(57)【要約】      （修正有）【課題】事後に機密となった文書を、検出漏れが少なく、利便性を損なうことなく検出することを可能とすることで、適切な監査を行う電子文書監査装置、電子文書監査システム、制御方法及びプログラムを提供する。【解決手段】電子文書監査システムにおいて、事後機密文書検出部１０５は、機密文書保存領域１０４から管理者より登録保存された機密文書を取得した後、電子文書保存領域１０３からアーカイブされた電子文書と機密文書と類似度合を判定する。事後監査リスト生成部１０７は、事後機密文書検出部１０５で類似度合の高い機密文書を監査情報とし、監査情報保存領域１０８に保存する。事後監査リスト表示部１０９は、類似度合の高い機密文書と電子文書とを監査者に対してリスト表示する。【選択図】図１
2020074094.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
監査対象とする電子文書を保存する電子文書保存部と、
機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得部と、
前記機密文書取得部によって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として電子文書保存部から検出する事後機密文書検出部と、
前記事後機密文書検出部によって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成部と、
前後事後監査リスト生成部によって生成された事後機密文書の一覧を表示する事後監査リスト表示部と、
を備えたことを特徴とする電子文書監査装置。
【請求項２】
電子文書に含まれる特定情報から当該電子文書の監査者に関する情報を記憶する組織情報保存部と、
前記監査リスト生成部は、前記事後機密文書に含まれる特定情報を用いて、前記組織情報保存部から監査者を特定し、
前記事後監査リスト表示部は、前記監査リスト生成部によって特定した監査者に対して、事後機密文書の一覧を表示することを特徴とする請求項１に記載の電子文書監査装置。
【請求項３】
前記組織情報保存部は、機密文書の保有者に関する情報を記憶しており、
前記監査リスト生成部は、前記事後機密文書に関係する機密文書の保有者を前記組織情報保存部から特定して監査者とすることを特徴とする請求項２に記載の電子文書監査装置。
【請求項４】
前記組織情報保存部は、前記電子文書保存部によって保存された電子文書の特定情報から特定される電子文書の保有者の情報を記憶しており、
前記監査リスト生成部は、前記事後機密文書に含まれる特定情報を用いて、前記組織情報保存部から前記電子文書保存部によって保存された電子文書の保有者を特定して監査者とすることを特徴とする請求項２または３に記載の電子文書監査装置。
【請求項５】
前記特定情報は、前記電子文書保存部によって保存された電子文書の送信者であることを特徴とする請求項２乃至４の何れか１項に記載の電子文書監査装置。
【請求項６】
前記特定情報は、前記電子文書保存部によって保存された電子文書の受信者も含み、
前記監査リスト生成部は、前記事後機密文書の特定情報から配賦範囲を特定し、前記事後機密文書の監査実施状況に応じて監査の優先順位を判定することを特徴とする請求項２乃至５の何れか１項に記載の電子文書監査装置。
【請求項７】
前記組織情報保存部は、電子文書の特定情報から特定される電子文書の管理組織の情報を記憶しており、
前記監査リスト生成部は、前記配賦範囲が、前記組織情報保存部から組織内であるか否かに依って電子文書の監査の優先順位を判定することを特徴とする請求項６に記載の電子文書監査装置。
【請求項８】
前記事後監査リスト表示部は、前記事後機密文書の配賦範囲に応じて、前記事後機密文書の保有者に対して警告通知の指示を行うことが可能な請求項６または７に記載の電子文書監査装置。
【請求項９】
電子文書の送受信を行うクライアント端末と、クライアント端末に対して送受信される電子文書を保存する電子文書監査装置と、前記電子文書監査装置に保存された電子文書の監査指示を行う管理者端末と、がネットワークを介して接続された電子文書監査システムであって、
前記電子文書監査装置は、
前記クライアント端末に対して送受信する電子文書を保存する電子文書保存部と、
機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得部と、
前記機密文書取得部によって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として電子文書保存部から検出する事後機密文書検出部と、
前記事後機密文書検出部によって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成部と、
前後事後監査リスト生成部によって生成された事後機密文書の一覧を管理者端末の表示部に表示する事後監査リスト表示部と、
を備えたことを特徴とする電子文書監査システム。
【請求項１０】
電子文書の監査方法であって、
電子文書監査装置の機密文書取得部が、機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得ステップ、
電子文書監査装置の事後機密文書検出部が、前記機密文書取得ステップによって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として監査対象とする電子文書を保存する電子文書保存部から検出する事後機密文書検出ステップ、
電子文書監査装置の事後監査リスト生成部は、前記事後機密文書検出ステップによって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成ステップ、
電子文書監査装置の事後監査リスト表示部が、前後事後監査リスト生成ステップによって生成された事後機密文書の一覧を表示する事後監査リスト表示ステップ、
を含むことを特徴とする電子文書の監査方法。
【請求項１１】
電子文書監査装置で読み取り実行可能なプログラムであって、
前記電子文書監査装置を、
機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得部と、
前記機密文書取得部によって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として監査対象とする電子文書を保存する電子文書保存部から検出する事後機密文書検出部と、
前記事後機密文書検出部によって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成部と、
前後事後監査リスト生成部によって生成された事後機密文書の一覧を表示する事後監査リスト表示部と、
を機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１２】
電子文書の送受信を行うクライアント端末と、クライアント端末に対して送受信される電子文書を保存する電子文書監査装置と、前記電子文書監査装置に保存された電子文書の監査指示を行う管理者端末と、がネットワークを介して接続された電子文書監査システムの制御方法であって、
前記電子文書監査装置は、
機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得ステップと、
前記機密文書取得ステップによって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として前記クライアント端末に対して送受信する電子文書を保存する電子文書保存部から検出する事後機密文書検出ステップと、
前記事後機密文書検出ステップによって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成ステップと、
前後事後監査リスト生成ステップによって生成された事後機密文書の一覧を管理者端末の表示部に表示する事後監査リスト表示ステップと、
を備えたことを特徴とする電子文書監査システムの制御方法。
【請求項１３】
電子文書の送受信を行うクライアント端末と、クライアント端末に対して送受信される電子文書を保存する電子文書監査装置と、前記電子文書監査装置に保存された電子文書の監査指示を行う管理者端末と、がネットワークを介して接続された電子文書監査システムにおいて実行されるプログラムであって、
前記電子文書監査装置を、
前記クライアント端末に対して送受信する電子文書を保存する電子文書保存部と、
機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得部と、
前記機密文書取得部によって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として電子文書保存部から検出する事後機密文書検出部と、
前記事後機密文書検出部によって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成部と、
前後事後監査リスト生成部によって生成された事後機密文書の一覧を管理者端末の表示部に表示する事後監査リスト表示部と、
して機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークや各種デバイスを介して、受け渡しを行う電子データの機密情報等の漏洩を管理する管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業において、サステナビリティの観点から自社の社会的責任（CSR）に対する関心が高まっている。CSRの一環として情報セキュリティに対する信頼性を高めるため、多くの企業がISMSの構築に取り組んでいる。ISMSおいては、情報資産に対して取り扱い区分や配布範囲を明示する運用が多いが、企業が保有する情報資産の数は膨大で多岐にわたり、適切な管理を実現することが困難である。
【０００３】
情報資産管理システムは、情報資産の管理を簡便にするシステムであり、自動または半自動的に情報資産の重要性を判定し、情報資産に対するアクセスログの取得や不要なアクセスの制御などの機能を有する。また重要性の判定結果に基づき取り扱い区分や配布範囲を明示するものも提案されている。またコンテンツフィルタリングシステムと連携して、情報資産に付与された取り扱い区分や配布範囲に基づき、外部への情報資産の送出を制御することも可能である。
【０００４】
しかしながら、情報資産を機密として管理する前の段階で、機密情報の断片が草稿やアイデアなどの形で既に外部に送信されてしまっている場合もある。このような状態を事後に気づくことは非常に困難であり、企業にとって顕在化されていないリスクとなる。
【０００５】
そこで、電子メールの機密情報管理システムとして、情報資産に対する取り扱い区分や配布範囲により、送信しようとする電子メール（情報資産）が機密であるか否かを判定し、機密であると判定した場合、送信しようとする電子メールと相関関係にある過去に送受信した電子メールの返信や転送を制限する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１０−１５２５３７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、特許文献１において相関関係として示されているのは、電子メールが同一スレッドに含まれる場合についてであり、電子メールの送信時に、過去に関連があるメールが存在しても時間が大きく経過した場合等、スレッドを新たにすることはよくある。
【０００８】
この場合、送信しようとした電子メールが機密情報を含むと判定できたとしても、事後に監査すべき電子メールを含むメールスレッドとはスレッドが異なるため無関係となり、監査することができずに、結果として、事後に監査すべき過去の電子メールは機密として管理されないままとなる。
【０００９】
逆に、スレッドとして関連していれば制御の対象となってしまうので、本来制限が不要である情報資産に対しても送信が制限されてしまい、利便性が大きく損なわれる。
【００１０】
本発明は、上記の課題を解決するためになされたものであり、新規に機密文書が登録された場合に、機密となった文書を含む電子文書を、検出漏れが少なく、利便性を損なうことなく検出することを可能とすることで、電子文書を送信する前及び後に関わらず適切な管理を行うことが可能となる電子文書監査装置、電子文書監査システム、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題を解決するための第一の発明は、監査対象とする電子文書を保存する電子文書保存部と、機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得部と、前記機密文書取得部によって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として電子文書保存部から検出する事後機密文書検出部と、前記事後機密文書検出部によって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成部と、前後事後監査リスト生成部によって生成された事後機密文書の一覧を表示する事後監査リスト表示部と、を備えたことを特徴とする電子文書監査装置である。
【００１２】
上記課題を解決するための第二の発明は、電子文書の送受信を行うクライアント端末と、クライアント端末に対して送受信される電子文書を保存する電子文書監査装置と、前記電子文書監査装置に保存された電子文書の監査指示を行う管理者端末と、がネットワークを介して接続された電子文書監査システムであって、前記電子文書監査装置は、前記クライアント端末に対して送受信する電子文書を保存する電子文書保存部と、機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得部と、前記機密文書取得部によって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として電子文書保存部から検出する事後機密文書検出部と、前記事後機密文書検出部によって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成部と、前後事後監査リスト生成部によって生成された事後機密文書の一覧を管理者端末の表示部に表示する事後監査リスト表示部と、を備えたことを特徴とする電子文書監査システムである。
【００１３】
上記課題を解決するための第三の発明は、電子文書の監査方法であって、電子文書監査装置の機密文書取得部が、機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得ステップ、電子文書監査装置の事後機密文書検出部が、前記機密文書取得ステップによって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として監査対象とする電子文書を保存する電子文書保存部から検出する事後機密文書検出ステップ、電子文書監査装置の事後監査リスト生成部は、前記事後機密文書検出ステップによって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成ステップ、電子文書監査装置の事後監査リスト表示部が、前後事後監査リスト生成ステップによって生成された事後機密文書の一覧を表示する事後監査リスト表示ステップ、を含むことを特徴とする電子文書の監査方法である。
【００１４】
上記課題を解決するための第四の発明は、電子文書監査装置で読み取り実行可能なプログラムであって、前記電子文書監査装置を、機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得部と、前記機密文書取得部によって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として監査対象とする電子文書を保存する電子文書保存部から検出する事後機密文書検出部と、前記事後機密文書検出部によって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成部と、前後事後監査リスト生成部によって生成された事後機密文書の一覧を表示する事後監査リスト表示部と、を機能させることを特徴とするプログラムである。
【００１５】
上記課題を解決するための第五の発明は、電子文書の送受信を行うクライアント端末と、クライアント端末に対して送受信される電子文書を保存する電子文書監査装置と、前記電子文書監査装置に保存された電子文書の監査指示を行う管理者端末と、がネットワークを介して接続された電子文書監査システムの制御方法であって、前記電子文書監査装置は、機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得ステップと、前記機密文書取得ステップによって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として前記クライアント端末に対して送受信する電子文書を保存する電子文書保存部から検出する事後機密文書検出ステップと、前記事後機密文書検出ステップによって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成ステップと、前後事後監査リスト生成ステップによって生成された事後機密文書の一覧を管理者端末の表示部に表示する事後監査リスト表示ステップと、を備えたことを特徴とする電子文書監査システムの制御方法である。
【００１６】
上記課題を解決するための第六の発明は、電子文書の送受信を行うクライアント端末と、クライアント端末に対して送受信される電子文書を保存する電子文書監査装置と、前記電子文書監査装置に保存された電子文書の監査指示を行う管理者端末と、がネットワークを介して接続された電子文書監査システムにおいて実行されるプログラムであって、前記電子文書監査装置を、前記クライアント端末に対して送受信する電子文書を保存する電子文書保存部と、機密文書として定義された電子文書を取得する機密文書取得部と、前記機密文書取得部によって取得した機密文書と同一または類似する電子文書を事後機密文書として電子文書保存部から検出する事後機密文書検出部と、前記事後機密文書検出部によって検出された事後機密文書の一覧を生成する事後監査リスト生成部と、前後事後監査リスト生成部によって生成された事後機密文書の一覧を管理者端末の表示部に表示する事後監査リスト表示部と、して機能させることを特徴とするプログラムである。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、新規に登録された機密文書と、電子文書との類似判定を行うことに依って、機密となった文書を含む電子文書を、検出漏れが少なく、利便性を損なうことなく検出することを可能とすることで、適切な監査を行うことが可能となる、という効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明の実施形態における電子文書監査システムの概略構成を示す構成図である。
【図２】本発明の実施形態における各種端末のハードウエア構成を示す構成図である。
【図３】本発明の実施形態における電子文書監査装置の基本的な処理フローを示す図である。
【図４】本発明の実施形態における機密文書取得処理を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態における機密文書保存領域の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態における機密文書から文書の属性を取得するための正規表現の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態において登録される機密文書の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態における機密文書テーブルの一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態における事後機密文書検出処理を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態における電子文書保存領域の一例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態における電子文書テーブルの一例を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態におけるアーカイブされた電子文書の一例を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態における事後監査リスト生成処理を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の実施形態における一時領域における新規監査情報の一例を示す図である。
【図１５】本発明の実施形態における監査情報保存領域の一例を示す図である。
【図１６】本発明の実施形態における監査情報テーブルの一例を示す図である。
【図１７】本発明の実施形態における事後監査リスト表示処理を示すフローチャートである。
【図１８】本発明の実施形態における表示情報一覧の一例を示す図である。
【図１９】本発明の実施形態におけるグループ情報保存領域の一例を示す図である。
【図２０】本発明の実施形態におけるグループ情報テーブルの一例を示す図である。
【図２１】本発明の実施形態における事後機密文書一覧ダイアログの一例を示す図である。
【図２２】本発明の実施形態における事後監査リスト生成処理を示すフローチャートである。
【図２３】本発明の実施形態における監査情報テーブルの一例を示す図である。
【図２４】本発明の実施形態における事後監査リスト表示処理を示すフローチャートである。
【図２５】本発明の実施形態における表示情報一覧の一例を示す図である。
【図２６】本発明の実施形態における事後監査リスト生成処理を示すフローチャートである。
【図２７】本発明の実施形態における監査情報テーブルの一例を示す図である。
【図２８】本発明の実施形態における事後監査リスト表示処理を示すフローチャートである。
【図２９】本発明の実施形態における表示情報一覧の一例を示す図である。
【図３０】本発明の実施形態における事後機密文書一覧ダイアログの一例を示す図である。
【図３１】本発明の実施形態における事後機密文書一覧ダイアログにおける周知メール送信処理を示すフローチャートである。
【図３２】本発明の実施形態における監査情報に対する周知メール送信処理を示すフローチャートである。
【図３３】本発明の実施形態における周知メールを自動送信する場合の、事後監査リスト生成処理を示すフローチャートである。
【図３４】本発明の実施形態における周知メールの一例を示す図である。
【図３５】本発明の実施形態における事後監査リスト生成処理における監査レベルの算出式を示す図である。
【図３６】本発明の実施形態における事後監査リスト生成処理における監査レベルの算出において、機密文書の機密区分に基づく重要度も加味した場合の算出式を示す図である。
【図３７】機密文書の機密度に対する重要度の定義の一例を示す図である。
【図３８】本発明の実施形態における電子文書監査システムの概略構成を示す構成図である。
【図３９】本発明の実施形態における送信制御に関する処理を示すフローチャートである。
【図４０】本発明の実施形態における機密文書テーブルの一例を示す図である。
【図４１】本発明の実施形態における送信制御に関する処理を示すフローチャートである。
【図４２】本発明の実施形態における機密文書テーブルの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００２０】
［第１の実施形態］
図１は本発明の実施形態の電子文書監査システムの構成を示す図である。
【００２１】
尚、図１のネットワーク上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００２２】
本明細書では、電子メールのアーカイブを対象とした電子文書監査装置について説明するが、印刷や可搬デバイスへの書き出し、ネットワークへのアップロード等のアーカイブを対象とした構成を取ることもできる。
【００２３】
電子文書監査装置１００は、情報処理装置の一例でありネットワークを介して、クライアント端末１１０、管理者端末１２０、電子メール送受信装置１３０とデータの送受信が可能である。
【００２４】
電子文書監査装置１００は、電子メール送受信装置１３０を経由した電子メールのアーカイブを取得・管理し、電子メールのアーカイブの中から、管理者端末１２０により新規に登録された機密文書と同一または類似する電子メールを検出し、監査者に監査を促すために必要な監査情報を生成し、管理者端末１２０に送信する。
【００２５】
電子文書保存部１０１は、電子メール送受信装置１３０から電子メールアーカイブを取得し、電子メールアーカイブに含まれる電子メールを電子文書保存領域１０３に保存する。
【００２６】
機密文書取得部１０２は、管理者端末１２０から登録された機密文書を機密文書保存領域１０４に保存する。
【００２７】
事後機密文書検出部１０５は、機密文書保存領域１０４に新規に保存された機密文書に対し、電子文書保存領域１０３に保存される電子メールの中から、機密文書と同一また類似する電子メールを検出する。
【００２８】
事後監査リスト生成部１０７は、事後機密文書検出部１０５で検出した電子メールと対応する機密文書の組を監査情報とし、監査情報保存領域１０８に保存する。
【００２９】
事後監査リスト表示部１０９は、監査情報保存領域１０８に保存された監査情報のうち、まだ監査されていない監査情報を表示可能な形式にし、管理者端末１２０に送信する。
【００３０】
電子文書保存領域１０３は、電子文書保存部１０１が取得した電子メールアーカイブに含まれる電子メールに関する情報を格納する領域である。
【００３１】
機密文書保存領域１０４は、機密文書取得部１０２が取得した機密文書に関する情報を格納する領域である。
【００３２】
監査情報保存領域１０８は、事後監査リスト生成部１０７が生成した監査が必要となった事後機密文書に関する情報を格納する領域である。
【００３３】
グループ情報保存領域１０６は、機密文書の保有者や電子メールの送受信者と、監査者との関係等に関する情報を格納する領域である。
【００３４】
クライアント端末１１０は、電子メール送信手段１１１を有する。電子メール送信手段１１１はいわゆるメーラーソフトウェアであり、電子メール送受信装置１３０に対して外部ネットワーク１４０に対する電子メールの送受信を要求する。
【００３５】
管理者端末１２０は、機密登録手段１２１と事後監査手段１２２を有する。
【００３６】
機密登録手段１２１は、機密文書取得部１０２に対して、新規に機密として管理したい電子文書を登録するように要求する。
【００３７】
事後監査手段１２２は、事後監査リスト表示部１０９に、監査情報保存領域１０８に保存された監査情報のうち、まだ監査されていない監査情報を表示するように要求する。
【００３８】
電子メール送受信装置１３０は、クライアント端末１１０からの電子メール送受信要求に応じて、電子メールを外部ネットワーク１４０と送受信するとともに、送受信した電子メールをアーカイブに追加する。また電子メール送受信装置１３０は特定の時間単位（例えば１日）ごとに、アーカイブを電子文書保存部１０１に送信する。
【００３９】
次に、図１の電子文書監査装置１００、クライアント端末１１０、管理者端末１２０、電子メール送受信装置１３０の各種端末のハードウエア構成について、図２を用いて説明する。
【００４０】
図２は、ホスト２００のハードウエア構成を示す図である。
【００４１】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００４２】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。
【００４３】
表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標  ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００４４】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザー指示を可能とする。
【００４５】
本発明を実現するためのプログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラム２１２が用いる定義ファイル２１３及び各種情報テーブル２１４は外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明は後述する。
【００４６】
次に、電子文書監査システムにおける基本的な処理フローについて、図３を用いて説明する。
【００４７】
図３は、本発明の実施形態の電子文書監査装置１００の基本的な処理フローを示す図である。
【００４８】
ステップＳ３０１において、機密文書取得部１０２は、管理者端末１２０における機密登録手段１２１により指定された文書を機密文書として取得し、パターンマッチングによる自動抽出または明示的に指定された機密文書の取り扱い区分および配布範囲を特定し、機密文書と関連付けて機密文書保存領域１０４に保存する。
【００４９】
機密文書取得部１０２は、情報資産管理システムや文書管理システム等の外部システムにおいて自動または手動で定義された機密文書を定期的に取得するような構成にしてもよい。
【００５０】
ステップＳ３０２において、事後機密文書検出部１０５は、機密文書保存領域１０４に保存される機密文書のうち、前回の処理以降に登録された機密文書を全て取得し、夫々の機密文書に対し、電子文書保存領域１０３から、同一または類似する電子メールを事後機密文書として取得する。尚、前回の処理以降に登録された機密文書に限らず、全ての登録された機密文書を対象としても良い。
【００５１】
ステップＳ３０３において、事後監査リスト生成部１０７は、機密文書と事後機密文書（電子メール）を関連付けて事後監査情報として監査情報保存領域１０８に保存する。
【００５２】
ステップＳ３０４において、事後監査リスト表示部１０９は、管理者端末１２０に事後監査情報の一覧を監査情報保存領域１０８から取得し、管理者端末１２０における事後監査手段１２２で表示可能な形式で送信し、処理を終了する。
【００５３】
これら４つのステップは、同期して実行されてもよいし、非同期に実行されてもよい。
【００５４】
次に、ステップＳ３０１の機密文書取得処理の詳細なフローについて、図４を用いて説明する。図４は、機密文書取得処理のフローを示す図である。
【００５５】
ステップＳ４０１において、機密文書取得部１０２は、管理者端末１２０における機密登録手段１２１により指定された電子文書を機密として取得する。
【００５６】
ステップＳ４０２において、機密文書取得部１０２は、取得した機密文書に対し、ステップＳ４０５までの繰り返し処理を開始する。
【００５７】
ステップＳ４０３において、機密文書取得部１０２は、規定の規則に従って属性を抽出する。属性は文書本文から、正規表現等で規定されたパターンを見つけ出すことで取得してもよいし、電子的に付与された属性値を取得してもよい。
【００５８】
ステップＳ４０４において、機密文書取得部１０２は、ステップＳ４０３で取得した属性値とともに機密文書を機密文書保存領域１０４に追加する。機密文書保存領域１０４は、図５に示すように機密文書テーブル５０１（詳細後述）を備えている。
【００５９】
ステップＳ４０５において、機密文書取得部１０２は、次の機密文書がある場合、ステップＳ４０２からの処理を実施する。次の機密文書がない場合、処理を終了する。
【００６０】
次に、３つの文書「特許明細書.doc」、「契約書.doc」、「名簿.xls」が機密文書として３月５日に新規に登録された場合について説明する。
【００６１】
ステップＳ４０１において、機密文書取得部１０２は、管理者端末１２０における機密登録手段１２１により指定された３つの電子文書「特許明細書.doc」、「契約書.doc」、「名簿.xls」を機密として取得する。
【００６２】
ステップＳ４０２において、機密文書取得部１０２は、取得した３つの機密文書に対し、ステップＳ４０５までの繰り返し処理を開始する。
【００６３】
ステップＳ４０３において、機密文書取得部１０２は、電子文書「特許明細書.doc」から属性を抽出する。本実施例においては、文書の属性は文書本文に特定の書式で記述されており、正規表現により文書本文を走査して抽出するものとする。
【００６４】
図６は、本実施の例において、属性抽出の際に適用される正規表現を示す図である。
【００６５】
図７は、電子文書「特許明細書.doc」の本文を示す。
【００６６】
機密文書取得部１０２は、正規表現６０２を用いて文書７０１を走査すると、文字列７０２と合致し文字列「開発部」を取得し、正規表現６０３を用いて文書７０１を走査すると、文字列７０３と合致し文字列「部外秘」を取得する。
【００６７】
ステップＳ４０４において、機密文書取得部１０２は、ステップＳ４０３で取得した属性値「開発部（配布範囲）」、「部外秘（機密区分）」とともに機密文書「特許明細書.doc」を機密文書保存領域１０４における機密文書テーブル５０１に追加する。
【００６８】
図８は、機密文書テーブル５０１の例を示す図である。
【００６９】
ステップＳ４０５において、機密文書取得部１０２は、次の機密文書「契約書.doc」があるので、ステップＳ４０２からの処理を実施する。以下同様の処理を実施し、図８の状態を得たものとする。
【００７０】
次に、ステップＳ３０２の事後機密文書検出処理の詳細なフローについて、図９を用いて説明する。図９は、事後機密文書検出処理のフローを示す図である。
【００７１】
ステップＳ９０１において、事後機密文書検出部１０５は、前回処理時刻以降に登録された新規機密文書を、機密文書保存領域１０４から取得する。前述したように、前回の処理以降に登録された機密文書に限らず、全ての登録された機密文書を取得しても良い。
【００７２】
ステップＳ９０２において、事後機密文書検出部１０５は、ステップＳ９０１で取得した新規機密文書に対し、ステップＳ９０７までの繰り返し処理を開始する。
【００７３】
ステップＳ９０３において、事後機密文書検出部１０５は、機密文書から文書本文を抽出し、電子文書保存領域１０３に保存されている電子文書から文書本文が同一または類似する電子文書を、その類似度合とともに取得する。電子文書保存領域１０３は、図１０に示すように電子文書テーブル１００１（詳細後述）と電子文書テーブル１００１に保存された電子文書を効率的に検索するためのインデックスが保存された電子文書検索インデックス１００２とを備えている。
【００７４】
ステップＳ９０４において、事後機密文書検出部１０５は、機密文書に対し、類似度合が規定値を超える電子文書があれば、ステップＳ９０５に処理を移す。類似度合が規定値を超える電子文書がなければ、処理をステップＳ９０７に処理を移す。
【００７５】
ステップＳ９０５において、事後機密文書検出部１０５は、類似度合が規定値を超える電子文書を事後機密文書として取得する。
【００７６】
ステップＳ９０６において、事後機密文書検出部１０５は、取得した事後機密文書を夫々機密文書と対応付けて、一時領域に新規監査リストに追加する。
【００７７】
ステップＳ９０７において、事後機密文書検出部１０５は、次の機密文書がある場合、ステップＳ９０２からの処理を実施する。次の機密文書がない場合、処理を終了する。
【００７８】
次に、機密文書保存領域１０４における機密文書テーブル５０１が図８の状態にある場合について説明する。このとき２０１１年３月５日の０時に前回処理が行われたものとする。
【００７９】
ステップＳ９０１において、事後機密文書検出部１０５は、２０１１年３月５日の０時以降に登録された新規の機密文書８０１〜８０３を、図８に示す機密文書テーブル５０１から取得する。
【００８０】
ステップＳ９０２において、事後機密文書検出部１０５は、ステップＳ９０１で取得した新規の機密文書８０１〜８０３に対し、ステップＳ９０７までの繰り返し処理を開始する。
【００８１】
ステップＳ９０３において、事後機密文書検出部１０５は、機密文書８０１から文書本文を抽出し、電子文書保存領域１０３における電子文書検索インデックス１００２を参照し、機密文書８０１と類似する電子文書を、その類似度合とともに取得する。
【００８２】
其々異なる文書から類似度合を求めて類似文書を取得する方法は、既に周知の技術が存在するが、その一例として、本発明の発明者が出願を実施した特願２０１０−２６１６６３号において詳細な内容については、参照されたい。
【００８３】
これによって、図１２に示すように、概要以下に示される電子文書１１０１、１１０２、１１０３の文書が、同一であるため、各々の電子文書は類似度合が高いものとして選定される。このような方法によって、同一スレッド内、あるいは同一スレッド外に存在する異なる文書であった場合でも、類似度合が求まるため、より適切な類似文書の検索を行うことが可能となる。
【００８４】
また、当方法は、文書の位置情報から位置関係を利用してより精度の高い類似度を算出する方法を利用してもよい。
【００８５】
図１１は、電子文書テーブル１００１の一例である。本実施の例においては機密文書８０１に対し、電子文書１１０１（類似度=0.70）、電子文書１１０２（類似度=0.52）、電子文書１１０３（類似度=0.65）を類似文書として取得したものとする。
【００８６】
ステップＳ９０４において、事後機密文書検出部１０５は、電子文書１１０１〜１１０３の機密文書８０１に対する類似度合が規定値（本実施例においては0.5）を超えるので、ステップＳ９０５に処理を移す。
【００８７】
ステップＳ９０５において、事後機密文書検出部１０５は、電子文書１１０１〜１１０３の機密文書８０１に対する類似度合が規定値（本実施例においては0.5）を超えるので、電子文書１１０１〜１１０３を電子文書テーブル１００１から事後機密文書として取得する。
【００８８】
ステップＳ９０６において、事後機密文書検出部１０５は、取得した事後機密文書（電子文書１１０１〜１１０３）は全て類似度合が規定値を超えるので、機密文書と対応付けて、一時領域の新規監査リストに追加する。
【００８９】
ステップＳ９０７において、事後機密文書検出部１０５は、次の機密文書８０２があるので、ステップＳ９０２からの処理を実施する。
【００９０】
以下同様の処理を実施し、機密文書８０２および８０３に対しては類似する電子文書がなかったものとする。図１４は、最終的に一時領域に保存されている新規監査情報の状態を示す。
【００９１】
次に、ステップＳ３０３の事後監査リスト生成処理の詳細なフローについて、図１３を用いて説明する。図１３は、事後監査リスト生成処理のフローを示す図である。
【００９２】
ステップＳ１４０１において、事後監査リスト生成部１０７は、ステップＳ３０２で取得した一時領域にある新規監査リストに対し、ステップＳ１４０３までの繰り返し処理を開始する。
【００９３】
ステップＳ１４０２において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報から監査情報を生成して監査情報保存領域１０８に追加する。
【００９４】
ステップＳ１４０３において、事後監査リスト生成部１０７は、次の新規監査情報がある場合、ステップＳ１４０１からの処理を実施する。次の新規監査情報がない場合、処理を終了する。
【００９５】
次に、一時領域に図１４に示す新規監査情報を保持している場合について説明する。図１５は、監査情報保存領域１０８の構成を示す図であり、図１６は、監査情報テーブル１６０１の一例を示す図である。
【００９６】
ステップＳ１４０１において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０２に対し処理を開始する。
【００９７】
ステップＳ１４０２において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０２（機密文書８０１と電子文書１１０１の組）から監査情報１７０１を生成して監査情報テーブル１６０１に追加する。
【００９８】
ステップＳ１４０３において、事後監査リスト生成部１０７は、次の新規監査情報１５０３（機密文書８０１, 電子文書１１０２）があるので、ステップＳ１４０１からの処理を実施する。
【００９９】
ステップＳ１４０１において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０３（機密文書８０１, 電子文書１１０２）に対し処理を開始する。
【０１００】
ステップＳ１４０２において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０３（機密文書８０１と電子文書１１０２の組）から監査情報１７０２を生成して監査情報テーブル１６０１に追加する。
【０１０１】
ステップＳ１４０３において、事後監査リスト生成部１０７は、次の新規監査情報１５０４（機密文書８０１, 電子文書１１０３）があるので、ステップＳ１４０１からの処理を実施する。
【０１０２】
ステップＳ１４０１において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０４（機密文書８０１, 電子文書１１０３）に対し処理を開始する。
【０１０３】
ステップＳ１４０２において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０４（機密文書８０１と電子文書１１０３の組）から監査情報１７０３を生成して監査情報テーブル１６０１に追加する。
【０１０４】
ステップＳ１４０３において、事後監査リスト生成部１０７は、次の新規監査情報がないので、処理を終了する。
【０１０５】
次に、ステップＳ３０４の監査リスト表示処理の詳細なフローについて、図１７を用いて説明する。図１７は、監査リスト表示処理のフローを示す図である。
【０１０６】
ステップＳ１８０１において、事後監査リスト表示部１０９は、一時領域にある表示情報一覧を空にする。
【０１０７】
ステップＳ１８０２において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報保存領域１０８から未監査の監査情報を取得する。
【０１０８】
ステップＳ１８０３において、事後監査リスト表示部１０９は、ステップＳ１８０２で取得した未監査の監査情報に対し、ステップＳ１８０５までの繰り返し処理を開始する。
【０１０９】
ステップＳ１８０４において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報から表示情報を生成し、一時領域にある表示情報一覧に追加する。
【０１１０】
ステップＳ１８０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の監査情報がある場合、ステップＳ１８０３からの処理を実施する。次の監査情報がない場合、処理を終了する。
【０１１１】
次に、監査情報テーブル１６０１が図１６の状態である場合について説明する。図１８は、一時領域にある表示情報一覧の一例を示す図であり、図１９は、グループ情報保存領域１０６の構成の一例を示す図である。
【０１１２】
図２０は、グループ情報保存領域１０６におけるグループ情報テーブル２００１の一例を示す図である。
【０１１３】
ステップＳ１８０１において、事後監査リスト表示部１０９は、一時領域にある表示情報一覧１９０１を空にする。
【０１１４】
ステップＳ１８０２において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報保存領域１０８から未監査の監査情報１７０１〜監査情報１７０３を取得する。
【０１１５】
ステップＳ１８０３において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報１７０１に対し、ステップＳ１８０５までの繰り返し処理を開始する。
【０１１６】
ステップＳ１８０４において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報１７０１に対し、グループ情報テーブル２００１を参照して表示情報１９０２を生成し、一時領域にある表示情報一覧１９０１に追加する。
【０１１７】
ステップＳ１８０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の監査情報１７０２があるので、ステップＳ１８０３からの処理を実施する。
【０１１８】
ステップＳ１８０３において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報１７０２に対し、ステップＳ１８０５までの繰り返し処理を開始する。
【０１１９】
ステップＳ１８０４において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報１７０２に対しグループ情報テーブル２００１を参照して表示情報１９０３を生成し、一時領域にある表示情報一覧１９０１に追加する。
【０１２０】
ステップＳ１８０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の監査情報１７０３があるので、ステップＳ１８０３からの処理を実施する。
【０１２１】
ステップＳ１８０３において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報１７０３に対し、ステップＳ１８０５までの繰り返し処理を開始する。
【０１２２】
ステップＳ１８０４において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報１７０３に対しグループ情報テーブル２００１を参照して表示情報１９０４を生成し、一時領域にある表示情報一覧１９０１に追加する。表示情報一覧１９０１のタイトルについては、監査情報のSUBJECTが該当し、表示情報一覧１９０１の保有者は、メールの送受信者（FROM、TO）のメールアドレスに対応するグループ情報テーブルのユーザー名に該当する。
【０１２３】
ステップＳ１８０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の監査情報がないので、処理を終了する。
【０１２４】
事後監査リスト表示部１０９は、一時領域に生成された表示情報一覧１９０１を事後監査手段１２２に送信する。
【０１２５】
事後監査手段１２２は、受信した表示情報一覧１９０１を監査ダイアログ２２０１に表示する。
【０１２６】
図２１は、事後監査手段１２２において表示される監査ダイアログの一例を示す図である。
【０１２７】
監査者は、電子文書を監査し終わったら監査した電子文書に対応する選択チェックボックス２２０４をチェックする。
【０１２８】
監査者が監査ボタン２２０５を押下すると、事後監査手段１２２は電子文書監査装置１００に対し、選択チェックボックス２２０４がチェックされている電子文書に対し、監査済みとするよう要求する。
【０１２９】
電子文書監査装置１００は、事後監査手段１２２からの要求に応じて、電子文書テーブル１００１における監査欄を「済」に更新する。
【０１３０】
監査ダイアログ２２０１において、機密文書欄２２０２やタイトル欄２２０３は夫々に対応する電子文書を表示するためのリンクボタンとして構成してもよい。更に、リンクボタンを押下して電子文書を表示することで電子文書テーブル１００１における監査欄を「済」に更新するように構成してもよい。
【０１３１】
本実施形態によれば、新規に機密文書が指定された場合に、電子文書アーカイブに保存されている過去の電子文書のうち、新規機密文書と同一または類似する文書を容易に監査することが可能となる。
【０１３２】
［第２の実施形態］
次に、第２の実施形態について説明するが、第1の実施形態とほぼ同一の構成及び処理等をとるため、同一の構成及び処理等については、同様な符号を用いて、以降説明を行う。
【０１３３】
機密文書取得処理Ｓ３０１および事後機密文書検出処理Ｓ３０２については、第１の実施形態と同様である。
【０１３４】
図２２は、第２の実施形態における事後監査リスト生成処理のフローを示す図である。
【０１３５】
ステップＳ１４０１において、事後監査リスト生成部１０７は、ステップＳ３０２で取得した一時領域にある新規監査リストに対し、ステップＳ１４０３までの繰り返し処理を開始する。
【０１３６】
ステップＳ２３０１において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報から監査者を特定し、新規監査情報に追加する。
【０１３７】
ステップＳ１４０２において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報から監査情報を生成して監査情報保存領域１０８に追加する。
【０１３８】
ステップＳ１４０３において、事後監査リスト生成部１０７は、次の新規監査情報がある場合、ステップＳ１４０１からの処理を実施する。次の新規監査情報がない場合、処理を終了する。
【０１３９】
次に、一時領域に、図１４に示す新規監査情報を保持している場合の第２の実施形態における事後監査リスト生成処理について説明する。
【０１４０】
本実施例においては監査者欄を拡張した監査情報テーブルを用いる。図２３は、監査者欄を拡張した監査情報テーブル２４０１を示す図である。
【０１４１】
ステップＳ１４０１において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０２に対し処理を開始する。
【０１４２】
ステップＳ２３０１において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０２に対する監査者を特定する。本実施例においては、電子メールの送信者のメールアドレスに対し、グループ情報テーブル２００１に設定されている監査者を、新規監査情報に対する監査者とする。
【０１４３】
事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０２（電子メールID=567）の送信者「nagai@abc.jp」に対し、グループ情報テーブル２００１を参照し「nagai@abc.jp」の監査者「sekizuka」を特定する。
【０１４４】
ステップＳ１４０２において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報から拡張された監査情報２４０２を生成して、監査情報テーブル２４０１に追加する。
【０１４５】
以下同様の処理を繰り返し、事後監査リスト生成部１０７は、監査情報２４０３および監査情報２４０４を監査情報テーブル２４０１に追加して、処理を終了する。
【０１４６】
図２４は、第２の実施形態における監査リスト表示処理のフローを示す図である。
【０１４７】
ステップＳ２５０１において、事後監査リスト表示部１０９は、現在閲覧を要求したユーザーの情報を取得する。
【０１４８】
ステップＳ１８０１において、事後監査リスト表示部１０９は、一時領域にある表示情報一覧を空にする。
【０１４９】
ステップＳ１８０２において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報保存領域１０８から未監査の監査情報を取得する。
【０１５０】
ステップＳ２５０２において、事後監査リスト表示部１０９は、ステップＳ１８０２で取得した未監査の監査情報のうち、監査者がステップＳ２５０１で取得した閲覧者である監査情報を取得する。
【０１５１】
ステップＳ１８０３において、事後監査リスト表示部１０９は、ステップＳ２５０２で取得した監査情報に対し、ステップＳ１８０５までの繰り返し処理を開始する。
【０１５２】
ステップＳ１８０４において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報から表示情報を生成し、一時領域にある表示情報一覧に追加する。
【０１５３】
ステップＳ１８０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の監査情報がある場合、ステップＳ１８０３からの処理を実施する。次の監査情報がない場合、処理を終了する。
【０１５４】
次に、閲覧者が「奥野（ユーザーID=okuno）」である場合の、監査情報テーブル２４０１に対する第２の実施形態における監査リスト表示処理について説明する。
【０１５５】
ステップＳ２５０１において、事後監査リスト表示部１０９は、閲覧者として「奥野（ユーザーID=okuno）」を取得する。
【０１５６】
ステップＳ１８０１において、事後監査リスト表示部１０９は、一時領域にある表示情報一覧２６０１（図２５参照）を空にする。
【０１５７】
ステップＳ１８０２において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報保存領域１０８から未監査の監査情報２４０２〜監査情報２４０４を取得する。
【０１５８】
ステップＳ２５０２において、事後監査リスト表示部１０９は、ステップＳ１８０２で取得した未監査の監査情報２４０２〜監査情報２４０４のうち監査者が閲覧者（ユーザーID=okuno）である監査情報２４０４を取得する。
【０１５９】
ステップＳ１８０３において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２４０４に対し、ステップＳ１８０５までの繰り返し処理を開始する。
【０１６０】
ステップＳ１８０４において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２４０４に対し、グループ情報テーブル２００１を参照して表示情報２６０２を生成し、一時領域にある表示情報一覧２６０１に追加する。
【０１６１】
ステップＳ１８０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の監査情報がないので、処理を終了する。
【０１６２】
以下、第１の実施形態と同様な処理を実施すると、閲覧者「奥野（ユーザーID=okuno）」は自分が管理するユーザー「大迫（メールアドレス＝osako@abc.jp）」が送信した電子文書１１０３のみを監査すればよくなる。
【０１６３】
第２の実施形態によれば、監査者は、管理するユーザーが関わった事後機密文書についてのみ監査することができるようになり、監査を効率よく実施でき、かつ不必要な閲覧を避けることができる。
【０１６４】
ステップＳ２５０２における監査者の特定については、本実施例のように電子メールの送信者または受信者のメールアドレスに対する監査者を用いる以外に、
【０１６５】
機密文書の登録者または登録時点での所有者に対する監査者を用いてもよいし、両方の監査者を用いてもよいし、それ以外の方法を用いてもよい。
【０１６６】
また、事後機密文書に対して複数の保有者がある場合は、夫々別の事後監査情報に分割してもよい。
【０１６７】
［第３の実施形態］
次に、第３の実施形態について説明するが、第1及び第２の実施形態とほぼ同一の構成及び処理等をとるため、同一の構成及び処理等については、同様な符号を用いて、以降説明を行う。
【０１６８】
機密文書取得処理Ｓ３０１および事後機密文書検出処理Ｓ３０２については、第１の実施形態と同様である。
【０１６９】
図２６は、第３の実施形態における事後監査リスト生成処理のフローを示す図である。
【０１７０】
ステップＳ１４０１において、事後監査リスト生成部１０７は、ステップＳ３０２で取得した一時領域にある新規監査リストに対し、ステップＳ１４０３までの繰り返し処理を開始する。
【０１７１】
ステップＳ２７０１において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報における電子メールが監査済みであるか否かを判定する。監査済みである場合はステップＳ２７０２に処理を移し、監査済みでない場合はステップＳ２７０３に処理を移す。
【０１７２】
ステップＳ２７０２において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報の脆弱性レベルを０に設定する。
【０１７３】
ステップＳ２７０３において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報における電子メールの送受信者全てが組織内のユーザー（グループ情報テーブルに登録されているユーザー）であるか判定する。送受信者全てが組織内のユーザーである場合、ステップＳ２７０５に処理を移す。送受信者に組織内のユーザー以外が含まれている場合は、ステップＳ２７０４に処理を移す。
【０１７４】
ステップＳ２７０４において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報の脆弱性レベルを３に設定する。
【０１７５】
ステップＳ２７０５において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報における電子メールの送受信者全てが、新規監査情報における機密文書の配布範囲に含まれているかを判定する。
【０１７６】
全ての送受信者が配布範囲に含まれている場合、ステップＳ２７０６に処理を移す。送受信者のいずれかが配布範囲外のユーザーである場合、ステップＳ２７０７に処理を移す。
【０１７７】
ステップＳ２７０６において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報の脆弱性レベルを１に設定する。
【０１７８】
ステップＳ２７０７において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報の脆弱性レベルを２に設定する。
【０１７９】
ステップＳ２７０８において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報の脆弱性レベルから監査レベルを計算する。
【０１８０】
ステップＳ１４０２において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報から監査情報を生成して監査情報保存領域１０８に追加する。
【０１８１】
ステップＳ１４０３において、事後監査リスト生成部１０７は、次の新規監査情報がある場合、ステップＳ１４０１からの処理を実施する。次の新規監査情報がない場合、処理を終了する。
【０１８２】
次に、一時領域に、図１４に示す新規監査情報を保持している場合の第３の実施形態における事後監査リスト生成処理について説明する。
【０１８３】
第３の実施形態においては、監査レベル欄を拡張した監査情報テーブルを用いる。図２７は監査レベル欄を拡張した監査情報テーブル２８０１を示す図である。また、監査レベルの計算方法については図３５に示す式を用いる。
【０１８４】
ステップＳ１４０１において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０２に対し処理を開始する。
【０１８５】
ステップＳ２７０１において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０２における電子文書１１０１が監査済みではないので、ステップＳ２７０３に処理を移す。
【０１８６】
ステップＳ２７０３において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０２における電子文書１１０１の送受信者全てグループ情報テーブルに登録されているユーザーであるので、ステップＳ２７０５に処理を移す。
【０１８７】
ステップＳ２７０５において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０２における電子文書１１０１の受信者「osako@abc.jp」は、新規監査情報１５０２における機密文書８０１の配布範囲「開発部」に含まれていないので、ステップＳ２７０７に処理を移す。
【０１８８】
ステップＳ２７０７において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０２の脆弱性レベルを２に設定する。
【０１８９】
ステップＳ２７０８において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０２の脆弱性レベル２から監査レベル２を計算する。
【０１９０】
ステップＳ１４０２において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０２（機密文書８０１と電子文書１１０１の組）から監査情報２８０２を生成して監査情報テーブル２８０１に追加する。
【０１９１】
ステップＳ１４０３において、事後監査リスト生成部１０７は、次の新規監査情報１５０３（機密文書８０１, 電子文書１１０２）があるので、ステップＳ１４０１からの処理を実施する。
【０１９２】
ステップＳ１４０１において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０３（機密文書８０１, 電子文書１１０２）に対し処理を開始する。
【０１９３】
ステップＳ２７０１において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０３における電子文書１１０２が監査済みではないので、ステップＳ２７０３に処理を移す。
【０１９４】
ステップＳ２７０３において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０３における電子文書１１０２の送受信者全てグループ情報テーブルに登録されているユーザーであるので、ステップＳ２７０５に処理を移す。
【０１９５】
ステップＳ２７０５において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０３における電子文書１１０２の送受信者「sakai@abc.jp」と「ngai@abc.jp」は、新規監査情報１５０２における機密文書８０１の配布範囲「開発部」に含まれているので、ステップＳ２７０６に処理を移す。
【０１９６】
ステップＳ２７０６において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０３の脆弱性レベルを１に設定する。
【０１９７】
ステップＳ２７０８において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０３の脆弱性レベル１から監査レベル１を計算する。
【０１９８】
ステップＳ１４０２において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０３（機密文書８０１と電子文書１１０２の組）から監査情報２８０３を生成して監査情報テーブル２８０１に追加する。
【０１９９】
ステップＳ１４０３において、事後監査リスト生成部１０７は、次の新規監査情報１５０４（機密文書８０１, 電子文書１１０３）があるので、ステップＳ１４０１からの処理を実施する。
【０２００】
ステップＳ１４０１において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０４（機密文書８０１, 電子文書１１０３）に対し処理を開始する。
【０２０１】
ステップＳ２７０１において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０４における電子文書１１０３が監査済みではないので、ステップＳ２７０３に処理を移す。
【０２０２】
ステップＳ２７０３において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０４における電子文書１１０３の送受信者のうちグループ情報テーブルに登録されていないユーザー「yamamura@xyz.jp」があるので、ステップＳ２７０４に処理を移す。
【０２０３】
ステップＳ２７０４において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０４の脆弱性レベルを３に設定する。
【０２０４】
ステップＳ２７０８において、事後監査リスト生成部１０７は、新規監査情報１５０３の脆弱性レベル３から監査レベル３を計算する。
【０２０５】
ステップＳ１４０２において、事後監査リスト生成部１０７は、一時領域にある新規監査情報１５０４（機密文書８０１と電子文書１１０３の組）から監査情報２８０４を生成して監査情報テーブル２８０１に追加する。
【０２０６】
ステップＳ１４０３において、事後監査リスト生成部１０７は、次の新規監査情報がないので、処理を終了する。
【０２０７】
第３の実施形態においては、電子メールの状態に基づく脆弱性により監査レベルを算出したが、機密文書の登録時に取得した機密区分に対し重要度を定義し、重要度と脆弱性から監査レベルを算出してもよい。
【０２０８】
図３６に重要度と脆弱性から監査レベルを求める式の一例を示す。
【０２０９】
図３７に機密区分に対する重要度定義の一例を示す。
【０２１０】
図２８は、第３の実施形態における監査リスト表示処理のフローを示す図である。
【０２１１】
ステップＳ１８０１において、事後監査リスト表示部１０９は、一時領域にある表示情報一覧を空にする。
【０２１２】
ステップＳ２９０１において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報保存領域１０８から監査情報を取得する。
【０２１３】
ステップＳ１８０３において、事後監査リスト表示部１０９は、ステップＳ２９０１で取得した監査情報に対し、ステップＳ１８０５までの繰り返し処理を開始する。
【０２１４】
ステップＳ２９０２において、事後監査リスト表示部１０９は、処理対象である監査情報の監査レベルが規定値以上であるか否かを判定し、監査レベルが規定値以上である場合、ステップＳ１８０４に処理を移す。監査レベルが規定値未満の場合、ステップＳ２５０３に処理を移す。
【０２１５】
ステップＳ２９０３において、事後監査リスト表示部１０９は、処理対象である監査情報における電子メールを監査済みとする（電子文書テーブル１００１における監査欄を「済」とする）。
【０２１６】
ステップＳ１８０４において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報から表示情報を生成し、一時領域にある表示情報一覧に追加する。
【０２１７】
ステップＳ１８０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の監査情報がある場合、ステップＳ１８０３からの処理を実施する。次の監査情報がない場合、処理を終了する。
【０２１８】
次に、監査情報テーブル２８０１に対する監査リスト表示処理について説明する。
【０２１９】
このとき監査レベルの規定値は「２」とする。
【０２２０】
ステップＳ１８０１において、事後監査リスト表示部１０９は、一時領域にある表示情報一覧３００１（図２９参照）を空にする。
【０２２１】
ステップＳ２９０１において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報保存領域１０８から監査情報２８０２〜監査情報２８０４を取得する。
【０２２２】
ステップＳ１８０３において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２８０２に対し、ステップＳ１８０５までの繰り返し処理を開始する。
【０２２３】
ステップＳ２９０２において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２８０２の監査レベル「２」が規定値「２」以上であるのでステップＳ１８０４に処理を移す。
【０２２４】
ステップＳ１８０４において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２８０２に対し、グループ情報テーブル２００１を参照して表示情報３００２を生成し、一時領域にある表示情報一覧３００１に追加する。
【０２２５】
ステップＳ１８０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の監査情報２８０３があるので、ステップＳ１８０３からの処理を実施する。
【０２２６】
ステップＳ１８０３において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２８０３に対し、ステップＳ１８０５までの繰り返し処理を開始する。
【０２２７】
ステップＳ２９０２において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２８０３の監査レベル「１」が規定値「２」より小さいので、ステップＳ２５０３に処理を移す。
【０２２８】
ステップＳ２９０３において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２８０３における電子文書１１０２を監査済みとする（電子文書テーブル１００１における電子文書１１０２の監査欄を「済」とする）。
【０２２９】
ステップＳ１８０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の監査情報２８０４があるので、ステップＳ１８０３からの処理を実施する。
【０２３０】
ステップＳ１８０３において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２８０４に対し、ステップＳ１８０５までの繰り返し処理を開始する。
【０２３１】
ステップＳ２９０２において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２８０４の監査レベル「３」が規定値「２」以上であるのでステップＳ１８０４に処理を移す。
【０２３２】
ステップＳ１８０４において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報２８０４に対し、グループ情報テーブル２００１を参照して表示情報３００３を生成し、一時領域にある表示情報一覧３００１に追加する。
【０２３３】
ステップＳ１８０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の監査情報がないので、処理を終了する。
【０２３４】
以下、第１の実施形態と同様の処理を実行すると、配布範囲内でやり取りされただけで問題のない電子文書１１０２については、自動的に監査済みとなり、監査者が監査する必要がなくなる。
【０２３５】
また、監査ダイアログにおいて、監査レベルの高い監査情報を強調表示することにより、監査の必要性の高い電子メールを容易に判定できるように構成することができる。
【０２３６】
更に、監査ダイアログにおいて、監査情報を監査レベルにより並べ替えることにより監査の必要性が高い電子メールから処理することを促すようにも構成できる。
【０２３７】
既に監査済みの電子メールや配布範囲内でやり取りされた電子メールについても監査を行いたい場合に監査レベルの規定値を変更することで対応することが可能となる。
【０２３８】
［第４の実施形態］
次に、第４の実施形態について説明するが、第1、第２、及び第３の実施形態とほぼ同一の構成及び処理等をとるため、同一の構成及び処理等については、同様な符号を用いて、以降説明を行う。
【０２３９】
図３０は、第４の実施形態において表示される監査ダイアログの一例を示す図である。
【０２４０】
監査者が周知ボタン３１０１を押下すると、事後監査手段１２２は電子文書監査装置１００に対し、選択チェックボックス２２０４がチェックされている電子メールを保有しているユーザーに対し、電子メールが事後機密文書となったことを周知させるメールを送信するように要求する。
【０２４１】
事後監査リスト表示部１０９は、事後監査手段１２２からの要求に応じて、事後に機密となった電子メールの消去または再送信防止の処置（メール送受信ソフト上でタグ付けを行う等）を促す周知メールを事後機密文書となった電子メールの保有者に対して送付する。
【０２４２】
図３１は、周知ボタン３１０１が押下された場合に実行される周知メール送信処理のフローを示す図である。
【０２４３】
ステップＳ３２０１において、事後監査リスト表示部１０９は、監査ダイアログ２２０１において選択チェックボックス２２０４がチェックされている電子メールの表示情報を取得する。
【０２４４】
ステップＳ３２０２において、事後監査リスト表示部１０９は、ステップＳ３２０１で取得した表示情報に対応する全ての監査情報を取得する。
【０２４５】
ステップＳ３２０３において、事後監査リスト表示部１０９は、ステップＳ３２０２において取得した監査情報に対して、ステップＳ３２０５までの繰り返し処理を開始する。
【０２４６】
ステップＳ３２０４において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報が対象とする電子メールに対して周知メール送信処理を実施する。夫々の監査情報に対する周知メール送信処理の詳細については後述する。
【０２４７】
ステップＳ３２０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の新規監査情報がある場合、ステップＳ３２０３からの処理を実施する。次の新規監査情報がない場合、処理を終了する。
【０２４８】
図３２は、監査情報に対する周知メールの送信処理のフローを示す図である。
【０２４９】
ステップＳ３３０１において、事後監査リスト表示部１０９は、処理の対象となる監査情報に関連付けられている電子メールを保有している可能性がある送受信者の電子メールアドレスを保有者として取得する。
【０２５０】
ステップＳ３３０２において、事後監査リスト表示部１０９は、ステップＳ３３０１において取得した保有者に対して、ステップＳ３３０５までの繰り返し処理を開始する。
【０２５１】
ステップＳ３３０３において、事後監査リスト表示部１０９は、電子メールの保有者が周知の対象となるか否か判定する。電子メールの保有者が周知の対象であれば、ステップＳ３３０４に処理を移す。電子メールの保有者が周知の対象でなければ、ステップＳ３３０５に処理を移す。
【０２５２】
周知対象であるか否かの判定は、監査情報に基づき判定を行う。
【０２５３】
例えば、組織外の保有者に対して単純に周知メールを送ってしまうと、電子メールの内容が機密であることを、統制外である組織外の人物に知らしめてしまうことになってしまい、好ましくない。周知条件を組織内部の保有者に限定すれば、組織内には迅速に周知を実施し、組織外の保有者に対しては別途対処を行う等、柔軟な対応が可能となる。
【０２５４】
ここでは周知条件の内容については規定しないが、周知条件は監査情報の監査レベルやその他の情報を加味してもよい。
【０２５５】
ステップＳ３３０４において、事後監査リスト表示部１０９は、周知メールを保有者の電子メールアドレスに送信する。尚、電子メールの一例として、図３４に示す確認依頼の電子メールの送信を行うことが可能である。
【０２５６】
ステップＳ３３０５において、事後監査リスト表示部１０９は、次の保有者がある場合、ステップＳ３３０２からの処理を実施する。次の保有者がない場合、処理を終了する。
【０２５７】
電子メールを保有しているユーザーに事後機密となったことを周知することで、事後機密の漏洩を抑止することが可能となる。
【０２５８】
また、監査者による明示的な指示がなくても、監査情報に対する周知メールを自動的に送信するように構成してもよい。
【０２５９】
図３３は、周知メールを自動送信する事後監査リスト生成処理のフローを示す図である。
【０２６０】
ステップＳ１４０１〜Ｓ２７０８までの処理は、第３の実施形態と同様の処理を行う。
【０２６１】
ステップＳ３４０１において、事後監査リスト表示部１０９は、監査情報に対する周知メール送信処理を実施する。監査情報に対する周知メール送信処理として図３２に示したフローと同様の処理を実施する。
【０２６２】
このような構成をとることで、監査者による監査を待つことなく、電子メールが事後に監査の対象となるとすぐに周知メールを送信することが可能となる。
【０２６３】
［第５の実施形態］
次に、第５の実施形態について説明するが、第１乃至４の実施形態では、主に電子メールを送信した後の監査業務に関するものであり、第５の実施形態は、電子メールを送信する前の送信制御に関するものである。尚、第５の実施形態では、第１、第２、第３、及び第４の実施形態と同一の構成及び処理等については、説明を省略すると共に、同様な符号を用いて、以降の説明を行う。
【０２６４】
図３８には、本発明の実施形態の電子文書監査システムの構成を示す図である。基本的には、電子文書監査装置１００と同様な構成を備えている。
【０２６５】
電子文書監査装置３５００は、電子メール送受信装置３５０１と接続されており、電子メール送受信装置３５０１は、クライアント端末１１０からの電子メールの送受信要求に応じて、電子メールを外部ネットワーク１４０と送受信する機能を備えており、更に、送受信すべく電子メールを電子文書監査装置３５００へ送信し、当該電子メールの監査業務を行った後、外部ネットワーク１４０と送受信する機能をも備えている。
【０２６６】
電子文書監査装置３５００は、機密文書取得部１０２、機密文書保存領域１０４、及びグループ情報保存領域１０６を備えているが、電子文書監査装置１００にて備えた各機能と同様なものであるため説明を省略する。
【０２６７】
電子文書保存部３５０２、及び電子文書保存領域３５０３を備えており、電子文書保存部３５０２は、電子メール送受信装置３５０１から送信された電子メールを取得し、電子文書保存領域３５０３へ保存する。
【０２６８】
また、電子文書監査装置３５００は、機密文書検出部３５０４、送受信判定部３５０５、事前監査リスト生成部３５０６、監査情報保存領域３５０７、及び事前監査リスト表示部３５０８を備えている。
【０２６９】
尚、事前監査リスト生成部３５０６、監査情報保存領域３５０７、及び事前監査リスト表示部３５０８は、記載順に、事後監査リスト生成部１０７、監査情報保存領域１０８、及び事後監査リスト表示部１０９とほぼ同様な構成を備えている。
【０２７０】
機密文書検出部３５０４は、機密文書保存領域１０４に保存された機密文書に対し、電子文書保存領域３５０３に保存される電子メールと同一または類似する機密文書を検出する。
【０２７１】
送受信判定部３５０５は、電子メールと機密文書検出部３５０４によって検出した機密文書とを用いて、当該電子メールを外部ネットワーク１４０に対して送信可能か否かを判定し、送信可能と判定した場合は、送信を許可し、送信可能と判定しない場合は、事前監査対象の電子メールとする。
【０２７２】
事前監査リスト生成部は、機密文書検出部３５０４で検出した機密文書と対応する電子メールとの組を監査情報とし、監査情報保存領域３５０７へ保存する。
【０２７３】
監査情報保存領域３５０７は、事前監査リスト生成部３５０６が生成した監査が必要となった電子メールに関する情報を格納する領域である。
【０２７４】
事前監査リスト表示部３５０８は、管理者端末１２０に備えられた事前監査手段３５０９によって表示要求されることにより、監査情報保存領域３５０７に保存された監査情報を表示可能な形式にし、管理者端末１２０へ送信する。事前監査手段３５０９も同様に、事後監査手段１２２と同様な構成を備えている。
【０２７５】
図３９には、監査対象となる電子メールを特定する処理を示すフローチャートである。
【０２７６】
ステップＳ３６０１では、機密情報検出部３５０４は、電子文書保存部３５０２によって、電子メール送受信装置３５０１から送信された電子メールを保存した電子文書保存領域３５０３から電子メールを取得する。
【０２７７】
ステップＳ３６０２では、機密情報検出部３５０４は、電子メールから文書本文を抽出し、機密文書保存領域１０４の機密文書から、文書本文が同一または類似の機密文書を、その類似度合と共に取得する。この際、機密文書は、図４０に示す機密文書テーブル３７００から取得する。
【０２７８】
機密文書テーブル３７００は、基本的に図８に示す機密文書テーブル５０１と同様な構成をしているが、機密文書テーブル５０１と異なる点として、機密文書テーブル３７００は、機密文書を登録したユーザーに関する情報を備えたものである点で異なる。
【０２７９】
電子文書保存領域３５０３は、電子文書保存領域１０３と同等なものであるが、電子文書保存領域１０３は、電子メールアーカイブに含まれる電子メールを保存しているものであり、電子文書保存領域３５０３は、送信前の電子メールを保存しているものであるため、対象となるデータに相違がある。他、構成等については、前述した点を除いて、同等なものである。
【０２８０】
ステップＳ３６０３では、機密情報検出部３５０４は、電子メールに対し、類似度合が規定値を超える機密文書があれば、ステップＳ３６０４へ処理を進め、類似度合が規定値を超える機密文書がなければ、ステップＳ３６０５へ処理を進める。尚、本ステップにおける判定方法は、図９に示すステップＳ９０４と同一の判定を行う。
【０２８１】
ステップＳ３６０４では、送受信判定部３５０５は、類似度合が規定値を超える機密文書がある電子メールがフィルタリングルールである送信不可条件に該当するか否かを判定する。
【０２８２】
この判定方法は、電子メールの送受信者全て、あるいは送信先の者全てが、電子メールの文書本文に同一または類似する機密文書の配布範囲に含まれているか否かを判定する。この判定方法の詳細については、第３の実施形態においても記載したが、電子メールの送受信者が所属する組織をグループ情報テーブルに登録されているユーザーで特定する。
【０２８３】
また、本ステップでは、機密文書に配布範囲が記載されていないような場合は、電子メールの送信先の者全てが、機密文書の登録者が所属する組織の者であるか否かを判定することも可能である。つまり、登録者の所属する組織を配布範囲とする。
【０２８４】
この場合、機密文書テーブル３７００では、配布範囲は、未設定となされていることで判定することが可能である。例えば、機密文書３７０１に示されるように配布範囲を未設定とすることで対応可能である。
【０２８５】
更に、機密文書テーブル３７００において、配布範囲の項目をなくした構成とする態様を取った場合、電子メールの送信先の者全てが、機密文書の登録者が所属する組織の者であるか否かを判定する態様を取ることが可能である。前述同様、登録者の所属する組織を配布範囲とする。この場合、事前監査を行う処理においては、ステップＳ２７０５では、送受信者が全て配布範囲内でないと判定して、ステップＳ２７０７へ処理を進める。
【０２８６】
ここで、電子メールの送信者や受信者が、機密文書の配布範囲内であると判定した場合、ステップＳ３６０５へ処理を進め、配布範囲内であると判定しない場合、ステップＳ３６０６へ処理を進める。
【０２８７】
ステップＳ３６０６では、送受信判定部３５０５は、電子メールの送信状況を保留とみなし、ステップＳ３６０７では、送受信判定部３５０５は、電子メールと対応付けて機密文書を、一時領域の新規監査リストに追加する。尚、この新規監査リストは、一時領域に限らずテーブルとして電子文書監査装置３５００に備えても良い。また、電子メールの送信状況を監査情報テーブルの項目として設定しておく態様を取ることが可能である。
【０２８８】
尚、電子メールの文書本文が同一または類似の機密文書が複数、抽出されることが想定されるが、その場合、類似度の最も高い機密文書を用いても良いし、一方、１つでも配布範囲内とはならない機密文書が存在する場合、その電子メールを保留して、新規監査リストへ追加する態様も取ることが可能である。
【０２８９】
その後、電子メールを送信する前に、電子メールの送信を許可すべきか否かについて、事前監査を行うが、この監査方法については、第１乃至４の実施形態において説明した事後監査の方法と同様な方法を用いて対応するため、説明は省略する（図３に示すステップＳ３０３の事後監査リスト生成処理、ステップＳ３０４の事後監査リスト表示処理に該当。事後に行っていた監査を事前に行うものである。）。尚、保留された電子メールに対して、事後機密文書一覧画面と同様な構成を備えた画面（不図示）に表示させ、監査者が、監査を行った後、保留を解除する態様を取ることも可能である。
【０２９０】
更に、機密文書テーブル３７００を図４１に示す機密文書テーブル３９００の構成とすることで、電子メールと電子メールの文書本文が同一または類似の機密文書が抽出された場合、電子メールの送信に関して、電子メールの保留、及び送信中止の何れか１つの制御を行うことが可能となる。
【０２９１】
これは、機密文書テーブル３７００の構成に、送信条件の項目を追加して、当該送信条件の項目に、保留、及び中止の何れか１つの条件を設定することが可能である。
【０２９２】
また、配布範囲の項目をなくした構成とする態様を取った場合、電子メールの送信先の者全てが、機密文書の登録者が所属する組織の者であるか否かを判定する態様を取ることが可能である。前述同様、登録者の所属する組織を配布範囲とする。この場合、前述したように、事前監査を行う処理においては、ステップＳ２７０５では、送受信者が全て配布範囲内でないと判定して、ステップＳ２７０７へ処理を進める。
【０２９３】
更に、電子メールの送信先の者全てが、社内の者か社外の者かを判定し、その判定結果に応じて、電子メールの保留、及び電子メールの送信中止を設定しても良い
【０２９４】
図４２には、監査対象となる電子メールを特定する処理を示すフローチャートが示されるが、基本的には、図３９に示すフローチャートと同様な処理を行っており、同一の処理を行う場合は、同一の符号を用いて説明を所略して、以降、本処理を説明する。
【０２９５】
ステップＳ３８０１では、送受信判定部３５０５は、類似度合が規定値を超える機密文書がある電子メールがフィルタリングルールである送信不可条件に該当するか否かを判定する。
【０２９６】
この判定方法は、機密文書テーブル３９００の送信条件を用いて、電子メールを保留、あるいは送信中止を判定する。
【０２９７】
送信条件が電子メールの送信中止であれば、ステップＳ３８０３へ処理を進め、送信条件が、電子メールの保留であれば、ステップＳ３８０２へ処理を進める。
【０２９８】
ステップＳ３８０２では、送受信判定部３５０５は、電子メールの保留を行い（前述のように送信状況を保留と設定）、ステップＳ３８０３では、送受信判定部３５０５は、電子メールの送信を中止し、ステップＳ３８０４において、送受信判定部３５０５は、電子メールの送信を中止した旨を、当該電子メールの送信者に通知する。以降、保留された電子メールについては、前述したように事前監査を行い、保留解除された電子メールのみ、外部ネットワーク１４０へ送信される。
【０２９９】
以上、本発明によれば、登録された機密文書と、電子文書との類似判定を行うことに依って、機密となった電子文書を、検出漏れが少なく、利便性を損なうことなく検出することを可能とすることで、適切な監査を行うことが可能となる。
【０３００】
更に、機密と判定された文書について、機密文書の配布範囲や実際の保有者に関わる情報に基づき分類することで監査および事後の対処を効率よく行うことが可能となる。
【０３０１】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読取り実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０３０２】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０３０３】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータで稼働しているＯＳ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０３０４】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０３０５】
また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０３０６】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステム、あるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０３０７】
１００    電子文書監査装置
１１０    クライアント端末
１２０    管理者端末
１３０    電子メール送受信装置
１４０    ネットワーク
２０１    ＣＰＵ
２０２    ＲＡＭ
２０３    ＲＯＭ
２０４    システムバス
２０５    入力コントローラ
２０６    ビデオコントローラ
２０７    メモリコントローラ
２０８    通信Ｉ／Ｆ（インターフェース）コントローラ
２０９    キーボード
２１０    ディスプレイ装置
２１１    外部メモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
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【図３６】
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【図３７】
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【図３８】
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【図３９】
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【図４０】
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【図４１】
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【図４２】
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