前に、その指摘が妥当かどうかを複数の確認者（Ｂ）で電子的に議論した上で、それぞれの電子付箋について採用するか・取り下げるかの判断を入力した上で、電子文書に貼付する電子付箋の指摘箇所を決定し、その電子付箋一覧と共に前記作成者（Ａ）に差し戻す、ことを特徴とする請求項３の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法。
【請求項５】
前記修正稿確認段階（Ｓ７）では、確認者（Ｂ）に修正された文書が前記作成者（Ａ）に返されたときに、前回、あるいはそれ以前の版との相違個所を差分として表示して、それら修正がなされた箇所だけを表示して、修正稿を確認する、ことを特徴とする請求項１、２、３又は４の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法。
【請求項６】
電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者（Ａ）と、この電子文書を精査する確認者（Ｂ）とが、文書保存して版管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理システムであって、
前記作成者（Ａ）と前記確認者（Ｂ）が利用する端末装置と相互通信可能に接続される、電子文書管理用プログラムがインストールされ、該文書管理用プログラムを実行することにより、電子文書を作成し、閲覧し、かつ該電子文書に電子付箋を貼り付け、かつ貼付された各電子付箋の内容を抽出し、一覧として管理する校正管理装置（２）を備え、
前記校正管理装置（２）は、電子文書に貼り付けられた電子付箋の電子付箋一覧の表示データを生成し、
電子文書を修正した後の電子付箋一覧表示データを版管理する、ことを特徴する電子付箋による電子文書の校正作業管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書の作成、校正、保管に関する技術であり、特に電子文書の初稿から最終稿に至る校正のプロセスにおいて確認者（校正者）が修正箇所を指摘し、それを作成者が電子文書に反映させ、次稿を確認する各作業を円滑に進めることができる電子付箋による電子文書の校正作業管理方法とその管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書の作成、保管については様々なシステム、アプリケーションが提供され、その利便性が向上している。従来から、文書の作成には校正が必須である。一般的な校正作業では次のような作業を行う。通常の文書又は電子文書の原稿やレイアウトについて、その指定との比較を行い、校正刷り上で誤りや不体裁の訂正を指示する。文字原稿の校正は、一人で行う引合せ校正と、二人一組で行う読合せ校正がある。校正刷りに誤りがあれば，訂正文字あるいは印刷校正記号を赤字で記入する。１回目の校正を初校、２回目を再校、以下、三校、四校と称されている。著者が行う校正を著者校正、著者又は編集者に見せる前に印刷会社が行う校正を内（うち）校、著者又は編集者から任されて印刷会社が行う校正を責任校正、著者又は編集者が印刷会社で行う校正を出張校正という。
校正が終了したものを校了、残った訂正箇所を印刷会社の責任に任せた校正を責任校了（責了）という。また、印刷会社から校正刷りを著者又は編集者に回すことを回校（出校）という。多色刷りの校正は、原稿と照合して色の調子が再現されているか、色のバランスは崩れてないかを主に点検し、色校正と称されている。
【０００３】
例えば、損害保険等の契約書類には、次のような書類がある。重要事項説明書（契約概要・注意喚起情報）、約款、保険証券、保険料領収証がある。これらの書類、特に「重要事項説明書」と「約款」は、その内容が変更されることが多い文書である。これらの書類は従来から電子文書として取り扱われてきた。その際に、複数の作成者が作成し、複数の確認者（校正者）が内容を精査している。
【０００４】
この損害保険等の契約書類の作成に際しては、複数の人が関わっているため、その修正箇所が多数生じることが多い。このような修正箇所は、電子文書の校正にあっては、電子付箋が利用されている。この電子付箋に関する技術も種々提案されている。例えば特許文献１の特開２００５−２０２５９６号公報「電子付箋管理装置」のように、電子文書中にユーザによって付された複数の電子付箋の位置情報を取得する位置取得手段と、前記位置情報の関連性に基づいて複数の電子付箋を電子付箋束としてグループ化するグループ化手段と、前記電子付箋束毎に、含まれる各電子付箋を配置して電子付箋束を表示する表示手段と、を備える電子付箋管理装置が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−２０２５９６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
このような電子文書であっても、校正作業の際には、確認者は文書を紙に印刷し、それに手書きで指摘内容を記載して作成者に差し戻す場合に、手書きのためその指摘内容が誤認されるおそれがあった。また、確認者の指摘内容の記載が目立たないがために作成者が指摘箇所を見逃すという問題を有していた。
【０００７】
確認者に戻された修正結果が不十分である場合、更に指摘を手書きして、作成者に差し戻すことが行われている。このような校正作業が、すべての指摘が修正されるまで繰り返される。次稿を再確認するにあたり、指摘箇所が確実に修正されているかを確認して管理しなければならず、更に差し戻すことが多い。このように修正を何度か繰り返すと長時間を要し、修正の指摘箇所を確認者自身が見過ごしやすいなど、正確性を欠くことになるという問題を有していた。
【０００８】
特許文献１の「電子付箋管理装置」は、複数の電子付箋が同一の電子文書をリンク先として示している場合に、これらの電子付箋をまとめて取り扱うことで貼付又は閲覧はできるが、電子文書のエディタに校正（校閲）の機能を持つものがある。その指摘をコメントとして入力し、作成者がそれに基づき修正することは可能である。しかし、確実に各指摘が修正されているかの判断結果を管理するものではないので、修正した後の版の管理は考慮されないという問題を有していた。
【０００９】
本発明は、かかる問題点を解決するために創案されたものである。すなわち、本発明の目的は、電子文書の初稿から最終稿に至る校正のプロセスにおいて確認者が修正箇所を指摘するだけでなく、それを作成者が修正したことを一覧表に反映させ、次稿を確認する各作業を円滑に進めることができる電子付箋による電子文書の校正作業管理方法とその管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の電子文書の校正作業管理方法は、電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者（Ａ）と、この電子文書を精査・校正する確認者（Ｂ）とが、文書保存して管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理方法であって、
前記作成者（Ａ）が作成した電子文書を校正管理装置（２）に保存する、電子文書作成段階（Ｓ１）と、
前記確認者（Ｂ）が、電子文書の版ごとに修正を指摘する電子付箋を貼付する、修正指摘段階（Ｓ２）と、
前記確認者（Ｂ）が、貼付された電子付箋の内容を抽出し、電子付箋一覧として管理する、電子付箋一覧作成段階（Ｓ３）と、
前記確認者（Ｂ）が、電子付箋が貼付された電子文書を、その電子付箋一覧と共に前記作成者（Ａ）に差し戻す、電子付箋一覧差戻段階（Ｓ４）と
前記作成者（Ａ）が、差し戻された電子文書自身に貼付されている電子付箋と、前記電子付箋一覧とを確認する、電子付箋一覧照合段階（Ｓ５）と、
前記作成者（Ａ）が電子文書を修正し、さらに前記電子付箋一覧の各指摘に対して修正に関するコメントを入力する、修正・コメント入力段階（Ｓ６）と、
前記確認者（Ｂ）が、再度その電子付箋と前記作成者（Ａ）が記載したコメントを参照しながら、修正稿を確認する、修正稿確認段階（Ｓ７）と、を含み、
前記確認者（Ｂ）が修正を更に指摘する場合は、前記修正指摘段階（Ｓ２）から前記修正稿確認段階（Ｓ７）までの作業を、その電子文書の校正が完了するまで繰り返すことにより、電子文書について初稿から最終稿までを版管理する、ことを特徴とする。
【００１１】
前記修正指摘段階（Ｓ２）は、電子文書と共にＰＤＦファイルなどをページ単位で分割して構造化文書の背景として表示し、修正箇所の指摘だけを電子付箋にして管理する、段階である。
複数の確認者（Ｂ）が、前記修正指摘段階（Ｓ２）、前記電子付箋一覧作成段階（Ｓ３）、前記電子付箋一覧差戻段階（Ｓ４）、前記修正稿確認段階（Ｓ７）の各作業を行い、同時並行して校正作業をすることができる。
前記電子付箋一覧差戻段階（Ｓ４）では、
貼られた電子付箋を前記作成者（Ａ）に差し戻す前に、その指摘が妥当かどうかを複数の確認者（Ｂ）で電子的に議論した上で、それぞれの電子付箋について採用するか・取り下げるかの判断を入力した上で、電子文書に貼付する電子付箋の指摘箇所を決定し、その電子付箋一覧と共に前記作成者（Ａ）に差し戻す、段階である。
前記修正稿確認段階（Ｓ７）では、確認者（Ｂ）に修正された文書が前記作成者（Ａ）に返されたときに、前回、あるいはそれ以前の版との相違個所を差分として表示して、それら修正がなされた箇所だけを表示して、修正稿を確認する、段階である。
この複数の確認者（Ｂ）での議論は、システム上で電子的に実施することができる。すなわち、電子付箋一覧上で各電子付箋の内容に関して確認者（Ｂ）の意見を入力・蓄積し、最終的に電子付箋の作成者（Ａ）がその意見を理解した上で、作成者（Ａ）に戻すか取り下げるのかをシステム上で判断を入力する。すべての議論が終わったら、確認者（Ｂ）から作成者（Ａ）に電子付箋の情報とともに該当電子文書の修正を依頼すべく差し戻す。
【００１２】
本発明の電子文書の校正作業管理システムは、電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者（Ａ）と、この電子文書を精査する確認者（Ｂ）とが、文書保存して版管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理システムであって、
前記作成者（Ａ）と前記確認者（Ｂ）が利用する端末装置と相互通信可能に接続される、電子文書管理用プログラムがインストールされ、該文書管理用プログラムを実行することにより、電子文書を作成し、閲覧し、かつ該電子文書に電子付箋を貼り付け、かつ貼付された各電子付箋の内容を抽出し、一覧として管理する校正管理装置（２）を備え、
前記校正管理装置（２）は、電子文書に貼り付けられた電子付箋の電子付箋一覧の表示データを生成し、
電子文書を修正した後の電子付箋一覧表示データを版管理する、ことを特徴する。
【発明の効果】
【００１３】
本発明の電子文書の校正作業管理方法と管理システムでは、電子付箋を一覧表示する際に、電子付箋そのものだけでなく、修正指摘事項を併せて一覧表示するので、電子文
書中の確認者（Ｂ）が修正を指摘する箇所を迅速に発見することができる。作成者（Ａ）は容易に修正できるだけでなく、修正指摘箇所が一覧表示されると共に、その修正が済んだことを確認できるため、修正忘れを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を示す概略構成図である。
【図２】本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施するためのシステムを構成する校正管理装置を示すブロック図である。
【図３】本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法の各作業の流れを示す概略フロー図である。
【図４】電子文書の作成例の画面を示し、（ａ）は電子文書の画面、（ｂ）は文字編集の画面である。
【図５】電子文書に電子付箋を貼付した一例を示す概略図であり、（ａ）は電子付箋が貼付された電子文書の画面、（ｂ）は指摘コメントの記入画面である。
【図６】電子文書に電子付箋を貼付した際に表示される電子付箋一覧の一例の画面である。
【図７】確認者に修正された電子文書が返されたときに、校正箇所が修正されたことの有無を示す画面であり、（ａ）は電子文書の差分チェック結果（差分一覧）の画面、（ｂ）は変更前と変更後とを対比して表示した画面、（ｃ）は詳細なテキスト差分の表示画面である。
【図８】確認者に修正された文書が返されたときの以前の版との相違個所を差分として表示し、校正箇所が修正されたかどうか示す概略説明の図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
本発明は、電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者と、この電子文書を精査・校正する確認者とが、文書保存して管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理方法である。
【実施例１】
【００１６】
＜電子付箋による電子文書の校正作業管理方法とその管理システムの構成＞
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
図１は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を示す概略構成図である。
本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法は、電子文書を構造化して編集するものであり、電子文書の作成者Ａと、この電子文書を校正、精査する確認者Ｂとが、校正作業と文書保存して管理する方法である。この校正作業管理方法は、図１の概略図に示すように、電子文書の作成者Ａがパソコン１等を用いて、文字、画像を含む電子文書を作成し、その電子文書を校正管理装置（校正管理サーバ２）に入力する。この電子文書を校正する確認者Ｂは、校正管理装置（校正管理サーバ２）にアクセスして、電子文書に電子付箋を貼り付けることで修正箇所を指摘する。作成者Ａは、電子付箋が貼られた個所の電子文書を修正して、これを再度校正管理装置（校正管理サーバ２）に入力する。このような作業について電子文書の校正が完了するまで繰り返す。
【００１７】
本発明の校正作業管理方法は、版管理して電子文書を初稿から最終稿までを管理する。なお、この図１の概略図では、１名の作成者Ａと３名の確認者Ｂの例について表示しているが、これらの人数は図示例に限定されない。１名の作成者Ａと１名の確認者Ｂの場合、逆に複数の作成者Ａと複数の確認者Ｂの場合でも良い。
【００１８】
＜校正作業管理方法とその管理システムの機能の前提＞
本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法とその管理システムの機能の前提として、Ｗｅｂベースの文書エディタで編集される電子文書である。即ち、インターネット３などのネットワークを介して使用することができる文書エディタ（アプリケーションソフトウェア）で編集されるものである。すべての版が、校正管理装置（校正管理サーバ２）で管理されるようになっている。
【００１９】
この電子文書の校正（精査）は、ワークフローで作業が進められる。作成者（Ａ）、確認者（Ｂ）、必要に応じて校正管理者にはあらかじめ権限が付与されている。このように校正作業にはワークフローにより各業務プロセスに円滑に受け渡しされ、複数の人が関わる一連の作業の流れを円滑に進められるようになっている。
【００２０】
電子付箋による電子文書の校正作業管理方法は、ワークフローにより各作業を進めることで、作業の凡ミスを防止することができる。いつ誰が何をしなければいけないかを明示することで、業務手続が円滑になる。明示した作業手順により、必要文書等が明らかになる。作業の進捗管理が容易になる。作業進捗が明白になるため、何か問題があった場合の原因追求が容易になる。更に、業務の効率化を推進でき、業務を可視化することで、校正の実作業時間の短縮・効率化に向けた検討材料になる。
【００２１】
＜校正作業管理システムの構成＞
図２は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施するためのシステムを構成する校正管理装置を示すブロック図である。  本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施するために、電子文書の校正作業管理会社又は作成者が管理するシステムを構成する校正管理装置（校正管理サーバ２）としては、図２のブロック図に示すような構成がある。この校正管理装置２は、演算機能を備えたハードウエアと、その動作を規定するソフトウエア（プログラム）とによって構成されたものである。校正管理装置２は、主たる構成として、入力・出力部２１、記憶部２２、表示部２３、電子付箋貼付部２４、電子付箋位置取得部２５、制御部２６、表示処理部２７、電子付箋一覧作成部２８とから成る。
【００２２】
入力・出力部２１は、インターネット３などのネットワークと接続され、電子文書の作成者Ａと、この電子文書を校正、審査精査する確認者Ｂの各パソコン１のデータや指令信号の送受信を行う。記憶部２２は、各電子文書や各種電子データやプログラムを記憶する。記憶される電子データには、電子文書及びそれに付された電子付箋のデータも含まれる。表示部２３は、ディスプレイ等の表示装置を備え、各種の画像を表示する。この表示部２２に表示する画像の生成は、表示処理部２７による。
【００２３】
電子付箋貼付部２４は、電子文書に対する電子付箋の貼付、削除、更新、表示位置の移動などを行う。ここで電子付箋は、後述する図５、図８に示すように、電子文書中の箇所、すなわち、表示されている適当な文字、単語、文、段落、ページ、図、表、写真に対して位置を指定して付される。電子付箋は、貼付箇所の明示、メモの記載、リンク先の表示などを行うために付され、実際の付箋に似せた形態あるいは他の形態で電子文書中にその存在が明示される。
【００２４】
電子付箋位置取得部２５は、電子付箋貼付部２４によって、電子文書に付された複数の電子付箋に係る位置情報を取得する。電子付箋位置取得部２５は、貼付位置部２５ａ、表示位置部２５ｂ、リンク位置部２５ｃから構成される。貼付位置部２５ａは、電子付箋が貼付された電子文書中の箇所の情報を取得する。表示位置部２５ｂは、電子付箋が表示される箇所の情報を取得する。また、リンク位置部２５ｃは、電子付箋が電子データへのリンクを示す場合にそのリンク先の位置を取得する。
【００２５】
制御部２６は、ＣＰＵ等の演算処理回路を備えており、それをプログラムと作成者Ａと確認者Ｂの各パソコン１からの指示に従って動作させることで校正管理装置（校正管理サーバ２）の各構成を制御する。
【００２６】
表示処理部２７は、モニタ等の表示部２３に表示する画像を生成する。電子文書に付された電子付箋のデータは、例えば電子文書のデータ中に埋め込まれたものが表示部２３に表示される。または、表示部２３に電子文書との関連性を表すデータを与えて別データとして生成されたものが表示される。
【００２７】
電子付箋一覧作成部２８は、電子付箋貼付部２４によって付された複数の電子付箋の一覧を作成し、一括管理する。電子付箋一覧作成部２８は、これを操作することで、電子付箋一覧に含まれる電子付箋を一括して操作することができる。入力・出力部２１から実施することができ、位置取得部２５ｂによって取得された位置情報の関連性に基づいて自動的に行うこともできる。
【００２８】
＜校正作業管理方法とその管理システムの動作＞
図３は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法の各作業の流れを示す概略フロー図である。図４は電子文書の作成例の画面を示し、（ａ）は電子文書の画面、（ｂ）は文字の編集の画面である。図５は電子文書に電子付箋を貼付した一例を示す概略図であり、（ａ）は電子付箋が貼付された電子文書の画面、（ｂ）は指摘コメントの記入画面である。図６は電子文書に電子付箋を貼付した際に表示される電子付箋一覧の一例の画面である。  本発明の校正作業管理方法により作成した電子文書とその校正作業の過程について説明する。電子文書の作成者Ａはパソコン１等を用いて、文字、画像を含む電子文書３１を作成する（電子文書作成段階Ｓ１）。上述したように、Ｗｅｂベースの文書エディタで編集される電子文書である。図４（ａ）に示すように、作成者ＡはＷｅｂブラウザのドキュメントエディタで電子文書３１を編集し、それを保存すると自動的に校正管理装置（校正管理サーバ２）内に蓄積される。電子文書の版管理はすべてシステム上でなされる。
【００２９】
図４（ｂ）に示すように、文字の編集の画面３２には、「文字修飾（フォント、色等）の編集」に関する設定画面３２ａが表示される。この下には「文字列の編集」に関するテキストボックスの書式設定の画面３２ｂが表示される。
【００３０】
このように作成された電子文書の原稿やレイアウトについて、校正や精査をする確認者Ｂがその指定との比較をおこない、校正刷り上で誤りや不体裁の訂正を、インターネット３などの通信回線を利用して指示する。図５（ａ）に示すように、このとき確認者Ｂは、電子文書３１の版ごとに、該当する文書部分３３ａに修正を指摘する電子付箋３３，３３・・・を貼付する（修正指摘段階Ｓ２）。これにより、電子文書レイヤーと、電子付箋レイヤーが構造化される。図５（ａ）では３か所に修正箇所３３ａがあり、それぞれの近くに電子付箋３３を貼付した状態を示している。
【００３１】
確認者Ｂは、図５（ｂ）に示すように、指摘コメントのボックス３４に、「修正」、「指摘の種別」、「指摘のコメント」を入力する。例えば、「修正」の欄には必須の修正か、任意の修正かのチェックを入れる。「指摘の種別」の欄には文字のサイズに関することを入力する。「指摘のコメント」には、「文字のサイズを１４Ｐｔ．に変更してください。」などを入力する。
【００３２】
次に、電子文書の校正と精査を行う確認者Ｂは、貼付された電子付箋の内容を抽出し、一覧として管理する（電子付箋一覧作成段階Ｓ３）。この作業は、確認者Ｂがパソコン１等を用いて、インターネット３などの通信回線を利用して校正管理装置２にアクセスしておこなう。この電子付箋一覧３５の指摘事項の作成は、上述した校正管理装置２における電子付箋一覧作成部２８が実施する。この電子付箋一覧３５は、例えば図６に示すように、電子文書とは別ウインドウに表示される。電子付箋一覧３５の項目は左から「該当ページ」、「番号」、「指摘内容」、「理由」、「付箋登録者」、「付箋登録日時」、「作成課コメント」、「チェック」と「コメント登録日時」が表示される。
【００３３】
例えば、ここで、「指摘内容」には、確認者により「『ｘｘｘ』の文言を修正」と表示される。「理由」には、確認者により「ｘｘｘの観点から」と表示される。「付箋登録日時」には、確認者が電子文書を精査して、修正箇所を指摘して電子付箋を貼付した日時である。
「作成課コメント」は、作成者Ａのコメントが表示される。例えば、「修正済み、『ｘｘｘ』の文言としました。」と表示される。修正が済むと「チェック」に「済」が表示される。更に、「コメント登録日時」に修正された日時も表示される。
逆に、修正がまだされていないときは、「チェック」に「未」が表示される。当然「作成課コメント」と「コメント登録日時」は、空欄のままである。
【００３４】
確認者Ｂは、電子付箋が貼付された電子文書を、その電子付箋一覧３５と共に作成者Ａに差し戻す（電子付箋一覧差戻段階Ｓ４）。これにより、作成者Ａは、差し戻された電子文書自身に貼付されている電子付箋と、電子付箋一覧とを確認する（電子付箋一覧照合段階Ｓ５）。この確認により、修正ミスが解消される。
作成者Ａは電子文書を修正し、さらに電子付箋一覧の各指摘に対して修正に関するコメントを入力する（修正・コメント入力段階Ｓ６）。確認者Ｂは、再度、その電子付箋と作成者Ａが記載したコメントを参照しながら、修正稿を確認する（修正稿確認段階Ｓ７）。このコメントにより、修正の趣旨が作成者Ａに正確に伝わったかを確認することができる。
【００３５】
この複数の確認者Ｂでの議論はシステム上で電子的に実施することができる。すなわち、電子付箋一覧上で各電子付箋の内容に関して確認者Ｂの意見を入力・蓄積し、最終的に電子付箋の作成者Ａがその意見を理解した上で、作成者Ａに戻すか取り下げるのかをシステム上で判断を入力する。すべての議論が終わったら、確認者Ｂから作成者Ａに電子付箋の情報とともに該当電子文書の修正を依頼すべく差し戻す。  
【００３６】
確認者Ｂが修正を更に指摘する場合は、修正指摘段階Ｓ２から修正稿確認段階Ｓ７までの作業を、その電子文書の校正が完了するまで繰り返す。勿論、１回で終了する場合がある。電子文書の版管理をして電子文書を初稿から最終稿までを管理するようになっている。
【００３７】
＜差分として表示＞
図７は確認者に修正された電子文書が返されたときに、校正箇所が修正されたことの有無を示す画面であり、（ａ）は電子文書の差分チェック結果（差分一覧）の画面、（ｂ）は変更前と変更後とを対比して表示した画面、（ｃ）は詳細なテキスト差分の表示画面である。図８は確認者に修正された文書が返されたときの以前の版との相違個所を差分として表示し、校正箇所が修正されたかどうか示す概略説明の図である。
修正稿確認段階Ｓ７では、確認者に修正された文書が返されたときに、前回、あるいはそれ以前の版との相違個所を差分として表示して、それら修正がなされた箇所だけを表示して、修正稿を確認する。図７（ａ）に示すように、電子文書の差分チェック結果（差分一覧）の画面にあるように、修正箇所の「変更前」と「変更後」が対比して画面に表示される。このときは指摘されていない箇所も差分一覧に表示される。確認漏れを防止するためである。
【００３８】
図７（ｂ）に示すように、変更前と変更後とを対比して表示した画面では、修正箇所を例えば、赤文字で表示するようになっている。修正箇所を確認しやすくするためである。図示例では「書面」を「書類」と修正した例を示している。
【００３９】
図７（ｃ）に示すように、差分ＰＤＦは、差分箇所が赤枠４４でハイライト表示されるようになっている。確認者Ｂと作成者Ａが認識しやすいようになっている。
【００４０】
なお、本発明は、電子文書の初稿から最終稿に至る校正のプロセスにおいて確認者が修正箇所を指摘するだけでなく、それを作成者が修正したことを一覧表に反映させ、次稿を確認する各作業を円滑に進めることができれば、上述した発明の実施の形態に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々変更できることは勿論である。
【産業上の利用可能性】
【００４１】
本発明は、契約書、取扱い説明書、カタログ、書籍などの内容が変更されることが多い電子文書について利用することができる。
【符号の説明】
【００４２】
Ａ  作成者
Ｂ  確認者
１  パソコン（端末装置）
２  校正管理装置
Ｓ１  電子文書作成段階
Ｓ２  修正指摘段階
Ｓ３  電子付箋一覧作成段階
Ｓ４  電子付箋一覧差戻段階
Ｓ５  電子付箋一覧照合段階
Ｓ６  修正・コメント入力段階
Ｓ７  修正稿確認段階
【図１】
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【図２】
2020126322.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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