(57)【要約】【課題】組織変更が発生した場合に、作業者がマニュアル操作でデータの移動に関する作業を行う場合と比べて、作業者の作業負担を軽減する。【解決手段】特定ユーザが属する組織の変更日を示す情報が取得され、その組織に属する複数のユーザからアクセス可能なデータ管理装置にて管理されているデータのうち、変更日の前においてその組織に属するユーザによって操作されたデータに対する、変更日の後の予め定められた期間における操作履歴に基づいて、データの移動が制御される。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
特定ユーザが属する第１組織の変更日を示す情報を取得し、前記第１組織に属する複数のユーザからアクセス可能なデータ管理装置にて管理されているデータのうち、前記変更日の前において前記第１組織に属するユーザによって操作されたデータに対する、前記変更日の後の予め定められた期間における操作履歴に基づいて、前記データの移動を制御する制御手段、
を有する情報処理装置。
【請求項２】
前記制御手段は、前記データに対する前記期間における操作履歴と、前記データに対する前記変更日の後におけるアクセス権の設定とに基づいて、前記データの移動を制御する、
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記特定ユーザに紐付けられた格納領域への前記データの移動、前記第１組織の変更に伴って前記特定ユーザが異動した先に紐付けられた格納領域への前記データの移動、又は、前記第１組織に紐付けられた格納領域への前記データの格納のいずれかを実行する、
ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記制御手段は、前記変更日の前において前記特定ユーザによって操作された前記データに対する、前記期間における操作履歴と、前記データに対する前記変更日の後における前記特定ユーザのアクセス権の設定と、に基づいて、前記データの移動を制御する、
ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記期間において前記特定ユーザが前記データを操作し、かつ、前記変更日の後において前記データに対して前記特定ユーザがアクセス権を有している場合において、前記第１組織の変更が、前記特定ユーザの人事異動を含む場合、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記特定ユーザの異動先に紐付けられた格納領域に前記データを移動する、
ことを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記期間において前記データが操作されておらず、かつ、前記変更日の後において前記データに対して前記特定ユーザがアクセス権を有している場合、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記データを移動させずに、前記第１組織の変更に含まれる前記特定ユーザの人事異動の有無に応じた通知を制御する、
ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記制御手段は、前記変更日の前において前記第１組織に属するユーザによって操作された前記データに対する、前記期間における前記特定ユーザの操作履歴と、前記変更日の後において前記特定ユーザが属する第２組織のアクセス権の設定と、に基づいて、前記データの移動を制御する、
ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記期間において前記特定ユーザが前記データを操作し、かつ、前記変更日の後において、前記データに対して前記第２組織がアクセス権を有している場合、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記第１組織の変更に伴う前記特定ユーザの異動の有無に応じて、前記特定ユーザの異動先に紐付けられた格納領域への前記データの移動、又は、前記特定ユーザに紐付けられた格納領域への前記データの移動のいずれかを実行する、
ことを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記制御手段は、前記変更日の前において前記第１組織に属するユーザによって操作された前記データに対する、前記期間における前記第１組織に属するユーザの操作履歴と、前記変更日の後における前記第１組織のアクセス権の設定と、に基づいて、前記データの移動を制御する、
ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記期間における前記第１組織に属するユーザが前記データを操作した場合であって、前記変更日の後において、前記第１組織が前記データに対してアクセス権を有する場合、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記データを他の格納領域に移動させない、
ことを特徴とする請求項９に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
前記期間において前記データが操作されていない場合であって、前記変更日の後において、前記第１組織が前記データに対してアクセス権を有している場合、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記第１組織の変更に伴う前記特定ユーザの異動の有無に応じた通知を行う、
ことを特徴とする請求項９に記載の情報処理装置。
【請求項１２】
コンピュータを、
特定ユーザが属する組織の変更日を示す情報を取得し、前記組織に属する複数のユーザからアクセス可能なデータ管理装置にて管理されているデータのうち、前記変更日の前において前記組織に属するユーザによって操作されたデータに対する、前記変更日の後の予め定められた期間における操作履歴に基づいて、前記データの移動を制御する制御手段、
として機能させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書データ等のデータを管理するシステムにおいては、人事異動等の組織変更が発生した場合に、データに対するアクセス権の変動の登録業務を行う担当者が、そのアクセス権を更新することがある。
【０００３】
特許文献１には、アクセス権更新情報を人事異動の前に取得し、文書が格納されている格納手段に設定されているアクセス権を、人事異動前に更新するシステムが記載されている。
【０００４】
特許文献２には、利用者が現在所属する組織の情報と、その組織の統合及び分割の少なくとも一方の履歴情報とを、利用者の認証情報として提供するシステムが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１３−１９６３３５号公報
【特許文献２】特開２０１１−１３９８２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、組織変更が発生した場合、組織に属するユーザが利用していたデータを、その変更に応じた格納領域に移動させたり、データの格納に関する確認作業等を行ったりすることがある。ユーザ等の作業者がマニュアル操作でそのような作業を行うことが考えられるが、その場合、作業者の作業負担が増大することがある。
【０００７】
本発明の目的は、組織変更が発生した場合に、作業者がマニュアル操作でデータの移動に関する作業を行う場合と比べて、作業者の作業負担を軽減することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１に記載の発明は、特定ユーザが属する第１組織の変更日を示す情報を取得し、前記第１組織に属する複数のユーザからアクセス可能なデータ管理装置にて管理されているデータのうち、前記変更日の前において前記第１組織に属するユーザによって操作されたデータに対する、前記変更日の後の予め定められた期間における操作履歴に基づいて、前記データの移動を制御する制御手段、を有する情報処理装置である。
【０００９】
請求項２に記載の発明は、前記制御手段は、前記データに対する前記期間における操作履歴と、前記データに対する前記変更日の後におけるアクセス権の設定とに基づいて、前記データの移動を制御する、ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記特定ユーザに紐付けられた格納領域への前記データの移動、前記第１組織の変更に伴って前記特定ユーザが異動した先に紐付けられた格納領域への前記データの移動、又は、前記第１組織に紐付けられた格納領域への前記データの格納のいずれかを実行する、ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置である。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、前記制御手段は、前記変更日の前において前記特定ユーザによって操作された前記データに対する、前記期間における操作履歴と、前記データに対する前記変更日の後における前記特定ユーザのアクセス権の設定と、に基づいて、前記データの移動を制御する、ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置である。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、前記期間において前記特定ユーザが前記データを操作し、かつ、前記変更日の後において前記データに対して前記特定ユーザがアクセス権を有している場合において、前記第１組織の変更が、前記特定ユーザの人事異動を含む場合、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記特定ユーザの異動先に紐付けられた格納領域に前記データを移動する、ことを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置である。
【００１３】
請求項６に記載の発明は、前記期間において前記データが操作されておらず、かつ、前記変更日の後において前記データに対して前記特定ユーザがアクセス権を有している場合、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記データを移動させずに、前記第１組織の変更に含まれる前記特定ユーザの人事異動の有無に応じた通知を制御する、ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置である。
【００１４】
請求項７に記載の発明は、前記制御手段は、前記変更日の前において前記第１組織に属するユーザによって操作された前記データに対する、前記期間における前記特定ユーザの操作履歴と、前記変更日の後において前記特定ユーザが属する第２組織のアクセス権の設定と、に基づいて、前記データの移動を制御する、ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置である。
【００１５】
請求項８に記載の発明は、前記期間において前記特定ユーザが前記データを操作し、かつ、前記変更日の後において、前記データに対して前記第２組織がアクセス権を有している場合、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記第１組織の変更に伴う前記特定ユーザの異動の有無に応じて、前記特定ユーザの異動先に紐付けられた格納領域への前記データの移動、又は、前記特定ユーザに紐付けられた格納領域への前記データの移動のいずれかを実行する、ことを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置である。
【００１６】
請求項９に記載の発明は、前記制御手段は、前記変更日の前において前記第１組織に属するユーザによって操作された前記データに対する、前記期間における前記第１組織に属するユーザの操作履歴と、前記変更日の後における前記第１組織のアクセス権の設定と、に基づいて、前記データの移動を制御する、ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置である。
【００１７】
請求項１０に記載の発明は、前記期間における前記第１組織に属するユーザが前記データを操作した場合であって、前記変更日の後において、前記第１組織が前記データに対してアクセス権を有する場合、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記データを他の格納領域に移動させない、ことを特徴とする請求項９に記載の情報処理装置である。
【００１８】
請求項１１に記載の発明は、前記期間において前記データが操作されていない場合であって、前記変更日の後において、前記第１組織が前記データに対してアクセス権を有している場合、前記制御手段は、前記データの移動の制御として、前記第１組織の変更に伴う前記特定ユーザの異動の有無に応じた通知を行う、ことを特徴とする請求項９に記載の情報処理装置である。
【００１９】
請求項１２に記載の発明は、コンピュータを、特定ユーザが属する組織の変更日を示す情報を取得し、前記組織に属する複数のユーザからアクセス可能なデータ管理装置にて管理されているデータのうち、前記変更日の前において前記組織に属するユーザによって操作されたデータに対する、前記変更日の後の予め定められた期間における操作履歴に基づいて、前記データの移動を制御する制御手段、として機能させるプログラムである。
【発明の効果】
【００２０】
請求項１，１２に記載の発明によれば、組織変更が発生した場合に、作業者がマニュアル操作でデータの移動に関する作業を行う場合と比べて、作業者の作業負担を軽減することができる。
【００２１】
請求項２，３，４に記載の発明によれば、組織変更後における操作履歴とアクセス権の設定とに応じた移動制御を行うことができる。
【００２２】
請求項５に記載の発明によれば、異動元に紐付けられた格納領域にデータを格納し続ける場合と比べて、当該データへのアクセスが容易となる。
【００２３】
請求項６に記載の発明によれば、組織変更後にデータが操作されていない場合に、ユーザの人事異動に応じた通知を行うことができる。
【００２４】
請求項７，８，９，１０，１１に記載の発明によれば、組織に属するユーザの操作を考慮した移動制御を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】本発明の実施形態に係る情報処理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】データに対する処理を示す図である。
【図３】データに対する処理を示す図である。
【図４】処理１を示すフローチャートを示す図である。
【図５】処理２を示すフローチャートを示す図である。
【図６】処理３を示すフローチャートを示す図である。
【図７】処理４を示すフローチャートを示す図である。
【図８】処理５を示すフローチャートを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２６】
図１を参照して、本発明の実施形態に係る情報処理システムについて説明する。図１は、本実施形態に係る情報処理システムの一例を示す。
【００２７】
本実施形態に係る情報処理システムは、アクセス管理装置１０、データ管理装置１２、アクセス履歴ＤＢ（データベース）１４、アクセス権ＤＢ（データベース）１６、人事異動情報ＤＢ（データベース）１８、及び、１又は複数の端末装置２０を含む。各装置は、他の装置と通信する機能を有する。アクセス管理装置１０は、例えば、インターネット又は他のネットワーク等の通信経路を介して他の装置と通信する。
【００２８】
アクセス管理装置１０は、管理されているデータの移動の制御、及び、データの移動に関する通知の制御等を行う装置である。例えば、企業内における人事異動等の組織変更が発生した場合に、アクセス管理装置１０はデータの移動や格納の確認処理等を制御する。組織は、例えば、企業内における部署やチーム等である。もちろん、組織は、企業内の組織に限定されるものではなく、教育機関や任意の団体（例えばサークルやクラブ等）等であってもよい。以下では、一例として、組織は企業内の組織であるものとして説明する。組織変更の概念の範疇には、部署やチームの変更、及び、人事異動等が含まれる。従業員（社員）が異動した場合も、その異動前に当該従業員が所属していた組織や、当該従業員の異動先の組織が変更したといえる。
【００２９】
データ管理装置１２は、１又は複数の格納領域を有し、格納領域にデータを格納する装置である。企業内における組織毎（例えば部署毎やチーム毎等）の格納領域が形成されてもよいし、ユーザ毎（例えば従業員毎）の格納領域が形成されてもよい。格納領域として、フォルダやボックス等と称されている領域が用いられてもよい。
【００３０】
各格納領域は、例えば、記憶装置（ハードディスク、メモリ等）に設定された論理パーティション又は論理ドライブであってもよい。また、データ管理装置１２に複数の記憶装置（物理ドライブ）が設けられ、それら個々の物理ドライブがそれぞれ別々の格納領域として定義されてもよい。また、これら例示した各種の格納領域が組み合わされて利用されてもよい。
【００３１】
本実施形態において処理の対象となるデータの概念の範疇には、文書データ、画像データ（静止画像データ、動画像データ等）、音声データ、及び、その他の形式を有するデータが含まれる。これらの中の１又は複数の種類のデータに対して、本実施形態に係る処理が適用されてもよい。
【００３２】
データには、当該データを作成したユーザを識別するためのユーザ識別情報（例えば氏名や従業員ＩＤ等）が紐付けられている。
【００３３】
操作履歴ＤＢ１４は、データに対する各ユーザの操作の履歴を示す操作履歴情報を格納する格納領域である。操作履歴は、データに対する各ユーザのアクセスの履歴を含む。操作されたデータ毎の操作履歴情報が作成されて操作履歴ＤＢ１４に格納される。操作履歴情報は、ユーザ毎に管理されてもよいし、ユーザが属する組織毎に管理されてもよい。例えば、操作履歴情報は、アクセス等の操作が行われたデータを識別するためのデータ識別情報、当該データを操作したユーザを識別するためのユーザ識別情報、当該ユーザが属する組織を識別するための組織識別情報、操作の内容（例えばアクセス等）を示す情報、及び、操作が行われた日時を示す操作日時情報等を含み、これらの情報が互いに対応付けられている。
【００３４】
アクセス権ＤＢ１６は、データにアクセスするためのアクセス権を示すアクセス権情報を格納する格納領域である。データ毎のアクセス権情報が作成されてアクセス権ＤＢ１６に格納される。アクセス権は、ユーザ単位で設定されてもよいし、組織単位で設定されてもよい。ユーザ単位でアクセス権が設定される場合、アクセス権情報は、例えば、アクセス権の対象となるデータを識別するためのデータ識別情報、及び、アクセス権が与えられたユーザを識別するためのユーザ識別情報等を含み、これらの情報が互いに対応付けられている。組織単位でアクセス権が設定される場合、アクセス権情報は、例えば、アクセス権の対象となるデータを識別するためのデータ識別情報、及び、アクセス権が与えられた組織を識別するための組織識別情報等を含み、これらの情報が互いに対応付けられている。アクセス権が与えられたユーザは、当該アクセス権に紐付くデータへのアクセスが許可される。また、アクセス権が与えられた組織に属するユーザは、当該アクセス権に紐付くデータへのアクセスが許可される。なお、アクセス権に有効期限等が設定されてもよいし、操作可能な内容の異なるアクセス権が設定されてもよい。
【００３５】
人事異動情報ＤＢ１８は、企業内における人事異動等の組織変更に関する人事異動情報を格納する格納領域である。人事異動の種類として、例えば、組織間での従業員（ユーザ）の異動、従業員の退職、及び、同一組織内での役職の変更等が挙げられる。人事異動情報は、人事異動の対象となったユーザを識別するためのユーザ識別情報、当該ユーザについての人事異動の種類を示す情報、異動元の旧所属組織（例えば旧部署）を識別するための組織識別情報、異動先の新所属組織（例えば新部署）を識別するための組織識別情報、及び、人事異動が有効となる日時（効力発生日時）を示す人事異動日時情報等を含み、これらの情報が互いに対応付けられている。
【００３６】
端末装置２０は、例えば、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）、スマートフォン又は携帯電話等の装置である。各端末装置２０は、例えば、従業員、データの作成者、データの登録者又はシステム管理者等のユーザによって利用される。端末装置２０は、ユーザに紐付けられて管理されてもよいし、ユーザが所属する組織に紐付けられて管理されてもよい。
【００３７】
以下、アクセス管理装置１０の構成について詳しく説明する。
【００３８】
情報処理装置の一例としてのアクセス管理装置１０は、操作履歴管理部２２、アクセス権設定部２４、人事情報管理部２６、判断部２８、移動先決定部３０及び制御部３２を含む。
【００３９】
操作履歴管理部２２は、データ管理装置１２に格納されている各データに対する操作の履歴を管理し、各データの操作履歴情報を操作履歴ＤＢ１４に格納するように構成されている。操作履歴管理部２２は、ユーザ毎の操作履歴を管理してもよいし、組織毎の操作履歴を管理してもよい。操作履歴管理部２２は、データに対して操作が行われる度に当該データの操作履歴情報を更新する。
【００４０】
アクセス権設定部２４は、データにアクセスするためのアクセス権を設定し、アクセス権を示すアクセス権情報をアクセス権ＤＢ１６に格納するように構成されている。アクセス権設定部２４は、ユーザ単位でアクセス権を設定してもよいし、組織単位でアクセス権を設定してもよい。例えば、アクセス権設定部２４は、アクセス権を設定する権限を有する管理者等からの指示（例えば、当該管理者等が利用する端末装置２０からの指示）に従ってアクセス権を設定する。
【００４１】
また、アクセス権設定部２４は、アクセス権の設定変更を要するイベントが発生した場合、アクセス権を変更するように構成されている。イベントは、例えば人事異動等の組織変更である。例えば、アクセス権設定部２４は、組織変更の発生に伴って、アクセス権を設定する権限を有する管理者等からアクセス権の設定変更の指示を受け、その指示に従ってアクセス権を変更する。アクセス権の設定変更が有効となる日時が指定された場合、アクセス権設定部２４は、当該日時に設定変更が有効となるようにアクセス権を設定する。設定変更が有効となる日時は、組織変更の効力発生日時であってもよいし、指定された別の日時であってもよい。
【００４２】
具体的には、アクセス権設定部２４は、アクセス権が与えられていたユーザや組織のアクセス権を削除したり、アクセス権を別のユーザや別の組織に設定したりする。アクセス権が削除されたユーザ、及び、アクセス権が削除された組織に属するユーザは、当該アクセス権に紐付くデータへのアクセスが禁止される。アクセス権が変更された場合、アクセス権設定部２４は、変更後のアクセス権を示すアクセス権情報をアクセス権ＤＢ１６に格納する。
【００４３】
人事情報管理部２６は、人事異動等の組織変更に関する人事異動情報を管理し、人事異動情報を人事異動情報管理ＤＢ１８に格納するように構成されている。例えば、人事情報管理部２６は、人事を管理する組織（例えば人事課や総務課等）が利用する端末装置２０から送られてきた人事異動情報を受けて、その人事異動情報を人事異動情報ＤＢ１８に格納する。
【００４４】
判断部２８は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、人事異動等の組織変更が発生する時点（組織変更の効力発生時点）よりも前の時点（過去の時点）において、データに対して操作が行われたか否かを判断するように構成されている。
【００４５】
移動先決定部３０は、組織変更が発生した後におけるデータに対する操作履歴（発生時以降における操作履歴であってもよい）に基づいて、当該データの移動先の格納領域を決定するように構成されている。
【００４６】
制御部３２は、アクセス管理装置１０の各部の制御を行うように構成されている。また、制御部３２は、人事異動等の組織変更が発生した場合に、移動や削除等の処理をデータに適用したり、データに対する処理に関する通知を端末装置２０に送信したりする。
【００４７】
なお、操作履歴の管理はアクセス管理装置１０以外の装置やシステム等によって行われてもよい。この場合、アクセス管理装置１０は操作履歴管理部２２を有していなくてもよい。同様に、アクセス権の設定や人事情報の管理は、アクセス管理装置１０以外の装置やシステム等によって行われてもよい。この場合、アクセス管理装置１０は、アクセス権設定部２４及び人事情報管理部２６を有していなくてもよい。
【００４８】
以下、本実施形態に係る情報処理システムによる処理について詳しく説明する。以下では、データの一例として文書データ（以下、「文書」と略す）を対象として処理が実行されるものとする。もちろん、文書データ以外のデータとして、画像データや音声データ等に対して処理が実行されてもよい。
【００４９】
また、以下では、ユーザＡによって作成された１又は複数の文書Ａを対象として処理が実行されるものとする。もちろん、ユーザＡ以外の作成者によって作成された文書（作成者が不明な文書を含む）を対象として処理が実行されてもよい。なお、ユーザＡは特定ユーザの一例に相当する。
【００５０】
以下、図２及び図３を参照して、文書に対する処理について説明する。
【００５１】
図２は、ユーザＡのみに文書Ａのアクセス権が設定されている場合の処理を示す。文書Ａに対する各ユーザのアクセス履歴とユーザＡの異動とに応じた処理が定義されている。処理１，２については後で詳しく説明する。
【００５２】
図３は、ユーザＡが現時点で所属する組織のみに文書Ａのアクセス権が設定されている場合の処理を示す。文書Ａに対する各ユーザのアクセス履歴とユーザＡの異動とに応じた処理が定義されている。なお、現時点とは、処理３〜５のいずれかが実行されている時点である。処理３，４，５については後で詳しく説明する。
【００５３】
以下、処理１〜５のそれぞれについて詳しく説明する。以下では、組織変更が発生する日（組織変更の効力発生日）が、４月１日であるものとする。また、組織変更の効力発生日の前の期間として第１期間が定められ、組織変更の効力発生日の後の期間として第２期間が定められている。なお、第２期間には、組織変更の効力発効日が含まれ、当該効力発効日以降の期間として定義されてもよい。第１期間及び第２期間の長さは、予め定められた長さであり、例えば管理者等によって変更されてもよい。第１期間と第２期間とで異なる長さの期間が定められてもよい。例えば、第１期間及び第２期間の長さは１ヶ月である。この場合、第１期間は、３月１日から３月３１日までの期間であり、第２期間は、４月１日から４月３０日までの期間（一例として効力発生日を含む）である。また、処理１〜５のそれぞれは、第２期間中の最終日が経過した日以降の日（例えば５月１日等）に行われるものとする。例えば、制御部３２は、第２期間が経過した後に処理１〜５のいずれかの処理を自動的に実行してもよいし、第２期間が経過した後に管理者等の指示に従って処理１〜５のいずれかの処理を実行してもよい。なお、第２期間の途中で処理１〜５のいずれかの処理が行われた場合（例えば管理者等によって実行指示が与えられて処理が実行された場合等）、効力発生日から当該処理が行われている時点までの期間を第２期間として定めて当該処理が実行されてもよい。
【００５４】
以下、図２及び図４を参照して処理１について説明する。図４は、処理１を示すフローチャートを示す。
【００５５】
まず、判断部２８は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、人事異動等の組織変更の効力発生日（４月１日）よりも前の第１期間（３月１日〜３月３１日）において、ユーザＡのみがアクセスした文書Ａの有無を確認する（ステップＳ０１）。つまり、判断部２８は、第１期間において、データ管理装置１２に格納されている１又は複数の文書Ａの中に、ユーザＡのみがアクセスした文書Ａが含まれているか否かを判断する。なお、判断部２８は、人事異動情報ＤＢ１８から人事異動情報を取得することで組織変更の効力発生日を特定してもよいし、他の装置（例えば人事を管理する組織が利用する端末装置２０等）から人事異動情報を取得することで組織変更の効力発生日を特定してもよい。
【００５６】
次に、判断部２８は、ユーザＡのみがアクセスした文書Ａを抽出し、当該文書Ａを処理対象文書として定める（ステップＳ０２）。複数の文書Ａが抽出された場合、当該複数の文書Ａのそれぞれが処理対象文書として定められる。
【００５７】
次に、移動先決定部３０は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、組織変更の効力発生日（４月１日）以降の第２期間（４月１日〜４月３０日）における処理対象文書についてのアクセス履歴を抽出し、第２期間においてユーザＡのみがアクセスしている処理対象文書を抽出する（ステップＳ０３）。
【００５８】
次に、移動先決定部３０は、アクセス権ＤＢ１６を参照することで、抽出された処理対象文書に対するアクセス権を確認し、ユーザＡのみにアクセス権が設定されている処理対象文書を抽出する（ステップＳ０４）。
【００５９】
次に、移動先決定部３０は、人事異動情報ＤＢ１８を参照することで、ユーザＡの人事異動の有無を確認する。
【００６０】
ユーザＡに人事異動が発生し、ユーザＡが新部署（新所属組織）に異動している場合（ステップＳ０５，Ｙｅｓ）、移動先決定部３０は、ユーザＡの異動先の新部署に紐付く格納領域（格納先）を、処理対象文書の移動先の格納領域として決定する。そして、制御部３２は、データ管理装置１２に格納されている処理対象文書を、移動元の格納領域から、ユーザＡの異動先の新部署に紐付く格納領域へ移動させ、当該格納領域に処理対象文書を格納する（ステップＳ０６）。異動元の格納領域は、例えば、人事異動の発生前（効力発生日以前）にユーザＡが所属していた旧部署（旧所属組織）に紐付く格納領域である。処理対象文書の移動が行われた場合、移動元の格納領域には、当該処理対象文書は格納されない。
【００６１】
ユーザＡに人事異動が発生していない場合（ステップＳ０５，Ｎｏ）、処理対象文書の移動制御は行われず、処理は終了する。人事異動が発生していない場合には、処理対象文書を移動させる必要が無いと推測されるので、処理対象文書を移動させない。
【００６２】
第１期間及び第２期間の両期間にてユーザＡのみがアクセスし、かつ、ユーザＡのみがアクセス権を有する処理対象文書は、ユーザＡのみによって使用され、ユーザＡ以外のユーザによって使用されない文書であると推測される。また、第２期間においても当該処理対象文書に対してユーザＡはアクセスしているため、ユーザＡが異動した場合であっても、異動先の新部署にて当該処理対象文書はユーザＡによって使用されると推測される。従って、ユーザＡが新部署（新所属組織）に異動した場合には、異動先の当該新部署に紐付く格納領域に処理対象文書を移動させて格納することで、異動元の旧所属組織に紐付く格納領域に当該処理対象文書を格納し続ける場合と比べて、ユーザＡにとって当該処理対象文書へのアクセスが容易となり得る。つまり、ユーザＡは、他の部署である旧部署に紐付く格納領域へアクセスせずに、新部署に紐付く格納領域へアクセスすれば済むため、そのアクセスに要する手間等が軽減され得る。
【００６３】
文書Ａに対する操作履歴及びアクセス権の有無に基づいてデータの移動制御を行うことで、ユーザ等の作業者がマニュアル操作でデータを移動させる場合と比べて、作業者の負担が軽減される。
【００６４】
なお、４月１日に人事異動が実行される場合、一般的には、それよりも１ヶ月前付近（例えば３月１日）に、人事異動が発表されると想定される。通常、１ヶ月程度の期間をかけて引継ぎ用の文書等が作成されると考えられるので、その期間として第１期間が設定される。なお、この期間設定は一例に過ぎず、本実施形態の適用場面（例えば適用される企業等の慣行等）に応じて期間が設定されてもよい。
【００６５】
上記の処理１では、第１期間及び第２期間の両期間においてユーザＡのみがアクセスした文書Ａに対して、ステップＳ０４以降の処理が実行されている。別の例として、第１期間及び第２期間の中の少なくとも１つの期間において、ユーザＡ以外の他のユーザがアクセスした文書Ａであっても、ユーザＡのアクセス回数と他のユーザのアクセス回数との比較結果等に応じて、当該文書Ａに対してステップＳ０４以降の処理が実行されてもよい。例えば、当該文書Ａについて、他のユーザのアクセス回数が、予め定められた回数閾値以下になる場合や、ユーザＡのアクセス回数に対する他のユーザのアクセス回数の割合が、予め定められた割合閾値以下になる場合や、他のユーザのアクセス回数に対するユーザＡのアクセス回数の割合が割合閾値以上となる場合や、総アクセス回数に対するユーザＡのアクセス回数の割合が割合閾値以上となる場合や、ユーザＡのアクセス回数が他のユーザのアクセス回数以上となる場合や、ユーザＡのアクセス回数が他のユーザのアクセス回数よりも多い場合であって、両アクセス回数の差分が、予め定められた差分閾値以上となる場合や、ユーザＡのアクセス回数の増加率が他のユーザのアクセス回数の増加率以上となる場合等に、当該文書Ａに対してステップＳ０４以降の処理が実行されてもよい。例えば、他のユーザのアクセス回数が、ユーザＡのアクセス回数の１０％以下になる場合等に、当該文書Ａに対してステップＳ０４以降の処理が実行されてもよい。つまり、文書Ａに対するユーザＡ及び他のユーザのそれぞれのアクセスの頻度に応じて、当該文書Ａに対するステップＳ０４以降の処理の有無が決定されてもよい。他のユーザのアクセスの頻度が低い場合や、ユーザＡのアクセスの頻度よりも低い場合等では、他のユーザが当該文書Ａを使用する可能性が低いとも考えられる。例えば、他のユーザが当該文書Ａに間違ってアクセスした場合や、参考のためにアクセスした場合等が考えられる。このような場合には、実質的に、ユーザＡのみが当該文書Ａを使用すると考えられるため、ステップＳ０４以降の処理が実行されてもよい。そして、ユーザＡが異動した場合には、当該文書Ａは異動先に紐付く格納領域に移動させられる。
【００６６】
以下、図２及び図５を参照して処理２について説明する。図５は、処理２を示すフローチャートを示す。
【００６７】
まず、判断部２８は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、人事異動等の組織変更の効力発生日（４月１日）よりも前の第１期間（３月１日〜３月３１日）において、ユーザＡのみがアクセスした文書Ａの有無を確認する（ステップＳ１０）。つまり、判断部２８は、第１期間において、データ管理装置１２に格納されている１又は複数の文書Ａの中に、ユーザＡのみがアクセスした文書Ａが含まれているか否かを判断する。
【００６８】
次に、判断部２８は、ユーザＡのみがアクセスした文書Ａを抽出し、当該文書Ａを処理対象文書として定める（ステップＳ１１）。複数の文書Ａが抽出された場合、当該複数の文書Ａのそれぞれが処理対象文書として定められる。
【００６９】
次に、移動先決定部３０は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、組織変更の効力発生日（４月１日）以降の第２期間（４月１日〜４月３０日）における処理対象文書についてのアクセス履歴を抽出し、第２期間において誰からもアクセスされていない処理対象文書を抽出する（ステップＳ１２）。
【００７０】
次に、移動先決定部３０は、アクセス権ＤＢ１６を参照することで、抽出された処理対象文書に対するアクセス権を確認し、ユーザＡのみにアクセス権が設定されている処理対象文書を抽出する（ステップＳ１３）。
【００７１】
次に、移動先決定部３０は、人事異動情報ＤＢ１８を参照することで、ユーザＡの人事異動の有無を確認する。処理２では、人事異動の有無に関わらず、処理対象文書は移動させられず、制御部３２による通知制御が行われる。
【００７２】
ユーザＡに人事異動が発生し、ユーザＡが新部署（新所属組織）に異動している場合（ステップＳ１４，異動有り）、制御部３２は、処理対象文書の作成者が利用する端末装置２０に、当該処理対象文書が存在している旨を示す情報を通知する（ステップＳ１５）。ユーザＡが新部署に異動したという状況下では、第１期間においてユーザＡのみにアクセスされ、第２期間において全くアクセスされていない処理対象文書は、旧部署への引き継ぎ用の文書であると推測される。つまり、ユーザＡは新部署にて当該処理対象文書にアクセスしていないため、当該処理対象文書は、新部署ではユーザＡにとって使用されない文書であると推測される。更に、異動前の第１期間にユーザＡは当該処理対象文書にアクセスしており、そのアクセスは、引き継ぎのための行われたアクセスであると推測される。このように、当該処理対象文書は、ユーザＡによって使用されないと推測されるため、当該処理対象文書を、ユーザＡの新部署に紐付く格納領域に移動させない。そして、制御部３２は、当該処理対象文書が引き継ぎ用の文書として格納されている旨を示す通知を、当該処理対象文書の作成者が利用する端末装置２０に送る。例えば、当該処理対象文書がユーザＡによって作成された場合、当該通知は、ユーザＡが利用する端末装置２０に送られる。その通知を受けたユーザＡは、旧部署に所属するユーザ等に対して、引き継ぎ文書が存在している旨等を伝えることが想定される。
【００７３】
ユーザＡに人事異動が発生していない場合（ステップＳ１４，移動無し）、制御部３２は、ユーザＡが利用する端末装置２０に、当該処理対象文書を削除する旨を示す情報を通知する（ステップＳ１６）。ユーザＡに人事異動が発生していないという状況下において、第２期間において全くアクセスされていない処理対象文書は、不要な文書であると推測される。つまり、ユーザＡは異動していないため、当該処理対象文書は、引き継ぎ用の文書であるとは推測されない。この場合、制御部３２は、削除する旨を示す情報を、ユーザＡが利用する端末装置２０に通知する。こうすることで、不要な文書の削除が促される。なお、当該処理対象文書の削除は、ユーザＡによる指示に従って行われてもよいし、通知が行われた時点から予め定められた時間が経過した後に、制御部３２によって行われてもよい。
【００７４】
ユーザＡが退職した場合（ステップＳ１４，退職）、制御部３２は、システム管理者が利用する端末装置２０に、当該処理対象文書が存在している旨を示す情報を通知する（ステップＳ１７）。ユーザＡが退職しているため、当該処理対象文書は、今後、ユーザＡによって使用される可能性は無いと推測される。また、当該処理対象文書は、第１期間にてユーザＡによってアクセスされており、第２期間にて全くアクセスされていないため、当該処理対象文書は、不要な文書又は引き継ぎ用の文書であると推測される。この場合、ユーザＡは退職しているため、当該処理対象文書が存在している旨をユーザＡに通知せずに、システム管理者に通知する。システム管理者は、当該処理対象文書を削除したり、旧部署に所属するユーザ等に対して引き継ぎ用の文書が存在する旨を通知したりすることが想定される。こうすることで、不要な文書の削除が促されたり、文書の引き継ぎが促されたりする。
【００７５】
文書Ａに対する操作履歴及びアクセス権の有無に基づいて通知制御を行うことで、ユーザ等の作業者がマニュアル操作で通知を行う場合と比べて、作業者の負担が軽減される。
【００７６】
処理２においても、処理１と同様に、他のユーザのアクセス回数に応じて、文書が処理対象文書として定められてもよい。また、第２期間内において処理対象文書がアクセスされた場合であっても、そのアクセス回数に応じて、ステップＳ１３以降の処理が実行されてもよい。
【００７７】
なお、人事異動に伴って、アクセス権の変更又は維持が行われる場合がある。例えば、ユーザにアクセス権が付与されている場合、当該ユーザにアクセス権が付与されたままの状態で当該ユーザが新部署に異動するパターンや、異動に伴ってアクセス権が当該ユーザから削除されるパターンや、異動先の新部署にアクセス権が設定されて、異動先でも当該ユーザによるアクセスが許可されるパターンや、異動先の新部署にアクセス権が設定されず、異動先では当該ユーザによるアクセスが禁止されるパターン、異動元の旧部署からアクセス権が削除されるパターン等が発生し得る。アクセス権の設定指示は、アクセス権を設定する権限を有する管理者等によって与えられ、その設定指示に従って、アクセス権の変更等が行われる。このようにアクセス権の有無が変更される場合があるため、第２期間において、文書ＡへのユーザＡによるアクセスが許可される場合もあれば、禁止される場合もある。
【００７８】
以下、図３及び図６を参照して処理３について説明する。図６は、処理３を示すフローチャートを示す。
【００７９】
まず、判断部２８は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、人事異動等の組織変更の効力発生日（４月１日）よりも前の第１期間（３月１日〜３月３１日）において、ユーザＡが所属していた旧所属組織（旧部署）に所属するユーザのみがアクセスした文書Ａの有無を確認する（ステップＳ２０）。つまり、判断部２８は、第１期間において、データ管理装置１２に格納されている１又は複数の文書Ａの中に、ユーザＡが所属していた旧所属組織に所属するユーザのみがアクセスした文書Ａが含まれているか否かを判断する。
【００８０】
ここで、ユーザＡが異動している場合と異動していない場合とがあり得る。ユーザＡが異動している場合、旧所属組織は異動前にユーザＡが所属していた組織である。ユーザＡが異動していない場合、旧所属組織は、現時点においてユーザＡが所属している組織である。ここでは、旧所属組織の概念は、これら両組織を含む概念である。また、旧所属組織に所属するユーザは、ユーザＡであってもよいし、ユーザ以外の他のユーザであってもよい。ユーザＡが異動している場合であっても、第１期間内では、ユーザＡは旧所属組織に属するユーザである。
【００８１】
次に、判断部２８は、旧所属組織に所属するユーザのみがアクセスした文書Ａを抽出し、当該文書Ａを処理対象文書として定める（ステップＳ２１）。複数の文書Ａが抽出された場合、当該複数の文書Ａのそれぞれが処理対象文書として定められる。
【００８２】
次に、移動先決定部３０は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、組織変更の効力発生日（４月１日）以降の第２期間（４月１日〜４月３０日）における処理対象文書についてのアクセス履歴を抽出し、第２期間においてユーザＡのみがアクセスしている処理対象文書を抽出する（ステップＳ２２）。
【００８３】
次に、移動先決定部３０は、アクセス権ＤＢ１６を参照することで、抽出された処理対象文書に対するアクセス権を確認し、ユーザＡが現時点にて所属する組織のみにアクセス権が設定されている処理対象文書を抽出する（ステップＳ２３）。ユーザＡが異動している場合、ユーザＡが現時点で所属する組織は、新所属組織（新部署）である。ユーザＡが異動していない場合、ユーザＡが現時点で所属する組織は、旧所属組織（旧部署）である。なお、上記のように、人事異動に伴って、組織に設定されているアクセス権が変更される場合がある。
【００８４】
次に、移動先決定部３０は、人事異動情報ＤＢ１８を参照することで、ユーザＡの人事異動の有無を確認する。
【００８５】
ユーザＡに人事異動が発生し、ユーザＡが新部署（新所属組織）に異動している場合（ステップＳ２４，Ｙｅｓ）、移動先決定部３０は、ユーザＡの異動先の新部署に紐付く格納領域（格納先）を、処理対象文書の移動先の格納領域として決定する。そして、制御部３２は、データ管理装置１２に格納されている処理対象文書を、移動元の格納領域から、ユーザＡの異動先の新部署に紐付く格納領域へ移動させ、当該格納領域に処理対象文書を格納する（ステップＳ２５）。
【００８６】
ユーザＡに人事異動が発生していない場合（ステップＳ２４，Ｎｏ）、移動先決定部３０は、ユーザＡ個人に紐付く格納領域（例えば個人用のフォルダ）を、処理対象文書の移動先の格納領域として決定する。そして、制御部３２は、データ管理装置１２に格納されている処理対象文書を、移動元の格納領域から、ユーザＡの個人用のフォルダに移動させ、当該個人用のフォルダに処理対象文書を格納する（ステップＳ２６）。
【００８７】
第１期間にて旧所属組織に所属するユーザのみがアクセスし、第２期間にてユーザＡのみがアクセスし、かつ、ユーザＡが所属する組織のみがアクセス権を有する処理対象文書は、ユーザＡのみによって使用される文書、又は、ユーザＡが現時点で所属する組織にて使用される文書であると推測される。従って、ユーザＡが新部署（新所属組織）に異動した場合には、異動先の当該新部署に紐付く格納領域に処理対象文書を移動させて格納することで、異動元の旧所属組織に紐付く格納領域に当該処理対象文書を格納し続ける場合と比べて、ユーザＡ又は所属先の組織にとって当該処理対象文書へのアクセスが容易となり得る。
【００８８】
また、ユーザが異動していない場合、当該処理対象文書は、ユーザＡの個人用の文書であると推測される。つまり、第２期間ではユーザＡのみが当該処理対象文書にアクセスしているため、他のユーザが当該処理対象文書を使用する可能性が低いと推測される。このような文書は、ユーザＡの個人用の文書であると推測されるので、当該処理対象文書は、ユーザＡの個人用の格納領域に移動させられる。
【００８９】
処理３においても、処理１と同様に、他のユーザのアクセス回数に応じて、文書が処理対象文書として定められてもよい。また、第２期間内において処理対象文書がアクセスされた場合であっても、そのアクセス回数に応じて、ステップＳ２３以降の処理が実行されてもよい。
【００９０】
以下、図３及び図７を参照して処理４について説明する。図７は、処理４を示すフローチャートを示す。
【００９１】
まず、判断部２８は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、人事異動等の組織変更の効力発生日（４月１日）よりも前の第１期間（３月１日〜３月３１日）において、ユーザＡが所属していた旧所属組織（旧部署）に所属するユーザのみがアクセスした文書Ａの有無を確認する（ステップＳ３０）。つまり、判断部２８は、第１期間において、データ管理装置１２に格納されている１又は複数の文書Ａの中に、ユーザＡが所属していた旧所属組織に所属するユーザのみがアクセスした文書Ａが含まれているか否かを判断する。旧所属組織の定義は、処理３における旧所属組織の定義と同じである。
【００９２】
次に、判断部２８は、旧所属組織に所属するユーザのみがアクセスした文書Ａを抽出し、当該文書Ａを処理対象文書として定める（ステップＳ３１）。複数の文書Ａが抽出された場合、当該複数の文書Ａのそれぞれが処理対象文書として定められる。
【００９３】
次に、移動先決定部３０は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、組織変更の効力発生日（４月１日）以降の第２期間（４月１日〜４月３０日）における処理対象文書についてのアクセス履歴を抽出し、第２期間において旧所属組織に属するユーザのみがアクセスしている処理対象文書を抽出する（ステップＳ３２）。
【００９４】
次に、移動先決定部３０は、アクセス権ＤＢ１６を参照することで、抽出された処理対象文書に対するアクセス権を確認し、旧所属組織に所属するユーザのみにアクセス権が設定されている処理対象文書を抽出する（ステップＳ３３）。
【００９５】
次に、移動先決定部３０は、人事異動情報ＤＢ１８を参照することで、ユーザＡの人事異動の有無を確認する。
【００９６】
処理４では、ユーザＡが新所属組織（新部署）に異動した場合、ユーザＡが退職した場合、及び、ユーザＡが異動していない場合のいずれにおいても、制御部３２は、処理対象文書を他の格納領域に異動させない（ステップＳ３５，Ｓ３６）。
【００９７】
ユーザＡが新所属組織に異動した場合、又は、ユーザＡが退職した場合、当該処理対象文書は、引き継ぎ用の文書であると推測される。つまり、ユーザＡが新所属組織に異動し、又は、ユーザＡが退職したにも関わらず、第２期間中に旧所属組織に所属するユーザＡのみが当該処理対象文書にアクセスしているため、当該処理対象文書は、ユーザＡによって使用されることが想定されておらず、旧所属組織に属するユーザのみによって使用されることが想定される。この場合、旧所属組織に属するユーザの利用に供するために、制御部３２は、当該処理対象文書を移動させない。
【００９８】
また、ユーザＡが異動しない場合、当該処理対象文書は、ユーザＡが所属する組織によって管理されている文書であると推測される。つまり、ユーザＡが異動しておらず、ユーザＡが所属する組織に属するユーザが当該処理対象文書にアクセスしているため、当該組織によって管理されている文書であると推測される。この場合、ユーザが所属する組織に属するユーザの利用に供するために、制御部３２は、当該処理対象文書を移動させない。
【００９９】
処理４においても、処理１と同様に、他のユーザのアクセス回数に応じて、文書が処理対象文書として定められてもよい。また、第２期間内において処理対象文書がアクセスされた場合であっても、そのアクセス回数に応じて、ステップＳ３３以降の処理が実行されてもよい。
【０１００】
以下、図３及び図８を参照して処理５について説明する。図８は、処理５を示すフローチャートを示す。
【０１０１】
まず、判断部２８は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、人事異動等の組織変更の効力発生日（４月１日）よりも前の第１期間（３月１日〜３月３１日）において、ユーザＡが所属していた旧所属組織（旧部署）に所属するユーザのみがアクセスした文書Ａの有無を確認する（ステップＳ４０）。つまり、判断部２８は、第１期間において、データ管理装置１２に格納されている１又は複数の文書Ａの中に、ユーザＡが所属していた旧所属組織に所属するユーザのみがアクセスした文書Ａが含まれているか否かを判断する。旧所属組織の定義は、処理３における旧所属組織の定義と同じである。
【０１０２】
次に、判断部２８は、旧所属組織に所属するユーザのみがアクセスした文書Ａを抽出し、当該文書Ａを処理対象文書として定める（ステップＳ４１）。複数の文書Ａが抽出された場合、当該複数の文書Ａのそれぞれが処理対象文書として定められる。
【０１０３】
次に、移動先決定部３０は、操作履歴ＤＢ１４を参照することで、組織変更の効力発生日（４月１日）以降の第２期間（４月１日〜４月３０日）における処理対象文書についてのアクセス履歴を抽出し、第２期間において誰からもアクセスされていない処理対象文書を抽出する（ステップＳ４２）。
【０１０４】
次に、移動先決定部３０は、アクセス権ＤＢ１６を参照することで、抽出された処理対象文書に対するアクセス権を確認し、旧所属組織に所属するユーザのみにアクセス権が設定されている処理対象文書を抽出する（ステップＳ４３）。
【０１０５】
次に、移動先決定部３０は、人事異動情報ＤＢ１８を参照することで、ユーザＡの人事異動の有無を確認する。
【０１０６】
ユーザＡに人事異動が発生し、ユーザＡが新部署（新所属組織）に異動している場合（ステップＳ４４，異動有り）、制御部３２は、処理対象文書の作成者が利用する端末装置２０に、当該処理対象文書が存在している旨を示す情報を通知する（ステップＳ４５）。ユーザＡが新部署に異動したという状況下では、第１期間において旧所属組織に属するユーザのみにアクセスされ、第２期間において全くアクセスされていない処理対象文書は、旧部署への引き継ぎ用の文書であると推測される。つまり、ユーザＡは新部署にて当該処理対象文書にアクセスしていないため、当該処理対象文書は、新部署ではユーザＡにとって使用されない文書であると推測される。また、異動前の第１期間に旧所属組織に属するユーザは当該処理対象文書にアクセスしており、そのアクセスは、引き継ぎのための行われたアクセスであると推測される。また、ユーザＡが新部署に移動したにも関わらず、旧部署に属するユーザのみにアクセス権が設定されている。このように、当該処理対象文書は、ユーザＡによって使用されないと推測されるため、当該処理対象文書を、ユーザＡの新部署に紐付く格納領域に移動させない。そして、制御部３２は、当該処理対象文書が引き継ぎ用の文書として格納されている旨を示す通知を、当該処理対象文書の作成者が利用する端末装置２０に送る。例えば、当該処理対象文書がユーザＡによって作成された場合、当該通知は、ユーザＡが利用する端末装置２０に送られる。その通知を受けたユーザＡは、旧部署に所属するユーザ等に対して、引き継ぎ文書が存在している旨等を伝えることが想定される。
【０１０７】
ユーザＡに人事異動が発生していない場合（ステップＳ４４，移動無し）、制御部３２は、ユーザＡが利用する端末装置２０に、当該処理対象文書を削除する旨を示す情報を通知する（ステップＳ４６）。ユーザＡに人事異動が発生していないという状況下において、第２期間において全くアクセスされていない処理対象文書は、不要な文書であると推測される。つまり、ユーザＡは異動していないため、当該処理対象文書は、引き継ぎ用の文書であるとは推測されない。この場合、制御部３２は、削除する旨を示す情報を、ユーザＡが利用する端末装置２０に通知する。なお、当該処理対象文書の削除は、ユーザＡによる指示に従って行われてもよいし、通知が行われた時点から予め定められた時間が経過した後に、制御部３２によって行われてもよい。
【０１０８】
ユーザＡが退職した場合（ステップＳ４４，退職）、制御部３２は、システム管理者が利用する端末装置２０に、当該処理対象文書が存在している旨を示す情報を通知する（ステップＳ４７）。ユーザＡが退職しているため、当該処理対象文書は、今後、ユーザＡによって使用される可能性は無いと推測される。また、当該処理対象文書は、第１期間にて旧所属組織に属するユーザのみによってアクセスされており、第２期間にて全くアクセスされていないため、当該処理対象文書は、不要な文書又は引き継ぎ用の文書であると推測される。この場合、ユーザＡは退職しているため、当該処理対象文書が存在している旨をユーザＡに通知せずに、システム管理者に通知する。システム管理者は、当該処理対象文書を削除したり、旧部署に所属するユーザ等に対して引き継ぎ用の文書が存在する旨を通知したりすることが想定される。
【０１０９】
処理５においても、処理１と同様に、他のユーザのアクセス回数に応じて、文書が処理対象文書として定められてもよい。また、第２期間内において処理対象文書がアクセスされた場合であっても、そのアクセス回数に応じて、ステップＳ４３以降の処理が実行されてもよい。
【０１１０】
上記のアクセス管理装置１０は、一例としてハードウェアとソフトウェアとの協働により実現される。具体的には、アクセス管理装置１０は、図示しないＣＰＵ等の１又は複数のプロセッサを備えている。当該１又は複数のプロセッサが、図示しない記憶装置に記憶されたプログラムを読み出して実行することにより、アクセス管理装置１０の各部の機能が実現される。上記プログラムは、ＣＤ又はＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又は、ネットワーク等の通信経路を経由して、記憶装置に記憶される。別の例として、アクセス管理装置１０の各部は、例えばプロセッサ、電子回路又はＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）等のハードウェア資源により実現されてもよい。その実現においてメモリ等のデバイスが利用されてもよい。更に別の例として、アクセス管理装置１０の各部は、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）又はＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等によって実現されてもよい。
【符号の説明】
【０１１１】
１０  アクセス管理装置、１２  データ管理装置、１４  操作履歴ＤＢ、１６  アクセス権ＤＢ、１８  人事異動情報ＤＢ、２０  端末装置、２２  操作履歴管理部、２４  アクセス権設定部、２６  人事情報管理部、２８  判断部、３０  移動先決定部、３２  制御部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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