(57)【要約】【課題】文書管理に関連した各種サービスを任意の場所で利用する。【解決手段】文書管理システムは、登録手段と処理実行手段とを備える。前記登録手段は、複数の第１のサーバの中で指定されたサーバのアドレス情報を当該サーバの処理動作によって提供される文書管理に関連したサービスを利用するための識別情報と関連付けて第２のサーバに登録する。前記処理実行手段は、端末機器が前記第２のサーバから前記識別情報に対応した前記アドレス情報を取得してログイン要求したときに、前記指定されたサーバに前記端末機器を接続して当該サーバの処理を実行する。【選択図】  図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の第１のサーバを備えた文書管理システムであって、
前記各第１のサーバの中で指定されたサーバのアドレス情報を当該サーバの処理動作によって提供される文書管理に関連したサービスを利用するための識別情報と関連付けて第２のサーバに登録する登録手段と、
端末機器が前記第２のサーバから前記識別情報に対応した前記アドレス情報を取得してログイン要求したときに、前記指定されたサーバに前記端末機器を接続して当該サーバの処理を実行する処理実行手段と
を具備した文書管理システム。
【請求項２】
前記識別情報は、前記第２のサーバによって発行される請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記処理実行手段は、
前記指定されたサーバの処理によって提供可能な複数のサービスの一覧を前記端末機器に表示し、その一覧の中で選択されたサービスに対応した処理を実行する請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記識別情報には、予め実行対象として設定されたサービスが関連付けられており、
前記処理実行手段は、
前記識別情報に関連付けられた前記サービスに対応した処理を実行する請求項１記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記識別情報には、予め設定された複数のサービスの組み合わせとこれらのサービスの処理手順が定義されたワークフロー情報が関連付けられており、
前記処理実行手段は、
前記識別情報に関連付けられた前記複数のサービスに対応した処理を前記ワークフロー情報に従って実行する請求項１記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記端末機器は、
前記指定されたサーバに接続できなかった場合に、前記第２のサーバから代替用として登録されているサーバのアドレス情報を取得して再度ログイン要求する請求項１記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記処理実行手段は、
前記端末機器を使用するユーザの認証処理を行い、認証が成功した場合に、前記指定されたサーバの処理を実行する請求項１記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記端末機器は、スキャナ機能、プリンタ機能およびファクシミリ機能の少なくとも１つを有する複合機を含む請求項１乃至７のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項９】
複数の第１のサーバを備えた文書管理システムが実行する管理方法であって、
前記各第１のサーバの中で指定されたサーバのアドレス情報を当該サーバの処理動作によって提供される文書管理に関連したサービスを利用するための識別情報と関連付けて第２のサーバに登録するステップと、
端末機器が前記第２のサーバから前記識別情報に対応した前記アドレス情報を取得してログイン要求したときに、前記指定されたサーバに前記端末機器を接続して当該サーバの処理を実行するステップと
を有する管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムおよび管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、会社内において、ＭＦＰ（Multi Function Peripheral：複合機）を用いて電子化した文書などを処理サーバに蓄積し、若しくは指定された配信先に配信して利用する文書管理システムが業務効率化を図る手段として大きな役割を担っている。
【０００３】
文書管理システムでは、複数の処理（例えばスキャン処理、文字認識処理、データ配信処理など）を組み合わせたフローを設定できる。これを「ワークフロー」と呼び、どのような処理を実行するかが定義された情報を「ワークフロー情報」と呼ぶ。
【０００４】
文書管理システムには、複数のＭＦＰが社内のネットワークで接続されている。ユーザは任意のＭＦＰの操作パネル上で目的に合わせたサービスを選択することで、そのサービスに対応したワークフロー情報に従った処理が実行される。その際、予めユーザ毎にカスタマイズされたサービスのメニュー画面をＭＦＰの操作パネルに表示して、そのメニュー画面の中で選択されたサービスを実行するシステムがある（例えば、特許文献１参照）。また、インターネット上に蓄積された印刷データを任意のプリンタで印刷するシステムがある（例えば、特許文献２参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述した文書管理システムは、ユーザが属する団体(例えば、企業やその企業内の部署)毎に構築されるため、その団体の中で管理されていない端末機器からアクセスすることはできない。しかし、ユーザによっては、例えば外出先などで、社内の文書管理システムに管理対象外の端末機器（社内の文書管理システムによって管理されていない端末機器）からアクセスしてサービスを利用したいという要求がある。
【０００６】
そこで、本発明の目的は、文書管理に関連した各種サービスを任意の場所で利用することのできる文書管理システムおよび管理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
一実施形態に係る文書管理システムは、文書管理システムは、登録手段と処理実行手段とを備える。前記登録手段は、複数の第１のサーバの中で指定されたサーバのアドレス情報を当該サーバの処理動作によって提供される文書管理に関連したサービスを利用するための識別情報と関連付けて第２のサーバに登録する。前記処理実行手段は、端末機器が前記第２のサーバから前記識別情報に対応した前記アドレス情報を取得してログイン要求したときに、前記指定されたサーバに前記端末機器を接続して当該サーバの処理を実行する。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、文書管理に関連した各種サービスを任意の場所で利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】一実施形態に係る文書管理システムを含むネットワークシステムの一例を示す図である。
【図２】文書管理システムの全体構成を示す図である。
【図３】文書管理システムと、複合機および管理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図４】サービス管理テーブルの一例を示す図である。
【図５】中央サーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図６】処理サーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図７】複合機のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図８】管理サーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図９】文書管理システムにおける登録時の処理の流れを説明するためのシーケンス図である。
【図１０】文書管理システムにおけるサービス提供時の処理の流れを説明するためのシーケンス図である。
【図１１】文書管理システムにおけるサービス提供時の処理の流れを説明するためのシーケンス図である。
【図１２】複合機に表示される入力画面の一例を示す図である。
【図１３】サービス利用画面の一例を示す図である。
【図１４】変形例としてサービス情報を有するサービス管理テーブルの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、図面を参照して実施形態を説明する。
図１は一実施形態に係る文書管理システムを含むネットワークシステムの一例を示す図である。
【００１１】
本実施形態におけるネットワークシステムは、Ａ社内に構築されたネットワークシステム１１と、Ｂ社内に構築されたネットワークシステム１２と、クラウド１３と、複合機１４−１〜１４−５とを備える。図中のＮはネットワークであり、例えばインターネットを含む。
【００１２】
Ａ社の社内ネットワークシステム１１には、文書管理システム２１と、ファイルサーバ２２と、複合機２３などが社内ネットワーク２０を介して接続されている。社内ネットワーク２０は、例えばＴＣＰ／ＩＰによるＬＡＮ（Local Area Network），ＶＰＮ（Virtual Private Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などを含む。
【００１３】
文書管理システム２１は、複合機等の端末機器と協働して、文書管理に関わる処理を実行するコンピュータ上のシステムである。「文書管理に関わる処理」とは、複合機などの端末機器を利用して、文書等の情報を効率的に管理するための一連の処理のことを言う。「文書管理に関わる処理」には、例えば複合機のスキャン機能によって入力された文書等をワークフロー情報に従って配信する処理、複合機のスキャン機能によって入力された文書等をロケーションフリーで印刷する処理などが含まれる。なお、文書管理システム２１が処理対象とする情報は、文書に限らず、写真画像や動画などであっても良い。
【００１４】
また、文書管理システム２１は、ユーザ認証を行う機能を有する。「ユーザ認証」とは、ユーザが文書管理システム２１を利用する権限を有する正当なユーザであるか否かを確認する機能のことである。
【００１５】
ファイルサーバ２２は、各種データの保存、管理を行うサーバである。
複合機２３は、スキャナ機能、プリンタ機能およびファクシミリ機能の少なくとも１つを有する。また、複合機２３は、通信機能および表示機能および入力機能などを有する。なお、複合機２３は、ＭＦＰ、画像形成装置、多機能プリンタ、コピー機又はオフィス機器などと呼ばれる場合がある。
【００１６】
さらに、複合機２３は、予め記憶されたプログラムに従ってデータ処理を実行する機能を有する。複合機２３は、一例として、用紙をスキャンして画像データを取り込み、取り込んだ画像データに対してプログラムに従ったデータ処理を実行する。
【００１７】
Ｂ社の社内ネットワークシステム１２についても、Ａ社内のネットワークシステム１１と同様であり、文書管理システム３１と、ファイルサーバ３２と、複合機３３がネットワーク３０を介して接続されている。
【００１８】
一方、複合機１４−１〜１４−５は、例えばコンビニエンス・ストア（図中ではコンビニと略記する）や公共施設などに設置されている。つまり、複合機１４−１〜１４−５は、Ａ社やＢ社から見た場合に社外の場所に任意に設置された外部の端末機器として存在する。
【００１９】
ここで、例えばＡ社内であれば、文書管理システム２１に登録されている複合機２３から文書管理システム２１をアクセスする。この文書管理システム２１は、ユーザの利用目的に合わせた様々な設定が施されている。このため、文書管理システム２１に管理対象として設定されていない複合機１４−１〜１４−５から文書管理システム２１のサービスを利用することはできない。
【００２０】
しかし、ユーザによっては社外でも文書管理システム２１を利用して文書の配信などを行いたい要求がある。そこで、本実施形態では、クラウド１３上に管理サーバ４１を配置することで、文書管理システム２１に管理対象外の端末機器を用いて、社外の任意の場所から文書管理システム２１を利用できるようにする。なお、管理サーバ４１の構成や処理動作については、後に図３および図４を参照して詳しく説明する。また、クラウド１３上には、管理サーバ４１の他にファイルサーバ４２や、別の会社（Ｃ社）の文書管理システム４３が配置されていても良い。
【００２１】
以下では、Ａ社の文書管理システム２１に着目して説明するが、Ｂ社の文書管理システム３１や、クラウド１３上の文書管理システム４３でも同様である。
【００２２】
図２はＡ社内に構築された文書管理システム２１の全体構成を示す図である。
文書管理システム２１は、中央サーバ５１、複数の処理サーバ５２−１，５２−２，…５２−Ｎ、認証サーバ５３、配信サーバ５４を備える。なお、複合機Ａ１，Ａ２，…ＡＮ，複合機Ｂ１，Ｂ２，…ＢＮ，複合機Ｎ１，Ｎ２，…ＮＮは、図１に示した社内の複合機２３に対応する。
【００２３】
中央サーバ５１には、複数の処理サーバ５２−１，５２−２，…５２−Ｎが接続される。これらの処理サーバ５２−１，５２−２，…５２−Ｎには、それぞれに複合機Ａ１，Ａ２，…ＡＮ，複合機Ｂ１，Ｂ２，…ＢＮ，複合機Ｎ１，Ｎ２，…ＮＮが接続される。
なお、処理サーバに対してデータを入力する手段は複合機に限らないため、複合機が処理サーバに接続されない構成もあり得る。例えば、テレビ会議端末、電子黒板、プロジェクタ、デジタルサイネージなどが処理サーバに接続される構成もある。
【００２４】
中央サーバ５１は、上位制御装置として存在し、文書管理システム全体の制御を行う。中央サーバ５１には管理者端末５５が接続されている。管理者端末５５は、管理者により操作される情報処理装置である。管理者端末５５は、例えば汎用のコンピュータによって構成される。
【００２５】
ここで、「管理者」とは、文書管理システムの全体的な管理を行う者であり、例えばワークフロー情報の定義や編集、さらに、社外の任意の場所から利用可能な処理サーバを登録する権限を持つ。これに対し、「ユーザ」は複合機などを操作して各種サービスを受ける者である。管理者がユーザとなる場合もあり、厳密に区別しなくても良い。ここで言う「各種サービス」とは、文書管理システムを実現するサーバコンピュータの処理動作によって提供される様々なサービスであり、例えば「印刷サービス」、「文書配信サービス」などを含む。
【００２６】
処理サーバ５２−１，５２−２，…５２−Ｎは、文書管理システム２１の各種サービスに対応した処理を実行するサーバであり、例えば「印刷処理」を実行するプリントサーバなどを含む。処理サーバ５２−１には、社内に設置されたＡグループの複数の複合機Ａ１，Ａ２，…ＡＮが接続されている。処理サーバ５２−１は、文書管理システム２１の各機能の一部あるいは全てに対応した処理を行う。他の処理サーバ５２−２〜５２−Ｎについても同様である。なお、“Ｎ”は任意の自然数（０を含まず）であるが、処理サーバや複合機の台数は少なくとも１台以上あれば良い。
【００２７】
認証サーバ５３は、予め文書管理システム２１の利用が許可されたユーザを認証するためのユーザ情報を備えている。ユーザ情報は、ユーザ名およびパスワード、又は、これらに加えて組織毎に割り当てられた組織コードと呼ばれるコードを含む。認証サーバ５３は、処理サーバ５２−１から認証依頼を受けて、前記ユーザ情報を用いた認証処理を行う。
【００２８】
配信サーバ５４は、データを配信処理するサーバである。配信処理には、例えばスキャンした文書をメールに添付して配信する「メール配信」、所定のフォルダに配信する「フォルダ配信」、インターネット上に配信する機能として「ＦＴＰ（File Transfer Protocol）配信」、「ＷｅｂＤＡＶ(Web-based Distributed Authoring and Versioning)配信」などがある。
【００２９】
認証サーバ５３と配信サーバ５４は、図中では処理サーバ５２−１だけに接続されているが、実際には他処理サーバ５２−２の〜５２−Ｎのそれぞれに対しても接続されており、処理サーバ５２−１〜５２−Ｎのそれぞれが処理を実行する場合に利用される。
【００３０】
なお、図２の例では、各サーバ５１〜５４が独立して配置されているが、１つのサーバに中央サーバ５１、処理サーバ５１−１〜５２−Ｎ、認証サーバ５３、配信サーバ５４の各機能を持たせ構成であっても良い。
本実施形態において、これらのサーバ５１〜５４の一部あるいは全ては、文書管理システム２１の各種サービスに対応した処理を実行する「第１のサーバ」として定義される。また、図１に示した管理サーバ４１は、「第１のサーバ」に対して「第２のサーバ」として定義される。「第２のサーバ」は、文書管理システム２１を構成する各サーバ５１〜５４とは独立したサーバであり、クラウド１３に配置される。
【００３１】
複合機Ａ１，Ａ２，…ＡＮ，Ｂ１，Ｂ２，…ＢＮ，Ｎ１，Ｎ２，…ＮＮには、予め文書管理アプリケーションプログラム（以下、文書管理アプリケーションと称す）がインストールされている。これらの複合機Ａ１，Ａ２，…ＡＮ，Ｂ１，Ｂ２，…ＢＮ，Ｎ１，Ｎ２，…ＮＮは、前記文書管理アプリケーションの起動により、処理サーバ５２−１〜５２−Ｎと連動して文書管理システム２１を用いた各種サービスをユーザに提供する。
【００３２】
図３は文書管理システム２１と、この文書管理システム２１に接続される複合機２３および管理サーバ４１の機能構成を示すブロック図である。
【００３３】
［文書管理システム２１の構成］
文書管理システム２１は、中央サーバ５１、処理サーバ５２、認証サーバ５３を備える。なお、図３では、図２に示した配信サーバ５４を省略している。また、図３では、複数の処理サーバ５２−１〜５２−Ｎを１つにまとめて処理サーバ５２で表現しているが、実際にはサービスの内容に応じて１以上の処理サーバが中央サーバ５１に接続されている。
【００３４】
・中央サーバ５１
中央サーバ５１は、画面生成部５１ａ、処理設定作成部５１ｂ、プリント設定部５１ｃ、認証設定部５１ｄ、サービス登録依頼部５１ｅ、サービスＩＤ保存部５１ｆ、通信部５１ｇを備える。
【００３５】
画面生成部５１ａは、管理者が図２に示した管理者端末５５から中央サーバ５１にアクセスするときの画面を生成する。この画面が管理者端末５５に表示されることによって、管理者は例えばワークフロー情報の設定やプリントの設定、さらに、社外の任意の場所から利用可能な処理サーバの設定などを行うことができる。また、画面生成部５１ａは、複合機２３や複合機１４に表示する各種画面など生成する。
【００３６】
処理設定作成部５１ｂは、管理者によって定義された処理を有するワークフロー情報を作成する部分である。ワークフロー情報は、通信部５１ｇを通じて処理サーバ５２のワークフロー処理部５２ａに与えられる。
【００３７】
ワークフロー情報には、複数の処理の内容および順序が定義される。ワークフロー情報では、一例として、データを取り込む処理（例えば、スキャン処理、撮像処理、メール受信処理、および、ファクシミリ受信処理など）を定義することができる。
【００３８】
また、ワークフロー情報では、一例として、各種のデータ処理（データ圧縮処理、文字認識処理（ＯＣＲ処理）、フィルタリング処理、データ合成処理、特定のデータ形式への符号化処理、特定のファイル形式への変換処理（例えばＰＤＦ化処理）など）を定義することができる。また、ワークフロー情報では、一例として、データを出力する処理（印刷処理、表示処理、音声出力処理、データのサーバへの配信（アップロード）処理、および、メール配信処理など）を定義することができる。
【００３９】
また、ワークフロー情報には、処理の実行順序が定義される。それぞれの処理を実行する処理サーバは、前段の処理の結果である対象データを受け取り、受け取った対象データに対して処理を実行する。なお、対象データは、画像データ、動画像データ、テキストデータ、音声データおよびコンピュータプログラムなど、どのようなデータであっても良い。
【００４０】
プリント設定部５１ｃは、管理者による設定操作に従って、印刷処理に関する設定を行う。認証設定部５１ｄは、管理者による設定操作に従って、ユーザの認証処理に関する設定を行う。プリント設定部５１ｃと認証設定部５１ｄで設定された内容は、通信部５１ｇを通じて処理サーバ５２に与えられる。
【００４１】
サービス登録依頼部５１ｅは、クラウド１３上の管理サーバ４１に任意の場所で利用可能な処理サーバ５２のＩＰアドレス（アクセス情報）をサービスＩＤと関連付けて登録するための「登録手段」として用いられる。サービスＩＤは、文書管理システム２１の各種サービスを識別するための識別情報である。サービス登録依頼部５１ｅは、管理サーバ４１からＩＰアドレスと関連付けられたサービスＩＤを取得してサービスＩＤ保存部５１ｆに保存する。
【００４２】
サービスＩＤ保存部５１ｆは、後に管理者が確認するためにある。後述するように、このサービスＩＤ保存部５１ｆに保存されたサービスＩＤを用いることで、社外の任意の場所に設置された複合機１４から社内の文書管理システム２１を利用することができる。
【００４３】
通信部５１ｇは、各サーバ５２，５３，４１との間のデータ通信処理を行う。さらに、通信部５１ｇは、図２に示した管理者端末５５との間のデータ通信処理を行う。通信部５１ｇは、サービスＩＤ保存部５１ｆに保存されたサービスＩＤを管理者に通知するときの通知手段としても用いられる。
【００４４】
・処理サーバ５２
処理サーバ５２は、中央サーバ５１の制御の下で文書管理システム２１の各種サービスに対応した処理を実行する。以下では、処理サーバ５２は、印刷処理を実行するプリントサーバである場合を想定して説明する。
【００４５】
処理サーバ５２は、ワークフロー処理部５２ａ、プリント処理部５２ｂ、認証部５２ｃ、通信部５２ｄを備える。これらの構成要素の中で、ワークフロー処理部５２ａ、プリント処理部５２ｂ、認証部５２ｃは、それぞれに対応した処理を実行する「処理実行手段」として用いられる。なお、図２では、プリントサーバを例としているため、「処理実行手段」は、管理対象として入力された文書等の情報を印刷する処理を実行し、また、その印刷処理を実行するに際し、ユーザを認証する処理を含む。
【００４６】
ワークフロー処理部５２ａは、複合機２３から入力された文書等のデータをワークフロー情報に従って処理する機能を有する。ワークフロー処理部５２ａは、処理設定保持部６１ａ、データ処理部６１ｂ、データ保持部６１ｃから構成される。
【００４７】
処理設定保持部６１ａは、中央サーバ５１の処理設定作成部５１ｂによって作成されたワークフロー情報を保持する。データ処理部６１ｂは、処理設定保持部６１ａに保持されたワークフロー情報に基づいて、複合機２３から入力された文書等のデータを処理する。データ保持部６１ｃは、データ処理部６１ｂの処理が追いつかない場合に一時的にデータを保持する。なお、このワークフロー処理部５２ａの機能を複合機２３に持たせることが可能である。
【００４８】
プリント処理部５２ｂは、印刷対象データを保持し、複合機２３からの要求に応じて、そのデータを配布する機能などを有する。プリント処理部５２ｂは、データ管理部６２ａ、データ送信部６２ｂ、データ受信部６２ｃから構成される。
【００４９】
データ管理部６２ａは、印刷対象となるデータの保存、管理を行う。データ送信部６２ｂは、データ管理部６２ａに保存されたデータを指定の場所に送るための処理を行う。データ受信部６２ｃは、印刷対象として送られて来たデータを受信して、データ管理部６２ａに渡すなどの処理を行う。
【００５０】
認証部５２ｃは、認証サーバ５３に認証を依頼することで認証機能を実現する。
【００５１】
通信部５２ｄは、処理サーバ５２と中央サーバ５１との間のデータ通信処理、処理サーバ５２と認証サーバ５３との間のデータ通信処理、処理サーバ５２と複合機２３との間のデータ通信処理を行う。
【００５２】
・認証サーバ５３
認証サーバ５３は、処理サーバ５２からの認証依頼を受けて認証処理を行う。認証サーバ５３は、ユーザ情報格納部５３ａ、ユーザ認証機能部５３ｂ、通信部５３ｃを備える。
【００５３】
ユーザ情報格納部５３ａは、予め文書管理システム２１の利用が許可されたユーザを認証するためのユーザ情報が格納されている。ユーザ情報は、パスワードおよびユーザ名、又は、これらに加えて組織毎に割り当てられた組織コードと呼ばれるコードを含む。ユーザ認証機能部５３ｂは、ユーザ情報格納部５３ａに格納されたユーザ情報に基づいて、文書管理システム２１を利用するユーザを認証する。
【００５４】
通信部５３ｃは、認証サーバ５３と処理サーバ５２との間のデータ通信処理を行う。
【００５５】
［複合機２３の構成］
複合機２３は、操作部２３ａ、機能部２３ｂ、文書管理アプリケーション２３ｃ、通信部２３ｄを備える。
【００５６】
操作部２３ａは、画面情報を表示する表示部７１ａと、画面上のタッチ操作などによって各種データの入力や指示を行う入力部７１ｂとで構成される。機能部２３ｂは、スキャナ機能７２ａ、プリンタ機能７２ｂ、ファクシミリ（ＦＡＸ）機能７２ｃなどを含む。
【００５７】
複合機２３には、予め文書管理システム２１を利用するために必要な文書管理アプリケーション２３ｃがインストールされている。文書管理アプリケーション２３ｃは、機能的に分けると、データ処理部７３ａ、設定保持部７３ｂ、認証部７３ｃからなる。データ処理部７３ａは、例えばスキャナで生成された画像や、処理サーバ５２から送られてきたプリント用データの処理を行う。設定保持部７３ｂは、データ処理部７３ａに関わる各種設定情報を保持する。認証部７３ｃは、ユーザからの認証要求に応じて、処理サーバ５２の認証部５２ｃに認証を依頼することで認証機能を実現する。
【００５８】
社内の複合機２３から文書管理システム２１にアクセスする場合には、ユーザ名とパスワードの入力を必要とする。このユーザ名とパスワードの入力は、複合機２３のパネル操作によって行う。また、予め認証カード１０にユーザ名とパスワードを記録しておき、これらの情報を複合機２３に読み取らせることでも良い。
【００５９】
ここで、複合機１４は、社外の任意の場所に設置された端末機器である。複合機１４は、文書管理システム２１に管理対象として設定されていない端末機器である。図３では、文書管理システム２１に管理対象として設定されている複合機２３と区別するために外部の複合機１４と表記している。複合機１４は、基本的に複合機２３と同様の機能が備えられている。さらに、複合機１４には、管理サーバ４１を介して文書管理システム２１にアクセスするための外部用文書管理アプリケーションプログラム（外部用文書管理アプリケーションと称す）１４ａが備えられている。
【００６０】
複合機１４から文書管理システム２１にアクセスする場合には、ユーザ名とパスワードの他に、管理サーバ４１によって発行されるサービスＩＤの入力を必要とする。このサービスＩＤの入力は、複合機１４のパネル操作によって行う。また、前記認証カード１０にユーザ名とパスワードに加えてサービスＩＤを記録しておき、この認証カード１０を用いてサービスＩＤを入力することでも良い。
【００６１】
［管理サーバ４１の構成］
管理サーバ４１は、クラウド１３上に配置され、外部の複合機１４から文書管理システム２１を利用するための処理を実行する。管理サーバ４１は、サービス管理テーブル４１ａ、管理制御部４１ｂ、サービスＩＤ発行部４１ｃ、通信部４１ｄを備える。
【００６２】
サービス管理テーブル４１ａは、社外で利用可能な文書管理システム２１の各種サービスを管理するためのサービス管理情報を記憶する。
【００６３】
図４にサービス管理テーブル４１ａの一例を示す。サービス管理情報は、サービスＩＤ（identification）と、ＩＰ（Internet Protocol）アドレスと、優先度の情報を含む。
【００６４】
サービスＩＤは、文書管理システム２１の各機能によって提供される各種サービスを識別するための識別情報である。サービスＩＤは、ユーザ認証で使われるユーザ名やパスワードとは別の識別情報である。サービスＩＤのデータ形式は、例えば数字列でも、アルファベット文字列でも、あるいは数字とアルファベット文字の組み合わせでも良く、そのデータ形式について特に限定されるものではない。
【００６５】
このサービスＩＤを複合機１４に入力することで、文書管理システム２１の各機能によって提供される各種サービスを利用できる。上述したように、各種サービスには、例えば「印刷サービス」、「文書配信サービス」などがある。これらのサービスは、実際には文書管理システム２１を実現する１つあるいは複数の処理サーバ５２の処理動作によって提供されるものである。
【００６６】
ＩＰアドレスは、インターネットＮを介して処理サーバ５２に接続するための情報である。文書管理システム２１のフェイルオーバ機能として、現用の処理サーバと別に代替用の処理サーバが用意されている場合には、１つのサービスＩＤに対して、代替用の処理サーバのＩＰアドレスと優先度が設定される。優先度は、「０」が最も高く、続いて「１」，「２」…の順となる。
【００６７】
図３に戻って、サービスＩＤ発行部４１ｃは、ユーザが社外で文書管理システム２１を利用するために必要な識別情報であるサービスＩＤを発行する。管理制御部４１ｂは、中央サーバ５１から登録依頼があったときに、サービスＩＤ発行部４１ｃによって発行されたサービスＩＤを登録対象となる処理サーバ５２のＩＰアドレスと関連付けてサービス管理テーブル４１ａに格納する。
【００６８】
通信部４１ｄは、管理サーバ４１と文書管理システム２１との間のデータ通信処理、管理サーバ４１と複合機２３あるいは複合機１４との間のデータ通信処理を行う。
【００６９】
［ハードウェア構成］
図５は文書管理システム２１の中央サーバ５１のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００７０】
文書管理システム２１において、中央サーバ５１は、上位制御装置として存在し、文書管理システム全体の制御を行う。中央サーバ５１は、例えばＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１０４、通信Ｉ／Ｆ１０５などを備える。
【００７１】
ＣＰＵ１０１は、様々なコンポーネントの動作を制御するプロセッサである。ＣＰＵ１０１は、ＲＡＭ１０３をワークエリア（作業領域）として、ＲＯＭ１０２またはＨＤＤ１０４などに格納された様々なプログラムを実行する。図３に示したサービスＩＤ保存部５１ｆは、例えばＲＡＭ１０３あるいはＨＤＤ１０４などに設けられる。
【００７２】
ＣＰＵ１０１によって実行されるプログラムには、オペレーティングシステム（ＯＳ）の他に、図９に示す処理を実行するためのプログラムが含まれる。また、ＣＰＵ１０１は、例えばハードウェア制御のためのプログラムである基本入出力システム（ＢＩＯＳ）等も実行する。
【００７３】
なお、図３に示した画面生成部５１ａ、処理設定作成部５１ｂ、プリント設定部５１ｃ、認証設定部５１ｄ、サービス登録依頼部５１ｅの一部または全ては、ＣＰＵ１０１（コンピュータ）にプログラムを実行させることで実現される。このプログラムは、コンピュータが読み取り可能な記録媒体に格納して頒布されても良いし、またはネットワークを通じて中央サーバ５１にダウンロードされても良い。画面生成部５１ａ、処理設定作成部５１ｂ、プリント設定部５１ｃ、認証設定部５１ｄ、サービス登録依頼部５１ｅの一部または全ては、ＩＣ（Integrated Circuit）等のハードウェアによって実現されても良いし、当該ソフトウェアとハードウェアの組み合わせ構成として実現されても良い。
【００７４】
通信Ｉ／Ｆ１０５は、処理サーバ５２などを含む他の装置と通信するためのインタフェースであり、図３に示した通信部５１ｇに相当する。
【００７５】
図６は文書管理システム２１の処理サーバ５２のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００７６】
文書管理システム２１において、処理サーバ５２は、中央サーバ５１の制御の下で文書管理システム２１の各機能に対応した処理を実行するサーバである。処理サーバ５２は、例えばＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤＤ２０４、通信Ｉ／Ｆ２０５などを備える。
【００７７】
ＣＰＵ２０１は、様々なコンポーネントの動作を制御するプロセッサである。ＣＰＵ２０１は、ＲＡＭ２０３をワークエリア（作業領域）として、ＲＯＭ２０２またはＨＤＤ２０４などに格納された様々なプログラムを実行する。
【００７８】
ＣＰＵ２０１によって実行されるプログラムには、オペレーティングシステム（ＯＳ）の他に、図１０および図１１に示す処理を実行するためのプログラムが含まれる。また、ＣＰＵ２０１は、例えばハードウェア制御のためのプログラムである基本入出力システム（ＢＩＯＳ）等も実行する。
【００７９】
なお、図３に示したワークフロー処理部５２ａ、プリント処理部５２ｂ、認証部５２ｃの一部または全ては、ＣＰＵ２０１（コンピュータ）にプログラムを実行させることで実現される。このプログラムは、コンピュータが読み取り可能な記録媒体に格納して頒布されても良いし、またはネットワークを通じて処理サーバ５２にダウンロードされても良い。ワークフロー処理部５２ａ、プリント処理部５２ｂ、認証部５２ｃの一部または全ては、ＩＣ等のハードウェアによって実現されても良いし、当該ソフトウェアとハードウェアの組み合わせ構成として実現されても良い。
【００８０】
通信Ｉ／Ｆ２０５は、中央サーバ５１や複合機２３などを含む他の装置と通信するためのインタフェースであり、図３に示した通信部５２ｄに相当する。
【００８１】
なお、図２に示した認証サーバ５３や配信サーバ５４の構成についても、基本的なハードウェア構成は中央サーバ５１や処理サーバ５２と同様である。
認証サーバ５３には、ユーザ認証を行うための認証アプリケーションプログラムが含まれる。配信サーバ５４には、配信処理を行うための配信アプリケーションプログラムが含まれる。上述したように、文書管理システム２１を構成する各サーバ５１〜５４の機能が１つのサーバに備えられた構成であっても良い。
【００８２】
図７は複合機２３，１４のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
複合機２３は、社内に設置された複合機である。複合機２３は、実際には図２に示したように、社内のグループ毎に複数台設置されており、それぞれに社内ネットワーク２０を介して文書管理システム２１に接続されている。複合機１４は、社外の任意の場所に設置された外部の複合機であり、文書管理システム２１によって管理されていない。社外の任意の場所とは、図１に示したように、例えばコンビニエンス・ストアや公共施設などである。これらの場所に設置された複合機１４がそれぞれにインターネットＮを介して管理サーバ４１に接続されている。複合機２３と複合機１４は、基本的に同様のハードウェア構成を有する。
【００８３】
複合機２３，１４は、操作部３００、本体４００を備える。
操作部３００は、ユーザの操作を受け付ける部分である。操作部３００は、例えばＣＰＵ３０１、ＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、フラッシュメモリ３０４、通信インタフェース（以下、通信Ｉ／Ｆと称す）３０５、接続インタフェース（以下、接続Ｉ／Ｆと称す）３０６、操作パネル３０７などを備える。
【００８４】
ＣＰＵ３０１は、操作部３００内の様々なコンポーネントの動作を制御するプロセッサである。ＣＰＵ３０１は、ＲＡＭ３０３をワークエリア（作業領域）として、ＲＯＭ３０２またはフラッシュメモリ３０４などに格納された様々なプログラムを実行する。
【００８５】
ＣＰＵ３０１によって実行されるプログラムには、オペレーティングシステム（ＯＳ）の他に、図１０および図１１に示す処理の一部または全てを実行するためのプログラムが含まれる。また、ＣＰＵ３０１は、例えばハードウェア制御のためのプログラムである基本入出力システム（ＢＩＯＳ）等も実行する。
【００８６】
ここで、操作部３００側のＣＰＵ３０１によって実行されるプログラムには、図３に示した操作部２３ａに対応したプログラムや、機能部２３ｂの各機能に対応したプログラムなどが含まれる。
【００８７】
通信Ｉ／Ｆ３０５は、例えば有線または無線による通信を実行するように構成されたインタフェースである。
【００８８】
接続Ｉ／Ｆ３０６は、通信路を介して本体４００と通信するためのインタフェースである。なお、操作部３００と本体４００との間の通信路としては例えばＵＳＢ（Universal Serial Bus）規格の通信路を用いることが可能であるが、当該通信路は、有線であっても無線であっても良いし、他の規格に基づく通信路であっても良い。
【００８９】
操作パネル３０７は、図３に示した操作部２３ａに相当する。操作パネル３０７は、例えばタッチスクリーンディスプレイを含む。タッチスクリーンディスプレイには、例えばフラットパネルディスプレイとタッチパネルとが組み込まれている。フラットパネルディスプレイは、例えば液晶表示装置（ＬＣＤ：Liquid Crystal Display）または有機ＥＬ（Electro Luminescence）表示装置などにより構成される。タッチパネルは、フラットパネルディスプレイ画面上の指などの接触位置を検出するように構成されている。
【００９０】
このように構成された操作パネル３０７は、ユーザの操作に応じた各種指示などを入力することができるとともに、各種情報を表示することが可能である。操作パネル３０７には、ハードウェアキーなどの操作ボタンやランプなどの表示部が設けられていても良い。さらに、操作パネル３０７には、図３に示した認証カード１０の情報を読み取るためのカード読取部３０７ａが設けられている。
【００９１】
本体４００は、操作部３００によって受け付けられたユーザの操作（指示）に応じて動作するように構成されている。本体４００は、例えばＣＰＵ４０１、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、ＨＤＤ４０４、通信Ｉ／Ｆ４０５、接続Ｉ／Ｆ４０６、エンジン部４０７などを備える。
【００９２】
ＣＰＵ４０１は、本体４００内の様々なコンポーネントの動作を制御するプロセッサである。ＣＰＵ４０１は、ＲＡＭ４０３をワークエリア（作業領域）として、ＲＯＭ４０２またはＨＤＤ４０４などに格納された様々なプログラムを実行する。
【００９３】
ＣＰＵ４０１によって実行されるプログラムには、オペレーティングシステム（ＯＳ）の他に、図１０および図１１のシーケンス図に示す処理の一部または全てを実行するためのプログラムが含まれる。また、ＣＰＵ３０１は、例えばハードウェア制御のためのプログラムである基本入出力システム（ＢＩＯＳ）等も実行する。
【００９４】
ここで、本体４００側のＣＰＵ４０１によって実行されるアプリケーションプログラムには、文書管理アプリケーション２３ｃなどが含まれる。さらに、外部の複合機１４であれば、ＣＰＵ４０１によって実行されるアプリケーションプログラムに、外部利用のための文書管理アプリケーション１４ａなどが含まれる。
【００９５】
なお、図７においては本体４００がＨＤＤ４０４を備えるものとして示されているが、当該本体４００は、例えばＳＳＤ（Solid State Drive）などの他の記憶装置を備えていても構わない。
【００９６】
通信Ｉ／Ｆ４０５は、例えば有線または無線による通信を実行するように構成されたインタフェースである。接続Ｉ／Ｆ４０６は、通信路を介して操作部３００と通信するためのインタフェースである。
【００９７】
エンジン部４０７は、プリンタ機能、コピー機能、スキャナ機能、ファクシミリ機能などを実現させるための汎用的な情報処理および通信以外の処理を実行するハードウェアである。エンジン部４０７は、例えば用紙などのシート材への印刷を行うプロッタ、原稿をスキャンして読み取るスキャナ、ファクス通信を行うファクスなどを有する。さらに、エンジン部４０７は、印刷済みシート材を仕分けるフィニッシャや、原稿を自動給送するＡＤＦ（自動原稿給送装置）のような特定のオプションを備えていても良い。
【００９８】
なお、本実施形態においては操作部３００と本体４００とが別々のオペレーティングシステムで互いに独立して動作するものとして説明したが、操作部３００および本体４００は、一体として構成され、１つのオペレーティングシステムで動作しても良い。
【００９９】
また、本体４００は前記したハードウェア構成を備える筐体を有するが、操作部３００は、例えばタブレット端末のような態様で実現されて当該本体４００の筐体の外部に取り付けられていても良いし、当該筐体に組み込まれていても良い。
【０１００】
また、図１０および図１１に示す複合機１４の処理は、ＣＰＵ３０１，４０１の何れで実行されても構わない。
【０１０１】
また、例えば複合機２３と処理サーバ５２との通信や、複合機２３と管理サーバ４１との通信などは、操作部３００側の通信Ｉ／Ｆ３０５を介して実行されても良いし、本体４００側の通信Ｉ／Ｆ４０５を介して実行されても良い。
【０１０２】
図８は管理サーバ４１のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
管理サーバ４１は、クラウド１３上に配置され、複合機１４から文書管理システム２１を利用するための処理を実行する。管理サーバ４１は、例えばＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤＤ５０４、通信Ｉ／Ｆ５０５などを備える。
【０１０３】
ＣＰＵ５０１は、様々なコンポーネントの動作を制御するプロセッサである。ＣＰＵ５０１は、ＲＡＭ５０３をワークエリア（作業領域）として、ＲＯＭ５０２またはＨＤＤ５０４などに格納された様々なプログラムを実行する。図３に示したサービス管理テーブル４１ａは、例えばＲＡＭ５０３あるいはＨＤＤ５０４などに設けられる。
【０１０４】
ＣＰＵ５０１によって実行されるプログラムには、オペレーティングシステム（ＯＳ）の他に、図９および図１０に示す処理を実行するためのプログラムが含まれる。また、ＣＰＵ５０１は、例えばハードウェア制御のためのプログラムである基本入出力システム（ＢＩＯＳ）等も実行する。
【０１０５】
なお、図３に示した管理制御部４１ｂ、サービスＩＤ発行部４１ｃの一部または全ては、ＣＰＵ５０１（コンピュータ）にプログラムを実行させることで実現される。このプログラムは、コンピュータが読み取り可能な記録媒体に格納して頒布されても良いし、またはネットワークを通じて管理サーバ４１にダウンロードされても良い。管理制御部４１ｂ、サービスＩＤ発行部４１ｃの一部または全ては、ＩＣ（Integrated Circuit）等のハードウェアによって実現されても良いし、当該ソフトウェアとハードウェアの組み合わせ構成として実現されても良い。
【０１０６】
通信Ｉ／Ｆ５０５は、中央サーバ５１などを含む他の装置と通信するためのインタフェースであり、図３に示した通信部４１ｄに相当する。
【０１０７】
次に、本システムの動作について、（ａ）登録時の処理と、（ｂ）サービス提供時の処理に分けて説明する。
【０１０８】
（ａ）登録時
図９は文書管理システム２１における登録時の処理の流れを説明するためのシーケンス図である。
【０１０９】
まず、Ａ社内の管理者は、管理者端末５５から文書管理システム２１の中央サーバ５１にアクセスする。そして、管理者端末５５の操作により、中央サーバ５１に接続さている複数の処理サーバ５２（図２の処理サーバ５２−１，５２−２…）の中で社外で利用可能な処理サーバを指定して登録要求を行う（ステップＳ１１）。具体的には、例えば各種サービスのメニュー画面の中から社外で利用可能な１つ以上のサービスを選択する。これにより、中央サーバ５１は、前記選択されたサービスを実行する処理サーバのＩＰアドレスを取得して管理サーバ４１に送る（ステップＳ１２）。
その際、中央サーバ５１は、選択した処理サーバがダウンしたときのために、同じサービスを実行する代替用の処理サーバのＩＰアドレスも取得し、これらに優先度を設定して管理サーバ４１に送る（ステップＳ１３，Ｓ１４）。なお、代替用の処理サーバの選択は、管理者が行っても良い。
【０１１０】
管理サーバ４１は、中央サーバ５１から処理サーバ５２のＩＰアドレスと優先度の情報を受け取ると、サービスＩＤを発行する（ステップＳ１５）。上述したように、サービスＩＤは、文書管理システム２１の各種サービスを識別するための識別情報であり、社外でサービスを利用するときに用いる。管理サーバ４１は、このサービスＩＤと、中央サーバ５１から送られてきた処理サーバ５２のＩＰアドレスと優先度の情報を関連付けてサービス管理テーブル４１ａに登録する（ステップＳ１６）。
【０１１１】
図４に示したサービス管理テーブル４１ａでは、例えばサービスＩＤ「０００００１」に対し、ＩＰアドレス「aaa.bbb.ccc.xxx」とＩＰアドレス「aaa.bbb.ccc.yyy」の２つの処理サーバが関連付けられている。また、ＩＰアドレス「aaa.bbb.ccc.xxx」の処理サーバには優先度「０」、ＩＰアドレス「aaa.bbb.ccc.yyy」の処理サーバには優先度「１」が設定されている。
【０１１２】
また、管理サーバ４１は、前記ステップＳ１５で発行したサービスＩＤを中央サーバ５１に渡す（ステップＳ１７）。中央サーバ５１は、管理サーバ４１から得られたサービスＩＤをサービスＩＤ保存部５１ｆに保存した後（ステップＳ１８）、登録要求先である管理者端末５５に通知する（ステップＳ１９）。
管理者は、中央サーバ５１から通知されたサービスＩＤを社外で文書管理システム２１利用するユーザ（社員）に渡す。
【０１１３】
（ｂ）サービス提供時
図１０および図１１は文書管理システム２１におけるサービス提供時の処理の流れを説明するためのシーケンス図である。
【０１１４】
いま、ユーザが例えばコンビニエンス・ストア等の任意の場所に設置された複合機１４からＡ社内に構築された文書管理システム２１を利用する場合を想定して説明する。ユーザ（社員）には、事前に管理者から前記（ａ）の登録時に発行されたサービスＩＤが与えられているものとする。
【０１１５】
まず、ユーザが複合機１４を操作して、サービスＩＤ、ユーザ名、パスワードを入力する（ステップＳ２１）。詳しくは、例えば図１２に示すような入力画面８０が複合機１４の操作パネル３０７に表示される。この入力画面８０には、サービスＩＤ入力欄８１ａ、ユーザ名入力欄８１ｂ、パスワード入力欄８１ｃが設けられている。ユーザは操作パネル３０７を操作して、これらの入力欄８１ａ〜８１ｃにサービスＩＤ、ユーザ名、パスワードを入力する。
【０１１６】
なお、例えばユーザが認証カード１０を携帯している場合には、この認証カード１０に予め記録されたサービスＩＤ、ユーザ名、パスワードの各情報を操作パネル３０７のカード読取部３０７ａを通じて読み取らせることでも良い。
【０１１７】
サービスＩＤ、ユーザ名、パスワードが複合機１４に入力されると、予め複合機１４にインストールされた外部用文書管理アプリケーション１４ａが起動される。これにより、複合機１４は、まず、サービスＩＤを管理サーバ４１に送って処理サーバ５２のＩＰアドレスを要求する（ステップＳ２２）。
【０１１８】
管理サーバ４１は、ユーザがＡ社内の文書管理システム２１を利用可能であるか否かを判断する（ステップＳ２３）。詳しくは、管理サーバ４１は、複合機１４から送られてきたサービスＩＤが図４に示したサービス管理テーブル４１ａに登録されているか否かを確認する。その結果、当該サービスＩＤが未登録であった場合には、管理サーバ４１は、利用不可の信号を複合機１４に返す（ステップＳ２４）。
【０１１９】
複合機１４では、利用不可の信号を受けると、ユーザに文書管理システム２１を利用できないことを通知する（ステップＳ２５）。具体的には、例えば「文書管理システムは利用できません」あるいは「サービスＩＤが登録されていません」といったようなメッセージを操作パネル３０７に表示する。
【０１２０】
一方、複合機１４から送られてきたサービスＩＤがサービス管理テーブル４１ａに登録されていた場合、管理サーバ４１は、利用可であると判断し、サービス管理テーブル４１ａからサービスＩＤに対応した処理サーバ５２のＩＰアドレスを読み出して（ステップＳ２６，２７）、そのＩＰアドレスを要求元の複合機１４に送る（ステップＳ２８）。
【０１２１】
なお、サービスＩＤに対して、２つ以上の処理サーバのＩＰアドレスが関連付けられている場合には、管理サーバ４１は、最も優先度の高い処理サーバのＩＰアドレスを要求元の複合機１４に送る。
【０１２２】
複合機１４は、管理サーバ４１から送られてきたＩＰアドレスを用いてアクセス対象である処理サーバ５２を特定し（ステップＳ２９）、その処理サーバ５２にユーザ名とパスワードを送ってログインを要求する（ステップＳ３０）。
【０１２３】
このログイン要求に対し、複合機１４と処理サーバ５２との間で接続処理が実行される（ステップＳ３１）。その際、何らかの異常などによって、複合機１４が処理サーバ５２に接続できないことがある。複合機１４は、処理サーバ５２から接続失敗の通知を受け取ると（ステップＳ３２）、管理サーバ４１に対して別のＩＰアドレスを再要求する（ステップＳ３３）。
【０１２４】
管理サーバ４１は、この再要求に応答して、別の処理サーバ５２を選択する（ステップＳ３４）。詳しくは、管理サーバ４１は、前記ステップＳ２２で複合機１４から送られたサービスＩＤを用いて、サービス管理テーブル４１ａから次に優先度の高い処理サーバ５２を選択する。管理サーバ４１は、この選択された処理サーバ５２のＩＰアドレスをサービス管理テーブル４１ａから取得し（ステップＳ３５）、そのＩＰアドレスを要求元の複合機１４に送る（ステップＳ３６）。複合機１４は、このＩＰアドレスを用いて再度ログインを試みる（ステップＳ２９，Ｓ３０）。
【０１２５】
このように、同じサービスを提供する少なくとも２つの処理サーバ（例えば処理サーバ５２−１，５２−２）のそれぞれのＩＰアドレスを登録しておけば、現用の処理サーバ（例えば処理サーバ５２−１）が何らかの異常で使えない場合でも、代替の処理サーバ（例えば処理サーバ５２−２）を使って複合機１４を接続させることができる。
【０１２６】
複合機１４と処理サーバ５２が接続されると、処理サーバ５２は、ログイン要求時に複合機１４から送られてきたユーザ名とパスワードを用いて認証処理を行う（ステップＳ３７）。詳しくは、処理サーバ５２は、ユーザ名とパスワードを図３に示した認証サーバ５３に与えてユーザ認証を依頼する。認証サーバ５３のユーザ情報格納部５３ａには、予め文書管理システム２１の利用が許可されたユーザを認証するためのユーザ情報が格納されている。ユーザ情報には、少なくともパスワードおよびユーザ名が含まれる。認証サーバ５３は、ログイン要求時に送られてきたユーザ名とパスワードと、前記ユーザ情報に含まれるユーザ名とパスワードとを比較する。
【０１２７】
両者が一致すれば、認証サーバ５３は、文書管理システム２１の利用が許可されたユーザであると判定し（認証成功）、その結果を処理サーバ５２に返す。ユーザ名およびパスワードの少なくとも一方が前記ユーザ情報に含まれるユーザ名とパスワードと一致しなかった場合には、認証サーバ５３は、文書管理システム２１の利用が許可されたユーザでないと判定し（認証失敗）、その結果を処理サーバ５２に返す。
【０１２８】
なお、処理サーバ５２に認証サーバ５３の機能を持たせて、処理サーバ５２が認証処理を実行することでも良い。
【０１２９】
複合機１４は、処理サーバ５２から認証失敗の通知を受け取ると（ステップＳ３８）、その旨をユーザに知らせる（ステップＳ３９）。具体的には、例えば「ユーザ名またはパスワードが一致しません」といったようなメッセージを操作パネル３０７に表示する。ユーザは、このメッセージを受けて、ユーザ名とパスワードを複合機１４に再入力することで、処理サーバ５２に再度ログインすることになる。
【０１３０】
認証が成功した場合、処理サーバ５２は、前記ステップＳ３８の認証処理で使ったユーザ名およびパスワードをユーザの認証情報として複合機１４に渡す（ステップＳ４０）。ユーザの認証情報を複合機１４に渡すのは、文書管理システム２１のサービスを利用する際に当該認証情報が必要となるケースがあるためである。複合機１４側で、ユーザの認証情報（ユーザ名およびパスワード）を保持しておけば、文書管理システム２１から要求されたときに直ぐに応答することができる。なお、前記ステップＳ２１の時点では、入力されたユーザ名およびパスワードに対する認証結果が得られていないので、これらの情報はユーザの認証情報としては扱えない。
【０１３１】
また、処理サーバ５２は、サービス利用画面情報を複合機１４に送る（ステップＳ４１）。複合機１４は、処理サーバ５２から受け取ったサービス利用画面情報に基づいて、操作パネル３０７に図１３に示すようなサービス利用画面９０を表示する（ステップＳ４２）。
【０１３２】
図１３にサービス利用画面９０の一例を示す図である。  
サービス利用画面９０は、利用可能なサービスの一覧を表したものである。利用可能なサービスは、文書管理システム２１に備えられている各機能の一部あるいは全てである。サービス利用画面９０の形式は、管理者が管理者端末５５から管理サーバ４１をアクセスすることで、任意の設定可能である。また、画面内に配置するサービスの内容についても、管理者が任意に設定可能である。
【０１３３】
サービス利用画面９０には、複合機１４の基本機能である「コピー」を選択するためのボタン９１ａ、「ＦＡＸ」を選択するためのボタン９１ｂなどが設定されている。なお、複合機１４の基本機能に関しては、サービスＩＤを必要とせずに、複合機単体として利用できるものである。
また、ユーザが複合機１４の基本機能（コピー，ＦＡＸ）を利用した場合に、その基本機能の利用料金（コピー料金，ＦＡＸ料金）をユーザの所属する団体に課金する構成にしても良い。この場合、サービスＩＤとユーザの所属する団体あるいはユーザとを関連付けて、図３に示したサービスＩＤ保存部５１ｆに保存しておく。ユーザがサービスＩＤを用いて複合機１４の基本機能を利用したときに、処理サーバ５２は、そのときの利用料金を予め設定された計算式に従って算出する。処理サーバ５２は、この算出された利用料金をサービスＩＤ保存部５１ｆの当該サービスＩＤに対応した団体あるいはユーザに課金するように、中央サーバ５１に指示すれば良い。
【０１３４】
ここで、文書管理システム２１によって提供される各種サービスとして、例えば「ロケーションフリー印刷（セキュアクラウド印刷サービス）」、「フォルダ配信」、「クラウドサービスへの文書配信」、「メール配信」、「ＰＤＦデータ配信」などがある。
【０１３５】
「ロケーションフリー印刷（セキュアクラウド印刷サービス）」は、例えばスキャンしたデータをクラウド上で保持しておき、任意の機器を通じて印刷するサービスである。「フォルダ配信」は、例えばスキャンしたデータを所定のフォルダに配信するサービスである。「クラウドサービスへの文書配信」は、クラウドサービスを利用して文書配信するサービスである。「メール配信」は、例えばスキャンした文書をメールに添付して配信するサービスである。「ＰＤＦデータ配信」は、ＰＤＦ形式のデータに変換して所定の場所に配信するサービスである。サービス利用画面９０上には、これらの機能を選択するためのボタン９１ｃ〜９１ｇなどが設定されている。
【０１３６】
このようにして、社外の複合機１４に文書管理システム２１のサービスを利用するためのサービス利用画面９０が設定される。以後は、利用者がサービス利用画面９０上で所望のサービスを選択することで、その選択されたサービスを受けることができる。
【０１３７】
すなわち、ユーザがサービス利用画面９０上のボタン９１ｃ〜９１ｇのいずれかを押下して任意のサービスを選択すると（ステップＳ４３）、複合機１４は、前記選択されたサービスに関する情報を処理サーバ５２に要求する（ステップＳ４４）。処理サーバ５２では、この要求に応答して、サービス内容の詳細や設定に関する情報を複合機１４に提供する（ステップＳ４５）。複合機１４は、このサービス内容の詳細や設定に関する情報を操作パネル３０７に表示する（ステップＳ４６）。
【０１３８】
ここで、ユーザが当該サービスの実行を指示すると、サービス実行信号が処理サーバ５２に送られる（ステップＳ４７）。処理サーバ５２では、このサービスの実行信号を受けることで、当該サービスに対応した処理を実行する（ステップＳ４８）。例えば「フォルダ配信」サービスであれば、処理サーバ５２は、複合機１４でスキャンされた文書のデータを社内の所定のフォルダに配信するなどの処理を実行する。
【０１３９】
このように本実施形態によれば、ユーザが文書管理システム２１を任意の場所で任意の端末機器を用いてサービス利用できるようになる。すなわち、通常、社内の文書管理システム２１のサービスは、ユーザ（社員）が複合機２３にユーザ名とパスワードを入力するだけで自由に使うことができる。しかし、外部の複合機１４に対してユーザ名とパスワードを入力しても、文書管理システム２１のサービスを使うことはできない。
【０１４０】
本実施形態では、管理サーバ４１で発行されたサービスＩＤに予め指定された処理サーバ５２のＩＰアドレスが関連付けられているので、このサービスＩＤを用いれば、管理サーバ４１から当該サービスＩＤに対応したＩＰアドレスを取得でき、任意の場所に設置された複合機１４からでも当該ＩＰアドレスを有する処理サーバ５２にログインできる。
【０１４１】
ここで、社外の任意の場所に設置される複合機１４には、図３に示したように外部用文書管理アプリケーション１４ａがインストールされ、クラウド１３上の管理サーバ４１にアクセス可能な機能が備えられる。このような複合機１４が各地に設置されていれば、サービスＩＤを用いて広範囲で社内の文書管理システム２１を利用できる。
【０１４２】
このサービスＩＤは、図９で説明したように、社内の管理者端末５５からの登録要求によって、社内の中央サーバ５１を介して管理サーバ４１によって発行され、同サーバ５１を介して管理者端末５５に送られてくるものである。したがって、社内以外のユーザがサービスＩＤを知ることはなく、文書管理システム２１が勝手に使われる心配はない。
【０１４３】
また、図３に示したように、ユーザが携帯する認証カード１０にサービスＩＤを記録しておけば、ユーザがその都度サービスＩＤを入力しなくても、文書管理システム２１を簡単に利用できる。さらに、ユーザがサービスＩＤを覚えておく必要もないので、サービスＩＤとしてセキュリティ性の高いデータを用いることができる。
【０１４４】
（変形例）
上述した実施形態では、複合機１４にサービスＩＤを入力すると、複合機１４の操作パネル３０７に各種サービスの一覧が表示され、その中でユーザが所望のサービスを選択する構成とした。しかし、通常、ユーザが社内で利用していたサービスは社外でも利用することが多い。また、複数のサービスを組み合わせたワークフロー情報が設定されていれば、社外でも同じワークフロー情報でデータ配信などを行いたい要求が高い。
【０１４５】
そこで、サービスＩＤに対し、予めユーザ毎に設定されたサービス情報を関連付けておき、複合機１４にサービスＩＤが入力された際に、そのサービスＩＤに対応したサービス情報に基づいて処理を実行する構成とする。
【０１４６】
具体的には、例えば図１４に示すように、サービスＩＤとサービス情報とを関連付けたサービス管理テーブル４１ｅを管理サーバ４１に用意しておく。なお、このサービス管理テーブル４１ｅと図４に示したサービス管理テーブル４１ａを組み合わせて１つのテーブルで構成しても良い。
【０１４７】
また、サービス情報は、ユーザ毎に設定されたサービスの種類を定義した情報であり、複数のサービスの組み合わせを含む。図中のＷ１，Ｗ２，Ｗ３はサービス情報を示し、例えば図３に示した「ロケーションフリー印刷（セキュアクラウド印刷サービス）」、「フォルダ配信」、「クラウドサービスへの文書配信」などである。
【０１４８】
サービス情報は、管理者端末５５から中央サーバ５１を介して管理サーバ４１に与えられる。管理サーバ４１は、サービスＩＤを発行した際に、このサービスＩＤをサービス情報と関連付けてサービス管理テーブル４１ｅに登録する。
【０１４９】
このサービス管理テーブル４１ｅの内容を中央サーバ５１を介して処理サーバ５２に与えておく。これにより、社外の複合機１４からサービスＩＤを用いて処理サーバ５２にアクセスがあったときに、図１１のステップＳ４３に示したサービス選択を必要とせずに、当該サービスＩＤに対応したサービス情報の処理を実行することができる。また、サービス情報として、複数のサービスを組み合わせた場合の処理をワークフロー情報によって定義しておけば、図３に示した処理サーバ５２のワークフロー処理部５２ａによって、そのワークフロー情報に従って各サービスに対応した一連の処理を行うことができる。
【０１５０】
また、本実施形態において、複合機１４は、画像の入力（画像データの生成）や出力を行うための機器として用いられるが、社外から文書管理システム２１にアクセスするための機器としては、必ずしも複合機１４である必要はない。例えば、テレビ会議端末、電子黒板、プロジェクタ、デジタルサイネージなどであっても良い。さらに、スマートフォンなどの携帯端末でも良い。要は、クラウド１３に配置された管理サーバ４１に接続できる機器であれば、外部用文書管理アプリケーション１４ａをインストールしておくことで、社外から文書管理システム２１を利用して各種サービスを受けることが可能である。
【０１５１】
なお、本発明のいくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。
【符号の説明】
【０１５２】
１１…社内ネットワークシステム、１３…クラウド、１４…複合機、２１…文書管理システム、２２…ファイルサーバ、２３…複合機、４１…管理サーバ、１４ａ…外部用文書管理アプリケーション、２３ａ…操作部、２３ｂ…機能部、２３ｃ…文書管理アプリケーション、２３ｄ…通信部、４１ａ…サービス管理テーブル、４１ｂ…管理制御部、４１ｃ…サービスＩＤ発行部、４１ｄ…通信部、４１ｅ…サービス管理テーブル、５１…中央サーバ、５２…処理サーバ、５３…認証サーバ、５４…配信サーバ、５１ａ…画面生成部、５１ｂ…処理設定作成部、５１ｃ…プリント設定部、５１ｄ…認証設定部、５１ｅ…サービス登録依頼部、５１ｆ…サービスＩＤ保存部、５１ｇ…通信部、５２ａ…ワークフロー処理部、５２ｂ…プリント処理部、５２ｃ…認証部、５２ｄ…通信部、５３ａ…ユーザ情報格納部、５３ｂ…ユーザ認証機能部、５３ｃ…通信部。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１５３】
【特許文献１】特開２００８−１０４１４３号公報
【特許文献２】特開２００２−０３２２０５号公報
【図１】
2020053939.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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