(57)【要約】【課題】ワークフローの登録動作をユーザがリモートアクセスを用いて突発的に行うことを可能にしつつ、サーバでの格納ファイル容量を抑制することが可能な技術を提供する。【解決手段】  ＭＦＰ１０は、ワークフローの登録前において、ユーザの指示に基づき所定の動作（プリント動作等）を実行すると、所定の動作に関する特定ファイル（操作対象のファイル等）に対応する対応ファイルを所定の基準に基づいて決定する。そして、ＭＦＰ１０は、特定ファイルと対応ファイルとをサーバ５０に送信して格納させる。その後、サーバ５０は、クライアント７０ｃからのワークフローに関する登録指令に基づき、サーバ５０内に格納されている特定ファイルをワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録するとともに、特定ファイルに関連付けてサーバ５０内に格納されている対応ファイルを、回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録する。【選択図】図４
2020087314.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報処理システムであって、
ワークフローを管理するサーバと、
ユーザの指示に基づき所定の動作を実行する情報処理装置と、
前記サーバへのリモートアクセスが許可されているユーザであるリモートアクセスユーザからの前記ワークフローに関する登録指示操作を受け付ける登録指示装置と、
を備え、
前記情報処理装置は、
前記所定の動作に関する特定ファイルであって、前記所定の動作における操作対象のファイルまたは前記所定の動作にて生成されたファイルである特定ファイル、に対応する対応ファイルを所定の基準に基づいて決定する決定手段と、
前記ワークフローの登録前において前記特定ファイルと前記対応ファイルとを前記サーバに送信する第１通信手段と、
を有し、
前記サーバは、
前記情報処理装置から送信されてきた前記特定ファイルと前記対応ファイルとを受信する第２通信手段と、
前記情報処理装置から送信されてきた前記特定ファイルと前記対応ファイルとを互いに関連付けて格納する格納手段、
を有し、
前記登録指示装置は、
前記登録指示操作に基づく登録指令であって、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録すべき旨の登録指令を前記サーバに送信する第３通信手段と、
を有し、
前記サーバは、
前記登録指令に基づき、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける前記回覧対象ファイルとして登録するとともに、前記特定ファイルに関連付けて格納されている前記対応ファイルを、前記回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録する登録制御手段、
をさらに有することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、前記登録指令に応じて、前記回覧対象ファイルと前記関連ファイルとの関連付けに関する関連付け情報を生成することを特徴とする情報処理システム。
【請求項３】
請求項２に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、
前記登録指令に先立って、前記情報処理装置から送信されてきた前記特定ファイルと前記対応ファイルとの関連付けに関する予備情報を生成し、
前記登録指令に応じて、前記予備情報に基づき前記関連付け情報を生成することを特徴とする情報処理システム。
【請求項４】
請求項２に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、前記関連付け情報に基づき、前記回覧対象ファイルへのリンク情報と前記関連ファイルへのリンク情報とが埋め込まれた関連ファイルリストを生成することを特徴とする情報処理システム。
【請求項５】
請求項４に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、前記特定ファイルが前記回覧対象ファイルとして登録される前において、前記特定ファイルおよび前記対応ファイルが格納されている所定のフォルダ範囲内にてファイルの編集と追加との少なくとも一方を含む更新処理が行われた場合、当該更新処理に関する履歴情報を取得し、当該履歴情報に基づき前記関連ファイルリストを生成することを特徴とする情報処理システム。
【請求項６】
請求項４に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、前記関連ファイルリストを含むページを前記特定ファイル内に追加することを特徴とする情報処理システム。
【請求項７】
請求項４に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、前記特定ファイルが前記回覧対象ファイルとして登録された後において、前記回覧対象ファイルおよび前記関連ファイルが格納されている所定のフォルダ範囲内にてファイルの編集と追加との少なくとも一方を含む更新処理が行われた場合、当該更新処理に関する履歴情報を取得し、当該履歴情報に基づき前記関連ファイルリストを更新することを特徴とする情報処理システム。
【請求項８】
請求項２に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、前記関連付け情報に基づき、前記回覧対象ファイルと前記関連ファイルとを含むファイル群に関するフォルダ構造表示画面を生成することを特徴とする情報処理システム。
【請求項９】
請求項８に記載の情報処理システムにおいて、
前記フォルダ構造表示画面においては、前記回覧対象ファイルと前記関連ファイルとが互いに区別されていることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１０】
請求項４に記載の情報処理システムにおいて、
前記サーバは、
前記ワークフローの登録後において、前記ワークフローの利用者からの前記関連ファイルに対するアクセス要求を前記関連ファイルリストを利用して受け付け、当該アクセス要求に応じて前記関連ファイルにアクセスするアクセス制御手段、
を有することを特徴とする情報処理システム。
【請求項１１】
請求項１０に記載の情報処理システムにおいて、
前記ワークフローの利用者は、前記リモートアクセスユーザである登録者を含むことを特徴とする情報処理システム。
【請求項１２】
請求項１０に記載の情報処理システムにおいて、
前記ワークフローの利用者は、前記ワークフローの回覧対象者を含むことを特徴とする情報処理システム。
【請求項１３】
請求項１０に記載の情報処理システムにおいて、
前記アクセス制御手段は、前記ワークフローの登録者と前記ワークフローの回覧対象者との通信の実行を指示する通信ボタンを前記ワークフローの操作画面において表示させることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１４】
請求項１０に記載の情報処理システムにおいて、
前記アクセス制御手段は、前記ワークフローの登録者である元の担当者と前記ワークフローの新たな担当者と前記ワークフローの回覧対象者との間での三者通信の実行を指示する通信ボタン群を前記ワークフローの操作画面において表示させることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１５】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記特定ファイルと前記対応ファイルとは、前記サーバの前記格納手段内の特定領域内に格納され、
前記サーバは、前記特定ファイルが前記回覧対象ファイルとして登録され且つ前記対応ファイルが前記関連ファイルとして登録された後において、前記特定領域へのアクセス権限が前記ワークフローの回覧対象者に未だ付与されていない場合、前記特定領域への前記アクセス権限を前記回覧対象者に付与するアクセス制御手段、
を有することを特徴とする情報処理システム。
【請求項１６】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記情報処理装置は、画像処理装置であり、
前記所定の動作は、前記画像処理装置におけるスキャン動作を含むことを特徴とする情報処理システム。
【請求項１７】
請求項１６に記載の情報処理システムにおいて、
前記決定手段は、前記所定の動作として前記スキャン動作が実行される場合、前記スキャン動作にて生成されたスキャンデータファイルを前記特定ファイルとして決定するとともに、前記スキャンデータファイルの保存先フォルダに対して所定の関係を有するフォルダ内に存在するファイルを前記対応ファイルとして決定することを特徴とする情報処理システム。
【請求項１８】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記情報処理装置は、画像処理装置であり、
前記所定の動作は、前記画像処理装置におけるプリント動作を含むことを特徴とする情報処理システム。
【請求項１９】
請求項１８に記載の情報処理システムにおいて、
前記決定手段は、前記所定の動作として前記プリント動作が実行される場合、前記プリント動作の印刷対象データファイルを前記特定ファイルとして決定するとともに、前記印刷対象データファイルの保存元フォルダに対して所定の関係を有するフォルダ内に存在するファイルを前記対応ファイルとして決定することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２０】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記情報処理装置は、画像処理装置であり、
前記所定の動作は、前記画像処理装置におけるファクシミリ送信動作を含むことを特徴とする情報処理システム。
【請求項２１】
請求項２０に記載の情報処理システムにおいて、
前記決定手段は、前記所定の動作として前記ファクシミリ送信動作が実行される場合、前記ファクシミリ送信動作にて生成されたスキャンデータファイルを前記特定ファイルとして決定するとともに、前記画像処理装置の前記リモートアクセスユーザ向けのファイル記憶領域内に存在するファイルを前記対応ファイルとして決定することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２２】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記情報処理装置は、画像処理装置であり、
前記所定の動作は、前記画像処理装置におけるコピー動作を含むことを特徴とする情報処理システム。
【請求項２３】
請求項２２に記載の情報処理システムにおいて、
前記決定手段は、前記所定の動作として前記コピー動作が実行される場合、前記コピー動作にて生成されたスキャンデータファイルを前記特定ファイルとして決定するとともに、前記画像処理装置の前記リモートアクセスユーザ向けのファイル記憶領域内に存在するファイルを前記対応ファイルとして決定することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２４】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記所定の動作は、前記情報処理装置におけるデータコピー動作を含むことを特徴とする情報処理システム。
【請求項２５】
請求項２４に記載の情報処理システムにおいて、
前記決定手段は、前記所定の動作として前記情報処理装置における前記データコピー動作が実行される場合、前記データコピー動作における複写先のフォルダに対して所定の関係を有するフォルダ内に存在するファイル、および／または前記データコピー動作における複写元のフォルダに対して所定の関係を有するフォルダ内に存在するファイル、を前記対応ファイルとして決定することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２６】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、前記ワークフローにおける担当者を、前記リモートアクセスユーザである第１ユーザから別のユーザである第２ユーザへと変更する変更要求が受け付けられた場合、
前記サーバの格納手段において前記第１ユーザ向けの格納領域内に格納されていた前記特定ファイルと前記対応ファイルとを、前記サーバの格納手段における前記第２ユーザ向けの格納領域内にコピーするとともに、
前記第２ユーザ向けの格納領域内にコピーされて前記第２ユーザ向けの格納領域内に存在する前記特定ファイルを前記ワークフローにおける前記回覧対象ファイルとして更新登録し、
前記第２ユーザ向けの格納領域内にコピーされて前記第２ユーザ向けの格納領域内に存在する前記対応ファイルを、前記回覧対象ファイルに関連する前記関連ファイルとして更新登録することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２７】
請求項２６に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、
前記登録指令に応じて、前記回覧対象ファイルと前記関連ファイルとの関連付けに関する関連付け情報を生成するとともに、前記回覧対象ファイルへのリンク情報と前記関連ファイルへのリンク情報とが埋め込まれた関連ファイルリストを前記関連付け情報に基づき生成し、
前記ワークフローの前記担当者を前記第１ユーザから前記第２ユーザへと変更する前記変更要求が受け付けられた場合、前記関連付け情報を更新するとともに、更新された前記関連付け情報に基づき前記関連ファイルリストをも更新することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２８】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、前記特定ファイルと前記関連ファイルとにおいて追加あるいは変更されたページ数に関する情報を取得し、
前記第２通信手段は、取得された前記ページ数に関する前記情報を当該情報の問合せ元装置に対して送信することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２９】
請求項２８に記載の情報処理システムにおいて、
前記第２通信手段は、前記ページ数に関する前記情報をグラフ化した状態で前記問合せ元装置に対して送信することを特徴とする情報処理システム。
【請求項３０】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記登録制御手段は、前記関連ファイルに関して追加あるいは変更されたファイル数に関する情報を取得し、
前記第２通信手段は、取得された前記ファイル数に関する前記情報を当該情報の問合せ元装置に対して送信することを特徴とする情報処理システム。
【請求項３１】
請求項３０に記載の情報処理システムにおいて、
前記第２通信手段は、前記ファイル数に関する前記情報をグラフ化した状態で前記問合せ元装置に対して送信することを特徴とする情報処理システム。
【請求項３２】
ワークフローを管理するサーバであって、
ユーザの指示に基づき所定の動作を実行する情報処理装置から、前記情報処理装置での前記所定の動作に関する特定ファイルであって、前記所定の動作における操作対象のファイルまたは前記所定の動作にて生成されたファイルである特定ファイルと、当該特定ファイルに対応する対応ファイルとを受信するファイル受信手段と、
前記ワークフローの登録前において前記情報処理装置から送信されてきた前記特定ファイルと前記対応ファイルとを互いに関連付けて格納する格納手段と、
前記サーバへのリモートアクセスが許可されているユーザであるリモートアクセスユーザによる登録指示操作に基づく登録指令であって、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録すべき旨の登録指令を、登録指示装置から受信する登録指令受信手段と、
前記登録指令に基づき、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける前記回覧対象ファイルとして登録するとともに、前記特定ファイルに関連付けて格納されている前記対応ファイルを、前記回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録する登録制御手段と、
を備えることを特徴とするサーバ。
【請求項３３】
ワークフローを管理するサーバに内蔵されたコンピュータに、
ａ）ユーザの指示に基づき所定の動作を実行する情報処理装置から、前記情報処理装置での前記所定の動作に関する特定ファイルであって、前記所定の動作における操作対象のファイルまたは前記所定の動作にて生成されたファイルである特定ファイルと、当該特定ファイルに対応する対応ファイルとを受信するステップと、
ｂ）前記ワークフローの登録前において前記情報処理装置から送信されてきた前記特定ファイルと前記対応ファイルとを互いに関連付けて格納するステップと、
ｃ）前記サーバへのリモートアクセスが許可されているユーザであるリモートアクセスユーザによる登録指示操作に基づく登録指令であって、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録すべき旨の登録指令を、登録指示装置から受信するステップと、
ｄ）前記登録指令に基づき、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける前記回覧対象ファイルとして登録するとともに、前記特定ファイルに関連付けて格納されている前記対応ファイルを、前記回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録するステップと、
を実行させるためのプログラム。
【請求項３４】
ワークフローを管理するサーバとの間で情報を授受する情報処理装置であって、
前記情報処理装置での所定の動作に関する特定ファイルであって、前記所定の動作における操作対象のファイルまたは前記所定の動作にて生成されたファイルである特定ファイル、に対応する対応ファイルを所定の基準に基づいて決定する決定手段と、
前記特定ファイルを前記ワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録し且つ前記対応ファイルを前記回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録するために、前記ワークフローの登録前において前記特定ファイルと前記対応ファイルとを前記サーバに送信する通信手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項３５】
ワークフローを管理するサーバとの間で情報を授受する情報処理装置に内蔵されたコンピュータに、
ａ）前記情報処理装置での所定の動作に関する特定ファイルであって、前記所定の動作における操作対象のファイルまたは前記所定の動作にて生成されたファイルである特定ファイル、に対応する対応ファイルを所定の基準に基づいて決定するステップと、
ｂ）前記特定ファイルを前記ワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録し且つ前記対応ファイルを前記回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録するために、前記ワークフローの登録前において前記特定ファイルと前記対応ファイルとを前記サーバに送信するステップと、
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システムおよびそれに関連する技術に関し、特にワークフローを管理するワークフロー管理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等にて或る文書ファイルを１又は複数の回覧者の間で回覧するワークフローをコンピュータシステムを用いて実現する技術が存在する（特許文献１等参照）。当該ワークフローとしては、文書ファイルを１又は複数の承認者を経て承認する承認ワークフロー等が存在する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−１８３３８９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ワークフローにて或る文書ファイルが承認される際には、承認対象（回覧対象）の文書ファイル（承認対象ファイルあるいは回覧対象ファイルとも称する）のみならず、当該回覧対象ファイルに関連する関連ファイルをも参照することが行われ得る。
【０００５】
具体的には、或るユーザが、ワークフローシステムにおいてワークフローを起動させるとともに、回覧対象ファイルと当該回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとを当該ワークフローに紐付けて登録する。ユーザによってワークフローに登録された回覧対象ファイルは、当該ワークフローに規定された回覧手続に従って処理される。たとえば、当該回覧対象ファイルは、複数人の承認者による承認処理を順次に経た後に、正式に承認される。
【０００６】
このようなワークフローへの登録動作は、社内ネットワーク（社内のＬＡＮ）内のコンピュータ等を利用して社内で実行されることもあるが、これにとどまらず、社内ネットワーク（社内のＬＡＮ）の外部からリモートアクセス機能を利用して実行されることもある。
【０００７】
ここにおいて、ユーザは、リモートアクセス機能を用いて回覧対象ファイルをワークフローに登録する登録動作等を突発的に求められることがある。たとえば、或るユーザが、回覧対象ファイルおよび関連デーファイルをワークフローに登録する登録動作を社外（自宅等）からのリモートアクセス機能を用いて行うことを、突然求められることがある。一方、登録対象のデータファイルは、ユーザの自宅のコンピュータには保存されていないこともある。
【０００８】
また、当該データファイルをＵＳＢメモリ等に格納して持ち歩くことは、セキュリティ上の観点からは望ましくなく、当該データファイルを社内から持ち出すことを避けることが好ましい。このような観点から、当該データファイルをサーバにて管理することが考えられる。
【０００９】
上述のような突発的な要求にも対応できるようにするため、各リモートワークユーザの全てのファイルをサーバ内に常に格納しておくことも考えられる。
【００１０】
しかしながら、各リモートワークユーザの全てのファイルがサーバ内に常に格納されると、サーバにおける格納量が膨大になりサーバの格納容量が圧迫される。
【００１１】
そこで、この発明は、回覧対象ファイルをワークフローに登録する登録動作をユーザがリモートアクセスを用いて突発的に行うことを可能にしつつ、各リモートワークユーザの全てのファイルがサーバにおいて格納される場合に比べて格納ファイル容量を抑制することが可能な技術を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記課題を解決すべく、請求項１の発明は、情報処理システムであって、ワークフローを管理するサーバと、ユーザの指示に基づき所定の動作を実行する情報処理装置と、前記サーバへのリモートアクセスが許可されているユーザであるリモートアクセスユーザからの前記ワークフローに関する登録指示操作を受け付ける登録指示装置と、を備え、前記情報処理装置は、前記所定の動作に関する特定ファイルであって、前記所定の動作における操作対象のファイルまたは前記所定の動作にて生成されたファイルである特定ファイル、に対応する対応ファイルを所定の基準に基づいて決定する決定手段と、前記ワークフローの登録前において前記特定ファイルと前記対応ファイルとを前記サーバに送信する第１通信手段と、を有し、前記サーバは、前記情報処理装置から送信されてきた前記特定ファイルと前記対応ファイルとを受信する第２通信手段と、前記情報処理装置から送信されてきた前記特定ファイルと前記対応ファイルとを互いに関連付けて格納する格納手段、を有し、前記登録指示装置は、前記登録指示操作に基づく登録指令であって、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録すべき旨の登録指令を前記サーバに送信する第３通信手段と、を有し、前記サーバは、前記登録指令に基づき、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける前記回覧対象ファイルとして登録するとともに、前記特定ファイルに関連付けて格納されている前記対応ファイルを、前記回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録する登録制御手段、をさらに有することを特徴とする。
【００１３】
請求項２の発明は、請求項１の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記登録指令に応じて、前記回覧対象ファイルと前記関連ファイルとの関連付けに関する関連付け情報を生成することを特徴とする。
【００１４】
請求項３の発明は、請求項２の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記登録指令に先立って、前記情報処理装置から送信されてきた前記特定ファイルと前記対応ファイルとの関連付けに関する予備情報を生成し、前記登録指令に応じて、前記予備情報に基づき前記関連付け情報を生成することを特徴とする。
【００１５】
請求項４の発明は、請求項２の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記関連付け情報に基づき、前記回覧対象ファイルへのリンク情報と前記関連ファイルへのリンク情報とが埋め込まれた関連ファイルリストを生成することを特徴とする。
【００１６】
請求項５の発明は、請求項４の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記特定ファイルが前記回覧対象ファイルとして登録される前において、前記特定ファイルおよび前記対応ファイルが格納されている所定のフォルダ範囲内にてファイルの編集と追加との少なくとも一方を含む更新処理が行われた場合、当該更新処理に関する履歴情報を取得し、当該履歴情報に基づき前記関連ファイルリストを生成することを特徴とする。
【００１７】
請求項６の発明は、請求項４の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記関連ファイルリストを含むページを前記特定ファイル内に追加することを特徴とする。
【００１８】
請求項７の発明は、請求項４の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記特定ファイルが前記回覧対象ファイルとして登録された後において、前記回覧対象ファイルおよび前記関連ファイルが格納されている所定のフォルダ範囲内にてファイルの編集と追加との少なくとも一方を含む更新処理が行われた場合、当該更新処理に関する履歴情報を取得し、当該履歴情報に基づき前記関連ファイルリストを更新することを特徴とする。
【００１９】
請求項８の発明は、請求項２の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記関連付け情報に基づき、前記回覧対象ファイルと前記関連ファイルとを含むファイル群に関するフォルダ構造表示画面を生成することを特徴とする。
【００２０】
請求項９の発明は、請求項８の発明に係る情報処理システムにおいて、前記フォルダ構造表示画面においては、前記回覧対象ファイルと前記関連ファイルとが互いに区別されていることを特徴とする。
【００２１】
請求項１０の発明は、請求項４の発明に係る情報処理システムにおいて、前記サーバは、前記ワークフローの登録後において、前記ワークフローの利用者からの前記関連ファイルに対するアクセス要求を前記関連ファイルリストを利用して受け付け、当該アクセス要求に応じて前記関連ファイルにアクセスするアクセス制御手段、を有することを特徴とする。
【００２２】
請求項１１の発明は、請求項１０の発明に係る情報処理システムにおいて、前記ワークフローの利用者は、前記リモートアクセスユーザである登録者を含むことを特徴とする。
【００２３】
請求項１２の発明は、請求項１０の発明に係る情報処理システムにおいて、前記ワークフローの利用者は、前記ワークフローの回覧対象者を含むことを特徴とする。
【００２４】
請求項１３の発明は、請求項１０の発明に係る情報処理システムにおいて、前記アクセス制御手段は、前記ワークフローの登録者と前記ワークフローの回覧対象者との通信の実行を指示する通信ボタンを前記ワークフローの操作画面において表示させることを特徴とする。
【００２５】
請求項１４の発明は、請求項１０の発明に係る情報処理システムにおいて、前記アクセス制御手段は、前記ワークフローの登録者である元の担当者と前記ワークフローの新たな担当者と前記ワークフローの回覧対象者との間での三者通信の実行を指示する通信ボタン群を前記ワークフローの操作画面において表示させることを特徴とする。
【００２６】
請求項１５の発明は、請求項１の発明に係る情報処理システムにおいて、前記特定ファイルと前記対応ファイルとは、前記サーバの前記格納手段内の特定領域内に格納され、前記サーバは、前記特定ファイルが前記回覧対象ファイルとして登録され且つ前記対応ファイルが前記関連ファイルとして登録された後において、前記特定領域へのアクセス権限が前記ワークフローの回覧対象者に未だ付与されていない場合、前記特定領域への前記アクセス権限を前記回覧対象者に付与するアクセス制御手段、を有することを特徴とする。
【００２７】
請求項１６の発明は、請求項１の発明に係る情報処理システムにおいて、前記情報処理装置は、画像処理装置であり、前記所定の動作は、前記画像処理装置におけるスキャン動作を含むことを特徴とする。
【００２８】
請求項１７の発明は、請求項１６の発明に係る情報処理システムにおいて、前記決定手段は、前記所定の動作として前記スキャン動作が実行される場合、前記スキャン動作にて生成されたスキャンデータファイルを前記特定ファイルとして決定するとともに、前記スキャンデータファイルの保存先フォルダに対して所定の関係を有するフォルダ内に存在するファイルを前記対応ファイルとして決定することを特徴とする。
【００２９】
請求項１８の発明は、請求項１の発明に係る情報処理システムにおいて、前記情報処理装置は、画像処理装置であり、前記所定の動作は、前記画像処理装置におけるプリント動作を含むことを特徴とする。
【００３０】
請求項１９の発明は、請求項１８の発明に係る情報処理システムにおいて、前記決定手段は、前記所定の動作として前記プリント動作が実行される場合、前記プリント動作の印刷対象データファイルを前記特定ファイルとして決定するとともに、前記印刷対象データファイルの保存元フォルダに対して所定の関係を有するフォルダ内に存在するファイルを前記対応ファイルとして決定することを特徴とする。
【００３１】
請求項２０の発明は、請求項１の発明に係る情報処理システムにおいて、前記情報処理装置は、画像処理装置であり、前記所定の動作は、前記画像処理装置におけるファクシミリ送信動作を含むことを特徴とする。
【００３２】
請求項２１の発明は、請求項２０の発明に係る情報処理システムにおいて、前記決定手段は、前記所定の動作として前記ファクシミリ送信動作が実行される場合、前記ファクシミリ送信動作にて生成されたスキャンデータファイルを前記特定ファイルとして決定するとともに、前記画像処理装置の前記リモートアクセスユーザ向けのファイル記憶領域内に存在するファイルを前記対応ファイルとして決定することを特徴とする。
【００３３】
請求項２２の発明は、請求項１の発明に係る情報処理システムにおいて、前記情報処理装置は、画像処理装置であり、前記所定の動作は、前記画像処理装置におけるコピー動作を含むことを特徴とする。
【００３４】
請求項２３の発明は、請求項２２の発明に係る情報処理システムにおいて、前記決定手段は、前記所定の動作として前記コピー動作が実行される場合、前記コピー動作にて生成されたスキャンデータファイルを前記特定ファイルとして決定するとともに、前記画像処理装置の前記リモートアクセスユーザ向けのファイル記憶領域内に存在するファイルを前記対応ファイルとして決定することを特徴とする。
【００３５】
請求項２４の発明は、請求項１の発明に係る情報処理システムにおいて、前記所定の動作は、前記情報処理装置におけるデータコピー動作を含むことを特徴とする。
【００３６】
請求項２５の発明は、請求項２４の発明に係る情報処理システムにおいて、前記決定手段は、前記所定の動作として前記情報処理装置における前記データコピー動作が実行される場合、前記データコピー動作における複写先のフォルダに対して所定の関係を有するフォルダ内に存在するファイル、および／または前記データコピー動作における複写元のフォルダに対して所定の関係を有するフォルダ内に存在するファイル、を前記対応ファイルとして決定することを特徴とする。
【００３７】
請求項２６の発明は、請求項１の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記ワークフローにおける担当者を、前記リモートアクセスユーザである第１ユーザから別のユーザである第２ユーザへと変更する変更要求が受け付けられた場合、前記サーバの格納手段において前記第１ユーザ向けの格納領域内に格納されていた前記特定ファイルと前記対応ファイルとを、前記サーバの格納手段における前記第２ユーザ向けの格納領域内にコピーするとともに、前記第２ユーザ向けの格納領域内にコピーされて前記第２ユーザ向けの格納領域内に存在する前記特定ファイルを前記ワークフローにおける前記回覧対象ファイルとして更新登録し、前記第２ユーザ向けの格納領域内にコピーされて前記第２ユーザ向けの格納領域内に存在する前記対応ファイルを、前記回覧対象ファイルに関連する前記関連ファイルとして更新登録することを特徴とする。
【００３８】
請求項２７の発明は、請求項２６の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記登録指令に応じて、前記回覧対象ファイルと前記関連ファイルとの関連付けに関する関連付け情報を生成するとともに、前記回覧対象ファイルへのリンク情報と前記関連ファイルへのリンク情報とが埋め込まれた関連ファイルリストを前記関連付け情報に基づき生成し、前記ワークフローの前記担当者を前記第１ユーザから前記第２ユーザへと変更する前記変更要求が受け付けられた場合、前記関連付け情報を更新するとともに、更新された前記関連付け情報に基づき前記関連ファイルリストをも更新することを特徴とする。
【００３９】
請求項２８の発明は、請求項１の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記特定ファイルと前記関連ファイルとにおいて追加あるいは変更されたページ数に関する情報を取得し、前記第２通信手段は、取得された前記ページ数に関する前記情報を当該情報の問合せ元装置に対して送信することを特徴とする。
【００４０】
請求項２９の発明は、請求項２８の発明に係る情報処理システムにおいて、前記第２通信手段は、前記ページ数に関する前記情報をグラフ化した状態で前記問合せ元装置に対して送信することを特徴とする。
【００４１】
請求項３０の発明は、請求項１の発明に係る情報処理システムにおいて、前記登録制御手段は、前記関連ファイルに関して追加あるいは変更されたファイル数に関する情報を取得し、前記第２通信手段は、取得された前記ファイル数に関する前記情報を当該情報の問合せ元装置に対して送信することを特徴とする。
【００４２】
請求項３１の発明は、請求項３０の発明に係る情報処理システムにおいて、前記第２通信手段は、前記ファイル数に関する前記情報をグラフ化した状態で前記問合せ元装置に対して送信することを特徴とする。
【００４３】
請求項３２の発明は、ワークフローを管理するサーバであって、ユーザの指示に基づき所定の動作を実行する情報処理装置から、前記情報処理装置での前記所定の動作に関する特定ファイルであって、前記所定の動作における操作対象のファイルまたは前記所定の動作にて生成されたファイルである特定ファイルと、当該特定ファイルに対応する対応ファイルとを受信するファイル受信手段と、前記ワークフローの登録前において前記情報処理装置から送信されてきた前記特定ファイルと前記対応ファイルとを互いに関連付けて格納する格納手段と、前記サーバへのリモートアクセスが許可されているユーザであるリモートアクセスユーザによる登録指示操作に基づく登録指令であって、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録すべき旨の登録指令を、登録指示装置から受信する登録指令受信手段と、前記登録指令に基づき、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける前記回覧対象ファイルとして登録するとともに、前記特定ファイルに関連付けて格納されている前記対応ファイルを、前記回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録する登録制御手段と、を備えることを特徴とする。
【００４４】
請求項３３の発明は、ワークフローを管理するサーバに内蔵されたコンピュータに、ａ）ユーザの指示に基づき所定の動作を実行する情報処理装置から、前記情報処理装置での前記所定の動作に関する特定ファイルであって、前記所定の動作における操作対象のファイルまたは前記所定の動作にて生成されたファイルである特定ファイルと、当該特定ファイルに対応する対応ファイルとを受信するステップと、ｂ）前記ワークフローの登録前において前記情報処理装置から送信されてきた前記特定ファイルと前記対応ファイルとを互いに関連付けて格納するステップと、ｃ）前記サーバへのリモートアクセスが許可されているユーザであるリモートアクセスユーザによる登録指示操作に基づく登録指令であって、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録すべき旨の登録指令を、登録指示装置から受信するステップと、ｄ）前記登録指令に基づき、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける前記回覧対象ファイルとして登録するとともに、前記特定ファイルに関連付けて格納されている前記対応ファイルを、前記回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録するステップと、を実行させるためのプログラムであることを特徴とする。
【００４５】
請求項３４の発明は、ワークフローを管理するサーバとの間で情報を授受する情報処理装置であって、前記情報処理装置での所定の動作に関する特定ファイルであって、前記所定の動作における操作対象のファイルまたは前記所定の動作にて生成されたファイルである特定ファイル、に対応する対応ファイルを所定の基準に基づいて決定する決定手段と、前記特定ファイルを前記ワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録し且つ前記対応ファイルを前記回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録するために、前記ワークフローの登録前において前記特定ファイルと前記対応ファイルとを前記サーバに送信する通信手段と、を備えることを特徴とする。
【００４６】
請求項３５の発明は、ワークフローを管理するサーバとの間で情報を授受する情報処理装置に内蔵されたコンピュータに、ａ）前記情報処理装置での所定の動作に関する特定ファイルであって、前記所定の動作における操作対象のファイルまたは前記所定の動作にて生成されたファイルである特定ファイル、に対応する対応ファイルを所定の基準に基づいて決定するステップと、ｂ）前記特定ファイルを前記ワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録し且つ前記対応ファイルを前記回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録するために、前記ワークフローの登録前において前記特定ファイルと前記対応ファイルとを前記サーバに送信するステップと、を実行させるためのプログラムであることを特徴とする。
【発明の効果】
【００４７】
請求項１から請求項３５に記載の発明によれば、特定ファイルがサーバに予め送信されるので、当該特定ファイルを回覧対象ファイルとしてワークフローに登録する登録動作をユーザがリモートアクセスを用いて突発的に行うことが可能である。また、特定ファイルと対応ファイルとがサーバに予め送信されるので、当該特定ファイルを回覧対象ファイルとして登録し且つ対応ファイルを関連ファイルとして登録する登録動作をユーザがリモートアクセスを用いて突発的に行うことも可能である。さらに、各リモートワークユーザの全てのファイルがサーバにおいて格納される場合に比べて、サーバにおける格納ファイル容量を抑制することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】情報処理システムの構成を示す概略図である。
【図２】ＭＦＰの機能ブロックを示す図である。
【図３】サーバの機能ブロックを示す図である。
【図４】本システムにおける動作の概略を示す概念図である。
【図５】本システムにおける動作の概略を示す概念図である。
【図６】本システムにおける動作の概略を示す概念図である。
【図７】ＭＦＰの動作を示すフローチャートである。
【図８】ＭＦＰの動作を示すフローチャートである。
【図９】サーバの動作を示すフローチャートである。
【図１０】サーバの動作を示すフローチャートである。
【図１１】対応ファイルの範囲を定義する定義ファイルを示す図である。
【図１２】ＭＦＰにおけるＰＣプリント動作に応じてクライアント（ＰＣ）から収集されたファイルがサーバに格納される様子を示す図である。
【図１３】ＭＦＰにおけるスキャン動作に応じてクライアント（ＰＣ）から収集されたファイルがサーバに格納される様子を示す図である。
【図１４】ＭＦＰにおけるファクシミリ送信動作に応じてＭＦＰのボックス内から収集されたファイルがサーバに格納される様子を示す図である。
【図１５】ＭＦＰにおけるコピー動作に応じてＭＦＰのボックス内から収集されたファイルがサーバに格納される様子を示す図である。
【図１６】収集された特定ファイルと対応ファイルとがサーバの所定のフォルダ範囲内に格納されている様子を示す図である。
【図１７】承認ワークフローの概要を概念的に示す図である。
【図１８】承認ワークフローにおける各種の処理を示す図である。
【図１９】ワークフローのメイン操作画面を示す図である。
【図２０】フォルダ構造表示画面を示す図である。
【図２１】関連ファイルリストを示す図である。
【図２２】特定範囲フォルダ群内の総ファイル数の経時変化を示す図である。
【図２３】特定範囲フォルダ群内の総ページ数の経時変化を示す図である。
【図２４】移管内容設定画面を示す図である。
【図２５】元の担当者向けの特定範囲フォルダ群内のファイル群が、新たな担当者向けの特定範囲フォルダ群内にコピーされる様子を示す図である。
【図２６】クライアントにおけるデータコピー動作に応じてクライアント（ＰＣ）から収集されたファイルがサーバに格納される様子を示す図である。
【図２７】定義ファイルの他の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００４９】
以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
【００５０】
＜１．システム構成＞
図１は、本発明の実施形態に係る情報処理システム１の構成を示す概略図である。図１に示されるように、情報処理システム１は、サーバコンピュータ（以下、単にサーバとも称する）３０，５０とＭＦＰ１０とクライアントコンピュータ（以下、単にクライアントとも称する）７０とを備える。サーバ３０は、ユーザの認証処理等を実行するサーバであり、認証サーバとも称される。サーバ５０は、ワークフロー等を管理するサーバであり、管理サーバとも称される。また、サーバ５０は、各種のデータファイル（電子文書等）を保存するサーバであり、ファイルサーバとも称される。なお、この情報処理システム１は、ワークフローを管理するシステムであることから、ワークフロー管理システムとも称される。また、情報処理システム１は、文書（電子文書）を管理するシステムであることから、文書管理システムなどとも称される。
【００５１】
ＭＦＰ１０とサーバ３０とサーバ５０とクライアント７０とは、通信ネットワーク（以下、単にネットワークとも称する）を介して互いに接続される。当該ネットワークは、ＬＡＮ（Local Area Network）およびインターネットなどによって構成される。また、ネットワークに対する接続態様は、有線接続であってもよく、或いは無線接続であってもよい。
【００５２】
ＭＦＰ１０（１０ａ，１０ｂ）は、ユーザの指示に基づき所定の動作（プリント動作、スキャン動作、コピー動作等）を実行する画像処理装置である。ＭＦＰ１０は、情報を処理する装置でもあり、情報処理装置とも称される。ＭＦＰ１０は、サーバ５０と同じＬＡＮ（社内ＬＡＮ）内に存在する。ＭＦＰ１０は、サーバ５０との間で情報の授受を行う。
【００５３】
クライアント７０（７０ａ，７０ｂ，７０ｃ，７０ｄ）は、情報処理装置（パーソナルコンピュータ、タブレット端末等）である。各クライアント７０は、ユーザ操作等に基づいて文書（電子文書）を作成する装置（電子文書作成装置とも称される）である。また、各クライアント７０は、ワークフローに関する登録指示操作（新規登録および変更登録等）をユーザから受け付ける装置でもあり、登録指示装置とも称される。複数のクライアント７０（７０ａ，７０ｂ，７０ｃ，７０ｄ）のうち、クライアント７０ａ，７０ｂは社内ＬＡＮの内部に存在し、クライアント７０ｃ，７０ｄは、社内ＬＡＮの外部に存在する。
【００５４】
管理サーバ５０は、ワークフローを管理するサーバである。サーバ５０は、たとえば社内ＬＡＮ内部に存在する社内サーバとして設けられる。サーバ５０は、所定のＬＡＮ（社内ＬＡＮ）の内部のクライアント７０（７０ａ，７０ｂ等）からのアクセスを受け付けるとともに、当該所定のＬＡＮの外部のクライアント７０（たとえば、クライアント７０ｃ，７０ｃ）等からのアクセスをも受け付ける。また、サーバ５０は、リモートアクセス権限を有するユーザ（たとえば、ユーザＵ１〜Ｕ３，Ｕ５１〜Ｕ５５）によるリモートアクセス（所定のＬＡＮの外部のクライアント７０からのアクセス）を受け付ける。サーバ５０は、リモートアクセス権限を有しないユーザ（たとえば、ユーザＵ２０）によるリモートアクセスを受け付けない。
【００５５】
また、認証サーバ３０は、社内ＬＡＮの内部に存在する。認証サーバ３０は、管理サーバ５０あるいはＭＦＰ１０等に対するユーザ認証に利用される。
【００５６】
具体的には、ユーザがサーバ５０に対してリモートアクセス（リモートログイン）する際には、ユーザによって入力された認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード等）がサーバ５０からサーバ３０へと転送され、サーバ３０にて認証処理が実行される。そして、サーバ３０による認証結果がサーバ５０へと返信され、サーバ５０は、サーバ３０から受信した認証結果に基づいて認証の許否を判定する。
【００５７】
同様に、ユーザがＭＦＰ１０に対してログインする際には、ユーザによって入力された認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード等）がＭＦＰ１０からサーバ３０へと転送され、サーバ３０にて認証処理が実行される。そして、サーバ３０による認証結果がＭＦＰ１０へと返信され、ＭＦＰ１０は、サーバ３０から受信した認証結果に基づいて認証の許否を判定する。
【００５８】
次に、ＭＦＰ１０およびサーバ５０について説明する。
【００５９】
＜２．ＭＦＰ１０の構成＞
図２は、ＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル（Multi-Functional Peripheral））１０の機能ブロックを示す図である。
【００６０】
ＭＦＰ１０は、スキャン機能、コピー機能、ファクシミリ機能およびボックス格納機能などを備える装置（複合機とも称する）である。具体的には、ＭＦＰ１０は、図２の機能ブロック図に示すように、画像読取部２、印刷出力部３、通信部４、格納部５、操作部６およびコントローラ９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。なお、ＭＦＰ１０は、画像処理装置あるいは画像形成装置などとも表現される。
【００６１】
画像読取部２は、ＭＦＰ１０の所定の位置に載置された原稿を光学的に読み取って（すなわちスキャンして）、当該原稿の画像データ（原稿画像なしいスキャン画像とも称する）を生成する処理部である。この画像読取部２は、スキャン部であるとも称される。
【００６２】
印刷出力部３は、印刷対象に関するデータに基づいて紙などの各種の媒体に画像を印刷出力する出力部である。このＭＦＰ１０は、電子写真方式のプリンタ（フルカラープリンタ）でもあり、印刷出力部３は、露光部、現像部、転写部、定着部などの各種のハードウエア機構を有している。
【００６３】
通信部４は、公衆回線等を介したファクシミリ通信を行うことが可能な処理部である。さらに、通信部４は、ネットワークを介したネットワーク通信を行うことも可能である。このネットワーク通信では、たとえば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）およびＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）等の各種のプロトコルが利用される。当該ネットワーク通信を利用することによって、ＭＦＰ１０は、所望の相手先（たとえば、サーバ５０等）との間で各種のデータを授受することが可能である。通信部４は、各種データを送信する送信部４ａと各種データを受信する受信部４ｂとを有する。
【００６４】
格納部５は、半導体メモリ（ＲＡＭ等）およびハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置で構成される。
【００６５】
操作部６は、ＭＦＰ１０に対する操作入力を受け付ける操作入力部６ａと、各種情報の表示出力を行う表示部６ｂとを備えている。このＭＦＰ１０においては、略板状の操作パネル部１８（図１参照）が設けられ、当該操作パネル部１８は、その正面側にタッチパネル１９（図１参照）を有している。タッチパネル１９は、液晶表示パネルに圧電センサ等が埋め込まれて構成され、各種情報を表示するとともに操作者からの操作入力を受け付けることが可能である。たとえば、タッチパネル１９においては、メニュー画面等の各種の画面（ボタン画像等を含む）等が表示される。操作者は、タッチパネル１９内に仮想的に配置されるボタン（ボタン画像で表現されるボタン）を押下することによって、ＭＦＰ１０の各種設定内容を変更することなどが可能である。タッチパネル１９は、操作入力部６ａの一部としても機能するとともに、表示部６ｂの一部としても機能する。
【００６６】
コントローラ（制御部）９は、ＭＦＰ１０に内蔵され、ＭＦＰ１０を統括的に制御する制御装置である。コントローラ９は、ＣＰＵおよび各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ）等を備えるコンピュータシステムとして構成される。コントローラ９は、ＣＰＵにおいて、ＲＯＭ（例えば、ＥＥＰＲＯＭ（登録商標））内に格納されている所定のソフトウエアプログラム（以下、単にプログラムとも称する）を実行することによって、各種の処理部を実現する。なお、当該プログラム（詳細にはプログラムモジュール群）は、ＵＳＢメモリなどの可搬性の記録媒体に記録され、当該記録媒体から読み出されてＭＦＰ１０にインストールされるようにしてもよい。あるいは、当該プログラムは、ネットワーク等を経由してダウンロードされてＭＦＰ１０にインストールされるようにしてもよい。
【００６７】
具体的には、図２に示すように、コントローラ９は、当該プログラムの実行により、通信制御部１１ａと入力制御部１１ｂと表示制御部１１ｃと動作制御部１１ｄと決定部１１ｅと認証制御部１１ｆとを含む各種の処理部を実現する。
【００６８】
通信制御部１１ａは、他の装置（サーバ５０等）との間の通信動作を制御する処理部である。
【００６９】
表示制御部１１ｃは、表示部６ｂにおける表示動作を制御する処理部である。表示制御部１１ｃは、ＭＦＰ１０を操作するための操作画面（ＭＦＰ１０におけるジョブに関する設定画面を含む）等を表示部６ｂに表示させる。
【００７０】
入力制御部１１ｂは、操作入力部６ａに対する操作入力動作を制御する制御部である。たとえば、入力制御部１１ｂは、操作画面に対する操作入力を受け付ける動作を制御する。
【００７１】
動作制御部１１ｄは、ＭＦＰ１０における各種動作（印刷出力動作、スキャン動作、ファクシミリ通信動作等）を制御する制御部である。
【００７２】
決定部１１ｅは、所定の動作における特定ファイル（操作対象ファイルまたは生成ファイル）に対応する対応ファイルを所定の基準に基づいて決定する処理部である。
【００７３】
認証制御部１１ｆは、ユーザ認証処理を実行する処理部である。認証制御部１１ｆは、たとえば認証サーバ３０と協働してユーザ認証処理を実行する。
【００７４】
＜３．サーバ５０の構成＞
次に、図３を参照しながら、サーバ５０の構成について説明する。図３は、サーバ５０の機能ブロックを示す図である。
【００７５】
サーバ５０は、図３の機能ブロック図に示すように、通信部５４、格納部５５およびコントローラ５９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。
【００７６】
通信部５４は、ネットワークを介したネットワーク通信を行うことが可能である。このネットワーク通信では、たとえば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）等の各種のプロトコルが利用される。当該ネットワーク通信を利用することによって、サーバ５０は、所望の相手先（ＭＦＰ１０およびクライアント７０等）との間で各種のデータを授受することが可能である。通信部５４は、各種データを送信する送信部５４ａと各種データを受信する受信部５４ｂとを有する。
【００７７】
格納部５５は、半導体メモリ（ＲＡＭ等）およびハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置で構成される。
【００７８】
図３のコントローラ（制御部）５９は、サーバ５０に内蔵され、サーバ５０を統括的に制御する制御装置である。コントローラ５９は、ＣＰＵおよび各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ）等を備えるコンピュータシステムとして構成される。コントローラ５９は、ＣＰＵにおいて、記憶部（半導体メモリ等）内に格納されている所定のプログラム（ＯＳおよびアプリケーション等）を実行することによって、各種の処理部を実現する。なお、当該プログラム（詳細にはプログラムモジュール群）は、可搬性の記録媒体（ＣＤ−ＲＯＭおよびＵＳＢメモリなど）に記録され、当該記録媒体から読み出されてサーバ５０にインストールされてもよい。あるいは、当該プログラムは、ネットワーク等を経由して送信され、サーバ５０にインストールされるようにしてもよい。
【００７９】
コントローラ５９は、当該プログラムの実行により、通信制御部５９ａと登録制御部５９ｂとアクセス制御部５９ｄとを含む各種の処理部を実現する。
【００８０】
通信制御部５９ａは、通信部５４等と協働して、ＭＦＰ１０およびクライアント７０等との通信動作を制御する処理部である。通信制御部５９ａは、ユーザの指示に基づき所定の動作を実行する情報処理装置（ＭＦＰ１０等）から、当該情報処理装置での所定の動作に関する特定ファイル（所定の動作における操作対象のファイルまたは当該所定の動作にて生成されたファイル）と、当該特定ファイルに対応する対応ファイルとを受信する。また、通信制御部５９ａは、「リモートアクセスユーザ」による登録指示操作に基づく登録指令（特定ファイルをワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録すべき旨の登録指令）を、登録指示装置（クライアント７０ｃ等）から受信する。ここで、リモートアクセスユーザは、サーバ５０へのリモートアクセスが許可されているユーザ（ＬＡＮ外からのリモートアクセスが可能なユーザ）である。
【００８１】
登録制御部５９ｂは、登録指示装置（クライアント７０ｃ（図１）等）からの登録指令に基づき、ワークフローにおける回覧対象ファイルと、当該回覧対象ファイルに関連付けられる関連ファイルとを登録する処理を実行する。具体的には、登録制御部５９ｂは、ＭＦＰ１０等における所定の動作に関する特定ファイル（サーバ５０に格納されている特定ファイル）をワークフローにおける「回覧対象ファイル」として登録する。さらに、登録制御部５９ｂは、当該特定ファイルに関連付けてサーバ５０に格納されている対応ファイルを、「関連ファイル」（回覧対象ファイルに関連するファイル）として登録する。また、登録制御部５９ｂは、担当者の移管処理等をも実行する。
【００８２】
登録制御部５９ｂは、回覧対象ファイルと関連ファイルとの関連付けに関する関連付け情報の生成処理を実行する。また、登録制御部５９ｂは、関連ファイルリスト２３０（後述）を生成するとともに、フォルダ構造表示画面３３０（後述）をも生成する。さらに、登録制御部５９ｂは、関連ファイルリスト２３０およびフォルダ構造表示画面３３０の更新処理等をも実行する。
【００８３】
また、登録制御部５９ｂは、特定ファイルと関連ファイルとに関して更新（変更および／または追加）されたページ数に関する情報を取得する。また、登録制御部５９ｂは、関連ファイルに関して更新（変更および／または追加）されたファイル数に関する情報を取得する。取得された情報は、グラフ化された状態で、当該情報の問合せ元装置（たとえば、クライアント７０ｂ，７０ｄ）に対して送信される。
【００８４】
アクセス制御部５９ｄは、関連ファイル等へのアクセスを制御する処理部である。アクセス制御部５９ｄは、ワークフローの登録後において関連ファイルに対するアクセス要求を関連ファイルリスト２３０等を利用して受け付け、当該アクセス要求に応じて関連ファイルにアクセスする。
【００８５】
また、アクセス制御部５９ｄは、ワークフローのメイン操作画面３１０において、ワークフローの登録者とワークフローの回覧対象者（承認者等）との通信を実行するための通信ボタン（３１５ａ，３１５ｂ，...）を表示させる処理をも実行する。
【００８６】
＜４．動作概要＞
次に、本システム１における動作の概要について、図４〜図６等を参照しつつ説明する。図４〜図６は、本システム１における動作の概略を示す概念図である。
【００８７】
図４に示されるように、情報処理システム１においては、まず、或るユーザ（ワークフローの担当者）Ｕ１がワークフローのメインドキュメントおよびその関連データファイル（メインドキュメントに関連するデータファイル）を、クライアントコンピュータ（単にクライアントとも称する）７０ａを用いて作成する。また、当該ユーザＵ１は、メインドキュメントに関する所定の動作をＭＦＰ１０を用いて実行する。たとえば、ユーザＵ１は、クライアント７０ａ内の所定フォルダ内に格納されているメインドキュメントをＭＦＰ１０を用いて印刷出力（プリントアウト）する。換言すれば、ユーザの指示に基づき、ＭＦＰ１０は、ＰＣプリント動作（所定の動作）を実行する。なお、これに限定されず、スキャン動作、コピー動作、および／またはファクシミリ送信動作等が所定の動作として実行されてもよい。
【００８８】
そして、所定の動作がＭＦＰ１０を用いて実行されると、ＭＦＰ１０は、当該所定の動作に関する特定ファイル（操作対象ファイルまたは生成ファイル）を取得するとともに、取得された当該特定ファイルを、後にワークフローで利用することに備えて、サーバ５０にアップロード（送信）する。たとえば、ＰＣプリントジョブに関する動作（プリント動作）が所定の動作としてＭＦＰ１０にて実行される場合、印刷出力されたメインドキュメントのデータファイル（操作対象ファイル）が、ＭＦＰ１０によって（クライアント７０等から）取得され、ＭＦＰ１０からサーバ５０にアップロードされる。あるいは、スキャンジョブに関する動作が所定の動作としてＭＦＰ１０にて実行される場合、スキャン処理によって生成されたメインドキュメントのデータファイル（生成ファイル）が、ＭＦＰ１０からサーバ５０にアップロードされる。
【００８９】
また、ＭＦＰは、当該特定ファイルに対応する対応ファイルを所定の基準（後述）に基づいて決定する。たとえば、プリントアウトされたドキュメントファイルが格納されていたフォルダの近傍に存在していたファイル（たとえば、当該ドキュメントファイルの格納先フォルダの子フォルダ内のデータファイル）が、「対応ファイル」として決定される。そして、ＭＦＰ１０は、当該対応ファイルをもサーバ５０にアップロード（送信）する。当該対応ファイルは、特定ファイルの存在場所（格納フォルダ）に対して所定程度よりも近い場所（比較的近いフォルダ（サブフォルダ等））内に存在するファイルであることに基づき、特定ファイルに対して所定程度よりも高い関連性を有するファイルであると判定され、ワークフローで将来利用されることに備えて、サーバ５０にアップロードされる。当該対応ファイルは、特定ファイルとの間に関連性を有する旨の情報とともに、サーバ５０にアップロードされて登録される。
【００９０】
サーバ５０は、ＭＦＰ１０から送信されてきた、特定ファイルと対応ファイルとを、互いに関連付けて格納部５５内に格納（登録）する。
【００９１】
図５に示されるように、その後、ユーザＵ１は、自宅等において、クライアント７０（７０ｃ等）を利用して、ワークフローの登録操作を実行する。具体的には、ユーザＵ１によるサーバ５０へのリモートアクセス（所定のＬＡＮ（社内ＬＡＮ等）の外部からのアクセス）によって、ワークフローの登録操作が実行される。たとえば、リモートワーク用のアクセス権限を有するユーザ（リモートワークユーザとも称する）Ｕ１が、ワークフローシステムに対してリモートログイン（所定のＬＡＮの外部からネットワークを介してログイン）し、ワークフローシステムにてワークフローを登録して起動させる。
【００９２】
具体的には、ユーザＵ１は、ＭＦＰ１０による所定の動作における特定ファイル（たとえばドキュメントファイルＦ１）をワークフローの回覧対象ファイルとして登録する登録操作を実行する。当該登録操作に応じて、クライアント７０は、当該特定ファイルをワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録すべき旨の登録指令をサーバ５０に送信する。
【００９３】
サーバ５０は、登録指令に基づき、当該特定ファイルをワークフローにおける「回覧対象ファイル」として登録するとともに、当該特定ファイルに関連付けて格納されている対応ファイルを、「関連ファイル」（回覧対象ファイルに関連するファイル）として登録する。また、サーバ５０は、関連ファイルリスト２３０（図２１参照）を生成し、回覧対象ファイルの末尾（末尾ページ）に当該関連ファイルリスト２３０を追加する。なお、これに限定されず、関連ファイルリスト２３０は、回覧対象ファイルの末尾ページ以外の場所（たとえば先頭ページ）に追加されてもよい。あるいは、関連ファイルリスト２３０は、回覧対象ファイルとは別のファイルとして生成されてもよい。
【００９４】
このような動作によれば、ワークフローにおける「回覧対象ファイル」を指定するだけで、関連ファイルもが自動的に登録される。さらに、ユーザＵ１のローカルフォルダ（回覧対象ファイルの近傍フォルダ）に存在していた関連ファイルがサーバ５０内に自動的に格納される。したがって、ワークフローの利用者は、当該ファイル群（回覧対象ファイルおよび関連ファイル）に対して容易にアクセスすることが可能である。
【００９５】
なお、ワークフローの利用者（特に回覧対象者（承認者等））が当該ファイル群（回覧対象ファイルおよび関連ファイル）へのアクセス権限を有していない場合には、当該利用者に対するアクセス権限が自動的に付与されることが好ましい。
【００９６】
つぎに、図６に示されるように、このようなワークフローの登録後において、サーバ５０は、クライアント７０（７０ｄ等）を介して、ワークフローの利用者（承認者Ｕ５１，Ｕ５２，....および登録者等）からの関連ファイルに対するアクセス要求を受け付ける。具体的には、クライアント７０は、ワークフローの回覧対象ファイルを受信するとともに、当該回覧対象ファイルの末尾に追加された関連ファイルリスト２３０をワークフローの利用者の操作に応じて表示する。クライアント７０は、当該関連ファイルリストを利用したユーザからのアクセス指示（閲覧指示、編集指示等）を受け付けると、当該アクセス指示に基づくアクセス要求（アクセス指令）をサーバ５０に送信する。サーバ５０は、当該アクセス要求に応じて、関連ファイルにアクセスする。これによれば、ワークフローの利用者は、回覧対象ファイルのみならず、関連ファイルに対しても容易にアクセスすることが可能である。
【００９７】
＜５．ワークフロー用ファイルの準備動作＞
＜５−１．ＰＣプリントジョブ実行時のファイルアップロード処理等＞
つぎに、上述のような動作について、図７〜図１０等を参照しつつ、さらに詳細に説明する。具体的には、ワークフロー用ファイルの準備動作（図４も参照）、ワークフローの登録動作（図５も参照）、およびワークフロー利用動作（図６も参照）に大別して説明する。なお、図７および図８は、ＭＦＰ１０の動作を示すフローチャートであり、図９および図１０は、サーバ５０の動作を示すフローチャートである。
【００９８】
以下では、まず、ワークフローファイルの準備動作（図４）について説明する。
【００９９】
上述のように、或るユーザ（ワークフローの担当者）Ｕ１がワークフローのメインドキュメントおよびその関連データファイル（メインドキュメントに関連するデータファイル）を、クライアントコンピュータ（単にクライアントとも称する）７０ａを用いて作成する（図４参照）。この際、ユーザは、メインドキュメントを所定のフォルダ（ディレクトリとも称する）に格納するとともに、当該所定のフォルダと所定の関係を有するフォルダ（当該所定のフォルダと同じフォルダ、および／または当該所定のフォルダの子フォルダ等）内に関連データファイルを格納する。
【０１００】
次に、ユーザＵ１は、メインドキュメントに関する所定の動作（ここではプリント動作（詳細にはＰＣプリント動作））の実行指示を付与する。たとえば、ユーザＵ１は、ＭＦＰ１０ａを用いてメインドキュメントを印刷出力（プリントアウト）する印刷出力指示をクライアント７０ａを用いて付与する。換言すれば、ユーザの指示に基づき、クライアント７０ａは、ＭＦＰ１０ａに接続して、メインドキュメントの印刷出力指令をＭＦＰ１０ａに付与する。
【０１０１】
より詳細には、ＭＦＰ１０ａは、ユーザＵ１による指示に基づくクライアント７０ａからの接続要求を受信する場合（ステップＳ１１（図７参照）でＹＥＳの場合）、当該接続を受け付ける処理を実行する（ステップＳ１２）。さらに、ＭＦＰ１０ａは、認証サーバ３０に接続し、ユーザＵ１のリモートアクセス権限情報を取得する（ステップＳ１２）。そして、ＭＦＰ１０ａは、ユーザＵ１がリモートアクセス権限を有するユーザであるか否かを、当該リモートアクセス権限情報に基づいて判定する。
【０１０２】
ステップＳ１３（図７）において、ユーザＵ１がリモートアクセス権限を有しないと判定される場合、後述するデータアップロード動作（ステップＳ２５〜Ｓ２７等（図８））は実行されず、ステップＳ１４〜Ｓ１６の処理（従来の通常処理）が実行される。具体的には、ステップＳ１４では、ユーザ操作に基づくジョブ（ここではＰＣプリントジョブ）を受け付けるとともに、当該ジョブに対応する動作（プリント動作等）が実行される。ステップＳ１５でユーザ操作が終了したと判定されると、ＰＣプリント動作の完了が判定される（ステップＳ１６）。
【０１０３】
一方、ステップＳ１３（図７）において、ユーザＵ１がリモートアクセス権限を有すると判定される場合、ＭＦＰ１０ａの処理はステップＳ２１以後（図８）に進む。
【０１０４】
ＭＦＰ１０ａは、ユーザ操作に基づくジョブ（ここではＰＣプリントジョブ）を受け付ける（ステップＳ２１）とともに、当該ジョブの実行を開始する（ステップＳ２２）。たとえば、ＭＦＰ１０ａは、当該印刷出力指令に基づいてメインドキュメントの印刷出力動作（所定の動作）の実行を開始する。
【０１０５】
また、当該ジョブの実行に並行して、ステップＳ２３〜Ｓ２７の処理が実行される。具体的には、ＭＦＰ１０ａは、「対応ファイル」の範囲をジョブ毎に規定（定義）する定義ファイル２１０を参照し、現在のジョブに関する対応ファイルの定義の存否を判定する（ステップＳ２３）。図１１は、定義ファイル２１０を示す図である。図１１では、プリント動作、スキャン動作、ファクシミリ送信動作、コピー動作、ボックス内ファイルのファイルコピー動作（データコピー動作）のそれぞれに対して、「対応ファイル」の範囲（「対応ファイル範囲」とも称する）が規定（定義）されている。
【０１０６】
現在のジョブに関する対応ファイル範囲の定義が既に存在する場合（当該対応ファイル範囲が既に定義されている場合）には、ステップＳ２３からステップＳ２５に進む。
【０１０７】
図１１の定義ファイル２１０においては、プリント動作（ＰＣプリント動作）に関する対応ファイル範囲が、プリント対象ファイル（プリント動作の印刷対象データファイル）の保存元フォルダ（「\user1\PrintFileDIR」）に対して所定の関係を有するフォルダ内に存在するファイルまでであることが規定されている。
【０１０８】
具体的には、保存元フォルダ（「\user1\PrintFileDIR」）内の全ファイル（「\user1\PrintFileDIR\*.*」）が対応ファイル範囲に含まれること、が規定されている。また、当該保存元フォルダの１階層下の全てのフォルダ（全ての子フォルダ）内の全ファイル（「\user1\PrintFileDIR\*\*.*」）が対応ファイル範囲に含まれること、も規定されている。さらに、当該保存元フォルダの１階層上のフォルダ（親フォルダ）内の全ファイル（「\user1\PrintFileDIR\..\*.*;」）と当該保存元フォルダと同一階層（並列階層）の全てのフォルダ（全ての兄弟フォルダを含む）内の全ファイル（「\user1\PrintFileDIR\..\*\*.*」）とが対応ファイル範囲に含まれること、も規定されている。なお、定義ファイル２１０における規定内容は、図１１に示す内容に限定されず、適宜設定されればよい。たとえば、保存元フォルダ（「\user1\PrintFileDIR」）内の全ファイルと当該保存元フォルダの１階層下の全てのフォルダ（全ての子フォルダ）内の全ファイルとのみが対応ファイル範囲に含まれること、が規定されてもよい。
【０１０９】
一方、現在のジョブに関する対応ファイル範囲の定義が未だ存在しない場合には、ステップＳ２３からステップＳ２４に進む。ステップＳ２４においては、ＭＦＰ１０は、対応ファイル範囲を定義（規定）するための画面（不図示）を表示する。そして、現在のジョブに関する対応ファイル範囲の所望の定義内容を当該画面の所定欄にユーザが入力することによって、対応ファイル範囲が規定される。
【０１１０】
次に、ステップＳ２５において、ＭＦＰ１０ａは、クライアント７０ａにアクセスし、現在のジョブ（実行対象動作）に関する特定ファイル（ここでは操作対象（印刷出力対象）のファイル）と、現在のジョブ（プリントジョブ）に関する対応ファイルとをクライアント７０ａから取得（収集）する（図１２も参照）。現在のジョブに関する対応ファイルは、定義ファイル２１０（図１１参照）の定義内容に従って決定されればよい。ただし、定義ファイル２１０（図１１参照）の定義内容に沿って抽出されるファイル群のうち「特定ファイル」は、（重複排除のため）「対応ファイル」から最終的には除外される。なお、ここでは、クライアント７０ａの所定フォルダに対してはＭＦＰ１０ａからのファイルアクセスが許容されているものとし、ＭＦＰ１０ａからクライアント７０ａに対する接続処理（ログイン処理等をも含む）が適宜行われる。
【０１１１】
そして、ＭＦＰ１０ａは、サーバ５０に対する接続処理（接続要求の送信等を含む）を実行する（ステップＳ２６）。また、ＭＦＰ１０ａは、クライアント７０ａから取得したファイル群（特定ファイルおよび１または複数の対応ファイル）と、ユーザ情報（当該特定ファイル等の作成元ユーザを特定するための情報）とを、アップロード処理の実行要求とともにサーバ５０に送信する（ステップＳ２７）（図１２も参照）。このようにして、ＭＦＰ１０ａは、当該ファイル群等をサーバ５０にアップロードする。サーバ５０は、ＭＦＰ１０から送信されてきたファイル群を互いに関連付けて格納部５５内に格納（登録）する（後述）。なお、サーバ５０の動作（図９および図１０）については後に詳述する。
【０１１２】
その後、ＭＦＰ１０ａは、クライアント７０ａから収集したデータのアップロード処理（データコピー処理）が完了し（ステップＳ２８でＹＥＳ）且つジョブ（プリントジョブ）が終了（ステップＳ２９でＹＥＳ）したことを判定すると、ステップＳ３１に進む。
【０１１３】
ステップＳ３１では、ＭＦＰ１０ａは、ジョブの完了処理（クライアント７０ａとの接続終了処理等）を実行する。さらに、ステップＳ３２では、ＭＦＰ１０ａは、サーバ５０との接続終了処理を実行する。
【０１１４】
サーバ５０においては図９に示す動作が実行される。まず、ステップＳ５１にてＭＦＰ１０あるいはクライアント７０からの接続要求が受信された後、当該接続要求が所定のＬＡＮ（社内ＬＡＮ）の内部の装置から送信されてきたか、当該所定のＬＡＮの外部の装置から送信されてきたかが、判定される（ステップＳ５２）。
【０１１５】
接続要求が社内ＬＡＮの外部装置から送信されてきた場合には、ステップＳ７１（図１０）に進む。ステップＳ７１以後の処理（図１０）については後に説明する。
【０１１６】
一方、接続要求が社内ＬＡＮの内部装置から送信されてきた場合には、サーバ５０は、アップロード処理（リモートアクセス用のデータファイルをアップロードする処理）の実行要求が送信されてきたか否かを判定する（ステップＳ５３）。このアップロード処理は、リモートアクセス用のデータファイルをサーバ５０内の所定の場所にコピーするコピー処理である、とも表現される。
【０１１７】
サーバ５０は、アップロード処理以外の実行要求を受け付けた旨を判定する場合（ステップＳ５３でＮＯの場合）には、当該実行要求に応じた通常のデータ処理を実行（ステップＳ６０）し、その後、接続終了処理（ステップＳ５８）を実行する。
【０１１８】
これに対して、サーバ５０は、アップロード処理の実行要求を（ＭＦＰ１０から）受け付けた旨を判定する場合（ステップＳ５３でＹＥＳの場合）には、ＭＦＰ１０等から送信されてきたデータ（アップロードファイルおよびユーザ情報）を受信する。そして、サーバ５０は、アップロードファイルが何れのユーザ向けのデータファイルであるかを、ＭＦＰ１０等から送信されてきた当該ユーザ情報に基づいて判別する。たとえば、アップロードファイルがユーザＵ１向けのファイルである旨が、当該ユーザ情報に基づき判定される。また、サーバ５０は、ＭＦＰ１０から送信されてきたファイル群（特定ファイルおよび対応ファイル）を、互いに関連付けて格納部５５内（詳細には、ユーザＵ１向けのフォルダ内）に格納（登録）する（ステップＳ５４）（図１６も参照）。
【０１１９】
図１６は、特定ファイルと対応ファイルとがサーバ５０の所定のフォルダ範囲（詳細には、特定範囲フォルダ群Ｒ１）内に格納されている様子を概念的に示す図である。図１６に示されるように、特定ファイルは、ユーザＵ１用のメインデータフォルダ内に格納され、対応ファイルは、当該メインデータフォルダの子フォルダ（「関連データフォルダ」）内に格納されている。また、これらのファイル群の関連付けに関する情報（関連付け情報とも称する）は、サーバ５０内に格納された別のファイル（不図示）において記録（管理）されている。
【０１２０】
その後、要求に応じた処理が完了した旨がステップＳ５７で判定されると、接続元装置との接続を終了する処理（接続終了処理）（ステップＳ５８）が実行される。
【０１２１】
＜５−２．その他のジョブ実行時のファイルアップロード処理等＞
なお、ここでは、所定の動作としてプリント動作が実行される場合について主に例示したが、これに限定されない。たとえば、所定の動作として、スキャン動作、ファクシミリ送信動作、（印刷出力を伴う）コピー動作、ボックス内ファイルのデータコピー動作等が実行される場合に、上記と同様の処理が行われてもよい。
【０１２２】
たとえば、所定の動作としてスキャン動作が実行される場合には、次のような動作が行われる。まず、ＭＦＰ１０ａは、ユーザＵ１のログイン操作に応じてユーザＵ１のログイン処理を実行する（ステップＳ１１，Ｓ１２（図７））。ユーザＵ１がリモートアクセス権限を有することがＭＦＰ１０ａによって確認されると、ステップＳ２１（図８）に進む。ＭＦＰ１０ａは、ユーザの操作に応じてスキャンジョブの開始指示を受け付けると、スキャンジョブ（スキャン動作）を開始する（ステップＳ２１，Ｓ２２）。そして、スキャンジョブに関する対応ファイル範囲の定義が既に存在することが確認されると、ステップＳ２５以後に進む。
【０１２３】
ステップＳ２５では、ＭＦＰ１０ａは、クライアント７０ａにアクセスし、現在のジョブ（スキャンジョブ）に関する対応ファイルをクライアント７０ａから取得（収集）する（図１３も参照）。現在のジョブに関する対応ファイルは、定義ファイル２１０（図１１）の定義内容に従って決定されればよい。たとえば、スキャンデータファイルの保存先フォルダに対して所定の関係（親子関係、兄弟関係等）を有するフォルダ内に存在するファイルが、対応ファイルとして決定されればよい。より詳細には、スキャンデータの保存先フォルダ（「\user1\SaveDIR」）内の全ファイル（「\user1\SaveDIR\*.*」）と、当該保存先フォルダの１階層下の全てのフォルダ（全ての子フォルダ）内の全ファイルと、当該保存先フォルダの１階層上のフォルダ（親フォルダ）内の全ファイルと、当該保存先フォルダの同一階層（並列階層）の全てのフォルダ（全ての兄弟フォルダを含む）内の全ファイルとが、対応ファイルとして決定されればよい。なお、上述したように、ただし、定義ファイル２１０（図１１参照）の定義内容に沿って抽出されるファイル群のうち「特定ファイル」は、「対応ファイル」から最終的には除外される。
【０１２４】
また、ＭＦＰ１０ａは、スキャンジョブにて生成されたスキャンデータファイル（所定の動作にて生成されたファイル（スキャン画像を含むファイル））を、現在のジョブ（実行対象動作）に関する特定ファイルとして決定する。
【０１２５】
そして、ＭＦＰ１０ａは、サーバ５０に対する接続処理を実行し（ステップＳ２６）、スキャン動作にて生成されたスキャンデータファイルとクライアント７０ａから取得した１または複数の対応ファイルとを含むファイル群をサーバ５０に送信する（ステップＳ２７）（図１３も参照）。このように、所定の動作としてスキャン動作が実行される場合、ＭＦＰ１０ａは、当該ファイル群をサーバ５０にアップロードする。
【０１２６】
あるいは、ＭＦＰ１０ａにおける所定の動作として、ファクシミリ送信動作が実行される場合には、定義ファイル２１０（図１１）に従って、ＭＦＰ１０ａの格納部５におけるユーザＵ１向けのファイル記憶領域（ボックス領域とも称する）内に存在する全てのファイル（「MFP: \user1\Box\*.*」）が「対応ファイル」として決定されればよい（図１４も参照）。また、ファクシミリ送信動作にて生成されたスキャンデータファイル（読取画像データ）が「特定ファイル」として決定されればよい。そして、特定ファイルと対応ファイルとがサーバ５０にアップロードされればよい。なお、図１４は、ＭＦＰ１０におけるファクシミリ送信動作に応じてＭＦＰ１０のボックス内から収集されたファイルがサーバ５０に格納される様子を示す図である。
【０１２７】
あるいは、ＭＦＰ１０ａにおける所定の動作として、（印刷出力を伴う）コピー動作が実行される場合には、定義ファイル２１０（図１１）に従って、ＭＦＰ１０ａの格納部５におけるユーザＵ１用ボックス領域内に存在する全てのファイル（「MFP: \user1\Box\*.*」）が「対応ファイル」として決定されればよい（図１５も参照）。また、コピー動作にて生成されたスキャンデータファイル（読取画像データファイル）が「特定ファイル」として決定されればよい。そして、特定ファイルと対応ファイルとがサーバ５０にアップロードされればよい。なお、図１５は、ＭＦＰ１０におけるコピー動作に応じてＭＦＰ１０のボックス内から収集されたファイルがサーバ５０に格納される様子を示す図である。
【０１２８】
同様に、ＭＦＰ１０ａにおける所定の動作として、ＭＦＰ１０ａのボックス領域内ファイルのデータコピー動作（たとえば、ボックス領域内のパブリックフォルダからユーザＵ１用フォルダへのデータコピー動作）が実行される場合には、次のような動作が行われればよい。具体的には、定義ファイル２１０（図１１）に従って、ＭＦＰ１０ａの格納部５におけるユーザＵ１用ボックス領域内に存在する全てのファイル（ただし、コピー対象ファイルを除く）が「対応ファイル」として決定されればよい。また、データコピー動作の操作対象データファイル（コピー対象ファイル）が「特定ファイル」として決定されればよい。そして、特定ファイルと対応ファイルとがサーバ５０にアップロードされればよい。
【０１２９】
以上のようにして、ワークフローへの登録前の準備動作が実行される。
【０１３０】
なお、ここでは、或るＭＦＰ１０ａを用いたジョブの実行に応じて、当該ジョブに関する特定ファイルと対応ファイルとがサーバ５０へアップロードされているが、これに限定されない。たとえば、別のＭＦＰ１０ｂを用いたジョブの実行にも応じて、当該ジョブに関する特定ファイルと対応ファイルとがＭＦＰ１０ｂからサーバ５０へアップロードされてもよい。ＭＦＰ１０ａは、社内の或る事業所に配置されており、ＭＦＰ１０ｂは社内の別の事業所に配置されていてもよい。
【０１３１】
また、１又は複数のＭＦＰ１０から複数のジョブに関してサーバ５０へとデータファイルがアップロードされる場合、当該複数のジョブに関するファイル群（特定ファイルおよび対応ファイル）はジョブ毎に別々に管理されればよい。ただし、これに限定されず、たとえば、第１のジョブに関する特定ファイルと第２のジョブに関する特定ファイルとが互いに同一であることがユーザによって指定された場合等には、第１のジョブに関する対応ファイルと第２のジョブに関する対応ファイルとが同一の特定ファイルに対応するものとして取り扱われるようにしてもよい。
【０１３２】
＜６．ワークフローの登録動作＞
つぎに、ワークフローの登録動作（図５参照）について説明する。
【０１３３】
ここでは、或る文書ファイルを１又は複数の回覧者を経て回覧するワークフローとして、承認ワークフロー（承認対象ファイルを１又は複数の承認者を経て承認するワークフロー）を例示する。この承認ワークフローにおいては、たとえば、図１７に示されるように、担当者が承認対象ファイルを作成（起案）するとともに、当該承認対象ファイルが複数の承認者（第１承認者、第２承認者、第３承認者（最終承認者））によって順次に承認される。換言すれば、承認対象ファイル（回覧対象ファイル）が複数の承認者（回覧者）において回覧される。そして、最終的に承認された承認対象ファイルがサーバ５０内の所定の格納領域（正式文書の格納領域）に格納される。図１７は、この承認ワークフローの概要を概念的に示す図である。
【０１３４】
なお、承認対象ファイルとしては、「製品仕様書」などが例示される。また、関連ファイルとしては、「コスト内訳表」および「部品一覧」等が例示される。
【０１３５】
また、図１８は、このワークフローにおける各種の処理を示す図である。図１８（特に大項目の欄を参照）に示されるように、このワークフローでは、ワークフローの登録処理、ワークフローに関するファイル（承認対象ファイルおよび関連ファイル）の更新処理、承認対象ファイルの承認処理（承認依頼処理を含む）、承認された承認対象ファイルを正式ファイルとして登録する正式ファイル登録処理等が実行される。以下では、まずワークフローの登録処理について説明する。
【０１３６】
さて、上述の図５に示されるように、図４の準備動作の後、ユーザＵ１は、クライアント７０（たとえば７０ｃ）を利用して、社外（たとえば自宅）からワークフローの登録操作を実行する。
【０１３７】
具体的には、クライアント７０ｃの操作画面（登録受付用画面）（不図示）を用いてユーザＵ１による登録操作が行われる。詳細には、ワークフローの回覧対象ファイル（詳細には承認対象ファイル）を登録する登録操作がユーザＵ１によって行われる。当該登録操作においては、メインドキュメントファイルをワークフローの回覧対象ファイルとして指定するファイル指定操作が行われる。このメインドキュメントファイルは、ＭＦＰ１０からサーバ５０へと予め転送されてサーバ５０の所定フォルダ（メインデータフォルダ（図１６参照））に格納されていた特定ファイル（文書データファイル）である。より具体的には、ユーザＵ１は、サーバ５０のメインデータフォルダを開き、当該メインデータフォルダ内に格納されているメインドキュメントファイルを、回覧対象ファイルとして指定する。
【０１３８】
ユーザＵ１がクライアント７０ｃにおいて、このようなワークフロー登録操作を実行すると、クライアント７０ｃは、接続要求とリモートワーク用のワークフロー登録要求とをサーバ５０へと送信する。具体的には、クライアント７０ｃは、「特定ファイル」（メインドキュメントファイル）をワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録すべき旨の登録指令（登録要求）等を送信する。
【０１３９】
サーバ５０は、社外からの接続要求を受信した旨を判定（ステップＳ５１，Ｓ５２（図９））するとともに、リモートワーク用のワークフロー登録要求を受信した旨を判定（ステップＳ７１（図１０））して、ワークフローの登録受付処理を実行する（ステップＳ７３）。
【０１４０】
ステップＳ７３では、サーバ５０は、当該登録指令に応じて、当該特定ファイル（プリント動作におけるプリント対象ファイル等）をワークフローの回覧対象ファイルとして登録する。
【０１４１】
サーバ５０は、登録指令に基づき、回覧対象ファイルと関連ファイルとの関連付けに関する関連付け情報（関連付けデータファイル（不図示））を生成する（ステップＳ７３）。具体的には、関連付け情報においては、当該特定ファイルがワークフローにおける「回覧対象ファイル」として登録されるとともに、当該特定ファイルに関連付けて格納されている対応ファイルが、「関連ファイル」（回覧対象ファイルに関連するファイル）として登録される。
【０１４２】
また、サーバ５０は、関連付け情報に基づき、フォルダ構造表示画面３３０（図２０参照）を生成する（ステップＳ７３）。フォルダ構造表示画面３３０は、回覧対象ファイルと関連ファイルとを含むファイル群に関するフォルダ構造（ディレクトリ構造）を示す画面である。
【０１４３】
フォルダ構造表示画面３３０は、後述するワークフローのメイン操作画面３１０（図１９）内の関連ファイル確認ボタン３２１の押下に応じてクライアント７０の表示部に表示される。なお、ワークフローのメイン操作画面３１０は、ワークフローの登録完了後等においてクライアント７０の表示部に表示される画面である。
【０１４４】
また、サーバ５０は、関連ファイルリスト２３０（図２１参照）を生成する。関連ファイルリスト２３０は、回覧対象ファイルと関連ファイルとに関するファイルリストであり、関連付け情報に基づいて生成される。関連ファイルリスト２３０においては、回覧対象ファイルへのリンク情報と関連ファイルへのリンク情報とが埋め込まれている。サーバ５０は、関連ファイルリスト２３０を含むページを生成するとともに、当該ページを回覧対象ファイル内（より詳細には、回覧対象ファイルの末尾ページ）に追加する。
【０１４５】
後述するように、ワークフローの利用者は、承認対象ファイルを開いた（オープンした）後に、当該承認対象ファイルの末尾ページを表示させることによって、関連ファイルリスト２３０を視認することができる。承認対象ファイルは、ワークフローのメイン操作画面３１０（図１９）内の承認対象ファイルの名称表示欄３１２の押下に応じてオープンされ、クライアント７０の表示部に表示される。あるいは、承認対象ファイルは、フォルダ構造表示画面３３０（図２０）内の承認対象ファイルのアイコン３３４の押下に応じてもオープンされ、クライアント７０の表示部に表示される。
【０１４６】
以上のようにして、ユーザＵ１によるサーバ５０へのリモートアクセス（所定のＬＡＮ（社内ＬＡＮ等）の外部からのアクセス）によって、ワークフローの登録操作が実行される。
【０１４７】
特に、ＭＦＰ１０の所定の動作における特定ファイルに対応する対応ファイルが所定の基準に基づいて決定され、「対応ファイル」および「特定ファイル」がサーバに送信されてサーバ内に格納される。そして、ワークフロー管理用のサーバへのリモートアクセスによって、特定ファイルをワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録すべき旨の登録指令が付与されると、サーバは、当該登録指令に基づき、特定ファイルをワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録するとともに、対応ファイルを当該回覧対象ファイルに関連する関連ファイルとして登録する。
【０１４８】
このような動作によれば、（ワークフロー登録に先立って）特定ファイルがサーバ５０に予め送信されてサーバ５０に格納されるので、当該特定ファイルを回覧対象ファイル（承認対象ファイル）としてワークフローに登録する登録動作をユーザがリモートアクセスを用いて突発的に行うことが可能である。また、特定ファイルと対応ファイルとがサーバに予め送信されてサーバ５０に格納されるので、当該特定ファイルを回覧対象ファイルとして登録し且つ対応ファイルを関連ファイルとして登録する登録動作をユーザがリモートアクセスを用いて突発的に行うことも可能である。換言すれば、回覧対象ファイルをワークフローに登録する登録動作をユーザがリモートアクセスを用いて突発的に行うことを求められる場合であっても、リモートアクセス可能なサーバ５０内に格納されたファイルを用いて、回覧対象ファイルのみならず関連ファイルをも簡易に登録することが可能である。
【０１４９】
また、各リモートワークユーザの全てのファイルのうち、所定の基準に基づいて（関連ファイルの候補として）決定された対応ファイルのみが、サーバに転送されて格納される。したがって、各リモートワークユーザの全てのファイルが当該サーバに転送されて格納される場合に比べて、サーバでの格納ファイル容量を抑制することが可能である。
【０１５０】
また、仮に各リモートワークユーザの全てのファイルがサーバにおいて格納される場合において仮にサーバからのファイル流出が発生したときには、流出データ量が膨大になる、などセキュリティの観点からも好ましくない。これに対して、上記実施形態によれば、各リモートワークユーザの全てのファイルがサーバにおいて格納される場合に比べて、サーバ５０に格納されるファイルを抑制することができる。したがって、セキュリティの観点からも好適である。
【０１５１】
また、このような動作によれば、ワークフローにおける「回覧対象ファイル」を指定するだけで、関連ファイルもが自動的に登録される。特に、ユーザＵ１のローカルフォルダに存在していた関連ファイルがサーバ５０内に自動的に格納される。したがって、ワークフローの利用者は、ユーザＵ１のローカルフォルダにアクセスできない環境下においても、回覧対象ファイルに対して容易にアクセスすることが可能であるとともに、関連ファイルに対しても容易にアクセスすることが可能である。
【０１５２】
なお、ワークフローの利用者（特に回覧対象者（承認者等））がサーバ５０の特定範囲フォルダ群Ｒ１（ひいては、回覧対象ファイルおよび関連ファイル）へのアクセス権限を有していない場合には、特定範囲フォルダ群Ｒ１に対する当該利用者のアクセス権限が自動的に付与されることが好ましい。具体的には、特定ファイルが回覧対象ファイルとして登録され且つ対応ファイルが関連ファイルとして登録された後（たとえば、ステップＳ７３の直後）において、サーバ５０は、アクセス権限に関する確認処理を実行すればよい。そして、サーバ５０の格納部５５内の特定領域（ユーザＵ１向けの記憶領域）へのアクセス権限（ファイルアクセス権限）がワークフローの回覧対象者（たとえば、ユーザＵ１２）に未だ付与されていない場合、サーバ５０は、当該特定領域（特定範囲フォルダ群Ｒ１）へのアクセス権限を当該回覧対象者に付与すればよい。
【０１５３】
また、この実施形態では、関連付け情報の生成処理とフォルダ構造表示画面３３０の生成処理とは、ワークフローが登録される際に実行されているが、これに限定されず、たとえば、サーバ５０へのファイル群がサーバ５０にコピーされる際に、これらの生成処理が実行されてもよい。より具体的には、ステップＳ５４とステップＳ５５との間でこれらの生成処理（関連付け情報の生成処理、およびフォルダ構造表示画面３３０の生成処理）が予め実行されてもよい。
【０１５４】
＜７．ワークフローの利用動作＞
＜７−１．ワークフローにおける各種のアクセス要求＞
つぎに、ワークフローの利用動作（図６参照）について説明する。
【０１５５】
上述のようなワークフローの登録後において、サーバ５０は、ワークフローの各利用者（承認者および登録者等）の各クライアント７０（７０ａ〜７０ｄ等）を用いた操作等に応じて、当該ワークフローの情報に対する各種のアクセス要求を各クライアント７０から受け付ける。なお、ここでは、クライアント７０が社外からサーバ５０にアクセスする態様を主に例示するが、これに限定されず、クライアント７０が社内（社内ＬＡＮの内部）からサーバ５０にアクセスして、ワークフローに関する各種の利用動作を実行してもよい。
【０１５６】
サーバ５０は、クライアント７０からのアクセス要求（登録要求以外の要求）を受け付けると、ワークフローの登録要求ではない旨を判定（ステップＳ７１（図１０）でＮＯ）するとともに、リモートワーク用のワークフローにおけるアクセス要求である旨を判定（ステップＳ７２でＹＥＳ）して、ステップＳ７４〜Ｓ８０の動作を実行する。
【０１５７】
詳細には、サーバ５０は、監視対象範囲（特定範囲フォルダ群Ｒ１）内のファイルに関するファイルアクセス履歴情報の記録を開始（ステップＳ７４）し、クライアント７０からの各種のアクセス要求に対応する処理を実行する（ステップＳ７５）。ワークフローの担当者（登録者）あるいは承認者が自らの担当段階（担当フェーズ）を終了した場合（ステップＳ７６でＹＥＳの場合）、サーバ５０は、ワークフローのステータス保存処理とファイルアクセス履歴情報の更新処理とを実行する（ステップＳ７７）。具体的には、サーバ５０は、ワークフローにおける現在の承認段階が終了し且つ次の段階に進む旨、をステータス情報として保存するとともに、ファイルアクセス履歴情報を更新（増大後のファイル数を記録等）する。そして、サーバ５０は、当該次の段階に進む（ステップＳ７８）。
【０１５８】
ステップＳ７７にて全ての承認段階が終了した旨が判定される場合には、ステップＳ７８にてワークフローの完了処理が実行される。次のステップＳ７９では、ユーザの操作が完了したか否かが判定される。ユーザの操作が未だ完了していない場合には、ステップＳ７５に戻る。一方、ユーザの操作が完了している場合には、サーバ５０は、ワークフローのステータス保存処理とファイルアクセス履歴情報の更新処理とを実行（ステップＳ８０）し、接続終了処理（ステップＳ５８（図９））を実行する。
【０１５９】
各クライアント７０からのアクセス要求としては、
・ワークフローのメイン操作画面３１０（図１９）の表示要求、
・ワークフローに関するフォルダ構造表示画面３３０（図２０）の表示要求、
・ワークフローに関するファイル自体（承認対象ファイルおよび／または関連ファイル）の表示要求、
・ワークフローのファイル群に関する進捗確認要求、
・担当者の変更要求（移管要求）、
・他の利用者との通信要求、
等が例示される。
【０１６０】
＜７−２．ワークフローのメイン操作画面３１０の表示処理等＞
上述のワークフローの登録処理が行われた後、ワークフローの利用者（登録者および承認者等）は、自分用のクライアント７０を利用して、ワークフローシステム１（詳細にはサーバ５０）にログインし、複数のワークフローの中から所望のワークフローを選択する選択操作を行う。当該選択操作は、クライアント７０に表示された選択画面３００（不図示）を利用して行われる。このような選択操作に応じて、ワークフローのメイン操作画面３１０の表示要求がクライアント７０からサーバ５０へ送信されると、サーバ５０は、当該所望のワークフローに関するメイン操作画面３１０（図１９）の表示用データを生成し、当該表示用データをクライアント７０（利用者の使用端末）に送信（返信）する。クライアント７０の表示部は、返信されてきた当該表示用データに基づきメイン操作画面３１０を表示する。なお、図１９は、メイン操作画面３１０を示す図である。
【０１６１】
図１９に示されるように、メイン操作画面３１０は、ワークフロー名称表示欄３１１と承認対象ファイル名称表示欄３１２と承認フェーズ確認欄３１３とコールボタン表示欄３１５とを備える。また、メイン操作画面３１０は、承認ボタン３１７と差戻ボタン３１８と関連ファイル確認ボタン３２１と移管ボタン３２３と進捗確認ボタン３２５とを備える。
【０１６２】
ワークフロー名称表示欄３１１には、ワークフローの名称（たとえば、「プロジェクトＡＢＣ」）が表示され、承認対象ファイル名称表示欄３１２には、承認対象ファイルのファイル名称が表示される。承認対象ファイル名称表示欄３１２に対してはサーバ５０内の実体ファイル（承認対象ファイル（「製品仕様書.doc（File_0.doc）」））へのリンクが張られている。
【０１６３】
コールボタン表示欄３１５には、他の各利用者との通信の実行を指示するボタン（ダイレクト通信ボタンとも称する）３１５ａ，３１５ｂ，３１５ｃ，...が設けられている。
【０１６４】
承認フェーズ確認欄３１３には、現在の承認段階（承認フェーズ）が表示される。図１９では、承認フェーズ確認欄３１３内の第１承認者の名称欄（「ユーザＵ５１」）が強調表示（ハッチング表示、特定色表示等）されており、第１承認者による承認段階（第１承認者（Ｕ５１）による承認作業中）であることが示されている。
【０１６５】
承認ボタン３１７は、メイン操作画面３１０の利用者（たとえば、第１承認者）が承認対象ファイル（詳細にはその内容）を承認することを決定した際に、当該利用者によって押下される。承認ボタン３１７が押下されると、ワークフローの承認段階が次段階へと移行する（進む）。なお、承認段階の移行に伴って、当該次段階の承認者宛に承認依頼メールを送信する処理等が行われる。
【０１６６】
具体的には、登録者のログイン状態において当該登録者によって承認ボタン３１７が押下されると、承認段階は、担当者による登録段階（初期段階）から次の段階（第１承認者による承認段階）へと移行する。また、第１承認者のログイン状態において当該第１承認者によって承認ボタン３１７が押下されると、承認段階は次の段階（第２承認者による承認段階）へと移行する。同様に、第２承認者のログイン状態において第２承認者によって承認ボタン３１７が押下されると、承認段階は次の段階（最終承認者による承認段階）へと移行する。その後、最終承認者のログイン状態において最終承認者が承認ボタン３１７を押下すると、ワークフローの全ての承認処理が完了し、承認対象ファイルが正式な文書として承認（最終承認）される。そして、当該承認対象ファイルは、サーバ５０内の所定の格納領域（正式文書の格納領域）に格納される。また、サーバ５０は、予め指定された通知先（各利用者（担当者および承認者）等）に対して、承認処理完了通知を送信する。たとえば、サーバ５０は、承認処理完了通知メールを各利用者のメールアドレス宛に送信する。
【０１６７】
差戻ボタン３１８は、現在の承認者（たとえば、第１承認者）が承認対象ファイルを否認して差し戻すことを決定した際に、当該承認者によって押下される。差戻ボタン３１８が押下されると、ワークフローの承認段階が前段階へと移行する（戻る）。たとえば、第１承認者によって差戻ボタン３１８が押下されると、承認段階は前の段階（登録者による書類作成段階）へと移行する。
【０１６８】
なお、承認段階の移行に伴って、承認フェーズ確認欄３１３（図１９）の内容が更新される。
【０１６９】
関連ファイル確認ボタン３２１は、承認対象ファイルに関連する関連ファイル等を確認するためのボタンである。
【０１７０】
進捗確認ボタン３２５は、承認対象ファイルおよび関連ファイルに関する更新処理（変更処理および追加処理等）の進捗状況を確認するためのボタンである。
【０１７１】
移管ボタン３２３は、ワークフローの担当者および／または承認者を変更（移管）するためのボタンである。
【０１７２】
＜７−３．ファイルへのアクセス処理＞
＜承認対象ファイル欄を利用するアクセス処理＞
上述のようなメイン操作画面３１０等を用いて、ワークフローの各利用者は各種の作業を行うことが可能である。
【０１７３】
たとえば、各利用者（担当者（登録者等）および承認者）が承認対象ファイル名称表示欄３１２をマウス等でクリックすると、リンク先の実体ファイル（サーバ５０に格納されている承認対象ファイル）がオープンされてクライアント７０の表示部に表示される。具体的には、承認対象ファイル（回覧対象ファイル）の名称表示欄３１２に対するクリック操作に応じて、承認対象ファイルの表示要求がクライアント７０からサーバ５０へ送信される。サーバ５０は、当該表示要求に応答して、承認対象ファイルの表示用データを生成し、当該表示用データをクライアント７０に送信（返信）する。クライアント７０の表示部は、返信されてきた当該表示用データに基づき承認対象ファイルの内容を表示する。
【０１７４】
承認対象ファイルは、その末尾ページに関連ファイルリスト２３０を有している。利用者によるページめくり操作等によって表示対象ページが更新され承認対象ファイルの末尾ページが表示されると、当該利用者は関連ファイルリスト２３０（図２１）を視認することができる。具体的には、クライアント７０は、サーバ５０から送信されてくる表示用データ（末尾ページの表示用データ）に基づいて、関連ファイルリスト２３０を含む末尾ページを表示する。これにより、利用者は関連ファイルリスト２３０（図２１）を視認することができる。
【０１７５】
図２１は、関連ファイルリスト２３０を示す図である。
【０１７６】
関連ファイルリスト２３０は、承認対象ファイル名称表示欄２３１と関連ファイル名称表示欄２３２とを備えている。
【０１７７】
承認対象ファイル名称表示欄２３１には、承認対象ファイルのファイル名称（詳細には、サーバ５０内のパス名称を含むファイル名称）が表示される。図２１では、承認対象ファイル自体の名称として「File_10.doc」が記述されており、承認対象ファイルのパス名として「\\（ファイルサーバのIPアドレス）\・・・\（ユーザ名）\（メインデータフォルダ（D1））\」が記述されている。
【０１７８】
また、関連ファイル名称表示欄２３２には、１または複数（ここでは複数）の関連ファイルのファイル名称（詳細には、サーバ５０内のパス名称を含むファイル名称）が表示される。さらに、関連ファイル名称表示欄２３２に表示された各ファイル名称に対してはサーバ５０内の各実体ファイル（各関連ファイル（「コスト内訳表（File_11.doc）」、「部品一覧（File_12.doc）」、...））へのリンクが張られている。
【０１７９】
具体的には、関連ファイルリスト２３０の関連ファイル名称表示欄２３２においては、各関連ファイルへのリンク情報が埋め込まれている。このリンク情報は、１または複数の関連ファイル（ここでは、「File_11.doc」、「File_12.doc」、...）のそれぞれのリンクアドレスを示す情報である。各リンク情報は、関連ファイルの名称と関連ファイルの格納先フォルダのパス名とを備えて構成される。
【０１８０】
図２１では、１つ目の関連ファイルの名称として「File_11.doc」が記述されており、当該１つ目の関連ファイルのパス名として「\\（ファイルサーバのIPアドレス）\・・・\（ユーザ名（user1））\（メインデータフォルダ（D1））\（サブフォルダ（D11））\」が記述されている。このリンク情報の記載欄（ファイル名称表示領域）は、サーバ５０内の関連ファイルに対してリンクされている。
【０１８１】
また、図２１では、２つ目の関連ファイルの名称として「File_12.doc」が記述されており、当該２つ目の関連ファイルのパス名として「\\（ファイルサーバのIPアドレス）\・・・\（ユーザ名）\（メインデータフォルダ（D1））\（サブフォルダ（D11））\」が記述されている。このリンク情報の記載欄（ファイル名称表示領域）は、サーバ５０内の関連ファイルに対してリンクされている。
【０１８２】
他の関連ファイルについても同様である。
【０１８３】
また、ワークフローの各利用者は、関連ファイルリスト２３０を用いて、関連ファイルにアクセスすることが可能である。
【０１８４】
具体的には、関連ファイル名称表示欄２３２（図２１）に表示されているファイル名称を担当者（登録者等）あるいは承認者がマウス等でクリックすると、リンク先の実体ファイル（サーバ５０に格納されている関連ファイル）がオープンされてクライアント７０の表示部に表示される。たとえば、関連ファイル名称表示欄２３２におけるファイル名称「File_11.doc」の表示領域（記載欄）がマウスでクリックされると、サーバ５０内の関連ファイル「File_11.doc」がオープンされ、当該関連ファイルがクライアント７０の表示部に表示される。同様に、ファイル名称「File_12.doc」の表示領域がマウスでクリックされると、サーバ５０内の関連ファイル「File_12.doc」がオープンされ、当該関連ファイルがクライアント７０の表示部に表示される。
【０１８５】
詳細には、関連ファイル名称表示欄２３２の一のファイル名称表示領域（一の関連ファイルの名称表示領域）に対するクリック操作に応じて、一の関連ファイルの表示要求（一の関連ファイルに対するアクセス要求）がクライアント７０からサーバ５０へ送信される。サーバ５０は、当該表示要求に応答して、当該一の関連ファイルにアクセスして当該一の関連ファイルの表示用データを生成し、当該表示用データをクライアント７０に送信（返信）する。クライアント７０の表示部は、返信されてきた当該表示用データに基づき当該一の関連ファイルの内容を表示する。なお、各利用者は、他の関連ファイルに対しても同様にアクセスすることが可能である。
【０１８６】
このようにして、各利用者は、各関連ファイルを容易に閲覧することが可能である。
【０１８７】
なお、ここでは、承認対象ファイル名称表示欄２３１においては、承認対象ファイルへのリンク情報は埋め込まれていない。ただし、本発明は、これに限定されない。たとえば、関連ファイルリスト２３０が承認対象ファイルとは別のファイルとして生成される場合等において、承認対象ファイル（回覧対象ファイル）へのリンク情報が承認対象ファイル名称表示欄２３１に埋め込まれてもよい。当該リンク情報は、承認対象ファイル（「File_10.doc」）のリンクアドレスを示す情報であり、承認対象ファイルの名称と承認対象ファイルの格納先フォルダのパス名とを備えて構成される。このリンク情報の記載欄が、サーバ５０内（詳細には、特定範囲フォルダ群Ｒ１におけるメインデータフォルダ内）の承認対象ファイルに対してリンクされればよい。そして、当該記載欄がマウスでクリックされると、サーバ５０内の承認対象ファイルがオープンされ、当該承認対象ファイルがクライアント７０の表示部に表示されればよい。
【０１８８】
＜フォルダ構造表示画面３３０を利用するアクセス処理＞
また、ワークフローの各利用者は、フォルダ構造表示画面３３０（図２０）を用いて、承認対象ファイルと関連ファイルとを含むファイル群のフォルダ構成を容易に把握することが可能である。
【０１８９】
具体的には、メイン操作画面３１０内の関連ファイル確認ボタン３２１（図１９）が押下されると、フォルダ構造表示画面３３０（図２０）が表示される。詳細には、関連ファイル確認ボタン３２１の押下操作に応じて、フォルダ構造表示画面３３０の表示要求がクライアント７０からサーバ５０へ送信される。サーバ５０は、当該表示要求に応答して、フォルダ構造表示画面３３０の表示用データを生成し、当該表示用データをクライアント７０に送信（返信）する。クライアント７０の表示部は、返信されてきた当該表示用データに基づき当該フォルダ構造表示画面３３０（図２０）を表示する。
【０１９０】
フォルダ構造表示画面３３０は、このワークフローに関するファイル群（承認対象ファイルおよび関連ファイル）のファイル構成を示す画面である。
【０１９１】
フォルダ構造表示画面３３０（図２０）においては、承認対象ファイル（詳細にはその名称）と関連ファイル（詳細にはその名称）との両ファイルが互いに区別されて表示されている。フォルダ構造表示画面３３０は、２列の表形式表現を有している。当該２列の表形式表現における左列（左欄）の承認対象ファイル欄３３１に承認対象ファイルの名称およびアイコンが表示され、右列（右欄）の関連ファイル欄３３２に関連ファイルの名称およびアイコンが表示されている。すなわち、フォルダ構造表示画面３３０の中央付近左寄りの位置において縦方向に伸びる境界線よりも左側に、承認対象ファイルに関する情報が表示され、当該境界線よりも右側に、関連ファイルに関する情報が表示されている。このような表示によって、両ファイル（承認対象ファイルおよび関連ファイル）が互いに区別されている。
【０１９２】
フォルダ構造表示画面３３０（図２０）においては、承認対象ファイルと関連ファイルとが互いに区別されて表示されているので、各ファイルが両ファイル（種類）のいずれであるか（承認対象ファイルと関連ファイルとのいずれに属するか）を容易に把握することが可能である。
【０１９３】
なお、ここでは、両ファイルは表形式表現を用いて互いに区別されているが、これに限定されず、両ファイルは色で区別されてもよい。たとえば、承認対象ファイルの名称（および／またはアイコン）が赤色で表示され、関連ファイルの名称（および／またはアイコン）が他の色（たとえば黒色）で表示されてもよい。また、両ファイルは、アイコンの形状で区別されてもよい。たとえば、承認対象ファイルが星形のアイコンで表示され、関連ファイルが丸型のアイコンで表示されてもよい。
【０１９４】
また、フォルダ構造表示画面３３０の左列においては、承認対象ファイル「File_0.doc」がフォルダＤ１（メインデータフォルダ）内に格納されていることが、アイコン３３３，３３４およびフォルダツリー等を用いて図案化されて示されている。
【０１９５】
また、フォルダ構造表示画面３３０の右列においては、フォルダＤ１の１階層下のサブフォルダＤ１１内に５個の関連ファイルが格納されていること、およびフォルダＤ１の１階層下のサブフォルダＤ１２内に７個の関連ファイルが格納されていることが示されている。これらの内容は、アイコン３３５〜３３７およびフォルダツリー等を用いて図案化されて示されている。
【０１９６】
このようなフォルダツリー構造等を示すフォルダ構造表示画面３３０を視認することによれば、各利用者は、承認対象ファイルと関連ファイルとを含むファイル群の全体像を容易に把握することが可能である。
【０１９７】
さらに、各利用者は、フォルダ構造表示画面３３０を用いて、承認対象ファイルおよび関連ファイルに対してアクセスすることも可能である。
【０１９８】
具体的には、承認対象ファイル欄３３１内のファイルアイコン３３４は、承認対象ファイル「File_0.doc」に対してリンクされている。ファイルアイコン３３４をマウス等でクリックすると、リンク先の実体ファイル（サーバ５０に格納されている承認対象ファイル）がオープンされてクライアント７０の表示部に表示される。
【０１９９】
また、関連ファイル欄３３２内のフォルダアイコン３３６は、サブフォルダＤ１１に対してリンクされている。フォルダアイコン３３６をマウス等でクリックすると、リンク先の実体フォルダ（サーバ５０内のサブフォルダＤ１１）がオープンされて、クライアント７０の表示部に表示される。具体的には、サブフォルダＤ１１内の５個のファイルのリストが表示される。そして、５個のファイルのうち所望のファイル（関連ファイル「File_11.doc」）の項目がクリックされると、サブフォルダＤ１１内の当該ファイル（「File_11.doc」）がオープンされて、クライアント７０の表示部に表示される。
【０２００】
このようにして、フォルダ構造表示画面３３０を用いて承認対象ファイルおよび関連ファイルに対してアクセスすることも可能である。
【０２０１】
＜７−４．他の利用者との通信処理＞
また、ワークフローの各利用者は、コールボタン表示欄３１５内の通信ボタンを用いて、他の各利用者との通信をそれぞれ実行することが可能である。
【０２０２】
たとえば、第１承認者は、コールボタン表示欄３１５内の通信ボタン３１５ａを押下することによって、所定のコミュニケーションツール（Ｓｋｙｐｅ（商標）、ＬＩＮＥ（商標）などのコミュニケーション用アプリケーションソフトウエア）を用いて担当者と会話することが可能である。具体的には、第１承認者のクライアント７０は、当該クライアント７０の表示部に表示されている通信ボタン３１５ａが押下されると、他の利用者（ここでは担当者）との通信要求をサーバ５０に伝達し、所定のコミュニケーションツールに関するアドレス情報（担当者のアドレス情報（ＩＤ情報等））をサーバ５０から取得する。なお、サーバ５０は、自装置内に当該アドレス情報が存在しない場合には、認証サーバ３０に問い合わせて、当該アドレス情報を認証サーバ３０から取得すればよい。そして、第１承認者のクライアント（コンピュータ）７０は、サーバ５０から取得されたアドレス情報および自身のアドレス情報等に基づいて、担当者のクライアント７０との間での接続を確立する。
【０２０３】
これにより、所定のコミュニケーションツールを用いて、ワークフローの担当者と承認者とが容易に会話を開始することが可能である。このように、各利用者が他の利用者の電話番号あるいはメールアドレスをわざわざ調べることを要さずに、当該他の利用者との会話を容易に実現することが可能である。
【０２０４】
また、承認者は、ワークフローの承認対象ファイルのみならず当該ワークフローの関連ファイルをも閲覧しつつ、担当者と会話すること（コミュニケーションをとること）が可能である。たとえば、承認者が「承認対象ファイルの第５ページの数字の根拠は？」との質問を担当者に対して発したとき、担当者は「コスト内訳表ファイル（関連ファイル）の第３ページの記載を参照してください。」との回答を伝えることが可能である。したがって、担当者は、関連ファイルの利用によって説明を行い易くなり、ひいては承認者との間で密な意思疎通を図ることが可能である。
【０２０５】
また、このようなコールボタンは、２者間の会話のみならず複数人の間での会話にも利用される。たとえば、第２承認者が、担当者呼出用通信ボタン３１５ａと第１承認者呼出用通信ボタン３１５ｂとの双方を押下することによって、担当者と第１承認者と第２承認者との三者間の会話が実現される。あるいは、担当者が元の担当者（登録者）から新たな担当者に変更された場合（後述）において、第１承認者が担当者（新担当者）呼出用の通信ボタン３１５ａと旧担当者呼出用の通信ボタン３１５ｅとの双方を押下することによって、旧担当者と新担当者と第１承認者との三者間の会話が実現されてもよい。
【０２０６】
なお、所定のコミュニケーションツールによる会話は、音声による会話に限定されず、文字による会話（チャット）などであってもよい。
【０２０７】
＜７−５．ファイル更新の進捗確認処理＞
また、ワークフローの各利用者は、進捗確認ボタン３２５を用いて、承認対象ファイルと関連ファイルとで構成されるファイル群に関する更新処理の進捗状況を確認することが可能である。
【０２０８】
たとえば、第１承認者が進捗確認ボタン３２５を押下することによって、進捗確認用グラフ（図２２）がクライアント７０（進捗情報の問合せ元装置）の表示部に表示される。ここでは、進捗確認用グラフとして、特定範囲フォルダ群Ｒ１におけるファイル群を構成する総ファイル数（承認対象ファイルと複数の関連ファイルとの合計ファイル数）の経時変化を示すグラフ、を例示する。
【０２０９】
具体的には、進捗確認ボタン３２５の押下操作に応じて、進捗確認用グラフの表示要求がクライアント７０からサーバ５０へ送信される。サーバ５０は、当該表示要求に応答して、進捗確認用グラフの表示用データ（特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイル群において追加あるいは変更されたファイル数に関する情報をグラフ化した状態のデータ）を生成し、当該表示用データをクライアント７０に送信（返信）する。クライアント７０の表示部は、返信されてきた当該表示用データに基づき当該進捗確認用グラフ（図２２）を表示する。この進捗確認用グラフ（図２２）においては、担当者等の作業によるファイル数の増加等が示されている。
【０２１０】
これによれば、たとえば、承認者による差戻し後に担当者が参照資料ファイルを追加した場合、承認者は、図２２のグラフを視認することによって、ファイル総数が増大しており担当者の作業が進行していること（および作業の進展程度）を確認できる。また、ファイル数の変更日時もが示されることによって、承認者は、担当者の作業実行時期をも把握できる。
【０２１１】
このようなファイル数の増加等に関するファイル更新情報は、サーバ５０によって収集される。
【０２１２】
たとえば、ワークフローの登録後（回覧対象ファイル等の登録後）にワークフローのメイン操作画面３１０を利用して、特定範囲フォルダ群Ｒ１内（回覧対象ファイルおよび関連ファイルが格納されている所定のフォルダ範囲内）のファイルに関する更新処理（ファイルの編集と追加との少なくとも一方を含む更新処理）が行われる場合に、ファイルアクセス履歴の記録処理等が実行される。
【０２１３】
具体的には、ワークフローの利用処理時において、サーバ５０は、クライアント７０からの受信要求がリモートワーク用のワークフローにおけるアクセス要求である旨を判定（ステップＳ７２でＹＥＳ）すると、ステップＳ７４〜Ｓ８０（図１０）の動作を実行する。そして、ステップＳ７４（図１０）で開始され且つステップＳ８０まで継続されていたファイルアクセス履歴情報の記録処理によって、当該特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイルの総数が更新される。
【０２１４】
あるいは、ワークフローの登録後において、ワークフローのメイン操作画面３１０を利用することなく特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイルに対する直接的なアクセス（社内ＬＡＮの外部等からのアクセス）によって、当該ファイルに関する更新処理が行われてもよい。この場合、サーバ５０は、特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイル更新を常に監視しておくことが好ましい。そして、当該ファイル更新が検出されると、サーバ５０は、ファイルアクセス履歴情報の更新処理（ファイル更新に関する更新内容の取得等を含む）等を実行する。
【０２１５】
具体的には、ワークフローの利用処理以外の処理時において、サーバ５０は、クライアント７０からの受信要求がワークフローの登録要求でもなく且つリモートワーク用のワークフローにおけるアクセス要求でもない旨を判定（ステップＳ７２でＮＯ）すると、ステップＳ８１，Ｓ８２（図１０）の動作を実行する。詳細には、サーバ５０は、クライアント７０からサーバ５０に対する通常のリモートアクセス操作を受け付けて、当該リモートアクセス操作に応じた処理を実行する（ステップＳ８１）。ただし、当該リモートアクセス操作が特定範囲フォルダ群Ｒ１（ユーザＵ１向けの記憶領域）内のファイルに対する操作（更新処理）である場合には、サーバ５０は、ファイルの更新に関する情報（更新対象ファイル（追加ファイルを含む）の名称、更新時刻等）をアクセス履歴情報に追記する処理等をも実行する。
【０２１６】
たとえば、ワークフローの登録後において、ワークフローの利用操作とは別の操作として、図１６の特定範囲フォルダ群Ｒ１（メインデータフォルダおよびその子フォルダ）内のファイルに対する追加および／または変更操作等が行われた場合、当該特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイルの総数が適宜のタイミングで取得されればよい。より具体的には、ファイル数が増大するごとに、あるいは所定の時間間隔で、当該総数が取得（更新）されればよい。
【０２１７】
このようなアクセス履歴情報の更新動作によって、サーバ５０内のユーザＵ１用のメインデータフォルダと当該メインデータフォルダの子フォルダ（「関連データフォルダ」）（図１６参照）とに格納されているファイルの総数等が更新取得されればよい。
【０２１８】
さらに、サーバ５０は、更新処理に関する当該履歴情報に基づき関連ファイル情報を更新するとともに、更新された関連付け情報に基づき関連ファイルリスト２３０をも更新する。
【０２１９】
具体的には、ファイルの追加が行われた場合には、サーバ５０は、関連ファイルリスト２３０（図２１）の関連ファイル名称表示欄２３２において、更新処理において追加されたファイル（追加ファイル）のファイル名称表示領域を追加するとともに、当該ファイル名称表示領域に追加ファイルへのリンク情報を付加する。
【０２２０】
また、ファイルの編集としてファイル名称の変更が行われた場合、サーバ５０は、関連ファイルリスト２３０において、名称変更されたファイル（名称変更ファイル）の名称表示欄（２３１あるいは２３２）に新たなファイル名称を記述するとともに、当該名称表示欄に名称変更ファイルへのリンク情報を付加する。
【０２２１】
また、ファイルの編集としてファイルの格納場所の変更（ファイルパスの変更）が行われた場合、サーバ５０は、関連ファイルリスト２３０において、当該ファイルの移動後のファイルパスを含むリンクアドレスをリンク情報として付加する。
【０２２２】
ファイルの更新処理に伴って、以上のような動作等が実行される。
【０２２３】
なお、ここでは、進捗確認用グラフとして、特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイル群を構成するファイルの総数の変化を示すグラフが例示されているが、これに限定されない。たとえば、進捗確認用グラフは、図１６の特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイル群の総ページ数（承認対象ファイルのページ数と複数の関連ファイルの各ページ数との合計ページ数）の変化を示すグラフ（図２３参照）、などであってもよい。換言すれば、サーバ５０は、特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイル群において追加あるいは変更されたページ数に関する情報をグラフ化した状態のデータを取得し、当該情報をその問合せ元装置（クライアント７０）に対して送信してもよい。
【０２２４】
また、上述のような特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイル更新処理は、社内ＬＡＮの外部（詳細には、社内ＬＡＮ外部のクライアント７０）からのアクセスに応じて行われてもよく、社内ＬＡＮの内部（詳細には、社内ＬＡＮ内部のクライアント７０）からのアクセスに応じて行われてもよい。
【０２２５】
また、ここでは、ワークフローの登録後に所定のフォルダ範囲（特定範囲フォルダ群Ｒ１）内にてファイルに関する更新処理が行われた場合に、ファイルアクセス履歴情報の更新処理、関連付け情報の更新処理、および関連ファイルリスト２３０の更新処理が実行される態様について例示しているが、これに限定されない。
【０２２６】
たとえば、ワークフローの登録前（詳細には、特定ファイルおよび対応ファイルがクライアント７０からサーバ５０へと転送されてサーバ５０の所定のフォルダ範囲（特定範囲フォルダ群Ｒ１）に格納された後）において特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイルに関する更新処理が行われた場合、次のような動作が行われてもよい。
【０２２７】
この場合、サーバ５０は、ワークフローの登録前において（登録指令に先立って）、ＭＦＰ１０から送信されサーバ５０の特定範囲フォルダ群Ｒ１内に格納されているファイル群（特定ファイルおよび対応ファイル）の関連付けに関する情報（上述の関連付け情報に対する予備情報）とも称する）を予備的に生成しておくことが好ましい。サーバ５０は、ワークフローの登録前においても、特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイル更新を常に監視し、ファイルアクセス履歴情報の更新処理を実行すればよい。また、当該ファイル更新が検出されると、ファイル更新に関する更新内容を取得し、当該更新内容を上記予備情報に反映させるようにすればよい。その後、サーバ５０は、当該ワークフローの登録時において、ワークフローの登録指令に応じて、回覧対象ファイルと関連ファイルとの関連付けに関する関連付け情報（最新の関連付け情報）を「予備情報」に基づき生成すればよいい。また、サーバ５０は、当該最新の関連付け情報に基づき、関連ファイルリスト２３０を生成すればよい。
【０２２８】
＜７−６．担当者の変更処理（移管処理＞
また、ワークフローの担当者（文書作成担当者）は、移管ボタン３２３を用いて、担当者を変更することができる。
【０２２９】
メイン操作画面３１０（図１９）内の移管ボタン３２３の押下操作に応じて、移管内容設定画面３５０（図２４）がクライアント７０の表示部に表示される。
【０２３０】
図２４に示すように、移管内容設定画面３５０は、元の担当者（変更前の担当者）の表示欄３５１と新たな担当者（変更後の担当者）の指定欄３５２とを有している。また、移管内容設定画面３５０は、第１承認者、第２承認者、最終承認者についても、それぞれ元の承認者（変更前の承認者）を新たな承認者（変更後の承認者）へと変更するための入力欄等を有している。具体的には、移管内容設定画面３５０は、旧第１承認者（元の第１承認者）の表示欄３５３と新第１承認者（新たな第１承認者）の指定欄３５４と旧第２承認者の表示欄３５５と新第２承認者の指定欄３５６と旧最終承認者の表示欄３５７と新最終承認者の指定欄３５８とを有している。
【０２３１】
これらの欄のうち、左側の４つの表示欄３５１，３５３，３５５，３５７には、各役割の現在の割当対象人物の名称が記載されている。具体的には、旧担当者の表示欄３５１には「ユーザＵ１」が表示され、旧第１承認者の表示欄３５３には「ユーザＵ５１」が表示され、旧第２承認者の表示欄３５５には「ユーザＵ５２」が表示され、旧最終承認者の表示欄３５７には「ユーザＵ５３」が表示される。
【０２３２】
一方、これらの欄のうち、右側の４つの指定欄（入力欄）３５２，３５４，３５６，３５８には、各役割の変更後の割当対象人物の名称がドロップダウンリスト等によって入力される。たとえば、新担当者の指定欄３５２に「ユーザＵ２」が入力されることによって、担当者の変更後の人物として「ユーザＵ２」が指定される。同様に、新第１承認者の指定欄３５４に「ユーザＵ５５」が入力されることによって、第１承認者の変更後の人物として「ユーザＵ５５」が指定される。変更されない承認者に関する指定欄においては、空白のまま表示（あるいは変更前の人物名がそのまま表示）される。
【０２３３】
たとえば、移管内容設定画面３５０を用いて或るユーザ（たとえば旧担当者）がワークフローの「担当者」を元の担当者（ユーザＵ１）から新たな担当者（ユーザＵ２）へと変更する変更操作を付与した場合、クライアント７０は、当該変更操作に応じた変更要求（担当者の変更指令）をサーバ５０に送信する。サーバ５０は、当該変更要求を受け付けると、次のような動作を実行する。
【０２３４】
まず、サーバ５０は、図２５に示されるように、格納部５５のユーザＵ１向けの格納領域（記憶領域）内に格納されていた特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイル群（特定ファイルおよび対応ファイル）を、格納部５５のユーザＵ２向けの格納領域内にコピーする。図２５では、サーバ５０内において、元の担当者Ｕ１向けの格納領域（特定範囲フォルダ群Ｒ１）内のファイル群が、新たな担当者Ｕ２向けの格納領域（特定範囲フォルダ群Ｒ２）内のファイル群としてコピーされる様子が概念的に示されている。
【０２３５】
なお、本願においては、ファイル（データ）の「コピー」には、複写元のファイル（データ）を削除する複写形態（いわゆる「移動」）もが含まれるものとする。たとえば、新担当者への移管後においては、元の担当者向けの特定範囲フォルダ群Ｒ１内のファイル群は削除されてもよい。
【０２３６】
次に、サーバ５０は、特定範囲フォルダ群Ｒ２内にコピーされた「特定ファイル」（ユーザＵ２向けの格納領域内にコピーされてユーザＵ２向けの格納領域内に存在する特定ファイル「File_0.doc」）をワークフローの「承認対象ファイル」（回覧対象ファイル）として更新登録する。また、サーバ５０は、特定範囲フォルダ群Ｒ２内にコピーされた「対応ファイル」（ユーザＵ２向けの格納領域内にコピーされてユーザＵ２向けの格納領域内に存在する対応ファイル）を、ワークフローの「関連ファイル」として更新登録する。
【０２３７】
また、サーバ５０は、承認対象ファイルと関連ファイルとの関連付けに関する関連付け情報を更新する。そして、サーバ５０は、更新された関連付け情報に基づき、関連ファイルリスト２３０（特に、各ファイルへのリンク情報）をも更新する。これにより、関連ファイルリスト２３０に埋め込まれた「承認対象ファイルへのリンク情報」が更新されるとともに、関連ファイルリスト２３０に埋め込まれた「関連ファイルへのリンク情報」もが更新される。当該リンク情報は、特定範囲フォルダ群Ｒ２内の各ファイルへのファイルパス等を含む情報に変更される。
【０２３８】
これによれば、サーバ５０内のユーザＵ２向けの特定範囲フォルダ群Ｒ２内において、ワークフローに関するファイルを適切に管理することが可能である。
【０２３９】
＜８．その他＞
以上、この発明の実施の形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。
【０２４０】
たとえば、上記実施形態等においては、リモートアクセスユーザ（サーバへのリモートアクセスが可能なユーザ（ＬＡＮ外からのアクセス可能なユーザ））による登録指示操作に基づく登録指令が、ＬＡＮ外部のクライアント７０から付与されているが、これに限定されない。リモートアクセスユーザによる登録指示操作に基づく登録指令が、ＬＡＮ内部のクライアント７０（７０ａ，７０ｂ等）から付与されてもよい。そして、この場合にも上記と同様の動作が実行されてもよい。具体的には、サーバ５０は、社内ＬＡＮの内部のクライアント７０（７０ｂ等）からの登録指令に応じて、（ＭＦＰ１０等での所定の動作に関する）「特定ファイル」をワークフローにおける回覧対象ファイルとして登録するとともに、当該特定ファイルに対応する「対応ファイル」をワークフローにおける関連ファイルとして登録する動作等が実行されてもよい。
【０２４１】
また、上記実施形態等においては、特定ファイルに対応する対応ファイルが所定の基準に基づいて決定されるとともに、決定された全ての対応ファイルがワークフローにおける「関連ファイル」として自動的に登録されている（ステップＳ７３（図１０））が、これに限定されない。たとえば、決定された全ての対応ファイルの中からユーザによって選択された一部のファイルのみが、「関連ファイル」として登録されてもよい。具体的には、ワークフローの登録の際（ステップＳ７３（図１０））において、当該一部のファイルを選択（指定）する選択操作がユーザによって行われ、当該選択操作に応答して、当該一部のファイルのみが関連ファイルとして登録されてもよい。より詳細には、特定ファイルに対応する対応ファイルとして１４個のファイルが抽出される場合、当該１４個の全ファイルのうちユーザによって選択された一部のファイル（３個のファイル）のみが、関連ファイルとして登録されてもよい。
【０２４２】
また、上記実施形態等においては、ＭＦＰ１０における所定の動作に応じて、当該所定の動作における特定ファイルとその対応ファイルとがサーバ５０に転送され（ワークフローでの利用に先立って）予め格納されているが、これに限定されない。
【０２４３】
たとえば、クライアント７０（パーソナルコンピュータ（ＰＣ）等）における所定の動作（データコピー動作等）に応じて、当該所定の動作における特定ファイルとその対応ファイルとがサーバ５０に転送され予め格納されてもよい（図２６参照）。端的に言えば、クライアント７０が、ＭＦＰ１０と同様の情報処理装置として機能してもよい。具体的には、上記ＭＦＰ１０と同様の動作（図７および図８参照）がクライアント７０にて実行されればよい。
【０２４４】
より詳細には、クライアント７０においてデータファイルのコピー動作（データコピー動作（ファイルコピー動作））が実行される場合、当該データファイル（複写対象ファイル）が所定の動作における「特定ファイル」として決定されてもよい。さらに、当該データファイルの格納先（複写先）のフォルダ（および／または格納元（複写元）のフォルダ）に対して所定の関係を有するフォルダ内に格納されているデータファイルが「対応ファイル」として決定されてもよい。
【０２４５】
たとえば、「複写先フォルダ」の親フォルダ（たとえば１階層上位のフォルダ）内の全てのデータファイル（「..\*.*」（図２７参照））が、「対応ファイル」として決定されてもよい。なお、対応ファイルは、図２７の定義ファイル２１０の規定内容に基づいて決定されればよい。図２７は、定義ファイル２１０の他の一例を示す図である。
【０２４６】
また、「複写先フォルダ」内の全てのデータファイル（「.\*.*」）（ただし、複写対象ファイルを除く）が「対応ファイル」として決定されてもよい。また、「複写元フォルダ」の所定階層数下位のフォルダ（たとえば１階層下位のフォルダ（子フォルダ））内の全てのデータファイル（「.\*\*.*」）が「対応ファイル」として決定されてもよい。
【０２４７】
そして、当該対応ファイルと特定ファイルとがＭＦＰ１０によってクライアント７０等から収集され、収集されたファイルがサーバ５０に転送されて予め格納されてもよい（ステップＳ２５（図８））。このような動作により、当該対応ファイルが回覧対象ファイルの候補としてサーバ５０に格納され、当該特定ファイルが関連ファイルの候補として格納されてもよい。
【０２４８】
また、上記実施形態等においては、関連ファイル（対応ファイル）は、承認対象ファイル（特定ファイル）とは別のフォルダに格納されているが、これに限定されない。たとえば、送信元のクライアント７０において「対応ファイル」が特定ファイルと同じフォルダ内に格納されていた場合には、「対応ファイル」の転送先のサーバ５０において特定ファイルと同じフォルダ内に「対応ファイル」が格納されてもよい。
【０２４９】
また、上記実施形態等においては、回覧対象ファイルが承認対象ファイルである場合について主に例示した。換言すれば、複数の承認者によって承認対象ファイルが承認されるワークフロー（承認ワークフロー）について主に例示した。しかしながら、本発明はこれに限定されない。たとえば、承認対象のファイルではない回覧対象ファイルが複数の回覧対象者の間で回覧されるワークフロー等に対して、上記思想が適用されてもよい。換言すれば、承認を伴わない回覧等を実行するためのワークフロー等に対して上記思想が適用されてもよい。
【０２５０】
また、上記実施形態等においては、サーバ５０は、社内に配置されたサーバである態様を例示したが、これに限定されず、サーバ５０は、クラウドサーバ等であってもよい。
【符号の説明】
【０２５１】
１  情報処理システム（ワークフローシステム）
１０  ＭＦＰ
３０  認証サーバ
５０  管理サーバ
７０  クライアント
２１０  定義ファイル
２３０  関連ファイルリスト
３１０  メイン操作画面
３３０  フォルダ構造表示画面
３５０  移管内容設定画面
Ｒ１，Ｒ２  特定範囲フォルダ群
【図１】
2020087314.tif 000003
【図２】
2020087314.tif 000004
【図３】
2020087314.tif 000005
【図４】
2020087314.tif 000006
【図５】
2020087314.tif 000007
【図６】
2020087314.tif 000008
【図７】
2020087314.tif 000009
【図８】
2020087314.tif 000010
【図９】
2020087314.tif 000011
【図１０】
2020087314.tif 000012
【図１１】
2020087314.tif 000013
【図１２】
2020087314.tif 000014
【図１３】
2020087314.tif 000015
【図１４】
2020087314.tif 000016
【図１５】
2020087314.tif 000017
【図１６】
2020087314.tif 000018
【図１７】
2020087314.tif 000019
【図１８】
2020087314.tif 000020
【図１９】
2020087314.tif 000021
【図２０】
2020087314.tif 000022
【図２１】
2020087314.tif 000023
【図２２】
2020087314.tif 000024
【図２３】
2020087314.tif 000025
【図２４】
2020087314.tif 000026
【図２５】
2020087314.tif 000027
【図２６】
2020087314.tif 000028
【図２７】
2020087314.tif 000029