(57)【要約】      （修正有）【課題】統一した記載形式で報告内容を文章化できる報告書作成支援システム及びプログラムを提供する。【解決手段】報告書作成支援システム１０は、報告書に記載する各項目の項目値（報告の内容）に対応するアイコンが項目毎に分類して記憶する表示情報記憶部２２と、報告書に記載する各項目の報告の内容を入力させる際、アイコンを画面に表示し、選択されたアイコンに対応する項目値の識別コードを含む報告情報を報告情報記憶部２３に登録する情報入力処理部１１と、各識別コードに、識別コードが意味する語句を対応付けされた変換情報を記憶する変換情報記憶部２５と、変換情報を参照して報告情報に含まれる識別コードを語句に変換し、変換した語句をフォーム情報記憶部２６から読み出した文章のひな型に挿入することによって報告書に記載する文章を作成する報告書作成部１３と、を有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画面に表示された画像情報であって報告書に記載する項目毎に予め用意されている画像情報の中から、報告書にて報告すべき内容に該当する画像情報を項目毎にユーザに選択させる選択処理手段と、
ユーザによる選択操作に応じて特定された各項目の項目値それぞれに対応する内容を表す語句を所定の記載書式に当てはめることで報告書に記載する文章を作成する作成手段と、
を有することを特徴とする報告書作成支援システム。
【請求項２】
報告情報記憶手段を有し、
前記選択処理手段は、ユーザにより選択された各項目の項目値それぞれに対応する識別コードを含む報告情報を生成して前記報告情報記憶手段に登録することを特徴とする請求項１に記載の報告書作成支援システム。
【請求項３】
前記報告情報記憶手段に記憶されている報告情報から、前記画像情報の表示に関する指標値を算出する算出手段を有し、
前記選択処理手段は、前記算出手段により算出された指標値に基づき、各項目において前記画面に表示する画像情報の並び順を制御することを特徴とする請求項２に記載の報告書作成支援システム。
【請求項４】
アラートの出力条件が設定されている条件記憶手段と、
前記報告情報記憶手段に記憶されている報告情報が前記アラートの出力条件に合致した場合にアラートを出力するアラート出力手段と、
を有することを特徴とする請求項２に記載の報告書作成支援システム。
【請求項５】
報告の対象となる現場が撮影されることで生成される撮像データを記憶する撮像データ記憶手段と、
前記撮像データ記憶手段に記憶されている撮像データと、前記報告情報記憶手段に記憶されている報告情報とを、関連付ける関連付け手段と、
を有することを特徴とする請求項２に記載の報告書作成支援システム。
【請求項６】
前記撮像データと前記報告情報との関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶手段と、
前記報告情報記憶手段及び前記関連付け情報記憶手段を参照して、前記撮像データ記憶手段の中から、ユーザにより指定された検索条件に合致する撮像データを特定して提供する提供手段と、
を有することを特徴とする請求項５に記載の報告書作成支援システム。
【請求項７】
コンピュータを、
画面に表示された画像情報であって報告書に記載する項目毎に予め用意されている画像情報の中から、報告書にて報告すべき内容に該当する画像情報を項目毎にユーザに選択させる選択処理手段、
ユーザによる選択操作に応じて特定された各項目の項目値それぞれに対応する内容を表す語句を所定の記載書式に当てはめることで報告書に記載する文章を作成する作成手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、報告書作成支援システム及びプログラム、特に複数人によって作成されうる報告書に記載する文章に関する。
【背景技術】
【０００２】
ビル設備の管理業務を行う管理会社においては、保守を実施したり、顧客から設備故障の連絡等があったりすると、業務日誌や提出物等の報告書を作成して、所定先に報告したり、記録に残したりする。
【０００３】
管理会社では、単に業務の管理のみならず、蓄積された報告内容を有効活用して、例えば顧客サービスの向上や新規顧客の獲得等業務改善や拡大につなげられるようにすることを期待している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１７−１６２３９３号公報
【特許文献２】特開２００２−３５１９５９号公報
【特許文献３】特開２０１８−００９３１４号公報
【特許文献４】特開２０１１−２０３８０１号公報
【特許文献５】特開２００９−０９３５６８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
報告書には、発生した事象によって報告されるべき項目は、概ね決まっている。例えば、故障の報告であれば、どの顧客のどういう種類のどこに設置されている設備がどのような障害が発生したか、また、顧客からの要望であれば、どの顧客のどの設備に対してどのような問題があるからどのように対応してほしいのか、などである。
【０００６】
報告書の作成に必要な情報は、実際に保守作業を実施した保守員や顧客からの連絡を受けたオペレータ等が入力するが、情報を入力する者の能力等によって同じ項目に対して同じ内容を報告するにもばらつきが発生しうる。また、同じ物を表現するにしても人によって用いる用語が異なってくる。例えば、空調機に対して空調、エアハン、エアコン等と様々な表現がある。報告内容にばらつきが発生すると、業務改善や拡大に利用する際に報告内容を正しく分析できなくなる可能性が生じてくる。
【０００７】
本発明は、統一した記載形式で報告書に記載する報告の内容を文章化できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係る報告書作成支援システムは、画面に表示された画像情報であって報告書に記載する項目毎に予め用意されている画像情報の中から、報告書にて報告すべき内容に該当する画像情報を項目毎にユーザに選択させる選択処理手段と、ユーザによる選択操作に応じて特定された各項目の項目値それぞれに対応する内容を表す語句を所定の記載書式に当てはめることで報告書に記載する文章を作成する作成手段と、を有することを特徴とする。
【０００９】
また、報告情報記憶手段を有し、前記選択処理手段は、ユーザにより選択された各項目の項目値それぞれに対応する識別コードを含む報告情報を生成して前記報告情報記憶手段に登録することを特徴とする。
【００１０】
また、前記報告情報記憶手段に記憶されている報告情報から、前記画像情報の表示に関する指標値を算出する算出手段を有し、前記選択処理手段は、前記算出手段により算出された指標値に基づき、各項目において前記画面に表示する画像情報の並び順を制御することを特徴とする。
【００１１】
また、アラートの出力条件が設定されている条件記憶手段と、前記報告情報記憶手段に記憶されている報告情報が前記アラートの出力条件に合致した場合にアラートを出力するアラート出力手段と、を有することを特徴とする。
【００１２】
また、報告の対象となる現場が撮影されることで生成される撮像データを記憶する撮像データ記憶手段と、前記撮像データ記憶手段に記憶されている撮像データと、前記報告情報記憶手段に記憶されている報告情報とを、関連付ける関連付け手段と、を有することを特徴とする。
【００１３】
また、前記撮像データと前記報告情報との関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶手段と、前記報告情報記憶手段及び前記関連付け情報記憶手段を参照して、前記撮像データ記憶手段の中から、ユーザにより指定された検索条件に合致する撮像データを特定して提供する提供手段と、を有することを特徴とする。
【００１４】
本発明に係るプログラムは、コンピュータを、画面に表示された画像情報であって報告書に記載する項目毎に予め用意されている画像情報の中から、報告書にて報告すべき内容に該当する画像情報を項目毎にユーザに選択させる選択処理手段、ユーザによる選択操作に応じて特定された各項目の項目値それぞれに対応する内容を表す語句を所定の記載書式に当てはめることで報告書に記載する文章を作成する作成手段、として機能させる。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、統一した記載形式で報告書に記載する報告の内容を文章化することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明に係る報告書作成支援システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。
【図２】本実施の形態における報告情報記憶部に記憶されている報告情報のデータ構成の一例を示す図である。
【図３】本実施の形態における契約情報記憶部に記憶されている契約情報のデータ構成の一例を示す図である。
【図４】本実施の形態における表示情報記憶部に記憶されている表示情報のデータ構成の一例を示す図である。
【図５】本実施の形態において報告する内容として情報元を指定させるときの画面表示例を示す図である。
【図６】本実施の形態において報告する内容として発生場所を指定させるときの画面表示例を示す図である。
【図７】本実施の形態において報告する内容として発生対象を指定させるときの画面表示例を示す図である。
【図８】本実施の形態において報告する内容として現象を指定させるときの画面表示例を示す図である。
【図９】本実施の形態において報告する内容として要望を指定させるときの画面表示例を示す図である。
【図１０】本実施の形態における報告書作成処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。本実施の形態においては、本発明に係る報告書作成支援システムを、ビル設備の管理業務を行う管理会社が利用する場合を例にして説明する。
【００１８】
図１は、本発明に係る報告書作成支援システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。本実施の形態における報告書作成支援システム１０は、管理会社内に構築される。ビル監視システムに組み込まれるように構築してもよい。
【００１９】
報告書作成支援システム１０は、従前から存在する汎用的なサーバコンピュータのハードウェア構成で実現できる。すなわち、報告書作成支援システム１０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶手段、ネットワークインタフェース等の通信手段、ユーザインタフェースを内部バスに接続して構成される。本実施の形態におけるユーザインタフェースは、マウスやキーボード等の入力手段、ディスプレイ等の表示手段を有することを想定しているが、入力手段と表示手段とを兼用するタッチパネル等で構成してもよい。報告書作成支援システム１０は、複数のコンピュータを組み合わせて構成されてもよい。
【００２０】
本実施の形態において「報告書」というのは、管理業務に関連して報告等を目的として作成される書類全般を意味し、電子データとして保存され、閲覧されたり、印刷されたりして利用される。例えば、作業員が作成する作業報告書や設備管理日誌、管理者等が作成する月報、また顧客向けの報告書、見込み客向けの提案書等が、本実施の形態の報告書に含まれる。
【００２１】
図１に示すように、本実施の形態における報告書作成支援システム１０は、情報入力処理部１１、ランキング情報生成部１２、報告書作成部１３、アラート出力部１４、関連付け部１５、写真提供部１６、契約情報記憶部２１、表示情報記憶部２２、報告情報記憶部２３、ランキング情報記憶部２４、変換情報記憶部２５、フォーム情報記憶部２６、アラート条件情報記憶部２７、写真データ記憶部２８及び関連付け情報記憶部２９を有している。なお、本実施の形態の説明に用いない構成要素については、図１から省略している。
【００２２】
報告書に記載すべき内容は、例えば保守作業、設備の故障や調整等報告対象とする事象の種類に応じて概ね定まっており、報告書に記載する各項目に指定する項目値、つまり、報告の内容も顧客との契約内容や管理対象の設備の種類等によって予め定まっている。例えば、報告対象の事象が顧客からの要望であれば、どの顧客のどの設備に対してどのような問題があるからどのように対応してほしいのか、などである。
【００２３】
本実施の形態における情報入力処理部１１は、情報入力者によって入力される情報、具体的には報告書に記載されるべき内容を受け付ける。情報入力者は、管理会社の従業員であり、例えば顧客からの要望や通告を電話にて受け付けたオペレータや、保守作業等を実施した保守員等である。情報入力処理部１１は、報告書作成支援システム１０のユーザインタフェースを用いて入力され情報を受け付けてもよいし、図示しないネットワークを経由して情報入力者が使用する端末装置から送信されてきた情報を受信してもよい。本実施の形態では、報告書に記載する報告の内容を、報告書に記載する項目毎に予め用意されているアイコンの中から報告書にて報告の内容に対応するアイコンを選択させることによって入力指定させる。従って、情報入力者が使用する端末装置から報告書に記載する内容を入力させるために、換言するとアイコンを端末装置に表示させるために、端末装置で所定のアプリケーションを実行させるように構成させてもよい。情報入力処理部１１は、情報入力者により入力指定された各項目の項目値、すなわち報告の内容それぞれに対応する識別コードを含む報告情報を生成して報告情報記憶部２３に登録する。
【００２４】
アイコンは、本発明における画像情報の一形態である。画像情報は、写真や記号、図形、イラスト等で表現され、報告書に記載する各項目の項目値、すなわち報告する具体的な内容を表す情報である。画像情報に文字を含めてもよい。本実施の形態では、情報入力者に、報告の内容を文字入力させるのではなく、画面表示されたアイコンの中から、入力したい報告の内容（項目値）に対応するアイコンを選択させることによって報告の内容を指定させる。このように、報告の内容がアイコンの表示内容から情報入力者に理解されればよいので、本実施の形態で取り扱う画像情報（アイコン）は、文字のみから構成されていてもよい。
【００２５】
情報入力処理部１１は、各項目につきアイコンを並べて表示してユーザに選択させるが、ランキング情報生成部１２は、アイコンの表示に関する指標値を算出し、その算出した指標値をランキング情報としてランキング情報記憶部２４に登録する。
【００２６】
フォーム情報記憶部２６には、報告書の所定の記載書式を示すフォーム情報が予め登録されている。フォーム情報には、少なくとも報告書に記載される文章のひな型が含まれている。報告情報記憶部２３に登録される報告情報には、入力指定された各項目の項目値（報告の内容）それぞれに対応する識別コードが含まれているが、変換情報記憶部２５には、各識別コードに、当該識別コードが意味する語句を対応付けされた変換情報が記憶されている。報告書作成部１３は、フォーム情報及び変換情報を参照して、報告情報から報告書に記載する文章を作成し、報告書に含めるなどの処理を行うことで報告書を作成する。
【００２７】
アラート条件情報記憶部２７には、顧客や保守員等に対してアラートを出力するための出力条件、当該出力条件に合致した場合に出力するアラートの内容（例えば、メッセージ情報等）及び出力先を特定する情報が設定されている。アラート出力部１４は、報告情報記憶部２３に記憶されている報告情報がアラート条件情報記憶部２７に設定されているアラートの出力条件に合致した場合にアラートを出力する。
【００２８】
保守員は、設備に障害等が発生するなど報告事項に該当する事象が発生した場合、今後の同一種類の設備への対応に有効活用できるように、上記障害等が発生した設備を含む現場の写真を撮って記録するように運用している。写真データ記憶部２８には、保守員が撮影により生成される写真（撮像データ）が蓄積される。関連付け部１５は、写真データ記憶部２８に格納されている写真と、当該写真が撮られた事象に対応する報告情報とを関連付けして、その関連付けを示す関連付け情報を関連付け情報記憶部２９に登録する。
【００２９】
そして、保守員や管理者が報告書にて報告された内容を写真で確認したい場合があるが、写真提供部１６は、報告情報と特定する情報が検索条件として指定されると、報告情報記憶部２３及び関連付け情報記憶部２９を参照して、写真データ記憶部２８の中から、検索条件に合致する報告情報に関連付けられている写真を特定して提供する。
【００３０】
図２は、本実施の形態における報告情報記憶部２３に記憶されている報告情報のデータ構成の一例を示す図である。報告情報は、情報入力者から報告を受ける度に情報入力処理部１１によって生成される。報告情報に含まれている管理番号は、報告情報の識別情報である。件名は、当該報告情報に付けられる名称、日時は、報告対象の事象の発生日時である。受信者（記録者）は、上記情報入力者に相当し、当該報告情報に含まれる内容を受信した者である。例えば、顧客からの要望等を受け付けたオペレータや、要望に対応した作業を実施した保守員である。基本的には、事象の発生場所に対応する顧客や保守員が情報発信者となるが、通報者には、それ以外の者、例えば異常を発見した通行者等の個人を特定する情報が設定される。
【００３１】
本実施の形態では、報告すべき内容として、情報元、発生場所、発生対象、現象及び要望を例示する。情報元は、報告に関する情報の提供元を特定する情報である。発生場所は、報告する事象が発生した場所を特定する情報である。発生対象は、報告する事象が発生した設備等を特定する情報である。現象は、当該発生対象に対して何が発生しているのかを特定する情報である。要望は、当該発生対象に対する現象に対してどのように対処したいかを示す情報である。
【００３２】
上記報告情報に含まれる管理番号は、システム側で自動的に一意となる情報を割り当てるが、それ以外の情報（情報元を除く）は、情報入力者に文字入力させるのではなく、予め用意したアイコン群若しくはテキスト文字をリスト表示するプルダウンメニューから選択するなどして設定できるようにする。
【００３３】
図３は、本実施の形態における契約情報記憶部２１に記憶されている契約情報のデータ構成の一例を示す図である。契約情報は、顧客（契約者）との契約に関連する情報であり、顧客に関する契約者情報、顧客との契約の対象とするビルに関する施設情報、各ビルにおいて監視対象とする設備に関する情報、当該ビルにおいて従事する作業員に関する作業員情報を含む。また、契約先のビルがテナントビルの場合、契約情報には、ビルオーナーと契約しているテナントに関するテナント情報が含まれる。これらの契約情報に含まれる各種情報は、報告書に記載する内容を特定する際に参照されうる情報である。
【００３４】
図４は、本実施の形態における表示情報記憶部２２に記憶されている表示情報のデータ構成の一例を示す図である。本実施の形態では、前述したように報告書に記載する項目として情報元、発生場所、発生対象、現象、要望を例にしているので、各項目に対応するアイコンが項目毎に分類され設定される。また、図４では、項目「現象」に含まれる「五感」に対応させて五感それぞれを表すアイコンを設定し、更に、「五感」に含まれる「感覚」に対応させて、「暑い」、「寒い」及び「蒸す」という感覚をそれぞれ表すアイコンを設定している。このように、各項目に対して階層的にアイコンを予め用意して報告の内容を特定できるようにする。
【００３５】
報告書作成支援システム１０における各構成要素１１〜１６は、報告書作成支援システム１０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、各記憶部２１〜２９は、報告書作成支援システム１０に搭載されたＨＤＤにて実現される。あるいは、ＲＡＭ又は外部にある記憶手段をネットワーク経由で利用してもよい。
【００３６】
また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭやＵＳＢメモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。
【００３７】
次に、本実施の形態における動作について説明する。
【００３８】
本実施の形態における情報入力処理部１１は、情報入力者が報告のために、報告書作成支援システム１０のユーザインタフェースから所定の操作を行うことで、あるいは端末装置から報告書作成支援システム１０にアクセスすることで動作を開始する。
【００３９】
まず、情報入力処理部１１は、報告情報に含める報告特定事項を設定するが、これは、例えばシステムによる自動入力、又はプルダウンメニューから該当する項目値を情報入力者に選択させるなどして設定する。
【００４０】
続いて、情報入力処理部１１は、報告する項目毎にアイコン群を表示して、そのアイコン群の中から該当する報告の内容を情報入力者に選択させるが、ランキング情報生成部１２は、そのアイコンの並び順を決めさせるためにランキング情報を次のようにして生成する。
【００４１】
報告情報は、情報入力者から報告を受ける度に生成されるので、時間の経過に伴い、報告情報記憶部２３には、膨大な数の報告情報が蓄積されることになる。ランキング情報生成部１２は、報告情報記憶部２３を参照して過去１年、あるいは直近３ヶ月等所定期間内の報告に対応する報告情報におけるアイコンの選択回数を集計し、その集計結果をランキング情報として算出する。情報入力処理部１１は、算出されたランキング情報に基づき、各項目において画面に表示するアイコンの並び順を制御する。基本的には、選択回数の多い順に並べて上位から順に表示したり、選択回数の多いアイコンが選択されやすい位置に表示したり、目立つように表示したりするなどして情報入力者による選択操作の便宜を図る。以下、図５乃至図９を用いて報告の内容の入力方法及び文章の作成方法について説明する。
【００４２】
図５乃至図９には、情報入力者が使用する表示手段（端末装置又は報告書作成支援システム１０）の画面３１への表示例が示されており、画面３１の下方には、文書の作成について説明するための概念図が示されている。
【００４３】
前述したように、本実施の形態では、報告すべき内容として、情報元、発生場所、発生対象、現象及び要望を情報入力者に入力指定させる必要がある。図５は、このうち情報元を指定させるときの画面表示例を示す図である。情報入力処理部１１は、表示情報記憶部２２から情報元に対応するアイコン群を取得し、ランキング情報を参照して並び順を決定して画面３１に表示する。そして、情報入力者がいずれかのアイコンを選択若しくはカーソルを合わせると、契約情報を参照して、そのアイコンに対応する情報を取得して画面３１に表示する。図５に例示すように、情報入力者がテナントのアイコン３２を選択すると、情報入力処理部１１は、契約情報を参照して、テナントとして入居しているテナントＩＤ（会社名）を読み出し、プルダウンメニュー３３としてリスト表示する。テナントＩＤを表示する際、情報入力処理部１１は、ランキング情報を参照し、過去の実績から選択回数の多い順に並べるなどして画面３１に表示する。なお、前述したように複数の項目値をリスト形式にて表示する場合、情報入力処理部１１は、ランキング情報を参照して、項目値の並び順を制御することになるが、リスト表示する際の並び順の制御に関しては、以降の説明では便宜的に省略する。
【００４４】
アイコン３２の選択に応じてプルダウンメニュー３３が表示されると、情報入力者は、表示されたプルダウンメニュー３３の中から該当する情報元を選択する。図５には、“Ａ社”が選択された例が示されている。以上のようにして、情報元が選択されると、情報入力処理部１１は、選択された情報元に対応する識別コードを取得する。情報元がテナントの場合、テナントのテナントＩＤを識別コードとして利用する。なお、以上のようにして選択された識別コードを、図５では、「入力コード」と記している。
【００４５】
続いて、図６は、報告すべき内容の発生場所を指定させるときの画面表示例を示す図である。情報入力処理部１１は、直前の処理において情報元がＡ社と特定されたので、そのＡ社が入居しているビルの全体像を示す画像を契約情報から読み出して画面３１に表示し、発生場所となる階数を情報入力者に指定させる。階数が指定されると、続いて、情報入力処理部１１は、契約情報からその階の図面データを読み出して画面３１に表示し、発生場所となる部屋（場所）を情報入力者に選択させる。図６には、“２１Ｆ  Ｒ０１”が選択された例が示されている。以上のようにして発生場所となる部屋が選択されると、情報入力処理部１１は、選択された発生場所に対応する識別コードを取得する。部屋に対応する識別コードは、契約情報に設定されている。
【００４６】
なお、本実施の形態では、Ａ社がビルの複数階を利用していることを想定して、階を指定させ、その階の部屋を発生場所として情報入力者に指定させるようにしたが、この操作手順は一例であって、これに限る必要はない。例えば、Ａ社が１つの階のみを利用している場合には、階を指定させる必要はなく、該当する階の図面データを自動的に表示させるようにしてもよい。同様に、Ａ社が１つの部屋のみを利用している場合には、階数及び部屋を指定させる必要はない。つまり、情報入力者に何も指定させることなく、情報入力処理部１１が発生場所に対応する識別コードを自動的に特定するようにしてもよい。また、本実施の形態では、発生場所として部屋を指定させるようにしたが、広い部屋の場合等を考慮して、部屋を複数のブロックに分割して、発生場所をブロックで指定させるようにしてもよい。この場合、ブロックに対応する識別コードを得るようにする。
【００４７】
続いて、図７は、報告すべき内容の発生対象を指定させるときの画面表示例を示す図である。情報入力処理部１１は、表示情報記憶部２２から発生対象に対応するアイコン群を取得して画面３１に表示する。そして、情報入力者がいずれかのアイコンを選択すると、そのアイコンに対応する識別コードを取得する。情報元や発生場所と異なり、発生対象のように報告の内容を絞り込むようにして選択させない項目の場合、当該項目に対応させて識別コードを設定する。識別コードは、例えば表示情報に設定するようにしてもよい。
【００４８】
続いて、図８は、報告すべき内容の現象を指定させるときの画面表示例を示す図である。情報入力処理部１１は、表示情報記憶部２２から現象に対応するアイコン群を取得して画面３１に表示する。ここで、図８に例示するように「五感」に対応するアイコン３４が選択された場合、表示情報には、「五感」に対応するアイコン群が登録されていることから、情報入力処理部１１は、表示情報記憶部２２から五感に対応するアイコン群を取得して画面３１に表示する。ここで、図８に例示するように「感覚」に対応するアイコン３５が選択された場合、表示情報には、「感覚」に対応するアイコン群が登録されていることから、情報入力処理部１１は、表示情報記憶部２２から感覚に対応するアイコン群を取得して画面３１に表示する。図８には、“暑い”という感覚に対応するアイコン３６が選択された例が示されている。以上のようにして現象について報告の内容が指定されると、情報入力処理部１１は、指定された報告の内容に対応する識別コードを表示情報から取得する。
【００４９】
続いて、図９は、報告すべき内容の要望を指定させるときの画面表示例を示す図である。情報入力処理部１１は、表示情報記憶部２２から要望に対応するアイコン群を取得して画面３１に表示する。ここで、図９に例示するように「変更」に対応するアイコン３７が選択された場合、表示情報には、「変更」に対応するアイコン群が登録されていることから、情報入力処理部１１は、表示情報記憶部２２から変更に対応するアイコン群を取得して画面３１に表示する。図９には、「数値変更」に対応するアイコン３８が選択された例が示されている。以上のようにして要望について報告の内容が指定されると、情報入力処理部１１は、指定された報告の内容に対応する識別コードを表示情報から取得する。
【００５０】
情報入力処理部１１は、以上のようにして情報入力者による選択操作により報告の内容が指定されると、その指定された報告の内容に対応する識別コードを特定し、その識別コードを組にして報告情報を生成し、報告情報記憶部２３に登録する。
【００５１】
以上説明したように、報告情報が報告情報記憶部２３に登録されると、報告書作成部１３は、報告書を作成する。なお、報告書の作成タイミングは、報告情報の登録時点とする必要はなく、例えば営業日における業務終了時点や月末等、報告書の種類に応じて適切なタイミングで作成すればよい。以下、報告書作成部１３による報告書の作成処理について図１０に示すフローチャートを用いて説明する。
【００５２】
作成対象とする報告書に記載すべき文書の記載書式は、予め定められており、報告書作成部１３は、その記載書式をフォーム情報記憶部２６から読み出し取得する（ステップ１０１）。また、報告書作成部１３は、報告書の作成対象とする報告情報を報告情報記憶部２３から読み出し取得する（ステップ１０２）。ここでは、図５乃至図９に示す識別コード（入力コード）を処理対象として説明する。
【００５３】
ところで、図５乃至図９の「記載文章」に例示しているように、報告書に記載する文章のひな型が予め用意されている。報告書作成部１３は、このひな型に含まれている空欄に、識別コードに対応する語句を当てはめていくことになる。そのために、報告書作成部１３は、変換情報を参照して、該当する識別コードを、当該識別コードに対応付けられている語句に変換し（ステップ１０３）、その変換した語句をひな型の対応する空欄に埋めていくことで文章を作成する（ステップ１０４）。
【００５４】
ところで、「数値変更」という識別コードが指定されている要望に関しては、報告書作成部１３は、変換情報を利用しておらず、その前の報告の内容に応じて語句を生成している。具体的には、空調が暑いという現象において、「数値変更」が選択されたということは、数値変更に対応する要望の具体的な内容として、温度（室温）を下げることが情報元（にいる者）の要望であると推測可能である。本実施の形態では、このように識別コードに対して語句を一意に設定せずに、すなわち変換情報を常に参照するのではなく、他の項目の報告の内容を参照してある項目（この例では、要望）の報告の内容を推測により得るようにしてもよい。
【００５５】
報告書作成部１３は、以上のようにして文章を作成するが、その文章を含む報告書を予め指定されている送り先に送る。送り先は、顧客や保守員等の所定の者が使用する端末装置でもよいし、記憶手段として保存するようにしてもよい。
【００５６】
本実施の形態によれば、報告の内容を情報入力者に文字入力させるのではなく、画面表示されたアイコン、プルダウンメニュー、あるいは図面の中から該当する項目値を選択させるようにしたので、情報入力者により入力される内容にばらつきが発生しない。すなわち、実際には情報入力者の報告能力に差異があったとしても、本実施の形態における報告書作成支援システム１０を利用することで、作成される報告書の記載内容にばらつきが発生しない。ここでいう「ばらつき」というのは、情報入力者の報告能力の差異に伴う報告書の質のばらつきや、報告書に使用される語句のばらつき等である。
【００５７】
また、日本語で報告書が作成される場合、日本語能力が十分でない外国人労働者であっても、報告の内容を特定しうるアイコンを参照し、該当するアイコンを選択さえすれば、文字を入力することなく報告情報を報告情報記憶部２３に登録することができる。また、文書作成ソフト等を使って文字を入力することなく、報告書を作成することができる。
【００５８】
なお、前述した例では、情報元を指定させる際に会社名をプルダウンメニュー３３に表示させていることから日本語を読む能力が必要となるが、例えば会社のロゴ等をアイコンとして表示して選択させるなどすれば、究極的には、日本語を全く知らなくても日本語の報告書を作成することができるようになる。
【００５９】
続いて、アラート出力部１４が提供するアラート通知機能について説明する。
【００６０】
前述したように、アラート出力部１４は、報告情報記憶部２３に記憶されている報告情報がアラート条件情報記憶部２７に設定されているアラートの出力条件に合致した場合にアラートを出力する。より具体的には、アラート出力部１４は、アラート条件情報記憶部２７からアラート出力条件を読み出し、報告情報記憶部２３に蓄積されている報告情報が、いずれかのアラート条件に合致する場合に、当該アラート条件に対応付けられているメッセージを、当該アラート条件に対応付けられている出力先に出力する。出力するメッセージとしては、例えば、同じテナントから２週間に３回問合せがあったら顧客（テナントが入居しているビルのオーナー等）に連絡する、ドアノブの調整を半年以内に５回行ったら機器交換を保守員に指示する、などである。なお、出力先の１つにログファイルを指定して、発生したアラートを記録するようにしてもよい。
【００６１】
ところで、保守員は、報告事項に該当する障害等の事象が発生した場合、今後の同一種類の事象が発生した場合に有効活用できるように、現場の写真を撮って写真データ記憶部２８に記録している。但し、報告情報と関連付けられていないので、関連付け部１５は、写真データ記憶部２８に格納されている写真と、当該写真が撮られた事象に対応する報告情報とを関連付けして、その関連付けを示す関連付け情報を関連付け情報記憶部２９に登録する。関連付けは、基本的には写真を撮った保守員が行う。従って、関連付け部１５は、保守情報の一覧を画面に表示し、処理対象の写真に関連付ける保守情報を保守員に選択させる。この選択操作に応じて、関連付け部１５は、処理対象の写真のファイル名やファイルＩＤ等の識別情報と、保守情報の管理番号とを組にして関連付け情報を生成し、関連付け情報記憶部２９に登録する。
【００６２】
そして、保守員や管理者等のユーザが写真を参照したい場合、報告情報に含まれている情報、例えば情報元、発生対象、現象等を検索条件として指定すると、写真提供部１６は、指定された検索条件に基づき報告情報記憶部２３を検索し、そして関連付け情報を参照することによって、該当する報告情報と関連付けられている写真を特定する。例えば、情報元がＡ社、現象が機械的故障と検索条件に指定することで、Ａ社で発生した機械的故障に関連する写真が特定される。写真提供部１６は、写真に関する情報、具体的には、写真のファイル名等の識別情報と、写真の格納場所を特定する情報をユーザに提供する。なお、写真データを読み出してユーザに送信することで写真データそのものを提供するようにしてもよい。
【００６３】
これにより、例えば、写真を受け取った保守員等は、写真が示す状況を参照することによって、これから行う保守作業に役立てることができる。
【００６４】
以上説明したように、本実施の形態においては、アイコン等の選択により報告の内容を指定させ、そして報告の内容に対応する識別コードを報告情報に含めて記録できるようにした。本実施の形態によれば、このようにして報告情報の作成にかかる負荷を軽減することができる。また、情報入力者の能力の差異の影響を受けにくく、均一化された内容で報告情報が生成されることになるので、報告情報の解析が容易になる。これにより、今後の保守作業の効率化、提供業務の品質の向上、新たな契約締結の資料作成等に報告情報を利用しやすくなる。
【００６５】
また、コード化されて報告情報に含まれている報告の内容を語句に変換し、その語句を文章のひな型に挿入することによって報告書に記載する文章を作成することができる。これにより、報告者の能力の差異の影響を受けにくく、品質的に均一化された内容の報告書を作成することができる。
【符号の説明】
【００６６】
１０  報告書作成支援システム、１１  情報入力処理部、１２  ランキング情報生成部、１３  報告書作成部、１４  アラート出力部、１５  関連付け部、１６  写真提供部、２１  契約情報記憶部、２２  表示情報記憶部、２３  報告情報記憶部、２４  ランキング情報記憶部、２５  変換情報記憶部、２６  フォーム情報記憶部、２７  アラート条件情報記憶部、２８  写真データ記憶部、２９  情報記憶部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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