(57)【要約】【課題】予め指定した格納領域に記憶された文書の更新状況を監視することなく、文書の版管理を行う。【解決手段】版管理装置１０は、何れの外部装置からも、版管理が行われていないローカルフォルダに含まれる文書を受け付け、受け付けた文書と予め版管理されている管理文書の各々のファイル名と作成時期を表すプロパティによって、受け付けた文書と管理文書に関連性が認められる場合、受け付けた文書を管理文書の改版文書として版管理を行い、関連性が認められない場合、受け付けた文書を初版として版管理する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を記憶する何れの情報装置からも、版管理が行われていない第１の文書を受け付ける受付部と、
前記受付部で受け付けた前記第１の文書と予め版管理されている第２の文書における各々の文書名と文書の作成時期を表す属性によって、前記第１の文書と前記第２の文書に内容の関連性が認められる場合、前記第１の文書を前記第２の文書の改版文書として版管理を行い、前記関連性が認められない場合は前記第１の文書を初版として版管理する版管理部と、
を備えた版管理装置。
【請求項２】
前記第１の文書から取得した文書名を、文書の内容を表す固定情報と文書の作成順序を表す付加情報に分離する分離部を備え、
前記版管理部は、前記第１の文書及び前記第２の文書における各々の前記固定情報が同じで、かつ、前記第１の文書及び前記第２の文書における各々の前記属性によって前記第１の文書の作成時期が前記第２の文書の作成時期より後であることが示される場合、前記第１の文書を前記第２の文書の改版文書として版管理を行う
請求項１記載の版管理装置。
【請求項３】
前記版管理部は、前記第１の文書が前記第２の文書の改版文書で、かつ、前記第１の文書における前記付加情報と前記第２の文書における前記付加情報の表記形式が異なる場合、前記第１の文書の文書における前記付加情報の表記形式を、前記第２の文書における前記付加情報の表記形式にあわせて版管理を行う
請求項２記載の版管理装置。
【請求項４】
前記版管理部は、前記第１の文書及び前記第２の文書における各々の前記固定情報が同じであっても、前記第１の文書の作成時期が前記第２の文書の作成時期より前である場合、前記第１の文書を前記第２の文書の旧訂として版管理する
請求項２又は請求項３記載の版管理装置。
【請求項５】
前記分離部は、前記第１の文書及び前記第２の文書の各々の文書名から、文書の作成順序を含む文字列として予め登録された表示規則に従った文字列を前記付加情報として抽出し、前記付加情報に含まれない残りの文字列を前記固定情報とする
請求項２〜請求項４の何れか１項に記載の版管理装置。
【請求項６】
前記分離部は、前記第１の文書の文書名に前記表示規則に対応する文字列が含まれない場合、前記第１の文書の文書名に含まれる文字列から類推される前記表示規則を記憶装置に記憶する
請求項５記載の版管理装置。
【請求項７】
前記版管理部は、前記属性として文書の総編集時間を前記第１の文書及び前記第２の文書から取得する
請求項１〜請求項６の何れか１項に記載の版管理装置。
【請求項８】
前記版管理部は、前記第１の文書の版数を確定する前に、前記第１の文書に対応付ける版数を表示装置に表示し、利用者から承認を得た場合に前記第１の文書の版数として確定する
請求項１〜請求項７の何れか１項に記載の版管理装置。
【請求項９】
前記版管理部は、前記第１の文書に対応付ける版数について利用者から承認が得られなかった場合、前記第１の文書の版管理を中止する
請求項８記載の版管理装置。
【請求項１０】
版数を入力する入力部を備え、
前記版管理部は、前記第１の文書に対応付ける版数について利用者から承認が得られなかった場合、前記入力部に入力された版数を前記第１の文書の版数として対応付けて第１の文書の版管理を行う
請求項８記載の版管理装置。
【請求項１１】
コンピュータを、請求項１〜請求項１０の何れか１項に記載の版管理装置の各部として機能させるための版管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、版管理装置、及び版管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、第１のファイルシステムの収集対象ファイルをコピーし、該コピーした収集対象ファイルを第２のファイルシステムに登録して該登録した収集対象ファイルを前記第２のファイルシステムで管理する文書管理システムにおいて、前記第１のファイルシステムの前記収集対象ファイルを監視するファイル更新監視手段と、前記ファイル更新監視手段により前記収集対象ファイルの更新が検出された場合に、該更新されたファイルをコピーして前記第２のファイルシステムに登録するとともに、該登録に係わるファイルを既に登録されている更新元の収集対象ファイルと異なるバージョンのファイルとして管理するバージョン管理手段とを具備することを特徴とする文書管理システムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−３１６７１５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
作成した文書を更新した場合に、文書の版数を管理する版管理装置が提案されている。版管理装置の中には、例えば予め指定した格納領域内の文書の更新状況を監視し、指定した格納領域内の文書が更新された場合、及び指定した格納領域内で文書が新規作成された場合に、文書の版管理を実行する版管理装置が存在する。
【０００５】
こうした版管理装置では、文書の更新状況を監視する格納領域を予め指定しなければならず、例えば多くの人が勤務する会社等でこのような版管理装置を用いて文書の版管理を行う場合、人の数が増加するに従って指定する格納領域の数も増加し、版管理装置の導入段階で手間がかかることになる。
【０００６】
また、業務を継続して行えば、作成する文書の数は日々増加する傾向が見られるが、文書の数が増加した場合、文書を系統立てて整理しようとして、文書を格納する格納領域も増加する。上記の版管理装置を用いて新規に作成した格納領域で文書の版管理を行う場合、作成した格納領域を文書の更新状況を監視する格納領域として指定しなければならず、手間がかかる上、指定のし忘れといった操作ミスを引き起こすことも考えられる。
【０００７】
本発明は、予め指定した格納領域に記憶された文書の更新状況を監視することなく、文書の版管理を行うことができる版管理装置、及び版管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項１記載の版管理装置の発明は、文書を記憶する何れの情報装置からも、版管理が行われていない第１の文書を受け付ける受付部と、前記受付部で受け付けた前記第１の文書と予め版管理されている第２の文書における各々の文書名と文書の作成時期を表す属性によって、前記第１の文書と前記第２の文書に内容の関連性が認められる場合、前記第１の文書を前記第２の文書の改版文書として版管理を行い、前記関連性が認められない場合は前記第１の文書を初版として版管理する版管理部と、を備える。
【０００９】
請求項２記載の発明は、前記第１の文書から取得した文書名を、文書の内容を表す固定情報と文書の作成順序を表す付加情報に分離する分離部を備え、前記版管理部は、前記第１の文書及び前記第２の文書における各々の前記固定情報が同じで、かつ、前記第１の文書及び前記第２の文書における各々の前記属性によって前記第１の文書の作成時期が前記第２の文書の作成時期より後であることが示される場合、前記第１の文書を前記第２の文書の改版文書として版管理を行う。
【００１０】
請求項３記載の発明は、前記版管理部は、前記第１の文書が前記第２の文書の改版文書で、かつ、前記第１の文書における前記付加情報と前記第２の文書における前記付加情報の表記形式が異なる場合、前記第１の文書の文書における前記付加情報の表記形式を、前記第２の文書における前記付加情報の表記形式にあわせて版管理を行う。
【００１１】
請求項４記載の発明は、前記版管理部は、前記第１の文書及び前記第２の文書における各々の前記固定情報が同じであっても、前記第１の文書の作成時期が前記第２の文書の作成時期より前である場合、前記第１の文書を前記第２の文書の旧訂として版管理する。
【００１２】
請求項５記載の発明は、前記分離部は、前記第１の文書及び前記第２の文書の各々の文書名から、文書の作成順序を含む文字列として予め登録された表示規則に従った文字列を前記付加情報として抽出し、前記付加情報に含まれない残りの文字列を前記固定情報とする。
【００１３】
請求項６記載の発明は、前記分離部は、前記第１の文書の文書名に前記表示規則に対応する文字列が含まれない場合、前記第１の文書の文書名に含まれる文字列から類推される前記表示規則を記憶装置に記憶する。
【００１４】
請求項７記載の発明は、前記版管理部は、前記属性として文書の総編集時間を前記第１の文書及び前記第２の文書から取得する。
【００１５】
請求項８記載の発明は、前記版管理部は、前記第１の文書の版数を確定する前に、前記第１の文書に対応付ける版数を表示装置に表示し、利用者から承認を得た場合に前記第１の文書の版数として確定する。
【００１６】
請求項９記載の発明は、前記版管理部は、前記第１の文書に対応付ける版数について利用者から承認が得られなかった場合、前記第１の文書の版管理を中止する。
【００１７】
請求項１０記載の発明は、版数を入力する入力部を備え、前記版管理部は、前記第１の文書に対応付ける版数について利用者から承認が得られなかった場合、前記入力部に入力された版数を前記第１の文書の版数として対応付けて第１の文書の版管理を行う。
【００１８】
請求項１１記載の版管理プログラムの発明は、コンピュータを、請求項１〜請求項１０の何れか１項に記載の版管理装置の各部として機能させる。
【発明の効果】
【００１９】
請求項１、１１記載の発明によれば、予め指定した格納領域に記憶された文書の更新状況を監視することなく、文書の版管理を行うことができる、という効果を有する。
【００２０】
請求項２記載の発明によれば、第１の文書と第２の文書の各々の付加情報に共通の規則性が認められない場合であっても、第１の文書を第２の文書の改版文書として版管理することができる、という効果を有する。
【００２１】
請求項３記載の発明によれば、付加情報の表記形式を変更しない場合と比較して、以降の版管理を容易に行うことができる、という効果を有する。
【００２２】
請求項４記載の発明によれば、文書の作成時期を表す他の情報を用いることなく文書名だけに基づいて版管理を行う場合と比較して、正しい版管理を行うことができる、という効果を有する。
【００２３】
請求項５記載の発明によれば、予め登録された表示規則を参照しない場合と比較して、文書名から固定情報と付加情報を精度よく抽出することができる、という効果を有する。
【００２４】
請求項６記載の発明によれば、想定される表示規則と異なる表示規則が現れた場合であっても、以降の版管理において、異なる表示規則を用いて文書名から固定情報と付加情報を抽出することができる、という効果を有する。
【００２５】
請求項７記載の発明によれば、文書の作成日時に正しい日時が設定されていない場合であっても、文書の版管理を行うことができる、という効果を有する。
【００２６】
請求項８記載の発明によれば、版管理装置で推定した第１の文書の版数を利用者に確認することなく確定させる場合と比較して、文書の版管理を正しく行うことができる、という効果を有する。
【００２７】
請求項９記載の発明によれば、文書間の版数に関する関連性が不明な場合には、版管理を中止することができる、という効果を有する。
【００２８】
請求項１０記載の発明によれば、第１の文書に誤った版数を設定した場合であっても、利用者の指示に従って正しい版数を設定することができる、という効果を有する。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】第１実施形態に係る版管理装置の機能構成例を示す図である。
【図２】ローカルフォルダに含まれる文書の一例を示す図である。
【図３】ローカル文書テーブルの一例を示す図である。
【図４】文書格納テーブルの一例を示す図である。
【図５】改版履歴テーブルの一例を示す図である。
【図６】命名規則テーブルの一例を示す図である。
【図７】版管理装置における電気系統の要部構成例を示す図である。
【図８】版管理処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図９】版管理処理が行われた後の文書格納テーブルの一例を示す図である。
【図１０】版管理処理が行われた後の改版履歴テーブルの一例を示す図である。
【図１１】版管理処理が行われる前の文書格納フォルダの一例を示す図である。
【図１２】版管理処理が行われた後の文書格納フォルダの一例を示す図である。
【図１３】第１実施形態の変形例に係る版管理装置の機能構成例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００３０】
以下、本実施の形態について図面を参照しながら説明する。なお、機能が同じ構成要素及び処理には全図面を通して同じ符合を付与し、重複する説明を省略する。
【００３１】
＜第１実施形態＞
図１は、本実施の形態に係る版管理装置１０の機能ブロック例を示す機能構成図である。
【００３２】
図１に示すように、版管理装置１０は、受付部１１、版管理部１２、及び分離部１３の各機能部と、文書格納ＤＢ２、改版履歴ＤＢ４、及び命名規則ＤＢ６の各データベース（Database：DB）を含む。
【００３３】
なお、データベースとは、予め定めた主キーと関連付けてデータを管理するアプリケーションのことを指す場合が多い。しかしながら、本実施の形態に係る「データベース」とは、必ずしも商用又は非商用の各種データベースアプリケーションを用いてデータを管理することを意味するわけではなく、データを記憶し管理する仕組み全般のことを表している。したがって、データの管理に用いられるファイルシステムもデータベースの一例である。言うまでもなく、版管理装置１０はデータの管理にデータベースアプリケーションを利用してもよい。
【００３４】
版管理装置１０は、版管理プログラムによって表示される画面を、利用者が操作する図示しない情報機器（以降、「外部装置」という）に通信回線を経由して送信し、利用者が外部装置に表示された画面を通じて指示した内容を処理する。
【００３５】
受付部１１は、少なくとも１つの文書の各々に共通のラベルを対応付け、各々の文書を１つの文書グループにまとめたフォルダの指定を外部装置から受け付ける。フォルダ名は共通のラベルの一例であり、フォルダは例えば「ディレクトリ」や「レポジトリ」と呼ばれることもある。
【００３６】
版管理装置１０は、受付部１１で受け付けたフォルダに含まれる文書に対して版管理を行う。以降では、受付部１１で受け付けたフォルダを「ローカルフォルダ２１」という。ローカルフォルダ２１は文書の版管理の対象となるフォルダであり、ローカルフォルダ２１に含まれる各々の文書については版管理が行われていないものとする。文書の版管理の対象となるローカルフォルダ２１は、本実施の形態における格納領域の一例である。また、ローカルフォルダ２１に含まれる、版管理が行われていない各々の文書は、本実施の形態における第１の文書の一例である。
【００３７】
なお、受付部１１で受け付けるローカルフォルダ２１は必ずしも外部装置の記憶装置に含まれるフォルダである必要はなく、外部装置は、例えば通信回線に接続された他の装置の記憶領域に含まれるフォルダをローカルフォルダ２１として指定してもよい。
【００３８】
また、「文書」とは、何らかの情報を人に通知する電子データを総称したものである。文書には、文字、図形、記号、画像、映像、及び音声等が含まれる他、文書の特性を表すプロパティが含まれる。「プロパティ」とは、例えば文書を識別するための文書名（以降、「ファイル名」という）、及び文書を作成した作成者や作成日時等、文書の管理に用いられる情報をいう。すなわち、文書のプロパティとは、本実施の形態に係る文書の属性の一例である。
【００３９】
受付部１１は、外部装置から受け付けたローカルフォルダ２１の記憶場所、及びローカルフォルダ２１に含まれる文書を版管理部１２に引き渡す。
【００４０】
版管理部１２は、受付部１１からローカルフォルダ２１を受け付けると、ローカルフォルダ２１に含まれる各々の文書の版管理を行う。版管理とは、文書の更新状況を把握して、文書に改版の順序関係を表す版数を付与して管理することをいう。具体的には、文書が新規に作成された文書か、既存の文書を改版した文書であるかを判定し、新規に作成された文書であれば、文書を初版として管理する。
【００４１】
一方、文書が既存の文書を改版した文書であると判定された場合には、改版履歴に基づいて文書の改版順序を特定し、特定した改版順序に対応した版数を文書に付与して管理する。
【００４２】
このような版管理部１２は、ファイル名取得部１４、判定部１５、及び登録部１６を含んで構成される。
【００４３】
ファイル名取得部１４は、受付部１１からローカルフォルダ２１の記憶場所、及びローカルフォルダ２１に含まれる文書を受け付けると、ローカルフォルダ２１に含まれる文書のプロパティを参照して、文書のファイル名及びコンテントを取得する。
【００４４】
例えば受付部１１が図２に示すようなローカルフォルダ２１を受け付けた場合、ファイル名取得部１４は、ローカルフォルダ２１に含まれる文書から図３に示すようなローカル文書テーブル２２を作成する。
【００４５】
ローカル文書テーブル２２は、ローカルフォルダ２１に含まれる各々の文書のファイル名及びコンテントを管理するテーブルである。「コンテント」とは文書を構成するデータのデータ形式のことであり、例えば文書を構成するデータが文字コードに対応したデータであることを意味するテキストデータや、文字コードとは無関係に、単に“０”と“１”の数値の並びによって表されたデータであることを意味するバイナリデータは、コンテントの一例である。
【００４６】
なお、図３に示したローカル文書テーブル２２の例では文書のファイル名とコンテントが含まれているが、これ以外の項目をローカル文書テーブル２２に含めてもよい。例えばローカル文書テーブル２２に文書の作成日時、文書の作成者、及び文書の種類等を含めてもよい。文書のファイル名、コンテント、文書の作成日時、文書の作成者、及び文書の種類といった項目は文書のプロパティを参照することで得られる。
【００４７】
また、ファイル名取得部１４は、文書格納ＤＢ２で管理される文書格納テーブル２３を参照して、版管理装置１０で版管理を行っている文書の情報を取得する。
【００４８】
図４は、文書格納テーブル２３の一例を示す図である。文書格納テーブル２３は、文書の種類、文書の版数、文書のファイル名、及びコンテントを文書毎に管理するテーブルである。
【００４９】
文書の種類とは、文書がどのような内容に関しての文書であるのかを表す区分のことであり、ファイル名で表される文書のプロパティに予め設定されている文書の種類が設定される。
【００５０】
文書の版数には、文書の種類に関する最新版（「新訂」ともいう）の版数が設定される。
【００５１】
文書のファイル名には、文書の種類に関する新訂の文書のファイル名が設定され、コンテントには、ファイル名で表される文書のデータ形式が設定される。
【００５２】
すなわち、文書格納テーブル２３では、新訂の文書に関する情報が文書毎に管理されている。文書格納テーブル２３によって版管理された文書は、本実施の形態に係る第２の文書の一例である。
【００５３】
文書格納ＤＢ２には、文書格納テーブル２３の他、文書格納テーブル２３によって版管理された文書も記憶される。
【００５４】
ファイル名取得部１４は、ローカルフォルダ２１から作成したローカル文書テーブル２２と、文書格納ＤＢ２から取得した文書格納テーブル２３を判定部１５に通知する。
【００５５】
判定部１５は、ローカル文書テーブル２２に含まれる各々の文書について、文書の版数を判定する。具体的には、判定部１５は文書格納テーブル２３を参照して、ローカル文書テーブル２２に含まれる文書が、版管理装置１０で既に版管理されている何れかの文書を改版した文書（以降、「改版文書」という）であるか否かを文書毎に判定する。ローカル文書テーブル２２に含まれる文書が改版文書であれば、判定部１５は、文書格納テーブル２３及び改版履歴ＤＢ４に含まれる改版履歴テーブル２４の少なくとも一方を参照して、改版文書の版数を判定する。
【００５６】
図５は、改版履歴テーブル２４の一例を示す図である。改版履歴テーブル２４は、文書格納テーブル２３に含まれる文書毎に、過去に行われた改版の履歴を記録したテーブルであり、図５に示すように文書の種類、文書の版数、訂区分、文書のファイル名、及びコンテントが対応付けられて管理される。
【００５７】
図５に示した改版履歴テーブル２４は、文書の種類が「設計書」の文書に関する改版履歴テーブル２４の例である。改版履歴ＤＢ４には、文書の種類が「設計書」の文書に関する改版履歴テーブル２４の他、文書格納テーブル２３に含まれる各々の文書に関する改版履歴テーブル２４が含まれる。例えば文書格納テーブル２３が図４で表される場合、改版履歴ＤＢ４には文書の種類が「設計書」の文書に関する改版履歴テーブル２４の他、文書の種類が「報告書」及び「提案書」の文書に関する改版履歴テーブル２４が含まれる。
【００５８】
改版履歴テーブル２４において「訂区分」とは、対応するファイル名で表された文書が新訂なのか、それとも新訂よりも古い版、すなわち「旧訂」なのかを表す。
【００５９】
図５に示した改版履歴テーブル２４によれば、文書の種類が「設計書」の文書は、「設計書_k1.xdw」というファイル名で初版が作成された後、「設計書_k2.xdw」というファイル名で第２版が作成され、現在は「設計書_k3.xdw」というファイル名で表される文書が新訂であることを表している。
【００６０】
判定部１５は、ローカル文書テーブル２２に含まれる文書が改版文書であるか否かを判定するため、ローカル文書テーブル２２に含まれる文書と、文書格納テーブル２３で管理される文書との関連性を判定する。ローカル文書テーブル２２に含まれる文書が、文書格納テーブル２３で管理される文書を改版して作成された文書である場合、お互いの文書には何らかの関連性が認められる。そのうちの１つが、文書のファイル名における関連性である。
【００６１】
文書の作成者は文書を作成する場合、文書を改版することを考慮して、文書のファイル名に例えば文書の版数や作成年月日といった文書の版管理を行うための情報を付加することがある。
【００６２】
例えば、図５に示した改版履歴テーブル２４で管理される文書の例では、作成した文書の内容が設計書であることからファイル名に「設計書」という情報が設定された後、更に、設計書の版数を表すため“_k1”という情報が付加されている。この文書を改版する場合、文書の内容はあくまでも設計書に関する内容であることから、改版者はファイル名に含まれる「設計書」という部分はそのままにして、設計書の版数を表す“_k1”の数字部分を“_k2”、“_k3”のように増加させることで版数を表している。
【００６３】
このように文書のファイル名には、文書の内容を表す情報と文書の作成順序を表す情報が含まれる傾向がある。したがって、判定部１５は、文書のファイル名から文書間の関連性を判定し、関連性が認められる場合には、ローカルフォルダ２１に含まれる文書は版管理している文書の改版文書であると判定すると共に、文書の作成順序を表す情報から改版文書の版数を判定する。また、判定部１５は、文書間の関連性が認められない場合には、ローカルフォルダ２１に含まれる文書は、版管理装置１０で管理されている文書とは異なる新たな種類の文書であると判定し、文書の版数を初版に設定する。
【００６４】
以降では、ファイル名のうち「設計書」のように文書の内容を表す情報を「固定情報」といい、“_k1”のように文書の作成順序を表す情報を「付加情報」という。
【００６５】
判定部１５は文書のファイル名を用いて文書間の関連性を判定するため、ローカルフォルダ２１に含まれる各々の文書のファイル名と、文書格納テーブル２３で管理される各々の文書のファイル名を分離部１３に通知して、文書のファイル名を固定情報と付加情報に分離させる。
【００６６】
分離部１３は、判定部１５から文書のファイル名を受け付けると、命名規則ＤＢ６に含まれる命名規則テーブル２５を参照して、文書のファイル名を固定情報と付加情報に分離する。
【００６７】
図６は命名規則テーブル２５の一例を示す図である。命名規則テーブル２５は、文書の作成者が付加情報に用いる代表的な文字列の表示規則を予め登録したテーブルである。図６に示すように、命名規則テーブル２５には、少なくとも付加情報の表記形式、及び表記形式に用いられる文書の作成順序の表し方を規定した改訂順序が含まれる。なお、命名規則テーブル２５の備考には、表記形式によって表される付加情報の説明が記載される。命名規則テーブル２５の備考は、命名規則テーブル２５を作成する担当者に、表記形式によって表される付加情報の内容を知らせるために設けられた情報であるため、必ずしも必要でない。
【００６８】
付加情報の表記形式は、例えば文字列に含まれる文字の組み合わせを照合する場合に用いられる正規表現で表される。図６の命名規則テーブル２５において“_k[0-9]$”の正規表現は、ファイル名が「_k“数字(１桁)”」で終わる文字列を表し、“^yyyymmdd-”の正規表現は、ファイル名が「“年(４桁)月(２桁)日(２桁)”-」で始まる文字列を表す。また“_r[0-9][2]$”の正規表現は、「_r“数字(２桁)”」で終わる文字列を表している。
【００６９】
付加情報には文書の作成順序を表す文字列が含まれ、その役割上、文書の作成順序を表す文字列は変化する。例えば“_k[0-9]$”で表される付加情報の場合、“_k”の後の数字１文字が文書の作成順序を表す。
【００７０】
改訂順序は文書の作成順序を表す文字列から、文書の新旧を読み取るための情報である。改訂順序に「昇順」と定義されている場合、文書の作成順序を表す文字列と対応付けられた値が大きいほど新しい文書であることを意味する。
【００７１】
具体的には、文書の作成順序を表す文字列が数字の場合には、数字が大きいほど新しい文書であることを表している。また、文書の作成順序を表す文字列がアルファベットの場合には、例えばアルファベット順にａ＝１、ｂ＝２、・・・、ｚ＝２５という値が対応付けられているとみなして、“ｚ”に近いアルファベットほど新しい文書であることを表している。また、文書の作成順序を表す文字列が年月日の場合には、後の年月日ほど新しい文書であることを表している。
【００７２】
改訂順序に「降順」と定義された場合には、文書の作成順序を表す文字列の意味は「昇順」の場合と反対になる。
【００７３】
図６に示した命名規則テーブル２５における表記形式は一例であり、実際には付加情報に用いられる代表的な文字列の他の表示規則も命名規則テーブル２５に含まれる。
【００７４】
分離部１３は、文書のファイル名に命名規則テーブル２５の表記形式に従った文字列が含まれる場合、文書のファイル名から表記形式に従った文字列を付加情報として抽出し、文書のファイル名のうち、付加情報として抽出しなかった残りの文字列を固定情報として抽出する。このようにして分離部１３は文書のファイル名を固定情報と付加情報に分離し、分離した固定情報と付加情報を判定部１５に通知する。
【００７５】
判定部１５は、ローカルフォルダ２１に含まれる各々の文書と文書格納テーブル２３で管理される各々の文書のファイル名における固定情報と付加情報を比較して、文書間の関連性の有無を判定し、改版文書の版数を判定する。
【００７６】
判定部１５は、判定した版数を登録部１６に通知する。
【００７７】
登録部１６は、判定部１５から文書の版数を受け付けると、受け付けた版数に対応するローカルフォルダ２１に含まれる文書のプロパティを文書格納テーブル２３及び改版履歴テーブル２４に登録すると共に、当該文書を文書格納ＤＢ２及び改版履歴ＤＢ４に格納して文書の版管理を行う。
【００７８】
図１に示す版管理装置１０は、例えばコンピュータ３０を用いて構成される。図７は、版管理装置１０における電気系統の要部構成例を示す図である。
【００７９】
コンピュータ３０は、図１に示した本実施の形態に係る版管理装置１０の各機能部を担うＣＰＵ(Central Processing Unit)３１、版管理プログラムを記憶するＲＯＭ(Read Only Memory)３２、ＣＰＵ３１の一時的な作業領域として使用されるＲＡＭ(Random Access Memory)３３、不揮発性メモリ３４、及び入出力インターフェース(Ｉ／Ｏ)３５を備える。そして、ＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３、不揮発性メモリ３４、及びＩ／Ｏ３５がバス３６を介して各々接続されている。
【００８０】
不揮発性メモリ３４は、不揮発性メモリ３４に供給される電力が遮断されても、記憶した情報が維持される記憶装置の一例であり、例えば半導体メモリが用いられるが、ハードディスクを用いてもよい。不揮発性メモリ３４には、例えば文書格納ＤＢ２、改版履歴ＤＢ４、及び命名規則ＤＢ６が構築される。
【００８１】
一方、Ｉ／Ｏ３５には、例えば通信ユニット３７、入力ユニット３８、及び表示ユニット３９が接続される。
【００８２】
通信ユニット３７は図示しない通信回線と接続し、当該通信回線に接続される装置（例えば利用者が操作する外部装置）とデータの通信を行う通信プロトコルを備える。
【００８３】
入力ユニット３８は、版管理装置１０の操作者からの指示を受け付けてＣＰＵ３１に通知する入力装置であり、例えばボタン、キーボード、マウス、及びタッチパネル等が用いられる。したがって、利用者は通信回線を通じて外部装置から版管理装置１０を操作するのではなく、版管理装置１０の入力ユニット３８を用いて版管理装置１０を操作してもよい。
【００８４】
表示ユニット３９は、ＣＰＵ３１によって処理された情報を画像として表示する表示装置であり、例えば液晶ディスプレイ、又は有機ＥＬ(Electro Luminescence)ディスプレイ等が用いられる。
【００８５】
なお、Ｉ／Ｏ３５に接続されるユニットは、通信ユニット３７、入力ユニット３８、及び表示ユニット３９に限定されない。例えば版管理装置１０で管理される情報を紙等の記録媒体に印字するプリンタ等がＩ／Ｏ３５に接続されてもよい。
【００８６】
次に、図８を参照して、本実施の形態に係る版管理装置１０の動作について説明する。
【００８７】
図８は、利用者からローカルフォルダ２１を受け付けた場合に、ＣＰＵ３１によって実行される版管理処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【００８８】
版管理処理を規定する版管理プログラムは、例えば版管理装置１０のＲＯＭ３２に予め記憶されている。版管理装置１０のＣＰＵ３１は、ＲＯＭ３２に記憶される版管理プログラムを読み込み、版管理処理を実行する。
【００８９】
まず、ステップＳ１０において、ＣＰＵ３１は、文書の版管理の対象となるローカルフォルダ２１を受け付ける。
【００９０】
ステップＳ２０において、ＣＰＵ３１は、ステップＳ１０で取得したローカルフォルダ２１に含まれる文書を取得する。ローカルフォルダ２１に複数の文書が含まれる場合には、ローカルフォルダ２１に含まれる各々の文書を取得する。
【００９１】
ステップＳ３０において、ＣＰＵ３１は、ステップＳ２０で取得した文書のプロパティを参照して、文書のファイル名を取得する。ＣＰＵ３１は取得したファイル名を文書と対応付けて、例えばＲＡＭ３３に記憶する。
【００９２】
ステップＳ４０において、ＣＰＵ３１は、ローカルフォルダ２１に含まれる文書のうち、何れか１つの文書を版管理の対象として選択する。
【００９３】
ステップＳ５０において、ＣＰＵ３１は、ステップＳ４０で選択した文書（以降、「選択文書」という）のファイル名をＲＡＭ３３から取得し、不揮発性メモリ３４に予め記憶された命名規則テーブル２５を参照して、選択文書のファイル名を固定情報と付加情報に分離する。既に説明したように、ＣＰＵ３１は選択文書のファイル名のうち、命名規則テーブル２５で定義された何れかの表記形式に従った文字列の部分を付加情報として抽出し、付加情報として抽出しなかった残りの文字列を固定情報として抽出する。
【００９４】
ここでは一例として命名規則テーブル２５を用いてファイル名を固定情報と付加情報に分離する例を説明したが、ファイル名の分離方法はこれに限られない。例えば、文書の作成者は固定情報の後、ハイフン“-”、アンダーバー“_”、又はドット“.”で区切って付加情報をつなげたファイル名を用いる傾向がある。したがって、ハイフン、アンダーバー、又はドットの位置に基づいて、ファイル名を固定情報と付加情報に分離してもよい。
【００９５】
ステップＳ６０において、ＣＰＵ３１は文書格納テーブル２３で管理される文書（以降、「管理文書」という）のうち何れか１つの管理文書を選択し、ステップＳ５０と同じ処理によって、選択した管理文書のファイル名を固定情報と付加情報に分離する。
【００９６】
なお、図４の文書格納テーブル２３の例では管理文書のファイル名を管理しているが、固定情報と付加情報に分けて管理しておけば、ステップＳ６０で管理文書を選択する毎に、管理文書のファイル名を固定情報と付加情報に分離する処理を行わなくても済むことになる。
【００９７】
ステップＳ７０において、ＣＰＵ３１は、選択文書の固定情報と選択した管理文書の固定情報が同じか否かを判定する。既に説明したように、選択文書が選択した管理文書の改版文書である場合、文書の改版者は、選択文書の固定情報は変更せずに付加情報だけを変更する。従って、選択文書の固定情報と選択した管理文書の固定情報が異なる場合には、選択文書は選択した管理文書を改版した文書ではないとしてステップＳ１２０に移行する。
【００９８】
ステップＳ１２０において、ＣＰＵ３１は、文書格納テーブル２３にまだステップＳ６０で選択されていない管理文書が存在するか否かを判定する。未選択の管理文書が存在する場合には、未選択の管理文書の中に選択文書の改版元となった文書が含まれることが考えられるため、ステップＳ６０に移行して、未選択の管理文書から何れか１つの管理文書を選択する。すなわち、選択文書の固定情報が文書格納テーブル２３で管理される管理文書の固定情報と異なる場合には、ステップＳ６０、Ｓ７０、及びＳ１２０の処理が繰り返し実行される。
【００９９】
一方、ステップＳ１２０の判定処理において、文書格納テーブル２３で管理される管理文書の中に、未選択の管理文書は存在しないと判定された場合、ステップＳ１３０に移行する。
【０１００】
この場合、選択文書の固定情報は、文書格納テーブル２３で管理される管理文書の固定情報の何れとも異なることになる。すなわち、選択文書は、版管理装置１０で版管理が行われている何れかの文書を改版した改版文書ではなく、新たに作成された新規の文書ということになる。
【０１０１】
したがって、ステップＳ１３０において、ＣＰＵ３１は、選択文書の版数を初版（１版）とすると共に、選択文書の種類とコンテントを選択文書のプロパティから取得し、Ｓ３０で取得した選択文書のファイル名に選択文書の種類、コンテント、及び版数（１版）を対応付け、文書格納テーブル２３に登録する新規登録を行う。
【０１０２】
一方、ステップＳ７０の判定処理で、文書格納テーブル２３で管理される管理文書の中に、選択文書と同じ固定情報が含まれるファイル名を有する管理文書が存在する場合、ステップＳ８０に移行する。
【０１０３】
この場合、選択文書は、文書格納テーブル２３で管理されている、固定情報が同じ管理文書（以降、「新訂管理文書」という）を改版した改版文書ということになる。
【０１０４】
したがって、以降の処理では選択文書の版数を確定させる。そのため、ステップＳ８０において、ＣＰＵ３１は、選択文書の付加情報と新訂管理文書の付加情報に共通の規則性が認められるか否かを判定する。具体的には、ＣＰＵ３１は、選択文書の付加情報と新訂管理文書の付加情報が、命名規則テーブル２５に定義されている何れかの同じ表記形式に従って表されているか否かを判定する。
【０１０５】
選択文書の付加情報と新訂管理文書の付加情報が同じ表記形式に従って表されている場合、ステップＳ９０に移行する。
【０１０６】
ステップＳ９０において、ＣＰＵ３１は、選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期より後であるか否かを判定する。既に説明したように、付加情報には文書の作成順序を表す文字列が含まれる。したがって、選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期より後であるか否かの判定は、選択文書及び新訂管理文書の各々の付加情報に適用された表記形式に対応する改訂順序に従って、付加情報における文書の作成順序を表す文字列を比較することで判定される。
【０１０７】
しかしながら、場合によっては文書のファイル名を変更しないまま、文書の内容だけが改版された文書が存在する場合がある。したがって、ＣＰＵ３１は、付加情報における文書の作成順序を表す文字列の比較に加えて、文書の作成日時を比較して選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期を比較してもよい。文書の作成日時は、選択文書及び新訂管理文書のそれぞれのプロパティから得られる。選択文書の作成日時が新訂管理文書の作成日時より後であれば、選択文書及び新訂管理文書の各々の付加情報が同じであったとしても、選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期より後であると判定する。
【０１０８】
なお、文書のプロパティには、「文書の総編集時間」という項目が含まれる場合がある。「文書の総編集時間」は、文書を作成し始めてからの累積編集時間が記録される。したがって、文書の総編集時間からも文書の作成時期の前後関係が判定される。すなわち、ＣＰＵ３１は、文書の作成日時に代えて文書の総編集時間を比較するか、または、文書の作成日時に加えて更に文書の総編集時間を比較して、選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期より後であるか否かを判定してもよい。
【０１０９】
このように、文書のファイル名の他、文書の作成日時及び文書の総編集時間も、選択文書と新訂管理文書との間に改版後の文書と改版前の文書という関連性があるかを判定するために用いられる属性の一例である。
【０１１０】
選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期より後である場合、ステップＳ１００に移行する。
【０１１１】
ステップＳ１００において、ＣＰＵ３１は選択文書の版数を推定する。選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期より後であることから、選択文書は新訂管理文書を改版した文書、すなわち、新訂管理文書に対する新たな新訂版ということになる。したがって、ＣＰＵ３１は文書格納テーブル２３を参照して、新訂管理文書の版数を取得し、取得した版数に“１”加えた版数を選択文書の版数とする。なお、選択文書の付加情報に適用された表記形式において、文書の作成順序を表す文字列が数字の場合には、当該数字を選択文書の版数として用いてもよい。
【０１１２】
ステップＳ１１０において、ＣＰＵ３１は、文書格納テーブル２３において選択文書と同じ文書の種類が対応付けられている管理文書の版数、ファイル名、及びコンテントを、それぞれステップＳ１００で設定した選択文書の版数、ステップＳ３０で取得した選択文書のファイル名、及び選択文書のプロパティから取得したデータ形式に更新する改版登録を行う。
【０１１３】
更に、ＣＰＵ３１は、ステップＳ１１０で文書格納テーブル２３を更新するまで新訂管理文書であった更新前の新訂管理文書のファイル名が含まれた改版履歴テーブル２４を更新する。更新前の改版履歴テーブル２４には、更新前の新訂管理文書が新訂として登録されているため、ＣＰＵ３１は、更新前の新訂管理文書の訂区分を「新訂」から「旧訂」に変更する。その上で、ＣＰＵ３１は、ステップＳ１１０で文書格納テーブル２３に登録した選択文書の各種情報を改版履歴テーブル２４に追加し、追加した選択文書の訂区分を「新訂」に設定する。これにより、選択文書を新訂とした改版の履歴が改版履歴テーブル２４に記録される。
【０１１４】
一方、ステップＳ９０の判定処理において、選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期以前であると判定された場合には、ステップＳ１４０に移行する。
【０１１５】
ステップＳ１４０において、ＣＰＵ３１は、選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期が同じであるか否かを判定する。選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期が同じであるか否かの判定は、選択文書及び新訂管理文書の各々の付加情報に適用された表記形式に対応する改訂順序に従って、付加情報における文書の作成順序を表す文字列を比較することで判定される。
【０１１６】
具体的には、選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期が同じとは、付加情報における文書の作成順序を表す文字列が同じであることを意味する。しかしながら、場合によっては付加情報における文書の作成順序を表す文字列は異なるが、内容は同じ文書が存在する場合がある。したがって、ＣＰＵ３１は、付加情報における文書の作成順序を表す文字列が異なる場合、更に選択文書及び新訂管理文書の作成日時及び総編集時間の少なくとも一方を用いて、選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期が同じであるか否かを判定してもよい。
【０１１７】
選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期が同じ場合には、選択文書と新訂管理文書は同じ内容を有する同じ版数の文書ということになる。すなわち、選択文書は既に版管理装置１０で版管理が行われている文書であるため、文書格納テーブル２３及び改版履歴テーブル２４を更新する必要はない。したがって、ローカルフォルダ２１に含まれる次の文書の版管理を行うため、後述するステップＳ２００に移行する。
【０１１８】
一方、選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期が異なる場合、すなわち、選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期よりも前の場合には、ステップＳ１５０に移行する。
【０１１９】
この場合、選択文書は新訂管理文書の改版元となった旧訂の文書ということになる。したがって、ステップＳ１５０において、ＣＰＵ３１は、選択文書の情報を改版履歴テーブル２４に記録する履歴登録を行う。
【０１２０】
ＣＰＵ３１は、新訂管理文書のファイル名が含まれた改版履歴テーブル２４を不揮発性メモリ３４から取得し、取得した改版履歴テーブル２４に選択文書と同じファイル名が登録されているか否かを判定する。取得した改版履歴テーブル２４に選択文書と同じファイル名が登録されている場合には、選択文書の情報は既に登録済みであるため、取得した改版履歴テーブル２４の内容を更新せずにステップＳ１５０の処理を終了する。
【０１２１】
一方、取得した改版履歴テーブル２４に選択文書と同じファイル名が登録されていない場合には、選択文書は、改版履歴テーブル２４に登録されていない旧訂の文書ということになる。したがって、ＣＰＵ３１は、取得した改版履歴テーブル２４に選択文書の種類、版数、訂区分（この場合「旧訂」となる）、ファイル名、及びコンテントを追加登録する。なお、ＣＰＵ３１は、改版履歴テーブル２４において版数が昇順又は降順に並ぶ位置に選択文書の情報を追加登録する。これにより、選択文書が新訂管理文書の旧訂として版管理される。
【０１２２】
また、ステップＳ８０の判定処理で、選択文書の付加情報と新訂管理文書の付加情報に共通の規則性が認められないと判定された場合、ステップＳ１６０に移行する。
【０１２３】
選択文書の付加情報と新訂管理文書の付加情報が同じ表記形式に従って表されていない場合であっても、選択文書の固定情報と新訂管理文書の固定情報が同じであることから、２つの文書には何らかの関連性が認められる。
【０１２４】
したがって、ステップＳ１６０において、ＣＰＵ３１はステップＳ９０の処理と同じように、選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期より後であるか否かを判定する。ただし、選択文書の付加情報と新訂管理文書の付加情報に共通の規則性が認められないことから、付加情報の比較による作成時期の判定は困難となる。したがって、ＣＰＵ３１は、選択文書及び新訂管理文書のそれぞれにおける作成日時及び総編集時間の少なくとも一方を比較することで、文書の作成時期の判定を行う。選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期より後である場合、ステップＳ１７０に移行する。
【０１２５】
選択文書の固定情報と新訂管理文書の固定情報が同じで、かつ、選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期より後ということから、選択文書は新訂管理文書に対する新たな新訂版ということになる。したがって、ステップＳ１７０において、ＣＰＵ３１は、選択文書が新訂管理文書の改版文書であることを文書の作成者に明示的に示すために、選択文書の付加情報を新訂管理文書の付加情報の表記形式に合わせる変更を行う。この場合、ＣＰＵ３１は、新訂管理文書の付加情報に用いられている表記形式及び改訂順序を参照して、選択文書の付加情報を、選択文書が新訂管理文書の改版文書であることを示す文字列に変更する。
【０１２６】
例えば選択文書の付加情報が“ver4”で、新訂管理文書の付加情報が“_k3”の場合、ＣＰＵ３１は、選択文書が新訂管理文書の改版文書であることを示すため、選択文書の付加情報を“_k4”に変更する。なお、新訂管理文書の付加情報が年月日で表されている場合には、新訂管理文書の付加情報に含まれる年月日よりも後の年月日、例えば選択文書の作成日時を付加情報に設定すればよい。
【０１２７】
この後、ステップＳ１００に移行することで選択文書の版数が設定され、ステップＳ１１０で改版登録が行われる。
【０１２８】
一方、ステップＳ１６０の判定処理において、選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期以前であると判定された場合には、ステップＳ１８０に移行する。
【０１２９】
ステップＳ１８０において、ＣＰＵ３１はステップＳ１４０と同じように、選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期が同じであるか否かを判定する。
【０１３０】
選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期が同じ場合には、選択文書と新訂管理文書は同じ内容を有する同じ版数の文書ということになる。すなわち、選択文書は既に版管理装置１０で版管理が行われている文書であるため、文書格納テーブル２３及び改版履歴テーブル２４を更新する必要はない。したがって、ローカルフォルダ２１に含まれる次の文書の版管理を行うため、後述するステップＳ２００に移行する。
【０１３１】
一方、選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期が異なる場合、すなわち、選択文書の作成時期が新訂管理文書の作成時期よりも前の場合には、ステップＳ１９０に移行する。
【０１３２】
この場合、選択文書は新訂管理文書の改版元となった旧訂の文書ということになる。したがって、ステップＳ１９０において、ＣＰＵ３１はステップＳ１５０と同じように、選択文書の情報を改版履歴テーブル２４に記録する履歴登録を行う。
【０１３３】
なお、ステップＳ１９０では、ＣＰＵ３１はステップＳ１７０と同じように、選択文書が新訂管理文書の旧訂であることを文書の作成者に明示的に示すために、選択文書の付加情報を新訂管理文書の付加情報の表記形式に合わせる変更を行ってから履歴登録を行う。これにより、選択文書の付加情報が新訂管理文書の付加情報の表記形式に変更された上で、新訂管理文書の旧訂として版管理されることになる。
【０１３４】
ステップＳ１１０、Ｓ１３０、Ｓ１５０、及びＳ１９０の各処理が実行された場合、並びに、ステップＳ１８０の判定処理で選択文書の作成時期と新訂管理文書の作成時期が同じと判定された場合には、ステップＳ２００に移行する。
【０１３５】
ステップＳ２００において、ＣＰＵ３１は、選択されていない文書がまだローカルフォルダ２１に存在するか否かを判定する。選択されていない文書が存在する場合にはステップＳ４０に移行し、ステップＳ４０において、ＣＰＵ３１は、ローカルフォルダ２１の中から選択されていない何れか１つの文書を、次の版管理の対象として選択する。すなわち、ステップＳ４０〜Ｓ２００を繰り返し実行することで、ローカルフォルダ２１に含まれる各々の文書の版数が設定され、版管理装置１０で版管理されることになる。
【０１３６】
一方、ローカルフォルダ２１に含まれる文書を全て選択した場合には、図８に示す版管理処理を終了する。
【０１３７】
例えば文書格納ＤＢ２に、図４に示した文書格納テーブル２３が含まれ、改版履歴ＤＢ４に、図５に示した改版履歴テーブル２４が含まれるとする。この状況において、図３のローカル文書テーブル２２で示された文書の版管理を受け付けた例について説明する。なお、以下の説明では文書のファイル名から文書の作成時期の前後関係を判定する例を示しているが、文書の作成日時、及び文書の総編集時間を補足的に用いてもよい。
【０１３８】
ローカル文書テーブル２２のうち、「稟議書_k1.xdw」及び「契約書.xdw」については、文書格納テーブル２３に固定情報が同じ文書が存在しないため、ステップＳ１３０で新規登録が行われる。
【０１３９】
「設計書_k4.xdw」については、文書格納テーブル２３に「設計書_k3.xdw」といった固定情報の同じ文書が存在し、付加情報の表記形式に関して共通の規則性が各々の文書に認められる。したがって、付加情報の表記形式から「設計書_k4.xdw」は「設計書_k3.xdw」より後に作成された文書と判定され、ステップＳ１１０で「設計書_k4.xdw」の版数を４版とする改版登録が行われる。
【０１４０】
「20180209-報告書.xdw」、「20180216-報告書.xdw」、及び「20180223-報告書.xdw」については、共に文書格納テーブル２３に「20180202-報告書.xdw」といった固定情報が同じ文書が存在し、付加情報の表記形式に関して共通の規則性が各々の文書に認められる。付加情報の表記形式から「20180209-報告書.xdw」は「20180202-報告書.xdw」の改版文書であり、また、「20180216-報告書.xdw」は「20180209-報告書.xdw」の改版文書であり、更に、「20180223-報告書.xdw」は「20180216-報告書.xdw」の改版文書と判定され、ステップＳ１１０で「20180223-報告書.xdw」を１３版とする改版登録が行われる。
【０１４１】
「提案書_r01.xdw」については、文書格納テーブル２３にファイル名の同じ文書が存在する。すなわち、各々の文書の付加情報における文書の作成順序を表す文字列も同じであることから同じ版数の文書と判定され、ステップＳ１４０の判定処理で肯定判定となるため、何れの処理も行われない。
【０１４２】
したがって、図３のローカル文書テーブル２２で示された文書を受け付け、図８に示した版管理処理を実行した後の文書格納テーブル２３は図９のようになる。また、図１０に、文書の種類が「設計書」の文書に関する改版履歴テーブル２４の一例を示す。
【０１４３】
すなわち、文書格納ＤＢ２に記憶される文書をフォルダ形式で画面に表示した場合、図１１に示すように、版管理処理を開始する前の文書格納ＤＢ２に記憶される文書を含む文書格納フォルダ２６には、図４の文書格納テーブル２３に対応した３つの文書が表示される。一方、図１２に示すように、版管理処理を終了した後の文書格納フォルダ２６には、図９の文書格納テーブル２３に対応した５つの文書が表示される。
【０１４４】
なお、図８に示した版管理処理ではローカルフォルダ２１に含まれる全ての文書を版管理の対象としたが、版管理処理の例はこれに限られない。例えば利用者はローカルフォルダ２１を版管理装置１０に通知する際に、版管理を行わない文書を指定してもよい。版管理装置１０は、版管理を行わない文書として指定された文書以外の文書を、ローカルフォルダ２１に含まれる文書とみなせばよい。
【０１４５】
また、図８に示した版管理処理では版管理の対象となる文書を含んだフォルダを受け付けたが、文書を受け付けるようにしてもよい。また、ローカルフォルダ２１にサブフォルダが含まれる場合には、サブフォルダに含まれる文書も版管理対象の文書として受け付けてもよい。
【０１４６】
更に、図８に示した版管理処理で受け付けるローカルフォルダ２１は１つのフォルダに限られず、複数の異なるフォルダをローカルフォルダ２１として受け付けてもよい。この場合、図８に示した版管理処理は、複数の異なるフォルダに含まれる各々の文書から選択した少なくとも１つの文書を版管理の対象となる文書として受け付けてもよく、複数の異なるフォルダにサブフォルダが含まれる場合には、複数の異なるフォルダのサブフォルダに含まれる文書も版管理対象の文書として受け付けてもよい。
【０１４７】
すなわち、利用者は、利用者が版管理の対象としたいフォルダ、又はフォルダに含まれる文書を制限なく自由に選択した上で、選択したフォルダ又は文書を、版管理を行いたいと思った任意のタイミングで版管理装置１０に引き渡せばよい。
【０１４８】
ここで、利用者は、外部装置の記憶装置に記憶されている文書を新たに版管理の対象として選択する場合、当該外部装置において、新たに版管理の対象とする文書の格納領域を変更したり、当該文書のコピーを別の格納領域に作成したりする必要はない。また、ユーザが外部装置で版管理の対象としたい文書を新たに作成する場合、作成する文書を格納する格納領域に制約はなく、ユーザは、作成する文書の格納領域を自由に選択してよい。なぜなら、版管理装置１０は、何れの外部装置及び何れの格納領域からでも文書を受け付けて、文書の版管理を行うからである。
【０１４９】
また、ステップＳ１３０で選択文書を文書格納テーブル２３に新規登録する際に、新規登録する選択文書の付加情報の表示規則が、命名規則テーブル２５に含まれる何れの表示規則とも異なる場合、ＣＰＵ３１は、新規登録する選択文書の付加情報の文字列から表記形式を類推し、類推した表記形式を正規表現で表した表示規則を命名規則テーブル２５に登録してもよい。
【０１５０】
通常、利用者は新しい文書ほど大きな値の版数をつけて管理するため、新たな表示規則を命名規則テーブル２５に登録する場合の改訂順序は「昇順」に設定する。
【０１５１】
このように本実施の形態に係る版管理装置１０によれば、版管理を行うフォルダを予め指定し、指定したフォルダに含まれる文書の更新を監視して版管理を行うのではなく、受け付けたフォルダに含まれる文書に対して版管理を行う。また、版管理装置１０における版管理の対象となる文書に制約はなく、版管理装置１０は、予め指定したフォルダに含まれる文書だけを版管理するのではなく、何れの外部装置のフォルダに含まれる文書であっても文書の版管理を行う。
【０１５２】
したがって、例えば会社に版管理装置１０を新たに導入し、これまで他の装置で行っていた文書の版管理を版管理装置１０に統合する等、比較的大量の文書の版管理を行う場合、文書を含む各々のフォルダを監視対象として設定する操作が必要がない。
【０１５３】
＜第１実施形態の変形例＞
上述したように、版管理装置１０では、文書間の関連性の有無及び文書の版数を文書のファイル名等を用いて版管理装置１０で設定した。
【０１５４】
しかしながら、文書のファイル名の設定方法は予め規定しておかなければ利用者毎に異なるファイル名が設定される。すなわち、文書の内容に関連性がないにも関わらず、ファイル名における固定情報が同じ状況や、文書のファイル名における固定情報が異なるにも関わらず、特定の文書の改版文書であるような状況が発生することがある。
【０１５５】
したがって、文書のファイル名等から推定した文書の版数を利用者に確認してもらい、利用者から承認を得た場合に文書の版数を確定するようにしてもよい。
【０１５６】
図１３は、本変形例に係る版管理装置１０Ａの機能ブロック例を示す機能構成図である。
【０１５７】
図１３に示す機能構成図が図１に示した版管理装置１０の機能構成図と異なる点は、登録部１６に入力部１７と表示部１８が追加された点であり、その他の構成は図１と同じである。
【０１５８】
入力部１７は、利用者からの指示を受け付ける。利用者からの指示は、通信ユニット３７を介して外部装置から受け付けても、Ｉ／Ｏ３５に接続された入力ユニット３８から受け付けてもどちらでもよい。
【０１５９】
表示部１８は、版管理の対象となった文書に対して、版管理装置１０Ａで推定した文書の版数を利用者に表示する。表示部１８は、入力部１７で通信ユニット３７を介して外部装置から指示を受け付けた場合には、指示の送信元である外部装置に文書の版数を表示させる。また、表示部１８は、入力部１７で入力ユニット３８から指示を受け付けた場合には、表示ユニット３９に文書の版数を表示させる。外部装置における図示しない表示ユニット及び表示ユニット３９は、本変形例に係る表示装置の一例である。
【０１６０】
なお、図１３に示す版管理装置１０Ａは版管理装置１０と同じく、例えば図７に示したコンピュータ３０を用いて構成される。
【０１６１】
また、版管理装置１０Ａにおいても、図８に示した版管理処理を実行する。ただし、以下の点で版管理装置１０Ａにおける版管理処理は、版管理装置１０における版管理処理と異なる。
【０１６２】
ＣＰＵ３１は、ステップＳ１１０で文書の改版登録を行う場合、ステップＳ１３０で選択文書の新規登録を行う場合、並びに、ステップＳ１５０及びＳ１９０で文書の履歴登録を行う場合に、各々の登録処理に先立ち、推定した文書の版数を利用者に表示する。
【０１６３】
そして、ＣＰＵ３１は、表示した版数について利用者から承認するとの承認指示を受け付けた場合に、承認を受けた版数で文書の版数を確定する。ＣＰＵ３１は、表示した版数について利用者から承認指示が得られない場合、以下に示す２つの処理のうち、何れか一方の処理を実行する。
【０１６４】
１つ目の処理は、以降の処理を中止して図８に示した版管理処理を終了する。この場合、版数が承認されなかった選択文書は、版管理装置１０で版管理が行われないことになる。
【０１６５】
２つ目の処理は、利用者に表示した版数に代わって、利用者からの変更指示によって指示された版数を選択文書の版数として、以降の各ステップの処理を実行する。
【０１６６】
ただし、ステップＳ１１０、Ｓ１５０、及びＳ１９０の処理において、利用者から指示された版数が１版の場合には、各々の処理に代えてステップＳ１３０と同じ新規登録の処理を行う。また、ステップＳ１３０、Ｓ１５０、及びＳ１９０の処理において、利用者から指示された版数が選択文書の新訂に対応する版数の場合には、各々の処理に代えてステップＳ１１０と同じ改版登録の処理を行う。また、ステップＳ１１０、及びＳ１３０の処理において、利用者から指示された版数が新訂管理文書の旧訂に対応する版数の場合には、各々の処理に代えて、例えばステップＳ１５０と同じ履歴登録の処理を行う。
【０１６７】
このように本変形例に係る版管理装置１０Ａは、推定した文書の版数を利用者に表示し、利用者の承認指示又は版数の変更指示に従って文書の版数を確定する。
【０１６８】
以上、実施の形態を用いて本発明について説明したが、本発明は実施の形態に記載の範囲には限定されない。本発明の要旨を逸脱しない範囲で実施の形態に多様な変更又は改良を加えることができ、当該変更又は改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。例えば、本発明の要旨を逸脱しない範囲で処理の順序を変更してもよい。
【０１６９】
また、本実施の形態では、一例として版管理処理をソフトウエアで実現する形態について説明したが、図８に示したフローチャートと同等の処理を、例えばＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）に実装し、ハードウエアで処理させるようにしてもよい。この場合、版管理処理をソフトウエアで実現した場合と比較して、処理の高速化が図られる。
【０１７０】
また、上述した実施の形態では、版管理プログラムがＲＯＭ３２にインストールされている形態を説明したが、これに限定されるものではない。本発明に係る版管理プログラムは、コンピュータで読み取り可能な記憶媒体に記録された形態で提供することも可能である。例えば、本発明に係る版管理プログラムを、ＣＤ(Compact Disc)−ＲＯＭ、又はＤＶＤ(Digital Versatile Disc)−ＲＯＭ等の光ディスクに記録した形態で提供してもよい。また、本発明に係る版管理プログラムを、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリ及びフラッシュメモリ等の半導体メモリに記録した形態で提供してもよい。更に、版管理装置１０、１０Ａは、通信回線に接続される他の装置から本発明に係る版管理プログラムを取得するようにしてもよい。
【符号の説明】
【０１７１】
２・・・文書格納ＤＢ、４・・・改版履歴ＤＢ、６・・・命名規則ＤＢ、１０（１０Ａ）・・・版管理装置、１１・・・受付部、１２・・・版管理部、１３・・・分離部、１４・・・ファイル名取得部、１５・・・判定部、１６・・・登録部、１７・・・入力部、１８・・・表示部、２１・・・ローカルフォルダ、２２・・・ローカル文書テーブル、２３・・・文書格納テーブル、２４・・・改版履歴テーブル、２５・・・命名規則テーブル、２６・・・文書格納フォルダ、３０・・・コンピュータ、３１・・・ＣＰＵ、３２・・・ＲＯＭ、３３・・・ＲＡＭ、３４・・・不揮発性メモリ、３７・・・通信ユニット、３８・・・入力ユニット、３９・・・表示ユニット
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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